РЕШЕНИЕ (ОВППС) 2015/528 НА СЪВЕТА
от 27 март 2015 година
за създаване на механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите на Европейския съюз с военни последици или последици в областта на отбраната (Athena) и за отмяна на Решение 2011/871/ОВППС
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за Европейския съюз, и по-специално член 26, параграф 2 и член 41, параграф 2 от него,
като има предвид, че:
(1)
На заседанието си в Хелзинки от 10 и 11 декември 1999 г. Европейският съвет постигна специална договореност, че „в доброволното сътрудничество при операциите, водени от Съюза, държавите-членки трябва да бъдат готови до 2003 г. да разположат в срок от 60 дни и да поддържат поне една година военни сили до 50 000-60 000 души, които да могат да извършват целия обем задачи от Питърсбърг“.
(2)
На 17 юни 2002 г. Съветът одобри условията и реда за финансиране на ръководените от Съюза операции по управлението на кризи, които имат военни последици или последици в областта на отбраната.
(3)
В заключенията си от 14 май 2003 г. Съветът потвърди необходимостта от способност за бързо реагиране, особено за хуманитарни и спасителни задачи.
(4)
На заседанието си в Солун от 19 и 20 юни 2003 г. Европейският съвет приветства заключенията от заседанието на Съвета от 19 май 2003 г., които по-специално потвърдиха необходимостта от военна способност за бързо реагиране от страна на Съюза.
(5)
На 22 септември 2003 г. Съветът реши, че Съюзът следва да проявява гъвкавост при администрирането на финансирането на общите разходи за военни операции от всякакъв мащаб, сложност или неотложност, по-специално като създаде най-късно до 1 март 2004 г. постоянен финансов механизъм, който да поеме финансирането на общите разходи за всяка бъдеща военна операция на Съюза.
(6)
На 23 февруари 2004 г. Съветът прие Решение 2004/197/ОВППС (1) за създаване на механизъм за администриране на общите разходи на операциите на Съюза с военни и отбранителни последици. Впоследствие това решение беше изменяно и заменяно неколкократно, като последния път това стана с Решение 2011/871/ОВППС (2).
(7)
Съюзът е в състояние да провежда военни операции за бързо реагиране в съответствие с концепцията, определена от Военния комитет на ЕС. Съюзът е в състояние и да разполага бойни групи в съответствие със съответните концепции, определени от Военния комитет на ЕС.
(8)
Схемата за авансово финансиране е насочена преди всичко към операциите за бързо реагиране.
(9)
Одобрените от Комитета по политика и сигурност (КПС) учения на политическо и военностратегическо равнище на командването, както и структурите за контрол и процедурите относно военните операции на Съюза посредством ученията на Генералния щаб на Съюза допринасят за засилване на цялостната оперативна готовност на Съюза.
(10)
Съветът решава за всеки отделен случай дали дадена операция има военни последици или последици в областта на отбраната по смисъла на член 41, параграф 2 от Договора за Европейския съюз (ДЕС).
(11)
Съгласно член 41, параграф 2, втора алинея от ДЕС държавите-членки, чиито представители в Съвета са направили официална декларация съгласно член 31, параграф 1, втора алинея от него, не се задължават да участват във финансирането на съответните операции с военни последици или последици в областта на отбраната.
(12)
В съответствие с член 5 от Протокол № 22 относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), Дания не участва в изготвянето и изпълнението на решения и действия на Съюза, свързани с въпросите на отбраната. Дания не участва в настоящото решение и поради това не участва във финансирането на механизма.
(13)
Следва да се приемат разпоредби с които да се гарантира, че Athena защитава лицата по отношение на обработката на техните лични данни.
(14)
Съгласно член 43 от Решение 2011/871/ОВППС Съветът преразгледа това решение и постигна съгласие по неговото изменение.
(15)
С цел постигане на яснота Решение 2011/871/ОВППС следва да бъде отменено и заменено с ново решение,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
За целите на настоящото решение:
а)
„участващи държави-членки“ означава държавите - членки на Съюза, с изключение на Дания;
б)
„допринасящи държави“ означава държавите-членки, които допринасят за финансирането на съответната военна операция в съответствие с член 41, параграф 2 от ДЕС, както и трети държави, допринасящи за финансирането на общите разходи по тази операция съгласно споразумения между тях и Съюза;
в)
„операции“ означава операции на Съюза с военни последици или последици в областта на отбраната;
г)
„военни поддържащи операции“ означава операции на Съюза или части от тях, за които е взето решение от Съвета в подкрепа на трета държава или трета организация и които имат военни последици или последици в областта на отбраната, но не са под командването на Генералния щаб на Съюза;
д)
„ден“ означава календарен, а не работен, ден, освен ако не е посочено друго.
ГЛАВА 1
МЕХАНИЗЪМ
Член 2
Създаване на механизма
1. С настоящото се създава механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите.
2. Този механизъм се нарича Athena.
3. Athena действа от името на участващите държави-членки или, по отношение на конкретните операции, от името на допринасящите държави.
Член 3
Юридическа правоспособност
Athena има необходимата юридическа правоспособност да осъществява административно управление на финансирането на операциите на Съюза с военни последици или последици в областта на отбраната, по-специално да притежава банкови сметки, да придобива, притежава или да се разпорежда със собственост, да встъпва в договори или административни договорености и да бъде страна по съдебни производства. Athena е с нестопанска цел.
Член 4
Координиране с трети страни
В степента, необходима за постигане на нейните задачите, и в съответствие с целите и политиките на Съюза Athena координира дейностите си с държавите-членки, с институциите и органите на Съюза и с международни организации.
ГЛАВА 2
ОРГАНИЗАЦИОННА СТРУКТУРА
Член 5
Управленски органи и персонал
1. Athena се управлява, под ръководството на специален комитет, от:
а)
администратор;
б)
командващ операцията, по отношение на операцията, която командва (наричан по-нататък „командващ операцията“);
в)
счетоводител.
2. Athena използва във възможно най-голяма степен съществуващите административни структури на Съюза. Athena използва персонал, осигурен, при необходимост, от институциите на Съюза или командирован от държавите-членки.
3. Генералният секретар на Съвета може да предостави на администратора и на счетоводителя персонал, необходим за изпълняване на техните функции, като може да направи това въз основа на предложение от участваща държава-членка.
4. Органите и персоналът на Athena се мобилизират според оперативните нужди.
Член 6
Специален комитет
1. Създава се специален комитет, състоящ се от по един представител от всяка участваща държава-членка.
Представители на Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) и Комисията се канят да присъстват на заседанията на специалния комитет, без да участват в гласуването.
2. Athena се ръководи от специалния комитет.
3. Когато специалният комитет обсъжда финансирането на общите разходи по дадена операция:
а)
специалният комитет е съставен от по един представител от всяка допринасяща държава-членка;
б)
представителите на допринасящите трети държави участват в работата на специалния комитет. Те нито участват, нито присъстват при гласуването;
в)
командващият операцията или негов представител участва в работата на специалния комитет, без да участва в гласуването.
4. Председателството на Съвета свиква и председателства заседанията на специалния комитет. Администраторът осигурява секретариата на специалния комитет. Той съставя протокол с резултатите от обсъжданията в комитета. Той не взема участие в гласуването.
5. Счетоводителят участва в работата на специалния комитет при необходимост, без да участва в гласуването.
6. Председателството свиква специалния комитет в рамките най-много на 15 дни по искане на участваща държава-членка, на администратора или на командващия операцията.
7. Администраторът уведомява по подходящ начин специалния комитет относно всяка претенция или спор, засягащ Athena.
8. Специалният комитет приема решения с единодушие на членовете си, като се отчита съставът му, определен в параграфи 1 и 3. Неговите решения са задължителни.
9. Специалният комитет одобрява всички бюджети, като взема предвид съответните референтни суми, и като цяло упражнява правомощията по настоящото решение.
10. Администраторът, командващият операцията и счетоводителят предоставят на специалния комитет информация, както е предвидено в настоящото решение.
11. Текстът на актовете, одобрени от специалния комитет съгласно настоящото решение, се подписва в момента на одобряването им от председателя на специалния комитет и от администратора.
Член 7
Администратор
1. След като уведоми специалния комитет, генералният секретар на Съвета назначава администратор и поне един заместник-администратор за срок от три години.
2. Администраторът изпълнява своите функции от името на Athena.
3. Администраторът:
а)
съставя и представя на специалния комитет всички проектобюджети. Разходната част за всяка операция от проектобюджета се съставя въз основа на предложение от командващия операцията;
б)
приема бюджетите след тяхното одобряване от специалния комитет;
в)
е разпоредител с бюджетните кредити по отношение на приходите, общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, и общите оперативни разходи, направени извън активната фаза на операцията;
г)
по отношение на приходите, изпълнява финансовите споразумения, постигнати с трети лица във връзка с финансирането на общите разходи на военните операции на Съюза;
д)
открива една или повече банкови сметки от името на Athena.
4. Администраторът осигурява спазването на правилата, установени с настоящото решение, и изпълнението на решенията на специалния комитет.
5. На администратора се предоставят правомощия да предприема мерките, които счита за необходими за изпълнението на разходите, финансирани чрез Athena. Той информира за това специалния комитет.
6. Администраторът координира работата по финансовите въпроси, свързани с военните операции на Съюза. По тези въпроси той е лицето за контакт с националните администрации, а при нужда и с международните организации.
7. Администраторът се отчита пред специалния комитет.
Член 8
Командващ операцията
1. Командващият операцията изпълнява от името на Athena функциите си по финансирането на общите разходи на операцията, която командва.
2. За операцията, която командва, командващият операцията:
а)
изпраща на администратора предложенията си за раздел „Разходи - общи оперативни разходи“ от проектобюджетите;
б)
в качеството си на разпоредител с бюджетните кредити изпълнява бюджетните кредити, свързани с общите оперативни разходи и разходите съгласно член 28; упражнява ръководство върху всяко лице, участващо в усвояването на тези бюджетни кредити, включително по отношение на предварителното финансиране; може да възлага договори и да встъпва в договори от името на Athena; открива банкова сметка от името на Athena за операцията, която командва;
в)
в качеството си на разпоредител с бюджетните кредити изпълнява бюджетните кредити, свързани с разходите по член 30; упражнява ръководство върху всяко лице, участващо в усвояването на тези бюджетни кредити въз основа на съответните разпоредби от ad hoc административната договореност с трета страна. Той може да възлага и сключва договори от името на третата страна и открива по една банкова сметка за вноската на всяка трета страна.
3. За операцията, която командва, командващият операцията е упълномощен да предприема всички мерки, които счита за нужни за изпълнението на разходите, финансирани чрез Athena. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
4. Командващият операцията използва счетоводната система и системата за управление на активите, осигурени от Athena, освен в надлежно обосновани случаи, одобрени от специалния комитет по предложение на администратора. Администраторът предварително уведомява специалния комитет, когато смята, че са налице такива случаи.
Член 9
Счетоводител
1. Генералният секретар на Съвета назначава счетоводител и поне един заместник-счетоводител за срок от три години.
2. Счетоводителят изпълнява функциите си от името на Athena.
3. Счетоводителят отговаря за:
а)
правилното извършване на плащанията, събирането на приходите и на установените вземания;
б)
изготвянето на финансовите отчети за Athena за всяка година, а след завършване на всяка операция - на отчетите за нея;
в)
подпомагането на администратора, когато той представя на специалния комитет за одобрение годишните счетоводни отчети или счетоводните отчети за дадена операция;
г)
воденето на счетоводната отчетност на Athena;
д)
определянето на правилата и методите за водене на счетоводството и на сметкоплана;
е)
създаването и утвърждаването на счетоводните системи за приходите и, когато е необходимо, утвърждаването на системите, създадени от разпоредителя с бюджетни кредити, за предоставяне или обосноваване на счетоводна информация;
ж)
съхраняването на оправдателните документи;
з)
управлението на средствата съвместно с администратора.
4. Администраторът и командващият операцията предоставят на счетоводителя цялата информация, необходима за изготвянето на отчетите, които дават точна представа за финансовите активи на Athena и изпълнението на администрирания от Athena бюджет. Те гарантират нейната надеждност.
5. Счетоводителят се отчита пред специалния комитет.
Член 10
Общи разпоредби, приложими за администратора, счетоводителя и персонала на Athena
1. Функциите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна, са взаимно несъвместими.
2. Всеки заместник-администратор действа под ръководството на администратора. Всеки заместник-счетоводител действа под ръководството на счетоводителя.
3. Заместник-администраторът замества администратора при отсъствие на последния. Заместник-счетоводителят замества счетоводителя при отсъствие на последния.
4. При изпълнение на функциите си от името на Athena длъжностните лица и останалите служители на Съюза остават подчинени на приложимите за тях правила и разпоредби.
5. Персоналът, предоставен на Athena от държавите-членки, се подчинява на същите правила като правилата, посочени в решението на Съвета относно правилата, приложими към командированите национални експерти, и на разпоредбите, договорени между техните национални администрации и съответната институция на Съюза или Athena.
6. Преди назначаването си членовете на персонала на Athena трябва да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE/EU SECRET“ на Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка.
7. Администраторът може да преговаря и да встъпва в договорености с държавите-членки или с институциите на Съюза за предварително определяне на онази част от персонала, която при нужда би могла да бъде незабавно предоставена на Athena.
ГЛАВА 3
АДМИНИСТРАТИВНИ ДОГОВОРЕНОСТИ И РАМКОВИ ДОГОВОРИ
Член 11
Административни договорености и рамкови договори
1. С държави-членки, институции и органи на Съюза, трети държави и международни организации могат да бъдат постигани административни договорености с цел да се улесни възлагането на обществени поръчки и/или финансовата страна на взаимното подпомагане при провеждането на операции по икономически най-целесъобразен начин.
2. Тези договорености:
а)
са предмет на консултация със специалния комитет, когато се сключват с държави-членки, институции или органи на Съюза;
б)
се представят за одобрение от специалния комитет, когато се сключват с трети държави или международни организации.
3. Тези договорености се подписват от администратора или, когато е необходимо, от съответния командващ операцията, действащи от името на Athena, и от компетентните административни органи на другите страни, посочени в параграф 1.
4. С цел да се улесни възлагането на обществени поръчки по икономически най-целесъобразен начин могат да се сключват рамкови договори. Преди да бъдат подписани от администратора, тези договори се представят за одобрение на специалния комитет и се предоставят на държавите-членки и на командващите операциите, в случай че поискат да ги използват. Тази разпоредба не налага на държавите-членки задължение да използват или предоставят стоки или услуги въз основа на рамков договор.
Член 12
Постоянни и ad hoc административни договорености относно реда и условията за заплащане на вноските на трети държави
1. В рамките на споразуменията, сключени между Съюза и трети държави, посочени от Съвета като потенциални участници в операциите на Съюза или като участници в определена операция на Съюза, администраторът договаря с тези трети държави съответно постоянни или ad hoc административни договорености. Тези договорености са под формата на размяна на писма между Athena и компетентните административни служби на съответните трети държави, в които се определят условията, необходими за улесняване на бързото заплащане на вноските.
2. До сключване на договореностите по параграф 1 администраторът може да вземе необходимите мерки за улесняване на плащанията от допринасящите трети държави.
3. Администраторът уведомява предварително специалния комитет за предвижданите договорености, посочени в параграф 1, преди подписването им от името на Athena.
4. При предприемането на дадена военна операция от Съюза администраторът изпълнява, за стойността на определените от Съвета вноски, договореностите с третите държави, допринасящи към операцията.
ГЛАВА 4
БАНКОВИ СМЕТКИ
Член 13
Откриване и цел
1. Банковите сметки се откриват в първокласна финансова институция, чието главно управление се намира на територията на държава-членка, под формата на текуща или краткосрочна сметка в евро. В надлежно обосновани случаи и след одобрението на администратора могат да се откриват сметки във финансови институции, чието главно управление е извън територията на държавите-членки.
2. В надлежно обосновани случаи могат да се откриват сметки във валута, различна от евро.
3. Вноските на допринасящите държави се плащат по тези банкови сметки. Тези сметки се използват за плащане на необходимия аванс на командващия операцията за изпълнение на разходите, свързани с общите разноски на военната операция.
4. Вноските по член 28 и член 30 се превеждат съответно в отделни банкови сметки. Те се използват за изпълнение на разходите, чието администриране е възложено на Athena съгласно посоченото в съответните членове.
Член 14
Управление на средствата
1. За всяко плащане от сметката на Athena са необходими едновременно подписите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна.
2. Не се разрешава овърдрафт по тези банкови сметки.
ГЛАВА 5
ОБЩИ РАЗХОДИ
Член 15
Определение за общи разходи и срокове за допускане
1. Общите разходи, изброени в приложение I, са за сметка на Athena, независимо кога са направени. При вписването им в статия от бюджета относно операцията, с която са най-тясно свързани, те се разглеждат като оперативни разходи за съответната операция. В противен случай те се разглеждат като общи разходи, направени във връзка с подготовката на операциите или след тяхното провеждане.
2. Освен това Athena поема общите оперативни разходи, изброени в приложение II, за периода от одобряването на концепцията за управление на кризи за съответната операция до назначаването на командващия операцията. При особени обстоятелства специалният комитет може да промени периода, през който тези разходи се поемат от Athena, след консултация с КПС.
3. По време на активната фаза на дадена операция, която тече от датата на назначаване на командващия операцията до датата, на която щабът на операцията прекрати дейността си, Athena поема следните общи оперативни разходи:
а)
общите разходи, посочени в част А от приложение III;
б)
общите разходи, посочени в част Б от приложение III, ако Съветът вземе решение за това;
в)
общите разходи, посочени в част В от приложение III, по искане на командващия операцията и с одобрение от специалния комитет.
4. По време на активната фаза на дадена военна поддържаща акция, съгласно определеното на Съвета, Athena поема като общи оперативни разходи общите разходи, определени от Съвета за всеки отделен случай съгласно приложение III.
5. Общите оперативни разходи по дадена операция включват и разходите, необходими за нейното окончателно приключване, изброени в приложение IV.
Операцията е окончателно приключена, когато оборудването и инфраструктурата, съвместно финансирани за операцията, са достигнали крайното си местоназначение и средствата от сметките за операцията са били одобрени.
6. Не могат да се считат за общи разходи разноски, направени за покриването на разходи, които във всички случаи биха били поети от една или повече от допринасящите държави, от институция на Съюза или от международна организация, независимо от организирането на дадена операция.
7. Специалният комитет може да вземе решение във всеки отделен случай да признае, с оглед на конкретните обстоятелства, за общи разходи по дадена операция по време на активната фаза определени допълнителни разходи извън посочените в част Б от приложение III.
8. Ако в рамките на специалния комитет не може да се постигне единодушие, той, по инициатива на председателството, може да отнесе този въпрос за разглеждане от Съвета.
Член 16
Учения
1. Общите разходи за ученията на Съюза се финансират чрез Athena, съобразно правила и процедури, подобни на прилагащите се за операциите, за които допринасят всички участващи държави-членки.
2. Тези общи разходи се състоят, първо, от допълнителните разходи за разгърнатите или постоянни щабове и, второ, от допълнителните разходи, направени във връзка с ползването от страна на Съюза на общите активи и възможности на НАТО, предоставени за дадено учение.
3. Общите разходи за ученията не включват разходите, свързани със:
а)
придобиване на трайни материални активи, включително свързаните със сгради, инфраструктура и оборудване;
б)
планирането и подготвителната фаза на ученията, освен ако не са били одобрени от специалния комитет;
в)
транспорта, казармите и настаняването на въоръжените сили.
Член 17
Референтна сума
Всяко решение на Съвета, с което Съветът решава да създаде или да удължи срока на военна операция на Съюза, съдържа референтна сума за общите разходи на тази операция. Администраторът, с подкрепата, по-специално, на военния личен състав на Съюза и, в случай че е встъпил в длъжност - на командващия операцията, преценява сумата, считана за необходима за покриване на общите разходи на операцията за планирания период. Чрез председателството администраторът предлага тази сума на органа на Съвета, отговарящ за разглеждането на проекта за решение. Членовете на специалния комитет се канят на обсъжданията на този орган във връзка с референтната сума.
ГЛАВА 6
БЮДЖЕТ
Член 18
Бюджетни принципи
1. Бюджетът, изготвен в евро, е актът, с който за всяка финансова година се предвиждат и разрешават приходите и разходите, свързани с общите разходи, администрирани от Athena.
2. Всички разходи се свързват с определена операция с изключение, където това е целесъобразно, на разходите, изброени в приложение I.
3. Вписаните в бюджета кредити се разрешават за срок от една финансова година, която започва да тече на 1 януари и приключва на 31 декември същата година.
4. Бюджетните приходи и разходи трябва да бъдат балансирани.
5. Приходите и разходите, свързани с общите разходи, може да бъдат изпълнени само чрез вписване в съответния бюджетен ред и в рамките на бюджетните кредити, определени в него, освен в случаите съгласно член 34, параграф 5.
Член 19
Годишен бюджет
1. Всяка година администраторът съставя проектобюджет за следващата финансова година с помощта на всеки командващ операция за съответната операция.
2. Проектът включва:
а)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите;
б)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите оперативни разходи за продължаващите или планираните операции, включително, когато е необходимо, за възстановяване на общите разходи, които са били предварително финансирани от дадена държава-членка или трета страна;
в)
временните бюджетни кредити, посочени в член 26;
г)
разчет на приходите, необходими за покриване на разходите.
3. Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания се класифицират в дялове и глави, като разходите се обединяват по вид или цел и, ако е необходимо, се подразделят в статии. В проектобюджета се включват подробни коментари към отделните глави или статии. За всяка операция има отделен дял. Един от дяловете е за общата част на бюджета и включва общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите.
4. Всеки дял може да включва глава, озаглавена „Временни бюджетни кредити“. Тези бюджетни кредити се вписват в тази глава при несигурност, за която има сериозни основания, относно размера на необходимите бюджетни кредити или възможността на изпълнение на вписаните кредити.
5. Приходите се състоят от:
а)
вноски, платими от участващите и допринасящите държави-членки и, когато е целесъобразно, от трети допринасящи държави;
б)
други приходи, подразделени по дялове, включително получените лихви, приходите от продажби и бюджетния излишък от предходната финансова година, след като е бил определен от специалния комитет.
6. Администраторът предлага проектобюджета на специалния комитет най-късно до 31 октомври. Специалният комитет одобрява проектобюджета в срок до 31 декември. Администраторът приема одобрения бюджет и уведомява участващите държави-членки и допринасящите трети държави.
Член 20
Коригиращи бюджети
1. В случай на непреодолими, изключителни или непредвидими обстоятелства, включително когато дадена операция започне в хода на финансовата година, администраторът предлага проект за коригиращ бюджет. Проектът за коригиращ бюджет се изготвя, предлага, одобрява и приема и уведомяването се извършва съгласно процедурата, приложима към годишния бюджет. Специалният комитет го обсъжда, като взема предвид неговата неотложност.
2. Когато този проект за коригиращ бюджет е в резултат на започването на нова операция или на промени в бюджета на текуща операция, администраторът уведомява специалния комитет за общата сума на разходите, предвидени за тази операция. Ако тези разходи съществено надвишават съответната референтна сума, специалният комитет може да поиска от одобрението на Съвета.
3. Проектът за коригиращ бюджет в резултат на започването на нова операция се представя на специалния комитет в срок от 4 месеца след одобряването на референтната сума, освен ако специалният комитет не вземе решение за по-дълъг срок.
Член 21
Трансфери
1. Администраторът, когато е целесъобразно - по предложение на командващия операцията, може да прави трансфери на бюджетни кредити. Доколкото неотложността на ситуацията позволява това, администраторът уведомява специалния комитет за своето намерение най-малко една седмица предварително. Въпреки това предварителното одобрение на специалния комитет е необходимо, когато:
а)
планираният трансфер ще измени общия размер на бюджетните кредити, предвидени за дадена операция;
или
б)
планираните трансфери между главите през съответната финансова година надхвърлят 10 % от бюджетните кредити, вписани в главата, от която се теглят кредитите, според указаното в приетия бюджет за съответната финансова година, на датата, на която е направено предложението за трансфер.
2. Когато командващият операцията счете това за необходимо за правилното протичане на операцията, в трите месеца след датата на започване на операцията той може да прави трансфери на бюджетни кредити, предназначени за операцията, между статиите и между главите от раздела „Общи оперативни разходи“ на бюджета. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
Член 22
Пренасяне на бюджетни кредити
1. По принцип бюджетните кредити, предназначени за покриване на общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не са усвоени, се отменят в края на финансовата година, освен ако в параграф 2 не е предвидено друго.
2. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на разходите за съхраняване на материалите и оборудването, администрирани от Athena, могат да бъдат пренесени веднъж към следващата финансова година, ако до 31 декември на текущата финансова година е бил поет ангажимент в този смисъл. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи, могат да бъдат пренесени, ако са необходими за операция, която не е напълно приключена.
3. До 15 февруари администраторът представя на специалния комитет предложения за пренасяне на бюджетни кредити, за които не са поети задължения от предходната финансова година. Тези предложения се смятат за одобрени, освен ако специалният комитет не реши друго до 15 март.
4. Бюджетните кредити за поети задължения от предишната финансова година се пренасят, а администраторът уведомява специалния комитет за това до 15 февруари.
Член 23
Предварително изпълнение
След приемане на годишния бюджет бюджетните кредити могат да се използват за покриване на задълженията и плащанията, доколкото това е оперативно необходимо.
ГЛАВА 7
ВНОСКИ И ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА СУМИ
Член 24
Определяне на вноските
1. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не се покриват от различните приходи, се финансират от вноски на участващите държави-членки.
2. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се покриват от вноски на допринасящите държави.
3. Вноските, платими от допринасящите държави-членки за дадена операция, са равни на сумата на бюджетните кредити за плащания, вписани в бюджета и предназначени за покриване на общите оперативни разходи за съответната операция, след приспадане на вноските, платими за същата операция от допринасящите трети държави съгласно член 12.
4. Разбивката на вноските между държавите-членки, от които се изисква участие под формата на вноски, се определя съгласно размера на брутния национален продукт, определен в член 41, параграф 2 ДЕС, и в съответствие с Решение 2014/335/ЕС, Евратом на Съвета (3), или всяко друго решение на Съвета, което го заменя.
5. Данните за изчисляване на вноските са данните, вписани в колоната „собствени ресурси на база БНД“ от таблицата „Резюме на финансирането от общия бюджет по вид на собствените ресурси и по държава-членка“, приложена към последния общ бюджет, приет от Съюза. Вноската на всяка държава-членка, която дължи такава, е пропорционална на дела на брутния национален доход (БНД) на тази държава-членка в общия сбор от БНД на държавите-членки, които дължат вноски.
Член 25
График за плащане на вноските
1. Когато Съветът е приел референтна сума за военна операция на Съюза, допринасящите държави-членки плащат своите вноски в размер на 30 % от референтната сума, освен ако Съветът не вземе решение за друг размер. Администраторът отправя покани за вноски в зависимост от оперативните нужди за операцията до договореното равнище.
2. По предложение на администратора специалният комитет може да реши, че преди приемането на коригиращ бюджет за операцията ще бъдат поискани допълнителни вноски. Специалният комитет може да реши да отнесе въпроса до компетентните подготвителни органи на Съвета.
3. Когато за определена операция е приет коригиращ бюджет, държавите-членки заплащат остатъка от вноските, които дължат за тази операция съгласно член 24. Въпреки това, когато се предвижда операцията да продължи повече от шест месеца в рамките на една финансова година, остатъкът от дължимите суми се изплаща на два транша. В този случай първият транш се плаща в срок от 60 дни след началото на операцията; вторият транш се плаща в срок, определен от специалния комитет по предложение на администратора, като се отчитат оперативните нужди. Специалният комитет може да се отклони от разпоредбите на настоящия параграф.
4. Администраторът отправя съответните покани за вноски с писмо до националните администрации, чиито данни са му били съобщени, при:
а)
одобрението на проектобюджета за финансовата година от специалния комитет съгласно член 19. Първата покана за вноски покрива оперативните нужди за осем месеца. Втората покана за вноски покрива салдото от вноските, като се взема предвид салдото на бюджетния излишък от предходната година, ако специалният комитет е взел решение това салдо да бъде включено в бюджета за текущата година, след като е било получено одитното становище;
б)
приемането на референтната сума съгласно предвиденото в член 25, параграф 1, или
в)
одобрението на коригиращ бюджет съгласно предвиденото в член 20.
5. Без да се засягат останалите разпоредби на настоящото решение, вноските се плащат в 30-дневен срок след отправянето на съответната покана за вноски, с изключение на първата покана за вноски в бюджета за нова финансова година, когато срокът за плащане е 40 дни след отправянето на съответната покана за вноски.
6. След като проектът на общия бюджет бъде представен на специалния комитет за държавите-членки с бюджетни и финансови процедури, които не позволяват плащане на вноските им в установения срок, администраторът може да издаде на съответната държава предварителна покана за вноски преди края на текущата финансова година като предварително плащане по поканата за вноски в бюджета за следващата финансова година.
7. Всяка допринасяща държава заплаща банковите такси, свързани с плащането на нейната вноска.
8. Администраторът потвърждава получаването на вноските.
Член 26
Авансово финансиране
1. При военна операция на Съюза за бързо реагиране допринасящите държави-членки дължат вноски на нивото на референтната сума. Без да се засяга член 25, параграф 3, плащанията се извършват съгласно предвиденото по-долу.
2. За целите на авансовото финансиране на военни операции на Съюза за бързо реагиране участващите държави-членки:
а)
изплащат предсрочно вноските за Athena; или
б)
когато Съветът вземе решение за провеждане на военна операция на Съюза за бързо реагиране, за чието финансиране те допринасят, в петдневен срок след отправянето на поканата плащат вноската си за общите разходи за операцията на равнището на референтната сума, освен ако Съветът не реши друго.
3. За посочените в параграф 2 цели специалният комитет, съставен от по един представител на всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, въвежда временни бюджетни кредити в определен дял от бюджета. Тези временни бюджетни кредити се покриват от вноски, платими от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата за тези вноски.
4. Всички временни бюджетни кредити, посочени в параграф 3 и използвани за определена операция, се попълват в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
5. Без да се засягат разпоредбите на параграф 1, всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, може при определени обстоятелства да упълномощи администратора да използва предсрочно платената от нея вноска за операция, в която тя участва, различна от операция за бързо реагиране. Предсрочно платената вноска се възстановява от съответната държава-членка в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
6. Когато за дадена операция, различна от операция за бързо реагиране, са необходими средства, преди да са получени достатъчно вноски за тази операция:
а)
за покриване на вноските, дължими за дадената операция, могат да се използват до 75 % от предсрочно платените вноски от държавите-членки, които допринасят за финансирането на тази операция, след одобрение от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно. Предсрочно платените вноски се възстановяват от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата;
б)
в случая по буква а) от настоящия параграф вноските, дължими за операцията съгласно член 25, параграф 1 от държавите-членки, които не са платили вноската си предсрочно, се изплащат, след одобрение от съответните държави-членки, в срок от пет дни след отправянето на поканата от администратора.
7. Командващият операцията може да поеме задължение и да изплати предоставените му парични средства, включително съгласно член 34, параграф 3.
8. Всяка държава-членка може да промени избора си като уведоми администратора най-малко три месеца предварително.
9. Лихвите, получени в резултат на авансовото финансиране, се разпределят на годишна база между държавите-членки, които са платили вноската си предсрочно, и се добавят към техните временни бюджетни кредити. Сумите се съобщават на тези държави-членки в рамките на ежегодната процедура по одобрение на бюджета.
Член 27
Възстановяване на предварителното финансиране
1. Всяка държава-членка, трета държава или, в зависимост от случая, международна организация, оправомощена от Съвета да финансира предварително част от общите разходи по дадена операция, може да получи тази сума обратно от Athena, като подаде за целта искане, придружено с необходимите документи и адресирано до администратора, най-късно два месеца след датата на завършване на съответната операция.
2. Искането за възстановяване не може да бъде уважено, ако не е одобрено от командващия операцията, при условие че той все още изпълнява тази длъжност, и от администратора.
3. При одобряване на искането за възстановяване, представено от допринасяща държава, сумата може да се приспадне при следващата покана за вноски, отправена към тази държава от администратора.
4. Ако при одобряването на искането не се планира отправяне на покана за вноски или ако одобреното искане за възстановяване на сума би надхвърлило очаквания размер на вноската, администраторът изплаща подлежащата на възстановяване сума в рамките на 30 дни, като взема предвид паричния поток на Athena и необходимата сума за финансиране на общите разходи по съответната операция.
5. Възстановяването се дължи в съответствие с настоящото решение, дори и операцията да бъде отменена.
6. Възстановяването включва лихвата, получена в резултат на предварителното финансиране.
Член 28
Управление от Athena на разходите, които не се включват в общите разходи
1. По предложение на администратора, представено със съдействието на командващия операцията, или на държава-членка специалният комитет може да реши да повери на Athena административното управление на някои разходи във връзка с дадена операция („разходи, поети на национално равнище“), макар и за тях да продължава да отговаря съответната държава-членка.
2. В решението си специалният комитет може да упълномощи командващия операцията да сключи от името на държавите-членки, участващи в операцията, и когато е необходимо - от името на трети страни, договори за получаването на услугите и стоките, които се финансират чрез разходи, поети на национално равнище.
3. В решението на специалния комитет се определят начините за предварително финансиране на разходите, поети на национално равнище.
4. Athena води счетоводство за поверените ѝ разходи, поети на национално равнище и направени от всяка държава-членка и, когато е целесъобразно - от трети страни. Ежемесечно Athena изпраща на всяка държава-членка и, когато е необходимо - на посочените трети страни, отчет на разходите, поети или направени от нея или от нейния персонал през предходния месец, и отправя покана за осигуряване на необходимите средства за заплащане на тези разходи. Държавите-членки и, когато е необходимо - третите страни, заплащат на Athena поисканите суми в срок от 30 дни след отправяне на поканата за осигуряване на средствата.
Член 29
Управление от Athena на предварителното финансиране и на разходите, които не са включени в общите разходи, за улесняване на първоначалното разгръщане на силите за дадена операция
По предложение на администратора, представено със съдействието на командващия операцията, или на държава-членка специалният комитет може, ако особени оперативни обстоятелства го изискват, да реши да повери на Athena предварителното финансиране и административното управление на някои разходи във връзка с дадена операция, макар и за тях да продължава да отговаря съответната държава-членка, с цел да се улесни първоначалното разгръщане на силите за дадена операция, преди да са потвърдени участващите държави-членки. Управлението на тези разходи се осигурява в рамките на наличните средства и ресурси, като първоначално изразходваните средства не надхвърлят 20 % от референтната сума. В този случай специалният комитет посочва в своето решение условията за предварително финансиране и възстановяване на предварително финансираните разходи от бъдещите участващи държави-членки и трети страни.
Член 30
Управление от Athena на финансовата вноска на трета страна
1. В съответствие с приложимите разпоредби от правната рамка на операцията и след като КПС вземе решение, с което приема изпълнението или управлението на проект от операцията или финансовата вноска на трета страна или държава-членка към разходите, които възникват във връзка с операцията, специалният комитет може да разреши административното управление на финансирането за този проект или на тази финансова вноска да бъде поверено на Athena в рамките на наличните средства и ресурси. Това може да включва проекти, финансирани от Съюза.
2. Разходите, свързани с управлението на вноската, следва да се покриват от самата вноска. Съобразно случая специалният комитет може да реши, че определени разходи, свързани с вноската и с активната фаза на операцията, са допустими като общи разходи.
3. За целите на управлението на вноска от трета страна, Съюза или държава-членка администраторът, след одобрение от специалния комитет, договаря и подписва ad hoc административни договорености с третата страна, Съюза или държавата-членка, в които се определят целта, разходите, които следва да бъдат покрити от вноската, и условията за управлението на вноската, в т.ч. отчетността на командващия операцията пред специалния комитет. Администраторът прави необходимото при управлението на вноската да се спазват ad hoc договореностите и предоставя на съответната страна, направила вноската, цялата информация относно управлението на вноската, като прави това пряко или чрез командващия операцията.
Член 31
Лихви за забава
1. Ако някоя държава не изпълни финансовите си задължения, по аналогия се прилагат правилата на Съюза за лихвите за забава, определени в член 78 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (4) на Европейския парламент и на Съвета, или всеки друг регламент, който може да го замени във връзка с плащането на вноските в бюджета на Съюза.
2. Когато плащането закъснее с не повече от 20 дни, не се начислява лихва. Когато плащането закъснее с повече от 20 дни, лихвите се начисляват за целия период на забавата.
ГЛАВА 8
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА РАЗХОДИТЕ
Член 32
Принципи
1. Предоставените на Athena бюджетни кредити се използват в съответствие с принципите на добро финансово управление, т.е. на икономичност, ефективност и ефикасност.
2. Разпоредителите с бюджетни кредити отговарят за изпълнение на приходите и разходите на Athena в съответствие с принципите на добро финансово управление и за да се гарантира спазването на изискванията за законност и правомерност. За изпълнението на разходите разпоредителите с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходи и разрешават плащания и извършват предварителните действия за изпълнението на бюджетните кредити. Всеки разпоредител с бюджетни кредити може да делегира изпълнението на задълженията си с решение, в което се определя:
а)
персонал, който е на подходящо ниво за подобно делегиране;
б)
обхвата на предоставените правомощия;
в)
възможността оправомощените лица за вторично делегиране на правомощията.
3. Изпълнението на бюджетните кредити се осигурява на принципа на разделяне на функциите на разпоредителя с бюджетни кредити от тези на счетоводителя. Функциите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя са несъвместими помежду си. За всяко плащане от средствата, управлявани от Athena, са необходими едновременно подписите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя.
4. Без да се засяга настоящото решение, когато изпълнението на общите разходи е възложено на държава-членка, институция на Съюза или, ако е необходимо - на международна организация, то тази държава, институция или организация прилага правилата, приложими към изпълнението на нейните собствени разходи. Когато администраторът изпълнява пряко разходите, той спазва правилата, приложими към изпълнението на раздел „Съвет“ от общия бюджет на Съюза.
5. Въпреки това администраторът може да представи на председателството основа за предложение до Съвета или до специалния комитет относно правилата за изпълнение на общите разходи.
6. Специалният комитет може да одобри правила за изпълнение на общите разходи, които се отклоняват от параграф 4.
Член 33
Общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или които не са свързани пряко с конкретна операция
Администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и на общите разходи, които не могат да бъдат свързани пряко с конкретна операция.
Член 34
Общи оперативни разходи
1. Командващият операцията изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи по операцията, която командва. Независимо от това администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи, направени по време на подготвителната фаза на дадена операция, които се изпълняват пряко чрез Athena или са свързани с операцията след края на нейната активна фаза.
2. Сумите, необходими за изпълнение на разходите по дадена операция, се прехвърлят от администратора от банковата сметка на Athena към командващия операцията, по негово искане, в банкова сметка, открита от името на Athena, чиито данни са предоставени от командващия операцията.
3. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, приемането на референтна сума дава правото на администратора и на командващия операцията, всеки в собствената си област на компетентност, да поеме и заплати разходите за съответната операция в размер до дела от референтната сума, одобрен съгласно член 25, параграф 1, освен ако Съветът не вземе решение за по-голям размер на задълженията.
Специалният комитет, въз основа на предложение на администратора или на командващия операцията и като вземе предвид оперативната необходимост и неотложност, може да разреши поемането и - по целесъобразност - плащането на допълнителни разходи. Специалният комитет може да реши да препрати въпроса чрез председателството на компетентните подготвителни органи на Съвета, освен ако оперативните обстоятелства не наложат друго. Настоящата дерогация не се прилага, считано от датата на приемане на бюджета за съответната операция.
4. За периода до приемането на бюджета за дадена операция администраторът и командващият операцията или негов представител докладват на специалния комитет всеки месец, като всеки докладва по засягащите го въпроси във връзка с разходите, които са допустими като общи разходи по тази операция. Специалният комитет, по предложение на администратора, на командващия операцията или на държава-членка, може да дава насоки за изпълнение на разходите през този период.
5. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, в случай на непосредствена опасност за живота на персонала, участващ във военна операция на Съюза, командващият операцията може да изпълни разходите, необходими за запазване живота на членовете на този персонал, които надвишават вписаните в бюджета кредити. Той уведомява за това администратора и специалния комитет възможно най-скоро. В тези случаи администраторът, в тясна връзка с командващия операцията, предлага необходимите прехвърляния за финансиране на непредвидените разходи. Ако не е възможно да се осигури достатъчно финансиране за тези разходи посредством прехвърляне, администраторът предлага коригиращ бюджет.
ГЛАВА 9
КРАЙНО МЕСТОНАЗНАЧЕНИЕ НА СЪВМЕСТНО ФИНАНСИРАНИТЕ ОБОРУДВАНЕ И ИНФРАСТРУКТУРА
Член 35
Оборудване и инфраструктура
1. Администраторът предлага на специалния комитет норма на амортизация за оборудването и останалите активи на всички операции. Командващият операцията може да приложи различна норма на амортизация, ако оперативната обстановка налага това и след като получи одобрение от специалния комитет.
2. С оглед на окончателното приключване на операцията, която е командвал, командващият операцията предлага на специалния комитет крайно местоназначение за оборудването и инфраструктурата, финансирани съвместно за целите на тази операция.
3. Администраторът управлява оборудването и инфраструктурата, оставащи след края на активната фаза на операцията, с оглед, ако е необходимо, за тях да се намери крайно местоназначение.
4. Крайното местоназначение на съвместно финансираните оборудване и инфраструктура се одобрява от специалния комитет, като се вземат предвид оперативните нужди и финансови критерии. Крайното местоназначение може да бъде, както следва:
а)
за инфраструктура - продажба или прехвърляне чрез Athena на приемащата държава, на държава-членка или на трета страна;
б)
за оборудване - продажба чрез Athena на държава-членка, на приемащата държава или на трета страна, или неговото съхранение и поддръжка от Athena, от държава-членка или от съответната трета страна с цел използване в следваща операция.
5. При продажба оборудването и инфраструктурата се продават на пазарната им цена или, ако пазарната цена не може да бъде определена, на справедлива и разумна цена, като се вземат предвид конкретните условия на място.
6. Продажбата или прехвърлянето на приемащата или на трета страна се осъществява съобразно съответните действащи правила за сигурност.
7. Когато се вземе решение Athena да запази оборудването, финансирано съвместно за целите на дадена операция, допринасящите държави-членки могат да поискат финансова компенсация от другите участващи държави-членки. Специалният комитет, съставен от представители на всички участващи държави-членки, взема съответните решения по предложение на администратора.
ГЛАВА 10
СЧЕТОВОДСТВО И ИНВЕНТАРИ
Член 36
Осчетоводяване на общите оперативни разходи
Командващият операцията води счетоводството на трансферите, получени от Athena, на разходите, за които е поел задължение, и на направените плащания и получените приходи, както и инвентарна книга на движимата собственост, финансирана от бюджета на Athena и използвана за операцията, която той командва.
Член 37
Консолидирано счетоводство
1. Счетоводителят води счетоводство за поисканите вноски и направените прехвърляния. Той също така съставя счетоводен отчет за общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и за оперативните разходи и приходи, за които администраторът носи пряка отговорност.
2. Счетоводителят съставя консолидирания счетоводен отчет за приходите и разходите на Athena. Всеки командващ операция му изпраща счетоводен отчет за разходите, за които е поел задължение, за направените плащания и за получените приходи.
ГЛАВА 11
ОДИТ И ПРЕДСТАВЯНЕ НА СЧЕТОВОДНИТЕ ОТЧЕТИ
Член 38
Редовни отчети до специалния комитет
На всеки три месеца администраторът представя на специалния комитет отчет за изпълнението на приходите и разходите от началото на финансовата година. За тази цел всеки командващ операция представя на администратора отчет за общите оперативни разходи за операцията, която командва.
Член 39
Условия за извършване на проверки
1. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на Athena, трябва преди изпълнението на задачата си да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE/EU SECRET“ на Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка или от НАТО, в зависимост от случая. Тези лица гарантират, че ще спазват поверителността на информацията и ще пазят в тайна данните, които са узнали по време на одита, в съответствие с правилата, приложими към тази информация или данни.
2. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на Athena, получават, незабавно и без да отправят предварително предупреждение, достъп до документите и съдържанието на всички материални носители на данни, свързани с приходите и разходите, както и до помещенията, където се съхраняват тези документи и материални носители. Те могат да правят копия. Лицата, участвали в изпълнението на приходите и разходите на Athena, оказват на администратора и на лицата, отговарящи за одита на тези приходи и разходи, необходимата помощ за изпълнение на тяхната задача.
Член 40
Външен одит на счетоводните отчети
1. Когато изпълнението на разходите на Athena е възложено на държава-членка, на институция на Съюза или на международна организация, то тази държава, институция или организация спазва правилата, които са приложими към извършването на одит на собствените ѝ разходи.
2. Независимо от това, администраторът или лицата, определени от него, могат по всяко време да направят одит на общите разходи на Athena, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или на общите оперативни разходи по дадена операция. Освен това специалният комитет, по предложение на администратора или на държава-членка, може по всяко време да назначи външни одитори, чиито задачи и условия за наемане се определят от него.
3. За целите на външните одити се създава шестчленна колегия от одитори. Специалният комитет назначава членовете за мандат от три години, който може да се поднови веднъж, измежду кандидатите, предложени от държавите-членки. Специалният комитет може да удължи мандата на даден член с не повече от 6 месеца.
Кандидатите трябва да са членове на най-висшия национален одитен орган в държава-членка или да са препоръчани от този орган и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Те трябва да са на разположение за изпълнение на задачи от името на Athena, когато това е необходимо. При изпълнението на тези задачи:
а)
членовете на колегията на одиторите продължават да получават възнаграждение от органа за одит, от който идват; Athena поема разходите по мисията в съответствие с правилата, приложими за длъжностните лица на Съюза от същата степен;
б)
членовете не искат, нито получават указания от друг, освен от специалния комитет; в рамките на мандата за одит колегията от одитори и нейните членове са напълно независими и единствено отговорни за провеждането на външния одит;
в)
членовете докладват за изпълнението на задачата си единствено на специалния комитет;
г)
членовете проверяват по време на финансовата година, както и ex post, чрез проверки на място и проверки на оправдателните документи, дали разходите, финансирани или предварително финансирани чрез Athena, се изпълняват в съответствие с приложимото законодателство и с принципите на добро финансово управление, т.е. икономичност, ефективност и ефикасност, както и дали вътрешният контрол е подходящ.
Всяка година колегията от одитори решава дали да смени своя председател, като избере един от своите членове, или да поднови мандата му. Тя приема правилата, приложими към одитите, извършвани от нейните членове, в съответствие с най-високите международни стандарти. Колегията от одитори одобрява одитните доклади, съставени от нейните членове, преди тяхното предаване на администратора и на специалния комитет.
4. Специалният комитет може да реши за всеки отделен случай и при наличието на конкретни основания да ползва други външни органи.
5. Разходите за одита, извършван от одиторите, действащи от името на Athena, се считат за общи разходи, които се поемат от Athena.
Член 41
Вътрешен одит на счетоводните отчети
1. По предложение на администратора и след като уведоми специалния комитет генералният секретар на Съвета назначава вътрешен одитор на Athena и поне един заместник вътрешен одитор, за срок от четири години, който срок може да бъде подновен, но общата му продължителност не може да превишава 8 години; вътрешните одитори трябва да имат необходимата професионална квалификация и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Вътрешният одитор не може да бъде нито разпоредител с бюджетни кредити, нито счетоводител; той не може да участва в изготвянето на финансовите отчети.
2. Вътрешният одитор докладва на администратора относно справянето с рисковете, като изготвя независими становища за качеството на системите за управление и контрол и като отправя препоръки за подобряване на вътрешния контрол на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление. Той отговаря по-конкретно за това да се прецени доколко са подходящи и ефективни вътрешните системи за управление и резултатите от работата на отделите при изпълнението на политиките и целите спрямо свързаните с тях рискове.
3. Вътрешният одитор изпълнява функциите си по отношение на всички отдели, които участват в събирането на приходите от Athena или изпълнението на разходите, финансирани чрез Athena.
4. В зависимост от необходимостта вътрешният одитор извършва един или няколко одита през финансовата година. Той докладва на администратора и уведомява командващия операцията относно заключенията и препоръките си. Командващият операцията и администраторът осигуряват предприемането на препоръчаните от одита действия.
5. Всяка година администраторът представя на специалния комитет доклад за вътрешен одит, посочващ броя и вида на осъществените вътрешни одити, направените констатации, оценки и препоръки и предприетите действия по тези препоръки.
6. Освен това всеки командващ операция предоставя на вътрешния одитор пълен достъп до операцията под негово командване. Вътрешният одитор прави проверка на доброто функциониране на финансовите и бюджетните системи и процедури и осигурява функционирането на надеждни и ефикасни системи за вътрешен контрол.
7. Действията и докладите на вътрешния одитор се представят на колегията от одитори заедно с всички необходими оправдателни документи.
Член 42
Годишно представяне и приключване на счетоводните отчети
1. Всеки командващ операция предоставя на счетоводителя на Athena най-късно до по-ранната от следните две дати - 31 март след приключване на финансовата година или до четири месеца след края на операцията, която ръководи необходимата информация за съставяне на годишните счетоводни отчети за общите разходи, годишните счетоводни отчети за разходите, съгласно член 28, и годишния доклад за дейността.
2. До 15 май след приключване на финансовата година, със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции, администраторът съставя и представя на специалния комитет и на колегията от одитори финансовите отчети и годишния доклад за дейността.
3. До осем седмици от предаването на финансовите отчети специалният комитет получава одитно становище от колегията от одитори и одитираните финансови отчети на Athena от администратора, действащ със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции.
4. До 30 септември след приключване на финансовата година специалният комитет получава от колегията от одитори одитния доклад и го разглежда наред с одитното становище и финансовите отчети, за да освободи от финансова отговорност администратора, счетоводителя и командващите на отделните операции.
5. Всички отчети, инвентари и свързаните с тях документи се съхраняват, на съответните им нива, от счетоводителя, командващите отделните операции и - когато е приложимо - администратора, за срок от пет години от датата, на която е направено съответното освобождаване от финансова отговорност, като при това се спазва Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или всеки друг регламент, който може да го замени. След края на дадена операция командващият операцията осигурява предаването на всички счетоводни отчети и инвентари на счетоводителя.
6. Специалният комитет решава да впише салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, за която са одобрени счетоводните отчети, в бюджета за следващата финансова година като приход или разход в зависимост от обстоятелствата, посредством коригиращ бюджет. Специалният комитет може обаче да реши да включи салдото от посоченото по-горе изпълнение на бюджета след получаване на одитното становище на колегията от одитори.
7. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която е резултат от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, се вписва срещу следващите вноски на участващите държави-членки.
8. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която произтича от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се вписва срещу следващите вноски на държавите-членки, които са допринесли за тази операция.
9. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на Athena, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
10. Всяка държава-членка, участваща в дадена операция, може да предоставя на администратора ежегодно до 31 март, ако е целесъобразно - чрез командващия операцията, информация относно допълнителните разходи, които е направила по операцията през предходната финансова година. Тази информация се представя в разбивка по основни разходни позиции. Администраторът обобщава информацията, за да представи на специалния комитет общ преглед на допълнителните разходи по операцията.
Член 43
Приключване на счетоводните отчети за дадена операция
1. След завършването на дадена операция специалният комитет може да реши, по предложение на администратора или на държава-членка, администраторът, със съдействието на счетоводителя и на командващия операцията, да представи на специалния комитет финансовите отчети за тази операция поне до датата, на която тя е завършила, и ако е възможно - до датата, на която тя е приключена окончателно. Определеният за администратора срок не може да бъде по-малък от четири месеца от датата на завършване на операцията.
2. Ако в рамките на определения срок във финансовите отчети не могат да бъдат включени приходите и разходите, свързани с окончателното приключване на операцията, тези приходи и разходи се отразяват във финансовите отчети на Athena и се преглеждат от специалния комитет в рамките на процедурата, предвидена в член 42.
3. Въз основа на становището на колегията от одитори специалният комитет одобрява представените му финансови отчети за операцията. Той освобождава от отговорност за съответната операция администратора, счетоводителя и командващия операцията.
4. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на Athena, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
ГЛАВА 12
ДРУГИ РАЗПОРЕДБИ
Член 44
Отговорност
1. Условията, уреждащи дисциплинарната или наказателната отговорност на командващия операцията, администратора и останалите членове на персонала, предоставени по-специално от институциите на Съюза или от държавите-членки, в случай на нарушение или небрежност при изпълнението на бюджета, се определят от правилника за персонала или правилата, приложими за тях. Наред с това Athena може по собствена инициатива или по искане на допринасяща държава или трета страна да заведе граждански иск срещу горепосочените членове на персонала.
2. Съюзът или генералният секретар на Съвета в никакъв случай не могат да носят отговорност пред допринасяща държава в резултат на изпълнението на задълженията на администратора, счетоводителя или членовете на персонала, назначени за работа при тях.
3. Договорната отговорност, произтичаща от договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, се покрива чрез Athena от допринасящите държави или трети страни. Тя се урежда от правото, приложимо към съответните договори.
4. В случай на извъндоговорна отговорност всяка вреда, причинена от щаба на операцията, щаба на въоръжените сили и щабното подразделение на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнение на задълженията им, се покрива чрез Athena от допринасящите държави или от трети страни в съответствие с основните принципи, общи за правото на държавите-членки и правилниците за персонала на въоръжените сили, приложими на мястото на провеждане на операцията.
5. Съюзът или държавите-членки в никакъв случай не могат да бъдат привличани под отговорност от допринасяща държава за договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, или за вредите, причинени от звена или служби на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнението на неговите задължения.
Член 45
Сигурност
По отношение на класифицираната информация относно процедурите на Athena се прилага Решение 2013/488/ЕС (5) на Съвета или всяко друго решение, което може да го замени.
Член 46
Защита на личните данни
Athena защитава лицата по отношение на обработката на техни лични данни в съответствие с принципите на Регламент (ЕО) № 45/2001 (6) на Европейския парламент и на Съвета.За тази цел специалният комитет приема необходимите правила за изпълнение по предложение на администратора.
Член 47
Преглед и преразглеждане
Настоящото решение, включително неговите приложения, подлежи изцяло или частично на преглед, ако това е необходимо, по искане на държава-членка или след всяка операция. То се преразглежда най-малко на всеки три години. При прегледа или преразглеждането могат да се използват всички експерти, които могат да допринесат към тази дейност, включително в управленските органи на Athena.
Член 48
Отмяна
Решение 2011/871/ОВППС се отменя.
Член 49
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му.
Съставено в Брюксел на 27 март 2015 година.
ODLUKA VIJEĆA (ZVSP) 2015/528
od 27. ožujka 2015.
o uspostavi mehanizma za upravljanje financiranjem zajedničkih troškova operacija Europske unije koje imaju vojne ili obrambene implikacije (Athena) i o stavljanju izvan snage Odluke 2011/871/ZVSP
VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,
uzimajući u obzir Ugovor o Europskoj uniji, a posebno njegov članak 26. stavak 2. i članak 41. stavak 2.,
budući da:
(1)
Europsko vijeće koje se 10. i 11. prosinca 1999. sastalo u Helsinkiju posebno se usuglasilo da „države članice koje dobrovoljno surađuju u operacijama pod vodstvom Unije moraju biti u stanju do 2003. u roku od 60 dana rasporediti i održavati,najmanje tijekom godine dana, vojne snage koje broje od 50 000 do 60 000 osoba koje su sposobne provesti cijeli spektar petersberških zadaća”.
(2)
Vijeće je 17. lipnja 2002. odobrilo aranžmane za financiranje operacija za upravljanje krizama pod vodstvom Unije koje imaju vojne ili obrambene implikacije.
(3)
Vijeće je u svojim zaključcima od 14. svibnja 2003. potvrdilo potrebu za sposobnošću brze reakcije, posebno za humanitarne zadaće i zadaće spašavanja.
(4)
Europsko vijeće koje se 19. i 20. lipnja 2003. sastalo u Solunu pozdravilo je zaključke sastanka Vijeća od 19. svibnja 2003., u kojima je posebno potvrđena potreba za sposobnošću brze vojne reakcije Unije.
(5)
Vijeće je 22. rujna 2003. odlučilo da bi Unija trebala steći sposobnost fleksibilnog upravljanja financiranjem zajedničkih troškova vojnih operacija bilo kojeg razmjera, složenosti ili žurnosti, posebno uspostavom stalnog mehanizma financiranja najkasnije do 1. ožujka 2004. radi preuzimanja financiranja zajedničkih troškova svih budućih vojnih operacija Unije.
(6)
Vijeće je 23. veljače 2004. donijelo Odluku 2004/197/ZVSP (1) o uspostavi mehanizma za upravljanje financiranjem zajedničkih troškova operacija Unije koje imaju vojne ili obrambene implikacije. Navedena Odluka naknadno je izmijenjena i zamijenjena nekoliko puta, pri čemu je najnovija provedena Odlukom 2011/871/ZVSP (2).
(7)
Unija je u stanju provoditi operacije brzog vojnog odgovora, u skladu s konceptom koji odredi Vojni odbor EU-a. Unija je u stanju raspoređivati borbene skupine, u skladu s konceptom koji odredi Vojni odbor EU-a.
(8)
Shema ranog financiranja namijenjena je, prije svega, operacijama brzog odgovora.
(9)
Vježbe na političkoj i vojnoj strateškoj razini zapovjednih i nadzornih struktura i postupci za vojne operacije Unije putem vježbi stožera Unije koje odobri Politički i sigurnosni odbor (PSO) doprinose jačanju opće operativne spremnosti Unije.
(10)
Vijeće u svakom pojedinačnom slučaju odlučuje ima li pojedina operacija implikacije u području vojske ili obrane u smislu članka 41. stavka 2. Ugovora o Europskoj uniji (UEU).
(11)
U članku 41. stavku 2. drugom podstavku UEU-a predviđa se da države članice čiji su predstavnici u Vijeću dali formalnu izjavu na temelju članka 31. stavka 1. drugog podstavka nisu obvezni doprinositi financiranju operacije koja ima dotične implikacije u području vojske ili obrane.
(12)
U skladu s člankom 5. Protokola br. 22 o stajalištu Danske koji je priložen UEU-u i Ugovoru o funkcioniranju Europske unije, Danska ne sudjeluje u pripremi i provedbi odluka i djelovanja Europske unije koji imaju implikacije u području obrane. Danska ne sudjeluje u ovoj odluci i stoga ne sudjeluje u financiranju mehanizma.
(13)
Trebalo bi donijeti odredbe kako bi se osiguralo da se mehanizmom Athena štite pojedinci u pogledu obrade njihovih osobnih podataka.
(14)
U skladu s člankom 43. Odluke 2011/871/ZVSP, Vijeće je preispitalo navedenu Odluku i usuglasilo se da se ona izmijeni.
(15)
Radi jasnoće, trebalo bi staviti izvan snage Odluku 2011/871/ZVSP i zamijeniti je novom Odlukom,
DONIJELO JE OVU ODLUKU:
Članak 1.
Definicije
Za potrebe ove Odluke:
(a)
„države članice sudionice” znači države članice Unije osim Danske;
(b)
„države doprinositeljice” znači države članice koje doprinose financiranju dotične vojne operacije u skladu s člankom 41. stavkom 2. UEU-a i treće države koje doprinose financiranju zajedničkih troškova navedene operacije, u skladu sa sporazumima između njih i Unije;
(c)
„operacije” znači operacije Unije koje imaju vojne ili obrambene implikacije;
(d)
„vojna potporna djelovanja” znači operacije Unije ili dijelove takvih operacija koje imaju vojne ili obrambene implikacije, ali koje nisu u nadležnosti stožera Unije, o kojima je, radi potpore trećoj državi ili trećoj organizaciji, odlučilo Vijeće;
(e)
„dan” znači kalendarski dan, a ne radni dan, osim ako je drukčije naznačeno.
POGLAVLJE 1.
MEHANIZAM
Članak 2.
Uspostava mehanizma
1. Uspostavlja se mehanizam za upravljanje financiranjem zajedničkih troškova operacija.
2. Taj mehanizam naziva se Athena.
3. Athena postupa u ime država članica sudionica ili, u slučaju posebnih operacija, u ime država doprinositeljica.
Članak 3.
Pravna sposobnost
Radi administrativnog upravljanja financiranjem operacija Unije s vojnim ili obrambenim implikacijama, Athena ima potrebnu pravnu sposobnost, a posebno može posjedovati bankovne račune, stjecati, posjedovati ili otuđivati imovinu, sklapati ugovore i administrativne aranžmane te biti stranka u sudskim postupcima. Athena je neprofitni mehanizam.
Članak 4.
Koordiniranje s trećim stranama
U mjeri u kojoj je to potrebno za ispunjavanje njezinih zadaća te u skladu s ciljevima i politikama Unije, Athena koordinira svoje aktivnosti s državama članicama, institucijama i tijelima Unije te međunarodnim organizacijama.
POGLAVLJE 2.
ORGANIZACIJSKA STRUKTURA
Članak 5.
Upravljačka tijela i osoblje
1. Mehanizmom Athena, pod nadzorom Posebnog odbora upravljaju:
(a)
administrator;
(b)
zapovjednik svake operacije u vezi s operacijom kojom zapovijeda („zapovjednik operacije”);
(c)
računovodstveni službenik.
2. Athena se u najvećoj mogućoj mjeri koristi administrativnim strukturama Unije. Athena se koristi osobljem koje su, prema potrebi, stavile na raspolaganje institucije Unije ili osobljem koje su uputile države članice.
3. Glavni tajnik Vijeća može, eventualno na temelju prijedloga države članice sudionice, osigurati administratoru i računovodstvenom službeniku osoblje koje im je potrebno za obavljanje njihovih zadaća.
4. Tijela i osoblje mehanizma Athena mobiliziraju se na temelju operativnih potreba.
Članak 6.
Posebni odbor
1. Osniva se Posebni odbor sastavljen od po jednog predstavnika svake države članice sudionice.
Predstavnike Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD) i Komisije poziva se da prisustvuju sastancima Posebnog odbora, bez sudjelovanja u glasovanju Posebnog odbora.
2. Upravljanje mehanizmom Athena odvija se pod nadzorom Posebnog odbora.
3. Kada Posebni odbor raspravlja o financiranju zajedničkih troškova određene operacije:
(a)
Posebni odbor sastavljen je od po jednog predstavnika svake države doprinositeljice;
(b)
predstavnici trećih zemalja doprinositeljica sudjeluju u radu Posebnog odbora. Oni ne sudjeluju u glasovanju niti su prisutni prilikom glasovanja;
(c)
zapovjednik operacije ili njegov predstavnik sudjeluju u radu Posebnog odbora, bez sudjelovanja u glasovanju Posebnog odbora.
4. Sastanke Posebnog odbora saziva i njima predsjedava predsjedništvo Vijeća. Administrator obavlja tajničke poslove za Posebni odbor. On sastavlja zapisnik o rezultatima rasprava Odbora. On ne sudjeluje u glasovanju Posebnog odbora.
5. Prema potrebi, računovodstveni službenik sudjeluje u radu Posebnog odbora, bez sudjelovanja u glasovanju Posebnog odbora.
6. Na zahtjev države članice sudionice, administratora ili zapovjednika operacije, predsjedništvo saziva Posebni odbor u roku od najviše 15 dana.
7. Administrator na odgovarajući način obavješćuje Posebni odbor o svim zahtjevima ili sporovima koji se odnose na mehanizam Athena.
8. Posebni odbor odlučuje jednoglasno glasovima svojih članova, vodeći pritom računa o svom sastavu kako je utvrđeno u stavcima 1. i 3. Njegove odluke su obvezujuće.
9. Posebni odbor odobrava sve proračune, uzimajući pritom u obzir relevantne referentne iznose i općenito ostvaruje nadležnosti u skladu s ovom Odlukom.
10. Administrator, zapovjednik operacije i računovodstveni službenik obavješćuju Posebni odbor, kako je predviđeno u ovoj Odluci.
11. Tekst akata koje u skladu s ovom Odlukom odobri Posebni odbor prilikom njihovog odobravanja također potpisuju predsjednik Posebnog odbora i administrator.
Članak 7.
Administrator
1. Glavni tajnik Vijeća, nakon obavješćivanja Posebnog odbora, imenuje administratora i najmanje jednog zamjenika administratora na razdoblje od tri godine.
2. Administrator obavlja svoje dužnosti u ime mehanizma Athena.
3. Administrator:
(a)
sastavlja i podnosi Posebnom odboru nacrte proračuna. U svakom nacrtu proračuna, dio „rashodi” za operaciju sastavlja se na temelju prijedloga zapovjednika operacije;
(b)
donosi proračune nakon što ih je odobrio Posebni odbor;
(c)
službenik je za ovjeravanje za dijelove „prihodi”, „zajednički troškovi nastali pri pripremi operacija ili nastavno na operacije” i „zajednički operativni troškovi” nastali izvan aktivne faze operacije;
(d)
u vezi s prihodima, provodi financijske aranžmane sklopljene s trećim stranama o financiranju zajedničkih troškova vojnih operacija Unije;
(e)
otvara jedan ili više bankovnih računa u ime mehanizma Athena.
4. Administrator osigurava poštovanje pravila uspostavljenih ovom Odlukom i provedbu odluka Posebnog odbora.
5. Administrator je ovlašten donositi sve mjere koje smatra potrebnima za izvršavanje rashoda koji se financiraju putem mehanizma Athena. Administrator o tome obavješćuje Posebni odbor.
6. Administrator koordinira rad na financijskim pitanjima koja se odnose na vojne operacije Unije. U pogledu tih pitanja administrator je kontaktna točka za nacionalne administracije i, prema potrebi, međunarodne organizacije.
7. Administrator je odgovoran Posebnom odboru.
Članak 8.
Zapovjednik operacije
1. Zapovjednik operacije u ime mehanizma Athena obavlja svoje dužnosti u vezi s financiranjem zajedničkih troškova operacije kojom zapovijeda.
2. Za operaciju kojom zapovijeda, zapovjednik operacije:
(a)
šalje administratoru svoje prijedloge za dio nacrta proračuna „rashodi - zajednički operativni troškovi”;
(b)
kao službenik za ovjeravanje izvršava odobrena sredstva koja se odnose na zajedničke operativne troškove, kao i rashode na temelju članka 28.; izvršava ovlasti nad svim osobama koje sudjeluju u izvršavanju tih odobrenih sredstava, uključujući pretfinanciranje; može dodjeljivati i sklapati ugovore u ime mehanizma Athena; otvara bankovni račun u ime mehanizma Athena za operaciju kojom zapovijeda;
(c)
kao službenik za ovjeravanje izvršava odobrena sredstva koja se odnose na rashode na temelju članka 30.; izvršava ovlasti nad svim osobama koje sudjeluju u izvršavanju tih odobrenih sredstava na temelju relevantnih odredaba iz ad hoc administrativnog sporazuma s trećom stranom. On može dodjeljivati i sklapati ugovore u ime treće strane; on otvara jedan bankovni račun za doprinos svake treće strane.
3. Zapovjednik operacije ovlašten je za donošenje svih mjera za koje smatra potrebnima za izvršavanje rashoda financiranih putem mehanizma Athena za operaciju kojom zapovijeda. On o tome obavješćuje administratora i Posebni odbor.
4. Zapovjednik operacije koristi se računovodstvenim sustavom i sustavom za upravljanje imovinom koji se osigurava mehanizmom Athena osim u odgovarajuće obrazloženim slučajevima koje na prijedlog administratora odobri Posebni odbor. Administrator unaprijed obavješćuje Posebni odbor kada smatra da se radi o takvim slučajevima.
Članak 9.
Računovodstveni službenik
1. Glavni tajnik Vijeća imenuje računovodstvenog službenika i najmanje jednog zamjenika računovodstvenog službenika na razdoblje od tri godine.
2. Računovodstveni službenik obavlja svoje dužnosti u ime mehanizma Athena.
3. Računovodstveni službenik odgovoran je za:
(a)
pravilno izvršavanje plaćanja, primanje prihoda i ubiranje iznosa koji su utvrđeni kao potraživanja;
(b)
pripremu financijskih izvještaja za mehanizam Athena svake godine te nakon dovršetka svake operacije, financijskih izvještaja za tu operaciju;
(c)
potporu administratoru kada on podnosi godišnje financijske izvještaje ili financijske izvještaje o operaciji Posebnom odboru radi odobravanja;
(d)
vođenje računovodstva mehanizma Athena;
(e)
utvrđivanje računovodstvenih pravila i metoda te kontnog plana;
(f)
utvrđivanje i potvrđivanje računovodstvenih sustava za prihode i, prema potrebi, sustava za potvrđivanje koje utvrdi službenik za ovjeravanje radi pružanja ili opravdavanja računovodstvenih informacija;
(g)
vođenje popratne dokumentacije;
(h)
vođenje riznice, zajedno s administratorom.
4. Administrator i zapovjednik operacije dostavljaju računovodstvenom službeniku sve informacije potrebne za izradu financijskih izvještaja koji točno predstavljaju financijsku imovinu mehanizma Athena i izvršenje proračuna kojim upravlja mehanizam Athena. Oni jamče njihovu pouzdanost.
5. Računovodstveni službenik odgovoran je Posebnom odboru.
Članak 10.
Opće odredbe o administratoru, računovodstvenom službeniku i osoblju mehanizma Athena
1. Funkcije administratora ili zamjenika administratora s jedne strane, i računovodstvenog službenika ili zamjenika računovodstvenog službenika s druge strane, međusobno su nespojive.
2. Svaki zamjenik administratora postupa pod nadzorom administratora. Svaki zamjenik računovodstvenog službenika postupa pod nadzorom računovodstvenog službenika.
3. Zamjenik administratora zamjenjuje administratora kada je on odsutan. Zamjenik računovodstvenog službenika zamjenjuje računovodstvenog službenika kada je on odsutan.
4. Pri obavljanju svojih zadaća u ime mehanizma Athena, dužnosnici i ostali službenici Unije i dalje podliježu pravilima i propisima koji se na njih primjenjuju.
5. Osoblje koje države članice stave na raspolaganje mehanizmu Athena podliježe istim pravilima kao što su ona navedena u odluci Vijeća o pravilima koja se primjenjuju na upućene nacionalne stručnjake i odredbama koje je s institucijama Unije ili s mehanizmom Athena dogovorila njihova nacionalna uprava.
6. Prije imenovanja osoblje mehanizma Athena mora dobiti dozvolu za pristup klasificiranim informacijama Vijeća najmanje do razine „SECRET UE/EU SECRET” ili istovrijednu dozvolu države članice.
7. Administrator može pregovarati i sklapati aranžmane s državama članicama ili institucijama Unije, kako bi se unaprijed imenovalo osoblje koje bi se moglo, ukaže li se potreba, odmah staviti na raspolaganje mehanizmu Athena.
POGLAVLJE 3.
ADMINISTRATIVNI ARANŽMANI I OKVIRNI UGOVORI
Članak 11.
Administrativni aranžmani i okvirni ugovori
1. Administrativne aranžmane moguće je u pregovorima dogovoriti s državama članicama, institucijama i tijelima Unije, trećim državama i međunarodnim organizacijama kako bi se olakšala nabava i/ili financijski aspekti uzajamne potpore u okviru operacija na troškovno najdjelotvorniji način.
2. Takvi aranžmani:
(a)
podliježu savjetovanju s Posebnim odborom ako se sklapaju s državama članicama, institucijama ili tijelima Unije;
(b)
dostavljaju se na odobrenje Posebnom odboru ako se sklapaju s trećim državama ili međunarodnim organizacijama.
3. Takve aranžmane potpisuje administrator ili, prema potrebi, odgovarajući zapovjednik operacije koji djeluje u ime mehanizma Athena i nadležna upravna tijela drugih stranaka iz stavka 1.
4. Okvirne ugovore moguće je sklopiti kako bi se na troškovno najdjelotvorniji način olakšala nabava. Takvi ugovori podnose se Posebnom odboru radi odobrenja prije nego što ih potpiše administrator i stavljaju se na raspolaganje državama članicama i zapovjednicima operacija ako se oni žele njima koristiti. Ovom odredbom ne nameće se obveza bilo kojoj državi članici da se koristi robom ili uslugama ili da nabavlja robu ili usluge na temelju okvirnog ugovora.
Članak 12.
Stalni i ad hoc administrativni aranžmani o načinima plaćanja doprinosa trećih država
1. U okviru sporazuma sklopljenih između Unije i trećih država koje je Vijeće navelo kao potencijalne doprinositeljice operacijama Unije ili kao doprinositeljice određenoj operaciji Unije, administrator u pregovorima s navedenim trećim državama dogovara stalne ili ad hoc administrativne aranžmane. Navedeni aranžmani imaju oblik razmjene pisama između mehanizma Athena i nadležnih upravnih službi dotičnih trećih država kojom se utvrđuju načini potrebni za olakšavanje brzog plaćanja doprinosa.
2. Do sklapanja sporazuma iz stavka 1. administrator može poduzeti mjere potrebne za olakšavanje plaćanja trećih država doprinositeljica.
3. Administrator unaprijed obavješćuje Posebni odbor o aranžmanima iz stavka 1. koji se namjeravaju sklopiti prije nego što ih potpiše u ime mehanizma Athena.
4. Ako Unija pokreće vojnu operaciju, administrator provodi, u odnosu na iznose doprinosa o kojima je odlučilo Vijeće, aranžmane s trećim državama koje doprinose toj operaciji.
POGLAVLJE 4.
BANKOVNI RAČUNI
Članak 13.
Otvaranje i namjena
1. Svi bankovni računi otvaraju se kod prvorazrednih financijskih institucija koje imaju glavni ured u državi članici, kao tekući račun ili kratkoročan račun u eurima. U odgovarajuće obrazloženim slučajevima i nakon što to odobri administrator, račune se može otvoriti u financijskim institucijama čiji je glavni ured izvan država članica.
2. U odgovarajuće obrazloženim slučajevima račune se može otvoriti u valuti koja nije euro.
3. Doprinosi država doprinositeljica uplaćuju se na navedene bankovne račune. Oni se koriste za isplatu potrebnih predujmova zapovjedniku operacije za izvršavanje rashoda koji se odnose na zajedničke troškove vojne operacije.
4. Svaki od doprinosa na temelju članaka 28. i 30. uplaćuje se na odvojene bankovne račune. Oni se koriste za izvršavanje rashoda čije je upravljanje povjereno mehanizmu Athena, kako je određeno u odgovarajućim člancima.
Članak 14.
Upravljanje sredstvima
1. Za svako plaćanje s računa mehanizma Athena potreban je zajednički potpis administratora ili zamjenika administratora s jedne strane i računovodstvenog službenika ili zamjenika računovodstvenog službenika s druge strane.
2. Nijedan bankovni račun ne smije biti u prekoračenju.
POGLAVLJE 5.
ZAJEDNIČKI TROŠKOVI
Članak 15.
Definicija zajedničkih troškova i razdobljâ prihvatljivosti
1. Zajednički troškovi navedeni u Prilogu I. idu na trošak mehanizma Athena, neovisno o tome kada su nastali. Kada su uneseni u članak proračuna koji prikazuje operaciju s kojom su najviše povezani smatraju se operativnim troškovima određene operacije. U protivnom, smatraju se zajedničkim troškovima koji su nastali pri pripremi za operaciju ili nastavno na nju.
2. Nadalje, Athena snosi zajedničke operativne troškove navedene u Prilogu II. tijekom razdoblja od odobrenja koncepta za upravljanje krizom za operaciju do imenovanja zapovjednika operacije. U posebnim okolnostima, nakon savjetovanja s PSO-om, Posebni odbor može izmijeniti razdoblje u kojem te troškove snosi Athena.
3. Tijekom aktivne faze operacije koja teče od dana imenovanja zapovjednika operacije do dana kada stožer operacije prestane sa svojim aktivnostima, Athena kao zajedničke operativne troškove snosi:
(a)
zajedničke troškove navedene u Prilogu III., dijelu A;
(b)
zajedničke troškove navedene u Prilogu III., dijelu B ako Vijeće tako odluči;
(c)
zajedničke troškove navedene u Prilogu III., dijelu C ako to zahtijeva zapovjednik operacije i ako to odobri Posebni odbor.
4. Tijekom aktivne faze vojne potporne akcije, kako je odredilo Vijeće, Athena snosi kao zajedničke operativne troškove zajedničke troškove koje Vijeće utvrdi u svakom pojedinačnom slučaju upućivanjem na Prilog III.
5. Zajednički operativni troškovi operacije uključuju i rashode potrebne za njezino zaključenje, kako su navedeni u Prilogu IV.
Operacija je zaključena kada oprema i infrastruktura koje su zajednički financirane u okviru te operacije ostvare svoju konačnu namjenu i kada budu odobreni financijski izvještaji operacije.
6. Rashodi koji nastanu s ciljem pokrivanja troškova koje bi u svakom slučaju snosila jedna ili više država doprinositeljica, institucija Unije ili međunarodna organizacija, neovisno o organizaciji operacije, ne mogu biti prihvatljivi kao zajednički troškovi.
7. Posebni odbor može u svakom pojedinačnom slučaju odlučiti da se, s obzirom na posebne okolnosti, određeni uvećani troškovi koji nisu troškovi navedeni u Prilogu III, dijelu B smatraju zajedničkim troškovima određene operacije tijekom njezine aktivne faze.
8. Ako u Posebnom odboru nije moguće postići jednoglasnu odluku, on može, na inicijativu predsjedništva, uputiti pitanje Vijeću.
Članak 16.
Vježbe
1. Zajednički troškovi vježbi Unije financiraju se putem mehanizma Athena uz poštovanje pravila i postupaka koji su slični onima za operacije kojima doprinose sve države članice sudionice.
2. Navedeni zajednički troškovi vježbi sastoje se najprije od uvećanih troškova za mobilne ili fiksne stožere, a zatim, od uvećanih troškova koji Uniji nastanu pri korištenju zajedničkom imovinom i sposobnostima NATO-a koji su stavljeni na raspolaganje za određenu vježbu.
3. Zajednički troškovi za vježbe ne uključuju troškove povezane:
(a)
sa stjecanjem kapitala, uključujući one koji se odnose na zgrade, infrastrukturu i opremu;
(b)
s planiranjem i pripremnom fazom vježbi, osim ako ih je odobrio Posebni odbor;
(c)
s prijevozom, vojarnama i smještajem snaga.
Članak 17.
Referentni iznos
Svaka odluka Vijeća kojom Vijeće odlučuje da će uspostaviti ili produljiti vojnu operaciju Unije sadrži referentni iznos za zajedničke troškove navedene operacije. Administrator procjenjuje, posebno uz pomoć vojnog osoblja Unije i, ako je on na dužnosti, zapovjednika operacije, iznos koji se smatra potrebnim za pokrivanje zajedničkih troškova operacije u planiranom razdoblju. Administrator putem predsjedništva predlaže taj iznos tijelu Vijeća odgovornom za ispitivanje nacrta odluke. Članovi Posebnog odbora pozivaju se da sudjeluju u raspravama navedenog tijela o referentnom iznosu.
POGLAVLJE 6.
PRORAČUN
Članak 18.
Proračunska načela
1. Proračun, izražen u eurima, akt je kojim se za svaku financijsku godinu utvrđuju i odobravaju svi prihodi i rashodi koji se odnose na zajedničke troškove kojima upravlja Athena.
2. Svi rashodi povezani su s određenom operacijom, osim, ako je to primjereno, troškova navedenih u Prilogu I.
3. Odobrena sredstva unesena u proračun odobravaju se za trajanje financijske godine koja počinje 1. siječnja i završava 31. prosinca iste godine.
4. Proračunski prihodi i rashodi su uravnoteženi.
5. Svi prihodi i rashodi koji se odnose na zajedničke troškove smiju se izvršiti jedino raspoređivanjem u naslov proračuna i unutar granice odobrenih sredstava koja su tamo unesena, osim u slučaju iz članka 34. stavka 5.
Članak 19.
Godišnji proračun
1. Svake godine administrator sastavlja nacrt proračuna za sljedeću financijsku godinu uz pomoć svakog zapovjednika operacije.
2. Nacrt uključuje:
(a)
odobrena sredstva koja se smatraju potrebnima za pokrivanje zajedničkih troškova koji nastanu pri pripremi za operacije ili nastavno na njih;
(b)
odobrena sredstva koja se smatraju potrebnima za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova za tekuće ili planirane operacije, uključujući, prema potrebi, za nadoknadu zajedničkih troškova koje je predujmom financirala određena država ili treća strana;
(c)
okvirna odobrena sredstva iz članka 26.;
(d)
predviđanje prihoda potrebnih za pokrivanje rashoda.
3. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja razvrstavaju se prema glavama i poglavljima pri čemu se rashodi zajedno grupiraju prema vrsti ili namjeni i prema potrebi se dalje dijele na članke. Nacrt proračuna sadrži detaljne komentare po poglavljima ili člancima. Svakoj operaciji namijenjena je jedna posebna glava. Jedna posebna glava čini opći dio proračuna i sadrži zajedničke troškove koji nastanu pri pripremi za operacije ili nastavno na njih.
4. Svaka glava može sadržavati poglavlje pod nazivom „okvirna odobrena sredstva”. Ta odobrena sredstva unose se kada postoji neizvjesnost koja se temelji na ozbiljnim razlozima o iznosu potrebnih odobrenih sredstava ili opsegu izvršavanja unesenih odobrenih sredstava.
5. Prihodi se sastoje od:
(a)
doprinosa koje plaćaju države članice sudionice i države članice doprinositeljice i, prema potrebi, treće države doprinositeljice;
(b)
ostalih prihoda koji su dalje podijeljeni po glavama, a koji uključuju kamate, prihode od prodaje i izvršenje proračuna za prethodnu financijsku godinu, nakon što ga je utvrdio Posebni odbor.
6. Administrator predlaže nacrt proračuna Posebnom odboru najkasnije do 31. listopada. Posebni odbor odobrava nacrt proračuna do 31. prosinca. Administrator donosi odobreni proračun i o tome obavješćuje države članice sudionice i treće države doprinositeljice.
Članak 20.
Izmjena proračuna
1. U slučaju neizbježnih, iznimnih ili nepredviđenih okolnosti, uključujući slučaj kada se operaciju pokrene tijekom financijske godine, administrator predlaže nacrt izmjene proračuna. Nacrt izmjene proračuna sastavlja se, predlaže, odobrava i donosi te se o njemu obavješćuje u skladu s istim postupkom kao i za godišnji proračun. Posebni odbor o njemu raspravlja, vodeći računa o njegovoj žurnosti.
2. Kada navedeni nacrt izmjena proračuna proizlazi iz pokretanja nove operacije ili promjena u proračunu tekuće operacije, administrator će obavijestiti Posebni odbor o ukupnim troškovima predviđenima za tu operaciju. Ako ovi troškovi znatno premašuju dotični referentni iznos, Posebni odbor može zatražiti od Vijeća da ga odobri.
3. Nacrt izmjene proračuna koji proizlazi iz pokretanja nove operacije podnosi se Posebnom odboru unutar razdoblja od četiri mjeseca nakon odobrenja referentnog iznosa, osim ako se Posebni odbor odluči za dulji rok.
Članak 21.
Prijenosi
1. Prema potrebi, na temelju prijedloga zapovjednika operacije, administrator može izvršiti prijenos odobrenih sredstava. Administrator o svoji namjeri obavješćuje Posebni odbor, u mjeri u kojoj to dopušta žurnost situacije, a najmanje tjedan dana unaprijed. Međutim, prethodno odobrenje Posebnog odbora potrebno je ako:
(a)
će se planiranim prijenosom izmijeniti ukupni iznos odobrenih sredstava predviđenih za operaciju;
ili
(b)
planirani prijenosi između poglavlja tijekom financijske godine premašuju 10 % odobrenih sredstava unesenih u poglavlje iz kojeg se odobrena sredstva povlače, kako su navedena u proračunu donesenom za financijsku godinu na dan kada je podnesen prijedlog za predmetni prijenos.
2. Ako smatra da je to potrebno za pravilnu provedbu operacije, u roku od tri mjeseca od dana pokretanja operacije zapovjednik operacije može izvršiti prijenos odobrenih sredstava koja su dodijeljena toj operaciji, između članaka i između poglavlja u dijelu proračuna „zajednički operativni troškovi”. On o tome obavješćuje administratora i Posebni odbor.
Članak 22.
Prijenos odobrenih sredstava
1. U načelu, ako nije drukčije predviđeno u stavku 2., odobrena sredstva namijenjena za pokrivanje zajedničkih troškova nastalih pri pripremi za operacije ili nastavno na njih, za koja nisu bile preuzete obveze, ukidaju se na kraju financijske godine.
2. Odobrena sredstva namijenjena za pokrivanje troškova skladištenja materijala i opreme kojima upravlja Athena mogu se jednom prenijeti u sljedeću financijsku godinu ako je obveza u tom smislu preuzeta prije 31. prosinca tekuće financijske godine. Odobrena sredstva namijenjena za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova mogu se prenijeti u sljedeću godinu ako su nužna za operaciju koja nije bila u cijelosti zaključena.
3. Administrator do 15. veljače podnosi Posebnom odboru prijedloge za prenošenje, iz prethodne financijske godine, odobrenih sredstava za koja obveze nisu preuzete. Navedeni prijedlozi smatraju se odobrenima osim ako Posebni odbor do 15. ožujka odluči drukčije.
4. Odobrena sredstva za koja su obveze preuzeta prenose se iz prethodne financijske godine u sljedeću godinu, a administrator do 15. veljače o tome obavješćuje Posebni odbor.
Članak 23.
Predviđeno izvršavanje
Nakon što je godišnji proračun odobren, odobrena sredstva mogu se upotrebljavati za pokrivanje preuzetih obveza i plaćanja u onoj mjeri u kojoj je to potrebno u operativnom smislu.
POGLAVLJE 7.
DOPRINOSI I NADOKNADE
Članak 24.
Utvrđivanje doprinosâ
1. Odobrena sredstva za pokrivanje zajedničkih troškova nastalih pri pripremi za operacije ili nastavno na njih, koji nisu pokriveni ostalim prihodima, financiraju se iz doprinosâ država članica sudionica.
2. Odobrena sredstva za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova operacije pokrivaju se iz doprinosâ država doprinositeljica.
3. Doprinosi koje za operaciju trebaju platiti države članice doprinositeljice jednaki su iznosu odobrenih sredstava za plaćanja koji je unesen u proračun i namijenjena za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova te operacije, nakon odbitka iznosa doprinosa koje za istu operaciju u skladu s člankom 12. trebaju platiti treće države doprinositeljice.
4. Raspodjela doprinosâ između država članica od kojih se zahtijeva doprinos utvrđuje se prema ključu bruto nacionalnog proizvoda, kako je navedeno u članku 41. stavku 2. UEU-a i u skladu s Odlukom Vijeća 2014/335/EU, Euratom (3) ili bilo kojom drugom Odlukom koja bi je mogla zamijeniti.
5. Podaci za izračunavanje doprinosâ su oni koji su navedeni u stupcu „vlastiti izvori koji se temelje na BND-u” u tablici „Sažetak financiranja općeg proračuna po vrstama vlastitih sredstava i po državama članicama”, koja je priložena zadnjem općem proračunu koji je donijela Unija. Doprinos svake države članice od koje se doprinos potražuje razmjeran je udjelu bruto nacionalnog dohotka (BND) te države članice u ukupnom iznosu BND-a država članica od kojih se doprinos potražuje.
Članak 25.
Raspored plaćanja doprinosâ
1. Ako Vijeće utvrdi referentni iznos za vojnu operaciju Unije, države članice doprinositeljice svoje doprinose plaćaju u visini od 30 % referentnog iznosa, osim ako se Vijeće odluči za neki drugi postotak. Administrator upućuje poziv za doprinose u skladu s operativnim potrebama operacije do dogovorenog iznosa.
2. Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora, može odlučiti da se uputi poziv za dodatne doprinose prije donošenja izmjene proračuna za operaciju. Posebni odbor može odlučiti da predmet uputi nadležnim pripremnim tijelima Vijeća.
3. Ako je za određenu operaciju donesena izmjena proračuna, države članice plaćaju saldo doprinosâ koji duguju za tu operaciju u skladu s člankom 24. Međutim, ako se planira da će operacija trajati dulje od šest mjeseci u jednoj financijskoj godini, saldo doprinosâ plaća se u dva obroka. U tom slučaju, prvi obrok plaća se u roku od 60 dana od pokretanja operacije; drugi obrok plaća se u roku koji treba odrediti Posebni odbor koji postupa na temelju prijedloga administratora, uzimajući u obzir operativne potrebe. Posebni odbor može odstupiti od odredaba ovog stavka.
4. Administrator šalje odgovarajuće pozive za doprinose pismom upućenim nacionalnim upravama o čijim je podacima za kontakt obaviješten kada:
(a)
Posebni odbor odobri nacrt proračuna za financijsku godinu kako je predviđeno u članku 19. Prvi poziv za doprinose pokriva operativne potrebe za razdoblje od osam mjeseci. Drugi poziv za doprinose pokriva preostali saldo doprinosâ, vodeći računa o saldu izvršenja proračuna iz prethodne godine ako je Posebni odbor odlučio unijeti taj saldo u tekući proračun nakon što je primio revizorsko mišljenje;
(b)
je utvrđen referentni iznos kako je predviđeno u članku 25. stavku 1.; ili
(c)
je odobrena izmjena proračuna kako je predviđeno u članku 20.
5. Ne dovodeći u pitanje druge odredbe ove Odluke, doprinosi se plaćaju u roku od 30 dana nakon slanja odgovarajućeg poziva za doprinose, uz iznimku prvog poziva za doprinose za proračun za novu financijsku godinu u kojem slučaju rok za plaćanje iznosi 40 dana nakon slanja odgovarajućeg poziva za doprinose.
6. Nakon što je zajednički nacrt proračuna podnesen Posebnom odboru administrator može, za one države članice čiji proračunski i financijski postupci ne omogućuju plaćanje njihovih doprinosa u utvrđenim rokovima, dotičnoj državi prije kraja tekuće financijske godine izdati, kao predujam za poziv za doprinose za proračun sljedeće financijske godine, prethodni poziv za doprinose.
7. Svaka država doprinositeljica snosi bankovne troškove koji se odnose na njezine vlastite doprinose.
8. Administrator potvrđuje primitak doprinosâ.
Članak 26.
Početno financiranje
1. U slučaju operacije brzog vojnog odgovora Unije, države članice doprinositeljice duguju doprinose u visini referentnog iznosa. Ne dovodeći u pitanje članak 25. stavak 3., plaćanja se izvršavaju kako je utvrđeno u nastavku.
2. Za potrebe početnog financiranja operacija brzog vojnog odgovora Unije, države članice sudionice:
(a)
unaprijed plaćaju doprinose za mehanizam Athena; ili
(b)
kada Vijeće odluči provesti operaciju brzog odgovora Unije čijem financiranju one doprinose, plaćaju svoje doprinose za zajedničke troškove te operacije u visini referentnog iznosa, u roku od pet dana nakon slanja poziva, osim ako je Vijeće odlučilo drukčije.
3. Za potrebe iz stavka 2., Posebni odbor, sastavljen od po jednog predstavnika svake od država članica koje doprinose plaćaju unaprijed, utvrđuje okvirna odobrena sredstava u posebnoj glavi proračuna. Navedena okvirna odobrena sredstva pokrivaju se iz doprinosa koje države članice koje doprinose trebaju platiti unaprijed, u roku od 90 dana nakon slanja poziva za navedene doprinose.
4. Sva okvirna odobrena sredstva iz stavka 3. koja se upotrebljavaju za operaciju nadopunjavaju se u roku od 90 dana nakon slanja poziva.
5. Ne dovodeći u pitanje stavak 1., svaka država članica koja doprinos plaća unaprijed u posebnim okolnostima može ovlastiti administratora da iskoristi njezin doprinos plaćen unaprijed za pokrivanje njezinog doprinosa operaciji u kojoj ona sudjeluje, a koja nije operacija brzog odgovora. Dotična država članica nadopunjuje unaprijed plaćeni doprinos u roku od 90 dana nakon slanja poziva.
6. Ako su za operaciju koja nije operacija brzog odgovora, prije primitka dostatnih doprinosa za tu operaciju, potrebna sredstva:
(a)
doprinosi plaćeni unaprijed od strane država članica koje doprinose financiranju te operacije, nakon odobrenja država članica koje doprinose plaćaju unaprijed mogu se iskoristiti za pokrivanje doprinosa koji se duguju za tu operaciju u visini do najviše 75 % od njihova iznosa. Države članice koje doprinose plaćaju unaprijed nadopunjuju unaprijed plaćene doprinose u roku od 90 dana nakon slanja poziva;
(b)
u slučaju iz točke (a) ovog stavka, doprinosi za operaciju koje na temelju članka 25. stavka 1. duguju države članice koje nisu unaprijed platile doprinose plaćaju se, nakon odobrenja dotičnih država članica, u roku od pet dana nakon što je administrator poslao poziv.
7. Zapovjednik operacije može preuzeti obvezu za iznose koji su mu stavljeni na raspolaganje i platiti ih, uključujući u skladu s člankom 34. stavkom 3.
8. Svaka država članica može opozvati svoj izbor tako da administratora obavijesti o tome najmanje tri mjeseca unaprijed.
9. Prihodi od kamata ostvareni od početnog financiranja svake godine raspodjeljuju se među državama članicama koje doprinose plaćaju unaprijed i dodaju se njihovim okvirnim odobrenim sredstvima. Navedene države članice bit će obaviještene o iznosima u okviru postupka odobravanja godišnjeg proračuna.
Članak 27.
Nadoknada pretfinanciranja
1. Država članica, treća država ili, prema potrebi, međunarodna organizacija koju je Vijeće ovlastilo da pretfinancira dio zajedničkih troškova pojedine operacije može ostvariti nadoknadu od mehanizma Athena tako da zahtjev, kojemu prilaže potrebne popratne dokumente, uputi administratoru najkasnije dva mjeseca nakon dana završetka dotične operacije.
2. Nijedan zahtjev za nadoknadu ne može se uvažiti ako ga nije odobrio zapovjednik operacije, ako je još na dužnosti, i administrator.
3. Ako je zahtjev za nadoknadu koji je podnijela država doprinositeljica odobren, on se može odbiti od sljedećeg poziva za doprinose koji toj državi uputi administrator.
4. Ako u trenutku odobravanja zahtjeva nije predviđen nikakav poziv za doprinose, ili ako bi odobreni zahtjev za nadoknadu premašio predviđeni doprinos, administrator plaća iznos koji treba biti nadoknađen u roku od 30 dana, vodeći računa o novčanom toku mehanizma Athena i o potrebama financiranja zajedničkih troškova dotične operacije.
5. Nadoknada se duguje u skladu s ovom Odlukom čak i ako je operacija otkazana.
6. Nadoknada uključuje prihod od kamata na iznos koji je stavljen na raspolaganje putem pretfinanciranja.
Članak 28.
Upravljanje mehanizma Athena rashodima koji nisu uključeni u zajedničke troškove
1. Posebni odbor može, na temelju prijedloga administratora kojemu pritom pomaže zapovjednik operacije, ili na temelju prijedloga države članice, odlučiti da se administrativno upravljanje određenim rashodima koji su povezani operacijom („troškovi koje snose države”), iako ostaju u odgovornosti država članica na koje se odnose, povjeri mehanizmu Athena.
2. Posebni odbor u svojoj odluci može ovlastiti zapovjednika operacije da sklopi, u ime država članica sudionica i, prema potrebi, u ime trećih strana, ugovore za nabavu usluga i robe koje se trebaju financirati kao troškovi koje snose države.
3. Posebni odbor u svojoj odluci utvrđuje načine pretfinanciranja troškova koje snose države.
4. Athena vodi računovodstvene evidencije o troškovima koje snose države, a koji su joj povjereni, i koji su nastali svakoj državi članici te, prema potrebi, trećoj strani. Athena svaki mjesec šalje svakoj državi članici i, prema potrebi, navedenim trećim stranama, izvještaj o rashodima koje ona snosi i koji su joj nastali ili koji su nastali njezinom osoblju tijekom prethodnog mjeseca i upućuje poziv da se za navedene rashode plate potrebna sredstva. Države članice i, prema potrebi, navedene treće strane plaćaju mehanizmu Athena tražena sredstva u roku od 30 dana nakon slanja poziva za sredstva.
Članak 29.
Upravljanje mehanizma Athena pretfinanciranjem i rashodima koji nisu uključeni u zajedničke troškove radi olakšavanja početnog raspoređivanja snaga određene operacije
Posebni odbor može, ako posebne operativne okolnosti to zahtijevaju, na temelju prijedloga administratora kojemu pritom pomaže zapovjednik operacije, ili na temelju prijedloga države članice, odlučiti da se pretfinanciranje i administrativno upravljanje određenim rashodima koji su povezani s određenom operacijom, iako ostaju u odgovornosti država članica na koje se odnose, povjeri mehanizmu Athena kako bi se olakšalo početno raspoređivanje snaga određene operacije, prije nego što budu potvrđene države članice sudionice. Upravljanje navedenim troškovima osigurava se u okviru postojećih sredstava i izvora, a početni izdaci ograničavaju se na 20 % referentnog iznosa. Posebni odbor u tom slučaju navodi u svojoj odluci načine pretfinanciranja i nadoknade iznosa obuhvaćenih pretfinanciranjem od strane budućih država članica sudionica i budućih trećih strana sudionica.
Članak 30.
Upravljanje mehanizma Athena financijskim doprinosima trećih strana
1. Posebni odbor može, u skladu s relevantnim odredbama pravnog okvira operacije i nakon odluke PSO-a o tome da prihvaća da projekt provodi ili njime upravlja operacija, ili o tome da prihvaća financijski doprinos treće strane ili države članice za troškove koji proizlaze iz operacije, ovlastiti da se administrativno upravljanje financiranjem navedenog projekta ili navedeni financijski doprinos povjeri mehanizmu Athena, u okviru postojećih sredstava i izvora. To može uključivati projekte koje financira Unija.
2. Troškovi koji se odnose na upravljanjem doprinosom trebali bi biti pokriveni samim doprinosom. Posebni odbor može u svakom pojedinačnom slučaju odlučiti da su određeni troškovi koji su povezani s doprinosom i koji se odnose na aktivnu fazu operacije raspoloživi kao zajednički troškovi.
3. Za potrebe upravljanja doprinosom treće strane, Unije ili države članice, administrator, na temelju odobrenja Posebnog odbora, u pregovorima dogovara i potpisuje ad hoc administrativne aranžmane s trećom stranom, Unijom ili državom članicom kojima se utvrđuju svrha, troškovi koje treba pokriti doprinosom i načini upravljanja doprinosom, uključujući odgovornost zapovjednika operacije prema Posebnom odboru. Administrator osigurava da se pri upravljanju doprinosom poštuju ad hoc aranžmani i dotičnom davatelju doprinosa pružaju, izravno ili putem zapovjednika operacije, sve relevantne informacije koje se odnose na upravljanje doprinosom.
Članak 31.
Zatezne kamate
1. Ako država ne ispunjava svoje financijske obveze, analogijom se primjenjuju pravila Unije o zateznim kamatama utvrđena u članku 78. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 (4) Europskog parlamenta i Vijeća ili u bilo kojoj drugoj uredbi koja bi je mogla zamijeniti u pogledu plaćanja doprinosa u proračun Unije.
2. Ako plaćanje kasni ne više od 20 dana, kamate se ne obračunavaju. Ako plaćanje kasni više od 20 dana, kamate se obračunavaju za cijelo razdoblje kašnjenja.
POGLAVLJE 8.
IZVRŠENJE RASHODA
Članak 32.
Načela
1. Odobrena sredstva mehanizma Athena koriste se u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja tj. ekonomičnosti, djelotvornosti i učinkovitosti.
2. Službenici za ovjeravanje odgovorni su za izvršenje prihoda i rashoda mehanizma Athena u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja i za osiguravanje poštovanja zahtjeva zakonitosti i pravilnosti. Službenici za ovjeravanje radi izvršenja rashoda preuzimaju proračunske i pravne obveze, potvrđuju rashode i odobravaju plaćanja te poduzimaju prethodne mjere za izvršenje odobrenih sredstava. Službenik za ovjeravanje može delegirati svoje dužnosti odlukom u kojoj utvrđuje:
(a)
osoblje na razini koja je odgovarajuća za takvo delegiranje;
(b)
opseg dodijeljenih ovlasti;
(c)
opseg u kojem osobe kojima su ovlasti delegirane mogu dalje delegirati svoje ovlasti.
3. Osigurava se izvršenje odobrenih sredstava u skladu s načelom razdvajanja funkcija službenika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika. Funkcije službenika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika međusobno su nespojive. Za sva plaćanja iz sredstava kojima upravlja Athena traži se zajednički potpis službenika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika.
4. Ne dovodeći u pitanje ovu Odluku, u slučaju kada je izvršenje zajedničkih rashoda povjereno državi članici, instituciji Unije ili, prema potrebi, međunarodnoj organizaciji, navedena država, institucija ili organizacija primjenjuju pravila koja se primjenjuju na izvršenje vlastitih rashoda. Ako administrator izravno izvršava rashode, on pri tome poštuje pravila koja se primjenjuju na izvršenje dijela općeg proračuna Unije pod nazivom „Vijeće”.
5. Međutim, administrator može predsjedništvu dostaviti elemente za prijedlog koji se podnosi Vijeću ili Posebnom odboru o pravilima za izvršenje zajedničkih rashoda.
6. Posebni odbor može odobriti pravila za izvršenje zajedničkih rashoda koja odstupaju od stavka 4.
Članak 33.
Zajednički troškovi nastali pri pripremi za operacije ili nastavno na njih ili troškovi koji nisu izravno povezani s određenom operacijom
Administrator obavlja zadaće službenika za ovjeravanje za rashode koji pokrivaju zajedničke troškove nastale pri pripremi za ili nastavno na operacije, kao i za zajedničke troškove koji se ne mogu izravno povezati s određenom operacijom.
Članak 34.
Zajednički operativni troškovi
1. Zapovjednik operacije obavlja zadaće službenika za ovjeravanje za rashode koji pokrivaju zajedničke operativne troškove operacije kojom zapovijeda. Međutim, administrator obavlja zadaće službenika za ovjeravanje za rashode koji pokrivaju zajedničke operativne troškove nastale u fazi pripreme određene operacije koje Athena izravno izvršava ili koji su povezani s tom operacijom nakon završetka njezine aktivne faze.
2. Na zahtjev zapovjednika operacije, administrator prenosi iznose potrebne za izvršavanje rashoda neke operacije s bankovnog računa mehanizma Athena na bankovni račun otvoren u ime mehanizma Athena o kojemu je zapovjednik operacije dostavio pojedinosti.
3. Odstupajući od članaka 18. stavka 5., utvrđivanjem referentnog iznosa administratoru i zapovjedniku operacije priznaje se pravo da, svaki u svom području nadležnosti, preuzme obvezu za rashode dotične operacije i plati ih, do postotka referentnog iznosa koji je odobren u skladu s člankom 25. stavkom 1., osim ako Vijeće za preuzete obveze odluči odrediti višu razinu.
Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora ili zapovjednika operacije, i vodeći računa o operativnoj potrebi i žurnosti, može odlučiti da je moguće preuzeti obveze za dodatne rashode i platiti ih, prema potrebi. Posebni odbor može odlučiti uputiti pitanje nadležnim pripremnim tijelima Vijeća putem predsjedništva, osim ako operativne okolnosti zahtijevaju drukčije. Ovo izuzeće se ne primjenjuje od dana donošenja proračuna za dotičnu operaciju.
4. Tijekom razdoblja prije donošenja proračuna za operaciju administrator i zapovjednik operacije ili njegov predstavnik svaki mjesec izvješćuju Posebni odbor, svaki od njih o pitanjima iz svog djelokruga, o rashodima koji su prihvatljivi kao zajednički troškovi te operacije. Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora, zapovjednika operacije ili države članice, može izdati smjernice za izvršavanje rashoda tijekom tog razdoblja.
5. Odstupajući od članaka 18. stavka 5., u slučaju neposredne opasnosti za život osoblja uključenog u vojnu operaciju Unije, zapovjednik te operacije može izvršiti rashode potrebne za spašavanje života navedenog osoblja koji premašuju odobrena sredstva koja su unesena u proračun. On o tome obavješćuje administratora i Posebni odbor što je prije moguće. U tom slučaju, administrator, postupajući u vezi sa zapovjednikom operacije, predlaže prijenose koji su potrebni za financiranje tog neočekivanog rashoda. Ako dostatno financiranje za takav rashoda nije moguće osigurati putem prijenosa, administrator predlaže izmjenu proračuna.
POGLAVLJE 9.
KONAČNA NAMJENA ZAJEDNIČKI FINANCIRANE OPREME I INFRASTRUKTURE
Članak 35.
Oprema i infrastruktura
1. Administrator predlaže Posebnom odboru stopu amortizacije za opremu i drugu imovinu za sve operacije. Ako operativne okolnosti to zahtijevaju i nakon odobrenja Posebnog odbora, zapovjednik operacije može primijeniti drugu stopu amortizacije.
2. S ciljem zaključenja operacije kojom je zapovijedao, zapovjednik operacije predlaže Posebnom odboru konačnu namjenu za zajednički financiranu opremu i infrastrukturu za tu operaciju.
3. Administrator upravlja opremom i infrastrukturom koja preostane nakon završetka aktivne faze operacije, s ciljem pronalaženja njihove konačne namjene, ako je to potrebno.
4. Konačnu namjenu zajednički financirane opreme i infrastrukture odobrava Posebni odbor, vodeći računa o operativnim potrebama i financijskim kriterijima. Konačna namjena može biti:
(a)
kada se radi o infrastrukturi, da se preko mehanizma Athena proda ili ustupi zemlji domaćinu, državi članici ili trećoj strani;
(b)
kada se radi o opremi, da se preko mehanizma Athena proda državi članici, zemlji domaćinu ili trećoj strani ili da je Athena, država članica ili takva treća strana uskladište i održavaju radi korištenja u sljedećoj operaciji.
5. U slučaju prodaje, oprema i infrastruktura prodaju se po tržišnoj vrijednosti ili, ako se tržišna vrijednost ne može odrediti, po poštenoj i razumnoj cijeni, vodeći računa o posebnim lokalnim uvjetima.
6. Prodaja ili ustupanje zemlji domaćinu ili trećoj strani provodi se u skladu s relevantnim sigurnosnim pravilima koja su na snazi.
7. Ako je odlučeno da Athena zadrži zajednički financiranu opremu za određenu operaciju, države članice doprinositeljice mogu zatražiti financijsku nadoknadu od drugih država članica sudionica. Posebni odbor sastavljen od predstavnika svih država članica sudionica donosi odgovarajuće odluke na temelju prijedloga administratora.
POGLAVLJE 10.
RAČUNOVODSTVO I POPIS IMOVINE
Članak 36.
Računovodstvo za zajedničke operativne troškove
Zapovjednik operacije vodi računovodstvenu evidenciju o prijenosima primljenim od mehanizma Athena, rashodima za koje je preuzeo obveze i plaćanjima koja je izvršio te o primljenim prihodima kao i popis pokretne imovine financirane iz proračuna mehanizma Athena i korištene za operaciju kojom zapovijeda.
Članak 37.
Konsolidirani financijski izvještaji
1. Računovodstveni službenik vodi računovodstvenu evidenciju o doprinosima za koje je upućen poziv i izvršenim prijenosima. On također sastavlja računovodstvenu evidenciju o zajedničkim troškovima nastalima pri pripremi za operacije ili nastavno na njih i o operativnim rashodima i prihodima izvršenima pod izravnom odgovornošću administratora.
2. Računovodstveni službenik sastavlja konsolidirane financijske izvještaje o prihodima i rashodima mehanizma Athena. Svaki zapovjednik operacije šalje mu financijske izvještaje o rashodima za koje je preuzeo obveze i o plaćanjima koja je izvršio te o primljenim prihodima.
POGLAVLJE 11.
REVIZIJA I FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE
Članak 38.
Redoviti izvještaji Posebnom odboru
Svaka tri mjeseca administrator podnosi Posebnom odboru izvještaj o izvršenju prihoda i rashoda od početka financijske godine. U tu svrhu, svaki zapovjednik operacije dostavlja administratoru izvještaj o rashodima koji se odnose na zajedničke operativne troškove operacije kojom zapovijeda.
Članak 39.
Uvjeti za provedbu nadzora
1. Osobe odgovorne za reviziju prihoda i rashoda mehanizma Athena prije obavljanja svojih zadaća moraju dobiti dozvolu za pristup klasificiranim informacijama Vijeća najmanje do razine „SECRET UE/EU SECRET” ili istovjetnu dozvolu države članice ili NATO-a, prema potrebi. Te osobe osiguravaju da pri obavljanju svojih zadaća poštuju povjerljivost informacija i štite podatke za koje saznaju tijekom obavljanja svoje revizorske zadaće u skladu s pravilima koja se primjenjuju na te informacije i podatke.
2. Osobe odgovorne za reviziju prihoda i rashoda mehanizma Athena imaju pristup, bez odgode i bez prethodne najave, dokumentima i sadržajima svih nosača podataka koji se odnose na navedene prihode i rashode te pristup prostorijama u kojima se takvi dokumenti i dokazi čuvaju. Oni mogu izrađivati preslike. Osobe koje su uključene u izvršavanje prihoda i rashoda mehanizma Athena, pružaju administratoru i osobama odgovornima za reviziju navedenih prihoda i rashoda potrebnu pomoć prilikom obavljanja njihove zadaće.
Članak 40.
Vanjska revizija računovodstvene evidencije
1. Kada je izvršenje rashoda mehanizma Athena povjereno državi članici, instituciji Unije ili međunarodnoj organizaciji, navedena država, institucija ili organizacija pri tome primjenjuje pravila koja se primjenjuju na reviziju njezinih vlastitih rashoda.
2. Međutim, administrator ili osobe koje je on imenovao mogu u bilo kojem trenutku obaviti reviziju zajedničkih troškova mehanizma Athena koji su nastali pri pripremi za ili nastavno na operacije ili reviziju zajedničkih operativnih troškova neke operacije. Nadalje, Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora ili države članice, može u bilo kojem trenutku imenovati vanjske revizore čije zadaće i uvjete zapošljavanja određuje Posebni odbor.
3. Za vanjske revizije osniva se šesteročlani kolegij revizora. Članove tog kolegija imenuje Posebni odbor na razdoblje od tri godine koje se jednom može obnoviti, između kandidata koje predlažu države članice. Posebni odbor može produljiti mandat članova za najviše šest mjeseci.
Kandidati moraju biti članovi najvišeg nacionalnog revizorskog tijela države članice ili ih mora preporučiti to tijelo i moraju ponuditi odgovarajuća jamstva u pogledu sigurnosti i neovisnosti. Oni moraju biti na raspolaganju za obavljanje zadaća u ime mehanizma Athena. Prilikom obavljanja tih zadaća:
(a)
članove kolegija revizora i dalje plaćaju njihova izvorna revizorska tijela; Athena snosi troškove njihove misije u skladu s pravilima koja se primjenjuju na dužnosnike Unije istovjetnog razreda;
(b)
članovi mogu tražiti i primati upute samo od Posebnog odbora; u okviru svojeg revizorskog mandata kolegij revizora i njegovi članovi u potpunosti su neovisni i isključivo odgovorni za obavljanje vanjske revizije;
(c)
članovi o svojoj zadaći izvješćuju samo Posebni odbor;
(d)
članovi provjeravaju tijekom financijske godine, kao i ex post, putem kontrola na licu mjesta kao i pružanjem popratne dokumentacije, da se rashodi financirani ili pretfinancirani putem mehanizma Athena izvršavaju u skladu s važećim zakonodavstvom i načelima dobrog financijskog upravljanja, tj. ekonomičnosti, djelotvornosti i učinkovitosti te da unutarnje kontrole budu odgovarajuće.
Svake godine kolegij revizora među svojim članovima bira predsjednika ili mu produljuje mandat. Kolegij revizora donosi pravila koja se primjenjuju na revizije koje obavljaju njegovi članovi u skladu s najvišim međunarodnim standardima. Kolegij revizora odobrava revizorska izvješća koja izrade njegovi članovi prije slanja tih izvješća administratoru i Posebnom odboru.
4. U svakom pojedinačnom slučaju i na temelju posebnih razloga, Posebni odbor može donijeti oduku o angažiranju drugih vanjskih tijela.
5. Trošak revizija koje obave revizori koji djeluju u ime mehanizma Athena, smatra se zajedničkim troškom koji treba snositi Athena.
Članak 41.
Unutarnja revizija
1. Na temelju prijedloga administratora i nakon obavješćivanja Posebnog odbora, glavni tajnik Vijeća, na razdoblje od četiri godine koje je moguće obnoviti na ukupno razdoblje koje ne prelazi 8 godina, imenuje unutarnjeg revizora mehanizma Athena i najmanje jednog zamjenika unutarnjeg revizora; unutarnji revizori moraju imati potrebne profesionalne kvalifikacije i ponuditi dostatna jamstva u pogledu sigurnosti i neovisnosti. Unutarnji revizor ne smije biti ni službenik za ovjeravanje ni računovodstveni službenik; unutarnji revizor ne smije sudjelovati u pripremi financijskih izvještaja.
2. Unutarnji revizor izvješćuje administratora o postupanju s rizicima, donošenjem neovisnih mišljenja o kvaliteti sustava upravljanja i nadzora te donošenjem preporuka za poboljšanje unutarnje revizije operacija i promicanjem dobrog financijskog upravljanja. Unutarnji revizor je posebno odgovoran za procjenu prikladnosti i djelotvornosti unutarnjih sustava upravljanja kao i izvedbe službi pri provedbi politika i ostvarivanju ciljeva s obzirom na rizike koji su s njima povezani.
3. Unutarnji revizor obavlja svoje zadaće u svim službama koje sudjeluju u naplati prihoda mehanizma Athena ili u izvršavanju rashoda financiranih putem mehanizma Athena.
4. Prema potrebi, unutarnji revizor obavlja jednu ili više revizija tijekom financijske godine. On o svojim nalazima i preporukama izvješćuje administratora i obavješćuje zapovjednika operacije. Zapovjednik operacije i administrator osiguravaju da se na temelju preporuka koje proizlaze iz revizija poduzme djelovanje.
5. Administrator svake godine podnosi Posebnom odboru izvješće o obavljenoj unutarnjoj reviziji, pri čemu navodi broj i vrstu obavljenih unutarnjih revizija, iznesen opažanja i preporuke te način na koji se postupalo prema navedenim preporukama.
6. Nadalje, svaki zapovjednik operacije daje unutarnjem revizoru potpuni pristup operaciji kojom zapovijeda. Unutarnji revizor provjerava da financijski i proračunski sustavi i postupci pravilno funkcioniraju te osigurava da su u funkciji solidni i djelotvorni sustavi unutarnje revizije.
7. Rad i izvješća unutarnjeg revizora stavljaju se na raspolaganje kolegiju revizora zajedno sa svim popratnim dokumentima koji se na njih odnose.
Članak 42.
Godišnje financijsko izvještavanje i zaključivanje financijskih izvještaja
1. Svaki zapovjednik operacije računovodstvenom službeniku mehanizma Athena do 31. ožujka nakon završetka financijske godine ili u roku od četiri mjeseca od završetka operacije kojom zapovijeda, ovisno o tome što je ranije, dostavlja informacije potrebne za utvrđivanje godišnjih financijskih izvještaja za zajedničke troškove, godišnje financijske izvještaje za rashode u skladu s člankom 28. i godišnje izvješće o aktivnostima.
2. Administrator kojemu pritom pomažu računovodstveni službenik i svaki zapovjednik operacije do 15. svibnja nakon završetka financijske godine utvrđuje i dostavlja Posebnom odboru i kolegiju revizora financijske izvještaje i godišnje izvješće o aktivnostima.
3. Kolegij revizora, u roku od osam tjedana od dostave financijskih izvještaja, Posebnom odboru dostavlja revizorsko mišljenje, a administrator kojemu pritom pomažu računovodstveni službenik i svaki zapovjednik operacije, Posebnom odboru dostavlja financijske izvještaje mehanizma Athena na kojima je obavljena revizija.
4. Kolegij revizora do 30. rujna nakon završetka financijske godine Posebnom odboru dostavlja revizorsko izvješće, a Posebni odbor pregledava revizorsko izvješće, revizorsko mišljenje i financijske izvještaje radi davanja razrješnice administratoru, računovodstvenom službeniku i svakom zapovjedniku operacije.
5. U skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 ili s bilo kojom drugom uredbom koja je može zamijeniti, sve račune, popise imovine i povezane dokumente zadržavaju, svatko na svojoj razini, računovodstveni službenik, svaki zapovjednik operacije i, kada je to primjenjivo, administrator u razdoblju od pet godina od dana davanja odgovarajuće razrješnice. Kada je određena operacija završena zapovjednik operacije osigurava dostavu svih računa i popisa imovine računovodstvenom službeniku.
6. Posebni odbor odlučuje o unošenju salda izvršenja proračuna za financijsku godinu za koju su financijski izvještaji odobreni u proračun za sljedeću financijsku godinu, u obliku prihoda ili rashoda, ovisno o okolnostima, putem izmjene proračuna. Međutim, Posebni odbor može odlučiti da se saldo gore navedenog izvršenja proračuna unese nakon primitka revizorskog mišljenja kolegija revizora.
7. Dio salda izvršenja proračuna za financijsku godinu koji proizlazi iz izvršenja odobrenih sredstava namijenjenih za pokrivanje zajedničkih troškova neke operacije nastalih pri pripremi za ili nastavno na operacije, unosi se u odnosu na sljedeće doprinose država članica sudionica.
8. Dio salda izvršenja proračuna koji proizlazi iz izvršenja odobrenih sredstava namijenjenih za pokrivanje operativnih zajedničkih troškova pojedine operacije unosi se u odnosu na sljedeće doprinose država članica koje su doprinijele navedenoj operaciji.
9. Ako nadoknadu nije moguće izvršiti odbitkom od doprinosa koji se duguju mehanizmu Athena, saldo izvršenja proračuna isplaćuje se dotičnim državama članicama prema ključu BND-a za godinu nadoknade.
10. Svaka država članica sudionica u određenoj operaciji može do 31. ožujka svake godine administratoru, prema potrebi, putem zapovjednika operacije, dostaviti informacije o uvećanim troškovima koji su joj nastali u vezi s operacijom u protekloj financijskoj godini. Navedene informacije raščlanjuju se tako da iskazuju glavne stavke rashoda. Administrator prikuplja te informacije kako bi Posebnom odboru omogućio pregled uvećanih troškova operacije.
Članak 43.
Zaključivanje računa operacije
1. Kad je operacija završena, Posebni odbor može odlučiti, na temelju prijedloga administratora ili države članice, da administrator kojemu pritom pomažu računovodstveni službenik i zapovjednik operacije podnese Posebnom odboru financijske izvještaje za predmetnu operaciju, barem do dana njezina završetka, a ako je to moguće, do dana njezina zaključenja. Rok koji je određen za administratora ne smije biti kraći od četiri mjeseca od dana završetka operacije.
2. Ako financijski izvještaji, unutar zadanog roka, ne mogu sadržavati prihode i rashode povezane sa zaključenjem predmetne operacije, ti se prihodi i rashodi iskazuju u financijskim izvještajima mehanizma Athena, a ispituje ih Posebni odbor u kontekstu postupka predviđenog u članku 42.
3. Na temelju mišljenja kolegija revizora, Posebni odbor odobrava financijske izvještaje za operaciju koji su mu podneseni. On daje razrješnicu administratoru, računovodstvenom službeniku i svakom zapovjedniku operacije za dotičnu operaciju.
4. Ako nadoknadu nije moguće izvršiti odbitkom od doprinosa koji se duguju mehanizmu Athena, saldo iz izvršenja proračuna isplaćuje se dotičnim državama članicama prema ključu BND-a za godinu nadoknade.
POGLAVLJE 12.
OSTALE ODREDBE
Članak 44.
Odgovornost
1. Uvjeti kojima se uređuje stegovna ili kaznena odgovornost zapovjednika operacije, administratora i drugog osoblja stavljenog na raspolaganje, posebno od strane institucija Unije ili država članica, u slučaju povrede ili nepažnje pri izvršenju proračuna uređeni su pravilnicima o osoblju ili aranžmanima koji se na njih primjenjuju. Osim toga, Athena može na vlastitu inicijativu ili na zahtjev države članice doprinositeljice ili treće strane pokrenuti parnični postupak protiv gore navedenog osoblja.
2. Ni u kojem slučaju država doprinositeljica ne smije smatrati Uniju ili glavnog tajnika Vijeća odgovornim zbog obavljanja njihovih dužnosti od strane administratora, računovodstvenog službenika ili osoblja koje im je dodijeljeno.
3. Ugovornu odgovornost koja bi mogla nastati na temelju ugovora sklopljenih u kontekstu izvršenja proračuna preuzimaju države doprinositeljice ili treće strane putem mehanizma Athena. Ta odgovornost uređena je pravom koje se primjenjuje na predmetne ugovore.
4. U slučaju izvanugovorne odgovornosti, bilo koju štetu koju prouzroči operativni stožer, stožer snaga i stožer komponente krizne strukture čiji sastav odobrava zapovjednik operacije, ili njihovo osoblje tijekom obavljanja svojih dužnosti, države doprinositeljice ili treće strane pokrivaju putem mehanizma Athena u skladu s općim načelima koja su zajednička pravima država članica i u skladu s pravilnicima o osoblju za snage koji se primjenjuju u području operacija.
5. Ni u kojem slučaju država doprinositeljica ne smije smatrati Uniju ili države članice odgovornima za ugovore sklopljene u okviru izvršenja proračuna ili za štetu koju prouzroče jedinice i službe krizne strukture, čiji sastav odobrava zapovjednik operacije, ili njihovo osoblje tijekom obavljanja svojih dužnosti.
Članak 45.
Sigurnost
Odluka Vijeća 2013/488/EU (5) ili bilo koja druga Odluka Vijeća koja je može zamijeniti primjenjuje se u odnosu na klasificirane informacije koje se odnose na postupanja u okviru mehanizma Athena.
Članak 46.
Zaštita osobnih podataka
Mehanizmom Athena štite se pojedinci u pogledu obrade njihovih osobnih podataka u skladu s načelima i postupcima utvrđenima u Uredbi (EZ) br. 45/2001 (6) Europskog parlamenta i Vijeća. U tu svrhu Posebni odbor donosi potrebna provedbena pravila na prijedlog administratora.
Članak 47.
Preispitivanje i revidiranje
Ova Odluka ili njezin dio, uključujući njezine priloge, preispituje se, ako je to potrebno, na zahtjev države članice ili nakon svake operacije. Ona se revidira najmanje svake tri godine. Tijekom preispitivanja ili revidiranja, moguće je pozvati sve stručnjake mjerodavne za postupanje, uključujući upravljačka tijela mehanizma Athena.
Članak 48.
Stavljanje izvan snage
Odluka 2011/871/ZVSP stavlja se izvan snage.
Članak 49.
Stupanje na snagu
Ova odluka stupa na snagu na dan donošenja.
Sastavljeno u Bruxellesu 27. ožujka 2015.