РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1011/2014 НА КОМИСИЯТА
от 22 септември 2014 година
за определяне на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на образците за предоставяне на определена информация на Комисията и подробни правила за обмен на информация между бенефициерите и управляващите органи, сертифициращите органи, одитните органи и междинните звена
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 17 декември 2013 г. за определяне на общоприложими разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и Европейския фонд за морско дело и рибарство и за определяне на общи разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд и Европейския фонд за морско дело и рибарство, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1083/2006 на Съвета (1), и по-специално член 41, параграф 4, член 102, параграф 1, член 112, параграф 5, член 122, параграф 3, член 124, параграф 7, член 131, параграф 6 и член 137, параграф 3 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 184/2014 на Комисията (2) се определят разпоредбите, необходими за подготовката на програмите. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от европейските структурни и инвестиционни фондове („ЕСИ фондовете“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби във връзка с прилагането на Регламент (ЕС) № 1303/2013. За да се даде възможност за един цялостен поглед и да се улесни достъпът до тези разпоредби, въпросните разпоредби следва да бъдат определени в един акт за изпълнение.
(2)
С цел да се гарантират съгласуваността и качеството на информацията, предоставяна от управляващия орган на Комисията, включително ясни изявления относно осъществимостта на инвестицията и икономическата жизнеспособност на големия проект, следва да бъде установен стандартен формат, с който да се определят единни изисквания към структурата и съдържанието на предоставяната информация във връзка с нотифицирането на Комисията за избраните големи проекти.
(3)
С цел да се гарантират по-голяма ефикасност и прозрачност при изпълнението на програмите, финансирани от европейските структурни и инвестиционни фондове, следва да бъдат установени образецът за предаване на финансови данни, образецът на заявления за плащане и, в съответствие с член 41, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, образецът, който да бъде използван при предоставянето на допълнителна информация за финансовите инструменти заедно със заявленията за плащане до Комисията, както и образецът за отчетите за оперативните програми.
(4)
За същата цел следва да бъдат установени образецът за описание на действащите функции и процедури, свързани с управляващия орган и, в зависимост от случая, със сертифициращия орган, и образецът за доклад и становище на независимата одитна структура. С тези образци следва да се определят техническите характеристики на всяко поле в електронната система за обмен на данни. Тъй като тези образци ще послужат за основа при разработването на електронната система за обмен на данни, предвидена в член 74, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, с тях също така следва да се определи по какъв начин данните за допустимите разходи ще бъдат въвеждани в тази система за електронен обмен на информация.
(5)
Следва да бъдат установени подробни правила относно обхвата и характеристиките на системите, поддържащи електронния обмен на информация между бенефициерите и управляващия орган, сертифициращия орган, одитния орган и междинните звена, така че на държавите членки да се предостави правна сигурност по отношение на задълженията, които те трябва да изпълнят в нормативно установения срок, посочен в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
(6)
За да се намали административната тежест за бенефициерите по ефективен, ефикасен и задоволителен за тях начин, като същевременно се гарантира ефикасният, ефективен и сигурен електронен обмен на информация, следва да бъдат уточнени някои основни изисквания и технически характеристики за системите, посочени в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
(7)
Следва да бъдат определени принципите и приложимите правила по отношение на предаването на документи и данни чрез системите, свързани с идентифицирането на страната, отговаряща за качването на документите и всяка тяхна актуализация, включително алтернативно решение, в случай че непреодолима сила попречи на използването на системите.
(8)
С настоящия регламент следва да се зачитат основните права и принципите, заложени в Хартата на основните права на Европейския съюз, и по-специално правото на защита на личните данни. Поради това настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с тези права и принципи. По отношение на личните данни, обработвани от държавите членки, се прилага Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (3). По отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Съюза и свободното движение на тези данни се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
(9)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета за координация на европейските структурни и инвестиционни фондове,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБРАЗЦИ И ФОРМАТ ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ ПРИ ПРЕДОСТАВЯНЕТО НА ОПРЕДЕЛЕНА ИНФОРМАЦИЯ НА КОМИСИЯТА
Член 1
Формат на нотификацията за избран голям проект
Нотификацията за избран голям проект от управляващия орган до Комисията в съответствие с член 102, параграф 1, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с формата, установен в приложение I към настоящия регламент.
Член 2
Образец за предаване на финансови данни
При подаването на финансови данни до Комисията за целите на мониторинга в съответствие с член 112 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 държавите членки използват образеца, установен в приложение II към настоящия регламент.
Член 3
Образец за описанието на действащите функции и процедури, свързани с управляващия орган и сертифициращия орган
1. Описанието на функциите и процедурите, свързани с управляващия орган и - в зависимост от случая - сертифициращия орган, се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение III към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единно описание на функциите и процедурите, посочени в параграф 1.
Член 4
Образец на доклад на независимата одитна структура
1. Одитният доклад на независимата одитна структура по член 124, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение IV към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единен одитен доклад в съответствие с предвиденото в параграф 1.
Член 5
Образец на становище на независимата одитна структура
1. Становището на независимата одитна структура по член 124, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение V към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единно становище в съответствие с предвиденото в параграф 1.
Член 6
Образец на заявлението за плащане, включващ допълнителна информация за финансовите инструменти
Заявлението за плащане, посочено в член 41, параграф 4 и член 131, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение VI към настоящия регламент, и включва, ако е приложимо, допълнителна информация за финансовите инструменти.
Член 7
Образец за отчетите
Отчетите по член 137, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се представят на Комисията в съответствие с образеца, установен в приложение VII към настоящия регламент.
ГЛАВА II
ПОДРОБНИ ПРАВИЛА ОТНОСНО ОБМЕНА НА ИНФОРМАЦИЯ МЕЖДУ БЕНЕФИЦИЕРИТЕ И УПРАВЛЯВАЩИТЕ ОРГАНИ, СЕРТИФИЦИРАЩИТЕ ОРГАНИ, ОДИТНИТЕ ОРГАНИ И МЕЖДИННИТЕ ЗВЕНА
Член 8
Определение и обхват на електронните системи за обмен на данни
1. Терминът „електронни системи за обмен на данни“, позоваване на който се съдържа в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, означава механизми и инструменти, позволяващи електронен обмен на документи и данни, включително аудио-визуални медийни носители, сканирани документи и електронни файлове.
Обменът на документи и данни включва информацията за постигнатия напредък, исканията за плащания и обмена на информация във връзка с проверките на управлението и одитите.
2. Електронните системи за обмен на данни дават възможност да се извършват административни проверки по отношение на всяко заявление за възстановяване, подадено от бенефициерите по силата на член 125, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, и одитите да се основават на информацията и документите, достъпни чрез електронните системи за обмен на данни, когато такава информация и документи се обменят в електронен вид в съответствие с член 122, параграф 3 от посочения регламент. Документи на хартиен носител могат да бъдат изисквани от компетентните органи само в изключителни случаи, след извършен анализ на риска и само ако документите на хартиен носител са истинският източник на сканираните документи, качени в електронните системи за обмен на данни.
Член 9
Характеристики на електронните системи за обмен на данни
1. Електронните системи за обмен на данни гарантират сигурността, неприкосновеността и поверителността на данните, както и автентификацията на изпращача в съответствие с член 122, параграф 3, член 125, параграф 4, буква г) и параграф 8 и член 140 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
Електронните системи за обмен на данни са достъпни и функционират по време на и извън стандартното работно време, с изключение на дейностите по техническа поддръжка.
2. Ако по своя собствена инициатива отделна държава членка наложи на бенефициерите задължителното използване на електронни системи за обмен на данни, тя гарантира, че техническите характеристики на тези системи няма да попречат на нормалното усвояване на фондовете, нито ще ограничат достъпа на отделни бенефициери.
Това изискване не се прилага за електронните системи за обмен на данни за бенефициерите, чието използване е било направено задължително от държава членка по време на предходния програмен период и които отговарят на другите изисквания, предвидени в настоящия регламент.
3. Електронните системи за обмен на данни притежават като минимум следните функционални характеристики:
а)
интерактивни и/или предварително попълнени от системата формуляри въз основа на данните, които се съхраняват по време на последователните етапи от процедурите;
б)
автоматични изчисления, ако е приложимо;
в)
вградени автоматични средства за контрол, които намаляват в рамките на възможното повторния обмен на документи или информация;
г)
генерирани от системата сигнали с цел уведомяване на бенефициера за това, че могат да бъдат изпълнени определени дейности;
д)
онлайн проследяване на статуса, позволяващо на бенефициера да следи текущото състояние на проекта;
е)
достъпност на всички предходни данни и документи, обработени чрез системата за електронен обмен на данни.
Член 10
Предаване на документи и данни чрез електронната система за обмен на данни
1. Бенефициерите и органите, посочени в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, добавят документите и данните, за които отговарят, и всички техни актуализации в електронната система за обмен на данни в електронен формат, определен от държавата членка.
Държавата членка определя подробните условия за електронния обмен на данни в документа, в който се определят условията за предоставяне на подкрепа за всяка операция, посочена в член 125, параграф 3, буква в) от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
2. Обменът на данни и трансакциите са придружени от електронен подпис, съвместим с един от трите вида електронни подписи, определени от Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5).
3. За дата на предаване на документите и данните от бенефициера на органите, посочени в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, и обратно се счита датата на подаване по електронен път на информацията, която се съхранява в електронната система за обмен на данни.
4. Предоставянето на документи и данни чрез електронната система за обмен на данни става само чрез еднократно предаване, както е посочено в член 122, параграф 3, втора алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, по отношение на същата операция за всички органи, изпълняващи една и съща програма.
Тези органи си сътрудничат на правно, организационно, семантично и техническо равнище, което гарантира ефикасната комуникация помежду им, както и обмена и повторната употреба на съответната информация и знания.
Тези разпоредби се прилагат, без да се засягат процедурите, които позволяват на бенефициера да актуализира грешни или остарели данни или нечетливи документи.
5. Електронните системи за обмен на данни са достъпни било пряко чрез интерактивен потребителски интерфейс (уеб приложение), било чрез технически интерфейс, който позволява автоматичното синхронизиране и предаване на данни между системите на бенефициерите и на държавите членки.
6. По време на обработката на информацията електронните системи за обработка на данни гарантират защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни за физическите лица и опазването на търговската тайна за юридическите лица в съответствие с Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (6), Директива 2009/136/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (7) и Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (8).
7. В случай на непреодолима сила, и по-специално в случай на неизправност на системата за електронен обмен на данни или липса на стабилна връзка за данни, съответният бенефициер може да предостави изискуемата информация на компетентните органи под формата и при използване на средствата, определени от държавата членка за подобни случаи. Веднага след като отпадне причината за непреодолимата сила, държавата членка гарантира, че съответните документи са включени в базата данни, свързана с електронната система за обмен на данни.
Чрез дерогация от параграф 3, за дата на предоставяне на изискуемата информация се счита датата на изпращане на документите в изискуемата форма.
8. Държавите членки гарантират, че всички бенефициери могат да използват електронните системи за обмен на данни, посочени в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, включително бенефициерите по текущи операции към датата, на която се въвеждат в редовна експлоатация електронните системи за обмен на данни, за които се прилага електронният обмен на данни.
Член 11
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 22 септември 2014 година.
KOMISSION TÄYTÄNTÖÖNPANOASETUS (EU) N:o 1011/2014,
annettu 22 päivänä syyskuuta 2014,
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 1303/2013 täytäntöönpanoa koskevista yksityiskohtaisista säännöistä tiettyjen tietojen toimittamista komissiolle koskevien mallien sekä tuensaajien ja hallintoviranomaisten, todentamisviranomaisten, tarkastusviranomaisten ja välittävien elinten välisen tiedonvaihdon osalta
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon Euroopan aluekehitysrahastoa, Euroopan sosiaalirahastoa, koheesiorahastoa, Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahastoa ja Euroopan meri- ja kalatalousrahastoa koskevista yhteisistä säännöksistä sekä Euroopan aluekehitysrahastoa, Euroopan sosiaalirahastoa, koheesiorahastoa ja Euroopan meri- ja kalatalousrahastoa koskevista yleisistä säännöksistä sekä neuvoston asetuksen (EY) N:o 1083/2006 kumoamisesta 17 päivänä joulukuuta 2013 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 1303/2013 (1) ja erityisesti sen 41 artiklan 4 kohdan, 102 artiklan 1 kohdan, 112 artiklan 5 kohdan, 122 artiklan 3 kohdan, 124 artiklan 7 kohdan, 131 artiklan 6 kohdan ja 137 artiklan 3 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Komission täytäntöönpanoasetuksessa (EU) N:o 184/2014 (2) vahvistetaan ohjelmien valmisteluun tarvittavat säännökset. Euroopan rakenne- ja investointirahastoista, jäljempänä ’ERI-rahastot’, rahoitettavien ohjelmien täytäntöönpanon varmistamiseksi on tarpeen vahvistaa lisäsäännöksiä asetuksen (EU) N:o 1303/2013 soveltamisesta. Nämä säännökset olisi vahvistettava yhdessä täytäntöönpanosäädöksessä, jotta niistä saa helposti kattavan kuvan ja ne ovat helposti saatavilla.
(2)
Jotta voidaan varmistaa hallintoviranomaisen komissiolle toimittamien tietojen johdonmukaisuus ja laatu, mukaan lukien selkeät lausunnot investoinnin toteutettavuudesta ja suurhankkeen taloudellisesta elinkelpoisuudesta, olisi laadittava vakiomalli, jossa vahvistetaan yhdenmukaiset vaatimukset valituista suurhankkeista komissiolle ilmoitettavien tietojen rakenteelle ja sisällölle.
(3)
Jotta voidaan varmistaa ERI-rahastoista rahoitettavien ohjelmien tehokkaampi ja läpinäkyvämpi täytäntöönpano, olisi vahvistettava taloudellisia tietoja toimitettaessa käytettävä malli, maksatushakemusten malli, asetuksen (EU) N:o 1303/2013 41 artiklan 4 kohdan mukainen malli, jota on käytettävä annettaessa rahoitusvälineisiin liittyviä lisätietoja komissiolle toimitettavien maksupyyntöjen mukana, sekä malli toimenpideohjelmista laadittavaa tilitystä varten.
(4)
Samasta syystä olisi vahvistettava malli, jossa kuvaillaan hallintoviranomaisen, ja tapauksen mukaan todentamisviranomaisen, tehtäviä ja menettelyjä, sekä malli riippumattoman tarkastuselimen kertomusta ja lausuntoa varten. Niissä olisi määritettävä sähköisen tiedonvaihtojärjestelmän kunkin tietokentän tekniset ominaisuudet. Koska kyseiset mallit muodostavat perustan asetuksen (EU) N:o 1303/2013 74 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun sähköisen tiedonvaihtojärjestelmän kehittämiselle, niissä olisi myös vahvistettava menettelyt, joiden mukaisesti tukikelpoisia menoja koskevat tiedot tallennetaan sähköiseen tiedonvaihtojärjestelmään.
(5)
Olisi vahvistettava yksityiskohtaiset säännöt, jotka koskevat niiden järjestelmien laajuutta ja ominaisuuksia, jotka tukevat tuensaajien ja hallintoviranomaisen, todentamisviranomaisen, tarkastusviranomaisen ja välittävien elinten välistä sähköistä tiedonvaihtoa, jotta jäsenvaltiot saavat oikeusvarmuuden velvoitteista, jotka niiden on täytettävä asetuksen (EU) N:o 1303/2013 122 artiklan 3 kohdassa säädetyssä määräajassa.
(6)
Jotta voidaan vähentää tuensaajille aiheutuvaa hallinnollista rasitusta tehokkaasti ja tyydyttävällä tavalla ja samalla varmistaa tehokas, tuloksekas ja turvallinen sähköinen tiedonvaihto, asetuksen (EU) N:o 1303/2013 122 artiklan 3 kohdassa tarkoitettuja järjestelmiä varten olisi määritettävä joitakin perustason vaatimuksia ja teknisiä ominaisuuksia.
(7)
Olisi määritettävä järjestelmien kautta toimitettavia asiakirjoja ja tietoja koskevat periaatteet ja säännöt, jotka liittyvät sen tahon nimeämiseen, joka vastaa asiakirjojen tallentamisesta järjestelmään ja niihin tehtävistä päivityksistä, mukaan lukien vaihtoehtoinen ratkaisu sen varalta, että ylivoimainen este estää järjestelmien käytön.
(8)
Tässä asetuksessa olisi kunnioitettava perusoikeuksia ja noudatettava Euroopan unionin perusoikeuskirjassa tunnustettuja periaatteita, erityisesti oikeutta henkilötietojen suojaan. Tätä asetusta olisi näin ollen sovellettava kyseisten oikeuksien ja periaatteiden mukaisesti. Jäsenvaltioiden suorittaman henkilötietojen käsittelyn osalta sovelletaan Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviä 95/46/EY (3). Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 45/2001 (4) sovelletaan, kun kyseessä ovat unionin toimielinten ja elinten suorittama henkilötietojen käsittely ja näiden tietojen vapaa liikkuvuus.
(9)
Tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat Euroopan rakenne- ja investointirahastojen yhteensovittamisesta vastaavan komitean lausunnon mukaiset,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
I LUKU
MALLIT, JOITA KÄYTETÄÄN TIETTYJEN TIETOJEN TOIMITTAMISEEN KOMISSIOLLE
1 artikla
Valittua suurhanketta koskevan ilmoituksen malli
Hallintoviranomaisen komissiolle tekemä valittua suurhanketta koskeva asetuksen (EU) N:o 1303/2013 102 artiklan 1 kohdan ensimmäisen alakohdan mukainen ilmoitus laaditaan tämän asetuksen liitteessä I esitetyn mallin mukaisesti.
2 artikla
Malli taloudellisten tietojen toimittamista varten
Jäsenvaltioiden on käytettävä tämän asetuksen liitteessä II esitettyä mallia toimittaessaan komissiolle taloudellisia tietoja seurantaa varten asetuksen (EU) N:o 1303/2013 112 artiklan mukaisesti.
3 artikla
Malli hallintoviranomaisen ja todentamisviranomaisen tehtävien ja menettelyjen kuvausta varten
1. Kuvaus hallintoviranomaisen, ja tapauksen mukaan todentamisviranomaisen, tehtävistä ja menettelyistä on laadittava tämän asetuksen liitteessä III esitetyn mallin mukaisesti.
2. Jos yhteistä järjestelmää sovelletaan useampiin toimenpideohjelmiin, edellä 1 kohdassa tarkoitetuista tehtävistä ja menettelyistä voidaan laatia yksi kuvaus.
4 artikla
Malli riippumattoman tarkastuselimen kertomusta varten
1. Asetuksen (EU) N:o 1303/2013 124 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu riippumattoman tarkastuselimen kertomus on laadittava tämän asetuksen liitteessä IV esitetyn mallin mukaisesti.
2. Jos yhteistä järjestelmää sovelletaan useampiin toimenpideohjelmiin, voidaan laatia yksi edellä 1 kohdassa tarkoitettu tarkastuskertomus.
5 artikla
Malli riippumattoman tarkastuselimen lausuntoa varten
1. Asetuksen (EU) N:o 1303/2013 124 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu riippumattoman tarkastuselimen lausunto on laadittava tämän asetuksen liitteessä V esitetyn mallin mukaisesti.
2. Jos yhteistä järjestelmää sovelletaan useampiin toimenpideohjelmiin, voidaan laatia yksi edellä 1 kohdassa tarkoitettu lausunto.
6 artikla
Malli rahoitusvälineitä koskevia lisätietoja sisältävää maksatushakemusta varten
Asetuksen (EU) N:o 1303/2013 41 artiklan 4 kohdassa ja 131 artiklan 6 kohdassa tarkoitettu maksatushakemus on laadittava tämän asetuksen liitteessä VI esitetyn mallin mukaisesti, ja siihen on tarvittaessa sisällytettävä rahoitusvälineitä koskevia lisätietoja.
7 artikla
Tilityksen malli
Asetuksen (EU) N:o 1303/2013 137 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu tilitys on toimitettava komissiolle tämän asetuksen liitteessä VII esitetyn mallin mukaisesti.
II LUKU
YKSITYISKOHTAISET SÄÄNNÖT, JOTKA KOSKEVAT TUENSAAJIEN JA HALLINTOVIRANOMAISTEN, TODENTAMISVIRANOMAISTEN, TARKASTUSVIRANOMAISTEN JA VÄLITTÄVIEN ELINTEN VÄLISTÄ TIEDONVAIHTOA
8 artikla
Sähköisten tiedonvaihtojärjestelmien määritelmä ja soveltamisala
1. Asetuksen (EU) N:o 1303/2013 122 artiklan 3 kohdan ensimmäisessä alakohdassa mainituilla ’sähköisillä tiedonvaihtojärjestelmillä’ tarkoitetaan mekanismeja ja välineitä, jotka mahdollistavat asiakirjojen ja tietojen sähköisen vaihdon, mukaan lukien audiovisuaaliset viestimet, skannatut asiakirjat ja sähköiset tiedostot.
Asiakirjojen ja tietojen vaihtoon kuuluvat raportointi edistymisestä, maksatushakemukset sekä hallinnoinnin tarkastuksiin ja muihin tarkastuksiin liittyvä tiedonvaihto.
2. Sähköisten tiedonvaihtojärjestelmien avulla asetuksen (EU) N:o 1303/2013 125 artiklan 5 kohdan mukaiset, tuensaajan kutakin korvaushakemusta koskevat hallinnolliset varmennukset ja tarkastukset on voitava tehdä siten, että ne perustuvat sähköisten tiedonvaihtojärjestelmien kautta saatavilla oleviin tietoihin ja asiakirjoihin, kun tällaisia tietoja ja asiakirjoja vaihdetaan sähköisessä muodossa kyseisen asetuksen 122 artiklan 3 kohdan mukaisesti. Asianomaiset vastuuviranomaiset voivat pyytää paperisia asiakirjoja vain poikkeustapauksissa riskianalyysin perusteella ja edellyttäen, että paperiset asiakirjat ovat sähköiseen tiedonvaihtojärjestelmään skannattujen asiakirjojen todelliset alkuperäiskappaleet.
9 artikla
Sähköisten tiedonvaihtojärjestelmien ominaisuudet
1. Sähköisillä tiedonvaihtojärjestelmillä on varmistettava tietoturva, tietojen eheys ja luottamuksellisuus sekä lähettäjän todentaminen asetuksen (EU) N:o 1303/2013 122 artiklan 3 kohdan, 125 artiklan 4 kohdan d alakohdan, 125 artiklan 8 kohdan ja 140 artiklan mukaisesti.
Sähköisten tiedonvaihtojärjestelmien on oltava saatavilla ja toimintakunnossa tavanomaisen virka-ajan aikana ja sen ulkopuolella, pois lukien teknisten kunnossapitotoimien vaatima aika.
2. Jos jäsenvaltio omasta aloitteestaan edellyttää, että tuensaajat käyttävät pelkästään sähköisiä tiedonvaihtojärjestelmiä, sen on varmistettava, että kyseisten järjestelmien tekniset ominaisuudet eivät haittaa rahastojen sujuvaa täytäntöönpanoa eivätkä rajoita tuensaajien pääsyä järjestelmään.
Tätä vaatimusta ei sovelleta tuensaajien käyttämiin sähköisiin tiedonvaihtojärjestelmiin, jotka jäsenvaltio määräsi pakollisiksi edellisen ohjelmakauden aikana ja jotka ovat muilta osin tässä asetuksessa säädettyjen vaatimusten mukaisia.
3. Sähköisissä tiedonvaihtojärjestelmissä on oltava vähintään seuraavat toiminnot:
a)
vuorovaikutteiset ja/tai järjestelmän esitäyttämät lomakkeet, jotka perustuvat menettelyn peräkkäisissä vaiheissa tallennettaviin tietoihin;
b)
tarpeen mukaan automaattiset laskentatoiminnot;
c)
automaattiset upotetut tarkistustoiminnot, joilla vähennetään asiakirjojen tai tietojen toistuvaa vaihtoa niin paljon kuin on mahdollista;
d)
järjestelmän tuottamat ilmoitukset, joilla tuensaajalle ilmoitetaan, että tietyt toiminnot voidaan suorittaa;
e)
sähköinen seuranta, jonka avulla tuensaaja voi seurata verkossa hankkeen etenemistä;
f)
mahdollisuus tutustua kaikkiin sähköisessä tiedonvaihtojärjestelmässä aiemmin käsiteltyihin tietoihin ja asiakirjoihin.
10 artikla
Asiakirjojen ja tietojen toimittaminen sähköisen tiedonvaihtojärjestelmän kautta
1. Asetuksen (EU) N:o 1303/2013 122 artiklan 3 kohdan ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettujen edunsaajien ja viranomaisten on tallennettava vastuullaan olevat tiedot ja asiakirjat sekä niiden mahdolliset päivitykset sähköisiin tiedonvaihtojärjestelmiin jäsenvaltion määrittämän sähköisen mallin mukaisesti.
Jäsenvaltion on vahvistettava sähköisen tiedonvaihdon yksityiskohtaiset ehdot ja edellytykset asetuksen (EU) N:o 1303/2013 125 artiklan 3 kohdan c alakohdassa tarkoitetussa asiakirjassa, jossa määritetään kullekin toimelle asetetut tukiedellytykset.
2. Tiedonvaihdossa ja tapahtumissa on käytettävä sähköistä allekirjoitusta, joka vastaa jotakin Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 1999/93/EY (5) määritellyistä sähköisen allekirjoituksen kolmesta tyypistä.
3. Tuensaajan asetuksen (EU) N:o 1303/2013 122 artiklan 3 kohdan ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetuille viranomaisille toimittamien ja niiltä vastaanottamien tietojen ja asiakirjojen toimituspäivänä pidetään päivää, jona sähköisiin tiedonvaihtojärjestelmiin tallennetut tiedot on toimitettu sähköisesti.
4. Samaa toimenpidettä koskevat asiakirjat ja tiedot toimitetaan sähköisten tiedonvaihtojärjestelmien kautta kaikille samaa ohjelmaa täytäntöönpaneville viranomaisille vain kerran, kuten asetuksen (EU) N:o 1303/2013 122 artiklan 3 kohdan toisessa alakohdassa säädetään.
Näiden viranomaisten on tehtävä yhteistyötä oikeudellisella, organisatorisella, semanttisella ja teknisellä tasolla varmistaakseen toimivan viestinnän sekä tietojen ja osaamisen vaihdon ja uudelleenkäytön.
Tämä ei rajoita prosesseja, jotka tarjoavat tuensaajalle mahdollisuuden päivittää virheelliset tai vanhentuneet tiedot ja lukukelvottomat asiakirjat.
5. Sähköisiin tiedonvaihtojärjestelmiin on oltava pääsy joko suoraan interaktiivisen käyttöliittymän (verkkosovelluksen) tai sellaisen teknisen käyttöliittymän kautta, joka mahdollistaa tietojen automaattisen synkronoinnin ja siirtämisen tuensaajien järjestelmien ja jäsenvaltioiden järjestelmien välillä.
6. Sähköisten tiedonvaihtojärjestelmien on taattava tietojen käsittelyssä yksilöiden yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä oikeushenkilöiden kaupallisten tietojen luottamuksellisuus Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 2002/58/EY (6), Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 2009/136/EY (7) ja Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 95/46/EY (8) mukaisesti.
7. Ylivoimaisen esteen sattuessa ja erityisesti sähköisten tiedonvaihtojärjestelmien häiriöiden yhteydessä tai pysyvän tietoliikenneyhteyden puuttuessa asianomainen tuensaaja voi toimittaa vaaditut tiedot toimivaltaisille viranomaisille niissä muodoissa ja niillä keinoilla, jotka jäsenvaltio on määrittänyt kyseisiä tapauksia varten. Heti kun ylivoimaista estettä ei enää ole, jäsenvaltion on varmistettava, että asianomaiset asiakirjat sisällytetään tietokantaan, joka on yhteydessä sähköisiin tiedonvaihtojärjestelmiin
Edellä 3 kohdasta poiketen vaadittujen tietojen toimittamispäivänä pidetään sitä päivää, jona asiakirjat on lähetetty vaaditussa muodossa.
8. Jäsenvaltioiden on varmistettava, että kaikki tuensaajat voivat käyttää asetuksen (EU) N:o 1303/2013 122 artiklan 3 kohdassa tarkoitettuja sähköisiä tiedonvaihtojärjestelmiä, mukaan lukien ne tuensaajat, joita koskevat toimenpiteet ovat käynnissä sähköisten tiedonvaihtojärjestelmien käyttöönottopäivänä ja jotka ovat sähköisen tiedonvaihdon piirissä.
11 artikla
Tämä asetus tulee voimaan kahdentenakymmenentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 22 päivänä syyskuuta 2014.