ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
RÈGLEMENT DÉLÉGUÉ (UE) No 1042/2014 DE LA COMMISSION
du 25 juillet 2014
complétant le règlement (UE) no 514/2014 en ce qui concerne la désignation et les responsabilités en matière de gestion et de contrôle des autorités responsables ainsi que le statut et les obligations des autorités d'audit
LA COMMISSION EUROPÉENNE,
vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,
vu le règlement (UE) no 514/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 portant dispositions générales applicables au Fonds «Asile, migration et intégration» et à l'instrument de soutien financier à la coopération policière, à la prévention et à la répression de la criminalité, ainsi qu'à la gestion des crises (1), et notamment son article 26, paragraphe 4, et son article 29, paragraphe 1,
considérant ce qui suit:
(1)
Afin de garantir la continuité entre la mise en œuvre du Fonds précédent au titre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires» pour 2007-2013 et des règlements spécifiques au titre du programme pour 2014-2020, le règlement (UE) no 514/2014 s'inspire en grande partie des règles en vigueur pour le Fonds précédent, mais en tenant compte des modifications introduites dans la gestion partagée par le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil (2).
(2)
Afin de s'assurer que les organes de mise en œuvre des programmes nationaux sont capables de s'acquitter de leur tâche efficacement et conformément aux objectifs et priorités définis dans les règlements spécifiques visés à l'article 2, point a), du règlement (UE) no 514/2014, des règles devraient être établies concernant leur désignation, la supervision de leur désignation et la procédure visant à mettre un terme à leur désignation.
(3)
Afin de s'assurer que le champ de leurs responsabilités leur permet de mettre en œuvre le programme national, il est nécessaire d'établir des règles définissant les responsabilités en matière de gestion et de contrôle des autorités responsables, en particulier les conditions dans lesquelles elles peuvent déléguer ou sous-traiter certaines de leurs tâches.
(4)
La procédure de sélection et d'attribution pour l'octroi de la contribution de l'Union au titre des programmes nationaux devrait être conforme aux principes de transparence, de non-discrimination et d'égalité de traitement. Il est par conséquent nécessaire de déterminer les conditions dans lesquelles les États membres devraient mettre en œuvre les actions dans le cadre des programmes nationaux, et notamment d'établir dans quelles circonstances l'autorité responsable peut exécuter les projets directement.
(5)
Dans tous les États membres, les audits devraient être efficaces, d'une portée suffisante et menés conformément aux normes internationales en matière d'audit. Il conviendrait à cette fin de définir clairement le statut des autorités d'audit et les normes qu'elles doivent appliquer en matière d'audit.
(6)
Pour que les activités d'audit menées par les autorités d'audit leur soient utiles dans la formulation de leurs avis d'audit, les différents types d'activités devraient être définis.
(7)
Il importe que les résultats des activités de l'autorité d'audit soient communiqués en temps utile et de façon adéquate à l'autorité de désignation et à la Commission européenne. Il importe notamment que la déclaration de gestion et le résumé annuel des rapports finaux d'audit et des contrôles effectués transmis dans le cadre de la demande annuelle de paiement reflètent le résultat des travaux et conclusions de l'autorité d'audit. Par conséquent, l'autorité d'audit devrait, dans le cadre de ses travaux d'audit, veiller à ce que les informations liées à son activité d'audit soient dûment mentionnées dans ces documents.
(8)
Afin de permettre une application rapide des mesures prévues dans le présent règlement et de ne pas retarder l'approbation et la mise en œuvre des programmes nationaux, le règlement devrait entrer en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
(9)
Le Royaume-Uni et l'Irlande sont liés par le règlement (UE) no 514/2014 et sont dès lors liés par le présent règlement.
(10)
Le Danemark n'est lié ni par le règlement (UE) no 514/2014 ni par le présent règlement,
A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
CHAPITRE I
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article premier
Définitions
Aux fins du présent règlement, les définitions contenues dans le règlement (UE) no 514/2014 s'appliquent. On entend également par:
a) «autorité de désignation»: l'autorité ministérielle d'un État membre visée à l'article 26, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014 qui désigne l'autorité responsable;
b) «autorités compétentes»: l'autorité responsable, l'autorité d'audit et, le cas échéant, l'autorité déléguée visées à l'article 25, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014;
c) «SFC 2014»: le système d'information électronique établi par l'article 2 du règlement d'exécution (UE) no 802/2014 de la Commission (3);
d) «convention de subvention»: une convention ou une forme équivalente d'instrument juridique sur la base de laquelle l'autorité responsable octroie des subventions au bénéficiaire en vue de l'exécution d'un projet dans le cadre du programme national.
CHAPITRE II
L'AUTORITÉ RESPONSABLE
SECTION I
Désignation de l'autorité responsable
Article 2
Critères et procédure de désignation de l'autorité responsable
1. L'organe qui est désigné en tant qu'autorité responsable dispose d'une organisation administrative et d'un système de contrôle interne qui satisfont aux critères établis à l'annexe du présent règlement (ci-après les «critères de désignation»). Les critères de désignation concernent:
a)
l'environnement interne;
b)
les activités de contrôle;
c)
la communication et l'information internes;
d)
le suivi et le mécanisme de compte rendu internes.
Les États membres peuvent définir des critères de désignation supplémentaires afin de tenir compte de la taille, des responsabilités et d'autres caractéristiques de l'autorité responsable.
2. L'organisme d'audit visé à l'article 26, paragraphe 3, du règlement (UE) no 514/2014 évalue si l'autorité responsable envisagée remplit les critères de désignation prévus en annexe et documente ses constatations, conclusions et avis d'audit dans un rapport d'audit adressé à l'autorité de désignation.
3. Si l'autorité de désignation estime que l'autorité responsable envisagée ne satisfait pas aux critères de désignation, elle adresse à cet organisme des instructions spécifiques pour qu'il remédie aux lacunes constatées dans un délai spécifique avant de pouvoir être désigné en tant qu'autorité responsable.
En attendant qu'il remédie à ces lacunes, l'organisme peut être désigné à titre provisoire en tant qu'autorité responsable pour une période maximale de douze mois. La durée de cette période provisoire est proportionnelle aux lacunes identifiées.
4. Lorsque l'autorité responsable est désignée, l'État membre en informe sans délai la Commission par l'intermédiaire du SFC 2014. Avec cette notification, l'État membre transmet les documents établissant:
a)
le principal partage des responsabilités entre les unités organisationnelles de l'autorité responsable;
b)
le cas échéant, sa relation avec les autorités déléguées, les activités qui seront déléguées et les principales procédures de supervision de ces activités déléguées; et
c)
un résumé des principales procédures de traitement des demandes de paiement des bénéficiaires et d'autorisation et d'enregistrement des dépenses.
Article 3
Supervision de l'autorité responsable et réexamen de la désignation
1. L'autorité de désignation supervise l'autorité responsable, notamment sur la base des informations visées à l'article 14, paragraphe 2, du présent règlement et assure le suivi de toute lacune constatée.
2. Les États membres veillent à ce que les informations indiquant que l'autorité responsable ne remplit plus les critères de désignation soient communiquées sans délai à l'autorité de désignation.
3. Lorsque l'autorité responsable ne satisfait plus aux critères de désignation ou que son système de contrôle interne est dysfonctionnel au point de compromettre son aptitude à assumer ses tâches, l'autorité de désignation la place sous surveillance. Dans de tels cas, l'autorité de désignation établit un plan de redressement pour l'autorité responsable, à mettre en œuvre dans un délai proportionnel à la gravité du cas de non-conformité ou de la lacune. Ce délai ne peut excéder douze mois à compter du début de la période probatoire.
4. L'autorité de désignation informe sans délai la Commission de tout plan de redressement établi conformément au paragraphe 3 et la tient informée de son état d'avancement.
5. S'il est mis un terme à la désignation de l'autorité responsable, l'autorité de désignation désigne promptement une autre autorité responsable conformément à l'article 26 du règlement (UE) no 514/2014 et à l'article 2 du présent règlement afin de s'assurer que les paiements versés aux bénéficiaires se poursuivent sans interruption.
6. Lorsque la Commission constate qu'un État membre n'a pas rempli son obligation consistant à établir un plan de redressement conformément au paragraphe 3 ou que l'autorité responsable conserve sa désignation alors qu'elle n'a pas mis en œuvre le plan de redressement dans le délai imparti, elle traite toute lacune non rectifiée par l'intermédiaire de la procédure d'apurement de conformité visée à l'article 47 du règlement (UE) no 514/2014.
SECTION II
Responsabilités en matière de gestion et de contrôle de l'autorité responsable
Article 4
Tâches de l'autorité responsable
L'autorité responsable gère et met en œuvre le programme national dans le respect des principes de bonne gestion financière. Elle est chargée de:
a)
consulter les partenaires conformément à l'article 12, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014;
b)
garantir le bon fonctionnement du comité de suivi visé à l'article 12, paragraphe 4, du règlement (UE) no 514/2014;
c)
présenter à la Commission une proposition de programme national tel que requis à l'article 14 du règlement (UE) no 514/2014, ainsi que toute révision ultérieure, à l'aide du SFC 2014;
d)
définir et établir les règles d'éligibilité des projets et des dépenses y afférentes pour toutes les activités, en garantissant l'égalité de traitement et en évitant tout conflit d'intérêts, conformément aux principes de bonne gestion financière;
e)
organiser et publier les appels d'offres et à propositions, ainsi que les résultats des procédures consécutives de sélection et d'attribution des projets aux fins d'un financement au titre du programme national, dans le respect du champ d'application et des objectifs des règlements spécifiques visés à l'article 2, point a), du règlement (UE) no 514/2014 et des critères établis à l'article 9 du présent règlement;
f)
veiller à ce que des systèmes de collecte des données requises pour communiquer à la Commission les indicateurs communs et spécifiques au programme, ainsi que d'autres données sur la mise en œuvre du programme et des projets, soient en place;
g)
recevoir les paiements de la Commission, et effectuer les paiements en faveur des bénéficiaires;
h)
garantir la cohérence et la complémentarité entre le cofinancement au titre des règlements spécifiques et les autres instruments pertinents des États membres et de l'Union;
i)
assurer le suivi des projets et vérifier que les dépenses déclarées pour les projets ont effectivement été effectuées et sont conformes aux règles nationales et de l'Union applicables;
j)
veiller à ce qu'il existe un système d'enregistrement et de conservation sous forme électronique des documents comptables pour chaque projet relevant du programme national et à ce que les données relatives à la mise en œuvre nécessaires pour la gestion financière, le suivi, le contrôle et l'évaluation soient collectées;
k)
sans préjudice des règles comptables nationales applicables, s'assurer que les bénéficiaires et les autres organismes impliqués dans la mise en œuvre des projets financés dans le cadre du programme national utilisent un système comptable distinct ou une codification comptable adéquate pour toutes les transactions liées à un même projet;
l)
veiller à ce que les évaluations du programme national prévues à l'article 56 et à l'article 57, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014 soient réalisées dans les délais prescrits;
m)
garantir que les évaluateurs indépendants reçoivent, aux fins de l'évaluation visée à l'article 56 et à l'article 57, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014 et de l'émission de l'avis d'évaluation, toutes les informations nécessaires concernant la gestion du programme national;
n)
établir des procédures propres à assurer que la piste d'audit requise existe pour tous les documents relatifs aux dépenses, décisions et activités de contrôle et que ceux-ci soient conservés conformément aux règlements d'exécution de la Commission adoptés sur la base de l'article 27, paragraphe 5, du règlement (UE) no 514/2014;
o)
garantir que l'autorité d'audit reçoit, aux fins de la réalisation des audits visés à l'article 29 du règlement (UE) no 514/2014 et de l'émission de l'avis d'audit, toutes les informations nécessaires concernant les procédures de gestion et de contrôle appliquées et les dépenses financées au titre des règlements spécifiques;
p)
établir les rapports de mise en œuvre indiqués à l'article 54 du règlement (UE) no 514/2014 et les rapports d'évaluation mentionnés à l'article 57, paragraphe 1, de ce même règlement et les soumettre à la Commission par l'intermédiaire du SFC 2014;
q)
établir la demande de paiement conformément à l'article 44 du règlement (UE) no 514/2014 et la présenter à la Commission via le SFC 2014;
r)
mener les activités d'information et de publicité et diffuser les résultats du programme, conformément à l'article 53 du règlement (UE) no 514/2014;
s)
réaliser les contrôles administratifs et les contrôles sur place conformément à l'article 27 du règlement (UE) no 514/2014;
t)
coopérer avec la Commission et les autorités responsables des autres États membres; et
u)
répondre aux constatations de l'autorité d'audit en s'y conformant ou, en cas de contestation de ces constatations, en fournissant une justification détaillée du refus de s'y conformer.
Article 5
Autorité déléguée
1. L'autorité responsable peut déléguer une partie ou l'ensemble de ses tâches à une autorité déléguée en accord avec l'article 25, paragraphe 1, point c), du règlement (UE) no 514/2014. Toute délégation de tâches répond au principe de bonne gestion financière et assure le respect du principe de non-discrimination, ainsi que la visibilité du financement de l'Union. Les tâches déléguées ne peuvent donner lieu à des conflits d'intérêts.
2. L'étendue des tâches déléguées par l'autorité responsable à l'autorité déléguée et les procédures détaillées concernant leur mise en œuvre sont consignées dans un document signé par l'autorité responsable et l'autorité déléguée. L'acte de délégation mentionne au minimum:
a)
le règlement spécifique applicable;
b)
la ou les tâches confiées à l'autorité déléguée;
c)
l'obligation incombant à l'autorité déléguée de vérifier que les bénéficiaires respectent les règles nationales et de l'Union applicables;
d)
l'obligation incombant à l'autorité déléguée de mettre en place et de maintenir une structure organisationnelle et un système de gestion et de contrôle adaptés à l'accomplissement de sa mission;
e)
les informations et les pièces justificatives que l'autorité déléguée doit présenter à l'autorité responsable et les délais qu'elle doit observer; et
f)
le mécanisme de supervision de l'autorité déléguée mis en place par l'autorité responsable.
3. Conformément à l'article 25, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) no 514/2014, la communication avec la Commission ne peut être déléguée. L'autorité déléguée communique avec la Commission par l'intermédiaire de l'autorité responsable.
4. Si l'autorité déléguée n'est pas une administration publique ou un organisme privé investi d'une mission de service public régi par le droit national, l'autorité responsable ne peut lui déléguer des pouvoirs exécutifs qui impliquent une large marge d'appréciation de nature à traduire des choix politiques.
5. L'autorité responsable reste responsable de la bonne exécution des tâches qu'elle a déléguées. Elle assure un contrôle régulier des tâches déléguées pour confirmer que les travaux sont accomplis de manière satisfaisante et conformément aux règles nationales et de l'Union applicables.
6. Pour les tâches déléguées, le présent règlement s'applique par analogie à l'autorité déléguée.
Article 6
Sous-traitance de tâches
L'autorité responsable peut sous-traiter certaines de ses tâches. Elle en conserve cependant la responsabilité.
L'autorité responsable assure un contrôle régulier des tâches sous-traitées pour confirmer que les travaux sont accomplis de manière satisfaisante et conformément aux règles nationales et de l'Union applicables.
SECTION III
Obligations de l'autorité responsable en ce qui concerne l'intervention publique
Article 7
Le rôle de l'autorité responsable en tant qu'entité adjudicatrice
1. En règle générale, l'autorité responsable octroie les subventions pour les projets relevant du programme national sur la base d'appels à propositions ouverts.
2. L'autorité responsable peut octroyer des subventions pour des projets sur la base d'appels à propositions restreints.
Les appels à propositions restreints ne sont ouverts qu'à certains organismes sélectionnés en raison de la nature spécifique du projet ou de la compétence technique ou administrative des organes invités à soumettre des propositions.
Les motifs justifiant le recours à un appel à propositions restreint sont mentionnés dans l'appel à propositions.
3. L'autorité responsable peut octroyer des subventions directement lorsque la nature spécifique du projet ou la compétence technique ou administrative des organes concernés l'impose, notamment dans le cas de monopoles de droit ou de fait.
Les motifs justifiant le recours à une procédure d'attribution directe sont mentionnés dans la décision d'attribution de la subvention.
4. Dans certains cas dûment justifiés, notamment la continuation de projets pluriannuels sélectionnés au terme d'un précédent appel à propositions ou dans des situations d'urgence, des subventions peuvent être accordées sans appel à propositions.
Les motifs justifiant l'octroi d'une subvention sans appel à propositions sont mentionnés dans la décision d'attribution de la subvention.
5. Lorsque l'autorité responsable agit en qualité d'entité adjudicatrice, ni elle ni aucune autorité déléguée ne peut être bénéficiaire d'une subvention accordée conformément au présent article.
6. L'autorité responsable détermine qui est chargé de l'octroi des subventions et s'assure de l'absence de conflit d'intérêts, en particulier lorsque les demandeurs sont des organes nationaux.
Article 8
Conditions dans lesquelles l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre
1. L'autorité responsable peut décider de mettre en œuvre des projets directement, seule ou en association avec une autre autorité nationale, en raison de pouvoirs administratifs ou d'une expertise technique ou parce que les caractéristiques du projet, par exemple un monopole de droit ou des exigences de sécurité, imposent ce choix de mise en œuvre. Dans de tels cas, elle est le bénéficiaire de la subvention.
2. Les motifs justifiant l'intervention de l'autorité responsable en qualité de maître d'œuvre et la sélection d'autorités nationales associées mentionnées au paragraphe 1 sont communiqués à la Commission dans le rapport annuel de mise en œuvre visé à l'article 54 du règlement (UE) no 514/2014.
3. Lors de la mise en œuvre de projets en qualité de maître d'œuvre, l'autorité responsable se conforme au principe de l'optimisation des ressources et évite tout conflit d'intérêts.
4. La décision administrative de cofinancer un projet dans le cadre du programme national contient toute information nécessaire pour surveiller l'exécution des produits et services cofinancés et contrôler les dépenses effectuées.
5. Si l'autorité responsable est susceptible d'intervenir en qualité de maître d'œuvre de manière régulière:
a)
elle et l'autorité d'audit ne peuvent pas faire partie d'un même organisme, à moins que l'autorité d'audit soit responsable devant un organisme externe et que son indépendance en matière d'audit soit garantie; et
b)
ses tâches définies à l'article 4 ne doivent pas en être affectées.
Article 9
Procédure de sélection et d'attribution
1. Les appels à propositions mentionnés à l'article 7, paragraphe 1, sont publiés de manière à garantir une concurrence ouverte et une publicité adéquate parmi les bénéficiaires potentiels. Toute modification substantielle des appels est publiée selon les mêmes modalités.
Les appels à propositions visés à l'article 7, paragraphes 1 et 2, mentionnent au minimum:
a)
les objectifs;
b)
les critères de sélection et d'attribution;
c)
les modalités de financement de l'Union et, le cas échéant, national, y compris, s'il y a lieu, la possibilité d'appliquer un taux de cofinancement plus élevé conformément à l'article 16, paragraphe 5, du règlement (UE) no 514/2014;
d)
les modalités et la date finale de dépôt des propositions;
e)
les règles d'éligibilité des dépenses;
f)
la durée du projet; et
g)
les informations financières et autres à conserver et à déclarer.
2. Avant de prendre la décision d'attribution, l'autorité responsable s'assure que les bénéficiaires impliqués dans le projet sont aptes à remplir les critères de sélection et d'attribution.
3. L'autorité responsable définit les procédures de réception des propositions. Elle soumet ces dernières à une analyse formelle, technique et budgétaire ainsi qu'à une évaluation qualitative sur la base des critères indiqués dans l'appel à propositions de manière transparente et non discriminatoire. Elle consigne par écrit les motifs du rejet des autres propositions.
4. La décision d'attribution indique au minimum le nom des bénéficiaires, les détails essentiels du projet et ses objectifs opérationnels, le montant maximal de la contribution de l'Union et le taux maximal de cofinancement des dépenses éligibles totales.
5. L'autorité responsable informe les demandeurs de sa décision par écrit. Elle communique aux candidats non retenus les motifs du rejet de leurs propositions sur la base des critères de sélection et d'attribution.
Article 10
Documents formalisant les subventions dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité d'entité adjudicatrice
1. Dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité d'autorité adjudicatrice, elle détermine des procédures de gestion des projets impliquant au minimum:
a)
la signature de conventions de subvention avec les bénéficiaires; et
b)
le suivi des conventions, y compris de leurs avenants éventuels, à l'aide de moyens administratifs tels que des échanges de correspondance ou des rapports écrits.
2. La convention de subvention inclut ou indique ce qui suit:
a)
le montant maximal de la contribution de l'Union;
b)
le pourcentage maximal de la contribution de l'Union conformément au règlement spécifique applicable;
c)
une description et un calendrier détaillés du projet;
d)
le cas échéant, toute tâche majeure que le bénéficiaire envisage de sous-traiter à des tiers, ainsi que les dépenses y afférentes;
e)
le budget prévisionnel et le plan de financement convenus pour le projet, notamment les dépenses et les revenus, conformément aux règles d'éligibilité établies;
f)
la méthode de calcul du montant de la contribution de l'Union à la clôture du projet;
g)
le calendrier et les modalités d'exécution de la convention, dont les dispositions sur les obligations d'information, les avenants et la résiliation de la convention;
h)
les objectifs opérationnels du projet, y compris les objectifs quantifiés et les indicateurs à communiquer;
i)
une disposition imposant au bénéficiaire l'obligation de collecter, en temps utile, les données requises pour les indicateurs communs indiqués dans le règlement spécifique, ainsi que tout indicateur spécifique au programme, et de communiquer ces données au moins une fois par an;
j)
la définition des dépenses éligibles, y compris, s'il y a lieu, une description de la méthode de détermination des barèmes de coûts unitaires, des montants forfaitaires et du financement à taux forfaitaire;
k)
les exigences comptables et les conditions de paiement de la subvention;
l)
les conditions relatives à la piste d'audit;
m)
les dispositions en matière de protection des données; et
n)
les dispositions en matière de publicité.
3. De manière générale, la convention de subvention est signée avant le commencement de toute activité du projet financée au titre du programme national.
4. La convention de subvention indique expressément que la Commission, ou ses représentants, et la Cour des comptes exercent une compétence d'audit à l'égard de tous les bénéficiaires de la subvention, contractants et sous-traitants qui reçoivent un financement de l'Union au titre du programme national, sur la base de contrôles documentaires et sur place.
Article 11
Documents formalisant les subventions dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre
1. Dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre, elle détermine des procédures de gestion des projets impliquant au minimum:
a)
la formalisation d'une décision administrative pour le cofinancement des projets; et
b)
le suivi de la décision administrative et de ses avenants éventuels à l'aide de moyens administratifs tels que des échanges de correspondance ou des rapports écrits.
2. La décision administrative inclut ou indique ce qui suit:
a)
le montant maximal de la contribution de l'Union;
b)
le pourcentage maximal de la contribution de l'Union conformément au règlement spécifique applicable;
c)
une description et un calendrier détaillés du projet;
d)
le cas échéant, toute tâche majeure que le bénéficiaire envisage de sous-traiter à des tiers, ainsi que les dépenses y afférentes;
e)
le budget prévisionnel et le plan de financement convenus pour le projet, notamment les dépenses et les revenus, conformément aux règles d'éligibilité établies;
f)
la méthode de calcul du montant de la contribution de l'Union à la clôture du projet;
g)
les objectifs opérationnels du projet, y compris les objectifs quantifiés et les indicateurs à utiliser;
h)
une disposition imposant à l'autorité responsable l'obligation de collecter, et de communiquer au moins une fois par an, les données requises pour les indicateurs communs indiqués dans le règlement spécifique, ainsi que tout indicateur spécifique au programme;
i)
la définition des dépenses éligibles, y compris, s'il y a lieu, une description de la méthode de détermination des barèmes de coûts unitaires, des montants forfaitaires et du financement à taux forfaitaire;
j)
les exigences comptables et les conditions de paiement de la subvention;
k)
les conditions relatives à la piste d'audit;
l)
les dispositions en matière de protection des données; et
m)
les dispositions en matière de publicité.
3. De manière générale, la décision administrative est adoptée avant le commencement de toute activité du projet financée au titre du programme national.
4. La décision administrative indique expressément que la Commission, ou ses représentants, et la Cour des comptes exercent une compétence d'audit à l'égard de tous les bénéficiaires de la subvention, contractants et sous-traitants qui reçoivent un financement de l'Union au titre du programme national, sur la base de contrôles documentaires et sur place.
CHAPITRE III
STATUT DE L'AUTORITÉ D'AUDIT ET OBLIGATIONS CONCERNANT LES AUDITS
Article 12
Statut de l'autorité d'audit
1. Conformément au deuxième alinéa de l'article 59, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et à l'article 25, paragraphe 1, point b), du règlement (UE) no 514/2014, l'autorité d'audit est fonctionnellement indépendante de l'autorité responsable. L'autorité d'audit est réputée fonctionnellement indépendante lorsqu'il n'existe pas de lien hiérarchique direct entre elle et l'autorité responsable et qu'elle émet ses opinions et déclarations de manière totalement autonome.
2. Toutes les activités d'audit sont menées en conformité avec les normes d'audit internationalement reconnues.
Article 13
Sous-traitance du travail d'audit
L'autorité d'audit peut sous-traiter une partie de son travail d'audit à un autre organisme d'audit, à condition que celui-ci soit fonctionnellement indépendant de l'autorité responsable. L'autorité d'audit reste responsable de la bonne exécution du travail qu'elle sous-traite.
Les audits sous-traités sont réalisés dans le respect des normes d'audit internationalement reconnues et sous la supervision et le contrôle étroits de l'autorité d'audit.
Article 14
Audits
1. Pour rédiger l'avis visé au deuxième alinéa de l'article 59, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, l'autorité d'audit effectue des audits des systèmes et financiers.
2. Les audits des systèmes vérifient si les systèmes de gestion et de contrôle de l'autorité responsable fonctionnent correctement de manière à fournir une assurance raisonnable que les dépenses incluses dans les comptes annuels sont légales et régulières.Sur la base de ces audits, l'autorité d'audit détermine si l'autorité responsable continue de satisfaire aux critères de désignation établis en annexe.
3. Les audits financiers sont effectués afin de fournir une assurance raisonnable que les comptes annuels offrent une image fidèle des dépenses déclarées par l'autorité responsable.
Afin de déterminer si les comptes offrent une image fidèle de la réalité, l'autorité d'audit vérifie que tous les éléments des dépenses payées et des contributions publiques reçues et inscrites aux comptes de l'autorité responsable au cours de l'exercice sont correctement enregistrés dans le système comptable et correspondent aux pièces comptables justificatives conservées par l'autorité responsable. Sur la base de ces comptes, l'autorité d'audit vérifie notamment que:
a)
le montant total des dépenses éligibles déclarées dans la demande de paiement du solde annuel présentée à la Commission correspond aux dépenses inscrites aux comptes de l'autorité responsable et, en cas de différences, que des explications adéquates ont été fournies dans les comptes pour les montants de réconciliation;
b)
les montants retirés et recouvrés, les montants à recouvrer et les montants irrécouvrables au terme de l'exercice correspondent aux montants inscrits dans le système comptable de l'autorité responsable et sont étayés par des décisions documentées de l'autorité responsable;
c)
l'autorité responsable a effectué les contrôles administratifs et les contrôles sur place prévus à l'article 27 du règlement (UE) no 514/2014.
Les vérifications visées aux points a), b) et c) peuvent être réalisées sur la base d'échantillons.
4. Dans le cadre de ses audits des systèmes et de ses audits financiers, l'autorité d'audit réexécute certains des contrôles administratifs ou des contrôles sur place effectués par l'autorité responsable. Elle détermine l'étendue du travail d'audit de réexécution sur la base de son évaluation des risques.
5. Si les audits des systèmes et les audits financiers de l'autorité d'audit détectent des défaillances significatives des systèmes de gestion et de contrôle de l'autorité responsable, l'autorité d'audit:
a)
évalue l'impact financier et opérationnel de ces défaillances;
b)
adresse des recommandations appropriées à l'autorité responsable pour qu'elle prenne des mesures préventives et correctives;
c)
surveille la mise en œuvre par l'autorité responsable de ces mesures et s'assure qu'un plan d'action visant à rétablir le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle est en place.
6. Au terme des activités d'audit visées aux paragraphes 1, 2 et 3, l'autorité d'audit communique ses constatations à l'autorité de désignation, et indique notamment si, de son point de vue, l'autorité responsable continue de remplir les critères de désignation.
7. L'autorité d'audit s'assure que toutes les informations relatives à ses activités d'audit visées aux paragraphes 1, 2 et 3 sont dûment communiquées par l'autorité responsable à la Commission européenne.
CHAPITRE IV
DISPOSITION FINALE
Article 15
Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans les États membres conformément aux traités.
Fait à Bruxelles, le 25 juillet 2014.