РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 5 юни 2014 година
относно защитата на личните данни в Европейския портал за електронно правосъдие
(2014/333/ЕС)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
след консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните,
като има предвид, че:
(1)
В съобщението си от май 2008 г. (1) Комисията заяви, че ще проектира и създаде Европейски портал за електронно правосъдие (оттук нататък „порталът“), който ще се управлява в тясно сътрудничество с държавите членки.
(2)
Многогодишният план за действие в областта на европейското електронно правосъдие за периода 2009-2013 г. (2) от 8 ноември 2008 г. възложи на Европейската комисия създаването на портала. Порталът стартира на 16 юли 2010 г. Приемането на настоящото решение се налага в този момент, тъй като едва сега порталът е готов за първото свързване на националните регистри, включващо обработка на лични данни.
(3)
Порталът има за цел да допринесе за създаването на европейското съдебно пространство чрез улесняване и подобряване на достъпа до правосъдие, както и чрез използване на информационните и комуникационните технологии за улесняване на трансграничните електронни съдебни производства и на съдебното сътрудничество.
(4)
Институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз, както и държавите членки, когато прилагат правото на Съюза, трябва да зачитат основните права и да спазват принципите, признати от Хартата на основните права на Европейския съюз, и по-специално правото на защита на личните данни, посочено в член 8 от тази Харта.
(5)
Тъй като различните задачи и функции на Комисията и на държавите членки, които са свързани с портала, ще доведат до различни отговорности и задължения по отношение на защитата на данни, е от съществено значение те да бъдат ясно определени.
(6)
В съответствие със специфичния характер на дейностите, свързани с портала за електронно правосъдие, разработени в сътрудничество между Комисията и държавите членки, ролята на Комисията при обработването на лични данни чрез портала е ограничена. Следва да се поясни, че Комисията не носи отговорност за портала е ограничена. Следва да се поясни, че Комисията не носи отговорност за съдържанието на взаимосвързаните национални бази данни, достъпни посредством портала.
(7)
Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (3) се прилага към обработването на лични данни от Комисията в портала. В този контекст Комисията отговаря по-конкретно за предоставянето на ИТ инфраструктура за функционирането на портала, както и за взаимното свързване на националните бази данни.
(8)
Съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001 целите на обработването на личните данни следва да бъдат изрично посочени. Поради това обработването на лични данни от Комисията в портала следва да се осъществява само ако е насочено към осигуряване на достъп до взаимосвързани национални бази данни, притежаващи лични данни, предоставяне на интерактивни услуги, позволяващи на потребителите да общуват пряко с компетентните органи на друга държава членка, предоставяне на достъп до публична информация, насочена към регистрираните потребители, или предоставяне на данни за контакт.
(9)
Комисията трябва да въведе технологии в системата, които да отразяват концепцията за „защита на данните още при проектирането“. За прилагането на тази концепция оценката на въздействието върху защитата на данните и неприкосновеността на личния живот трябва да се извърши още по време на програмирането на функцията, свързана с обработката на лични данни чрез портала, както и програмирането на други функционални възможности. Тази оценка ще определи потенциалните рискове за защитата на данните. В нея също така ще се определят подходящите мерки и механизми, които да бъдат включени в системата, за да се защитят личните данни.
(10)
Комисията следва да извършва непрекъснати и подходящи оценки на сигурността, доколкото се извършва работа, свързана с взаимното свързване на националните бази данни.
(11)
Чрез портала може да бъде получен достъп само до публично достъпната информация във взаимосвързаните национални бази данни. Посредством портала не трябва да се дава възможност за комбиниране на информация от различни взаимосвързани национални бази данни за различни цели,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Предмет
Настоящото решение определя функциите и отговорностите на Европейската комисия относно изискванията за защита на данните при обработването на лични данни в Европейския портал за електронно правосъдие (наричан по-долу „порталът“).
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение се прилагат определенията, посочени в Регламент (ЕО) № 45/2001. В допълнение се прилагат и следните определения:
а)
„участник в европейското електронно правосъдие“ означава всеки представител на държава членка или на организация партньор в европейското електронно правосъдие, който е получил разрешение да изменя (части от) съдържанието на портала;
б)
„взаимосвързани национални бази данни“ означава управлявани от държавите членки и други органи, като например професионални сдружения и организации с нестопанска цел, бази данни, съдържащи публично достъпна информация, които са свързани чрез портала по такъв начин, че чрез него се осигурява достъп до информацията, която е на разположение на национално равнище;
в)
„публично достъпна информация“ означава информация, достъпна за обществеността чрез интернет;
г)
„регистриран потребител“ означава потребител на портала, който се е регистрирал в него посредством Системата на Европейската комисия за автентификация (ECAS) като „участник в европейското електронно правосъдие“.
Член 3
Обработка на данните
Комисията обработва лични данни в портала само доколкото това е необходимо за целите на:
а)
предоставяне на достъп до взаимосвързани национални бази данни, притежаващи лични данни;
б)
предоставяне на интерактивни услуги, които позволяват на регистрираните потребители да се свържат пряко с компетентните органи в друга държава членка;
в)
предоставяне на достъп до публична информация, насочена към регистрираните потребители;
г)
предоставяне на информация за контакт.
Член 4
Отговорности на администратора на лични данни
1. Комисията изпълнява функциите на администратор на лични данни по смисъла на член 2, буква г) от Регламент (ЕО) № 45/2001, в съответствие със съответните си отговорности в рамките на портала, както е посочено в настоящия член.
2. Комисията осигурява достъпността, поддръжката и сигурността на инфраструктурата на информационните технологии на портала.
3. Комисията отговаря за следните операции по обработване:
а)
организация;
б)
разкриване чрез предаване;
в)
разпространяване или друга форма на предоставяне на данните;
г)
подравняване или комбиниране на личните данни, извлечени от взаимосвързани национални бази данни, или на лични данни на регистрирани потребители.
4. Комисията определя необходимите политики и прилага подходящите технически решения, за да изпълни отговорностите си на администратор на данни.
5. Комисията изпълнява техническите мерки, необходими за гарантиране на сигурността на личните данни при преминаването им и по време на представянето им в портала, и по-специално на поверителността и целостта на всяко предаване от и към портала.
6. Комисията не носи отговорност за аспекти, свързани със защитата на данните, отнасящи се до:
а)
първоначалното събиране и съхранение на данни, извлечени от взаимосвързаните национални бази данни;
б)
всяко решение, взето от държавите членки да направят тези данни достъпни чрез портала;
в)
съдържанието на всички данни, извлечени от взаимосвързаните национални бази данни, достъпни посредством портала.
7. Задълженията на Комисията не засягат отговорностите на държавите членки и другите органи по отношение на съдържанието и функционирането на взаимосвързаните национални бази данни, управлявани от тях.
Член 5
Задължения за предоставяне на информация
1. Комисията предоставя на субектите на данни информацията, посочена в членове 11 и 12 от Регламент (ЕО) № 45/2001 по отношение на информацията, за която Комисията носи отговорност съгласно настоящото решение.
2. Независимо от задълженията на държавите членки и другите органи, управляващи взаимосвързаните национални бази данни, към субектите на данните Комисията също предоставя на тези субекти информация относно това към кого могат да се обърнат за ефективното упражняване на правата си на информация, достъп, коригиране и възражение съгласно приложимото законодателство за защита на данните. Комисията се позовава на конкретни декларации за поверителност на държавите членки и другите органи.
3. Комисията също предоставя на разположение в портала:
а)
превод на езиците на портала на декларациите за поверителност на държавите членки, посочени в параграф 2;
б)
ясна и разбираема изчерпателна декларация за поверителност във връзка с портала в съответствие с членове 11 и 12 от Регламент (EО) № 45/2001.
Член 6
Съхраняване на лични данни
1. По отношение на обмена на информация между взаимосвързаните национални бази данни, лични данни, свързани със субектите на данните, не се съхраняват в портала. Всички такива данни се съхраняват в националните бази данни, управлявани от държавите членки или от други органи.
2. Личните данни, отнасящи се до или предоставени от потребители на портала, не се съхраняват в портала, освен в случаите, когато те вече са се записали като регистрирани потребители. Личните данни на регистрираните потребители се съхраняват, докато те отправят искане за заличаване на регистрацията си. В съответствие с член 3 личните данни на участниците в европейското електронно правосъдие или звената за контакт ще бъдат съхранявани само докато тези лица изпълняват своята функция.
Член 7
Дата на влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила на 20-ия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 5 юни 2014 година.
ODLUKA KOMISIJE
оd 5. lipnja 2014.
o zaštiti osobnih podataka na europskom portalu e-pravosuđe
(2014/333/EU)
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
nakon savjetovanja s Europskim nadzornikom za zaštitu podataka,
budući da:
(1)
U svojoj komunikaciji od svibnja 2008. (1) Komisija je izjavila da će osmisliti i uspostaviti europski portal e-pravosuđe (u daljnjem tekstu „portal”), kojim će se upravljati u bliskoj suradnji s državama članicama.
(2)
Višegodišnjim akcijskim planom europskog e-pravosuđa 2009.-2013. (2) od 8. studenoga 2008. Europskoj komisiji povjerena je provedba portala. Portal je pokrenut 16. srpnja 2010. Donošenje ove Odluke sada je nužno jer je portal tek sada spreman za prvo međusobno povezivanje nacionalnih registara uključenih u obradu osobnih podataka.
(3)
Cilj portala je pridonijeti ostvarenju europskog pravosudnog područja olakšavajući i potičući pristup pravosuđu te koristeći informacijske i komunikacijske tehnologije za olakšavanje prekograničnih elektroničkih sudskih postupaka i pravosudne suradnje.
(4)
Institucije, tijela, uredi i agencije Europske unije, kao i države članice, kod provedbe prava Unije moraju poštovati temeljna prava i načela priznata Poveljom o temeljnim pravima Europske unije, a posebno pravo na zaštitu osobnih podataka propisano člankom 8. Povelje.
(5)
Budući da će različiti zadaci povezani s portalom te funkcijama Komisije i država članica imati za posljedicu različite odgovornosti i obveze u pogledu zaštite podataka, ključno je jasno ih razdvojiti.
(6)
U skladu sa specifičnom prirodom aktivnosti povezanih s portalom e-pravosuđe, razvijenih suradnjom između Komisije i država članica, uloga Komisije u obradi osobnih podataka putem portala ograničena je. Treba napomenuti da Komisija nije odgovorna za sadržaj međusobno povezanih nacionalnih baza podataka koji je dostupan putem portala.
(7)
Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (3) primjenjuje se na Komisiju i njezinu obradu osobnih podataka na portalu. U tom smislu Komisija je posebno odgovorna za osiguranje informatičke infrastrukture za funkcije portala, uključujući međusobno povezivanje nacionalnih baza podataka.
(8)
U skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 svrhe obrade osobnih podataka trebale bi biti jasno definirane. Komisija bi stoga trebala obrađivati osobne podatke na portalu samo u svrhu omogućavanja pristupa međusobno povezanim nacionalnim bazama podataka koje čuvaju osobne podatke, pružanja interaktivnih usluga omogućavajući korisnicima izravnu komunikaciju s odgovarajućim tijelima u drugoj državi članici, davanja pristupa javnim informacijama usmjerenima prema registriranim korisnicima ili davanja kontaktnih informacija.
(9)
Komisija bi u sustav trebala uključiti tehnologije kojima se odražava pojam „tehničke zaštite podataka”. U provedbi tog pojma procjena utjecaja zaštite privatnosti i podataka trebala bi se odvijati tijekom faze projektiranja funkcije povezane s obradom osobnih podataka putem portala, kao i drugih funkcija portala. Tom će se procjenom utvrditi potencijalni rizici povezani sa zaštitom podataka. Njome će se također definirati odgovarajuće mjere i zaštita koje treba uvrstiti u sustav u svrhu zaštite osobnih podataka.
(10)
Komisija bi trebala provoditi stalne i odgovarajuće sigurnosne procjene sve dok se obavljaju poslovi povezani s međusobnim povezivanjem nacionalnih baza podataka.
(11)
Putem portala može se pristupiti samo javno dostupnim informacijama u međusobno povezanim nacionalnim bazama podataka. Putem portala ne bi trebalo biti moguće kombiniranje informacija iz različitih međusobno povezanih nacionalnih baza podataka u različite svrhe,
DONIJELA JE OVU ODLUKU:
Članak 1.
Predmet
Ovom se Odlukom utvrđuju funkcije i odgovornosti Europske komisije u odnosu na zahtjeve za zaštitu podataka tijekom obrade osobnih podataka na europskom portalu e-pravosuđe (u daljnjem tekstu „portal”).
Članak 2.
Definicije
Za potrebe ove Odluke primjenjuju se definicije iz Uredbe (EZ) br. 45/2001. Uz to se primjenjuju i sljedeće definicije:
(a)
„subjekt europskog e-pravosuđa” znači svaki predstavnik države članice ili partnerske organizacije koji je dobio odobrenje za izmjenu (dijela) sadržaja portala;
(b)
„međusobno povezane nacionalne baze podataka” znači baze podataka koje sadrže javno dostupne informacije, kojima upravljaju države članice i druga tijela poput strukovnih udruženja i neprofitnih organizacija, koje su međusobno povezane putem portala na način da se informacijama dostupnima na nacionalnoj razini može pristupiti putem portala;
(c)
„javno dostupne informacije” znači informacije koje su dostupne javnosti putem interneta;
(d)
„registrirani korisnik” znači korisnik portala koji se registrirao putem Servisa Europske komisije za provjeru autentičnosti (ECAS), poput „subjekta europskog e-pravosuđa”.
Članak 3.
Obrada podataka
Komisija obrađuje osobne podatke na portalu samo u onoj mjeri u kojoj je potrebno u svrhu:
(a)
omogućavanja pristupa međusobno povezanim nacionalnim bazama podataka koje čuvaju osobne podatke;
(b)
pružanja interaktivnih usluga kojima se registriranim korisnicima omogućuje izravna komunikacija s odgovarajućim tijelima u drugoj državi članici;
(c)
omogućavanja pristupa javnim informacijama usmjerenima prema registriranim korisnicima;
(d)
davanja kontaktnih informacija.
Članak 4.
Odgovornosti nadzornika podataka
1. Komisija obavlja dužnosti nadzornika podataka na temelju članka 2. stavka (d) Uredbe (EZ) br. 45/2001 u skladu s njegovim odgovornostima u okviru portala kako je navedeno u tom članku.
2. Komisija osigurava raspoloživost, održavanje i sigurnost informatičke infrastrukture portala.
3. Komisija je odgovorna za sljedeće postupke obrade:
(a)
organizaciju;
(b)
otkrivanje prenošenjem;
(c)
distribuciju ili drukčije omogućivanje pristupa;
(d)
usklađivanje ili kombiniranje osobnih podataka proizašlih iz međusobno povezanih nacionalnih baza podataka ili osobnih podataka o registriranim korisnicima.
4. Komisija definira potrebne politike i primjenjuje odgovarajuća tehnička rješenja za izvršavanje svojih dužnosti u okviru opsega funkcije nadzornika podataka.
5. Komisija provodi tehničke mjere potrebne za jamčenje sigurnosti osobnih podataka u tranzitu i tijekom njihova prikaza na portalu, a posebno povjerljivosti i integriteta za bilo koji prijenos na portal i s njega.
6. Komisija nije odgovorna ni za kakve aspekte zaštite podataka koji se odnose na:
(a)
početno prikupljanje i pohranjivanje svih podataka proizašlih iz međusobno povezanih nacionalnih baza podataka;
(b)
bilo koju odluku koju su donijele države članice kako bi te podatke učinile dostupnima putem portala;
(c)
sadržaj svih podataka proizašlih iz međusobno povezanih nacionalnih baza podataka koji su dostupni putem portala.
7. Obveze Komisije ne utječu na odgovornosti država članica i drugih tijela koje se odnose na sadržaj i djelovanje međusobno povezanih nacionalnih baza podataka kojima oni upravljaju.
Članak 5.
Obveze obavješćivanja
1. Komisija osobama na koje se podaci odnose dostavlja informacije navedene u člancima 11. i 12. Uredbe (EZ) br. 45/2001, u pogledu informacija za koje je ona odgovorna u okviru ove Odluke.
2. Bez obzira na obveze država članica i drugih tijela koja upravljaju međusobno povezanim nacionalnim bazama podataka prema osobama čiji se podaci obrađuju, Komisija osobama na koje se podaci odnose dostavlja i informacije o osobi za kontakt za učinkovito ostvarivanje njihovih prava na informiranje, pristup, ispravak i protivljenje u skladu s važećim propisima o zaštiti podataka. Komisija se poziva na posebne izjave o zaštiti osobnih podataka država članica i drugih tijela.
3. Komisija na portalu stavlja na raspolaganje i:
(a)
prijevode na jezike portala obavijesti o privatnosti država članica iz stavka 2.;
(b)
sveobuhvatnu obavijest o privatnosti koja se odnosi na portal u skladu s člancima 11. i 12. Uredbe (EZ) br. 45/2001, u jasnom i razumljivom obliku.
Članak 6.
Pohranjivanje osobnih podataka
1. Kad je riječ o razmjeni informacija iz međusobno povezanih nacionalnih baza podataka, na portalu se neće pohranjivati nikakvi osobni podaci povezani s osobama na koje se podaci odnose. Svi takvi podaci bit će pohranjeni u nacionalnim bazama podataka kojima upravljaju države članice ili druga tijela.
2. Osobni podaci povezani s korisnicima portala ili koje su korisnici dostavili pohranjivat će se na portalu samo kada su oni prijavljeni kao registrirani korisnici. Osobni podaci registriranih korisnika pohranjivat će se sve dok oni ne zatraže brisanje registracije. U skladu s člankom 3. osobni podaci o subjektima europskog e-pravosuđa ili osobama za kontakt pohranjivat će se sve dok te osobe obavljaju svoju dužnost.
Članak 7.
Datum stupanja na snagu
Ova Odluka stupa na snagu dvadesetog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Sastavljeno u Bruxellesu 5. lipnja 2014.