РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 13 ноември 2014 година
относно Системата за ранно предупреждение, която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и от изпълнителните агенции
(2014/792/EC)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 56, параграф 1 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 215/2008 на Съвета от 18 февруари 2008 г. относно Финансовия регламент, приложим за 10-ия Европейски фонд за развитие (2), и по-специално член 17 от него,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (3), и по-специално член 7, параграф 6 и член 11 от него,
като има предвид, че:
(1)
Комисията, която отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз и на всички други средства, управлявани от Съюза, при надлежно спазване на принципа на добро финансово управление, посочен в членове 30-33 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, има задължение да се бори с измамите и всички други незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза. За да се гарантира, че разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции са информирани в пълна степен за заплахите за финансовите интереси на Съюза, е необходимо да бъдат определени вътрешни правила в допълнение към Решение C(2014) 2784 на Комисията (4).
(2)
С цел борба с измамите и защита на финансовите интереси на Съюза Комисията използва централната база данни за отстраняванията (ЦБДО), посочена в член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 на Комисията от 17 декември 2008 г. относно централната база данни за отстраняванията (5), и Системата за ранно предупреждение (СРП), посочена в Решение 2008/969/ЕО, Евратом от 16 декември 2008 г. относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции (6). В очакване на приемането от законодателния орган на предложението относно изменението на Финансовия регламент (7) е необходимо да се гарантира, че СРП продължава да бъде ефективна.
(3)
През преходния период целта на СРП следва да се запази по същество. Системата следва да обезпечи в рамките на Комисията и на нейните изпълнителни агенции разпространението на информация с ограничен достъп посредством регистриране на предупреждения в СРП във връзка с лицата, които могат да представляват заплаха за финансовите интереси и репутацията на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза.
(4)
Като се има предвид, че директорите на изпълнителните агенции имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(5)
Като се има предвид, че ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(6)
По силата на член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета и Регламент (Евратом) № 1074/1999 на Съвета Европейската служба за борба с измамите (OLAF) има задължението да предоставя незабавно на съответните служби на Комисията информация за текущи разследвания, когато те показват, че може да е целесъобразно да бъдат предприети предпазни административни мерки за защита на финансовите интереси на Съюза. По силата на член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 тя има също задължението след приключването на разследване да изготви доклад и да отправи препоръки, в които се посочват, когато това е уместно, всички действия, които трябва да бъдат предприети, и по-специално действията, които трябва да предприемат институциите. За да може отговорният разпоредител с бюджетни кредити да поиска предупреждение, е необходимо да се определи каква информация OLAF трябва да предоставя на Комисията.
(7)
OLAF следва да разполага с достъп до СРП за осъществяването на регулаторните си задачи по разследване и за провеждането на разузнавателните си дейности и на дейностите си по предотвратяване на измами, упражнявани съгласно Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
(8)
Поради съображения за опростяване функционирането на СРП следва да бъде опростено, броят на категориите предупреждения следва да бъде намален, техният обхват следва да бъде разяснен и наименованието на предупрежденията следва да се разбира от само себе си.
(9)
Предупрежденията за проверка, основани на предоставената от OLAF информация, следва да бъдат предлагани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити след консултации с Генерална дирекция „Бюджет“ и с Правната служба в тясно сътрудничество с OLAF.
(10)
Предупрежденията за отстраняване следва да бъдат предлагани на Комисията от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и следва да бъдат оценявани централизирано от Генерална дирекция „Бюджет“ и от Правната служба, когато това е целесъобразно. Когато тези предупреждения за отстраняване са предложени въз основа на информация, предоставена от OLAF, те следва да бъдат оценявани в тясно сътрудничество с OLAF. Същата процедура следва да се прилага, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно върху правата на засегнатото лице.
(11)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да взема решения за последиците, необходими, за да бъдат защитени финансовите интереси на Съюза, в тясно сътрудничество с OLAF и следва да уведомява OLAF за тези решения.
(12)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да отговаря за отправянето на искания за въвеждане, промяна, заличаване или подновяване на предупреждения. За да се запази подходяща степен на контрол, такива искания следва да бъдат отправяни на йерархичното равнище, посочено в Решение C(2014) 2784 на Комисията.
(13)
Счетоводителят следва да осигури подходящи технически мерки за ефективно прилагане на СРП чрез централната счетоводна система на Комисията.
(14)
Подробна информация за нарежданията за събиране на вземания и за запорите ще бъде предоставяна на всички служби на Комисията и на изпълнителните агенции чрез централната счетоводна система на Комисията. Предупрежденията W3a (запор) и W4 (нареждане за събиране на вземания), предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом, следва да бъдат спрени от употреба. Тази информация сама по себе си не оправдава винаги използването на предупреждение. Тя налага извършването на анализ на всички специфични обстоятелства, свързани със случая, от страна на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се реши дали е необходимо предупреждение.
(15)
В Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (8) се предвижда, че при обработката на лични данни от Комисията трябва да се спазват законовите изисквания за обработка и изискванията, свързани с предаването на данни, определени в същия регламент, както и че тази обработка подлежи на предварителна проверка от Европейския надзорен орган по защита на данните след уведомление от длъжностното лице за защита на данните от Комисията.
(16)
Разпоредбите за защита на данните следва да определят правата на лицата, чиито данни са въведени или могат да бъдат въведени в СРП.
(17)
За определени права за защита на данните се прилагат изключенията, посочени в член 20 от Регламент (ЕО) № 45/2001, които трябва да бъдат анализирани за всеки отделен случай и прилагани временно. Службата, която отговаря за исканията за въвеждане, промяна, включително корекция, или заличаване на съответната информация, следва да вземе решение за прилагането на тези изключения.
(18)
На лицето, по отношение на което може да бъде въведено предупреждение за отстраняване, следва да бъде предоставена възможност да изрази своето становище в писмен вид, преди да бъде отправено искането за регистриране в СРП на предупреждението по отношение на това лице. Същата възможност следва да бъде предоставяна, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
(19)
По изключение тази възможност следва да бъде отложена с цел запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, ако са налице необорими законови основания.
(20)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага до 1 юли 2015 г., доколкото е необходимо да се гарантира спазването на регламентите на Съвета относно ограничителните мерки, взети на основание на член 215 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), докато системата за счетоводна отчетност на базата на текущо начисляване (ABAC) вземе предвид информацията, съдържаща се в съответната база данни на службата, която отговаря за инструментите в областта на външната политика. Това се извършва под формата на регистриране на предупреждение W5b, посочено в Решение 2008/969/ЕО, Евратом.
(21)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага по отношение на предупрежденията W3a и W4 до 1 юли 2015 г., които дотогава следва да бъдат приравнени към предупреждения за проверка за прилагането на раздел 4 от настоящото решение.
(22)
Изпълнението на настоящото решение налага извършването на редовна оценка на функционирането на СРП и на нейния ефективен принос за защитата на финансовите интереси на Съюза,
РЕШИ:
РАЗДЕЛ 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет, обхват и цел
1. С настоящото решение се създава Система за ранно предупреждение (СРП), която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, когато те изпълняват общия бюджет на Европейския съюз и всички други средства, управлявани от Съюза.
2. СРП подпомага защитата на финансовите интереси на Съюза и опазването на имиджа на Съюза, борбата с измамите и доброто финансово управление.
3. СРП има следните цели:
а)
да уведомява чрез регистриране на предупреждения отговорните разпоредители с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, че дадено лице може да представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза; и
б)
да позволи на отговорния разпоредител с бюджетни кредити да прави проверки или да предприема подходящи мерки, включително мерките, посочени в раздел 4, въз основа на предупреждения.
4. Информацията допринася да се гарантира следното:
а)
предотвратяването на рискове посредством проверка въз основа на ранна информация за лице, за което има съмнение или констатации, свързани с което и да е от следните действия:
-
съществена грешка или нередност;
-
нарушение при упражняване на професионалната дейност;
-
сериозно нарушение на договор; или
-
измама, корупция или всяка незаконна дейност в ущърб на финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (9);
б)
отстраняването на лице по силата на член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (Финансовия регламент).
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение се прилагат следните определения:
а)
„счетоводител“ означава счетоводителя на Комисията или подчинения служител, на когото счетоводителят е делегирал определени задачи съгласно член 69 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
„отговорен разпоредител с бюджетни кредити“ означава оправомощения разпоредител с бюджетни кредити на Комисията по смисъла на член 65 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, който в съответствие с вътрешните правила отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз (наричан по-нататък „бюджетът“), включително директорите на изпълнителните агенции, вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити по смисъла на член 65 от посочения регламент, изпълняващи функциите на директор, и ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от посочения регламент;
в)
„субект на данни“ означава физическо лице, чиято самоличност може да бъде установена, посочено в Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни;
г)
„констатации“ означава установени факти, открити по време на изпълнението на правно задължение или регистрирани в контекста на одитите или разследванията, проведени от Сметната палата, Европейската служба за борба с измамите (OLAF) и Службата за вътрешен одит (IAS), или всякакъв друг одит или проверка, извършени на отговорност на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
д)
„правно задължение“ означава задължение, поето от Комисията по силата на дялове V-VIII от част 1 и по силата на част 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
е)
„лице“ означава всяко физическо или юридическо лице или всяко сдружение, което няма правосубектност, изброени по-долу:
-
получател съгласно определението в член 2, буква и) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
кандидат или оферент;
-
заявител на безвъзмездни средства;
-
участник в конкурс с награди;
-
платен външен експерт съгласно член 204 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо друго юридическо лице съгласно член 106, параграф 1, букви б) и д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
ж)
„нарушение при упражняване на професионалната дейност“ означава нарушение на законови или подзаконови разпоредби или на етични стандарти на професията, която лицето практикува, както и всяко неправомерно поведение, което оказва влияние върху професионалното доверие в лицето;
з)
„подизпълнител“ означава икономически оператор, предложен от кандидат, оферент или изпълнител с цел да изпълни част от поръчка, като възлагащият орган не поема пряко правно задължение към него;
и)
„съществена грешка или нередност“ означава съществена грешка или нередност съгласно определението в член 166, параграф 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
й)
„лице за контакт за предупреждението“ означава лицето в отговорната за искането служба, което отговаря за досието, свързано с предупреждението, до заличаването на предупреждението.
Член 3
Функциониране на СРП
1. Счетоводителят осигурява подходящи технически мерки за ефективното функциониране на СРП и за нейното наблюдение.
Счетоводителят въвежда, променя, подновява или заличава предупреждения в СРП, поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. Счетоводителят приема мерки за изпълнение във връзка с техническите аспекти и определя свързаните с тези мерки процедури, включително в областта на сигурността.
Той уведомява службите на Комисията и изпълнителните агенции за тези мерки.
Член 4
Правомощия и процедура за отправяне на искане, за промяна, за подновяване или за заличаване на предупреждение
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити е единственият, който може да поиска регистриране, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искането за регистрация, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение до счетоводителя. За тази цел отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва формуляра в приложението към настоящото решение.
3. Посоченото в член 8 лице за контакт за предупреждението се уверява, че са изпълнени изискванията по членове 11 и 12, преди да изпрати искането на счетоводителя.
Член 5
Достъп до СРП
Службите на Комисията и изпълнителните агенции разполагат с пряк достъп до информацията, която се съдържа в СРП, посредством централната счетоводна система на Комисията.
Службите на Комисията или изпълнителните агенции, които отговарят за местна система, могат да използват тази централна счетоводна система за достъп до информацията, съхранявана в СРП, ако е гарантирана съвместимостта на данните между местната система и централната счетоводна система.
Член 6
Използване на СРП
Информацията, съхранявана в СРП, може да бъде използвана само с цел изпълнение на бюджета или на които и да е други средства, управлявани от Съюза. Това не засяга информацията, която се съдържа в централната база данни за отстраняванията (ЦБДО) по член 1, параграфи 2 и 3 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 (10).
OLAF може да използва информацията, която се съдържа в СРП и в ЦБДО, за своите разследвания по силата на Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от OLAF, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (Регламентът за OLAF), както и за дейности по предотвратяване на измами, включително за анализ на риска.
Член 7
Кога се прави справка в СРП
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали в СРП има предупреждение за дадено лице на следните етапи:
а)
преди да бъде поето индивидуално бюджетно задължение;
б)
преди да бъде поето глобално бюджетно задължение, ако лицето е известно на този етап;
в)
в случай на временни бюджетни задължения - преди поемането на правното задължение, пораждащо право на последващи плащания, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси;
г)
в случай на възлагане на обществени поръчки или процедури за отпускане на безвъзмездни средства, конкурси с награди и покани за изразяване на интерес - най-късно преди решението за възлагане, за отпускане или за присъждане;
д)
в случай на процедури за възлагане на обществени поръчки, ако възлагащият орган ограничава броя на кандидатите, поканени да представят оферта - преди да приключи подборът на кандидатите;
е)
преди всяко плащане, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси.
Член 8
Лице за контакт за предупреждението
Лицето за контакт за предупреждението:
а)
изготвя искането за регистриране на предупреждение;
б)
изпраща на счетоводителя искането и всяка друга информация, свързана с предупреждението;
в)
предоставя информацията, която позволява на другите отговорни разпоредители с бюджетни кредити да правят проверки или да вземат решение за последиците, посочени в раздел 4.
РАЗДЕЛ 2
ИНФОРМАЦИЯ, КОЯТО СЕ ВЪВЕЖДА В СРП
Член 9
Категории предупреждения
1. Предупрежденията в СРП се разделят на следните две категории:
а)
„предупреждения за проверка“, когато дадено лице е заподозряно или за него са направени констатации за измама, корупция или каквито и да е незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза и посочени в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за съществени грешки или нередност, за нарушение при упражняване на професионалната дейност или за сериозно нарушение на договор;
б)
„предупреждения за отстраняване“, когато дадено лице е отстранено в съответствие с основанията за отстраняване, предвидени в член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. По отношение на дадено лице могат да бъдат въведени различни предупреждения, регистрирани по различни причини.
Член 10
Информация, която се съдържа в предупрежденията в СРП
Предупрежденията в СРП съдържат следната информация:
а)
идентификацията на лицето;
б)
вида на предупреждението;
в)
срока на предупреждението;
г)
основанията, поради които лицето представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза;
д)
информацията във връзка със състезателната процедура;
е)
името на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
ж)
името на лицето за контакт за предупреждението по член 8 от настоящото решение.
Член 11
Предупреждения за проверка
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждение за проверка, когато е изпълнено някое от следните условия:
а)
OLAF е уведомила отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, когато разследванията ѝ показват, че може да е целесъобразно да се предприемат мерки за защита на финансовите интереси на Съюза;
б)
Европейската сметна палата е изпратила на Комисията информация или IAS е изпратила на отговорния разпоредител с бюджетни кредити информация, според която е налице измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, съществени грешки или нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице;
в)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити е извършил проверка, одит или контрол, които сочат наличие на измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, или съществени грешки, нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице, или е получил информация за такава проверка или такъв одит или контрол.
2. Срокът на предупреждението за проверка е максимум една година. Предупреждението за проверка се заличава, когато бъде поискано предупреждение за отстраняване или когато вече няма необходимост от извършването на проверка.
3. В края на срока по параграф 2 предупреждението за проверка се заличава автоматично.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждението за проверка да бъде подновено, когато OLAF го уведоми, че заключенията от разследванията по параграф 1 все още не са изготвени, но че разследванията оправдават запазването на предупреждението за проверка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да поиска подновяване на предупреждението за проверка, когато продължават да са изпълнени условията, посочени в параграф 1, букви б) и в).
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити посочва причините, поради които подновяването е необходимо за защитата на финансовите интереси и имиджа на Съюза.
6. Подновяването се разглежда като ново искане за предупреждение за проверка.
Член 12
Предупреждения за отстраняване
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1 или член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Предупреждението за отстраняване се заличава в края на срока на отстраняването.
3. Предупреждението за отстраняване се въвежда автоматично в ЦБДО от СРП.
Член 13
Информация, изпращана от OLAF
Когато OLAF изпрати информация в съответствие с член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, за да окаже съдействие на отговорния разпоредител с бюджетни кредити при вземането на решение за предприемане на предпазни мерки за защита на финансовите интереси на Европейския съюз, или в съответствие с член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, тази информация трябва да съдържа:
а)
самоличността на лицето, за което се отнася информацията;
б)
обобщение на съответните факти и на установените по време на разследването рискове. Обобщението трябва да бъде достатъчно, за да може лицето да бъде изслушано ефективно съгласно член 16 от настоящото решение;
в)
всички препоръчани специални мерки за поверителност, по-специално в случаите, водещи до използване на мерки за разследване, които са от компетентността на национален съдебен орган или - в случая на външно разследване - от компетентността на национален орган в съответствие с националните разпоредби, приложими към разследванията.
РАЗДЕЛ 3
ПРОЦЕДУРНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА РЕГИСТРИРАНЕТО НА ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ
Член 14
Предварителни консултации с централните служби във връзка с предупрежденията за проверка
Преди да вземе решение да поиска регистриране на предупреждение за проверка въз основа на информацията, предоставена от OLAF в съответствие с член 7, параграф 6 и член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, отговорният разпоредител с бюджетни кредити се консултира с Генерална дирекция „Бюджет“ (централната финансова служба) и когато е уместно, с Правната служба, в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
Член 15
Оценка на предупрежденията за отстраняване, извършвана от централните служби
Преди да бъде поискано предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1, букви б), в) и д) и член 109, параграф 1 по предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и да бъде поискан подходящият срок за това предупреждение, Генерална дирекция „Бюджет“ и Правната служба извършват централизирана оценка. Когато предупреждението за отстраняване, предложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, се основава на информация, предоставена от OLAF, тази оценка се прави в тясно сътрудничество с OLAF.
Член 16
Право на изслушване
1. При регистрирането на предупреждения се съблюдават следните правила:
а)
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да поиска регистрирането на предупреждение за отстраняване или да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, той първо предоставя на засегнатото лице възможност да изрази своето становище в писмен вид. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето поне 14 календарни дни да направи това. Същевременно отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето, че ако не изпрати отговор, предупреждението ще бъде регистрирано.
Когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето възможност да изрази своето становище въз основа на информацията, предоставена от OLAF.
б)
Ако лицето представи коментари, които не променят преценката на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, последният отправя искане до счетоводителя да задейства предупреждението.
Ако лицето представи коментари, които по мнението на отговорния разпоредител с бюджетни кредити правят предупреждението непропорционално или ненужно, предупреждението не се задейства и лицето се уведомява за това.
Счетоводителят изпраща на отговорния разпоредител с бюджетни кредити потвърждение за регистрацията на предупреждението в СРП, ако това е целесъобразно.
в)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за задействането на предупреждението и за неговия срок. При все това уведомяването не е необходимо, ако лицето не е отговорило на поканата да представи в писмен вид своите коментари.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, в очакване на решението за срока на отстраняването, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити дава възможност на лицето да представи становището си за срока на отстраняването.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище, ако разпоредителят разполага с официален документ, удостоверяващ положението. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за регистрирането на предупреждението за отстраняване.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може по изключение да отложи предоставянето на лицето на възможност да изрази писмено своето становище преди искането за регистриране на предупреждение за отстраняване или преди да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, при условие че са налице необорими законови основания за запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, като при все това пристъпи към регистрирането на предупреждението.
5. Когато OLAF уведомява отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 13, тя посочва дали трябва да бъде запазена поверителността на разследването или на националното съдебно производство и дали е необходимо да бъде отложено предоставянето на лицето на възможност да изрази своето становище.
6. На лицето се предоставя възможност да изрази становището си веднага след като основанията за защита на разследване или на национално съдебно производство престанат да съществуват.
Член 17
Защита на данните и права на субектите на данни
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява субектите на данни, че данните, които се отнасят до тях, могат да бъдат включени в СРП, и за това на кого могат да бъдат съобщени тези данни. Тази обща информация се съобщава в писмен вид, по-специално в поканите за участие в търг, в поканите за представяне на предложения и в конкурсите с награди, а при липса на покани - преди възлагането на поръчки или отпускането на безвъзмездни средства.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити, който отправя искане за регистриране на предупреждение, отговаря за отношенията с лицето, чиито данни са въведени в СРП. Той отговаря на исканията на засегнато лице за поправяне на неточни или непълни лични данни и на всички други искания или въпроси на това лице.
3. Всяко лице може също да поиска писмено от счетоводителя информация за това дали е регистрирано в СРП.
Счетоводителят предоставя тази информация, освен ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост със съгласието на OLAF, реши, че се прилагат ограниченията, предвидени в член 20, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. Заличените предупреждения са достъпни само за целите на одитите и на разследванията и не са видими за потребителите на СРП.
При все това личните данни, които се съдържат в предупрежденията по отношение на физическите лица, остават достъпни за тези цели само за срок от пет години след заличаването на предупреждението.
Член 18
Преглед на предупреждението
Ако лицето, за което е регистрирано предупреждение в СРП, представи нови елементи, доказващи, че основанията за регистриране вече не съществуват, отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за заличаване на предупреждението.
Лице, за което е регистрирано предупреждение за отстраняване в СРП, може да подаде жалба до омбудсмана и да поиска да бъде извършен съдебен контрол.
РАЗДЕЛ 4
ПОСЛЕДИЦИ ОТ ПРЕДУПРЕЖДЕНИЯТА
Член 19
Общи правила, уреждащи последиците
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква необходимата информация от лицето за контакт за предупреждението, за да може да прецени какви да бъдат последиците, посочени в настоящия раздел.
2. Когато въз основа на предоставената от OLAF информация отговорният разпоредител с бюджетни кредити поиска да бъде регистрирано предупреждение за проверка съгласно член 11, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва процедурата, предвидена в членове 14 и 15 от настоящото решение, и определя последиците в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
3. При определянето на последиците отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема под внимание следните критерии за всички предупреждения:
а)
рисковете за финансовите интереси и имиджа на Съюза;
б)
размера и срока на правното задължение;
в)
неотложността на изпълнението на правното задължение;
г)
естеството на фактите;
д)
сериозността на фактите; и
е)
възможните последици за изпълнението на правното задължение.
По отношение на предупрежденията за отстраняване отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема също под внимание естеството и сериозността на основанията за отстраняване и необходимостта да се осигури непрекъснатост на услугата.
4. Във всеки случай отговорният разпоредител с бюджетни кредити обосновава писмено своето решение за последиците.
Член 20
Последица от предупрежденията за проверка
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди проверката може да бъде, както следва:
а)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска допълнителни подкрепящи документи, посочени в процедурата за възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства или в конкурса с награди;
б)
при процедура за отпускане на безвъзмездни средства - анализ на риска, свързан с предварителното финансиране.
2. В случай на правно задължение проверката може да бъде, както следва:
а)
проверка дали дейността съответства на правното задължение, включително дали са спазени сроковете и съдържанието на предоставените услуги или продукти;
б)
за съществуващите безвъзмездни средства - проверка на допустимостта на разходите преди извършване на плащане или извършване на одит или на проверки на място.
Член 21
Право на изслушване след предупреждение за проверка
Процедурата, предвидена в член 15 от настоящото решение, и правото на изслушване по член 16 от настоящото решение се прилагат също, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява, след предупреждение за проверка, да предприеме действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
Член 22
Последици от предупрежденията за отстраняване за процедурите и правните задължения
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди отговорният разпоредител с бюджетни кредити не позволява на лице, по отношение на което е въведено предупреждение за отстраняване, да участва в процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства, освен ако са изпълнени условията, посочени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, когато лицето се намира в монополно положение.
2. В случай на съществуващи правни задължения отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя последиците, включително която и да е от следните последици:
а)
да продължи изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства и да бъдат извършени всички необходими проверки;
б)
да бъде спрян срокът за плащане в съответствие с член 92, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
в)
да бъдат спрени плащанията в съответствие с член 208 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
г)
да бъде спряно изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства в съответствие с член 116 и член 135, параграф 5 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
д)
да бъде прекратено правното задължение, ако разпоредбата за правното задължение предвижда прекратяване въз основа на информацията, поради която е регистрирано предупреждението.
3. Ако лицето е подизпълнител, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква от оферента, кандидата или изпълнителя да смени подизпълнителя.
Член 23
Последици от предупрежденията за отстраняване за бюджетните операции
1. В случай на предупреждение за отстраняване, когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава в счетоводната система, че плащането следва да бъде извършено въпреки наличието на предупреждение.
2. Когато бъде регистрирано предупреждение за отстраняване, не се поема индивидуално бюджетно задължение, не се регистрира индивидуално правно задължение в бюджетните сметки въз основа на глобално задължение и не се поема правно задължение въз основа на временно задължение, с изключение на случаите, в които лицето е в монополно положение при условията, предвидени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
РАЗДЕЛ 5
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 24
Отмяна
Решение 2008/969/ЕО, Евратом относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции се отменя.
Член 25
Преходни разпоредби
1. Предупрежденията за отстраняване, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, остават активни до края на своя срок в съответствие с посоченото решение.
2. Предупрежденията W1, W2 и W3b, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение.
3. Предупрежденията W3a и W4 продължават да бъдат регистрирани до 1 юли 2015 г. при условията, предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом. За целите на прилагането на раздел 4 от настоящото решение предупрежденията W3a и W4 се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение. Решение 2008/969/ЕО, Евратом продължава да се прилага за предупрежденията W5b до 1 юли 2015 г.
Член 26
Публикуване
Настоящото решение се публикува в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 13 ноември 2014 година.
DÉCISION DE LA COMMISSION
du 13 novembre 2014
relative au système d'alerte précoce à l'usage des ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives
(2014/792/UE)
LA COMMISSION EUROPÉENNE,
vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,
vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique,
vu le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (1), et notamment son article 56, paragraphe 1,
vu le règlement (CE) no 215/2008 du Conseil du 18 février 2008 portant règlement financier applicable au 10e Fonds européen de développement (2), et notamment son article 17,
vu le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 (3), et notamment son article 7, paragraphe 6, et son article 11,
considérant ce qui suit:
(1)
La Commission, qui est responsable de l'exécution du budget général de l'Union européenne et de tout autre fonds géré par l'Union, dans le respect du principe de bonne gestion financière énoncé aux articles 30 à 33 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, est tenue de lutter contre la fraude et toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union. Afin de s'assurer que les ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives sont pleinement informés des menaces qui pèsent sur les intérêts financiers de l'Union, il est nécessaire de fixer des règles internes complétant la décision C(2014) 2784 de la Commission (4).
(2)
Afin de lutter contre la fraude et de protéger les intérêts financiers de l'Union, la Commission a recours à la base de données centrale sur les exclusions (BDCE), mentionnée à l'article 108 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et dans le règlement (CE, Euratom) no 1302/2008 de la Commission du 17 décembre 2008 relatif à la base de données centrale sur les exclusions (5), ainsi qu'au système d'alerte précoce (SAP), exposé dans la décision 2008/969/CE, Euratom de la Commission du 16 décembre 2008 relative au système d'alerte précoce à l'usage des ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives (6). Dans l'attente de l'adoption par l'autorité législative de la proposition visant à modifier le règlement financier (7), il est nécessaire de s'assurer que le SAP demeure efficace.
(3)
Dans l'intervalle, la finalité du SAP devrait rester la même en substance. Ce système devrait assurer, au sein de la Commission et de ses agences exécutives, la circulation d'informations de diffusion restreinte, au moyen de l'enregistrement de signalements dans le SAP, concernant les personnes qui pourraient représenter une menace pour les intérêts financiers et la réputation de l'Union ou pour les autres fonds gérés par elle.
(4)
Étant donné que les directeurs des agences exécutives ont la qualité d'ordonnateurs délégués de la Commission pour l'exécution des crédits opérationnels, il convient qu'ils aient accès au SAP de la même manière que les services de la Commission pour la gestion des crédits administratifs et des crédits opérationnels.
(5)
Étant donné que les chefs des délégations de l'Union agissant en tant qu'ordonnateurs subdélégués de la Commission en vertu de l'article 56, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 ont la qualité d'ordonnateurs délégués de la Commission pour l'exécution des crédits opérationnels, il convient qu'ils aient accès au SAP de la même manière que les services de la Commission pour la gestion des crédits administratifs et des crédits opérationnels.
(6)
L'Office européen de lutte antifraude (ci-après dénommé «OLAF») est tenu, en vertu de l'article 7, paragraphe 6, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil et le règlement (Euratom) no 1074/1999 du Conseil, de fournir sans délai aux services concernés de la Commission des informations concernant les enquêtes en cours, lorsque celles-ci montrent qu'il pourrait être opportun de prendre des mesures administratives conservatoires afin de protéger les intérêts financiers de l'Union. L'Office a aussi l'obligation, en vertu de l'article 11 du règlement (UE, Euratom) no 883/2013, d'établir un rapport à l'issue d'une enquête et de formuler des recommandations qui indiquent, le cas échéant, les mesures à prendre, notamment par les institutions. Afin de permettre à l'ordonnateur compétent de demander un signalement, il est nécessaire de déterminer quelles informations l'OLAF doit transmettre à la Commission.
(7)
L'OLAF devrait avoir accès au SAP afin de mener ses enquêtes et ses activités de renseignement et de prévention de la fraude en vertu du règlement (UE, Euratom) no 883/2013.
(8)
Pour des raisons de simplification, le fonctionnement du SAP devrait être rendu moins complexe, le nombre de catégories de signalements devrait être réduit et leur champ d'application devrait être clarifié, et la dénomination des signalements devrait être explicite.
(9)
Des avis de vérification fondés sur les informations transmises par l'OLAF devraient être proposés par l'ordonnateur compétent, après consultation de la direction générale du budget et du service juridique, en étroite collaboration avec l'OLAF.
(10)
Les avis d'exclusion devraient être proposés à la Commission par l'ordonnateur compétent et devraient être évalués de manière centralisée par la direction générale du budget et le service juridique, comme il convient. Lorsque ces avis d'exclusion sont proposés sur la base d'informations transmises par l'OLAF, ils devraient être évalués en étroite collaboration avec l'Office. La même procédure devrait s'appliquer lorsque l'ordonnateur compétent envisage de prendre un acte susceptible de porter atteinte aux droits de la personne concernée.
(11)
L'ordonnateur compétent devrait décider des conséquences nécessaires à la protection des intérêts financiers de l'Union, en étroite collaboration avec l'OLAF, et devrait informer l'Office de cette décision.
(12)
L'ordonnateur compétent devrait être chargé de demander l'introduction, la modification, la suppression ou le renouvellement des signalements. Afin de maintenir un niveau adéquat de contrôle, ces demandes devraient émaner du niveau hiérarchique défini par la décision C(2014) 2784 de la Commission.
(13)
Le comptable devrait prendre les dispositions techniques appropriées en vue d'une application efficace du SAP à travers le système comptable central de la Commission.
(14)
Des informations détaillées sur les ordres de recouvrement et les saisies-arrêts seront mises à la disposition des services de la Commission et des agences exécutives par le biais du système comptable central de la Commission. Les signalements W3a (saisie-arrêt) et W4 (ordre de recouvrement) prévus par la décision 2008/969/CE, Euratom devraient être supprimés. Ces informations à elles seules ne justifient pas systématiquement un signalement. Elles requièrent une analyse de l'ensemble des circonstances spécifiques du cas par l'ordonnateur compétent afin de déterminer la nécessité ou non d'un signalement.
(15)
Le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (8) impose à la Commission de respecter, pour le traitement des données à caractère personnel, les conditions de traitement licite et les exigences relatives au transfert des données exposées dans ledit règlement et soumet ce traitement à un contrôle préalable du Contrôleur européen de la protection des données, à la suite d'une notification du délégué de la Commission à la protection des données.
(16)
Les dispositions relatives à la protection des données devraient définir les droits des personnes dont les données figurent dans le SAP ou sont susceptibles d'y être introduites.
(17)
Certains droits relatifs à la protection des données font l'objet d'exceptions exposées à l'article 20 du règlement (CE) no 45/2001, qu'il convient d'analyser cas par cas et d'appliquer à titre temporaire. Le service compétent pour demander l'introduction, la modification, y compris la rectification, ou la suppression des informations devrait se prononcer sur l'application de ces exceptions.
(18)
La personne faisant l'objet d'un éventuel avis d'exclusion devrait avoir la possibilité d'exprimer son point de vue par écrit avant que soit demandée l'inscription du signalement la concernant dans le SAP. La même possibilité devrait être donnée lorsque l'ordonnateur compétent envisage de prendre un acte susceptible de porter atteinte aux droits de la personne concernée.
(19)
Cette possibilité devrait pouvoir être différée, à titre exceptionnel, afin de préserver la confidentialité de l'enquête ou de la procédure juridique nationale s'il existe des raisons impérieuses et légitimes.
(20)
La décision 2008/969/CE, Euratom devrait continuer à s'appliquer jusqu'au 1er juillet 2015 dans la mesure où il est nécessaire de garantir le respect des règlements du Conseil imposant des mesures restrictives prises sur la base de l'article 215 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne (TFUE), jusqu'à ce que le système de comptabilité d'exercice (ABAC) prenne en compte les informations contenues dans la base de données du service chargé des instruments de politique étrangère. Ces dispositions donnent lieu à l'enregistrement d'un signalement W5b tel que visé dans la décision 2008/969/CE, Euratom.
(21)
La décision 2008/969/CE, Euratom devrait continuer de s'appliquer jusqu'au 1er juillet 2015 aux signalements W3a et W4, qui devraient, jusqu'à cette date, être assimilés à des avis de vérification aux fins de l'application de la section 4 de la présente décision.
(22)
La mise en œuvre de la présente décision requiert une évaluation régulière du fonctionnement du SAP et de sa contribution effective à la protection des intérêts financiers de l'Union,
DÉCIDE:
SECTION 1
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article premier
Objet, champ d'application et objectif
1. La présente décision crée le système d'alerte précoce (le «SAP») à l'usage des ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives, lorsqu'ils exécutent le budget général de l'Union européenne et les autres fonds gérés par elle.
2. Le SAP contribue à la protection des intérêts financiers de l'Union et à la préservation de l'image de l'Union, à la lutte contre la fraude et à la bonne gestion financière.
3. Le SAP a pour objectif:
a)
d'informer, par voie d'enregistrement de signalements, les ordonnateurs compétents de la Commission et des agences exécutives qu'une personne pourrait représenter une menace pour les intérêts financiers et l'image de l'Union ou pour les autres fonds gérés par elle; et
b)
de permettre à l'ordonnateur compétent de procéder à des vérifications ou de prendre des mesures appropriées, y compris celles visées à la section 4, sur la base de signalements.
4. Ces informations contribuent à assurer:
a)
la prévention des risques au moyen de vérifications sur la base d'une information, à un stade précoce, concernant une personne faisant l'objet de soupçons ou de constatations relatives à l'un ou l'autre des actes suivants:
-
erreur substantielle ou irrégularité,
-
faute professionnelle,
-
défaut grave d'exécution, ou
-
fraude, corruption ou toute activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union au sens de l'article 141 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 (9);
b)
l'exclusion d'une personne en vertu de l'article 106, paragraphe 1, et de l'article 109, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (ci-après le «RF»).
Article 2
Définitions
Aux fins de la présente décision, on entend par:
a)
«comptable», le comptable de la Commission ou l'agent placé sous sa responsabilité hiérarchique auquel il a délégué certaines tâches en vertu de l'article 69 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012;
b)
«ordonnateur compétent», les ordonnateurs délégués de la Commission au sens de l'article 65 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, compétents en vertu des règles internes sur l'exécution du budget général de l'Union européenne (ci-après dénommé le «budget»), y compris les directeurs des agences exécutives, les ordonnateurs subdélégués au sens de l'article 65 dudit règlement exerçant la fonction de directeur, et les chefs des délégations de l'Union lorsqu'ils agissent en tant qu'ordonnateurs subdélégués de la Commission conformément à l'article 56, paragraphe 2, dudit règlement;
c)
«personne concernée», une personne identifiable telle que visée dans le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données;
d)
«constatations», les faits établis découverts au cours de la mise en œuvre d'un engagement juridique, ou consignés dans le cadre des audits ou enquêtes réalisés par la Cour des comptes, l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) ou le service d'audit interne (IAS), ou de tout autre audit ou contrôle effectué sous la responsabilité de l'ordonnateur compétent;
e)
«engagement juridique», un engagement contracté par la Commission en vertu des titres V à VIII de la première partie et de la deuxième partie du règlement (UE, Euratom) no 966/2012;
f)
«personne», toute personne physique ou toute personne morale ou toute association dépourvue de la personnalité juridique comme indiqué ci-après:
-
un destinataire, tel que défini à l'article 2, point i), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012,
-
un candidat ou un soumissionnaire,
-
un demandeur de subvention,
-
un participant à un concours doté d'un prix,
-
un expert externe rémunéré en vertu de l'article 204 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012,
-
une personne ayant sur une autre personne morale le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, telle que visée à l'article 106, paragraphe 1, points b) et e), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012;
g)
«faute professionnelle», la violation de dispositions législatives ou réglementaires ou de règles déontologiques de la profession à laquelle appartient la personne, ainsi que tout comportement fautif ayant une incidence sur sa crédibilité professionnelle;
h)
«sous-contractant», un opérateur économique qui est proposé par un candidat ou un soumissionnaire ou un contractant pour exécuter une partie de contrat, le pouvoir adjudicateur n'ayant pas d'engagement juridique direct avec celui-ci;
i)
«erreur substantielle ou irrégularité», une erreur substantielle ou une irrégularité au sens de l'article 166, paragraphe 2, du règlement délégué (UE) no 1268/2012;
j)
«personne de contact pour le signalement», la personne au sein du service responsable de la demande qui est chargée du dossier de signalement jusqu'à sa suppression.
Article 3
Fonctionnement du SAP
1. Le comptable prend les dispositions techniques appropriées en vue du fonctionnement efficace du SAP et de la surveillance de ce dernier.
Il procède à l'introduction, à la modification, au renouvellement ou à la suppression des signalements SAP demandés par l'ordonnateur compétent.
2. Le comptable prend des mesures de mise en œuvre concernant les aspects techniques et arrête les procédures correspondantes, notamment en matière de sécurité.
Il notifie ces mesures aux services de la Commission et aux agences exécutives.
Article 4
Faculté de demander, modifier, renouveler ou supprimer un signalement et procédure y afférente
1. Seul l'ordonnateur compétent peut demander l'inscription, la modification, le renouvellement ou la suppression d'un signalement.
2. L'ordonnateur compétent adresse la demande d'inscription, de modification, de renouvellement ou de suppression des signalements au comptable. Il utilise à cet effet le formulaire figurant à l'annexe de la présente décision.
3. La personne de contact pour le signalement visée à l'article 8 vérifie que les conditions énoncées à l'article 11 ou à l'article 12 sont remplies avant de transmettre la demande au comptable.
Article 5
Accès au SAP
Les services de la Commission et les agences exécutives ont un accès direct aux informations contenues dans le SAP à travers le système comptable central de la Commission.
Les services de la Commission ou les agences exécutives responsables d'un système local peuvent utiliser ce système comptable central pour accéder aux informations stockées dans le SAP, pour autant que soit garantie la cohérence des données entre le système local et le système comptable central.
Article 6
Utilisation du SAP
Les informations stockées dans le SAP ne peuvent être utilisées qu'aux fins de l'exécution du budget ou des autres fonds gérés par l'Union, sans préjudice des informations contenues dans la base de données centrale sur les exclusions (ci-après dénommée «BDCE») visée à l'article 1er, paragraphes 2 et 3, du règlement (CE, Euratom) no 1302/2008 (10).
L'OLAF peut utiliser les informations contenues dans le SAP et la BDCE dans le cadre de ses enquêtes conformément au règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 (ci-après le «règlement OLAF»), ainsi que dans le cadre des activités de prévention de la fraude, y compris pour l'analyse de risque.
Article 7
Stades de consultation du SAP
L'ordonnateur compétent vérifie l'existence d'un signalement SAP concernant une personne aux stades suivants:
a)
avant qu'un engagement budgétaire individuel ne soit contracté;
b)
avant qu'un engagement budgétaire global ne soit contracté si la personne est connue à ce moment;
c)
en cas d'engagements budgétaires provisionnels, avant que l'engagement juridique ouvrant droit à des paiements ultérieurs ne soit conclu, sauf s'il se rapporte à la rémunération du personnel ou au remboursement de frais de déplacement liés à la participation à des réunions et à des concours;
d)
en cas de procédures de passation de marché ou d'octroi de subvention, de concours dotés de prix ou d'appels à manifestation d'intérêt, au plus tard avant l'adoption de la décision d'attribution;
e)
en cas de passation de marché, si le pouvoir adjudicateur limite le nombre de candidats invités à présenter une offre, avant la fin du processus de sélection des candidats;
f)
avant tout paiement, sauf si celui-ci se rapporte à la rémunération du personnel ou au remboursement de frais de déplacement liés à la participation à des réunions et à des concours.
Article 8
Personne de contact pour le signalement
La personne de contact pour le signalement:
a)
prépare la demande visant l'inscription d'un signalement;
b)
transmet au comptable la demande et toute autre information concernant le signalement;
c)
fournit les informations permettant aux autres ordonnateurs compétents d'effectuer des vérifications ou de décider des conséquences visées à la section 4.
SECTION 2
INFORMATIONS INTRODUITES DANS LE SAP
Article 9
Catégories de signalements
1. Les signalements SAP sont répartis entre les deux catégories suivantes:
a)
les «vérifications», lorsque la personne fait l'objet de soupçons ou de constatations de fraude, de corruption ou de toute activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union au sens de l'article 141 du règlement délégué (UE) no 1268/2012, d'erreurs substantielles, d'irrégularités, de faute professionnelle ou de défaut grave d'exécution;
b)
les «exclusions», lorsque la personne est exclue en vertu des motifs d'exclusion prévus par l'article 106, paragraphe 1, et l'article 109, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
2. La personne peut faire l'objet de signalements distincts inscrits pour des motifs différents.
Article 10
Informations contenues dans les signalements SAP
Les signalements SAP contiennent les informations suivantes:
a)
l'identité de la personne;
b)
le type de signalement;
c)
la durée du signalement;
d)
les motifs pour lesquels la personne représente une menace pour les intérêts financiers et l'image de l'Union ou pour les autres fonds gérés par l'Union;
e)
les informations relatives à la procédure contradictoire;
f)
le nom de l'ordonnateur compétent;
g)
le nom de la personne de contact pour le signalement visée à l'article 8 de la présente décision.
Article 11
Avis de vérification
1. L'ordonnateur compétent peut demander un avis de vérification lorsque l'une des conditions suivantes est remplie:
a)
l'OLAF a informé l'ordonnateur compétent conformément au règlement (UE, Euratom) no 883/2013, lorsque ses enquêtes montrent qu'il pourrait être opportun de prendre des mesures afin de protéger les intérêts financiers de l'Union;
b)
la Cour des comptes européenne a transmis à la Commission ou l'IAS a transmis à l'ordonnateur compétent des informations indiquant l'existence de fraude, de corruption ou de toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union au sens de l'article 141 du règlement délégué (UE) no 1268/2012, ou d'erreurs substantielles, d'irrégularités, d'une faute professionnelle ou d'un défaut grave d'exécution en rapport avec la personne;
c)
l'ordonnateur compétent a effectué une vérification, un audit ou un contrôle indiquant l'existence de fraude, de corruption ou de toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union au sens de l'article 141 du règlement délégué (UE) no 1268/2012, d'erreurs substantielles, d'irrégularités, d'une faute professionnelle ou d'un défaut grave d'exécution en rapport avec la personne, ou a reçu des informations concernant une vérification, un audit ou un contrôle de ce type.
2. L'avis de vérification a une durée maximale d'un an. Il doit être supprimé en cas de demande d'avis d'exclusion ou lorsque la vérification n'est plus nécessaire.
3. À l'issue de la période visée au paragraphe 2, l'avis de vérification est automatiquement supprimé.
4. L'ordonnateur compétent peut demander le renouvellement de l'avis de vérification lorsque l'OLAF l'informe que l'Office n'a pas encore tiré de conclusions quant aux enquêtes visées au paragraphe 1, mais que ces dernières justifient le maintien de l'avis de vérification. L'ordonnateur compétent peut également demander le renouvellement de l'avis de vérification si les conditions énoncées au paragraphe 1, points b) et c), sont toujours remplies.
5. L'ordonnateur compétent indique les motifs pour lesquels le renouvellement est nécessaire en vue de la protection des intérêts financiers et de l'image de l'Union.
6. Un renouvellement est considéré comme une nouvelle demande d'avis de vérification.
Article 12
Avis d'exclusion
1. L'ordonnateur compétent demande un avis d'exclusion pour les cas visés à l'article 106, paragraphe 1, ou à l'article 109, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
2. L'avis d'exclusion est supprimé à l'issue de la période d'exclusion.
3. L'avis d'exclusion est automatiquement introduit dans la BDCE à partir du SAP.
Article 13
Informations transmises par l'OLAF
Lorsque l'OLAF transmet des informations conformément à l'article 7, paragraphe 6, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 en vue d'aider l'ordonnateur compétent à décider de prendre des mesures conservatoires afin de protéger les intérêts financiers de l'Union européenne ou conformément à l'article 11 du règlement (UE, Euratom) no 883/2013, ces informations comprennent les éléments suivants:
a)
l'identité de la personne concernée;
b)
un résumé des faits en question et des risques mis en évidence par l'enquête. Ce résumé doit être suffisamment détaillé pour permettre à la personne d'être effectivement entendue en vertu de l'article 16 de la présente décision;
c)
les mesures de confidentialité particulières préconisées, notamment en cas de recours à des mesures d'investigation qui relèvent de la compétence d'une autorité judiciaire nationale ou, dans le cas d'une enquête externe, de la compétence d'une autorité nationale, conformément à la réglementation nationale applicable aux enquêtes.
SECTION 3
RÈGLES DE PROCÉDURE CONCERNANT L'INSCRIPTION D'UN SIGNALEMENT
Article 14
Consultation préalable des services centraux concernant les avis de vérification
Avant de décider de demander l'inscription d'un avis de vérification sur la base des informations transmises par l'OLAF conformément à l'article 7, paragraphe 6, et à l'article 11 du règlement (UE, Euratom) no 883/2013, l'ordonnateur compétent consulte la direction générale du budget (service financier central) et, le cas échéant, le service juridique, en étroite collaboration avec l'OLAF conformément au règlement (UE, Euratom) no 883/2013.
Article 15
Évaluation des avis d'exclusion par les services centraux
Avant de demander un avis d'exclusion pour les cas visés à l'article 106, paragraphe 1, points b), c) et e), et à l'article 109, paragraphe 1, sur proposition de l'ordonnateur compétent et pour une durée appropriée, la direction générale du budget et le service juridique procèdent à une évaluation centralisée. Dans les cas où l'avis d'exclusion proposé par l'ordonnateur compétent est fondé sur des informations transmises par l'OLAF, cette évaluation est effectuée en étroite collaboration avec l'Office.
Article 16
Droit d'être entendu
1. L'inscription des signalements est soumise aux règles suivantes:
a)
lorsqu'il envisage de demander l'inscription d'un avis d'exclusion ou de prendre tout acte susceptible de porter atteinte aux droits de la personne concernée, l'ordonnateur compétent donne d'abord à la personne concernée la possibilité d'exprimer son point de vue par écrit. À cet effet, l'ordonnateur compétent accorde à la personne un délai minimal de 14 jours civils. Dans le même temps, l'ordonnateur compétent informe la personne qu'en l'absence de réponse, le signalement sera inscrit.
Le cas échéant, l'ordonnateur compétent donne à la personne la possibilité d'exprimer son point de vue sur la base des informations fournies par l'OLAF;
b)
si la personne présente des observations et que celles-ci ne modifient pas l'évaluation de l'ordonnateur compétent, ce dernier demande au comptable d'activer le signalement.
Si la personne présente des observations et que l'ordonnateur compétent estime que celles-ci rendent le signalement disproportionné ou inutile, le signalement ne sera pas activé et la personne en sera informée.
Le comptable confirme, le cas échéant, l'inscription du signalement dans le SAP à l'ordonnateur compétent;
c)
l'ordonnateur compétent informe la personne de l'activation du signalement et de sa durée. Cependant, cette information n'est pas nécessaire lorsque la personne n'a pas répondu à l'invitation de présenter ses observations par écrit.
2. L'ordonnateur compétent peut demander l'inscription d'un avis d'exclusion pour les cas visés à l'article 106, paragraphe 1, point e), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, dans l'attente de la décision sur la durée de l'exclusion, avant même d'avoir donné la possibilité à la personne d'exprimer son point de vue. L'ordonnateur compétent donne à la personne la possibilité de présenter son point de vue sur la durée de l'exclusion.
3. L'ordonnateur compétent peut demander l'inscription d'un avis d'exclusion pour les situations visées à l'article 106, paragraphe 1, point a), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 avant même d'avoir donné la possibilité à la personne d'exprimer son point de vue s'il est en possession d'un document officiel établissant la situation. L'ordonnateur compétent informe la personne de l'inscription de l'avis d'exclusion.
4. L'ordonnateur compétent peut exceptionnellement différer la possibilité pour la personne d'exprimer son point de vue par écrit avant de demander l'inscription d'un avis d'exclusion ou de prendre tout acte susceptible de porter atteinte aux droits de la personne concernée, pour autant qu'il existe des raisons impérieuses et légitimes de préserver la confidentialité de l'enquête ou des procédures juridiques nationales, tout en poursuivant l'inscription du signalement.
5. Lorsqu'il informe l'ordonnateur compétent conformément à l'article 13, l'OLAF indique s'il y a lieu de préserver la confidentialité de l'enquête ou des procédures judiciaires nationales et de différer la possibilité pour la personne d'exprimer son point de vue.
6. La personne a la possibilité d'exprimer son point de vue dès que les motifs de protection de l'enquête ou des procédures juridiques nationales ont cessé d'exister.
Article 17
Protection des données et droits des personnes concernées
1. L'ordonnateur compétent informe les personnes concernées que des données qui se rapportent à elles peuvent être introduites dans le SAP et indique à qui ces données peuvent être communiquées. Ces informations générales sont communiquées par écrit, notamment dans le cadre des appels d'offres, des appels à propositions et des concours dotés de prix et, en l'absence d'appels, avant la passation de marchés ou l'octroi de subventions.
2. L'ordonnateur compétent qui demande l'inscription d'un signalement est responsable des relations avec la personne dont les données sont introduites dans le SAP. Il répond aux demandes de la personne concernée visant à rectifier des données personnelles inexactes ou incomplètes, ainsi qu'à toute autre demande ou question émanant de cette personne.
3. Une personne peut également demander par écrit au comptable si elle figure dans le SAP.
Le comptable fournit cette information sauf si l'ordonnateur compétent, en accord avec l'OLAF le cas échéant, décide que les restrictions énoncées à l'article 20, paragraphe 1, du règlement (CE) no 45/2001 s'appliquent.
4. Les signalements supprimés sont uniquement accessibles à des fins d'audit et d'enquête et ne sont pas consultables par les utilisateurs du SAP.
Toutefois, les données personnelles contenues dans les signalements qui se rapportent à des personnes physiques ne demeurent accessibles à ces fins que pendant les cinq années qui suivent la suppression du signalement.
Article 18
Réexamen du signalement
Si la personne pour laquelle un signalement a été introduit dans le SAP fournit de nouveaux éléments prouvant que les motifs de l'inscription ont cessé d'exister, l'ordonnateur compétent demande la suppression du signalement.
La personne pour laquelle un avis d'exclusion a été introduit dans le SAP peut saisir le Médiateur et former un recours en justice.
SECTION 4
CONSÉQUENCES DES SIGNALEMENTS
Article 19
Règles générales régissant les conséquences
1. L'ordonnateur compétent demande à la personne de contact pour le signalement toute information pertinente permettant de décider des conséquences énoncées dans la présente section.
2. Lorsque, sur la base des informations fournies par l'OLAF, il demande l'inscription d'un avis de vérification en vertu de l'article 11, l'ordonnateur compétent suit la procédure énoncée à l'article 14 ou à l'article 15 de la présente décision et décide des conséquences en étroite collaboration avec l'OLAF, conformément au règlement (UE, Euratom) no 883/2013.
3. Lorsqu'il décide des conséquences, l'ordonnateur compétent tient compte des critères suivants pour l'ensemble des signalements:
a)
les risques pour les intérêts financiers et l'image de l'Union;
b)
le montant et la durée de l'engagement juridique;
c)
l'urgence de la mise en œuvre de l'engagement juridique;
d)
la nature des faits;
e)
la gravité des faits; et
f)
les conséquences potentielles sur la mise en œuvre de l'engagement juridique.
En ce qui concerne les avis d'exclusion, l'ordonnateur compétent tient également compte de la nature et de la gravité des motifs de l'exclusion ainsi que de la nécessité de la continuité du service.
4. En tout état de cause, l'ordonnateur compétent justifie par écrit sa décision sur les conséquences.
Article 20
Conséquences des avis de vérification
1. En cas de procédures de passation de marché ou d'octroi de subvention ou de concours dotés de prix, la vérification visée peut consister:
a)
pour l'ordonnateur compétent, à demander des justificatifs supplémentaires comme énoncé dans la procédure de passation de marché ou d'octroi de subvention ou le concours;
b)
en cas de procédure d'octroi de subvention, à analyser le risque lié au préfinancement.
2. Dans le cas d'un engagement juridique, la vérification visée peut consister:
a)
à s'assurer que l'action est conforme à l'engagement juridique, notamment en ce qui concerne le respect des délais et le contenu des prestations;
b)
pour les subventions existantes, à s'assurer de l'éligibilité des coûts avant le paiement ou la réalisation d'un audit ou de contrôles sur place.
Article 21
Droit d'être entendu après un avis de vérification
La procédure visée à l'article 15 de la présente décision et le droit d'être entendu énoncé à l'article 16 de la présente décision s'appliquent également lorsqu'un ordonnateur compétent envisage, à la suite d'un avis de vérification, de prendre tout acte susceptible de porter atteinte aux droits de la personne concernée.
Article 22
Conséquences des avis d'exclusion sur les procédures et les engagements juridiques
1. En cas de procédures de passation de marché ou d'octroi de subvention ou de concours dotés de prix, l'ordonnateur compétent exclut la personne faisant l'objet d'un avis d'exclusion de la participation aux procédures de passation de marché ou d'octroi de subvention, sauf si les conditions énoncées à l'article 106, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 sont remplies, lorsque la personne est dans une situation de monopole.
2. En cas d'engagements juridiques existants, l'ordonnateur compétent décide des conséquences, notamment:
a)
de poursuivre l'exécution du marché ou de la subvention et d'effectuer toutes les vérifications appropriées;
b)
de suspendre le délai de paiement conformément à l'article 92, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012;
c)
de suspendre les paiements conformément à l'article 208 du règlement délégué (UE) no 1268/2012;
d)
de suspendre l'exécution du marché ou de la subvention conformément à l'article 116 et à l'article 135, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012;
e)
de mettre un terme à l'engagement juridique si les dispositions de celui-ci le prévoient sur la base des informations pour lesquelles le signalement a été introduit.
3. Si la personne est un sous-contractant, l'ordonnateur compétent demande au soumissionnaire, au candidat ou au contractant de le remplacer.
Article 23
Conséquences des avis d'exclusion sur les opérations budgétaires
1. En cas d'avis d'exclusion, l'ordonnateur compétent confirme, s'il y a lieu, dans le système comptable que le paiement doit être effectué malgré l'existence du signalement.
2. En cas d'inscription d'un avis d'exclusion, il n'est procédé à aucun engagement budgétaire individuel, à aucune inscription d'un engagement juridique individuel dans les comptes budgétaires sur la base d'un engagement global et à aucune conclusion d'un engagement juridique sur la base d'un engagement provisionnel, sauf si la personne est dans une situation de monopole dans les conditions prévues par l'article 106, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
SECTION 5
DISPOSITIONS FINALES
Article 24
Abrogation
La décision 2008/969/CE, Euratom relative au système d'alerte précoce à l'usage des ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives est abrogée.
Article 25
Dispositions transitoires
1. Les avis d'exclusion inscrits en vertu de la décision 2008/969/CE, Euratom demeurent actifs jusqu'à la fin de la durée prévue conformément à cette décision.
2. Les signalements W1, W2 et W3b inscrits en vertu de la décision 2008/969/CE, Euratom sont considérés comme des avis de vérification au titre de la présente décision.
3. Les signalements W3a et W4 continuent d'être inscrits jusqu'au 1er juillet 2015 dans les conditions énoncées dans la décision 2008/969/CE, Euratom. Pour l'application de la section 4 de la présente décision, les signalements W3a et W4 sont considérés comme des avis de vérification au titre de la présente décision. La décision 2008/969/CE, Euratom continue de s'appliquer aux signalements W5b jusqu'au 1er juillet 2015.
Article 26
Publication
La présente décision est publiée au Journal officiel de l'Union européenne.
Fait à Bruxelles, le 13 novembre 2014.