ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1271/2013 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 208 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 (2) на Комисията относно рамковия Финансов регламент за органите, създадени от Общностите, се основаваше на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (3) на Съвета. Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета бе заменен от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012. Следователно е необходимо да се преразгледа Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 да бъде заменен.
(2)
Необходимо е да се вземе под внимание съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета на ЕС и Европейската комисия по въпросите на децентрализираните агенции от 19 юли 2012 г.
(3)
Някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 следва да бъдат преразгледани, за да се вземе предвид опитът, натрупан при тяхното прилагане.
(4)
С настоящия регламент следва да се установят общите принципи и основните правила, приложими за органите, създадени съгласно ДФЕС и Договора за Евратом (по-нататък наричани „органи на Съюза“), които получават средства от бюджета, и без да се засягат разпоредбите на учредителния акт. Въз основа на този регламент органите на Съюза следва да приемат свои собствени финансови правила, които не могат да се отклоняват от регламента, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
(5)
Въпреки това органите на Съюза, които са изцяло самофинансиращите се, спрямо които не се прилага настоящият регламент, следва да установят сходни правила, за да се осигури последователност, когато това е уместно. Във връзка със съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г. тези органи следва да представя на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията годишен доклад за изпълнението на своя бюджет и да вземат надлежно предвид техните искания и препоръки.
(6)
Органите на Съюза следва да определят и приложат своя бюджет в съответствие с петте основни принципа на бюджетното право (единство, точност, универсалност, специфичност и ежегодност), както и принципите на балансираност, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(7)
Следва да се подчертае балансираният характер на финансовата вноска на Съюза. Частта от положителния бюджетен резултат на органите на Съюза, надвишаваща размера на вноската на Съюза, платена през годината, следва да бъде върната в бюджета на Съюза.
(8)
Когато учредителния акт предвижда, че приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза и че приходите от такси са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органите на Съюза следва да разполагат с възможност за пренасяне на остатъка под формата на целеви приходи.
(9)
Необходимо е да се гарантира, че таксите се определят на подходящо ниво за покриване на разходите за предоставяне на услуги и за избягване на значителни излишъци.
(10)
Делегирането на задачи по изпълнението на бюджета на органите на Съюза трябва да бъде надлежно обосновано от характеристиките на задачите и специфичните познания на органа на Съюза, като същевременно се гарантира добро финансово управление и ефективност на разходите. Делегираните задачи следва да бъдат съвместими с учредителния акт.
(11)
Органите на Съюза следва да могат да получават ad hoc безвъзмездни средства само ако това е изрично предвидено в съответните основни актове, както и в учредителния акт.
(12)
Съгласно член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 органът на Съюз орган трябва да участва в съпоставителна оценка с други институции и органи на Съюза.
(13)
Необходимо е да се установят правила за плана за действие за последващи действия във връзка със заключенията от цялостните периодични оценки, с цел да се осигури ефективното им прилагане.
(14)
С цел да се осигури съгласувано програмиране, органът на Съюз следва да изготви документ, съдържащ годишно и многогодишно програмиране, в което се вземат под внимание насоките на Комисията.
(15)
Органът на Съюза следва да адаптира графика за годишното и многогодишното програмиране с бюджетната процедура, за да се гарантира неговата ефективност и съгласуваността на всички програмни документи.
(16)
Необходимо е да се изясни сегашната архитектура на вътрешния одит и функциите за вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органа на Съюза следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одити, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Необходимо е да се предвидят правила за създаването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(17)
Задълженията за докладване следва да бъдат опростени. Органите на Съюза следва да представят консолидиран годишен отчет за дейността, който включва подробни данни за прилагането на тяхната работна програма, бюджет, план за политиката относно персонала, тяхното управление и системи за вътрешен контрол.
(18)
С цел да се подобри ефективността от гледна точка на разходите на органите на Съюза, е необходимо да се предвиди възможност за споделяне на услуги или тяхното прехвърляне към друг орган на Съюза или към Комисията. По-специално ефективността на разходите може да се подобри, като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза.
(19)
Съгласно предвиденото в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 възможността да разделят многогодишни задължения под формата на годишни вноски следва да бъде разрешена само ако това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
(20)
С цел хармонизиране на разпоредбите относно целевите приходи с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвидят правила за диференциране на целевите приходи (вътрешни и външни) и за тяхното пренасяне.
(21)
С цел хармонизиране на правилата за третиране на лихвите, получени от вноската на Съюза в орган на Съюза, с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвиди, че не се дължи лихвата на бюджета.
(22)
Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 предвижда възможност в специфични случаи за вписване на правно задължение преди бюджетно задължение. Органите на Съюза следва да имат тази възможност.
(23)
С цел да се гарантира съгласуваност между Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 и Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, някои разпоредби за обществените поръчки и за безвъзмездните средства не трябва да бъдат разрешени. Прилагането на единен набор от норми гарантира опростяване на дейността на органа на Съюза и позволява използването на насоките и моделите, изготвени от Комисията.
(24)
Следва да се въведе възможността за присъждане на награди от орган на Съюза, за да се приведат в съответствие разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
(25)
Да се идентифицира и да се управляват правилно рискът от фактически или предполагаеми конфликти на интереси, органите на Съюза следва да приемат правила за предотвратяване и управление на конфликта на интереси. Такива правила следва да вземат предвид разработените от Комисията насоки след съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г.
(26)
Разпоредбите относно политиката за сградния фонд, включително въвеждането на възможността и условията, позволяващи на органите на Съюза да сключват заеми, следва да бъдат приведени в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, за да се гарантира съгласувано прилагане на нововъведените правила от всички органи и институции на Съюза.
(27)
Необходимо е да се предвидят преходни разпоредби за програмирането и докладването, като се има предвид, че Комисията се нуждае от време за разработването на подходящи насоки в сътрудничество с органите на Съюза.
(28)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите на Съюза до 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните финансови правила, въз основа на които органите на Съюза трябва да приемат собствени финансови правила. Финансовите правила на органите на Съюза не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„учредителен акт“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа на Съюза,
-
„бюджет на органа на Съюза“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза,
-
„орган на Съюза“ означава всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012,
-
„управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на органа на Съюза, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния акт,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа на Съюза като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт,
-
„изпълнителния съвет“ означава вътрешният орган на органа на Съюза, който подпомага управителния съвет и чиито отговорности и процедурен правилник са посочени в учредителния акт.
Член 3
Срокове, дати и крайни срокове
Освен ако не е предвидено друго, Регламент (ЕИО, Евратом) № 1182/71 на Съвета (4) се прилага за крайните срокове, определени с настоящия регламент.
Член 4
Защита на личните данни
Настоящият регламент не засяга изискванията на Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6).
Член 5
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 6
Обхват на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се състои от:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Съюза има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите членки, които са домакини на съответните органи;
в)
вноска, предоставена от Съюза;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 23, параграф 1;
д)
разходите на органа на Съюза, включително административните разходи.
2. Приходите, състоящи се от такси и вноски, се заделят само в изключителни и надлежно обосновани случаи, предвидени в учредителния акт.
3. Когато един или няколко учредителни актове предвиждат, че ясно определени задачи се финансират отделно, или когато органът на Съюза изпълнява задачи, възложени му по силата на споразумение за възлагане, той води отделно счетоводство за приходните и за разходните операции. Органът на Съюз ясно посочва всяка група задачи в своето планиране на човешките ресурси, включено в документа за годишно и многогодишно програмиране, посочен в член 32.
Член 7
Ad hoc безвъзмездни средства
1. Органите на Съюза не могат да получават ad hoc безвъзмездни средства от бюджета, освен ако не е разрешено в учредителния акт и изрично предвидено в основния акт.
2. Когато органът на Съюза е бил упълномощен да получава ad hoc безвъзмездни средства, задачите, финансирани от тези безвъзмездни средства, са включени в годишната работна програма, посочена в член 32, параграф 3.
Член 8
Споразумения за възлагане
1. Комисията не възлага задачи по изпълнението на бюджета на органа на Съюза с изключение на случаите, когато това е надлежно обосновано от специфичния характер на дейността и специфичния опит на органа на Съюза.
2. При избора на орган на Съюза се отчетат надлежно:
а)
разходната ефективност при възлагането на задачи;
б)
въздействието върху структурата на управление на органа и върху неговите финансови и човешки ресурси.
3. Когато по изключение Комисията възлага задачи на органа на Съюза:
а)
член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 се прилага за органа на Съюза по отношение на средства, отпуснати за тези задачи, а членове 108 и 109 от настоящия регламент не се прилагат;
б)
възложените задачи се посочват в годишната работна програма на органа на Съюза, посочена в член 32, параграф 3, само за информационни цели.
4. Без да се засяга параграф 2, разпоредителят с бюджетни кредити се консултира с управителния съвет преди подписването на споразумението за възлагане.
Член 9
Специални правила относно принципите на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват, само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа на Съюза.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа на Съюза.
3. В бюджета на органа на Съюза могат да се записват бюджетни кредити, само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа на Съюза, не се дължат на органа на Съюза.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 10
Определение
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
Член 11
Вид бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа на Съюза съдържа едногодишни бюджетни кредити и когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Многогодишни бюджетни кредити се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
Член 12
Счетоводни правила за приходите и бюджетните кредити
1. Приходите на органа на Съюза, посочени в член 6, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на сумите, събрани през тази финансова година.
2. Приходите на органа на Съюза водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените за дадена финансова година бюджетни кредити се използват единствено за покриване на разходи, поети като задължение и платени през тази финансова година, както и за покриване на дължими суми по поети през предходни финансови години задължения.
4. Бюджетните задължения се записват в сметките въз основа на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се записват в сметките за определена финансова година въз основа на плащанията, извършени от счетоводителя до 31 декември същата година.
Член 13
Поемане на задължение за бюджетни кредити
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, могат да бъдат поети като задължение, считано от 1 януари, след като бюджетът на органа на Съюза бъде окончателно приет.
Член 14
Анулиране и пренос на бюджетни кредити
1. Бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират. Въпреки това те могат да бъдат пренесени, но само за следващата финансова година, с решение, взето до 15 февруари от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, в съответствие с параграфи 3 и 4, или могат да бъдат пренесени по право в съответствие с параграф 5.
2. Бюджетните кредити, свързани с разходи за персонала, не могат да се пренасят.
3. Многогодишни бюджетни кредити за поети задължения, както и едногодишни бюджетни кредити, за които все още не е поето задължение в края на финансовата година, могат да се пренасят, когато се отнасят до:
а)
суми, съответстващи на бюджетни кредити за поети задължения;
б)
суми, съответстващи на едногодишни бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, за които повечето от подготвителните етапи на процедурата по поемането на задължения са завършени към 31 декември. Подготвителният етап на процедурата по поемането на задължения се определя в Правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки орган на Съюза.
Задължения за тези суми могат да бъдат поети до 31 март следващата година или до 31 декември следващата година за суми, свързани с проекти за недвижими имоти.
4. Бюджетни кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на суми, необходими за покриване на съществуващи задължения или на задължения, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити за плащания са недостатъчни за покриване на нуждите.
Органът на Съюза усвоява първо бюджетните кредити, разрешени за текущата финансова година, и не може да усвоява пренесени бюджетни кредити, докато първите не бъдат изчерпани.
5. Едногодишни бюджетни кредити, които отговарят на надлежно договорени задължения в края на финансовата година, се пренасят по право само за следващата финансова година.
6. Пренесените бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират и се посочват в счетоводните отчети.
Член 15
Правила за пренос на целеви приходи
Преносът на целевите приходи, посочени в член 23, и на неизползваните и налични към 31 декември бюджетни кредити, които произтичат от такива приходи, се извършва в съответствие със следните правила:
а)
външните целеви приходи се пренасят по право и се усвояват изцяло, докато бъдат извършени всички операции във връзка с програмата или действието, за които са предназначени; външни целеви приходи, получени през последната година от програмата или дейността, могат да се използват през първата година от следващата програма или дейност;
б)
вътрешните целеви приходи се пренасят само за една година, с изключение на вътрешните целеви приходи, определени в член 23, параграф 3, буква е), които се пренасят по право.
Най-късно до 1 юни на година N + 1 органът на Съюза информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.
Член 16
Отмяна на бюджетни кредити
Когато се отменят бюджетни кредити през финансова година след тази, за която тези кредити са били записани в бюджета на органа на Съюза, в резултат на цялостно или частично неизпълнение на дейностите, за които са били заделени, съответните бюджетни кредити се анулират.
Член 17
Поети задължения
1. От 15 октомври на всяка година задължения за обичайните административни разходи може да се поемат авансово по бюджетните кредити, предвидени за следващата финансова година. Тези задължения обаче не надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не може да се прилагат за нови разходи от естество, което все още не е принципно одобрено с последния надлежно приет бюджет на органа на Съюза.
2. Разходите, които се плащат авансово, например наемите, могат да породят плащания от 1 декември нататък, които са за сметка на бюджетните кредити за следващата финансова година. В такъв случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.
Член 18
Приложими правила в случай на късно приемане на бюджета на органа на Съюза
1. Ако бюджетът на органа на Съюза не е окончателно приет в началото на финансовата година, се прилагат правилата, установени в параграфи 2-6.
2. Задълженията може да се поемат и плащанията може да се извършват в границите, посочени в параграф 3.
3. Задълженията може да се поемат по глави до максимален размер от една четвърт от общия размер на разрешените бюджетни кредити в съответната глава за предходната финансова година плюс една дванадесета за всеки изтекъл месец.
Ограничението за бюджетните кредити, предвидено в предварителния разчет за приходите и разходите, не може да бъде надхвърляно.
Плащанията може да се извършват по глави с месечна периодичност до максимален размер от една дванадесета от разрешените по съответната глава бюджетни кредити за предходната финансова година. Тази сума обаче не надвишава една дванадесета от бюджетните кредити, предвидени в същата глава в предварителния разчет за приходите и разходите.
4. Разрешените бюджетни кредити по съответната глава от предходната финансова година, посочени в параграфи 2 и 3, представляват бюджетните кредити, приети чрез гласуване по бюджета на органа на Съюза, включително чрез коригиращи бюджети, и след коригиране с оглед на направените през въпросната финансова година трансфери.
5. По искане на директора, в случай че съображения за непрекъснатост на дейностите на органа на Съюза и нуждите на управлението го налагат, управителния съвет може да разреши да бъдат извършени разходи, които надвишават една временна сума от една дванадесета, но не надхвърлят общия размер на четири временни суми от една дванадесета, освен в надлежно обосновани случаи, както за поемане на задължения, така и за плащания в допълнение на автоматично предоставените суми от една дванадесета в съответствие с параграфи 2 и 3.
Допълнителните суми от една дванадесета се разрешават в цялост и са неделими.
6. В случай че за дадена глава разрешаването на четири временни суми от една дванадесета, предоставени съгласно параграф 5, е недостатъчно за покриване на разходите, необходими, за да се избегне прекъсване на дейността на органа на Съюза в област, уредена от въпросната глава, по изключение може да се даде разрешение за надвишаване на размера на бюджетните кредити, записани в съответната глава от бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година. Управителният съвет действа в съответствие с процедурите, предвидени в параграф 5. Въпреки това общият размер на наличните бюджетни кредити в бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година или в предложения проектобюджет на органа на Съюза не може при никакви обстоятелства да бъде надвишен.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност
Член 19
Определение и обхват
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетните кредити за поети задължения не могат да надхвърлят размера на вноската от Съюза, увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 6.
3. За органи, за които приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза, таксите следва да се определят на такова равнище, че да се избегне значително натрупване на излишък. Когато значителен положителен или отрицателен бюджетен резултат по смисъла на член 97 стане постоянен, размерът на таксите и вноските трябва да бъде преразгледан.
4. Органът на Съюза не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа на Съюза.
5. Вноската на Съюза за органа на Съюза представлява за бюджета на органа на Съюза изравнителна вноска и може да се раздели на няколко плащания.
6. Органът на Съюза извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания органът предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.
Член 20
Бюджетен резултат от финансовата година
1. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е положителен, той се възстановява на Комисията до размера на вноската, платена през годината. Частта от бюджетния резултат, надвишаваща размера на финансовата вноска на Съюза, изплатена през годината, се записва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като приход.
Първа алинея се прилага също и когато приходите на органа на Съюза се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската на Съюза.
Разликата между вноската, вписана в бюджета, и действително изплатената вноска за органа на Съюза, се анулира.
Органът на Съюза представя, не по-късно от 31 януари на съответната година N, разчет на бюджетния резултат от година N - 1, който трябва да се върне в бюджета по-късно през година N, за да се допълни вече наличната информация за бюджетния резултат за година N - 2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на органа на Съюза за година N + 1.
2. В изключителни случаи, когато учредителният акт предвижда, че приходите от такси и вноски са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органът на Съюз може да пренесе остатъка от таксите и вноските като целеви приходи за дейностите, свързани с предоставянето на услугите, за които са дължат тези такси.
3. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е отрицателен, той се вписва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания или, когато това е подходящо, се прихваща от положителния бюджетен резултат на органа на Съюза през следващите финансови години.
4. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета на органа на Съюза по време на бюджетната процедура чрез писмо за внасяне на корекции, посочено в член 39 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или, когато изпълнението на бюджета на орган на Съюза е започнало, чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица
Член 21
Използване на еврото
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на касата, счетоводителят и, в случай на сметки за авансови средства, и администраторите на авансови средства имат право да извършват операции в други валути, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Съюза.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност
Член 22
Определение и обхват
Без да се засяга член 23, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Без да се засяга член 25, всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции.
Член 23
Целеви приходи
1. Външните целеви приходи и вътрешните целеви приходи се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
2. Външните целеви приходи представляват:
а)
финансовите вноски за органите на Съюза от държавите членки и трети държави, включително и в двата случая техните държавни агенции, субекти или физически лица, за определени дейности, доколкото това е предвидено в споразумението, сключено между органа на Съюза и държавите членки, съответните трети държави или държавни агенции, субекти или физически лица;
б)
приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
в)
финансовите участия, които не са обхванати в буква а), за дейностите на органите на Съюза, идващи от трети държави или от различни организации извън Съюза;
-
приходи от ad hoc безвъзмездни средства, посочени в член 7,
-
приходи от споразуменията за възлагане, посочена в член 8;
г)
вътрешните целеви приходи, посочени в параграф 3, доколкото са с допълнителен характер спрямо другите приходи, посочени в букви а)-в) от настоящия параграф;
д)
приходите от такси и вноски, посочени в член 6, параграф 2.
3. Вътрешни целеви приходи представляват:
а)
приходи от трети страни във връзка със стоки, услуги или работа, извършена по тяхно искане, с изключение на таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а);
б)
постъпленията от продажба на моторни превозни средства, оборудване, съоръжения, материали и научна и техническа апаратура, които се подменят или бракуват, когато балансовата стойност е напълно амортизирана;
в)
приходите, които възникват от възстановяване, в съответствие с член 62, на недължимо платени суми;
г)
постъпленията от доставки на стоки, услуги и строителни работи за институциите на Съюза или други органи на Съюза;
д)
получените застрахователни обезщетения;
е)
приходите от наеми;
ж)
приходите от продажба на публикации и филми, включително такива на електронен носител;
з)
приходите, които възникват от последващото възстановяване на данъци съгласно член 25, параграф 3, буква б).
4. Без да се засяга член 23, параграф 2, буква д), съответният учредителен акт може също да предвижда разпределяне на приходите за специфични разходи. Освен когато е посочено друго в съответния учредителен акт, тези приходи представляват вътрешни целеви приходи.
5. Всички приходни позиции по смисъла на параграф 2, букви а), б) и в) и параграф 3, букви а) и г) трябва да покриват всички преки и косвени разходи, направени за въпросната дейност или цел.
6. В бюджета на органа на Съюза се включват редове за отразяване на външните целеви приходи и на вътрешните целеви приходи, а когато е възможно, се посочва и размерът.
Целевите приходи могат да се включват в разчета за приходите и разходите само за сумите, които са сигурни към датата на съставяне на разчета.
Член 24
Безвъзмездни сделки
1. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа на Съюза, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не вземат решение в този срок, безвъзмездната сделка се счита за приета.
Член 25
Правила относно приспаданията и корекциите на обменните курсове
1. Следните приспадания може да се направят от заявки за плащане, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени върху страни по договори за възлагане на обществена поръчка или бенефициери;
б)
отбиви, възстановени суми и рабати по отделни фактури и отчети за разходи;
в)
корекции за недължимо платени суми.
Корекциите, посочени в първа алинея, буква в), може да се извършват чрез пряко приспадане срещу ново междинно плащане или плащане на остатъка на същия получател по главата, статията и финансовата година, за които е извършено плащане, надвишаващо дължимото.
Счетоводните правила на Съюза се прилагат по отношение на приспаданията, посочени в първа алинея, буква в).
2. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от държавите членки по силата на Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, е за сметка на бюджета на органа на Съюза, след като от нея бъде приспаднат данъкът, при условие че той се прилага за органа на Съюза.
3. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от трети държави въз основа на съответните спогодби, може да бъде за сметка на бюджета на органа на Съюза, за всяко от следните:
а)
след като от нея бъде приспаднат данъкът;
б)
за стойността с включен данък. В този случай впоследствие възстановените данъци се третират като вътрешен целеви приход.
4. Всички национални данъци, които временно се поемат от органа на Съюза по силата на параграфи 2 и 3, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
5. Всички отрицателни бюджетни резултати се записват в бюджета на органа на Съюза като разход.
6. За курсови разлики, възникнали при изпълнение на бюджета на органа на Съюза, може да се внасят корекции. Окончателната печалба или загуба се включва в бюджетния резултат за финансовата година.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност
Член 26
Общи разпоредби
Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели по дялове и глави. Главите допълнително се подразделят на статии и позиции.
Член 27
Трансфери
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити:
а)
от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът;
б)
от една глава в друга и от една статия в друга - без ограничение.
2. Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителния съвет прехвърля бюджетни кредити от един дял към друг. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет разполагат с три седмици, за да се противопоставят на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
3. Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.
4. Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички извършени трансфери. Директорът информира Европейския парламент и Съвета за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.
Член 28
Специфични правила за трансферите
1. Трансфери на бюджетни кредити може да се извършват само към редове на бюджета на органа на Съюза, за които в бюджета са разрешени бюджетни кредити или има символично записване „pro memoria“.
2. Трансфери на бюджетни кредити, които съответстват на целеви приходи, може да се извършват само ако тези приходи се използват за целите, за които са предназначени.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 29
Принципи на икономичност, ефикасност и ефективност/принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа на Съюза за осъществяване на нейните дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. Органът на Съюз трябва да направи сравнителен анализ, посочен в член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Сравнителният анализ следва да включва:
-
преглед на ефективността на хоризонталните служби на органа на Съюза,
-
анализ на ползите и разходите от споделянето на службите или прехвърлянето им изцяло на друг орган на Съюза или на Комисията.
При извършване на сравнителния анализ, посочен в първа и втора алинея, органът на Съюза взема необходимите мерки, за да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
4. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа на Съюза, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението за всяка дейност и директорът предоставя информацията на управителния съвет. Тази информация се предоставя ежегодно и най-късно в документите, приложени към проектобюджета на органа на Съюза.
5. С цел да се усъвършенства механизмът на вземане на решения, органите на Съюза провеждат както предварителни, така и последващи оценки съобразно насоките, предоставени от Комисията. Тези оценки се прилагат за всички програми и дейности, при които има значителни разходи, като резултатите от оценките се представят на управителния съвет.
6. Директорът подготвя план за действие за последващи действия по отношение на заключенията от оценките, посочени в параграф 5, и докладва за постигнатия напредък два пъти годишно на Комисията и редовно пред управителния съвет.
7. Управителният съвет упражнява контрол над прилагането на плана за действие, посочен в параграф 6.
Член 30
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа на Съюза се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа на Съюза вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
спазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, като се взема предвид многогодишният характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективният вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално следното:
а)
разделение на задачите;
б)
подходяща стратегия за контрол и управление на риска, включваща контрол на ниво получател;
в)
предотвратяване на конфликти на интереси;
г)
адекватни одитни следи и пълнота на данните в системите за данни;
д)
процедури за наблюдение на работата и проследяване на установените слабости и изключения във вътрешния контрол;
е)
периодична оценка на доброто функциониране на системата за вътрешен контрол.
4. Ефикасният вътрешен контрол се основава на следните елементи:
а)
прилагане на подходяща стратегия за контрол и управление на риска, съгласувана между съответните участници във веригата за контрол;
б)
достъпност на резултатите от извършения контрол за всички съответни участници във веригата за контрол;
в)
опиране, когато това е целесъобразно, на независимите одиторски становища, при условие че качеството на свързаните дейности е съответстващо и приемливо и че те са извършени в съответствие с договорените стандарти;
г)
навременно прилагане на корективни мерки, включително, при необходимост, санкции с възпиращ ефект;
д)
елиминиране на многократния контрол;
е)
подобряване на съотношението между разходите и ползите от контрола.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 31
Публикуване на отчетите, бюджетите и докладите
1. Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Обобщение на бюджета на органа на Съюза и всеки коригиращ бюджет на органа на Съюза, както са окончателно приети, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз в рамките на три месеца от тяхното приемане.
Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, петте основни разходни бюджетни реда за административния и оперативния бюджет на органа на Съюза, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.
3. Бюджетът на органа на Съюза, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети на органа на Съюза, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на Европейския парламент и Съвета, на Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на съответния орган на Съюза в срок от четири седмици след тяхното приемане.
4. Органът на Съюза предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за бенефициерите на средства, получени от бюджета на органа на Съюза, включително експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 89, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (7) вследствие на стандартното представяне. Публикуваната информация е лесно достъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета на органа на Съюза
Член 32
Годишно и многогодишно програмиране
1. Органът на Съюза изготвя програмен документ, съдържащ многогодишно и годишно планиране, като взема под внимание насоките, определени от Комисията.
2. Многогодишната програма определя:
-
цялостното стратегическо програмиране, включително целите, очакваните резултати и показателите за постигнатите резултати,
-
ресурсно програмиране, включващо многогодишен бюджет и персонал.
Ресурсното програмиране включва количествена и качествена информация за човешките ресурси и бюджетните въпроси за целите на докладването, по-специално:
-
за години N - 1 и n информация за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица, както и на командированите национални експерти,
-
за година N - 1 оценка за бюджетните операции по смисъла на член 97 и информация за вноската в натура, предоставена от държавата членка, домакин на органа на Съюза,
-
за година N + 1 прогноза за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица,
-
за следващите години индикативно ресурсно програмиране на бюджета и персонала.
Комисията изпраща до органа на Съюза становището на съответните си служби по проекта на програмиране на човешките ресурси.
Ако органът на Съюза не вземе изцяло предвид становището на службите на Комисията, той представя на Комисията необходимите обяснения.
Планирането на ресурсите се актуализира ежегодно. Стратегическото програмиране се актуализира при необходимост, и по-специално за приемане на мерки във връзка с резултатите от цялостните оценки, посочени в учредителния акт.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза съдържа подробни цели и очаквани резултати, включително показатели за постигнатите резултати. Тя съдържа също така описание на дейностите, които ще се финансират, и размера на финансовите и човешките ресурси, разпределени за всяка дейност. Годишната работна програма е съгласувана с многогодишната работна програма, посочена в параграф 1.
В нея ясно се посочва кои задачи на органа на Съюза са добавени, променени или отменени в сравнение с предходната финансова година.
4. Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в годишната работна програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа на Съюза.
Член 33
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
2. Органът на Съюза изпраща на Комисията предварителна прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на тези прогнози, не по-късно от 31 януари всяка година.
3. В съответствие с член 37 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 всяка година органът на Съюза изпраща на Комисията, Европейския парламент и на Съвета прогноза за своите приходи и разходи, както е определено в учредителния акт.
4. Прогнозата за приходите и разходите на органа на Съюза включва:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочните длъжности, одобрено в рамките на бюджетните кредити, по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности. Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на органа на Съюза в сравнение с бюджета му за година N.
5. Органът на Съюза изпраща на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета проекта на програмен документ, посочен в член 32, не по-късно от 31 януари всяка година, както и всякакви по-нови актуализирани версии на този документ.
6. Като част от процедурата по приемане на бюджета, Комисията изпраща прогнозния разчет на органа на Съюза на Европейския парламент и на Съвета и предлага размера на вноската за органа на Съюза и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа. Комисията предоставя проекта за щатно разписание на органите на Съюза и прогноза за броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити, веднага след като Комисията определи проектобюджета.
7. Европейският парламент и Съветът приемат щатното разписание на органа на Съюза и всички последващи изменения по него в съответствие с член 38, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III - „Комисия“ - на бюджета.
8. Бюджетът на орган на Съюза и щатното разписание, заедно с програмния документ, посочен в член 32, се приема от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на бюджета, в който се определя размерът на вноската и щатното разписание, като при необходимост бюджетът на органа на Съюза и щатното разписание съответно се коригират.
9. Когато Комисията възлага нови задачи на органа на Съюза, без да се засягат законодателните процедури за изменение на учредителния акт, тя представя на Европейския парламент и Съвета необходимите сведения, за да се оцени въздействието на новите задачи върху ресурсите на органа на Съюза, с цел да се преразгледа, при необходимост, неговото финансиране.
Член 34
Коригиращи бюджети
Всяко изменение в бюджета на органа на Съюза, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет, приет съгласно същата процедурата както и първоначалния бюджет на органа на Съюза, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета на органа на Съюза
Член 35
Устройство на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза се състои от приходна и разходна част.
Член 36
Бюджетна номенклатура
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на органа на Съюза, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Съюза и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 37
Представяне на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозните приходи на органа на Съюза за съответната финансова година („година N“);
б)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година N - 2;
в)
съответни бележки към всеки ред приходи.
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината N;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година N - 2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа на Съюза за годината N;
в)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответни бележки към всеки подраздел.
Член 38
Правила за щатното разписание на персонала
1. В посоченото в член 33 щатно разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Това представлява абсолютно ограничение за съответния орган на Съюза. Не може да се извършват назначения, с които се надхвърля установеното ограничение.
Въпреки това, с изключение на степени AD 16, AD 15, AD 14 и AD 13, управителният съвет може да изменя щатното разписание в рамките до 10 % от разрешените длъжности при следните условия:
а)
да не се отразява на размера на бюджетните кредити за персонала, които съответстват на пълната финансова година;
б)
да не се надхвърля ограничението за общия брой на длъжностите, разрешени в щатното разписание;
в)
органът на Съюза да е участвал в съпоставителна оценка с други органи на Съюза, инициирана в рамките на процедурата по аналитичен преглед на персонала на Комисията.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея работата на непълно работно време, разрешена от органа по назначаването в съответствие с Правилника за длъжностните лица, може да се компенсира с други назначения. Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, органът на Съюза взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на ограничението по параграф 1, втора алинея, буква б).
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА НА ОРГАНА НА СЪЮЗА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 39
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Той изпълнява приходите и разходите на бюджета в съответствие с финансовите правила на органа на Съюза и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити.
2. Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът на Съюза участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.
Член 40
Делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета
1. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа на Съюза, подчинени на Правилника за длъжностните лица, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа на Съюза, приети от управителния съвет. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред вторично да делегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 114. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 41
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа на Съюза.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до компетентния орган, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Компетентният орган предприема по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния служител. Ако този служител е директорът, компетентният орган е управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет.
4. Органът на Съюза приеме правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси.
Член 42
Метод на изпълнение на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 43
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 44
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципа на добро финансово управление и следи за спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За целите на параграф 1 разпоредителят с бюджетни кредити, в съответствие с минималните стандарти, които са приети от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, въз основа на еквивалентни стандарти, определени от Комисията за нейните собствени служби, и като отчита надлежно рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на функциите на разпоредител с бюджетни кредити.
Създаването на тази структура и на тези системи се основава на пълен анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Разпоредителят с бюджетни кредити може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
3. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходите и разрешават плащанията, както и извършват подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
4. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и издаване на нарежданията за събиране. Това включва отказ от установени вземания по целесъобразност.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на органа на Съюза. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 45
Предварителни проверки
1. Всяка операция, посочена в член 44, се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа на Съюза от разпоредителите с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от разпоредителя с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация. Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 29.
За целта на проверките група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на медицински разходи, могат да се разглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити като една операция.
5. Проверката за дадена операция се извършва от служители, различни от тези, които са инициирали операцията. Служителите, извършващи проверката, не може да са подчинени на служителите, инициирали операцията.
Член 46
Последващи проверки
1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
2. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали операциите, финансирани от бюджета на органа на Съюза, са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в член 45, параграф 4.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Разпоредителят с бюджетни кредити предприема мерки за справяне с тези проблеми.
Анализът на риска, посочен в параграф 1, се преразглежда в светлината на резултатите от проверките, както и друга подходяща информация.
В случай на многогодишни програми разпоредителят с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
3. Предварителният контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за последващия контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Когато разпоредителят с бюджетни кредити извършва финансови одити на бенефициери под формата на последващ контрол, съответните правила за извършване на одит са ясни, последователни и прозрачни и зачитат както правата на органа на Съюза, така и тези на одитираните лица.
4. Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, посочени в параграф 3, притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Съюза, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 47
Консолидиран годишен отчет за дейността
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на консолидиран годишен отчет за дейността, които съдържа:
а)
информация за:
-
изпълнението на годишната работна програма, използването на бюджета и човешките ресурси на органа на Съюза, посочени в член 38,
-
системите за управление и вътрешен контрол, включително обобщение на броя и вида на одитите, проведени от вътрешния одитор, структурите за вътрешен одит, отправените препоръки и действията, предприети по тези препоръки и по препоръките от предходни години, както е посочено в членове 82 и 83,
-
всички забележки на Сметната палата и н действията, предприети във връзка с тези забележки,
-
отчетите и доклада за бюджетното и финансовото управление, без да се засягат членове 92, 96 и 97;
б)
декларация на разпоредителя с бюджетни кредити, в която се посочва дали той има достатъчна увереност (освен ако не е указано друго в някоя от резервите, свързани с определени части за приходите и разходите), че:
-
информацията в отчета дава вярна и точна представа,
-
ресурсите, предназначени за описаните в отчета дейности, са използвани по предназначение и в съответствие с принципа на добро финансово управление,
-
въведените процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции.
В консолидирания годишен отчет за дейността се посочват резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол, в това число цялостна оценка на разходите, свързани с контрола, и ползите от него.
Консолидираният годишен отчет се представя на управителния съвет за оценка.
2. Не по-късно от 1 юли всяка година консолидираният годишен отчет за дейността заедно с неговата оценка се изпраща от управителния съвет на Сметната палата, на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета.
3. Допълнителни изисквания за докладване могат да бъдат посочени в учредителния акт в надлежно обосновани случаи, по-специално когато това се налага от естеството на съответната област, в която органът работи.
Член 48
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 54, параграф 5, както и управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа на Съюза, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза.
Член 49
Делегиране на изпълнението на бюджета
При делегиране или вторично делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 40 към оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 44, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 50
Правомощия и функции на счетоводителя
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, който е напълно независим при изпълнение на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа на Съюза за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с дял IХ;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял IХ;
г)
изпълнението в съответствие с дял IХ на счетоводните правила и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
е)
управлението на касата.
2. Два или повече органа на Съюза могат да назначат един и същ счетоводител.
Органът на Съюза може също да се уговори с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа на Съюза.
Органът на Съюза може също да възложи на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза, като вземе под внимание анализа на разходите и ползите по член 29.
В случаите, посочени в тази алинея, трябва да се направят необходимите договорености, с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа на Съюза и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че счетоводителят е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна картина на финансовото състояние на органа на Съюза.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.
Разпоредителите с бюджетни кредити остават изцяло отговорни за правилното използване на средствата, които управляват, за законосъобразността и редовността на разходите под техен контрол и за изчерпателността и точността на изпратената на счетоводителя информация.
5. Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
6. При условията на параграф 7 на настоящия член и на член 51 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
7. При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за длъжностните лица, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.
8. Актът за делегиране установява възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 51
Сметки за авансови средства
Когато е необходимо за плащането на дребни суми и за събирането на други приходи, посочени в член 6, могат да се открият сметки за авансови средства. Сметките за авансови средства се захранват от счетоводителя и се поставят под отговорността на администраторите на авансови средства, назначени от него.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не надхвърля 60 000 EUR и се определя от съответния орган на Съюза за всеки разход или приход. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 74, параграф 1, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 52
Оттегляне на делегиране и временно прекратяване на правомощия, делегирани на финансовите участници
1. Оправомощаването и вторичното оправомощаване на разпоредителите с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттегляни временно или окончателно от органа, който ги е назначил. Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Счетоводителят или администраторът на авансови средства може по всяко време да бъде отстранен временно или окончателно от длъжност от управителния съвет. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
3. Параграфи 1 и 2 не засягат дисциплинарните мерки, взети по отношение на финансовите участници, посочени в тези параграфи.
Член 53
Отговорност на финансовите участници за незаконна дейност, измама или корупция
1. Членове 52-56 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници, посочени в член 52, съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна отговорност и дължи обезщетение, както е указано в Правилника за длъжностните лица, без да се засягат членове 54, 55 и 56. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на Европейската служба за борба с измамите.
Раздел 2
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
Член 54
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно предвиденото в Правилника за длъжностните лица.
2. Имуществената отговорност възниква по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от негова страна:
а)
установи подлежащи на събиране вземания или издаде нареждания за събиране, поеме задължение за разходи или подпише платежно нареждане, без да съблюдава настоящия регламент и, когато е подходящо, правилата за прилагане на Финансовия регламент на органа на Съюза;
б)
пропусне да изготви документ, с който се установява вземане, пропусне или забави издаването на нареждане за събиране или забави издаването на платежно нареждане, което води до възникването на гражданска отговорност на органа на Съюза спрямо трети лица.
3. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който прецени, че определено решение, за чието вземане отговаря, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление, информира писмено делегиращия орган. В случай че след това делегиращият орган даде на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити мотивирано указание в писмен вид за вземане на това решение, този разпоредител с бюджетни кредити бива освободен от отговорност.
4. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
5. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа на Съюза, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Съюза. За случаите, подадени от органите на Съюза, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа на Съюза.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити и до вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя годишен отчет за дейността и посочва предприетите мерки.
6. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа на Съюза вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в Правилника за длъжностните лица по отношение на дисциплинарните мерки.
Раздел 3
Правила, приложими за счетоводителите и администраторите на авансови средства
Член 55
Правила, приложими за счетоводителите
Счетоводителят носи дисциплинарна и имуществена отговорност по реда и при условията на Правилника за длъжностните лица. По-специално счетоводителят може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи или документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
неправомерна промяна на банкови сметки или сметки, открити в пощенските служби;
в)
събиране или изплащане на суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране или платежни нареждания;
г)
несъбиране на дължими приходи.
Член 56
Правила, приложими за администраторите на авансови средства
Администраторът на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е указано в Правилника за длъжностните лица. По-специално администраторът на авансови средства може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи и документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
непредставяне на необходимите оправдателни документи за плащанията, които е извършил;
в)
извършване на плащания в полза на лица, различни от лицата, които имат право на тях;
г)
несъбиране на дължими приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Член 57
Заявка за плащане
Органът на Съюза представя на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на вноската на Съюза съгласно член 19, параграф 6 при условия и интервали, договорени с Комисията.
Член 58
Третиране на лихвите
Лихвата, начислена по суми, платени на органа на Съюза от Комисията под формата на вноска, не се дължи на бюджета.
Член 59
Прогноза за вземанията
1. Когато разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчна и надеждна информация относно каквато и да е мярка или ситуация, която може да е основание за възникване на вземане на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити прави прогноза за вземането.
2. Прогнозата за вземането се коригира от разпоредителя с бюджетни кредити веднага след като той узнае за събитие, което променя мярката или ситуацията, довела до изготвянето на прогнозата.
При изготвяне на нареждането за събиране относно мярка или ситуация, която е била основание да бъде направена по-рано прогноза за вземане, разпоредителят с бюджетни кредити коригира съответно прогнозата.
Ако нареждането за събиране е съставено за сума, която е равна на първоначалната прогноза за вземането, тази прогноза се намалява до нула.
Член 60
Установяване на вземания
1. Установяването на вземане представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
проверява наличието на задължението;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, съгласно които задължението е изискуемо.
2. Всички вземания, които са определени като безспорни, ликвидни и изискуеми, се установяват чрез нареждане за събиране до счетоводителя, последвано от дебитно известие, изпратено на длъжника, като и двете се съставят от разпоредителя с бюджетни кредити.
3. Недължимо платените суми се събират.
4. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
5. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да се установят временно. Временното установяване обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно. Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временно установените суми, за да гарантира, че те съответстват на действително установените вземания.
Член 61
Разпореждане за събиране
Разпореждането за събиране представлява действие, с което разпоредителят с бюджетни кредити дава указание на счетоводителя чрез издаване на нареждане за събиране да събере вземане, което е установено от разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 62
Правила относно събирането
1. Счетоводителят предприема действия по нарежданията за събиране на вземания, надлежно съставени от разпоредителя с бюджетни кредити. Счетоводителят полага необходимата грижа, за да гарантира, че органът на Съюза получава своите приходи, и следи за гарантиране на неговите права.
2. Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното съобщение, счетоводителят информира разпоредителя с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
3. Счетоводителят пристъпва към събиране на вземанията на органа на Съюза чрез прихващане с насрещно вземане на всеки длъжник, който от своя страна има вземане към органа на Съюза. Тези вземания трябва да бъдат безспорни, ликвидни и изискуеми.
4. Когато разпоредителят с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира решението за отказ само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR.
В решението за отказ се посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити отменя установено вземане изцяло или частично, когато при откриване на грешка стане ясно, че сумата не е била правилно установена. Отмяната се извършва с решение на разпоредителя с бюджетни кредити и трябва да бъде подходящо обоснована.
Член 63
Формалности по събирането
1. При действителното събиране на дължимата сума счетоводителят го осчетоводява и информира разпоредителя с бюджетни кредити.
2. Издава се и разписка за всички парични плащания, получени от счетоводителя.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 64
Допълнителен срок за плащане
1. В сътрудничество с разпоредителя с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и ако са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да заплати лихва в размер, определен в член 83 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за целия допълнителен период, започващ от крайния срок, посочена в член 80, параграф 3, буква б) от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
б)
за да се защитят правата на органа на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на органа на Съюза.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на органа на Съюза.
2. При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по параграф 1, първа алинея, буква б), когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 65
Списък на вземанията
1. Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
2. Органът на Съюза съставя списък на своите вземания, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на органа на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 66
Давностен срок
Вземанията на органа на Съюза по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа на Съюза подлежат на давностен срок от пет години.
Член 67
Специални разпоредби, приложими по отношение на таксите
Когато органът на Съюза събира таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а), в началото на всяка финансова година се прави обща предварителна прогноза за постъпленията от такива такси.
Когато таксите са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се регистрират всички подробности за вземането на органа на Съюза. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
Когато органът на Съюза използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси.
Органът на Съюза предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след като съответната такса бъде изцяло платена. При изключителни обстоятелства обаче дадена услуга може да бъде предоставена без предварително заплащане на дължимата такса. В случаите когато е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса, се прилагат членове 60-66.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 68
Решение за финансиране
1. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, посочени в член 32, параграф 3, са ясно идентифицирани.
4. Административните кредити могат да бъдат изпълнени без предварително решение за финансиране.
Член 69
Видове поети задължения
1. Поемането на бюджетно задължение представлява операцията по заделяне на бюджетните кредити, необходими за покриване на последващи плащания в изпълнение на правни задължения.
2. Правното задължение представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение за извършване на разход.
3. Бюджетните задължения попадат в една от следните три категории:
а)
индивидуални: бюджетното задължение е индивидуално, когато получателят и размерът на разхода са известни;
б)
глобални: бюджетното задължение е глобално, когато най-малко един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен;
в)
временни: бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи, при които размерът или крайните получатели на сумите не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се изпълнява или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
4. Бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, може да се разпределят за няколко години под формата на годишни вноски единствено когато това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 70
Правила, приложими за поемането на задължения
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Предвиденото в параграф 1 задължение за поемане на бюджетно задължение, преди да се поеме правно задължение, не се прилага по отношение на правните задължения, сключени вследствие на обявяване на кризисно положение в рамките на плана за непрекъснатост на дейността, в съответствие с процедурите, приети от органа на Съюза.
3. Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година N + 1.
При спазване на член 69, параграф 4 и член 87, параграф 2, индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или временни бюджетни задължения, се сключват до 31 декември на година N.
В края на периодите, посочени в първа и втора алинея, неусвоеният остатък по такива бюджетни задължения се отменя от разпоредителя с бюджетни кредити.
Преди подписването му размерът на всяко индивидуално правно задължение, прието вследствие на глобално бюджетно задължение, се записва от разпоредителя с бюджетни кредити в бюджетните сметки и се осчетоводява към глобалното бюджетно задължение.
4. С изключение на случаите на разходи за персонала бюджетните и правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, имат крайна дата на изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички части от такива задължения, които не са били изпълнени шест месеца след датата, посочена в първа алинея от настоящия параграф, се отменят в съответствие с член 16.
Размерът на бюджетно задължение, отговарящо на правно задължение, за което не е извършено плащане по смисъла на член 75 в срок от две години след датата на подписването на правното задължение, се отменя освен когато сумата е свързана със случай, който е предмет на спор пред съд или арбитражен орган, или когато съществуват специални разпоредби, определени в основните актове.
Член 71
Проверки, приложими за поемането на задължения
1. Когато приема бюджетно задължение, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
разходът е начислен в правилната бюджетна позиция на органа на Съюза;
б)
бюджетните кредити са налични;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
г)
е спазен принципът на добро финансово управление.
2. Когато регистрира правно задължение посредством физически или електронен подпис, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
задължението е обезпечено със съответно поето бюджетно задължение;
б)
разходът е законосъобразен и редовен и съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
в)
е спазен принципът на добро финансово управление.
Член 72
Утвърждаване на разход
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
потвърждава наличието на право на кредитора;
б)
определя или проверява действителността и размера на вземането;
в)
проверява условията, съгласно които плащането е дължимо.
Член 73
Утвърждаване и материална форма на „предаването за плащане“
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително периодичните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от разпоредителя с бюджетни кредити.
4. При некомпютризирана система „прието за плащане“ има формата на печат, включващ подписа на разпоредителя с бюджетни кредити.
При компютризирана система „прието за плащане“ има формата на валидиране чрез използване на персонална парола на разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 74
Разрешаване на разход
1. Разрешаването на разход представлява действието, с което разпоредителят с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя, посредством издаване на платежно нареждане, да плати утвърдения от разпоредителя с бюджетни кредити разход.
Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем, или доставка на стоки, и в зависимост от извършената от разпоредителя с бюджетни кредити оценка на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на системата за плащания незабавно инкасо.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 44, параграф 5.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 106, параграф 1.
Член 75
Видове плащания
1. Плащането се извършва при представяне на доказателство, че съответната дейност е извършена в съответствие с разпоредбите на основния акт, договора или споразумението за безвъзмездни средства, и обхваща една от следните операции:
а)
плащане на цялата дължима сума;
б)
плащане на дължимата сума по един от следните начини:
1)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко плащания след подписване на договора или споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или след съобщаване на решението за отпускане на безвъзмездни средства;
2)
едно или повече междинни плащания в замяна на частично изпълнение на дейността;
3)
плащане на остатъка по дължимите суми, когато дейността е изпълнена изцяло.
Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
Междинно плащане, което може да се извършва няколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
2. В бюджетното счетоводство се прави разграничение между различните видове плащания, посочени в параграф 1, към момента на извършване на всяко плащане.
Член 76
Плащане, ограничено до наличните средства
Плащането на разхода се извършва от счетоводителя в рамките на наличните средства.
Член 77
Срокове
Плащането на разходите се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 78
Електронно управление на операциите
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите може да се подписват посредством компютъризирана или електронна процедура.
Член 79
Електронно управление
Органът на Съюза установява и прилага единни стандарти за обмен на информация по електронен път с трети лица, участващи в процедури за обществени поръчки и за отпускане на безвъзмездни средства. В частност те изготвят и изпълняват във възможно най-голяма степен решения за предаване, съхранение и обработка на данни, предавани при процедури за отпускане на безвъзмездни средства и възлагане на обществени поръчки, като за тази цел въвеждат единна зона за електронен обмен на данни за заявители, кандидати и оференти.
Член 80
Добра администрация
1. Разпоредителят с бюджетни кредити обявява без забавяне необходимостта да се представят доказателства и/или документация, тяхната форма и предварително определеното съдържание, както и, по целесъобразност, примерният график за приключване на процедурите за възлагане.
2. Когато поради явна техническа грешка от страна на заявителя или оферента или когато заявителят или оферентът не предаде доказателство или не даде декларация, комисията за оценка или, по целесъобразност, разпоредителят с бюджетни кредити приканва, освен в надлежно обосновани случаи, заявителя или оферента да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. Информация или разяснения от този тип не може да изменят в значителна степен предложението или условията на офертата.
Член 81
Посочване на средствата за обжалване
Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 82
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът на Съюза въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити или като счетоводител нито на органа на Съюза, нито на Комисията.
3. Вътрешният одитор консултира органа на Съюза по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценката на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа на Съюза. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид консолидирания годишен отчет за дейността на разпоредителя с бюджетни кредити и всяка друга налична информация.
6. Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет проучват информацията, посочена в член 47, параграф 1, буква а), както и дали препоръките са напълно и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа на Съюза на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 83
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, неговата отговорност за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да завежда дела пред Съда на Европейския съюз, се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 84
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет могат да създадат, като вземат предвид икономическата ефективност и добавената стойност, структура за вътрешен одит, която изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на структурата за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Годишният одитен план на структурата за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на структурата за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора на органа на Съюза.
Той се разглежда и одобрява от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Структурата за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
2. Ако структурата за вътрешен одит на даден орган на Съюза не е икономически изгодна или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът на Съюза може да реши да използва обща структура за вътрешен одит с други органи на Съюза, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителните съвети на съответните органи на Съюза се договарят относно практическите условия на общата структура за вътрешен одит.
3. Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на структурата за вътрешен одит.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 85
Общи разпоредби
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на член 86.
2. Органът на Съюза може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Съюза.
3. Органът на Съюза взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 86
Процедури за възлагане
1. Органът на Съюза може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (8), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
2. Органът на Съюза може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В такъв случай член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
ДЯЛ VI
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНИТЕ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 87
Бюджетни кредити за административни разходи
1. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни бюджетни кредити.
2. Административните разходи, произтичащи от договори за периоди, които надхвърлят финансовата година или в съответствие с местната практика, или поради това, че са свързани с доставката на оборудване, са за сметка на бюджета на органа на Съюза за финансовата година, в която се извършват.
3. Органът на Съюза предоставя на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли всяка година работен документ относно своята политика по сградния фонд, в който се включва следната информация:
а)
за всеки недвижим имот - разходи и площ, които се покриват от бюджетните кредити от съответните бюджетни редове от бюджета на органа на Съюза;
б)
очаквана промяна в глобалното планиране на площите и местоположенията през идните години с описание на вече идентифицираните проекти за недвижими имоти, които са на етап планиране;
в)
окончателни условия и разходи, както и съответната информация относно изпълнението на новите проекти за недвижими имоти, които преди това са били представени на Европейския парламент и на Съвета в рамките на процедурата, установена в член 88, но не са били включени в работните документи за предходната година.
Член 88
Проекти за недвижими имоти
1. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза информира Европейския парламент и Съвета във възможно най-кратки срокове относно необходимата строителна площ и предварителното планиране, преди да започне проучването на местните пазари, в случай на договори за недвижими имоти, или преди публикуването на поканите за участие в процедура за възлагане на поръчка или нейното провеждане, в случай на строителни работи.
2. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза представя проекта за недвижим имот, включително подробна прогноза за разходите по него и финансирането му, както и списък на проектодоговорите, които се планира да бъдат използвани, и изисква одобрението на Европейския парламент и на Съвета преди сключването на договорите. По искане на органа на Съюза документите, представени във връзка с проекти за недвижими имоти, се третират като поверителни.
Освен в случаи на непреодолима сила Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от четири седмици от получаването му от двете институции.
Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на четириседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
Ако в рамките на четириседмичния срок Европейският парламент и/или Съветът изразят надлежно обоснована загриженост, срокът се удължава еднократно с две седмици.
Ако Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на проекта за недвижим имот, органът на Съюза оттегля предложението си и може да представи ново предложение.
3. При случаи на непреодолима сила предвидената в параграф 4 информация може да се предаде заедно с проекта за недвижим имот. Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от две седмици от получаването му от двете институции. Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на двуседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент и/или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
4. Следното се счита за проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат съществени финансови последици за бюджета на органа на Съюза:
а)
придобиването на земя;
б)
придобиването, продажбата, структурния ремонт, изграждането на сгради или проекти, които съчетават тези елементи и трябва да бъдат изпълнени в рамките на същия срок, за сума над 3 000 000 EUR;
в)
новите договори за недвижими имоти (включително плодоползване, дългосрочно наемане и подновяването на действащи договори за недвижими имоти при по-неблагоприятни условия), които не попадат в обхвата на буква б), с годишни разходи в размер на най-малко 750 000 EUR;
г)
удължаването или подновяването на действащи договори за недвижими имоти (включително правоползване и дългосрочно наемане) при същите или по-благоприятни условия, с годишни разходи в размер на най-малко 3 000 000 EUR.
5. Без да се засяга член 19, параграф 4, проект за придобиването на недвижим имот може да се финансира чрез заем само след като бъде предварително одобрен от Европейския парламент и Съвета.
Заемите се сключват и изплащат в съответствие с принципа на добро финансово управление и при надлежно спазване на финансовите интереси на Съюза.
Когато органът на Съюза предложи да финансира придобиването със заем, в плана за финансиране, който трябва да се представи, заедно с искането за предварително одобрение от органа на Съюза, се посочват по-конкретно максималният размер на финансиране, срокът на финансиране, видът финансиране, условията на финансиране и икономиите в сравнение с други видове договорни условия.
Европейският парламент и Съветът обсъждат искането за предварително одобрение в срок от четири седмици, който може да бъде удължен еднократно с две седмици, от получаването му от двете институции. Придобиването чрез заем се счита за отхвърлено, ако Европейският парламент и Съветът не са го одобрили изрично в рамките на крайния срок.
ДЯЛ VII
ЕКСПЕРТИ
Член 89
Външни експерти, получаващи възнаграждение
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат mutatis mutandis за подбора на експерти. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества. Подборът се извършва въз основа на критерии за подбор, които са в съответствие с принципите на недискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
ДЯЛ VIII
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА И НАГРАДИ, ПРЕДОСТАВЕНИ ОТ ОРГАНА НА СЪЮЗА
Член 90
Безвъзмездни средства
Когато органът на Съюза може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
Член 91
Награди
Когато органът на Съюза може да присъжда награди в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 92
Устройство на отчетите
Отчетите на органа на Съюза се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа на Съюза;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа на Съюза.
Член 93
Доклад за бюджетното и финансовото управление
1. Всеки орган на Съюза изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година.
2. Директорът изпраща доклада на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата до 31 март, следващ финансовата година.
3. Докладът, посочен в параграф 2, отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Член 94
Правила относно отчетите
1. Счетоводителят на органа на Съюза прилага правилата, приети от счетоводителя на Комисията, въз основа на международно възприетите счетоводни стандарти в публичния сектор.
2. Отчетите на органа на Съюза, посочени в член 92, са съобразени с бюджетните принципи, определени в членове от 5-31. Те дават вярна и точна представа за бюджетните приходни и разходни операции.
Член 95
Счетоводни принципи
Финансовите отчети, посочени в член 92, представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 96
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа на Съюза.
Член 97
Отчети за изпълнението на бюджета
1. Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
2. Бюджетният резултат се състои от разликата между:
-
всички събрани приходи за съответната финансова година, и
-
размера на плащанията, направени за бюджетните кредити за финансовата година, увеличен с размера на пренесените бюджетни кредити за същата финансова година.
Разликата, посочена в първа алинея, се увеличава или намалява, от една страна, с нетния размер на бюджетните кредити, пренесени от предходни финансови години, които са отменени и, от друга страна, със:
-
извършените в повече плащания спрямо едногодишните бюджетни кредити, пренесени от предходната финансова година, в резултат на промяна в курса на еврото,
-
салдото в резултат на положителни или отрицателни курсови разлики през финансовата година, както реализирани, така и нереализирани.
3. Структурата на отчетите за изпълнението на бюджета е същата като тази на бюджета на органа на Съюза.
Член 98
Междинни отчети
1. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща междинните отчети на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година.
2. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 март на следващата година.
Член 99
Одобряване на окончателните отчети
1. В съответствие с член 148, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 най-късно до 1 юни следващата година Сметната палата представя своите забележки по междинните отчети на органа на Съюза.
2. След като получи забележките на Сметната палата по междинните отчети на органа на Съюза, счетоводителят съставя окончателните финансови отчети на органа на Съюза в съответствие с разпоредбите на член 50. Директорът ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Счетоводителят изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година.
Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
4. На същата дата, на която предава своите окончателни отчети, счетоводителят на органа на Съюза изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията също така представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящия дял и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните отчети на органа на Съюза се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от 15 ноември на следващата година.
5. Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорите на органа на Съюза се изпращат същевременно и на Комисията.
ГЛАВА 2
Счетоводно отчитане и инвентарни описи
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 100
Счетоводна система
1. Счетоводната система на органа на Съюза служи за организиране на бюджетната и финансовата информация така, че цифрите да могат да се записват, архивират и регистрират.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. Разпоредителят с бюджетни кредити може да води и аналитични сметки.
Член 101
Обща разпоредба за счетоводната система на институциите
Правилата за счетоводна отчетност и хармонизираният сметкоплан, които ще се прилагат от органа на Съюза, се приемат от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Раздел 2
Общи и бюджетни сметки
Член 102
Общи сметки
В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа на Съюза.
Член 103
Записвания в общите сметки
1. Салдата и движенията по общите сметки се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания, включително корекциите по сметките, се основават на оправдателни документи, на които записванията се позовават.
3. Счетоводната система е такава, че оставя ясна одитна следа за всички счетоводни записвания.
Член 104
Счетоводни корекции
След приключване на финансовата година и до датата на представяне на окончателните отчети счетоводителят на органа на Съюза извършва корекции, които, без да водят до отпускане или събиране на суми за тази година, са необходими за вярното и точно представяне на отчетите. Корекциите спазват правилата за счетоводна отчетност, посочени в член 101.
Член 105
Бюджетно счетоводство
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
2. За целите на параграф 1 в бюджетните сметки се записват всички бюджетни приходни и разходни операции, предвидени в дял IV.
Член 106
Инвентарен опис
1. Органът на Съюза води инвентарен опис, в който се отразяват количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи на Съюза в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията.
Органът на Съюза проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на материални активи на органа на Съюза се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ X
ВЪНШЕН ОДИТ, ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 107
Външен одит
1. Независим външен одитор проверява дали годишните отчети на органа на Съюза отразяват правилно приходите, разходите и финансовото състояние на органа на Съюза преди консолидацията в окончателните отчети на органа на Съюза.
Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, Сметната палата изготвя специфичен годишен доклад за органа на Съюза в съответствие с изискванията на член 287, параграф 1 от ДФЕС.
При изготвянето на доклада, посочен във втора алинея, Палатата взема предвид одита на независимия външен одитор, посочен в първа алинея, и действията, предприети в отговор на неговите констатации.
2. Органът на Съюз изпраща на Сметната палата бюджета на органа на Съюза, както е окончателно приет. Той информира във възможно най-кратки срокове Сметната палата за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
3. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 108
График на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Европейският парламент, по препоръка на Съвета, преди 15 май на годината N + 2, освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, освобождава от отговорност директора по отношение на изпълнението на бюджета за година N. Директорът информира управителния съвет за забележките на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност.
2. Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. В случай че Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът в сътрудничество с управителния съвет полага всички усилия за възможно най-бързо предприемане на мерки за отстраняване или улесняване на отстраняването на препятствията пред това решение.
Член 109
Процедура по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на органа на Съюза, бюджетния резултат, както и активите и пасивите на органа на Съюза според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета Европейският парламент, след като Съветът е извършил същото, проверява сметките и финансовите отчети на органа на Съюза. Той проверява и изготвения от Сметната палата годишен доклад заедно с отговорите на директора на органа на Съюза, всички съществени специални доклади на Сметната палата във връзка със съответната финансова година, както и декларацията за достоверност на Сметната палата относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент, по негово искане, по същия начин както е предвидено в член 165, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, всяка информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата по освобождаване от отговорност за съответната финансова година.
Член 110
Последващи мерки
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по съображенията, приложени към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
2. По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези наблюдения и коментари. Директорът изпраща копие от доклада на Комисията и на Сметната палата.
Член 111
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Органът на Съюза предоставя на службите на Комисията и на други упълномощени от нея лица, както и на Сметната палата, достъп до своите обекти и помещения, а също и до цялата информация, включително информацията в електронен формат, необходима за извършването на одити от тях.
2. Европейската служба за борба с измамите (OLAF) може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (9) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (10), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, предоставени съгласно настоящия регламент.
3. Без да се засягат разпоредбите на параграфи 1 и 2, споразуменията с трети страни и международни организации, договорите, безвъзмездните средства и поръчките от страна на органа на Съюза, съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ДЯЛ XI
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 112
Искания за информация, отправени от Европейския парламент и Съвета
Европейският парламент, Съветът и Комисията имат право да получават всякаква информация или пояснения от органа на Съюза по въпроси на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 113
Приемане на новия финансов регламент на органа на Съюза
Всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нов финансов регламент с оглед на неговото влизане в сила на 1 януари 2014 г. и, във всеки случай, в рамките на шест месеца от датата, на която органът попада в обхвата на член 208 от този регламент, след предоставяне на вноска за сметка на бюджета.
Член 114
Правила за прилагане на финансовия регламент на органа на Съюза
Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на органа на Съюза по предложение на неговия директор.
Член 115
Отменяне
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се отменя, считано от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 40 продължава да се прилага до 31 декември 2014 г., а параграфи 4 и 7 от член 27 продължават да се прилагат до 31 декември 2015 г.
Член 116
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Той се прилага от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 47 и член 82, параграф 5 се прилагат от 1 януари 2015 г., а член 32 и параграфи 5 и 8 от член 33 се прилагат от 1 януари 2016 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 1271/2013
оd 30. rujna 2013.
o Okvirnoj financijskoj uredbi za tijela iz članka 208. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (1), a posebno njezin članak 208.,
budući da:
(1)
Uredba Komisije (EZ, Euratom) br. 2343/2002 (2) o Okvirnoj financijskoj uredbi za tijela koja su osnovale Zajednice temelji se na Uredbi Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (3). Uredbu Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 zamijenila je Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012. Stoga je potrebno revidirati Uredbu (EZ, Euratom) br. 2343/2002 i radi jasnoće je zamijeniti.
(2)
Potrebno je uzeti u obzir Zajedničku izjavu Europskog parlamenta, Vijeća EU-a i Europske komisije o decentraliziranim agencijama od 19. srpnja 2012.
(3)
Određene odredbe Uredbe (EZ, Euratom) br. 2343/2002 potrebno je preispitati kako bi se u obzir uzelo iskustvo stečeno njihovom primjenom.
(4)
Tom bi se Uredbom trebalo uspostaviti opća načela i temeljna pravila primjenjiva na tijela osnovana na temelju UFEU-a i Ugovora o Euratomu (u daljnjem tekstu „tijela Unije”) koja primaju doprinose na teret proračuna, ne dovodeći pritom u pitanje osnivački akt. Na temelju te Uredbe tijela Unije trebala bi donijeti vlastita financijska pravila koja ne smiju odstupati od Uredbe osim ako njihove specifične potrebe to zahtijevaju i uz prethodni pristanak Komisije.
(5)
Međutim, tijela Unije koja se u potpunosti financiraju iz vlastitih sredstava i na koja se ta Uredba ne odnosi trebala bi radi dosljednosti donijeti slična pravila kada je to primjereno. U skladu sa Zajedničkom izjavom Europskog parlamenta, Vijeća i Europske komisije od 19. srpnja 2012. ta tijela trebala bi Europskom parlamentu, Vijeću i Komisiji dostaviti godišnje izvješće o izvršavanju svojeg proračuna i uzeti u obzir njihove zahtjeve i preporuke.
(6)
Tijela Unije trebala bi svoj proračun donijeti i izvršavati u skladu s pet temeljnih načela proračunskog prava (jedinstvo, točnost, univerzalnost, specifikacija i načelo jedne godine) te načelima uravnoteženosti, obračunske jedinice, dobrog financijskog upravljanja i transparentnosti.
(7)
Potrebno je naglasiti da doprinos Unije pridonosi uravnoteženosti. Dio pozitivnog proračunskog rezultata tijela Unije koji premašuje iznos doprinosa koji je Unija uplatila tijekom godine trebao bi biti vraćen u proračun Unije.
(8)
Ako je osnivačkim aktom predviđeno da prihodi osim doprinosa Unije obuhvaćaju naknade i pristojbe te da se prihodi koji proizlaze iz naknada i pristojbi dodjeljuju posebnim stavkama rashoda, tijela Unije trebala bi imati mogućnost prenošenja salda u sljedeće razdoblje u obliku namjenskih prihoda.
(9)
Potrebno je osigurati visinu naknada prikladnu za pokrivanje troškova pružanja usluga i izbjegavanje velikih viškova.
(10)
Dodjela zadaća izvršavanja proračuna tijelima Unije mora biti odgovarajuće opravdana značajkama zadaća i posebnom stručnošću tijela Unije, istodobno vodeći računa o dobrom financijskom upravljanju i isplativosti. Dodijeljene zadaće trebale bi biti u skladu s osnivačkim aktom.
(11)
Tijelima Unije trebalo bi omogućiti primanje ad hoc bespovratnih sredstava samo ako je to izričito propisano odgovarajućim temeljnim aktima i odobreno osnivačkim aktom.
(12)
U skladu s člankom 50. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 tijela Unije moraju sudjelovati u komparativnoj analizi s drugim institucijama i tijelima Unije.
(13)
Potrebno je donijeti pravila o akcijskom planu kako bi se slijedili zaključci općih redovitih evaluacija i na taj način osigurala njihova učinkovita provedba.
(14)
Kako bi se osiguralo dosljedno programiranje, tijelo Unije trebalo bi sastaviti dokument koji sadržava godišnje i višegodišnje programiranje poštujući pritom Komisijine smjernice.
(15)
Tijelo Unije trebalo bi uskladiti raspored godišnjeg i višegodišnjeg programiranja s proračunskim postupkom kako bi se osigurala učinkovitost i dosljednost svih programskih dokumenata.
(16)
Potrebno je razjasniti trenutačnu strukturu funkcija unutarnje revizije i kontrole te pojednostavniti zahtjeve u vezi s izvješćivanjem. Funkciju unutarnje revizije u tijelu Unije trebao bi obnašati unutarnji revizor Komisije koji bi revizije trebao provoditi na temelju opravdanih rizika. Potrebno je utvrditi pravila o osnivanju i radu službe za unutarnju reviziju.
(17)
Potrebno je pojednostavniti zahtjeve u vezi s izvješćivanjem. Tijela Unije trebala bi dostaviti konsolidirano godišnje izvješće o radu koje sadržava sveobuhvatne informacije o izvršavanju njihova programa rada, proračuna, plana kadrovske politike te njihovim sustavima upravljanja i unutarnje kontrole.
(18)
Kako bi se povećala isplativost tijela Unije, potrebno je predvidjeti mogućnost dijeljenja usluga ili njihova prijenosa na drugo tijelo Unije ili Komisiju. Isplativost se posebice može povećati ako se računovodstvenom službeniku Komisije dodijele sve zadaće računovodstvenog službenika tijela Unije ili samo dio njih.
(19)
Kao što je predviđeno Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 mogućnost raspoređivanja obveza koje traju nekoliko godina na godišnje obroke trebala bi biti dopuštena samo ako je to predviđeno osnivačkim ili temeljnim aktom ili ako su povezane s administrativnim rashodima.
(20)
Kako bi se pravila o namjenskim prihodima uskladila s onima iz Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 potrebno je donijeti pravila o diferencijaciji namjenskih prihoda (vanjskih i unutarnjih) i njihovu prenošenju.
(21)
Kako bi se pravila o postupanju s kamatama nastalima iz Unijinog doprinosa tijelu Unije uskladila s onima iz Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 potrebno je predvidjeti da se kamate ne uplaćuju u proračun.
(22)
Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 u posebnim se slučajevima predviđa mogućnost preuzimanja pravne obveze prije proračunske obveze. Tijela Unije također bi trebala imati tu mogućnost.
(23)
Kako bi se osigurala usklađenost između Uredbe (EU, Euratom) br. 2343/2002 i Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, ne bi trebale biti dopuštene posebne odredbe o nabavi i bespovratnim sredstvima. Primjena jedinstvenog skupa pravila jamči pojednostavnjenje rada tijela Unije i omogućuje primjenu Komisijinih smjernica i predložaka.
(24)
Kako bi se uskladile odredbe Uredbe (EU, Euratom) br. 2343/2002 i Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, tijelu Unije trebalo bi omogućiti dodjelu nagrada.
(25)
Kako bi se prepoznao rizik od postojećeg ili mogućeg sukoba interesa i njime ispravno upravljalo, tijela Unije trebala bi imati obvezu donošenja pravila o sprječavanju sukoba interesa i upravljanju njima. Pri izradi tih pravila trebalo bi voditi računa o smjernicama koje je Komisija izradila nakon Zajedničke izjave Europskog parlamenta, Vijeća i Europske komisije od 19. srpnja 2012.
(26)
Odredbe o politici povezanoj s nekretninama, uključujući uvođenje mogućnosti da tijela Unije uz određene uvjete uzimaju zajmove, trebalo bi uskladiti s Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 kako bi se osiguralo da sva tijela i institucije Unije dosljedno primjenjuju nova pravila.
(27)
Budući da je Komisiji potrebno vrijeme da u suradnji s tijelima Unije izradi odgovarajuće smjernice, potrebno je osigurati prijelazne odredbe za programiranje i izvješćivanje.
(28)
Ova bi Uredba trebala stupiti na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije kako bi se omogućilo pravovremeno donošenje revidiranih financijskih uredbi tijela Unije od 1. siječnja 2014. i na taj način osigurala usklađena pravila za sljedeći višegodišnji financijski okvir,
DONIJELA JE OVU UREDBU:
GLAVA I.
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Predmet
Ovom se Uredbom utvrđuju bitna financijska pravila na temelju kojih tijela Unije trebaju donijeti vlastita financijska pravila. Financijska pravila tijela Unije ne smiju odstupati od ove Uredbe, osim ako njihove specifične potrebe to zahtijevaju i uz prethodni pristanak Komisije.
Članak 2.
Definicije
Za potrebe ove Uredbe primjenjuju se sljedeće definicije:
-
„osnivački akt” znači instrument prava Unije kojim se uređuju glavni vidovi osnivanja i djelovanja tijela Unije,
-
„proračun tijela Unije” znači instrument kojim se za svaku financijsku godinu predviđaju i odobravaju svi prihodi i rashodi koji se smatraju potrebnima za tijelo Unije,
-
„tijelo Unije” znači svako tijelo iz članka 208. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012,
-
„upravni odbor” znači glavno unutarnje tijelo tijela Unije nadležno za donošenje odluka o financijskim i proračunskim pitanjima, bez obzira na naziv koji mu je dodijeljen u osnivačkom aktu,
-
„direktor” znači osoba koja je kao dužnosnik za ovjeravanje nadležna za provedbu odluka upravnog odbora i izvršavanje proračuna tijela Unije, bez obzira na naziv koji mu je dodijeljen u osnivačkom aktu,
-
„izvršni odbor” znači unutarnje tijelo tijela Unije koje pomaže upravnom odboru i čije su nadležnosti i pravila postupanja utvrđena osnivačkim aktom.
Članak 3.
Razdoblja, datumi i rokovi
Ako nije drukčije predviđeno, Uredba Vijeća (EEZ, Euratom) br. 1182/71 (4) primjenjuje se na rokove utvrđene ovom Uredbom.
Članak 4.
Zaštita osobnih podataka
Ovom se Uredbom ne dovode u pitanje zahtjevi Direktive 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (5) i Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog Parlamenta i Vijeća (6).
Članak 5.
Poštovanje proračunskih načela
Proračun tijela Unije donosi se i izvršava u skladu s načelima jedinstva, točnosti proračuna, jedne godine, uravnoteženosti, obračunske jedinice, univerzalnosti, specifikacije i dobrog financijskog upravljanja koje zahtijeva djelotvornu i učinkovitu unutarnju kontrolu i načelom transparentnosti, kako je propisano ovom Uredbom.
GLAVA II.
PRORAČUNSKA NAČELA
POGLAVLJE 1.
Načela jedinstva i točnosti proračuna
Članak 6.
Područje primjene proračuna tijela Unije
1. Proračun tijela Unije obuhvaća:
(a)
vlastite prihode koji se sastoje od svih naknada i pristojbi koje je tijelo Unije ovlašteno ubirati na temelju zadaća koje su mu povjerene i sve ostale prihode;
(b)
prihode koji se sastoje od financijskih doprinosa države članice domaćina;
(c)
doprinos Unije;
(d)
prihode dodijeljene posebnim stavkama rashoda u skladu s člankom 23. stavkom 1.;
(e)
rashode tijela Unije, uključujući administrativne rashode.
2. Prihodi koji se sastoje od naknada i pristojbi dodjeljuju se samo iznimno i u opravdanim slučajevima predviđenim osnivačkim aktom.
3. Ako je jednim ili više osnivačkih akata predviđeno da se jasno utvrđene zadaće financiraju odvojeno ili ako tijelo Unije provodi zadaće koje su mu povjerene sporazumom o delegiraju, ono mora voditi posebne račune za prihode i rashode. Tijelo Unije jasno će odrediti sve skupine zadaća u svojem nacrtu programiranja ljudskih resursa koji je dio dokumenta godišnjeg i višegodišnjeg programiranja iz članka 32.
Članak 7.
Ad hoc bespovratna sredstva
1. Tijela Unije ne smiju primati ad hoc bespovratna sredstva iz proračuna osim ako je to odobreno osnivačkim aktom i izričito propisano temeljnim aktom.
2. Ako je tijelu Unije dopušteno primanje ad hoc bespovratnih sredstava, zadaće koje se financiranju iz njih uključene su u godišnji program rada iz članka 32. stavka 3.
Članak 8.
Sporazumi o delegiranju
1. Komisija tijelu Unije ne dodjeljuje zadaće izvršavanja proračuna osim ako to nije odgovarajuće opravdano posebnom prirodom djelovanja i posebnom stručnošću tijela Unije.
2. Pri odabiru tijela Unije vodi se računa o:
(a)
isplativosti dodjele tih zadaća;
(b)
učinku na upravljačku strukturu tijela i njegove financijske i ljudske resurse.
3. Kada Komisija iznimno povjeri zadaće tijelu Unije:
(a)
članak 60. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 primjenjuje se na tijelo Unije u pogledu sredstava dodijeljenih tim zadaćama, dok se članci 108. i 109. te Uredbe ne primjenjuju;
(b)
povjerene zadaće trebale bi isključivo u informativne svrhe biti navedene u godišnjem programu rada tijela Unije iz članka 32. stavka 3.
4. Ne dovodeći u pitanje stavak 2. dužnosnik za ovjeravanje savjetuje se s upravnim odborom prije potpisivanja sporazuma o delegiranju.
Članak 9.
Posebna pravila o načelima jedinstva i točnosti proračuna
1. Nijedan prihod ne smije biti naplaćen niti rashod izvršen ako nije unesen u proračunsku liniju proračuna tijela Unije.
2. Ne smije se preuzeti obveza za rashod ili odobriti rashod izvan okvira odobrenih sredstava proračuna tijela Unije.
3. Odobrena sredstva moguće je unijeti u proračun tijela Unije samo ako su namijenjena za stavku rashoda koja se smatra potrebnom.
4. Kamate koje proizlaze iz predfinanciranja plaćenog iz proračuna tijela Unije ne pripadaju tijelu Unije.
POGLAVLJE 2.
Načelo jedne godine
Članak 10.
Definicija
Odobrena sredstva unesena u proračun tijela Unije odobravaju se za jednu financijsku godinu koja traje od 1. siječnja do 31. prosinca.
Članak 11.
Vrsta odobrenih sredstava
1. Proračun tijela Unije obuhvaća nediferencirana odobrena sredstva i diferencirana odobrena sredstva, kada je to opravdano operativnim potrebama. Diferencirana odobrena sredstva sastoje se od odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanje.
2. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza pokrivaju ukupne troškove pravnih obveza preuzetih tijekom financijske godine.
3. Odobrena sredstva za plaćanje obuhvaćaju plaćanja za preuzete pravne obveze u financijskoj godini ili prethodnim financijskim godinama.
Članak 12.
Računovodstvo prihoda i odobrenih sredstava
1. Prihodi tijela Unije iz članka 6. knjiže se u poslovnim knjigama za financijsku godinu na temelju iznosa prikupljenih tijekom te financijske godine.
2. Iznos prihoda tijela Unije jednak je iznosu odobrenih sredstava za plaćanje.
3. Odobrena sredstva za financijsku godinu koriste se isključivo za pokrivanje rashoda odobrenih i plaćenih tijekom te financijske godine te za pokrivanje nepodmirenih iznosa za obveze iz prethodnih financijskih godina.
4. Obveze se knjiže u poslovnim knjigama na temelju pravnih obveza knjiženih do 31. prosinca.
5. Plaćanja se knjiže u poslovnim knjigama za financijsku godinu na temelju plaćanja koja je računovodstveni službenik izvršio najkasnije do 31. prosinca predmetne godine.
Članak 13.
Preuzimanje obveza po odobrenim sredstvima
Obveze za odobrena sredstva unesena u proračun tijela Unije mogu se preuzimati od 1. siječnja, nakon konačnog donošenja proračuna tijela Unije.
Članak 14.
Ukidanje i prijenos odobrenih sredstava
1. Odobrena sredstva koja nisu iskorištena do kraja financijske godine za koju su odobrena ukidaju se. Ona mogu biti prenesena, ali samo u sljedeću financijsku godinu, na temelju odluke upravnog odbora najkasnije do 15. veljače ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, na temelju odluke izvršnog odbora u skladu sa stavcima 3. i 4. ili mogu biti automatski prenesena u skladu sa stavkom 5.
2. Odobrena sredstva za rashode za osoblje ne smiju se prenositi.
3. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza u okviru diferenciranih odobrenih sredstava i nediferenciranih odobrenih sredstava za koje obveze na kraju financijske godine još nisu preuzete mogu se prenijeti:
(a)
u iznosima koji odgovaraju odobrenim sredstvima za preuzimanje obveza;
(b)
u iznosima koji odgovaraju nediferenciranim odobrenim sredstvima koja se odnose na projekte u vezi s nekretninama, za koje je većina pripremnih faza u postupku za preuzimanje obveza bila završena do 31. prosinca. Pripremna faza u postupku za preuzimanje obveza utvrđuje se u pravilima za provedbu financijske uredbe svih tijela Unije.
Za te se iznose mogu preuzeti obveze do 31. ožujka sljedeće godine ili do 31. prosinca sljedeće godine za iznose koji se odnose na projekte u vezi s nekretninama.
4. Odobrena sredstva za plaćanje mogu se prenijeti u iznosima potrebnim za pokrivanje postojećih preuzetih obveza ili preuzetih obveza povezanih s prenesenim odobrenim sredstvima za preuzimanje obveza kada odobrena sredstva za plaćanja predviđena za određene proračunske linije za sljedeću financijsku godinu nisu dovoljna za pokrivanje potreba.
Tijelo Unije najprije koristi sredstva odobrena za tekuću financijsku godinu i ne koristi prenesena sredstva dok se ne iscrpe ona prethodna.
5. Nediferencirana odobrena sredstva u visini obveza pravilno ugovorenih na kraju financijske godine automatski se prenose samo na sljedeću financijsku godinu.
6. Prenesena odobrena sredstva za koja nije preuzeta obveza do 31. ožujka godine N + 1 automatski se ukidaju i iskazuju u poslovnim knjigama.
Članak 15.
Pravila za prijenos namjenskih prihoda
Pri prijenosu namjenskih prihoda iz članka 23. te neiskorištenih, a raspoloživih odobrenih sredstava na dan 31. prosinca koja proizlaze iz tih prihoda, moraju se poštovati sljedeća pravila:
(a)
vanjski namjenski prihodi prenose se automatski i u potpunosti se iskorištavaju do trenutka izvršenja svih postupaka povezanih s programima ili djelovanjima za koje su namijenjeni; vanjski namjenski prihodi primljeni tijekom posljednje godine programa ili djelovanja mogu se koristiti u prvoj godini sljedećeg programa ili djelovanja;
(b)
unutarnji namjenski prihodi prenose se samo za jednu godinu, uz iznimku unutarnjih namjenskih prihoda utvrđenih u članku 23. stavku 3. točki (f) koji se prenose automatski.
Najkasnije do 1. lipnja godine N + 1 tijelo Unije izvješćuje Komisiju o izvršenju prenesenih namjenskih sredstava.
Članak 16.
Opoziv odobrenih sredstava
Kada se odobrena sredstva opozivaju u financijskoj godini nakon financijske godine u kojoj su unesena u proračun tijela Unije kao posljedica potpunog ili djelomičnog neizvršenja djelovanja za koja su bila određena, predmetna odobrena sredstva se ukidaju.
Članak 17.
Obveze
1. Od 15. listopada svake godine obveze za redovne administrativne rashode mogu se preuzimati unaprijed na teret odobrenih sredstava predviđenih za sljedeću financijsku godinu. Takve obveze ne premašuju, međutim, jednu četvrtinu odobrenih sredstava koja je upravni odbor odredio za odgovarajuću proračunsku liniju za tekuću financijsku godinu. Ne primjenjuju se na nove rashode čija vrsta još nije u načelu odobrena u prošlom propisno donesenom proračunu tijela Unije.
2. Rashodi koji se plaćaju unaprijed, na primjer zakup, mogu dovesti do toga da se za plaćanja od 1. prosinca nadalje terete odobrena sredstva za sljedeću financijsku godinu. U tom slučaju ne primjenjuje se ograničenje iz stavka 1.
Članak 18.
Pravila koja se primjenjuju u slučaju kasnog donošenja proračuna tijela Unije
1. Ako proračun tijela Unije nije konačno donesen na početku financijske godine, primjenjuju se pravila propisana u stavcima od 2. do 6.
2. Preuzimanje obveza i plaćanja mogu se izvršavati u okviru ograničenja utvrđenih u stavku 3.
3. Obveze se mogu preuzimati prema poglavljima do najviše jedne četvrtine ukupnih odobrenih sredstava odobrenih za predmetno poglavlje u prošloj financijskoj godini, uvećano za jednu dvanaestinu za svaki mjesec koji istekne.
Ne smiju se prekoračiti ograničenja odobrenih sredstava predviđena u izjavi o procjeni prihoda i rashoda.
Plaćanja se mogu izvršavati mjesečno po poglavlju do najviše jedne dvanaestine odobrenih sredstava dodijeljenih za predmetno poglavlje u prethodnoj financijskoj godini. Zbroj, međutim, ne smije prijeći jednu dvanaestinu odobrenih sredstava predviđenih u istom poglavlju izjave o procjeni prihoda i rashoda.
4. Smatra se da se odobrena sredstva dodijeljena za odgovarajuće poglavlje prethodne financijske godine, kako je navedeno u stavcima 2. i 3., odnose na izglasana odobrena sredstva u proračunu tijela Unije, uključujući izmjenom proračuna, a nakon usklađenja za prijenose izvršene tijekom te financijske godine.
5. Ako nastavak djelovanja tijela Unije i upravljanje to zahtijevaju, upravni obor može na direktorov zahtjev odobriti rashode koji su veći od jedne privremene dvanaestine, ali koji ne smiju prijeći ukupno četiri privremene dvanaestine, osim u propisno opravdanim slučajevima, za preuzimanje obveza i za plaćanja preko i iznad onih koji se automatski stavljaju na raspolaganje u skladu sa stavcima 2. i 3.
Dodatne dvanaestine odobravaju se u cijelosti i nisu djeljive.
6. Ako za dano poglavlje odobravanje četiriju privremenih dvanaestina dodijeljenih u skladu sa stavkom 5. nije dovoljno za pokrivanje rashoda potrebnih za osiguravanje kontinuiteta djelovanja tijela Unije u području na koje se odnosi predmetno poglavlje, moguće je iznimno dopustiti prekoračenje odobrenih sredstava unesenih u odgovarajuće poglavlje proračuna tijela Unije tijekom prethodne financijske godine. Upravni odbor postupa u skladu s postupcima predviđenima stavkom 5. Međutim, ni u kojem slučaju ne smije se prekoračiti ukupan iznos odobrenih sredstava tijela Unije raspoloživ u proračunu za prethodnu financijsku godinu ili u nacrtu proračuna tijela Unije, kako je predložen.
POGLAVLJE 3.
Načelo uravnoteženosti
Članak 19.
Definicija i područje primjene
1. Prihodi i odobrena sredstva za plaćanja moraju biti uravnoteženi.
2. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza ne smiju prekoračiti iznos Unijinog doprinosa uvećanog za vlastite prihode i sve ostale prihode iz članka 6.
3. Za tijela kod kojih prihodi osim doprinosa Unije obuhvaćaju i naknade i pristojbe, visinu naknada trebalo bi utvrditi tako da se izbjegne znatna akumulacija viška. Ako se znatan pozitivan ili negativan proračunski rezultat u smislu članka 97. ponavlja, visina naknada i pristojbi se preispituje.
4. Tijelo Unije ne smije uzeti zajam u okviru proračuna tijela Unije.
5. Doprinos Unije tijelu Unije predstavlja za proračun navedenog tijela doprinos s ciljem uravnoteženja i može ga se razdijeliti u više isplata.
6. Tijelo Unije strogo će upravljati gotovinom, vodeći pritom računa o namjenskim prihodima, kako bi se osiguralo da su gotovinski iznosi ograničeni na odgovarajuće opravdane zahtjeve. Uz zahtjeve za plaćanje tijelo Unije dostavlja detaljne i ažurirane prognoze o svojim stvarnim potrebama za gotovinom tijekom godine, uključujući podatke o namjenskim prihodima.
Članak 20.
Proračunski rezultat proračunske godine
1. Ako je proračunski rezultat u smislu članka 97. pozitivan, vraća se Komisiji do iznosa doprinosa koji je Unija uplatila tijekom godine. Dio proračunskog rezultata koji premašuje iznos doprinosa koji je Unija platila tijekom godine unosi se u proračun tijela Unije za sljedeću financijsku godinu.
Prvi se podstavak primjenjuje i kada prihodi tijela Unije osim doprinosa Unije obuhvaćaju i naknade i pristojbe.
Razlika između doprinosa unesenog u proračun i doprinosa koji je uistinu plaćen tijelu Unije se ukida.
Najkasnije do 31. siječnja godine N tijelo Unije dostavlja procjenu proračunskog rezultata godine N-1, koji će se vratiti u proračun kasnije u godini N, kako bi dopunila već raspoložive podatke povezane s proračunskim rezultatom godine N-2. Komisija te podatke uzima u obzir pri procjeni financijskih potreba tijela Unije za godinu N + 1.
2. U iznimnim slučajevima kada je osnivačkim aktom predviđeno da se prihodi koji proizlaze iz naknada i pristojbi dodjeljuju posebnim stavkama rashoda, tijelo Unije može prenijeti saldo naknada i pristojbi u obliku namjenskih prihoda za djelovanja povezana s pružanjem usluga za koje je potrebno platiti pristojbe.
3. Ako je proračunski rezultat u smislu članka 97. negativan, unosi ga se u proračun tijela Unije za sljedeću financijsku godinu u obliku odobrenih sredstava za plaćanja ili ga se, kada je to prikladno, kompenzira pozitivnim proračunskim rezultatom tijela Unije u sljedećoj financijskoj godini.
4. Prihodi ili odobrena sredstva za plaćanja unose se u proračun tijela Unije tijekom proračunskog postupka koristeći postupak pisma izmjene iz članka 39. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 ili, ako se proračun tijela Unije već izvršava, izmjenom proračuna.
POGLAVLJE 4.
Načelo obračunske jedinice
Članak 21.
Uporaba eura
Proračun tijela Unije sastavlja se i izvršava u eurima te se i računi iskazuju u eurima. Međutim, za potrebe novčanog toka računovodstveni službenik, a u slučaju knjige blagajne blagajnici, ovlašteni su poslovati u drugim valutama kako je predviđeno u financijskim pravilima svakog tijela Unije.
POGLAVLJE 5.
Načelo univerzalnosti
Članak 22.
Definicija i područje primjene
Ne dovodeći u pitanje članak 23. ukupni prihodi pokrivaju ukupna odobrena sredstva za plaćanja. Ne dovodeći u pitanje članak 25. svi prihodi i rashodi iskazuju se u cijelosti bez međusobnog usklađivanja.
Članak 23.
Namjenski prihodi
1. Vanjski namjenski prihodi i unutarnji namjenski prihodi koriste se za financiranje određenih stavki rashoda.
2. Vanjske namjenske prihode čini sljedeće:
(a)
financijski doprinosi država članica i trećih zemalja, uključujući u oba slučaja njihove javne agencije, subjekte ili fizičke osobe, namijenjeni određenim aktivnostima tijela Unije, ako je to predviđeno sporazumom sklopljenim između tijela Unije i država članica, trećih zemalja ili predmetnih javnih agencija, subjekata ili fizičkih osoba;
(b)
prihodi određeni za posebne namjene, kao što su prihodi od zaklada, subvencija, darova i legata;
(c)
financijski doprinosi za aktivnosti tijela Unije iz trećih zemalja ili tijela koja nisu tijela Unije, a koji nisu obuhvaćeni točkom (a);
-
prihodi od ad hoc bespovratnih sredstava iz članka 7.,
-
prihodi iz sporazuma o delegiranju iz članka 8.;
(d)
unutarnja namjenska sredstva iz stavka 3., u mjeri u kojoj su dodatna drugim prihodima iz točaka od (a) do (c) ovog stavka;
(e)
prihodi od naknada i pristojbi iz članka 6. stavka 2.
3. Unutarnje namjenske prihode čini sljedeće:
(a)
prihodi od trećih osoba u vezi s robom, uslugama ili radovima isporučenim na njihov zahtjev, uz iznimku naknada i pristojbi iz članka 6. stavka 1. točke (a);
(b)
primici od prodaje vozila, opreme, instalacija, materijala te znanstvenih i tehničkih uređaja koji su zamijenjeni ili odbačeni kada je knjigovodstvena vrijednost u cijelosti amortizirana;
(c)
prihodi od vraćanja, u skladu s člankom 62., nepravilno plaćenih iznosa;
(d)
primici od isporuke robe, usluga i radova institucijama ili ostalim tijelima Unije;
(e)
primljeni iznosi osiguranja;
(f)
prihodi od davanja u zakup/najam;
(g)
prihodi od prodaje publikacija i filmova, uključujući onih na elektroničkim medijima;
(h)
prihodi od naknadnog vraćanja poreza u skladu s člankom 25. stavkom 3. točkom (b).
4. Ne dovodeći u pitanje članak 23. stavak 2. točku (e) odgovarajućim osnivačkim aktom mogu se prihodi koje utvrđuje dodijeliti posebnim stavkama rashoda. Osim ako je odgovarajućim osnivačkim aktom drukčije određeno, takvi prihodi čine unutarnje namjenske prihode.
5. Sve stavke prihoda u smislu točaka od (a) do (c) stavka 2. i točaka (a) i (d) stavka 3. pokrivaju sve izravne ili neizravne rashode za dotičnu aktivnost ili svrhu.
6. Proračun tijela Unije obuhvaća linije koje sadržavaju vanjske namjenske prihode i unutarnje namjenske prihode, a ako je moguće, navodi se i iznos.
Namjenski se prihodi mogu uključiti u procjenu prihoda i rashoda samo u iznosima koji su sigurni na dan utvrđivanja procjene prihoda i rashoda.
Članak 24.
Donacije
1. Direktor može prihvatiti svaku donaciju u korist tijela Unije, kao što su zaklade, subvencije, darovi i legati.
2. Prihvaćanje donacija koje mogu uključivati određeno financijsko davanje podliježe odobrenju upravnog odbora ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršnog odbora koji o tome odlučuje u roku od dva mjeseca od datuma primitka zahtjeva. Ako upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor u tom roku ne donese odluku, smatra se da je donacija prihvaćena.
Članak 25.
Pravila o odbicima i usklađenjima deviznog tečaja
1. Sljedeći se odbici mogu izvršiti od zahtjeva za plaćanje koji se potom odobravaju za plaćanje u neto iznosu:
(a)
kazne određene strankama u ugovorima o nabavi ili korisnicima;
(b)
popusti, povrati i rabati na pojedinačne fakture i troškovnike;
(c)
usklađenja nepropisno plaćenih iznosa.
Usklađenja iz točke (c) prvog podstavka mogu se izvršiti izravno odbitkom od novog privremenog plaćanja ili plaćanja preostalog iznosa istom primatelju plaćanja u okviru poglavlja, članka i financijske godine u odnosu na koju je iznos preplaćen.
Računovodstvena pravila Unije primjenjuju se na odbitke iz prvog podstavka točke (c).
2. Troškovi dostavljenih proizvoda ili pruženih usluga tijelu Unije, koji uključuju poreze koje države članice vraćaju u skladu s Protokolom o povlasticama i imunitetima Europske unije, terete proračun tijela Unije za iznose bez poreza ako se navedeni protokol primjenjuje na tijelo Unije.
3. Troškovi dostavljenih proizvoda ili pruženih usluga tijelu Unije, koji uključuju poreze koje vraćaju treće zemlje na temelju odgovarajućih sporazuma, mogu teretiti proračun tijela Unije za sljedeće:
(a)
iznos bez poreza;
(b)
iznos s porezom. U tom se slučaju s naknadno vraćenim porezima postupa kao s unutarnjim namjenskim prihodima.
4. Svi nacionalni porezi koje tijelo Unije privremeno snosi u skladu sa stavcima 2. i 3. unose se na privremenom računu dok ih predmetne države ne vrate.
5. Svaki negativni proračunski rezultat unosi se u proračun tijela Unije u obliku rashoda.
6. Moguća je prilagodba za tečajne razlike koje nastaju pri izvršavanju proračuna tijela Unije. Konačna dobit ili gubitak uključuje se u proračunski rezultat za godinu.
POGLAVLJE 6.
Načelo specifikacije
Članak 26.
Opće odredbe
Odobrena sredstva određuju se za posebne namjene prema glavama i poglavljima. Poglavlja se dalje dijele na članke i stavke.
Članak 27.
Prijenos
1. Direktor može odobrena sredstva prenijeti:
(a)
s jedne glave na drugu do iznosa od najviše 10 % odobrenih sredstava u financijskoj godini za proračunsku liniju iz koje se sredstva prenose;
(b)
iz jednog poglavlja u drugo te iz jednog članka u drugi bez ograničenja.
2. Iznad ograničenja iz stavka 1. direktor može upravnom odboru ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršnom odboru predložiti prijenos odobrenih sredstava s jedne glave na drugu. Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor ima na raspolaganju tri tjedna da se usprotivi takvim prijenosima. Nakon isteka tog roka smatra se da su prijenosi prihvaćeni.
3. Prijedlozima za prijenose i prijenosima provedenima u skladu sa stavcima 1. i 2. prilažu se odgovarajući i detaljni popratni dokumenti u kojima je prikazano izvršenje odobrenih sredstava i procjene potreba do kraja financijske godine za naslove proračuna na koje se sredstva prenose i one s kojih se prenose.
4. Direktor o izvršenim prijenosima izvješćuje upravni odbor što je prije moguće Direktor izvješćuje Europski parlament i Vijeće o svim prijenosima izvršenima u skladu sa stavkom 2.
Članak 28.
Posebna pravila o prijenosima
1. Odobrena sredstva mogu se prenijeti samo na linije u proračunu tijela Unije za koje su u proračunu tijela Unije odobrena sredstva ili koje imaju oznaku pro memoria.
2. Odobrena sredstva u iznosu namjenskih prihoda mogu se prenijeti samo ako se ti prihodi koriste u svrhe za koje su namijenjeni.
POGLAVLJE 7.
Načelo dobroga financijskog upravljanja
Članak 29.
Načela ekonomičnosti, učinkovitost i djelotvornosti/Načelo dobrog financijskog upravljanja
1. Odobrena sredstva koriste se u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, a posebno u skladu s načelima ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti.
2. Načelo ekonomičnosti zahtijeva da su sredstva kojima se tijelo Unije koristi u obavljanju svojih djelatnosti dostupna pravodobno, u primjerenoj količini i po najboljoj cijeni te da su primijenjene kvalitete.
Načelo učinkovitosti odnosi se na postizanje najboljeg odnosa između upotrijebljenih sredstava i postignutih rezultata.
Načelo djelotvornosti odnosi se na postizanje određenih postavljenih ciljeva i željenih rezultata.
3. Tijelo Unije provodi komparativnu analizu iz članka 50. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Komparativna analiza obuhvaća:
-
preispitivanje učinkovitosti horizontalnih službi tijela Unije,
-
analizu troškova i koristi dijeljenja usluga ili njihova potpuna prijenosa na drugo tijelo Unije ili Komisiju.
Pri provedbi komparativne analize iz prvog i drugog podstavka tijelo Unije poduzima nužne mjere za izbjegavanje sukoba interesa.
4. Za sva područja aktivnosti koja obuhvaća proračun tijela Unije postavljaju se određeni, mjerljivi, dostižni, odgovarajući i vremenski utvrđeni ciljevi. Postizanje tih ciljeva prati se pokazateljima uspješnosti za svaku aktivnost, a direktor podatke dostavlja upravnom odboru. Ti se podaci dostavljaju svake godine, najkasnije u dokumentima uz nacrt proračuna tijela Unije.
5. Radi boljeg odlučivanja tijelo Unije provodi ex ante i ex post evaluacije u skladu sa smjernicama Komisije. Takve se evaluacije primjenjuju na sve programe i aktivnosti koje povlače za sobom znatnu potrošnju te se rezultati evaluacije dostavljaju upravnom odboru.
6. Direktor izrađuje akcijski plan kako bi se u obzir uzeli zaključci evaluacija iz stavka 5. i dvaput godišnje o napretku izvješćuje Komisiju, a redovito izvješće podnosi i upravnom odboru.
7. Upravni odbor kontrolira provođenje akcijskog plana iz stavka 6.
Članak 30.
Unutarnja kontrola izvršavanja proračuna
1. Proračun tijela Unije izvršava se u skladu s djelotvornom i učinkovitom unutarnjom kontrolom.
2. Za potrebe izvršavanja proračuna tijela Unije unutarnja kontrola definira se kao postupak koji se primjenjuje na svim razinama upravljanja te čija je namjena razumno osiguravanje postizanja sljedećih ciljeva:
(a)
djelotvornost, učinkovitost i ekonomičnost poslovanja;
(b)
pouzdanost izvješćivanja;
(c)
zaštita imovine i podataka;
(d)
sprečavanje, otkrivanje, ispravljanje i praćenje prijevara i nepravilnosti;
(e)
odgovarajuće upravljanje rizicima vezanim uz zakonitost i pravilnost osnovnih transakcija, uzimajući u obzir višegodišnju narav programa kao i narav predmetnih plaćanja.
3. Djelotvorna unutarnja kontrola temelji se na najboljim međunarodnim praksama i posebno obuhvaća sljedeće:
(a)
razdvajanje zadaća;
(b)
odgovarajuću strategiju upravljanja rizikom i kontrole, uključujući kontrolu na razini primatelja;
(c)
izbjegavanje sukoba interesa;
(d)
odgovarajući revizijski trag i cjelovitost podataka u podatkovnim sustavima;
(e)
postupke nadzora uspješnosti i praćenja utvrđenih slabosti i izuzetaka unutarnje kontrole;
(f)
redovitu ocjenu dobrog rada sustava unutarnje kontrole.
4. Učinkovita unutarnja kontrola temelji se na sljedećim elementima:
(a)
provedbi odgovarajuće strategije upravljanja rizikom i kontrole kojom koordiniraju odgovarajući dionici lanca kontrole;
(b)
pristupu svih odgovarajućih dionika u kontrolnom lancu rezultatima provedenih kontrola;
(c)
oslanjanju, prema potrebi, na mišljenja neovisnih revizora, uz uvjet da je kvaliteta osnovnog posla odgovarajuća i prihvatljiva te da je posao obavljen u skladu s ugovorenim normama;
(d)
pravodobnoj primjeni korektivnih mjera, uključujući, kad je potrebno, odvraćajuće kazne;
(e)
uklanjanju višestrukih kontrola;
(f)
poboljšanju omjera troškova i koristi kontrola.
POGLAVLJE 8.
Načelo transparentnosti
Članak 31.
Objava financijskih izvještaja, proračuna i izvješća
1. Proračun tijela Unije donosi se i izvršava te se financijsko izvještavanje izvršava u skladu s načelom transparentnosti.
2. Sažetak proračuna tijela Unije i sve izmjene proračuna tijela Unije u konačnom obliku objavljuju se u Službenom listu Europske unije u roku od tri mjeseca nakon njihova donošenja.
U sažetku se prikazuje pet glavnih proračunskih linija, pet glavnih proračunskih linija rashoda za administrativni i operativni proračun tijela Unije, plan radnih mjesta te procjena broja ugovornog osoblja u ekvivalentima punog radnog vremena za koje su sredstva predviđena te broja upućenih nacionalnih stručnjaka. Prikazuju se i brojke za prethodnu godinu.
3. Proračun tijela Unije, uključujući plan radnih mjesta i sve izmjene proračuna tijela Unije u konačnom obliku, te procjena broja ugovornog osoblja u ekvivalentima punog radnog vremena za koje su sredstva predviđena i broja upućenih nacionalnih stručnjaka prosljeđuju se na uvid Europskom parlamentu i Vijeću, Revizorskom sudu i Komisiji te se objavljuju na web-mjestu dotičnog tijela Unije u roku od četiri tjedna od njihova donošenja.
4. Tijelo Unije objavljuje na svom web-mjestu u standardnom obliku i najkasnije do 30. lipnja sljedeće financijske godine podatke o primateljima sredstava iz proračuna tijela Unije, uključujući stručnjake zaposlene na temelju članka 89., u skladu sa stavcima 2. 3. i 4. članka 21. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 1268/2012 (7). Objavljeni podaci moraju biti lako dostupni, transparentni i sveobuhvatni. Ti se podaci stavljaju na raspolaganje uz poštovanje zahtjeva povjerljivosti i sigurnosti, a posebno zaštite osobnih podataka utvrđenih u Uredbi (EZ) br. 45/2001.
GLAVA III.
DONOŠENJE I STRUKTURA PRORAČUNA
POGLAVLJE 1.
Donošenje proračuna tijela Unije
Članak 32.
Godišnje i višegodišnje programiranje
1. Tijelo Unije sastavlja programski dokument koji sadržava višegodišnje i godišnje programiranje vodeći računa o smjernicama Komisije.
2. U višegodišnjem programu utvrđuje se:
-
opće strateško programiranje, uključujući ciljeve, očekivane rezultate i pokazatelje uspješnosti,
-
programiranje resursa, uključujući višegodišnji proračun i osoblje.
Programiranje resursa obuhvaća kvalitativne i kvantitativne podatke o ljudskim potencijalima i proračunskim pitanjima za potrebe izvješćivanja, a posebice:
-
za godine N-1 i N podatke o broju dužnosnika, privremenog osoblja i ugovornog osoblja kako je određeno Pravilnikom o osoblju te broju upućenih nacionalnih stručnjaka,
-
za godinu N-1 procjenu proračunskih operacija u smislu članka 97. i podatke o doprinosu u naravi koji je tijelu Unije dala država članica domaćin,
-
za godinu N + 1 procjenu broja dužnosnika, privremenog osoblja i ugovornog osoblja kako je određeno Pravilnikom o osoblju,
-
za sljedeće godine okvirni proračun i programiranje ljudskih resursa.
Komisija tijelu Unije dostavlja mišljenje svojih relevantnih službi o nacrtu programiranja ljudskih resursa.
Ako ne uzme potpuno u obzir mišljenje službi Komisije, tijelo Unije dostavlja Komisiji odgovarajuća objašnjenja.
Programiranje resursa ažurira se svake godine. Strateško programiranje ažurira se kada je to potrebno, osobito radi prilagodbe rezultatima općih evaluacija iz osnivačkog akta.
3. Godišnji program rada tijela Unije obuhvaća detaljne ciljeve i očekivane rezultate te pokazatelje uspješnosti. Također sadrži opis djelovanja za koje je financiranje predviđeno i indikativne iznose za financijske i ljudske resurse dodijeljene svakom djelovanju. Godišnji program rada usklađen je s višegodišnjim programom iz stavka 1.
U njemu se jasno navodi koje su zadaće tijela Unije dodane, promijenjene ili izbrisane u usporedbi s prethodnom financijskom godinom.
4. Sve velike izmjene godišnjeg programa rada donose se po istom postupku kao i prvobitni godišnji program rada u skladu s odredbama osnivačkog akta i članka 33. ove Uredbe.
Upravni odbor može dužnosniku za ovjeravanje delegirati ovlast za unošenje manjih izmjena u godišnji programa rada.
Članak 33.
Donošenje proračuna
1. Proračun se donosi u skladu s odredbama osnivačkog akta.
2. Tijelo Unije dostavlja Komisiji nacrt procjene svojih prihoda i rashoda i opće smjernice na kojima se on temelji najkasnije do 31. siječnja svake godine.
3. U skladu s člankom 37. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 svake godine tijelo Unije dostavlja Komisiji, Europskom parlamentu i Vijeću procjenu svojih prihoda i rashoda, kao što je navedeno u osnivačkom aktu.
4. Procjena prihoda i rashoda tijela Unije obuhvaća:
(a)
plan radnih mjesta u kojem se navodi broj odobrenih stalnih i privremenih radnih mjesta po kategorijama i razredima u okviru dodijeljenih proračunskih sredstava;
(b)
ako je došlo do promjene u broju osoba na radnom mjestu, izjavu u kojoj se obrazlaže zahtjev za novim radnim mjestima;
(c)
tromjesečnu procjenu plaćanja u gotovini ili primitka gotovine;
(d)
informacije o postizanju svih prethodno postavljenih ciljeva za različite aktivnosti. Rezultati evaluacije uzimaju se u obzir te ih se navodi kao dokaze vjerojatnih koristi predloženog povećanja ili smanjenja predloženog proračuna tijela Unije u odnosu na proračun za godinu N.
5. Tijelo Unije šalje Komisiji, Europskom parlamentu i Vijeću nacrt programskog dokumenta iz članka 32. i svaku kasnije ažuriranu inačicu tog dokumenta najkasnije do 31. siječnja svake godine.
6. U okviru postupka donošenja proračuna Komisija šalje Europskom parlamentu i Vijeću izjavu o procjeni tijela Unije te predlaže iznos doprinosa za tijelo Unije i broj osoblja koji smatra da je tijelu potreban. Komisija predočuje nacrt plana radnih mjesta tijela Unije i procjenu broja ugovornog osoblja i upućenih nacionalnih stručnjaka u ekvivalentima punog radnog vremena za koje se sredstva predlažu čim Komisija donese nacrt proračuna.
7. Europski parlament i Vijeće donose plan radnih mjesta tijela Unije i sve njegove kasnije izmjene u skladu s člankom 38. stavkom 1. Plan radnih mjesta objavljuje se u Prilogu odjeljku III. (Komisija) proračuna.
8. Upravno tijelo donosi proračun tijela Unije i plan radnih mjesta zajedno s programskim dokumentom iz članka 32. Oni postaju konačni nakon konačnog donošenja proračuna u kojem se navodi iznos doprinosa i plan radnih mjesta, a ako je potrebno proračun tijela Unije i plan radnih mjesta mogu se u skladu s time prilagoditi.
9. Pri povjeravanju novih zadaća tijelu Unije Komisija, ne dovodeći u pitanje zakonodavne postupke za izmjenu osnivačkog akta, Europskom parlamentu i Vijeću dostavlja informacije potrebne za procjenu učinka novih zadaća na resurse tijela Unije kako bi se, prema potrebi, preispitalo njegovo financiranje.
Članak 34.
Izmjene proračuna
Sve izmjene proračuna tijela Unije, uključujući plan radnih mjesta, predmet su izmjene proračuna koja se donosi po istom postupku kao prvobitni proračun tijela Unije, u skladu s odredbama osnivačkog akta i članka 33. ove Uredbe.
POGLAVLJE 2.
Struktura i prikaz proračuna tijela Unije
Članak 35.
Struktura proračuna tijela Unije
Proračun tijela Unije sadržava račun prihoda i rashoda.
Članak 36.
Proračunska nomenklatura
Ako to priroda aktivnosti tijela Unije opravdava, račun rashoda prikazuje se prema nomenklaturi koja se temelji na razvrstavanju prema namjeni. Nomenklaturu utvrđuje tijelo Unije i u njoj postoji jasna razlika između administrativnih i operativnih odobrenih sredstava.
Članak 37.
Prikaz proračuna tijela Unije
U proračunu tijela Unije prikazani su:
1.
u računu prihoda:
(a)
procijenjeni prihodi tijela Unije za predmetnu financijsku godinu („godina N”);
(b)
procijenjeni prihodi za prethodnu financijsku godinu i prihod za godinu N - 2;
(c)
odgovarajuće primjedbe za svaku proračunsku liniju rashoda;
2.
u računu rashoda:
(a)
odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja za godinu N;
(b)
odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja za prethodnu financijsku godinu i preuzete obveze za rashode i rashodi plaćeni u godini N - 2, pri čemu se potonji također iskazuju u postotku proračuna za godinu N;
(c)
kratki prikaz rasporeda plaćanja dospjelih tijekom sljedećih financijskih godina radi podmirivanja proračunskih obveza knjiženih u prošlim financijskim godinama;
(d)
odgovarajuće primjedbe za svaku potpodjelu.
Članak 38.
Pravila o planovima radnih mjesta za osoblje
1. Uz broj radnih mjesta odobrenih za financijsku godinu u planu radnih mjesta iz članka 33. prikazuje se broj odobrenih radnih mjesta za prethodnu godinu i broj uistinu popunjenih radnih mjesta. Taj plan predstavlja apsolutno ograničenje za tijelo Unije. Nije moguće nikakvo imenovanje izvan postavljenog ograničenja.
Međutim, osim za razrede AD 16, AD 15, AD14 i AD 13, upravni odbor može promijeniti svoj plan radnih mjesta do najviše 10 % odobrenih radnih mjesta, podložno sljedećim uvjetima:
(a)
da ne dođe do promjene obujma odobrenih sredstava za osoblje za cijelu financijsku godinu;
(b)
da ne dođe do prekoračenja ograničenja ukupnog broja radnih mjesta odobrenih planom radnih mjesta;
(c)
da je tijelo Unije sudjelovalo u komparativnoj analizi s drugim tijelima Unije, koja je započela analizom kadrovskih potreba Komisije.
2. Odstupajući od drugog podstavka stavka 1. u skladu s Pravilnikom o osoblju učinci rada u nepunom radnom vremenu koje je odobrilo tijelo za imenovanje mogu se izjednačiti drugim imenovanjima. Ako član osoblja zahtijeva povlačenje odobrenja prije isteka dodijeljenog razdoblja, tijelo Unije poduzima odgovarajuće mjere za poštovanje ograničenja iz točke (b) drugog podstavka stavka 1. što je prije moguće.
GLAVA IV.
IZVRŠAVANJE PRORAČUNA TIJELA UNIJE
POGLAVLJE 1.
Opće odredbe
Članak 39.
Izvršavanje proračuna u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja
1. Direktor izvršava dužnosti dužnosnika za ovjeravanje. Izvršava prihode i rashode proračuna u skladu s financijskim pravilima tijela Unije i načelom dobrog financijskog upravljanja na vlastitu odgovornost te u okviru ograničenja odobrenih proračunskih sredstava.
2. Ne dovodeći u pitanje nadležnosti dužnosnika za ovjeravanje u području sprječavanja i otkrivanja prijevara i nepravilnosti, tijelo Unije sudjeluje u aktivnostima za sprječavanje prijevara Europskog ureda za borbu protiv prijevara
Članak 40.
Delegiranje ovlasti za izvršavanje proračuna
1. Direktor može delegirati ovlasti za izvršavanje proračuna osoblju tijela Unije na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju u skladu s uvjetima utvrđenim u financijskim pravilima tijela Unije koje je donio upravni odbor. Osobe ovlaštene na taj način mogu djelovati samo u okviru izričito dodijeljenih ovlasti.
2. Ovlaštena osoba može dalje delegirati primljene ovlasti kako je predviđeno u pravilima za provedbu ove Uredbe iz članka 114. Za svako daljnje delegiranje potrebna je izričita suglasnost direktora.
Članak 41.
Sukob interesa
1. Financijskim izvršiteljima u smislu poglavlja 2. ove glave i drugim osobama uključenim u izvršavanje proračuna i upravljanje njime, uključujući pripremne akte za navedeno, te u reviziju i kontrolu proračuna, zabranjuje se poduzimanje radnji koje bi mogle dovesti do sukoba njihovih interesa s interesima tijela Unije.
Ako postoji taj rizik, navedena osoba suzdržava se od takve radnje i upućuje pitanje nadležnom tijelu koje u pisanom obliku potvrđuje postoji li sukob interesa. Ako se utvrdi postojanje sukoba interesa, navedena osoba mora prestati sa svim radnjama u vezi s predmetnim pitanjem. Nadležno tijelo poduzima sve dodatne odgovarajuće radnje.
2. Za potrebe stavka 1. sukob interesa postoji ako je ugroženo nepristrano i objektivno obnašanje funkcije financijskog izvršitelja ili druge osobe iz stavka 1., iz obiteljskih, emotivnih, političkih ili nacionalnih razloga, ekonomskog interesa ili bilo kojeg drugog zajedničkog interesa s primateljem.
3. Nadležno tijelo iz stavka 1. neposredno je nadređeno dotičnom članu osoblja. Ako je taj član osoblja direktor, nadležno tijelo je upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor.
4. Tijelo Unije donosi pravila o sprječavanju sukoba interesa i upravljanju njime.
Članak 42.
Način izvršavanja proračuna tijela Unije
1. Proračun tijela Unije izvršava direktor u službama koje su u njegovoj nadležnosti.
2. Ako je to nužno potrebno, zadaće tehničke ekspertize te administrativne, pripremne ili pomoćne zadaće koje ne uključuju izvršavanje javnih ovlasti ili primjenu ovlaštenja za odlučivanje na temelju diskrecijskog prava moguće je ugovorom povjeriti vanjskim subjektima ili tijelima iz privatnog sektora.
POGLAVLJE 2.
Financijski izvršitelji
Odjeljak 1.
Načelo razdvajanja dužnosti
Članak 43.
Razdvajanje dužnosti
Dužnosti dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika razdvajaju se i međusobno se isključuju.
Odjeljak 2.
Dužnosnik za ovjeravanje
Članak 44.
Ovlasti i dužnosti dužnosnika za ovjeravanje
1. Dužnosnik za ovjeravanje odgovoran je za izvršenje prihoda i rashoda, u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, te za osiguranje usklađenosti sa zahtjevima zakonitosti i pravilnosti.
2. Za potrebe stavka 1. dužnosnik za ovjeravanje u skladu s minimalnim standardima koje je donio upravni odbor ili, ako je to dopušteno osnivačkim aktom, izvršni odbor, na temelju jednakovrijednih standarda koje je Komisija utvrdila za svoje službe, te vodeći računa o rizicima povezanim s upravljačkim okruženjem i vrsti financirane aktivnosti, uspostavlja organizacijsku strukturu i sustave unutarnje kontrole primjerene vršenju dužnost dužnosnika za ovjeravanje.
Uspostava takve strukture i sustava potkrepljuje se sveobuhvatnom analizom rizika koja uzima u obzir njihovu isplativost.
Dužnosnik za ovjeravanje može u svojem odjelu uspostaviti stručnu i savjetodavnu funkciju za pomoć pri kontroli rizika povezanih s njegovim aktivnostima.
3. Kako bi izvršio rashode, dužnosnik za ovjeravanje preuzima proračunske i pravne obveze, potvrđuje rashode i odobrava plaćanja te poduzima pripremne radnje za izvršenje odobrenih sredstava.
4. Izvršenje prihoda obuhvaća sastavljanje procjena iznosa potraživanja, utvrđivanje dodijeljenih prava čiji je povrat potrebno osigurati i izdavanje naloga za povrat. Prema potrebi uključuje i odluku o odricanju od utvrđenih dodijeljenih prava.
5. Dužnosnik za ovjeravanje čuva popratne dokumente povezane s poslovanjem tijekom pet godina od datuma odluke o davanju razrješnice u vezi s izvršavanjem proračuna Unije. Osobni podaci u popratnim dokumentima brišu se ako je to moguće i kada nisu potrebni za razrješnicu, kontrolu ili reviziju. U svakom slučaju, što se tiče čuvanja podataka o prometu primjenjuje se članak 37. stavak 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001.
Članak 45.
Ex ante kontrole
1. Svaki postupak iz članka 44. podliježe barem ex ante kontroli operativnih i financijskih obilježja radnje, koja se temelji na analizi dokumenata i raspoloživim rezultatima već provedenih kontrola.
Ex ante kontrole obuhvaćaju pokretanje i provjeru postupka.
2. Pokretanje postupka podrazumijeva sve postupke pripremne prirode da bi nadležni dužnosnici za ovjeravanje iz članaka 33. i 34. mogli usvojiti akte kojima se izvršava proračun.
3. Podrazumijeva se da ex ante kontrola postupka obuhvaća sve ex ante provjere koje uspostavi dužnosnik za ovjeravanje radi provjere poslovnih i financijskih vidova.
4. Ex ante kontrolama provjerava se usklađenost tražene popratnih dokumenata i svih ostalih raspoloživih informacija. Dužnosnik za ovjeravanje određuje opseg ex ante kontrola u smislu njihove učestalosti i temeljitosti uzimajući pri tome u obzir razloge utemeljene na rizicima i isplativosti. U slučaju sumnje dužnosnik za ovjeravanje nadležan za potvrđivanje dotičnog plaćanja traži dodatne informacije ili provodi kontrolu na terenu kako bi stekao opravdanu sigurnost kao dio ex ante kontrole.
Svrha je ex ante kontrola potvrditi da:
(a)
su rashodi u redu i u skladu s odredbama koje se primjenjuju;
(b)
se poštuje načelo dobrog financijskog upravljanja iz članka 29.
Za potrebe kontrola dužnosnik za ovjeravanje može smatrati niz sličnih pojedinačnih transakcija u vezi s plaćama, mirovinama, naknadama za putne troškove i troškove zdravstvene zaštite jednom transakcijom.
5. Provjeru predmetne transakcije provodi osoblje različito od osoblja koje je pokrenulo postupak. Osoblje koje provodi provjeru ne odgovara članovima osoblja koji su pokrenuli postupak.
Članak 46.
Ex post kontrole
1. Dužnosnik za ovjeravanje može provesti ex post kontrole kako bi provjerio već odobrene postupke nakon ex ante kontrole. Te se kontrole mogu organizirati na temelju uzorka prema riziku.
2. Ex post kontrole mogu se provoditi na temelju dokumenata i, prema potrebi, na licu mjesta.
Ex post kontrolama provjerava se jesu li djelovanja koja se financiraju iz proračuna tijela Unije ispravno provedena, a posebice poštuju li se kriteriji iz članka 45. stavka 4.
Dužnosnik za ovjeravanje barem jednom godišnje pregledava rezultate ex post kontrola kako bi utvrdio moguće sustavne probleme. Dužnosnik za ovjeravanje poduzima mjere za rješavanje tih problema.
U svjetlu rezultata kontrola i ostalih odgovarajućih informacija preispituje se analiza rizika iz stavka 1.
U slučaju višegodišnjih programa dužnosnik za ovjeravanje utvrđuje višegodišnju strategiju kontrole kojom se određuje priroda i opseg kontrola u određenom razdoblju i način mjerenja rezultata u odnosu na proteklu godinu za potrebe postupka godišnjeg jamstva.
3. Ex ante kontrole provodi osoblje koje nije nadležno za ex post kontrole. Osoblje nadležno za ex post kontrole ne odgovara članovima osoblja nadležnima za ex ante kontrole.
Kada dužnosnik za ovjeravanje provodi financijske revizije korisnika kao ex post kontrole, predmetna revizijska pravila moraju biti jasna, usklađena i transparentna te moraju poštovati prava tijela Unije i korisnika nad kojima se provodi revizija.
4. Osoblje nadležno za kontrolu upravljanja financijskim poslovanjem iz stavka 3. mora biti stručno osposobljeno. Mora poštovati posebni kodeks stručnih standarda koji je donijelo tijelo Unije i koji se temelji na standardima koje je Komisija postavila za svoje službe.
Članak 47.
Konsolidirano godišnje izvješće o radu
1. Dužnosnik za ovjeravanje izvješćuje upravni odbor o ispunjavanju svojih dužnosti u obliku konsolidiranog godišnjeg izvješća o radu koje sadržava:
(a)
informacije o:
-
provedbi godišnjeg programa rada tijela, izvršavanju proračuna i plana radnih mjesta iz članka 38.,
-
sustavima upravljanja i unutarnje kontrole uključujući sažetak broja i vrste unutarnjih revizija koje je proveo unutarnji revizor, službama unutarnje revizije, danim preporukama i mjerama poduzetim na temelju tih preporuka te o preporukama iz prethodne godine, iz članaka 82. i 83.,
-
svim opažanjima Revizorskog suda i mjerama poduzetim na temelju tih opažanja,
-
financijskim izvještajima i izvješću o upravljanju proračunom i financijskom upravljanju ne dovodeći u pitanje članke 92., 96. i 97.;
(b)
izjavu dužnosnika za ovjeravanje u kojoj navodi da, osim ako je drukčije izraženo u bilo kakvim rezervama u vezi s određenim područjima prihoda i rashoda, može razumno jamčiti sljedeće:
-
podaci sadržani u izvješću istiniti su i točni,
-
sredstva dodijeljena aktivnostima opisanim u izvješću korištena su u svrhu za koju su namijenjena i u skladu su s načelom dobrog financijskog upravljanja,
-
postojeći postupci kontrole daju potrebna jamstva u vezi sa zakonitošću i pravilnosti osnovnih transakcija.
Konsolidirano godišnje izvješće o radu sadržava rezultate poslovanja u odnosu na utvrđene ciljeve, rizike povezane s poslovanjem, korištenje osiguranih sredstava kao i učinkovitost i djelotvornost sustava unutarnje kontrole, uključujući sveukupnu procjenu troškova i koristi kontrola.
Konsolidirano godišnje izvješće o radu dostavlja se upravnom odboru na procjenu.
2. Najkasnije 1. srpnja svake godine upravni odbor konsolidirano godišnje izvješće o radu zajedno s procjenom dostavlja Revizorskom sudu, Komisiji, Europskom parlamentu i Vijeću.
3. Osnivačkim aktom mogu se predvidjeti dodatni zahtjevi za izvješćivanje u propisno opravdanim slučajevima, posebice ako je to potrebno zbog prirode područja djelovanja tijela.
Članak 48.
Zaštita financijskih interesa Unije
1. Ako član osoblja koji je uključen u financijsko upravljanje i kontrolu poslova smatra da je odluka koju mora na zahtjev nadređenog izvršiti ili prihvatiti nepravilna ili u suprotnosti s načelima dobrog financijskog upravljanja ili pravilima struke koja taj član osoblja mora poštovati, o tome pisanim putem obavješćuje direktora koji odgovara pisanim putem. Ako direktor ne poduzme nikakvu radnju ili potvrdi prvotnu odluku ili uputu, a član osoblja smatra da takva potvrda ne predstavlja zadovoljavajući odgovor na njegovo pitanje, član osoblja o tome pisanim putem obavješćuje odgovarajuće povjerenstvo iz članka 54. stavka 5. i upravni odbor.
2. U slučaju nezakonite radnje, prijevare ili korupcije koji mogu nanijeti štetu interesima Unije, član osoblja obavješćuje tijela određena na temelju mjerodavnog zakonodavstva. Ugovori s vanjskim revizorima koji provode revizije financijskog upravljanja tijela Unije moraju sadržavati obvezu vanjskog revizora da dužnosnika za ovjeravanje obavijesti o bilo kakvoj sumnji na nezakonitu radnju, prijevaru ili korupciju koje mogu nanijeti štetu interesima tijela Unije.
Članak 49.
Delegiranje ovlasti za izvršavanje proračuna
Ako su ovlasti za izvršavanje proračuna delegirane ili dalje delegirane u skladu s člankom 40., na dužnosnika za ovjeravanje se na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja na odgovarajući način primjenjuje članak 44. stavci 1. 2. i 3.
Odjeljak 3.
Računovodstveni službenik
Članak 50.
Ovlasti i dužnosti računovodstvenog službenika
1. Upravni odbor imenuje računovodstvenog službenika, na kojeg se primjenjuje Pravilnik o osoblju, koji je potpuno neovisan u obavljanju svojih dužnosti. Računovodstveni službenik je u tijelu Unije odgovoran za:
(a)
ispravno izvršenje plaćanja, naplatu prihoda i povrat iznosa utvrđenih kao potraživanja;
(b)
sastavljanje i prikazivanje izvještaja u skladu s glavom IX.;
(c)
vođenje poslovnih knjiga u skladu s glavom IX.;
(d)
provedbu, u skladu s glavom IX., računovodstvenih pravila i kontnog plana u skladu s odredbama koje je donio računovodstveni službenik Komisije;
(e)
određivanje i potvrđivanje računovodstvenih sustava te, prema potrebi, potvrđivanje sustava koje je odredio dužnosnik za ovjeravanje za pribavljanje i opravdavanje računovodstvenih podataka; u vezi s navedenim, računovodstveni službenik ovlašten je u svakom trenutku provjeriti usklađenost s kriterijima potvrđivanja;
(f)
upravljanje riznicom.
2. Dva ili više tijela Unije mogu imenovati istog računovodstvenog službenika.
Tijela Unije mogu se također dogovoriti s Komisijom da računovodstveni službenik Komisije djeluje kao računovodstveni službenik tijela Unije.
Tijela Unije mogu također računovodstvenom službeniku Komisije povjeriti dio zadaća računovodstvenog službenika tijela Unije, vodeći računa o analizi troškova i korist iz članka 29.
U slučaju iz ovog podstavka donose se potrebne mjere za izbjegavanje sukoba interesa.
3. Računovodstveni službenik pribavlja od dužnosnika za ovjeravanje sve potrebne podatke za sastavljanje financijskih izvještaja koji daju istinit i vjeran prikaz financijskog položaja tijela Unije i izvršavanja proračuna. Dužnosnik za ovjeravanje jamči pouzdanost tih podataka.
4. Prije nego što direktor prihvati financijske izvještaje, potpisuje ih računovodstveni službenik, čime potvrđuje da je u razumnoj mjeri uvjeren da izvještaji predstavljaju istinit i točan prikaz financijskog stanja tijela Unije.
Za potrebe prvog podstavka računovodstveni službenik provjerava jesu li financijski izvještaji pripremljeni u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 te jesu li u financijskim izvještajima knjiženi svi prihodi i rashodi.
Dužnosnik za ovjeravanje prosljeđuje sve podatke koji su računovodstvenom službeniku potrebni da bi ispunio svoje dužnosti.
Dužnosnici za ovjeravanje ostaju u potpunosti odgovorni za pravilno korištenje sredstava kojima upravljaju, zakonitost i pravilnost rashoda koje kontroliraju te za cjelovitost i točnost podataka proslijeđenih računovodstvenom službeniku.
5. Računovodstveni službenik ovlašten je provjeriti dobivene podatke te izvršiti sve daljnje provjere koje smatra potrebnima da bi potpisao financijske izvještaje.
Računovodstveni službenik izražava rezerve, ako je potrebno, objašnjavajući točno njihovu narav i opseg.
6. U skladu sa stavkom 7. ovog članka i člankom 51. samo računovodstveni službenik ima ovlasti za upravljanje novcem i novčanim ekvivalentima. Računovodstveni službenik odgovoran je za njihovo čuvanje.
7. Kada je to nužno za izvršavanje njegovih dužnosti, računovodstveni službenik može u njihovu izvršavanju delegirati neke zadaće svojem podređenom osoblju na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju.
8. Instrumentom o delegiranju utvrđuju se zadaće koje se delegiraju drugim osobama te njihova prava i obveze.
Odjeljak 4.
Blagajnik
Članak 51.
Knjiga blagajne
Ako se pokaže potrebnim za plaćanje manjih iznosa i naplatu drugih prihoda iz članka 6., može se uspostaviti knjiga blagajne. Knjigu blagajne osigurava računovodstveni službenik te su za nju odgovorni blagajnici koje imenuje računovodstveni službenik.
Najviši iznos za svaku stavku rashoda ili prihoda koji blagajnik može platiti trećim osobama ne smije premašiti 60 000 EUR, a svako ga tijelo Unije utvrđuje za svaku stavku rashoda ili prihoda. Blagajnička plaćanja mogu se izvršiti virmanskim nalozima banke, uključujući sustav izravnog terećenja iz članka 74. stavka 1., čekovima ili drugim sredstvima plaćanja u skladu s uputama koje je utvrdio računovodstveni službenik.
POGLAVLJE 3.
Odgovornost financijskih izvršitelja
Odjeljak 1.
Opća pravila
Članak 52.
Opoziv delegiranja i suspenzija dužnosti dodijeljenih financijskim izvršiteljima
1. Tijelo koje je imenovalo dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti može bilo kada opozvati, privremeno ili konačno, njihovo delegiranje ili daljnje delegiranje ovlasti. Dužnosnik za ovjeravanje može bilo kad povući svoje odobrenje za određeno daljnje delegiranje.
2. Upravni odbor može bilo kad, privremeno ili konačno, suspendirati s dužnosti računovodstvenog službenika ili blagajnika ili obojicu. U tom slučaju upravni odbor imenuje privremenog računovodstvenog službenika.
3. Stavcima 1. i 2. ne dovode se u pitanje disciplinske mjere poduzete protiv financijskih izvršitelja iz tih stavaka.
Članak 53.
Odgovornost financijskih izvršitelja za nezakonite radnje, prijevare ili korupciju
1. Člancima od 52. do 56. ne dovodi se u pitanje kaznenopravna odgovornost financijskih izvršitelja iz članka 52. prema mjerodavnom nacionalnom pravu i važećim odredbama o zaštiti financijskih interesa Unije i borbi protiv korupcije koja uključuje dužnosnike Unije ili dužnosnike država članica.
2. Ne dovodeći u pitanje članke 54., 55. i 56. na svakog dužnosnika za ovjeravanje, računovodstvenog službenika ili blagajnika primjenjuje se disciplinska mjera i plaćanje odštete u skladu s Pravilnikom o osoblju. U slučaju nezakonitih radnji, prijevare ili korupcije koje mogu nanijeti štetu interesima Unije, predmet se upućuje nadležnim tijelima određenima u skladu s važećim zakonodavstvom, a posebno Europskom uredu za borbu protiv prijevara.
Odjeljak 2.
Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje
Članak 54.
Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje
1. Dužnosnik za ovjeravanje odgovoran je za plaćanje odštete prema Pravilniku o osoblju.
2. Obveza plaćanja odštete primjenjuje se osobito ako dužnosnik za ovjeravanje, namjerno ili krajnjom nepažnjom:
(a)
utvrdi dodijeljena prava čiji povrat treba osigurati ili izda naloge za povrat, odobri rashode ili potpiše nalog za plaćanje ne pridržavajući se ove Uredbe i, kada je to prikladno, pravila za provedbu financijske uredbe tijela Unije;
(b)
propusti sastaviti dokument o iznosu potraživanja, ne izda nalog za povrat ili kasni s njegovim izdavanjem ili kasni s izdavanjem naloga za plaćanje zbog čega treće osobe mogu uložiti građansku tužbu protiv tijela Unije.
3. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti koji smatra da je odluka donesena pod njegovom odgovornošću nepravilna ili u suprotnosti s načelima dobrog financijskog upravljanja, pisanim putem obavješćuje tijelo koje je delegiralo ovlasti. Ako tijelo koje delegira ovlast tada da obrazloženu pisanu uputu dužnosniku za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti za donošenje navedene odluke, dužnosnik za ovjeravanje ne smatra se odgovornim.
4. U slučaju delegiranja ovlasti dužnosnik za ovjeravanje i dalje je odgovoran za učinkovitost i djelotvornost postojećih sustava unutarnjeg upravljanja i kontrole te za odabir dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti.
5. Posebno povjerenstvo za financijske nepravilnost, koje je Komisija uspostavila ili u kojem sudjeluje u skladu s člankom 73. stavkom 6. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, ima u odnosu na tijelo Unije iste ovlasti kao u odnosu na službe Komisije, osim ako upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor odluči osnovati funkcionalno neovisno povjerenstvo ili sudjelovati u zajedničkom povjerenstvu koje je osnovalo nekoliko tijela. U slučaju predmeta koje pokreću tijela Unije posebno povjerenstvo za financijske nepravilnosti koje je Komisija uspostavila ili u kojem sudjeluje uključuje jednog člana osoblja tijela Unije.
Na temelju mišljenja povjerenstva iz prvog podstavka direktor odlučuje hoće li pokrenuti postupke radi disciplinske mjere ili plaćanja odštete. Ako uoči sustavne probleme, povjerenstvo šalje izvješće s preporukama dužnosniku za ovjeravanje i unutarnjem revizoru Komisije. Ako se mišljenje odnosi na direktora, povjerenstvo ga šalje upravnom odboru i unutarnjem revizoru Komisije. Direktor se u svojem godišnjem izvješću o radu anonimno poziva na mišljenja povjerenstva i navodi mjere donesene na toj osnovi.
6. Od svakog člana osoblja može se zatražiti da, u cijelosti ili djelomično, nadoknadi svaku štetu koju je pretrpjelo tijelo Unije zbog njegova ozbiljnog kršenja radnih obveza za vrijeme ili u vezi s izvršavanjem njegovih dužnosti. Tijelo za imenovanje donosi obrazloženu odluku nakon što ispuni formalnosti koje su za disciplinske mjere utvrđene Pravilnikom o osoblju.
Odjeljak 3.
Pravila koja se primjenjuju na računovodstvene službenike i blagajnike
Članak 55.
Pravila koja se primjenjuju na računovodstvene službenike
Računovodstveni službenik podliježe disciplinskoj mjeri i plaćanju odštete, kako je predviđeno Pravilnikom o osoblju i u skladu s njim. Računovodstveni službenik osobito može odgovarati ako je počinio jedan od sljedećih oblika propusta:
(a)
izgubio ili oštetio sredstva, imovinu ili dokumente koji su mu dani na čuvanje ili svojom nemarnošću uzrokovao njihov gubitak ili oštećenje;
(b)
nedopušteno izmijenio bankovne račune ili poštanske žiro-račune;
(c)
osigurao povrat ili isplatio iznose koji nisu u skladu s odgovarajućim nalozima za povrat ili plaćanje;
(d)
nije naplatio dospjeli prihod.
Članak 56.
Pravila koja se primjenjuju na blagajnike
Blagajnik podliježe disciplinskoj mjeri i plaćanju odštete, kako je predviđeno Pravilnikom o osoblju i u skladu s njim. Blagajnik osobito može odgovarati ako je počinio jedan od sljedećih oblika propusta:
(a)
izgubio ili oštetio sredstva, imovinu ili dokumente koji su mu dani na čuvanje ili svojom nemarnošću uzrokovao njihov gubitak ili oštećenje;
(b)
nije predočio odgovarajuće popratne dokumente o plaćanjima koja je izvršio;
(c)
isplatio iznose osobama koje na njih nemaju pravo;
(d)
nije naplatio dospjeli prihod.
POGLAVLJE 4.
Prihodi
Članak 57.
Zahtjev za plaćanje
Tijelo Unije dostavlja Komisiji zahtjeve za plaćanje cijelog ili dijela doprinosa Unije u skladu s člankom 19. stavkom 6. u skladu s uvjetima i u vremenskim razmacima koje je dogovorilo s Komisijom.
Članak 58.
Postupanje s kamatama
Kamate nastale iz sredstava koje je Komisija platila tijelu Unije u obliku doprinosa ne uplaćuju se u proračun.
Članak 59.
Procjena iznosa potraživanja
1. Kad ima dovoljne i pouzdane podatke o mjeri ili situaciji koja bi mogla prouzročiti dug prema tijelu Unije, dužnosnik za ovjeravanje procjenjuje iznos tog potraživanja.
2. Dužnosnik za ovjeravanje usklađuje procijenjen iznos potraživanja čim sazna za događaj koji mijenja mjeru ili situaciju koja je prouzrokovala procjenu.
Kod pripreme naloga za povrat na osnovi mjere ili situacije koja je prethodno prouzrokovala procjenu iznosa potraživanja, dužnosnik za ovjeravanje usklađuje tu procjenu.
Ako je nalog za povrat sastavljen na isti iznos kao prvotna procjena iznosa potraživanja, ta se procjena smanjuje na nulu.
Članak 60.
Utvrđivanje iznosa potraživanja
1. Utvrđivanje iznosa potraživanja postupak je kojim dužnosnik za ovjeravanje:
(a)
provjerava postoji li dug;
(b)
utvrđuje ili provjerava istinitost i iznos duga;
(c)
provjerava uvjete dospijeća duga.
2. Sva potraživanja za koja se utvrdi da su sigurna, u fiksnom iznosu i dospjela utvrđuju se nalogom za povrat računovodstvenom službeniku nakon čega slijedi obavijest o terećenju dužniku, a oba dokumenta sastavlja dužnosnik za ovjeravanje.
3. Mora se osigurati povrat pogrešno plaćenih iznosa.
4. Na svaki dug koji nije plaćen u roku navedenom u obavijesti o terećenju obračunavaju se kamate u skladu s Delegiranom uredbom (EU) br. 1268/2012.
5. U odgovarajuće obrazloženim slučajevima moguće je privremeno utvrditi određene rutinske prihode. Privremeno utvrđivanje obuhvaća naplatu više pojedinačnih iznosa koje stoga ne treba utvrditi pojedinačno. Prije kraja financijske godine dužnosnik za ovjeravanje ispravlja privremeno utvrđene iznose kako bi osigurao njihovu usklađenost sa stvarno utvrđenim iznosima potraživanja.
Članak 61.
Odobravanje povrata
Odobravanje povrata postupak je kojim dužnosnik za ovjeravanje izdavanjem naloga za povrat daje uputu računovodstvenom službeniku da osigura povrat iznosa potraživanja koji je utvrdio dotični dužnosnik za ovjeravanje.
Članak 62.
Pravila o povratu
1. Računovodstveni službenik postupa prema nalogu za povrat za iznose potraživanja koje je propisno utvrdio dužnosnik za ovjeravanje. Računovodstveni službenik postupa s dužnom pažnjom kako bi osigurao da tijelo Unije primi svoj prihod te osigurava zaštitu njegovih prava.
2. Ako do stvarnog povrata ne dođe do datuma dospijeća navedenog u obavijesti o terećenju, računovodstveni službenik obavješćuje dužnosnika za ovjeravanje i bez odgađanja pokreće postupak za osiguravanje povrata putem dostupnih pravnih sredstava, uključujući, gdje je to primjereno, prijebojem, a ako to nije moguće, postupkom prisilne naplate.
3. Računovodstveni službenik osigurava povrat iznosa njihovim prijebojem s istovrsnim potraživanjima tijela Unije prema dužniku koji, s druge strane, ima potraživanja prema tijelu Unije. Ta potraživanja moraju biti nesporna, u fiksnom iznosu i dospjela.
4. Ako se namjerava u cijelosti ili djelomično odreći povrata utvrđenog iznosa potraživanja, dužnosnik za ovjeravanje osigurava da je to odricanje pravilno i u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja i proporcionalnosti. Odluka o odricanju mora biti obrazložena. Dužnosnik za ovjeravanje može delegirati odluku o odricanju samo za iznose potraživanja niže od 5 000 EUR.
U odluci o odricanju navode se mjere poduzete kako bi se povrat osigurao te pravna i činjenična osnova odricanja.
5. Dužnosnik za ovjeravanje može u cijelosti ili djelomično poništiti utvrđeni iznos potraživanja ako se na temelju utvrđene greške dokaže da iznos nije bio ispravno utvrđen. To se poništenje provodi odlukom dužnosnika za ovjeravanje i mora biti odgovarajuće obrazloženo.
Članak 63.
Formalnosti povezane s naplatom
1. Po stvarnom povratu dugovanog iznosa računovodstveni službenik ga odmah knjiži i o tome obavješćuje dužnosnika za ovjeravanje.
2. Za svaku gotovinsku uplatu izvršenu računovodstvenom službeniku izdaje se potvrda o plaćanju.
3. Djelomičan povrat koji je izvršio dužnik i na kojeg se odnosi više naloga za povrat najprije se knjiži u korist prvog potraživanja osim ako dužnik ne odluči drugačije.
Prilikom svih djelomičnih plaćanja prvo se pokrivaju kamate.
Članak 64.
Produženje roka plaćanja
1. U dogovoru s dužnosnikom za ovjeravanje računovodstveni službenik može dozvoliti produženje roka plaćanja samo na primjereno obrazložen pisani zahtjev dužnika te pod uvjetom da su ispunjena sljedeća dva uvjeta:
(a)
dužnik se obvezuje da će platiti kamate po stopi utvrđenoj u članku 83. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012 za cijelo odobreno dodatno razdoblje, počevši od roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012;
(b)
kako bi se zaštitila prava tijela Unije dužnik predaje financijsko jamstvo koje pokriva nepodmireni dug po glavnici i kamati i koje je prihvatio računovodstveni službenik tijela Unije.
Jamstvo iz točke (b) prvog podstavka može se zamijeniti solidarnim jamstvom treće osobe koje odobri računovodstveni službenik tijela Unije.
2. U iznimnim slučajevima računovodstveni službenik može se na zahtjev dužnika odreći zahtijevanja jamstva iz točke (b) prvog podstavka stavka 1. ako je, na temelju procjene računovodstvenog službenika, dužnik spreman i sposoban izvršiti plaćanje u dodatnom razdoblju, ali ne može predati financijsko jamstvo i nalazi se u poteškoćama.
Članak 65.
Popis prava
1. Računovodstveni službenik vodi popis iznosa dugovanja za koja je potrebno osigurati povrat. Prava tijela Unije na popisu grupiraju se prema datumu izdavanja naloga za povrat. Računovodstveni službenik navodi i odluke o odricanju ili djelomičnom odricanju od povrata utvrđenih iznosa. Popis se prilaže izvješću tijela Unije o proračunskom i financijskom upravljanju.
2. Tijelo Unije sastavlja popis prava tijela Unije navodeći imena dužnika i iznos duga u slučajevima kad je dužniku plaćanje naloženo pravomoćnom sudskom presudom, a nikakva ili nikakva značajna uplata nije izvršena u razdoblju od godine dana od njezina donošenja. Popis se objavljuje vodeći računa o zaštiti osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
Što se tiče osobnih podataka fizičkih osoba, objavljeni podaci uklanjaju se nakon što je iznos duga u cijelosti plaćen. To vrijedi i za osobne podatke pravnih osoba kod kojih je u službenom nazivu navedena jedna fizička osoba ili više njih.
Odluka o stavljanju dužnika na popis prava tijela Unije donosi se u skladu s načelom razmjernosti i pritom se vodi računa o iznosu duga.
Članak 66.
Zastara
Na dodijeljena prava tijela Unije u odnosu na treće strane i na dodijeljena prava trećih strana u odnosu na tijela Unije primjenjuje se rok zastare od pet godina.
Članak 67.
Posebne odredbe koje se primjenjuju na naknade i pristojbe
Ako tijelo Unije ubire naknade i pristojbe iz članka 6. stavka 1. točke (a) na početku svake financijske godine izrađuje se opća privremena procjena tih naknada i pristojbi.
Ako su pristojbe i naknade u potpunosti utvrđene zakonodavstvom ili odlukama upravnog odbora, dužnosnik za ovjeravanje može se suzdržati od izdavanja naloga za povrat i izravno izdati obavijest o terećenju nakon što je utvrdio iznos potraživanja. U tom se slučaju evidentiraju svi detalji prava tijela Unije. Računovodstveni službenik vodi popis svih obavijesti o terećenju i navodi njihov broj i ukupni iznos u izvješću tijela Unije o proračunskom i financijskom upravljanju.
Ako tijelo Unije koristi poseban sustav izdavanja računa, računovodstveni službenik redovno i barem jednom mjesečno knjiži ukupni iznos primljenih naknada i pristojbi.
Tijelo Unije pruža usluge na temelju zadaća koje su mu povjerene tek nakon što je odgovarajuća pristojba ili naknada plaćena u cijelosti. Međutim, u iznimnim situacijama usluga može biti pružena bez prethodnog plaćanja odgovarajuće pristojbe ili naknade. U slučajevima kade je usluga pružena bez prethodnog plaćanja odgovarajuće pristojbe ili naknade primjenjuju se članci od 60. do 66.
POGLAVLJE 5.
Rashodi
Članak 68.
Odluke o financiranju
1. Svaka stavka rashoda preuzima se kao obveza, potvrđuje, odobrava i plaća.
2. Svakoj obveze za rashode prethodi odluka o financiranju.
3. Godišnji program rada tijela Unije jednakovrijedan je odluci o financiranju za djelovanja koja pokriva ako su elementi iz članka 32. stavka 3. jasno određeni.
4. Administrativna odobrena sredstva mogu se izvršavati bez prethodne odluke o financiranju.
Članak 69.
Vrste obveza
1. Preuzimanje proračunske obveze postupak je rezerviranja odobrenih sredstava potrebnih za pokrivanje naknadnih plaćanja kako bi se ispunile preuzete pravne obveze.
2. Preuzimanje pravne obveze postupak je kojim dužnosnik za ovjeravanje preuzima ili uspostavlja obvezu koja rezultira terećenjem.
3. Proračunske obveze dijele se u sljedeće tri kategorije:
(a)
pojedinačna: proračunska obveza je pojedinačna ako su primatelj i iznos rashoda poznati;
(b)
ukupna: proračunska obveza je ukupna ako barem jedan od čimbenika potrebnih za utvrđivanje pojedinačne obveze još uvijek nije poznat;
(c)
okvirna: proračunska obveza je okvirna kada ima za svrhu pokrivanje uobičajenih administrativnih rashoda i kada iznos ili konačni korisnici nisu poznati.
Okvirne proračunske obveze izvršavaju se preuzimanjem jedne ili više pravnih obveza, na temelju kojih nastaje pravo na naknadna plaćanja ili, u iznimnim slučajevima rashoda za osoblje, putem izravnih plaćanja.
4. Proračunske obveze za djelovanja koja traju dulje od jedne financijske godine mogu se rasporediti tijekom nekoliko godina na godišnje obroke samo ako je to određeno osnivačkim ili temeljnim aktom te ako su povezane s administrativnim rashodima.
Članak 70.
Pravila koja se primjenjuju na obveze
1. U pogledu svih mjera koje mogu dovesti do rashoda na teret proračuna tijela Unije, dužnosnik za ovjeravanje preuzima proračunsku obvezu prije nego što preuzme pravnu obvezu prema trećim osobama.
2. Obveza preuzimanja proračunske obveze prije preuzimanja pravne obveze predviđene stavkom 1. ne primjenjuje se na pravne obveze sklopljene nakon objave o kriznoj situaciji u okviru plana kontinuiteta poslovanja, u skladu s postupcima koje je donijelo tijelo Unije.
3. Ukupne proračunske obveze pokrivaju ukupne troškove odgovarajućih pojedinačnih pravnih obveza zaključenih do 31. prosinca godine N + 1.
Pridržavajući se članka 69. stavka 4. i članka 87. stavka 2., pojedinačne pravne obveze koje se odnose na pojedinačne ili okvirne proračunske obveze, zaključuju se do 31. prosinca godine N.
Na kraju razdoblja iz prvog i drugog podstavka, dužnosnik za ovjeravanje opoziva neiskorištena salda tih proračunskih obveza.
Dužnosnik za ovjeravanje iznos svake pojedinačne pravne obveze preuzete na temelju ukupne obveze prije potpisivanja evidentira u proračunske račune i knjiži kao opću obvezu.
4. Preuzete proračunske i pravne obveze za djelovanja koja traju dulje od jedne financijske godine imaju konačan datum izvršenja utvrđen u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, osim u slučaju rashoda za osoblje.
Svaki dio takvih preuzetih obveza koji nije izvršen šest mjeseci od datuma iz prvog podstavka ovog stavka opoziva se u skladu s člankom 16.
Iznos proračunske obveze koja odgovara pravnoj obvezi za koju nisu izvršena plaćanja u smislu članka 75. u roku od dvije godine od potpisivanja pravne obveze opoziva se, osim kad se taj iznos odnosi na spor u tijeku pred sudovima ili arbitražnim tijelima ili kad postoje posebne odredbe utvrđene u temeljnim aktima.
Članak 71.
Provjere koje se primjenjuju na obveze
1. Kad se preuzimaju proračunske obveze, dužnosnik za ovjeravanje osigurava sljedeće:
(a)
rashod tereti točnu stavku proračuna tijela Unije;
(b)
odobrena sredstva su raspoloživa;
(c)
rashod je u skladu s primjenjivim odredbama, posebice odredbama osnivačkog akta, financijskim pravilima pojedinačnog tijela Unije i svim aktima donesenim u skladu s njima;
(d)
poštuje se načelo dobrog financijskog upravljanja.
2. Kad se pravna obveza evidentira vlastoručnim ili elektroničkim potpisom, dužnosnik za ovjeravanje osigurava sljedeće:
(a)
preuzeta obveza pokrivena je odgovarajućom proračunskom obvezom;
(b)
rashodi su zakoniti i pravilni te u skladu s odgovarajućim odredbama, posebice odredbama osnivačkog akta, financijskim pravilima pojedinačnog tijela Unije i svim aktima donesenim u skladu s njima;
(c)
poštuje se načelo dobrog financijskog upravljanja.
Članak 72.
Potvrđivanje rashoda
Potvrđivanje rashoda postupak je kojim dužnosnik za ovjeravanje:
(a)
provjerava postojanje prava vjerovnika;
(b)
utvrđuje ili provjerava istinitost i iznos potraživanja:
(c)
provjerava uvjete pod kojima plaćanje dospijeva.
Članak 73.
Potvrđivanje i materijalni oblik „odobrenja za plaćanje”
1. Potvrđivanje rashoda temelji se na popratnim dokumentima kojima se potvrđuje pravo vjerovnika na temelju izjave o stvarno pruženim uslugama, stvarno isporučenoj robi ili stvarno izvršenim radovima ili na temelju drugih dokumenata kojima se opravdava plaćanje, uključujući periodična plaćanja pretplata ili tečajeva osposobljavanja.
2. Dužnosnik za ovjeravanje osobno provjerava popratne dokumente ili na temelju vlastite odgovornosti potvrđuje da je to učinjeno, prije nego što donese odluku kojom se potvrđuje rashod.
3. Odluka o potvrđivanju iskazuje se tako da odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili drugi dužnosnik potpiše „odobrenje za plaćanje”.
4. Ako sustav nema računalnu podršku, „odobrenje za plaćanje” ima oblik pečata s potpisom odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.
U sustavu s računalnom podrškom, „odobrenje za plaćanje” sastoji se od potvrđivanja korištenjem osobne lozinke dužnosnika za ovjeravanje
Članak 74.
Odobravanje rashoda
1. Odobravanje rashoda postupak je u kojem dužnosnik za ovjeravanje, nakon provjere da su proračunska sredstva na raspolaganju, izdavanjem naloga za plaćanje nalaže računovodstvenom službeniku da izvrši plaćanje iznosa rashoda koji je navedeni dužnosnik za ovjeravanje potvrdio.
Ako se obavljaju povremena plaćanja za pružene usluge, uključujući usluge najma, ili dostavljenu robu, dužnosnik za ovjeravanje može u skladu s obavljenom analizom rizika naložiti primjenu sustava izravnog terećenja.
2. Na nalog za plaćanje dužnosnik za ovjeravanje stavlja datum i potpis te ga prosljeđuje računovodstvenom službeniku. Dužnosnik za ovjeravanje čuva popratne dokumente u skladu s člankom 44. stavkom 5.
3. Uz nalog za plaćanje dostavljen računovodstvenom službeniku kada je to prikladno prilaže se dokument kojim se potvrđuje da je roba upisana u evidenciju iz članka 106. stavka 1.
Članak 75.
Vrste plaćanja
1. Plaćanje se obavlja na osnovi predočenog dokaza da je odgovarajuće djelovanje provedeno u skladu s odredbama temeljnog akta ili sporazuma o bespovratnim sredstvima te obuhvaća jedan od sljedećih postupaka:
(a)
plaćanje cjelokupnog dospjelog iznosa;
(b)
plaćanje dospjelog iznosa na bilo koji od sljedećih načina:
1.
predfinanciranje, koje se može podijeliti na više plaćanja nakon sklapanja ugovora ili sporazuma o bespovratnim sredstvima ili nakon obavijesti o odluci o dodjeli bespovratnih sredstava;
2.
jedno ili više privremenih plaćanja za djelomično izvršenje djelovanja;
3.
plaćanje preostalih dospjelih iznosa nakon završetka djelovanja.
Predfinanciranjem se osiguravaju likvidna sredstva. Može ga se podijeliti na više plaćanja u skladu s dobrim financijskim upravljanjem.
Privremeno plaćanje, koje može biti višekratno, može pokrivati rashode koje je korisnik imao tijekom provedbe odluka ili sporazuma ili plaćanja usluga, roba ili radova izvršenih i/ili dostavljenih tijekom prijelaznih razdoblja ugovora. Privremenim plaćanjem može se u cijelosti ili djelomično poravnati predfinanciranje, ne dovodeći u pitanje odredbe temeljnog akta.
Zaključivanje rashoda ima oblik plaćanja preostalog iznosa, koji nije moguće plaćati višekratno i s kojim se poravnavaju svi prethodni rashodi ili nalog za povrat.
2. U proračunskom računovodstvu razlikuju se vrste plaćanja iz stavka 1. u vrijeme kad je svako od tih plaćanja izvršeno.
Članak 76.
Plaćanje ograničeno na dostupna sredstva
Plaćanje rashoda obavlja računovodstveni službenik u okviru raspoloživih sredstava.
Članak 77.
Rokovi
Plaćanje rashoda vrši se u rokovima utvrđenim Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 i Delegiranom uredbom (EU) br. 1268/2012 i u skladu s njima.
POGLAVLJE 6.
Informacijski sustavi
Članak 78.
Elektroničko upravljanje operacijama
Ako se izvršenjem prihoda i rashoda upravlja pomoću računalnih sustava, dokumenti mogu biti potpisani računalnim ili elektroničkim postupkom.
Članak 79.
E-vlada
Tijelo Unije postavlja i primjenjuje jedinstvene standarde za elektroničku razmjenu informacija s trećim osobama koje sudjeluju u postupcima nabave i postupcima za dodjelu bespovratnih sredstava. Posebno je dužno, u najvećoj mogućoj mjeri, osmisliti i primjenjivati rješenja za dostavu, pohranu i obradu podataka dostavljenih u postupcima nabave i dodjele bespovratnih sredstava i u tu svrhu uspostaviti područje elektroničke razmjene podataka za podnositelje zahtjeva, natjecatelje i ponuditelje.
Članak 80.
Dobro upravljanje
1. Dužnosnik za ovjeravanje bez odlaganja priopćuje potrebu za podnošenje dokaza i/ili dokumentacije, njihov oblik i obvezni sadržaj te, prema potrebi, indikativne rokove završetka postupaka sklapanja ugovora.
2. Kad, zbog očite administrativne pogreške podnositelja zahtjeva ili ponuditelja, podnositelj zahtjeva ili ponuditelj propusti dostaviti dokaz ili dati izjave, komisija za evaluaciju ili, prema potrebi dužnosnik za ovjeravanje, dužna je, osim u propisno opravdanim slučajevima, od podnositelja zahtjeva ili ponuditelja zatražiti da dostavi podatke koji nedostaju ili da pojasni popratne dokumente. Takvi podaci ili pojašnjenja ne smiju bitno promijeniti ponudu ili uvjete nadmetanja.
Članak 81.
Pravna sredstva
Ako postupovni akt nekog dužnosnika za ovjeravanje negativno utječe na prava podnositelja zahtjeva ili ponuditelja, korisnika ili izvoditelja, taj akt mora sadržavati uputu o raspoloživim pravnim sredstvima za osporavanje navedenog akta u upravnim i/ili sudskim postupcima.
Posebno treba naznačiti narav pravnog sredstva, tijelo ili tijela ispred kojih se može uložiti, kao i rokove ostvarivanja prava na njega.
POGLAVLJE 7.
Unutarnji revizor
Članak 82.
Imenovanje, ovlasti i dužnosti unutarnjeg revizora
1. Tijelo Unije posjeduje funkciju unutarnje revizije koja se obavlja u skladu s odgovarajućim međunarodnim standardima.
2. Funkciju unutarnje revizije provodi unutarnji revizor Komisije. Unutarnji revizor ne smije biti dužnosnik za ovjeravanje niti računovodstveni službenik tijela Unije ili Komisije.
3. Unutarnji revizor tijelo Unije savjetuje po pitanju upravljanja rizicima dajući mu neovisna mišljenja o kakvoći sustava upravljanja i kontrole, preporuke za poboljšanje uvjeta za provedbu postupaka te promičući dobro financijsko upravljanje.
Unutarnji revizor odgovoran je posebno za:
(a)
procjenu prikladnosti i djelotvornosti unutarnjeg sustava upravljanja te za uspješnost službi u provedbi programa i djelovanja s obzirom na rizike koji su s njima povezani;
(b)
procjenu učinkovitosti i djelotvornosti sustava unutarnje kontrole i revizije koji se primjenjuju na svaki postupak izvršavanja proračuna tijela Unije.
4. Unutarnji revizor izvršava svoje dužnosti u vezi sa svim aktivnostima i službama tijela Unije. Unutarnji revizor ima potpun i neograničeni pristup svim podacima potrebnima za izvršavanje njegovih dužnosti.
5. Unutarnji revizor uzima u obzir konsolidirano godišnje izvješće dužnosnika za ovjeravanje i sve druge utvrđene podatke.
6. Unutarnji revizor izvješćuje upravni odbor i direktora o svojim nalazima i preporukama.
Unutarnji revizor izvješćuje i u sljedećim slučajevima:
-
kritični rizici i preporuke nisu uzeti u obzir,
-
postoje znatna kašnjenja u provedbi preporuka iz prethodnih godina.
Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor i direktor osiguravaju redovito praćenje provedbe preporuka revizora. Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor pregledava informacije iz članka 47. stavka 1. točke (a) te utvrđuje jesu li preporuke u potpunosti i pravodobno provedene.
7. Tijelo Unije daje kontaktne podatke unutarnjeg revizora fizičkim ili pravnim osobama koje sudjeluju u operacijama rashoda za potrebe povjerljivog obraćanja unutarnjem revizoru.
8. Izvješća i nalazi unutarnjeg revizora dostupni su javnosti tek nakon što unutarnji revizor potvrdi mjere poduzete za njihovu provedbu.
Članak 83.
Neovisnost unutarnjeg revizora
Neovisnost unutarnjeg revizora, njegova odgovornost za aktivnosti provedene u izvršavanju njegovih dužnosti te pravo unutarnjeg revizora na pokretanje postupaka pred Sudom Europske unije utvrđuju se u skladu s člankom 100. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Članak 84.
Uspostava službe za unutarnju reviziju
1. Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor može, vodeći računa o isplativosti i dodanoj vrijednosti, osnovati službu za unutarnju reviziju koja svoje dužnosti izvršava u skladu s odgovarajućim međunarodnim standardima.
Svrha, nadležnost i odgovornost službe za unutarnju reviziju određuju se u povelji unutarnje revizije te ih mora odobriti upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor.
Godišnji revizijski plan službe za unutarnju reviziju sastavlja voditelj službe za unutarnju reviziju vodeći računa, između ostalog, o direktorovoj procjeni rizika u tijelu Unije.
Plan pregledava i odobrava upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor.
Služba za unutarnju reviziju izvješćuje upravni odbor i direktora o svojim nalazima i preporukama.
2. Ako služba za unutarnju reviziju nije isplativa ili ne ispunjava međunarodne standarde, tijelo Unije može odlučiti dijeliti službu za unutarnju reviziju s ostalim tijelima Unije koja djeluju u istom području politike.
U takvim slučajevima upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor dotičnih tijela Unije utvrđuje praktične načine rada zajedničke službe za unutarnju reviziju.
3. Izvršitelji unutarnje revizije učinkovito surađuju razmjenom informacija i revizorskih izvješća te, kada je to prikladno, izradom zajedničkih procjena rizika i provedbom zajedničkih revizija.
Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor i direktor osiguravaju redovito praćenje provedbe preporuka službe za unutarnju reviziju.
GLAVA V.
NABAVA
Članak 85.
Opće odredbe
1. U vezi s nabavom, u skladu s člankom 86., primjenjuje se glava V. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i Delegirana uredba (EU) br. 1268/2012.
2. Tijelo Unije može zahtijevati da ga se kao javnog naručitelja uključi u dodjelu ugovora Komisije ili međuinstitucijskih ugovora te dodjelu ugovora ostalih tijela Unije.
3. Tijelo Unije sudjeluje u središnjoj bazi podataka o isključenjima koju je uspostavila i kojom upravlja Komisija u skladu s člankom 108. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Članak 86.
Postupci nabave
1. Tijelo Unije može bez postupka javne nabave s Komisijom, međuinstitucijskim uredima i Prevoditeljskim centrom za tijela Europske unije osnovanim Uredbom Vijeća (EZ) br. 2965/94 (8) sklopiti ugovor za dostavu robe, pružanje usluga ili izvođenje radova koje navedena tijela osiguravaju.
2. Tijelo Unije za pokriće svojih administrativnih potreba može koristiti zajedničke postupke nabave s javnim naručiteljima države članice domaćina. U tom se slučaju na odgovarajući način primjenjuje članak 133. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012.
GLAVA VI.
POSEBNE ODREDBE POVEZANE S ADMINISTRATIVNIM ODOBRENIM SREDSTVIMA
Članak 87.
Administrativna odobrena sredstva
1. Administrativna odobrena sredstva su nediferencirana odobrena sredstva.
2. Administrativni rashodi koji proizlaze iz ugovora koji obuhvaćaju razdoblja koja se protežu izvan financijske godine, u skladu s lokalnom praksom ili u odnosu na opskrbu opremom, terete proračun tijela Unije financijske godine u kojoj se ostvaruju.
3. Tijelo Unije dostavlja Europskom parlamentu i Vijeću do 1. srpnja svake godine radni dokument o svojoj politici povezanoj s nekretninama koji sadržava sljedeće podatke:
(a)
za svaku nekretninu, rashode i površinu koje pokrivaju odobrena sredstva odgovarajućih proračunskih linija tijela Unije;
(b)
očekivan razvoj globalnog programiranja površine i lokacija za nadolazeće godine s opisom projekata povezanih s nekretninama u fazi planiranja koji su već utvrđeni;
(c)
završne uvjete i troškove, kao i odgovarajuće podatke vezane za provedbu novih projekata povezanih s nekretninama koji su prethodno dostavljeni Europskom parlamentu i Vijeću u postupku utvrđenom u članku 88., a koji nisu uključeni u radne dokumente prethodne godine.
Članak 88.
Projekti povezani s nekretninama
1. O svim projektima povezanim s nekretninama koji bi mogli imati znatan financijski učinak na proračun tijela Unije, tijelo Unije obavješćuje Europski parlament i Vijeće što je ranije moguće o potrebnoj građevinskoj površini i okvirnom planiranju prije nego što se obavi ispitivanje na lokalnom tržištu, u slučaju ugovora povezanih s nekretninama, ili prije nego što se izdaju pozivi za sudjelovanje u nadmetanju, u slučaju građevinskih radova.
2. Za sve projekte povezane s nekretninama koji bi mogli imati znatan financijski učinak na proračun tijela Unije, tijelo Unije predočuje projekt povezan s nekretninama, uključujući njegove detaljne procjene troškova te njegovo financiranje, kao i popis nacrta ugovora koji se namjeravaju koristiti, te traži odobrenje Europskog parlamenta i Vijeća prije nego što se ugovori sklope. Na zahtjev tijela Unije dokumenti dostavljeni u odnosu na projekt povezan s nekretninama smatraju se povjerljivima.
Osim u slučajevima više sile Europski parlament i Vijeće raspravljaju o projektu povezanom s nekretninama u roku od četiri tjedna od kada su ga obje institucije primile.
Projekt povezan s nekretninama smatra se odobrenim po isteku navedenog razdoblja od četiri tjedna, osim ako Europski parlament i Vijeće u tom vremenskom razdoblju donesu odluku suprotnu prijedlogu.
Ako Europski parlament i/ili Vijeće tijekom tog razdoblja od četiri tjedna iskaže opravdanu zabrinutost, razdoblje se produljuje za dva tjedna.
Ako Europski parlament ili Vijeće donesu odluku koja je suprotna projektu povezanom s nekretninama, tijelo Unije povlači svoj prijedlog i može dostaviti novi.
3. U slučajevima više sile podaci iz stavka 4. mogu se dostaviti zajedno s projektom povezanim s nekretninama. Europski parlament i Vijeće raspravljaju o projektu povezanom s nekretninama u roku od dva tjedna nakon što su ga primile obje institucije. Projekt povezan s nekretninama smatra se odobrenim po isteku ovog razdoblja od dva tjedna, osim ako Europski parlament ili/i Vijeće u tom razdoblju donesu odluku suprotnu prijedlogu.
4. Sljedeći projekti povezani s nekretninama smatraju se projektima koji mogu imati znatan financijski učinak za proračun:
(a)
sva stjecanja zemljišta;
(b)
stjecanje, prodaja, građevinska obnova, izgradnja objekata ili svi projekti koji kombiniraju ove elemente, a koji se trebaju provesti u istom vremenskom okviru, koji prekoračuju iznos od 3 000 000 EUR;
(c)
svi novi ugovori povezani s nekretninama (uključujući plodouživanja, dugoročne zakupe i produljenja ugovora u vezi s nekretninama pod manje povoljnim uvjetima) koji nisu obuhvaćeni točkom b) s godišnjim troškovima od najmanje 750 000 EUR;
(d)
produljenje ili obnova postojećih ugovora u vezi s nekretninama (uključujući plodouživanje i dugoročne zakupe) pod istim ili povoljnijim uvjetima, s godišnjim troškovima od najmanje 3 000 000 EUR.
5. Ne dovodeći u pitanje članak 19. stavak 4. projekt stjecanja objekta može se financirati zajmom koji podliježe prethodnom odobrenju Europskog parlamenta i Vijeća.
Zajmovi se ugovaraju i otplaćuju u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja i uzimajući u obzir najbolje financijske interese Unije.
Kad tijelo Unije predloži financiranje stjecanja putem zajma, u planu financiranja koji se treba dostaviti zajedno sa zahtjevom za prethodno odobrenje tijela Unije, posebice se navodi maksimalna razina financiranja, razdoblje financiranja, vrsta financiranja, uvjeti financiranja i uštede u usporedbi s ostalim vrstama ugovornih odnosa.
Europski parlament i Vijeće raspravljaju o zahtjevu za prethodno odobrenje u roku od četiri tjedna, s mogućim jednokratnim produljenjem od dva tjedna, od trenutka kad su ga primile obje institucije. Stjecanje putem zajma smatra se odbijenim ako ga Europski parlament i Vijeće izričito ne odobre u zadanom roku.
GLAVA VII.
STRUČNJACI
Članak 89.
Plaćeni vanjski stručnjaci
Članak 287. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012 primjenjuje se na odgovarajući način na odabir stručnjaka. Takvi se stručnjaci plaćaju na temelju fiksnog iznosa najavljenog unaprijed, a biraju se na temelju stručne sposobnosti. Odabir se vrši na temelju uvjeta sposobnosti poštujući načela nediskriminacije, jednakog postupanja i izostanka sukoba interesa.
GLAVA VIII.
BESPOVRATNA SREDSTVA I NAGRADE KOJE DODJELJUJE TIJELO UNIJE
Članak 90.
Bespovratna sredstva
Ako tijelo Unije može dodjeljivati bespovratna sredstva u skladu s osnivačkim aktom ili na osnovi delegiranja ovlasti koje provodi Komisija u skladu s člankom 58. stavkom 1. točkom (c) podtočkom iv. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, primjenjuju se odgovarajuće odredbe te Uredbe i Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012.
Članak 91.
Nagrade
Ako tijelo Unije može dodjeljivati nagrade u skladu s osnivačkim aktom ili na osnovi delegiranja ovlasti koje provodi Komisija u skladu s člankom 58. stavkom 1. točkom (c) podtočkom iv. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, primjenjuju se odgovarajuće odredbe te Uredbe i Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012.
GLAVA IX.
FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE I RAČUNOVODSTVO
POGLAVLJE 1.
Financijsko izvještavanje
Članak 92.
Struktura financijskih izvještaja
Financijski izvještaji tijela Unije obuhvaćaju:
(a)
financijske izvještaje tijela Unije;
(b)
izvješća o izvršavanju proračuna tijela Unije.
Članak 93.
Izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju
1. Svako tijelo Unije sastavlja izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju za financijsku godinu.
2. Direktor izvješće šalje Europskom parlamentu, Vijeću, Komisiji i Revizorskom sudu do 31. ožujka sljedeće financijske godine.
3. Izvješće iz stavka 2. sadrži barem stopu izvršenja odobrenih sredstava, izraženu u apsolutnom iznosu ili postotku, zajedno sa sažetim podacima o prijenosima odobrenih sredstava među različitim proračunskim stavkama.
Članak 94.
Mjerodavna pravila za financijske izvještaje
1. Računovodstveni službenik primjenjuje pravila koja je donio računovodstveni službenik Komisije na osnovi međunarodno prihvaćenih računovodstvenih standarda za javni sektor.
2. Proračunsko računovodstvo tijela Unije iz članka 92. mora poštovati proračunska načela utvrđena u člancima od 5. do 31. Mora iskazivati istinit i točan prikaz operacija proračunskih prihoda i rashoda.
Članak 95.
Računovodstvena načela
Financijski izvještaji iz članka 92. iskazuju podatke, uključujući podatke o računovodstvenim načelima, tako da se osigura njihova relevantnost, pouzdanost, usporedivost i razumljivost. Financijski izvještaji sastavljaju se u skladu s opće prihvaćenim računovodstvenim načelima kako je navedeno u računovodstvenim načelima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Članak 96.
Financijski izvještaji
1. Financijski izvještaji iskazuju se u eurima i obuhvaćaju:
(a)
bilancu stanja i izvještaj o financijskom rezultatu, koji predstavljaju svu aktivu i pasivu, financijski položaj i poslovni rezultat na dan 31. prosinca prethodne godine. Iskazuju se u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012;
(b)
izvještaj o novčanom toku koji prikazuje naplaćene i isplaćene iznose tijekom godine, kao i završno stanje riznice;
(c)
izvještaj o promjenama u neto aktivi koji daje pregled kretanja u pričuvi i akumulirane rezultate tijekom godine.
2. Bilješke uz financijske izvještaje dopunjuju i daju komentare na podatke prikazane u izvještajima iz stavka 1. te pružaju sve dodatne podatke koje propisuje međunarodno prihvaćena računovodstvena praksa ako su ti podaci bitni za aktivnosti tijela Unije.
Članak 97.
Izvješća o izvršavanju proračuna
1. Izvješća o izvršavanju proračuna iskazuju se u eurima. Ona sadržavaju:
(a)
izvješća koja objedinjuju sve proračunske operacije za godinu u smislu prihoda i rashoda;
(b)
objašnjenja koja dopunjuju i daju komentare na podatke dane u izvješćima.
2. Proračunski rezultat sastoji se od razlike između:
-
svih prihoda prikupljenih za tu financijsku godinu,
-
iznosa isplaćenih na teret odobrenih sredstava za tu financijsku godinu uvećanih za preneseni iznos odobrenih sredstava za istu financijsku godinu.
Razlika iz prvog podstavka uvećava se ili umanjuje, s jedne strane, za neto iznos odobrenih sredstava prenesenih iz prethodnih financijskih godina koja su ukinuta te, s druge strane, za:
-
plaćanja iznad nediferenciranih odobrenih sredstava prenesenih iz prethodne financijske godine kao rezultat promjene deviznog tečaja eura,
-
salda realiziranih i nerealiziranih pozitivnih i negativnih tečajnih razlika tijekom financijske godine.
3. Struktura izvješća o izvršavanju proračuna ista je kao i ona samog proračuna tijela Unije.
Članak 98.
Privremeni financijski izvještaji
1. Računovodstveni službenik tijela Unije dostavlja privremene financijske izvještaje računovodstvenom službeniku Komisije te Revizorskom sudu do 1. ožujka sljedeće godine.
2. Računovodstveni službenik tijela Unije također do 1. ožujka sljedeće godine dostavlja računovodstvenom službeniku Komisije izvještajni paket u standardnom formatu koji je utvrdio računovodstveni službenik Komisije za potrebe konsolidacije.
Članak 99.
Odobravanje završnih financijskih izvještaja
1. U skladu s člankom 148. stavkom 1. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Revizorski sud najkasnije do 1. lipnja sljedeće godine daje svoja opažanja o privremenim financijskim izvještajima tijela Unije.
2. Nakon što je primio opažanja Revizorskog suda o privremenim financijskim izvještajima tijela Unije, računovodstveni službenik sastavlja završne financijske izvještaje tijela Unije u skladu s člankom 50. Direktor ih prosljeđuje upravnom odboru koji dalje svoje mišljenje o njima.
3. Računovodstveni službenik dostavlja završne financijske izvještaje, zajedno s mišljenjem upravnog odbora, računovodstvenom službeniku Komisije, Revizorskom sudu, Europskom parlamentu i Vijeću najkasnije do 1. srpnja sljedeće financijske godine.
Računovodstveni službenik tijela Unije također dostavlja računovodstvenom službeniku Komisije do 1. srpnja izvještajni paket u standardnom formatu koji je utvrdio računovodstveni službenik Komisije za potrebe konsolidacije.
4. Na dan slanja završnih financijskih izvještaja računovodstveni službenik tijela Unije također šalje Revizorskom sudu izjavu povezanu s financijskim izvještajima, a jedan primjerak se dostavlja računovodstvenom službeniku Komisije.
Završnim financijskim izvještajima prilaže se bilješka koju sastavlja računovodstveni službenik u kojoj izjavljuje da su završni financijski izvještaji sastavljeni u skladu s ovom glavom te važećim računovodstvenim načelima, pravilima i metodama.
Završni izvještaji tijela Unije objavljuju se u Službenom listu Europske unije do 15. studenoga sljedeće godine.
5. Direktor Revizorskom sudu dostavlja odgovor na opažanja iz godišnjeg izvještaja do 30. rujna sljedeće godine. Odgovori tijela Unije istodobno se šalju Komisiji.
POGLAVLJE 2.
Knjigovodstvena evidencija i popis imovine
Odjeljak 1.
Zajedničke odredbe
Članak 100.
Računovodstveni sustav
1. Računovodstveni sustav tijela Unije sustav je koji služi za organizaciju proračunskih i financijskih podataka na način kojim se omogućuje njihovo unošenje, pohranjivanje i evidentiranje.
2. Računovodstveni sustav sastoji se od općeg i proračunskog računovodstva. Računi se vode u eurima na temelju kalendarske godine.
3. Dužnosnik za ovjeravanje može također voditi analitičke račune.
Članak 101.
Zajednički zahtjevi povezani s računovodstvenim sustavom institucija
Računovodstvena pravila i usklađeni kontni plan koji mora primjenjivati tijelo Unije donosi računovodstveni službenik Komisije u skladu s člankom 152. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Odjeljak 2.
Opće i proračunsko računovodstvo
Članak 102.
Opće računovodstvo
Općim računovodstvom bilježe se, kronološkim redom, koristeći se načelom dvojnog knjigovodstva, svi događaji i postupci koji utječu na ekonomsku i financijsku situaciju te aktivu i pasivu tijela Unije.
Članak 103.
Knjiženje u općem računovodstvu
1. Salda i kretanja po općim računima knjiže se u poslovnim knjigama.
2. Svi računovodstveni zapisi, uključujući usklađenja računa, moraju se temeljiti na pripadajućoj dokumentaciji na koju se pozivaju.
3. Računovodstveni sustav mora biti takav da ostavlja jasan revizijski trag svih računovodstvenih zapisa.
Članak 104.
Računovodstvena usklađenja
Računovodstveni službenik tijela Unije, nakon završetka proračunske godine i do datuma podnošenja završnih financijskih izvještaja, izvršava sva usklađenja, bez posezanja za isplatom ili naplatom u vezi s tom godinom, potrebna radi istinitog i točnog financijskog izvještavanja. Takva su usklađenja moraju biti u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 101.
Članak 105.
Proračunsko računovodstvo
1. Proračunsko računovodstvo pruža detaljan prikaz izvršavanja proračuna tijela Unije.
2. Za potrebe stavka 1. proračunsko računovodstvo bilježi sve proračunske prihode i rashode iz glave IV.
Članak 106.
Popis imovine
1. Tijelo Unije vodi evidenciju koja prikazuje količinu i vrijednosti sve materijalne, nematerijalne i financijske aktive koja predstavlja imovinu Unije u skladu s predloškom koji sastavlja računovodstveni službenik Komisije.
Tijelo Unije provjerava da navedeni zapisi iz popisa imovine odgovaraju stvarnoj situaciji.
2. Prodaja materijalne imovine tijela Unije oglašava se na prikladan način.
GLAVA X.
VANJSKA REVIZIJA, RAZRJEŠNICA I BORBA PROTIV PRIJEVARA
Članak 107.
Vanjska revizija
1. Neovisni vanjski revizor potvrđuje da godišnji financijski izvještaji tijela Unije propisno iskazuju prihode, rashode i financijsko stanje tijela Unije prije konsolidacije završnih financijskih izvještaja tijela Unije.
Osim ako je drukčije propisano u osnivačkom aktu, Revizorski sud sastavlja posebno godišnje izvješće o tijelu Unije u skladu sa zahtjevima članka 287. stavka 1. UFEU-a.
Prilikom sastavljanja izvješća iz drugog podstavka Revizorski sud u obzir uzima reviziju koju je proveo neovisni vanjski revizor iz prvog podstavka i mjere provedene na osnovi njegovih zaključaka.
2. Tijelo Unije dostavlja Revizorskom sudu proračun tijela Unije u obliku u kojem je konačno donesen. Obavješćuje Revizorski sud što je prije moguće o svim odlukama i aktima koji se donose na temelju članaka 10., 14., 19. i 23.
3. Kontrola Revizorskog suda provodi se u skladu s člancima od 158. do 163. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Članak 108.
Rokovi u postupku davanja razrješnice
1. Na osnovi preporuke Vijeća Europski parlament prije 15. svibnja godine N + 2, osim ako je osnivačkim aktom drugačije predviđeno, direktoru daje razrješnicu u vezi s izvršavanjem proračuna za godinu N. Direktor obavješćuje upravni odbor o opažanjima Europskog parlamenta iz odluke priložene odluci o razrješnici.
2. Ako se rok iz stavka 1. ne može ispuniti, Europski parlament ili Vijeće obavješćuje direktora o razlozima odgode.
3. Ako Europski parlament odgodi odluku o davanju razrješnice, direktor, u suradnji s upravnim odborom, poduzima sve mjere, što je prije moguće, kako bi otklonio ili olakšao otklanjanje prepreka za donošenje navedene odluke.
Članak 109.
Postupak davanja razrješnice
1. Odluka o razrješnici obuhvaća račune svih prihoda i rashoda tijela Unije, rezultat proračuna i aktivu i pasivu tijela Unije prikazane u bilanci stanja.
2. Radi davanja razrješnice Europski parlament, nakon što je to učinilo Vijeće, ispituje račune i financijske izvještaje tijela Unije. Ispituje i godišnje izvješće Revizorskog suda zajedno s odgovorima direktora tijela Unije, te odgovarajuća posebna izvješća Revizorskog suda u vezi s predmetnom financijskom godinom te izjavu o jamstvu Revizorskog suda u pogledu pouzdanosti računa te zakonitosti i pravilnosti osnovnih transakcija.
3. Direktor na zahtjev Europskog parlamenta i u skladu s člankom 165. stavkom 3. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 šalje sve informacije potrebne za nesmetano provedbu postupka za razrješenje za predmetnu financijsku godinu.
Članak 110.
Mjere praćenja
1. Direktor poduzima potrebne mjere u skladu s opažanjima iz odluke Europskog parlamenta o razrješnici te komentarima danima uz preporuku za razrješnicu koju je donijelo Vijeće.
2. Na zahtjev Europskog parlamenta ili Vijeća direktor izvješćuje o mjerama poduzetim na osnovi tih opažanja i komentara. Primjerak izvještaja direktor dostavlja Komisiji i Revizorskom sudu.
Članak 111.
Provjere na terenu koje provodi Komisija, Revizorski sud i OLAF
1. Tijelo EU-a odobrava osoblju Komisije, drugim osobama koje Komisija ovlasti i Revizorskom sudu pristup svojim lokacijama i prostorima kao i podacima, uključujući podatke u elektroničkom obliku, koji su potrebni za provedbu revizija.
2. Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) može provoditi istrage uključujući provjere i inspekcije na terenu, u skladu s odredbama i postupcima iz Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća (9) i Uredbom Vijeća (Euratom, EZ) br. 2185/96 (10) radi utvrđivanja je li došlo do prijevare, korupcije ili bilo koje druge nezakonite radnje koja je naštetila financijskim interesima Unije u vezi s ugovorima o dodjeli bespovratnih sredstava ili ugovorom dodijeljenim u okviru ove Uredbe.
3. Ne dovodeći u pitanje stavke 1. i 2. sporazumi s trećim zemljama i međunarodnim organizacijama, ugovori, bespovratna sredstva i nabave tijela EU-a sadržavaju odredbe kojima se Europskom revizorskom sudu i OLAF-u izričito daju ovlasti provedbe takvih revizija i istraga, u skladu s njihovim nadležnostima
GLAVA XI.
PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 112.
Zahtjevi Europskog parlamenta i Vijeća za informacije
Europski parlament, Vijeće i Komisija ovlašteni su za dobivanje svih potrebnih informacija ili objašnjenja od tijela Unije koja se odnose na proračunska pitanja u okviru područja svojih nadležnosti.
Članak 113.
Donošenje nove financijske uredbe tijela Unije
Sva tijela iz članka 208. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 donose novu financijsku uredbu koja stupa na snagu 1. siječnja 2014. ili, u svakom slučaju, u roku od šest mjeseci od datuma kada je tijelo uvršteno u područje primjene članka 208. navedene Uredbe, nakon dodjele doprinosa na teret proračuna.
Članak 114.
Pravila za provedbu financijske uredbe tijela Unije
Upravni odbor, prema potrebi i uz prethodno odobrenje Komisije, na direktorov prijedlog donosi detaljna pravila za provedbu financijske uredbe tijela Unije.
Članak 115.
Stavljanje izvan snage
Uredba (EZ, Euratom) br. 2343/2002 stavlja se izvan snage s učinkom od 1. siječnja 2014. Međutim, članak 40. nastavlja se primjenjivati do 31. prosinca 2014., a stavci 4. i 7. članka 27. nastavljaju se primjenjivati do 31. prosinca 2015.
Članak 116.
Stupanje na snagu
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave Službenom listu Europske unije. Primjenjuje se od 1. siječnja 2014. Međutim, članak 47. i članak 82. stavak 5. primjenjuju se od 1. siječnja 2015., a članak 32. i stavci 5. i 8. članka 33. primjenjuju se od 1. siječnja 2016.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 30. rujna 2013.