ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 110/2014 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно модел на финансов регламент за органите, осъществяващи публично-частно партньорство, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 209 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Въз основа на опита от институционализирането на ПЧП като органи на Съюза съгласно член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (2) Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 въведе допълнителни категории публично-частни партньорства с цел да се увеличи изборът на инструменти и да се включат органи, чиито правила са по-гъвкави и достъпни за частните партньори от правилата, приложими за институциите на Съюза. Сред тези допълнителни категории са органите, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, на които е възложено осъществяването на публично-частно партньорство (наричани по-долу „органи за ПЧП“).
(2)
С цел да се гарантира доброто финансово управление на средствата на Съюза и да се позволи на органите за ПЧП да приемат свои собствени финансови правила, е необходимо да се приеме примерен финансов регламент за тези органи.
(3)
Органите за ПЧП следва да съставят и прилагат своя бюджет в съответствие с бюджетните принципи на единство, точност на бюджета, годишност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол и прозрачност.
(4)
С цел да се осигури цялостното изпълнение на задачите и дейностите на органа за ПЗП, той следва да може да вписва неизползваните бюджетни кредити за дадена година в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години.
(5)
Тъй като средствата на Съюза, предоставени на разположение на органа за ПЧП, следва да бъдат изпълнявани при непряко управление, предвидено в член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, разпоредбите относно финансовото планиране и докладване следва да бъдат съвместими с метода на непряко управление на изпълнението на бюджета. Освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета по отношение на вноската на Съюза за органите за ПЧП следва да бъде част от освобождаването, предоставено от страна на Европейския парламент на Комисията във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза. Следователно адекватното годишно докладване, включително подаването на декларация за управлението, следва да се предоставя в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, което ще позволи на Комисията по-добре да поеме своите отговорности във връзка с освобождаването от отговорност.
(6)
Необходимо е да се определят правомощията и отговорностите на счетоводителя и на разпоредителите с бюджетни кредити, като се отчита публично-частният характер на органите за ПЧП. Разпоредителите с бюджетни кредити носят цялата отговорност за всички приходни и разходни операции, които се извършват под тяхно ръководство, и следва да носят отговорност за своите действия, включително при необходимост чрез дисциплинарни мерки.
(7)
Необходимо е да се изяснят функциите за вътрешен одит и вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органите за ПЧП следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одит, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Следва да се въведат разпоредби за установяването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(8)
За да се гарантира, че всеки орган е отговорен за изпълнението на своя бюджет и се придържа към възложените му цели при неговото създаване, на органите за ПЧП следва да бъде разрешено за изпълнението на възложените им задачи да наемат външни частноправни органи само когато е необходимо, а не за задачи, включващи задача за обществена услуга или всяко друго взимане на решение по собствено усмотрение.
(9)
Принципите, които трябва да се спазват по отношение на приходните и разходните операции на органа за ПЧП, следва да бъдат определени.
(10)
Предвид публично-частния характер на органите за ПЧП, и по-специално на вноските на частния сектор в бюджета на органа за ПЧП, следва да бъдат разрешени гъвкави процедури за възлагане на обществени поръчки. Съответните процедури следва да са съобразени с принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация и отчасти да се отклоняват от съответните разпоредби, установени в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (3). Необходимо е да се осигурят по-добри и по-евтини доставки на стоки и услуги, както и да се избягват прекомерните разходи в управлението на процедурите за възлагане на обществени поръчки чрез засилено сътрудничество между членовете на органите за ПЧП. Затова органите за ПЧП също следва да имат възможност да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
(11)
С цел подобряване на икономическата ефективност следва да бъде предоставена възможността за споделяне на услуги или за прехвърлянето им на друг орган или на Комисията, по-специално като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или за част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП.
(12)
За оценяване на заявленията за безвъзмездни средства, проектите и офертите и за предоставяне на становища и съвети в специфични случаи органите за ПЧП следва да бъдат в състояние да използват външни експерти. Тези експерти следва да бъдат избирани в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
(13)
При отпускането на безвъзмездни средства и награди следва да се прилагат съответните разпоредби на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт на органа за ПЧП или на основния акт на програмата, чието изпълнение е поверено на органа за ПЧП, с цел да гарантира съгласувано прилагане на действията, които се управляват пряко от Комисията.
(14)
Когато сметките на органите за ПЧП трябва да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводните правила, прилагани от органите за ПЧП, следва да позволяват подобно консолидиране.
(15)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите за ПЧП от 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБХВАТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните принципи, въз основа на които органът, осъществяващ публично-частно партньорство (наричан по-долу „орган за ПЧП“), приема свои финансови правила. Финансовите правила на органа за ПЧП не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради неговите специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията в съответствие с член 209, четвърта алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Всеки орган за ПЧП приема подробни разпоредби за прилагането на тези принципи в своите финансови правила.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„управителен съвет“ означава главния вътрешен орган на органа за ПЧП, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа за ПЧП като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„член“ означава член на органа за ПЧП в съответствие с неговия учредителен акт,
-
„учредителен инструмент“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа за ПЧП,
-
„бюджет на органа за ПЧП“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза.
Член 3
Обхват на бюджета
Бюджетът на органа за ПЧП се състои от:
а)
приходите на органа за ПЧП, които включват:
i)
финансовите вноски на неговите членове за административните разходи;
ii)
финансовите вноски на неговите членове за оперативните разходи;
iii)
приходите, заделени за конкретни разходни позиции;
iv)
всякакви приходи, реализирани от органа за ПЧП;
б)
разходите на органа за ПЧП, включително административните разходи.
ГЛАВА 2
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Член 4
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
Член 5
Принципи на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа за ПЧП.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа за ПЧП.
3. В бюджета на органа за ПЧП могат да се записват бюджетни кредити само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа за ПЧП, не се дължат на органа за ПЧП.
Член 6
Принцип на ежегодност
1. Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа за ПЧП, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
4. За административните бюджетни кредити разходите не надвишават приходите, очаквани за година, както е посочено в член 3, буква а), подточка i).
5. Като се имат предвид нуждите на органа за ПЧП, неизползваните бюджетни кредити могат да бъдат вписани в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години. Тези бюджетни кредити трябва да се усвояват първи.
6. Параграфи 1-5 не възпрепятстват бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, да бъдат разделени за няколко години под формата на годишни вноски, когато това е предвидено в учредителния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 7
Принцип на балансираност
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетни кредити за поети задължения не превишават съответната годишна вноска на Съюза, посочена в споразумението за годишния трансфер на средства, сключено с Комисията, плюс годишните вноски от членове, различни от Съюза, всички други приходи, посочени в член 3, и сумата на неизползваните бюджетни кредити, посочени в член 6, параграф 5.
3. Органът за ПЧП не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа за ПЧП.
4. Ако бюджетният резултат е положителен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като приход.
Ако бюджетният резултат е отрицателен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания.
Член 8
Принцип на разчетна единица
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на паричните потоци, счетоводителят има право да извършва операции в други валути, както е установено във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 9
Принцип на универсалност
1. Без да се засяга параграф 2, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции при спазване на специфичните разпоредби във финансовите правила на органа за ПЧП относно случаите, в които някои приспадания може да се направят от заявките за плащане, които след това се предават за плащане на нетната сума.
2. Приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания, се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
3. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа за ПЧП, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
Приемането на дарения, при които може да има значителни финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет, който взема решение в срок два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет не вземе решение в посочения срок, дарението се смята за прието.
Сумата, над която съответните финансови тежести се считат за значителни, се определя с решение на управителния съвет.
Член 10
Принцип на специфичност
1. Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели поне по дялове и глави.
2. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от една глава в друга без ограничения и от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът.
Над границата, посочена в първа алинея, директорът може да предложи на управителния съвет трансфери на бюджетни кредити от един дял в друг. Управителният съвет има три седмици, за да се противопостави на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички трансфери, извършени съгласно първа алинея.
Член 11
Принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа за ПЧП за осъществяване на неговите дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа за ПЧП, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението по всяка от дейностите и информацията се предоставя на управителния съвет от директора ежегодно и най-късно в документите, придружаващи проектобюджета на органа за ПЧП.
4. Освен ако учредителният не акт предвижда оценките да бъдат извършвани от Комисията, с цел подобряване на процеса на вземане на решения, органът за ПЧП извършва оценките, включително и последващите оценки, на своите програми и дейности, при които има значителни разходи, и резултатите от оценката се изпращат на управителния съвет.
Член 12
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа за ПЧП се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа за ПЧП вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
опазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, вземайки предвид многогодишния характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективен и ефикасен вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално елементите, посочени в член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, като се вземат предвид структурата и размерът на органа за ПЧП, естеството на възложените му задачи, както и сумите и финансовите и оперативните рискове.
Член 13
Принцип на прозрачност
1. Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Бюджетът на органа за ПЧП, включително щатното разписание и коригиращите бюджети, така както са приети, включително всякакви адаптации, както е предвидено в член 15, параграф 1, се публикуват на интернет сайта на органа за ПЧП в срок четири седмици от датата на тяхното приемане и се предават на Комисията и на Сметната палата.
3. Органът за ПЧП предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за получателите на средства, произлизащи от бюджета, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, вследствие на стандартното представяне.
Публикуваната информация е леснодостъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
4. Експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 34 от настоящия регламент, се публикуват на интернет сайта на Съюза.
ГЛАВА 3
ФИНАНСОВО ПЛАНИРАНЕ
Член 14
Прогнози за приходите и разходите
1. Органът за ПЧП изпраща на Комисията и на останалите членове не по-късно от 31 януари на годината, предхождаща тази, през която бюджетът на органа за ПЧП трябва да бъде изпълнен, прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на прогнозите, заедно с работната проектопрограма, посочена в член 31, параграф 4.
2. Прогнозата за приходите и разходите на органа за ПЧП включва:
а)
прогноза за броя на постоянните и временните длъжности, по функционална група и по степени, както и на договорно наетите служители и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, в границите на бюджетните кредити;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности;
д)
целите, поставени за финансовата година, с която е свързана прогнозата, като се посочват всички специфични бюджетни потребности във връзка с постигането на тези цели;
е)
административните разходи и изпълнения бюджет на органа за ПЧП през предходната финансова година;
ж)
размера на финансовите вноски, направени от членовете, и стойността на вноските в натура, направени от членовете, различни от Съюза;
з)
информация относно неусвоените бюджетни кредити, които се вписват в прогнозата за приходите и разходите за всяка година в съответствие с член 6, параграф 5.
Член 15
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът на органа за ПЧП и щатното разписание на служителите, включително броят на постоянните и временните длъжности по функционални групи и по степени, допълнени с броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, се приемат от управителния съвет в съответствие с учредителния акт на органа за ПЧП. Подробни разпоредби могат да бъдат установени във финансовите правила на органа за ПЧП. Всяко изменение в бюджета на органа за ПЧП, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет на органа за ПЧП, приет съгласно същата процедура, както и първоначалния бюджет на органа за ПЧП. Бюджетът на органа за ПЧП и, когато е подходящо, коригиращите бюджети на органа за ПЧП се адаптират с цел да се вземе предвид размерът на финансовата вноска на Съюза, предвидена в бюджета на Съюза.
2. Бюджетът на органа за ПЧП се състои от приходна и разходна част.
3. Бюджетът на органа за ПЧП съдържа:
a)
в приходната част:
i)
прогнозните приходи на органа за ПЧП за съответната финансова година („година n“);
ii)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година n-2;
iii)
съответни бележки към всеки ред приходи;
б)
в разходната част:
i)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината n;
ii)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година n-2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа за ПЧП за годината n;
iii)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
iv)
съответни бележки към всеки подраздел.
4. В щатното разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Същата информация се посочва за договорно наетия персонал и командированите национални експерти.
ГЛАВА 4
ФИНАНСОВИ УЧАСТНИЦИ
Член 16
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Директорът изпълнява приходите и разходите на бюджета на органа за ПЧП в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити. Директорът отговаря за гарантиране на спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът за ПЧП участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) по предотвратяване на измамите.
2. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа за ПЧП, подчинени на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 17
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа за ПЧП се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
3. Директорът, в съответствие с минималните стандарти, приети от управителния съвет, и като взема надлежно предвид рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на задълженията на директора. Създаването на тази структура и на тези системи се основава на анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Директорът може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
4. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършените дейности в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване на Комисията от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза за съответната година. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 18
Предварителни проверки
1. Всяка операция се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
Инициирането и проверката на дадена операция са отделни функции.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 11.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
Член 19
Последващи проверки
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
2. Последващият контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за предварителния контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, притежават необходимите професионални умения.
Член 20
Годишно докладване
Разпоредителят с бюджетни кредити докладва ежегодно на управителния съвет за резултатите от изпълнението на своите задължения. За тази цел не по-късно от 15 февруари на следващата финансова година разпоредителят с бюджетни кредити представя на управителния съвет и до Комисията:
а)
отчет за изпълнението на годишната работна програма на органа за ПЧП, бюджета на органа за ПЧП и човешките ресурси;
б)
предварителните сметки на органа за ПЧП, включително доклада за бюджетното и финансово управление, посочен в член 39;
в)
декларация за управлението, в която се посочва, че освен ако не е посочено друго в резервите, разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчно ниво на увереност, че:
i)
информацията е подходящо представена, пълна и точна (вярна и точна представа);
ii)
разходите са били усвоени за планираната цел;
iii)
въведените системи за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции;
г)
обобщение на окончателните одиторски доклади и на осъществения контрол, включително анализ на естеството и размера на установените грешки и слабости в системите, както и коригиращите действия, които са предприети или планирани.
Отчетът, който е пропорционален на естеството на възложените задачи и съответните суми, посочва резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол.
Всяка година най-късно до 1 юли документите, посочени в букви в) и г) от първата алинея, както и тяхната оценка от управителния съвет, одобреният годишен отчет за дейността и окончателните сметки заедно с тяхното одобрение от управителния съвет в съответствие с член 43, параграф 2 се изпращат от директора на Комисията. Комисията изпраща тези документи на Европейския парламент и на Съвета.
Член 21
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 23, параграф 3. Комисията, посочена в член 23, параграф 3, незабавно информира управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа за ПЧП, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове.
Член 22
Счетоводител
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилагат по отношение на персонала на органа за ПЧП, който е напълно независим при изпълнението на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа за ПЧП за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
воденето, подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с глава 8;
в)
прилагането в съответствие с глава 8 на счетоводните правила и сметкоплана;
г)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
д)
управлението на касата.
2. Два или повече органа за ПЧП могат да назначат един и същ счетоводител.
Органите за ПЧП могат също да се уговорят с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа за ПЧП.
Те могат също да възложат на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП, като отчитат съотношението между разходите и ползите.
В случаите, посочени в този параграф, трябва да се направят необходимите договорености с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 38, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
При условията на параграф 5 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
5. Счетоводителят може при изпълнение на своите задължения да делегира определени задачи на членовете на персонала, към които се прилага Правилникът за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, когато това е необходимо за изпълнението на неговите задължения в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП.
6. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, управителният съвет може по всяко време да отстрани временно или окончателно счетоводителя от задълженията му. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
Член 23
Отговорност на финансовите участници
1. Членове 16-25 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити и счетоводител носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е установено в Правилника за длъжностните лица. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП или неговите членове, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на OLAF.
3. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа за ПЧП, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа за ПЧП. За случаите, подадени от органите за ПЧП, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа за ПЧП.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя отчет съгласно член 20 и посочва предприетите мерки.
4. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа за ПЧП вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в приложимото законодателство по отношение на дисциплинарните мерки.
Член 24
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на членове 16-25 и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа за ПЧП.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до директора, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Въпросното лице информира също така своя пряк ръководител. Ако участник е директорът, той трябва да отнесе въпроса до управителния съвет.
Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Директорът или управителният съвет, ако лицето е директорът, предприемат по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
Член 25
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
ГЛАВА 5
ВЪТРЕШЕН ОДИТ
Член 26
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът за ПЧП въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити, нито като счетоводител.
3. Вътрешният одитор консултира органа за ПЧП по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценяване на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа за ПЧП. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид отчета на разпоредителя с бюджетни кредити по член 20 и всяка друга налична информация.
6. Вътрешният одитор докладва на управителния съвет и на директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове и препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет проучва информацията, посочена в член 20, и проверява дали препоръките са били изцяло и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа за ПЧП на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 27
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, отговорността на вътрешния одитор за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да сезира Съда на Европейския съюз се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 28
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет може да създаде, като вземе предвид икономическата ефективност и добавената стойност, капацитет за вътрешен одит, който изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на капациета за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет.
Годишният одитен план на капацитета за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на капацитета за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора в органа за ПЧП.
Той се преглежда и одобрява от управителния съвет.
Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Ако капацитетът за вътрешен одит на един орган за ПЧП не е икономически изгоден или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът за ПЧП може да реши да използва общ капацитет за вътрешен одит с други органи за ПЧП, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети на съответните органи за ПЧП се договарят относно практическите условия на общия капацитет за вътрешен одит.
Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
2. Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на капацитета за вътрешен одит.
ГЛАВА 6
ПРИХОДНИ И РАЗХОДНИ ОПЕРАЦИИ
Член 29
Изпълнение на приходите
1. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и събиране на недължимите суми. То включва също възможността за отказ от установени вземания, ако е целесъобразно.
2. Недължимо платените суми се събират.
Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното известие, счетоводителят информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. В решението за отказ се посочва, че са били предприети действия, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа за ПЧП се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа за ПЧП за бюджетното и финансовото управление.
3. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
4. Вземанията на органа за ПЧП по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа за ПЧП подлежат на давностен срок от пет години.
Член 30
Вноски на членовете
1. Органът за ПЧП представя на членовете си искания за плащане на целите или част от техните вноски при условия и на интервали, посочени в учредителния акт или съгласувани с тях.
2. Средствата, изплатени на органа за ПЧП от неговите членове чрез вноска, носят лихва в полза на бюджета на органа за ПЧП.
Член 31
Изпълнение на разходите
1. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетни задължения и правни задължения, утвърждава разходите и разрешава плащанията, както и извършва подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
2. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава дадена финансова операция.
Разрешаване на разход представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя да плати утвърдените разходи.
3. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа за ПЧП, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
4. В годишната работна програма на органа за ПЧП се предвижда разрешение от управителния съвет за оперативните разходи на органа за ПЧП относно обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, установени в настоящия параграф, са ясно идентифицирани.
Годишната работна програма включва подробни цели и очаквани резултати, включително и показатели за изпълнението. Тя съдържа също така описание на действията, които ще се финансират, и размера на сумата, разпределена за всяка дейност.
Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния инструмент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в работната програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа за ПЧП.
Член 32
Срокове
Плащането на разходите трябва да се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 7
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА ОТ ОРГАНА ЗА ПЧП
Член 33
Възлагане на обществени поръчки
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграфи 3-6 от настоящия член.
2. Органът за ПЧП взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от общия Финансов регламент.
3. За поръчки на стойност от 60 000 EUR до праговете, предвидени в член 118 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, може да се използва процедурата, определена в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 за поръчки с ниска стойност, които не надвишават 60 000 EUR.
4. Органът за ПЧП може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи за ПЧП.
5. Органът за ПЧП може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби, с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (5) и с други органи за ПЧП за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
Органите за ПЧП могат да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
Стоките, услугите или работите, предвидени в първа и втора алинея, не се считат като част от вноската на членовете към бюджета на органа за ПЧП.
6. Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възлагащите органи на приемащата държава членка за покриване на административните си нужди или с възлагащите органи на държавите членки, на държавите от Европейската асоциация за свободна търговия или страните кандидатки за членство в Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с частните членове или с възлагащите органи на страни, участващи в програми на Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133, първа алинея от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Член 34
Експерти
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis за подбора на експерти чрез всяка процедура, предвидена в основния акт на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества.
Органът за ПЧП може да използва списъците, съставени от Комисията или от други органи на Съюза или органи за ПЧП.
Органът за ПЧП може, ако това се счита за уместно в надлежно обосновани случаи, да избере всяко лице с подходящи умения, извън лицата от списъците.
Външните експерти се избират въз основа на уменията, опита и знанията, необходими за изпълнението на възложените им задачи и в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
Член 35
Безвъзмездни средства
Що се отнася до безвъзмездните средства, дял VI от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт.
Член 36
Награди
1. По отношение на наградите дял VII от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграф 2 от настоящия член.
2. Конкурсите за награди с единична стойност 1 000 000 EUR или повече може да се публикуват само ако са предвидени в проекта на работна програма, посочен в член 14, параграф 1.
Член 37
Посочване на средствата за обжалване
1. Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
2. По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
3. Параграфи 1 и 2 са обект на всяка специфична процедура, заложена в основните актове на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП.
ГЛАВА 8
СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
Член 38
Правила относно отчетите
Органът за ПЧП въвежда счетоводна система, предоставяща своевременно точна, пълна и надеждна информация.
Счетоводството на органа за ПЧП съответства на счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 39
Устройство на отчетите
Отчетите на органа за ПЧП се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа за ПЧП;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП (отчет относно бюджетното и финансово управление).
Всеки орган за ПЧП изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година. Този доклад отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП изпраща доклада за бюджетното и финансовото управление на Европейския парламент, на Съвета и на Сметната палата до 31 март на следващата финансова година.
Член 40
Счетоводни принципи
Финансовите отчети представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с международните счетоводни стандарти за публичния сектор на базата на текущо начисляване (наричани по-долу „IPSAS“).
Член 41
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с IPSAS на базата на текущо начисляване;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа за ПЧП.
Член 42
Отчети за изпълнението на бюджета
Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
Отчетите за изпълнението на бюджета имат същото устройство като това на самия бюджет.
Член 43
Междинни отчети и одобрение на окончателните отчети
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща междинните отчети на Сметната палата до 15 февруари на следващата година.
В случая, посочен в първа алинея, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща също така до 15 февруари на следващата година пакет от отчети в стандартен формат на счетоводителя на Комисията, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането.
2. Счетоводителят съставя окончателните отчети на органа за ПЧП. Директорът ги изпраща до 15 март, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, на управителния съвет за одобрение.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят изпраща окончателните отчети, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, и одобрението на управителния съвет, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година. В този случай счетоводителят на органа за ПЧП изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП също така изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията на същата дата, на която предава окончателните отчети, представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящата глава и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните одобрени отчети на органа за ПЧП се публикуват на неговия интернет сайт в срок от един месец след одобрението им.
Член 44
Счетоводна система
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, хармонизираният сметкоплан, който ще се прилага от органа за ПЧП, се приема от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа за ПЧП.
4. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа за ПЧП. В тях се отчитат всички бюджетни приходни и разходни операции.
Член 45
Инвентарен опис
Органът за ПЧП съхранява инвентарен опис, съдържащ количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, които представляват негова собственост или собственост на Съюза. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП съхранява този инвентарен опис в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията. Органът за ПЧП проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
ГЛАВА 9
ВЪНШЕН ОДИТ И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 46
Външен одит
Органът за ПЧП подлежи на независим външен одит, извършван в съответствие с международно приетите одитни стандарти от независим одиторски орган. Становището на независимият одитор определя дали отчетите дават вярна и точна представа, дали въведените системи за контрол функционират правилно и дали свързаните с отчетите операции са законосъобразни и редовни. В становището се заявява също така дали опитната дейност поставя под съмнение твърденията в декларацията за управлението, посочена в член 20. Становището се представя на управителния съвет. То се предава на Комисията заедно с окончателните финансови отчети на органа за ПЧП най-късно до 15 март.
Член 47
Проверка на отчетите от Сметната палата
1. Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт на органа за ПЧП, Сметната палата проверява отчетите на органа за ПЧП в съответствие с член 287 от Договора за функционирането на Европейския съюз. При проверката Сметната палата може да вземе предвид одита на независимия външен одитор, посочен в член 46 от настоящия регламент, и мерките, които са предприети в отговор на неговите констатации.
2. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 48
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Без да се засягат разпоредбите на член 47, параграф 1, органът за ПЧП предоставя на служителите на Комисията и други лица, упълномощени от нея, както и на Сметната палата достъп до обектите и помещенията, както и до цялата информация, включително информация в електронен формат, необходима за извършването на техните одити.
2. OLAF може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (6) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (7), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, финансирани от органа за ПЧП.
3. Без да се засягат параграфи 1 и 2, договорите, споразуменията и решенията на органа за ПЧП съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ГЛАВА 10
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 49
Искания за информация
Комисията и членовете на органа за ПЧП, различни от Съюза, могат да изискват всякаква необходима информация или пояснения от органа за ПЧП по въпросите на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 50
Приемане на финансовите правила на органа за ПЧП
Всеки орган, посочен в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нови финансови правила с оглед на тяхното влизане в сила на 1 януари 2014 г., или във всички случаи в рамките на девет месеца от датата, на която органът за ПЧП попада в обхвата на член 209 от този регламент.
Член 51
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
RÈGLEMENT DÉLÉGUÉ (UE) N o 110/2014 DE LA COMMISSION
du 30 septembre 2013
portant règlement financier type pour les organismes de partenariat public-privé visés à l’article 209 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil
LA COMMISSION EUROPÉENNE,
vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,
vu le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (1), et notamment son article 209,
considérant ce qui suit:
(1)
Sur la base de l’expérience acquise en matière d’institutionnalisation des partenariats public-privé en tant qu’organismes de l’Union au sens de l’article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (2), le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 a prévu de nouvelles catégories de partenariats public-privé élargissant la palette des instruments disponibles et incluant des organismes dont les règles sont plus souples et plus accessibles aux partenaires privés que celles qui s’appliquent aux institutions de l’Union. Parmi ces nouvelles catégories figurent les organismes, visés à l’article 209 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, qui se voient confier la mise en œuvre d’un partenariat public-privé (dénommés ci-après les «organismes de PPP»).
(2)
Afin de garantir la bonne gestion financière des fonds de l’Union et de permettre aux organismes de PPP d’arrêter leurs propres règles financières, il y a lieu d’adopter un règlement financier type pour ces organismes.
(3)
Les organismes de PPP devraient établir et exécuter leur budget dans le respect des principes d’unité, de vérité budgétaire, d’annualité, d’équilibre, d’unité de compte, d’universalité, de spécialité, de bonne gestion financière - qui suppose un contrôle interne efficace et efficient - et de transparence.
(4)
Afin que soit garantie la mise en œuvre globale des tâches et activités de l’organisme de PPP, celui-ci devrait être en mesure d’inscrire les crédits inutilisés au cours d’une année donnée dans l’état prévisionnel des recettes et des dépenses des trois exercices suivants au maximum.
(5)
Étant donné que les fonds de l’Union mis à la disposition des organismes de PPP seront exécutés en vertu de la gestion indirecte prévue à l’article 60 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, les dispositions en matière de planification et d’information financières devraient être conformes au mode d’exécution budgétaire en gestion indirecte. Il convient que la décharge pour l’exécution budgétaire concernant la contribution de l’Union aux organismes de PPP fasse partie de la décharge donnée par le Parlement européen à la Commission sur l’exécution du budget de l’Union. Par conséquent, un compte rendu annuel adéquat, comprenant la présentation d’une déclaration de gestion, devrait être prévu conformément au règlement (UE, Euratom) no 966/2012, permettant à la Commission de mieux exercer ses responsabilités en ce qui concerne la décharge.
(6)
Il est nécessaire de définir les compétences et les responsabilités du comptable et des ordonnateurs en tenant compte du caractère public-privé des organismes de PPP. La responsabilité des ordonnateurs devrait être totale en ce qui concerne l’ensemble des opérations de recettes et de dépenses effectuées sous leur autorité, opérations dont ils devraient rendre compte, y compris, le cas échéant, dans le cadre des procédures disciplinaires.
(7)
Il est nécessaire de clarifier les fonctions d’audit interne et de contrôle interne et de rationaliser les exigences en matière de rapports. La fonction d’audit interne au sein des organismes de PPP devrait être exercée par l’auditeur interne de la Commission, qui devrait effectuer des audits lorsque les risques encourus le justifient. Des dispositions relatives à la mise en place et au fonctionnement des structures d’audit interne devraient être introduites.
(8)
Afin de garantir la responsabilité de chaque organisme dans l’exécution de son budget et le respect des objectifs qui lui ont été assignés à sa création, les organismes de PPP devraient être autorisés, pour l’exécution des tâches qui leur sont confiées, à ne faire appel à des entités extérieures de droit privé qu’en cas de nécessité, et uniquement pour des tâches n’impliquant ni mission de service public ni pouvoir discrétionnaire d’appréciation.
(9)
Il convient de définir les principes à suivre en ce qui concerne les opérations de recettes et de dépenses des organismes de PPP.
(10)
Compte tenu du caractère public-privé des organismes de PPP, et en particulier de la contribution du secteur privé au budget de ces organismes, des procédures flexibles devraient être autorisées pour la passation de marchés. Les procédures en la matière devraient respecter les principes de transparence, de proportionnalité, d’égalité de traitement et de non-discrimination, et s’écarter partiellement des dispositions correspondantes figurant dans le règlement délégué (UE) no 1268/2012 de la Commission (3). Il est nécessaire d’améliorer la fourniture de biens et les prestations de services et de les rendre moins coûteuses, ainsi que d’éviter les coûts excessifs dans la gestion des procédures de passation de marchés grâce à une coopération renforcée entre les membres des organismes de PPP. Ces organismes devraient par conséquent avoir la possibilité de conclure des contrats, sans recourir à une procédure de passation de marché, avec leurs membres autres que l’Union pour la fourniture de biens, la prestation de services ou la réalisation de travaux que ces membres assurent directement, sans faire appel à des tiers.
(11)
Afin d’améliorer le rapport coût/efficacité, la possibilité de partager des services ou de les transférer à un autre organisme ou à la Commission devrait être prévue, notamment en permettant que le comptable de la Commission soit chargé de tout ou partie des tâches du comptable de l’organisme de PPP.
(12)
Pour l’évaluation des demandes de subventions, des projets et des soumissions ainsi que pour fournir un avis et des conseils dans des cas spécifiques, les organismes de PPP devraient être en mesure de faire appel à des experts externes. Ces experts devront être sélectionnés conformément aux principes de non-discrimination, d’égalité de traitement et d’absence de conflit d’intérêts.
(13)
Lors de l’attribution de subventions et de prix, les dispositions correspondantes du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et du règlement délégué (UE) no 1268/2012 devraient s’appliquer, sous réserve d’éventuelles dispositions spécifiques de l’acte constitutif de l’organisme de PPP ou de l’acte de base du programme dont la mise en œuvre est confiée à l’organisme de PPP afin de garantir la cohérence avec les actions gérées directement par la Commission.
(14)
Lorsque les comptes des organismes de PPP doivent être consolidés conformément aux règles comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, les règles comptables appliquées par les organismes de PPP devraient permettre une telle consolidation.
(15)
Le présent règlement devrait entrer en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne afin de permettre l’adoption en temps utile du règlement financier révisé des organismes de PPP au 1er janvier 2014, de manière à garantir la cohérence des règles applicables au prochain cadre financier pluriannuel,
A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
CHAPITRE 1
CHAMP D’APPLICATION
Article premier
Objet
Le présent règlement définit les principes essentiels en vertu desquels l’organisme de partenariat public-privé (dénommé ci-après l’«organisme de PPP») adopte ses propres règles financières. Les règles financières applicables à l’organisme de PPP ne s’écartent du présent règlement que si les exigences spécifiques dudit organisme le nécessitent et avec l’accord préalable de la Commission, conformément aux dispositions de l’article 209, quatrième alinéa, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
Chaque organisme de PPP arrête dans son règlement financier les modalités d’application de ces principes.
Article 2
Définitions
Aux fins du présent règlement, on entend par:
- «comité directeur»: l’organe principal de décision interne en matières financières et budgétaires de l’organisme de PPP, indépendamment de sa dénomination dans l’acte constitutif créant cet organisme,
- «directeur»: la personne chargée d’exécuter les décisions du comité directeur ainsi que le budget de l’organisme de PPP en tant qu’ordonnateur, indépendamment de sa dénomination dans l’acte constitutif de cet organisme,
- «membre»: un membre de l’organisme de PPP conformément aux dispositions de son acte constitutif,
- «acte constitutif»: l’acte relevant du droit de l’Union par lequel sont réglés les aspects essentiels relatifs à la création et au fonctionnement de l’organisme de PPP,
- «budget de l’organisme de PPP»: l’acte qui prévoit et autorise, pour chaque exercice, les recettes et les dépenses estimées nécessaires de l’organisme de PPP.
Article 3
Champ d’application du budget
Le budget de l’organisme de PPP est composé des éléments suivants:
a)
les recettes de l’organisme de PPP, comprenant:
i)
les contributions financières de ses membres aux coûts administratifs;
ii)
les contributions financières de ses membres aux coûts opérationnels;
iii)
des recettes affectées en vue de financer des dépenses spécifiques;
iv)
toute recette générée par l’organisme de PPP;
b)
les dépenses de l’organisme de PPP, y compris les dépenses administratives.
CHAPITRE 2
PRINCIPES BUDGÉTAIRES
Article 4
Respect des principes budgétaires
Dans les conditions définies au présent règlement, l’établissement et l’exécution du budget de l’organisme de PPP respectent les principes d’unité, de vérité budgétaire, d’annualité, d’équilibre, d’unité de compte, d’universalité, de spécialité, de bonne gestion financière - qui suppose un contrôle interne efficace et efficient - et de transparence.
Article 5
Principes d’unité et de vérité budgétaire
1. Aucune recette ne peut être perçue et aucune dépense ne peut être effectuée, sauf par imputation à une ligne du budget de l’organisme de PPP.
2. Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits autorisés par le budget de l’organisme de PPP.
3. Un crédit ne peut être inscrit au budget de l’organisme de PPP que s’il correspond à une dépense estimée nécessaire.
4. Les intérêts produits par les paiements de préfinancement effectués à partir du budget de l’organisme de PPP ne sont pas dus à ce dernier.
Article 6
Principe d’annualité
1. Les crédits inscrits au budget de l’organisme de PPP sont autorisés pour la durée d’un exercice budgétaire qui commence le 1er janvier et s’achève le 31 décembre.
2. Les crédits d’engagement couvrent le coût total des engagements juridiques souscrits pendant l’exercice.
3. Les crédits de paiement couvrent les paiements qui découlent de l’exécution des engagements juridiques souscrits au cours de l’exercice ou des exercices antérieurs.
4. En ce qui concerne les crédits administratifs, les dépenses ne doivent pas dépasser les recettes prévisibles pour l’exercice visées à l’article 3, point a) i).
5. Compte tenu des besoins de l’organisme de PPP, les crédits inutilisés peuvent être inscrits dans l’état prévisionnel des recettes et des dépenses des trois exercices suivants au maximum. Ces crédits doivent être utilisés en priorité.
6. Les paragraphes 1 à 5 ne font pas obstacle à la possibilité que des engagements budgétaires pour des actions dont la réalisation s’étend sur plus d’un exercice soient fractionnés sur plusieurs exercices en tranches annuelles lorsque l’acte constitutif le prévoit ou lorsqu’ils sont liés à des dépenses administratives.
Article 7
Principe d’équilibre
1. Le budget est équilibré en recettes et en crédits de paiement.
2. Les crédits d’engagement ne dépassent pas la contribution annuelle correspondante de l’Union, telle que définie dans l’accord annuel de transfert de fonds conclu avec la Commission, augmentée des contributions annuelles des membres autres que l’Union, des autres recettes éventuelles visées à l’article 3 et du montant des crédits inutilisés visés à l’article 6, paragraphe 5.
3. L’organisme de PPP ne peut souscrire des emprunts dans le cadre de son budget.
4. Si le résultat budgétaire est positif, il est inscrit dans le budget de l’exercice suivant en recettes.
Si le résultat budgétaire est négatif, il est inscrit dans le budget de l’exercice suivant en crédits de paiement.
Article 8
Principe d’unité de compte
Le budget de l’organisme de PPP est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition des comptes en euros. Toutefois, pour les besoins de la trésorerie, le comptable est autorisé à effectuer des opérations dans d’autres monnaies dans les conditions précisées dans les règles financières de l’organisme de PPP.
Article 9
Principe d’universalité
1. Sans préjudice du paragraphe 2, l’ensemble des recettes couvre l’ensemble des crédits de paiement. Les recettes et les dépenses sont inscrites sans contraction entre elles, sous réserve d’éventuelles dispositions spécifiques des règles financières de l’organisme de PPP prévoyant que certaines déductions peuvent être opérées sur le montant des demandes de paiement qui, dans ce cas, sont ordonnancées pour le net.
2. Les recettes correspondant à une destination déterminée, telles que les revenus de fondations, les subventions, les dons et legs, sont affectées en vue de financer des dépenses spécifiques.
3. Le directeur peut accepter toutes libéralités en faveur de l’organisme de PPP, telles que des fondations, des subventions et des dons et legs.
L’acceptation de libéralités susceptibles d’entraîner des charges substantielles est soumise à l’autorisation préalable du comité directeur, qui se prononce dans un délai de deux mois à compter de la date à laquelle la demande lui a été soumise. Si le comité directeur ne statue pas dans ce délai, la libéralité est réputée acceptée.
Le montant au-delà duquel la charge en question est considérée comme substantielle est fixé par une décision du comité directeur.
Article 10
Principe de spécialité
1. Les crédits sont spécialisés au moins par titre et chapitre.
2. Le directeur peut procéder à des virements de chapitre à chapitre sans limitation et de titre à titre dans une limite totale de 10 % des crédits de l’exercice qui figurent sur la ligne à partir de laquelle il est procédé au virement.
Au-delà de la limite visée au premier alinéa, le directeur peut proposer au comité directeur des virements de crédits de titre à titre. Le comité directeur dispose d’un délai de trois semaines pour s’opposer à ces virements. Passé ce délai, ils sont réputés adoptés.
Le directeur informe le comité directeur dans les meilleurs délais des virements effectués en vertu du premier alinéa.
Article 11
Principe de bonne gestion financière
1. Les crédits sont utilisés conformément au principe de bonne gestion financière, à savoir conformément aux principes d’économie, d’efficience et d’efficacité.
2. Le principe d’économie prescrit que les moyens mis en œuvre par l’organisme de PPP en vue de la réalisation de ses activités sont rendus disponibles en temps utile, dans les quantités et qualités appropriées et au meilleur prix.
Le principe d’efficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus.
Le principe d’efficacité vise la réalisation des objectifs spécifiques fixés et l’obtention des résultats escomptés.
3. Des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et datés sont fixés pour tous les secteurs d’activité couverts par le budget de l’organisme de PPP. La réalisation de ces objectifs est contrôlée par des indicateurs de performance établis par activité, et le directeur transmet ces informations chaque année au comité directeur, et au plus tard dans les documents accompagnant le projet de budget de l’organisme de PPP.
4. Sauf si l’acte constitutif prévoit des évaluations à effectuer par la Commission, l’organisme de PPP, en vue d’améliorer la prise de décisions, procède à des évaluations, y compris à des évaluations ex post, de ses programmes et activités qui occasionnent des dépenses importantes, et les résultats de ces évaluations sont communiqués au comité directeur.
Article 12
Contrôle interne de l’exécution budgétaire
1. Le budget de l’organisme de PPP est exécuté selon le principe d’un contrôle interne efficace et efficient.
2. Aux fins de l’exécution du budget de l’organisme de PPP, le contrôle interne est défini comme un processus applicable à tous les niveaux de la chaîne de gestion et conçu pour fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants:
a)
l’efficacité, l’efficience et l’économie des opérations;
b)
la fiabilité des informations;
c)
la préservation des actifs et de l’information;
d)
la prévention, la détection, la correction et le suivi de la fraude et des irrégularités;
e)
la gestion appropriée des risques concernant la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, en tenant compte du caractère pluriannuel des programmes et de la nature des paiements concernés.
3. Un contrôle interne efficace et efficient est fondé sur les bonnes pratiques internationales et comprend notamment les éléments énoncés à l’article 32, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, compte tenu de la structure et de la taille de l’organisme de PPP, de la nature des tâches qui lui sont confiées, des montants en jeu et des risques financiers et opérationnels encourus.
Article 13
Principe de transparence
1. Le budget de l’organisme de PPP est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition de comptes dans le respect du principe de transparence.
2. Le budget de l’organisme de PPP comprenant le tableau des effectifs et les budgets rectificatifs, tels qu’ils ont été adoptés, ainsi que toute adaptation telle que prévue à l’article 15, paragraphe 1, sont publiés sur le site internet de l’organisme dans un délai de quatre semaines à compter de leur adoption et sont transmis à la Commission et à la Cour des comptes.
3. L’organisme de PPP communique sur son site internet, au plus tard le 30 juin de l’exercice suivant, des informations sur les destinataires de fonds en provenance de son budget, conformément à l’article 21, paragraphes 2, 3 et 4, du règlement délégué (UE) no 1268/2012, selon une présentation standard.
Les informations publiées sont aisément accessibles, claires et exhaustives. Ces informations sont communiquées dans le respect des exigences de confidentialité et de sécurité, en particulier de protection des données à caractère personnel énoncées dans le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (4).
4. Les noms des experts engagés conformément à l’article 34 du présent règlement sont publiés sur un site internet de l’Union.
CHAPITRE 3
PLANIFICATION FINANCIÈRE
Article 14
État prévisionnel des recettes et des dépenses
1. Au plus tard le 31 janvier de l’année qui précède celle de l’exécution de son budget, l’organisme de PPP transmet à la Commission et aux autres membres un état prévisionnel de ses recettes et de ses dépenses ainsi que des orientations générales le justifiant, de même que son projet de programme de travail visé à l’article 31, paragraphe 4.
2. L’état prévisionnel des recettes et des dépenses de l’organisme de PPP inclut:
a)
le nombre prévu d’emplois permanents et temporaires, par groupe de fonctions et par grade, ainsi que d’agents contractuels et d’experts nationaux détachés, exprimés en équivalents temps plein, dans la limite des crédits budgétaires;
b)
en cas de variation d’effectifs, un état justificatif motivant les demandes d’emplois nouveaux;
c)
une prévision trimestrielle de trésorerie en paiements et en encaissements;
d)
des informations sur la réalisation de tous les objectifs fixés antérieurement pour les différentes activités;
e)
les objectifs fixés pour l’exercice auquel se rapporte l’état prévisionnel, avec indication de tous les besoins budgétaires spécifiques affectés à la réalisation de ces objectifs;
f)
les dépenses administratives et le budget exécuté de l’organisme de PPP au cours de l’exercice précédent;
g)
le montant des contributions financières des membres et la valeur des contributions en nature effectuées par les membres, autres que l’Union;
h)
des informations sur les crédits inutilisés qui sont inscrits dans l’estimation des dépenses et des recettes, par année, conformément à l’article 6, paragraphe 5.
Article 15
Établissement du budget
1. Le budget de l’organisme de PPP et le tableau des effectifs, comprenant le nombre d’emplois permanents et temporaires, par groupe de fonctions et par grade, complété par le nombre d’agents contractuels et d’experts nationaux détachés, exprimés en équivalents temps plein, sont adoptés par le comité directeur conformément aux dispositions de l’acte constitutif dudit organisme. Des dispositions détaillées peuvent être énoncées dans les règles financières de l’organisme de PPP. Toute modification au budget de l’organisme de PPP, y compris au tableau des effectifs, fait l’objet d’un budget rectificatif de cet organisme adopté conformément à la même procédure que pour son budget initial. Le budget de l’organisme de PPP et, le cas échéant, les budgets rectificatifs de cet organisme sont adaptés pour tenir compte du montant de la contribution de l’Union tel qu’inscrit dans le budget de l’Union.
2. Le budget de l’organisme de PPP comporte un état des recettes et un état des dépenses.
3. Le budget de l’organisme de PPP fait apparaître:
a)
dans l’état des recettes:
i)
les prévisions de recettes de l’organisme de PPP pour l’exercice concerné (ci-après dénommé l’«exercice n»);
ii)
les recettes prévues de l’exercice précédent, et les recettes de l’exercice n - 2;
iii)
les commentaires appropriés pour chaque ligne de recette;
b)
dans l’état des dépenses:
i)
les crédits d’engagement et de paiement pour l’exercice n;
ii)
les crédits d’engagement et de paiement pour l’exercice précédent, ainsi que les dépenses engagées et les dépenses payées au cours de l’exercice n - 2; ces dernières sont également exprimées en pourcentage du budget de l’organisme de PPP de l’exercice n;
iii)
un état récapitulatif des échéanciers des paiements à effectuer au cours des exercices ultérieurs en raison des engagements budgétaires pris au cours d’exercices antérieurs;
iv)
les commentaires appropriés pour chaque subdivision.
4. Le tableau des effectifs comporte, en regard du nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice, le nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice précédent ainsi que le nombre d’emplois réellement pourvus. Les données correspondantes pour les agents contractuels et les experts nationaux détachés sont également fournies.
CHAPITRE 4
ACTEURS FINANCIERS
Article 16
Exécution du budget conformément au principe de bonne gestion financière
1. Le directeur exerce les fonctions d’ordonnateur. Il exécute le budget de l’organisme de PPP en recettes et en dépenses conformément aux règles financières dudit organisme et au principe de bonne gestion financière, sous sa propre responsabilité et dans la limite des crédits alloués. Il est chargé d’en assurer la légalité et la régularité.
Sans préjudice des responsabilités de l’ordonnateur en ce qui concerne la prévention et la détection des fraudes et irrégularités, l’organisme de PPP participe aux activités de prévention de la fraude de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF).
2. Le directeur peut déléguer ses pouvoirs d’exécution du budget à des agents de l’organisme de PPP soumis au statut, lorsque celui-ci s’applique au personnel de l’organisme de PPP, dans les conditions déterminées par les règles financières dudit organisme. Les délégataires ne peuvent agir que dans la limite des pouvoirs qui leur sont expressément conférés.
Article 17
Pouvoirs et fonctions de l’ordonnateur
1. Le budget de l’organisme de PPP est exécuté par le directeur dans les services placés sous son autorité.
2. Dans la mesure où cela s’avère indispensable, peuvent être confiées par voie contractuelle à des entités ou organismes extérieurs de droit privé des tâches d’expertise technique et des tâches administratives, préparatoires ou accessoires qui n’impliquent ni mission de puissance publique ni exercice d’un pouvoir discrétionnaire d’appréciation.
3. Le directeur met en place, conformément aux normes minimales arrêtées par le comité directeur et en tenant compte des risques associés à l’environnement de gestion et à la nature des actions financées, la structure organisationnelle ainsi que les systèmes de contrôle interne adaptés à l’exécution de ses tâches. L’établissement de cette structure et de ces systèmes repose sur une analyse du risque prenant en compte le rapport coût/efficacité.
Le directeur peut mettre en place au sein de ses services une fonction d’expertise et de conseil destinée à l’assister dans la maîtrise des risques liés à ses activités.
4. L’ordonnateur conserve les pièces justificatives relatives aux opérations exécutées pendant une durée de cinq ans à compter de la date de la décision donnant décharge à la Commission pour l’exécution du budget de l’Union pendant l’exercice considéré. Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu’elles ne sont pas nécessaires aux fins du contrôle et de l’audit. En tout état de cause, en ce qui concerne la conservation des données relatives au trafic, les dispositions de l’article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent.
Article 18
Contrôles ex ante
1. Chaque opération fait l’objet d’au moins un contrôle ex ante, fondé sur une analyse des documents et sur les résultats disponibles des contrôles déjà réalisés, en ce qui concerne les aspects opérationnels et financiers de l’opération.
Les contrôles ex ante comprennent l’initiation et la vérification d’une opération.
L’initiation et la vérification d’une opération sont des fonctions séparées.
2. Par «initiation d’une opération», il faut entendre l’ensemble des opérations préparatoires à l’adoption des actes d’exécution budgétaire de l’organisme de PPP par l’ordonnateur compétent.
3. Par «vérification ex ante d’une opération», il faut entendre l’ensemble des contrôles ex ante mis en place par l’ordonnateur compétent afin d’en vérifier ses aspects opérationnels et financiers.
4. Les contrôles ex ante visent à vérifier la cohérence entre les pièces justificatives demandées et toute autre information disponible.
L’ampleur des contrôles ex ante en termes de fréquence et d’intensité est déterminée par l’ordonnateur compétent sur la base de considérations fondées sur l’analyse de risque et le rapport coût/efficacité. En cas de doute, l’ordonnateur compétent pour la liquidation du paiement correspondant demande des informations complémentaires ou effectue un contrôle sur place afin d’obtenir une assurance raisonnable dans le cadre du contrôle ex ante.
Les contrôles ex ante ont pour objet de constater notamment:
a)
la régularité et la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables;
b)
l’application du principe de bonne gestion financière visé à l’article 11.
Aux fins des contrôles, l’ordonnateur compétent peut considérer comme constituant une opération unique une série d’opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux.
Article 19
Contrôles ex post
1. L’ordonnateur compétent peut mettre en place des contrôles ex post pour vérifier les opérations déjà approuvées à la suite des contrôles ex ante. Ces contrôles peuvent être organisés par sondage en fonction du risque.
Les contrôles ex post peuvent être effectués sur pièces et, le cas échéant, sur place.
2. Les contrôles ex post sont effectués par des agents distincts de ceux qui sont chargés des contrôles ex ante. Les agents chargés des contrôles ex post ne sont pas subordonnés aux agents chargés des contrôles ex ante.
Les agents responsables du contrôle de la gestion des opérations financières ont les compétences professionnelles requises.
Article 20
Rapports annuels
L’ordonnateur rend compte annuellement au comité directeur de l’exercice de ses fonctions. À cette fin, il communique, au plus tard le 15 février de l’exercice suivant, au comité directeur et à la Commission:
a)
un rapport sur la mise en œuvre du programme de travail annuel et sur l’exécution du budget de l’organisme de PPP, ainsi que sur ses effectifs;
b)
les comptes provisoires de l’organisme de PPP, y compris le rapport sur la gestion budgétaire et financière visé à l’article 39;
c)
une déclaration de gestion aux termes de laquelle, sauf mention contraire formulée dans une réserve, l’ordonnateur a l’assurance raisonnable que:
i)
les informations sont présentées de manière appropriée et sont complètes et exactes;
ii)
les dépenses ont été réalisées aux fins prévues;
iii)
les systèmes de contrôle mis en place offrent les garanties nécessaires quant à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes;
d)
un résumé des rapports finaux d’audit et des contrôles effectués, y compris une analyse de la nature et de l’étendue des erreurs et des faiblesses relevées dans les systèmes, ainsi que des mesures correctrices prises ou prévues.
Le rapport, qui est en adéquation avec la nature des tâches confiées et des montants en jeu, indique les résultats des opérations par rapport aux objectifs qui ont été assignés, les risques associés à ces opérations, l’utilisation des ressources mises à disposition et le fonctionnement efficient et efficace des systèmes de contrôle interne.
Au plus tard le 1er juillet de chaque année, le directeur transmet à la Commission les documents mentionnés aux points c) et d) du premier alinéa et leur évaluation par le comité directeur, le rapport annuel d’activités et les comptes définitifs approuvés, accompagnés de l’approbation du comité directeur conformément à l’article 43, paragraphe 2. La Commission transmet ces documents au Parlement européen et au Conseil.
Article 21
Protection des intérêts financiers de l’Union
1. Si un agent partie à la gestion financière et au contrôle des opérations estime qu’une décision que son supérieur lui impose d’appliquer ou d’accepter est irrégulière ou contraire aux principes de bonne gestion financière ou aux règles professionnelles qu’il est tenu de respecter, il en informe le directeur par écrit, qui lui répond par écrit. Si le directeur ne réagit pas ou confirme la décision ou les instructions initiales et que l’agent estime qu’une telle confirmation ne constitue pas une réponse raisonnable à sa question, il en informe par écrit l’instance compétente visée à l’article 23, paragraphe 3. L’instance visée à l’article 23, paragraphe 3, en informe immédiatement le comité directeur.
2. Dans le cas d’une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l’organisme de PPP ou de ses membres, l’agent informe les autorités et instances désignées par la législation en vigueur. Les contrats passés avec des auditeurs externes réalisant des audits de la gestion financière de l’organisme de PPP prévoient l’obligation pour l’auditeur externe d’informer l’ordonnateur de tout soupçon d’activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l’organisme de PPP ou de ses membres.
Article 22
Le comptable
1. Le comité directeur nomme un comptable soumis au statut, lorsque celui-ci s’applique au personnel de l’organisme de PPP, qui est totalement indépendant dans l’exercice de ses tâches. Le comptable est chargé dans l’organisme de PPP:
a)
de la bonne exécution des paiements, de l’encaissement des recettes et du recouvrement des créances constatées;
b)
de la tenue de la comptabilité ainsi que de la préparation et la reddition des comptes conformément au chapitre 8;
c)
de la mise en œuvre, conformément au chapitre 8, des règles comptables et du plan comptable;
d)
de la définition et la validation des systèmes comptables ainsi que, le cas échéant, de la validation des systèmes prescrits par l’ordonnateur et destinés à fournir ou justifier des informations comptables; à cet égard, le comptable est habilité à vérifier à tout moment le respect des critères de validation;
e)
de la gestion de la trésorerie.
2. Plusieurs organismes de PPP peuvent nommer le même comptable.
Des organismes de PPP peuvent aussi convenir avec la Commission que leur comptable est celui de la Commission.
Ils peuvent aussi confier au comptable de la Commission une partie des tâches du comptable de chaque organisme de PPP, compte tenu du rapport coûts/avantages.
Dans le cas visé au présent paragraphe, ils prennent les dispositions nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts.
3. Le comptable obtient de l’ordonnateur toutes les informations nécessaires à l’établissement de comptes présentant une image fidèle de la situation financière de l’organisme de PPP et de l’exécution budgétaire. L’ordonnateur garantit la fiabilité de ces informations.
4. Avant leur adoption par le directeur, le comptable signe les comptes, certifiant ainsi qu’il a une assurance raisonnable quant au fait qu’ils présentent une image fidèle de la situation financière de l’organisme de PPP.
Aux fins du premier alinéa, le comptable vérifie que les comptes ont été élaborés conformément aux règles comptables visées à l’article 38 et que toutes les recettes et dépenses ont été comptabilisées.
Le comptable est habilité à vérifier les informations reçues ainsi qu’à effectuer toute autre vérification qu’il juge nécessaire pour être en mesure de signer les comptes.
Le cas échéant, il émet des réserves, dont il précise la nature et la portée.
Sous réserve du paragraphe 5, seul le comptable est habilité pour la gestion de la trésorerie et des équivalents de trésorerie. Le comptable est responsable de leur conservation.
5. Dans l’exercice de ses fonctions, le comptable peut, si cela s’avère indispensable à cette fin conformément aux règles financières de l’organisme de PPP, déléguer certaines de ses tâches à des agents soumis au statut, lorsque celui-ci s’applique au personnel dudit organisme.
6. Sans préjudice d’éventuelles mesures disciplinaires, le comptable peut à tout moment être suspendu de ses fonctions, temporairement ou définitivement, par le comité directeur. En pareil cas, celui-ci nomme un comptable intérimaire.
Article 23
Responsabilité des acteurs financiers
1. Les articles 16 à 25 ne préjugent pas de la responsabilité pénale que pourraient engager les acteurs financiers dans les conditions prévues par le droit national applicable ainsi que par les dispositions en vigueur relatives à la protection des intérêts financiers de l’Union et à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires de l’Union ou des États membres.
2. Tout ordonnateur et tout comptable engagent leur responsabilité disciplinaire et pécuniaire, dans les conditions prévues par le statut. Dans le cas d’une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l’organisme de PPP ou de ses membres, les autorités et les instances désignées par la législation en vigueur, en particulier l’OLAF, sont saisies.
3. L’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place par la Commission ou à laquelle cette dernière participe conformément à l’article 73, paragraphe 6, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, exerce à l’égard de l’organisme de PPP les mêmes compétences que celles qui lui sont attribuées à l’égard des services de la Commission, à moins que le comité directeur ne décide de créer une instance fonctionnellement indépendante, ou de participer à une instance commune établie par plusieurs organismes. Pour les cas présentés par les organismes de PPP, l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place par la Commission ou à laquelle cette dernière participe comprend un agent d’un organisme de PPP.
Sur la base de l’avis de l’instance visée au premier alinéa, le directeur décide de l’engagement d’une procédure mettant en cause la responsabilité disciplinaire ou pécuniaire. Si l’instance a décelé des problèmes systémiques, elle transmet à l’ordonnateur un rapport assorti de recommandations. Si cet avis met en cause le directeur, l’instance transmet un tel rapport au comité directeur et à l’auditeur interne de la Commission. Le directeur se réfère, sous une forme anonyme, aux avis de l’instance dans son rapport établi en vertu de l’article 20 et décrit les mesures de suivi adoptées.
4. Chaque agent peut être tenu de réparer, en totalité ou en partie, le préjudice subi par l’organisme de PPP en raison de fautes personnelles graves qu’il aurait commises dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions. La décision motivée est prise par l’autorité investie du pouvoir de nomination, après accomplissement des formalités prescrites en matière disciplinaire par la législation applicable.
Article 24
Conflit d’intérêts
1. Les acteurs financiers au sens des articles 16 à 25 et les autres personnes participant à l’exécution et à la gestion du budget, y compris aux actes préparatoires à celui-ci, ainsi qu’à l’audit ou au contrôle, ne prennent aucune mesure à l’occasion de laquelle leurs propres intérêts pourraient être en conflit avec ceux de l’organisme de PPP.
Si un tel risque existe, la personne en question a l’obligation de s’abstenir et d’en référer au directeur, qui confirme par écrit l’existence éventuelle d’un conflit d’intérêts. La personne en question informe également son supérieur hiérarchique. Si la personne en question est le directeur, il doit en référer au comité directeur.
Lorsque l’existence d’un conflit d’intérêts a été établie, la personne en question cesse toutes ses activités en rapport avec le dossier concerné. Le directeur, ou le comité directeur si cela concerne le directeur, prend toute mesure supplémentaire appropriée.
2. Aux fins du paragraphe 1, il y a conflit d’intérêts lorsque l’exercice impartial et objectif des fonctions d’un acteur financier ou d’une autre personne, visés au paragraphe 1, est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d’affinité politique ou nationale, d’intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d’intérêt avec le bénéficiaire.
Article 25
Séparation des fonctions
Les fonctions de l’ordonnateur et du comptable sont séparées et incompatibles entre elles.
CHAPITRE 5
AUDIT INTERNE
Article 26
Désignation, pouvoirs et fonctions de l’auditeur interne
1. L’organisme de PPP dispose d’une fonction d’audit interne qui est exercée dans le respect des normes internationales pertinentes.
2. La fonction d’audit interne est exercée par l’auditeur interne de la Commission. L’auditeur interne ne peut être ni ordonnateur ni comptable.
3. L’auditeur interne conseille l’organisme de PPP dans la maîtrise des risques, en formulant des avis indépendants portant sur la qualité des systèmes de gestion et de contrôle et en émettant des recommandations pour améliorer les conditions d’exécution des opérations et promouvoir la bonne gestion financière.
L’auditeur interne est chargé notamment:
a)
d’apprécier l’adéquation et l’efficacité des systèmes de gestion internes ainsi que la performance des services dans la réalisation des programmes et des actions en relation avec les risques qui y sont associés;
b)
d’apprécier l’efficience et l’efficacité des systèmes de contrôle et d’audit internes applicables à chaque opération d’exécution du budget.
4. L’auditeur interne exerce ses fonctions relativement à l’ensemble des activités et des services de l’organisme de PPP. Il dispose d’un accès complet et illimité à toute information requise pour l’exercice de ses tâches.
5. L’auditeur interne prend connaissance du rapport de l’ordonnateur établi en vertu de l’article 20 et de tout autre élément d’information identifié.
6. L’auditeur interne fait rapport au comité directeur et au directeur de ses constatations et recommandations.
Il fait également rapport dans les cas suivants:
-
des recommandations et risques critiques sont restés sans suite,
-
des retards importants affectent la mise en œuvre des recommandations formulées les années précédentes.
Le comité directeur et le directeur assurent le suivi régulier de la mise en œuvre des recommandations issues de l’audit. Le comité directeur examine les informations visées à l’article 20 et vérifie si les recommandations ont été mises en œuvre intégralement et en temps utile.
7. L’organisme de PPP communique les coordonnées de l’auditeur interne à toute personne physique ou morale associée aux opérations de dépenses souhaitant se mettre en relation, à titre confidentiel, avec l’auditeur interne.
8. Les rapports et les conclusions de l’auditeur interne ne sont accessibles au public que lorsque l’auditeur interne a validé les mesures prises en vue de leur mise en œuvre.
Article 27
Indépendance de l’auditeur interne
L’indépendance de l’auditeur interne, sa responsabilité quant aux mesures prises dans l’exercice de ses fonctions et le droit dont il dispose d’introduire un recours auprès de la Cour de justice de l’Union européenne sont déterminés conformément aux dispositions de l’article 100 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
Article 28
Mise en place d’une structure d’audit interne
1. Le comité directeur peut mettre en place, en tenant dûment compte du rapport coût/efficacité et de la valeur ajoutée, une structure d’audit interne qui exerce ses fonctions dans le respect des normes internationales pertinentes.
La mission, les pouvoirs et les responsabilités de la structure d’audit interne sont définis dans la charte d’audit interne et soumis à l’approbation du comité directeur.
Le plan annuel d’audit de la structure d’audit interne est établi par le responsable de ladite structure compte tenu notamment de l’évaluation, par le directeur, du risque dans l’organisme de PPP.
Il est examiné et approuvé par le comité directeur.
La structure d’audit interne fait rapport au comité directeur et au directeur de ses constatations et recommandations.
Si la structure d’audit interne d’un organisme de PPP ne présente pas un bon rapport coût/efficacité ou n’est pas en mesure de respecter les normes internationales, cet organisme de PPP peut décider de partager une structure d’audit interne avec d’autres organismes de PPP œuvrant dans le même domaine d’activité.
Dans ce cas, les comités directeurs des organismes de PPP concernés conviennent des modalités pratiques des structures communes d’audit interne.
Les acteurs de l’audit interne coopèrent efficacement par la mise en commun d’informations et de rapports d’audit et, le cas échéant, l’organisation d’évaluations conjointes du risque et la réalisation d’audits conjoints.
2. Le comité directeur et le directeur assurent le suivi régulier de la mise en œuvre des recommandations de la structure d’audit interne.
CHAPITRE 6
OPÉRATIONS DE RECETTES ET DE DÉPENSES
Article 29
Exécution des recettes
1. L’exécution des recettes comporte l’établissement des prévisions de créances, la constatation des droits à recouvrer et le recouvrement des montants indûment versés. Elle comprend également la possibilité de renoncer aux créances constatées, le cas échéant.
2. Les montants indûment payés sont recouvrés.
Si, à l’échéance prévue dans la note de débit, le recouvrement effectif n’a pas eu lieu, le comptable en informe l’ordonnateur compétent et lance sans délai la procédure de récupération, par toute voie de droit, y compris, le cas échéant, par compensation et, si celle-ci n’est pas possible, par l’exécution forcée.
Lorsque l’ordonnateur compétent envisage de renoncer en totalité ou en partie à recouvrer une créance constatée, il s’assure que la renonciation est régulière et conforme aux principes de bonne gestion financière et de proportionnalité. La décision de renonciation est motivée. Elle mentionne les diligences faites pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s’appuie.
Le comptable tient une liste des montants à recouvrer. Les créances de l’organisme de PPP sont regroupées sur la liste selon la date d’émission de l’ordre de recouvrement. Il précise aussi les recouvrements de créances constatées qui ont fait l’objet d’une renonciation totale ou partielle. Cette liste est jointe au rapport de l’organisme de PPP sur la gestion budgétaire et financière.
3. Toute créance non remboursée à sa date d’échéance fixée dans la note de débit porte intérêt conformément au règlement délégué (UE) no 1268/2012.
4. Les créances détenues par l’organisme de PPP sur des tiers, ainsi que les créances détenues par des tiers sur l’organisme de PPP, sont soumises à un délai de prescription de cinq ans.
Article 30
Contribution des membres
1. L’organisme de PPP présente à ses membres, dans des conditions et selon une périodicité fixées dans l’acte constitutif ou convenues avec eux, des demandes de paiement de tout ou partie de leur contribution.
2. Les fonds versés à l’organisme de PPP par ses membres au titre d’une contribution portent intérêts au profit du budget de l’organisme de PPP.
Article 31
Exécution des dépenses
1. Pour exécuter des dépenses, l’ordonnateur procède à des engagements budgétaires et juridiques, à la liquidation des dépenses et à l’ordonnancement des paiements, ainsi qu’aux actes préalables nécessaires à cette exécution des crédits.
2. Toute dépense fait l’objet d’un engagement, d’une liquidation, d’un ordonnancement et d’un paiement.
La liquidation d’une dépense est l’acte par lequel l’ordonnateur compétent confirme une opération financière.
L’ordonnancement des dépenses est l’acte par lequel l’ordonnateur compétent, après avoir vérifié la disponibilité des crédits, donne au comptable l’instruction de payer la dépense ayant fait l’objet d’une liquidation.
3. Pour toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge du budget de l’organisme de PPP, l’ordonnateur compétent procède à un engagement budgétaire avant de conclure un engagement juridique vis-à-vis de tiers.
4. Le programme de travail annuel de l’organisme de PPP contient l’autorisation donnée par le comité directeur pour les dépenses opérationnelles dudit organisme en faveur des activités auxquelles il se rapporte, dans la mesure où les éléments définis au présent paragraphe sont clairement identifiés.
Le programme de travail annuel expose des objectifs détaillés et les résultats escomptés, y compris des indicateurs de performance. Il inclut également une description des actions à financer et une indication des montants alloués à chaque action.
Toute modification substantielle du programme de travail annuel fait l’objet d’une adoption selon la même procédure que le programme de travail initial, conformément aux dispositions de l’acte constitutif.
Le comité directeur peut déléguer le pouvoir de procéder à des modifications non substantielles du programme de travail à l’ordonnateur de l’organisme de PPP.
Article 32
Délais
Les opérations de paiement des dépenses doivent être exécutées dans les délais et selon les dispositions prévus par le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et le règlement délégué (UE) no 1268/2012.
CHAPITRE 7
EXÉCUTION DU BUDGET DE L’ORGANISME DE PPP
Article 33
Passation des marchés publics
1. En ce qui concerne la passation des marchés publics, les dispositions du titre V du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent, sous réserve des paragraphes 3 à 6 du présent article.
2. L’organisme de PPP participe à la base de données centrale sur les exclusions créée et gérée par la Commission conformément à l’article 108 du règlement financier général.
3. Pour les marchés dont la valeur est comprise entre 60 000 EUR et les seuils visés à l’article 118 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, la procédure fixée par le règlement délégué (UE) no 1268/2012 pour les marchés de faible valeur ne dépassant pas 60 000 EUR peut être suivie.
4. L’organisme de PPP peut, à sa demande, être associé en tant que pouvoir adjudicateur, à l’attribution des marchés de la Commission ou des marchés interinstitutionnels, ainsi qu’à l’attribution des marchés d’autres organismes de l’Union ou de PPP.
5. L’organisme de PPP peut passer un marché, sans avoir recours à une procédure de passation de marché public, avec la Commission, les offices interinstitutionnels, le Centre de traduction des organes de l’Union européenne institué par le règlement (CE) no 2965/94 du Conseil (5) ou d’autres organismes de PPP, pour la fourniture de biens, la prestation de services ou la réalisation de travaux que ces derniers assurent.
L’organisme de PPP peut passer un marché, sans avoir recours à une procédure de passation de marché public, avec ses membres autres que l’Union pour la fourniture de biens, la prestation de services ou la réalisation de travaux que lesdits membres assurent directement, sans faire appel à des tiers.
Les fournitures de biens, prestations de services ou travaux prévus aux premier et deuxième alinéas ne sont pas considérés comme faisant partie de la contribution des membres au budget de l’organisme de PPP.
6. L’organisme de PPP peut recourir à des procédures de passation de marchés conjointes avec les pouvoirs adjudicateurs de l’État membre d’accueil pour couvrir ses besoins administratifs ou avec les pouvoirs adjudicateurs des États membres, des États de l’Association européenne de libre-échange ou des pays candidats à l’adhésion à l’Union qui y participent en qualité de membres. Le cas échéant, les dispositions de l’article 133 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent mutatis mutandis.
L’organisme de PPP peut recourir à des procédures de passation de marchés conjointes avec ses membres privés ou avec les pouvoirs adjudicateurs de pays prenant part aux programmes de l’Union qui y participent en qualité de membres. Le cas échéant, les dispositions de l’article 133, premier alinéa, du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent mutatis mutandis.
Article 34
Experts
Les dispositions de l’article 287 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent mutatis mutandis à la sélection des experts faisant l’objet d’une procédure spécifique prévue dans l’acte de base du programme dont la mise en œuvre est confiée à l’organisme de PPP. Ces experts reçoivent une rémunération fixe annoncée d’avance et sont choisis sur la base de leurs compétences professionnelles.
L’organisme de PPP peut recourir aux listes d’experts établies par la Commission ou par d’autres organismes de l’Union ou de PPP.
L’organisme de PPP peut, s’il le juge approprié et dans des cas dûment justifiés, sélectionner toute personne qui possède les compétences requises mais ne figure pas sur les listes.
Les experts externes sont sélectionnés sur la base des compétences, de l’expérience et des connaissances requises pour mener à bien les missions qui leur sont confiées, et conformément aux principes de non-discrimination, d’égalité de traitement et d’absence de conflit d’intérêts.
Article 35
Subventions
En ce qui concerne les subventions, les dispositions du titre VI du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent, sous réserve de dispositions spécifiques de l’acte constitutif.
Article 36
Prix
1. En ce qui concerne les prix, les dispositions du titre VII du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent, sous réserve du paragraphe 2 du présent article.
2. Les concours dotés de prix d’une valeur unitaire de 1 000 000 EUR ou plus ne peuvent être publiés que s’ils sont prévus dans le projet de programme de travail visé à l’article 14, paragraphe 1.
Article 37
Indication des voies de recours
1. Lorsqu’un acte de procédure d’un ordonnateur porte atteinte aux droits d’un demandeur ou d’un soumissionnaire, d’un bénéficiaire ou d’un contractant, il contient une indication des voies de recours administratif et/ou judiciaire disponibles pour contester cet acte.
2. En particulier, il indique la nature du recours, l’instance ou les instances pouvant être saisies ainsi que les délais pour l’exercice du recours.
3. Les paragraphes 1 et 2 font l’objet d’une procédure spécifique prévue dans les actes de base du programme dont la mise en œuvre est confiée à l’organisme de PPP.
CHAPITRE 8
COMPTABILITÉ
Article 38
Règles applicables aux comptes
L’organisme de PPP met en place un système comptable qui fournit en temps utile des informations exactes, complètes et fiables.
La comptabilité de l’organisme de PPP est conforme aux règles comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
Article 39
Structure des comptes
Les comptes de l’organisme de PPP comprennent:
a)
les états financiers de l’organisme de PPP;
b)
les états sur l’exécution du budget de l’organisme de PPP (rapport sur la gestion budgétaire et financière).
L’organisme de PPP établit un rapport sur la gestion budgétaire et financière de l’exercice. Ce rapport rend compte, à la fois en termes absolus et en pourcentage, au moins du taux d’exécution des crédits et fournit une information synthétique sur les virements de crédits entre les différents postes budgétaires.
Lorsque la consolidation de ses comptes est requise par les règles comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, l’organisme de PPP transmet le rapport sur la gestion budgétaire et financière au Parlement européen, au Conseil et à la Cour des comptes pour le 31 mars suivant l’exercice clos.
Article 40
Principes comptables
Les états financiers présentent des informations, y compris des informations sur les méthodes comptables, de manière à garantir qu’elles sont pertinentes, fiables, comparables et compréhensibles. Les états financiers sont établis conformément aux principes comptables généralement admis tels qu’ils sont énoncés dans les règles comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 ou aux normes comptables internationales pour le secteur public (ci-après les «normes IPSAS»), fondées sur la comptabilité d’exercice.
Article 41
États financiers
1. Les états financiers sont présentés en euros et comprennent:
a)
le bilan et le compte de résultat, qui représentent l’ensemble de la situation patrimoniale et financière ainsi que le résultat économique au 31 décembre de l’exercice précédent; ils sont présentés conformément aux normes comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 ou aux normes IPSAS fondées sur la comptabilité d’exercice;
b)
l’état des flux de trésorerie faisant apparaître les encaissements et les décaissements de l’exercice ainsi que la situation de trésorerie finale;
c)
l’état de variation de l’actif net présentant une vue d’ensemble des mouvements, au cours de l’exercice, des réserves et des résultats cumulés.
2. Les notes annexes aux états financiers complètent et commentent l’information présentée dans les états visés au paragraphe 1 et fournissent toutes les informations complémentaires prescrites par la pratique comptable admise au niveau international, lorsque ces informations sont pertinentes par rapport aux activités de l’organisme de PPP.
Article 42
États sur l’exécution budgétaire
Les états sur l’exécution budgétaire sont présentés en euros. Ils comprennent:
a)
les états qui présentent sous forme agrégée la totalité des opérations budgétaires de l’exercice en recettes et en dépenses;
b)
les notes explicatives qui complètent et commentent l’information donnée par ceux-ci.
Les états sur l’exécution budgétaire sont présentés suivant la même structure que pour le budget lui-même.
Article 43
Comptes provisoires et approbation des comptes définitifs
1. Lorsque la consolidation des comptes de l’organisme de PPP est requise par les règles comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, le comptable de l’organisme de PPP communique les comptes provisoires à la Cour des comptes au plus tard pour le 15 février suivant l’exercice clos.
Dans le cas visé au premier alinéa, le comptable de l’organisme de PPP communique aussi au comptable de la Commission, au plus tard pour le 15 février suivant l’exercice clos, un jeu d’informations financières au format normalisé arrêté par le comptable de la Commission, à des fins de consolidation.
2. Le comptable établit les comptes définitifs de l’organisme de PPP. Pour le 15 mars au plus tard, le directeur les communique, accompagnés de l’avis de l’auditeur externe visé à l’article 46, au comité directeur pour approbation.
Lorsque la consolidation des comptes de l’organisme de PPP est requise par les règles comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, le comptable communique les comptes définitifs, accompagnés de l’avis de l’auditeur externe visé à l’article 46 et de l’approbation du comité directeur, à la Cour des comptes, au Parlement européen et au Conseil au plus tard pour le 1er juillet suivant l’exercice clos. En pareil cas, le comptable de l’organisme de PPP communique aussi au comptable de la Commission, au plus tard pour le 1er juillet, un jeu d’informations financières au format normalisé arrêté par le comptable de la Commission, à des fins de consolidation.
Lorsque la consolidation des comptes de l’organisme de PPP est requise par les règles comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, le comptable de l’organisme de PPP communique aussi à la Cour des comptes, avec copie au comptable de la Commission, à la même date que celle à laquelle il communique les comptes définitifs, une lettre de déclaration concernant ces comptes définitifs.
Les comptes définitifs sont accompagnés d’une note rédigée par le comptable, dans laquelle il déclare que lesdits comptes ont été établis conformément aux dispositions du présent chapitre et aux principes, règles et méthodes comptables applicables.
Les comptes définitifs approuvés de l’organisme de PPP sont publiés sur son site internet dans le mois qui suit leur approbation.
Article 44
Système comptable
1. Lorsque la consolidation des comptes de l’organisme de PPP est requise par les règles comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, le plan comptable harmonisé à appliquer par l’organisme de PPP est arrêté par le comptable de la Commission, conformément à l’article 152 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
2. Le système comptable se compose d’une comptabilité générale et d’une comptabilité budgétaire. Les comptabilités sont tenues par exercice, en euros.
3. La comptabilité générale retrace de façon chronologique, suivant la méthode en partie double, les événements et opérations qui affectent la situation économique, financière et patrimoniale de l’organisme de PPP.
4. La comptabilité budgétaire permet de suivre, de manière détaillée, l’exécution du budget de l’organisme de PPP. Elle enregistre tous les actes d’exécution budgétaire en recettes et en dépenses.
Article 45
Inventaire
L’organisme de PPP tient en nombre et en valeur des inventaires de toutes les immobilisations corporelles, incorporelles et financières constituant son patrimoine ou celui de l’Union. Lorsque la consolidation des comptes de l’organisme de PPP est requise par les règles comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, l’organisme de PPP tient ces inventaires conformément au modèle arrêté par le comptable de la Commission. L’organisme de PPP vérifie la concordance entre les écritures d’inventaire et la réalité.
CHAPITRE 9
CONTRÔLE EXTERNE ET LUTTE CONTRE LA FRAUDE
Article 46
Audit externe
L’organisme de PPP fait l’objet d’un audit externe indépendant, réalisé dans le respect des normes admises au niveau international en matière d’audit par un organisme d’audit indépendant. L’avis de l’auditeur externe établit si la comptabilité offre une image fidèle, si les systèmes de contrôle mis en place fonctionnent correctement et si les opérations sous-jacentes sont légales et régulières. Cet avis indique également si l’audit met en doute les affirmations formulées dans la déclaration de gestion visée à l’article 20. L’avis est présenté au comité directeur. Il est transmis à la Commission, en même temps que les comptes définitifs de l’organisme de PPP, au plus tard pour le 15 mars.
Article 47
Examen des comptes par la Cour des comptes
1. Sauf disposition contraire de l’acte constitutif de l’organisme de PPP, la Cour des comptes assure le contrôle des comptes de l’organisme de PPP conformément à l’article 287 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne. Au cours de son contrôle, la Cour des comptes peut examiner l’audit réalisé par l’auditeur externe indépendant visé à l’article 46 du présent règlement et les mesures prises pour donner suite à ses constatations.
2. Le contrôle effectué par la Cour des comptes est régi par les articles 158 à 163 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
Article 48
Contrôles sur place par la Commission, la Cour des comptes et l’OLAF
1. Sans préjudice de l’article 47, paragraphe 1, l’organisme de PPP accorde au personnel de la Commission, aux autres personnes mandatées par elle ainsi qu’à la Cour des comptes, un droit d’accès à ses sites et locaux ainsi qu’à toutes les informations, y compris sous forme électronique, nécessaires pour mener à bien leurs audits.
2. L’OLAF peut mener des enquêtes, y compris des contrôles et vérifications sur place, conformément aux dispositions et procédures prévues par le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (6) et le règlement (Euratom, CE) no 2185/96 du Conseil (7), en vue d’établir l’existence, le cas échéant, d’une fraude, d’un acte de corruption ou de toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union dans le cadre d’une subvention ou d’un marché financé par l’organisme de PPP.
3. Sans préjudice des paragraphes 1 et 2, les contrats, conventions et décisions de l’organisme de PPP contiennent des dispositions prévoyant expressément que la Cour des comptes européenne et l’OLAF sont habilités à procéder à ces audits et ces enquêtes, selon leurs compétences respectives.
CHAPITRE 10
DISPOSITIONS FINALES ET TRANSITOIRES
Article 49
Demandes d’informations
Pour les questions budgétaires relevant de leurs compétences respectives, la Commission et les membres de l’organisme de PPP autres que l’Union peuvent demander la communication de toutes informations et justifications nécessaires de la part de l’organisme de PPP.
Article 50
Adoption des règles financières de l’organisme de PPP
Chaque organisme visé à l’article 209 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 adopte de nouvelles règles financières en vue de leur entrée en vigueur le 1er janvier 2014 ou, en tout état de cause, dans un délai de neuf mois à compter de la date à laquelle l’organisme de PPP relève de l’article 209 dudit règlement.
Article 51
Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.
Fait à Bruxelles, le 30 septembre 2013.