РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1244/2014 НА КОМИСИЯТА
от 20 ноември 2014 година
за определяне на правилата за изпълнение на Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“)
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“) (1), и по-специално член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него,
като има предвид, че:
(1)
По силата на Регламент (ЕС) № 375/2014 Комисията следва да установява стандарти и процедури, обхващащи необходимите условия, договорености и изисквания, които трябва да бъдат прилагани от изпращащите и приемащите организации при определянето, подбора, подготовката, управлението и изпращането на терен на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ за подпомагане на операциите за оказване на хуманитарна помощ в трети държави. В Регламент (ЕС) № 375/2014 се предвижда, че тези стандарти следва да се приемат чрез делегирани актове, а процедурите - чрез актове за изпълнение.
(2)
Всички заинтересовани страни по отношение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително самите доброволци, както и изпращащите и приемащите организации, следва да се насърчават да споделят чувство за принадлежност към инициативата.
(3)
Важно е кандидатите за доброволци да бъдат определяни и подбирани съгласно честна и прозрачна процедура, изключваща дискриминацията, въз основа на партньорство между изпращащите и приемащите организации, отговарящо на реалните нужди, изразени на местно равнище от приемащите организации.
(4)
Изпращащите и приемащите организации следва да предоставят задълбочени курсове за въвеждане в длъжност с цел избягване на недоразумения по отношение на ролите и очакванията, както и да предоставят на доброволците подходяща практическа подготовка за работата като доброволец. Това ще изгради основи за доверие и за приема в приемащите общности, като бъдат взети предвид всички културни особености.
(5)
Обучението е основна част от подготовката преди изпращането на терен и то следва да бъде предоставяно на всички кандидати за доброволци в рамките на структурирана програма, състояща се от задължителни и незадължителни курсове. Освен това за младшите специалисти следва да се предвиди възможност, когато това е уместно - чрез стажове, да доразвият своите компетентности и да придобият нови конкретни познания и умения, които са от значение за хуманитарния сектор. В частност това следва да е подходящо за дейностите и контекста на изпращащите и приемащите организации.
(6)
Изпращащите и приемащите организации следва да създават подходяща система за надзор и управление. Те следва съвместно да упражняват надзор и да оценяват резултатите и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и да предоставят обратна информация относно възложените им задачи и целите им. Това ще спомогне за подобряване на отчетността на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
(7)
Наставничеството следва да допълва надзора и управлението, както и да предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допълнителна подкрепа преди, по време на и след изпращането им на терен.
(8)
По време на изпращането на терен в трети държави изпращащата организация установява начин за поддържане на постоянна комуникация и предоставяне на допълнителна подкрепа. За всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да се предвидят отчет за мисията и подкрепа след приключване на работата на терен.
(9)
Необходимо е да се осигурят подходящи условия за работа и живот, които да позволят на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да изпълняват своите мисии в сигурна и хигиенична среда, както и безпроблемно да удовлетворят своите основни нужди, водейки скромен и лишен от показност начин на живот на доброволци. Предназначението на плащанията за дневна издръжка и на другите плащания за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ не е да представляват заплата за редовна трудова дейност. Размерът на тези плащания не следва да се определя спрямо професионалния и експертния опит на доброволеца или спрямо резултатите от изпълнението на възложените му задачи: единствената им цел е да покрият разходите за живот по време на изпращането на терен. С цел да се осигури високо и еднакво равнище на защита, всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на изпращането им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
(10)
Задължението за полагане на грижа е от първостепенно значение и представлява споделена отговорност. Доколкото е възможно, изпращащите и приемащите организации се грижат за здравето, безопасността, сигурността и добруването на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и разработват подходящи процедури по отношение на сигурността, здравето и безопасността. По същия начин доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да правят всичко възможно, за да гарантират своето здраве, безопасност и сигурност, както и тези на други лица, на работното място.
(11)
Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да бъдат непрекъснат процес през целия период на мисията. Те следва да се основават на система за надзор и управление на изпълнението на дейностите и да предоставят данни, които да показват до каква степен индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - по отношение на резултатите и въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло.
(12)
Необходим е стабилен механизъм за сертифициране, за да се гарантира, че изпращащите и приемащите организации спазват стандартите, установени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и процедурите, предвидени в настоящия регламент. Този механизъм за сертифициране следва да се основава на принципите на опростяване и избягване на дублирането, диференциация между изпращащите и приемащите организации, разходна ефективност, прозрачност и безпристрастност, като насърчава многообразието и достъпността.
(13)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета, създаден съгласно член 26 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
(14)
С цел гарантиране на своевременното изпълнение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ е необходимо настоящият регламент спешно да влезе в сила, тъй като с него се определят разпоредбите, въз основа на които изпълняващите организации ще изпращат на терен доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят правилата за прилагане на Регламент (ЕС) № 375/2014 по отношение на следните въпроси, изброени в член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него:
а)
процедурите, които се следват при намирането, подбора и необходимата подготовка на кандидатите за доброволци преди изпращането на терен, включително стажове, когато е уместно;
б)
условията и реда за програмата за обучение и процедурата за оценяване на подготвеността на кандидатите за доброволци за изпращане на терен;
в)
разпоредбите за изпращане на терен и управление на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави, включително, наред с другото, наблюдение на място, продължаваща подкрепа чрез обучение, наставничество, допълнително обучение, необходими условия на труд, подкрепа след завръщането от терен;
г)
осигуряването на застрахователно покритие и условия на живот на доброволците, включително поемането на дневните разходи, на разходите за жилищно настаняване и за пътуване и на други съответни разходи;
д)
процедурите, които трябва да бъдат следвани преди, по време на и след изпращане на терен, за да се гарантират задължение за полагане на грижа и подходящи мерки за безопасност и сигурност, включително протоколи за евакуация по медицински причини и планове за сигурност, които обхващат спешната евакуация от трети държави, включително необходимите процедури за връзка с националните органи;
е)
процедурите за мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ;
ж)
механизъм за сертифициране, с който се гарантира спазването от страна на изпращащите организации на стандартите и процедурите, посочени в член 9 от Регламент (ЕС) № 375/2014, както и диференциран механизъм за сертифициране за приемащите организации.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията, посочени в член 3 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определенията, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Прилагат се също така следните определения:
а)
„рамка на компетентностите“ означава рамка по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
б)
„план за учене и развитие“ означава план по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
в)
„инструктор“ означава лице, наето от доставчика на обучението да провежда един или повече модули на обучение или да ръководи симулационни учения, основани на сценарии, и да оценява уменията на кандидатите за доброволци;
г)
„координиращ инструктор“ означава назначен от доставчика на обучението инструктор, който има координационна роля да оцени допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен. Той носи отговорност за група от кандидати за доброволци. Той координира оценяването на компетентностите им въз основа на обратната информация от други инструктори и работи с всеки отделен кандидат за доброволец с цел да се анализират неговата самооценка и оценката на инструкторите;
д)
„наставничество“ означава процес на неформално предаване на знания, социален капитал и психо-социална подкрепа във връзка с работата, кариерата или професионалното развитие. Наставничеството предполага неформална и обикновено директна и продължителна комуникация между, от една страна, лицето, определено от приемащата организация за наставник, за което се счита, че разполага със съответните знания, експертни умения и опит, и от друга страна, доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ;
е)
„отчет за мисията“ означава процес, чрез който на изпращащата и приемащата организация, както и на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се предоставят ясна информация относно резултатите от мисията и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, препоръки или поуки от техния опит, както и възможност за капитализиране, извличане на поуки и положително приключване на професионалните аспекти на работата.
ГЛАВА 2
ПРОЦЕДУРИ ЗА НАМИРАНЕ И ПОДБОР НА КАНДИДАТИ ЗА ДОБРОВОЛЦИ
Член 3
Процедура за намиране и подбор
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно процедура за намиране и подбор. Ролите, отговорностите и процесите се определят така, че да се осигури прозрачен, справедлив и ефективен процес на набиране на доброволци в съответствие със стандартите за равно третиране, равни възможности и недискриминация, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. Процедурата за намиране и подбор се основава на партньорство между изпращащата и приемащата организация и с нея се гарантира навременна и постоянна комуникация. Изпращащата организация осигурява систематичното участие на приемащата организация участва в целия процес по набиране.
3. Договорената процедура за намиране и подбор се прилага на всички етапи от процеса по набиране.
4. Процедурата за намиране и подбор включва най-малкото:
а)
определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ съгласно предвиденото в член 4;
б)
обявление и кандидатстване съгласно предвиденото в член 5;
в)
оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати съгласно предвиденото в член 6;
г)
подбор съгласно предвиденото в член 7.
Член 4
Определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на оценка на потребностите, извършвана в съответствие с делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, приемащата организация предлага, в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение I, възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи, включително елементи, позволяващи гъвкавост, за да се вземат предвид идеите на доброволеца след набирането му.
2. Изпращащата организация извършва преглед на тези задачи, за да съдейства за изменението им, ако е необходимо, с цел да се гарантира подходящо и реалистично съответствие, при което са вземат предвид очакваните компетентности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и капацитетът за усвояване и потребностите на приемащата организация.
3. Въз основа на възложените задачи и на рамката на компетентностите изпращащата и приемащата организация определят профил на компетентностите на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, както и критерии за подбор и минимални изисквания, които да се прилагат в процеса на набиране. В профила на компетентностите се посочва също така дали доброволецът е утвърден, или младши специалист и дали е необходимо да премине стаж.
Член 5
Обявление и кандидатстване
1. Изпращащата организация отговаря за обявлението на работата на доброволеца. С принос от приемащата организация тя изготвя информационен пакет за обявлението с цел да информира за инициативата и да привлече кандидати за доброволци.
2. Обявлението се изготвя най-малкото на английски език, написано е по ясен, конкретен и достъпен начин и предоставя информация за предлаганата на кандидата за доброволец длъжност в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение I.
3. Публикува се за период от най-малко един месец на централната платформа на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като могат да се използват и други възможности за привличането на кандидати към централната платформа. При надлежно обосновани обстоятелства за мисии в отговор на кризи, свързани с хуманитарна помощ, обявлението може да бъде публикувано за период от по-малко от един месец, но за не по-малко от една седмица.
4. Кандидатите представят кандидатурите си, като използват стандартизиран формуляр за кандидатстване, включващ структурирана автобиография. Кандидатите също така попълват стандартизиран въпросник за самооценка с цел да се оценят техните компетентности във връзка с рамката на компетентностите и тяхната приспособимост към възлаганите задачи и условията на живот и труд, посочени в обявлението, за които кандидатите трябва да дадат своето съгласие.
Член 6
Оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати
1. Изпращащата организация оценява кандидатите въз основа на предоставената във формуляра за кандидатстване и във въпросника за самооценка информация, въз основа на писмено изложение на техните мотиви за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ - и в конкретната мисия - и въз основа на оценка, посредством писмен тест, есе или подобни тестове, на тяхната способност да анализират съответен сценарий за предоставяне на хуманитарна помощ.
2. Въз основа на оценката изпращащата организация представя на приемащата организация списък с подходящите кандидати, от който съвместно да определят списък с предварително подбраните кандидати, които да бъдат поканени на събеседване.
3. Предварително подбраните кандидати се поканват на структурирано събеседване въз основа на рамката на компетентностите. Събеседването може да се проведе на живо или чрез телекомуникационни технологии, когато това е възможно, с участието на приемащата организация. Като допълнителни методи за оценка могат да се използват центрове за оценка, групови дейности и симулационни упражнения.
4. Преди окончателния подбор при необходимост изпращащата организация може да извършва проверки на личната и професионалната информация. Кандидатите се информират относно тази проверка в началото на процеса в обявлението.
Член 7
Подбор
1. Приемащата организация взема окончателното решение относно избрания кандидат за доброволец и потвърждава своя избор на изпращащата организация, която отговаря за предлагането на длъжност и за подготовката на фазата за въвеждане в длъжност. За всяка длъжност могат да бъдат избрани заместник доброволци, които да заместят кандидата, в случай че той подаде оставка или вече не е на разположение.
2. Изпращащата и приемащата организация трябва да са в състояние да покажат и да обосноват начина, по който са взели решението за подбор при спазване на принципите на равно третиране, равни възможности и недискриминация в хода на целия процес на намиране и подбор на доброволци.
3. Процедурата за подбор се извършва в рамките на разумен период от време. Изпращащата организация уведомява всички кандидати за решението относно подбора, както и за възможността да получат обратна информация. Тя приканва избрания кандидат за доброволец да потвърди писмено своя интерес за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
4. Изпращащата организация гарантира, че документацията, свързана с процеса на намиране и подбор, може да бъде проследена и се съхранява в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
Член 8
Оценка на нуждите от обучение
1. Въз основа на резултатите от процеса на набиране на доброволци, нуждите на приемащата организация и предвиденото изпращане на терен изпращащата организация прави оценка на нуждите от обучение, като се консултира с приемащата организация и с кандидата за доброволец, и определя модулите на програмата за обучение, в които да участва кандидатът, въз основа на следните критерии:
а)
старшинство, като на утвърдените специалисти се дава възможност да се съсредоточат върху задължителните модули и да изберат съответното ниво от обучението за управление на проекти и незадължителни специализирани модули;
б)
нуждите на приемащата организация от конкретни компетентности, които да бъдат развити чрез участие на кандидата за доброволец в незадължителни модули;
в)
общите компетентности на кандидата за доброволец, които да бъдат развити чрез участие в незадължителни модули.
2. Изпращащата организация попълва плана за обучение и развитие, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определя оценените компетентности на успешно преминалите процеса на подбор кандидати за доброволци и нуждите им от обучение, като уведомява за тях доставчиците на обучение.
ГЛАВА 3
ПРОГРАМА ЗА ОБУЧЕНИЕ НА ИНИЦИАТИВАТА „ДОБРОВОЛЦИ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ“
Член 9
Програма за обучение
1. За всички успешно преминали процеса на подбор кандидати за доброволци се прилага програма за обучение, изпълнявана от доставчици на обучение, в която е включен, когато е целесъобразно, и принос на изпращащата и приемащата организация и на бивши доброволци.
2. Програмата за обучение се основава на рамката на компетентностите и е приспособима към нуждите както на младшите, така и на утвърдените специалисти.
3. Програмата за обучение е съставена от комбиниран подход за учене, основан на модули за електронно обучение и на модули за учене в класна стая.
4. Задължителните за всички кандидати за доброволци модули включват:
а)
общо представяне на ЕС, неговите външни отношения и системата му за реакция при кризи,
б)
въведение в хуманитарното дело, политиката на Съюза в областта на хуманитарната помощ и инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
в)
управление на личната безопасност, сигурност и здраве,
г)
управление на проекти,
д)
съзнание за междукултурните различия (и хоризонтални въпроси),
е)
симулационно учение, основано на сценарий, в което кандидатите за доброволци трябва да демонстрират придобитите компетентности.
5. Незадължителните модули включват:
а)
застъпничество и комуникация,
б)
психологическа първа помощ,
в)
обучение на разпространители на умения,
г)
управление на доброволци,
д)
организационно развитие,
е)
при необходимост специфични модули, по-специално във връзка с адаптирането на техническите компетентности на кандидатите за доброволци към контекста на операциите за предоставяне на хуманитарна помощ.
6. Кандидатите за доброволци присъстват на всички задължителни модули и могат да присъстват на един или повече незадължителни модули, които избират в съответствие с член 8.
7. Програмата за обучение, съдържаща подробна информация за всеки модул, включително неговия статут, целева група, график, разгледаните в него компетентности и свързаните с тях учебни резултати, е посочена в приложение II.
Член 10
Оценка на кандидатите за доброволци по време на и след обучението
1. По време на обучението и след приключването му кандидатите за доброволци се оценяват относно готовността им за изпращане на терен въз основа на рамката на компетентностите.
2. Оценяването се организира съвместно от инструкторите, като координиращият инструктор на кандидата за доброволец има ключова координационна роля.
3. Оценката на компетентностите се основава на оценката от инструкторите на познанията, уменията и нагласите на кандидата за доброволец, включително:
а)
самооценката, която кандидатът за доброволец попълва след симулационното учение, основано на сценарий,
б)
бележките от наблюдението, предоставени от инструкторите след приключване на всеки модул и след симулационното учение, основано на сценарий,
в)
оценката от координиращия инструктор, в която се прави критичен преглед на самооценката, и бележките от индивидуална наставническа сесия между координиращия инструктор и кандидата за доброволец въз основа на обратната информация от инструкторите.
4. Оценката на всички компетентности се включва в плана за обучение и развитие на кандидата за доброволец, който се актуализира след приключване на обучението и в който се посочват посещаваните курсове и постигнатите резултати.
5. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения по някоя от тези хоризонтални или специфични компетентности, се изключват от по-нататъшно участие. Инструкторите и координиращият инструктор трябва да могат да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
ГЛАВА 4
ПРОЦЕДУРИ ЗА ПОДГОТОВКА НА КАНДИДАТА ЗА ДОБРОВОЛЕЦ ПРЕДИ ИЗПРАЩАНЕТО МУ НА ТЕРЕН
Член 11
Програма за въвеждане в длъжност
1. Целта на процеса на въвеждане в длъжност е запознаването на кандидата или на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с културата, политиките и практиките на изпращащата и приемащата организация, както и с очакванията спрямо възложените задачи.
2. Изпращащата и приемащата организация изготвят съвместно програма за въвеждане в длъжност. В програмата се определят техните роли и отговорности, когато е възможно - въз основа на приноса, получен от завърнали се от мисия доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, с цел възползване от техния непосредствен опит и учене. Програмата се състои от:
а)
въвеждане в длъжност преди изпращането на терен, което въвеждане се предоставя от изпращащата организация съгласно предвиденото в член 12,
б)
въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, което въвеждане се предоставя от приемащата организация съгласно предвиденото в член 18.
3. Изпращащата и приемащата организация организират, когато е целесъобразно, съвместни сесии, в които участват всички кандидати или доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
Член 12
Въвеждане в длъжност преди изпращането на терен
1. Изпращащите организации гарантират, че всички кандидати за доброволци получават пълно и подходящо пряко въвеждане в длъжност преди изпращането си на терен. То включва най-малкото следната информация:
а)
структурата и процесите на организация и управление, екипите, участващи в проекта (включително ръководителя на проекта, служителя по управлението на кризи, човешките ресурси), организационната мисия и целите във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
подробна информация относно контекста на проекта, в който кандидатът за доброволец ще работи, възложените задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите и предвидените условия на живот и труд съгласно предвиденото в членове 22 и 24-27,
в)
съответната правна рамка, която се прилага за доброволеца, посочена в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
г)
стандартите и процедурите, които се отнасят за доброволеца, включително дисциплинарната политика и оплакванията, въпросите, свързани с измамите и корупцията, защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица и кодекса за поведение, съгласно предвиденото в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
д)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността (включително медицински преглед преди заминаването)съгласно предвиденото в членове 28 и 30,
е)
системата и процедурата за надзор и за управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
ж)
плана за обучение и развитие,
з)
информация за мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и начина, по който тя подкрепя доброволците преди, по време на и след изпращането им на терен,
и)
информация относно комуникацията и видимостта на дейностите, предвидени в проекта, въз основа на плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014, включително информацията за контакт със служителя на Комисията, отговорен по въпросите на информацията.
й)
процеса, свързан с отчета за мисията, съгласно предвиденото в член 23.
2. В контекста на въвеждането в длъжност изпращащата организация предоставя също така информация относно местното бюро за хуманитарна помощ на Комисията, което отговаря за държавата, в която се изпращат доброволците, и информира това бюро относно предстоящото изпращане на терен на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Изпращащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност, е прочетена и разбрана от кандидатите за доброволци и че е лесно достъпна през целия период на тяхното участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 13
Стаж за младши специалисти
1. От кандидатите за доброволци, които са младши специалисти, може да се изисква, в допълнение към обучението, да преминат през стаж в изпращащата организация, за да се запознаят чрез опит с процедурите, етиката и контекста на хуманитарната дейност и да се подготвят допълнително за планираното им изпращане на терен като доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Продължителността на стажа е максимум шест месеца с възможност за ограничено удължаване при надлежно обосновани извънредни обстоятелства.
2. Изпращащата организация, в консултация с приемащата организация и стажанта доброволец, преразглежда и актуализира учебните нужди в плана за обучение и развитие въз основа на нуждите на стажа. В плана за обучение и развитие се определят по-специално:
а)
резултатите от обучението, които се очаква да постигне стажантът доброволец през периода на стажа,
б)
задачите, които стажантът доброволец ще извършва като част от процеса на учене, и необходимите ресурси,
в)
целите и резултатите, които се очаква да постигне стажантът доброволец след приключване на периода на стажа.
3. Следните членове от настоящия регламент се прилагат mutatis mutandis към стажовете и налагат задължения за изпращащите организации, които приемат стажантите доброволци:
а)
член 19, параграфи 4, 5, 6 и 9 и членове 21 и 22;
б)
член 24, с изключение на параграф 5. Кандидатите за доброволци от държави от ЕС или от трети държави, посочени в член 23, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 375/2014, при условията, посочени в същия член, които кандидати са обхванати от своята национална схема за социална сигурност или за застраховане в държавата на своето пребиваване и които предприемат стажове в горепосочените държави, получават само допълнително покритие. Това означава, че тяхното застрахователно покритие се ограничава до разходите над покритието на националната схема за социална сигурност или за застраховане. По изключение в надлежно обосновани случаи, когато националната схема за социална сигурност или за застраховане покрива само частично или изобщо не покрива разходите, предвидени в член 24, параграф 5, направените разходи се покриват изцяло;
в)
член 25, с изключение на параграф 6, член 26 и член 27, параграф 1, когато е приложимо;
г)
член 28, параграфи 1, 8 и 14 и член 30, параграфи 1, 4, 5, 6 и 7.
Член 14
Оценка на кандидатите за доброволци след стажа
1. В края на стажа стажантът доброволец извършва самооценка въз основа на рамката на компетентностите и плана за обучение и развитие.
2. Прекият ръководител от изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, прави преглед на самооценката и оценява стажанта доброволец, като по-специално:
а)
оценява постиженията на стажанта доброволец спрямо целите му,
б)
прави преглед на това дали договорените резултати са били постигнати,
в)
установява резултатите от обучението.
3. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения в някоя от хоризонталните или специфичните компетентности, се изключват от по-нататъшно участие и не се допускат да станат доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Прекият ръководител от изпращащата организация трябва да е в състояние да обясни и да обоснове, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
Член 15
Допълнително обучение преди изпращането на терен
Без да се засяга участието на кандидата за доброволец в програмата за обучение или в стажа, изпращащата организация може да предостави допълнително подходящо обучение преди изпращането на терен, като например обучение, свързано с адаптирането на техническите компетенции на кандидатите за доброволци към нуждите на приемащата организация, езиково обучение, необходимо за държавата на изпращане, и т.н.
Член 16
Договор с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на резултатите от въвеждането в длъжност преди изпращането на терен и когато е целесъобразно, от стажа и друго обучение преди изпращането на терен, посочени в членове 13-15, изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, потвърждава окончателната оценка за допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен като доброволец на EС за хуманитарна помощ.
2. Изпращащата организация и доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, преминал успешно оценяването, подписват договор за изпращане, както е посочено в член 14, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
3. В договора, който се определя в тясна консултация с приемащите организации, се определят конкретният ред и условия за изпращане и правата и задълженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. В него се посочва също законодателството, приложимо към юрисдикцията на договора по силата на делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и се включват минимум следните елементи:
а)
ролята и длъжността на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, продължителността и мястото на работа и задачите, които трябва да бъдат извършени, както са определени във възложените задачи, включително елементите, произтичащи от плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
б)
продължителността на договора, включително началната и крайната дата,
в)
управлението на изпълнението на дейностите, включително:
-
договореностите за управление, включително отговорния пряк ръководител от приемащата организация и звеното за контакт за постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация,
-
договореностите за наставничество,
г)
условията на труд, включително работното време и отпуските,
д)
финансовите права и задължения на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, включително реда и условията, необходими за тяхното изпълнение:
-
дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване,
-
информация за приложимите данъчни правила и правила за социална сигурност,
-
застрахователно покритие,
-
жилищно настаняване,
-
пътувания,
е)
практическите договорености:
-
медицински прегледи,
-
виза и разрешения за работа,
ж)
поверителността,
з)
към договора се прилагат разпоредби относно очакваното поведение от страна на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, в т.ч. морал и кодекс за поведение, и защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица, включително нулева търпимост по отношение на сексуалното насилие,
и)
дисциплинарната политика и прекратяването на статута на доброволец,
й)
механизмът за медиация за решаване на проблеми, оплаквания и решаване на спорове,
к)
отговорностите и политиките по отношение на управлението на сигурността и по отношение на здравето и безопасността,
л)
ученето и развитието:
-
обучение и въвеждане в длъжност,
-
отчет за мисията.
4. В случай на спор между приемащата или изпращащата организация и доброволец на ЕС за хуманитарна помощ той има право на ефективни правни средства за защита, в съответствие с националните разпоредби, приложими за изпращащата организация.
Член 17
Въвеждане в базата данни
След получаване на изричното съгласие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация въвежда данните за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ в базата данни, посочена в член 13 от Регламент (ЕС) № 375/2014 („базата данни“). Всяко обработване на лични данни във връзка с тази база данни трябва да се извършва в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. За всяко обработване на лични данни, извършвано от Комисията във връзка с тази база данни, се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 (2).
ГЛАВА 5
ПРОЦЕДУРИ ЗА ИЗПРАЩАНЕ НА ТЕРЕН И УПРАВЛЕНИЕ НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 18
Въвеждане в длъжност в държавата на изпращане
1. Приемащите организации гарантират, че всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ получават изчерпателно и подходящо въвеждане в длъжност в държавата на изпращане при пристигането си, което въвеждане обхваща най-малко следното:
а)
структурата и процесите на организация и управление, участващите в проекта екипи (включително служителя за управление на проекти, оперативния и техническия екип, служителя за управление на кризи, подкрепящите екипи, като например човешките ресурси и финансовия отдел), мястото/местата на провеждане на проекта и организационната мисия и цели във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
изчерпателна информация относно мисията, компетенциите и проектите на приемащата организация, участващите общности, оперативния контекст и очакванията относно крайните продукти и резултатите от възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите,
в)
съответната местна правна рамка, приложима за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
г)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността, както е предвидено в членове 28 и 30,
д)
системата и процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
е)
информация относно културата в държавата, региона и населеното място на изпращане, включително насоки за подходящото поведение,
ж)
процеса на извършване на отчет за мисията в държавата на изпращане съгласно предвиденото в член 23.
2. Приемащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, е прочетена и разбрана от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и че е лесно достъпна през целия период на неговото участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 19
Надзор и управление на изпълнението на дейностите
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно система за управление на изпълнението на дейностите, основана на целите за ефективност, очакваните крайни продукти и резултати, с цел измерване на напредъка и на качеството на работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо възложените му задачи.
2. В процедурата за управление на изпълнението на дейностите се определят съответните роли и отговорности на изпращащата и приемащата организация във връзка с надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
3. По време на въвеждането в длъжност изпращащата и приемащата организация определят, заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, неговите цели във връзка с изпълнението и му предоставят възможност да коментира елементите във възложените задачи, които позволяват гъвкавост.
4. Приемащата организация определя прекия ръководител, отговарящ за надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с когото той провежда срещи за надзор с разумна и практична честота.
5. Когато е целесъобразно, в зависимост от продължителността на мисията, изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършват заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ съвместен междинен преглед на изпълнението на дейностите, за да оценят официално процеса на интеграция и напредъка по отношение на целите и да внесат корекции в целите, възложените задачи и плана за обучение и развитие.
6. Когато при междинния преглед се установи, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ показва слаби резултати по отношение на някоя от общите или специфичните компетентности, приемащата организация, със съгласието на изпращащата организация, може да вземе решение да преустанови преждевременно работата на доброволеца в държавата на изпращане. Те трябва да са в състояние да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
7. Изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършат заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ окончателен преглед на изпълнението на дейностите с цел в края на мисията да се оценят постиженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо целите, предвидени във възложените задачи и плана за обучение и развитие.
8. Резултатите от прегледа на изпълнението се включват в плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
9. Изпращащата организация съхранява записи от прегледа на изпълнението на дейностите в съответствие със стандартите за защита на данните, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и изпраща в базата данни потвърждение за успешното приключване на мисията, а ако тя не е приключила успешно - причините за това.
Член 20
Постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация
1. Преди изпращането на терен изпращащата организация определя лице за контакт, което е на разположение през цялото изпращане на терен и което има редовни контакти с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с цел:
а)
подкрепа при настаняването и прехода на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
б)
предоставяне на необходимата допълнителна подкрепа за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и приемащата организация,
в)
участие в междинния и окончателния преглед и в други срещи, ако е необходимо, както и
г)
осигуряване на подкрепа за посредничество в случай на несъгласие между приемащата организация и доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
2. Ако определеното лице за контакт вече не е в състояние да изпълнява тази роля по време на работата на терен на доброволеца, възможно най-бързо се предвижда заместник с цел осигуряване на непрекъснатост на подкрепата.
Член 21
Наставничество
1. Приемащата организация определя един или повече наставници за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които да предоставят подкрепа в области, като:
а)
развитието на професионалните умения и подобряването на ефективността и знанията,
б)
културната интеграция и аклиматизацията,
в)
даването на напътствия във връзка с възложените задачи, както и
г)
справянето с психо-социалните въпроси.
2. Определените наставници имат достъп до плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и до възложените му задачи и основават своята подкрепа на този план и тези задачи. Наставниците се срещат редовно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, за да обсъдят неговия напредък и да съдействат за решаването на всички въпроси, свързани с мисията, и лични въпроси.
3. При наставничеството се вземат предвид местните реалности и когато е възможно, то е подходящо и за местните доброволци.
4. Изпращащата организация улеснява предоставянето на наставничество, като работи в партньорство с приемащата организация за предоставяне на подкрепа за анализ, подкрепа за обучение и друга подкрепа за изграждане на капацитет и като установява в собствените си структури и мрежи определените лица, които притежават подходящи и допълнителни умения, в случай че на място липсват подходящи умения.
5. Когато е целесъобразно, може да се предвиди наставничество от разстояние, по-конкретно като се използва мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 22
Условия на труд
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ разполагат с подходящи условия на труд, за да могат да изпълняват добре работата си на място и за да се гарантират тяхното благополучие, мотивация, здраве и безопасност. Тези условия трябва да отговарят на съответните разпоредби от Директива 89/391/ЕО (3) и Директива 2003/88/ЕО (4).
2. Изпращащата и приемащата организация работят съвместно за определянето на подходящи условия на труд въз основа на местните и националните оперативни условия.
3. Приемащата организация осигурява необходимата информация и предлага условия на труд, чиято пригодност и целесъобразност се оценяват от изпращащата организация, за да се осигури съгласуваност със задължението за полагане на грижа и с общите политики и практики на изпращащата организация.
4. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложените условия на труд са в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че отговарят на изискванията за работното време, отпуските, минималните дневни и седмични периоди за почивка и работното пространство, посочени в точка 3 от приложение I.
Член 23
Подкрепа след приключването на мисията и подкрепа след завръщането
1. Изпращащата и приемащата организация вземат съвместно решение относно съдържанието и процеса във връзка с отчета за мисията, който е предвиден за всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, включително за тези, които се завръщат преждевременно.
2. Приемащата организация провежда с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, включително окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, параграф 7, и когато е уместно, предаване на проекта на екипа и на партньорите, които ще продължат дейностите, извършвани от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с цел да се осигурят трайност и последователност.
3. Изпращащата организация своевременно провежда със завърналия се доброволец на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, както и срещи за отчети за мисията по оперативни въпроси или по проекта въз основа на обратната информация от приемащата организация и приключването на плана за учене и развитие.
4. Изпращащата организация съдейства за извършването на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси и съвети, в които доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ може да участва по желание.
5. Изпращащата и приемащата организация насочват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ към възможности да остане ангажиран с въпроси, свързани с хуманитарната помощ и активното европейско гражданство, включително популяризирането на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и участието в нея.
6. Изпращащата организация приканва завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ да предоставят конструктивна обратна информация относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително като обяснят как техният принос може да спомогне за бъдещи мисии.
ГЛАВА 6
РАЗПОРЕДБИ ЗА ЗАСТРАХОВАНЕТО И УСЛОВИЯТА НА ЖИВОТ
Член 24
Застрахователно покритие
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на работата им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
2. Застрахователното покритие е за целия свят и 24 часа в денонощието. То започва от деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне дома си, за да замине за третата държава, в която е изпратен, до деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне третата държава, в която е изпратен, за да се завърне, и пристигне у дома си (първи период на покритие).
3. Застрахователното покритие за повече от 12 седмици се удължава с още 8 седмици, след като доброволецът се е завърнал в родната си страна, с цел покриване на последващо медицинско лечение за заболявания и увреждания, настъпили по време на първия период на покритие.
4. Покритието се прилага за всички дейности, свързани с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, както и за частните дейности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ през първия период на покритие.
5. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ се ползват от 100 % покритие (цялостно покритие) за следното:
а)
медицински и зъболекарски грижи,
б)
бременност и раждане,
в)
злополука,
г)
репатриране,
д)
животозастраховане,
е)
постоянни и временни увреждания или нетрудоспособност,
ж)
отговорност за щети, нанесени на трети страни,
з)
загуба или кражба на документи, билети за пътуване и лични вещи,
и)
допълнително съдействие.
6. С цел да се гарантират равното третиране и включването на всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да сключва договори с един или няколко доставчици на застрахователни услуги посредством процедура за възлагане на обществена поръчка.
Член 25
Дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване
1. Изпращащата организация предоставя дневна издръжка на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ в качеството им на незаети лица под формата на еднократни плащания, които се извършват в подходящо време и на редовни вноски.
2. Еднократните плащания за дневна издръжка се основават на потребителска кошница, обхващаща редовните разходи на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ за следните стоки:
а)
храна,
б)
лични принадлежности и стоки за бита,
в)
дрехи,
г)
обществен транспорт и транспорт в страната,
д)
други разходи, считани за необходими, за да се гарантират подходящ стандарт на живот и участие в местното общество (могат да се добавят максимум 20 % от общата сума за стоките, изброени в букви от а) до г), за да се включат и други разходи, като например развлекателни дейности, фризьорски услуги, вестници и канцеларски материали).
е)
допълнителна сума за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, пребиваващи в райони с индекс над средния за страната (максимум 10 % за стоките, изброени в букви а) до г).
3. Разходите за жилищно настаняване не следва да са част от еднократните суми за дневна издръжка.
4. Комисията публикува информация относно еднократните суми за дневна издръжка за страните, в които заминават да работят доброволците, на базата на индекси за страните. Разходите за специалните нужди, свързани с увреждане или с други надлежно обосновани извънредни обстоятелства, могат да се възстановяват в допълнение към плащанията за дневна издръжка.
5. Доброволците на ЕС за хуманитарна помощ се информират своевременно за евентуалните промени на индексите и ставките за дневна издръжка, които ги засягат по време на мисията, по-специално в страните с високи проценти на инфлация или на дефлация.
6. След успешното приключване на изпращането на терен изпращащата организация предоставя на завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ редовно индексирана финансова помощ за пренастаняване в размер на 100 EUR месечно, в зависимост от продължителността на изпращането им на терен.
Член 26
Жилищно настаняване
1. Изпращащата организация гарантира, че приемащата организация предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ подходящо жилищно настаняване на разумна цена в местния контекст.
2. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и за здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложеното жилище е в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че изпълнява изискванията, посочени в точка 4 от приложение I.
3. Разходите за жилищно настаняване, отопление и други пряко свързани разходи се поемат пряко от приемащата организация, когато това е възможно. Приемащата организация поема договорните отношения със собствениците на жилището и предприема всички необходими стъпки за информиране на домакините и наемодателите относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 27
Пътни разходи и други свързани разходи
1. Изпращащата организация организира пътуването на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ до и от мястото на изпращане на терен, включително в случаите на преждевременно завръщане, и поема пътните разходи.
2. По искане на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация организира и поема разходите за допълнителни пътувания за връщане в следните случаи:
а)
домашен отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, чийто период на изпращане на терен надхвърля 18 месеца,
б)
родителски отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които имат едно или повече зависими деца под 12-годишна възраст, ако периодът на изпращане на терен надхвърля 6 месеца,
в)
специален отпуск в случай на погребение или медицински удостоверено сериозно заболяване на възходящ или низходящ пряк роднина, съпруг(а) или регистриран партньор, брат или сестра.
3. Пътните разходи могат да се основават на действителните разходи за икономична или втора класа или да се възстановяват под формата на еднократни суми, определени въз основа на разумна методика за изчисляване на разстоянието.
4. Изпращащата организация осигурява информация и логистична подкрепа за получаването на виза за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, а приемащата организация помага в процеса на получаване на виза, ако е необходимо. Изпращащата организация покрива разходите, свързани с получаването на виза, включително необходимите пътни разноски.
ГЛАВА 7
ПРОЦЕДУРИ ЗА ГАРАНТИРАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ПОЛАГАНЕ НА ГРИЖА, БЕЗОПАСНОСТ И СИГУРНОСТ
Член 28
Управление на сигурността и оценка на риска
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за сигурността и с процедури за оценка на риска, които са подходящи и приложими за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и, когато е необходимо, се адаптират.
2. Въз основа на организационната политика за сигурността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно план за управление на сигурността и за евакуация за дейностите по инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“. Като минимум тези планове съответстват на изискванията, посочени в точка 5 от приложение I.
3. Изпращащата и приемащата организация разработват съвместно писмена оценка на рисковете по отношение на сигурността, пътуването и здравето в държавата на изпращане. Като минимум тези оценки съответстват на изискванията, посочени в точка 6 от приложение I.
4. Оценката на риска, посочена в параграф 3, се преразглежда и актуализира толкова често, колкото го изисква контекстът и поне преди изпращането на терен на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. Когато оценката на риска води до заключението, че изпращането на терен ще се проведе в условията на международен или местен въоръжен конфликт или при заплаха от такъв конфликт, изпращането на терен не се предвижда или се отменя, в случай че вече е бил избран доброволец на ЕС за хуманитарна помощ.
5. Изискванията във връзка с осведомеността относно сигурността и подходящото поведение във връзка с управлението на риска и сигурността се включват в описанието на възложените задачи и в процеса на набиране на доброволци.
6. Изпращащата организация уведомява съответните национални органи на държавите членки и на другите участващи държави в съответствие с член 23 от Регламент (ЕС) № 375/2014, преди някой от техните граждани да бъде изпратен на терен като доброволец на ЕС за хуманитарна помощ. Преди изпращането на терен изпращащата организация, която изпраща доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, които не са граждани на Съюза, проверява правилата за консулска закрила, предоставяна от държавата, чийто гражданин е доброволецът, или друга държава.
7. Изпращащата и приемащата организация гарантират, че цялата информация за процедурите за сигурността и безопасността се предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и се разбира от него. По време на въвеждането в длъжност преди заминаването и в рамките на 24 часа след пристигането в държавата на изпращане се предоставя съобразена с контекста информация, свързана със сигурността. Тя трябва да включва резултатите от оценката на риска, плана за евакуация и за управление на сигурността, включително докладването за инциденти, свързани със сигурността, процедурите за евакуация и за репатриране, йерархията на комуникацията, служителят(ите) за връзка относно управлението на кризи и данните за посолствата, полицейските и противопожарните служби и болниците.
8. Изпращащата организация гарантира, че доброволците на ЕС за хуманитарна помощ са покрити, като минимум, от застраховката, предвидена в член 24.
9. В допълнение към задължителното обучение по сигурност в контекста на програмата за обучение, изпращащата организация предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ всякакво друго подходящо обучение, свързано със сигурността, което предоставя и на своя международен персонал.
10. При подписването на договора, посочен в член 16, параграф 2, доброволците на ЕС за хуманитарна помощ потвърждават, че са осведомени за процедурите за управление на сигурността и че ще ги спазват, включително задължението да се информират за актуалната ситуация, свързана със сигурността, да носят лична отговорност по отношение на управлението на собствената си сигурност и на сигурността на други лица и на организацията, както и да се въздържат от поемането на рискове. Изпращащата и приемащата организация осведомяват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно последствията от всяко нарушение на процедурите за сигурност, особено тези, водещи до преждевременно принудително прекратяване на работата му.
11. Изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да се регистрират в посолството или консулството на държавата, на която са граждани, при пристигането си в държавата на изпращане и ги информира за възможността да отправят искане за консулска помощ. Ако държавата, на която е гражданин доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, няма консулско представителство в държавата на изпращане, изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които са граждани на Съюза, да се регистрират в консулство или посолство на друга държава членка и ги информира за възможността да отправят искане за консулско съдействие от него.
12. Въз основа на актуализирана информация от приемащата организация, изпращащата и приемащата организация редовно актуализират плана за евакуация, за да се гарантира, че той съответства на оперативната среда по всяко време. Резултатът от оценката на риска дава информация относно честотата, с която се преразглежда планът, и приемащата организация използва предходни данни и текущи актуализации, за да го коригира, ако е необходимо. Планът за евакуация се съхранява на място, което е лесно достъпно за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
13. Приемащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ получава актуализирана информация за всяка промяна в оперативната среда и произтичащата от това промяна на която и да е от процедурите и протоколите за сигурността.
14. Приемащата организация е осведомена за местоположението на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и за телефонния номер за връзка с него по всяко време, включително когато е в отпуск.
Член 29
Процедури в случай на произшествие или евакуация
1. В случай на нарушаване на сигурността доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ се информира възможно най-бързо. В зависимост от сериозността на инцидента и действащите процедури в изпращащата и приемащата организация тази информация може да се предоставя от прекия ръководител или от наставника от приемащата организация, или от служителя, отговарящ за управлението на кризи в изпращащата организация, и може да включва професионална психологическа подкрепа.
2. В случай на евакуация се следва планът за евакуация и за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се полагат грижи през цялото време, като се следват, когато е целесъобразно, процедурите, въведени в консулствата и посолствата, където доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е регистриран в съответствие с член 28, параграф 11.
3. След завръщането на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация се свързва с тях и гарантира, че те са обект на подходящи последващи действия, включително отчет за мисията и психологическа и медицинска подкрепа.
4. Сигурността се включва в рамката за мониторинг и оценка на изпращащата и приемащата организация и изводите от инцидентите, свързани със сигурността, се използват при прегледа на проекта и мерките за подобряване.
Член 30
Здраве и безопасност
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за здравето и безопасността, която е подходяща и приложима за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и когато е необходимо, се адаптира, включително с насоки за:
а)
личното здраве, като физическото здраве (предотвратяване на болести, съвети, свързани с храненето и съня, осведоменост за рисковете по отношение на опасностите, свързани с климата и географското местоположение, достъп до лечение);
б)
психичното здраве (съвети за баланс между професионалния и личния живот, управление на стреса, механизми за справяне и методи за релаксация, лица за контакт за психо-социална подкрепа).
2. Въз основа на организационната политика за здравето и безопасността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно всеобхватен набор от политики и насоки за здравето и безопасността, за да изпълнят задълженията си за полагане на грижа и за да гарантират физическото и психическото здраве на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Като част от оценката на риска, посочена в член 28, параграф 3, и преди определянето на възложените задачи изпращащата и приемащата организация съвместно оценяват дали работата гарантира безопасни и сигурни условия на труд и живот за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ въз основа на показателите, посочени в точка 7 от приложение I.
4. Изпращащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е покрит, като минимум, от пълна медицинска застраховка и застраховка за пътуване съгласно член 24.
5. По време на въвеждането в длъжност изпращащата организация информира доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно политиките и насоките за здравето и безопасността, посочени в параграфи 1 и 2, включително за болестите, първата помощ, поддръжката за всички места на провеждане на мисията, поддръжката на превозните средства и оборудването, работните места, съвместяването на професионалния и личния живот, инцидентите, свързани със здравето и сигурността, процедурата за медицинска евакуация.
6. Изпращащата организация гарантира, че преди заминаването доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ преминава през пълен медицински преглед, и предоставя препоръчваните лекарствени средства и ваксини срещу рисковете в страната на изпращане, както и оборудване, като например комплекти за оказване на първа помощ и против ухапвания от комари.
7. Приемащата организация гарантира, че задължението за полагане на грижа е включено в ежедневното управление на доброволците, и по време на въвеждането в длъжност предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ:
а)
актуална информация за местните ресурси, свързани със здравето и безопасността, като например данните за контакт на лекари, болници, парамедицински услуги;
б)
насоки за местните обичаи и норми, като част от предоставяната на място информация с цел ограничаване на рисковете по отношение на безопасността и улесняване на интеграцията.
8. Изпращащата организация улеснява организирането на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси или съвети като част от процеса, свързан с отчета за мисията. Изпращащата и приемащата организация насърчават използването на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ като алтернативен механизъм за подкрепа преди, по време на и след изпращането на терен.
ГЛАВА 8
ПРОЦЕДУРИ ЗА МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА НА ИНДИВИДУАЛНИТЕ РЕЗУЛТАТИ ОТ ДЕЙНОСТТА НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 31
Мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, посочена в член 19, изпращащата и приемащата организация извършват мониторинг и оценка на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, като измерват напредъка, постиженията и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
2. Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ е непрекъснат процес по време на целия период на работа, като се провеждат специфични прегледи най-малкото на следните етапи:
а)
в края на стажа, посочен в член 14, ако се провежда такъв стаж,
б)
по време на окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, и когато се счита, че е необходимо извършването на междинен преглед,
в)
по време на представянето на отчета за мисията, посочен в член 23.
3. Изпращащата и приемащата организация предоставят данни, които показват до каква степен индивидуалните резултати на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - на равнището на крайните резултати и на въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло, като се вземат под внимание показателите, посочени в член 7 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Данните съдържат записи за качеството на крайните продукти и резултатите от работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които следва да бъдат анонимни и да са на разположение за извършването на оценка. Тези данни се обработват в съответствие със стандартите за защита на личните данни, посочени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
4. Изпращащите организации предоставят подкрепа за изграждане на капацитет на приемащите организации за измерване на напредъка, крайните продукти и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
ГЛАВА 9
МЕХАНИЗЪМ ЗА СЕРТИФИЦИРАНЕ НА ИЗПРАЩАЩИ И ПРИЕМАЩИ ОРГАНИЗАЦИИ
Член 32
Механизъм за сертифициране на приемащи организации
1. Приемащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията, свързани със стандартите и процедурите по отношение на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, посочени в настоящия регламент и в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. В самооценката приемащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужно да се изгради капацитет, за да се постигне на пълно съответствие.
3. Заедно със самооценката приемащата организация предоставя три референции в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, с цел предоставяне на изчерпателна информация относно всички изисквания във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ. Референциите са от най-малко две от следните групи заинтересовани страни:
а)
сертифицирана изпращаща или приемаща организация, с която кандидатстващата приемаща организация вече е имала или предвижда да създаде партньорство за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
партньор на Комисията в областта на хуманитарната помощ, за когото е в сила рамково (партньорско) споразумение и с когото кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
в)
съответна международна организация или организация с нестопанска цел или публичноправен орган с граждански характер, с които кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
г)
организация за акредитиране или одит, която е сертифицирала кандидатстващата приемаща организация в области от значение за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като в този случай се предоставят съответните документи за акредитацията или одита.
4. Попълнената самооценка се подписва от лицето, упълномощено да представлява приемащата организация и правно обвързвано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с документите, посочени в параграф 3.
5. Въз основа на самооценката и на референциите Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите,
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
6. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата приемаща организация относно резултата от сертифицирането, като посочва също така възможности за подкрепа за изграждане на капацитет, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за изграждане на капацитет, която да бъде представена от кандидатстващата приемаща организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на подкрепа за изграждане на капацитет.
Член 33
Механизъм за сертифициране на изпращащи организации
1. Изпращащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
2. В самооценката, основана на доказателства, изпращащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужна техническа подкрепа, за да се постигне пълно съответствие. Тя включва също така извадка от доказателства и начини за проверка на това, че се изпълняват политиките и практиките, посочени във всяко от изискванията във връзка с стандартите и процедурите, особено що се отнася до доброволците.
3. Попълнената основана на доказателства самооценка се подписва от лицето, което е упълномощено да представлява изпращащата организация и е правно обвързано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с придружаващите документи, посочени в параграф 2.
4. На база на основаната на доказателства самооценка и на предоставените придружаващи документи Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите;
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
5. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата изпращаща организация относно резултатите от сертифицирането, като посочва също така възможности за техническа подкрепа, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за техническа подкрепа, която да бъде предоставена от изпращащата организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на техническа подкрепа.
Член 34
Средства за правна защита
1. В решенията на Комисията да не предостави сертификация и да отхвърли кандидатурата се посочва, че кандидатстващата организация, чиято кандидатура е отхвърлена, може да кандидатства отново едва след изтичането на дванадесетмесечен период, започващ от датата на получаване от кандидата на решението за отхвърляне. В решенията се уточняват също така наличните средства за правна защита срещу тези решения.
2. По силата на членове 256 и 263 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС) Общият съд е компетентен да се произнася по актовете на Европейската комисия, предназначени да произведат правно действие по отношение на трети страни. В съответствие с членове 256, 268 и 340 от ДФЕС Общият съд е компетентен също така по споровете, свързани с обезщетения за вреди, причинени от Европейската комисия в случай на извъндоговорна отговорност.
Член 35
Финансова жизненоспособност и организационен капацитет на организациите
Оценката на финансовата жизнеспособност и организационния капацитет на сертифицираните изпращащи и приемащи организации е извън обхвата на процедурата по сертифициране. Като предварително условие за получаване на финансова помощ от Съюза тази жизнеспособност и този капацитет се оценяват на етапа на процеса на подаване на кандидатури в резултат на покана за представяне на предложения.
Член 36
Валидност на сертификацията и редовни проверки
1. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации преминават през повторно сертифициране три години след получаването на решението на Комисията за предоставяне на сертификация или по всяко време в случай на съществени изменения в стандартите или процедурите, свързани със съответните въпроси.
2. В рамките на срока на валидност на сертификацията може да се изиска, когато е необходимо, сертифицираните изпращащи и приемащи организации да преминат редовни проверки, които се извършват от Комисията.
3. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации информират незабавно Комисията за всяка промяна в своето правно, финансово, техническо или организационно състояние, която може да постави под въпрос спазването от тяхна страна на стандартите и процедурите или може да породи конфликт на интереси. Те също така уведомяват Комисията за всяка промяна в своето име, адрес или правен представител.
Член 37
Спиране или прекратяване на сертификацията
1. Въз основа на информацията, получена от сертифицираните изпращащи или приемащи организации, включително от редовните проверки, посочени в член 36, параграф 2, или на информацията, получена чрез други средства, Комисията може да прецени, че сертифицираната изпращаща или приемаща организация вече не изпълнява един или повече от изброените стандарти или процедури. В такива случаи Комисията може да предприеме подходящи действия, включително спирането или прекратяването на сертификацията, в съответствие с процедурата, посочена в точка 3 от приложение III.
2. Изпращащата или приемаща организация, чиято сертификация е спряна или прекратена, не може да изпраща на терен или да приема доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, считано от датата на спирането или прекратяването, и не отговаря на условията за получаване на финансово подпомагане от Съюза за тази цел.
3. С оглед на причините за спирането или прекратяването на сертификацията, по-специално безопасността и сигурността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да поиска репатриране на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, изпратени на терен в момента на спирането или прекратяването.
4. Изпращащата или приемаща организация няма право да предявява искане за компенсация поради спиране или прекратяване на сертификацията.
Член 38
Отговорност за вреди
Комисията не носи отговорност за загуби или вреди, причинени или претърпени от изпращащата или приемаща организация, или от трети страни, вследствие на сертифицирания статут на изпращащата или приемаща организация.
ГЛАВА 10
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 39
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 20 ноември 2014 година.
RÈGLEMENT D'EXÉCUTION (UE) No 1244/2014 DE LA COMMISSION
du 20 novembre 2014
portant modalités d'application du règlement (UE) no 375/2014 du Parlement européen et du Conseil portant création du Corps volontaire européen d'aide humanitaire («initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne»)
(Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE)
LA COMMISSION EUROPÉENNE,
vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,
vu le règlement (UE) no 375/2014 du Parlement européen et du Conseil portant création du Corps volontaire européen d'aide humanitaire («initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne») (1), et en particulier son article 9, paragraphe 3, son article 10, paragraphe 1, et son article 12, paragraphe 6,
considérant ce qui suit:
(1)
En vertu du règlement (UE) no 375/2014, la Commission doit établir des normes et des procédures régissant les conditions, les modalités et les exigences devant nécessairement être respectées par les organisations d'envoi et d'accueil lors de l'identification, de la sélection, de la préparation, de la gestion et du déploiement des candidats volontaires et des volontaires de l'aide de l'Union européenne en soutien à l'aide humanitaire dans des pays tiers. Le règlement (UE) no 375/2014 prévoit que ces normes soient adoptées par voie d'actes délégués et ces procédures par voie d'actes d'exécution.
(2)
Il convient d'encourager toutes les parties prenantes de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne, y compris les volontaires eux-mêmes et les organisations d'envoi et d'accueil, à partager un sentiment d'appartenance à cette initiative.
(3)
Il importe d'identifier et de sélectionner les candidats volontaires au moyen d'une procédure non discriminatoire, équitable et transparente fondée sur un partenariat entre les organisations d'envoi et d'accueil qui répond aux besoins réels exprimés au niveau local par les organisations d'accueil.
(4)
Les organisations d'envoi et d'accueil devraient garantir une intégration approfondie pour éviter les malentendus sur les rôles et les attentes et proposer aux volontaires une préparation pratique adéquate en vue des missions. De cette manière, elles jettent les bases de la confiance et d'un accueil favorable au sein des communautés d'accueil en tenant pleinement compte des sensibilités culturelles locales.
(5)
Il convient de proposer à tous les candidats volontaires une formation, volet essentiel de la préparation au déploiement, à travers un programme structuré de cours obligatoires et optionnels. Par ailleurs, il convient d'offrir la possibilité aux professionnels débutants, au besoin grâce à des stages d'apprentissage, d'approfondir leurs compétences et d'acquérir de nouvelles connaissances et aptitudes utiles dans le secteur humanitaire. Il convient en particulier de les adapter aux activités et au contexte des organisations d'envoi et d'accueil.
(6)
Les organisations d'envoi et d'accueil devraient mettre en place un système adéquat de supervision et de gestion. Elles devraient superviser et évaluer conjointement les performances et les résultats des volontaires de l'aide de l'Union européenne et transmettre un retour d'information sur leur attribution des tâches et leurs objectifs. De cette manière, elles contribueront à améliorer la responsabilité de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
(7)
L'encadrement devrait compléter la supervision et la gestion et offrir au volontaire de l'aide de l'Union européenne un soutien supplémentaire avant, pendant et après le déploiement.
(8)
Il importe de prévoir un moyen qui permette à l'organisation d'envoi d'assurer une communication suivie et d'apporter un soutien supplémentaire pendant la durée du déploiement dans les pays tiers. Tous les volontaires de l'aide de l'Union européenne devraient se voir proposer une réunion de débriefing et un soutien en fin de mission.
(9)
Il est nécessaire de prévoir des conditions de travail et de vie adéquates pour permettre aux volontaires de l'aide de l'Union européenne d'effectuer leur mission dans un environnement sûr et salubre et de couvrir leurs besoins essentiels sans avoir à subir aucune difficulté personnelle, tout en respectant le principe du mode de vie modeste et non ostentatoire d'un volontaire. Les indemnités de séjour et autres indemnités accordées aux volontaires de l'aide de l'Union européenne ne doivent pas s'assimiler à un salaire versé en échange d'un emploi ordinaire. Les montants de ces indemnités ne sont pas fonction de l'expérience professionnelle, des compétences, ni des résultats du volontaire dans son attribution des tâches: ils visent uniquement à couvrir le coût de la vie pendant le déploiement. Pour obtenir un degré de protection élevé et égal, tous les volontaires de l'aide de l'Union européenne devraient bénéficier d'une assurance tous risques conçue spécialement pour les protéger pendant toute la durée de leur déploiement dans les pays tiers ainsi que pendant les périodes qui précèdent ou suivent la mission et qui s'y rapportent.
(10)
Le devoir de diligence est d'une importance capitale et relève d'une responsabilité partagée. Les organisations d'envoi et d'accueil devraient, dans la mesure du possible, veiller à la santé, à la sûreté, à la sécurité et au bien-être des volontaires de l'aide de l'Union européenne et élaborer des procédures adéquates en matière de sécurité, de santé et de sûreté. De même, les volontaires de l'aide de l'Union européenne devraient tout mettre en œuvre pour assurer leurs propres santé, sûreté et sécurité, ainsi que celles des autres, sur le lieu de travail.
(11)
Le suivi et l'évaluation des résultats individuels des volontaires de l'aide de l'Union européenne devraient s'inscrire dans un processus permanent tout au long du stage. Ils devraient reposer sur un système de supervision et de gestion des performances et fournir des données qui montrent dans quelle mesure les résultats individuels d'un volontaire de l'aide de l'Union européenne contribuent - sur le plan des résultats et des répercussions - aux objectifs du projet et de l'initiative dans son ensemble.
(12)
Un dispositif de certification sérieux s'impose pour garantir que les organisations d'envoi et d'accueil respectent les normes établies dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014 et les procédures établies dans le présent règlement. Un tel dispositif de certification devrait reposer sur les principes de simplification et de non-duplication, de différenciation entre les organisations d'envoi et d'accueil, de rentabilité, de transparence et d'impartialité, pour encourager la diversité et l'accessibilité.
(13)
Les dispositions du présent règlement sont conformes à l'avis du comité institué par l'article 26 du règlement (UE) no 375/2014.
(14)
Afin de garantir le lancement rapide de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne, le présent règlement doit entrer en vigueur de toute urgence, puisqu'il définit les dispositions à partir desquelles les organisations chargées de la mise en œuvre déploient les volontaires de l'aide de l'Union européenne dans les pays tiers.
A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
CHAPITRE 1
DISPOSITIONS GENERALES
Article premier
Objet
Le présent règlement fixe les modalités d'application du règlement (UE) no 375/2014 au regard des points suivants énoncés à l'article 9, paragraphe 3, à l'article 10, paragraphe 1 et à l'article 12, paragraphe 6, dudit règlement:
a)
les procédures à suivre pour l'identification, la sélection et l'indispensable préparation au déploiement des candidats volontaires, notamment, le cas échéant, par des stages d'apprentissage,
b)
les modalités du programme de formation et de la procédure d'évaluation du degré de préparation des candidats volontaires à être déployés,
c)
les procédures relatives aux dispositions concernant le déploiement et la gestion des volontaires de l'aide de l'Union européenne dans des pays tiers, notamment la supervision sur le terrain, le soutien continu par le tutorat, l'encadrement, la formation complémentaire, les conditions de travail nécessaires et le soutien après le déploiement,
d)
les procédures relatives à la fourniture d'une couverture d'assurance et aux conditions de vie des volontaires, notamment eu égard à la prise en charge des frais de séjour, d'hébergement, de déplacement et des autres dépenses pertinentes,
e)
les procédures à suivre avant, pendant et après le déploiement afin de garantir le devoir de diligence et les mesures de sûreté et de sécurité adéquates, y compris les protocoles d'évacuation médicale et les plans de sécurité permettant l'évacuation d'urgence depuis des pays tiers, y compris les procédures nécessaires de liaison avec les autorités nationales,
f)
les procédures de suivi et d'évaluation des résultats individuels des volontaires de l'aide de l'Union européenne,
g)
un dispositif de certification garantissant que les organisations d'envoi respectent les normes et procédures visées à l'article 9 du règlement (UE) no 375/2014, ainsi qu'un dispositif de certification différencié pour les organisations d'accueil.
Article 2
Définitions
Aux fins du présent règlement, les définitions visées à l'article 3 du règlement (UE) no 375/2014 et dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9 paragraphe 2, dudit règlement, s'appliquent. Par ailleurs, on entend par:
a)
«cadre de compétences», un cadre au sens du règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014;
b)
«plan d'apprentissage et de développement», un plan au sens du règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014;
c)
«formateur», une personne recrutée par le prestataire de formations pour proposer un ou plusieurs modules de formation ou pour servir d'animateur lors d'exercices de mise en situation à partir d'un scénario donné et évaluer les compétences des candidats volontaires;
d)
«tuteur de formation», un formateur, recruté par le prestataire de formation, dont le rôle de coordination consiste à évaluer l'éligibilité du candidat volontaire au déploiement. Il ou elle est responsable d'un groupe de candidats volontaires, dont il/elle coordonne l'évaluation des compétences en s'inspirant du retour d'information transmis par les autres formateurs, et noue un dialogue avec chaque candidat volontaire pour examiner son auto-évaluation et l'évaluation par les formateurs;
e)
«encadrement», un processus de transmission informelle des connaissances, du capital social et du soutien psychosocial en rapport avec le travail, la carrière ou le perfectionnement professionnel. L'encadrement suppose une communication informelle, généralement en face à face et pendant une période prolongée, entre d'une part une personne considérée par l'organisation d'accueil comme le tuteur et réputée avoir les connaissances, les compétences et l'expérience nécessaires et, d'autre part, le volontaire de l'aide de l'Union européenne;
f)
«réunion de débriefing», un processus qui fournit aux organisations d'envoi et d'accueil et au volontaire de l'aide de l'Union européenne des informations claires relatives aux résultats de la mission et aux réalisations des volontaires de l'aide de l'Union européenne, des recommandations ou des enseignements par rapport à leur expérience, ainsi qu'une capitalisation et des enseignements tirés. C'est également l'occasion de clôturer la mission de manière professionnelle et positive.
CHAPITRE 2
PROCEDURES D'IDENTIFICATION ET DE SELECTION DES CANDIDATS VOLONTAIRES
Article 3
Procédure d'identification et de sélection
1. Les organisations d'envoi et d'accueil mettent en place conjointement une procédure d'identification et de sélection. Elles définissent les rôles, les responsabilités et les processus pour garantir une procédure de recrutement transparente, équitable et efficace au regard des normes relatives à l'égalité de traitement, à l'égalité des chances et à la non-discrimination, telles qu'elles sont énoncées dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014.
2. La procédure d'identification et de sélection repose sur un partenariat entre les organisations d'envoi et d'accueil et garantit une communication régulière et constante. L'organisation d'envoi veille à ce que l'organisation d'accueil participe systématiquement à l'ensemble de la procédure de recrutement.
3. La procédure d'identification et de sélection convenue s'applique à toutes les étapes de la procédure de recrutement.
4. La procédure d'identification et de sélection comprend au minimum les éléments suivants:
a)
la définition de l'attribution des tâches, du profil de compétence et des critères de sélection des volontaires de l'aide de l'Union européenne, conformément à l'article 4;
b)
l'annonce et la candidature, conformément à l'article 5;
c)
l'évaluation, la première sélection et la présélection des candidats, conformément à l'article 6;
d)
la sélection, conformément à l'article 7.
Article 4
Définition de l'attribution des tâches, profil de compétence et critères de sélection des volontaires de l'aide de l'Union européenne
1. S'appuyant sur une évaluation des besoins qui doit être réalisée conformément au règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014, l'organisation d'accueil propose, en conformité avec les exigences visées à l'annexe I, point 1, une attribution des tâches pour le volontaire de l'aide de l'Union européenne qui laisse une marge de liberté afin de prendre en considération les idées du volontaire une fois celui-ci choisi.
2. L'organisation d'envoi examine l'attribution des tâches et la modifie, au besoin, afin de garantir une adéquation satisfaisante et réaliste, considérant les compétences attendues des volontaires de l'aide de l'Union européenne ainsi que la capacité d'absorption et les besoins de l'organisation d'accueil.
3. S'appuyant sur l'attribution des tâches et sur le cadre de compétences, les organisations d'envoi et d'accueil définissent un profil de compétence du volontaire de l'aide de l'Union européenne et des critères de sélection assortis d'exigences minimales à utiliser lors de la procédure de recrutement. Le profil de compétence indique également si le volontaire est un professionnel débutant ou un professionnel expérimenté du secteur et s'il est nécessaire de prévoir un éventuel stage d'apprentissage.
Article 5
Annonce et candidature
1. L'organisation d'envoi est responsable de l'annonce de la mission. Avec l'aide de l'organisation d'accueil, elle publie un dossier d'informations afin d'informer de l'initiative et d'attirer des candidats volontaires.
2. L'annonce doit au minimum être rédigée en anglais, dans un langage clair, concret et accessible, et donner des informations sur le poste proposé au candidat volontaire, conformément aux exigences visées à l'annexe I, point 2.
3. Elle est publiée au moins pendant un mois sur la plateforme centrale de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne et prévoit la possibilité d'attirer les candidats sur cette plateforme centrale grâce à des chances de promotion supplémentaires. Dans des circonstances dûment justifiées comme des missions en réaction à une crise humanitaire, l'annonce peut être publiée moins d'un mois, avec une durée minimale d'une semaine.
4. Les candidats déposent leur candidature à l'aide d'un formulaire de candidature normalisé et d'un CV structuré. Les candidats remplissent également un questionnaire d'auto-évaluation normalisé destiné à évaluer leurs compétences, au regard du cadre de compétences, et leur faculté d'adaptation à l'attribution des tâches et aux conditions de vie et de travail présentées dans l'annonce et pour lesquelles ils sont invités à donner leur consentement.
Article 6
Évaluation, première sélection et présélection
1. L'organisation d'envoi évalue les candidats sur la base des informations fournies dans le formulaire de candidature et le questionnaire d'auto-évaluation, d'une lettre qui présente leur motivation à participer à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne - et à la mission en question - et d'une évaluation de leur capacité à analyser un scénario d'aide humanitaire donné au moyen d'une épreuve écrite ou d'une épreuve comparable.
2. En fonction de cette évaluation, l'organisation d'envoi présente à l'organisation d'accueil une première sélection de candidats afin qu'elles conviennent conjointement d'une présélection de candidats qui se verront proposer un entretien.
3. Les candidats présélectionnés sont invités à un entretien structuré autour du cadre de compétences. L'entretien peut se faire en face à face ou à l'aide des technologies de télécommunication, dans la mesure du possible, en présence de l'organisation d'accueil. Les autres méthodes d'évaluation peuvent comprendre des centres d'évaluation, des activités de groupe et des exercices de mise en situation.
4. L'organisation d'envoi peut, le cas échéant, contrôler les références personnelles et professionnelles avant la sélection finale. Les candidats sont informés du processus de sélection au début de la procédure dans l'annonce.
Article 7
Sélection
1. La décision finale relative au choix du candidat volontaire incombe à l'organisation d'accueil, qui confirme sa sélection à l'organisation d'envoi qui se charge quant à elle d'offrir un poste et de préparer la phase d'intégration. Pour chaque poste, des remplaçants peuvent être choisis pour remplacer le candidat si celui-ci/celle-ci démissionne ou n'est plus disponible.
2. Les organisations d'envoi et d'accueil doivent être en mesure de démontrer et de justifier la manière dont elles ont pris leur décision, en conformité avec les principes d'égalité de traitement, d'égalité des chances et de non-discrimination tout au long du processus d'identification et de sélection.
3. La procédure de sélection s'achève dans un délai raisonnable. L'organisation d'envoi informe tous les candidats de la décision prise et leur indique la possibilité de recevoir un retour d'information. Elle invite le candidat volontaire retenu à confirmer par écrit son intérêt à participer à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
4. L'organisation d'envoi veille à ce que la documentation relative à la procédure d'identification et de sélection provienne de sources établies et soit conservée conformément aux normes de protection des données visées dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014
Article 8
Évaluation des besoins d'apprentissage
1. S'appuyant sur les résultats de la procédure de recrutement, les besoins de l'organisation d'accueil et le déploiement envisagé, l'organisation d'envoi évalue les besoins d'apprentissage, en concertation avec l'organisation d'accueil et le candidat volontaire, et détermine les modules du programme de formation auxquels le candidat doit participer en fonction des critères suivants:
a)
l'expérience, laissant la possibilité aux professionnels expérimentés du secteur de favoriser les modules obligatoires et de choisir le niveau adéquat de formation à la gestion de projets et les modules de spécialisation optionnels;
b)
les besoins de compétences particulières de l'organisation d'accueil, qui appellent une participation du candidat volontaire aux modules optionnels;
c)
les compétences générales du candidat volontaire, qui appellent une participation aux modules optionnels.
2. L'organisation d'envoi complète le plan d'apprentissage et de développement visé dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014 et recense les compétences évaluées des candidats volontaires retenus ainsi que leurs besoins d'apprentissage pour les transmettre aux prestataires de formation.
CHAPITRE 3
PROGRAMME DE FORMATION DE L'INITIATIVE DES VOLONTAIRES DE L'AIDE DE L'UNION EUROPEENNE
Article 9
Programme de formation
1. Le ou les prestataires de formation mettent en œuvre un programme de formation pour tous les candidats volontaires retenus avec l'aide, le cas échéant, des organisations d'envoi et d'accueil et des anciens volontaires.
2. Le programme de formation s'inspire du cadre de compétences et s'adapte aux besoins des professionnels débutants comme des professionnels expérimentés du secteur.
3. Le programme de formation propose une méthode d'apprentissage combinée fondée sur des modules d'apprentissage en ligne et en classe.
4. Les modules obligatoires pour tous les candidats volontaires comprennent:
a)
une introduction générale à l'Union, à ses relations extérieures et à son système de réaction en cas de crise;
b)
une introduction à l'action humanitaire, à la politique d'aide humanitaire de l'Union et à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne;
c)
la gestion de la sûreté, de la sécurité et de la santé personnelles;
d)
la gestion de projets;
e)
la sensibilisation interculturelle (et les questions transversales);
f)
un exercice de mise en situation à partir d'un scénario donné qui permet aux candidats volontaires de démontrer les compétences acquises.
5. Les modules optionnels comprennent:
a)
la sensibilisation et la communication;
b)
les premiers secours psychologiques;
c)
la formation des agents multiplicateurs;
d)
la gestion des volontaires;
e)
le développement organisationnel;
f)
des modules sur mesure, le cas échéant, en particulier concernant l'adaptation des compétences techniques des candidats volontaires à un contexte d'aide humanitaire.
6. Les candidats volontaires assistent à tous les modules obligatoires et peuvent assister à un ou plusieurs modules optionnels qu'ils sélectionnent conformément à l'article 8.
7. Le programme de formation, qui comprend les renseignements sur chaque module, entre autres le statut, le groupe cible, la durée, les compétences visées et les résultats d'apprentissage qui s'y rattachent, est celui indiqué à l'annexe II.
Article 10
Évaluation des candidats volontaires pendant et après la formation
1. Au cours de la formation et à son achèvement, les candidats volontaires sont évalués, selon le cadre de compétences, pour déterminer leur préparation au déploiement.
2. Les formateurs organisent conjointement l'évaluation, dans laquelle le tuteur de formation du candidat volontaire joue un rôle essentiel de coordination.
3. L'évaluation des compétences repose sur l'évaluation par les formateurs des connaissances, aptitudes et attitudes du candidat volontaire, entre autres:
a)
l'auto-évaluation que le candidat volontaire doit remplir après l'exercice de mise en situation à partir d'un scénario donné;
b)
les notes d'observation que les formateurs rédigent après chaque module et après l'exercice de mise en situation à partir d'un scénario donné;
c)
l'évaluation du tuteur de formation qui fournit un examen critique de l'auto-évaluation et des notes d'observation, à l'occasion d'une séance d'encadrement seul à seul entre le tuteur de formation et le candidat volontaire, sur la base du retour d'information donné par les formateurs.
4. L'évaluation de toutes les compétences complète le plan d'apprentissage et de développement du candidat volontaire, qui est mis à jour à l'achèvement de la formation et qui indique les cours suivis ainsi que les résultats obtenus.
5. Les candidats volontaires qui présentent un niveau insuffisant dans l'une des compétences transversales ou particulières sont écartés. Les formateurs et le tuteur de formation doivent être en mesure d'expliquer et de justifier, le cas échéant, une telle évaluation et la décision qui s'ensuit.
CHAPITRE 4
PROCEDURE DE PREPARATION AU DEPLOIEMENT DES CANDIDATS VOLONTAIRES
Article 11
Programme d'intégration
1. Lors du processus d'intégration, le candidat ou le volontaire de l'aide de l'Union européenne se familiarise avec la culture, les politiques et les pratiques des organisations d'envoi et d'accueil et avec les attentes assorties à l'attribution des tâches.
2. Les organisations d'envoi et d'accueil élaborent conjointement un programme d'intégration. Le programme définit leurs rôles et leurs responsabilités en fonction des suggestions des volontaires de l'aide de l'Union européenne de retour de mission qui, le cas échéant, font profiter de leur expérience et de leur apprentissage de première main. Le programme comprend:
a)
une intégration préalable au déploiement par l'organisation d'envoi, conformément à l'article 12;
b)
une intégration dans le pays par l'organisation d'accueil, conformément à l'article 18.
3. Les organisations d'envoi et d'accueil organisent, le cas échéant, des séances communes pour réunir tous les candidats ou volontaires de l'aide de l'Union européenne.
Article 12
Intégration préalable au déploiement
1. Les organisations d'envoi veillent à ce que tous les candidats volontaires assistent à une séance d'intégration approfondie et appropriée en face à face avant leur déploiement. Cette intégration couvre au minimum les éléments suivants:
a)
la structure et les processus d'organisation et de gestion, les équipes qui participent au projet (entre autres le gestionnaire du projet, le responsable de la gestion des crises, les ressources humaines), la mission organisationnelle et les objectifs attachés à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne;
b)
les informations complètes sur le contexte du projet dans lequel le candidat volontaire agira, l'attribution des tâches et l'évaluation des besoins sous-jacente, ainsi que les conditions de travail et de vie auxquelles il faut s'attendre, conformément aux articles 22 et 24 à 27;
c)
le cadre juridique de référence applicable au volontaire, conformément au règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014;
d)
les normes et les procédures applicables au volontaire, entre autres en ce qui concerne la discipline et les réclamations, la lutte contre la fraude et la corruption, la protection des enfants et des adultes vulnérables, le code de conduite, conformément au le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014;
e)
les séances d'information obligatoires sur la sécurité dans le contexte donné ainsi que sur la santé et la sûreté (entre autres une visite médicale avant le départ), conformément aux articles 28 et 30;
f)
le système et la procédure de supervision et de gestion des performances et les dispositifs de soutien en place, entre autres l'encadrement et les autres formes de soutien visées aux articles 19, 20 et 21;
g)
le plan d'apprentissage et de développement;
h)
les informations sur le réseau de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne et la façon dont il aide les volontaires avant, pendant et après le déploiement;
i)
les informations sur les activités de communication et de visibilité prévues dans le projet, selon le plan de communication visé à l'article 17 du règlement (UE) no 375/2014, entre autres les coordonnées de contact du responsable régional de l'information de la Commission;
j)
le processus de débriefing, conformément à l'article 23.
2. Dans le cadre de cette intégration, l'organisation d'envoi fournit également des informations sur le bureau local d'aide humanitaire de la Commission responsable du pays de déploiement et informe ce bureau du déploiement imminent des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
3. L'organisation d'envoi veille à ce que toutes les informations transmises lors du processus d'intégration soient lues et comprises par les candidats volontaires et restent facilement accessibles tout au long de la participation à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
Article 13
Stages d'apprentissage pour les professionnels débutants
1. Les candidats volontaires qui sont des professionnels débutants peuvent être invités à compléter leur formation par un stage d'apprentissage au sein d'une organisation d'envoi afin d'apprendre par la pratique les procédures, l'éthique et le contexte du travail humanitaire et se préparer davantage au déploiement prévu en qualité de volontaire de l'aide de l'Union européenne. La durée de l'apprentissage ne dépasse pas une période de six mois qui peut éventuellement se prolonger dans une certaine limite et dans des cas exceptionnels dûment justifiés.
2. L'organisation d'envoi, en consultation avec l'organisation d'accueil et l'apprenti volontaire, examine et met à jour les besoins d'apprentissage dans le plan d'apprentissage et de développement en fonction des besoins du stage d'apprentissage. Le plan d'apprentissage et de développement définit en particulier:
a)
les acquis de l'éducation et de la formation que l'apprenti volontaire est supposé assimiler au cours de la période d'apprentissage;
b)
les tâches que l'apprenti volontaire exécutera dans le cadre du processus d'apprentissage et les ressources à mettre en place;
c)
les objectifs et les résultats que l'apprenti volontaire est supposé atteindre à la fin de la période d'apprentissage.
3. Les articles suivants du présent règlement s'appliquent mutatis mutandis aux stages d'apprentissage et imposent des obligations aux organisations d'envoi qui accueillent les apprentis volontaires:
a)
l'article 19, paragraphes 4, 5, 6 et 9, les articles 21 et 22;
b)
l'article 24, à l'exception du paragraphe 5. Les candidats volontaires des pays de l'Union européenne ou des pays tiers visés à l'article 23, paragraphe 1, point b), du règlement (UE) no 375/2014, dans les conditions énoncées audit article, qui sont couverts par leur régime d'assurance ou de sécurité sociale national dans leur pays de résidence et qui suivent des stages d'apprentissage dans les pays précités ne reçoivent qu'une couverture complémentaire. Autrement dit, leur couverture d'assurance se limite aux coûts qui dépassent la couverture prévue par le régime d'assurance ou de sécurité sociale national. Dans des cas exceptionnels justifiés, lorsque le régime d'assurance ou de sécurité sociale national ne couvre qu'une partie ou aucun des coûts visés à l'article 24, paragraphe 5, la totalité des coûts encourus est couverte;
c)
l'article 25, à l'exception du paragraphe 6, l'article 26 et l'article 27, paragraphe 1, le cas échéant;
d)
l'article 28, paragraphes 1, 8 et 14, et l'article 30, paragraphes 1, 4, 5, 6 et 7.
Article 14
Évaluation des candidats volontaires après l'apprentissage
1. Au terme de l'apprentissage, l'apprenti volontaire procède à son auto-évaluation au regard du cadre de compétences et du plan d'apprentissage et de développement.
2. Le supérieur hiérarchique au sein de l'organisation d'envoi, en consultation avec l'organisation d'accueil, examine l'auto-évaluation et évalue l'apprenti volontaire. En particulier, il:
a)
évalue les résultats de l'apprenti volontaire au regard de ses objectifs;
b)
examine si les résultats convenus sont atteints;
c)
recense les acquis de l'éducation et de la formation.
3. Les candidats volontaires qui présentent un niveau insuffisant dans l'une des compétences transversales ou particulières sont écartés et ne sont pas éligibles à la fonction de volontaire de l'aide de l'Union européenne. Le supérieur hiérarchique au sein de l'organisation d'envoi doit être en mesure d'expliquer et de justifier, le cas échéant, une telle évaluation et la décision qui s'ensuit.
Article 15
Formation supplémentaire avant le déploiement
Sans préjudice de la participation du candidat volontaire au programme de formation ou à un stage d'apprentissage, l'organisation d'envoi peut proposer une formation supplémentaire appropriée avant le déploiement, par exemple une formation consacrée à l'adaptation des compétences techniques des candidats volontaires pour répondre aux besoins de l'organisation d'accueil, une formation linguistique nécessaire dans le pays de déploiement, etc.
Article 16
Contrat avec le volontaire de l'aide de l'Union européenne
1. S'appuyant sur les résultats de l'intégration préalable au déploiement et, le cas échéant, du stage d'apprentissage et des autres formations préalables au déploiement visées aux articles 13 à 15, l'organisation d'envoi, en consultation avec l'organisation d'accueil, confirme l'évaluation finale selon laquelle le candidat volontaire est éligible au déploiement en qualité de volontaire de l'aide de l'Union européenne.
2. L'organisation d'envoi et le volontaire de l'aide de l'Union européenne qui a réussi l'évaluation signent un contrat de déploiement tel que visé à l'article 14, paragraphe 5, du règlement (UE) no 375/2014.
3. Le contrat, qui doit être établi en coopération étroite avec les organisations d'accueil, définit les dispositions spécifiques du déploiement ainsi que les droits et obligations du volontaire de l'aide de l'Union européenne. Il mentionne également la législation applicable au territoire qu'il couvre en vertu du règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014 et comprend au minimum les éléments suivants:
a)
la mention du rôle et du titre du volontaire de l'aide de l'Union européenne, la durée et le lieu de la mission, et les tâches à exécuter conformément à l'attribution des tâches, y compris les éléments qui découlent du plan de communication visé à l'article 17 du règlement (UE) no 375/2014;
b)
la durée du contrat, entre autres les dates de début et de fin;
c)
la gestion des performances, qui comprend:
-
les modalités de gestion, entre autres le supérieur hiérarchique responsable au sein de l'organisation d'accueil et le point de contact pour le soutien continu au sein de l'organisation d'envoi;
-
les modalités de l'encadrement;
d)
les conditions de travail, entre autres le temps de travail et les congés;
e)
les droits et obligations financières du volontaire de l'aide de l'Union européenne, comprenant les modalités nécessaires à leur mise en place:
-
les indemnités de séjour et de réinstallation;
-
les informations relatives aux règles fiscales et de sécurité sociale applicables;
-
la couverture d'assurance;
-
l'hébergement;
-
le transport;
f)
les modalités pratiques:
-
les visites médicales;
-
les visas et permis de travail;
g)
la confidentialité;
h)
le comportement attendu de la part du volontaire de l'aide de l'Union européenne, entre autres l'intégrité et le code de conduite, et la protection des enfants et des adultes vulnérables, notamment la tolérance zéro face aux abus sexuels, qui doivent faire l'objet d'un avenant au contrat;
i)
la politique disciplinaire et la perte du statut de volontaire;
j)
le dispositif de médiation pour la résolution des problèmes, les réclamations et le règlement des litiges;
k)
les responsabilités et les politiques applicables à la gestion de la sécurité et à la santé et la sûreté;
l)
l'apprentissage et le développement;
-
la formation et l'intégration;
-
les réunions de débriefing.
4. En cas de litige entre l'organisation d'accueil ou l'organisation d'envoi et un volontaire de l'aide de l'Union européenne, ce dernier a droit à un recours effectif, conformément aux dispositions nationales applicables à l'organisation d'envoi.
Article 17
Inscription dans la base de données
Dès qu'elle reçoit le consentement explicite du volontaire de l'aide de l'Union européenne, l'organisation d'envoi inscrit les coordonnées de celui-ci dans la base de données visée à l'article 13 du règlement (UE) no 375/2014 (la «base de données»). Le traitement des données à caractère personnel contenues dans cette base de données doit respecter les normes de protection des données visées dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014. Le règlement (CE) no 45/2001 (2) s'applique au traitement par la Commission des données à caractère personnel contenues dans cette base de données.
CHAPITRE 5
PROCEDURES DE DEPLOIEMENT ET DE GESTION DES VOLONTAIRES DE L'AIDE DE L'UNION EUROPEENNE
Article 18
Intégration dans le pays
1. Les organisations d'accueil veillent à ce que tous les volontaires de l'aide de l'Union européenne fassent l'objet d'une intégration approfondie et appropriée sur place dès leur arrivée dans le pays de déploiement, et qui couvre au minimum les éléments suivants:
a)
la structure et les processus d'organisation et de gestion; les équipes qui participent au projet (entre autres le responsable de la gestion du projet, l'équipe opérationnelle et technique, le responsable de la gestion des crises, les équipes de soutien telles que les ressources humaines et les services de financement), le ou les site(s) du projet, ainsi que la mission organisationnelle et les objectifs attachés à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne;
b)
des informations complètes sur la mission, la compétence et les projets de l'organisation d'accueil; les communautés concernées; le contexte opérationnel, ainsi que les réalisations et les résultats attendus dans l'attribution des tâches des volontaires de l'aide de l'Union européenne et l'évaluation sous-jacente des besoins;
c)
le cadre juridique local de référence applicable au volontaire de l'aide de l'Union européenne;
d)
des séances d'information obligatoires sur la sécurité dans le contexte donné ainsi que sur la santé et la sûreté, conformément aux articles 28 et 30;
e)
le système et la procédure de supervision et de gestion des performances et les dispositifs de soutien en place, entre autres l'encadrement et les autres formes de soutien visées aux articles 19, 20 et 21;
f)
des séances d'information culturelle sur le pays, la région et la localité du déploiement, entre autres des orientations sur le comportement adapté;
g)
le processus de débriefing dans le pays, conformément à l'article 23.
2. L'organisation d'accueil veille à ce que toutes les informations transmises lors du processus d'intégration dans le pays soient lues et comprises par le volontaire de l'aide de l'Union européenne et restent facilement accessibles tout au long de la participation à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
Article 19
Supervision et gestion des performances
1. Les organisations d'envoi et d'accueil élaborent conjointement un système de gestion des performances, en s'appuyant sur les objectifs des performances, les réalisations et les résultats escomptés, pour mesurer le progrès et la qualité du travail du volontaire de l'aide de l'Union européenne au regard de l'attribution des tâches.
2. La procédure de gestion des performances précise les rôles et responsabilités respectifs des organisations d'envoi et d'accueil dans la supervision du volontaire de l'aide de l'Union européenne.
3. Au cours de l'intégration, les organisations d'envoi et d'accueil définissent avec le volontaire de l'aide de l'Union européenne les objectifs de ses performances et lui donnent l'occasion d'exprimer son avis sur la marge de liberté laissée dans l'attribution des tâches.
4. L'organisation d'accueil désigne un supérieur hiérarchique qui se charge de superviser le volontaire de l'aide de l'Union européenne et avec qui il tient des réunions de supervision à une fréquence raisonnable et pratique.
5. Le cas échéant, selon la durée de la mission, l'organisation d'envoi, le supérieur hiérarchique au sein de l'organisation d'accueil et le volontaire de l'aide de l'Union européenne réalisent un examen commun des performances à mi-parcours afin d'évaluer formellement le processus d'intégration et les progrès accomplis vers les objectifs, et de réajuster les objectifs et l'attribution des tâches ainsi que le plan d'apprentissage et de développement.
6. Lorsque l'examen à mi-parcours permet de conclure que le volontaire de l'aide de l'Union européenne présente un niveau insuffisant dans l'une des compétences transversales ou particulières, l'organisation d'accueil, en accord avec l'organisation d'envoi, peut décider de mettre fin au déploiement prématurément. Elles doivent être en mesure d'expliquer et de justifier, le cas échéant, une telle évaluation et la décision qui s'ensuit.
7. L'organisation d'envoi, le supérieur hiérarchique au sein de l'organisation d'accueil et le volontaire de l'aide de l'Union européenne réalisent un examen final des performances pour évaluer à la fin de la mission les réalisations du volontaire de l'aide de l'Union européenne au regard des objectifs de l'attribution des tâches ainsi que du plan d'apprentissage et de développement.
8. Les résultats de l'examen des performances sont intégrés dans le plan d'apprentissage et de développement du volontaire de l'aide de l'Union européenne.
9. L'organisation d'envoi conserve les dossiers relatifs à l'examen des performances conformément aux normes sur la protection des données visées dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014 et confirme dans la base de données la réussite de la mission ou, dans le cas contraire, transmet les raisons de son échec.
Article 20
Soutien suivi des organisations d'envoi
1. Avant le déploiement, l'organisation d'envoi désigne une personne de contact qui se tient disponible pendant toute la durée du déploiement et qui entretient des contacts réguliers avec le volontaire de l'aide de l'Union européenne pour:
a)
aider le volontaire de l'aide de l'Union européenne dans son installation et sa transition;
b)
fournir le soutien supplémentaire nécessaire au volontaire de l'aide de l'Union européenne et à l'organisation d'accueil;
c)
participer aux examens à mi-parcours et final et à d'autres réunions, le cas échéant; et
d)
proposer un soutien à la médiation en cas de désaccord entre l'organisation d'accueil et le volontaire de l'aide de l'Union européenne.
2. Si la personne de contact désignée n'est plus en mesure de remplir son rôle au cours du déploiement, il convient de prévoir un remplacement le plus rapidement possible pour garantir la continuité du soutien.
Article 21
Encadrement
1. L'organisation d'accueil désigne un ou plusieurs tuteurs pour apporter au volontaire de l'aide de l'Union européenne un soutien dans les domaines suivants:
a)
le perfectionnement des compétences professionnelles et l'amélioration des performances et des connaissances;
b)
l'intégration et l'adaptation culturelles;
c)
le tutorat dans le cadre de l'attribution des tâches; et
d)
la gestion des problèmes psychosociaux.
2. Le ou les tuteurs désignés ont accès au plan d'apprentissage et de développement et à l'attribution des tâches du volontaire de l'aide de l'Union européenne, sur lesquels ils fondent leur soutien. Le ou les tuteurs rencontrent régulièrement le volontaire de l'aide de l'Union européenne pour faire le point sur ses progrès et l'aider à résoudre les éventuels problèmes en rapport avec la mission ou avec sa situation personnelle.
3. L'encadrement tient compte des réalités du terrain et, dans la mesure du possible, s'adapte aux volontaires locaux également.
4. L'organisation d'envoi facilite la mise en place de l'encadrement en travaillant en partenariat avec l'organisation d'accueil pour apporter un soutien analytique, un soutien à la formation ou d'autres formes de soutien au renforcement des capacités et en identifiant au sein de ses propres structures et réseaux les personnes désignées dotées des compétences appropriées et complémentaires lorsque les compétences locales font défaut.
5. Le cas échéant, il est possible d'envisager un encadrement à distance, en particulier grâce au réseau de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
Article 22
Conditions de travail
1. Tous les volontaires de l'aide de l'Union européenne travaillent dans des conditions qui leur permettent d'obtenir de bons résultats pendant leurs missions et de préserver leur bien-être, leur motivation, leur santé et leur sécurité. Ces conditions respectent les dispositions applicables de la directive 89/391/CE (3) et de la directive 2003/88/CE (4).
2. Les organisations d'envoi et d'accueil œuvrent conjointement à la définition de conditions de travail qui respectent les contextes d'opération locaux et nationaux.
3. L'organisation d'accueil fournit les informations nécessaires et propose des conditions de travail dont l'organisation d'envoi évalue l'adéquation et la pertinence afin de garantir la cohérence avec son devoir de diligence et ses politiques et pratiques générales.
4. Les organisations d'envoi et d'accueil veillent conjointement à ce que les risques pour la sécurité, la santé et la sûreté soient évités, gérés et atténués et à ce que les conditions de travail proposées respectent les procédures de sécurité, de santé et de sûreté convenues de commun accord, visées aux articles 28, 29 et 30, et respectent les exigences relatives au temps de travail, aux congés, aux périodes de repos minimales quotidiennes et hebdomadaires et à l'espace de travail visées à l'annexe I, point 3.
Article 23
Soutien en fin de mission et après le déploiement
1. Les organisations d'envoi et d'accueil décident conjointement du contenu et du processus du débriefing qui est prévu pour tous les volontaires de l'aide de l'Union européenne, même ceux qui reviennent prématurément.
2. L'organisation d'accueil propose au volontaire de l'aide de l'Union européenne des réunions de débriefing individuelles ou collectives, entre autres l'examen final des performances visé à l'article 19, paragraphe 7, et, le cas échéant, un transfert du projet à l'équipe et aux homologues qui poursuivront les activités menées par le volontaire de l'aide de l'Union européenne afin d'en garantir la pérennité et la continuité.
3. L'organisation d'envoi propose en temps voulu au volontaire de l'aide de l'Union européenne de retour de mission des réunions de débriefing individuelles ou collectives et des réunions de débriefing opérationnelles ou consacrées au projet, en s'appuyant sur le retour d'information transmis par l'organisation d'accueil et la finalisation du plan d'apprentissage et de développement.
4. L'organisation d'envoi facilite l'organisation d'une visite médicale après le déploiement, dès le retour du volontaire de l'aide de l'Union européenne, et propose une ou plusieurs séances de débriefing psychosocial ainsi qu'un soutien psychologique auxquels le volontaire de l'aide de l'Union européenne peut faire appel de manière volontaire.
5. Les organisations d'envoi et d'accueil orientent le volontaire de l'aide de l'Union européenne vers des pistes pour rester actif dans le domaine de l'aide humanitaire et de la citoyenneté européenne active, entre autres la promotion du réseau de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne et l'engagement dans ce réseau.
6. L'organisation d'envoi invite les volontaires de l'aide de l'Union européenne de retour de mission à transmettre un avis constructif sur l'initiative et à expliquer en quoi leurs idées peuvent influencer les futures missions.
CHAPITRE 6
DISPOSITIONS RELATIVES A L'ASSURANCE ET AUX CONDITIONS DE VIE
Article 24
Couverture d'assurance
1. Tous les volontaires de l'aide de l'Union européenne bénéficient d'une assurance tous risques conçue spécialement pour les protéger pendant toute la durée de leur déploiement dans les pays tiers ainsi que pendant les périodes qui précèdent ou suivent la mission et qui s'y rapportent.
2. La couverture d'assurance s'étend au monde entier, 24 heures sur 24. Elle prend effet dès l'instant où le volontaire de l'aide de l'Union européenne quitte son domicile pour se rendre dans le pays tiers de son déploiement et le couvre jusqu'à son départ du pays tiers de déploiement et son retour chez lui (la «première période de couverture»).
3. Si la couverture d'assurance dépasse 12 semaines, elle est prolongée de 8 semaines supplémentaires dans le pays d'origine de l'assuré afin de couvrir les soins médicaux ultérieurs en cas de maladies et de blessures survenues pendant la première période de couverture.
4. La couverture s'applique à toutes les activités en rapport avec l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne ainsi qu'aux activités privées des volontaires de l'aide de l'Union européenne pendant la première période de couverture.
5. Les volontaires de l'aide de l'Union européenne sont complètement couverts (couverture totale) dans les domaines suivants:
a)
soins médicaux et dentaires;
b)
grossesse et accouchement;
c)
accidents;
d)
rapatriement;
e)
assurance vie;
f)
handicap ou incapacité permanents et temporaires;
g)
responsabilité à l'égard des tiers;
h)
perte ou vol de documents, titres de transport et effets personnels;
i)
assistance complémentaire.
6. Pour garantir l'égalité de traitement et de couverture pour tous les volontaires de l'aide de l'Union européenne, la Commission peut passer des contrats avec un ou plusieurs prestataires d'assurance dans le cadre d'une procédure d'adjudication.
Article 25
Indemnités de séjour et de réinstallation
1. L'organisation d'envoi prend en charge les frais de séjour des volontaires de l'aide de l'Union européenne en leur qualité de non-salariés au moyen d'un montant forfaitaire versé dans les délais requis et en versements réguliers.
2. Il convient de calculer les indemnités de séjour forfaitaires en fonction d'un panier de consommation qui couvre les dépenses courantes du volontaire de l'aide de l'Union européenne pour les postes suivants:
a)
denrées alimentaires;
b)
produits de toilette et articles ménagers;
c)
vêtements;
d)
transport local et dans le pays;
e)
dépenses diverses réputées nécessaires pour assurer un niveau de vie adéquat et la participation à la société locale [un minimum de 20 % du montant total des postes énumérés aux points a) à d) peut s'ajouter pour inclure d'autres coûts comme les loisirs, les frais de coiffeur, les journaux et articles de papeterie].
f)
montant pour imprévus réservé aux volontaires de l'aide de l'Union européenne qui résident dans des régions où les indices dépassent la moyenne nationale [un maximum de 10 % des postes énumérés aux points a) à d)].
3. Les frais d'hébergement ne sont pas compris dans les indemnités de séjour forfaitaires.
4. La Commission publie des informations sur les indemnités de séjour forfaitaires dans les pays de déploiement selon les indices nationaux. Il est possible de rembourser les besoins particuliers liés au handicap ou à d'autres circonstances exceptionnelles dûment justifiées, en sus de l'indemnité de séjour.
5. Les volontaires de l'aide de l'Union européenne sont informés en temps utile de toute modification des indices et des montants des indemnités qui les concernent au cours d'une mission, en particulier dans les pays qui enregistrent des taux d'inflation ou de déflation élevés.
6. En cas d'achèvement réussi du déploiement, l'organisation d'envoi accorde aux volontaires de l'aide de l'Union européenne de retour de mission une indemnité de réinstallation régulièrement indexée de 100 EUR par mois, en fonction de la durée du déploiement.
Article 26
Hébergement
1. L'organisation d'envoi veille à ce que l'organisation d'accueil fournisse un hébergement adéquat au volontaire de l'aide de l'Union européenne à un coût raisonnable dans le contexte local.
2. Les organisations d'envoi et d'accueil veillent conjointement à ce que les risques pour la sécurité, la santé et la sûreté soient évités, gérés et atténués et à ce que l'hébergement proposé respecte les procédures de sécurité, de santé et de sûreté convenues visées aux articles 28, 29 et 30, et respecte les exigences visées à l'annexe I, point 4.
3. L'organisation d'accueil prend directement en charge, le cas échéant, les frais d'hébergement, de chauffage et les autres frais afférents directs. L'organisation d'accueil s'occupe des relations contractuelles avec les propriétaires et prend toutes les mesures nécessaires pour informer les hôtes et les propriétaires de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
Article 27
Frais de déplacement et frais afférents
1. L'organisation d'envoi organise le voyage du volontaire de l'aide de l'Union européenne vers et depuis le lieu de déploiement, y compris en cas de retour prématuré, et prend en charge les frais de déplacement.
2. À la demande du volontaire de l'aide de l'Union européenne, l'organisation d'envoi organise un voyage retour supplémentaire dont elle prend les frais en charge dans les cas suivants:
a)
congé dans les foyers pour les volontaires de l'aide de l'Union européenne dont la période de déploiement dépasse 18 mois;
b)
congé parental pour les volontaires de l'aide de l'Union européenne parents d'un ou plusieurs enfants à charge de moins de 12 ans, si la période de déploiement dépasse 6 mois;
c)
congé spécial en cas d'enterrement ou de maladie grave médicalement attestée d'un ascendant ou d'un descendant en ligne directe, d'un conjoint ou d'un partenaire enregistré, d'une sœur ou d'un frère.
3. Les frais de déplacement peuvent soit être calculés selon les coûts réels du voyage en classe économique ou en deuxième classe, soit être remboursés sous la forme d'un forfait fixé selon une méthode raisonnable de calcul des distances.
4. L'organisation d'envoi apporte des informations et un soutien logistique dans les modalités de visa du volontaire de l'aide de l'Union européenne, tandis que l'organisation d'accueil accompagne ce dernier dans le processus d'obtention du visa, au besoin. L'organisation d'envoi prend en charge les frais liés à l'obtention du visa, y compris les frais de déplacement nécessaires.
CHAPITRE 7
PROCEDURES POUR GARANTIR LE DEVOIR DE DILIGENCE, LA SURETE ET LA SECURITE
Article 28
Gestion de la sécurité et évaluation des risques
1. L'organisation d'envoi met en place une politique de sécurité organisationnelle et des procédures d'évaluation des risques qui conviennent et s'appliquent aux volontaires de l'aide de l'Union européenne et qui s'y adaptent, le cas échéant.
2. S'appuyant sur la politique de sécurité organisationnelle de l'organisation d'envoi, les organisations d'envoi et d'accueil élaborent conjointement un plan de gestion de la sécurité et un plan d'évacuation qui s'appliquent aux mesures prises dans l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne. Ces plans respectent au minimum les exigences visées à l'annexe I, point 5.
3. Les organisations d'envoi et d'accueil préparent conjointement une évaluation écrite des risques en matière de sécurité, de déplacement et de santé dans le pays de déploiement. Ces évaluations respectent au minimum les exigences visées à l'annexe I, point 6.
4. L'évaluation des risques visée au paragraphe 3 est revue et mise à jour aussi souvent que l'impose le contexte et, à tout le moins, avant le déploiement du volontaire de l'aide de l'Union européenne. Lorsque l'évaluation des risques conduit à la conclusion que le déploiement concerne une région qui est le théâtre d'un conflit armé international ou non, ou qui est menacée par un tel conflit, il convient de ne pas envisager le déploiement ou de l'annuler si le volontaire de l'aide de l'Union européenne a déjà été sélectionné.
5. Les exigences concernant la sensibilisation à la sécurité et le comportement qu'il y a lieu d'adopter dans la gestion des risques et de la sécurité sont incluses dans la description de l'attribution des tâches et le processus de recrutement.
6. L'organisation d'envoi informe les autorités nationales compétentes des États membres et d'autres pays participants conformément à l'article 23 du règlement (UE) no 375/2014 avant de déployer l'un de leurs ressortissants comme volontaire de l'aide de l'Union européenne. Avant le déploiement, l'organisation d'envoi qui déploie des volontaires de l'aide de l'Union européenne qui ne sont pas des citoyens de l'Union vérifie les règles relatives à la protection consulaire prévue par le pays de nationalité du volontaire ou un autre pays.
7. Les organisations d'envoi et d'accueil veillent à ce que toutes les informations sur les procédures de sécurité et de sûreté soient partagées avec le volontaire de l'aide de l'Union européenne et comprises par celui-ci. Au cours de l'intégration, une séance d'information sur la sécurité dans le contexte donné se tient avant le départ et dans les 24 heures suivant l'arrivée dans le pays de déploiement. Cette séance aborde les résultats de l'évaluation des risques, le plan d'évacuation et le plan de gestion de la sécurité, y compris le signalement des incidents de sécurité, les procédures d'évacuation et de rapatriement, l'arbre de communication, la ou les personnes de contact pour la gestion des crises ainsi que les coordonnées des ambassades, commissariats de police et casernes de pompiers et hôpitaux.
8. L'organisation d'envoi veille à ce que le volontaire de l'aide de l'Union européenne soit au minimum couvert par l'assurance visée à l'article 24.
9. En plus de la formation obligatoire à la sécurité proposée dans le programme de formation, l'organisation d'envoi propose aux volontaires de l'aide de l'Union européenne les autres formations pertinentes à la sécurité qu'elle propose à son propre personnel international.
10. Au moment de signer le contrat visé à l'article 16, paragraphe 2, les volontaires de l'aide de l'Union européenne reconnaissent avoir connaissance des procédures de gestion de la sécurité et s'engagent à les respecter, entre autres leur obligation de disposer d'informations à jour sur l'état actuel de la situation en matière de sécurité, de reconnaître leur responsabilité personnelle dans la gestion de leur propre sécurité, celle des autres et de l'organisation, ainsi que de s'abstenir d'adopter un comportement à risque. Les organisations d'envoi et d'accueil sensibilisent le volontaire de l'aide de l'Union européenne aux conséquences des infractions aux procédures de sécurité, en particulier celles qui conduisent à la fin forcée et prématurée de la mission.
11. L'organisation d'envoi recommande aux volontaires de l'aide de l'Union européenne de s'enregistrer auprès de l'ambassade ou du consulat de leur nationalité à leur arrivée dans le pays de déploiement et les informe de la possibilité de demander une assistance consulaire. Si le pays de la nationalité du volontaire de l'aide de l'Union européenne n'a pas de représentation consulaire dans le pays de déploiement, l'organisation d'envoi recommande aux volontaires de l'aide de l'Union européenne qui sont des citoyens de l'Union de s'enregistrer auprès du consulat ou de l'ambassade d'un autre État membre et les informe de la possibilité de demander une assistance consulaire.
12. S'appuyant sur les mises à jour de l'organisation d'accueil, les organisations d'envoi et d'accueil mettent à jour régulièrement le plan d'évacuation pour garantir qu'il reste applicable à l'environnement opérationnel en toutes circonstances. Le résultat de l'évaluation des risques détermine la fréquence à laquelle le plan doit être revu et l'organisation d'accueil utilise les données antérieures et les mises à jour actuelles pour l'ajuster, le cas échéant. Le plan d'évacuation est conservé dans un lieu facilement accessible pour le volontaire de l'aide de l'Union européenne.
13. L'organisation d'accueil veille à ce que le volontaire de l'aide de l'Union européenne soit informé du moindre changement dans l'environnement opérationnel et de la modification consécutive des procédures et protocoles de sécurité.
14. L'organisation d'accueil sait où se trouve le volontaire de l'aide de l'Union européenne et connaît le numéro pour le contacter à tout moment, même lorsqu'il est en congé.
Article 29
Procédures à suivre en cas d'incident ou d'évacuation
1. En cas d'incident de sécurité, le volontaire de l'aide de l'Union européenne assiste à une réunion de débriefing le plus rapidement possible. En fonction de la gravité de l'incident et des procédures en place au sein des organisations d'envoi et d'accueil, cette réunion de débriefing peut se faire à l'initiative du supérieur hiérarchique ou du tuteur au sein de l'organisation d'accueil, ou du responsable de la gestion des crises au sein de l'organisation d'envoi, et peut inclure un soutien psychologique professionnel.
2. En cas d'évacuation, il convient de suivre le plan d'évacuation et de prendre en charge le volontaire de l'aide de l'Union européenne en toutes circonstances conformément, le cas échéant, aux procédures en place dans les consulats ou ambassades auprès desquels le volontaire de l'aide de l'Union européenne s'est enregistré conformément à l'article 28, paragraphe 11.
3. L'organisation d'envoi contacte les volontaires de l'aide de l'Union européenne à leur retour et veille à ce qu'ils reçoivent un accompagnement adéquat, y compris des réunions de débriefing et un soutien psychosocial et médical.
4. Les organisations d'envoi et d'accueil intègrent la sécurité dans leur cadre de suivi et d'évaluation et les enseignements tirés des incidents de sécurité servent à revoir et à améliorer les projets.
Article 30
Santé et sûreté
1. L'organisation d'envoi met en place une politique de sûreté et de santé organisationnelle qui convient et s'applique aux volontaires de l'aide de l'Union européenne et qui s'y adapte, le cas échéant, assortie de lignes directrices sur:
a)
la santé personnelle, par exemple la santé physique (prévention des maladies, conseils en matière d'alimentation et de repos, sensibilisation aux risques face aux dangers climatiques et géographiques, accès au traitement);
b)
la santé mentale (conseils sur l'équilibre travail/vie privée, gestion du stress, dispositifs de gestion des difficultés et méthodes de relaxation, points de contact pour le soutien psychosocial).
2. S'appuyant sur la politique de santé et de sûreté organisationnelle de l'organisation d'envoi, les organisations d'envoi et d'accueil élaborent conjointement un ensemble complet de politiques et de lignes directrices sur la santé et la sûreté pour s'acquitter de leurs obligations de diligence et garantir le bien-être physique et émotionnel des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
3. Dans le cadre de l'évaluation des risques visée à l'article 28, paragraphe 3, et avant de définir l'attribution des tâches, les organisations d'envoi et d'accueil examinent conjointement si la mission offre au volontaire de l'aide de l'Union européenne des conditions de travail et de vie sûres et sécurisées, mesurées grâce aux indicateurs visés à l'annexe I, point 7.
4. L'organisation d'envoi veille à ce que le volontaire de l'aide de l'Union européenne soit au minimum couvert par une assurance médicale et voyage complète, conformément à l'article 24.
5. Au cours de l'intégration, l'organisation d'envoi informe le volontaire de l'aide de l'Union européenne des politiques et lignes directrices sur la santé et la sûreté visées aux paragraphes 1 et 2, entre autres relatives aux maladies, aux premiers secours, à l'entretien de tous les sites de la mission, à l'entretien des véhicules et du matériel, aux postes de travail, à l'équilibre travail/vie privée, aux incidents de santé et de sécurité, à la procédure d'évacuation médicale.
6. L'organisation d'envoi veille à ce que le volontaire de l'aide de l'Union européenne se soumette à une visite médicale complète avant son départ, et lui fournit les médicaments et vaccins recommandés face aux risques dans le pays de déploiement ainsi que du matériel, par exemple des trousses de premiers secours et contre les moustiques, le cas échéant.
7. L'organisation d'accueil veille à ce que le devoir de diligence soit intégré dans la gestion quotidienne des volontaires et fournit au volontaire de l'aide de l'Union européenne, pendant son intégration:
a)
des informations actualisées sur les ressources locales dans les domaines de la santé et de la sûreté, par exemple les coordonnées des docteurs, hôpitaux, services paramédicaux;
b)
des conseils sur les coutumes et normes locales, dans le cadre des séances d'information dans le pays, afin de réduire les risques pour la sûreté et de faciliter l'intégration.
8. L'organisation d'envoi facilite l'organisation d'une visite médicale après le déploiement, dès le retour du volontaire de l'aide de l'Union européenne, et propose une ou plusieurs séances de débriefing psychosocial ou un soutien psychologique dans le cadre du processus de débriefing. Les organisations d'envoi et d'accueil promeuvent le réseau de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne en tant que dispositif de soutien parallèle avant, pendant et après le déploiement.
CHAPITRE 8
PROCEDURES DE SUIVI ET D'EVALUATION DES RESULTATS INDIVIDUELS DES VOLONTAIRES DE L'AIDE DE L'UNION EUROPEENNE
Article 31
Suivi et évaluation des résultats individuels des volontaires de l'aide de l'Union européenne
1. S'appuyant sur les procédures de supervision et de gestion des performances visées à l'article 19, les organisations d'envoi et d'accueil suivent et évaluent les résultats individuels des volontaires de l'aide de l'Union européenne, mesurent les progrès, les réalisations et les résultats au regard de l'attribution des tâches du volontaire de l'aide de l'Union européenne et de ses objectifs.
2. Le suivi et l'évaluation des résultats individuels des volontaires de l'aide de l'Union européenne s'inscrivent dans un processus permanent tout au long de la mission et incluent des examens ponctuels, au moins aux stades suivants:
a)
à la fin du stage d'apprentissage visé à l'article 14, le cas échéant;
b)
lors de l'examen final des performances visé à l'article 19 et dans le cas où il apparaît approprié de réaliser un examen à mi-parcours;
c)
lors de la réunion de débriefing visée à l'article 23.
3. Les organisations d'envoi et d'accueil fournissent des données qui montrent dans quelle mesure les résultats individuels d'un volontaire de l'aide de l'Union européenne contribuent - sur le plan des résultats et des répercussions - aux objectifs du projet et de l'initiative dans son ensemble, considérant les indicateurs visés à l'article 7 du règlement (UE) no 375/2014. Les données contiennent des renseignements concernant la qualité des réalisations et des résultats du travail du volontaire de l'aide de l'Union européenne, dont l'anonymat doit être garanti, et qui sont mis à disposition à des fins d'évaluation. Ces données sont traitées conformément aux normes de protection des données visées dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014.
4. Les organisations d'envoi apportent un soutien au renforcement des capacités des organisations d'accueil en ce qui concerne la mesure des progrès, des réalisations et des résultats au regard de l'attribution des tâches du volontaire de l'aide de l'Union européenne et de ses objectifs.
CHAPITRE 9
DISPOSITIF DE CERTIFICATION POUR LES ORGANISATIONS D'ENVOI ET D'ACCUEIL
Article 32
Dispositif de certification pour les organisations d'accueil
1. Les organisations d'accueil qui briguent une certification fournissent une auto-évaluation objective et exacte conformément aux exigences visées à l'annexe III, point 1, dans laquelle elles évaluent leurs politiques et pratiques existantes au regard des exigences des normes et procédures applicables aux candidats volontaires et aux volontaires de l'aide de l'Union européenne énoncées dans le présent règlement et dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014.
2. Dans l'auto-évaluation, l'organisation d'accueil dénonce chaque lacune et chaque point à améliorer qui peuvent nécessiter un renforcement des capacités afin d'atteindre un niveau complet de conformité.
3. L'organisation d'accueil transmet avec l'auto-évaluation trois références conformément aux exigences de l'annexe III, point 1, afin de donner des informations complètes sur toutes les exigences des normes et procédures applicables aux candidats volontaires et aux volontaires de l'aide de l'Union européenne. Les références proviennent d'au moins deux des groupes de parties prenantes suivants:
a)
une organisation d'envoi ou une organisation d'accueil certifiée avec laquelle l'organisation d'accueil demandeuse a déjà conclu, ou envisage de conclure, un partenariat en vue de la participation à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne;
b)
un partenaire de l'aide humanitaire de la Commission soumis à un accord-cadre (partenariat) en vigueur, avec lequel l'organisation d'accueil demandeuse a mené à bien un projet d'aide humanitaire;
c)
une organisation internationale compétente ou une association sans but lucratif ou un organisme de droit public à vocation civile avec qui l'organisation d'accueil demandeuse a mené à bien un projet d'aide humanitaire;
d)
un organisme d'accréditation ou d'audit qui a certifié l'organisation d'accueil demandeuse dans des domaines qui relèvent de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne, auquel cas les documents attestant l'accréditation ou l'audit doivent également être présentés.
4. La personne habilitée à représenter et engager juridiquement l'organisation d'accueil signe l'auto-évaluation remplie, qui est transmise à la Commission avec les références visées au paragraphe 3.
5. S'appuyant sur l'auto-évaluation et sur les références, la Commission évalue la demande et peut prendre l'une des décisions suivantes:
a)
accorder la certification dans les cas où l'évaluation détermine que l'organisation d'accueil demandeuse respecte pleinement les exigences des normes et procédures;
b)
ne pas accorder la certification dans les cas où l'organisation d'accueil demandeuse ne respecte pas pleinement les exigences des normes et procédures.
6. Dans les six mois qui suivent la réception de la demande, la Commission informe l'organisation d'accueil demandeuse du résultat de la certification et précise également les possibilités de soutien au renforcement des capacités, le cas échéant, en vue d'une nouvelle demande. Si des besoins à combler sont recensés sur la base d'une stratégie de renforcement des capacités présentée par l'organisation d'accueil demandeuse, celle-ci est éligible et prioritaire pour le soutien au renforcement des capacités.
Article 33
Dispositif de certification pour les organisations d'envoi
1. Les organisations d'envoi qui briguent une certification fournissent une auto-évaluation objective et exacte fondée sur des données probantes conformément aux exigences visées à l'annexe III, point 2, dans laquelle elles évaluent leurs politiques et pratiques existantes au regard des exigences des normes et procédures applicables aux candidats et aux volontaires de l'aide de l'Union européenne.
2. Dans l'auto-évaluation fondée sur des données probantes, l'organisation d'envoi dénonce chaque lacune et chaque point à améliorer qui peuvent nécessiter une assistance technique afin d'atteindre un niveau complet de conformité. L'auto-évaluation comprend également des preuves représentatives du fait que les politiques et les pratiques visées à chaque exigence des normes et procédure sont mises en œuvre, particulièrement en ce qui concerne les volontaires, ainsi que les moyens pour le vérifier.
3. La personne habilitée à représenter et engager juridiquement l'organisation d'envoi signe l'auto-évaluation fondée sur des données probantes remplie, qui est transmise à la Commission avec les documents d'accompagnement visés au paragraphe 2.
4. S'appuyant sur l'auto-évaluation fondée sur des données probantes et sur les documents d'accompagnement transmis, la Commission évalue la demande et peut prendre l'une des décisions suivantes:
a)
accorder la certification dans les cas où l'évaluation détermine que l'organisation d'envoi demandeuse respecte pleinement les exigences des normes et procédures;
b)
ne pas accorder la certification dans les cas où l'organisation d'envoi demandeuse ne respecte pas pleinement les exigences des normes et procédures.
5. Dans les six mois qui suivent la réception de la demande, la Commission informe l'organisation d'envoi demandeuse du résultat de la certification et précise également les possibilités d'assistance technique, le cas échéant, en vue d'une nouvelle demande. Si des besoins à combler sont recensés sur la base d'une stratégie d'assistance technique présentée par l'organisation d'envoi, celle-ci est éligible et prioritaire pour l'assistance technique.
Article 34
Voies de recours
1. Si la Commission décide de ne pas accorder la certification et de rejeter la demande, l'organisation demandeuse refusée peut introduire une nouvelle demande seulement passé un délai de douze mois à compter de la date de réception par le demandeur de la décision de rejet. La décision indique également les voies de recours disponibles contre la décision.
2. Conformément aux articles 256 et 263 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne (TFUE), le Tribunal est compétent pour les actes de la Commission destinés à produire des effets juridiques à l'égard des tiers. De même, conformément aux articles 256, 268 et 340 TFUE, le Tribunal est compétent pour connaître des litiges relatifs à la réparation des dommages causés par la Commission en matière de responsabilité non contractuelle.
Article 35
Viabilité financière et capacité organisationnelle des organisations
L'évaluation de la viabilité financière et de la capacité organisationnelle des organisations d'envoi et d'accueil certifiées ne relève pas de la procédure de certification. Condition préalable à l'obtention d'une aide financière de l'Union, cette viabilité et cette capacité sont évaluées au moment du dépôt de candidatures à la suite d'un appel à propositions.
Article 36
Validité de la certification et contrôles réguliers
1. Les organisations d'envoi et d'accueil certifiées font l'objet d'une nouvelle certification trois ans après la décision de la Commission accordant la certification, ou à tout moment en cas de modifications importantes des normes et procédures relatives aux questions concernées.
2. Au cours de la période de validité de la certification, les organisations d'envoi et d'accueil certifiées peuvent être invitées, le cas échéant, à se soumettre à des contrôles réguliers par la Commission.
3. Les organisations d'envoi et d'accueil certifiées informent immédiatement la Commission du moindre changement dans leur situation juridique, financière, technique ou organisationnelle susceptible de remettre en cause leur conformité avec les normes et procédures ou de créer des conflits d'intérêts. Elles informent également la Commission du moindre changement de nom, d'adresse ou de représentant légal.
Article 37
Suspension et retrait de la certification
1. S'appuyant sur les informations obtenues auprès de l'organisation d'envoi ou de l'organisation d'accueil certifiée, y compris les contrôles réguliers visés à l'article 36, paragraphe 2, ou les informations obtenues par d'autres moyens, la Commission peut considérer que l'organisation d'envoi ou l'organisation d'accueil certifiée ne respecte plus une ou plusieurs normes ou procédures. Dans ce cas, la Commission peut prendre les mesures appropriées, notamment suspendre ou retirer la certification, conformément à la procédure prévue à l'annexe III, point 3.
2. L'organisation d'envoi ou l'organisation d'accueil dont la certification a été suspendue ou retirée ne déploie plus ou n'accueille plus de volontaires de l'aide de l'Union européenne à compter de la date de la suspension ou du retrait et n'est pas éligible à une aide financière de l'Union à cet effet.
3. Eu égard aux motifs de la suspension ou du retrait de la certification, en particulier la sûreté et la sécurité des volontaires de l'aide de l'Union européenne, la Commission peut demander le rapatriement des volontaires de l'aide de l'Union européenne qui sont déployés au moment de la suspension ou du retrait.
4. L'organisation d'envoi ou l'organisation d'accueil n'est pas autorisée à demander réparation au motif de la suspension ou du retrait de la certification.
Article 38
Responsabilité pour les dommages
La Commission ne peut être tenue responsable des pertes ou dommages causés ou encourus par l'organisation d'envoi ou l'organisation d'accueil, ou par des tiers, en conséquence du statut certifié de l'organisation d'envoi ou de l'organisation d'accueil.
CHAPITRE 10
DISPOSITIONS FINALES
Article 39
Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.
Fait à Bruxelles, le 20 novembre 2014.