РЕШЕНИЕ (ОВППС) 2015/528 НА СЪВЕТА
от 27 март 2015 година
за създаване на механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите на Европейския съюз с военни последици или последици в областта на отбраната (Athena) и за отмяна на Решение 2011/871/ОВППС
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за Европейския съюз, и по-специално член 26, параграф 2 и член 41, параграф 2 от него,
като има предвид, че:
(1)
На заседанието си в Хелзинки от 10 и 11 декември 1999 г. Европейският съвет постигна специална договореност, че „в доброволното сътрудничество при операциите, водени от Съюза, държавите-членки трябва да бъдат готови до 2003 г. да разположат в срок от 60 дни и да поддържат поне една година военни сили до 50 000-60 000 души, които да могат да извършват целия обем задачи от Питърсбърг“.
(2)
На 17 юни 2002 г. Съветът одобри условията и реда за финансиране на ръководените от Съюза операции по управлението на кризи, които имат военни последици или последици в областта на отбраната.
(3)
В заключенията си от 14 май 2003 г. Съветът потвърди необходимостта от способност за бързо реагиране, особено за хуманитарни и спасителни задачи.
(4)
На заседанието си в Солун от 19 и 20 юни 2003 г. Европейският съвет приветства заключенията от заседанието на Съвета от 19 май 2003 г., които по-специално потвърдиха необходимостта от военна способност за бързо реагиране от страна на Съюза.
(5)
На 22 септември 2003 г. Съветът реши, че Съюзът следва да проявява гъвкавост при администрирането на финансирането на общите разходи за военни операции от всякакъв мащаб, сложност или неотложност, по-специално като създаде най-късно до 1 март 2004 г. постоянен финансов механизъм, който да поеме финансирането на общите разходи за всяка бъдеща военна операция на Съюза.
(6)
На 23 февруари 2004 г. Съветът прие Решение 2004/197/ОВППС (1) за създаване на механизъм за администриране на общите разходи на операциите на Съюза с военни и отбранителни последици. Впоследствие това решение беше изменяно и заменяно неколкократно, като последния път това стана с Решение 2011/871/ОВППС (2).
(7)
Съюзът е в състояние да провежда военни операции за бързо реагиране в съответствие с концепцията, определена от Военния комитет на ЕС. Съюзът е в състояние и да разполага бойни групи в съответствие със съответните концепции, определени от Военния комитет на ЕС.
(8)
Схемата за авансово финансиране е насочена преди всичко към операциите за бързо реагиране.
(9)
Одобрените от Комитета по политика и сигурност (КПС) учения на политическо и военностратегическо равнище на командването, както и структурите за контрол и процедурите относно военните операции на Съюза посредством ученията на Генералния щаб на Съюза допринасят за засилване на цялостната оперативна готовност на Съюза.
(10)
Съветът решава за всеки отделен случай дали дадена операция има военни последици или последици в областта на отбраната по смисъла на член 41, параграф 2 от Договора за Европейския съюз (ДЕС).
(11)
Съгласно член 41, параграф 2, втора алинея от ДЕС държавите-членки, чиито представители в Съвета са направили официална декларация съгласно член 31, параграф 1, втора алинея от него, не се задължават да участват във финансирането на съответните операции с военни последици или последици в областта на отбраната.
(12)
В съответствие с член 5 от Протокол № 22 относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), Дания не участва в изготвянето и изпълнението на решения и действия на Съюза, свързани с въпросите на отбраната. Дания не участва в настоящото решение и поради това не участва във финансирането на механизма.
(13)
Следва да се приемат разпоредби с които да се гарантира, че Athena защитава лицата по отношение на обработката на техните лични данни.
(14)
Съгласно член 43 от Решение 2011/871/ОВППС Съветът преразгледа това решение и постигна съгласие по неговото изменение.
(15)
С цел постигане на яснота Решение 2011/871/ОВППС следва да бъде отменено и заменено с ново решение,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
За целите на настоящото решение:
а)
„участващи държави-членки“ означава държавите - членки на Съюза, с изключение на Дания;
б)
„допринасящи държави“ означава държавите-членки, които допринасят за финансирането на съответната военна операция в съответствие с член 41, параграф 2 от ДЕС, както и трети държави, допринасящи за финансирането на общите разходи по тази операция съгласно споразумения между тях и Съюза;
в)
„операции“ означава операции на Съюза с военни последици или последици в областта на отбраната;
г)
„военни поддържащи операции“ означава операции на Съюза или части от тях, за които е взето решение от Съвета в подкрепа на трета държава или трета организация и които имат военни последици или последици в областта на отбраната, но не са под командването на Генералния щаб на Съюза;
д)
„ден“ означава календарен, а не работен, ден, освен ако не е посочено друго.
ГЛАВА 1
МЕХАНИЗЪМ
Член 2
Създаване на механизма
1. С настоящото се създава механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите.
2. Този механизъм се нарича Athena.
3. Athena действа от името на участващите държави-членки или, по отношение на конкретните операции, от името на допринасящите държави.
Член 3
Юридическа правоспособност
Athena има необходимата юридическа правоспособност да осъществява административно управление на финансирането на операциите на Съюза с военни последици или последици в областта на отбраната, по-специално да притежава банкови сметки, да придобива, притежава или да се разпорежда със собственост, да встъпва в договори или административни договорености и да бъде страна по съдебни производства. Athena е с нестопанска цел.
Член 4
Координиране с трети страни
В степента, необходима за постигане на нейните задачите, и в съответствие с целите и политиките на Съюза Athena координира дейностите си с държавите-членки, с институциите и органите на Съюза и с международни организации.
ГЛАВА 2
ОРГАНИЗАЦИОННА СТРУКТУРА
Член 5
Управленски органи и персонал
1. Athena се управлява, под ръководството на специален комитет, от:
а)
администратор;
б)
командващ операцията, по отношение на операцията, която командва (наричан по-нататък „командващ операцията“);
в)
счетоводител.
2. Athena използва във възможно най-голяма степен съществуващите административни структури на Съюза. Athena използва персонал, осигурен, при необходимост, от институциите на Съюза или командирован от държавите-членки.
3. Генералният секретар на Съвета може да предостави на администратора и на счетоводителя персонал, необходим за изпълняване на техните функции, като може да направи това въз основа на предложение от участваща държава-членка.
4. Органите и персоналът на Athena се мобилизират според оперативните нужди.
Член 6
Специален комитет
1. Създава се специален комитет, състоящ се от по един представител от всяка участваща държава-членка.
Представители на Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) и Комисията се канят да присъстват на заседанията на специалния комитет, без да участват в гласуването.
2. Athena се ръководи от специалния комитет.
3. Когато специалният комитет обсъжда финансирането на общите разходи по дадена операция:
а)
специалният комитет е съставен от по един представител от всяка допринасяща държава-членка;
б)
представителите на допринасящите трети държави участват в работата на специалния комитет. Те нито участват, нито присъстват при гласуването;
в)
командващият операцията или негов представител участва в работата на специалния комитет, без да участва в гласуването.
4. Председателството на Съвета свиква и председателства заседанията на специалния комитет. Администраторът осигурява секретариата на специалния комитет. Той съставя протокол с резултатите от обсъжданията в комитета. Той не взема участие в гласуването.
5. Счетоводителят участва в работата на специалния комитет при необходимост, без да участва в гласуването.
6. Председателството свиква специалния комитет в рамките най-много на 15 дни по искане на участваща държава-членка, на администратора или на командващия операцията.
7. Администраторът уведомява по подходящ начин специалния комитет относно всяка претенция или спор, засягащ Athena.
8. Специалният комитет приема решения с единодушие на членовете си, като се отчита съставът му, определен в параграфи 1 и 3. Неговите решения са задължителни.
9. Специалният комитет одобрява всички бюджети, като взема предвид съответните референтни суми, и като цяло упражнява правомощията по настоящото решение.
10. Администраторът, командващият операцията и счетоводителят предоставят на специалния комитет информация, както е предвидено в настоящото решение.
11. Текстът на актовете, одобрени от специалния комитет съгласно настоящото решение, се подписва в момента на одобряването им от председателя на специалния комитет и от администратора.
Член 7
Администратор
1. След като уведоми специалния комитет, генералният секретар на Съвета назначава администратор и поне един заместник-администратор за срок от три години.
2. Администраторът изпълнява своите функции от името на Athena.
3. Администраторът:
а)
съставя и представя на специалния комитет всички проектобюджети. Разходната част за всяка операция от проектобюджета се съставя въз основа на предложение от командващия операцията;
б)
приема бюджетите след тяхното одобряване от специалния комитет;
в)
е разпоредител с бюджетните кредити по отношение на приходите, общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, и общите оперативни разходи, направени извън активната фаза на операцията;
г)
по отношение на приходите, изпълнява финансовите споразумения, постигнати с трети лица във връзка с финансирането на общите разходи на военните операции на Съюза;
д)
открива една или повече банкови сметки от името на Athena.
4. Администраторът осигурява спазването на правилата, установени с настоящото решение, и изпълнението на решенията на специалния комитет.
5. На администратора се предоставят правомощия да предприема мерките, които счита за необходими за изпълнението на разходите, финансирани чрез Athena. Той информира за това специалния комитет.
6. Администраторът координира работата по финансовите въпроси, свързани с военните операции на Съюза. По тези въпроси той е лицето за контакт с националните администрации, а при нужда и с международните организации.
7. Администраторът се отчита пред специалния комитет.
Член 8
Командващ операцията
1. Командващият операцията изпълнява от името на Athena функциите си по финансирането на общите разходи на операцията, която командва.
2. За операцията, която командва, командващият операцията:
а)
изпраща на администратора предложенията си за раздел „Разходи - общи оперативни разходи“ от проектобюджетите;
б)
в качеството си на разпоредител с бюджетните кредити изпълнява бюджетните кредити, свързани с общите оперативни разходи и разходите съгласно член 28; упражнява ръководство върху всяко лице, участващо в усвояването на тези бюджетни кредити, включително по отношение на предварителното финансиране; може да възлага договори и да встъпва в договори от името на Athena; открива банкова сметка от името на Athena за операцията, която командва;
в)
в качеството си на разпоредител с бюджетните кредити изпълнява бюджетните кредити, свързани с разходите по член 30; упражнява ръководство върху всяко лице, участващо в усвояването на тези бюджетни кредити въз основа на съответните разпоредби от ad hoc административната договореност с трета страна. Той може да възлага и сключва договори от името на третата страна и открива по една банкова сметка за вноската на всяка трета страна.
3. За операцията, която командва, командващият операцията е упълномощен да предприема всички мерки, които счита за нужни за изпълнението на разходите, финансирани чрез Athena. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
4. Командващият операцията използва счетоводната система и системата за управление на активите, осигурени от Athena, освен в надлежно обосновани случаи, одобрени от специалния комитет по предложение на администратора. Администраторът предварително уведомява специалния комитет, когато смята, че са налице такива случаи.
Член 9
Счетоводител
1. Генералният секретар на Съвета назначава счетоводител и поне един заместник-счетоводител за срок от три години.
2. Счетоводителят изпълнява функциите си от името на Athena.
3. Счетоводителят отговаря за:
а)
правилното извършване на плащанията, събирането на приходите и на установените вземания;
б)
изготвянето на финансовите отчети за Athena за всяка година, а след завършване на всяка операция - на отчетите за нея;
в)
подпомагането на администратора, когато той представя на специалния комитет за одобрение годишните счетоводни отчети или счетоводните отчети за дадена операция;
г)
воденето на счетоводната отчетност на Athena;
д)
определянето на правилата и методите за водене на счетоводството и на сметкоплана;
е)
създаването и утвърждаването на счетоводните системи за приходите и, когато е необходимо, утвърждаването на системите, създадени от разпоредителя с бюджетни кредити, за предоставяне или обосноваване на счетоводна информация;
ж)
съхраняването на оправдателните документи;
з)
управлението на средствата съвместно с администратора.
4. Администраторът и командващият операцията предоставят на счетоводителя цялата информация, необходима за изготвянето на отчетите, които дават точна представа за финансовите активи на Athena и изпълнението на администрирания от Athena бюджет. Те гарантират нейната надеждност.
5. Счетоводителят се отчита пред специалния комитет.
Член 10
Общи разпоредби, приложими за администратора, счетоводителя и персонала на Athena
1. Функциите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна, са взаимно несъвместими.
2. Всеки заместник-администратор действа под ръководството на администратора. Всеки заместник-счетоводител действа под ръководството на счетоводителя.
3. Заместник-администраторът замества администратора при отсъствие на последния. Заместник-счетоводителят замества счетоводителя при отсъствие на последния.
4. При изпълнение на функциите си от името на Athena длъжностните лица и останалите служители на Съюза остават подчинени на приложимите за тях правила и разпоредби.
5. Персоналът, предоставен на Athena от държавите-членки, се подчинява на същите правила като правилата, посочени в решението на Съвета относно правилата, приложими към командированите национални експерти, и на разпоредбите, договорени между техните национални администрации и съответната институция на Съюза или Athena.
6. Преди назначаването си членовете на персонала на Athena трябва да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE/EU SECRET“ на Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка.
7. Администраторът може да преговаря и да встъпва в договорености с държавите-членки или с институциите на Съюза за предварително определяне на онази част от персонала, която при нужда би могла да бъде незабавно предоставена на Athena.
ГЛАВА 3
АДМИНИСТРАТИВНИ ДОГОВОРЕНОСТИ И РАМКОВИ ДОГОВОРИ
Член 11
Административни договорености и рамкови договори
1. С държави-членки, институции и органи на Съюза, трети държави и международни организации могат да бъдат постигани административни договорености с цел да се улесни възлагането на обществени поръчки и/или финансовата страна на взаимното подпомагане при провеждането на операции по икономически най-целесъобразен начин.
2. Тези договорености:
а)
са предмет на консултация със специалния комитет, когато се сключват с държави-членки, институции или органи на Съюза;
б)
се представят за одобрение от специалния комитет, когато се сключват с трети държави или международни организации.
3. Тези договорености се подписват от администратора или, когато е необходимо, от съответния командващ операцията, действащи от името на Athena, и от компетентните административни органи на другите страни, посочени в параграф 1.
4. С цел да се улесни възлагането на обществени поръчки по икономически най-целесъобразен начин могат да се сключват рамкови договори. Преди да бъдат подписани от администратора, тези договори се представят за одобрение на специалния комитет и се предоставят на държавите-членки и на командващите операциите, в случай че поискат да ги използват. Тази разпоредба не налага на държавите-членки задължение да използват или предоставят стоки или услуги въз основа на рамков договор.
Член 12
Постоянни и ad hoc административни договорености относно реда и условията за заплащане на вноските на трети държави
1. В рамките на споразуменията, сключени между Съюза и трети държави, посочени от Съвета като потенциални участници в операциите на Съюза или като участници в определена операция на Съюза, администраторът договаря с тези трети държави съответно постоянни или ad hoc административни договорености. Тези договорености са под формата на размяна на писма между Athena и компетентните административни служби на съответните трети държави, в които се определят условията, необходими за улесняване на бързото заплащане на вноските.
2. До сключване на договореностите по параграф 1 администраторът може да вземе необходимите мерки за улесняване на плащанията от допринасящите трети държави.
3. Администраторът уведомява предварително специалния комитет за предвижданите договорености, посочени в параграф 1, преди подписването им от името на Athena.
4. При предприемането на дадена военна операция от Съюза администраторът изпълнява, за стойността на определените от Съвета вноски, договореностите с третите държави, допринасящи към операцията.
ГЛАВА 4
БАНКОВИ СМЕТКИ
Член 13
Откриване и цел
1. Банковите сметки се откриват в първокласна финансова институция, чието главно управление се намира на територията на държава-членка, под формата на текуща или краткосрочна сметка в евро. В надлежно обосновани случаи и след одобрението на администратора могат да се откриват сметки във финансови институции, чието главно управление е извън територията на държавите-членки.
2. В надлежно обосновани случаи могат да се откриват сметки във валута, различна от евро.
3. Вноските на допринасящите държави се плащат по тези банкови сметки. Тези сметки се използват за плащане на необходимия аванс на командващия операцията за изпълнение на разходите, свързани с общите разноски на военната операция.
4. Вноските по член 28 и член 30 се превеждат съответно в отделни банкови сметки. Те се използват за изпълнение на разходите, чието администриране е възложено на Athena съгласно посоченото в съответните членове.
Член 14
Управление на средствата
1. За всяко плащане от сметката на Athena са необходими едновременно подписите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна.
2. Не се разрешава овърдрафт по тези банкови сметки.
ГЛАВА 5
ОБЩИ РАЗХОДИ
Член 15
Определение за общи разходи и срокове за допускане
1. Общите разходи, изброени в приложение I, са за сметка на Athena, независимо кога са направени. При вписването им в статия от бюджета относно операцията, с която са най-тясно свързани, те се разглеждат като оперативни разходи за съответната операция. В противен случай те се разглеждат като общи разходи, направени във връзка с подготовката на операциите или след тяхното провеждане.
2. Освен това Athena поема общите оперативни разходи, изброени в приложение II, за периода от одобряването на концепцията за управление на кризи за съответната операция до назначаването на командващия операцията. При особени обстоятелства специалният комитет може да промени периода, през който тези разходи се поемат от Athena, след консултация с КПС.
3. По време на активната фаза на дадена операция, която тече от датата на назначаване на командващия операцията до датата, на която щабът на операцията прекрати дейността си, Athena поема следните общи оперативни разходи:
а)
общите разходи, посочени в част А от приложение III;
б)
общите разходи, посочени в част Б от приложение III, ако Съветът вземе решение за това;
в)
общите разходи, посочени в част В от приложение III, по искане на командващия операцията и с одобрение от специалния комитет.
4. По време на активната фаза на дадена военна поддържаща акция, съгласно определеното на Съвета, Athena поема като общи оперативни разходи общите разходи, определени от Съвета за всеки отделен случай съгласно приложение III.
5. Общите оперативни разходи по дадена операция включват и разходите, необходими за нейното окончателно приключване, изброени в приложение IV.
Операцията е окончателно приключена, когато оборудването и инфраструктурата, съвместно финансирани за операцията, са достигнали крайното си местоназначение и средствата от сметките за операцията са били одобрени.
6. Не могат да се считат за общи разходи разноски, направени за покриването на разходи, които във всички случаи биха били поети от една или повече от допринасящите държави, от институция на Съюза или от международна организация, независимо от организирането на дадена операция.
7. Специалният комитет може да вземе решение във всеки отделен случай да признае, с оглед на конкретните обстоятелства, за общи разходи по дадена операция по време на активната фаза определени допълнителни разходи извън посочените в част Б от приложение III.
8. Ако в рамките на специалния комитет не може да се постигне единодушие, той, по инициатива на председателството, може да отнесе този въпрос за разглеждане от Съвета.
Член 16
Учения
1. Общите разходи за ученията на Съюза се финансират чрез Athena, съобразно правила и процедури, подобни на прилагащите се за операциите, за които допринасят всички участващи държави-членки.
2. Тези общи разходи се състоят, първо, от допълнителните разходи за разгърнатите или постоянни щабове и, второ, от допълнителните разходи, направени във връзка с ползването от страна на Съюза на общите активи и възможности на НАТО, предоставени за дадено учение.
3. Общите разходи за ученията не включват разходите, свързани със:
а)
придобиване на трайни материални активи, включително свързаните със сгради, инфраструктура и оборудване;
б)
планирането и подготвителната фаза на ученията, освен ако не са били одобрени от специалния комитет;
в)
транспорта, казармите и настаняването на въоръжените сили.
Член 17
Референтна сума
Всяко решение на Съвета, с което Съветът решава да създаде или да удължи срока на военна операция на Съюза, съдържа референтна сума за общите разходи на тази операция. Администраторът, с подкрепата, по-специално, на военния личен състав на Съюза и, в случай че е встъпил в длъжност - на командващия операцията, преценява сумата, считана за необходима за покриване на общите разходи на операцията за планирания период. Чрез председателството администраторът предлага тази сума на органа на Съвета, отговарящ за разглеждането на проекта за решение. Членовете на специалния комитет се канят на обсъжданията на този орган във връзка с референтната сума.
ГЛАВА 6
БЮДЖЕТ
Член 18
Бюджетни принципи
1. Бюджетът, изготвен в евро, е актът, с който за всяка финансова година се предвиждат и разрешават приходите и разходите, свързани с общите разходи, администрирани от Athena.
2. Всички разходи се свързват с определена операция с изключение, където това е целесъобразно, на разходите, изброени в приложение I.
3. Вписаните в бюджета кредити се разрешават за срок от една финансова година, която започва да тече на 1 януари и приключва на 31 декември същата година.
4. Бюджетните приходи и разходи трябва да бъдат балансирани.
5. Приходите и разходите, свързани с общите разходи, може да бъдат изпълнени само чрез вписване в съответния бюджетен ред и в рамките на бюджетните кредити, определени в него, освен в случаите съгласно член 34, параграф 5.
Член 19
Годишен бюджет
1. Всяка година администраторът съставя проектобюджет за следващата финансова година с помощта на всеки командващ операция за съответната операция.
2. Проектът включва:
а)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите;
б)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите оперативни разходи за продължаващите или планираните операции, включително, когато е необходимо, за възстановяване на общите разходи, които са били предварително финансирани от дадена държава-членка или трета страна;
в)
временните бюджетни кредити, посочени в член 26;
г)
разчет на приходите, необходими за покриване на разходите.
3. Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания се класифицират в дялове и глави, като разходите се обединяват по вид или цел и, ако е необходимо, се подразделят в статии. В проектобюджета се включват подробни коментари към отделните глави или статии. За всяка операция има отделен дял. Един от дяловете е за общата част на бюджета и включва общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите.
4. Всеки дял може да включва глава, озаглавена „Временни бюджетни кредити“. Тези бюджетни кредити се вписват в тази глава при несигурност, за която има сериозни основания, относно размера на необходимите бюджетни кредити или възможността на изпълнение на вписаните кредити.
5. Приходите се състоят от:
а)
вноски, платими от участващите и допринасящите държави-членки и, когато е целесъобразно, от трети допринасящи държави;
б)
други приходи, подразделени по дялове, включително получените лихви, приходите от продажби и бюджетния излишък от предходната финансова година, след като е бил определен от специалния комитет.
6. Администраторът предлага проектобюджета на специалния комитет най-късно до 31 октомври. Специалният комитет одобрява проектобюджета в срок до 31 декември. Администраторът приема одобрения бюджет и уведомява участващите държави-членки и допринасящите трети държави.
Член 20
Коригиращи бюджети
1. В случай на непреодолими, изключителни или непредвидими обстоятелства, включително когато дадена операция започне в хода на финансовата година, администраторът предлага проект за коригиращ бюджет. Проектът за коригиращ бюджет се изготвя, предлага, одобрява и приема и уведомяването се извършва съгласно процедурата, приложима към годишния бюджет. Специалният комитет го обсъжда, като взема предвид неговата неотложност.
2. Когато този проект за коригиращ бюджет е в резултат на започването на нова операция или на промени в бюджета на текуща операция, администраторът уведомява специалния комитет за общата сума на разходите, предвидени за тази операция. Ако тези разходи съществено надвишават съответната референтна сума, специалният комитет може да поиска от одобрението на Съвета.
3. Проектът за коригиращ бюджет в резултат на започването на нова операция се представя на специалния комитет в срок от 4 месеца след одобряването на референтната сума, освен ако специалният комитет не вземе решение за по-дълъг срок.
Член 21
Трансфери
1. Администраторът, когато е целесъобразно - по предложение на командващия операцията, може да прави трансфери на бюджетни кредити. Доколкото неотложността на ситуацията позволява това, администраторът уведомява специалния комитет за своето намерение най-малко една седмица предварително. Въпреки това предварителното одобрение на специалния комитет е необходимо, когато:
а)
планираният трансфер ще измени общия размер на бюджетните кредити, предвидени за дадена операция;
или
б)
планираните трансфери между главите през съответната финансова година надхвърлят 10 % от бюджетните кредити, вписани в главата, от която се теглят кредитите, според указаното в приетия бюджет за съответната финансова година, на датата, на която е направено предложението за трансфер.
2. Когато командващият операцията счете това за необходимо за правилното протичане на операцията, в трите месеца след датата на започване на операцията той може да прави трансфери на бюджетни кредити, предназначени за операцията, между статиите и между главите от раздела „Общи оперативни разходи“ на бюджета. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
Член 22
Пренасяне на бюджетни кредити
1. По принцип бюджетните кредити, предназначени за покриване на общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не са усвоени, се отменят в края на финансовата година, освен ако в параграф 2 не е предвидено друго.
2. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на разходите за съхраняване на материалите и оборудването, администрирани от Athena, могат да бъдат пренесени веднъж към следващата финансова година, ако до 31 декември на текущата финансова година е бил поет ангажимент в този смисъл. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи, могат да бъдат пренесени, ако са необходими за операция, която не е напълно приключена.
3. До 15 февруари администраторът представя на специалния комитет предложения за пренасяне на бюджетни кредити, за които не са поети задължения от предходната финансова година. Тези предложения се смятат за одобрени, освен ако специалният комитет не реши друго до 15 март.
4. Бюджетните кредити за поети задължения от предишната финансова година се пренасят, а администраторът уведомява специалния комитет за това до 15 февруари.
Член 23
Предварително изпълнение
След приемане на годишния бюджет бюджетните кредити могат да се използват за покриване на задълженията и плащанията, доколкото това е оперативно необходимо.
ГЛАВА 7
ВНОСКИ И ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА СУМИ
Член 24
Определяне на вноските
1. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не се покриват от различните приходи, се финансират от вноски на участващите държави-членки.
2. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се покриват от вноски на допринасящите държави.
3. Вноските, платими от допринасящите държави-членки за дадена операция, са равни на сумата на бюджетните кредити за плащания, вписани в бюджета и предназначени за покриване на общите оперативни разходи за съответната операция, след приспадане на вноските, платими за същата операция от допринасящите трети държави съгласно член 12.
4. Разбивката на вноските между държавите-членки, от които се изисква участие под формата на вноски, се определя съгласно размера на брутния национален продукт, определен в член 41, параграф 2 ДЕС, и в съответствие с Решение 2014/335/ЕС, Евратом на Съвета (3), или всяко друго решение на Съвета, което го заменя.
5. Данните за изчисляване на вноските са данните, вписани в колоната „собствени ресурси на база БНД“ от таблицата „Резюме на финансирането от общия бюджет по вид на собствените ресурси и по държава-членка“, приложена към последния общ бюджет, приет от Съюза. Вноската на всяка държава-членка, която дължи такава, е пропорционална на дела на брутния национален доход (БНД) на тази държава-членка в общия сбор от БНД на държавите-членки, които дължат вноски.
Член 25
График за плащане на вноските
1. Когато Съветът е приел референтна сума за военна операция на Съюза, допринасящите държави-членки плащат своите вноски в размер на 30 % от референтната сума, освен ако Съветът не вземе решение за друг размер. Администраторът отправя покани за вноски в зависимост от оперативните нужди за операцията до договореното равнище.
2. По предложение на администратора специалният комитет може да реши, че преди приемането на коригиращ бюджет за операцията ще бъдат поискани допълнителни вноски. Специалният комитет може да реши да отнесе въпроса до компетентните подготвителни органи на Съвета.
3. Когато за определена операция е приет коригиращ бюджет, държавите-членки заплащат остатъка от вноските, които дължат за тази операция съгласно член 24. Въпреки това, когато се предвижда операцията да продължи повече от шест месеца в рамките на една финансова година, остатъкът от дължимите суми се изплаща на два транша. В този случай първият транш се плаща в срок от 60 дни след началото на операцията; вторият транш се плаща в срок, определен от специалния комитет по предложение на администратора, като се отчитат оперативните нужди. Специалният комитет може да се отклони от разпоредбите на настоящия параграф.
4. Администраторът отправя съответните покани за вноски с писмо до националните администрации, чиито данни са му били съобщени, при:
а)
одобрението на проектобюджета за финансовата година от специалния комитет съгласно член 19. Първата покана за вноски покрива оперативните нужди за осем месеца. Втората покана за вноски покрива салдото от вноските, като се взема предвид салдото на бюджетния излишък от предходната година, ако специалният комитет е взел решение това салдо да бъде включено в бюджета за текущата година, след като е било получено одитното становище;
б)
приемането на референтната сума съгласно предвиденото в член 25, параграф 1, или
в)
одобрението на коригиращ бюджет съгласно предвиденото в член 20.
5. Без да се засягат останалите разпоредби на настоящото решение, вноските се плащат в 30-дневен срок след отправянето на съответната покана за вноски, с изключение на първата покана за вноски в бюджета за нова финансова година, когато срокът за плащане е 40 дни след отправянето на съответната покана за вноски.
6. След като проектът на общия бюджет бъде представен на специалния комитет за държавите-членки с бюджетни и финансови процедури, които не позволяват плащане на вноските им в установения срок, администраторът може да издаде на съответната държава предварителна покана за вноски преди края на текущата финансова година като предварително плащане по поканата за вноски в бюджета за следващата финансова година.
7. Всяка допринасяща държава заплаща банковите такси, свързани с плащането на нейната вноска.
8. Администраторът потвърждава получаването на вноските.
Член 26
Авансово финансиране
1. При военна операция на Съюза за бързо реагиране допринасящите държави-членки дължат вноски на нивото на референтната сума. Без да се засяга член 25, параграф 3, плащанията се извършват съгласно предвиденото по-долу.
2. За целите на авансовото финансиране на военни операции на Съюза за бързо реагиране участващите държави-членки:
а)
изплащат предсрочно вноските за Athena; или
б)
когато Съветът вземе решение за провеждане на военна операция на Съюза за бързо реагиране, за чието финансиране те допринасят, в петдневен срок след отправянето на поканата плащат вноската си за общите разходи за операцията на равнището на референтната сума, освен ако Съветът не реши друго.
3. За посочените в параграф 2 цели специалният комитет, съставен от по един представител на всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, въвежда временни бюджетни кредити в определен дял от бюджета. Тези временни бюджетни кредити се покриват от вноски, платими от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата за тези вноски.
4. Всички временни бюджетни кредити, посочени в параграф 3 и използвани за определена операция, се попълват в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
5. Без да се засягат разпоредбите на параграф 1, всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, може при определени обстоятелства да упълномощи администратора да използва предсрочно платената от нея вноска за операция, в която тя участва, различна от операция за бързо реагиране. Предсрочно платената вноска се възстановява от съответната държава-членка в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
6. Когато за дадена операция, различна от операция за бързо реагиране, са необходими средства, преди да са получени достатъчно вноски за тази операция:
а)
за покриване на вноските, дължими за дадената операция, могат да се използват до 75 % от предсрочно платените вноски от държавите-членки, които допринасят за финансирането на тази операция, след одобрение от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно. Предсрочно платените вноски се възстановяват от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата;
б)
в случая по буква а) от настоящия параграф вноските, дължими за операцията съгласно член 25, параграф 1 от държавите-членки, които не са платили вноската си предсрочно, се изплащат, след одобрение от съответните държави-членки, в срок от пет дни след отправянето на поканата от администратора.
7. Командващият операцията може да поеме задължение и да изплати предоставените му парични средства, включително съгласно член 34, параграф 3.
8. Всяка държава-членка може да промени избора си като уведоми администратора най-малко три месеца предварително.
9. Лихвите, получени в резултат на авансовото финансиране, се разпределят на годишна база между държавите-членки, които са платили вноската си предсрочно, и се добавят към техните временни бюджетни кредити. Сумите се съобщават на тези държави-членки в рамките на ежегодната процедура по одобрение на бюджета.
Член 27
Възстановяване на предварителното финансиране
1. Всяка държава-членка, трета държава или, в зависимост от случая, международна организация, оправомощена от Съвета да финансира предварително част от общите разходи по дадена операция, може да получи тази сума обратно от Athena, като подаде за целта искане, придружено с необходимите документи и адресирано до администратора, най-късно два месеца след датата на завършване на съответната операция.
2. Искането за възстановяване не може да бъде уважено, ако не е одобрено от командващия операцията, при условие че той все още изпълнява тази длъжност, и от администратора.
3. При одобряване на искането за възстановяване, представено от допринасяща държава, сумата може да се приспадне при следващата покана за вноски, отправена към тази държава от администратора.
4. Ако при одобряването на искането не се планира отправяне на покана за вноски или ако одобреното искане за възстановяване на сума би надхвърлило очаквания размер на вноската, администраторът изплаща подлежащата на възстановяване сума в рамките на 30 дни, като взема предвид паричния поток на Athena и необходимата сума за финансиране на общите разходи по съответната операция.
5. Възстановяването се дължи в съответствие с настоящото решение, дори и операцията да бъде отменена.
6. Възстановяването включва лихвата, получена в резултат на предварителното финансиране.
Член 28
Управление от Athena на разходите, които не се включват в общите разходи
1. По предложение на администратора, представено със съдействието на командващия операцията, или на държава-членка специалният комитет може да реши да повери на Athena административното управление на някои разходи във връзка с дадена операция („разходи, поети на национално равнище“), макар и за тях да продължава да отговаря съответната държава-членка.
2. В решението си специалният комитет може да упълномощи командващия операцията да сключи от името на държавите-членки, участващи в операцията, и когато е необходимо - от името на трети страни, договори за получаването на услугите и стоките, които се финансират чрез разходи, поети на национално равнище.
3. В решението на специалния комитет се определят начините за предварително финансиране на разходите, поети на национално равнище.
4. Athena води счетоводство за поверените ѝ разходи, поети на национално равнище и направени от всяка държава-членка и, когато е целесъобразно - от трети страни. Ежемесечно Athena изпраща на всяка държава-членка и, когато е необходимо - на посочените трети страни, отчет на разходите, поети или направени от нея или от нейния персонал през предходния месец, и отправя покана за осигуряване на необходимите средства за заплащане на тези разходи. Държавите-членки и, когато е необходимо - третите страни, заплащат на Athena поисканите суми в срок от 30 дни след отправяне на поканата за осигуряване на средствата.
Член 29
Управление от Athena на предварителното финансиране и на разходите, които не са включени в общите разходи, за улесняване на първоначалното разгръщане на силите за дадена операция
По предложение на администратора, представено със съдействието на командващия операцията, или на държава-членка специалният комитет може, ако особени оперативни обстоятелства го изискват, да реши да повери на Athena предварителното финансиране и административното управление на някои разходи във връзка с дадена операция, макар и за тях да продължава да отговаря съответната държава-членка, с цел да се улесни първоначалното разгръщане на силите за дадена операция, преди да са потвърдени участващите държави-членки. Управлението на тези разходи се осигурява в рамките на наличните средства и ресурси, като първоначално изразходваните средства не надхвърлят 20 % от референтната сума. В този случай специалният комитет посочва в своето решение условията за предварително финансиране и възстановяване на предварително финансираните разходи от бъдещите участващи държави-членки и трети страни.
Член 30
Управление от Athena на финансовата вноска на трета страна
1. В съответствие с приложимите разпоредби от правната рамка на операцията и след като КПС вземе решение, с което приема изпълнението или управлението на проект от операцията или финансовата вноска на трета страна или държава-членка към разходите, които възникват във връзка с операцията, специалният комитет може да разреши административното управление на финансирането за този проект или на тази финансова вноска да бъде поверено на Athena в рамките на наличните средства и ресурси. Това може да включва проекти, финансирани от Съюза.
2. Разходите, свързани с управлението на вноската, следва да се покриват от самата вноска. Съобразно случая специалният комитет може да реши, че определени разходи, свързани с вноската и с активната фаза на операцията, са допустими като общи разходи.
3. За целите на управлението на вноска от трета страна, Съюза или държава-членка администраторът, след одобрение от специалния комитет, договаря и подписва ad hoc административни договорености с третата страна, Съюза или държавата-членка, в които се определят целта, разходите, които следва да бъдат покрити от вноската, и условията за управлението на вноската, в т.ч. отчетността на командващия операцията пред специалния комитет. Администраторът прави необходимото при управлението на вноската да се спазват ad hoc договореностите и предоставя на съответната страна, направила вноската, цялата информация относно управлението на вноската, като прави това пряко или чрез командващия операцията.
Член 31
Лихви за забава
1. Ако някоя държава не изпълни финансовите си задължения, по аналогия се прилагат правилата на Съюза за лихвите за забава, определени в член 78 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (4) на Европейския парламент и на Съвета, или всеки друг регламент, който може да го замени във връзка с плащането на вноските в бюджета на Съюза.
2. Когато плащането закъснее с не повече от 20 дни, не се начислява лихва. Когато плащането закъснее с повече от 20 дни, лихвите се начисляват за целия период на забавата.
ГЛАВА 8
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА РАЗХОДИТЕ
Член 32
Принципи
1. Предоставените на Athena бюджетни кредити се използват в съответствие с принципите на добро финансово управление, т.е. на икономичност, ефективност и ефикасност.
2. Разпоредителите с бюджетни кредити отговарят за изпълнение на приходите и разходите на Athena в съответствие с принципите на добро финансово управление и за да се гарантира спазването на изискванията за законност и правомерност. За изпълнението на разходите разпоредителите с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходи и разрешават плащания и извършват предварителните действия за изпълнението на бюджетните кредити. Всеки разпоредител с бюджетни кредити може да делегира изпълнението на задълженията си с решение, в което се определя:
а)
персонал, който е на подходящо ниво за подобно делегиране;
б)
обхвата на предоставените правомощия;
в)
възможността оправомощените лица за вторично делегиране на правомощията.
3. Изпълнението на бюджетните кредити се осигурява на принципа на разделяне на функциите на разпоредителя с бюджетни кредити от тези на счетоводителя. Функциите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя са несъвместими помежду си. За всяко плащане от средствата, управлявани от Athena, са необходими едновременно подписите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя.
4. Без да се засяга настоящото решение, когато изпълнението на общите разходи е възложено на държава-членка, институция на Съюза или, ако е необходимо - на международна организация, то тази държава, институция или организация прилага правилата, приложими към изпълнението на нейните собствени разходи. Когато администраторът изпълнява пряко разходите, той спазва правилата, приложими към изпълнението на раздел „Съвет“ от общия бюджет на Съюза.
5. Въпреки това администраторът може да представи на председателството основа за предложение до Съвета или до специалния комитет относно правилата за изпълнение на общите разходи.
6. Специалният комитет може да одобри правила за изпълнение на общите разходи, които се отклоняват от параграф 4.
Член 33
Общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или които не са свързани пряко с конкретна операция
Администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и на общите разходи, които не могат да бъдат свързани пряко с конкретна операция.
Член 34
Общи оперативни разходи
1. Командващият операцията изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи по операцията, която командва. Независимо от това администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи, направени по време на подготвителната фаза на дадена операция, които се изпълняват пряко чрез Athena или са свързани с операцията след края на нейната активна фаза.
2. Сумите, необходими за изпълнение на разходите по дадена операция, се прехвърлят от администратора от банковата сметка на Athena към командващия операцията, по негово искане, в банкова сметка, открита от името на Athena, чиито данни са предоставени от командващия операцията.
3. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, приемането на референтна сума дава правото на администратора и на командващия операцията, всеки в собствената си област на компетентност, да поеме и заплати разходите за съответната операция в размер до дела от референтната сума, одобрен съгласно член 25, параграф 1, освен ако Съветът не вземе решение за по-голям размер на задълженията.
Специалният комитет, въз основа на предложение на администратора или на командващия операцията и като вземе предвид оперативната необходимост и неотложност, може да разреши поемането и - по целесъобразност - плащането на допълнителни разходи. Специалният комитет може да реши да препрати въпроса чрез председателството на компетентните подготвителни органи на Съвета, освен ако оперативните обстоятелства не наложат друго. Настоящата дерогация не се прилага, считано от датата на приемане на бюджета за съответната операция.
4. За периода до приемането на бюджета за дадена операция администраторът и командващият операцията или негов представител докладват на специалния комитет всеки месец, като всеки докладва по засягащите го въпроси във връзка с разходите, които са допустими като общи разходи по тази операция. Специалният комитет, по предложение на администратора, на командващия операцията или на държава-членка, може да дава насоки за изпълнение на разходите през този период.
5. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, в случай на непосредствена опасност за живота на персонала, участващ във военна операция на Съюза, командващият операцията може да изпълни разходите, необходими за запазване живота на членовете на този персонал, които надвишават вписаните в бюджета кредити. Той уведомява за това администратора и специалния комитет възможно най-скоро. В тези случаи администраторът, в тясна връзка с командващия операцията, предлага необходимите прехвърляния за финансиране на непредвидените разходи. Ако не е възможно да се осигури достатъчно финансиране за тези разходи посредством прехвърляне, администраторът предлага коригиращ бюджет.
ГЛАВА 9
КРАЙНО МЕСТОНАЗНАЧЕНИЕ НА СЪВМЕСТНО ФИНАНСИРАНИТЕ ОБОРУДВАНЕ И ИНФРАСТРУКТУРА
Член 35
Оборудване и инфраструктура
1. Администраторът предлага на специалния комитет норма на амортизация за оборудването и останалите активи на всички операции. Командващият операцията може да приложи различна норма на амортизация, ако оперативната обстановка налага това и след като получи одобрение от специалния комитет.
2. С оглед на окончателното приключване на операцията, която е командвал, командващият операцията предлага на специалния комитет крайно местоназначение за оборудването и инфраструктурата, финансирани съвместно за целите на тази операция.
3. Администраторът управлява оборудването и инфраструктурата, оставащи след края на активната фаза на операцията, с оглед, ако е необходимо, за тях да се намери крайно местоназначение.
4. Крайното местоназначение на съвместно финансираните оборудване и инфраструктура се одобрява от специалния комитет, като се вземат предвид оперативните нужди и финансови критерии. Крайното местоназначение може да бъде, както следва:
а)
за инфраструктура - продажба или прехвърляне чрез Athena на приемащата държава, на държава-членка или на трета страна;
б)
за оборудване - продажба чрез Athena на държава-членка, на приемащата държава или на трета страна, или неговото съхранение и поддръжка от Athena, от държава-членка или от съответната трета страна с цел използване в следваща операция.
5. При продажба оборудването и инфраструктурата се продават на пазарната им цена или, ако пазарната цена не може да бъде определена, на справедлива и разумна цена, като се вземат предвид конкретните условия на място.
6. Продажбата или прехвърлянето на приемащата или на трета страна се осъществява съобразно съответните действащи правила за сигурност.
7. Когато се вземе решение Athena да запази оборудването, финансирано съвместно за целите на дадена операция, допринасящите държави-членки могат да поискат финансова компенсация от другите участващи държави-членки. Специалният комитет, съставен от представители на всички участващи държави-членки, взема съответните решения по предложение на администратора.
ГЛАВА 10
СЧЕТОВОДСТВО И ИНВЕНТАРИ
Член 36
Осчетоводяване на общите оперативни разходи
Командващият операцията води счетоводството на трансферите, получени от Athena, на разходите, за които е поел задължение, и на направените плащания и получените приходи, както и инвентарна книга на движимата собственост, финансирана от бюджета на Athena и използвана за операцията, която той командва.
Член 37
Консолидирано счетоводство
1. Счетоводителят води счетоводство за поисканите вноски и направените прехвърляния. Той също така съставя счетоводен отчет за общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и за оперативните разходи и приходи, за които администраторът носи пряка отговорност.
2. Счетоводителят съставя консолидирания счетоводен отчет за приходите и разходите на Athena. Всеки командващ операция му изпраща счетоводен отчет за разходите, за които е поел задължение, за направените плащания и за получените приходи.
ГЛАВА 11
ОДИТ И ПРЕДСТАВЯНЕ НА СЧЕТОВОДНИТЕ ОТЧЕТИ
Член 38
Редовни отчети до специалния комитет
На всеки три месеца администраторът представя на специалния комитет отчет за изпълнението на приходите и разходите от началото на финансовата година. За тази цел всеки командващ операция представя на администратора отчет за общите оперативни разходи за операцията, която командва.
Член 39
Условия за извършване на проверки
1. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на Athena, трябва преди изпълнението на задачата си да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE/EU SECRET“ на Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка или от НАТО, в зависимост от случая. Тези лица гарантират, че ще спазват поверителността на информацията и ще пазят в тайна данните, които са узнали по време на одита, в съответствие с правилата, приложими към тази информация или данни.
2. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на Athena, получават, незабавно и без да отправят предварително предупреждение, достъп до документите и съдържанието на всички материални носители на данни, свързани с приходите и разходите, както и до помещенията, където се съхраняват тези документи и материални носители. Те могат да правят копия. Лицата, участвали в изпълнението на приходите и разходите на Athena, оказват на администратора и на лицата, отговарящи за одита на тези приходи и разходи, необходимата помощ за изпълнение на тяхната задача.
Член 40
Външен одит на счетоводните отчети
1. Когато изпълнението на разходите на Athena е възложено на държава-членка, на институция на Съюза или на международна организация, то тази държава, институция или организация спазва правилата, които са приложими към извършването на одит на собствените ѝ разходи.
2. Независимо от това, администраторът или лицата, определени от него, могат по всяко време да направят одит на общите разходи на Athena, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или на общите оперативни разходи по дадена операция. Освен това специалният комитет, по предложение на администратора или на държава-членка, може по всяко време да назначи външни одитори, чиито задачи и условия за наемане се определят от него.
3. За целите на външните одити се създава шестчленна колегия от одитори. Специалният комитет назначава членовете за мандат от три години, който може да се поднови веднъж, измежду кандидатите, предложени от държавите-членки. Специалният комитет може да удължи мандата на даден член с не повече от 6 месеца.
Кандидатите трябва да са членове на най-висшия национален одитен орган в държава-членка или да са препоръчани от този орган и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Те трябва да са на разположение за изпълнение на задачи от името на Athena, когато това е необходимо. При изпълнението на тези задачи:
а)
членовете на колегията на одиторите продължават да получават възнаграждение от органа за одит, от който идват; Athena поема разходите по мисията в съответствие с правилата, приложими за длъжностните лица на Съюза от същата степен;
б)
членовете не искат, нито получават указания от друг, освен от специалния комитет; в рамките на мандата за одит колегията от одитори и нейните членове са напълно независими и единствено отговорни за провеждането на външния одит;
в)
членовете докладват за изпълнението на задачата си единствено на специалния комитет;
г)
членовете проверяват по време на финансовата година, както и ex post, чрез проверки на място и проверки на оправдателните документи, дали разходите, финансирани или предварително финансирани чрез Athena, се изпълняват в съответствие с приложимото законодателство и с принципите на добро финансово управление, т.е. икономичност, ефективност и ефикасност, както и дали вътрешният контрол е подходящ.
Всяка година колегията от одитори решава дали да смени своя председател, като избере един от своите членове, или да поднови мандата му. Тя приема правилата, приложими към одитите, извършвани от нейните членове, в съответствие с най-високите международни стандарти. Колегията от одитори одобрява одитните доклади, съставени от нейните членове, преди тяхното предаване на администратора и на специалния комитет.
4. Специалният комитет може да реши за всеки отделен случай и при наличието на конкретни основания да ползва други външни органи.
5. Разходите за одита, извършван от одиторите, действащи от името на Athena, се считат за общи разходи, които се поемат от Athena.
Член 41
Вътрешен одит на счетоводните отчети
1. По предложение на администратора и след като уведоми специалния комитет генералният секретар на Съвета назначава вътрешен одитор на Athena и поне един заместник вътрешен одитор, за срок от четири години, който срок може да бъде подновен, но общата му продължителност не може да превишава 8 години; вътрешните одитори трябва да имат необходимата професионална квалификация и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Вътрешният одитор не може да бъде нито разпоредител с бюджетни кредити, нито счетоводител; той не може да участва в изготвянето на финансовите отчети.
2. Вътрешният одитор докладва на администратора относно справянето с рисковете, като изготвя независими становища за качеството на системите за управление и контрол и като отправя препоръки за подобряване на вътрешния контрол на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление. Той отговаря по-конкретно за това да се прецени доколко са подходящи и ефективни вътрешните системи за управление и резултатите от работата на отделите при изпълнението на политиките и целите спрямо свързаните с тях рискове.
3. Вътрешният одитор изпълнява функциите си по отношение на всички отдели, които участват в събирането на приходите от Athena или изпълнението на разходите, финансирани чрез Athena.
4. В зависимост от необходимостта вътрешният одитор извършва един или няколко одита през финансовата година. Той докладва на администратора и уведомява командващия операцията относно заключенията и препоръките си. Командващият операцията и администраторът осигуряват предприемането на препоръчаните от одита действия.
5. Всяка година администраторът представя на специалния комитет доклад за вътрешен одит, посочващ броя и вида на осъществените вътрешни одити, направените констатации, оценки и препоръки и предприетите действия по тези препоръки.
6. Освен това всеки командващ операция предоставя на вътрешния одитор пълен достъп до операцията под негово командване. Вътрешният одитор прави проверка на доброто функциониране на финансовите и бюджетните системи и процедури и осигурява функционирането на надеждни и ефикасни системи за вътрешен контрол.
7. Действията и докладите на вътрешния одитор се представят на колегията от одитори заедно с всички необходими оправдателни документи.
Член 42
Годишно представяне и приключване на счетоводните отчети
1. Всеки командващ операция предоставя на счетоводителя на Athena най-късно до по-ранната от следните две дати - 31 март след приключване на финансовата година или до четири месеца след края на операцията, която ръководи необходимата информация за съставяне на годишните счетоводни отчети за общите разходи, годишните счетоводни отчети за разходите, съгласно член 28, и годишния доклад за дейността.
2. До 15 май след приключване на финансовата година, със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции, администраторът съставя и представя на специалния комитет и на колегията от одитори финансовите отчети и годишния доклад за дейността.
3. До осем седмици от предаването на финансовите отчети специалният комитет получава одитно становище от колегията от одитори и одитираните финансови отчети на Athena от администратора, действащ със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции.
4. До 30 септември след приключване на финансовата година специалният комитет получава от колегията от одитори одитния доклад и го разглежда наред с одитното становище и финансовите отчети, за да освободи от финансова отговорност администратора, счетоводителя и командващите на отделните операции.
5. Всички отчети, инвентари и свързаните с тях документи се съхраняват, на съответните им нива, от счетоводителя, командващите отделните операции и - когато е приложимо - администратора, за срок от пет години от датата, на която е направено съответното освобождаване от финансова отговорност, като при това се спазва Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или всеки друг регламент, който може да го замени. След края на дадена операция командващият операцията осигурява предаването на всички счетоводни отчети и инвентари на счетоводителя.
6. Специалният комитет решава да впише салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, за която са одобрени счетоводните отчети, в бюджета за следващата финансова година като приход или разход в зависимост от обстоятелствата, посредством коригиращ бюджет. Специалният комитет може обаче да реши да включи салдото от посоченото по-горе изпълнение на бюджета след получаване на одитното становище на колегията от одитори.
7. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която е резултат от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, се вписва срещу следващите вноски на участващите държави-членки.
8. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която произтича от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се вписва срещу следващите вноски на държавите-членки, които са допринесли за тази операция.
9. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на Athena, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
10. Всяка държава-членка, участваща в дадена операция, може да предоставя на администратора ежегодно до 31 март, ако е целесъобразно - чрез командващия операцията, информация относно допълнителните разходи, които е направила по операцията през предходната финансова година. Тази информация се представя в разбивка по основни разходни позиции. Администраторът обобщава информацията, за да представи на специалния комитет общ преглед на допълнителните разходи по операцията.
Член 43
Приключване на счетоводните отчети за дадена операция
1. След завършването на дадена операция специалният комитет може да реши, по предложение на администратора или на държава-членка, администраторът, със съдействието на счетоводителя и на командващия операцията, да представи на специалния комитет финансовите отчети за тази операция поне до датата, на която тя е завършила, и ако е възможно - до датата, на която тя е приключена окончателно. Определеният за администратора срок не може да бъде по-малък от четири месеца от датата на завършване на операцията.
2. Ако в рамките на определения срок във финансовите отчети не могат да бъдат включени приходите и разходите, свързани с окончателното приключване на операцията, тези приходи и разходи се отразяват във финансовите отчети на Athena и се преглеждат от специалния комитет в рамките на процедурата, предвидена в член 42.
3. Въз основа на становището на колегията от одитори специалният комитет одобрява представените му финансови отчети за операцията. Той освобождава от отговорност за съответната операция администратора, счетоводителя и командващия операцията.
4. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на Athena, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
ГЛАВА 12
ДРУГИ РАЗПОРЕДБИ
Член 44
Отговорност
1. Условията, уреждащи дисциплинарната или наказателната отговорност на командващия операцията, администратора и останалите членове на персонала, предоставени по-специално от институциите на Съюза или от държавите-членки, в случай на нарушение или небрежност при изпълнението на бюджета, се определят от правилника за персонала или правилата, приложими за тях. Наред с това Athena може по собствена инициатива или по искане на допринасяща държава или трета страна да заведе граждански иск срещу горепосочените членове на персонала.
2. Съюзът или генералният секретар на Съвета в никакъв случай не могат да носят отговорност пред допринасяща държава в резултат на изпълнението на задълженията на администратора, счетоводителя или членовете на персонала, назначени за работа при тях.
3. Договорната отговорност, произтичаща от договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, се покрива чрез Athena от допринасящите държави или трети страни. Тя се урежда от правото, приложимо към съответните договори.
4. В случай на извъндоговорна отговорност всяка вреда, причинена от щаба на операцията, щаба на въоръжените сили и щабното подразделение на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнение на задълженията им, се покрива чрез Athena от допринасящите държави или от трети страни в съответствие с основните принципи, общи за правото на държавите-членки и правилниците за персонала на въоръжените сили, приложими на мястото на провеждане на операцията.
5. Съюзът или държавите-членки в никакъв случай не могат да бъдат привличани под отговорност от допринасяща държава за договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, или за вредите, причинени от звена или служби на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнението на неговите задължения.
Член 45
Сигурност
По отношение на класифицираната информация относно процедурите на Athena се прилага Решение 2013/488/ЕС (5) на Съвета или всяко друго решение, което може да го замени.
Член 46
Защита на личните данни
Athena защитава лицата по отношение на обработката на техни лични данни в съответствие с принципите на Регламент (ЕО) № 45/2001 (6) на Европейския парламент и на Съвета.За тази цел специалният комитет приема необходимите правила за изпълнение по предложение на администратора.
Член 47
Преглед и преразглеждане
Настоящото решение, включително неговите приложения, подлежи изцяло или частично на преглед, ако това е необходимо, по искане на държава-членка или след всяка операция. То се преразглежда най-малко на всеки три години. При прегледа или преразглеждането могат да се използват всички експерти, които могат да допринесат към тази дейност, включително в управленските органи на Athena.
Член 48
Отмяна
Решение 2011/871/ОВППС се отменя.
Член 49
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му.
Съставено в Брюксел на 27 март 2015 година.
DÉCISION (PESC) 2015/528 DU CONSEIL
du 27 mars 2015
créant un mécanisme de gestion du financement des coûts communs des opérations de l'Union européenne ayant des implications militaires ou dans le domaine de la défense (Athena), et abrogeant la décision 2011/871/PESC
LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,
vu le traité sur l'Union européenne, et notamment son article 26, paragraphe 2, et son article 41, paragraphe 2,
considérant ce qui suit:
(1)
Le Conseil européen, réuni à Helsinki les 10 et 11 décembre 1999, a notamment décidé que, «coopérant volontairement dans le cadre d'opérations dirigées par l'Union, les États membres devront être en mesure, d'ici 2003, de déployer dans un délai de soixante jours et de soutenir pendant au moins une année des forces militaires pouvant atteindre 50 000 à 60 000 personnes, capables d'effectuer l'ensemble des missions de Petersberg».
(2)
Le 17 juin 2002, le Conseil a approuvé des modalités du financement des opérations de gestion de crises conduites par l'Union ayant des implications militaires ou dans le domaine de la défense.
(3)
Le Conseil, dans ses conclusions du 14 mai 2003, a confirmé la nécessité d'une capacité de réaction rapide, en particulier lorsqu'il s'agit de missions humanitaires et d'évacuation.
(4)
Le Conseil européen, réuni à Thessalonique les 19 et 20 juin 2003, s'est félicité des conclusions du Conseil du 19 mai 2003, qui ont notamment confirmé la nécessité d'une capacité de réaction militaire rapide de l'Union.
(5)
Le 22 septembre 2003, le Conseil a décidé que l'Union devrait acquérir la capacité de gérer d'une manière souple le financement des coûts communs des opérations militaires, quelle qu'en soit l'envergure, la complexité ou l'urgence, notamment en créant le 1er mars 2004 au plus tard un mécanisme de financement permanent afin de prendre en charge le financement des coûts communs de toute opération militaire future de l'Union.
(6)
Le 23 février 2004, le Conseil a adopté la décision 2004/197/PESC (1) créant un mécanisme de gestion du financement des coûts communs des opérations de l'Union ayant des implications militaires ou dans le domaine de la défense. Cette décision a été modifiée et remplacée à plusieurs reprises par la suite, le plus récemment par la décision 2011/871/PESC (2).
(7)
L'Union est capable de mener des opérations militaires de réaction rapide conformément au concept défini par le Comité militaire de l'Union européenne. L'Union est capable de déployer des groupements tactiques conformément au concept défini par le Comité militaire de l'Union européenne.
(8)
Le système de préfinancement est destiné avant tout aux opérations de réaction rapide.
(9)
Des exercices au niveau stratégique politique et militaire des structures et procédures de commandement et de contrôle pour les opérations militaires de l'Union par le biais d'exercices d'état-major de l'Union, comme approuvé par le Comité politique et de sécurité (COPS), contribuent à améliorer la disponibilité opérationnelle globale de l'Union.
(10)
Le Conseil décide au cas par cas si une opération a des implications militaires ou dans le domaine de la défense, au sens de l'article 41, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne (TUE).
(11)
L'article 41, paragraphe 2, deuxième alinéa, du TUE dispose que les États membres dont les représentants au Conseil ont fait une déclaration formelle au titre de l'article 31, paragraphe 1, deuxième alinéa, ne sont pas tenus de contribuer au financement de l'opération concernée ayant des implications militaires ou dans le domaine de la défense.
(12)
Conformément à l'article 5 du protocole no 22 sur la position du Danemark annexé au TUE et au traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, le Danemark ne participe pas à l'élaboration et à la mise en œuvre des décisions et actions de l'Union qui ont des implications en matière de défense. Le Danemark ne participe pas à la présente décision et ne contribue donc pas au financement du mécanisme.
(13)
Des dispositions devraient être adoptées pour faire en sorte qu'Athena protège les personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel les concernant.
(14)
En vertu de l'article 43 de la décision 2011/871/PESC, le Conseil a procédé à une révision de ladite décision et est convenu d'y apporter des modifications.
(15)
Il convient, dans un souci de clarté, d'abroger la décision 2011/871/PESC et de la remplacer par une nouvelle décision,
A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:
Article premier
Définitions
Aux fins de la présente décision, on entend par:
a) «États membres participants»: les États membres de l'Union, à l'exception du Danemark;
b) «États contributeurs»: les États membres qui contribuent au financement de l'opération militaire considérée, conformément à l'article 41, paragraphe 2, du TUE, ainsi que les États tiers qui contribuent au financement des coûts communs de cette opération en vertu d'accords qu'ils ont conclus avec l'Union;
c) «opérations»: les opérations de l'Union ayant des implications militaires ou dans le domaine de la défense;
d) «actions de soutien militaire»: les opérations de l'Union, ou des parties de celle-ci, décidées par le Conseil à l'appui d'un État tiers ou d'une organisation tierce, qui ont des implications militaires ou dans le domaine de la défense, mais qui ne sont pas placées sous l'autorité du quartier général de l'Union;
e) «jour»: un jour calendrier, et pas un jour de travail, sauf indication contraire.
CHAPITRE 1
MÉCANISME
Article 2
Établissement du mécanisme
1. Il est créé un mécanisme de gestion du financement des coûts communs des opérations.
2. Le mécanisme est dénommé Athena.
3. Athena agit au nom des États membres participants ou, dans le cas d'opérations spécifiques, des États contributeurs.
Article 3
Capacité juridique
En vue de la gestion administrative du financement des opérations de l'Union ayant des implications militaires ou dans le domaine de la défense, Athena dispose de la capacité juridique nécessaire, notamment pour détenir des comptes bancaires, acquérir, détenir ou aliéner des biens, conclure des contrats ou des arrangements administratifs et ester en justice. Athena ne poursuit pas de but lucratif.
Article 4
Coordination avec des parties tierces
Dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de ses missions et dans le respect des objectifs et des politiques de l'Union, Athena coordonne ses activités avec les États membres, les institutions et organes de l'Union et les organisations internationales.
CHAPITRE 2
STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
Article 5
Organes de gestion et personnel
1. Athena est géré sous l'autorité du comité spécial par:
a)
l'administrateur;
b)
le commandant de chaque opération, en ce qui concerne l'opération qu'il commande (ci-après dénommé «commandant d'opération»);
c)
le comptable.
2. Athena utilise dans toute la mesure du possible les structures administratives existantes de l'Union. Athena recourt au personnel mis à disposition, le cas échéant, par les institutions de l'Union ou détaché par les États membres.
3. Le secrétaire général du Conseil peut adjoindre à l'administrateur et au comptable le personnel nécessaire à l'exercice de leurs fonctions, éventuellement sur proposition d'un État membre participant.
4. Les organes et le personnel d'Athena sont mobilisés en fonction des besoins opérationnels.
Article 6
Comité spécial
1. Un comité spécial composé d'un représentant de chaque État membre participant est établi.
Des représentants du Service européen pour l'action extérieure (SEAE) et de la Commission sont invités à participer aux réunions du comité spécial sans prendre part à ses votes.
2. Athena est géré sous l'autorité du comité spécial.
3. Lorsque le comité spécial examine le financement des coûts communs d'une opération donnée:
a)
le comité spécial est composé d'un représentant de chaque État membre contributeur;
b)
les représentants des États tiers contributeurs participent aux travaux du comité spécial. Ils ne prennent part ni n'assistent à ses votes;
c)
le commandant d'opération ou son représentant participe aux travaux du comité spécial sans prendre part à ses votes.
4. La présidence du Conseil convoque et préside les réunions du comité spécial. L'administrateur assure le secrétariat du comité. Il établit le procès-verbal des résultats des délibérations du comité. Il ne prend pas part à ses votes.
5. Le comptable participe en tant que de besoin aux travaux du comité spécial, sans prendre part à ses votes.
6. À la demande d'un État membre participant, de l'administrateur ou du commandant d'opération, la présidence convoque le comité spécial dans un délai de quinze jours au plus.
7. L'administrateur informe de manière adéquate le comité spécial de toute demande d'indemnisation ou de tout différend impliquant Athena.
8. Le comité spécial statue à l'unanimité des membres qui le composent, en prenant en considération sa composition telle que définie aux paragraphes 1 et 3. Ses décisions sont contraignantes.
9. Le comité spécial approuve tous les budgets, en prenant en considération les montants de référence pertinents et, d'une manière générale, exerce les compétences prévues par la présente décision.
10. Le comité spécial est informé par l'administrateur, le commandant d'opération et le comptable, conformément à la présente décision.
11. Les actes approuvés par le comité spécial en vertu de la présente décision sont signés au moment de leur approbation par le président du comité spécial et par l'administrateur.
Article 7
Administrateur
1. Le secrétaire général du Conseil, après avoir informé le comité spécial, nomme l'administrateur et au moins un administrateur adjoint pour une durée de trois ans.
2. L'administrateur exerce ses attributions au nom d'Athena.
3. L'administrateur:
a)
établit et soumet au comité spécial tout projet de budget. La section «dépenses» relative à une opération dans tout projet de budget est établie sur proposition du commandant d'opération;
b)
arrête les budgets après leur approbation par le comité spécial;
c)
est l'ordonnateur des sections «recettes», «coûts communs afférents à la préparation ou à la suite des opérations» et «coûts communs opérationnels» encourus en dehors de la phase active de l'opération;
d)
en ce qui concerne les recettes, met en œuvre les arrangements financiers conclus avec des parties tierces et relatifs au financement des coûts communs des opérations militaires de l'Union;
e)
ouvre un ou plusieurs comptes bancaires au nom d'Athena.
4. L'administrateur veille au respect des règles établies par la présente décision et à la mise en œuvre des décisions du comité spécial.
5. L'administrateur est habilité à prendre les mesures qu'il juge utiles pour exécuter les dépenses financées par l'intermédiaire d'Athena. Il en informe le comité spécial.
6. L'administrateur coordonne les travaux sur les questions financières relatives aux opérations militaires de l'Union. Il est le point de contact avec les administrations nationales et, le cas échéant, les organisations internationales pour ces questions.
7. L'administrateur rend compte au comité spécial.
Article 8
Commandant d'opération
1. Le commandant d'opération exerce au nom d'Athena ses attributions relatives au financement des coûts communs de l'opération qu'il commande.
2. Pour l'opération qu'il commande, le commandant d'opération:
a)
fait parvenir à l'administrateur ses propositions pour la section «dépenses-coûts communs opérationnels» des projets de budget;
b)
exécute, en tant qu'ordonnateur, les crédits relatifs aux coûts communs opérationnels et aux dépenses en vertu de l'article 28; il exerce son autorité sur toute personne participant à l'exécution de ces crédits, y compris à titre de préfinancement; il peut passer des marchés et conclure des contrats au nom d'Athena; il ouvre au nom d'Athena un compte bancaire dédié à l'opération qu'il commande;
c)
exécute, en tant qu'ordonnateur, les crédits relatifs aux dépenses en vertu de l'article 30; il exerce son autorité sur toute personne participant à l'exécution de ces crédits, sur la base des dispositions pertinentes figurant dans l'accord administratif ad hoc avec la partie tierce. Il peut passer des marchés et conclure des contrats au nom de la partie tierce; il ouvre un compte bancaire pour la contribution de chaque partie tierce.
3. Le commandant d'opération est habilité à prendre pour l'opération qu'il commande les mesures qu'il juge utiles pour exécuter les dépenses financées par l'intermédiaire d'Athena. Il en informe l'administrateur et le comité spécial.
4. Excepté dans des cas dûment justifiés et approuvés par le comité spécial sur proposition de l'administrateur, le commandant d'opération utilise le système de comptabilité et de gestion des ressources fourni par Athena. L'administrateur informe au préalable le comité spécial lorsqu'il estime que de telles circonstances existent.
Article 9
Comptable
1. Le secrétaire général du Conseil nomme le comptable et au moins un comptable adjoint pour une durée de trois ans.
2. Le comptable exerce ses attributions au nom d'Athena.
3. Le comptable est chargé:
a)
de la bonne exécution des paiements, de l'encaissement des recettes et du recouvrement des créances constatées;
b)
de préparer chaque année les états financiers d'Athena et, après l'achèvement de chaque opération, les comptes de l'opération;
c)
d'apporter son concours à l'administrateur lorsqu'il soumet les comptes annuels ou les comptes d'une opération au comité spécial pour approbation;
d)
de tenir la comptabilité d'Athena;
e)
de définir les règles et les méthodes comptables ainsi que le plan comptable;
f)
de définir et de valider les systèmes comptables pour les recettes ainsi que, le cas échéant, de valider les systèmes définis par l'ordonnateur et destinés à fournir ou justifier des informations comptables;
g)
de conserver les pièces justificatives;
h)
de gérer la trésorerie conjointement avec l'administrateur.
4. L'administrateur et le commandant d'opération fournissent au comptable toutes les informations nécessaires à l'établissement de comptes présentant une image fidèle du patrimoine d'Athena et de l'exécution du budget gérée par Athena. Ils en garantissent la fiabilité.
5. Le comptable rend compte au comité spécial.
Article 10
Dispositions générales applicables à l'administrateur, au comptable et au personnel d'Athena
1. Les fonctions d'administrateur ou d'administrateur adjoint, d'une part, et de comptable ou de comptable adjoint, d'autre part, sont incompatibles entre elles.
2. Tout administrateur adjoint agit sous l'autorité de l'administrateur. Tout comptable adjoint agit sous l'autorité du comptable.
3. Un administrateur adjoint supplée l'administrateur en cas d'absence de celui-ci. Un comptable adjoint supplée le comptable en cas d'absence de celui-ci.
4. Les fonctionnaires et autres agents de l'Union, lorsqu'ils exercent des fonctions au nom d'Athena, restent soumis aux règlements et réglementations qui leur sont applicables.
5. Le personnel mis à disposition d'Athena par les États membres est soumis aux mêmes règles que celles qui figurent dans la décision du Conseil relative au régime applicable aux experts nationaux détachés et aux dispositions qui ont fait l'objet d'un accord entre leur administration nationale et une institution de l'Union ou Athena.
6. Avant sa nomination, le personnel d'Athena doit avoir reçu l'habilitation à accéder aux informations classifiées, jusqu'au niveau «SECRET UE/EU SECRET» au moins, détenues par le Conseil, ou une habilitation équivalente de la part d'un État membre.
7. L'administrateur peut négocier et conclure avec des États membres ou des institutions de l'Union des arrangements en vue de désigner à l'avance le personnel qui pourrait, en cas de besoin, être mis à disposition d'Athena sans délai.
CHAPITRE 3
ARRANGEMENTS ADMINISTRATIFS ET CONTRATS-CADRES
Article 11
Arrangements administratifs et contrats-cadres
1. Des arrangements administratifs peuvent être négociés avec les États membres, les institutions et organes de l'Union, les États tiers et les organisations internationales afin de faciliter la passation de marchés et/ou les aspects financiers du soutien mutuel dans le cadre d'opérations selon le meilleur rapport coût-efficacité.
2. De tels arrangements sont:
a)
mis en consultation du comité spécial lorsqu'ils sont conclus avec des États membres, des institutions de l'Union ou des organes de l'Union;
b)
soumis pour approbation du comité spécial lorsqu'ils sont conclus avec des États tiers ou des organisations internationales.
3. Ces arrangements sont signés par l'administrateur ou, le cas échéant, le commandant d'opération respectif, agissant au nom d'Athena, et par les autorités administratives compétentes des autres parties visées au paragraphe 1.
4. Des contrats-cadres peuvent être conclus afin de faciliter la passation de marchés selon le meilleur rapport coût-efficacité. Ces contrats sont soumis au comité spécial en vue de leur approbation avant leur signature par l'administrateur et sont mis à la disposition des États membres et des commandants d'opération si ceux-ci souhaitent en faire usage. La présente disposition n'impose aucune obligation aux États membres de recourir à des biens ou des services ou de fournir ceux-ci sur la base d'un contrat-cadre.
Article 12
Arrangements administratifs permanents et ad hoc concernant les modalités de paiement des contributions des États tiers
1. Dans le cadre des accords conclus entre l'Union et des États tiers désignés par le Conseil comme des contributeurs potentiels aux opérations de l'Union ou des contributeurs à une opération donnée de l'Union, l'administrateur négocie des arrangements administratifs permanents ou ad hoc avec ces États tiers. Ces arrangements prennent la forme d'un échange de lettres entre Athena et les services administratifs compétents des États tiers concernés déterminant les modalités nécessaires pour faciliter un paiement rapide des contributions.
2. Dans l'attente de la conclusion des accords visés au paragraphe 1, l'administrateur peut prendre les mesures nécessaires pour faciliter le paiement par les États tiers contributeurs.
3. L'administrateur informe au préalable le comité spécial des arrangements envisagés visés au paragraphe 1, avant de les signer au nom d'Athena.
4. Lorsqu'une opération militaire est lancée par l'Union, l'administrateur met en œuvre, pour les montants des contributions décidés par le Conseil, les arrangements avec les États tiers contributeurs à cette opération.
CHAPITRE 4
COMPTES BANCAIRES
Article 13
Ouverture et destination
1. Tous les comptes bancaires sont ouverts dans un établissement financier de premier ordre ayant son siège social dans un État membre et sont des comptes à vue ou à court terme en euros. Dans des cas dûment justifiés et avec l'autorisation de l'administrateur, un compte peut être ouvert dans un établissement financier ayant son siège social dans un État autre qu'un État membre.
2. Dans des cas dûment justifiés, un compte peut être ouvert en monnaies autres que l'euro.
3. Les contributions des États contributeurs sont versées sur ces comptes bancaires. Ces derniers sont utilisés pour faire au commandant d'opération les avances de trésorerie nécessaires à l'exécution des dépenses liées aux coûts communs d'une opération militaire.
4. Les contributions au titre des articles 28 et 30 sont payées sur des comptes bancaires distincts. Elles sont utilisées pour exécuter les dépenses dont la gestion a été confiée à Athena comme précisé aux articles correspondants.
Article 14
Gestion des fonds
1. Tout paiement à partir du compte d'Athena requiert la signature conjointe de l'administrateur ou d'un administrateur adjoint, d'une part, et du comptable ou d'un comptable adjoint, d'autre part.
2. Aucun découvert n'est autorisé sur ces comptes bancaires.
CHAPITRE 5
COÛTS COMMUNS
Article 15
Définition des coûts communs et des périodes d'éligibilité
1. Les coûts communs énumérés à l'annexe I sont à la charge d'Athena, quel que soit le moment où ils sont encourus. Lorsqu'ils sont inscrits à un article du budget relatif à l'opération à laquelle ils se rapportent le plus, ils sont considérés comme des «coûts opérationnels» de cette opération. Dans les autres cas, ils sont considérés comme des coûts communs afférents à la préparation ou à la suite des opérations.
2. Par ailleurs, Athena prend en charge les coûts communs opérationnels énumérés à l'annexe II pendant la période comprise entre l'approbation du concept de gestion de la crise pour l'opération et la nomination du commandant d'opération. Dans des circonstances particulières, après consultation du COPS, le comité spécial peut modifier la période au cours de laquelle ces coûts sont pris en charge par Athena.
3. Pendant la phase active d'une opération, qui s'étend de la date de nomination du commandant d'opération jusqu'à la date à laquelle le quartier général de l'opération cesse son activité, Athena prend en charge les coûts communs opérationnels suivants:
a)
les coûts communs énumérés à l'annexe III, partie A;
b)
les coûts communs énumérés à l'annexe III, partie B, si le Conseil en décide ainsi;
c)
les coûts communs énumérés à l'annexe III, partie C, lorsque le commandant d'opération le demande et que le comité spécial l'approuve.
4. Pendant la phase active d'une action de soutien militaire, telle que définie par le Conseil, Athena prend en charge en tant que coûts communs opérationnels les coûts communs définis par le Conseil au cas par cas eu égard à l'annexe III.
5. Font également partie des coûts communs opérationnels d'une opération les dépenses nécessaires pour liquider celle-ci, telles qu'énumérées à l'annexe IV.
L'opération est liquidée lorsque les équipements et les infrastructures financés en commun au titre de cette opération ont trouvé leur destination finale et lorsque les comptes de l'opération ont été approuvés.
6. Aucune dépense exposée en vue de couvrir des coûts qui auraient en tout état de cause été pris en charge par un ou plusieurs États contributeurs, une institution de l'Union ou une organisation internationale, indépendamment de l'organisation d'une opération, ne peut être éligible comme coût commun.
7. Le comité spécial peut décider au cas par cas que, compte tenu de circonstances particulières, certains surcoûts autres que ceux énumérés à l'annexe III, partie B, sont considérés comme des coûts communs pour une opération donnée pendant sa phase active.
8. Si l'unanimité ne peut être obtenue au comité spécial, ce dernier, à l'initiative de la présidence, peut soumettre cette question au Conseil.
Article 16
Exercices
1. Les coûts communs relatifs aux exercices de l'Union sont financés par l'intermédiaire d'Athena suivant des règles et des procédures analogues à celles qui s'appliquent aux opérations auxquelles contribuent tous les États membres participants.
2. Ces coûts communs comprennent premièrement les surcoûts pour les quartiers généraux déployables ou fixes et deuxièmement les surcoûts dus au recours par l'Union à des moyens et capacités communs de l'Organisation du traité de l'Atlantique Nord (OTAN) mis à disposition pour un exercice.
3. Les coûts communs relatifs aux exercices ne comprennent pas les coûts liés:
a)
aux acquisitions d'immobilisations, y compris ceux qui concernent les bâtiments, les infrastructures et les équipements;
b)
à la phase de planification et de préparation des exercices, sauf approbation du comité spécial;
c)
au transport, au casernement et au logement des forces.
Article 17
Montant de référence
Toute décision du Conseil par laquelle le Conseil décide d'établir ou de prolonger une opération militaire de l'Union comporte un montant de référence relatif aux coûts communs de cette opération. L'administrateur évalue avec le concours notamment de l'État-major de l'Union et, s'il est en fonctions, du commandant d'opération, le montant estimé nécessaire pour couvrir les coûts communs de l'opération pour la période envisagée. L'administrateur propose ce montant par l'intermédiaire de la présidence à l'instance du Conseil chargée d'examiner le projet de décision. Les membres du comité spécial sont invités à participer aux travaux de ladite instance concernant le montant de référence.
CHAPITRE 6
BUDGET
Article 18
Principes budgétaires
1. Le budget, établi en euros, est l'acte qui prévoit et autorise, pour chaque exercice, l'ensemble des recettes et des dépenses relatives aux coûts communs gérées par Athena.
2. Toutes les dépenses sont liées à une opération donnée sauf, le cas échéant, en ce qui concerne les coûts énumérés à l'annexe I.
3. Les crédits inscrits au budget sont autorisés pour la durée d'un exercice qui commence le 1er janvier et s'achève le 31 décembre de la même année.
4. Le budget est équilibré en recettes et en dépenses.
5. Toutes les recettes et toutes les dépenses relatives aux coûts communs doivent être exécutées par imputation sur une ligne budgétaire et dans la limite des crédits qui y sont inscrits, excepté dans le cas prévu par l'article 34, paragraphe 5.
Article 19
Budget annuel
1. Chaque année, l'administrateur établit un projet de budget pour l'exercice suivant, avec le concours de chaque commandant d'opération pour l'opération qu'il mène.
2. Ce projet comporte:
a)
les crédits estimés nécessaires pour couvrir les coûts communs afférents à la préparation ou à la suite des opérations;
b)
les crédits estimés nécessaires pour couvrir les coûts communs opérationnels relatifs aux opérations en cours ou prévues, y compris, le cas échéant, pour rembourser des coûts communs préfinancés par un État ou une partie tierce;
c)
les crédits provisionnels visés à l'article 26;
d)
une prévision des recettes nécessaires pour couvrir les dépenses.
3. Les crédits d'engagement et de paiement sont spécialisés par titres et chapitres groupant les dépenses selon leur nature ou leur destination et subdivisés, en tant que de besoin, par articles. Un commentaire détaillé par chapitre ou par article est inclus dans le projet de budget. Chaque opération fait l'objet d'un titre spécifique. L'un de ces titres est intitulé «section générale» du budget et inclut les coûts communs afférents à la préparation ou à la suite des opérations.
4. Chaque titre peut comporter un chapitre intitulé «crédits provisionnels». Les crédits sont inscrits à ce chapitre lorsqu'il existe une incertitude, fondée sur des motifs sérieux, sur le montant des crédits nécessaires ou la possibilité d'exécuter les crédits inscrits.
5. Les recettes se composent:
a)
des contributions dues par les États membres participants et contributeurs et, le cas échéant, par les États tiers contributeurs;
b)
des recettes diverses, subdivisées par titre, qui comprennent les produits financiers, le produit des ventes et le solde d'exécution de l'exercice précédent après que le comité spécial l'a déterminé.
6. L'administrateur propose le projet de budget au comité spécial le 31 octobre au plus tard. Le comité spécial approuve le projet de budget avant le 31 décembre. L'administrateur arrête le budget approuvé et le notifie aux États membres participants et aux États tiers contributeurs.
Article 20
Budgets rectificatifs
1. En cas de circonstances inévitables, exceptionnelles ou imprévues, y compris lorsqu'une opération est lancée en cours d'exercice, l'administrateur propose un projet de budget rectificatif. Le projet de budget rectificatif est établi, proposé, approuvé, adopté et notifié selon la même procédure que le budget annuel. Le comité spécial délibère en tenant compte de l'urgence de la situation.
2. Lorsque ce projet de budget rectificatif résulte du lancement d'une nouvelle opération ou de modifications apportées au budget d'une opération en cours, l'administrateur informe le comité spécial des coûts totaux prévus pour cette opération. Si ces coûts dépassent largement le montant de référence correspondant, le comité spécial peut demander au Conseil de les approuver.
3. Le projet de budget rectificatif résultant du lancement d'une nouvelle opération est soumis au comité spécial dans un délai de quatre mois à compter de l'approbation du montant de référence, à moins que le comité spécial ne convienne d'un délai plus long.
Article 21
Virements
1. L'administrateur, le cas échéant sur proposition du commandant d'opération, peut procéder à des virements de crédits. L'administrateur informe le comité spécial de son intention, dans la mesure où l'urgence de la situation le permet, au moins une semaine à l'avance. Toutefois, l'approbation préalable du comité spécial est requise lorsque:
a)
le virement envisagé modifie le total des crédits prévus pour une opération;
ou
b)
les virements de chapitre à chapitre envisagés au cours de l'exercice dépassent 10 % des crédits inscrits au chapitre où les crédits sont puisés, tels que figurant dans le budget de l'exercice adopté à la date où la proposition de virement considérée est faite.
2. Lorsqu'il le juge nécessaire au bon déroulement d'une opération, dans les trois mois suivant la date de son lancement, le commandant d'opération peut procéder à des virements de crédits alloués à l'opération, d'article à article et de chapitre à chapitre de la section «coûts communs opérationnels» du budget. Il en informe l'administrateur et le comité spécial.
Article 22
Report de crédits
1. Les crédits destinés à couvrir les coûts communs afférents à la préparation ou à la suite des opérations et qui n'ont pas été engagés sont en principe annulés à la fin de l'exercice, à moins qu'il ne soit prévu autrement au paragraphe 2.
2. Les crédits destinés à couvrir les frais de stockage des matériels et équipements gérés par Athena peuvent être reportés une fois à l'exercice suivant lorsque l'engagement correspondant a été pris avant le 31 décembre de l'exercice en cours. Les crédits destinés à couvrir les coûts communs opérationnels peuvent être reportés lorsqu'ils sont nécessaires à une opération dont la liquidation n'est pas terminée.
3. L'administrateur soumet les propositions de reports de crédits non engagés de l'exercice précédent au comité spécial avant le 15 février. Ces propositions sont réputées approuvées, à moins que le comité spécial n'en décide autrement avant le 15 mars.
4. Les crédits engagés dans le cadre de l'exercice précédent sont reportés et l'administrateur en informe le comité spécial avant le 15 février.
Article 23
Exécution anticipée
Dès que le budget annuel a été adopté, les crédits peuvent être utilisés pour couvrir les engagements et les paiements dans la mesure où cela est nécessaire sur le plan opérationnel.
CHAPITRE 7
CONTRIBUTIONS ET REMBOURSEMENTS
Article 24
Détermination des contributions
1. Les crédits de paiement destinés à couvrir les coûts communs afférents à la préparation ou à la suite des opérations qui ne sont pas couverts par les recettes diverses sont financés par les contributions des États membres participants.
2. Les crédits de paiement destinés à couvrir les coûts communs opérationnels d'une opération sont couverts par les contributions des États contributeurs.
3. Les contributions dues par les États membres contributeurs pour une opération sont égales au montant des crédits de paiement inscrits au budget et destinés à couvrir les coûts communs opérationnels de cette opération, après déduction des montants des contributions dues pour cette même opération par les États tiers contributeurs en application de l'article 12.
4. La répartition des contributions entre les États membres auprès de qui une contribution est demandée est déterminée selon la clé du produit national brut telle qu'elle est définie à l'article 41, paragraphe 2, du TUE et conformément à la décision 2014/335/UE, Euratom du Conseil (3), ou à toute autre décision du Conseil susceptible de la remplacer.
5. Les données nécessaires au calcul des contributions sont celles qui figurent dans la colonne intitulée «ressources propres fondées sur le RNB» du tableau «Récapitulation du financement du budget général par type de ressources propres et par État membre» joint au dernier budget général adopté par l'Union. La contribution de chaque État membre auprès duquel une contribution est demandée est proportionnelle à la part du revenu national brut (RNB) de cet État membre dans le total des RNB des États membres auprès desquels une contribution est demandée.
Article 25
Calendrier du paiement des contributions
1. Lorsque le Conseil a adopté un montant de référence pour une opération militaire de l'Union, les États membres contributeurs versent leur contribution à hauteur de 30 % du montant de référence, à moins que le Conseil ne décide d'un pourcentage différent. L'administrateur lance un appel aux contributions conformément aux besoins opérationnels pour l'opération, à hauteur du niveau convenu.
2. Le comité spécial, sur proposition de l'administrateur, peut décider que des contributions supplémentaires seront demandées dès avant l'arrêt d'un budget rectificatif pour l'opération. Le comité spécial peut décider de soumettre la question aux instances préparatoires compétentes du Conseil.
3. Lorsqu'un budget rectificatif a été adopté pour une opération donnée, les États membres versent le solde des contributions dues au titre de cette opération en application de l'article 24. Toutefois, lorsqu'il est prévu que l'opération dure plus de six mois dans un exercice, le solde des contributions est payé en deux tranches. En pareil cas, la première tranche est versée dans les soixante jours suivant le lancement de l'opération; la deuxième tranche est versée pour une date limite fixée par le comité spécial statuant sur proposition de l'administrateur, en tenant compte des besoins opérationnels. Le comité spécial peut déroger aux dispositions du présent paragraphe.
4. L'administrateur adresse par lettre les appels de contributions correspondants aux administrations nationales dont les coordonnées lui ont été communiquées lorsque:
a)
un projet de budget pour un exercice est approuvé par le comité spécial conformément à l'article 19. Le premier appel aux contributions couvre les besoins opérationnels pour huit mois. Le deuxième appel aux contributions couvre le solde des contributions, en prenant en considération le solde de l'exécution budgétaire de l'exercice précédent si le comité spécial décide d'inclure ce solde dans le budget en cours après réception de l'opinion d'audit;
b)
un montant de référence est adopté conformément à l'article 25, paragraphe 1; ou
c)
un budget rectificatif est approuvé conformément à l'article 20.
5. Sans préjudice des autres dispositions de la présente décision, les contributions sont payées dans les trente jours suivant l'envoi de l'appel correspondant, à l'exception du premier appel de contributions dans le cadre du budget d'un nouvel exercice pour lequel le délai de paiement est de quarante jours après l'envoi de l'appel de contributions pertinent.
6. Après la présentation du projet de budget agrégé au comité spécial, pour les États membres dont les procédures budgétaires et financières ne permettent pas le paiement de leur contribution dans les délais fixés, l'administrateur peut adresser à l'État concerné un appel anticipé de contributions avant la fin de l'exercice en cours comme avance sur l'appel de contributions au titre du budget de l'exercice suivant.
7. Les frais bancaires afférents au paiement des contributions sont à la charge des États contributeurs, chacun pour ce qui le concerne.
8. L'administrateur accuse réception des contributions.
Article 26
Préfinancement
1. En cas d'opération militaire de réaction rapide de l'Union, des contributions sont dues par les États membres contributeurs à hauteur du montant de référence. Sans préjudice de l'article 25, paragraphe 3, les paiements sont effectués comme indiqué ci-dessous.
2. Aux fins du préfinancement des opérations militaires de réaction rapide de l'Union, les États membres participants:
a)
versent une contribution anticipée à Athena; ou
b)
lorsque le Conseil décide de mener une opération militaire de réaction rapide de l'Union au financement de laquelle ils contribuent, versent leur contribution aux coûts communs de cette opération dans les cinq jours suivant l'envoi de l'appel correspondant à hauteur du montant de référence, à moins que le Conseil n'en décide autrement.
3. Pour les fins visées au paragraphe 2, le comité spécial, composé d'un représentant de chacun des États membres contribuant par anticipation, inscrit les crédits provisionnels dans le budget sous un titre spécifique. Ces crédits provisionnels sont couverts par les contributions dues par les États membres contribuant par anticipation dans les quatre-vingt-dix jours suivant l'envoi de l'appel correspondant.
4. Tous les crédits provisionnels visés au paragraphe 3 qui sont affectés à une opération sont reconstitués dans les quatre-vingt-dix jours suivant l'envoi de l'appel.
5. Sans préjudice du paragraphe 1, tout État membre contribuant par anticipation peut, dans des circonstances spécifiques, autoriser l'administrateur à utiliser sa contribution anticipée pour couvrir sa contribution à une opération, autre qu'une opération de réaction rapide, à laquelle il participe. La contribution anticipée est reconstituée par l'État membre concerné dans les quatre-vingt-dix jours suivant l'envoi de l'appel.
6. Lorsque des fonds sont requis pour une opération autre qu'une opération de réaction rapide, avant que des contributions suffisantes à cette opération n'aient été reçues:
a)
les contributions payées par anticipation par les États membres qui contribuent au financement de l'opération peuvent, après approbation par les États membres contribuant par anticipation, être utilisées jusqu'à concurrence de 75 % de leur montant pour couvrir les contributions dues pour cette opération. Les contributions payées par anticipation sont reconstituées par les États membres contribuant par anticipation dans les quatre-vingt-dix jours suivant l'envoi de l'appel;
b)
dans le cas visé au point a) du présent paragraphe, les contributions dues pour l'opération au titre de l'article 25, paragraphe 1, par les États membres qui n'ont pas contribué par anticipation sont payées, après approbation par les États membres concernés, dans les cinq jours suivant l'envoi de l'appel correspondant par l'administrateur.
7. Le commandant d'opération peut engager et payer les montants mis à sa disposition, y compris au titre de l'article 34, paragraphe 3.
8. Tout État membre peut revenir sur son choix en en informant l'administrateur au moins trois mois à l'avance.
9. Les intérêts produits par les préfinancements sont affectés annuellement aux États membres contribuant par anticipation et ajoutés à leurs crédits provisionnels. Les montants concernés sont notifiés aux États membres concernés dans le cadre du processus annuel d'approbation du budget.
Article 27
Remboursement des préfinancements
1. Un État membre, un État tiers ou, le cas échéant, une organisation internationale qui a été autorisé par le Conseil à préfinancer une part des coûts communs d'une opération peut en obtenir le remboursement auprès d'Athena, sur demande accompagnée des justificatifs nécessaires et adressée à l'administrateur au plus tard deux mois après la date d'achèvement de l'opération concernée.
2. Aucune demande de remboursement ne peut être honorée si elle n'a pas été approuvée par le commandant d'opération, s'il est encore en fonctions, et l'administrateur.
3. Si une demande de remboursement présentée par un État contributeur est approuvée, elle peut être déduite du prochain appel de contributions adressé à cet État par l'administrateur.
4. Si aucun appel de contributions n'est prévu lorsque la demande est approuvée, ou si la demande de remboursement approuvée devait excéder la contribution prévue, l'administrateur procède au paiement du montant à rembourser dans un délai de trente jours, compte tenu de la trésorerie d'Athena et des nécessités du financement des coûts communs de l'opération concernée.
5. Le remboursement est dû conformément à la présente décision, même lorsque l'opération est annulée.
6. Le remboursement inclut les intérêts produits par le montant mis à disposition au moyen d'un préfinancement.
Article 28
Gestion par Athena des dépenses non incluses dans les coûts communs
1. Le comité spécial, sur proposition de l'administrateur avec le concours du commandant d'opération, ou d'un État membre, peut décider que la gestion administrative de certaines dépenses relatives à une opération (ci-après dénommées «coûts pris en charge par les États participants»), tout en restant à la charge des États membres chacun pour ce qui le concerne, est confiée à Athena.
2. Le comité spécial, dans sa décision, peut autoriser le commandant d'opération à conclure au nom des États membres participant à une opération et, le cas échéant, au nom de parties tierces, des contrats pour l'acquisition des services et fournitures à financer au titre de coûts pris en charge par les États participants.
3. Le comité spécial définit dans sa décision les modalités pour le préfinancement des coûts pris en charge par les États participants.
4. Athena tient la comptabilité des coûts pris en charge par les États participants dont la gestion lui est confiée et encourus par chaque État membre ainsi que, le cas échéant, par des parties tierces. Tous les mois, il envoie à chaque État membre et, le cas échéant, à chaque partie tierce, un relevé des dépenses à sa charge, encourues par lui ou par son personnel au cours du mois précédent, et appelle les fonds nécessaires pour régler ces dépenses. Les États membres et, le cas échéant, les parties tierces, versent les fonds appelés à Athena dans les trente jours suivant l'envoi de l'appel de fonds.
Article 29
Gestion par Athena des préfinancements et des dépenses non incluses dans les coûts communs afin de faciliter le déploiement initial des forces d'une opération
Si des circonstances opérationnelles particulières l'exigent, le comité spécial, sur proposition de l'administrateur avec le concours du commandant d'opération, ou d'un État membre, peut décider que le préfinancement et la gestion administrative de certaines dépenses relatives à une opération, tout en restant à la charge des États membres chacun pour ce qui le concerne, sont confiés à Athena afin de faciliter le déploiement initial des forces dans le cadre d'une opération, avant que les États membres participants ne soient confirmés. La gestion de ces coûts est assurée dans les limites des ressources et des moyens existants, et la mise de fonds initiale est plafonnée à 20 % du montant de référence. Dans ce cas, le comité spécial précise dans sa décision les modalités de préfinancement et de remboursement des montants préfinancés par les futurs États membres participants et les parties tierces.
Article 30
Gestion par Athena des contributions financières de parties tierces
1. Conformément aux dispositions correspondantes du cadre juridique de l'opération et à la suite d'une décision du COPS acceptant la mise en œuvre ou la gestion d'un projet par l'opération ou une contribution financière d'une partie tierce ou d'un État membre aux dépenses découlant de l'opération, le comité spécial peut autoriser que la gestion administrative du financement de ce projet ou de cette contribution financière est confiée à Athena, dans les limites des ressources et des moyens existants. Il peut notamment s'agir de projets financés par l'Union.
2. Les coûts relatifs à la gestion de la contribution devraient être couverts par la contribution proprement dite. Le comité spécial peut décider au cas par cas que certains coûts associés à la contribution et relatifs à la phase active de l'opération sont éligibles comme coûts communs.
3. Aux fins de la gestion d'une contribution par une partie tierce, l'Union ou un État membre, l'administrateur négocie et signe, avec l'approbation du comité spécial, des arrangements administratifs ad hoc avec cette partie tierce, l'Union ou l'État membre, définissant l'objet, les coûts que la contribution doit couvrir et les modalités de gestion de la contribution, notamment l'obligation du commandant d'opération de rendre compte au comité spécial. L'administrateur veille à ce que la gestion de la contribution respecte les arrangements ad hoc et fournit au contributeur concerné, directement ou par l'intermédiaire du commandant d'opération, toutes les informations pertinentes relatives à la gestion de la contribution.
Article 31
Intérêts de retard
1. Si un État n'a pas satisfait à ses obligations financières, les règles de l'Union sur les intérêts de retard fixées à l'article 78 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil (4) ou de tout autre règlement susceptible de le remplacer en ce qui concerne le versement des participations au budget de l'Union lui sont applicables par analogie.
2. Lorsque le paiement est effectué avec au plus vingt jours de retard, aucun intérêt n'est perçu. Lorsque le paiement est effectué avec plus de vingt jours de retard, des intérêts sont perçus pour la totalité de la période de retard.
CHAPITRE 8
EXÉCUTION DES DÉPENSES
Article 32
Principes
1. Les crédits d'Athena sont utilisés conformément aux principes de bonne gestion financière, à savoir l'économie, l'efficience et l'efficacité.
2. Des ordonnateurs sont chargés d'exécuter les recettes et les dépenses d'Athena conformément aux principes de bonne gestion financière et afin d'en assurer la légalité et la régularité. Pour exécuter des dépenses, les ordonnateurs procèdent à des engagements budgétaires et des engagements juridiques, à la liquidation des dépenses et à l'ordonnancement des paiements ainsi qu'aux actes préalables nécessaires à cette exécution des crédits. Un ordonnateur peut déléguer ses fonctions par une décision qui détermine:
a)
les délégataires de niveau approprié;
b)
l'étendue des pouvoirs conférés;
c)
la possibilité pour les bénéficiaires de subdéléguer leurs pouvoirs.
3. L'exécution des crédits est assurée selon le principe de la séparation de l'ordonnateur et du comptable. Les fonctions d'ordonnateur et de comptable sont incompatibles entre elles. Tout paiement effectué à l'aide des fonds gérés par Athena requiert la signature conjointe d'un ordonnateur et d'un comptable.
4. Sans préjudice de la présente décision, lorsque l'exécution des dépenses communes est confiée à un État membre, à une institution de l'Union ou, le cas échéant, à une organisation internationale, cet État, cette institution ou cette organisation observe les règles qui sont applicables à l'exécution de ses propres dépenses. Lorsque l'administrateur exécute directement des dépenses, il respecte les règles applicables à l'exécution de la section «Conseil» du budget général de l'Union.
5. L'administrateur peut toutefois transmettre à la présidence des éléments en vue de proposer au Conseil ou au comité spécial des règles pour l'exécution des dépenses communes.
6. Le comité spécial peut approuver des règles pour l'exécution des dépenses communes qui dérogent au paragraphe 4.
Article 33
Coûts communs afférents à la préparation ou à la suite des opérations, ou qui ne sont pas directement liés à une opération spécifique
L'administrateur exerce les fonctions d'ordonnateur des dépenses couvrant les coûts communs afférents à la préparation ou à la suite des opérations, ainsi que les coûts qui ne peuvent être directement liés à une opération spécifique.
Article 34
Coûts communs opérationnels
1. Le commandant d'opération exerce les fonctions d'ordonnateur des dépenses couvrant les coûts communs opérationnels de l'opération qu'il commande. Toutefois, l'administrateur exerce les fonctions d'ordonnateur des dépenses couvrant les coûts communs opérationnels exposées pendant la phase préparatoire d'une opération donnée et qui sont exécutées directement par Athena ou liées à l'opération après l'achèvement de sa phase active.
2. Les sommes nécessaires à l'exécution des dépenses d'une opération sont transférées par l'administrateur, à partir du compte bancaire d'Athena, au commandant d'opération, à sa demande, sur le compte bancaire ouvert au nom d'Athena dont les coordonnées ont été communiquées par le commandant d'opération.
3. Par dérogation à l'article 18, paragraphe 5, l'adoption d'un montant de référence ouvre pour l'administrateur et le commandant d'opération, chacun dans son domaine de compétence, le droit d'engager et de payer des dépenses pour l'opération concernée à hauteur du pourcentage du montant de référence adopté conformément à l'article 25, paragraphe 1, à moins que le Conseil ne convienne d'un niveau plus élevé pour les engagements.
Le comité spécial, sur proposition de l'administrateur ou du commandant d'opération et tenant compte de la nécessité et de l'urgence de l'opération, peut décider que des dépenses supplémentaires pourront être engagées et, le cas échéant, payées. Le comité spécial peut décider de soumettre la question aux instances préparatoires compétentes du Conseil par l'intermédiaire de la présidence, à moins que les circonstances de l'opération n'en décident autrement. Cette dérogation n'est pas appliquée à partir de la date à laquelle un budget a été adopté pour l'opération concernée.
4. Durant la période antérieure à l'adoption du budget d'une opération, l'administrateur et le commandant d'opération ou son représentant rendent compte au comité spécial chaque mois, chacun pour ce qui le concerne, des dépenses éligibles comme coûts communs pour cette opération. Le comité spécial, sur proposition de l'administrateur, du commandant d'opération ou d'un État membre, peut émettre des directives sur l'exécution des dépenses durant cette période.
5. Par dérogation à l'article 18, paragraphe 5, en cas de péril imminent pour la vie du personnel engagé dans une opération militaire de l'Union, le commandant de cette opération peut exécuter les dépenses nécessaires à la préservation de la vie de ce personnel au-delà des crédits inscrits au budget. Il en informe l'administrateur et le comité spécial aussitôt que possible. Dans ce cas, l'administrateur propose, en liaison avec le commandant d'opération, les virements nécessaires pour financer ces dépenses imprévues. S'il n'est pas possible d'assurer un financement suffisant de ces dépenses par virement, l'administrateur propose un budget rectificatif.
CHAPITRE 9
DESTINATION FINALE DES ÉQUIPEMENTS ET INFRASTRUCTURES FINANCÉS EN COMMUN
Article 35
Équipements et infrastructures
1. Pour toutes les opérations, un taux d'amortissement des équipements et autres actifs est proposé par l'administrateur au comité spécial. Si les circonstances opérationnelles l'exigent et après approbation par le comité spécial, le commandant d'opération peut appliquer un taux d'amortissement différent.
2. En vue de la liquidation de l'opération qu'il a commandée, le commandant d'opération propose au comité spécial une destination finale aux équipements et infrastructures financés en commun pour cette opération.
3. L'administrateur gère les équipements et les infrastructures qui subsistent après l'achèvement de la phase active de l'opération en vue de leur trouver, si nécessaire, une destination finale.
4. La destination finale des équipements et infrastructures financés en commun est approuvée par le comité spécial, en tenant compte des besoins opérationnels et de critères financiers. Par destination finale, on peut entendre:
a)
pour ce qui concerne les infrastructures, leur vente ou leur cession par l'intermédiaire d'Athena au pays hôte, à un État membre ou à une partie tierce;
b)
pour ce qui concerne les équipements, soit leur vente par l'intermédiaire d'Athena à un État membre, au pays hôte ou à une partie tierce, soit leur stockage et leur entretien par Athena, un État membre ou une partie tierce, en vue de leur utilisation dans le cadre d'une opération ultérieure.
5. Lorsqu'il est procédé à leur vente, les équipements et infrastructures sont vendus pour leur valeur vénale ou, lorsque leur valeur vénale ne peut être déterminée, à un prix équitable et raisonnable en tenant compte des conditions locales spécifiques.
6. La vente ou la cession au pays hôte ou à une partie tierce est réalisée en conformité avec les règles de sécurité pertinentes en vigueur.
7. Lorsqu'il est décidé qu'Athena conserve des équipements financés en commun aux fins d'une opération, les États membres contributeurs peuvent demander une compensation financière aux autres États membres participants. Le comité spécial, dans sa composition réunissant les représentants de tous les États membres participants, prend les décisions appropriées sur proposition de l'administrateur.
CHAPITRE 10
COMPTABILITÉ ET INVENTAIRE
Article 36
Comptabilité des coûts communs opérationnels
Le commandant d'opération tient une comptabilité des virements qu'il reçoit d'Athena, des dépenses qu'il engage, des paiements qu'il effectue et des recettes qu'il perçoit, il fait également l'inventaire des biens meubles financés par le budget d'Athena et utilisés pour l'opération qu'il commande.
Article 37
Comptabilité consolidée
1. Le comptable tient la comptabilité des contributions demandées et des virements effectués. En outre, il établit la comptabilité des coûts communs afférents à la préparation ou à la suite des opérations, ainsi que des dépenses opérationnelles et des recettes exécutées sous la responsabilité directe de l'administrateur.
2. Le comptable établit la comptabilité consolidée des recettes et des dépenses d'Athena. Chaque commandant d'opération lui transmet à cet effet la comptabilité des dépenses qu'il a engagées, des paiements qu'il a effectués et des recettes qu'il a perçues.
CHAPITRE 11
VÉRIFICATION ET REDDITION DES COMPTES
Article 38
Information périodique du comité spécial
Tous les trois mois, l'administrateur présente au comité spécial un état de l'exécution des recettes et des dépenses depuis le début de l'exercice. À cet effet, chaque commandant d'opération fournit à l'administrateur un état des dépenses relatives aux coûts communs opérationnels de l'opération qu'il commande.
Article 39
Conditions d'exercice des contrôles
1. Les personnes chargées de vérifier les recettes et les dépenses d'Athena ont reçu, préalablement à l'exécution de leur mission, l'habilitation à accéder aux informations classifiées jusqu'au niveau «SECRET UE/EU SECRET» au moins détenues par le Conseil, ou une habilitation équivalente de la part d'un État membre ou de l'OTAN, selon le cas considéré. Ces personnes veillent au respect de la confidentialité des informations et à la protection des données dont elles prennent connaissance au cours de leur mission de vérification conformément aux règles applicables à ces informations et données.
2. Les personnes chargées de vérifier les recettes et les dépenses d'Athena ont accès sans délai et sans préavis aux documents et au contenu de tout support d'information relatifs à ces recettes et dépenses, ainsi qu'aux locaux où ces documents et supports sont détenus. Elles peuvent en prendre copie. Les personnes participant à l'exécution des recettes et des dépenses d'Athena prêtent à l'administrateur et aux personnes chargées de vérifier ces recettes et dépenses le concours nécessaire à l'accomplissement de leur mission.
Article 40
Vérification externe des comptes
1. Lorsque l'exécution des dépenses d'Athena a été confiée à un État membre, une institution de l'Union ou une organisation internationale, cet État, cette institution ou cette organisation observe les règles qui sont applicables à la vérification de ses propres dépenses.
2. Toutefois, l'administrateur ou les personnes qu'il désigne peuvent à tout moment procéder à une vérification des coûts communs d'Athena afférents à la préparation ou à la suite des opérations ou des coûts communs opérationnels d'une opération. En outre, le comité spécial, sur proposition de l'administrateur ou d'un État membre, peut à tout moment désigner des vérificateurs externes, dont il détermine la mission et les conditions d'emploi.
3. En vue des vérifications externes, il est établi un collège de commissaires aux comptes composé de six membres. Le comité spécial désigne des membres pour une période de trois ans, renouvelable une seule fois, parmi les candidats proposés par les États membres. Le comité spécial peut proroger le mandat d'un membre de six mois au maximum.
Les candidats doivent être membres de l'institution de contrôle nationale suprême d'un État membre, ou être recommandés par cette institution, et offrir des garanties suffisantes de sécurité et d'indépendance. Ils doivent être disponibles pour exercer des missions pour le compte d'Athena en tant que de besoin. Dans l'exercice de leurs missions:
a)
les membres du collège de commissaires aux comptes restent rémunérés par leur institution de contrôle d'origine, Athena assurant la prise en charge de leurs frais de mission conformément aux règles applicables aux fonctionnaires de l'Union de grade équivalent;
b)
les membres ne peuvent solliciter et recevoir d'instructions que du comité spécial; dans le cadre de son mandat de vérification, le collège de commissaires aux comptes et ses membres jouissent d'une indépendance totale et sont les seuls responsables de la vérification externe;
c)
les membres ne rendent compte de leur mission qu'au comité spécial;
d)
les membres vérifient en cours d'exercice ainsi qu'a posteriori, par des contrôles sur place et des contrôles de pièces justificatives, que l'exécution des dépenses financées ou préfinancées par Athena est effectuée conformément à la législation applicable et aux principes de bonne gestion financière, à savoir l'économie, l'efficacité et l'efficience, et que les contrôles internes sont adéquats.
Chaque année, le collège de commissaires aux comptes choisit son président parmi ses membres ou proroge le mandat du président. Il adopte les règles applicables aux vérifications effectuées par ses membres en conformité avec les normes internationales les plus élevées. Le collège de commissaires approuve les rapports de vérification établis par ses membres avant leur transmission à l'administrateur et au comité spécial.
4. Le comité spécial peut décider au cas par cas et en se fondant sur des motifs spécifiques de faire appel à des instances extérieures.
5. Le coût des vérifications réalisées par des vérificateurs agissant au nom d'Athena est considéré comme un coût commun à la charge d'Athena.
Article 41
Vérification interne des comptes
1. Sur proposition de l'administrateur et après avoir informé le comité spécial, le secrétaire général du Conseil nomme un auditeur interne d'Athena et au moins un auditeur interne adjoint pour une durée de quatre ans, renouvelable pour une durée totale ne pouvant excéder huit ans; les auditeurs internes doivent posséder les qualifications professionnelles nécessaires et offrir des garanties suffisantes de sécurité et d'indépendance. L'auditeur interne ne peut être ni ordonnateur ni comptable; il ne peut pas participer à la préparation des états financiers.
2. L'auditeur interne fait rapport à l'administrateur sur la maîtrise des risques en formulant des avis indépendants portant sur la qualité des systèmes de gestion et de contrôle et en émettant des recommandations pour améliorer le contrôle interne dans les opérations et promouvoir la bonne gestion financière. Il est chargé notamment d'apprécier l'adéquation et l'efficacité des systèmes de gestion internes ainsi que la performance des services dans la réalisation des politiques et des objectifs au regard des risques qui y sont associés.
3. L'auditeur interne exerce ses fonctions sur l'ensemble des services participant à l'encaissement des recettes d'Athena ou à l'exécution des dépenses financées par le biais d'Athena.
4. Selon les besoins, l'auditeur interne effectue un ou plusieurs audits au cours de l'exercice. Il fait rapport à l'administrateur et informe le commandant d'opération de ses conclusions et recommandations. Le commandant d'opération et l'administrateur assurent le suivi des recommandations issues des audits.
5. L'administrateur présente chaque année au comité spécial des travaux d'audit interne un rapport indiquant le nombre et le type d'audits internes effectués, les constatations relevées, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations.
6. En outre, chaque commandant d'opération assure à l'auditeur interne plein accès à l'opération qu'il commande. L'auditeur interne vérifie le bon fonctionnement des systèmes et des procédures financiers et budgétaires, et assure le fonctionnement de systèmes de contrôle interne robustes et efficaces.
7. Les travaux et rapports de l'auditeur interne sont mis à la disposition du Collège des commissaires aux comptes avec tous les justificatifs y afférents.
Article 42
Reddition et clôture annuelles des comptes
1. Chaque commandant d'opération fournit au comptable d'Athena avant le 31 mars suivant la clôture de l'exercice ou dans les quatre mois suivant la fin de l'opération qu'il commande, la date la plus rapprochée étant retenue, les informations nécessaires pour établir les comptes annuels des coûts communs, les comptes annuels des dépenses au titre de l'article 28 et le rapport d'activité annuel.
2. L'administrateur, avec le concours du comptable et de chaque commandant d'opération, établit et soumet au comité spécial et au collège de commissaires aux comptes, avant le 15 mai suivant la clôture de l'exercice, les états financiers et le rapport d'activité annuel.
3. Le comité spécial reçoit, dans les huit semaines suivant la transmission des états financiers, une opinion d'audit adressée par le collège de commissaires aux comptes et les états financiers audités d'Athena adressés par l'administrateur, avec le concours du comptable et de chaque commandant d'opération.
4. Le comité spécial reçoit, avant le 30 septembre suivant la clôture de l'exercice, le rapport de vérification du collège des commissaires aux comptes et examine ledit rapport, l'opinion d'audit ainsi que les états financiers en vue de donner décharge à l'administrateur, au comptable et à chaque commandant d'opération.
5. En conformité avec le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 ou tout autre règlement susceptible de le remplacer, l'ensemble des comptes, des inventaires et des documents connexes sont conservés, chacun à leur niveau, par le comptable, chaque commandant d'opération et, le cas échéant, par l'administrateur, pendant une durée de cinq ans à compter de la date à laquelle la décharge correspondante a été donnée. Lorsqu'il est mis fin à une opération, le commandant d'opération veille à ce que l'ensemble des comptes et des inventaires soient transmis au comptable.
6. Le comité spécial décide d'inscrire le solde d'exécution d'un exercice dont les comptes ont été approuvés au budget de l'exercice suivant, en recettes ou en dépenses selon le cas, par voie de budget rectificatif. Le comité spécial peut toutefois décider d'inscrire le solde d'exécution du budget susvisé après avoir reçu l'opinion d'audit adressée par le collège de commissaires aux comptes.
7. La composante du solde d'exécution d'un exercice qui provient de l'exécution de crédits destinés à couvrir des coûts communs afférents à la préparation ou à la suite des opérations s'impute sur les prochaines contributions des États membres participants.
8. La composante du solde d'exécution qui provient de l'exécution des crédits destinés à couvrir des coûts communs opérationnels d'une opération donnée s'impute sur les prochaines contributions des États membres qui ont participé à cette opération.
9. Si le remboursement ne peut être déduit des contributions dues à Athena, le solde d'exécution est remboursé aux États membres concernés, selon la clé RNB de l'année de remboursement.
10. Chaque État membre participant à une opération peut fournir pour le 31 mars de chaque année à l'administrateur, par l'intermédiaire du commandant d'opération, s'il y a lieu, des informations sur les surcoûts qu'il a exposés pour l'opération au cours de l'exercice précédent. Ces informations sont ventilées de manière à indiquer les principales dépenses. L'administrateur rassemble ces informations afin de donner au comité spécial un aperçu des surcoûts de l'opération.
Article 43
Clôture des comptes d'une opération
1. Lorsqu'une opération est achevée, le comité spécial peut décider, sur proposition de l'administrateur ou d'un État membre, que l'administrateur, avec le concours du comptable et du commandant d'opération, soumettra au comité spécial les états financiers de cette opération au moins jusqu'à sa date d'achèvement et, si possible, jusqu'à sa date de liquidation. Le délai imparti à l'administrateur ne peut être inférieur à quatre mois à compter de la date d'achèvement de l'opération.
2. Si les états financiers ne peuvent, dans le délai imparti, inclure les recettes et les dépenses liées à la liquidation de cette opération, celles-ci figurent dans les états financiers d'Athena et sont examinées par le comité spécial dans le cadre de la procédure prévue à l'article 42.
3. Le comité spécial approuve, sur la base d'un avis du collège de commissaires aux comptes, les états financiers de l'opération qui lui sont soumis. Il donne décharge à l'administrateur, au comptable et à chaque commandant d'opération pour l'opération considérée.
4. Si le remboursement ne peut être déduit des contributions dues à Athena, le solde d'exécution est remboursé aux États membres concernés, selon la clé RNB de l'année de remboursement.
CHAPITRE 12
DISPOSITIONS DIVERSES
Article 44
Responsabilité
1. Les conditions de la mise en cause de la responsabilité disciplinaire ou pénale du commandant d'opération, de l'administrateur et d'autres membres du personnel mis à disposition notamment par les institutions de l'Union ou les États membres en cas de faute ou de négligence dans l'exécution du budget sont régies par le statut ou le régime qui leur sont respectivement applicables. En outre, Athena peut, de sa propre initiative ou à la demande d'un État contributeur ou d'une partie tierce, engager une action civile à l'encontre des membres du personnel susmentionné.
2. En aucun cas, la responsabilité de l'Union ou du secrétaire général du Conseil ne peut être engagée par un État contributeur du fait de l'exercice de leurs fonctions par l'administrateur, le comptable ou le personnel qui leur est adjoint.
3. La responsabilité contractuelle susceptible de naître à l'occasion de contrats conclus dans le cadre de l'exécution du budget est couverte, par l'intermédiaire d'Athena, par les États contributeurs ou les parties tierces. Elle est régie par le droit applicable aux contrats en question.
4. En matière de responsabilité non contractuelle, tout dommage causé par les quartiers généraux des opérations, les quartiers généraux de la force et les quartiers généraux de composantes figurant à la structure de crise dont la composition est approuvée par le commandant d'opération, ou par le personnel qui y est affecté, dans l'exercice de ses fonctions, est couvert, par l'intermédiaire d'Athena, par les États contributeurs ou les parties tierces, conformément aux principes généraux communs aux droits des États membres et au statut des forces en vigueur sur le théâtre des opérations.
5. En aucun cas, la responsabilité de l'Union ou des États membres ne peut être engagée par un État contributeur en ce qui concerne des contrats conclus dans le cadre de l'exécution du budget ou des dommages causés par les unités et services figurant à la structure de crise dont la composition est approuvée par le commandant d'opération, ou par le personnel qui y est affecté, dans l'exercice de ses fonctions.
Article 45
Sécurité
La décision 2013/488/UE du Conseil (5) ou toute autre décision du Conseil susceptible de la remplacer est applicable à l'égard des informations classifiées relatives aux travaux d'Athena.
Article 46
Protection des données à caractère personnel
Athena assure la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de leurs données à caractère personnel conformément aux principes et procédures énoncés dans le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (6). Le comité spécial adopte, sur proposition de l'administrateur, les dispositions d'application nécessaires à cet effet
Article 47
Réexamen et révision
Tout ou partie de la présente décision, y compris ses annexes, est réexaminée, si nécessaire, sur demande d'un État membre ou à l'issue de chaque opération. Elle est révisée au moins tous les trois ans. Lors du réexamen ou de la révision, il peut être fait appel à tous les experts utiles aux travaux, et notamment aux organes de gestion d'Athena.
Article 48
Abrogation
La décision 2011/871/PESC est abrogée.
Article 49
Entrée en vigueur
La présente décision entre en vigueur à la date de son adoption.
Fait à Bruxelles, le 27 mars 2015.