РЕШЕНИЕ (ЕС, Евратом) 2015/443 НА КОМИСИЯТА
от 13 март 2015 година
относно сигурността в Комисията
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 249 от него,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като взе предвид Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договорите, и по-специално член 18 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Целта на сигурността в Комисията е да се предостави възможност на Комисията да работи в безопасна и сигурна среда чрез прилагане на последователен, комплексен подход в тази област, като се осигури подходяща степен на защита на лицата, активите и информацията, отговаряща на установените рискове, и се гарантира ефективно и навременно обезпечаване на сигурността.
(2)
Подобно на други международни органи, Комисията е изправена пред сериозни заплахи и предизвикателства в областта на сигурността, особено що се отнася до тероризма, кибератаките и политическия и търговски шпионаж.
(3)
Европейската комисия има сключени споразумения в областта на сигурността за главните си сгради с правителствата на Белгия, Люксембург и Италия (1). Тези споразумения са свидетелство, че Комисията носи отговорност за своята сигурност.
(4)
За да гарантира сигурността на лицата, активите и информацията, е възможно Комисията да трябва да предприеме мерки в области, които се ползват от защита на основните права, залегнали в Хартата на основните права и Европейската конвенция за правата на човека и признати от Съда на Европейския съюз.
(5)
Затова всяка подобна мярка следва да бъде обоснована със значимостта на интереса, който е предназначена да защитава, да бъде пропорционална и да гарантира пълно спазване на основните права, включително по-специално правото на неприкосновеност на личния живот и на защита на данните.
(6)
В рамките на система, основана на принципите на правовата държава и спазването на основните права, Комисията трябва да се стреми към подходящо равнище на сигурност за своя персонал, активи и информация, което да ѝ позволи да извършва своята дейност, без да ограничава основните права повече от строго необходимото.
(7)
Сигурността в Комисията се основава на принципите на законност, прозрачност, пропорционалност и отчетност.
(8)
Членовете на персонала, упълномощени да обезпечават сигурността, не трябва да бъдат поставяни в неблагоприятно положение заради дейността си, освен ако не действат извън обхвата на своите правомощия или в нарушение на закона, и следователно в това отношение настоящото решение следва да се счита за административна инструкция по смисъла на Правилника за длъжностните лица.
(9)
Комисията следва да предприеме необходимите инициативи за подобряване и укрепване на своята култура на сигурност, като осигури по-ефективно обезпечаване на сигурността, подобри нейното управление, активизира допълнително мрежите и сътрудничеството си с компетентните органи на международно, европейско и национално равнище, и подобри наблюдението и контрола на изпълнението на мерките за сигурност.
(10)
Създаването на Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) като функционално независим орган на Съюза оказа значително въздействие върху интересите на Комисията в сферата на сигурността и следователно налага необходимостта от въвеждане на правила и процедури за сътрудничество в областта на безопасността и сигурността между ЕСВД и Комисията, особено що се отнася до изпълнението на задължението на Комисията за бдителност по отношение на персонала на Комисията в делегациите на Съюза.
(11)
Политиката на Комисията в областта на сигурността следва да се прилага по начин, който да съответства на останалите вътрешни процеси и процедури, които биха могли да включват елемент на сигурност. По-конкретно те включват управлението на непрекъснатостта на дейностите, което цели запазване на най-важните функции на Комисията в случай на прекъсване на работата, и процеса ARGUS за многосекторна координация на кризи.
(12)
Независимо от мерките, които вече са въведени към момента на приемане на настоящото решение и са нотифицирани на Европейския надзорен орган по защита на данните (2), всяка мярка в съответствие с настоящото решение, включваща обработка на лични данни, е предмет на правилата за прилагане съгласно член 21, който установява подходящи гаранции за субектите на данни.
(13)
Затова е необходимо Комисията да преразгледа, актуализира и консолидира действащата нормативна база за сигурността в Комисията.
(14)
Поради това Решение (94) 2129 (3) следва да бъде отменено,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящото решение се прилагат следните определения:
1)
„активи“ означава всяка движима или недвижима собственост и имущество на Комисията;
2)
„отдел на Комисията“ означава генерална дирекция или служба на Комисията, или кабинет на член на Комисията;
3)
„комуникационна и информационна система“, или „КИС“, означава всяка система, даваща възможност за работа с информация в електронна форма, включително всички активи, необходими за нейното функциониране, както и необходимите инфраструктура, организация, персонал и информационни ресурси;
4)
„контрол на рисковете“ означава всяка мярка за сигурност, за която може разумно да се очаква, че ще осъществява ефективен контрол над риска за сигурността чрез неговото предотвратяване, смекчаване, избягване или прехвърляне;
5)
„кризисна ситуация“ означава обстоятелство, събитие, инцидент или извънредна ситуация (или поредица или съчетание от такива), излагащи на сериозна или непосредствена заплаха сигурността в Комисията, независимо от своя произход;
6)
„данни“ означава информация под форма, която позволява да бъде съобщавана, записвана или обработвана;
7)
„член на Комисията, отговарящ за сигурността“ означава член на Комисията, под чието ръководство попада генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“;
8)
„лични данни“ означава лични данни съгласно определението по член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4);
9)
„сгради“ означава всяка недвижима или приравнена на тях собственост и имущество на Комисията;
10)
„предотвратяване на риска“ означава мерки за сигурност, за които разумно може да се очаква, че ще възпрепятстват, забавят или спрат риска за сигурността;
11)
„риск за сигурността“ означава съчетанието от равнището на заплаха, равнището на уязвимост и възможното въздействие на дадено събитие;
12)
„сигурност в Комисията“ означава сигурността на лицата, активите и информацията в Комисията, и по-конкретно физическата неприкосновеност на лицата и активите, неприкосновеността, поверителността и наличността на информацията и комуникационните и информационни системи, както и безпрепятственото протичане на дейностите на Комисията;
13)
„мярка за сигурност“ означава всяка мярка, предприета в съответствие с настоящото решение, за овладяване на рисковете за сигурността;
14)
„Правилник за длъжностните лица“ означава Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз, установен с Регламент (ЕИО, Евратом, ЕОВС) № 259/68 на Съвета (5) и актовете за неговото изменение;
15)
„заплаха за сигурността“ означава събитие или извършител, за които разумно може да се очаква, че ще се отразят негативно на сигурността, ако не получат отговор и не бъдат овладени;
16)
„непосредствена заплаха за сигурността“ означава заплаха за сигурността, която се разгръща без или с изключително кратко предварително предупреждение, и
17)
„сериозна заплаха за сигурността“ означава заплаха за сигурността, за която може разумно да се очаква, че ще доведе до загуба на човешки живот, сериозни наранявания или увреждания, значителни имуществени щети, компрометиране на силно чувствителна информация, смущения в работата на информационните системи или в жизненоважния оперативен капацитет на Комисията;
18)
„уязвимост“ означава слабост от всякакъв характер, за която може разумно да се очаква, че ще се отрази негативно на сигурността в Комисията, ако една или повече заплахи се възползват от нея.
Член 2
Предмет
1. Настоящото решение определя целите, основните принципи, организацията и отговорностите в областта на сигурността в Комисията.
2. Настоящото решение се прилага за всички служби на Комисията и във всички нейни сгради. Персоналът на Комисията, работещ в делегациите на Съюза, подлежи на правилата за сигурност за Европейската служба за външна дейност (6).
3. Независимо от всички специфични разпоредби за конкретни групи персонал, настоящото решение се прилага спрямо членовете на Комисията, персонала на Комисията, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз, националните експерти, командировани в Комисията (КНЕ), доставчиците на услуги и техния персонал, стажантите и всички други лица с достъп до сградите или други активи на Комисията, или с достъп до информация, с която борави Комисията.
4. Разпоредбите на настоящото решение не засягат разпоредбите на Решение 2002/47/ЕО, ЕОВС, Евратом на Комисията (7) и Решение 2004/563/ЕО, Евратом на Комисията (8), Решение C(2006) 1623 на Комисията (9) и Решение C(2006) 3602 на Комисията (10).
ГЛАВА 2
ПРИНЦИПИ
Член 3
Принципи на сигурността в Комисията
1. При изпълнението на настоящото решение Комисията спазва разпоредбите на Договорите и по-конкретно на Хартата на основните права и на Протокол № 7 относно привилегиите и имунитетите на Европейският съюз, инструментите, посочени в съображение 2, всички приложими правила на националното законодателство, както и условията на настоящото решение. При необходимост се издават известия по въпросите на сигурността по смисъла на член 21, параграф 2, в които се предоставят указания в това отношение.
2. Сигурността в Комисията се основава на принципите на законност, прозрачност, пропорционалност и отчетност.
3. Принципът на законност показва необходимостта от стриктно придържане към правната рамка при прилагането на настоящото решение и необходимостта от спазване на законовите изисквания.
4. Всяка мярка за сигурност се предприема открито, освен ако може разумно да се очаква, че това ще отслаби нейното въздействие. Адресатите на мярка за сигурност се информират предварително за причините и последиците от мярката, освен ако може разумно да се очаква, че въздействието на мярката ще бъде отслабено вследствие на предоставянето на такава информация. В такъв случай адресатът на мярката за сигурност се информира след като е преустановен рискът от отслабване на въздействието на мярката за сигурност.
5. Службите на Комисията гарантират, че съображенията за сигурност са взети предвид от началото на разработването и прилагането на политиките, решенията, програмите, проектите и дейностите на Комисията, за които те отговарят. За тази цел те осигуряват участието на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ като цяло и на главния завеждащ сигурността на информацията в Комисията още от най-ранните етапи на подготовката на информационните системи.
6. Когато е целесъобразно, Комисията търси съдействието на компетентните органи на държавата домакин, на другите държави членки и на другите институции, агенции или органи на ЕС, когато това е възможно, като взима предвид предприетите или планирани от тези органи мерки за справяне с конкретния риск за сигурността.
Член 4
Задължение за спазване
1. Спазването на настоящото решение и на правилата за неговото прилагане, както и на мерките за сигурност и инструкциите, предоставени от упълномощените служители, е задължително.
2. Неспазването на правилата за сигурност подлежи на дисциплинарни действия в съответствие с Договорите и Правилника за длъжностните лица, на договорни санкции и/или на съдебно производство в съответствие с националните закони и разпоредби.
ГЛАВА 3
ОБЕЗПЕЧАВАНЕ НА СИГУРНОСТТА
Член 5
Упълномощени служители
1. Единствено на служители, упълномощени с поименно пълномощие от генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“, с оглед на текущите им задължения, могат да бъдат възложени правомощия за предприемане на една или няколко от следните мерки:
(1)
да носят лично оръжие;
(2)
да провеждат разследвания на сигурността в съответствие с член 13;
(3)
да предприемат мерки за сигурност в съответствие с член 12, както са описани в пълномощието.
2. Посочените в параграф 1 пълномощия се възлагат за период, който не трябва да надвишава периода, през който съответното лице заема поста или функцията, за която е било възложено пълномощието. Те се възлагат в съответствие с приложимите разпоредби, установени в член 3, параграф 1.
3. По отношение на упълномощените служители настоящото решение представлява административна инструкция по смисъла на член 21 от Правилника за длъжностните лица.
Член 6
Общи разпоредби относно мерките за сигурност
1. Когато предприема мерки за сигурност, Комисията по-конкретно гарантира, доколкото е практически възможно, че:
а)
търси подкрепа или съдействие от съответната държава само ако тази държава е членка на Европейския съюз или, в противен случай, е страна по Европейската конвенция за правата на човека, или гарантира права, които са най-малкото равностойни на правата, гарантирани в тази конвенция.
б)
предоставя информация за дадено лице на получатели, различни от институциите и органите на ЕС, само ако те не са предмет на национален законодателен акт, приет в съответствие с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (11), съгласно член 9 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
в)
когато дадено лице представлява заплаха за сигурността, всяка мярка за сигурност е насочена срещу това лице и то може да бъде задължено да поеме възникналите вследствие на това разходи. Тези мерки за сигурност могат да бъдат насочени срещу други лица само ако трябва да се овладее непосредствена или сериозна заплаха за сигурността и ако са налице следните условия:
а)
предвидените мерки срещу лицето, представляващо заплаха за сигурността, не могат да бъдат предприети или вероятно няма да бъдат ефективни;
б)
Комисията не може да овладее заплахата за сигурността със самостоятелни действия или не може да го направи своевременно;
в)
мерките не представляват непропорционална опасност за другото лице и неговите права.
2. Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ прави преглед на мерките за сигурност, които могат да изискват съдебна заповед съгласно законите и разпоредбите на държавите членки, в които се намират сградите на Комисията.
3. Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ може да се обърне към подизпълнител, който да изпълнява задачи в областта на сигурността под ръководството и надзора на Дирекцията по сигурността.
Член 7
Мерки за гарантиране на сигурността на лицата
1. На лицата в сградите на Комисията се осигурява подходящо равнище на защита, като се вземат предвид изискванията по отношение на сигурността и безопасността.
2. В случай на сериозен риск за сигурността генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ осигурява непосредствена охрана на членовете на Комисията или другите служители тогава, когато оценката на заплахата е показала, че тази охрана е необходима за гарантиране на тяхната безопасност и сигурност.
3. В случай на сериозен риск за сигурността Комисията може да разпореди евакуация на своите сгради.
4. На жертвите на инциденти или нападения в сградите на Комисията се оказва необходимата помощ.
5. За да предотвратяват и овладяват рисковете за сигурността, упълномощените служители могат да извършват цялостни проверки на лицата, попадащи в обхвата на настоящото решение, с цел да установят дали предоставянето на достъп до сградите на Комисията или информация на тези лица представлява заплаха за сигурността. За тази цел и в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 и с разпоредбите, посочени в член 3, параграф 1, съответните упълномощени служители могат:
а)
да използват всеки източник на информация, който е на разположение на Комисията, като вземат предвид неговата надеждност;
б)
да получат достъп до личните досиета или данните, които Комисията съхранява за лицата, които е наела или възнамерява да наеме на работа, или за персонала на подизпълнителите, когато това е надлежно обосновано.
Член 8
Мерки за гарантиране на физическата сигурност и сигурността на активите
1. Сигурността на активите се гарантира, като се прилагат подходящите мерки за физическа и техническа защита и съответните процедури, наричани по-долу „физическа защита“, които изграждат една многопластова система.
2. В съответствие с настоящия член могат да бъдат приети мерки за защита на лицата или информацията в Комисията, както и за защита на активите.
3. Физическата сигурност има следните цели:
-
да предотвратява актове на насилие, насочени срещу членовете на Комисията или лицата, попадащи в обхвата на настоящото решение;
-
да предотвратява шпионаж и подслушване на чувствителна или класифицирана информация;
-
да предотвратява кражба, актове на вандализъм, саботаж и други актове на насилие, имащи за цел да нанесат щети или да унищожат сградите и активите на Комисията;
-
да позволява разследване и проверка на инциденти, свързани със сигурността, включително чрез справки с регистрационните файлове за контрол при влизане и излизане, системата за видеонаблюдение, записите на телефонните разговори и други сходни данни, посочени в член 22, параграф 2 по-долу, както и с други източници на информация.
4. Физическата сигурност включва:
-
политика по отношение на достъпа, приложима за всички лица или превозни средства, искащи достъп до сградите на Комисията, в това число и паркингите;
-
система за контрол на достъпа, включваща охранители, техническо оборудване и мерки, информационни системи или съчетание от всички тези елементи.
5. За да се гарантира физическата сигурност, могат да се предприемат следните действия:
-
да се записва влизането и излизането от сградите на Комисията на лица, превозни средства, стоки и оборудване;
-
да се извършва проверка на самоличността вътре в сградите;
-
да се извършва визуална или техническа проверка на превозните средства, стоките и оборудването;
-
да се предотвратява влизането в сградите на Комисията на неоторизирани лица, превозни средства и стоки.
Член 9
Мерки за гарантиране на сигурността на информацията
1. Сигурността на информацията обхваща цялата информация, с която работи Комисията.
2. Сигурността на информацията, независимо от нейната форма, поддържа баланс между прозрачността, пропорционалността, отчетността и ефективността, от една страна, и необходимостта от защита на информацията от нерегламентиран достъп, използване, разкриване, изменение или унищожаване, от друга.
3. Сигурността на информацията има за цел опазване на нейната поверителност, неприкосновеност и наличност.
4. С оглед на това се прилагат процедури за управление на риска, за да се класифицират информационните активи и да се разработят пропорционални мерки, процедури и стандарти за сигурност, включително смекчаващи мерки.
5. Тези общи принципи, които са в основата на сигурността на информацията, се прилагат по-специално по отношение на:
а)
„класифицирана информация на ЕС“ (по-долу „КИЕС“), т.е. всяка информация или материал, носещи гриф за сигурност на ЕС, неразрешеното разкриване на които би могло да увреди в различна степен интересите на Европейския съюз или на една или повече от държавите членки;
б)
„чувствителна некласифицирана информация“, т.е. информация или материал, които Комисията трябва да защитава по силата на законовите си задължения, залегнали в Договорите или в актовете, приети в тяхно изпълнение, и/или заради чувствителния им характер. Чувствителната некласифицирана информация включва, но не се изчерпва с: информацията или материалите, обхванати от задължението за професионална тайна съгласно член 339 от ДФЕС, информацията, обхваната от интересите, чиято защита е предвидена в член 4 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета (12), разглеждан в съчетание със съответната съдебна практика на Съда на Европейския съюз, или личните данни, попадащи в обхвата на Регламент (ЕО) № 45/2001.
6. Чувствителната некласифицирана информация е подчинена на правилата за нейната обработка и съхранение. Тя се предоставя само на лица, които „имат нужда да знаят“. Когато бъде счетено за необходимо с оглед на ефективната защита на нейната поверителност, информацията се идентифицира с помощта на обозначение за класификация и съгласно съответните инструкции за обработка, одобрени от генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“. Когато този вид информация се обработва или съхранява в комуникационни и информационни системи, защитата ѝ се осигурява и в съответствие с Решение (2006) 3602, правилата за неговото прилагане и съответните стандарти.
7. Всяко лице, което носи отговорност за компрометиране или загуба на КИЕС или чувствителна некласифицирана информация, която е идентифицирана като такава в правилата за нейната обработка и съхранение, може да подлежи на дисциплинарни действия в съответствие с Правилника за длъжностните лица. Тези дисциплинарни действия не засягат евентуалните съдебни или наказателни производства от страна на компетентните национални органи на държавите членки в съответствие с тяхното законодателство и разпоредби, както и договорните корективни мерки.
Член 10
Мерки за гарантиране на сигурността на комуникационните и информационни системи
1. Всички използвани от Комисията комуникационни и информационни системи („КИС“) са в съответствие с политиката на Комисията за гарантиране на сигурността на информационните системи, изложена в Решение C(2006) 3602, правилата за неговото прилагане и съответните стандарти за сигурност.
2. Службите на Комисията, които притежават, управляват или работят с КИС, позволяват на други институции, агенции и органи на Съюза или на други организации да получат достъп до тези системи само ако тези институции, агенции и органи на Съюза или други организации могат да предоставят задоволителни гаранции, че степента на защита на техните информационни системи е равносилна на гарантираната от политиката на Комисията за сигурността на информационните системи съгласно Решение C(2006) 3602, правилата за неговото прилагане и съответните стандарти за сигурност. Комисията наблюдава спазването на това условие и в случай на сериозно нарушение или продължително неспазване има правото да ограничи достъпа.
Член 11
Криминалистични анализи във връзка с киберсигурността
Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ отговаря конкретно за провеждането на криминалистични технически анализи в сътрудничество с компетентните служби на Комисията в помощ на посочените в член 13 разследвания на сигурността, свързани с контраразузнаване, изтичане на данни, кибератаки и сигурността на информационните системи.
Член 12
Мерки за сигурност по отношение на лицата и предметите
1. За да гарантират сигурността в Комисията и да предотвратяват и овладяват рисковете, служителите, упълномощени в съответствие с член 5, могат, съгласно принципите, посочени в член 3, да предприемат, наред с останалото, една или повече от следните мерки за сигурност:
а)
подсигуряване на сцената на действие и доказателствата, включително регистрационните файлове за контрол при влизане и излизане и кадрите от системата за видеонаблюдение, в случай на инциденти или поведение, което може да доведе до административни, дисциплинарни, граждански или наказателни процедури;
б)
ограничени мерки спрямо лица, които представляват заплаха за сигурността, включително издаване на нареждане на лицата на напуснат сградите на Комисията, извеждане на лицата извън сградите на Комисията, налагане на забрана на лицата да влизат в сградите на Комисията за определен период от време, като последната мярка се определя в съответствие с критерии, които ще бъдат формулирани в правилата за прилагане;
в)
ограничени мерки спрямо предмети, които представляват риск за сигурността, включително тяхното преместване, конфискуване и отстраняване;
г)
претърсване на сградите на Комисията, включително на офисите, разположени в тези сгради;
д)
търсене на данни от комуникационната и информационна система и оборудване, телефонния и телекомуникационния трафик, регистрационните файлове, потребителските профили и т.н.;
е)
други специфични мерки за сигурност с подобно въздействие с цел предотвратяване или овладяване на рисковете за сигурността, по-конкретно в контекста на правата на Комисията в качеството ѝ на собственик или на работодател в съответствие с приложимите национални закони.
2. При изключителни обстоятелства служителите на Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, упълномощени в съответствие с член 5, могат да предприемат необходимите извънредни мерки, при стриктно спазване на принципите, посочени в член 3. Възможно най-скоро след предприемането на тези мерки те информират директора на Дирекцията по сигурността, който иска от генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ съответното пълномощие, потвърждаващо предприетите мерки и разрешаващо евентуални допълнителни мерки, и, когато е целесъобразно, осъществява връзка с компетентните национални органи.
3. Мерките за сигурност в съответствие с настоящия член се документират в момента, в който са предприети, или, в случай на непосредствен риск или кризисна ситуация, в разумен срок след тяхното предприемане. Във втория случай документирането трябва да включва и елементите, на които се основава преценката за наличието на непосредствен риск или кризисна ситуация. Документирането може да бъде кратко, но следва да е структурирано по такъв начин, че да позволява на лицето - предмет на мярката, да упражнява правото си на защита и правото си на защита на личните данни в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001, и да позволява проверка на законността на мярката. Никаква информация относно специфични мерки за сигурност, предприети спрямо член на персонала, не може да бъде включвана в личното досие на въпросното лице.
4. Когато се предприемат мерки за сигурност съгласно буква б), Комисията допълнително гарантира, че съответното лице е получило възможност да се свърже с адвокат или с доверено лице и е било уведомено за правото си да се обърне към Европейския надзорен орган по защита на данните.
Член 13
Разследвания
1. Без да се засягат член 86 и приложение IX към Правилника за длъжностните лица и специалните споразумения между Комисията и ЕСВД, като специалното споразумение, подписано на 28 май 2014 г. между генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ на Европейската комисия и Европейската служба за външна дейност относно задължението за грижа спрямо персонала на Комисията на служба в делегациите на Съюза, разследвания на сигурността могат да се провеждат:
а)
в случай на инциденти, засягащи сигурността в Комисията, включително при подозрение за извършено престъпление;
б)
в случай на възможно изтичане, неправилно третиране или компрометиране на чувствителна некласифицирана информация, КИЕС или класифицирана информация на Евратом;
в)
в контекста на контраразузнаването и борбата с тероризма;
г)
в случай на сериозни киберинциденти.
2. Решение за провеждане на разследване на сигурността се взема от генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“, който също така получава доклада от разследването.
3. Разследвания на сигурността се провеждат само от компетентните членове на персонала на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, надлежно упълномощени в съответствие с член 5.
4. Упълномощените служители упражняват правомощията си за провеждане на разследване на сигурността независимо, съгласно посоченото в пълномощието, и имат правомощията, изброени в член 12.
5. Упълномощените служители, компетентни да провеждат разследвания на сигурността, могат да събират информация от всички налични източници, свързани с евентуални административни нарушения или престъпления, които са извършени в сградите на Комисията или в които са замесени лица по член 2, параграф 3, било то като жертви или като извършители на деянията.
6. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ информира компетентните органи на държавата членка домакин или на всяка друга заинтересована държава членка, когато е целесъобразно и по-конкретно ако при разследването са открити улики за извършено престъпно деяние. В този контекст генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ може, когато е целесъобразно или необходимо, да окаже подкрепа на органите на държавата членка домакин или на всяка друга заинтересована държава членка.
7. В случай на сериозни киберинциденти генерална дирекция „Информатика“ поддържа тясно сътрудничество с генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, оказвайки подкрепа по всички технически въпроси. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ решава, след консултация с генерална дирекция „Информатика“, кога е целесъобразно да се информират компетентните органи на държавата домакин или на всяка друга заинтересована държава членка. Службите за координация при инциденти на екипа за незабавно реагиране при компютърни инциденти на ЕС (CERT-EU) ще бъдат използвани за оказване на подкрепа на други евентуално засегнати институции и агенции на ЕС.
8. Разследванията на сигурността се документират.
Член 14
Разграничаване на правомощията във връзка с разследвания на сигурността и други видове разследвания
1. Когато Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ извършва разследвания на сигурността, както е посочено в член 13, и ако тези разследвания са от компетентността на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) или на Службата за разследвания и дисциплинарни въпроси на Комисията (IDOC), тя незабавно осъществява връзка с тези органи с цел по-конкретно да не компрометира по-нататъшните действия от страна на OLAF или IDOC. Когато е целесъобразно, Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ отправя покана към OLAF или IDOC да участват в разследването.
2. Разследванията на сигурността, посочени в член 13, се провеждат без да се засягат правомощията на OLAF и IDOC, залегнали в правилата за дейността на тези органи. От Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ може да бъде поискано да окаже техническа помощ за разследвания, започнати от OLAF или IDOC.
3. От Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ може да бъде поискано да съдейства на служителите на OLAF при престоя им в сградите на Комисията в съответствие с член 3, параграф 5 и член 4, параграф 4 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (13), с цел да улеснят изпълнението на техните задължения. Дирекцията по сигурността информира генералния секретар и генералния директор на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ за подобни искания за съдействие, или в случай че такова разследване се провежда в сградите на Комисията, в които се помещават нейните членове или генералният секретар, председателят на Комисията и членът на Комисията, отговарящ за човешките ресурси.
4. Без да се засяга член 22, буква а) от Правилника за длъжностните лица, тогава, когато даден случай би могъл да бъде от компетентността както на Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, така и на IDOC, Дирекцията по сигурността, когато докладва на генералния директор на ГД „Човешки ресурси“ в съответствие с член 13, на възможно най-ранен етап дава становището си за това дали са налице основания за сезиране на IDOC във връзка със случая. По-конкретно този етап се счита за достигнат тогава, когато е приключила непосредствената заплаха за сигурността. Генералният директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ взима решение по този въпрос.
5. Когато даден случай би могъл да бъде от компетентността както на Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, така и на OLAF, Дирекцията по сигурността незабавно докладва на генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ и информира генералния директор на OLAF на възможно най-ранен етап. По-конкретно този етап се счита за достигнат тогава, когато е приключила непосредствената заплаха за сигурността.
Член 15
Проверки на сигурността
1. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ извършва проверки на сигурността, за да се увери, че службите на Комисията и лицата спазват настоящото решение и правилата за неговото прилагане, и за да формулира препоръки, когато това бъде счетено за необходимо.
2. Когато е целесъобразно, генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ извършва проверки на сигурността, или наблюдение на сигурността, или посещения за оценка на сигурността, за да се увери, че сигурността на персонала, активите и информацията на Комисията, попадащи под отговорността на други институции, агенции или органи на Съюза, държави членки, трети държави или международни организации, е подходящо гарантирана в съответствие с правила, разпоредби и стандарти за сигурност, които са най-малкото равностойни на тези на Комисията. Когато е целесъобразно и в духа на доброто сътрудничество между администрациите, тези проверки на сигурността включват и инспекциите, провеждани в контекста на обмена на класифицирана информация с други институции, органи и агенции на Съюза, държави членки, трети държави или международни организации.
3. Настоящият член се прилага, mutatis mutandis, за персонала на Комисията в делегациите на Съюза, без да се засягат специалните споразумения между Комисията и ЕСВД, като специалното споразумение, подписано на 28 май 2014 г. между генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ на Европейската комисия и Европейската служба за външна дейност относно задължението за грижа спрямо персонала на Комисията на служба в делегациите на Съюза.
Член 16
Състояние на тревога и управление на кризисни ситуации
1. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ отговаря за прилагането на подходящи мерки за състояние на тревога в очакване или в отговор на заплахи и инциденти, засягащи сигурността в Комисията, както и на необходимите мерки за управление на кризисни ситуации.
2. Посочените в параграф 1 мерки за състояние на тревога съответстват на нивото на заплаха за сигурността. Степените на тревога се определят в тясно сътрудничество с компетентните служби на другите институции, агенции и органи на Съюза, и на държавата членка или държавите членки, в които се намират сградите на Комисията.
3. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ е звеното за контакт относно степените на тревога и управлението на кризисни ситуации.
ГЛАВА 4
ОРГАНИЗАЦИЯ
Член 17
Общи отговорности на службите на Комисията
1. Изложените в настоящото решение задължения на Комисията се изпълняват от генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ под ръководството и отговорността на члена на Комисията, отговарящ за сигурността.
2. Специфичните разпоредби относно киберсигурността са определени в Решение (2006) 3602.
3. Отговорността за изпълнението на настоящото решение и на правилата за неговото прилагане, както и на ежедневното им спазване, може да бъде възложена на други служби на Комисията тогава, когато децентрализираното обезпечаване на сигурността предлага висока ефективност и спестява ресурси или време, например поради географското разположение на въпросните служби.
4. Когато се прилага параграф 3, генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ и, когато е целесъобразно, генерална дирекция „Информатика“, постигат договорка с отделните служби на Комисията за ясно определяне на ролите и отговорностите за изпълнението и наблюдението на политиките в областта на сигурността.
Член 18
Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“
1. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ отговаря по-конкретно за:
(1)
изготвянето на политиката на Комисията в областта на сигурността, правилата за нейното прилагане и известията по въпросите на сигурността;
(2)
събирането на информация за целите на оценката на заплахите и рисковете за сигурността и по всички въпроси, които могат да се отразят на сигурността в Комисията;
(3)
осигуряването на електронно контранаблюдение и защита на всички сайтове на Комисията въз основа на оценките на заплахите и наличните доказателства за неоторизирани действия против интересите на Комисията;
(4)
осигуряването на 24-часови услуги за спешно реагиране за службите и персонала на Комисията по всички въпроси, свързани с безопасността и сигурността;
(5)
прилагането на мерки за сигурност, имащи за цел смекчаване на рисковете за сигурността и разработване и поддържане на подходяща КИС, която да покрива оперативните ѝ нужди, по-специално в областта на контрола на физическия достъп, администрирането на разрешенията за достъп и обработката на чувствителна информация и класифицирана информация на ЕС;
(6)
повишаването на осведомеността, организирането на учения и тренировки, и предоставянето на обучения и консултации по всички въпроси, свързани със сигурността в Комисията, с цел да се насърчи развитието на култура на сигурност и да се създаде резерв от служители, които да са подходящо обучени по въпросите на сигурността.
2. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ поддържа, без да засяга компетентността и отговорностите на другите служби на Комисията, външните връзки:
(1)
със службите за сигурност на другите институции, агенции и органи на Съюза по въпроси, свързани със сигурността на лицата, активите и информацията в Комисията;
(2)
със службите за сигурност, разузнаване и оценка на заплахите, включително националните органи за сигурност на държавите членки или на трети държави, международните организации и органи по въпроси, засягащи сигурността на лицата, активите и информацията в Комисията;
(3)
с полицията и други служби за спешно реагиране по всички рутинни и извънредни въпроси, засягащи сигурността в Комисията;
(4)
с органите за сигурност на другите институции, агенции и органи на Съюза, на държавите членки и на трети държави в областта на реагирането на кибератаки с потенциално въздействие върху сигурността в Комисията;
(5)
във връзка с получаването, оценката и разпространението на разузнавателна информация относно заплахи, произтичащи от терористична дейност и шпионаж, засягащи сигурността в Комисията;
(6)
по въпроси, свързани с класифицираната информацията, както е посочено по-нататък в Решение (ЕС, Евратом) 2015/444 на Комисията (14).
3. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ отговаря за сигурния пренос на информация, извършван съгласно настоящия член, включително за преноса на лични данни.
Член 19
Експертна група за сигурността в Комисията (ComSEG)
Създава се експертна група за сигурността в Комисията, натоварена със задачата да съветва Комисията, когато е целесъобразно, по въпроси, свързани с нейната политика за вътрешна сигурност и по-конкретно със защитата на класифицирана информация на ЕС.
Член 20
Местни служители по сигурността (LSO)
1. Всеки отдел или кабинет на Комисията назначава местен служител по сигурността (LSO), който изпълнява ролята на основно звено за контакт между своята служба и генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ по всички въпроси, свързани със сигурността в Комисията. Когато е целесъобразно, могат да се назначат един или повече заместници на LSO. LSO е длъжностно лице или срочно нает служител.
2. Като основно звено за контакт по въпросите на сигурността в своя отдел или кабинет на Комисията, LSO докладва редовно на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ и на своите началници за въпроси, свързани със сигурността в неговия отдел на Комисията, и докладва незабавно за всякакви инциденти, свързани със сигурността, включително когато може да е била компрометирана КИЕС или чувствителна некласифицирана информация.
3. По въпроси, свързани със сигурността на комуникационните и информационни системи, LSO осъществява връзка със завеждащия сигурността на информацията на местно ниво (LISO) в своя отдел на Комисията, чиято роля и отговорности са определени в Решение C(2006) 3602.
4. Той допринася към дейностите за обучение и повишаване на осведомеността по въпросите на сигурността, насочени към специфичните нужди на персонала, подизпълнителите и други лица, работещи под ръководството на неговия отдел на Комисията.
5. По искане на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ на LSO могат да бъдат възложени специфични задачи в случай на сериозни или непосредствени рискове за сигурността или на извънредни ситуации. Генералният директор или директорът, отговарящ за човешките ресурси, на местната генерална дирекция на LSO бива информиран за тези специфични задачи от генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“.
6. Отговорностите на LSO не засягат ролята и отговорностите, възложени на завеждащите сигурността на информацията на местно ниво (LISO), служителите, отговарящи за здравословните и безопасни условия на труд, служителите за надзор на регистъра (RCO) или на всеки друг служител, чиито функции са в областта на сигурността или са свързани с нея. LSO осъществява връзка с тях, за да гарантира последователен и съгласуван подход към сигурността и ефективен поток на информацията по въпроси, свързани със сигурността в Комисията.
7. LSO има пряк достъп до генералния директор или ръководителя на отдела си, когато трябва да информира преките си началници. Той има разрешение за достъп до КИЕС на ниво най-малко SECRET UE/EU SECRET.
8. С цел да насърчи обмена на информация и най-добрите практики, генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ организира поне два пъти годишно конференция на LSO. Присъствието на LSO на тези конференции е задължително.
ГЛАВА 5
ИЗПЪЛНЕНИЕ
Член 21
Правила за прилагане и известия по въпросите на сигурността
1. Както е необходимо, приемането на правилата за прилагане на настоящото решение ще е предмет на отделно решение на Комисията за оправомощаване на члена на Комисията, отговарящ за сигурността, в пълно съответствие с вътрешния процедурен правилник.
2. След като бъде оправомощен по силата на гореспоменатото решение на Комисията, членът на Комисията, отговарящ за сигурността, може да изготвя известия по въпросите на сигурността, съдържащи насоки и най-добри практики в тази сфера, в обхвата на настоящото решение и правилата за неговото прилагане.
3. Комисията може да възложи задачите, посочени в първия и втория параграф на настоящия член, на генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ чрез отделно решение за възлагане, в пълно съответствие с вътрешния процедурен правилник.
ГЛАВА 6
РАЗНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 22
Обработка на лични данни
1. Комисията обработва личните данни, необходими за изпълнението на настоящото решение в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001.
2. Независимо от мерките, които вече са въведени към момента на приемане на настоящото решение и са нотифицирани на Европейския надзорен орган по защита на данните (15), всяка мярка в съответствие с настоящото решение, включваща обработка на лични данни, като например данни от регистрационните файлове за контрол при влизане и излизане, записите от системата за видеонаблюдение, записите на телефонните обаждания до дежурните звена или диспечерските центрове, и други подобни данни, изисквани от съображения за сигурност или за реакция при кризи, е предмет на правилата за прилагане съгласно член 21, който установява подходящи гаранции за субектите на данни.
3. Генералният директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ отговаря за сигурността на всяка обработка на лични данни, извършена в контекста на настоящото решение.
4. Тези правила и процедури за прилагане се приемат след консултация с длъжностното лице за защита на данните и Европейския надзорен орган по защита на данните в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 23
Прозрачност
Настоящото решение и правилата за неговото прилагане се свеждат до знанието на персонала на Комисията и на всички лица, спрямо които се прилагат.
Член 24
Отмяна на предходни решения
Решение (94) 2129 се отменя.
Член 25
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 13 март 2015 година.
ODLUKA KOMISIJE (EU, Euratom) 2015/443
оd 13. ožujka 2015.
o sigurnosti u Komisiji
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 249.,
uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju,
uzimajući u obzir Protokol br. 7 o povlasticama i imunitetima Europske unije koji je priložen Ugovorima, a posebno njegov članak 18.,
budući da:
(1)
Cilj je sigurnosti u Komisiji omogućiti Komisiji da djeluje u sigurnom i zaštićenom okruženju uspostavom dosljednog, integriranog pristupa u pogledu njezine sigurnosti, pružanjem odgovarajuće razine zaštite osoba, imovine i podataka razmjerne utvrđenim rizicima i osiguravanjem učinkovitog i pravovremenog pružanja sigurnosti.
(2)
Komisija se, kao i druga međunarodna tijela, suočava s velikim prijetnjama i izazovima u području sigurnosti, posebno u pogledu terorizma, kibernetičkih napada i političke i gospodarske špijunaže.
(3)
Europska komisija sklopila je s vladama Belgije, Luksemburga i Italije sporazume o sigurnosnim pitanjima za svoja glavna sjedišta (1). Tim se instrumentima potvrđuje da je Komisija odgovorna za svoju sigurnost.
(4)
Kako bi osigurala sigurnost osoba, imovine i podataka, Komisija će možda morati poduzeti mjere u područjima zaštićenima temeljnim pravima koja su utvrđena u Povelji o temeljnim pravima i u Europskoj konvenciji o ljudskim pravima te koja je priznao Sud Europske unije.
(5)
Svaka takva mjera trebala bi stoga biti opravdana važnošću interesa koji bi njome trebao biti zaštićen, biti razmjerna i osiguravati potpuno poštovanje temeljnih prava, uključujući posebno prava na privatnost i zaštitu podataka.
(6)
U okviru sustava posvećenog osiguranju vladavine prava i poštovanja temeljnih prava, Komisija mora nastojati postići odgovarajuću razinu sigurnosti svojeg osoblja, imovine i podataka, čime se osigurava da može izvršavati svoje poslove bez ograničavanja temeljnih prava osim u nužnoj mjeri.
(7)
Sigurnost u Komisiji zasniva se na načelima zakonitosti, transparentnosti, razmjernosti i odgovornosti.
(8)
Članovi osoblja koji imaju zadaću poduzimati sigurnosne mjere ne bi se trebali stavljati u nepovoljniji položaj zbog svojih postupaka, osim ako su postupali izvan djelokruga svojeg mandata i protivno zakonu i stoga se u tom pogledu ova Odluka treba smatrati administrativnom uputom u smislu Pravilnika o osoblju.
(9)
Komisija bi trebala poduzeti odgovarajuće inicijative za poticanje i jačanje svoje sigurnosne kulture osiguravajući učinkovitije pružanje sigurnosti, unaprjeđujući svoje upravljanje sigurnošću, dodatno jačajući mreže i suradnju s nadležnim tijelima na međunarodnoj, europskoj i nacionalnoj razini te unaprjeđujući praćenje i kontrolu provedbe sigurnosnih mjera.
(10)
Uspostava Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD) kao funkcionalno neovisnog tijela Unije imala je znatan učinak na sigurnosne interese Komisije i stoga je potrebno uspostaviti pravila i postupke za suradnju u području sigurnosti i zaštite između ESVD-a i Komisije, posebno kako bi Komisija mogla ispuniti svoje dužnosti pažnje u pogledu svojeg osoblja u delegacijama Unije.
(11)
Sigurnosna politika Komisije trebala bi se provoditi na način koji je u skladu s ostalim unutarnjim postupcima i procesima koji bi mogli imati sigurnosni element. Oni uključuju, između ostalog, upravljanje kontinuitetom poslovanja čiji je cilj očuvati ključne funkcije Komisije u slučaju prekida rada i postupak ARGUS za višesektorsku koordinaciju kriza.
(12)
Neovisno o mjerama koje su već uspostavljene u trenutku donošenja ove Odluke i priopćene Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (2), na svaku mjeru u okviru ove Odluke koja uključuje obradu osobnih podataka primjenjuju se provedbena pravila u skladu s člankom 21., u kojem su propisane odgovarajuće zaštitne mjere za osobe čiji se podaci obrađuju.
(13)
Stoga Komisija mora preispitati, ažurirati i konsolidirati postojeću regulatornu osnovu za sigurnost u Komisiji.
(14)
Odluku Komisije C(94) 2129 (3) stoga treba staviti izvan snage,
DONIJELA JE OVU ODLUKU:
POGLAVLJE 1.
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Definicije
Za potrebe ove Odluke primjenjuju se sljedeće definicije:
1.
„imovina” znači sva pokretna i nepokretna imovina u vlasništvu ili posjedu Komisije;
2.
„služba Komisije” znači glavna uprava ili služba Komisije, ili kabinet člana Komisije;
3.
„komunikacijski i informacijski sustav” ili „CIS” znači svaki sustav koji omogućuje postupanje s podacima u elektroničkom obliku, uključujući sva sredstva potrebna za njegovo funkcioniranje, kao i infrastrukturu, organizaciju, osoblje i informacijske resurse;
4.
„kontrola rizika” znači bilo koja sigurnosna mjera za koju se može razumno očekivati da će učinkovito pridonijeti kontroli rizika za sigurnost prevencijom, ublažavanjem, izbjegavanjem ili prijenosom;
5.
„krizna situacija” znači okolnost, događaj, incident ili izvanredna situacija (ili njihov slijed ili kombinacija) koja predstavlja veliku ili neposrednu prijetnju sigurnosti u Komisiji bez obzira na podrijetlo;
6.
„podaci” znači informacije u obliku koji omogućuje njihovo priopćavanje, evidenciju ili obradu;
7.
„član Komisije odgovoran za sigurnost” znači član Komisije pod čijom je nadležnošću Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost;
8.
„osobni podaci” znači osobni podaci u skladu s definicijom iz članka 2. točke (a) Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (4);
9.
„prostori” znači nepokretna i slična imovina u posjedu ili vlasništvu Komisije;
10.
„sprječavanje rizika” znači sigurnosne mjere u pogledu kojih se može razumno očekivati da će se njima spriječiti, odgoditi ili zaustaviti rizik za sigurnost;
11.
„rizik za sigurnost” znači kombinacija razine prijetnje, razine ranjivosti i mogućeg učinka događaja;
12.
„sigurnost u Komisiji” znači sigurnost osoba, imovine i podataka u Komisiji, a posebno fizički integritet osoba i imovine, cjelovitost, povjerljivost i dostupnost podataka i komunikacijskih i informacijskih sustava te nesmetan rad Komisije;
13.
„sigurnosna mjera” znači svaka mjera koja se poduzima u skladu s ovom Odlukom u svrhu kontrole rizika za sigurnost;
14.
„Pravilnik o osoblju” znači Pravilnik o dužnosnicima Europske unije kako je utvrđen Uredbom Vijeća (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 (5) i njezinim aktima o izmjenama;
15.
„prijetnja za sigurnost” znači događaj ili subjekt u pogledu kojeg se može razumno očekivati da će negativno utjecati na sigurnost ako se na njega ne odgovori ili ne bude pod kontrolom;
16.
„neposredna prijetnja za sigurnost” znači prijetnja za sigurnost koja nastaje bez prethodnog upozorenja ili s vrlo malo prethodnog upozorenja; i
17.
„velika prijetnja za sigurnost” znači prijetnja za sigurnost za koju se može razumno očekivati da će uzrokovati gubitak života, tešku ozljedu ili nepravdu, znatnu štetu na imovini, ugroziti vrlo osjetljive podatke, obustaviti rad IT sustava ili nužne operativne kapacitete Komisije;
18.
„slaba točka” znači nedostatak bilo koje prirode za koji se može razumno očekivati da će negativno utjecati na sigurnost u Komisiji, ako ga zlouporabe jedna ili više prijetnji.
Članak 2.
Predmet
1. Ovom se Odlukom utvrđuju ciljevi, osnovna načela, ustrojstvo i odgovornosti u pogledu sigurnosti u Komisiji.
2. Ova se Odluka primjenjuje na sve službe i prostore Komisije. Na osoblje Komisije koje radi u delegacijama Unije primjenjuju se sigurnosna pravila Europske službe za vanjsko djelovanje (6).
3. Bez obzira na posebne napomene koje se odnose na određene skupine osoblja, ova se Odluka primjenjuje na članove Komisije, na osoblje Komisije na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju i Uvjeti zaposlenja ostalih službenika Europske unije, na nacionalne stručnjake upućene na rad u Komisiji (UNS), na pružatelje usluga i njihovo osoblje, na pripravnike i sve osobe koja imaju pristup zgradama ili drugoj imovini Komisije ili pak podacima kojima raspolaže Komisija.
4. Odredbama ove Odluke ne dovode se u pitanje Odluka Komisije 2002/47/EZ, EZUČ Euratom (7) i Odluka Komisije 2004/563/EZ, Euratom (8), Odluka Komisije C(2006) 1623 (9) i Odluka Komisije C(2006) 3602 (10).
POGLAVLJE 2.
NAČELA
Članak 3.
Načela za sigurnost u Komisiji
1. Komisija provodi ovu Odluku u skladu s Ugovorima, a posebno s Poveljom o temeljnim pravima i Protokolom br. 7 o povlasticama i imunitetima Europske unije, s instrumentima iz uvodne izjave 2., s primjenjivim pravilima nacionalnog zakonodavstva i s uvjetima ove Odluke. Ako je potrebno, izdaje se sigurnosna obavijest u smislu članka 21. stavka 2. u kojoj se daju smjernice u tom smislu.
2. Sigurnost u Komisiji zasniva se na načelima zakonitosti, transparentnosti, razmjernosti i odgovornosti.
3. Načelo zakonitosti znači da se ova Odluka mora provoditi strogo unutar pravnog okvira te da se moraju poštovati pravni zahtjevi.
4. Svaka se sigurnosna mjera poduzima otvoreno osim ako se može razumno očekivati da će to oslabiti njezin učinak. Osobe kojima je sigurnosna mjera namijenjena unaprijed se obavješćuju o razlozima za mjeru i učinku mjere, osim ako se može razumno očekivati da će učinak mjere biti ugrožen pružanjem takvih informacija. U tom slučaju, osoba kojoj je sigurnosna mjera namijenjena obavješćuje se kada prestane rizik od oslabljivanja učinka sigurnosne mjere.
5. Službe Komisije osiguravaju da se sigurnosna pitanja uzimaju u obzir od početka razvoja i provedbe politika, odluka, programa, projekata i aktivnosti Komisije koji su u njihovoj nadležnosti. Kako bi to mogle učiniti, one će od najranijih faza pripreme uključiti Glavnu upravu za ljudske resurse i sigurnost u pogledu općih pitanja i Komisijina glavnog službenika za informacijsku sigurnost u pogledu IT sustava.
6. Kada je primjereno, Komisija nastoji uspostaviti suradnju s nadležnim tijelima države domaćina, ostalih država članica i drugih institucija, agencija ili tijela EU-a, ako je izvedivo, uzimajući u obzir mjere koje su ta tijela poduzela ili planiraju poduzeti u svrhu otklanjanja predmetnog rizika za sigurnost.
Članak 4.
Obveza sukladnosti
1. Sukladnost s ovom Odlukom i njezinim provedbenim pravilima te sa sigurnosnim mjerama i uputama ovlaštenog osoblja obvezna je.
2. U slučaju povrede sigurnosnih pravila može biti pokrenut stegovni postupak u skladu s Ugovorima i Pravilnikom o osoblju, mogu se primijeniti ugovorne sankcije i/ili pokrenuti sudski postupak u skladu s nacionalnim zakonima i propisima.
POGLAVLJE 3.
PRUŽANJE SIGURNOSTI
Članak 5.
Ovlašteno osoblje
1. Ovlast za poduzimanje jedne ili nekoliko sljedećih mjera može biti povjerena samo osoblju ovlaštenom na temelju mandata koji im je dodijelio glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost s obzirom na njihove postojeće dužnosti:
1.
nošenje oružja;
2.
provođenje sigurnosnih istraga iz članka 13.;
3.
poduzimanje sigurnosnih mjera iz članka 12. u skladu s mandatom.
2. Mandati iz stavka 1. dodjeljuju se na vrijeme koje ne prelazi razdoblje tijekom kojeg je dotična osoba na radnom mjestu ili funkciji u vezi s kojima joj je dodijeljen mandat. Mandat se dodjeljuje u skladu s primjenjivim odredbama iz članka 3. stavka 1.
3. U pogledu ovlaštenog osoblja, ova Odluka predstavlja administrativnu uputu u smislu članka 21. Pravilnika o osoblju.
Članak 6.
Opće odredbe o sigurnosnim mjerama
1. Kada poduzima sigurnosne mjere, Komisija, u mjeri u kojoj je to razumno moguće, posebno osigurava sljedeće:
(a)
potporu ili pomoć traži samo od predmetne države, pod uvjetom da je ta država članica Europske unije ili, ako nije, da je potpisnica Europske konvencije o ljudskim pravima ili da jamči prava koja su barem istovjetna pravima zajamčenima u toj Konvenciji;
(b)
podatke o određenoj osobi daje samo primateljima, koji nisu institucije i tijela Zajednice, na koje se ne primjenjuje nacionalno pravo doneseno u skladu s Direktivom 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (11), u skladu s člankom 9. Uredbe (EZ) br. 45/2001;
(c)
ako određena osoba predstavlja prijetnju za sigurnost, sigurnosne mjere usmjerene su protiv te osobe i od te se osobe može tražiti da snosi nastale troškove. Te sigurnosne mjere mogu biti usmjerene protiv drugih osoba samo ako se mora kontrolirati neposredna ili velika prijetnja za sigurnost i ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:
(a)
predviđene mjere protiv osobe koja predstavlja prijetnju za sigurnost ne mogu se poduzeti ili vjerojatno neće biti učinkovite;
(b)
Komisija ne može kontrolirati prijetnju za sigurnost vlastitim postupcima ili to ne može pravovremeno učiniti;
(c)
mjera ne predstavlja nerazmjernu opasnost za drugu osobu i njezina prava.
2. Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost uspostavlja pregled sigurnosnih mjera za koje bi mogao biti potreban nalog suca u skladu sa zakonima i propisima država članica u kojima se nalaze prostori Komisije.
3. Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost može se obratiti izvođaču da izvrši, u skladu s uputama i pod nadzorom Uprave za sigurnost, zadaće povezane sa sigurnošću.
Članak 7.
Sigurnosne mjere u pogledu osoba
1. Osobama u prostorima Komisije dodjeljuje se odgovarajuća razina zaštite, uzimajući u obzir zahtjeve zaštite i sigurnosti.
2. U slučaju velikih rizika za sigurnost, Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost osigurava tjelesnu zaštitu članovima Komisije ili drugom osoblju ako se na temelju procjene prijetnje pokazalo da je takva zaštita potrebna u cilju osiguranja njihove sigurnosti i zaštite.
3. U slučaju velikog rizika za sigurnost, Komisija može naložiti evakuaciju svojih prostora.
4. Žrtvama nesreća ili napada u prostorima Komisije pruža se pomoć.
5. U cilju sprječavanja i kontrole rizika za sigurnost, ovlašteno osoblje može provoditi pozadinske provjere osoba na koje se ova Odluka primjenjuje kako bi utvrdilo je li davanje pristupa tim osobama prostorima ili podacima Komisije prijetnju za sigurnost. U tu svrhu, i u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 i odredbama iz članka 3. stavka 1., spomenuto ovlašteno osoblje može učiniti sljedeće:
(a)
upotrijebiti bilo koji izvor informacija dostupan Komisiji, uzimajući u obzir pouzdanost izvora informacija;
(b)
pristupiti osobnim podacima zaposlenika ili podacima koje Komisija ima o osobama koje zapošljava ili planira zaposliti ili o osoblju izvođača kada je to opravdano.
Članak 8.
Sigurnosne mjere u pogledu fizičke sigurnosti i imovine
1. Sigurnost imovine osigurava se primjenom odgovarajućih fizičkih i tehničkih zaštitnih mjera i odgovarajućih postupaka, dalje u tekstu „fizička sigurnost”, kojima se stvara višeslojni sustav.
2. U skladu s ovim člankom mogu se donositi mjere za zaštitu osoba ili podataka u Komisiji te za zaštitu imovine.
3. Ciljevi fizičke sigurnosti sljedeći su:
-
sprječavanje nasilja protiv članova Komisije ili osoba na koje se primjenjuje ova Odluka,
-
sprječavanje špijuniranja i prisluškivanja osjetljivih ili klasificiranih podataka,
-
sprječavanje krađe, vandalizma, sabotaže i ostalih nasilnih djela čiji je cilj oštetiti ili uništiti zgrade ili imovinu Komisije,
-
omogućavanje izvida i istrage sigurnosnih incidenata, između ostalog, provjerama evidencije ulazaka i izlazaka, pokrivenosti CCTV-om, snimaka telefonskih razgovora i sličnih podataka u skladu s člankom 22. stavkom 2. u nastavku i ostalim izvornima informacija.
4. Fizička sigurnost obuhvaća sljedeće:
-
politiku pristupa koja se primjenjuje na svaku osobu ili vozilo koje traži pristup prostorima Komisije, uključujući parkirališta,
-
sustav kontrole pristupa kojim su obuhvaćeni zaštitari, tehnička oprema i mjere, informacijski sustavi ili kombinacija svih tih elemenata.
5. U cilju osiguranja fizičke sigurnosti mogu se poduzeti sljedeće mjere:
-
evidentiranje ulazaka osoba, vozila, robe i opreme u prostore Komisije i izlazaka iz njih,
-
provjera identiteta u prostorima Komisije,
-
pregled vozila, robe i opreme vizualnim i tehničkim sredstvima,
-
sprječavanje ulaska neovlaštenih osoba, vozila i robe u prostore Komisije.
Članak 9.
Sigurnosne mjere u pogledu podataka
1. Sigurnošću podataka obuhvaćeni su svi podaci koje Komisija obrađuje.
2. Sigurnost podataka, bez obzira na njihov oblik, mora voditi računa o ravnoteži između transparentnosti, razmjernosti, odgovornosti i učinkovitosti s jedne strane i potrebe za zaštitom podataka od neovlaštenog pristupa, korištenja, otkrivanja, izmjene ili uništavanja s druge strane.
3. Cilj je sigurnosti podataka zaštita povjerljivosti, cjelovitosti i dostupnosti.
4. Postupci upravljanja rizikom stoga se upotrebljavaju za razvrstavanje podatkovne imovine i za razvoj razmjernih sigurnosnih mjera, postupaka i standarda, uključujući ublažavajuće mjere.
5. Ta se glavna načela u pozadini sigurnosti podataka primjenjuju posebno u pogledu sljedećih podataka:
(a)
„klasificiranih podataka Europske unije”, odnosno svakog podatka ili materijala koji je označen stupnjem tajnosti EU-a i čije neovlašteno otkrivanje može uzrokovati različite stupnjeve ugroze interesa Europske unije ili jedne ili više država članica;
(b)
„osjetljivih neklasificiranih podataka”, odnosno podataka ili materijala koje Komisija mora zaštititi zbog pravnih obveza propisanih Ugovorima ili aktima donesenima radi njihove provedbe, i/ili zbog njihove osjetljivosti. Osjetljivi neklasificirani podaci uključuju, ali nisu ograničeni na, podatke ili materijale obuhvaćene obvezom profesionalne tajne, kako je navedeno u članku 339. UFEU-a, podatke obuhvaćene interesima zaštićenima u članku 4. Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (12) koji se trebaju tumačiti zajedno s relevantnom sudskom praskom Suda Europske unije ili osobne podatke u okviru područja primjene Uredbe (EZ) br. 45/2001.
6. Na osjetljive neklasificirane podatke primjenjuju se pravila o postupanju s tim podacima i njihovu čuvanju. Oni se objavljuju samo onim osobama kojima je pristup podacima nužan. Kada se radi učinkovite zaštite povjerljivosti tih podataka to smatra nužnim, podaci se obilježavaju sigurnosnom oznakom i odgovarajućim uputama za postupanje koje odobrava glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost. Kada se s njima postupa ili ih se čuva u komunikacijskim i informacijskim sustavima, takvi se podaci štite i u skladu s Odlukom C(2006) 3602, njezinim provedbenim pravilima i odgovarajućim standardima.
7. Protiv osobe koja je odgovorna za ugrožavanje ili gubitak klasificiranih podataka EU-a ili osjetljivih neklasificiranih podataka, koji su identificirani kao takvi u pravilima koja se odnose na postupanje s njima i njihovo čuvanje, može se pokrenuti stegovni postupak u skladu s Pravilnikom o osoblju. Tim se stegovnim postupkom ne dovode u pitanje daljnji pravni ili kazneni postupci nadležnih nacionalnih tijela država članica u skladu s njihovim pravilima i propisima i ugovorni pravni lijekovi.
Članak 10.
Sigurnosne mjere u pogledu komunikacijskih i informacijskih sustava
1. Svi komunikacijski i informacijski sustavi (CIS) koje upotrebljava Komisija moraju biti u skladu s Komisijinom politikom sigurnosti informacijskih sustava iz Odluke C(2006) 3602, njezinim provedbenim pravilima i odgovarajućim sigurnosnim standardima.
2. Službe Komisije koje posjeduju CIS, njime upravljaju ili ga primjenjuju dopuštaju drugim institucijama, agencijama i tijelima Unije ili drugim organizacijama pristup tim sustavima pod uvjetom da te institucije, agencije i tijela Unije te ostale organizacije mogu dati razumno jamstvo da su njihovi IT sustavi zaštićeni na razini koja je u skladu s Komisijinom politikom sigurnosti informacijskih sustava iz Odluke C(2006) 3602, njezinim provedbenim pravilima i odgovarajućim sigurnosnim standardima. Komisija prati takvu sukladnost i, u slučaju ozbiljne ili trajne nesukladnosti, ima pravo zabraniti pristup.
Članak 11.
Forenzička analiza u pogledu kibernetičke sigurnosti
Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost posebno je odgovorna za provođenje forenzičke tehničke analize u suradnji s nadležnim službama Komisije kao potpore sigurnosnim istragama iz članka 13., u vezi s protuobavještajnim aktivnostima, neovlaštenom objavom podataka, kibernetičkim napadima i sigurnošću informacijskih sustava.
Članak 12.
Sigurnosne mjere u pogledu osoba i predmeta
1. U cilju osiguranja sigurnosti u Komisiji te sprječavanja i kontrole rizika, osoblje koje je ovlašteno u skladu s člankom 5. može, sukladno načelima iz članka 3., poduzeti, između ostalog, jednu ili više sljedećih sigurnosnih mjera:
(a)
osiguranje mjesta i dokaza, uključujući evidenciju kontrole ulazaka i izlazaka te slike CCTV-a, u slučaju incidenata ili postupanja koje bi moglo dovesti do administrativnih, stegovnih, građanskih ili kaznenih postupaka;
(b)
ograničene mjere koje se odnose na osobe koje predstavljaju prijetnju za sigurnost, uključujući traženje od osoba da napuste prostore Komisije, udaljavanje osoba iz prostora Komisije, zabrana ulaska osobama u prostore Komisije na određeno vrijeme koje se određuje u skladu s kriterijima koji su utvrđeni provedbenim pravilima;
(c)
ograničene mjere u pogledu predmeta koji predstavljaju prijetnju za sigurnost, uključujući uklanjanje, oduzimanje ili odstranjivanje predmeta;
(d)
pretraga prostora Komisije, uključujući urede koji se u tim prostorima nalaze;
(e)
pretraga CIS-a i opreme, podataka o telefonskom i telekomunikacijskom prometu, dnevničkih datoteka, korisničkih računa itd.;
(f)
ostale posebne sigurnosne mjere sa sličnim učinkom u cilju sprječavanja ili kontrole rizika za sigurnost, posebno u kontekstu prava Komisije kao najmodavca ili poslodavca u skladu s primjenjivim nacionalnim zakonodavstvom.
2. U iznimnim okolnostima, članovi osoblja Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost, koji su ovlašteni u skladu s člankom 5., mogu poduzeti sve potrebne hitne mjere, koje su strogo u skladu s načelima iz članka 3. Čim prije moguće nakon poduzimanja tih mjera, oni obavješćuju direktora Uprave za sigurnost, koji traži odgovarajući mandat od glavnog direktora za ljudske resurse i sigurnost, potvrđujući poduzete mjere i dopuštajući dodatne nužne radnje, te kontaktira, ako je potrebno, s nadležnim nacionalnim tijelima.
3. Sigurnosne mjere u skladu s ovim člankom evidentiraju se u trenutku kada su poduzete ili, u slučaju neposrednog rizika ili krizne situacije, unutar razumnog razdoblja nakon njihova poduzimanja. U potonjem slučaju, dokumentacija mora uključivati i elemente na kojima se temelji procjena postojanja neposrednog rizika ili krizne situacije. Dokumentacija može biti sažeta, ali bi trebala biti sastavljena na takav način da se osobama na koje se mjera primjenjuje omogući ostvarivanje prava obrane i zaštite osobnih podataka u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 te da se omogući provjera zakonitosti mjere. U osobne podatke o dotičnom zaposleniku ne uključuju se informacije o njemu namijenjenim posebnim sigurnosnim mjerama.
4. Kada poduzima sigurnosne mjere u skladu s točkom (b), Komisija jamči i to da dotična osoba ima mogućnost obratiti se odvjetniku ili osobi od povjerenja i da je upoznata sa svojim pravom da se obrati Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.
Članak 13.
Istrage
1. Ne dovodeći u pitanje članak 86. i Prilog IX. Pravilnika o osoblju te bilo kakav poseban dogovor između Komisije i ESVD-a, npr. poseban dogovor sklopljen 28. svibnja 2014. između Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost Europske komisije i Europske službe za vanjsko djelovanje o dužnoj pažnji prema osoblju Komisije koje radi u delegacijama Unije, sigurnosne istrage mogu se provoditi u sljedećim slučajevima:
(a)
u slučaju incidenata koji utječu na sigurnost u Komisiji, uključujući sumnje na kaznena djela;
(b)
u slučaju mogućeg neovlaštenog otkrivanja osjetljivih neklasificiranih podataka, klasificiranih podataka EU-a ili klasificiranih podataka Euratoma, krivog postupanja s tim podacima ili njihova ugrožavanja;
(c)
u kontekstu protuobavještajnih aktivnosti ili borbe protiv terorizma;
(d)
u slučaju ozbiljnih kibernetičkih incidenata.
2. Odluku o provođenju sigurnosne istrage donosi glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost, koji je i primatelj izvješća o istrazi.
3. Sigurnosne istrage provodi samo ovlašteno osoblje Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost, kojem je dodijeljen taj mandat u skladu s člankom 5.
4. Ovlašteno osoblje izvršava svoje ovlasti sigurnosne istrage neovisno, kako je navedeno u mandatu i ima ovlasti iz članka 12.
5. Ovlašteno osoblje koje ima ovlasti za provođenje sigurnosnih istraga može prikupljati podatke iz svih dostupnih izvora u vezi s upravnim ili kaznenim djelima počinjenima u prostorima Komisije ili u kojima su sudjelovale osobe iz članka 2. stavka 3. bilo kao žrtve ili kao počinitelji takvih kaznenih djela.
6. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost obavješćuje nadležna tijela države članice domaćina ili druge države članice na koju se to odnosi ako je primjenjivo, a posebno ako istraga upućuje na to da je počinjeno kazneno djelo. U tom kontekstu, Glavna uprava za ljudske resurse može, ako je primjereno i potrebno, pružiti potporu nadležnim tijelima države članice domaćina ili druge države članice na koju se to odnosi.
7. U slučaju ozbiljnih kibernetičkih incidenata Glavna uprava za informatiku blisko surađuje s Glavnom upravom za ljudske resurse i sigurnost u cilju pružanja potpore u svim tehničkim pitanjima. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost u dogovoru s Glavnom upravom za informatiku odlučuje kada je primjereno obavijestiti nadležna tijela države domaćina ili druge države članice na koju se to odnosi. Službe za koordinaciju u slučaju incidenata Tima za hitne računalne intervencije europskih institucija, tijela i agencija (CERT-EU) upotrebljavat će se za potporu drugim tijelima i agencijama EU-a koje bi mogle biti pogođene.
8. Sigurnosne istrage evidentiraju se.
Članak 14.
Podjela nadležnosti za sigurnosne istrage i ostale vrste istraga
1. Ako Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost provodi sigurnosne istrage, kako je navedeno u članku 13., i ako su te istrage u okviru nadležnosti Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) ili Ureda Komisije za istražne radnje i stegovne postupke (IDOC), ona se odmah povezuje s tim tijelima kako ne bi ugrozila radnje koje će kasnije poduzeti OLAF ili IDOC. Ako je potrebno, Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost poziva OLAF i IDOC da se uključe u istragu.
2. Sigurnosnim istragama iz članka 13. ne dovode se u pitanje ovlasti OLAF-a i IDOC-a propisane pravilima kojima su uređena ta tijela. Od Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost može se tražiti da pruži tehničku pomoć u istragama koje su pokrenuli OLAF ili IDOC.
3. Od Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost može se tražiti da pomogne agentima OLAF-a prilikom pristupa prostorima Komisije u skladu s člankom 3. stavkom 5. i člankom 4. stavkom 4. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća (13) kako bi im olakšala izvršavanje njihovih zadaća. Uprava za sigurnost o takvim zahtjevima za pomoć obavješćuje Glavnog tajnika i glavnog direktora Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost ili, ako se takva istraga provodi u prostorima Komisije u kojima se nalaze uredi članova Komisije ili Glavnog tajnika, predsjednika Komisije i povjerenika zaduženog za ljudske resurse.
4. Ne dovodeći u pitanje članak 22. točku (a) Pravilnika o osoblju, ako su za predmet nadležni Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost i IDOC, Uprava za sigurnost, kada izvješćuje glavnog direktora za ljudske resurse u skladu s člankom 13., čim prije moguće ga savjetuje postoji li osnova da se predmet povjeri IDOC-u. Ova se faza smatra dostignutom kada prestane neposredna prijetnja za sigurnost. O tome pitanju odlučuje glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost.
5. Kada je slučaj u nadležnosti i Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost i OLAF-a, Uprava za sigurnost odmah izvješćuje glavnog direktora za ljudske resurse i sigurnost i čim prije obavješćuje glavnog direktora OLAF-a. Ova se faza smatra dostignutom kada prestane neposredna prijetnja za sigurnost.
Članak 15.
Sigurnosni inspekcijski pregledi
1. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost poduzima sigurnosne inspekcijske preglede kako bi provjerila poštuju li službe Komisije i osobe ovu Odluku i njezina provedbena pravila te kako bi prema potrebi dala preporuke.
2. Ako je potrebno, Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost poduzima sigurnosne inspekcijske preglede ili sigurnosno praćenje ili posjete radi procjene stanja čija je svrha provjeriti jesu li osoblje Komisije, imovina i podaci za koje su odgovorne institucije, agencije ili tijela Unije, države članice, treće države ili međunarodne organizacije primjereno zaštićeni u skladu sa sigurnosnim pravilima, propisima i standardima koji su barem istovjetni onima koje primjenjuje Komisija. Ako je primjereno i u duhu dobre suradnje između uprava, sigurnosni inspekcijski pregledi također uključuju inspekcijske preglede koji se provode u kontekstu razmjene klasificiranih podataka s ostalim institucijama, tijelima i agencijama Unije, s državama članicama ili trećim zemljama ili s međunarodnim organizacijama.
3. Ovaj se članak primjenjuje mutatis mutandis na osoblje Komisije koje radi u delegacijama Unije, ne dovodeći u pitanje poseban dogovor sklopljen 28. svibnja 2014. između Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost Europske komisije i Europske službe za vanjsko djelovanje o dužnoj pažnji prema osoblju Komisije koje radi u delegacijama Unije.
Članak 16.
Izvanredna stanja i upravljanje kriznim situacijama
1. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost odgovorna je za uvođenje odgovarajućih mjera za izvanredna stanja u slučaju da očekuje prijetnje i incidente koji utječu na sigurnost Komisije ili kao odgovor na njih, te za uvođenje mjera potrebnih za upravljanje kriznim situacijama.
2. Mjere za izvanredna stanja iz stavka 1. razmjerne su razini prijetnje za sigurnost. Stupnjevi izvanrednih stanja definiraju se u bliskoj suradnji s nadležnim službama drugih institucija, agencija i tijela Unije te s nadležnim službama države članice ili država članica u kojima se nalaze prostori Komisije.
3. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost kontaktna je točka za izvanredna stanja i upravljanje kriznim situacijama.
POGLAVLJE 4.
USTROJSTVO
Članak 17.
Opće odgovornosti službi Komisije
1. Nadležnosti Komisije iz ove Odluke izvršava Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost pod nadležnošću i odgovornošću člana Komisije odgovornog za sigurnost.
2. Posebni mehanizmi u pogledu kibernetičke sigurnosti definirani su u Odluci C(2006) 3602.
3. Nadležnost za provedbu ove Odluke i njezinih provedbenih pravila te za kontinuiranu sukladnost s njima može se prenijeti na druge službe Komisije u slučajevima kada se decentraliziranim pružanjem sigurnosti omogućuje znatno veća učinkovitost te ušteda resursa i vremena, primjerice zbog zemljopisne lokacije predmetnih usluga.
4. Ako se primjenjuje stavak 3., Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost i, ako je primjenjivo, glavni direktor za informatiku, sklapaju sporazume s pojedinim službama Komisije, kojima se utvrđuju jasne uloge i odgovornosti za provedbu i praćenje sigurnosnih politika.
Članak 18.
Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost
1. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost posebno je odgovorna za sljedeće:
1.
razvoj sigurnosne politike, provedbenih pravila i sigurnosnih obavijesti Komisije;
2.
prikupljanje podataka u cilju ocjenjivanja prijetnji i rizika za sigurnost te o svim pitanjima koja bi mogla utjecati na sigurnost u Komisiji;
3.
pružanje elektroničkog protunadzora i zaštite u svim objektima Komisije, uzimajući u obzir procjenu prijetnje i dokaze o neovlaštenim aktivnostima protiv interesa Komisije;
4.
pružanje usluge hitnih intervencija za službe i osoblje Komisije 24 sata na dan, 7 dana u tjednu u slučaju problema povezanih sa sigurnošću i zaštitom;
5.
provedbu sigurnosnih mjera u cilju ublažavanja rizika za sigurnost te razvijanje i održavanje odgovarajućeg CIS-a za svoje operativne potrebe, posebno u područjima kontrole fizičkog pristupa, upravljanja sigurnosnim ovlaštenjima i postupanja s osjetljivim podacima i klasificiranim podacima EU-a;
6.
jačanje svijesti, organizaciju sigurnosnih vježbi manjih i većih razmjera te osposobljavanje i savjetovanje o svim pitanjima povezanima sa sigurnošću u Komisiji u cilju promicanja kulture sigurnosti i stvaranja skupine osoblja koje je primjereno osposobljeno za sigurnosna pitanja.
2. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost osigurava, ne dovodeći u pitanje nadležnosti i odgovornosti drugih službi Komisije, veze sa sljedećim vanjskim tijelima:
1.
sigurnosnim službama drugih institucija, agencija i tijela Komisije o pitanjima koja se odnose na sigurnost osoba, imovine i podataka u Komisiji;
2.
sigurnosnim i obavještajnim službama te službama za procjenu prijetnje, uključujući tijela za nacionalnu sigurnost, država članica, trećih zemalja i međunarodnih organizacija i tijela o pitanjima koja utječu na sigurnost osoba, imovine i podataka u Komisiji;
3.
policijom i ostalim hitnim službama o svim rutinskim i izvanrednim pitanjima koja utječu na sigurnost Komisije;
4.
sigurnosnim tijelima drugih institucija, agencija ili tijela Unije, država članica i trećih zemalja u području odgovora na kibernetičke napade s mogućim učinkom na sigurnost u Komisiji;
5.
u pogledu primitka, procjene i distribucije obavještajnih podataka o prijetnjama koje terorističke i špijunske aktivnosti predstavljaju za sigurnost u Komisiji;
6.
u pogledu pitanja koja se odnose na klasificirane podatke, kako je detaljno opisano u Odluci Komisije (EU, Euratom) 2015/444 (14).
3. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost odgovorna je za sigurni prijenos podataka koji se izvršava u skladu s ovim člankom, uključujući prijenos osobnih podataka.
Članak 19.
Komisijina stručna skupina za sigurnost
Osniva se Komisijina stručna skupina za sigurnost s mandatom da savjetuje Komisiju, ako je potrebno, o pitanjima koja se odnose na njezinu unutarnju sigurnosnu politiku i posebno o zaštiti klasificiranih podataka EU-a.
Članak 20.
Lokalni službenici za sigurnost
1. Svaka služba ili kabinet Komisije imenuju lokalnog službenika za sigurnost koji djeluje kao glavna točka za kontakt između svoje službe i Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost o svim pitanjima koja se odnose na sigurnost u Komisiji. Ako je potrebno, može biti imenovan jedan ili više zamjenika lokalnog službenika za sigurnost. Lokalni službenik za sigurnost mora biti dužnosnik ili član privremenog osoblja.
2. Kao glavna točka za kontakt za pitanja sigurnosti u toj službi Komisije ili Kabinetu, LSO redovito izvješćuje Glavnu upravu za ljudske resurse i sigurnost i svoje nadređene o pitanjima sigurnosti u svojoj službi Komisije i bez odlaganja u slučaju sigurnosnih incidenata, uključujući slučajeve kada su klasificirani podaci EU-a ili osjetljivi neklasificirani podaci mogli biti ugroženi.
3. Za pitanja povezana sa sigurnošću komunikacijskih i informacijskih sustava, lokalni službenik za sigurnost povezuje se sa službenikom za informacijsku sigurnost na lokalnoj razini svoje službe Komisije, čije su uloge i odgovornosti propisane u Odluci C(2006) 3602.
4. On pridonosi sigurnosnom osposobljavanju i aktivnostima jačanja svijesti u skladu s konkretnim potrebama osoblja, ugovaratelja i ostalih osoba koje rade u nadležnosti te službe Komisije.
5. Lokalnom službeniku za sigurnost mogu se dodijeliti posebne zadaće u slučajevima velikog ili neposrednog rizika za sigurnosti ili u izvanrednim situacijama na zahtjev Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost o tim posebnim zadaćama obavješćuje glavnog direktora ili direktora za ljudske resurse lokalne glavne uprave za koju radi lokalni službenik za sigurnost.
6. Odgovornostima lokalnog službenika za sigurnost ne dovode se u pitanje uloga i odgovornosti službenika za informacijsku sigurnost na lokalnoj razini, upravitelja za zdravlje i sigurnost, nadzornog službenika registarskog ureda ili ostale funkcije koje podrazumijevaju odgovornost za pitanja sigurnosti i zaštite. Lokalni službenik za sigurnost povezuje se s njima kako bi osigurao dosljedan i usklađen pristup sigurnosti i učinkovit protok informacija o pitanjima povezanima sa sigurnošću u Komisiji.
7. Lokalni službenik za sigurnost ima izravan pristup svojem glavnom direktoru ili načelniku službe te obavješćuje osobu koja mu je izravno nadređena. On ima sigurnosno ovlaštenje za pristup klasificiranim podacima EU-a barem do razine SECRET UE/EU SECRET.
8. U cilju promicanja razmjene podataka i najbolje prakse, Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost organizira konferenciju lokalnih službenika za sigurnost barem dva puta godišnje. Lokalni službenici za sigurnost moraju obavezno sudjelovati na tim konferencijama.
POGLAVLJE 5.
PROVEDBA
Članak 21.
Provedbena pravila i sigurnosne obavijesti
1. Prema potrebi će se provedbena pravila za ovu Odluku donijeti putem posebne odluke Komisije o ovlaštenju člana Komisije nadležnog za sigurnosna pitanja, u skladu s Poslovnikom.
2. Kada dobije ovlasti na temelju prethodno navedene odluke Komisije, član Komisije nadležan za sigurnosna pitanja može pripremiti sigurnosne obavijesti u kojima se navode sigurnosne smjernice i najbolja praksa u okviru područja primjene ove Odluke i njezinih provedbenih pravila.
3. Komisija može prenijeti zadaće navedene u prvom i drugom stavku ovog članka na glavnog direktora za ljudske resurse i sigurnost posebnom odlukom o prijenosu ovlasti, u skladu s Poslovnikom.
POGLAVLJE 6.
RAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 22.
Obrada osobnih podataka
1. Komisija obrađuje osobne podatke potrebne za provedbu ove Odluke u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001.
2. Bez obzira na mjere koje su već uspostavljene u trenutku donošenja ove Odluke i priopćene Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (15), na svaku mjeru iz ove Odluke koja podrazumijeva obradu osobnih podataka, kao što su podaci iz evidencije ulazaka i izlazaka, snimke CCTV-a, snimke telefonskih poziva dežurnim uredima ili centralama i slični podaci, koji su potrebni zbog sigurnosnih razloga ili radi odgovora na krizu, primjenjuju se provedbena pravila u skladu s člankom 21., u kojima su propisane odgovarajuće zaštitne mjere za osobe čiji se podaci obrađuju.
3. Glavni direktor Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost odgovoran je za sigurnost obrade osobnih podataka koja se provodi u kontekstu ove Odluke.
4. Ta se provedbena pravila i postupci donose nakon savjetovanja sa službenikom za zaštitu osobnih podataka i Europskim nadzornikom za zaštitu podataka u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001.
Članak 23.
Transparentnost
Ova Odluka i njezina provedbena pravila stavljaju se na znanje osoblju Komisije i svim osobama na koje se primjenjuju.
Članak 24.
Stavljanje prethodnih odluka izvan snage
Odluka C(94) 2129 stavlja se izvan snage.
Članak 25.
Stupanje na snagu
Ova Odluka stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Sastavljeno u Bruxellesu 13. ožujka 2015.