РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2015/496 НА СЪВЕТА
от 17 март 2015 година
за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския университетски институт във Флоренция
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 352 от него,
като взе предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взе предвид одобрението на Европейския парламент,
в съответствие със специална законодателна процедура,
като има предвид, че:
(1)
В съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (1) историческите архиви на Съюза се съхраняват и се предоставят на разположение на обществеността, когато е възможно, след изтичането на срок от 30 години.
(2)
Задължението за създаване на исторически архиви и за предоставянето им на разположение на обществеността, когато е възможно, се прилага спрямо всяка от институциите, посочени в Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 („институциите“), съгласно установените в него условия.
(3)
В Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се предвижда, че всяка институция разполага своите исторически архиви на мястото, което тя смята за най-подходящо.
(4)
През 1984 г. Европейският парламент, Съветът и Комисията решиха да депозират историческите си архиви в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция, където те се предоставят на разположение на обществеността. За тази цел на 17 декември 1984 г. бе подписан договор между Европейските общности, представлявани от Комисията, и ЕУИ („договор за депозиране“).
(5)
Впоследствие Европейският икономически и социален комитет и Европейската сметна палата взеха решение да се присъединят към условията на договора за депозиране. Европейската инвестиционна банка депозира своите исторически архиви в ЕУИ по силата на отделно съглашение с него, което беше подписано на 1 юли 2005 г., и съгласно„Правилата за историческите архиви“, които бяха приети от управителния комитет на банката на 7 октомври 2005 г. (2)
(6)
Правителството на Италия предостави на ЕУИ безсрочно и безплатно подходящи помещения, за да се осигурят съхранението и защитата на депозираните архиви в съответствие с международно признатите стандарти и да се даде възможност за извършване на справки на място.
(7)
С депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ се цели да се осигури достъп до архивите от едно-единствено място, да се насърчи извършването на справки в тях и да се стимулира изследователската дейност във връзка с историята на европейската интеграция и европейските институции. ЕУИ е реномиран център за академични изследвания и обучение с акцент върху Европа и европейската интеграция. Той е натрупал близо 30-годишен опит в управлението на историческите архиви на Съюза, осигурява съвременни научноизследователски съоръжения и хранилище, изградени специално за съхранението на тези архиви и извършването на справки в тях, и е международно признат като център за тези архиви.
(8)
Продължаващото депозиране на историческите архиви на институциите в ЕУИ следва да бъде включено в законодателството на Съюза, с цел да бъде отразена ролята на ЕУИ като партньор на институциите в управлението на техните исторически архиви.
(9)
Настоящият регламент следва да се прилага по отношение на всички институции и не следва да променя нито тяхната отговорност да отворят своите исторически архиви за обществеността, нито факта, че всяка институция остава собственик на историческите си архиви.
(10)
Специфичното естество на дейностите на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ) обаче оправдава освобождаването им от предвиденото в настоящия регламент задължение да депозират историческите си архиви в ЕУИ. Съдът и ЕЦБ могат да депозират историческите си архиви в ЕУИ на доброволни начала.
(11)
Когато е възможно, институциите и ЕУИ следва да предоставят на обществеността достъп до историческите архиви в цифров вид с цел по-лесното извършване на справки по интернет.
(12)
Личните данни, които се съдържат в историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ, следва да бъдат обработвани в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3).
(13)
В съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 Комисията проведе консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните във връзка със законодателното предложение за настоящия регламент, като той представи становище на 10 октомври 2012 г. (4)
(14)
Подробните разпоредби за управлението на историческите архиви в ЕУИ, включително тяхното депозиране, достъпът до тях и предоставянето им на разположение на обществеността, както и за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ, следва да бъдат предвидени в рамково споразумение за партньорство.
(15)
Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза от страна на ЕУИ следва да се финансират от общия бюджет на Съюза и тези разходи следва да се поемат от всички депозиращи институции.
(16)
Следователно Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 следва да бъде съответно изменен,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се изменя, както следва:
1)
Член 8 се изменя, както следва:
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция, с изключение на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ), депозира в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция документите, които са част от нейните исторически архиви и които тя е отворила за обществеността в съответствие с настоящия регламент. Депозирането се извършва съгласно приложението.
Независимо от първа алинея, по юридически или административни причини депозиращите институции могат да изключат от депозиране в ЕУИ определени оригинални документи. В такъв случай те депозират микрофилм или цифрово копие на тези документи.“
;
б)
добавят се следните параграфи:
„3. Съдът на Европейския съюз и ЕЦБ могат да депозират своите исторически архиви в ЕУИ на доброволни начала.
4. Депозиращите институции запазват собствеността върху архивите си, както и изключителната отговорност за състава на документите и досиетата, които се депозират или се предоставят по друг начин на ЕУИ.
5. Депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ не засяга неприкосновеността на архивите, предвидена в член 2 от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз и Договора за функционирането на Европейския съюз.
6. ЕУИ осигурява съхранението и защитата на депозираните архиви. Съхранението и защитата трябва да са съобразени с международно признатите стандарти за физическа защита на архивите и трябва да отговарят поне на техническите правила и правилата за сигурност, съответстващи на тези, които се използват за съхранение и управление на публичните архиви в Италия. За тази цел депозираните документи се съхраняват в специално изградено хранилище.
7. Единствено ЕУИ носи отговорност за персонала, натоварен с управлението на историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ. ЕУИ прави необходимото персоналът, на който е поверено управлението на историческите архиви, да притежава съответните професионални квалификации, необходими за работа в тази област.
8. Всяка депозираща институция има правото да получава информация за извършваното от ЕУИ управление на архивите ѝ и да прави проверки на архивите, които е депозирала там.
9. ЕУИ предоставя на обществеността достъп до историческите архиви, които е получил съгласно параграфи 1 и 3. Институциите също могат да предоставят на обществеността копие на същите исторически архиви.
10. Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза се финансират с вноски от всички депозиращи институции по съответния бюджетен ред, в рамките на годишните бюджетни кредити, разпределени от бюджетния орган в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (5). С тези финансови вноски не се покриват разходите, свързани с осигуряването и приспособяването на сградите и хранилищата, които да поемат архивите и съответния персонал.
Размерът на вноските, посочени в първа алинея, е пропорционален на размера на съответните щатни разписания на депозиращите институции. Всички вноски се преизчисляват, когато нови институции започнат да депозират в ЕУИ своите исторически архиви или поне на всеки пет години.
11. ЕУИ действа като обработващо лице в съответствие с член 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, следвайки инструкциите на депозиращите институции. ЕУИ обработва всички лични данни, съдържащи се в историческите архиви на институциите, в съответствие с гаранциите, предвидени в посочения по-горе регламент.
12. Европейският надзорен орган по защита на данните запазва надзорните правомощия по отношение на институциите във връзка с обработването на личните данни, съдържащи се в историческите архиви, депозирани в ЕУИ.
2)
Член 9 се изменя, както следва
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция приема вътрешни правила за прилагането на настоящия регламент. Те включват правила за съхранението и отварянето на историческите архиви за обществеността, както и за защитата на личните данни, съдържащи се в тях. Доколкото е възможно, институциите предоставят на обществеността достъп до своите архиви чрез електронни средства, включително цифровизирани архиви и създадени в цифров вид архиви, и улесняват извършването на справки по интернет. Те съхраняват и документи, които съществуват във формат, предназначен за специални нужди (Брайлово писмо, едър шрифт или записи).“
;
б)
добавя се следният параграф:
„3. От името на депозиращите институции Комисията сключва с ЕУИ рамково споразумение за партньорство. Това рамково споразумение за партньорство съдържа подробни разпоредби за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ във връзка с управлението на историческите архиви на Съюза, включително тяхното депозиране, съхранение, достъпа до тях и предоставянето им на разположение на обществеността.“
3)
Текстът в приложението се добавя като приложение към Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83.
Член 2
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 17 март 2015 година.
NEUVOSTON ASETUS (EU) 2015/496,
annettu 17 päivänä maaliskuuta 2015,
asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83 muuttamisesta toimielinten historiallisten arkistojen Firenzen yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin tallettamisen osalta
EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen ja erityisesti sen 352 artiklan,
ottaa huomioon Euroopan komission ehdotuksen,
sen jälkeen kun esitys lainsäätämisjärjestyksessä hyväksyttäväksi säädökseksi on toimitettu kansallisille parlamenteille,
ottaa huomioon Euroopan parlamentin hyväksynnän,
noudattaa erityistä lainsäätämisjärjestystä,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle 1 päivänä helmikuuta 1983 annetun neuvoston asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83 (1) mukaan unionin historialliset arkistot säilytetään ja avataan kaikissa mahdollisissa tapauksissa yleisölle 30 vuoden kuluttua.
(2)
Velvoitetta historiallisten arkistojen perustamiseen ja niiden avaamiseen yleisölle kaikissa mahdollisissa tapauksissa sovelletaan kaikkiin asetuksessa (ETY, Euratom) N:o 354/83 tarkoitettuihin toimielimiin, jäljempänä ’toimielimet’, siinä määrätyin edellytyksin.
(3)
Asetuksessa (ETY, Euratom) N:o 354/83 säädetään, että kukin toimielin voi sijoittaa historiallisen arkistonsa sopivimpana pitämäänsä paikkaan.
(4)
Euroopan parlamentti, neuvosto ja komissio päättivät vuonna 1984 tallettaa historialliset arkistonsa Firenzen yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin, jäljempänä ’EUI’, jossa ne ovat yleisön nähtävissä. Euroopan yhteisöt komission edustuksella ja EUI tekivät asiasta sopimuksen, jäljempänä ’tallettamissopimus’, 17 päivänä joulukuuta 1984.
(5)
Euroopan talous- ja sosiaalikomitea sekä Euroopan tilintarkastustuomioistuin ovat sittemmin sopineet liittyvänsä tallettamissopimukseen. Euroopan investointipankki tallettaa omat historialliset arkistonsa EUI:hin tämän kanssa tekemänsä erillisen sopimuksen nojalla, joka allekirjoitettiin 1 päivänä heinäkuuta 2005, ja Euroopan investointipankin historia-arkistoa koskevien sääntöjen, jotka pankin hallitus hyväksyi 7 päivänä lokakuuta 2005 (2), nojalla.
(6)
Italian hallitus on antanut EUI:n käyttöön pysyvästi ja maksutta soveltuvat tilat, jotta talletetut arkistot voidaan säilyttää ja suojata tunnustettujen kansainvälisten standardien mukaisesti ja jotta niihin voidaan tutustua paikan päällä.
(7)
Toimielinten historiallisten arkistojen tallettamisella EUI:hin pyritään asettamaan nämä arkistot saataville yhteen paikkaan sekä edistämään niihin tutustumista ja Euroopan yhdentymisen ja EU:n toimielinten historian tutkimusta. EUI on tunnettu Eurooppaan ja Euroopan yhdentymiseen keskittyvä akateemisen tutkimuksen ja oppimisen keskus. Sillä on lähes 30 vuoden kokemus unionin historiallisten arkistojen hallinnoinnista, se tarjoaa varta vasten näiden arkistojen säilyttämistä ja niihin tutustumista varten rakennetut nykyaikaiset varastointi- ja tutkimustilat, ja sillä on kansainvälinen maine kyseisten arkistojen keskuksena.
(8)
Toimielinten historiallisten arkistojen tallettamisen jatkaminen EUI:ssa olisi sisällytettävä unionin lainsäädäntöön, mikä kuvastaisi instituutin asemaa toimielinten kumppanina niiden historiallisten arkistojen hallinnoinnissa.
(9)
Tätä asetusta olisi sovellettava kaikkiin toimielimiin eikä sillä ei muutettaisi niiden vastuuta avata historialliset arkistonsa yleisölle, eikä sitä, että kunkin toimielimen historialliset arkistot säilyvät kyseisen toimielimen omistuksessa.
(10)
Euroopan unionin tuomioistuimen ja Euroopan keskuspankin toiminnan erityisluonteen takia on kuitenkin perusteltua, että tämän asetuksen velvoite tallettaa historialliset arkistot EUI:hin ei koske niitä. Euroopan unionin tuomioistuin ja Euroopan keskuspankki voivat tallettaa historialliset arkistonsa EUI:hin vapaaehtoiselta pohjalta.
(11)
Toimielinten ja EUI:n olisi mikäli mahdollista saatettava historialliset arkistot yleisön saataville digitoidussa ja digitaalisessa muodossa, jotta niihin voisi tutustua helpommin internetissä.
(12)
EUI:hin talletettuihin unionin historiallisiin arkistoihin sisältyviä henkilötietoja olisi käsiteltävä yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 (3) mukaisesti.
(13)
Komissio kuuli Euroopan tietosuojavaltuutettua tämän asetuksen antamiseen johtaneesta lainsäädäntöehdotuksesta asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisesti, ja hän antoi sitä koskevan lausuntonsa 10 päivänä lokakuuta 2012 (4).
(14)
Historiallisten arkistojen hallinnoinnista EUI:ssa, mukaan lukien niiden tallettaminen, saatavuus ja yleisön tutustuminen niihin, sekä toimielinten ja EUI:n keskinäisestä asemasta ja vastuista olisi määrättävä kumppanuutta koskevassa puitesopimuksessa.
(15)
EUI:lle unionin historiallisten arkistojen hallinnoinnista koituvat kustannukset olisi rahoitettava unionin yleisestä talousarviosta, ja kaikkien tallettavien toimielinten olisi vastattava niistä.
(16)
Asetus (ETY, Euratom) N:o 354/83 olisi sen vuoksi muutettava vastaavasti,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
Muutetaan asetus (ETY, Euratom) N:o 354/83 seuraavasti:
1)
Muutetaan 8 artikla seuraavasti:
a)
Korvataan 1 kohta seuraavasti:
”1. Kukin toimielin Euroopan unionin tuomioistuinta ja Euroopan keskuspankkia lukuun ottamatta tallettaa Firenzen yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin, jäljempänä ’EUI’, historiallisiin arkistoihinsa kuuluvat asiakirjansa, jotka se on avannut yleisölle tämän asetuksen mukaisesti. Tallettaminen tapahtuu liitteen mukaisesti.
Sen estämättä, mitä ensimmäisessä alakohdassa säädetään, tallettavat toimielimet voivat oikeudellisista tai hallinnollisista syistä olla tallettamatta tiettyjä alkuperäisiä asiakirjoja EUI:hin. Siinä tapauksessa ne tallettavat mikrotallenteen tai digitaalisen kopion kyseisistä asiakirjoista.”
b)
Lisätään kohdat seuraavasti:
”3. Euroopan unionin tuomioistuin ja Euroopan keskuspankki voivat tallettaa historialliset arkistonsa EUI:hin vapaaehtoiselta pohjalta.
4. Tallettavat toimielimet pysyvät arkistojensa omistajina ja ovat yksinomaisesti vastuussa EUI:hin talletettujen tai muulla tavoin EUI:n saataville asetettujen asiakirjojen ja tiedostojen koostumuksesta.
5. Toimielinten historiallisten arkistojen tallettaminen EUI:hin ei vaikuta arkistojen suojeluun, josta säädetään Euroopan unionista tehdyn sopimuksen ja Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen liitteenä olevan Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan N:o 7 2 artiklassa.
6. EUI on vastuussa talletettujen arkistojen säilyttämisestä ja suojelusta. Säilyttämisen ja suojelun on oltava arkistojen fyysistä suojelua koskevien tunnustettujen kansainvälisten standardien mukaista, ja siinä on noudatettava vähintään julkisten arkistojen säilyttämiseen ja hallinnointiin Italiassa sovellettavia teknisiä sääntöjä ja turvallisuussääntöjä. Tämän vuoksi talletettuja asiakirjoja on säilytettävä tätä tarkoitusta varten rakennetuissa varastointitiloissa.
7. EUI on yksin vastuussa EUI:hin talletettuja unionin historiallisia arkistoja hallinnoimaan palkatusta henkilöstöstä. EUI:n on varmistettava, että historiallisia arkistoja hallinnoimaan määrätyllä henkilöstöllä on alalla työskentelemiseen tarvittava vaadittu ammattipätevyys.
8. Kullakin tallettavalla toimielimellä on oikeus saada tietoja arkistojensa hallinnoinnista EUI:ssa ja oikeus tarkastaa sinne tallettamansa arkistot.
9. EUI:n on asetettava yleisön saataville historialliset arkistot, jotka sille luovutetaan 1 ja 3 kohdan nojalla. Toimielimet voivat myös asettaa yleisön saataville kopion samoista historiallisista arkistoista.
10. Unionin historiallisten arkistojen hallinnoinnista koituvat kustannukset rahoitetaan kaikkien tallettavien toimielinten rahoitusosuuksista asianomaisiin budjettikohtiin ja budjettivallan käyttäjän unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 (5) mukaisesti vuosittain käyttöön asettamien määrärahojen rajoissa. Kyseisillä rahoitusosuuksilla ei kateta kustannuksia, jotka liittyvät arkistojen ja niitä hoitavan henkilöstön edellyttämien rakennusten ja varastointitilojen tarjoamiseen ja muuntamiseen.
Edellä 1 alakohdassa tarkoitetut rahoitusosuudet suhteutetaan tallettavien toimielinten henkilöstötaulukoiden kokoon. Kukin rahoitusosuus lasketaan uudelleen, kun jokin uusi toimielin alkaa tallettaa historialliset arkistonsa EUI:hin, tai vähintään joka viides vuosi.
11. EUI toimii henkilötietojen käsittelijänä asetuksen (EY) N:o 45/2001 2 artiklan ja tallettavien toimielinten ohjeiden mukaisesti. EUI:n on käsiteltävä toimielinten historiallisiin arkistoihin sisältyviä henkilötietoja kyseisessä asetuksessa säädettyjen takeiden mukaisesti.
12. Euroopan tietosuojavaltuutetulla on edelleen toimielimiin kohdistuvat valvontavaltuudet EUI:hin talletettuihin historiallisiin arkistoihin sisältyvien henkilötietojen käsittelyn osalta.
.
2)
Muutetaan 9 artikla seuraavasti:
a)
Korvataan 1 kohta seuraavasti:
”1. Kukin toimielin vahvistaa tämän asetuksen soveltamista koskevat sisäiset säännöt. Niihin sisältyvät säännöt historiallisten arkistojen säilyttämisestä ja avaamisesta yleisölle sekä niihin sisältyvien henkilötietojen suojasta. Mikäli mahdollista, toimielimet saattavat arkistonsa yleisön saataville sähköisessä muodossa, digitoidut ja alkuaan digitaaliset arkistot mukaan luettuina, ja helpottavat niihin tutustumista internetissä. Toimielimet säilyttävät myös erityistarpeisiin mukautetuissa muodoissa (kuten pistekirjoitus, isokokoinen teksti tai äänitteet) saatavilla olevat asiakirjat.”
b)
Lisätään kohta seuraavasti:
”3. Komissio tekee tallettavien toimielinten puolesta kumppanuutta koskevan puitesopimuksen EUI:n kanssa. Kumppanuutta koskevaan puitesopimukseen sisällytetään yksityiskohtaiset määräykset toimielinten ja EUI:n keskinäisestä asemasta ja vastuista unionin historiallisten arkistojen hallinnoinnissa, mukaan lukien niiden tallettaminen, säilyttäminen, saatavuus ja yleisön tutustuminen niihin.”
3)
Lisätään liitteen teksti asetuksen (EY, Euratom) N:o 354/83 liitteeksi.
2 artikla
Tämä asetus tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 17 päivänä maaliskuuta 2015.