ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 532/2014 НА КОМИСИЯТА
от 13 март 2014 година
за допълнение на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица
ЕВРОПЕЙСКАТA КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграфи 8 и 9, член 34, параграфи 7 и 8 и член 55, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент (ЕС) № 223/2014 се дава възможност на Комисията да приема делегирани актове за допълване на несъществени елементи в него по отношение на Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (ФЕПЛ).
(2)
По силата на Регламент (ЕС) № 223/2014 от управляващия орган се изисква да създаде система за записване и съхраняване в електронна форма на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверката и одита, включително - по отношение на оперативните програми за социално приобщаване на най-нуждаещите се лица (ОП II) - на данни за отделните участници. Поради това е необходимо да се състави списък на данните, които трябва да се записват и съхраняват в тази система.
(3)
Някои данни са от значение за определени типове операции или само за един от видове оперативни програми; поради това следва да се уточни приложимостта на изискванията относно данните. С Регламент (ЕС) № 223/2014 се определят специфични изисквания за записване и съхранение на данни за отделните участници в операциите, подпомагани от ОП II, които е необходимо да бъдат взети предвид.
(4)
При съставянето на списъка на данните следва да се вземат предвид изискванията за докладване, установени по силата на Регламент (ЕС) № 223/2014, за да се гарантира, че данните, необходими за финансовото управление и мониторинга, включително данните, необходими за изготвянето на заявления за плащане, финансови отчети и доклади за изпълнението, са налични за всяка операция във форма, която позволява лесно обобщаване и равняване. При съставянето на списъка следва да се вземе предвид, че за ефективното финансово управление на операциите и за изпълнението на изискването за публикуване на основна информация относно операциите са необходими някои основни съхранявани в електронна форма данни за операциите. За ефективното планиране и извършване на проверките и одитната дейност са необходими и някои други данни.
(5)
Списъкът на данните, които трябва да се записват и съхраняват, не трябва да предпоставя техническите характеристики или структурата на компютризираните системи, създадени от управляващите органи, и не предопределя формата на записваните и съхраняваните данни, освен ако това изрично не е посочено в настоящия регламент. Той също така не трябва да предпоставя средствата, чрез които данните се въвеждат или генерират в рамките на системата; в някои случаи по отношение на данните, включени в списъка, може да се окаже необходимо въвеждането на няколко стойности. При все това е необходимо да се установят определени правила относно естеството на тези данни, за да се гарантира, че управляващият орган може да изпълнява отговорностите си във връзка с мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверките и одита, включително когато това изисква обработването на данни за отделните участници.
(6)
За да се осигури възможността за проверяване и одитиране на разходите, извършвани по оперативните програми, е необходимо да се определят критериите, на които следва да отговаря одитната следа, за да бъде счетена за подходяща.
(7)
Във връзка с одитната дейност по реда на Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се предвиди, че Комисията и държавите членки следва да предотвратяват разкриването или получаването на достъп до лични данни без разрешение, и да се определи за какви цели Комисията и държавите членки имат право да обработват такива данни.
(8)
Одитният орган отговаря за одитите на операциите. За да се гарантира, че обхватът и ефективността на тези одити са подходящи, както и че те се извършват по едни и същи стандарти във всички държави членки, е необходимо да се определят изискванията, на които следва да отговарят тези одити.
(9)
Необходимо е подробно да се определят основните правила за формирането на извадки от операциите за одитиране, които одитният орган следва да съблюдава при установяването или одобряването на метода за формиране на извадките, включително определянето на статистическата единица, някои технически критерии, които трябва да се използват за извадката, и - при нужда - факторите, които трябва да бъдат взети под внимание при формиране на допълнителни извадки.
(10)
Одитният орган следва да изготви одитно становище, обхващащо отчетите по Регламент (ЕС) № 223/2014. За да се гарантира, че обхватът и съдържанието на одитите на отчети са подходящи, както и че те се извършват по едни и същи стандарти във всички държави членки, е необходимо да се определят изискванията, на които следва да отговарят тези одити.
(11)
За да се гарантират правната сигурност и еднаквото третиране на всички държави членки при налагането на финансови корекции в съответствие с принципа на пропорционалността, е необходимо да се определят критериите за установяване на сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол, основните видове такива недостатъци, критериите за определяне на размера на приложимата финансова корекция и критериите за налагане на екстраполирани финансови корекции или финансови корекции с единни ставки.
(12)
За да се създадат условия за своевременното прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки, той следва да влезе в сила на следващия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се установяват следните разпоредби за допълнение на Регламент (ЕС) № 223/2014:
а)
правилата за определяне на данните, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма в рамките на системата за мониторинг, създадена от управляващия орган;
б)
подробните минимални изисквания за одитната следа по отношение на счетоводните регистри, които трябва да се водят, и разходооправдателните документи, които трябва да се съхраняват на равнището на сертифициращия орган, управляващия орган, междинните звена и бенефициерите;
в)
обхвата и съдържанието на одитите на операциите и одитите на отчетите, както и методиката за формиране на извадката от операции;
г)
подробните правила за използването на данните, които се събират по време на одитите, извършвани от длъжностни лица на Комисията или от упълномощени представители на Комисията;
д)
подробните правила относно критериите за установяване на сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол, включително основните видове такива недостатъци, критериите за определяне на размера на приложимата финансова корекция и критериите за прилагане на единни ставки или екстраполирани финансови корекции.
ГЛАВА II
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА СИСТЕМИТЕ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ
Член 2
Данни, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма
(член 32, параграф 8 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Данните, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма за всяка операция в рамките на системата за мониторинг, установена по член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, са посочени в приложение I към настоящия регламент.
2. За всяка операция се записват и съхраняват съответните данни, включително - за операции, подпомагани от ОП II - данни за отделните участници, с разпределение по пол, когато това е приложимо, за да се осигури възможност за обобщаване, когато това е необходимо за целите на мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверките и одита. Тези данни също така трябва да позволяват обобщаването им чрез натрупване за целия програмен период.
Член 3
Подробни минимални изисквания за одитната следа
(член 32, параграф 9 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Подробните минимални изисквания за одитната следа по отношение на счетоводните регистри, които трябва да се водят, и разходооправдателните документи, които трябва да се съхраняват, са следните:
а)
одитната следа следва да дава възможност да се провери прилагането на критериите за подбор, установени в оперативната програма (ОП I) за храни и/или основно материално подпомагане или от мониторинговия комитет за OП II;
б)
по отношение на безвъзмездните средства по член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014 одитната следа осигурява възможност за равняване на сертифицираните пред Комисията обобщени суми с подробните данни от счетоводните регистри и разходооправдателните документи, с които разполагат сертифициращият орган, управляващият орган, междинните звена и бенефициерите по отношение на операциите, съфинансирани по оперативната програма;
в)
по отношение на безвъзмездните средства по член 25, параграф 1, букви б) и в) одитната следа осигурява възможност за равняване на сертифицираните пред Комисията обобщени суми с подробните данни относно крайните продукти или резултатите и с разходооправдателните документи, с които разполагат сертифициращият орган, управляващият орган, междинните звена и бенефициерите, в т.ч. в съответните случаи - документи относно метода за определяне на стандартните таблици на единичните разходи и еднократните суми, по отношение на операциите, съфинансирани по оперативната програма;
г)
по отношение на разходите, определени по реда на член 25, параграф 1, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, чрез одитната следа се показва и обосновава методът на изчисление (в съответните случаи) и базата, въз основа на която са били определени единните ставки и допустимите преки разходи или разходите, декларирани съгласно други избрани категории, за които се прилага единната ставка;
д)
във връзка с разходи, определени по реда на член 26, параграф 2, букви б), в) и д) и на член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитната следа осигурява възможност за обосноваване на допустимите преки разходи или разходите, декларирани съгласно други категории разходи, за които се прилага единната ставка;
е)
одитната следа осигурява възможност за проверка на плащането на публичните средства към бенефициера;
ж)
за всяка операция според случая одитната следа включва техническата спецификация и плана за финансиране, документите, свързани с одобряването на отпускането на безвъзмездните средства, документите, свързани с процедурите за възлагане на обществени поръчки, както и отчетите на бенефициера и докладите относно извършените проверки и одити;
з)
одитната следа включва информация за проверките и одитите на управлението, извършени във връзка с операцията;
и)
одитната следа осигурява възможност за равняването на данните за показателите за крайните продукти по операцията с отчетените данни и резултати и, при възможност, с целите по програмата.
За разходите по букви в) и г) одитната следа осигурява възможност да се провери съответствието на използвания от управляващия орган метод на изчисление с член 25, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
2. Управляващият орган гарантира, че се води регистър, в който се вписват идентификационните данни и адресите на организациите, съхраняващи всички разходооправдателни документи, необходими за осигуряването на одитна следа, отговаряща на всички минимални изисквания по параграф 1.
Член 4
Използване на данните, които се събират по време на одитите, извършвани от длъжностни лица на Комисията или от упълномощени представители на Комисията
(член 34, параграф 8 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Комисията взема всички необходими мерки, за да предотврати разкриването или получаването на достъп без разрешение до лични данни, събирани от нея по време на одитите.
2. Комисията използва данните, които събира по време на одитите си, единствено с цел изпълнение на своите задължения по член 36 от Регламент (ЕС) № 223/2014. Европейската сметна палата и Европейската служба за борба с измамите имат достъп до събираните данни.
3. Събираните данни не се изпращат на други лица освен на лица в държавите членки или в рамките на институциите на Съюза, чиито задължения изискват те да имат достъп до тях в съответствие с приложимите разпоредби без изричното съгласие на държавата членка, която предоставя данните.
Член 5
Одити на операции
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одити на операциите се извършват за всяка счетоводна година въз основа на извадка от операциите, която се формира по метод, установен или одобрен от одитния орган в съответствие с член 6 от настоящия регламент.
2. Одитите на операциите се извършват въз основа на разходооправдателните документи, съставляващи одитната следа, и чрез тях се проверяват законосъобразността и редовността на декларираните пред Комисията разходи, включително следните аспекти:
а)
дали операцията е била избрана съгласно критериите за подбор за оперативната програма, дали не е била физически приключена или изцяло изпълнена, преди бенефициерът да представи заявлението за финансиране по оперативната програма, дали е била изпълнена в съответствие с решението за одобрение и дали са изпълнени приложимите към момента на одита условия по отношение на функционалността, предназначението и преследваните цели;
б)
дали разходите, декларирани пред Комисията, съответстват на счетоводните регистри и дали изискваните разходооправдателни документи показват наличието на подходяща одитна следа съгласно посоченото в член 3 от настоящия регламент;
в)
за декларираните пред Комисията разходи, определени по реда на член 25, параграф 1, букви б) и в) - дали са били постигнати крайните продукти и резултатите, на които се основават плащанията за бенефициера, дали данните за участниците - според случая - или данните от другите регистри, свързани с крайните продукти и резултатите, съответстват на информацията, представена на Комисията, и дали изискваните разходооправдателни документи показват наличието на подходяща одитна следа съгласно посоченото в член 3 от настоящия регламент.
Чрез одитите се проверява също така дали публичните средства са били платени на бенефициера в съответствие с член 42, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
3. Одитите на операциите включват, когато това е приложимо, проверка на място на физическото изпълнение на операцията.
4. Чрез одитите на операциите се проверяват точността и пълнотата на съответните разходи, регистрирани от сертифициращия орган в неговата счетоводна система, и равнението на одитната следа на всички равнища.
5. Когато е видно, че установените проблеми са от системен характер и следователно създават риск за други операции по оперативната програма, одитният орган взема мерки за извършването на допълнителен преглед, включително на допълнителни одити при необходимост, за да установи мащаба на тези проблеми, и отправя препоръки за необходимите коригиращи действия.
6. Само разходите, попадащи в обхвата на извършен по реда на параграф 1 одит, се включват в общия размер на одитираните разходи при докладването пред Комисията за годишното покритие. За тези цели се използва образецът за контролния доклад, изготвен по силата на член 34, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 6
Методика за формиране на извадката от операции
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одитният орган установява метода за формиране на извадката (т.е. метода за подбор на единиците в извадката) в съответствие с посочените в настоящия член изисквания, като взема под внимание международно приетите одитни стандарти - одитните стандарти на Международната организация на върховните одитни институции (INTOSAI), Международната федерация на счетоводителите (IFAC) или Института на вътрешните одитори (IIA).
2. Като допълнение към разясненията, включени в стратегията за одитите, одитният орган води регистър на документацията и извършените професионални преценки, използвани за установяване на методите за формиране на извадките, които обхващат етапите на планиране, подбор, проверка и оценяване, за да се докаже, че установеният метод е подходящ.
3. Извадката трябва да бъде представителна за съвкупността, от която е формирана, за да се осигури възможност за одитния орган да изготви валидно одитно становище в съответствие с член 34, параграф 5, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014. Съвкупността се състои от разходите по дадена оперативна програма, които са включени в заявленията за плащане, подадени до Комисията по реда на член 41 от Регламент (ЕС) № 223/2014 за дадена счетоводна година. Извадката може да бъде формирана през счетоводната година или след изтичането ѝ.
4. За прилагането на член 34, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014 даден метод на формиране на извадка е статистически, когато с него се осигурява следното:
i)
случаен подбор на единиците в извадката;
ii)
използване на теорията на вероятностите за оценяване на резултатите от извадката, в т.ч. измерване и контрол на риска от грешка на представителността, както и на планираната и постигнатата точност.
5. Методът за формиране на извадката гарантира случайния подбор на всяка единица от съвкупността чрез използването на случайни числа, генерирани за всяка единица от съвкупността, за да се подберат единиците в извадката, или чрез систематичен подбор, като се използва отправна точка, избрана на случаен принцип, и след това се прилага подборна крачка за избирането на останалите единици.
6. Статистическата единица се определя от одитния орган въз основа на професионална преценка. Статистическата единица може да бъде операция, проект в рамките на дадена операция или искане за плащане от бенефициер. Информацията относно определената статистическа единица и професионалната преценка, използвана за тази цел, се включва в контролния доклад.
7. Когато свързаните с дадена статистическа единица общи разходи за счетоводната година са отрицателна величина, те се изключват от съвкупността по горния параграф 3 и се одитират отделно. Одитният орган може да формира извадка и от тази отделна съвкупност.
8. Когато се прилагат условията за пропорционалния контрол по член 58, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитният орган може да изключи единиците по посочения член от съвкупността, от която се формира извадка. Ако съответната операция вече е била избрана в извадката, одитният орган я заменя чрез подходящ случаен подбор.
9. Одитират се всички декларирани пред Комисията разходи в извадката.
Когато избраните статистически единици са свързани с голям брой искания за плащане или фактури, одитният орган може да ги одитира чрез подизвадки, като подбира свързаните с тях искания за плащане или фактури, използвайки същите параметри за формирането на извадка, използвани за подбора на статистическите единици в основната извадка.
В този случай подходящите обеми на извадките се изчисляват в рамките на всяка статистическа единица, която трябва да бъде одитирана, и във всички случаи за всяка статистическа единица обемът е най-малко 30 искания за плащане или фактури.
10. Одитният орган може да приложи райониране, като раздели генералната съвкупност на подсъвкупности - райони, всеки от които представлява група от статистически единици, които притежават сходни характеристики, по-специално по отношение на риска или очаквания процент на грешките или когато генералната съвкупност включва операции, които са съставени от финансовите средства от дадена оперативна програма за единици с висока стойност.
11. Одитният орган оценява надеждността на системата като висока, средна или ниска, като взема под внимание резултатите от одитите на системите, за да определи техническите параметри за формирането на извадките, така че комбинираното ниво на увереност при одитите на системите и одитите на операциите да е високо. За система, оценена като система с висока надеждност, използваната гаранционна вероятност при формирането на извадка от операциите трябва да бъде най-малко 60 %. За система, оценена като система с ниска надеждност, използваната гаранционна вероятност при формирането на извадка от операциите трябва да бъде най-малко 90 %. Максималният праг на същественост трябва да бъде 2 % от разходите по параграф 3.
12. Когато бъдат открити нередности или риск от нередности, одитният орган решава въз основа на професионална преценка дали е необходимо да одитира чрез допълнителна извадка още операции или части от операции, които не са били одитирани чрез случайната извадка, за да се отчетат установените специфични рискови фактори.
13. Одитният орган анализира резултатите от одитите на допълнителната извадка отделно, изготвя заключения въз основа на тези резултати и ги съобщава на Комисията чрез годишния контролен доклад. Откритите в допълнителната извадка нередности не се включват в изчисляването на прогнозираната стохастична грешка на случайната извадка.
14. Въз основа на резултатите от одитите на операциите за целите на одитното становище и контролния доклад по член 34, параграф 5, букви а) и б) от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитният орган изчислява общия процент на грешките, който е сборът от прогнозираните стохастични грешки и в съответните случаи системните грешки и некоригираните необичайни грешки, разделен на обема на съвкупността.
Член 7
Одити на отчетите
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одитите на отчетите по член 49, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014 се извършват от одитния орган за всяка счетоводна година.
2. Чрез одита на отчетите се осигурява достатъчна увереност относно пълнотата, точността и верността на сумите, декларирани в отчетите.
3. За целите на параграфи 1 и 2 одитният орган по-специално взема под внимание резултатите от одитите на системите, извършени по отношение на сертифициращия орган, и от одитите на операциите.
4. Одитът на системата включва проверка на надеждността на счетоводната система на сертифициращия орган и проверка чрез извадка на точността на разходите по отношение на отменените и възстановените суми, регистрирани в счетоводната система на сертифициращия орган.
5. За целите на одитното становище, за да направи заключение, че отчетите дават вярна и честна представа, по време на извършваната от него одитна дейност одитният орган проверява дали всички данни, изисквани по член 49 от Регламент (ЕС) № 223/2014, са правилно включени в отчетите и съответстват на счетоводните регистри, водени от всички съответни органи или организации или бенефициери. По-конкретно, одитният орган проверява следното въз основа на отчетите, които трябва да му бъдат представени от сертифициращия орган:
а)
дали общият размер на декларираните допустими публични разходи по член 49, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014, се равнява с разходите и съответните публични средства, включени в заявленията за плащане, подадени до Комисията за съответната счетоводна година, и - в случай на разлики - дали в отчетите са включени подходящи разяснения за разликите;
б)
дали отменените и възстановените през счетоводната година суми, сумите, които трябва да бъдат възстановени към края на счетоводната година, и неподлежащите на възстановяване суми, представени в отчетите, съответстват на сумите, регистрирани в счетоводните системи на сертифициращия орган, и се основават на решения от страна на отговорния управляващ орган или сертифициращ орган;
в)
дали определени разходи са били изключени от отчетите в съответните случаи по силата на член 49, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 223/2014 и дали всички изискани корекции са отразени в отчетите за съответната счетоводна година.
Проверките по букви б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
ГЛАВА III
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ФИНАНСОВОТО УПРАВЛЕНИЕ И ФИНАНСОВИТЕ КОРЕКЦИИ
Член 8
Критерии за определяне на сериозните недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол
(член 55, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Комисията извършва оценка на функционирането на системите за управление и контрол въз основа на всички налични резултати от одитите на системите, в т.ч. изпитванията на контролните функции, и от одитите на операциите.
Оценката обхваща условията за вътрешен контрол по програмата, дейностите по управление и контрол на управляващия и сертифициращия орган, мониторинга от страна на управляващия и сертифициращия орган и дейностите по контрол на одитния орган и се основава на проверка за спазването на ключовите изисквания, изложени в таблица 1 от приложение II.
Изпълнението на тези ключови изисквания се оценява въз основа на категориите по таблица 2 от приложение II.
2. Основните видове сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол са случаите, в които се преценява, че някое от ключовите изисквания по таблица 1, точки 2, 4, 5, 13, 15, 16 и 18 от приложение II или две или повече други ключови изисквания от таблица 1 от приложение II попадат в категория 3 или 4 от таблица 2 от приложение II.
Член 9
Критерии за прилагане на единни ставки или екстраполирани финансови корекции и критерии за определяне на размера на финансовата корекция
(член 55, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Финансови корекции се налагат за цяла оперативна програма или за част от нея, когато Комисията установи един или повече сериозни недостатъци във функционирането на системата за управление и контрол.
Независимо от първата алинея екстраполирани финансови корекции се налагат за цяла оперативна програма или за част от нея, когато Комисията установи системни нередности в представителна извадка от операции, като по този начин се осигурява възможност за по-точно количествено измерване на риска за бюджета на Съюза. В такъв случаи резултатите от проучването на представителната извадка се екстраполират върху останалата част от съвкупността, от която е била формирана извадката, с цел определяне на финансовата корекция.
2. Размерът на корекцията с единна ставка се определя чрез отчитане на следните елементи:
а)
относителното значение на сериозния недостатък или сериозните недостатъци в рамките на системата за управление и контрол като цяло;
б)
честотата и обхвата на сериозния недостатък или сериозните недостатъци;
в)
размера на риска от загуба за бюджета на Съюза.
3. Като се отчитат тези елементи, размерът на финансовата корекция се определя по следния начин:
а)
единна ставка на корекцията от 100 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол са толкова съществени, чести или широкоразпространени, че водят до пълна неизправност на системата, която излага на риск законосъобразността и редовността на всички съответни разходи;
б)
единна ставка на корекцията от 25 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол са толкова чести и широкоразпространени, че водят до изключително сериозна неизправност на системата, която излага на риск законосъобразността и редовността на много голям дял от съответните разходи;
в)
единна ставка на корекцията от 10 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол се дължат на непълно, неефективно или нередовно функциониране на системата, което излага на риск законосъобразността и редовността на голям дял от съответните разходи;
г)
единна ставка на корекцията от 5 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол се дължат на непоследователно функциониране на системата, което излага на риск законосъобразността и редовността на значителен дял от съответните разходи.
4. Когато налагането на корекция с единна ставка, определена по реда на параграф 3, би било непропорционално, размерът на корекцията се намалява.
5. Когато поради факта, че отговорните органи не са предприели подходящи корективни мерки след налагането на финансова корекция през дадена счетоводна година, същият сериозен недостатък или същите сериозни недостатъци бъдат установени в следваща счетоводна година, въз основа на продължаващото наличие на този недостатък или тези недостатъци корекцията може да бъде увеличена до размер, който не надвишава следващия предвиден по-висок размер.
Член 10
Настоящият регламент влиза в сила на следващия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 3 се прилага от 1 декември 2014 г., що се отнася до информацията относно регистрираните и съхранени данни, посочени в приложение I.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 13 март 2014 година.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 532/2014
оd 13. ožujka 2014.
o dopuni Uredbe (EU) br. 223/2014 Europskog parlamenta i Vijeća o Fondu za europsku pomoć za najugroženije
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 223/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. ožujka 2014. o Fondu za europsku pomoć za najugroženije (1), a posebno njezin članak 32. stavak 8. i stavak 9., članak 34. stavak 7. i stavak 8. te članak 55. stavak 4.,
budući da:
(1)
Uredbom (EU) br. 223/2014 Komisiji se omogućuje donošenje delegiranih akata kojima se dopunjuju elementi koji nisu ključni s obzirom na Fond za europsku pomoć za najugroženije (FEAD).
(2)
Uredbom (EU) br. 223/2014 od upravljačkog se tijela zahtijeva uspostava sustava za bilježenje i pohranu, u elektronskom obliku, podataka o svakoj operaciji koji su nužni za praćenje, ocjenjivanje, financijsko upravljanje, provjeru i reviziju, uključujući i podatke o pojedinačnim sudionicima, s obzirom na operativne programe za socijalnu uključenost najugroženijih osoba (OP II). Stoga je potrebno utvrditi popis podataka koje je potrebno bilježiti i pohranjivati u tom sustavu.
(3)
Određeni podaci važni su samo za određene vrste operacija ili za jednu od vrsta operativnog programa; potrebno je stoga točno odrediti primjenjivost zahtjeva u vezi s podacima. Uredbom (EU) br. 223/2014 utvrđeni su posebni uvjeti za bilježenje i pohranu podataka o pojedinačnim sudionicima u operacijama koje podupire OP II, i koje je potrebno uzeti u obzir.
(4)
U popisu podataka treba uzeti u obzir obveze izvješćivanja utvrđene Uredbom (EU) br. 223/2014 kako bi se osiguralo da podaci potrebni za financijsko upravljanje i praćenje, uključujući podatke potrebne za pripremu zahtjeva za plaćanje, financijskih izvještaja i izvješća o provedbi postoje za svaku operaciju u obliku u kojem se mogu lako objediniti i uskladiti. U popisu se mora uzeti u obzir da su određeni osnovni podaci o operacijama u elektronskom obliku nužni za učinkovito financijsko upravljanje operacijama i za ispunjavanje obveze o objavljivanju osnovnih informacija o operacijama. Neki drugi podaci potrebni su za učinkovito planiranje i provedbu provjera i revizija.
(5)
Popis podataka koji se bilježe i pohranjuju ne bi trebao utjecati na tehničke značajke ili strukturu računalnih sustava upravljačkih tijela niti se njime propisuje oblik u kojem se podaci bilježe i pohranjuju, osim ako je to izričito navedeno u ovoj Uredbi. Ne bi trebao utjecati ni na način na koji se podaci pribavljaju ili unose u sustav. U nekim slučajevima, za podatke s popisa može biti potrebno unositi više vrijednosti. Međutim, potrebno je utvrditi određena pravila o prirodi tih podataka, kako bi se osiguralo da upravljačko tijelo može ispuniti svoju obvezu praćenja, ocjenjivanja, financijskog upravljanja, provjere i revizije, čak i kada to iziskuje obradu podataka o pojedinačnim sudionicima.
(6)
Kako bi se osigurala mogućnost provjere i revizije izdataka u okviru operativnih programa, potrebno je utvrditi kriterije s kojima bi revizijski trag trebao biti usklađen kako bi se smatrao odgovarajućim.
(7)
Potrebno je osigurati, u odnosu na revizije u skladu s Uredbom (EU) br. 223/2014, da Komisija i države članice spriječe neovlašteno otkrivanje osobnih podataka ili pristup njima te odrediti svrhu u koju Komisija i države članice mogu obrađivati te podatke.
(8)
Revizorsko tijelo odgovorno je za revizije operacija. Kako bi se osiguralo da su područje primjene i učinkovitost tih revizija odgovarajući te da se provode na isti način u svim država članicama, potrebno je odrediti uvjete koje trebaju ispunjavati.
(9)
Potrebno je detaljno utvrditi osnovu uzorkovanja operacija koje će se revidirati, i koje revizorsko tijelo treba poštovati pri utvrđivanju ili odobravanju metode uzorkovanja, uključujući utvrđivanje jedinice uzorka, određene tehničke kriterije koji će se primijeniti na uzorku i, prema potrebi, čimbenike koje treba uzeti u obzir pri uzimanju dodatnih uzoraka.
(10)
Revizorsko tijelo treba sastaviti revizorsko mišljenje o financijskim izvještajima iz Uredbe (EU) br. 223/2014. Kako bi se osiguralo da su područje primjene i sadržaj revizija financijskih izvještaja odgovarajući te da se provode na isti način u svim država članicama, potrebno je utvrditi uvjete koje trebaju ispunjavati.
(11)
Kako bi se osigurala pravna sigurnost i jednako postupanje prema svim državama članicama u izradi financijskih ispravaka u skladu s načelom proporcionalnosti, potrebno je utvrditi kriterije za određivanje ozbiljnih nedostataka u učinkovitom radu sustava upravljanje i kontrole, odrediti glavne vrste tih nedostataka i utvrditi kriterije za određivanje razine financijskog ispravka koji treba primijeniti te kriterije za primjenu ekstrapoliranih ili fiksnih financijskih ispravaka.
(12)
Kako bi se omogućila brza primjena mjera predviđenih ovom Uredbom, ova bi Uredba trebala stupiti na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
DONIJELA JE OVU UREDBU:
POGLAVLJE I.
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Predmet
Ovom se Uredbom utvrđuju sljedeće odredbe kojima se dopunjuje Uredba (EU) br. 223/2014:
(a)
pravila o točno određenim informacijama povezanim s podacima koje je potrebno bilježiti i pohraniti u elektronskom obliku unutar sustava za praćenje koji je uspostavilo upravljačko tijelo;
(b)
detaljni minimalni uvjeti za revizijski postupak s obzirom na računovodstvene knjige koje treba voditi i popratnu dokumentaciju koju treba čuvati na razini tijela za ovjeravanje, upravljačkog tijela, posredničkih tijela i korisnika;
(c)
područje primjene i sadržaj revizija operacija i revizija financijskih izvještaja te metodologija za odabir uzorka operacija;
(d)
detaljna pravila o korištenju podataka prikupljenih tijekom revizija koje su proveli dužnosnici Komisije ili ovlašteni predstavnici Komisije;
(e)
detaljna pravila koja se odnose na kriterije za utvrđivanje ozbiljnih nedostataka u učinkovitom funkcioniranju sustava upravljanja i kontrole, uključujući glavne vrste tih nedostataka, kriterije za određivanje razine financijskog ispravka koji treba primijeniti te kriterije za primjenu fiksnih stopa ili ekstrapolacijskih financijskih ispravaka.
POGLAVLJE II.
POSEBNE ODREDBE ZA SUSTAVE UPRAVLJANJA I KONTROLE
Članak 2.
Podaci koji se bilježe i pohranjuju u elektronskom obliku
(članak 32. stavak 8. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Informacije o podacima koji se bilježe i pohranjuju u elektronskom obliku za svaku operaciju u sustavu za praćenje uspostavljenom u skladu s člankom 32. stavkom 2. točkom (d) Uredbe (EU) br. 223/2014 navedene su u Prilogu I. ovoj Uredbi.
2. Podaci se bilježe i pohranjuju za svaku operaciju, uključujući i podatke o pojedinačnim sudionicima u slučaju operacija koje podupire OP II te su raščlanjeni prema spolu gdje je to moguće, kako bi se mogli objediniti ako je to nužno za potrebe praćenja, ocjenjivanja, financijskog upravljanja, provjere i revizije. Omogućava se i kumulativno zbrajanje tih podataka za cijelo programsko razdoblje.
Članak 3.
Detaljni minimalni uvjeti za revizijski trag
(članak 32. stavak 9. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Detaljni minimalni uvjeti za revizijski trag s obzirom na računovodstvene knjige koje treba voditi i popratnu dokumentaciju koju treba čuvati su sljedeći:
(a)
revizijskim tragom omogućuju se provjere primjene kriterija za odabir utvrđenih u operativnom programu za hranu i/ili osnovnu materijalnu pomoć (OP I), ili koje je utvrdio odbor za praćenje za OP II;
(b)
u odnosu na potpore iz članka 25. stavka 1. točke (a) Uredbe (EU) br. 223/2014, revizijski trag omogućuje da se ukupni iznosi potvrđeni Komisiji usklade s detaljnim računovodstvenim knjigama i popratnom dokumentacijom koju čuvaju tijelo za ovjeravanje, upravljačko tijelo, posrednička tijela i korisnici u pogledu aktivnosti sufinanciranih u okviru operativnog programa;
(c)
u odnosu na potpore iz članka 25. stavka 1. točaka (b) i (c), revizijski trag omogućuje da se zbirni iznosi potvrđeni Komisiji usklade s detaljnim podacima koji se odnose na ostvarenja ili rezultate i s popratnom dokumentacijom koju čuvaju tijelo za ovjeravanje, upravljačko tijelo, posrednička tijela i korisnici, prema potrebi uključujući dokumente o metodi za utvrđivanje standardnih ljestvica jediničnih troškova i paušalnih iznosa, u pogledu operacija koje su sufinancirane u okviru operativnog programa;
(d)
u odnosu na troškove određene u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (d) Uredbe (EU) br. 223/2014, revizijski trag, prema potrebi, dokazuje i opravdava metodu izračuna i osnovu po kojoj su određene fiksne stope te prihvatljivi izravni troškovi ili troškovi koji su prijavljeni u okviru drugih odabranih kategorija na koje se primjenjuje paušalna stopa;
(e)
u odnosu na troškove određene u skladu s člankom 26. stavkom 2. točkama (b), (c), (e) i s drugim dijelom članka 26. stavka 3. Uredbe (EU) br. 223/2014, revizijski trag omogućuje obrazlaganje prihvatljivih izravnih troškova ili troškova prijavljenih u okviru drugih kategorija troškova na koje se primjenjuje fiksna stopa;
(f)
revizijski trag omogućuje provjeru isplate javnog doprinosa korisniku;
(g)
za svaku operaciju, prema potrebi, revizijski trag uključuje tehničke specifikacije i plan financiranja, dokumente koji se odnose na odobrenje potpore, dokumente koji se odnose na postupak javnih nabava, izvješća korisnika i izvješća o provedenim provjerama i revizijama;
(h)
revizijski trag uključuje informacije o provedenim provjerama upravljanja i revizijama u odnosu na operaciju;
(i)
revizijski trag omogućuje usklađivanje podataka o pokazateljima ostvarenja za operaciju s dostavljenim podacima i rezultatima i, prema potrebi, s ciljevima programa.
Za troškove navedene u točkama (c) i (d) revizijski trag omogućuje da se za metodu izračuna koju koristi upravljačko tijelo provjeri njezina usklađenost s člankom 25. stavkom 3. Uredbe (EU) br. 223/2014.
2. Upravljačko tijelo osigurava da je dostupan zapis o identitetu i lokaciji tijela koja čuvaju svu popratnu dokumentaciju potrebnu za osiguravanje primjerenog revizijskog traga koji ispunjava sve minimalne uvjete utvrđene u stavku 1.
Članak 4.
Upotreba podataka prikupljenih tijekom revizija koje su proveli dužnosnici Komisije ili ovlašteni predstavnici Komisije
(članak 34. stavak 8. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Komisija poduzima potrebne mjere kako bi spriječila svako neovlašteno otkrivanje podataka ili pristup podacima koje je prikupila tijekom revizija.
2. Komisija koristi podatke prikupljene tijekom revizija isključivo u svrhu ispunjavanja svojih obveza iz članka 36. Uredbe (EU) br. 223/2014. Europski revizorski sud i Europski ured za borbu protiv prijevara imaju pristup prikupljenim podacima.
3. Prikupljeni podaci šalju se samo osobama u državama članicama ili unutar institucija Unije čije dužnosti zahtijevaju da imaju pristup tim podacima u skladu s primjenjivim pravilima bez izričite suglasnosti države članice koja dostavlja podatke.
Članak 5.
Revizije operacija
(članak 34. stavak 7. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Revizije operacija provode se u odnosu na svaku obračunsku godinu na uzorku operacija odabranom metodom koju utvrđuje ili odobrava revizorsko tijelo u skladu s člankom 6. ove Uredbe.
2. Revizije operacija provode se na temelju popratne dokumentacije od koje se sastoji revizijski trag i njima se provjerava zakonitost i pravilnost izdataka prijavljenih Komisiji, uključujući sljedeće aspekte:
(a)
da je operacija izabrana u skladu s kriterijima odabira za operativni program, da nije fizički završena ili u potpunosti provedena prije nego što je korisnik podnio zahtjev za financiranje u okviru operativnog programa, da je provedena u skladu s odlukom o odobrenju i da su za vrijeme revizije ispunjeni svi uvjeti koji se odnose na njezinu funkcionalnost, uporabu ili ciljeve koje treba ostvariti;
(b)
da izdaci prijavljeni Komisiji odgovaraju računovodstvenim knjigama i da je iz potrebne popratne dokumentacije vidljiv odgovarajući revizijski trag kako je utvrđeno u članku 3. ove Uredbe;
(c)
da su za izdatke prijavljene Komisiji i utvrđene u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (b) i (c) dostavljena ostvarenja i rezultati koji opravdavaju isplate korisniku, da su podaci o sudionicima, prema potrebi, ili drugi zapisi koji se odnose na ostvarenja i rezultate u skladu s informacijama dostavljenima Komisiji i da je iz potrebne popratne dokumentacije vidljiv revizijski trag utvrđen člankom 3. ove Uredbe.
Revizijama će se i provjeriti je li javni doprinos uplaćen korisniku u skladu s člankom 42. stavkom 2. Uredbe (EU) br. 223/2014.
3. Revizije operacija, prema potrebi, uključuju terensku provjeru fizičke provedbe operacije.
4. Revizijama operacija provjerava se točnost i potpunost odgovarajućih izdataka koje je tijelo za ovjeravanje zabilježilo u svom računovodstvenom sustavu te usklađivanje revizijskog traga na svim razinama.
5. Ako su uočeni problemi sustavne prirode i stoga predstavljaju rizik za druge operacije u okviru operativnog programa, revizorsko tijelo osigurava daljnji pregled uključujući, prema potrebi, i dodatne revizije kako bi se utvrdio razmjer tih problema te predlaže potrebne korektivne mjere.
6. Samo se izdaci obuhvaćeni područjem primjene revizije koja je provedena na temelju stavka 1. ubrajaju u količinu revidiranih izdataka, u svrhu podnošenja izvještaja Komisiji o godišnjoj pokrivenosti. U tu svrhu, koristi se model izvješća o kontroli utvrđen na temelju članka 34. stavka 6. Uredbe (EU) 223/2014.
Članak 6.
Metodologija za odabir uzorka operacija
(članak 34. stavak 7. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Revizorsko tijelo određuje metodu za odabir uzorka („metodu uzorkovanja”) u skladu s uvjetima utvrđenima ovim člankom i uzimajući u obzir međunarodno prihvaćene revizijske standarde, INTOSAI, IFAC ili IIA.
2. Pored objašnjenja navedenih u revizijskoj strategiji, revizorsko tijelo vodi evidenciju o dokumentaciji i stručnoj procjeni korištenima pri utvrđivanju metoda uzorkovanja i koje obuhvaćaju faze planiranja, odabira, testiranja i ocjenjivanja, kako bi se dokazalo da je utvrđena metoda primjerena.
3. Uzorak je reprezentativan za stanovništvo iz kojeg je izabran i omogućuje revizorskom tijelu da sastavi valjano revizorsko mišljenje u skladu s člankom 34. stavkom 5. točkom (a) Uredbe (EU) br. 223/2014. Izdaci tog stanovništva obuhvaćeni su izdacima operativnog programa koji su uključeni u zahtjeve za plaćanje podnesene Komisiji u skladu s člankom 41. Uredbe (EU) br. 223/2014 za određenu obračunsku godinu. Uzorak može biti odabran za vrijeme ili nakon obračunske godine.
4. U svrhu primjene članka 34. stavka 1. Uredbe (EU) br. 223/2014, metoda uzorkovanja je statistička kada osigurava:
i.
nasumičan odabir stavki uzorka;
ii.
upotrebu teorije vjerojatnosti pri ocjenjivanju rezultata uzorka, uključujući mjerenje i kontrolu rizika uzorkovanja te planirane i postignute točnosti.
5. Metodom uzorkovanja osigurava se nasumičan odabir svake jedinice uzorkovanja u stanovništvu tako što se koriste nasumični brojevi dobiveni za svaku jedinicu stanovništva kako bi se odabrale jedinice koje sačinjavaju uzorak ili tako što se pri temeljitom sustavnom odabiru koriste nasumične početne točke i primjenjuje sustavno pravilo za odabir dodatnih stavki.
6. Jedinicu uzorkovanja određuje revizorsko tijelo, na temelju stručne procjene. Jedinica uzorkovanja može biti operacija, projekt unutar operacije ili korisnikov zahtjev za plaćanje. Informacije o vrsti utvrđene jedinice uzorkovanja i o stručnoj procjeni korištenoj u tu svrhu uključene su u izvješće o kontroli.
7. Ako je iznos ukupnih izdataka koji se odnose na jedinicu uzorkovanja za obračunsku godinu negativan, izuzet će se od stanovništva iz prethodno navedenog stavka 3. i revidirati zasebno. Revizorsko tijelo također može sastaviti uzorak tog zasebnog stanovništva.
8. Ako se primjenjuju uvjeti za proporcionalnu kontrolu iz članka 58. stavka 1. Uredbe (EU) br. 223/2014, revizorsko tijelo može izuzeti stavke navedene u tom članku iz stanovništva na kojem treba odrediti uzorak. Ako je predmetna operacija već odabrana u uzorku, revizorsko tijelo zamjenjuje je odgovarajućim nasumičnim odabirom.
9. Svi izdaci u uzorku prijavljeni Komisiji podložni su reviziji.
Ako odabrane jedinice uzorkovanja uključuju velik broj osnovnih zahtjeva za plaćanje ili faktura, revizorsko tijelo može ih revidirati poduzorkovanjem, odabirući osnovne zahtjeve za plaćanje ili fakture tako što koristi iste parametre uzorkovanja koji su korišteni za odabir jedinica uzorkovanja glavnog uzorka.
U tom slučaju, izračunavaju se odgovarajuće veličine uzorka za svaku jedinicu uzorka koju treba revidirati i, u svakom slučaju, one ne smiju biti manje od 30 osnovnih zahtjeva za plaćanje ili faktura za svaku jedinicu uzorkovanja.
10. Revizorsko tijelo može raslojiti stanovništvo dijeleći ga u podskupine, od kojih je svaka skupina jedinica uzorkovanja sa sličnim karakteristikama, posebno što se tiče stope rizika ili očekivane stope pogreške ili gdje stanovništvo uključuje operacije koje se sastoje od financijskih doprinosa iz operativnog programa za stavke visoke vrijednosti.
11. Revizorsko tijelo ocjenjuje pouzdanost sustava kao visoku, srednju ili nisku, uzimajući u obzir rezultate revizija sustava u određivanju tehničkih parametara uzorkovanja tako da je kombinirana razina sigurnosti dobivena iz revizija sustava i revizija operacija visoka. Za sustav čija je pouzdanost ocijenjena kao visoka, razina pouzdanosti primijenjena kod uzorkovanja ne smije biti manja od 60 %. Za sustav čija je pouzdanost ocijenjena kao niska, razina pouzdanosti primijenjena kod uzorkovanja ne smije biti manja od 90 %. Maksimalna razina značajnosti je 2 % od izdataka navedenih u stavku 3.
12. Ako se uoče nepravilnosti ili rizik od nepravilnosti, revizorsko tijelo na temelju stručne procjene odlučuje je li potrebna revizija dopunskog uzorka dodatnih operacija ili dijelova operacija koje nisu revidirane u slučajnom uzorku kako bi se uzelo u obzir uočene specifične faktore rizika.
13. Revizorsko tijelo zasebno analizira rezultate revizija dopunskog uzorka, donosi zaključke na temelju tih rezultata i priopćuje ih Komisiji u godišnjem izvješću o kontroli. Nepravilnosti uočene u dopunskom uzorku ne uključuju se u izračun projiciranih nasumičnih pogrešaka nasumičnog uzorka.
14. Na temelju rezultata revizija operacija u svrhu revizorskog mišljenja i izvješća o kontroli navedenih u članku 34. stavku 5. točkama (a) i (b) Uredbe (EU) br. 223/2014 revizorsko tijelo izračunava ukupnu stopu pogreške, koja je zbroj projiciranih nasumičnih pogrešaka i, ako je primjenjivo, sustavnih pogrešaka i neispravljenih pogrešaka anomalije, podijeljenih s brojem stanovnika.
Članak 7.
Revizije financijskih izvještaja
(članak 34. stavak 7. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Revizije financijskih izvještaja navedene u članku 49. stavku 1. Uredbe (EU) br. 223/2014 provodi revizorsko tijelo za svaku obračunsku godinu.
2. Revizije financijskih izvještaja pružaju opravdanu sigurnost u pogledu potpunosti, točnosti i istinitosti iznosa prijavljenih u izvještajima.
3. Za potrebe stavaka 1. i 2. revizorsko tijelo posebno uzima u obzir rezultate revizija sustava provedenih pri tijelu za ovjeravanje te rezultate revizija operacija.
4. Revizija sustava uključuje provjeru pouzdanosti računovodstvenog sustava tijela za ovjeravanje i, na temelju uzorka, točnosti izdataka povučenih i vraćenih iznosa zabilježenih u računovodstvenom sustavu tijela za ovjeravanje.
5. Za potrebe revizorskog mišljenja, kako bi se zaključilo da financijski izvještaji pružaju točan i nepristran uvid, revizorsko tijelo provjerava da su svi elementi zahtijevani člankom 49. Uredbe (EU) br. 223/2014 točno uključeni u financijske izvještaje i da odgovaraju popratnim računovodstvenim knjigama koje vode relevantna tijela i korisnici za vrijeme trajanja revizije koju provodi revizorsko tijelo. Revizorsko tijelo, na temelju financijskih izvještaja koje mu dostavlja tijelo za ovjeravanje, osobito provjerava:
(a)
da se ukupan iznos prihvatljivih javnih troškova prijavljenih u skladu s člankom 49. stavkom 1. točkom (a) Uredbe (EU) br. 223/2014 podudara s izdacima i odgovarajućim javnim doprinosom uključenima u zahtjeve za plaćanje predanima Komisiji za relevantnu obračunsku godinu, a ako postoje razlike, da su u izvještajima dostavljena primjerena objašnjenja za usklađene iznose;
(b)
da iznosi povučeni i vraćeni tijekom obračunske godine, iznosi koje je potrebno vratiti do kraja obračunske godine i nepovratni iznosi prikazani u izvještajima odgovaraju iznosima unesenima u računovodstvene sustave tijela za ovjeravanje i da se temelje na odlukama odgovornog upravljačkog tijela ili tijela za ovjeravanje;
(c)
da su izdaci izuzeti iz financijskih izvještaja u skladu s člankom 49. stavkom 2. Uredbe (EU) br. 223/2014, prema potrebi, i da su svi potrebni ispravci vidljivi u izvještajima za predmetnu obračunsku godinu;
Provjere navedene u točkama (b) i (c) mogu se vršiti na temelju uzorka.
POGLAVLJE III.
POSEBNE ODREDBE ZA FINANCIJSKO UPRAVLJANJE I FINANCIJSKE ISPRAVKE
Članak 8.
Kriteriji za utvrđivanje ozbiljnih nedostataka u učinkovitom funkcioniranju sustava upravljanja i kontrole
(članak 55. stavak 4. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Komisija svoju procjenu učinkovitog funkcioniranja sustava upravljanja i kontrole temelji na rezultatima svih raspoloživih revizija sustava, uključujući testove kontrole, te revizija operacija.
Ocjena obuhvaća okruženje unutarnje kontrole programa, upravljačke i kontrolne aktivnosti upravljačkih tijela i tijela za ovjeravanje, praćenje koji vrše upravljačko tijelo i tijelo za ovjeravanje te kontrolne aktivnosti revizorskog tijela, a temelji se na provjeri sukladnosti s ključnim uvjetima utvrđenima u Tablici 1 Priloga II.
Ispunjavanje tih ključnih zahtjeva ocjenjuje se na temelju kategorija utvrđenih u Tablici 2 Priloga II.
2. Glavne vrste ozbiljnih nedostataka u učinkovitom funkcioniranju sustava upravljanja i kontrole slučajevi su u kojima je svaki od ključnih uvjeta navedenih u točkama 2., 4., 5., 13., 15., 16. i 18. Tablice 1 Priloga II. ili jedan ili više drugih ključnih uvjeta iz Tablice 1 Priloga II. ocijenjen da ulazi u kategoriju 3. ili 4. iz Tablice 2 Priloga II.
Članak 9.
Kriteriji za primjenu fiksnih stopa ili ekstrapoliranih financijskih ispravaka i kriteriji za određivanje razine financijskog ispravka
(članak 55. stavak 4. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Financijski ispravci primjenjuju se na cijeli operativni program ili na njegov dio, ako Komisija utvrdi jedan ili više ozbiljnih nedostataka u funkcioniranju sustava upravljanja i kontrole.
Neovisno o prvom podstavku, ekstrapolirani financijski ispravci primjenjuju se bilo na cijeli operativni program bilo samo na njegov dio, ako Komisija utvrdi sustavne nepravilnosti u reprezentativnom uzorku operacija, čime se omogućuje točnije utvrđivanje visine rizika za proračun Unije. U tom slučaju, rezultati ispitivanja reprezentativnog uzorka ekstrapoliraju se na ostatak stanovništva iz kojega je uzet uzorak u svrhu određivanja financijskog ispravka.
2. Razina fiksnog ispravka određuje se s obzirom na sljedeće elemente:
(a)
relativnu važnost ozbiljnog nedostatka ili ozbiljnih nedostataka u okviru sustava upravljanja i kontrole kao cjeline;
(b)
učestalost i razmjer ozbiljnog nedostatka ili ozbiljnih nedostataka;
(c)
stupanj rizika od gubitka za proračun Unije.
3. Uzimajući u obzir te elemente, razina financijskog ispravka određuje se na sljedeći način:
(a)
ako su ozbiljni nedostatak ili ozbiljni nedostaci u sustavu upravljanja i kontrole tako ključni, učestali i sveobuhvatni da predstavljaju potpuni neuspjeh sustava koji ugrožava zakonitost i ispravnost svih predmetnih izdataka, primjenjuje se fiksna stopa od 100 %;
(b)
ako su ozbiljni nedostatak ili ozbiljni nedostaci u sustavu upravljanja i kontrole tako učestali i sveobuhvatni da predstavljaju iznimno težak neuspjeh sustava koji ugrožava zakonitost i ispravnost vrlo visokog postotka predmetnih izdataka, primjenjuje se fiksna stopa od 25 %;
(c)
ako je do ozbiljnog nedostatka ili ozbiljnih nedostataka u sustavu upravljanja i kontrole došlo zbog sustava koji ne radi ili radi tako loše ili rijetko da ugrožava zakonitost i ispravnost visokog postotka predmetnih izdataka, primjenjuje se fiksna stopa od 10 %;
(d)
ako je do ozbiljnog nedostatka ili ozbiljnih nedostataka u sustavu upravljanja i kontrole došlo zbog sustava čiji je rad nedosljedan i čime se ugrožava zakonitost i ispravnost značajnog postotka predmetnih izdataka, primjenjuje se fiksna stopa od 5 %.
4. Ako bi primjena fiksne stope određene u skladu sa stavkom 3. bila nerazmjerna, smanjuje se razina ispravka.
5. Ako se zbog propusta odgovornih tijela da poduzmu primjerene korektivne mjere nakon primjene financijskog ispravka u obračunskoj godini, u narednoj obračunskoj godini utvrdi isti ozbiljni nedostatak ili ozbiljni nedostaci, razina ispravka može se, zbog postojanja ozbiljnog nedostatka ili ozbiljnih nedostataka, povećati na razinu koja ne prelazi onu iz sljedeće više kategorije.
Članak 10.
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Članak 3. primjenjuje se od 1. prosinca 2014., u odnosu na informacije o zabilježenim i pohranjenim podacima iz Priloga I.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 13. ožujka 2014.