РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1244/2014 НА КОМИСИЯТА
от 20 ноември 2014 година
за определяне на правилата за изпълнение на Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“)
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“) (1), и по-специално член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него,
като има предвид, че:
(1)
По силата на Регламент (ЕС) № 375/2014 Комисията следва да установява стандарти и процедури, обхващащи необходимите условия, договорености и изисквания, които трябва да бъдат прилагани от изпращащите и приемащите организации при определянето, подбора, подготовката, управлението и изпращането на терен на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ за подпомагане на операциите за оказване на хуманитарна помощ в трети държави. В Регламент (ЕС) № 375/2014 се предвижда, че тези стандарти следва да се приемат чрез делегирани актове, а процедурите - чрез актове за изпълнение.
(2)
Всички заинтересовани страни по отношение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително самите доброволци, както и изпращащите и приемащите организации, следва да се насърчават да споделят чувство за принадлежност към инициативата.
(3)
Важно е кандидатите за доброволци да бъдат определяни и подбирани съгласно честна и прозрачна процедура, изключваща дискриминацията, въз основа на партньорство между изпращащите и приемащите организации, отговарящо на реалните нужди, изразени на местно равнище от приемащите организации.
(4)
Изпращащите и приемащите организации следва да предоставят задълбочени курсове за въвеждане в длъжност с цел избягване на недоразумения по отношение на ролите и очакванията, както и да предоставят на доброволците подходяща практическа подготовка за работата като доброволец. Това ще изгради основи за доверие и за приема в приемащите общности, като бъдат взети предвид всички културни особености.
(5)
Обучението е основна част от подготовката преди изпращането на терен и то следва да бъде предоставяно на всички кандидати за доброволци в рамките на структурирана програма, състояща се от задължителни и незадължителни курсове. Освен това за младшите специалисти следва да се предвиди възможност, когато това е уместно - чрез стажове, да доразвият своите компетентности и да придобият нови конкретни познания и умения, които са от значение за хуманитарния сектор. В частност това следва да е подходящо за дейностите и контекста на изпращащите и приемащите организации.
(6)
Изпращащите и приемащите организации следва да създават подходяща система за надзор и управление. Те следва съвместно да упражняват надзор и да оценяват резултатите и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и да предоставят обратна информация относно възложените им задачи и целите им. Това ще спомогне за подобряване на отчетността на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
(7)
Наставничеството следва да допълва надзора и управлението, както и да предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допълнителна подкрепа преди, по време на и след изпращането им на терен.
(8)
По време на изпращането на терен в трети държави изпращащата организация установява начин за поддържане на постоянна комуникация и предоставяне на допълнителна подкрепа. За всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да се предвидят отчет за мисията и подкрепа след приключване на работата на терен.
(9)
Необходимо е да се осигурят подходящи условия за работа и живот, които да позволят на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да изпълняват своите мисии в сигурна и хигиенична среда, както и безпроблемно да удовлетворят своите основни нужди, водейки скромен и лишен от показност начин на живот на доброволци. Предназначението на плащанията за дневна издръжка и на другите плащания за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ не е да представляват заплата за редовна трудова дейност. Размерът на тези плащания не следва да се определя спрямо професионалния и експертния опит на доброволеца или спрямо резултатите от изпълнението на възложените му задачи: единствената им цел е да покрият разходите за живот по време на изпращането на терен. С цел да се осигури високо и еднакво равнище на защита, всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на изпращането им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
(10)
Задължението за полагане на грижа е от първостепенно значение и представлява споделена отговорност. Доколкото е възможно, изпращащите и приемащите организации се грижат за здравето, безопасността, сигурността и добруването на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и разработват подходящи процедури по отношение на сигурността, здравето и безопасността. По същия начин доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да правят всичко възможно, за да гарантират своето здраве, безопасност и сигурност, както и тези на други лица, на работното място.
(11)
Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да бъдат непрекъснат процес през целия период на мисията. Те следва да се основават на система за надзор и управление на изпълнението на дейностите и да предоставят данни, които да показват до каква степен индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - по отношение на резултатите и въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло.
(12)
Необходим е стабилен механизъм за сертифициране, за да се гарантира, че изпращащите и приемащите организации спазват стандартите, установени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и процедурите, предвидени в настоящия регламент. Този механизъм за сертифициране следва да се основава на принципите на опростяване и избягване на дублирането, диференциация между изпращащите и приемащите организации, разходна ефективност, прозрачност и безпристрастност, като насърчава многообразието и достъпността.
(13)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета, създаден съгласно член 26 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
(14)
С цел гарантиране на своевременното изпълнение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ е необходимо настоящият регламент спешно да влезе в сила, тъй като с него се определят разпоредбите, въз основа на които изпълняващите организации ще изпращат на терен доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят правилата за прилагане на Регламент (ЕС) № 375/2014 по отношение на следните въпроси, изброени в член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него:
а)
процедурите, които се следват при намирането, подбора и необходимата подготовка на кандидатите за доброволци преди изпращането на терен, включително стажове, когато е уместно;
б)
условията и реда за програмата за обучение и процедурата за оценяване на подготвеността на кандидатите за доброволци за изпращане на терен;
в)
разпоредбите за изпращане на терен и управление на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави, включително, наред с другото, наблюдение на място, продължаваща подкрепа чрез обучение, наставничество, допълнително обучение, необходими условия на труд, подкрепа след завръщането от терен;
г)
осигуряването на застрахователно покритие и условия на живот на доброволците, включително поемането на дневните разходи, на разходите за жилищно настаняване и за пътуване и на други съответни разходи;
д)
процедурите, които трябва да бъдат следвани преди, по време на и след изпращане на терен, за да се гарантират задължение за полагане на грижа и подходящи мерки за безопасност и сигурност, включително протоколи за евакуация по медицински причини и планове за сигурност, които обхващат спешната евакуация от трети държави, включително необходимите процедури за връзка с националните органи;
е)
процедурите за мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ;
ж)
механизъм за сертифициране, с който се гарантира спазването от страна на изпращащите организации на стандартите и процедурите, посочени в член 9 от Регламент (ЕС) № 375/2014, както и диференциран механизъм за сертифициране за приемащите организации.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията, посочени в член 3 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определенията, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Прилагат се също така следните определения:
а)
„рамка на компетентностите“ означава рамка по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
б)
„план за учене и развитие“ означава план по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
в)
„инструктор“ означава лице, наето от доставчика на обучението да провежда един или повече модули на обучение или да ръководи симулационни учения, основани на сценарии, и да оценява уменията на кандидатите за доброволци;
г)
„координиращ инструктор“ означава назначен от доставчика на обучението инструктор, който има координационна роля да оцени допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен. Той носи отговорност за група от кандидати за доброволци. Той координира оценяването на компетентностите им въз основа на обратната информация от други инструктори и работи с всеки отделен кандидат за доброволец с цел да се анализират неговата самооценка и оценката на инструкторите;
д)
„наставничество“ означава процес на неформално предаване на знания, социален капитал и психо-социална подкрепа във връзка с работата, кариерата или професионалното развитие. Наставничеството предполага неформална и обикновено директна и продължителна комуникация между, от една страна, лицето, определено от приемащата организация за наставник, за което се счита, че разполага със съответните знания, експертни умения и опит, и от друга страна, доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ;
е)
„отчет за мисията“ означава процес, чрез който на изпращащата и приемащата организация, както и на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се предоставят ясна информация относно резултатите от мисията и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, препоръки или поуки от техния опит, както и възможност за капитализиране, извличане на поуки и положително приключване на професионалните аспекти на работата.
ГЛАВА 2
ПРОЦЕДУРИ ЗА НАМИРАНЕ И ПОДБОР НА КАНДИДАТИ ЗА ДОБРОВОЛЦИ
Член 3
Процедура за намиране и подбор
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно процедура за намиране и подбор. Ролите, отговорностите и процесите се определят така, че да се осигури прозрачен, справедлив и ефективен процес на набиране на доброволци в съответствие със стандартите за равно третиране, равни възможности и недискриминация, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. Процедурата за намиране и подбор се основава на партньорство между изпращащата и приемащата организация и с нея се гарантира навременна и постоянна комуникация. Изпращащата организация осигурява систематичното участие на приемащата организация участва в целия процес по набиране.
3. Договорената процедура за намиране и подбор се прилага на всички етапи от процеса по набиране.
4. Процедурата за намиране и подбор включва най-малкото:
а)
определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ съгласно предвиденото в член 4;
б)
обявление и кандидатстване съгласно предвиденото в член 5;
в)
оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати съгласно предвиденото в член 6;
г)
подбор съгласно предвиденото в член 7.
Член 4
Определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на оценка на потребностите, извършвана в съответствие с делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, приемащата организация предлага, в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение I, възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи, включително елементи, позволяващи гъвкавост, за да се вземат предвид идеите на доброволеца след набирането му.
2. Изпращащата организация извършва преглед на тези задачи, за да съдейства за изменението им, ако е необходимо, с цел да се гарантира подходящо и реалистично съответствие, при което са вземат предвид очакваните компетентности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и капацитетът за усвояване и потребностите на приемащата организация.
3. Въз основа на възложените задачи и на рамката на компетентностите изпращащата и приемащата организация определят профил на компетентностите на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, както и критерии за подбор и минимални изисквания, които да се прилагат в процеса на набиране. В профила на компетентностите се посочва също така дали доброволецът е утвърден, или младши специалист и дали е необходимо да премине стаж.
Член 5
Обявление и кандидатстване
1. Изпращащата организация отговаря за обявлението на работата на доброволеца. С принос от приемащата организация тя изготвя информационен пакет за обявлението с цел да информира за инициативата и да привлече кандидати за доброволци.
2. Обявлението се изготвя най-малкото на английски език, написано е по ясен, конкретен и достъпен начин и предоставя информация за предлаганата на кандидата за доброволец длъжност в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение I.
3. Публикува се за период от най-малко един месец на централната платформа на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като могат да се използват и други възможности за привличането на кандидати към централната платформа. При надлежно обосновани обстоятелства за мисии в отговор на кризи, свързани с хуманитарна помощ, обявлението може да бъде публикувано за период от по-малко от един месец, но за не по-малко от една седмица.
4. Кандидатите представят кандидатурите си, като използват стандартизиран формуляр за кандидатстване, включващ структурирана автобиография. Кандидатите също така попълват стандартизиран въпросник за самооценка с цел да се оценят техните компетентности във връзка с рамката на компетентностите и тяхната приспособимост към възлаганите задачи и условията на живот и труд, посочени в обявлението, за които кандидатите трябва да дадат своето съгласие.
Член 6
Оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати
1. Изпращащата организация оценява кандидатите въз основа на предоставената във формуляра за кандидатстване и във въпросника за самооценка информация, въз основа на писмено изложение на техните мотиви за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ - и в конкретната мисия - и въз основа на оценка, посредством писмен тест, есе или подобни тестове, на тяхната способност да анализират съответен сценарий за предоставяне на хуманитарна помощ.
2. Въз основа на оценката изпращащата организация представя на приемащата организация списък с подходящите кандидати, от който съвместно да определят списък с предварително подбраните кандидати, които да бъдат поканени на събеседване.
3. Предварително подбраните кандидати се поканват на структурирано събеседване въз основа на рамката на компетентностите. Събеседването може да се проведе на живо или чрез телекомуникационни технологии, когато това е възможно, с участието на приемащата организация. Като допълнителни методи за оценка могат да се използват центрове за оценка, групови дейности и симулационни упражнения.
4. Преди окончателния подбор при необходимост изпращащата организация може да извършва проверки на личната и професионалната информация. Кандидатите се информират относно тази проверка в началото на процеса в обявлението.
Член 7
Подбор
1. Приемащата организация взема окончателното решение относно избрания кандидат за доброволец и потвърждава своя избор на изпращащата организация, която отговаря за предлагането на длъжност и за подготовката на фазата за въвеждане в длъжност. За всяка длъжност могат да бъдат избрани заместник доброволци, които да заместят кандидата, в случай че той подаде оставка или вече не е на разположение.
2. Изпращащата и приемащата организация трябва да са в състояние да покажат и да обосноват начина, по който са взели решението за подбор при спазване на принципите на равно третиране, равни възможности и недискриминация в хода на целия процес на намиране и подбор на доброволци.
3. Процедурата за подбор се извършва в рамките на разумен период от време. Изпращащата организация уведомява всички кандидати за решението относно подбора, както и за възможността да получат обратна информация. Тя приканва избрания кандидат за доброволец да потвърди писмено своя интерес за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
4. Изпращащата организация гарантира, че документацията, свързана с процеса на намиране и подбор, може да бъде проследена и се съхранява в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
Член 8
Оценка на нуждите от обучение
1. Въз основа на резултатите от процеса на набиране на доброволци, нуждите на приемащата организация и предвиденото изпращане на терен изпращащата организация прави оценка на нуждите от обучение, като се консултира с приемащата организация и с кандидата за доброволец, и определя модулите на програмата за обучение, в които да участва кандидатът, въз основа на следните критерии:
а)
старшинство, като на утвърдените специалисти се дава възможност да се съсредоточат върху задължителните модули и да изберат съответното ниво от обучението за управление на проекти и незадължителни специализирани модули;
б)
нуждите на приемащата организация от конкретни компетентности, които да бъдат развити чрез участие на кандидата за доброволец в незадължителни модули;
в)
общите компетентности на кандидата за доброволец, които да бъдат развити чрез участие в незадължителни модули.
2. Изпращащата организация попълва плана за обучение и развитие, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определя оценените компетентности на успешно преминалите процеса на подбор кандидати за доброволци и нуждите им от обучение, като уведомява за тях доставчиците на обучение.
ГЛАВА 3
ПРОГРАМА ЗА ОБУЧЕНИЕ НА ИНИЦИАТИВАТА „ДОБРОВОЛЦИ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ“
Член 9
Програма за обучение
1. За всички успешно преминали процеса на подбор кандидати за доброволци се прилага програма за обучение, изпълнявана от доставчици на обучение, в която е включен, когато е целесъобразно, и принос на изпращащата и приемащата организация и на бивши доброволци.
2. Програмата за обучение се основава на рамката на компетентностите и е приспособима към нуждите както на младшите, така и на утвърдените специалисти.
3. Програмата за обучение е съставена от комбиниран подход за учене, основан на модули за електронно обучение и на модули за учене в класна стая.
4. Задължителните за всички кандидати за доброволци модули включват:
а)
общо представяне на ЕС, неговите външни отношения и системата му за реакция при кризи,
б)
въведение в хуманитарното дело, политиката на Съюза в областта на хуманитарната помощ и инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
в)
управление на личната безопасност, сигурност и здраве,
г)
управление на проекти,
д)
съзнание за междукултурните различия (и хоризонтални въпроси),
е)
симулационно учение, основано на сценарий, в което кандидатите за доброволци трябва да демонстрират придобитите компетентности.
5. Незадължителните модули включват:
а)
застъпничество и комуникация,
б)
психологическа първа помощ,
в)
обучение на разпространители на умения,
г)
управление на доброволци,
д)
организационно развитие,
е)
при необходимост специфични модули, по-специално във връзка с адаптирането на техническите компетентности на кандидатите за доброволци към контекста на операциите за предоставяне на хуманитарна помощ.
6. Кандидатите за доброволци присъстват на всички задължителни модули и могат да присъстват на един или повече незадължителни модули, които избират в съответствие с член 8.
7. Програмата за обучение, съдържаща подробна информация за всеки модул, включително неговия статут, целева група, график, разгледаните в него компетентности и свързаните с тях учебни резултати, е посочена в приложение II.
Член 10
Оценка на кандидатите за доброволци по време на и след обучението
1. По време на обучението и след приключването му кандидатите за доброволци се оценяват относно готовността им за изпращане на терен въз основа на рамката на компетентностите.
2. Оценяването се организира съвместно от инструкторите, като координиращият инструктор на кандидата за доброволец има ключова координационна роля.
3. Оценката на компетентностите се основава на оценката от инструкторите на познанията, уменията и нагласите на кандидата за доброволец, включително:
а)
самооценката, която кандидатът за доброволец попълва след симулационното учение, основано на сценарий,
б)
бележките от наблюдението, предоставени от инструкторите след приключване на всеки модул и след симулационното учение, основано на сценарий,
в)
оценката от координиращия инструктор, в която се прави критичен преглед на самооценката, и бележките от индивидуална наставническа сесия между координиращия инструктор и кандидата за доброволец въз основа на обратната информация от инструкторите.
4. Оценката на всички компетентности се включва в плана за обучение и развитие на кандидата за доброволец, който се актуализира след приключване на обучението и в който се посочват посещаваните курсове и постигнатите резултати.
5. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения по някоя от тези хоризонтални или специфични компетентности, се изключват от по-нататъшно участие. Инструкторите и координиращият инструктор трябва да могат да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
ГЛАВА 4
ПРОЦЕДУРИ ЗА ПОДГОТОВКА НА КАНДИДАТА ЗА ДОБРОВОЛЕЦ ПРЕДИ ИЗПРАЩАНЕТО МУ НА ТЕРЕН
Член 11
Програма за въвеждане в длъжност
1. Целта на процеса на въвеждане в длъжност е запознаването на кандидата или на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с културата, политиките и практиките на изпращащата и приемащата организация, както и с очакванията спрямо възложените задачи.
2. Изпращащата и приемащата организация изготвят съвместно програма за въвеждане в длъжност. В програмата се определят техните роли и отговорности, когато е възможно - въз основа на приноса, получен от завърнали се от мисия доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, с цел възползване от техния непосредствен опит и учене. Програмата се състои от:
а)
въвеждане в длъжност преди изпращането на терен, което въвеждане се предоставя от изпращащата организация съгласно предвиденото в член 12,
б)
въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, което въвеждане се предоставя от приемащата организация съгласно предвиденото в член 18.
3. Изпращащата и приемащата организация организират, когато е целесъобразно, съвместни сесии, в които участват всички кандидати или доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
Член 12
Въвеждане в длъжност преди изпращането на терен
1. Изпращащите организации гарантират, че всички кандидати за доброволци получават пълно и подходящо пряко въвеждане в длъжност преди изпращането си на терен. То включва най-малкото следната информация:
а)
структурата и процесите на организация и управление, екипите, участващи в проекта (включително ръководителя на проекта, служителя по управлението на кризи, човешките ресурси), организационната мисия и целите във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
подробна информация относно контекста на проекта, в който кандидатът за доброволец ще работи, възложените задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите и предвидените условия на живот и труд съгласно предвиденото в членове 22 и 24-27,
в)
съответната правна рамка, която се прилага за доброволеца, посочена в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
г)
стандартите и процедурите, които се отнасят за доброволеца, включително дисциплинарната политика и оплакванията, въпросите, свързани с измамите и корупцията, защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица и кодекса за поведение, съгласно предвиденото в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
д)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността (включително медицински преглед преди заминаването)съгласно предвиденото в членове 28 и 30,
е)
системата и процедурата за надзор и за управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
ж)
плана за обучение и развитие,
з)
информация за мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и начина, по който тя подкрепя доброволците преди, по време на и след изпращането им на терен,
и)
информация относно комуникацията и видимостта на дейностите, предвидени в проекта, въз основа на плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014, включително информацията за контакт със служителя на Комисията, отговорен по въпросите на информацията.
й)
процеса, свързан с отчета за мисията, съгласно предвиденото в член 23.
2. В контекста на въвеждането в длъжност изпращащата организация предоставя също така информация относно местното бюро за хуманитарна помощ на Комисията, което отговаря за държавата, в която се изпращат доброволците, и информира това бюро относно предстоящото изпращане на терен на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Изпращащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност, е прочетена и разбрана от кандидатите за доброволци и че е лесно достъпна през целия период на тяхното участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 13
Стаж за младши специалисти
1. От кандидатите за доброволци, които са младши специалисти, може да се изисква, в допълнение към обучението, да преминат през стаж в изпращащата организация, за да се запознаят чрез опит с процедурите, етиката и контекста на хуманитарната дейност и да се подготвят допълнително за планираното им изпращане на терен като доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Продължителността на стажа е максимум шест месеца с възможност за ограничено удължаване при надлежно обосновани извънредни обстоятелства.
2. Изпращащата организация, в консултация с приемащата организация и стажанта доброволец, преразглежда и актуализира учебните нужди в плана за обучение и развитие въз основа на нуждите на стажа. В плана за обучение и развитие се определят по-специално:
а)
резултатите от обучението, които се очаква да постигне стажантът доброволец през периода на стажа,
б)
задачите, които стажантът доброволец ще извършва като част от процеса на учене, и необходимите ресурси,
в)
целите и резултатите, които се очаква да постигне стажантът доброволец след приключване на периода на стажа.
3. Следните членове от настоящия регламент се прилагат mutatis mutandis към стажовете и налагат задължения за изпращащите организации, които приемат стажантите доброволци:
а)
член 19, параграфи 4, 5, 6 и 9 и членове 21 и 22;
б)
член 24, с изключение на параграф 5. Кандидатите за доброволци от държави от ЕС или от трети държави, посочени в член 23, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 375/2014, при условията, посочени в същия член, които кандидати са обхванати от своята национална схема за социална сигурност или за застраховане в държавата на своето пребиваване и които предприемат стажове в горепосочените държави, получават само допълнително покритие. Това означава, че тяхното застрахователно покритие се ограничава до разходите над покритието на националната схема за социална сигурност или за застраховане. По изключение в надлежно обосновани случаи, когато националната схема за социална сигурност или за застраховане покрива само частично или изобщо не покрива разходите, предвидени в член 24, параграф 5, направените разходи се покриват изцяло;
в)
член 25, с изключение на параграф 6, член 26 и член 27, параграф 1, когато е приложимо;
г)
член 28, параграфи 1, 8 и 14 и член 30, параграфи 1, 4, 5, 6 и 7.
Член 14
Оценка на кандидатите за доброволци след стажа
1. В края на стажа стажантът доброволец извършва самооценка въз основа на рамката на компетентностите и плана за обучение и развитие.
2. Прекият ръководител от изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, прави преглед на самооценката и оценява стажанта доброволец, като по-специално:
а)
оценява постиженията на стажанта доброволец спрямо целите му,
б)
прави преглед на това дали договорените резултати са били постигнати,
в)
установява резултатите от обучението.
3. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения в някоя от хоризонталните или специфичните компетентности, се изключват от по-нататъшно участие и не се допускат да станат доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Прекият ръководител от изпращащата организация трябва да е в състояние да обясни и да обоснове, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
Член 15
Допълнително обучение преди изпращането на терен
Без да се засяга участието на кандидата за доброволец в програмата за обучение или в стажа, изпращащата организация може да предостави допълнително подходящо обучение преди изпращането на терен, като например обучение, свързано с адаптирането на техническите компетенции на кандидатите за доброволци към нуждите на приемащата организация, езиково обучение, необходимо за държавата на изпращане, и т.н.
Член 16
Договор с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на резултатите от въвеждането в длъжност преди изпращането на терен и когато е целесъобразно, от стажа и друго обучение преди изпращането на терен, посочени в членове 13-15, изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, потвърждава окончателната оценка за допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен като доброволец на EС за хуманитарна помощ.
2. Изпращащата организация и доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, преминал успешно оценяването, подписват договор за изпращане, както е посочено в член 14, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
3. В договора, който се определя в тясна консултация с приемащите организации, се определят конкретният ред и условия за изпращане и правата и задълженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. В него се посочва също законодателството, приложимо към юрисдикцията на договора по силата на делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и се включват минимум следните елементи:
а)
ролята и длъжността на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, продължителността и мястото на работа и задачите, които трябва да бъдат извършени, както са определени във възложените задачи, включително елементите, произтичащи от плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
б)
продължителността на договора, включително началната и крайната дата,
в)
управлението на изпълнението на дейностите, включително:
-
договореностите за управление, включително отговорния пряк ръководител от приемащата организация и звеното за контакт за постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация,
-
договореностите за наставничество,
г)
условията на труд, включително работното време и отпуските,
д)
финансовите права и задължения на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, включително реда и условията, необходими за тяхното изпълнение:
-
дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване,
-
информация за приложимите данъчни правила и правила за социална сигурност,
-
застрахователно покритие,
-
жилищно настаняване,
-
пътувания,
е)
практическите договорености:
-
медицински прегледи,
-
виза и разрешения за работа,
ж)
поверителността,
з)
към договора се прилагат разпоредби относно очакваното поведение от страна на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, в т.ч. морал и кодекс за поведение, и защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица, включително нулева търпимост по отношение на сексуалното насилие,
и)
дисциплинарната политика и прекратяването на статута на доброволец,
й)
механизмът за медиация за решаване на проблеми, оплаквания и решаване на спорове,
к)
отговорностите и политиките по отношение на управлението на сигурността и по отношение на здравето и безопасността,
л)
ученето и развитието:
-
обучение и въвеждане в длъжност,
-
отчет за мисията.
4. В случай на спор между приемащата или изпращащата организация и доброволец на ЕС за хуманитарна помощ той има право на ефективни правни средства за защита, в съответствие с националните разпоредби, приложими за изпращащата организация.
Член 17
Въвеждане в базата данни
След получаване на изричното съгласие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация въвежда данните за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ в базата данни, посочена в член 13 от Регламент (ЕС) № 375/2014 („базата данни“). Всяко обработване на лични данни във връзка с тази база данни трябва да се извършва в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. За всяко обработване на лични данни, извършвано от Комисията във връзка с тази база данни, се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 (2).
ГЛАВА 5
ПРОЦЕДУРИ ЗА ИЗПРАЩАНЕ НА ТЕРЕН И УПРАВЛЕНИЕ НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 18
Въвеждане в длъжност в държавата на изпращане
1. Приемащите организации гарантират, че всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ получават изчерпателно и подходящо въвеждане в длъжност в държавата на изпращане при пристигането си, което въвеждане обхваща най-малко следното:
а)
структурата и процесите на организация и управление, участващите в проекта екипи (включително служителя за управление на проекти, оперативния и техническия екип, служителя за управление на кризи, подкрепящите екипи, като например човешките ресурси и финансовия отдел), мястото/местата на провеждане на проекта и организационната мисия и цели във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
изчерпателна информация относно мисията, компетенциите и проектите на приемащата организация, участващите общности, оперативния контекст и очакванията относно крайните продукти и резултатите от възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите,
в)
съответната местна правна рамка, приложима за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
г)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността, както е предвидено в членове 28 и 30,
д)
системата и процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
е)
информация относно културата в държавата, региона и населеното място на изпращане, включително насоки за подходящото поведение,
ж)
процеса на извършване на отчет за мисията в държавата на изпращане съгласно предвиденото в член 23.
2. Приемащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, е прочетена и разбрана от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и че е лесно достъпна през целия период на неговото участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 19
Надзор и управление на изпълнението на дейностите
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно система за управление на изпълнението на дейностите, основана на целите за ефективност, очакваните крайни продукти и резултати, с цел измерване на напредъка и на качеството на работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо възложените му задачи.
2. В процедурата за управление на изпълнението на дейностите се определят съответните роли и отговорности на изпращащата и приемащата организация във връзка с надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
3. По време на въвеждането в длъжност изпращащата и приемащата организация определят, заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, неговите цели във връзка с изпълнението и му предоставят възможност да коментира елементите във възложените задачи, които позволяват гъвкавост.
4. Приемащата организация определя прекия ръководител, отговарящ за надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с когото той провежда срещи за надзор с разумна и практична честота.
5. Когато е целесъобразно, в зависимост от продължителността на мисията, изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършват заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ съвместен междинен преглед на изпълнението на дейностите, за да оценят официално процеса на интеграция и напредъка по отношение на целите и да внесат корекции в целите, възложените задачи и плана за обучение и развитие.
6. Когато при междинния преглед се установи, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ показва слаби резултати по отношение на някоя от общите или специфичните компетентности, приемащата организация, със съгласието на изпращащата организация, може да вземе решение да преустанови преждевременно работата на доброволеца в държавата на изпращане. Те трябва да са в състояние да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
7. Изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършат заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ окончателен преглед на изпълнението на дейностите с цел в края на мисията да се оценят постиженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо целите, предвидени във възложените задачи и плана за обучение и развитие.
8. Резултатите от прегледа на изпълнението се включват в плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
9. Изпращащата организация съхранява записи от прегледа на изпълнението на дейностите в съответствие със стандартите за защита на данните, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и изпраща в базата данни потвърждение за успешното приключване на мисията, а ако тя не е приключила успешно - причините за това.
Член 20
Постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация
1. Преди изпращането на терен изпращащата организация определя лице за контакт, което е на разположение през цялото изпращане на терен и което има редовни контакти с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с цел:
а)
подкрепа при настаняването и прехода на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
б)
предоставяне на необходимата допълнителна подкрепа за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и приемащата организация,
в)
участие в междинния и окончателния преглед и в други срещи, ако е необходимо, както и
г)
осигуряване на подкрепа за посредничество в случай на несъгласие между приемащата организация и доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
2. Ако определеното лице за контакт вече не е в състояние да изпълнява тази роля по време на работата на терен на доброволеца, възможно най-бързо се предвижда заместник с цел осигуряване на непрекъснатост на подкрепата.
Член 21
Наставничество
1. Приемащата организация определя един или повече наставници за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които да предоставят подкрепа в области, като:
а)
развитието на професионалните умения и подобряването на ефективността и знанията,
б)
културната интеграция и аклиматизацията,
в)
даването на напътствия във връзка с възложените задачи, както и
г)
справянето с психо-социалните въпроси.
2. Определените наставници имат достъп до плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и до възложените му задачи и основават своята подкрепа на този план и тези задачи. Наставниците се срещат редовно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, за да обсъдят неговия напредък и да съдействат за решаването на всички въпроси, свързани с мисията, и лични въпроси.
3. При наставничеството се вземат предвид местните реалности и когато е възможно, то е подходящо и за местните доброволци.
4. Изпращащата организация улеснява предоставянето на наставничество, като работи в партньорство с приемащата организация за предоставяне на подкрепа за анализ, подкрепа за обучение и друга подкрепа за изграждане на капацитет и като установява в собствените си структури и мрежи определените лица, които притежават подходящи и допълнителни умения, в случай че на място липсват подходящи умения.
5. Когато е целесъобразно, може да се предвиди наставничество от разстояние, по-конкретно като се използва мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 22
Условия на труд
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ разполагат с подходящи условия на труд, за да могат да изпълняват добре работата си на място и за да се гарантират тяхното благополучие, мотивация, здраве и безопасност. Тези условия трябва да отговарят на съответните разпоредби от Директива 89/391/ЕО (3) и Директива 2003/88/ЕО (4).
2. Изпращащата и приемащата организация работят съвместно за определянето на подходящи условия на труд въз основа на местните и националните оперативни условия.
3. Приемащата организация осигурява необходимата информация и предлага условия на труд, чиято пригодност и целесъобразност се оценяват от изпращащата организация, за да се осигури съгласуваност със задължението за полагане на грижа и с общите политики и практики на изпращащата организация.
4. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложените условия на труд са в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че отговарят на изискванията за работното време, отпуските, минималните дневни и седмични периоди за почивка и работното пространство, посочени в точка 3 от приложение I.
Член 23
Подкрепа след приключването на мисията и подкрепа след завръщането
1. Изпращащата и приемащата организация вземат съвместно решение относно съдържанието и процеса във връзка с отчета за мисията, който е предвиден за всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, включително за тези, които се завръщат преждевременно.
2. Приемащата организация провежда с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, включително окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, параграф 7, и когато е уместно, предаване на проекта на екипа и на партньорите, които ще продължат дейностите, извършвани от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с цел да се осигурят трайност и последователност.
3. Изпращащата организация своевременно провежда със завърналия се доброволец на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, както и срещи за отчети за мисията по оперативни въпроси или по проекта въз основа на обратната информация от приемащата организация и приключването на плана за учене и развитие.
4. Изпращащата организация съдейства за извършването на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси и съвети, в които доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ може да участва по желание.
5. Изпращащата и приемащата организация насочват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ към възможности да остане ангажиран с въпроси, свързани с хуманитарната помощ и активното европейско гражданство, включително популяризирането на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и участието в нея.
6. Изпращащата организация приканва завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ да предоставят конструктивна обратна информация относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително като обяснят как техният принос може да спомогне за бъдещи мисии.
ГЛАВА 6
РАЗПОРЕДБИ ЗА ЗАСТРАХОВАНЕТО И УСЛОВИЯТА НА ЖИВОТ
Член 24
Застрахователно покритие
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на работата им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
2. Застрахователното покритие е за целия свят и 24 часа в денонощието. То започва от деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне дома си, за да замине за третата държава, в която е изпратен, до деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне третата държава, в която е изпратен, за да се завърне, и пристигне у дома си (първи период на покритие).
3. Застрахователното покритие за повече от 12 седмици се удължава с още 8 седмици, след като доброволецът се е завърнал в родната си страна, с цел покриване на последващо медицинско лечение за заболявания и увреждания, настъпили по време на първия период на покритие.
4. Покритието се прилага за всички дейности, свързани с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, както и за частните дейности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ през първия период на покритие.
5. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ се ползват от 100 % покритие (цялостно покритие) за следното:
а)
медицински и зъболекарски грижи,
б)
бременност и раждане,
в)
злополука,
г)
репатриране,
д)
животозастраховане,
е)
постоянни и временни увреждания или нетрудоспособност,
ж)
отговорност за щети, нанесени на трети страни,
з)
загуба или кражба на документи, билети за пътуване и лични вещи,
и)
допълнително съдействие.
6. С цел да се гарантират равното третиране и включването на всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да сключва договори с един или няколко доставчици на застрахователни услуги посредством процедура за възлагане на обществена поръчка.
Член 25
Дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване
1. Изпращащата организация предоставя дневна издръжка на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ в качеството им на незаети лица под формата на еднократни плащания, които се извършват в подходящо време и на редовни вноски.
2. Еднократните плащания за дневна издръжка се основават на потребителска кошница, обхващаща редовните разходи на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ за следните стоки:
а)
храна,
б)
лични принадлежности и стоки за бита,
в)
дрехи,
г)
обществен транспорт и транспорт в страната,
д)
други разходи, считани за необходими, за да се гарантират подходящ стандарт на живот и участие в местното общество (могат да се добавят максимум 20 % от общата сума за стоките, изброени в букви от а) до г), за да се включат и други разходи, като например развлекателни дейности, фризьорски услуги, вестници и канцеларски материали).
е)
допълнителна сума за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, пребиваващи в райони с индекс над средния за страната (максимум 10 % за стоките, изброени в букви а) до г).
3. Разходите за жилищно настаняване не следва да са част от еднократните суми за дневна издръжка.
4. Комисията публикува информация относно еднократните суми за дневна издръжка за страните, в които заминават да работят доброволците, на базата на индекси за страните. Разходите за специалните нужди, свързани с увреждане или с други надлежно обосновани извънредни обстоятелства, могат да се възстановяват в допълнение към плащанията за дневна издръжка.
5. Доброволците на ЕС за хуманитарна помощ се информират своевременно за евентуалните промени на индексите и ставките за дневна издръжка, които ги засягат по време на мисията, по-специално в страните с високи проценти на инфлация или на дефлация.
6. След успешното приключване на изпращането на терен изпращащата организация предоставя на завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ редовно индексирана финансова помощ за пренастаняване в размер на 100 EUR месечно, в зависимост от продължителността на изпращането им на терен.
Член 26
Жилищно настаняване
1. Изпращащата организация гарантира, че приемащата организация предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ подходящо жилищно настаняване на разумна цена в местния контекст.
2. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и за здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложеното жилище е в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че изпълнява изискванията, посочени в точка 4 от приложение I.
3. Разходите за жилищно настаняване, отопление и други пряко свързани разходи се поемат пряко от приемащата организация, когато това е възможно. Приемащата организация поема договорните отношения със собствениците на жилището и предприема всички необходими стъпки за информиране на домакините и наемодателите относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 27
Пътни разходи и други свързани разходи
1. Изпращащата организация организира пътуването на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ до и от мястото на изпращане на терен, включително в случаите на преждевременно завръщане, и поема пътните разходи.
2. По искане на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация организира и поема разходите за допълнителни пътувания за връщане в следните случаи:
а)
домашен отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, чийто период на изпращане на терен надхвърля 18 месеца,
б)
родителски отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които имат едно или повече зависими деца под 12-годишна възраст, ако периодът на изпращане на терен надхвърля 6 месеца,
в)
специален отпуск в случай на погребение или медицински удостоверено сериозно заболяване на възходящ или низходящ пряк роднина, съпруг(а) или регистриран партньор, брат или сестра.
3. Пътните разходи могат да се основават на действителните разходи за икономична или втора класа или да се възстановяват под формата на еднократни суми, определени въз основа на разумна методика за изчисляване на разстоянието.
4. Изпращащата организация осигурява информация и логистична подкрепа за получаването на виза за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, а приемащата организация помага в процеса на получаване на виза, ако е необходимо. Изпращащата организация покрива разходите, свързани с получаването на виза, включително необходимите пътни разноски.
ГЛАВА 7
ПРОЦЕДУРИ ЗА ГАРАНТИРАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ПОЛАГАНЕ НА ГРИЖА, БЕЗОПАСНОСТ И СИГУРНОСТ
Член 28
Управление на сигурността и оценка на риска
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за сигурността и с процедури за оценка на риска, които са подходящи и приложими за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и, когато е необходимо, се адаптират.
2. Въз основа на организационната политика за сигурността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно план за управление на сигурността и за евакуация за дейностите по инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“. Като минимум тези планове съответстват на изискванията, посочени в точка 5 от приложение I.
3. Изпращащата и приемащата организация разработват съвместно писмена оценка на рисковете по отношение на сигурността, пътуването и здравето в държавата на изпращане. Като минимум тези оценки съответстват на изискванията, посочени в точка 6 от приложение I.
4. Оценката на риска, посочена в параграф 3, се преразглежда и актуализира толкова често, колкото го изисква контекстът и поне преди изпращането на терен на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. Когато оценката на риска води до заключението, че изпращането на терен ще се проведе в условията на международен или местен въоръжен конфликт или при заплаха от такъв конфликт, изпращането на терен не се предвижда или се отменя, в случай че вече е бил избран доброволец на ЕС за хуманитарна помощ.
5. Изискванията във връзка с осведомеността относно сигурността и подходящото поведение във връзка с управлението на риска и сигурността се включват в описанието на възложените задачи и в процеса на набиране на доброволци.
6. Изпращащата организация уведомява съответните национални органи на държавите членки и на другите участващи държави в съответствие с член 23 от Регламент (ЕС) № 375/2014, преди някой от техните граждани да бъде изпратен на терен като доброволец на ЕС за хуманитарна помощ. Преди изпращането на терен изпращащата организация, която изпраща доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, които не са граждани на Съюза, проверява правилата за консулска закрила, предоставяна от държавата, чийто гражданин е доброволецът, или друга държава.
7. Изпращащата и приемащата организация гарантират, че цялата информация за процедурите за сигурността и безопасността се предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и се разбира от него. По време на въвеждането в длъжност преди заминаването и в рамките на 24 часа след пристигането в държавата на изпращане се предоставя съобразена с контекста информация, свързана със сигурността. Тя трябва да включва резултатите от оценката на риска, плана за евакуация и за управление на сигурността, включително докладването за инциденти, свързани със сигурността, процедурите за евакуация и за репатриране, йерархията на комуникацията, служителят(ите) за връзка относно управлението на кризи и данните за посолствата, полицейските и противопожарните служби и болниците.
8. Изпращащата организация гарантира, че доброволците на ЕС за хуманитарна помощ са покрити, като минимум, от застраховката, предвидена в член 24.
9. В допълнение към задължителното обучение по сигурност в контекста на програмата за обучение, изпращащата организация предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ всякакво друго подходящо обучение, свързано със сигурността, което предоставя и на своя международен персонал.
10. При подписването на договора, посочен в член 16, параграф 2, доброволците на ЕС за хуманитарна помощ потвърждават, че са осведомени за процедурите за управление на сигурността и че ще ги спазват, включително задължението да се информират за актуалната ситуация, свързана със сигурността, да носят лична отговорност по отношение на управлението на собствената си сигурност и на сигурността на други лица и на организацията, както и да се въздържат от поемането на рискове. Изпращащата и приемащата организация осведомяват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно последствията от всяко нарушение на процедурите за сигурност, особено тези, водещи до преждевременно принудително прекратяване на работата му.
11. Изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да се регистрират в посолството или консулството на държавата, на която са граждани, при пристигането си в държавата на изпращане и ги информира за възможността да отправят искане за консулска помощ. Ако държавата, на която е гражданин доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, няма консулско представителство в държавата на изпращане, изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които са граждани на Съюза, да се регистрират в консулство или посолство на друга държава членка и ги информира за възможността да отправят искане за консулско съдействие от него.
12. Въз основа на актуализирана информация от приемащата организация, изпращащата и приемащата организация редовно актуализират плана за евакуация, за да се гарантира, че той съответства на оперативната среда по всяко време. Резултатът от оценката на риска дава информация относно честотата, с която се преразглежда планът, и приемащата организация използва предходни данни и текущи актуализации, за да го коригира, ако е необходимо. Планът за евакуация се съхранява на място, което е лесно достъпно за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
13. Приемащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ получава актуализирана информация за всяка промяна в оперативната среда и произтичащата от това промяна на която и да е от процедурите и протоколите за сигурността.
14. Приемащата организация е осведомена за местоположението на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и за телефонния номер за връзка с него по всяко време, включително когато е в отпуск.
Член 29
Процедури в случай на произшествие или евакуация
1. В случай на нарушаване на сигурността доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ се информира възможно най-бързо. В зависимост от сериозността на инцидента и действащите процедури в изпращащата и приемащата организация тази информация може да се предоставя от прекия ръководител или от наставника от приемащата организация, или от служителя, отговарящ за управлението на кризи в изпращащата организация, и може да включва професионална психологическа подкрепа.
2. В случай на евакуация се следва планът за евакуация и за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се полагат грижи през цялото време, като се следват, когато е целесъобразно, процедурите, въведени в консулствата и посолствата, където доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е регистриран в съответствие с член 28, параграф 11.
3. След завръщането на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация се свързва с тях и гарантира, че те са обект на подходящи последващи действия, включително отчет за мисията и психологическа и медицинска подкрепа.
4. Сигурността се включва в рамката за мониторинг и оценка на изпращащата и приемащата организация и изводите от инцидентите, свързани със сигурността, се използват при прегледа на проекта и мерките за подобряване.
Член 30
Здраве и безопасност
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за здравето и безопасността, която е подходяща и приложима за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и когато е необходимо, се адаптира, включително с насоки за:
а)
личното здраве, като физическото здраве (предотвратяване на болести, съвети, свързани с храненето и съня, осведоменост за рисковете по отношение на опасностите, свързани с климата и географското местоположение, достъп до лечение);
б)
психичното здраве (съвети за баланс между професионалния и личния живот, управление на стреса, механизми за справяне и методи за релаксация, лица за контакт за психо-социална подкрепа).
2. Въз основа на организационната политика за здравето и безопасността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно всеобхватен набор от политики и насоки за здравето и безопасността, за да изпълнят задълженията си за полагане на грижа и за да гарантират физическото и психическото здраве на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Като част от оценката на риска, посочена в член 28, параграф 3, и преди определянето на възложените задачи изпращащата и приемащата организация съвместно оценяват дали работата гарантира безопасни и сигурни условия на труд и живот за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ въз основа на показателите, посочени в точка 7 от приложение I.
4. Изпращащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е покрит, като минимум, от пълна медицинска застраховка и застраховка за пътуване съгласно член 24.
5. По време на въвеждането в длъжност изпращащата организация информира доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно политиките и насоките за здравето и безопасността, посочени в параграфи 1 и 2, включително за болестите, първата помощ, поддръжката за всички места на провеждане на мисията, поддръжката на превозните средства и оборудването, работните места, съвместяването на професионалния и личния живот, инцидентите, свързани със здравето и сигурността, процедурата за медицинска евакуация.
6. Изпращащата организация гарантира, че преди заминаването доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ преминава през пълен медицински преглед, и предоставя препоръчваните лекарствени средства и ваксини срещу рисковете в страната на изпращане, както и оборудване, като например комплекти за оказване на първа помощ и против ухапвания от комари.
7. Приемащата организация гарантира, че задължението за полагане на грижа е включено в ежедневното управление на доброволците, и по време на въвеждането в длъжност предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ:
а)
актуална информация за местните ресурси, свързани със здравето и безопасността, като например данните за контакт на лекари, болници, парамедицински услуги;
б)
насоки за местните обичаи и норми, като част от предоставяната на място информация с цел ограничаване на рисковете по отношение на безопасността и улесняване на интеграцията.
8. Изпращащата организация улеснява организирането на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси или съвети като част от процеса, свързан с отчета за мисията. Изпращащата и приемащата организация насърчават използването на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ като алтернативен механизъм за подкрепа преди, по време на и след изпращането на терен.
ГЛАВА 8
ПРОЦЕДУРИ ЗА МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА НА ИНДИВИДУАЛНИТЕ РЕЗУЛТАТИ ОТ ДЕЙНОСТТА НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 31
Мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, посочена в член 19, изпращащата и приемащата организация извършват мониторинг и оценка на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, като измерват напредъка, постиженията и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
2. Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ е непрекъснат процес по време на целия период на работа, като се провеждат специфични прегледи най-малкото на следните етапи:
а)
в края на стажа, посочен в член 14, ако се провежда такъв стаж,
б)
по време на окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, и когато се счита, че е необходимо извършването на междинен преглед,
в)
по време на представянето на отчета за мисията, посочен в член 23.
3. Изпращащата и приемащата организация предоставят данни, които показват до каква степен индивидуалните резултати на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - на равнището на крайните резултати и на въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло, като се вземат под внимание показателите, посочени в член 7 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Данните съдържат записи за качеството на крайните продукти и резултатите от работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които следва да бъдат анонимни и да са на разположение за извършването на оценка. Тези данни се обработват в съответствие със стандартите за защита на личните данни, посочени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
4. Изпращащите организации предоставят подкрепа за изграждане на капацитет на приемащите организации за измерване на напредъка, крайните продукти и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
ГЛАВА 9
МЕХАНИЗЪМ ЗА СЕРТИФИЦИРАНЕ НА ИЗПРАЩАЩИ И ПРИЕМАЩИ ОРГАНИЗАЦИИ
Член 32
Механизъм за сертифициране на приемащи организации
1. Приемащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията, свързани със стандартите и процедурите по отношение на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, посочени в настоящия регламент и в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. В самооценката приемащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужно да се изгради капацитет, за да се постигне на пълно съответствие.
3. Заедно със самооценката приемащата организация предоставя три референции в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, с цел предоставяне на изчерпателна информация относно всички изисквания във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ. Референциите са от най-малко две от следните групи заинтересовани страни:
а)
сертифицирана изпращаща или приемаща организация, с която кандидатстващата приемаща организация вече е имала или предвижда да създаде партньорство за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
партньор на Комисията в областта на хуманитарната помощ, за когото е в сила рамково (партньорско) споразумение и с когото кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
в)
съответна международна организация или организация с нестопанска цел или публичноправен орган с граждански характер, с които кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
г)
организация за акредитиране или одит, която е сертифицирала кандидатстващата приемаща организация в области от значение за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като в този случай се предоставят съответните документи за акредитацията или одита.
4. Попълнената самооценка се подписва от лицето, упълномощено да представлява приемащата организация и правно обвързвано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с документите, посочени в параграф 3.
5. Въз основа на самооценката и на референциите Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите,
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
6. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата приемаща организация относно резултата от сертифицирането, като посочва също така възможности за подкрепа за изграждане на капацитет, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за изграждане на капацитет, която да бъде представена от кандидатстващата приемаща организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на подкрепа за изграждане на капацитет.
Член 33
Механизъм за сертифициране на изпращащи организации
1. Изпращащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
2. В самооценката, основана на доказателства, изпращащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужна техническа подкрепа, за да се постигне пълно съответствие. Тя включва също така извадка от доказателства и начини за проверка на това, че се изпълняват политиките и практиките, посочени във всяко от изискванията във връзка с стандартите и процедурите, особено що се отнася до доброволците.
3. Попълнената основана на доказателства самооценка се подписва от лицето, което е упълномощено да представлява изпращащата организация и е правно обвързано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с придружаващите документи, посочени в параграф 2.
4. На база на основаната на доказателства самооценка и на предоставените придружаващи документи Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите;
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
5. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата изпращаща организация относно резултатите от сертифицирането, като посочва също така възможности за техническа подкрепа, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за техническа подкрепа, която да бъде предоставена от изпращащата организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на техническа подкрепа.
Член 34
Средства за правна защита
1. В решенията на Комисията да не предостави сертификация и да отхвърли кандидатурата се посочва, че кандидатстващата организация, чиято кандидатура е отхвърлена, може да кандидатства отново едва след изтичането на дванадесетмесечен период, започващ от датата на получаване от кандидата на решението за отхвърляне. В решенията се уточняват също така наличните средства за правна защита срещу тези решения.
2. По силата на членове 256 и 263 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС) Общият съд е компетентен да се произнася по актовете на Европейската комисия, предназначени да произведат правно действие по отношение на трети страни. В съответствие с членове 256, 268 и 340 от ДФЕС Общият съд е компетентен също така по споровете, свързани с обезщетения за вреди, причинени от Европейската комисия в случай на извъндоговорна отговорност.
Член 35
Финансова жизненоспособност и организационен капацитет на организациите
Оценката на финансовата жизнеспособност и организационния капацитет на сертифицираните изпращащи и приемащи организации е извън обхвата на процедурата по сертифициране. Като предварително условие за получаване на финансова помощ от Съюза тази жизнеспособност и този капацитет се оценяват на етапа на процеса на подаване на кандидатури в резултат на покана за представяне на предложения.
Член 36
Валидност на сертификацията и редовни проверки
1. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации преминават през повторно сертифициране три години след получаването на решението на Комисията за предоставяне на сертификация или по всяко време в случай на съществени изменения в стандартите или процедурите, свързани със съответните въпроси.
2. В рамките на срока на валидност на сертификацията може да се изиска, когато е необходимо, сертифицираните изпращащи и приемащи организации да преминат редовни проверки, които се извършват от Комисията.
3. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации информират незабавно Комисията за всяка промяна в своето правно, финансово, техническо или организационно състояние, която може да постави под въпрос спазването от тяхна страна на стандартите и процедурите или може да породи конфликт на интереси. Те също така уведомяват Комисията за всяка промяна в своето име, адрес или правен представител.
Член 37
Спиране или прекратяване на сертификацията
1. Въз основа на информацията, получена от сертифицираните изпращащи или приемащи организации, включително от редовните проверки, посочени в член 36, параграф 2, или на информацията, получена чрез други средства, Комисията може да прецени, че сертифицираната изпращаща или приемаща организация вече не изпълнява един или повече от изброените стандарти или процедури. В такива случаи Комисията може да предприеме подходящи действия, включително спирането или прекратяването на сертификацията, в съответствие с процедурата, посочена в точка 3 от приложение III.
2. Изпращащата или приемаща организация, чиято сертификация е спряна или прекратена, не може да изпраща на терен или да приема доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, считано от датата на спирането или прекратяването, и не отговаря на условията за получаване на финансово подпомагане от Съюза за тази цел.
3. С оглед на причините за спирането или прекратяването на сертификацията, по-специално безопасността и сигурността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да поиска репатриране на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, изпратени на терен в момента на спирането или прекратяването.
4. Изпращащата или приемаща организация няма право да предявява искане за компенсация поради спиране или прекратяване на сертификацията.
Член 38
Отговорност за вреди
Комисията не носи отговорност за загуби или вреди, причинени или претърпени от изпращащата или приемаща организация, или от трети страни, вследствие на сертифицирания статут на изпращащата или приемаща организация.
ГЛАВА 10
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 39
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 20 ноември 2014 година.
KOMISSION TÄYTÄNTÖÖNPANOASETUS (EU) N:o 1244/2014,
annettu 20 päivänä marraskuuta 2014,
Euroopan humanitaarisen avun vapaaehtoisjoukkojen perustamisesta (”EU:n vapaaehtoisapua koskeva aloite”) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 375/2014 täytäntöönpanosäännöistä
(ETA:n kannalta merkityksellinen teksti)
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon Euroopan humanitaarisen avun vapaaehtoisjoukkojen perustamisesta (”EU:n vapaaehtoisapua koskeva aloite”) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 375/2014 (1) ja erityisesti sen 9 artiklan 3 kohdan, 10 artiklan 1 kohdan ja 12 artiklan 6 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Asetuksen (EU) N:o 375/2014 mukaisesti komission olisi vahvistettava säännöt ja menettelyt, jotka kattavat ne tarvittavat edellytykset, järjestelyt ja vaatimukset, joita lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on sovellettava vapaaehtoisehdokkaita ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia määrittäessään, valitessaan, valmentaessaan, johtaessaan ja kenttätyöhön lähettäessään humanitaarisen avun operaatioiden tukemiseksi kolmansissa maissa. Asetuksessa (EU) N:o 375/2014 säädetään, että nämä säännöt annetaan delegoiduilla säädöksillä ja menettelyt hyväksytään täytäntöönpanosäädöksillä.
(2)
Kaikkia EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen sidosryhmiä, mukaan lukien itse vapaaehtoiset sekä lähettävät ja vastaanottavat järjestöt, olisi kannustettava identifioitumaan aloitteeseen.
(3)
On tärkeää, että vapaaehtoisehdokkaiden määrittämisessä ja valinnassa noudatetaan syrjimätöntä, oikeudenmukaista ja avointa menettelyä, joka perustuu lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen kumppanuuksiin ja joka vastaa vastaanottavien järjestöjen paikallisella tasolla ilmaisemia todellisia tarpeita.
(4)
Sekä lähettävien että vastaanottavien järjestöjen olisi järjestettävä perusteellinen perehdytys, jotta vältettäisiin rooleja ja odotuksia koskevat väärinkäsitykset ja jotta vapaaehtoiset saisivat sopivaa käytännön valmennusta vapaaehtoistehtäviä varten. Tämä loisi perustan vastaanottavien yhteisöjen luottamukselle ja hyväksynnälle, koska siinä otettaisiin täysimääräisesti huomioon tilanteeseen liittyvät kulttuurisidonnaiset seikat.
(5)
Valmistautumiseen ennen kenttätyöhön lähettämistä kuuluu olennaisesti koulutus, jota kaikille vapaaehtoisehdokkaille olisi annettava pakollisia ja vapaaehtoisia kursseja sisältävässä jäsennellyssä ohjelmassa. Lisäksi alemman osaamistason ammattilaisille olisi annettava mahdollisuus, tarvittaessa harjoittelujen avulla, kehittää edelleen taitojaan ja hankkia uutta humanitaarisella alalla hyödyllistä asiantuntemusta ja erityistaitoja. Sen pitäisi erityisesti olla lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen toiminnan ja tilanteen kannalta asianmukaista.
(6)
Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen olisi perustettava asianmukainen valvonta- ja johtamisjärjestelmä. Niiden olisi yhdessä valvottava ja arvioitava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten suoritusta ja saavutuksia ja annettava palautetta heidän tehtävistään ja tavoitteistaan. Tämä edistää EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vastuuvelvollisuuden parantamista.
(7)
Valvontaa ja johtamista olisi täydennettävä mentoroinnilla, joka tarjoaisi lisätukea EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille ennen kenttätyöhön lähettämistä, sen aikana ja sen jälkeen.
(8)
Kun vapaaehtoisia lähetetään kolmansiin maihin, käytössä pitäisi olla kanava jatkuvaa viestintää ja lähettävän järjestön antamaa lisätukea varten. Kaikille EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille olisi järjestettävä tilaisuus jälkipuintiin ja tukeen vapaaehtoistehtävän päättymisen yhteydessä.
(9)
Asianmukaisten työskentely- ja elinolojen järjestäminen on tarpeen, jotta EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiset voivat osallistua vapaaehtoistehtäviinsä turvallisessa ja terveellisessä ympäristössä ja jotta heidän perustarpeensa tulevat tyydytetyiksi heidän kärsimättä henkilökohtaista kurjuutta mutta vapaaehtoistyön vaatimattoman ja mahtailemattoman elämäntavan hengessä. Oleskelukorvausten ja muiden EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille maksettavien maksujen ei ole tarkoitus vastata tavallisesta työstä maksettavaa palkkaa. Näiden maksujen määrää ei pitäisi määritellä työkokemuksen, asiantuntemuksen tai vapaaehtoistehtävässä saavutettujen tulosten perusteella vaan niiden tarkoitus on ainoastaan kattaa elinkustannukset kenttätyön aikana. Korkeatasoisen ja tasaisen suojan varmistamiseksi kaikilla EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisilla olisi oltava sellainen kattava vakuutus, joka nimenomaisesti suojelee heitä koko sen ajan, kun he ovat kenttätyössä kolmansissa maissa ja tarvittavat ajanjaksot sitä ennen ja sen jälkeen.
(10)
Huolenpitovelvollisuus on erittäin tärkeä, ja vastuu siitä on jaettu. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen olisi mahdollisuuksien mukaan huolehdittava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten terveydestä, turvallisuudesta ja hyvinvoinnista ja laadittava asianmukaiset turvallisuutta ja terveyttä koskevat menettelyt. Myös EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten olisi itse tehtävä kaikkensa huolehtiakseen omasta ja muiden terveydestä ja turvallisuudesta työpaikalla.
(11)
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten henkilökohtaisen suoriutumisen seurannan ja arvioinnin pitäisi olla jatkuva prosessi koko vapaaehtoistehtävän aikana. Sen olisi perustuttava valvonnan ja työnjohtamisen järjestelmään ja tuotettava tietoa, joka osoittaa, missä määrin EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen henkilökohtainen suoritus edistää tulosten ja vaikutuksen tasolla hankkeen ja koko aloitteen tavoitteiden saavuttamista.
(12)
Kunnollinen sertifiointijärjestelmä on välttämätön, jotta voidaan varmistaa, että lähettävät ja vastaanottavat järjestöt noudattavat asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa vahvistettuja sääntöjä ja tässä asetuksessa vahvistettuja menettelyjä. Tällaisen sertifiointijärjestelmän olisi perustuttava tiettyihin periaatteisiin, jotka ovat yksinkertaistaminen ja päällekkäisyyksien välttäminen, tehtävien eriyttäminen lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen välillä, kustannusvaikuttavuus, avoimuus ja puolueettomuus sekä monimuotoisuuden ja osallistumismahdollisuuksien edistäminen.
(13)
Tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat asetuksen (EY) N:o 375/2014 26 artiklalla perustetun komitean lausunnon mukaiset.
(14)
Jotta EU:n vapaaehtoisapua koskeva aloite voitaisiin panna täytäntöön nopeasti, tämän asetuksen on tultava voimaan kiireellisenä, koska siinä annetaan säännökset, joiden perusteella täytäntöönpanosta vastaavat järjestöt voivat lähettää EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia kolmansiin maihin,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 LUKU
YLEISET SÄÄNNÖKSET
1 artikla
Kohde
Tässä asetuksessa vahvistetaan asetuksen (EU) N:o 375/2014 täytäntöönpanosäännöt seuraavien sen 9 artiklan 3 kohdassa, 10 artiklan 1 kohdassa ja 12 artiklan 6 kohdassa tarkoitettujen asioiden yhteydessä:
a)
menettelyt, joita on noudatettava vapaaehtoisehdokkaiden määrittämisessä, valinnassa ja ennen kenttätyöhön lähettämistä tarvittavassa valmentamisessa, mukaan lukien tarvittaessa harjoittelut;
b)
järjestelyt koulutusohjelmaa ja vapaaehtoisehdokkaiden valmiutta tulla lähetetyksi koskevaa arviointimenettelyä varten;
c)
säännökset EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten lähettämisestä ja heidän johtamisestaan kolmansissa maissa, mukaan lukien muun muassa valvonta kenttätyössä, jatkuva tukeminen työnohjauksen avulla, mentorointi, lisäkoulutus, tarvittavat työskentelyedellytykset, kenttätyön jälkeinen tuki;
d)
vakuutusturvan tarjoaminen vapaaehtoisille ja heidän elinolosuhteistaan huolehtiminen, mukaan lukien oleskelu-, asumis- ja matkakulujen sekä muiden kustannusten kattaminen;
e)
menettelyt, joita on noudatettava ennen kenttätyöhön lähettämistä, kenttätyön aikana ja sen jälkeen huolenpitovelvollisuuden ja asianmukaisten suojelu- ja turvallisuustoimien varmistamiseksi, mukaan lukien lääketieteellisistä syistä tapahtuvan evakuoinnin käytännöt ja turvallisuussuunnitelmat, jotka kattavat hätäevakuoinnin kolmansista maista, mukaan lukien yhteydenpitoon kansallisten viranomaisten kanssa tarvittavat menettelyt;
f)
menettelyt, joilla seurataan ja arvioidaan EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten henkilökohtaista suoriutumista;
g)
sertifiointijärjestelmä, jolla varmistetaan, että lähettävät järjestöt noudattavat asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklassa tarkoitettuja sääntöjä ja menettelyjä, sekä erillinen sertifiointijärjestelmä vastaanottaville järjestöille.
2 artikla
Määritelmät
Tätä asetusta sovellettaessa sovelletaan asetuksen (EU) N:o 375/2014 3 artiklassa esitettyjä määritelmiä sekä asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa esitettyjä määritelmiä. Lisäksi tässä asetuksessa tarkoitetaan
a)
’osaamiskehyksellä’ asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa tarkoitettua kehystä;
b)
’oppimis- ja kehityssuunnitelmalla’ asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa tarkoitettua suunnitelmaa;
c)
’kouluttajalla’ henkilöä, jonka koulutuksen järjestäjä on rekrytoinut antamaan koulutusta yhdessä tai useammassa koulutusmoduulissa tai vetämään skenaarioon perustuvia simulaatioharjoituksia ja arvioimaan vapaaehtoisehdokkaiden taitoja;
d)
’koulutusmentorilla’ kouluttajaa, jonka koulutuksen järjestäjä on rekrytoinut koordinointitehtävään arvioimaan vapaaehtoisehdokkaan valintakelpoisuutta kenttätyöhön. Hänen vastuullaan on ryhmä vapaaehtoisehdokkaita. Hän koordinoi heidän taitojensa arviointia, joka perustuu muilta kouluttajilta saatuun palautteeseen, ja pohtii kunkin vapaaehtoisehdokkaan kanssa tämän itsearviointia ja kouluttajien tekemää arviointia;
e)
’mentoroinnilla’ työhön, uraan tai ammatilliseen kehitykseen liittyvän tiedon, sosiaalisen pääoman ja psykososiaalisen tuen epävirallisen siirtämisen prosessia. Mentorointiin kuuluu epävirallista viestintää - tavallisesti kahden kesken ja pitemmän ajan kuluessa - vastaanottavan järjestön mentoriksi osoittaman henkilön, jolla katsotaan olevan hyödyllistä tietoa, asiantuntemusta ja kokemusta, sekä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen välillä;
f)
’jälkipuinnilla’ prosessia, joka tarjoaa lähettävälle ja vastaanottavalle järjestölle sekä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle selkeää tietoa vapaaehtoistehtävän tuloksista, EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten saavutuksista, heidän kokemukseensa perustuvista suosituksista tai opetuksista sekä tietopääomaa, kokemuksia sekä myönteisen ammatillisen päätöksen vapaaehtoistehtävälle.
2 LUKU
MENETTELYT VAPAAEHTOISEHDOKKAIDEN MÄÄRITTÄMISTÄ JA VALINTAA VARTEN
3 artikla
Määrittämis- ja valintamenettely
1. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on laadittava yhdessä määrittämis- ja valintamenettely. Tehtävät, vastuualueet ja menettelyt on määriteltävä siten, että rekrytointiprosessi on avoin, oikeudenmukainen ja tehokas tasapuolisen kohtelun, tasapuolisten mahdollisuuksien ja syrjimättömyyden suhteen, kuten asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa säädetään.
2. Määrittämis- ja valintamenettelyn on perustuttava lähettävän ja vastaanottavan järjestön kumppanuuteen, ja siinä on varmistettava ajantasainen ja jatkuva viestintä. Lähettävän järjestön on varmistettava, että vastaanottava järjestö pysyy mukana koko rekrytointiprosessissa.
3. Sovittua määrittämis- ja valintamenettelyä sovelletaan kaikkiin rekrytointiprosessin vaiheisiin.
4. Määrittämis- ja valintamenettelyyn sisältyvät vähintään:
a)
tehtävänkuvauksen sekä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen osaamisprofiilin ja valintaperusteiden määrittely 4 artiklan mukaisesti;
b)
ilmoittaminen ja hakeminen 5 artiklan mukaisesti;
c)
hakijoiden arviointi ja kirjaaminen pitkään ja lyhyeen luetteloon 6 artiklan mukaisesti;
d)
valinta 7 artiklan mukaisesti.
4 artikla
Vapaaehtoistehtävän sekä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen osaamisprofiilin ja valintaperusteiden määrittely
1. Vastaanottavan järjestön on ehdotettava asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavan komission delegoidun asetuksen mukaisesti tehtävän tarvearvioinnin perusteella liitteessä I olevassa 1 kohdassa esitettyjen vaatimusten mukaisesti tehtävänkuvausta EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoista varten mukaan lukien joustavat elementit rekrytoidun vapaaehtoisen panoksen huomioon ottamiseksi.
2. Lähettävän järjestön on tarkasteltava tehtävänkuvausta auttaakseen tarvittaessa muuttamaan sitä sopivan ja realistisen vastaavuuden varmistamiseksi ottaen huomioon EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisilta odotetut taidot sekä vastaanottavan järjestön vastaanottokyvyn ja tarpeet.
3. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on määriteltävä tehtävänkuvauksen ja osaamiskehyksen perusteella EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen osaamisprofiili ja valintaperusteet sekä rekrytointiprosessissa käytettävät vähimmäisvaatimukset. Osaamisprofiilissa on myös ilmoitettava, onko vapaaehtoinen alemman vai ylemmän osaamistason ammattilainen ja onko tarvetta harjoitteluun.
5 artikla
Ilmoittaminen ja hakeminen
1. Lähettävä järjestö on vastuussa vapaaehtoistehtävästä ilmoittamisesta. Se laatii vastaanottavan järjestön avustuksella ilmoitustietopaketin tiedottaakseen aloitteesta ja houkutellakseen vapaaehtoisehdokkaita.
2. Ilmoitus on laadittava vähintään englanniksi selkeällä, konkreettisella ja helppotajuisella kielellä, ja siinä on annettava tiedot vapaaehtoisehdokkaille tarjottavasta tehtävästä liitteessä I olevassa 2 kohdassa esitettyjen vaatimusten mukaisesti.
3. Sitä on pidettävä esillä vähintään kuukauden ajan EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen keskusfoorumilla; lisäksi on mahdollista käyttää muita ilmoitusmahdollisuuksia hakijoiden houkuttelemiseksi keskusfoorumille. Kun on kyse humanitaariseen kriisiin liittyvästä vapaaehtoistehtävästä, ilmoitus voi olla asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa esillä vähemmän kuin kuukauden mutta ei vähempää kuin viikon.
4. Hakijoiden on haettava tehtävää vakiomuotoisella hakulomakkeella, johon liitetään jäsennelty ansioluettelo. Hakijoiden on myös täytettävä vakiomuotoinen itsearviointilomake arvioidakseen osaamiskehyksessä vaadittuja taitojaan ja kykyään sopeutua kuvattuun tehtävään sekä ilmoituksessa tarkoitettuihin elin- ja työoloihin. Heidän on annettava näihin suostumuksensa.
6 artikla
Arviointi ja kirjaaminen pitkään ja lyhyeen luetteloon
1. Lähettävän järjestön on arvioitava hakijoita haku- ja itsearviointilomakkeessa annettujen tietojen, EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen - ja kyseiseen tehtävään - osallistumisen motivaatiota koskevan lausunnon sekä sellaisen kirjallisen kokeen, esseen tai vastaavan testin perusteella, jolla arvioidaan heidän kykyään analysoida asiaan sopivaa humanitaarisen avun skenaariota.
2. Lähettävä järjestö toimittaa arvioinnin perusteella vastaanottavalle järjestölle hakijoista pitkän luettelon, jotta ne voisivat yhdessä sopia haastatteluun kutsuttavien hakijoiden lyhyestä luettelosta.
3. Lyhyeen luetteloon kirjatut hakijat kutsutaan strukturoituun haastatteluun, joka perustuu osaamiskehykseen. Haastattelu voidaan suorittaa henkilökohtaisessa tapaamisessa tai käyttäen televiestintätekniikkaa; vastaanottava järjestö voi mahdollisuuksien mukaan osallistua siihen. Lisäarviointeja voidaan suorittaa muun muassa assessment centre -menetelmän, ryhmätehtävien ja työsimulaatioharjoitusten avulla.
4. Lähettävä järjestö voi tarvittaessa tarkastaa henkilökohtaiset ja ammatilliset taustatiedot ennen lopullista valintaa. Karsintamenettelystä on kerrottava hakijoille ilmoituksessa menettelyn alussa.
7 artikla
Valinta
1. Lopullisen päätöksen valitusta vapaaehtoisehdokkaasta tekee vastaanottava järjestö, ja sen on vahvistettava valintansa lähettävälle järjestölle, joka vastaa tehtävän tarjoamisesta ja perehdyttämisen valmistelusta. Jokaiseen tehtävään voidaan valita varavapaaehtoisia korvaamaan ehdokas siinä tapauksessa, että hän luopuu tehtävästä tai ei ole enää käytettävissä.
2. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on kyettävä osoittamaan ja perustelemaan, miten ne ovat ottaneet valintapäätöstä tehdessään huomioon tasapuolisen kohtelun, tasapuolisten mahdollisuuksien ja syrjimättömyyden periaatteet kaikissa määrittely- ja valintaprosessin vaiheissa.
3. Valintamenettely on saatettava päätökseen kohtuullisessa ajassa. Lähettävän järjestön on ilmoitettava kaikille hakijoille valintapäätöksestä ja mahdollisuudesta saada palautetta. Sen on pyydettävä valittua vapaaehtoisehdokasta vahvistamaan kirjallisesti kiinnostuksensa osallistua EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen.
4. Lähettävän järjestön on varmistettava, että määrittämis- ja valintaprosessiin liittyvät asiakirjat ovat jäljitettävissä ja että niitä säilytetään asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa tarkoitettujen tietosuojasääntöjen mukaisesti.
8 artikla
Oppimistarpeiden arviointi
1. Lähettävän järjestön on arvioitava vastaanottavaa järjestöä ja vapaaehtoisehdokasta kuullen sekä rekrytointiprosessin tulosten, vastaanottavan järjestön tarpeiden ja suunnitellun kenttätyön perusteella oppimistarpeet ja määritettävä seuraavien seikkojen perusteella, mihin koulutusohjelman moduuleihin vapaaehtoisen on osallistuttava:
a)
ammatillinen osaamistaso siten, että ylemmän osaamistason ammattilaisille tarjotaan mahdollisuus keskittyä pakollisiin moduuleihin ja valita asianmukaisen tason projektinhallintakoulutus ja valinnaisia erikoisasiantuntemuksen moduuleja;
b)
vastaanottavan järjestön erityisosaamistarpeet, joiden vuoksi vapaaehtoisehdokas osallistuu valinnaisiin moduuleihin;
c)
vapaaehtoisehdokkaan yleiset taidot, joiden vuoksi vapaaehtoisehdokas osallistuu valinnaisiin moduuleihin.
2. Lähettävän järjestön on täytettävä asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa tarkoitettu oppimis- ja kehityssuunnitelma, joka toimitetaan koulutuksen järjestäjille, ja tuotava siinä esiin valittujen vapaaehtoisehdokkaiden arvioidut taidot ja heidän oppimistarpeensa.
3 LUKU
EU:N VAPAAEHTOISAPUA KOSKEVAN ALOITTEEN KOULUTUSOHJELMA
9 artikla
Koulutusohjelma
1. Yksi tai useampi koulutuksen järjestäjä toteuttaa kaikille valituille vapaaehtoisehdokkaille tarkoitetun koulutusohjelman, johon lähettävät ja vastaanottavat järjestöt ja entiset vapaaehtoiset voivat soveltuvissa tapauksissa tarjota panoksensa.
2. Koulutusohjelman on perustuttava osaamiskehykseen, ja sen on mukauduttava sekä alemman että ylemmän osaamistason ammattilaisten tarpeisiin.
3. Koulutusohjelmassa on yhdistettävä verkko-opiskelun ja luokkahuoneessa opiskelun moduuleja.
4. Kaikille vapaaehtoisehdokkaille pakollisiin moduuleihin on kuuluttava
a)
yleinen johdanto unioniin, sen ulkosuhteisiin ja kriisitoimintajärjestelmään;
b)
johdanto humanitaariseen toimintaan, unionin humanitaarisen avun politiikkaan ja EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen;
c)
henkilökohtaisen turvallisuuden ja terveyden hallintaa;
d)
projektinhallintaa;
e)
kulttuuritietoisuutta (ja monialaisia kysymyksiä);
f)
skenaarioon perustuva simulaatioharjoitus, jossa vapaaehtoisehdokkaiden on osoitettava hankkimiaan taitoja.
5. Valinnaisiin moduuleihin on kuuluttava
a)
viestintää ja suhdetoimintaa;
b)
psykologista ensiapua;
c)
käytäntöjen levittäjien koulutusta;
d)
vapaaehtoistoiminnan johtamista;
e)
organisaation kehittämistä;
f)
tarvittaessa räätälöityjä moduuleja etenkin vapaaehtoisehdokkaiden teknisten taitojen mukauttamiseksi humanitaarisen avun toimintaan.
6. Vapaaehtoisehdokkaiden on osallistuttava kaikkiin pakollisiin moduuleihin, ja he voivat osallistua yhteen tai useampaan 8 artiklan mukaisesti valittavaan valinnaiseen moduuliin.
7. Koulutuksen opetusohjelma ja kutakin moduulia koskevat tarkemmat tiedot, kuten sen status, kohderyhmä, ajankohta, opetettavat taidot ja oppimistulokset, on esitettävä liitteessä II esitetyllä tavalla.
10 artikla
Vapaaehtoisehdokkaiden arviointi koulutuksen aikana ja sen jälkeen
1. Vapaaehtoisehdokkaiden valmiutta kenttätyöhön arvioidaan koulutuksen aikana ja sen päätyttyä osaamiskehyksen perusteella.
2. Arvioinnin järjestävät kouluttajat yhdessä, ja keskeisenä koordinaattorina toimii vapaaehtoisehdokkaan koulutusmentori.
3. Taitojen arvioinnin on perustuttava kouluttajien arvioon vapaaehtoisehdokkaan tiedoista, taidoista ja asenteesta, ja siihen on sisällyttävä
a)
itsearviointi, jonka vapaaehtoisehdokas täyttää skenaarioon perustuvan simulaatioharjoituksen jälkeen;
b)
kouluttajien kunkin moduulin ja skenaarioon perustuvan simulaatioharjoituksen jälkeen tekemät huomiot;
c)
koulutusmentorin arvio, jossa tarkastellaan kriittisesti itsearviointia ja kouluttajien huomioita koulutusmentorin ja vapaaehtoisehdokkaan kahdenkeskisessä mentorointitilaisuudessa kouluttajien antaman palautteen pohjalta.
4. Arvio kaikista taidoista sisällytetään vapaaehtoisehdokkaan oppimis- ja kehityssuunnitelmaan, joka on pidettävä ajan tasalla koulutuksen päättymisen jälkeen ja jossa mainitaan suoritetut kurssit ja saavutetut tulokset.
5. Vapaaehtoisehdokkaat, joilla on heikot taidot jossakin monialaisista taidoista tai erityistaidoista, hylätään. Kouluttajien ja koulutusmentorin on kyettävä tarvittaessa selittämään tällaisia arvioita ja päätöksiä ja perustelemaan ne.
4 LUKU
MENETTELYT VAPAAEHTOISEHDOKKAIDEN VALMENTAMISEKSI ENNEN KENTTÄTYÖHÖN LÄHETTÄMISTÄ
11 artikla
Perehdyttämisohjelma
1. Perehdyttämisprosessissa ehdokas tai EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen tutustutetaan lähettävän ja vastaanottavan järjestön toimintakulttuuriin ja -politiikkaan ja käytäntöihin sekä tehtävään liittyviin odotuksiin,
2. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on laadittava perehdyttämisohjelma yhdessä. Ohjelmassa on määriteltävä niiden roolit ja vastuualueet mahdollisuuksien mukaan palanneiden EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten antaman palautteen perusteella, jotta voitaisiin hyödyntää heidän ensikäden kokemustaan ja oppimistaan. Ohjelmaan on sisällyttävä
a)
12 artiklan mukainen ennen kenttätyöhön lähettämistä tapahtuva perehdyttäminen, josta vastaa lähettävä järjestö;
b)
18 artiklan mukainen kohdemaassa tapahtuva perehdyttäminen, josta vastaa vastaanottava järjestö.
3. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on järjestettävä tarvittaessa yhteisiä tilaisuuksia kaikille ehdokkaille tai EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille.
12 artikla
Ennen kenttätyöhön lähettämistä tapahtuva perehdyttäminen
1. Lähettävien järjestöjen on huolehdittava siitä, että kaikki vapaaehtoisehdokkaat saavat perusteellista ja asianmukaista henkilökohtaista perehdytystä ennen kuin heidät lähetetään kenttätyöhön. Siinä on käsiteltävä ainakin seuraavia asioita:
a)
organisaatio- ja hallintorakenne ja -menettelyt, hankkeeseen osallistuvat ryhmät (mukaan lukien hankkeen päällikkö, kriisinhallintavastaava, henkilöresurssit), järjestön tehtävä ja tavoitteet suhteessa EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen;
b)
kattavat tiedot hankkeen olosuhteista, joissa vapaaehtoisehdokas tulee toimimaan, tehtävänkuvaus ja sen perustana oleva tarvearvio; odotettavissa olevat työ- ja elinolot, joista säädetään 22 artiklassa sekä 24-27 artiklassa;
c)
vapaaehtoiseen sovellettava oikeudellinen kehys, josta säädetään asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa;
d)
vapaaehtoista koskevat säännöt ja menettelyt, mukaan lukien kurinpito- ja valitusmenettelyt, petosten ja korruption torjunta, lasten ja haavoittuvassa asemassa olevien aikuisten suojeleminen sekä menettelysäännöt, joista säädetään asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa;
e)
pakollinen olosuhteisiin mukautettu turvallisuusohjeistus sekä terveys- ja turvallisuusohjeistus (mukaan lukien lähtöä edeltävä terveystarkastus), joista säädetään 28 ja 30 artiklassa;
f)
valvonnan ja työnjohtamisen järjestelmä ja menettely sekä käytössä olevat tukimekanismit, mukaan lukien mentorointi ja muu tuki, joista säädetään 19, 20 ja 21 artiklassa;
g)
oppimis- ja kehityssuunnitelma;
h)
tietoa EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen verkostosta ja siitä, miten se tukee vapaaehtoisia ennen kenttätyöhön lähettämistä, sen aikana ja sen jälkeen;
i)
tietoa hankkeen suunnitellusta viestintään ja näkyvyyteen liittyvästä toiminnasta, joka perustuu asetuksen (EU) N:o 375/2014 17 artiklassa tarkoitettuun viestintäsuunnitelmaan, mukaan lukien komission asianomaisen aluetiedottajan yhteystiedot;
j)
jälkipuintiprosessi, josta säädetään 23 artiklassa.
2. Lähettävän järjestön on annettava perehdyttämisen yhteydessä myös tietoa kohdemaasta vastaavasta komission humanitaarisen avun kenttätoimistosta ja ilmoitettava tälle toimistolle siitä, että EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen ollaan lähettämässä kenttätyöhön.
3. Lähettävän järjestön on varmistettava, että vapaaehtoisehdokkaat lukevat ja ymmärtävät kaiken perehdyttämisprosessin aikana annetun tiedon ja että tiedot ovat helposti saatavilla koko sen ajan, kun he osallistuvat EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen.
13 artikla
Harjoittelupaikat alemman osaamistason ammattilaisille
1. Vapaaehtoisehdokkaita, jotka ovat alemman osaamistason ammattilaisia, voidaan vaatia koulutuksen lisäksi suorittamaan harjoittelu lähettävässä järjestössä, jotta he oppisivat kokemuksen kautta humanitaarisen työn menettelyjä, etiikkaa ja olosuhteita ja valmistautuisivat perusteellisemmin suunniteltuun kenttätyöhön EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisena. Harjoittelu saa kestää enintään kuusi kuukautta, jota voidaan jonkin verran jatkaa asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa.
2. Lähettävän järjestön on vastaanottavaa järjestöä ja vapaaehtoisharjoittelijaa kuullen tarkasteltava ja päivitettävä oppimistarpeita oppimis- ja kehityssuunnitelmassa harjoittelupaikan tarpeiden mukaan. Oppimis- ja kehityssuunnitelmassa on määriteltävä erityisesti
a)
oppimistulokset, jotka vapaaehtoisharjoittelijan odotetaan saavuttavan harjoittelun aikana;
b)
tehtävät, joita vapaaehtoisharjoittelija suorittaa osana oppimisprosessia, sekä käytettävissä olevat resurssit;
c)
tavoitteet ja tulokset, jotka vapaaehtoisharjoittelijan odotetaan saavuttavan harjoittelun päätteeksi.
3. Seuraavia tämän asetuksen artikloja sovelletaan soveltuvin osin harjoittelupaikkoihin ja vapaaehtoisharjoittelijoita isännöivien lähettävien järjestöjen velvollisuuksiin:
a)
19 artiklan 4, 5, 6 ja 9 kohta sekä 21 ja 22 artikla;
b)
24 artikla lukuun ottamatta 5 kohtaa. Vapaaehtoisehdokkaat, jotka ovat kotoisin EU:n jäsenvaltioista tai asetuksen (EU) N:o 375/2014 23 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetuista kolmansista maista kyseisessä artiklassa tarkoitetuin ehdoin ja jotka kuuluvat asuinmaansa kansallisen sosiaaliturva- tai vakuutusjärjestelmän piiriin ja suorittavat harjoittelua edellä mainituissa maissa, saavat ainoastaan täydentävän vakuutusturvan. Tämä tarkoittaa sitä, että heidän vakuutusturvansa rajoittuu kansallisen sosiaaliturva- tai vakuutusjärjestelmän tarjoaman turvan ylittävään osaan. Kuluista katetaan 100 prosenttia ainoastaan perustelluissa poikkeustapauksissa, joissa kansallinen sosiaaliturva- tai vakuutusjärjestelmä kattaa vain osan tai ei kata mitään 24 artiklan 5 kohdassa tarkoitetuista kuluista;
c)
25 artikla lukuun ottamatta 6 kohtaa, 26 artikla ja 27 artiklan 1 kohta soveltuvissa tapauksissa;
d)
28 artiklan 1, 8 ja 14 kohta sekä 30 artiklan 1, 4, 5, 6 ja 7 kohta.
14 artikla
Vapaaehtoisehdokkaiden arviointi harjoittelun jälkeen
1. Harjoittelun päättyessä vapaaehtoisharjoittelijan on täytettävä itsearviointi, joka perustuu osaamiskehykseen ja oppimis- ja kehityssuunnitelmaan.
2. Esimiehen lähettävässä järjestössä on tarkasteltava itsearviointia vastaanottavaa järjestöä kuullen ja arvioitava vapaaehtoisharjoittelijaa erityisesti seuraavasti:
a)
arvioidaan vapaaehtoisharjoittelijan suoritusta hänen tavoitteidensa perusteella;
b)
tarkastellaan, onko sovitut tulokset saavutettu;
c)
kartoitetaan oppimistulokset.
3. Vapaaehtoisehdokkaat, joilla on heikot taidot jossakin monialaisista taidoista tai erityistaidoista, on hylättävä eikä heitä kelpuuteta EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisiksi. Esimiehen lähettävässä järjestössä on kyettävä tarvittaessa selittämään tällaisia arvioita ja päätöksiä ja perustelemaan ne.
15 artikla
Lisäkoulutus ennen kenttätyöhön lähettämistä
Riippumatta vapaaehtoisehdokkaan osallistumisesta koulutusohjelmaan tai harjoitteluun, lähettävä järjestö voi antaa asianmukaista lisäkoulutusta ennen kenttätyöhön lähettämistä, kuten koulutusta vapaaehtoisehdokkaiden teknisten taitojen mukauttamiseksi vastaanottavan järjestön tarpeisiin tai kohdemaassa tarvittavan kielen koulutusta.
16 artikla
Sopimus EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen kanssa
1. Lähettävän järjestön on vastaanottavaa järjestöä kuullen ennen kenttätyöhön lähettämistä tapahtuvan perehdyttämisen ja tarvittaessa 13-15 artiklassa tarkoitetun harjoittelun ja muun ennen kenttätyöhön lähettämistä annettavan koulutuksen tulosten perusteella vahvistettava lopullinen arvio vapaaehtoisehdokkaan valintakelpoisuudesta EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiseksi.
2. Lähettävä järjestö ja hyväksytyksi arvioitu EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen allekirjoittavat asetuksen (EU) N:o 375/2014 14 artiklan 5 kohdassa tarkoitetun vapaaehtoistoimintasopimuksen.
3. Läheisessä yhteistyössä vastaanottavien järjestöjen kanssa laadittavassa sopimuksessa määritetään lähettämisen erityisehdot sekä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen oikeudet ja velvollisuudet. Asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavaa komission delegoitua asetusta noudattaen siinä mainitaan myös sopimuksen oikeuspaikkaan sovellettava lainsäädäntö, ja siihen on sisällyttävä vähintään seuraavat asiat:
a)
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen rooli, nimike, tehtävän kesto ja sijaintipaikka sekä suoritettavat tehtävät sellaisina kuin ne määritellään tehtävänkuvauksessa, mukaan lukien elementit, jotka johtuvat asetuksen (EU) N:o 375/2014 17 artiklassa tarkoitetusta viestintäsuunnitelmasta;
b)
sopimuksen kesto, mukaan lukien alku- ja päättymispäivä;
c)
työn johto, mukaan lukien
-
johtamisjärjestelyt, kuten vastuussa oleva esimies vastaanottavassa järjestössä ja yhteyshenkilö jatkuvan tuen saamiseksi lähettävästä järjestöstä;
-
mentorointijärjestelyt;
d)
työolot, mukaan lukien työajat ja loma;
e)
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen taloudelliset oikeudet ja velvollisuudet, mukaan lukien tarvittavat järjestelyt niitä varten:
-
oleskelu- ja asettautumiskorvaus;
-
tiedot sovellettavista vero- ja sosiaaliturvasäännöistä;
-
vakuutusturva;
-
majoitus;
-
matkat;
f)
käytännön järjestelyt:
-
terveystarkastukset;
-
viisumit ja työluvat;
g)
luottamuksellisuus;
h)
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselta odotettava käytös, mukaan lukien lahjomattomuus ja menettelysäännöt, lasten ja haavoittuvassa asemassa olevien aikuisten suojelu sekä seksuaalisen hyväksikäytön nollatoleranssi, joista laaditaan liite sopimukseen;
i)
kurinpitopolitiikka ja vapaaehtoisstatuksen päättäminen;
j)
sovittelumekanismi ongelmatilanteita varten, valitusmenettely ja riidanratkaisu;
k)
turvallisuudenhallintaan ja terveyteen ja turvallisuuteen sovellettavat vastuut ja toimintapolitiikat;
l)
oppiminen ja kehitys;
-
koulutus ja perehdyttäminen;
-
jälkipuinti.
4. Jos vastaanottavan tai lähettävän järjestön ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen välille syntyy riita, EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisella on oikeus tehokkaisiin oikeussuojakeinoihin lähettävään järjestöön sovellettavien kansallisten säännösten mukaisesti.
17 artikla
Kirjaaminen tietokantaan
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen nimenomaisen suostumuksen saatuaan lähettävän järjestön on kirjattava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen tiedot asetuksen (EU) N:o 375/2014 13 artiklassa tarkoitettuun tietokantaan, jäljempänä ’tietokanta’. Kaikkeen tähän tietokantaan liittyvään henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa tarkoitettuja tietosuojasääntöjä. Kaikkeen tähän tietokantaan liittyvään ja komission suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan asetusta (EY) N:o 45/2001 (2).
5 LUKU
EU:N VAPAAEHTOISAPUA KOSKEVAN ALOITTEEN VAPAAEHTOISTEN KENTÄLLE LÄHETTÄMISTÄ JA JOHTAMISTA KOSKEVAT MENETTELYT
18 artikla
Kohdemaassa tapahtuva perehdyttäminen
1. Vastaanottavien järjestöjen on huolehdittava siitä, että kaikki EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiset saavat kohdemaahan saavuttuaan perusteellisen ja asianmukaisen perehdytyksen kohdemaahan; perehdytyksen pitää kattaa vähintään seuraavat asiat:
a)
organisaatio- ja hallintorakenne ja -menettelyt; hankkeeseen osallistuvat ryhmät (mukaan lukien hankkeen päällikkö, operatiivinen ja tekninen ryhmä, kriisinhallintavastaava, tukiryhmät esimerkiksi henkilöresurssien ja rahoituksen alalla); hankkeen toteuttamispaikka (tai -paikat); järjestön tehtävä ja tavoitteet suhteessa EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen;
b)
kattavat tiedot vastaanottavan järjestön tehtävästä, toimialasta ja hankkeista; mukana olevat yhteisöt; operatiivinen asiayhteys; tuotokset ja tulokset, joita EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoistehtävältä odotetaan, ja sen perustana oleva tarvearviointi;
c)
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiseen sovellettava paikallinen oikeudellinen kehys;
d)
pakollinen olosuhteisiin mukautettu turvallisuusohjeistus sekä terveys- ja turvallisuusohjeistus, joista säädetään 28 ja 30 artiklassa;
e)
valvonnan ja työnjohtamisen järjestelmä ja menettely sekä käytössä olevat tukimekanismit, mukaan lukien mentorointi ja muu tuki, joista säädetään 19, 20 ja 21 artiklassa;
f)
kohdemaata, -aluetta ja -paikkaa koskeva kulttuuriohjeistus, mukaan lukien ohjeet sopivasta käytöksestä;
g)
kohdemaassa järjestettävä jälkipuintiprosessi, josta säädetään 23 artiklassa.
2. Vastaanottavan järjestön on varmistettava, että EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiset lukevat ja ymmärtävät kaiken kohdemaassa tapahtuvan perehdyttämisen aikana annetun tiedon ja että tiedot ovat helposti saatavilla koko sen ajan, kun he osallistuvat EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen.
19 artikla
Valvonta ja työnjohtaminen
1. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä kehitettävä työnjohtamisjärjestelmä, joka perustuu suoritustavoitteisiin, odotettuihin tuotoksiin ja tuloksiin, jotta EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten tehtävänkuvauksen mukaisen työn edistymistä ja laatua voidaan mitata.
2. Työnjohtamismenettelyssä on eriteltävä lähettävän ja vastaanottavan järjestön roolit ja vastuualueet EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten valvonnassa.
3. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen kanssa asetettava tälle perehdyttämisen aikana suoritustavoitteet ja annettava tälle mahdollisuus kommentoida tehtävänkuvauksen joustavia elementtejä.
4. Vastaanottavan järjestön on nimettävä esimies, joka vastaa EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen valvonnasta ja järjestää tämän kanssa valvontakokouksia niin usein kuin kohtuullista ja käytännöllistä.
5. Tarvittaessa ja tehtävän pituudesta riippuen lähettävän järjestön ja esimiehen vastaanottavassa järjestössä on yhdessä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen kanssa tehtävä yhteinen suorituksen väliarviointi, jossa arvioidaan virallisesti sopeutumisprosessia ja etenemistä tavoitteissa ja mukautetaan tavoitteita ja tehtävänkuvausta sekä oppimis- ja kehityssuunnitelmaa.
6. Jos väliarvioinnissa todetaan, että jotkut EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen monialaisista taidoista tai erityistaidoista ovat heikot, vastaanottava järjestö voi lähettävän järjestön suostumuksella päättää kenttätyön ennenaikaisesta päättämisestä. Sen on kyettävä tarvittaessa selittämään tällaisia arvioita ja päätöksiä ja perustelemaan ne.
7. Lähettävän järjestön ja esimiehen vastaanottavassa järjestössä on yhdessä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen kanssa tehtävä lopullinen suorituksen arviointi, jossa arvioidaan tehtävän päättyessä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen saavutuksia suhteessa tehtävänkuvauksessa ja oppimis- ja kehityssuunnitelmassa esitettyihin tavoitteisiin.
8. Suorituksen arvioinnin tulokset on sisällytettävä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen oppimis- ja kehityssuunnitelmaan.
9. Lähettävän järjestön on säilytettävä suorituksen arvioinnin tulokset asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavan komission delegoidun asetuksen tietosuojasääntöjen mukaisesti ja vahvistettava tietokantaan, onko tehtävä saatettu asianmukaisesti päätökseen, ja syyt siihen, jos näin ei ole.
20 artikla
Lähettävän järjestön jatkuva tuki
1. Lähettävän järjestön on ennen kentälle lähettämistä nimettävä yhteyshenkilö, joka on tavoitettavissa kenttätyön ajan, ja joka pitää säännöllisesti yhteyttä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiseen
a)
tukeakseen EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen asettautumista ja siirtymää;
b)
antaakseen tarvittavaa lisätukea EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle ja vastaanottavalle järjestölle;
c)
osallistuakseen tarpeen mukaan väliarviointiin ja lopulliseen arviointiin ja muihin kokouksiin; sekä
d)
antaakseen sovittelutukea, jos vastaanottavan järjestön ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen välillä syntyy erimielisyyttä.
2. Jos nimetty yhteyshenkilö ei enää kykene tähän tehtävään kenttätyön aikana, hänet on korvattava mahdollisimman nopeasti tuen jatkuvuuden varmistamiseksi.
21 artikla
Mentorointi
1. Vastaanottavan järjestön on nimettävä yksi tai useampi mentori EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle tuen antamiseksi muun muassa seuraavissa asioissa:
a)
ammattitaidon kehittäminen ja suorituksen ja asiantuntemuksen parantaminen;
b)
kulttuuriin ja ilmastoon sopeutuminen;
c)
tehtävään liittyvä ohjaus; sekä
d)
psykososiaalisten kysymysten käsittely.
2. Nimetyillä mentoreilla on oltava pääsy EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen oppimis- ja kehityssuunnitelmaan ja tehtävänkuvaukseen ja heidän on perustettava tukensa niihin. Mentorien on tavattava säännöllisesti EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoista tarkastellakseen tämän edistymistä ja auttaakseen ratkaisemaan mahdollisia tehtävään liittyviä ja henkilökohtaisia ongelmia.
3. Mentoroinnissa on otettava huomioon paikalliset olosuhteet, ja sen on mahdollisuuksien mukaan sovelluttava myös paikallisiin vapaaehtoisiin.
4. Lähettävän järjestön on helpotettava mentorointia toimimalla vastaanottavan järjestön kumppanina analyyttisen, koulutuksellisen ja muun valmiuksien kehittämisen tuen antamiseksi ja nimeämällä omista rakenteistaan ja verkostoistaan henkilöitä, joilla on soveltuvat ja täydentävät taidot, jos paikallisia taitoja on niukasti käytettävissä.
5. Tarvittaessa voidaan harkita etämentorointia etenkin hyödyntämällä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen verkostoa.
22 artikla
Työolot
1. Kaikilla EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisilla on oltava asianmukaiset työolot, jotta he voivat suoriutua hyvin tehtävästään ja jotta voidaan varmistaa heidän hyvinvointinsa, motivaationsa, terveytensä ja turvallisuutensa. Työolojen on oltava direktiivin 89/391/EY (3) ja direktiivin 2003/88/EY (4) asiaa koskevien säännösten mukaiset.
2. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on tehtävä yhteistyötä määritelläkseen asianmukaiset työolot paikallisessa ja kansallisessa toimintaympäristössä.
3. Vastaanottavan järjestön on annettava tarvittavat tiedot ja tarjottava työoloja, joiden soveltuvuus ja asianmukaisuus lähettävän järjestön on arvioitava huolenpitovelvollisuutensa mukaisesti ja sen varmistamiseksi, että ne ovat lähettävän järjestön yleisten toimintapolitiikkojen ja käytäntöjen mukaiset.
4. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä huolehdittava turvallisuus- ja terveysriskien ehkäisystä, hallinnasta ja lievittämisestä sekä siitä, että tarjotut työolot ovat 28, 29 ja 30 artiklassa tarkoitettujen sovittujen turvallisuus- ja terveysmenettelyjen mukaiset ja että liitteessä I olevassa 3 kohdassa tarkoitettuja vaatimuksia työtunneista, lomasta, päivittäisestä ja viikoittaisesta lepoajasta ja työskentelytilasta noudatetaan.
23 artikla
Tehtävän päättäminen ja kenttätyön jälkeinen tuki
1. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä päätettävä kaikille EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille, mukaan lukien ennenaikaisesti palaavat vapaaehtoiset, tarjottavan jälkipuinnin sisällöstä ja menettelystä.
2. Vastaanottavan järjestön on tarjottava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille henkilökohtaista tai ryhmässä toteutettavaa jälkipuintia, johon sisältyy 19 artiklan 7 kohdassa tarkoitettu lopullinen suorituksen arviointi ja tarvittaessa hankkeen siirto ryhmälle ja vastapuolille, jotka jatkavat EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten tekemää työtä kestävyyden ja jatkuvuuden varmistamiseksi.
3. Lähettävän järjestön on tarjottava palanneelle EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle kohtuullisessa ajassa henkilökohtaista tai ryhmässä toteutettavaa jälkipuintia sekä operaatioon tai hankkeeseen liittyvää jälkipuintia, joka perustuu vastaanottavalta järjestöltä saatuun palautteeseen ja oppimis- ja kehityssuunnitelman päättämiseen.
4. Lähettävän järjestön on helpotettava kenttätyön jälkeisen terveystarkastuksen järjestämistä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen palatessa ja tarjottava psykososiaalisen jälkipuinnin tilaisuuksia ja neuvontaa, johon EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen voi osallistua halutessaan.
5. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on ohjattava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoista tilaisuuksiin pysyä tekemisissä humanitaariseen apuun ja aktiiviseen Euroopan kansalaisuuteen liittyvien asioiden kanssa esimerkiksi edistämällä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen verkostoa ja osallistumalla siihen.
6. Lähettävän järjestön on kutsuttava palannut EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen antamaan rakentavaa palautetta EU:n vapaaehtoisapua koskevasta aloitteesta muun muassa selittämällä, miten vapaaehtoisten panosta voitaisiin hyödyntää tulevien vapaaehtoistehtävien suunnittelussa.
6 LUKU
VAKUUTUSTA JA ELINOLOJA KOSKEVAT SÄÄNNÖKSET
24 artikla
Vakuutusturva
1. Kaikilla EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisilla on oltava täysi vakuutusturva, joka nimenomaisesti suojelee heitä koko sen ajan, kun he ovat kenttätyössä kolmansissa maissa ja tarvittavat ajanjaksot sitä ennen ja sen jälkeen.
2. Vakuutusturvan on oltava maailmanlaajuinen ja voimassa 24 tuntia vuorokaudessa. Sen on oltava voimassa siitä päivästä alkaen, jolloin EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen lähtee kotoa matkalle kenttätyön kohdemaahan, siihen päivään saakka, jolloin EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen lähtee kenttätyön kohdemaasta kotimatkalle ja saapuu perille (ensimmäinen vakuutuskausi).
3. Yli 12 viikon vakuutusturvaa on pidennettävä lisäksi kahdeksalla viikolla vakuutetun kotimaassa, jotta siitä voidaan kattaa ensimmäisen vakuutuskauden aikana sairastumisesta ja loukkaantumisesta johtuva lääketieteellinen jatkohoito.
4. Vakuutusturvaa on sovellettava kaikkeen toimintaan, joka liittyy EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen, sekä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen yksityiseen toimintaan ensimmäisen vakuutuskauden aikana.
5. Kaikkien EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten vakuutusturvan on oltava 100 prosenttia (täysi turva) seuraavista:
a)
sairaanhoito ja hammashoito;
b)
raskaus ja synnytys;
c)
tapaturma;
d)
kotiinkuljetus;
e)
henkivakuutus;
f)
pysyvä tai tilapäinen toimintarajoite tai toimintakyvyttömyys;
g)
kolmannen osapuolen vastuu;
h)
asiakirjojen, matkalippujen ja henkilökohtaisen omaisuuden menetys tai varkaus;
i)
täydentävä tuki.
6. Kaikkien EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten tasavertaisen kohtelun ja vakuutusturvan varmistamiseksi komissio saattaa tehdä julkisten hankintojen menettelyllä sopimuksen yhden tai useamman vakuutuslaitoksen kanssa.
25 artikla
Oleskelu- ja asettautumiskorvaus
1. Koska EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiset eivät ole työsuhteessa, lähettävän järjestön on huolehdittava oleskelukuluista kiinteämääräisillä maksuilla, jotka on maksettava ajoissa ja säännöllisinä erinä.
2. Kiinteämääräisten oleskelukorvausten on perustuttava kulutuskoriin ja katettava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten säännölliset kulut seuraaviin tarkoituksiin:
a)
ruoka;
b)
toiletti- ja taloustarvikkeet;
c)
vaatetus;
d)
paikallisliikenne ja maan sisäinen liikenne;
e)
sekalaiset menot, joita pidetään välttämättöminä asianmukaiseen elintasoon ja paikallisyhteisöön osallistumiseen (muita kuluja varten, kuten kulut vapaa-ajantoiminnasta, hiustenleikkuusta, sanomalehdistä ja paperitavaroista, voidaan lisätä määrä, joka vastaa enintään 20:tä prosenttia a-d alakohdassa lueteltujen menoerien kokonaismäärästä);
f)
ennakoimattomat menot niiden EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten osalta, jotka oleskelevat alueilla, joiden indeksit ylittävät maan keskiarvon (enintään määrä, joka vastaa 10:tä prosenttia a-d alakohdassa lueteltujen menoerien määrästä).
3. Majoituskulut eivät sisälly kiinteämääräisiin oleskelukorvauksiin.
4. Komissio julkaisee tiedot maaindekseihin perustuvista kiinteämääräisistä oleskelukorvauksista kenttätyön kohdemaittain. Oleskelukorvauksen lisäksi voidaan korvata toimintarajoitteeseen tai muihin asianmukaisesti perusteltuihin poikkeusolosuhteisiin liittyvistä erityistarpeista aiheutuvat menot.
5. EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille tiedotetaan ajantasaisesti heihin vapaaehtoistehtävän aikana vaikuttavista indeksien ja oleskelukorvauksen määrien muutoksista etenkin maissa, joissa on korkea inflaatio tai deflaatio.
6. Kun kenttätyö päättyy menestyksekkäästi, lähettävän järjestön on maksettava palaavalle EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle säännöllisesti indeksoitavaa asettautumiskorvausta 100 euroa kuussa kenttätyön keston mukaisesti.
26 artikla
Majoitus
1. Lähettävän järjestön on varmistettava, että vastaanottava järjestö järjestää EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle asianmukaisen majoituksen paikallisiin oloihin nähden kohtuullisin kustannuksin.
2. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä huolehdittava turvallisuus- ja terveysriskien ehkäisystä, hallinnasta ja lievittämisestä sekä siitä, että tarjottu majoitus on 28, 29 ja 30 artiklassa tarkoitettujen sovittujen turvallisuus- ja terveysmenettelyjen mukainen ja että liitteessä I olevassa 4 kohdassa tarkoitettuja vaatimuksia noudatetaan.
3. Vastaanottavan järjestön on mahdollisuuksien mukaan huolehdittava suoraan majoitus-, lämmitys- ja muista asumiseen suoraan liittyvistä kuluista. Vastaanottavan järjestön on solmittava sopimussuhteet vuokranantajien kanssa ja toteutettava asianmukaiset toimenpiteet majoittajien ja vuokranantajien informoimiseksi EU:n vapaaehtoisapua koskevasta aloitteesta.
27 artikla
Matkakulut ja muut matkustamiseen liittyvät kulut
1. Lähettävän järjestön on järjestettävä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen edestakainen matka kenttätyöpaikkaan, myös varhennetun paluun tapauksessa, ja katettava matkakustannukset.
2. Lähettävän järjestön on EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen pyynnöstä järjestettävä toinen edestakainen matka ja katettava sen kustannukset seuraavia tarkoituksia varten:
a)
kotimaanloma, jos EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen kenttätyö kestää yli 18 kuukautta;
b)
vanhempainloma, jos EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen huollettavana on yksi tai useampi alle 12-vuotias lapsi ja jos kenttätyö kestää yli 6 kuukautta;
c)
erityisloma suoraan ylenevässä tai alenevassa polvessa olevan sukulaisen, puolison tai rekisteröidyn kumppanin, sisaren tai veljen hautajaisten tai lääkärintodistuksella osoitetun vakavan sairauden vuoksi.
3. Matkakustannukset voidaan joko laskea todellisten turistiluokan tai toisen luokan kustannusten perusteella tai korvata kiinteämääräisesti välimatkan kohtuullisen laskentatavan perusteella.
4. Lähettävän järjestön on annettava tietoa ja logistista tukea EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen viisumin hankintaa varten, ja vastaanottavan järjestön on tarvittaessa tuettava viisumiprosessia. Lähettävän järjestön on katettava viisumin hankintaan liittyvät kustannukset, mukaan lukien välttämättömät matkakustannukset.
7 LUKU
HUOLENPITOVELVOLLISUUTTA JA TURVALLISUUTTA KOSKEVAT MENETTELYT
28 artikla
Turvallisuudenhallinta ja riskinarviointi
1. Lähettävällä järjestöllä on oltava käytettävissä turvasäännöstöä ja riskinarviointia koskevat organisatoriset menettelyt, jotka soveltuvat ja joita sovelletaan EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisiin ja joita voidaan tarvittaessa mukauttaa.
2. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä laadittava lähettävän järjestön organisatoriseen turvasäännöstöön perustuva turvallisuudenhallinta- ja evakuointisuunnitelma EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen kuuluvia toimia varten. Tällaisten suunnitelmien on oltava vähintään liitteessä I olevassa 5 kohdassa esitettyjen vaatimusten mukaisia.
3. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä laadittava kirjallinen arvio kohdemaan turvallisuudesta sekä matkustamiseen ja terveyteen liittyvistä riskeistä. Tällaisten arviointien on oltava vähintään liitteessä I olevassa 6 kohdassa esitettyjen vaatimusten mukaisia.
4. Edellä 3 kohdassa tarkoitettua riskiarviota on tarkasteltava ja päivitettävä niin usein kuin olosuhteet edellyttävät ja vähintään ennen EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen lähettämistä kenttätyöhön. Jos riskiarvio johtaa siihen päätelmään, että kentälle lähettäminen tapahtuisi paikkaan, jossa on meneillään tai jota uhkaa kansainvälinen tai muu aseellinen selkkaus, kentälle lähettämistä ei suunnitella tai se on peruttava, jos EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen on jo valittu.
5. Turvallisuustietoisuuteen ja riskin- ja turvallisuudenhallinnan kannalta asianmukaiseen käytökseen liittyvät vaatimukset on sisällytettävä tehtävänkuvaukseen ja rekrytointiprosessiin.
6. Lähettävän järjestön on ilmoitettava asianmukaisille jäsenvaltioiden ja muiden asetuksen (EU) N:o 375/2014 23 artiklan mukaisten osallistujamaiden kansallisille viranomaisille ennen kuin niiden kansalainen lähetetään kenttätyöhön EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisena. Lähettävän järjestön on ennen sellaisen EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen lähettämistä, joka ei ole unionin kansalainen, varmistettava vapaaehtoisen kansalaisuusmaan tai muun maan konsuliviranomaisten antamaa suojelua koskevat säännöt.
7. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on varmistettava, että kaikki turvallisuusmenettelyjä koskevat tiedot toimitetaan EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle ja hän ymmärtää ne. Perehdyttämisen aikana on tarjottava olosuhteisiin mukautettua turvallisuusohjeistusta ennen lähtöä ja vuorokauden kuluessa kohdemaahan saapumisesta. Sen on sisällettävä riskinarvioinnin tulokset, turvallisuudenhallinta- ja evakuointisuunnitelma, mukaan lukien raportointi turvallisuushäiriöistä, evakuointi- ja kotiuttamismenettelyt, viestintähierarkia, kriisinhallinnan yhteyshenkilö(t) sekä suurlähetystöjen, poliisin, palolaitoksen ja sairaalojen yhteystiedot.
8. Lähettävän järjestön on huolehdittava siitä, että EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisella on vähintään 24 artiklan mukainen vakuutusturva.
9. Koulutusohjelmaan kuuluvan pakollisen turvallisuuskoulutuksen lisäksi lähettävän järjestön on annettava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille kaikkea muuta asianmukaista turvallisuuskoulutusta, jota se antaa omalle kansainväliselle henkilöstölleen.
10. Edellä 16 artiklan 2 kohdassa tarkoitetun sopimuksen allekirjoittaessaan EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen on vahvistettava olevansa tietoinen turvallisuudenhallintamenettelyistä ja noudattavansa niitä, mukaan lukien velvollisuus pitää itsensä informoituna ja ajan tasalla turvallisuustilanteesta, henkilökohtainen vastuu oman, muiden ja järjestön turvallisuuden hallinnasta ja velvollisuus pidättäytyä riskinotosta. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on tehtävä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle selväksi turvallisuusmenettelyjen rikkomisen seuraukset, etenkin seuraukset, jotka johtavat vapaaehtoistehtävän ennenaikaiseen päättämiseen.
11. Lähettävän järjestön on suositeltava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille, että he rekisteröityvät kansalaisuusmaansa suurlähetystössä tai konsulaatissa saapuessaan kohdemaahan, sekä tiedotettava heille mahdollisuudesta pyytää näiltä konsuliapua. Jos EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen kansalaisuusmaalla ei ole kohdemaassa konsuliedustustoa, lähettävän järjestön on suositeltava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille, jotka ovat unionin kansalaisia, että he rekisteröityvät toisen jäsenvaltion konsulaatissa tai suurlähetystössä, sekä tiedotettava heille mahdollisuudesta pyytää näiltä konsuliapua.
12. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on säännöllisesti päivitettävä evakuointisuunnitelmaa vastaanottavan järjestön toimittamien päivitysten perusteella sen varmistamiseksi, että se pysyy kaikkina aikoina sopivana toimintaolosuhteisiin. Suunnitelman tarkistustiheys riippuu riskiarvion tuloksista, ja vastaanottavan järjestön on käytettävä aiempaa tietoa ja uusia päivityksiä sen mukauttamiseen tarpeen mukaan. Evakuointisuunnitelma on säilytettävä paikassa, jossa se on helposti EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen saatavissa.
13. Vastaanottavan järjestön on varmistettava, että EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen pidetään ajan tasalla toimintaolosuhteiden muutoksista ja niistä seuraavista turvallisuusmenettelyjen tai -ohjeiden muutoksista.
14. Vastaanottavan järjestön on tiedettävä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen sijainti ja puhelinnumero, josta hänet tavoittaa kaikkina aikoina, myös lomalla.
29 artikla
Menettelyt turvallisuushäiriön tai evakuoinnin varalta
1. Turvallisuushäiriön tapahduttua EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle järjestetään mahdollisimman pian jälkipuinti. Häiriön vakavuudesta ja lähettävässä ja vastaanottavassa järjestössä käytettävistä menettelyistä riippuen jälkipuinnin voi toteuttaa esimies tai mentori vastaanottavassa järjestössä tai kriisinhallintavastaava lähettävässä järjestössä, ja siihen voi sisältyä ammattipsykologin antamaa apua.
2. Evakuoinnin tapahtuessa on noudatettava evakuointisuunnitelmaa, ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisesta on pidettävä koko ajan huolta noudattaen tarvittaessa sellaisen konsulaatin tai suurlähetystön menettelyjä, johon EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen on rekisteröitynyt 28 artiklan 11 kohdan mukaisesti.
3. Lähettävän järjestön on otettava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisiin yhteyttä näiden palattua ja huolehdittava siitä, että he saavat asianmukaista seurantaa, mukaan lukien jälkipuinti sekä psykososiaalinen ja lääketieteellinen apu.
4. Turvallisuuden on kuuluttava lähettävän ja vastaanottavan järjestön valvonnan ja arvioinnin kehykseen, ja turvallisuushäiriöiden opetuksia on hyödynnettävä hankkeen tarkistuksissa ja parantamisessa.
30 artikla
Terveys ja turvallisuus
1. Lähettävällä järjestöllä on oltava käytettävissä organisatorinen terveys- ja turvallisuussäännöstö, joka soveltuu ja jota sovelletaan EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisiin ja jota voidaan tarvittaessa mukauttaa, mukaan lukien ohjeet
a)
henkilökohtaisesta terveydestä, kuten fyysisestä terveydestä (tautien ehkäisy, ruokailua ja nukkumista koskevat neuvot, riskitietoisuus ilmastollisista ja maantieteellisistä vaaroista, hoidon saatavuus);
b)
mielenterveydestä (neuvot työn ja yksityiselämän tasapainottamisesta, stressinhallinta, selviytymismekanismit ja rentoutumismenetelmät, psykososiaalisen tuen yhteyspisteet).
2. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä laadittava lähettävän järjestön organisatorisen terveys- ja turvallisuussäännöstön pohjalta kokonaisvaltainen terveys- ja turvallisuussäännöstö ja -ohjeistus huolenpitovelvollisuuden täyttämiseksi ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten fyysisen ja henkisen hyvinvoinnin turvaamiseksi.
3. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä arvioitava osana 28 artiklan 3 kohdassa tarkoitettua riskinarviointia ja ennen tehtävänkuvauksen määrittelyä liitteessä I olevassa 7 kohdassa vahvistettujen indikaattoreiden perusteella, tarjoaako vapaaehtoistehtävä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle terveelliset ja turvalliset työskentely- ja elinolot.
4. Lähettävän järjestön on huolehdittava siitä, että EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisella on vähintään 24 artiklan mukainen sairaus- ja matkavakuutuksen vakuutusturva.
5. Lähettävän järjestön on perehdyttämisen aikana tiedotettava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle 1 ja 2 kohdassa tarkoitetuista terveys- ja turvallisuussäännöstöstä ja -ohjeistuksesta, mukaan lukien taudit, ensiapu, kaikkien tilojen ylläpito, ajoneuvojen ja varusteiden ylläpito, työskentelypaikat, työn ja yksityiselämän tasapainottaminen, terveyteen ja turvallisuuteen kohdistuvat häiriöt ja lääkinnällisen evakuoinnin menettely.
6. Lähettävän järjestön on huolehdittava siitä, että EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen suorittaa perusteellisen terveystarkastuksen ennen lähtöä, ja järjestettävä kohdemaan riskien mukainen suositeltu lääkitys ja rokotukset sekä varusteet, tarvittaessa esimerkiksi ensiapupakkaukset ja hyttystentorjuntavälineet.
7. Vastaanottavan järjestön on varmistettava, että huolenpitovelvollisuus on sisällytetty vapaaehtoisten päivittäiseen johtamiseen, ja annettava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle perehdytyksen aikana
a)
ajantasaista tietoa paikallisista terveyteen ja turvallisuuteen liittyvistä resursseista, kuten lääkäreiden, sairaaloiden ja hoitopalvelujen yhteystiedot;
b)
opastusta paikallisista tavoista ja normeista osana kohdemaassa järjestettävää tiedotusta turvallisuusriskien vähentämiseksi ja sopeutumisen helpottamiseksi.
8. Lähettävän järjestön on helpotettava kenttätyön jälkeisen terveystarkastuksen järjestämistä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen palatessa ja tarjottava psykososiaalisen jälkipuinnin tilaisuuksia tai neuvontaa osana jälkipuintiprosessia. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on tuotava esiin EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen verkostoa vaihtoehtoisena tukimekanismina ennen kenttätyöhön lähettämistä sekä sen aikana ja jälkeen.
8 LUKU
MENETTELYT EU:N VAPAAEHTOISAPUA KOSKEVAN ALOITTEEN VAPAAEHTOISTEN HENKILÖKOHTAISEN SUORIUTUMISEN SEURANTAA JA ARVIOINTIA VARTEN
31 artikla
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten henkilökohtaisen suoriutumisen seuranta ja arviointi
1. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on 19 artiklassa tarkoitetun valvonnan ja työnjohtamisen menettelyn mukaisesti seurattava ja arvioitava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten henkilökohtaista suoriutumista mitaten edistymistä, tuotoksia ja tuloksia EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen tehtävänkuvauksen ja sen tavoitteiden kannalta.
2. EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten henkilökohtaisen suoriutumisen seuranta ja arviointi on jatkuva prosessi koko vapaaehtoistehtävän ajan, ja siinä on suoritettava tietyt tarkastelut vähintään seuraavissa vaiheissa:
a)
tarvittaessa 14 artiklassa tarkoitetun harjoittelun päättyessä;
b)
19 artiklassa tarkoitetun lopullisen suorituksen arvioinnin yhteydessä ja jos väliarvioinnin tekemistä pidetään asianmukaisena;
c)
23 artiklassa tarkoitetun jälkipuinnin yhteydessä.
3. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on toimitettava tiedot, jotka osoittavat, missä määrin EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen henkilökohtainen suoritus edistää tulosten ja vaikutuksen tasolla hankkeen ja koko aloitteen tavoitteiden saavuttamista, ottaen huomioon asetuksen (EU) N:o 375/2014 7 artiklassa tarkoitetut indikaattorit. Tietoihin on sisällyttävä anonyymiin muotoon muunnetut tiedot, jotka koskevat EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen työn tuotosten ja tulosten laatua ja jotka ovat käytettävissä arviointitarkoituksiin. Näitä tietoja on käsiteltävä asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa säädettyjen tietosuojasääntöjen mukaisesti.
4. Lähettävien järjestöjen on annettava tukea vastaanottavien järjestöjen valmiuksien kehittämiseen edistymisen, tuotosten ja tulosten mittaamisessa EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen tehtävänkuvauksen ja sen tavoitteiden kannalta.
9 LUKU
SERTIFIOINTIJÄRJESTELMÄ LÄHETTÄVILLE JA VASTAANOTTAVILLE JÄRJESTÖILLE
32 artikla
Vastaanottavien järjestöjen sertifiointijärjestelmä
1. Sertifiointia toivovien vastaanottavien järjestöjen on toimitettava liitteessä III olevassa 1 kohdassa tarkoitettujen vaatimusten mukaisesti objektiivinen ja totuudenmukainen itsearviointi, jossa arvioidaan niiden toimintapolitiikkaa ja käytäntöjä tässä asetuksessa ja asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa vahvistettujen, vapaaehtoisehdokkaita ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia koskevien sääntö- ja menettelyvaatimusten kannalta.
2. Vastaanottavan järjestön on ilmoitettava itsearvioinnissa kaikki puutteet ja parannustarpeet, jotka saattavat edellyttää valmiuksien kehittämistä, jotta järjestö täyttäisi kaikki vaatimukset.
3. Vastaanottavan järjestön on toimitettava itsearvioinnin ohessa kolme liitteessä III olevassa 1 kohdassa vahvistettujen vaatimusten mukaista suositusta kattavien tietojen antamiseksi kaikista EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia koskevista sääntö- ja menettelyvaatimuksista. Suositusten on oltava vähintään kahdelta seuraavista sidosryhmistä:
a)
sertifioitu lähettävä tai vastaanottava järjestö, jonka kanssa hakemuksen esittävä vastaanottava järjestö on jo ollut kumppanuudessa tai on aikeissa perustaa kumppanuuden EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen osallistumista varten;
b)
komission humanitaarisen avun kumppani, jolla on voimassa oleva puitesopimus (kumppanuudesta) ja jonka kanssa hakemuksen esittävä vastaanottava järjestö on tehnyt onnistuneesti yhteistyötä humanitaarisen avun hankkeessa;
c)
asianmukainen kansainvälinen järjestö tai voittoa tavoittelematon organisaatio tai siviililuonteinen julkisoikeudellinen yhteisö, jonka kanssa hakemuksen esittävä vastaanottava järjestö on tehnyt onnistuneesti yhteistyötä humanitaarisen avun hankkeessa;
d)
akkreditointi- tai tarkastusorganisaatio, joka on sertifioinut hakemuksen esittävän vastaanottavan järjestön EU:n vapaaehtoisapua koskevaa aloitetta koskevilla aloilla, jolloin on toimitettava myös asiaa koskevat akkreditointi- tai tarkastusasiakirjat.
4. Täytetyn itsearvioinnin allekirjoittajan on oltava henkilö, jolla on valtuudet edustaa vastaanottavaa järjestöä ja tehdä oikeudellisia sitoumuksia sen puolesta, ja se on lähetettävä 3 kohdassa tarkoitettujen suositusten kanssa komissiolle.
5. Komissio arvioi hakemusta itsearvioinnin ja suositusten perusteella ja voi päättää
a)
myöntää sertifikaatin, jos hakemuksen esittävän vastaanottavan järjestön arvioidaan täyttävän kaikki sääntö- ja menettelyvaatimukset;
b)
olla myöntämättä sertifikaattia, jos hakemuksen esittävä vastaanottava järjestö ei täytä kaikkia sääntö- ja menettelyvaatimuksia.
6. Komissio ilmoittaa hakemuksen esittävälle vastaanottavalle järjestölle kuuden kuukauden kuluessa hakemuksen vastaanottamisesta sertifiointia koskevan päätöksensä ja tuo myös tarvittaessa esiin mahdollisuuksia valmiuksien kehittämisen tukeen uuden hakemuksen tekemistä varten. Hakemuksen esittävä vastaanottava järjestö on tukikelpoinen ja etusijalla valmiuksien kehittämisen tuessa, jos sillä on todettu olevan tarpeita, jotka on täytettävä sen toimittaman valmiuksien kehittämisen strategian perusteella.
33 artikla
Lähettävien järjestöjen sertifiointijärjestelmä
1. Sertifiointia toivovien lähettävien järjestöjen on toimitettava liitteessä III olevassa 2 kohdassa tarkoitettujen vaatimusten mukaisesti objektiivinen ja totuudenmukainen itsearviointi, jossa arvioidaan niiden toimintapolitiikkaa ja käytäntöjä vapaaehtoisehdokkaita ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia koskevien sääntö- ja menettelyvaatimusten kannalta.
2. Lähettävän järjestön on ilmoitettava itsearvioinnissa kaikki puutteet ja parannustarpeet, jotka saattavat edellyttää teknistä apua, jotta järjestö täyttäisi kaikki vaatimukset. Siihen on myös sisällytettävä näytteitä ja niiden tarkastuskeinoja siitä, että kussakin sääntö- ja menettelyvaatimuksessa tarkoitettuja toimintapolitiikkoja ja käytäntöjä sovelletaan, etenkin vapaaehtoisiin.
3. Täytetyn näyttöön perustuvan itsearvioinnin allekirjoittajan on oltava henkilö, jolla on valtuudet edustaa lähettävää järjestöä ja tehdä oikeudellisia sitoumuksia sen puolesta, ja se on lähetettävä 2 kohdassa tarkoitettujen liiteasiakirjojen kanssa komissiolle.
4. Komissio arvioi hakemusta näyttöön perustuvan itsearvioinnin ja liiteasiakirjojen perusteella ja voi päättää
a)
myöntää sertifikaatin, jos hakemuksen esittävän lähettävän järjestön arvioidaan täyttävän kaikki sääntö- ja menettelyvaatimukset;
b)
olla myöntämättä sertifikaattia, jos hakemuksen esittävä lähettävä järjestö ei täytä kaikkia sääntö- ja menettelyvaatimuksia.
5. Komissio ilmoittaa hakemuksen esittävälle lähettävälle järjestölle kuuden kuukauden kuluessa hakemuksen vastaanottamisesta sertifiointia koskevan päätöksensä ja tuo myös tarvittaessa esiin mahdollisuuksia tekniseen apuun uuden hakemuksen tekemistä varten. Lähettävä järjestö on tukikelpoinen ja etusijalla teknisessä avussa, jos sillä on todettu olevan tarpeita, jotka on täytettävä sen toimittaman teknisen avun strategian perusteella.
34 artikla
Oikeussuojakeinot
1. Komissio päätös olla myöntämättä sertifikaattia ja hylätä hakemus merkitsee sitä, että hylätty hakijajärjestö voi hakea uudestaan vasta 12 kuukauden kuluttua siitä päivästä, jolloin hakija on vastaanottanut hylkäämispäätöksen. Päätöksessä ilmoitetaan myös käytettävissä olevat oikeussuojakeinot päätöstä vastaan.
2. Yleisellä tuomioistuimella on Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 256 ja 263 artiklan nojalla sellaisia Euroopan komission säädöksiä koskeva toimivalta, joiden tarkoituksena on tuottaa oikeusvaikutuksia suhteessa kolmansiin osapuoliin. Lisäksi yleisellä tuomioistuimella on SEUT-sopimuksen 256, 268 ja 340 artiklan nojalla toimivalta ratkaista Euroopan komission aiheuttaman vahingon korvausta koskevat riidat, jos kyseessä on sopimussuhteen ulkopuolinen vastuu.
35 artikla
Järjestöjen taloudellinen elinkelpoisuus ja organisatoriset valmiudet
Sertifiointimenettelyn soveltamisalaan ei kuulu sertifioitujen lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen taloudellisen elinkelpoisuuden ja organisatoristen valmiuksien arviointi. Unionin taloudellisen tuen vastaanottamisen edellytyksenä kyseiset elinkelpoisuus ja valmiudet arvioidaan ehdotuspyyntöä seuraavan hakumenettelyn yhteydessä.
36 artikla
Sertifikaatin voimassaolo ja säännölliset tarkastukset
1. Sertifioitujen lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on suoritettava uusi sertifiointi kolmen vuoden kuluttua sertifikaatin myöntämistä koskevan komission päätöksen vastaanottamisesta tai milloin tahansa, jos kyseessä olevia asioita koskevia sääntöjä tai menettelyjä muutetaan merkittävästi.
2. Sertifioitujen lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen voidaan tarvittaessa vaatia suostuvan sertifikaatin voimassaoloaikana komission suorittamiin säännöllisiin tarkastuksiin.
3. Sertifioitujen lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on välittömästi ilmoitettava komissiolle kaikista sellaisista muutoksista niiden oikeudellisessa, taloudellisessa, teknisessä tai organisatorisessa tilanteessa, jotka voivat kyseenalaistaa sääntöjen ja menettelyjen noudattamisen tai aiheuttaa eturistiriitoja. Niiden on myös ilmoitettava komissiolle kaikista niiden nimen, osoitteen tai laillisen edustajan muutoksista.
37 artikla
Sertifikaatin voimassaolon tilapäinen tai lopullinen lakkauttaminen
1. Komissio voi sertifioiduilta lähettäviltä ja vastaanottavilta järjestöiltä saatujen tietojen, myös 36 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuista säännöllisistä tarkastuksista tai millä tahansa muulla tavalla saatujen tietojen, perusteella katsoa, että sertifioitu lähettävä tai vastaanottava järjestö ei enää noudata yhtä tai useampaa sääntöä tai menettelyä. Tässä tapauksessa komissio voi liitteessä III olevassa 3 kohdassa vahvistetun menettelyn mukaisesti toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet, mukaan lukien sertifikaatin voimassaolon tilapäinen tai lopullinen lakkauttaminen.
2. Lähettävä tai vastaanottava järjestö, jonka sertifikaatin voimassaolo on tilapäisesti tai lopullisesti lakkautettu, ei saa sertifikaatin voimassaolon tilapäisen tai lopullisen lakkauttamisen päivästä alkaen lähettää tai vastaanottaa EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoista eikä se voi saada siihen tarkoitettua unionin taloudellista tukea.
3. Sertifikaatin voimassaolon tilapäisen tai lopullisen lakkauttamisen syiden, etenkin EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten turvallisuuden, vuoksi komissio voi vaatia kotiuttamaan voimassaolon tilapäisen tai lopullisen lakkauttamisen aikana kenttätyössä olevat EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiset.
4. Lähettävällä tai vastaanottavalla järjestöllä ei ole oikeutta vaatia korvausta sertifikaatin voimassaolon tilapäisen tai lopullisen lakkauttamisen perusteella.
38 artikla
Vahingonkorvausvastuu
Komissio ei ole lähettävän ja vastaanottavan järjestön sertifioinnin seurauksena vastuussa lähettävän ja vastaanottavan järjestön tai kolmansien osapuolten aiheuttamasta tai kärsimästä menetyksestä tai vahingosta.
10 LUKU
LOPPUSÄÄNNÖKSET
39 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan kolmantena päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 20 päivänä marraskuuta 2014.