ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1268/2012 НА КОМИСИЯТА
от 29 октомври 2012 година
относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално членове 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 и 209 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (2) бе съществено изменен и заменен с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“). Поради това е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности (3) да се приведе в съответствие с Финансовия регламент. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 да бъде заменен.
(2)
Съгласно член 290 от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“) законодателен акт може да делегира на Комисията правомощието да приема незаконодателни актове само с цел допълване или изменяне на някои несъществени елементи на законодателния акт. Вследствие на това някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 са включени във Финансовия регламент. Поради това тези разпоредби следва да не бъдат включени в настоящия регламент.
(3)
По време на своята подготвителна работа Комисията проведе подходящи консултации, включително на експертно равнище, и предаде едновременно, своевременно и по подходящ начин съответните документи на Европейския парламент и Съвета.
(4)
Що се отнася до бюджетните принципи, и по-специално до принципа на единство, опростяването на правилата, уреждащи генерирането и събирането на лихви, начислени върху предварителното финансиране, и по-специално отказването от задължението на получателите на безвъзмездни средства да генерират такива лихви, прави неактуални разпоредбите относно обхвата и условията за събиране на лихвите. В случаите, в които такова задължение се налага на субектите, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, правилата, уреждащи посочването, използването и счетоводното отчитане на генерираните лихви, следва да бъдат включвани в споразуменията за делегиране, сключени с тези субекти. В случаите, в които начислените върху предварителното финансиране лихви се дължат на Съюза въз основа на тези споразумения, тези лихви следва да се изплащат на бюджета като целеви приходи.
(5)
По отношение на принципа на ежегодност е важно да се пояснят значението на годишните бюджетни кредити и подготвителните етапи на процедурата по поемане на задължения, която, ако бъде приключена до 31 декември, може да позволи пренасяне на бюджетни кредити за поети задължения.
(6)
Що се отнася до принципа на разчетна единица, следва да бъдат посочени валутните курсове, които следва да се използват за конвертирането на еврото в другите валути за нуждите на управлението на паричния поток и отчетите. Освен това следва да се повиши прозрачността в счетоводното отчитане на резултатите от такива операции по конвертиране на валути. След въвеждането на еврото следва да се премахне задължението на Комисията да предоставя на държавите членки информация за паричните преводи, извършвани между различни валути.
(7)
Що се отнася до дерогациите от принципа на универсалност, следва да бъде уточнено бюджетното третиране на целевите приходи, по-конкретно на вноските от държавите членки или трети държави по определени програми на Съюза, както и ограниченията за нетиране на приходите и разходите. По-конкретно, като се има предвид настоящата практика, по съображения за правна сигурност е необходимо да се поясни, че по правило целевите приходи следва да генерират бюджетни кредити за поети задължения и за плащания автоматично, веднага след като приходите бъдат получени от институцията. Необходимо е също да се уточнят случаите, в които по изключение целевите приходи могат да бъдат предоставяни, преди приходите да са реално получени от институцията.
(8)
Относно принципа на специфичност следва да се даде точно определение за изчисляването на процента на бюджетните кредити, които институциите имат право да прехвърлят по силата на своята независимост. Европейският парламент и Съветът следва да получават пълна информация посредством подробно обяснение на исканията за трансфери, които трябва да им се изпращат.
(9)
Що се отнася до доброто финансово управление, нужно е да се посочат целите на предварителната, междинната и последващата оценка на програмите и дейностите, минималната честота на тяхното извършване и информацията, която трябва да се съдържа в законодателната финансова обосновка.
(10)
По отношение на принципа на прозрачност публикуването на данни с името на съответните получатели на средства и точните суми, получени от тях, повишава прозрачността по отношение на използването на съответните средства. Такава предоставена на гражданите информация засилва публичния контрол на целта, за която средствата са предоставени, и спомага за най-доброто използване на публичните средства. Същевременно, когато получателите са физически лица, при такова публикуване трябва да се спазват правилата за защита на личните данни. Поради това личните данни следва да се публикуват само ако това е необходимо и пропорционално на преследваната основателна цел.
(11)
Информацията относно използването на средства на Съюза следва да се публикува на уебсайт на институциите и да съдържа поне името, местоположението, сумата и предназначението на средствата. Тази информация следва да отчита критериите, залегнали в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент, и по-конкретно вида и размера на отпуснатите средства.
(12)
Името и местоположението на получателите на средства на Съюза следва да се публикуват за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени вследствие на откриването на публична процедура на конкурентна основа, какъвто е случаят по-конкретно с конкурсите, поканите за представяне на предложения и на оферти, при зачитане на принципите на ДФЕС, и по-специално принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация. Освен това такова публикуване следва да допринася за осъществяването на контрол върху процедурите за публичен подбор от страна на отхвърлените кандидати в конкурентната процедура.
(13)
Публикуването на лични данни на физически лица следва да не надхвърля срока, през който средствата се използват от получателя, поради което трябва да се прекратява след изтичане на две години. Същото следва да се отнася и за личните данни на юридическите лица, чието официално наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
(14)
В повечето случаи, попадащи в обхвата на настоящия регламент, публикуването се отнася до юридическите лица.
(15)
Когато става въпрос за физически лица, такова публикуване следва да се предвижда само при съблюдаване на принципа на пропорционалност между размера на отпуснатата сума и необходимостта от контрол на най-добрия начин на използване на средствата. По отношение на физическите лица публикуването на региона от ниво NUTS 2 съответства на целта да се публикуват получателите, гарантира равно третиране на държавите членки с различна големина, като същевременно се зачита правото на получателите на личен живот, и по-специално на защита на личните им данни.
(16)
Информацията за стипендиите и други преки помощи, отпускани на физическите лица в най-голяма нужда, следва да не се публикува.
(17)
За да се гарантира спазването на принципа на равно третиране на получателите на средства, публикуването на информация във връзка с физическите лица следва да бъде осигурено и в съответствие със задължението на държавите членки да осигурят голяма прозрачност на поръчките, чиято стойност надхвърля сумата в Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 31 март 2004 г. относно координирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки (4).
(18)
Името и местоположението на получателя, както и сумата и предназначението на средствата следва да не се публикуват, ако това може да застраши неприкосновеността на получателя, защитен от Хартата на основните права на Европейския съюз, или би навредило на законните търговски интереси на получателя.
(19)
Бюджетната номенклатура следва да осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес.
(20)
Следва да бъдат посочени и действията, които има вероятност да породят конфликт на интереси.
(21)
По отношение на непрякото управление е необходимо да се установят рамката за това делегиране на правомощия и съдържанието на споразумението за делегиране. Всеки субект или лице, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, следва да гарантира степен на защита на финансовите интереси на Съюза, еквивалента на изискваната по Финансовия регламент. Следва да бъдат посочени условията, при които Комисията може да приема, че системите, правилата и процедурите на тези субекти или лица са еквивалентни на нейните, за да се обезпечи доброто финансово управление на средствата на Съюза от субектите със задачи по изпълнението на бюджета.
(22)
Изпълнителните агенции, които остават под контрола на Комисията, следва да бъдат признати за оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на тази институция за изпълнението на бюджета на Съюза.
(23)
В случай на непряко управление с международни организации следва да бъдат посочени организациите, които отговарят на условията за този вид управление.
(24)
Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга, следва да бъдат определени условията за тяхното посочване.
(25)
За непрякото управление е необходимо да се установят подробни правила за процедурите за разглеждане и приемане на отчетите и за изключване от финансиране от Съюза на разходите, за които са отпуснати средства в нарушение на приложимите правила.
(26)
Частноправните субекти, извършващи подготвителни или помощни задачи от името на Комисията, следва да бъдат избирани в съответствие с процедурите за възлагане на обществени поръчки.
(27)
Що се отнася до ролята на финансовите участници, реформата на финансовото управление, както и премахването на централизираните предварителни проверки, повишава отговорностите на разпоредителите с бюджетни кредити при всички приходни и разходни операции, включително от гледна точка на системите за вътрешен контрол. Европейският парламент и Съветът следва в бъдеще да бъдат уведомявани за възлагането или прекратяването на функциите на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити. Следователно следва да бъдат определени и задачите, отговорностите и принципите на процедурите, които трябва да бъдат спазвани. Интернализирането на предварителните проверки налага по-конкретно да се прави ясно разграничение между задачите, свързани с инициирането на операции в изпълнение на бюджета, и задачите, свързани с проверката на тези операции. Освен това всяка институция следва да приеме кодекс на професионалните стандарти, който се прилага за служителите, отговарящи за предварителните и последващите проверки. Необходимо е също да се предвиди поетите отговорности да бъдат отчитани в годишен доклад до институцията, която отговаря, освен за други неща, за последващите проверки. Следва да се съхранява оправдателната документация във връзка с извършените операции. На последно място, всички различни форми на процедурата на договаряне за възлагане на обществени поръчки следва, тъй като тези поръчки представляват дерогации от обичайните процедури за възлагане на обществени поръчки, да бъдат предмет на специален доклад до институцията и на съобщение до Европейския парламент и Съвета.
(28)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 следва да бъде адаптиран, за да бъде взета предвид двойната роля на ръководителя на делегация като вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“) и що се отнася до оперативните бюджетни кредити, за Комисията.
(29)
С цел поясняване на отговорностите е необходимо да се даде точно определение на задачите и отговорностите на счетоводителя във връзка със счетоводните системи, управлението на касата, управлението на банковите сметки и досиетата на трети страни. Следва да бъдат определени и условията за прекратяване на функциите на счетоводителя.
(30)
Следва да бъдат също определени условията за използване на сметките за авансови средства - система за управление, представляваща изключение от обичайните бюджетни процедури, като следва да бъдат определени и задачите и отговорностите на администраторите на авансови средства, както и тези на разпоредителя с бюджетни кредити и счетоводителя във връзка с контрола на сметките за авансови средства. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции. По съображения за ефикасност в делегациите следва да се открива само една сметка за авансови средства - за бюджетните кредити от частта на бюджета, предназначена за Комисията, и от частта на бюджета, предназначена за ЕСВД. Оказа се необходимо да се въведе възможността за използване на дебитни карти, свързани със сметките за авансови средства, за да се улеснят плащанията, по-специално в делегациите и представителствата на Съюза, и за да се избегнат рисковете, свързани с работата с пари в брой.
(31)
Когато бъдат определени задачите и отговорностите на всеки финансов участник, последният може да бъде държан отговорен само съгласно условията, съдържащи се в Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Специалният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден във всяка институция, се оказа ефикасен механизъм за определяне на това дали са налице нередности от финансово естество и следователно трябва да се запази. Необходимо е да се установи процедурата, чрез която разпоредителят с бюджетни кредити може да иска потвърждение за инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, и по този начин да се освобождава от всякаква отговорност.
(32)
Що се отнася до приходите, с изключение на специалния случай на собствените ресурси, попадащи в обхвата на Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (5), трябва да се определят задачите и проверките, попадащи в отговорността на разпоредителите с бюджетни кредити на различните етапи от процедурата: установяване на прогноза за вземанията, нареждане за събиране, изпращане на дебитното известие, с което длъжникът се уведомява, че вземането е установено, изчисляване на евентуална лихва за забава и решението, при необходимост, за отказ от вземане при спазване на критерии, гарантиращи съблюдаване на принципа на добро финансово управление, за да се обезпечи ефикасно събиране на приходите.
(33)
Необходимо е да се уточни ролята на счетоводителя в събирането на приходите и по отношение на удължаването на срока за плащане на разходите. Счетоводителят следва да разполага също с гъвкавост при събирането на плащания, като например възможността директно да прихваща дългове или, при извънредни обстоятелства и при надлежно съблюдаване на принципа на пропорционалност, да отменя изискването за предоставяне на гаранция за изплащане на дълг, когато длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция.
(34)
За да се обезпечи управлението на активите, като същевременно се генерира финансово възнаграждение, е необходимо условно платените суми, като глобите в областта на конкуренцията, които се оспорват, да се инвестират във финансови активи и да се уточни за каква цел ще се използват лихвите, генерирани от тези инвестиции.
(35)
За да се гарантира, че Комисията разполага с цялата необходима информация за приемането на решенията за финансиране, е необходимо да се установят минималните изисквания за съдържанието на решенията за финансиране в областта на безвъзмездните средства, обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти.
(36)
Що се отнася до разходите, следва да бъдат дефинирани връзката между решенията за финансиране, глобалните поети задължения и индивидуалните поети задължения и характеристиките на тези различни етапи, за да се въведе ясна рамка за различните етапи от изпълнението на бюджета.
(37)
Необходимо е да се поясни връзката между утвърждаването, разрешаването и платежните операции и проверките, които трябва да извършва разпоредителят с бюджетни кредити при проверката на разходите с резолюция „прието за плащане“. Следва да бъдат посочени документите, които трябва да бъдат изготвяни в подкрепа на плащанията, както и да бъдат определени правила за изчистването на предварителното финансиране и на междинните плащания.
(38)
Следва да се определят подробни правила за прилагането на сроковете, които важат за операциите по утвърждаване и плащане, като бъде взета под внимание Директива 2011/7/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 16 февруари 2011 г. относно борбата със забавяне на плащането по търговски сделки (6), за да се предотврати ненужното забавяне на плащанията в полза на получателите.
(39)
За вътрешния одит е необходимо да се установи процедурата за назначаване на одитора и за гарантиране на неговата независимост в рамките на институцията, която го е назначила и на която той трябва да докладва за дейността си. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции, за да се осигури прозрачност спрямо Европейския парламент и Съвета.
(40)
Правилата относно обществените поръчки следва да се основават на Директива 2004/18/ЕО. Необходимо е да се определят различните видове процедури за възлагане на обществени поръчки, приложимите мерки за оповестяване и публикуване, условията, при които може да се използва конкретен вид процедура, и основните характеристики на съществуващите процедури, посочването на критериите за подбор и възлагане, правилата за достъп до тръжните документи и за комуникация с оферентите или кандидатите и за случаите, при които Комисията възлага поръчки за свои нужди, приложимите прагове и правилата за определяне на стойността на поръчките, които ще бъдат възлагани.
(41)
Целта на процедурите за възлагане на обществени поръчки е задоволяване на нуждите на институцията при възможно най-добрите условия, като същевременно се гарантира равният достъп до обществените поръчки и се съблюдават принципите на прозрачност и недопускане на дискриминация. С цел осигуряване на прозрачност и равно третиране на кандидатите и оферентите, както и пълната отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити при крайния избор, е необходимо да се определи процедурата за отваряне и оценяване на офертите и заявленията за участие, от назначаването на комисия до обоснованото и документирано решение за възлагане, която процедура в крайна сметка попада в рамките на дейността на възложителя.
(42)
Като се вземе предвид опитът от миналото, е необходимо да се установи нова процедура за възлагане на обществени поръчки за поръчките със средна стойност. Нужно е да се позволи използването на „списък на потенциалните оференти“ при същите условия като съществуващите за поканите за изразяване на интерес, тъй като този списък води до по-малка административна тежест за потенциалните оференти.
(43)
За да се защитят финансовите интереси на Съюза по време на изпълнението на поръчките, е необходимо да се допусне възможността да се изисква от субектите, които осигуряват финансовия капацитет в рамките на възлагането на обществените поръчки, да носят солидарна отговорност за изпълнението на съответната поръчка.
(44)
С цел защита на финансовите интереси на Съюза и гарантиране на контрола върху изпълнението на поръчките е необходимо да се допусне възможността да се изисква от изпълнителя самият той да изпълнява пряко определени задачи от критично естество.
(45)
За да се гарантира, че поръчките се изпълняват по най-високи професионални стандарти, е необходимо да се допусне възможността за отхвърляне на оференти, които имат потенциални конфликти на интереси.
(46)
Като се има предвид, че изискването на финансови гаранции вече не се прилага по подразбиране, е нужно да бъдат определени критериите, по които такива гаранции могат да бъдат изисквани.
(47)
Необходимо е да се поясни обхватът на дела за безвъзмездните средства, по-специално по отношение на вида на дейността или на органа от общ европейски интерес, които отговарят на условията за отпускане на безвъзмездни средства, както и по отношение на видовете правни задължения, които могат да се използват за покриване на безвъзмездните средства. За тези правни задължения следва да бъдат уточнени критериите за избор между споразумения и решения, тяхното минимално съдържание и възможността за сключване на индивидуално споразумение или решение за безвъзмездни средства в рамките на рамковите партньорства, за да се гарантира равно третиране и за да се избегне ограничаването на достъпа до средства на Съюза.
(48)
Обхватът на дела за безвъзмездните средства следва да отчита и въвеждането във Финансовия регламент, от една страна, на специфични дялове за наградите и финансовите инструменти и от друга страна, на ключовите правила, приложими за безвъзмездните средства, допустимите разходи, премахването на принципа на постепенно намаляване, използването на опростени форми безвъзмездни средства (еднократни суми, единични разходи и единни ставки) и отпадането на задължителното предоставяне на гаранции за предварителното финансиране.
(49)
Напредъкът към електронен обмен на информация и електронно подаване на документи, които представляват основна мярка за опростяване, следва да бъде съпътстван от ясни условия за приемане на системите, които ще се използват, за да се създаде надеждна от правна гледна точка среда.
(50)
Принципите на недопускане на печалба и съфинансиране следва да бъдат преразгледани съобразно поясненията и мерките за опростяване, включени във Финансовия регламент. По-конкретно, по съображения за яснота, трябва да се определят подробни правила за видовете приходи, които да се задържат, за принципа на недопускане на печалба, както и формите на външно съфинансиране и вноските в натура.
(51)
По отношение на принципа на прозрачност следва да се разрешат приемането и публикуването на многогодишни работни програми, тъй като те носят добавена стойност за заявителите, които могат да предвиждат по-лесно и да се подготвят по-добре за поканите за представяне на предложения. В този контекст следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране. За да се осигури прозрачност, трябва да се публикуват и поканите за представяне на предложения, освен при спешни случаи или когато дейността може да бъде реализирана само от един субект. Нужно е да се уточни минималното съдържание, което ще се публикува.
(52)
Тъй като често се допускат грешки и несъответствия при използването на условията за допустимост за данъка върху добавената стойност (ДДС), плащан от бенефициерите, трябва да се гарантира, че концепциите за невъзстановим ДДС и данъчно незадължени лица по смисъла на член 13, параграф 1 от Директива 2006/112/ЕО на Съвета от 28 ноември 2006 г. относно общата система на данъка върху добавената стойност (7) се разбират и прилагат последователно по отношение на дейностите, които попадат в обхвата на тези концепции.
(53)
За да се осигурят прозрачност, равно третиране на заявителите и по-голяма отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити, трябва да се установи процедурата за отпускане - от заявлението за безвъзмездни средства, за което Комисията следва да е предоставила минимална информация на заявителите, до оценката на заявлението в контекста на посочени по-рано критерии за допустимост, подбор и отпускане, преди отговорният разпоредител с бюджетни кредити да вземе окончателно, надлежно документирано решение. Необходимо е да се определят подробни правила относно състава и задачите на комисията, която отговаря за оценяването на предложенията спрямо критериите за подбор и отпускане, както и относно възможностите за контакт със заявителите по време на процедурата по отпускане или за приканването им да коригират своите предложения. Тези възможности следва подобаващо да отразяват нуждите от гледна точка на доброто администриране, въведени във Финансовия регламент, и следва да включват условията, при които предложенията могат да бъдат коригирани преди подписването на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства или уведомяването за решенията за отпускане на безвъзмездни средства, като същевременно се прилага равно третиране на заявителите и се спазва принципът, според който инициативата за действията идва само от заявителите.
(54)
Тъй като съгласно Финансовия регламент използването на еднократни суми, единични разходи и единни ставки се улеснява и разширява, определенията за тези опростени форми безвъзмездни средства следва да бъдат пояснени. Особено нужно е да се поясни, че те имат за цел, както всяка форма безвъзмездни средства, да покриват категории допустими разходи, и да се посочи, че техният размер не трябва непременно да бъде предварително фиксиран, което е особено меродавно в случаите, в които размерът на безвъзмездните средства се определя въз основа на обичайните практики на бенефициера за счетоводно отчитане на разходите. Нужно е също да се осигури стабилност на правилата за финансиране в рамките на конкретна програма. За тази цел следва да се позволи използването на опростените форми безвъзмездни средства за целия срок на програмата. За целите на статистиката, методологията или предотвратяването и разкриването на измами е необходимо да се осигури достъп до общата счетоводна информация на бенефициера, дори когато безвъзмездните средства за под формата на еднократни суми, единични разходи или единни ставки. Тези проверки обаче следва да не се използват за поставяне под въпрос на стойността на вече договорените еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
(55)
Доброто финансово управление налага Комисията да се защитава чрез гаранции: на етапа на заявленията за безвъзмездни средства - чрез организиране на финансови одити за заявленията за по-големи суми; към момента на изплащане на предварителното финансиране, когато разпоредителят е преценил, че рисковете оправдават това - чрез изискване на предварителни финансови гаранции; и на етапа на междинните плащания или на плащането на остатъка - чрез организиране на предоставянето на сертификати, съставени от одитори, за заявките за плащане за най-големите суми и които представляват най-голям риск.
(56)
Следва да бъдат пояснени условията и процедурите за временно спиране и намаляване на безвъзмездните средства, за да се дефинират по-добре основанията за това временно спиране или намаляване, да се предостави подходяща информация на бенефициерите и да се гарантира, че бенефициерите имат възможност да упражняват правото си на защита на всеки етап.
(57)
Доброто управление на средствата на Съюза означава също, че самите бенефициери на безвъзмездни средства използват безвъзмездните средства от Съюза икономично и ефикасно. По-конкретно разходите по договорите, възложени от бенефициерите с цел изпълнение на дейност, следва да бъдат допустими, при условие че тези договори за изпълнение се възлагат на икономически най-изгодната оферта.
(58)
Тъй като ограниченията за използване на финансова помощ за трети страни са отслабени във Финансовия регламент, е необходимо да бъдат установени минималните разпоредби, които да бъдат договорени на равнището на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или да бъдат включени в решението за безвъзмездни средства, за да се направи ясно разграничение между отпускането на финансова помощ на трети страни от бенефициер и изпълнението на бюджетни задачи от лице с делегирани правомощия в рамките на непрякото управление.
(59)
Правомощията за налагане на санкции на бенефициерите на безвъзмездни средства следва да бъдат приведени в съответствие с правомощията, предоставяни в контекста на възлагането на обществени поръчки, като се има предвид, че тези правомощия имат един и същ характер и следва да се подчиняват на едни и същи правила от гледна точка на ефективността и пропорционалността.
(60)
При наградите, също както при безвъзмездните средства, следва да се съблюдават принципите на прозрачност и равно третиране. В този контекст следва също да бъдат установени минималните характеристики на работните програми и на конкурсите, като се вземат под внимание съответните нужди за безвъзмездните средства. По-конкретно следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране, както и минималното съдържание на конкурсните правила, и по-специално условията за изплащане на наградата на победителите в случай на присъждане, и подходящите средства за публикуване.
(61)
Спазването на принципите на прозрачност и равно третиране налага също установяването на ясно определена процедура за присъждане - от внасянето на проекти до информацията за участниците и обявяването на спечелилия участник. Тази процедура следва да включва оценяване на проектите на участниците от комисия от експерти, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, чрез използване на критериите за присъждане, обявени в конкурсните правила, за да се осигури компетентно и неутрално оценяване на проектите на участниците. Въз основа на препоръките на експертите отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да вземе окончателното решение относно присъждането на наградата, тъй като отговорността за изпълнението на бюджета винаги се носи от Комисията.
(62)
За да се осигури хармонизирано прилагане на различните финансови инструменти в рамките на Комисията, общата рамка, включена в дял VIII на Финансовия регламент, следва да бъде допълнена с подробни правила за управлението на финансовите инструменти, включително с разпоредби за избора на субекти с възложени задачи по изпълнението, съдържанието на споразуменията за делегиране, разноските и таксите за управление, и за доверителните сметки.
(63)
Следва да бъдат определени правила за избора на финансови посредници и крайни получатели, особено когато финансовите инструменти се управляват пряко в извънредни случаи или чрез специални инвестиционни механизми, или чрез други механизми за изпълнение, гарантирайки по този начин ефикасно разходване на средствата на Съюза.
(64)
Необходимо е да се определят условията за използване на финансовите инструменти, включително на лостовия ефект, и рамката за мониторинг. Необходимо е също да се предприемат мерки с цел привеждане на финансовите инструменти в действие въз основа на солидна предварителна оценка, която позволява на Комисията да ги проектира така, че да се реагира на пазарната неефективност и на неоптималните инвестиционни ситуации.
(65)
Що се отнася до воденето и представянето на счетоводна отчетност, общоприетите счетоводни принципи, на които трябва да се основават финансовите отчети, са дефинирани в правилата на Съюза за счетоводна отчетност. Тези счетоводни правила посочват също условията за записване на операция в сметките и правилата за оценяване на активите и пасивите и за осигуряване на провизии, за да се гарантира, че информацията се представя правилно, изчерпателно и точно.
(66)
По отношение на въпросите от счетоводно естество следва да се уточни, че счетоводителят на всяка институция трябва да изготвя документи, описващи организацията на сметките и счетоводните процедури на тази институция, и да определя условията, на които трябва да отговарят компютризираните счетоводни системи, по-специално за да се осигурят сигурност на достъпа и одитна следа за всички промени, направени в системата.
(67)
Що се отнася до воденето на сметките, трябва да се посочат принципите, приложими за счетоводните книги, оборотната ведомост, периодичното равнение на общите суми в този баланс и инвентара, и да се посочат елементите на сметкоплана, приет от счетоводителя на Комисията. Следва да се определят правилата, които се прилагат за вписването на операциите, по-конкретно методът на двустранното счетоводство, правилата за конвертиране на операциите, които не са в евро, и оправдателната документация за счетоводните вписвания. Следва също да се уточни съдържанието на счетоводната документация.
(68)
Необходимо е да се установят правилата във връзка с инвентарния опис и да се разяснят съответните отговорности в тази сфера на счетоводителите и разпоредителите с бюджетни кредити, както и правилата, приложими за препродажбата на имущество от инвентарния опис, с цел ефикасно управление на активите.
(69)
По отношение на външните дейности настоящият регламент, в съответствие с Финансовия регламент, следва да предвиди изключенията, които отразяват специфичните оперативни характеристики на този сектор, главно що се отнася до възлагането на обществени поръчки и отпускането на безвъзмездни средства, по-конкретно поради това че тези процедури се изпълняват от органите на трети държави, получаващи финансова подкрепа от Съюза. Що се отнася до възлагането на обществени поръчки, тези разлики следва да са свързани предимно с видовете процедури и праговете, вследствие на които се прилагат. По отношение на безвъзмездните средства в определени случаи следва да е разрешено пълно финансиране, главно за да се вземе под внимание намалената способност за съфинансиране на бенефициерите.
(70)
Трябва да бъдат установени подробни разпоредби относно използването на бюджетна подкрепа, като се посочат условията, при които може да се използва бюджетна подкрепа, и задължението на партньора да предоставя на Комисията своевременна и надеждна информация за оценяване на това дали тези условия се изпълняват.
(71)
По отношение на доверителните фондове на Съюза трябва да се уточнят принципите, приложими за вноската на Съюза в полза на доверителните фондове на Съюза и вноските на другите донори, да се определят счетоводните правила и правилата за докладване за съответния доверителен фонд на Съюза, по-специално за лихвата с настъпил падеж по банковата сметка на доверителния фонд, да се разяснят съответните отговорности на финансовите участници и на управителния съвет на доверителния фонд, както и да се определят задълженията за външен одит. Необходимо е също да се гарантира справедливо представяне на участващите донори в рамките на управителния съвет на доверителния фонд и да се осигури задължителен положителен глас на Комисията за използването на средствата.
(72)
С цел опростяване на процедурите за възлагане на обществени поръчки в рамките на външните дейности, някои прагове са променени, а други прагове и управленски процедури, произтичащи от общите разпоредби, са добавени и адаптирани.
(73)
Що се отнася до безвъзмездните средства, условията за дерогация от принципа на съфинансиране следва да бъдат рационализирани в съответствие с Финансовия регламент.
(74)
За да се гарантира добро финансово управление на бюджетните кредити на Съюза, трябва също да се посочат предварителните условия и правилата, които трябва да бъдат включени в споразуменията при децентрализирано управление на бюджетните кредити или при използване на сметки за авансови средства.
(75)
Целесъобразно е да се даде определение за европейските служби и да се въведат специфични правила за Службата за публикации и разпоредби, с които счетоводителят на Комисията се оправомощава да делегира някои от своите задачи на служители в тези служби. Следва да бъдат определени и оперативни процедури за банковите сметки, които европейските служби могат да бъдат оправомощени да откриват на името на Комисията.
(76)
По аналогия с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза следва да се публикуват списъкът на експерти по член 204 от Финансовия регламент, избрани чрез покана за изразяване на интерес, и предметът на техните задачи. Следва да се публикува и тяхното възнаграждение, когато надвишава 15 000 EUR.
(77)
Новата процедура, въведена в член 203 от Финансовия регламент, следва да бъде допълнена, особено по отношение на вида разходи, които трябва да бъдат включени в определените в този член прагове. Трябва да се определят подробни правила за проектите за недвижими имоти в делегациите на Съюза предвид на специфичните им особености, и по-специално в случай на спешност. Уместно е да се предвиди жилищните сгради, по-специално в делегациите, които трябва да бъдат взети под наем или закупени в кратък срок, да бъдат изключени от процедурата, установена в член 203 от Финансовия регламент. Придобиването на земя безплатно или за символична сума следва да не попада в обхвата на процедурата по член 203 от Финансовия регламент, тъй като само по себе си не обременява допълнително бюджета.
(78)
За да се осигури съгласуваност с разпоредбите на Финансовия регламент, трябва да се предвидят преходни разпоредби. Освен това, за да се осигури съгласуваност със секторното правно основание, е целесъобразно прилагането на разпоредбите относно режимите на управление и финансовите инструменти да се отложи за 1 януари 2014 г.,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ЧАСТ ПЪРВА
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент определя правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“).
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 2
Счетоводно отчитане на лихвите по предварително финансиране
(член 8, параграф 4 от Финансовия регламент)
Когато на бюджета се дължат лихви, споразумението, сключено със субектите или лицата по член 58, параграф 1, буква в), подточки ii)-viii) от Финансовия регламент, постановява, че предварителното финансиране се изплаща в банкови сметки или подсметки, които позволяват идентифициране на средствата и на свързаните с тях лихви. В противен случай счетоводните методи на получателите или посредниците трябва да позволяват идентифициране на средствата, платени от Съюза, и лихвите или други ползи, генерирани от тези средства.
Разпоредбите на настоящия регламент във връзка с лихвите по предварително финансиране не засягат записването на предварителното финансиране в частта за активите на финансовите отчети, съгласно посоченото в правилата за счетоводна отчетност по член 143 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 3
Бюджетни кредити за финансовата година
(член 11, параграф 3 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за поети задължения и за плащания, одобрени за финансовата година, се състоят от:
а)
бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително с коригиращи бюджети;
б)
пренесените бюджетни кредити;
в)
бюджетните кредити, предоставени повторно в съответствие с членове 178 и 182 от Финансовия регламент;
г)
бюджетните кредити в резултат на плащания по предварително финансиране, които са възстановени в съответствие с член 177, параграф 3 от Финансовия регламент;
д)
бюджетните кредити, предоставени вследствие на получаването на приходи, предвидени за определена цел през финансовата година или през предходни финансови години, но неизползвани.
Член 4
Отмяна и пренасяне на бюджетни кредити
(член 13, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Бюджетните кредити за поети задължения и едногодишните бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент могат да бъдат пренасяни само ако задълженията не са могли да бъдат поети преди 31 декември на финансовата година по причини, които не могат да се припишат на разпоредителя с бюджетни кредити, и ако подготвителните етапи са достатъчно напреднали, за да се допусне с основание, че задълженията ще бъдат поети не по-късно от 31 март на следващата година или 31 декември за проектите за недвижими имоти.
2. Подготвителните етапи по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, които следва да бъдат приключени до 31 декември на финансовата година, за да бъде възможно пренасяне за следващата година, са по-конкретно следните:
а)
за глобалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приемането на решение за финансиране или приключването до тази дата на консултациите със заинтересованите отдели във всяка институция във връзка с приемането на решението;
б)
за индивидуалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приключването на подбора на потенциални изпълнители, бенефициери, спечелили награди или лица, на които са делегирани правомощия.
3. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, за които не са поети задължения до 31 март на следващата финансова година или до 31 декември на следващата година за сумите, свързани с проекти за недвижими имоти, се отменят автоматично.
Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за отменените по този начин бюджетни кредити в срок от един месец от отмяната, извършена съгласно първа алинея.
4. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, могат да бъдат използвани до 31 декември на следващата финансова година.
5. Бюджетните кредити, пренесени в съответствие с параграфи 1-4, се обособяват в сметките.
ГЛАВА 3
Принцип на разчетна единица
Член 5
Обменен курс между еврото и други валути
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, конвертирането от отговорния разпоредител с бюджетни кредити се прави въз основа на обменния курс на еврото за деня, публикуван в Официален вестник на Европейския съюз, серия С.
Когато изпълнителите или бенефициерите трябва да конвертират еврото в друга валута или обратно, се прилагат специфичните договорености във връзка с конвертирането, залегнали в договорите за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или споразуменията за финансиране.
2. За да се избегне същественото отражение на операциите по конвертиране на валута върху равнището на съфинансиране от Съюза или негативното отражение на тези операции върху бюджета на Съюза, специфичните договорености относно конвертирането, посочени в параграф 1, предвиждат, при необходимост, обменен курс между еврото и други валути, който се изчислява въз основа на средната стойност на обменните курсове за деня за определен период.
3. Ако в Официален вестник на Европейския съюз не е публикуван обменен курс на еврото за деня спрямо съответната валута, отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва счетоводния курс по параграф 4.
4. За целите на сметките по членове 151-156 от Финансовия регламент и при спазване на разпоредбите на член 240 от настоящия регламент конвертирането на еврото в друга валута или обратно се извършва с помощта на месечния счетоводен курс на еврото. Този счетоводен обменен курс се определя от счетоводителя на Комисията с помощта на всеки източник на информация, които той счита за надежден, въз основа на обменния курс за предпоследния работен ден на месеца, предхождащ месеца, за който се определя курсът.
5. Резултатите от валутните операции по параграф 4 от настоящия член се посочват в отделна позиция в отчетите на съответната институция.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага mutatis mutandis за органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 6
Курс, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, или от специфичните договори за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или решенията за безвъзмездни средства и споразуменията за финансиране, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, когато конвертирането се извършва от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, е курсът за деня, в който службата разпоредител е съставила платежното нареждане или нареждането за събиране на вземания.
2. В случай на сметки за авансови средства в евро датата, на която банката е извършила плащането, определя курса, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно.
3. За отразяването на сметките за авансови средства в национални валути, съгласно посоченото в член 19 от Финансовия регламент, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, е курсът за месеца, в който е извършен разходът от съответната сметка за авансови средства.
4. За възстановяването на разходи с фиксирана ставка или на разходи, възникващи вследствие на Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз (наричани по-нататък „Правилникът за персонала“), за които е определен таван и които се изплащат във валута, различна от еврото, курсът, който се използва, е курсът в сила към момента на възникване на вземането.
ГЛАВА 4
Принцип на универсалност
Член 7
Структура за отчитане на целевите приходи и осигуряване на съответните бюджетни кредити
(член 21 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на членове 9 и 10, структурата за отчитане на целевите приходи в бюджета включва:
а)
в приходната част на раздела за всяка институция - бюджетен ред за записване на приходите;
б)
в разходната част - бюджетните забележки, включително общите забележки, посочват в кои редове могат да се записват бюджетните кредити, съответстващи на предоставените целеви приходи.
В случаите по буква а) от първа алинея се прави символичен запис pro memoria, а в забележките за информация се посочва очакваният размер на приходите.
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целеви приходи, се предоставят автоматично както като бюджетни кредити за поети задължения, така и като бюджетни кредити за плащания, когато приходите бъдат получени от институцията, с изключение на който и да е от следните случаи:
а)
в случаите, предвидени в член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент;
б)
в случая, предвиден в член 21, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент за държавите членки, за които споразумението за финансов принос е изразено в евро.
В случая по буква б) от първа алинея бюджетните кредити за поети задължения могат да бъдат предоставяни от момента на подписването от държавата членка на споразумението за финансов принос.
Член 8
Финансов принос на държавите членки за научноизследователските програми
(член 21, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент)
1. Финансовият принос на държавите членки за финансиране на определени допълнителни научноизследователски програми, предвиден в член 5 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000 на Съвета (8), се изплаща, както следва:
а)
седем дванадесети от сумата, записана в бюджета, се изплащат не по-късно от 31 януари на текущата финансова година;
б)
останалите пет дванадесети се изплащат не по-късно от 15 юли на текущата финансова година.
2. Когато бюджетът не е приет изцяло преди началото на финансовата година, финансовият принос, предвиден в параграф 1, се основава на сумата, записана в бюджета за предходната финансова година.
3. Всеки финансов принос или допълнително плащане, дължимо от държавите членки в полза на бюджета, се записва в сметката или сметките на Комисията в срок от тридесет календарни дни от датата, на която средствата са изискани.
4. Извършените плащания се записват в сметката, предвидена в Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000, и трябва да са съобразени с условията в този регламент.
Член 9
Целеви приходи вследствие на участието на държавите от ЕАСТ в определени програми на Съюза
(член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент)
1. Устройството на бюджета за отразяване на участието на държавите - членки на Европейската асоциация за свободна търговия (наричани по-нататък „държавите от ЕАСТ“), в определени програми на Съюза е, както следва:
а)
в приходната част се прави символичен запис pro memoria за отразяване на пълния размер на финансовия принос на държавите от ЕАСТ за съответната финансова година;
б)
в разходната част:
i)
забележките за всеки ред, свързан с дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ, показват за информация очаквания размер на финансовия принос;
ii)
в приложение, което е неразделна част от бюджета, се посочват всички редове, отнасящи се до дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ.
За целите на буква а) от първа алинея очакваната сума се посочва в бюджетните забележки.
Приложението по буква б), подточка ii) от първа алинея отразява и е част от структурата за отразяване на бюджетните кредити, които съответстват на това участие съгласно параграф 2, и за изпълняване на разходите.
2. Съгласно член 82 от Споразумението за Европейското икономическо пространство (наричано по-нататък „Споразумението за ЕИП“) средствата за годишното участие на държавите от ЕАСТ, потвърдени на Комисията от Съвместния комитет на Европейското икономическо пространство в съответствие с член 1, параграф 5 от Протокол 32 към Споразумението за ЕИП, водят до осигуряване в началото на финансовата година на пълния размер на съответните бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
3. Ако в хода на финансовата година по бюджетните редове за участието на държавите от ЕАСТ бъдат предоставени допълнителни бюджетни кредити, без държавите от ЕАСТ да могат в хода на тази година да коригират в съответната степен своя финансов принос, за да бъде спазен „факторът пропорционалност“, предвиден в член 82 от Споразумението за ЕИП, Комисията може, като временна мярка и по изключение, да използва паричните си наличности за предварително финансиране на дела на държавите от ЕАСТ. При предоставяне на такива допълнителни бюджетни кредити Комисията отправя във възможно най-кратък срок покана към държавите от ЕАСТ да предоставят съответните средства. Всяка година Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за взетите в тази връзка решения.
Предварителното финансиране се осчетоводява във възможно най-кратък срок в бюджета за следващата финансова година.
4. Съгласно член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент финансовият принос на държавите от ЕАСТ представлява външен целеви приход. Счетоводителят приема съответните мерки, за да гарантира отделното проследяване на използването на приходите от този принос и на съответните бюджетни кредити.
В отчета по член 150, параграф 2 от Финансовия регламент Комисията посочва отделно етапа от изпълнението, който съответства на участието на държавите от ЕАСТ, както от гледна точка на приходите, така и от гледна точка на разходите.
Член 10
Постъпления от санкции, наложени на държави членки, за които е обявено, че имат прекомерен дефицит
(член 21, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Бюджетната структура за отразяване на постъпленията от санкциите по раздел 4 от Регламент (ЕО) № 1467/97 на Съвета (9) е, както следва:
а)
в приходната част се въвежда ред със символичен запис pro memoria за отразяване на лихвите по тези суми;
б)
същевременно и без да се засягат разпоредбите на член 77 от Финансовия регламент, записването на тези суми в приходната част води до осигуряване, в разходната част, на бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
Бюджетните кредити по буква б) от първа алинея се изпълняват в съответствие с член 20 от Финансовия регламент.
Член 11
Разходи вследствие на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза
(член 22 от Финансовия регламент)
За целите на разрешението от Европейския парламент и от Съвета, посочено в член 22, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията изчислява приблизително и надлежно обяснява финансовите тежести, включително разходите, свързани с последващи действия, в резултат на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза.
Член 12
Сметки за възстановими данъци
(член 23, параграф 3 от Финансовия регламент)
Всички данъци, с които е обложен Съюзът съгласно член 23, параграф 2 и член 23, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответните държави.
ГЛАВА 5
Принцип на специфичност
Член 13
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на институции, различни от Комисията
(член 25 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 25 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по бюджетния ред, от който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, която съответства на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от съответната институция без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 14
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на Комисията
(член 26 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 26, параграф 1 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по реда, от който или към който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, съответстваща на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от Комисията без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 15
Административни разходи
(член 26 от Финансовия регламент)
Разходите, посочени в член 26, параграф 1, първа алинея, буква б) от Финансовия регламент, покриват, за всяка област на политика, елементите по член 44, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 16
Основания за искания за трансфер на бюджетни кредити
(членове 25 и 26 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери и цялата информация за Европейския парламент и Съвета във връзка с трансферите, извършвани съгласно членове 25 и 26 от Финансовия регламент, се придружават от подходяща и подробна оправдателна документация, която показва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за редовете, към които трябва да се прехвърлят бюджетните кредити, така и за редовете, от които те трябва да бъдат взети.
Член 17
Основания за искания за трансфери от резерва за спешна помощ
(член 29 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери с цел позволяване на използването на резерва за спешна помощ по член 29 от Финансовия регламент се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, които показват:
а)
за реда, към който се прави трансферът - последната налична информация за изпълнението на бюджетните кредити и прогнозата за нуждите до края на финансовата година;
б)
за всички редове, свързани с външни дейности - изпълнението на бюджетните кредити до края на месеца, предшестващ искането за трансфер, и прогноза за нуждите до края на финансовата година, включително сравнение с първоначалната прогноза;
в)
анализ на възможностите за преразпределяне на бюджетните кредити.
ГЛАВА 6
Принцип на добро финансово управление
Член 18
Оценка
(член 30 от Финансовия регламент)
1. Всички предложения за програми или дейности, които водят до бюджетни разходи, се подлагат на предварителна оценка на следните елементи:
а)
нуждата, която трябва да бъде задоволена в краткосрочен или дългосрочен план;
б)
добавената стойност от участието на Съюза;
в)
целите на политиката и на управлението, които трябва да бъдат постигнати и които включват мерки за защита на финансовите интереси на Съюза в областта на предотвратяването, разкриването и разследването на измами и коригирането и санкциите;
г)
наличните варианти на политиката, включително свързаните с тях рискове;
д)
очакваните резултати и въздействие, по-специално икономическото и социалното въздействие и въздействието върху околната среда, и необходимите за измерването им показатели и механизми за оценка;
е)
най-подходящия метод на изпълнение за предпочитания(те) вариант(и);
ж)
вътрешната съгласуваност на предложената програма или дейност и връзките ѝ с други приложими инструменти;
з)
обема на бюджетните кредити, на човешките ресурси и на другите административни разходи, които следва да бъдат отпуснати при надлежно съблюдаване на принципа на разходна ефективност;
и)
поуките от подобни действия, осъществени в миналото.
2. Предложението съдържа механизмите за проследяване, докладване и оценка, като взема надлежно предвид съответните отговорности на всички ръководни равнища, които ще участват в изпълнението на предложената програма или дейност.
3. Всички програми или дейности, включително пилотните проекти и подготвителните дейности, мобилизираните ресурси за които надхвърлят 5 000 000 EUR, подлежат на междинна оценка и/или последваща оценка на предоставените човешки и финансови ресурси и постигнатите резултати с цел да се провери доколко съответстват на поставените цели, както следва:
а)
резултатите, постигнати при изпълнението на многогодишна програма, се оценяват периодично по график, който позволява констатациите от тази оценка да бъдат взети под внимание при вземането на всяко решение за подновяване, изменение или спиране на програмата;
б)
резултатите от дейностите, които се финансират на годишен принцип, подлежат на оценка поне на всеки шест години.
Букви а) и б) от първа алинея не се прилагат за всеки от проектите или действията, осъществявани в рамките на тези дейности, за които проекти или действия изискването може да бъде изпълнено чрез окончателните доклади, изпращани от органите, които изпълняват действието.
4. Оценките по параграфи 1 и 3 са пропорционални на мобилизираните ресурси за съответната програма и дейност и на въздействието на съответната програма и дейност.
Член 19
Финансова обосновка
(член 31 от Финансовия регламент)
Финансовата обосновка съдържа финансовата и икономическа информация, от която законодателният орган се нуждае, за да оцени необходимостта от действие на Съюза. В нея се включва подходяща информация във връзка със съгласуваността с други дейности на Съюза и евентуалния синергичен ефект.
В случай на многогодишни операции финансовата обосновка съдържа предвидимия график на годишните нужди от гледна точка на бюджетните кредити и длъжностите, включително за външния персонал, както и оценка на финансовото им въздействие в средносрочен план.
ГЛАВА 7
Принцип на прозрачност
Член 20
Предварително публикуване на бюджета
(член 34 от Финансовия регламент)
Във възможно най-кратък срок и не по-късно от четири седмици след окончателното приемане на бюджета окончателните подробни данни от бюджета се публикуват на всички езици на интернет сайта на институциите по инициатива на Комисията в очакване на официалното публикуване в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 21
Публикуване на информация за стойността и получателите на средства на Съюза
(член 35 от Финансовия регламент)
1. Информацията за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на пряко управление, се публикува на интернет сайт на институциите на Съюза не по-късно от 30 юни на годината, следваща финансовата година, през която средствата са предоставени.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по други подходящи начини.
2. Освен ако в настоящия регламент и в разпоредбите, приложими за съответния сектор, е предвидено друго, се публикува следната информация, като се вземат под внимание критериите, посочени в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент:
а)
името на получателя;
б)
местонахождението на получателя;
в)
предоставената сума;
г)
естеството и целта на мярката.
За целите на буква б) думата „местонахождение“ означава:
i)
адреса на получателя, когато последният е юридическо лице;
ii)
региона от ниво NUTS 2, когато получателят е физическо лице.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава две години след края на финансовата година, през която са предоставени средствата. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
3. Информацията по параграф 2 се публикува само за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени или възложени вследствие на конкурси, процедури за предоставяне на безвъзмездни средства или процедури за възлагане на обществени поръчки. Информацията не се публикува за:
а)
стипендиите, изплащани на физически лица, и друга пряка помощ за най-нуждаещи се физически лица съгласно член 125, параграф 4, буква в) от Финансовия регламент;
б)
поръчките под стойността, посочена в член 137, параграф 2 от настоящия регламент.
4. Публикуването се отменя, ако такова оповестяване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, защитени с Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на получателите.
Член 22
Връзка с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на непряко управление
(член 35 от Финансовия регламент)
Когато управлението на средства на Съюза е делегирано на органите и структурите, посочени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, споразуменията за делегиране изискват информацията по член 21, параграфи 2 и 3 да се публикува в стандартен формат от тези органи и структури с изпълнителни правомощия на техния уебсайт.
Интернет сайтът на институциите на Съюза съдържа поне адреса на уебсайта, на който информацията може да бъде намерена, ако не е публикувана директно на предназначеното за нея място на интернет сайта на институциите на Съюза.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по всякакви други подходящи начини.
Член 21, параграфи 2-4 се прилагат за публикуването по първа алинея от настоящия член.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Член 23
Финансово програмиране
(член 38 от Финансовия регламент)
Финансовото програмиране по член 38 от Финансовия регламент се структурира по категории разходи, области на политиката и бюджетни редове. Пълното финансово програмиране обхваща всички категории разходи с изключение на разходите в областта на селското стопанство, кохезионната политика и администрацията, за които се предоставят само обобщени данни.
Член 24
Проекти на коригиращи бюджети
(член 41, параграф 1 от Финансовия регламент)
Проектите на коригиращи бюджети се придружават от описание на основанията и от информацията за изпълнението на бюджета за предходната и текущата финансова година, налична към датата на тяхното съставяне.
Член 25
Бюджетна номенклатура
(член 44 от Финансовия регламент)
Номенклатурата на бюджета съблюдава принципите на специфичност, прозрачност и добро финансово управление. Тя осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес, като улеснява посочването на основните цели, отразени в приложимите правни основания, прави възможен избора на политически приоритети и позволява ефикасно и ефективно изпълнение.
Член 26
Реални разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени
(член 49, параграф 1, буква а), подточка v) от Финансовия регламент)
За целите на съставянето на бюджета реалните разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени, се определят, както следва:
а)
като поети задължения: поетите задължения, осчетоводени през финансовата година спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3;
б)
като плащания: плащанията, извършени през финансовата година, т.е. за които на банката е изпратено платежно нареждане, спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3.
Член 27
Бюджетни забележки
(член 49, параграф 1, буква а), подточка vi) от Финансовия регламент)
Бюджетните забележки включват:
а)
основния акт, когато има такъв;
б)
всички подходящи обяснения във връзка с характера и предназначението на бюджетните кредити.
Член 28
Щатно разписание
(член 49, параграф 1, буква в), подточка i) от Финансовия регламент)
Персоналът на Агенцията за снабдяване се представя отделно в щатното разписание на Комисията.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 29
Информация за трансферите на лични данни за целите на одита
(член 53 от Финансовия регламент)
При всяка покана, отправена в контекста на безвъзмездните средства, обществените поръчки или наградите, които се предоставят в рамките на пряко управление, потенциалните бенефициери, кандидатите, оферентите и участниците се уведомяват, в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (10), че с цел защита на финансовите интереси на Съюза техните лични данни могат да бъдат предоставени на службите за вътрешен одит, на Европейската сметна палата, на органа за разглеждане на финансови нередности или на Европейската служба за борба с измамите (наричана по-нататък „OLAF“), както и да бъдат предавани между разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и изпълнителните агенции.
Член 30
Подготвителни мерки в областта на общата външна политика и политика на сигурност
(член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Финансирането на мерки, одобрени от Съвета за подготовката на операции на Съюза за управление на кризи по дял V от Договора за Европейския съюз, покрива пределните разходи, произтичащи пряко от конкретно разполагане на място на мисия или екип, включващи inter alia персонал от институциите на Съюза, включително застраховка за висок риск, пътни разходи, разходи за настаняване и дневни разходи.
Член 31
Специфични правомощия на Комисията съгласно Договорите
(член 54, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент)
1. Членовете от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 154 (социален диалог);
б)
член 156 (проучвания, становища и консултации по социални въпроси);
в)
членове 159 и 161 (специални доклади по социални въпроси);
г)
член 168, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани със здравеопазването);
д)
член 171, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с трансевропейските мрежи);
е)
член 173, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с промишлеността);
ж)
член 175, втора алинея (доклад за напредъка в постигането на икономическо, социално и териториално сближаване);
з)
член 181, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията в областта на научните изследвания и технологичното развитие);
и)
член 190 (доклад за научните изследвания и технологичното развитие);
й)
член 210, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията на политиките за сътрудничество за развитие);
к)
член 214, параграф 6 (инициативи за насърчаване на координацията на мерките за хуманитарна помощ).
2. Членовете от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия (наричан по-нататък „Договорът за ЕОАЕ“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 70 (финансова подкрепа, в рамките на бюджета, за проучвателни програми на територията на държавите членки);
б)
членове 77-85.
3. При представянето на проектобюджета към списъците в параграфи 1 и 2 може да бъде добавена допълнителна информация, като се посочат съответните членове и суми.
Член 32
Действия, които има вероятност да породят конфликт на интереси, и процедура
(член 57 от Финансовия регламент)
1. Действията, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси по смисъла на член 57, параграф 2 от Финансовия регламент, могат, наред с друго, да бъдат в някоя от следните форми, без да се засяга тяхното определяне като незаконни дейности по силата на член 141:
а)
предоставяне на себе си или на други лица на неоснователни преки или косвени ползи;
б)
отказ да се предоставят на даден бенефициер права или ползи, на които той има право;
в)
извършване на неоснователни или неправомерни действия или неизвършване на задължителни действия.
Други действия, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси, са действията, които могат да възпрепятстват безпристрастното и обективно изпълнение на функциите на дадено лице, като например, наред с друго, участието в комисия за оценка в рамките на процедура по възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства, когато лицето може, пряко или непряко, да извлече финансова полза от резултата от тези процедури.
2. Приема се, че е налице конфликт на интереси, ако заявител, кандидат или оферент е служител, който попада в обхвата на Правилника за персонала, освен ако неговият висшестоящ предварително е разрешил участието му в процедурата.
3. В случай на конфликт на интереси оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема необходимите мерки за избягване на каквото и да е неправомерно влияние на съответното лице върху въпросния процес или процедура.
ГЛАВА 2
Методи на изпълнение
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 33
Режим на управление
(член 58 от Финансовия регламент)
Счетоводната система на Комисията посочва режима на управление, а при всеки режим на управление - вида на субекта или на лицето, изброени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент и на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета.
Що се отнася до прякото управление от страна на Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, счетоводната система прави разграничение между следното:
а)
службите на Комисията;
б)
изпълнителните агенции;
в)
ръководителите на делегациите на Съюза;
г)
доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент.
Раздел 2
Пряко управление
Член 34
Пряко управление
(член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент)
Когато Комисията изпълнява бюджета пряко в своите служби, задачите по изпълнението се изпълняват от финансовите участници по смисъла на членове 64-75 от Финансовия регламент и в съответствие условията, определени в настоящия регламент.
Член 35
Упражняване на правомощията, делегирани на изпълнителните агенции
(член 58, параграф 1, буква а) и член 62 от Финансовия регламент)
1. Решенията за делегиране на правомощия на изпълнителните агенции им позволяват, като оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, да изпълняват бюджетните кредити, свързани с програмата на Съюза, чието управление им е поверено.
2. Инструментът на Комисията за делегиране съдържа поне разпоредбите, предвидени в член 40, букви а)-г) и з). Той се приема официално в писмена форма от директора от името на изпълнителната агенция.
Член 36
Спазване на правилата за възлагане на обществени поръчки
(член 63 от Финансовия регламент)
Когато Комисията възлага задачи на частноправни субекти съгласно член 63, параграф 2 от Финансовия регламент, тя сключва договор в съответствие с част първа, дял V и част втора, дял IV, глава III от Финансовия регламент.
Раздел 3
Споделено управление с държавите членки
Член 37
Специфични разпоредби за споделеното управление с държавите членки - мерки за насърчаване на най-добрите практики
(член 59 от Финансовия регламент)
Комисията съставя регистър на органите, отговорни за дейностите по управление, сертифициране и одит съгласно нормативната уредба, приложима за съответния сектор.
С цел насърчаване на най-добрите практики в привеждането в действие на структурните фондове, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони, Европейския фонд за гарантиране на земеделието и Европейския фонд за рибарство Комисията може да предостави за информация на органите, които отговарят за дейностите по управление и контрол, методическо ръководство, което представя нейната стратегия и подход за контрол, включително контролни списъци, и примери за най-добри практики. При необходимост това ръководство се актуализира.
Раздел 4
Непряко управление
Член 38
Еквивалентност на системите, правилата и процедурите при непряко управление
(член 60 от Финансовия регламент)
1. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за възлагане на обществени поръчки са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципа на голяма конкуренция между оферентите, за да се получи най-доброто съотношение качество/разходи, и процедурите на договаряне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават;
б)
гарантират прозрачност с подходящо предварително публикуване, по-конкретно на поканите за представяне на оферти, и подходящо последващо публикуване на изпълнителите;
в)
гарантират равно третиране, пропорционалност и недопускане на дискриминация;
г)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на възлагане на обществена поръчка.
Националното право на държавите членки или на трети държави, с което се транспонира Директива 2004/18/ЕО, се счита за еквивалентно на правилата, прилагани от институциите в съответствие с Финансовия регламент.
2. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за безвъзмездните средства са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципите на пропорционалност, добро финансово управление, равно третиране и недопускане на дискриминация;
б)
гарантират прозрачност с подходящо публикуване на поканите за представяне на предложения, като процедурите за пряко предоставяне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават, и подходящо последващо публикуване на бенефициерите при съблюдаване на принципа на пропорционалност;
в)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на предоставяне на безвъзмездни средства;
г)
постановяват, че безвъзмездните средства не могат да се кумулират или отпускат със задна дата, че по правило трябва да има съфинансиране и че безвъзмездните средства не могат да имат за цел или следствие бенефициерът да получи печалба.
3. Комисията може да приеме, че счетоводните системи и системите за вътрешен контрол, използвани от субектите и лицата, на които ще бъдат възложени задачи по изпълнението на бюджета от името на Комисията, осигуряват еквивалентна степен на защита на финансовите интереси на Съюза и достатъчна увереност в постигането на целите на управлението, ако тези системи съблюдават принципите, залегнали в член 32 от Финансовия регламент.
Член 39
Предварителна оценка на правилата и процедурите на субектите и лицата при непряко управление
(член 61, параграф 1 от Финансовия регламент)
За целите на предварителната оценка по силата на член 61, параграф 1 от Финансовия регламент отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от друг разпоредител с бюджетни кредити, при условие че заключенията се отнасят до специфичните рискове за задачите, които ще бъдат възложени, по-конкретно до тяхното естество и съответните суми.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от други донори, дотолкова, доколкото тази оценка е извършена по отношение на условия, еквивалентни на условията за непряко управление, посочени в член 60 от Финансовия регламент.
Член 40
Съдържание на споразумението за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субекти и лица
(член 61, параграф 3 от Финансовия регламент)
Споразуменията за делегиране включват подробни договорености за осигуряване на защитата на финансовите интереси на Съюза и прозрачността на извършваните операции. Те включват поне следното:
а)
ясно определение на възложените задачи и на техните граници, по-специално що се отнася до изменението на възложените задачи, отказа от дългове и използването на възстановени или неизползвани средства;
б)
условия и подробни договорености във връзка с изпълнението на задачите, отговорностите и организирането на проверките, които трябва да бъдат извършвани, включително оценяването на програмите;
в)
условия за изплащането на финансовите средства, с които участва Съюзът, включително възстановяването на разходите, извършени във връзка с изпълнението, както и възнаграждението на субекта, на който са възложени задачи по изпълнението, и правила, въз основа на които се изискват оправдателни документи за обосноваване на плащанията;
г)
правила за докладване пред Комисията за изпълнението на задачите, очакваните резултати, извършените нередности и предприетите мерки, условията, при които плащанията могат да бъдат спирани или прекъсвани, както и условията, при които извършването на задачите приключва;
д)
датата, до която се сключват отделните договори и споразумения, с които се изпълнява споразумението за делегиране, и която е съобразена с естеството на възложените задачи;
е)
правила за отстраняване, които позволяват на субекта или лицето да отстранява субектите, които са в положение, посочено в член 106, параграф 1, букви а), б) и д) и член 107, букви а) и б) от Финансовия регламент, от участие в процедури по възлагане на обществени поръчки, за предоставяне на безвъзмездни средства или за присъждане на награди или да не допуска на същите тези субекти да бъдат възлагани договори за обществени поръчки, предоставяни безвъзмездни средства или присъждани награди;
ж)
подробни договорености за контрол от страна на Комисията, както и разпоредби, предоставящи на Комисията, на OLAF и на Сметната палата достъп до информацията, която им е необходима, за да изпълняват функциите си, както и правомощието за извършване на одити и провеждане на разследвания, включително проверки на място;
з)
разпоредби, предвиждащи:
i)
ангажимент на субекта с възложени задачи по изпълнението незабавно да уведомява Комисията за всяка измама при управлението на средствата на Съюза и за предприетите мерки;
ii)
определяне на лице за контакт, което разполага с подходящите правомощия да си сътрудничи директно с OLAF, за да се улеснят оперативните дейности на OLAF;
и)
условия, уреждащи използването на банкови сметки и начислените лихви, предвидени в член 8, параграф 4 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби, които гарантират видимостта на действията на Съюза спрямо останалите дейности на органа.
Член 41
Декларация за управлението и декларация за съответствието
(член 60, параграф 5 от Финансовия регламент)
В случай на дейности, които приключват преди края на съответната финансова година, окончателният доклад на субекта или лицето с възложени задачи по изпълнението за такава дейност може да замени декларацията за управлението по член 60, параграф 5, буква б) от Финансовия регламент, при условие че бъде предоставен преди 15 февруари на годината, следваща съответната финансова година.
Когато международни организации и трети държави изпълняват немногогодишни дейности с продължителност до 18 месеца, декларацията за съответствието по член 60, параграф 5 от Финансовия регламент може да бъде включена в окончателния доклад.
Член 42
Процедури за разглеждане и приемане на отчетите и изключване от финансиране от Съюза на разходите, извършени в нарушение на приложимите правила при непряко управление
(член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби в правилата за всеки сектор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент включват:
а)
документни проверки и ако е уместно, проверки на място от Комисията;
б)
определяне от Комисията на размера на признатите за приети разходи след, при необходимост, състезателна процедура с органите и структурите и след като тези органи и структури бъдат уведомени;
в)
ако е уместно, изчисляване от Комисията на финансови корекции;
г)
събиране или изплащане от Комисията на разликата между приетите разходи и вече изплатените на органите или структурите суми;
за целите на първа алинея, буква г) Комисията събира дължимите суми за предпочитане чрез приспадане съгласно член 87.
2. Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на субект, изпълняващ дейност, която се финансира от повече от един донор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент се състоят в проверка на това дали сума, която съответства на сумата, изплатена от Комисията за съответната дейност, е използвана от субекта за дейността и дали разходът е извършен в съответствие със задълженията, залегнали в подписаното със субекта споразумение.
За целите на настоящия регламент дейност, финансирана от повече от един донор, означава всяка дейност, при която средствата на Съюза са обединени с тези на поне един друг донор.
Член 43
Специфични разпоредби за непрякото управление с международни организации
(член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) и член 188 от Финансовия регламент)
1. Международните организации, посочени в член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) от Финансовия регламент, са:
а)
международни организации от публичния сектор, създадени с междуправителствени спогодби, и специализирани агенции, създадени от такива организации;
б)
Международният комитет на Червения кръст;
в)
Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец;
г)
други организации с нестопанска цел, приравнени на международни организации с решение на Комисията.
2. Когато Комисията изпълнява бюджета чрез непряко управление с международни организации, се прилагат споразуменията за проверка, сключени с тях.
Член 44
Определяне на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга
(член 58, параграф 1, буква в), подточки v) и vi) от Финансовия регламент)
1. Публичноправните органи или частноправните органи със задължение за обществена услуга попадат в приложното поле на правото на държавата членка или на държавата, в която са учредени.
2. В случаите на управление чрез мрежа, които изискват определяне на поне един орган или субект от съответната държава членка или друга държава, органът или субектът се определят от съответната държава членка или друга държава в съответствие с основния акт.
Във всички останали случаи Комисията определя тези органи или субекти със съгласието на съответните държави членки или други държави.
ГЛАВА 3
Финансови участници
Раздел 1
Права и задължения на финансовите участници
Член 45
Права и задължения на финансовите участници
(член 64 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция осигурява на всеки финансов участник необходимите ресурси за изпълнението на неговите функции и устав, който подробно описва неговите задачи, права и задължения.
2. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на осигурения от Комисията устав за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 46
Подпомагане на оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
(член 65 от Финансовия регламент)
При изпълнение на своите задачи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да бъде подпомаган от служители, на които е възложено да извършват, под негова отговорност, определени операции, необходими за изпълнението на бюджета и съставянето на финансовата и управленската информация. За да се предотврати какъвто и да е конфликт на интереси, служителите, подпомагащи оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, съблюдават изискванията на член 57 от Финансовия регламент.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, могат да бъдат подпомагани в изпълнението на своите задължения от служители на Комисията.
Член 47
Вътрешни разпоредби, уреждащи делегирането
(член 65 от Финансовия регламент)
В съответствие с Финансовия регламент и настоящия регламент всяка институция определя във вътрешните си правила мерките за управление на бюджетните кредити, които счете за необходими за правилното изпълнение на своя раздел от бюджета.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на вътрешните правила на Комисията за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Член 48
Съхраняване на оправдателната документация от разпоредителите с бюджетни кредити
(член 66, параграф 2 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити създава система на базата на хартиен носител или електронна система за съхранение на оригиналните оправдателни документи, свързани с изпълнението на бюджета и с мерките за изпълнението му и издадени след изпълнението на бюджета и след мерките за изпълнението му. Системите предвиждат:
а)
документите да бъдат номерирани;
б)
документите да бъдат с дата;
в)
водене на регистри, които могат да бъдат компютризирани и които позволяват определяне на точното местоположение на документите;
г)
документите да бъдат съхранявани поне пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите;
д)
съхраняване на документите, свързани с гаранциите по предварително финансиране, изискани в полза на институцията, и водене на регистър, позволяващ подобаващо проследяване на тези гаранции.
Документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг срок от посочения в първа алинея, буква г), а именно до края на годината след годината на приключване на операциите.
Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Член 49
Предварителни и последващи проверки
(член 66, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент)
1. „Иницииране на операция“ означава всички операции, които обичайно се извършват от служителите по член 46 и са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. „Предварителна проверка на операция“ означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
3. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите и приходите са редовни и в съответствие с приложимите разпоредби, по-конкретно разпоредбите на бюджета и на съответните регламенти, както и на всички актове, приети в изпълнение на Договорите или регламентите, и при необходимост, с договорните условия;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в дял II, глава 7 на част първа от Финансовия регламент.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
4. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали финансираните от бюджета операции са извършени правилно, и по-специално дали критериите по параграф 3 са спазени.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от оправомощения разпоредител с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за преодоляването на тези проблеми.
Анализът на риска по член 66, параграф 6 от Финансовия регламент се преразглежда с оглед на резултатите от проверките и друга уместна информация.
В случай на многогодишни програми оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
Член 50
Кодекс с професионални стандарти
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Служителите, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити да проверяват финансовите операции, се избират въз основа на техните знания, умения и конкретна квалификация, доказани с дипломи или съответен професионален опит или след подходяща програма за обучение.
2. Всяка институция изготвя кодекс с професионални стандарти, който определя по въпросите на вътрешния контрол:
а)
равнището на техническа и финансова компетентност, което се изисква от служителите по параграф 1;
б)
задължението на тези служители да се обучават непрекъснато;
в)
възложената им мисия, роля и задачи;
г)
правилата на поведение, и по-специално етичните норми и нормите за интегритет, които трябва да съблюдават, както и предоставените им права.
3. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на кодекса с професионални стандарти на Комисията по параграф 2 от настоящия член за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
4. Всяка институция създава подходящи структури за разпределение сред службите разпоредители с бюджетни кредити и за периодично актуализиране на съответната информация относно контролните стандарти и съществуващите за целта методи и способи.
Член 51
Бездействие на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити
(член 66, параграф 8 от Финансовия регламент)
Бездействието на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент означава липса на какъвто и да е отговор в разумен срок предвид на обстоятелствата по случая и във всички случаи, в срок от максимум един месец.
Член 52
Предаване на финансова и управленска информация на счетоводителя
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити изпраща на счетоводителя, съгласно приетите от последния правила, финансовата и управленската информация, необходими за изпълнението на задълженията на счетоводителя.
Разпоредителят с бюджетни кредити съобщава на счетоводителя редовно и поне за приключването на сметките съответните финансови данни за доверителните банкови сметки, за да може използването на средствата на Съюза да бъде отразено в сметките на Съюза.
Член 53
Докладване за процедурите на договаряне
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощените разпоредители с бюджетни кредити отчитат за всяка финансова година договорите, сключени чрез процедурите на договаряне по член 134, параграф 1, букви а)-ж), член 135, параграф 1, букви а)-г) и членове 266, 268 и 270 от настоящия регламент. Ако делът на процедурите на договаряне спрямо броя на договорите, възложени от един и същ оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, значително се увеличава в сравнение с предходни години или ако този дял е значително по-голям от регистрирания среден дял за институцията, отговорният разпоредител с бюджетни кредити докладва на институцията, като посочва всички мерки, предприети за обръщане на тази тенденция. Всяка институция изпраща доклад за процедурите на договаряне на Европейския парламент и на Съвета. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Раздел 3
Счетоводител
Член 54
Назначаване на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава счетоводител измежду длъжностните лица, за които се прилага Правилникът за длъжностните лица на Европейския съюз.
Счетоводителят се избира от институцията въз основа на неговата конкретна компетентност, доказана с дипломи или равностоен професионален опит.
2. Две или повече институции или органи могат да назначат един и същ счетоводител.
В такъв случай те правят необходимото, за да се избегне наличието на какъвто и да е конфликт на интереси.
Член 55
Прекратяване функциите на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. При прекратяване на функциите на счетоводителя незабавно се съставя оборотна ведомост.
2. Оборотната ведомост, придружена от предавателен отчет, се предава от счетоводителя, който прекратява функциите си, или, ако това не е възможно, от служител от неговия отдел на новия счетоводител.
Новият счетоводител подписва оборотната ведомост в израз на това, че я приема, в срок от един месец от датата на предаване и може да изрази резерви.
Предавателният отчет включва също резултата от оборотната ведомост и всички изразени резерви.
3. Всяка институция или орган по член 208 от Финансовия регламент информира Европейския парламент, Съвета и счетоводителя на Комисията в срок от две седмици от назначаването или прекратяването на функциите на своя счетоводител.
Член 56
Утвърждаване на системите за счетоводна отчетност и инвентаризация
(член 68 от Финансовия регламент)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява счетоводителя за всяка разработка или значително изменение на система за финансово управление, система за инвентаризация или система за оценка на активите и пасивите, ако тя предоставя данни за сметките на институцията или се използва за обосноваване на нейните данни, за да може счетоводителят да проверява дали критериите за утвърждаване се спазват.
Във всеки един момент счетоводителят може да преразгледа вече утвърдена система за финансово управление. Когато система за финансово управление, създадена от разпоредителя с бюджетни кредити, не е или вече не е утвърдена от счетоводителя, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изготвя план за действие за своевременно коригиране на слабостите, поради които утвърждаването е отказано.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отговаря за изчерпателността на информацията, предавана на счетоводителя.
Член 57
Управление на касата
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят предприема необходимите мерки неговата институция да разполага с достатъчно средства за покриване на касовите потребности, които възникват при изпълнението на бюджета.
2. За целите на параграф 1 счетоводителят създава системи за управление на касовите наличности, които му дават възможност да съставя прогнози за паричните потоци.
3. Счетоводителят на Комисията разпределя наличните средства в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000.
Член 58
Управление на банкови сметки
(член 68 от Финансовия регламент)
1. С оглед на нуждите, свързани с управлението на касата, счетоводителят може да открива сметки на името на институцията към финансови институции или национални централни банки или да нарежда откриването на такива сметки. При надлежно обосновани обстоятелства счетоводителят може да открива сметки във валути, различни от еврото.
2. Счетоводителят отговаря за закриването на сметките по параграф 1 или за това да направи необходимото тези сметки да бъдат закрити.
3. Счетоводителят определя условията на функциониране на сметките по параграф 1 с финансовите институции в съответствие с принципите на добро финансово управление, ефикасност и конкуренция.
4. Поне на всеки пет години счетоводителят повторно обявява тръжна процедура за финансовите институции, към които могат да бъдат открити сметки в съответствие с параграф 1.
Когато местните банкови условия го позволяват, банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, се подлагат редовно на проучване на конкуренцията. Това проучване се извършва поне на всеки пет години по инициатива на титуляря на сметката за авансови средства, който след това представя на счетоводителя обосновано предложение за избора на банка за срок, ненадвишаващ пет години.
5. Счетоводителят осигурява строго спазване на условията на функциониране на сметките, открити към финансовите институции в съответствие с параграф 1.
За банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, титулярят на сметката за авансови средства поема тази отговорност, като взема под внимание приложимото законодателство в държавата, в която изпълнява своя мандат.
6. Счетоводителят на Комисията уведомява счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент за условията на функциониране на сметките, открити към финансови институции. Счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент хармонизират с тези условия на функциониране условията на функциониране на сметките, които откриват.
Член 59
Подписи върху сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
Условията за откриване, функциониране и използване на сметките предвиждат, в зависимост от изискванията за вътрешен контрол, чековете, нарежданията за банкови преводи и всички останали банкови операции да бъдат подписвани от един или повече надлежно оправомощени служители. Инструкциите, които не са в електронна форма, се подписват от поне двама надлежно оправомощени служители или лично от счетоводителя.
За целите на първа алинея счетоводителят на всяка институция предоставя на всички финансови институции, към които съответната институция е открила сметки, имената и спесимените на оправомощените служители.
Член 60
Управление на наличностите по сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят се уверява, че наличността по банковите сметки, предвидени в член 58, не се отклонява съществено от прогнозите за паричните потоци по член 57, параграф 2 и във всеки случай, че:
а)
нито едно салдо по тези сметки не е дебитно;
б)
наличностите по сметките в други валути периодично се конвертират в евро.
2. Счетоводителят няма право да поддържа наличности в сметки в чуждестранна валута, които могат да причинят прекомерни загуби за институцията поради колебания на валутния курс.
Член 61
Преводи и операции по конвертиране
(член 68 от Финансовия регламент)
Без да се засягат разпоредбите на член 69, счетоводителят извършва преводи между сметките, открити от него на името на институцията към финансови институции, и извършва операции по конвертиране на една валута в друга.
Член 62
Методи на плащане
(член 68 от Финансовия регламент)
Плащанията се извършват чрез банков превод, чрез чек или, от сметките за авансови средства, чрез дебитна карта в съответствие с член 67, параграф 4.
Член 63
Досиета за юридическите лица
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят може да извършва плащания чрез банков превод само ако данните за банковата сметка на бенефициера и данните, потвърждаващи неговата самоличност, или каквато и да е промяна на тези данни, са предварително вписани в общо досие за всяка институцията.
Всяко вписване в това досие на данните с правен и банков характер на бенефициера и всяка промяна на тези данни се извършват въз основа на оправдателен документ, чиято форма се определя от счетоводителя.
2. С оглед на плащанията чрез банков превод разпоредителите с бюджетни кредити могат да поемат задължение към трета страна от името на своята институция само ако тази трета страна е предоставила необходимата документация за вписването ѝ в досието.
Разпоредителите с бюджетни кредити уведомяват счетоводителя за всяка промяна на данните с правен и банков характер, която им е съобщена от бенефициера, и проверяват дали тези данни са валидни, преди да извършат плащане.
Във връзка с предприсъединителната помощ могат да бъдат поемани индивидуални задължения към публичните органи на държавите, подали заявление за членство в Европейския съюз, без предварително вписване в досието на третата страна. В такива случаи разпоредителят с бюджетни кредити полага всички усилия вписването да бъде направено възможно най-бързо. Споразуменията предвиждат съобщаването на Комисията на данните за банковата сметка на бенефициера да представлява предварително условие за извършване на първото плащане.
Член 64
Съхраняване на оправдателната документация от счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
Оправдателните документи за счетоводната система и за изготвянето на отчетите по член 141 от Финансовия регламент се съхраняват най-малко пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите.
При все това обаче документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг период от време, т.е. до края на годината след годината на приключване на операциите. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Всяка институция взема решение в кой отдел да се съхранява оправдателната документация.
Член 65
Лица, оправомощени да се разпореждат със сметките
(член 69 от Финансовия регламент)
Всяка институция определя условията, според които служителите, които тя определя и оправомощава да се разпореждат със сметките в местните звена по член 72, имат право да предоставят на местните финансови институции имената и спесимените.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 66
Условия за използването на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Когато поради ограничения размер на сумите е практически невъзможно или неефективно да се извършват платежни операции чрез бюджетните процедури, могат да бъдат открити сметки за авансови средства за плащането на такива разходи.
2. Администраторът на авансови средства може временно да утвърждава и плаща разходи, въз основа на подробна рамка, изложена в инструкциите от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Тези инструкции посочват правилата и условията, при които се извършват временното утвърждаване и плащанията, и при необходимост, условията за подписване на правни задължения по смисъла на член 97, параграф 1, буква д).
3. За откриването на сметка за авансови средства и определянето на администратор на авансови средства трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. В решението се посочват съответните отговорности и задължения на администратора на авансови средства и на разпоредителя с бюджетни кредити.
За промяната на условията на функциониране на сметка за авансови средства също трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
4. В делегациите на Съюза сметки за авансови средства се откриват за плащането на разходи както от частта на бюджета, предназначена за Комисията, така и от частта на бюджета за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“), осигурявайки пълна проследимост на разходите.
Член 67
Условия за откриване и плащане
(член 70 от Финансовия регламент)
1. В решението за откриване на сметка за авансови средства и определяне на администратор на авансови средства и решението за изменение на условията на функциониране на сметка за авансови средства се посочват по-конкретно:
а)
максималният размер на средствата, които могат първоначално да бъдат предоставени като авансови, и тяхното предназначение;
б)
дали на името на институцията трябва да бъде открита банкова сметка или пощенска джиро сметка;
в)
характерът и максималният размер на всеки разход, който може да бъде изплащан от администратора на авансови средства в полза на трети страни или да се събира от тях;
г)
честотата на изготвяне на оправдателната документация, процедурата за изготвянето ѝ и договореностите за предаването ѝ на разпоредителя с бюджетни кредити за осчетоводяване;
д)
процедурата за евентуално попълване на авансовите средства;
е)
обстоятелството, че операциите с авансови средства се осчетоводяват от разпоредителя с бюджетни кредити не по-късно от края на следващия месец, за да може да се направи равнение между счетоводното и банковото салдо;
ж)
срокът на валидност на мандата, предоставен на администратора на авансови средства от счетоводителя;
з)
самоличността на определения администратор на авансови средства.
2. В предложенията за решения за откриване на сметки за авансови средства отговорният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за следното:
а)
да се даде приоритет на използването на бюджетните процедури, когато има достъп до централната компютризирана система за счетоводна отчетност;
б)
сметките за авансови средства да се използват само в обосновани случаи.
Максималният размер на плащането, което може да бъде извършено от администратора на авансови средства, когато е практически невъзможно или неефективно разплащателните операции да бъдат извършени чрез използване на бюджетните процедури, не може да надхвърля 60 000 EUR за всеки разход.
3. Администраторът на авансови средства може да извършва плащания в полза на трети страни въз основа и в рамките на:
а)
предварителните бюджетни и правни задължения, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
б)
положителното остатъчно салдо по сметките за авансови средства в наличност или в банката.
4. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо по член 89 от Финансовия регламент, чрез чек или други платежни средства, включително дебитни карти, в съответствие с инструкциите, определени от счетоводителя.
5. След извършването на плащанията се вземат официални окончателни решения за тяхното утвърждаване и/или се издават платежни нареждания, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 68
Избор на администратор на авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
Администраторите на авансови средства се избират измежду длъжностните лица или, при необходимост и само в надлежно обосновани случаи, измежду другите служители. Администраторите на авансови средства се избират въз основа на техните знания, умения и специфична квалификация, които се доказват с дипломи или подходящ професионален опит, или след подходяща програма за обучение.
Член 69
Захранване на сметките за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят извършва плащания за захранване на сметките за авансови средства и осъществява мониторинг на тези сметки от гледна точка на откриването на банкови сметки и делегирането на подписването, както и на проверките на място и в централизираното счетоводство. Счетоводителят захранва сметките за авансови средства. Авансовите средства се изплащат по откритата за целта банкова сметка.
Сметките за авансови средства могат да бъдат захранвани и пряко от различни местни приходи, като например възникващите от:
а)
продажбата на оборудване;
б)
публикации;
в)
разни възстановени суми;
г)
лихви.
Авансовите средства се осчетоводяват като разходи или разни или целеви приходи съгласно решението за откриване на сметката за авансови средства по член 67 и разпоредбите на Финансовия регламент. Съответните суми се приспадат от разпоредителя с бюджетни кредити при следващото захранване на сметките за авансови средства.
2. За да може по-конкретно да се избегнат загубите от курсови разлики, администраторът на авансови средства може да извършва преводи между различни банкови сметки, свързани със същите авансови средства.
Член 70
Проверки от разпоредителите с бюджетни кредити и счетоводителите
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Администраторът на авансови средства води счетоводство за средствата на негово разположение в наличност и в банката, както и за извършените плащания и получените суми, в съответствие с правилата и дадените от счетоводителя инструкции. Отчетите на това счетоводство са достъпни във всеки един момент за отговорния разпоредител с бюджетни кредити и поне веднъж в месеца се изготвя справка за операциите, която се изпраща през следващия месец заедно с оправдателна документация от администратора на авансови средства на разпоредителя с бюджетни кредити, който отговаря за осчетоводяването на операциите с авансови средства.
2. Счетоводителят извършва или нарежда да бъдат извършени от специално оправомощен за целта служител на неговата служба или на службата разпоредител проверки, които по правило следва да бъдат извършвани на място и без предупреждение, с цел да се проверят наличието на средствата, предоставени на администраторите на авансови средства, счетоводството и това дали операциите с авансови средства се осчетоводяват в предвидения срок. Счетоводителят съобщава резултатите от тези проверки на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 71
Процедура за възлагане на обществени поръчки
(член 70 от Финансовия регламент)
Плащанията от сметките за авансови средства могат, в рамките на ограниченията по член 137, параграф 3, да се състоят просто от плащане по фактури, без предварително да е била приета оферта.
Член 72
Откриване на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
За плащането на определени категории разходи могат да се откриват една или повече сметки за авансови средства във всяко местно звено извън Съюза съгласно член 70 от Финансовия регламент. Местно звено е например делегация на Съюза, служба или клон в трета държава.
Решението за откриване на такава сметка за авансови средства определя условията на нейното функциониране съгласно член 70 от Финансовия регламент и въз основа на специфичните нужди на всяко местно звено.
Член 73
Администратори на авансови средства и лица, оправомощени да се разпореждат със сметки в делегациите на Съюза
(член 70 от Финансовия регламент)
При извънредни обстоятелства и за да не се прекъсва дейността, задълженията на администратора на авансови средства на ЕСВД в делегациите на Съюза могат да бъдат изпълнявани от служители на Комисията. При същите условия служителите на ЕСВД могат да бъдат определяни за администратори на авансови средства за Комисията в делегациите на Съюза.
В делегациите на Съюза правилата и условията, определени в първа алинея, се прилагат за определянето на лицата, оправомощени от счетоводителя да извършват банкови операции.
ГЛАВА 4
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 74
Органи, отговорни по въпросите, свързани с измами
(член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент)
Властите и органите по член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент са органите, определени в Правилника за персонала и решенията на институциите на Съюза относно реда и условията за вътрешно разследване във връзка с предотвратяването на измами, корупция и други незаконни дейности в ущърб на интересите на Съюза.
Раздел 2
Правила, приложими за оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
Член 75
Финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
Без да се засягат правомощията на OLAF, органът за разглеждане на финансови нередности по член 29 (наричан по-нататък „органът за финансови нередности“) е компетентен по отношение на всяко нарушение на разпоредба на Финансовия регламент или на разпоредба, свързана с финансовото управление или проверката на операциите, в резултат на действие или бездействие от страна на служител.
Член 76
Орган за разглеждане на финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
1. Органът по назначаването отнася случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент до органа за финансови нередности за становище по член 73, параграф 6, втора алинея от Финансовия регламент.
Когато ръководителите на делегациите на Съюза действат като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се обръща директно към органа за финансови нередности за становище по случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент.
Оправомощен разпоредител с бюджетни кредити може да отнесе въпрос до органа за финансови нередности, ако счита, че е извършена финансова нередност. Органът за финансови нередности излиза със становище относно това дали са извършени нередности по смисъла на член 75, тяхната тежест и какви биха могли да бъдат последствията от тях. Ако анализът на органа за финансови нередности сочи, че случаят, който му е изпратен за разглеждане, следва да бъде отнесен до OLAF, той незабавно изпраща преписката на органа по назначаването и веднага уведомява OLAF.
Когато органът за финансови нередности пряко получи сигнал от служител съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент, той предава преписката на органа по назначаването и уведомява служителя за това. Органът по назначаването може да поиска становището на органа за финансови нередности по този случай.
2. Институцията или, когато органът за финансови нередности е съвместен - участващите институции, в зависимост от вътрешната си организация, определят реда и условията за дейността на органа за финансови нередности и неговия състав, който включва външен участник с необходимата квалификация и опит.
Член 77
Потвърждаване на инструкциите
(член 73, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който получи задължителна инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, по-конкретно поради това че инструкцията не може да бъде изпълнена с предоставените му ресурси, писмено уведомява за това оправомощилия го или вторично оправомощилия го орган. Ако инструкцията бъде потвърдена писмено и това потвърждение бъде получено своевременно и е достатъчно ясно, в смисъл че се отнася изрично до аспектите, които оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити оспорва, разпоредителят с бюджетни кредити се освобождава от отговорност. Той изпълнява инструкцията, освен ако е очевидно незаконна или е в нарушение на действащите норми за безопасност.
2. Разпоредбите на параграф 1 се прилагат и в случаите, когато разпоредител с бюджетни кредити узнае в хода на действията си по изпълнение на задължителна инструкция, че обстоятелствата по случая могат да доведат до нередност.
Всички потвърдени инструкции при обстоятелствата, описани в член 73, параграф 3 от Финансовия регламент, се записват от отговорния оправомощен разпоредител с бюджетни кредити и се включват в годишния му отчет за дейността.
ГЛАВА 5
Приходни операции
Раздел 1
Собствени ресурси
Член 78
Правила, които се прилагат за собствените ресурси
(член 76 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя график, който посочва кога ще бъдат предоставени на Комисията собствените ресурси, определени в Решението за системата на собствените ресурси на Съюза.
Собствените ресурси се установяват и събират в съответствие с правилата, приети по силата на решението по първа алинея.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 79
Прогноза за вземанията
(член 77 от Финансовия регламент)
1. Прогнозите за вземанията посочват вида приходи и бюджетната позиция, в която тези приходи трябва да бъдат записани, и доколкото е възможно, данните за длъжника и очакваната сума.
При изготвянето на прогноза за вземанията отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява по-конкретно дали:
а)
приходът е записан в правилната бюджетна позиция;
б)
прогнозата е правилна и в съответствие с приложимите разпоредби и принципа на добро финансово управление.
2. При спазване на разпоредбите на член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент и на член 7, параграф 2 от настоящия регламент прогнозата за вземанията няма като ефект предоставянето на бюджетни кредити за поети задължения. В случаите по член 21 от Финансовия регламент бюджетни кредити могат да бъдат предоставяни само след като Съюзът реално е събрал дължимите суми.
Раздел 3
Установяване на вземания
Член 80
Процедура
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане от отговорния разпоредител с бюджетни кредити представлява признаване на правото на Съюза по отношение на даден длъжник и установяване на правото да се предяви пред длъжника искане за плащане на задължението.
2. Нареждането за събиране е операцията, чрез която отговорният разпоредител с бюджетни кредити нарежда на счетоводителя да събере установената сума.
3. Дебитното известие уведомява длъжника, че:
а)
Съюзът е установил вземането;
б)
ако плащането на задължението бъде извършено преди крайния срок, не се дължи лихва за забава;
в)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), по задължението се дължи лихва, чийто размер е посочен в член 83, без да се засягат приложимите специфични разпоредби;
г)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), институцията събира средствата или чрез прихващане, или чрез задействане на предварително предоставена гаранция;
д)
счетоводителят може да събира средствата чрез прихващане преди крайния срок по буква б) в случаите, в които това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза, когато има основания да счита, че дължимата на Комисията сума ще бъде загубена, след като длъжникът бъде уведомен за мотивите и датата на събирането на средствата чрез прихващане;
е)
ако след предприемането на всички мерки, посочени в букви а)-д) от настоящия параграф, сумата не е събрана изцяло, институцията извърша събирането чрез прилагане на решение, осигурено или по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент, или чрез съдебно дело.
Разпоредителят с бюджетни кредити разпечатва дебитното известие и го изпраща на длъжника. Счетоводителят се уведомява за това изпращане чрез финансовата информационна система.
Член 81
Установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
За да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали:
а)
вземането е безспорно, в смисъл че е безусловно;
б)
вземането е ликвидно, в точно парично изражение;
в)
вземането е изискуемо и не е обвързано със срок за плащане;
г)
данните за длъжника са верни;
д)
вземането е записано в правилната бюджетна позиция;
е)
оправдателните документи са редовни; и
ж)
принципът на добро финансово управление е спазен, по-специално по отношение на критериите по член 91, параграф 1, буква а).
Член 82
Оправдателна документация за установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане се основава на оправдателна документация, която доказва правото на Съюза.
2. Преди да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че това е направено.
3. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Член 83
Лихва за забава
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, върху всяко вземане, което не е изплатено на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), се начислява лихва съгласно параграфи 2 и 3 от настоящия член.
2. Лихвата за вземанията, неизплатени на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата, прилагана от Европейската централна банка за нейните основни операции по рефинансиране, публикувана в Официален вестник на Европейския съюз, серия С, в сила на първия календарен ден на месеца, в който попада крайната дата, увеличена със:
а)
осем процентни пункта, когато дългът е по договор за обществена поръчка за доставки и услуги по дял V;
б)
три и половина процентни пункта във всички останали случаи.
3. Размерът на лихвите се изчислява от календарния ден, следващ крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) и посочен в дебитното известие, до календарния ден, на който дългът е издължен в пълен размер.
Нареждането за събиране, съответстващо на размера на лихвите за забава, се издава, когато тези лихви бъдат реално получени.
4. В случай на глоби, когато длъжникът предостави финансова гаранция, приета от счетоводителя вместо плащане, дължимата лихва, считано от крайния срок, посочен в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата по параграф 2 от настоящия член, която е в сила на първия ден на месеца, през който е прието решението за налагане на глоба, увеличена само с един и половина процентни пункта.
Раздел 4
Разпореждане за събиране
Член 84
Изготвяне на нареждането за събиране
(член 79 от Финансовия регламент)
1. Нареждането за събиране посочва:
а)
финансовата година, за която трябва да бъде осчетоводен приходът;
б)
акта или правното задължение, който или което е източник на задължението и поражда правото на събиране;
в)
приложимата бюджетна статия и всяко друго подразделение, включително, при необходимост, съответното бюджетно задължение;
г)
сумата, която подлежи на събиране, изразена в евро;
д)
името и адреса на длъжника;
е)
крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
ж)
възможния метод на събиране, включително по-специално събиране чрез прихващане или задействане на предоставена гаранция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата на нареждането за събиране и го подписва, след което то се изпраща на счетоводителя.
3. Счетоводителят на всяка институция съхранява списък на несъбраните дължими суми. Вземанията на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Той предава този списък на счетоводителя на Комисията.
Счетоводителят на Комисията изготвя консолидиран списък на дължимите суми за всяка институция по дата на издаване на нареждането за събиране. Списъкът се добавя към доклада на Комисията за бюджетното и финансовото управление.
4. За да подсили защитата на финансовите интереси на Съюза, Комисията съставя списък на вземанията на Съюза, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да възстанови средствата, които дължи, чрез съдебно решение със сила на пресъдено нещо и ако една година след неговото произнасяне не е възстановена никаква сума или е възстановена незначителна по размер сума. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 85
Решение, което представлява изпълнително основание, в полза на други институции
(член 79, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Извънредните обстоятелства по член 79, параграф 2 от Финансовия регламент са налице, когато съответната институция е изчерпала възможността за доброволно плащане и за събиране на дълга чрез прихващане, съгласно предвиденото в член 80, параграф 1 от Финансовия регламент, и дългът е значителен по размер.
2. В случая по параграф 1 съответните институции, различни от посочените в член 299 от ДФЕС, могат да поискат от Комисията да приеме решение, което представлява изпълнително основание.
3. Във всички случаи в решението, което представлява изпълнително основание, се посочва, че събраните суми се записват в частта на бюджета, предназначена за съответната институция, която действа като разпоредител с бюджетни кредити. Приходите се записват като общи приходи, освен когато попадат в обхвата на специфичните случаи на целевите приходи съгласно предвиденото в член 21, параграф 3 от Финансовия регламент.
4. Отправилата искането институция уведомява Комисията за всяко събитие, което има вероятност да повлияе на събирането на средствата, и се намесва в подкрепа на Комисията в случай на обжалване на решение, което представлява изпълнително основание.
5. Комисията и съответната институция се договарят относно практическите начини за изпълнение на настоящия член.
Раздел 5
Събиране
Член 86
Формалности по събирането
(член 80 от Финансовия регламент)
1. След като бъде събрано вземане, счетоводителят прави запис в сметките и уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой, извършени пред счетоводителя или администратора на авансови средства, се издава разписка.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране на вземания, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 87
Събиране чрез прихващане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Когато длъжникът има вземане по отношение на Съюза, което е безспорно, съгласно определението в член 81, буква а), ликвидно и изискуемо и се отнася до сума, установена с платежно нареждане, след изтичане на крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) счетоводителят събира установените вземания чрез прихващане.
В изключителни случаи, когато това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза и счетоводителят има основания да счита, че дължимата на Съюза сума ще бъде загубена, счетоводителят събира вземането чрез приспадане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б).
Счетоводителят извършва събирането и чрез прихващане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), когато длъжникът даде своето съгласие за това.
2. Преди да пристъпи към каквото и да е събиране съгласно параграф 1, счетоводителят се консултира с отговорния разпоредител с бюджетни кредити и уведомява съответните длъжници.
Когато длъжникът е национален орган или една от неговите административни единици, счетоводителят уведомява също съответната държава членка поне десет работни дни предварително за намерението си да пристъпи към събиране чрез прихващане. При все това със съгласието на държавата членка или съответната административна единица счетоводителят може да пристъпи към събирането чрез прихващане, преди да е изтекъл крайният срок.
3. Прихващането по параграф 1 има ефекта на плащане и освобождава Съюза от съответния дълг и ако е уместно, от дължимите лихви.
Член 88
Процедура за събиране при неизвършване на доброволно плащане
(членове 79 и 80 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на член 87, ако сумата не бъде събрана в пълен размер до крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), посочен в дебитното известие, счетоводителят уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно открива процедурата за събиране по всички предвидени в закона начини, включително, ако е уместно, чрез задействане на предварително предоставена гаранция.
2. Без да се засягат разпоредбите на член 87, когато методът на събиране по параграф 1 от настоящия член не може да бъде използван и длъжникът не плати въпреки официалното уведомително писмо, изпратено от счетоводителя, счетоводителят пристъпва към изпълнение на решение за събиране, осигурено по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент или чрез съдебно дело.
Член 89
Удължаване на срока за плащане
(член 80 от Финансовия регламент)
В сътрудничество с отговорния разпоредител с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и при условие че са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плати лихвата, посочена в член 83, за целия допълнителен период от време, считано от крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
б)
за да се защитят правата на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на институцията.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на институцията.
При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по буква б) от първа алинея, когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 90
Събиране на глоби или други санкции
(членове 80 и 83 от Финансовия регламент)
1. Когато пред Съда на Европейския съюз бъде заведено дело срещу решение на Комисията за налагане на глоба или други санкции съгласно ДФЕС или Договора за Евратом и докато не бъдат изчерпани всички правни средства за защита, длъжникът или плаща условно съответните суми по банковата сметка, посочена от счетоводителя, или предоставя финансова гаранция, приемлива за счетоводителя. Гаранцията е независима от задължението за плащане на глобата, имуществената санкция или други санкции и е изпълнима при първо поискване. Тя покрива главницата и лихвите, дължими съгласно член 83, параграф 4.
2. Комисията обезпечава условно платените суми, като ги инвестира във финансови активи и по този начин гарантира сигурността и ликвидността на средствата, като същевременно се стреми да получи и финансов приход.
3. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е потвърдена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
условно събраните суми и лихвите и другите суми, които те са генерирали, се записват в бюджета в съответствие с член 83 от Финансовия регламент най-късно през финансовата година, следваща годината, през която са изчерпани всички правни средства за защита;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя се привежда в действие и съответните суми се записват в бюджета.
Когато размерът на глобата или на санкцията е увеличен от Съда, букви а) и б) от първа алинея се прилагат до сумите в решението на Комисията и счетоводителят събира съответстващата на увеличението сума, която се записва в бюджета.
4. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е отменена или намалена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
недължимо събраните суми заедно с начислените лихви се връщат на съответната трета страна. В случаите, в които цялостният генериран приход за съответния период е отрицателен, се възстановява номиналната стойност на недължимо събраните суми;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя съответно се освобождава.
Член 91
Отказ от събиране на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се откаже от цялостното или частично събиране на установено вземане само в следните случаи:
а)
когато предвидимите разходи по събирането ще надхвърлят дължимата сума и отказът от събиране няма да навреди на престижа на Съюза;
б)
когато вземането не може да бъде събрано поради изтеклото време или несъстоятелност на длъжника;
в)
когато събирането противоречи на принципа на пропорционалност.
2. В случаите по параграф 1, буква в) отговорният разпоредител с бюджетни кредити действа съгласно предварително установените в рамките на всяка институция процедури и прилага следните критерии, които са задължителни и приложими при всички обстоятелства:
а)
фактите, имащи отношение към сериозността на нередността, поради която е установено вземането (измама, повторно нарушение, умисъл, грижа, добросъвестност, явна грешка);
б)
отражението, което отказът от събиране ще има върху функционирането на Съюза и неговите финансови интереси (размер на сумата, риск от създаване на прецедент, уронване на авторитета на закона).
В зависимост от обстоятелствата по случая на отговорния разпоредител с бюджетни кредити може също да се наложи да вземе предвид следните допълнителни критерии:
а)
всяко нарушение на конкуренцията, което ще бъде причинено от отказа от събиране;
б)
икономическите и социалните щети, които ще бъдат причинени от събирането на вземането в пълен размер.
3. Решението за отказ от събиране по член 80, параграф 2 от Финансовия регламент се мотивира и упоменава положената грижа за обезпечаване на събирането и правните и фактическите основания за отказа. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити се отказва от събирането на вземане в съответствие с член 84.
4. Институцията не може да делегира правомощия за отказ от събиране на установено вземане в никой от следните случаи:
а)
когато сумата, предмет на отказването, е 1 000 000 EUR или повече;
б)
когато сумата, предмет на отказването, е 100 000 EUR или повече в случаите, в които това представлява 25 % или повече от установеното вземане.
Под праговете, посочени в първа алинея, всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отказ от събиране на установено вземане.
5. Всяка институция ежегодно изпраща на Европейския парламент и на Съвета доклад за отказите по параграфи 1-4 от настоящия член, отнасящи се до суми в размер на 100 000 EUR или повече. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Член 92
Отмяна на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. В случай на грешка отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя изцяло или частично установеното вземане в съответствие с членове 82 и 84 и посочва подходящи мотиви.
2. Всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отмяна на установено вземане.
Член 93
Правила относно давностните срокове
(член 81 от Финансовия регламент)
1. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни започва да тече при изтичане на крайния срок, съобщен на длъжника в дебитното известие съгласно член 80, параграф 3, буква б).
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза започва да тече от датата, на която плащането на вземането на третата страна стане дължимо съгласно съответното правно задължение.
2. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни се прекъсва от всяко действие на институция или на държава членка, действаща по искане на институция, за което третата страна е уведомена и което има за цел събирането на дълга.
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза се прекъсва от всяко действие, за което Съюзът е уведомен от своите кредитори или от името на своите кредитори и което има за цел събирането на дълга.
3. Нов давностен срок от пет години започва да тече в деня след прекъсването по параграф 2.
4. Всяко съдебно дело във връзка с вземане по параграф 1, включително делата пред съд, който по-късно се самообявява за некомпетентен по делото, прекъсва давностния срок. Новият давностен срок от пет години не започва, докато не бъде постановено съдебно решение със сила на пресъдено нещо или не бъде постигнато извънсъдебно споразумение между същите страни по същото дело.
5. Когато счетоводителят предостави на длъжника допълнително време за плащане съгласно член 89, това се счита за прекъсване на давностния срок. Новият давностен срок от пет години започва да тече от деня след този на изтичане на удължения срок за плащане.
6. Вземания не се събират след изтичане на давностния срок, установен в параграфи 1-5.
ГЛАВА 6
Разходни операции
Член 94
Решение за финансиране
(член 84 от Финансовия регламент)
1. Решението за финансиране съдържа съществените елементи на действие, при което се извършва разход от бюджета.
2. По-конкретно решението за финансиране излага следното:
а)
за безвъзмездните средства:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
приоритетите за годината, целите за изпълнение и предвидените резултати с разрешените бюджетни кредити за финансовата година;
iii)
съществените критерии за допустимост, подбор и отпускане, които ще бъдат използвани за подбор на предложения;
iv)
максималния възможен процент на съфинансиране и ако се предвиждат различни проценти, критериите, които следва да се спазват за всеки от тях;
v)
графика и индикативната стойност на поканите за представяне на предложения;
б)
за обществените поръчки:
i)
цялостния бюджетен пакет, предназначен за възлагането на обществени поръчки през годината;
ii)
индикативния брой и вида на предвидените обществени поръчки и ако е възможно, общо описание на техния предмет;
iii)
индикативния календар за започването на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
в)
за доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
бюджетните кредити, заделени за доверителния фонд за годината, и сумите, предвидени за целия му срок на действие;
iii)
целите на доверителния фонд и неговия срок на действие;
iv)
правилата за управление на доверителния фонд;
v)
възможността за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субектите и лицата по член 187, параграф 2 от Финансовия регламент;
г)
за наградите:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
съществените условия за участие и критериите за присъждане;
iv)
графика на конкурса и размера на наградата или наградите;
д)
за финансовите инструменти:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
сумата, отпусната за финансовия инструмент;
iv)
индикативния график на изпълнението.
3. Когато работната програма по член 128 от Финансовия регламент съдържа информацията по буква а) от параграф 2 от настоящия член за безвъзмездните средства, финансирани от разрешените за финансовата година бюджетни кредити, решението за приемането ѝ се счита за решение за финансиране за тези безвъзмездни средства.
Що се отнася до обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти, когато изпълнението на съответните бюджетни кредити, разрешени за финансовата година, е предвидено в работна програма, съдържаща информацията по букви б), в), г) и д) от параграф 2 от настоящия член, решението за приемане на тази работна програма също се счита за решение за финансиране за съответните обществени поръчки, доверителни фондове, награди и финансови инструменти.
Ако работната програма не съдържа тази информация за една или повече дейности, тя трябва да претърпи съответните изменения или за съответната дейност да бъде прието индивидуално решение за финансиране.
4. Без да се засяга която и да е специфична разпоредба на основен акт, всяко съществено изменение на вече прието решение за финансиране следва същата процедура като първоначалното решение.
Раздел 1
Поемане на задължение за разход
Член 95
Глобални и временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобалното бюджетно задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, което само по себе си предвижда последващо поемане на едно или повече правни задължения, или чрез поемане на едно или повече правни задължения.
Споразуменията за финансиране в сферата на пряката финансова помощ за трети държави, включително бюджетната подкрепа, които представляват правни задължения, могат да пораждат плащания без поемане на други правни задължения.
2. Временното бюджетно задължение се изпълнява чрез поемане на едно или повече правни задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, в случай на разходи за управление на персонала или комуникационни разходи на институциите за отразяване на събития на Съюза, пряко чрез плащания.
Член 96
Приемане на глобално задължение
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобално задължение се поема въз основа на решение за финансиране.
Глобалното задължение се поема най-късно преди приемането на решението за подбор на получатели, а когато изпълнението на съответните бюджетни кредити включва приемане на работна програма по смисъла на член 188 - в най-кратки срокове след приемането на програмата.
2. Когато глобалното поето задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, втората алинея от параграф 1 не се прилага.
Член 97
Един подпис
(член 85 от Финансовия регламент)
1. От правилото, че бюджетното задължение и съответстващото му правно задължение се подписват от едно и също лице, се допускат изключения само в следните случаи:
а)
когато задълженията са временни;
б)
когато глобалните задължения се отнасят до споразумения за финансиране с трети държави;
в)
когато решението на институцията представлява правно задължение;
г)
когато глобалното задължение се изпълнява чрез няколко правни задължения, за които са отговорни различни разпоредители с бюджетни кредити;
д)
когато във връзка със сметки за авансови средства, предназначени за външните дейности, правните задължения трябва да бъдат подписани от служители на местните звена по член 72 по инструкция на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който обаче остава изцяло отговорен за съответните операции;
е)
когато институция е делегирала правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на междуинституционална европейска служба съгласно член 199, параграф 1 от Финансовия регламент.
2. Ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, подписал бюджетното задължение, отсъства и продължава да отсъства за период, несъвместим със сроковете за поемане на правното задължение, последното се поема от лицето, определено по приетите от всяка институция правила за заместване, при условие че това лице притежава статута на разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 65, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 98
Административни разходи, покривани с временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
Позициите, разглеждани като обичайни административни разходи, които могат да породят временни задължения, включват следното:
а)
разходи за персонал, независимо от това дали този персонал попада в обхвата на Правилника за персонала, или не, за други човешки ресурси и пенсии и за възнаграждение на експерти;
б)
разходи, отнасящи се до членовете на институцията;
в)
разходи за обучение;
г)
разходи за конкурси, подбор и назначаване;
д)
командировъчни;
е)
представителни разходи;
ж)
разходи за срещи;
з)
устни и писмени преводачи;
и)
обмен на длъжностни лица;
й)
редовен наем на движимо и недвижимо имущество или рутинни плащания по договори за недвижими имоти по смисъла на член 121 от настоящия регламент или вноски по заеми съгласно член 203, параграф 8 от Финансовия регламент;
к)
разни застраховки;
л)
почистване, поддръжка и сигурност;
м)
социални и медицински разходи;
н)
използване на далекосъобщителни услуги;
о)
финансови такси;
п)
правни разноски;
р)
обезщетения, включително лихви;
с)
работно оборудване;
т)
вода, газ и електроенергия;
у)
публикации на хартиен носител или в електронен формат;
ф)
комуникационни дейности, в които институциите участват с цел отразяване на събития на Съюза.
Член 99
Вписване на индивидуални правни задължения
(член 86 от Финансовия регламент)
В случай на глобално бюджетно задължение, последвано от едно или няколко индивидуални правни задължения, отговорният разпоредител с бюджетни кредити регистрира в централното счетоводство сумите по това или тези последователни индивидуални правни задължения.
При вписването в сметките се посочва съответното глобално задължение, към което се отнасят индивидуалните задължения.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити вписва сумите по сметките, преди да подпише съответното индивидуално правно задължение, освен в случаите по член 86, параграф 4, четвърта алинея от Финансовия регламент.
Във всички случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали съвкупната сума не надхвърля размера на глобалното задължение, което ги обхваща.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 100
Утвърждаване и приемане за плащане
(член 88 от Финансовия регламент)
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи по смисъла на член 110, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително рутинните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен с официално решение на разпоредителя с бюджетни кредити и на негова отговорност в съответствие с член 65, параграф 5 от Финансовия регламент. Тези решения за оправомощаване се съхраняват за бъдещи справки.
Член 101
Резолюция „удостоверено вярно“ за плащанията по предварително финансиране
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията по предварително финансиране отговорният разпоредител с бюджетни кредити или технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява с резолюция „удостоверено вярно“, че условията, които се изискват в правното задължение за изплащане на предварителното финансиране, са изпълнени.
Член 102
Приемане за плащане на договори за възлагане на обществени поръчки за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до договори за възлагане на обществени поръчки, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвена от изпълнителя фактура;
б)
на самата фактура, или на вътрешен документ, придружаващ получената фактура, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на фактурата са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
Посочената в буква б) от първа алинея резолюция „удостоверено вярно“ удостоверява, че предвидените по договора услуги, доставки или строителни работи са надлежно извършени. За доставките и строителните работи длъжностното лице или друг технически компетентен служител съставят предварителен приемо-предавателен протокол и впоследствие окончателен такъв при изтичането на гаранционния срок, посочен в договора. Тези два протокола се считат за резолюция „удостоверено вярно“.
За рутинните плащания, включително плащанията за абонаменти или за курсове за обучение, резолюцията „удостоверено вярно“ удостоверява, че правото на кредитора е в съответствие с документите, оправдаващи плащането.
Член 103
Приемане за плащане на безвъзмездни средства за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до безвъзмездни средства, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвената от бенефициера заявка за плащане;
б)
на самата заявка за плащане, или на вътрешен документ, придружаващ получения отчет за разходи, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от длъжностно лице или друг технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на заявката за плащане са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
с резолюцията по буква б) от първа алинея длъжностното лице или другият технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява, че дейността или работната програма, изпълнена от бенефициера, е в пълно съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, включително, ако е приложимо, че декларираните от бенефициера разходи са допустими.
Член 104
Приемане за плащане на разходи за персонал
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията, които съответстват на разходи за персонала, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че са налични следните оправдателни документи:
а)
по отношение на месечната заплата:
i)
пълен списък на персонала с всички елементи на възнаграждението;
ii)
формуляр (личен информационен фиш) въз основа на взетите във всеки отделен случай решения, показващ при настъпване на промяна всяка промяна във всеки елемент на възнаграждението;
iii)
при назначаване на работа или на длъжност - заверено копие на решението за назначаване на работа или на длъжност, придружаващо утвърждаването на изплащането на първата заплата;
б)
по отношение на другите възнаграждения, като тези на служителите, на които се заплаща на час или на ден: справка, подписана от оправомощения служител, за отработените дни и часове;
в)
по отношение на извънредния труд: справка, подписана от оправомощения служител, за количеството извънреден труд;
г)
по отношение на командировъчните:
i)
заповедта за командироване, подписана от компетентния орган;
ii)
отчет за командировъчните, подписан от командирования и от по-висшестоящия служител, оправомощен за целта, в случай че командировъчните се различават от заповедта за командироване.
д)
по отношение на някои други административни разходи, свързани с персонала, включително абонаментите или курсовете за обучение, които според договора трябва да се платят предварително: оправдателната документация във връзка с решението, на което се основават разходите, съдържаща всички елементи за изчисляването им.
в отчета за командировъчните по буква г), подточка ii) от първа алинея се посочват мястото на командировката, датата и часът на заминаване и пристигане на мястото на командировката, пътните и дневните разходи и други надлежно разрешени разходи, при условие че бъдат представени оправдателни документи.
Член 105
Материална форма на резолюцията „прието за плащане“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 100. При компютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 106
Материална форма на резолюцията „удостоверено вярно“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 101. При компютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ може да бъде под формата на утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от технически компетентния служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на плащане
Член 107
Проверки на плащанията от разпоредителя с бюджетни кредити
(член 89 от Финансовия регламент)
При съставянето на платежното нареждане отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
платежното нареждане е надлежно издадено, което означава, че предварително е взето решение за утвърждаване под формата на резолюция „прието за плащане“, данните на бенефициера са верни и сумата е изискуема;
б)
платежното нареждане съответства на бюджетното задължение, към което е отнесено;
в)
разходът е отнесен към правилната бюджетна позиция;
г)
има налични бюджетни кредити.
Член 108
Задължителни реквизити на платежните нареждания и предаването им на счетоводителя
(член 89 от Финансовия регламент)
1. Платежното нареждане съдържа:
а)
финансовата година, за която трябва да се осчетоводи разходът;
б)
бюджетната статия и всяко друго евентуално подразделение;
в)
правното задължение, пораждащо право на плащане;
г)
бюджетното задължение, към което трябва да бъде отнесено;
д)
сумата, която подлежи на плащане, изразена в евро;
е)
името, адреса и данните на банковата сметка на бенефициера;
ж)
предмета на разхода;
з)
начина на извършване на плащането;
и)
инвентаризиране на активите в съответствие с член 248.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 109
Видове плащане
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
2. Междинно плащане, което може да се извършва неколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
3. Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
Член 110
Оправдателна документация
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране, включително когато се разделя на няколко плащания, се изплаща въз основа на договора, решението, споразумението или основния акт или въз основа на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали условията на въпросния договор, решение или споразумение са спазени. Ако датата на плащане на предварителното финансиране е определена в тези инструменти, изплащането на дължимата сума не подлежи на допълнително искане.
2. Междинните плащания и плащанията на остатъка се основават на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали финансираната дейност е извършена в съответствие с основния акт или решението или в съответствие с условията на договора или споразумението.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя, при съблюдаване на принципа на добро финансово управление, характера на оправдателната документация по настоящия член в съответствие с основния акт, решенията, договорите и споразуменията. Междинните и окончателните доклади за техническото и финансовото изпълнение представляват оправдателни документи за целите на параграф 2.
4. Оправдателните документи се съхраняват от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 111
Срокове за плащане и лихва за забава
(член 92 от Финансовия регламент)
1. Под срок, предвиден за извършване на плащанията, се разбира срокът за утвърждаване, разрешаване и плащане на разходите.
Той започва да тече от датата на получаване на заявка за плащане.
Заявката за плащане се регистрира от оправомощената служба на отговорния разпоредител с бюджетни кредити във възможно най-кратък срок и се счита за получена на датата на своето регистриране.
Под дата на плащане се разбира датата, на която се дебитира сметката на институцията.
2. Заявката за плащане съдържа следните съществени елементи:
а)
име на кредитора;
б)
сума;
в)
валута;
г)
дата;
При липса на поне един съществен елемент заявката се отхвърля.
Кредиторът се уведомява писмено за отхвърлянето и за мотивите за него във възможно най-кратък срок и при всички случаи в срок от 30 календарни дни от датата на получаване на заявката за плащане.
3. В случай на спиране по член 92, параграф 2 от Финансовия регламент оставащият срок за плащане започва да тече отново от датата на получаване на изисканата информация или преработените документи или на датата на извършване на необходимата допълнителна проверка, включително проверки на място.
4. При изтичане на сроковете, определени в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, кредиторът има право на лихва в съответствие със следните условия:
а)
лихвените проценти са тези, посочени в член 83, параграф 2 от настоящия регламент;
б)
лихвата се дължи за периода от календарния ден, следващ датата на изтичане на срока за плащане, определен в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, до датата на плащането.
При все това, когато лихвата, изчислена в съответствие с разпоредбите на първа алинея, е по-ниска от 200 EUR или равна на 200 EUR, тя се изплаща на кредитора само при поискване, подадено в срок от два месеца от получаване на закъснялото плащане.
5. Всяка институция представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно спазването на сроковете и спирането на сроковете по член 92 от Финансовия регламент. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 7
Информационни системи
Член 112
Описание на информационните системи
(член 93 от Финансовия регламент)
Когато за обработка на операциите по изпълнението на бюджета се използват компютърни системи и подсистеми, се изисква изчерпателно и актуално описание на всяка система или подсистема.
Всяко описание определя съдържанието на всички полета за данни и описва как системата обработва всяка отделна операция. То показва подробно как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция.
Член 113
Периодично запаметяване
(член 93 от Финансовия регламент)
Данните в компютърните системи и подсистеми се запаметяват периодично и се съхраняват на сигурно място.
ГЛАВА 8
Вътрешен одитор
Член 114
Назначаване на вътрешния одитор
(член 98 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава своя вътрешен одитор съгласно правила, съобразени със специфичните ѝ особености и нужди. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета за назначаването на вътрешния одитор.
2. Всяка институция определя в зависимост от специфичните си особености и нужди обхвата на мисията на вътрешния одитор и подробно определя целите и процедурите за упражняването на функцията вътрешен одит при надлежно съблюдаване на международните стандарти за вътрешен одит.
3. Институцията може да назначава за вътрешен одитор на основание на конкретната му компетентност длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала и гражданин на някоя от държавите членки.
4. Ако две или повече институции назначат един и същ вътрешен одитор, те определят необходимите условия за търсенето на отговорност от него съгласно член 119.
5. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета при прекратяване на задълженията на вътрешния одитор.
Член 115
Ресурси за вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
Институцията осигурява на вътрешния одитор ресурсите, от които той се нуждае за правилно изпълнение на одиторската си функция, и устав за мисията, в който се посочват подробно неговите задачи, функции и задължения.
Член 116
Работна програма
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор приема работната си програма и я представя на институцията.
2. Институцията може да поиска от вътрешния одитор да извършва одити, които не са включени в работната програма по параграф 1.
Член 117
Докладване от вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор представя на институцията годишния отчет за вътрешния одит, предвиден в член 99, параграф 3 от Финансовия регламент, в който се посочват броят и видът на извършените вътрешни одити, основните отправени препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
В годишния отчет се посочват и всички системни проблеми, открити от специалния орган, създаден по силата на член 73, параграф 6 от Финансовия регламент.
2. Всяка институция преценява дали отправените в отчетите на вътрешния ѝ одитор препоръки са подходящи за обмен на най-добри практики с останалите институции.
3. По време на изготвяне на своя отчет вътрешният одитор обръща особено внимание на цялостното спазване на принципа на добро финансово управление и се уверява, че са предприети подходящи мерки за постоянно подобряване и засилване на неговото прилагане.
Член 118
Независимост
(член 100 от Финансовия регламент)
Вътрешният одитор е изцяло независим при извършване на своите одити. Той не може да получава никакви указания, нито да бъде ограничаван по какъвто и да е начин по отношение на изпълнението на своите функции, които по силата на неговото назначаване му се възлагат съгласно Финансовия регламент.
Член 119
Отговорност на вътрешния одитор
(член 100 от Финансовия регламент)
Само институцията, действайки в съответствие с разпоредбите на настоящия член, може да търси отговорност от вътрешния одитор за неговите действия като длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала.
Институцията взема мотивирано решение за започване на разследване. Решението се съобщава на заинтересованата страна. Институцията може да възложи разследването, под своята пряка отговорност, на едно или повече длъжностни лица със степен, равна на степента на съответния служител или по-висока от нея. В хода на разследването се изслушва мнението на заинтересованата страна.
Докладът за разследването се предоставя на заинтересованата страна, която след това се изслушва от институцията по предмета на доклада.
Въз основа на доклада и изслушването институцията приема мотивирано решение за приключване на производството или мотивирано решение съгласно членове 22 и 86 от Правилника за персонала и приложение IХ към него. Решенията за налагане на дисциплинарни или финансови санкции се съобщават на заинтересованата страна и за информация - на другите институции и Сметната палата.
Заинтересованата страна има право да обжалва тези решения пред Съда на Европейския съюз съгласно предвиденото в Правилника за персонала.
Член 120
Обжалване пред Съда на Европейския съюз
(член 100 от Финансовия регламент)
Без да се засягат начините за обжалване, предвидени в Правилника за персонала, вътрешният одитор има право да обжалва пряко пред Съда на Европейския съюз всеки акт във връзка с изпълнението на неговите задължения като вътрешен одитор. Жалбата се подава в тримесечен срок от календарната дата, на която той е уведомен за съответния акт.
По такива жалби се провеждат разследване и изслушване съгласно предвиденото в член 91, параграф 5 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Раздел 1
Обхват и принципи на възлагането
Член 121
Определения и обхват
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Договорите за недвижими имоти обхващат закупуването, дългосрочното наемане, плодоползването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на земя, съществуващи сгради или други недвижими имоти.
2. Договорите за доставки обхващат закупуването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на стоки. Договор за доставка на стоки и евентуално за монтаж и инсталиране се счита за договор за доставка.
3. Договорите за строителство обхващат изпълнението или проектирането и изпълнението на строителни работи или на строеж, свързани с една от дейностите, посочени в приложение I към Директива 2004/18/ЕО, или изпълнението, по какъвто и да е начин, на строеж, съответстващ на посочените от възложителя изисквания. Понятието „строеж“ означава резултатът от строителство или от граждански инженеринг, взети като цяло, който е достатъчен сам по себе си за изпълнение на икономическа или техническа функция.
4. Договорите за услуги обхващат всички интелектуални и неинтелектуални услуги, различни от тези в обхвата на договорите за доставки, договорите за строителство и договорите за недвижими имоти.
Договор, който обхваща два или повече вида обществени поръчки (за строителство, услуги или доставки), се възлага в съответствие с разпоредбите, които се прилагат за вида обществена поръчка, характеризираща основния предмет на този договор.
В случай на смесени договори, състоящи се от услуги и доставки, основният предмет се определя чрез сравняване на стойностите на съответните услуги или доставки.
Всяко позоваване на номенклатурите в контекста на обществените поръчки се прави, като се използва Общият терминологичен речник, свързан с обществените поръчки (CPV), изложен в Регламент (ЕО) № 2195/2002 на Европейския парламент и на Съвета (11).
5. Понятията „изпълнител на строителни работи“, „доставчик“ и „доставчик на услуги“ се отнасят до всяко физическо или юридическо лице, публичноправен субект или обединение на такива лица и/или органи, които предлагат да извършат строителни работи, да доставят стоки и да предоставят услуги. Понятието „икономически оператор“ включва изпълнителите на строителни работи, доставчиците и доставчиците на услуги. „Оференти“ означава икономическите оператори, подали оферта. „Кандидати“ означава лицата, поискали да бъдат допуснати до участие в ограничена процедура, състезателен диалог или процедура на договаряне. „Потенциални оференти“ означава икономическите оператори, включени в списък на потенциалните оференти съгласно член 136, параграф 1, буква б).
Обединенията на икономически оператори имат право да представят оферти или да кандидатстват. Възложителите не могат да изискват от обединенията да имат определена правна форма, за да бъдат допуснати да представят оферта или заявление за участие, но от избраното обединение може да бъде изискано да приеме определена правна форма, след като му бъде възложена поръчката, ако тази промяна е необходима за доброто изпълнение на поръчката.
6. Службите на институциите на Съюза се считат за възложители освен в случаите, в които сключват помежду си административни споразумения за предоставяне на услуги, доставка на стоки, извършване на строителни работи или изпълняване на договори за недвижими имоти.
7. „Техническа помощ“ означава дейностите за оказване на подкрепа и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, по-конкретно подготвителните, управленските, мониторинговите, оценъчните, одитните и контролните дейности.
8. Всички контакти с изпълнителите, включително сключването на договори и техните изменения, могат да бъдат извършвани посредством системи за електронен обмен, осигурени от възложителя.
9. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, които се предават чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат да подписват електронно или да предават документ чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да се идентифицират чрез системата по установен начин;
г)
трябва да бъдат точно определени часът и датата на електронната операция;
д)
трябва да се запазва целостта на документите;
е)
документите трябва да продължат да бъдат налични;
ж)
при необходимост, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
гарантират защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
10. За изпратените или получените чрез такава система данни важи правната презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, който е изпратен или за който е изпратено уведомление чрез такава система, се счита за еквивалентен на документ на хартиен носител, допустим е като доказателство в правни производства, счита се за оригинален и се ползва с правната презумпция за автентичност и цялост, при условие че не притежава никакви динамични характеристики, които могат да доведат до автоматичната му промяна.
Електронните подписи по буква б) от параграф 9 имат равностойно правно действие на писмено положени подписи.
Член 122
Рамкови споразумения и отделни договори
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Срокът на действие на рамково споразумение не може да превишава четири години освен в изключителни случаи, надлежно обосновани по-специално от предмета на рамковото споразумение.
Отделните договори, които се основават на рамковите споразумения, се възлагат в съответствие с условията на рамковото споразумение само между възложителите и изпълнителите по рамковото споразумение.
При възлагането на отделни договори страните не могат да внасят съществени изменения в рамковото споразумение.
2. Когато рамково споразумение се сключва с един икономически оператор, отделните договори се възлагат в рамките на условията, установени в рамковото споразумение.
При надлежно обосновани обстоятелства възложителите могат да се консултират писмено с изпълнителя, като поискат от него при необходимост да допълни своята оферта.
3. Когато рамково споразумение трябва да бъде сключено с няколко икономически оператори, то се сключва с поне трима оператори, при условие че има достатъчен брой икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор, или достатъчен брой допустими оферти, които отговарят на критериите за възлагане.
Рамково споразумение с няколко икономически оператори може да приеме формата на отделни договори, съдържащи еднакви условия.
Отделните договори, основаващи се на рамковите споразумения, сключени с няколко икономически оператори, се възлагат при спазване на следните условия:
а)
при рамкови споразумения без повторно провеждане на конкурс - чрез прилагане на условията, установени в рамковото споразумение;
б)
при рамкови споразумения с повторно провеждане на конкурс - след като страните отново са се конкурирали въз основа на същите и ако е необходимо, на по-точно формулирани условия, както и когато е уместно, въз основа на други условия, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
За всеки отделен договор, който трябва да бъде възложен в съответствие с условията на трета алинея, буква б), възложителите се консултират писмено с изпълнителите по рамковото споразумение, като определят срок, който е достатъчно дълъг за представяне на офертите. Офертите се представят в писмена форма. Възложителите възлагат всеки отделен договор на оферента, представил най-добрата оферта въз основа на критериите за възлагане, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
4. В секторите, характеризиращи се с бързи промени на цените и бързо технологично развитие, рамковите споразумения без повторно провеждане на конкурс съдържат клауза или за преразглеждане в средата на периода, или за система за сравнителен анализ. След преразглеждането в средата на периода, ако първоначално определените условия вече не са адаптирани към изменението на цените или към развитието на технологиите, възложителят може да не използва въпросното рамково споразумение и предприема необходимите мерки за неговото прекратяване.
5. Само отделните договори, които се основават на рамкови споразумения, се предшестват от поемане на бюджетно задължение.
Раздел 2
Публикуване
Член 123
Обявяване на поръчките, попадащи в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Публикуването на поръчки на стойност, равна на праговете, установени в член 170, параграф 1, или по-голяма тях, се извършва под формата на обявление за обществена поръчка, без да се засягат разпоредбите на член 134, и под формата на обявление за възлагане. Обявлението за предварителна информация е задължително само когато възложителят възнамерява да използва възможността за съкращаване на сроковете за получаване на оферти съгласно член 152, параграф 4.
2. Обявлението за предварителна информация е обявлението, чрез което възложителите оповестяват индикативно прогнозите за общата стойност и предмета на поръчките и рамковите споразумения, които възнамеряват да възложат през дадена финансова година, с изключение на поръчките по процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
Обявлението за предварителна информация се публикува или от Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-нататък „Службата за публикации“), или от самите възложители в своя профил на купувач.
Задължителното обявление за предварителна информация се изпраща на Службата за публикации или се публикува в профила на купувач във възможно най-кратък срок и във всички случаи не по-късно от 31 март на всяка финансова година.
Възложителите, които публикуват обявлението за предварителна информация в своя профил на купувач, изпращат на Службата за публикации, по електронен път и като използват формата и процедурите за изпращане, посочени в точка 3 от приложение VIII към Директива 2004/18/ЕО, обявление, в което се съобщава публикуването на обявление за предварителна информация в профил на купувач.
3. Обявлението за обществена поръчка е начинът, по който възложителите обявяват намерението си да започнат процедура за възлагане на обществена поръчка, сключване на рамково споразумение или създаване на динамична система за покупки в съответствие с член 131. Без да се засягат договорите, сключени след процедура на договаряне съгласно член 134, обявлението за поръчка е задължително за договорите с прогнозна стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1.
То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
При открита процедура в обявлението за поръчка се посочват датата, часът, а когато е уместно, и мястото на заседанието на комисията за отваряне на офертите, на което могат да присъстват оферентите.
Възложителите съобщават дали допускат варианти и посочват минималните нива на капацитет, които изискват, ако използват възможността, предвидена в член 146, параграф 2, втора алинея. Те определят критериите за подбор по член 146, които възнамеряват да използват, минималния брой кандидати, които планират да поканят като оференти, и когато е уместно, максималния брой на тези кандидати, както и обективните и недискриминационни критерии, които възнамеряват да прилагат, за да ограничат броя, в съответствие с член 128, параграф 1, втора алинея.
При неограничен, пряк и пълен достъп до процедурата за възлагане на поръчка по електронен път, и по-специално в динамичните системи за покупки по член 131, в обявлението за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който могат да бъдат разгледани тези документи.
Възложителите, които желаят да организират конкурс, оповестяват намерението си чрез обявление.
Когато е уместно, възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, че процедурата за възлагане на обществена поръчка е междуинституционална процедура за възлагане на обществена поръчка. В тези случаи в обявлението за обществена поръчка се посочват институциите, изпълнителните агенции или органите по член 208 от Финансовия регламент, които участват в процедурата за обществена поръчка, институцията, отговаряща за процедурата за обществена поръчка, и общият обем на договорите за всички тези институции, изпълнителни агенции или органи.
4. Обявлението за възлагане съдържа резултатите от процедурата за възлагане на поръчки, за сключване на рамкови споразумения или за възлагане на поръчки, основани на динамична система за покупки. При поръчките, чиято стойност е равна на праговете или превишава праговете, определени в член 170, параграф 1, обявлението за възлагане е задължително. То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
Обявлението за възлагане се изпраща на Службата за публикации не по-късно от 48 календарни дни от датата на подписване на договора или рамковото споразумение. При все това обявленията, които се отнасят до поръчки, основани на динамична система за покупки, могат да се групират по тримесечия. В тези случаи те се изпращат на Службата за публикации не по-късно от 48 дни след края на всяко тримесечие.
Възложителите, които са провели конкурс за проект, изпращат на Службата за публикации обявление за резултатите от него.
В случай на междуинституционални процедури обявлението за възлагане се изпраща от отговорния за процедурата възложител.
Обявлението за възлагане се изпраща и на Службата за публикации в случай на договор или рамково споразумение на стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1, и възложени съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, достатъчно рано, за да може публикуването да се направи преди подписване на договора, в съответствие с реда и условията, предвидени в член 171, параграф 1.
Без да се засягат разпоредбите на член 21, информацията относно стойността и изпълнителите на отделните договори, основани на рамково споразумение, през дадена финансова година се публикува на интернет сайта на възложителя не по-късно от 30 юни след края на тази финансова година, ако в резултат на сключването на отделен договор или на съвкупния обем на отделните договори праговете по член 170, параграф 1 бъдат надвишени.
5. Обявленията се съставят в съответствие със стандартните формуляри, приети от Комисията по силата на Директива 2004/18/ЕО.
Член 124
Обявяване на поръчките, които не попадат в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Поръчките на стойност под праговете, посочени в член 170, параграф 1, се обявяват по подходящ начин, за да се гарантират конкурентна процедура и безпристрастност на процедурата за възлагане на обществена поръчка. Обявяването включва:
а)
обявление за обществена поръчка съгласно член 123, параграф 3 или обявление за покана за изразяване на интерес за поръчките със сходен предмет, чиято стойност е по-голяма от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
подходящо предварително оповестяване по интернет за поръчките на стойност, по-голяма от сумата, посочена в член 137, параграф 2.
2. Списък на изпълнителите, на които са възложени поръчки за недвижими имоти и поръчки, обявени за секретни в съответствие с член 134, параграф 1, буква й) от настоящия регламент, се публикува само веднъж годишно, като в него се посочват предметът и стойността на възложените поръчки. Този списък се изпраща на Европейския парламент и на Съвета. Когато става дума за Комисията, той се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността съгласно член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
3. Информацията за поръчките на стойност, по-голяма от посочената в член 137, параграф 1, които не са били предмет на отделно обявление за възлагане, се изпраща на Службата за публикации. Годишните списъци на изпълнителите се изпращат не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
4. Информацията във връзка с поръчките на стойност, по-голяма от сумата по параграф 137, параграф 2, се публикува на интернет сайта на институцията не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
Член 125
Публикуване на обявленията
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Службата за публикации публикува обявленията по членове 123 и 124 в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от дванадесет календарни дни след тяхното изпращане.
Посоченият в първа алинея срок се съкращава на пет календарни дни за ускорените процедури по член 154.
2. Възложителите трябва да могат да представят доказателство за датата на изпращане.
Член 126
Други форми на обявяване
(член 103 от Финансовия регламент)
Освен обявяването, предвидено в членове 123, 124 и 125, поръчките могат да бъдат обявявани и по всякакъв друг начин, и по-специално в електронна форма. Всяко обявяване упоменава обявлението, публикувано в Официален вестник на Европейския съюз съгласно член 125, ако е публикувано обявление, и не може да предшества публикуването на това обявление, което е единственото действително.
Това обявяване не може да въвежда никаква дискриминация между кандидатите или оферентите, нито да съдържа данни, различни от данните, които се съдържат в обявлението за обществена поръчка, ако такова е публикувано.
Раздел 3
Процедури за възлагане на обществени поръчки
Член 127
Видове процедури за възлагане на обществени поръчки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Поръчките се възлагат чрез процедура за възлагане, като се използва откритата процедура, ограничената процедура или процедурата на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, или чрез процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е уместно след провеждане на конкурс.
2. Процедурите за възлагане на обществени поръчки са открити, когато всички заинтересовани икономически оператори имат право да подадат оферта. Това важи и за динамичните системи за покупки по член 131.
Процедурите за възлагане на обществени поръчки са ограничени, когато всички икономически оператори могат да поискат да участват, но да представят оферта или решение съгласно процедурата на състезателен диалог, посочена в член 132, имат право само кандидатите, които отговарят на критериите за подбор по член 146 и са поканени едновременно и в писмена форма от възложителите.
Етапът на подбор може да бъде повтарян за всяка отделна поръчка, също и при състезателен диалог, или може да включва съставянето на списък на потенциални кандидати в рамките на процедурата по член 136, параграф 1, буква а).
3. При процедурата на договаряне възложителите се обръщат към избрани от тях оференти, които отговарят на критериите за подбор по член 146, и договарят условията на техните оферти с един или повече от тях.
При процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка по член 135 възложителите едновременно и писмено отправят покана към избраните кандидати за участие в договаряне.
4. Конкурсите са процедури, които дават възможност на възложителите да получат, главно в областта на архитектурата и гражданския инженеринг или обработката на данни, план или проект, предложени от тръжна комисия след тръжна процедура със или без присъждане на награди.
Член 128
Брой на кандидатите при ограничените процедури или процедурите на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
1. При ограничената процедура и процедурите по член 136, параграф 1, букви а) и б) броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, не може да бъде по-малък от петима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Възложителят може също да предвиди максимален брой кандидати в зависимост от предмета на поръчката и въз основа на обективни и недискриминационни критерии за подбор. В такива случаи максималният брой кандидати и критериите се посочват в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес по членове 123 и 124.
Във всички случаи броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. При процедурите на договаряне и след състезателен диалог броят на кандидатите, поканени за участие в преговори или да подадат оферта, не може да бъде по-малък от трима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
Първа и втора алинея не се прилагат за следното:
а)
поръчките с много ниска стойност съгласно член 137, параграф 2;
б)
поръчките за правни услуги съгласно номенклатурата CPV;
в)
поръчките, които са обявени за секретни съгласно член 134, параграф 1, буква й).
3. Когато броят на кандидатите, които отговарят на критериите за подбор и на минималните изисквания, е под минималния брой, определен в параграфи 1 и 2, възложителят може да продължи процедурата, като покани кандидата или кандидатите с необходимия капацитет. При все това възложителят не може да включва други икономически оператори, които не са били първоначално поканени да участват в процедурата, или кандидати, които не разполагат с нужния капацитет.
Член 129
Протичане на процедурата на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
Възложителите се договарят с оферентите по подадените от тях оферти, за да ги приспособят към изискванията, изложени в обявлението за обществена поръчка по член 123 или в спецификациите и във всички допълнителни документи, и за да преценят коя е икономически най-изгодната оферта.
По време на преговорите възложителите гарантират равно третиране на всички оференти.
Когато възложителите могат, в съответствие с член 135, да възлагат поръчки чрез процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, те могат да организират процедурата на договаряне да се проведе на етапи, за да се намали броят на офертите, по които ще се водят преговори, като същевременно прилагат критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка или спецификациите. В обявлението за обществена поръчка или спецификациите се посочва, че тази възможност ще бъде използвана.
Член 130
Конкурси
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Заинтересованите от участие в конкурса се уведомяват за правилата за неговото организиране.
Броят на поканените да участват кандидати трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава тръжна комисия. В нея участват изключително физически лица, които са независими от участниците в конкурса. Когато за участие в конкурс се изисква конкретна професионална квалификация, минимум една трета от членовете на тръжната комисия трябва да притежават същата или равностойна квалификация.
Тръжната комисия изразява становищата си независимо. Нейните становища се приемат въз основа на проекти, внесени от кандидатите анонимно, и единствено с оглед на критериите, посочени в обявлението за конкурс.
3. Предложенията на тръжната комисия въз основа на качествата на всеки проект и нейните бележки се отразяват в протокол, подписан от нейните членове.
Кандидатите запазват своята анонимност, докато тръжната комисия изрази становище.
Тръжната комисия може да поиска от кандидатите да отговорят на въпросите, записани в протокола, за да разяснят даден проект. За последвалия диалог се съставя пълен протокол.
4. След това възложителят взема решение, в което се посочват името и адресът на избрания кандидат и мотивите за избора съобразно критериите, посочени в обявлението за конкурс, особено ако изборът се отклонява от предложенията в становището на тръжната комисия.
Член 131
Динамична система за покупки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Динамичната система за покупки е изцяло електронен процес за обичайни покупки, която е отворена по време на функционирането си за всички икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор и са представили примерна оферта, която съответства на спецификацията, както и на всички допълнителни документи. Примерните оферти могат да бъдат усъвършенствани във всеки един момент, при условие че продължават да отговарят на спецификацията.
2. За целите на създаването на динамичната система за покупки възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което се посочва, че се използва динамична система за покупки, и което съдържа интернет адреса за неограничен, пряк и пълен достъп до спецификацията и всички допълнителни документи от момента на публикуване на обявлението до преустановяване на функционирането на системата.
Те посочват в спецификацията, наред с другите въпроси, естеството на планираните покупки съгласно тази система, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
3. По време на функционирането на динамичната система за покупки възложителите предоставят на всеки икономически оператор възможност да представи примерна оферта с цел да бъде приет в системата съгласно условията, посочени в параграф 1. Те завършват оценката в максимален срок от 15 дни от датата на представянето на примерната оферта. Въпреки това те могат да удължат периода за оценка, при условие че междувременно не бъде обявена покана за представяне на оферти.
При първа възможност възложителят уведомява оферентите, че са приети в динамичната система за покупки или че офертата им е отхвърлена.
4. Всяка отделна поръчка подлежи на покана за представяне на оферти. Преди издаването на тази покана възложителите публикуват опростено обявление за обществена поръчка, с което всички заинтересовани икономически оператори се поканват да представят примерна оферта в рамките на срок, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено опростеното обявление. Възложителите не могат да продължат тръжната процедура, преди да са завършили оценяването на всички примерни оферти, получени преди този краен срок.
Възложителите поканват всички приети в системата оференти да представят оферта в рамките на разумен срок. Те възлагат поръчката на оферента, който е представил икономически най-изгодната оферта на базата на критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка за създаване на динамична система за покупки. Тези критерии, ако е уместно, могат да бъдат формулирани по-прецизно в поканата за представяне на оферти.
5. Динамичната система за покупки не може да функционира повече от четири години, освен в надлежно оправдани извънредни случаи.
Възложителите не могат да използват тази система, за да предотвратяват, ограничават или нарушават конкуренцията.
Не се начисляват такси на заинтересованите икономически оператори или на страните по системата.
Член 132
Състезателен диалог
(член 104 от Финансовия регламент)
1. В случай на особено сложни поръчки, при които възложителят счита, че директното използване на откритата процедура или до съществуващите условия, уреждащи ограничената процедура, няма да позволи поръчката да бъде възложена на оферента, чиято оферта е икономически най-изгодна, възложителят може да използва състезателния диалог, посочен в член 29 от Директива 2004/18/ЕО.
За „особено сложна“ се счита поръчка, при която възложителят не може по обективен начин да определи техническите средства за удовлетворяване на своите нужди или цели или да установи правната или финансовата рамка на проекта.
2. Възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което излагат своите нужди и изисквания, дефинирани в това обявление и/или в описателен документ.
3. Възложителите започват диалог с кандидатите, които отговарят на критериите за подбор, установени в член 146, с цел да установят и определят средствата, които са най-подходящи за удовлетворяването на техните нужди.
По време на диалога възложителите гарантират равно третиране на всички оференти, както и поверителност на предложените решения или на предадената друга информация от кандидат, който участва в диалога, освен ако кандидатът се съгласи с тяхното оповестяване.
Възложителите могат да предвидят процедурата да се осъществи на последователни етапи с цел да се намали броят на решенията, които ще бъдат обсъдени по време на диалога, чрез прилагането на посочените в обявлението за обществена поръчка или описателния документ критерии за възлагане, ако възможността за това е предвидена в обявлението за обществена поръчка или в описателния документ.
4. След като информират участниците, че диалогът е приключил, възложителите ги канят да представят окончателните си оферти на базата на решението или решенията, изложени и определени по време на диалога. Тези оферти съдържат всички елементи, изисквани и необходими за изпълнението на проекта.
По искане на възложителя тези оферти могат да бъдат изяснявани, уточнявани и усъвършенствани, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или поканата за представяне на оферти, чиито промени биха могли да нарушат конкуренцията или да имат дискриминиращ ефект.
По искане на възложителя оферентът, за който е установено, че е представил икономически най-изгодната оферта, може да бъде приканен да изясни аспекти на офертата или да потвърди съдържащите се в офертата ангажименти, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или на поканата за представяне на оферти, както и че няма риск от нарушаване на конкуренцията или причиняване на дискриминация.
5. Възложителите могат да определят цените или плащанията за участниците в диалога.
Член 133
Съвместна процедура за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
В случай на съвместна процедура за обществена поръчка между една институция и възложителя от една или повече държави членки, държави от ЕАСТ или страни, кандидатки за членство в ЕС, се прилагат процедурните разпоредби, приложими за институцията.
Когато принадлежащият на възложителя от държава членка или управляван от него дял от общата прогнозна стойност на поръчката е 50 % или повече, или в други надлежно обосновани случаи, институцията може да реши да прилага процедурните правила, приложими за възложителя от държавата членка, при условие че те могат да се приемат за еквивалентни на правилата на институцията.
Институцията и възложителят от държавите членки, държавите от ЕАСТ или страните, кандидатки за членство в ЕС, засегнати от съвместната процедура за обществена поръчка, се споразумяват по-специално за практическите правила за оценката на заявленията за участие или на офертите, за възлагането на обществената поръчка, за приложимото към договора право и за компетентния съд за разрешаване на спорове.
Член 134
Прилагане на процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато не са подадени оферти или подходящи оферти, или заявления за участие в отговор на открита или ограничена процедура след приключването на първоначалната процедура, при условие че първоначалните условия на поръчката, изложени в тръжните документи, посочени в член 138, не са съществено променени;
б)
когато по технически или художествени причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен икономически оператор;
в)
доколкото това е наложително, когато поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на възложителя, е невъзможно да се спазят сроковете за другите процедури, посочени в членове 152, 153 и 154;
г)
когато след проведен конкурс следва да се възложи поръчка за услуги и в съответствие с приложимите правила тя следва да се възложи на успелия кандидат или на някой от успелите кандидати; във втория случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
д)
за допълнителни услуги и строителни работи, които не са включени в първоначално планирания проект, нито в първоначалната поръчка, но които поради непредвидени обстоятелства са станали необходими за предоставянето на услугите или извършването на работите в съответствие с условията по параграф 2;
е)
за нови услуги или строителни работи, които представляват повторение на сходни услуги или работи, възложени на икономическия оператор, изпълняващ първоначалната поръчка, от същия възложител, при условие че тези услуги или работи съответстват на основния проект и че този проект е бил предмет на първоначална поръчка, възложена при условията на открита или ограничена процедура съгласно посочените в параграф 3 условия;
ж)
при поръчки за доставки:
i)
за допълнителни доставки, чиято цел е или частична подмяна на обичайни доставки или монтажи, или разширяване на съществуващи доставки или монтажи, когато евентуалната смяна на доставчика би задължила възложителя да придобие оборудване с различни технически характеристики, водещо до несъвместимост или непропорционални технически трудности при експлоатацията и поддръжката; срокът на такива поръчки не може да надхвърля три години;
ii)
когато стоките се произвеждат единствено за целите на научни изследвания, експерименти, проучвания или развойна дейност, с изключение на тестовете за търговска жизнеспособност и широкомащабното производство с цел възстановяване на разходите за научна и развойна дейност;
iii)
по отношение на доставки, които се котират и купуват на стокова борса;
iv)
по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
при поръчки за недвижими имоти след проучване на местния пазар;
и)
за поръчки за правни услуги съгласно номенклатурата CPV, при условие че тези поръчки са оповестени по подходящ начин;
й)
за поръчки, обявени като секретни от институцията или от органите, оправомощени от тази институция, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде придружавано от специални мерки за сигурност в съответствие с действащите административни разпоредби или когато се налага за защита на основни интереси на Съюза.
2. За допълнителните услуги и строителни работи по параграф 1, буква д) възложителят може да приложи процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, при условие че поръчката се възлага на изпълнителя, който изпълнява поръчката в следните случаи:
а)
когато допълнителните поръчки не могат да бъдат технически или икономически отделени от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства на възложителя;
б)
когато услугите или строителните работи, макар и отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване.
Съвкупната стойност на допълнителните поръчки не може да надхвърля 50 % от стойността на първоначалната поръчка.
3. В случаите, посочени в параграф 1, буква е) от настоящия член, възможността за прилагане на процедура на договаряне се посочва незабавно след обявяването на тръжната процедура за първата поръчка, а оценката на общата стойност на последващите услуги или работи се взема предвид при изчисляването на праговете по член 170, параграф 1. Тази процедура може да се прилага само по време на изпълнението на първоначалната поръчка и най-късно в срок от три години след подписването на договора.
Член 135
Прилагане на процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато са подадени нередовни или неприемливи оферти, по-конкретно по отношение на критериите за подбор и възлагане, в отговор на открита или ограничена процедура или състезателен диалог, които са приключили, при условие че първоначалните условия на поръчката, посочени в поканата за представяне на оферти по член 138, не са съществено променени, без да се засяга прилагането на параграф 2 от настоящия член;
б)
в изключителни случаи, включващи строителни работи, доставки или услуги, когато техният характер или рискове не позволяват предварително общо ценообразуване от оферента;
в)
когато характерът на услугата, която ще бъде възложена, особено в случаите на финансови и интелектуални услуги, не позволява условията на поръчката да бъдат определени с достатъчна точност, за да може да бъде възложена след избор на най-добрата оферта в съответствие с правилата за провеждане на открита или ограничена процедура;
г)
при поръчките за строителни работи, когато работите се извършват единствено за целите на научни изследвания, изпитвания или развойна дейност, а не с цел осигуряване на печалба или възстановяване на разходи за научни изследвания и развойна дейност;
д)
при поръчките за услуги, посочени в приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО, при условията на член 134, параграф 1, букви и) и й) от настоящия регламент, както и на параграф 2 от него;
е)
за научноизследователски и развойни услуги, различни от тези, при които ползите остават изключително на възложителя за негова употреба при упражняване на собствената му дейност, при условие че предоставената услуга е изцяло платена от възложителя;
ж)
за поръчки за услуги за придобиване, разработване, производство или съвместно производство на програмен материал, предназначен за излъчване от радио- и телевизионни оператори, и поръчки за програмно време.
2. В случаите по параграф 1, буква а) възложителите могат да се въздържат от публикуване на обявление за обществена поръчка, ако в процедурата на договаряне са включени всички оференти и само оферентите, отговарящи на критериите за подбор, които при предишната процедура са подали оферти в съответствие с формалните изисквания на процедурата за обществени поръчки.
Член 136
Процедура с покана за изразяване на интерес
(член 104 от Финансовия регламент)
1. За поръчките на стойност, непревишаваща сумата, посочена в член 170, параграф 1, и без да се засягат разпоредбите на членове 134 и 135, възложителите могат да използват покана за изразяване на интерес за следното:
а)
да направят предварителен подбор на кандидатите, които ще бъдат поканени да изпратят оферти в отговор на предстоящи покани за участие в ограничени тръжни процедури;
б)
да изготвят списък с потенциални оференти, които ще бъдат поканени да подадат заявления за участие или оферти.
2. Списъкът, който се съставя след покана за изразяване на интерес, е валиден за следния период:
а)
не повече от три години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая, посочен в параграф 1, буква а) от настоящия член;
б)
не повече от пет години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая на списък с потенциални оференти, посочен в параграф 1, буква б) от настоящия член.
Списъкът, посочен в първа алинея, може да включва подсписъци.
Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период.
3. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички кандидати или потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да предприемат едно от следните действия:
а)
да подадат оферта в случая по параграф 1, буква а);
б)
в случая на списък по параграф 1, буква б) да подадат едно от следните:
i)
оферти, съдържащи документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор;
ii)
документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор и на втори етап, оферти - за тези, които изпълняват тези критерии.
Член 137
Поръчки с ниска стойност
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка с консултация с най-малко трима кандидати може да се използва за поръчки с ниска стойност, която не надвишава 60 000 EUR.
Ако след консултация с кандидатите възложителят получи само една оферта, която е технически и административно приемлива, поръчката може да се възложи, при условие че са изпълнени критериите за възлагане.
2. Поръчки с много ниска стойност, която не надвишава 15 000 EUR, могат да бъдат възложени въз основа на една оферта след процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
3. Плащанията на разходи, които не надвишават 1 000 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Член 138
Тръжна документация
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация включва най-малко:
а)
поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога съгласно процедурата, посочена в член 132;
б)
приложената спецификация или, в случай на състезателен диалог по член 132, документ, който описва нуждите и изискванията на възложителя, или интернет адреса, на който са публикувани спецификацията или документът;
в)
проектодоговора, базиран на образеца на договор.
Буква в) от първа алинея не се прилага за случаите, в които поради извънредни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да бъде използван.
В тръжната документация се посочват мерките за оповестяване, предприети съгласно членове 123-126.
2. В поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога се съдържа поне следното:
а)
правилата за подаване и представяне на офертите, и по-специално крайната дата и час за подаване, евентуалното изискване за използване на стандартен формуляр за отговор, документацията, която трябва да бъде приложена, включително документите за доказване на финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности съгласно член 146, ако не са посочени в обявлението за обществена поръчка, както и адреса, на който трябва да бъдат изпратени;
б)
декларация, че изпращането на оферта предполага приемане на спецификацията по параграф 1, за която се отнася офертата, и че изпращането на оферта обвързва изпълнителя, на когото се възлага поръчката, за целия срок на нейното изпълнение;
в)
срока, за който офертата е валидна и не може да бъде променяна по никакъв начин;
г)
забрана на контактите между възложителя и оферента по време на процедурата, освен по изключение в случаите по член 160 и когато се предвижда посещение на място, като се определят условията за извършване на посещението;
д)
при състезателен диалог - датата и адреса, определени за започване на етапа на консултации.
3. В спецификациите се определят най-малко:
а)
критериите за отстраняване и подбор, които се прилагат към поръчката, освен при състезателен диалог, ограничена процедура и процедура на договаряне след публикуване на обявление съгласно член 135; в такива случаи критериите се посочват единствено в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес;
б)
критериите за възлагане и относителната им тежест или, когато е уместно, тяхната подредба по значимост в низходящ ред, ако това не е посочено в обявлението за обществена поръчка;
в)
техническите спецификации, посочени в член 139;
г)
минималните изисквания, чиито варианти трябва да бъдат изпълнени в процедурите по член 149, параграф 2, съгласно които поръчката се възлага на участника, предложил икономически най-изгодната оферта, когато възложителят е посочил в обявлението за обществена поръчка, че подобни варианти се допускат;
д)
указание, че се прилага Протоколът за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз или, при необходимост, Виенската конвенция за дипломатическите отношения или Виенската конвенция за консулските отношения;
е)
доказателствата, позволяващи участие в процедура за обществена поръчка съгласно член 172;
ж)
в динамичната система за покупки, посочена в член 131, уточняване на естеството на планираните покупки, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Образецът на договор определя по-конкретно:
а)
обезщетенията за загуби и пропуснати ползи за неизпълнение на клаузите на договора;
б)
подробностите, които трябва да се съдържат във фактурите или съответните оправдателни документи съгласно член 102;
в)
когато институциите са възложители, правото на Съюза е приложимото към договора право, допълнено при необходимост от националното право, посочено в договора.
г)
компетентния съд за разрешаване на спорове.
За целите на буква в) от първа алинея от настоящия параграф в случай на договори по член 121, параграф 1 проектодоговорът може да препраща изключително към националното право.
5. Възложителите могат да поискат информация от оферента за всяка част от поръчката, която оферентът възнамерява да възложи на трети страни като подизпълнители, както и за самоличността на подизпълнителите. В допълнение към информацията, посочена в член 143, възложителят може да поиска още от кандидата или оферента да предостави сведения за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на планирания подизпълнител съгласно членове 146, 147 и 148, по-специално когато значителна част от поръчката се изпълнява от подизпълнители.
Член 139
Технически спецификации
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Техническите спецификации трябва да осигуряват равен достъп на кандидатите и оферентите и да не създават неоправдани препятствия за конкурентната тръжна процедура.
Те определят изискваните характеристики на стоките, услугите, материалите или строителните работи според определеното от възложителя предназначение.
2. Характеристиките по параграф 1 включват:
а)
нивата на качество;
б)
екологичните характеристики;
в)
когато е възможно, критериите за достъпност за хора с увреждания или проектирането за всички ползватели;
г)
равнищата и процедурите за оценка на съответствието;
д)
годността за употреба;
е)
безопасността или размерите, включително за доставките, търговското наименование и указанията за употреба, както и за всички поръчки - терминологията, символите, тестовете и методите за тестване, опаковката, маркировката и етикетирането, производствените процедури и методи;
ж)
при поръчките за строителни работи - процедурите във връзка с гарантирането на качеството и правилата във връзка с проектирането и остойностяването, условията за тестване, проверка и приемане на извършените работи и строителните методи или способи, както и всички останали технически условия, които възложителят може да наложи в съответствие с общи или специални разпоредби във връзка със завършените работи и вложените материали или части.
3. Техническите спецификации се формулират по един от следните начини:
а)
чрез позоваване на европейските стандарти, на европейските технически одобрения или на общите технически спецификации, когато има такива, на международните стандарти, на други технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, или, ако няма такива, на техните национални еквиваленти; всяко позоваване е последвано от израза „или равностоен“;
б)
от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, които могат да включват екологични характеристики и които следва да бъдат достатъчно подробни, за да могат оферентите да определят предмета на поръчката, а възложителите да я възложат;
в)
чрез съчетаване на горепосочените два метода на формулиране.
4. Когато възложителите използват възможността да се позоват на спецификациите по параграф 3, буква а), те нямат право да отхвърлят оферта на основание, че не отговаря на спецификациите, ако оферентът или кандидатът докаже удовлетворително за възложителя чрез подходящи средства, че офертата изпълнява определените условия по равностоен начин.
За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
5. Когато възложителите използват възможността, предоставена в параграф 3, буква б), да определят спецификациите от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, те нямат право да отхвърлят оферта, която отговаря на национален стандарт, който транспонира европейски стандарт, на европейско техническо одобрение или общи технически спецификации, на международен стандарт или технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, ако тези спецификации се отнасят до изискваното изпълнение или функционалните изисквания.
Оферентът трябва да докаже по удовлетворителен начин за възложителя и с всички подходящи средства, че офертата отговаря на условията за изпълнение или функционалните изисквания, определени от възложителя. За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
6. Когато възложителите установяват екологични характеристики по отношение на изпълнението или функционалните изисквания, те могат да използват подробните спецификации или, ако е необходимо, части от тях, както са определени от европейските, мултинационалните или националните екоетикети или от всякакъв друг екоетикет, при условие че са изпълнени следните условия:
а)
използваните спецификации са подходящи за определяне на характеристиките на доставките или услугите, които са предмет на поръчката;
б)
изискванията за етикета са изготвени на базата на научна информация;
в)
екоетикетите са приети при използването на процедура, в която могат да участват всички заинтересовани страни, като държавни органи, потребители, производители, дистрибутори и екологични организации;
г)
всички заинтересовани страни имат достъп до екоетикетите.
7. Възложителите могат да посочат, че за продуктите или услугите, които носят екоетикет, се предполага, че отговарят на техническите спецификации, установени в документите за поръчката. Те приемат всички други подходящи доказателства, като техническо досие на производителя или доклад от тестването, представен от признат орган. Признатият орган за целите на параграфи 4, 5 и 6 е лаборатория за тестване и калибриране или орган за сертифициране и инспекции, който отговаря на приложимите европейски стандарти.
8. Освен в изключителни случаи поради предмета на поръчката, спецификациите не могат да се позовават на конкретен модел или източник, определен процес, търговска марка, патент, тип, определен произход или производство, които биха облагодетелствали или изключили определени продукти или икономически оператори.
Когато не е възможно да се представи достатъчно подробно и разбираемо описание на предмета на поръчката, позоваването е последвано от израза „или равностоен“.
Член 140
Преразглеждане на цената
(член 105 от Финансовия регламент)
1. В тръжната документация ясно се посочва дали трябва да се определи твърда цена, която не подлежи на преразглеждане.
2. В противен случай в тръжната документация се посочват условията и/или формулите за преразглеждане на цените по време на действието на договора. В такива случаи възложителят взема предвид по-специално:
а)
предмета на процедурата за обществена поръчка и икономическата ситуация, в която тя се извършва;
б)
вида задачи и договор и техните срокове;
в)
финансовите си интереси.
Член 141
Незаконни действия, водещи до отстраняване
(член 106 от Финансовия регламент)
Случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, включват всички незаконни дейности в ущърб на финансовите интереси на Съюза, и по-специално следните:
а)
случаи на измама по член 1 от Конвенцията за защита на финансовите интереси на Европейските общности, изготвена с акт на Съвета от 26 юли 1995 г. (12);
б)
случаи на корупция по член 3 от Конвенция за борбата с корупцията, в която участват длъжностни лица на Европейските общности или длъжностни лица на държавите - членки на Европейския съюз, изготвена с акт на Съвета от 26 май 1997 г. (13);
в)
случаи на участие в престъпни организации съгласно член 2 от Рамково решение 2008/841/ПВР на Съвета (14);
г)
случаи на изпиране на пари, определени в член 1 от Директива 2005/60/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (15);
д)
случаи на терористични престъпления, престъпления, свързани с терористични дейности, както и подбудителство, помагачество, съучастие или опит за извършване на такива престъпления, определени в членове 1, 3 и 4 от Рамково решение 2002/475/ПВР на Съвета (16).
Член 142
Прилагане на критериите за отстраняване и продължителност на отстраняването
(членове 106, 107, 108 и 109 от Финансовия регламент)
1. За да се определи продължителността на отстраняването и да се гарантира спазване на принципа на пропорционалност, отговорната институция отчита по-специално сериозността на фактите, включително тяхното въздействие върху финансовите интереси и репутацията на Съюза, изминалото време, продължителността и повторяемостта на нарушението, наличието на умисъл или степента на небрежност на въпросния субект и предприетите от субекта мерки за поправяне на положението.
При определяне на срока на отстраняване отговорната институция дава възможност на съответния кандидат или оферент да изрази своето становище.
Когато срокът на отстраняването е определен съгласно приложимото право от органите или организациите по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, Комисията прилага този срок в рамките на максималната продължителност, посочена в член 106, параграф 4 от Финансовия регламент. Срокът по член 106, параграф 4 от Финансовия регламент се определя на най-много пет години, считано от следните дати:
а)
от датата на съдебното решение със сила на пресъдено нещо - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, букви б) и д) от Финансовия регламент;
б)
от датата на извършване на нарушението или, в случаи на продължаващи или повтарящи се нарушения, от датата на прекратяване на нарушението - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, когато нарушението е свързано с договори със съответната институция.
За целите на буква б) от трета алинея ако тежкото професионално нарушение е установено с решение на публичен орган или международна организация, се прилага датата на решението.
Срокът на отстраняване може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в букви а) и б) от трета алинея, при спазване разпоредбите на параграф 1.
2. Кандидатите или оферентите се отстраняват от участие в процедури за обществени поръчки и безвъзмездни средства, докато се намират в едно от положенията, посочени в член 106, параграф 1, букви а) и г) от Финансовия регламент.
Член 143
Доказателства
(членове 106 и 107 от Финансовия регламент)
1. Кандидатите и оферентите подават декларация с дата и подпис, в която заявяват, че не попадат в никое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
Въпреки това в случай на ограничена процедура, състезателен диалог и процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато възложителят ограничава броя на кандидатите, които ще покани да преговарят или да изпратят оферта, всички кандидати представят сертификатите, посочени в параграф 3.
В зависимост от своята оценка на риска възложителят може да не поиска декларацията по първа алинея за поръчките, посочени в член 137, параграф 2. Въпреки това за поръчките, посочени в член 265, параграф 1, член 267, параграф 1 и член 269, параграф 1, възложителят може да не поиска тази декларация за поръчки на стойност от 20 000 EUR или по-малко.
2. Оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, представя в срок, указан от възложителя и предхождащ подписването на договора, доказателството, посочено в параграф 3 от настоящия член, за потвърждение на декларацията по параграф 1 от настоящия член в следните случаи:
а)
за обществените поръчки, възложени от институциите за техни нужди, на стойност, равна на посочените в член 170, параграф 1 прагове или по-голяма от тях;
б)
за обществените поръчки в областта на външните дейности, чиято стойност е равна на праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а), или по-голяма от тях.
За обществените поръчки на стойност, по-ниска от праговете, посочени в букви а) и б) от първа алинея от настоящия параграф, възложителят, ако има съмнения, че оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, попада в някое от положенията на отстраняване, може да изиска от него да предостави доказателството, посочено в параграф 3.
3. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, букви а), б) или д) от Финансовия регламент, наскоро издадено свидетелство за съдимост или, при липса на такова, еквивалентен документ, издаден наскоро от съдебен или административен орган на страната по произход, доказващ, че тези изисквания са изпълнени. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, буква а) или г) от Финансовия регламент, наскоро издаден сертификат от компетентния орган на съответната държава.
Когато документът или сертификатът, посочен в параграф 1 от настоящия член, не е издаден в съответната държава, и за останалите случаи на отстраняване, посочени в член 106 от Финансовия регламент, той може да бъде заместен от клетвена декларация или при невъзможност от официална декларация на заинтересованото лице пред съдебен или административен орган, нотариус или квалифицирана професионална организация в страната му по произход.
4. Съгласно националното законодателство на страната, където е установен кандидатът или оферентът, документите, посочени в параграфи 1 и 3, се отнасят за физическите и юридическите лица, включително когато възложителят прецени, че е необходимо, директорите на предприятия и всяко друго лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо кандидата или оферента.
5. Когато имат съмнения дали кандидатите или оферентите попадат в някое от положенията на отстраняване, възложителите могат да се обърнат към компетентните органи, посочени в параграф 3, за да получат информацията, която счетат за необходима за тази ситуация.
6. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документното доказателство, посочено в параграф 3, ако това доказателство вече му е било представено за целите на друга процедура за обществена поръчка и ако документите не са издадени преди повече от една година и още са валидни.
В този случай кандидатът или оферентът декларира, че документното доказателство вече е било предоставено при предишна процедура за обществена поръчка и че няма промяна в неговото положение.
7. При поискване от възложителя кандидатът или оферентът представят декларация от планирания подизпълнител, удостоверяваща, че той не е в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
При съмнение относно декларацията възложителят поисква доказателството, посочено в параграфи 3 и 4. Параграф 5 се прилага, когато е подходящо.
Член 144
Централна база данни
(член 108 от Финансовия регламент)
1. Институциите, изпълнителните агенции и органите, посочени в член 108, параграф 1 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, причините и срока на отстраняване.
Те предоставят още информация относно лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, когато тези лица се намират в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент.
Органите и структурите, посочени в член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, когато тяхното поведение е навредило на финансовите интереси на Съюза, както и лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, като:
а)
вида на тяхната присъда;
б)
продължителността на отстраняването от процедури за обществена поръчка, когато е приложимо.
2. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 определят лицата, упълномощени да съобщават на Комисията и да получават от нея информацията, съдържаща се в базата данни.
В случая на институциите, агенциите, органите и структурите по член 108, параграф 1 от Финансовия регламент определените лица предоставят възможно най-бързо информацията на счетоводителя на Комисията и при необходимост правят заявка за въвеждане, промяна или заличаване на данни в базата.
В случая на органите и структурите по член 108, параграф 2 от Финансовия регламент определените лица предоставят исканата информация на разпоредителя с бюджетни кредити на Комисията, отговорен за съответната програма или действие, в срок от три месеца след постановяване на присъдата.
Счетоводителят на Комисията въвежда, променя или заличава данни в базата. Посредством защитен протокол той предоставя всеки месец на определените лица утвърдени данни, съдържащи се в базата.
3. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 удостоверяват пред Комисията, че съобщената от тях информация е изготвена и предадена в съответствие с принципите, определени в Регламент (ЕО) № 45/2001 и в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (17) относно защитата на личните данни.
По-специално те уведомяват предварително всички трети страни или лица, посочени в параграф 1, че техните данни могат да бъдат включени в база данни и съобщавани от Комисията на определените лица по параграф 2. При необходимост те актуализират предадената информация след поправка, заличаване или промяна на данните.
Всяко лице, включено в базата данни, има право да получи информация за данните, които се съхраняват за него, като отправи искане до счетоводителя на Комисията.
4. Държавите членки предприемат необходимите мерки за подпомагане на Комисията за ефикасното управление на базата данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО.
В споразуменията с органите на трети държави и всички структури по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент се предвиждат съответните правила за гарантиране на спазването на тези разпоредби и на принципите относно защитата на личните данни.
Член 145
Административни и финансови санкции
(членове 109 и 131 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на предвидените в договора санкции, кандидатите или оферентите и изпълнителите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама или тежко са нарушили договорните си задължения, могат да бъдат отстранени от всички поръчки и безвъзмездни средства, финансирани от бюджета на Съюза, за максимум пет години от датата на потвърждаване на нарушението, след състезателна процедура с участието на кандидата, оферента и изпълнителя.
Този период може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата по първа алинея.
2. На оферентите или кандидатите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама, може също така да се налага финансова санкция в размер от 2 % до 10 % от общата предвидена стойност на възлаганата поръчка.
На изпълнителите, които тежко са нарушили договорните си задължения, могат да се налагат финансови санкции в размер от 2 % до 10 % от общата стойност на въпросния договор.
Размерът на санкцията може да се увеличи на 4 % до 20 % при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в параграф 1, първа алинея.
3. Институцията определя административните или финансовите санкции, отчитайки по-специално елементите по член 142, параграф 1.
Член 146
Критерии за подбор
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят ясни и недискриминационни критерии за подбор.
2. Критериите за подбор се прилагат за всяка процедура за обществена поръчка, за да се оценят финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите.
Възложителят може да определи минимални нива на възможностите, под които кандидатите не могат да бъдат избрани.
3. От всеки оферент или кандидат могат да се поискат доказателства за неговата правоспособност според националното законодателство да изпълни поръчката, като вписване в търговски или професионален регистър, клетвена декларация или удостоверение, членство в определена организация, изрично пълномощно или вписване в регистъра по данъка върху добавената стойност (наричан по-нататък „ДДС“).
4. В обявлението за обществена поръчка, в поканата за изразяване на интерес или в поканата за представяне на оферта възложителите посочват избраните документи за проверка на статута и правния капацитет на оферентите или кандидатите.
5. Информацията, поискана от възложителя като доказателство за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, както и минималните изисквани нива на възможностите съгласно параграф 2, не могат да излизат извън предмета на поръчката и отчитат законните интереси на икономическите оператори, по-конкретно по отношение на защитата на техническите и търговските тайни на дружеството.
6. Възложителят може, според своята преценка на риска, да реши да не изисква доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите при следните поръчки:
а)
поръчки, възлагани от институциите за техни нужди, на стойност, не по-висока от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
поръчки, възлагани в областта на външните дейности, на стойност, по-ниска от праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а).
Когато възложителят реши да не изиска доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, не се извършва предварително финансиране, освен ако се предостави финансова гаранция в размер на съответната сума.
Член 147
Икономически и финансови възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Доказателство за икономическите и финансовите възможности може по-специално да се представи чрез един или повече от следните документи:
а)
подходящи декларации от банки или, ако е необходимо, доказателство за подходяща застраховка за обезщетение при професионален риск;
б)
финансови отчети за не повече от последните три години, за които сметките са били приключени;
в)
справка за общия оборот и оборота във връзка със строителните работи, доставките или услугите, до които се отнася поръчката, за период от не повече от последните налични три финансови години.
2. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документните доказателства, посочени в параграф 1, ако тези доказателства вече са му били представени за целите на друга процедура за обществена поръчка и все още отговарят на изискванията по параграф 1.
Ако по изключителни причини, които възложителят сметне за основателни, оферентът или кандидатът не е в състояние да представи поисканите от възложителя справки, той може да докаже икономическите и финансовите си възможности чрез други средства, които възложителят приеме за подходящи.
3. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
Възложителят може да изиска от икономическия оператор и субектите, посочени в първа алинея, да бъдат солидарно отговорни за изпълнението на поръчката.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на възможностите на членовете на обединението или на други субекти.
Член 148
Технически и професионални възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Техническите и професионалните възможности на икономическите оператори се оценяват и проверяват в съответствие с параграфи 2 и 3. При процедури за обществени поръчки за доставки, изискващи монтаж и инсталиране, услуги и/или строителни работи, възможностите се оценяват по-специално по отношение на тяхното ноу-хау, ефективност, опит и надеждност.
2. В зависимост от характера, количеството или мащаба и целта на доставките, услугите или строителните работи, които следва да бъдат извършени, доказателство за техническите и професионалните възможности на икономическите оператори може да се представи въз основа на един или повече от следните документи:
а)
образователната и професионалната квалификация на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи и/или на ръководния екип на фирмата, и по-конкретно на лицето/лицата, което/които отговаря(т) за предоставянето на услугите или извършването на работите;
б)
списък:
i)
на най-важните предоставени услуги и извършени доставки през последните три години с посочване на сумите, датите и обществените или частните бенефициери;
ii)
на извършените строителни работи през последните пет години с посочване на сумите, датите и мястото;
в)
описание на техническото оборудване, инструментите и материалната база, които фирмата ще използва за изпълнение на поръчката за услуги или за строителни работи;
г)
описание на техническото оборудване и мерките за осигуряване на качеството на доставките и услугите, както и описание на базата на фирмата за проучвания и изследвания;
д)
посочване на участващите технически лица или органи, независимо дали пряко принадлежат към фирмата, особено на отговарящите за контрола на качеството;
е)
по отношение на доставките: мостри, описания и/или автентични снимки и/или удостоверения от признати официални институти или служби за контрол на качеството, които удостоверяват съответствието на стоките с действащите спецификации или стандарти;
ж)
справка за средногодишния брой служители и броя ръководни кадри на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи за последните три години;
з)
посочване на дела от поръчката, която доставчикът на услуги възнамерява да възложи на подизпълнители;
и)
при поръчки за строителни работи и услуги и само в подходящи случаи, посочване на мерките за екологично управление, които икономическият оператор ще може да приложи при изпълнението на поръчката.
Когато услугите или доставките по буква б), подточка i) от първа алинея се доставят на възложителя, доказателството за изпълнение е под формата на удостоверения, издадени или заверени от компетентния орган.
За целите на буква б), подточка ii) от първа алинея към списъка на най-важните извършени строителни работи се прилагат удостоверения за удовлетворително изпълнение, в които се посочва дали строителните работи са извършени професионално и изцяло.
3. Когато услугите или стоките, които ще бъдат доставени, са сложни или по изключение се изискват за специфична цел, доказателството за техническите и професионалните възможности може да се осигури чрез проверка от страна на възложителя или от негово име от компетентен официален орган на страната на установяване на доставчика на услуги или стоки със съгласието на този орган. Проверките се отнасят до техническите възможности на доставчика и неговите производствени мощности, както и, при необходимост, до базата му за проучвания и изследвания и мерките за контрол на качеството.
4. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски серии стандарти, сертифицирани от акредитирани организации. Въпреки това възложителите приемат и други доказателства за еквивалентни мерки за гарантиране на качеството от икономическите оператори, които нямат достъп до такива сертификати или нямат възможност да ги получат в съответните срокове.
5. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор съблюдава определени схеми или стандарти за екологично управление, те се позовават на Схемата на Европейския съюз за екологично управление и одит или на други схеми за екологично управление, признати съгласно член 45 от Регламент (ЕО) № 1221/2009 на Европейския парламент и на Съвета (18), или на други стандарти за екологично управление, основани на съответните европейски или международни стандарти от акредитирани организации. Възложителите признават еквивалентни сертификати от организации, установени в други държави членки. Те приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за екологично управление.
6. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на капацитета на членовете на обединението или на други субекти.
7. В случай на поръчка за строителни работи, за услуги, както и при монтаж и инсталиране в контекста на поръчка за доставки, възложителят може да изиска определени задачи от ключово значение да бъдат изпълнени пряко от самия оферент или, ако офертата е подадена от обединение на икономически оператори, посочено в член 121, параграф 6, от даден участник в обединението.
8. Възложителите могат да заключат, че икономическите оператори няма да изпълнят поръчката съобразно подходящия стандарт за качество, ако установят, че те имат конфликт на интереси, който може да засегне по негативен начин изпълнението на поръчката.
Член 149
Условия и критерии за възлагане
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга член 107 от Финансовия регламент, поръчките се възлагат по един от следните два начина:
а)
чрез процедурата за автоматично възлагане, като в този случай поръчката се възлага на оферента, чиято оферта предлага най-ниската цена при редовност и изпълнение на определените условия;
б)
чрез процедурата за възлагане на оферента, предложил икономически най-изгодната оферта.
2. За да определи коя е икономически най-изгодната оферта, възложителят взема предвид посочената цена и други качествени критерии, оправдани от предмета на поръчката, като например технически предимства, естетически и функционални характеристики, екологични характеристики, оперативни разходи, рентабилност, срокове на изпълнение, следпродажбено обслужване и техническа помощ. Възложителят може да определи минимални равнища на качеството. Офертите под тези равнища на качеството се отхвърлят.
3. Възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, в спецификацията или в описателния документ тежестта, която придава на всеки от критериите за определяне на икономически най-изгодната оферта. Тази тежест може да бъде изразена като интервал с подходящ максимален диапазон.
Тежестта, която се дава на цената спрямо другите критерии, не трябва да има за резултат неутрализирането на критерия цена при избора на изпълнител, без да се засягат рамките, определени от институцията за заплащането на определени услуги, като експертните услуги за извършване на оценка.
Ако по изключение претеглянето е технически невъзможно, особено с оглед на предмета на поръчката, възложителят само подрежда приложимите критерии в низходящ ред по важност.
Член 150
Използване на електронни търгове
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да използват електронни търгове, в които се представят новите цени, преразгледани в посока понижаване, и/или новите стойности, засягащи някои елементи от офертата.
За целите на първа алинея възложителите използват повтарящ се електронен процес (електронен търг), който се извършва след първоначално цялостно оценяване на офертите, позволяващо тяхното класиране чрез методи на автоматичното оценяване.
2. При открити процедури, ограничени процедури или процедури на договаряне в посочения в член 135, параграф 1, буква а) случай възложителите могат да решат, че възлагането на обществена поръчка ще бъде предшествано от електронен търг, когато тръжните спецификации могат да бъдат прецизно описани.
При същите обстоятелства електронен търг може да бъде проведен при повторното откриване на конкурс между страните по рамков договор, както е посочено в член 122, параграф 3, буква б), както и при откриване на конкурс за поръчки, които ще бъдат възложени съгласно динамичната система за покупки, посочена в член 131.
Електронният търг се базира или единствено на цените, като в този случай поръчката се възлага по най-ниската цена, или на цените и/или стойностите на компонентите на офертите, посочени в спецификацията, като тогава поръчката се възлага на оферента с най-изгодната оферта.
3. Възложителите, които вземат решение да проведат електронен търг, посочват този факт в обявлението за обществена поръчка.
Спецификацията включва следните подробности:
а)
компонентите, чиито стойности ще бъдат предмет на електронния търг, при условие че тези компоненти са количествено измерими и могат да бъдат изразени в цифри или проценти;
б)
всички ограничения на стойностите, които могат да бъдат представени, както произтичат от спецификациите, свързани с предмета на поръчката;
в)
информацията, която ще бъде предоставена на оферентите в хода на електронния търг, и когато е уместно, момента на предоставянето ѝ;
г)
съответната информация за хода на електронния търг;
д)
условията, при които оферентите ще могат да правят оферта, по-специално минималните разлики, които ще бъдат изисквани при предлагането на оферти, когато е уместно;
е)
съответната информация относно използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Преди стартирането на електронния търг възложителите извършват цялостна първоначална оценка на офертите в съответствие с определените критерии за възлагане и тяхната тежест.
Всички оференти, които са представили приемливи оферти, биват поканени едновременно по електронен път да представят нови цени и/или нови стойности; поканата съдържа всякаква необходима информация относно индивидуалната връзка с използваното електронно оборудване, като в нея се посочват датата и часът на стартиране на електронния търг. Електронният търг може да се проведе на няколко последователни етапа. Електронният търг не може да стартира по-рано от два работни дни след датата, на която са изпратени поканите.
5. Когато поръчката ще бъде възложена на базата на икономически най-изгодната оферта, поканата се придружава от резултатите от цялостната оценка на съответната оферта, извършена в съответствие с тежестта на всеки от критериите, предвидена в член 149, параграф 3, първа алинея.
В поканата се посочва и математическата формула, която трябва да се използва в електронния търг за определяне на автоматичните нови класирания на базата на представените нови цени и/или нови стойности. Тази формула включва тежестта на всички критерии, които са определени с цел идентифициране на икономически най-изгодната оферта, както е посочено в обявлението за обществената поръчка или в спецификацията. За тази цел обаче всички интервали се намаляват предварително до определена стойност.
Когато са разрешени варианти, за всеки вариант се предвижда отделна формула.
6. На всеки етап от електронния търг възложителите незабавно съобщават на всички оференти поне достатъчна информация, която да им позволи да определят относителното си класиране във всеки един момент. Те могат да съобщават и друга информация, свързана с другите предложени цени или стойности, при условие че това е посочено в спецификацията. Също така възложителите могат по всяко време да съобщават броя на участниците на съответния етап на търга. Те не могат обаче да разкриват самоличността на оферентите на който и да е етап от електронния търг.
7. Възложителите закриват електронния търг по един или повече от следните начини:
а)
като посочват в поканата за участие в търга предварително определената дата и час;
б)
когато не получават повече нови цени или нови стойности, които отговарят на изискванията относно минималните разлики;
в)
когато завършат всички етапи от търга, чийто брой е определен в поканата за участие.
За целите на буква б) от първа алинея възложителите посочват в поканата за участие в търга срока, който ще спазят след получаването на последната оферта, преди да приключат електронния търг.
Когато възложителите са взели решение да закрият електронния търг в съответствие с буква в) от първа алинея, евентуално в съчетание с условията по буква б) от първа алинея, в поканата за участие в търга следва да се посочи времевият график за всеки етап на търга.
8. След приключването на електронния търг възложителите възлагат поръчката в съответствие с член 149 на базата на резултатите от електронния търг.
Възложителите не могат да използват по некоректен начин електронните търгове, както и не могат да ги използват по начин, който възпрепятства, ограничава или нарушава конкуренцията или променя предмета на поръчката, описан в публикуваното обявление за обществената поръчка и дефиниран в спецификацията.
Член 151
Оферти с необичайно ниска стойност
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Ако за дадена поръчка офертите изглеждат с необичайно ниска стойност, възложителят, преди да ги отхвърли единствено на това основание, отправя искане в писмена форма за подробности относно съставните елементи на офертата, които смята за значими, и проверява тези съставни елементи след надлежно изслушване на страните, като взема предвид представените обяснения. Тези подробности могат да се отнасят по-специално до изпълнението на разпоредбите относно защитата на заетостта и условията на труд, които са в сила на мястото, където ще се извършат строителните работи, услугата или доставката.
Възложителят може по-конкретно да вземе предвид обясненията във връзка с:
а)
икономическите аспекти на производствения процес, на предоставянето на услугите или строителния метод;
б)
избраните технически решения или изключително благоприятните условия на разположение на оферента;
в)
оригиналността на офертата.
2. Когато установи, че офертата е с необичайно ниска стойност в резултат на предоставена държавна помощ, възложителят може да отхвърли офертата единствено на това основание само ако оферентът не е в състояние да докаже в разумен срок, определен от възложителя, че съответната помощ е предоставена окончателно и в съответствие с процедурите и решенията, посочени в правилата на Съюза относно държавните помощи.
Член 152
Срок за получаване на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят в календарни дни задължителен срок за получаване на офертите и заявленията за участие. Срокът е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и подходящ период за подготовка и подаване на офертите, като отчита по-конкретно сложността на поръчката или необходимостта от посещение на мястото или справка на място с документите, приложени към спецификациите.
2. При открити процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 52 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществената поръчка.
3. При ограничените процедури при случаи, в които се използва състезателният диалог съгласно член 132, и при процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на заявленията за участие е не по-кратък от 37 дни от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка.
При ограничените процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 40 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти.
Въпреки това след изпращането на посочената в член 136, параграф 1 покана за изразяване на интерес при процедурите срокът е:
а)
не по-кратък от 21 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти, за получаване на оферти по процедурата, посочена в член 136, параграф 1, буква а) и член 136, параграф 3, буква б), подточка i);
б)
не по-кратък от 10 дни за получаване на заявления за участие и не по-кратък от 21 дни за получаване на оферти в случая на двуетапната процедура, посочена в член 136, параграф 3, буква б), подточка ii).
4. Когато в съответствие с член 123, параграф 2 възложителите са изпратили за публикуване обявление за предварителна информация или самите те са публикували обявление за предварителна информация в профила си на купувач за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на оферти може да бъде принципно съкратен на 36 дни, но при никакви обстоятелства не е по-кратък от 22 дни от датата на изпращане на обявлението за обществената поръчка или поканата за представяне на оферти.
Съкратените срокове, посочени в първа алинея, са разрешени само ако обявлението за предварителна информация отговаря на следните условия:
а)
то съдържа цялата необходима информация за обявлението за обществена поръчка, доколкото тази информация е налична към момента на публикуване на обявлението;
б)
то е било изпратено за публикуване между 52 дни и 12 месеца преди датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка.
5. Сроковете за получаване на оферти могат да бъдат съкратени с пет дни, ако от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка или поканата за изразяване на интерес е налице неограничен и директен достъп по електронен път до всички документи, които съставляват поканата за представяне на оферти.
Член 153
Срокове за достъп до тръжната документация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, спецификацията или описателните документи в посочената в член 132 процедура, както и допълнителните документи, се изпращат в рамките на пет календарни дни от получаването на искането на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти, при спазване на разпоредбите на параграф 4. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за документи, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представянето на офертите.
2. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, допълнителна информация относно спецификацията, или описателните или допълнителните документи се предоставя едновременно на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти възможно най-бързо и не по-късно от шест календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите или, в случай на искания за информация, получени по-малко от осем календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите, възможно най-бързо след получаване на искането. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за допълнителна информация, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представяне на офертите.
3. Ако по някакви причини спецификациите и допълнителните документи или информация не могат да бъдат предоставени в сроковете по параграфи 1 и 2 от настоящия член или когато офертите могат да бъдат направени само след посещение на място или справка на място с приложените към спецификациите документи, срокът за получаване на оферти по член 152 се удължава, за да се даде възможност на всички икономически оператори да се запознаят с необходимата информация за изготвяне на офертите. Удължаването се обявява по подходящ начин в съответствие с разпоредбите на членове 123-126.
4. Параграф 1 от настоящия член не се прилага при откритата процедура, включително при посочената в член 131 динамична система за покупки, ако е налице неограничен и пълен директен достъп по електронен път до цялата покана за представяне на оферти, както и до всички допълнителни документи. В посоченото в член 123, параграф 3 обявление за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който може да бъде направена справка с тези документи.
Член 154
Срокове при спешни случаи
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Когато поради обоснована неотложност е невъзможно спазването на минималните срокове, установени в член 152, параграф 3 за ограничените процедури и процедурите на договаряне, при които е публикувано обявление за обществена поръчка, възложителите могат да определят следните срокове в календарни дни:
а)
срок за получаване на заявленията за участие, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка, или 10 дни, ако обявлението е изпратено по електронен път на Службата за публикации;
б)
срок за получаване на офертите, който не може да бъде по-кратък от 10 дни от датата на изпращане на поканата за представяне на оферти.
2. При ограничените процедури и ускорените процедури на договаряне, при условие че е поискана навреме, на всички кандидати или оференти се предава допълнителна информация за спецификациите не по-късно от четири календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите.
Член 155
Методи на комуникация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Условията за подаване на офертите и заявленията за участие се определят от възложителя, който може да избере един-единствен метод за подаване. Офертите и заявленията за участие могат да бъдат подавани с писмо или по електронен път. Заявленията за участие могат да бъдат подавани и по факс.
Избраните начини за комуникация са общодостъпни и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на офертите и заявленията за участие е запазена и възложителите проверяват съдържанието на офертите и заявленията за участие само след като е изтекъл определеният за тяхното подаване срок;
г)
осигурена е защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Когато е необходимо, за целите на доказателствата с правна сила възложителите могат да вземат решение, съгласно което представените по факс заявления за участие трябва да бъдат потвърдени с писмо или по електронен път възможно най-бързо и при всички случаи преди определената в член 152 крайна дата.
2. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, използваните инструменти и техническите им характеристики са недискриминиращи по естеството си, общодостъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии, както и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
3. С изключение на поръчките под прага по член 170, параграф 1, устройствата за електронното получаване на оферти и заявления за участие гарантират чрез технически средства и подходящи процедури, че:
а)
икономическият оператор може да бъде идентифициран със сигурност;
б)
точният час и дата на получаване на офертите и заявленията за участие може да се определи точно;
в)
може в разумна степен да се гарантира, че никой няма достъп до данните, предавани съгласно тези изисквания, преди посочения краен срок;
г)
ако тази забрана за достъп бъде нарушена, може в разумна степен да се гарантира, че нарушението може да бъде недвусмислено установено;
д)
само упълномощени лица могат да определят или променят датите за отварянето на получените данни;
е)
по време на различните етапи на процедурата за обществена поръчка достъпът до цялата предоставена информация или до част от нея трябва да бъде възможен единствено чрез едновременни действия на упълномощените лица;
ж)
едновременните действия на упълномощените лица трябва да дават достъп до предадените данни само след определената дата;
з)
данните, получени и отворени в съответствие с тези изисквания, трябва да останат достъпни само за лицата, упълномощени да се запознаят с тях.
4. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, електронните документи, изпратени чрез такива системи, се приемат за оригинали и се смята, че са подписани от упълномощен представител на икономическия оператор.
5. Когато представянето се извършва с писмо, оферентите или кандидатите могат да изберат да представят оферти или заявления за участие:
а)
по пощата или по куриер, при което в поканата за представяне на оферти се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата на разписката за предаване;
б)
с доставка на ръка до помещенията на институцията, лично от оферента или кандидата или чрез посредник; за тази цел в поканата за представяне на оферти в допълнение към посочената в член 138, параграф 2, буква а) информация се посочва отделът, на който трябва да бъдат предоставени офертите или заявленията за участие срещу подписана и датирана разписка.
6. С цел запазване на тайната и избягване на затрудненията при изпращането на офертите с писмо поканата за представяне на оферти трябва да съдържа следната разпоредба:
Офертите се подават в запечатан плик, който на свой ред е поставен в друг запечатан плик. На вътрешния плик се отбелязват наименованието на отдела, до когото е адресиран пликът съгласно поканата за подаване на оферти, както и думите „Покана за представяне на оферти - да не се отваря от пощенските служби“. Ако се използват самозалепващи се пликове, те трябва да бъдат запечатани със залепваща се лента и подателят трябва да се подпише върху нея.
Член 156
Тръжни гаранции
(член 111, параграф 3 от Финансовия регламент)
Възложителят може да поиска тръжна гаранция, която се предоставя съгласно член 163 и представлява от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката.
Тръжната гаранция се освобождава, когато обществената поръчка бъде възложена. Ако в предвидения срок не бъде представена оферта или ако офертата впоследствие бъде оттеглена, гаранцията се задържа.
Член 157
Отваряне на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Отварят се всички заявления за участие и оферти, които отговарят на изискванията на член 155.
2. За поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1, отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за отваряне на офертите.
Комисията за отваряне на офертите се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на засегнатата институция и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент. В представителствата или местните звена, посочени в член 72 от настоящия регламент или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията по отварянето се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията по отварянето трябва, доколкото това е възможно, да отразява междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Когато офертите се представят по пощата, един или повече от членовете на комисията за отваряне на офертите парафират документите, като удостоверяват датата и часа на изпращане на всяка оферта.
Те също така парафират едно от следните:
а)
всяка страница от всяка оферта;
б)
заглавната страница и страниците, които съдържат финансова информация, във всяка оферта, като целостта на първоначалната оферта се гарантира чрез съответните средства, използвани от отдел, който е независим от службата на разпоредителя с бюджетни кредити, с изключение на случаите, посочени във втора алинея от параграф 2.
При автоматично възлагане на обществената поръчка съгласно разпоредбите на член 149, параграф 1, буква а), посочените в офертите цени, които отговарят на изискванията, се обявяват публично.
Членовете на комисията подписват протокол за отварянето на получените оферти, в който се посочва кои оферти отговарят на изискванията на член 155 и кои не, както и се излагат основанията, на които офертите са отхвърлени поради несъответствие с изискванията във връзка с методите за представяне на оферти по член 155. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Член 158
Комисия за оценка на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за отговарящи на изискванията на член 155, се оценяват и класират от комисия за оценка, която се сформира за всеки от двата етапа, въз основа, съответно, на предварително съобщените критерии за отстраняване и подбор и на критериите за възлагане.
Тази комисия се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да изготви консултативно становище за поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1.
Независимо от това отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да реши, че комисията за оценка следва да оцени и класира офертите на базата само на критериите за възлагане, а критериите за отстраняване и за подбор трябва да се оценят по друг подходящ начин, който да гарантира отсъствието на конфликти на интереси.
2. Комисията за оценка се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент, и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези лица изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата или местните звена, посочени в член 72 или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
Комисията за оценка може да има същия състав както комисията за отваряне на офертите.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията за оценка се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията за оценка отразява, доколкото това е възможно, междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Заявленията за участие и офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят могат да поискат от кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване и подбор, в рамките на определен от нея/него срок.
Заявленията за участие и офертите, които не са отхвърлени и които отговарят на критериите за подбор, се считат за приемливи.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за представяне на необходимата информация във връзка със съдържанието на офертата.
Член 159
Резултати от оценката
(член 112 от Финансовия регламент)
1. За оценката и класирането на заявленията за участие и офертите, които са обявени за отговарящи на изискванията, се съставя писмен протокол с дата на съставяне.
Той се подписва от всички членове на комисията за оценка. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Ако комисията за оценка не носи отговорност да проверява офертите на базата на критериите за отстраняване и подбор, писменият протокол се подписва и от лицата, на които това е възложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Писменият протокол се съхранява за бъдещи справки.
2. Писменият протокол, посочен в параграф 1, съдържа най-малко следното:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката, рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на предложените кандидати или изпълнители и основанията за избора, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен.
3. След това възложителят взема решение, което има следното минимално съдържание:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката или предмета и максималната стойност на рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на избраните кандидати или изпълнители и основанията за избора чрез позоваване на предварително обявените критерии за подбор и възлагане, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен;
е)
в случай на процедури на договаряне и състезателен диалог, обстоятелствата, посочени в членове 132, 134, 135, 266, 268, 270 и 271, които оправдават тяхното използване;
ж)
при необходимост, причините, поради които възложителят взема решение да не възложи обществена поръчка.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, решението по първа алинея се взема от възложителя, отговорен за процедурата.
Член 160
Контакти между възложителите и оферентите
(член 112 от Финансовия регламент)
1. Между възложителите и оферентите могат да се осъществяват контакти по време на процедурата за възлагане на обществена поръчка по изключение при условията, посочени в параграфи 2 и 3.
2. Преди крайния срок за подаване на оферти по отношение на допълнителната документация и информация по член 153 възложителят може:
а)
по инициатива на оферентите да представи допълнителна информация единствено за изясняване същността на поръчката, като тази информация се съобщава на една и съща дата на всички оференти, които са поискали спецификациите;
б)
по собствена инициатива, при откриване на грешка, неточност, пропуск или друг технически недостатък в текста на обявлението за обществена поръчка, поканата за представяне на оферти или спецификациите, да уведоми заинтересованите лица на една и съща дата и по начин, идентичен на този, използван по отношение на първоначалната покана за представяне на оферти.
3. Ако след отварянето на офертите се налага някакво пояснение във връзка с дадена оферта или следва да се коригира явна техническа грешка в офертата, възложителят може да установи контакт с оферента, въпреки че този контакт не може да доведе до промени в условията на офертата.
4. Във всеки случай, когато е бил осъществен контакт, както и в надлежно обоснованите случаи, когато не е бил осъществен контакт, както е посочено в член 96 от Финансовия регламент, това се записва в досието за обществената поръчка.
Член 161
Информация за кандидатите и оферентите
(членове 113, 114 и 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителите информират възможно най-бързо кандидатите и оферентите за взетите решения относно възлагането на поръчката или рамковото споразумение или приемането в динамичната система за покупки, включително за мотивите за всяко решение да не се възлага поръчката или рамковото споразумение или да не се създава динамична система за поръчки, за които е проведен конкурентен търг, или за решението да се започне нова процедура.
2. В срок от не повече от 15 календарни дни след датата на получаване на писмено искане, възложителят съобщава информацията по член 113, параграф 2 от Финансовия регламент.
3. В случай на поръчки, възложени от институциите на Съюза за техни нужди, на стойност, равна на праговете по член 170, параграф 1 или по-висока от тях, и които не са изключени от обхвата на Директива 2004/18/ЕО, възложителят уведомява отпадналите оференти или кандидати, едновременно и индивидуално, по електронен път, че тяхното заявление или оферта не са били приети, на един от следните етапи:
а)
в кратък срок след вземане на решенията на базата на критериите за отстраняване и подбор и преди решението за възлагане в случай на процедура за обществена поръчка, организирана на два етапа;
б)
по отношение на решенията за възлагане и решенията за отхвърляне на оферти, възможно най-скоро след решението за възлагане и най-късно до една седмица след него.
Във всеки случай възложителят посочва причините, поради които офертата или заявлението не са били приети, и съществуващите правни средства за обжалване.
Неуспелите оференти или кандидати могат да поискат допълнителна информация относно мотивите за отхвърлянето им в писмена форма по пощата, по факс или по електронна поща; всички избрани оференти, чиито оферти не са елиминирани, могат да получат информация за характеристиките и относителните предимства на приетата оферта, както и за името на успелия оферент, без да се засяга член 113, параграф 2, втора алинея от Финансовия регламент. Възложителят отговаря в рамките на не повече от петнадесет календарни дни от получаване на искането.
Член 162
Подписване на договора
(членове 113 и 118 от Финансовия регламент)
Изпълнението на договора не може да започне, преди договорът да бъде подписан.
Раздел 4
Гаранции и корективни мерки
Член 163
Гаранции
(член 115 от Финансовия регламент)
1. Когато от изпълнителите се изисква да предоставят предварителна гаранция, тя трябва да бъде в размер и за срок, които са достатъчни за нейното активиране.
2. Гаранцията се предоставя от банка или упълномощена финансова институция. Тя може да се замени от солидарна гаранция от трета страна, при съгласието на възложителя.
Гаранцията се предоставя в евро.
С нея банката или финансовата институция, или третата страна осигурява неотменимо обезпечение или действа като пръв гарант за задълженията на изпълнителя.
Член 164
Гаранция за изпълнението
(член 115 от Финансовия регламент)
1. За да се гарантира, че строителните работи, доставките или услугите са напълно извършени, и когато окончателно приемане в съответствие с условията на договора не може да се извърши при окончателното плащане, разпоредителят с бюджетни кредити може да поиска гаранция за изпълнението за всеки отделен случай и въз основа на предварителен анализ на риска.
2. Гаранция в размер на 10 % от общата стойност на поръчката може да се учреди чрез приспадане от плащанията при тяхното извършване.
Тя може да се замени от сума, която се удържа от окончателното плащане, за да представлява гаранция до окончателното приемане на услугите, доставките или строителните работи. Сумата се определя от разпоредителя с бюджетни кредити и е пропорционална на установените рискове във връзка с изпълнението на договора, като се вземе предвид неговият предмет, както и обичайните търговски условия, приложими за сектора.
Условията за такава гаранция се обявяват в тръжните документи.
3. След окончателното приемане на строителните работи, услугите или доставките гаранциите се освобождават в съответствие с условията на договора.
Член 165
Гаранция за предварително финансиране
(член 115 от Финансовия регламент)
1. След като възложителят е установил необходимостта от предварително финансиране, той прави оценка на рисковете, свързани с плащанията по предварителното финансиране, преди стартирането на процедурата за обществена поръчка, като взема предвид по-специално следните критерии:
а)
прогнозната стойност на поръчката;
б)
нейния предмет;
в)
нейната продължителност и ритъм на извършване;
г)
структурата на пазара.
2. Изисква се гаранция в замяна на плащането по предварителното финансиране в случая, посочен в член 146, параграф 6, втора алинея, или когато разпоредителят с бюджетни кредити реши да поиска гаранция съгласно параграф 1.
Не се изисква гаранция за поръчки с ниска стойност съгласно член 137, параграф 1.
Гаранцията се освобождава, когато предварителното финансиране се приспадне от междинните плащания или плащанията на остатъка в полза на изпълнителя в съответствие с условията на договора.
Член 166
Временно спиране при допуснати грешки или нередности
(член 116 от Финансовия регламент)
1. Поръчките могат да бъдат временно спрени съгласно член 116 от Финансовия регламент с цел да се провери дали наистина са допуснати съществени грешки, нередности или измами, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението на поръчката се възобновява във възможно най-кратък срок.
2. Съществена грешка или нередност означава всяко нарушение на клауза в договора или нормативна разпоредба в резултат на действие или бездействие, което причинява или би могло да причини загуби за бюджета на Съюза.
ГЛАВА 2
Разпоредби, приложими за поръчките, възлагани от институциите на Съюза за техни нужди
Член 167
Определяне на подходящото ниво за изчисляване на праговете
(членове 117 и 118 от Финансовия регламент)
Всеки оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити в съответната институция преценява дали са достигнати праговете по член 118 от Финансовия регламент.
Член 168
Отделни поръчки и поръчки с лотове
(членове 104 и 118 от Финансовия регламент)
1. Прогнозната стойност на дадена поръчка не може да се определя с цел избягване на изискванията по настоящия регламент, нито поръчка може да бъде разделяна със същата цел.
Когато е подходящо, технически осъществимо и рентабилно, поръчките на стойност, равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, се възлагат едновременно под формата на отделни лотове.
2. Когато предметът на поръчка за доставка, услуга или строителни работи е разделен на няколко лота, всеки един от които е предмет на индивидуална поръчка, общата стойност на всички лотове се взема предвид за общата оценка на приложимия праг.
Когато общата стойност на всички лотове е равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, то за всеки един от лотовете се прилагат член 97, параграф 1 и член 104, параграфи 1 и 2 от Финансовия регламент.
3. Когато поръчката се възлага на отделни лотове, офертите се оценяват поотделно за всеки лот. Ако на един оферент се възлагат няколко лота, може да се подпише един договор, който да обхваща тези лотове.
Член 169
Условия за определяне на стойността на някои поръчки
(член 118 от Финансовия регламент)
1. За изчисляване на прогнозната стойност на поръчката възложителят включва прогнозното общо възнаграждение на изпълнителите.
Когато поръчката предвижда опции или възможно подновяване, основата за изчисляването е допустимата максимална сума, включително използването на клаузите за опциите и подновяването.
Тази оценка се прави, когато е изпратено обявлението за обществената поръчка или, в случай че няма такава публичност, когато възложителят започне процедурата по възлагането.
2. За рамковите споразумения и динамичните системи за покупки стойността, която трябва да се вземе предвид, е максималната стойност на всички планирани поръчки по време на действието на рамковото споразумение или динамичната система за покупки.
3. При поръчките за услуги се вземат предвид:
а)
в случай на застрахователни услуги, платимата премия и другите форми на възнаграждение;
б)
при банкови или финансови услуги, таксите, комисионните, лихвите и останалите видове възнаграждения;
в)
в случай на поръчки за проектиране, платимите такси и комисионни и другите форми на възнаграждение.
4. При поръчките за услуги, в които не се посочва общата цена, или при поръчките за доставки за лизинг, вземане под наем или покупка на изплащане на стоки стойността, която се взема като основа за изчисляване на прогнозната стойност, представлява:
а)
при поръчки с фиксиран срок:
i)
когато срокът е 48 месеца или по-малко при поръчките за услуги или 12 месеца или по-малко при поръчките за доставки - общата договорна стойност за целия срок;
ii)
когато срокът е над 12 месеца при поръчките за доставки - общата стойност, включително прогнозната остатъчна стойност;
б)
при поръчки за неопределен срок или, при поръчките за услуги, за срок над 48 месеца - месечната стойност, умножена по 48.
5. При поръчки за услуги или доставки, които се възлагат периодично или се подновяват на определен период, стойността на поръчката се определя въз основа на:
а)
или реалните съвкупни разходи за сходни поръчки за същите видове услуги или стоки, възложени през предходната финансова година или предходните 12 месеца, коригирани по възможност с очакваните промени в количествата или стойността през 12-те месеца след първоначалния договор;
б)
или прогнозните съвкупни разходи за последващи поръчки, възложени през 12-те месеца след извършването на първата услуга или първата доставка или през срока на договора, когато той е по-дълъг от 12 месеца.
6. При поръчките за строителни работи се взема предвид не само стойността на строителните работи, но и прогнозната обща стойност на необходимите доставки за извършване на работите, които изпълнителят получава от възложителя.
Член 170
Прагове за прилагане на процедурите съгласно Директива 2004/18/ЕО
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Праговете, посочени в член 118 на Финансовия регламент, са тези по Директива 2004/18/ЕО съответно за поръчките за доставки, услуги и строителни работи.
2. Сроковете по член 118 от Финансовия регламент са посочените в членове 152, 153 и 154.
Член 171
Период на изчакване преди подписването на договора
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителят не подписва договора или рамковото споразумение, обхванати от Директива 2004/18/ЕО, с успелия оферент, преди да изтекат 14 календарни дни.
Този срок започва да тече от една от следните дати:
а)
деня след едновременното изпращане на уведомленията на успелите и неуспелите оференти;
б)
ако договорът или рамковото споразумение се възлага съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, деня след публикуването на обявлението за възлагане по член 123 в Официален вестник на Европейския съюз.
Ако за изпращането се използват факс или електронни средства съгласно втора алинея, буква а), периодът на изчакване е 10 календарни дни.
При необходимост възложителят може да преустанови подписването на договора за допълнително разглеждане, ако това е оправдано поради искания или коментари, изпратени от отпаднали или недоволни оференти или кандидати, или поради всяка друга получена информация от значение. Исканията, коментарите или информацията трябва да бъдат получени в срока, посочен в първа алинея. В случай на преустановяване всички кандидати или оференти се уведомяват в рамките на три работни дни от решението за преустановяване.
Освен в случаите по параграф 2, всеки договор, подписан преди изтичане на срока, посочен в първа алинея, е нищожен.
Когато договорът или рамковото споразумение не може да бъде възложен(о) на успелия оферент, възложителят може да го възложи на следващия в класирането оферент.
2. Срокът, посочен в параграф 1, не се прилага в следните случаи:
а)
открити процедури, ограничени процедури или процедури по договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е подадена само една оферта;
б)
отделни договори, основани на рамково споразумение;
в)
процедури на договаряне, посочени в член 134, параграф 1, буква в), член 134, параграф 1, буква ж), подточка iii), член 134, параграф 1, буква з) и член 134, параграф 1, буква й).
Член 172
Доказателства, позволяващи участие в процедури за обществени поръчки
(член 119 от Финансовия регламент)
В спецификациите се изисква от оферентите да посочат в коя държава се намира тяхното седалище или място на установяване и да представят съответните доказателства, които са обичайно приемливи съгласно националното им законодателство.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА
ГЛАВА 1
Обхват и форма на безвъзмездните средства
Член 173
Вноски
(член 121 от Финансовия регламент)
Вноските по член 121, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент са суми, изплащани на органи, в които членува Съюзът, в съответствие с бюджетните решения и условията за плащане, определени от съответния орган.
Член 174
Споразумение и решение за безвъзмездни средства
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства се регламентират с решение или с писмено споразумение.
2. За определяне на приложимия инструмент се отчитат следните елементи:
а)
местоположение на бенефициера, в рамките на Съюза или извън него;
б)
сложност и стандартизация на съдържанието на финансираните дейности или работни програми.
Член 175
Разходи за членовете на институциите
(член 121 от Финансовия регламент)
Разходите за членовете на институциите, посочени в член 121, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, включват вноските за асоциации на настоящи и бивши депутати от Европейския парламент. Тези вноски се правят в съответствие с вътрешните административни правила на Европейския парламент.
Член 176
Дейности, за които могат да се получават безвъзмездни средства
(член 121 от Финансовия регламент)
Дейностите, за които могат да се получават безвъзмездни средства по смисъла на член 121 от Финансовия регламент, трябва да бъдат ясно определени.
Не се допуска разделяне на дейност на различни дейности с цел заобикаляне на правилата за финансиране, посочени в настоящия регламент.
Член 177
Органи, преследващи цел от общ интерес на Съюза
(член 121 от Финансовия регламент)
Орган, който преследва цел от общ интерес на Съюза, е:
а)
орган, занимаващ се с образование, обучение, информация, иновации или научноизследователска дейност и изследване на европейските политики, всякакви дейности, които допринасят за развитие на гражданското общество или правата на човека, или европейски орган по стандартизация;
б)
субект, който представлява органи с нестопанска цел в държавите членки, страните кандидатки или потенциални кандидатки и отстоява принципи и политики, съответстващи на целите на Договорите.
Член 178
Партньорства
(член 121 от Финансовия регламент)
1. Специфични безвъзмездни средства за дейности и оперативни безвъзмездни средства могат да бъдат част от рамково партньорство.
2. Рамково партньорство може да се установи като механизъм за дългосрочно сътрудничество между Комисията и бенефициерите на безвъзмездните средства. То може да бъде под формата на споразумение за рамково партньорство или решение за рамково партньорство.
В споразумението или решението за рамково партньорство се посочват общите цели, естеството на планираните дейности - еднократни или като част от одобрена годишна работна програма, процедурата за отпускане на специфични безвъзмездни средства, в съответствие с принципите и процедурните правила от настоящия дял, както и общите права и задължения на всяка от страните по специфичните споразумения или решения.
Продължителността на партньорството не може да надхвърля четири години, освен в изключителни случаи, обосновани по-специално от предмета на рамковото партньорство.
Разпоредителите с бюджетни кредити не могат да използват неоснователно споразуменията или решенията за рамково партньорство, нито да ги използват по начин, чиято цел или резултат противоречи на принципите на прозрачност или равно третиране на заявителите.
3. Рамковите партньорства се разглеждат като безвъзмездни средства, що се отнася до програмирането, предварителното публикуване и отпускането.
4. Специфични безвъзмездни средства, основани на споразумения или решения за рамково партньорство, се отпускат в съответствие с процедурите, определени в тези споразумения или решения, и съгласно настоящия дял.
Те подлежат на процедурите на последващо публикуване по член 191.
Член 179
Електронни системи за обмен
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Всички контакти с бенефициерите, включително сключването на споразумения за безвъзмездни средства, уведомяването за решения за безвъзмездни средства и всички изменения към тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от Комисията.
2. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
3. Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните,.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени в параграф 2, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
Член 180
Съдържание на споразуменията и решенията за безвъзмездни средства
(член 122 от Финансовия регламент)
1. Споразумението за безвъзмездни средства съдържа най-малко следното:
а)
предмета;
б)
бенефициера;
в)
продължителността, а именно:
i)
датата на неговото влизане в сила;
ii)
началната дата и продължителността на дейността или финансовата година, които се финансират;
г)
максималната сума на финансирането от страна на Съюза, изразена в евро, и формата на безвъзмездните средства, евентуално допълнени от:
i)
общия размер на прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма и процента на финансиране на допустимите разходи;
ii)
единичните разходи, еднократната сума или единната ставка по член 123, букви б), в) и г) от Финансовия регламент, когато са определени;
iii)
комбинация от елементите, посочени подточки i) и ii) от настоящата буква;
д)
описание на дейността или при оперативните безвъзмездни средства - на работната програма, одобрена от разпоредителя с бюджетни кредити за тази финансова година, заедно с описание на очакваните резултати от изпълнението на дейността или на работната програма;
е)
общия ред и условия, приложими към всички споразумения от този вид, като приемането от страна на бенефициера на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата;
ж)
прогнозния общ бюджет за дейността или работната програма;
з)
когато изпълнението на дейността включва обществена поръчка, принципите по член 209 или правилата за възлагане на обществени поръчки, които бенефициерът е длъжен да спазва;
и)
отговорностите на бенефициера, по-специално:
i)
по отношение на доброто финансово управление и представянето на отчети за дейността и финансови отчети; при необходимост се определят междинни цели, при постигането на които тези отчети стават изискуеми;
ii)
в случай на споразумение между Комисията и няколко бенефициери, специфичните задължения на координатора, ако има такъв, както и задълженията на другите бенефициери към координатора, както и финансовата отговорност на бенефициерите за сумите, дължими на Комисията;
й)
условията и сроковете за одобряване на отчетите и за извършване на плащане от страна на Комисията;
к)
при необходимост, подробности във връзка с допустимите разходи за дейността или одобрената работна програма или единичните разходи, еднократните суми или единните ставки по член 123 от Финансовия регламент;
л)
разпоредби относно видимостта на финансовата помощ от Съюза, освен в надлежно обосновани случаи, когато публичното оповестяване не е възможно или подходящо.
Общият ред и условията, посочени в буква е) от първа алинея, определят най-малко:
i)
че правото на ЕС е приложимото право по отношение на споразумението за безвъзмездни средства, допълнено при необходимост от национално право, посочено в споразумението за безвъзмездни средства. Дерогация може да се направи в споразуменията, сключени с международни организации;
ii)
компетентния съд или арбитражния съд за решаване на спорове.
2. В споразумението за безвъзмездни средства могат да се предвидят условията и сроковете за преустановяване или прекратяване в съответствие с член 135 от Финансовия регламент.
3. В случаите по член 178 решението или споразумението за рамково партньорство определя информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) и б), буква в), подточка i), буква е), букви з)-й) и буква л) от настоящия член.
Конкретното решение или споразумение за безвъзмездни средства съдържа информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) -д), букви ж) и к) и при необходимост буква и).
4. Изменения към споразуменията за безвъзмездни средства се правят само в писмена форма. Такива изменения, включително тези, с които се добавя или премахва бенефициер, не могат по замисъл или резултат да променят споразуменията по такъв начин, че да поставят под въпрос решението за отпускане на безвъзмездни средства или да противоречат на равното третиране на заявителите.
5. Параграфи от 1, 2, 3 и 4 се прилагат mutatis mutandis към решенията за безвъзмездни средства.
Част от сведенията по параграф 1 могат да се предоставят в поканата за предложения или в друг подобен документ вместо в решението за безвъзмездни средства.
Член 181
Форми на безвъзмездните средства
(член 123 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, се изчисляват въз основа на допустимите разходи, действително направени от бенефициера, и са предмет на предварителна прогноза за бюджета, представена заедно с предложението и включена в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
2. Единичните разходи, посочени в член 123, параграф 1, буква б) от Финансовия регламент, обхващат всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на сума за единица.
3. Еднократните суми, посочени в член 123, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, обхващат като цяло всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително.
4. Финансирането с единни ставки, посочено в член 123, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент, обхваща специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на процент.
Член 182
Еднократни суми, единични разходи и финансиране с единни ставки
(член 124 от Финансовия регламент)
1. Разрешението за използване на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, посочени в член 124, параграф 1 от Финансовия регламент, се прилага за продължителността на програмата. Това разрешение може да бъде преразгледано, ако са необходими съществени промени. Данните и сумите се оценяват периодично и ако е необходимо, еднократните суми, единичните разходи или финансирането с единни ставки се коригират.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери максималните стойности, посочени в член 124, параграф 1, втора алинея от Финансовия регламент, се прилагат към всеки бенефициер.
2. Споразумението или решението за безвъзмездни средства съдържа всички необходими разпоредби за проверка, че са изпълнени условията за изплащане на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
3. Плащането на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки не засяга правото на достъп до задължителните записи за бенефициерите за целите, предвидени в първа алинея от параграф 1 и член 137, параграф 2 от Финансовия регламент.
4. Когато последваща проверка покаже, че правопораждащото събитие не е настъпило и на бенефициера е направено недължимо плащане на безвъзмездни средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, Комисията има правото да си възстанови сумата на безвъзмездните средства, без да се засягат санкциите, посочени в член 109 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принципи
Член 183
Принцип на съфинансиране
(член 125, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Според принципа на съфинансиране ресурсите, необходими за изпълнение на дейността или работната програма, не се предоставят изцяло чрез вноска от Съюза.
Съфинансирането може да бъде под формата на собствени ресурси на бенефициера, приходи, получени от дейността или работната програма, или финансови вноски или вноски в натура от трети страни.
2. Вноските в натура представляват нефинансови ресурси, предоставени безвъзмездно от трети страни на бенефициера.
Член 184
Принцип на недопускане на печалба
(член 125, параграф 5 от Финансовия регламент)
Финансовите вноски от трети страни, които могат да бъдат използвани от бенефициера за покриване на разходи, различни от допустимите разходи за безвъзмездни средства от Съюза, или които не са дължими на третата страна, когато не се използват в края на дейността или работната програма, не могат да бъдат разглеждани като целеви финансови вноски от донорите за финансиране на допустимите разходи по смисъла на член 125, параграф 5 от Финансовия регламент.
Член 185
Безвъзмездни средства с ниска стойност
(член 125, параграф 4 от Финансовия регламент)
За безвъзмездни средства с ниска стойност се считат безвъзмездните средства, които не надвишават 60 000 EUR.
Член 186
Техническа помощ
(членове 101 и 125 от Финансовия регламент)
„Техническа помощ“ означава дейности по поддръжка и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, в частност дейностите по подготовка, управление, наблюдение, оценка, одит и контрол.
Член 187
Допустими разходи
(член 126, параграф 3, буква в) от Финансовия регламент)
ДДС се разглежда като неподлежащ на възстановяване съгласно приложимото национално законодателство за ДДС, ако в съответствие с националното законодателство данъкът се дължи за някоя от следните дейности:
а)
освободени дейности без право на приспадане;
б)
дейности, които попадат извън обхвата на ДДС;
в)
дейности, посочени в буква а) или б), по отношение на който ДДС не подлежи на приспадане, а се възстановява чрез специфични схеми за възстановяване или компенсационни фондове, които не са предвидени в Директива 2006/112/ЕО, дори ако тази схема или фонд са установени с националното законодателство за ДДС.
ДДС, свързан с дейностите, изброени в член 13, параграф 2 от Директива 2006/112/ЕО, се счита за платен от бенефициер, различен от данъчно незадължено лице, определено в член 13, параграф 1, първа алинея от тази директива, независимо дали тези дейности се разглеждат от съответната държава членка като дейности, извършвани от публичноправни органи, действащи в качеството си на публични органи.
Член 188
Програмиране
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за безвъзмездни средства. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта за безвъзмездните средства на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на поканите за предложения с примерните суми и максималният процент на съфинансиране.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране за безвъзмездните средства през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 189
Съдържание на поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Поканите за предложения съдържат:
а)
поставените цели;
б)
критериите за допустимост, отстраняване, подбор и отпускане по членове 131 и 132 от Финансовия регламент и съответните оправдателни документи;
в)
условията за финансиране от Съюза;
г)
условията и крайния срок за подаване на предложения, както и планираната дата, до която всички заявители трябва да бъдат информирани за резултатите от оценката на тяхното заявление, и ориентировъчната дата за подписване на споразуменията за безвъзмездни средства или за уведомяване относно решенията за безвъзмездни средства.
2. Поканите за предложения се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза, както и чрез всякакви други подходящи средства, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходимо да се осигури допълнителна публичност сред потенциалните бенефициери. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на поканите за предложения подлежат на публикуване при същите условия като тези за поканите за предложения.
Член 190
Изключения от поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за предложения само в следните случаи:
а)
за целите на операции по хуманитарна помощ и гражданска защита или за помощ за управление на кризи по смисъла на параграф 2;
б)
в други изключителни и надлежно обосновани извънредни ситуации;
в)
в полза на органи, които имат монопол de jure или de facto, с подходяща обосновка в решението за отпускане;
г)
в полза на органи, определени в основен акт по смисъла на член 54 от Финансовия регламент като бенефициери на безвъзмездни средства, или на органи, определени от държавите членки, под тяхна отговорност, когато тези държави членки са определени с основен акт като бенефициери на безвъзмездни средства;
д)
в случай на научни изследвания и технологично развитие, на органи, определени в работната програма по член 128 от Финансовия регламент, когато основният акт изрично предвижда тази възможност и при условие че проектът не попада в обхвата на покана за предложения;
е)
за дейности със специфични характеристики, които изискват определен вид орган поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия, при условие че тези дейности не попадат в обхвата на покана за предложения.
Случаите, посочени в буква е) от първа алинея, се обосновават надлежно в решението за отпускане.
2. „Кризисни ситуации в трети държави“ означава ситуации на непосредствена или предстояща опасност, застрашаваща да ескалира във въоръжен конфликт или да дестабилизира страната. „Кризисни ситуации“ означава също ситуации, предизвикани от природни бедствия, причинени от човека кризи, като войни и други конфликти, или извънредни обстоятелства, имащи подобни отражения, свързани inter alia с изменение на климата, влошаване на околната среда, лишаване от достъп до енергия и природни ресурси или крайна бедност.
Член 191
Последващо публикуване
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до безвъзмездни средства, отпуснати в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на заявителите през изминалата година;
б)
броя и дела на успешните заявления за всяка покана за предложения;
в)
средната продължителност на процедурата от датата на приключване на поканата за предложения до отпускането на безвъзмездните средства;
г)
броя и размера на безвъзмездните средства, при които задължението за последващо публикуване е било отменено през изминалата година в съответствие с член 21, параграф 4.
Член 192
Информация за заявителите
(член 128 от Финансовия регламент)
Комисията предоставя информация и съвети на заявителите чрез следните средства:
а)
определяне на съвместни стандарти за формулярите за заявление за сходни безвъзмездни средства и контрол на дължината и яснотата на формулярите;
б)
предоставяне на информация на потенциалните заявители, по-конкретно чрез провеждане на семинари и разпространяване на справочници;
в)
поддържане на постоянни данни за бенефициерите в досиетата на юридическите лица по член 63.
Член 193
Финансиране от отделни бюджетни редове
(член 129 от Финансовия регламент)
Дейностите могат да се финансират съвместно от отделни бюджетни редове от различни отговорни разпоредители с бюджетни кредити.
Член 194
Ретроактивно действие на финансирането в случаи на изключителна спешност и предотвратяване на конфликти
(член 130 от Финансовия регламент)
В рамките на член 130, параграф 1 от Финансовия регламент разходите на бенефициера преди датата на подаване на заявлението са допустими за финансиране от Съюза при следните условия:
а)
причините за такава дерогация са подходящо обяснени в решението за финансиране;
б)
решението за финансиране и споразумението или решението за безвъзмездни средства изрично предвиждат начална дата за признаване на разходите преди датата на подаване на заявленията.
Член 195
Подаване на заявления за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Правилата за подаване на заявления за безвъзмездни средства се определят от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който може да избере метода на подаване. Заявленията за безвъзмездни средства могат да се подават с писмо или по електронен път.
Избраното средство за комуникация е недискриминиращо по своето естество и не води до ограничаване на достъпа на заявителите до процедурата за отпускане на средства.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
трябва да се запази целостта на данните;
в)
трябва да се запази поверителността на предложенията;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
За целите на буква в) от трета алинея отговорният разпоредител с бюджетни кредити разглежда съдържанието на заявленията само след изтичане на срока за тяхното подаване.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска електронните заявления да бъдат придружавани от усъвършенстван електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (19).
2. Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити разреши подаване на заявления по електронен път, използваните средства и техните технически характеристики са недискриминиращи по своето естество, всеобщо достъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии. Информацията относно техническите изисквания за формата на заявленията, включително криптирането, се предоставя на заявителите.
Освен това устройствата за електронно приемане на заявленията гарантират сигурност и поверителност. Те гарантират също, че могат да се определят точно часът и датата на получаване на заявленията.
3. Когато заявленията се подават с писмо, заявителите могат да избират един от следните начини:
а)
да изпратят заявлението по пощата или с куриерска служба, като в този случай в поканата за предложения се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата върху разписката за предаване;
б)
да занесат заявлението лично или чрез пълномощник в сградата на институцията, като в този в случай поканата за предложения се посочва отделът, в който заявленията трябва да бъдат доставени срещу разписка с дата и подпис.
ГЛАВА 3
Процедура за отпускане на безвъзмездни средства
Член 196
Съдържание на заявленията за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Заявления се подават чрез формуляра, установен в съответствие с общите стандарти по член 192, буква а) и предоставян от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, и в съответствие с критериите, посочени в основния акт и в поканата за предложения.
Оправдателните документи, посочени в член 131, параграф 3, втора алинея от Финансовия регламент, могат да бъдат по-специално отчетът за приходите и разходите и счетоводният баланс за последната финансова година, за която сметките са приключени.
2. В прогнозния бюджет за дейността или работната програма, приложен към заявлението, приходите са равни на разходите, при условие че са заделени провизии за непредвидени разходи или евентуални колебания на валутните курсове, което може да е разрешено в надлежно обосновани случаи, и се посочват прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма.
3. Когато заявлението е за безвъзмездни средства за дейност, чиято стойност надхвърля 750 000 EUR, или за оперативни безвъзмездни средства над 100 000 EUR, се представя одитен доклад, изготвен от одобрен външен одитор. Този доклад удостоверява отчетите за последната налична финансова година.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага само към първото заявление, подадено от даден бенефициер до отговорен разпоредител с бюджетни кредити в рамките на една бюджетна година.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери праговете, посочени в първа алинея, се прилагат за всеки бенефициер.
В случаите на партньорства, посочени в член 178, одитният доклад по първа алинея от настоящия параграф, който обхваща последните две налични финансови години, трябва да бъде представен преди подписването на споразумението за рамково партньорство или уведомяването за решението за рамково партньорство.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, в зависимост от оценка на риска, да отмени изискването за одитен доклад, посочено в първа алинея, за учебни заведения и в случай на споразумение с няколко бенефициери, за бенефициерите, поели солидарна отговорност или които не носят финансова отговорност.
Първа алинея от настоящия параграф не се прилага по отношение на публичните органи и международните организации, посочени в член 43.
4. Заявителят посочва източниците и размерите на финансирането от Съюза, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност или част от дейност или за неговото функциониране по време на същата финансова година, както и всяко друго финансиране, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност.
Член 197
Доказателства за отсъствие на основания за отстраняване
(член 131 от Финансовия регламент)
Заявителите декларират, че не се намират в някое от положенията, изброени в член 106, параграф 1 и член 107 от Финансовия регламент, с изключение на случаите, посочени в член 131, параграф 4, букви а) и б) от Финансовия регламент. В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от успелите заявители да представят доказателствата по член 143. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити успелите заявители представят тези доказателства, освен ако е налице физическа невъзможност, призната от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, или ако тези доказателства вече са били представени за целите на друга процедура за безвъзмездни средства или за обществена поръчка, при условие че документите са издадени преди не повече от една година и все още са валидни.
Член 198
Заявители, които не са юридически лица
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато заявление за безвъзмездни средства е подадено от заявител, който не е юридическо лице, в съответствие с член 131, параграф 2 от Финансовия регламент, представителите на този заявител трябва да докажат, че имат способност да поемат правни задължения от името на заявителя и че заявителят има финансова и оперативна способност, еквивалентна на способността на юридическите лица.
Член 199
Субекти, които формират един заявител
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато няколко субекти отговарят на критериите за кандидатстване за безвъзмездни средства и заедно формират един субект, този субект може да се третира от отговорния разпоредител с бюджетни кредити като единствен кандидат, при условие че в заявлението лицата, участващи в предложената дейност или работна програма, се посочват като част от заявителя.
Член 200
Финансови и административни санкции
(член 131 от Финансовия регламент)
Финансови и/или административни санкции могат да се налагат на заявители, които са направили декларации с невярно съдържание или съществени грешки или са извършили нарушения или измама, в съответствие с условията на член 145.
Такива финансови и/или административни санкции могат да се налагат и на бенефициери, за които е установено, че са извършили тежко нарушение на договорните си задължения.
Член 201
Критерии за допустимост
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Критериите за допустимост се публикуват в поканата за предложения.
2. Критериите за допустимост определят условията за участие в покана за предложения. Тези критерии се изготвят при надлежно отчитане на целите на дейността и отговарят на принципите на прозрачност и недискриминация.
Член 202
Критерии за подбор
(член 132, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Критериите за подбор се публикуват в поканата за предложения и са такива, че позволяват оценка на финансовия и оперативния капацитет на заявителя за изпълнение на предложената дейност или работна програма.
2. Заявителят трябва да разполага със стабилни и достатъчни източници на финансиране за поддържане на своята дейност през целия период на изпълнение на дейността или през годината, за която се отпускат безвъзмездните средства, и за участие в нейното финансиране. Заявителят трябва да притежава необходимата професионална компетентност и квалификация за извършване на предложената дейност или работна програма, освен ако в основния акт изрично е предвидено друго.
3. Финансовият и оперативният капацитет се проверяват по-специално въз основа на анализ на всички оправдателни документи, посочени в член 196 и поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в поканата за предложения.
Ако в поканата за предложения не се изискват оправдателни документи и ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити има съмнения относно финансовия или оперативния капацитет на заявителите, той може да поиска от тях да представят съответните документи.
В случаите на партньорства по член 178 проверката се извършва преди подписване на споразумението за рамково партньорство или уведомяване за решението за рамково партньорство.
Член 203
Критерии за отпускане на безвъзмездни средства
(член 132, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се публикуват в поканата да предложения.
2. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства следва да позволяват отпускането на безвъзмездни средства за дейностите, които осигуряват максимална обща ефективност на програмата на Съюза, която те изпълняват, или на органите, чиито работни програми са разработени за постигане на същия резултат. Критериите се определят по такъв начин, че да осигуряват и правилно управление на средствата на Съюза.
Критериите се прилагат по такъв начин, че да позволят подбор на планирани дейности или работни програми, за които Комисията може да бъде уверена, че съответстват на целите и приоритетите и гарантират видимостта на финансирането от Съюза.
3. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се определят по такъв начин, че да позволяват последваща оценка.
Член 204
Оценка на заявленията и отпускане на безвъзмездни средства
(член 133 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за оценка на предложенията, освен ако Комисията реши друго в рамките на конкретна секторна програма.
Комисията се състои от най-малко трима членове, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка помежду им. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата и местните звена по член 72 от настоящия регламент и в органите, на които са делегирани правомощия, по членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма обособени структури, не се прилага изискването за организационни единици без йерархична връзка помежду им.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити при необходимост разделя процеса на няколко процедурни етапа. Правилата, регламентиращи процеса, се съобщават в поканата за предложения.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за подаване на заявленията, само заявителите, чиито предложения отговарят на критериите за оценка на първия етап, се поканват да изпратят пълно предложение на втория етап.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за оценка, само предложенията, които преминат успешно първия етап, състоящ се в оценка спрямо ограничен брой критерии, продължават към по-нататъшна оценка.
Заявителите, чиито предложения са отхвърлени на някой от етапите, се уведомяват в съответствие с член 133, параграф 3 от Финансовия регламент.
Всеки следващ етап на процедурата трябва да бъде ясно разграничен от предходния.
Едни и същи документи и информация не се изискват повече от веднъж по време на една и съща процедура.
3. Комисията за оценка на предложенията или, когато е приложимо, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявителя да предостави допълнителна информация или да поясни приложената към заявлението документация, при условие че тази информация или пояснение не изменя съществено предложението. В съответствие с член 96 от Финансовия регламент в случай на очевидни технически грешки комисията за оценка или отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да не поиска такава информация или пояснение само в надлежно обосновани случаи. Разпоредителят с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
4. След като приключат своята работа, членовете на комисията за оценка на предложенията подписват протокол с всички проверени предложения и с оценка на тяхното качество, както и с посочване на предложенията, които могат да получат финансиране. Тези протоколи могат да бъдат подписани в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
При необходимост в протокола се извършва класиране на оценените предложения и се правят препоръки за максималната сума, която да бъде предоставена, и за евентуални несъществени корекции по заявлението за безвъзмездни средства.
Протоколът се съхранява за справки в бъдеще.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявител да коригира заявлението си с оглед на препоръките на комисията за оценка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
След оценката отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема решение, което съдържа най-малко:
а)
предмета и общата сума на решението;
б)
имената на успелите заявители, наименованието на дейностите, приетите суми и мотивите за избора, включително когато той не съвпада със становището на комисията за оценка;
в)
имената на отхвърлените заявители и мотивите за тяхното отхвърляне.
6. Параграфи 1, 2 и 4 от настоящия член не са задължителни за отпускането на безвъзмездни средства съгласно член 190 от настоящия регламент и член 125, параграф 7 от Финансовия регламент.
Член 205
Информация за заявителите
(член 133 от Финансовия регламент)
Отхвърлените заявители се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните заявления и при всички случаи в срок от 15 календарни дни след уведомяването на успелите заявители.
ГЛАВА 4
Плащане и контрол
Член 206
Гаранция за предварителното финансиране
(член 134 от Финансовия регламент)
1. За ограничаване на финансовите рискове, свързани с плащането на предварително финансиране, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, по преценка на риска, да изиска от бенефициера предварителна гаранция в размер до този на предварителното финансиране, освен за безвъзмездните средства с ниска стойност, или да раздели плащането на няколко вноски.
2. Когато се изисква гаранция, тя се оценява и одобрява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията е валидна за достатъчно дълъг период, за да може да бъде активирана.
3. Гаранцията се предоставя от одобрена банка или финансова институция, установена в една от държавите членки. Когато бенефициерът е установен в трета държава, отговорният разпоредител с бюджетни средства може да се съгласи установена в тази трета държава банка или финансова институция да предостави гаранцията, ако счете, че банката или финансовата институция предлага еквивалентна сигурност и характеристики като тези, които се предлагат от банка или финансова институция, установена в държава членка.
По искане на бенефициера гаранцията, посочена в първа алинея, може да бъде заменена от солидарна гаранция от трета страна или от неотменимата и безусловна съвместна гаранция от бенефициерите по дейност, които са страни по същото споразумение или решение за безвъзмездни средства, след съгласието на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията се предоставя в евро.
С гаранцията банката или финансовата институция, третата страна или останалите бенефициери осигуряват неотменимо обезпечение или действат като пръв гарант за изпълнението на задълженията на бенефициера на безвъзмездните средства.
4. Гаранцията се освобождава при постепенното изчистване на предварителното финансиране чрез междинните плащания или плащанията на остатъка за бенефициера в съответствие с условията в споразумението или решението за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 207
Оправдателни документи при заявки за плащания
(член 135 от Финансовия регламент)
1. За всяко предоставяне на безвъзмездни средства предварителното финансиране може да се раздели на няколко плащания в съответствие с доброто финансово управление.
Новото плащане по предварителното финансиране се извършва в пълен размер само ако са усвоени поне 70 % от общата стойност на предишното.
Когато са усвоени по-малко от 70 % от предишното плащане по предварителното финансиране, размерът на новото плащане се намалява с неусвоената част на предишното плащане по предварителното финансиране.
Отчетът за разходите на бенефициера се представя в подкрепа на всяка заявка за ново плащане.
2. Без да се засяга член 110, бенефициерът удостоверява от свое име, че съдържащата се в заявките за плащания информация е пълна, надеждна и вярна. Той удостоверява също така, че извършените разходи могат да бъдат разглеждани като допустими в съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, както и че заявките за плащания са мотивирани с подходящи оправдателни документи, които могат да бъдат проверени.
3. Въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител на бюджетни кредити може да поиска в подкрепа на всяко плащане сертификат за финансовите отчети и съответните сметки за дейността или работната програма, издаден от одобрен външен одитор или в случай на публични органи - от квалифициран и независим обществен служител. Сертификатът се прилага към заявката за плащане. Сертификатът удостоверява съгласно методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и въз основа на договорени процедури в съответствие с международните стандарти, че разходите, обявени от бенефициера във финансовите отчети, на които се основава заявката за плащане, са действителни, точно осчетоводени и допустими съгласно разпоредбите на споразумението или решението за безвъзмездни средства.
В специфични и надлежно обосновани случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска сертификат под формата на становище или под друга форма в съответствие с международните стандарти.
Сертификатът за финансовите отчети и съответните сметки е задължителен за междинните плащания и за плащанията на остатъка в следните случаи:
а)
безвъзмездни средства за дейност, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 750 000 EUR или по-висока, когато съвкупните суми на заявките за плащане под тази форма са най-малко 325 000 EUR;
б)
оперативни безвъзмездни средства, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 100 000 EUR или по-висока.
В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може освен това да отмени задължението да се представи такъв сертификат за финансовите отчети и съответните сметки в случай на:
а)
публични органи и международни организации, посочени в член 43;
б)
бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, спешни операции по гражданска защита и управление на кризисни ситуации, с изключение на плащанията на остатъка;
в)
плащания на остатъка за бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, които са подписали споразумение за рамково партньорство или са били уведомени за решение за рамково партньорство, съгласно посоченото в член 178, и които имат система за контрол, предоставяща еквивалентни гаранции за такива плащания;
г)
бенефициери на многократни безвъзмездни средства, които са представили независими сертификати с еквивалентни гаранции за системите за контрол и методиката, използвани за определяне на техните вземания.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да отмени задължението за предоставяне на сертификат за финансовите отчети и съответните сметки, когато е бил или ще бъде направен одит пряко от персонала на Комисията или от орган, упълномощен да извърши такъв одит от нейно име, който одит предоставя еквивалентни гаранции относно декларираните разходи.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери посочените прагове по букви а) и б) от трета алинея се прилагат за всеки бенефициер.
4. В подкрепа на плащане и въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска доклад от оперативна проверка, издаден от независима трета страна и одобрен от отговорния разпоредител,. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити докладът от проверката се прилага към заявката за плащане и съответните разходи се смятат за допустими при същите условия като тези за разходите, свързани с одитните сертификати, както е предвидено в член 126 от Финансовия регламент. В доклада от проверката се посочва, че оперативната проверка е извършена според методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, както и дали дейността или работната програма са реално изпълнени съгласно условията, посочени в споразумението или решението за безвъзмездни средства.
Член 208
Преустановяване и намаляване на безвъзмездни средства
(член 135 от Финансовия регламент)
1. Изпълнението на споразумението или решението за безвъзмездни средства, участието на бенефициер в тяхното изпълнение или плащанията могат да бъдат преустановени с цел да се провери дали наистина са допуснати съществените грешки, нередности, измами или нарушения на задължения, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението се възобновява възможно най-бързо.
2. Когато договорената дейност или работна програма не са изпълнени или не са изпълнени правилно, изцяло или навреме, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при условие че на бенефициера е била дадена възможност да представи своите коментари, намалява или си възстановява безвъзмездните средства пропорционално в зависимост от етапа на процедурата.
ГЛАВА 5
Изпълнение
Член 209
Договори за изпълнение
(член 137 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на Директива 2004/18/ЕО, когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка, бенефициерът възлага поръчката на икономически най-изгодната оферта или, ако е подходящо, на офертата с най-ниската цена, като следи за избягването на конфликт на интереси.
2. Когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка на стойност над 60 000 EUR, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да наложи на бенефициера специални правила в допълнение към тези по параграф 1.
Тези специални правила се основават на правилата от Финансовия регламент и се определят, като се отчитат стойността на съответните поръчки, относителният размер на вноската на Съюза спрямо общите разходи за дейността и рискът. Такива специални правила се включват в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
Член 210
Финансова подкрепа за трети страни
(член 137 от Финансовия регламент)
При условие че целите или резултатите, които следва да бъдат постигнати, са достатъчно подробно описани в условията по член 137, параграф 1 от Финансовия регламент, може да се счита, че не съществува свобода на преценка само ако решението или споразумението за безвъзмездни средства посочва следното:
а)
максималния размер на финансовата подкрепа, която може да бъде платена на трета страна, като тя не може да надвишава 60 000 EUR, освен в случаите, когато финансовата подкрепа е основната цел на дейността, както и критериите за определяне на точната сума;
б)
различните видове дейности, които могат да получат такава финансова подкрепа, въз основа на определен списък;
в)
определението на лицата или категориите лица, които могат да получават такава финансова подкрепа, и критериите за отпускането ѝ.
ДЯЛ VII
НАГРАДИ
Член 211
Програмиране
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за награди. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на конкурсите с примерния размер на наградите.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране на наградите през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 212
Правила на конкурсите
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. В правилата на конкурсите се посочва следното:
а)
условията за участие, в които се посочват поне:
i)
критериите за допустимост;
ii)
условията и крайният срок за регистрация на участниците, ако е необходимо, както и за подаване на проекти от участниците при условията, посочени в параграф 2;
iii)
условията за отстраняване на участници, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент;
iv)
еднолична отговорност на участниците в случай на иск, свързан с дейностите, извършвани в рамките на конкурса;
v)
приемане от страна на победителите на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата, както и на задълженията за публичност, както е посочено в правилата на конкурса;
vi)
че правото на Съюза е приложимото право по отношение на конкурса, допълнено при необходимост от национално право, посочено в правилата на конкурса;
vii)
компетентният съд или арбитражният съд за решаване на спорове;
viii)
че на заявителите, които са направили декларации с невярно съдържание или са извършили нарушения или измама, могат да се налагат финансови и/или административни санкции в съответствие с условията на член 145 и пропорционално на стойността на съответните награди;
б)
критериите за присъждане, които трябва да бъдат такива, че да може да се оцени качеството на проектите на участниците спрямо преследваните цели и очакваните резултати, както и да се определи обективно дали проектите заслужават да спечелят конкурса;
в)
размерът на наградата или наградите;
г)
условията на плащане на наградите на победителите след тяхното присъждане.
За целите на буква а), подточка i) от първа алинея бенефициерите на безвъзмездни средства на Съюза са допустими, освен ако изрично е посочено друго в правилата на конкурса.
За целите на буква а), подточка vi) от първа алинея може да се направи дерогация в случай на участие на международни организации.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити избира начини за комуникация, които са с недискриминационен характер за подаване на проекти от участниците и които не ограничават достъпа на участниците до конкурса.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всеки проект на участник съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на проектите на участниците е запазена;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
3. В правила на конкурсите могат да се определят условията за анулиране на конкурса, по-специално когато неговите цели не могат да бъдат изпълнени или когато юридическо или физическо лице, което не отговаря на условията за участие, следва да бъде наградено като победител.
4. Правилата на конкурсите се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза. Освен на интернет сайта правилата на конкурсите могат да бъдат публикувани и чрез всякакви други подходящи начини, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходима допълнителна публичност сред потенциалните участници. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на правилата на конкурсите също подлежат на публикуване при същите условия.
Член 213
Последващо публикуване
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до наградите, присъдени в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на участниците през изминалата година;
б)
броя на участниците и процента на успешните проекти на участници за всеки конкурс;
в)
списък с експертите, взели участие в конкурсните комисии през изминалата година, заедно със справка за процедурата за техния подбор.
Член 214
Оценка
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. За целите на оценката на проектите на участниците отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия от най-малко трима експерти, които могат да бъдат външни експерти или лица, представляващи най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка между тях, с изключение на представителствата или местните органи, посочени в член 72 от настоящия регламент, и органите, на които са делегирани правомощия, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма отделни структури.
Експертите, посочени в първа алинея, подлежат на изискванията относно конфликтите на интереси, посочени в член 57 от Финансовия регламент.
Външните експерти декларират, че не са в ситуация на конфликт на интереси към момента на назначаването и че се задължават да информират разпоредителя с бюджетни кредити, ако възникне такъв конфликт на интереси в хода на процедурата по оценяване.
2. След като приключат своята работа, членовете на комисията подписват протокол с всички проучени проекти на участници, който съдържа оценка на тяхното качество, като се определят проектите, на които могат да бъдат присъдени награди. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Протоколът, посочен в първа алинея, се съхранява за справки в бъдеще.
3. След това отговорният разпоредител с бюджетни кредити решава дали да присъди наградите. В това решение се посочва също следното:
а)
предметът и общият размер на присъдените награди, ако има такива;
б)
имената на спечелилите участници, ако има такива, размерът на наградите, присъдени на всеки спечелил участник, както и причините за избора;
в)
имената на отхвърлените участници и мотивите за тяхното отхвърляне.
Член 215
Информация и уведомяване
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Участниците се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните проекти и при всички случаи в срок от 15 календарни дни, след като разпоредителят с бюджетни кредити вземе решение за присъждане на наградата.
2. Решението за присъждане на наградата се съобщава на спечелилия участник и служи като правно задължение по смисъла на член 86 от Финансовия регламент.
ДЯЛ VIII
ФИНАНСОВИ ИНСТРУМЕНТИ
Член 216
Подбор на субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. За изпълнението на финансовите инструменти в условията на непряко управление Комисията получава доказателства, че упълномощеният субект отговаря на изискванията на член 60, параграф 2 от Финансовия регламент. След получаването на тези доказателства те са валидни за всяко бъдещо изпълнение на финансови инструменти от съответния субект, освен ако са внесени съществени промени в системите, правилата и процедурите на тези упълномощени субекти, обхванати от тези изисквания.
2. При подбора на субектите, натоварени с изпълнението на финансовите инструменти съгласно член 61, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията публикува покана за потенциалните упълномощени субекти. Тази покана включва критериите за подбор и за възлагане.
В поканата по първа алинея се посочва също дали упълномощеният субект трябва да задели собствени финансови ресурси за определения финансов инструмент или да сподели риска. Когато се направи такова обозначение и когато е необходимо да се намали възможен конфликт на интереси, в поканата се посочва също така, че от упълномощения субект се изисква да предложи мерки за хармонизиране на интересите, както е посочено в член 140, параграф 2 от Финансовия регламент. Мерките за хармонизиране на интересите трябва да бъдат включени в споразумението за конкретния финансов инструмент.
Комисията започва диалог със субектите, които отговарят на критериите за подбор, по прозрачен и обективен начин и без това да води до конфликт на интереси. След диалога Комисията подписва споразумения за делегиране със субекта или субектите, които са представили икономически най-изгодните предложения, включително, ако е приложимо, заделяне на собствени финансови ресурси или споделяне на риска.
3. Комисията може да проведе директни преговори с потенциалните упълномощени субекти, преди да подпише споразуменията за делегиране, когато упълномощеният субект е определен в съответния основен акт или е посочен в член 58, параграф 1, буква в), подточка iii) от Финансовия регламент или в надлежно обосновани и подходящо документирани изключителни случаи, по-специално когато:
а)
не са представени подходящи предложения след покана за потенциални упълномощени субекти;
б)
финансовите инструменти със специфични характеристики изискват определен вид упълномощен субект поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия;
в)
поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на Съюза, е невъзможно да се спази процедурата, посочена в параграф 2.
Член 217
Съдържание на споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
В допълнение към изискванията, изброени в член 40, споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, включва подходящи мерки за осигуряване на съответствие с принципите и условията, посочени в член 140 от Финансовия регламент. По-специално споразуменията за делегиране съдържат:
а)
описание на финансовия инструмент, включително инвестиционната му стратегия или политика, вида на предоставената подкрепа, критериите за допустимост на финансови посредници и крайни получатели, както и допълнителни оперативни изисквания за транспониране на целите на политиката на инструмента;
б)
изискванията за целеви обхват на стойностите за ефекта на лоста;
в)
определение на недопустимите дейности и критериите за отстраняване;
г)
разпоредби, гарантиращи хармонизиране на интересите и преодоляване на възможните конфликти на интереси;
д)
разпоредби за подбор на финансовите посредници съгласно член 139, параграф 4, втора алинея от Финансовия регламент и за създаването на специализирани инвестиционни средства, ако е приложимо;
е)
разпоредби относно отговорността на упълномощените субекти и на други субекти, участващи в изпълнението на финансовия инструмент;
ж)
разпоредби за уреждане на спорове;
з)
разпоредби за управление на финансовия инструмент;
и)
разпоредби относно използването и повторното използване на вноската на Съюза в съответствие с член 140, параграф 6 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби за управлението на вноските на Съюза и на доверителни сметки, включително рисковете за контрагента, приемливи касови операции, отговорностите на съответните страни, коригиращи действия в случай на прекалено големи салда по доверителните сметки, водене на документация и докладване;
к)
разпоредби относно възнаграждението на упълномощения субект, включително таксите за управление, както и относно изчисляването и плащането на разходи и такси за управление на упълномощения субект в съответствие с член 218;
л)
когато е целесъобразно, разпоредби относно рамка на условията за вноските от фондовете, посочени в член 175 от Финансовия регламент, по-специално Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и бъдещия Фонд за морско дело и рибарство (наричани по-долу „фондовете по ОСР“);
м)
разпоредби относно срока, възможността за удължаване и прекратяване на финансовия инструмент, включително условията за предсрочно прекратяване и когато е уместно, стратегии за излизане;
н)
разпоредби относно мониторинга на изпълнението на подкрепата за финансовите посредници и крайните получатели, включително докладване от страна на финансовите посредници;
о)
когато е приложимо, вида и характера на операциите по хеджиране, посочени в член 219.
Член 218
Разходи и такси за управление на упълномощените субекти
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Комисията заплаща възнаграждение на упълномощените субекти за изпълнението на финансови инструменти, което се изразява в такси, основани на резултатите, възстановяване на извънредни разноски, както и такси за управление на касовите средства, когато упълномощеният субект управлява касовите средства на финансовия инструмент.
2. Таксите, основани на резултатите, включват административни такси за упълномощените субекти като възнаграждение за работата, извършена при изпълнението на даден финансов инструмент. Когато е уместно, те могат да включват също така и стимули, свързани с политиката, за насърчаване на постигането на целите на политиката или за стимулиране на финансовите постижения на финансовия инструмент.
Член 219
Специфични правила за доверителните сметки при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, могат да откриват доверителни сметки по смисъла на член 68, параграф 7 от Финансовия регламент на свое име и изключително от името на Комисията. Тези упълномощени субекти изпращат съответните извлечения от сметките на отговорната служба на Комисията.
2. По доверителните сметки се поддържа подходяща ликвидност и активите, държани по тези доверителни сметки, се управляват в съответствие с принципите на доброто финансово управление, като се спазват подходящи пруденциални правила в съответствие с член 140, параграф 7 от Финансовия регламент.
3. За изпълнението на финансовите инструменти упълномощените субекти не извършват хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията за делегиране, посочени в член 217.
Член 220
Финансови инструменти, изпълнявани пряко
(член 139 от Финансовия регламент)
1. В изключителни случаи финансовите инструменти могат да се изпълняват пряко в съответствие с член 139, параграф 4 от Финансовия регламент чрез следните средства:
а)
специален инвестиционен механизъм, в който Комисията участва заедно с други публични или частни инвеститори с цел увеличаване на ефекта на лоста на финансовото участие на Съюза;
б)
заеми, гаранции, капиталови участия и други инструменти за споделяне на риска, различни от инвестиции в специализирани инвестиционни механизми, предоставяни пряко на крайните получатели или чрез финансови посредници.
2. За изпълнението на финансовите инструменти Комисията не извършва хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията със субектите, изпълняващи финансовия инструмент.
Член 221
Подбор на финансови посредници, ръководители на специални инвестиционни механизми и крайни получатели
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Когато Комисията изпълнява финансови инструменти пряко или непряко чрез специални инвестиционни механизми, тези механизми се създават в съответствие със законите на държава членка. Те могат също така да бъдат създадени в съответствие със законите на държава, различна от държава членка, в областта на външната дейност. Ръководителите на такива механизми са задължени от закона или чрез договор да действат добросъвестно като професионални ръководители.
2. Ръководителите на специалните инвестиционни механизми, посочени в параграф 1, и финансовите посредници или крайните получатели на финансовите инструменти се подбират, като се отчитат естеството на финансовия инструмент, който трябва да се изпълни, опитът и оперативният и финансовият капацитет на съответните субекти и/или икономическата жизнеспособност на проектите на крайните получатели. Изборът трябва да бъде прозрачен, обоснован от обективни причини и не трябва да поражда конфликт на интереси.
3. Не се предоставя финансова подкрепа за ръководители на специални инвестиционни механизми, на финансови посредници и на крайни получатели, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент.
Член 222
Условия за използване на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към преодоляване на пазарни несъвършенства или неефективности или неоптимални инвестиционни ситуации, както и към предоставяне на подкрепа само за крайните получатели, които се считат за потенциално икономически жизнеспособни в момента на предоставяне на подкрепата от Съюза чрез финансов инструмент.
2. Финансовите инструменти осигуряват подкрепа на крайните получатели по пропорционален начин. По-специално, преференциалното третиране на инвеститорите, предоставящи съвместни инвестиции или споделяне на риска, трябва да бъде обосновано и пропорционално на рисковете, поети от инвеститорите по даден финансов инструмент, и да бъде ограничено до необходимия минимум, за да се гарантира тяхната инвестиция или споделяне на риска.
Член 223
Ефект на лоста
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към постигане на ефект на лоста от финансовия принос на Съюза чрез мобилизиране на глобални инвестиции, надхвърлящи размера на финансовия принос на Съюза.
Ефектът на лоста от средствата на Съюза е равен на сумата за финансиране на допустимите крайни получатели, разделена на размера на финансовия принос на Съюза.
2. Целевият обхват на стойностите за ефекта на лоста се основава на предварителна оценка за съответния финансов инструмент.
Член 224
Предварителна оценка на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти се основават на предварителни оценки, които определят пазарните несъвършенства или неефективности или неоптималните инвестиционни ситуации, както и нуждите от инвестиции с оглед на целите на политиката.
2. Предварителната оценка доказва, че идентифицираните пазарни нужди не могат да бъдат посрещнати подходящо и своевременно чрез ръководени от пазара дейности или чрез интервенции на Съюза, различни от финансирането с финансов инструмент, като например регулиране, либерализация, реформа или други действия на политиката. Чрез нея се оценява вероятността финансовите инструменти да доведат до пазарни нарушения и изключване на частното финансиране, както и свързаните с това евентуални разходи,, и се определят средства за свеждане до минимум на отрицателните ефекти от такива нарушения.
3. В съответствие с принципа на субсидиарност предварителната оценка доказва, че даден финансов инструмент на ниво ЕС е по-подходящ за преодоляване на установените пазарни нужди от подобни финансови инструменти на национално или регионално ниво, включително тези, финансирани по линия на фондовете по ОСР. Когато се оценява добавената стойност от участието на Съюза, трябва да бъдат взети под внимание фактори като трудният достъп до финансиране на национално равнище, по-специално за трансгранични проекти, икономиите от мащаба или силният демонстрационен ефект, свързан с разпространението на най-добрите практики в държавите членки.
4. Предварителната оценка определя най-ефективния начин за изпълнение на финансовия инструмент.
5. Предварителната оценка доказва също, че планираният финансов инструмент е в съответствие с:
а)
новите и съществуващите финансови инструменти, за да се избегнат нежелани припокривания и да се постигнат синергии и икономии от мащаба;
б)
финансовите инструменти и другите форми на публична интервенция, насочени към същата пазарна среда, за да се избегнат несъответствия и да се проучат потенциалните синергии.
6. С предварителната оценка се оценяват пропорционалността на предвидената намеса по отношение на размера на установения недостиг на финансиране, очакваният ефект на лоста на планирания финансов инструмент и допълнителното качествено въздействие, като разпространението на най-добри практики, ефективното насърчаване на целите на политиката на Съюза по веригата на изпълнение или достъпът до специфични експертни познания на участниците във веригата на изпълнение.
7. Предварителната оценка установява набор от подходящи показатели за изпълнението за предложените финансови инструменти и показва очаквания продукт, резултати и въздействие.
8. Отделна предварителна оценка на финансовите инструменти се извършва само когато такава оценка, напълно съобразена с критериите в параграфи 1-7, не е включена в предварителната оценка или оценка на въздействието на програмата или дейността, обхваната от основен акт.
Член 225
Мониторинг на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. С цел да се осигури хармонизиран мониторинг на финансовите инструменти, посочени в член 140, параграф 12 от Финансовия регламент, се въвежда система за мониторинг от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се допринесе за осигуряването на достатъчна увереност, че средствата на Съюза се използват в съответствие с член 32, параграф 2 от Финансовия регламент.
2. Системата за мониторинг се използва за оценяване на напредъка на изпълнението по отношение на постигането на целите на политиката, отразени в съответните показатели за осъществените дейности и резултатите, установени съгласно предварителната оценка, за анализ на съответствието на изпълнението с определените изисквания съгласно член 140, параграф 2 от Финансовия регламент и за осигуряване на основа за докладването от Комисията, както се изисква съгласно член 38, параграф 5 и член 140, параграф 8 от Финансовия регламент.
3. В случай на непряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, представени от упълномощените субекти, и на наличните одити и проверки, извършени от упълномощените субекти, като се вземат предвид декларацията за управлението на упълномощените субекти и становището на независимия одитен орган, посочен в член 60, параграф 5 от Финансовия регламент. Комисията преглежда информацията, предоставена от упълномощените субекти, и може да извърши проверки, включително на извадков принцип, на подходящо равнище на изпълнение до крайните получатели.
Мониторингът от упълномощения субект се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници, и на наличните одити и проверки, извършени от финансовия посредник, като се вземат предвид декларацията за управлението на финансовия посредник и становището на независими одитори.
Когато не съществуват финансови посредници, упълномощеният субект пряко наблюдава използването на финансовия инструмент въз основа на докладите и отчетите, представени от крайните получатели.
Упълномощеният субект преразглежда, когато е уместно на базата на извадка, информацията, предоставена от финансовите посредници или от крайните получатели, и извършва проверки, както е определено в споразумението, посочено в член 217.
4. В случай на пряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници и от крайните получатели, подлежащи на съответните проверки. Разпоредбите на параграф 3 се прилагат за прякото управление mutatis mutandis.
5. Споразуменията за изпълнение на финансов инструмент съдържат необходимите разпоредби за прилагането на параграфи 1-4.
Член 226
Обработка на вноските от фондовете по ОСР
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Водят се отделни записи за вноските от фондовете по ОСР за финансовите инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент и подкрепяни от фондовете по ОСР съгласно специфичните за сектора правила.
2. Вноските от фондовете по ОСР се записват в отделни сметки и се използват в съответствие с целите на съответните фондове по ОСР за действия и крайни получатели, които са в съответствие с програмата или програмите, от които се правят вноските.
3. По отношение на вноските от фондовете по ОСР за финансови инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент, се прилагат специфичните за сектора правила.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 227
Доклад за бюджетното и финансовото управление през годината
(член 142 от Финансовия регламент)
Докладът за бюджетното и финансовото управление през годината съдържа точно описание на:
а)
постигането на целите за годината в съответствие с принципа на доброто финансово управление;
б)
финансовото състояние и събитията със съществено влияние върху дейностите през годината.
Докладът за бюджетното и финансовото управление е отделен от докладите за изпълнението на бюджета.
Член 228
Изключения от счетоводните принципи
(член 144 от Финансовия регламент)
Когато в конкретен случай счетоводителите смятат, че следва да бъде направено изключение от съдържанието на някой от счетоводните принципи, определени в счетоводните правила на Съюза, изключението надлежно се мотивира и докладва в бележките към финансовите отчети, посочени в член 232.
Член 229
Оправдателни документи
(член 144 от Финансовия регламент)
1. Всяко вписване се основава на оправдателни документи с дата и номер на хартиен носител или на носител, който гарантира надеждността и запазването на съдържанието им за сроковете, посочени в член 48.
2. Операциите от един и същ вид, извършени на едно и също място и на една и съща дата, могат да се обобщят в единен оправдателен документ.
Член 230
Отчет за финансовия резултат
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за финансовия резултат отразява приходите и разходите за годината, класифицирани по тяхното естество.
Член 231
Отчет за паричните потоци
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за паричните потоци представя паричните потоци през периода, като показва движението между откриването и закриването на касови наличности.
Касата е съставена от:
а)
касова наличност;
б)
банкови сметки и депозити, платими при поискване;
в)
други разполагаеми активи, които са високоликвидни и чиято стойност е стабилна.
Член 232
Бележки към финансовите отчети
(член 145 от Финансовия регламент)
Бележките съгласно член 145 от Финансовия регламент са неразделна част от финансовите отчети. Те съдържат най-малко следните данни:
а)
счетоводни принципи, правила и методи;
б)
обяснителни записки с допълнителна информация, която не се съдържа в основния текст на финансовите отчети, но е необходима за съставяне на вярна и точна представа.
Член 233
Отчети за изпълнението на бюджета
(член 146 от Финансовия регламент)
1. Отчетите за изпълнението на бюджета съдържат:
а)
данни за приходите, включително:
i)
промените в прогнозните бюджетни приходи;
ii)
изпълнението на приходите;
iii)
установените вземания;
б)
данни за промените в общия размер на наличните бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
в)
данни за усвояването на общите налични бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
г)
данни за неизпълнените поети задължения, за пренесените от предходната година и за поетите през текущата година задължения.
2. По отношение на данните за приходите се прилага справка с разбивка по държави членки за размера на вноските в системата на собствените ресурси, които подлежат на събиране към края на финансовата година и за които е издадено нареждане за събиране.
Член 234
Условия за предаване на отчетите
(член 148 от Финансовия регламент)
Междинните и окончателните отчети, посочени в членове 147 и 148 от Финансовия регламент, могат да се изпращат по електронен път.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Счетоводна система
Член 235
Счетоводна система
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят на всяка институция и орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставя и съхранява актуализирани документи, които описват счетоводната система и счетоводните процедури в неговата институция и орган.
2. Бюджетните приходи и разходи се регистрират в компютризираната система по член 236 според икономическия характер на операцията като текущи приходи и разходи или като капитал.
Член 236
Компютризирани системи
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Сметките се водят с помощта на интегрирана компютризирана система.
2. Когато сметките се водят с компютризирани системи и подсистеми, всяка система и подсистема се описва подробно.
Описанието определя съдържанието на всички полета с данни и посочва как системата обработва отделните операции. В него се посочва как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция и за всяка промяна в компютризираните системи и подсистеми, така че по всяко време да е възможно определяне на характера на промените и лицето, което ги е внесло.
Описанието на компютризираните счетоводни системи и подсистеми посочва връзките между тези системи и централната счетоводна система, по-специално по отношение на преноса на данни и равняването на салдата.
3. Достъп до компютризираните системи и подсистеми имат единствено лицата, включени в списък на упълномощените потребители, който всяка институция съставя и актуализира.
Раздел 2
Счетоводни книги
Член 237
Счетоводни книги
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент води регистър, главна книга и поне подглавни книги за длъжниците, кредиторите и дълготрайните активи, освен ако това е икономически неоправдано.
Счетоводните книги се състоят от електронни документи, които се идентифицират от счетоводителя и осигуряват пълни гаранции за доказателствената си сила.
Записванията в регистъра се прехвърлят в главната книга, структурирана според сметкоплана по член 212.
Регистърът и главната книга могат да се разделят на толкова специални регистри и специални книги, колкото е необходимо, за да се изпълнят изискванията.
Вписванията в специалните регистри и специалните книги се централизират поне веднъж месечно в регистъра и в главната книга.
Член 238
Оборотна ведомост
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставят оборотна ведомост, която обхваща всички сметки от общата счетоводна отчетност, включително уравнените през годината, като във всички случаи посочва:
а)
номер на сметката;
б)
описание;
в)
общо дебит;
г)
общо кредит;
д)
салдо.
Член 239
Счетоводно равняване
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Данните от главната счетоводна книга се съхраняват и организират така, че да отговарят на съдържанието на всяка сметка, включена в оборотната ведомост.
2. По отношение на инвентарния опис на дълготрайните активи се прилагат разпоредбите на членове 246-253.
Раздел 3
Записване
Член 240
Записи по сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записите се извършват по метода на двустранното счетоводно записване, при който всяко движение или изменение по сметките се отразява със запис, осигуряващ равностойност между дебитираната и кредитираната сума по различните сметки, до които се отнася записът.
2. За операция във валута, различна от еврото, се изчислява равностойността в евро и се записва в сметките.
Операциите в чуждестранна валута по сметки, които могат да се преоценят, подлежат на преоценка най-малко всеки път, когато сметките се приключват.
Преоценката се извършва по курсовете, посочени в член 6.
Обменният курс на еврото спрямо друга валута, който се използва за изготвяне на баланса към 31 декември от година N, е курсът за последния работен ден на година N.
3. Счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент, уточняват правилата за обмен и преоценка, необходими за целите на счетоводната отчетност с текущо начисляване.
Член 241
Счетоводни записи
(член 154 от Финансовия регламент)
При всички счетоводни записи се посочват произходът, съдържанието и счетоводните референции на всички данни, както и съответните оправдателни документи.
Член 242
Записване в регистъра
(член 154 от Финансовия регламент)
Счетоводните операции се записват в регистъра по един от следните методи, които не са взаимно изключващи се:
а)
по дни и по операции;
б)
под формата на месечно обобщение на общите суми по операциите, при условие че се съхранява цялата документация, която позволява проверка на отделните операции по дни.
Член 243
Утвърждаване на записванията
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записванията в регистъра и в подглавните книги стават окончателни чрез процедура на утвърждаване, която забранява промени или изтриване на записванията.
2. Най-късно преди представянето на окончателните финансови отчети се прилага процедура за приключване, чиято цел е да замрази хронологията на регистрираните данни и да гарантира тяхната ненарушимост.
Раздел 4
Равняване и проверка
Член 244
Равняване на сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Салдото по сметките в оборотната ведомост се равнява периодично и най-малко при годишното приключване с данните от управленските системи, използвани от разпоредителите с бюджетни кредити за управление на активите и пасивите и за ежедневното регистриране на данни в счетоводната система.
2. Периодично и най-малко винаги когато сметките се приключват, счетоводителят проверява дали банковите салда съответстват на реалната ситуация, по-специално по отношение на:
а)
парични средства в банки чрез равняване с предоставените от финансовите институции извлечения от сметките;
б)
касовите наличности чрез равняване с данните от касовата книга.
Сметките за дълготрайните активи подлежат на преглед съгласно член 250.
3. Междуинституционалните свързващи сметки се равняват ежемесечно.
4. Временните сметки се откриват и преглеждат ежегодно от счетоводителя. Тези сметки са под отговорността на разпоредителя с бюджетни кредити и той ги изчиства възможно най-скоро.
Раздел 5
Бюджетни сметки
Член 245
Съдържание и водене на бюджетните сметки
(член 156 от Финансовия регламент)
1. За всяко подразделение на бюджета бюджетните сметки отразяват:
а)
по отношение на разходите:
i)
разрешените в първоначалния бюджет бюджетни кредити, включените в коригиращите бюджети бюджетни кредити, пренесените бюджетни кредити, наличните бюджетни кредити след събирането на целеви приходи, трансферите на бюджетни кредити, както и общия размер на наличните бюджетни кредити;
ii)
поетите задължения и плащанията за финансовата година;
б)
по отношение на приходите:
i)
прогнозите в първоначалния бюджет, прогнозите в коригиращите бюджети, целевите приходи и установения по този начин общ размер на прогнозните приходи;
ii)
установените вземания и събраните суми за съответната финансова година;
в)
неизплатените поети задължения и несъбраните приходи, които са пренесени от предходни финансови години.
Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания по буква а) от първа алинея се записват и отразяват отделно.
Глобалните временни поети задължения във връзка с Европейския фонд за гарантиране на земеделието (наричан по-нататък „ЕФГЗ“) и съответните плащания по тях също се записват в бюджетните сметки.
Тези задължения се представят спрямо общия размер на бюджетните кредити за ЕФГЗ.
2. Бюджетните сметки отразяват отделно:
а)
усвояването на бюджетните кредити, които са пренесени, и бюджетните кредити за годината;
б)
изчистването на неизплатени задължения.
В приходната част подлежащите на събиране приходи от предходни финансови години се представят отделно.
3. Бюджетните сметки могат да бъдат организирани по такъв начин, че да се изгради система на разходно осчетоводяване.
4. Бюджетните сметки се водят чрез компютърни системи, в книги или в картотеки.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 246
Инвентарен опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Системата на инвентарен опис се изгражда от разпоредителя с бюджетни кредити с техническото съдействие на счетоводителя. Тази система трябва да съдържа цялата информация, която се изисква за водене на счетоводството и опазване на активите.
Член 247
Опазване на имуществото
(член 157 от Финансовия регламент)
Всяка институция и орган, посочени в член 141 от Финансовия регламент, приемат разпоредби за опазване на активите, отразени в съответните им счетоводни баланси, и вземат решение кои административни отдели отговарят за системата на инвентарен опис.
Член 248
Вписване в инвентарния опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Подлежат на вписване в инвентарния опис и в счетоводните сметки за дълготрайните активи всички придобити активи, чийто срок на употреба е над една година, които не са консумативи и чиято покупна цена или производствена цена е по-висока от указаната в счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент.
Член 249
Съдържание на описа по елементи
(член 157 от Финансовия регламент)
Инвентарният опис съдържа подходящо описание на всеки елемент и посочва неговото местонахождение или за движимите вещи - отговорната служба или лице, датата на придобиване и единичната цена.
Член 250
Инвентаризация на движимо имущество
(член 157 от Финансовия регламент)
Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, извършват инвентаризация по такъв начин, че да се провери физическото наличие на всяка вещ и нейното съответствие със записа в инвентарния опис. Проверките се извършват в рамките на годишна програма за проверки, с изключение на дълготрайните материални и нематериални активи, които се проверяват най-малко веднъж на три години.
Член 251
Препродажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Членовете, длъжностните лица и останалите служители на институциите и органите по член 141 от Финансовия регламент нямат право да придобиват вещи, които институциите и органите препродават, с изключение на продадените чрез публичен търг.
Член 252
Процедура за продажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
1. Продажбата на материални активи се обявява на местно равнище по подходящ начин, ако единичната покупна цена е 8 100 EUR или над тази стойност. Между публикуването на последната обява и сключването на договора за продажба следва да изминат най-малко 14 календарни дни.
Продажбите, посочени в първа алинея, се извършват чрез обяви за продажба, които се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз, ако единичната покупна цена е 391 100 EUR или над тази стойност. Подходящи обяви могат да се публикуват и в печатните издания на държавите членки. Между датата на публикуване в Официален вестник на Европейския съюз и сключването на договора за продажба трябва да измине най-малко един месец.
2. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, могат да се откажат от обяви, ако разходите за тях надхвърлят очакваните постъпления от операцията.
3. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, във всички случаи се стремят да постигнат най-добрата цена при продажбата на материални активи.
4. Параграфи 1, 2 и 3 не се прилагат за продажби между институциите на Съюза и неговите органи, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 253
Процедура за освобождаване от материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя декларация или протокол във всички случаи, когато елемент от инвентарния опис, включително сградите, се продава, предоставя безплатно, бракува, отдава под наем или липсва поради загуба, кражба или по друга причина.
В декларацията или протокола се посочва по-конкретно дали вещта следва да се подмени за сметка на длъжностно лице или друг служител на Съюза или друго лице.
Когато недвижимо имущество или големи съоръжения се предоставят безплатно, трябва да се състави договор и случаят да се опише в годишен доклад, който се изпраща на Европейския парламент и Съвета при представянето на проектобюджета.
Членовете, длъжностните лица или другите служители на институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, не могат да бъдат получатели на собствеността от инвентарния опис, която е предоставена безплатно или бракувана.
Член 254
Инвентарен опис и обявяване на продажби в делегациите на Съюза
(член 157 от Финансовия регламент)
1. В случая на делегациите на Съюза постоянните инвентарни описи на движимото имущество, принадлежащо на Съюза, се съхраняват по места. Те се изпращат редовно на централните отдели в съответствие с приетите от всяка институция правила.
Движимото имущество, което е в транзит до делегациите на Съюза, се вписва във временен опис, преди да бъде заведено в постоянния опис.
2. Обявяването на продажбите на движимо имущество на делегациите на Съюза се извършва съгласно местните обичаи.
ЧАСТ ВТОРА
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
НАУЧНИ ИЗСЛЕДВАНИЯ
Член 255
Видове дейности
(член 181 от Финансовия регламент)
1. Преките дейности се изпълняват от структурите на Съвместния изследователски център (наричан по-нататък „JRC“) и по принцип се финансират изцяло от бюджета. Те включват:
а)
научноизследователски програми;
б)
проучвателни изследователски дейности;
в)
дейности за научно-техническа подкрепа от институционален характер.
2. JRC може да участва в непреки дейности при условията, посочени в член 183 от Финансовия регламент.
3. Прогнозите за вземанията по член 181, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
Член 256
Допълнителни правила, приложими към JRC
(член 183 от Финансовия регламент)
1. Дейностите на конкурентна основа, реализирани от JRC, включват:
а)
дейности, извършвани след процедури за безвъзмездни средства или за обществени поръчки;
б)
дейности от името на трети страни;
в)
дейности, предприети съгласно административно споразумение с други институции или други служби на Комисията за предоставяне на научно-технически услуги.
2. Когато провежданите от JRC дейности за трети страни включват обществени поръчки, процедурата за възлагане на обществените поръчки е съобразена с принципите на прозрачност и равно третиране.
3. Прогнозите за вземанията по член 183, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
ДЯЛ II
ВЪНШНИ ДЕЙНОСТИ
ГЛАВА I
Общи разпоредби
Член 257
Дейности, които могат да бъдат финансирани
(член 184 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за дейностите, посочени в част 2, дял IV, глава 1 от Финансовия регламент, могат по-конкретно да финансират обществени поръчки, безвъзмездни средства, включително лихвени субсидии, специални заеми, гаранции по заеми, финансова помощ, бюджетна подкрепа и други специфични форми на бюджетно подпомагане.
ГЛАВА II
Бюджетна подкрепа и доверителни фондове с няколко донори
Член 258
Използване на бюджетната подкрепа
(член 186 от Финансовия регламент)
1. Когато е предвидено в съответните основни актове, Комисията може да използва секторна или обща бюджетна подкрепа в рамките на трета държава, ако са изпълнени следните условия:
а)
управлението на публичните финанси на държавата партньор е достатъчно прозрачно, надеждно и ефективно;
б)
държавата партньор е въвела достатъчно надеждни и подходящи секторни или национални политики и;
в)
държавата партньор е въвела макроикономически политики, ориентирани към стабилността.
2. Споразуменията, сключени с държавата партньор, трябва да съдържат задължение тази държава да предостави на Комисията надеждна и своевременна информация, която позволява на Комисията да направи оценка на изпълнението на условията, посочени в параграф 1.
Член 259
Доверителни фондове на Съюза за външни дейности
(член 187 от Финансовия регламент)
Вноските на другите донори се вземат предвид при постъпването им в специфичната банкова сметка на доверителния фонд и в размера в евро, получен при валутния обмен в момента на получаването им по специфичната банкова сметка.
Вноската на Съюза се прехвърля своевременно за покриване на правните задължения на доверителния фонд, като се вземат предвид наличните средства, предоставени от други донори.
Лихвите, натрупани по специфичната банкова сметка на доверителния фонд, се инвестират в доверителния фонд, освен ако е предвидено друго в учредителния акт на доверителния фонд.
Всички трансакции, направени през годината по банковата сметка, посочена в третата алинея, се записват съответно в сметките на доверителния фонд.
Финансовото отчитане на операциите, извършени от всеки доверителен фонд, се извършва два пъти годишно от разпоредителя с бюджетни кредити.
Доверителните фондове подлежат всяка година на независим външен одит.
Съветът на доверителния фонд одобрява годишния доклад на доверителния фонд, изготвен от разпоредителя с бюджетни кредити, заедно с годишните отчети, изготвени от счетоводителя. Тези доклади се прилагат към годишния доклад на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити и се представят на Европейския парламент и Съвета в рамките на процедурата за освобождаване от отговорност на Комисията.
Правилата за съставяне на съвета и неговият вътрешен правилник се определят в учредителния акт на доверителния фонд, приет от Комисията и спазван от донорите. Тези правила гарантират справедливо представяне на донорите и включват изискването за положителен вот от Комисията за окончателното решение за използването на средствата.
ГЛАВА III
Обществени поръчки
Член 260
Ползване на сгради под наем
(член 190 от Финансовия регламент)
Единствените поръчки за недвижими имоти, които могат да бъдат финансирани от оперативните бюджетни кредити за външни дейности, са тези за ползване под наем на сгради, които вече са били построени към датата на сключване на договора за наем. Поръчките се публикуват съгласно член 124.
Член 261
Определения
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за услуги включват поръчки за проучвания и техническа помощ.
Поръчката за проучване е договор за услуга, сключен между доставчик и възложител, който включва проучвания за определяне и подготовка на проекти, проучвания за приложимост, икономически и пазарни проучвания, технически проучвания и одити.
Поръчката за техническа помощ е поръчка, при която от доставчика се изисква да има консултантска роля, да управлява или да надзирава проект или да осигури посочените в условията на поръчката консултанти.
2. Когато трета държава разполага с квалифициран управленски персонал в своите отдели или структури с публично участие, поръчките могат да се изпълняват пряко от тези отдели или структури чрез пряко влагане на труд.
Член 262
Специални разпоредби във връзка с праговете и условията за възлагане на външни обществени поръчки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Членове 123-126, с изключение на определенията, член 127, параграфи 3 и 4, членове 128, 134-137, член 139, параграфи 3-6, член 148, параграф 4, член 151, параграф 2 и членове 152-158, 160 и 164 от настоящия регламент не се прилагат към договорите за обществени поръчки, сключени от възложителите по член 190, параграф 2 от Финансовия регламент или от тяхно име.
Решението за изпълнение на разпоредбите във връзка с обществените поръчки по тази глава се взема от Комисията, включително за подходящите проверки, извършвани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, когато Комисията не е възложител.
2. При неспазване на процедурите по параграф 1 разходите за съответните операции не могат да се финансират от Съюза.
3. Настоящата глава не се прилага за възложителите по член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, когато след проверките съгласно член 61 от Финансовия регламент Комисията им е разрешила да прилагат собствени процедури за обществени поръчки.
Член 263
Обявяване и недопускане на дискриминация
(членове 190 и 191 от Финансовия регламент)
1. Комисията предприема необходимите мерки за гарантиране на максимално широко участие при равни условия в конкурентните процедури за възлагане на обществени поръчки, финансирани от Съюза. За целта по-конкретно се полагат грижи за:
а)
осигуряване на адекватно публикуване в разумен срок на предварителните обявления, обявленията за обществена поръчка и обявленията за възлагане;
б)
премахване на всички дискриминационни практики или технически спецификации, които биха могли да затруднят широкото участие при равни условия на всички физически и юридически лица, посочени в член 182 от Финансовия регламент.
2. Член 265, параграф 5, член 267, параграф 3 и член 269, параграф 4 не засягат използването на електронни обществени поръчки.
Член 264
Обявяване
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Обявлението за предварителна информация за международни покани за представяне на оферти се изпраща на Службата за публикации във възможно най-кратки срокове при поръчките за доставки и услуги и възможно най-бързо след решението за одобряване на програмата при договорите за строителни работи.
2. За целите на тази глава обявлението за обществена поръчка се публикува:
а)
най-малко в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет за международните покани за представяне на оферти;
б)
най-малко в държавния вестник на държавата получател или в равностойно издание за местните покани за представяне на оферти.
Когато обявлението за обществена поръчка се публикува и на местно равнище, то трябва да е идентично на публикуваното в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет и да се публикува едновременно с него. Комисията отговаря за публикуването в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет. Ако обявлението се публикува на местно равнище, това може да се извърши от структурите, посочени в член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент.
3. Обявлението за възлагане се изпраща при подписването на договора, освен когато, ако все още е необходимо, поръчката е обявена за тайна или когато изпълнението на поръчката трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност с цел защита на основните интереси на Европейския съюз или на държавата бенефициер, както и когато публикуването на обявлението за възлагане се счита за неподходящо.
Член 265
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за услуги са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече:
i)
международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
ii)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 3 от настоящия член или рамково споразумение.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
Плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
2. При международната ограничена процедура по параграф 1, буква а) в обявлението за обществена поръчка се посочва броят на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти. За поръчки за услуги се канят най-малко четирима кандидати. Броят на кандидатите, допуснати да подадат оферти, трябва да бъде достатъчен, за да осигури реална конкуренция.
Списъкът на избраните кандидати се публикува на интернет сайта на Комисията.
Ако броят на кандидатите, отговарящи на критериите за подбор или на минималните нива на капацитет, е по-нисък от минималния брой, възложителят може да покани да представят оферти само кандидатите, отговарящи на критериите за представяне на оферта.
3. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), възложителят съставя списък на най-малко трима оференти по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Оферентите при състезателната процедура на договаряне могат да бъдат избрани от подходящо обявен списък на потенциални оференти, посочен в член 136, параграф 1, буква б). Този списък се изготвя след покана за изразяване на интерес и е валиден за не повече от пет години от датата на обявлението. Списъкът може да включва подсписъци. Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да представят оферта.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с оферентите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
4. За правни услуги съгласно номенклатурата CPV възложителите могат да използват състезателна процедура на договаряне, независимо от прогнозната стойност на поръчката.
5. Офертите се изпращат в пакет или във външен плик, съдържащ два отделни запечатани плика - един с надпис „Плик А - Техническа оферта“ и друг с надпис „Плик Б - Финансова оферта“. На външния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Ако тръжната документация предвижда събеседвания, комисията за оценка може да ги проведе с главните членове на екипа от експерти, предложен в технически приемливите оферти, след като изготви писмени междинни заключения и преди да приключи окончателно оценката на техническите оферти. В такива случаи събеседването с експертите се провежда от комисията за оценка, за предпочитане колективно, ако те образуват екип, и на достатъчно близки времеви интервали, за да може да се направи сравнение. Събеседванията се провеждат в съответствие с образец, одобрен предварително от тръжната комисия и прилаган към всички поканени за събеседване експерти или екипи. Датата и часът на събеседването се съобщават на оферентите най-малко десет календарни дни предварително. В случаи на непреодолима сила, при които оферентът е възпрепятстван да се яви на събеседването, следва да му се изпратят нова дата и час.
6. Критериите за възлагане на поръчка служат за определяне на икономически най-изгодната оферта.
Икономически най-изгодната оферта се избира чрез претегляне в съотношение 80/20 на техническите качества и цената. За тази цел:
а)
полученият резултат за техническата оферта се умножава по 0,80;
б)
полученият резултат за ценовата оферта се умножава по 0,20.
Член 266
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. За поръчките за услуги възложителят може да използва процедура на договаряне въз основа само на една оферта в следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 104, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато услугите се възлагат на организации от публичния сектор или институции или сдружения с нестопанска цел и се отнасят до дейности от институционален характер или целят да предоставят помощ на хора в социалната сфера;
в)
за услуги, които представляват продължение на вече започнали услуги, при условията, изброени в параграф 2;
г)
когато тръжната процедура или опитът за използване на рамково споразумение до момента са неуспешни, т.е. когато не е получена нито една качествено и/или финансово подходяща оферта, като в такъв случай след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено;
д)
когато съответната поръчка следва конкурс и съгласно приложимите правила трябва да бъде възложена на успелия кандидат или на един от успелите кандидати, като в такъв случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
е)
когато по технически причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен доставчик на услуги;
ж)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Дейностите от институционален характер, посочени в буква б) от първа алинея, включват услуги, които са пряко свързани със законоустановената мисия на публичните органи.
2. Услугите, които са продължение на вече започнали услуги по параграф 1, буква в), са следните:
а)
допълнителни услуги, които не са обхванати от основната поръчка, но в резултат на непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на поръчката, при условие че допълнителната услуга не може технически и икономически да се отдели от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя, и че съвкупната стойност на допълнителните услуги не надхвърля 50 % от стойността на основната поръчка;
б)
допълнителни услуги, представляващи повторение на подобни услуги, възложени на изпълнителя на първоначална поръчка, при условие че:
i)
за първата услуга е било публикувано обявление за обществена поръчка и възможността да се използва процедура на договаряне за нови услуги за проекта, както и прогнозната цена са били ясно посочени в обявлението за обществена поръчка, публикувано за първата услуга;
ii)
продължението на поръчката е само за стойност и за продължителност, които не надхвърлят стойността и продължителността на първоначалната поръчка.
Член 267
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за доставки са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече: международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: рамково споразумение или:
i)
за поръчки на стойност от 100 000 EUR или повече, но по-малка от 300 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
ii)
за поръчки на стойност под 100 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2.
в)
плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), подточка ii) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима доставчици по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с доставчиците възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
4. При поръчки за доставки без предвидено следпродажбено обслужване единственият критерий за възлагане на поръчката е цената.
Когато предложенията за следпродажбено обслужване или за обучение имат особено значение, се избира офертата с най-ниската цена или икономически най-изгодната оферта, като се отчита техническото качество на предложеното обслужване и цената.
Член 268
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за доставки могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на едно предложение при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато това се определя от характера или особените характеристики на доставките, например когато изпълнението на поръчката е запазено изключително за притежатели на патенти или лицензи за ползване на патенти;
в)
за допълнителни доставки от първоначалния доставчик с цел частично да се заменят обичайните доставки или монтажи или да се разширят съществуващите доставки или монтажи, когато евентуална промяна на доставчика би задължила възложителя да придобие съоръжения с различни технически характеристики и това би довело до несъвместимост или прекомерни технически трудности при експлоатацията и поддръжката;
г)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
д)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
е)
за поръчки относно котирани доставки и покупки на стоковата борса;
ж)
за поръчки по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
В случаите, посочени в буква г) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. За целите на параграф 1, буква а) от настоящия член операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Член 269
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за строителни работи са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 5 000 000 EUR или повече:
i)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
ii)
с оглед на характеристиките на някои строителни работи, международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече, но по-малка от 5 000 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
в)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2 от настоящия член;
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква в) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима изпълнители по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с изпълнителите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Критериите за подбор обхващат капацитета на оферента да изпълнява подобни поръчки, по-специално с оглед на извършени строителни работи през последните години. След извършване на подбора и след отхвърляне на недопустимите оферти единственият критерий за възлагане на обществената поръчка е цената.
4. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
Член 270
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за строителни работи могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на една оферта при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
за допълнителни строителни работи, които не са включени в първоначалната поръчка, но поради непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на описаните в нея работи, при условията по параграф 2;
в)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
г)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
д)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
В случаите, посочени в буква в) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. Допълнителните строителни работи по параграф 1, буква б) се възлагат на изпълнителя на строителни работи, който вече извършва работите:
а)
когато тези работи не могат технически и икономически да се отделят от главната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя;
б)
когато тези работи, макар отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване;
в)
когато съвкупната стойност на поръчката за допълнителни работи не надхвърля 50 % от стойността на главната поръчка.
Член 271
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за недвижими имоти
(член 190 от Финансовия регламент)
Поръчките за недвижими имоти по член 260 могат да се възлагат чрез процедура на договаряне, след като е проучен местният пазар.
Член 272
Избор на процедура за възлагане на обществени поръчки при смесени договори
(член 190 от Финансовия регламент)
При поръчки както за доставка на услуги, така и за доставка на стоки или за извършване на строителни работи, възложителят със съгласието на Комисията, ако тя самата не е възложител, определя приложимите прагове и процедури с оглед на преобладаващия аспект, който се оценява въз основа на относителната стойност и оперативното значение на различните елементи на поръчката.
Член 273
Тръжна документация
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация по член 138 се изготвя въз основа на най-добрите международни практики и в съответствие с разпоредбите на настоящата глава по отношение на обявяването и контактите между възложителя и оферентите.
2. При поръчките за услуги тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
вида поръчка;
ii)
критериите за възлагане и тяхната тежест;
iii)
възможността за събеседвания и графика за тяхното провеждане;
iv)
информация дали се допускат варианти;
v)
разрешения дял, който може да се възлага на подизпълнители;
vi)
максималния бюджет, наличен за поръчката;
vii)
валутата на офертите;
б)
списък на избраните кандидати (с посочване на забраната за сдружаване);
в)
общите условия на поръчките за услуги;
г)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
д)
заданието с планирания график за проекта и датите, от които според плана главните експерти трябва да бъдат на разположение;
е)
ценовата таблица (за попълване от оферента);
ж)
образец на офертата;
з)
образец на договора;
и)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за плащане на предварителното финансиране.
Буква з) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
3. При поръчките за доставки тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за доставки;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
техническо приложение с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
4. При поръчките за строителни работи тръжната документация съдържа следните документи:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за строителни работи;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
технически приложения с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
5. Ако възникнат противоречия между специфичните условия, посочени в параграф 2, буква г), параграф 3, буква в) и параграф 4, буква в), и общите условия, се прилагат тези специфични условия.
6. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски стандарти или, ако е подходящо, международни стандарти, които са сертифицирани от организациите, отговарящи на европейските или международните стандарти относно сертифицирането. Възложителите приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за осигуряване на качеството.
Член 274
Гаранции
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Чрез дерогация от член 163 предварителните гаранции са в евро или във валутата на договора, за който се отнасят.
2. Възложителят може да поиска тръжна гаранция по смисъла на настоящата глава в размер от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката за доставки или строителни работи. Тя трябва да бъде в съответствие с член 163. Гаранцията се освобождава при подписване на договора. Тя се задържа, ако офертата, представена преди крайния срок за представяне на офертите, впоследствие бъде оттеглена.
3. При поръчки за доставки и строителни работи възложителят може да изиска гаранция за изпълнението на стойност, определена в тръжните документи, между 5 % и 10 % от общата стойност на поръчката. Тази гаранция се определя въз основа на обективни критерии като вида и стойността на поръчката.
Независимо от това се изисква гаранция за изпълнението, когато са надхвърлени следните прагове:
а)
345 000 EUR за поръчки за строителни работи;
б)
150 000 EUR за поръчки за доставки.
Тази гаранция остава валидна поне до окончателното приемане на доставките или строителните работи. В случай на лошо изпълнение на поръчката се задържа целият размер на гаранцията.
Член 275
Срокове за процедурите
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Офертите трябва да бъдат получени от възложителя на адреса и преди крайния срок, посочени в поканата за представяне на оферти. Определеният от възложителя срок за получаване на оферти и заявки за участие е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и достатъчен период за подготовка и представяне на офертите.
При поръчките за услуги минималният срок между датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти и крайната дата за получаване на офертите е 50 дни. При неотложни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
2. Оферентите могат да задават въпроси в писмена форма преди крайната дата за получаване на офертите. Възложителят предоставя отговорите на въпросите преди крайната дата за получаване на офертите.
3. При международните ограничени процедури срокът за получаване на заявления за участие е най-малко 30 дни от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка. Периодът между датата на изпращане на писмото с поканата и крайния срок за получаване на офертите е най-малко 50 дни. При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
4. При международните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
90 дни за поръчки за строителни работи;
б)
60 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
5. При местните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
60 дни за поръчки за строителни работи;
б)
30 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
6. При състезателните процедури на договаряне, посочени в член 265, параграф 1, буква б), член 267, параграф 1, буква в) и член 269, параграф 1, буква в), на кандидатите се дава срок от най-малко 30 дни от датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти, в който те могат да представят оферти.
7. Сроковете по параграфи 1-6 се изразяват в календарни дни.
Член 276
Комисия за оценка
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за изпълняващи изискванията, се оценяват и класират от комисия за оценка въз основа на предварително обявените критерии за отстраняване, подбор и възлагане. Тази комисия се състои от нечетен брой членове, най-малко трима, с необходимите технически и административни експертни познания за оценка на офертите.
2. Ако Комисията не е възложител, тя може да поиска копие от тръжните документи, офертите, оценката на офертите и подписаните договори. Тя също може да участва като наблюдател при отварянето и оценката на офертите.
3. Офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, или на посочените в нея специфични изисквания, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят може да покани кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване, подбор и възлагане, в определен от нея/него срок и при зачитане на принципа за равно третиране.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за необходимите пояснения във връзка със съдържанието на офертата.
5. Задължението за съставяне на комисия за оценка може да бъде отменено за процедури на стойност, ненадвишаваща 20 000 EUR.
ГЛАВА IV
Безвъзмездни средства
Член 277
Финансиране в пълен размер
(член 192 от Финансовия регламент)
В случай на дерогация от изискването за съфинансиране в решението за отпускане се излагат мотивите.
ДЯЛ III
ЕВРОПЕЙСКИ СЛУЖБИ
Член 278
Европейските служби и създаване на допълнителни служби
(член 195 от Финансовия регламент)
Посочените в член 195 от Финансовия регламент европейски служби са следните:
а)
Службата за публикации;
б)
Европейската служба за борба с измамите;
в)
Европейската служба за подбор на персонал и Европейското училище по администрация, което е административно прикрепено към нея;
г)
Службата за управление и плащане по индивидуални права;
д)
Службата за инфраструктура и логистика в Брюксел и Службата за инфраструктура и логистика в Люксембург.
Една или повече институции могат да създават допълнителни служби, при условие че това се оправдава от анализа на разходите и ползите и се гарантира видимостта на действията на Съюза.
Член 279
Делегиране от институциите на европейските междуинституционални служби
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
Всяка институция е отговорна за бюджетните задължения. Институциите могат да делегират на директора на съответната междуинституционална европейска служба всяко последващо действие, по-специално правните задължения, утвърждаването на разходи, разрешаването на плащания и изпълнението на приходи, като определят границите и условията на делегираните правомощия.
Член 280
Специални правила за Службата за публикации
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
По отношение на Службата за публикации всяка институция взема решение относно своята политика на публикуване. В съответствие с член 21 от Финансовия регламент нетните приходи от продажбата на публикации се използват като целеви приходи от институцията, която е автор на публикациите.
Член 281
Делегиране на определени функции от счетоводителя
(член 196 от Финансовия регламент)
Счетоводителят на Комисията, по предложение на управителния комитет на съответната служба, може да делегира на служител на службата някои от функциите си във връзка със събирането на приходите и плащането на разходите, които се извършват пряко от съответната служба.
Член 282
Каса - банкови сметки
(член 196 от Финансовия регламент)
За да се покрият касовите потребности на дадена междуинституционална служба, Комисията може да открива банкови сметки или пощенски джиро сметки на името на службата по предложение на управителния комитет на службата. Крайното салдо на касата за всяка година се равнява и коригира между съответната служба и Комисията в края на финансовата година.
ДЯЛ IV
БЮДЖЕТНИ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 283
Общи разпоредби
(член 201 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за административни разходи, обхванати от настоящия дял, са тези, посочени в член 41 от Финансовия регламент.
Поетите бюджетни задължения, съответстващи на бюджетните кредити за административни разходи, чието естество е общо за няколко дяла и които се управляват общо, могат да бъдат записани общо в бюджетното счетоводство съгласно обобщената класификация по видове, посочена в член 25.
Съответните разходи се вписват по бюджетните редове на всеки дял съгласно същото разпределение като за бюджетните кредити.
Член 284
Гаранции по договори за наем
(член 201 от Финансовия регламент)
Предоставените от институциите гаранции по договори за наем са под формата на банкови гаранции или депозит в блокирана банкова сметка на името на институцията или на наемодателя, изразени в евро, освен в надлежно мотивирани случаи.
Въпреки това, когато за трансакции в трети държави не е възможно да се използва никоя от тези форми на гаранции, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме други форми, при условие че те гарантират еквивалентна защита на финансовите интереси на Съюза.
Член 285
Аванси за служители и членове на институциите
(член 201 от Финансовия регламент)
На служителите и членовете на институциите могат да се изплащат аванси в съответствие с условията на Правилника за персонала.
Член 286
Сгради
(член 203 от Финансовия регламент)
1. Разходите, посочени в член 203, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудване на сгради. В тях не се включват допълнителни разходи.
2. Процедурата за ранно информиране, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент, и процедурата за предварително одобрение, посочена в член 203, параграф 5 от Финансовия регламент, не се прилагат по отношение на придобиването на земя безвъзмездно или срещу символична сума.
3. Процедурата за ранно информиране и процедурата за предварително одобрение, определени в член 203, параграфи 3-7 от Финансовия регламент, не се прилагат за жилищни сгради. Европейският парламент и Съветът могат да поискат от компетентната институция всякаква информация, свързана с жилищни сгради.
4. При извънредни или спешни политически обстоятелства ранната информация, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент относно проектите за недвижими имоти, свързани с делегациите на Съюза или службите му в трети държави, може да бъде представена заедно с проекта за недвижими имоти в съответствие с член 203, параграф 5 от Финансовия регламент. В такива случаи процедурите за ранно информиране и за предварително одобрение се провеждат при първа възможност.
5. Процедурата за предварително одобрение, предвидена в член 203, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент, не се прилага за подготвителни договори или проучвания, необходими за оценка на подробните разходи и финансиране на проекта за недвижими имоти.
6. Праговете от 750 000 EUR или 3 000 000 EUR, посочени в член 203, параграф 7, подточки ii), iii) и iv) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудването на сградата. За договори за наеми и плодоползване в тези прагове се вземат предвид разходите за оборудването на сградата, но не и допълнителните разходи.
7. Една година след датата на влизане в сила на Финансовия регламент Комисията изготвя доклад за прилагането на процедурите, посочени в член 203, параграфи 3-8 от Финансовия регламент.
ДЯЛ V
ЕКСПЕРТИ
Член 287
Външни експерти, които получават възнаграждение
(член 204 от Финансовия регламент)
1. За стойности под праговете по член 170, параграф 1 могат да бъдат избрани външни експерти, които получават възнаграждение, въз основа на процедурата, посочена в параграф 2.
2. Публикува се покана за изразяване на интерес в Официален вестник на Европейския съюз или на интернет сайта на съответната институция, ако е необходимо да се осигури публичност сред потенциалните кандидати.
Поканата за изразяване на интерес включва описание на задачите, тяхната продължителност и условията за възнаграждението. Тези условия могат да се основават на единични цени.
Изготвя се списък с експерти в резултат на поканата за изразяване на интерес. Той е валиден за срок, не по-дълъг от пет години от неговото публикуване, или за срока на многогодишна програма, свързана със задачите.
3. Всяко заинтересовано физическо лице може да представи заявление за участие по всяко време през периода му на валидност, с изключение на последните три месеца от този период. Външните експерти, които получават възнаграждение, не се избират да изпълняват задачите, посочени в член 204 от Финансовия регламент, ако са в някое от положенията на изключване, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
4. Всички контакти с подбраните експерти, включително сключването на договори и измененията в тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от институцията.
Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени във втора алинея, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
5. Списъкът с експерти и предметът на задачите се публикуват ежегодно. Възнаграждението се публикува, когато надвишава 15 000 EUR за изпълняваната задача.
6. Параграф 5 не се прилага, ако такова публикуване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, гарантирани по силата на Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на експертите.
ТРЕТА ЧАСТ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 288
Преходни разпоредби
Членове 35-43 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 продължават да се прилагат за задълженията, поети до 31 декември 2013 г. Членове 33-44 от настоящия регламент се прилагат само за задълженията, поети от 1 януари 2014 г.
Дял VI на първа част от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 може да продължи да се прилага за подписаните до 31 декември 2013 г. споразумения за безвъзмездни средства и решенията за безвъзмездни средства, за които е изпратено уведомление до 31 декември 2013 г., в рамките на глобалните поети задължения по бюджета за 2012 г. или за предходни години, ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити реши това, като се вземат надлежно предвид принципите на равно третиране и прозрачност.
Член 289
Отмяна
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 се отменя.
Позоваванията на отменения регламент се считат за позовавания на настоящия регламент и се четат в съответствие с таблицата на съответствията в приложението.
Член 290
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Той се прилага от 1 януари 2013 г.
Въпреки това членове 216-226 се прилагат от 1 януари 2014 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 29 октомври 2012 година.
32012R1268
L 362/1
SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 1268/2012
od 29. listopada 2012.
o pravilima za primjenu Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući o obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije (1), a posebno njezine članke 8., 11., 13., 19., 21., 22., 23., 25., 26., 29., 30., 31., 34., 35., 38., 41., 44., 49., 53., 54., 57., 58., 59., 60., 61., 62., 63., 64., 65., 66., 68., 69., 70., 72., 73., 74., 75., 76., 77., 78., 79., 80., 81., 83., 84., 85., 86., 87., 88., 89., 90., 92., 93., 98., 99., 100., 101., 103., 104., 105., 106., 107., 108., 109., 110., 111., 112., 113., 114., 115., 116., 117., 118., 119., 121., 122., 123., 124., 125., 126., 128., 129., 130., 131., 132., 133., 134., 135., 137., 138., 139., 140., 142., 144., 145., 146., 148., 151., 154., 156., 157., 181., 183., 184., 186., 187., 188., 190., 191., 192., 195., 196., 199., 201., 203., 204., 205., 208. i 209.,
budući da:
(1)
Uredba Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (2) bitno je izmijenjena i zamijenjena Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 (dalje u tekstu: „Financijska uredba”). Stoga je potrebno s Financijskom uredbom uskladiti Uredbu Komisije (EZ, Euratom) br. 2342/2002 od 23. prosinca 2002. o utvrđivanju detaljnih pravila za provedbu Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (3). Radi jasnoće, potrebno je zamijeniti Uredbu (EZ, Euratom) br. 2342/2002.
(2)
Na temelju članka 290. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (dalje u tekstu: „UFEU”), Komisiji se zakonodavnim aktom može delegirati ovlast za donošenje nezakonodavnih akata samo radi dopune ili izmjene određenih elemenata tog zakonodavnog akta koji nisu ključni. Stoga su u Financijsku uredbu uključene neke odredbe utvrđene u Uredbi (EZ, Euratom) br. 2342/2002. Te odredbe stoga ne bi trebalo uključiti u ovu Uredbu.
(3)
Tijekom svog pripremnog rada Komisija je održala odgovarajuće konzultacije, uključujući i one na stručnoj razini i osigurala istovremen, pravovremen i prikladan prijenos odgovarajućih dokumenata Europskom parlamentu i Vijeću.
(4)
U vezi s proračunskim načelima, a posebno načelom jedinstva, zbog pojednostavnjenja pravila kojima se uređuju nastanak i povrat kamata na pretfinanciranje, a posebno odricanje od obveze za primatelje bespovratnih sredstava da ostvare takve kamate, odredbe o području primjene i uvjetima za povrat kamata postale su zastarjele. Kada bi ta obveza još uvijek postojala za subjekte kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna, pravila kojima se uređuju utvrđivanje, upotreba i računovodstvo za ostvarene kamate trebalo bi uključiti u sporazume o delegiranju sklopljene s tim subjektima. U tim slučajevima kada su kamate na pretfinanciranje plative Uniji na temelju tih sporazuma te bi se kamate trebale uplatiti u proračun kao namjenski prihodi.
(5)
U vezi s načelom jedne godine potrebno je pojasniti značenje godišnjih odobrenih sredstava i pripremnih faza u postupku preuzimanja obveza, koje, ako su završene do 31. prosinca, mogu dopustiti prijenos odobrenih sredstva za preuzimanje obveza.
(6)
U vezi s načelom obračunske jedinice trebalo bi odrediti tečajeve za konverziju između eura i drugih valuta za potrebe upravljanja novčanim tokom i za potrebe računovodstva. Osim toga trebalo bi dodatno povećati transparentnost u obračunavanju rezultata tih radnji konverzije. Nakon uvođenja eura trebalo bi ukinuti obvezu Komisije da državama članicama dostavlja informacije o gotovinskim prijenosima između različitih valuta.
(7)
U vezi s odstupanjem od načela univerzalnosti trebalo bi odrediti proračunski tretman namjenskih prihoda, posebno doprinosa država članica ili trećih zemalja za određene programe Unije, kao i ograničenja pri izravnavanju rashoda i prihoda. Posebno, imajući u vidu sadašnju praksu, za potrebe pravne sigurnosti potrebno je pojasniti da bi namjenski prihod trebao u načelu automatski stvarati odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja, čim institucija primi prihode. Također je potrebno utvrditi slučajeve kada se namjenski prihod može iznimno staviti na raspolaganje prije nego što ga institucija zaista primi.
(8)
U vezi s načelom specifikacije trebalo bi točno odrediti način izračuna postotka odobrenih sredstava, koji su institucije ovlaštene prenijeti na temelju svoje autonomije. Europski parlament i Vijeće trebaju primati sve informacije putem detaljnog obrazloženja zahtjeva za prijenose koji se njima podnose.
(9)
U vezi s dobrim financijskim upravljanjem potrebno je odrediti ciljeve ex ante, privremene i ex post evaluacije programa i aktivnosti, minimalnu učestalost takvih evaluacija te podatke koje treba iskazati u zakonodavnom financijskom izvještaju.
(10)
U vezi s načelom transparentnosti objava podataka prema imenu dotičnih primatelja i točnih iznosa koje oni primaju povećava transparentnost u vezi s upotrebom dotičnih sredstava. Te informacije stavljene na raspolaganje građanima jačaju kontrolu javnosti nad upotrebom tog novca i doprinose najboljoj upotrebi javnih sredstava. Istodobno, kada su primatelji fizičke osobe na tu se objavu primjenjuju pravila o zaštiti osobnih podataka. Stoga se osobni podaci trebaju objaviti samo ako je to potrebno i razmjerno s obzirom na željeni legitimni cilj.
(11)
Informacije o upotrebi sredstava Unije treba objaviti na internetskoj stranici institucija i trebaju uključivati barem ime, mjesto, iznos i svrhu sredstava. Te informacije trebaju uzeti u obzir kriterije utvrđene u članku 35. stavku 3. Financijske uredbe, a posebno vrstu i važnost sklapanja ugovora.
(12)
Ime i mjesto primatelja sredstava Unije treba objaviti za nagrade, bespovratna sredstva i ugovore sklopljene nakon otvaranja javnog postupka za nadmetanje, kao što je to posebno slučaj kod natječaja, poziva za podnošenje prijedloga i poziva za podnošenje ponuda s obzirom na načela UFEU-a, a posebno načela transparentnosti, proporcionalnosti, jednakog postupanja i nediskriminacije. Nadalje, ta objava treba doprinijeti kontroli postupaka javnog odabira od strane odbijenih podnositelja zahtjeva za nadmetanje.
(13)
Objava osobnih podataka koji se odnose na fizičke osobe ne bi trebala premašiti razdoblje tijekom kojeg primatelj upotrebljava sredstva te ju stoga treba ukloniti nakon dvije godine. To se treba primjenjivati i na osobne podatke koji se odnose na pravne osobe kod kojih se u službenom nazivu spominje jedna fizička osoba ili više njih.
(14)
U većini slučajeva obuhvaćenih ovom Uredbom objava se odnosi na pravne osobe.
(15)
Kada je riječ o fizičkim osobama, objava se treba predvidjeti samo uz poštovanje načela proporcionalnosti između važnosti odobrenog iznosa i potrebe za kontrolom najbolje upotrebe sredstava. Kada je riječ o fizičkim osobama, objava regija na razini NUTS 2 u skladu je s ciljem objave primatelja, njome se osigurava jednako postupanje među državama članicama različitih veličina uz istodobno poštovanje prava primatelja na privatni život, a posebno na zaštitu njihovih osobnih podataka.
(16)
Informacije o stipendijama i drugim izravnim potporama koje se isplaćuju fizičkim osobama u najvećoj nuždi trebaju i dalje biti izuzete iz objave.
(17)
Kako bi se osiguralo poštovanje načela jednakog postupanja među primateljima, objavu informacija koje se odnose na fizičke osobe treba također osigurati u skladu s obvezom država članica da uspostave visoku transparentnost ugovora koji prelaze iznos utvrđen u Direktivi 2004/18/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 31. ožujka 2004. o usklađivanju postupaka za sklapanje ugovora o javnim radovima, ugovorima o javnoj nabavi robe te ugovora o javnim uslugama (4).
(18)
Ime i mjesto primatelja te iznos i svrha sredstava ne bi se trebali objaviti ako bi to dovelo do rizika da se ugrozi integritet primatelja kako je zaštićen Poveljom o temeljnim pravima Europske unije ili bi naštetilo legitimnim komercijalnim interesima primatelja.
(19)
Proračunskom nomenklaturom treba osigurati jasnoću i transparentnost koje su potrebne za proračunski postupak.
(20)
Trebalo bi odrediti i radnje koje bi mogle predstavljati sukob interesa.
(21)
U vezi s neizravnim upravljanjem potrebno je utvrditi okvir za takvo delegiranje ovlasti i sadržaj sporazuma o delegiranju. Svi subjekti ili osobe kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna trebaju jamčiti stupanj zaštite financijskih interesa Unije jednak onom koji se zahtijeva na temelju Financijske uredbe. Treba utvrditi uvjete pod kojima Komisija može prihvatiti da su sustavi, pravila i postupci tih subjekata ili osoba jednaki njezinima kako bi se osiguralo dobro financijsko upravljanje sredstvima Unije od strane subjekata kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna.
(22)
Izvršne agencije koje ostaju pod kontrolom Komisije trebale bi biti priznate kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti te institucije za izvršenje proračuna Unije.
(23)
U slučaju neizravnog upravljanja s međunarodnim organizacijama potrebno je odrediti organizacije prihvatljive za ovu vrstu upravljanja.
(24)
Kada su zadaće izvršenja proračuna povjerene javnim tijelima ili tijelima uređenima privatnim pravom koja pružaju javne usluge potrebno je utvrditi uvjete njihova imenovanja.
(25)
Za neizravno upravljanje potrebno je uspostaviti detaljna pravila za postupke ispitivanja i prihvaćanja financijskih izvještaja i za isključivanje iz financiranja Unije rashoda za koje izvršene isplate čine povredu primjenljivih pravila.
(26)
Subjekti privatnog prava koji obavljaju pripremne ili pomoćne zadaće za Komisiju odabiru se u skladu s postupcima javne nabave.
(27)
U vezi s ulogom financijskih izvršitelja, reforma financijskog upravljanja zajedno s ukidanjem centraliziranih ex ante kontrola povećava odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje u svim radnjama u vezi s prihodima i rashodima, uključujući radnje u smislu sustava unutarnje kontrole. Europski parlament i Vijeće bi ubuduće trebalo obavješćivati o imenovanju ili razrješenju dužnosti dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti. Slijedom toga, trebalo bi utvrditi zadaće, odgovornosti i načela postupaka koje treba poštovati. Internalizacija ex ante kontrola posebno zahtijeva jasno razlikovanje između zadaća vezanih za započinjanje radnji izvršavanja proračuna i zadaća u vezi s provjerom takvih radnji. Pored toga, svaka bi institucija trebala donijeti kodeks profesionalnih standarda za osoblje odgovorno za ex ante i ex post provjere. Također je potrebno predvidjeti da se preuzete odgovornosti uzimaju u obzir u godišnjem izvješću za instituciju koja je, između ostalog, zadužena za ex post provjere. Popratnu dokumentaciju koja se odnosi na obavljene poslove treba čuvati. Konačno, o različitim oblicima pregovaračkih postupaka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi, s obzirom na to da ti ugovori predstavljaju odstupanja od uobičajenih postupaka dodjele, trebalo bi pripremiti posebno izvješće za instituciju i obavijestiti Europski parlament i Vijeće.
(28)
Uredbu (EZ, Euratom) br. 2342/2002 treba prilagoditi kako bi se uzela u obzir dvostruka uloga šefa delegacije kao dužnosnika za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti za Europsku službu za vanjsko djelovanje (dalje u tekstu: „ESVD”) i, u vezi s odobrenim sredstvima za poslovanje, za Komisiju.
(29)
Radi pojašnjenja odgovornosti trebalo bi jasno odrediti zadaće i odgovornosti računovodstvenog službenika u vezi s računovodstvenim sustavima, upravljanjem riznicom, upravljanjem bankovnim računima i dokumentacijom trećih osoba. Također bi trebalo utvrditi način razrješenja računovodstvenog službenika njegovih dužnosti.
(30)
Trebalo bi odrediti i uvjete za korištenje knjiga blagajne, sustava upravljanja koji predstavlja iznimku od uobičajenih proračunskih postupaka, te zadaće i odgovornosti blagajnika, kao i zadaće i odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika u vezi s kontrolom knjiga blagajne. Trebalo bi obavješćivati Europski parlament i Vijeće o svakom imenovanju ili razrješenju dužnosti. Zbog učinkovitosti bi u delegacijama trebalo uspostaviti samo jednu knjigu blagajne, za odobrena sredstva iz odjeljaka proračuna za Komisiju i ESVD zajedno. Pokazalo se da je potrebno uvesti mogućnost upotrebe debitnih kartica povezanih s knjigama blagajne kako bi se olakšala plaćanja, posebno u delegacijama i predstavništvima Unije, te kako bi se izbjegli rizici povezani s rukovanjem gotovinom.
(31)
Nakon što se odrede zadaće i odgovornosti svakog financijskog izvršitelja, oni odgovaraju samo prema uvjetima utvrđenima u Pravilniku o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europske unije. Posebna povjerenstva za financijske nepravilnosti uspostavljena u svakoj instituciji pokazala su se kao učinkoviti mehanizam za utvrđivanje jesu li se dogodile financijske nepravilnosti te ih stoga treba zadržati. Potrebno je utvrditi postupak putem kojeg dužnosnik za ovjeravanje može tražiti potvrdu upute za koju smatra da je nepravilna ili protivna načelu dobrog financijskog upravljanja i tako biti razriješen od svake odgovornosti.
(32)
U vezi s prihodom, osim u posebnom slučaju vlastitih sredstava koja su obuhvaćena Odlukom Vijeća 2007/436/EZ, Euratom od 7. lipnja 2007. o sustavu vlastitih sredstava Europskih zajednica (5), potrebno je odrediti zadaće i kontrole za koje su odgovorni dužnosnici za ovjeravanje u različitim fazama postupka: procjena iznosa potraživanja, nalog za povrat, slanje obavijesti o terećenju kojom se dužnika obavješćuje da je utvrđen iznos potraživanja, izračun mogućih dospjelih zateznih kamata i odluka, prema potrebi, o odricanju od dodijeljenih prava uzimajući u obzir kriterije koji jamče usklađenost s načelom dobrog financijskog upravljanja kako bi se osigurala učinkovita naplata prihoda.
(33)
Potrebno je odrediti ulogu računovodstvenog službenika u naplati prihoda i prilikom odobravanja dodatnog roka za plaćanje rashoda. Računovodstveni službenik također treba imati fleksibilnost u povratu plaćanja, kao što je mogućnost izravnog prebijanja dugova ili, u iznimnim okolnostima, mogućnost odstupanja od zahtjeva dostavljanja jamstva za otplatu duga kada je dužnik spreman i sposoban izvršiti plaćanje u dodatnom vremenskom razdoblju, ali nije u mogućnosti dostaviti takvo jamstvo uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti.
(34)
Kako bi se osiguralo upravljanje imovinom uz istodobno ostvarenje financijske naknade, potrebno je da se privremeno plaćeni iznosi, kao što su osporavane novčane kazne u području konkurencije, ulože u financijsku imovinu i da se odredi kome pripadaju kamate koje se ostvaruju tim ulaganjima.
(35)
Kako bi se osiguralo da Komisija ima sve potrebne informacije za donošenje financijskih odluka, potrebno je utvrditi minimalne zahtjeve za sadržaj odluka o financiranju u vezi s bespovratnim sredstvima, javnom nabavom, uzajamnim fondovima, nagradama i financijskim instrumentima.
(36)
U vezi s izdacima trebalo bi odrediti odnos između odluka o financiranju, ukupnih obveza i pojedinačnih obveza, kao i značajke tih različitih faza kako bi se uspostavio jasan okvir za različite faze izvršenja proračuna.
(37)
Potrebno je pojasniti odnos između radnji potvrđivanja, odobravanja i plaćanja te kontrola koje treba izvršiti dužnosnik za ovjeravanje kada potvrdi rashode s potvrdom „odobreno za plaćanje”. Trebalo bi odrediti popratnu dokumentaciju koju je potrebno priložiti kao dokaz plaćanja, te utvrditi pravila za poravnanje pretfinanciranja i privremenih plaćanja.
(38)
Trebalo bi utvrditi detaljna pravila za primjenu rokova koji se primjenjuju na radnje potvrđivanja i plaćanja, uzimajući u obzir Direktivu 2011/7/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 16. veljače 2011. o borbi protiv kašnjenja u plaćanju u poslovnim transakcijama (6) kako bi se osiguralo da nema nepotrebnog kašnjenja u plaćanjima primateljima.
(39)
Za unutarnju reviziju je potrebno utvrditi postupak za imenovanje revizora i zajamčiti njegovu neovisnost u instituciji koja ga je imenovala i koju je dužan izvješćivati o svojem djelovanju. Europski parlament i Vijeće bi trebali biti obaviješteni o svakom imenovanju ili razrješenju dužnosti kako bi se osigurala transparentnost prema Europskom parlamentu i Vijeću.
(40)
Pravila o javnoj nabavi trebaju se temeljiti na Direktivi 2004/18/EZ. Potrebno je utvrditi različite vrste postupaka javne nabave, mjere o oglašavanju i objavljivanju koje se primjenjuju, uvjete u kojima se može koristiti određena vrsta postupka i glavne značajke postojećih postupaka, specifikaciju uvjeta sposobnosti i kriterija za odabir, pravila pristupa dokumentaciji za nadmetanje te za obavješćivanje ponuditelja ili natjecatelja i, za slučajeve kada Komisija provodi javnu nabavu za svoj račun, granične vrijednosti i pravila za procjenu vrijednosti ugovora koji se trebaju sklopiti.
(41)
Svrha postupaka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi je udovoljavanje potrebama institucija pod najboljim mogućim uvjetima, osiguravajući mogućnost jednakog pristupa ugovorima o javnoj nabavi te poštujući načela transparentnosti i nediskriminacije. Za osiguranje transparentnosti i jednakog postupanja prema natjecateljima i ponuditeljima te potpune odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje kod konačnog odabira, potrebno je utvrditi postupak za otvaranje te potom postupak za evaluaciju ponuda i zahtjeva za sudjelovanje, od imenovanja odbora do obrazložene i dokumentirane odluke o sklapanju ugovora, koju konačno donosi javni naručitelj.
(42)
Na temelju prethodnog iskustva potrebno je uspostaviti novi postupak javne nabave za ugovore srednje vrijednosti. Potrebno je dopustiti upotrebu „popisa dobavljača” prema uvjetima koji su jednaki postojećem „pozivu na iskaz interesa” jer se tim popisom osigurava manje administrativno opterećenje za potencijalne ponuditelje.
(43)
Kako bi se zaštitili financijski interesi Unije tijekom izvršenja ugovora potrebno je predvidjeti mogućnost da se od subjekata koji pružaju financijsku sposobnost u javnoj nabavi zahtijeva da budu solidarno odgovorni za izvršenje odgovarajućeg ugovora.
(44)
Kako bi se zaštitili financijski interesi Unije i zajamčila kontrola nad izvršenjem ugovora potrebno je predvidjeti mogućnost da se od izvoditelja zahtijeva da sam izravno obavi određene ključne zadaće.
(45)
Kako bi se zajamčilo izvršenje ugovora po najvišem profesionalnom standardu, potrebno je predvidjeti mogućnost odbijanja ponuditelja koji imaju potencijalni sukob interesa.
(46)
S obzirom na to da zahtjev za financijska jamstva više nije automatski, potrebno je utvrditi kriterije prema kojima se ona mogu tražiti.
(47)
Potrebno je pojasniti područje primjene glave o bespovratnim sredstvima, posebno u pogledu vrste djelovanja ili tijela od općeg europskog interesa prihvatljivih za bespovratna sredstva kao i s obzirom na vrste pravnih obveza koje se mogu upotrebljavati za pokriće bespovratnih sredstava. Za te pravne obveze je potrebno odrediti kriterije za odabir između sporazuma i odluka, njihov minimalni sadržaj i mogućnost sklapanja posebnog sporazuma ili odluke o bespovratnim sredstvima u sklopu okvirnih partnerstava kako bi se osiguralo jednako postupanje i izbjeglo ograničavanje pristupa sredstvima Unije.
(48)
Područje primjene glave o bespovratnim sredstvima također treba uzeti u obzir da su, s jedne strane, u Financijsku uredbu uvedene posebne glave o nagradama i financijskim instrumentima te da su, s druge strane, uvedena ključna pravila koja se primjenjuju na bespovratna sredstva, prihvatljive troškove, brisanje načela postupnog smanjivanja, upotrebu pojednostavnjenih oblika bespovratnih sredstava (jednokratni iznosi, jedinični troškovi i paušalni iznosi) i uklanjanje obveznog dostavljanja jamstava za pretfinanciranje.
(49)
Napredak prema elektroničkoj razmjeni podataka i dostavljanju dokumenata u elektroničkom obliku, koji je značajna mjera pojednostavnjenja, treba biti praćen jasnim uvjetima za prihvaćanje sustava koji će se upotrebljavati kako bi se uspostavilo pravno stabilno okružje.
(50)
Načela zabrane stvaranja dobiti i sufinanciranja trebaju se revidirati u skladu s pojašnjenjima i mjerama pojednostavnjenja koje su uvedene u Financijskoj uredbi. Radi jasnoće je posebno potrebno odrediti detaljna pravila o vrstama primitaka koji se pridržavaju načela zabrane stvaranja dobiti kao i oblike vanjskog sufinanciranja i doprinosa u naravi.
(51)
U pogledu načela transparentnosti, potrebno je odobriti usvajanje i objavu višegodišnjih programa rada jer oni imaju dodanu vrijednost za podnositelje zahtjeva, koji mogu bolje predvidjeti i bolje se pripremiti za pozive za podnošenje prijedloga. U tom kontekstu treba odrediti uvjete pod kojima se programi rada mogu smatrati odlukama o financiranju. Kako bi se osigurala transparentnost također je potrebno objaviti pozive za podnošenje prijedloga, osim u hitnim slučajevima ili kada djelovanje može provesti samo jedan subjekt. Potrebno je odrediti minimalni sadržaj te objave.
(52)
S obzirom na to da kod uvjeta prihvatljivosti za porez na dodanu vrijednost (PDV) koji plaćaju korisnici može lako doći do pogrešaka i odstupanja, potrebno je osigurati da se pojmovi nepovratnog PDV-a i osoba koje nisu porezni obveznici u smislu članka 13. stavka 1. Direktive Vijeća 2006/112/EZ od 28. studenoga 2006. o zajedničkom sustavu poreza na dodanu vrijednost (7) dosljedno shvaćaju i primjenjuju, upućivanjem na aktivnosti koje ti pojmovi obuhvaćaju.
(53)
Kako bi se osigurala transparentnost, jednako postupanje prema podnositeljima zahtjeva i povećala odgovornost dužnosnika za ovjeravanje, potrebno je utvrditi postupak dodjele od podnošenja prijedloga za bespovratno sredstvo, za koji je Komisija trebala predvidjeti minimalne informacije za podnositelje zahtjeva, do njegove evaluacije na temelju unaprijed određenih kriterija prihvatljivosti, uvjeta sposobnosti i kriterija za odabir prije nego što odgovorni dužnosnik za ovjeravanje donese svoju konačnu i odgovarajuće dokumentiranu odluku. Potrebno je odrediti detaljna pravila o sastavu i zadaćama odbora zaduženog za procjenu prijedloga u odnosu na uvjete sposobnosti i kriterije za odabir, kao i mogućnosti za kontaktiranje podnositelja zahtjeva tijekom postupka dodjele ili pozivanja da prilagode svoje prijedloge. Te mogućnosti trebaju primjereno odražavati zahtjeve u smislu dobrog upravljanja koji su uvedeni u Financijskoj uredbi i trebaju uključivati uvjete pod kojima se prijedlozi mogu prilagoditi prije potpisivanja sporazuma o bespovratnim sredstvima ili obavijesti o odlukama o bespovratnim sredstvima, uz istodobno osiguranje jednakog postupanja prema podnositeljima zahtjeva i poštovanje načela prema kojem inicijativu za djelovanje imaju isključivo podnositelji zahtjeva.
(54)
S obzirom na to da je uporaba jednokratnih iznosa, jediničnih troškova i paušalnih iznosa olakšana i proširena u skladu s Financijskom uredbom, potrebno je pojasniti definicije tih pojednostavnjenih oblika bespovratnih sredstava. Posebno je potrebno pojasniti da je njihova namjena, kao i svih drugih oblika bespovratnih sredstava, da obuhvate kategorije prihvatljivih troškova i naznačiti da njihov iznos ne mora nužno biti utvrđen ex ante, što je posebno važno kada se oni utvrđuju na temelju uobičajenih praksi troškovnog računovodstva korisnika. Postoji i potreba da se osigura stabilnost u pravilima financiranja prema određenom programu. U tu svrhu treba dopustiti uporabu pojednostavnjenih oblika bespovratnih sredstava tijekom cijelog trajanja programa. Za statističke ili metodološke potrebe ili za potrebe sprečavanja i otkrivanja prijevara potrebno je imati pristup općim računovodstvenim informacijama od korisnika, čak i kada se oni financiraju jednokratnim iznosima, jediničnim troškovima ili paušalnim iznosima. Te se provjere, međutim, ne bi trebale upotrebljavati za preispitivanje opravdanosti već dogovorenih jediničnih vrijednosti jednokratnih iznosa, jediničnih troškova ili paušalnih iznosa.
(55)
Dobro financijsko upravljanje zahtijeva da se Komisija zaštiti jamstvima. U fazi prijedloga za bespovratna sredstva, organiziranjem financijskih revizija za prijedloge koji uključuju veće iznose; u fazi isplate pretfinanciranja, ako je to opravdano rizicima koje procjenjuje službenik za ovjeravanje, traženjem prethodnih financijskih jamstava; i u fazi privremenog plaćanja ili plaćanja preostalog iznosa, organiziranjem dostavljanja revizorskih potvrda za zahtjeve za plaćanje koji uključuju najviše iznose i predstavljaju najveći rizik.
(56)
Potrebno je pojasniti uvjete i postupke za suspendiranje i smanjenje bespovratnih sredstava kako bi se bolje definirali razlozi za tu suspenziju ili smanjenje, osigurale odgovarajuće informacije korisnicima i osiguralo da korisnici imaju mogućnost iskoristiti svoje pravo na obranu u bilo kojoj fazi.
(57)
Dobro upravljanje sredstvima Unije također znači da sami korisnici bespovratnih sredstava upotrebljavaju bespovratna sredstva Unije ekonomično i učinkovito. Troškovi ugovora koje su korisnici sklopili za provedbu djelovanja trebaju biti prihvatljivi, pod uvjetom da su ti provedbeni ugovori sklopljeni na temelju ponude koja pruža najbolju vrijednost za novac.
(58)
S obzirom na to da su ograničenja davanja financijske potpore trećim osobama ublažena u Financijskoj uredbi, potrebno je utvrditi minimalne odredbe koje trebaju biti dogovorene na razini sporazuma o bespovratnim sredstvima ili uključene u odluku o bespovratnim sredstvima kako bi se financijska potpora koju korisnici dodjeljuju trećim osobama jasno razlikovala od provedbe proračunskih zadaća koje obavlja osoba kojoj su delegirani poslovi u sklopu neizravnog upravljanja.
(59)
Ovlasti za izricanje sankcija korisnicima bespovratnih sredstava trebaju se uskladiti s ovlastima dodijeljenima u kontekstu javne nabave s obzirom na to da su one iste naravi i na njih se trebaju primjenjivati ista pravila u smislu učinkovitosti i proporcionalnosti.
(60)
Na nagrade se trebaju primjenjivati načela transparentnosti i jednakog postupanja, na isti način kao i na bespovratna sredstva. U tom je kontekstu također potrebno utvrditi minimalna svojstva programa rada i natječaja, uzimajući u obzir odgovarajuće zahtjeve za bespovratna sredstva. Posebno je potrebno odrediti uvjete pod kojima se programi rada mogu smatrati odlukama o financiranju, kao i minimalni sadržaj pravila natječaja, posebno uvjeta za isplatu nagrade pobjednicima u slučaju dodjele i odgovarajuće načine objave.
(61)
Usklađenost s načelima transparentnosti i jednakog postupanja također zahtijeva uspostavljanje jasno utvrđenog postupka dodjele, od dostavljanja prijava do informacija podnositelja zahtjeva i obavješćivanja pobjedničkog sudionika. Taj postupak treba uključivati evaluaciju prijava od strane povjerenstva stručnjaka koje imenuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, primjenjujući kriterije za odabir objavljene u pravilima natječaja kako bi se osigurala nadležnost i neutralnost u procjeni prijava. Na temelju njihovih preporuka, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje treba donijeti konačnu odluku o dodjeljivanju nagrade jer je za izvršenje proračuna uvijek odgovorna Komisija.
(62)
Kako bi se osigurala usklađena provedba različitih financijskih instrumenata unutar Komisije, opći okvir uključen u glavu VII. Financijske uredbe treba biti nadopunjen detaljnim pravilima za upravljanje financijskim instrumentima, uključujući odredbe za odabir subjekata kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna, sadržaj sporazuma o delegiranju, troškove i naknade za upravljanje i za fiducijarne račune.
(63)
Pravila za odabir financijskih posrednika i konačnih primatelja trebaju se utvrditi posebno kada se financijskim instrumentima u iznimnim slučajevima upravlja izravno, preko namjenskih investicijskih subjekata ili drugih mehanizama isporuke, čime se osigurava učinkovita potrošnja sredstava Unije.
(64)
Potrebno je odrediti uvjete za uporabu financijskih instrumenata, uključujući učinak poluge, te okvir nadzora. Također je potrebno osigurati da se financijski instrumenti provode na osnovi odgovarajuće ex ante evaluacije, što Komisiji omogućuje da ih posebno oblikuje kako bi odgovorila na nedostatke tržišta ili situacije neoptimalnog ulaganja.
(65)
U vezi s računovodstvom i financijskim izvještavanjem, općeprihvaćena računovodstvena načela na kojima se moraju temeljiti financijski izvještaji utvrđena su u računovodstvenim pravilima Unije. Tim računovodstvenim pravilima također se određuju uvjeti za knjiženje transakcija u knjige i pravila za vrednovanje imovine i obveza te za formiranje rezervacija kako bi se osiguralo da su informacije pravilno iskazane, potpune i točne.
(66)
U vezi s računovodstvenim pitanjima potrebno je odrediti da računovodstveni službenik svake institucije mora predočiti dokumente koji opisuju organizaciju računovodstva i računovodstvene postupke te institucije te odrediti uvjete koje treba poštovati u slučaju računalne evidencije računovodstvenih sustava, posebno kako bi se osigurala sigurnost pristupa i revizijski postupak za sve promjene u sustavima.
(67)
U vezi s računovodstvom potrebno je odrediti načela koja se primjenjuju na poslovne knjige, bruto bilancu, periodička usklađivanja stanja te bilance i popis imovine te odrediti sastavne dijelove kontnog plana koji donosi računovodstveni službenik Komisije. Trebalo bi utvrditi pravila koja se primjenjuju na evidentiranje radnji, a posebno za načelo dvojnog knjigovodstva, pravila za konverziju radnji koje nisu izražene u eurima i za popratnu dokumentaciju za knjiženje. Također bi trebalo odrediti sadržaj računovodstvenih evidencija.
(68)
Potrebno je utvrditi pravila za popis imovine i pojasniti odgovarajuće odgovornosti računovodstvenih službenika i dužnosnika za ovjeravanje u tom području, kao i pravila koja se primjenjuju na ponovnu prodaju imovine koja se vodi u evidenciji kako bi se osiguralo učinkovito upravljanje imovinom.
(69)
U vezi s vanjskim djelovanjima, ovom se Uredbom, u skladu s Financijskom uredbom, trebaju predvidjeti iznimke koje odražavaju posebna obilježja poslovanja u tom sektoru, uglavnom u pogledu javne nabave i dodjele bespovratnih sredstava, posebno stoga što te postupke provode tijela trećih zemalja koje primaju financijsku potporu Unije. U vezi s javnim nabavama te se razlike trebaju uglavnom odnositi na vrste postupaka i granične vrijednosti od kojih se primjenjuju. U vezi s bespovratnim sredstvima u nekim bi slučajevima trebalo dopustiti financiranje u cijelosti, uglavnom zato da se uzme u obzir smanjena sposobnost korisnika za sufinanciranje.
(70)
Potrebno je uspostaviti detaljne odredbe o korištenju proračunske potpore, kojima se određuju uvjeti pod kojima se proračunska potpora može koristiti te obvezu partnera da Komisiji dostavi pravovremene i pouzdane informacije kako bi se ocijenilo ispunjavanje tih uvjeta.
(71)
U vezi s uzajamnim fondovima Unije potrebno je odrediti načela koja se primjenjuju na doprinos Unije uzajamnim fondovima Unije kao i na doprinose drugih donatora, utvrditi računovodstvena pravila i pravila izvješćivanja uzajamnog fonda Unije, posebno za kamate koje dospijevaju na bankovnom računu uzajamnog fonda, pojasniti odgovarajuće odgovornosti financijskih izvršitelja i odbora uzajamnog fonda, kao i utvrditi obveze u pogledu vanjske revizije. Također je potrebno osigurati pravednu zastupljenost sudjelujućih donatora u odboru uzajamnog fonda i obveznu suglasnost Komisije za korištenje sredstava.
(72)
Kako bi se pojednostavnili postupci javne nabave u sklopu vanjskih djelovanja neke su granične vrijednosti izmijenjene, a istodobno su dodane i prilagođene neke druge granične vrijednosti i postupci upravljanja koji proizlaze iz zajedničkih odredbi.
(73)
U vezi s bespovratnim sredstvima, potrebno je pojednostavniti uvjete za odstupanja od načela sufinanciranja u skladu s Financijskom uredbom.
(74)
Kako bi se zajamčilo dobro upravljanje odobrenim sredstvima Unije također je potrebno odrediti preduvjete i pravila koja treba uključiti u sporazume kada je upravljanje odobrenim sredstvima decentralizirano ili ako se koriste knjige blagajne.
(75)
Primjereno je utvrditi europske urede i odrediti posebna pravila za Ured za publikacije te odredbe kojima se ovlašćuje računovodstveni službenik Komisije za delegiranje nekih svojih zadaća osoblju tih ureda. Također bi trebalo utvrditi operativne postupke za bankovne račune, koje europski uredi mogu biti ovlašteni otvoriti u ime Komisije.
(76)
Po analogiji s objavom informacija o primateljima sredstava Unije, potrebno je objaviti popis stručnjaka iz članka 204. Financijske uredbe koji su odabrani preko poziva na iskaz interesa te predmet njihovih zadaća. Također treba objaviti njihovu naknadu kada prelazi 15 000 EUR.
(77)
Novi postupak uveden člankom 203. Financijske uredbe treba nadopuniti, posebno u vezi s vrstom troškova koji se uključuju u granične vrijednosti utvrđene u tom članku. Potrebno je utvrditi detaljna pravila o projektima vezanima za nekretnine u delegacijama Unije, s obzirom na njihove posebnosti, posebno u hitnim slučajevima. Primjereno je odrediti da stambene zgrade, posebno u delegacijama, koje treba zakupiti ili kupiti u kratkom roku, treba isključiti iz postupka utvrđenog u članku 203. Financijske uredbe. Stjecanje zemljišta bez naknade ili za simboličan iznos ne bi trebalo biti obuhvaćeno postupkom utvrđenim u članku 203. Financijske uredbe jer ono nije dodatno opterećenje za proračun.
(78)
Kako bi se osigurala usklađenost s odredbama Financijske uredbe potrebno je utvrditi prijelazne odredbe. Osim toga, kako bi se osigurala usklađenost s pravnom osnovom koja se odnosi na pojedine sektore, primjereno je odgoditi primjenu odredbi o načinima upravljanja i financijskim instrumentima do 1. siječnja 2014.,
DONIJELA JE OVU UREDBU:
DIO PRVI
ZAJEDNIČKE ODREDBE
GLAVA I.
PREDMET
Članak 1.
Predmet
Ovom se Uredbom utvrđuju pravila za primjenu Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 (dalje u tekstu: „Financijska uredba”).
GLAVA II.
PRORAČUNSKA NAČELA
POGLAVLJE 1.
Načela jedinstva i točnosti proračuna
Članak 2.
Obračunavanje kamata na pretfinanciranje
(Članak 8. stavak 4. Financijske uredbe)
Kada su kamate plative proračunu, sporazumom sklopljenim između subjekata ili osoba navedenih u točkama od ii. do viii. članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe utvrđuje se da se sredstva pretfinanciranja uplaćuju na bankovne račune ili podračune, koji omogućuju razlikovanje sredstava i povezanih kamata. U protivnom, računovodstvene metode korisnika ili posrednika moraju omogućiti razlikovanje sredstava koje je uplatila Unija i kamata ili drugih koristi koje donesu ta sredstva.
Odredbe ove Uredbe koje se odnose na kamate na pretfinanciranje ne dovode u pitanje knjiženje iznosa pretfinanciranja u aktivi financijskih izvještaja, kako je utvrđeno računovodstvenim pravilima iz članka 143. Financijske uredbe.
POGLAVLJE 2.
Načelo jedne godine
Članak 3.
Odobrena sredstva za financijsku godinu
(Članak 11. stavak 3. Financijske uredbe)
Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja za financijsku godinu sastoje se od:
(a)
odobrenih sredstava predviđenih u proračunu, uključujući u izmjenama proračuna;
(b)
prenesenih odobrenih sredstava;
(c)
odobrenih sredstava ponovno stavljenih na raspolaganje u skladu s člancima 178. i 182. Financijske uredbe;
(d)
odobrenih sredstava proizašlih iz plaćanja pretfinanciranja koja su vraćena u skladu s člankom 177. stavkom 3. Financijske uredbe;
(e)
odobrenih sredstava iz namjenskih prihoda u financijskoj godini ili tijekom prethodnih financijskih godina, koja nisu iskorištena.
Članak 4.
Ukidanje i prijenos odobrenih sredstava
(Članak 13. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i nediferencirana odobrena sredstva koja se odnose na projekte vezane za nekretnine iz članka 13. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe mogu se prenijeti samo ako obveze nije bilo moguće preuzeti do 31. prosinca financijske godine zbog razloga koji se ne mogu pripisati dužnosniku za ovjeravanje, te ako su pripremne faze izvedene do te mjere da je opravdano pretpostaviti da će obveza biti preuzeta najkasnije do 31. ožujka sljedeće godine, odnosno do 31. prosinca za projekte vezane za nekretnine.
2. Pripremne faze iz članka 13. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe, koje bi trebale biti dovršene do 31. prosinca financijske godine kako bi se omogućio prijenos u sljedeću godinu, su posebno:
(a)
za ukupne obveze u smislu članka 85. Financijske uredbe, donošenje odluke o financiranju ili završetak do tog datuma savjetovanja predmetnih službi u okviru svake institucije za donošenje takve odluke;
(b)
za pojedinačne obveze u smislu članka 85. Financijske uredbe, završetak odabira potencijalnih izvoditelja, korisnika, dobitnika nagrada ili osoba kojima su delegirani poslovi.
3. Odobrena sredstva prenesena u skladu s člankom 13. stavkom 2. točkom (a) Financijske uredbe, za koje nije preuzeta obveza do 31. ožujka sljedeće financijske godine, odnosno do 31. prosinca sljedeće godine za iznose koji se odnose na projekte vezane za nekretnine, automatski se ukidaju.
Komisija obavješćuje Europski parlament i Vijeće o odobrenim proračunskim sredstvima koja su na ovaj način ukinuta u roku od mjesec dana od ukidanja u skladu s prvim podstavkom.
4. Odobrena sredstva prenesena u skladu s člankom 13. stavkom 2. točkom (b) Financijske uredbe mogu se koristiti do 31. prosinca sljedeće financijske godine.
5. Računovodstvo omogućuje identifikaciju prenesenih odobrenih sredstava u skladu sa stavcima od 1. do 4.
POGLAVLJE 3.
Načelo obračunske jedinice
Članak 5.
Tečaj za konverziju između eura i drugih valuta
(Članak 19. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene posebnih sektorskih propisa, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje konverziju obavlja koristeći se dnevnim tečajem za euro koji se objavljuje u seriji C Službenog lista Europske unije.
Ako konverziju između eura i drugih valuta moraju obavljati izvoditelji ili korisnici, primjenjuju se posebne odredbe o konverziji iz ugovora o nabavi, sporazuma o bespovratnim sredstvima ili sporazuma o financiranju.
2. Kako bi se izbjegao značajan utjecaj radnji konverzije valuta na razinu sufinanciranja Unije ili štetan utjecaj na proračun Unije, posebnim odredbama o konverziji iz stavka 1. osigurava se, prema potrebi, tečaj konverzije između eura i drugih valuta koji se izračunava uporabom prosjeka dnevnog tečaja tijekom određenog razdoblja.
3. Ako dnevni tečaj za euro nije objavljen za određenu valutu u Službenom listu Europske unije, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje koristi računovodstveni tečaj iz stavka 4.
4. Za potrebe računovodstva iz članaka od 151. do 156. Financijske uredbe te podložno članku 240. ove Uredbe, konverzija između eura i neke druge valute obavlja se na temelju mjesečnog računovodstvenog tečaja za euro. Taj računovodstveni tečaj utvrđuje računovodstveni službenik Komisije na temelju izvora informacija koje smatra pouzdanim, te na temelju tečaja na pretposljednji radni dan u mjesecu koji je prethodio onom za koji se tečaj utvrđuje.
5. Rezultati preračunavanja valuta iz stavka 4. ovog članka prikazani su pod posebnim naslovom u računovodstvu institucije.
Prvi podstavak ovog stavka primjenjuje se mutatis mutandis na tijela iz članka 208. Financijske uredbe.
Članak 6.
Tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta
(Članak 19. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene posebnih sektorskih propisa ili iz posebnih ugovora o javnoj nabavi, sporazuma ili odluka o bespovratnim sredstvima i sporazuma o financiranju, tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta u slučajevima kada konverziju obavlja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje jest tečaj na dan kada služba za ovjeravanje pripremi nalog za plaćanje ili nalog za povrat.
2. U slučaju knjiga blagajne u eurima, tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta određuje se na temelju datuma kada banka izvrši plaćanje.
3. Za reguliranje knjiga blagajne u nacionalnim valutama iz članka 19. Financijske uredbe, tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta jest tečaj koji se primjenjuje u mjesecu rashoda iz navedene knjige blagajne.
4. Za naknadu paušalnih rashoda ili rashoda koji proizlaze iz Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije (dalje u tekstu: „Pravilnici o osoblju”), za što je određena gornja granica te koja se isplaćuje u valutama koje nisu euro, koristi se tečaj koji se primjenjuje u trenutku nastanka prava.
POGLAVLJE 4.
Načelo univerzalnosti
Članak 7.
Struktura namjenskih prihoda i osiguranje odgovarajućih odobrenih sredstava
(Članak 21. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje članke 9. i 10. struktura namjenskih prihoda u proračunu obuhvaća:
(a)
u izvještaju o prihodu u odjeljku proračuna za svaku instituciju, proračunsku liniju na koju se unosi prihod;
(b)
u izvještaju o rashodima primjedbe uz proračun, uključujući opće primjedbe, pokazuju koje linije mogu primiti odobrena sredstva koja odgovaraju raspoloživom namjenskom prihodu.
U slučaju iz točke (a) prvog podstavka bilježi se oznaka „pro memoria” te se procijenjeni prihod iskazuje samo kao informacija u primjedbama.
2. Ako prihod prima institucija, odobrena sredstva u visini namjenskih prihoda stavljaju se na raspolaganje automatski kao odobrena sredstva za preuzimanje obveza i kao odobrena sredstva za plaćanja, osim u sljedećim slučajevima:
(a)
u slučajevima predviđenima u članku 181. stavku 2. i članku 183. stavku 2. Financijske uredbe;
(b)
u slučaju predviđenom u članku 21. stavku 2. točki (b) Financijske uredbe za države članice ako je sporazum o financijskom doprinosu izražen u eurima.
U slučaju iz točke (b) prvog podstavka, odobrena sredstva za preuzimanje obveza mogu biti stavljena na raspolaganje nakon što država članica potpiše sporazum o financijskom doprinosu.
Članak 8.
Doprinosi država članica za istraživačke programe
(Članak 21. stavak 2. točka (a) Financijske uredbe)
1. Doprinosi država članica za financiranje određenih dopunskih istraživačkih programa iz članka 5. Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1150/2000 (8) plaćaju se na sljedeći način:
(a)
sedam dvanaestina iznosa unesenog u proračun plaća se najkasnije 31. siječnja tekuće financijske godine;
(b)
preostalih pet dvanaestina plaća se najkasnije 15. srpnja tekuće proračunske godine.
2. Kada proračun nije potpuno donesen prije početka financijske godine, doprinosi iz stavka 1. temelje se na iznosu koji je unesen u proračun za prethodnu financijsku godinu.
3. Svaki doprinos ili dodatno plaćanje koje u proračun duguju države članice knjiži se u računu ili računima Komisije u roku 30 kalendarskih dana od poziva za sredstva.
4. Plaćanja se knjiže na računu utvrđenom u Uredbi (EZ, Euratom) br. 1150/2000 te podliježu uvjetima utvrđenima tom uredbom.
Članak 9.
Namjenski prihodi koji proizlaze iz sudjelovanja država EFTA-e u određenim programima Unije
(Članak 21. stavak 2. točka (e) Financijske uredbe)
1. Da bi se u proračun moglo uključiti sudjelovanje država članica Europskog udruženja slobodne trgovine (dalje u tekstu: „države EFTA-e”) u određenim programima Unije, struktura proračuna je sljedeća:
(a)
u izvještaju o prihodu unosi se linija s oznakom „pro memoria” i na njoj se iskazuje cjelokupni iznos doprinosa država EFTA-e za predmetnu financijsku godinu.
(b)
u izvještaju o rashodima:
i.
primjedbe za svaku liniju koja se odnosi na aktivnosti Unije u kojima sudjeluju države EFTA-e prikazuju „informativnu” procijenjenu vrijednost sudjelovanja;
ii.
u prilogu koji čini sastavni dio proračuna, navode se sve linije koje obuhvaćaju aktivnosti Unije u kojima sudjeluju države EFTA-e.
Za potrebe točke (a) prvog podstavka, procijenjeni iznos iskazuje se u primjedbama uz proračun.
Prilog iz točke (b) podtočke ii. prvog podstavka odražava i dio je strukture za potrebe odobrenih sredstva koja odgovaraju takvom sudjelovanju, kako je to predviđeno stavkom 2. te za izvršenje takvih rashoda.
2. Na temelju članka 82. Sporazuma o Europskom gospodarskom prostoru (dalje u tekstu: „Sporazum o EGP-u”) iznosi godišnjeg sudjelovanja država EFTA-e, kako je to Komisiji potvrdio Zajednički odbor Europskoga gospodarskog prostora u skladu s člankom 1. stavkom 5. Protokola 32. uz Sporazum o EGP-u, na početku financijske godine osigurava se cijeli iznos odgovarajućih odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanja.
3. Ako se u tijeku financijske godine osiguraju dodatna odobrena sredstva na proračunskim linijama uz sudjelovanje država EFTA-e, a države EFTA-e nisu tijekom godine u mogućnosti na odgovarajući način prilagoditi svoje doprinose kako bi udovoljile „čimbeniku proporcionalnosti” iz članka 82. Sporazuma o EGP-u, Komisija može kao privremenu i iznimnu mjeru koristiti svoja gotovinska sredstva za pretfinanciranje udjela država EFTA-e. Uvijek kada su predviđena takva dodatna odobrena sredstva, Komisija što je prije moguće traži odgovarajuće doprinose od država EFTA-e. Komisija svake godine obavješćuje Europski parlament i Vijeće o tako donesenim odlukama.
Pretfinanciranje se u proračunu za sljedeću financijsku godinu određuje što je prije moguće.
4. U skladu s člankom 21 stavkom 2. točkom (e) Financijske uredbe, financijski doprinosi država EFTA-e predstavljaju vanjski namjenski prihod. Računovodstveni službenik donosi odgovarajuće mjere kako bi se osiguralo da se posebno nadzire korištenje prihoda koji proizlazi iz tih doprinosa i odgovarajućih odobrenih sredstava.
U izvješću iz članka 150. stavka 2. Financijske uredbe Komisija posebno prikazuje faze izvršenja prihoda i rashoda koje se odnose na sudjelovanje država EFTA-e.
Članak 10.
Prihodi od sankcija izrečenih državama članicama koje su izjavile da imaju prekomjerni manjak
(Članak 21. stavak 2. točka (c) Financijske uredbe)
Struktura proračuna za uključivanje prihoda od sankcija iz odjeljka 4. Uredbe Vijeća (EZ) br. 1467/97 je (9) sljedeća:
(a)
u izvještaju o prihodu unosi se linija s oznakom „pro memoria” na koju se unosi kamata na takve iznose;
(b)
istodobno, ne dovodeći u pitanje članak 77. Financijske uredbe, za te iznose iz izvještaja o prihodu treba u izvještaju o rashodima iskazati odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja.
Odobrena sredstva iz točke (b) prvog podstavka izvršavaju se u skladu s člankom 20. Financijske uredbe.
Članak 11.
Troškovi koji proizlaze iz prihvaćanja donacija Uniji
(Članak 22. Financijske uredbe)
Za potrebe dobivanja odobrenja Europskog parlamenta i Vijeća iz članka 22. stavka 2. Financijske uredbe, Komisija procjenjuje i pojašnjava financijske troškove, uključujući naknadne troškove, koji proizlaze iz prihvaćanja donacija Uniji.
Članak 12.
Računi za vraćanje poreza
(Članak 23. stavak 3. Financijske uredbe)
Svi porezi koje Unija snosi u skladu s člankom 23. stavkom 2. i člankom 23. stavkom 3. točkom (a) Financijske uredbe unose se na privremeni račun dok ih predmetne države ne vrate.
POGLAVLJE 5.
Načelo specifikacije
Članak 13.
Pravila za izračun postotaka prijenosa institucija osim Komisije
(Članak 25. Financijske uredbe)
1. Postoci iz članka 25. Financijske uredbe izračunavaju se u trenutku podnošenja zahtjeva za prijenos te upućivanjem na odobrena sredstva u proračunu, uključujući ona u izmjenama proračuna.
2. Iznos koji treba uzeti u obzir jest iznos koji je zbroj namjeravanih prijenosa na liniji s koje se izvršava prijenos, nakon prilagodbe za prethodno izvršene prijenose.
Iznos koji odgovara prijenosima koje pojedina institucija može obaviti samostalno bez odluke Europskog parlamenta i Vijeća ne uzima se u obzir.
Članak 14.
Pravila za izračun postotaka prijenosa Komisije
(Članak 26. Financijske uredbe)
1. Postoci iz članka 26. stavka 1. Financijske uredbe izračunavaju se u trenutku podnošenja zahtjeva za prijenos te upućivanjem na odobrena sredstva u proračunu, uključujući ona u izmjenama proračuna.
2. Iznos koji treba uzeti u obzir jest iznos koji je zbroj namjeravanih prijenosa na liniji s koje se ili na koju se izvršava prijenos, nakon prilagodbe za prethodno izvršene prijenose.
Iznos koji odgovara prijenosima koje Komisija može obaviti samostalno bez odluke Europskog parlamenta i Vijeća ne uzima se u obzir.
Članak 15.
Administrativni rashodi
(Članak 26. Financijske uredbe)
Rashodi iz točke (b) prvog podstavka stavka 1. članka 26. Financijske uredbe za svako područje politike pokrivaju stavke iz članka 44. stavka 3. Financijske uredbe.
Članak 16.
Razlozi za zahtjeve za prijenose odobrenih sredstava
(Članci 25. i 26. Financijske uredbe)
Prijedlozima za prijenose i svim informacijama za Europski parlament i Vijeće u vezi s prijenosima izvršenima na temelju članaka 25. i 26. Financijske uredbe prilaže se odgovarajuća i detaljna popratna dokumentacija koja pokazuje izvršenje odobrenih sredstava i procjene potreba do kraja financijske godine, kako za linije na koje se odobrena sredstva prenose, tako i za one s kojih se prenose.
Članak 17.
Razlozi za zahtjeve za prijenose iz pričuve za pomoć u nuždi
(Članak 29. Financijske uredbe)
Prijedlozima za prijenose koji bi omogućili korištenje pričuve za pomoć u nuždi iz članka 29. Financijske uredbe prilaže se odgovarajuća i detaljna popratna dokumentacija koja pokazuje:
(a)
za svaku liniju na koju se sredstva prenose, zadnje raspoložive informacije o izvršenju odobrenih sredstava i procjena potreba do kraja financijske godine;
(b)
za sve linije koje se odnose na vanjsko djelovanje, izvršenje odobrenih sredstava do kraja mjeseca koji prethodi mjesecu kada je podnesen zahtjev za prijenos i procjenu potreba do kraja financijske godine, uključujući usporedbu s početnom procjenom;
(c)
analizu mogućnosti preraspodjele odobrenih sredstava.
POGLAVLJE 6.
Načelo dobrog financijskog upravljanja
Članak 18.
Evaluacija
(Članak 30. Financijske uredbe)
1. Svi prijedlozi za programe ili aktivnosti na temelju kojih dolazi do proračunskih rashoda podliježu ex ante evaluaciji kojom se utvrđuje:
(a)
potrebe koje je potrebno kratkoročno ili dugoročno zadovoljiti;
(b)
dodanu vrijednost sudjelovanja Unije;
(c)
ciljeve politike i upravljanja koje treba ostvariti, a koji uključuju mjere potrebne za zaštitu financijskih interesa Unije u području sprečavanja prijevara, njihova otkrivanja, ispitivanja, otklanjanja i sankcija;
(d)
raspoložive mogućnosti politike, uključujući i s njima povezane rizike;
(e)
očekivane rezultate i učinke, posebno gospodarske, socijalne i ekološke učinke te pokazatelje i načine evaluacije potrebne za njihovo mjerenje;
(f)
najprimjereniju metodu provedbe odabrane/odabranih mogućnosti;
(g)
unutarnju koherentnost predloženog programa ili aktivnosti te njegov odnos s ostalim odgovarajućim instrumentima;
(h)
opseg odobrenih sredstava, ljudskih resursa i drugih administrativnih rashoda koje je potrebno dodijeliti, uz uvažavanje načela ekonomičnosti;
(i)
spoznaje do kojih se došlo na temelju sličnih iskustava u prošlosti.
2. Prijedlogom se određuju mjere za praćenje, izvješćivanje i evaluaciju, uzimajući u obzir odgovornosti svih razina države koje sudjeluju pri provedbi predloženog programa ili aktivnosti.
3. Za sve programe ili aktivnosti, uključujući pilot projekte i pripremne aktivnosti gdje uključena sredstva prelaze 5 000 000 EUR primjenjuje se privremena i/ili ex post evaluacija dodijeljenih ljudskih i financijskih resursa te ostvarenih rezultata kako bi se potvrdilo da su oni bili u skladu s postavljenim ciljevima:
(a)
postignuti rezultati pri provedbi višegodišnjeg programa periodički se evaluiraju u skladu s rasporedom koji omogućuje da se uzmu u obzir nalazi takve evaluacije prilikom donošenja odluke o obnavljanju, izmjeni ili suspenziji programa;
(b)
aktivnosti financirane na godišnjoj osnovi podliježu evaluaciji ostvarenih rezultata najmanje svakih šest godina.
Točke (a) i (b) prvog podstavka ne primjenjuju se na pojedinačne projekte ili djelovanja koja se provode u okviru aktivnosti, za koje zahtjev može biti ispunjen putem konačnih izvješća koja šalju tijela koja su provela djelovanje.
4. Evaluacije iz stavaka 1. i 3. moraju biti razmjerne s uključenim resursima te s učinkom predmetnog programa ili aktivnosti.
Članak 19.
Financijski izvještaj
(Članak 31. Financijske uredbe)
Financijski izvještaj sadrži financijske i ekonomske podatke koji omogućuju zakonodavnom tijelu da procijeni potrebu za djelovanjem Unije. Financijski izvještaj sadrži korisne informacije o usklađenosti s drugim aktivnostima Unije i mogućoj sinergiji.
U slučaju višegodišnjih operacija, financijski izvještaj sadrži pregled predvidivih godišnjih potreba u smislu odobrenih sredstava i radnih mjesta, uključujući vanjsko osoblje, te evaluaciju njihovog srednjoročnog financijskog učinka.
POGLAVLJE 7.
Načelo transparentnosti
Članak 20.
Privremena objava proračuna
(Članak 34. Financijske uredbe)
Što je prije moguće, a najkasnije četiri tjedna nakon konačnog donošenja proračuna, konačni detaljni iznosi proračuna objavljuju se, na inicijativu Komisije, na svim jezicima na internetskim stranicama institucija, do službene objave u Službenom listu Europske Unije.
Članak 21.
Objava podataka o vrijednostima i primateljima sredstava Unije
(Članak 35. Financijske uredbe)
1. Podaci o primateljima sredstava Unije koja su dodijeljena u sklopu izravnog upravljanja objavljuju se na internetskoj stranici institucija Unije najkasnije do 30 lipnja. godine koja slijedi nakon financijske godine u kojoj su dodijeljena sredstva.
Osim objave iz prvog podstavka podaci se mogu objaviti i prema standardiziranom načinu prikazivanja preko drugog prikladnog medija.
2. Osim ako nije drukčije predviđeno u ovoj Uredbi i sektorskim pravilima, sljedeći podaci se objavljuju uzimajući u obzir kriterije utvrđene u članku 35. stavku 3. Financijske uredbe:
(a)
ime primatelja;
(b)
mjesto primatelja;
(c)
dodijeljeni iznos;
(d)
priroda i svrha mjere.
Za potrebe točke (b) izraz „mjesto” znači:
i.
adresa primatelja, ako je primatelj pravna osoba;
ii.
regija na razini NUTS 2, ako je primatelj fizička osoba.
U vezi s osobnim podacima koji se odnose na fizičke osobe, objavljeni podaci uklanjaju se dvije godine nakon kraja financijske godine u kojoj su sredstva dodijeljena. To se primjenjuje i na osobne podatke koji se odnose na pravne osobe kod kojih se u službenom nazivu spominje jedna fizička osoba ili više njih.
3. Podaci iz stavka 2. objavljuju se samo za nagrade, bespovratna sredstva i ugovore koji su sklopljeni nakon natječaja ili postupaka za dodjelu bespovratnih sredstava odnosno postupaka javne nabave. Podaci se ne objavljuju za:
(a)
stipendije isplaćene fizičkim osobama i druge izravne potpore koje se isplaćuju fizičkim osobama u najvećoj nuždi iz članka 125. stavka 4. točke (c) Financijske uredbe;
(b)
ugovore čija je vrijednost niža od iznosa iz članka 137. stavka 2. ove Uredbe.
4. Od objave se odustaje ako bi se njome mogla ugroziti prava i slobode dotičnih pojedinaca koja su zaštićena Poveljom o temeljnim pravima Europske unije ili ako bi se naštetilo komercijalnim interesima primatelja.
Članak 22.
Povezanost s objavom podataka o primateljima sredstava Unije koja su dodijeljena u sklopu neizravnog upravljanja
(Članak 35. Financijske uredbe)
Kada je upravljanje sredstvima Unije delegirano tijelima iz članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe, sporazumima o delegiranju zahtijeva se da ta tijela kojima je povjereno upravljanje sredstvima na svojoj internetskoj stranici objave podatke iz stavaka 2. i 3. članka 21. prema standardiziranom načinu prikazivanja.
Na internetskoj stranici institucija Unije navodi se najmanje adresa internetske stranice na kojoj se mogu pronaći ti podaci, ako oni nisu izravno objavljeni na za to namijenjenom mjestu na internetskoj stranici institucija Unije.
Osim objave iz prvog podstavka podaci se mogu objaviti prema standardiziranom načinu prikazivanja preko drugog prikladnog medija.
Stavci od 2. do 4. članka 21. odnose se na objavu iz prvog stavka ovog članka.
GLAVA III.
DONOŠENJE I STRUKTURA PRORAČUNA
Članak 23.
Financijsko programiranje
(Članak 38. Financijske uredbe)
Financijsko programiranje iz članka 38. Financijske uredbe strukturirano je prema kategorijama rashoda, područjima politike i proračunskim linijama. Ukupno financijsko programiranje obuhvaća sve kategorije rashoda osim poljoprivrede, kohezijske politike i administracije, za koje se dostavljaju samo sažeti podaci.
Članak 24.
Nacrti izmjene proračuna
(Članak 41. stavak 1. Financijske uredbe)
Nacrti izmjene proračuna popraćeni su izvještajima o razlozima i informacijama o izvršenju proračuna za prethodnu i tekuću financijsku godinu koje su dostupne u vrijeme pripreme izmjene proračuna.
Članak 25.
Proračunska nomenklatura
(Članak 44. Financijske uredbe)
Proračunska nomenklatura je usklađena s načelima specifikacije, transparentnosti i dobrog financijskog upravljanja. Njome se osigurava jasnoća i transparentnost koje su potrebne za proračunski proces, olakšava utvrđivanje glavnih ciljeva koji proizlaze iz odgovarajućih pravnih osnova te se omogućavaju mogući odabiri političkih prioriteta i učinkovito i djelotvorno izvršavanje.
Članak 26.
Stvarni rashodi u zadnjoj financijskoj godini za koju je pripremljen završni račun
(Članak 49. stavak 1. točka (a) podtočka v. Financijske uredbe)
Za potrebe donošenja proračuna stvarni rashodi u zadnjoj financijskoj godini za koju je pripremljen završni račun utvrđuju se na sljedeći način:
(a)
u preuzetim obvezama: preuzete obveze knjižene tijekom financijske godine u odnosu na odobrena sredstva za tu financijsku godinu, kako je određeno u članku 3.;
(b)
u plaćanjima: plaćanja izvršena u financijskoj godini, odnosno, za koje je poslan nalog za plaćanje u banku, u odnosu na odobrena sredstva za tu financijsku godinu, kako je određeno u članku 3.
Članak 27.
Primjedbe uz proračun
(Članak 49. stavak 1. točka (a) podtočka vi. Financijske uredbe)
Primjedbe uz proračun uključuju:
(a)
upućivanja na temeljni akt, ako postoji;
(b)
sva odgovarajuća obrazloženja u vezi s prirodom i svrhom odobrenih sredstava.
Članak 28.
Plan radnih mjesta
(Članak 49. stavak 1. točka (c) podtočka i. Financijske uredbe)
Osoblje u Agenciji za opskrbu prikazuje se posebno u planu radnih mjesta Komisije.
GLAVA IV.
IZVRŠENJE PRORAČUNA
POGLAVLJE 1.
Opće odredbe
Članak 29.
Informacije o prijenosu osobnih podataka za potrebe revizije
(Članak 53. Financijske uredbe)
Potencijalni korisnici, natjecatelji, ponuditelji i sudionici se u svim pozivima u kontekstu bespovratnih sredstava, javne nabave ili nagrada u sklopu izravnog upravljanja, u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (10), obavješćuju da s ciljem zaštite financijskih interesa Unije njihovi osobni podaci mogu biti proslijeđeni službama unutarnje revizije, Europskom revizorskom sudu, povjerenstvu za financijske nepravilnosti ili Europskom uredu za borbu protiv prijevara (dalje u tekstu: „OLAF”) te između dužnosnika za ovjeravanje Komisije i izvršnih agencija.
Članak 30.
Pripremne mjere u području zajedničke vanjske i sigurnosne politike
(Članak 54. stavak 2. točka (c) Financijske uredbe)
Financiranje mjera usuglašenih od strane Vijeća za pripremu operacija Unije za upravljanje krizama u skladu s glavom V. Ugovora o Europskoj uniji pokriva povećane troškove koji izravno nastaju slanjem na teren misije ili tima, uključujući, između ostalog, osoblje institucija Unije, te obuhvaćaju osiguranje od visokog rizika, putne troškove, troškove smještaja i dnevnica.
Članak 31.
Posebne ovlasti Komisije na temelju Ugovora
(Članak 54. stavak 2. točka (d) Financijske uredbe)
1. Članci Ugovora o funkcioniranju Europske unije (dalje u tekstu: „UFEU”) kojima se izravno dodjeljuju posebne ovlasti Komisiji su:
(a)
članak 154. (socijalni dijalog);
(b)
članak 156. (studije, mišljenja i savjetovanja o socijalnim pitanjima);
(c)
članci 159. i 161. (posebna izvješća o socijalnim pitanjima);
(d)
članak 168. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi sa zaštitom zdravlja);
(e)
članak 171. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s transeuropskim mrežama);
(f)
članak 173. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s industrijom);
(g)
članak 175. drugi podstavak (izvješće o napretku u ostvarivanju ekonomske, socijalne i teritorijalne kohezije);
(h)
članak 181. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s istraživanjem i tehnološkim razvojem);
(i)
članak 190. (izvješće o istraživanju i tehnološkom razvoju);
(j)
članak 210. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s politikama za razvoj suradnje);
(k)
članak 214. stavak 6. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s mjerama humanitarne pomoći).
2. Članci Ugovora o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju (dalje u tekstu: „Ugovor o Euratomu”) kojima se izravno dodjeljuju posebne ovlasti Komisiji su:
(a)
članak 70. (financijska potpora u granicama koje su utvrđene proračunom za programe geoloških istraživanja na državnim područjima država članica);
(b)
članci od 77. do 85.
3. Prilikom predstavljanja nacrta proračuna, popisi iz stavaka 1. i 2. mogu se dopuniti daljnjim pojedinostima, uz naznaku predmetnih članaka i uključenih iznosa.
Članak 32.
Radnje koje bi mogle predstavljati sukob interesa i postupak
(Članak 57. Financijske uredbe)
1. Radnje na koje bi mogao utjecati sukob interesa u smislu članka 57. stavka 2. Financijske uredbe mogu, između ostalog, imati jedan od sljedećih oblika, ne dovodeći u pitanje njihovu kvalifikaciju kao nezakonitih aktivnosti iz članka 141.:
(a)
odobravanje neopravdanih izravnih ili neizravnih pogodnosti samom sebi ili drugima;
(b)
odbijanje da se korisniku dodijele prava ili pogodnosti na koje korisnik ima pravo;
(c)
izvršenje nezakonitih ili protupravnih radnji ili propuštanje izvršenja obveznih radnji.
Druge radnje na koje bi mogao utjecati sukob interesa su radnje koje mogu narušiti nepristrano i objektivno obavljanje dužnosti određene osobe kao što su, između ostalog, sudjelovanje u komisiji za evaluaciju za postupak javne nabave ili dodjele bespovratnih sredstava kada osoba može, izravno ili neizravno, ostvariti financijske koristi od rezultata tih postupaka.
2. Smatra se da postoji sukob interesa ako je podnositelj zahtjeva, natjecatelj ili ponuditelj član osoblja na koje se odnosi Pravilnik o osoblju, osim ako je njegovo sudjelovanje u postupku unaprijed odobreno od strane nadređene osobe.
3. U slučaju sukoba interesa dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti poduzima odgovarajuće mjere kako bi se izbjegao nedopušteni utjecaj dotične osobe na taj proces ili postupak.
POGLAVLJE 2.
Načini izvršenja
Odjeljak 1.
Opće odredbe
Članak 33.
Način upravljanja
(Članak 58. Financijske uredbe)
Računovodstvenim sustavom Komisije određuje se način upravljanja i, u sklopu svakog načina upravljanja, vrsta subjekta ili osobe iz članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna.
Što se tiče izravnog upravljanja od strane Komisije u skladu s člankom 58. stavkom 1. točkom (a) Financijske uredbe, računovodstvenim sustavom razlikuje se upravljanje od strane sljedećih:
(a)
službi Komisije;
(b)
izvršnih agencija;
(c)
šefova delegacija Unije;
(d)
uzajamnih fondova iz članka 187. Financijske uredbe.
Odjeljak 2.
Izravno upravljanje
Članak 34.
Izravno upravljanje
(Članak 58. stavak 1. točka (a) Financijske uredbe)
Kada Komisija izvršava proračun izravno u svojim službama, zadaće izvršenja obavljaju financijski izvršitelji u smislu članaka od 64. do 75. Financijske uredbe i u skladu s uvjetima utvrđenim u ovoj Uredbi.
Članak 35.
Izvršenje ovlasti delegiranih izvršnim agencijama
(Članak 58. stavak 1. točka (a) i članak 62. Financijske uredbe)
1. Odlukama o delegiranju ovlasti ovlašćuju se izvršne agencije kao dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti za izvršavanje odobrenih sredstava u vezi s programom Unije koji im je povjeren na upravljanje.
2. Instrument Komisije o delegiranju ovlasti sadrži barem odredbe navedene u točkama od (a) do (d) članka 40. Formalni prihvat instrumenta u ime izvršne agencije pisanim putem daje njezin direktor.
Članak 36.
Poštovanje pravila o javnoj nabavi
(Članak 63. Financijske uredbe)
Kada Komisija povjerava zadaće privatnim tijelima iz članka 63. stavka 2. Financijske uredbe, ona s njima sklapa ugovor u skladu s glavom V. dijela prvog i poglavljem III. glave IV. dijela drugog Financijske uredbe.
Odjeljak 3.
Podijeljeno upravljanje s državama članicama
Članak 37.
Posebne odredbe o podijeljenom upravljanju s državama članicama - mjere za promicanje najboljih praksi
(Članak 59. Financijske uredbe)
Komisija sastavlja registar tijela odgovornih za upravljanje, ovjeravanje i reviziju na temelju posebnih sektorskih propisa.
Kako bi se promicale najbolje prakse u provedbi strukturnih fondova, Kohezijskog fonda, Europskog poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj, Europskog fonda za jamstva u poljoprivredi i Europskog fonda za ribarstvo, Komisija za informaciju tijelima koja su odgovorna za upravljanje i kontrolu stavlja na raspolaganje metodološki priručnik u kojem određuje vlastitu strategiju kontrole i pristup, uključujući kontrolne popise, te utvrđene primjere najboljih praksi. Priručnik se ažurira kadgod se to pokaže potrebnim.
Odjeljak 4.
Neizravno upravljanje
Članak 38.
Istovjetnost sustava, pravila i postupaka u neizravnom upravljanju
(Članak 60. Financijske uredbe)
1. Komisija može prihvatiti da su pravila i postupci javne nabave istovjetni njezinima ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:
(a)
usklađeni su s načelom velike konkurencije među ponuditeljima kako bi se dobila najbolja vrijednost za novac, a pregovarački postupci ograničeni su na razumne iznose ili su valjano utemeljeni;
(b)
njima se osigurava transparentnost s odgovarajućom ex ante objavom, posebno poziva za podnošenje ponuda, i odgovarajuća ex post objava izvoditelja;
(c)
njima se osiguravaju jednako postupanje, proporcionalnost i nediskriminacija;
(d)
njima se sprečavaju sukobi interesa tijekom cijelog postupka javne nabave.
Nacionalno pravo država članica ili trećih zemalja kojim se prenosi Direktiva 2004/18/EZ smatra se istovjetnim pravilima koja primjenjuju institucije u skladu s Financijskom uredbom.
2. Komisija može prihvatiti da su pravila i postupci odobravanja bespovratnih sredstava istovjetni njezinima ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:
(a)
oni su usklađeni s načelima proporcionalnosti, dobrog financijskog upravljanja, jednakog postupanja i nediskriminacije;
(b)
njima se osigurava transparentnost s odgovarajućom objavom poziva za podnošenje prijedloga, pri čemu su postupci izravne dodjele ograničeni na razumne iznose ili su valjano utemeljeni, i s odgovarajućom ex post objavom korisnika, pri čemu se u obzir uzima načelo proporcionalnosti;
(c)
njima se sprečavaju sukobi interesa tijekom cijelog postupka dodjele bespovratnih sredstava;
(d)
njima se osigurava da bespovratna sredstva ne mogu biti kumulativna ni dodijeljena unatrag te da, u pravilu, moraju uključivati sufinanciranje i ne smiju imati svrhu ni učinak ostvarivanja dobiti za korisnika.
3. Komisija može prihvatiti da se računovodstvenim sustavima i sustavima unutarnje kontrole koje primjenjuju subjekti i osobe kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna u ime Komisije osiguravaju istovjetne razine zaštite financijskih interesa Unije i da se njima realno osiguravaju ciljevi upravljanja ako su usklađeni s načelima utvrđenima u članku 32. Financijske uredbe.
Članak 39.
Ex ante ocjena pravila i postupaka subjekata i osoba u neizravnom upravljanju
(Članak 61. stavak 1. Financijske uredbe)
Za potrebe ex ante ocjene na temelju članka 61. stavka 1. Financijske uredbe, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može se pouzdati u ex ante ocjenu drugog dužnosnika za ovjeravanje, pod uvjetom da su njihovi zaključci relevantni za posebne rizike zadaća koje se povjeravaju, a posebno za njihovu narav i obuhvaćene iznose.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može se pouzdati u ex ante ocjenu drugih donatora ako je ta ocjena provedena imajući u vidu uvjete koji su istovjetni uvjetima za neizravno upravljanje iz članka 60. Financijske uredbe
Članak 40.
Sadržaj sporazuma kojim se zadaće izvršenja proračuna povjeravaju subjektima i osobama
(Članak 61. stavak 3. Financijske uredbe)
Sporazumi o delegiranju sadrže detaljne odredbe kojima se osigurava zaštita financijskih interesa Unije i transparentnost obavljenih poslova. Oni uključuju najmanje sljedeće:
(a)
jasnu definiciju dodijeljenih zadaća i njihovih ograničenja, posebno u vezi s izmjenama povjerenih zadaća, odricanjem od povrata dugovanja, upotrebom vraćenih ili neiskorištenih sredstava;
(b)
uvjete i detaljne odredbe za izvršavanje zadaća, odgovornosti i organizaciju kontrola koje je potrebno izvršiti, uključujući evaluaciju programa;
(c)
uvjete za plaćanje doprinosa Unije, uključujući nadoknadu troškova nastalih tijekom izvršenja, kao i naknadu subjektu kojem je povjerena zadaća izvršenja proračuna, zajedno s pravilima o tome koja je popratna dokumentacija potrebna za pravdanje plaćanja;
(d)
pravila za obavješćivanje Komisije o izvršavanju zadaća, očekivanim rezultatima, nepravilnostima koje su se pojavile i poduzetim mjerama, uvjetima pod kojima se plaćanja mogu suspendirati ili prekinuti kao i uvjete pod kojima se prekida izvršavanje zadaća;
(e)
datum do kojeg se sklapaju pojedinačni ugovori i sporazumi kojima se provodi sporazum o delegiranju, pri čemu taj datum mora biti primjeren prirodi povjerenih zadaća;
(f)
pravila o isključenju koja subjektu ili osobi omogućavaju da subjekte koji su u situacijama iz točaka (a), (b) i (e) članka 106. stavka 1. i točaka (a) i (b) članka 107. Financijske uredbe isključi iz sudjelovanja u postupcima javne nabave, dodjele bespovratnih sredstava ili nagrada ili iz mogućnosti da im se dodijele ugovori u javnoj nabavi, bespovratna sredstva ili nagrade;
(g)
detaljne odredbe za kontrolu koju obavlja Komisija, kao i odredbe kojima se Komisiji, OLAF-u i Revizorskom sudu daje pristup informacijama koje su im potrebne za izvršavanje njihovih dužnosti te ovlast provedbe revizija i istraga, uključujući provjere na licu mjesta;
(h)
mehanizme kojima se predviđa:
i.
obveza subjekta kojemu je povjerena zadaća izvršenja proračuna da bez odgađanja obavijesti Komisiju o svim prijevarama koje su se dogodile pri upravljanju sredstvima Unije i o poduzetim mjerama;
ii.
određivanje kontaktne točke koja ima odgovarajuće ovlasti da izravno surađuje s OLAF-om kako bi se olakšale njegove operativne aktivnosti;
(i)
uvjete koji uređuju korištenje bankovnih računa i uprihodovanih kamata predviđenih u članku 8. stavku 4. Financijske uredbe;
(j)
odredbe koje osiguravaju vidljivost djelovanja Unije u odnosu na druge aktivnosti tijela.
Članak 41.
Izjava o upravljanju i izvještaj o usklađenosti
(Članak 60. stavak 5. Financijske uredbe)
U slučaju mjera koje završavaju prije kraja dotične financijske godine, završno izvješće subjekta ili osobe kojoj je povjereno izvršavanje te mjere može zamijeniti izjavu o upravljanju iz članka 60. stavka 5. točke (b) Financijske uredbe, pod uvjetom da je podneseno prije 15. veljače godine koja slijedi nakon dotične financijske godine.
Ako međunarodne organizacije i treće zemlje provode mjere koje nisu višegodišnje i ograničene su na 18 mjeseci, izvještaj o usklađenosti iz članka 60. stavka 5. Financijske uredbe može se uključiti u završno izvješće.
Članak 42.
Postupci ispitivanja i prihvaćanja financijskih izvještaja i postupci za isključivanje iz financiranja Unije rashoda koji čine povredu pravila koja se primjenjuju u neizravnom upravljanju
(Članak 60. stavak 6. točke (b) i (c) Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe sadržane u sektorskim pravilima, postupci iz točaka (b) i (c) članka 60. stavka 6. Financijske uredbe uključuju:
(a)
pregled dokumentacije i, kada je to primjereno, provjere na licu mjesta koje obavlja Komisija;
(b)
određivanje iznosa rashoda koje Komisija priznaje prihvaćenim, kada je to potrebno na temelju kontradiktornog postupka s tijelima te nakon što su ta tijela o tome obaviještena;
(c)
prema potrebi, izračun financijskih ispravaka od strane Komisije;
(d)
povrat Komisiji ili njezino plaćanje preostalog iznosa koji proizlazi iz razlike između priznatog rashoda i iznosa već uplaćenih tijelima.
Za potrebe točke (d) prvog podstavka Komisija naplaćuje dospjele iznose po mogućnosti preko prijeboja navedenog u članku 87.
2. Kada su zadaće izvršenja proračuna povjerene subjektu koji izvršava mjeru u koju je uključeno više donatora, postupci iz točaka (b) i (c) članka 60. stavka 6. Financijske uredbe sastoje se od provjere da je iznos koji odgovara iznosu koji je Komisija platila za dotičnu mjeru subjekt iskoristio za tu mjeru i da je rashod nastao u skladu s obvezama utvrđenima u sporazumu koji je potpisan s tim subjektom.
Za potrebe ove Uredbe mjera u koju je uključeno više donatora znači svaka mjera u kojoj su sredstva Unije prikupljena zajedno sa sredstvima barem još jednog donatora.
Članak 43.
Posebne odredbe za neizravno upravljanje s međunarodnim organizacijama
(Članak 58. stavak 1. točka (c) podtočka ii. i članak 188. Financijske uredbe)
1. Međunarodne organizacije iz podtočke ii. članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe su:
(a)
međunarodne organizacije javnog sektora koje su osnovane na temelju međuvladinih sporazuma i specijalizirane agencije koje su osnovale takve organizacije;
(b)
Međunarodni odbor Crvenog križa;
(c)
Međunarodna federacija nacionalnih društava Crvenog križa i Crvenog polumjeseca;
(d)
ostale neprofitne organizacije koje su odlukom Komisije svrstane u međunarodne organizacije.
2. Kada Komisija izvršava proračun neizravnim upravljanjem s međunarodnim organizacijama, primjenjuju se sporazumi o provjeri zaključeni s tim međunarodnim organizacijama.
Članak 44.
Određivanje tijela javnog prava ili tijela uređenih privatnim pravom koja pružaju javne usluge
(Članak 58. stavak 1. točka (c) podtočke v. i vi. Financijske uredbe)
1. Na tijela javnog prava ili tijela uređena privatnim pravom koja pružaju javne usluge primjenjuje se pravo države članice ili zemlje u kojoj su osnovana.
2. U slučajevima upravljanja putem mreže, koje zahtijeva da dotična država članica ili zemlja imenuje barem jedno tijelo ili subjekt, to tijelo ili subjekt određuje dotična država članica ili zemlja u skladu s temeljnim aktom.
U svim ostalim slučajevima, Komisija određuje takva tijela ili subjekte u dogovoru s dotičnim državama članicama ili zemljama.
POGLAVLJE 3.
Financijski izvršitelji
Odjeljak 1.
Prava i obveze financijskih izvršitelja
Članak 45.
Prava i obveze financijskih izvršitelja
(Članak 64. Financijske uredbe)
1. Svaka institucija osigurava financijskom izvršitelju potrebna sredstva za izvršavanje dužnosti i dokument koji detaljno opisuje njegove zadaće, prava i obveze.
2. Šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s člankom 56. stavkom 2. Financijske uredbe podliježu dokumentu koji osigurava Komisija za izvršavanje zadaća financijskog upravljanja koje su im dalje delegirane.
Odjeljak 2.
Dužnosnik za ovjeravanje
Članak 46.
Pomoć dužnosnicima za ovjeravanje na osnovi delegiranja i daljnjeg delegiranja ovlasti
(Članak 65. Financijske uredbe)
Odgovornom dužnosniku za ovjeravanje pri obavljanju dužnosti može pomagati osoblje koje je, pod njegovom odgovornošću, zaduženo za određene radnje potrebne za izvršenje proračuna i financijsko izvještavanje te izvješćivanje o upravljanju. Kako bi se spriječio svaki sukob interesa, osoblje koje pomaže dužnosnicima za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti podliježe obvezama iz članka 57. Financijske uredbe.
Šefovima delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s drugim podstavkom stavka 2. članka 56. Financijske uredbe može u njihovim dužnostima pomagati osoblje Komisije.
Članak 47.
Interni propisi o delegiranju zadaća
(Članak 65. Financijske uredbe)
U skladu s Financijskom uredbom i ovom Uredbom, svaka institucija određuje u svojim internim pravilima mjere za upravljanje odobrenim sredstvima za koje smatra da su potrebne za pravilno izvršavanje njezinog odjeljka proračuna.
Šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s drugim podstavkom stavka 2. članka 56. Financijske uredbe podliježu internim pravilima Komisije za izvršavanje zadaća financijskog upravljanja koje su im dalje delegirane.
Članak 48.
Popratna dokumentacija koju čuvaju dužnosnici za ovjeravanje
(Članak 66. stavak 2. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje uspostavlja sustave na papiru ili elektroničke sustave za čuvanje izvorne popratne dokumentacije koja se odnosi na izvršavanje proračuna i mjere za izvršenje proračuna ili koja se priprema nakon završetka izvršenja proračuna ili mjera za izvršenje proračuna. Ti sustavi predviđaju:
(a)
da su takvi dokumenti numerirani;
(b)
da su takvi dokumenti datirani;
(c)
da se evidencije koje mogu imati računalnu podršku vode tako da označuju točnu lokaciju takvih dokumenata;
(d)
da se takvi dokumenti čuvaju najmanje pet godina od datuma kada Europski parlament da razrješnicu za financijsku godinu na koju se dokumenti odnose;
(e)
čuvanje dokumenata o jamstvima za pretfinanciranje za institucije i vođenje dnevnika koji omogućuje da se takva jamstva primjereno nadziru.
Dokumenti u vezi s radnjama koje nisu završene čuvaju se na duži rok od onog utvrđenog u točki (d) prvog podstavka, odnosno, do kraja godine koja slijedi nakon godine kada su navedene radnje završene.
Osobni podaci iz popratne dokumentacije brišu se u slučajevima kada oni nisu potrebni za davanje razrješnice proračuna, kontrolu i reviziju. Članak 37. stavak 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001 primjenjuje se na pohranu podataka o prometu.
Članak 49.
Ex ante i ex post kontrole
(Članak 66. stavci 5. i 6. Financijske uredbe)
1. Podrazumijeva se da pokretanje operacije uključuje sve operacije koje uobičajeno provodi osoblje iz članka 46. radi pripreme donošenja akata za izvršenje proračuna, koje donosi odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.
2. Podrazumijeva se da ex ante provjera operacije uključuje sve ex ante kontrole koje uspostavi odgovorni dužnosnik za ovjeravanje radi provjere poslovnih i financijskih aspekata.
3. Ex ante kontrolama provjerava se usklađenost između zahtijevane popratne dokumentacije i svih ostalih raspoloživih informacija.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje određuje opseg ex ante kontrola u smislu učestalosti i temeljitosti, a pri tom uzima u obzir pitanja povezana s rizicima i isplativošću. U slučaju sumnje, dužnosnik za ovjeravanje koji je odgovoran za potvrđivanje dotičnog plaćanja traži dodatne informacije ili u sklopu ex ante kontrole obavlja kontrolu na licu mjesta kako bi dobio razumno osiguranje.
Svrha ex ante kontrola je osigurati da:
(a)
rashodi i prihodi budu ispravni i u skladu s mjerodavnim odredbama, posebno onima o proračunu i odgovarajućim propisima te svim aktima usvojenim za provedbu Ugovora ili propisa i, prema potrebi, uvjetima ugovorâ;
(b)
se primjenjuje načelo dobrog financijskog upravljanja iz poglavlja 7. glave II. prvog dijela Financijske uredbe.
Za potrebe kontrola, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može smatrati niz sličnih pojedinačnih transakcija u vezi s rutinskim rashodima za plaće, mirovine, naknade za putne troškove i troškove zdravstvene zaštite kao jednu transakciju.
4. Ex post kontrole mogu se obaviti na temelju dokumenata i, ako je to primjereno, na licu mjesta.
Ex post kontrolama provjerava se provode li se postupci koji se financiraju iz proračuna ispravno, a posebno poštuju li se kriteriji iz stavka 3.
Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti preispituje ishode ex post kontrola najmanje jednom godišnje kako bi utvrdio sva potencijalna sistemska pitanja. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti poduzima mjere da riješi ta pitanja.
Analiza rizika iz članka 66. stavka 6. Financijske uredbe preispituje se s obzirom na rezultate kontrola i ostalih relevantnih informacija.
U slučaju višegodišnjih programa dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti uspostavlja višegodišnju strategiju kontrole kojom se određuju priroda i opseg kontrola tijekom razdoblja i način na koji se rezultati mjere u odnosu na prethodnu godinu za godišnje davanje osiguranja.
Članak 50.
Kodeks profesionalnih standarda
(Članak 66. stavak 7. i članak 73. stavak 5. Financijske uredbe)
1. Osoblje odgovorno za provjeru financijskih radnji koje određuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje bira se na temelju znanja, vještina i određene osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom, ili onim stečenim na temelju odgovarajućeg programa izobrazbe.
2. Svaka institucija donosi kodeks profesionalnih standarda koji u vezi s poslovima unutarnje kontrole određuje:
(a)
stupanj osposobljenosti na stručnom i financijskom području koji se traži za osoblje iz stavka 1.;
(b)
obvezu da se takvo osoblje neprekidno usavršava;
(c)
dodijeljene funkcije, uloge i zadaće;
(d)
pravila ponašanja, posebno etičke standarde i standarde integriteta te dužnost njihova pridržavanja, kao i prava koja imaju.
3. Šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s drugim podstavkom stavka 2. članka 56. Financijske uredbe podliježu kodeksu profesionalnih standarda Komisije iz stavka 2. ovog članka za izvršavanje zadaća financijskog upravljanja koje su im dalje delegirane.
4. Svaka institucija uspostavlja odgovarajuće strukture kako bi službama za ovjeravanje prenijela odgovarajuće informacije o standardima kontrole te metodama i tehnikama koje su na raspolaganju u tu svrhu, a koje se periodički ažuriraju.
Članak 51.
Nepoduzimanje radnji od strane dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti
(Članak 66. stavak 8. Financijske uredbe)
Nepoduzimanje radnji od strane dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti iz članka 66. stavka 8. Financijske uredbe znači da u razumnom roku nema nikakvog odgovora s obzirom na okolnosti slučaja, a u svakom slučaju, u roku od najviše mjesec dana.
Članak 52.
Slanje financijskih i upravljačkih informacija računovodstvenom službeniku
(Članak 66. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti šalje računovodstvenom službeniku financijske i upravljačke informacije potrebne za obavljanje dužnosti računovodstvenog službenika u skladu s pravilima koja je računovodstveni službenik donio.
Dužnosnik za ovjeravanje redovito, a barem prije zaključenja financijskih izvještaja, obavješćuje računovodstvenog službenika o relevantnim financijskim podacima o fiducijarnim bankovnim računima kako bi upotreba sredstava Unije bila odražena u financijskim izvještajima Unije.
Članak 53.
Izvješće o pregovaračkim postupcima
(Članak 66. Financijske uredbe)
Dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti za svaku financijsku godinu pripremaju izvješće o ugovorima sklopljenima na temelju pregovaračkog postupka iz članka 134. stavka 1. točaka od (a) do (g), članka 135. stavka 1. točaka od (a) do (d), članka 266., članka 268. i članka 270. ove Uredbe. Ako se udio pregovaračkih postupaka u odnosu na broj ugovora koje sklopi isti dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti znatno poveća u odnosu na ranije godine ili ako je taj udio znatno veći od prosjeka institucije, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje podnosi izvješće instituciji navodeći sve mjere koju su poduzete kako bi se taj trend promijenio. Svaka institucija šalje Europskom parlamentu i Vijeću izvješće o pregovaračkim postupcima. U slučaju Komisije, to se izvješće prilaže sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 66. stavka 9. Financijske uredbe.
Odjeljak 3.
Računovodstveni službenik
Članak 54.
Imenovanje računovodstvenog službenika
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. Svaka institucija imenuje računovodstvenog službenika između dužnosnika na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju za dužnosnike Europske unije.
Institucija odabire računovodstvenog službenika na temelju njegove posebne osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom.
2. Dvije ili više institucija ili tijela mogu imenovati istog računovodstvenog službenika.
U tom slučaju oni donose potrebne mjere kako bi se izbjegao sukob interesa.
Članak 55.
Prestanak dužnosti računovodstvenog službenika
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. U slučaju prestanka dužnosti računovodstvenog službenika bez odgađanja se sastavlja bruto bilanca.
2. Računovodstveni službenik kojem prestaju dužnosti ili, ako to nije moguće, službena osoba iz njegove službe novom računovodstvenom službeniku dostavlja bruto bilancu kojoj je priloženo i izvješće o primopredaji.
Novi računovodstveni službenik potpisuje bruto bilancu u znak primitka u roku od jednog mjeseca od datuma slanja te može izraziti rezerve.
Izvješće o primopredaji također sadrži rezultat bruto bilance i sve izražene rezerve.
3. Svaka institucija ili tijelo iz članka 208. Financijske uredbe obavješćuje Europski parlament, Vijeće i računovodstvenog službenika Komisije u roku od dva tjedana o imenovanju ili prestanku dužnosti svojeg računovodstvenog službenika.
Članak 56.
Potvrđivanje računovodstvenog sustava i sustava popisa imovine
(Članak 68. Financijske uredbe)
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje računovodstvenog službenika o svim kretanjima ili značajnim izmjenama sustava financijskog upravljanja, sustava popisa imovine ili sustava za vrednovanje imovine i obveza ako se tim sustavom osiguravaju podaci za računovodstvo institucije ili se on upotrebljava za obrazloženje podataka o tom računovodstvu tako da računovodstveni službenik može provjeriti usklađenost s kriterijima potvrđivanja.
Računovodstveni službenik može u svakom trenutku preispitati prethodno potvrđeni sustav financijskog upravljanja. Ako računovodstveni službenik ne potvrđuje ili više ne potvrđuje sustav financijskog upravljanja koji je uspostavio dužnosnik za ovjeravanje, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje oblikuje akcijski plan kako bi pravodobno ispravio slabosti zbog kojih je odbijeno potvrđivanje sustava.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje odgovoran je za potpunost informacija koje se dostavljaju računovodstvenom službeniku.
Članak 57.
Upravljanje riznicom
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. Računovodstveni službenik osigurava da njegova institucija raspolaže dostatnim sredstvima za pokrivanje potreba za gotovinom u izvršavanju proračuna.
2. Za potrebe stavka 1. računovodstveni službenik uspostavlja sustave za gotovinsko poslovanje koji mu omogućuju da izrađuje predviđanja novčanog toka.
3. Računovodstveni službenik Komisije razdjeljuje raspoloživa sredstva u skladu s Uredbom (EZ, Euratom) br. 1150/2000.
Članak 58.
Vođenje bankovnih računa
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. Za potrebe upravljanja riznicom računovodstveni službenik može otvoriti račune na ime institucije kod financijskih institucija ili nacionalnih središnjih banaka, ili dati da se takvi računi otvore. U opravdanim slučajevima računovodstveni službenik može otvoriti račune i u drugim valutama koje nisu euro.
2. Računovodstveni službenik odgovoran je za zatvaranje računa iz stavka 1. ili za osiguranje zatvaranja tih računa.
3. Računovodstveni službenik utvrđuje s financijskim institucijama uvjete vođenja računa iz stavka 1. u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, učinkovitosti i konkurentnog nadmetanja.
4. Računovodstveni službenik ponovno provodi postupak konkurentnog nadmetanja najmanje svakih pet godina između financijskih institucija kod kojih bi mogli biti otvoreni računi u skladu sa stavkom 1.
Ako to dopuštaju uvjeti lokalnih banaka, za bankovne račune povezane s knjigama blagajne, koji su otvoreni kod financijskih institucija izvan Unije, redovito se provode analize konkurentnih uvjeta kod različitih banaka. Te se analize provode najmanje svakih pet godina na inicijativu imatelja knjige blagajne koji nakon toga računovodstvenom službeniku podnosi obrazloženi prijedlog za odabir banke na razdoblje koje nije dulje od pet godina.
5. Računovodstveni službenik vodi brigu o striktnom poštovanju uvjeta vođenja računa otvorenih kod financijskih institucija u skladu sa stavkom 1.
Za bankovne račune povezane s knjigama blagajne, koji su otvoreni kod financijskih institucija izvan Unije, imatelj knjige blagajne preuzima tu odgovornost uzimajući u obzir mjerodavno zakonodavstvo u zemlji u kojoj imatelj izvršava svoj mandat.
6. Računovodstveni službenik Komisije obavješćuje računovodstvene službenike drugih institucija i tijela iz članka 208. Financijske uredbe o uvjetima vođenja računa otvorenih kod financijskih institucija. S tim uvjetima vođenja računa računovodstveni službenici drugih institucija i tijela iz članka 208. Financijske uredbe usklađuju uvjete vođenja računa koje oni otvaraju.
Članak 59.
Ovlast za potpisivanje
(Članak 68. Financijske uredbe)
Uvjeti za otvaranje, vođenje i korištenje računa predviđaju, ovisno o zahtjevima unutarnje kontrole, da čekove, virmanske naloge banke i sve druge poslove banke mora potpisati jedan valjano ovlašteni član osoblja ili više njih. Ručno potpisane naloge potpisuju najmanje dva valjano ovlaštena člana osoblja ili računovodstveni službenik osobno.
Za potrebe prvog podstavka, računovodstveni službenik svake institucije priopćava svim financijskim institucijama kod kojih predmetna institucija ima otvorene račune imena i primjerke potpisa ovlaštenih članova osoblja.
Članak 60.
Vođenje stanja po računima
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. Računovodstveni službenik osigurava da stanje na bankovnim računima predviđenim u članku 58. značajno ne odstupa od predviđanja novčanog toka iz članka 57. stavka 2. i u svakom slučaju:
(a)
da ni jedan od tih računa nema negativno stanje;
(b)
da se stanja na računima u drugim valutama povremeno preračunavaju u euro.
2. Računovodstveni službenik ne smije voditi sredstva na računima u drugim valutama tako da izazove velike gubitke za instituciju zbog tečajnih razlika.
Članak 61.
Prijenosi i radnje konverzije
(Članak 68. Financijske uredbe)
Ne dovodeći u pitanje članak 69., računovodstveni službenik izvršava prijenose između računa koje je otvorio na ime institucije kod financijskih institucija te obavlja radnje konverzije valuta.
Članak 62.
Načini plaćanja
(Članak 68. Financijske uredbe)
Plaćanja se izvršavaju virmanskim nalozima banke, čekovima ili, s knjiga blagajne, preko debitne kartice u skladu s člankom 67. stavkom 4.
Članak 63.
Dokumentacija pravnih osoba
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. Računovodstveni službenik može izvršiti plaćanje putem virmanskog naloga banke samo ako institucija u zajedničku datoteku unese podatke o bankovnom računu primatelja plaćanja, koji potvrđuju njegov identitet, ili bilo kakvu izmjenu.
Svi se navedeni unosi podataka o bankovnom računu primatelja plaćanja, njegovi pravni podaci ili izmjene navedenih podataka u datoteci obavljaju na temelju popratnog dokumenta čiji oblik utvrđuje računovodstveni službenik.
2. U namjeri da se plaćanje izvrši virmanskim nalogom banke, dužnosnici za ovjeravanje mogu unijeti preuzetu obvezu prema trećoj osobi u ime svoje institucije samo ako je ta treća osoba dostavila dokumentaciju potrebnu za unos u datoteku.
Dužnosnici za ovjeravanje obavješćuju računovodstvenog službenika o svim promjenama pravnih podataka i podataka o bankovnom računu koje im je priopćio primatelj plaćanja te provjeravaju jesu li ti podaci važeći prije izvršavanja plaćanja.
U vezi s pretpristupnom pomoći, pojedinačne preuzete obveze mogu se sklopiti s tijelima s javnim ovlastima u državama koje se prijavljuju za pristupanje Europskoj uniji bez prethodnog unosa u datoteku trećih osoba. U takvim slučajevima dužnosnik za ovjeravanje dužan je učiniti sve što je u njegovoj moći kako bi se takvi podaci što prije unijeli. Sporazumi moraju predvidjeti da je priopćenje podataka o bankovnom računu primatelja plaćanja Komisiji uvjet koji je potrebno ispuniti prije nego što se izvrši prvo plaćanje.
Članak 64.
Popratna dokumentacija koju čuva računovodstveni službenik
(Članak 68. Financijske uredbe)
Popratna dokumentacija za računovodstveni sustav i pripremu financijskih izvještaja iz članka 141. Financijske uredbe čuva se najmanje pet godina od datuma kada Europski parlament da razrješnicu za financijsku godinu na koju se dokumenti odnose.
Međutim, dokumenti u vezi s radnjama koje nisu završene čuvaju se na duži rok, odnosno, do kraja godine koja slijedi nakon godine kada su navedene radnje završene. Članak 37. stavak 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001 primjenjuje se na pohranu podataka o prometu.
Svaka institucija odlučuje u kojoj se službi čuva popratna dokumentacija.
Članak 65.
Osobe koje su ovlaštene za vođenje računovodstva
(Članak 69. Financijske uredbe)
Svaka institucija utvrđuje uvjete u skladu s kojima je osoblje, koje odredi i ovlasti za vođenje računovodstva u lokalnim jedinicama iz članka 72., ovlašteno priopćiti imena i deponirati potpise u lokalnim financijskim institucijama.
Odjeljak 4.
Blagajnik
Članak 66.
Uvjeti za korištenje knjiga blagajne
(Članak 70. Financijske uredbe)
1. Kada je zbog ograničenih predmetnih iznosa fizički nemoguće ili neučinkovito izvršiti plaćanja prema proračunskim postupcima, mogu se uspostaviti knjige blagajne za plaćanja takvih rashoda.
2. Blagajnik može na temelju detaljnog okvira utvrđenog u uputama odgovornog dužnosnika za ovjeravanje privremeno potvrditi i platiti rashode. Navedenim uputama se određuju pravila i uvjeti koji u skladu s kojima se izvršava privremeno potvrđivanje i plaćanje i, ako je primjereno, uvjeti za potpisivanje pravnih obveza u smislu članka 97. stavka 1. točke (e).
3. Uspostava knjige blagajne i imenovanje blagajnika podliježu odluci računovodstvenog službenika na temelju valjano obrazloženog prijedloga odgovornog dužnosnika za ovjeravanje. Tom odlukom se utvrđuju odgovarajuće odgovornosti i obveze blagajnika i dužnosnika za ovjeravanje.
Izmjena uvjeta poslovanja po knjizi blagajne također podliježe odluci računovodstvenog službenika na temelju valjano obrazloženog prijedloga odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.
4. U delegacijama Unije knjige blagajne uspostavljaju se za plaćanja rashoda iz odjeljka proračuna za Komisiju i odjeljka proračuna za Europsku službu za vanjsko djelovanje (dalje u tekstu: „ESVD”), čime se osigurava potpuna sljedivost rashoda.
Članak 67.
Uvjeti za otvaranje i plaćanje
(Članak 70. Financijske uredbe)
1. U odluci o uspostavi knjige blagajne i imenovanju blagajnika te u odluci o izmjeni uvjeta poslovanja po knjizi blagajne posebno se navodi:
(a)
najviši iznos kojeg je moguće odvojiti za blagajnu i njegova svrha;
(b)
je li potrebno u ime institucije otvoriti bankovni ili žiro račun;
(c)
vrsta i najviši iznos svake stavke rashoda koju blagajnik može isplatiti trećim osobama ili naplatiti od njih;
(d)
učestalost i postupak podnošenja popratne dokumentacije te pravila za njezino dostavljanje dužnosniku za ovjeravanje radi podmirenja;
(e)
postupak za osiguranje sredstava u blagajni;
(f)
da blagajničke transakcije dužnosnik za ovjeravanje obračunava najkasnije do završetka sljedećeg mjeseca, tako da je moguće uskladiti računovodstveno i bankovno stanje;
(g)
rok valjanosti ovlaštenja koje računovodstveni službenik daje blagajniku;
(h)
osobne podatke o imenovanom blagajniku.
2. U prijedlozima odluka o uspostavi knjiga blagajne odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:
(a)
da se prednost daje korištenju proračunskih postupaka kada postoji pristup središnjem računalnom računovodstvenom sustavu;
(b)
da se knjige blagajne koriste samo u opravdanim slučajevima.
Najviši iznos koji može isplatiti blagajnik, kada je izvršavanje plaćanja putem proračunskog postupka fizički nemoguće ili neučinkovito, ne smije prelaziti 60 000 EUR za svaku stavku rashoda.
3. Blagajnik može izvršiti plaćanja trećim osobama na temelju i u okviru ograničenja:
(a)
prethodnih proračunskih i pravnih obveza koje potpiše odgovorni dužnosnik za ovjeravanje;
(b)
pozitivnog stanja u knjizi blagajne u gotovini ili na bankovnim računima.
4. Blagajnička plaćanja mogu se izvršiti virmanskim nalozima banke, uključujući sustav izravnog terećenja iz članka 89. Financijske uredbe, čekovima ili drugim sredstvima plaćanja, uključujući debitne kartice, u skladu s uputama koje je utvrdio računovodstveni službenik.
5. Izvršena plaćanja popraćena su formalnim konačnim odlukama o potvrđivanju i/ili nalozima za plaćanje koje potpisuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.
Članak 68.
Odabir blagajnika
(Članak 70. Financijske uredbe)
Blagajnik se odabire među dužnosnicima ili, ako se pojavi potreba te samo u opravdanim slučajevima, među drugim članovima osoblja. Blagajnici se biraju na temelju njihova znanja, vještina i posebne stručne osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom, ili onim stečenim na temelju odgovarajućeg programa izobrazbe.
Članak 69.
Osiguravanje sredstava za knjige blagajne
(Članak 70. Financijske uredbe)
1. Računovodstveni službenik izvršava uplate, čime osigurava sredstva za knjige blagajne, i nadzire ih u pogledu otvaranja bankovnih računa i delegiranja potpisivanja i kontrola na licu mjesta i u centraliziranim računovodstvenim evidencijama. Računovodstveni službenik osigurava sredstva za knjige blagajne. Predujmovi se uplaćuju na račun banke otvoren za knjigu blagajne.
Sredstva za knjige blagajne također se mogu osigurati izravno iz raznih lokalnih prihoda koji proizlaze iz:
(a)
prodaje opreme;
(b)
publikacija;
(c)
raznih vraćanja;
(d)
kamata.
Plaćanja se određuju, u smislu rashoda, raznih ili namjenskih prihoda, u skladu s odlukom o uspostavi knjige blagajne iz članka 67. i odredbama Financijske uredbe. Dužnosnik za ovjeravanje oduzima predmetne iznose u trenutku naknadnog obnavljanja sredstava za iste knjige blagajne.
2. Blagajnik može prenositi sredstva između različitih bankovnih računa koji se odnose na istu knjigu blagajne, posebno da se izbjegnu negativne tečajne razlike.
Članak 70.
Provjere koje obavljaju dužnosnici za ovjeravanje i računovodstveni službenici
(Članak 70. Financijske uredbe)
1. Blagajnik vodi računovodstvenu evidenciju sredstava koja su mu na raspolaganju u gotovini i na bankovnim računima te o izvršenim plaćanjima i primljenim iznosima u skladu s pravilima i uputama računovodstvenog službenika. Izvještaji po tom računu moraju biti dostupni odgovornom dužnosniku za ovjeravanje u svakom trenutku te mu blagajnik dostavlja popis transakcija, koji sastavlja najmanje jednom mjesečno, sljedeći mjesec zajedno s popratnom dokumentacijom zbog obračuna u knjizi blagajne.
2. Računovodstveni službenik obavlja provjere, ili povjerava obavljanje provjere članu osoblja svoje službe ili službe za ovjeravanje koji je za to ovlašten, koje se u pravilu izvršavaju na licu mjesta i bez prethodne najave, kako bi se provjerilo postojanje sredstava koja su dodijeljena blagajniku i knjigovodstvu te da bi se provjerilo jesu li blagajničke transakcije obračunate u za to predviđenom roku. Računovodstveni službenik priopćava nalaze takvih provjera odgovornom dužnosniku za ovjeravanje.
Članak 71.
Postupak javne nabave
(Članak 70. Financijske uredbe)
Blagajnička plaćanja mogu se, u okviru granica utvrđenih u članku 137. stavku 3., sastojati od plaćanja troškova po fakturama, bez prethodnog prihvaćanja ponude.
Članak 72.
Uspostava knjiga blagajne
(Članak 70. Financijske uredbe)
Za plaćanja određenih kategorija rashoda, u skladu s člankom 70. Financijske uredbe uspostavlja se jedna ili više knjiga blagajne za svaku lokalnu jedinicu izvan Unije. Lokalna jedinica je na primjer delegacija, ured ili podružnica Unije u trećoj zemlji.
Odlukom o uspostavi takve knjige blagajne utvrđuju se i njezini uvjeti poslovanja u skladu s člankom 70. Financijske uredbe i na temelju posebnih potreba svake lokalne jedinice.
Članak 73.
Blagajnici i osobe ovlaštene za vođenje računovodstva u delegacijama Unije
(Članak 70. Financijske uredbe)
U izvanrednim okolnostima i kako bi se osigurao kontinuitet pružanja usluga, dužnosti blagajnika ESVD-a u delegacijama Unije može obavljati osoblje Komisije. Pod istim uvjetima, osoblje ESVD-a može biti određeno za blagajnike za Komisiju u delegacijama Unije.
U delegacijama Unije se pravila i uvjeti utvrđeni u prvom podstavku primjenjuju na imenovanje osoba koje je računovodstveni službenik ovlastio za obavljanje poslova banke.
POGLAVLJE 4.
Odgovornost financijskih izvršitelja
Odjeljak 1.
Opća pravila
Članak 74.
Tijela odgovorna za borbu protiv prijevara
(Članak 66. stavak 8. i članak 72. stavak 2. Financijske uredbe)
Podrazumijeva se da su tijela iz članka 66. stavka 8. i članka 72. stavka 2. Financijske uredbe, tijela određena na temelju Pravilnika o osoblju i odluka institucija Unije u vezi s uvjetima i načinom obavljanja internih istraga u vezi sa sprečavanjem prijevare, korupcije te drugih nezakonitih aktivnosti koje štete interesima Unije.
Odjeljak 2.
Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja i daljnjeg delegiranja ovlasti
Članak 75.
Financijske nepravilnosti
(Članak 66. stavak 7. i članak 73. stavak 6. Financijske uredbe)
Ne dovodeći u pitanje ovlasti OLAF-a, povjerenstvo za financijske nepravilnosti iz članka 29. (dalje u tekstu: „povjerenstvo”) nadležno je za sve povrede odredbi Financijske uredbe ili odredbi koje se odnose na financijsko upravljanje ili provjeru poslovanja, a koje proizlaze iz činjenja ili propusta člana osoblja.
Članak 76.
Povjerenstvo za financijske nepravilnosti
(Članak 66. stavak 7. i članak 73. stavak 6. Financijske uredbe)
1. Slučajeve financijskih nepravilnosti iz članka 75. ove Uredbe tijelo za imenovanje prosljeđuje povjerenstvu radi donošenja mišljenja iz drugog podstavka stavka 6. članka 73. Financijske uredbe.
Kada šefovi delegacija Unije djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s člankom 56. stavkom 2. Financijske uredbe, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može se izravno obratiti povjerenstvu radi donošenja mišljenja o slučajevima financijskih nepravilnosti iz članka 75. ove Uredbe.
Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti može uputiti predmet povjerenstvu ako smatra da je došlo do financijske nepravilnosti. Povjerenstvo donosi mišljenje ocjenjujući postojanje nepravilnosti u smislu članka 75., koliko su one ozbiljne i koje su njihove moguće posljedice. Ako analiza povjerenstva pokaže da je dotični predmet u nadležnosti OLAF-a, ono bez odgađanja prosljeđuje spis tijelu za imenovanje i o tome odmah obavješćuje OLAF.
Kada član osoblja izravno obavijesti povjerenstvo u skladu s člankom 66. stavkom 8. Financijske uredbe, povjerenstvo dostavlja spis tijelu za imenovanje i o tome obavješćuje člana osoblja. Tijelo za imenovanje može od povjerenstva zatražiti mišljenje o slučaju.
2. Institucija ili, u slučaju zajedničkog povjerenstva, institucije koje u njemu sudjeluju, ovisno o njihovoj unutarnjoj organizaciji, određuju načine djelovanja povjerenstva i njegov sastav, koji uključuje vanjskog sudionika s traženom osposobljenošću i stručnim iskustvom.
Članak 77.
Potvrda uputa
(Članak 73. stavak 3. Financijske uredbe)
1. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti koji primi obvezujuću uputu za koju smatra da je nepravilna ili da je u suprotnosti s načelima dobrog financijskog upravljanja, posebno jer se uputa ne može izvršiti sa sredstvima koja su mu dodijeljena, o tome pisanim putem obavješćuje nadležno tijelo od kojeg je primio delegiranje ili daljnje delegiranje ovlasti. Ako je uputa potvrđena pisanim putem i ta se potvrda primi pravodobno, a iz nje je dovoljno jasno da se ona izričito odnosi na točke koje dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti dovodi u pitanje, dužnosnik za ovjeravanje ne smije se smatrati odgovornim. On izvršava uputu, osim ako je ona očito nezakonita ili predstavlja kršenje odgovarajućih sigurnosnih standarda.
2. Stavak 1. se također primjenjuje u slučajevima kada dužnosnik za ovjeravanje tijekom izvršavanja obvezujuće upute sazna da bi okolnosti slučaja mogle dovesti do nepravilnosti.
Sve upute koje se potvrđene na način opisan u članku 73. stavku 3. Financijske uredbe evidentira odgovorni dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti i navodi to u svojem godišnjem izvješću o radu.
POGLAVLJE 5.
Prihodi
Odjeljak 1.
Vlastita sredstva
Članak 78.
Pravila koja se primjenjuju na vlastita sredstva
(Članak 76. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje izrađuje raspored koji pokazuje kada se vlastita sredstva definirana u Odluci o sustavu vlastitih sredstava Unije stavljaju na raspolaganje Komisiji.
Vlastita sredstva se određuju i naplaćuju u skladu s pravilima donesenim na temelju odluke iz prvog stavka.
Odjeljak 2.
Procjena iznosa potraživanja
Članak 79.
Procjena iznosa potraživanja
(Članak 77. Financijske uredbe)
1. Procjene iznosa potraživanja sadrže vrstu prihoda i proračunsku stavku na koju se trebaju knjižiti te, u mjeri u kojoj je to moguće, podatke o dužniku i procijenjenom iznosu.
Prilikom izrade procjene iznosa potraživanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje posebno provjerava:
(a)
da je prihod knjižen na točnu proračunsku stavku;
(b)
da je procjena ispravna i da je u skladu s odredbama koje se primjenjuju i načelima dobrog financijskog upravljanja.
2. Podložno članku 181. stavku 2. i članku 183. stavku 2. Financijske uredbe te članku 7. stavku 2. ove Uredbe, procjene iznosa potraživanja nemaju učinak da su odobrena sredstva za preuzimanje obveza na raspolaganju. U slučajevima iz članka 21. Financijske uredbe, odobrena sredstva mogu biti stavljena na raspolaganje samo nakon što Unija zaista osigura povrat dugovanih iznosa.
Odjeljak 3.
Utvrđivanje iznosa potraživanja
Članak 80.
Postupak
(Članak 78. Financijske uredbe)
1. Utvrđivanje iznosa potraživanja od strane odgovornog dužnosnika za ovjeravanje predstavlja priznavanje prava Unije u odnosu na dužnika i uspostavu prava na zahtjev da dužnik plati dug.
2. Nalogom za povrat odgovorni dužnosnik za ovjeravanje daje uputu računovodstvenom službeniku da osigura povrat utvrđenog iznosa.
3. Obaviješću o terećenju dužnik se obavješćuje:
(a)
da je Unija utvrdila iznos potraživanja;
(b)
da se, ako je dug plaćen prije isteka roka, ne obračunavaju zatezne kamate;
(c)
da se, ako povrat nije obavljen prije isteka roka iz točke (b), na dug obračunavaju kamate po stopi iz članka 83., ne dovodeći u pitanje bilo koji poseban propis koji se primjenjuje;
(d)
da, ako povrat nije obavljen prije isteka roka iz točke (b), institucija osigurava povrat sredstava prijebojem ili naplatom bilo kojeg unaprijed podnesenog jamstva;
(e)
da računovodstveni službenik može osigurati povrat sredstava prijebojem prije roka iz točke (b) ako je potrebno zaštititi financijske interese Unije i kada opravdano smatra da bi iznos koji se duguje Komisiji bio izgubljen, nakon što je dužnik obaviješten o razlozima i datumu povrata sredstava prijebojem;
(f)
ako, nakon što su poduzete sve mjere iz točaka od (a) do (e) ovog podstavka, povrat nije u cijelosti osiguran, institucija osigurava povrat sredstava izvršenjem odluke koja je osigurana ili u skladu s člankom 79. stavkom 2. Financijske uredbe ili u sudskom postupku.
Dužnosnik za ovjeravanje tiska obavijest o terećenju i šalje je dužniku. Računovodstveni službenik obavješćuje se o tom slanju preko financijskog informacijskog sustava.
Članak 81.
Utvrđivanje iznosa potraživanja
(Članak 78. Financijske uredbe)
Da bi se utvrdio iznos potraživanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:
(a)
da je potraživanje sigurno, odnosno da ne podliježe nikakvom uvjetu;
(b)
da je potraživanje u fiksnom iznosu, točno izraženo u novcu;
(c)
da je potraživanje dospjelo i da ne podliježe nikakvom roku plaćanja;
(d)
da su podaci o dužniku točni;
(e)
da je iznos čiji povrat treba osigurati knjižen na točnu proračunsku stavku;
(f)
da je popratna dokumentacija ispravna i
(g)
da se poštuje načelo dobrog financijskog upravljanja, posebno u vezi s kriterijima iz točke (a) stavka 1. članka 91.
Članak 82.
Popratna dokumentacija za utvrđivanje iznosa potraživanja
(Članak 78. Financijske uredbe)
1. Utvrđivanje iznosa potraživanja temelji se na popratnoj dokumentaciji kojom se potvrđuje pravo Unije.
2. Prije utvrđivanja iznosa potraživanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osobno provjerava popratnu dokumentaciju ili potvrđuje svojom odgovornošću da je provjerena.
3. Dužnosnik za ovjeravanje čuva popratnu dokumentaciju u skladu s člankom 48.
Članak 83.
Zatezne kamate
(Članak 78. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje bilo koje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene posebnih sektorskih propisa, na svaki iznos potraživanja koji nije bio plaćen u roku iz članka 80. stavka 3. točke (b) obračunavaju se kamate u skladu sa stavcima 2. i 3. ovog članka.
2. Kamatna stopa na iznose potraživanja koji nisu plaćeni u roku iz članka 80. stavka 3. točke (b) je stopa koju upotrebljava Europska središnja banka za svoje glavne operacije refinanciranja, objavljena u seriji C Službenog lista Europske unije, a koja se primjenjuje prvog kalendarskog dana mjeseca u kojem iznos dospijeva, uvećana za:
(a)
osam postotnih bodova kada se obveza temelji na ugovoru o javnoj nabavi roba i usluga iz glave V.;
(b)
tri i pol postotna boda u svim ostalim slučajevima.
3. Kamate se obračunavaju od kalendarskog dana koji slijedi nakon roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) navedenog u obavijesti o terećenju do kalendarskog dana kada je dug u cijelosti podmiren.
Nalog za povrat za iznos zateznih kamata izdaje se kada su kamate doista primljene.
4. U slučaju novčanih kazni, kada dužnik ponudi financijsko jamstvo koje računovodstveni službenik prihvati umjesto plaćanja, kamatna stopa koja se primjenjuje od roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) je stopa iz stavka 2. ovog članka koja se primjenjuje prvog dana mjeseca u kojemu je donesena odluka o izricanju novčane kazne, uvećana samo za jedan i pol postotni bod.
Odjeljak 4.
Odobravanje naplate
Članak 84.
Izdavanje naloga za povrat
(Članak 79. Financijske uredbe)
1. U nalogu za povrat navodi se sljedeće:
(a)
financijska godina na koju se prihod knjiži;
(b)
upućivanje na akt ili pravnu obvezu koja je osnova za dug i iz koje proizlazi pravo na povrat;
(c)
proračunski članak i svaka daljnja podjela koja može biti primjenljiva, uključujući, prema potrebi, upućivanja na odgovarajuće proračunske obveze;
(d)
iznos čiji povrat treba osigurati, izražen u eurima;
(e)
ime i adresa dužnika;
(f)
rok iz članka 80. stavka 3. točke (b);
(g)
mogući način naplate, uključujući posebno povrat prijebojem ili naplatom jamstva.
2. Nalog za povrat datira i potpisuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje te zatim šalje računovodstvenom službeniku.
3. Računovodstveni službenik svake institucije vodi popis iznosa dugovanja za koja je potrebno osigurati povrat. Potraživanja Unije na popisu grupiraju se prema datumu izdavanja naloga za povrat. On dostavlja taj popis računovodstvenom službeniku Komisije.
Računovodstveni službenik Komisije priprema konsolidirani popis koji prikazuje iznos dugovanja prema instituciji i prema datumu izdavanja naloga za povrat. Popis se prilaže Izvješću Komisije o proračunskom i financijskom upravljanju.
4. Radi jačanja zaštite financijskih interesa Unije, Komisija sastavlja popis potraživanja Unije navodeći imena dužnika i iznos duga u slučajevima kada je dužniku povrat naložen pravomoćnom sudskom presudom, a nikakav ili nikakav značajan povrat nije izvršen u razdoblju od godine dana od njezina donošenja. Popis se objavljuje uzimajući u obzir zaštitu osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
U vezi s osobnim podacima koji se odnose na fizičke osobe, objavljeni podaci uklanjaju se čim je iznos duga u potpunosti vraćen. To se primjenjuje i na osobne podatke koji se odnose na pravne osobe kod kojih se u službenom nazivu spominje jedna fizička osoba ili više njih.
Odluka o uključivanju dužnika u popis potraživanja Unije donosi se u skladu s načelom proporcionalnosti, a njome se posebno uzima u obzir značajnost iznosa.
Članak 85.
Izvršiva odluka u korist drugih institucija
(Članak 79. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Izvanredne okolnosti iz članka 79. stavka 2. Financijske uredbe postoje kada je dotična institucija iscrpila mogućnost dobrovoljnog plaćanja i povrata duga prijebojem kako je predviđeno u članku 80. stavku 1. Financijske uredbe i kada dug predstavlja značajan iznos.
2. U slučaju iz stavka 1. dotična institucija, osim institucija iz članka 299. UFEU-a, može zatražiti od Komisije da donese izvršivu odluku.
3. U svim slučajevima, u izvršivim se odlukama navodi da se iznos potraživanja knjiži u odjeljak proračuna koji odgovara dotičnoj instituciji, a ona djeluje kao dužnosnik za ovjeravanje. Prihod se knjiži kao opći prihod, osim ako je obuhvaćen posebnim slučajevima namjenskih prihoda predviđenih u članku 21. stavku 3. Financijske uredbe.
4. Institucija koja traži donošenje izvršive odluke obavješćuje Komisiju o svakom događaju koji bi mogao utjecati na povrat te intervenira kao potpora Komisiji u slučaju podnošenja pritužbe na izvršivu odluku.
5. Komisija i dotična institucija dogovaraju praktične načine za provedbu ovog članka.
Odjeljak 5.
Povrat
Članak 86.
Formalnosti naplate
(Članak 80. Financijske uredbe)
1. Po povratu iznosa potraživanja računovodstveni službenik ga odmah knjiži i o tome obavješćuje odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.
2. Za svaku gotovinsku uplatu izvršenu računovodstvenom službeniku ili blagajniku izdaje se potvrda o plaćanju.
3. Djelomičan povrat od strane dužnika na kojeg se odnosi nekoliko naloga za povrat najprije se knjiži na najstarije potraživanje, osim ako dužnik ne odredi drukčije.
Kod svakog djelomičnog plaćanja najprije se pokriva kamata.
Članak 87.
Povrat sredstava prijebojem
(Članak 80. Financijske uredbe)
1. Ako dužnik ima potraživanja prema Uniji koja su nedvojbena, kako je utvrđeno u točki (a) članka 81. u fiksnom iznosu te su dospjela u vezi s iznosom određenim nalogom za plaćanje, računovodstveni službenik po isteku roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) osigurava povrat utvrđenih iznosa potraživanja prijebojem.
U izvanrednim okolnostima, računovodstveni službenik osigurava povrat sredstava prijebojem prije isteka roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) kada je potrebno zaštititi financijske interese Unije i ako računovodstveni službenik opravdano smatra da bi iznos koji se duguje Uniji bio izgubljen.
Računovodstveni službenik također osigurava povrat sredstava prijebojem prije isteka roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) kada se s tim složi dužnik.
2. Prije svake naplate u skladu sa stavkom 1. računovodstveni službenik se savjetuje s odgovornim dužnosnikom za ovjeravanje i obavješćuje dužnike na koje se to odnosi.
Ako je dužnik nacionalno tijelo ili neko od njegovih upravnih tijela, računovodstveni službenik također obavješćuje predmetnu državu članicu najmanje 10 radnih dana unaprijed o svojoj namjeri osiguravanja povrata sredstava prijebojem. Međutim, u dogovoru s državom članicom ili predmetnim upravnim tijelom računovodstveni službenik može osigurati povrat sredstava prijebojem prije isteka tog roka.
3. Prijeboj iz stavka 1. ima jednak učinak kao i plaćanje te oslobađanje Unije iznosa duga te, gdje je potrebno, dospjelih kamata.
Članak 88.
Postupak povrata u slučaju neizvršenja dobrovoljnog plaćanja
(Članci 79. i 80. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje članak 87., ako do isteka roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) i utvrđenog u obavijesti o terećenju, nije osiguran povrat cjelokupnog iznosa, računovodstveni službenik obavješćuje odgovornog dužnosnika za ovjeravanje te bez odgađanja započinje postupak za osiguravanje povrata sredstava u okviru zakonskih mogućnosti, uključujući, ako je to primjereno, naplatom bilo kakvog unaprijed podnesenog jamstva.
2. Ne dovodeći u pitanje članak 87., kada nije moguće koristiti način osiguravanja povrata iz stavka 1. ovog članka, a dužnik ne plati dug unatoč formalnoj opomeni koju mu je poslao računovodstveni službenik, računovodstveni službenik izvršava odluku o povratu koja je osigurana u skladu s člankom 79. stavkom 2. Financijske uredbe ili sudskim postupkom.
Članak 89.
Dodatni rok za plaćanje
(Članak 80. Financijske uredbe)
U dogovoru s odgovornim dužnosnikom za ovjeravanje, računovodstveni službenik može dozvoliti dodatni rok za plaćanje samo na primjereno obrazložen pisani zahtjev dužnika, te pod uvjetom da su ispunjena sljedeća dva uvjeta:
(a)
dužnik se obvezuje plaćati kamate po stopi utvrđenoj u članku 83. za cijelo odobreno dodatno razdoblje, počevši od roka iz članka 80. stavka 3. točke (b);
(b)
kako bi se zaštitila prava Unije, dužnik dostavlja financijsko jamstvo koje pokriva nepodmireni dug po glavnici i kamati i koje je prihvatio računovodstveni službenik institucije.
Jamstvo iz točke (b) prvog stavka može se zamijeniti solidarnim jamstvom treće osobe koje odobri računovodstveni službenik institucije.
U izvanrednim okolnostima računovodstveni službenik može na zahtjev dužnika odstupiti od zahtjeva dostavljanja jamstva iz točke (b) prvog stavka kada je dužnik, po uprocjeni računovodstvenog službenika, spreman i sposoban izvršiti plaćanje u dodatnom vremenskom razdoblju, ali nije u mogućnosti dostaviti takva jamstva, a ima poteškoće.
Članak 90.
Povrat novčanih ili drugih kazni
(Članci 80. i 83. Financijske uredbe)
1. Ako se podnese tužba Sudu Europske unije protiv odluke Komisije o uvođenju novčanih ili drugih kazni u skladu s UFEU-om ili Ugovorom o Euratomu te dok nisu iscrpljena sva pravna sredstva, dužnik privremeno plaća dotične iznose na bankovni račun koji odredi računovodstveni službenik ili nudi financijsko jamstvo koje je prihvatljivo računovodstvenom službeniku. Jamstvo je neovisno od obveze plaćanja novčane ili ugovorne kazne ili drugih kazni te se može izvršiti po prvom pozivu. Ono obuhvaća potraživanje u vezi s glavnicom i pripadajućim kamatama kako je navedeno u članku 83. stavku 4.
2. Komisija osigurava privremeno plaćene iznose tako da ih ulaže u financijsku imovinu te time osigurava sigurnost i likvidnost novčanih sredstava, a istodobno ostvaruje pozitivan povrat.
3. Nakon što su iscrpljena sva pravna sredstva i nakon što je potvrđena novčana ili ugovorna kazna poduzima se jedna od sljedećih mjera:
(a)
privremeno naplaćeni iznosi i kamate te ostali prikupljeni iznosi unose se u proračun u skladu s člankom 83. Financijske uredbe, a najkasnije tijekom financijske godine koja slijedi nakon godine u kojoj su iscrpljena sva pravna sredstva;
(b)
ako je podneseno financijsko jamstvo, ono se naplaćuje, a odgovarajući se iznosi unose u proračun;
Ako je iznos novčane kazne ili ugovorne kazne Sud povećao, točke (a) i (b) prvog podstavka se primjenjuju u visini do iznosa iz odluke Komisije, a računovodstveni službenik naplaćuje odgovarajući iznos povećanja koji se zatim unosi u proračun.
4. Nakon što su iscrpljena sva pravna sredstva i nakon što je novčana kazna ili ugovorna kazna ukinuta ili smanjena poduzima se jedna od sljedećih mjera:
(a)
neopravdano naplaćeni iznosi zajedno s kamatama vraćaju se dotičnoj trećoj strani. Ako je ukupan povrat ostvaren za odgovarajuće razdoblje bio negativan, vraća se nominalna vrijednost neopravdano naplaćenih iznosa;
(b)
ako je podneseno financijsko jamstvo, ono se vraća na odgovarajući način.
Članak 91.
Odricanje od povrata utvrđenog iznosa potraživanja
(Članak 80. Financijske uredbe)
1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može se odreći povrata ukupnog ili dijela utvrđenog iznosa potraživanja samo u sljedećim slučajevima:
(a)
kada je predviđeni trošak osiguravanja povrata viši od iznosa čiji povrat treba osigurati te odricanje ne bi naštetilo ugledu Unije;
(b)
kada se povrat iznosa potraživanja ne može osigurati s obzirom na zastaru ili nesolventnost dužnika;
(c)
kada je povrat nespojiv s načelom proporcionalnosti.
2. U slučaju iz točke (c) stavka 1. odgovorni dužnosnik za ovjeravanje djeluje u skladu s unaprijed utvrđenim postupcima utvrđenima u svakoj instituciji i primjenjuje sljedeće obvezne kriterije u svim okolnostima:
(a)
činjenice, s obzirom na ozbiljnost nepravilnosti, koje dovode do utvrđivanja iznosa potraživanja (prijevara, ponovljeni prekršaj, namjera, pažnja, dobra vjera, očita pogreška);
(b)
učinak koji bi odricanje od povrata imalo na poslovanje Unije i njezine financijske interese (iznos potraživanja, rizik određivanja presedana, umanjivanje značenja pravne obvezatnosti).
Ovisno o okolnostima slučaja, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može također voditi računa o sljedećim dodatnim kriterijima:
(a)
moguće narušavanje tržišnog natjecanja uzrokovano odricanjem od povrata;
(b)
gospodarska i socijalna šteta koja bi nastala ako bi se osigurao povrat duga u cijelosti.
3. Odluka o odricanju iz članka 80. stavka 2. Financijske uredbe mora biti obrazložena i u njoj se navode mjere dužne pažnje koje su poduzete s ciljem osiguranja povrata te pravna i činjenična osnova odricanja. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje odriče se povrata u skladu s člankom 84.
4. Institucija ne može delegirati ovlast za odricanje od povrata ni u jednom od sljedećih slučajeva:
(a)
kada je iznos kojeg bi se odrekla jednak ili veći od 1 000 000 EUR;
(b)
kada je iznos kojeg bi se odrekla jednak ili veći od 100 000 EUR, a taj iznos predstavlja 25 % ili više od utvrđenog potraživanja.
Za potraživanja ispod granične vrijednosti iz prvog podstavka, svaka institucija u svojim internim pravilima utvrđuje uvjete i postupak za delegiranje ovlasti za odricanje od povrata utvrđenog duga.
5. Svaka institucija svake godine šalje Europskom parlamentu i Vijeću izvješće o odricanjima iz stavaka od 1. do 4. ovog članka koja uključuju iznose jednake ili veće od 100 000 EUR. U slučaju Komisije, to se izvješće prilaže sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 66. stavka 9. Financijske uredbe.
Članak 92.
Poništavanje utvrđenog iznosa potraživanja
(Članak 80. Financijske uredbe)
1. U slučaju pogreške, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u cijelosti ili djelomično poništava utvrđeni iznos potraživanja u skladu s člancima 82. i 84. i navodi odgovarajuće razloge.
2. Svaka institucija u svojim internim pravilima utvrđuje uvjete i postupak za delegiranje ovlasti za poništavanje utvrđenog iznosa potraživanja.
Članak 93.
Pravila vezana za rok zastare
(Članak 81. Financijske uredbe)
1. Rok zastare za potraživanja Unije prema trećim osobama počinje teći od isteka roka o kojem je dužnik obaviješten obaviješću o terećenju kako je navedeno u članku 80. stavku 3. točki (b).
Rok zastare za potraživanja trećih osoba prema Uniji počinje teći od dana na koji dospijeva plaćanje na koje treća osoba ima pravo u skladu s odgovarajućom pravnom obvezom.
2. Rok zastare za potraživanja Unije prema trećim osobama prekida se svakim činom institucije ili države članice koja postupa na zahtjev institucije o kojem je obaviještena treća strana, a kojim se nastoji vratiti dug.
Rok zastare za potraživanja trećih osoba prema Uniji prekida se svakim činom o kojem je obaviještena Unija od strane ili u ime njezinih vjerovnika, a kojim se nastoji vratiti dug.
3. Novi rok zastare u trajanju od pet godina počinje teći na dan nakon prekida iz stavka 2.
4. Svaki sudski postupak koji se odnosi na iznos potraživanja iz stavka 1., uključujući postupke pred sudom koji se kasnije proglasi nenadležnim, prekida rok zastare. Novi rok zastare od pet godina ne počinje teći dok nije donesena pravomoćna presuda ili dok ne dođe do izvansudske nagodbe između stranaka u istom postupku.
5. Kada računovodstveni službenik dužniku odobri dodatni rok za plaćanje u skladu s člankom 89., to se smatra prekidom roka zastare. Novi rok zastare od pet godina počinje teći dan nakon isteka produženog roka za plaćanje.
6. Potraživanja se ne vraćaju nakon isteka roka zastare, kako je navedeno u stavcima od 1. do 5.
POGLAVLJE 6.
Rashodi
Članak 94.
Odluka o financiranju
(Članak 84. Financijske uredbe)
1. Odlukom o financiranju određuju se bitni elementi djelovanja koje uključuje rashode na teret proračuna.
2. U odluci o financiranju posebno se navodi sljedeće:
(a)
za bespovratna sredstva:
i.
pozivanje na temeljni akt i proračunsku liniju;
ii.
prioriteti tijekom godine, ciljevi koje je potrebno ispuniti i predviđeni rezultati sa sredstvima odobrenim za financijsku godinu;
iii.
ključni kriteriji prihvatljivosti, uvjeti sposobnosti i kriteriji za odabir koji se koriste pri odabiru prijedloga;
iv.
najviša moguća stopa sufinanciranja te, ako su predviđene različite stope, kriteriji koje je potrebno primjenjivati za svaku stopu;
v.
raspored i indikativan iznos poziva za podnošenje prijedloga;
(b)
za javnu nabavu:
i.
ukupan proračunski okvir koji je namijenjen za javne nabave tijekom godine;
ii.
indikativan broj i vrste predviđenih ugovora te, ako je moguće, opće naznake predmeta ugovora;
iii.
indikativan vremenski okvir za početak postupaka javne nabave;
(c)
za uzajamne fondove iz članka 187. Financijske uredbe:
i.
pozivanje na temeljni akt i proračunsku liniju;
ii.
odobrena sredstva namijenjena za uzajamni fond za određenu godinu zajedno s iznosima planiranima tijekom njegova trajanja;
iii.
ciljevi uzajamnog fonda i njegovo trajanje;
iv.
pravila upravljanja uzajamnog fonda;
v.
mogućnost da se zadaće izvršavanja proračuna povjere subjektima i osobama iz članka 187. stavka 2. Financijske uredbe;
(d)
za nagrade:
i.
pozivanje na temeljni akt i proračunsku liniju;
ii.
ciljevi koje je potrebno ispuniti i predviđeni rezultati;
iii.
bitni uvjeti za sudjelovanje i kriteriji dodjele;
iv.
raspored natječaja i iznos nagrade ili nagrada;
(e)
za financijske instrumente:
i.
pozivanje na temeljni akt i proračunsku liniju;
ii.
ciljevi koje je potrebno ispuniti i predviđeni rezultati;
iii.
iznos raspoređen za financijski instrument;
iv.
indikativan raspored provedbe.
3. Ako program rada iz članka 128. Financijske uredbe sadržava informacije iz točke (a) stavka 2. ovog članka za bespovratna sredstva financirana iz odobrenih sredstava za određenu financijsku godinu, odluka kojom je donesen taj program rada smatra se odlukom o financiranju u vezi s tim bespovratnim sredstvima.
U vezi s javnim nabavama, uzajamnim fondovima, nagradama i financijskim instrumentima, kada je izvršenje odgovarajućih odobrenih sredstava osigurano za određenu financijsku godinu programom rada koji sadržava informacije iz točaka (b), (c), (d) i (e) stavka 2. ovog članka, odluka kojom je donesen taj program rada također se smatra odlukom o financiranju u vezi s dotičnom javnom nabavom, uzajamnim fondovima, nagradama i financijskim instrumentima.
Ako program rada ne sadržava te informacije za jedno djelovanje ili više njih, on mora biti prikladno izmijenjen ili se za odnosna djelovanja mora donijeti posebna odluka o financiranju.
4. Ne dovodeći u pitanje bilo koju određenu odredbu temeljnog akta, za svaku značajnu promjenu u već donesenoj odluci o financiranju primjenjuje se jednak postupak kao za inicijalnu odluku.
Odjeljak 1.
Preuzimanje obveze za rashode
Članak 95.
Ukupne i okvirne obveze
(Članak 85. Financijske uredbe)
1. Ukupne proračunske obveze izvršavaju se na temelju sklopljenog sporazuma o financiranju, koji predviđa naknadno preuzimanje jedne ili više pravnih obveza, ili preuzimanjem jedne ili više pravnih obveza.
Sporazumi o financiranju u području izravne financijske pomoći trećim zemljama, uključujući proračunske potpore, koji predstavljaju pravnu obvezu mogu biti osnova plaćanja bez preuzimanja druge pravne obveze.
2. Okvirne proračunske obveze izvršavaju se preuzimanjem jedne pravne obveze ili više njih, na temelju kojih nastaje pravo na naknadna plaćanja ili, u slučaju rashoda za osoblje ili za obavješćivanje javnosti o događajima Unije u koje su uključene institucije, putem izravnih plaćanja.
Članak 96.
Preuzimanje ukupne obveze
(Članak 85. Financijske uredbe)
1. Ukupna obveza preuzima se na temelju odluke o financiranju.
Ukupna obveza preuzima se najkasnije prije donošenja odluke o odabiru primatelja i, kada izvršavanje predmetnih odobrenih sredstva podrazumijeva donošenje programa rada u smislu članka 188., odmah nakon donošenja programa rada.
2. Kada se ukupna obveza izvršava sklapanjem sporazuma o financiranju ne primjenjuje se drugi podstavak stavka 1.
Članak 97.
Jedinstvenost potpisa
(Članak 85. Financijske uredbe)
1. Od pravila da može biti samo jedan potpisnik za proračunske obveze i za odgovarajuće pravne obveze moguće je odstupiti u sljedećim slučajevima:
(a)
kod okvirnih obveza;
(b)
kada se ukupne obveze odnose na sporazume o financiranju s trećim zemljama;
(c)
kada odluka institucije predstavlja pravnu obvezu;
(d)
kada se ukupne obveze odnose na više pravnih obveza za koje su odgovorni različiti dužnosnici za ovjeravanje;
(e)
kada u vezi s knjigama blagajne za vanjska djelovanja, pravne obveze moraju potpisati članovi osoblja lokalnih jedinica iz članka 72. prema uputi odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, koji ostaje u potpunosti odgovoran za odnosnu transakciju;
(f)
kada je institucija delegirala ovlasti dužnosnika za ovjeravanje na direktora međuinstitucionalnog europskog ureda u skladu s člankom 199. stavkom 1. Financijske uredbe.
2. Ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje koji je potpisao proračunsku obvezu nije dostupan ili ostane nedostupan tijekom razdoblja koje nije spojivo s rokom za preuzimanje pravne obveze, tu pravnu obvezu preuzima osoba određena prema pravilima imenovanja zamjenika koje donosi svaka institucija, pod uvjetom da takva osoba ima status dužnosnika za ovjeravanje u skladu s člankom 65. stavkom 3. Financijske uredbe.
Članak 98.
Administrativni rashodi koji se pokrivaju okvirnim obvezama
(Članak 85. Financijske uredbe)
Stavke koje se smatraju redovnim administrativnim rashodima, a koje mogu dovesti do okvirnih obveza, uključuju sljedeće:
(a)
rashode za osoblje, bez obzira na to jesu li ili nisu obuhvaćeni Pravilnikom o osoblju, za druge ljudske resurse, mirovine i naknade za stručnjake;
(b)
rashode u vezi s članovima institucija;
(c)
rashode za osposobljavanje;
(d)
rashode za natječaje, odabir i zapošljavanje;
(e)
troškove službenih putovanja;
(f)
troškove reprezentacije;
(g)
troškove sastanaka;
(h)
nezavisne tumače i prevoditelje;
(i)
razmjenu dužnosnika;
(j)
periodična plaćanja najamnina pokretne i nepokretne imovine ili periodična plaćanja koja se odnose na ugovore u vezi s nekretninama u smislu članka 121. ove Uredbe ili obroke zajma u skladu s člankom 203. stavkom 8. Financijske uredbe;
(k)
razna osiguranja;
(l)
čišćenje, održavanje i osiguranje;
(m)
troškove za socijalno i zdravstveno osiguranje;
(n)
korištenje telekomunikacijskih usluga;
(o)
financijske troškove;
(p)
pravne troškove;
(q)
naknade štete, uključujući kamatu;
(r)
radnu opremu;
(s)
vodu, plin i električnu energiju;
(t)
publikacije na papiru ili u elektroničkom obliku;
(u)
obavješćivanje javnosti od strane institucija o događajima Unije.
Članak 99.
Evidentiranje pojedinačnih pravnih obveza
(Članak 86. Financijske uredbe)
U slučaju ukupne proračunske obveze iza koje slijedi jedna ili nekoliko pojedinačnih pravnih obveza, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje evidentira u centralnoj računovodstvenoj evidenciji iznose tih naknadnih pojedinačnih pravnih obveza.
Evidentiranje u računovodstvenim evidencijama sadrži upućivanje na ukupnu obvezu prema kojoj se pojedinačne obveze knjiže.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje evidentira iznose u računovodstvenoj evidenciji prije nego što se potpiše odgovarajuća pojedinačna pravna obveza, osim u slučajevima iz četvrtog podstavka stavka 4. članka 86. Financijske uredbe.
U svim slučajevima, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje provjerava da sveukupan iznos ne prijeđe iznos ukupne obveze koja ih pokriva.
Odjeljak 2.
Potvrđivanje rashoda
Članak 100.
Potvrđivanje i potvrda „odobreno za plaćanje”
(Članak 88. Financijske uredbe)
1. Potvrđivanje izdataka temelji se na popratnoj dokumentaciji u smislu članka 110., kojom se potvrđuje pravo vjerovnika na temelju izjave o stvarno pruženim uslugama, stvarno isporučenoj robi ili stvarno izvršenim radovima, ili na temelju drugih dokumenata koji opravdavaju plaćanje, uključujući periodična plaćanja članarina ili tečajeva osposobljavanja.
2. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osobno provjerava popratnu dokumentaciju ili na temelju vlastite odgovornosti potvrđuje da je to učinjeno prije nego što donese odluku kojom se potvrđuje rashod.
3. Odluka o potvrđivanju iskazuje se tako da odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili drugi stručno osposobljen službenik, valjano ovlašten formalnom odlukom odgovornog dužnosnika za ovjeravanje i pod njegovom odgovornošću u skladu s člankom 65. stavkom 5. Financijske uredbe, potpiše potvrdu „odobreno za plaćanje”. Takve odluke o davanju ovlaštenja čuvaju se za moguće kasnije korištenje.
Članak 101.
Potvrda „potvrđeno kao ispravno” za plaćanja pretfinanciranja
(Članak 88. Financijske uredbe)
Za plaćanja pretfinanciranja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili drugi stručno osposobljeni službenik kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje potvrdom „potvrđeno kao ispravno” potvrđuje da su ispunjeni uvjeti iz pravne obveze za plaćanja pretfinanciranja.
Članak 102.
Potvrda „odobreno za plaćanje” u vezi s ugovorima o javnoj nabavi za privremena plaćanja i plaćanja preostalog iznosa
(Članak 88. Financijske uredbe)
Kod privremenih plaćanja i plaćanja preostalih iznosa prema ugovorima o javnoj nabavi, potvrdom „odobreno za plaćanje” potvrđuje se:
(a)
da je institucija primila i formalno evidentirala fakturu izvoditelja;
(b)
da je odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili drugi stručno osposobljen službenik kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje potvrdio fakturu ili popratni interni dokument koji je priložen fakturi potvrdom „potvrđeno kao ispravno” i potpisao;
(c)
da je odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili druga osoba na njegovu odgovornost provjerila sve aspekte fakture kako bi posebno odredila iznos koji treba platiti te valjanost plaćanja kao podmirenja duga.
Potvrdom „potvrđeno kao ispravno” iz stavka 1. točke (b) potvrđuje se da su usluge iz ugovora pravilno pružene ili da je roba iz ugovora pravilno isporučena ili da su radovi iz ugovora pravilno izvršeni. Za robu i radove, dužnosnik ili drugi stručno osposobljen službenik priprema privremenu potvrdu o preuzimanju, zatim konačnu potvrdu o preuzimanju na kraju jamstvenog razdoblja utvrđenog u ugovoru. Ove dvije ovjere imaju vrijednost potvrde „potvrđeno kao ispravno”.
Za periodična plaćanja, uključujući plaćanja članarina ili tečajeva osposobljavanja, potvrdom „potvrđeno kao ispravno” potvrđuje se da je potraživanje vjerovnika u skladu s dokumentima koji opravdavaju plaćanje.
Članak 103.
Potvrda „odobreno za plaćanje” u vezi s bespovratnim sredstvima za privremena plaćanja i plaćanja preostalih iznosa
(Članak 88. Financijske uredbe)
Kod privremenih plaćanja i plaćanja preostalih iznosa koja odgovaraju bespovratnim sredstvima, potvrdom „odobreno za plaćanje” potvrđuje se:
(a)
da je institucija primila i formalno evidentirala korisnikov zahtjev za plaćanje;
(b)
da je dužnosnik ili drugi stručno osposobljen službenik kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje potvrdio sam zahtjev za plaćanje ili popratni interni dokument koji je priložen fakturi potvrdom „potvrđeno kao ispravno” i potpisao;
(c)
da je odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili druga osoba na njegovu odgovornost provjerila sve aspekte zahtjeva za plaćanje kako bi posebno odredila iznos koji treba platiti te valjanost plaćanja kao podmirenja duga.
Potvrdom iz točke (b) prvog stavka, dužnosnik ili drugi stručno osposobljen službenik kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje potvrđuje da je djelovanje ili program rada korisnika u svim aspektima u skladu sa sporazumom ili odlukom o bespovratnim sredstvima, uključujući, prema potrebi, da su troškovi koje prijavi korisnik opravdani.
Članak 104.
Potvrda „odobreno za plaćanje” u vezi s rashodima za osoblje
(Članak 88. Financijske uredbe)
Kod plaćanja koja odgovaraju rashodima za osoblje, potvrdom „odobreno za plaćanje” potvrđuje se da postoji sljedeća popratna dokumentacija:
(a)
u vezi s mjesečnom plaćom:
i.
potpun popis osoblja, uz navođenje svih elemenata primitaka od rada;
ii.
obrazac (osobni evidencijski list) koji se temelji na odlukama, donesenim u svakom pojedinom slučaju, iz kojeg su vidljive promjene bilo kojeg elementa primitaka od rada;
iii.
pri novom zaposlenju ili imenovanju, ovjerena preslika odluke o zaposlenju ili imenovanju koja se prilaže pri potvrđivanju isplate prve plaće;
(b)
u vezi s drugim primicima od rada, kao primjerice za osoblje koje se plaća po satu ili danu: izjava koju potpisuje ovlašteni član osoblja, a koja prikazuje odrađene dane ili sate;
(c)
u vezi s prekovremenim radom: izjava koju potpisuje ovlašteni član osoblja, a koja potvrđuje količinu prekovremenog rada;
(d)
u vezi s troškovima službenih putovanja:
i.
putni nalog koji potpisuje nadležno tijelo;
ii.
obračun putnih troškova, koji potpisuje član osoblja koji je bio na službenom putovanju i administrativno nadređena osoba kojoj su delegirane odgovarajuće ovlasti, ako se troškovi službenih putovanja razlikuju od putnog naloga;
(e)
u vezi s nekim drugim administrativnim rashodima koji se odnose na osoblje, uključujući članarine i tečajeve osposobljavanja koji se, prema ugovoru, plaćaju unaprijed: popratna dokumentacija koja se odnosi na odluku na kojoj se temelji rashod, a koja prikazuje sve elemente obračuna.
U obračunu putnih troškova iz točke (d) podtočke ii. prvog podstavka navodi se mjesto službenog putovanja, datumi i vrijeme odlaska i dolaska u mjesto službenog putovanja, troškovi putovanja, troškovi boravka i drugi troškovi koji su valjano odobreni na temelju popratne dokumentacije.
Članak 105.
Materijalni oblik potvrde „odobreno za plaćanje”
(Članak 88. Financijske uredbe)
Ako sustav nema računalnu podršku, potvrda „odobreno za plaćanje” sastoji se od pečata s potpisom odgovornog dužnosnika za ovjeravanje ili drugog stručno osposobljenog službenika kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u skladu s člankom 100. U sustavu s računalnom podrškom, potvrda „odobreno za plaćanje” ima oblik elektronički sigurne potvrde odgovornog dužnosnika za ovjeravanje ili drugog stručno osposobljenog službenika kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.
Članak 106.
Materijalni oblik potvrde „potvrđeno kao ispravno”
(Članak 88. Financijske uredbe)
Ako sustav nema računalnu podršku, potvrda „potvrđeno kao ispravno” sastoji se od pečata s potpisom odgovornog dužnosnika za ovjeravanje ili drugog stručno osposobljenog službenika kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u skladu s člankom 101. U sustavu s računalnom podrškom, potvrda „potvrđeno kao ispravno” može imati oblik elektronički sigurne potvrde stručno osposobljenog službenika kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.
Odjeljak 3.
Odobravanje plaćanja
Članak 107.
Provjere plaćanja koje izvršava dužnosnik za ovjeravanje
(Članak 89. Financijske uredbe)
Kod sastavljanja naloga za plaćanje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:
(a)
da je nalog za plaćanje pravilno izdan, što znači da je prethodno donesena odgovarajuća odluka o potvrđivanju u obliku potvrde „odobreno za plaćanje”, da su pojedinosti o primatelju plaćanja točne i da je iznos dospio;
(b)
da nalog za plaćanje odgovara proračunskoj obvezi prema kojoj se knjiži;
(c)
da izdatak tereti točnu stavku u proračunu;
(d)
da su odobrena sredstva raspoloživa.
Članak 108.
Obvezni podaci na nalozima za plaćanje i njihov prijenos na računovodstvenog službenika
(Članak 89. Financijske uredbe)
1. Nalog za plaćanje sadrži:
(a)
financijsku godinu na koju se izdatak knjiži;
(b)
proračunski članak i moguću daljnju podjelu koja se primjenjuje;
(c)
upućivanja na pravnu obvezu na temelju koje je nastalo pravo na plaćanje;
(d)
upućivanja na proračunsku obvezu prema kojoj se izdatak knjiži;
(e)
iznos plaćanja, izražen u eurima;
(f)
ime i adresu te podatke o bankovnom računu primatelja plaćanja;
(g)
predmet rashoda;
(h)
način plaćanja;
(i)
upis u popis imovine u skladu s člankom 248.
2. Na nalog za plaćanje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje stavlja datum i potpis te ga prosljeđuje računovodstvenom službeniku.
Odjeljak 4.
Plaćanje rashoda
Članak 109.
Vrste plaćanja
(Članak 90. Financijske uredbe)
1. Pretfinanciranjem se osiguravaju likvidna sredstva. Ono se može podijeliti na više plaćanja u skladu s dobrim financijskim upravljanjem.
2. Privremenim plaćanjem, koje se može plaćati višekratno, mogu se pokriti rashodi za provedbu odluke ili sporazuma ili za plaćanje usluga, robe ili radova obavljenih i/ili isporučenih u privremenim fazama ugovora. S privremenim plaćanjem se može u cijelosti ili djelomično poravnati pretfinanciranje, ne dovodeći u pitanje odredbe temeljnog akta.
3. Zaključivanje rashoda ima oblik plaćanja preostalog iznosa, koje nije moguće plaćati višekratno i s kojim se poravnavaju svi prethodni rashodi ili nalog za povrat.
Članak 110.
Popratna dokumentacija
(Članak 90. Financijske uredbe)
1. Pretfinanciranje, uključujući slučajeve kada je ono podijeljeno na više plaćanja, plaća se na temelju ugovora, odluke, sporazuma ili temeljnog akta ili na temelju popratne dokumentacije koja omogućuje provjeru usklađenosti s uvjetima predmetnog ugovora, odluke ili sporazuma. Ako je u tim instrumentima određen datum plaćanja za pretfinanciranje, plaćanje dugovanog iznosa nije uvjetovano daljnjim zahtjevima.
2. Privremena plaćanja i plaćanja preostalih iznosa temelje se na popratnoj dokumentaciji koja omogućuje provjeru je li financirana aktivnost izvršena u skladu s temeljnim aktom ili odlukom ili u skladu s uvjetima ugovora ili sporazuma.
3. U skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje utvrđuje prirodu popratne dokumentacije iz ovog članka u skladu s temeljnim aktom, odlukama, ugovorima i sporazumima. Privremena i konačna tehnička i financijska izvješća o izvršenju predstavljaju popratnu dokumentaciju za potrebe stavka 2.
4. Dužnosnik za ovjeravanje čuva popratnu dokumentaciju u skladu s člankom 48.
Odjeljak 5.
Rokovi za izvršenje rashoda
Članak 111.
Rokovi za plaćanje i zatezne kamate
(Članak 92. Financijske uredbe)
1. Podrazumijeva se da vrijeme dopušteno za plaćanja uključuje potvrđivanje, odobravanje i plaćanje rashoda.
Počinje teći od datuma na koji je primljen zahtjev za plaćanje.
Zahtjev za plaćanje evidentira ovlaštena služba odgovornog dužnosnika za ovjeravanje što je prije moguće, a smatra se da je on primljen na datum kada je evidentiran.
Datum plaćanja smatra se datumom na koji se tereti račun institucije.
2. Zahtjev za plaćanje uključuje sljedeće bitne elemente:
(a)
identifikaciju vjerovnika;
(b)
iznos;
(c)
valutu;
(d)
datum.
Kada nedostaje barem jedan bitan element zahtjev za plaćanje se odbija.
Vjerovnik se obavješćuje u pisanom obliku o odbijanju i razlozima odbijanja što je prije moguće, a u svakom slučaju u roku od 30 kalendarskih dana od datuma kada je primljen zahtjev za plaćanje.
3. U slučaju suspenzije iz članka 92. stavka 2. Financijske uredbe, preostali rok za plaćanje počinje ponovno teći od datuma kada su primljene zatražene informacije ili revidirani dokumenti ili kada su obavljene potrebne dodatne provjere, uključujući provjere na licu mjesta.
4. Po isteku rokova iz članka 92. stavka 1. Financijske uredbe vjerovnik ima pravo na kamate u skladu sa sljedećim uvjetima:
(a)
primjenjuju se kamate iz članka 83. stavka 2. ove Uredbe;
(b)
kamata se plaća za razdoblje koje protekne od kalendarskog dana koji slijedi nakon dana isteka roka za plaćanje utvrđenog u članku 92. stavku 1. Financijske uredbe do dana plaćanja.
Međutim, kada su kamate obračunate u skladu s odredbama prvog podstavka niže ili jednake 200 EUR, one se isplaćuju vjerovniku samo na zahtjev podnesen u roku od dva mjeseca od primitka zakašnjelog plaćanja.
5. Svaka institucija podnosi Europskom parlamentu i Vijeću izvješće o poštovanju rokova i suspenziji rokova utvrđenih u članku 92. Financijske uredbe. Izvješće Komisije prilaže se sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 66. stavka 9. Financijske uredbe.
POGLAVLJE 7.
Sustavi informacijske tehnologije
Članak 112.
Opis sustava informacijske tehnologije
(Članak 93. Financijske uredbe)
Kada se za obradu poslova izvršavanja proračuna koriste računalni sustavi i podsustavi, potreban je potpun i ažuran opis svakog sustava ili podsustava.
Svaki opis određuje sadržaj svih polja s podacima i opisuje kako sustav obrađuje svaku pojedinu radnju. Opis detaljno prikazuje kako sustav jamči postojanje potpunog revizijskog postupka za svaku radnju.
Članak 113.
Periodična pohrana podataka
(Članak 93. Financijske uredbe)
Podaci se u računalne sustave i podsustave pohranjuju periodički i čuvaju na sigurnom mjestu.
POGLAVLJE 8.
Unutarnji revizor
Članak 114.
Imenovanje unutarnjeg revizora
(Članak 98. Financijske uredbe)
1. Svaka institucija imenuje svojeg unutarnjeg revizora u skladu s pravilima koja su prilagođena njenim posebnostima i zahtjevima. Institucija obavješćuje Europski parlament i Vijeće o imenovanju unutarnjeg revizora.
2. Svaka institucija u skladu sa svojim posebnostima i zahtjevima određuje opseg uloge unutarnjeg revizora i detaljno utvrđuje ciljeve i postupke za izvršavanje dužnosti unutarnjeg revizora, uz dužno uvažavanje međunarodnih standarda unutarnjeg revidiranja.
3. Za unutarnjeg revizora institucija može imenovati dužnosnika ili drugog službenika, na temelju njegove posebne osposobljenosti, na kojeg se primjenjuje Pravilnik o osoblju, a koji je državljanin države članice.
4. Ako dvije ili više institucija imenuju istog unutarnjeg revizora, one se dogovaraju o načinu uređenja da revizor odgovara za svoje djelovanje u skladu s člankom 119.
5. Kada unutarnji revizor prestane obavljati svoje dužnosti, institucija o tome obavješćuje Europski parlament i Vijeće.
Članak 115.
Sredstva za unutarnjeg revizora
(Članak 99. Financijske uredbe)
Institucija osigurava potrebna sredstva kako bi unutarnji revizor mogao pravilno izvršavati svoju revizijsku dužnost i dokument koji detaljno opisuje njegove zadaće, dužnosti i obveze.
Članak 116.
Program rada
(Članak 99. Financijske uredbe)
1. Unutarnji revizor donosi svoj program rada te ga podnosi instituciji.
2. Institucija može zatražiti od unutarnjeg revizora izvršavanje revizija koje nisu uključene u program rada iz stavka 1.
Članak 117.
Izvješća unutarnjeg revizora
(Članak 99. Financijske uredbe)
1. Unutarnji revizor podnosi instituciji godišnje izvješće o unutarnjoj reviziji iz članka 99. stavka 3. Financijske uredbe, u kojem se navodi broj i vrsta provedenih unutarnjih revizija, glavne preporuke koje je dao i radnje poduzete na temelju takvih preporuka.
U tom se godišnjem izvješću također navode svi problemi sustava koje utvrdi posebno povjerenstvo uspostavljeno na temelju članka 73. stavka 6. Financijske uredbe.
2. Svaka institucija razmatra jesu li preporuke dane u izvješćima unutarnjeg revizora prikladne za razmjenu najboljih praksi s drugim institucijama.
3. Unutarnji revizor se prilikom sastavljanja svog izvješća posebno usredotočuje na cjelokupno poštovanje načela dobrog financijskog upravljana i osigurava poduzimanje prikladnih mjera s ciljem kontinuiranog poboljšavanja i osnaživanja njegove primjene.
Članak 118.
Neovisnost
(Članak 100. Financijske uredbe)
Unutarnji revizor pri izvršavanju svojih revizorskih zadaća uživa potpunu neovisnost. Unutarnjem revizoru ne smiju se davati nikakve upute niti ga se smije na bilo koji način ograničavati pri obavljanju dužnosti koje su mu na temelju njegova imenovanja dodijeljene Financijskom uredbom.
Članak 119.
Odgovornost unutarnjeg revizora
(Članak 100. Financijske uredbe)
Samo institucija, postupajući u skladu s ovim člankom, može pokrenuti postupak za utvrđivanje odgovornosti unutarnjeg revizora, koji je dužnosnik ili drugi službenik koji podliježe Pravilniku o osoblju, za svoje djelovanje.
Institucija donosi obrazloženu odluku o otvaranju istrage. Ta se odluka priopćava predmetnom dužnosniku ili službeniku u postupku. Institucija može pod svojom izravnom odgovornošću zadužiti za istragu jednog ili više dužnosnika istog ili višeg razreda od dotičnog člana osoblja. Tijekom istrage, saslušava se zainteresirana strana.
Izvješće o istrazi priopćava se zainteresiranoj strani, koju zatim saslušava institucija o predmetu tog izvješća.
Na temelju izvješća i saslušanja, institucija donosi obrazloženu odluku kojom se okončava postupak ili obrazloženu odluku u skladu s člancima 22. i 86. te Prilogom IX. Pravilniku o osoblju. Odluke kojima se izriču disciplinske mjere ili financijske sankcije dostavljaju se zainteresiranoj strani i, u svrhe informiranja, priopćavaju drugim institucijama i Revizorskom sudu.
U vezi s takvim odlukama, zainteresirana strana može u skladu s odredbama Pravilnika o osoblju izjaviti žalbu Sudu Europske Unije.
Članak 120.
Postupak pred Sudom Europske unije
(Članak 100. Financijske uredbe)
Ne dovodeći u pitanje pravna sredstva koja predviđa Pravilnik o osoblju, unutarnji revizor može pokrenuti postupak izravno pred Sudom Europske unije u vezi s bilo kojom radnjom koja se odnosi na izvršavanje njegovih dužnosti unutarnjeg revizora. Takav se postupak mora pokrenuti u roku od tri mjeseca koji počinje teći od kalendarskog dana službene obavijesti o predmetnoj radnji.
Istraživanja i saslušanja u takvom postupku provode se u skladu s člankom 91. stavkom 5. Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europske unije.
GLAVA V.
JAVNA NABAVA
POGLAVLJE 1.
Opće odredbe
Odjeljak 1.
Područje primjene i načela sklapanja ugovora
Članak 121.
Definicije i područje primjene
(Članak 101. Financijske uredbe)
1. Ugovori u vezi s nekretninama obuhvaćaju kupoprodaju, dugoročni zakup, plodouživanje, leasing, najam ili najam s ili bez prava na kupoprodaju za zemljišta, postojeće zgrade ili druge nekretnine.
2. Ugovori o nabavi robe obuhvaćaju kupoprodaju, leasing, najam ili najam s ili bez prava na kupoprodaju robe. Ugovori o nabavi proizvoda i, prema potrebi, postavljanju i instalaciji smatraju se ugovorima o nabavi robe.
3. Ugovori o radovima obuhvaćaju izvršavanje ili i izvršavanje i plan rada ili radova koji se odnose na jednu ili više aktivnosti navedenih u Prilogu I. Direktivi 2004/18/EZ ili realizaciju na bilo koji način rada koji odgovara zahtjevima naručitelja. „Radovi” znači rezultat radova u niskogradnji i građevinarstvu uzetih u cjelini, koji je sam po sebi dovoljan za ispunjavanje svoje ekonomske ili tehničke funkcije.
4. Ugovori o uslugama obuhvaćaju sve intelektualne i neintelektualne usluge, osim onih koje su obuhvaćene ugovorima o robi, ugovorima o radovima i ugovorima u vezi s nekretninama.
Ugovor koji obuhvaća dvije vrste nabave ili više njih (radovi, usluge ili roba) sklapa se u skladu s odredbama koje se primjenjuju na vrstu nabave koja obilježava glavni predmet dotične nabave.
U slučaju mješovitih ugovora koji se sastoje od usluga i robe, glavni predmet se određuje usporedbom vrijednosti odnosnih usluga ili robe.
Za sva upućivanja na nomenklature u sklopu javne nabave upotrebljava se „Jedinstveni rječnik javne nabave (CPV)” kako je navedeno u Uredbi (EZ) br. 2195/2002 Europskog parlamenta i Vijeća (11).
5. Pojmovi „izvoditelj radova”, „dobavljač” i „pružatelj usluga” odnose se na svaku fizičku ili pravnu osobu ili javne subjekte ili konzorcije takvih osoba i/ili tijela koji izvršavaju radove, isporučuju proizvode ili pružaju usluge. Pojam „gospodarski subjekt” znači „izvoditelji radova”, „dobavljači” i „pružatelji usluga”. „Ponuditelji” znači gospodarski subjekti koji su dostavili ponudu. „Natjecatelji” znači oni koji su tražili da im se odobri sudjelovanje u ograničenom postupku, konkurentskom dijalogu ili pregovaračkom postupku. „Dobavljači” znači gospodarski subjekti koji su evidentirani u popisu dobavljača u skladu s člankom 136. stavkom 1. točkom (b).
Konzorciji gospodarskih subjekata ovlašteni su podnositi ponude ili biti natjecatelji. Za podnošenje ponude ili zahtjeva za sudjelovanje javni naručitelji ne mogu zahtijevati da konzorciji moraju imati određeni pravni oblik, ali se od odabranog konzorcija može zahtijevati da prihvati određeni pravni oblik nakon što je s njim sklopljen ugovor, ako je takva promjena potrebna za pravilno izvršavanje ugovora.
6. Službe institucija Unije smatraju se javnim naručiteljima, osim ako između sebe donesu administrativne mjere o pružanju usluga, isporuci proizvoda, izvršavanju radova ili provedbi ugovora u vezi s nekretninama.
7. Tehnička pomoć znači aktivnosti potpore i izgradnje kapaciteta koje su potrebne za izvršenje programa ili mjere, a posebno aktivnosti pripremanja, upravljanja, praćenja, evaluacije, revizije i kontrole.
8. Sve razmjene s izvoditeljima, uključujući sklapanje ugovora i njihovih izmjena, mogu se obaviti preko elektroničkih sustava razmjene podataka koje uspostavlja javni naručitelj.
9. Ti sustavi moraju ispunjavati sljedeće zahtjeve:
(a)
samo ovlaštene osobe mogu imati pristup sustavu i dokumentima koji se šalju kroz sustav;
(b)
samo ovlaštene osobe mogu elektronički potpisivati ili slati dokument kroz sustav;
(c)
ovlaštene osobe moraju biti identificirane u sustavu preko uspostavljenih mehanizama;
(d)
vrijeme i datum elektroničke transakcije moraju biti točno određeni;
(e)
mora se očuvati cjelovitost dokumenata;
(f)
mora se očuvati dostupnost dokumenata;
(g)
prema potrebi, mora se očuvati povjerljivost dokumenata;
(h)
mora se osigurati zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
10. Za podatke koji su poslani ili primljeni preko takvog sustava vrijedi pravna pretpostavka o cjelovitosti podataka te točnosti datuma i vremena slanja ili primanja podataka koji su navedeni u sustavu.
Dokument poslan ili priopćen preko takvog sustava smatra se istovjetnim papirnatom dokumentu, prihvatljiv je kao dokaz u pravnim postupcima, smatra se izvornikom i za njega vrijedi pravna pretpostavka o autentičnosti i cjelovitosti, pod uvjetom da ne sadržava dinamična obilježja koja ga mogu automatski promijeniti.
Elektronički potpisi iz točke (b) stavka 9. imaju istovjetan pravni učinak kao vlastoručni potpisi.
Članak 122.
Okvirni ugovori i posebni ugovori
(Članak 101. Financijske uredbe)
1. Rok na koji se zaključuje okvirni ugovor ne smije biti duži od četiri godine, osim u iznimnim slučajevima, opravdanima posebno predmetom okvirnog ugovora.
Posebni ugovori koji se temelje na okvirnim ugovorima sklapaju se u skladu s uvjetima okvirnog ugovora, isključivo između javnih naručitelja i izvoditelja koji su stranke okvirnog ugovora.
Prilikom sklapanja posebnih ugovora, ugovorne stranke ne smiju bitno mijenjati uvjete utvrđene u okvirnom ugovoru.
2. Kada se okvirni ugovor sklapa s jednim gospodarskim subjektom, posebni ugovori sklapaju se u okviru uvjeta utvrđenih u okvirnom ugovoru.
U valjano opravdanim okolnostima, javni naručitelji se mogu u pisanom obliku posavjetovati s izvoditeljem te od njega, prema potrebi, zahtijevati dopunu ponude.
3. Kada se okvirni ugovor sklapa s više gospodarskih subjekata, on se sklapa s najmanje tri subjekta, pod uvjetom da postoji dostatan broj gospodarskih subjekata koji udovoljavaju uvjetima sposobnosti ili dostatan broj prihvatljivih ponuda koje udovoljavaju kriterijima za odabir.
Okvirni ugovor s nekoliko gospodarskih subjekata može se sklopiti u obliku zasebnih ugovora koji sadržavaju jednake uvjete.
Posebni ugovori koji se temelje na okvirnim ugovorima sklopljenim s nekoliko gospodarskih subjekata sklapaju se u skladu sa sljedećim postupcima:
(a)
u slučaju okvirnih ugovora bez ponovnog otvaranja natječaja uz primjenu uvjeta utvrđenih u okvirnom ugovoru;
(b)
u slučaju okvirnih ugovora s ponovnim otvaranjem natječaja, nakon što su se ugovorne stranke ponovno nadmetale na temelju istih i, prema potrebi, preciznije određenih uvjeta te, gdje je potrebno, na temelju drugih uvjeta navedenih u specifikacijama okvirnog ugovora.
Za svaki posebni ugovor koji se sklapa u skladu s uvjetima navedenima u točki (b) trećeg podstavka javni naručitelji se u pisanom obliku savjetuju s izvoditeljima okvirnog ugovora, određujući dovoljno dug rok za podnošenje ponuda. Ponude se dostavljaju u pisanom obliku. Javni naručitelji sklapaju svaki posebni ugovor s ponuditeljem koji je dostavio najbolju ponudu na temelju kriterija za odabir određenih u specifikacijama okvirnog ugovora.
4. U sektorima s brzim promjenama cijena i tehnološkim razvojem, okvirni ugovori bez ponovnog otvaranja natječaja sadrže odredbu o srednjoročnoj reviziji ili sustavu referentnih vrijednosti. Ako prvotno utvrđeni uvjeti nakon srednjoročne revizije više nisu usklađeni s kretanjima cijena ili tehnološkim razvojem, javni naručitelj ne smije koristiti okvirni ugovor te mora poduzeti odgovarajuće mjere za njegovo otkazivanje.
5. Proračunske obveze predviđaju se samo za posebne ugovore sklopljene na temelju okvirnih ugovora.
Odjeljak 2.
Objavljivanje
Članak 123.
Oglašavanje ugovora koji su obuhvaćeni Direktivom 2004/18/EZ
(Članak 103. Financijske uredbe)
1. Objavljivanje u vezi s ugovorima čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1. sastoji se od poziva na nadmetanje, ne dovodeći u pitanje članak 134., te obavijesti o sklopljenom ugovoru. Prethodna obavijest je obvezna samo ako javni naručitelj namjerava iskoristiti mogućnost skraćivanja rokova za primanje ponuda u skladu s člankom 152. stavkom 4.
2. Prethodna obavijest je obavijest kojom javni naručitelji objavljuju indikativne procijenjene ukupne vrijednosti i predmet ugovora i okvirnih ugovora koje namjeravaju sklopiti u financijskoj godini, ali isključujući ugovore koji su u pregovaračkom postupku javne nabave bez prethodnog objavljivanja poziva na nadmetanje.
Prethodnu obavijest objavljuje Ured za publikacije Europske unije (dalje u tekstu: „Ured za publikacije”) ili javni naručitelji u svojem „profilu kupca”.
Obvezna prethodna obavijest šalje se Uredu za publikacije ili se objavljuje u profilu kupca što je prije moguće, a u svakom slučaju najkasnije do 31. ožujka svake financijske godine.
Javni naručitelji koji objavljuju prethodnu obavijest u svojem profilu kupca šalju Uredu za publikacije, elektronički i u skladu s obrascem i načinom slanja koji je naveden u točki 3. Priloga VIII. Direktivi 2004/18/EZ, obavijest o objavi prethodne obavijesti u profilu kupca.
3. Poziv na nadmetanje je način na koji javni naručitelji objavljuju svoju namjeru pokretanja postupka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi ili okvirnog ugovora ili uspostavljanja dinamičkog sustava nabave u skladu s člankom 131. Ne dovodeći u pitanje ugovore sklopljene nakon pregovaračkog postupka iz članka 134., objava poziva na nadmetanje obavezna je za ugovore čije je procijenjena vrijednost jednaka ili viša od graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1.
Ona nije obvezna za posebne ugovore koji se temelje na okvirnim ugovorima.
U otvorenom postupku poziv na nadmetanje mora sadržavati datum, vrijeme i, kada je potrebno, mjesto sastanka komisije za otvaranje ponuda, na kojem mogu prisustvovati ponuditelji.
Javni naručitelji izjavljuju odobravaju li ili ne varijante ponude, te određuju minimalnu razinu stupnjeva sposobnosti koju zahtijevaju ako koriste mogućnost predviđenu u članku 146. stavku 2. drugom podstavku. Oni navode uvjete sposobnosti iz članka 146. koje namjeravaju koristiti, najmanji broj natjecatelja koje namjeravaju pozvati na podnošenje ponuda i, prema potrebi, njihov najveći broj, te objektivne i nediskriminirajuće kriterije koje namjeravaju primijeniti radi ograničavanja broja, u skladu s člankom 128. stavkom 1. drugim podstavkom.
Ako postoji neograničen, izravan i potpun pristup pozivu za podnošenje ponuda elektroničkim sredstvima, posebno u dinamičkim sustavima nabave iz članka 131., u pozivu na nadmetanje navodi se internetska adresa na kojoj se može pristupiti tim dokumentima.
Javni naručitelji koji organiziraju natječaj moraju objaviti obavijest o svojoj namjeri.
Javni naručitelji, prema potrebi, u pozivu na nadmetanje navode da je postupak javne nabave međuinstitucionalni postupak javne nabave. U tim slučajevima, u pozivu na nadmetanje također se navode institucije, izvršne agencije ili tijela iz članka 208. Financijske uredbe koja su uključena u postupak javne nabave, institucija odgovorna za postupak javne nabave i cjelokupnu vrijednost javne nabave za sve navedene institucije, izvršne agencije ili tijela.
4. U obavijesti o sklopljenom ugovoru objavljuje se ishod postupka sklapanja ugovora, okvirnih ugovora ili ugovora koji se temelje na dinamičkom sustavu nabave. U slučaju ugovora čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 170. stavku 1., obavijest o sklopljenom ugovoru je obvezna. Ona nije obvezna za posebne ugovore koji se temelje na okvirnim ugovorima.
Obavijest o sklopljenom ugovoru šalje se Uredu za publikacije najkasnije 48 kalendarskih dana od dana potpisivanja ugovora ili okvirnog ugovora. Međutim, obavijesti koje se odnose na ugovore koji se temelje na dinamičkom sustavu nabave mogu se grupirati na tromjesečnoj osnovi. U takvim slučajevima, oni se dostavljaju Uredu za publikacije najkasnije 48 dana nakon kraja svakog tromjesečja.
Javni naručitelji koji su održali natječaj šalju Uredu za publikacije obavijest o rezultatima natječaja.
U slučaju postupka nabave na međuinstitucionalnoj osnovi, obavijest o sklopljenom ugovoru šalje javni naručitelj odgovoran za postupak.
Obavijest o sklopljenom ugovoru također se pravovremeno šalje Uredu za publikacije u slučaju ugovora ili okvirnih ugovora čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 170. stavku 1., a koji su sklopljeni pregovaračkim postupkom bez prethodne objave poziva na nadmetanje, kako bi objava bila moguća prije potpisivanja ugovora u skladu s uvjetima iz članka 171. stavka 1.
Ne dovodeći u pitanje članak 21., informacije o vrijednosti i izvoditeljima posebnih ugovora koji se temelje na okvirnom ugovoru tijekom financijske godine objavljuju se na internetskoj stranici javnog naručitelja najkasnije do 30. lipnja po isteku te financijske godine ako, kao posljedica sklapanja posebnog ugovora ili zbog ukupnog opsega posebnih ugovora, dođe do prekoračenja graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1.
5. Obavijesti se sastavljaju u skladu sa standardnim obrascima koje je Komisija donijela na temelju Direktive 2004/18/EZ.
Članak 124.
Oglašavanje ugovora koji nisu obuhvaćeni Direktivom 2004/18/EZ
(Članak 103. Financijske uredbe)
1. Ugovori čija je vrijednost niža od graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 170. stavku 1. oglašavaju se na odgovarajući način kako bi se osiguralo konkurentno nadmetanje i nepristranost postupka javne nabave. To oglašavanje uključuje:
(a)
poziv na nadmetanje iz članka 123. stavka 3. ili obavijest o pozivu na iskaz interesa za ugovore koji obuhvaćaju slične predmete s vrijednošću većom od iznosa iz članka 137. stavka 1.;
(b)
odgovarajuću ex ante objavu na internetu za ugovore čija je vrijednost veća od iznosa iz članka 137. stavka 2.
2. Popis izvoditelja s kojima su sklopljeni ugovori u vezi s nekretninama i tajni ugovori iz članka 134. stavka 1. točke (j) ove Uredbe objavljuje se samo jednom godišnje s naznakom predmeta i vrijednosti sklopljenih ugovora. Taj se popis šalje Europskom parlamentu i Vijeću. U slučaju Komisije, taj se popis prilaže sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 66. stavka 9. Financijske uredbe.
3. Informacije u vezi s ugovorima čija je vrijednost veća od iznosa iz članka 137. stavka 1., a za koje nije objavljena pojedinačna obavijest o sklopljenom ugovoru šalju se Uredu za publikacije. Godišnji popisi izvoditelja šalju se najkasnije do 30. lipnja sljedeće financijske godine.
4. Informacije u vezi s ugovorima čija je vrijednost veća od iznosa iz članka 137. stavka 2., objavljuju se na internetskoj stranici institucije najkasnije do 30. lipnja sljedeće financijske godine.
Članak 125.
Objava obavijesti
(Članak 103. Financijske uredbe)
1. Ured za publikacije objavljuje obavijesti iz članaka 123. i 124. u Službenom listu Europske unije najkasnije 12 kalendarskih dana nakon njihova slanja.
Rok iz prvog podstavka skraćuje se na pet kalendarskih dana u slučaju ubrzanih postupaka iz članka 154.
2. Javni naručitelji moraju moći osigurati dokaz o datumu slanja obavijesti.
Članak 126.
Drugi oblici oglašavanja
(Članak 103. Financijske uredbe)
Pored oglašavanja iz članaka 123., 124. i 125. ugovori se mogu oglašavati i na bilo koji drugi način, posebno u elektroničkom obliku. U svakom takvom oglašavanju upućuje se na obavijest objavljenu u Službenom listu Europske unije u skladu s člankom 125., ako je ona bila objavljena, a oglašavanje ne smije prethoditi objavi te obavijesti koja je jedina vjerodostojna.
Takvo oglašavanje ne smije dovoditi ni do kakve diskriminacije među natjecateljima ili ponuditeljima niti sadržavati pojedinosti osim onih sadržanih u pozivu na nadmetanje, ako je on objavljen.
Odjeljak 3.
Postupci nabave
Članak 127.
Vrste postupaka nabave
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Ugovori se sklapaju pozivom za podnošenje ponuda u otvorenom, ograničenom ili pregovaračkom postupku nakon objave poziva na nadmetanje ili u pregovaračkom postupku bez prethodne objave poziva na nadmetanje na temelju natječaja, ako je to primjereno.
2. Postupci nabave otvoreni su kada svi zainteresirani gospodarski subjekti mogu podnijeti ponude. Ovo se primjenjuje i u slučaju dinamičkih sustava nabave iz članka 131.
Postupci nabave ograničeni su u slučaju kada se svi gospodarski subjekti mogu prijaviti za sudjelovanje, ali samo natjecatelji koji zadovoljavaju uvjete sposobnosti iz članka 146. i koje javni naručitelji istodobno pisanim putem pozovu mogu podnijeti ponudu ili rješenje u okviru postupka natjecateljskog dijaloga iz članka 132.
Faza odabira može se ponoviti za svaki pojedini ugovor, kao i u slučaju natjecateljskog dijaloga, ili može uključivati sastavljanje popisa potencijalnih natjecatelja u skladu s postupkom iz članka 136. stavka 1. točke (a).
3. U pregovaračkom postupku javni naručitelji savjetuju se s natjecateljima prema njihovom izboru koji ispunjavaju uvjete sposobnosti utvrđene u članku 146. i pregovaraju o uvjetima njihovih ponuda s jednim ili više njih.
Kada je u pregovaračkom postupku objavljen poziv na nadmetanje kako je navedeno u članku 135., javni naručitelji istodobno i pisanim putem pozivaju odabrane natjecatelje na pregovore.
4. Natječaji su postupci koji javnim naručiteljima omogućuju da steknu, uglavnom u području arhitekture i građevinarstva ili obrade podataka, plan ili nacrt koji predloži povjerenstvo za odabir nakon konkurentnog nadmetanja, uz nagradu ili bez dodjele nagrada.
Članak 128.
Broj natjecatelja u ograničenim ili pregovaračkim postupcima
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. U ograničenom postupku i u postupcima iz točaka (a) i (b) članka 136. stavka 1., broj natjecatelja pozvanih na podnošenje ponuda ne može biti manji od pet, pod uvjetom da dovoljan broj natjecatelja ispunjava uvjete sposobnosti.
Javni naručitelj može također predvidjeti maksimalan broj natjecatelja, ovisno o predmetu ugovora i na temelju objektivnih i nediskriminirajućih uvjeta sposobnosti. U takvim se slučajevima područje primjene i uvjeti navode u pozivu na nadmetanje ili u pozivu za iskaz interesa iz članaka 123. i 124.
U svakom slučaju, broj natjecatelja pozvanih da podnesu ponude mora biti dovoljan da osigura istinsko nadmetanje.
2. U pregovaračkim postupcima i nakon natjecateljskog dijaloga, broj natjecatelja koji se pozivaju na pregovore ili podnošenje ponuda ne smije biti manji od tri, pod uvjetom da dovoljan broj natjecatelja zadovoljava uvjete sposobnosti.
Broj natjecatelja pozvanih na podnošenje ponuda mora biti dovoljan da osigura istinsko nadmetanje
Prvi i drugi podstavak ne primjenjuju se na:
(a)
ugovore vrlo male vrijednosti kako je navedeno u članku 137. stavku 2.;
(b)
ugovore za pravne usluge u skladu s nomenklaturom CPV;
(c)
ugovore koji su proglašeni tajnima, kako je navedeno u članku 134. stavku 1. točki (j).
3. U slučaju kada je broj natjecatelja koji ispunjavaju uvjete sposobnosti i koji imaju minimalni stupanj sposobnosti ispod minimalnog broja navedenog u stavcima 1. i 2., javni naručitelj može nastaviti postupak pozivanjem jednog ili više natjecatelja koji imaju potrebnu sposobnost. Međutim, javni naručitelj ne smije uključiti druge gospodarske subjekte koji nisu prvobitno bili pozvani da sudjeluju u postupku ili natjecatelje koji nemaju potrebne sposobnosti.
Članak 129.
Način provedbe pregovaračkih postupaka
(Članak 104. Financijske uredbe)
Javni naručitelji pregovaraju s ponuditeljima o ponudama koje su podnijeli kako bi se prilagodili zahtjevima određenima u pozivu na nadmetanje iz članka 123. ili u specifikacijama i u svim dodatnim dokumentima te kako bi se izabrala ponuda koja daje najbolju vrijednost za novac.
Tijekom pregovora, javni naručitelji osiguravaju jednak odnos prema svim ponuditeljima.
U slučaju kada javni naručitelji mogu, u skladu s člankom 135., sklapati ugovore primjenom pregovaračkog postupka nakon objave poziva na nadmetanje, oni mogu odlučiti da se pregovarački postupak provodi u fazama kako bi se smanjio broj ponuda o kojima će se pregovarati, primjenjujući kriterije za odabir navedenih u pozivu na nadmetanje ili specifikaciji. U pozivu na nadmetanje ili specifikaciji navodi se da će se koristiti ova mogućnost.
Članak 130.
Natječaji
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Pravila za organizaciju natječaja dostavljaju se zainteresiranima za sudjelovanje.
Broj natjecatelja pozvanih da sudjeluju mora biti dovoljan da osigura istinsko nadmetanje.
2. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje imenuje povjerenstvo za odabir. Povjerenstvo čine isključivo fizičke osobe koje su neovisne o sudionicima natječaja. U slučaju kada je potrebna posebna stručna kvalifikacija za sudjelovanje u natječaju, barem jedna trećina članova povjerenstva za odabir mora imati istu ili istovrsnu kvalifikaciju.
Povjerenstvo za odabir je autonomno u donošenju mišljenja. Ono donosi mišljenja na temelju projekata koji su mu natjecatelji anonimno dostavili i isključivo uzimajući u obzir kriterije određene u pozivu na natječaj.
3. Prijedlozi povjerenstva za odabir, koji se temelje na sadržaju svakog projekta, te njegova opažanja evidentiraju se u izvješću koje potpisuju svi članovi povjerenstva.
Natjecatelji ostaju anonimni sve dok povjerenstvo za odabir ne donese svoje mišljenje.
Povjerenstvo za odabir može zatražiti od natjecatelja da odgovore na pitanja zabilježena u izvješću da bi razjasnili projekt. Sastavlja se potpuno izvješće o dijalogu koji je uslijedio.
4. Javni naručitelj zatim donosi odluku navodeći ime i adresu odabranog natjecatelja te razloge za taj odabir u odnosu na kriterije najavljene u pozivu na natječaj, posebno ako se odstupa od prijedloga navedenih u mišljenju povjerenstva za odabir.
Članak 131.
Dinamički sustav nabave
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Dinamički sustav nabave je u potpunosti elektronički postupak za uobičajene nabave koji je otvoren tijekom čitavog trajanja svim gospodarskim subjektima koji zadovoljavaju uvjete sposobnosti i koji su dostavili okvirnu ponudu koja je u skladu sa specifikacijama i sve dodatne dokumente. Okvirne ponude mogu se poboljšati u svakom trenutku pod uvjetom da su i dalje u skladu sa specifikacijama.
2. Za potrebe uspostavljanja dinamičkog sustava nabave, javni naručitelji objavljuju poziv na nadmetanje u kojem se navodi da se koristi dinamički sustav nabave i koji sadrži uputu na internetsku adresu koja nudi neograničen, izravan i potpun pristup specifikacijama i svim dodatnim dokumentima od trenutka objave poziva do isteka sustava.
U specifikacijama javni naručitelji, između ostalog, navode vrstu nabava predviđenih u okviru tog sustava, kao i sve potrebne informacije u vezi sa sustavom nabave, korištenu elektroničku opremu te rješenja i specifikacije tehničkih veza.
3. Javni naručitelji tijekom trajanja dinamičkog sustava nabave svakom gospodarskom subjektu pružaju mogućnost podnošenja okvirne ponude radi primanja u sustav u skladu s uvjetima iz stavka 1. Oni provode evaluaciju u roku od najviše 15 dana od dana podnošenja okvirne ponude. Međutim, oni mogu produljiti razdoblje evaluacije pod uvjetom da u međuvremenu nije upućen ni jedan poziv na podnošenje ponuda.
Javni naručitelj u najkraćem mogućem roku obavješćuje ponuditelje da su primljeni u dinamički sustav nabave ili da je njihova ponuda odbijena.
4. Svaki pojedini ugovor podliježe pozivu na podnošenje ponuda. Prije upućivanja tog poziva, javni naručitelji objavljuju pojednostavljeni poziv na nadmetanje kojim se pozivaju svi zainteresirani gospodarski subjekti da podnesu okvirnu ponudu u roku koji ne smije biti kraći od 15 dana od dana slanja pojednostavljenog poziva. Javni naručitelji ne mogu nastaviti s nadmetanjem dok ne završe evaluaciju svih okvirnih ponuda zaprimljenih u tom roku.
Javni naručitelji pozivaju sve ponuditelje primljene u sustav da podnesu ponudu u prihvatljivom roku. Na temelju kriterija za odabir utvrđenih u pozivu na nadmetanje za uspostavljanje dinamičkog sustava nabave, javni naručitelji sklapaju ugovor s ponuditeljem koji je dostavio ponudu koja pruža najbolju vrijednost za novac. Prema potrebi ti kriteriji mogu biti formulirani preciznije u pozivu na podnošenje ponuda.
5. Dinamički sustav nabave ne smije trajati dulje od četiri godine, osim u opravdanim iznimnim slučajevima.
Javni naručitelji ne smiju koristiti ovaj sustav s ciljem sprečavanja, ograničavanja ili narušavanja tržišnog natjecanja.
Nikakvi se troškovi ne smiju zaračunati zainteresiranim gospodarskim subjektima ili stranama u sustavu.
Članak 132.
Natjecateljski dijalog
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. U slučaju posebno složenih ugovora, u slučaju kada javni naručitelj smatra da izravna primjena otvorenog postupka ili postojećih aranžmana kojima se uređuje ograničeni postupak neće omogućiti dodjelu ugovora ponudi koja nudi najbolju vrijednost za novac, javni naručitelj može primijeniti natjecateljski dijalog iz članka 29. Direktive 2004/18/EZ.
Ugovor se smatra „posebno složenim” u slučaju kada javni naručitelj nije objektivno u mogućnosti utvrditi tehnička sredstva potrebna za ispunjavanje zahtjeva ili ciljeva, ili ne može odrediti pravnu ili financijsku strukturu projekta.
2. Javni naručitelji objavljuju poziv na nadmetanje u kojem određuju svoje potrebe i zahtjeve, koje definiraju u tom pozivu i/ili u opisnoj dokumentaciji.
3. Javni naručitelji započinju dijalog s natjecateljima koji zadovoljavaju uvjete sposobnosti određene u članku 146. radi utvrđivanja i definiranja sredstava koja najbolje ispunjavaju njihove potrebe.
Javni naručitelji tijekom dijaloga osiguravaju jednako postupanje sa svim ponuditeljima i povjerljivost predloženih rješenja ili drugih informacija koje su dostavili natjecatelji koji sudjeluju u dijalogu, osim ako oni ne pristanu na njihovo objavljivanje.
Javni naručitelji mogu omogućiti da se postupak odvija u uzastopnim fazama kako bi se smanjio broj rješenja o kojima se treba raspravljati tijekom faze dijaloga primjenjujući kriterije za odabir u pozivu na nadmetanje ili u opisnoj dokumentaciji, ako je ta mogućnost predviđena u pozivu na nadmetanje ili opisnoj dokumentaciji.
4. Nakon obavješćivanja sudionika o završetku dijaloga, javni naručitelji ih pozivaju na podnošenje konačnih ponuda na temelju jednog ili više rješenja koja su predstavili i utvrdili tijekom dijaloga. Ove ponude sadrže sve potrebne elemente nužne za izvršavanje projekta.
Na zahtjev javnog naručitelja te se ponude mogu pojašnjavati, utvrđivati i usklađivati, pod uvjetom da se time ne mijenjaju temeljni aspekti ponude ili poziva za podnošenje ponuda, čije bi promjene mogle narušiti tržišno natjecanje ili imati diskriminirajući učinak.
Na zahtjev javnog naručitelja od ponuditelja za kojeg se utvrdilo da je predao ponudu s najboljom vrijednosti za novac može se zatražiti da pojasni aspekte ponude ili potvrdi obveze sadržane u ponudi, pod uvjetom da se time ne mijenjaju bitni aspekti ponude ili poziva na podnošenje ponuda, te de se time ne uzrokuje narušavanje tržišnog natjecanja ili diskriminacija.
5. Javni naručitelji mogu utvrditi cijene ili plaćanja za sudionike u dijalogu.
Članak 133.
Zajednička nabava
(Članak 104. Financijske uredbe)
U slučaju zajedničkog postupka nabave između jedne institucije i javnog naručitelja iz jedne ili više država članica, država EFTA-e ili država kandidatkinja Unije, primjenjuju se postupovne odredbe koje se primjenjuju na tu instituciju.
Institucija može, u slučaju kada je udio u ukupnoj procijenjenoj vrijednosti ugovora koji se odnosi na javnog naručitelja iz države članice ili kojim on upravlja jednak ili viši od 50 %, ili u drugim opravdanim slučajevima, odlučiti da se primjenjuju postupovna pravila koja se primjenjuju na javnog naručitelja iz države članice, pod uvjetom da se ona smatraju jednakima pravilima institucije.
Institucija i javni naručitelj iz države članice, države EFTA-e ili država kandidatkinja Unije na koje se odnosi zajednički postupak nabave posebno se dogovaraju o praktičnom načinu evaluacije zahtjeva za sudjelovanje ili ponuda, o sklapanju ugovora, pravu koje se primjenjuje na ugovor i o sudu nadležnom za rješavanje sporova.
Članak 134.
Primjena pregovaračkog postupka bez prethodne objave poziva na nadmetanje
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Bez obzira na procijenjenu vrijednost ugovora, javni naručitelji mogu primijeniti pregovarački postupak bez prethodne objave poziva na nadmetanje u sljedećim slučajevima:
(a)
u slučaju kada nije dostavljena ni jedna ponuda ili ni jedna odgovarajuća ponuda, ili ni jedan zahtjev za sudjelovanje kao odgovor na otvoreni postupak ili ograničeni postupak nakon što je dovršen početni postupak, pod uvjetom da se bitno ne mijenjaju izvorni uvjeti ugovora kako su navedeni u dokumentaciji za nadmetanje iz članka 138.;
(b)
u slučaju kada se zbog tehničkih ili umjetničkih razloga, ili zbog razloga povezanih sa zaštitom isključivih prava, ugovor može sklopiti samo s određenim gospodarskim subjektom;
(c)
ako je to nužno potrebno, u slučaju kada, zbog izuzetne hitnosti izazvane nepredviđenim događajima koji se ne mogu pripisati javnim naručiteljima, nije moguće udovoljiti utvrđenim rokovima određenim za druge postupke i utvrđenim u člancima 152., 153. i 154.;
(d)
u slučaju kada se ugovor o uslugama sklapa nakon provedenog natječaja i kada mora prema pravilima koja se primjenjuju biti sklopljen s najuspješnijim natjecateljem ili jednim od najuspješnijih natjecatelja; u potonjem slučaju se na sudjelovanje u pregovorima pozivaju svi uspješni natjecatelji;
(e)
za dodatne usluge i radove koji nisu uključeni u prvobitnom prijedlogu projekta niti u izvornom ugovoru, ali koji su zbog nepredviđenih okolnosti postali nužni za pružanje usluga ili izvršavanje radova, podložno uvjetima određenima u stavku 2.;
(f)
za nove usluge ili radove koji se sastoje od ponavljanja sličnih usluga ili radova povjerenih gospodarskom subjektu s kojim je taj isti javni naručitelj ranije sklopio ugovor, pod uvjetom da su te usluge ili radovi u skladu s osnovnim projektom i da je taj projekt predmet izvornog ugovora sklopljenog u otvorenom ili ograničenom postupku, podložno uvjetima određenima u stavku 3.;
(g)
za ugovore o nabavi robe:
i.
u slučaju dodatnih isporuka koje su namijenjene ili kao djelomična zamjena uobičajenih isporuka ili instalacija ili kao produljenje postojećih isporuka ili instalacija, u slučaju kada bi promjena dobavljača obvezala javnog naručitelja da nabavi opremu koja ima različite tehničke karakteristike, što bi imalo za posljedicu neusklađenost ili nerazmjerne tehničke poteškoće u radu i održavanju; trajanje takvih ugovora ne smije prelaziti tri godine;
ii.
ako je roba proizvedena isključivo za potrebe istraživanja, pokusa, studije ili razvoja, uz iznimku komercijalnih analiza održivosti i proizvodnje u velikoj seriji koji imaju za cilj povrat troškova istraživanja i razvoja;
iii.
u pogledu nabava robe koja kotira i kupuje se na robnom tržištu;
iv.
u pogledu nabave po posebno povoljnim uvjetima, bilo od dobavljača koji u potpunosti likvidira svoje poslovanje ili od stečajnih upravitelja ili likvidatora u stečaju, na temelju dogovora s vjerovnicima, ili sličnog postupka u skladu s nacionalnim pravom;
(h)
za ugovore u vezi s nekretninama, nakon istraživanja lokalnog tržišta;
(i)
za ugovore o pravnim uslugama u skladu s nomenklaturom CPV, pod uvjetom da se takvi ugovori na odgovarajući način oglašavaju;
(j)
za ugovore koje su institucije ili tijela koja je odredila institucija proglasila tajnima ili za ugovore čije izvršavanje mora biti praćeno posebnim sigurnosnim mjerama u skladu s upravnim propisima na snazi ili ako to zahtijeva zaštita osnovnih interesa Unije.
2. Za dodatne usluge i radove iz stavka 1. točke (e) javni naručitelj može primijeniti pregovarački postupak bez prethodne objave poziva na nadmetanje, pod uvjetom da ugovor sklopi s izvoditeljem koji izvršava ugovor u jednom od sljedećih slučajeva:
(a)
u slučaju kada takve dodatne ugovore nije moguće tehnički ili ekonomski odvojiti od glavnog ugovora bez ozbiljnih poteškoća za javnog naručitelja;
(b)
u slučaju kada su takve usluge ili radovi, iako odvojivi od izvršavanja izvornog ugovora, neophodni za njegovo dovršenje.
Ukupna vrijednost dodatnih ugovora ne smije prelaziti 50 % iznosa izvornog ugovora.
3. U slučajevima iz stavka 1. točke (f) ovog članka, mogućnost primjene pregovaračkog postupka navodi se čim se objavi konkurentno nadmetanje za prvu operaciju, te se ukupni procijenjeni iznos za daljnje usluge ili radove uzima u obzir prilikom izračuna graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1. Taj se postupak može primjenjivati samo tijekom izvršavanja izvornog ugovora, a najkasnije tri godine od njegovog potpisivanja.
Članak 135.
Primjena pregovaračkog postupka nakon prethodne objave poziva na nadmetanje
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Neovisno o procijenjenoj vrijednosti ugovora, javni naručitelji mogu primijeniti pregovarački postupak nakon što objave poziv na nadmetanje u sljedećim slučajevima:
(a)
u slučaju podnošenja nepravilnih ili neprihvatljivih ponuda, posebno u vezi s uvjetima sposobnosti ili kriterijima za odabir, nakon dovršenog otvorenog ili ograničenog postupka ili natjecateljskog dijaloga, uz uvjet da izvorni uvjeti ugovora kako su određeni u pozivu za podnošenje ponuda iz članka 138. nisu bitno izmijenjeni, ne dovodeći u pitanje primjenu stavka 2. ovog članka;
(b)
u izvanrednim slučajevima koji uključuju radove, robu ili usluge kada njihova priroda ili rizici ne dozvoljavaju ponuditelju prethodno ukupno određivanje cijene;
(c)
u slučaju kada je priroda usluge koja se nabavlja, a posebno u slučaju financijskih i intelektualnih usluga, takva da se ugovorne specifikacije ne mogu utvrditi s dovoljnom preciznošću kojom se omogućuje sklapanje ugovora na temelju izbora najbolje ponude u skladu s pravilima kojima se uređuje otvoreni ili ograničeni postupak;
(d)
kod ugovora o radovima, u slučaju kada se radovi provode izvršavaju za potrebe istraživanja, ispitivanja ili razvoja, a ne s ciljem osiguranja profitabilnosti ili povrata troškova istraživanja i razvoja;
(e)
za ugovore o uslugama iz Priloga II.B Direktivi 2004/18/EZ, podložno točkama (i) i (j) članka 134. stavka 1. ove Uredbe i njegovog drugog podstavka;
(f)
za usluge u području istraživanja i razvoja, osim onih čiji rezultati isključivo služe javnom naručitelju pri izvršavanju vlastitih poslova, pod uvjetom da javni naručitelj u potpunosti plati pruženu uslugu;
(g)
za ugovore o uslugama u pogledu kupnje, razvoja, produkcije ili koprodukcije programskog materijala namijenjenog emitiranju programa od strane organizacija za radiodifuziju ili za ugovore o vremenu emitiranja.
2. U slučajevima iz stavka 1. točke (a) javni naručitelji mogu odustati od objave poziva na nadmetanje ako u pregovarački postupak uključe sve ponuditelje i samo one ponuditelje koji ispunjavaju uvjete sposobnosti koji su tijekom prethodnog postupka podnijeli ponude u skladu s formalnim zahtjevima postupka nabave.
Članak 136.
Postupak s pozivom na iskaz interesa
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Za ugovore čija vrijednost ne premašuje vrijednost iz čanka 170. stavka 1. i ne dovodeći u pitanje članke 134. i 135., javni naručitelji mogu se koristiti pozivom na iskaz interesa radi:
(a)
preliminarnog odabira natjecatelja koji će biti pozvani na podnošenje ponuda vezano uz buduće ograničene pozive na podnošenje ponuda;
(b)
prikupljanja popisa dobavljača koji će biti pozvani na podnošenje zahtjeva za sudjelovanje ili podnošenje ponuda.
2. Popis koji se sastavlja nakon poziva za iskaz interesa važi za sljedeće razdoblje:
(a)
najviše tri godine od datuma kada je obavijest iz članka 124. stavka 1. točke (a) poslana Uredu za publikacije u slučaju iz stavka 1. točke (a) ovog članka;
(b)
najviše pet godina od datuma kada je obavijest iz članka 124. stavka 1. točke (a) poslana Uredu za publikacije u slučaju popisa dobavljača iz stavka 1. točke (b) ovog članka.
Popis iz prvog podstavka može sadržavati podpopise.
Svaka zainteresirana osoba može podnijeti zahtjev u bilo kojem trenutku tijekom razdoblja važenja popisa, osim u posljednja tri mjeseca tog razdoblja.
3. Prilikom sklapanja ugovora, javni naručitelj je poziva sve natjecatelje ili dobavljače koji se nalaze na dotičnom popisu ili podpopisu radi:
(a)
podnošenja ponude u slučaju iz stavka 1. točke (a);
(b)
podnošenja, u slučaju popisa iz stavka 1. točke (b), bilo:
i.
ponuda s dokumentima koji se odnose na razloge za isključenje i uvjete sposobnosti;
ii.
dokumenata koji se odnose na razloge za isključenje i uvjete sposobnosti i, u drugoj fazi, ponuda za one koji ispunjavaju te kriterije.
Članak 137.
Ugovori male vrijednosti
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Pregovarački postupak bez prethodne objave poziva na nadmetanje uz savjetovanje najmanje tri natjecatelja može se koristiti za ugovore male vrijednosti ne veće od 60 000 EUR.
Ako nakon savjetovanja s natjecateljima, javni naručitelj primi samo jednu ponudu koja je administrativno i tehnički valjana, ugovor se može sklopiti pod uvjetom da su ispunjeni kriteriji za odabir.
2. Ugovori vrlo male vrijednosti ne veće od 15 000 EUR mogu se sklopiti na temelju samo jedne ponude nakon završetka pregovaračkog postupka bez prethodne objave poziva na nadmetanje.
3. Plaćanja za stavke rashoda čija je vrijednost manja od 1 000 EUR mogu se sastojati samo od plaćanja na temelju faktura, bez prethodnog prihvaćanja ponude.
Članak 138.
Dokumentacija za nadmetanje
(Članak 105. Financijske uredbe)
1. Dokumentacija za nadmetanje sadrže barem:
(a)
poziv za podnošenje ponuda, poziv na pregovaranje ili sudjelovanje u dijalogu u skladu s postupkom iz članka 132.;
(b)
priložene specifikacije ili, u slučaju natjecateljskog dijaloga iz članka 132., dokument koji opisuje potrebe i zahtjeve javnog naručitelja ili uputu na internetsku adresu na kojoj se takve specifikacije ili dokument mogu pregledati;
(c)
nacrt ugovora koji se temelji na predlošku ugovora.
Točka (c) prvog podstavka ne primjenjuje se u slučajevima kada se predložak ugovora ne može upotrijebiti zbog iznimnih i opravdanih okolnosti.
Dokumentacija za nadmetanje sadrži uputu na poduzete mjere oglašavanja u skladu s člancima 123. do 126.
2. U pozivu za podnošenje ponuda ili pozivu na pregovaranje ili sudjelovanje u dijalogu mora se barem:
(a)
navesti pravila kojima se uređuje podnošenje i prezentiranje ponuda, uključujući posebno krajnji datum i vrijeme podnošenja, sve zahtjeve u pogledu upotrebe standardnog obrasca za odgovor, dokumente koje treba priložiti, uključujući one koji dokazuju financijsku, ekonomsku, tehničku i stručnu sposobnost iz članka 146., ako nisu navedeni u pozivu na nadmetanje, te adresu na koju ih treba poslati;
(b)
navesti da podnošenje ponude podrazumijeva prihvaćanje specifikacije iz stavka 1. na koju se ponuda odnosi te da ovo podnošenje obvezuje izvoditelja s kojim se sklapa ugovor tijekom izvršavanja ugovora;
(c)
navesti razdoblje tijekom kojeg je ponuda valjana i ne može se mijenjati ni u kojem pogledu;
(d)
zabraniti svaki kontakt između javnog naručitelja i ponuditelja tijekom postupka, osim u iznimnom slučaju, pod uvjetima utvrđenim u članku 160., te u slučaju da postoji odredba o posjeti na licu mjesta, navesti pravila za obavljanje takve posjete.
(e)
navesti, u slučaju natjecateljskog dijaloga, datum i adresu koji su određeni za početak faze savjetovanja.
3. U specifikacijama se navodi barem:
(a)
razloge za isključenje i uvjete sposobnosti koji se primjenjuju na ugovor, osim u natjecateljskom dijalogu, u ograničenom postupku i u pregovaračkom postupku nakon objave obavijesti iz članka 135.; u takvim slučajevima ti se kriteriji navode isključivo u pozivu na nadmetanje ili u pozivu za iskaz interesa;
(b)
kriterije za odabir i njihov relativni ponder ili, prema potrebi, njihova važnost padajućim redoslijedom, ako to nije navedeno u pozivu na nadmetanje;
(c)
tehničke specifikacije iz članka 139.:
(d)
minimalne zahtjeve koje moraju ispunjavati varijante u postupcima iz članka 149. stavka 2., po kojemu se ugovor sklapa s ponuditeljem koji nudi najbolju vrijednost za novac, u slučaju kada je javni naručitelj naveo u pozivu na nadmetanje da su takve varijante dozvoljene;
(e)
da se primjenjuje Protokol o povlasticama i imunitetima Europske unije ili, prema potrebi, Bečka konvencija o diplomatskim odnosima ili Bečka konvencija o konzularnim odnosima;
(f)
dokaze o pristupu ugovorima, kako je određeno u članku 172.;
(g)
u dinamičkim sustavima nabave iz članka 131., prirodu predviđenih nabava, kao i sve potrebne informacije koje se odnose na sustav nabave, korištenu elektroničku opremu i načine i specifikacije tehničkog spajanja.
4. U predlošku ugovora treba posebno:
(a)
navesti kazne za nepridržavanje njegovih odredaba;
(b)
navesti detaljan sadržaj faktura ili odgovarajuće popratne dokumentacije u skladu s člankom 102.;
(c)
navesti da je, u slučaju kada su javni naručitelji institucije, pravo Unije ono pravo koje se primjenjuje na ugovor te ga prema potrebi dopunjuje nacionalno pravo kako je određeno u ugovoru;
(d)
navesti sud nadležan za rješavanje sporova.
Za potrebe točke (c) prvog podstavka ovog stavka, u slučaju ugovora iz članka 121. stavka 1., nacrt ugovora može se pozivati isključivo na nacionalno pravo.
5. Javni naručitelji mogu zahtijevati informacije od ponuditelja o bilo kojem dijelu ugovora kojeg ponuditelj namjerava dati trećim stranama u podizvođenje i o identitetu podizvoditelja. Uz informacije iz članka 143., javni naručitelj može od natjecatelja ili ponuditelja zahtijevati i podnošenje informacija o financijskim, ekonomskim, tehničkim i stručnim sposobnostima, kako je navedeno u člancima 146., 147. i 148., predviđenog podizvoditelja, a posebno kad poslovanje s podizvoditeljima čini značajan dio ugovora.
Članak 139.
Tehničke specifikacije
(Članak 105. Financijske uredbe)
1. Tehničke specifikacije moraju omogućiti jednak pristup natjecateljima i ponuditeljima te ne smiju stvarati neopravdane prepreke za konkurentno nadmetanje.
Njima se određuju zahtijevane karakteristike proizvoda, usluge, materijala ili rada s obzirom na svrhu za koju ih je namijenio javni naručitelj.
2. Karakteristike iz stavka 1. uključuju:
(a)
razine kvalitete;
(b)
učinak na okoliš;
(c)
kad god je to moguće, kriterije pristupačnosti za osobe s invaliditetom ili oblikovanje prilagođeno svim korisnicima;
(d)
razine i postupke ocjenjivanja sukladnosti;
(e)
spremnost za korištenje;
(f)
sigurnost ili dimenzije, uključujući, za robu, trgovački naziv i upute za korisnike i, za sve ugovore, terminologiju, simbole, ispitivanje i metode ispitivanja, pakovanje, oznake i označivanje, proizvodne postupke i metode;
(g)
za ugovore o radovima, postupke o osiguranju kvalitete te pravila planiranja i obračuna troškova, ispitivanje, inspekcijske preglede i uvjete prihvaćanja poslova i metoda ili tehnika izgradnje i sve druge tehničke uvjete koje javni naručitelj može zahtijevati na temelju općih ili posebnih propisa u vezi s dovršenim radovima i s materijalima ili sastavnim elementima.
3. Tehničke specifikacije se utvrđuju na jedan od sljedećih načina:
(a)
upućivanjem na europske norme ili na europska tehnička odobrenja ili zajedničke tehničke specifikacije, u slučaju kada takve specifikacije postoje, na međunarodne norme ili na druge tehničke referentne sustave koje su uspostavila europska tijela za normizaciju, ili ako oni ne postoje, na njihove nacionalne ekvivalente; svakom upućivanju dodaje se izraz „ili ekvivalent”;
(b)
u pogledu izvršavanja ili funkcionalnih zahtjeva koji mogu uključivati ekološke karakteristike i dovoljno su detaljni kako bi se ponuditeljima omogućilo utvrđivanje svrhe ugovora, a javnim naručiteljima sklapanje ugovora;
(c)
kombinacijom ove dvije metode utvrđivanja.
4. U slučaju kada javni naručitelji koriste mogućnost upućivanja na specifikacije iz stavka 3. točke (a), oni ne smiju odbiti ponudu na temelju toga što ona nije u skladu s tim specifikacijama, ako ponuditelj ili natjecatelj dokaže pomoću odgovarajućih sredstava i na način koji je zadovoljavajući za javnog naručitelja da ponuda na istovrstan način ispunjava utvrđene zahtjeve.
Odgovarajuće sredstvo može biti tehnička dokumentacija proizvođača ili izvješće o ispitivanju priznatog tijela.
5. U slučaju kada javni naručitelji koriste mogućnost iz stavka 3. točke (b) kojom se propisuju specifikacije u pogledu izvršavanja ili funkcionalnih zahtjeva, oni ne smiju odbiti ponudu koja je u skladu s nacionalnom normom kojom se prenosi europska norma, europsko tehničko odobrenje ili zajedničke tehničke specifikacije, međunarodna norma ili tehnički referentni sustavi koje uspostavljaju europska tijela za normizaciju, ako se te specifikacije odnose na potrebno izvršavanje ili funkcionalne zahtjeve.
Ponuditelj mora dokazati, na način koji je prihvatljiv javnom naručitelju i bilo kojim odgovarajućim sredstvima, da je ponuda u skladu sa zahtjevima izvršavanja ili funkcionalnim zahtjevima koje je postavio javni naručitelj. Odgovarajuće sredstvo može biti tehnička dokumentacija proizvođača ili izvještaj o ispitivanju priznatog tijela.
6. U slučaju kada javni naručitelji utvrde ekološke karakteristike u smislu izvršavanja ili funkcionalnih zahtjeva, oni se mogu koristiti detaljnim specifikacijama ili, prema potrebi, njihovim dijelovima kako je utvrđeno europskim, multinacionalnim ili nacionalnim eko-oznakama ili bilo kojim drugim eko-oznakama, pod uvjetom da su zadovoljeni sljedeći uvjeti:
(a)
korištene specifikacije odgovarajuće su za utvrđenje karakteristika robe ili usluga koji su predmet ugovora;
(b)
zahtjevi označavanja postavljeni su na temelju znanstvenih podataka;
(c)
eko-oznake donose se na temelju postupka u kojem mogu sudjelovati sve zainteresirane stranke, kao na primjer državna tijela, potrošači, proizvođači, distributeri i organizacije za zaštitu okoliša;
(d)
eko-oznake dostupne su svim zainteresiranim stranama.
7. Javni naručitelji mogu naznačiti da se za usluge ili proizvode koji nose eko-oznaku podrazumijeva da su u skladu s tehničkim specifikacijama utvrđenima u ugovornoj dokumentaciji. Oni prihvaćaju svako drugo odgovarajuće sredstvo dokazivanja, kao na primjer tehničku dokumentaciju proizvođača ili izvještaj o ispitivanju koje izdaje priznato tijelo. Za potrebe stavaka 4., 5. i 6., priznato tijelo je laboratorij za ispitivanje i kalibraciju ili tijelo za ovjeravanje i inspekcije koje udovoljava europskim normama koje se primjenjuju.
8. Osim u iznimnim slučajevima valjano opravdanima predmetom ugovora, te specifikacije ne smiju upućivati na određenu izradu ili izvor ili na poseban postupak ili na žigove, patente, vrste ili specifično podrijetlo ili proizvodnju koji bi mogli utjecati na favoriziranje ili eliminaciju određene robe ili gospodarskih subjekata.
U slučaju kada nije moguće osigurati dovoljno detaljan i razumljiv opis predmeta ugovora, nakon upućivanja navodi se izraz „ili ekvivalentno”.
Članak 140.
Promjena cijene
(Članak 105. Financijske uredbe)
1. U dokumentaciji za nadmetanje jasno navode treba li se u ponudi navesti konačna cijena koju nije moguće mijenjati.
2. U suprotnom, u dokumentaciji za nadmetanje utvrđuju se uvjeti i/ili formule za promjenu cijena za vrijeme trajanja ugovora. U takvim slučajevima javni naručitelj posebno vodi računa o:
(a)
predmetu postupka nabave i gospodarskim prilikama u kojima se on provodi;
(b)
vrsti poslova i ugovora te njihovu trajanju;
(c)
svojim financijskim interesima.
Članak 141.
Nezakonite djelatnosti koje dovode do isključenja
(Članak 106. Financijske uredbe)
Slučajevi iz članka 106. stavka 1. točke (e) Financijske uredbe uključuju sve nezakonite djelatnosti koje štete financijskim interesima Unije, a posebno:
(a)
slučajeve prijevare iz članka 1. Konvencije o zaštiti financijskih interesa Europskih zajednica, koja je sastavljena Aktom Vijeća od 26. srpnja 1995. (12);
(b)
slučajeve korupcije iz članka 3. Konvencije o borbi protiv korupcije u kojoj sudjeluju službenici Europskih zajednica ili službenici država članica Europske unije koja je sastavljena Aktom Vijeća od 26. svibnja 1997. (13);
(c)
slučajeve sudjelovanja u kriminalnoj organizaciji kako je definirano u članku 2. Okvirne odluke Vijeća 2008/841/PUP (14);
(d)
slučajeve pranja novca, kako je definirano u članku 1. Direktive 2005/60/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (15);
(e)
slučajeve kaznenih djela terorizma, kaznenih djela vezanih uz terorističke aktivnosti i poticanje, pomaganje i supočiniteljstvo ili pokušaja počinjenja takvih kaznenih djela, kako je definirano u člancima 1., 3. i 4. Okvirne odluke Vijeća 2002/475/PUP (16).
Članak 142.
Primjena razloga za isključenje i trajanje isključenja
(Članci 106., 107., 108. i 109. Financijske uredbe)
1. Kako bi se odredilo trajanje isključenja i osiguralo poštovanje načela proporcionalnosti, odgovorna institucija posebno uzima u obzir ozbiljnost činjenica, uključujući njihove utjecaje na financijske interese i ugled Unije te proteklo vrijeme, trajanje i ponavljanje povrede, namjeru ili stupanj nepažnje dotičnog subjekta te mjere koje je subjekt poduzeo za ispravljanje situacije.
Pri određivanju razdoblja isključenja, odgovorna institucija daje dotičnom natjecatelju ili ponuditelju mogućnost za iskazivanje svojih stavova.
Ako trajanje razdoblja isključenja, u skladu s mjerodavnim pravom, određuju tijela iz članka 108. stavaka 2. i 3. Financijske uredbe, Komisija to trajanje primjenjuje do najduljeg maksimalnog trajanja utvrđenog u članku 106. stavku 4. Financijske uredbe. Maksimalno razdoblje iz članka 106. stavka 4. Financijske uredbe određeno je na pet godina, računajući od sljedećih datuma:
(a)
od dana pravomoćne presude u slučajevima iz članka 106. stavka 1. točaka (b) i (e) Financijske uredbe;
(b)
od dana počinjenja povrede ili, u slučaju počinjenja kontinuiranih ili ponovljenih povreda, od dana prestanka povrede, u slučajevima iz članka 106. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe kada se propust odnosi na ugovore s dotičnom institucijom.
Za potrebe točke (b) trećeg podstavka, ako je odlukom javnog tijela ili međunarodne organizacije utvrđen ozbiljan profesionalni propust, prednost ima datum odluke.
Razdoblje isključenja može se produžiti na deset godina u slučaju ponovljene povrede u roku od pet godina od datuma iz točaka (a) i (b) trećeg podstavka, podložno stavku 1.
2. Natjecatelji i ponuditelji isključuju se iz postupaka nabave i dodjele bespovratnih sredstava sve dok se nalaze u nekoj od situacija iz članka 106. stavka 1. točaka (a) i (d) Financijske uredbe.
Članak 143.
Dokazi
(Članci 106. i 107. Financijske uredbe)
1. Natjecatelji i ponuditelji prilažu uredno potpisanu i datiranu časnu izjavu u kojoj navode da se ne nalaze ni u jednoj od situacija opisanih u člancima 106. ili 107. Financijske uredbe.
Međutim u slučaju ograničenog postupka, natjecateljskog dijaloga i pregovaračkog postupka nakon objave poziva na nadmetanje, kad god javni naručitelj ograniči broj natjecatelja koji se pozivaju na pregovaranje ili na podnošenje ponude, svi natjecatelji su dužni dostaviti potvrde iz stavka 3.
Na temelju svoje procjene rizika, javni naručitelj može odustati od zahtijevanja izjave iz prvog podstavka za ugovore iz članka 137. stavka 2. Međutim, za ugovore iz članka 265. stavka 1., članka 267. stavka 1. i članka 269. stavka 1., javni naručitelj može odustati od zahtijevanja te izjave za ugovore čija je vrijednost manja ili jednaka iznosu od 20 000 EUR.
2. Ponuditelj s kojim će se sklopiti ugovor dostavlja, u roku koji određuje javni naručitelj te prije potpisivanja ugovora, dokaze iz stavka 3. ovog članka koji potvrđuju izjavu iz stavka 1. ovog članka u sljedećim slučajevima:
(a)
za ugovore koje za vlastiti račun sklapaju institucije čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1.;
(b)
za ugovore u području vanjskog djelovanja čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 265. stavku 1. točki (a), članku 267. stavku 1. točki (a) ili članku 269. stavku 1. točki (a).
Za ugovore čija je vrijednost manja od graničnih vrijednosti iz točaka (a) i (b) prvog podstavka ovog stavka, javni naručitelj može, ako sumnja da se ponuditelj s kojim će se sklopiti ugovor nalazi u jednoj od situacija koje uzrokuju isključenje, zahtijevati od ponuditelja da mu dostavi dokaze iz stavka 3.
3. Javni naručitelj prihvaća kao zadovoljavajući dokaz da se natjecatelj ili ponuditelj s kojim će se sklopiti ugovor ne nalazi ni u jednoj od situacija iz članka 106. stavka 1. točaka (a), (b) ili (e) Financijske uredbe izvadak iz sudskog registra novijeg datuma ili, u suprotnom, ekvivalentni dokument novijeg datuma koji je izdalo sudsko ili upravno tijelo matične države ili države podrijetla koji dokazuje da su ti zahtjevi ispunjeni. Kao zadovoljavajući dokaz da se natjecatelj ili ponuditelj ne nalazi u situaciji opisanoj u točki (a) ili (d) članka 106. stavka 1. Financijske uredbe javni naručitelj prihvaća potvrdu novijeg datuma koju je izdalo nadležno tijelo predmetne države.
U slučaju kada dotična država ne izda dokument ili potvrdu iz stavka 1. ovog članka te u drugim slučajevima koji dovode do isključenja iz članka 106. Financijske uredbe, njih može zamijeniti izjava pod prisegom ili, u suprotnom, svečana izjava zainteresirane stranke pred sudskim ili upravnim tijelom, bilježnikom ili kvalificiranim strukovnim tijelom u njegovoj matičnoj državi ili državi podrijetla.
4. Ovisno o nacionalnom zakonodavstvu države u kojoj natjecatelj ili ponuditelj imaju poslovni nastan, dokumenti iz stavaka 1. i 3. odnose se na pravne i/ili fizičke osobe, uključujući, kada javni naručitelj smatra da je to potrebno, direktore poduzeća ili bilo koju drugu osobu ovlaštenu za zastupanje, odlučivanje ili kontrolu u vezi s natjecateljem ili ponuditeljem.
5. U slučaju kada postoji sumnja da se natjecatelji ili ponuditelji nalaze u nekoj od situacija koje dovode do isključenja, javni naručitelji mogu sami podnijeti zahtjev nadležnim tijelima iz stavka 3. kako bi došli do informacija koje smatraju potrebnima u vezi s tom situacijom.
6. Javni naručitelj može se odreći zahtjeva kojim obvezuje natjecatelja ili ponuditelja da dostave pisane dokaze iz stavka 3. ako su mu takvi dokazi već dostavljeni za potrebe drugog postupka nabave i pod uvjetom da dokumenti nisu izdani prije više od godinu dana i da su još valjani.
U takvom slučaju natjecatelj ili ponuditelj časno izjavljuje da su pisani dokazi već bili dostavljeni u prethodnom postupku nabave i potvrđuje da nije došlo ni do kakvih promjena u njegovom položaju.
7. Natjecatelj ili ponuditelj na zahtjev javnog naručitelja dostavlja časnu izjavu svog predviđenog podizvoditelja da se ne nalazi u nekoj od situacija iz članaka 106. i 107. Financijske uredbe.
U slučaju sumnje u tu časnu izjavu, javni naručitelj traži dokaze iz stavaka 3. i 4. Stavak 5. primjenjuje se prema potrebi.
Članak 144.
Središnja baza podataka
(Članak 108. Financijske uredbe)
1. Institucije, izvršne agencije i tijela iz članka 108. stavka 1. Financijske uredbe dostavljaju Komisiji, u obliku koji odredi Komisija, informacije o trećim stranama koje su u nekoj od situacija iz članaka 106. i 107., članka 109. stavka 1. točke (b) i članka 109. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe, o razlozima za isključenje i trajanju razdoblja isključenja.
Oni također dostavljaju informacije o osobama ovlaštenima za zastupanje, donošenje odluka i kontrolu nad trećim osobama koje su pravni subjekti, u slučaju kada su se te osobe našle u nekoj od situacija iz članaka 106. i 107., članka 109. stavka 1. točke (b) i članka 109. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe.
Tijela iz stavaka 2. i 3. članka 108. Financijske uredbe dostavljaju Komisiji, u obliku koji odredi Komisija, informacije o trećim stranama koje se nalaze u nekoj od situacija iz članka 106. stavka 1. točke (e) Financijske uredbe, kada je njihovo ponašanje štetno za financijske interese Unije i osobama ovlaštenima za zastupanje, odlučivanje ili kontrolu nad trećim stranama koje su pravni subjekti, poput:
(a)
vrstu njihove presude;
(b)
trajanje razdoblja isključenja iz postupaka nabave, prema potrebi.
2. Institucije, agencije, i tijela iz stavka 1. imenuju osobe ovlaštene za obavješćivanje Komisije i primanje od Komisije informacija koje se čuvaju u bazi podataka.
U slučaju institucija, agencija, i tijela iz članka 108. stavka 1. Financijske uredbe, imenovane osobe upućuju informacije što je prije moguće računovodstvenom službeniku Komisije i traže, prema potrebi, unos, izmjenu ili uklanjanje podataka iz baze podataka.
U slučaju tijela iz članka 108. stavka 2. Financijske uredbe, imenovane osobe upućuju potrebne informacije dužnosniku za ovjeravanje Komisije koji je odgovoran za dotični program ili djelovanje, u roku od tri mjeseca od donošenja relevantne presude.
Računovodstveni službenik Komisije unosi, mijenja ili uklanja podatke iz baze podataka. On imenovanim osobama putem zaštićenog protokola pruža jednom mjesečno potvrđene podatke iz baze podataka.
3. Institucije, agencije i tijela iz stavka 1. potvrđuju Komisiji da su informacije koje su oni dostavili utvrđene i prenesene u skladu s načelima određenima u Uredbi (EZ) br. 45/2001 i Direktivi 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (17) o zaštiti osobnih podataka.
Oni posebno unaprijed obavješćuju sve treće strane ili osobe iz stavka 1. da će njihovi podaci možda biti uključeni u bazu podataka i da će ih Komisija dostaviti imenovanim osobama iz stavka 2. Oni prema potrebi ažuriraju prenesene informacije nakon ispravaka ili brisanja ili izmjene podataka.
Svaka strana koja je unesena u bazu podataka ima pravo biti informirana o pohranjenim podacima koji se odnose na tu stranu, na temelju zahtjeva računovodstvenom službeniku Komisije.
4. U skladu s Direktivom 95/46/EZ, države članice poduzimaju odgovarajuće mjere za pomoć Komisiji u učinkovitom upravljanju bazom podataka.
U sporazumima s tijelima trećih zemalja i svim tijelima iz članka 108. stavaka 2. i 3. Financijske uredbe utvrđuju se odgovarajuće mjere s ciljem osiguravanja poštovanja tih odredaba i načela koja se odnose na zaštitu osobnih podataka.
Članak 145.
Administrativne i financijske sankcije
(Članci 109. i 131. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje primjenu kazni utvrđenih u ugovoru, natjecatelje ili ponuditelje i izvoditelje koji su dali lažne izjave, počinili značajne pogreške ili nepravilnosti ili prijevare ili za koje je ustanovljeno da su značajno prekršili ugovorne odredbe može se isključiti iz svih ugovora i dodjele bespovratnih sredstava koji se financiraju iz proračuna Unije tijekom maksimalnog razdoblja od pet godina od dana kada je utvrđeno da je povreda potvrđena nakon kontradiktornog postupka s natjecateljem, ponuditeljem ili izvoditeljem.
To se razdoblje može produžiti na deset godina u slučaju ponovljene povrede tijekom razdoblja od pet godina od dana iz prvog podstavka.
2. Ponuditeljima ili natjecateljima koji su dali lažne izjave, počinili značajne pogreške, nepravilnosti ili prijevare mogu biti izrečene i financijske sankcije koje predstavljaju od 2 % do 10 % ukupne procijenjene vrijednosti ugovora koji se sklapa.
Izvoditeljima za koje se ustanovilo da su značajno prekršili svoje ugovorne obveze mogu biti izrečene novčane kazne koje predstavljaju od 2 % do 10 % ukupne vrijednosti predmetnog ugovora.
Ta stopa može se povećati na stopu od 4 % do 20 % u slučaju ponovljene povrede u roku od pet godina od datuma iz prvog podstavka stavka 1.
3. Institucija određuje administrativne ili financijske sankcije uzimajući posebno u obzir elemente iz članka 142. stavka 1.
Članak 146.
Uvjeti sposobnosti
(Članak 110. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Javni naručitelji sastavljaju jasne i nediskriminirajuće uvjete sposobnosti.
2. Uvjeti sposobnosti primjenjuju se u svim postupcima nabave za potrebe procjene financijske, ekonomske, tehničke i stručne sposobnosti natjecatelja ili ponuditelja.
Javni naručitelj može odrediti minimalne stupnjeve sposobnosti ispod kojih natjecatelji ne mogu biti odabrani.
3. Od svakog ponuditelja ili natjecatelja može se tražiti da dokaže da je ovlašten za izvršavanje ugovora prema nacionalnom pravu, što se dokazuje upisom u trgovački ili strukovni registar ili izjavom danom pod prisegom ili potvrdom, članstvom u posebnoj organizaciji, izričitim ovlaštenjem ili upisom u registar poreza na dodanu vrijednost (dalje u tekstu: „registar PDV-a”).
4. Javni naručitelji navode u pozivu na nadmetanje ili u pozivu za iskaz interesa ili u pozivu za podnošenje ponuda reference za ispitivanje statusa i pravne sposobnosti ponuditelja ili natjecatelja.
5. Informacije koje zahtijeva javni naručitelj kao dokaz financijske, ekonomske, tehničke i stručne sposobnosti natjecatelja ili ponuditelja i minimalnih stupnjeva sposobnosti koji se traže u skladu sa stavkom 2. ne smiju izlaziti iz okvira predmeta ugovora i trebaju voditi računa o zakonitim interesima gospodarskih subjekata, posebno s obzirom na zaštitu tehničkih i poslovnih tajni poduzeća.
6. Javni naručitelj se, ovisno o svojoj procjeni rizika, može odlučiti ne zahtijevati dokaze o financijskoj, ekonomskoj, tehničkoj ili stručnoj sposobnosti natjecatelja ili ponuditelja u slučaju sljedećih ugovora:
(a)
ugovori koje institucije sklapaju za svoj račun, a čija vrijednost ne prelazi vrijednost iz članka 137. stavka 1.;
(b)
ugovori sklopljeni u području vanjskog djelovanja čija je vrijednosti ispod graničnih vrijednosti iz članka 265. stavka 1. točke (a), članka 267. stavka 1. točke (a) ili članka 269. stavka 1. točke (a).
U slučaju kada se javni naručitelj odluči ne zahtijevati dokaze o financijskoj, ekonomskoj, tehničkoj i stručnoj sposobnosti natjecatelja ili ponuditelja, ne smije se obavljati nikakvo pretfinanciranje osim ako nije dano financijsko jamstvo u jednakom iznosu.
Članak 147.
Ekonomska i financijska sposobnost
(Članak 110. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Dokaz o ekonomskoj i financijskoj sposobnosti može se posebno dostaviti u obliku jednog od sljedećih dokumenata:
(a)
odgovarajući bankovni izvadci ili, prema potrebi, dokaz o osiguranju od profesionalnih rizika;
(b)
financijski izvještaji za najviše tri zadnje godine za koje je pripremljen završni račun;
(c)
izvještaj o sveukupnom prometu i prometu u vezi s radovima, isporukama ili uslugama na koje se odnosi ugovor tijekom razdoblja koje ne može biti dulje od zadnje tri financijske godine za koje su dostupni podaci.
2. Javni naručitelj može odustati od zahtijevanja od natjecatelja ili ponuditelja da dostave pisane dokaze iz stavka 1. ako su mu takvi dokazi već dostavljeni za potrebe drugog postupka nabave i oni još uvijek ispunjavaju uvjete iz stavka 1.
Ako zbog nekog iznimnog razloga za koji javni naručitelj smatra da je opravdan, ponuditelj ili natjecatelj ne može dostaviti dokaze koje traži javni naručitelj, on može dokazati svoju ekonomsku i financijsku sposobnost na bilo koji drugi način koji javni naručitelj smatra prikladnim.
3. Gospodarski se subjekt može, prema potrebi i za određeni ugovor, osloniti na sposobnost drugih tijela, bez obzira na pravnu prirodu veza koje s njima ima. U tom slučaju on mora dokazati javnom naručitelju da će imati na raspolaganju potrebna sredstva za izvršavanje ugovora, na primjer predočavanjem dokaza o preuzimanju obveze od strane tih subjekata da mu daju ta sredstva na raspolaganje.
Javni naručitelj može zatražiti da gospodarski subjekt i subjekti iz prvog podstavka budu solidarno odgovorni za izvršavanje ugovora.
Pod jednakim uvjetima, konzorcij gospodarskih subjekata iz članka 121. stavka 5. može se osloniti na sposobnosti članova konzorcija ili drugih subjekata.
Članak 148.
Tehnička i stručna sposobnost
(Članak 110. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Tehnička i stručna sposobnost gospodarskih subjekata ocjenjuje se i provjerava u skladu sa stavcima 2. i 3. U postupcima nabave robe koja zahtijeva poslove, usluge i/ili radove smještanja ili instalacije, takva se sposobnost procjenjuje posebno u pogledu njihovog znanja, učinkovitosti, iskustva i pouzdanosti.
2. Dokaz o tehničkoj i stručnoj sposobnosti gospodarskih subjekata može se dostaviti na temelju sljedećih dokumenata, ovisno o prirodi, količini ili opsegu i svrsi isporuka, usluga, ili radova koji se trebaju izvršiti:
(a)
dokaza o obrazovnim i stručnim kvalifikacijama pružatelja usluga ili izvoditelja i/ili rukovodećeg osoblja poduzeća, te posebno, osobe ili osoba odgovornih za pružanje usluga ili obavljanje radova;
(b)
popisa:
i.
glavnih pruženih usluga i isporučenih roba u zadnje tri godine, s iznosima, datumima i primateljima, javnim ili privatnim;
ii.
radova izvršenih u zadnjih pet godina, s iznosima, datumima i mjestima;
(c)
opisa tehničke opreme, alata i postrojenja kojima će se poduzeće koristiti za izvršenje ugovora o uslugama ili radovima;
(d)
opisa tehničke opreme i mjera korištenih za osiguranje kvalitete robe i usluga te opisa studijskih i istraživačkih mogućnosti poduzeća;
(e)
navođenje tehničara i tehničkih tijela uključenih u izvođenje, bez obzira pripadaju li izravno poduzeću ili ne, posebno onih odgovornih za kontrolu kvalitete;
(f)
u pogledu nabave robe: uzoraka, opisa i/ili vjerodostojnih fotografija i/ili potvrda koje su izdale službene institucije za kontrolu kvalitete ili agencije priznate stručnosti, kojima se potvrđuje sukladnost proizvoda s važećim specifikacijama ili normama;
(g)
izjava o prosječnom godišnjem broju zaposlenih i broju rukovodećeg osoblja pružatelja usluga ili izvoditelja radova u zadnje tri godine;
(h)
naznaku udjela ugovora koji pružatelj usluga namjerava dati podizvoditeljima;
(i)
za ugovore o javnim radovima i ugovore o javnim uslugama, i samo u odgovarajućim slučajevima, navođenje mjera za gospodarenje okolišem koje će gospodarski subjekt moći primjenjivati kod izvršavanja ugovora.
U slučaju kada se usluge ili roba iz točke (b) podtočke i. prvog podstavka pružaju javnim naručiteljima, dokaz o izvršenju je u obliku potvrda koje izdaje ili supotpisuje nadležno tijelo.
Za potrebe točke (b) podtočke ii. prvog podstavka, uz opis najvažnijih radova prilaže se potvrda o zadovoljavajućoj izvedbi, uz navođenje jesu li oni izvedeni stručno i u potpunosti.
3. U slučaju kada su usluge ili roba koji se isporučuju složeni ili se iznimno naručuju za posebnu namjenu, dokazi o tehničkoj i stručnoj sposobnosti može se osigurati provjerom koju obavlja javni naručitelj ili, u njegovo ime, nadležno službeno tijelo države u kojoj pružatelj usluge ili dobavljač ima poslovni nastan, podložno suglasnosti tog tijela. Takve se provjere odnose na tehničku sposobnost dobavljača ili njegovu proizvodnu sposobnost, te, prema potrebi, njegove studijske ili istraživačke mogućnosti i mjere za kontrolu kvalitete.
4. U slučaju kada javni naručitelji zahtijevaju da se prilože potvrde koje izdaju neovisna tijela kojima se potvrđuje da se gospodarski subjekt pridržava određenih standarda osiguranja kvalitete, te potvrde upućuju na sustave za osiguranje kvalitete koji se temelje na odgovarajućoj seriji europskih normi koje potvrđuju akreditirana tijela. Međutim, javni naručitelji također prihvaćaju druge dokaze o jednakim mjerama osiguranja kvalitete od gospodarskih subjekata koji nemaju pristup navedenim potvrdama ili nemaju mogućnost dobivanja tih potvrda u predviđenom roku.
5. U slučaju kada javni naručitelji zahtijevaju da se prilože potvrde koje izdaju neovisnih tijela kojima se potvrđuje da se gospodarski subjekt pridržava određenih programa ili standarda gospodarenja okolišem, one upućuju na Program Europske unije za upravljanje okolišem i neovisno ocjenjivanje ili na druge priznate programe gospodarenja okolišem u skladu člankom 45. Uredbe (EZ) br. 1221/2009 Europskog parlamenta i Vijeća (18), ili na druge standarde gospodarenja okolišem koji se temelje na relevantnim europskim ili međunarodnim normama akreditiranih tijela. Oni priznaju jednakovrijedne potvrde tijela osnovanih u drugim državama članicama. Oni također moraju od gospodarskih subjekata prihvatiti i druge dokaze o jednakovrijednim mjerama za gospodarenje okolišem.
6. Gospodarski se subjekt može, prema potrebi i za određeni ugovor, osloniti na sposobnost drugih tijela, bez obzira na pravnu prirodu veza koje s njima ima. U tom slučaju on mora dokazati javnom naručitelju da će imati na raspolaganju potrebna sredstva za izvršavanje ugovora, na primjer predočavanjem dokaza o preuzimanju obveze od strane tih subjekata da mu daju ta sredstva na raspolaganje.
Pod jednakim uvjetima, konzorcij gospodarskih subjekata iz članka 121. stavka 5. može se osloniti na sposobnosti članova konzorcija ili drugih subjekata.
7. U slučaju ugovora o radovima, ugovora o uslugama i poslovima smještanja ili instalacije u kontekstu ugovora o nabavi robe, javni naručitelj može zahtijevati da pojedine važne zadaće obavlja izravno sam ponuditelj ili, ako ponudu podnosi konzorcij gospodarskih subjekata iz članka 121. stavka 6., sudionik konzorcija.
8. Javni naručitelji mogu zaključiti da gospodarski subjekti neće izvršiti ugovor u skladu s odgovarajućim standardom kvalitete kada javni naručitelj utvrdi postojanje sukoba interesa u tim gospodarskim subjektima koji mogu negativno utjecati na izvršavanje ugovora.
Članak 149.
Pravila i kriteriji za odabir
(Članak 110. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje članak 107. Financijske uredbe, ugovori se sklapaju na jedan od sljedeća dva načina:
(a)
prema postupku automatskog sklapanja ugovora, u kojem slučaju se ugovor dodjeljuje ponudi u kojoj se, ako je ispravna i ispunjava utvrđene uvjete, nudi najniža cijena;
(b)
prema postupku za najbolju vrijednost za novac.
2. Kako bi utvrdili koja ponuda nudi najbolju vrijednost za novac, javni naručitelj uzima u obzir ponuđenu cijenu i ostale kriterije kvalitete koje opravdava predmet ugovora poput tehničke vrijednosti, estetskih i funkcionalnih obilježja, ekoloških obilježja, tekućih troškova, rentabilnosti, dovršenja ili vremena isporuke, usluga nakon prodaje i tehničke pomoći. Javni naručitelj može utvrditi minimalne razine kvalitete. Ponude čija je razina kvalitete ispod navedene odbijaju se.
3. Javni naručitelj u pozivu na nadmetanje ili u specifikaciji ili opisnoj dokumentaciji navodi ponder koji pridaje svakom kriteriju za određivanje najbolje vrijednosti za novac. Taj ponder može biti izražen kao niz vrijednosti s odgovarajućim maksimalnim rasponom.
Ponder koji se pridaje cijeni u odnosu na druge kriterije ne smije dovesti do toga da cijena nema utjecaja na izbor izvoditelja, ne dovodeći u pitanje raspon naknada za određene usluge koje utvrđuju institucije, kao što su one koje pružaju stručnjaci za potrebe evaluacije.
Ako u iznimnim slučajevima ponderiranje nije tehnički moguće, posebno zbog predmeta ugovora, javni naručitelj samo navodi kriterije koje primjenjuje, prema redoslijedu važnosti, počevši od najvažnijeg do najmanje važnog.
Članak 150.
Upotreba elektroničkih dražbi
(Članak 110. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Javni naručitelji se mogu koristiti elektroničkim dražbama na kojima se predstavljaju nove cijene, izmijenjene naniže i/ili nove vrijednosti pojedinih elemenata ponuda.
Za potrebe prvog podstavka, javni naručitelji koriste se elektroničkim procesom koji se ponavlja (elektronička dražba), a koji se provodi nakon početne potpune evaluacije ponuda i koji omogućava njihovo rangiranje pomoću automatskih metoda evaluacije.
2. U otvorenim, ograničenim ili pregovaračkim postupcima u slučaju iz članka 135. stavka 1. točke (a), javni naručitelji mogu odlučiti da sklapanju ugovora o javnoj nabavi prethodi elektronička dražba kada se specifikacije ponude mogu precizno utvrditi.
U jednakim okolnostima, elektronička se dražba može održati nakon ponovnog otvaranja natječaja između stranaka u okvirnom sporazumu kako je navedeno u članku 122. stavku 3. točki (b) i nakon otvaranja natječaja za ugovore koji se sklapaju prema dinamičkom sustavu nabave iz članka 131.
Elektronička dražba temelji se ili isključivo na cijenama, u kojem slučaju se ugovor sklapa s ponuditeljem s najnižom cijenom, ili na cijenama i/ili vrijednostima svojstava ponuda navedenih u specifikacijama, u kojem slučaju se ugovor sklapa s ponuditeljem koji nudi najbolju vrijednost za novac.
3. Javni naručitelji koji odluče održati elektroničku dražbu taj podatak navode u pozivu na nadmetanje.
Specifikacija treba sadržavati sljedeće podatke:
(a)
svojstva, čije su vrijednosti predmet elektroničke dražbe, pod uvjetom da su ta svojstva mjerljiva te da se mogu izraziti brojkama ili postocima;
(b)
bilo koja ograničenja na vrijednosti koje se mogu podnositi, a koja proizlaze iz specifikacija koje se odnose na predmet ugovora;
(c)
informacije koje će biti dostupne ponuditeljima tijekom elektroničke dražbe i, prema potrebi, vrijeme kada će im biti dostupne;
(d)
bitne informacije koje se odnose na postupak elektroničke dražbe;
(e)
uvjete pod kojima će ponuditelji moći davati svoje ponude i, posebno, minimalne razlike koje će, ako je prikladno, biti potrebne tijekom davanja ponuda;
(f)
bitne informacije koje se odnose na elektroničku opremu koja se koristi te rješenja i tehničke specifikacije za povezivanje.
4. Javni naručitelji prije provođenja elektroničke dražbe obavljaju potpunu početnu evaluaciju ponuda u skladu s utvrđenim kriterijima za odabir i ponderima koji su im dodijeljeni.
Svi ponuditelji koji su podnijeli prihvatljive ponude istodobno se pozivaju elektroničkim putem da podnesu nove cijene i/ili nove vrijednosti; poziv sadrži sve bitne informacije koje se odnose na pojedinačno spajanje na elektroničku opremu koja se koristi te navodi datum i vrijeme početka elektroničke dražbe. Elektronička dražba može se provesti u više uzastopnih faza. Elektronička dražba može započeti najranije dva radna dana od datuma slanja poziva.
5. Kada se ugovor sklapa na temelju ponude koja nudi najbolju vrijednost za novac, pozivu se prilažu rezultati potpune evaluacije relevantne ponude, provedene u skladu s ponderiranjem kako je predviđeno u prvom podstavku članka 149. stavka 3.
U pozivu se također navodi matematička formula koja će se koristiti u elektroničkoj dražbi za utvrđivanje automatske promjene u rangiranju na temelju ponuđenih novih cijena i/ili novih vrijednosti. Ta formula uključuje ponderiranje svih utvrđenih kriterija za određivanje ponude koja pruža najbolju vrijednost za novac, kako je navedeno u pozivu na nadmetanje ili u specifikaciji. Međutim, u tu se svrhu svi rasponi unaprijed umanjuju na određenu vrijednost.
U slučaju kada su dopuštene varijante, osigurava se posebna formula za svaku varijantu.
6. Tijekom svake faze elektroničke dražbe javni naručitelji svim ponuditeljima trenutačno dostavlja dovoljno informacija kako bi im omogućili da utvrde svoj relativni položaj u svakom trenutku. Također mogu dostavljati i druge informacije u vezi s ostalim podnesenim cijenama ili vrijednostima, pod uvjetom da je tako navedeno u specifikacijama. Mogu također u svakom trenutku objaviti broj sudionika u toj fazi dražbe. Međutim, ni u kojem slučaju ne smiju otkrivati identitet ponuditelja tijekom bilo koje faze elektroničke dražbe.
7. Javni naručitelji zatvaraju elektroničku dražbu na jedan ili više sljedećih načina:
(a)
u pozivu za sudjelovanje na dražbi unaprijed navode određeni datum i vrijeme;
(b)
kada ne prime nove cijene ili vrijednosti koje ispunjavaju zahtjeve u vezi minimalnih razlika;
(c)
kada je dovršen broj faza u dražbi određen u pozivu za sudjelovanje u dražbi.
Za potrebe točke (b) prvog podstavka, javni naručitelji navode u pozivu za sudjelovanje na dražbi vrijeme koje može proteći nakon zaprimanja zadnjeg podnošenja, a prije zatvaranja elektroničke dražbe.
U slučaju da javni naručitelji odluče zatvoriti elektroničku dražbu u skladu s točkom (c) prvog podstavka, po mogućnosti u kombinaciji s aranžmanima utvrđenima u točki (b) prvog podstavka, u pozivu za sudjelovanje na dražbi navode vremenski raspored za svaku fazu dražbe.
8. Nakon zatvaranja elektroničke dražbe, javni naručitelji sklapaju ugovor u skladu s člankom 149. na temelju rezultata elektroničke dražbe.
Javni naručitelji ne smiju se koristiti elektroničkim dražbama na neprimjeren način ili ih koristiti tako da sprečavaju, ograničavaju ili narušavaju tržišno natjecanje ili mijenjaju predmet ugovora kako je naveden u objavljenom pozivu na nadmetanje i definiran u specifikaciji.
Članak 151.
Izuzetno niske ponude
(Članak 110. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Ako se ponude za određeni ugovor čine izuzetno niske, prije nego što odbije takve ponude samo iz tog razloga, javni naručitelj mora zatražiti pisanim putem podatke o sastavnim elementima ponude koju smatra bitnom i provjeriti te sastavne elemente nakon odgovarajućeg saslušanja uključenih stranaka, uzimajući u obzir dobivena obrazloženja. Ti se podaci mogu posebno odnositi na sukladnost s odredbama koje se odnose na zaštitu na radu i uvjete rada koji su na snazi na mjestu na kojem će se izvršiti rad, pružiti usluga ili isporučiti roba.
Javni naručitelj posebno može uzeti u obzir obrazloženja koja se odnose na:
(a)
ekonomičnost proizvodnog procesa, pružanja usluga ili načina gradnje;
(b)
odabrana tehnička rješenja ili iznimno povoljne uvjete koje ima ponuditelj;
(c)
originalnost ponude.
2. U slučaju da javni naručitelj ustanovi da je ponuda izuzetno niska zbog dobivene državne potpore, on može odbiti ponudu samo iz tog razloga ako ponuditelj u razumnom roku koji odredi javni naručitelj ne dokaže da je predmetna potpora dodijeljena konačno i u skladu s postupcima i odlukama koje su navedene u pravilima Unije o državnoj potpori.
Članak 152.
Rokovi za primanje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje
(Članak 111. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Javni naručitelji utvrđuju fiksne i konačne rokove izražene u kalendarskim danima za primanje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje. Rokovi moraju biti dovoljno dugi da bi se zainteresiranim stranama omogućilo prihvatljivo i primjereno vremensko razdoblje za pripremu i dostavu njihovih ponuda, posebno uzimajući u obzir složenost ugovora ili potrebu posjećivanja lokacije ili uvida na licu mjesta u dokumente priložene specifikacijama.
2. U otvorenim postupcima čija je vrijednost jednaka ili iznad graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1., rok za primanje ponuda ne smije biti kraći od 52 dana od dana kada je poslan poziv na nadmetanje.
3. U ograničenim postupcima, u slučajevima upotrebe natjecateljskog dijaloga iz članka 132. i u pregovaračkim postupcima s objavom poziva na nadmetanje za ugovore iznad graničnih vrijednosti određenih u članku 170. stavku 1., rok za primanje zahtjeva za sudjelovanje ne smije biti kraći od 37 dana od dana kada je poslan poziva na nadmetanje.
U ograničenim postupcima za ugovore čija je vrijednosti jednaka ili iznad graničnih vrijednosti određenih u članku 170. stavku 1., rok za primanje ponuda ne smije biti kraći od 40 dana od dana kada je poslan poziv za podnošenje ponuda.
Međutim, u postupcima nakon poziva za iskaz interesa iz članka 136. stavka 1., rok:
(a)
najmanje 21 dan od dana kada je poslan poziv za podnošenje ponuda za primanje ponuda u slučaju postupka iz članka 136. stavka 1. točke (a) i članka 136. stavka 3. točke (b) podtočke i.;
(b)
najmanje 10 dana za primanje zahtjeva za sudjelovanje i najmanje 21 dan za primanje ponuda u slučaju dvofaznog postupka iz članka 136. stavka 3. točke (b) podtočke ii.
4. U slučaju kada su javni naručitelji u skladu s člankom 123. stavkom 2. poslali predinformativnu obavijest za objavu ili su sami objavili prethodnu obavijest o svojem profilu kupca za ugovore iznad graničnih vrijednosti određenih u članku 170. stavku 1., rok za primitak ponuda može se općenito skratiti na 36 dana, ali on nikako ne može biti kraći od 22 dana od dana kada je poslan poziv na nadmetanje ili poziv za podnošenje ponuda.
Skraćeni rokovi iz prvog podstavka dozvoljeni su samo ako prethodna obavijest ispunjava sljedeće uvjete:
(a)
sadrži sve potrebne informacije za poziv na nadmetanje u mjeri u kojoj su te informacije dostupne u vrijeme objave obavijesti;
(b)
poslana je na objavu između 52 dana i 12 mjeseci prije datuma slanja poziva na nadmetanje.
5. Rokovi za primitak ponuda mogu se skratiti za pet dana ako je dostupan neograničen i izravan pristup elektroničkim sredstvima svim dokumentima koji čine poziv za podnošenje ponuda od datuma objave poziva na nadmetanje ili poziva za iskaz interesa.
Članak 153.
Rok za pristup dokumentaciji za nadmetanje
(Članak 111. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Uz uvjet da je zahtjev podnesen dovoljno prije roka za podnošenje ponuda, specifikacija ili opisna dokumentacija u postupku iz članka 132. te dodatna dokumentacija šalju se u roku pet radnih dana od primitka zahtjeva svim gospodarskim subjektima koji su zatražili specifikacije ili iskazali interes za sudjelovanje u dijalogu ili podnošenju ponuda, podložno stavku 4. Javni naručitelji nisu obvezni odgovoriti na zahtjeve za dokumente koji su podneseni manje od pet radnih dana prije isteka roka za podnošenje ponuda.
2. Uz uvjet da je zahtjev podnesen dovoljno prije roka za podnošenje ponuda, dodatne informacije koje se odnose na specifikacije ili opisnu dokumentaciju ili dodatnu dokumentaciju dostavljaju se istodobno svim gospodarskim subjektima koji su zatražili specifikacije ili su izrazili interes za sudjelovanje u dijalogu ili za podnošenje ponuda što je prije moguće, a najkasnije u roku od šest kalendarskih dana prije isteka roka za primitak ponuda, ili u slučaju zahtjeva za informacijama koji se prime u roku kraćem od osam kalendarskih dana prije isteka roka za primitak ponuda, čim je prije moguće nakon primitka zahtjeva. Javni naručitelji nisu obvezni odgovoriti na zahtjeve za dodatnim informacijama koji su podneseni manje od pet radnih dana prije isteka roka za podnošenje ponuda.
3. Ako se iz bilo kojeg razloga specifikacije i dodatni dokumenti ili informacije ne mogu dostaviti u rokovima određenima u stavcima 1. i 2. ovog članka, ili ako ponude mogu biti dane samo nakon posjeta lokaciji ili nakon uvida na licu mjesta u dokumente priložene specifikacijama, rokovi za primitak ponuda iz članka 152. produžuju se kako bi se omogućilo svim gospodarskim subjektima da se upoznaju sa svim potrebnim informacijama za pripremu ponuda. To se produženje oglašava na odgovarajući način, u skladu s aranžmanima određenima u člancima 123. do 126.
4. U otvorenom postupku, uključujući dinamičke sustave nabave iz članka 131., ako postoji neograničen i potpun izravan pristup elektroničkim sredstvima cijelom pozivu za podnošenje ponuda i svim dodatnim dokumentima, ne primjenjuje se stavak 1. ovog članka. U pozivu na nadmetanje iz članka 123. stavka 3. navodi se internetska adresa na kojoj je omogućen pristup toj dokumentaciji.
Članak 154.
Rokovi u hitnim slučajevima
(Članak 111. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Kod ograničenih postupaka i pregovaračkih postupaka s prethodnom objavom poziva na nadmetanje, u slučaju kada opravdana hitnost dovede do nemogućnosti ispunjavanja minimalnih rokova utvrđenih u članku 152. stavku 3., javni naručitelji mogu odrediti sljedeće rokove izražene u kalendarskim danima:
(a)
rok za primanje zahtjeva za sudjelovanje ne smije biti kraći od 15 dana od dana slanja poziva na nadmetanje, ili 10 dana u slučaju kada je taj poziv poslan Uredu za publikacije elektroničkim putem;
(b)
rok za primanje ponuda ne smije biti kraći od 10 dana od dana slanja poziva na podnošenje ponuda.
2. U ograničenim postupcima i ubrzanim pregovaračkim postupcima dodatne informacije o specifikacijama, pod uvjetom da su pravovremeno zatražene, dostavljaju se svim natjecateljima ili ponuditeljima najkasnije četiri kalendarska dana prije isteka roka za primitak ponuda.
Članak 155.
Načini komunikacije
(Članak 111. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Aranžmane za podnošenje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje određuje javni naručitelj koji može odabrati isključiv način podnošenja. Ponude i zahtjevi za sudjelovanje mogu se dostaviti pismom ili elektroničkim putem. Zahtjevi za sudjelovanje također se mogu dostaviti i telefaksom.
Odabrana sredstva komunikacije moraju biti opće dostupna i ne ograničavaju pristup gospodarskih subjekata postupku nabave.
Odabrana sredstva komunikacije moraju osigurati udovoljavanje sljedećim uvjetima:
(a)
svako podnošenje treba sadržavati sve informacije potrebne za njegovu evaluaciju;
(b)
očuvan je integritet podataka;
(c)
očuvana je povjerljivost ponuda i zahtjeva za sudjelovanje i javni naručitelji ispituju sadržaj ponuda i zahtjeva za sudjelovanje tek nakon isteka roka određenog za njihovo podnošenje;
(d)
zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
Kada je to potrebno za potrebe pravnog dokaza, javni naručitelji mogu odlučiti da zahtjevi za sudjelovanje koji su podneseni telefaksom moraju biti potvrđeni pismom ili elektroničkim putem što je prije moguće, a svakako prije roka utvrđenog u članku 152.
2. U slučajevima kada javni naručitelj odobri podnošenje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje elektroničkim putem, korišteni alati i njihova tehnička obilježja ne smiju biti diskriminirajući, moraju biti općenito dostupni i interoperabilni s proizvodima informacijske i komunikacijske tehnologije u općoj upotrebi i ne smiju ograničiti pristup gospodarskih subjekata postupku nabave.
3. Osim u slučaju ugovora ispod granične vrijednosti utvrđene u članku 170. stavku 1., uređaji za elektroničko primanje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje trebaju jamčiti tehničkim sredstvima i odgovarajućim postupcima:
(a)
točnu provjeru gospodarskih subjekata;
(b)
precizno utvrđivanje točnog vremena i datuma primitka ponuda i zahtjeva za sudjelovanje;
(c)
da je moguće prihvatljivo osigurati da prije roka koji je za to određen nitko ne može imati pristup podacima koji se prenose u skladu s ovim zahtjevima;
(d)
da, ako je prekršena ta zabrana pristupa, može se prihvatljivo osigurati jasno otkrivanje povrede;
(e)
da samo ovlaštene osobe mogu odrediti ili izmijeniti datume za otvaranje primljenih podataka;
(f)
da tijekom raznih faza postupka nabave pristup svim podnesenim podacima ili dijelu tih podataka može biti moguć samo istovremenim djelovanjem ovlaštenih osoba;
(g)
da istodobno djelovanje ovlaštenih osoba mora omogućiti pristup prenesenim podacima samo nakon propisanog datuma;
(h)
da podaci koji su primljeni i otvoreni u skladu s ovim zahtjevima moraju biti dostupni samo osobama koje su ovlaštene da s njima budu upoznate.
4. U slučajevima kada javni naručitelj odobri podnošenje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje elektroničkim putem, elektronički dokumenti podneseni pomoću takvih sustava smatraju se izvornicima i potpisanima ovlaštenim predstavnikom gospodarskog subjekta.
5. U slučaju podnošenja pismom, ponuditelji ili natjecatelji mogu podnijeti ponude ili zahtjeve za sudjelovanje:
(a)
putem pošte ili kurirske službe, pri čemu se u pozivu za podnošenje ponuda navodi da dokaz čini datum otpreme, poštanski žig ili datum na potvrdi o predaji pošiljke;
(b)
osobnom dostavom ponuditelja ili natjecatelja ili njegovog zastupnika u prostorijama institucije, pri čemu se u pozivu za podnošenje ponuda navodi uz informacije iz članka 138. stavka 2. točke (a) služba u koji se dostavljaju ponude ili zahtjevi za sudjelovanje uz potpisanu i datiranu potvrdu o primitku.
6. Kako bi se očuvala tajnost i izbjegle poteškoće prilikom slanja ponuda pismom, pozivi na dostavu ponuda moraju uključivati sljedeću odredbu:
Ponude moraju biti dostavljene u zatvorenoj omotnici koja mora biti uložena u drugu zatvorenu omotnicu. Na unutarnjoj omotnici, pored naziva službe na koju je naslovljena i koja je bila navedena u pozivi za podnošenje ponuda, mora stajati „Poziv za podnošenje ponuda - Poštanska služba ne smije otvarati”. Ako se koriste samoljepive omotnice, one moraju biti zatvorene samoljepivom trakom i pošiljatelj se mora potpisati preko te trake.
Članak 156.
Jamstva za ozbiljnost ponude
(Članak 111. stavak 3. Financijske uredbe)
Javni naručitelj može tražiti jamstvo za ozbiljnost ponude koja se podnosi u skladu s člankom 163. i predstavlja od 1 % do 2 % ukupne vrijednosti ugovora.
Jamstvo za ozbiljnost ponude vraća se kada se sklopi ugovor. Jamstvo se zadržava ako se ponuda ne dostavi do utvrđenog roka ili ako se ponuda naknadno povuče.
Članak 157.
Otvaranje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje
(Članak 111. stavak 4. Financijske uredbe)
1. Svi zahtjevi za sudjelovanje i ponude koje ispunjavaju zahtjeve iz članka 155. otvaraju se.
2. U slučaju kada vrijednost ugovora prelazi graničnu vrijednost utvrđenu u članku 137. stavku 1., odgovorni dužnosnik za ovjeravanje imenuje komisiju za otvaranje ponuda.
Komisija za otvaranje ponuda sastavljena je od najmanje tri osobe koje predstavljaju najmanje dvije organizacijske jedinice dotične institucije koje nisu međusobno hijerarhijski povezane, od kojih barem jedna nije odgovorna odgovornom dužnosniku za ovjeravanje. Kako bi se izbjegao sukob interesa, te osobe podliježu obvezama utvrđenima u članku 57. Financijske uredbe. U predstavništvima ili lokalnim jedinicama iz članka 72. ove Uredbe ili odvojenim jedinicama u državama članicama, ako nema posebnih jedinica, ne primjenjuje se zahtjev u vezi s organizacijskim jedinicama koje nisu međusobno hijerarhijski povezane.
U slučaju postupka nabave pokrenutog na međuinstitucionalnoj osnovi, komisiju za otvaranje imenuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje institucije odgovorne za postupak nabave. Sastav komisije za otvaranje ponuda odražava u najvećoj mogućoj mjeri međuinstitucionalni značaj postupka nabave.
3. U slučajevima kada se ponude dostavljaju poštom, jedan ili više članova komisije za otvaranje ponuda parafira dokumente koji dokazuju datum i vrijeme slanja svake ponude.
Oni također parafiraju:
(a)
svaku stranicu svake ponude; ili
(b)
naslovnu stranicu i stranice koje sadrže financijske podatke svake ponude, pri čemu se cjelovitost inicijalne ponude jamči odgovarajućom tehnikom kojom se koristi odjel koji je neovisan o službi za ovjeravanje, osim u slučajevima iz drugog podstavka stavka 2.
Kada se ugovor sklapa u skladu s postupkom automatskog sklapanja ugovora u skladu s člankom 149. stavkom 1. točkom (a), cijene iz ponuda koje ispunjavaju uvjete se objavljuju.
Članovi komisije potpisuju zapisnik o otvaranju primljenih ponuda u kojem se navode ponude koje ispunjavaju uvjete iz članka 155. i ponude koje ih ne ispunjavaju te se navode razlozi zbog kojih su ponude odbijene zbog neispunjavanja uvjeta, uputom na načine za podnošenje ponuda iz članka 155. Taj zapisnik može biti potpisan pomoću elektroničkog sustava koji osigurava dovoljnu identifikaciju potpisnika.
Članak 158.
Komisija za evaluaciju ponuda i zahtjeva za sudjelovanje
(Članak 111. stavak 5. Financijske uredbe)
1. Sve zahtjeve za sudjelovanje i ponude za koje je objavljeno da ispunjavaju zahtjeve iz članka 155. ocjenjuje i rangira komisija za evaluaciju osnovana za svaku od dvije faze na temelju prethodno objavljenih razloga za isključenje i uvjeta sposobnosti odnosno kriterija za odabir.
Tu komisiju imenuje dužnosnik za ovjeravanje koji je odgovoran za davanje savjetodavnog mišljenja za ugovore čija je vrijednost iznad granične vrijednosti iz članka 137. stavka 1.
Međutim, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može odlučiti da komisija za evaluaciju ocjeni i rangira ponude samo na temelju kriterija za odabir te da se razlozi za isključenje i uvjeti sposobnosti ocjenjuju na drugi odgovarajući način kojim se jamči nepostojanje sukoba interesa.
2. Komisija za evaluaciju sastavljena je od najmanje tri osobe koje predstavljaju najmanje dvije organizacijske jedinice institucija ili tijela iz članka 208. Financijske uredbe bez hijerarhijske veze među njima, od kojih barem jedna nije podređena odgovornom dužnosniku za ovjeravanje. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava da te osobe ispunjavaju obveze utvrđene u članku 57. Financijske uredbe.
U predstavništvima i lokalnim jedinicama iz članka 72. ili odvojenim jedinicama u državama članicama, ako nema posebnih jedinica, ne primjenjuje se zahtjev u vezi s organizacijskim jedinicama koje nisu međusobno hijerarhijski povezane.
Komisija za evaluaciju može biti sastavljena od istih članova kao i komisija za otvaranje ponuda.
Na temelju odluke odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, komisiji mogu pomagati vanjski stručnjaci. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava da te osobe ispunjavaju obveze iz članka 57. Financijske uredbe.
U slučaju postupka nabave pokrenutog na međuinstitucionalnoj osnovi, komisiju za evaluaciju imenuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje institucije odgovorne za postupak nabave. Sastav komisije za evaluaciju odražava u najvećoj mogućoj mjeri međuinstitucionalni značaj postupka nabave.
3. Odbacuju se zahtjevi za sudjelovanje i ponude koji ne ispunjavaju sve bitne zahtjeve određene u dokumentaciji za nadmetanje.
Međutim, komisija za evaluaciju ili javni naručitelj mogu od natjecatelja ili ponuditelja zatražiti da dostave dodatnu dokumentaciju ili da pojasne predanu popratnu dokumentaciju u vezi s razlozima za isključenje i uvjetima sposobnosti unutar roka koji odredi.
Prihvatljivima se smatraju zahtjevi za sudjelovanje i ponude koji nisu isključeni i koji zadovoljavaju uvjete sposobnosti.
4. U slučaju izuzetno niskih ponuda iz članka 151., komisija za evaluaciju treba zatražiti sve relevantne informacije o sastavu ponude.
Članak 159.
Rezultati evaluacije
(Članak 112. Financijske uredbe)
1. Sastavlja se i datira pisani zapisnik o evaluaciji i rangiranju zahtjeva za sudjelovanje i ponuda za koje je proglašeno da ispunjavaju uvjete.
Pisani zapisnik potpisuju svi članovi komisije za evaluaciju. Taj zapisnik može biti potpisan pomoću elektroničkog sustava koji omogućuje dovoljnu identifikaciju potpisnika.
Ako komisija za evaluaciju nije bila odgovorna za provjeru ponuda u odnosu na razloge za isključenje i uvjete sposobnosti, pisani zapisnik također potpisuju osobe kojima je odgovorni dužnosnik za ovjeravanje dao tu odgovornost. Pisani zapisnik čuva se za buduće potrebe.
2. Pisani zapisnik iz stavka 1. sadrži najmanje sljedeće:
(a)
ime i adresu javnog naručitelja, predmet i vrijednost ugovora, okvirnog ugovora ili dinamičkog sustava nabave;
(b)
imena odbijenih natjecatelja ili ponuditelja i razloge njihova odbijanja;
(c)
imena odabranih natjecatelja ili ponuditelja, te razloge za njihov odabir;
(d)
razloge za odbijanje ponuda za koje je ustanovljeno da su izuzetno niske;
(e)
imena predloženih natjecatelja ili izvoditelja te razloge za njihov odabir i, ako se zna, udio ugovora ili okvirnog ugovora koji izvoditelj namjerava dati u podizvođenje trećim osobama.
3. Javni naručitelj zatim donosi odluku koja sadrži najmanje sljedeće:
(a)
ime i adresu javnog naručitelja, predmet i vrijednost ugovora ili predmet i maksimalnu vrijednost okvirnog ugovora ili dinamičkog sustava nabave;
(b)
imena odbijenih natjecatelja ili ponuditelja i razloge njihova odbijanja;
(c)
imena odabranih natjecatelja ili ponuditelja, te razloge za njihov odabir;
(d)
razloge za odbijanje ponuda za koje je ustanovljeno da su izuzetno niske;
(e)
imena odabranih natjecatelja ili izvoditelja te razloge za njihov odabir upućivanjem na unaprijed objavljene uvjete sposobnosti i kriterije za odabir i, ako se zna, dio ugovora ili okvirnog ugovora koji izvoditelj namjerava dati u podizvođenje trećim osobama;
(f)
u slučaju pregovaračkih postupaka i natjecateljskog dijaloga, okolnosti iz članaka 132., 134., 135., 266., 268., 270. i 271. koje opravdavaju njihovu primjenu;
(g)
prema potrebi, razloge zbog kojih je javni naručitelj odlučio da ne sklopi ugovor.
U slučaju postupka nabave pokrenutog na međuinstitucionalnoj osnovi, odluku iz prvog podstavka donosi dužnosnik za ovjeravanje odgovoran za postupak nabave.
Članak 160.
Kontakti između javnih naručitelja i ponuditelja
(Članak 112. Financijske uredbe)
1. Kontakt između javnog naručitelja i ponuditelja u postupku sklapanja ugovora iznimno se može ostvariti pod uvjetima određenima u stavcima 2. i 3.
2. U vezi s dodatnim dokumentima i informacijama iz članka 153. javni naručitelj može prije zadnjeg dana roka za dostavu ponuda:
(a)
na zahtjev ponuditelja priopćiti dodatne informacije koje su namijenjene samo u svrhu pojašnjenja prirode ugovora, pri čemu te informacije mora na isti datum priopćiti svim ponuditeljima koji su zatražili specifikacije;
(b)
na vlastiti zahtjev, ako u tekstu poziva na nadmetanje, poziva za podnošenje ponuda ili specifikacija otkrije pogrešku, nepreciznost, ispuštene podatke, ili bilo koju drugu vrstu administrativne pogreške, o tome obavješćuje zainteresirane osobe na isti datum i na isti način poput onoga koji se primjenjuje u vezi s izvornim pozivom za podnošenje ponuda.
3. Ako su nakon otvaranja ponuda potrebna neka pojašnjenja u vezi s ponudom ili ako u ponudi treba ispraviti očite administrativne pogreške, javni naručitelj može kontaktirati ponuditelja, ali takav kontakt ne smije dovesti do bilo kakve izmjene uvjeta ponude.
4. U svakom slučaju kada je uspostavljen kontakt i u opravdanim slučajevima kada kontakt nije uspostavljen kako je navedeno u članku 96. Financijske uredbe, o tome se vodi evidencija u spisu o nabavi.
Članak 161.
Obavješćivanje natjecatelja i ponuditelja
(Članci 113., 114. i 118. Financijske uredbe)
1. Javni naručitelji u najkraćem mogućem roku obavješćuju natjecatelje i ponuditelje o odlukama donesenim u vezi sa sklapanjem ugovora ili okvirnog ugovora, ili primanjem u dinamički sustav nabave, kao i o razlozima za svaku negativnu odluku o sklapanju ugovora ili okvirnog ugovora, ili uspostavi dinamičkog sustava nabave koji je bio predmet konkurentnog nadmetanja ili razloge za ponavljanje postupka.
2. Javni naručitelj priopćava informacije iz članka 113. stavka 2. Financijske uredbe najkasnije u roku od 15 kalendarskih dana od datuma kada je primljen pisani zahtjev.
3. U slučaju ugovora koje institucije Unije sklapaju u vlastito ime, čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1. te koji nisu isključeni iz područja primjene Direktive 2004/18/EZ, javni naručitelj obavješćuje sve neuspješne ponuditelje ili natjecatelje istodobno i pojedinačno elektroničkim putem o neprihvaćanju njihovog zahtjeva ili ponude u jednoj od sljedećih faza:
(a)
nedugo nakon donošenja odluka na temelju razloga za isključenje i uvjeta sposobnosti te prije odluke o sklapanju ugovora, u postupcima nabave organiziranima u dvije zasebne faze;
(b)
u pogledu odluka o sklapanju ugovora i odluka o odbijanju ponuda, što je prije moguće nakon odluke o sklapanju ugovora, a najkasnije tijekom narednog tjedna.
U svakom slučaju, javni naručitelj navodi razloge zašto ponuda ili zahtjev nije prihvaćen i raspoloživi pravni lijek.
Neuspješni ponuditelji ili natjecatelji mogu zatražiti dodatne informacije o razlozima za njihovo odbijanje u pisanom obliku poštom, telefaksom ili elektroničkom poštom, a svi ponuditelji čije ponude nisu odbijene mogu dobiti informacije o obilježjima i relativnim vrijednostima prihvaćene ponude i imenu uspješnog ponuditelja, ne dovodeći u pitanje drugi podstavak članka 113. stavka 2. Financijske uredbe. Javni naručitelj dostavlja svoj odgovor najkasnije u roku od 15 kalendarskih dana od primitka zahtjeva.
Članak 162.
Potpisivanje ugovora
(Članci 113. i 118. Financijske uredbe)
Izvršavanje ugovora ne smije započeti prije nego što je ugovor potpisan.
Odjeljak 4.
Jamstva i korektivne mjere
Članak 163.
Jamstva
(Članak 115. Financijske uredbe)
1. U slučaju kada se od izvoditelja zahtjeva da unaprijed dostavi jamstvo, ono mora biti na iznos i za razdoblje koji su dovoljni za njegovu aktivaciju.
2. Jamstvo daje banka ili ovlaštena financijska institucija. Može ga zamijeniti solidarno jamstvo treće strane, nakon što ga prihvati javni naručitelj.
Jamstvo se izražava u eurima.
Jamstvom banka ili financijska institucija ili treća strana daju neopozivo kolateralno osiguranje, ili se obvezuju da će na prvi poziv ispuniti obveze izvoditelja.
Članak 164.
Jamstvo za ispunjavanje obveza
(Članak 115. Financijske uredbe)
1. Kako bi se osiguralo da radovi, roba ili usluge budu u cijelosti isporučeni i kada prilikom konačnog plaćanja nije moguće dati konačno prihvaćanje u skladu s uvjetima ugovora, dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti jamstvo za ispunjavanje obveza za svaki pojedinačni slučaj, na temelju prethodne analize rizika.
2. Jamstvo u visini 10 % ukupne vrijednosti ugovora može se osigurati tako da se pri plaćanju odbije iznos koji predstavlja taj dio.
Jamstvo može biti nadomješteno iznosom koji se zadržava od konačnog plaćanja i koji predstavlja jamstvo do konačnog prihvaćanja usluga, robe ili radova. Taj iznos utvrđuje dužnosnik za ovjeravanje i razmjeran je utvrđenim rizicima vezanim uz izvršavanje ugovora, uzimajući u obzir predmet ugovora kao i uobičajene komercijalne uvjete koji se primjenjuju na taj sektor.
Uvjeti za to jamstvo objavljuju se u dokumentaciji za nadmetanje.
3. Nakon konačnog prihvaćanja radova, usluga ili robe, jamstva se vraćaju u skladu s uvjetima ugovora.
Članak 165.
Jamstvo za pretfinanciranje
(Članak 115. Financijske uredbe)
1. Nakon što je utvrdio potrebu za pretfinanciranjem, a prije pokretanja postupka nabave, javni naručitelj procjenjuje rizike povezane s plaćanjima pretfinanciranja, vodeći posebno računa o sljedećim kriterijima:
(a)
procijenjenoj vrijednosti ugovora;
(b)
predmetu ugovora;
(c)
trajanju i brzini izvršavanja ugovora;
(d)
strukturi tržišta.
2. Jamstvo se zahtijeva u slučaju isplate pretfinanciranja iz drugog podstavka članka 146. stavka 6., ili kada dužnosnik za ovjeravanje tako odluči u skladu sa stavkom 1. ovog članka.
Za ugovore niske vrijednosti iz članka 137. stavka 1. nisu potrebna jamstva.
Jamstvo se vraća kada se pretfinanciranje oduzme od privremenih plaćanja ili plaćanja preostalog iznosa izvoditelju u skladu s uvjetima ugovora.
Članak 166.
Suspenzija u slučaju pogrešaka ili nepravilnosti
(Članak 116. Financijske uredbe)
1. U skladu s člankom 116. Financijske uredbe ugovori se mogu suspendirati kako bi se provjerilo jesu li se stvarno dogodile pretpostavljene značajne pogreške ili nepravilnosti ili prijevare. Ako one nisu potvrđene, izvršavanje ugovora nastavlja se čim je to moguće.
2. Značajna pogreška ili nepravilnost je svaka povreda odredbe ugovora ili propisa koja proizlazi iz postupanja ili propusta koji uzrokuje ili može uzrokovati štetu za proračun Unije.
POGLAVLJE 2.
Odredbe koje se primjenjuju na ugovore koje institucije Unije sklapaju u za svoj račun
Članak 167.
Utvrđivanje odgovarajuće razine za izračun graničnih vrijednosti
(Članci 117. i 118. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti u svakoj instituciji ocjenjuje jesu li postignute granične vrijednosti utvrđene u članku 118. Financijske uredbe.
Članak 168.
Zasebni ugovori i ugovori u dijelovima
(Članak 104. i 118. Financijske uredbe)
1. Procijenjena vrijednost ugovora ne smije se utvrđivati s ciljem izbjegavanja zahtjeva utvrđenih u ovoj Uredbi, niti se u tu svrhu ugovor smije razdijeliti.
Kad god je to primjereno, tehnički izvedivo i troškovno učinkovito, ugovori čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 170. stavku 1. sklapaju se istodobno u obliku zasebnih dijelova.
2. U slučaju kada je predmet ugovora o nabavi robe, pružanju usluga ili radovima podijeljen u nekoliko dijelova od kojih je svaki predmet zasebnog ugovora, prilikom sveukupne procjene primjenljive granične vrijednosti uzima se u obzir ukupna vrijednost svih dijelova.
U slučaju kada je ukupna vrijednost svih dijelova jednaka ili premašuje granične vrijednosti utvrđene u članku 170. stavku 1., na svaki dio primjenjuje se članak 97. stavak 1. i članak 104. stavci 1. i 2. Financijske uredbe.
3. U slučaju kada se ugovor sklapa u obliku zasebnih dijelova, ponude se procjenjuju zasebno za svaki dio. Ako je nekoliko dijelova dodijeljeno istom ponuditelju, može se potpisati jedan ugovor koji obuhvaća sve te dijelove.
Članak 169.
Pravila za procjenu vrijednosti određenih ugovora
(Članak 118. Financijske uredbe)
1. Za potrebe izračuna procijenjene vrijednosti ugovora javni naručitelj uključuje ukupnu procijenjenu naknadu izvoditelju.
Ako ugovor predviđa mogućnost opcija ili mogućeg obnavljanja, osnovica za izračun je maksimalni odobreni iznos, uključujući korištenje klauzula opcije i obnavljanja.
Ova procjena se obavlja pri slanju poziva na nadmetanje ili, u slučajevima kada nema takve objave, kada javni naručitelj pokrene postupak sklapanja ugovora.
2. Za okvirne ugovore i dinamičke sustave nabave, vrijednost koja se uzima u obzir je najviša vrijednost svih ugovora predviđenih tijekom ukupnog trajanja okvirnog ugovora ili dinamičkog sustava nabave.
3. Kod ugovora o uslugama, uzima se u obzir:
(a)
u slučaju usluga osiguranja, visina premije i drugi oblici naknade;
(b)
u slučaju bankovnih ili drugih financijskih usluga, troškovi, provizije, kamate i druge vrste naknada;
(c)
u slučaju ugovora o projektiranju, honorari, plative provizije i drugi oblici naknada.
4. U slučaju ugovora o uslugama koji ne navode ukupnu cijenu ili kod ugovora o nabavi robe na temelju leasinga, najma ili kupoprodaje s obročnom otplatom cijene, vrijednost koja se uzima kao osnovica za izračun procijenjene vrijednosti jest:
(a)
u slučaju ugovora na određeno vrijeme:
i.
ako je taj rok 48 mjeseci ili manje u slučaju usluga ili 12 mjeseci ili manje u slučaju nabave robe, ukupna vrijednost ugovora za vrijeme njihovog trajanja;
ii.
ako je taj rok dulji od 12 mjeseci u slučaju nabave robe, ukupna vrijednost uključujući procijenjenu preostalu vrijednost;
(b)
u slučaju ugovora na neodređeno vrijeme ili, u slučaju usluga za razdoblje koje prelazi 48 mjeseci, mjesečna vrijednost pomnožena s četrdeset osam.
5. U slučaju ugovora o uslugama ili o nabavi robe koji se sklapaju redovno ili se obnavljaju u određeno vrijeme, vrijednost ugovora određuje se na temelju:
(a)
stvarne ukupne vrijednosti sličnih ugovora za iste kategorije usluga ili robe koji su sklopljeni u prethodnoj financijskoj godini ili u zadnjih 12 mjeseci, koje prema potrebi treba prilagoditi za očekivane promjene količine ili vrijednosti tijekom 12 mjeseci nakon prvotnog ugovora;
(b)
ili procijenjene ukupne vrijednosti uzastopnih ugovora sklopljenih tijekom 12 mjeseci koji slijede nakon prve izvršene usluge ili prve isporuke ili tijekom trajanja ugovora, ako je ono dulje od 12 mjeseci.
6. U slučaju ugovora o radovima, uzima se u obzir ne samo vrijednost radova, nego i procijenjena ukupna vrijednost nabave robe koja je potrebna da se izvrše radovi i koju javni naručitelj daje na raspolaganje izvoditelju.
Članak 170.
Granične vrijednosti za primjenu postupaka na temelju Direktive 2004/18/EZ
(Članak 118. Financijske uredbe)
1. Granične vrijednosti iz članka 118. Financijske uredbe su granične vrijednosti određene u Direktivi 2004/18/EZ za ugovore o nabavi robe, ugovore o uslugama i radovima.
2. Rokovi iz članka 118. Financijske uredbe su rokovi utvrđeni u člancima 152., 153. i 154.
Članak 171.
Razdoblje mirovanja prije potpisivanja ugovora
(Članak 118. Financijske uredbe)
1. Javni naručitelj s uspješnim ponuditeljem ne potpisuje ugovor ili okvirni ugovor na koje se odnosi Direktiva 2004/18/EZ prije isteka razdoblja od 14 kalendarskih dana.
To razdoblje počinje teći od jednog od sljedećih dana:
(a)
dana nakon istovremene otpreme obavijesti uspješnim i neuspješnim ponuditeljima;
(b)
kada se ugovor ili okvirni ugovor sklapa na temelju pregovaračkog postupka bez prethodne objave poziva na nadmetanje, sljedećeg dana od dana objave obavijesti o sklopljenom ugovoru iz članka 123. u Službenom listu Europske unije.
U slučaju kada se otprema iz točke (a) drugog podstavka obavlja putem telefaksa ili elektroničkim sredstvom razdoblje mirovanja iznosi 10 kalendarskih dana.
Prema potrebi, javni naručitelj može suspendirati potpisivanje ugovora radi dodatnog ispitivanja, ako je to opravdano zahtjevima ili komentarima neuspješnih ili oštećenih ponuditelja ili natjecatelja ili na temelju primljenih drugih relevantnih informacija. Zahtjevi, komentari ili informacije moraju biti zaprimljeni u roku određenom u prvom podstavku. U slučaju suspenzije obavješćuju se svi natjecatelji ili ponuditelji u roku od tri radna dana nakon odluke o suspenziji.
Osim u slučajevima iz stavka 2., svi ugovori potpisani prije isteka razdoblja određenog u prvom podstavku smatraju se ništavnima.
U slučaju kada ugovor ili okvirni ugovor nije moguće sklopiti s predviđenim uspješnim ponuditeljem, javni naručitelj ga može sklopiti sa sljedećim najboljim ponuditeljem.
2. Razdoblje određeno u stavku 1. ne primjenjuje se u sljedećim slučajevima:
(a)
u otvorenim, ograničenim ili pregovaračkim postupcima nakon objave poziva na nadmetanje ako je podnesena samo jedna ponuda;
(b)
u slučaju posebnih ugovora koji se temelje na okvirnom ugovoru;
(c)
u slučaju pregovaračkih postupaka iz članka 134. stavka 1. točke (c), članka 134. stavka 1. točke (g) podtočke iii., članka 134. stavka 1. točke (h) i članka 134. stavka 1. točke (j).
Članak 172.
Dokaz o pristupu tržištu
(Članak 119. Financijske uredbe)
U specifikacijama se zahtijeva da ponuditelji navedu u kojoj državi imaju sjedište ili domicil, te da dostave dokaze uobičajeno prihvatljive prema njihovom vlastitom pravu.
GLAVA VI.
BESPOVRATNA SREDSTVA
POGLAVLJE 1.
Područje primjene i oblik bespovratnih sredstava
Članak 173.
Doprinosi
(Članak 121. Financijske uredbe)
Doprinosi iz članka 121. stavka 2. točke (d) Financijske uredbe su iznosi koji se plaćaju tijelima čiji je Unija član, u skladu s proračunskim odlukama i uvjetima plaćanja koje je odredilo dotično tijelo.
Članak 174.
Sporazum i odluka o bespovratnim sredstvima
(Članak 121. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Bespovratna sredstva se uređuju odlukom ili pisanim sporazumom.
2. Kako bi se odredio instrument koji će se koristiti, uzimaju se u obzir sljedeći elementi:
(a)
mjesto korisnika, u ili izvan Unije;
(b)
složenost i standardizacija sadržaja financiranih djelovanja ili programa rada.
Članak 175.
Rashodi za članove institucija
(Članak 121. Financijske uredbe)
Rashodi za članove institucija iz članka 121. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe uključuju doprinose udrugama sadašnjih i bivših članova Europskog parlamenta. Plaćanje tih doprinosa provodi se u skladu s internim administrativnim pravilima Europskog parlamenta.
Članak 176.
Djelovanja za koje se mogu odobriti bespovratna sredstva
(Članak 121. Financijske uredbe)
Djelovanje za koje se može odobriti bespovratno sredstvo u smislu članka 121. Financijske uredbe mora biti jasno određeno.
Ni jedno djelovanje ne smije se razdijeliti na manje dijelove radi izbjegavanja financijskih pravila utvrđenih u toj Uredbi.
Članak 177.
Tijela koja za svoj cilj imaju opći interes Unije
(Članak 121. Financijske uredbe)
Tijelo koje za svoj cilj ima opći interes Unije je:
(a)
tijelo uključeno u obrazovanje, osposobljavanje, obavješćivanje, inovacije ili istraživanje te u proučavanje europskih politika, svih aktivnosti koje doprinose promicanju građanskih ili ljudskih prava ili europsko tijelo za normizaciju;
(b)
subjekt koji predstavlja neprofitna tijela koja djeluju u državama članicama, državama kandidatkinjama ili u potencijalnim državama kandidatkinjama i koja promiču načela i politike koji su u skladu s ciljevima ugovorâ.
Članak 178.
Partnerstva
(Članak 121. Financijske uredbe)
1. Posebna bespovratna sredstva za djelovanje i bespovratna sredstva za poslovanje mogu predstavljati dio okvirnog partnerstva.
2. Okvirno partnerstvo može se uspostaviti kao dugoročni mehanizam suradnje između Komisije i korisnika bespovratnih sredstava. Ono može biti u obliku okvirnog sporazuma o partnerstvu ili okvirne odluke o partnerstvu.
Okvirnim sporazumom ili odlukom o partnerstvu određuju se zajednički ciljevi, vrsta jednokratnih planiranih djelovanja ili djelovanja koja su dio odobrenoga godišnjeg plana rada, postupak za dodjeljivanje posebnih bespovratnih sredstava, u skladu s načelima i postupovnim pravilima iz ove glave te opća prava i obveze svih stranaka prema posebnim sporazumima ili odlukama.
Partnerstvo ne smije trajati duže od četiri godine osim u iznimnim slučajevima koji su opravdani predmetom okvirnog partnerstva.
Dužnosnici za ovjeravanje ne smiju neopravdano koristiti okvirne sporazume ili odluke o partnerstvu ili ih koristiti tako da namjena ili učinak bude u suprotnosti s načelima transparentnosti ili jednakog postupanja prema podnositeljima zahtjeva.
3. Okvirna partnerstva tretiraju se kao bespovratna sredstva u pogledu programiranja, ex ante objave i sklapanja ugovora.
4. Posebna bespovratna sredstva koja se temelje na okvirnim sporazumima ili odlukama o partnerstvu dodjeljuju se u skladu s postupcima utvrđenima u tim sporazumima ili odlukama te u skladu s ovom glavom.
Posebna bespovratna sredstva podliježu postupcima ex post objave utvrđenima u članku 191.
Članak 179.
Elektronički sustav razmjene podataka
(Članak 121. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Sve razmjene podatka s korisnicima, uključujući sklapanje sporazuma o bespovratnim sredstvima, obavijesti o odluci o bespovratnim sredstvima i njihovim izmjenama, mogu se obavljati putem elektroničkog sustava razmjene podataka koji je uspostavila Komisija.
2. Ti sustavi moraju ispunjavati sljedeće zahtjeve:
(a)
samo ovlaštene osobe mogu imati pristup sustavu i dokumentima koji se šalju putem njega;
(b)
samo ovlaštene osobe mogu elektronički potpisati ili slati dokument putem sustava;
(c)
ovlaštene osobe moraju biti identificirane pomoću utvrđenih sredstava;
(d)
vrijeme i datum elektroničke transakcije trebaju biti precizno određeni;
(e)
mora biti očuvana cjelovitost dokumenata;
(f)
mora se čuvati dostupnost dokumenata;
(g)
prema potrebi, treba čuvati povjerljivost dokumenata;
(h)
mora biti osigurana zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
3. Podaci koji se šalju ili primaju posredstvom tog sustava uživaju pravnu pretpostavku cjelovitosti podataka i točnosti datuma i vremena slanja ili primanja podataka koje sustav pokazuje.
Dokument koji se šalje ili o kojem se šalje obavijest posredstvom tog sustava smatra se jednakim dokumentu u papirnatom obliku te se prihvaća kao dokaz u sudskom postupku, smatra se izvornikom te uživa pravnu pretpostavku autentičnosti i cjelovitosti, pod uvjetom da ne sadrži određena dinamička obilježja koja omogućavaju njegovo automatsko mijenjanje.
Elektronički potpisi iz točke (b) stavka 2. imaju pravni učinak jednak vlastoručnom potpisu.
Članak 180.
Sadržaj sporazuma i odluka o bespovratnim sredstvima
(Članak 122. Financijske uredbe)
1. Sporazum o bespovratnim sredstvima utvrđuje najmanje sljedeće:
(a)
predmet;
(b)
korisnika;
(c)
trajanje, odnosno:
i.
datum njegova stupanja na snagu;
ii.
datum početka i trajanje djelovanja ili financijsku godinu u kojoj se financira;
(d)
maksimalni iznos koji financira Unija izražen u eurima i oblik bespovratnih sredstava te, prema potrebi:
i.
ukupne procijenjene prihvatljive troškove djelovanja ili programa rada i stopu financiranja prihvatljivih troškova;
ii.
jedinični trošak, jednokratni ili paušalni iznos iz točaka (b), (c) i (d) članka 123. Financijske uredbe, ako su utvrđeni;
iii.
kombinaciju elemenata određenih u podtočkama i. i ii. ove točke;
(e)
opis djelovanja ili, u slučaju bespovratnog sredstva za poslovanje, programa rada za tu financijsku godinu koji je odobrio dužnosnik za ovjeravanje kao i opis očekivanih rezultata provedbe djelovanja ili programa rada;
(f)
opće uvjete koji se primjenjuju na sve sporazume ove vrste, poput prihvaćanja od strane korisnika provjera i revizija koje provode Komisija, OLAF i Revizorski sud;
(g)
procijenjeni ukupni proračun djelovanja ili programa rada;
(h)
kada provedba djelovanja uključuje nabavu, načela iz članka 209. ili pravila za nabavu koje korisnik mora poštovati;
(i)
odgovornosti korisnika, a posebno:
i.
u pogledu dobrog financijskog upravljanja i dostavljanja izvješća o radu i financijskih izvještaja; kad god je to potrebno, treba odrediti prijelazne ciljeve o kojima se podnose izvješća;
ii.
u slučaju sporazuma između Komisije i određenog broja korisnika, specifične obveze koordinatora, ako one postoje, kao i ostalih korisnika prema koordinatoru te financijska odgovornost korisnika za iznose dugovanja prema Komisiji;
(j)
načine i rokove u kojima Komisija potvrđuje ta izvješća i izvršava plaćanje.
(k)
prema potrebi, podatke o prihvatljivim troškovima djelovanja ili odobrenog programa rada ili o jediničnim troškovima, jednokratnim iznosima ili paušalnom financiranju iz članka 123. Financijske uredbe;
(l)
odredbe o vidljivosti financijske potpore Unije, osim u opravdanim slučajevima kada javno iskazivanje nije moguće ili primjereno.
Općim uvjetima iz točke (f) prvog podstavka treba se barem:
i.
navesti da je pravo Unije pravo koje se primjenjuje na sporazum o bespovratnim sredstvima i koje prema potrebi dopunjuje nacionalno pravo, kako je određeno u sporazumu o bespovratnim sredstvima. Odstupanja su moguća u sporazumima sklopljenima s međunarodnim organizacijama;
ii.
navesti nadležni sud ili arbitražni sud za rješavanje sporova.
2. Sporazumom o bespovratnim sredstvima mogu se utvrditi aranžmani i rokovi za suspenziju ili raskid u skladu s člankom 135. Financijske uredbe.
3. U slučajevima iz članka 178., okvirnom odlukom o partnerstvu ili okvirnim sporazumom o partnerstvu određuju se informacije iz točaka (a), (b), točke (c) podtočke i., točke(f) i točaka (h) do (j) i točke (l) prvog podstavka stavka 1. ovog članka.
Odluka ili sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava sadrži informacije iz točaka (a) do (e), točaka (g) i (k) prvog podstavka stavka 1. i, prema potrebi, točke (i) prvog podstavka stavka 1.
4. Sporazumi o bespovratnim sredstvima mogu se mijenjati samo pisanim putem. Svrha ili učinak tih izmjena, kao i izmjena kojima se dodaje ili uklanja korisnik, ne smije biti takva da dovede do takvih promjena u sporazumima koje bi dovele u pitanje odluku o dodjeli bespovratnog sredstva ili bi bile protivne jednakom postupanju s podnositeljima zahtjeva.
5. Stavci 1., 2., 3. i 4. primjenjuju se mutatis mutandis na odluke o bespovratnim sredstvima.
Neke se od informacija iz stavka 1. mogu navesti u pozivu za podnošenje prijedloga ili nekom drugom povezanom dokumentu umjesto u odluci o bespovratnim sredstvima.
Članak 181.
Oblici bespovratnih sredstava
(Članak 123. Financijske uredbe)
1. Bespovratna sredstva u obliku iz članka 123. stavka 1. točke (a) Financijske uredbe izračunavaju se na temelju prihvatljivih troškova koje je korisnik zaista imao, u skladu s preliminarnom procjenom proračuna kako je podnesen zajedno s prijedlogom i uključen u odluku ili sporazum o bespovratnim sredstvima.
2. Jedinični troškovi iz točke (b) članka 123. stavka 1. Financijske uredbe pokrivaju sve ili pojedine posebne kategorije prihvatljivih troškova koji su jasno iskazani unaprijed upućivanjem na iznos po jedinici.
3. Jednokratni iznosi iz članka 123. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe općenito pokrivaju sve ili pojedine posebne kategorije prihvatljivih troškova koji su jasno iskazani unaprijed.
4. Paušalno financiranje iz članka 123. stavka 1. točke (d) Financijske uredbe pokriva posebne kategorije prihvatljivih troškova koji su jasno iskazani unaprijed primjenom postotka.
Članak 182.
Jednokratni iznosi, jedinični troškovi i paušalno financiranje
(Članak 124. Financijske uredbe)
1. Odobrenje za primjenu jednokratnih iznosa, jediničnih troškova ili paušalnog financiranja iz članka 124. stavka 1. Financijske uredbe primjenjuje se za vrijeme trajanja programa. Ovo odobrenje se može preispitati ako su potrebne značajne izmjene. Povremeno se obavlja ocjena podataka i iznosa te se, prema potrebi, usklađuju jednokratni iznosi, jedinični troškovi ili paušalno financiranje.
U slučaju sporazuma između Komisije i određenog broja korisnika, najviši iznos iz drugog podstavka članka 124. stavka 1. Financijske uredbe primjenjuje se na svakog korisnika.
2. Odluka ili sporazum o bespovratnim sredstvima sadrži sve potrebne odredbe kako bi se moglo potvrditi poštovanje uvjeta za isplatu bespovratnih sredstava na temelju jednokratnih iznosa, jediničnih troškova ili paušalnog financiranja.
3. Isplata bespovratnih sredstava na temelju jednokratnih iznosa, jediničnih troškova ili paušalnog financiranja ne dovodi u pitanje pravo pristupa zakonom propisanoj evidenciji korisnika za potrebe iz prvog podstavka stavka 1. i članka 137. stavka 2. Financijske uredbe.
4. Ako se ex post kontrolom financiranog događaja otkrije da se događaj nije dogodio te da je korisniku izvršena neopravdana isplata bespovratnih sredstava na temelju jednokratnog iznosa, jediničnih troškova ili paušalnog financiranja, Komisija ima pravo povrata do visine iznosa bespovratnih sredstava ne dovodeći u pitanje sankcije iz članka 109. Financijske uredbe.
POGLAVLJE 2.
Načela
Članak 183.
Načelo sufinanciranja
(Članak 125. stavak 3. Financijske uredbe)
1. U skladu s načelom sufinanciranja, sredstva potrebna za provedbu djelovanja ili programa rada ne osiguravaju se u cijelosti iz doprinosa Unije.
Sufinanciranje može biti u obliku vlastitih sredstava korisnika, dohotka ostvarenog djelovanjem ili programom rada ili financijskih doprinosa ili doprinosa u naravi trećih strana.
2. Doprinosi u naravi znače nefinancijska sredstva koja treće strane besplatno stavljaju na raspolaganje korisniku.
Članak 184.
Načelo zabrane ostvarivanja dobiti
(Članak 125. stavak 5. Financijske uredbe)
Financijski doprinosi trećih strana kojima se korisnik može služiti za pokriće troškova koji nisu prihvatljivi troškovi pokriveni bespovratnim sredstvima Unije ili koji se ne duguju trećoj strani ako nisu iskorišteni do završetka djelovanja ili programa rada, ne smatraju se financijskim doprinosima koje donatori posebno dodjeljuju za financiranje prihvatljivih troškova u smislu članka 125. stavka 5. Financijske uredbe.
Članak 185.
Bespovratna sredstva male vrijednosti
(Članak 125. stavak 4. Financijske uredbe)
Bespovratnim sredstvima vrlo male vrijednosti smatraju se bespovratna sredstva koja ne prelaze 60 000 EUR.
Članak 186.
Tehnička pomoć
(Članci 101. i 125. Financijske uredbe)
„Tehnička pomoć” znači aktivnosti potpore i izgradnje kapaciteta potrebnih za provedbu programa ili djelovanja, a posebno pripremnih aktivnosti i aktivnosti upravljanja, praćenja, evaluacije, revizije i kontrole.
Članak 187.
Prihvatljivi troškovi
(Članak 126. stavak 3. točka (c) Financijske uredbe)
Smatra se da se ne može izvršiti povrat PDV-a u skladu s važećim nacionalnim zakonodavstvom o PDV-u, ako se prema nacionalnom pravu on može pripisati jednoj od sljedećih djelatnosti:
(a)
izuzete djelatnosti bez prava na odbitak;
(b)
djelatnosti koje su izvan područja primjene PDV-a;
(c)
djelatnosti iz točaka (a) ili (b) gdje se PDV ne odbija već se izvršava povrat za njegov iznos pomoću posebnih aranžmana za povrat ili fondova za kompenzaciju koji nisu predviđeni Direktivom 2006/112/EZ, čak i kada je takav program ili fond osnovan u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o PDV-u.
Smatra se da PDV koji se odnosi na djelatnosti navedene u članku 13. stavku 2. Direktive 2006/112/EZ plaća korisnik, osim osoba koje nisu porezni obveznici kako je definirano u prvom podstavku članka 13. stavka 1. te Direktive, neovisno smatra li dotična država članica te djelatnosti djelatnostima koje uređuju javnopravna tijela u svojstvu tijela javne vlasti.
Članak 188.
Planiranje rada
(Članak 128. Financijske uredbe)
1. Svaki odgovorni dužnosnik za ovjeravanje priprema godišnji ili višegodišnji program rada za bespovratna sredstva. Program rada donosi institucija koja ga što je prije moguće, a najkasnije do 31. ožujka u godini izvršavanja, objavljuje na internetskoj stranici za bespovratna sredstva dotične institucije.
U programu rada navodi se razdoblje koje on pokriva, temeljni akt, ako postoji, planirani ciljevi, očekivani rezultati, okvirni vremenski raspored poziva za podnošenje prijedloga s okvirnim iznosom i maksimalnom stopom sufinanciranja.
Program rada također sadrži informacije određene u članku 94. koje su potrebne kako bi se odluka o njegovom donošenju mogla smatrati odlukom o financiranju za bespovratna sredstva u dotičnoj godini.
2. Svaka značajna promjena u programu rada također se donosi i objavljuje kako je predviđeno u stavku 1.
Članak 189.
Sadržaj poziva za podnošenje prijedloga
(Članak 128. Financijske uredbe)
1. Poziv za podnošenje prijedloga navodi:
(a)
planirane ciljeve;
(b)
kriterije prihvatljivosti, razloge za isključenje, uvjete sposobnosti i kriterije za odabir iz članaka 131. i 132. Financijske uredbe te odgovarajuću popratnu dokumentaciju;
(c)
način financiranja Unije;
(d)
način i rok za podnošenje prijedloga i planirani datum do kojeg svi podnositelji zahtjeva trebaju biti informirani o rezultatu evaluacije njihovih zahtjeva i okvirni datum za potpisivanje sporazuma o bespovratnim sredstvima ili obavijesti o odlukama o bespovratnim sredstvima.
2. Pozivi za podnošenje prijedloga objavljuju se na internetskim stranicama institucija Unije i uz objavljivanje na internetskim stranicama po mogućnosti i nekim drugim prikladnim medijem, uključujući Službeni list Europske unije, kada je to potrebno, kako bi se osigurala dodatna obaviještenost potencijalnih korisnika. Oni se mogu objavljivati od donošenja odluke o financiranju iz članka 84. Financijske uredbe, uključujući i tijekom godine koja prethodi izvršenju proračuna. Sve izmjene sadržaja poziva za podnošenje prijedloga podliježu obvezi objavljivanja pod istim uvjetima koji vrijede za pozive za podnošenje prijedloga.
Članak 190.
Iznimke u vezi s pozivima za podnošenje prijedloga
(Članak 128. Financijske uredbe)
1. Bespovratna sredstva mogu se dodijeliti bez poziva za podnošenje prijedloga samo u sljedećim slučajevima:
(a)
za potrebe humanitarne pomoći i djelovanjima civilne zaštite ili za pomoć u upravljanju kriznim situacijama u smislu stavka 2.;
(b)
u drugim iznimnim i valjano obrazloženim hitnim slučajevima;
(c)
tijelima koja imaju de jure ili de facto monopol, što je valjano obrazloženo u odluci o sklapanju ugovora;
(d)
tijelima koja su temeljnim aktom, u smislu članka 54. Financijske uredbe, utvrđena kao korisnici bespovratnog sredstva ili tijelima koja odrede države članice, za koja su one odgovorne, ako su te države članice utvrđene temeljnim aktom kao korisnice bespovratnih sredstava;
(e)
u slučaju istraživanja i tehnološkog razvoja, tijelima utvrđenim u programu rada iz članka 128. Financijske uredbe, u slučaju da je ta mogućnost izričito predviđena temeljnim aktom te pod uvjetom da projekt nije obuhvaćen opsegom poziva za podnošenje prijedloga;
(f)
za djelovanja posebnih karakteristika koja zahtijevaju poseban tip tijela radi njegove tehničke sposobnosti, njegovog visokog stupnja specijalizacije ili administrativnih ovlasti, pod uvjetom da djelovanja o kojima je riječ nisu obuhvaćena opsegom poziva za podnošenje prijedloga.
Slučajeve iz točke (f) prvog podstavka treba valjano obrazložiti u odluci o sklapanju ugovora.
2. Kriznim situacijama u trećim zemljama smatraju se situacije neposredne ili izravne opasnosti koja prijeti eskalacijom u oružani sukob ili destabilizacijom zemlje. Kriznim situacijama smatraju se i situacije prouzročene prirodnim katastrofama, krize koje uzrokuje čovjek, poput ratova i drugih sukoba ili izvanredne okolnosti usporedivih učinaka povezane između ostalog s klimatskim promjenama, degradacijom okoliša, uskraćivanjem pristupa energiji i prirodnim resursima ili iznimnim siromaštvom.
Članak 191.
Ex post objava
(Članak 128. Financijske uredbe)
1. Informacije koje se odnose na bespovratna sredstva dodijeljena tijekom financijske godine objavljuju se u skladu s člankom 21.
2. Nakon objave iz stavka 1., na zahtjev Europskog parlamenta i Vijeća, Komisija im šalje izvješće o:
(a)
broju podnositelja zahtjeva tijekom protekle godine;
(b)
broju i postotku uspješnih zahtjeva po pozivu za podnošenje prijedloga;
(c)
prosječnom trajanju postupka od dana zatvaranja poziva za podnošenje prijedloga do dodjele bespovratnih sredstava;
(d)
broju i iznosu bespovratnih sredstava u slučaju kada prethodne godine je ukinuta obveza ex post objave u skladu s člankom 21. stavkom 4.
Članak 192.
Obavješćivanje podnositelja zahtjeva
(Članak 128. Financijske uredbe)
Komisija podnositeljima zahtjeva pruža informacije i savjete na sljedeći način:
(a)
utvrđivanjem zajedničkih standarda za obrasce zahtjeva za slična bespovratna sredstva te praćenjem veličine i razumljivosti obrazaca zahtjeva;
(b)
pružanjem informacija potencijalnim podnositeljima zahtjeva posebno putem seminara i priručnika;
(c)
održavanjem stalnih podataka za korisnike u dokumentaciji pravnog subjekta iz članka 63.
Članak 193.
Financiranje iz različitih proračunskih linija
(Članak 129. Financijske uredbe)
Više odgovornih dužnosnika za ovjeravanje mogu zajednički financirati određeno djelovanje iz različitih proračunskih linija.
Članak 194.
Retroaktivni učinak financiranja u slučajevima iznimne hitnosti i sprečavanja sukoba
(Članak 130. Financijske uredbe)
U okviru članka 130. stavka 1. Financijske uredbe, rashodi koje je korisnik imao prije datuma podnošenja zahtjeva prihvatljivi su za financiranje Unije pod sljedećim uvjetima:
(a)
razlozi za takvo odstupanje primjereno su obrazloženi u odluci o financiranju;
(b)
odluka o financiranju i sporazum ili odluka o bespovratnim sredstvima izričito navode kao datum prihvatljivosti datum koji prethodi datumu podnošenja zahtjeva.
Članak 195.
Podnošenje zahtjeva za bespovratna sredstva
(Članak 131. Financijske uredbe)
1. Aranžmane za podnošenje zahtjeva za bespovratna sredstva određuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, koji može odabrati način podnošenja. Zahtjevi za bespovratna sredstva mogu se podnijeti pismom ili u elektroničkom obliku.
Odabrana sredstva komunikacije ne smiju biti diskriminirajuća te ne smiju ograničavati pristup podnositeljima zahtjeva postupku sklapanja ugovora.
Odabrana sredstva komunikacije moraju osigurati udovoljavanje sljedećim uvjetima:
(a)
svaki podneseni zahtjev treba sadržavati sve informacije potrebne za njegovu evaluaciju;
(b)
mora biti očuvana cjelovitost podataka;
(c)
mora biti očuvana povjerljivost prijedloga;
(d)
mora biti osigurana zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
Za potrebe točke (c) trećeg podstavka, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje pregledava sadržaj zahtjeva tek nakon isteka roka za njihovo podnošenje.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zahtijevati da uz elektronički dostavljene zahtjeve bude priložen napredni elektronički potpis u smislu Direktive 1999/93/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (19).
2. U slučaju kada odgovorni dužnosnik za ovjeravanje odobri podnošenje zahtjeva elektroničkim putem, alati koji se koriste i njihove tehničke značajke moraju biti nediskriminirajuće prirode, opće dostupni i interoperabilni s proizvodima informacijske i komunikacijske tehnologije u općoj uporabi. Podnositeljima zahtjeva trebaju se staviti na raspolaganje informacije koje se odnose na specifikacije potrebne za prezentaciju zahtjeva, uključujući šifriranje.
Nadalje, uređaji za elektroničko zaprimanje zahtjeva trebaju jamčiti sigurnost i povjerljivost. Oni također moraju jamčiti precizno utvrđivanje vremena i datuma primitka zahtjeva.
3. U slučaju podnošenja zahtjeva pismom, podnositelji zahtjeva mogu odabrati jedan od sljedećih načina:
(a)
putem pošte ili kurirske službe, u kojem slučaju se u pozivu za podnošenje prijedloga navodi da se dokazom smatra datum otpreme, poštanski žig ili datum na potvrdi o predaji pošiljke;
(b)
osobnom dostavom podnositelja zahtjeva ili njegovog zastupnika u prostorijama institucije, u kojem slučaju se u pozivu za podnošenje prijedloga navodi služba u koji se predaju zahtjevi uz potpisanu i datiranu potvrdu o primitku.
POGLAVLJE 3.
Postupak dodjele
Članak 196.
Sadržaj zahtjeva za bespovratna sredstva
(Članak 131. Financijske uredbe)
1. Zahtjevi se dostavljaju na obrascu koji je utvrđen u skladu sa zajedničkim standardima utvrđenima u skladu s člankom 192. točkom (a), a koji na raspolaganje stavlja odgovorni dužnosnika za ovjeravanje, i u skladu s kriterijima utvrđenima u temeljnom aktu i u pozivu za podnošenje prijedloga.
Popratna dokumentacija iz drugog podstavka članka 131. stavka 3. Financijske uredbe može se posebno sastojati od računa dobiti i gubitka te bilance za zadnju financijsku godinu za koju je pripremljen završni račun.
2. Procijenjeni proračun za djelovanje ili program rada koji se prilaže uz zahtjev ima uravnotežene prihode i rashode, uzimajući u obzir rezervacije za nepredviđene događaje ili moguće promjene tečaja koji mogu biti odobreni u opravdanim slučajevima te navodi procijenjene prihvatljive troškove djelovanja ili programa rada.
3. Ako se zahtjev odnosi na bespovratna sredstva za djelovanje čiji iznos prelazi 750 000 EUR ili na bespovratna sredstva za poslovanje čiji iznos prelazi 100 000 EUR, podnosi se revizorsko izvješće koje sastavlja ovlašteni vanjski revizor. Navedenim izvješćem potvrđuju se računi za posljednju financijsku godinu za koju su dostupni podaci.
Prvi podstavak ovog stavka primjenjuje se samo na prvi zahtjev koji je korisnik dostavio odgovornom dužnosniku za ovjeravanje u bilo kojoj financijskoj godini.
U slučaju sporazuma između Komisije i određenog broja korisnika granične vrijednosti određene u prvom podstavku primjenjuju se na svakog korisnika.
U slučaju partnerstva iz članka 178., revizorsko izvješće iz prvog podstavka ovog stavka koje obuhvaća zadnje dvije financijske godine za koje postoje podaci mora biti sastavljeno prije potpisivanja okvirnog sporazuma o partnerstvu ili objave okvirne odluke o partnerstvu.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može, ovisno o procjeni rizika, izuzeti od obveze provođenja revizije iz prvog podstavka obrazovne ustanove i ustanove za osposobljavanje i, u slučaju sporazuma s određenim brojem korisnika, korisnike koji su prihvatili solidarnu odgovornost ili koji ne snose nikakvu financijsku odgovornost.
Prvi podstavak ovog stavka ne primjenjuje se na javna tijela i međunarodne organizacije iz članka 43.
4. Podnositelj zahtjeva navodi izvore i iznose primljenog financiranja Unije ili primijenjenog financiranja Unije za isto djelovanje ili dio djelovanja ili za njegovo funkcioniranje u istoj financijskoj godini kao i svako drugo primljeno ili primijenjeno financiranje za isto djelovanje.
Članak 197.
Dokaz o nepostojanju razloga za isključenje
(Članak 131. Financijske uredbe)
Podnositelji zahtjeva daju časnu izjavu da se ne nalaze u nekoj od situacija iz članka 106. stavka 1. i članka 107. Financijske uredbe, osim u slučajevima iz točaka (a) i (b) članka 131. stavka 4. Financijske uredbe. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može, ovisno o procjeni rizika, zatražiti od uspješnih podnositelja zahtjeva da podnesu dokaze iz članka 143. Na zahtjev odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, uspješni podnositelji zahtjeva podnose te dokaze, osim ako to nije moguće i odgovorni dužnosnik za ovjeravanje to prihvati ili su ti dokazi već bili podneseni za potrebe drugog postupka dodjele bespovratnih sredstava ili postupka nabave, pod uvjetom da ti dokumenti nisu stariji od godinu dana računajući od datuma njihovog izdavanja i da su još valjani.
Članak 198.
Podnositelji zahtjeva koji nemaju pravnu osobnost
(Članak 131. Financijske uredbe)
U slučaju kada zahtjev za bespovratna sredstva podnosi podnositelj zahtjeva koji nema pravnu osobnost u skladu s člankom 131. stavkom 2. Financijske uredbe, predstavnici tog podnositelja zahtjeva dokazuju da imaju sposobnost za preuzimanje pravnih obveza u ime podnositelja zahtjeva i da podnositelj zahtjeva ima financijsku i poslovnu sposobnost istovjetnu onima pravnih osoba.
Članak 199.
Subjekti koji čine jednog podnositelja zahtjeva
(Članak 131. Financijske uredbe)
U slučaju kada nekoliko subjekata ispunjava kriterije za podnošenje zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava i zajedno čine jedan subjekt, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može s tim subjektom postupati kao s jedinstvenim podnositeljem zahtjeva, pod uvjetom da se u zahtjevu navode subjekti koji čine tog podnositelja a koji su uključeni u predloženo djelovanje ili program rada.
Članak 200.
Financijske i administrativne kazne
(Članak 131. Financijske uredbe)
Financijske ili administrativne kazne, ili oboje, mogu biti izrečene podnositeljima zahtjeva koji su dali lažne izjave ili počinili značajne pogreške, nepravilnosti ili prijevaru, u skladu s uvjetima utvrđenima u članku 145.
Takve financijske ili administrativne kazne, ili oboje, mogu biti izrečene i korisnicima za koje se ustanovilo da su ozbiljno povrijedili svoje ugovorne obveze.
Članak 201.
Kriteriji prihvatljivosti
(Članak 131. Financijske uredbe)
1. Kriteriji prihvatljivosti objavljuju se u pozivu za podnošenje prijedloga.
2. Kriterijima prihvatljivosti određuju se uvjeti za sudjelovanje u pozivu za podnošenje prijedloga. Ti kriteriji određuju se vodeći računa o ciljevima djelovanja te udovoljavaju načelima transparentnosti i nediskriminacije.
Članak 202.
Uvjeti sposobnosti
(Članak 132. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Uvjeti sposobnosti objavljuju se u pozivu za podnošenje prijedloga i trebaju biti takvi da omogućuju procjenu financijske i poslovne sposobnosti podnositelja zahtjeva za dovršenje predloženog djelovanja ili programa rada.
2. Podnositelj zahtjeva mora imati stalne i dovoljne izvore financiranja za održavanje svojeg djelovanja tijekom cijelog razdoblja izvođenja djelovanja ili u godini za koju je dodijeljeno bespovratno sredstvo i mora doprinositi njegovom financiranju. Podnositelj zahtjeva mora imati stručnu sposobnost i kvalifikacije potrebne za dovršenje predloženog djelovanja ili programa rada, osim ako je izričito drukčije određeno u temeljnom aktu.
3. Financijska i poslovna sposobnost provjeravaju se posebno na temelju analize sve popratne dokumentacije iz članka 196. koju traži odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u pozivu za podnošenje prijedloga.
Ako u pozivu za podnošenje prijedloga nije zatražena popratna dokumentacija i ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje dvoji o financijskoj ili poslovnoj sposobnosti podnositelja, on od njih zahtjeva dostavu odgovarajuće dokumentacije.
U slučaju partnerstva iz članka 178., takva se provjera obavlja prije potpisivanja okvirnog sporazuma o partnerstvu ili objave okvirne odluke o partnerstvu.
Članak 203.
Kriteriji za odabir
(Članak 132. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Kriteriji za odabir objavljuju se u pozivu za podnošenje prijedloga.
2. Kriteriji za odabir trebaju biti takvi da omogućuju dodjelu bespovratnih sredstava bilo za djelovanja koja najviše povećavaju ukupnu učinkovitost programa Unije koje provode ili tijelima čiji je program rada usmjeren postizanju istog rezultata. Ti se kriteriji određuju tako da osiguravaju pravilno upravljanje sredstvima Unije.
Kriteriji za odabir primjenjuju se tako da omogućuju odabir planiranih djelovanja i programa rada za koje može biti Komisija sigurna da će biti u skladu s njezinim ciljevima i prioritetima te koji jamče vidljivost financiranja Unije.
3. Kriteriji za odabir utvrđuju se tako da je naknado moguće izvršiti evaluaciju.
Članak 204.
Evaluacija zahtjeva i dodjela bespovratnih sredstava
(Članak 133. Financijske uredbe)
1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje imenuje komisiju za evaluaciju prijedloga, osim ako Komisija odluči drukčije u okviru određenog sektorskog programa.
Komisija se sastoji od najmanje tri osobe koje predstavljaju najmanje dvije organizacijske jedinice institucija ili tijela iz članaka 62. i 208. Financijske uredbe bez hijerarhijske veze među njima. Kako bi se izbjegao svaki sukob interesa, te osobe podliježu obvezama utvrđenima u članku 57. Financijske uredbe.
Ako u predstavništvima i lokalnim jedinicama iz članka 72. ove Uredbe i tijelima na koja se delegiraju ovlasti iz članaka 62. i 208. Financijske uredbe nema zasebnih jedinica, ne primjenjuje se zahtjev u vezi s organizacijskim jedinicama koje nisu međusobno hijerarhijski povezane.
Na temelju odluke odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, komisiji mogu pomagati vanjski stručnjaci. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava da ti stručnjaci ispunjavaju obveze utvrđene u članku 57. Financijske uredbe.
2. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje prema potrebi dijeli postupak na nekoliko postupovnih faza. Pravila koja uređuju postupak objavljuju se u pozivu za podnošenje prijedloga.
U slučaju kada je pozivom za podnošenje prijedloga predviđen postupak podnošenja zahtjeva u dvije faze, samo oni zahtjeva koji ispunjavaju kriterije evaluacije iz prve faze pozivaju se na podnošenje cjelokupnog zahtjeva u drugoj fazi.
U slučaju kada je pozivom za podnošenje prijedloga predviđen postupak evaluacije prijedloga u dvije faze, na daljnju evaluaciju nastavljaju samo oni prijedlozi koji su prošli prvu fazu na temelju evaluacije ispunjavanja određene skupine kriterija.
Podnositelji čiji su prijedlozi odbijeni u bilo kojoj fazi obavješćuju se u skladu s člankom 133. stavkom 3. Financijske uredbe.
Svaka sljedeća faza postupka mora se jasno razlikovati od prethodne.
Iste dokumente i informacije nije potrebno dostavljati više puta tijekom istog postupka.
3. Komisija za evaluaciju ili, prema potrebi, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može podnositelja zahtjeva zatražiti dostavu dodatnih informacija ili pojašnjenje popratne dokumentacije dostavljene u vezi sa zahtjevom, pod uvjetom da te informacije ili pojašnjenja ne mijenjaju značajno prijedlog. U skladu s člankom 96. Financijske uredbe, u slučaju očitih administrativnih pogrešaka, komisija za evaluaciju ili dužnosnik za ovjeravanje mogu odustati od toga samo u opravdanim slučajevima. Dužnosnik za ovjeravanje vodi odgovarajuću evidenciju o kontaktima s podnositeljima zahtjeva tijekom postupka.
4. Po završetku rada, članovi komisije za evaluaciju potpisuju zapisnik o svim pregledanim prijedlozima, koji sadrži ocjenu kvalitete i utvrđuje one koji mogu dobiti financiranje. Ovaj zapisnik može biti potpisan pomoću elektroničkog sustava koji osigurava odgovarajuću identifikaciju potpisnika.
U zapisniku se, prema potrebi, rangiraju pregledani prijedlozi, pružaju prijedlozi o maksimalnom iznosu bespovratnih sredstava i mogućim manjim usklađenjima zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava.
Zapisnik se čuva za buduće potrebe.
5. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može pozvati podnositelja zahtjeva da uskladi svoj prijedlog u skladu s preporukama komisije za evaluaciju. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje vodi odgovarajuću evidenciju o kontaktima s podnositeljima zahtjeva tijekom postupka.
Nakon evaluacije, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje donosi svoju odluku, pri čemu navodi najmanje sljedeće:
(a)
predmet i ukupni iznos iz odluke;
(b)
imena uspješnih podnositelja, naziv djelovanja, prihvaćene iznose i razloge za odabir, pri čemu se navodi i ako postoji nepodudarnost s mišljenjem komisije za evaluaciju;
(c)
imena svih odbijenih podnositelja i razloge za njihovo odbijanje.
6. Stavci 1., 2. i 4. ovog članka nisu obavezni za dodjelu bespovratnih sredstava u skladu s člankom 190. ove Uredbe i člankom 125. stavkom 7. Financijske uredbe.
Članak 205.
Obavješćivanje podnositelja zahtjeva
(Članak 133. Financijske uredbe)
Odbijeni podnositelji zahtjeva se obavješćuju što je prije moguće o rezultatu evaluacije njihovog zahtjeva, a u svakom slučaju najkasnije u roku 15 kalendarskih dana nakon obavješćivanja uspješnih podnositelja zahtjeva.
POGLAVLJE 4.
Plaćanje i kontrola
Članak 206.
Jamstvo za pretfinanciranje
(Članak 134. Financijske uredbe)
1. Kako bi se ograničili financijski rizici povezani s plaćanjima pretfinanciranja, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje na temelju ocjene rizika može zahtijevati da korisnik unaprijed podnese jamstvo do iznosa jednakog iznosu pretfinanciranja, osim u slučaju bespovratnih sredstava male vrijednosti ili plaćanja podijeliti na više dijelova.
2. Kad god se zahtijeva jamstvo, ono podliježe procjeni i prihvaćanju odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.
Jamstvo mora vrijediti dovoljno dugo da ga se može aktivirati.
3. Jamstvo izdaje ovlaštena banka ili financijska institucija s poslovnim nastanom u jednoj od država članica. Ako korisnik ima poslovni nastan u trećoj zemlji, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može pristati da banka ili financijska institucija s poslovnim nastanom u toj trećoj zemlji izda jamstvo ako smatra da ta banka ili financijska institucija nude jednako osiguranje i jednakih su svojstava kao i banka ili financijska institucija s poslovnim nastanom u državi članici.
Na zahtjev korisnika jamstvo iz prvog podstavka može se zamijeniti solidarnim jamstvom treće strane ili neopozivim i bezuvjetnim zajedničkim jamstvom korisnika djelovanja koji su stranke istog sporazuma ili iste odluke o dodjeli bespovratnog sredstva, po odobrenju odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.
Jamstvo je nominirano u eurima.
Jamstvom banka ili financijska institucija, treća strana ili ostali korisnici daju neopozivo kolateralno osiguranje ili se obvezuju da će na prvi poziv ispuniti obveze korisnika bespovratnih sredstava.
4. Jamstvo se oslobađa prema tome kako se pretfinanciranje postupno poravnava s privremenim plaćanjima ili plaćanjem preostalih iznosa korisniku, u skladu s uvjetima utvrđenima u sporazumu ili odluci o bespovratnom sredstvu.
Članak 207.
Popratni dokumenti za zahtjeve za plaćanja
(Članak 135. Financijske uredbe)
1. Za svako bespovratno sredstvo pretfinanciranje se može podijeliti na više dijelova u skladu s dobrim financijskim upravljanjem.
Isplata u cijelosti novog iznosa pretfinanciranja podliježe korištenju najmanje 70 % ukupnog iznosa bilo kojeg prethodnog pretfinanciranja.
Ako je korištenje prethodnog pretfinanciranja manje od 70 %, iznos novog pretfinanciranja umanjuje se za neiskorištene iznose prethodnog iznosa pretfinanciranja.
Uz svaki zahtjev za novo plaćanje korisnik prilaže izvješće o izdacima.
2. Ne dovodeći u pitanje članak 110., korisnik časno potvrđuje da su informacije u zahtjevima za plaćanje potpune, pouzdane i istinite. On također potvrđuje da se nastali troškovi mogu smatrati prihvatljivima u skladu sa sporazumom ili odlukom o bespovratnim sredstvima te da su zahtjevi za plaćanje potkrijepljeni odgovarajućom popratnim dokumentima koje je moguće provjeriti.
3. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može na temelju procjene rizika za svako plaćanje zatražiti potvrdu o financijskim izvještajima o djelovanju ili programu rada i s njima povezanim računima, koju izdaje ovlašteni vanjski revizor ili, u slučaju javnih tijela, nadležni i neovisni javni dužnosnik. Ta se potvrda prilaže zahtjevu za plaćanje. Potvrdom se potvrđuje, u skladu s metodologijom koju je odobrio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje i na temelju dogovorenih postupaka u skladu s međunarodnim normama da su troškovi koje je korisnik iskazao u financijskim izvještajima na kojima se temelji zahtjev za plaćanje stvarni, točno evidentirani i prihvatljivi u skladu sa sporazumom ili odlukom o bespovratnim sredstvima.
U posebnim i opravdanim slučajevima odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti potvrdu u obliku mišljenja ili u drugom obliku u skladu s međunarodnim normama.
Potvrda o financijskim izvještajima i s njima povezanim računima obvezna je za privremena plaćanja i za plaćanja preostalih iznosa u sljedećim slučajevima:
(a)
u slučaju bespovratnih sredstava za djelovanje čiji iznos dodijeljen u obliku iz članka 123. stavka 1. točke (a) Financijske uredbe iznosi 750 000 EUR ili više, ako su kumulativni iznosi zahtjeva za plaćanje u tom obliku najmanje 325 000 EUR;
(b)
u slučaju bespovratnih sredstava za poslovanje čiji iznos dodijeljen u obliku iz članka 123. stavka 1. točke (a) Financijske uredbe iznosi 100 000 EUR ili više.
Ovisno o procjeni rizika, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje također može odustati od obveze podnošenja navedene potvrde o financijskim izvještajima i s njima povezanim računima u slučaju:
(a)
javnih tijela i međunarodnih organizacija iz članka 43.;
(b)
korisnika bespovratnih sredstava u vezi s humanitarnom pomoći, hitnim operacijama civilne zaštite i upravljanjem kriznim situacijama, osim u vezi s plaćanjima preostalih iznosa;
(c)
u pogledu plaćanja preostalih iznosa, korisnika bespovratnih sredstava vezanih uz humanitarnu pomoć koji su potpisali okvirni sporazum o partnerstvu ili koji su obaviješteni o okvirnoj odluci o partnerstvu kako je navedeno u članku 178. i koji koriste sustav kontrole koji nudi jednaka jamstva za takva plaćanja;
(d)
korisnika višestrukih bespovratnih sredstava koji su osigurali neovisno potvrđivanje koje daje jednaka jamstva o sustavima kontrole i metodologije korištene pri pripremi zahtjeva za plaćanjem.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može također odustati od obveze pružanja potvrde o financijskim izvještajima i s njima povezanim računima u slučaju da je osoblje Komisije ili tijelo koje je ovlastila Komisija u njezino ime provelo izravnu reviziju ili će provesti izravnu reviziju koja pruža jednaka jamstva o iskazanim troškovima.
U slučaju sporazuma između Komisije i više korisnika, granične vrijednosti iz točaka (a) i (b) trećeg podstavka primjenjuju se na svakog korisnika.
4. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može, na temelju procjene rizika, za svako plaćanje zatražiti izvješće o operativnoj provjeri koje izrađuje neovisna treća strana i koje odobrava odgovorni dužnosnik za ovjeravanje. Na zahtjev odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, izvješće o provjeri prilaže se zahtjevu za plaćanje i odgovarajući iznosi su prihvatljivi pod istim uvjetima kao i troškovi koji se odnose na potvrde o obavljenoj reviziji kako je utvrđeno u članku 126. Financijske uredbe. U izvješću o provjeri navodi se da je operativna provjera izvršena u skladu s metodologijom koju je odobrio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje i jesu li djelovanje ili program rada stvarno provedeni u skladu s uvjetima iz sporazuma ili odluke o bespovratnim sredstvima.
Članak 208.
Suspenzija i smanjenje bespovratnih sredstava
(Članak 135. Financijske uredbe)
1. Provedba sporazuma ili odluke o bespovratnim sredstvima, sudjelovanje korisnika u njihovoj provedbi ili u plaćanjima može se suspendirati kako bi se provjerilo je li stvarno došlo do pretpostavljenih značajnih pogrešaka ili nepravilnosti ili prijevare ili kršenja obveza. Ako oni nisu potvrđeni, provedba se nastavlja što je prije moguće.
2. U slučaju kada dogovoreno djelovanje ili program rada nije izvršeno ili nije izvršeno na odgovarajući način, u cijelosti ili na vrijeme, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, pod uvjetom da je korisniku dana prilika za davanje očitovanja, proporcionalno smanjuje ili traži povrat dodijeljenih sredstava, ovisno o fazi postupka.
POGLAVLJE 5.
Provedba
Članak 209.
Ugovori o provedbi
(Članak 137. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje primjenu Direktive 2004/18/EZ, u slučaju kada provedba djelovanja ili programa rada zahtijeva sklapanje ugovora o nabavi, korisnici sklapaju ugovor s ponuditeljem čija ponuda nudi najbolju vrijednost za novac ili, prema potrebi, ponuditeljem čija ponuda nudi najnižu cijenu, istodobno izbjegavajući svaki sukob interesa.
2. U slučaju kada provedba djelovanja ili programa rada zahtijeva sklapanje ugovora o nabavi čija je vrijednost veća od 60 000 EUR, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može uz pravila iz stavka 1. od korisnika zahtijevati poštovanje posebnih pravila.
Ta posebna pravila temelje se na pravilima sadržanim u Financijskoj uredbi te ih se određuje vodeći računa o vrijednosti predmetnih ugovora, relativnoj veličini doprinosa Unije u odnosu na ukupan trošak djelovanja i rizik. Takva posebna pravila uključuju se u odluku ili sporazum o bespovratnim sredstvima.
Članak 210.
Financijska potpora trećim stranama
(Članak 137. Financijske uredbe)
Ako su ciljevi ili rezultati koje treba ostvariti dovoljno detaljno određeni u uvjetima iz članka 137. stavka 1. Financijske uredbe, mogućnost diskrecionog prava može se smatrati iscrpljenom samo ako odluka ili sporazum o bespovratnim sredstvima također određuju:
(a)
maksimalni iznos financijske potpore koji se može isplatiti trećoj strani i koji ne premašuje 60 000 EUR, osim kada je financijska potpora primarni cilj djelovanja i kriterije za utvrđivanje točnog iznosa;
(b)
različite vrste aktivnosti za koje se može primiti takva vrsta financijske potpore, na temelju utvrđenog popisa;
(c)
definiciju osoba ili kategorija osoba koje mogu primiti tu financijsku potporu i kriterije za njezinu dodjelu.
GLAVA VII.
NAGRADE
Članak 211.
Planiranje rada
(Članak 138. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Svaki odgovorni dužnosnik za ovjeravanje izrađuje godišnji ili višegodišnji program rada za nagrade. Program rada donosi institucija i objavljuje ga na internetskoj stranici dotične institucije, što je prije moguće, a najkasnije do 31. ožujka u godini provedbe.
U programu rada navodi se razdoblje koje on pokriva, temeljni akt, ako postoji, planirani ciljevi, očekivani rezultati, okvirni vremenski raspored natjecanja s okvirnim iznosom nagrada.
Program rada također treba sadržavati informacije određene u članku 94. koje su potrebne kako bi se odluka o njegovom donošenju mogla smatrati odlukom o financiranju nagrada u određenoj godini.
2. Sve značajne promjena u programu rada treba također donijeti i objaviti kako je predviđeno u stavku 1.
Članak 212.
Pravila natjecanja
(Članak 138. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Pravilima natjecanja utvrđuje se sljedeće:
(a)
uvjeti sudjelovanja, koji barem:
i.
navode kriterije prihvatljivosti;
ii.
navode aranžmane i krajnji rok za registraciju sudionika, ako je potrebno, i za podnošenje prijava, pod uvjetima određenima u stavku 2.;
iii.
osiguravaju isključenje sudionika koji se nalaze u jednoj od situacija iz članka 106. stavka 1. i članaka 107., 108. i 109. Financijske uredbe;
iv.
osiguravaju isključivu odgovornost sudionika u slučaju zahtjeva koji se odnosi na aktivnosti koje se obavljaju u okviru natjecanja;
v.
osiguravaju da pobjednici pristanu na provjere i revizije koje obavljaju Komisija, OLAF i Revizorski sud i obveze u pogledu oglašavanja kako je navedeno u pravilima natjecanja;
vi.
navode da je pravo Unije pravo koje se primjenjuje na natjecanje te da ga prema potrebi dopunjuje nacionalno pravo, kako je određeno u pravilima natjecanja;
vii.
navode nadležan sud ili arbitražni sud za rješavanje sporova;
viii.
navode da se mogu izreći financijske ili administrativne kazne, ili oboje, sudionicima koji su dali lažne izjave ili počinili nepravilnosti ili prijevaru, u skladu s uvjetima utvrđenima u članku 145. razmjerno vrijednosti dotičnih nagrada;
(b)
kriteriji za odabir koji moraju biti takvi da omogućuju ocjenu kvalitete prijava u pogledu planiranih ciljeva i očekivanih rezultata i objektivno utvrđivanje ispunjavaju li prijave uvjete da budu pobjednici;
(c)
iznos nagrade ili nagrada;
(d)
način isplate nagrada pobjednicima nakon njihove dodjele.
Za potrebe točke (a) podtočke i. prvog podstavka, korisnici bespovratnih sredstava Unije su prihvatljivi, osim ako je drukčije navedeno u pravilima natjecanja.
Za potrebe točke (a) podtočke vi. prvog podstavka, može se dopustiti odstupanje u slučaju sudjelovanja međunarodnih organizacija.
2. Odgovorni službenik za ovjeravanje odabire sredstva komunikacije koja nisu diskriminirajuće prirode za podnošenje prijava i koja ne ograničavaju pristupa sudionika natjecanju.
Odabrana sredstva komunikacije su takva da mogu osigurati udovoljavanje sljedećim uvjetima:
(a)
svaka prijava sadrži sve informacije potrebne za njezinu evaluaciju;
(b)
očuvana je cjelovitost podataka;
(c)
očuvana je povjerljivost prijava;
(d)
osigurana je zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
3. Pravilima natjecanja mogu se odrediti uvjeti za otkazivanje natjecanja, posebno u slučaju kada nije moguće ispuniti njegove ciljeve ili kada pravna ili fizička osoba koja ne ispunjava uvjete sudjelovanja ispunjava uvjete da bude pobjednik.
4. Pravila natjecanja objavljuju se na internetskoj stranici institucija Unije. Uz objavu na internetskoj stranici, pravila natjecanja mogu se također objaviti i drugim odgovarajućim medijima, uključujući Službeni list Europske unije, kada je potrebno osigurati što bolja obaviještenost potencijalnih sudionika. Ona se mogu objavljivati od donošenja odluke o financiranju iz članka 84. Financijske uredbe, uključujući tijekom godine koja prethodi izvršenju proračuna. Sve izmjene sadržaja pravila natjecanja također podliježu objavi u skladu s istim uvjetima.
Članak 213.
Ex post objava
(Članak 138. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Informacije koje se odnose na nagrade dodijeljene tijekom financijske godine objavljuju se u skladu s člankom 21.
2. Nakon objave iz stavka 1., na zahtjev Europskog parlamenta i Vijeća, Komisija im šalje izvješće o:
(a)
broju sudionika tijekom protekle godine;
(b)
broju sudionika i postotku uspješnih prijava po natjecanju;
(c)
popisu stručnjaka koji su sudjelovali u odborima tijekom protekle godine, kao i uputu na postupak za njihov odabir.
Članak 214.
Evaluacija
(Članak 138. stavak 3. Financijske uredbe)
1. Za potrebe ocjenjivanja prijava, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje imenuje povjerenstvo od najmanje tri stručnjaka koji mogu biti vanjski stručnjaci ili osobe koje predstavljaju najmanje dvije organizacijske jedinice institucija ili tijela iz članaka 62. i 208. Financijske uredbe bez hijerarhijske veze među njima, osim u predstavništvima ili lokalnim tijelima iz članka 72. ove Uredbe i tijelima na koje se delegiraju ovlasti iz članaka 62. i 208. Financijske uredbe, ako nema zasebnih jedinica.
Stručnjaci iz prvog podstavka podliježu zahtjevima o sukobu interesa iz članka 57. Financijske uredbe.
Vanjski stručnjaci daju izjavu da nisu u situaciji sukoba interesa u trenutku imenovanja i da se obvezuju da će obavijestiti dužnosnika za ovjeravanje ako dođe do bilo kakvog sukoba interesa tijekom postupka evaluacije.
2. Nakon završetka njihovog rada, članovi povjerenstva potpisuju zapisnik o svim pregledanim prijavama koji sadrži ocjenu njihove kvalitete i u kojem se naznačuju one kojima se mogu dodijeliti nagrade. Ovaj zapisnik može biti potpisan pomoću elektroničkog sustava koji osigurava odgovarajuću autentifikaciju potpisnika.
Zapisnik iz prvog podstavka čuva se za buduće potrebe.
3. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje zatim odlučuje treba li dodijeliti nagradu ili ne. U toj odluci se između ostalog navodi sljedeće:
(a)
predmet i ukupan iznos dodijeljenih nagrada, ako postoje;
(b)
imena sudionika koji su pobijedili, ako postoje, iznos nagrade dodijeljen svakom sudioniku pobjedniku i razlozi za taj izbor;
(c)
imena svih odbijenih sudionika i razlozi za njihovo odbijanje.
Članak 215.
Informacije i obavješćivanje
(Članak 138. stavak 3. Financijske uredbe)
1. Sudionici se obavješćuju što je prije moguće o rezultatima evaluacije njihovih prijava, a u svakom slučaju najkasnije u roku 15 kalendarskih dana nakon što je dužnosnik za ovjeravanje donio odluku o dodjeli nagrade.
2. Sudionik pobjednik obavješćuje se o odluci o dodjeli nagrade koja je pravno obvezujuća u smislu članka 86. Financijske uredbe.
GLAVA VIII.
FINANCIJSKI INSTRUMENTI
Članak 216.
Odabir subjekata kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata u neizravnom upravljanju
(Članak 139. Financijske uredbe)
1. Za izvršenje financijskih instrumenata pod neizravnim upravljanjem, Komisija treba dobiti dokaz da subjekt kojemu je povjerena ta zadaća ispunjava zahtjeve iz članka 60. stavka 2. Financijske uredbe. Nakon što je taj dokaz dobiven, on je valjan za sva buduća izvršenja financijskih instrumenata od strane relevantnog subjekta, osim u slučaju kada kod subjekata kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata dođe do značajnih promjena u sustavima, pravilima i postupcima koji su obuhvaćeni tim zahtjevima.
2. Za odabir subjekata kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata u skladu s člankom 61. stavkom 2. Financijske uredbe, Komisija objavljuje poziv potencijalnim subjektima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata. Taj poziv uključuje uvjete sposobnosti i kriterije za odabir.
U pozivu iz prvog podstavka navodi se i treba li subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata dodijeliti vlastita financijska sredstva određenom financijskom instrumentu ili dijeliti rizik. U slučaju kada je to navedeno i kada je potrebno smanjiti mogući sukob interesa, u pozivu se također navodi da subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata treba predložiti mjere o usklađivanju interesa kako je navedeno u članku 140. stavku 2. Financijske uredbe. Mjere za usklađivanje interesa trebaju biti uključene u sporazum o određenom financijskom instrumentu.
Komisija započinje dijalog sa subjektima koji ispunjavaju uvjete sposobnosti na transparentan i objektivan način, bez izazivanja sukoba interesa. Nakon dijaloga, Komisija potpisuje sporazume o delegiranju sa subjektom ili subjektima koji su podnijeli prijedloge koji nude najbolju vrijednost za novac, uključujući, prema potrebi, dodjelu njihovih vlastitih financijskih sredstva ili podjele rizika.
3. Komisija može započeti izravne pregovore s potencijalnim subjektima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata prije potpisivanja sporazuma o delegiranju ako je subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja određen u relevantnom temeljnom aktu ili u članku 58. stavku 1. točki (c) podtočki iii. Financijske uredbe ili u valjano opravdanim i primjereno dokumentiranim posebnim slučajevima, a posebno kada:
(a)
na poziv potencijalnim subjektima kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata nisu podneseni prikladni prijedlozi;
(b)
financijski instrumenti s posebnim karakteristikama zahtijevaju određenu vrstu subjekta kojem je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata zbog njegove tehničke kompetencije, visoke razine specijalizacije ili administrativnih ovlasti;
(c)
zbog iznimne hitnosti zbog nepredviđenih događaja koji se ne mogu pripisati Uniji, nije moguće poštovati postupak iz stavka 2.
Članak 217.
Sadržaj sporazuma o delegiranju sa subjektima kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata u neizravnom upravljanju
(Članak 139. Financijske uredbe)
Uz zahtjeve iz članka 40. sporazum o delegiranju sa subjektima kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata uključuje odgovarajuće aranžmane kojima se osigurava poštovanje načela i uvjeta iz članka 140. Financijske uredbe. Sporazumi o delegiranju sadrže posebno:
(a)
opis financijskog instrumenta, uključujući njegovu investicijsku strategiju ili politiku, vrstu osigurane potpore, kriterije za prihvatljivost financijskih posrednika i krajnjih primatelja kao i dodatne operativne zahtjeve za prenošenje ciljeva politike tog instrumenta;
(b)
zahtjeve za ciljni raspon vrijednosti za učinak poluge;
(c)
definiciju neprihvatljivih aktivnosti i razloga za isključenje;
(d)
odredbe kojima se osigurava usklađenost interesa i rješavanje mogućih sukoba interesa;
(e)
odredbe za odabir financijskih posrednika u skladu s drugim podstavkom članka 139. stavka 4. Financijske uredbe i, ako je potrebno, za osnivanje specijaliziranih investicijskih društava;
(f)
odredbe o odgovornosti subjekta kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskog instrumenta i drugih subjekata uključenih u izvršenje financijskog instrumenta;
(g)
odredbe o rješavanju sporova;
(h)
odredbe o upravljanju financijskim instrumentom;
(i)
odredbe o uporabi i ponovnoj uporabi doprinosa Unije u skladu s člankom 140. stavkom 6. Financijske uredbe;
(j)
odredbe za upravljanje doprinosima Unije i fiducijarnim računima, uključujući rizik druge ugovorne stranke, prihvatljive rizničke operacije, odgovornosti dotičnih strana, korektivne mjere u slučaju prekomjernih salda na fiducijarnim računima, vođenje evidencije i izvješćivanje;
(k)
odredbe o naknadi subjektu kojem je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata, uključujući stope upravljačke provizije i o izračunu i plaćanju troškova upravljanja i upravljačkih provizija subjektu kojem je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata u skladu s člankom 218.;
(l)
prema potrebi, odredbe o okvirnim uvjetima za doprinose iz fondova iz članka 175. Financijske uredbe, a posebno iz Europskog fonda za regionalni razvoj, Europskog socijalnog fonda, Kohezijskog fonda, Europskog poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj i Budućeg fonda za ribarstvo (dalje u tekstu „fondovi ZSO”);
(m)
odredbe o trajanju, mogućnosti produljenja i završetku financijskog instrumenta, kao i o uvjetima za prijevremeni raskid i, prema potrebi, izlaznim strategijama;
(n)
odredbe o praćenju provedbe potpore financijskim posrednicima i krajnjim primateljima, uključujući izvješćivanje od strane financijskih posrednika;
(o)
prema potrebi, vrstu i prirodu svih operacija zaštite od rizika iz članka 219.
Članak 218.
Troškovi upravljanja i provizije subjektima kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata
(Članak 139. Financijske uredbe)
1. Komisija isplaćuje naknadu subjektima kojima se povjerava provedba financijskih instrumenata za provedbu tih zadaća provizijom koja ovisi o uspješnosti, nadoknadu iznimnih troškova i, u slučaju kada subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata upravlja riznicom financijskog instrumenta, proviziju za upravljanje riznicom.
2. Provizija koja ovisi o uspješnosti sadrži administrativne naknade koje se isplaćuju subjektu kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskog instrumenta za obavljeni rad u provedbi financijskog instrumenta. Prema potrebi, ta provizija može sadržavati i poticaje povezane s politikom promicanja postizanja ciljeva politike ili poticanja financijskih rezultata financijskog instrumenta.
Članak 219.
Posebna pravila za fiducijarne račune u neizravnom upravljanju
(Članak 139. Financijske uredbe)
1. Subjekti kojima je povjerena provedba financijskih instrumenata mogu otvoriti fiducijarne račune u smislu članka 68. stavka 7. Financijske uredbe, u svoje ime i isključivo za račun Komisije. Ti subjekti kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata šalju izvode odgovarajućih računa odgovornoj službi Komisije.
2. Treba se održavati primjerena likvidnost fiducijarnih računa, a imovinom koja se drži na tim fiducijarnim računima upravlja se u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja i odgovarajućim bonitetnim pravilima u skladu s člankom 140. stavkom 7. Financijske uredbe.
3. Za provedbu financijskih instrumenata, subjekti kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata ne provode operacije zaštite od rizika u spekulativne svrhe. Komisija dogovara vrstu i prirodu svih operacija zaštite ex ante i uključuje ih u sporazume o delegiranju iz članka 217.
Članak 220.
Izravno izvršeni financijski instrumenti
(Članak 139. Financijske uredbe)
1. U iznimnim slučajevima, financijski se instrumenti mogu provoditi izravno u skladu s člankom 139. stavkom 4. Financijske uredbe posredstvom:
(a)
specijaliziranog investicijskog društva u kojem sudjeluje Komisija zajedno s drugim javnim ili privatnim ulagačima radi jačanja učinka poluge doprinosa Unije;
(b)
kredita, jamstava, vlasničkih udjela i ostalih instrumenata za podjelu rizika osim ulaganja u specijalizirana investicijska društva, koji se pružaju izravno krajnjim primateljima ili posredstvom financijskih posrednika.
2. Za provedbu financijskih instrumenata, Komisija ne provodi operacije zaštite u spekulativne svrhe. Komisija dogovara vrstu i prirodu svih operacija zaštite ex ante i uključuje ih u sporazume sa subjektima za provedbu financijskog instrumenta.
Članak 221.
Odabir financijskih posrednika, direktora specijaliziranih investicijskih društava i krajnjih primatelja
(Članak 139. Financijske uredbe)
1. U slučaju kada Komisija provodi financijske instrumente izravno ili neizravno putem specijaliziranog investicijskog društva, ta se društva osnivaju u skladu sa zakonima države članice. Njih je moguće osnovati i u skladu sa zakonima države koja nije država članica u području vanjskog djelovanja. Direktori takvih društava obvezni su u skladu sa zakonom ili ugovorom djelovati pažnjom profesionalnog direktora i u dobroj vjeri.
2. Direktori specijaliziranih investicijskih društava iz stavka 1. i financijski posrednici ili krajnji primatelji financijskih instrumenata biraju se vodeći računa o prirodi financijskog instrumenta koji se treba provesti, iskustvu i poslovnoj i financijskoj sposobnosti predmetnih subjekata i/ili ekonomskoj održivosti projekata krajnjih primatelja. Izbor treba biti transparentan, objektivno opravdan i ne smije voditi sukobu interesa.
3. Ne odobrava se financijska potpora direktorima specijaliziranih investicijskih društava, financijskih posrednika i krajnjih primatelja koji se nalaze u jednoj od situacija iz članka 106. stavka 1., članaka 107., 108. i 109. Financijske uredbe.
Članak 222.
Uvjeti za upotrebu financijskih instrumenata
(Članak 140. Financijske uredbe)
1. Financijski instrumenti namijenjeni su za nepravilnosti na tržištu ili nedostatke ili investicijske okolnosti koje nisu optimalne i pružaju potporu samo krajnjim primateljima koji se u trenutku potpore Unije pomoću financijskog instrumenta smatraju potencijalno ekonomski održivima.
2. Financijski instrumenti pružaju potporu krajnjim primateljima na proporcionalan način. Preferencijalni tretman ulagača koji pružaju sufinanciranje ili podjelu rizika treba biti posebno opravdan, proporcionalan rizicima koje preuzimaju ulagači u financijski instrument i ograničen na minimum koji je potreban za osiguranje njihovog ulaganja ili podjelu rizika.
Članak 223.
Učinak poluge
(Članak 140. Financijske uredbe)
1. Financijski instrumenti imaju za cilj postizanje učinka poluge doprinosa Unije mobilizacijom globalnog ulaganja koje prelazi veličinu doprinosa Unije.
Učinak poluge sredstava Unije jednak je iznosu financiranja prihvatljivim krajnjim primateljima podijeljenom iznosom doprinosa Unije.
2. Ciljani niz vrijednosti za učinak poluge temelji se na ex ante evaluaciji odgovarajućeg financijskog instrumenta.
Članak 224.
Ex ante evaluacija financijskih instrumenata
(Članak 140. Financijske uredbe)
1. Financijski instrumenti temelje se na ex ante evaluacijama koje otkrivaju nepravilnosti na tržištu ili njegovo nedjelovanje ili investicijske okolnosti koje nisu optimalne i ocjenjuju investicijske potrebe u odnosu na ciljeve politike.
2. Ex ante evaluacija pokazuje da se utvrđene potrebe tržišta ne mogu primjereno i pravodobno riješiti aktivnostima na tržištu ili vrstama intervencija Unije koje nisu financiranje pomoću financijskog instrumenta, kao što su regulacija, liberalizacija, reforma ili ostala djelovanja politika. Ona ocjenjuje vjerojatnost i moguće troškove poremećaja na tržištu i istiskivanja privatnog financiranja putem financijskih instrumenata te utvrđuje sredstva za minimalizaciju negativnih učinaka tih poremećaja.
3. U skladu s načelom supsidijarnosti, ex ante evaluacija dokazuje da je financijski instrument na razini Unije primjereniji za rješavanje utvrđenih tržišnih potreba od sličnih financijskih instrumenata na nacionalnoj ili regionalnoj razini, uključujući one koji se financiraju ZSO fondovima. Prilikom ocjene dodane vrijednosti doprinosa Unije uzimaju se u obzir čimbenici poput otežanog pristupa financiranju na nacionalnoj razini, posebno u pogledu prekograničnih projekata, ekonomija razmjera ili snažni demonstracijski efekti povezani sa širenjem najboljih praksi državama članicama.
4. Ex ante evaluacijom se utvrđuju najdjelotvorniji načini za isporuku financijskog instrumenta.
5. Ex ante evaluacijom se također dokazuje da je planirani financijski instrument usklađen s:
(a)
novim i postojećim financijskim instrumentima, čime se izbjegava neželjeno preklapanje i postiže sinergija i ekonomija razmjera;
(b)
financijskim instrumentima i ostalim oblicima javne intervencije za rješavanje istog tržišnog okruženja, čime se izbjegavaju neusklađenosti i istražuju potencijalne sinergije.
6. Ex ante evaluacija ocjenjuje proporcionalnost predviđenih intervencija u odnosu na veličinu utvrđenih nedostajućih financijskih sredstva, očekivani učinak poluge planiranog financijskog instrumenta i također ispituje dodatne kvalitativne učinke, poput širenja najboljih praksi, učinkovitog promicanja ciljeva politike Unije tijekom cijelog provedbenog lanca ili pristupa posebnim stručnim znanjima aktera uključenih u provedbeni lanac.
7. Ex ante evaluacijom utvrđuje se skupina primjerenih pokazatelja uspješnosti predloženih financijskih instrumenata i određuju očekivana realizacija, rezultati i učinak.
8. Zasebna ex ante evaluacija financijskih instrumenata provodi se samo kada takva evaluacija koja u potpunosti ispunjava kriterije iz stavaka 1. do 7., nije uključena u ex ante evaluaciju ili ocjenu učinaka programa ili aktivnosti obuhvaćenih temeljnim aktom.
Članak 225.
Praćenje financijskih instrumenata
(Članak 140. Financijske uredbe)
1. Kako bi se osiguralo usklađeno praćenje financijskih instrumenata iz članka 140. stavka 12. Financijske uredbe, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje uspostavlja sustav praćenja kako bi se pridonijelo pružanju odgovarajućeg osiguranja da se sredstva Unije upotrebljavaju u skladu s člankom 32. stavkom 2. Financijske uredbe.
2. Sustav praćenja koristi se za procjenu napretka ostvarenog u provedbi postizanja ciljeva politike koji se odražavaju u relevantnim pokazateljima realizacije i rezultata utvrđenih u skladu s ex ante evaluacijom i za analizu usklađenosti provedbe s definiranim zahtjevima u skladu s člankom 140. stavkom 2. Financijske uredbe te za pružanje osnove za izvješćivanje Komisije u skladu s člankom 38. stavkom 5. i člankom 140. stavkom 8. Financijske Uredbe.
3. U slučaju neizravnog upravljanja, praćenje od strane Komisije nadograđuje se na izvješćivanje i račune koje dostavljaju subjekti kojima je povjerena zadaća izvršavanja financijskih instrumenata i na dostupne rezultate revizija i kontrola koje su obavili subjekti kojima je povjerena provedba financijskih instrumenata, vodeći pri tome računa o izjavi o upravljanju subjekta kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata i o mišljenju neovisnog revizorskog tijela iz članka 60. stavka 5. Financijske uredbe. Komisija preispituje informacije koje dostavljaju subjekti kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata i može provoditi kontrole, uključujući i kontrole na temelju uzoraka, na odgovarajućoj razini provedbe do konačnih primatelja.
Praćenje od strane subjekta kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata nadograđuje se na izvješćivanje i račune koje dostavljaju financijski posrednici i dostupne rezultate revizije i kontrola koje je proveo financijski posrednik, vodeći pri tome računa o izjavi o upravljanju financijskog posrednika i mišljenju neovisnih revizora.
U slučaju kada ne postoje financijski posrednici, subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskog instrumenta izravno prati upotrebu financijskog instrumenta na temelju izvješćivanja i računa koje dostave krajnji primatelji.
Subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskog instrumenta preispituje, prema potrebi na temelju uzorka, informacije koje dostavljaju financijski posrednici ili krajnji primatelji i provodi kontrole u skladu sa sporazumom iz članka 217.
4. U slučaju izravnog upravljanja, praćenje od strane Komisije nadograđuje se na izvješćivanje i račune koje dostavljaju financijski posrednici i krajnji primatelji, podložno odgovarajućim kontrolama. Odredbe iz stavka 3. primjenjuju se na izravno upravljanje mutatis mutandis.
5. Sporazumi o izvršenju financijskog instrumenta sadrže odredbe potrebne za primjenu stavaka 1. do. 4.
Članak 226.
Postupanje s doprinosima iz fondova ZSO
(Članak 140. Financijske uredbe)
1. Za doprinose iz fondova ZSO financijskim instrumentima osnovanima u skladu s glavom VIII. Financijske uredbe i koji primaju potporu iz fondova ZSO vodi se odvojena evidencija u skladu s posebnim pravilima koja važe za određeni sektor.
2. Doprinosi iz fondova ZSO uplaćuju se na posebne račune i upotrebljavaju u skladu s ciljevima dotičnih fondova ZSO za djelovanja i krajnje korisnike u skladu s programom ili programima iz kojih doprinosi dolaze.
3. U pogledu doprinosa iz fondova ZSO financijskim instrumentima osnovanima u skladu s glavom VIII. Financijske uredbe, primjenjuju se posebna pravila specifična za određeni sektor.
GLAVA IX.
FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE I RAČUNOVODSTVO
POGLAVLJE 1.
Financijsko izvještavanje
Članak 227.
Izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju tijekom godine
(Članak 142. Financijske uredbe)
Izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju tijekom godine mora sadržavati točan opis:
(a)
ostvarenja ciljeva u financijskoj godini, u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja;
(b)
financijskih položaja i događaja koji su značajno utjecali na aktivnosti tijekom godine.
Izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju odvaja se od izvješća o izvršenju proračuna.
Članak 228.
Iznimke od računovodstvenih načela
(Članak 144. Financijske uredbe)
Kada u posebnim slučajevima računovodstveni službenici smatraju da je potrebno dozvoliti iznimku prilikom primjene jednog ili više računovodstvenih načela iz računovodstvenih pravila Unije, ta iznimka mora biti valjano utemeljena i o njoj je potrebno izvijestiti u bilješkama uz financijski izvještaj iz članka 232.
Članak 229.
Popratni dokumenti
(Članak 144. Financijske uredbe)
1. Svako knjiženje temelji se na popratnim dokumentima, koji su datirani i numerirani te su na papiru ili mediju koji osigurava pouzdanost i zaštitu sadržaja tijekom razdoblja utvrđenih u članku 48.
2. Radnje iste vrste koje se izvode na istom mjestu i istoga dana mogu se pribrojiti u jedan popratni dokument.
Članak 230.
Izvještaj o financijskom rezultatu
(Članak 145. Financijske uredbe)
U izvještaju o financijskom rezultatu prikazuju se prihodi i troškovi tijekom godine, klasificirani prema naravi.
Članak 231.
Izvještaj o novčanom toku
(Članak 145. Financijske uredbe)
U izvještaju o novčanom toku iskazuju se novčani tokovi tijekom razdoblja, čime se prikazuje kretanje između početnog i završnog stanja riznice
Riznicu čini sljedeće:
(a)
gotovina u blagajni,
(b)
sredstva na bankovnim računima i depoziti po viđenju,
(c)
druga raspoloživa sredstva koja je moguće brzo zamijeniti za gotovinu i čija je vrijednost stabilna.
Članak 232.
Bilješke uz financijske izvještaje
(Članak 145. Financijske uredbe)
Bilješke iz članka 145. Financijske uredbe čini sastavni dio financijskog izvještaja. Bilješke sadrže najmanje sljedeće informacije:
(a)
računovodstvena načela, pravila i metode,
(b)
objašnjenja, u kojima su navedene dodatne informacije koje nisu sadržane u financijskim izvještajima, a koje su potrebne za istinit i objektivan prikaz.
Članak 233.
Izvješća o izvršenju proračuna
(Članak 146. Financijske uredbe)
1. Izvješće o izvršenju proračuna sadrži:
(a)
informacije o prihodima koje sadrže:
i.
promjene u procjeni prihoda proračuna,
ii.
realizaciju prihoda,
iii.
osigurana prava,
(b)
informacije koje prikazuju promjene ukupnih odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanje,
(c)
informacije koje prikazuju korištenje ukupnih odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanje,
(d)
informacije koje prikazuju nepodmirene obveze, one prenesene iz prethodne godine i one koje su nastale u tekućoj godini.
2. U vezi s informacijama o prihodu prilaže se i izvještaj koji prikazuje za svaku državu članicu raščlambu iznosa vlastitih sredstava čiji je povrat još potrebno osigurati na kraju financijske godine, a za koje je izdan nalog za povrat.
Članak 234.
Načini prijenosa izvješća
(Članak 148. Financijske uredbe)
Privremeni financijski izvještaji i konačni izvještaji iz članaka 147. i 148. Financijske Uredbe mogu biti dostavljeni elektroničkim putem.
POGLAVLJE 2.
Računovodstvo
Odjeljak 1.
Organizacija računovodstva
Članak 235.
Organizacija računovodstva
(Članak 151. Financijske uredbe)
1. Računovodstveni službenik svake institucije i tijela iz članka 141. Financijske uredbe sastavlja i ažurira dokumente o organizaciji računovodstva i računovodstvenim postupcima svoje institucije i tijela.
2. Proračunski prihodi i rashodi bilježe se u računalnom sustavu iz članka 236. prema ekonomskoj prirodi radnje kao tekući prihod ili rashod, ili kao kapital.
Članak 236.
Računalni sustavi
(Članak 151. Financijske uredbe)
1. Računovodstvene evidencije vode se pomoću integriranog računalnog sustava.
2. U slučaju kada se računovodstvene evidencije vode pomoću računalnih sustava i podsustava, takve je sustave i podsustave opisuje se u cijelosti.
U tom opisu određuje se sadržaj svih polja podataka i navodi kako sustav obrađuje pojedinačne radnje. U opisu se navodi na koji način sustav jamči postojanje potpunog revizijskog praćenja za sve promjene koje se učine u računalnim sustavima i podsustavima, tako da je moguće u svakom trenutku utvrditi vrstu promjene i osobu koja je izvršila promjenu.
Opis računalnih računovodstvenih sustava i podsustava ukazuje na svaku povezanost između tih sustava i središnjeg računovodstvenog sustava, posebno u pogledu prijenosa podataka i usklađivanja stanja.
3. Pristup računalnim sustavima i podsustavima ograničen je na osobe navedene u popisu ovlaštenih korisnika koji vodi i ažurira svaka institucija.
Odjeljak 2.
Poslovne knjige
Članak 237.
Poslovne knjige
(Članak 154. Financijske uredbe)
Svaka institucija i svako tijelo iz članka 141. Financijske uredbe vodi dnevnik, glavnu knjigu i barem pomoćne poslovne knjige za dužnike, vjerovnike i dugotrajnu imovinu, osim ako to nije troškovno opravdano.
Poslovne knjige se sastoje od elektroničkih isprava koje odredi računovodstveni službenik, a koje daju potpuna jamstva kada se koriste kao dokazno sredstvo.
Knjiženja u dnevniku prenose se u glavnu knjigu koja je podijeljena na stavke u skladu s kontnim planom iz članka 212.
Dnevnik i glavna knjiga mogu se razdijeliti na onoliko pomoćnih dnevnika i pomoćnih knjiga koliko ih je potrebno za ispunjavanje zahtjeva.
Knjiženja u pomoćnim dnevnicima i pomoćnim knjigama najmanje se jednom mjesečno prenose u dnevnik i glavnu knjigu.
Članak 238.
Bruto bilanca
(Članak 154. Financijske uredbe)
Svaka institucija i svako tijelo iz članka 141. Financijske uredbe priprema bruto bilancu, koja obuhvaća sve račune iz glavne knjige, uključujući račune koji su bili poravnati tijekom godine, i koji sadrže:
(a)
broj računa;
(b)
opis;
(c)
ukupna dugovanja;
(d)
ukupna potraživanja;
(e)
stanje.
Članak 239.
Računovodstvena usklađenja
(Članak 154. Financijske uredbe)
1. Podaci u općoj knjizi vode se i organiziraju tako da opravdavaju sadržaj svakog računa uključenog u bruto bilancu.
2. U vezi s popisom dugotrajne imovine primjenjuju se odredbe članaka 246. do 253.
Odjeljak 3.
Knjiženje
Članak 240.
Knjiženje u računovodstvenoj evidenciji
(Članak 154. Financijske uredbe)
1. Pri knjiženju se primjenjuje načelo dvojnog knjigovodstva, pri čemu se svaki promet ili promjena evidentirana u poslovnim knjigama predstavlja knjiženjem kojim se uspostavlja usklađenost između iznosa dugovanja i iznosa potraživanja na različitim kontima na koje se to knjiženje odnosi.
2. Za transakcije koje su iskazane u valuti koja nije euro, obračunava se protuvrijednost u eurima i knjiži u računovodstvenu evidenciju.
Transakcije u stranoj valuti na računima koje se mogu ponovno vrednovati, ponovno se vrednuju najmanje svaki put kada se priprema završni izvještaj.
To se ponovno vrednovanje zasniva na tečajevima utvrđenima u skladu s člankom 6.
Tečaj za konverziju između eura i druge valute za pripremu bilance na dan 31. prosinca godine N, je tečaj na zadnji radni dan godine N.
3. Računovodstvena pravila Unije donesena u skladu s člankom 152. Financijske uredbe određuju pravila za konverziju i ponovno vrednovanje koja se predviđaju za potrebe načela nastanka poslovnog događaja.
Članak 241.
Knjigovodstvene evidencije
(Članak 154. Financijske uredbe)
Sve računovodstvene evidencije navode izvor, sadržaj i knjigovodstvenu referencu svakog podatka i brojeve odgovarajućih popratnih isprava.
Članak 242.
Evidentiranje u dnevnik
(Članak 154. Financijske uredbe)
Računovodstvene radnje evidentiraju se u dnevnik na jedan od sljedećih načina koji se međusobno ne isključuju:
(a)
dnevno, svaka radnja posebno;
(b)
u obliku mjesečnog sažetka ukupnih iznosa radnji, uz uvjet da se čuvaju svi dokumenti koji omogućuju provjeru na dnevnoj osnovi.
Članak 243.
Potvrda knjiženja
(Članak 154. Financijske uredbe)
1. Knjiženje u dnevnik i u pomoćne knjige provodi se postupkom potvrđivanja koji zabranjuje bilo kakvu izmjenu ili brisanje knjiženja.
2. Postupak zaključivanja s kojim se zaključuje unos knjiženja i osigurava da se knjiženje ne mijenja, provodi se najkasnije prije konačne prezentacije financijskih izvještaja.
Odjeljak 4.
Usklađivanje i provjera
Članak 244.
Usklađivanje računa
(Članak 154. Financijske uredbe)
1. Stanje računa u bruto bilanci usklađuje se periodično i barem kod godišnjeg završnog izvještaja s podacima iz poslovnih sustava koje koriste ovlašteni dužnosnici za ovjeravanje za upravljanje imovinom i obvezama te za dnevne unose podataka u računovodstveni sustav.
2. Periodično i barem kod pripreme završnog izvještaja, računovodstveni službenik provjerava odgovaraju li bankovna salda stvarnom stanju, a posebno u pogledu:
(a)
gotovine na računima, usklađivanjem s izvodima financijskih institucija;
(b)
gotovine u blagajni, usklađivanjem s podacima u blagajničkom dnevniku.
Evidencije dugotrajne imovine pregledavaju se u skladu s člankom 250.
3. Međuinstitucionalni računi usklađuju se mjesečno.
4. Privremene račune otvara i pregledava računovodstveni službenik jednom godišnje. Odgovornost za te račune snosi računovodstveni službenik te ih on poravnava što je prije moguće.
Odjeljak 5.
Proračunsko računovodstvo
Članak 245.
Sadržaj i vođenje proračunskog računovodstva
(Članak 156. Financijske uredbe)
1. Proračunsko računovodstvo za svako potpodjelu proračuna prikazuje:
(a)
za rashode:
i.
odobrena sredstva u početnom proračunu, odobrena sredstva uključena u izmjene proračuna, prenesena odobrena sredstva, odobrena sredstva iz namjenskih prihoda, prijenose odobrenih sredstava i ukupna raspoloživa odobrena sredstva;
ii.
preuzete obveze i plaćanja za predmetnu financijsku godinu;
(b)
za prihode:
i.
procjene uključene u početni proračun, procjene uključene u izmjene proračuna, namjenski prihod i ukupan iznos tako određenih procjena;
ii.
utvrđena prava i iznosi čiji je povrat osiguran za predmetnu financijsku godinu;
(c)
preuzete obveze koje još treba platiti i prihode čiji povrat treba osigurati, a preneseni su iz ranijih financijskih godina.
Odobrena sredstava za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja iz točke (a) prvog podstavka knjiže se i prikazuju odvojeno.
Ukupne okvirne obveze koje se odnose na Europski fond za jamstva u poljoprivredi (dalje u tekstu: „EFJP”) i odgovarajuća plaćanja također se evidentiraju u proračunskom računovodstvu.
Te preuzete obveze prikazuju se u odnosu na ukupna odobrena sredstva za EFJP.
2. Proračunsko računovodstvo odvojeno prikazuje:
(a)
uporabu prenesenih odobrenih sredstava i odobrenih sredstava za tekuću financijsku godinu;
(b)
poravnanje nepodmirenih obveza.
Na prihodovnoj strani odvojeno se prikazuju iznosi iz ranijih proračunskih godina čiji povrat treba osigurati.
3. Proračunsko računovodstvo može se organizirati tako da se razvije u sustav troškovnog računovodstva.
4. Proračunsko računovodstvo vodi se pomoću računalnog sustava, u knjigama ili na karticama.
POGLAVLJE 3.
Popis imovine
Članak 246.
Popis imovine
(Članak 157. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje uspostavlja sustav vođenja popisa imovine uz tehničku pomoć računovodstvenog službenika. Taj sustav vođenja popisa imovine mora pružati sve informacije koje su potrebne za knjigovodstvo i za zaštitu imovine.
Članak 247.
Zaštita imovine
(Članak 157. Financijske uredbe)
Svaka institucija ili tijelo iz članka 141. Financijske uredbe donosi odredbe o zaštiti imovine uključene u njihove odgovarajućim bilance te odlučuje koji su administrativni odjeli odgovorni za sustav vođenja popisa imovine.
Članak 248.
Unos stavki u popis
(Članak 157. Financijske uredbe)
Sva stečena sredstva s rokom uporabe dužim od jedne godine, a koja nisu potrošna roba te čija je nabavna cijena ili trošak proizvodnje viši od navedenog u računovodstvenim pravilima Unije donesenima u skladu s člankom 152. Financijske uredbe, unose se u popis i bilježe na kontima dugotrajne imovine.
Članak 249.
Sadržaj unosa u popis za svaku stavku
(Članak 157. Financijske uredbe)
Popis imovine sadrži odgovarajući opis svake stavke dugotrajne imovine i njezinu lokaciju, ili za pokretnu imovinu, odgovornu službu ili osobu, datum stjecanja i njezinu jediničnu cijenu.
Članak 250.
Provjere popisa pokretne imovine
(Članak 157. Financijske uredbe)
Provjere popisa pokretne imovine koje obavljaju institucije i tijela iz članka 141. Financijske uredbe provode se na način kojim se osigurava da svaka stavka fizički postoji te da odgovara dotičnom upisu u popisu imovine. Takve se provjere obavljaju prema godišnjem programu provjera, osim za materijalnu i nematerijalnu dugotrajnu imovinu koja se provjerava najmanje svake tri godine.
Članak 251.
Ponovna prodaja materijalne imovine
(Članak 157. Financijske uredbe)
Članovi, dužnosnici ili drugi službenici i sve drugo osoblje institucija i tijela iz članka 141. Financijske uredbe ne smiju steći sredstva koja te institucije i tijela ponovno prodaju, osim kada se ta sredstva prodaju u postupku javnog natječaja.
Članak 252.
Postupak za prodaju materijalne imovine
(Članak 157. Financijske uredbe)
1. Prodaja materijalne imovine na odgovarajući se način oglašava na lokalnoj razini ako je jedinična nabavna vrijednost 8 100 EUR ili viša. Razdoblje između objave posljednje obavijesti i sklapanja kupoprodajnog ugovora ne smije biti kraće od 14 kalendarskih dana.
Ako je jedinična nabavna vrijednost jednaka ili veća od 391 100 EUR, prodaja iz prvog podstavka podliježe obavijesti u Službenom listu Europske unije. Odgovarajući oglas može se objaviti i u tisku država članica. Razdoblje između dana objave obavijesti u Službenom listu Europske unije i sklapanja kupoprodajnog ugovora ne smije biti kraće od jednog mjeseca.
2. Institucije i tijela iz članka 141. Financijske uredbe mogu odustati od oglašavanja u slučaju kada troškovi oglašavanja premašuju očekivani prihod od prodaje.
3. Institucije i tijela iz članka 141. Financijske uredbe uvijek nastoje postići najbolju cijenu pri prodaji materijalne imovine.
4. Stavci 1., 2. i 3. ne primjenjuju se na prodaju između institucija Unije i njihovih tijela iz članka 208. Financijske uredbe.
Članak 253.
Postupak za raspolaganje materijalnom imovinom
(Članak 157. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje sastavlja izjavu ili zapisnik uvijek kada se imovina iz popisa imovine, uključujući zgrade, proda, riješi bez naknade, da na otpad, u najam ili ako nedostaje zbog gubitka, krađe ili bilo kojeg drugog razloga.
U izjavi ili zapisniku posebno se navodi je li sredstvo potrebno zamijeniti na teret dužnosnika ili drugog službenika Unije ili neke druge osobe.
U slučaju kada se nekretnina ili drugi veći objekt stavljaju na raspolaganje bez naknade, potrebno je sastaviti ugovor i o tome u godišnjem izvješću izvijestiti Europski parlament i Vijeće prilikom prikaza nacrta proračuna.
Članovi, dužnosnici ili drugi službenici i sve drugo osoblje institucija i tijela iz članka 141. Financijske uredbe ne smiju biti primatelji imovine u popisu imovine koja se daje bez naknade ili na otpad.
Članak 254.
Popis imovine i objava prodaje u delegacijama Unije
(Članak 157. Financijske uredbe)
1. U slučaju delegacija Unije, trajni popisi pokretne imovine koja pripada Uniji vode se na lokalnoj razini. U skladu s pravilima koja donosi svaka institucija, ti se popisi redovito šalju središnjim službama.
Prije unosa u trajne popise imovine, pokretna imovina u prijenosu na delegacije Unije unosi se u privremeni popis.
2. Objava prodaje pokretne imovine delegacija Unije provodi se u skladu s lokalnim pravilima.
DRUGI DIO
POSEBNE ODREDBE
GLAVA I.
ISTRAŽIVANJE
Članak 255.
Vrste operacija
(Članak 181. Financijske uredbe)
1. Ustanove Zajedničkog istraživačkog centra (ZIC) provode izravna djelovanja i u načelu se u cijelosti financiraju iz proračuna. Izravna djelovanja sadrže:
(a)
istraživačke programe;
(b)
prethodna istraživanja;
(c)
aktivnosti znanstvene i tehnološke potpore institucionalne naravi.
2. ZIC može sudjelovati u neizravnim djelovanjima pod uvjetima utvrđenima u članku 183. Financijske uredbe.
3. Procjena iznosa potraživanja iz članka 181. stavka 2. Financijske uredbe dostavlja se računovodstvenom službeniku radi evidentiranja.
Članak 256.
Dodatna pravila koja se primjenjuju na ZIC
(Članak 183. Financijske uredbe)
1. Konkurentne aktivnosti koje provodi ZIC obuhvaćaju:
(a)
aktivnosti koje se obavljaju nakon postupaka dodjele bespovratnih sredstava ili postupaka javne nabave;
(b)
aktivnosti u ime trećih osoba;
(c)
aktivnosti poduzete u skladu s upravnim sporazumima s drugim institucijama ili drugim službama Komisije za pružanje tehničko-znanstvenih usluga.
2. U slučaju kada aktivnosti koje provodi ZIC za treće osobe uključuju javnu nabavu, postupak javne nabave mora biti u skladu s načelima transparentnosti i jednakog postupanja.
3. Procjene iznosa potraživanja iz članka 183. stavka 2. Financijske uredbe šalju se računovodstvenom službeniku radi evidencije.
GLAVA II.
VANJSKA DJELOVANJA
POGLAVLJE I.
Opće odredbe
Članak 257.
Djelovanja koja se mogu financirati
(Članak 184. Financijske uredbe)
Odobrena sredstva za djelovanja iz glave IV. poglavlja 1. dijela drugog Financijske uredbe mogu se posebno primijeniti za ugovore o financiranju javnih nabava, bespovratnih sredstava, uključujući subvencioniranje kamatnih stopa, posebne zajmove, jamstva za zajmove i financijsku pomoć, proračunsku potporu i druge posebne oblike proračunske pomoći.
POGLAVLJE II.
Proračunska potpora i skrbnički fondovi s više donatora
Članak 258.
Korištenje proračunske potpore
(Članak 186. Financijske uredbe)
1. U slučaju kada je to predviđeno u odgovarajućim temeljnim aktima, Komisija može upotrijebiti sektorsku ili opću proračunsku potporu u trećoj zemlji ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:
(a)
upravljanje javnim financijama partnerske zemlje je dostatno transparentno, pouzdano i učinkovito;
(b)
partnerska zemlja je uspostavila dostatno pouzdane i odgovarajuće sektorske ili nacionalne politike; i
(c)
u slučaju kada je partnerska zemlja uspostavila makroekonomske politike usmjerene na stabilizaciju.
2. Sporazumi sklopljeni sa partnerskom zemljom uključuju obvezu te zemlje da Komisiji dostavlja pouzdane i pravodobne informacije koje joj omogućuju procjenu ispunjavanja uvjeta određenih u stavku 1.
Članak 259.
Uzajamni fondovi Unije za vanjska djelovanja
(Članak 187. Financijske uredbe)
Doprinosi dugih donatora uzimaju se u obzir ako se uplaćuju na poseban bankovni račun uzajamnog fonda i u iznosu u eurima preračunatom pri njihovoj uplati na određeni bankovni račun.
Doprinosi Unije se prenose pravodobno kako bi se pokrile preuzete pravne obveze uzajamnog fonda uzimajući u obzir raspoloživa sredstva koja su osigurali drugi donatori.
Kamate dospjele na posebnom bankovnom računu uzajamnog fonda ulažu se u uzajamni fond, osim ako je drukčije predviđeno u osnivačkom aktu uzajamnog fonda.
Sve transakcije na bankovnom računu iz trećeg stavka obavljene tijekom godine primjereno se knjiže na računima uzajamnog fonda.
Dužnosnik za ovjeravanja obavlja financijsko izvještavanje o operacijama uzajamnog fonda dva puta godišnje.
Uzajamni fondovi svake godine podliježu neovisnoj vanjskoj reviziji.
Uprava uzajamnog fonda odobrava godišnje izvješće uzajamnog fonda koje sastavlja dužnosnik za ovjeravanja zajedno s godišnjim financijskim izvještajima koje sastavlja računovodstveni službenik. Ta se izvješća prilažu godišnjem izvješću dužnosnika za ovjeravanja delegiranjem i predstavljaju Europskom parlamentu i Vijeću u okviru komisijinog postupka davanja razrješnice.
Pravila za sastavljanje uprave i njezinih internih pravila utvrđuju se u osnivačkom aktu uzajamnog fonda koji donosi Komisija i kojeg se pridržavaju donatori. Tim se pravilima osigurava pošteno zastupanje donatora te ona uključuju zahtjev za pozitivnim ishodom glasovanja Komisije u pogledu konačne odluke o korištenju sredstava.
POGLAVLJE III.
Nabava
Članak 260.
Iznajmljivanje zgrada
(Članak 190. Financijske uredbe)
Iz odobrenih sredstava za poslovanje za vanjsko djelovanje mogu se financirati samo ugovori u vezi s nekretninama koji se odnose na iznajmljivanje zgrada koje su već bile izgrađene u trenutku potpisivanja ugovora o najmu. Ti se ugovori objavljuju kako je utvrđeno u članku 124.
Članak 261.
Definicije
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Ugovori o uslugama obuhvaćaju ugovore o studijama i tehničkoj pomoći.
Ugovor o studiji je ugovor o uslugama sklopljen između dobavljača i javnog naručitelja koji uključuje studije za utvrđivanje i pripremu projekata, studija izvedivosti, gospodarskih i tržišnih studija, tehničkih studija i revizija.
Ugovor o tehničkoj pomoći je ugovor u kojem dobavljač uključen radi savjetodavne uloge, radi upravljanja ili nadzora projekta, ili osiguranja stručnih savjetnika navedenih u ugovoru.
2. U slučaju kada treća zemlja ima osposobljeno rukovodeće osoblje u svojim službama ili jedinicama sa sudjelovanjem javnog sektora, ugovore mogu izvršiti izravno te službe ili jedinice.
Članak 262.
Posebne odredbe u vezi s graničnim vrijednostima i načinom sklapanja vanjskih ugovora
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Članci 123. do 126. osim definicija, stavci 3. i 4. članka 127., članci 128., 134. do 137., stavci 3. do 6. članka 139., članak 148. stavak 4., članak 151. stavak 2., članci 152. do 158., članak 160. i članak 164. ove Uredbe ne primjenjuju se na ugovore o nabavi koje su sklopili javni naručitelji iz članka 190. stavka 2. Financijske uredbe ili su sklopljeni u njihovo ime.
O provedbi odredaba o nabavi u skladu s ovim poglavljem odlučuje Komisija, uključujući o odgovarajućim kontrolama koje treba primijeniti odgovorni dužnosnik za ovjeravanja ako Komisija nije javni naručitelj.
2. U slučaju nepoštovanja postupaka iz stavka 1., rashodi za predmetne operacije nisu prihvatljivi za financiranje od strane Unije.
3. Ovo se poglavlje ne primjenjuje na javne naručitelje iz članka 190. stavka 2. točke (b) Financijske uredbe, u slučaju kada ih na temelju provjera iz članka 61. Financijske uredbe Komisija ovlasti za uporabu vlastitih postupaka nabave.
Članak 263.
Oglašavanje i nediskriminacija
(Članci 190. i 191. Financijske uredbe)
1. Komisija poduzima potrebne provedbene mjere kako bi zajamčila što šire sudjelovanje pod jednakim uvjetima u konkurentnom nadmetanju za sklapanje ugovora koje financira Unija. S tim ciljem posebno se vodi briga:
(a)
da se u razumnom vremenu osigura odgovarajuća objava prethodne obavijesti, poziva na nadmetanje i obavijesti o sklopljenom ugovoru;
(b)
da se uklone svi diskriminacijski postupci ili tehničke specifikacije koji bi mogli ometati što je moguće šire sudjelovanje po jednakim uvjetima svim fizičkim ili pravnim osobama iz članka 182. Financijske uredbe.
2. Članak 265. stavak 5., članak 267. stavak 3. i članak 269. stavak 4. ne dovode u pitanje upotrebu e-nabave.
Članak 264.
Oglašavanje
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Prethodna obavijest za međunarodne pozive za podnošenje ponuda šalje se Uredu za publikacije što je prije moguće za ugovore o nabavi robe i ugovore o uslugama te što je prije moguće nakon donošenja odluke kojom se potvrđuje program za ugovore o radovima.
2. Za potrebe ovog poglavlja poziv na nadmetanje objavljuje se:
(a)
u slučaju međunarodnih poziva za podnošenje ponuda, barem u Službenom listu Europske unije i na internetu;
(b)
u slučaju lokalnih poziva za podnošenje ponuda, barem u službenom glasilu države primateljice ili u bilo kojoj jednakovrijednoj publikaciji.
U slučaju kada se poziv na nadmetanje također objavljuje lokalno, on mora biti identičan onome objavljenom u Službenom listu Europske unije i na internetu te mora biti objavljen istodobno. Komisija je odgovorna za objavu u Službenom listu Europske unije i na internetu. Ako se poziv objavljuje lokalno, to mogu učiniti subjekti iz članka 190. stavka 2. točke (b) Financijske uredbe.
3. Obavijest o sklopljenom ugovoru šalje se kada je ugovor potpisan osim, prema potrebi, ako je ugovor proglašen tajnim ili kada izvršenje ugovora uključuje posebne sigurnosne mjere ili kada to nalaže zašita ključnih interesa Europske unije ili države korisnice te kad se objava obavijesti o sklopljenom ugovoru ne smatra prikladnom.
Članak 265.
Granične vrijednosti i postupci za sklapanje ugovora o uslugama
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Granične vrijednosti i postupci iz članka 190. Financijske uredbe za ugovore o uslugama su sljedeći:
(a)
za ugovore čija je vrijednost 300 000 EUR ili viša:
i.
međunarodni ograničeni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (a);
ii.
međunarodni otvoreni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (a);
(b)
za ugovore čija je vrijednost manja od 300 000 EUR: konkurentni pregovarački postupak u smislu stavka 3. ovog članka ili okvirni ugovor.
Ugovori čija je vrijednost manja od ili jednaka 20 000 EUR, mogu se dodijeliti na temelju jedne ponude.
Plaćanja iznosa manjih od ili jednakih 2 500 EUR u vezi s rashodnim stavkama mogu se sastojati samo od plaćanja troškova po fakturama bez prethodnog prihvaćanja ponude.
2. U međunarodnom ograničenom postupku iz stavka 1. točke (a) u pozivu na nadmetanje navodi se broj natjecatelja pozvanih na podnošenje ponude. Za ugovor o uslugama poziva se barem četiri natjecatelja. Broj natjecatelja kojima je dozvoljeno da podnesu ponude mora biti dostatan kako bi se osiguralo istinsko nadmetanje.
Popis izabranih natjecatelja objavljuje se na internetskoj stranici Komisije.
Ako je broj natjecatelja koji ispunjavaju uvjete sposobnosti ili minimalne stupnjeve osposobljenosti niži od najnižeg dopuštenog broja, javni naručitelj može pozvati na dostavu ponude samo one natjecatelje koji ispunjavaju uvjete za podnošenje ponude.
3. U okviru pregovaračkog postupka iz točke (b) stavka 1., javni naručitelj priprema popis od najmanje tri ponuditelja po svom izboru. Postupak uključuje ograničeno konkurentno nadmetanje bez objave poziva te se smatra konkurentnim pregovaračkim postupkom koji nije obuhvaćen člankom 129.
Ponuditelji u konkurentnom postupku pregovaranja mogu se odabrati s prikladno oglašenog popisa dobavljača kako je navedeno u članku 136. stavku 1. točki (b). Taj se popis sastavlja nakon poziva na iskaz interesa te vrijedi ne dulje od pet godina od datuma objave. Taj popis može uključivati podpopise. Svaka zainteresirana osoba može podnijeti svoj iskaz interesa bilo kada tijekom razdoblja valjanosti popisa, osim posljednja tri mjeseca tog razdoblja. Kada se dodjeljuje ugovor, javni naručitelj poziva sve dobavljače na dotičnom popisu ili podpopisu na podnošenje ponuda.
Ponude otvara i evaluira komisija za evaluaciju koja mora imati potrebno stručno i administrativno znanje. Članovi komisije za evaluaciju moraju potpisati izjavu o nepristranosti.
Ako nakon savjetovanja s ponuditeljima javni naručitelj primi samo jednu ponudu koja je administrativno i tehnički valjana, ugovor može biti sklopljen pod uvjetom da su ispunjeni svi kriteriji za dodjelu.
4. Za pravne usluge u skladu s nomenklaturom Jedinstvenog rječnika javne nabave (CPV), javni naručitelji mogu upotrijebiti konkurentski postupak pregovaranja neovisno o procijenjenoj vrijednosti ugovora.
5. Ponude se šalju u paketu ili u vanjskoj omotnici koja sadrži dvije posebne zatvorene omotnice, od kojih je na jednoj napisano „Omotnica A - Tehnička ponuda”, a na drugoj „Omotnica B - Financijska ponuda”. Na vanjskoj omotnici mora biti navedeno:
(a)
adresa koja je navedena u dokumentaciji za nadmetanje za dostavljanje ponuda;
(b)
upućivanje na broj poziva za podnošenje ponuda na koji se ponuditelj javlja;
(c)
ako je to primjerno, brojevi skupina za koje je ponude dostavljena;
(d)
izraz „Ne otvarati prije sastanka za otvaranje ponuda” na jeziku dokumentacije za nadmetanje.
Ako su u dokumentaciji za nadmetanje bili predviđeni razgovori, komisija za evaluaciju može razgovarati s glavnim članovima skupine stručnjaka predloženih u formalno prihvatljivim ponudama, nakon utvrđivanja pisanih privremenih zaključaka, a prije konačnog zaključivanja evaluacije tehničkih ponuda. U takvim slučajevima sa stručnjacima razgovara komisija za evaluaciju, po mogućnosti zajednički, ako čine skupinu, i u dovoljno kratkim vremenskim razmacima da omoguće usporedbe. Razgovori se vode po standardnom postupku koji je komisija za evaluaciju dogovorila unaprijed, a primjenjuje se na sve stručnjake ili skupine pozvane na razgovor. Datum i vrijeme razgovora mora se priopćiti ponuditeljima najmanje deset kalendarskih dana unaprijed. U slučajevima više sile koja spriječi ponuditelja da prisustvuje razgovoru, ponuditelju je potrebno poslati novi datum i vrijeme za razgovor.
6. Kriteriji za odabir ponude služe kako bi se utvrdilo koja ponuda pruža najbolju vrijednost za novac.
Ponuda koja pruža najbolju vrijednost za novac odabire se korištenjem pondera tehničke kvalitete i cijene na temelju ključa raspodjele 80/20. S tim ciljem:
(a)
vrijednost koja se dodijeli tehničkim ponudama množi se s 0,80;
(b)
vrijednost koja se dodijeli cijenama ponuda množi se s 0,20.
Članak 266.
Korištenje pregovaračkog postupka za ugovore o uslugama
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Za ugovore o uslugama javni naručitelji mogu primijeniti pregovarački postupak s jednom ponudom u sljedećim slučajevima:
(a)
kada zbog velike hitnosti uzrokovane događajima koje javni naručitelj nije mogao predvidjeti, a koji se nikako ne mogu pripisati njemu, nije moguće poštovati rok za postupke iz članka 104. stavka 1. točaka (a), (b) i (c) Financijske uredbe;
(b)
kada su usluge povjerene tijelima javnog sektora ili neprofitnim institucijama ili udrugama, a odnose se na aktivnosti institucionalne prirode ili su namijenjene pružanju pomoći ljudima u socijalnom području;
(c)
za usluge koje predstavljaju proširenje već započetih usluga, uz primjenu uvjeta iz stavka 2.;
(d)
kada je postupak provedbe nadmetanja ili pokušaj primjene okvirnog ugovora neuspješan, naime kada javni naručitelj nije primio kvalitativno i/ili financijski vrijedne ponude, u kojem slučaju nakon poništavanja nadmetanja javni naručitelj može pregovarati s jednim ili s više ponuditelja po svojem izboru, među onima koji su sudjelovali u pozivu za podnošenje ponuda, uz uvjet da izvorni uvjeti ugovora nisu bitno izmijenjeni;
(e)
kada predmetni ugovor slijedi natječaj i mora prema pravilima koja se primjenjuju biti sklopljen sa najuspješnijim natjecateljem ili jednim od najuspješnijih natjecatelja, u kojem slučaju se na sudjelovanje u pregovorima pozivaju svi uspješni natjecatelji;
(f)
u slučaju kada se zbog tehničkih razloga ili zbog razloga u vezi sa zaštitom isključivih prava ugovor može sklopiti samo se određenim pružateljem usluga;
(g)
za ugovore koji su označeni kao tajni ili ugovore čije izvršenje uključuje posebne sigurnosne mjere ili kada tako nalaže zaštita temeljnih interesa Unije ili države korisnice;
(h)
kada se nakon prijevremenog raskida postojećeg ugovora mora sklopiti novi ugovor.
Za potrebe točke (a) prvog podstavka ovog stavka smatra se da operacije koje se izvrše u kriznim situacijama iz članka 190. stavka 2. ispunjavaju test velike hitnosti. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti, prema potrebi zajedno s drugim ovlaštenim dužnosnicima na osnovi delegiranja ovlasti, utvrđuje da postoji slučaj velike hitnosti i redovito preispituje svoju odluku s obzirom na načelo dobrog financijskog upravljanja.
Aktivnosti institucionalne prirode iz točke (b) prvog podstavka uključuju usluge koje su izravno povezane sa zakonskom zadaćom tijela javnog sektora.
2. Usluge koje su proširenje već započetih usluga, kako je navedeno u stavku 1. točke (c), su:
(a)
dodatne usluge koje nisu obuhvaćene glavnim ugovorom, ali koje su zbog nepredviđenih okolnosti postale potrebne za izvršenje ugovora, uz uvjet da se dodatne usluge ne mogu tehnički ni ekonomski odvojiti od glavnog ugovora bez ozbiljnih poteškoća za javnog naručitelja i ako ukupni iznos dodatnih usluga ne prelazi 50 % vrijednosti glavnog ugovora;
(b)
dodatne usluge koje se sastoje od ponavljanja sličnih usluga koje su povjerene istom izvođaču koji je pružao usluge u skladu s prvim ugovorom, pod uvjetom da:
i.
poziv na nadmetanje je objavljen za prvu uslugu, a mogućnost primjene pregovaračkog postupka za nove usluge u vezi s projektom i procijenjeni troškovi bili su jasno navedeni u pozivu na nadmetanje objavljenom za prvu uslugu;
ii.
produljenje ugovora je u vrijednosti i za razdoblje koje ne prelazi vrijednost i trajanje početnog ugovora.
Članak 267.
Granične vrijednosti i postupci za ugovore o nabavi robe
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Granične vrijednosti i postupci iz članka 190. Financijske uredbe za ugovore o nabavi robe su:
(a)
za ugovore čija je vrijednost 300 000 EUR ili više: otvoreni međunarodni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (a);
(b)
za ugovore čija je vrijednost manja od 300 000 EUR: okvirni ugovor ili:
i.
za ugovore čija je vrijednost 100 000 EUR ili više, ali manje od 300 000 EUR: lokalni otvoreni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (b);
ii.
za ugovore čija je vrijednost manja od 100 000 EUR: konkurenti pregovarački postupak u smislu stavka 2.
(c)
plaćanja iznosa manjih od ili jednakih 2 500 EUR povezano s rashodnim stavkama mogu se sastojati samo od plaćanja troškova po fakturama bez prethodnog prihvaćanja ponude.
Ugovori čija je vrijednost manja od ili jednaka 20 000 EUR mogu se sklopiti na temelju jedne ponude.
2. U okviru pregovaračkog postupka iz stavka 1. točke (b) podtočke ii., javni naručitelj sastavlja popis od najmanje tri dobavljača po svom izboru. Postupak uključuje ograničeno konkurentno nadmetanje bez objave poziva te se smatra konkurentnim pregovaračkim postupkom koji nije obuhvaćen člankom 129.
Ponude otvara i evaluira komisija za evaluaciju koja mora imati potrebno stručno i administrativno znanje. Članovi komisije za evaluaciju moraju potpisati izjavu o nepristranosti.
Ako po savjetovanju s ponuditeljima javni naručitelj primi samo jednu ponudu koja je administrativno i tehnički valjana, ugovor može biti sklopljen pod uvjetom da su ispunjeni svi kriteriji za dodjelu.
3. Svaka tehnička i financijska ponuda mora se uložiti u posebnu zatvorenu omotnicu koja mora biti uložena u paket ili vanjsku omotnicu. Na unutarnjoj omotnici navodi se:
(a)
adresa koja je navedena u dokumentaciji za nadmetanje za dostavljanje ponuda;
(b)
upućivanje na broj poziva za podnošenje ponuda na koji se ponuditelj javlja;
(c)
ako je to primjerno, brojevi skupina za koje je ponude dostavljena;
(d)
izraz „Ne otvarati prije sastanka za otvaranje ponuda” na jeziku dokumentacije za nadmetanje.
Ponude javno otvara komisija za evaluaciju na mjestu i u vrijeme koje određeno u dokumentaciji za nadmetanje. Na sastanku za javno otvaranje ponuda moraju se javno objaviti imena ponuditelja, ponuđene cijene, je li priloženo potrebno jamstvo te sve ostale formalnosti koje javni naručitelj smatra primjerenima.
4. U slučaju ugovora o nabavi robe koji ne zahtijeva pružanje usluga nakon prodaje, jedini je kriterij za odabir ponude cijena.
U slučaju kada su prijedlozi za usluge nakon prodaje ili za osposobljavanje posebno značajni, odabire se ponuda ponuditelja koja pruža najbolju vrijednost za novac, uzimajući u obzir tehničke kvalitete ponuđene usluge i cijene.
Članak 268.
Korištenje pregovaračkog postupka za ugovore o nabavi robe
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Ugovori o nabavi robe mogu se dodijeliti pregovaračkim postupkom sa samo jednim ponuditeljem u sljedećim slučajevima:
(a)
kada zbog velike hitnosti uzrokovane događajima koje javni naručitelj nije mogao predvidjeti, a koji se nikako ne mogu pripisati njemu, nije moguće poštovati rok za postupke iz članka 111. stavka 1. točaka (a), (b) i (c) Financijske uredbe;
(b)
kada je to opravdano prirodom ili posebnim obilježjima robe, na primjer kada je izvršenje ugovora isključivo rezervirano za nositelje patenata ili licencije za iskorištavanje patenata;
(c)
u slučaju dodatnih isporuka izvornog dobavljača koje su namijenjene za djelomičnu zamjenu uobičajenih zaliha ili instalacija ili za povećanje postojećih zaliha ili instalacija, kada bi promjena dobavljača prisilila javnog naručitelja da nabavi opremu koja ima drugačija tehnička obilježja koja bi mogla prouzročiti nekompatibilnosti ili nerazmjerne tehničke poteškoće prilikom rada i održavanja;
(d)
kada je postupak javnog nadmetanja bio neuspješan, odnosno kada javni naručitelj nije primio kvalitativno ili financijski vrijedne ponude;
(e)
za ugovore koji su označeni kao tajni ili ugovore čije izvršenje mora biti popraćeno posebnim sigurnosnim mjerama ili ako tako nalaže zaštita temeljnih interesa Unije ili države korisnice;
(f)
za ugovore koji se odnose na robu koja kotira i kupovinu na tržištu proizvoda;
(g)
za ugovore koji se odnose na kupovinu po posebno pogodnim uvjetima, bilo od dobavljača koji prestaje poslovati ili od stečajnih ili likvidacijskih upravitelja u stečajnom postupku, putem sporazuma s vjerovnicima ili prema sličnom postupku u skladu s nacionalnim pravom;
(h)
kada se nakon prijevremenog raskida postojećeg ugovora mora sklopiti novi ugovor.
U slučajevima iz točke (d) prvog podstavka, nakon što se poništi postupak javnog nadmetanja, javni naručitelj može pregovarati s jednim ili više ponuditelja po svom odabiru između onih koji su sudjelovali u pozivu za podnošenje ponuda, uz uvjet da izvorni uvjeti ugovora nisu bitno izmijenjeni.
2. Za potrebe točke (a) stavka 1. smatra se da operacije koje se izvrše u kriznim situacijama kako je navedeno u članku 190. stavku 2. zadovoljavaju test velike hitnosti. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti, prema potrebi zajedno s drugim ovlaštenim dužnosnicima na osnovi delegiranja ovlasti, utvrđuje da postoji slučaj velike hitnosti i redovito preispituje svoju odluku s obzirom na načelo dobrog financijskog upravljanja.
Članak 269.
Granične vrijednosti i postupci za ugovore o radovima
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Granične vrijednosti i postupci iz članka 190. Financijske uredbe za ugovore o radovima su:
(a)
za ugovore čija je vrijednost 5 000 000 EUR ili viša, bilo koji od sljedećih:
i.
međunarodni otvoren poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (a);
ii.
zbog obilježja određenih radova, međunarodni ograničeni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 240. stavka 2. točke (a);
(b)
za ugovore čija je vrijednost 300 000 EUR ili više, ali manja od 500 000 EUR: lokalan otvoreni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (b);
(c)
za ugovore čija je vrijednost manja od 300 000 EUR: konkurentni pregovarački postupak u smislu stavka 2. ovog članka.
Ugovori čija je vrijednost manja od ili jednaka 20 000 EUR mogu se dodijeliti na temelju jedne ponude.
2. U okviru pregovaračkog postupka iz točke (c) stavka 1., javni naručitelj sastavlja popis od najmanje tri izvoditelja po svom izboru. Postupak uključuje ograničeno konkurentno nadmetanje bez objave poziva te se smatra konkurentnim pregovaračkim postupkom koji nije obuhvaćen člankom 129.
Ponude otvara i evaluira komisija za evaluaciju koja mora imati potrebno stručno i administrativno znanje. Članovi komisije za evaluaciju moraju potpisati izjavu o nepristranosti.
Ako nakon savjetovanja s izvoditeljima javni naručitelj primi samo jednu ponudu koja je administrativno i tehnički valjana, ugovor može biti sklopljen pod uvjetom da su ispunjeni svi kriteriji za dodjelu.
3. Uvjeti sposobnosti obuhvaćaju sposobnost ponuditelja da izvrši slične ugovore, posebno upućivanjem na radove izvršene posljednjih godina. Jednom kad je odabir izvršen i nakon što su neprihvatljive ponude odbačene, jedini kriterij za odabir ponude je cijena.
4. Svaka tehnička i financijska ponuda mora se uložiti u posebnu zatvorenu omotnicu koja mora biti uložena u paket ili vanjsku omotnicu. Na unutarnjoj omotnici navodi se:
(a)
adresa koja je navedena u dokumentaciji za nadmetanje za dostavljanje ponuda;
(b)
upućivanje na broj poziva za podnošenje ponuda na koji se ponuditelj javlja;
(c)
ako je to primjerno, brojevi skupina za koje je ponude dostavljena;
(d)
izraz „Ne otvarati prije sastanka za otvaranje ponuda” na jeziku dokumentacije za nadmetanje.
Ponude javno otvara komisija za evaluaciju na mjestu i u vrijeme koje određeno u dokumentaciji za nadmetanje. Na sastanku za javno otvaranje ponuda moraju se javno objaviti imena ponuditelja, ponuđene cijene, je li priloženo potrebno jamstvo te sve ostale formalnosti koje javni naručitelj smatra primjerenima.
Članak 270.
Korištenje pregovaračkog postupka za ugovore o radovima
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Ugovor o radovima može se dodijeliti pregovaračkim postupkom s jednim ponuditeljem u sljedećim slučajevima:
(a)
kada zbog velike hitnosti uzrokovane događajima koje javni naručitelj nije mogao predvidjeti, a koji se nikako ne mogu pripisati njemu, nije moguće poštovati rok za postupke iz članka 111. stavka 1. točaka (a), (b) i (c) Financijske uredbe;
(b)
za dodatne radove koji nisu uključeni u prvotno sklopljeni ugovor, ali koji su zbog nepredviđenih okolnosti postali potrebni za izvođenje radova opisanih u ugovoru, podložno uvjetima utvrđenima u stavku 2.;
(c)
kada je postupak javnog nadmetanja bio neuspješan, odnosno kada javni naručitelj nije primio kvalitativno ili financijski vrijedne ponude.
(d)
za ugovore koji su označeni kao tajni ili ugovore čije izvršenje uključuje posebne sigurnosne mjere ili ako tako nalaže zaštita temeljnih interesa Unije ili države korisnice;
(e)
kada se nakon prijevremenog raskida postojećeg ugovora mora sklopiti novi ugovor.
Za potrebe točke (a) stavka 1. smatra se da operacije koje se izvrše u kriznim situacijama kako je navedeno u članku 190. stavku 2. zadovoljavaju test velike hitnosti. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti, prema potrebi zajedno s drugim ovlaštenim dužnosnicima na osnovi delegiranja ovlasti, utvrđuje da postoji slučaj velike hitnosti i redovito preispituje svoju odluku s obzirom na načelo dobrog financijskog upravljanja.
U slučajevima iz točke (c) prvog podstavka, nakon što se poništi postupak javnog nadmetanja, javni naručitelj može pregovarati s jednim ili više ponuditelja po svom odabiru, između onih koji su sudjelovali u pozivu za podnošenje ponuda, uz uvjet da izvorni uvjeti ugovora nisu bitno izmijenjeni.
2. Dodatni radovi iz točke (b) stavka 1. dodjeljuju se izvoditelju koji već izvodi radove:
(a)
ako takve radove nije moguće tehnički ili poslovno odvojiti od glavnog ugovora, a da to ne uzrokuje ozbiljne poteškoće za naručitelja;
(b)
ako su takvi radovi, iako odvojivi od izvršenja izvornog ugovora, nužno potrebni za njegovo dovršenje;
(c)
ako ukupna vrijednost ugovora za dodatne radove ne prelazi 50 % vrijednosti glavnog ugovora.
Članak 271.
Korištenje pregovaračkog postupka za ugovore u vezi s nekretninama
(Članak 190. Financijske uredbe)
Ugovori u vezi s nekretninama kako su navedeni u članku 260. mogu biti dodijeljeni pregovaračkim postupkom nakon provjere mogućnosti na lokalnom tržištu.
Članak 272.
Izbor postupka javne nabave za mješovite ugovore
(Članak 190. Financijske uredbe)
U slučaju ugovora koji uključuju i nabavu usluga i nabavu robe ili izvršenje radova, nakon što je Komisija dala svoju suglasnost ako sama nije javni naručitelj, javni naručitelj određuje granične vrijednosti i postupke koji se primjenjuju upućivanjem na prevladavajući aspekt procijenjen na temelju relativne vrijednosti i poslovnog značenja različitih sastavnih dijelova ugovora.
Članak 273.
Dokumentacija za nadmetanje
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Dokumentacija za nadmetanje iz članka 138. priprema se na temelju najbolje međunarodne prakse i u skladu s odredbama ovog poglavlja o objavljivanju i kontaktima između javnog naručitelja i ponuditelja.
2. Za ugovore o uslugama dokumentacija za nadmetanje mora sadržavati sljedeće dokumente:
(a)
upute za ponuditelje koje moraju uključivati:
i.
vrstu ugovora;
ii.
kriterije za odabir ponude i njihove pondere;
iii.
mogućnost razgovora i njihov vremenski raspored;
iv.
jesu li dopuštene varijantne ponude;
v.
udio podizvođenja koje se može dopustiti;
vi.
najviša raspoloživa sredstva za ugovor;
vii.
valutu ponuda;
(b)
uži izbor odabranih natjecatelja (navodeći zabranu međusobnog udruživanja);
(c)
opće uvjete za ugovore o uslugama;
(d)
posebne uvjete koji proširuju, dopunjuju ili odstupaju od općih uvjeta;
(e)
opis nabave sa planiranim tijekom projekta i datumima od kojih se planira da su glavni stručnjaci na raspolaganju;
(f)
obrazac cjenika (koji ispunjava ponuditelj);
(g)
obrazac ponude;
(h)
obrazac ugovora;
(i)
ako je to primjenljivo, obrazac bankovnog (ili sličnog) jamstva za plaćanje pretfinanciranja.
Točka (h) prvog podstavka ne primjenjuje se na slučajeve kada se zbog iznimnih i opravdanih okolnosti ne može upotrijebiti model ugovora.
3. Za ugovore o nabavi robe dokumentacija za nadmetanje mora sadržavati sljedeće dokumente:
(a)
upute za ponuditelje koje moraju uključivati:
i.
uvjete sposobnosti i kriterije za odabir ponude;
ii.
jesu li dopuštene varijantne ponude;
iii.
valutu ponuda;
(b)
opće uvjete za ugovore o nabavi robe;
(c)
posebne uvjete koji proširuju, dopunjuju ili odstupaju od općih uvjeta;
(d)
tehnički prilog s nacrtima, tehničkim specifikacijama i planiranim rokovima za izvršenje ugovora;
(e)
obrazac cjenika (koji ispunjava ponuditelj) i raščlambu cijena;
(f)
obrazac ponude;
(g)
obrazac ugovora;
(h)
ako je to primjenljivo, obrazac bankovnog (ili sličnog) jamstva za;
i.
ozbiljnost ponude;
ii.
plaćanje pretfinanciranja;
iii.
pravilno izvršenje.
Točka (g) prvog podstavka ne primjenjuje se na slučajeve kada se zbog iznimnih i opravdanih okolnosti ne može upotrijebiti model ugovora.
4. Za ugovore o radovima dokumentacija za nadmetanje mora sadržavati sljedeće dokumente:
(a)
upute za ponuditelje koje moraju uključivati:
i.
uvjete sposobnosti i kriterije za odabir ponude;
ii.
jesu li dopuštene varijantne ponude;
iii.
valutu ponuda;
(b)
opće uvjete za ugovore o radovima;
(c)
posebne uvjete koji proširuju, dopunjuju ili odstupaju od općih uvjeta;
(d)
tehničke priloge s nacrtima, tehničkim specifikacijama i planiranim rokovima za izvršenje ugovora;
(e)
obrazac cjenika (kojeg ispunjava ponuditelj) i raščlambu cijena;
(f)
obrazac ponude;
(g)
obrazac ugovora;
(h)
ako je to primjenljivo, obrazac bankovnog (ili sličnog) jamstva za:
i.
ozbiljnost ponude;
ii.
plaćanje pretfinanciranja;
iii.
pravilno izvršenje.
Točka (g) prvog podstavka ne primjenjuje se na slučajeve kada se zbog iznimnih i opravdanih okolnosti ne može upotrijebiti model ugovora.
5. U slučaju proturječnosti između posebnih uvjeta iz stavka 2. točke (d), stavka 3. točke (c) i stavka 4. točke (c) i općih uvjeta, primjenjuju se ti posebni uvjeti.
6. U slučaju kada javni naručitelji zahtijevaju da se prilože potvrde izdane od neovisnih tijela koje potvrđuju da se gospodarski subjekt pridržava određenih normi osiguranja kvalitete, te se potvrde odnose na sustave za osiguranje kvalitete koji se temelje na odgovarajućim europskim normama ili, prema potrebi, međunarodnim normama koje potvrđuju tijela u skladu s europskim ili međunarodnim normama koje se odnose na izdavanje potvrda. Oni također prihvaćaju druge dokaze o jednakovrijednim mjerama osiguranja kvalitete od gospodarskih subjekata.
Članak 274.
Jamstva
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Odstupajući od članka 163., unaprijed dana jamstva izražavaju se u eurima ili u valuti ugovora koje ona pokrivaju.
2. Javni naručitelj može tražiti jamstvo za ozbiljnost ponude u smislu ovog poglavlja koje čini 1 % do 2 % ukupne vrijednosti ugovora za ugovore o nabavi robe i ugovore o radovima. Na jamstvo se primjenjuje članak 163. Jamstvo se vraća kada je ugovor potpisan. Jamstvo se zadržava ako ponuda koja je dostavljena do roka za konačno podnošenje ponuda bude kasnije povučena.
3. Javni naručitelj može zahtijevati jamstvo za ispunjenje obveza u iznosu koji je određen u dokumentaciji za nadmetanje i koji iznosi između 5 % i 10 % ukupne vrijednosti ugovora za ugovore o nabavi robe i ugovore o radovima. Jamstvo se utvrđuje na temelju objektivnih mjerila kao što su vrsta i vrijednost ugovora.
Međutim, u slučajevima kad su premašene sljedeće granične vrijednosti zahtjeva se jamstvo za ispunjenje obveza:
(a)
345 000 EUR za ugovore o radovima;
(b)
150 000 EUR za ugovore o nabavi.
Jamstvo mora važiti barem do konačnog prihvaćanja robe ili radova. Ako ugovor nije valjano izvršen, zadržava se cjelokupno jamstvo.
Članak 275.
Rokovi za provedbu postupaka
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Ponude moraju stići na adresu javnog naručitelja najkasnije do datuma i vremena koje je navedeno u pozivu za podnošenje ponuda. Rok za primanje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje koji utvrdi javni naručitelj je dovoljno dug da se omogući zainteresiranim stranama razumno i primjereno razdoblje za pripremu i podnošenje ponuda.
Za ugovore o uslugama, minimalni rok od datuma slanja pisma s pozivom za podnošenje ponuda do konačnog datuma primitka ponuda je pedeset dana. Međutim, u hitnim slučajevima mogu se odobriti drukčiji rokovi.
2. Ponuditelji mogu pisanim putem postaviti pitanja prije krajnjeg datuma za primitak ponuda. Javni naručitelj odgovara na pitanja prije krajnjeg datuma za primitak ponuda.
3. U međunarodnom ograničenom postupku rok za primanje zahtjeva za sudjelovanje je najmanje trideset dana od datuma objavljivanja poziva na nadmetanje. Razdoblje između datuma kada je poslano pismo s pozivom i konačnog datum primitka ponuda nije kraće od pedeset dana. Međutim, u određenim iznimnim slučajevima mogu se odobriti drukčiji rokovi.
4. U međunarodnom otvorenom postupku rokovi za primanje ponuda koji teku od datuma kada je poslan poziv na nadmetanje iznose najmanje:
(a)
90 dana za ugovore o radovima;
(b)
60 dana za ugovore o nabavi robe.
Međutim, u određenim iznimnim slučajevima mogu se odobriti drukčiji rokovi.
5. U lokalnom otvorenom postupku rokovi za primanje ponuda koji teku od datuma kada je objavljen poziv na nadmetanje iznose najmanje:
(a)
60 dana za ugovore o radovima;
(b)
30 dana za ugovore o nabavi robe.
Međutim, u određenim iznimnim slučajevima mogu se odobriti drukčiji rokovi.
6. Za konkurentne pregovaračke postupke iz članka 265. stavka 1. točke (b), članka 267. stavka 1. točke (c) i članka 269. stavka 1. točke (c), natjecateljima se odobrava najmanje trideset dana od datuma slanja pisma s pozivom za podnošenje ponuda na koje oni dostavljaju svoje ponude.
7. Rokovi navedeni u stavcima od 1. do 6. izraženi su u kalendarskim danima.
Članak 276.
Komisija za evaluaciju
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Sve zahtjeve za sudjelovanje i ponude za koje je objavljeno da ispunjavaju uvjete, evaluira i rangira komisija za evaluaciju na temelju unaprijed objavljenih razloga za isključenje, uvjeta sposobnosti i kriterija za odabir ponude. Komisija ima neparan broj članova, najmanje tri, koji imaju svu potrebnu tehničku i administrativnu stručnost za evaluaciju ponude.
2. Ako Komisija nije javni naručitelj, ona može zatražiti presliku dokumentacije za natjecanje, ponuda, evaluacije ponuda i potpisanih ugovora. Ona također može sudjelovati pri otvaranju i evaluaciji ponuda u svojstvu promatrača.
3. Ponude koje ne sadrže sve bitne zahtijevane elemente iz dokumentacije za nadmetanje ili koje ne odgovaraju posebnim uvjetima isključuju se.
Međutim, Komisija za evaluaciju ili javni naručitelj mogu od natjecatelja ili ponuditelja zatražiti da u određenom roku i uz poštovanje načela jednakog tretmana dostave dodatne materijale ili pojasne popratnu dokumentaciju priloženu u vezi s razlozima za isključenje i uvjetima sposobnosti.
4. U slučaju izuzetno niskih ponuda kako je navedeno u članku 151., komisija za evaluaciju zahtijeva sva potrebna pojašnjenja u vezi sa sastavom ponude.
5. Može se odustati od obveze osnivanja komisije za evaluaciju za postupke čija je vrijednost manja ili jednaka 20 000 EUR.
POGLAVLJE IV.
Bespovratna sredstva
Članak 277.
Financiranje u cijelosti
(Članak 192. Financijske uredbe)
U slučaju odstupanja od zahtjeva o sufinanciranju, razlozi se navode u odluci o dodjeli.
GLAVA III.
EUROPSKI UREDI
Članak 278.
Europski uredi i osnivanje dodatnih ureda
(Članak 195. Financijske uredbe)
Uredi iz članka 195. Financijske uredbe su sljedeći:
(a)
Ured za službene publikacije;
(b)
Europski ured za borbu protiv prijevara;
(c)
Europski ured za odabir osoblja i Europska škola za javnu upravu koja je u upravnom smislu dodijeljena Europskom uredu za odabir osoblja;
(d)
Ured za upravljanje i plaćanje pojedinih prava;
(e)
Ured za infrastrukturu i logistiku u Bruxellesu i Ured za infrastrukturu i logistiku u Luxembourgu.
Jedna ili više institucija mogu ustanoviti dodatne urede, pod uvjetom da se to može opravdati na temelju studije troškova i koristi te kada se jamči preglednost djelovanja Unije.
Članak 279.
Delegiranje institucija u međuinstitucionalnim europskim uredima
(Članci 195. i 199. Financijske uredbe)
Svaka institucija je odgovorna za preuzete proračunske obveze. Institucije mogu na direktora dotičnog međuinstitucionalnog europskog ureda delegirati sva naknadna djelovanja, a posebno pravne obveze, potvrđivanje rashoda, odobravanje plaćanja i izvršenje prihoda te postavljaju ograničenja i uvjete za takvo delegiranje ovlasti.
Članak 280.
Posebna pravila za Ured za službene publikacije
(Članci 195. i 199. Financijske uredbe)
U vezi s Uredom za službene publikacije, svaka institucija odlučuje o svojoj izdavačkoj politici. Neto prihod od prodaje publikacija ponovno se upotrebljava kao namjenski prihod institucije koja je autor tih publikacija, u skladu s člankom 21. Financijske uredbe.
Članak 281.
Delegiranje određenih zadataka računovodstvenog službenika
(Članak 196. Financijske uredbe)
Računovodstveni službenik Komisije može na prijedlog upravljačkog odbora predmetnog ureda delegirati na pojedinog člana osoblja ureda neke zadatke u vezi s naplatom prihoda i plaćanjem rashoda koje izravno obavlja predmetni ured.
Članak 282.
Riznica - bankovni računi
(Članak 196. Financijske uredbe)
Za zadovoljavanje potreba međuinstitucionalnog ureda za gotovinom, Komisija može na prijedlog upravljačkog odbora u svoje ime otvoriti bankovne ili poštanske žiro račune. Takva plaćanja ne smiju prelaziti ukupni iznos odobrenih sredstava za tu namjenu u proračunu Komisije za tekuću financijsku godinu.
GLAVA IV.
ADMINISTRATIVNA ODOBRENA SREDSTVA
Članak 283.
Opće odredbe
(Članak 201. Financijske uredbe)
Administrativna odobrena sredstva iz ove glave su sredstva određena u članku 41. Financijske uredbe.
Proračunske obveze koje odgovaraju administrativnim odobrenim sredstvima koja su zajednička za nekoliko glava te kojima se ukupno upravlja mogu se ukupno evidentirati u proračunskom računovodstvu nakon razvrstavanja kako je određeno u članku 25.
Odgovarajući rashodi knjiže se u proračunske linije svake glave u skladu s istom raspodjelom koja važi za odobrena sredstva.
Članak 284.
Jamstva za najam
(Članak 201. Financijske uredbe)
Jamstva za najam koja daju institucije imaju oblik bankovnog jamstva ili depozita na blokiranom bankovnom računu, otvorenom u ime institucije i najmodavca, izraženom u eurima, osim u odgovarajuće obrazloženim slučajevima.
Međutim, u slučaju kada za transakcije u trećim zemljama nije moguće koristiti te oblike jamstava za najam, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može primiti jamstvo u drugim oblicima pod uvjetom da ti oblici osiguravaju jednaku zaštitu financijskih interesa Unije.
Članak 285.
Predujmi osoblju i članovima institucija
(Članak 190. Financijske uredbe)
Predujmi se mogu platiti osoblju i članovima institucija u skladu s uvjetima utvrđenim u Pravilniku o osoblju.
Članak 286.
Nekretnine
(Članak 203. Financijske uredbe)
1. Rashodi iz članka 203. stavka 3. točke (a) Financijske uredbe uključuju troškove opremanja nekretnina. Oni ne uključuju tekuće troškove.
2. Postupak ranog obavješćivanja određen u članku 203. stavku 4. Financijske uredbe i postupak prethodnog odobravanja određen u članku 203. stavku 5. Financijske uredbe ne primjenjuju se na stjecanje zemljišta bez naknade ili za simboličan iznos.
3. Postupak ranog obavješćivanja i postupak prethodnog odobravanja određeni u članku 203. točkama 3. do 7. Financijske uredbe ne primjenjuje se na stambene objekte. Europski parlament i Vijeće mogu od nadležne institucije zatražiti sve informacije u vezi sa stambenim objektima.
4. U iznimnim ili hitnim političkim okolnostima rano obavješćivanja iz članka 203. stavka 4. Financijske uredbe o projektima vezanim za nekretnine u vezi s delegacijama ili uredima Unije u trećim zemljama mogu se dostaviti zajedno s projektima vezanim za nekretnine u skladu s člankom 203. stavkom 5. Financijske uredbe. U tim slučajevima, postupci ranog obavješćivanja i prethodnog odobravanja obavljaju se što je prije moguće.
5. Postupak prethodnog odobravanja određen u članku 203. stavcima 5. i 6. Financijske uredbe ne primjenjuje se na pripremne ugovore ili studije potrebne za detaljnu evaluaciju troškova i financiranja projekta vezanog za nekretnine.
6. Granične vrijednosti od 750 000 EUR ili 3 000 000 EUR iz članka 203. stavka 7. točaka ii., iii. i iv. Financijske uredbe uključuju troškove opremanja nekretnine. Kod najmova ili ugovora o plodouživanju, te granične vrijednosti uzimaju u obzir troškove opremanja zgrade, ali ne i druge tekuće troškove.
7. Godinu dana nakon početka primjene Financijske uredbe, Komisija izvješćuje o primjeni postupaka određenih u članku 203. stavcima 3. do 8. Financijske uredbe.
GLAVA V.
STRUČNJACI
Članak 287.
Plaćeni vanjski stručnjaci
(Članak 204. Financijske uredbe)
1. Za vrijednosti ispod graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 170. stavku 1. mogu se odabrati plaćeni vanjski stručnjaci na osnovi postupka utvrđenog u stavku 2.
2. Poziv za iskaz interesa objavljuje se u Službenom listu Europske unije ili, u slučaju kada je potrebno osigurati obaviještenost mogućih kandidata, na internetskoj stranici dotične institucije.
U pozivu na iskaz interesa se navodi opis zadaća, njihovo trajanje i fiksni uvjeti u vezi s naknadom. Ti se uvjeti mogu zasnivati na jediničnim cijenama.
Popis stručnjaka sastavlja se nakon poziva na iskaz interesa. On je važeći ne dulje od pet godina nakon objave ili tijekom trajanja višegodišnjeg programa koji se odnosi na zadaće.
3. Svaka zainteresirana fizička osoba može podnijeti svoj iskaz interesa bilo kada tijekom razdoblja važenja popisa, izuzev posljednja tri mjeseca tog razdoblja. Plaćeni vanjski stručnjaci ne odabiru se za obavljanje zadaća iz članka 204. Financijske uredbe ako se nalaze u jednoj od situacija za isključenje iz članaka 106. i 107. Financijske uredbe.
4. Sve razmjene podataka s odabranim stručnjacima, uključujući sklapanje ugovora i sve njihove moguće izmjene, mogu se obavljati putem elektroničkih sustava razmjene koje su uspostavile institucije.
Ti sustavi moraju ispunjavati sljedeće zahtjeve:
(a)
samo ovlaštene osobe mogu imati pristup sustavu i dokumentima koji se putem njega prenose;
(b)
samo ovlaštene osobe elektronički potpisati ili prenijeti dokument putem sustava;
(c)
ovlaštene osobe moraju se u sustavu identificirati sredstvima koja su za to određena;
(d)
vrijeme i datum elektroničke transakcije mora biti točno određeno;
(e)
mora biti očuvana cjelovitost dokumenata;
(f)
mora biti očuvana raspoloživost dokumenata;
(g)
prema potrebi, mora biti očuvana povjerljivost dokumenata;
(h)
mora biti osigurana zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
Podaci poslani ili primljeni putem takvog sustava uživaju pravnu pretpostavku cjelovitosti podataka te točnosti datuma i vremena slanja ili primanja podataka koje sustav prikazuje.
Dokument koji je poslan ili priopćen putem takvog sustava smatra se istovjetnim papirnatom dokumentu, prihvaća se kao dokaz u pravnom postupku, smatra se originalnim dokumentom te uživa pravnu pretpostavku autentičnosti i cjelovitosti, pod uvjetom da ne sadrži dinamičke značajke koje ga mogu automatski izmijeniti.
Elektronički potpis iz točke (b) drugog podstavka ima istovjetan pravni učinak kao vlastoručni potpis.
5. Popis stručnjaka i njihovih zadaća objavljuje se jednom godišnje. Naknade se objavljuju ako premašuju 15 000 EUR za obavljenu zadaću.
6. Stavak 5. se na primjenjuje ako takva objava može narušiti prava i slobode dotičnih pojedinaca koja su zaštićena Poveljom o temeljnim pravima Europske unije ili naštetiti poslovnim interesima stručnjaka.
DIO TREĆI
KONAČNE I PRIJELAZNE ODREDBE
Članak 288.
Prijelazne odredbe
Članci 35 do 43. Uredbe (EZ, Euratom) br. 2342/2002 nastavljaju se primjenjivati na obveze ugovorene do 31. prosinca 2013. Članci 33. do 44. ove Uredbe primjenjuju se samo na obveze ugovorene od 1. siječnja 2014.
Glava VI. prvog dijela Uredbe (EZ, Euratom) br. 2342/2002 može se nastaviti primjenjivati na potpisane sporazume o bespovratnim sredstvima i odluke o bespovratnim sredstvima priopćene do 31. prosinca 2013. u okviru ukupnih obveza iz proračuna za 2012. ili ranijih godina, ako nadležni dužnosnik za ovjeravanje tako odluči uzimajući u obzir načela jednakog tretmana i transparentnosti.
Članak 289.
Stavljanje izvan snage
Uredba (EZ, Euratom) br. 2342/2002 stavlja se izvan snage.
Upućivanja na Uredbu stavljenu izvan snage tumače se kao upućivanja na ovu Uredbu i čitaju se u skladu s korelacijskom tablicom u Prilogu.
Članak 290.
Stupanje na snagu
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Primjenjuje se od 1. siječnja 2013.
Međutim, članci od 216. do 226. primjenjuju se od 1. siječnja 2014.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 29. listopada 2012.