ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 110/2014 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно модел на финансов регламент за органите, осъществяващи публично-частно партньорство, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 209 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Въз основа на опита от институционализирането на ПЧП като органи на Съюза съгласно член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (2) Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 въведе допълнителни категории публично-частни партньорства с цел да се увеличи изборът на инструменти и да се включат органи, чиито правила са по-гъвкави и достъпни за частните партньори от правилата, приложими за институциите на Съюза. Сред тези допълнителни категории са органите, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, на които е възложено осъществяването на публично-частно партньорство (наричани по-долу „органи за ПЧП“).
(2)
С цел да се гарантира доброто финансово управление на средствата на Съюза и да се позволи на органите за ПЧП да приемат свои собствени финансови правила, е необходимо да се приеме примерен финансов регламент за тези органи.
(3)
Органите за ПЧП следва да съставят и прилагат своя бюджет в съответствие с бюджетните принципи на единство, точност на бюджета, годишност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол и прозрачност.
(4)
С цел да се осигури цялостното изпълнение на задачите и дейностите на органа за ПЗП, той следва да може да вписва неизползваните бюджетни кредити за дадена година в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години.
(5)
Тъй като средствата на Съюза, предоставени на разположение на органа за ПЧП, следва да бъдат изпълнявани при непряко управление, предвидено в член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, разпоредбите относно финансовото планиране и докладване следва да бъдат съвместими с метода на непряко управление на изпълнението на бюджета. Освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета по отношение на вноската на Съюза за органите за ПЧП следва да бъде част от освобождаването, предоставено от страна на Европейския парламент на Комисията във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза. Следователно адекватното годишно докладване, включително подаването на декларация за управлението, следва да се предоставя в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, което ще позволи на Комисията по-добре да поеме своите отговорности във връзка с освобождаването от отговорност.
(6)
Необходимо е да се определят правомощията и отговорностите на счетоводителя и на разпоредителите с бюджетни кредити, като се отчита публично-частният характер на органите за ПЧП. Разпоредителите с бюджетни кредити носят цялата отговорност за всички приходни и разходни операции, които се извършват под тяхно ръководство, и следва да носят отговорност за своите действия, включително при необходимост чрез дисциплинарни мерки.
(7)
Необходимо е да се изяснят функциите за вътрешен одит и вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органите за ПЧП следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одит, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Следва да се въведат разпоредби за установяването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(8)
За да се гарантира, че всеки орган е отговорен за изпълнението на своя бюджет и се придържа към възложените му цели при неговото създаване, на органите за ПЧП следва да бъде разрешено за изпълнението на възложените им задачи да наемат външни частноправни органи само когато е необходимо, а не за задачи, включващи задача за обществена услуга или всяко друго взимане на решение по собствено усмотрение.
(9)
Принципите, които трябва да се спазват по отношение на приходните и разходните операции на органа за ПЧП, следва да бъдат определени.
(10)
Предвид публично-частния характер на органите за ПЧП, и по-специално на вноските на частния сектор в бюджета на органа за ПЧП, следва да бъдат разрешени гъвкави процедури за възлагане на обществени поръчки. Съответните процедури следва да са съобразени с принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация и отчасти да се отклоняват от съответните разпоредби, установени в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (3). Необходимо е да се осигурят по-добри и по-евтини доставки на стоки и услуги, както и да се избягват прекомерните разходи в управлението на процедурите за възлагане на обществени поръчки чрез засилено сътрудничество между членовете на органите за ПЧП. Затова органите за ПЧП също следва да имат възможност да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
(11)
С цел подобряване на икономическата ефективност следва да бъде предоставена възможността за споделяне на услуги или за прехвърлянето им на друг орган или на Комисията, по-специално като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или за част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП.
(12)
За оценяване на заявленията за безвъзмездни средства, проектите и офертите и за предоставяне на становища и съвети в специфични случаи органите за ПЧП следва да бъдат в състояние да използват външни експерти. Тези експерти следва да бъдат избирани в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
(13)
При отпускането на безвъзмездни средства и награди следва да се прилагат съответните разпоредби на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт на органа за ПЧП или на основния акт на програмата, чието изпълнение е поверено на органа за ПЧП, с цел да гарантира съгласувано прилагане на действията, които се управляват пряко от Комисията.
(14)
Когато сметките на органите за ПЧП трябва да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводните правила, прилагани от органите за ПЧП, следва да позволяват подобно консолидиране.
(15)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите за ПЧП от 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБХВАТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните принципи, въз основа на които органът, осъществяващ публично-частно партньорство (наричан по-долу „орган за ПЧП“), приема свои финансови правила. Финансовите правила на органа за ПЧП не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради неговите специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията в съответствие с член 209, четвърта алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Всеки орган за ПЧП приема подробни разпоредби за прилагането на тези принципи в своите финансови правила.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„управителен съвет“ означава главния вътрешен орган на органа за ПЧП, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа за ПЧП като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„член“ означава член на органа за ПЧП в съответствие с неговия учредителен акт,
-
„учредителен инструмент“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа за ПЧП,
-
„бюджет на органа за ПЧП“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза.
Член 3
Обхват на бюджета
Бюджетът на органа за ПЧП се състои от:
а)
приходите на органа за ПЧП, които включват:
i)
финансовите вноски на неговите членове за административните разходи;
ii)
финансовите вноски на неговите членове за оперативните разходи;
iii)
приходите, заделени за конкретни разходни позиции;
iv)
всякакви приходи, реализирани от органа за ПЧП;
б)
разходите на органа за ПЧП, включително административните разходи.
ГЛАВА 2
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Член 4
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
Член 5
Принципи на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа за ПЧП.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа за ПЧП.
3. В бюджета на органа за ПЧП могат да се записват бюджетни кредити само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа за ПЧП, не се дължат на органа за ПЧП.
Член 6
Принцип на ежегодност
1. Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа за ПЧП, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
4. За административните бюджетни кредити разходите не надвишават приходите, очаквани за година, както е посочено в член 3, буква а), подточка i).
5. Като се имат предвид нуждите на органа за ПЧП, неизползваните бюджетни кредити могат да бъдат вписани в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години. Тези бюджетни кредити трябва да се усвояват първи.
6. Параграфи 1-5 не възпрепятстват бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, да бъдат разделени за няколко години под формата на годишни вноски, когато това е предвидено в учредителния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 7
Принцип на балансираност
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетни кредити за поети задължения не превишават съответната годишна вноска на Съюза, посочена в споразумението за годишния трансфер на средства, сключено с Комисията, плюс годишните вноски от членове, различни от Съюза, всички други приходи, посочени в член 3, и сумата на неизползваните бюджетни кредити, посочени в член 6, параграф 5.
3. Органът за ПЧП не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа за ПЧП.
4. Ако бюджетният резултат е положителен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като приход.
Ако бюджетният резултат е отрицателен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания.
Член 8
Принцип на разчетна единица
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на паричните потоци, счетоводителят има право да извършва операции в други валути, както е установено във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 9
Принцип на универсалност
1. Без да се засяга параграф 2, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции при спазване на специфичните разпоредби във финансовите правила на органа за ПЧП относно случаите, в които някои приспадания може да се направят от заявките за плащане, които след това се предават за плащане на нетната сума.
2. Приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания, се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
3. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа за ПЧП, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
Приемането на дарения, при които може да има значителни финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет, който взема решение в срок два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет не вземе решение в посочения срок, дарението се смята за прието.
Сумата, над която съответните финансови тежести се считат за значителни, се определя с решение на управителния съвет.
Член 10
Принцип на специфичност
1. Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели поне по дялове и глави.
2. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от една глава в друга без ограничения и от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът.
Над границата, посочена в първа алинея, директорът може да предложи на управителния съвет трансфери на бюджетни кредити от един дял в друг. Управителният съвет има три седмици, за да се противопостави на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички трансфери, извършени съгласно първа алинея.
Член 11
Принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа за ПЧП за осъществяване на неговите дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа за ПЧП, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението по всяка от дейностите и информацията се предоставя на управителния съвет от директора ежегодно и най-късно в документите, придружаващи проектобюджета на органа за ПЧП.
4. Освен ако учредителният не акт предвижда оценките да бъдат извършвани от Комисията, с цел подобряване на процеса на вземане на решения, органът за ПЧП извършва оценките, включително и последващите оценки, на своите програми и дейности, при които има значителни разходи, и резултатите от оценката се изпращат на управителния съвет.
Член 12
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа за ПЧП се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа за ПЧП вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
опазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, вземайки предвид многогодишния характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективен и ефикасен вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално елементите, посочени в член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, като се вземат предвид структурата и размерът на органа за ПЧП, естеството на възложените му задачи, както и сумите и финансовите и оперативните рискове.
Член 13
Принцип на прозрачност
1. Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Бюджетът на органа за ПЧП, включително щатното разписание и коригиращите бюджети, така както са приети, включително всякакви адаптации, както е предвидено в член 15, параграф 1, се публикуват на интернет сайта на органа за ПЧП в срок четири седмици от датата на тяхното приемане и се предават на Комисията и на Сметната палата.
3. Органът за ПЧП предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за получателите на средства, произлизащи от бюджета, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, вследствие на стандартното представяне.
Публикуваната информация е леснодостъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
4. Експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 34 от настоящия регламент, се публикуват на интернет сайта на Съюза.
ГЛАВА 3
ФИНАНСОВО ПЛАНИРАНЕ
Член 14
Прогнози за приходите и разходите
1. Органът за ПЧП изпраща на Комисията и на останалите членове не по-късно от 31 януари на годината, предхождаща тази, през която бюджетът на органа за ПЧП трябва да бъде изпълнен, прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на прогнозите, заедно с работната проектопрограма, посочена в член 31, параграф 4.
2. Прогнозата за приходите и разходите на органа за ПЧП включва:
а)
прогноза за броя на постоянните и временните длъжности, по функционална група и по степени, както и на договорно наетите служители и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, в границите на бюджетните кредити;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности;
д)
целите, поставени за финансовата година, с която е свързана прогнозата, като се посочват всички специфични бюджетни потребности във връзка с постигането на тези цели;
е)
административните разходи и изпълнения бюджет на органа за ПЧП през предходната финансова година;
ж)
размера на финансовите вноски, направени от членовете, и стойността на вноските в натура, направени от членовете, различни от Съюза;
з)
информация относно неусвоените бюджетни кредити, които се вписват в прогнозата за приходите и разходите за всяка година в съответствие с член 6, параграф 5.
Член 15
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът на органа за ПЧП и щатното разписание на служителите, включително броят на постоянните и временните длъжности по функционални групи и по степени, допълнени с броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, се приемат от управителния съвет в съответствие с учредителния акт на органа за ПЧП. Подробни разпоредби могат да бъдат установени във финансовите правила на органа за ПЧП. Всяко изменение в бюджета на органа за ПЧП, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет на органа за ПЧП, приет съгласно същата процедура, както и първоначалния бюджет на органа за ПЧП. Бюджетът на органа за ПЧП и, когато е подходящо, коригиращите бюджети на органа за ПЧП се адаптират с цел да се вземе предвид размерът на финансовата вноска на Съюза, предвидена в бюджета на Съюза.
2. Бюджетът на органа за ПЧП се състои от приходна и разходна част.
3. Бюджетът на органа за ПЧП съдържа:
a)
в приходната част:
i)
прогнозните приходи на органа за ПЧП за съответната финансова година („година n“);
ii)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година n-2;
iii)
съответни бележки към всеки ред приходи;
б)
в разходната част:
i)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината n;
ii)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година n-2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа за ПЧП за годината n;
iii)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
iv)
съответни бележки към всеки подраздел.
4. В щатното разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Същата информация се посочва за договорно наетия персонал и командированите национални експерти.
ГЛАВА 4
ФИНАНСОВИ УЧАСТНИЦИ
Член 16
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Директорът изпълнява приходите и разходите на бюджета на органа за ПЧП в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити. Директорът отговаря за гарантиране на спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът за ПЧП участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) по предотвратяване на измамите.
2. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа за ПЧП, подчинени на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 17
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа за ПЧП се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
3. Директорът, в съответствие с минималните стандарти, приети от управителния съвет, и като взема надлежно предвид рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на задълженията на директора. Създаването на тази структура и на тези системи се основава на анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Директорът може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
4. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършените дейности в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване на Комисията от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза за съответната година. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 18
Предварителни проверки
1. Всяка операция се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
Инициирането и проверката на дадена операция са отделни функции.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 11.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
Член 19
Последващи проверки
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
2. Последващият контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за предварителния контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, притежават необходимите професионални умения.
Член 20
Годишно докладване
Разпоредителят с бюджетни кредити докладва ежегодно на управителния съвет за резултатите от изпълнението на своите задължения. За тази цел не по-късно от 15 февруари на следващата финансова година разпоредителят с бюджетни кредити представя на управителния съвет и до Комисията:
а)
отчет за изпълнението на годишната работна програма на органа за ПЧП, бюджета на органа за ПЧП и човешките ресурси;
б)
предварителните сметки на органа за ПЧП, включително доклада за бюджетното и финансово управление, посочен в член 39;
в)
декларация за управлението, в която се посочва, че освен ако не е посочено друго в резервите, разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчно ниво на увереност, че:
i)
информацията е подходящо представена, пълна и точна (вярна и точна представа);
ii)
разходите са били усвоени за планираната цел;
iii)
въведените системи за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции;
г)
обобщение на окончателните одиторски доклади и на осъществения контрол, включително анализ на естеството и размера на установените грешки и слабости в системите, както и коригиращите действия, които са предприети или планирани.
Отчетът, който е пропорционален на естеството на възложените задачи и съответните суми, посочва резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол.
Всяка година най-късно до 1 юли документите, посочени в букви в) и г) от първата алинея, както и тяхната оценка от управителния съвет, одобреният годишен отчет за дейността и окончателните сметки заедно с тяхното одобрение от управителния съвет в съответствие с член 43, параграф 2 се изпращат от директора на Комисията. Комисията изпраща тези документи на Европейския парламент и на Съвета.
Член 21
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 23, параграф 3. Комисията, посочена в член 23, параграф 3, незабавно информира управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа за ПЧП, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове.
Член 22
Счетоводител
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилагат по отношение на персонала на органа за ПЧП, който е напълно независим при изпълнението на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа за ПЧП за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
воденето, подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с глава 8;
в)
прилагането в съответствие с глава 8 на счетоводните правила и сметкоплана;
г)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
д)
управлението на касата.
2. Два или повече органа за ПЧП могат да назначат един и същ счетоводител.
Органите за ПЧП могат също да се уговорят с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа за ПЧП.
Те могат също да възложат на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП, като отчитат съотношението между разходите и ползите.
В случаите, посочени в този параграф, трябва да се направят необходимите договорености с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 38, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
При условията на параграф 5 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
5. Счетоводителят може при изпълнение на своите задължения да делегира определени задачи на членовете на персонала, към които се прилага Правилникът за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, когато това е необходимо за изпълнението на неговите задължения в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП.
6. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, управителният съвет може по всяко време да отстрани временно или окончателно счетоводителя от задълженията му. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
Член 23
Отговорност на финансовите участници
1. Членове 16-25 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити и счетоводител носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е установено в Правилника за длъжностните лица. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП или неговите членове, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на OLAF.
3. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа за ПЧП, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа за ПЧП. За случаите, подадени от органите за ПЧП, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа за ПЧП.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя отчет съгласно член 20 и посочва предприетите мерки.
4. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа за ПЧП вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в приложимото законодателство по отношение на дисциплинарните мерки.
Член 24
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на членове 16-25 и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа за ПЧП.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до директора, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Въпросното лице информира също така своя пряк ръководител. Ако участник е директорът, той трябва да отнесе въпроса до управителния съвет.
Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Директорът или управителният съвет, ако лицето е директорът, предприемат по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
Член 25
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
ГЛАВА 5
ВЪТРЕШЕН ОДИТ
Член 26
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът за ПЧП въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити, нито като счетоводител.
3. Вътрешният одитор консултира органа за ПЧП по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценяване на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа за ПЧП. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид отчета на разпоредителя с бюджетни кредити по член 20 и всяка друга налична информация.
6. Вътрешният одитор докладва на управителния съвет и на директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове и препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет проучва информацията, посочена в член 20, и проверява дали препоръките са били изцяло и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа за ПЧП на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 27
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, отговорността на вътрешния одитор за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да сезира Съда на Европейския съюз се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 28
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет може да създаде, като вземе предвид икономическата ефективност и добавената стойност, капацитет за вътрешен одит, който изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на капациета за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет.
Годишният одитен план на капацитета за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на капацитета за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора в органа за ПЧП.
Той се преглежда и одобрява от управителния съвет.
Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Ако капацитетът за вътрешен одит на един орган за ПЧП не е икономически изгоден или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът за ПЧП може да реши да използва общ капацитет за вътрешен одит с други органи за ПЧП, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети на съответните органи за ПЧП се договарят относно практическите условия на общия капацитет за вътрешен одит.
Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
2. Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на капацитета за вътрешен одит.
ГЛАВА 6
ПРИХОДНИ И РАЗХОДНИ ОПЕРАЦИИ
Член 29
Изпълнение на приходите
1. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и събиране на недължимите суми. То включва също възможността за отказ от установени вземания, ако е целесъобразно.
2. Недължимо платените суми се събират.
Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното известие, счетоводителят информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. В решението за отказ се посочва, че са били предприети действия, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа за ПЧП се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа за ПЧП за бюджетното и финансовото управление.
3. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
4. Вземанията на органа за ПЧП по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа за ПЧП подлежат на давностен срок от пет години.
Член 30
Вноски на членовете
1. Органът за ПЧП представя на членовете си искания за плащане на целите или част от техните вноски при условия и на интервали, посочени в учредителния акт или съгласувани с тях.
2. Средствата, изплатени на органа за ПЧП от неговите членове чрез вноска, носят лихва в полза на бюджета на органа за ПЧП.
Член 31
Изпълнение на разходите
1. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетни задължения и правни задължения, утвърждава разходите и разрешава плащанията, както и извършва подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
2. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава дадена финансова операция.
Разрешаване на разход представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя да плати утвърдените разходи.
3. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа за ПЧП, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
4. В годишната работна програма на органа за ПЧП се предвижда разрешение от управителния съвет за оперативните разходи на органа за ПЧП относно обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, установени в настоящия параграф, са ясно идентифицирани.
Годишната работна програма включва подробни цели и очаквани резултати, включително и показатели за изпълнението. Тя съдържа също така описание на действията, които ще се финансират, и размера на сумата, разпределена за всяка дейност.
Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния инструмент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в работната програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа за ПЧП.
Член 32
Срокове
Плащането на разходите трябва да се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 7
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА ОТ ОРГАНА ЗА ПЧП
Член 33
Възлагане на обществени поръчки
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграфи 3-6 от настоящия член.
2. Органът за ПЧП взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от общия Финансов регламент.
3. За поръчки на стойност от 60 000 EUR до праговете, предвидени в член 118 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, може да се използва процедурата, определена в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 за поръчки с ниска стойност, които не надвишават 60 000 EUR.
4. Органът за ПЧП може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи за ПЧП.
5. Органът за ПЧП може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби, с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (5) и с други органи за ПЧП за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
Органите за ПЧП могат да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
Стоките, услугите или работите, предвидени в първа и втора алинея, не се считат като част от вноската на членовете към бюджета на органа за ПЧП.
6. Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възлагащите органи на приемащата държава членка за покриване на административните си нужди или с възлагащите органи на държавите членки, на държавите от Европейската асоциация за свободна търговия или страните кандидатки за членство в Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с частните членове или с възлагащите органи на страни, участващи в програми на Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133, първа алинея от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Член 34
Експерти
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis за подбора на експерти чрез всяка процедура, предвидена в основния акт на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества.
Органът за ПЧП може да използва списъците, съставени от Комисията или от други органи на Съюза или органи за ПЧП.
Органът за ПЧП може, ако това се счита за уместно в надлежно обосновани случаи, да избере всяко лице с подходящи умения, извън лицата от списъците.
Външните експерти се избират въз основа на уменията, опита и знанията, необходими за изпълнението на възложените им задачи и в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
Член 35
Безвъзмездни средства
Що се отнася до безвъзмездните средства, дял VI от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт.
Член 36
Награди
1. По отношение на наградите дял VII от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграф 2 от настоящия член.
2. Конкурсите за награди с единична стойност 1 000 000 EUR или повече може да се публикуват само ако са предвидени в проекта на работна програма, посочен в член 14, параграф 1.
Член 37
Посочване на средствата за обжалване
1. Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
2. По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
3. Параграфи 1 и 2 са обект на всяка специфична процедура, заложена в основните актове на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП.
ГЛАВА 8
СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
Член 38
Правила относно отчетите
Органът за ПЧП въвежда счетоводна система, предоставяща своевременно точна, пълна и надеждна информация.
Счетоводството на органа за ПЧП съответства на счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 39
Устройство на отчетите
Отчетите на органа за ПЧП се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа за ПЧП;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП (отчет относно бюджетното и финансово управление).
Всеки орган за ПЧП изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година. Този доклад отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП изпраща доклада за бюджетното и финансовото управление на Европейския парламент, на Съвета и на Сметната палата до 31 март на следващата финансова година.
Член 40
Счетоводни принципи
Финансовите отчети представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с международните счетоводни стандарти за публичния сектор на базата на текущо начисляване (наричани по-долу „IPSAS“).
Член 41
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с IPSAS на базата на текущо начисляване;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа за ПЧП.
Член 42
Отчети за изпълнението на бюджета
Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
Отчетите за изпълнението на бюджета имат същото устройство като това на самия бюджет.
Член 43
Междинни отчети и одобрение на окончателните отчети
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща междинните отчети на Сметната палата до 15 февруари на следващата година.
В случая, посочен в първа алинея, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща също така до 15 февруари на следващата година пакет от отчети в стандартен формат на счетоводителя на Комисията, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането.
2. Счетоводителят съставя окончателните отчети на органа за ПЧП. Директорът ги изпраща до 15 март, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, на управителния съвет за одобрение.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят изпраща окончателните отчети, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, и одобрението на управителния съвет, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година. В този случай счетоводителят на органа за ПЧП изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП също така изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията на същата дата, на която предава окончателните отчети, представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящата глава и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните одобрени отчети на органа за ПЧП се публикуват на неговия интернет сайт в срок от един месец след одобрението им.
Член 44
Счетоводна система
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, хармонизираният сметкоплан, който ще се прилага от органа за ПЧП, се приема от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа за ПЧП.
4. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа за ПЧП. В тях се отчитат всички бюджетни приходни и разходни операции.
Член 45
Инвентарен опис
Органът за ПЧП съхранява инвентарен опис, съдържащ количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, които представляват негова собственост или собственост на Съюза. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП съхранява този инвентарен опис в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията. Органът за ПЧП проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
ГЛАВА 9
ВЪНШЕН ОДИТ И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 46
Външен одит
Органът за ПЧП подлежи на независим външен одит, извършван в съответствие с международно приетите одитни стандарти от независим одиторски орган. Становището на независимият одитор определя дали отчетите дават вярна и точна представа, дали въведените системи за контрол функционират правилно и дали свързаните с отчетите операции са законосъобразни и редовни. В становището се заявява също така дали опитната дейност поставя под съмнение твърденията в декларацията за управлението, посочена в член 20. Становището се представя на управителния съвет. То се предава на Комисията заедно с окончателните финансови отчети на органа за ПЧП най-късно до 15 март.
Член 47
Проверка на отчетите от Сметната палата
1. Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт на органа за ПЧП, Сметната палата проверява отчетите на органа за ПЧП в съответствие с член 287 от Договора за функционирането на Европейския съюз. При проверката Сметната палата може да вземе предвид одита на независимия външен одитор, посочен в член 46 от настоящия регламент, и мерките, които са предприети в отговор на неговите констатации.
2. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 48
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Без да се засягат разпоредбите на член 47, параграф 1, органът за ПЧП предоставя на служителите на Комисията и други лица, упълномощени от нея, както и на Сметната палата достъп до обектите и помещенията, както и до цялата информация, включително информация в електронен формат, необходима за извършването на техните одити.
2. OLAF може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (6) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (7), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, финансирани от органа за ПЧП.
3. Без да се засягат параграфи 1 и 2, договорите, споразуменията и решенията на органа за ПЧП съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ГЛАВА 10
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 49
Искания за информация
Комисията и членовете на органа за ПЧП, различни от Съюза, могат да изискват всякаква необходима информация или пояснения от органа за ПЧП по въпросите на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 50
Приемане на финансовите правила на органа за ПЧП
Всеки орган, посочен в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нови финансови правила с оглед на тяхното влизане в сила на 1 януари 2014 г., или във всички случаи в рамките на девет месеца от датата, на която органът за ПЧП попада в обхвата на член 209 от този регламент.
Член 51
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 110/2014
оd 30. rujna 2013.
o oglednoj financijskoj uredbi za tijela javno-privatnog partnerstva iz članka 209. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EC, Euratom) br. 1605/2002 (1), a posebno njezin članak 209.,
budući da:
(1)
Na temelju iskustva institucionaliziranja javno-privatnih partnerstava kao tijela Unije na temelju članka 185. Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (2), Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 uvedene su dodatne kategorije javno-privatnih partnerstava kako bi se proširio izbor instrumenata i uključila tijela čija su pravila fleksibilnija i dostupnija privatnim partnerima od onih koja se primjenjuju na institucije Unije. Te dodatne kategorije uključuju tijela iz članka 209. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 kojima je povjerena provedba javno-privatnog partnerstva (dalje u tekstu „tijela JPP-a”).
(2)
Kako bi se osiguralo dobro financijsko upravljanje sredstvima Unije i tijelima JPP-a omogućilo da donesu vlastita financijska pravila potrebno je donijeti oglednu financijsku uredbu za ta tijela.
(3)
Tijela javno-privatnih partnerstva svoj proračun moraju donositi i izvršavati u skladu s načelima jedinstva, točnosti proračuna, jedne godine, uravnoteženosti, obračunske jedinice, univerzalnosti, specifikacije, dobrog financijskog upravljanja koje zahtijeva djelotvornu i učinkovitu unutarnju kontrolu i transparentnosti.
(4)
Kako bi tijela JPP-a mogla u cijelosti provoditi svoje poslove i djelatnosti, trebala bi imati mogućnost da neiskorištena odobrena sredstva za pojedinu godinu uključe u procjenu prihoda i rashoda za najviše tri naredne financijske godine.
(5)
S obzirom na to da se sredstva Unije koja su stavljena na raspolaganje tijelu JPP-a trebaju izvršavati na temelju neizravnog upravljanja predviđenog člankom 60. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, odredbe o financijskom planiranju i izvješćivanju moraju biti usklađene s metodom neizravnog upravljanja pri izvršenju proračuna. Razrješnica za izvršenje proračuna u pogledu doprinosa Unije tijelima JPP-a dio je razrješnice koju Europski parlament daje Komisiji u pogledu izvršenja proračuna Unije. Stoga, u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012, treba dostaviti odgovarajuća godišnja izvješća zajedno s izjavom o upravljanju kako bi Komisija mogla lakše izvršavati svoje obveze u vezi s razrješnicom.
(6)
Potrebno je definirati ovlasti i odgovornosti računovodstvenog službenika i dužnosnika za ovjeravanje uzimajući u obzir javno-privatnu prirodu tijela javno-privatnih partnerstva. Dužnosnici za ovjeravanje u cijelosti su odgovorni za izvršenje svih prihoda i rashoda u okviru svojih ovlasti te moraju odgovarati za svoje postupke, prema potrebi i u disciplinskim postupcima.
(7)
Treba pojasniti funkcije unutarnje revizije i unutarnje kontrole i racionalizirati zahtjeve u pogledu izvješćivanja. Funkciju unutarnje revizije unutar tijela javno-privatnih partnerstva obavljaju unutarnji revizori Komisije koji su dužni provesti reviziju kada to opravdavaju postojeći rizici. Treba donijeti odredbe o uspostavljanju i funkcioniranju službe za unutarnju reviziju.
(8)
Kako bi se zajamčilo da će svako tijelo biti odgovorno za provedbu svog proračuna te se pridržavati ciljeva koji su mu zadani u trenutku osnivanja, tijelima javno-privatnih partnerstva treba dopustiti da u svrhu obavljanja zadaća koje su im povjerene angažiraju vanjska tijela iz privatnog sektora samo kada je to potrebno i ne za zadaće koje uključuju izvršavanje javnih ovlasti ili bilo kakvu primjenu ovlaštenja za odlučivanje na temelju diskrecijskog prava.
(9)
Treba utvrditi načela kojih se treba pridržavati pri izvršenju prihoda i rashoda tijela javno-privatnog partnerstva
(10)
S obzirom na javno-privatnu prirodu tijela javno-privatnih partnerstva, a osobito doprinos privatnog sektora proračunu tijela javno-privatnog partnerstva, treba dopustiti fleksibilne postupke za dodjelu ugovora o nabavi. Odgovarajući postupci trebaju biti u skladu s načelima transparentnosti, proporcionalnosti, jednakog postupanja i nediskriminacije te dijelom odstupati od relevantnih odredbi utvrđenih u Delegiranoj uredbi Komisije (EU) br. 1268/2012 (3). Intenzivnijom suradnjom članova tijela JPP-a treba osigurati bolju i jeftiniju nabavu robe i usluga te izbjeći prekomjerne troškove pri upravljanju postupcima nabave. Tijelima JPP-a stoga bi trebalo omogućiti da bez potrebe pokretanja postupka nabave sklapaju ugovore sa svojim članovima, osim Unije, o nabavi robe, pružanju usluga ili izvođenju radova ako ti članovi robu dobavljaju, pružaju usluge ili izvode radove izravno bez posredovanja trećih osoba.
(11)
Radi bolje troškovne učinkovitosti treba osigurati mogućnost zajedničkih usluga ili prenošenja tih usluga na drugo tijelo ili Komisiju, osobito na način da se računovodstvenom službeniku Komisije povjere svi ili dio poslova računovodstvenog službenika tijela JPP-a.
(12)
Tijelima JPP-a također bi trebalo omogućiti da u određenim slučajevima angažiraju vanjske stručnjake za ocjenu zahtjeva za bespovratna sredstva, projekata i ponuda te davanje mišljenja i savjeta. Vanjski se stručnjaci odabiru u skladu s načelima nediskriminacije, jednakog postupanja i nepostojanja sukoba interesa.
(13)
Pri dodjeli bespovratnih sredstava i nagrada trebaju se primjenjivati odgovarajuće odredbe Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012, pri čemu se treba pridržavati posebnih odredbi osnivačkog akta tijela JPP-a ili osnovnog akta programa čija je provedba povjerena tijelu JPP-a kako bi se osigurala dosljednost provedbe s djelovanjima kojima izravno upravlja Komisija.
(14)
Ako se financijski izvještaji tijela JPP-a moraju konsolidirati u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, računovodstvenim pravilima tijela JPP-a treba se omogućiti konsolidaciju.
(15)
Ova bi Uredba trebala stupiti na snagu na dan objave u Službenom listu Europske unije kako bi se osiguralo pravodobno donošenje revidiranih financijskih propisa tijela JPP-a od 1. siječnja 2014. radi usklađivanja pravila za sljedeći višegodišnji financijski okvir,
DONIJELA JE OVU UREDBU:
POGLAVLJE 1.
PODRUČJE PRIMJENE
Članak 1.
Predmet
Ovom se Uredbom utvrđuju bitna načela na temelju kojih će tijelo javno-privatnog partnerstva (dalje u tekstu „tijelo JPP-a”) donijeti vlastita financijska pravila. Financijska pravila tijela JPP-a ne smiju odstupati od ove Uredbe, osim kada to zahtijevaju njegove specifične potrebe i uz prethodno odobrenje Komisije u skladu s člankom 209. stavkom četvrtim Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Tijela JPP-a u svoja financijska pravila moraju uključiti detaljne odredbe za provedbu navedenih načela.
Članak 2.
Definicije
Za potrebe ove Uredbe primjenjuju se sljedeće definicije:
-
„upravni odbor” znači glavno unutarnje tijelo tijela JPP-a koje je odgovorno za donošenje odluka o financijskim i proračunskim pitanjima, bez obzira na naziv tog tijela u osnivačkom aktu tijela JPP-a,
-
„direktor” znači osoba odgovorna za provedbu odluka upravnog odbora i izvršavanje proračuna tijela JPP-a kao dužnosnik za ovjeravanje, bez obzira na njegov naziv u osnivačkom aktu tijela JPP-a,
-
„član” znači član tijela JPP-a u skladu s osnivačkim aktom tijela JPP-a,
-
„osnivački akt” znači zakonodavni akt Unije kojim se uređuju glavni aspekti osnivanja i poslovanja tijela JPP-a,
-
„proračun tijela JPP-a” znači instrument koji za svaku financijsku godinu predviđa i odobrava sve prihode i rashode koji se smatraju potrebnima za to tijelo JPP-a.
Članak 3.
Područje primjene proračuna
Proračun tijela JPP-a sastoji se od:
(a)
prihoda tijela JPP-a koji se sastoje od:
i.
financijskih doprinosa članova za administrativne troškove;
ii.
financijskih doprinosa članova za operativne troškove;
iii.
prihoda dodijeljenih određenim stavkama rashoda;
iv.
prihoda koje je ostvarilo tijelo JPP-a;
(b)
rashoda tijela JPP-a, uključujući administrativne rashode.
POGLAVLJE 2.
PRORAČUNSKA NAČELA
Članak 4.
Poštovanje proračunskih načela
Proračun JPP-a donosi se i izvršava u skladu s načelima jedinstva, točnosti proračuna, jedne godine, uravnoteženosti, obračunske jedinice, univerzalnosti, specifikacije, dobrog financijskog upravljanja koje zahtijeva djelotvornu i učinkovitu unutarnju kontrolu i transparentnosti, kako je propisano ovom Uredbom.
Članak 5.
Načela jedinstva i točnosti proračuna
1. Nijedan prihod ne smije biti prikupljen niti rashod izvršen ako nije unesen u liniju proračuna tijela JPP-a.
2. Ne smije se preuzeti obveza za rashode ili odobriti rashod izvan okvira sredstava odobrenih proračunom tijela JPP-a.
3. Odobrena sredstva moguće je unijeti u proračun tijela JPP-a samo ako su namijenjena za stavku rashoda koja se smatra potrebnom.
4. Kamate pripisane plaćanjima pretfinanciranja iz proračuna tijela JPP-a ne isplaćuju se tijelu JPP-a.
Članak 6.
Načelo jedne godine
1. Odobrena sredstva unesena u proračun tijela JPP-a odobravaju se za jednu financijsku godinu koja traje od 1. siječnja do 31. prosinca.
2. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza pokrivaju ukupne troškove pravnih obveza preuzetih tijekom tekuće financijske godine.
3. Odobrena sredstva za plaćanje obuhvaćaju plaćanja za preuzete pravne obveze u financijskoj godini i prethodnim financijskim godinama.
4. Za administrativna odobrena sredstva izdaci ne smiju prelaziti očekivane prihode za dotičnu godinu, kako je navedeno u članku 3. točki (a) podtočki i.
5. Ovisno o potrebama tijela JPP-a neiskorištena odobrena sredstva mogu se uključiti u procjenu prihoda i rashoda za najviše tri sljedeće godine. Ta se sredstva trebaju prva koristiti.
6. Stavci 1. do 5. ne sprječavaju da se proračunske obveze za djelovanja koja traju dulje od jedne financijske godine rasporede tijekom nekoliko godina na godišnje obroke ako je to određeno temeljnim aktom te ako su povezane s administrativnim rashodima.
Članak 7.
Načelo uravnoteženosti
1. Prihodi i odobrena sredstva za plaćanja moraju biti uravnoteženi.
2. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza ne smiju prelaziti odgovarajući doprinos Unije kako je utvrđeno u sporazumu o godišnjem prijenosu sredstava sklopljenom s Komisijom, kojem se pribrajaju godišnji doprinosi drugih članova, drugi prihodi navedeni u članku 3. te iznos neiskorištenih odobrenih sredstava iz članka 6. stavka 5.
3. Tijelo JPP-a ne smije uzimati zajmove u okviru svog proračuna.
4. Ako je rezultat proračuna pozitivan, unosi se u proračun za sljedeću financijsku godinu kao prihod.
Ako je rezultat proračuna negativan, unosi se u proračun za sljedeću financijsku godinu kao odobrena sredstva za plaćanja.
Članak 8.
Načelo obračunske jedinice
Proračun tijela JPP-a sastavlja se i izvršava u eurima, te se i računi iskazuju u eurima. Međutim, za potrebe novčanog toka računovodstveni službenik ovlašten je obavljati transakcije u drugim valutama kako je utvrđeno u financijskim pravilima tijela JPP-a.
Članak 9.
Načelo univerzalnosti
1. Ne dovodeći u pitanje stavak 2., ukupni prihodi pokrivaju ukupna odobrena sredstva za plaćanja. Svi prihodi i rashodi iskazuju se u cijelosti bez međusobnog usklađivanja, uz primjenu eventualnih posebnih odredbi financijskih pravila tijela JPP-a o slučajevima kada se od zahtjeva za plaćanje mogu odbiti određeni iznosi koji se potom prosljeđuju na plaćanje u neto iznosu.
2. Prihodi određeni za posebne namjene, kao što su prihodi od zaklada, subvencija, darova i legata koriste se za financiranje određenih stavki rashoda.
3. Direktor može prihvatiti svaku donaciju u korist tijela JPP-a, kao što su zaklade, subvencije, darovi i legati.
Za donacije s kojima mogu biti povezani znatni financijski troškovi treba zatražiti prethodno odobrenje upravnog odbora koji odluku mora donijeti u roku od dva mjeseca od datuma primitka zahtjeva. Ako upravni odbor ne donese odluku u navedenom roku, smatrat će se da je donacija prihvaćena.
Iznos iznad kojeg se financijski trošak povezan s donacijom smatra znatnim utvrđuje se odlukom upravnog odbora.
Članak 10.
Načelo specifikacije
1. Odobrena sredstva određuju se za posebne namjene barem prema glavama i poglavljima.
2. Direktor može prenijeti odobrena sredstva s jednog poglavlja na drugo bez ograničenja i s jedne glave na drugu do iznosa od najviše 10 % odobrenih sredstava u godini navedenoj u liniji iz koje se sredstva prenose.
Direktor upravnom odboru može predložiti prijenos odobrenih sredstava s jedne glave na drugu iznad granice iz prvog podstavka. Upravni odbor se može usprotiviti takvom prijenosu sredstava u roku od tri tjedna. Nakon isteka tog roka smatrat će se da je prijenos odobren.
Direktor mora što prije obavijestiti upravni odbor o svim prijenosima izvršenima na temelju prvog podstavka.
Članak 11.
Načelo dobroga financijskog upravljanja
1. Odobrena sredstva koriste se u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, a posebno u skladu s načelima ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti.
2. Načelo ekonomičnosti zahtijeva da su sredstva kojima se tijelo JPP-a koristi u obavljanju svojih djelatnosti pravodobno dostupna, u primjerenoj količini i primjerene kvalitete te po najboljoj cijeni.
Načelo učinkovitosti odnosi se na postizanje najboljeg odnosa između upotrijebljenih sredstava i postignutih rezultata.
Načelo djelotvornosti odnosi se na postizanje određenih postavljenih ciljeva i željenih rezultata.
3. Za sva područja aktivnosti koje obuhvaća proračun tijela JPP-a postavljaju se određeni, mjerljivi, dostižni, odgovarajući i vremenski utvrđeni ciljevi. Postizanje tih aktivnosti za svaku se aktivnost prati pokazateljima uspješnosti, a informaciju o tome upravnom odboru dostavlja direktor jednom godišnje, najkasnije u dokumentima uz nacrt proračuna tijela JPP-a.
4. Ako osnivačkim aktom nije predviđeno da evaluacije provodi Komisija, tijelo JPP-a radi lakšeg odlučivanja provodi evaluacije, uključujući ex post evaluacije, svojih programa i aktivnosti koje za sobom povlače znatnu potrošnju, a rezultate evaluacije dostavlja upravnom odboru.
Članak 12.
Unutarnja kontrola izvršenja proračuna
1. Proračun tijela JPP-a mora se izvršavati u skladu s učinkovitom i djelotvornom unutarnjom kontrolom.
2. Za potrebe izvršenja proračuna tijela JPP-a, unutarnja kontrola definira se kao postupak koji se primjenjuje na svim razinama upravljanja i čija je svrha s razumnom sigurnošću utvrditi jesu li ostvareni sljedeći ciljevi:
(a)
djelotvornost, učinkovitost i ekonomičnost poslovanja;
(b)
pouzdanost izvješćivanja;
(c)
zaštita imovine i podataka;
(d)
sprečavanje, otkrivanje, ispravljanje i praćenje prijevara i nepravilnosti;
(e)
odgovarajuće upravljanje rizicima povezanima sa zakonitosti i pravilnosti osnovnih transakcija, uzimajući u obzir višegodišnju narav programa kao i narav dotičnih plaćanja.
3. Djelotvorna i učinkovita unutarnja kontrola temelji se na najboljim međunarodnim praksama i posebno obuhvaća elemente utvrđene u članku 32. stavcima 3. i 4. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 uzimajući u obzir ustroj i veličinu tijela JPP-a, narav zadaća koje su mu povjerene, iznose o kojima je riječ te uključene financijske i operativne rizike.
Članak 13.
Načelo transparentnosti
1. Proračun tijela JPP-a donosi se i izvršava, a financijsko izvještavanje izvršava u skladu s načelom transparentnosti.
2. Proračun tijela JPP-a uključujući plan radnih mjesta i donesene izmjene proračuna, uključujući usklađenja predviđena člankom 15. stavkom 1., objavljuje se na internetskim stranicama tijela JPP-a u roku od četiri tjedna od njegova donošenja te se dostavlja Komisiji i Revizorskom sudu.
3. Najkasnije do 30. lipnja sljedeće financijske godine tijelo JPP-a na svojim internetskim stranicama mora u standardnom obliku objaviti informacije o primateljima sredstava iz svog proračuna, u skladu s člankom 21. stavcima 2., 3. i 4. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012.
Objavljene informacije moraju biti lako dostupne, transparentne i sveobuhvatne. Prilikom stavljanja na raspolaganje navedenih informacija moraju se poštovati zahtjevi u pogledu povjerljivosti i sigurnosti, osobito zahtjevi u pogledu zaštite osobnih podataka propisani Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (4).
4. Stručnjaci angažirani u skladu s člankom 34. ove Uredbe objavljuju se na internetskim stranicama Unije.
POGLAVLJE 3.
FINANCIJSKO PLANIRANJE
Članak 14.
Procjene prihoda i rashoda
1. Tijelo JPP-a Komisiji i ostalim članovima mora dostaviti procjenu svojih prihoda i rashoda, osnovne smjernice na temelju kojih je procjena donesena te nacrt programa rada iz članka 31. stavka 4., najkasnije do 31. siječnja godine koje prethodi godini u kojoj će se izvršavati proračun tijela JPP-a.
2. Procjena prihoda i rashoda tijela JPP-a treba uključivati:
(a)
procjenu broja stalnih i privremenih radnih mjesta, prema funkcijskoj skupini i prema razredu, te procjenu broja ugovornog osoblja i upućenih nacionalnih stručnjaka, izraženog u ekvivalentima punog radnog vremena u okviru odobrenih proračunskih sredstava;
(b)
u slučaju promjene broja zaposlenih osoba, izjavu s obrazloženjem zahtjeva za novim radnim mjestima;
(c)
tromjesečnu procjenu gotovinskih plaćanja i primitaka;
(d)
informacije o ostvarenju svih ranije utvrđenih ciljeva za različite aktivnosti;
(e)
postavljene ciljeve za financijsku godinu na koju se odnosi procjena, uz navođenje posebnih proračunskih potreba namijenjenih za postizanje tih ciljeva;
(f)
administrativne troškove i izvršeni proračun tijela JPP-a u prethodnoj financijskoj godini;
(g)
iznos financijskog doprinosa članova i vrijednost doprinosa u naravi koje su dali članovi, osim Unije;
(h)
informacije o neiskorištenim odobrenim sredstvima koja su uključena u procjenu prihoda i rashoda po godinama u skladu s člankom 6. stavkom 5.
Članak 15.
Donošenje proračuna
1. Proračun tijela JPP-a i plan radnih mjesta, uključujući broj stalnih i privremenih radnih mjesta prema funkcijskoj skupini i prema razredu te broj ugovornog osoblja i upućenih nacionalnih stručnjaka, izražen u ekvivalentima punog radnog vremena, donosi upravni odbor u skladu s osnivačkim aktom tijela JPP-a. Detaljne odredbe mogu se utvrditi u financijskim pravilima tijela JPP-a. U slučaju izmjene proračuna tijela JPP-a, uključujući izmjene plana radnih mjesta, potrebno je izmijeniti proračun tijela JPP-a istim postupkom kojim je donesen prvobitni proračun tijela JPP-a. Proračun tijela JPP-a i, prema potrebi, izmjene proračuna tijela JPP-a moraju se uskladiti kako bi se u obzir uzeo iznos doprinosa Unije koji je utvrđen proračunom Unije.
2. Proračun tijela JPP-a sastoji se od računa prihoda i računa rashoda.
3. U proračunu tijela JPP-a mora biti iskazano sljedeće:
(a)
u računu prihoda:
i.
procijenjeni prihodi tijela JPP-a za predmetnu financijsku godinu („godina n”);
ii.
procijenjeni prihodi za prethodnu financijsku godinu i prihodi za godinu n-2;
iii.
odgovarajuće primjedbe za svaku liniju prihoda;
(b)
u računu rashoda:
i.
odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja za godinu n;
ii.
odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja za prethodnu financijsku godinu te preuzete obveze za rashode i rashodi plaćeni u godini n-2, pri čemu se potonji također iskazuju u postotku proračuna tijela JPP-a za godinu n;
iii.
sažeti izvještaj o rasporedu plaćanja koji dospijevaju u narednim financijskim godinama za podmirivanje preuzetih proračunskih obveza unesenih u proračun tijekom prethodnih financijskih godina;
iv.
odgovarajuće primjedbe za svaku potpodjelu.
4. U planu radnih mjesta, uz broj radnih mjesta odobrenih za financijsku godinu, mora biti prikazan i broj radnih mjesta odobrenih za prethodnu godinu te broj stvarno popunjenih radnih mjesta. Iste podatke treba prikazati za ugovorno osoblje i upućene nacionalne stručnjake.
POGLAVLJE 4.
FINANCIJSKI IZVRŠITELJI
Članak 16.
Izvršenje proračuna u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja
1. Direktor izvršava dužnosti dužnosnika za ovjeravanje. Direktor izvršava prihode i rashode iz proračuna tijela JPP-a u skladu s financijskim pravilima tijela JPP-a te u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja na vlastitu odgovornost i u okviru odobrenih proračunskih sredstava. Direktor je odgovoran osigurati da se ispune zahtjevi u pogledu zakonitosti i pravilnosti.
Ne dovodeći u pitanje odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje u pogledu sprječavanja i otkrivanja prijevara i nepravilnosti, tijelo JPP-a mora sudjelovati u aktivnostima sprječavanja prijevara Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF).
2. Direktor može prenijeti ovlasti za izvršenje proračuna na osoblje tijela JPP-a na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju, ako se Pravilnik primjenjuje na osoblje tijela JPP-a, u skladu s uvjetima utvrđenima u financijskim pravilima tijela JPP-a. Osobe ovlaštene na taj način mogu djelovati samo u okviru izričito dodijeljenih ovlasti.
Članak 17.
Ovlasti i dužnosti dužnosnika za ovjeravanje
1. Proračun tijela JPP-a izvršava direktor u službama koje su pod njegovim nadzorom.
2. Stručni tehnički poslovi i upravni pripremni ili pomoćni poslovi, koji ne uključuju izvršavanje javnih ovlasti niti primjenu ovlaštenja za odlučivanje na temelju diskrecijskog prava, mogu se na temelju ugovora povjeriti vanjskim subjektima ili tijelima iz privatnog sektora ako se to pokaže nužnim.
3. U skladu s minimalnim standardima koje je prihvatio upravni odbor te uzimajući u obzir rizike povezane s upravljačkim okruženjem i vrstu financiranih djelovanja, direktor uspostavlja organizacijsku strukturu i sustave unutarnje kontrole prikladne za izvršavanje njegovih dužnosti. Uspostava te strukture i sustava mora se obrazložiti analizom rizika koja uzima u obzir njihovu isplativost.
Direktor unutar svojih službi može uspostaviti stručnu i savjetodavnu funkciju koja će mu pomoći kontrolirati rizike koji su povezani s njegovim aktivnostima.
4. Dužnosnik za ovjeravanje mora čuvati popratne dokumente u vezi s obavljenim poslovima tijekom razdoblja od pet godina od datuma donošenja odluke o davanju razrješnice Komisiji u pogledu izvršenja proračuna Unije za dotičnu godinu. Osobni podaci koji nisu potrebni za potrebe kontrole i revizije moraju se izbrisati iz popratnih dokumenata ako je to moguće. Pritom je u svakom slučaju potrebno poštovati odredbe o čuvanju podataka o prometu u skladu s člankom 37. stavkom 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001.
Članak 18.
Ex ante kontrole
1. Svaki postupak podliježe barem ex ante kontroli operativnih i financijskih obilježja postupka, koja se temelji na analizi dokumenata i raspoloživim rezultatima već provedenih kontrola.
Ex ante kontrole obuhvaćaju pokretanje i provjeru postupka.
Pokretanje i provjera postupka odvojene su funkcije.
2. Pod pokretanjem postupka podrazumijevaju se svi postupci za pripremu akata o izvršenju proračuna tijela JPP-a koje donosi nadležni dužnosnik za ovjeravanje.
3. Podrazumijeva se da ex ante provjera postupka uključuje sve ex ante provjere koje uspostavi nadležni dužnosnik za ovjeravanje za provjeru poslovnih i financijskih aspekata.
4. Ex ante kontrolama potvrđuje se podudarnost zahtijevanih popratnih dokumenata s drugim dostupnim podacima.
Učestalost i detaljnost ex ante kontrola određuje nadležni dužnosnik za ovjeravanje uzimajući u obzir aspekte rizika i isplativosti. U slučaju nedoumica, dužnosnik za ovjeravanje nadležan za potvrđivanje predmetnih plaćanja zatražit će dodatne informacije ili provesti kontrolu na licu mjesta kako bi dobio razumnu potvrdu u okviru ex ante kontrole.
Svrha je ex ante kontrola utvrditi:
(a)
jesu li izdaci pravilni i u skladu s važećim odredbama;
(b)
je li primijenjeno načelo dobrog financijskog upravljanja iz članka 11.
Za potrebe provjera, nadležni dužnosnik za ovjeravanje može smatrati niz sličnih pojedinačnih transakcija u vezi s plaćama, mirovinama, naknadama za putne troškove i troškove zdravstvene zaštite kao jednu transakciju.
Članak 19.
Ex post kontrole
1. Nadležni dužnosnik za ovjeravanje može uspostaviti ex post kontrole kako bi provjerio već odobrene postupke nakon ex ante kontrola. Te se kontrole mogu organizirati na temelju uzorka prema riziku.
Ex post kontrole mogu se provoditi na temelju dokumenata ili, prema potrebi, na licu mjesta.
2. Ex post kontrole provodi osoblje koje nije odgovorno za ex ante kontrole. Osoblje odgovorno za ex post kontrole ne odgovara osoblju odgovornom za ex ante kontrole.
Osoblje odgovorno za kontrolu upravljanja financijskim poslovanjem mora biti stručno osposobljeno.
Članak 20.
Godišnja izvješća
Dužnosnik za ovjeravanje upravnom odboru dostavlja godišnje izvješće o obavljaju svojih dužnosti. U tu svrhu dužnosnik za ovjeravanje najkasnije do 15. veljače sljedeće financijske godine upravnom odboru i Komisiji mora dostaviti sljedeće:
(a)
izvješće o provedbi godišnjeg programa rada tijela JPP-a, izvršenju proračuna tijela JPP-a i kadrovskim resursima;
(b)
privremene financijske izvještaje tijela JPP-a, uključujući izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju iz članka 39.;
(c)
izjavu o upravljanju u kojoj dužnosnik za ovjeravanje navodi, osim ako je drugačije utvrđeno u bilo kakvim rezervama, da ima razumnu potvrdu:
i.
da su podaci propisno iskazani, potpuni i točni (istinit i vjeran prikaz);
ii.
da su izdaci korišteni u predviđene svrhe;
iii.
da postojeći sustavi kontrole daju potrebna jamstva vezana za zakonitost i ispravnost osnovnih transakcija;
(d)
sažetak završnih revizorskih izvješća i provedenih kontrola, uključujući analizu naravi i opsega pogrešaka i nedostataka utvrđenih u sustavima te provedenih ili planiranih korektivnih mjera.
Izvješće mora sadržavati rezultate poslovanja u odnosu na utvrđene ciljeve, rizike povezane s tim poslovanjem, korištenje osiguranih sredstava te učinkovitost i djelotvornost sustava unutarnje kontrole, te biti razmjerno prirodi povjerenih poslova i uključenih iznosa.
Direktor svake godine najkasnije do 1. srpnja Komisiji mora dostaviti dokumente iz točki (c) i (d) prvog stavka uključujući ocjenu tih dokumenata od strane upravnog odbora te odobreno godišnje izvješće o aktivnostima i završne financijske izvještaje zajedno s njihovim odobrenjem od strane upravnog odbora u skladu s člankom 43. stavkom 2. Komisija će navedene dokumente proslijediti Europskom parlamentu i Vijeću.
Članak 21.
Zaštita financijskih interesa Unije
1. Ako zaposlenik koji je uključen u financijsko upravljanje i kontrolu transakcija smatra da je odluka koju mora izvršiti ili prihvatiti na zahtjev nadređenoga nepravilna ili u suprotnosti s načelima dobrog financijskog upravljanja ili pravilima struke koja taj zaposlenik mora poštovati, o tome pisanim putem mora obavijestiti direktora koji također svoj odgovor mora dostaviti pisanim putem. Ako direktor ne poduzme nikakve mjere ili potvrdi prvotnu odluku ili uputu, a zaposlenik smatra da takva potvrda ne predstavlja zadovoljavajući odgovor na njegovo pitanje, zaposlenik o tome mora pisanim putem obavijestiti nadležno povjerenstvo iz članka 23. stavka 3. Povjerenstvo iz članka 23. stavka 3. o tome mora odmah obavijestiti upravni odbor.
2. U slučaju nezakonitih radnji, prijevare ili korupcije koji mogu naštetiti interesima tijela JPP-a ili njegovih članova, zaposlenik o tome mora obavijestiti vlasti i tijela imenovana na temelju važećeg zakonodavstva. Ugovori s vanjskim revizorima koji provode revizije financijskog upravljanja tijela JPP-a moraju sadržavati obvezu vanjskog revizora da dužnosnika za ovjeravanje obavijesti o bilo kakvoj sumnji na nezakonito djelovanje, prijevaru ili korupciju koji mogu naštetiti interesima tijela JPP-a ili njegovih članova.
Članak 22.
Računovodstveni službenik
1. Upravni odbor imenuje računovodstvenog službenika na kojeg se primjenjuje Pravilnik o osoblju, ako se Pravilnik primjenjuje na osoblje tijela JPP-a, koji je potpuno neovisan u obavljanju svojih dužnosti. Računovodstveni službenik je u tijelu JPP-a odgovoran za:
(a)
ispravno izvršenje plaćanja, naplatu prihoda i povrat iznosa utvrđenih kao potraživanja;
(b)
vođenje računovodstva, sastavljanje i prikazivanje izvještaja u skladu s poglavljem 8.;
(c)
provedbu, u skladu s poglavljem 8., računovodstvenih pravila i kontnog plana;
(d)
određivanje i potvrđivanje računovodstvenih sustava te, prema potrebi, potvrđivanje sustava koje je odredio dužnosnik za ovjeravanje za pribavljanje i opravdavanje računovodstvenih podataka; u vezi s navedenim, računovodstveni službenik ovlašten je u svakom trenutku provjeriti usklađenost s kriterijima potvrđivanja;
(e)
upravljanje riznicom.
2. Više tijela JPP-a može imenovati istog dužnosnika za ovjeravanje.
Tijela JPP-a mogu se dogovoriti s Komisijom da računovodstveni službenik Komisije istodobno bude i računovodstveni službenik tijela JPP-a.
Osim toga računovodstvenom službeniku Komisije mogu povjeriti i dio zadataka računovodstvenog službenika tijela JPP-a, pri čemu u obzir moraju uzeti troškove i koristi.
U slučaju iz ovog stavka također moraju poduzeti potrebne mjere kako bi se izbjegao svaki sukob interesa.
3. Računovodstveni službenik od dužnosnika za ovjeravanje mora pribaviti sve potrebne podatke za sastavljanje financijskih izvještaja koji daju istinit i vjeran prikaz financijskog položaja tijela JPP-a i izvršenja proračuna. Dužnosnik za ovjeravanje jamči pouzdanost tih podataka.
4. Prije nego što ih prihvati direktor, financijske izvještaje potpisuje računovodstveni službenik, čime potvrđuje da je u razumnoj mjeri uvjeren da izvještaji predstavljaju istinit i vjeran prikaz financijskog stanja tijela JPP-a.
U smislu prvog podstavka, računovodstveni službenik provjerava jesu li financijski izvještaji sastavljeni u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 38. te jesu li u financijskim izvještajima knjiženi svi prihodi i rashodi.
Računovodstveni službenik ovlašten je provjeriti dobivene podatke te provesti sve daljnje provjere koje smatra potrebnima da bi potpisao financijske izvještaje.
Računovodstveni službenik prema potrebi izražava rezerve, pri čemu mora točno objasniti njihovu narav i opseg.
U skladu sa stavkom 5., samo je računovodstveni službenik ovlašten upravljati novcem i novčanim ekvivalentima. Računovodstveni službenik odgovoran je za njihovo čuvanje.
5. Pri obavljanju svojih dužnosti računovodstveni dužnosnik određene poslove može prenijeti zaposlenicima u skladu s Pravilnikom o osoblju, ako se Pravilnik primjenjuje na osoblje tijela JPP-a, ako je to nužno za obavljanje njegovih dužnosti u skladu s financijskim pravilima tijela JPP-a.
6. Ne dovodeći u pitanje bilo kakve disciplinske mjere, upravni odbor u bilo kojem trenutku može privremeno ili konačno razriješiti dužnosti računovodstvenog službenika. U tom slučaju upravni odbor mora imenovati privremenog računovodstvenog službenika.
Članak 23.
Odgovornost financijskih izvršitelja
1. Članci od 16. do 25. ne dovode u pitanje kazneno-pravnu odgovornost financijskih izvršitelja prema mjerodavnom nacionalnom pravu i važećim odredbama o zaštiti financijskih interesa Unije i borbi protiv korupcije koja uključuje dužnosnike Unije ili dužnosnike država članica.
2. Svaki dužnosnik za ovjeravanje ili računovodstveni službenik podliježe disciplinskom postupku i plaćanju odštete, u skladu s Pravilnikom o osoblju. U slučaju nezakonitih radnji, prijevare ili korupcije koje mogu naštetiti interesima tijela JPP-a ili njegovih članova, predmet se upućuje nadležnim vlastima i tijelima određenima u skladu s važećim zakonodavstvom, a posebno OLAF-u.
3. Posebno povjerenstvo za financijske nepravilnosti koje je osnovala Komisija ili u kojem Komisija sudjeluje u skladu s člankom 73. stavkom 6. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 ima iste ovlasti u odnosu na tijelo JPP-a kao i u odnosu na službe Komisije, osim ako upravni odbor ne odluči osnovati funkcijski neovisno povjerenstvo ili sudjelovati u zajedničkom povjerenstvu koje je osnovalo više tijela. Za predmete koje dostave tijela JPP-a u posebnom povjerenstvu za financijske nepravilnosti koje je osnovala Komisija ili u kojem Komisija sudjeluje mora biti jedan zaposlenik tijela JPP-a.
Na temelju mišljenja povjerenstva iz prvog podstavka direktor odlučuje hoće li pokrenuti postupke radi disciplinske mjere ili plaćanje odštete. Ako povjerenstvo utvrdi sistemske probleme, dužnosniku za ovjeravanje mora dostaviti izvješće s preporukama. Ako se mišljenje odnosi na direktora, povjerenstvo izvješće šalje upravnom odboru i unutarnjem revizoru Komisije. Direktor se u svom izvješću na temelju članka 20. u anonimnom obliku poziva na mišljenja povjerenstva te navodi mjere koje su na temelju toga poduzete.
4. Od zaposlenika se može zahtijevati da, u cijelosti ili djelomično, nadoknadi svaku štetu koju je pretrpjelo tijelo JPP-a kao posljedicu njegovih težih povreda dužnosti za vrijeme rada ili u vezi s obnašanjem njegovih dužnosti. Tijelo za imenovanje donosi obrazloženu odluku nakon provedbe formalnosti koje su za disciplinske mjere propisane važećim zakonodavstvom.
Članak 24.
Sukob interesa
1. Financijskim izvršiteljima u smislu članaka od 16. do 25. i drugim osobama uključenim u izvršenje proračuna i upravljanje proračunom, uključujući pripremne akte za navedeno, te u reviziju i kontrolu proračuna, zabranjuje se poduzimanje radnji koje bi mogle dovesti do sukoba njihovih interesa s interesima tijela JPP-a.
Ako postoji taj rizik, dotična osoba mora se suzdržati od takve radnje i predmet uputiti direktoru koji u pisanom obliku potvrđuje postoji li sukob interesa. Navedena osoba o tome mora obavijestiti i svojeg nadređenog. Ako je izvršitelj direktor, predmet mora uputiti upravnom odboru.
Ako se utvrdi postojanje sukoba interesa, navedena osoba mora prestati s obavljanjem svih radnji koje su u vezi s predmetnim pitanjem. Sve odgovarajuće daljnje mjere poduzima direktor ili, ako se sukob interesa odnosi na direktora, upravni odbor.
2. Za potrebe stavka 1., sukob interesa postoji ako je ugroženo nepristrano i objektivno obnašanje funkcije financijskog izvršitelja ili druge osobe iz stavka 1., iz obiteljskih, emotivnih, političkih ili nacionalnih razloga, ekonomskog interesa ili bilo kojeg drugog zajedničkog interesa s primateljem.
Članak 25.
Razdvajanje dužnosti
Dužnosti dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika razdvajaju se i međusobno isključuju.
POGLAVLJE 5.
UNUTARNJA REVIZIJA
Članak 26.
Imenovanje, ovlasti i dužnosti unutarnjeg revizora
1. Tijelo JPP-a mora imati funkciju unutarnje revizije koja se obavlja u skladu s odgovarajućim međunarodnim standardima.
2. Funkciju unutarnje revizije obavlja unutarnji revizor Komisije. Unutarnji revizor ne može biti dužnosnik za ovjeravanje niti računovodstveni službenik.
3. Unutarnji revizor savjetuje tijelo JPP-a po pitanju upravljanja rizicima dajući mu neovisna mišljenja o kakvoći sustava upravljanja i kontrole, preporuke za poboljšanje uvjeta za provedbu postupaka te promičući dobro financijsko upravljanje.
Unutarnji revizor odgovoran je posebno za:
(a)
procjenu prikladnosti i djelotvornosti sustava unutarnjeg upravljanja te za uspješnost službi u provođenju programa i djelovanja u odnosu na rizike koji su s njima povezani;
(b)
procjenu učinkovitosti i djelotvornosti sustava unutarnje kontrole i revizije koji se primjenjuju na svaki postupak izvršenja proračuna.
4. Unutarnji revizor izvršava svoje dužnosti u vezi sa svim aktivnostima i službama tijela JPP-a. Unutarnji revizor mora imati puni i neograničeni pristup svim informacijama potrebnim za obavljanje njegovih dužnosti.
5. Unutarnji revizor u obzir uzima izvješće dužnosnika za ovjeravanje na temelju članka 20. i sve druge utvrđene informacije.
6. Unutarnji revizor izvješćuje upravni odbor i direktora o svojim nalazima i preporukama.
Unutarnji revizor dostavlja izvješće i u sljedećim slučajevima:
-
nisu uzeti u obzir kritični rizici i preporuke,
-
postoji znatno kašnjenje u provedbi preporuka danih u prijašnjim godinama.
Upravni odbor i direktor osiguravaju redovito praćenje provedbe preporuka danih u okviru revizije. Upravni odbor provjerava informacije iz članka 20. te utvrđuje jesu li preporuke provedene u cijelosti i na vrijeme.
7. Tijelo JPP-a fizičkim ili pravnim osobama koje sudjeluju u postupcima izvršenja prihoda mora dati kontaktne podatke unutarnjeg revizora za potrebe povjerljivog obraćanja unutarnjem revizoru.
8. Javnosti se omogućuje pristup izvješćima i nalazima unutrašnjeg revizora tek nakon što unutrašnji revizor potvrdi mjere poduzete za njihovu provedbu.
Članak 27.
Neovisnost unutarnjeg revizora
Neovisnost unutarnjeg revizora, odgovornost unutarnjeg revizora za mjere poduzete pri izvršavanju njegovih dužnosti te pravo unutarnjeg revizora da pokrene postupak pred Sudom Europske unije utvrđuje se u skladu s člankom 100. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Članak 28.
Uspostavljanje službe za unutarnju reviziju
1. Vodeći računa o isplativosti i dodanoj vrijednosti, upravni odbor može uspostaviti službu za unutarnju reviziju koja svoje zadaće obavlja u skladu s odgovarajućim međunarodnim normama.
Svrha, ovlasti i nadležnosti službe za unutarnju reviziju propisuju se aktom o osnivanju službe za unutarnju reviziju, a odobrava ih upravni odbor.
Godišnji revizijski plan službe za unutarnju reviziju sastavlja voditelj službe za unutarnju reviziju uzimajući u obzir, između ostalog, direktorovu ocjenu o riziku u tijelu JPP-a.
Godišnji revizijski plan revidira i odobrava upravni odbor.
Služba za unutarnju reviziju izvješćuje upravni odbor i direktora o svojim nalazima i preporukama.
Ako služba za unutarnju reviziju pojedinog tijela JPP-a nije isplativa ili nije u stanju ispuniti međunarodne norme, tijelo JPP-a može odlučiti koristiti zajedničku službu za unutarnju reviziju s drugim tijelima JPP-a koja djeluju u istom području politika.
U takvim se slučajevima upravni odbor dotičnih tijela JPP-a mora dogovoriti o praktičnim pitanjima zajedničke službe za unutarnju reviziju.
Izvršitelji unutarnje revizije moraju učinkovito surađivati tako što će razmjenjivati informacije i revizijska izvješća i, prema potrebi, donositi zajedničke ocjene rizika i provoditi zajedničke revizije.
2. Upravni odbor i direktor osiguravaju redovito praćenje provedbe preporuka koje je dala služba za internu reviziju.
POGLAVLJE 6.
POSTUPCI ZA IZVRŠENJE PRIHODA I RASHODA
Članak 29.
Izvršenje prihoda
1. Izvršenje prihoda obuhvaća sastavljanje procjena iznosa potraživanja, utvrđivanje dodijeljenih prava čiji je povrat potrebno osigurati te izdavanje naloga za povrat. Ono prema potrebi uključuje mogućnost odricanja od utvrđenih dodijeljenih prava.
2. Mora se osigurati povrat pogrešno plaćenih iznosa.
Ako povrat ne bude izvršen u roku utvrđenom u obavijesti o terećenju, računovodstveni službenik o tome mora obavijestiti nadležnog dužnosnika za ovjeravanje i odmah pokrenuti postupak za izvršenje povrata bilo kojim zakonom predviđenim sredstvima, uključujući, kada je to moguće, kompenzacijom i, ako to nije moguće, prisilnom naplatom.
Ako se nadležni dužnosnik za ovjeravanje planira u cijelosti ili djelomično odreći povrata utvrđenog iznosa potraživanja, osigurava da je to odricanje pravilno i u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja i proporcionalnosti. Odluka o odricanju mora biti obrazložena. U odluci o odricanju navode se mjere poduzete za osiguravanje povrata te zakonske i činjenične osnove na kojima se odluka temelji.
Računovodstveni službenik sastavlja popis dugovanih iznosa koji se moraju naplatiti. Prava tijela JPP-a na popisu su razvrstana prema datumu izdavanja naloga za povrat. Računovodstveni službenik navodi i odluke o odricanju ili djelomičnom odricanju od povrata utvrđenih iznosa. Popis se prilaže izvješću tijela JPP-a o proračunskom i financijskom upravljanju.
3. Za svaki dug koji nije otplaćen do datuma dospijeća navedenog u obavijesti o terećenju obračunavaju se kamate u skladu s Delegiranom uredbom (EU) br. 1268/2012.
4. Za potraživanja tijela JPP-a prema trećim osobama i potraživanja trećih osoba prema tijelu JPP-a vrijedi zastarni rok od pet godina.
Članak 30.
Doprinos članova
1. Tijelo JPP-a svojim članova podnosi zahtjev za isplatu čitavog ili dijela doprinosa u skladu s uvjetima i u vremenskim razmacima koji su utvrđeni osnivačkim aktom i dogovoreni s članovima.
2. Na sredstva koja tijelo JPP-a isplaćuje svojim članovima u obliku doprinosa obračunavaju se kamate u korist proračuna tijela JPP-a.
Članak 31.
Izvršenje rashoda
1. Kako bi izvršio rashode, nadležni dužnosnik za ovjeravanje preuzima proračunske i pravne obveze, potvrđuje rashode i odobrava plaćanja te poduzima pripremne radnje za izvršenje odobrenih sredstava.
2. Svaka stavka rashoda preuzima se kao obveza, potvrđuje, odobrava i plaća.
Potvrđivanje rashoda je postupak u kojem nadležni dužnosnik za ovjeravanje potvrđuje financijsku transakciju.
Odobravanje rashoda je postupak u kojem nadležni dužnosnik za ovjeravanje, nakon što je potvrdio dostupnost odobrenih sredstava, računovodstvenom službeniku izdaje nalog da plati potvrđeni rashod.
3. U pogledu mjera koje mogu proizvesti rashode na teret proračuna tijela JPP-a, nadležni dužnosnik za ovjeravanje prvo preuzima proračunsku obvezu prije nego što preuzme pravnu obvezu prema trećim osobama.
4. Prihvaćanjem godišnjeg programa rada tijela JPP-a upravni odbor daje odobrenje za rashode poslovanja tijela JPP-a za djelatnosti koje obavlja, pod uvjetom da su jasno utvrđeni elementi navedeni u ovom stavku.
U godišnjem programu rada navode se detaljni ciljevi i očekivani rezultati uključujući pokazatelje uspješnosti. Također sadrži opis djelovanja koja će se financirati te iznos dodijeljen svakom djelovanju.
Bitne izmjene godišnjeg programa rada donose se istim postupkom kojim je donesen prvobitni program rada, u skladu s odredbama osnivačkog akta.
Upravni odbor može prenijeti ovlasti za donošenje manje bitnih izmjena programa rada dužnosniku za ovjeravanje tijela JPP-a.
Članak 32.
Rokovi
Plaćanje rashoda mora se izvršiti u rokovima utvrđenim u Uredbi (EU, Euratom) br. 966/2012 i Delegiranoj uredbi (EU) br. 1268/2012 te u skladu s navedenim uredbama.
POGLAVLJE 7.
IZVRŠENJE PRORAČUNA TIJELA JPP-A
Članak 33.
Nabava
1. Za postupke nabave primjenjuje se glava V. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i Delegirana uredba (EU) br. 1268/2012 pridržavajući se stavaka od 3. do 6. ovog članka.
2. Tijelo JPP-a sudjeluje u središnjoj bazi podataka o isključenjima koju je uspostavila i kojom upravlja Komisija u skladu s člankom 108. opće Financijske uredbe.
3. Za ugovore vrijednosti između 60 000 EUR i graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 118. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 može se koristiti postupak utvrđen u Delegiranoj uredbi (EU) br. 1268/2012 za ugovore male vrijednosti koja ne prelazi 60 000 EUR.
4. Tijelo JPP-a na vlastiti zahtjev može sudjelovati kao javni naručitelj u dodjeli ugovora Komisije ili međuinstitucijskih ugovora te dodjeli ugovora drugih tijela Unije ili tijela JPP-a.
5. Tijelo JPP-a može sklopiti ugovor s Komisijom, međuinstitucijskim uredima, Prevoditeljskim centrom za tijela Europske unije osnovanim Uredbom Vijeća (EZ) br. 2965/94 (5) i drugim tijelima JPP-a radi nabave robe, pružanja usluga ili izvođenja radova koje potonji pružaju, bez obveze pokretanja postupka javne nabave.
Tijelo JPP-a može sklopiti ugovor sa svojim članovima, osim Unije, radi nabave robe, pružanja usluga ili izvođenja radova bez obveze pokretanja postupka javne nabave ako ti članovi robu dobavljaju, usluge pružaju ili radove izvode izravno bez posredovanja trećih osoba.
Roba, usluge ili radovi isporučeni na temelju prvog i drugog podstavka ne smatraju se dijelom doprinosa članova proračunu tijela JPP-a.
6. Tijelo JPP-a može koristiti zajedničke postupke nabave s javnim naručiteljima države članice domaćina radi pokrivanja svojih administrativnih potreba ili s javnim naručiteljima država članica, članica Europskog udruženja slobodne trgovine ili država kandidatkinja za pristupanje Uniji, koji su članovi tijela JPP-a. U tim se slučajevima članak 133. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012 primjenjuje mutatis mutandis.
Tijelo JPP-a može koristiti zajedničke postupke nabave sa svojim privatnim članovima ili javnim naručiteljima država koje sudjeluju u programima Unije, koji su članovi tijela JPP-a. U tim se slučajevima prvi stavak članka 133. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012 primjenjuje mutatis mutandis.
Članak 34.
Stručnjaci
Članak 287. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012 primjenjuje se mutatis mutandis na odabir stručnjaka ako u osnovnom aktu programa čija je provedba povjerena tijelu JPP-a u tu svrhu nije utvrđen posebni postupak. Stručnjaci se biraju na temelju njihove stručne sposobnosti, a naknada im se isplaćuje na temelju unaprijed obznanjenog fiksnog iznosa.
Tijelo JPP-a može koristiti popise koje su sastavili Komisija ili druga tijela Unije ili JPP-a.
U opravdanim slučajevima, kada se to smatra primjerenim, tijelo JPP-a može odabrati bilo koju osobu izvan popisa pod uvjetom da raspolaže odgovarajućim vještinama.
Vanjski stručnjaci odabiru se na temelju svojih vještina, iskustva i znanja prikladnih za izvršavanje poslova koji su im dodijeljen te u skladu s načelima nediskriminacije, jednakog postupanja i nepostojanja sukoba interesa.
Članak 35.
Bespovratna sredstva
Za bespovratna sredstva primjenjuje se glava VI. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i Delegirana uredba (EU) br. 1268/2012 uz pridržavanje posebnih odredbi osnivačkog akta.
Članak 36.
Nagrade
1. Za nagrade primjenjuje se glava VII. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i Delegirana uredba (EU) br. 1268/2012 uz pridržavanje stavka 2. ovog članka.
2. Natjecanja za nagrade jedinične vrijednosti 1 000 000 EUR ili veće mogu se objaviti samo ako su predviđena nacrtom programa rada iz članka 14. stavka 1.
Članak 37.
Pravna sredstva
1. Ako postupovna radnja dužnosnika za ovjeravanje negativno utječe na prava podnositelja zahtjeva ili ponuditelja, korisnika ili izvoditelja, ta radnja mora sadržavati uputu o raspoloživim pravnim sredstvima za osporavanje navedenog akta u upravnim i/ili sudskim postupcima.
2. Posebno treba naznačiti narav pravnog sredstva, tijelo ili tijela pred kojima se može uložiti, kao i rokove ostvarivanja prava na njega.
3. Stavci 1. i 2. primjenjuju se uz pridržavanje posebnih postupaka utvrđenih u osnovnim aktima programa čija je provedba povjerena tijelu JPP-a.
POGLAVLJE 8.
RAČUNOVODSTVO
Članak 38.
Mjerodavna pravila za financijske izvještaje
Tijelo JPP-a mora uspostaviti računovodstveni sustav koji omogućuje pravodobno pružanje točnih, potpunih i pouzdanih informacija.
Računovodstvo JPP-a mora biti u skladu s računovodstvenim pravilima navedenim u članku 143. uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Članak 39.
Struktura financijskih izvještaja
Izvještaji tijela JPP-a moraju sadržavati:
(a)
financijske izvještaje tijela JPP-a;
(b)
izvješća o izvršenju proračuna tijela JPP-a (izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju).
Tijelo JPP-a mora sastaviti izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju za tekuću financijsku godinu. U tom se izvješću mora navesti barem podatak o stopi izvršenja odobrenih sredstava, izraženoj u apsolutnom iznosu i u postotku, te sažeti podaci o prijenosima odobrenih sredstava između različitih proračunskih stavki.
Ako se financijski izvještaji tijela JPP-a moraju konsolidirati u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, tijelo JPP-a Europskom parlamentu, Vijeću i Revizorskom sudu mora poslati izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju, do 31. ožujka sljedeće financijske godine.
Članak 40.
Računovodstvena načela
Financijski izvještaji iskazuju podatke, uključujući podatke o računovodstvenim načelima, tako da se osigura njihova relevantnost, pouzdanost, usporedivost i razumljivost. Financijski izvještaji sastavljaju se u skladu s općeprihvaćenim računovodstvenim načelima utvrđenima u računovodstvenim pravilima u skladu s člankom 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 ili međunarodnim računovodstvenim standardima za javni sektor na temelju nastanka poslovnog događaja (dalje u tekstu: „IPSAS”).
Članak 41.
Financijski izvještaji
1. Financijski izvještaji iskazuju se u eurima i obuhvaćaju:
(a)
bilancu stanja i izvještaj o financijskom rezultatu, koji predstavljaju svu aktivu i pasivu, financijski položaj i poslovni rezultat na dan 31. prosinca prethodne godine; iskazuju se u skladu s računovodstvenim pravilima navedenima u članku 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 ili IPSAS-a na temelju nastanka poslovnog događaja;
(b)
izvještaj o novčanom toku koji prikazuje naplaćene i isplaćene iznose tijekom godine, kao i završno stanje riznice;
(c)
izvještaj o promjenama u neto aktivi koji daje pregled kretanja u pričuvi i akumulirane rezultate tijekom godine.
2. Bilješke uz financijske izvještaje dopunjuju i daju komentare na podatke prikazane u izvještajima iz stavka 1. te pružaju sve dodatne podatke koje propisuje međunarodno prihvaćena računovodstvena praksa ako su ti podaci bitni za djelatnosti tijela JPP-a.
Članak 42.
Izvješća o izvršenju proračuna
Izvješća o izvršenju proračuna iskazuju se u eurima. Ona sadržavaju:
(a)
izvješća koja objedinjuju sve proračunske postupke za godinu u smislu prihoda i rashoda;
(b)
objašnjenja koja dopunjuju i daju komentare na podatke dane u izvješćima.
Struktura izvješća o izvršenju proračuna ista je kao i ona samog proračuna.
Članak 43.
Privremeni financijski izvještaji i odobrenje završnih financijskih izvještaja
1. Ako se financijski izvještaji tijela JPP-a moraju konsolidirati u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, računovodstveni službenik tijela JPP-a Revizorskom sudu mora dostaviti privremene financijske izvještaje do 15. veljače sljedeće financijske godine.
U slučaju iz prvog podstavka, računovodstveni službenik tijela JPP-a do 15. veljače sljedeće godine računovodstvenom službeniku Komisije mora dostaviti i paket izvještaja u standardnom formatu koji je računovodstveni službenik Komisije utvrdio za potrebe konsolidacije.
2. Završne financijske izvještaje tijela JPP-a sastavlja računovodstveni službenik. Direktor ih do 15. ožujka mora dostaviti upravnom odboru na odobravanje zajedno s mišljenjem vanjskog revizora iz članka 46.
Ako se financijski izvještaji tijela JPP-a moraju konsolidirati u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, računovodstveni službenik završne financijske izvještaje zajedno s mišljenjem vanjskog revizora iz članka 46. i odobrenjem upravnog odbora mora dostaviti Revizorskom sudu, Europskom parlamentu i Vijeću do 1. srpnja sljedeće financijske godine. U tom slučaju računovodstveni službenik tijela JPP-a do 1. srpnja računovodstvenom službeniku Komisije mora dostaviti i paket izvještaja u standardnom formatu koji je računovodstveni službenik Komisije utvrdio za potrebe konsolidacije.
Ako se financijski izvještaji tijela JPP-a moraju konsolidirati u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, računovodstveni službenik tijela JPP-a na dan slanja završnih financijskih izvještaja Revizorskom sudu mora dostaviti izjavu povezanu s tim završnim financijskim izvještajima, uz primjerak računovodstvenom službeniku Komisije.
Završnim financijskim izvještajima prilaže se bilješka koju sastavlja računovodstveni službenik u kojoj izjavljuje da su završni financijski izvještaji sastavljeni u skladu s ovim poglavljem te važećim računovodstvenim načelima, pravilima i metodama.
Odobreni završni financijski izvještaji tijela JPP-a objavljuju se na internetskim stranicama u roku od jednog mjeseca od odobravanja.
Članak 44.
Računovodstveni sustav
1. Ako se financijski izvještaji tijela JPP-a moraju konsolidirati u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, računovodstveni službenik Komisije u skladu s člankom 152. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 mora donijeti usklađeni kontni plan koji mora primjenjivati tijelo JPP-a.
2. Računovodstveni sustav sastoji se od općeg računovodstva i proračunskog računovodstva. Računovodstvo se vodi u eurima na temelju kalendarske godine.
3. Općim računovodstvom kronološkim se redom bilježe, koristeći se načelom dvojnog knjigovodstva, svi događaji i radnje koji utječu na ekonomski i financijski položaj te aktivu i pasivu institucija i tijela JPP-a.
4. Proračunsko računovodstvo pruža detaljan prikaz izvršenja proračuna tijela JPP-a. U njemu moraju biti iskazane sve transakcije proračunskih prihoda i rashoda.
Članak 45.
Vođenje evidencije imovine
Tijelo JPP-a vodi evidenciju koja prikazuje količinu i vrijednost sve materijalne, nematerijalne i financijske aktive koja čine njegovu imovinu ili imovinu Unije. Ako se financijski izvještaji tijela JPP-a moraju konsolidirati u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, tijelo JPP-a mora voditi tu evidenciju u skladu s predloškom koji sastavlja računovodstveni službenik Komisije. Tijelo JPP-a mora provjeriti odgovaraju li unosi u evidenciji imovine stvarnom stanju.
POGLAVLJE 9.
VANJSKA REVIZIJA I SUZBIJANJE PRIJEVARA
Članak 46.
Vanjska revizija
Tijelo JPP-a podliježe neovisnoj vanjskoj reviziji koju u skladu s međunarodno prihvaćenim revizijskim standardima provodi neovisno revizorsko tijelo. U mišljenju vanjskog revizora utvrđuje se daju li financijski izvještaji istinit i vjeran prikaz, funkcioniraju li dobro postojeći sustavi kontrole i jesu li osnovne transakcije zakonite i pravilne. U mišljenju se također navodi dovodi li revizija u pitanje navode u izjavi o upravljanju iz članka 20. Mišljenje se dostavlja upravnom odboru. Komisiji se dostavlja zajedno sa završnim financijskim izvještajima tijela JPP-a najkasnije do 15. ožujka.
Članak 47.
Pregled financijskih izvještaja koje obavlja Revizorski sud
1. Ako u osnivačkom aktu tijela JPP-a nije drukčije utvrđeno, Revizorski sud pregledava financijske izvještaje tijela JPP-a u skladu s člankom 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije. Pri pregledu financijskih izvještaja Revizorski sud u obzir može uzeti reviziju neovisnog vanjskog revizora iz članka 46. Uredbe te mjere koje su poduzete kao odgovor na njegove nalaze.
2. Na pregled koji obavlja Revizorski sud primjenjuju se članci od 158. do 163. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Članak 48.
Provjere na licu mjesta koje provodi Komisija, Revizorski sud i OLAF
1. Ne dovodeći u pitanje članak 47. stavak 1., tijelo JPP-a osoblju Komisije i drugim osobama koje ona ovlasti te Revizorskom sudu mora odobriti pristup svojim lokacijama i prostorima te svim podacima, uključujući podatke u elektroničkom obliku, koji su im potrebni za provedbu revizija.
2. Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) može provoditi istrage, uključujući provjere na licu mjesta i inspekcije, u skladu s odredbama i postupcima iz Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 (6) Europskog parlamenta i Vijeća te Uredbe Vijeća (Euratom, EZ) br. 2185/96 (7) s ciljem utvrđivanja je li došlo do prijevare, korupcije ili drugih nezakonitih radnji koje utječu na financijske interese Unije u odnosu na bespovratna sredstva ili ugovor koji financira tijelo JPP-a.
3. Ne dovodeći u pitanje stavke 1. i 2., u ugovorima, sporazumima i odlukama tijela JPP-a moraju biti sadržane odredbe kojima se Europski revizorski sud i OLAF izričito ovlašćuju za provođenje tih revizija i istraga u skladu s njihovim nadležnostima.
POGLAVLJE 10.
ZAVRŠNE I PRIJELAZNE ODREDBE
Članak 49.
Zahtjevi za informacije
Komisija i članovi tijela JPP-a, osim Unije, od tijela JPP-a mogu zatražiti sve potrebne informacije ili objašnjenja u vezi s proračunskim pitanjima koja su u njihovoj nadležnosti.
Članak 50.
Donošenje financijskih pravila tijela JPP-a
Svako tijelo iz članka 209. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 mora donijeti nova financijska pravila koja na snagu stupaju 1. siječnja 2014. ili, u svakom slučaju, u roku od devet mjeseci od datuma kada se na tijelo JPP-a počinje primjenjivati članak 209. te Uredbe.
Članak 51.
Stupanje na snagu
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 30. rujna 2013.