ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
KOMISSION DELEGOITU ASETUS (EU) N:o 1042/2014,
annettu 25 päivänä heinäkuuta 2014,
asetuksen (EU) N:o 514/2014 täydentämisestä vastuuviranomaisten nimeämisen ja hallinnointi- ja valvontavastuiden osalta sekä tarkastusviranomaisten aseman ja velvoitteiden osalta
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahastoon sekä poliisiyhteistyön, rikollisuuden ehkäisemisen ja torjumisen sekä kriisinhallinnan rahoitusvälineeseen sovellettavista yleisistä säännöksistä 16 päivänä huhtikuuta 2014 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 514/2014 (1), ja erityisesti sen 26 artiklan 4 kohdan ja 29 artiklan 1 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Jatkuvuuden varmistamiseksi aiempien, yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskevan yleisohjelman vuosien 2007-2013 kehykseen kuuluvien rahastojen täytäntöönpanon ja vuosien 2014-2020 kehykseen kuuluvien erityisasetusten täytäntöönpanon välillä asetuksen (EU) N:o 514/2014 mallina on pitkälti käytetty edellisiä rahastoja koskevia voimassa olevia sääntöjä, mutta huomioon on otettu yhteistyössä toteutettavaan hallinnointiin Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EU, Euratom) N:o 966/2012 (2) tehdyt muutokset.
(2)
Sen varmistamiseksi, että kansallisia ohjelmia täytäntöönpanevilla elimillä on valmiudet täyttää tehtävänsä tehokkaasti ja asetuksen (EU) N:o 514/2014 2 artiklan a alakohdassa tarkoitetuissa erityisasetuksissa määritettyjen tavoitteiden ja painopisteiden mukaisesti, olisi vahvistettava säännöt niiden nimeämiseksi, niiden nimeämisen valvomiseksi ja tarvittaessa nimeämisen purkamiseksi.
(3)
Sen varmistamiseksi, että vastuuviranomaisten vastuut ovat niin kattavat, että ne voivat panna kansallisen ohjelman täytäntöön, on tarpeen vahvistaa säännöt, joissa määritetään niiden hallinnointi- ja valvontavastuut, erityisesti edellytykset, joiden mukaisesti ne voivat siirtää tai ulkoistaa joitakin tehtävistään.
(4)
Unionin rahoituksen myöntämistä kansallisten ohjelmien yhteydessä koskevan valinta- ja myöntämismenettelyn olisi oltava avoimuuden, syrjimättömyyden ja tasavertaisen kohtelun periaatteiden mukainen. Sen vuoksi on tarpeen vahvistaa edellytykset, joiden mukaisesti jäsenvaltioiden olisi pantava täytäntöön kansalliseen ohjelmaan kuuluvat toimet, erityisesti niiden olosuhteiden määrittämiseksi, joissa vastuuviranomainen voi panna hankkeita täytäntöön suoraan.
(5)
Tarkastusten olisi oltava kaikissa jäsenvaltioissa tehokkaita ja laajuudeltaan asianmukaisia, ja ne olisi toteutettava kansainvälisten tilintarkastuskäytäntöjen mukaisesti. Tästä syystä tarkastusviranomaisten asema ja tarkastusnormit olisi määritettävä selkeästi.
(6)
Sen varmistamiseksi, että tarkastusviranomaisten tarkastustoiminta mahdollistaa perusteltujen tarkastuslausuntojen antamisen, olisi määritettävä tarkastustoiminnan lajit.
(7)
Tarkastusviranomaisen toiminnan tuloksista on tärkeää raportoida ajallaan ja asianmukaisesti sekä nimeävälle viranomaiselle että Euroopan komissiolle. Erityisesti on tärkeää, että johdon vahvistuslausuma ja vuotuinen tiivistelmä lopullisista tilintarkastuskertomuksista ja suoritetusta valvonnasta, jotka toimitetaan osana vuosittaista maksupyyntöä, kuvastavat asianmukaisesti tarkastusviranomaisen toimintaa ja päätelmiä. Sen vuoksi tarkastusviranomaisen olisi tarkastustoimintansa osana huolehdittava siitä, että näissä asiakirjoissa esitetään asianmukaisesti sen tarkastustoimintaa koskevat tiedot.
(8)
Tässä asetuksessa säädettyjen toimenpiteiden pikaisen soveltamisen varmistamiseksi ja kansallisten ohjelmien hyväksymisen ja täytäntöönpanon viiveiden estämiseksi asetuksen olisi tultava voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
(9)
Asetus (EU) N:o 514/2014 sitoo Yhdistynyttä kuningaskuntaa ja Irlantia, ja tämän seurauksena niitä sitoo myös tämä asetus.
(10)
Asetus (EU) N:o 514/2014 ja tämä asetus eivät sido Tanskaa,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
I LUKU
YLEISET SÄÄNNÖKSET
1 artikla
Määritelmät
Tässä asetuksessa sovelletaan asetuksen (EU) N:o 514/2014 määritelmiä. Lisäksi tässä asetuksessa tarkoitetaan
a)
’nimeävällä viranomaisella’ asetuksen (EU) N:o 514/2014 26 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua jäsenvaltion ministeriötason viranomaista, joka nimeää vastuuviranomaisen;
b)
’toimivaltaisella viranomaisella’ asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua vastuuviranomaista, tarkastusviranomaista tai tarvittaessa nimettyä valtuutettua viranomaista;
c)
’SFC2014-järjestelmällä’ komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) N:o 802/2014 (3) 2 artiklassa perustettua sähköistä tietojärjestelmää;
d)
’avustussopimuksella’ sopimusta tai vastaavaa oikeudellista välinettä, jonka perusteella vastuuviranomainen myöntää rahoitusta tuensaajalle kansalliseen ohjelmaan perustuvan hankkeen täytäntöönpanoa varten.
II LUKU
VASTUUVIRANOMAINEN
I JAKSO
Vastuuviranomaisen nimeäminen
2 artikla
Vastuuviranomaisen nimeämistä koskevat perusteet ja menettely
1. Vastuuviranomaiseksi nimettävällä elimellä on oltava hallintorakenne ja sisäisen valvonnan järjestelmä, jotka täyttävät tämän asetuksen liitteessä vahvistetut perusteet, jäljempänä ’nimeämisperusteet’. Nimeämisperusteet koskevat
a)
sisäistä ympäristöä;
b)
valvontatoimia;
c)
sisäistä tiedotusta ja viestintää;
d)
sisäistä seurantaa ja raportointia.
Jäsenvaltiot voivat määritellä ylimääräisiä nimeämisperusteita vastuuviranomaisen koon, vastuualojen ja muiden erityispiirteiden huomioon ottamiseksi.
2. Asetuksen (EU) N:o 514/2014 26 artiklan 3 kohdassa tarkoitetun tarkastuselimen on arvioitava, täyttääkö aiottu vastuuviranomainen liitteen nimeämisperusteet, ja sen on dokumentoitava tarkastushavaintonsa, päätelmänsä ja lausuntonsa nimeävälle viranomaiselle osoitetussa tarkastuskertomuksessa.
3. Ellei nimeävä viranomainen ole vakuuttunut siitä, että aiottu vastuuviranomainen täyttää nimeämisperusteet, sen on annettava tälle elimelle tarkat ohjeet puutteiden korjaamiseksi ja asetettava määräaika, johon mennessä perusteiden on täytyttävä, ennen kuin se voidaan nimetä vastuuviranomaiseksi.
Ennen perusteiden täyttymistä elin voidaan nimetä väliaikaisesti vastuuviranomaiseksi enintään 12 kuukauden ajaksi. Tämän väliaikaisen jakson pituuden on oltava oikeassa suhteessa havaittuihin puutteisiin perusteiden mukaisuudessa.
4. Nimettyään vastuuviranomaisen jäsenvaltion on ilmoitettava siitä viipymättä komissiolle SFC2014-järjestelmän välityksellä. Ilmoituksen yhteydessä jäsenvaltion on toimitettava seuraavia seikkoja koskevat asiakirjat:
a)
pääasiallinen vastuunjako vastuuviranomaisen organisaatioyksiköiden välillä;
b)
tarvittaessa vastuuviranomaisen suhde valtuutettuihin viranomaisiin, siirrettäviin toimintoihin ja pääasialliset menettelyt näiden siirrettyjen toimintojen seurantaa varten; ja
c)
tiivistelmä tärkeimmistä menettelyistä, joita sovelletaan tuensaajien maksupyyntöjen käsittelyyn sekä menojen hyväksymiseen ja kirjaamiseen.
3 artikla
Vastuuviranomaisen valvonta ja nimeämisen tarkistaminen
1. Nimeävän viranomaisen on valvottava vastuuviranomaista, erityisesti tämän asetuksen 14 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen tietojen perusteella, ja toteutettava toimenpiteitä mahdollisesti havaittujen puutteiden johdosta.
2. Jäsenvaltioiden on varmistettava, että tiedot, jotka viittaavat siihen, ettei vastuuviranomainen enää täytä nimeämisperusteita, toimitetaan viipymättä nimeävälle viranomaiselle.
3. Ellei vastuuviranomainen enää täytä nimeämisperusteita täysimääräisesti tai sen sisäisen valvonnan järjestelmässä on niin paljon puutteita, että se vaarantaa sen kyvyn hoitaa tehtäviään, nimeävä viranomainen asettaa vastuuviranomaiselle koeajan. Nimeävän viranomaisen on tällaisissa tapauksissa laadittava korjaussuunnitelma, joka vastuuviranomaisen on toteutettava perusteiden täyttymättä jäämisen tai puutteiden vakavuuteen oikeassa suhteessa olevan ajan kuluessa. Tämä ajanjakso saa ulottua enintään 12 kuukauden päähän koeajan alkamisesta.
4. Nimeävän viranomaisen on ilmoitettava viipymättä komissiolle mahdollisesta 3 kohdan mukaisesti laaditusta korjaussuunnitelmasta ja pidettävä komissio ajan tasalla sen edistymisestä.
5. Jos vastuuviranomaisen nimeäminen puretaan, nimeävän viranomaisen on viipymättä nimettävä uusi vastuuviranomainen asetuksen (EU) N:o 514/2014 26 artiklan ja tämän asetuksen 2 artiklan mukaisesti sen varmistamiseksi, että maksut tuensaajille jatkuvat keskeytyksettä.
6. Jos komissio toteaa, että jäsenvaltio ei ole noudattanut velvollisuuttaan laatia 3 kohdan mukainen korjaussuunnitelma tai että vastuuviranomaisen nimeäminen pysyy voimassa, vaikka se ei ole toteuttanut korjaussuunnitelmaa vahvistetussa määräajassa, komissio käsittelee jäljellä olevat puutteet asetuksen (EU) N:o 514/2014 47 artiklassa säädetyn sääntöjenmukaisuuden tarkastamismenettelyn yhteydessä.
II JAKSO
Vastuuviranomaisen hallinnointi- ja valvontavastuut
4 artikla
Vastuuviranomaisen tehtävät
Vastuuviranomaisen on hallinnoitava kansallista ohjelmaa ja pantava se täytäntöön moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti. Sen tehtävänä on
a)
kuulla kumppaneita asetuksen (EU) N:o 514/2014 12 artiklan 1 kohdan mukaisesti;
b)
varmistaa asetuksen (EU) N:o 514/2014 12 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun seurantakomitean asianmukainen toiminta;
c)
esittää komissiolle asetuksen (EU) N:o 514/2014 14 artiklassa tarkoitettu ehdotus kansalliseksi ohjelmaksi ja kaikki siihen myöhemmin tehdyt tarkistukset SFC2014-järjestelmää käyttäen;
d)
määrittää ja vahvistaa hankkeita ja hankkeiden kustannuksia koskevat tukikelpoisuussäännöt kaikkien toimien osalta huolehtien tasapuolisesta kohtelusta ja välttäen kaikkia eturistiriitoja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti;
e)
organisoida ja julkaista tarjouskilpailut ja ehdotuspyynnöt sekä organisoida ja julkistaa hankkeiden valinta ja rahoituksen myöntäminen hankkeisiin kansallisen ohjelman perusteella asetuksen (EU) N:o 514/2014 2 artiklan a alakohdassa tarkoitettujen erityisasetusten laajuuden ja tavoitteiden ja tämän asetuksen 9 artiklassa säädettyjen perusteiden mukaisesti;
f)
varmistaa, että käytössä on järjestelmät, joiden avulla kootaan tarvittavat tiedot yleisistä ja ohjelmakohtaisista indikaattoreista komissiolle raportoimiseksi yhdessä muiden, ohjelmien ja hankkeiden täytäntöönpanoa koskevien tietojen kanssa;
g)
ottaa vastaan komission suorittamat maksut ja maksaa varoja tuensaajille;
h)
varmistaa johdonmukaisuus ja täydentävyys erityisasetusten mukaisesti myönnetyn yhteisrahoituksen ja muista asiaankuuluvista kansallisista ja unionin välineistä myönnettävän rahoituksen välillä;
i)
seurata hankkeita ja tarkistaa, että hankkeita varten ilmoitetut menot ovat todella aiheutuneet ja ovat unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen mukaisia;
j)
varmistaa, että käytössä on sähköinen järjestelmä kansallisen ohjelman kutakin hanketta koskevan kirjanpitoaineiston tallentamista ja säilyttämistä varten ja että varainhoitoa, seurantaa, valvontaa ja arviointia varten tarvittavat täytäntöönpanoa koskevat tiedot kerätään;
k)
varmistaa, että kansallisen ohjelman perusteella rahoitettujen hankkeiden täytäntöönpanoon osallistuvilla tuensaajilla ja muilla elimillä on käytössään joko erillinen kirjanpitojärjestelmä tai soveltuva kirjanpitokoodi kaikille hankkeeseen liittyville tapahtumille, sanotun kuitenkaan rajoittamatta kansallisten kirjanpitosääntöjen soveltamista;
l)
varmistaa, että asetuksen (EU) N:o 514/2014 56 artiklassa ja 57 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut kansallisten ohjelmien arvioinnit toteutetaan asetettujen määräaikojen kuluessa;
m)
varmistaa, että riippumattomat arvioijat saavat asetuksen (EU) N:o 514/2014 56 artiklassa ja 57 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun arvioinnin toteuttamiseksi ja arviointilausunnon laatimiseksi kaikki tarpeelliset tiedot kansallisen ohjelman hallinnoinnista;
n)
ottaa käyttöön menettelyt, joilla varmistetaan, että kaikilla menoja, päätöksiä ja valvontatoimia koskevilla asiakirjoilla on vaadittu kirjausketju ja että niitä säilytetään asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan 5 kohdan perusteella annettujen komission täytäntöönpanoasetusten mukaisesti;
o)
varmistaa, että tarkastusviranomainen saa asetuksen (EU) N:o 514/2014 29 artiklassa tarkoitettujen tarkastusten suorittamiseksi ja tarkastuslausunnon laatimiseksi kaikki tarpeelliset tiedot hallinnoinnista ja sovelletuista valvontamenettelyistä sekä erityisasetusten perusteella rahoitetuista menoista;
p)
laatia asetuksen (EU) N:o 514/2014 54 artiklassa tarkoitetut täytäntöönpanokertomukset ja asetuksen (EU) N:o 514/2014 57 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut arviointikertomukset ja toimittaa ne komissiolle SFC2014-järjestelmän välityksellä;
q)
laatia maksamista koskeva pyyntö asetuksen (EU) N:o 514/2014 44 artiklan mukaisesti ja toimittaa se komissiolle SFC2014-järjestelmän välityksellä;
r)
toteuttaa tiedotus- ja julkistamistoimia ja levittää tietoa ohjelman tuloksista asetuksen (EU) N:o 514/2014 53 artiklan mukaisesti;
s)
suorittaa hallinnollista valvontaa ja paikan päällä tehtäviä tarkastuksia asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan mukaisesti;
t)
tehdä yhteistyötä komission ja muiden jäsenvaltioiden vastuuviranomaisten kanssa; ja
u)
toteuttaa toimenpiteitä tarkastusviranomaisen havaintojen johdosta joko korjaamalla puutteet tai, jos tarkastusviranomaisen havaintoja ei hyväksytä, laatimalla yksityiskohtaiset perustelut.
5 artikla
Valtuutettu viranomainen
1. Vastuuviranomainen voi siirtää osan tehtävistään tai kaikki tehtävänsä nimetylle valtuutetulle viranomaiselle asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti. Tehtävien siirtämisessä on noudatettava moitteettoman varainhoidon periaatteita, ja siinä on varmistettava syrjimättömyyden periaatteen noudattaminen ja unionin rahoituksen näkyvyys. Siirretyt tehtävät eivät saa johtaa eturistiriitoihin.
2. Vastuuviranomaisen valtuutetulle viranomaiselle siirtämien tehtävien laajuus ja niiden hoitamista koskevat yksityiskohtaiset menettelyt on selostettava vastuuviranomaisen ja valtuutetun viranomaisen allekirjoittamassa asiakirjassa. Tässä valtuutusasiakirjassa on mainittava vähintään
a)
asianomainen erityisasetus;
b)
valtuutetulle viranomaiselle siirretyt tehtävät;
c)
valtuutetun viranomaisen velvoite tarkistaa, että tuensaaja noudattaa unionin sääntöjä ja kansallisia sääntöjä;
d)
valtuutetulle viranomaiselle asetettu velvoite perustaa ja pitää voimassa organisaatiorakenne ja hallinnointi- ja valvontajärjestelmä, joka soveltuu sen tehtävien hoitamiseen;
e)
tiedot ja todentavat asiakirjat, jotka valtuutetun viranomaisen on toimitettava vastuuviranomaiselle, ja määräajat, joita sen on noudatettava; ja
f)
vastuuviranomaisen mekanismi valtuutetun viranomaisen seurantaa varten.
3. Asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaan yhteydenpitoa komission kanssa ei voi siirtää. Valtuutettu viranomainen pitää yhteyttä komissioon vastuuviranomaisen kautta.
4. Jos valtuutettu viranomainen ei ole julkishallinnon laitos tai kansallisen lainsäädännön piiriin kuuluva yksityinen elin, joka suorittaa julkisen palvelun tehtävää, vastuuviranomainen ei voi siirtää sille täytäntöönpanovaltuuksia, joihin sisältyy laajaa poliittista harkintavaltaa.
5. Vastuuviranomainen on edelleen vastuussa tehtävistä, jotka se on siirtänyt. Vastuuviranomaisen on tarkasteltava säännöllisesti siirrettyjä tehtäviä sen varmistamiseksi, että toteutettu työ on tyydyttävää ja unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen mukaista.
6. Siirrettyjen tehtävien osalta tätä asetusta sovelletaan vastaavasti valtuutettuun viranomaiseen.
6 artikla
Tehtävien ulkoistaminen
Vastuuviranomainen voi ulkoistaa joitakin tehtävistään. Se on kuitenkin edelleen vastuussa niistä.
Vastuuviranomaisen on tarkasteltava säännöllisesti ulkoistettuja tehtäviä sen varmistamiseksi, että toteutettu työ on tyydyttävää ja unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen mukaista.
III JAKSO
Julkisen vallan käyttöön liittyvät vastuuviranomaisen velvoitteet
7 artikla
Vastuuviranomaisen asema myöntävänä elimenä
1. Vastuuviranomainen myöntää avustuksia kansalliseen ohjelmaan perustuviin hankkeisiin pääsääntöisesti avoimien ehdotuspyyntöjen perusteella.
2. Vastuuviranomainen voi myöntää avustuksia hankkeisiin rajoitetun ehdotuspyynnön perusteella.
Rajoitetut ehdotuspyynnöt ovat avoimia ainoastaan valikoiduille organisaatioille hankkeen erityisluonteen vuoksi tai niiden elinten teknisen tai hallinnollisen pätevyyden vuoksi, joita on pyydetty tekemään ehdotuksia.
Rajoitetun ehdotuspyynnön käyttämistä koskevat perustelut on esitettävä ehdotuspyynnössä.
3. Vastuuviranomainen voi myöntää avustuksia suoraan, jos hankkeen erityisluonne tai asianomaisten elinten tekninen tai hallinnollinen pätevyys eivät mahdollista muuta vaihtoehtoa, esimerkiksi laissa määriteltyjen tai tosiasiallisten monopolien kohdalla.
Suoraan myönnetyn avustuksen käyttämistä koskevat perustelut on esitettävä myöntämispäätöksessä.
4. Asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa, kuten silloin, kun edellisen ehdotuspyynnön perusteella aloitettuja monivuotisia hankkeita jatketaan, tai hätätapauksissa, avustuksia voidaan myöntää ilman ehdotuspyyntöä.
Perustelut avustuksen myöntämiselle ilman ehdotuspyyntöä on esitettävä myöntämispäätöksessä.
5. Jos vastuuviranomainen toimii myöntävänä elimenä, tämän artiklan mukaisesti myönnetyn avustuksen saaja ei voi olla vastuuviranomainen eikä mikään valtuutettu viranomainen.
6. Vastuuviranomaisen on määritettävä, kuka myöntää avustuksia, ja sen on varmistettava eturistiriitojen välttäminen, erityisesti silloin, kun hakijat ovat kansallisia elimiä.
8 artikla
Vastuuviranomaiseen sovellettavat toimeenpanevana elimenä toimimista koskevat edellytykset
1. Vastuuviranomainen voi päättää panna hankkeita täytäntöön suoraan, joko yksin tai yhdessä toisen kansallisen viranomaisen kanssa hallinnollisten valtuuksien tai teknisen asiantuntemuksen vuoksi taikka koska hankkeen luonne ei mahdollista muuta vaihtoehtoa, esimerkiksi laissa määritellyn monopolin tai turvallisuusvaatimusten vuoksi. Tällaisissa tapauksissa vastuuviranomaisen on oltava avustuksen saaja.
2. Perustelut vastuuviranomaisen toimimiselle toimeenpanevana elimenä ja kansallisten viranomaisten valitsemiselle yhteistoimintaa varten 1 kohdassa kuvatulla tavalla on ilmoitettava komissiolle asetuksen (EU) N:o 514/2014 54 artiklassa tarkoitetussa vuotuisessa täytäntöönpanokertomuksessa.
3. Pannessaan hankkeita täytäntöön toimeenpanevana elimenä vastuuviranomaisen on noudatettava vastinetta rahalle -periaatetta ja estettävä eturistiriidat.
4. Hallinnollisessa päätöksessä, jonka perusteella kansalliseen ohjelmaan perustuva hanke yhteisrahoitetaan, on oltava tarpeelliset tiedot, joiden avulla voidaan seurata yhteisrahoitettujen tuotteiden ja palvelujen toteutusta sekä tarkastaa aiheutuneet menot.
5. Jos on todennäköistä, että vastuuviranomainen toimii toimeenpanevana elimenä säännöllisesti,
a)
vastuuviranomainen ja tarkastusviranomainen eivät voi kuulua samaan elimeen muutoin kuin silloin, kun tarkastusviranomainen raportoi ulkopuoliselle elimelle ja sen tarkastustoiminnan riippumattomuus on varmistettu; ja
b)
tämä ei saa vaikuttaa vastuuviranomaisen 4 artiklassa säädettyihin tehtäviin.
9 artikla
Valinta- ja myöntämismenettely
1. Edellä 7 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut ehdotuspyynnöt on julkaistava siten, että varmistetaan avoin kilpailu ja niiden asianmukainen julkaiseminen mahdollisten tuensaajien keskuudessa. Ehdotuspyyntöihin tehdyt olennaiset muutokset on julkaistava samalla tavalla.
Edellä 7 artiklan 1 ja 2 kohdassa tarkoitetuissa ehdotuspyynnöissä on esitettävä ainakin seuraavat seikat:
a)
tavoitteet;
b)
valinta- ja myöntämisperusteet;
c)
unionin ja tarvittaessa kansallisen rahoituksen järjestelyt sekä tapauksen mukaan tiedot mahdollisuudesta hakea korkeampaa yhteisrahoitusosuutta asetuksen (EU) N:o 514/2014 16 artiklan 5 kohdan mukaisesti;
d)
ehdotusten jättämiseen liittyvät järjestelyt ja määräpäivä;
e)
menojen tukikelpoisuutta koskevat säännöt;
f)
hankkeen kesto; ja
g)
säilytettävät ja raportoitavat rahoitus- ja muut tiedot.
2. Vastuuviranomaisen on ennen myöntämispäätöksen tekemistä vakuututtava siitä, että hankkeen tuensaajilla on valmiudet täyttää valinta- ja myöntämisperusteet.
3. Vastuuviranomaisen on määriteltävä ehdotusten vastaanottamista koskevat menettelyt. Sen on analysoitava ehdotukset niiden muodon, teknisten seikkojen, talousarvion ja laadun kannalta ehdotuspyynnöissä määriteltyjen perusteiden mukaisesti avoimella ja syrjimättömällä tavalla. Vastuuviranomaisen on kirjattava muiden hankkeiden hylkäämisperusteet kirjallisesti.
4. Myöntämispäätöksessä on mainittava vähintään tuensaajien nimet, hankkeen olennaiset yksityiskohdat ja sen toiminnalliset tavoitteet, unionin rahoituksen enimmäismäärä ja tukikelpoisten kokonaiskustannusten yhteisrahoituksen enimmäismäärä.
5. Vastuuviranomaisen on ilmoitettava päätöksestään kaikille hakijoille kirjallisesti. Sen on esitettävä hylätyille ehdokkaille näiden hylkäämisen syyt viitaten valinta- ja myöntämisperusteisiin.
10 artikla
Avustuksen virallistamista koskevat asiakirjat vastuuviranomaisen toimiessa myöntävänä elimenä
1. Kun vastuuviranomainen toimii myöntävänä elimenä, sen on vahvistettava hankkeiden hallinnoimista koskevat menettelyt, joissa edellytetään vähintään seuraavia seikkoja:
a)
avustussopimusten allekirjoittaminen tuensaajien kanssa ja
b)
avustussopimusten seuranta, myös niihin tehtävien muutosten osalta, hallinnollisin keinoin, kuten kirjeenvaihdon tai kirjallisten raporttien avulla.
2. Avustussopimuksessa on vahvistettava seuraavat seikat tai siinä on oltava tiedot seuraavista seikoista:
a)
unionin rahoituksen enimmäismäärä;
b)
unionin rahoituksen enimmäisprosenttiosuus asianomaisen erityisasetuksen mukaisesti;
c)
hankkeen yksityiskohtainen kuvaus ja aikataulu;
d)
tarvittaessa tiedot kaikista mittavista tehtävistä, jotka tuensaaja aikoo suorittaa kolmansien osapuolten kanssa tehtävillä alihankintasopimuksilla, ja niihin liittyvät kustannukset;
e)
hankkeen alustava talousarvio ja rahoitussuunnitelma, johon sisältyvät menot ja tulot vahvistettujen tukikelpoisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti;
f)
menetelmä unionin rahoituksen määrän laskemiseksi hankkeen päättyessä;
g)
aikataulu ja sopimuksen täytäntöönpanoa koskevat määräykset, joihin sisältyvät raportointia koskevat velvoitteet, sopimuksen muutokset ja sen päättyminen;
h)
hankkeen operatiiviset tavoitteet, määrälliset tavoitteet ja indikaattorit, joista on raportoitava;
i)
määräys, jossa tuensaajan edellytetään keräävän ajallaan tarvittavat, erityisasetuksissa säädettyjä yhteisiä indikaattoreita ja mahdollisia ohjelmakohtaisia indikaattoreita koskevat tiedot ja raportoimaan nämä tiedot vähintään kerran vuodessa;
j)
tukikelpoisten kustannusten määritelmä, tarvittaessa myös kuvaus vakioyksikkökustannusten mukaisten korvausten, kertakorvausten ja kiinteämääräisen rahoituksen määrittämismenetelmästä;
k)
kirjanpitovaatimukset ja avustuksen maksamiseen liittyvät edellytykset;
l)
kirjausketjuun liittyvät edellytykset;
m)
tietosuojaan liittyvät määräykset; ja
n)
julkaisemiseen liittyvät määräykset.
3. Avustussopimukset on pääsääntöisesti allekirjoitettava ennen kuin kansallisesta ohjelmasta veloitettavat hanketoiminnot alkavat.
4. Avustussopimuksessa on määrättävä nimenomaisesti, että komissiolla tai sen edustajilla ja tilintarkastustuomioistuimella on tarkastusvaltuudet, jotka koskevat kaikkia kansalliseen ohjelmaan perustuvaa unionin rahoitusta saavia tuensaajia, urakoitsijoita ja alihankkijoita, ja ne käyttävät näitä valtuuksia asiakirjatarkastusten ja paikan päällä tehtävien tarkastusten välityksellä.
11 artikla
Avustuksen virallistamista koskevat asiakirjat vastuuviranomaisen toimiessa toimeenpanevana elimenä
1. Vastuuviranomaisen toimiessa toimeenpanevana elimenä sen on vahvistettava hankkeiden hallinnoimista varten menettelyt, joissa edellytetään vähintään seuraavia seikkoja:
a)
hankkeiden yhteisrahoitusta koskevan hallinnollisen päätöksen virallistaminen ja
b)
hallinnollisen päätöksen seuranta, myös siihen tehtävien muutosten osalta, hallinnollisin keinoin, kuten kirjeenvaihdon tai kirjallisten raporttien avulla.
2. Hallinnollisessa päätöksessä on vahvistettava seuraavat seikat tai siinä on oltava tiedot seuraavista seikoista:
a)
unionin rahoituksen enimmäismäärä;
b)
unionin rahoituksen enimmäisprosenttiosuus asianomaisen erityisasetuksen mukaisesti;
c)
hankkeen yksityiskohtainen kuvaus ja aikataulu;
d)
tarvittaessa tiedot kaikista mittavista tehtävistä, jotka tuensaaja aikoo suorittaa kolmansien osapuolten kanssa tehtävillä alihankintasopimuksilla, ja niihin liittyvät kustannukset;
e)
hankkeen alustava talousarvio ja rahoitussuunnitelma, johon sisältyvät menot ja tulot vahvistettujen tukikelpoisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti;
f)
menetelmä unionin rahoituksen määrän laskemiseksi hankkeen päättyessä;
g)
hankkeen operatiiviset tavoitteet, määrälliset tavoitteet ja käytettävät indikaattorit;
h)
määräys, jossa vastuuviranomaisen edellytetään keräävän tarvittavat, erityisasetuksessa säädettyjä yhteisiä indikaattoreita ja mahdollisia ohjelmakohtaisia indikaattoreita koskevat tiedot ja raportoimaan nämä tiedot vähintään kerran vuodessa;
i)
tukikelpoisten kustannusten määritelmä, tarvittaessa myös kuvaus vakioyksikkökustannusten mukaisten korvausten, kertakorvausten ja kiinteämääräisen rahoituksen määrittämismenetelmästä;
j)
kirjanpitovaatimukset ja avustuksen maksamiseen liittyvät edellytykset;
k)
kirjausketjuun liittyvät edellytykset;
l)
tietosuojaan liittyvät määräykset; ja
m)
julkaisemiseen liittyvät määräykset.
3. Hallinnollinen päätös on pääsääntöisesti tehtävä ennen kuin kansallisesta ohjelmasta veloitettavat hanketoiminnot alkavat.
4. Hallinnollisessa päätöksessä on määrättävä nimenomaisesti, että komissiolla tai sen edustajilla ja tilintarkastustuomioistuimella on tarkastusvaltuudet, jotka koskevat kaikkia kansalliseen ohjelmaan perustuvaa unionin rahoitusta saavia tuensaajia, urakoitsijoita ja alihankkijoita, ja ne käyttävät näitä valtuuksia asiakirjatarkastusten ja paikan päällä tehtävien tarkastusten välityksellä.
III LUKU
TARKASTUSVIRANOMAISEN ASEMA JA TARKASTUKSIIN LIITTYVÄT VELVOITTEET
12 artikla
Tarkastusviranomaisen asema
1. Asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 59 artiklan 5 kohdan toisen alakohdan ja asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaan tarkastusviranomainen on toiminnallisesti riippumaton vastuuviranomaisesta. Toiminnallisen riippumattomuuden katsotaan toteutuvan, kun tarkastusviranomaisen ja vastuuviranomaisen välillä ei ole suoraa hierarkkista suhdetta ja tarkastusviranomainen antaa lausuntonsa ja lausumansa täysin itsenäisesti.
2. Kaikki tarkastustyö on toteutettava kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien mukaisesti.
13 artikla
Tarkastustyön ulkoistaminen
Tarkastusviranomainen voi ulkoistaa osan tarkastustyöstään toiselle tarkastuselimelle, edellyttäen, että tämä elin on toiminnallisesti riippumaton vastuuviranomaisesta. Tarkastusviranomaisen on edelleen oltava vastuussa tehtävistä, jotka se on ulkoistanut.
Ulkoistetut tarkastukset on toteutettava kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien mukaisesti ja tarkastusviranomaisen tarkassa seurannassa ja valvonnassa.
14 artikla
Tarkastukset
1. Tarkastusviranomaisen on suoritettava asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 59 artiklan 5 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetun lausunnon antamiseksi järjestelmä- ja tilintarkastuksia.
2. Järjestelmätarkastuksissa on tarkastettava, että vastuuviranomaisen hallinnointi- ja valvontajärjestelmät ovat toimineet tehokkaasti siten, että voidaan saada kohtuullinen varmuus siitä, että vuotuisiin tilityksiin sisällytetyt menot ovat laillisia ja sääntöjenmukaisia.Tarkastusviranomaisen on määritettävä näiden tarkastusten perusteella, täyttääkö vastuuviranomainen edelleen liitteessä säädetyt nimeämisperusteet.
3. Tilintarkastukset on suoritettava kohtuullisen varmuuden saamiseksi siitä, että vuotuiset tilitykset antavat oikean ja riittävän kuvan vastuuviranomaisen ilmoittamista menoista.
Jotta voidaan todeta, että tilitykset antavat oikean ja riittävän kuvan, tarkastusviranomaisen on varmennettava, että kaikki maksetut menot ja saadut julkiset rahoitusosuudet, jotka on kirjattu vastuuviranomaisen tileille kyseisenä varainhoitovuonna, kirjataan asianmukaisesti kirjanpitojärjestelmään ja vastaavat todentavaa kirjanpitoaineistoa, jota vastuuviranomainen säilyttää. Tarkastusviranomaisen on näiden tilitystietojen perusteella erityisesti
a)
tarkastettava, että komissiolle toimitetussa vuotuisen saldon maksamista koskevassa pyynnössä ilmoitettu tukikelpoisten menojen kokonaismäärä on yhdenmukainen vastuuviranomaisen tileihin kirjattujen menojen kanssa, ja jos havaitaan poikkeamia, tilityksessä on annettu täsmäytyksistä riittävät selvitykset;
b)
tarkastettava, että tilivuoden lopun tilanteen mukaisesti peruutetut ja takaisin perityt määrät, takaisin perittävät määrät sekä määrät, joita ei saada perityiksi takaisin, vastaavat vastuuviranomaisen kirjanpitojärjestelmiin vietyjä määriä ja että niistä on laadittu vastuuviranomaisen dokumentoidut päätökset;
c)
varmistettava, että vastuuviranomainen on toteuttanut hallinnolliset ja paikan päällä tehtävät tarkastukset asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan mukaisesti.
Edellä a, b ja c alakohdassa tarkoitetut tarkastukset voidaan tehdä otantamenetelmän avulla.
4. Tarkastusviranomaisen on osana järjestelmä- ja tilintarkastuksiaan suoritettava uudelleen joitakin vastuuviranomaisen toteuttamista hallinnollisista ja paikan päällä tehdyistä tarkastuksista. Tarkastusviranomaisen on määritettävä uudelleen suoritettavien tarkastusten laajuus riskinarviointinsa perusteella.
5. Jos tarkastusviranomaisen järjestelmä- tai tilintarkastusten yhteydessä havaitaan olennaisia puutteita vastuuviranomaisen hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokkaassa toiminnassa, tarkastusviranomaisen on
a)
arvioitava kyseisten puutteiden taloudelliset ja toiminnalliset vaikutukset;
b)
esitettävä vastuuviranomaiselle asianmukaisia suosituksia korjaaviksi ja ennaltaehkäiseviksi toimenpiteiksi;
c)
seurattava vastuuviranomaisen suorittamaa näiden toimenpiteiden toteutusta ja tarkasteltava, onko olemassa toimintasuunnitelma hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokkaan toiminnan palauttamiseksi.
6. Päätettyään 1, 2 ja 3 kohdassa tarkoitetut tarkastustoiminnot tarkastusviranomaisen on raportoitava tuloksista nimeävälle viranomaiselle sekä esitettävä näkemyksensä siitä, täyttääkö vastuuviranomainen edelleen nimeämisperusteet.
7. Tarkastusviranomaisen on varmistettava, että vastuuviranomainen raportoi kaikki sen tarkastustoimintaan liittyvät 1, 2 ja 3 kohdassa tarkoitetut tiedot asianmukaisesti Euroopan komissiolle.
IV LUKU
LOPPUSÄÄNNÖS
15 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa perussopimusten mukaisesti.
Tehty Brysselissä 25 päivänä heinäkuuta 2014.