ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 1042/2014
оd 25. srpnja 2014.
o dopuni Uredbe (EU) br. 514/2014 u pogledu imenovanja odgovornih tijela te njihovih odgovornosti u vezi upravljanja i nadzora te u pogledu statusa i obveza revizorskih tijela
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migracije te integraciju i o Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje, sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanja krizama (1), a osobito njezin članak 26. stavak 4. i članak 29. stavak 1.,
budući da:
(1)
Kako bi se osigurao kontinuitet između upotrebe sredstava iz prethodnih fondova u okviru općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tijekovima” za razdoblje 2007.-2013. i posebnih uredaba za razdoblje 2014.-2020., Uredba (EU) br. 514/2014 u velikoj se mjeri temelji na postojećim pravilima za prethodne fondove, uz uzimanje u obzir promjena koje su u podijeljeno upravljanje uvedene Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća (2).
(2)
Kako bi se osiguralo da tijela za provedbu nacionalnih programa imaju mogućnost svoje zadaće ispunjavati učinkovito i u skladu s ciljevima i prioritetima utvrđenima u posebnim uredbama iz članka 2. točke (a) Uredbe (EU) br. 514/2014, trebalo bi utvrditi pravila za njihovo imenovanje, nadzor njihova imenovanja i, ako je potrebno, poništenja imenovanja.
(3)
Potrebno je utvrditi odgovornosti u vezi upravljanja i nadzora odgovornih tijela, osobito uvjete pod kojima mogu delegirati ili prenijeti neke od svojih zadaća, kako bi se osiguralo da je provedba nacionalnih programa unutar njihova djelokruga nadležnosti.
(4)
Postupak odabira i dodjele doprinosa Unije u okviru nacionalnih programa trebao bi biti usklađen s načelima transparentnosti, nediskriminacije i jednakog postupanja. Potrebno je stoga utvrditi uvjete u skladu s kojima bi države članice trebale provoditi mjere u okviru nacionalnih programa, u prvom redu radi utvrđivanja okolnosti na temelju kojih odgovorno tijelo može izravno provoditi projekte.
(5)
Revizije bi u svim državama članicama trebale biti učinkovite, odgovarajućeg opsega te bi se trebale provoditi u skladu s međunarodnim revizijskim standardima. U tu bi svrhu trebalo jasno utvrditi status i revizijske standarde revizorskih tijela.
(6)
Potrebno je utvrditi različite vrste revizijskih aktivnosti kako bi se osiguralo da revizorska tijela na njima mogu temeljiti svoja revizijska mišljenja.
(7)
Važno je da su rezultati aktivnosti revizorskih tijela pravovremeni i da se o njima na odgovarajući način izvješćuju tijelo za imenovanje i Europska komisija. Osobito je važno da izjava o upravljanju i godišnji sažetak završnih revizijskih izvješća i nadzora provedenih u okviru godišnjih zahtjeva za plaćanje odražavaju rezultate i zaključke revizorskog tijela. Stoga bi revizorsko tijelo u sklopu svojeg revizijskog rada trebalo osigurati da se informacije povezane s njegovim revizijskim aktivnostima adekvatno prenose u tim dokumentima.
(8)
Kako bi se omogućila brza primjena mjera predviđenih ovom Uredbom i kako ne bi došlo do odlaganja odobrenja i provedbe nacionalnih programa, Uredba bi trebala stupiti na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
(9)
Ujedinjenu Kraljevinu i Irsku obvezuje Uredba (EU) br. 514/2014 te ih posljedično obvezuje ova Uredba.
(10)
Dansku ne obvezuje Uredba (EU) br. 514/2014 niti ova Uredba,
DONIJELA JE OVU UREDBU:
POGLAVLJE I.
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Definicije
Za potrebe ove Uredbe primjenjuju se definicije iz Uredbe (EU) br. 514/2014. Primjenjuju se i sljedeće definicije:
(a)
„tijelo za imenovanje” znači ministarsko tijelo države članice iz članka 26. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 koje imenuje odgovorno tijelo;
(b)
„nadležna tijela” znači odgovorno tijelo, revizorsko tijelo i, prema potrebi, delegirano tijelo iz članka 25. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014;
(c)
„SFC2014” znači elektronički informacijski sustav uspostavljen u skladu s člankom 2. Provedbene uredbe Komisije (EU) br. 802/2014 (3);
(d)
„sporazum o bespovratnim sredstvima” znači sporazum ili neki drugi jednakovrijedni pravni instrument na temelju kojeg odgovorno tijelo korisniku odobrava bespovratna sredstva za provedbu projekta u okviru nacionalnog programa.
POGLAVLJE II.
ODGOVORNO TIJELO
ODJELJAK I.
Imenovanje odgovornog tijela
Članak 2.
Kriteriji i postupci za imenovanje odgovornog tijela
1. Tijelo koje će se imenovati odgovornim tijelom ima administrativni ustroj i sustav unutarnje kontrole u skladu s kriterijima iz Priloga ovoj Uredbi („kriteriji za imenovanje”). Kriteriji za imenovanje odnose se na:
(a)
unutarnje okruženje,
(b)
aktivnosti nadzora;
(c)
interno obavješćivanje i komuniciranje;
(d)
interno nadziranje i izvješćivanje.
Države članice mogu odrediti druge kriterije za imenovanje, uzimajući u obzir veličinu, odgovornosti i druge značajke odgovornog tijela.
2. Revizorsko tijelo iz članka 26. stavka 3. Uredbe (EU) br. 514/2014 procjenjuje ispunjava li buduće odgovorno tijelo kriterije za imenovanje iz Priloga te svoje rezultate, zaključke i mišljenja dokumentira u revizijskom izvješću upućenom tijelu za imenovanje.
3. Ako tijelo za imenovanje zaključi da buduće odgovorno tijelo ne ispunjuje kriterije za imenovanje, ono daje tom tijelu konkretne upute i rok za ispravljanje nesukladnosti kao uvjet za imenovanje odgovornim tijelom.
Do ispunjavanja uvjeta tijelo može biti privremeno imenovano odgovornim tijelom na najviše 12 mjeseci. Duljina tog privremenog razdoblja razmjerna je utvrđenim nesukladnostima.
4. Nakon što imenuje odgovorno tijelo, država članica o tome će obavijestiti Komisiju bez odlaganja putem sustava SFC2014. Uz tu obavijest država članica prilaže dokumentaciju u kojoj se navodi:
(a)
glavna podjela odgovornosti među organizacijskim jedinicama odgovornog tijela;
(b)
prema potrebi, njegov odnos s delegiranim tijelom, aktivnosti koje će se delegirati i najvažniji postupci nadzora tih delegiranih aktivnosti; te
(c)
sažetak najvažnijih postupaka za obradu financijskih potraživanja korisnika te za odobravanje i bilježenje rashoda.
Članak 3.
Nadzor odgovornog tijela i preispitivanje imenovanja
1. Tijelo za imenovanje nadzire odgovorno tijelo, osobito na temelju informacija iz članka 14. stavka 2. ove Uredbe, te dalje prati sve utvrđene nedostatke.
2. Države članice bez odlaganja obavješćuju tijelo za imenovanje o svim informacijama koje ukazuju na to da odgovorno tijelo više ne zadovoljava kriterije imenovanja.
3. Ako odgovorno tijelo više ne zadovoljava u potpunosti kriterije imenovanja ili je njegov sustav unutarnje kontrole manjkav u mjeri u kojoj to dovodi u pitanje njegovu sposobnost ispunjavanja zadaća, tijelo za imenovanje utvrđuje mu probno razdoblje. U takvim slučajevima tijelo za imenovanje izrađuje plan otklanjanja utvrđenih nedostataka koje odgovorno tijelo treba provesti u roku određenom prema ozbiljnosti nesukladnosti ili manjkavosti. Taj rok ne smije biti dulji od 12 mjeseci od početka probnog razdoblja.
4. Tijelo za imenovanje odmah obavješćuje Komisiju o svim planovima otklanjanja utvrđenih nedostataka koji su izrađeni u skladu sa stavkom 3. te je nastavlja obavješćivati o napretku.
5. Ako se imenovanje odgovornog tijela poništi, tijelo za imenovanje odmah imenuje drugo odgovorno tijelo u skladu s člankom 26. Uredbe (EU) br. 514/2014 i člankom 2. ove Uredbe kako bi se osiguralo da ne dođe do prekida plaćanja korisnicima.
6. Ako Komisija utvrdi da država članica ne ispunjuje svoju obvezu izrade plana otklanjanja utvrđenih nedostataka u skladu sa stavkom 3. ili da je odgovorno tijelo i dalje imenovano unatoč tome što nije provelo navedeni plan u okviru utvrđenog razdoblja, tada preostale nedostatke rješava putem postupka potvrde sukladnosti iz članka 47. Uredbe (EU) br. 514/2014.
ODJELJAK II.
Odgovornosti upravljanja i nadzora odgovornog tijela
Članak 4.
Zadaće odgovornog tijela
Odgovorno tijelo upravlja nacionalnim programom i provodi ga u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja. Stoga mora:
(a)
provoditi savjetovanje s partnerima u skladu s člankom 12. stavkom 1. Uredbe (EU) br. 514/2014;
(b)
osigurati pravilno funkcioniranje nadzornog odbora iz članka 12. stavka 4. Uredbe (EU) br. 514/2014;
(c)
Komisiji podnijeti prijedlog nacionalnog programa iz članka 14. Uredbe (EU) br. 514/2014 te sve naknadne izmjene putem sustava SFC2014;
(d)
utvrditi i donijeti pravila o prihvatljivosti za projekte i projektne troškove za sve aktivnosti, osigurati jednako postupanje i izbjegavati sukob interesa, u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja;
(e)
organizirati i oglašivati pozive na podnošenje ponuda i pozive na podnošenje prijedloga te organizirati i oglašivati odabir i dodjelu projekata za financiranje u okviru nacionalnog programa, u skladu s područjem primjene i ciljevima posebnih uredaba iz članka 2. točke (a) Uredbe (EU) br. 514/2014 te kriterijima iz članka 9. ove Uredbe;
(f)
osigurati postojanje sustava za prikupljanje podataka potrebnih za izvješćivanje Komisije o zajedničkim pokazateljima i pokazateljima specifičnima za program, zajedno s drugim podacima o provedbi programa i projekata;
(g)
primati plaćanja koja izvršava Komisija i plaćati korisnicima;
(h)
osiguravati dosljednost i dopunjavanja sufinanciranja u okviru posebnih uredaba i drugih odgovarajućih instrumenata država članica i Unije;
(i)
pratiti projekte i provjeravati jesu li prijavljeni projektni troškovi zaista nastali i u skladu s propisima Unije i nacionalnim propisima;
(j)
osigurati postojanje sustava za evidentiranje i pohranjivanje računovodstvenih podataka za svaki projekt iz nacionalnog programa u računalnom obliku i prikupljanje podataka o provedbi potrebnih za financijsko upravljanje, praćenje, nadzor i ocjenu;
(k)
ne dovodeći u pitanje nacionalna računovodstvena pravila, osigurati da korisnici i druga tijela uključena u provedbu projekata koji se financiraju u okviru nacionalnog programa zadrže odvojeni računovodstveni sustav ili odgovarajuće računovodstvene kodove za sve transakcije koje su povezane s projektom;
(l)
osigurati da se ocjenjivanje nacionalnog programa iz članka 56. i članka 57. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 provodi unutar odgovarajućih rokova;
(m)
osigurati da neovisni ocjenjivači u svrhu provođenja ocjenjivanja iz članka 56. i članka 57. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 i formuliranja mišljenja prime sve potrebne informacije o upravljanju nacionalnim programom;
(n)
uvesti postupke kojima će se osigurati da svi dokumenti u vezi rashoda, odluka i aktivnosti nadzora imaju potrebni revizijski trag te da su pohranjeni u skladu s provedbenim uredbama Komisije donesenima na temelju članka 27. stavka 5. Uredbe (EU) br. 514/2014.;
(o)
osigurati da revizorsko tijelo u svrhu provođenja revizija iz članka 29. Uredbe (EU) br. 514/2014 i formuliranja revizijskog mišljenja primi sve potrebne informacije o primijenjenim postupcima upravljanja i nadzora te troškovima financiranima u skladu s posebnim uredbama;
(p)
izraditi provedbena izvješća iz članka 54. Uredbe (EU) br. 514/2014 i evaluacijska izvješća iz članka 57. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 te ih podnijeti Komisiji putem sustava SFC2014;
(q)
sastaviti zahtjeve za plaćanja u skladu s člankom 44. Uredbe (EU) br. 514/2014 te ih podnijeti Komisiji putem sustava SFC2014;
(r)
provoditi aktivnosti informiranja i oglašivanja te širiti rezultate programa, u skladu s člankom 53. Uredbe (EU) br. 514/2014;
(s)
provoditi administrativne nadzore i nadzore na licu mjesta u skladu s člankom 27. Uredbe (EU) br. 514/2014.;
(t)
surađivati s Komisijom i odgovornim tijelima u drugim državama članicama; te
(u)
odazvati na nalaze revizorskog tijela, postupanjem u skladu s njima ili, u slučaju da nisu prihvaćeni, davanjem detaljnog obrazloženja.
Članak 5.
Delegirano tijelo
1. Odgovorno tijelo može delegirati neke ili sve svoje zadaće delegiranom tijelu u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (c) Uredbe (EU) br. 514/2014. Svako delegiranje zadaća mora biti u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja te u skladu s načelom nediskriminacije i vidljivosti upotrebe financijskih sredstava Unije. Delegirane zadaće ne smiju za posljedicu imati sukob interesa.
2. Opseg zadaća koje odgovorno tijelo delegira delegiranom tijelu te detaljni postupci za njihovo ispunjavanje izložit će se u dokumentu koji potpisuju odgovorno tijelo i delegirano tijelo. Taj akt o delegiranju sadržava najmanje:
(a)
odgovarajuću posebnu uredbu;
(b)
zadaću ili zadaće povjerene delegiranom tijelu;
(c)
obvezu delegiranog tijela da provjeri zadovoljavaju li korisnici propise Unije i nacionalne propise;
(d)
obvezu delegiranog tijela da postavi i održava organizacijsku strukturu te sustav upravljanja i nadzora koji odgovara njegovim dužnostima;
(e)
informacije i popratnu dokumentaciju koju delegirano tijelo treba podnijeti odgovornom tijelu i rokove koje treba poštovati; te
(f)
mehanizme odgovornog tijela za nadzor delegiranog tijela.
3. U skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (a) Uredbe (EU) br. 514/2014, komunikacija s Komisijom ne može se delegirati. Delegirano tijelo komunicira s Komisijom preko odgovornog tijela.
4. Ako delegirano tijelo nije javna uprava ili privatni subjekt koji pruža javne usluge i podliježe nacionalnim zakonima, odgovorno tijelo neće na njega delegirati izvršne ovlasti koje uključuju velika diskrecijska prava u vezi političkih odluka.
5. Odgovorno tijelo ostaje odgovorno za zadaće koje delegira. Odgovorno tijelo redovito pregledava provođenje delegiranih zadaća kako bi se uvjerilo da je obavljeni rad prihvatljive kvalitete i u skladu s propisima Unije i nacionalnim propisima.
6. Ova Uredba se za delegirane zadaće na delegirano tijelo primjenjuje analogijom.
Članak 6.
Povjeravanje zadaća vanjskim izvršiteljima
Odgovorno tijelo može povjeriti neke od svojih zadaća vanjskim izvršiteljima. Međutim, ono ostaje odgovorno za njih.
Odgovorno tijelo redovito pregledava provođenje delegiranih zadaća kako bi se uvjerilo da je obavljeni rad prihvatljive kvalitete i u skladu s propisima Unije i nacionalnim propisima.
ODJELJAK III.
Obveze odgovornog tijela u pogledu javnih intervencija
Članak 7.
Uloga odgovornog tijela kao tijela za dodjelu
1. Općenito, odgovorno tijelo dodjeljuje bespovratna sredstva za projekte u okviru nacionalnog programa na temelju otvorenih poziva na podnošenje prijedloga.
2. Odgovorno tijelo može dodijeliti bespovratna sredstva za projekte na temelju ograničenog poziva na podnošenje prijedloga.
Ograničeni pozivi na podnošenje prijedloga otvoreni su samo odabranim organizacijama zbog posebnosti projekta ili tehničke ili administrativne stručnosti tijela koja se pozivaju na podnošenje prijedloga.
Razlozi za korištenje ograničenih poziva na podnošenje prijedloga navest će se u pozivu na podnošenje prijedloga.
3. Odgovorno tijelo može izravno dodijeliti bespovratna sredstva ako posebnost projekta ili tehnička ili administrativna stručnost nadležnih tijela ne ostavlja drugog izbora, kao što je to slučaj s de jure ili de facto monopolima.
Razlozi za korištenje izravne dodjele navest će se u odluci o dodjeli.
4. U opravdanim slučajevima, uključujući nastavak višegodišnjih projekata koji su odabrani nakon prethodnog poziva na podnošenje prijedloga ili u izvanrednim situacijama, bespovratna sredstva mogu se dodijeliti bez poziva na podnošenje prijedloga.
Razlozi za dodjelu bespovratnih sredstava bez poziva na podnošenje prijedloga navest će se u odluci o dodjeli.
5. Kad odgovorno tijelo nastupa kao tijelo za dodjelu, ni odgovorno tijelo ni bilo koje delegirano tijelo ne mogu biti korisnici bespovratnih sredstava koja su dodijeljena u skladu s ovim člankom.
6. Odgovorno tijelo određuje tijelo koje dodjeljuje bespovratna sredstva i osigurava izbjegavanje sukoba interesa, osobito kad su podnositelji zahtjeva nacionalna tijela.
Članak 8.
Uvjeti pod kojima odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo
1. Odgovorno tijelo može odlučiti izravno provoditi projekte, samostalno ili zajedno s nekim drugim nacionalnim tijelom, zbog administrativnih ovlaštenja, tehničkog stručnog znanja ili zbog toga što osobitosti projekta ne ostavljaju nijednu drugu mogućnost za provedbu, primjerice u slučaju de jure monopola ili sigurnosnih zahtjeva. U takvim slučajevima odgovorno tijelo je korisnik bespovratnih sredstava.
2. Razlozi zbog kojih odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo i odabire neko povezano nacionalno tijelo kao što je navedeno u stavku 1. prijavljuju se Komisiji u godišnjem provedbenom izvješću iz članka 54. Uredbe (EU) br. 514/2014.
3. Pri provedbi projekata u svojstvu izvršnog tijela odgovorno tijelo poštuje načelo vrijednosti za novac i sprečava sukobe interesa.
4. Upravna odluka o sufinanciranju projekta u okviru nacionalnog programa uključuje sve potrebne informacije za nadzor provedbe sufinanciranih proizvoda i usluga te za provjeru nastalih troškova.
5. Kada je vjerojatno da će odgovorno tijelo redovito nastupati kao izvršno tijelo:
(a)
odgovorno tijelo i revizorsko tijelo ne smiju biti članovi istog tijela, osim u slučaju da revizorsko tijelo podnosi izvješća vanjskom tijelu i da je njegova neovisnost zajamčena; te
(b)
to ne utječe na zadaće odgovornog tijela navedene u članku 4.
Članak 9.
Postupak odabira i dodjele
1. Pozivi na podnošenje prijedloga iz članka 7. stavka 1. objavljuju se na način kojim se osigurava otvoreni natječaj i odgovarajuće obavješćivanje mogućih korisnika. Informacija o svakoj važnoj izmjeni poziva objavljuje se na isti način.
U pozivima na podnošenje prijedloga iz članka 7. stavka 1. i 2. navodi se najmanje sljedeće:
(a)
ciljevi;
(b)
kriteriji odabira i dodjele;
(c)
aranžmani za Uniju i, ako je primjenjivo, za nacionalno financiranje, uključujući, ako je primjenjivo, mogućnost primjene više stope sufinanciranja u skladu s člankom 16. stavkom 5. Uredbe (EU) br. 514/2014;
(d)
aranžmani i konačni datum za podnošenje prijedloga;
(e)
pravila prihvatljivosti za izdatke;
(f)
trajanje projekta; te
(g)
financijski i drugi podaci koji se evidentiraju i prijavljuju.
2. Prije donošenja odluke o dodjeli odgovorno tijelo mora se uvjeriti da korisnici projekta mogu zadovoljiti kriterije odabira i dodjele.
3. Odgovorno tijelo utvrđuje postupke za zaprimanje prijedloga. Ono na prijedloge primjenjuje formalnu, tehničku i proračunsku analizu te procjenu kvalitete prema kriterijima iz poziva na podnošenje prijedloga na transparentan i nediskriminirajući način. Odgovorno tijelo u pisanom obliku navodi razloge odbijanja drugih prijedloga.
4. U odluci o dodjeli navodi se najmanje ime korisnika, najvažniji detalji projekta te njegovi operativni ciljevi, najviši iznos doprinosa Unije te najveća stopa sufinanciranja ukupnih prihvatljivih troškova.
5. Odgovorno tijelo sve podnositelje o svojoj odluci obavješćuje pisanim putem. Neuspješne kandidate obavješćuje se o razlozima za njihovo odbijanje uz navođenje kriterija odabira i dodjele.
Članak 10.
Dokumenti kojima se formalizira dodjela bespovratnih sredstava kada odgovorno tijelo nastupa kao tijelo za dodjelu
1. U slučajevima kada odgovorno tijelo nastupa kao tijelo za dodjelu, ono utvrđuje postupke za upravljanje projektom kojima se zahtijeva najmanje:
(a)
potpisivanje sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava s korisnicima; i
(b)
praćenje provedbe sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, uključujući i sve njegove izmjene, administrativnim sredstvima kao što su prepiska ili pisana izvješća.
2. Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava sadržava ili ukazuje na sljedeće:
(a)
najveći iznos doprinosa Unije;
(b)
najviši postotak doprinosa Unije u skladu s odgovarajućom posebnom uredbom;
(c)
detaljan opis i vremenski raspored za projekt;
(d)
ako je primjenjivo, sve veće zadaće koje korisnik namjerava podugovorom povjeriti trećoj strani, zajedno s povezanim troškovima;
(e)
dogovoreni planirani proračun i financijski plan za projekt, uključujući rashode i prihode, u skladu s utvrđenim pravilima prihvatljivosti;
(f)
metodu za izračun iznosa doprinosa Unije po završetku projekta;
(g)
vremenski raspored i provedbene odredbe sporazuma, uključujući odredbe o obvezama izvješćivanja, izmjenama sporazuma i prekidu sporazuma;
(h)
operativne ciljeve projekta, uključujući kvantificirane ciljeve i pokazatelje o kojima treba izvješćivati;
(i)
odredbu prema kojoj korisnik mora pravovremeno prikupiti potrebne podatke za zajedničke pokazatelje navedene u posebnoj uredbi i sve pokazatelje specifične za program te izvješćivati o tim podacima najmanje jednom godišnje;
(j)
definiciju prihvatljivih troškova, uključujući, ako je primjenjivo, opis metodologije za utvrđivanje troškova po jedinici, paušalnih iznosa i paušalnog financiranja;
(k)
knjigovodstvene zahtjeve i uvjete koji se odnose na isplatu bespovratnih sredstava;
(l)
uvjete u vezi revizijskog traga;
(m)
odredbe u vezi zaštite podataka; i
(n)
odredbe u vezi obavješćivanja javnosti.
3. Općenito, sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava potpisuje se prije početka projektnih aktivnosti u okviru nacionalnog programa.
4. Sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava izričito se određuje da Komisija ili njezini predstavnici i Revizorski sud imaju revizorske ovlasti nad svim korisnicima bespovratnih sredstava, izvođačima i podizvođačima koji primaju sredstva Unije u okviru nacionalnog programa, te će ih primjenjivati na temelju provjere dokumenata i nadzora na licu mjesta.
Članak 11.
Dokumenti kojima se formalizira dodjela bespovratnih sredstava kada odgovorno tijelo nastupa kao izvršno tijelo
1. U slučajevima kada odgovorno tijelo nastupa kao izvršno tijelo, ono utvrđuje postupke za upravljanje projektom kojima se zahtijeva najmanje:
(a)
formaliziranje administrativne odluke o sufinanciranju projekata; i
(b)
praćenje provedbe administrativne odluke i svih njezinih izmjena administrativnim sredstvima kao što su prepiska ili pisana izvješća.
2. Administrativna odluka sadržava ili ukazuje na sljedeće:
(a)
najveći iznos doprinosa Unije;
(b)
najviši postotak doprinosa Unije u skladu s odgovarajućom posebnom uredbom;
(c)
detaljan opis i vremenski raspored za projekt;
(d)
ako je primjenjivo, sve veće zadaće koje korisnik namjerava podugovorom povjeriti trećoj strani, zajedno s povezanim troškovima;
(e)
dogovoreni planirani proračun i financijski plan za projekt, uključujući rashode i prihode, u skladu s utvrđenim pravilima prihvatljivosti;
(f)
metodu za izračun iznosa doprinosa Unije po završetku projekta;
(g)
operativne ciljeve projekta, uključujući kvantificirane ciljeve i pokazatelje koji će se koristiti;
(h)
odredbu prema kojoj odgovorno tijelo mora prikupiti potrebne podatke za zajedničke pokazatelje navedene u posebnoj uredbi te sve pokazatelje specifične za program te izvješćivati o tim podacima najmanje jednom godišnje;
(i)
definiciju prihvatljivih troškova, uključujući, ako je primjenjivo, opis metodologije za utvrđivanje troškova po jedinici, paušalnih iznosa i paušalnog financiranja;
(j)
knjigovodstvene zahtjeve i uvjete koji se odnose na isplatu bespovratnih sredstava;
(k)
uvjete u vezi revizijskog traga;
(l)
odredbe u vezi zaštite podataka; i
(m)
odredbe u vezi obavješćivanja javnosti.
3. Općenito, administrativna odluka donosi se prije početka projektnih aktivnosti u okviru nacionalnog programa.
4. Administrativnom odlukom izričito se određuje da Komisija ili njezini predstavnici i Revizorski sud imaju revizorske ovlasti nad svim korisnicima bespovratnih sredstava, izvođačima i podizvođačima koji primaju sredstva Unije u okviru nacionalnog programa, te će ih primjenjivati na temelju provjere dokumenata i nadzora na licu mjesta.
POGLAVLJE III.
STATUS REVIZORSKOG TIJELA I OBVEZE KOJE SE ODNOSE NA REVIZIJE
Članak 12.
Status revizorskog tijela
1. U skladu s člankom 59. stavkom 5. drugim podstavkom Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i člankom 25. stavkom 1. točkom (b) Uredbe (EU) br. 514/2014 revizorsko tijelo djeluje neovisno od odgovornog tijela. Smatra se da funkcionalna neovisnost postoji kada nema izravnog hijerarhijskog odnosa između revizorskog tijela i odgovornog tijela, te kada je revizorsko tijelo potpuno autonomno u davanju mišljenja i izjava.
2. Cjelokupni revizijski rad obavljat će se u skladu s međunarodnim revizijskim standardima.
Članak 13.
Povjeravanje revizijskog rada vanjskim tijelima
Revizorsko tijelo može povjeriti dio revizije drugom revizorskom tijelu, pod uvjetom da je to tijelo funkcionalno neovisno o odgovornom tijelu. Revizorsko tijelo ostaje odgovorno za rad koji povjeri vanjskom tijelu.
Revizije vanjskih tijela provode se u skladu s međunarodnim revizijskim standardima i uz pozorno praćenje i nadzor revizorskog tijela.
Članak 14.
Revizije
1. Revizorsko tijelo u svrhu donošenja mišljenja iz članka 59. stavka 5. drugog podstavka Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 provodi revizije sustava i financijske revizije.
2. Revizijama sustava provjerava se učinkovitost sustava upravljanja i nadzora odgovornog tijela kako bi se osiguralo razumno jamstvo da su troškovi navedeni u godišnjim financijskim izvješćima zakoniti i pravilni. Na temelju tih revizija revizorsko tijelo utvrđuje zadovoljava li odgovorno tijelo i dalje kriterije imenovanja iz Priloga.
3. Financijske revizije provode se radi osiguranja razumnog jamstva da su godišnja financijska izvješća istinit i vjeran prikaz troškova koje prijavljuje odgovorno tijelo.
Radi provjere istinitosti i vjernosti podataka iz godišnjeg financijskog izvješća revizorsko tijelo provjerava jesu li svi elementi plaćenih rashoda i javnih doprinosa koji su primljeni i zabilježeni u računovodstvenim evidencijama odgovornog tijela u financijskoj godini ispravno zabilježeni u računovodstvenom sustavu i odgovaraju li popratnim računovodstvenim knjigama koje vodi odgovorno tijelo. Na temelju tih godišnjih financijskih izvješća revizorsko tijelo osobito:
(a)
provjerava odgovara li ukupni iznos prihvatljivih rashoda koji je prijavljen u zahtjevu za plaćanje godišnjeg salda i podnesen Komisiji rashodima u godišnjem financijskom izvješću odgovornog tijela te, ako su utvrđene razlike, jesu li u godišnjim financijskim izvješćima pružena odgovarajuća objašnjenja za iznose koji se usklađuju;
(b)
provjerava odgovaraju li povučeni i vraćeni iznosi, iznosi koji će biti vraćeni te nepovrativi iznosi na kraju financijske godine iznosima koji su uneseni u računovodstveni sustav odgovornog tijela te postoje li za njih dokumentirane odluke odgovornog tijela;
(c)
utvrđuje je li odgovorno tijelo provelo administrativne nadzore i nadzore na licu mjesta u skladu s člankom 27. Uredbe (EU) br. 514/2014.
Provjere navedene u točkama (a), (b) i (c) mogu se vršiti na temelju uzorka.
4. U okviru svojih revizija sustava i financijskih revizija revizorsko tijelo će ponovno provesti neke od administrativnih nadzora ili nadzora na licu mjesta koje je provelo odgovorno tijelo. Revizorsko tijelo će na temelju procjene rizika utvrditi opseg ponovljene revizije.
5. Ako se u okviru sustava revizorskog tijela ili financijskim revizijama utvrde znatne slabosti koje priječe učinkovito funkcioniranje sustava upravljanja i nadzora odgovornog tijela, revizorsko tijelo:
(a)
procjenjuje financijski i operativni učinak tih slabosti;
(b)
daje odgovarajuće preporuke odgovornom tijelu za korektivne i preventivne mjere;
(c)
prati kako odgovorno tijelo provodi te mjere te procjenjuje postoji li akcijski plan za ponovno uspostavljanje učinkovitog funkcioniranja sustava upravljanja i nadzora.
6. Nakon dovršetka revizijskih aktivnosti iz stavaka 1., 2. i 3. revizorsko tijelo će izvijestiti tijelo za imenovanje o svojim nalazima, uključujući i mišljenje o tome ispunjava li odgovorno tijelo i dalje kriterije za imenovanje.
7. Revizorsko tijelo dužno je osigurati da odgovorno tijelo Europsku komisiju prikladno izvješćuje o svim pojedinostima u vezi svojih revizijskih aktivnosti iz stavaka 1., 2. i 3.
POGLAVLJE IV.
ZAVRŠNA ODREDBA
Članak 15.
Stupanje na snagu
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u državama članicama u skladu s Ugovorima.
Sastavljeno u Bruxellesu 25. srpnja 2014.