ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1268/2012 НА КОМИСИЯТА
от 29 октомври 2012 година
относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално членове 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 и 209 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (2) бе съществено изменен и заменен с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“). Поради това е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности (3) да се приведе в съответствие с Финансовия регламент. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 да бъде заменен.
(2)
Съгласно член 290 от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“) законодателен акт може да делегира на Комисията правомощието да приема незаконодателни актове само с цел допълване или изменяне на някои несъществени елементи на законодателния акт. Вследствие на това някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 са включени във Финансовия регламент. Поради това тези разпоредби следва да не бъдат включени в настоящия регламент.
(3)
По време на своята подготвителна работа Комисията проведе подходящи консултации, включително на експертно равнище, и предаде едновременно, своевременно и по подходящ начин съответните документи на Европейския парламент и Съвета.
(4)
Що се отнася до бюджетните принципи, и по-специално до принципа на единство, опростяването на правилата, уреждащи генерирането и събирането на лихви, начислени върху предварителното финансиране, и по-специално отказването от задължението на получателите на безвъзмездни средства да генерират такива лихви, прави неактуални разпоредбите относно обхвата и условията за събиране на лихвите. В случаите, в които такова задължение се налага на субектите, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, правилата, уреждащи посочването, използването и счетоводното отчитане на генерираните лихви, следва да бъдат включвани в споразуменията за делегиране, сключени с тези субекти. В случаите, в които начислените върху предварителното финансиране лихви се дължат на Съюза въз основа на тези споразумения, тези лихви следва да се изплащат на бюджета като целеви приходи.
(5)
По отношение на принципа на ежегодност е важно да се пояснят значението на годишните бюджетни кредити и подготвителните етапи на процедурата по поемане на задължения, която, ако бъде приключена до 31 декември, може да позволи пренасяне на бюджетни кредити за поети задължения.
(6)
Що се отнася до принципа на разчетна единица, следва да бъдат посочени валутните курсове, които следва да се използват за конвертирането на еврото в другите валути за нуждите на управлението на паричния поток и отчетите. Освен това следва да се повиши прозрачността в счетоводното отчитане на резултатите от такива операции по конвертиране на валути. След въвеждането на еврото следва да се премахне задължението на Комисията да предоставя на държавите членки информация за паричните преводи, извършвани между различни валути.
(7)
Що се отнася до дерогациите от принципа на универсалност, следва да бъде уточнено бюджетното третиране на целевите приходи, по-конкретно на вноските от държавите членки или трети държави по определени програми на Съюза, както и ограниченията за нетиране на приходите и разходите. По-конкретно, като се има предвид настоящата практика, по съображения за правна сигурност е необходимо да се поясни, че по правило целевите приходи следва да генерират бюджетни кредити за поети задължения и за плащания автоматично, веднага след като приходите бъдат получени от институцията. Необходимо е също да се уточнят случаите, в които по изключение целевите приходи могат да бъдат предоставяни, преди приходите да са реално получени от институцията.
(8)
Относно принципа на специфичност следва да се даде точно определение за изчисляването на процента на бюджетните кредити, които институциите имат право да прехвърлят по силата на своята независимост. Европейският парламент и Съветът следва да получават пълна информация посредством подробно обяснение на исканията за трансфери, които трябва да им се изпращат.
(9)
Що се отнася до доброто финансово управление, нужно е да се посочат целите на предварителната, междинната и последващата оценка на програмите и дейностите, минималната честота на тяхното извършване и информацията, която трябва да се съдържа в законодателната финансова обосновка.
(10)
По отношение на принципа на прозрачност публикуването на данни с името на съответните получатели на средства и точните суми, получени от тях, повишава прозрачността по отношение на използването на съответните средства. Такава предоставена на гражданите информация засилва публичния контрол на целта, за която средствата са предоставени, и спомага за най-доброто използване на публичните средства. Същевременно, когато получателите са физически лица, при такова публикуване трябва да се спазват правилата за защита на личните данни. Поради това личните данни следва да се публикуват само ако това е необходимо и пропорционално на преследваната основателна цел.
(11)
Информацията относно използването на средства на Съюза следва да се публикува на уебсайт на институциите и да съдържа поне името, местоположението, сумата и предназначението на средствата. Тази информация следва да отчита критериите, залегнали в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент, и по-конкретно вида и размера на отпуснатите средства.
(12)
Името и местоположението на получателите на средства на Съюза следва да се публикуват за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени вследствие на откриването на публична процедура на конкурентна основа, какъвто е случаят по-конкретно с конкурсите, поканите за представяне на предложения и на оферти, при зачитане на принципите на ДФЕС, и по-специално принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация. Освен това такова публикуване следва да допринася за осъществяването на контрол върху процедурите за публичен подбор от страна на отхвърлените кандидати в конкурентната процедура.
(13)
Публикуването на лични данни на физически лица следва да не надхвърля срока, през който средствата се използват от получателя, поради което трябва да се прекратява след изтичане на две години. Същото следва да се отнася и за личните данни на юридическите лица, чието официално наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
(14)
В повечето случаи, попадащи в обхвата на настоящия регламент, публикуването се отнася до юридическите лица.
(15)
Когато става въпрос за физически лица, такова публикуване следва да се предвижда само при съблюдаване на принципа на пропорционалност между размера на отпуснатата сума и необходимостта от контрол на най-добрия начин на използване на средствата. По отношение на физическите лица публикуването на региона от ниво NUTS 2 съответства на целта да се публикуват получателите, гарантира равно третиране на държавите членки с различна големина, като същевременно се зачита правото на получателите на личен живот, и по-специално на защита на личните им данни.
(16)
Информацията за стипендиите и други преки помощи, отпускани на физическите лица в най-голяма нужда, следва да не се публикува.
(17)
За да се гарантира спазването на принципа на равно третиране на получателите на средства, публикуването на информация във връзка с физическите лица следва да бъде осигурено и в съответствие със задължението на държавите членки да осигурят голяма прозрачност на поръчките, чиято стойност надхвърля сумата в Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 31 март 2004 г. относно координирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки (4).
(18)
Името и местоположението на получателя, както и сумата и предназначението на средствата следва да не се публикуват, ако това може да застраши неприкосновеността на получателя, защитен от Хартата на основните права на Европейския съюз, или би навредило на законните търговски интереси на получателя.
(19)
Бюджетната номенклатура следва да осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес.
(20)
Следва да бъдат посочени и действията, които има вероятност да породят конфликт на интереси.
(21)
По отношение на непрякото управление е необходимо да се установят рамката за това делегиране на правомощия и съдържанието на споразумението за делегиране. Всеки субект или лице, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, следва да гарантира степен на защита на финансовите интереси на Съюза, еквивалента на изискваната по Финансовия регламент. Следва да бъдат посочени условията, при които Комисията може да приема, че системите, правилата и процедурите на тези субекти или лица са еквивалентни на нейните, за да се обезпечи доброто финансово управление на средствата на Съюза от субектите със задачи по изпълнението на бюджета.
(22)
Изпълнителните агенции, които остават под контрола на Комисията, следва да бъдат признати за оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на тази институция за изпълнението на бюджета на Съюза.
(23)
В случай на непряко управление с международни организации следва да бъдат посочени организациите, които отговарят на условията за този вид управление.
(24)
Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга, следва да бъдат определени условията за тяхното посочване.
(25)
За непрякото управление е необходимо да се установят подробни правила за процедурите за разглеждане и приемане на отчетите и за изключване от финансиране от Съюза на разходите, за които са отпуснати средства в нарушение на приложимите правила.
(26)
Частноправните субекти, извършващи подготвителни или помощни задачи от името на Комисията, следва да бъдат избирани в съответствие с процедурите за възлагане на обществени поръчки.
(27)
Що се отнася до ролята на финансовите участници, реформата на финансовото управление, както и премахването на централизираните предварителни проверки, повишава отговорностите на разпоредителите с бюджетни кредити при всички приходни и разходни операции, включително от гледна точка на системите за вътрешен контрол. Европейският парламент и Съветът следва в бъдеще да бъдат уведомявани за възлагането или прекратяването на функциите на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити. Следователно следва да бъдат определени и задачите, отговорностите и принципите на процедурите, които трябва да бъдат спазвани. Интернализирането на предварителните проверки налага по-конкретно да се прави ясно разграничение между задачите, свързани с инициирането на операции в изпълнение на бюджета, и задачите, свързани с проверката на тези операции. Освен това всяка институция следва да приеме кодекс на професионалните стандарти, който се прилага за служителите, отговарящи за предварителните и последващите проверки. Необходимо е също да се предвиди поетите отговорности да бъдат отчитани в годишен доклад до институцията, която отговаря, освен за други неща, за последващите проверки. Следва да се съхранява оправдателната документация във връзка с извършените операции. На последно място, всички различни форми на процедурата на договаряне за възлагане на обществени поръчки следва, тъй като тези поръчки представляват дерогации от обичайните процедури за възлагане на обществени поръчки, да бъдат предмет на специален доклад до институцията и на съобщение до Европейския парламент и Съвета.
(28)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 следва да бъде адаптиран, за да бъде взета предвид двойната роля на ръководителя на делегация като вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“) и що се отнася до оперативните бюджетни кредити, за Комисията.
(29)
С цел поясняване на отговорностите е необходимо да се даде точно определение на задачите и отговорностите на счетоводителя във връзка със счетоводните системи, управлението на касата, управлението на банковите сметки и досиетата на трети страни. Следва да бъдат определени и условията за прекратяване на функциите на счетоводителя.
(30)
Следва да бъдат също определени условията за използване на сметките за авансови средства - система за управление, представляваща изключение от обичайните бюджетни процедури, като следва да бъдат определени и задачите и отговорностите на администраторите на авансови средства, както и тези на разпоредителя с бюджетни кредити и счетоводителя във връзка с контрола на сметките за авансови средства. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции. По съображения за ефикасност в делегациите следва да се открива само една сметка за авансови средства - за бюджетните кредити от частта на бюджета, предназначена за Комисията, и от частта на бюджета, предназначена за ЕСВД. Оказа се необходимо да се въведе възможността за използване на дебитни карти, свързани със сметките за авансови средства, за да се улеснят плащанията, по-специално в делегациите и представителствата на Съюза, и за да се избегнат рисковете, свързани с работата с пари в брой.
(31)
Когато бъдат определени задачите и отговорностите на всеки финансов участник, последният може да бъде държан отговорен само съгласно условията, съдържащи се в Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Специалният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден във всяка институция, се оказа ефикасен механизъм за определяне на това дали са налице нередности от финансово естество и следователно трябва да се запази. Необходимо е да се установи процедурата, чрез която разпоредителят с бюджетни кредити може да иска потвърждение за инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, и по този начин да се освобождава от всякаква отговорност.
(32)
Що се отнася до приходите, с изключение на специалния случай на собствените ресурси, попадащи в обхвата на Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (5), трябва да се определят задачите и проверките, попадащи в отговорността на разпоредителите с бюджетни кредити на различните етапи от процедурата: установяване на прогноза за вземанията, нареждане за събиране, изпращане на дебитното известие, с което длъжникът се уведомява, че вземането е установено, изчисляване на евентуална лихва за забава и решението, при необходимост, за отказ от вземане при спазване на критерии, гарантиращи съблюдаване на принципа на добро финансово управление, за да се обезпечи ефикасно събиране на приходите.
(33)
Необходимо е да се уточни ролята на счетоводителя в събирането на приходите и по отношение на удължаването на срока за плащане на разходите. Счетоводителят следва да разполага също с гъвкавост при събирането на плащания, като например възможността директно да прихваща дългове или, при извънредни обстоятелства и при надлежно съблюдаване на принципа на пропорционалност, да отменя изискването за предоставяне на гаранция за изплащане на дълг, когато длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция.
(34)
За да се обезпечи управлението на активите, като същевременно се генерира финансово възнаграждение, е необходимо условно платените суми, като глобите в областта на конкуренцията, които се оспорват, да се инвестират във финансови активи и да се уточни за каква цел ще се използват лихвите, генерирани от тези инвестиции.
(35)
За да се гарантира, че Комисията разполага с цялата необходима информация за приемането на решенията за финансиране, е необходимо да се установят минималните изисквания за съдържанието на решенията за финансиране в областта на безвъзмездните средства, обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти.
(36)
Що се отнася до разходите, следва да бъдат дефинирани връзката между решенията за финансиране, глобалните поети задължения и индивидуалните поети задължения и характеристиките на тези различни етапи, за да се въведе ясна рамка за различните етапи от изпълнението на бюджета.
(37)
Необходимо е да се поясни връзката между утвърждаването, разрешаването и платежните операции и проверките, които трябва да извършва разпоредителят с бюджетни кредити при проверката на разходите с резолюция „прието за плащане“. Следва да бъдат посочени документите, които трябва да бъдат изготвяни в подкрепа на плащанията, както и да бъдат определени правила за изчистването на предварителното финансиране и на междинните плащания.
(38)
Следва да се определят подробни правила за прилагането на сроковете, които важат за операциите по утвърждаване и плащане, като бъде взета под внимание Директива 2011/7/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 16 февруари 2011 г. относно борбата със забавяне на плащането по търговски сделки (6), за да се предотврати ненужното забавяне на плащанията в полза на получателите.
(39)
За вътрешния одит е необходимо да се установи процедурата за назначаване на одитора и за гарантиране на неговата независимост в рамките на институцията, която го е назначила и на която той трябва да докладва за дейността си. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции, за да се осигури прозрачност спрямо Европейския парламент и Съвета.
(40)
Правилата относно обществените поръчки следва да се основават на Директива 2004/18/ЕО. Необходимо е да се определят различните видове процедури за възлагане на обществени поръчки, приложимите мерки за оповестяване и публикуване, условията, при които може да се използва конкретен вид процедура, и основните характеристики на съществуващите процедури, посочването на критериите за подбор и възлагане, правилата за достъп до тръжните документи и за комуникация с оферентите или кандидатите и за случаите, при които Комисията възлага поръчки за свои нужди, приложимите прагове и правилата за определяне на стойността на поръчките, които ще бъдат възлагани.
(41)
Целта на процедурите за възлагане на обществени поръчки е задоволяване на нуждите на институцията при възможно най-добрите условия, като същевременно се гарантира равният достъп до обществените поръчки и се съблюдават принципите на прозрачност и недопускане на дискриминация. С цел осигуряване на прозрачност и равно третиране на кандидатите и оферентите, както и пълната отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити при крайния избор, е необходимо да се определи процедурата за отваряне и оценяване на офертите и заявленията за участие, от назначаването на комисия до обоснованото и документирано решение за възлагане, която процедура в крайна сметка попада в рамките на дейността на възложителя.
(42)
Като се вземе предвид опитът от миналото, е необходимо да се установи нова процедура за възлагане на обществени поръчки за поръчките със средна стойност. Нужно е да се позволи използването на „списък на потенциалните оференти“ при същите условия като съществуващите за поканите за изразяване на интерес, тъй като този списък води до по-малка административна тежест за потенциалните оференти.
(43)
За да се защитят финансовите интереси на Съюза по време на изпълнението на поръчките, е необходимо да се допусне възможността да се изисква от субектите, които осигуряват финансовия капацитет в рамките на възлагането на обществените поръчки, да носят солидарна отговорност за изпълнението на съответната поръчка.
(44)
С цел защита на финансовите интереси на Съюза и гарантиране на контрола върху изпълнението на поръчките е необходимо да се допусне възможността да се изисква от изпълнителя самият той да изпълнява пряко определени задачи от критично естество.
(45)
За да се гарантира, че поръчките се изпълняват по най-високи професионални стандарти, е необходимо да се допусне възможността за отхвърляне на оференти, които имат потенциални конфликти на интереси.
(46)
Като се има предвид, че изискването на финансови гаранции вече не се прилага по подразбиране, е нужно да бъдат определени критериите, по които такива гаранции могат да бъдат изисквани.
(47)
Необходимо е да се поясни обхватът на дела за безвъзмездните средства, по-специално по отношение на вида на дейността или на органа от общ европейски интерес, които отговарят на условията за отпускане на безвъзмездни средства, както и по отношение на видовете правни задължения, които могат да се използват за покриване на безвъзмездните средства. За тези правни задължения следва да бъдат уточнени критериите за избор между споразумения и решения, тяхното минимално съдържание и възможността за сключване на индивидуално споразумение или решение за безвъзмездни средства в рамките на рамковите партньорства, за да се гарантира равно третиране и за да се избегне ограничаването на достъпа до средства на Съюза.
(48)
Обхватът на дела за безвъзмездните средства следва да отчита и въвеждането във Финансовия регламент, от една страна, на специфични дялове за наградите и финансовите инструменти и от друга страна, на ключовите правила, приложими за безвъзмездните средства, допустимите разходи, премахването на принципа на постепенно намаляване, използването на опростени форми безвъзмездни средства (еднократни суми, единични разходи и единни ставки) и отпадането на задължителното предоставяне на гаранции за предварителното финансиране.
(49)
Напредъкът към електронен обмен на информация и електронно подаване на документи, които представляват основна мярка за опростяване, следва да бъде съпътстван от ясни условия за приемане на системите, които ще се използват, за да се създаде надеждна от правна гледна точка среда.
(50)
Принципите на недопускане на печалба и съфинансиране следва да бъдат преразгледани съобразно поясненията и мерките за опростяване, включени във Финансовия регламент. По-конкретно, по съображения за яснота, трябва да се определят подробни правила за видовете приходи, които да се задържат, за принципа на недопускане на печалба, както и формите на външно съфинансиране и вноските в натура.
(51)
По отношение на принципа на прозрачност следва да се разрешат приемането и публикуването на многогодишни работни програми, тъй като те носят добавена стойност за заявителите, които могат да предвиждат по-лесно и да се подготвят по-добре за поканите за представяне на предложения. В този контекст следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране. За да се осигури прозрачност, трябва да се публикуват и поканите за представяне на предложения, освен при спешни случаи или когато дейността може да бъде реализирана само от един субект. Нужно е да се уточни минималното съдържание, което ще се публикува.
(52)
Тъй като често се допускат грешки и несъответствия при използването на условията за допустимост за данъка върху добавената стойност (ДДС), плащан от бенефициерите, трябва да се гарантира, че концепциите за невъзстановим ДДС и данъчно незадължени лица по смисъла на член 13, параграф 1 от Директива 2006/112/ЕО на Съвета от 28 ноември 2006 г. относно общата система на данъка върху добавената стойност (7) се разбират и прилагат последователно по отношение на дейностите, които попадат в обхвата на тези концепции.
(53)
За да се осигурят прозрачност, равно третиране на заявителите и по-голяма отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити, трябва да се установи процедурата за отпускане - от заявлението за безвъзмездни средства, за което Комисията следва да е предоставила минимална информация на заявителите, до оценката на заявлението в контекста на посочени по-рано критерии за допустимост, подбор и отпускане, преди отговорният разпоредител с бюджетни кредити да вземе окончателно, надлежно документирано решение. Необходимо е да се определят подробни правила относно състава и задачите на комисията, която отговаря за оценяването на предложенията спрямо критериите за подбор и отпускане, както и относно възможностите за контакт със заявителите по време на процедурата по отпускане или за приканването им да коригират своите предложения. Тези възможности следва подобаващо да отразяват нуждите от гледна точка на доброто администриране, въведени във Финансовия регламент, и следва да включват условията, при които предложенията могат да бъдат коригирани преди подписването на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства или уведомяването за решенията за отпускане на безвъзмездни средства, като същевременно се прилага равно третиране на заявителите и се спазва принципът, според който инициативата за действията идва само от заявителите.
(54)
Тъй като съгласно Финансовия регламент използването на еднократни суми, единични разходи и единни ставки се улеснява и разширява, определенията за тези опростени форми безвъзмездни средства следва да бъдат пояснени. Особено нужно е да се поясни, че те имат за цел, както всяка форма безвъзмездни средства, да покриват категории допустими разходи, и да се посочи, че техният размер не трябва непременно да бъде предварително фиксиран, което е особено меродавно в случаите, в които размерът на безвъзмездните средства се определя въз основа на обичайните практики на бенефициера за счетоводно отчитане на разходите. Нужно е също да се осигури стабилност на правилата за финансиране в рамките на конкретна програма. За тази цел следва да се позволи използването на опростените форми безвъзмездни средства за целия срок на програмата. За целите на статистиката, методологията или предотвратяването и разкриването на измами е необходимо да се осигури достъп до общата счетоводна информация на бенефициера, дори когато безвъзмездните средства за под формата на еднократни суми, единични разходи или единни ставки. Тези проверки обаче следва да не се използват за поставяне под въпрос на стойността на вече договорените еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
(55)
Доброто финансово управление налага Комисията да се защитава чрез гаранции: на етапа на заявленията за безвъзмездни средства - чрез организиране на финансови одити за заявленията за по-големи суми; към момента на изплащане на предварителното финансиране, когато разпоредителят е преценил, че рисковете оправдават това - чрез изискване на предварителни финансови гаранции; и на етапа на междинните плащания или на плащането на остатъка - чрез организиране на предоставянето на сертификати, съставени от одитори, за заявките за плащане за най-големите суми и които представляват най-голям риск.
(56)
Следва да бъдат пояснени условията и процедурите за временно спиране и намаляване на безвъзмездните средства, за да се дефинират по-добре основанията за това временно спиране или намаляване, да се предостави подходяща информация на бенефициерите и да се гарантира, че бенефициерите имат възможност да упражняват правото си на защита на всеки етап.
(57)
Доброто управление на средствата на Съюза означава също, че самите бенефициери на безвъзмездни средства използват безвъзмездните средства от Съюза икономично и ефикасно. По-конкретно разходите по договорите, възложени от бенефициерите с цел изпълнение на дейност, следва да бъдат допустими, при условие че тези договори за изпълнение се възлагат на икономически най-изгодната оферта.
(58)
Тъй като ограниченията за използване на финансова помощ за трети страни са отслабени във Финансовия регламент, е необходимо да бъдат установени минималните разпоредби, които да бъдат договорени на равнището на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или да бъдат включени в решението за безвъзмездни средства, за да се направи ясно разграничение между отпускането на финансова помощ на трети страни от бенефициер и изпълнението на бюджетни задачи от лице с делегирани правомощия в рамките на непрякото управление.
(59)
Правомощията за налагане на санкции на бенефициерите на безвъзмездни средства следва да бъдат приведени в съответствие с правомощията, предоставяни в контекста на възлагането на обществени поръчки, като се има предвид, че тези правомощия имат един и същ характер и следва да се подчиняват на едни и същи правила от гледна точка на ефективността и пропорционалността.
(60)
При наградите, също както при безвъзмездните средства, следва да се съблюдават принципите на прозрачност и равно третиране. В този контекст следва също да бъдат установени минималните характеристики на работните програми и на конкурсите, като се вземат под внимание съответните нужди за безвъзмездните средства. По-конкретно следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране, както и минималното съдържание на конкурсните правила, и по-специално условията за изплащане на наградата на победителите в случай на присъждане, и подходящите средства за публикуване.
(61)
Спазването на принципите на прозрачност и равно третиране налага също установяването на ясно определена процедура за присъждане - от внасянето на проекти до информацията за участниците и обявяването на спечелилия участник. Тази процедура следва да включва оценяване на проектите на участниците от комисия от експерти, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, чрез използване на критериите за присъждане, обявени в конкурсните правила, за да се осигури компетентно и неутрално оценяване на проектите на участниците. Въз основа на препоръките на експертите отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да вземе окончателното решение относно присъждането на наградата, тъй като отговорността за изпълнението на бюджета винаги се носи от Комисията.
(62)
За да се осигури хармонизирано прилагане на различните финансови инструменти в рамките на Комисията, общата рамка, включена в дял VIII на Финансовия регламент, следва да бъде допълнена с подробни правила за управлението на финансовите инструменти, включително с разпоредби за избора на субекти с възложени задачи по изпълнението, съдържанието на споразуменията за делегиране, разноските и таксите за управление, и за доверителните сметки.
(63)
Следва да бъдат определени правила за избора на финансови посредници и крайни получатели, особено когато финансовите инструменти се управляват пряко в извънредни случаи или чрез специални инвестиционни механизми, или чрез други механизми за изпълнение, гарантирайки по този начин ефикасно разходване на средствата на Съюза.
(64)
Необходимо е да се определят условията за използване на финансовите инструменти, включително на лостовия ефект, и рамката за мониторинг. Необходимо е също да се предприемат мерки с цел привеждане на финансовите инструменти в действие въз основа на солидна предварителна оценка, която позволява на Комисията да ги проектира така, че да се реагира на пазарната неефективност и на неоптималните инвестиционни ситуации.
(65)
Що се отнася до воденето и представянето на счетоводна отчетност, общоприетите счетоводни принципи, на които трябва да се основават финансовите отчети, са дефинирани в правилата на Съюза за счетоводна отчетност. Тези счетоводни правила посочват също условията за записване на операция в сметките и правилата за оценяване на активите и пасивите и за осигуряване на провизии, за да се гарантира, че информацията се представя правилно, изчерпателно и точно.
(66)
По отношение на въпросите от счетоводно естество следва да се уточни, че счетоводителят на всяка институция трябва да изготвя документи, описващи организацията на сметките и счетоводните процедури на тази институция, и да определя условията, на които трябва да отговарят компютризираните счетоводни системи, по-специално за да се осигурят сигурност на достъпа и одитна следа за всички промени, направени в системата.
(67)
Що се отнася до воденето на сметките, трябва да се посочат принципите, приложими за счетоводните книги, оборотната ведомост, периодичното равнение на общите суми в този баланс и инвентара, и да се посочат елементите на сметкоплана, приет от счетоводителя на Комисията. Следва да се определят правилата, които се прилагат за вписването на операциите, по-конкретно методът на двустранното счетоводство, правилата за конвертиране на операциите, които не са в евро, и оправдателната документация за счетоводните вписвания. Следва също да се уточни съдържанието на счетоводната документация.
(68)
Необходимо е да се установят правилата във връзка с инвентарния опис и да се разяснят съответните отговорности в тази сфера на счетоводителите и разпоредителите с бюджетни кредити, както и правилата, приложими за препродажбата на имущество от инвентарния опис, с цел ефикасно управление на активите.
(69)
По отношение на външните дейности настоящият регламент, в съответствие с Финансовия регламент, следва да предвиди изключенията, които отразяват специфичните оперативни характеристики на този сектор, главно що се отнася до възлагането на обществени поръчки и отпускането на безвъзмездни средства, по-конкретно поради това че тези процедури се изпълняват от органите на трети държави, получаващи финансова подкрепа от Съюза. Що се отнася до възлагането на обществени поръчки, тези разлики следва да са свързани предимно с видовете процедури и праговете, вследствие на които се прилагат. По отношение на безвъзмездните средства в определени случаи следва да е разрешено пълно финансиране, главно за да се вземе под внимание намалената способност за съфинансиране на бенефициерите.
(70)
Трябва да бъдат установени подробни разпоредби относно използването на бюджетна подкрепа, като се посочат условията, при които може да се използва бюджетна подкрепа, и задължението на партньора да предоставя на Комисията своевременна и надеждна информация за оценяване на това дали тези условия се изпълняват.
(71)
По отношение на доверителните фондове на Съюза трябва да се уточнят принципите, приложими за вноската на Съюза в полза на доверителните фондове на Съюза и вноските на другите донори, да се определят счетоводните правила и правилата за докладване за съответния доверителен фонд на Съюза, по-специално за лихвата с настъпил падеж по банковата сметка на доверителния фонд, да се разяснят съответните отговорности на финансовите участници и на управителния съвет на доверителния фонд, както и да се определят задълженията за външен одит. Необходимо е също да се гарантира справедливо представяне на участващите донори в рамките на управителния съвет на доверителния фонд и да се осигури задължителен положителен глас на Комисията за използването на средствата.
(72)
С цел опростяване на процедурите за възлагане на обществени поръчки в рамките на външните дейности, някои прагове са променени, а други прагове и управленски процедури, произтичащи от общите разпоредби, са добавени и адаптирани.
(73)
Що се отнася до безвъзмездните средства, условията за дерогация от принципа на съфинансиране следва да бъдат рационализирани в съответствие с Финансовия регламент.
(74)
За да се гарантира добро финансово управление на бюджетните кредити на Съюза, трябва също да се посочат предварителните условия и правилата, които трябва да бъдат включени в споразуменията при децентрализирано управление на бюджетните кредити или при използване на сметки за авансови средства.
(75)
Целесъобразно е да се даде определение за европейските служби и да се въведат специфични правила за Службата за публикации и разпоредби, с които счетоводителят на Комисията се оправомощава да делегира някои от своите задачи на служители в тези служби. Следва да бъдат определени и оперативни процедури за банковите сметки, които европейските служби могат да бъдат оправомощени да откриват на името на Комисията.
(76)
По аналогия с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза следва да се публикуват списъкът на експерти по член 204 от Финансовия регламент, избрани чрез покана за изразяване на интерес, и предметът на техните задачи. Следва да се публикува и тяхното възнаграждение, когато надвишава 15 000 EUR.
(77)
Новата процедура, въведена в член 203 от Финансовия регламент, следва да бъде допълнена, особено по отношение на вида разходи, които трябва да бъдат включени в определените в този член прагове. Трябва да се определят подробни правила за проектите за недвижими имоти в делегациите на Съюза предвид на специфичните им особености, и по-специално в случай на спешност. Уместно е да се предвиди жилищните сгради, по-специално в делегациите, които трябва да бъдат взети под наем или закупени в кратък срок, да бъдат изключени от процедурата, установена в член 203 от Финансовия регламент. Придобиването на земя безплатно или за символична сума следва да не попада в обхвата на процедурата по член 203 от Финансовия регламент, тъй като само по себе си не обременява допълнително бюджета.
(78)
За да се осигури съгласуваност с разпоредбите на Финансовия регламент, трябва да се предвидят преходни разпоредби. Освен това, за да се осигури съгласуваност със секторното правно основание, е целесъобразно прилагането на разпоредбите относно режимите на управление и финансовите инструменти да се отложи за 1 януари 2014 г.,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ЧАСТ ПЪРВА
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент определя правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“).
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 2
Счетоводно отчитане на лихвите по предварително финансиране
(член 8, параграф 4 от Финансовия регламент)
Когато на бюджета се дължат лихви, споразумението, сключено със субектите или лицата по член 58, параграф 1, буква в), подточки ii)-viii) от Финансовия регламент, постановява, че предварителното финансиране се изплаща в банкови сметки или подсметки, които позволяват идентифициране на средствата и на свързаните с тях лихви. В противен случай счетоводните методи на получателите или посредниците трябва да позволяват идентифициране на средствата, платени от Съюза, и лихвите или други ползи, генерирани от тези средства.
Разпоредбите на настоящия регламент във връзка с лихвите по предварително финансиране не засягат записването на предварителното финансиране в частта за активите на финансовите отчети, съгласно посоченото в правилата за счетоводна отчетност по член 143 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 3
Бюджетни кредити за финансовата година
(член 11, параграф 3 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за поети задължения и за плащания, одобрени за финансовата година, се състоят от:
а)
бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително с коригиращи бюджети;
б)
пренесените бюджетни кредити;
в)
бюджетните кредити, предоставени повторно в съответствие с членове 178 и 182 от Финансовия регламент;
г)
бюджетните кредити в резултат на плащания по предварително финансиране, които са възстановени в съответствие с член 177, параграф 3 от Финансовия регламент;
д)
бюджетните кредити, предоставени вследствие на получаването на приходи, предвидени за определена цел през финансовата година или през предходни финансови години, но неизползвани.
Член 4
Отмяна и пренасяне на бюджетни кредити
(член 13, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Бюджетните кредити за поети задължения и едногодишните бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент могат да бъдат пренасяни само ако задълженията не са могли да бъдат поети преди 31 декември на финансовата година по причини, които не могат да се припишат на разпоредителя с бюджетни кредити, и ако подготвителните етапи са достатъчно напреднали, за да се допусне с основание, че задълженията ще бъдат поети не по-късно от 31 март на следващата година или 31 декември за проектите за недвижими имоти.
2. Подготвителните етапи по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, които следва да бъдат приключени до 31 декември на финансовата година, за да бъде възможно пренасяне за следващата година, са по-конкретно следните:
а)
за глобалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приемането на решение за финансиране или приключването до тази дата на консултациите със заинтересованите отдели във всяка институция във връзка с приемането на решението;
б)
за индивидуалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приключването на подбора на потенциални изпълнители, бенефициери, спечелили награди или лица, на които са делегирани правомощия.
3. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, за които не са поети задължения до 31 март на следващата финансова година или до 31 декември на следващата година за сумите, свързани с проекти за недвижими имоти, се отменят автоматично.
Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за отменените по този начин бюджетни кредити в срок от един месец от отмяната, извършена съгласно първа алинея.
4. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, могат да бъдат използвани до 31 декември на следващата финансова година.
5. Бюджетните кредити, пренесени в съответствие с параграфи 1-4, се обособяват в сметките.
ГЛАВА 3
Принцип на разчетна единица
Член 5
Обменен курс между еврото и други валути
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, конвертирането от отговорния разпоредител с бюджетни кредити се прави въз основа на обменния курс на еврото за деня, публикуван в Официален вестник на Европейския съюз, серия С.
Когато изпълнителите или бенефициерите трябва да конвертират еврото в друга валута или обратно, се прилагат специфичните договорености във връзка с конвертирането, залегнали в договорите за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или споразуменията за финансиране.
2. За да се избегне същественото отражение на операциите по конвертиране на валута върху равнището на съфинансиране от Съюза или негативното отражение на тези операции върху бюджета на Съюза, специфичните договорености относно конвертирането, посочени в параграф 1, предвиждат, при необходимост, обменен курс между еврото и други валути, който се изчислява въз основа на средната стойност на обменните курсове за деня за определен период.
3. Ако в Официален вестник на Европейския съюз не е публикуван обменен курс на еврото за деня спрямо съответната валута, отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва счетоводния курс по параграф 4.
4. За целите на сметките по членове 151-156 от Финансовия регламент и при спазване на разпоредбите на член 240 от настоящия регламент конвертирането на еврото в друга валута или обратно се извършва с помощта на месечния счетоводен курс на еврото. Този счетоводен обменен курс се определя от счетоводителя на Комисията с помощта на всеки източник на информация, които той счита за надежден, въз основа на обменния курс за предпоследния работен ден на месеца, предхождащ месеца, за който се определя курсът.
5. Резултатите от валутните операции по параграф 4 от настоящия член се посочват в отделна позиция в отчетите на съответната институция.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага mutatis mutandis за органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 6
Курс, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, или от специфичните договори за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или решенията за безвъзмездни средства и споразуменията за финансиране, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, когато конвертирането се извършва от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, е курсът за деня, в който службата разпоредител е съставила платежното нареждане или нареждането за събиране на вземания.
2. В случай на сметки за авансови средства в евро датата, на която банката е извършила плащането, определя курса, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно.
3. За отразяването на сметките за авансови средства в национални валути, съгласно посоченото в член 19 от Финансовия регламент, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, е курсът за месеца, в който е извършен разходът от съответната сметка за авансови средства.
4. За възстановяването на разходи с фиксирана ставка или на разходи, възникващи вследствие на Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз (наричани по-нататък „Правилникът за персонала“), за които е определен таван и които се изплащат във валута, различна от еврото, курсът, който се използва, е курсът в сила към момента на възникване на вземането.
ГЛАВА 4
Принцип на универсалност
Член 7
Структура за отчитане на целевите приходи и осигуряване на съответните бюджетни кредити
(член 21 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на членове 9 и 10, структурата за отчитане на целевите приходи в бюджета включва:
а)
в приходната част на раздела за всяка институция - бюджетен ред за записване на приходите;
б)
в разходната част - бюджетните забележки, включително общите забележки, посочват в кои редове могат да се записват бюджетните кредити, съответстващи на предоставените целеви приходи.
В случаите по буква а) от първа алинея се прави символичен запис pro memoria, а в забележките за информация се посочва очакваният размер на приходите.
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целеви приходи, се предоставят автоматично както като бюджетни кредити за поети задължения, така и като бюджетни кредити за плащания, когато приходите бъдат получени от институцията, с изключение на който и да е от следните случаи:
а)
в случаите, предвидени в член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент;
б)
в случая, предвиден в член 21, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент за държавите членки, за които споразумението за финансов принос е изразено в евро.
В случая по буква б) от първа алинея бюджетните кредити за поети задължения могат да бъдат предоставяни от момента на подписването от държавата членка на споразумението за финансов принос.
Член 8
Финансов принос на държавите членки за научноизследователските програми
(член 21, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент)
1. Финансовият принос на държавите членки за финансиране на определени допълнителни научноизследователски програми, предвиден в член 5 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000 на Съвета (8), се изплаща, както следва:
а)
седем дванадесети от сумата, записана в бюджета, се изплащат не по-късно от 31 януари на текущата финансова година;
б)
останалите пет дванадесети се изплащат не по-късно от 15 юли на текущата финансова година.
2. Когато бюджетът не е приет изцяло преди началото на финансовата година, финансовият принос, предвиден в параграф 1, се основава на сумата, записана в бюджета за предходната финансова година.
3. Всеки финансов принос или допълнително плащане, дължимо от държавите членки в полза на бюджета, се записва в сметката или сметките на Комисията в срок от тридесет календарни дни от датата, на която средствата са изискани.
4. Извършените плащания се записват в сметката, предвидена в Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000, и трябва да са съобразени с условията в този регламент.
Член 9
Целеви приходи вследствие на участието на държавите от ЕАСТ в определени програми на Съюза
(член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент)
1. Устройството на бюджета за отразяване на участието на държавите - членки на Европейската асоциация за свободна търговия (наричани по-нататък „държавите от ЕАСТ“), в определени програми на Съюза е, както следва:
а)
в приходната част се прави символичен запис pro memoria за отразяване на пълния размер на финансовия принос на държавите от ЕАСТ за съответната финансова година;
б)
в разходната част:
i)
забележките за всеки ред, свързан с дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ, показват за информация очаквания размер на финансовия принос;
ii)
в приложение, което е неразделна част от бюджета, се посочват всички редове, отнасящи се до дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ.
За целите на буква а) от първа алинея очакваната сума се посочва в бюджетните забележки.
Приложението по буква б), подточка ii) от първа алинея отразява и е част от структурата за отразяване на бюджетните кредити, които съответстват на това участие съгласно параграф 2, и за изпълняване на разходите.
2. Съгласно член 82 от Споразумението за Европейското икономическо пространство (наричано по-нататък „Споразумението за ЕИП“) средствата за годишното участие на държавите от ЕАСТ, потвърдени на Комисията от Съвместния комитет на Европейското икономическо пространство в съответствие с член 1, параграф 5 от Протокол 32 към Споразумението за ЕИП, водят до осигуряване в началото на финансовата година на пълния размер на съответните бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
3. Ако в хода на финансовата година по бюджетните редове за участието на държавите от ЕАСТ бъдат предоставени допълнителни бюджетни кредити, без държавите от ЕАСТ да могат в хода на тази година да коригират в съответната степен своя финансов принос, за да бъде спазен „факторът пропорционалност“, предвиден в член 82 от Споразумението за ЕИП, Комисията може, като временна мярка и по изключение, да използва паричните си наличности за предварително финансиране на дела на държавите от ЕАСТ. При предоставяне на такива допълнителни бюджетни кредити Комисията отправя във възможно най-кратък срок покана към държавите от ЕАСТ да предоставят съответните средства. Всяка година Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за взетите в тази връзка решения.
Предварителното финансиране се осчетоводява във възможно най-кратък срок в бюджета за следващата финансова година.
4. Съгласно член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент финансовият принос на държавите от ЕАСТ представлява външен целеви приход. Счетоводителят приема съответните мерки, за да гарантира отделното проследяване на използването на приходите от този принос и на съответните бюджетни кредити.
В отчета по член 150, параграф 2 от Финансовия регламент Комисията посочва отделно етапа от изпълнението, който съответства на участието на държавите от ЕАСТ, както от гледна точка на приходите, така и от гледна точка на разходите.
Член 10
Постъпления от санкции, наложени на държави членки, за които е обявено, че имат прекомерен дефицит
(член 21, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Бюджетната структура за отразяване на постъпленията от санкциите по раздел 4 от Регламент (ЕО) № 1467/97 на Съвета (9) е, както следва:
а)
в приходната част се въвежда ред със символичен запис pro memoria за отразяване на лихвите по тези суми;
б)
същевременно и без да се засягат разпоредбите на член 77 от Финансовия регламент, записването на тези суми в приходната част води до осигуряване, в разходната част, на бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
Бюджетните кредити по буква б) от първа алинея се изпълняват в съответствие с член 20 от Финансовия регламент.
Член 11
Разходи вследствие на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза
(член 22 от Финансовия регламент)
За целите на разрешението от Европейския парламент и от Съвета, посочено в член 22, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията изчислява приблизително и надлежно обяснява финансовите тежести, включително разходите, свързани с последващи действия, в резултат на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза.
Член 12
Сметки за възстановими данъци
(член 23, параграф 3 от Финансовия регламент)
Всички данъци, с които е обложен Съюзът съгласно член 23, параграф 2 и член 23, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответните държави.
ГЛАВА 5
Принцип на специфичност
Член 13
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на институции, различни от Комисията
(член 25 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 25 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по бюджетния ред, от който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, която съответства на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от съответната институция без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 14
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на Комисията
(член 26 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 26, параграф 1 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по реда, от който или към който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, съответстваща на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от Комисията без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 15
Административни разходи
(член 26 от Финансовия регламент)
Разходите, посочени в член 26, параграф 1, първа алинея, буква б) от Финансовия регламент, покриват, за всяка област на политика, елементите по член 44, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 16
Основания за искания за трансфер на бюджетни кредити
(членове 25 и 26 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери и цялата информация за Европейския парламент и Съвета във връзка с трансферите, извършвани съгласно членове 25 и 26 от Финансовия регламент, се придружават от подходяща и подробна оправдателна документация, която показва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за редовете, към които трябва да се прехвърлят бюджетните кредити, така и за редовете, от които те трябва да бъдат взети.
Член 17
Основания за искания за трансфери от резерва за спешна помощ
(член 29 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери с цел позволяване на използването на резерва за спешна помощ по член 29 от Финансовия регламент се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, които показват:
а)
за реда, към който се прави трансферът - последната налична информация за изпълнението на бюджетните кредити и прогнозата за нуждите до края на финансовата година;
б)
за всички редове, свързани с външни дейности - изпълнението на бюджетните кредити до края на месеца, предшестващ искането за трансфер, и прогноза за нуждите до края на финансовата година, включително сравнение с първоначалната прогноза;
в)
анализ на възможностите за преразпределяне на бюджетните кредити.
ГЛАВА 6
Принцип на добро финансово управление
Член 18
Оценка
(член 30 от Финансовия регламент)
1. Всички предложения за програми или дейности, които водят до бюджетни разходи, се подлагат на предварителна оценка на следните елементи:
а)
нуждата, която трябва да бъде задоволена в краткосрочен или дългосрочен план;
б)
добавената стойност от участието на Съюза;
в)
целите на политиката и на управлението, които трябва да бъдат постигнати и които включват мерки за защита на финансовите интереси на Съюза в областта на предотвратяването, разкриването и разследването на измами и коригирането и санкциите;
г)
наличните варианти на политиката, включително свързаните с тях рискове;
д)
очакваните резултати и въздействие, по-специално икономическото и социалното въздействие и въздействието върху околната среда, и необходимите за измерването им показатели и механизми за оценка;
е)
най-подходящия метод на изпълнение за предпочитания(те) вариант(и);
ж)
вътрешната съгласуваност на предложената програма или дейност и връзките ѝ с други приложими инструменти;
з)
обема на бюджетните кредити, на човешките ресурси и на другите административни разходи, които следва да бъдат отпуснати при надлежно съблюдаване на принципа на разходна ефективност;
и)
поуките от подобни действия, осъществени в миналото.
2. Предложението съдържа механизмите за проследяване, докладване и оценка, като взема надлежно предвид съответните отговорности на всички ръководни равнища, които ще участват в изпълнението на предложената програма или дейност.
3. Всички програми или дейности, включително пилотните проекти и подготвителните дейности, мобилизираните ресурси за които надхвърлят 5 000 000 EUR, подлежат на междинна оценка и/или последваща оценка на предоставените човешки и финансови ресурси и постигнатите резултати с цел да се провери доколко съответстват на поставените цели, както следва:
а)
резултатите, постигнати при изпълнението на многогодишна програма, се оценяват периодично по график, който позволява констатациите от тази оценка да бъдат взети под внимание при вземането на всяко решение за подновяване, изменение или спиране на програмата;
б)
резултатите от дейностите, които се финансират на годишен принцип, подлежат на оценка поне на всеки шест години.
Букви а) и б) от първа алинея не се прилагат за всеки от проектите или действията, осъществявани в рамките на тези дейности, за които проекти или действия изискването може да бъде изпълнено чрез окончателните доклади, изпращани от органите, които изпълняват действието.
4. Оценките по параграфи 1 и 3 са пропорционални на мобилизираните ресурси за съответната програма и дейност и на въздействието на съответната програма и дейност.
Член 19
Финансова обосновка
(член 31 от Финансовия регламент)
Финансовата обосновка съдържа финансовата и икономическа информация, от която законодателният орган се нуждае, за да оцени необходимостта от действие на Съюза. В нея се включва подходяща информация във връзка със съгласуваността с други дейности на Съюза и евентуалния синергичен ефект.
В случай на многогодишни операции финансовата обосновка съдържа предвидимия график на годишните нужди от гледна точка на бюджетните кредити и длъжностите, включително за външния персонал, както и оценка на финансовото им въздействие в средносрочен план.
ГЛАВА 7
Принцип на прозрачност
Член 20
Предварително публикуване на бюджета
(член 34 от Финансовия регламент)
Във възможно най-кратък срок и не по-късно от четири седмици след окончателното приемане на бюджета окончателните подробни данни от бюджета се публикуват на всички езици на интернет сайта на институциите по инициатива на Комисията в очакване на официалното публикуване в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 21
Публикуване на информация за стойността и получателите на средства на Съюза
(член 35 от Финансовия регламент)
1. Информацията за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на пряко управление, се публикува на интернет сайт на институциите на Съюза не по-късно от 30 юни на годината, следваща финансовата година, през която средствата са предоставени.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по други подходящи начини.
2. Освен ако в настоящия регламент и в разпоредбите, приложими за съответния сектор, е предвидено друго, се публикува следната информация, като се вземат под внимание критериите, посочени в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент:
а)
името на получателя;
б)
местонахождението на получателя;
в)
предоставената сума;
г)
естеството и целта на мярката.
За целите на буква б) думата „местонахождение“ означава:
i)
адреса на получателя, когато последният е юридическо лице;
ii)
региона от ниво NUTS 2, когато получателят е физическо лице.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава две години след края на финансовата година, през която са предоставени средствата. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
3. Информацията по параграф 2 се публикува само за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени или възложени вследствие на конкурси, процедури за предоставяне на безвъзмездни средства или процедури за възлагане на обществени поръчки. Информацията не се публикува за:
а)
стипендиите, изплащани на физически лица, и друга пряка помощ за най-нуждаещи се физически лица съгласно член 125, параграф 4, буква в) от Финансовия регламент;
б)
поръчките под стойността, посочена в член 137, параграф 2 от настоящия регламент.
4. Публикуването се отменя, ако такова оповестяване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, защитени с Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на получателите.
Член 22
Връзка с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на непряко управление
(член 35 от Финансовия регламент)
Когато управлението на средства на Съюза е делегирано на органите и структурите, посочени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, споразуменията за делегиране изискват информацията по член 21, параграфи 2 и 3 да се публикува в стандартен формат от тези органи и структури с изпълнителни правомощия на техния уебсайт.
Интернет сайтът на институциите на Съюза съдържа поне адреса на уебсайта, на който информацията може да бъде намерена, ако не е публикувана директно на предназначеното за нея място на интернет сайта на институциите на Съюза.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по всякакви други подходящи начини.
Член 21, параграфи 2-4 се прилагат за публикуването по първа алинея от настоящия член.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Член 23
Финансово програмиране
(член 38 от Финансовия регламент)
Финансовото програмиране по член 38 от Финансовия регламент се структурира по категории разходи, области на политиката и бюджетни редове. Пълното финансово програмиране обхваща всички категории разходи с изключение на разходите в областта на селското стопанство, кохезионната политика и администрацията, за които се предоставят само обобщени данни.
Член 24
Проекти на коригиращи бюджети
(член 41, параграф 1 от Финансовия регламент)
Проектите на коригиращи бюджети се придружават от описание на основанията и от информацията за изпълнението на бюджета за предходната и текущата финансова година, налична към датата на тяхното съставяне.
Член 25
Бюджетна номенклатура
(член 44 от Финансовия регламент)
Номенклатурата на бюджета съблюдава принципите на специфичност, прозрачност и добро финансово управление. Тя осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес, като улеснява посочването на основните цели, отразени в приложимите правни основания, прави възможен избора на политически приоритети и позволява ефикасно и ефективно изпълнение.
Член 26
Реални разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени
(член 49, параграф 1, буква а), подточка v) от Финансовия регламент)
За целите на съставянето на бюджета реалните разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени, се определят, както следва:
а)
като поети задължения: поетите задължения, осчетоводени през финансовата година спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3;
б)
като плащания: плащанията, извършени през финансовата година, т.е. за които на банката е изпратено платежно нареждане, спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3.
Член 27
Бюджетни забележки
(член 49, параграф 1, буква а), подточка vi) от Финансовия регламент)
Бюджетните забележки включват:
а)
основния акт, когато има такъв;
б)
всички подходящи обяснения във връзка с характера и предназначението на бюджетните кредити.
Член 28
Щатно разписание
(член 49, параграф 1, буква в), подточка i) от Финансовия регламент)
Персоналът на Агенцията за снабдяване се представя отделно в щатното разписание на Комисията.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 29
Информация за трансферите на лични данни за целите на одита
(член 53 от Финансовия регламент)
При всяка покана, отправена в контекста на безвъзмездните средства, обществените поръчки или наградите, които се предоставят в рамките на пряко управление, потенциалните бенефициери, кандидатите, оферентите и участниците се уведомяват, в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (10), че с цел защита на финансовите интереси на Съюза техните лични данни могат да бъдат предоставени на службите за вътрешен одит, на Европейската сметна палата, на органа за разглеждане на финансови нередности или на Европейската служба за борба с измамите (наричана по-нататък „OLAF“), както и да бъдат предавани между разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и изпълнителните агенции.
Член 30
Подготвителни мерки в областта на общата външна политика и политика на сигурност
(член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Финансирането на мерки, одобрени от Съвета за подготовката на операции на Съюза за управление на кризи по дял V от Договора за Европейския съюз, покрива пределните разходи, произтичащи пряко от конкретно разполагане на място на мисия или екип, включващи inter alia персонал от институциите на Съюза, включително застраховка за висок риск, пътни разходи, разходи за настаняване и дневни разходи.
Член 31
Специфични правомощия на Комисията съгласно Договорите
(член 54, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент)
1. Членовете от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 154 (социален диалог);
б)
член 156 (проучвания, становища и консултации по социални въпроси);
в)
членове 159 и 161 (специални доклади по социални въпроси);
г)
член 168, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани със здравеопазването);
д)
член 171, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с трансевропейските мрежи);
е)
член 173, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с промишлеността);
ж)
член 175, втора алинея (доклад за напредъка в постигането на икономическо, социално и териториално сближаване);
з)
член 181, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията в областта на научните изследвания и технологичното развитие);
и)
член 190 (доклад за научните изследвания и технологичното развитие);
й)
член 210, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията на политиките за сътрудничество за развитие);
к)
член 214, параграф 6 (инициативи за насърчаване на координацията на мерките за хуманитарна помощ).
2. Членовете от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия (наричан по-нататък „Договорът за ЕОАЕ“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 70 (финансова подкрепа, в рамките на бюджета, за проучвателни програми на територията на държавите членки);
б)
членове 77-85.
3. При представянето на проектобюджета към списъците в параграфи 1 и 2 може да бъде добавена допълнителна информация, като се посочат съответните членове и суми.
Член 32
Действия, които има вероятност да породят конфликт на интереси, и процедура
(член 57 от Финансовия регламент)
1. Действията, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси по смисъла на член 57, параграф 2 от Финансовия регламент, могат, наред с друго, да бъдат в някоя от следните форми, без да се засяга тяхното определяне като незаконни дейности по силата на член 141:
а)
предоставяне на себе си или на други лица на неоснователни преки или косвени ползи;
б)
отказ да се предоставят на даден бенефициер права или ползи, на които той има право;
в)
извършване на неоснователни или неправомерни действия или неизвършване на задължителни действия.
Други действия, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси, са действията, които могат да възпрепятстват безпристрастното и обективно изпълнение на функциите на дадено лице, като например, наред с друго, участието в комисия за оценка в рамките на процедура по възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства, когато лицето може, пряко или непряко, да извлече финансова полза от резултата от тези процедури.
2. Приема се, че е налице конфликт на интереси, ако заявител, кандидат или оферент е служител, който попада в обхвата на Правилника за персонала, освен ако неговият висшестоящ предварително е разрешил участието му в процедурата.
3. В случай на конфликт на интереси оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема необходимите мерки за избягване на каквото и да е неправомерно влияние на съответното лице върху въпросния процес или процедура.
ГЛАВА 2
Методи на изпълнение
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 33
Режим на управление
(член 58 от Финансовия регламент)
Счетоводната система на Комисията посочва режима на управление, а при всеки режим на управление - вида на субекта или на лицето, изброени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент и на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета.
Що се отнася до прякото управление от страна на Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, счетоводната система прави разграничение между следното:
а)
службите на Комисията;
б)
изпълнителните агенции;
в)
ръководителите на делегациите на Съюза;
г)
доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент.
Раздел 2
Пряко управление
Член 34
Пряко управление
(член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент)
Когато Комисията изпълнява бюджета пряко в своите служби, задачите по изпълнението се изпълняват от финансовите участници по смисъла на членове 64-75 от Финансовия регламент и в съответствие условията, определени в настоящия регламент.
Член 35
Упражняване на правомощията, делегирани на изпълнителните агенции
(член 58, параграф 1, буква а) и член 62 от Финансовия регламент)
1. Решенията за делегиране на правомощия на изпълнителните агенции им позволяват, като оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, да изпълняват бюджетните кредити, свързани с програмата на Съюза, чието управление им е поверено.
2. Инструментът на Комисията за делегиране съдържа поне разпоредбите, предвидени в член 40, букви а)-г) и з). Той се приема официално в писмена форма от директора от името на изпълнителната агенция.
Член 36
Спазване на правилата за възлагане на обществени поръчки
(член 63 от Финансовия регламент)
Когато Комисията възлага задачи на частноправни субекти съгласно член 63, параграф 2 от Финансовия регламент, тя сключва договор в съответствие с част първа, дял V и част втора, дял IV, глава III от Финансовия регламент.
Раздел 3
Споделено управление с държавите членки
Член 37
Специфични разпоредби за споделеното управление с държавите членки - мерки за насърчаване на най-добрите практики
(член 59 от Финансовия регламент)
Комисията съставя регистър на органите, отговорни за дейностите по управление, сертифициране и одит съгласно нормативната уредба, приложима за съответния сектор.
С цел насърчаване на най-добрите практики в привеждането в действие на структурните фондове, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони, Европейския фонд за гарантиране на земеделието и Европейския фонд за рибарство Комисията може да предостави за информация на органите, които отговарят за дейностите по управление и контрол, методическо ръководство, което представя нейната стратегия и подход за контрол, включително контролни списъци, и примери за най-добри практики. При необходимост това ръководство се актуализира.
Раздел 4
Непряко управление
Член 38
Еквивалентност на системите, правилата и процедурите при непряко управление
(член 60 от Финансовия регламент)
1. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за възлагане на обществени поръчки са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципа на голяма конкуренция между оферентите, за да се получи най-доброто съотношение качество/разходи, и процедурите на договаряне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават;
б)
гарантират прозрачност с подходящо предварително публикуване, по-конкретно на поканите за представяне на оферти, и подходящо последващо публикуване на изпълнителите;
в)
гарантират равно третиране, пропорционалност и недопускане на дискриминация;
г)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на възлагане на обществена поръчка.
Националното право на държавите членки или на трети държави, с което се транспонира Директива 2004/18/ЕО, се счита за еквивалентно на правилата, прилагани от институциите в съответствие с Финансовия регламент.
2. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за безвъзмездните средства са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципите на пропорционалност, добро финансово управление, равно третиране и недопускане на дискриминация;
б)
гарантират прозрачност с подходящо публикуване на поканите за представяне на предложения, като процедурите за пряко предоставяне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават, и подходящо последващо публикуване на бенефициерите при съблюдаване на принципа на пропорционалност;
в)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на предоставяне на безвъзмездни средства;
г)
постановяват, че безвъзмездните средства не могат да се кумулират или отпускат със задна дата, че по правило трябва да има съфинансиране и че безвъзмездните средства не могат да имат за цел или следствие бенефициерът да получи печалба.
3. Комисията може да приеме, че счетоводните системи и системите за вътрешен контрол, използвани от субектите и лицата, на които ще бъдат възложени задачи по изпълнението на бюджета от името на Комисията, осигуряват еквивалентна степен на защита на финансовите интереси на Съюза и достатъчна увереност в постигането на целите на управлението, ако тези системи съблюдават принципите, залегнали в член 32 от Финансовия регламент.
Член 39
Предварителна оценка на правилата и процедурите на субектите и лицата при непряко управление
(член 61, параграф 1 от Финансовия регламент)
За целите на предварителната оценка по силата на член 61, параграф 1 от Финансовия регламент отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от друг разпоредител с бюджетни кредити, при условие че заключенията се отнасят до специфичните рискове за задачите, които ще бъдат възложени, по-конкретно до тяхното естество и съответните суми.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от други донори, дотолкова, доколкото тази оценка е извършена по отношение на условия, еквивалентни на условията за непряко управление, посочени в член 60 от Финансовия регламент.
Член 40
Съдържание на споразумението за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субекти и лица
(член 61, параграф 3 от Финансовия регламент)
Споразуменията за делегиране включват подробни договорености за осигуряване на защитата на финансовите интереси на Съюза и прозрачността на извършваните операции. Те включват поне следното:
а)
ясно определение на възложените задачи и на техните граници, по-специално що се отнася до изменението на възложените задачи, отказа от дългове и използването на възстановени или неизползвани средства;
б)
условия и подробни договорености във връзка с изпълнението на задачите, отговорностите и организирането на проверките, които трябва да бъдат извършвани, включително оценяването на програмите;
в)
условия за изплащането на финансовите средства, с които участва Съюзът, включително възстановяването на разходите, извършени във връзка с изпълнението, както и възнаграждението на субекта, на който са възложени задачи по изпълнението, и правила, въз основа на които се изискват оправдателни документи за обосноваване на плащанията;
г)
правила за докладване пред Комисията за изпълнението на задачите, очакваните резултати, извършените нередности и предприетите мерки, условията, при които плащанията могат да бъдат спирани или прекъсвани, както и условията, при които извършването на задачите приключва;
д)
датата, до която се сключват отделните договори и споразумения, с които се изпълнява споразумението за делегиране, и която е съобразена с естеството на възложените задачи;
е)
правила за отстраняване, които позволяват на субекта или лицето да отстранява субектите, които са в положение, посочено в член 106, параграф 1, букви а), б) и д) и член 107, букви а) и б) от Финансовия регламент, от участие в процедури по възлагане на обществени поръчки, за предоставяне на безвъзмездни средства или за присъждане на награди или да не допуска на същите тези субекти да бъдат възлагани договори за обществени поръчки, предоставяни безвъзмездни средства или присъждани награди;
ж)
подробни договорености за контрол от страна на Комисията, както и разпоредби, предоставящи на Комисията, на OLAF и на Сметната палата достъп до информацията, която им е необходима, за да изпълняват функциите си, както и правомощието за извършване на одити и провеждане на разследвания, включително проверки на място;
з)
разпоредби, предвиждащи:
i)
ангажимент на субекта с възложени задачи по изпълнението незабавно да уведомява Комисията за всяка измама при управлението на средствата на Съюза и за предприетите мерки;
ii)
определяне на лице за контакт, което разполага с подходящите правомощия да си сътрудничи директно с OLAF, за да се улеснят оперативните дейности на OLAF;
и)
условия, уреждащи използването на банкови сметки и начислените лихви, предвидени в член 8, параграф 4 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби, които гарантират видимостта на действията на Съюза спрямо останалите дейности на органа.
Член 41
Декларация за управлението и декларация за съответствието
(член 60, параграф 5 от Финансовия регламент)
В случай на дейности, които приключват преди края на съответната финансова година, окончателният доклад на субекта или лицето с възложени задачи по изпълнението за такава дейност може да замени декларацията за управлението по член 60, параграф 5, буква б) от Финансовия регламент, при условие че бъде предоставен преди 15 февруари на годината, следваща съответната финансова година.
Когато международни организации и трети държави изпълняват немногогодишни дейности с продължителност до 18 месеца, декларацията за съответствието по член 60, параграф 5 от Финансовия регламент може да бъде включена в окончателния доклад.
Член 42
Процедури за разглеждане и приемане на отчетите и изключване от финансиране от Съюза на разходите, извършени в нарушение на приложимите правила при непряко управление
(член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби в правилата за всеки сектор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент включват:
а)
документни проверки и ако е уместно, проверки на място от Комисията;
б)
определяне от Комисията на размера на признатите за приети разходи след, при необходимост, състезателна процедура с органите и структурите и след като тези органи и структури бъдат уведомени;
в)
ако е уместно, изчисляване от Комисията на финансови корекции;
г)
събиране или изплащане от Комисията на разликата между приетите разходи и вече изплатените на органите или структурите суми;
за целите на първа алинея, буква г) Комисията събира дължимите суми за предпочитане чрез приспадане съгласно член 87.
2. Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на субект, изпълняващ дейност, която се финансира от повече от един донор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент се състоят в проверка на това дали сума, която съответства на сумата, изплатена от Комисията за съответната дейност, е използвана от субекта за дейността и дали разходът е извършен в съответствие със задълженията, залегнали в подписаното със субекта споразумение.
За целите на настоящия регламент дейност, финансирана от повече от един донор, означава всяка дейност, при която средствата на Съюза са обединени с тези на поне един друг донор.
Член 43
Специфични разпоредби за непрякото управление с международни организации
(член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) и член 188 от Финансовия регламент)
1. Международните организации, посочени в член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) от Финансовия регламент, са:
а)
международни организации от публичния сектор, създадени с междуправителствени спогодби, и специализирани агенции, създадени от такива организации;
б)
Международният комитет на Червения кръст;
в)
Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец;
г)
други организации с нестопанска цел, приравнени на международни организации с решение на Комисията.
2. Когато Комисията изпълнява бюджета чрез непряко управление с международни организации, се прилагат споразуменията за проверка, сключени с тях.
Член 44
Определяне на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга
(член 58, параграф 1, буква в), подточки v) и vi) от Финансовия регламент)
1. Публичноправните органи или частноправните органи със задължение за обществена услуга попадат в приложното поле на правото на държавата членка или на държавата, в която са учредени.
2. В случаите на управление чрез мрежа, които изискват определяне на поне един орган или субект от съответната държава членка или друга държава, органът или субектът се определят от съответната държава членка или друга държава в съответствие с основния акт.
Във всички останали случаи Комисията определя тези органи или субекти със съгласието на съответните държави членки или други държави.
ГЛАВА 3
Финансови участници
Раздел 1
Права и задължения на финансовите участници
Член 45
Права и задължения на финансовите участници
(член 64 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция осигурява на всеки финансов участник необходимите ресурси за изпълнението на неговите функции и устав, който подробно описва неговите задачи, права и задължения.
2. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на осигурения от Комисията устав за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 46
Подпомагане на оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
(член 65 от Финансовия регламент)
При изпълнение на своите задачи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да бъде подпомаган от служители, на които е възложено да извършват, под негова отговорност, определени операции, необходими за изпълнението на бюджета и съставянето на финансовата и управленската информация. За да се предотврати какъвто и да е конфликт на интереси, служителите, подпомагащи оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, съблюдават изискванията на член 57 от Финансовия регламент.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, могат да бъдат подпомагани в изпълнението на своите задължения от служители на Комисията.
Член 47
Вътрешни разпоредби, уреждащи делегирането
(член 65 от Финансовия регламент)
В съответствие с Финансовия регламент и настоящия регламент всяка институция определя във вътрешните си правила мерките за управление на бюджетните кредити, които счете за необходими за правилното изпълнение на своя раздел от бюджета.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на вътрешните правила на Комисията за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Член 48
Съхраняване на оправдателната документация от разпоредителите с бюджетни кредити
(член 66, параграф 2 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити създава система на базата на хартиен носител или електронна система за съхранение на оригиналните оправдателни документи, свързани с изпълнението на бюджета и с мерките за изпълнението му и издадени след изпълнението на бюджета и след мерките за изпълнението му. Системите предвиждат:
а)
документите да бъдат номерирани;
б)
документите да бъдат с дата;
в)
водене на регистри, които могат да бъдат компютризирани и които позволяват определяне на точното местоположение на документите;
г)
документите да бъдат съхранявани поне пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите;
д)
съхраняване на документите, свързани с гаранциите по предварително финансиране, изискани в полза на институцията, и водене на регистър, позволяващ подобаващо проследяване на тези гаранции.
Документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг срок от посочения в първа алинея, буква г), а именно до края на годината след годината на приключване на операциите.
Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Член 49
Предварителни и последващи проверки
(член 66, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент)
1. „Иницииране на операция“ означава всички операции, които обичайно се извършват от служителите по член 46 и са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. „Предварителна проверка на операция“ означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
3. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите и приходите са редовни и в съответствие с приложимите разпоредби, по-конкретно разпоредбите на бюджета и на съответните регламенти, както и на всички актове, приети в изпълнение на Договорите или регламентите, и при необходимост, с договорните условия;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в дял II, глава 7 на част първа от Финансовия регламент.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
4. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали финансираните от бюджета операции са извършени правилно, и по-специално дали критериите по параграф 3 са спазени.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от оправомощения разпоредител с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за преодоляването на тези проблеми.
Анализът на риска по член 66, параграф 6 от Финансовия регламент се преразглежда с оглед на резултатите от проверките и друга уместна информация.
В случай на многогодишни програми оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
Член 50
Кодекс с професионални стандарти
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Служителите, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити да проверяват финансовите операции, се избират въз основа на техните знания, умения и конкретна квалификация, доказани с дипломи или съответен професионален опит или след подходяща програма за обучение.
2. Всяка институция изготвя кодекс с професионални стандарти, който определя по въпросите на вътрешния контрол:
а)
равнището на техническа и финансова компетентност, което се изисква от служителите по параграф 1;
б)
задължението на тези служители да се обучават непрекъснато;
в)
възложената им мисия, роля и задачи;
г)
правилата на поведение, и по-специално етичните норми и нормите за интегритет, които трябва да съблюдават, както и предоставените им права.
3. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на кодекса с професионални стандарти на Комисията по параграф 2 от настоящия член за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
4. Всяка институция създава подходящи структури за разпределение сред службите разпоредители с бюджетни кредити и за периодично актуализиране на съответната информация относно контролните стандарти и съществуващите за целта методи и способи.
Член 51
Бездействие на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити
(член 66, параграф 8 от Финансовия регламент)
Бездействието на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент означава липса на какъвто и да е отговор в разумен срок предвид на обстоятелствата по случая и във всички случаи, в срок от максимум един месец.
Член 52
Предаване на финансова и управленска информация на счетоводителя
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити изпраща на счетоводителя, съгласно приетите от последния правила, финансовата и управленската информация, необходими за изпълнението на задълженията на счетоводителя.
Разпоредителят с бюджетни кредити съобщава на счетоводителя редовно и поне за приключването на сметките съответните финансови данни за доверителните банкови сметки, за да може използването на средствата на Съюза да бъде отразено в сметките на Съюза.
Член 53
Докладване за процедурите на договаряне
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощените разпоредители с бюджетни кредити отчитат за всяка финансова година договорите, сключени чрез процедурите на договаряне по член 134, параграф 1, букви а)-ж), член 135, параграф 1, букви а)-г) и членове 266, 268 и 270 от настоящия регламент. Ако делът на процедурите на договаряне спрямо броя на договорите, възложени от един и същ оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, значително се увеличава в сравнение с предходни години или ако този дял е значително по-голям от регистрирания среден дял за институцията, отговорният разпоредител с бюджетни кредити докладва на институцията, като посочва всички мерки, предприети за обръщане на тази тенденция. Всяка институция изпраща доклад за процедурите на договаряне на Европейския парламент и на Съвета. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Раздел 3
Счетоводител
Член 54
Назначаване на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава счетоводител измежду длъжностните лица, за които се прилага Правилникът за длъжностните лица на Европейския съюз.
Счетоводителят се избира от институцията въз основа на неговата конкретна компетентност, доказана с дипломи или равностоен професионален опит.
2. Две или повече институции или органи могат да назначат един и същ счетоводител.
В такъв случай те правят необходимото, за да се избегне наличието на какъвто и да е конфликт на интереси.
Член 55
Прекратяване функциите на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. При прекратяване на функциите на счетоводителя незабавно се съставя оборотна ведомост.
2. Оборотната ведомост, придружена от предавателен отчет, се предава от счетоводителя, който прекратява функциите си, или, ако това не е възможно, от служител от неговия отдел на новия счетоводител.
Новият счетоводител подписва оборотната ведомост в израз на това, че я приема, в срок от един месец от датата на предаване и може да изрази резерви.
Предавателният отчет включва също резултата от оборотната ведомост и всички изразени резерви.
3. Всяка институция или орган по член 208 от Финансовия регламент информира Европейския парламент, Съвета и счетоводителя на Комисията в срок от две седмици от назначаването или прекратяването на функциите на своя счетоводител.
Член 56
Утвърждаване на системите за счетоводна отчетност и инвентаризация
(член 68 от Финансовия регламент)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява счетоводителя за всяка разработка или значително изменение на система за финансово управление, система за инвентаризация или система за оценка на активите и пасивите, ако тя предоставя данни за сметките на институцията или се използва за обосноваване на нейните данни, за да може счетоводителят да проверява дали критериите за утвърждаване се спазват.
Във всеки един момент счетоводителят може да преразгледа вече утвърдена система за финансово управление. Когато система за финансово управление, създадена от разпоредителя с бюджетни кредити, не е или вече не е утвърдена от счетоводителя, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изготвя план за действие за своевременно коригиране на слабостите, поради които утвърждаването е отказано.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отговаря за изчерпателността на информацията, предавана на счетоводителя.
Член 57
Управление на касата
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят предприема необходимите мерки неговата институция да разполага с достатъчно средства за покриване на касовите потребности, които възникват при изпълнението на бюджета.
2. За целите на параграф 1 счетоводителят създава системи за управление на касовите наличности, които му дават възможност да съставя прогнози за паричните потоци.
3. Счетоводителят на Комисията разпределя наличните средства в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000.
Член 58
Управление на банкови сметки
(член 68 от Финансовия регламент)
1. С оглед на нуждите, свързани с управлението на касата, счетоводителят може да открива сметки на името на институцията към финансови институции или национални централни банки или да нарежда откриването на такива сметки. При надлежно обосновани обстоятелства счетоводителят може да открива сметки във валути, различни от еврото.
2. Счетоводителят отговаря за закриването на сметките по параграф 1 или за това да направи необходимото тези сметки да бъдат закрити.
3. Счетоводителят определя условията на функциониране на сметките по параграф 1 с финансовите институции в съответствие с принципите на добро финансово управление, ефикасност и конкуренция.
4. Поне на всеки пет години счетоводителят повторно обявява тръжна процедура за финансовите институции, към които могат да бъдат открити сметки в съответствие с параграф 1.
Когато местните банкови условия го позволяват, банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, се подлагат редовно на проучване на конкуренцията. Това проучване се извършва поне на всеки пет години по инициатива на титуляря на сметката за авансови средства, който след това представя на счетоводителя обосновано предложение за избора на банка за срок, ненадвишаващ пет години.
5. Счетоводителят осигурява строго спазване на условията на функциониране на сметките, открити към финансовите институции в съответствие с параграф 1.
За банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, титулярят на сметката за авансови средства поема тази отговорност, като взема под внимание приложимото законодателство в държавата, в която изпълнява своя мандат.
6. Счетоводителят на Комисията уведомява счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент за условията на функциониране на сметките, открити към финансови институции. Счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент хармонизират с тези условия на функциониране условията на функциониране на сметките, които откриват.
Член 59
Подписи върху сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
Условията за откриване, функциониране и използване на сметките предвиждат, в зависимост от изискванията за вътрешен контрол, чековете, нарежданията за банкови преводи и всички останали банкови операции да бъдат подписвани от един или повече надлежно оправомощени служители. Инструкциите, които не са в електронна форма, се подписват от поне двама надлежно оправомощени служители или лично от счетоводителя.
За целите на първа алинея счетоводителят на всяка институция предоставя на всички финансови институции, към които съответната институция е открила сметки, имената и спесимените на оправомощените служители.
Член 60
Управление на наличностите по сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят се уверява, че наличността по банковите сметки, предвидени в член 58, не се отклонява съществено от прогнозите за паричните потоци по член 57, параграф 2 и във всеки случай, че:
а)
нито едно салдо по тези сметки не е дебитно;
б)
наличностите по сметките в други валути периодично се конвертират в евро.
2. Счетоводителят няма право да поддържа наличности в сметки в чуждестранна валута, които могат да причинят прекомерни загуби за институцията поради колебания на валутния курс.
Член 61
Преводи и операции по конвертиране
(член 68 от Финансовия регламент)
Без да се засягат разпоредбите на член 69, счетоводителят извършва преводи между сметките, открити от него на името на институцията към финансови институции, и извършва операции по конвертиране на една валута в друга.
Член 62
Методи на плащане
(член 68 от Финансовия регламент)
Плащанията се извършват чрез банков превод, чрез чек или, от сметките за авансови средства, чрез дебитна карта в съответствие с член 67, параграф 4.
Член 63
Досиета за юридическите лица
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят може да извършва плащания чрез банков превод само ако данните за банковата сметка на бенефициера и данните, потвърждаващи неговата самоличност, или каквато и да е промяна на тези данни, са предварително вписани в общо досие за всяка институцията.
Всяко вписване в това досие на данните с правен и банков характер на бенефициера и всяка промяна на тези данни се извършват въз основа на оправдателен документ, чиято форма се определя от счетоводителя.
2. С оглед на плащанията чрез банков превод разпоредителите с бюджетни кредити могат да поемат задължение към трета страна от името на своята институция само ако тази трета страна е предоставила необходимата документация за вписването ѝ в досието.
Разпоредителите с бюджетни кредити уведомяват счетоводителя за всяка промяна на данните с правен и банков характер, която им е съобщена от бенефициера, и проверяват дали тези данни са валидни, преди да извършат плащане.
Във връзка с предприсъединителната помощ могат да бъдат поемани индивидуални задължения към публичните органи на държавите, подали заявление за членство в Европейския съюз, без предварително вписване в досието на третата страна. В такива случаи разпоредителят с бюджетни кредити полага всички усилия вписването да бъде направено възможно най-бързо. Споразуменията предвиждат съобщаването на Комисията на данните за банковата сметка на бенефициера да представлява предварително условие за извършване на първото плащане.
Член 64
Съхраняване на оправдателната документация от счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
Оправдателните документи за счетоводната система и за изготвянето на отчетите по член 141 от Финансовия регламент се съхраняват най-малко пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите.
При все това обаче документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг период от време, т.е. до края на годината след годината на приключване на операциите. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Всяка институция взема решение в кой отдел да се съхранява оправдателната документация.
Член 65
Лица, оправомощени да се разпореждат със сметките
(член 69 от Финансовия регламент)
Всяка институция определя условията, според които служителите, които тя определя и оправомощава да се разпореждат със сметките в местните звена по член 72, имат право да предоставят на местните финансови институции имената и спесимените.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 66
Условия за използването на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Когато поради ограничения размер на сумите е практически невъзможно или неефективно да се извършват платежни операции чрез бюджетните процедури, могат да бъдат открити сметки за авансови средства за плащането на такива разходи.
2. Администраторът на авансови средства може временно да утвърждава и плаща разходи, въз основа на подробна рамка, изложена в инструкциите от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Тези инструкции посочват правилата и условията, при които се извършват временното утвърждаване и плащанията, и при необходимост, условията за подписване на правни задължения по смисъла на член 97, параграф 1, буква д).
3. За откриването на сметка за авансови средства и определянето на администратор на авансови средства трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. В решението се посочват съответните отговорности и задължения на администратора на авансови средства и на разпоредителя с бюджетни кредити.
За промяната на условията на функциониране на сметка за авансови средства също трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
4. В делегациите на Съюза сметки за авансови средства се откриват за плащането на разходи както от частта на бюджета, предназначена за Комисията, така и от частта на бюджета за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“), осигурявайки пълна проследимост на разходите.
Член 67
Условия за откриване и плащане
(член 70 от Финансовия регламент)
1. В решението за откриване на сметка за авансови средства и определяне на администратор на авансови средства и решението за изменение на условията на функциониране на сметка за авансови средства се посочват по-конкретно:
а)
максималният размер на средствата, които могат първоначално да бъдат предоставени като авансови, и тяхното предназначение;
б)
дали на името на институцията трябва да бъде открита банкова сметка или пощенска джиро сметка;
в)
характерът и максималният размер на всеки разход, който може да бъде изплащан от администратора на авансови средства в полза на трети страни или да се събира от тях;
г)
честотата на изготвяне на оправдателната документация, процедурата за изготвянето ѝ и договореностите за предаването ѝ на разпоредителя с бюджетни кредити за осчетоводяване;
д)
процедурата за евентуално попълване на авансовите средства;
е)
обстоятелството, че операциите с авансови средства се осчетоводяват от разпоредителя с бюджетни кредити не по-късно от края на следващия месец, за да може да се направи равнение между счетоводното и банковото салдо;
ж)
срокът на валидност на мандата, предоставен на администратора на авансови средства от счетоводителя;
з)
самоличността на определения администратор на авансови средства.
2. В предложенията за решения за откриване на сметки за авансови средства отговорният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за следното:
а)
да се даде приоритет на използването на бюджетните процедури, когато има достъп до централната компютризирана система за счетоводна отчетност;
б)
сметките за авансови средства да се използват само в обосновани случаи.
Максималният размер на плащането, което може да бъде извършено от администратора на авансови средства, когато е практически невъзможно или неефективно разплащателните операции да бъдат извършени чрез използване на бюджетните процедури, не може да надхвърля 60 000 EUR за всеки разход.
3. Администраторът на авансови средства може да извършва плащания в полза на трети страни въз основа и в рамките на:
а)
предварителните бюджетни и правни задължения, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
б)
положителното остатъчно салдо по сметките за авансови средства в наличност или в банката.
4. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо по член 89 от Финансовия регламент, чрез чек или други платежни средства, включително дебитни карти, в съответствие с инструкциите, определени от счетоводителя.
5. След извършването на плащанията се вземат официални окончателни решения за тяхното утвърждаване и/или се издават платежни нареждания, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 68
Избор на администратор на авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
Администраторите на авансови средства се избират измежду длъжностните лица или, при необходимост и само в надлежно обосновани случаи, измежду другите служители. Администраторите на авансови средства се избират въз основа на техните знания, умения и специфична квалификация, които се доказват с дипломи или подходящ професионален опит, или след подходяща програма за обучение.
Член 69
Захранване на сметките за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят извършва плащания за захранване на сметките за авансови средства и осъществява мониторинг на тези сметки от гледна точка на откриването на банкови сметки и делегирането на подписването, както и на проверките на място и в централизираното счетоводство. Счетоводителят захранва сметките за авансови средства. Авансовите средства се изплащат по откритата за целта банкова сметка.
Сметките за авансови средства могат да бъдат захранвани и пряко от различни местни приходи, като например възникващите от:
а)
продажбата на оборудване;
б)
публикации;
в)
разни възстановени суми;
г)
лихви.
Авансовите средства се осчетоводяват като разходи или разни или целеви приходи съгласно решението за откриване на сметката за авансови средства по член 67 и разпоредбите на Финансовия регламент. Съответните суми се приспадат от разпоредителя с бюджетни кредити при следващото захранване на сметките за авансови средства.
2. За да може по-конкретно да се избегнат загубите от курсови разлики, администраторът на авансови средства може да извършва преводи между различни банкови сметки, свързани със същите авансови средства.
Член 70
Проверки от разпоредителите с бюджетни кредити и счетоводителите
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Администраторът на авансови средства води счетоводство за средствата на негово разположение в наличност и в банката, както и за извършените плащания и получените суми, в съответствие с правилата и дадените от счетоводителя инструкции. Отчетите на това счетоводство са достъпни във всеки един момент за отговорния разпоредител с бюджетни кредити и поне веднъж в месеца се изготвя справка за операциите, която се изпраща през следващия месец заедно с оправдателна документация от администратора на авансови средства на разпоредителя с бюджетни кредити, който отговаря за осчетоводяването на операциите с авансови средства.
2. Счетоводителят извършва или нарежда да бъдат извършени от специално оправомощен за целта служител на неговата служба или на службата разпоредител проверки, които по правило следва да бъдат извършвани на място и без предупреждение, с цел да се проверят наличието на средствата, предоставени на администраторите на авансови средства, счетоводството и това дали операциите с авансови средства се осчетоводяват в предвидения срок. Счетоводителят съобщава резултатите от тези проверки на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 71
Процедура за възлагане на обществени поръчки
(член 70 от Финансовия регламент)
Плащанията от сметките за авансови средства могат, в рамките на ограниченията по член 137, параграф 3, да се състоят просто от плащане по фактури, без предварително да е била приета оферта.
Член 72
Откриване на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
За плащането на определени категории разходи могат да се откриват една или повече сметки за авансови средства във всяко местно звено извън Съюза съгласно член 70 от Финансовия регламент. Местно звено е например делегация на Съюза, служба или клон в трета държава.
Решението за откриване на такава сметка за авансови средства определя условията на нейното функциониране съгласно член 70 от Финансовия регламент и въз основа на специфичните нужди на всяко местно звено.
Член 73
Администратори на авансови средства и лица, оправомощени да се разпореждат със сметки в делегациите на Съюза
(член 70 от Финансовия регламент)
При извънредни обстоятелства и за да не се прекъсва дейността, задълженията на администратора на авансови средства на ЕСВД в делегациите на Съюза могат да бъдат изпълнявани от служители на Комисията. При същите условия служителите на ЕСВД могат да бъдат определяни за администратори на авансови средства за Комисията в делегациите на Съюза.
В делегациите на Съюза правилата и условията, определени в първа алинея, се прилагат за определянето на лицата, оправомощени от счетоводителя да извършват банкови операции.
ГЛАВА 4
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 74
Органи, отговорни по въпросите, свързани с измами
(член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент)
Властите и органите по член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент са органите, определени в Правилника за персонала и решенията на институциите на Съюза относно реда и условията за вътрешно разследване във връзка с предотвратяването на измами, корупция и други незаконни дейности в ущърб на интересите на Съюза.
Раздел 2
Правила, приложими за оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
Член 75
Финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
Без да се засягат правомощията на OLAF, органът за разглеждане на финансови нередности по член 29 (наричан по-нататък „органът за финансови нередности“) е компетентен по отношение на всяко нарушение на разпоредба на Финансовия регламент или на разпоредба, свързана с финансовото управление или проверката на операциите, в резултат на действие или бездействие от страна на служител.
Член 76
Орган за разглеждане на финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
1. Органът по назначаването отнася случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент до органа за финансови нередности за становище по член 73, параграф 6, втора алинея от Финансовия регламент.
Когато ръководителите на делегациите на Съюза действат като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се обръща директно към органа за финансови нередности за становище по случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент.
Оправомощен разпоредител с бюджетни кредити може да отнесе въпрос до органа за финансови нередности, ако счита, че е извършена финансова нередност. Органът за финансови нередности излиза със становище относно това дали са извършени нередности по смисъла на член 75, тяхната тежест и какви биха могли да бъдат последствията от тях. Ако анализът на органа за финансови нередности сочи, че случаят, който му е изпратен за разглеждане, следва да бъде отнесен до OLAF, той незабавно изпраща преписката на органа по назначаването и веднага уведомява OLAF.
Когато органът за финансови нередности пряко получи сигнал от служител съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент, той предава преписката на органа по назначаването и уведомява служителя за това. Органът по назначаването може да поиска становището на органа за финансови нередности по този случай.
2. Институцията или, когато органът за финансови нередности е съвместен - участващите институции, в зависимост от вътрешната си организация, определят реда и условията за дейността на органа за финансови нередности и неговия състав, който включва външен участник с необходимата квалификация и опит.
Член 77
Потвърждаване на инструкциите
(член 73, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който получи задължителна инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, по-конкретно поради това че инструкцията не може да бъде изпълнена с предоставените му ресурси, писмено уведомява за това оправомощилия го или вторично оправомощилия го орган. Ако инструкцията бъде потвърдена писмено и това потвърждение бъде получено своевременно и е достатъчно ясно, в смисъл че се отнася изрично до аспектите, които оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити оспорва, разпоредителят с бюджетни кредити се освобождава от отговорност. Той изпълнява инструкцията, освен ако е очевидно незаконна или е в нарушение на действащите норми за безопасност.
2. Разпоредбите на параграф 1 се прилагат и в случаите, когато разпоредител с бюджетни кредити узнае в хода на действията си по изпълнение на задължителна инструкция, че обстоятелствата по случая могат да доведат до нередност.
Всички потвърдени инструкции при обстоятелствата, описани в член 73, параграф 3 от Финансовия регламент, се записват от отговорния оправомощен разпоредител с бюджетни кредити и се включват в годишния му отчет за дейността.
ГЛАВА 5
Приходни операции
Раздел 1
Собствени ресурси
Член 78
Правила, които се прилагат за собствените ресурси
(член 76 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя график, който посочва кога ще бъдат предоставени на Комисията собствените ресурси, определени в Решението за системата на собствените ресурси на Съюза.
Собствените ресурси се установяват и събират в съответствие с правилата, приети по силата на решението по първа алинея.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 79
Прогноза за вземанията
(член 77 от Финансовия регламент)
1. Прогнозите за вземанията посочват вида приходи и бюджетната позиция, в която тези приходи трябва да бъдат записани, и доколкото е възможно, данните за длъжника и очакваната сума.
При изготвянето на прогноза за вземанията отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява по-конкретно дали:
а)
приходът е записан в правилната бюджетна позиция;
б)
прогнозата е правилна и в съответствие с приложимите разпоредби и принципа на добро финансово управление.
2. При спазване на разпоредбите на член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент и на член 7, параграф 2 от настоящия регламент прогнозата за вземанията няма като ефект предоставянето на бюджетни кредити за поети задължения. В случаите по член 21 от Финансовия регламент бюджетни кредити могат да бъдат предоставяни само след като Съюзът реално е събрал дължимите суми.
Раздел 3
Установяване на вземания
Член 80
Процедура
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане от отговорния разпоредител с бюджетни кредити представлява признаване на правото на Съюза по отношение на даден длъжник и установяване на правото да се предяви пред длъжника искане за плащане на задължението.
2. Нареждането за събиране е операцията, чрез която отговорният разпоредител с бюджетни кредити нарежда на счетоводителя да събере установената сума.
3. Дебитното известие уведомява длъжника, че:
а)
Съюзът е установил вземането;
б)
ако плащането на задължението бъде извършено преди крайния срок, не се дължи лихва за забава;
в)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), по задължението се дължи лихва, чийто размер е посочен в член 83, без да се засягат приложимите специфични разпоредби;
г)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), институцията събира средствата или чрез прихващане, или чрез задействане на предварително предоставена гаранция;
д)
счетоводителят може да събира средствата чрез прихващане преди крайния срок по буква б) в случаите, в които това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза, когато има основания да счита, че дължимата на Комисията сума ще бъде загубена, след като длъжникът бъде уведомен за мотивите и датата на събирането на средствата чрез прихващане;
е)
ако след предприемането на всички мерки, посочени в букви а)-д) от настоящия параграф, сумата не е събрана изцяло, институцията извърша събирането чрез прилагане на решение, осигурено или по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент, или чрез съдебно дело.
Разпоредителят с бюджетни кредити разпечатва дебитното известие и го изпраща на длъжника. Счетоводителят се уведомява за това изпращане чрез финансовата информационна система.
Член 81
Установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
За да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали:
а)
вземането е безспорно, в смисъл че е безусловно;
б)
вземането е ликвидно, в точно парично изражение;
в)
вземането е изискуемо и не е обвързано със срок за плащане;
г)
данните за длъжника са верни;
д)
вземането е записано в правилната бюджетна позиция;
е)
оправдателните документи са редовни; и
ж)
принципът на добро финансово управление е спазен, по-специално по отношение на критериите по член 91, параграф 1, буква а).
Член 82
Оправдателна документация за установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане се основава на оправдателна документация, която доказва правото на Съюза.
2. Преди да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че това е направено.
3. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Член 83
Лихва за забава
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, върху всяко вземане, което не е изплатено на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), се начислява лихва съгласно параграфи 2 и 3 от настоящия член.
2. Лихвата за вземанията, неизплатени на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата, прилагана от Европейската централна банка за нейните основни операции по рефинансиране, публикувана в Официален вестник на Европейския съюз, серия С, в сила на първия календарен ден на месеца, в който попада крайната дата, увеличена със:
а)
осем процентни пункта, когато дългът е по договор за обществена поръчка за доставки и услуги по дял V;
б)
три и половина процентни пункта във всички останали случаи.
3. Размерът на лихвите се изчислява от календарния ден, следващ крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) и посочен в дебитното известие, до календарния ден, на който дългът е издължен в пълен размер.
Нареждането за събиране, съответстващо на размера на лихвите за забава, се издава, когато тези лихви бъдат реално получени.
4. В случай на глоби, когато длъжникът предостави финансова гаранция, приета от счетоводителя вместо плащане, дължимата лихва, считано от крайния срок, посочен в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата по параграф 2 от настоящия член, която е в сила на първия ден на месеца, през който е прието решението за налагане на глоба, увеличена само с един и половина процентни пункта.
Раздел 4
Разпореждане за събиране
Член 84
Изготвяне на нареждането за събиране
(член 79 от Финансовия регламент)
1. Нареждането за събиране посочва:
а)
финансовата година, за която трябва да бъде осчетоводен приходът;
б)
акта или правното задължение, който или което е източник на задължението и поражда правото на събиране;
в)
приложимата бюджетна статия и всяко друго подразделение, включително, при необходимост, съответното бюджетно задължение;
г)
сумата, която подлежи на събиране, изразена в евро;
д)
името и адреса на длъжника;
е)
крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
ж)
възможния метод на събиране, включително по-специално събиране чрез прихващане или задействане на предоставена гаранция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата на нареждането за събиране и го подписва, след което то се изпраща на счетоводителя.
3. Счетоводителят на всяка институция съхранява списък на несъбраните дължими суми. Вземанията на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Той предава този списък на счетоводителя на Комисията.
Счетоводителят на Комисията изготвя консолидиран списък на дължимите суми за всяка институция по дата на издаване на нареждането за събиране. Списъкът се добавя към доклада на Комисията за бюджетното и финансовото управление.
4. За да подсили защитата на финансовите интереси на Съюза, Комисията съставя списък на вземанията на Съюза, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да възстанови средствата, които дължи, чрез съдебно решение със сила на пресъдено нещо и ако една година след неговото произнасяне не е възстановена никаква сума или е възстановена незначителна по размер сума. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 85
Решение, което представлява изпълнително основание, в полза на други институции
(член 79, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Извънредните обстоятелства по член 79, параграф 2 от Финансовия регламент са налице, когато съответната институция е изчерпала възможността за доброволно плащане и за събиране на дълга чрез прихващане, съгласно предвиденото в член 80, параграф 1 от Финансовия регламент, и дългът е значителен по размер.
2. В случая по параграф 1 съответните институции, различни от посочените в член 299 от ДФЕС, могат да поискат от Комисията да приеме решение, което представлява изпълнително основание.
3. Във всички случаи в решението, което представлява изпълнително основание, се посочва, че събраните суми се записват в частта на бюджета, предназначена за съответната институция, която действа като разпоредител с бюджетни кредити. Приходите се записват като общи приходи, освен когато попадат в обхвата на специфичните случаи на целевите приходи съгласно предвиденото в член 21, параграф 3 от Финансовия регламент.
4. Отправилата искането институция уведомява Комисията за всяко събитие, което има вероятност да повлияе на събирането на средствата, и се намесва в подкрепа на Комисията в случай на обжалване на решение, което представлява изпълнително основание.
5. Комисията и съответната институция се договарят относно практическите начини за изпълнение на настоящия член.
Раздел 5
Събиране
Член 86
Формалности по събирането
(член 80 от Финансовия регламент)
1. След като бъде събрано вземане, счетоводителят прави запис в сметките и уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой, извършени пред счетоводителя или администратора на авансови средства, се издава разписка.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране на вземания, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 87
Събиране чрез прихващане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Когато длъжникът има вземане по отношение на Съюза, което е безспорно, съгласно определението в член 81, буква а), ликвидно и изискуемо и се отнася до сума, установена с платежно нареждане, след изтичане на крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) счетоводителят събира установените вземания чрез прихващане.
В изключителни случаи, когато това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза и счетоводителят има основания да счита, че дължимата на Съюза сума ще бъде загубена, счетоводителят събира вземането чрез приспадане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б).
Счетоводителят извършва събирането и чрез прихващане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), когато длъжникът даде своето съгласие за това.
2. Преди да пристъпи към каквото и да е събиране съгласно параграф 1, счетоводителят се консултира с отговорния разпоредител с бюджетни кредити и уведомява съответните длъжници.
Когато длъжникът е национален орган или една от неговите административни единици, счетоводителят уведомява също съответната държава членка поне десет работни дни предварително за намерението си да пристъпи към събиране чрез прихващане. При все това със съгласието на държавата членка или съответната административна единица счетоводителят може да пристъпи към събирането чрез прихващане, преди да е изтекъл крайният срок.
3. Прихващането по параграф 1 има ефекта на плащане и освобождава Съюза от съответния дълг и ако е уместно, от дължимите лихви.
Член 88
Процедура за събиране при неизвършване на доброволно плащане
(членове 79 и 80 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на член 87, ако сумата не бъде събрана в пълен размер до крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), посочен в дебитното известие, счетоводителят уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно открива процедурата за събиране по всички предвидени в закона начини, включително, ако е уместно, чрез задействане на предварително предоставена гаранция.
2. Без да се засягат разпоредбите на член 87, когато методът на събиране по параграф 1 от настоящия член не може да бъде използван и длъжникът не плати въпреки официалното уведомително писмо, изпратено от счетоводителя, счетоводителят пристъпва към изпълнение на решение за събиране, осигурено по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент или чрез съдебно дело.
Член 89
Удължаване на срока за плащане
(член 80 от Финансовия регламент)
В сътрудничество с отговорния разпоредител с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и при условие че са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плати лихвата, посочена в член 83, за целия допълнителен период от време, считано от крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
б)
за да се защитят правата на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на институцията.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на институцията.
При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по буква б) от първа алинея, когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 90
Събиране на глоби или други санкции
(членове 80 и 83 от Финансовия регламент)
1. Когато пред Съда на Европейския съюз бъде заведено дело срещу решение на Комисията за налагане на глоба или други санкции съгласно ДФЕС или Договора за Евратом и докато не бъдат изчерпани всички правни средства за защита, длъжникът или плаща условно съответните суми по банковата сметка, посочена от счетоводителя, или предоставя финансова гаранция, приемлива за счетоводителя. Гаранцията е независима от задължението за плащане на глобата, имуществената санкция или други санкции и е изпълнима при първо поискване. Тя покрива главницата и лихвите, дължими съгласно член 83, параграф 4.
2. Комисията обезпечава условно платените суми, като ги инвестира във финансови активи и по този начин гарантира сигурността и ликвидността на средствата, като същевременно се стреми да получи и финансов приход.
3. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е потвърдена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
условно събраните суми и лихвите и другите суми, които те са генерирали, се записват в бюджета в съответствие с член 83 от Финансовия регламент най-късно през финансовата година, следваща годината, през която са изчерпани всички правни средства за защита;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя се привежда в действие и съответните суми се записват в бюджета.
Когато размерът на глобата или на санкцията е увеличен от Съда, букви а) и б) от първа алинея се прилагат до сумите в решението на Комисията и счетоводителят събира съответстващата на увеличението сума, която се записва в бюджета.
4. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е отменена или намалена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
недължимо събраните суми заедно с начислените лихви се връщат на съответната трета страна. В случаите, в които цялостният генериран приход за съответния период е отрицателен, се възстановява номиналната стойност на недължимо събраните суми;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя съответно се освобождава.
Член 91
Отказ от събиране на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се откаже от цялостното или частично събиране на установено вземане само в следните случаи:
а)
когато предвидимите разходи по събирането ще надхвърлят дължимата сума и отказът от събиране няма да навреди на престижа на Съюза;
б)
когато вземането не може да бъде събрано поради изтеклото време или несъстоятелност на длъжника;
в)
когато събирането противоречи на принципа на пропорционалност.
2. В случаите по параграф 1, буква в) отговорният разпоредител с бюджетни кредити действа съгласно предварително установените в рамките на всяка институция процедури и прилага следните критерии, които са задължителни и приложими при всички обстоятелства:
а)
фактите, имащи отношение към сериозността на нередността, поради която е установено вземането (измама, повторно нарушение, умисъл, грижа, добросъвестност, явна грешка);
б)
отражението, което отказът от събиране ще има върху функционирането на Съюза и неговите финансови интереси (размер на сумата, риск от създаване на прецедент, уронване на авторитета на закона).
В зависимост от обстоятелствата по случая на отговорния разпоредител с бюджетни кредити може също да се наложи да вземе предвид следните допълнителни критерии:
а)
всяко нарушение на конкуренцията, което ще бъде причинено от отказа от събиране;
б)
икономическите и социалните щети, които ще бъдат причинени от събирането на вземането в пълен размер.
3. Решението за отказ от събиране по член 80, параграф 2 от Финансовия регламент се мотивира и упоменава положената грижа за обезпечаване на събирането и правните и фактическите основания за отказа. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити се отказва от събирането на вземане в съответствие с член 84.
4. Институцията не може да делегира правомощия за отказ от събиране на установено вземане в никой от следните случаи:
а)
когато сумата, предмет на отказването, е 1 000 000 EUR или повече;
б)
когато сумата, предмет на отказването, е 100 000 EUR или повече в случаите, в които това представлява 25 % или повече от установеното вземане.
Под праговете, посочени в първа алинея, всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отказ от събиране на установено вземане.
5. Всяка институция ежегодно изпраща на Европейския парламент и на Съвета доклад за отказите по параграфи 1-4 от настоящия член, отнасящи се до суми в размер на 100 000 EUR или повече. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Член 92
Отмяна на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. В случай на грешка отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя изцяло или частично установеното вземане в съответствие с членове 82 и 84 и посочва подходящи мотиви.
2. Всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отмяна на установено вземане.
Член 93
Правила относно давностните срокове
(член 81 от Финансовия регламент)
1. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни започва да тече при изтичане на крайния срок, съобщен на длъжника в дебитното известие съгласно член 80, параграф 3, буква б).
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза започва да тече от датата, на която плащането на вземането на третата страна стане дължимо съгласно съответното правно задължение.
2. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни се прекъсва от всяко действие на институция или на държава членка, действаща по искане на институция, за което третата страна е уведомена и което има за цел събирането на дълга.
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза се прекъсва от всяко действие, за което Съюзът е уведомен от своите кредитори или от името на своите кредитори и което има за цел събирането на дълга.
3. Нов давностен срок от пет години започва да тече в деня след прекъсването по параграф 2.
4. Всяко съдебно дело във връзка с вземане по параграф 1, включително делата пред съд, който по-късно се самообявява за некомпетентен по делото, прекъсва давностния срок. Новият давностен срок от пет години не започва, докато не бъде постановено съдебно решение със сила на пресъдено нещо или не бъде постигнато извънсъдебно споразумение между същите страни по същото дело.
5. Когато счетоводителят предостави на длъжника допълнително време за плащане съгласно член 89, това се счита за прекъсване на давностния срок. Новият давностен срок от пет години започва да тече от деня след този на изтичане на удължения срок за плащане.
6. Вземания не се събират след изтичане на давностния срок, установен в параграфи 1-5.
ГЛАВА 6
Разходни операции
Член 94
Решение за финансиране
(член 84 от Финансовия регламент)
1. Решението за финансиране съдържа съществените елементи на действие, при което се извършва разход от бюджета.
2. По-конкретно решението за финансиране излага следното:
а)
за безвъзмездните средства:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
приоритетите за годината, целите за изпълнение и предвидените резултати с разрешените бюджетни кредити за финансовата година;
iii)
съществените критерии за допустимост, подбор и отпускане, които ще бъдат използвани за подбор на предложения;
iv)
максималния възможен процент на съфинансиране и ако се предвиждат различни проценти, критериите, които следва да се спазват за всеки от тях;
v)
графика и индикативната стойност на поканите за представяне на предложения;
б)
за обществените поръчки:
i)
цялостния бюджетен пакет, предназначен за възлагането на обществени поръчки през годината;
ii)
индикативния брой и вида на предвидените обществени поръчки и ако е възможно, общо описание на техния предмет;
iii)
индикативния календар за започването на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
в)
за доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
бюджетните кредити, заделени за доверителния фонд за годината, и сумите, предвидени за целия му срок на действие;
iii)
целите на доверителния фонд и неговия срок на действие;
iv)
правилата за управление на доверителния фонд;
v)
възможността за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субектите и лицата по член 187, параграф 2 от Финансовия регламент;
г)
за наградите:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
съществените условия за участие и критериите за присъждане;
iv)
графика на конкурса и размера на наградата или наградите;
д)
за финансовите инструменти:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
сумата, отпусната за финансовия инструмент;
iv)
индикативния график на изпълнението.
3. Когато работната програма по член 128 от Финансовия регламент съдържа информацията по буква а) от параграф 2 от настоящия член за безвъзмездните средства, финансирани от разрешените за финансовата година бюджетни кредити, решението за приемането ѝ се счита за решение за финансиране за тези безвъзмездни средства.
Що се отнася до обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти, когато изпълнението на съответните бюджетни кредити, разрешени за финансовата година, е предвидено в работна програма, съдържаща информацията по букви б), в), г) и д) от параграф 2 от настоящия член, решението за приемане на тази работна програма също се счита за решение за финансиране за съответните обществени поръчки, доверителни фондове, награди и финансови инструменти.
Ако работната програма не съдържа тази информация за една или повече дейности, тя трябва да претърпи съответните изменения или за съответната дейност да бъде прието индивидуално решение за финансиране.
4. Без да се засяга която и да е специфична разпоредба на основен акт, всяко съществено изменение на вече прието решение за финансиране следва същата процедура като първоначалното решение.
Раздел 1
Поемане на задължение за разход
Член 95
Глобални и временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобалното бюджетно задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, което само по себе си предвижда последващо поемане на едно или повече правни задължения, или чрез поемане на едно или повече правни задължения.
Споразуменията за финансиране в сферата на пряката финансова помощ за трети държави, включително бюджетната подкрепа, които представляват правни задължения, могат да пораждат плащания без поемане на други правни задължения.
2. Временното бюджетно задължение се изпълнява чрез поемане на едно или повече правни задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, в случай на разходи за управление на персонала или комуникационни разходи на институциите за отразяване на събития на Съюза, пряко чрез плащания.
Член 96
Приемане на глобално задължение
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобално задължение се поема въз основа на решение за финансиране.
Глобалното задължение се поема най-късно преди приемането на решението за подбор на получатели, а когато изпълнението на съответните бюджетни кредити включва приемане на работна програма по смисъла на член 188 - в най-кратки срокове след приемането на програмата.
2. Когато глобалното поето задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, втората алинея от параграф 1 не се прилага.
Член 97
Един подпис
(член 85 от Финансовия регламент)
1. От правилото, че бюджетното задължение и съответстващото му правно задължение се подписват от едно и също лице, се допускат изключения само в следните случаи:
а)
когато задълженията са временни;
б)
когато глобалните задължения се отнасят до споразумения за финансиране с трети държави;
в)
когато решението на институцията представлява правно задължение;
г)
когато глобалното задължение се изпълнява чрез няколко правни задължения, за които са отговорни различни разпоредители с бюджетни кредити;
д)
когато във връзка със сметки за авансови средства, предназначени за външните дейности, правните задължения трябва да бъдат подписани от служители на местните звена по член 72 по инструкция на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който обаче остава изцяло отговорен за съответните операции;
е)
когато институция е делегирала правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на междуинституционална европейска служба съгласно член 199, параграф 1 от Финансовия регламент.
2. Ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, подписал бюджетното задължение, отсъства и продължава да отсъства за период, несъвместим със сроковете за поемане на правното задължение, последното се поема от лицето, определено по приетите от всяка институция правила за заместване, при условие че това лице притежава статута на разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 65, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 98
Административни разходи, покривани с временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
Позициите, разглеждани като обичайни административни разходи, които могат да породят временни задължения, включват следното:
а)
разходи за персонал, независимо от това дали този персонал попада в обхвата на Правилника за персонала, или не, за други човешки ресурси и пенсии и за възнаграждение на експерти;
б)
разходи, отнасящи се до членовете на институцията;
в)
разходи за обучение;
г)
разходи за конкурси, подбор и назначаване;
д)
командировъчни;
е)
представителни разходи;
ж)
разходи за срещи;
з)
устни и писмени преводачи;
и)
обмен на длъжностни лица;
й)
редовен наем на движимо и недвижимо имущество или рутинни плащания по договори за недвижими имоти по смисъла на член 121 от настоящия регламент или вноски по заеми съгласно член 203, параграф 8 от Финансовия регламент;
к)
разни застраховки;
л)
почистване, поддръжка и сигурност;
м)
социални и медицински разходи;
н)
използване на далекосъобщителни услуги;
о)
финансови такси;
п)
правни разноски;
р)
обезщетения, включително лихви;
с)
работно оборудване;
т)
вода, газ и електроенергия;
у)
публикации на хартиен носител или в електронен формат;
ф)
комуникационни дейности, в които институциите участват с цел отразяване на събития на Съюза.
Член 99
Вписване на индивидуални правни задължения
(член 86 от Финансовия регламент)
В случай на глобално бюджетно задължение, последвано от едно или няколко индивидуални правни задължения, отговорният разпоредител с бюджетни кредити регистрира в централното счетоводство сумите по това или тези последователни индивидуални правни задължения.
При вписването в сметките се посочва съответното глобално задължение, към което се отнасят индивидуалните задължения.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити вписва сумите по сметките, преди да подпише съответното индивидуално правно задължение, освен в случаите по член 86, параграф 4, четвърта алинея от Финансовия регламент.
Във всички случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали съвкупната сума не надхвърля размера на глобалното задължение, което ги обхваща.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 100
Утвърждаване и приемане за плащане
(член 88 от Финансовия регламент)
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи по смисъла на член 110, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително рутинните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен с официално решение на разпоредителя с бюджетни кредити и на негова отговорност в съответствие с член 65, параграф 5 от Финансовия регламент. Тези решения за оправомощаване се съхраняват за бъдещи справки.
Член 101
Резолюция „удостоверено вярно“ за плащанията по предварително финансиране
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията по предварително финансиране отговорният разпоредител с бюджетни кредити или технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява с резолюция „удостоверено вярно“, че условията, които се изискват в правното задължение за изплащане на предварителното финансиране, са изпълнени.
Член 102
Приемане за плащане на договори за възлагане на обществени поръчки за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до договори за възлагане на обществени поръчки, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвена от изпълнителя фактура;
б)
на самата фактура, или на вътрешен документ, придружаващ получената фактура, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на фактурата са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
Посочената в буква б) от първа алинея резолюция „удостоверено вярно“ удостоверява, че предвидените по договора услуги, доставки или строителни работи са надлежно извършени. За доставките и строителните работи длъжностното лице или друг технически компетентен служител съставят предварителен приемо-предавателен протокол и впоследствие окончателен такъв при изтичането на гаранционния срок, посочен в договора. Тези два протокола се считат за резолюция „удостоверено вярно“.
За рутинните плащания, включително плащанията за абонаменти или за курсове за обучение, резолюцията „удостоверено вярно“ удостоверява, че правото на кредитора е в съответствие с документите, оправдаващи плащането.
Член 103
Приемане за плащане на безвъзмездни средства за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до безвъзмездни средства, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвената от бенефициера заявка за плащане;
б)
на самата заявка за плащане, или на вътрешен документ, придружаващ получения отчет за разходи, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от длъжностно лице или друг технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на заявката за плащане са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
с резолюцията по буква б) от първа алинея длъжностното лице или другият технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява, че дейността или работната програма, изпълнена от бенефициера, е в пълно съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, включително, ако е приложимо, че декларираните от бенефициера разходи са допустими.
Член 104
Приемане за плащане на разходи за персонал
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията, които съответстват на разходи за персонала, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че са налични следните оправдателни документи:
а)
по отношение на месечната заплата:
i)
пълен списък на персонала с всички елементи на възнаграждението;
ii)
формуляр (личен информационен фиш) въз основа на взетите във всеки отделен случай решения, показващ при настъпване на промяна всяка промяна във всеки елемент на възнаграждението;
iii)
при назначаване на работа или на длъжност - заверено копие на решението за назначаване на работа или на длъжност, придружаващо утвърждаването на изплащането на първата заплата;
б)
по отношение на другите възнаграждения, като тези на служителите, на които се заплаща на час или на ден: справка, подписана от оправомощения служител, за отработените дни и часове;
в)
по отношение на извънредния труд: справка, подписана от оправомощения служител, за количеството извънреден труд;
г)
по отношение на командировъчните:
i)
заповедта за командироване, подписана от компетентния орган;
ii)
отчет за командировъчните, подписан от командирования и от по-висшестоящия служител, оправомощен за целта, в случай че командировъчните се различават от заповедта за командироване.
д)
по отношение на някои други административни разходи, свързани с персонала, включително абонаментите или курсовете за обучение, които според договора трябва да се платят предварително: оправдателната документация във връзка с решението, на което се основават разходите, съдържаща всички елементи за изчисляването им.
в отчета за командировъчните по буква г), подточка ii) от първа алинея се посочват мястото на командировката, датата и часът на заминаване и пристигане на мястото на командировката, пътните и дневните разходи и други надлежно разрешени разходи, при условие че бъдат представени оправдателни документи.
Член 105
Материална форма на резолюцията „прието за плащане“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 100. При компютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 106
Материална форма на резолюцията „удостоверено вярно“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 101. При компютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ може да бъде под формата на утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от технически компетентния служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на плащане
Член 107
Проверки на плащанията от разпоредителя с бюджетни кредити
(член 89 от Финансовия регламент)
При съставянето на платежното нареждане отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
платежното нареждане е надлежно издадено, което означава, че предварително е взето решение за утвърждаване под формата на резолюция „прието за плащане“, данните на бенефициера са верни и сумата е изискуема;
б)
платежното нареждане съответства на бюджетното задължение, към което е отнесено;
в)
разходът е отнесен към правилната бюджетна позиция;
г)
има налични бюджетни кредити.
Член 108
Задължителни реквизити на платежните нареждания и предаването им на счетоводителя
(член 89 от Финансовия регламент)
1. Платежното нареждане съдържа:
а)
финансовата година, за която трябва да се осчетоводи разходът;
б)
бюджетната статия и всяко друго евентуално подразделение;
в)
правното задължение, пораждащо право на плащане;
г)
бюджетното задължение, към което трябва да бъде отнесено;
д)
сумата, която подлежи на плащане, изразена в евро;
е)
името, адреса и данните на банковата сметка на бенефициера;
ж)
предмета на разхода;
з)
начина на извършване на плащането;
и)
инвентаризиране на активите в съответствие с член 248.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 109
Видове плащане
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
2. Междинно плащане, което може да се извършва неколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
3. Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
Член 110
Оправдателна документация
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране, включително когато се разделя на няколко плащания, се изплаща въз основа на договора, решението, споразумението или основния акт или въз основа на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали условията на въпросния договор, решение или споразумение са спазени. Ако датата на плащане на предварителното финансиране е определена в тези инструменти, изплащането на дължимата сума не подлежи на допълнително искане.
2. Междинните плащания и плащанията на остатъка се основават на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали финансираната дейност е извършена в съответствие с основния акт или решението или в съответствие с условията на договора или споразумението.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя, при съблюдаване на принципа на добро финансово управление, характера на оправдателната документация по настоящия член в съответствие с основния акт, решенията, договорите и споразуменията. Междинните и окончателните доклади за техническото и финансовото изпълнение представляват оправдателни документи за целите на параграф 2.
4. Оправдателните документи се съхраняват от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 111
Срокове за плащане и лихва за забава
(член 92 от Финансовия регламент)
1. Под срок, предвиден за извършване на плащанията, се разбира срокът за утвърждаване, разрешаване и плащане на разходите.
Той започва да тече от датата на получаване на заявка за плащане.
Заявката за плащане се регистрира от оправомощената служба на отговорния разпоредител с бюджетни кредити във възможно най-кратък срок и се счита за получена на датата на своето регистриране.
Под дата на плащане се разбира датата, на която се дебитира сметката на институцията.
2. Заявката за плащане съдържа следните съществени елементи:
а)
име на кредитора;
б)
сума;
в)
валута;
г)
дата;
При липса на поне един съществен елемент заявката се отхвърля.
Кредиторът се уведомява писмено за отхвърлянето и за мотивите за него във възможно най-кратък срок и при всички случаи в срок от 30 календарни дни от датата на получаване на заявката за плащане.
3. В случай на спиране по член 92, параграф 2 от Финансовия регламент оставащият срок за плащане започва да тече отново от датата на получаване на изисканата информация или преработените документи или на датата на извършване на необходимата допълнителна проверка, включително проверки на място.
4. При изтичане на сроковете, определени в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, кредиторът има право на лихва в съответствие със следните условия:
а)
лихвените проценти са тези, посочени в член 83, параграф 2 от настоящия регламент;
б)
лихвата се дължи за периода от календарния ден, следващ датата на изтичане на срока за плащане, определен в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, до датата на плащането.
При все това, когато лихвата, изчислена в съответствие с разпоредбите на първа алинея, е по-ниска от 200 EUR или равна на 200 EUR, тя се изплаща на кредитора само при поискване, подадено в срок от два месеца от получаване на закъснялото плащане.
5. Всяка институция представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно спазването на сроковете и спирането на сроковете по член 92 от Финансовия регламент. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 7
Информационни системи
Член 112
Описание на информационните системи
(член 93 от Финансовия регламент)
Когато за обработка на операциите по изпълнението на бюджета се използват компютърни системи и подсистеми, се изисква изчерпателно и актуално описание на всяка система или подсистема.
Всяко описание определя съдържанието на всички полета за данни и описва как системата обработва всяка отделна операция. То показва подробно как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция.
Член 113
Периодично запаметяване
(член 93 от Финансовия регламент)
Данните в компютърните системи и подсистеми се запаметяват периодично и се съхраняват на сигурно място.
ГЛАВА 8
Вътрешен одитор
Член 114
Назначаване на вътрешния одитор
(член 98 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава своя вътрешен одитор съгласно правила, съобразени със специфичните ѝ особености и нужди. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета за назначаването на вътрешния одитор.
2. Всяка институция определя в зависимост от специфичните си особености и нужди обхвата на мисията на вътрешния одитор и подробно определя целите и процедурите за упражняването на функцията вътрешен одит при надлежно съблюдаване на международните стандарти за вътрешен одит.
3. Институцията може да назначава за вътрешен одитор на основание на конкретната му компетентност длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала и гражданин на някоя от държавите членки.
4. Ако две или повече институции назначат един и същ вътрешен одитор, те определят необходимите условия за търсенето на отговорност от него съгласно член 119.
5. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета при прекратяване на задълженията на вътрешния одитор.
Член 115
Ресурси за вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
Институцията осигурява на вътрешния одитор ресурсите, от които той се нуждае за правилно изпълнение на одиторската си функция, и устав за мисията, в който се посочват подробно неговите задачи, функции и задължения.
Член 116
Работна програма
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор приема работната си програма и я представя на институцията.
2. Институцията може да поиска от вътрешния одитор да извършва одити, които не са включени в работната програма по параграф 1.
Член 117
Докладване от вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор представя на институцията годишния отчет за вътрешния одит, предвиден в член 99, параграф 3 от Финансовия регламент, в който се посочват броят и видът на извършените вътрешни одити, основните отправени препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
В годишния отчет се посочват и всички системни проблеми, открити от специалния орган, създаден по силата на член 73, параграф 6 от Финансовия регламент.
2. Всяка институция преценява дали отправените в отчетите на вътрешния ѝ одитор препоръки са подходящи за обмен на най-добри практики с останалите институции.
3. По време на изготвяне на своя отчет вътрешният одитор обръща особено внимание на цялостното спазване на принципа на добро финансово управление и се уверява, че са предприети подходящи мерки за постоянно подобряване и засилване на неговото прилагане.
Член 118
Независимост
(член 100 от Финансовия регламент)
Вътрешният одитор е изцяло независим при извършване на своите одити. Той не може да получава никакви указания, нито да бъде ограничаван по какъвто и да е начин по отношение на изпълнението на своите функции, които по силата на неговото назначаване му се възлагат съгласно Финансовия регламент.
Член 119
Отговорност на вътрешния одитор
(член 100 от Финансовия регламент)
Само институцията, действайки в съответствие с разпоредбите на настоящия член, може да търси отговорност от вътрешния одитор за неговите действия като длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала.
Институцията взема мотивирано решение за започване на разследване. Решението се съобщава на заинтересованата страна. Институцията може да възложи разследването, под своята пряка отговорност, на едно или повече длъжностни лица със степен, равна на степента на съответния служител или по-висока от нея. В хода на разследването се изслушва мнението на заинтересованата страна.
Докладът за разследването се предоставя на заинтересованата страна, която след това се изслушва от институцията по предмета на доклада.
Въз основа на доклада и изслушването институцията приема мотивирано решение за приключване на производството или мотивирано решение съгласно членове 22 и 86 от Правилника за персонала и приложение IХ към него. Решенията за налагане на дисциплинарни или финансови санкции се съобщават на заинтересованата страна и за информация - на другите институции и Сметната палата.
Заинтересованата страна има право да обжалва тези решения пред Съда на Европейския съюз съгласно предвиденото в Правилника за персонала.
Член 120
Обжалване пред Съда на Европейския съюз
(член 100 от Финансовия регламент)
Без да се засягат начините за обжалване, предвидени в Правилника за персонала, вътрешният одитор има право да обжалва пряко пред Съда на Европейския съюз всеки акт във връзка с изпълнението на неговите задължения като вътрешен одитор. Жалбата се подава в тримесечен срок от календарната дата, на която той е уведомен за съответния акт.
По такива жалби се провеждат разследване и изслушване съгласно предвиденото в член 91, параграф 5 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Раздел 1
Обхват и принципи на възлагането
Член 121
Определения и обхват
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Договорите за недвижими имоти обхващат закупуването, дългосрочното наемане, плодоползването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на земя, съществуващи сгради или други недвижими имоти.
2. Договорите за доставки обхващат закупуването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на стоки. Договор за доставка на стоки и евентуално за монтаж и инсталиране се счита за договор за доставка.
3. Договорите за строителство обхващат изпълнението или проектирането и изпълнението на строителни работи или на строеж, свързани с една от дейностите, посочени в приложение I към Директива 2004/18/ЕО, или изпълнението, по какъвто и да е начин, на строеж, съответстващ на посочените от възложителя изисквания. Понятието „строеж“ означава резултатът от строителство или от граждански инженеринг, взети като цяло, който е достатъчен сам по себе си за изпълнение на икономическа или техническа функция.
4. Договорите за услуги обхващат всички интелектуални и неинтелектуални услуги, различни от тези в обхвата на договорите за доставки, договорите за строителство и договорите за недвижими имоти.
Договор, който обхваща два или повече вида обществени поръчки (за строителство, услуги или доставки), се възлага в съответствие с разпоредбите, които се прилагат за вида обществена поръчка, характеризираща основния предмет на този договор.
В случай на смесени договори, състоящи се от услуги и доставки, основният предмет се определя чрез сравняване на стойностите на съответните услуги или доставки.
Всяко позоваване на номенклатурите в контекста на обществените поръчки се прави, като се използва Общият терминологичен речник, свързан с обществените поръчки (CPV), изложен в Регламент (ЕО) № 2195/2002 на Европейския парламент и на Съвета (11).
5. Понятията „изпълнител на строителни работи“, „доставчик“ и „доставчик на услуги“ се отнасят до всяко физическо или юридическо лице, публичноправен субект или обединение на такива лица и/или органи, които предлагат да извършат строителни работи, да доставят стоки и да предоставят услуги. Понятието „икономически оператор“ включва изпълнителите на строителни работи, доставчиците и доставчиците на услуги. „Оференти“ означава икономическите оператори, подали оферта. „Кандидати“ означава лицата, поискали да бъдат допуснати до участие в ограничена процедура, състезателен диалог или процедура на договаряне. „Потенциални оференти“ означава икономическите оператори, включени в списък на потенциалните оференти съгласно член 136, параграф 1, буква б).
Обединенията на икономически оператори имат право да представят оферти или да кандидатстват. Възложителите не могат да изискват от обединенията да имат определена правна форма, за да бъдат допуснати да представят оферта или заявление за участие, но от избраното обединение може да бъде изискано да приеме определена правна форма, след като му бъде възложена поръчката, ако тази промяна е необходима за доброто изпълнение на поръчката.
6. Службите на институциите на Съюза се считат за възложители освен в случаите, в които сключват помежду си административни споразумения за предоставяне на услуги, доставка на стоки, извършване на строителни работи или изпълняване на договори за недвижими имоти.
7. „Техническа помощ“ означава дейностите за оказване на подкрепа и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, по-конкретно подготвителните, управленските, мониторинговите, оценъчните, одитните и контролните дейности.
8. Всички контакти с изпълнителите, включително сключването на договори и техните изменения, могат да бъдат извършвани посредством системи за електронен обмен, осигурени от възложителя.
9. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, които се предават чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат да подписват електронно или да предават документ чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да се идентифицират чрез системата по установен начин;
г)
трябва да бъдат точно определени часът и датата на електронната операция;
д)
трябва да се запазва целостта на документите;
е)
документите трябва да продължат да бъдат налични;
ж)
при необходимост, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
гарантират защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
10. За изпратените или получените чрез такава система данни важи правната презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, който е изпратен или за който е изпратено уведомление чрез такава система, се счита за еквивалентен на документ на хартиен носител, допустим е като доказателство в правни производства, счита се за оригинален и се ползва с правната презумпция за автентичност и цялост, при условие че не притежава никакви динамични характеристики, които могат да доведат до автоматичната му промяна.
Електронните подписи по буква б) от параграф 9 имат равностойно правно действие на писмено положени подписи.
Член 122
Рамкови споразумения и отделни договори
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Срокът на действие на рамково споразумение не може да превишава четири години освен в изключителни случаи, надлежно обосновани по-специално от предмета на рамковото споразумение.
Отделните договори, които се основават на рамковите споразумения, се възлагат в съответствие с условията на рамковото споразумение само между възложителите и изпълнителите по рамковото споразумение.
При възлагането на отделни договори страните не могат да внасят съществени изменения в рамковото споразумение.
2. Когато рамково споразумение се сключва с един икономически оператор, отделните договори се възлагат в рамките на условията, установени в рамковото споразумение.
При надлежно обосновани обстоятелства възложителите могат да се консултират писмено с изпълнителя, като поискат от него при необходимост да допълни своята оферта.
3. Когато рамково споразумение трябва да бъде сключено с няколко икономически оператори, то се сключва с поне трима оператори, при условие че има достатъчен брой икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор, или достатъчен брой допустими оферти, които отговарят на критериите за възлагане.
Рамково споразумение с няколко икономически оператори може да приеме формата на отделни договори, съдържащи еднакви условия.
Отделните договори, основаващи се на рамковите споразумения, сключени с няколко икономически оператори, се възлагат при спазване на следните условия:
а)
при рамкови споразумения без повторно провеждане на конкурс - чрез прилагане на условията, установени в рамковото споразумение;
б)
при рамкови споразумения с повторно провеждане на конкурс - след като страните отново са се конкурирали въз основа на същите и ако е необходимо, на по-точно формулирани условия, както и когато е уместно, въз основа на други условия, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
За всеки отделен договор, който трябва да бъде възложен в съответствие с условията на трета алинея, буква б), възложителите се консултират писмено с изпълнителите по рамковото споразумение, като определят срок, който е достатъчно дълъг за представяне на офертите. Офертите се представят в писмена форма. Възложителите възлагат всеки отделен договор на оферента, представил най-добрата оферта въз основа на критериите за възлагане, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
4. В секторите, характеризиращи се с бързи промени на цените и бързо технологично развитие, рамковите споразумения без повторно провеждане на конкурс съдържат клауза или за преразглеждане в средата на периода, или за система за сравнителен анализ. След преразглеждането в средата на периода, ако първоначално определените условия вече не са адаптирани към изменението на цените или към развитието на технологиите, възложителят може да не използва въпросното рамково споразумение и предприема необходимите мерки за неговото прекратяване.
5. Само отделните договори, които се основават на рамкови споразумения, се предшестват от поемане на бюджетно задължение.
Раздел 2
Публикуване
Член 123
Обявяване на поръчките, попадащи в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Публикуването на поръчки на стойност, равна на праговете, установени в член 170, параграф 1, или по-голяма тях, се извършва под формата на обявление за обществена поръчка, без да се засягат разпоредбите на член 134, и под формата на обявление за възлагане. Обявлението за предварителна информация е задължително само когато възложителят възнамерява да използва възможността за съкращаване на сроковете за получаване на оферти съгласно член 152, параграф 4.
2. Обявлението за предварителна информация е обявлението, чрез което възложителите оповестяват индикативно прогнозите за общата стойност и предмета на поръчките и рамковите споразумения, които възнамеряват да възложат през дадена финансова година, с изключение на поръчките по процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
Обявлението за предварителна информация се публикува или от Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-нататък „Службата за публикации“), или от самите възложители в своя профил на купувач.
Задължителното обявление за предварителна информация се изпраща на Службата за публикации или се публикува в профила на купувач във възможно най-кратък срок и във всички случаи не по-късно от 31 март на всяка финансова година.
Възложителите, които публикуват обявлението за предварителна информация в своя профил на купувач, изпращат на Службата за публикации, по електронен път и като използват формата и процедурите за изпращане, посочени в точка 3 от приложение VIII към Директива 2004/18/ЕО, обявление, в което се съобщава публикуването на обявление за предварителна информация в профил на купувач.
3. Обявлението за обществена поръчка е начинът, по който възложителите обявяват намерението си да започнат процедура за възлагане на обществена поръчка, сключване на рамково споразумение или създаване на динамична система за покупки в съответствие с член 131. Без да се засягат договорите, сключени след процедура на договаряне съгласно член 134, обявлението за поръчка е задължително за договорите с прогнозна стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1.
То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
При открита процедура в обявлението за поръчка се посочват датата, часът, а когато е уместно, и мястото на заседанието на комисията за отваряне на офертите, на което могат да присъстват оферентите.
Възложителите съобщават дали допускат варианти и посочват минималните нива на капацитет, които изискват, ако използват възможността, предвидена в член 146, параграф 2, втора алинея. Те определят критериите за подбор по член 146, които възнамеряват да използват, минималния брой кандидати, които планират да поканят като оференти, и когато е уместно, максималния брой на тези кандидати, както и обективните и недискриминационни критерии, които възнамеряват да прилагат, за да ограничат броя, в съответствие с член 128, параграф 1, втора алинея.
При неограничен, пряк и пълен достъп до процедурата за възлагане на поръчка по електронен път, и по-специално в динамичните системи за покупки по член 131, в обявлението за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който могат да бъдат разгледани тези документи.
Възложителите, които желаят да организират конкурс, оповестяват намерението си чрез обявление.
Когато е уместно, възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, че процедурата за възлагане на обществена поръчка е междуинституционална процедура за възлагане на обществена поръчка. В тези случаи в обявлението за обществена поръчка се посочват институциите, изпълнителните агенции или органите по член 208 от Финансовия регламент, които участват в процедурата за обществена поръчка, институцията, отговаряща за процедурата за обществена поръчка, и общият обем на договорите за всички тези институции, изпълнителни агенции или органи.
4. Обявлението за възлагане съдържа резултатите от процедурата за възлагане на поръчки, за сключване на рамкови споразумения или за възлагане на поръчки, основани на динамична система за покупки. При поръчките, чиято стойност е равна на праговете или превишава праговете, определени в член 170, параграф 1, обявлението за възлагане е задължително. То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
Обявлението за възлагане се изпраща на Службата за публикации не по-късно от 48 календарни дни от датата на подписване на договора или рамковото споразумение. При все това обявленията, които се отнасят до поръчки, основани на динамична система за покупки, могат да се групират по тримесечия. В тези случаи те се изпращат на Службата за публикации не по-късно от 48 дни след края на всяко тримесечие.
Възложителите, които са провели конкурс за проект, изпращат на Службата за публикации обявление за резултатите от него.
В случай на междуинституционални процедури обявлението за възлагане се изпраща от отговорния за процедурата възложител.
Обявлението за възлагане се изпраща и на Службата за публикации в случай на договор или рамково споразумение на стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1, и възложени съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, достатъчно рано, за да може публикуването да се направи преди подписване на договора, в съответствие с реда и условията, предвидени в член 171, параграф 1.
Без да се засягат разпоредбите на член 21, информацията относно стойността и изпълнителите на отделните договори, основани на рамково споразумение, през дадена финансова година се публикува на интернет сайта на възложителя не по-късно от 30 юни след края на тази финансова година, ако в резултат на сключването на отделен договор или на съвкупния обем на отделните договори праговете по член 170, параграф 1 бъдат надвишени.
5. Обявленията се съставят в съответствие със стандартните формуляри, приети от Комисията по силата на Директива 2004/18/ЕО.
Член 124
Обявяване на поръчките, които не попадат в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Поръчките на стойност под праговете, посочени в член 170, параграф 1, се обявяват по подходящ начин, за да се гарантират конкурентна процедура и безпристрастност на процедурата за възлагане на обществена поръчка. Обявяването включва:
а)
обявление за обществена поръчка съгласно член 123, параграф 3 или обявление за покана за изразяване на интерес за поръчките със сходен предмет, чиято стойност е по-голяма от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
подходящо предварително оповестяване по интернет за поръчките на стойност, по-голяма от сумата, посочена в член 137, параграф 2.
2. Списък на изпълнителите, на които са възложени поръчки за недвижими имоти и поръчки, обявени за секретни в съответствие с член 134, параграф 1, буква й) от настоящия регламент, се публикува само веднъж годишно, като в него се посочват предметът и стойността на възложените поръчки. Този списък се изпраща на Европейския парламент и на Съвета. Когато става дума за Комисията, той се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността съгласно член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
3. Информацията за поръчките на стойност, по-голяма от посочената в член 137, параграф 1, които не са били предмет на отделно обявление за възлагане, се изпраща на Службата за публикации. Годишните списъци на изпълнителите се изпращат не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
4. Информацията във връзка с поръчките на стойност, по-голяма от сумата по параграф 137, параграф 2, се публикува на интернет сайта на институцията не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
Член 125
Публикуване на обявленията
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Службата за публикации публикува обявленията по членове 123 и 124 в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от дванадесет календарни дни след тяхното изпращане.
Посоченият в първа алинея срок се съкращава на пет календарни дни за ускорените процедури по член 154.
2. Възложителите трябва да могат да представят доказателство за датата на изпращане.
Член 126
Други форми на обявяване
(член 103 от Финансовия регламент)
Освен обявяването, предвидено в членове 123, 124 и 125, поръчките могат да бъдат обявявани и по всякакъв друг начин, и по-специално в електронна форма. Всяко обявяване упоменава обявлението, публикувано в Официален вестник на Европейския съюз съгласно член 125, ако е публикувано обявление, и не може да предшества публикуването на това обявление, което е единственото действително.
Това обявяване не може да въвежда никаква дискриминация между кандидатите или оферентите, нито да съдържа данни, различни от данните, които се съдържат в обявлението за обществена поръчка, ако такова е публикувано.
Раздел 3
Процедури за възлагане на обществени поръчки
Член 127
Видове процедури за възлагане на обществени поръчки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Поръчките се възлагат чрез процедура за възлагане, като се използва откритата процедура, ограничената процедура или процедурата на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, или чрез процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е уместно след провеждане на конкурс.
2. Процедурите за възлагане на обществени поръчки са открити, когато всички заинтересовани икономически оператори имат право да подадат оферта. Това важи и за динамичните системи за покупки по член 131.
Процедурите за възлагане на обществени поръчки са ограничени, когато всички икономически оператори могат да поискат да участват, но да представят оферта или решение съгласно процедурата на състезателен диалог, посочена в член 132, имат право само кандидатите, които отговарят на критериите за подбор по член 146 и са поканени едновременно и в писмена форма от възложителите.
Етапът на подбор може да бъде повтарян за всяка отделна поръчка, също и при състезателен диалог, или може да включва съставянето на списък на потенциални кандидати в рамките на процедурата по член 136, параграф 1, буква а).
3. При процедурата на договаряне възложителите се обръщат към избрани от тях оференти, които отговарят на критериите за подбор по член 146, и договарят условията на техните оферти с един или повече от тях.
При процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка по член 135 възложителите едновременно и писмено отправят покана към избраните кандидати за участие в договаряне.
4. Конкурсите са процедури, които дават възможност на възложителите да получат, главно в областта на архитектурата и гражданския инженеринг или обработката на данни, план или проект, предложени от тръжна комисия след тръжна процедура със или без присъждане на награди.
Член 128
Брой на кандидатите при ограничените процедури или процедурите на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
1. При ограничената процедура и процедурите по член 136, параграф 1, букви а) и б) броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, не може да бъде по-малък от петима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Възложителят може също да предвиди максимален брой кандидати в зависимост от предмета на поръчката и въз основа на обективни и недискриминационни критерии за подбор. В такива случаи максималният брой кандидати и критериите се посочват в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес по членове 123 и 124.
Във всички случаи броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. При процедурите на договаряне и след състезателен диалог броят на кандидатите, поканени за участие в преговори или да подадат оферта, не може да бъде по-малък от трима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
Първа и втора алинея не се прилагат за следното:
а)
поръчките с много ниска стойност съгласно член 137, параграф 2;
б)
поръчките за правни услуги съгласно номенклатурата CPV;
в)
поръчките, които са обявени за секретни съгласно член 134, параграф 1, буква й).
3. Когато броят на кандидатите, които отговарят на критериите за подбор и на минималните изисквания, е под минималния брой, определен в параграфи 1 и 2, възложителят може да продължи процедурата, като покани кандидата или кандидатите с необходимия капацитет. При все това възложителят не може да включва други икономически оператори, които не са били първоначално поканени да участват в процедурата, или кандидати, които не разполагат с нужния капацитет.
Член 129
Протичане на процедурата на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
Възложителите се договарят с оферентите по подадените от тях оферти, за да ги приспособят към изискванията, изложени в обявлението за обществена поръчка по член 123 или в спецификациите и във всички допълнителни документи, и за да преценят коя е икономически най-изгодната оферта.
По време на преговорите възложителите гарантират равно третиране на всички оференти.
Когато възложителите могат, в съответствие с член 135, да възлагат поръчки чрез процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, те могат да организират процедурата на договаряне да се проведе на етапи, за да се намали броят на офертите, по които ще се водят преговори, като същевременно прилагат критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка или спецификациите. В обявлението за обществена поръчка или спецификациите се посочва, че тази възможност ще бъде използвана.
Член 130
Конкурси
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Заинтересованите от участие в конкурса се уведомяват за правилата за неговото организиране.
Броят на поканените да участват кандидати трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава тръжна комисия. В нея участват изключително физически лица, които са независими от участниците в конкурса. Когато за участие в конкурс се изисква конкретна професионална квалификация, минимум една трета от членовете на тръжната комисия трябва да притежават същата или равностойна квалификация.
Тръжната комисия изразява становищата си независимо. Нейните становища се приемат въз основа на проекти, внесени от кандидатите анонимно, и единствено с оглед на критериите, посочени в обявлението за конкурс.
3. Предложенията на тръжната комисия въз основа на качествата на всеки проект и нейните бележки се отразяват в протокол, подписан от нейните членове.
Кандидатите запазват своята анонимност, докато тръжната комисия изрази становище.
Тръжната комисия може да поиска от кандидатите да отговорят на въпросите, записани в протокола, за да разяснят даден проект. За последвалия диалог се съставя пълен протокол.
4. След това възложителят взема решение, в което се посочват името и адресът на избрания кандидат и мотивите за избора съобразно критериите, посочени в обявлението за конкурс, особено ако изборът се отклонява от предложенията в становището на тръжната комисия.
Член 131
Динамична система за покупки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Динамичната система за покупки е изцяло електронен процес за обичайни покупки, която е отворена по време на функционирането си за всички икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор и са представили примерна оферта, която съответства на спецификацията, както и на всички допълнителни документи. Примерните оферти могат да бъдат усъвършенствани във всеки един момент, при условие че продължават да отговарят на спецификацията.
2. За целите на създаването на динамичната система за покупки възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което се посочва, че се използва динамична система за покупки, и което съдържа интернет адреса за неограничен, пряк и пълен достъп до спецификацията и всички допълнителни документи от момента на публикуване на обявлението до преустановяване на функционирането на системата.
Те посочват в спецификацията, наред с другите въпроси, естеството на планираните покупки съгласно тази система, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
3. По време на функционирането на динамичната система за покупки възложителите предоставят на всеки икономически оператор възможност да представи примерна оферта с цел да бъде приет в системата съгласно условията, посочени в параграф 1. Те завършват оценката в максимален срок от 15 дни от датата на представянето на примерната оферта. Въпреки това те могат да удължат периода за оценка, при условие че междувременно не бъде обявена покана за представяне на оферти.
При първа възможност възложителят уведомява оферентите, че са приети в динамичната система за покупки или че офертата им е отхвърлена.
4. Всяка отделна поръчка подлежи на покана за представяне на оферти. Преди издаването на тази покана възложителите публикуват опростено обявление за обществена поръчка, с което всички заинтересовани икономически оператори се поканват да представят примерна оферта в рамките на срок, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено опростеното обявление. Възложителите не могат да продължат тръжната процедура, преди да са завършили оценяването на всички примерни оферти, получени преди този краен срок.
Възложителите поканват всички приети в системата оференти да представят оферта в рамките на разумен срок. Те възлагат поръчката на оферента, който е представил икономически най-изгодната оферта на базата на критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка за създаване на динамична система за покупки. Тези критерии, ако е уместно, могат да бъдат формулирани по-прецизно в поканата за представяне на оферти.
5. Динамичната система за покупки не може да функционира повече от четири години, освен в надлежно оправдани извънредни случаи.
Възложителите не могат да използват тази система, за да предотвратяват, ограничават или нарушават конкуренцията.
Не се начисляват такси на заинтересованите икономически оператори или на страните по системата.
Член 132
Състезателен диалог
(член 104 от Финансовия регламент)
1. В случай на особено сложни поръчки, при които възложителят счита, че директното използване на откритата процедура или до съществуващите условия, уреждащи ограничената процедура, няма да позволи поръчката да бъде възложена на оферента, чиято оферта е икономически най-изгодна, възложителят може да използва състезателния диалог, посочен в член 29 от Директива 2004/18/ЕО.
За „особено сложна“ се счита поръчка, при която възложителят не може по обективен начин да определи техническите средства за удовлетворяване на своите нужди или цели или да установи правната или финансовата рамка на проекта.
2. Възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което излагат своите нужди и изисквания, дефинирани в това обявление и/или в описателен документ.
3. Възложителите започват диалог с кандидатите, които отговарят на критериите за подбор, установени в член 146, с цел да установят и определят средствата, които са най-подходящи за удовлетворяването на техните нужди.
По време на диалога възложителите гарантират равно третиране на всички оференти, както и поверителност на предложените решения или на предадената друга информация от кандидат, който участва в диалога, освен ако кандидатът се съгласи с тяхното оповестяване.
Възложителите могат да предвидят процедурата да се осъществи на последователни етапи с цел да се намали броят на решенията, които ще бъдат обсъдени по време на диалога, чрез прилагането на посочените в обявлението за обществена поръчка или описателния документ критерии за възлагане, ако възможността за това е предвидена в обявлението за обществена поръчка или в описателния документ.
4. След като информират участниците, че диалогът е приключил, възложителите ги канят да представят окончателните си оферти на базата на решението или решенията, изложени и определени по време на диалога. Тези оферти съдържат всички елементи, изисквани и необходими за изпълнението на проекта.
По искане на възложителя тези оферти могат да бъдат изяснявани, уточнявани и усъвършенствани, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или поканата за представяне на оферти, чиито промени биха могли да нарушат конкуренцията или да имат дискриминиращ ефект.
По искане на възложителя оферентът, за който е установено, че е представил икономически най-изгодната оферта, може да бъде приканен да изясни аспекти на офертата или да потвърди съдържащите се в офертата ангажименти, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или на поканата за представяне на оферти, както и че няма риск от нарушаване на конкуренцията или причиняване на дискриминация.
5. Възложителите могат да определят цените или плащанията за участниците в диалога.
Член 133
Съвместна процедура за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
В случай на съвместна процедура за обществена поръчка между една институция и възложителя от една или повече държави членки, държави от ЕАСТ или страни, кандидатки за членство в ЕС, се прилагат процедурните разпоредби, приложими за институцията.
Когато принадлежащият на възложителя от държава членка или управляван от него дял от общата прогнозна стойност на поръчката е 50 % или повече, или в други надлежно обосновани случаи, институцията може да реши да прилага процедурните правила, приложими за възложителя от държавата членка, при условие че те могат да се приемат за еквивалентни на правилата на институцията.
Институцията и възложителят от държавите членки, държавите от ЕАСТ или страните, кандидатки за членство в ЕС, засегнати от съвместната процедура за обществена поръчка, се споразумяват по-специално за практическите правила за оценката на заявленията за участие или на офертите, за възлагането на обществената поръчка, за приложимото към договора право и за компетентния съд за разрешаване на спорове.
Член 134
Прилагане на процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато не са подадени оферти или подходящи оферти, или заявления за участие в отговор на открита или ограничена процедура след приключването на първоначалната процедура, при условие че първоначалните условия на поръчката, изложени в тръжните документи, посочени в член 138, не са съществено променени;
б)
когато по технически или художествени причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен икономически оператор;
в)
доколкото това е наложително, когато поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на възложителя, е невъзможно да се спазят сроковете за другите процедури, посочени в членове 152, 153 и 154;
г)
когато след проведен конкурс следва да се възложи поръчка за услуги и в съответствие с приложимите правила тя следва да се възложи на успелия кандидат или на някой от успелите кандидати; във втория случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
д)
за допълнителни услуги и строителни работи, които не са включени в първоначално планирания проект, нито в първоначалната поръчка, но които поради непредвидени обстоятелства са станали необходими за предоставянето на услугите или извършването на работите в съответствие с условията по параграф 2;
е)
за нови услуги или строителни работи, които представляват повторение на сходни услуги или работи, възложени на икономическия оператор, изпълняващ първоначалната поръчка, от същия възложител, при условие че тези услуги или работи съответстват на основния проект и че този проект е бил предмет на първоначална поръчка, възложена при условията на открита или ограничена процедура съгласно посочените в параграф 3 условия;
ж)
при поръчки за доставки:
i)
за допълнителни доставки, чиято цел е или частична подмяна на обичайни доставки или монтажи, или разширяване на съществуващи доставки или монтажи, когато евентуалната смяна на доставчика би задължила възложителя да придобие оборудване с различни технически характеристики, водещо до несъвместимост или непропорционални технически трудности при експлоатацията и поддръжката; срокът на такива поръчки не може да надхвърля три години;
ii)
когато стоките се произвеждат единствено за целите на научни изследвания, експерименти, проучвания или развойна дейност, с изключение на тестовете за търговска жизнеспособност и широкомащабното производство с цел възстановяване на разходите за научна и развойна дейност;
iii)
по отношение на доставки, които се котират и купуват на стокова борса;
iv)
по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
при поръчки за недвижими имоти след проучване на местния пазар;
и)
за поръчки за правни услуги съгласно номенклатурата CPV, при условие че тези поръчки са оповестени по подходящ начин;
й)
за поръчки, обявени като секретни от институцията или от органите, оправомощени от тази институция, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде придружавано от специални мерки за сигурност в съответствие с действащите административни разпоредби или когато се налага за защита на основни интереси на Съюза.
2. За допълнителните услуги и строителни работи по параграф 1, буква д) възложителят може да приложи процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, при условие че поръчката се възлага на изпълнителя, който изпълнява поръчката в следните случаи:
а)
когато допълнителните поръчки не могат да бъдат технически или икономически отделени от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства на възложителя;
б)
когато услугите или строителните работи, макар и отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване.
Съвкупната стойност на допълнителните поръчки не може да надхвърля 50 % от стойността на първоначалната поръчка.
3. В случаите, посочени в параграф 1, буква е) от настоящия член, възможността за прилагане на процедура на договаряне се посочва незабавно след обявяването на тръжната процедура за първата поръчка, а оценката на общата стойност на последващите услуги или работи се взема предвид при изчисляването на праговете по член 170, параграф 1. Тази процедура може да се прилага само по време на изпълнението на първоначалната поръчка и най-късно в срок от три години след подписването на договора.
Член 135
Прилагане на процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато са подадени нередовни или неприемливи оферти, по-конкретно по отношение на критериите за подбор и възлагане, в отговор на открита или ограничена процедура или състезателен диалог, които са приключили, при условие че първоначалните условия на поръчката, посочени в поканата за представяне на оферти по член 138, не са съществено променени, без да се засяга прилагането на параграф 2 от настоящия член;
б)
в изключителни случаи, включващи строителни работи, доставки или услуги, когато техният характер или рискове не позволяват предварително общо ценообразуване от оферента;
в)
когато характерът на услугата, която ще бъде възложена, особено в случаите на финансови и интелектуални услуги, не позволява условията на поръчката да бъдат определени с достатъчна точност, за да може да бъде възложена след избор на най-добрата оферта в съответствие с правилата за провеждане на открита или ограничена процедура;
г)
при поръчките за строителни работи, когато работите се извършват единствено за целите на научни изследвания, изпитвания или развойна дейност, а не с цел осигуряване на печалба или възстановяване на разходи за научни изследвания и развойна дейност;
д)
при поръчките за услуги, посочени в приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО, при условията на член 134, параграф 1, букви и) и й) от настоящия регламент, както и на параграф 2 от него;
е)
за научноизследователски и развойни услуги, различни от тези, при които ползите остават изключително на възложителя за негова употреба при упражняване на собствената му дейност, при условие че предоставената услуга е изцяло платена от възложителя;
ж)
за поръчки за услуги за придобиване, разработване, производство или съвместно производство на програмен материал, предназначен за излъчване от радио- и телевизионни оператори, и поръчки за програмно време.
2. В случаите по параграф 1, буква а) възложителите могат да се въздържат от публикуване на обявление за обществена поръчка, ако в процедурата на договаряне са включени всички оференти и само оферентите, отговарящи на критериите за подбор, които при предишната процедура са подали оферти в съответствие с формалните изисквания на процедурата за обществени поръчки.
Член 136
Процедура с покана за изразяване на интерес
(член 104 от Финансовия регламент)
1. За поръчките на стойност, непревишаваща сумата, посочена в член 170, параграф 1, и без да се засягат разпоредбите на членове 134 и 135, възложителите могат да използват покана за изразяване на интерес за следното:
а)
да направят предварителен подбор на кандидатите, които ще бъдат поканени да изпратят оферти в отговор на предстоящи покани за участие в ограничени тръжни процедури;
б)
да изготвят списък с потенциални оференти, които ще бъдат поканени да подадат заявления за участие или оферти.
2. Списъкът, който се съставя след покана за изразяване на интерес, е валиден за следния период:
а)
не повече от три години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая, посочен в параграф 1, буква а) от настоящия член;
б)
не повече от пет години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая на списък с потенциални оференти, посочен в параграф 1, буква б) от настоящия член.
Списъкът, посочен в първа алинея, може да включва подсписъци.
Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период.
3. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички кандидати или потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да предприемат едно от следните действия:
а)
да подадат оферта в случая по параграф 1, буква а);
б)
в случая на списък по параграф 1, буква б) да подадат едно от следните:
i)
оферти, съдържащи документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор;
ii)
документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор и на втори етап, оферти - за тези, които изпълняват тези критерии.
Член 137
Поръчки с ниска стойност
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка с консултация с най-малко трима кандидати може да се използва за поръчки с ниска стойност, която не надвишава 60 000 EUR.
Ако след консултация с кандидатите възложителят получи само една оферта, която е технически и административно приемлива, поръчката може да се възложи, при условие че са изпълнени критериите за възлагане.
2. Поръчки с много ниска стойност, която не надвишава 15 000 EUR, могат да бъдат възложени въз основа на една оферта след процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
3. Плащанията на разходи, които не надвишават 1 000 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Член 138
Тръжна документация
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация включва най-малко:
а)
поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога съгласно процедурата, посочена в член 132;
б)
приложената спецификация или, в случай на състезателен диалог по член 132, документ, който описва нуждите и изискванията на възложителя, или интернет адреса, на който са публикувани спецификацията или документът;
в)
проектодоговора, базиран на образеца на договор.
Буква в) от първа алинея не се прилага за случаите, в които поради извънредни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да бъде използван.
В тръжната документация се посочват мерките за оповестяване, предприети съгласно членове 123-126.
2. В поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога се съдържа поне следното:
а)
правилата за подаване и представяне на офертите, и по-специално крайната дата и час за подаване, евентуалното изискване за използване на стандартен формуляр за отговор, документацията, която трябва да бъде приложена, включително документите за доказване на финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности съгласно член 146, ако не са посочени в обявлението за обществена поръчка, както и адреса, на който трябва да бъдат изпратени;
б)
декларация, че изпращането на оферта предполага приемане на спецификацията по параграф 1, за която се отнася офертата, и че изпращането на оферта обвързва изпълнителя, на когото се възлага поръчката, за целия срок на нейното изпълнение;
в)
срока, за който офертата е валидна и не може да бъде променяна по никакъв начин;
г)
забрана на контактите между възложителя и оферента по време на процедурата, освен по изключение в случаите по член 160 и когато се предвижда посещение на място, като се определят условията за извършване на посещението;
д)
при състезателен диалог - датата и адреса, определени за започване на етапа на консултации.
3. В спецификациите се определят най-малко:
а)
критериите за отстраняване и подбор, които се прилагат към поръчката, освен при състезателен диалог, ограничена процедура и процедура на договаряне след публикуване на обявление съгласно член 135; в такива случаи критериите се посочват единствено в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес;
б)
критериите за възлагане и относителната им тежест или, когато е уместно, тяхната подредба по значимост в низходящ ред, ако това не е посочено в обявлението за обществена поръчка;
в)
техническите спецификации, посочени в член 139;
г)
минималните изисквания, чиито варианти трябва да бъдат изпълнени в процедурите по член 149, параграф 2, съгласно които поръчката се възлага на участника, предложил икономически най-изгодната оферта, когато възложителят е посочил в обявлението за обществена поръчка, че подобни варианти се допускат;
д)
указание, че се прилага Протоколът за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз или, при необходимост, Виенската конвенция за дипломатическите отношения или Виенската конвенция за консулските отношения;
е)
доказателствата, позволяващи участие в процедура за обществена поръчка съгласно член 172;
ж)
в динамичната система за покупки, посочена в член 131, уточняване на естеството на планираните покупки, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Образецът на договор определя по-конкретно:
а)
обезщетенията за загуби и пропуснати ползи за неизпълнение на клаузите на договора;
б)
подробностите, които трябва да се съдържат във фактурите или съответните оправдателни документи съгласно член 102;
в)
когато институциите са възложители, правото на Съюза е приложимото към договора право, допълнено при необходимост от националното право, посочено в договора.
г)
компетентния съд за разрешаване на спорове.
За целите на буква в) от първа алинея от настоящия параграф в случай на договори по член 121, параграф 1 проектодоговорът може да препраща изключително към националното право.
5. Възложителите могат да поискат информация от оферента за всяка част от поръчката, която оферентът възнамерява да възложи на трети страни като подизпълнители, както и за самоличността на подизпълнителите. В допълнение към информацията, посочена в член 143, възложителят може да поиска още от кандидата или оферента да предостави сведения за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на планирания подизпълнител съгласно членове 146, 147 и 148, по-специално когато значителна част от поръчката се изпълнява от подизпълнители.
Член 139
Технически спецификации
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Техническите спецификации трябва да осигуряват равен достъп на кандидатите и оферентите и да не създават неоправдани препятствия за конкурентната тръжна процедура.
Те определят изискваните характеристики на стоките, услугите, материалите или строителните работи според определеното от възложителя предназначение.
2. Характеристиките по параграф 1 включват:
а)
нивата на качество;
б)
екологичните характеристики;
в)
когато е възможно, критериите за достъпност за хора с увреждания или проектирането за всички ползватели;
г)
равнищата и процедурите за оценка на съответствието;
д)
годността за употреба;
е)
безопасността или размерите, включително за доставките, търговското наименование и указанията за употреба, както и за всички поръчки - терминологията, символите, тестовете и методите за тестване, опаковката, маркировката и етикетирането, производствените процедури и методи;
ж)
при поръчките за строителни работи - процедурите във връзка с гарантирането на качеството и правилата във връзка с проектирането и остойностяването, условията за тестване, проверка и приемане на извършените работи и строителните методи или способи, както и всички останали технически условия, които възложителят може да наложи в съответствие с общи или специални разпоредби във връзка със завършените работи и вложените материали или части.
3. Техническите спецификации се формулират по един от следните начини:
а)
чрез позоваване на европейските стандарти, на европейските технически одобрения или на общите технически спецификации, когато има такива, на международните стандарти, на други технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, или, ако няма такива, на техните национални еквиваленти; всяко позоваване е последвано от израза „или равностоен“;
б)
от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, които могат да включват екологични характеристики и които следва да бъдат достатъчно подробни, за да могат оферентите да определят предмета на поръчката, а възложителите да я възложат;
в)
чрез съчетаване на горепосочените два метода на формулиране.
4. Когато възложителите използват възможността да се позоват на спецификациите по параграф 3, буква а), те нямат право да отхвърлят оферта на основание, че не отговаря на спецификациите, ако оферентът или кандидатът докаже удовлетворително за възложителя чрез подходящи средства, че офертата изпълнява определените условия по равностоен начин.
За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
5. Когато възложителите използват възможността, предоставена в параграф 3, буква б), да определят спецификациите от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, те нямат право да отхвърлят оферта, която отговаря на национален стандарт, който транспонира европейски стандарт, на европейско техническо одобрение или общи технически спецификации, на международен стандарт или технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, ако тези спецификации се отнасят до изискваното изпълнение или функционалните изисквания.
Оферентът трябва да докаже по удовлетворителен начин за възложителя и с всички подходящи средства, че офертата отговаря на условията за изпълнение или функционалните изисквания, определени от възложителя. За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
6. Когато възложителите установяват екологични характеристики по отношение на изпълнението или функционалните изисквания, те могат да използват подробните спецификации или, ако е необходимо, части от тях, както са определени от европейските, мултинационалните или националните екоетикети или от всякакъв друг екоетикет, при условие че са изпълнени следните условия:
а)
използваните спецификации са подходящи за определяне на характеристиките на доставките или услугите, които са предмет на поръчката;
б)
изискванията за етикета са изготвени на базата на научна информация;
в)
екоетикетите са приети при използването на процедура, в която могат да участват всички заинтересовани страни, като държавни органи, потребители, производители, дистрибутори и екологични организации;
г)
всички заинтересовани страни имат достъп до екоетикетите.
7. Възложителите могат да посочат, че за продуктите или услугите, които носят екоетикет, се предполага, че отговарят на техническите спецификации, установени в документите за поръчката. Те приемат всички други подходящи доказателства, като техническо досие на производителя или доклад от тестването, представен от признат орган. Признатият орган за целите на параграфи 4, 5 и 6 е лаборатория за тестване и калибриране или орган за сертифициране и инспекции, който отговаря на приложимите европейски стандарти.
8. Освен в изключителни случаи поради предмета на поръчката, спецификациите не могат да се позовават на конкретен модел или източник, определен процес, търговска марка, патент, тип, определен произход или производство, които биха облагодетелствали или изключили определени продукти или икономически оператори.
Когато не е възможно да се представи достатъчно подробно и разбираемо описание на предмета на поръчката, позоваването е последвано от израза „или равностоен“.
Член 140
Преразглеждане на цената
(член 105 от Финансовия регламент)
1. В тръжната документация ясно се посочва дали трябва да се определи твърда цена, която не подлежи на преразглеждане.
2. В противен случай в тръжната документация се посочват условията и/или формулите за преразглеждане на цените по време на действието на договора. В такива случаи възложителят взема предвид по-специално:
а)
предмета на процедурата за обществена поръчка и икономическата ситуация, в която тя се извършва;
б)
вида задачи и договор и техните срокове;
в)
финансовите си интереси.
Член 141
Незаконни действия, водещи до отстраняване
(член 106 от Финансовия регламент)
Случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, включват всички незаконни дейности в ущърб на финансовите интереси на Съюза, и по-специално следните:
а)
случаи на измама по член 1 от Конвенцията за защита на финансовите интереси на Европейските общности, изготвена с акт на Съвета от 26 юли 1995 г. (12);
б)
случаи на корупция по член 3 от Конвенция за борбата с корупцията, в която участват длъжностни лица на Европейските общности или длъжностни лица на държавите - членки на Европейския съюз, изготвена с акт на Съвета от 26 май 1997 г. (13);
в)
случаи на участие в престъпни организации съгласно член 2 от Рамково решение 2008/841/ПВР на Съвета (14);
г)
случаи на изпиране на пари, определени в член 1 от Директива 2005/60/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (15);
д)
случаи на терористични престъпления, престъпления, свързани с терористични дейности, както и подбудителство, помагачество, съучастие или опит за извършване на такива престъпления, определени в членове 1, 3 и 4 от Рамково решение 2002/475/ПВР на Съвета (16).
Член 142
Прилагане на критериите за отстраняване и продължителност на отстраняването
(членове 106, 107, 108 и 109 от Финансовия регламент)
1. За да се определи продължителността на отстраняването и да се гарантира спазване на принципа на пропорционалност, отговорната институция отчита по-специално сериозността на фактите, включително тяхното въздействие върху финансовите интереси и репутацията на Съюза, изминалото време, продължителността и повторяемостта на нарушението, наличието на умисъл или степента на небрежност на въпросния субект и предприетите от субекта мерки за поправяне на положението.
При определяне на срока на отстраняване отговорната институция дава възможност на съответния кандидат или оферент да изрази своето становище.
Когато срокът на отстраняването е определен съгласно приложимото право от органите или организациите по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, Комисията прилага този срок в рамките на максималната продължителност, посочена в член 106, параграф 4 от Финансовия регламент. Срокът по член 106, параграф 4 от Финансовия регламент се определя на най-много пет години, считано от следните дати:
а)
от датата на съдебното решение със сила на пресъдено нещо - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, букви б) и д) от Финансовия регламент;
б)
от датата на извършване на нарушението или, в случаи на продължаващи или повтарящи се нарушения, от датата на прекратяване на нарушението - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, когато нарушението е свързано с договори със съответната институция.
За целите на буква б) от трета алинея ако тежкото професионално нарушение е установено с решение на публичен орган или международна организация, се прилага датата на решението.
Срокът на отстраняване може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в букви а) и б) от трета алинея, при спазване разпоредбите на параграф 1.
2. Кандидатите или оферентите се отстраняват от участие в процедури за обществени поръчки и безвъзмездни средства, докато се намират в едно от положенията, посочени в член 106, параграф 1, букви а) и г) от Финансовия регламент.
Член 143
Доказателства
(членове 106 и 107 от Финансовия регламент)
1. Кандидатите и оферентите подават декларация с дата и подпис, в която заявяват, че не попадат в никое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
Въпреки това в случай на ограничена процедура, състезателен диалог и процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато възложителят ограничава броя на кандидатите, които ще покани да преговарят или да изпратят оферта, всички кандидати представят сертификатите, посочени в параграф 3.
В зависимост от своята оценка на риска възложителят може да не поиска декларацията по първа алинея за поръчките, посочени в член 137, параграф 2. Въпреки това за поръчките, посочени в член 265, параграф 1, член 267, параграф 1 и член 269, параграф 1, възложителят може да не поиска тази декларация за поръчки на стойност от 20 000 EUR или по-малко.
2. Оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, представя в срок, указан от възложителя и предхождащ подписването на договора, доказателството, посочено в параграф 3 от настоящия член, за потвърждение на декларацията по параграф 1 от настоящия член в следните случаи:
а)
за обществените поръчки, възложени от институциите за техни нужди, на стойност, равна на посочените в член 170, параграф 1 прагове или по-голяма от тях;
б)
за обществените поръчки в областта на външните дейности, чиято стойност е равна на праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а), или по-голяма от тях.
За обществените поръчки на стойност, по-ниска от праговете, посочени в букви а) и б) от първа алинея от настоящия параграф, възложителят, ако има съмнения, че оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, попада в някое от положенията на отстраняване, може да изиска от него да предостави доказателството, посочено в параграф 3.
3. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, букви а), б) или д) от Финансовия регламент, наскоро издадено свидетелство за съдимост или, при липса на такова, еквивалентен документ, издаден наскоро от съдебен или административен орган на страната по произход, доказващ, че тези изисквания са изпълнени. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, буква а) или г) от Финансовия регламент, наскоро издаден сертификат от компетентния орган на съответната държава.
Когато документът или сертификатът, посочен в параграф 1 от настоящия член, не е издаден в съответната държава, и за останалите случаи на отстраняване, посочени в член 106 от Финансовия регламент, той може да бъде заместен от клетвена декларация или при невъзможност от официална декларация на заинтересованото лице пред съдебен или административен орган, нотариус или квалифицирана професионална организация в страната му по произход.
4. Съгласно националното законодателство на страната, където е установен кандидатът или оферентът, документите, посочени в параграфи 1 и 3, се отнасят за физическите и юридическите лица, включително когато възложителят прецени, че е необходимо, директорите на предприятия и всяко друго лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо кандидата или оферента.
5. Когато имат съмнения дали кандидатите или оферентите попадат в някое от положенията на отстраняване, възложителите могат да се обърнат към компетентните органи, посочени в параграф 3, за да получат информацията, която счетат за необходима за тази ситуация.
6. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документното доказателство, посочено в параграф 3, ако това доказателство вече му е било представено за целите на друга процедура за обществена поръчка и ако документите не са издадени преди повече от една година и още са валидни.
В този случай кандидатът или оферентът декларира, че документното доказателство вече е било предоставено при предишна процедура за обществена поръчка и че няма промяна в неговото положение.
7. При поискване от възложителя кандидатът или оферентът представят декларация от планирания подизпълнител, удостоверяваща, че той не е в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
При съмнение относно декларацията възложителят поисква доказателството, посочено в параграфи 3 и 4. Параграф 5 се прилага, когато е подходящо.
Член 144
Централна база данни
(член 108 от Финансовия регламент)
1. Институциите, изпълнителните агенции и органите, посочени в член 108, параграф 1 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, причините и срока на отстраняване.
Те предоставят още информация относно лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, когато тези лица се намират в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент.
Органите и структурите, посочени в член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, когато тяхното поведение е навредило на финансовите интереси на Съюза, както и лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, като:
а)
вида на тяхната присъда;
б)
продължителността на отстраняването от процедури за обществена поръчка, когато е приложимо.
2. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 определят лицата, упълномощени да съобщават на Комисията и да получават от нея информацията, съдържаща се в базата данни.
В случая на институциите, агенциите, органите и структурите по член 108, параграф 1 от Финансовия регламент определените лица предоставят възможно най-бързо информацията на счетоводителя на Комисията и при необходимост правят заявка за въвеждане, промяна или заличаване на данни в базата.
В случая на органите и структурите по член 108, параграф 2 от Финансовия регламент определените лица предоставят исканата информация на разпоредителя с бюджетни кредити на Комисията, отговорен за съответната програма или действие, в срок от три месеца след постановяване на присъдата.
Счетоводителят на Комисията въвежда, променя или заличава данни в базата. Посредством защитен протокол той предоставя всеки месец на определените лица утвърдени данни, съдържащи се в базата.
3. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 удостоверяват пред Комисията, че съобщената от тях информация е изготвена и предадена в съответствие с принципите, определени в Регламент (ЕО) № 45/2001 и в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (17) относно защитата на личните данни.
По-специално те уведомяват предварително всички трети страни или лица, посочени в параграф 1, че техните данни могат да бъдат включени в база данни и съобщавани от Комисията на определените лица по параграф 2. При необходимост те актуализират предадената информация след поправка, заличаване или промяна на данните.
Всяко лице, включено в базата данни, има право да получи информация за данните, които се съхраняват за него, като отправи искане до счетоводителя на Комисията.
4. Държавите членки предприемат необходимите мерки за подпомагане на Комисията за ефикасното управление на базата данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО.
В споразуменията с органите на трети държави и всички структури по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент се предвиждат съответните правила за гарантиране на спазването на тези разпоредби и на принципите относно защитата на личните данни.
Член 145
Административни и финансови санкции
(членове 109 и 131 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на предвидените в договора санкции, кандидатите или оферентите и изпълнителите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама или тежко са нарушили договорните си задължения, могат да бъдат отстранени от всички поръчки и безвъзмездни средства, финансирани от бюджета на Съюза, за максимум пет години от датата на потвърждаване на нарушението, след състезателна процедура с участието на кандидата, оферента и изпълнителя.
Този период може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата по първа алинея.
2. На оферентите или кандидатите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама, може също така да се налага финансова санкция в размер от 2 % до 10 % от общата предвидена стойност на възлаганата поръчка.
На изпълнителите, които тежко са нарушили договорните си задължения, могат да се налагат финансови санкции в размер от 2 % до 10 % от общата стойност на въпросния договор.
Размерът на санкцията може да се увеличи на 4 % до 20 % при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в параграф 1, първа алинея.
3. Институцията определя административните или финансовите санкции, отчитайки по-специално елементите по член 142, параграф 1.
Член 146
Критерии за подбор
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят ясни и недискриминационни критерии за подбор.
2. Критериите за подбор се прилагат за всяка процедура за обществена поръчка, за да се оценят финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите.
Възложителят може да определи минимални нива на възможностите, под които кандидатите не могат да бъдат избрани.
3. От всеки оферент или кандидат могат да се поискат доказателства за неговата правоспособност според националното законодателство да изпълни поръчката, като вписване в търговски или професионален регистър, клетвена декларация или удостоверение, членство в определена организация, изрично пълномощно или вписване в регистъра по данъка върху добавената стойност (наричан по-нататък „ДДС“).
4. В обявлението за обществена поръчка, в поканата за изразяване на интерес или в поканата за представяне на оферта възложителите посочват избраните документи за проверка на статута и правния капацитет на оферентите или кандидатите.
5. Информацията, поискана от възложителя като доказателство за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, както и минималните изисквани нива на възможностите съгласно параграф 2, не могат да излизат извън предмета на поръчката и отчитат законните интереси на икономическите оператори, по-конкретно по отношение на защитата на техническите и търговските тайни на дружеството.
6. Възложителят може, според своята преценка на риска, да реши да не изисква доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите при следните поръчки:
а)
поръчки, възлагани от институциите за техни нужди, на стойност, не по-висока от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
поръчки, възлагани в областта на външните дейности, на стойност, по-ниска от праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а).
Когато възложителят реши да не изиска доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, не се извършва предварително финансиране, освен ако се предостави финансова гаранция в размер на съответната сума.
Член 147
Икономически и финансови възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Доказателство за икономическите и финансовите възможности може по-специално да се представи чрез един или повече от следните документи:
а)
подходящи декларации от банки или, ако е необходимо, доказателство за подходяща застраховка за обезщетение при професионален риск;
б)
финансови отчети за не повече от последните три години, за които сметките са били приключени;
в)
справка за общия оборот и оборота във връзка със строителните работи, доставките или услугите, до които се отнася поръчката, за период от не повече от последните налични три финансови години.
2. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документните доказателства, посочени в параграф 1, ако тези доказателства вече са му били представени за целите на друга процедура за обществена поръчка и все още отговарят на изискванията по параграф 1.
Ако по изключителни причини, които възложителят сметне за основателни, оферентът или кандидатът не е в състояние да представи поисканите от възложителя справки, той може да докаже икономическите и финансовите си възможности чрез други средства, които възложителят приеме за подходящи.
3. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
Възложителят може да изиска от икономическия оператор и субектите, посочени в първа алинея, да бъдат солидарно отговорни за изпълнението на поръчката.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на възможностите на членовете на обединението или на други субекти.
Член 148
Технически и професионални възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Техническите и професионалните възможности на икономическите оператори се оценяват и проверяват в съответствие с параграфи 2 и 3. При процедури за обществени поръчки за доставки, изискващи монтаж и инсталиране, услуги и/или строителни работи, възможностите се оценяват по-специално по отношение на тяхното ноу-хау, ефективност, опит и надеждност.
2. В зависимост от характера, количеството или мащаба и целта на доставките, услугите или строителните работи, които следва да бъдат извършени, доказателство за техническите и професионалните възможности на икономическите оператори може да се представи въз основа на един или повече от следните документи:
а)
образователната и професионалната квалификация на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи и/или на ръководния екип на фирмата, и по-конкретно на лицето/лицата, което/които отговаря(т) за предоставянето на услугите или извършването на работите;
б)
списък:
i)
на най-важните предоставени услуги и извършени доставки през последните три години с посочване на сумите, датите и обществените или частните бенефициери;
ii)
на извършените строителни работи през последните пет години с посочване на сумите, датите и мястото;
в)
описание на техническото оборудване, инструментите и материалната база, които фирмата ще използва за изпълнение на поръчката за услуги или за строителни работи;
г)
описание на техническото оборудване и мерките за осигуряване на качеството на доставките и услугите, както и описание на базата на фирмата за проучвания и изследвания;
д)
посочване на участващите технически лица или органи, независимо дали пряко принадлежат към фирмата, особено на отговарящите за контрола на качеството;
е)
по отношение на доставките: мостри, описания и/или автентични снимки и/или удостоверения от признати официални институти или служби за контрол на качеството, които удостоверяват съответствието на стоките с действащите спецификации или стандарти;
ж)
справка за средногодишния брой служители и броя ръководни кадри на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи за последните три години;
з)
посочване на дела от поръчката, която доставчикът на услуги възнамерява да възложи на подизпълнители;
и)
при поръчки за строителни работи и услуги и само в подходящи случаи, посочване на мерките за екологично управление, които икономическият оператор ще може да приложи при изпълнението на поръчката.
Когато услугите или доставките по буква б), подточка i) от първа алинея се доставят на възложителя, доказателството за изпълнение е под формата на удостоверения, издадени или заверени от компетентния орган.
За целите на буква б), подточка ii) от първа алинея към списъка на най-важните извършени строителни работи се прилагат удостоверения за удовлетворително изпълнение, в които се посочва дали строителните работи са извършени професионално и изцяло.
3. Когато услугите или стоките, които ще бъдат доставени, са сложни или по изключение се изискват за специфична цел, доказателството за техническите и професионалните възможности може да се осигури чрез проверка от страна на възложителя или от негово име от компетентен официален орган на страната на установяване на доставчика на услуги или стоки със съгласието на този орган. Проверките се отнасят до техническите възможности на доставчика и неговите производствени мощности, както и, при необходимост, до базата му за проучвания и изследвания и мерките за контрол на качеството.
4. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски серии стандарти, сертифицирани от акредитирани организации. Въпреки това възложителите приемат и други доказателства за еквивалентни мерки за гарантиране на качеството от икономическите оператори, които нямат достъп до такива сертификати или нямат възможност да ги получат в съответните срокове.
5. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор съблюдава определени схеми или стандарти за екологично управление, те се позовават на Схемата на Европейския съюз за екологично управление и одит или на други схеми за екологично управление, признати съгласно член 45 от Регламент (ЕО) № 1221/2009 на Европейския парламент и на Съвета (18), или на други стандарти за екологично управление, основани на съответните европейски или международни стандарти от акредитирани организации. Възложителите признават еквивалентни сертификати от организации, установени в други държави членки. Те приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за екологично управление.
6. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на капацитета на членовете на обединението или на други субекти.
7. В случай на поръчка за строителни работи, за услуги, както и при монтаж и инсталиране в контекста на поръчка за доставки, възложителят може да изиска определени задачи от ключово значение да бъдат изпълнени пряко от самия оферент или, ако офертата е подадена от обединение на икономически оператори, посочено в член 121, параграф 6, от даден участник в обединението.
8. Възложителите могат да заключат, че икономическите оператори няма да изпълнят поръчката съобразно подходящия стандарт за качество, ако установят, че те имат конфликт на интереси, който може да засегне по негативен начин изпълнението на поръчката.
Член 149
Условия и критерии за възлагане
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга член 107 от Финансовия регламент, поръчките се възлагат по един от следните два начина:
а)
чрез процедурата за автоматично възлагане, като в този случай поръчката се възлага на оферента, чиято оферта предлага най-ниската цена при редовност и изпълнение на определените условия;
б)
чрез процедурата за възлагане на оферента, предложил икономически най-изгодната оферта.
2. За да определи коя е икономически най-изгодната оферта, възложителят взема предвид посочената цена и други качествени критерии, оправдани от предмета на поръчката, като например технически предимства, естетически и функционални характеристики, екологични характеристики, оперативни разходи, рентабилност, срокове на изпълнение, следпродажбено обслужване и техническа помощ. Възложителят може да определи минимални равнища на качеството. Офертите под тези равнища на качеството се отхвърлят.
3. Възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, в спецификацията или в описателния документ тежестта, която придава на всеки от критериите за определяне на икономически най-изгодната оферта. Тази тежест може да бъде изразена като интервал с подходящ максимален диапазон.
Тежестта, която се дава на цената спрямо другите критерии, не трябва да има за резултат неутрализирането на критерия цена при избора на изпълнител, без да се засягат рамките, определени от институцията за заплащането на определени услуги, като експертните услуги за извършване на оценка.
Ако по изключение претеглянето е технически невъзможно, особено с оглед на предмета на поръчката, възложителят само подрежда приложимите критерии в низходящ ред по важност.
Член 150
Използване на електронни търгове
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да използват електронни търгове, в които се представят новите цени, преразгледани в посока понижаване, и/или новите стойности, засягащи някои елементи от офертата.
За целите на първа алинея възложителите използват повтарящ се електронен процес (електронен търг), който се извършва след първоначално цялостно оценяване на офертите, позволяващо тяхното класиране чрез методи на автоматичното оценяване.
2. При открити процедури, ограничени процедури или процедури на договаряне в посочения в член 135, параграф 1, буква а) случай възложителите могат да решат, че възлагането на обществена поръчка ще бъде предшествано от електронен търг, когато тръжните спецификации могат да бъдат прецизно описани.
При същите обстоятелства електронен търг може да бъде проведен при повторното откриване на конкурс между страните по рамков договор, както е посочено в член 122, параграф 3, буква б), както и при откриване на конкурс за поръчки, които ще бъдат възложени съгласно динамичната система за покупки, посочена в член 131.
Електронният търг се базира или единствено на цените, като в този случай поръчката се възлага по най-ниската цена, или на цените и/или стойностите на компонентите на офертите, посочени в спецификацията, като тогава поръчката се възлага на оферента с най-изгодната оферта.
3. Възложителите, които вземат решение да проведат електронен търг, посочват този факт в обявлението за обществена поръчка.
Спецификацията включва следните подробности:
а)
компонентите, чиито стойности ще бъдат предмет на електронния търг, при условие че тези компоненти са количествено измерими и могат да бъдат изразени в цифри или проценти;
б)
всички ограничения на стойностите, които могат да бъдат представени, както произтичат от спецификациите, свързани с предмета на поръчката;
в)
информацията, която ще бъде предоставена на оферентите в хода на електронния търг, и когато е уместно, момента на предоставянето ѝ;
г)
съответната информация за хода на електронния търг;
д)
условията, при които оферентите ще могат да правят оферта, по-специално минималните разлики, които ще бъдат изисквани при предлагането на оферти, когато е уместно;
е)
съответната информация относно използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Преди стартирането на електронния търг възложителите извършват цялостна първоначална оценка на офертите в съответствие с определените критерии за възлагане и тяхната тежест.
Всички оференти, които са представили приемливи оферти, биват поканени едновременно по електронен път да представят нови цени и/или нови стойности; поканата съдържа всякаква необходима информация относно индивидуалната връзка с използваното електронно оборудване, като в нея се посочват датата и часът на стартиране на електронния търг. Електронният търг може да се проведе на няколко последователни етапа. Електронният търг не може да стартира по-рано от два работни дни след датата, на която са изпратени поканите.
5. Когато поръчката ще бъде възложена на базата на икономически най-изгодната оферта, поканата се придружава от резултатите от цялостната оценка на съответната оферта, извършена в съответствие с тежестта на всеки от критериите, предвидена в член 149, параграф 3, първа алинея.
В поканата се посочва и математическата формула, която трябва да се използва в електронния търг за определяне на автоматичните нови класирания на базата на представените нови цени и/или нови стойности. Тази формула включва тежестта на всички критерии, които са определени с цел идентифициране на икономически най-изгодната оферта, както е посочено в обявлението за обществената поръчка или в спецификацията. За тази цел обаче всички интервали се намаляват предварително до определена стойност.
Когато са разрешени варианти, за всеки вариант се предвижда отделна формула.
6. На всеки етап от електронния търг възложителите незабавно съобщават на всички оференти поне достатъчна информация, която да им позволи да определят относителното си класиране във всеки един момент. Те могат да съобщават и друга информация, свързана с другите предложени цени или стойности, при условие че това е посочено в спецификацията. Също така възложителите могат по всяко време да съобщават броя на участниците на съответния етап на търга. Те не могат обаче да разкриват самоличността на оферентите на който и да е етап от електронния търг.
7. Възложителите закриват електронния търг по един или повече от следните начини:
а)
като посочват в поканата за участие в търга предварително определената дата и час;
б)
когато не получават повече нови цени или нови стойности, които отговарят на изискванията относно минималните разлики;
в)
когато завършат всички етапи от търга, чийто брой е определен в поканата за участие.
За целите на буква б) от първа алинея възложителите посочват в поканата за участие в търга срока, който ще спазят след получаването на последната оферта, преди да приключат електронния търг.
Когато възложителите са взели решение да закрият електронния търг в съответствие с буква в) от първа алинея, евентуално в съчетание с условията по буква б) от първа алинея, в поканата за участие в търга следва да се посочи времевият график за всеки етап на търга.
8. След приключването на електронния търг възложителите възлагат поръчката в съответствие с член 149 на базата на резултатите от електронния търг.
Възложителите не могат да използват по некоректен начин електронните търгове, както и не могат да ги използват по начин, който възпрепятства, ограничава или нарушава конкуренцията или променя предмета на поръчката, описан в публикуваното обявление за обществената поръчка и дефиниран в спецификацията.
Член 151
Оферти с необичайно ниска стойност
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Ако за дадена поръчка офертите изглеждат с необичайно ниска стойност, възложителят, преди да ги отхвърли единствено на това основание, отправя искане в писмена форма за подробности относно съставните елементи на офертата, които смята за значими, и проверява тези съставни елементи след надлежно изслушване на страните, като взема предвид представените обяснения. Тези подробности могат да се отнасят по-специално до изпълнението на разпоредбите относно защитата на заетостта и условията на труд, които са в сила на мястото, където ще се извършат строителните работи, услугата или доставката.
Възложителят може по-конкретно да вземе предвид обясненията във връзка с:
а)
икономическите аспекти на производствения процес, на предоставянето на услугите или строителния метод;
б)
избраните технически решения или изключително благоприятните условия на разположение на оферента;
в)
оригиналността на офертата.
2. Когато установи, че офертата е с необичайно ниска стойност в резултат на предоставена държавна помощ, възложителят може да отхвърли офертата единствено на това основание само ако оферентът не е в състояние да докаже в разумен срок, определен от възложителя, че съответната помощ е предоставена окончателно и в съответствие с процедурите и решенията, посочени в правилата на Съюза относно държавните помощи.
Член 152
Срок за получаване на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят в календарни дни задължителен срок за получаване на офертите и заявленията за участие. Срокът е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и подходящ период за подготовка и подаване на офертите, като отчита по-конкретно сложността на поръчката или необходимостта от посещение на мястото или справка на място с документите, приложени към спецификациите.
2. При открити процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 52 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществената поръчка.
3. При ограничените процедури при случаи, в които се използва състезателният диалог съгласно член 132, и при процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на заявленията за участие е не по-кратък от 37 дни от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка.
При ограничените процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 40 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти.
Въпреки това след изпращането на посочената в член 136, параграф 1 покана за изразяване на интерес при процедурите срокът е:
а)
не по-кратък от 21 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти, за получаване на оферти по процедурата, посочена в член 136, параграф 1, буква а) и член 136, параграф 3, буква б), подточка i);
б)
не по-кратък от 10 дни за получаване на заявления за участие и не по-кратък от 21 дни за получаване на оферти в случая на двуетапната процедура, посочена в член 136, параграф 3, буква б), подточка ii).
4. Когато в съответствие с член 123, параграф 2 възложителите са изпратили за публикуване обявление за предварителна информация или самите те са публикували обявление за предварителна информация в профила си на купувач за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на оферти може да бъде принципно съкратен на 36 дни, но при никакви обстоятелства не е по-кратък от 22 дни от датата на изпращане на обявлението за обществената поръчка или поканата за представяне на оферти.
Съкратените срокове, посочени в първа алинея, са разрешени само ако обявлението за предварителна информация отговаря на следните условия:
а)
то съдържа цялата необходима информация за обявлението за обществена поръчка, доколкото тази информация е налична към момента на публикуване на обявлението;
б)
то е било изпратено за публикуване между 52 дни и 12 месеца преди датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка.
5. Сроковете за получаване на оферти могат да бъдат съкратени с пет дни, ако от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка или поканата за изразяване на интерес е налице неограничен и директен достъп по електронен път до всички документи, които съставляват поканата за представяне на оферти.
Член 153
Срокове за достъп до тръжната документация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, спецификацията или описателните документи в посочената в член 132 процедура, както и допълнителните документи, се изпращат в рамките на пет календарни дни от получаването на искането на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти, при спазване на разпоредбите на параграф 4. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за документи, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представянето на офертите.
2. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, допълнителна информация относно спецификацията, или описателните или допълнителните документи се предоставя едновременно на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти възможно най-бързо и не по-късно от шест календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите или, в случай на искания за информация, получени по-малко от осем календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите, възможно най-бързо след получаване на искането. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за допълнителна информация, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представяне на офертите.
3. Ако по някакви причини спецификациите и допълнителните документи или информация не могат да бъдат предоставени в сроковете по параграфи 1 и 2 от настоящия член или когато офертите могат да бъдат направени само след посещение на място или справка на място с приложените към спецификациите документи, срокът за получаване на оферти по член 152 се удължава, за да се даде възможност на всички икономически оператори да се запознаят с необходимата информация за изготвяне на офертите. Удължаването се обявява по подходящ начин в съответствие с разпоредбите на членове 123-126.
4. Параграф 1 от настоящия член не се прилага при откритата процедура, включително при посочената в член 131 динамична система за покупки, ако е налице неограничен и пълен директен достъп по електронен път до цялата покана за представяне на оферти, както и до всички допълнителни документи. В посоченото в член 123, параграф 3 обявление за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който може да бъде направена справка с тези документи.
Член 154
Срокове при спешни случаи
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Когато поради обоснована неотложност е невъзможно спазването на минималните срокове, установени в член 152, параграф 3 за ограничените процедури и процедурите на договаряне, при които е публикувано обявление за обществена поръчка, възложителите могат да определят следните срокове в календарни дни:
а)
срок за получаване на заявленията за участие, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка, или 10 дни, ако обявлението е изпратено по електронен път на Службата за публикации;
б)
срок за получаване на офертите, който не може да бъде по-кратък от 10 дни от датата на изпращане на поканата за представяне на оферти.
2. При ограничените процедури и ускорените процедури на договаряне, при условие че е поискана навреме, на всички кандидати или оференти се предава допълнителна информация за спецификациите не по-късно от четири календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите.
Член 155
Методи на комуникация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Условията за подаване на офертите и заявленията за участие се определят от възложителя, който може да избере един-единствен метод за подаване. Офертите и заявленията за участие могат да бъдат подавани с писмо или по електронен път. Заявленията за участие могат да бъдат подавани и по факс.
Избраните начини за комуникация са общодостъпни и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на офертите и заявленията за участие е запазена и възложителите проверяват съдържанието на офертите и заявленията за участие само след като е изтекъл определеният за тяхното подаване срок;
г)
осигурена е защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Когато е необходимо, за целите на доказателствата с правна сила възложителите могат да вземат решение, съгласно което представените по факс заявления за участие трябва да бъдат потвърдени с писмо или по електронен път възможно най-бързо и при всички случаи преди определената в член 152 крайна дата.
2. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, използваните инструменти и техническите им характеристики са недискриминиращи по естеството си, общодостъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии, както и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
3. С изключение на поръчките под прага по член 170, параграф 1, устройствата за електронното получаване на оферти и заявления за участие гарантират чрез технически средства и подходящи процедури, че:
а)
икономическият оператор може да бъде идентифициран със сигурност;
б)
точният час и дата на получаване на офертите и заявленията за участие може да се определи точно;
в)
може в разумна степен да се гарантира, че никой няма достъп до данните, предавани съгласно тези изисквания, преди посочения краен срок;
г)
ако тази забрана за достъп бъде нарушена, може в разумна степен да се гарантира, че нарушението може да бъде недвусмислено установено;
д)
само упълномощени лица могат да определят или променят датите за отварянето на получените данни;
е)
по време на различните етапи на процедурата за обществена поръчка достъпът до цялата предоставена информация или до част от нея трябва да бъде възможен единствено чрез едновременни действия на упълномощените лица;
ж)
едновременните действия на упълномощените лица трябва да дават достъп до предадените данни само след определената дата;
з)
данните, получени и отворени в съответствие с тези изисквания, трябва да останат достъпни само за лицата, упълномощени да се запознаят с тях.
4. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, електронните документи, изпратени чрез такива системи, се приемат за оригинали и се смята, че са подписани от упълномощен представител на икономическия оператор.
5. Когато представянето се извършва с писмо, оферентите или кандидатите могат да изберат да представят оферти или заявления за участие:
а)
по пощата или по куриер, при което в поканата за представяне на оферти се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата на разписката за предаване;
б)
с доставка на ръка до помещенията на институцията, лично от оферента или кандидата или чрез посредник; за тази цел в поканата за представяне на оферти в допълнение към посочената в член 138, параграф 2, буква а) информация се посочва отделът, на който трябва да бъдат предоставени офертите или заявленията за участие срещу подписана и датирана разписка.
6. С цел запазване на тайната и избягване на затрудненията при изпращането на офертите с писмо поканата за представяне на оферти трябва да съдържа следната разпоредба:
Офертите се подават в запечатан плик, който на свой ред е поставен в друг запечатан плик. На вътрешния плик се отбелязват наименованието на отдела, до когото е адресиран пликът съгласно поканата за подаване на оферти, както и думите „Покана за представяне на оферти - да не се отваря от пощенските служби“. Ако се използват самозалепващи се пликове, те трябва да бъдат запечатани със залепваща се лента и подателят трябва да се подпише върху нея.
Член 156
Тръжни гаранции
(член 111, параграф 3 от Финансовия регламент)
Възложителят може да поиска тръжна гаранция, която се предоставя съгласно член 163 и представлява от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката.
Тръжната гаранция се освобождава, когато обществената поръчка бъде възложена. Ако в предвидения срок не бъде представена оферта или ако офертата впоследствие бъде оттеглена, гаранцията се задържа.
Член 157
Отваряне на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Отварят се всички заявления за участие и оферти, които отговарят на изискванията на член 155.
2. За поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1, отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за отваряне на офертите.
Комисията за отваряне на офертите се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на засегнатата институция и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент. В представителствата или местните звена, посочени в член 72 от настоящия регламент или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията по отварянето се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията по отварянето трябва, доколкото това е възможно, да отразява междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Когато офертите се представят по пощата, един или повече от членовете на комисията за отваряне на офертите парафират документите, като удостоверяват датата и часа на изпращане на всяка оферта.
Те също така парафират едно от следните:
а)
всяка страница от всяка оферта;
б)
заглавната страница и страниците, които съдържат финансова информация, във всяка оферта, като целостта на първоначалната оферта се гарантира чрез съответните средства, използвани от отдел, който е независим от службата на разпоредителя с бюджетни кредити, с изключение на случаите, посочени във втора алинея от параграф 2.
При автоматично възлагане на обществената поръчка съгласно разпоредбите на член 149, параграф 1, буква а), посочените в офертите цени, които отговарят на изискванията, се обявяват публично.
Членовете на комисията подписват протокол за отварянето на получените оферти, в който се посочва кои оферти отговарят на изискванията на член 155 и кои не, както и се излагат основанията, на които офертите са отхвърлени поради несъответствие с изискванията във връзка с методите за представяне на оферти по член 155. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Член 158
Комисия за оценка на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за отговарящи на изискванията на член 155, се оценяват и класират от комисия за оценка, която се сформира за всеки от двата етапа, въз основа, съответно, на предварително съобщените критерии за отстраняване и подбор и на критериите за възлагане.
Тази комисия се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да изготви консултативно становище за поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1.
Независимо от това отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да реши, че комисията за оценка следва да оцени и класира офертите на базата само на критериите за възлагане, а критериите за отстраняване и за подбор трябва да се оценят по друг подходящ начин, който да гарантира отсъствието на конфликти на интереси.
2. Комисията за оценка се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент, и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези лица изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата или местните звена, посочени в член 72 или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
Комисията за оценка може да има същия състав както комисията за отваряне на офертите.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията за оценка се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията за оценка отразява, доколкото това е възможно, междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Заявленията за участие и офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят могат да поискат от кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване и подбор, в рамките на определен от нея/него срок.
Заявленията за участие и офертите, които не са отхвърлени и които отговарят на критериите за подбор, се считат за приемливи.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за представяне на необходимата информация във връзка със съдържанието на офертата.
Член 159
Резултати от оценката
(член 112 от Финансовия регламент)
1. За оценката и класирането на заявленията за участие и офертите, които са обявени за отговарящи на изискванията, се съставя писмен протокол с дата на съставяне.
Той се подписва от всички членове на комисията за оценка. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Ако комисията за оценка не носи отговорност да проверява офертите на базата на критериите за отстраняване и подбор, писменият протокол се подписва и от лицата, на които това е възложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Писменият протокол се съхранява за бъдещи справки.
2. Писменият протокол, посочен в параграф 1, съдържа най-малко следното:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката, рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на предложените кандидати или изпълнители и основанията за избора, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен.
3. След това възложителят взема решение, което има следното минимално съдържание:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката или предмета и максималната стойност на рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на избраните кандидати или изпълнители и основанията за избора чрез позоваване на предварително обявените критерии за подбор и възлагане, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен;
е)
в случай на процедури на договаряне и състезателен диалог, обстоятелствата, посочени в членове 132, 134, 135, 266, 268, 270 и 271, които оправдават тяхното използване;
ж)
при необходимост, причините, поради които възложителят взема решение да не възложи обществена поръчка.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, решението по първа алинея се взема от възложителя, отговорен за процедурата.
Член 160
Контакти между възложителите и оферентите
(член 112 от Финансовия регламент)
1. Между възложителите и оферентите могат да се осъществяват контакти по време на процедурата за възлагане на обществена поръчка по изключение при условията, посочени в параграфи 2 и 3.
2. Преди крайния срок за подаване на оферти по отношение на допълнителната документация и информация по член 153 възложителят може:
а)
по инициатива на оферентите да представи допълнителна информация единствено за изясняване същността на поръчката, като тази информация се съобщава на една и съща дата на всички оференти, които са поискали спецификациите;
б)
по собствена инициатива, при откриване на грешка, неточност, пропуск или друг технически недостатък в текста на обявлението за обществена поръчка, поканата за представяне на оферти или спецификациите, да уведоми заинтересованите лица на една и съща дата и по начин, идентичен на този, използван по отношение на първоначалната покана за представяне на оферти.
3. Ако след отварянето на офертите се налага някакво пояснение във връзка с дадена оферта или следва да се коригира явна техническа грешка в офертата, възложителят може да установи контакт с оферента, въпреки че този контакт не може да доведе до промени в условията на офертата.
4. Във всеки случай, когато е бил осъществен контакт, както и в надлежно обоснованите случаи, когато не е бил осъществен контакт, както е посочено в член 96 от Финансовия регламент, това се записва в досието за обществената поръчка.
Член 161
Информация за кандидатите и оферентите
(членове 113, 114 и 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителите информират възможно най-бързо кандидатите и оферентите за взетите решения относно възлагането на поръчката или рамковото споразумение или приемането в динамичната система за покупки, включително за мотивите за всяко решение да не се възлага поръчката или рамковото споразумение или да не се създава динамична система за поръчки, за които е проведен конкурентен търг, или за решението да се започне нова процедура.
2. В срок от не повече от 15 календарни дни след датата на получаване на писмено искане, възложителят съобщава информацията по член 113, параграф 2 от Финансовия регламент.
3. В случай на поръчки, възложени от институциите на Съюза за техни нужди, на стойност, равна на праговете по член 170, параграф 1 или по-висока от тях, и които не са изключени от обхвата на Директива 2004/18/ЕО, възложителят уведомява отпадналите оференти или кандидати, едновременно и индивидуално, по електронен път, че тяхното заявление или оферта не са били приети, на един от следните етапи:
а)
в кратък срок след вземане на решенията на базата на критериите за отстраняване и подбор и преди решението за възлагане в случай на процедура за обществена поръчка, организирана на два етапа;
б)
по отношение на решенията за възлагане и решенията за отхвърляне на оферти, възможно най-скоро след решението за възлагане и най-късно до една седмица след него.
Във всеки случай възложителят посочва причините, поради които офертата или заявлението не са били приети, и съществуващите правни средства за обжалване.
Неуспелите оференти или кандидати могат да поискат допълнителна информация относно мотивите за отхвърлянето им в писмена форма по пощата, по факс или по електронна поща; всички избрани оференти, чиито оферти не са елиминирани, могат да получат информация за характеристиките и относителните предимства на приетата оферта, както и за името на успелия оферент, без да се засяга член 113, параграф 2, втора алинея от Финансовия регламент. Възложителят отговаря в рамките на не повече от петнадесет календарни дни от получаване на искането.
Член 162
Подписване на договора
(членове 113 и 118 от Финансовия регламент)
Изпълнението на договора не може да започне, преди договорът да бъде подписан.
Раздел 4
Гаранции и корективни мерки
Член 163
Гаранции
(член 115 от Финансовия регламент)
1. Когато от изпълнителите се изисква да предоставят предварителна гаранция, тя трябва да бъде в размер и за срок, които са достатъчни за нейното активиране.
2. Гаранцията се предоставя от банка или упълномощена финансова институция. Тя може да се замени от солидарна гаранция от трета страна, при съгласието на възложителя.
Гаранцията се предоставя в евро.
С нея банката или финансовата институция, или третата страна осигурява неотменимо обезпечение или действа като пръв гарант за задълженията на изпълнителя.
Член 164
Гаранция за изпълнението
(член 115 от Финансовия регламент)
1. За да се гарантира, че строителните работи, доставките или услугите са напълно извършени, и когато окончателно приемане в съответствие с условията на договора не може да се извърши при окончателното плащане, разпоредителят с бюджетни кредити може да поиска гаранция за изпълнението за всеки отделен случай и въз основа на предварителен анализ на риска.
2. Гаранция в размер на 10 % от общата стойност на поръчката може да се учреди чрез приспадане от плащанията при тяхното извършване.
Тя може да се замени от сума, която се удържа от окончателното плащане, за да представлява гаранция до окончателното приемане на услугите, доставките или строителните работи. Сумата се определя от разпоредителя с бюджетни кредити и е пропорционална на установените рискове във връзка с изпълнението на договора, като се вземе предвид неговият предмет, както и обичайните търговски условия, приложими за сектора.
Условията за такава гаранция се обявяват в тръжните документи.
3. След окончателното приемане на строителните работи, услугите или доставките гаранциите се освобождават в съответствие с условията на договора.
Член 165
Гаранция за предварително финансиране
(член 115 от Финансовия регламент)
1. След като възложителят е установил необходимостта от предварително финансиране, той прави оценка на рисковете, свързани с плащанията по предварителното финансиране, преди стартирането на процедурата за обществена поръчка, като взема предвид по-специално следните критерии:
а)
прогнозната стойност на поръчката;
б)
нейния предмет;
в)
нейната продължителност и ритъм на извършване;
г)
структурата на пазара.
2. Изисква се гаранция в замяна на плащането по предварителното финансиране в случая, посочен в член 146, параграф 6, втора алинея, или когато разпоредителят с бюджетни кредити реши да поиска гаранция съгласно параграф 1.
Не се изисква гаранция за поръчки с ниска стойност съгласно член 137, параграф 1.
Гаранцията се освобождава, когато предварителното финансиране се приспадне от междинните плащания или плащанията на остатъка в полза на изпълнителя в съответствие с условията на договора.
Член 166
Временно спиране при допуснати грешки или нередности
(член 116 от Финансовия регламент)
1. Поръчките могат да бъдат временно спрени съгласно член 116 от Финансовия регламент с цел да се провери дали наистина са допуснати съществени грешки, нередности или измами, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението на поръчката се възобновява във възможно най-кратък срок.
2. Съществена грешка или нередност означава всяко нарушение на клауза в договора или нормативна разпоредба в резултат на действие или бездействие, което причинява или би могло да причини загуби за бюджета на Съюза.
ГЛАВА 2
Разпоредби, приложими за поръчките, възлагани от институциите на Съюза за техни нужди
Член 167
Определяне на подходящото ниво за изчисляване на праговете
(членове 117 и 118 от Финансовия регламент)
Всеки оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити в съответната институция преценява дали са достигнати праговете по член 118 от Финансовия регламент.
Член 168
Отделни поръчки и поръчки с лотове
(членове 104 и 118 от Финансовия регламент)
1. Прогнозната стойност на дадена поръчка не може да се определя с цел избягване на изискванията по настоящия регламент, нито поръчка може да бъде разделяна със същата цел.
Когато е подходящо, технически осъществимо и рентабилно, поръчките на стойност, равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, се възлагат едновременно под формата на отделни лотове.
2. Когато предметът на поръчка за доставка, услуга или строителни работи е разделен на няколко лота, всеки един от които е предмет на индивидуална поръчка, общата стойност на всички лотове се взема предвид за общата оценка на приложимия праг.
Когато общата стойност на всички лотове е равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, то за всеки един от лотовете се прилагат член 97, параграф 1 и член 104, параграфи 1 и 2 от Финансовия регламент.
3. Когато поръчката се възлага на отделни лотове, офертите се оценяват поотделно за всеки лот. Ако на един оферент се възлагат няколко лота, може да се подпише един договор, който да обхваща тези лотове.
Член 169
Условия за определяне на стойността на някои поръчки
(член 118 от Финансовия регламент)
1. За изчисляване на прогнозната стойност на поръчката възложителят включва прогнозното общо възнаграждение на изпълнителите.
Когато поръчката предвижда опции или възможно подновяване, основата за изчисляването е допустимата максимална сума, включително използването на клаузите за опциите и подновяването.
Тази оценка се прави, когато е изпратено обявлението за обществената поръчка или, в случай че няма такава публичност, когато възложителят започне процедурата по възлагането.
2. За рамковите споразумения и динамичните системи за покупки стойността, която трябва да се вземе предвид, е максималната стойност на всички планирани поръчки по време на действието на рамковото споразумение или динамичната система за покупки.
3. При поръчките за услуги се вземат предвид:
а)
в случай на застрахователни услуги, платимата премия и другите форми на възнаграждение;
б)
при банкови или финансови услуги, таксите, комисионните, лихвите и останалите видове възнаграждения;
в)
в случай на поръчки за проектиране, платимите такси и комисионни и другите форми на възнаграждение.
4. При поръчките за услуги, в които не се посочва общата цена, или при поръчките за доставки за лизинг, вземане под наем или покупка на изплащане на стоки стойността, която се взема като основа за изчисляване на прогнозната стойност, представлява:
а)
при поръчки с фиксиран срок:
i)
когато срокът е 48 месеца или по-малко при поръчките за услуги или 12 месеца или по-малко при поръчките за доставки - общата договорна стойност за целия срок;
ii)
когато срокът е над 12 месеца при поръчките за доставки - общата стойност, включително прогнозната остатъчна стойност;
б)
при поръчки за неопределен срок или, при поръчките за услуги, за срок над 48 месеца - месечната стойност, умножена по 48.
5. При поръчки за услуги или доставки, които се възлагат периодично или се подновяват на определен период, стойността на поръчката се определя въз основа на:
а)
или реалните съвкупни разходи за сходни поръчки за същите видове услуги или стоки, възложени през предходната финансова година или предходните 12 месеца, коригирани по възможност с очакваните промени в количествата или стойността през 12-те месеца след първоначалния договор;
б)
или прогнозните съвкупни разходи за последващи поръчки, възложени през 12-те месеца след извършването на първата услуга или първата доставка или през срока на договора, когато той е по-дълъг от 12 месеца.
6. При поръчките за строителни работи се взема предвид не само стойността на строителните работи, но и прогнозната обща стойност на необходимите доставки за извършване на работите, които изпълнителят получава от възложителя.
Член 170
Прагове за прилагане на процедурите съгласно Директива 2004/18/ЕО
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Праговете, посочени в член 118 на Финансовия регламент, са тези по Директива 2004/18/ЕО съответно за поръчките за доставки, услуги и строителни работи.
2. Сроковете по член 118 от Финансовия регламент са посочените в членове 152, 153 и 154.
Член 171
Период на изчакване преди подписването на договора
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителят не подписва договора или рамковото споразумение, обхванати от Директива 2004/18/ЕО, с успелия оферент, преди да изтекат 14 календарни дни.
Този срок започва да тече от една от следните дати:
а)
деня след едновременното изпращане на уведомленията на успелите и неуспелите оференти;
б)
ако договорът или рамковото споразумение се възлага съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, деня след публикуването на обявлението за възлагане по член 123 в Официален вестник на Европейския съюз.
Ако за изпращането се използват факс или електронни средства съгласно втора алинея, буква а), периодът на изчакване е 10 календарни дни.
При необходимост възложителят може да преустанови подписването на договора за допълнително разглеждане, ако това е оправдано поради искания или коментари, изпратени от отпаднали или недоволни оференти или кандидати, или поради всяка друга получена информация от значение. Исканията, коментарите или информацията трябва да бъдат получени в срока, посочен в първа алинея. В случай на преустановяване всички кандидати или оференти се уведомяват в рамките на три работни дни от решението за преустановяване.
Освен в случаите по параграф 2, всеки договор, подписан преди изтичане на срока, посочен в първа алинея, е нищожен.
Когато договорът или рамковото споразумение не може да бъде възложен(о) на успелия оферент, възложителят може да го възложи на следващия в класирането оферент.
2. Срокът, посочен в параграф 1, не се прилага в следните случаи:
а)
открити процедури, ограничени процедури или процедури по договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е подадена само една оферта;
б)
отделни договори, основани на рамково споразумение;
в)
процедури на договаряне, посочени в член 134, параграф 1, буква в), член 134, параграф 1, буква ж), подточка iii), член 134, параграф 1, буква з) и член 134, параграф 1, буква й).
Член 172
Доказателства, позволяващи участие в процедури за обществени поръчки
(член 119 от Финансовия регламент)
В спецификациите се изисква от оферентите да посочат в коя държава се намира тяхното седалище или място на установяване и да представят съответните доказателства, които са обичайно приемливи съгласно националното им законодателство.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА
ГЛАВА 1
Обхват и форма на безвъзмездните средства
Член 173
Вноски
(член 121 от Финансовия регламент)
Вноските по член 121, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент са суми, изплащани на органи, в които членува Съюзът, в съответствие с бюджетните решения и условията за плащане, определени от съответния орган.
Член 174
Споразумение и решение за безвъзмездни средства
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства се регламентират с решение или с писмено споразумение.
2. За определяне на приложимия инструмент се отчитат следните елементи:
а)
местоположение на бенефициера, в рамките на Съюза или извън него;
б)
сложност и стандартизация на съдържанието на финансираните дейности или работни програми.
Член 175
Разходи за членовете на институциите
(член 121 от Финансовия регламент)
Разходите за членовете на институциите, посочени в член 121, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, включват вноските за асоциации на настоящи и бивши депутати от Европейския парламент. Тези вноски се правят в съответствие с вътрешните административни правила на Европейския парламент.
Член 176
Дейности, за които могат да се получават безвъзмездни средства
(член 121 от Финансовия регламент)
Дейностите, за които могат да се получават безвъзмездни средства по смисъла на член 121 от Финансовия регламент, трябва да бъдат ясно определени.
Не се допуска разделяне на дейност на различни дейности с цел заобикаляне на правилата за финансиране, посочени в настоящия регламент.
Член 177
Органи, преследващи цел от общ интерес на Съюза
(член 121 от Финансовия регламент)
Орган, който преследва цел от общ интерес на Съюза, е:
а)
орган, занимаващ се с образование, обучение, информация, иновации или научноизследователска дейност и изследване на европейските политики, всякакви дейности, които допринасят за развитие на гражданското общество или правата на човека, или европейски орган по стандартизация;
б)
субект, който представлява органи с нестопанска цел в държавите членки, страните кандидатки или потенциални кандидатки и отстоява принципи и политики, съответстващи на целите на Договорите.
Член 178
Партньорства
(член 121 от Финансовия регламент)
1. Специфични безвъзмездни средства за дейности и оперативни безвъзмездни средства могат да бъдат част от рамково партньорство.
2. Рамково партньорство може да се установи като механизъм за дългосрочно сътрудничество между Комисията и бенефициерите на безвъзмездните средства. То може да бъде под формата на споразумение за рамково партньорство или решение за рамково партньорство.
В споразумението или решението за рамково партньорство се посочват общите цели, естеството на планираните дейности - еднократни или като част от одобрена годишна работна програма, процедурата за отпускане на специфични безвъзмездни средства, в съответствие с принципите и процедурните правила от настоящия дял, както и общите права и задължения на всяка от страните по специфичните споразумения или решения.
Продължителността на партньорството не може да надхвърля четири години, освен в изключителни случаи, обосновани по-специално от предмета на рамковото партньорство.
Разпоредителите с бюджетни кредити не могат да използват неоснователно споразуменията или решенията за рамково партньорство, нито да ги използват по начин, чиято цел или резултат противоречи на принципите на прозрачност или равно третиране на заявителите.
3. Рамковите партньорства се разглеждат като безвъзмездни средства, що се отнася до програмирането, предварителното публикуване и отпускането.
4. Специфични безвъзмездни средства, основани на споразумения или решения за рамково партньорство, се отпускат в съответствие с процедурите, определени в тези споразумения или решения, и съгласно настоящия дял.
Те подлежат на процедурите на последващо публикуване по член 191.
Член 179
Електронни системи за обмен
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Всички контакти с бенефициерите, включително сключването на споразумения за безвъзмездни средства, уведомяването за решения за безвъзмездни средства и всички изменения към тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от Комисията.
2. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
3. Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните,.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени в параграф 2, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
Член 180
Съдържание на споразуменията и решенията за безвъзмездни средства
(член 122 от Финансовия регламент)
1. Споразумението за безвъзмездни средства съдържа най-малко следното:
а)
предмета;
б)
бенефициера;
в)
продължителността, а именно:
i)
датата на неговото влизане в сила;
ii)
началната дата и продължителността на дейността или финансовата година, които се финансират;
г)
максималната сума на финансирането от страна на Съюза, изразена в евро, и формата на безвъзмездните средства, евентуално допълнени от:
i)
общия размер на прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма и процента на финансиране на допустимите разходи;
ii)
единичните разходи, еднократната сума или единната ставка по член 123, букви б), в) и г) от Финансовия регламент, когато са определени;
iii)
комбинация от елементите, посочени подточки i) и ii) от настоящата буква;
д)
описание на дейността или при оперативните безвъзмездни средства - на работната програма, одобрена от разпоредителя с бюджетни кредити за тази финансова година, заедно с описание на очакваните резултати от изпълнението на дейността или на работната програма;
е)
общия ред и условия, приложими към всички споразумения от този вид, като приемането от страна на бенефициера на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата;
ж)
прогнозния общ бюджет за дейността или работната програма;
з)
когато изпълнението на дейността включва обществена поръчка, принципите по член 209 или правилата за възлагане на обществени поръчки, които бенефициерът е длъжен да спазва;
и)
отговорностите на бенефициера, по-специално:
i)
по отношение на доброто финансово управление и представянето на отчети за дейността и финансови отчети; при необходимост се определят междинни цели, при постигането на които тези отчети стават изискуеми;
ii)
в случай на споразумение между Комисията и няколко бенефициери, специфичните задължения на координатора, ако има такъв, както и задълженията на другите бенефициери към координатора, както и финансовата отговорност на бенефициерите за сумите, дължими на Комисията;
й)
условията и сроковете за одобряване на отчетите и за извършване на плащане от страна на Комисията;
к)
при необходимост, подробности във връзка с допустимите разходи за дейността или одобрената работна програма или единичните разходи, еднократните суми или единните ставки по член 123 от Финансовия регламент;
л)
разпоредби относно видимостта на финансовата помощ от Съюза, освен в надлежно обосновани случаи, когато публичното оповестяване не е възможно или подходящо.
Общият ред и условията, посочени в буква е) от първа алинея, определят най-малко:
i)
че правото на ЕС е приложимото право по отношение на споразумението за безвъзмездни средства, допълнено при необходимост от национално право, посочено в споразумението за безвъзмездни средства. Дерогация може да се направи в споразуменията, сключени с международни организации;
ii)
компетентния съд или арбитражния съд за решаване на спорове.
2. В споразумението за безвъзмездни средства могат да се предвидят условията и сроковете за преустановяване или прекратяване в съответствие с член 135 от Финансовия регламент.
3. В случаите по член 178 решението или споразумението за рамково партньорство определя информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) и б), буква в), подточка i), буква е), букви з)-й) и буква л) от настоящия член.
Конкретното решение или споразумение за безвъзмездни средства съдържа информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) -д), букви ж) и к) и при необходимост буква и).
4. Изменения към споразуменията за безвъзмездни средства се правят само в писмена форма. Такива изменения, включително тези, с които се добавя или премахва бенефициер, не могат по замисъл или резултат да променят споразуменията по такъв начин, че да поставят под въпрос решението за отпускане на безвъзмездни средства или да противоречат на равното третиране на заявителите.
5. Параграфи от 1, 2, 3 и 4 се прилагат mutatis mutandis към решенията за безвъзмездни средства.
Част от сведенията по параграф 1 могат да се предоставят в поканата за предложения или в друг подобен документ вместо в решението за безвъзмездни средства.
Член 181
Форми на безвъзмездните средства
(член 123 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, се изчисляват въз основа на допустимите разходи, действително направени от бенефициера, и са предмет на предварителна прогноза за бюджета, представена заедно с предложението и включена в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
2. Единичните разходи, посочени в член 123, параграф 1, буква б) от Финансовия регламент, обхващат всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на сума за единица.
3. Еднократните суми, посочени в член 123, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, обхващат като цяло всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително.
4. Финансирането с единни ставки, посочено в член 123, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент, обхваща специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на процент.
Член 182
Еднократни суми, единични разходи и финансиране с единни ставки
(член 124 от Финансовия регламент)
1. Разрешението за използване на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, посочени в член 124, параграф 1 от Финансовия регламент, се прилага за продължителността на програмата. Това разрешение може да бъде преразгледано, ако са необходими съществени промени. Данните и сумите се оценяват периодично и ако е необходимо, еднократните суми, единичните разходи или финансирането с единни ставки се коригират.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери максималните стойности, посочени в член 124, параграф 1, втора алинея от Финансовия регламент, се прилагат към всеки бенефициер.
2. Споразумението или решението за безвъзмездни средства съдържа всички необходими разпоредби за проверка, че са изпълнени условията за изплащане на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
3. Плащането на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки не засяга правото на достъп до задължителните записи за бенефициерите за целите, предвидени в първа алинея от параграф 1 и член 137, параграф 2 от Финансовия регламент.
4. Когато последваща проверка покаже, че правопораждащото събитие не е настъпило и на бенефициера е направено недължимо плащане на безвъзмездни средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, Комисията има правото да си възстанови сумата на безвъзмездните средства, без да се засягат санкциите, посочени в член 109 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принципи
Член 183
Принцип на съфинансиране
(член 125, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Според принципа на съфинансиране ресурсите, необходими за изпълнение на дейността или работната програма, не се предоставят изцяло чрез вноска от Съюза.
Съфинансирането може да бъде под формата на собствени ресурси на бенефициера, приходи, получени от дейността или работната програма, или финансови вноски или вноски в натура от трети страни.
2. Вноските в натура представляват нефинансови ресурси, предоставени безвъзмездно от трети страни на бенефициера.
Член 184
Принцип на недопускане на печалба
(член 125, параграф 5 от Финансовия регламент)
Финансовите вноски от трети страни, които могат да бъдат използвани от бенефициера за покриване на разходи, различни от допустимите разходи за безвъзмездни средства от Съюза, или които не са дължими на третата страна, когато не се използват в края на дейността или работната програма, не могат да бъдат разглеждани като целеви финансови вноски от донорите за финансиране на допустимите разходи по смисъла на член 125, параграф 5 от Финансовия регламент.
Член 185
Безвъзмездни средства с ниска стойност
(член 125, параграф 4 от Финансовия регламент)
За безвъзмездни средства с ниска стойност се считат безвъзмездните средства, които не надвишават 60 000 EUR.
Член 186
Техническа помощ
(членове 101 и 125 от Финансовия регламент)
„Техническа помощ“ означава дейности по поддръжка и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, в частност дейностите по подготовка, управление, наблюдение, оценка, одит и контрол.
Член 187
Допустими разходи
(член 126, параграф 3, буква в) от Финансовия регламент)
ДДС се разглежда като неподлежащ на възстановяване съгласно приложимото национално законодателство за ДДС, ако в съответствие с националното законодателство данъкът се дължи за някоя от следните дейности:
а)
освободени дейности без право на приспадане;
б)
дейности, които попадат извън обхвата на ДДС;
в)
дейности, посочени в буква а) или б), по отношение на който ДДС не подлежи на приспадане, а се възстановява чрез специфични схеми за възстановяване или компенсационни фондове, които не са предвидени в Директива 2006/112/ЕО, дори ако тази схема или фонд са установени с националното законодателство за ДДС.
ДДС, свързан с дейностите, изброени в член 13, параграф 2 от Директива 2006/112/ЕО, се счита за платен от бенефициер, различен от данъчно незадължено лице, определено в член 13, параграф 1, първа алинея от тази директива, независимо дали тези дейности се разглеждат от съответната държава членка като дейности, извършвани от публичноправни органи, действащи в качеството си на публични органи.
Член 188
Програмиране
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за безвъзмездни средства. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта за безвъзмездните средства на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на поканите за предложения с примерните суми и максималният процент на съфинансиране.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране за безвъзмездните средства през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 189
Съдържание на поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Поканите за предложения съдържат:
а)
поставените цели;
б)
критериите за допустимост, отстраняване, подбор и отпускане по членове 131 и 132 от Финансовия регламент и съответните оправдателни документи;
в)
условията за финансиране от Съюза;
г)
условията и крайния срок за подаване на предложения, както и планираната дата, до която всички заявители трябва да бъдат информирани за резултатите от оценката на тяхното заявление, и ориентировъчната дата за подписване на споразуменията за безвъзмездни средства или за уведомяване относно решенията за безвъзмездни средства.
2. Поканите за предложения се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза, както и чрез всякакви други подходящи средства, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходимо да се осигури допълнителна публичност сред потенциалните бенефициери. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на поканите за предложения подлежат на публикуване при същите условия като тези за поканите за предложения.
Член 190
Изключения от поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за предложения само в следните случаи:
а)
за целите на операции по хуманитарна помощ и гражданска защита или за помощ за управление на кризи по смисъла на параграф 2;
б)
в други изключителни и надлежно обосновани извънредни ситуации;
в)
в полза на органи, които имат монопол de jure или de facto, с подходяща обосновка в решението за отпускане;
г)
в полза на органи, определени в основен акт по смисъла на член 54 от Финансовия регламент като бенефициери на безвъзмездни средства, или на органи, определени от държавите членки, под тяхна отговорност, когато тези държави членки са определени с основен акт като бенефициери на безвъзмездни средства;
д)
в случай на научни изследвания и технологично развитие, на органи, определени в работната програма по член 128 от Финансовия регламент, когато основният акт изрично предвижда тази възможност и при условие че проектът не попада в обхвата на покана за предложения;
е)
за дейности със специфични характеристики, които изискват определен вид орган поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия, при условие че тези дейности не попадат в обхвата на покана за предложения.
Случаите, посочени в буква е) от първа алинея, се обосновават надлежно в решението за отпускане.
2. „Кризисни ситуации в трети държави“ означава ситуации на непосредствена или предстояща опасност, застрашаваща да ескалира във въоръжен конфликт или да дестабилизира страната. „Кризисни ситуации“ означава също ситуации, предизвикани от природни бедствия, причинени от човека кризи, като войни и други конфликти, или извънредни обстоятелства, имащи подобни отражения, свързани inter alia с изменение на климата, влошаване на околната среда, лишаване от достъп до енергия и природни ресурси или крайна бедност.
Член 191
Последващо публикуване
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до безвъзмездни средства, отпуснати в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на заявителите през изминалата година;
б)
броя и дела на успешните заявления за всяка покана за предложения;
в)
средната продължителност на процедурата от датата на приключване на поканата за предложения до отпускането на безвъзмездните средства;
г)
броя и размера на безвъзмездните средства, при които задължението за последващо публикуване е било отменено през изминалата година в съответствие с член 21, параграф 4.
Член 192
Информация за заявителите
(член 128 от Финансовия регламент)
Комисията предоставя информация и съвети на заявителите чрез следните средства:
а)
определяне на съвместни стандарти за формулярите за заявление за сходни безвъзмездни средства и контрол на дължината и яснотата на формулярите;
б)
предоставяне на информация на потенциалните заявители, по-конкретно чрез провеждане на семинари и разпространяване на справочници;
в)
поддържане на постоянни данни за бенефициерите в досиетата на юридическите лица по член 63.
Член 193
Финансиране от отделни бюджетни редове
(член 129 от Финансовия регламент)
Дейностите могат да се финансират съвместно от отделни бюджетни редове от различни отговорни разпоредители с бюджетни кредити.
Член 194
Ретроактивно действие на финансирането в случаи на изключителна спешност и предотвратяване на конфликти
(член 130 от Финансовия регламент)
В рамките на член 130, параграф 1 от Финансовия регламент разходите на бенефициера преди датата на подаване на заявлението са допустими за финансиране от Съюза при следните условия:
а)
причините за такава дерогация са подходящо обяснени в решението за финансиране;
б)
решението за финансиране и споразумението или решението за безвъзмездни средства изрично предвиждат начална дата за признаване на разходите преди датата на подаване на заявленията.
Член 195
Подаване на заявления за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Правилата за подаване на заявления за безвъзмездни средства се определят от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който може да избере метода на подаване. Заявленията за безвъзмездни средства могат да се подават с писмо или по електронен път.
Избраното средство за комуникация е недискриминиращо по своето естество и не води до ограничаване на достъпа на заявителите до процедурата за отпускане на средства.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
трябва да се запази целостта на данните;
в)
трябва да се запази поверителността на предложенията;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
За целите на буква в) от трета алинея отговорният разпоредител с бюджетни кредити разглежда съдържанието на заявленията само след изтичане на срока за тяхното подаване.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска електронните заявления да бъдат придружавани от усъвършенстван електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (19).
2. Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити разреши подаване на заявления по електронен път, използваните средства и техните технически характеристики са недискриминиращи по своето естество, всеобщо достъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии. Информацията относно техническите изисквания за формата на заявленията, включително криптирането, се предоставя на заявителите.
Освен това устройствата за електронно приемане на заявленията гарантират сигурност и поверителност. Те гарантират също, че могат да се определят точно часът и датата на получаване на заявленията.
3. Когато заявленията се подават с писмо, заявителите могат да избират един от следните начини:
а)
да изпратят заявлението по пощата или с куриерска служба, като в този случай в поканата за предложения се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата върху разписката за предаване;
б)
да занесат заявлението лично или чрез пълномощник в сградата на институцията, като в този в случай поканата за предложения се посочва отделът, в който заявленията трябва да бъдат доставени срещу разписка с дата и подпис.
ГЛАВА 3
Процедура за отпускане на безвъзмездни средства
Член 196
Съдържание на заявленията за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Заявления се подават чрез формуляра, установен в съответствие с общите стандарти по член 192, буква а) и предоставян от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, и в съответствие с критериите, посочени в основния акт и в поканата за предложения.
Оправдателните документи, посочени в член 131, параграф 3, втора алинея от Финансовия регламент, могат да бъдат по-специално отчетът за приходите и разходите и счетоводният баланс за последната финансова година, за която сметките са приключени.
2. В прогнозния бюджет за дейността или работната програма, приложен към заявлението, приходите са равни на разходите, при условие че са заделени провизии за непредвидени разходи или евентуални колебания на валутните курсове, което може да е разрешено в надлежно обосновани случаи, и се посочват прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма.
3. Когато заявлението е за безвъзмездни средства за дейност, чиято стойност надхвърля 750 000 EUR, или за оперативни безвъзмездни средства над 100 000 EUR, се представя одитен доклад, изготвен от одобрен външен одитор. Този доклад удостоверява отчетите за последната налична финансова година.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага само към първото заявление, подадено от даден бенефициер до отговорен разпоредител с бюджетни кредити в рамките на една бюджетна година.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери праговете, посочени в първа алинея, се прилагат за всеки бенефициер.
В случаите на партньорства, посочени в член 178, одитният доклад по първа алинея от настоящия параграф, който обхваща последните две налични финансови години, трябва да бъде представен преди подписването на споразумението за рамково партньорство или уведомяването за решението за рамково партньорство.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, в зависимост от оценка на риска, да отмени изискването за одитен доклад, посочено в първа алинея, за учебни заведения и в случай на споразумение с няколко бенефициери, за бенефициерите, поели солидарна отговорност или които не носят финансова отговорност.
Първа алинея от настоящия параграф не се прилага по отношение на публичните органи и международните организации, посочени в член 43.
4. Заявителят посочва източниците и размерите на финансирането от Съюза, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност или част от дейност или за неговото функциониране по време на същата финансова година, както и всяко друго финансиране, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност.
Член 197
Доказателства за отсъствие на основания за отстраняване
(член 131 от Финансовия регламент)
Заявителите декларират, че не се намират в някое от положенията, изброени в член 106, параграф 1 и член 107 от Финансовия регламент, с изключение на случаите, посочени в член 131, параграф 4, букви а) и б) от Финансовия регламент. В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от успелите заявители да представят доказателствата по член 143. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити успелите заявители представят тези доказателства, освен ако е налице физическа невъзможност, призната от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, или ако тези доказателства вече са били представени за целите на друга процедура за безвъзмездни средства или за обществена поръчка, при условие че документите са издадени преди не повече от една година и все още са валидни.
Член 198
Заявители, които не са юридически лица
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато заявление за безвъзмездни средства е подадено от заявител, който не е юридическо лице, в съответствие с член 131, параграф 2 от Финансовия регламент, представителите на този заявител трябва да докажат, че имат способност да поемат правни задължения от името на заявителя и че заявителят има финансова и оперативна способност, еквивалентна на способността на юридическите лица.
Член 199
Субекти, които формират един заявител
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато няколко субекти отговарят на критериите за кандидатстване за безвъзмездни средства и заедно формират един субект, този субект може да се третира от отговорния разпоредител с бюджетни кредити като единствен кандидат, при условие че в заявлението лицата, участващи в предложената дейност или работна програма, се посочват като част от заявителя.
Член 200
Финансови и административни санкции
(член 131 от Финансовия регламент)
Финансови и/или административни санкции могат да се налагат на заявители, които са направили декларации с невярно съдържание или съществени грешки или са извършили нарушения или измама, в съответствие с условията на член 145.
Такива финансови и/или административни санкции могат да се налагат и на бенефициери, за които е установено, че са извършили тежко нарушение на договорните си задължения.
Член 201
Критерии за допустимост
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Критериите за допустимост се публикуват в поканата за предложения.
2. Критериите за допустимост определят условията за участие в покана за предложения. Тези критерии се изготвят при надлежно отчитане на целите на дейността и отговарят на принципите на прозрачност и недискриминация.
Член 202
Критерии за подбор
(член 132, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Критериите за подбор се публикуват в поканата за предложения и са такива, че позволяват оценка на финансовия и оперативния капацитет на заявителя за изпълнение на предложената дейност или работна програма.
2. Заявителят трябва да разполага със стабилни и достатъчни източници на финансиране за поддържане на своята дейност през целия период на изпълнение на дейността или през годината, за която се отпускат безвъзмездните средства, и за участие в нейното финансиране. Заявителят трябва да притежава необходимата професионална компетентност и квалификация за извършване на предложената дейност или работна програма, освен ако в основния акт изрично е предвидено друго.
3. Финансовият и оперативният капацитет се проверяват по-специално въз основа на анализ на всички оправдателни документи, посочени в член 196 и поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в поканата за предложения.
Ако в поканата за предложения не се изискват оправдателни документи и ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити има съмнения относно финансовия или оперативния капацитет на заявителите, той може да поиска от тях да представят съответните документи.
В случаите на партньорства по член 178 проверката се извършва преди подписване на споразумението за рамково партньорство или уведомяване за решението за рамково партньорство.
Член 203
Критерии за отпускане на безвъзмездни средства
(член 132, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се публикуват в поканата да предложения.
2. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства следва да позволяват отпускането на безвъзмездни средства за дейностите, които осигуряват максимална обща ефективност на програмата на Съюза, която те изпълняват, или на органите, чиито работни програми са разработени за постигане на същия резултат. Критериите се определят по такъв начин, че да осигуряват и правилно управление на средствата на Съюза.
Критериите се прилагат по такъв начин, че да позволят подбор на планирани дейности или работни програми, за които Комисията може да бъде уверена, че съответстват на целите и приоритетите и гарантират видимостта на финансирането от Съюза.
3. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се определят по такъв начин, че да позволяват последваща оценка.
Член 204
Оценка на заявленията и отпускане на безвъзмездни средства
(член 133 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за оценка на предложенията, освен ако Комисията реши друго в рамките на конкретна секторна програма.
Комисията се състои от най-малко трима членове, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка помежду им. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата и местните звена по член 72 от настоящия регламент и в органите, на които са делегирани правомощия, по членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма обособени структури, не се прилага изискването за организационни единици без йерархична връзка помежду им.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити при необходимост разделя процеса на няколко процедурни етапа. Правилата, регламентиращи процеса, се съобщават в поканата за предложения.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за подаване на заявленията, само заявителите, чиито предложения отговарят на критериите за оценка на първия етап, се поканват да изпратят пълно предложение на втория етап.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за оценка, само предложенията, които преминат успешно първия етап, състоящ се в оценка спрямо ограничен брой критерии, продължават към по-нататъшна оценка.
Заявителите, чиито предложения са отхвърлени на някой от етапите, се уведомяват в съответствие с член 133, параграф 3 от Финансовия регламент.
Всеки следващ етап на процедурата трябва да бъде ясно разграничен от предходния.
Едни и същи документи и информация не се изискват повече от веднъж по време на една и съща процедура.
3. Комисията за оценка на предложенията или, когато е приложимо, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявителя да предостави допълнителна информация или да поясни приложената към заявлението документация, при условие че тази информация или пояснение не изменя съществено предложението. В съответствие с член 96 от Финансовия регламент в случай на очевидни технически грешки комисията за оценка или отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да не поиска такава информация или пояснение само в надлежно обосновани случаи. Разпоредителят с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
4. След като приключат своята работа, членовете на комисията за оценка на предложенията подписват протокол с всички проверени предложения и с оценка на тяхното качество, както и с посочване на предложенията, които могат да получат финансиране. Тези протоколи могат да бъдат подписани в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
При необходимост в протокола се извършва класиране на оценените предложения и се правят препоръки за максималната сума, която да бъде предоставена, и за евентуални несъществени корекции по заявлението за безвъзмездни средства.
Протоколът се съхранява за справки в бъдеще.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявител да коригира заявлението си с оглед на препоръките на комисията за оценка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
След оценката отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема решение, което съдържа най-малко:
а)
предмета и общата сума на решението;
б)
имената на успелите заявители, наименованието на дейностите, приетите суми и мотивите за избора, включително когато той не съвпада със становището на комисията за оценка;
в)
имената на отхвърлените заявители и мотивите за тяхното отхвърляне.
6. Параграфи 1, 2 и 4 от настоящия член не са задължителни за отпускането на безвъзмездни средства съгласно член 190 от настоящия регламент и член 125, параграф 7 от Финансовия регламент.
Член 205
Информация за заявителите
(член 133 от Финансовия регламент)
Отхвърлените заявители се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните заявления и при всички случаи в срок от 15 календарни дни след уведомяването на успелите заявители.
ГЛАВА 4
Плащане и контрол
Член 206
Гаранция за предварителното финансиране
(член 134 от Финансовия регламент)
1. За ограничаване на финансовите рискове, свързани с плащането на предварително финансиране, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, по преценка на риска, да изиска от бенефициера предварителна гаранция в размер до този на предварителното финансиране, освен за безвъзмездните средства с ниска стойност, или да раздели плащането на няколко вноски.
2. Когато се изисква гаранция, тя се оценява и одобрява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията е валидна за достатъчно дълъг период, за да може да бъде активирана.
3. Гаранцията се предоставя от одобрена банка или финансова институция, установена в една от държавите членки. Когато бенефициерът е установен в трета държава, отговорният разпоредител с бюджетни средства може да се съгласи установена в тази трета държава банка или финансова институция да предостави гаранцията, ако счете, че банката или финансовата институция предлага еквивалентна сигурност и характеристики като тези, които се предлагат от банка или финансова институция, установена в държава членка.
По искане на бенефициера гаранцията, посочена в първа алинея, може да бъде заменена от солидарна гаранция от трета страна или от неотменимата и безусловна съвместна гаранция от бенефициерите по дейност, които са страни по същото споразумение или решение за безвъзмездни средства, след съгласието на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията се предоставя в евро.
С гаранцията банката или финансовата институция, третата страна или останалите бенефициери осигуряват неотменимо обезпечение или действат като пръв гарант за изпълнението на задълженията на бенефициера на безвъзмездните средства.
4. Гаранцията се освобождава при постепенното изчистване на предварителното финансиране чрез междинните плащания или плащанията на остатъка за бенефициера в съответствие с условията в споразумението или решението за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 207
Оправдателни документи при заявки за плащания
(член 135 от Финансовия регламент)
1. За всяко предоставяне на безвъзмездни средства предварителното финансиране може да се раздели на няколко плащания в съответствие с доброто финансово управление.
Новото плащане по предварителното финансиране се извършва в пълен размер само ако са усвоени поне 70 % от общата стойност на предишното.
Когато са усвоени по-малко от 70 % от предишното плащане по предварителното финансиране, размерът на новото плащане се намалява с неусвоената част на предишното плащане по предварителното финансиране.
Отчетът за разходите на бенефициера се представя в подкрепа на всяка заявка за ново плащане.
2. Без да се засяга член 110, бенефициерът удостоверява от свое име, че съдържащата се в заявките за плащания информация е пълна, надеждна и вярна. Той удостоверява също така, че извършените разходи могат да бъдат разглеждани като допустими в съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, както и че заявките за плащания са мотивирани с подходящи оправдателни документи, които могат да бъдат проверени.
3. Въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител на бюджетни кредити може да поиска в подкрепа на всяко плащане сертификат за финансовите отчети и съответните сметки за дейността или работната програма, издаден от одобрен външен одитор или в случай на публични органи - от квалифициран и независим обществен служител. Сертификатът се прилага към заявката за плащане. Сертификатът удостоверява съгласно методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и въз основа на договорени процедури в съответствие с международните стандарти, че разходите, обявени от бенефициера във финансовите отчети, на които се основава заявката за плащане, са действителни, точно осчетоводени и допустими съгласно разпоредбите на споразумението или решението за безвъзмездни средства.
В специфични и надлежно обосновани случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска сертификат под формата на становище или под друга форма в съответствие с международните стандарти.
Сертификатът за финансовите отчети и съответните сметки е задължителен за междинните плащания и за плащанията на остатъка в следните случаи:
а)
безвъзмездни средства за дейност, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 750 000 EUR или по-висока, когато съвкупните суми на заявките за плащане под тази форма са най-малко 325 000 EUR;
б)
оперативни безвъзмездни средства, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 100 000 EUR или по-висока.
В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може освен това да отмени задължението да се представи такъв сертификат за финансовите отчети и съответните сметки в случай на:
а)
публични органи и международни организации, посочени в член 43;
б)
бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, спешни операции по гражданска защита и управление на кризисни ситуации, с изключение на плащанията на остатъка;
в)
плащания на остатъка за бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, които са подписали споразумение за рамково партньорство или са били уведомени за решение за рамково партньорство, съгласно посоченото в член 178, и които имат система за контрол, предоставяща еквивалентни гаранции за такива плащания;
г)
бенефициери на многократни безвъзмездни средства, които са представили независими сертификати с еквивалентни гаранции за системите за контрол и методиката, използвани за определяне на техните вземания.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да отмени задължението за предоставяне на сертификат за финансовите отчети и съответните сметки, когато е бил или ще бъде направен одит пряко от персонала на Комисията или от орган, упълномощен да извърши такъв одит от нейно име, който одит предоставя еквивалентни гаранции относно декларираните разходи.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери посочените прагове по букви а) и б) от трета алинея се прилагат за всеки бенефициер.
4. В подкрепа на плащане и въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска доклад от оперативна проверка, издаден от независима трета страна и одобрен от отговорния разпоредител,. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити докладът от проверката се прилага към заявката за плащане и съответните разходи се смятат за допустими при същите условия като тези за разходите, свързани с одитните сертификати, както е предвидено в член 126 от Финансовия регламент. В доклада от проверката се посочва, че оперативната проверка е извършена според методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, както и дали дейността или работната програма са реално изпълнени съгласно условията, посочени в споразумението или решението за безвъзмездни средства.
Член 208
Преустановяване и намаляване на безвъзмездни средства
(член 135 от Финансовия регламент)
1. Изпълнението на споразумението или решението за безвъзмездни средства, участието на бенефициер в тяхното изпълнение или плащанията могат да бъдат преустановени с цел да се провери дали наистина са допуснати съществените грешки, нередности, измами или нарушения на задължения, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението се възобновява възможно най-бързо.
2. Когато договорената дейност или работна програма не са изпълнени или не са изпълнени правилно, изцяло или навреме, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при условие че на бенефициера е била дадена възможност да представи своите коментари, намалява или си възстановява безвъзмездните средства пропорционално в зависимост от етапа на процедурата.
ГЛАВА 5
Изпълнение
Член 209
Договори за изпълнение
(член 137 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на Директива 2004/18/ЕО, когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка, бенефициерът възлага поръчката на икономически най-изгодната оферта или, ако е подходящо, на офертата с най-ниската цена, като следи за избягването на конфликт на интереси.
2. Когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка на стойност над 60 000 EUR, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да наложи на бенефициера специални правила в допълнение към тези по параграф 1.
Тези специални правила се основават на правилата от Финансовия регламент и се определят, като се отчитат стойността на съответните поръчки, относителният размер на вноската на Съюза спрямо общите разходи за дейността и рискът. Такива специални правила се включват в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
Член 210
Финансова подкрепа за трети страни
(член 137 от Финансовия регламент)
При условие че целите или резултатите, които следва да бъдат постигнати, са достатъчно подробно описани в условията по член 137, параграф 1 от Финансовия регламент, може да се счита, че не съществува свобода на преценка само ако решението или споразумението за безвъзмездни средства посочва следното:
а)
максималния размер на финансовата подкрепа, която може да бъде платена на трета страна, като тя не може да надвишава 60 000 EUR, освен в случаите, когато финансовата подкрепа е основната цел на дейността, както и критериите за определяне на точната сума;
б)
различните видове дейности, които могат да получат такава финансова подкрепа, въз основа на определен списък;
в)
определението на лицата или категориите лица, които могат да получават такава финансова подкрепа, и критериите за отпускането ѝ.
ДЯЛ VII
НАГРАДИ
Член 211
Програмиране
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за награди. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на конкурсите с примерния размер на наградите.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране на наградите през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 212
Правила на конкурсите
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. В правилата на конкурсите се посочва следното:
а)
условията за участие, в които се посочват поне:
i)
критериите за допустимост;
ii)
условията и крайният срок за регистрация на участниците, ако е необходимо, както и за подаване на проекти от участниците при условията, посочени в параграф 2;
iii)
условията за отстраняване на участници, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент;
iv)
еднолична отговорност на участниците в случай на иск, свързан с дейностите, извършвани в рамките на конкурса;
v)
приемане от страна на победителите на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата, както и на задълженията за публичност, както е посочено в правилата на конкурса;
vi)
че правото на Съюза е приложимото право по отношение на конкурса, допълнено при необходимост от национално право, посочено в правилата на конкурса;
vii)
компетентният съд или арбитражният съд за решаване на спорове;
viii)
че на заявителите, които са направили декларации с невярно съдържание или са извършили нарушения или измама, могат да се налагат финансови и/или административни санкции в съответствие с условията на член 145 и пропорционално на стойността на съответните награди;
б)
критериите за присъждане, които трябва да бъдат такива, че да може да се оцени качеството на проектите на участниците спрямо преследваните цели и очакваните резултати, както и да се определи обективно дали проектите заслужават да спечелят конкурса;
в)
размерът на наградата или наградите;
г)
условията на плащане на наградите на победителите след тяхното присъждане.
За целите на буква а), подточка i) от първа алинея бенефициерите на безвъзмездни средства на Съюза са допустими, освен ако изрично е посочено друго в правилата на конкурса.
За целите на буква а), подточка vi) от първа алинея може да се направи дерогация в случай на участие на международни организации.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити избира начини за комуникация, които са с недискриминационен характер за подаване на проекти от участниците и които не ограничават достъпа на участниците до конкурса.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всеки проект на участник съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на проектите на участниците е запазена;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
3. В правила на конкурсите могат да се определят условията за анулиране на конкурса, по-специално когато неговите цели не могат да бъдат изпълнени или когато юридическо или физическо лице, което не отговаря на условията за участие, следва да бъде наградено като победител.
4. Правилата на конкурсите се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза. Освен на интернет сайта правилата на конкурсите могат да бъдат публикувани и чрез всякакви други подходящи начини, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходима допълнителна публичност сред потенциалните участници. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на правилата на конкурсите също подлежат на публикуване при същите условия.
Член 213
Последващо публикуване
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до наградите, присъдени в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на участниците през изминалата година;
б)
броя на участниците и процента на успешните проекти на участници за всеки конкурс;
в)
списък с експертите, взели участие в конкурсните комисии през изминалата година, заедно със справка за процедурата за техния подбор.
Член 214
Оценка
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. За целите на оценката на проектите на участниците отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия от най-малко трима експерти, които могат да бъдат външни експерти или лица, представляващи най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка между тях, с изключение на представителствата или местните органи, посочени в член 72 от настоящия регламент, и органите, на които са делегирани правомощия, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма отделни структури.
Експертите, посочени в първа алинея, подлежат на изискванията относно конфликтите на интереси, посочени в член 57 от Финансовия регламент.
Външните експерти декларират, че не са в ситуация на конфликт на интереси към момента на назначаването и че се задължават да информират разпоредителя с бюджетни кредити, ако възникне такъв конфликт на интереси в хода на процедурата по оценяване.
2. След като приключат своята работа, членовете на комисията подписват протокол с всички проучени проекти на участници, който съдържа оценка на тяхното качество, като се определят проектите, на които могат да бъдат присъдени награди. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Протоколът, посочен в първа алинея, се съхранява за справки в бъдеще.
3. След това отговорният разпоредител с бюджетни кредити решава дали да присъди наградите. В това решение се посочва също следното:
а)
предметът и общият размер на присъдените награди, ако има такива;
б)
имената на спечелилите участници, ако има такива, размерът на наградите, присъдени на всеки спечелил участник, както и причините за избора;
в)
имената на отхвърлените участници и мотивите за тяхното отхвърляне.
Член 215
Информация и уведомяване
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Участниците се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните проекти и при всички случаи в срок от 15 календарни дни, след като разпоредителят с бюджетни кредити вземе решение за присъждане на наградата.
2. Решението за присъждане на наградата се съобщава на спечелилия участник и служи като правно задължение по смисъла на член 86 от Финансовия регламент.
ДЯЛ VIII
ФИНАНСОВИ ИНСТРУМЕНТИ
Член 216
Подбор на субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. За изпълнението на финансовите инструменти в условията на непряко управление Комисията получава доказателства, че упълномощеният субект отговаря на изискванията на член 60, параграф 2 от Финансовия регламент. След получаването на тези доказателства те са валидни за всяко бъдещо изпълнение на финансови инструменти от съответния субект, освен ако са внесени съществени промени в системите, правилата и процедурите на тези упълномощени субекти, обхванати от тези изисквания.
2. При подбора на субектите, натоварени с изпълнението на финансовите инструменти съгласно член 61, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията публикува покана за потенциалните упълномощени субекти. Тази покана включва критериите за подбор и за възлагане.
В поканата по първа алинея се посочва също дали упълномощеният субект трябва да задели собствени финансови ресурси за определения финансов инструмент или да сподели риска. Когато се направи такова обозначение и когато е необходимо да се намали възможен конфликт на интереси, в поканата се посочва също така, че от упълномощения субект се изисква да предложи мерки за хармонизиране на интересите, както е посочено в член 140, параграф 2 от Финансовия регламент. Мерките за хармонизиране на интересите трябва да бъдат включени в споразумението за конкретния финансов инструмент.
Комисията започва диалог със субектите, които отговарят на критериите за подбор, по прозрачен и обективен начин и без това да води до конфликт на интереси. След диалога Комисията подписва споразумения за делегиране със субекта или субектите, които са представили икономически най-изгодните предложения, включително, ако е приложимо, заделяне на собствени финансови ресурси или споделяне на риска.
3. Комисията може да проведе директни преговори с потенциалните упълномощени субекти, преди да подпише споразуменията за делегиране, когато упълномощеният субект е определен в съответния основен акт или е посочен в член 58, параграф 1, буква в), подточка iii) от Финансовия регламент или в надлежно обосновани и подходящо документирани изключителни случаи, по-специално когато:
а)
не са представени подходящи предложения след покана за потенциални упълномощени субекти;
б)
финансовите инструменти със специфични характеристики изискват определен вид упълномощен субект поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия;
в)
поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на Съюза, е невъзможно да се спази процедурата, посочена в параграф 2.
Член 217
Съдържание на споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
В допълнение към изискванията, изброени в член 40, споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, включва подходящи мерки за осигуряване на съответствие с принципите и условията, посочени в член 140 от Финансовия регламент. По-специално споразуменията за делегиране съдържат:
а)
описание на финансовия инструмент, включително инвестиционната му стратегия или политика, вида на предоставената подкрепа, критериите за допустимост на финансови посредници и крайни получатели, както и допълнителни оперативни изисквания за транспониране на целите на политиката на инструмента;
б)
изискванията за целеви обхват на стойностите за ефекта на лоста;
в)
определение на недопустимите дейности и критериите за отстраняване;
г)
разпоредби, гарантиращи хармонизиране на интересите и преодоляване на възможните конфликти на интереси;
д)
разпоредби за подбор на финансовите посредници съгласно член 139, параграф 4, втора алинея от Финансовия регламент и за създаването на специализирани инвестиционни средства, ако е приложимо;
е)
разпоредби относно отговорността на упълномощените субекти и на други субекти, участващи в изпълнението на финансовия инструмент;
ж)
разпоредби за уреждане на спорове;
з)
разпоредби за управление на финансовия инструмент;
и)
разпоредби относно използването и повторното използване на вноската на Съюза в съответствие с член 140, параграф 6 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби за управлението на вноските на Съюза и на доверителни сметки, включително рисковете за контрагента, приемливи касови операции, отговорностите на съответните страни, коригиращи действия в случай на прекалено големи салда по доверителните сметки, водене на документация и докладване;
к)
разпоредби относно възнаграждението на упълномощения субект, включително таксите за управление, както и относно изчисляването и плащането на разходи и такси за управление на упълномощения субект в съответствие с член 218;
л)
когато е целесъобразно, разпоредби относно рамка на условията за вноските от фондовете, посочени в член 175 от Финансовия регламент, по-специално Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и бъдещия Фонд за морско дело и рибарство (наричани по-долу „фондовете по ОСР“);
м)
разпоредби относно срока, възможността за удължаване и прекратяване на финансовия инструмент, включително условията за предсрочно прекратяване и когато е уместно, стратегии за излизане;
н)
разпоредби относно мониторинга на изпълнението на подкрепата за финансовите посредници и крайните получатели, включително докладване от страна на финансовите посредници;
о)
когато е приложимо, вида и характера на операциите по хеджиране, посочени в член 219.
Член 218
Разходи и такси за управление на упълномощените субекти
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Комисията заплаща възнаграждение на упълномощените субекти за изпълнението на финансови инструменти, което се изразява в такси, основани на резултатите, възстановяване на извънредни разноски, както и такси за управление на касовите средства, когато упълномощеният субект управлява касовите средства на финансовия инструмент.
2. Таксите, основани на резултатите, включват административни такси за упълномощените субекти като възнаграждение за работата, извършена при изпълнението на даден финансов инструмент. Когато е уместно, те могат да включват също така и стимули, свързани с политиката, за насърчаване на постигането на целите на политиката или за стимулиране на финансовите постижения на финансовия инструмент.
Член 219
Специфични правила за доверителните сметки при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, могат да откриват доверителни сметки по смисъла на член 68, параграф 7 от Финансовия регламент на свое име и изключително от името на Комисията. Тези упълномощени субекти изпращат съответните извлечения от сметките на отговорната служба на Комисията.
2. По доверителните сметки се поддържа подходяща ликвидност и активите, държани по тези доверителни сметки, се управляват в съответствие с принципите на доброто финансово управление, като се спазват подходящи пруденциални правила в съответствие с член 140, параграф 7 от Финансовия регламент.
3. За изпълнението на финансовите инструменти упълномощените субекти не извършват хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията за делегиране, посочени в член 217.
Член 220
Финансови инструменти, изпълнявани пряко
(член 139 от Финансовия регламент)
1. В изключителни случаи финансовите инструменти могат да се изпълняват пряко в съответствие с член 139, параграф 4 от Финансовия регламент чрез следните средства:
а)
специален инвестиционен механизъм, в който Комисията участва заедно с други публични или частни инвеститори с цел увеличаване на ефекта на лоста на финансовото участие на Съюза;
б)
заеми, гаранции, капиталови участия и други инструменти за споделяне на риска, различни от инвестиции в специализирани инвестиционни механизми, предоставяни пряко на крайните получатели или чрез финансови посредници.
2. За изпълнението на финансовите инструменти Комисията не извършва хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията със субектите, изпълняващи финансовия инструмент.
Член 221
Подбор на финансови посредници, ръководители на специални инвестиционни механизми и крайни получатели
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Когато Комисията изпълнява финансови инструменти пряко или непряко чрез специални инвестиционни механизми, тези механизми се създават в съответствие със законите на държава членка. Те могат също така да бъдат създадени в съответствие със законите на държава, различна от държава членка, в областта на външната дейност. Ръководителите на такива механизми са задължени от закона или чрез договор да действат добросъвестно като професионални ръководители.
2. Ръководителите на специалните инвестиционни механизми, посочени в параграф 1, и финансовите посредници или крайните получатели на финансовите инструменти се подбират, като се отчитат естеството на финансовия инструмент, който трябва да се изпълни, опитът и оперативният и финансовият капацитет на съответните субекти и/или икономическата жизнеспособност на проектите на крайните получатели. Изборът трябва да бъде прозрачен, обоснован от обективни причини и не трябва да поражда конфликт на интереси.
3. Не се предоставя финансова подкрепа за ръководители на специални инвестиционни механизми, на финансови посредници и на крайни получатели, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент.
Член 222
Условия за използване на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към преодоляване на пазарни несъвършенства или неефективности или неоптимални инвестиционни ситуации, както и към предоставяне на подкрепа само за крайните получатели, които се считат за потенциално икономически жизнеспособни в момента на предоставяне на подкрепата от Съюза чрез финансов инструмент.
2. Финансовите инструменти осигуряват подкрепа на крайните получатели по пропорционален начин. По-специално, преференциалното третиране на инвеститорите, предоставящи съвместни инвестиции или споделяне на риска, трябва да бъде обосновано и пропорционално на рисковете, поети от инвеститорите по даден финансов инструмент, и да бъде ограничено до необходимия минимум, за да се гарантира тяхната инвестиция или споделяне на риска.
Член 223
Ефект на лоста
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към постигане на ефект на лоста от финансовия принос на Съюза чрез мобилизиране на глобални инвестиции, надхвърлящи размера на финансовия принос на Съюза.
Ефектът на лоста от средствата на Съюза е равен на сумата за финансиране на допустимите крайни получатели, разделена на размера на финансовия принос на Съюза.
2. Целевият обхват на стойностите за ефекта на лоста се основава на предварителна оценка за съответния финансов инструмент.
Член 224
Предварителна оценка на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти се основават на предварителни оценки, които определят пазарните несъвършенства или неефективности или неоптималните инвестиционни ситуации, както и нуждите от инвестиции с оглед на целите на политиката.
2. Предварителната оценка доказва, че идентифицираните пазарни нужди не могат да бъдат посрещнати подходящо и своевременно чрез ръководени от пазара дейности или чрез интервенции на Съюза, различни от финансирането с финансов инструмент, като например регулиране, либерализация, реформа или други действия на политиката. Чрез нея се оценява вероятността финансовите инструменти да доведат до пазарни нарушения и изключване на частното финансиране, както и свързаните с това евентуални разходи,, и се определят средства за свеждане до минимум на отрицателните ефекти от такива нарушения.
3. В съответствие с принципа на субсидиарност предварителната оценка доказва, че даден финансов инструмент на ниво ЕС е по-подходящ за преодоляване на установените пазарни нужди от подобни финансови инструменти на национално или регионално ниво, включително тези, финансирани по линия на фондовете по ОСР. Когато се оценява добавената стойност от участието на Съюза, трябва да бъдат взети под внимание фактори като трудният достъп до финансиране на национално равнище, по-специално за трансгранични проекти, икономиите от мащаба или силният демонстрационен ефект, свързан с разпространението на най-добрите практики в държавите членки.
4. Предварителната оценка определя най-ефективния начин за изпълнение на финансовия инструмент.
5. Предварителната оценка доказва също, че планираният финансов инструмент е в съответствие с:
а)
новите и съществуващите финансови инструменти, за да се избегнат нежелани припокривания и да се постигнат синергии и икономии от мащаба;
б)
финансовите инструменти и другите форми на публична интервенция, насочени към същата пазарна среда, за да се избегнат несъответствия и да се проучат потенциалните синергии.
6. С предварителната оценка се оценяват пропорционалността на предвидената намеса по отношение на размера на установения недостиг на финансиране, очакваният ефект на лоста на планирания финансов инструмент и допълнителното качествено въздействие, като разпространението на най-добри практики, ефективното насърчаване на целите на политиката на Съюза по веригата на изпълнение или достъпът до специфични експертни познания на участниците във веригата на изпълнение.
7. Предварителната оценка установява набор от подходящи показатели за изпълнението за предложените финансови инструменти и показва очаквания продукт, резултати и въздействие.
8. Отделна предварителна оценка на финансовите инструменти се извършва само когато такава оценка, напълно съобразена с критериите в параграфи 1-7, не е включена в предварителната оценка или оценка на въздействието на програмата или дейността, обхваната от основен акт.
Член 225
Мониторинг на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. С цел да се осигури хармонизиран мониторинг на финансовите инструменти, посочени в член 140, параграф 12 от Финансовия регламент, се въвежда система за мониторинг от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се допринесе за осигуряването на достатъчна увереност, че средствата на Съюза се използват в съответствие с член 32, параграф 2 от Финансовия регламент.
2. Системата за мониторинг се използва за оценяване на напредъка на изпълнението по отношение на постигането на целите на политиката, отразени в съответните показатели за осъществените дейности и резултатите, установени съгласно предварителната оценка, за анализ на съответствието на изпълнението с определените изисквания съгласно член 140, параграф 2 от Финансовия регламент и за осигуряване на основа за докладването от Комисията, както се изисква съгласно член 38, параграф 5 и член 140, параграф 8 от Финансовия регламент.
3. В случай на непряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, представени от упълномощените субекти, и на наличните одити и проверки, извършени от упълномощените субекти, като се вземат предвид декларацията за управлението на упълномощените субекти и становището на независимия одитен орган, посочен в член 60, параграф 5 от Финансовия регламент. Комисията преглежда информацията, предоставена от упълномощените субекти, и може да извърши проверки, включително на извадков принцип, на подходящо равнище на изпълнение до крайните получатели.
Мониторингът от упълномощения субект се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници, и на наличните одити и проверки, извършени от финансовия посредник, като се вземат предвид декларацията за управлението на финансовия посредник и становището на независими одитори.
Когато не съществуват финансови посредници, упълномощеният субект пряко наблюдава използването на финансовия инструмент въз основа на докладите и отчетите, представени от крайните получатели.
Упълномощеният субект преразглежда, когато е уместно на базата на извадка, информацията, предоставена от финансовите посредници или от крайните получатели, и извършва проверки, както е определено в споразумението, посочено в член 217.
4. В случай на пряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници и от крайните получатели, подлежащи на съответните проверки. Разпоредбите на параграф 3 се прилагат за прякото управление mutatis mutandis.
5. Споразуменията за изпълнение на финансов инструмент съдържат необходимите разпоредби за прилагането на параграфи 1-4.
Член 226
Обработка на вноските от фондовете по ОСР
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Водят се отделни записи за вноските от фондовете по ОСР за финансовите инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент и подкрепяни от фондовете по ОСР съгласно специфичните за сектора правила.
2. Вноските от фондовете по ОСР се записват в отделни сметки и се използват в съответствие с целите на съответните фондове по ОСР за действия и крайни получатели, които са в съответствие с програмата или програмите, от които се правят вноските.
3. По отношение на вноските от фондовете по ОСР за финансови инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент, се прилагат специфичните за сектора правила.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 227
Доклад за бюджетното и финансовото управление през годината
(член 142 от Финансовия регламент)
Докладът за бюджетното и финансовото управление през годината съдържа точно описание на:
а)
постигането на целите за годината в съответствие с принципа на доброто финансово управление;
б)
финансовото състояние и събитията със съществено влияние върху дейностите през годината.
Докладът за бюджетното и финансовото управление е отделен от докладите за изпълнението на бюджета.
Член 228
Изключения от счетоводните принципи
(член 144 от Финансовия регламент)
Когато в конкретен случай счетоводителите смятат, че следва да бъде направено изключение от съдържанието на някой от счетоводните принципи, определени в счетоводните правила на Съюза, изключението надлежно се мотивира и докладва в бележките към финансовите отчети, посочени в член 232.
Член 229
Оправдателни документи
(член 144 от Финансовия регламент)
1. Всяко вписване се основава на оправдателни документи с дата и номер на хартиен носител или на носител, който гарантира надеждността и запазването на съдържанието им за сроковете, посочени в член 48.
2. Операциите от един и същ вид, извършени на едно и също място и на една и съща дата, могат да се обобщят в единен оправдателен документ.
Член 230
Отчет за финансовия резултат
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за финансовия резултат отразява приходите и разходите за годината, класифицирани по тяхното естество.
Член 231
Отчет за паричните потоци
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за паричните потоци представя паричните потоци през периода, като показва движението между откриването и закриването на касови наличности.
Касата е съставена от:
а)
касова наличност;
б)
банкови сметки и депозити, платими при поискване;
в)
други разполагаеми активи, които са високоликвидни и чиято стойност е стабилна.
Член 232
Бележки към финансовите отчети
(член 145 от Финансовия регламент)
Бележките съгласно член 145 от Финансовия регламент са неразделна част от финансовите отчети. Те съдържат най-малко следните данни:
а)
счетоводни принципи, правила и методи;
б)
обяснителни записки с допълнителна информация, която не се съдържа в основния текст на финансовите отчети, но е необходима за съставяне на вярна и точна представа.
Член 233
Отчети за изпълнението на бюджета
(член 146 от Финансовия регламент)
1. Отчетите за изпълнението на бюджета съдържат:
а)
данни за приходите, включително:
i)
промените в прогнозните бюджетни приходи;
ii)
изпълнението на приходите;
iii)
установените вземания;
б)
данни за промените в общия размер на наличните бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
в)
данни за усвояването на общите налични бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
г)
данни за неизпълнените поети задължения, за пренесените от предходната година и за поетите през текущата година задължения.
2. По отношение на данните за приходите се прилага справка с разбивка по държави членки за размера на вноските в системата на собствените ресурси, които подлежат на събиране към края на финансовата година и за които е издадено нареждане за събиране.
Член 234
Условия за предаване на отчетите
(член 148 от Финансовия регламент)
Междинните и окончателните отчети, посочени в членове 147 и 148 от Финансовия регламент, могат да се изпращат по електронен път.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Счетоводна система
Член 235
Счетоводна система
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят на всяка институция и орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставя и съхранява актуализирани документи, които описват счетоводната система и счетоводните процедури в неговата институция и орган.
2. Бюджетните приходи и разходи се регистрират в компютризираната система по член 236 според икономическия характер на операцията като текущи приходи и разходи или като капитал.
Член 236
Компютризирани системи
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Сметките се водят с помощта на интегрирана компютризирана система.
2. Когато сметките се водят с компютризирани системи и подсистеми, всяка система и подсистема се описва подробно.
Описанието определя съдържанието на всички полета с данни и посочва как системата обработва отделните операции. В него се посочва как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция и за всяка промяна в компютризираните системи и подсистеми, така че по всяко време да е възможно определяне на характера на промените и лицето, което ги е внесло.
Описанието на компютризираните счетоводни системи и подсистеми посочва връзките между тези системи и централната счетоводна система, по-специално по отношение на преноса на данни и равняването на салдата.
3. Достъп до компютризираните системи и подсистеми имат единствено лицата, включени в списък на упълномощените потребители, който всяка институция съставя и актуализира.
Раздел 2
Счетоводни книги
Член 237
Счетоводни книги
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент води регистър, главна книга и поне подглавни книги за длъжниците, кредиторите и дълготрайните активи, освен ако това е икономически неоправдано.
Счетоводните книги се състоят от електронни документи, които се идентифицират от счетоводителя и осигуряват пълни гаранции за доказателствената си сила.
Записванията в регистъра се прехвърлят в главната книга, структурирана според сметкоплана по член 212.
Регистърът и главната книга могат да се разделят на толкова специални регистри и специални книги, колкото е необходимо, за да се изпълнят изискванията.
Вписванията в специалните регистри и специалните книги се централизират поне веднъж месечно в регистъра и в главната книга.
Член 238
Оборотна ведомост
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставят оборотна ведомост, която обхваща всички сметки от общата счетоводна отчетност, включително уравнените през годината, като във всички случаи посочва:
а)
номер на сметката;
б)
описание;
в)
общо дебит;
г)
общо кредит;
д)
салдо.
Член 239
Счетоводно равняване
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Данните от главната счетоводна книга се съхраняват и организират така, че да отговарят на съдържанието на всяка сметка, включена в оборотната ведомост.
2. По отношение на инвентарния опис на дълготрайните активи се прилагат разпоредбите на членове 246-253.
Раздел 3
Записване
Член 240
Записи по сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записите се извършват по метода на двустранното счетоводно записване, при който всяко движение или изменение по сметките се отразява със запис, осигуряващ равностойност между дебитираната и кредитираната сума по различните сметки, до които се отнася записът.
2. За операция във валута, различна от еврото, се изчислява равностойността в евро и се записва в сметките.
Операциите в чуждестранна валута по сметки, които могат да се преоценят, подлежат на преоценка най-малко всеки път, когато сметките се приключват.
Преоценката се извършва по курсовете, посочени в член 6.
Обменният курс на еврото спрямо друга валута, който се използва за изготвяне на баланса към 31 декември от година N, е курсът за последния работен ден на година N.
3. Счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент, уточняват правилата за обмен и преоценка, необходими за целите на счетоводната отчетност с текущо начисляване.
Член 241
Счетоводни записи
(член 154 от Финансовия регламент)
При всички счетоводни записи се посочват произходът, съдържанието и счетоводните референции на всички данни, както и съответните оправдателни документи.
Член 242
Записване в регистъра
(член 154 от Финансовия регламент)
Счетоводните операции се записват в регистъра по един от следните методи, които не са взаимно изключващи се:
а)
по дни и по операции;
б)
под формата на месечно обобщение на общите суми по операциите, при условие че се съхранява цялата документация, която позволява проверка на отделните операции по дни.
Член 243
Утвърждаване на записванията
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записванията в регистъра и в подглавните книги стават окончателни чрез процедура на утвърждаване, която забранява промени или изтриване на записванията.
2. Най-късно преди представянето на окончателните финансови отчети се прилага процедура за приключване, чиято цел е да замрази хронологията на регистрираните данни и да гарантира тяхната ненарушимост.
Раздел 4
Равняване и проверка
Член 244
Равняване на сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Салдото по сметките в оборотната ведомост се равнява периодично и най-малко при годишното приключване с данните от управленските системи, използвани от разпоредителите с бюджетни кредити за управление на активите и пасивите и за ежедневното регистриране на данни в счетоводната система.
2. Периодично и най-малко винаги когато сметките се приключват, счетоводителят проверява дали банковите салда съответстват на реалната ситуация, по-специално по отношение на:
а)
парични средства в банки чрез равняване с предоставените от финансовите институции извлечения от сметките;
б)
касовите наличности чрез равняване с данните от касовата книга.
Сметките за дълготрайните активи подлежат на преглед съгласно член 250.
3. Междуинституционалните свързващи сметки се равняват ежемесечно.
4. Временните сметки се откриват и преглеждат ежегодно от счетоводителя. Тези сметки са под отговорността на разпоредителя с бюджетни кредити и той ги изчиства възможно най-скоро.
Раздел 5
Бюджетни сметки
Член 245
Съдържание и водене на бюджетните сметки
(член 156 от Финансовия регламент)
1. За всяко подразделение на бюджета бюджетните сметки отразяват:
а)
по отношение на разходите:
i)
разрешените в първоначалния бюджет бюджетни кредити, включените в коригиращите бюджети бюджетни кредити, пренесените бюджетни кредити, наличните бюджетни кредити след събирането на целеви приходи, трансферите на бюджетни кредити, както и общия размер на наличните бюджетни кредити;
ii)
поетите задължения и плащанията за финансовата година;
б)
по отношение на приходите:
i)
прогнозите в първоначалния бюджет, прогнозите в коригиращите бюджети, целевите приходи и установения по този начин общ размер на прогнозните приходи;
ii)
установените вземания и събраните суми за съответната финансова година;
в)
неизплатените поети задължения и несъбраните приходи, които са пренесени от предходни финансови години.
Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания по буква а) от първа алинея се записват и отразяват отделно.
Глобалните временни поети задължения във връзка с Европейския фонд за гарантиране на земеделието (наричан по-нататък „ЕФГЗ“) и съответните плащания по тях също се записват в бюджетните сметки.
Тези задължения се представят спрямо общия размер на бюджетните кредити за ЕФГЗ.
2. Бюджетните сметки отразяват отделно:
а)
усвояването на бюджетните кредити, които са пренесени, и бюджетните кредити за годината;
б)
изчистването на неизплатени задължения.
В приходната част подлежащите на събиране приходи от предходни финансови години се представят отделно.
3. Бюджетните сметки могат да бъдат организирани по такъв начин, че да се изгради система на разходно осчетоводяване.
4. Бюджетните сметки се водят чрез компютърни системи, в книги или в картотеки.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 246
Инвентарен опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Системата на инвентарен опис се изгражда от разпоредителя с бюджетни кредити с техническото съдействие на счетоводителя. Тази система трябва да съдържа цялата информация, която се изисква за водене на счетоводството и опазване на активите.
Член 247
Опазване на имуществото
(член 157 от Финансовия регламент)
Всяка институция и орган, посочени в член 141 от Финансовия регламент, приемат разпоредби за опазване на активите, отразени в съответните им счетоводни баланси, и вземат решение кои административни отдели отговарят за системата на инвентарен опис.
Член 248
Вписване в инвентарния опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Подлежат на вписване в инвентарния опис и в счетоводните сметки за дълготрайните активи всички придобити активи, чийто срок на употреба е над една година, които не са консумативи и чиято покупна цена или производствена цена е по-висока от указаната в счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент.
Член 249
Съдържание на описа по елементи
(член 157 от Финансовия регламент)
Инвентарният опис съдържа подходящо описание на всеки елемент и посочва неговото местонахождение или за движимите вещи - отговорната служба или лице, датата на придобиване и единичната цена.
Член 250
Инвентаризация на движимо имущество
(член 157 от Финансовия регламент)
Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, извършват инвентаризация по такъв начин, че да се провери физическото наличие на всяка вещ и нейното съответствие със записа в инвентарния опис. Проверките се извършват в рамките на годишна програма за проверки, с изключение на дълготрайните материални и нематериални активи, които се проверяват най-малко веднъж на три години.
Член 251
Препродажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Членовете, длъжностните лица и останалите служители на институциите и органите по член 141 от Финансовия регламент нямат право да придобиват вещи, които институциите и органите препродават, с изключение на продадените чрез публичен търг.
Член 252
Процедура за продажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
1. Продажбата на материални активи се обявява на местно равнище по подходящ начин, ако единичната покупна цена е 8 100 EUR или над тази стойност. Между публикуването на последната обява и сключването на договора за продажба следва да изминат най-малко 14 календарни дни.
Продажбите, посочени в първа алинея, се извършват чрез обяви за продажба, които се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз, ако единичната покупна цена е 391 100 EUR или над тази стойност. Подходящи обяви могат да се публикуват и в печатните издания на държавите членки. Между датата на публикуване в Официален вестник на Европейския съюз и сключването на договора за продажба трябва да измине най-малко един месец.
2. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, могат да се откажат от обяви, ако разходите за тях надхвърлят очакваните постъпления от операцията.
3. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, във всички случаи се стремят да постигнат най-добрата цена при продажбата на материални активи.
4. Параграфи 1, 2 и 3 не се прилагат за продажби между институциите на Съюза и неговите органи, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 253
Процедура за освобождаване от материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя декларация или протокол във всички случаи, когато елемент от инвентарния опис, включително сградите, се продава, предоставя безплатно, бракува, отдава под наем или липсва поради загуба, кражба или по друга причина.
В декларацията или протокола се посочва по-конкретно дали вещта следва да се подмени за сметка на длъжностно лице или друг служител на Съюза или друго лице.
Когато недвижимо имущество или големи съоръжения се предоставят безплатно, трябва да се състави договор и случаят да се опише в годишен доклад, който се изпраща на Европейския парламент и Съвета при представянето на проектобюджета.
Членовете, длъжностните лица или другите служители на институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, не могат да бъдат получатели на собствеността от инвентарния опис, която е предоставена безплатно или бракувана.
Член 254
Инвентарен опис и обявяване на продажби в делегациите на Съюза
(член 157 от Финансовия регламент)
1. В случая на делегациите на Съюза постоянните инвентарни описи на движимото имущество, принадлежащо на Съюза, се съхраняват по места. Те се изпращат редовно на централните отдели в съответствие с приетите от всяка институция правила.
Движимото имущество, което е в транзит до делегациите на Съюза, се вписва във временен опис, преди да бъде заведено в постоянния опис.
2. Обявяването на продажбите на движимо имущество на делегациите на Съюза се извършва съгласно местните обичаи.
ЧАСТ ВТОРА
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
НАУЧНИ ИЗСЛЕДВАНИЯ
Член 255
Видове дейности
(член 181 от Финансовия регламент)
1. Преките дейности се изпълняват от структурите на Съвместния изследователски център (наричан по-нататък „JRC“) и по принцип се финансират изцяло от бюджета. Те включват:
а)
научноизследователски програми;
б)
проучвателни изследователски дейности;
в)
дейности за научно-техническа подкрепа от институционален характер.
2. JRC може да участва в непреки дейности при условията, посочени в член 183 от Финансовия регламент.
3. Прогнозите за вземанията по член 181, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
Член 256
Допълнителни правила, приложими към JRC
(член 183 от Финансовия регламент)
1. Дейностите на конкурентна основа, реализирани от JRC, включват:
а)
дейности, извършвани след процедури за безвъзмездни средства или за обществени поръчки;
б)
дейности от името на трети страни;
в)
дейности, предприети съгласно административно споразумение с други институции или други служби на Комисията за предоставяне на научно-технически услуги.
2. Когато провежданите от JRC дейности за трети страни включват обществени поръчки, процедурата за възлагане на обществените поръчки е съобразена с принципите на прозрачност и равно третиране.
3. Прогнозите за вземанията по член 183, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
ДЯЛ II
ВЪНШНИ ДЕЙНОСТИ
ГЛАВА I
Общи разпоредби
Член 257
Дейности, които могат да бъдат финансирани
(член 184 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за дейностите, посочени в част 2, дял IV, глава 1 от Финансовия регламент, могат по-конкретно да финансират обществени поръчки, безвъзмездни средства, включително лихвени субсидии, специални заеми, гаранции по заеми, финансова помощ, бюджетна подкрепа и други специфични форми на бюджетно подпомагане.
ГЛАВА II
Бюджетна подкрепа и доверителни фондове с няколко донори
Член 258
Използване на бюджетната подкрепа
(член 186 от Финансовия регламент)
1. Когато е предвидено в съответните основни актове, Комисията може да използва секторна или обща бюджетна подкрепа в рамките на трета държава, ако са изпълнени следните условия:
а)
управлението на публичните финанси на държавата партньор е достатъчно прозрачно, надеждно и ефективно;
б)
държавата партньор е въвела достатъчно надеждни и подходящи секторни или национални политики и;
в)
държавата партньор е въвела макроикономически политики, ориентирани към стабилността.
2. Споразуменията, сключени с държавата партньор, трябва да съдържат задължение тази държава да предостави на Комисията надеждна и своевременна информация, която позволява на Комисията да направи оценка на изпълнението на условията, посочени в параграф 1.
Член 259
Доверителни фондове на Съюза за външни дейности
(член 187 от Финансовия регламент)
Вноските на другите донори се вземат предвид при постъпването им в специфичната банкова сметка на доверителния фонд и в размера в евро, получен при валутния обмен в момента на получаването им по специфичната банкова сметка.
Вноската на Съюза се прехвърля своевременно за покриване на правните задължения на доверителния фонд, като се вземат предвид наличните средства, предоставени от други донори.
Лихвите, натрупани по специфичната банкова сметка на доверителния фонд, се инвестират в доверителния фонд, освен ако е предвидено друго в учредителния акт на доверителния фонд.
Всички трансакции, направени през годината по банковата сметка, посочена в третата алинея, се записват съответно в сметките на доверителния фонд.
Финансовото отчитане на операциите, извършени от всеки доверителен фонд, се извършва два пъти годишно от разпоредителя с бюджетни кредити.
Доверителните фондове подлежат всяка година на независим външен одит.
Съветът на доверителния фонд одобрява годишния доклад на доверителния фонд, изготвен от разпоредителя с бюджетни кредити, заедно с годишните отчети, изготвени от счетоводителя. Тези доклади се прилагат към годишния доклад на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити и се представят на Европейския парламент и Съвета в рамките на процедурата за освобождаване от отговорност на Комисията.
Правилата за съставяне на съвета и неговият вътрешен правилник се определят в учредителния акт на доверителния фонд, приет от Комисията и спазван от донорите. Тези правила гарантират справедливо представяне на донорите и включват изискването за положителен вот от Комисията за окончателното решение за използването на средствата.
ГЛАВА III
Обществени поръчки
Член 260
Ползване на сгради под наем
(член 190 от Финансовия регламент)
Единствените поръчки за недвижими имоти, които могат да бъдат финансирани от оперативните бюджетни кредити за външни дейности, са тези за ползване под наем на сгради, които вече са били построени към датата на сключване на договора за наем. Поръчките се публикуват съгласно член 124.
Член 261
Определения
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за услуги включват поръчки за проучвания и техническа помощ.
Поръчката за проучване е договор за услуга, сключен между доставчик и възложител, който включва проучвания за определяне и подготовка на проекти, проучвания за приложимост, икономически и пазарни проучвания, технически проучвания и одити.
Поръчката за техническа помощ е поръчка, при която от доставчика се изисква да има консултантска роля, да управлява или да надзирава проект или да осигури посочените в условията на поръчката консултанти.
2. Когато трета държава разполага с квалифициран управленски персонал в своите отдели или структури с публично участие, поръчките могат да се изпълняват пряко от тези отдели или структури чрез пряко влагане на труд.
Член 262
Специални разпоредби във връзка с праговете и условията за възлагане на външни обществени поръчки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Членове 123-126, с изключение на определенията, член 127, параграфи 3 и 4, членове 128, 134-137, член 139, параграфи 3-6, член 148, параграф 4, член 151, параграф 2 и членове 152-158, 160 и 164 от настоящия регламент не се прилагат към договорите за обществени поръчки, сключени от възложителите по член 190, параграф 2 от Финансовия регламент или от тяхно име.
Решението за изпълнение на разпоредбите във връзка с обществените поръчки по тази глава се взема от Комисията, включително за подходящите проверки, извършвани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, когато Комисията не е възложител.
2. При неспазване на процедурите по параграф 1 разходите за съответните операции не могат да се финансират от Съюза.
3. Настоящата глава не се прилага за възложителите по член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, когато след проверките съгласно член 61 от Финансовия регламент Комисията им е разрешила да прилагат собствени процедури за обществени поръчки.
Член 263
Обявяване и недопускане на дискриминация
(членове 190 и 191 от Финансовия регламент)
1. Комисията предприема необходимите мерки за гарантиране на максимално широко участие при равни условия в конкурентните процедури за възлагане на обществени поръчки, финансирани от Съюза. За целта по-конкретно се полагат грижи за:
а)
осигуряване на адекватно публикуване в разумен срок на предварителните обявления, обявленията за обществена поръчка и обявленията за възлагане;
б)
премахване на всички дискриминационни практики или технически спецификации, които биха могли да затруднят широкото участие при равни условия на всички физически и юридически лица, посочени в член 182 от Финансовия регламент.
2. Член 265, параграф 5, член 267, параграф 3 и член 269, параграф 4 не засягат използването на електронни обществени поръчки.
Член 264
Обявяване
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Обявлението за предварителна информация за международни покани за представяне на оферти се изпраща на Службата за публикации във възможно най-кратки срокове при поръчките за доставки и услуги и възможно най-бързо след решението за одобряване на програмата при договорите за строителни работи.
2. За целите на тази глава обявлението за обществена поръчка се публикува:
а)
най-малко в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет за международните покани за представяне на оферти;
б)
най-малко в държавния вестник на държавата получател или в равностойно издание за местните покани за представяне на оферти.
Когато обявлението за обществена поръчка се публикува и на местно равнище, то трябва да е идентично на публикуваното в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет и да се публикува едновременно с него. Комисията отговаря за публикуването в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет. Ако обявлението се публикува на местно равнище, това може да се извърши от структурите, посочени в член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент.
3. Обявлението за възлагане се изпраща при подписването на договора, освен когато, ако все още е необходимо, поръчката е обявена за тайна или когато изпълнението на поръчката трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност с цел защита на основните интереси на Европейския съюз или на държавата бенефициер, както и когато публикуването на обявлението за възлагане се счита за неподходящо.
Член 265
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за услуги са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече:
i)
международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
ii)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 3 от настоящия член или рамково споразумение.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
Плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
2. При международната ограничена процедура по параграф 1, буква а) в обявлението за обществена поръчка се посочва броят на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти. За поръчки за услуги се канят най-малко четирима кандидати. Броят на кандидатите, допуснати да подадат оферти, трябва да бъде достатъчен, за да осигури реална конкуренция.
Списъкът на избраните кандидати се публикува на интернет сайта на Комисията.
Ако броят на кандидатите, отговарящи на критериите за подбор или на минималните нива на капацитет, е по-нисък от минималния брой, възложителят може да покани да представят оферти само кандидатите, отговарящи на критериите за представяне на оферта.
3. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), възложителят съставя списък на най-малко трима оференти по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Оферентите при състезателната процедура на договаряне могат да бъдат избрани от подходящо обявен списък на потенциални оференти, посочен в член 136, параграф 1, буква б). Този списък се изготвя след покана за изразяване на интерес и е валиден за не повече от пет години от датата на обявлението. Списъкът може да включва подсписъци. Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да представят оферта.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с оферентите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
4. За правни услуги съгласно номенклатурата CPV възложителите могат да използват състезателна процедура на договаряне, независимо от прогнозната стойност на поръчката.
5. Офертите се изпращат в пакет или във външен плик, съдържащ два отделни запечатани плика - един с надпис „Плик А - Техническа оферта“ и друг с надпис „Плик Б - Финансова оферта“. На външния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Ако тръжната документация предвижда събеседвания, комисията за оценка може да ги проведе с главните членове на екипа от експерти, предложен в технически приемливите оферти, след като изготви писмени междинни заключения и преди да приключи окончателно оценката на техническите оферти. В такива случаи събеседването с експертите се провежда от комисията за оценка, за предпочитане колективно, ако те образуват екип, и на достатъчно близки времеви интервали, за да може да се направи сравнение. Събеседванията се провеждат в съответствие с образец, одобрен предварително от тръжната комисия и прилаган към всички поканени за събеседване експерти или екипи. Датата и часът на събеседването се съобщават на оферентите най-малко десет календарни дни предварително. В случаи на непреодолима сила, при които оферентът е възпрепятстван да се яви на събеседването, следва да му се изпратят нова дата и час.
6. Критериите за възлагане на поръчка служат за определяне на икономически най-изгодната оферта.
Икономически най-изгодната оферта се избира чрез претегляне в съотношение 80/20 на техническите качества и цената. За тази цел:
а)
полученият резултат за техническата оферта се умножава по 0,80;
б)
полученият резултат за ценовата оферта се умножава по 0,20.
Член 266
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. За поръчките за услуги възложителят може да използва процедура на договаряне въз основа само на една оферта в следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 104, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато услугите се възлагат на организации от публичния сектор или институции или сдружения с нестопанска цел и се отнасят до дейности от институционален характер или целят да предоставят помощ на хора в социалната сфера;
в)
за услуги, които представляват продължение на вече започнали услуги, при условията, изброени в параграф 2;
г)
когато тръжната процедура или опитът за използване на рамково споразумение до момента са неуспешни, т.е. когато не е получена нито една качествено и/или финансово подходяща оферта, като в такъв случай след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено;
д)
когато съответната поръчка следва конкурс и съгласно приложимите правила трябва да бъде възложена на успелия кандидат или на един от успелите кандидати, като в такъв случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
е)
когато по технически причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен доставчик на услуги;
ж)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Дейностите от институционален характер, посочени в буква б) от първа алинея, включват услуги, които са пряко свързани със законоустановената мисия на публичните органи.
2. Услугите, които са продължение на вече започнали услуги по параграф 1, буква в), са следните:
а)
допълнителни услуги, които не са обхванати от основната поръчка, но в резултат на непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на поръчката, при условие че допълнителната услуга не може технически и икономически да се отдели от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя, и че съвкупната стойност на допълнителните услуги не надхвърля 50 % от стойността на основната поръчка;
б)
допълнителни услуги, представляващи повторение на подобни услуги, възложени на изпълнителя на първоначална поръчка, при условие че:
i)
за първата услуга е било публикувано обявление за обществена поръчка и възможността да се използва процедура на договаряне за нови услуги за проекта, както и прогнозната цена са били ясно посочени в обявлението за обществена поръчка, публикувано за първата услуга;
ii)
продължението на поръчката е само за стойност и за продължителност, които не надхвърлят стойността и продължителността на първоначалната поръчка.
Член 267
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за доставки са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече: международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: рамково споразумение или:
i)
за поръчки на стойност от 100 000 EUR или повече, но по-малка от 300 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
ii)
за поръчки на стойност под 100 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2.
в)
плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), подточка ii) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима доставчици по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с доставчиците възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
4. При поръчки за доставки без предвидено следпродажбено обслужване единственият критерий за възлагане на поръчката е цената.
Когато предложенията за следпродажбено обслужване или за обучение имат особено значение, се избира офертата с най-ниската цена или икономически най-изгодната оферта, като се отчита техническото качество на предложеното обслужване и цената.
Член 268
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за доставки могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на едно предложение при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато това се определя от характера или особените характеристики на доставките, например когато изпълнението на поръчката е запазено изключително за притежатели на патенти или лицензи за ползване на патенти;
в)
за допълнителни доставки от първоначалния доставчик с цел частично да се заменят обичайните доставки или монтажи или да се разширят съществуващите доставки или монтажи, когато евентуална промяна на доставчика би задължила възложителя да придобие съоръжения с различни технически характеристики и това би довело до несъвместимост или прекомерни технически трудности при експлоатацията и поддръжката;
г)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
д)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
е)
за поръчки относно котирани доставки и покупки на стоковата борса;
ж)
за поръчки по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
В случаите, посочени в буква г) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. За целите на параграф 1, буква а) от настоящия член операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Член 269
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за строителни работи са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 5 000 000 EUR или повече:
i)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
ii)
с оглед на характеристиките на някои строителни работи, международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече, но по-малка от 5 000 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
в)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2 от настоящия член;
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква в) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима изпълнители по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с изпълнителите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Критериите за подбор обхващат капацитета на оферента да изпълнява подобни поръчки, по-специално с оглед на извършени строителни работи през последните години. След извършване на подбора и след отхвърляне на недопустимите оферти единственият критерий за възлагане на обществената поръчка е цената.
4. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
Член 270
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за строителни работи могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на една оферта при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
за допълнителни строителни работи, които не са включени в първоначалната поръчка, но поради непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на описаните в нея работи, при условията по параграф 2;
в)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
г)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
д)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
В случаите, посочени в буква в) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. Допълнителните строителни работи по параграф 1, буква б) се възлагат на изпълнителя на строителни работи, който вече извършва работите:
а)
когато тези работи не могат технически и икономически да се отделят от главната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя;
б)
когато тези работи, макар отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване;
в)
когато съвкупната стойност на поръчката за допълнителни работи не надхвърля 50 % от стойността на главната поръчка.
Член 271
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за недвижими имоти
(член 190 от Финансовия регламент)
Поръчките за недвижими имоти по член 260 могат да се възлагат чрез процедура на договаряне, след като е проучен местният пазар.
Член 272
Избор на процедура за възлагане на обществени поръчки при смесени договори
(член 190 от Финансовия регламент)
При поръчки както за доставка на услуги, така и за доставка на стоки или за извършване на строителни работи, възложителят със съгласието на Комисията, ако тя самата не е възложител, определя приложимите прагове и процедури с оглед на преобладаващия аспект, който се оценява въз основа на относителната стойност и оперативното значение на различните елементи на поръчката.
Член 273
Тръжна документация
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация по член 138 се изготвя въз основа на най-добрите международни практики и в съответствие с разпоредбите на настоящата глава по отношение на обявяването и контактите между възложителя и оферентите.
2. При поръчките за услуги тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
вида поръчка;
ii)
критериите за възлагане и тяхната тежест;
iii)
възможността за събеседвания и графика за тяхното провеждане;
iv)
информация дали се допускат варианти;
v)
разрешения дял, който може да се възлага на подизпълнители;
vi)
максималния бюджет, наличен за поръчката;
vii)
валутата на офертите;
б)
списък на избраните кандидати (с посочване на забраната за сдружаване);
в)
общите условия на поръчките за услуги;
г)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
д)
заданието с планирания график за проекта и датите, от които според плана главните експерти трябва да бъдат на разположение;
е)
ценовата таблица (за попълване от оферента);
ж)
образец на офертата;
з)
образец на договора;
и)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за плащане на предварителното финансиране.
Буква з) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
3. При поръчките за доставки тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за доставки;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
техническо приложение с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
4. При поръчките за строителни работи тръжната документация съдържа следните документи:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за строителни работи;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
технически приложения с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
5. Ако възникнат противоречия между специфичните условия, посочени в параграф 2, буква г), параграф 3, буква в) и параграф 4, буква в), и общите условия, се прилагат тези специфични условия.
6. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски стандарти или, ако е подходящо, международни стандарти, които са сертифицирани от организациите, отговарящи на европейските или международните стандарти относно сертифицирането. Възложителите приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за осигуряване на качеството.
Член 274
Гаранции
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Чрез дерогация от член 163 предварителните гаранции са в евро или във валутата на договора, за който се отнасят.
2. Възложителят може да поиска тръжна гаранция по смисъла на настоящата глава в размер от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката за доставки или строителни работи. Тя трябва да бъде в съответствие с член 163. Гаранцията се освобождава при подписване на договора. Тя се задържа, ако офертата, представена преди крайния срок за представяне на офертите, впоследствие бъде оттеглена.
3. При поръчки за доставки и строителни работи възложителят може да изиска гаранция за изпълнението на стойност, определена в тръжните документи, между 5 % и 10 % от общата стойност на поръчката. Тази гаранция се определя въз основа на обективни критерии като вида и стойността на поръчката.
Независимо от това се изисква гаранция за изпълнението, когато са надхвърлени следните прагове:
а)
345 000 EUR за поръчки за строителни работи;
б)
150 000 EUR за поръчки за доставки.
Тази гаранция остава валидна поне до окончателното приемане на доставките или строителните работи. В случай на лошо изпълнение на поръчката се задържа целият размер на гаранцията.
Член 275
Срокове за процедурите
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Офертите трябва да бъдат получени от възложителя на адреса и преди крайния срок, посочени в поканата за представяне на оферти. Определеният от възложителя срок за получаване на оферти и заявки за участие е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и достатъчен период за подготовка и представяне на офертите.
При поръчките за услуги минималният срок между датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти и крайната дата за получаване на офертите е 50 дни. При неотложни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
2. Оферентите могат да задават въпроси в писмена форма преди крайната дата за получаване на офертите. Възложителят предоставя отговорите на въпросите преди крайната дата за получаване на офертите.
3. При международните ограничени процедури срокът за получаване на заявления за участие е най-малко 30 дни от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка. Периодът между датата на изпращане на писмото с поканата и крайния срок за получаване на офертите е най-малко 50 дни. При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
4. При международните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
90 дни за поръчки за строителни работи;
б)
60 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
5. При местните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
60 дни за поръчки за строителни работи;
б)
30 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
6. При състезателните процедури на договаряне, посочени в член 265, параграф 1, буква б), член 267, параграф 1, буква в) и член 269, параграф 1, буква в), на кандидатите се дава срок от най-малко 30 дни от датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти, в който те могат да представят оферти.
7. Сроковете по параграфи 1-6 се изразяват в календарни дни.
Член 276
Комисия за оценка
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за изпълняващи изискванията, се оценяват и класират от комисия за оценка въз основа на предварително обявените критерии за отстраняване, подбор и възлагане. Тази комисия се състои от нечетен брой членове, най-малко трима, с необходимите технически и административни експертни познания за оценка на офертите.
2. Ако Комисията не е възложител, тя може да поиска копие от тръжните документи, офертите, оценката на офертите и подписаните договори. Тя също може да участва като наблюдател при отварянето и оценката на офертите.
3. Офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, или на посочените в нея специфични изисквания, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят може да покани кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване, подбор и възлагане, в определен от нея/него срок и при зачитане на принципа за равно третиране.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за необходимите пояснения във връзка със съдържанието на офертата.
5. Задължението за съставяне на комисия за оценка може да бъде отменено за процедури на стойност, ненадвишаваща 20 000 EUR.
ГЛАВА IV
Безвъзмездни средства
Член 277
Финансиране в пълен размер
(член 192 от Финансовия регламент)
В случай на дерогация от изискването за съфинансиране в решението за отпускане се излагат мотивите.
ДЯЛ III
ЕВРОПЕЙСКИ СЛУЖБИ
Член 278
Европейските служби и създаване на допълнителни служби
(член 195 от Финансовия регламент)
Посочените в член 195 от Финансовия регламент европейски служби са следните:
а)
Службата за публикации;
б)
Европейската служба за борба с измамите;
в)
Европейската служба за подбор на персонал и Европейското училище по администрация, което е административно прикрепено към нея;
г)
Службата за управление и плащане по индивидуални права;
д)
Службата за инфраструктура и логистика в Брюксел и Службата за инфраструктура и логистика в Люксембург.
Една или повече институции могат да създават допълнителни служби, при условие че това се оправдава от анализа на разходите и ползите и се гарантира видимостта на действията на Съюза.
Член 279
Делегиране от институциите на европейските междуинституционални служби
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
Всяка институция е отговорна за бюджетните задължения. Институциите могат да делегират на директора на съответната междуинституционална европейска служба всяко последващо действие, по-специално правните задължения, утвърждаването на разходи, разрешаването на плащания и изпълнението на приходи, като определят границите и условията на делегираните правомощия.
Член 280
Специални правила за Службата за публикации
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
По отношение на Службата за публикации всяка институция взема решение относно своята политика на публикуване. В съответствие с член 21 от Финансовия регламент нетните приходи от продажбата на публикации се използват като целеви приходи от институцията, която е автор на публикациите.
Член 281
Делегиране на определени функции от счетоводителя
(член 196 от Финансовия регламент)
Счетоводителят на Комисията, по предложение на управителния комитет на съответната служба, може да делегира на служител на службата някои от функциите си във връзка със събирането на приходите и плащането на разходите, които се извършват пряко от съответната служба.
Член 282
Каса - банкови сметки
(член 196 от Финансовия регламент)
За да се покрият касовите потребности на дадена междуинституционална служба, Комисията може да открива банкови сметки или пощенски джиро сметки на името на службата по предложение на управителния комитет на службата. Крайното салдо на касата за всяка година се равнява и коригира между съответната служба и Комисията в края на финансовата година.
ДЯЛ IV
БЮДЖЕТНИ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 283
Общи разпоредби
(член 201 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за административни разходи, обхванати от настоящия дял, са тези, посочени в член 41 от Финансовия регламент.
Поетите бюджетни задължения, съответстващи на бюджетните кредити за административни разходи, чието естество е общо за няколко дяла и които се управляват общо, могат да бъдат записани общо в бюджетното счетоводство съгласно обобщената класификация по видове, посочена в член 25.
Съответните разходи се вписват по бюджетните редове на всеки дял съгласно същото разпределение като за бюджетните кредити.
Член 284
Гаранции по договори за наем
(член 201 от Финансовия регламент)
Предоставените от институциите гаранции по договори за наем са под формата на банкови гаранции или депозит в блокирана банкова сметка на името на институцията или на наемодателя, изразени в евро, освен в надлежно мотивирани случаи.
Въпреки това, когато за трансакции в трети държави не е възможно да се използва никоя от тези форми на гаранции, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме други форми, при условие че те гарантират еквивалентна защита на финансовите интереси на Съюза.
Член 285
Аванси за служители и членове на институциите
(член 201 от Финансовия регламент)
На служителите и членовете на институциите могат да се изплащат аванси в съответствие с условията на Правилника за персонала.
Член 286
Сгради
(член 203 от Финансовия регламент)
1. Разходите, посочени в член 203, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудване на сгради. В тях не се включват допълнителни разходи.
2. Процедурата за ранно информиране, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент, и процедурата за предварително одобрение, посочена в член 203, параграф 5 от Финансовия регламент, не се прилагат по отношение на придобиването на земя безвъзмездно или срещу символична сума.
3. Процедурата за ранно информиране и процедурата за предварително одобрение, определени в член 203, параграфи 3-7 от Финансовия регламент, не се прилагат за жилищни сгради. Европейският парламент и Съветът могат да поискат от компетентната институция всякаква информация, свързана с жилищни сгради.
4. При извънредни или спешни политически обстоятелства ранната информация, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент относно проектите за недвижими имоти, свързани с делегациите на Съюза или службите му в трети държави, може да бъде представена заедно с проекта за недвижими имоти в съответствие с член 203, параграф 5 от Финансовия регламент. В такива случаи процедурите за ранно информиране и за предварително одобрение се провеждат при първа възможност.
5. Процедурата за предварително одобрение, предвидена в член 203, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент, не се прилага за подготвителни договори или проучвания, необходими за оценка на подробните разходи и финансиране на проекта за недвижими имоти.
6. Праговете от 750 000 EUR или 3 000 000 EUR, посочени в член 203, параграф 7, подточки ii), iii) и iv) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудването на сградата. За договори за наеми и плодоползване в тези прагове се вземат предвид разходите за оборудването на сградата, но не и допълнителните разходи.
7. Една година след датата на влизане в сила на Финансовия регламент Комисията изготвя доклад за прилагането на процедурите, посочени в член 203, параграфи 3-8 от Финансовия регламент.
ДЯЛ V
ЕКСПЕРТИ
Член 287
Външни експерти, които получават възнаграждение
(член 204 от Финансовия регламент)
1. За стойности под праговете по член 170, параграф 1 могат да бъдат избрани външни експерти, които получават възнаграждение, въз основа на процедурата, посочена в параграф 2.
2. Публикува се покана за изразяване на интерес в Официален вестник на Европейския съюз или на интернет сайта на съответната институция, ако е необходимо да се осигури публичност сред потенциалните кандидати.
Поканата за изразяване на интерес включва описание на задачите, тяхната продължителност и условията за възнаграждението. Тези условия могат да се основават на единични цени.
Изготвя се списък с експерти в резултат на поканата за изразяване на интерес. Той е валиден за срок, не по-дълъг от пет години от неговото публикуване, или за срока на многогодишна програма, свързана със задачите.
3. Всяко заинтересовано физическо лице може да представи заявление за участие по всяко време през периода му на валидност, с изключение на последните три месеца от този период. Външните експерти, които получават възнаграждение, не се избират да изпълняват задачите, посочени в член 204 от Финансовия регламент, ако са в някое от положенията на изключване, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
4. Всички контакти с подбраните експерти, включително сключването на договори и измененията в тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от институцията.
Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени във втора алинея, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
5. Списъкът с експерти и предметът на задачите се публикуват ежегодно. Възнаграждението се публикува, когато надвишава 15 000 EUR за изпълняваната задача.
6. Параграф 5 не се прилага, ако такова публикуване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, гарантирани по силата на Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на експертите.
ТРЕТА ЧАСТ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 288
Преходни разпоредби
Членове 35-43 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 продължават да се прилагат за задълженията, поети до 31 декември 2013 г. Членове 33-44 от настоящия регламент се прилагат само за задълженията, поети от 1 януари 2014 г.
Дял VI на първа част от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 може да продължи да се прилага за подписаните до 31 декември 2013 г. споразумения за безвъзмездни средства и решенията за безвъзмездни средства, за които е изпратено уведомление до 31 декември 2013 г., в рамките на глобалните поети задължения по бюджета за 2012 г. или за предходни години, ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити реши това, като се вземат надлежно предвид принципите на равно третиране и прозрачност.
Член 289
Отмяна
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 се отменя.
Позоваванията на отменения регламент се считат за позовавания на настоящия регламент и се четат в съответствие с таблицата на съответствията в приложението.
Член 290
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Той се прилага от 1 януари 2013 г.
Въпреки това членове 216-226 се прилагат от 1 януари 2014 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 29 октомври 2012 година.
KOMISSION DELEGOITU ASETUS (EU) N:o 1268/2012,
annettu 29 päivänä lokakuuta 2012,
unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 soveltamissäännöistä
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU; Euratom) N:o 966/2012 (1) 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 ja 209 artiklan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta 25 päivänä kesäkuuta 2002 annettuun neuvoston asetukseen N:o 1605/2002 (2) on tehty huomattavia muutoksia asetuksella (EU; Euratom) N:o 966/2012, jäljempänä ’varainhoitoasetus’. Sen vuoksi Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 soveltamissäännöistä 23 päivänä joulukuuta 2002 annettu komission asetus (EY, Euratom) N:o 2342/2002 (3) olisi yhdenmukaistettava varainhoitoasetuksen kanssa. Selvyyden vuoksi asetus (EY, Euratom) N:o 2342/2002 on syytä korvata uudella asetuksella.
(2)
Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen, jäljempänä ’SEUT-sopimuksen’, 290 artiklan mukaan lainsäätämisjärjestyksessä hyväksyttävässä säädöksessä voidaan siirtää komissiolle valta antaa muita kuin lainsäätämisjärjestyksessä hyväksyttäviä säädöksiä, joilla täydennetään tai muutetaan lainsäätämisjärjestyksessä hyväksytyn säädöksen tiettyjä, muita kuin sen keskeisiä osia. Sen vuoksi joitakin asetukseen (EY, Euratom) N:o 2342/2002 sisältyviä säännöksiä on otettu varainhoitoasetukseen eikä niitä siis pitäisi sisällyttää tähän asetukseen.
(3)
Ehdotuksen valmistelujen yhteydessä komissio on toteuttanut asianmukaiset kuulemiset, myös asiantuntijatasolla, ja huolehtinut siitä, että tarvittavat asiakirjat on toimitettu Euroopan parlamentille ja neuvostolle yhtäaikaisesti, hyvissä ajoin ja asianmukaisesti.
(4)
Budjettiperiaatteiden ja erityisesti yhtenäisyysperiaatteen osalta ennakkomaksuista kertyviin korkotuottoihin ja niiden perimiseen sovellettavien sääntöjen yksinkertaistaminen, erityisesti luopuminen sen edellyttämisestä, että avustuksen saajat kerryttävät tällaista korkoa, merkitsee sitä, että säännökset korkotuoton perimisen laajuudesta ja edellytyksistä ovat vanhentuneet. Siltä osin kuin tätä vaatimusta sovellettaisiin edelleen yhteisöihin, joille talousarvion toteuttamistehtäviä on siirretty, näiden yhteisöjen kanssa tehtyihin valtuutussopimuksiin olisi sisällytettävä säännöt kertyneen korkotuoton yksilöinnistä, käytöstä ja kirjanpidosta. Silloin kun ennakkomaksuista kertyneet korkotuotot on maksettava unionille tällaisten sopimusten perusteella, ne olisi otettava talousarvioon käyttötarkoitukseensa sidottuina tuloina.
(5)
Vuotuisperiaatteen osalta olisi selkeytettävä varainhoitovuoden määrärahojen käsitettä sekä sitoumusten edellyttämiä alustavia muodollisuuksia; jos nämä muodollisuudet saadaan päätökseen 31 päivään joulukuuta mennessä, maksusitoumusmäärärahat on mahdollista siirtää seuraavalle vuodelle.
(6)
Laskentayksikön periaatteen osalta olisi säädettävä tarkemmin, mitä kursseja on käytettävä kassanhallinnan ja kirjanpidon tarpeisiin toteutettaessa euron ja muiden valuuttojen välisiä muuntotoimenpiteitä. Lisäksi olisi edelleen lisättävä tällaisten muuntotoimenpiteiden tuloksia koskevan kirjanpidon avoimuutta. Euron käyttöönoton tuloksena olisi poistettava komission velvollisuus antaa jäsenvaltioille tietoja eri valuuttojen välillä tekemistään siirroista.
(7)
Yleiskatteisuusperiaatteeseen tehtävien poikkeuksien osalta olisi tärkeätä täsmentää toisaalta, miten käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja ja erityisesti tiettyihin unionin ohjelmiin osoitettuja jäsenvaltioiden tai kolmansien maiden rahoitusosuuksia on käsiteltävä talousarviossa, ja toisaalta, mitä rajoituksia asetetaan menojen ja tulojen välisille vähennyksille. Nykykäytännön huomioon ottaen on oikeusvarmuuden vuoksi tarpeen selventää erityisesti, että käyttötarkoitukseensa sidotut tulot aiheuttavat maksusitoumus- ja maksumäärärahoja pääsääntöisesti ilman eri toimenpiteitä heti, kun toimielin on vastaanottanut tulon. Lisäksi on tarpeen yksilöidä ne tapaukset, joissa käyttötarkoitukseensa sidotut tulot voidaan asettaa käyttöön jo ennen kuin toimielin on tosiasiallisesti vastaanottanut tulon.
(8)
Erittelyperiaatteen osalta olisi määriteltävä tarkkaan, miten määrärahoista lasketaan se prosenttiosuus, jonka toimielimet voivat siirtää itsenäisesti. Euroopan parlamentin ja neuvoston olisi saatava asiasta tieto niille toimitettavien määrärahasiirtoesitysten yksityiskohtaisissa perusteluissa.
(9)
Moitteettoman varainhoidon periaatteen osalta olisi täsmennettävä ohjelmien ja toimintojen ennakko-, väli- ja jälkiarviointien tavoitteet ja se, kuinka usein arviointeja on vähintään suoritettava, sekä tiedot, jotka lainsäädäntöesitykseen liitettävässä rahoitusselvityksessä on esitettävä.
(10)
Avoimuusperiaatteen osalta tietojen julkistaminen asianomaisten saajien nimistä ja näiden saamien avustusten tarkoista määristä lisää näiden varojen käyttöä koskevaa avoimuutta. Tällaisilla kansalaisten saataville annetuilla tiedoilla parannetaan näiden varojen käytön julkista valvontaa ja myötävaikutetaan julkisten varojen optimaaliseen käyttöön. Toisaalta tällaisessa julkistamisessa on noudatettava tietosuojasääntöjä, jos saajat ovat luonnollisia henkilöitä. Siksi henkilötietoja olisi julkistettava ainoastaan silloin, kun se on tarpeen ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään.
(11)
Tiedot unionin varojen käytöstä olisi julkaistava toimielinten internetsivustolla, ja niissä olisi mainittava ainakin saajan nimi ja sijainti sekä varojen määrä ja käyttötarkoitus. Tietoja julkaistaessa olisi otettava huomioon varainhoitoasetuksen 35 artiklan 3 kohdassa säädetyt perusteet, erityisesti myönnettyjen varojen tyyppi ja merkitys.
(12)
Unionin varojen saajien nimi ja sijainti olisi julkaistava, kun on kyse palkinnoista, avustuksista tai hankintasopimuksista, jotka myönnetään julkisen tarjouskilpailun avaamisen jälkeen ja erityisesti suunnittelukilpailun, ehdotuspyynnön ja tarjouspyynnön yhteydessä, noudattaen SEUT-sopimuksessa määrättyjä periaatteita, erityisesti avoimuuden, oikeasuhteisuuden, tasapuolisen kohtelun ja syrjimättömyyden periaatteita. Lisäksi julkaisemisella olisi edistettävä hylättyjen osallistujien mahdollisuuksia valvoa julkisia valintamenettelyjä.
(13)
Luonnollisia henkilöitä koskevia henkilötietoja ei saisi pitää julkisina kauemmin kuin saaja käyttää hänelle myönnettyjä varoja, joten tiedot olisi poistettava kahden vuoden kuluttua. Samalla tavalla olisi poistettava sellaisia oikeushenkilöitä koskevat henkilötiedot, joiden virallisessa nimessä yksilöidään yksi tai useampi luonnollinen henkilö.
(14)
Useimmissa tämän asetuksen kattamissa tapauksissa julkaiseminen koskee oikeushenkilöitä.
(15)
Silloin kun on kyse luonnollisista henkilöistä, julkaisemisessa olisi noudatettava suhteellisuusperiaatetta ottaen huomioon myönnettyjen varojen määrä ja tarve valvoa varojen käytön asianmukaisuutta. Luonnollisia henkilöitä koskevien tietojen julkaiseminen NUTS 2 -alueen tasolla on yhdenmukaista saajien nimien julkaisemistavoitteen kanssa, varmistaa erikokoisten jäsenvaltioiden tasapuolisen kohtelun ja kunnioittaa saajan oikeutta yksityisyyden ja erityisesti henkilötietojen suojaan.
(16)
Apurahoja ja tukea eniten tarvitseville henkilöille maksettua muuta suoraa tukea koskevia tietoja ei pitäisi julkaista.
(17)
Saajien tasapuolisen kohtelun periaatteen noudattamiseksi olisi huolehdittava myös luonnollisia henkilöitä koskevien tietojen julkaisemisesta sen vaatimuksen mukaisesti, että jäsenvaltioiden on tiedotettava laajasti hankinnoista, joiden arvo ylittää julkisia rakennusurakoita sekä julkisia tavara- ja palveluhankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteensovittamisesta 31 päivänä maaliskuuta 2004 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 2004/18/EY (4) säädetyt kynnysarvot.
(18)
Saajan nimeä ja sijaintia tai myönnettyjen varojen määrää ja käyttötarkoitusta ei pitäisi julkaista, jos tämä olisi omiaan vaarantamaan hänen henkilökohtaisen koskemattomuutensa, joka suojataan Euroopan unionin perusoikeuskirjassa, tai vahingoittamaan hänen oikeutettua taloudellista etuaan.
(19)
Talousarviomenettelyä varten tarvittava selkeys ja avoimuus olisi varmistettava budjettinimikkeistön avulla.
(20)
Olisi määriteltävä toimet, jotka saattavat johtaa eturistiriitaan.
(21)
Välillisen hallinnoinnin osalta olisi täsmennettävä puitteet toimivaltuuksien siirtämiselle ja valtuutussopimuksen sisältö. Yhteisöjen tai henkilöiden, joille on siirretty talousarvion toteuttamistehtäviä, olisi taattava vastaavan tasoinen unionin taloudellisten etujen suoja kuin se, jota edellytetään varainhoitoasetuksessa. Olisi vahvistettava edellytykset, joilla komissio voi hyväksyä sen, että näiden yhteisöjen ja henkilöiden järjestelmät, säännöt ja menettelyt vastaavat komission omia, jotta voidaan varmistaa, että yhteisöt, joille tehtäviä on siirretty, hoitavat unionin varoja moitteettomasti.
(22)
Toimeenpanovirastot, joiden valvonta jää komissiolle, olisi tunnustettava komission valtuuttamiksi tulojen ja menojen hyväksyjiksi unionin talousarvion toteuttamisessa.
(23)
Yhteistyössä kansainvälisten järjestöjen kanssa toteutettavan välillisen hallinnoinnin osalta olisi yksilöitävä järjestöt, jotka voivat osallistua tämäntyyppiseen hallinnointiin.
(24)
Kun talousarvion toteuttamistehtäviä siirretään julkisoikeudellisille elimille tai julkisen palvelun tehtäviä hoitaville yksityisoikeudellisille elimille, olisi täsmennettävä niiden nimeämisen edellytykset.
(25)
Välillisen hallinnoinnin osalta on tarpeen vahvistaa yksityiskohtaiset säännöt, jotka koskevat tilien tarkastamis- ja hyväksyntämenettelyjä ja menettelyä välillisessä hallinnoinnissa sovellettavien sääntöjen vastaisesti suoritettujen maksujen sulkemiseksi unionin rahoituksen ulkopuolelle.
(26)
Valmistelu- tai lisätoimia komission lukuun suorittavat yksityiset yhteisöt olisi valittava julkisia hankintoja koskevien menettelyjen mukaisesti.
(27)
Taloushallinnon toimijoiden osalta taloushallinnon uudistus ja siihen liittyvä keskitettyjen ennakkotarkastusten poistaminen lisää tulojen ja menojen hyväksyjien vastuuta kaikissa tulo- ja menotapahtumissa, myös sisäisen valvonnan järjestelmiin liittyvissä asioissa. Euroopan parlamentille ja neuvostolle olisi ilmoitettava vastaisuudessa valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien nimityksistä ja palvelussuhteen päättymisistä. Heidän tehtävänsä ja vastuualueensa sekä menettelyissä noudatettavat periaatteet olisi lisäksi määriteltävä. Ennakkotarkastusten siirtäminen yksiköiden sisälle edellyttää erityisesti talousarvion toteuttamistoimiin liittyvien valmistelu- ja tarkastustehtävien selkeää erottamista toisistaan. Kunkin toimielimen on lisäksi laadittava johtosääntö, jota sovelletaan ennakko- ja jälkitarkastuksista vastaaviin henkilöihin. On myös syytä säätää, että tehtävien hoidosta raportoidaan vuosikertomuksessa toimielimelle, joka vastaa muun muassa jälkitarkastuksista. Tapahtumiin liittyvät tositteet olisi säilytettävä. Koska julkisten hankintojen tekeminen neuvottelumenettelyssä poikkeaa tavanomaisesta hankintamenettelystä, niistä olisi aina laadittava toimielimelle erillinen selvitys, joka toimitetaan myös Euroopan parlamentille ja neuvostolle.
(28)
Asetus (EY, Euratom) N:o 2342/2002 olisi mukautettava, jotta voidaan ottaa huomioon edustuston päälliköiden kaksoisrooli toisaalta Euroopan ulkosuhdehallinnon, jäljempänä ’EUH’, edelleenvaltuutettuna tulojen ja menojen hyväksyjänä ja toisaalta komission edelleenvaltuutettuna tulojen ja menojen hyväksyjänä toimintamäärärahojen osalta.
(29)
Tehtävien selkeyttämiseksi on tärkeää myös määritellä tarkkaan tilinpitäjän tehtävät ja vastuualueet kirjanpitojärjestelmissä, kassanhallinnassa sekä pankkitilien ja saajarekisterin hoidossa. Myös tilinpitäjän palvelussuhteen päättymisestä olisi annettava tarkempia säännöksiä.
(30)
Tavanomaisista talousarviomenettelyistä poikkeavien hallinnointijärjestelmien eli ennakkotilien käyttämisedellytyksistä olisi annettava säännöt ja säädettävä ennakoiden hoitajien lisäksi myös tulojen ja menojen hyväksyjien sekä tilinpitäjien tehtävistä ja vastuualueista ennakkotilien valvonnassa. Euroopan parlamentille ja neuvostolle olisi toimitettava tiedot kaikista tehtävään nimityksistä ja palvelussuhteen päättymisistä. Tehokkuussyistä edustustoihin olisi perustettava ainoastaan yksi yhteinen ennakkotili sekä komissiota koskevaan että EUH:ta koskevaan talousarvion pääluokkaan kuuluvia määrärahoja varten. On osoittautunut välttämättömäksi sallia ennakkotileihin liittyvien pankkikorttien käyttö maksujen helpottamiseksi erityisesti unionin edustustoissa, sillä näin vältetään käteisvarojen käsittelyyn liittyvät riskit.
(31)
Kun kunkin taloushallinnon toimijan tehtävät ja vastuualueet on määritelty, heidät voidaan saattaa vastuuseen ainoastaan Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja unionin muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen mukaisin edellytyksin. Tutkintaelimen perustaminen kuhunkin toimielimeen on osoittautunut tehokkaaksi keinoksi selvittää, onko tapahtunut taloudellisia väärinkäytöksiä; sen vuoksi tämä järjestely olisi säilytettävä. Olisi säädettävä menettelystä, jolla tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää vahvistusta toimeksiantoon, jota hän pitää sääntöjen tai moitteettoman varainhoidon periaatteen vastaisena, ja vapautua näin vastuustaan.
(32)
Tulojen osalta, lukuun ottamatta Euroopan yhteisöjen omien varojen järjestelmästä 7 päivänä kesäkuuta 2007 tehdyn neuvoston päätöksen 2007/436/EY, Euratom (5) soveltamisalaan kuuluvia omia varoja, olisi täsmennettävä tulojen ja menojen hyväksyjän vastuulla olevat tehtävät ja tarkastukset menettelyn eri vaiheissa: saamisennusteen ja perintämääräyksen laatiminen, velalliselle osoitetun veloitusilmoituksen lähettäminen vahvistetuista saamisista, mahdollisten viivästyskorkojen laskeminen ja tarvittaessa päätös luopua saamisen perinnästä perusteilla, jotka takaavat moitteettoman varainhoidon periaatteen noudattamisen siten, että tulot voidaan kantaa tehokkaasti.
(33)
Olisi täsmennettävä tilinpitäjän asema tulojen kannossa ja maksuaikojen pidentämisessä. Tilinpitäjän olisi suhteellisuusperiaate huomioon ottaen myös voitava toimia joustavasti maksujen perinnässä esimerkiksi kuittaamalla velka suoraan tai poikkeustapauksissa luopumalla vaatimasta vakuutta velan maksamisesta, jos velallinen haluaa suorittaa maksun ja kykenee suorittamaan sen lisäajan kuluessa, mutta ei kykene antamaan tällaista vakuutta.
(34)
Varainhoidon turvaamiseksi ja tuoton saamiseksi varoille olisi sijoitettava alustavasti maksetut määrät, kuten riitautetut kilpailusakot, rahoitusomaisuuteen, ja näistä sijoituksista saadun koron sitomisesta käyttötarkoitukseensa olisi päätettävä.
(35)
Sen varmistamiseksi, että komissiolla on kaikki rahoituspäätösten antamiseksi tarvittavat tiedot, olisi säädettävä vähimmäisvaatimuksista, joita sovelletaan avustuksia, julkisia hankintoja, erityisrahastoja, palkintoja ja rahoitusvälineitä koskevien rahoituspäätösten sisältöön.
(36)
Menojen osalta olisi määritettävä rahoituspäätöksen, kokonaissitoumuksen ja yksittäisen sitoumuksen nivoutuminen toisiinsa sekä näiden vaiheiden erityispiirteet, jotta voidaan vahvistaa selkeät puitteet talousarvion toteuttamisen eri vaiheita varten.
(37)
Olisi selkeytettävä, miten tulojen ja menojen hyväksyjän tehtäviin menojen maksatusmenettelyssä kuuluvat vahvistamis-, hyväksymis-, maksamis- ja tarkastustehtävät nivotaan toisiinsa hyväksymismerkinnän välityksellä. Olisi mainittava tositteet, jotka on esitettävä maksujen tueksi ja annettava säännöt ennakko- ja välimaksujen vähentämisestä.
(38)
Menojen vahvistamis- ja maksamistoimia koskevien määräaikojen soveltamisesta olisi laadittava yksityiskohtaiset säännöt sen varmistamiseksi, että saajille suoritetaan heille kuuluvat maksut ilman aiheetonta viivytystä, ottaen huomioon kaupallisissa toimissa tapahtuvien maksuviivästysten torjumisesta 16 päivänä helmikuuta 2011 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 2011/7/EU (6) säännökset.
(39)
Sisäisen tarkastuksen osalta olisi laadittava sisäisen tarkastajan nimeämistä koskevat yksityiskohtaiset säännöt ja taattava, että hän voi toimia riippumattomasti toimielimessä, johon hänet on nimitetty ja jolle hänen on annettava kertomus tehtävänsä hoidosta. Euroopan parlamentille ja neuvostolle olisi toimitettava tiedot kaikista tehtävään nimityksistä ja palvelussuhteen päättymisistä avoimuuden varmistamiseksi.
(40)
Julkisia hankintoja koskevien sääntöjen olisi perustuttava direktiiviin 2004/18/EY. On määriteltävä erityyppiset hankintamenettelyt, niihin sovellettavat tiedotus- ja julkaisutoimenpiteet, tietyn menettelyn käytön edellytykset sekä menettelyjen keskeiset piirteet, valinta- ja ratkaisuperusteet, säännöt, jotka koskevat tarjouspyyntöasiakirjoihin tutustumista ja yhteydenpitoa tarjoajien tai ehdokkaiden kanssa, sekä kynnysarvot ja säännöt, joita sovelletaan hankintojen arvon arviointiin silloin kun komissio tekee hankintoja omaan lukuunsa.
(41)
Hankintamenettelyjen tarkoituksena on täyttää mahdollisimman hyvin edellytyksin toimielinten tarpeet tarjoamalla tasapuolinen pääsy julkisten hankintojen markkinoille ja noudattamalla avoimuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Avoimuuden takaamiseksi ja ehdokkaiden ja tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi ja jotta tulojen ja menojen hyväksyjillä olisi täysi vastuu lopullisesta valinnasta, on säädettävä tarjousten ja osallistumishakemusten avaamis- ja arviointimenettelystä, sitä varten nimitettävästä komiteasta sekä hankintaviranomaisen tekemästä lopullisesta ratkaisupäätöksestä perusteluineen ja liitteineen.
(42)
Aiempien kokemusten perusteella on laadittava uusi hankintamenettely, joka koskee arvoltaan keskisuuria hankintoja. Myyjien luetteloa on voitava hyödyntää samoin edellytyksin kuin tällä hetkellä sovellettavaa kiinnostuksenilmaisupyyntöä, sillä luettelosta aiheutuu mahdollisille tarjoajille vähemmän hallinnollisia rasitteita.
(43)
Jotta voitaisiin suojella unionin taloudellisia etuja hankintasopimuksen toteuttamisen aikana, on säädettävä mahdollisuudesta vaatia, että yhteisöt, jotka hankinnan yhteydessä osoittavat taloudelliset edellytykset, ovat yhteisesti vastuussa kyseisen hankintasopimuksen toteuttamisesta.
(44)
Unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi ja hankintasopimuksen toteuttamisen valvomiseksi on säädettävä mahdollisuudesta vaatia, että toimeksisaaja hoitaa itse eräät keskeiset tehtävät.
(45)
Jotta voidaan varmistaa hankintasopimuksen toteuttaminen korkeimpien ammatillisten vaatimusten mukaisesti, on säädettävä mahdollisuudesta hylätä tarjoajat, joilla voi olla eturistiriitoja.
(46)
Koska vakuutta ei enää vaadita automaattisesti, on säädettävä edellytykset vakuuden vaatimiselle.
(47)
Avustuksia koskevan osaston soveltamisalaa olisi selkeytettävä. Erityisesti tämä koskee sitä, millaisille yleistä eurooppalaista etua edistäville toimille tai elimille avustuksia voidaan myöntää ja millaisia oikeudellisia sitoumuksia avustusten osalta voidaan tehdä. Oikeudellisten sitoumusten osalta olisi lisäksi määritettävä, millaisin perustein valitaan joko sopimus tai päätös, mitä seikkoja niissä olisi vähintään mainittava ja voidaanko puitekumppanuuksien yhteydessä tehdä erityisiä avustussopimuksia tai -päätöksiä. Näin voidaan varmistaa tasapuolinen kohtelu ja välttää rajoittamasta mahdollisuuksia saada unionin rahoitusta.
(48)
Avustuksia koskevan osaston soveltamisalassa olisi lisäksi otettava huomioon se, että varainhoitoasetukseen on sisällytetty toisaalta omat osastot palkinnoista ja rahoitusvälineistä ja toisaalta keskeiset säännöt, jotka koskevat avustuksia, avustuskelpoisia kustannuksia, avustusten asteittaisen alenemisen periaatteen poistamista, yksinkertaistettujen avustusten käyttöä (kertakorvaukset, yksikkökustannukset ja kiinteämääräinen rahoitus) ja ennakkomaksuvakuuksien antamista koskevan velvoitteen poistamista.
(49)
Siirtyminen sähköiseen tietojenvaihtoon ja asiakirjojen toimittamiseen sähköisesti yksinkertaistaa huomattavasti menettelyjä. Jotta kuitenkin voidaan samalla turvata asianmukainen oikeudellinen toimintaympäristö, on määritettävä selkeät edellytykset käytettävien järjestelmien hyväksymiselle.
(50)
Voiton tavoittelun kieltoa ja yhteisrahoitusperiaatetta olisi tarkistettava varainhoitoasetukseen sisältyvien selkeyttämistä ja yksinkertaistamista koskevien säännösten pohjalta. Selkeyden vuoksi olisi erityisesti laadittava yksityiskohtaiset säännöt siitä, millaiset tulot kuuluvat jatkossakin voiton tavoittelua koskevan kiellon soveltamisalaan ja millaiset ulkoiset rahoitusosuudet ja luontoissuoritukset ovat mahdollisia.
(51)
Avoimuusperiaatteen osalta olisi sallittava monivuotisten työohjelmien hyväksyminen ja julkaiseminen, sillä niillä saadaan aikaan lisäarvoa hakijoille: nämä voivat niiden avulla paremmin ennakoida ehdotuspyyntöjä ja valmistautua niihin. Tältä osin olisi määritettävä edellytykset, joiden mukaisesti työohjelmat voidaan katsoa rahoituspäätöksiksi. Avoimuuden turvaamiseksi on lisäksi tarpeen julkaista ehdotuspyynnöt lukuun ottamatta kiireellisiä tapauksia tai tilanteita, joissa toimen voi toteuttaa vain tietty yhteisö. Lisäksi olisi vahvistettava ne seikat, joita julkaistavissa ehdotuspyynnöissä olisi ainakin esitettävä.
(52)
Koska edunsaajien maksamaan arvonlisäveroon sovellettavien avustuskelpoisuuden perusteiden yhteydessä esiintyy usein virheitä ja ristiriitaisuuksia, on varmistettava, että yhteisestä arvonlisäverojärjestelmästä 28 päivänä marraskuuta 2006 annetun neuvoston direktiivin 2006/112/EY (7) 13 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja käsitteitä, jotka koskevat arvonlisäveroa, jota ei voida periä takaisin, ja verovelvollisuudesta vapautettuja henkilöitä, tulkitaan ja sovelletaan johdonmukaisesti niiden soveltamisalaan kuuluvien toimintojen yhteydessä.
(53)
Avoimuuden ja hakijoiden tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi sekä tulojen ja menojen hyväksyjien vastuuvelvollisuuden tehostamiseksi olisi säädettävä avustusten myöntämismenettelystä, joka kattaa vaiheet avustushakemuksen esittämisestä, jota varten komission on annettava hakijoille tietyt vähimmäistiedot, ja sen arvioinnista etukäteen määritettyjen kelpoisuus-, valinta- ja ratkaisuperusteiden perusteella aina toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän lopulliseen päätökseen, joka on asianmukaisesti dokumentoitava. Olisi laadittava yksityiskohtaiset säännöt, jotka koskevat valinta- ja ratkaisuperusteiden mukaisesti tapahtuvaa ehdotusten arviointia varten perustettavan komitean kokoonpanoa ja tehtäviä sekä mahdollisuutta ottaa hakijoihin yhteyttä ratkaisumenettelyn aikana tai pyytää hakijoita tekemään muutoksia ehdotuksiinsa. Tämän mahdollisuuden osalta olisi otettava asianmukaisesti huomioon varainhoitoasetukseen sisällytetyt hyvää hallintotapaa koskevat vaatimukset sekä edellytykset, joiden mukaisesti ehdotuksia voidaan muuttaa ennen avustussopimusten allekirjoittamista tai avustuspäätösten tiedoksiantoa siten, että samalla varmistetaan hakijoiden tasapuolinen kohtelu ja noudatetaan periaatetta, jonka mukaan vain hakijat voivat tehdä aloitteita toimien osalta.
(54)
Koska varainhoitoasetuksessa on helpotettu ja laajennettu kertakorvausten, yksikkökustannusten ja kiinteämääräisen rahoituksen käyttöä, kyseisten yksinkertaistettujen avustusten määritelmiä olisi selkeytettävä. Erityisesti olisi todettava, että muiden avustusten tavoin niillä on tarkoitus kattaa tiettyjä avustuskelpoisia kustannuksia ja ettei niiden määriä tarvitse välttämättä vahvistaa etukäteen. Tämä on erityisen tärkeää silloin kun kyseiset avustukset määräytyvät edunsaajan tavanomaisen kustannuslaskentakäytännön perusteella. Lisäksi on varmistettava, että tietyn ohjelman rahoitussäännöt pysyvät vakaina. Sen vuoksi olisi voitava käyttää yksinkertaistettuja avustuksia ohjelman koko voimassaoloajan. Tilastollisista ja menettelyihin liittyvistä syistä sekä petosten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi olisi oltava mahdollista tutustua edunsaajan yleisiin kirjanpitotietoihin, myös silloin kun rahoitus toteutetaan kertakorvausten, yksikkökustannusten tai kiinteämääräisen rahoituksen muodossa. Tarkistusten yhteydessä ei kuitenkaan pitäisi kyseenalaistaa aiemmin sovittuja kertakorvausten, yksikkökustannusten tai kiinteämääräisen rahoituksen yksikköarvoja.
(55)
Moitteeton varainhoito edellyttää, että komissio saa takeita, joita hankitaan avustushakemusten esittämisvaiheessa merkittävimpien avustusten osalta toimitettavilla tarkastuksilla, ennakkomaksujen suoritusvaiheessa vaatimalla etukäteen vakuuksia, jos tämä on perusteltua tulojen ja menojen hyväksyjän suorittaman riskinarvioinnin pohjalta, ja väli- tai loppumaksun vaiheessa vaatimalla tarkastajien antamia todistuksia niistä maksupyynnöistä, joiden kattamat määrät ovat suurimmat ja joihin liittyy eniten riskejä.
(56)
Avustusten keskeyttämiseen ja vähentämiseen sovellettavia edellytyksiä ja menettelyjä olisi selkeytettävä, jotta voidaan paremmin määritellä keskeyttämisen ja vähentämisen perusteet, antaa edunsaajille riittävästi tietoja ja varmistaa, että edunsaajat voivat milloin tahansa käyttää oikeuttaan puolustautua.
(57)
Unionin varojen moitteeton hoito tarkoittaa myös sitä, että avustusten saajat käyttävät unionin myöntämiä avustuksia taloudellisesti ja tehokkaasti. Erityisesti edunsaajien toimen täytäntöönpanoa varten tekemistä sopimuksista aiheutuvien kustannusten olisi oltava avustuskelpoisia edellyttäen, että täytäntöönpanosopimukset on tehty kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen pohjalta.
(58)
Koska varainhoitoasetuksessa on lievennetty rajoituksia, jotka koskevat rahoitustuen myöntämistä kolmansille osapuolille, on säädettävä vähimmäisvaatimuksista, joista sovitaan avustussopimuksessa tai jotka sisällytetään avustuspäätökseen, jotta voidaan selkeästi erottaa edunsaajan kolmansille osapuolille myöntämä rahoitustuki siitä, että valtuutuksen saaja hoitaa talousarvion toteuttamistehtäviä välillisen hallinnoinnin yhteydessä.
(59)
Avustuksen saajille määrättäviä seuraamuksia koskevat valtuudet olisi yhdenmukaistettava hankintojen yhteydessä myönnettävien valtuuksien kanssa, sillä ne ovat luonteeltaan samantyyppisiä ja niihin olisi sovellettava samoja tehokkuutta ja oikeasuhteisuutta koskevia sääntöjä.
(60)
Palkintoihin olisi sovellettava avoimuuden ja tasapuolisen kohtelun periaatteita samalla tavoin kuin avustuksiin. Samalla olisi vahvistettava työohjelmien ja suunnittelukilpailujen vähimmäisvaatimukset ottaen huomioon vastaavat avustuksia koskevat vaatimukset. Erityisesti olisi määritettävä edellytykset, joiden mukaisesti työohjelmat voidaan katsoa rahoituspäätöksiksi, sekä suunnittelukilpailuihin sovellettavat vähimmäissäännöt ja erityisesti edellytykset palkinnon maksamiseksi voittajille, jos voittajat on valittu, sekä asianmukaiset julkistamistavat.
(61)
Avoimuusperiaatteen ja tasapuolisen kohtelun periaatteen mukaisesti on lisäksi määritettävä selkeästi ratkaisumenettely, joka kattaa niin kilpailuvastausten jättämisen, hakijoille annettavat tiedot kuin voittajalle ilmoittamisen. Menettelyyn kuuluu vastausten arviointi, jonka toteuttaa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän nimeämä asiantuntijaryhmä kilpailun säännöissä esitettyjen ratkaisuperusteiden nojalla. Näin varmistetaan, että vastaukset arvioidaan ammattimaisesti ja puolueettomasti. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän olisi tehtävä asiantuntijoiden suositusten pohjalta lopullinen päätös palkinnon myöntämisestä, sillä komissio on aina vastuussa talousarvion täytäntöönpanosta.
(62)
Jotta voidaan varmistaa rahoitusvälineiden yhdenmukainen täytäntöönpano komissiossa, varainhoitoasetuksen VIII osastoon sisältyvää yleistä kehystä olisi täydennettävä yksityiskohtaisilla säännöillä, jotka koskevat rahoitusvälineiden hallinnointia, täytäntöönpanotehtäviä hoitavien yhteisöjen valintaa, valtuutussopimusten sisältöä, hallinnointikustannuksia ja -palkkioita ja varainhoitotilejä.
(63)
Rahoituksen välittäjien ja varojen lopullisten saajien valintaan sovellettavat säännöt olisi määritettävä erityisesti silloin kun rahoitusvälineitä hallinnoidaan suoraan poikkeustapauksissa joko erityisten sijoitusvälineiden tai muiden välineiden kautta. Näin varmistetaan, että unionin varoja käytetään tehokkaasti.
(64)
On määritettävä rahoitusvälineiden käytön edellytykset, niiden vipuvaikutus ja rahoitusvälineiden seurantajärjestelmä. Lisäksi on varmistettava, että ennen rahoitusvälineiden täytäntöönpanoa suoritetaan perusteellinen ennakkoarviointi, jonka pohjalta komissio voi suunnitella välineet niin, että niitä voidaan käyttää markkinahäiriöiden yhteydessä ja optimaalista heikommissa investointitilanteissa.
(65)
Kirjanpidon ja tilinpäätösten osalta voidaan todeta, että yleisesti hyväksytyt kirjanpitoperiaatteet, joiden perusteella tilinpäätös on laadittava, määritellään unionin kirjanpitosäännöissä. Kyseisissä säännöissä määritellään myös edellytykset, joiden on täytyttävä, jotta tapahtuma voidaan viedä kirjanpitoon, sekä säännöt varojen ja velkojen arvostusta varten sekä varausten perustamista varten, jotta voidaan varmistaa täydellisten ja tarkkojen tietojen esittäminen asianmukaisella tavalla.
(66)
Kirjanpidon osalta olisi täsmennettävä, että kunkin toimielimen tilinpitäjän on dokumentoitava oman toimielimensä kirjanpidon järjestäminen ja siihen liittyvät menettelyt ja määriteltävä edellytykset, jotka kirjanpidossa käytettävien tietojenkäsittelyjärjestelmien on täytettävä varsinkin käyttöoikeuksien valvomiseksi ja kirjausketjun varmistamiseksi, kun järjestelmiin tehdään muutoksia.
(67)
Kirjanpidon järjestämisen osalta on tärkeä täsmentää periaatteet, joita sovelletaan kirjanpitokirjoihin, koetaseeseen ja sen saldojen säännölliseen täsmäyttämiseen sekä inventaariin, ja määriteltävä komission tilinpitäjän vahvistaman tililuettelon osat. Tapahtumien kirjaukseen ja erityisesti kahdenkertaiseen kirjanpitoon sovellettavat säännöt, muiden kuin euromääräisten tapahtumien muuntamista euroiksi koskevat säännöt ja kirjausten tueksi esitettävät tositteet olisi täsmennettävä. Myös talousarviokirjanpitoon tehtävien kirjausten sisältö olisi täsmennettävä.
(68)
Olisi määriteltävä omaisuusluetteloa koskevat säännöt, selkeytettävä tilinpitäjien ja tulojen ja menojen hyväksyjien vastuualueiden jakautuminen ja annettava säännöt, joita sovelletaan omaisuusluetteloon merkityn omaisuuden jälleenmyynnissä, omaisuuden tehokkaan hallinnoinnin varmistamiseksi.
(69)
Ulkoisten toimien osalta tässä asetuksessa olisi varainhoitoasetuksen mukaisesti säädettävä poikkeuksista, joissa otetaan huomioon alan toiminnan erityispiirteet lähinnä hankintoja ja avustusten myöntämistä koskevissa kysymyksissä, erityisesti koska kyseisistä menettelyistä vastaavat unionilta rahoitusta saavien kolmansien maiden viranomaiset. Hankintojen osalta erot koskevat lähinnä erilaisia menettelyjä ja sovellettavia kynnysarvoja. Avustusten osalta olisi eräissä tapauksissa sallittava täysimääräinen rahoittaminen. Tämä koskee lähinnä tapauksia, joissa edunsaajilla on tavallista heikommat yhteisrahoitusvalmiudet.
(70)
Olisi vahvistettava yksityiskohtaiset säännökset, jotka koskevat budjettituen käyttöä ja sen edellytyksiä sekä kumppanin velvollisuutta toimittaa komissiolle ajallaan luotettavia tietoja, joiden pohjalta kyseisten edellytysten täyttymistä voidaan arvioida.
(71)
Olisi täsmennettävä periaatteet, joita sovelletaan unionin ja muiden rahoittajien unionin erityisrahastoihin osoittamiin rahoitusosuuksiin, vahvistettava erityisrahastojen kirjanpito- ja raportointisäännöt erityisesti rahaston tilille kertyvän koron osalta, selvennettävä vastuunjakoa eri toimijoiden ja erityisrahaston hallituksen välillä sekä määritettävä ulkoista tarkastusta koskevat velvoitteet. Lisäksi olisi huolehdittava, että rahoittajilla on tasapuolinen edustus erityisrahaston hallituksessa ja että varojen käyttöä koskevan lopullisen päätöksen tekeminen edellyttää komission hyväksyntää.
(72)
Ulkoisiin toimiin liittyvien hankintamenettelyjen yksinkertaistamiseksi on muutettu joitakin kynnysarvoja, ja yhteisten säännösten perusteella on lisätty tai mukautettu muita kynnysarvoja ja hallintomenettelyjä.
(73)
Avustusten osalta yhteisrahoitusperiaatteesta poikkeamisen edellytyksiä olisi yksinkertaistettava varainhoitoasetuksen mukaisesti.
(74)
Unionin määrärahojen moitteettoman hallinnoinnin turvaamiseksi olisi säädettävä tarkemmin myös ennakkoedellytyksistä ja määräyksistä, joita on sisällytettävä sopimuksiin, kun määrärahoja hallinnoidaan hajautetusti tai jos käytetään ennakkotilejä.
(75)
On aiheellista määritellä unionin virastot ja antaa julkaisutoimistoon sovellettavat yksityiskohtaiset säännöt sekä säännökset, joilla valtuutetaan komission tilinpitäjä siirtämään osa tehtävistään näiden virastojen henkilöstölle. Olisi myös täsmennettävä, miten hoidetaan pankkitilejä, joita unionin virastot voivat avata komission nimissä.
(76)
Luettelo varainhoitoasetuksen 204 artiklassa tarkoitetuista asiantuntijoista, jotka valitaan kiinnostuksenilmaisupyynnön perusteella, ja tiedot heidän tehtävistään olisi julkaistava samalla tavalla kuin unionin varojen saajia koskevat tiedot. Myös asiantuntijoille maksetut korvaukset olisi julkistettava, jos ne ovat enemmän kuin 15 000 euroa.
(77)
Varainhoitoasetuksen 203 artiklalla käyttöön otettua uutta menettelyä olisi täydennettävä erityisesti siinä vahvistettuihin kynnysarvoihin sisältyvien kustannuslajien osalta. Unionin edustustojen kiinteistöhankkeista olisi laadittava yksityiskohtaiset säännöt, koska niissä on etenkin kiireellisissä tapauksissa erityispiirteitä. Koska edustustojen asuinkiinteistöt joudutaan vuokraamaan tai hankkimaan lyhyen ajan kuluessa, on aiheellista säätää, että niihin ei sovelleta varainhoitoasetuksen 203 artiklassa säädettyä menettelyä. Koska veloituksetta tai symboliseen hintaan tapahtuva maan hankinta ei aiheuta lisämenoja talousarvioon, siihen ei tulisi soveltaa varainhoitoasetuksen 203 artiklassa säädettyä menettelyä.
(78)
Jotta varmistettaisiin johdonmukaisuus suhteessa varainhoitoasetuksen säännöksiin, olisi annettava siirtymäsäännöksiä. Jotta varmistettaisiin johdonmukaisuus suhteessa alakohtaiseen oikeusperustaan, on lisäksi aiheellista lykätä hallintotapoja ja rahoitusvälineitä koskevien säännösten soveltamista 1 päivään tammikuuta 2014,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
ENSIMMÄINEN OSA
YHTEISET SÄÄNNÖKSET
I OSASTO
SISÄLTÖ
1 artikla
Sisältö
Tässä asetuksessa vahvistetaan asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012, jäljempänä ’varainhoitoasetus’, soveltamissäännöt.
II OSASTO
BUDJETTIPERIAATTEET
1 LUKU
Yhtenäisyyden ja talousarvion totuudenmukaisuuden periaatteet
2 artikla
Ennakkomaksuista kertyviä korkotuottoja koskeva kirjanpito
(Varainhoitoasetuksen 8 artiklan 4 kohta)
Kun talousarvioon on maksettava korkoa, varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan c alakohdan ii-viii alakohdassa tarkoitettujen yhteisöjen tai henkilöiden kanssa tehdyissä sopimuksissa määrätään, että ennakkomaksut maksetaan tileille tai alatileille, joilta varat ja niiden tuottamat korot voidaan eritellä. Jos tällaisia tilejä ei ole, unionin maksamat varat sekä niiden tuottamat korot tai muut edut on voitava eritellä saajan tai rahoituksen välittäjän kirjanpitomenetelmien avulla.
Ennakkomaksuista kertynyttä korkotuottoa koskevat tämän asetuksen säännökset eivät rajoita ennakkomaksujen kirjaamista tilinpäätöslaskelmien vastaavaa-puolelle varainhoitoasetuksen 143 artiklassa tarkoitetuissa kirjanpitosäännöissä vahvistetulla tavalla.
2 LUKU
Vuotuisperiaate
3 artikla
Varainhoitovuoden määrärahat
(Varainhoitoasetuksen 11 artiklan 3 kohta)
Varainhoitovuodeksi hyväksytyt maksusitoumusmäärärahat ja maksumäärärahat muodostuvat seuraavista eristä:
a)
talousarvioon otetut määrärahat, mukaan lukien lisätalousarviot;
b)
edelliseltä varainhoitovuodelta siirretyt määrärahat;
c)
varainhoitoasetuksen 178 ja 182 artiklan mukaisesti uudelleen käyttöön otetut määrärahat;
d)
varainhoitoasetuksen 177 artiklan 3 kohdan mukaisesti takaisin maksetuista ennakkomaksuista peräisin olevat määrärahat;
e)
määrärahat, jotka on otettu talousarvioon varainhoitovuoden kuluessa tai aiempien varainhoitovuosien kuluessa kannettujen ja käyttämättä jääneiden käyttötarkoitukseensa sidottujen tulojen perusteella.
4 artikla
Määrärahojen peruuttaminen tai siirtäminen varainhoitovuodelta toiselle
(Varainhoitoasetuksen 13 artiklan 2 kohta)
1. Maksusitoumusmäärärahoja ja varainhoitoasetuksen 13 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitettuja kiinteistöhankkeisiin liittyviä jaksottamattomia määrärahoja voidaan siirtää seuraavalle varainhoitovuodelle ainoastaan silloin kun sitoumuksia ei ole voitu tehdä varainhoitovuoden 31 päivään joulukuuta mennessä syistä, joihin tulojen ja menojen hyväksyjä ei ole voinut vaikuttaa, ja kun alustavat muodollisuudet ovat edenneet jo niin pitkälle, että sitoumus katsotaan voitavan tehdä viimeistään seuraavan vuoden 31 päivänä maaliskuuta tai kiinteistöhankkeiden osalta viimeistään 31 päivänä joulukuuta.
2. Varainhoitoasetuksen 13 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetut alustavat muodollisuudet, jotka on saatava päätökseen varainhoitovuoden 31 päivään joulukuuta mennessä, jotta määrärahat voidaan siirtää seuraavalle varainhoitovuodelle, ovat erityisesti seuraavat:
a)
varainhoitoasetuksen 85 artiklassa tarkoitetuista kokonaissitoumuksista rahoituspäätös tai edellä mainittuun päivämäärään mennessä loppuun saatettu kunkin toimielimen sisäinen lausuntokierros, jonka päämääränä on saada kyseinen päätös hyväksyttyä,
b)
varainhoitoasetuksen 85 artiklassa tarkoitetuista yksittäisistä sitoumuksista mahdollisten toimeksisaajien, edunsaajien, palkinnonsaajien tai valtuutuksen saajien lopullinen valinta.
3. Määrärahat, jotka on siirretty seuraavalle varainhoitovuodelle varainhoitoasetuksen 13 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukaisesti ja joita ei ole sidottu seuraavan varainhoitovuoden 31 päivään maaliskuuta mennessä tai, jos määrärahat liittyvät kiinteistöhankkeisiin, seuraavan vuoden 31 päivään joulukuuta mennessä, peruuntuvat ilman eri toimenpiteitä.
Komissio toimittaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle tiedot tällä tavoin peruuntuneista määrärahoista kuukauden kuluessa ensimmäisen alakohdan mukaisesta peruuntumisesta.
4. Määrärahoja, jotka on siirretty seuraavalle varainhoitovuodelle varainhoitoasetuksen 13 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukaisesti, voidaan käyttää seuraavan varainhoitovuoden 31 päivään joulukuuta saakka.
5. Määrärahat, jotka siirretään seuraavalle varainhoitovuodelle 1-4 kohdan mukaisesti, on eriteltävä kirjanpidossa.
3 LUKU
Laskentayksikön periaate
5 artikla
Euron ja muiden valuuttojen väliset muuntokurssit
(Varainhoitoasetuksen 19 artikla)
1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä muuntaa euron muiksi valuutoiksi Euroopan unionin virallisen lehden C-sarjassa julkaistavan euron päivittäisen kurssin perusteella, sanotun kuitenkaan rajoittamatta alakohtaisten säädösten soveltamisesta johtuvia erityissäännöksiä.
Kun euron ja jonkin muun valuutan välisen muuntamisen toteuttaa toimeksisaaja tai edunsaaja, sovelletaan hankinta-, avustus- tai rahoitussopimusten määräyksiä muuntamista koskevista erityisjärjestelyistä.
2. Sen estämiseksi, että valuuttojen muuntamisella olisi merkittävä vaikutus unionin yhteisrahoituksen tasoon tai haitallinen vaikutus unionin talousarvioon, edellä 1 kohdassa tarkoitetuissa muuntamista koskevissa erityissäännöksissä on tarvittaessa säädettävä euron ja muiden valuuttojen välisen muuntokurssin laskemisesta tietyn ajanjakson päivittäisten valuuttakurssien keskiarvon perusteella.
3. Jos euron päivittäistä kurssia tiettyyn valuuttaan nähden ei ole julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä käyttää 4 kohdassa tarkoitettua laskennallista kurssia.
4. Jollei tämän asetuksen 240 artiklan säännöksistä muuta johdu, euro muunnetaan muiksi valuutoiksi varainhoitoasetuksen 151-156 artiklassa säädetyn kirjanpidon tarpeita varten euron kuukausittaisen laskennallisen kurssin avulla. Laskennallisen kurssin vahvistaa komission tilinpitäjä käyttämällä luotettaviksi katsomiaan tietolähteitä; kurssi määräytyy vahvistamiskuukautta edeltävän kuukauden toiseksi viimeisen arkipäivän valuuttakurssin perusteella.
5. Tämän artiklan 4 kohdassa tarkoitettujen valuuttaoperaatioiden tulokset esitetään asianomaisen toimielimen kirjanpidossa erillisessä otsakkeessa.
Tämän kohdan ensimmäistä alakohtaa sovelletaan varainhoitoasetuksen 208 artiklassa tarkoitettuihin elimiin soveltuvin osin.
6 artikla
Euron ja muiden valuuttojen välisissä muuntotoimenpiteissä käytettävä kurssi
(Varainhoitoasetuksen 19 artikla)
1. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän toteuttamissa, euron ja muiden valuuttojen välisissä muuntotoimenpiteissä käytetään sen päivän kurssia, jona tulojen ja menojen hyväksymisestä vastaava yksikkö tekee maksu- tai perintämääräyksen, sanotun kuitenkaan rajoittamatta alakohtaisten säädösten soveltamisesta tai hankintasopimuksista, avustussopimuksista, avustuspäätöksistä tai rahoitussopimuksista johtuvia erityissäännöksiä tai -määräyksiä.
2. Kun on kyse euromääräisistä ennakkotileistä, euron ja muiden valuuttojen välisissä muuntotoimenpiteissä käytettävä kurssi määräytyy pankin maksupäivän perusteella.
3. Varainhoitoasetuksen 19 artiklassa tarkoitettujen kansallisen valuutan määräisten ennakkotilien selvittämisen yhteydessä euron ja muiden valuuttojen välisissä muuntotoimenpiteissä käytettävä kurssi määräytyy tililtä maksetun menon suorituskuukauden perusteella.
4. Kun on kyse kiinteämääräisistä menoista tai sellaisista menoista, jotka aiheutuvat Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavista henkilöstösäännöistä ja unionin muuta henkilöstöä koskevista palvelussuhteen ehdoista, jäljempänä ’henkilöstösäännöt’, joille on vahvistettu enimmäismäärä ja jotka maksetaan muuna valuuttana kuin euroina, käytetään kurssia, joka on voimassa saamisen syntyessä.
4 LUKU
Yleiskatteisuusperiaate
7 artikla
Käyttötarkoitukseensa sidottujen tulojen esittäminen talousarviossa ja niitä vastaavien määrärahojen ottaminen talousarvioon
(Varainhoitoasetuksen 21 artikla)
1. Rajoittamatta 9 ja 10 artiklan soveltamista, käyttötarkoitukseensa sidotut tulot esitetään talousarviossa seuraavasti:
a)
kunkin toimielimen pääluokkaa koskevassa tulotaulukossa on budjettikohta kyseisiä tuloja varten;
b)
menotaulukon selvitysosissa ja yleisissä huomautuksissa mainitaan budjettikohdat, joihin voidaan ottaa käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja vastaavat määrärahat.
Ensimmäisen alakohdan a alakohdassa tarkoitetussa tapauksessa budjettikohta varustetaan merkinnällä ”pro memoria”, ja arvio tuloista mainitaan budjettikohdan selvitysosassa.
2. Käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja vastaavat määrärahat saadaan käyttöön ilman eri toimenpiteitä sekä maksusitoumusmäärärahoina että maksumäärärahoina sen jälkeen kun toimielin on kantanut tulon, lukuun ottamatta seuraavia tapauksia:
a)
tapaukset, joista säädetään varainhoitoasetuksen 181 artiklan 2 kohdassa ja 183 artiklan 2 kohdassa;
b)
jäsenvaltioiden osalta tapaus, josta säädetään varainhoitoasetuksen 21 artiklan 2 kohdan b alakohdassa, kun rahoitusosuuden määrä on ilmaistu rahoitussopimuksessa euroina.
Ensimmäisen alakohdan b alakohdassa tarkoitetussa tapauksessa maksusitoumusmäärärahat voidaan asettaa käyttöön silloin, kun jäsenvaltio allekirjoittaa rahoitussopimuksen.
8 artikla
Jäsenvaltioiden rahoitusosuudet tutkimusohjelmiin
(Varainhoitoasetuksen 21 artiklan 2 kohdan a alakohta)
1. Tutkimustoimintaa täydentäviä ohjelmia koskevista jäsenvaltioiden rahoitusosuuksista, joista säädetään neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1150/2000 (8) 5 artiklassa, maksetaan:
a)
seitsemän kahdestoistaosaa talousarviossa olevasta summasta viimeistään kuluvan varainhoitovuoden 31 päivänä tammikuuta;
b)
loput viisi kahdestoistaosaa viimeistään kuluvan varainhoitovuoden 15 päivänä heinäkuuta.
2. Jos talousarviota ei ole lopullisesti hyväksytty ennen varainhoitovuoden alkua, 1 kohdassa säädetyt rahoitusosuudet määräytyvät edellisen varainhoitovuoden talousarvioon otettujen määrien perusteella.
3. Kaikki rahoitusosuudet tai lisämaksut, jotka jäsenvaltioiden on maksettava talousarvioon, on tuloutettava komission tilille tai tileille 30 kalenteripäivän kuluessa maksuvaatimuksen esittämisestä.
4. Maksusuoritukset kirjataan asetuksessa (EY, Euratom) N:o 1150/2000 säädetylle tilille, ja niitä koskevat mainitussa asetuksessa säädetyt edellytykset.
9 artikla
Käyttötarkoitukseensa sidotut tulot, jotka saadaan EFTA-valtioiden osallistumisesta tiettyihin unionin ohjelmiin
(Varainhoitoasetuksen 21 artiklan 2 kohdan e alakohta)
1. Euroopan vapaakauppaliiton jäsenvaltioiden, jäljempänä ’EFTA-valtiot’, osallistuminen tiettyihin unionin ohjelmiin esitetään talousarviossa seuraavasti:
a)
tulotaulukkoon lisätään pro memoria -merkinnällä varustettu budjettikohta, johon otetaan EFTA-valtioiden rahoitusosuuden kokonaismäärä kyseisenä varainhoitovuotena;
b)
menotaulukossa esitetään
i)
EFTA-valtioiden osallistuessa unionin toiminnan rahoittamiseen rahoitusosuuden määrä merkitään ”tiedoksi” kyseistä toimintaa koskevan budjettikohdan selvitysosaan;
ii)
talousarvioon laaditaan liite, joka on olennainen osa talousarviota ja johon merkitään kaikkia niitä unionin toimintoja koskevat budjettikohdat, joihin EFTA-valtiot osallistuvat.
Arvio ensimmäisen alakohdan a alakohdassa tarkoitetusta määrästä esitetään talousarvion selvitysosissa.
Ensimmäisen alakohdan b alakohdan ii alakohdassa tarkoitetussa liitteessä esitetään, miten rahoitusosuuksia vastaavat määrärahat on otettu 2 kohdan mukaisesti talousarvioon ja miten menot suoritetaan.
2. Euroopan talousalueesta tehdyn sopimuksen, jäljempänä ’ETA-sopimus’, 82 artiklan nojalla EFTA-valtioiden vuosittaisia rahoitusosuuksia, sellaisina kuin Euroopan talousalueen sekakomitea on ne vahvistanut komissiolle ETA-sopimukseen liitetyssä pöytäkirjassa N:o 32 olevan 1 artiklan 5 kohdan mukaisesti, vastaavat maksusitoumuksiin ja maksumääräyksiin käytettävät määrärahat otetaan talousarvioon kokonaisuudessaan heti varainhoitovuoden alussa.
3. Jos EFTA-valtioiden osaltaan rahoittamien budjettikohtien määrärahoja lisätään varainhoitovuoden aikana ilman, että EFTA-valtiot voivat kyseisen varainhoitovuoden aikana muuttaa vastaavasti rahoitusosuuksiaan ETA-sopimuksen 82 artiklassa määrätyn kertoimen mukaisesti, komissio voi varmistaa EFTA-valtioiden osuutta koskevan ennakkorahoituksen väliaikaisesti ja poikkeuksellisesti kassavaroistaan. Määrärahalisäyksen jälkeen komissio pyytää sitä vastaavat EFTA-valtioiden rahoitusosuudet maksettavaksi mahdollisimman pian. Komissio toimittaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle joka vuosi tiedon tällaisista päätöksistä.
Ennakkorahoituksen aiheuttama tilanne korjataan mahdollisimman pian seuraavan varainhoitovuoden talousarvion puitteissa.
4. Varainhoitoasetuksen 21 artiklan 2 kohdan e alakohdan mukaisesti EFTA-valtioiden rahoitusosuudet ovat ulkoisia käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja. Tilinpitäjä huolehtii asianmukaisesti siitä, että rahoitusosuuksista peräisin olevien tulojen ja niitä vastaavien määrärahojen käyttöä seurataan erikseen.
Komissio esittää varainhoitoasetuksen 150 artiklan 2 kohdassa säädetyssä kertomuksessaan erillisen selvityksen siitä, miten EFTA-valtioiden rahoitusosuus on toteutunut tuloina ja menoina.
10 artikla
Tuotto, joka saadaan liiallisten alijäämien vuoksi jäsenvaltioille langetetuista seuraamuksista
(Varainhoitoasetuksen 21 artiklan 2 kohdan c alakohta)
Neuvoston asetuksen (EY) N:o 1467/97 (9) 4 jaksossa tarkoitetuista seuraamuksista kertyvä tuotto otetaan talousarvioon seuraavasti:
a)
tulotaulukkoon lisätään ”pro memoria” -merkinnällä varustettu budjettikohta, johon merkitään kyseisistä rahamääristä kertyvät korot;
b)
rajoittamatta varainhoitoasetuksen 77 artiklan soveltamista näitä tulotaulukkoon otettuja rahamääriä koskevat maksusitoumusmäärärahat ja maksumäärärahat otetaan samanaikaisesti tiettyyn menotaulukon budjettikohtaan.
Ensimmäisen alakohdan b alakohdassa tarkoitetut määrärahat käytetään varainhoitoasetuksen 20 artiklan mukaisesti.
11 artikla
Unionille annettujen lahjoitusten vastaanottamisesta aiheutuvat kulut
(Varainhoitoasetuksen 22 artikla)
Varainhoitoasetuksen 22 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua Euroopan parlamentilta ja neuvostolta pyydettävää lupaa varten komissio antaa arvion ja asianmukaisen selvityksen unionille annettujen lahjoitusten vastaanottamiseen liittyvistä rahoituskuluista, mukaan lukien jatkokustannukset.
12 artikla
Verosaamisia koskeva tili
(Varainhoitoasetuksen 23 artiklan 3 kohta)
Verot, jotka unioni on maksanut varainhoitoasetuksen 23 artiklan 2 kohdan ja 23 artiklan 3 a kohdan mukaisesti, kirjataan aputilille, kunnes asianomaiset valtiot ovat ne hyvittäneet.
5 LUKU
Erittelyperiaate
13 artikla
Muiden toimielinten kuin komission määrärahasiirtojen prosenttiosuuksien laskentasäännöt
(Varainhoitoasetuksen 25 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 25 artiklassa tarkoitetut prosenttiosuudet lasketaan talousarvioon ja lisätalousarvioihin otettujen määrärahojen perusteella, kun määrärahasiirtopyyntö esitetään.
2. Laskennassa otetaan huomioon kaikki määrärahasiirrot, joilla on määrä siirtää määrärahoja siitä budjettikohdasta tai siihen budjettikohtaan, josta määrärahat siirretään, sekä kyseistä budjettikohtaa koskevat aiemmat määrärahasiirrot.
Huomioon ei oteta sellaisia määrärahasiirtoja vastaavaa määrää, jotka asianomainen toimielin voi tehdä itse ilman Euroopan parlamentin ja neuvoston eri päätöstä.
14 artikla
Komission määrärahasiirtojen prosenttiosuuksien laskentasäännöt
(Varainhoitoasetuksen 26 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 26 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut prosenttiosuudet lasketaan talousarvioon ja lisätalousarvioihin otettujen määrärahojen perusteella, kun määrärahasiirtopyyntö esitetään.
2. Laskennassa otetaan huomioon kaikki määrärahasiirrot, joilla on määrä siirtää määrärahoja siitä budjettikohdasta tai siihen budjettikohtaan, josta tai johon määrärahoja siirretään, sekä kyseistä budjettikohtaa koskevat aiemmat määrärahasiirrot.
Huomioon ei oteta sellaisia määrärahasiirtoja vastaavaa määrää, jotka komissio voi tehdä itse ilman Euroopan parlamentin ja neuvoston eri päätöstä.
15 artikla
Hallintomenot
(Varainhoitoasetuksen 26 artikla)
Varainhoitoasetuksen 26 artiklan 1 kohdan ensimmäisen alakohdan b alakohdassa tarkoitetut menot kattavat kustakin toimintalohkosta varainhoitoasetuksen 44 artiklan 3 kohdassa tarkoitetut menoerät.
16 artikla
Määrärahasiirtopyyntöjen perusteleminen
(Varainhoitoasetuksen 25 ja 26 artikla)
Määrärahasiirtoesityksiin ja kaikkiin tietoihin, jotka Euroopan parlamentille ja neuvostolle toimitetaan varainhoitoasetuksen 25 ja 26 artiklan mukaisesti tehdyistä määrärahasiirroista, on liitettävä mukaan riittävät ja yksityiskohtaiset perustelut, joista käy ilmi määrärahojen toteutuminen sekä arvio loppuvuoden tarpeesta; perustelut on annettava sekä budjettikohdista, joihin määrärahoja siirretään, että budjettikohdista, joista määrärahoja otetaan.
17 artikla
Hätäapuvaraukseen liittyvien määrärahasiirtopyyntöjen perusteleminen
(Varainhoitoasetuksen 29 artikla)
Jos määrärahasiirtoesitys koskee varainhoitoasetuksen 29 artiklassa tarkoitetun hätäapuvarauksen käyttöön ottamista, siihen on liitettävä riittävät ja yksityiskohtaiset perustelut, joista käyvät ilmi seuraavat seikat:
a)
budjettikohdasta, johon määrärahoja siirretään, esitetään mahdollisimman tuoreet tiedot määrärahojen toteutumisesta ja arvio loppuvuoden tarpeesta;
b)
ulkoisia toimia koskevista budjettikohdista esitetään määrärahojen käyttö siirtoesitystä edeltävän kuukauden loppuun mennessä, arvio loppuvuoden tarpeesta sekä loppuvuoden tarvearvion ja alkuperäisen arvion välinen vertailu;
c)
selvitys mahdollisuudesta kohdentaa määrärahoja uudelleen.
6 LUKU
Moitteettoman varainhoidon periaate
18 artikla
Arviointi
(Varainhoitoasetuksen 30 artikla)
1. Kaikista ohjelmia ja toimintoja koskevista ehdotuksista, jotka aiheuttavat menoja talousarviossa, tehdään ennakkoarviointi. Siinä tarkennetaan:
a)
tarve, joka toiminnalla täytetään lyhyellä ja pitkällä aikavälillä;
b)
unionin osallistumisesta saatava lisäarvo;
c)
toimintapolitiikan ja hallinnon tavoitteet, joihin kuuluvat sellaiset unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi tarvittavat toimenpiteet, jotka liittyvät petosten ehkäisemiseen, paljastamiseen, tutkintaan, vahingonkorvauksiin ja seuraamuksiin;
d)
käytettävissä olevat toimintavaihtoehdot ja niihin liittyvät riskit;
e)
odotettavissa olevat tulokset ja vaikutukset, erityisesti taloudelliset ja sosiaaliset vaikutukset sekä ympäristövaikutukset, ja niiden mittaamiseen tarvittavat indikaattorit ja arviointijärjestelyt;
f)
tarkoituksenmukaisin menettely valitun vaihtoehdon tai valittujen vaihtoehtojen toteuttamiseksi;
g)
ehdotetun ohjelman tai toiminnan sisäinen johdonmukaisuus ja nivoutuminen muihin asiaan liittyviin välineisiin;
h)
toimintaa varten osoitettavien määrärahojen, henkilöstön ja muiden hallintomenojen määrä kustannustehokkuusperiaatteen mukaisesti;
i)
vastaavista hankkeista aiemmin saadut kokemukset.
2. Ehdotuksissa on esitettävä seuranta-, raportointi- ja arviointijärjestelyt, joissa on otettu asianmukaisesti huomioon kaikkien ehdotetun ohjelman tai toiminnan toteuttamiseen osallistuvien hallintotasojen vastuualueet.
3. Kaikista sellaisista ohjelmista ja toiminnoista, pilottihankkeet ja valmistelutoimet mukaan luettuina, joihin osoitetut varat ylittävät 5 000 000 euroa, laaditaan väli- ja/tai jälkiarviointi, jossa tarkastellaan niihin osoitettuja taloudellisia resursseja ja henkilöstöresursseja sekä saavutettuja tuloksia; tarkoituksena on seuraavien edellytysten mukaisesti varmistaa, että toimet vastaavat niille asetettuja tavoitteita:
a)
monivuotisen ohjelman toteuttamisaikana saavutettuja tuloksia arvioidaan säännöllisesti sellaisen aikataulun mukaan, että arviointitulokset voidaan ottaa huomioon, kun tehdään päätöstä ohjelman jatkamisesta, muuttamisesta tai keskeyttämisestä;
b)
vuosi kerrallaan rahoitettavan toiminnan tuloksia arvioidaan vähintään kerran kuudessa vuodessa.
Ensimmäisen alakohdan a ja b alakohdassa säädetty vaatimus ei koske erikseen jokaista asianomaisen toiminnan osana toteutettavaa hanketta tai tointa, joiden osalta tämä vaatimus voidaan täyttää myös siten, että toimen toteuttaneet elimet antavat loppukertomuksen.
4. Edellä 1 ja 3 kohdassa tarkoitettujen arviointien on oltava oikeassa suhteessa asianomaista ohjelmaa tai toimintaa varten osoitettuihin varoihin sekä ohjelman tai toiminnan vaikutukseen.
19 artikla
Rahoitusselvitys
(Varainhoitoasetuksen 31 artikla)
Rahoitusselvityksessä esitetään ne taloudelliset tiedot, joiden perusteella lainsäätäjä voi arvioida, onko kyseiselle unionin toiminnalle tarvetta. Rahoitusselvityksessä on annettava tietoja siitä, miten ehdotus nivoutuu unionin muihin toimintoihin, sekä mahdollisista yhteisvaikutuksista.
Monivuotisten toimintojen rahoitusselvityksiin sisällytetään ennakkoarvio vuosittaisista määräraha- ja henkilöstötarpeista ulkopuolinen henkilöstö mukaan luettuna sekä arvio toimintojen vaikutuksista rahoitukseen keskipitkällä aikavälillä.
7 LUKU
Avoimuusperiaate
20 artikla
Talousarvion alustava julkaiseminen
(Varainhoitoasetuksen 34 artikla)
Ennen kuin talousarvio julkaistaan virallisesti Euroopan unionin virallisessa lehdessä, talousarvion lopulliset yksityiskohtaiset numerotiedot julkaistaan komission aloitteesta kaikilla kielillä toimielinten internetsivustolla mahdollisimman pian talousarvion lopullisen hyväksymisen jälkeen ja viimeistään neljän viikon kuluttua siitä.
21 artikla
Unionin varojen määriä ja saajia koskevien tietojen julkaiseminen
(Varainhoitoasetuksen 35 artikla)
1. Suoran hallinnoinnin nojalla myönnettyjen unionin varojen saajia koskevat tiedot julkaistaan unionin toimielinten internetsivuilla viimeistään kyseisten varojen myöntämisvuotta seuraavan varainhoitovuoden 30 päivänä kesäkuuta.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun julkaisemisen lisäksi kyseiset tiedot voidaan julkaista vakiomuotoisina myös muulla soveltuvalla tavalla.
2. Jollei tässä asetuksessa tai alakohtaisissa säännöissä toisin säädetä tai määrätä, on julkaistava seuraavat tiedot, ottaen huomioon varainhoitoasetuksen 35 artiklan 3 kohdassa esitetyt perusteet:
a)
saajan nimi;
b)
saajan sijainti;
c)
myönnettyjen varojen määrä;
d)
toimenpiteen luonne ja tarkoitus.
Edellä b alakohdassa olevalla ilmaisulla ’sijainti’ tarkoitetaan
i)
osoitetta, jos saaja on oikeushenkilö;
ii)
NUTS 2 -tason aluetta, jos saaja on luonnollinen henkilö.
Luonnollisista henkilöistä julkaistut henkilötiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua sen varainhoitovuoden päättymisestä, jona varat myönnettiin. Samalla tavalla poistetaan sellaisia oikeushenkilöitä koskevat henkilötiedot, joiden virallisessa nimessä yksilöidään yksi tai useampi luonnollinen henkilö.
3. Edellä 2 kohdassa tarkoitetut tiedot saadaan julkaista ainoastaan sellaisten palkintojen, avustusten tai sopimusten osalta, jotka on myönnetty kilpailun, avustusten myöntämismenettelyn tai julkisen hankintamenettelyn tuloksena. Seuraavia tietoja ei julkaista:
a)
luonnollisille henkilöille maksetut apurahat ja muu varainhoitoasetuksen 125 artiklan 4 kohdan c alakohdassa tarkoitettu suora tuki, joka on myönnetty sitä eniten tarvitseville luonnollisille henkilöille;
b)
sopimukset, joiden arvo alittaa tämän asetuksen 137 artiklan 2 kohdassa tarkoitetun määrän.
4. Julkaisemisesta luovutaan, jos se saattaisi uhata asianomaisten henkilöiden oikeuksia ja vapauksia, sellaisina kuin ne ovat suojattuina Euroopan unionin perusoikeuskirjassa, tai jos se saattaisi vahingoittaa saajien kaupallisia etuja.
22 artikla
Linkki välillisen hallinnoinnin nojalla myönnettyjen unionin varojen saajista julkaistuihin tietoihin
(Varainhoitoasetuksen 35 artikla)
Kun unionin varojen hallinnointi siirretään varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetuille viranomaisille ja elimille, valtuutussopimuksissa on edellytettävä, että viranomaiset ja elimet, joille tehtäviä siirretään, julkaisevat 21 artiklan 2 ja 3 kohdassa tarkoitetut tiedot vakiomuotoisina omilla internetsivuillaan.
Unionin toimielinten internetsivuilla on oltava vähintään viittaus niiden internetsivujen osoitteeseen, joilla kyseiset tiedot ovat saatavilla, ellei niitä julkaista suoraan unionin toimielinten internetsivuilla omassa osiossaan.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun julkaisemisen lisäksi kyseiset tiedot voidaan julkaista vakiomuotoisina myös muulla soveltuvalla tavalla.
Ensimmäisessä kohdassa tarkoitettuun julkaisemiseen sovelletaan 21 artiklan 2-4 kohtaa.
III OSASTO
TALOUSARVION LAATIMINEN JA RAKENNE
23 artikla
Rahoitussuunnitelma
(Varainhoitoasetuksen 38 artikla)
Varainhoitoasetuksen 38 artiklassa tarkoitettu rahoitussuunnitelma esitetään menolajeittain, toimintalohkoittain ja budjettikohdittain. Kokonaisrahoitussuunnitelma kattaa kaikki menolajit lukuun ottamatta maataloutta, koheesiopolitiikkaa ja hallintoa, joiden osalta esitetään ainoastaan yhteenveto.
24 artikla
Lisätalousarvioesitykset
(Varainhoitoasetuksen 41 artiklan 1 kohta)
Lisätalousarvioesityksiin liitetään perustelut ja laadinnan aikana käytettävissä olevat tiedot edellisen ja kuluvan varainhoitovuoden talousarvion toteuttamisesta.
25 artikla
Budjettinimikkeistö
(Varainhoitoasetuksen 44 artikla)
Budjettinimikkeistön on oltava erittelyperiaatteen, avoimuusperiaatteen ja moitteettoman varainhoidon periaatteen mukainen. Sen avulla varmistetaan talousarviomenettelyä varten tarvittava selkeys ja avoimuus, helpotetaan keskeisten tavoitteiden johtamista asianomaisista oikeusperustoista sekä mahdollistetaan poliittisia painopisteitä koskevat valinnat ja tehokas ja vaikuttava täytäntöönpano.
26 artikla
Viimeksi päättyneen varainhoitovuoden toteutuneet menot
(Varainhoitoasetuksen 49 artiklan 1 kohdan a alakohdan v alakohta)
Viimeksi päättyneen varainhoitovuoden toteutuneet menot määritetään talousarvion laatimista varten seuraavasti:
a)
maksusitoumuksina: varainhoitovuoden aikana kirjanpitoon viedyt maksusitoumukset, jotka rahoitetaan saman varainhoitovuoden määrärahoista, sellaisina kuin ne määritellään 3 artiklassa;
b)
maksuina: varainhoitovuoden aikana suoritetut maksut eli maksut, joiden suorittamista koskeva määräys on toimitettu pankille ja jotka katetaan saman varainhoitovuoden määrärahoista, sellaisina kuin ne määritellään 3 artiklassa.
27 artikla
Talousarvion selvitysosat
(Varainhoitoasetuksen 49 artiklan 1 kohdan a alakohdan vi alakohta)
Talousarvion selvitysosissa ilmoitetaan seuraavat tiedot:
a)
perussäädös, jos sellainen on olemassa,
b)
riittävä selvitys määrärahojen luonteesta ja käyttötarkoituksesta.
28 artikla
Henkilöstötaulukko
(Varainhoitoasetuksen 49 artiklan 1 kohdan c alakohdan i alakohta)
Hankintakeskuksen henkilöstö esitetään erikseen komission henkilöstötaulukon yhteydessä.
IV OSASTO
TALOUSARVION TOTEUTTAMINEN
1 LUKU
Yleiset säännökset
29 artikla
Tiedot henkilötietojen luovuttamisesta tarkastuksia varten
(Varainhoitoasetuksen 53 artikla)
Kaikissa sellaisissa ehdotus- ja tarjouspyynnöissä, jotka liittyvät suoran hallinnoinnin piiriin kuuluviin avustuksiin, hankintoihin tai palkintoihin, mahdollisille edunsaajille, ehdokkaille, tarjoajille ja osallistujille on Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 (10) mukaisesti ilmoitettava, että niiden henkilötietoja voidaan unionin taloudellisten etujen suojaamistarkoituksessa luovuttaa sisäisen tarkastuksen yksiköille, Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle, taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelimelle tai Euroopan petostentorjuntavirastolle, jäljempänä ’OLAF’, sekä siirtää komission ja toimeenpanovirastojen tulojen ja menojen hyväksyjien välillä.
30 artikla
Yhteistä ulko- ja turvallisuuspolitiikkaa koskevat valmistelevat toimenpiteet
(Varainhoitoasetuksen 54 artiklan 2 kohdan c alakohta)
Sellaisten toimenpiteiden rahoittamiseen, jotka on neuvostossa hyväksytty Euroopan unionista tehdyn sopimuksen V osaston mukaisten unionin kriisinhallintaoperaatioiden valmistelemiseksi, kuuluvat lisäkustannukset, jotka aiheutuvat suoraan sellaisen operaation tai ryhmän sijoittamisesta kentälle, jossa on mukana unionin toimielinten henkilöstöä, mukaan lukien toiminnan riskialttiilla alueella kattava vakuutus sekä matka- ja majoituskulut ja päivärahat.
31 artikla
Perussopimusten mukaiset komission erityiset toimivaltuudet
(Varainhoitoasetuksen 54 artiklan 2 kohdan d alakohta)
1. Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen, jäljempänä ’SEUT-sopimus’, artiklat, joissa komissiolle myönnetään suoraan erityiset toimivaltuudet, ovat seuraavat:
a)
154 artikla (työmarkkinaosapuolten vuoropuhelu);
b)
156 artikla (sosiaalipoliittiset tutkimukset, lausunnot ja neuvottelut);
c)
159 ja 161 artikla (sosiaalipoliittiset erityiskertomukset);
d)
168 artiklan 2 kohta (aloitteet terveydensuojelua koskevan yhteensovittamisen edistämiseksi);
e)
171 artiklan 2 kohta (aloitteet Euroopan laajuisia verkkoja koskevan yhteensovittamisen edistämiseksi);
f)
173 artiklan 2 kohta (aloitteet teollisuusasioita koskevan yhteensovittamisen edistämiseksi);
g)
175 artiklan toinen kohta (kertomus taloudellisen, sosiaalisen ja alueellisen yhteenkuuluvuuden toteuttamisessa saavutetusta edistymisestä);
h)
181 artiklan 2 kohta (aloitteet tutkimusta ja teknologian kehittämistä koskevan yhteensovittamisen edistämiseksi);
i)
190 artikla (kertomus tutkimuksesta ja teknologian kehittämisestä);
j)
210 artiklan 2 kohta (aloitteet kehitysyhteistyöpolitiikkoja koskevan yhteensovittamisen edistämiseksi).
k)
214 artiklan 6 kohta (aloitteet humanitaarisen avun toimia koskevan yhteensovittamisen edistämiseksi);
2. Euroopan atomienergiayhteisön perustamisesta tehdyn sopimuksen, jäljempänä ’Euratomin perustamissopimus’, artiklat, joissa komissiolle myönnetään suoraan erityiset toimivaltuudet, ovat seuraavat:
a)
70 artikla (talousarvion rajoissa oleva taloudellinen tuki jäsenvaltioiden alueella toteutettavaan malminetsintätoimintaan);
b)
77-85 artikla.
3. Edellä 1 ja 2 kohdassa esitettyjä luetteloita voidaan täydentää talousarvioesityksen yhteydessä ilmoittamalla kyseeseen tulevat artiklat ja rahamäärät.
32 artikla
Toimet, jotka saattavat johtaa etu- tai menettelyristiriitaan
(Varainhoitoasetuksen 57 artikla)
1. Muun muassa seuraavanlaiset toimet saattavat johtaa varainhoitoasetuksen 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuun eturistiriitaan, sanotun kuitenkaan rajoittamatta niiden määrittelemistä laittomaksi toiminnaksi 141 artiklan nojalla:
a)
myönnetään itselle tai jollekin toiselle perusteettomia suoria tai välillisiä etuuksia;
b)
kieltäydytään myöntämästä edunsaajalle oikeuksia tai etuuksia, joihin tällä on oikeus;
c)
toimitaan asiattomasti tai väärin tai jätetään toteuttamatta pakollisia toimia.
Myös sellaiset toimet saattavat johtaa eturistiriitaan, jotka heikentävät henkilön edellytyksiä hoitaa tehtäviään riippumattomasti ja puolueettomasti, kuten henkilön osallistuminen julkisen hankintamenettelyn tai avustusmenettelyn arviointikomitean toimintaan, silloin kun hän voi saada suoraa tai välillistä taloudellista hyötyä näiden menettelyjen tuloksesta.
2. Eturistiriidan oletetaan syntyvän, jos hakija, ehdokas tai tarjoaja on henkilöstösääntöjen alaisen henkilöstön jäsen, ellei hän ole saanut etukäteen esimieheltään lupaa osallistua menettelyyn.
3. Eturistiriidan syntyessä valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä toteuttaa tarvittavat toimenpiteet, joilla estetään asianomaista henkilöä vaikuttamasta sopimattomasti kyseiseen menettelyyn.
2 LUKU
Toteuttamistavat
1 jakso
Yleiset säännökset
33 artikla
Hallinnointitapa
(Varainhoitoasetuksen 58 artikla)
Komission kirjanpitojärjestelmässä on ilmoitettava hallinnointitapa ja kunkin hallinnointitavan osalta se, minkä tyyppisille varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetuille yhteisöille tai henkilöille talousarvion toteuttamistehtäviä on siirretty.
Kun on kyse varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetusta komission toteuttamasta suorasta hallinnoinnista, kirjanpitojärjestelmässä on eriteltävä seuraavat toteuttamisesta vastaavat tahot:
a)
komission yksiköt;
b)
toimeenpanovirastot;
c)
unionin edustustojen päälliköt;
d)
varainhoitoasetuksen 187 artiklassa tarkoitetut erityisrahastot.
2 jakso
Suora hallinnointi
34 artikla
Suora hallinnointi
(Varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan a alakohta)
Kun komissio toteuttaa talousarviota suoraan omissa yksiköissään, toteuttamistehtävistä vastaavat varainhoitoasetuksen 64-75 artiklassa tarkoitetut taloushallinnon toimijat tässä asetuksessa säädettyjen edellytysten mukaisesti.
35 artikla
Toimivallan siirtäminen toimeenpanovirastoille
(Varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan a alakohta ja 62 artikla)
1. Päätöksissä, joissa toimivaltaa siirretään toimeenpanovirastoille, nämä virastot valtuutetaan käyttämään tulojen ja menojen hyväksyjinä niille hallinnoitavaksi siirrettyyn unionin ohjelmaan kuuluvia määrärahoja.
2. Komission valtuutusasiakirjassa on oltava vähintään 40 artiklan a-d ja h alakohdassa säädetyt määräykset. Asianomaisen toimeenpanoviraston johtaja hyväksyy kirjallisesti valtuusasiakirjan viraston nimissä.
36 artikla
Hankintasääntöjen noudattaminen
(Varainhoitoasetuksen 63 artikla)
Siirtäessään varainhoitoasetuksen 63 artiklan 2 kohdan mukaisesti tehtäviä yksityisille yhteisöille komissio tekee hankintasopimuksen varainhoitoasetuksen ensimmäisen osan V osaston ja toisen osan IV osaston III luvun mukaisesti.
3 jakso
Hallinnointi yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa
37 artikla
Jäsenvaltioiden kanssa yhteistyössä toteutettavaa hallinnointia koskevat erityissäännökset - toimenpiteet parhaiden käytänteiden edistämiseksi
(Varainhoitoasetuksen 59 artikla)
Komissio laatii rekisterin elimistä, jotka ovat alakohtaisten säädösten mukaan vastuussa hallinnoinnista, todistusten myöntämisestä ja tarkastustoiminnasta.
Edistääkseen parhaiden käytänteiden noudattamista rakennerahastojen, koheesiorahaston, Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahaston, Euroopan maatalouden tukirahaston ja Euroopan kalatalousrahaston määrärahojen toteuttamisessa komissio voi antaa hallinnoinnista ja valvonnasta vastaavien elinten käyttöön tiedotustarkoituksessa menetelmäoppaan, jossa se esittää valvontastrategiansa ja -lähestymistapansa ja joka sisältää myös tarkistuslistoja sekä esimerkkejä parhaista käytänteistä. Tätä opasta päivitetään aina tarpeen mukaan.
4 jakso
Välillinen hallinnointi
38 artikla
Järjestelmien, sääntöjen ja menettelyjen vastaavuus välillisessä hallinnoinnissa
(Varainhoitoasetuksen 60 artikla)
1. Komissio voi hyväksyä hankintasäännöt ja -menettelyt omia hankintasääntöjään ja -menettelyjään vastaaviksi, jos seuraavat edellytykset täyttyvät:
a)
ne ovat kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen saamiseksi toteutettavaan tarjoajien laajaan kilpailuttamiseen perustuvan periaatteen mukaisia, ja neuvottelumenettelyjä käytetään vain kun on kyse kohtuullisista määristä tai kun niiden käyttö on asianmukaisesti perusteltua;
b)
niillä varmistetaan avoimuus huolehtimalla tietojen, etenkin tarjouspyyntöjen, riittävästä julkistamisesta ennakkoon sekä toimeksisaajien riittävästä julkistamisesta jälkikäteen;
c)
niillä varmistetaan tasapuolinen kohtelu, oikeasuhteisuus ja syrjimättömyys;
d)
niillä estetään eturistiriidat hankintamenettelyn kaikissa vaiheissa.
Lainsäädännön, jonka jäsenvaltiot tai kolmannet maat ovat antaneet direktiivin 2004/18/EY saattamiseksi osaksi kansallista lainsäädäntöä, katsotaan vastaavan toimielinten varainhoitoasetuksen mukaisesti soveltamia sääntöjä.
2. Komissio voi hyväksyä avustuksia koskevat säännöt ja menettelyt omia avustuksiin soveltamiaan sääntöjä ja menettelyjä vastaaviksi, jos seuraavat edellytykset täyttyvät:
a)
ne ovat suhteellisuusperiaatteen, moitteettoman varainhoidon periaatteen, tasapuolisen kohtelun periaatteen ja syrjimättömyyden periaatteen mukaisia;
b)
niillä varmistetaan avoimuus huolehtimalla ehdotuspyyntöjen riittävästä julkistamisesta, käyttämällä suoria myöntämismenettelyjä vain silloin kun on kyse kohtuullisista määristä tai kun niiden käyttö on asianmukaisesti perusteltua ja huolehtimalla edunsaajien riittävästä julkistamisesta jälkikäteen suhteellisuusperiaatetta noudattaen;
c)
niillä estetään eturistiriidat avustusten myöntämismenettelyn kaikissa vaiheissa;
d)
niiden mukaan avustukset eivät saa olla päällekkäisiä, niitä ei saa myöntää takautuvasti, niihin on pääsääntöisesti liityttävä rahoitusta myös muista lähteistä eikä niiden tarkoituksena tai tuloksena saa olla voiton tuottaminen edunsaajalle.
3. Komissio voi hyväksyä, että sellaisten yhteisöjen ja henkilöiden käyttämät kirjanpidon ja sisäisen valvonnan järjestelmät, joille komission lukuun hoidettavia talousarvion toteuttamistehtäviä on tarkoitus siirtää, tarjoavat vastaavantasoisen, unionin taloudelliset edut varmistavan suojan ja vastaavantasoisen, kohtuullisen varmuuden siitä, että hallintotavoitteet saavutetaan, jos kyseiset järjestelmät ovat varainhoitoasetuksen 32 artiklassa säädettyjen periaatteiden mukaisia.
39 artikla
Muiden yhteisöjen ja henkilöiden sääntöjen ja menettelyjen ennakkoarviointi välillisessä hallinnoinnissa
(Varainhoitoasetuksen 61 artiklan 1 kohta)
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi varainhoitoasetuksen 61 artiklan 1 kohdan mukaista ennakkoarviointia tehdessään perustaa arviointinsa toisen tulojen ja menojen hyväksyjän tekemään ennakkoarviointiin sillä edellytyksellä, että näiden ennakkoarviointien päätelmillä on merkitystä siirrettäviin tehtäviin liittyvien riskien kannalta, etenkin siltä osin kuin on kyse tehtävien luonteesta ja niihin liittyvistä määristä.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi perustaa ennakkoarviointinsa muiden rahoittajien tekemään ennakkoarviointiin, jos kyseinen ennakkoarviointi koskee edellytyksiä, jotka vastaavat varainhoitoasetuksen 60 artiklassa säädettyjä välilliseen hallinnointiin sovellettavia edellytyksiä.
40 artikla
Talousarvion toteuttamistehtäviä muille yhteisöille ja henkilöille siirtävän sopimuksen sisältö
(Varainhoitoasetuksen 61 artiklan 3 kohta)
Valtuutussopimuksissa on määrättävä yksityiskohtaisista järjestelyistä, joilla varmistetaan unionin taloudellisten etujen suoja ja toteutettavien toimien avoimuus. Kyseisten sopimusten on sisällettävä ainakin seuraavat:
a)
tehtävien selkeä määrittely ja niiden rajaaminen etenkin siltä osin kuin on kyse siirrettyjen tehtävien muuttamisesta, velkojen perimisestä luopumisesta ja takaisinmaksettujen tai käyttämättä jääneiden varojen käytöstä;
b)
tehtävien toteuttamisedellytykset ja -järjestelyt, vastuualueet sekä toimitettavien tarkastusten, myös ohjelmien arvioinnin, järjestäminen;
c)
edellytykset unionin rahoitusosuuden maksamiselle, myös täytäntöönpanosta aiheutuneiden kustannusten korvaamiselle sekä korvauksille, jotka maksetaan yhteisölle, jolle tehtäviä on siirretty, ja säännöt siitä, mitä asiakirjoja maksujen perusteiksi on esitettävä;
d)
säännöt siitä, miten komissiolle raportoidaan tehtävien hoidosta, odotetuista tuloksista, havaituista sääntöjenvastaisuuksista ja niiden osalta toteutetuista toimenpiteistä, edellytyksistä, joiden täyttyessä maksut voidaan keskeyttää tai niitä voidaan lykätä, sekä edellytyksistä, joiden täyttyessä tehtävien hoitaminen päättyy;
e)
päivämäärä, johon mennessä valtuutussopimuksen täytäntöönpanemiseksi tarvittavat yksittäiset hankinta- ja avustussopimukset on tehtävä ja jonka on oltava oikeassa suhteessa siirrettyjen tehtävien luonteeseen;
f)
poissulkemista koskevat säännöt, joiden nojalla yhteisö tai henkilö voi sulkea sellaiset yhteisöt, jotka ovat jossakin varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan a, b tai e alakohdassa tai 107 artiklan a tai b alakohdassa tarkoitetuista tilanteista, hankintamenettelyjen sekä avustusten ja palkintojen myöntämismenettelyjen ulkopuolelle tai estää hankintasopimuksen tekemisen tällaisen yhteisön kanssa taikka avustuksen tai palkinnon myöntämisen sille;
g)
komission toimittamia tarkastuksia koskevat yksityiskohtaiset järjestelyt sekä määräykset, joiden nojalla komissio, OLAF ja tilintarkastustuomioistuin voivat tutustua tehtäviensä hoitamiseksi tarvitsemiinsa tietoihin sekä toimittaa tarkastuksia ja tutkimuksia, myös paikalla;
h)
seuraavat järjestelyt:
i)
yhteisön, jolle tehtäviä on siirretty, antama sitoumus, jonka mukaan se ilmoittaa komissiolle viipymättä kaikista unionin varojen hoitoon liittyvistä petoksista ja niiden osalta toteutetuista toimenpiteistä;
ii)
sellaisen yhteystahon nimeäminen, jolla on asianmukaiset valtuudet tehdä suoraan yhteistyötä OLAFin kanssa tämän operatiivisen toiminnan helpottamiseksi;
i)
edellytykset pankkitilien käytölle ja varainhoitoasetuksen 8 artiklan 4 kohdan mukaiselle korkotuoton käytölle;
j)
määräykset tai säännökset, joilla varmistetaan, että unionin toiminta erottuu asianomaisen elimen muista toiminnoista.
41 artikla
Johdon vahvistuslausuma ja vaatimusten täyttymistä koskeva selvitys
(Varainhoitoasetuksen 60 artiklan 5 kohta)
Jos toimi päättyy ennen asianomaisen varainhoitovuoden päättymistä, varainhoitoasetuksen 60 artiklan 5 kohdan b alakohdassa tarkoitettu johdon vahvistuslausuma voidaan korvata toimesta vastaavan yhteisön tai henkilön loppuraportilla, jos kyseinen raportti toimitetaan ennen asianomaista varainhoitovuotta seuraavan varainhoitovuoden helmikuun 15 päivää.
Silloin kun kansainväliset järjestöt ja kolmannet maat toteuttavat toimia, jotka eivät ole monivuotisia ja joiden kesto on enintään 18 kuukautta, varainhoitoasetuksen 60 artiklan 5 kohdassa tarkoitettu vaatimusten täyttymistä koskeva selvitys voidaan sisällyttää loppuraporttiin.
42 artikla
Tilien tarkastamis- ja hyväksymismenettelyt ja menettely välillisessä hallinnoinnissa sovellettavien sääntöjen vastaisesti aiheutuneiden menojen sulkemiseksi unionin rahoituksen ulkopuolelle
(Varainhoitoasetuksen 60 artiklan 6 kohdan b ja c alakohta)
1. Varainhoitoasetuksen 60 artiklan 6 kohdan b ja c alakohdassa tarkoitetut menettelyt käsittävät seuraavat toimet, sanotun kuitenkaan rajoittamatta alakohtaisiin sääntöihin sisältyviä erityissäännöksiä:
a)
komissio toimittaa tarkastuksia asiakirjojen perusteella ja tarvittaessa paikalla;
b)
komissio määrittää hyväksyttäväksi katsottavat menot, tarvittaessa viranomaisten ja elinten kanssa järjestettävän kuulemismenettelyn jälkeen ja ilmoitettuaan asiasta ensin asianomaisille viranomaisille ja elimille;
c)
komissio laskee tarvittaessa rahoituskorjaukset;
d)
komissio perii takaisin tai maksaa hyväksyttyjen menojen sekä viranomaisille ja elimille jo maksettujen varojen välisen erotuksen;
ensimmäisen alakohdan d alakohdan osalta komissio suorittaa takaisinperinnän mieluiten kuittaamalla 87 artiklassa säädetyin edellytyksin.
2. Kun talousarvion toteuttamistehtäviä siirretään usean rahoittajan rahoittamaa toimea toteuttavalle yhteisölle, varainhoitoasetuksen 60 artiklan 6 kohdan b ja c alakohdassa tarkoitetut menettelyt koostuvat sen tarkastamisesta, että yhteisö on käyttänyt toimeen komission kyseistä toimea varten maksamaa määrää vastaavan määrän ja että menot ovat yhteisön kanssa allekirjoitettuun sopimukseen sisältyvien velvoitteiden mukaiset.
Usean rahoittajan toimella tarkoitetaan tässä asetuksessa mitä tahansa sellaista tointa, jossa unionin varoja yhdistetään ainakin yhden toisen rahoittajan varoihin.
43 artikla
Välillistä hallinnointia yhteistyössä kansainvälisten järjestöjen kanssa koskevat erityissäännökset
(Varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan c alakohdan ii alakohta ja 188 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan c alakohdan ii alakohdassa tarkoitetut kansainväliset järjestöt ovat seuraavat:
a)
hallitustenvälisillä sopimuksilla perustetut kansainväliset julkisoikeudelliset järjestöt sekä niiden perustamat erityisjärjestöt;
b)
Punaisen Ristin kansainvälinen komitea;
c)
Punaisen Ristin ja Punaisen Puolikuun yhdistysten kansainvälinen liitto;
d)
muut voittoa tavoittelemattomat järjestöt, jotka on rinnastettu kansainvälisiin järjestöihin komission päätöksellä.
2. Kun komissio toteuttaa talousarviota yhteistyössä kansainvälisten järjestöjen kanssa välillisesti hallinnoiden, sovelletaan asianomaisten järjestöjen kanssa tehtyjä tarkastussopimuksia.
44 artikla
Julkisoikeudellisten elinten tai julkisen palvelun tehtäviä hoitavien yksityisoikeudellisten elinten nimeäminen
(Varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan c alakohdan v ja vi alakohta)
1. Julkisoikeudellisiin elimiin ja julkisen palvelun tehtäviä hoitaviin yksityisoikeudellisiin elimiin sovelletaan sen jäsenvaltion tai maan lakeja, jossa ne on perustettu.
2. Jos hallinnointi suoritetaan verkostona, joka edellyttää ainakin yhden elimen tai yhteisön nimeämistä verkostoon osallistuvaa jäsenvaltiota tai maata kohden, nimeämisen suorittaa asianomainen jäsenvaltio tai maa perussäädöksen mukaisesti.
Kaikissa muissa tapauksissa komissio nimeää kyseiset elimet tai yhteisöt asianomaisten jäsenvaltioiden tai maiden suostumuksella.
3 LUKU
Taloushallinnon toimijat
1 jakso
Taloushallinnon toimijoiden oikeudet ja velvollisuudet
45 artikla
Taloushallinnon toimijoiden oikeudet ja velvollisuudet
(Varainhoitoasetuksen 64 artikla)
1. Kukin toimielin antaa kullekin taloushallinnon toimijalle hänen tehtävänsä hoidossa tarvittavat voimavarat sekä toimenkuvauksen, jossa esitetään yksityiskohtaisesti hänen tehtävänsä, oikeutensa ja velvollisuutensa.
2. Edelleenvaltuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä varainhoitoasetuksen 56 artiklan 2 kohdan mukaisesti toimivien unionin edustustojen päälliköiden on heille edelleenvaltuutuksella siirrettyjä varainhoidon tehtäviä hoitaessaan noudatettava komission antamaa toimenkuvausta.
2 jakso
Tulojen ja menojen hyväksyjä
46 artikla
Valtuutettujen ja edelleenvaltuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien avustaminen
(Varainhoitoasetuksen 65 artikla)
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi käyttää tehtävänsä hoidossa apunaan henkilöstöä, jonka tehtävänä on suorittaa hänen vastuullaan tiettyjä talousarvion toteuttamisessa sekä taloutta ja hallintoa koskevien tietojen tuottamisessa tarvittavia toimia. Eturistiriitojen välttämiseksi valtuutettujen tai edelleenvaltuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien apuna toimivan henkilöstön on noudatettava varainhoitoasetuksen 57 artiklassa tarkoitettuja velvollisuuksia.
Edelleenvaltuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä varainhoitoasetuksen 56 artiklan 2 kohdan toisen alakohdan mukaisesti toimivat unionin edustustojen päälliköt voivat käyttää tehtävänsä hoidossa apuna komission henkilöstöä.
47 artikla
Valtuuttamista koskevat sisäiset säännökset
(Varainhoitoasetuksen 65 artikla)
Kukin toimielin vahvistaa omissa sisäisissä säännöissään varainhoitoasetuksen ja tämän asetuksen säännösten mukaisesti talousarvion oman pääluokkansa moitteetonta toteuttamista varten tarpeellisiksi katsomansa määrärahojen hallintotoimenpiteet.
Edelleenvaltuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä varainhoitoasetuksen 56 artiklan 2 kohdan toisen alakohdan mukaisesti toimivien unionin edustustojen päälliköiden on heille edelleenvaltuutuksella siirrettyjä varainhoidon tehtäviä hoitaessaan noudatettava komission antamia sisäisiä sääntöjä.
48 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjien säilyttämät tositteet
(Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 2 kohta)
Tulojen ja menojen hyväksyjä luo paperiasiakirjoihin perustuvia tai sähköisiä järjestelmiä talousarvion toteuttamiseen ja talousarvion toteuttamistoimiin liittyvien tai niistä tuloksena olevien alkuperäisten tositteiden säilyttämistä varten. Järjestelmässä huolehditaan, että
a)
tositteet numeroidaan;
b)
tositteet päivätään;
c)
tositteet luetteloidaan, mahdollisesti sähköisesti, siten että voidaan selvittää niiden tarkka sijainti;
d)
varainhoitovuoden tositteet säilytetään vähintään viiden vuoden ajan siitä päivästä, jona Euroopan parlamentti on myöntänyt kyseistä varainhoitovuotta koskevan vastuuvapauden;
e)
toimielimen vaatimia ennakkomaksuvakuuksia koskevat asiakirjat säilytetään, ja perustetaan tapahtumarekisteri, jonka avulla voidaan järjestää kyseisten vakuuksien riittävä seuranta.
Tositteet, jotka koskevat vielä keskeneräisiä toimenpiteitä, säilytetään ensimmäisen kohdan d alakohdassa säädettyä määräaikaa kauemmin, toimenpiteiden päättymistä seuraavan vuoden loppuun saakka.
Tositteissa olevat henkilötiedot on mahdollisuuksien mukaan poistettava, kun kyseisiä tietoja ei tarvita talousarviota koskevassa vastuuvapausmenettelyssä eikä valvonnassa tai tarkastuksissa. Teleliikennetietojen säilyttämisen osalta sovelletaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 37 artiklan 2 kohdan säännöksiä.
49 artikla
Ennakko- ja jälkitarkastukset
(Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 5 ja 6 kohta)
1. Tapahtuman luomisella tarkoitetaan kaikkia 46 artiklassa tarkoitettujen henkilöiden tavanomaisesti toteuttamia toimenpiteitä, joilla valmistellaan toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän vastuulla olevaa talousarvion toimeenpanoa.
2. Tapahtuman ennakkotarkastuksella tarkoitetaan kaikkia ennakkotarkastuksia, jotka toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on ottanut käyttöön tapahtuman toiminnallisten ja taloudellisten näkökohtien tarkastamiseksi.
3. Ennakkotarkastuksissa tarkistetaan vaadittujen tositteiden ja muiden käytettävissä olevien tietojen yhdenmukaisuus.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päättää ennakkotarkastusten suorittamistiheydestä ja perusteellisuudesta ottaen huomioon riskit ja kustannustehokkuuden. Maksun vahvistamisesta vastuussa oleva tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää epäselvissä tapauksissa lisätietoja tai suorittaa tarkastuksen paikalla saadakseen ennakkotarkastuksen yhteydessä kohtuullisen varmuuden.
Ennakkotarkastusten tavoitteena on varmistaa, että
a)
meno ja tulo ovat asianmukaiset ja asiaan sovellettavien säännösten mukaiset, erityisesti talousarvion ja asiaankuuluvan lainsäädännön sekä perussopimusten ja asetusten soveltamiseksi annettujen säädösten ja mahdollisten sopimusehtojen mukaiset;
b)
varainhoitoasetuksen ensimmäisen osan II osaston 7 luvussa tarkoitettua moitteettoman varainhoidon periaatetta noudatetaan.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi tarkastuksissa katsoa, että joukko samankaltaisia yksittäisiä maksutapahtumia, jotka koskevat henkilöstön palkkoihin tai eläkkeisiin taikka virkamatka- tai sairauskulukorvauksiin liittyviä toistuvia menoja, muodostaa yhden tapahtuman.
4. Jälkitarkastukset voidaan toteuttaa asiakirjojen pohjalta ja tarvittaessa paikalla.
Jälkitarkastuksissa varmistetaan, että talousarviosta rahoitettavat toimet toteutetaan asianmukaisesti ja erityisesti että 3 kohdassa tarkoitettuja kriteereitä noudatetaan.
Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä tarkistaa jälkitarkastusten tulokset vähintään kerran vuodessa havaitakseen mahdolliset järjestelmään liittyvät ongelmat. Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä toteuttaa tarvittavat toimenpiteet ongelmien korjaamiseksi.
Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 6 kohdassa tarkoitettua riskianalyysia tarkistetaan tarkastustulosten ja muiden keskeisten tietojen pohjalta.
Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä laatii monivuotisten ohjelmien osalta monivuotisen tarkastusstrategian, jossa määritellään tarkastusten luonne ja laajuus ja se, miten tuloksia mitataan vuosikohtaisesti varmuuden hankkimiseksi vuosittain.
50 artikla
Johtosääntö
(Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 7 kohta ja 73 artiklan 5 kohta)
1. Henkilöt, jotka toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä nimeää taloustapahtumien valvojiksi, valitaan todistuksin tai riittävällä työkokemuksella vahvistetun erityispätevyyden perusteella tai soveltuvan koulutusohjelman pohjalta.
2. Kukin toimielin vahvistaa johtosäännön, jossa määritellään sisäisen valvonnan alalla
a)
edellä 1 kohdassa tarkoitetuilta henkilöiltä vaadittava tekninen osaaminen ja talousasioiden tuntemus;
b)
kyseisten henkilöiden jatkokoulutusvaatimus;
c)
heidän vastuualueensa, asemansa ja tehtävänsä;
d)
käytännesäännöt, joita heidän on noudatettava, varsinkin eettiset normit ja luotettavuuden vaatimus, sekä heidän oikeutensa.
3. Edelleenvaltuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä varainhoitoasetuksen 56 artiklan 2 kohdan toisen alakohdan mukaisesti toimivien unionin edustustojen päälliköiden on heille edelleenvaltuutuksella siirrettyjä varainhoidon tehtäviä hoitaessaan noudatettava tämän artiklan 2 kohdassa tarkoitettua komission johtosääntöä.
4. Kukin toimielin ottaa käyttöön riittävät rakenteet tietojen jakamiseksi tuloja ja menoja hyväksyville yksiköille valvontaa koskevista säännöistä sekä sitä varten käytettävistä menetelmistä ja tekniikoista ja tietojen saattamiseksi säännöllisesti ajan tasalle.
51 artikla
Valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän pidättäytyminen toimenpiteistä
(Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 8 kohta)
Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 8 kohdassa tarkoitettu valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän pidättäytyminen toimenpiteistä tarkoittaa, ettei tämä puutu asiaan siihen liittyvien seikkojen kannalta tarkoituksenmukaisessa määräajassa tai viimeistään yhden kuukauden kuluessa.
52 artikla
Taloutta ja hallintoa koskevien tietojen toimittaminen tilinpitäjälle
(Varainhoitoasetuksen 66 artikla)
Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä toimittaa tilinpitäjälle tämän vahvistamien sääntöjen mukaisesti tämän tehtävien hoitamiseen tarvittavat taloutta ja hallintoa koskevat tiedot.
Tulojen ja menojen hyväksyjä ilmoittaa tilinpitäjälle säännöllisesti ja ainakin tilinpäätöstä varten varainhoitotilejä koskevat keskeiset tiedot, jotta unionin kirjanpito vastaisi unionin varojen käyttöä.
53 artikla
Neuvottelumenettelyistä raportoiminen
(Varainhoitoasetuksen 66 artikla)
Valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät luetteloivat kunakin varainhoitovuonna hankinnat, jotka tehdään tämän asetuksen 134 artiklan 1 kohdan a-g alakohdassa, 135 artiklan 1 kohdan a-d alakohdassa sekä 266, 268 ja 270 artiklassa tarkoitetuilla neuvottelumenettelyillä. Jos neuvottelumenettelyjen osuus valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän tekemistä hankinnoista on kasvanut huomattavasti aiempiin varainhoitovuosiin verrattuna tai jos neuvottelumenettelyillä tehtyjen hankintojen osuus on merkittävästi suurempi kuin keskimäärin koko toimielimen tasolla, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on raportoitava asiasta kyseiselle toimielimelle ja esitettävä mahdolliset toimenpiteet, jotka on toteutettu tilanteen korjaamiseksi. Kukin toimielin toimittaa neuvottelumenettelyistä kertomuksen Euroopan parlamentille ja neuvostolle. Komission kertomus esitetään varainhoitoasetuksen 66 artiklan 9 kohdassa tarkoitetun vuotuisia toimintakertomuksia koskevan yhteenvedon liitteenä.
3 jakso
Tilinpitäjä
54 artikla
Tilinpitäjän nimeäminen
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
1. Kukin toimielin nimeää tilinpitäjän Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen piiriin kuuluvista virkamiehistä.
Toimielin valitsee tilinpitäjän tämän erityisosaamisen perusteella, joka osoitetaan todistuksin tai vastaavalla työkokemuksella.
2. Vähintään kaksi toimielintä tai elintä voi nimetä saman tilinpitäjän.
Siinä tapauksessa ne huolehtivat tarvittavista järjestelyistä eturistiriitojen välttämiseksi.
55 artikla
Tilinpitäjän palvelussuhteen päättyminen
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
1. Tilinpitäjän luopuessa tehtävästään tilitapahtumista laaditaan viipymättä koetase.
2. Tilinpitäjä, joka luopuu tehtävästään, tai jos tämä ei ole mahdollista, joku hänen yksikkönsä virkamiehistä, toimittaa koetaseen ja sen luovuttamisesta laadittavan kertomuksen uudelle tilinpitäjälle.
Uuden tilinpitäjän on kuukauden kuluessa koetaseen toimittamisesta hyväksyttävä se allekirjoituksellaan; hän voi esittää varaumia.
Koetaseen luovuttamisesta laadittavassa kertomuksessa on esitettävä myös koetaseen tulos ja mahdolliset varaumat.
3. Kukin toimielin tai varainhoitoasetuksen 208 artiklassa tarkoitettu elin ilmoittaa Euroopan parlamentille, neuvostolle ja komission tilinpitäjälle kahden viikon kuluessa tilinpitäjän nimityksestä ja palvelussuhteen päättymisestä.
56 artikla
Kirjanpitojärjestelmien ja omaisuuden luettelointijärjestelmien hyväksyminen
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä ilmoittaa tilinpitäjälle merkittävistä muutoksista sellaisessa taloushallintojärjestelmässä, omaisuuden luettelointijärjestelmässä tai varojen ja velkojen arvostusjärjestelmässä, josta toimitetaan tietoja toimielimen kirjanpitoon tai jota käytetään sen sisältämien tietojen perustelemiseen, jotta tilinpitäjä voi tarkistaa, että hyväksymisperusteita on noudatettu.
Tilinpitäjä voi milloin tahansa tarkastella uudelleen jo hyväksyttyä taloushallintojärjestelmää. Jos tilinpitäjä ei hyväksy tai ei enää hyväksy tulojen ja menojen hyväksyjän perustamaa taloushallintojärjestelmää, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä laatii toimintasuunnitelman, jonka avulla järjestelmän hylkäämisen perusteena olleet puutteet korjataan määräajassa.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä vastaa tilinpitäjälle toimitettujen tietojen täydellisyydestä.
57 artikla
Kassanhallinta
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
1. Tilinpitäjä huolehtii siitä, että hänen toimielimellään on käytettävissään riittävästi varoja kattamaan talousarvion toteuttamisesta aiheutuvat kassatarpeet.
2. Edellä 1 kohdan soveltamiseksi tilinpitäjä kehittää kassanhallintajärjestelmiä laatiakseen kassaennusteita.
3. Komission tilinpitäjä jakaa käytettävissä olevat varat asetuksen (EY, Euratom) N:o 1150/2000 mukaisesti.
58 artikla
Pankkitilien hallinnointi
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
1. Tilinpitäjä voi avata tai antaa muiden tehtäväksi avata toimielimen nimissä tilejä rahoituslaitoksissa tai kansallisissa keskuspankeissa kassanhallinnan tarpeisiin. Perustelluissa tapauksissa tilinpitäjä saa poikkeuksellisesti avata muun valuutan kuin euron määräisiä tilejä.
2. Tilinpitäjä sulkee 1 kohdassa tarkoitetut tilit tai varmistaa, että ne suljetaan.
3. Tilinpitäjä määrittää 1 kohdassa tarkoitettujen rahoituslaitoksiin avattujen tilien hoitoehdot moitteetonta varainhoitoa, tehokkuutta ja kilpailuttamista koskevien periaatteiden mukaisesti.
4. Vähintään viiden vuoden välein tilinpitäjä kilpailuttaa rahoituslaitoksia, joissa tilejä voidaan avata 1 kohdan mukaisesti.
Jos se on paikallisten pankkitoimintaolosuhteiden nojalla mahdollista, unionin ulkopuolella sijaitseviin rahoituslaitoksiin avatut ennakkotilit kilpailutetaan säännöllisesti. Kilpailuttaminen toteutetaan vähintään viiden vuoden välein ennakkotilin haltijan aloitteesta, minkä jälkeen tilin haltija esittää tilinpitäjälle perustellun ehdotuksen siitä, mikä pankki valitaan enintään viideksi vuodeksi.
5. Tilinpitäjä huolehtii siitä, että rahoituslaitoksissa 1 kohdan mukaisesti avattujen tilien hoitoehtoja noudatetaan tarkoin.
Unionin ulkopuolella sijaitseviin rahoituslaitoksiin avattujen ennakkotilien osalta tästä velvollisuudesta huolehtii ennakkotilin haltija ottaen huomioon sen maan lainsäädännön, jossa hän hoitaa tehtäväänsä.
6. Komission tilinpitäjä ilmoittaa muiden toimielinten sekä varainhoitoasetuksen 208 artiklassa tarkoitettujen elinten tilinpitäjille rahoituslaitoksiin avattavien tilien hoitoehdot. Muiden toimielinten sekä varainhoitoasetuksen 208 artiklassa tarkoitettujen elinten tilinpitäjät varmistavat, että niiden avaamien tilien hoitoehdot vastaavat kyseisiä ehtoja.
59 artikla
Tilien allekirjoitukset
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
Tilien avaus-, hoito- ja käyttöehdoissa on mainittava sisäisen valvonnan tarpeiden mukaisesti, että sekkeihin, siirtomääräyksiin ja muihin pankkitapahtumiin tarvitaan allekirjoitus yhdeltä tai useammalta asianmukaisesti valtuutetulta henkilöstön jäseneltä. Muuten kuin sähköisesti annetuissa ohjeissa on oltava vähintään kahden asianmukaisesti valtuutetun henkilöstön jäsenen allekirjoitus tai tilinpitäjän omakätinen allekirjoitus.
Ensimmäisen alakohdan soveltamiseksi kunkin toimielimen tilinpitäjä toimittaa valtuutettujen henkilöstön jäsenten nimet ja nimikirjoitusnäytteet kaikille rahoituslaitoksille, joissa kyseinen toimielin on avannut tilejä.
60 artikla
Tilien hoitaminen
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
1. Tilinpitäjä varmistaa, että 58 artiklassa säädettyjen pankkitilien saldo ei poikkea merkittävästi 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuista kassaennusteista ja huolehtii aina, että
a)
tilejä ei ylitetä;
b)
valuuttatilien saldo muunnetaan säännöllisesti euroiksi.
2. Tilinpitäjä ei saa pitää valuuttatileillä summia, joista toimielimelle voi aiheutua mittavia valuuttakurssitappioita.
61 artikla
Tilisiirrot ja valuuttojen muuntaminen
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
Tilinpitäjä tekee tilisiirtoja rahoituslaitoksiin toimielimen nimissä avaamiensa tilien välillä ja muuntaa valuuttoja, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 69 artiklan soveltamista.
62 artikla
Maksutavat
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
Maksut suoritetaan tilisiirtona tai sekillä tai ennakkotileiltä pankkikortilla 67 artiklan 4 kohdan mukaisesti.
63 artikla
Oikeushenkilörekisterit
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
1. Tilinpitäjä voi suorittaa maksut tilisiirtona vain jos maksun saajan pankkiyhteys- ja tunnistetiedot ja niiden mahdolliset muutokset on syötetty ennalta toimielimen yhteisrekisteriin.
Maksun saajan oikeudelliset tiedot ja pankkiyhteystiedot sekä niiden muutokset merkitään rekisteriin asiakirjatodisteen perusteella; sen muodon määrittelee tilinpitäjä.
2. Tulojen ja menojen hyväksyjät voivat tehdä toimielimensä puolesta sitoumuksen maksun suorittamisesta tilisiirtona kolmannelle osapuolelle ainoastaan, jos tämä toimittaa saajarekisteriin tarvittavat tiedot.
Tulojen ja menojen hyväksyjät ilmoittavat tilinpitäjälle kaikki saajan ilmoittamat oikeudellisten tietojen ja pankkiyhteystietojen muutokset ja tarkistavat ennen maksun suorittamista, että nämä tiedot ovat voimassa.
Kun kyseessä on liittymistä edeltävä tuki, Euroopan unionin ehdokasmaiden viranomaisten kanssa voidaan tehdä yksittäisiä sitoumuksia, vaikka saajan tietoja ei vielä ole merkitty saajarekisteriin. Tässä tapauksessa tulojen ja menojen hyväksyjä pyrkii kaikin tavoin saamaan tiedot rekisteriin mahdollisimman nopeasti. Sopimusten mukaan ensimmäisen maksun suorittaminen edellyttää saajan pankkiyhteystietojen toimittamista komissioon.
64 artikla
Tilinpitäjän säilyttämät tositteet
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
Kirjanpitoa ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitettua tilinpäätöstä koskevat tositteet säilytetään vähintään viisi vuotta sen jälkeen kun Euroopan parlamentti on myöntänyt vastuuvapauden sen varainhoitovuoden osalta, johon tositteet liittyvät.
Tositteet, jotka koskevat vielä keskeneräisiä toimenpiteitä, säilytetään tätä määräaikaa kauemmin, toimenpiteiden päättymistä seuraavan vuoden loppuun saakka. Teleliikennetietojen säilyttämisen osalta sovelletaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 37 artiklan 2 kohdan säännöksiä.
Kukin toimielin päättää, missä yksikössä tositteita säilytetään.
65 artikla
Tilien käyttöoikeuksien haltijat
(Varainhoitoasetuksen 69 artikla)
Kukin toimielin määrittää edellytykset, joilla sen nimeämät ja 72 artiklassa tarkoitettujen paikallisyksiköiden tilejä käyttämään valtuuttamat henkilöstön jäsenet saavat antaa nimensä ja nimikirjoitusnäytteensä tiedoksi paikallisille rahoituslaitoksille.
4 jakso
Ennakoiden hoitaja
66 artikla
Ennakkotilien käyttöedellytykset
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
1. Jos maksuja on käytännössä mahdotonta maksaa talousarviosta tai niiden maksaminen talousarviosta ei ole tarkoituksenmukaista sen vuoksi, että maksettavat määrät ovat vähäisiä, niiden maksamiseksi voidaan perustaa ennakkotilejä.
2. Ennakoiden hoitaja voi väliaikaisesti vahvistaa ja maksaa menot toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän antamassa ohjeessa esitetyn yksityiskohtaisen kehyksen perusteella. Kyseisessä ohjeessa annetaan menojen väliaikaista vahvistamista ja maksamista koskevat säännöt ja edellytykset ja tarvittaessa ehdot 97 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitettujen oikeudellisten sitoumusten allekirjoittamiselle.
3. Päätöksen ennakkotilin perustamisesta ja ennakoiden hoitajan nimeämisestä antaa tilinpitäjä toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän asianmukaisesti perustellun ehdotuksen perusteella. Päätöksessä esitetään ennakoiden hoitajan ja tulojen ja menojen hyväksyjän vastuualueet ja velvollisuudet.
Myös ennakkotilin hoitoehtojen muuttamispäätöksen tekee tilinpitäjä toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän asianmukaisesti perustellun ehdotuksen perusteella.
4. Unionin edustustoissa perustetaan ennakkotilejä sekä komissiota koskevaan talousarvion pääluokkaan että Euroopan ulkosuhdehallintoa, jäljempänä ’EUH’, koskevaan talousarvion pääluokkaan kuuluvien menojen suorittamiseksi ja menojen täyden jäljitettävyyden varmistamiseksi.
67 artikla
Perustamis- ja maksuedellytykset
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
1. Ennakkotilin perustamista ja ennakoiden hoitajan nimeämistä koskevassa päätöksessä sekä ennakkotilin hoitoehtojen muuttamista koskevassa päätöksessä mainitaan erityisesti
a)
myönnettävän ensimmäisen ennakon käyttötarkoitus ja enimmäismäärä;
b)
se, aiotaanko toimielimen nimissä avata pankkitili tai postisiirtotili;
c)
kunkin sellaisen menoerän laji ja enimmäismäärä, jonka ennakoiden hoitaja voi suorittaa kolmansille tai periä niiltä;
d)
tositteiden esittämistä koskevat määräajat ja yksityiskohtaiset säännöt sekä järjestelyt tositteiden toimittamiseksi tulojen ja menojen hyväksyjälle lopullista kirjausta varten;
e)
menettelyt ennakon täydentämiseksi, jos se on tarpeen;
f)
se, että tulojen ja menojen hyväksyjä kirjaa ennakkotililtä maksetut suoritukset lopullisesti viimeistään seuraavan kuukauden lopussa, jotta kirjanpitosaldo ja pankkisaldo voidaan täsmäyttää;
g)
tilinpitäjän ennakoiden hoitajalle antaman luvan voimassaoloaika;
h)
ennakoiden hoitajan nimi.
2. Tehtäessä ennakkotilin perustamista koskevia päätösehdotuksia toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä huolehtii siitä, että
a)
maksut suoritetaan ensisijaisesti talousarviosta, jos tämä on mahdollista kirjanpidon keskitetyn tietojenkäsittelyjärjestelmän kautta;
b)
ennakkotilejä käytetään ainoastaan perustelluissa tapauksissa.
Menon enimmäismäärä, jonka ennakoiden hoitaja voi maksaa, jos maksuja maksettaessa on käytännössä mahdotonta noudattaa talousarviosta suoritettaviin maksuihin sovellettavaa menettelyä tai niiden maksaminen talousarviosta ei ole tarkoituksenmukaista, saa olla enintään 60 000 euroa.
3. Ennakoiden hoitaja voi suorittaa maksuja kolmansille seuraavin perustein ja rajoituksin:
a)
toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on ensin allekirjoittanut talousarviositoumuksen ja oikeudellisen sitoumuksen;
b)
ennakkotilin saldo kassassa tai pankissa on positiivinen.
4. Ennakkotileiltä suoritettavat maksut voidaan suorittaa tilisiirtona, mukaan lukien varainhoitoasetuksen 89 artiklassa tarkoitettu suoraveloitus, sekillä tai muilla maksutavoilla, myös pankkikortilla, tilinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.
5. Maksusuorituksen jälkeen annetaan lopullinen virallinen vahvistuspäätös ja/tai maksumääräys, jonka toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä allekirjoittaa.
68 artikla
Ennakoiden hoitajien valinta
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
Ennakoiden hoitajat valitaan virkamiehistä tai, ainoastaan asianmukaisesti perustelluista syistä, tarvittaessa muusta henkilöstöstä. Ennakoiden hoitajat valitaan todistuksin tai riittävällä työkokemuksella vahvistetun erityispätevyyden perusteella tai soveltuvan koulutusohjelman pohjalta.
69 artikla
Ennakkotilien rahoittaminen
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
1. Tilinpitäjä suorittaa maksuja varojen siirtämiseksi ennakkotileille ja huolehtii seurannasta niin pankkitilien avaamisen, allekirjoitusvaltuuksien kuin paikalla toimitettavien ja keskuskirjanpidon tarkastusten osalta. Tilinpitäjä siirtää varoja ennakkotileille. Ennakot maksetaan niitä varten avatulle pankkitilille.
Ennakkotilejä voidaan rahoittaa myös suoraan erilaisilla paikallisilla tuloilla, joita saadaan muun muassa:
a)
tarvikkeiden myynnistä;
b)
julkaisuista;
c)
erilaisista korvauksista; ja
d)
korkotuotoista.
Lopulliset kirjaukset menoiksi tai sekalaisiksi tai käyttötarkoitukseensa sidotuiksi tuloiksi tehdään 67 artiklassa tarkoitetun perustamispäätöksen ja varainhoitoasetuksen säännösten mukaisesti. Tulojen ja menojen hyväksyjä vähentää kyseiset määrät siirtäessään myöhemmin varoja samoille ennakkotileille.
2. Kurssitappioiden välttämiseksi ennakoiden hoitaja voi siirtää varoja samaan ennakkotiliin kuuluvien eri pankkitilien välillä.
70 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjien ja tilinpitäjien suorittamat tarkastukset
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
1. Ennakoiden hoitaja pitää tilinpitäjän laatimien sääntöjen ja ohjeiden mukaisesti kirjaa hallussaan olevista käteis- ja tilivaroista sekä maksusuorituksista ja kertyneistä tuloista. Toimivaltaisella tulojen ja menojen hyväksyjällä on milloin tahansa oikeus saada kyseisen kirjanpidon tilitiedot käyttöönsä, ja tapahtumista laaditaan vähintään kuukausittain luettelo, jonka ennakoiden hoitaja lähettää seuraavassa kuussa tositteiden kera toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle ennakkotililtä suoritettujen maksujen lopullista kirjaamista varten.
2. Tilinpitäjä tarkastaa itse tai antaa tähän tarkoitukseen valtuutetun henkilöstön jäsenen, joka kuuluu hänen omaan yksikköönsä tai tuloja ja menoja hyväksyvään yksikköön, tehtäväksi tarkastaa, pääsääntöisesti paikalla ja ilman ennakkoilmoitusta, että ennakoiden hoitajalle uskotut varat ovat tallessa, että kirjanpito on asianmukainen ja että ennakkotileiltä maksetut suoritukset on kirjattu lopullisesti määräajassa. Tilinpitäjä toimittaa kyseisten tarkastusten tulokset toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle.
71 artikla
Hankintamenettelyt
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
Ennakkotileiltä suoritettavat maksut voidaan maksaa 137 artiklan 3 kohdassa tarkoitetuin rajoituksin pelkän laskun perusteella ilman edeltävän tarjouksen hyväksymistä.
72 artikla
Ennakkotilien perustaminen
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
Varainhoitoasetuksen 70 artiklan mukaisesti jokaiseen unionin ulkopuoliseen paikallisyksikköön voidaan perustaa yksi tai useampi ennakkotili tietyntyyppisten menojen maksamiseksi. Paikallisyksiköllä tarkoitetaan esimerkiksi unionin edustustoa, toimistoa tai sivutoimipistettä kolmannessa maassa.
Ennakkotilien hoitoehdot määritetään kunkin paikallisyksikön erityistarpeiden mukaisesti tilien perustamispäätöksissä varainhoitoasetuksen 70 artiklan säännöksiä noudattaen.
73 artikla
Ennakoiden hoitajat ja unionin edustustojen tilejä hoitamaan valtuutetut henkilöt
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
Poikkeustapauksissa ja toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi EUH:n ennakoiden hoitajien tehtäviä unionin edustustoissa voivat hoitaa komission henkilöstön jäsenet. Komission ennakoiden hoitajiksi unionin edustustoissa voidaan nimetä samoin edellytyksin EUH:n henkilöstön jäseniä.
Ensimmäisessä kohdassa säädettyjä sääntöjä ja edellytyksiä sovelletaan unionin edustustoissa henkilöihin, jotka tilinpitäjä on valtuuttanut toteuttamaan pankkitoimia.
4 LUKU
Taloushallinnon toimijoiden vastuu
1 jakso
Yleiset säännöt
74 artikla
Petostentorjunnassa toimivaltaiset elimet
(Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 8 kohta ja 72 artiklan 2 kohta)
Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 8 kohdassa ja 72 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut viranomaiset ja elimet ovat henkilöstösäännöissä nimetyt elimet sekä elimet, jotka on nimetty unionin toimielinten päätöksissä petosten, lahjonnan tai muun unionin etuja vahingoittavan laittoman toiminnan torjuntaan liittyvien sisäisten tutkimusten edellytyksistä ja menettelyistä.
2 jakso
Valtuutettuihin ja edelleenvaltuutettuihin tulojen ja menojen hyväksyjiin sovellettavat säännöt
75 artikla
Taloudelliset väärinkäytökset
(Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 7 kohta ja 73 artiklan 6 kohta)
Edellä 29 artiklassa tarkoitettu taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelin, jäljempänä ’tutkintaelin’, on toimivaltainen tutkimaan varainhoitoasetuksen tai muiden taloushallintoa tai toimenpiteiden valvontaa koskevien säännösten rikkomistapauksia, jotka johtuvat henkilöstön jäsenen teosta tai laiminlyönnistä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta OLAFin toimivaltaa.
76 artikla
Taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelin
(Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 7 kohta ja 73 artiklan 6 kohta)
1. Nimittävä viranomainen pyytää tutkintaelimeltä varainhoitoasetuksen 73 artiklan 6 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetun lausunnon tämän asetuksen 75 artiklassa tarkoitetuista taloudellisista väärinkäytöksistä.
Kun unionin edustustojen päälliköt toimivat edelleenvaltuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä varainhoitoasetuksen 56 artiklan 2 kohdan mukaisesti, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää suoraan tutkintaelimeltä lausuntoa tämän asetuksen 75 artiklassa tarkoitetuista taloudellisista väärinkäytöksistä.
Jos valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä katsoo, että on tapahtunut taloudellinen väärinkäytös, hän voi saattaa asian tutkintaelimen käsiteltäväksi. Tutkintaelin antaa lausunnon, jossa arvioidaan, onko tapahtunut 75 artiklassa tarkoitettu väärinkäytös, miten vakava väärinkäytös on ja mitkä ovat sen mahdolliset seuraukset. Kun tutkintaelin katsoo tarkastelunsa perusteella, että sen käsiteltäväksi annettu asia kuuluu OLAFin toimivaltaan, se palauttaa asian viipymättä nimittävälle viranomaiselle ja ilmoittaa tästä välittömästi OLAFille.
Jos tutkintaelin saa varainhoitoasetuksen 66 artiklan 8 kohdan mukaisesti ilmoituksen suoraan henkilöstön jäseneltä, se siirtää asian nimittävän viranomaisen käsiteltäväksi ja ilmoittaa tästä ilmoituksen tehneelle henkilölle. Nimittävä viranomainen voi pyytää tutkintaelimeltä lausuntoa asiasta.
2. Toimielin vahvistaa tai, jos on kyseessä yhteinen tutkintaelin, sen perustamiseen osallistuneet toimielimet vahvistavat sisäisen organisaationsa mukaisesti tutkintaelimen toimintaa koskevat yksityiskohtaiset säännöt sekä sen kokoonpanon; tutkintaelimeen kuuluu yksi ulkopuolinen jäsen, jolla on riittävä pätevyys ja asiantuntemus.
77 artikla
Toimeksiantojen vahvistaminen
(Varainhoitoasetuksen 73 artiklan 3 kohta)
1. Jos tulojen ja menojen hyväksyjä katsoo, että hänelle osoitettuun toimeksiantoon liittyy sääntöjenvastaisuuksia tai että toimeksianto on moitteettoman varainhoidon periaatteen vastainen esimerkiksi sen vuoksi, että sitä ei voida toteuttaa hänelle osoitetuilla varoilla, hänen on ilmoitettava tästä kirjallisesti valtuutuksen tai edelleenvaltuutuksen antajalle. Jos valtuutuksen antaja vahvistaa toimeksiannon kirjallisesti ja hyvissä ajoin ja jos toimeksiannossa mainitaan riittävän selvästi seikat, joiden perusteella valtuutettu tai edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä ei katso voivansa toimeksiantoa suorittaa, tämä vapautuu vastuustaan. Hän suorittaa toimeksiannon, paitsi jos se on selvästi laiton tai asiaan sovellettavien turvallisuussääntöjen vastainen.
2. Edellä olevan 1 kohdan säännöksiä sovelletaan myös, kun tulojen ja menojen hyväksyjä saa hänelle osoitetun toimeksiannon kuluessa tietää, että asiaan liittyvät seikat ovat johtamassa sääntöjenvastaisuuteen.
Valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän on pidettävä kirjaa varainhoitoasetuksen 73 artiklan 3 kohdassa esitettyjen edellytysten mukaisesti vahvistetuista toimeksiannoista ja mainittava ne vuotuisessa toimintakertomuksessaan.
5 LUKU
Tulotapahtumat
1 jakso
Omat varat
78 artikla
Omiin varoihin sovellettavat säännöt
(Varainhoitoasetuksen 76 artikla)
Tulojen ja menojen hyväksyjä laatii ennakkoarvion komission käyttöön asetettavista omista varoista, jotka määritellään unionin omien varojen järjestelmästä annetussa päätöksessä.
Omat varat todetaan ja kannetaan ensimmäisessä kohdassa tarkoitetun päätöksen soveltamisesta annettujen säännösten mukaisesti.
2 jakso
Saamisennuste
79 artikla
Saamisennuste
(Varainhoitoasetuksen 77 artikla)
1. Saamisennusteessa mainitaan tulon laji ja kohta, johon tulo kirjataan talousarviossa, sekä mahdollisuuksien mukaan velallisen nimi ja arvio saamisen määrästä.
Saamisennustetta laatiessaan toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tarkistaa erityisesti, että
a)
talousarvioon tehty kirjaus on oikein;
b)
saamisennuste on asianmukainen sekä asiaan sovellettavien säännösten ja moitteettoman varainhoidon periaatteen mukainen.
2. Jollei varainhoitoasetuksen 181 artiklan 2 kohdasta ja 183 artiklan 2 kohdasta sekä tämän asetuksen 7 artiklan 2 kohdasta muuta johdu, saamisennuste ei aiheuta maksusitoumusmäärärahoja. Varainhoitoasetuksen 21 artiklassa tarkoitetuissa tapauksissa määrärahoja voi syntyä ainoastaan sen jälkeen kun unioni on saanut perittyä erääntyneet saamiset.
3 jakso
Saamisen vahvistaminen
80 artikla
Menettely
(Varainhoitoasetuksen 78 artikla)
1. Saamisen vahvistaminen on toimi, jolla toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä toteaa, että unionilla on saaminen velalliselta, ja laatii määräyksen, jolla velallista vaaditaan maksamaan velkansa.
2. Perintämääräys on toimenpide, jolla toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä antaa tilinpitäjälle ohjeen periä vahvistettu saaminen.
3. Veloitusilmoituksella velalliselle ilmoitetaan, että
a)
unioni on vahvistanut saamisen;
b)
jos maksu suoritetaan eräpäivään mennessä, viivästyskorkoa ei peritä;
c)
jos maksua ei suoriteta b alakohdassa tarkoitettuun eräpäivään mennessä, velasta peritään 83 artiklassa tarkoitetun korkokannan mukaista korkoa, sanotun kuitenkaan rajoittamatta asiaan sovellettavia erityissäännöksiä;
d)
jos maksua ei suoriteta b alakohdassa tarkoitettuun eräpäivään mennessä, toimielin suorittaa perinnän joko kuittaamalla tai etukäteen annetuista vakuuksista;
e)
tilinpitäjä voi ilmoitettuaan velalliselle kuittauksen syyn ja toteutusajankohdan periä saamisen kuittaamalla ennen b alakohdassa tarkoitettua eräpäivää, jos tämä on tarpeen unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi ja jos hänellä on perustellut syyt olettaa, että komission saaminen muuten menetetään;
f)
jos perintää ei ole saatu kokonaan suoritettua tämän alakohdan a-e alakohdassa tarkoitetuilla tavoilla, toimielin suorittaa perinnän täytäntöönpanokelpoisella päätöksellä joko varainhoitoasetuksen 79 artiklan 2 kohdan mukaisesti tai oikeusteitse.
Tulojen ja menojen hyväksyjä tulostaa veloitusilmoituksen ja lähettää sen velalliselle. Tilinpitäjälle ilmoitetaan asiasta varainhoidon tietojärjestelmän kautta.
81 artikla
Saamisen vahvistaminen
(Varainhoitoasetuksen 78 artikla)
Saamisen vahvistamiseksi toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä varmistaa, että
a)
saaminen on selvä eli sen osalta ei ole asetettu mitään ehtoja;
b)
saaminen on likvidi eli sen määrä on määriteltävä rahassa ja tarkasti;
c)
saaminen on erääntynyt eikä sille ole annettu maksuaikaa;
d)
velallisen nimi on oikein;
e)
perittävä määrä on kirjattu oikeaan budjettikohtaan;
f)
tositteet ovat asianmukaiset; ja
g)
moitteettoman varainhoidon periaatetta, erityisesti 91 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettuja perusteita, on noudatettu.
82 artikla
Saamisen vahvistamisen tueksi esitettävät tositteet
(Varainhoitoasetuksen 78 artikla)
1. Saamisen vahvistaminen perustuu tositteisiin, jotka osoittavat, että unionilla on oikeus saamiseen.
2. Ennen saamisen vahvistamista toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tarkastaa henkilökohtaisesti tositteet tai varmistaa omalla vastuullaan, että tarkastus on tehty.
3. Tulojen ja menojen hyväksyjä säilyttää tositteet 48 artiklan mukaisesti.
83 artikla
Viivästyskorko
(Varainhoitoasetuksen 78 artikla)
1. Jos saamista ei ole maksettu 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettuun eräpäivään mennessä, saamisesta peritään korkoa tämän artiklan 2 ja 3 kohdan mukaisesti, sanotun kuitenkaan rajoittamatta alakohtaisten säädösten soveltamisesta johtuvia erityissäännöksiä.
2. Korkokantana saamisiin, joita ei ole maksettu 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettuun eräpäivään mennessä, käytetään Euroopan unionin virallisen lehden C-sarjassa erääntymiskuukauden ensimmäisenä kalenteripäivänä julkaistua Euroopan keskuspankin perusrahoitusoperaatioihinsa soveltamaa korkoa korotettuna
a)
kahdeksalla prosenttiyksiköllä silloin kun saaminen on aiheutunut V osastossa tarkoitetuista julkisista tavara- ja palveluhankinnoista;
b)
kolmella ja puolella prosenttiyksiköllä muissa tapauksissa.
3. Korkoa kertyy 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettua ja veloitusilmoituksessa vahvistettua eräpäivää seuraavasta kalenteripäivästä alkaen siihen kalenteripäivään, jona velka maksetaan kokonaisuudessaan takaisin.
Viivästyskorkoa koskeva perintämääräys annetaan siinä vaiheessa, kun korko todellisuudessa maksetaan.
4. Kun on kyse sakoista ja kun velallinen antaa vakuuden, jonka tilinpitäjä hyväksyy maksusuorituksen sijasta, 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitetusta eräpäivästä laskettavan koron korkokantana käytetään tämän artiklan 2 kohdassa tarkoitettua, sen kuukauden ensimmäisenä päivänä voimassa olevaa korkoa, jona sakkoa koskeva päätös on annettu, korotettuna ainoastaan yhdellä ja puolella prosenttiyksiköllä.
4 jakso
Perinnän hyväksyminen
84 artikla
Perintämääräyksen laatiminen
(Varainhoitoasetuksen 79 artikla)
1. Perintämääräyksessä esitetään
a)
varainhoitovuosi, jolle meno kirjataan;
b)
tiedot asiakirjasta tai oikeudellisesta sitoumuksesta, johon saaminen perustuu ja jonka nojalla perintäoikeus on syntynyt;
c)
talousarvion momentti ja muut tarvittavat alajaottelut, myös mahdolliset viittaukset asianomaiseen talousarviositoumukseen;
d)
perittävä määrä euroina;
e)
velallisen nimi ja osoite;
f)
80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettu määräaika;
g)
kysymykseen tuleva perintätapa, varsinkin periminen kuittaamalla tai periminen etukäteen annetuista vakuuksista.
2. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päivää ja allekirjoittaa perintämääräyksen ja toimittaa sen tilinpitäjälle.
3. Kunkin toimielimen tilinpitäjä pitää perittävistä määristä luetteloa. Unionin saamiset on ryhmiteltävä luettelossa perintämääräyksen antamisajankohdan mukaan. Hän toimittaa luettelon komission tilinpitäjälle.
Komission tilinpitäjä laatii koonnetun luettelon, jossa perittävät määrät on eritelty toimielimen ja perintämääräyksen antamisajankohdan mukaan. Luettelo lisätään liitteeksi talousarvio- ja varainhallintoa koskevaan komission selvitykseen.
4. Unionin taloudellisten etujen suojan vahvistamiseksi komissio laatii unionin saamisista luettelon, jossa ilmoitetaan niiden velallisten nimet ja velkamäärät, jotka on määrätty maksamaan velkansa takaisin tuomioistuimen lainvoimaisella päätöksellä ja jotka eivät ole suorittaneet takaisinmaksua lainkaan tai eivät ole maksaneet takaisin huomattavaa osaa velasta vuoden kuluessa kyseisen päätöksen tekemisestä. Luettelo julkaistaan noudattaen asetuksessa (EY) N:o 45/2001 säädettyjä henkilötietojen suojaa koskevia vaatimuksia.
Luonnollisista henkilöistä julkaistut henkilötiedot poistetaan luettelosta, kun velka on maksettu takaisin kokonaan. Samalla tavalla poistetaan sellaisia oikeushenkilöitä koskevat henkilötiedot, joiden virallisessa nimessä yksilöidään yksi tai useampi luonnollinen henkilö.
Päätöksessä velallisen ottamisesta luetteloon unionin saamisista noudatetaan suhteellisuusperiaatetta ja otetaan huomioon erityisesti saamisen määrä.
85 artikla
Muun toimielimen hyväksi annettu täytäntöönpanokelpoinen päätös
(Varainhoitoasetuksen 79 artiklan 2 kohta)
1. Varainhoitoasetuksen 79 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut poikkeusolosuhteet vallitsevat, kun asianomainen toimielin on käyttänyt kaikki varainhoitoasetuksen 80 artiklan 1 kohdassa säädetyt mahdollisuudet saada maksu suoritetuksi vapaaehtoisesti tai periä velka kuittaamalla ja kun velan määrä on huomattava.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetussa tapauksessa asianomainen toimielin, lukuun ottamatta SEUT-sopimuksen 299 artiklassa mainittuja toimielimiä, voi pyytää komissiota antamaan täytäntöönpanokelpoisen päätöksen.
3. Kaikissa tapauksissa täytäntöönpanokelpoisessa päätöksessä on täsmennettävä, että vaaditut määrät otetaan asianomaista toimielintä koskevaan talousarvion osaan; tämä toimielin toimii tulojen ja menojen hyväksyjänä. Tulot otetaan talousarvioon yleisinä tuloina, elleivät ne kuulu varainhoitoasetuksen 21 artiklan 3 kohdassa säädettyihin, käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja koskeviin erityistapauksiin.
4. Pyynnön esittävä toimielin ilmoittaa komissiolle tapahtumista, jotka ovat omiaan muuttamaan perittävää määrää, ja tukee komission vaatimuksia, jos täytäntöönpanokelpoiseen päätökseen haetaan muutosta.
5. Komissio ja asianomainen toimielin sopivat tämän artiklan täytäntöönpanoa koskevista käytännön järjestelyistä.
5 jakso
Perintä
86 artikla
Saamisten perintämuodollisuudet
(Varainhoitoasetuksen 80 artikla)
1. Perittyään saamisen tilinpitäjä vie sen kirjanpitoon ja antaa sen tiedoksi toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle.
2. Kaikista tilinpitäjän tai ennakoiden hoitajan kassaan suoritetuista käteismaksuista on annettava kuitti.
3. Jos velalliseen kohdistuu useita perintämääräyksiä, kuitataan velallisen suorittamalla osittaisella takaisinmaksulla ensin vanhin saaminen, ellei velallinen toisin määrää.
Osasuorituksilla katetaan ensin viivästyskorot.
87 artikla
Periminen kuittaamalla
(Varainhoitoasetuksen 80 artikla)
1. Jos velallisella on 81 artiklan a alakohdassa tarkoitetulla tavalla selvä, rahassa määritelty ja erääntynyt saaminen unionilta ja tämä rahasumma on vahvistettu maksumääräyksellä, tilinpitäjä suorittaa vahvistetun saamisen perinnän kuittaamalla 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitetun eräpäivän jälkeen.
Poikkeustapauksissa tilinpitäjä suorittaa perinnän kuittaamalla ennen 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettua eräpäivää, jos tämä on tarpeen unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi ja jos tilinpitäjällä on perustellut syyt olettaa, että unionin saaminen muuten menetetään.
Tilinpitäjä suorittaa perinnän kuittaamalla ennen 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettua eräpäivää myös, jos velallinen hyväksyy tämän.
2. Ennen 1 kohdassa tarkoitetun perimisen toimittamista tilinpitäjä neuvottelee asiasta toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän kanssa ja ilmoittaa siitä asianomaisille velallisille.
Kun velallinen on kansallinen viranomainen tai sen hallinnollinen yksikkö, tilinpitäjän on ilmoitettava asianomaiselle jäsenvaltiolle aikomuksestaan toimittaa perintä kuittaamalla viimeistään 10 työpäivää ennen sen tekemistä. Tilinpitäjä voi kuitenkin toimittaa perinnän kuittaamalla ennen tämän määräajan päättymistä, jos asianomainen jäsenvaltio tai hallinnollinen yksikkö hyväksyy sen.
3. Edellä 1 kohdassa tarkoitetulla kuittaamisella on sama vaikutus kuin maksulla, ja se vapauttaa unionin koko velkasummasta ja mahdollisesti erääntyneestä korosta.
88 artikla
Perintämenettely silloin, kun maksua ei suoriteta vapaaehtoisesti
(Varainhoitoasetuksen 79 ja 80 artikla)
1. Rajoittamatta 87 artiklan soveltamista, jos saamista ei ole saatu kokonaan perittyä 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettuun ja veloitusilmoituksessa vahvistettuun eräpäivään mennessä, tilinpitäjä ilmoittaa siitä toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle ja aloittaa viipymättä menettelyn saamisen perimiseksi lainmukaisin keinoin, soveltuvin osin myös perimällä saamisen etukäteen annetuista vakuuksista.
2. Rajoittamatta 87 artiklan soveltamista, kun tämän artiklan 1 kohdassa tarkoitettu perintätapa ei ole mahdollinen eikä velallinen ole suorittanut maksua tilinpitäjän lähettämän maksukehotuksen jälkeen, tämä toimittaa perinnän täytäntöönpanokelpoisella päätöksellä varainhoitoasetuksen 79 artiklan 2 kohdan mukaisesti tai oikeusteitse.
89 artikla
Maksuaikojen myöntäminen
(Varainhoitoasetuksen 80 artikla)
Tilinpitäjä voi yhdessä toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän kanssa myöntää lisää maksuaikaa ainoastaan velallisen asianmukaisesti perustellusta kirjallisesta hakemuksesta ja kahdella seuraavalla ehdolla:
a)
velallinen sitoutuu maksamaan 83 artiklassa säädettyä korkoa koko myönnettävältä lisäajalta 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitetusta eräpäivästä lukien;
b)
velallinen toimittaa unionin etujen turvaamiseksi toimielimen tilinpitäjän hyväksymän vakuuden, joka kattaa sekä maksamattoman velan pääoman että sen korot.
Ensimmäisen kohdan b alakohdassa tarkoitetun vakuuden sijasta voidaan antaa toimielimen tilinpitäjän hyväksymän kolmannen omavelkainen takaus.
Poikkeustapauksissa tilinpitäjä voi velallisen pyynnöstä päättää olla vaatimatta ensimmäisen kohdan b alakohdassa tarkoitettua vakuutta, jos hän toteaa arvioinnin perusteella, että velallinen haluaa suorittaa maksun ja kykenee suorittamaan sen lisäajan kuluessa, mutta ei kykene antamaan tällaista vakuutta ja on vaikeassa asemassa.
90 artikla
Sakkojen tai muiden seuraamusmaksujen perintä
(Varainhoitoasetuksen 80 ja 83 artikla)
1. Jos Euroopan unionin tuomioistuimessa nostetaan kanne sellaista komission päätöstä vastaan, jossa määrätään Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen tai Euratomin perustamissopimuksen nojalla sakosta tai muista seuraamusmaksuista, velallinen joko maksaa asianomaiset saamiset alustavasti tilinpitäjän ilmoittamalle pankkitilille tai antaa tilinpitäjän hyväksymän vakuuden, ja nämä toimenpiteet ovat voimassa, kunnes kaikki muutoksenhakukeinot on käytetty. Vakuus on riippumaton velvollisuudesta maksaa sakko, uhkasakko tai muu seuraamusmaksu, ja se on täytäntöönpanokelpoinen ensimmäisestä vaatimuksesta. Se kattaa saamiset sekä velan pääomasta että 83 artiklan 4 kohdassa tarkoitetusta erääntyneestä korosta.
2. Komissio turvaa alustavasti maksetut määrät sijoittamalla ne rahoitusomaisuuteen; näin varmistetaan varojen suoja ja likviditeetti sekä pyritään saamaan varoille positiivista tuottoa.
3. Kun kaikki muutoksenhakukeinot on käytetty ja kun sakko tai seuraamusmaksu on vahvistettu, voidaan toteuttaa mikä tahansa seuraavista toimenpiteistä:
a)
alustavasti perityt määrät ja niistä kertynyt korko sekä muut niistä saadut määrät otetaan talousarvioon varainhoitoasetuksen 83 artiklan mukaisesti viimeistään sitä vuotta seuraavana varainhoitovuonna, jona kaikki muutoksenhakukeinot on käytetty;
b)
jos on annettu vakuus, se pannaan täytäntöön ja vastaavat määrät otetaan talousarvioon.
Jos tuomioistuin on korottanut sakon tai seuraamusmaksun määrää, ensimmäisen alakohdan a ja b alakohtaa sovelletaan vain komission päätöksessä säädettyihin määriin asti ja tilinpitäjä perii korotusta vastaavan määrän, joka otetaan talousarvioon.
4. Kun kaikki muutoksenhakukeinot on käytetty ja kun sakko tai seuraamusmaksu on peruutettu tai sitä on pienennetty, voidaan toteuttaa mikä tahansa seuraavista toimenpiteistä:
a)
aiheettomasti perityt määrät ja niistä kertynyt korko maksetaan takaisin kyseiselle kolmannelle. Jos kokonaistuotto asianomaiselta ajanjaksolta on negatiivinen, maksetaan takaisin aiheettomasti perittyjen määrien nimellisarvo;
b)
jos on annettu vakuus, se vapautetaan.
91 artikla
Vahvistetun saamisen perinnästä luopuminen
(Varainhoitoasetuksen 80 artikla)
1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi luopua vahvistetun saamisen perinnästä kokonaan tai osittain vain seuraavissa tapauksissa:
a)
arvio perintäkuluista on suurempi kuin perittävä saaminen ja perinnästä luopuminen ei vahingoita unionin julkisuuskuvaa;
b)
saamista ei voida periä, koska se on vanhentunut tai velallinen on maksukyvytön;
c)
periminen on vastoin suhteellisuusperiaatetta.
2. Edellä 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä huomioi kussakin toimielimessä ennalta määritellyt menettelyt ja seuraavat pakolliset ja kaikissa tilanteissa sovellettavat perusteet:
a)
asian luonne saamisen aiheuttaneen sääntöjenvastaisuuden vakavuuden kannalta (petos, teon toistuvuus, teon tahallisuus, huolellisuus, vilpitön mieli, ilmeinen virhe);
b)
saamisen perinnästä luopumisen vaikutus unionin toimintaan ja sen taloudellisiin etuihin (saamisen määrä, ennakkotapauksen riski, sääntöjen kunnioituksen väheneminen);
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä saattaa yksittäistapauksissa joutua ottamaan huomioon myös seuraavat lisäperusteet:
a)
saamisen perinnästä luopuminen aiheuttaa kilpailun vääristymistä;
b)
saamisen perintä sen kokonaismäärän suuruisena aiheuttaa taloudellisia ja sosiaalisia ongelmia.
3. Varainhoitoasetuksen 80 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu luopumispäätös on perusteltava, ja siinä on mainittava perinnän suorittamiseksi toteutetut toimet sekä ne oikeudelliset seikat ja muut tosiseikat, jotka tukevat luopumista. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä luopuu perinnästä 84 artiklan mukaisesti.
4. Toimielin ei voi delegoida vahvistetun saamisen perinnästä luopumispäätöstä seuraavissa tapauksissa:
a)
määrä, jonka perimisestä luovutaan, on miljoona euroa tai enemmän;
b)
määrä, jonka perimisestä luovutaan, on 100 000 euroa tai enemmän, jos tämä summa on vähintään 25 prosenttia vahvistetun saamisen määrästä.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettuja määriä pienempien määrien osalta kukin toimielin vahvistaa omissa sisäisissä säännöissään edellytykset ja menettelytavat, joiden mukaisesti valtuudet vahvistetun saamisen perinnästä luopumiseen voidaan siirtää.
5. Kukin toimielin lähettää Euroopan parlamentille ja neuvostolle vuosittain kertomuksen tämän artiklan 1-4 kohdassa tarkoitetuista tapauksista, joissa saamisen perinnästä on luovuttu, kun saamisen määrä on 100 000 euroa tai enemmän. Komission kertomus esitetään varainhoitoasetuksen 66 artiklan 9 kohdassa tarkoitetun vuotuisia toimintakertomuksia koskevan yhteenvedon liitteenä.
92 artikla
Vahvistetun saamisen peruuttaminen
(Varainhoitoasetuksen 80 artikla)
1. Jos ilmenee virhe, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä peruuttaa vahvistetun saamisen 82 ja 84 artiklan mukaisesti joko kokonaan tai osittain ja esittää riittävät perustelut.
2. Kukin toimielin vahvistaa omissa sisäisissä säännöissään edellytykset ja menettelytavat, joiden mukaisesti valtuudet vahvistetun saamisen peruuttamiseen voidaan siirtää.
93 artikla
Vanhentumissäännöt
(Varainhoitoasetuksen 81 artikla)
1. Vanhentumisaika, jota sovelletaan unionin saamisiin kolmansilta, alkaa päivästä, jona velalliselle 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitetulla veloitusilmoituksella ilmoitettu määräaika päättyy.
Vanhentumisaika, jota sovelletaan kolmansien saamisiin unionilta, alkaa päivästä, jona kolmannen saaminen erääntyy maksettavaksi sitä koskevan oikeudellisen sitoumuksen mukaisesti.
2. Kolmansien saamisiin unionilta sovellettavan vanhentumisajan keskeyttää toimielimen tai sen pyynnöstä toimivan jäsenvaltion toteuttama perintätoimi, joka on annettu tiedoksi asianomaisille kolmansille.
Kolmansien saamisiin unionilta sovellettavan vanhentumisajan keskeyttää velkojien toteuttama tai velkojien puolesta toteutettu perintätoimi, joka on annettu tiedoksi unionille.
3. Uusi viiden vuoden vanhentumisaika alkaa 2 kohdassa tarkoitettua keskeytystä seuraavasta päivästä.
4. Vanhentumisajan keskeyttää 1 kohdassa tarkoitettua saamista koskevan kanteen nostaminen, myös silloin kun tuomioistuin, jossa kanne on nostettu, ilmoittaa myöhemmin, että sillä ei ole asiassa toimivaltaa. Uusi viiden vuoden vanhentumisaika alkaa vasta, kun asiassa on annettu lainvoimainen tuomio tai kun saman asian samat osapuolet ovat sopineet asian tuomioistuimen ulkopuolella.
5. Vanhentumisajan keskeyttämiseksi katsotaan se, että tilinpitäjä myöntää velalliselle lisää maksuaikaa 89 artiklan mukaisesti. Uusi viiden vuoden vanhentumisaika alkaa sitä päivää seuraavasta päivästä, jona myönnetty lisäaika päättyy.
6. Saamisia ei peritä sen jälkeen, kun vanhentumisaika on päättynyt 1-5 kohdan nojalla.
6 LUKU
Menotapahtumat
94 artikla
Rahoituspäätös
(Varainhoitoasetuksen 84 artikla)
1. Rahoituspäätöksessä määritetään talousarviosta rahoitettavia menoja aiheuttavan toiminnan keskeiset osat.
2. Rahoituspäätöksessä esitetään erityisesti seuraavat tiedot:
a)
avustuksista:
i)
viittaus perussäädökseen ja budjettikohtaan;
ii)
ohjelmavuoden painopisteet, tavoitteet ja odotettavissa olevat tulokset sekä varainhoitovuodeksi hyväksytyt määrärahat;
iii)
hankkeita valittaessa sovellettavat keskeiset kelpoisuusehdot sekä valinta- ja ratkaisuperusteet;
iv)
suurin sallittu yhteisrahoitusosuus, ja jos sen suuruus vaihtelee, perusteet, joiden mukaan osuuden suuruusluokka määräytyy;
v)
ehdotuspyyntöjen aikataulu ja alustava arvo;
b)
julkisista hankinnoista:
i)
hankinnoille varainhoitovuodeksi varatut kokonaismäärärahat;
ii)
hankintasopimusten alustava määrä ja luonne ja mahdollisuuksien mukaan yleiskuvaus sopimusten kohteena olevista hankinnoista;
iii)
alustava aikataulu hankintamenettelyjen aloittamiselle;
c)
varainhoitoasetuksen 187 artiklassa tarkoitetuista erityisrahastoista:
i)
viittaus perussäädökseen ja budjettikohtaan;
ii)
erityisrahastolle varainhoitovuotta varten vahvistetut määrärahat ja rahaston kokonaismäärärahat;
iii)
erityisrahaston tavoitteet ja sen voimassaoloaika;
iv)
erityisrahaston hallintosäännöt;
v)
mahdollisuus siirtää talousarvion toteuttamistehtäviä varainhoitoasetuksen 187 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuille yhteisöille ja henkilöille;
d)
palkinnoista:
i)
viittaus perussäädökseen ja budjettikohtaan;
ii)
tavoitteet ja odotettavissa olevat tulokset;
iii)
keskeiset osallistumisedellytykset ja ratkaisuperusteet;
iv)
kilpailuaikataulu ja palkinnon tai palkintojen suuruus;
e)
rahoitusvälineistä:
i)
viittaus perussäädökseen ja budjettikohtaan;
ii)
tavoitteet ja odotettavissa olevat tulokset;
iii)
rahoitusvälineelle osoitettu määrä;
iv)
alustava toteutusaikataulu.
3. Jos varainhoitoasetuksen 128 artiklassa tarkoitettu työohjelma sisältää tämän artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetut tiedot avustuksista, jotka rahoitetaan varainhoitovuodeksi hyväksytyistä määrärahoista, päätös työohjelman hyväksymisestä katsotaan näiden avustusten rahoituspäätökseksi.
Kun hankintasopimuksia, erityisrahastoja, palkintoja ja rahoitusvälineitä koskevien varainhoitovuoden määrärahojen toteuttamisesta määrätään työohjelmassa, joka sisältää tämän artiklan 2 kohdan b, c, d ja e alakohdassa tarkoitetut tiedot, päätös työohjelman hyväksymisestä katsotaan asianomaisia hankintasopimuksia, erityisrahastoja, palkintoja ja rahoitusvälineitä koskevaksi rahoituspäätökseksi.
Jos työohjelma ei sisällä näitä tietoja yhden tai useamman muun toimen osalta, sitä on tarkistettava vastaavasti tai on annettava asianomaisia toimia koskeva erillinen rahoituspäätös.
4. Jos jo hyväksyttyyn rahoituspäätökseen tehdään olennaisia muutoksia, niiden hyväksymisessä on noudatettava alkuperäisen päätöksen hyväksymismenettelyä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta perussäädöksen erityissäännösten soveltamista.
1 jakso
Menoihin sitoutuminen
95 artikla
Kokonaissitoumukset ja alustavat sitoumukset
(Varainhoitoasetuksen 85 artikla)
1. Talousarviota koskeva kokonaissitoumus pannaan täytäntöön joko rahoitussopimuksella, jossa määrätään, että myöhemmin tehdään useita oikeudellisia sitoumuksia, tai yhdellä tai useammalla oikeudellisella sitoumuksella.
Kolmansille maille myönnettävää suoraa taloudellista apua, budjettituki mukaan luettuna, koskevat rahoitussopimukset, jotka ovat oikeudellisia sitoumuksia, voivat aiheuttaa maksuja ilman, että tehdään muita oikeudellisia sitoumuksia.
2. Alustava talousarviositoumus pannaan täytäntöön joko yhdellä tai useammalla oikeudellisella sitoumuksella, jotka antavat oikeuden suorittaa maksuja, tai, kun on kyse henkilöstöhallintomenoista tai unionin ajankohtaisaiheita koskevista toimielinten tiedotusmenoista, suoraan maksuina.
96 artikla
Kokonaissitoumuksen hyväksyminen
(Varainhoitoasetuksen 85 artikla)
1. Kokonaissitoumus tehdään rahoituspäätöksen perusteella.
Se tehdään viimeistään ennen saajien valintapäätöstä tai, jos sitä koskevien määrärahojen täytäntöönpano edellyttää 188 artiklassa tarkoitetun työohjelman laatimista, aikaisintaan työohjelman hyväksymisen jälkeen.
2. Edellä olevan 1 kohdan toista alakohtaa ei sovelleta, kun kokonaissitoumus pannaan täytäntöön rahoitussopimuksella.
97 artikla
Saman allekirjoittajan vaatimus
(Varainhoitoasetuksen 85 artikla)
1. Säännöstä, jonka mukaan talousarviositoumuksella ja sitä vastaavalla oikeudellisella sitoumuksella on oltava sama allekirjoittaja, voidaan poiketa ainoastaan seuraavissa tapauksissa:
a)
kyseessä ovat alustavat sitoumukset;
b)
kokonaissitoumukset koskevat kolmansien maiden kanssa tehtyjä rahoitussopimuksia;
c)
oikeudellisena sitoumuksena on toimielimen päätös;
d)
kokonaissitoumus pannaan täytäntöön usealla oikeudellisella sitoumuksella ja vastuu niistä on eri tulojen ja menojen hyväksyjillä;
e)
ulkoisia toimia varten avattuihin ennakkotileihin liittyvien oikeudellisten sitoumusten allekirjoittajina ovat 72 artiklassa tarkoitettuihin paikallisyksiköihin kuuluvat henkilöstön jäsenet toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän määräyksestä; tämä vastaa kuitenkin täysin sitoumuksen perustana olevasta tapahtumasta;
f)
jokin toimielin on valtuuttanut varainhoitoasetuksen 199 artiklan 1 kohdan nojalla toimielinten yhteisen unionin viraston johtajan toimimaan tulojen ja menojen hyväksyjänä.
2. Jos talousarviositoumuksen allekirjoittanut toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä ei ole käytettävissä ja tämän tilanteen vuoksi ei voida noudattaa oikeudellisen sitoumuksen tekemiselle asetettua määräaikaa, oikeudellisen sitoumuksen tekee henkilö, joka nimetään kunkin toimielimen vahvistamien sijaisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti, edellyttäen, että hän voi varainhoitoasetuksen 65 artiklan 3 kohdan mukaisesti toimia tulojen ja menojen hyväksyjänä.
98 artikla
Alustavilla sitoumuksilla katettavat hallintomenot
(Varainhoitoasetuksen 85 artikla)
Juoksevia hallintomenoja, joita voidaan kattaa alustavilla sitoumuksilla, ovat erityisesti seuraavat:
a)
henkilöstösääntöjen alaisen ja niiden ulkopuolisen henkilöstön menot, muuta henkilöstöä koskevat menot sekä eläkemenot ja asiantuntijoiden palkkiot;
b)
toimielinten jäseniin liittyvät menot;
c)
koulutusmenot;
d)
kilpailuista, henkilöiden valinnasta ja palvelukseenotosta aiheutuvat menot;
e)
virkamatkakulut;
f)
edustuskulut;
g)
kokouskulut;
h)
freelancetulkit ja -kääntäjät;
i)
virkamiesvaihto;
j)
irtaimistojen ja kiinteistöjen toistuvaisvuokrat tai tämän asetuksen 121 artiklassa tarkoitettuun kiinteistöhankintasopimukseen liittyvät toistuvat maksut tai varainhoitoasetuksen 203 artiklan 8 kohtaan perustuvat lainan takaisinmaksuerät;
k)
erilaiset vakuutukset;
l)
siivous, kunnossapito ja turvallisuus;
m)
sosiaali- ja terveyspalvelujen menot;
n)
tietoliikennepalvelujen käyttö;
o)
rahoituskulut;
p)
riita-asioiden käsittelykulut;
q)
vahingonkorvaukset, korko mukaan luettuna;
r)
työvälineet;
s)
vesi, kaasu ja sähkö;
t)
painetut tai sähköiset kausijulkaisut;
u)
unionin ajankohtaisaiheita koskevat toimielinten tiedotustoimet.
99 artikla
Yksittäisten oikeudellisten sitoumusten kirjaaminen
(Varainhoitoasetuksen 86 artikla)
Siinä tapauksessa, että talousarvioon tehdyn kokonaissitoumuksen jälkeen tehdään yksittäisiä oikeudellisia sitoumuksia, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä vie keskuskirjanpitoon näiden yksittäisten oikeudellisten sitoumusten rahamäärät.
Näissä kirjauksissa mainitaan tiedot kokonaissitoumuksesta, josta ne veloitetaan.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tekee kirjauksen ennen vastaavan yksittäisen oikeudellisen sitoumuksen allekirjoittamista lukuun ottamatta varainhoitoasetuksen 86 artiklan 4 kohdan neljännessä alakohdassa tarkoitettuja tapauksia.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä varmistaa kaikissa tapauksissa, ettei näiden oikeudellisten sitoumusten yhteenlaskettu määrä ylitä sen kokonaissitoumuksen määrää, josta ne katetaan.
2 jakso
Menojen vahvistaminen
100 artikla
Menojen vahvistaminen ja hyväksymismerkintä
(Varainhoitoasetuksen 88 artikla)
1. Meno voidaan vahvistaa vain, jos tueksi esitetään 110 artiklassa tarkoitetut tositteet, joista käy ilmi, että velkojalla on oikeus saamiseen ja että palvelut tai tavarahankinnat on toimitettu taikka urakat suoritettu, tai muut maksun aiheelliseksi osoittavat asiakirjat muun muassa silloin kun on kyse toistuvista tilaus- tai kurssimaksuista.
2. Ennen menojen vahvistuspäätöstä toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tarkastaa henkilökohtaisesti tositteet tai varmistaa omalla vastuullaan, että tarkastus on tehty.
3. Menojen vahvistuspäätös osoitetaan toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän tai tämän muodollisella päätöksellä ja varainhoitoasetuksen 65 artiklan 5 kohdan mukaisesti omalla vastuullaan asianmukaisesti valtuuttaman, pätevyysvaatimukset täyttävän henkilöstön jäsenen allekirjoittamalla hyväksymismerkinnällä (”bon à payer”). Valtuutuspäätökset säilytetään myöhempää käyttöä varten.
101 artikla
Ennakkomaksuja koskeva tarkastusmerkintä
(Varainhoitoasetuksen 88 artikla)
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tai tämän asianmukaisesti valtuuttama, pätevyysvaatimukset täyttävä henkilöstön jäsen vahvistaa tarkastusmerkinnällä (”conforme aux faits”), että oikeudellisessa sitoumuksessa asetetut ennakkomaksun suorittamisen ehdot täyttyvät.
102 artikla
Hyväksymismerkintä julkisia hankintoja koskevissa väli- ja loppumaksuissa
(Varainhoitoasetuksen 88 artikla)
Julkisia hankintoja koskevissa väli- ja loppumaksuissa hyväksymismerkinnällä vahvistetaan, että
a)
toimeksisaajan laatima lasku on saapunut toimielimeen ja se on kirjattu virallisesti saapuneeksi;
b)
laskussa tai sen liitteenä olevassa sisäisessä asiakirjassa on tarkastusmerkintä, jossa on toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän tai tämän asianmukaisesti valtuuttaman, pätevyysvaatimukset täyttävän henkilöstön jäsenen allekirjoitus;
c)
toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on tarkastanut tai hänen vastuullaan on tarkastettu kaikki laskun tiedot etenkin maksun suuruuden määrittämistä ja maksuvelvoitteesta vapautumista varten.
Ensimmäisen kohdan b alakohdassa tarkoitetulla tarkastusmerkinnällä vahvistetaan, että sopimuksenmukaiset palvelut tai tavarat on toimitettu taikka urakat suoritettu. Pätevyysvaatimukset täyttävä virkamies tai toimihenkilö laatii tavaroista ja urakoista alustavan vastaanottotodistuksen ja sopimuksessa määrätyn takuuajan päätyttyä lopullisen vastaanottotodistuksen. Nämä todistukset vastaavat tarkastusmerkintää.
Kun on kyse tilaus- ja kurssimaksujen kaltaisista toistuvista maksuista, tarkastusmerkinnällä vahvistetaan, että velkojan saaminen vastaa maksun perusteena olevia tositteita.
103 artikla
Hyväksymismerkintä avustuksia koskevissa väli- ja loppumaksuissa
(Varainhoitoasetuksen 88 artikla)
Avustuksia koskevissa väli- ja loppumaksuissa hyväksymismerkinnällä vahvistetaan, että
a)
edunsaajan laatima maksupyyntö on saapunut toimielimeen ja se on kirjattu virallisesti saapuneeksi;
b)
maksupyynnössä tai kustannuserittelyn liitteenä olevassa sisäisessä asiakirjassa on asianmukainen tarkastusmerkintä, jossa on toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän asianmukaisesti valtuuttaman, pätevyysvaatimukset täyttävän virkamiehen tai toimihenkilön allekirjoitus.
c)
toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on tarkastanut tai hänen vastuullaan on tarkastettu kaikki maksupyynnön tiedot etenkin maksun suuruuden määrittämistä ja maksuvelvoitteesta vapautumista varten.
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän asianmukaisesti valtuuttama, pätevyysvaatimukset täyttävä virkamies tai toimihenkilö vahvistaa ensimmäisen kohdan b alakohdassa tarkoitetulla tarkastusmerkinnällä, että edunsaajan toteuttama toimi tai työohjelma on täysin avustussopimuksen tai -päätöksen mukainen, myös tarvittaessa, että edunsaajan ilmoittamat kustannukset ovat avustuskelpoisia.
104 artikla
Hyväksymismerkintä henkilöstömenoissa
(Varainhoitoasetuksen 88 artikla)
Henkilöstömenoja koskevien maksujen hyväksymismerkinnällä vahvistetaan, että seuraavat tositteet ovat olemassa:
a)
kuukausipalkan osalta:
i)
täydellinen henkilöstöluettelo, jossa yksilöidään kaikki palkkaukseen vaikuttavat tekijät;
ii)
jokaisessa tapauksessa erikseen tehtävään päätökseen perustuva lomake (henkilötietolomake), josta ilmenevät kaikki palkkaukseen tehdyt muutokset;
iii)
palvelukseenotto- tai nimitysasioissa ensimmäisen palkanmaksun liitteenä esitetään oikeaksi todistettu jäljennös palvelukseenotto- tai nimityspäätöksestä;
b)
muun palkkauksen, kuten tunti- tai päiväpalkan osalta: valtuutetun henkilöstön jäsenen allekirjoittama selvitys työpäivistä ja -tunneista;
c)
ylityötuntien osalta: valtuutetun henkilöstön jäsenen allekirjoittama selvitys, jossa vahvistetaan tehdyt ylityötunnit;
d)
virkamatkakulujen osalta:
i)
toimivaltaisen virkamiehen allekirjoittama matkamääräys;
ii)
virkamatkan tehneen henkilöstön jäsenen, ja jos virkamatkakulut poikkeavat matkamääräyksestä, asianmukaiset valtuudet omaavan esimiehen allekirjoittama virkamatkakululaskelma;
e)
eräiden muiden henkilöstöön liittyvien hallintomenojen osalta, kuten tilaus- ja kurssimaksujen, jotka on sopimuksen nojalla maksettava ennakkoon: asiakirjat, jotka viittaavat menon perustana olevaan päätökseen ja joista käyvät ilmi kaikki laskelmaan vaikuttavat tekijät.
Edellä ensimmäisen kohdan d alakohdan ii alakohdassa tarkoitetussa virkamatkakululaskelmassa on esitettävä seuraavat tiedot: matkan kohde, lähtöpäivä ja -aika sekä kohteeseen saapumispäivä ja -aika, matkustamiskustannukset, oleskelukulut ja muut tositteiden perusteella hyväksyttävät kulut.
105 artikla
Hyväksymismerkinnän tekeminen
(Varainhoitoasetuksen 88 artikla)
Muussa kuin tietojenkäsittelyjärjestelmässä hyväksymismerkintä tehdään varustamalla asiakirja toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän tai tämän 100 artiklan säännösten mukaisesti valtuuttaman, pätevyysvaatimukset täyttävän henkilöstön jäsenen allekirjoituksen sisältävällä leimalla. Tietojenkäsittelyjärjestelmässä toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tai tämän asianmukaisesti valtuuttama, pätevyysvaatimukset täyttävä henkilöstön jäsen tekee hyväksymismerkinnän sähköisellä varmennuksella.
106 artikla
Tarkastusmerkinnän tekeminen
(Varainhoitoasetuksen 88 artikla)
Muussa kuin tietojenkäsittelyjärjestelmässä tarkastusmerkintä tehdään varustamalla asiakirja toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän tai tämän 101 artiklan säännösten mukaisesti valtuuttaman, pätevyysvaatimukset täyttävän henkilöstön jäsenen allekirjoituksen sisältävällä leimalla. Tietojenkäsittelyjärjestelmässä toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän asianmukaisesti valtuuttama, pätevyysvaatimukset täyttävä henkilöstön jäsen voi tehdä tarkastusmerkinnän sähköisellä varmennuksella.
3 jakso
Menojen hyväksyminen
107 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjän tekemät maksujen tarkastukset
(Varainhoitoasetuksen 89 artikla)
Maksumääräystä laatiessaan toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä varmistaa, että
a)
maksumääräys on annettu asianmukaisesti eli sitä ennen on annettu hyväksymismerkinnällä osoitettu vahvistuspäätös, saajan nimi on oikein ja saaminen on erääntynyt;
b)
maksumääräys vastaa talousarviositoumusta, josta se veloitetaan;
c)
talousarvioon tehty kirjaus on oikein;
d)
määrärahat ovat käytettävissä.
108 artikla
Maksumääräysten pakolliset maininnat ja maksumääräysten toimittaminen tilinpitäjälle
(Varainhoitoasetuksen 89 artikla)
1. Maksumääräyksessä on mainittava
a)
varainhoitovuosi, jolle meno kirjataan;
b)
talousarvion momentti ja muut tarvittavat alajaottelut;
c)
oikeudellinen sitoumus, jonka perusteella oikeus maksun saamiseen on syntynyt;
d)
talousarviositoumus, josta maksu veloitetaan;
e)
maksettava määrä euroina;
f)
saajan nimi, osoite ja pankkiyhteystiedot;
g)
menon käyttötarkoitus;
h)
maksutapa;
i)
omaisuuserien merkitseminen omaisuusluetteloon 248 artiklan mukaisesti.
2. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päivää ja allekirjoittaa maksumääräyksen sekä toimittaa sen tilinpitäjälle.
4 jakso
Menojen maksaminen
109 artikla
Maksutyypit
(Varainhoitoasetuksen 90 artikla)
1. Ennakkomaksulla annetaan käyttöön käteisvaroja. Se voidaan jakaa useaan maksuerään moitteettoman varainhoidon periaatetta noudattaen.
2. Välimaksu voidaan maksaa useampaan kertaan, ja sillä voidaan korvata päätöksen tai sopimuksen täytäntöönpanosta johtuvia menoja tai sopimuksen eri vaiheissa toimitettuja palveluja tai tavaroita tai suoritettuja urakoita. Siitä voidaan vähentää ennakkomaksu kokonaan tai osittain, sanotun kuitenkaan rajoittamatta perussäädöksen säännösten soveltamista.
3. Meno selvitetään lopullisesti joko loppumaksulla, jota ei voida maksaa useampaan kertaan ja josta vähennetään sitä ennen suoritetut maksut, tai perintämääräyksellä.
110 artikla
Asiakirjatodisteet
(Varainhoitoasetuksen 90 artikla)
1. Ennakkomaksut, myös ennakkomaksujen eri maksuerät, maksetaan hankinta- tai avustussopimuksen, päätöksen tai perussäädöksen perusteella taikka sellaisten asiakirjatodisteiden perusteella, joista voidaan tarkistaa, että asianomaista hankinta- tai avustussopimusta tai päätöstä on noudatettu. Jos näissä asiakirjoissa on määritetty ennakkomaksun ajankohta, maksettavaksi erääntyneen määrän maksaminen ei riipu saajan esittämästä maksupyynnöstä.
2. Väli- ja loppumaksut perustuvat asiakirjatodisteisiin, joiden perusteella voidaan tarkistaa, että rahoitetut toimenpiteet on toteutettu perussäädöksen tai päätöksen mukaisesti taikka hankinta- tai avustussopimuksen mukaisesti.
3. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä määrittelee 1 kohdassa tarkoitettujen asiakirjojen luonteen moitteettoman varainhoidon periaatetta noudattaen perussäädöksen, päätösten sekä hankinta- ja avustussopimusten mukaisesti. Edellä 2 kohdassa tarkoitettuja asiakirjatodisteita ovat väli- ja loppukertomukset toiminnasta ja taloudenhoidosta.
4. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä säilyttää nämä asiakirjat 48 artiklan mukaisesti.
5 jakso
Menotapahtumia koskevat määräajat
111 artikla
Maksuajat ja viivästyskorot
(Varainhoitoasetuksen 92 artikla)
1. Maksuajan katsotaan sisältävän maksujen vahvistamisen, hyväksymisen ja suorittamisen.
Maksuaika alkaa päivästä, jona maksupyyntö on vastaanotettu.
Maksupyyntö kirjataan viipymättä toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän valtuuttamassa yksikössä; maksupyyntö katsotaan vastaanotetuksi kirjaamispäivänä.
Maksupäiväksi katsotaan se päivä, jona toimielimen tiliä veloitetaan.
2. Maksupyynnössä on esitettävä seuraavat keskeiset tiedot:
a)
velkojan tunnistetiedot;
b)
määrä;
c)
valuutta;
d)
päivämäärä.
Jos yksikin keskeinen tieto puuttuu, maksupyyntö hylätään.
Velkojalle ilmoitetaan kirjallisesti hylkäämisestä ja sen syistä mahdollisimman pian ja viimeistään 30 kalenteripäivän kuluessa päivästä, jona maksupyyntö on vastaanotettu.
3. Varainhoitoasetuksen 92 artiklan 2 kohdan mukaisessa lykkäämistapauksessa jäljellä oleva maksuaika alkaa uudestaan päivästä, jona pyydetyt tiedot tai tarkistetut asiakirjat vastaanotetaan tai tarvittava lisätarkastus, myös paikalla tehtävä tarkastus, tehdään.
4. Varainhoitoasetuksen 92 artiklan 1 kohdassa säädettyjen määräaikojen päätyttyä velkojalla on oikeus viivästyskorkoon seuraavin ehdoin:
a)
korkokantana käytetään tämän asetuksen 83 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja korkoja;
b)
korkoa maksetaan varainhoitoasetuksen 92 artiklan 1 kohdan mukaisen maksuajan päättymistä seuraavasta kalenteripäivästä maksun suorittamisajankohtaan.
Kun ensimmäisen alakohdan säännösten mukaisesti laskettu korko on enintään 200 euroa, se maksetaan velkojalle kuitenkin vain pyynnöstä, joka on esitetty kahden kuukauden kuluessa myöhästyneen maksun saamisesta.
5. Kukin toimielin toimittaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle kertomuksen varainhoitoasetuksen 92 artiklassa säädettyjen määräaikojen noudattamisesta ja lykkäämisestä. Komission kertomus liitetään varainhoitoasetuksen 66 artiklan 9 kohdassa tarkoitetuista vuotuisista toimintakertomuksista laadittuun yhteenvetoon.
7 LUKU
Tietojenkäsittelyjärjestelmät
112 artikla
Tietojenkäsittelyjärjestelmien kuvaus
(Varainhoitoasetuksen 93 artikla)
Kaikista talousarvion toteuttamistoimenpiteiden käsittelyssä käytettävistä tietojenkäsittelyjärjestelmistä ja niiden osajärjestelmistä on annettava täydellinen ja ajantasainen kuvaus.
Kuvauksessa määritellään, mitä kukin tietue sisältää, ja esitetään tarkasti, miten yksittäiset tapahtumat järjestelmässä käsitellään. Kuvauksessa esitetään myös yksityiskohtaisesti, miten järjestelmässä taataan, että jokaista tapahtumaa voidaan seurata kirjausketjun loppuun saakka.
113 artikla
Tietojen säännöllinen tallentaminen
(Varainhoitoasetuksen 93 artikla)
Tietojenkäsittelyjärjestelmien ja niiden osajärjestelmien tiedot tallennetaan säännöllisesti ja säilytetään turvallisessa paikassa.
8 LUKU
Sisäinen tarkastaja
114 artikla
Sisäisen tarkastajan nimeäminen
(Varainhoitoasetuksen 98 artikla)
1. Kukin toimielin nimeää sisäisen tarkastajan omiin erityispiirteisiinsä ja tarpeisiinsa muokattujen yksityiskohtaisten sääntöjen mukaisesti. Toimielin ilmoittaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle sisäisen tarkastajan nimityksestä.
2. Kukin toimielin määrittelee omien erityispiirteidensä ja tarpeidensa mukaan sisäisen tarkastajan tehtäväkentän ja vahvistaa sisäisen tarkastuksen tehtävän yksityiskohtaiset tavoitteet ja menettelyt noudattaen sisäistä tarkastusta koskevia kansainvälisiä standardeja.
3. Toimielin voi nimetä sisäiseksi tarkastajaksi erityisosaamisen perusteella jäsenvaltioiden kansalaisten keskuudesta valitun, henkilöstösääntöjen alaisen virkamiehen tai muun toimihenkilön.
4. Jos useampi toimielin nimeää yhteisen sisäisen tarkastajan, ne ryhtyvät tarvittaviin järjestelyihin, jotta hänet voidaan saattaa vastuuseen 119 artiklassa tarkoitetuin edellytyksin.
5. Kun sisäisen tarkastajan palvelussuhde päättyy, toimielin ilmoittaa siitä Euroopan parlamentille ja neuvostolle.
115 artikla
Sisäisen tarkastajan resurssit
(Varainhoitoasetuksen 99 artikla)
Toimielin antaa sisäiselle tarkastajalle hänen tarkastustehtävänsä hoidossa tarvittavat resurssit sekä toimenkuvauksen, jossa esitetään yksityiskohtaisesti hänen tehtävänsä, oikeutensa ja velvollisuutensa.
116 artikla
Toimintasuunnitelma
(Varainhoitoasetuksen 99 artikla)
1. Sisäinen tarkastaja laatii toimintasuunnitelmansa ja toimittaa sen toimielimelle.
2. Toimielin voi pyytää sisäistä tarkastajaa toimittamaan tarkastuksia, joita ei ole esitetty 1 kohdassa tarkoitetussa toimintasuunnitelmassa.
117 artikla
Sisäisen tarkastajan kertomukset
(Varainhoitoasetuksen 99 artikla)
1. Sisäinen tarkastaja esittää toimielimelle varainhoitoasetuksen 99 artiklan 3 kohdassa säädetyn sisäistä tarkastusta koskevan vuosikertomuksen, jossa ilmoitetaan tehtyjen sisäisten tarkastusten lukumäärä ja tyyppi, tärkeimmät suositukset ja näiden suositusten johdosta toteutetut jatkotoimet.
Vuosikertomuksessa mainitaan myös varainhoitoasetuksen 73 artiklan 6 kohdan mukaisesti perustetun erityisen tutkintaelimen havaitsemat järjestelmäongelmat.
2. Kukin toimielin tutkii, voidaanko toimielimen oman sisäisen tarkastajan kertomuksissa esitettyjen suositusten perusteella ehdottaa hyviä toimintatapoja muille toimielimille.
3. Sisäisen tarkastajan on kertomusta laatiessaan keskityttävä erityisesti siihen, miten moitteettoman varainhoidon periaatetta on yleisesti noudatettu, sekä varmistettava, että on toteutettu aiheelliset toimenpiteet kyseisen periaatteen noudattamisen jatkuvaksi parantamiseksi ja kehittämiseksi.
118 artikla
Riippumattomuus
(Varainhoitoasetuksen 100 artikla)
Sisäinen tarkastaja toimittaa tarkastuksensa täysin itsenäisesti. Hoitaessaan tehtäviä, jotka hänelle osoitetaan nimityksen myötä varainhoitoasetuksen säännösten mukaisesti, hän ei saa ottaa vastaan ohjeita eikä hänelle saa asettaa rajoituksia.
119 artikla
Sisäisen tarkastajan vastuu
(Varainhoitoasetuksen 100 artikla)
Sisäinen tarkastaja voidaan saattaa henkilöstösääntöjen alaisena virkamiehenä tai muuna toimihenkilönä vastuuseen toimistaan ainoastaan toimielimen itsensä toimesta tässä artiklassa mainituin edellytyksin.
Toimielin tekee tutkinnan aloittamisesta perustellun päätöksen. Tämä päätös annetaan tiedoksi asianomaiselle. Toimielin voi omalla vastuullaan antaa tutkinnan suorittamisen tehtäväksi yhdelle tai useammalle virkamiehelle, joka kuuluu tai jotka kuuluvat samaan tai ylempään palkkaluokkaan kuin kyseinen henkilöstön jäsen. Asianomaista on kuultava tutkinnan aikana.
Tutkintakertomus annetaan tiedoksi asianomaiselle, jonka jälkeen toimielin kuulee häntä kertomuksen johdosta.
Kertomuksen ja kuulemisen perusteella toimielin tekee joko perustellun päätöksen menettelyn lopettamisesta tai henkilöstösääntöjen 22 ja 86 artiklan sekä liitteen IX mukaisen perustellun päätöksen. Kurinpitoseuraamuksia tai taloudellisia seuraamuksia koskevat päätökset annetaan tiedoksi asianomaiselle ja toimitetaan muille toimielimille ja tilintarkastustuomioistuimelle.
Asianomainen voi hakea kyseisiin päätöksiin muutosta Euroopan unionin tuomioistuimelta henkilöstösäännöissä säädetyin edellytyksin.
120 artikla
Muutoksenhaku Euroopan unionin tuomioistuimessa
(Varainhoitoasetuksen 100 artikla)
Rajoittamatta henkilöstösäännöissä säädettyjen muutoksenhakukeinojen käyttämistä, sisäinen tarkastaja voi hakea suoraan Euroopan unionin tuomioistuimelta muutosta mihin tahansa sisäisen tarkastuksen suorittamista koskevaan päätökseen. Muutosta on haettava tuomioistuimelta kolmen kuukauden kuluessa kalenteripäivästä, jona päätös on annettu tiedoksi.
Muutoksenhakuasia tutkitaan ja asia ratkaistaan Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen 91 artiklan 5 kohdan mukaisesti.
V OSASTO
JULKISET HANKINNAT
1 LUKU
Yleiset säännökset
1 jakso
Soveltamisala ja tarjouskilpailujen ratkaisuperiaatteet
121 artikla
Määritelmät ja soveltamisala
(Varainhoitoasetuksen 101 artikla)
1. Kiinteistöhankintasopimuksen tarkoituksena on tontin, rakennuksen tai muun kiinteän omaisuuden osto, vuokraaminen, pitkäaikainen vuokraaminen, leasingvuokraaminen, käyttöoikeuden hankkiminen tai osamaksulla hankkiminen osto-optioin tai ilman niitä.
2. Tavarahankintasopimuksen tarkoituksena on tavaroiden osto, vuokraaminen, leasingvuokraaminen tai osamaksulla hankkiminen osto-optioin tai ilman niitä. Hankintasopimus, jonka tarkoituksena on tuotteiden toimittaminen ja johon tämän ohella kuuluu kokoamis- ja asennustöitä, katsotaan tavarahankintasopimukseksi.
3. Urakkasopimuksen tarkoituksena on direktiivin 2004/18/EY liitteessä I mainittuun toimintaan liittyvien rakennus- tai muiden urakoiden toteuttaminen tai niiden suunnittelu ja toteuttaminen tai hankintaviranomaisen asettamat vaatimukset täyttävän rakennusurakan toteuttaminen toteuttamistavasta riippumatta. Rakennusurakka on sellainen talon- tai maanrakennustöiden kokonaistulos, joka itsessään on tarkoitettu täyttämään taloudellinen tai tekninen tarkoitus.
4. Palveluhankintasopimus koskee henkisiä suorituksia tai muita palveluja, jotka eivät kuulu tavarahankinta-, urakka- tai kiinteistöhankintasopimusten piiriin.
Hankintasopimus, joka koskee kahden- tai useammantyyppisiä hankintoja (rakennusurakoita, palveluja tai tavaroita), on tehtävä sentyyppiseen hankintaan sovellettavien säännösten mukaisesti, joka on luonteenomainen kyseisen hankintasopimuksen pääkohteelle.
Jos on kyse sekamuotoisista hankintasopimuksista, jotka koskevat palveluja ja tavaroita, niiden pääkohde on määritettävä vertaamalla kyseisten palvelujen tai tavaroiden arvoja.
Jos julkisen hankinnan yhteydessä viitataan nimikkeistöihin, viittaukset on tehtävä käyttämällä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 2195/2002 (11) vahvistettua yhteistä hankintanimikkeistöä (CPV).
5. ’Urakoitsijalla’, ’tavarantoimittajalla’ ja ’palveluntarjoajalla’ tarkoitetaan luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä tai julkista yksikköä taikka tällaisten henkilöiden ja/tai yksiköiden ryhmittymää, joka tarjoaa rakennus- ja/tai työurakoiden toteuttamista, tuotteita tai palveluja. Käsite ’taloudellinen toimija’ kattaa urakoitsijat, tavarantoimittajat ja palveluntarjoajat. ’Tarjoajalla’ tarkoitetaan taloudellista toimijaa, joka on jättänyt tarjouksen. ’Ehdokas’ on se, joka on pyytänyt kutsua osallistua rajoitettuun menettelyyn, kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn tai neuvottelumenettelyyn. ’Myyjällä’ tarkoitetaan taloudellista toimijaa, joka on rekisteröity myyjäluetteloon 136 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti.
Taloudelliset toimijat saavat tehdä tarjouksia tai ilmoittautua ehdokkaiksi ryhmittyminä. Hankintaviranomaiset eivät voi edellyttää taloudellisten toimijoiden ryhmittymiltä tiettyä oikeudellista muotoa tarjouksen tai osallistumishakemuksen tekemistä varten, mutta sopimuspuoleksi valitulta ryhmittymältä voidaan edellyttää tiettyä oikeudellista muotoa sopimuksen teon jälkeen, jos tämä on tarpeen hankintasopimuksen asianmukaiseksi toteuttamiseksi.
6. Hankintaviranomaisiksi katsotaan unionin toimielinten yksiköt lukuun ottamatta tapauksia, joissa nämä sopivat keskenään hallinnollisista järjestelyistä palveluiden tarjoamista, tuotteiden toimittamista, urakoiden suorittamista tai kiinteistöhankintasopimusten täytäntöönpanoa varten.
7. Teknisellä avulla tarkoitetaan ohjelman tai toimen toteuttamiseksi tarvittavaa tukea ja valmiuksien kehittämistä, erityisesti valmistelua, hallinnointia, seurantaa, arviointia, tarkastuksia ja valvontaa.
8. Yhteydenpito toimeksisaajiin, esimerkiksi sopimusten tekeminen ja mahdolliset sopimusmuutokset, tapahtuu hankintaviranomaisen perustamien sähköisten tietojenvaihtojärjestelmien kautta.
9. Järjestelmien on täytettävä seuraavat vaatimukset:
a)
vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy järjestelmään ja sen kautta lähetettyihin asiakirjoihin;
b)
vain valtuutetut henkilöt voivat sähköisesti allekirjoittaa tai siirtää asiakirjan järjestelmän kautta;
c)
valtuutetut henkilöt on tunnistettava vakiintunein keinoin järjestelmän kautta;
d)
sähköisen tapahtuman aika ja päivämäärä on ilmoitettava tarkasti;
e)
asiakirjojen eheyden on säilyttävä;
f)
asiakirjojen saatavuuden on säilyttävä;
g)
tarvittaessa asiakirjojen luottamuksellisuuden on säilyttävä;
h)
henkilötietojen suoja on varmistettava asetuksen (EY) N:o 45/2001 vaatimusten mukaisesti.
10. Tällaisen järjestelmän kautta lähetettyihin tai vastaanotettuihin tietoihin liitetään oikeusolettama, jonka mukaan tiedot ovat eheät ja järjestelmässä ilmoitettu tietojen lähetys- tai vastaanottopäivä ja -aika pitävät paikkansa.
Järjestelmän kautta lähetetyn tai tiedoksiannetun asiakirjan katsotaan vastaavan paperiasiakirjaa, se on hyväksyttävä todisteeksi oikeudellisissa menettelyissä, se katsotaan alkuperäiseksi asiakirjaksi ja siihen liitetään oikeusolettama, jonka mukaan se on aito ja eheä edellyttäen, että se ei sisällä dynaamisia piirteitä, jotka voisivat automaattisesti muuttaa sitä.
Edellä 9 kohdan b alakohdassa tarkoitetuilla sähköisillä allekirjoituksilla on samanlaiset oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetuilla allekirjoituksilla.
122 artikla
Puitesopimukset ja erillissopimukset
(Varainhoitoasetuksen 101 artikla)
1. Puitesopimuksen kesto voi olla enintään neljä vuotta, paitsi puitesopimuksen kohteen kannalta asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa.
Puitesopimuksiin perustuvat erillissopimukset tehdään kyseisissä puitesopimuksissa vahvistettujen ehtojen mukaisesti ja pelkästään puitesopimuksen hankintaviranomaisten ja toimeksisaajien kesken.
Erillissopimuksia tehtäessä sopimuspuolet eivät saa tehdä huomattavia muutoksia puitesopimukseen.
2. Jos puitesopimus tehdään yhden ainoan taloudellisen toimijan kanssa, erillissopimukset tehdään puitesopimuksessa vahvistettujen ehtojen mukaisesti.
Hankintaviranomaiset voivat asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa kuulla toimeksisaajaa kirjallisesti ja tarvittaessa pyytää tätä täydentämään tarjoustaan.
3. Jos puitesopimus on määrä tehdä usean taloudellisen toimijan kanssa, se on tehtävä vähintään kolmen toimijan kanssa, edellyttäen että valintaperusteet täyttäviä taloudellisia toimijoita tai ratkaisuperusteet täyttäviä tarjouksia on riittävä määrä.
Usean taloudellisen toimijan kanssa tehtävä puitesopimus voidaan tehdä useana erillisenä mutta samoin ehdoin tehtävänä sopimuksena.
Useiden taloudellisten toimijoiden kanssa tehtyihin puitesopimuksiin perustuvat erillissopimukset tehdään seuraavien sääntöjen mukaan:
a)
jos puitesopimukseen ei liity uudelleen kilpailuttamista, soveltamalla puitesopimuksessa vahvistettuja ehtoja;
b)
jos puitesopimukseen liittyy uudelleen kilpailuttamista, sen jälkeen kun sopimuspuolia on uudelleen kilpailutettu samoin ehdoin, jotka määritellään tarvittaessa yksityiskohtaisemmin, ja tarvittaessa lisäksi puitesopimuksen tarjouseritelmässä esitetyin muin ehdoin.
Hankintaviranomaiset kuulevat kirjallisesti kutakin kolmannen alakohdan b alakohdan sääntöjen mukaisesti tehtävää erillissopimusta varten puitesopimuksen toimeksisaajia ja vahvistavat niille riittävän määräajan tarjousten tekemiseen. Tarjoukset on tehtävä kirjallisesti. Hankintaviranomaiset tekevät kunkin erillissopimuksen sen tarjoajan kanssa, joka on esittänyt puitesopimuksen tarjouseritelmässä esitettyjen ratkaisuperusteiden perusteella parhaan tarjouksen.
4. Aloilla, joilla hintojen ja tekniikan kehitys on nopeaa, puitesopimuksissa, joihin ei liity uudelleen kilpailuttamista, on oltava lauseke joko väliarvioinnista tai vertailuanalyysista. Jos alkuperäiset sopimusehdot eivät väliarvioinnin jälkeen enää vastaa hintojen tai tekniikan kehitystä, hankintaviranomainen ei saa käyttää asianomaista puitesopimusta, vaan sen on toteutettava tarvittavat toimenpiteet sopimuksen purkamiseksi.
5. Määrärahoja voidaan sitoa ennalta ainoastaan puitesopimusten perusteella tehtyjä erillissopimuksia varten.
2 jakso
Julkaiseminen
123 artikla
Direktiivin 2004/18/EY soveltamisalaan kuuluvista hankintasopimuksista tiedottaminen
(Varainhoitoasetuksen 103 artikla)
1. Hankintasopimuksista, joiden arvo on vähintään 170 artiklan 1 kohdassa säädetty kynnysarvo, julkaistaan hankintailmoitus, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 134 artiklan soveltamista, ja ratkaisuilmoitus. Ennakkoilmoitus on pakollinen vain silloin, kun hankintaviranomainen aikoo lyhentää tarjousten vastaanottamisen määräaikoja 152 artiklan 4 kohdan mukaisesti.
2. Ennakkoilmoitus on ilmoitus, jolla hankintaviranomaiset julkistavat ohjeellisesti varainhoitovuoden aikana tehtävien hankintasopimusten ja puitesopimusten arvioidun kokonaisarvon ja kohteet lukuun ottamatta hankintasopimuksia, joissa käytetään neuvottelumenettelyä ilman hankintailmoituksen julkaisemista etukäteen.
Ennakkoilmoituksen julkaisee joko Euroopan unionin julkaisutoimisto, jäljempänä ’julkaisutoimisto’, tai sen julkaisevat hankintaviranomaiset itse hankkijaprofiilin yhteydessä.
Pakollinen ennakkoilmoitus toimitetaan julkaisutoimistolle tai julkaistaan hankkijaprofiilin yhteydessä mahdollisimman pian ja joka tapauksessa viimeistään kunkin varainhoitovuoden maaliskuun 31 päivänä.
Hankintaviranomaisten, jotka julkaisevat ennakkoilmoituksen hankkijaprofiilin yhteydessä, on lähetettävä julkaisutoimistolle sähköisesti direktiivin 2004/18/EY liitteessä VIII olevan 3 kohdan mukaisessa muodossa ja sen mukaista toimitustapaa noudattaen ilmoitus siitä, että hankkijaprofiilin yhteydessä on julkaistu ennakkoilmoitus.
3. Hankintailmoituksella hankintaviranomaiset tiedottavat aikomuksestaan käynnistää hankinta- tai puitesopimuksen tekemistä koskeva menettely taikka ottaa käyttöön 131 artiklan mukaisesti dynaaminen hankintajärjestelmä. Hankintailmoitus on pakollinen sellaisten hankintasopimusten osalta, joiden arvioitu arvo on yhtä suuri tai suurempi kuin 170 artiklan 1 kohdassa vahvistetut kynnysarvot, sanotun kuitenkaan rajoittamatta hankintasopimuksen tekemistä 134 artiklassa tarkoitetun neuvottelumenettelyn tuloksena.
Hankintailmoitusta ei tarvitse tehdä puitesopimukseen perustuvista erillissopimuksista.
Avoimessa menettelyssä hankintailmoituksessa ilmoitetaan tarjousten avaamista varten nimitetyn lautakunnan kokouksen päivämäärä, kellonaika ja tarvittaessa paikka; tarjoajat voivat osallistua kyseiseen kokoukseen.
Jos hankintaviranomaiset käyttävät 146 artiklan 2 kohdan toisessa alakohdassa säädettyä mahdollisuutta, niiden on täsmennettävä, onko erilaisten vaihtoehtojen tarjoaminen mahdollista ja mitkä ovat suorituskykyä koskevat vähimmäisvaatimukset. Hankintaviranomaiset ilmoittavat 146 artiklassa tarkoitetut valintaperusteet, joita ne aikovat soveltaa, niiden ehdokkaiden vähimmäismäärän ja tarvittaessa myös enimmäismäärän, jotka ne aikovat kutsua tarjouskilpailuun, sekä objektiiviset ja syrjimättömät perusteet, joita ne aikovat soveltaa hakijoiden määrän rajoittamiseksi 128 artiklan 1 kohdan toisen alakohdan mukaisesti.
Jos kaikki tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla vapaasti, suoraan ja kokonaisuudessaan sähköisesti erityisesti 131 artiklassa tarkoitetuissa dynaamisissa hankintajärjestelmissä, hankintailmoituksessa on mainittava internetsivusto, jossa asiakirjoihin voi tutustua.
Halutessaan järjestää suunnittelukilpailun hankintaviranomaiset tiedottavat aikomuksestaan ilmoituksella.
Hankintaviranomainen ilmoittaa tarvittaessa hankintailmoituksessa, että hankintamenettely on toimielinten yhteinen. Tällöin hankintailmoituksessa on ilmoitettava hankintamenettelyyn osallistuvat toimielimet, toimeenpanovirastot ja varainhoitoasetuksen 208 artiklassa tarkoitetut elimet, hankintamenettelystä vastaava toimielin ja kaikkien näiden toimielinten, toimeenpanovirastojen ja elinten hankintojen kokonaismäärä.
4. Hankintasopimuksia, puitesopimuksia tai dynaamiseen hankintajärjestelmään perustuvia hankintasopimuksia koskevan menettelyn tulokset ilmoitetaan ratkaisuilmoituksessa. Ratkaisuilmoitus on pakollinen hankinnoissa, joiden arvo on yhtä suuri tai suurempi kuin 170 artiklan 1 kohdassa vahvistetut kynnysarvot. Ratkaisuilmoitusta ei tarvitse tehdä puitesopimukseen perustuvista erillissopimuksista.
Ratkaisuilmoitus on toimitettava julkaisutoimistolle viimeistään 48 kalenteripäivää hankinta- tai puitesopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Dynaamiseen hankintajärjestelmään perustuviin hankintasopimuksiin liittyvät ilmoitukset voidaan kuitenkin yhdistää yhdeksi ryhmäksi neljännesvuosittain. Ilmoitukset on tällöin lähetettävä julkaisutoimistolle viimeistään 48 kalenteripäivää kunkin neljännesvuoden päättymisen jälkeen.
Suunnittelukilpailun järjestäneet hankintaviranomaiset lähettävät julkaisutoimistolle kilpailun tuloksia koskevan ilmoituksen.
Kun on kyse toimielinten yhteisestä menettelystä, ratkaisuilmoituksen lähettää menettelystä vastaava hankintaviranomainen.
Ratkaisuilmoitus on toimitettava julkaisutoimistolle myös silloin, kun hankintasopimuksen tai puitesopimuksen arvo on yhtä suuri tai suurempi kuin 170 artiklan 1 kohdassa vahvistetut kynnysarvot ja se on tehty neuvottelumenettelyssä julkaisematta etukäteen hankintailmoitusta, riittävän ajoissa, jotta ratkaisuilmoitus voidaan julkaista ennen sopimuksen allekirjoittamista 171 artiklan 1 kohdassa säädettyjen edellytysten mukaisesti.
Hankintaviranomaisen on julkaistava internetsivustollaan tiedot varainhoitovuoden aikana tehtyjen, puitesopimukseen perustuvien erillissopimusten arvosta ja toimeksisaajista kyseisen varainhoitovuoden päättymistä seuraavan kesäkuun 30 päivään mennessä, jos tehty erillissopimus tai tehtyjen erillissopimusten yhteisarvo ylittää 170 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut kynnysarvot, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 21 artiklan soveltamista.
5. Ilmoitukset laaditaan niiden vakiolomakkeiden mukaisesti, jotka komissio on hyväksynyt direktiivin 2004/18/EY nojalla.
124 artikla
Direktiivin 2004/18/EY soveltamisalaan kuulumattomista hankintasopimuksista tiedottaminen
(Varainhoitoasetuksen 103 artikla)
1. Jäljempänä 170 artiklan 1 kohdassa säädetyt kynnysarvot alittavista hankintasopimuksista on julkaistava asianmukaiset ilmoitukset, jotta niistä syntyy kilpailua ja jotta hankintamenettelyt ovat puolueettomia. Tällaisista hankinnoista julkaistaan
a)
edellä 123 artiklan 3 kohdassa tarkoitettu hankintailmoitus tai kiinnostuksenilmaisupyyntö sellaisten hankintasopimusten osalta, joilla on samanlainen kohde ja joiden arvo on suurempi kuin 137 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu arvo;
b)
etukäteen internetissä asianmukaisesti julkaistavat tiedot sellaisten hankintasopimusten osalta, joiden arvo on suurempi kuin 137 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu arvo.
2. Kiinteistöhankinnoista ja tämän asetuksen 134 artiklan 1 kohdan j alakohdassa tarkoitetuista salaisiksi julistetuista hankinnoista julkaistaan vuosittain erikseen vain toimeksisaajaluettelo, jossa esitetään hankinnan kohde ja arvo. Luettelo toimitetaan Euroopan parlamentille ja neuvostolle. Komission tapauksessa luettelo liitetään varainhoitoasetuksen 66 artiklan 9 kohdassa tarkoitettuun vuotuisia toimintakertomuksia koskevaan yhteenvetoon.
3. Tiedot hankinnoista, joiden arvo on suurempi kuin 137 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu arvo ja joista ei ole julkaistu erillistä ratkaisuilmoitusta, toimitetaan julkaisutoimistolle. Vuotuinen toimeksisaajaluettelo toimitetaan viimeistään seuraavan varainhoitovuoden kesäkuun 30 päivänä.
4. Tiedot hankinnoista, joiden arvo on suurempi kuin 137 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu arvo, julkaistaan toimielimen internetsivustolla viimeistään seuraavan varainhoitovuoden kesäkuun 30 päivänä.
125 artikla
Ilmoitusten julkaiseminen
(Varainhoitoasetuksen 103 artikla)
1. Julkaisutoimisto julkaisee 123 ja 124 artiklassa tarkoitetut ilmoitukset Euroopan unionin virallisessa lehdessä viimeistään 12 kalenteripäivän kuluttua niiden lähettämisestä.
Jäljempänä 154 artiklassa tarkoitettujen nopeutettujen menettelyjen yhteydessä ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettu määräaika on viisi kalenteripäivää.
2. Hankintaviranomaisten on pystyttävä osoittamaan, minä päivänä ilmoitukset on lähetetty.
126 artikla
Muut tiedotustavat
(Varainhoitoasetuksen 103 artikla)
Edellä 123, 124 ja 125 artiklassa säädettyjen tiedotustoimenpiteiden lisäksi hankinnasta voidaan tiedottaa myös muulla tavoin, erityisesti sähköisesti. Tällaisessa tiedottamisessa viitataan 125 artiklassa tarkoitettuun, Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistuun ilmoitukseen, jos sellainen on olemassa, eikä sähköistä ilmoitusta saa julkaista ennen kyseistä ilmoitusta, joka on ainoa todistusvoimainen ilmoitus.
Tämä tiedottaminen ei saa saattaa ehdokkaita tai tarjoajia eriarvoiseen asemaan, ja se saa sisältää ainoastaan tiedot, jotka sisältyvät hankintailmoitukseen, jos sellainen on julkaistu.
3 jakso
Hankintamenettelyt
127 artikla
Hankintamenettelytavat
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Hankinta voidaan tehdä joko avoimen tai rajoitetun tarjouskilpailun, hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeisen neuvottelumenettelyn tai ilman etukäteen julkaistavaa hankintailmoitusta järjestettävän neuvottelumenettelyn taikka tarvittaessa suunnittelukilpailun perusteella.
2. Hankintamenettelyt ovat avoimet, kun kaikki hankinnasta kiinnostuneet taloudelliset toimijat voivat tehdä tarjouksen. Tämä koskee myös 131 artiklassa tarkoitettuja dynaamisia hankintajärjestelmiä.
Hankintamenettelyt ovat rajoitetut, kun kaikki taloudelliset toimijat voivat pyytää saada osallistua kilpailuun ja kun ainoastaan 146 artiklassa tarkoitetut valintaperusteet täyttävät ehdokkaat, joille hankintaviranomainen on lähettänyt samanaikaisesti kirjallisen kutsun, voivat tehdä tarjouksen tai, kun on kyse 132 artiklassa tarkoitetusta kilpailullisesta neuvottelumenettelystä, esittää ratkaisun.
Toimeksisaajat voidaan valita kunkin hankinnan osalta erikseen, myös kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä, tai mahdollisista ehdokkaista voidaan laatia luettelo 136 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetussa menettelyssä.
3. Jos käytetään neuvottelumenettelyä, hankintaviranomainen ottaa yhteyttä valitsemiinsa ehdokkaisiin, jotka täyttävät 146 artiklassa tarkoitetut valintaperusteet, ja neuvottelee tarjousten ehdoista yhden tai useamman tällaisen ehdokkaan kanssa.
Jos käytetään 135 artiklassa tarkoitettua neuvottelumenettelyä, josta julkaistaan hankintailmoitus, hankintaviranomainen lähettää samanaikaisesti kirjallisen kutsun kaikille neuvotteluihin valituille ehdokkaille.
4. Suunnittelukilpailu on menettely, jolla hankintaviranomainen voi hankkia lähinnä arkkitehtuurin tai maanrakennuksen taikka tietojenkäsittelyn alaan liittyvän suunnitelman tai ehdotuksen; suunnittelukilpailun voittajaehdokkaan esittää tarjouskilpailun perusteella tuomaristo, joka voi jakaa palkintoja.
128 artikla
Ehdokkaiden lukumäärä rajoitetussa menettelyssä tai neuvottelumenettelyssä
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Kun käytetään rajoitettua menettelyä tai 136 artiklan 1 kohdan a tai b alakohdassa tarkoitettuja menettelyjä, on pyydettävä tarjous vähintään viideltä ehdokkaalta, jos valintaperusteet täyttäviä ehdokkaita on riittävästi.
Hankintaviranomainen voi myös päättää hankinnan kohteen perusteella ja objektiivisten ja syrjimättömien valintaperusteiden nojalla ehdokkaiden enimmäismäärän. Tällöin 123 ja 124 artiklassa tarkoitetussa hankintailmoituksessa tai kiinnostuksenilmaisupyynnössä on ilmoitettava hintarajat ja valintaperusteet.
Todellisen kilpailun aikaansaamiseksi on kuitenkin annettava riittävän monelle ehdokkaalle mahdollisuus esittää tarjous.
2. Neuvottelumenettelyssä neuvotteluihin on kutsuttava vähintään kolme ehdokasta, ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn jälkeen tarjous on pyydettävä vähintään kolmelta ehdokkaalta, jos valintaperusteet täyttäviä ehdokkaita on riittävästi.
Mahdollisuus tarjouksen esittämiseen on annettava riittävän monelle ehdokkaalle todellisen kilpailun aikaansaamiseksi.
Ensimmäisen ja toisen alakohdan säännöksiä ei sovelleta
a)
137 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuihin hankintoihin, joiden arvo on hyvin vähäinen;
b)
yhteisen hankintanimikkeistön mukaisia oikeudellisia palveluja koskeviin hankintoihin;
c)
134 artiklan 1 kohdan j alakohdassa tarkoitettuihin salaisiksi julistettuihin hankintoihin.
3. Jos valintaperusteet ja vähimmäisvaatimukset täyttävien ehdokkaiden määrä alittaa 1 ja 2 kohdassa säädetyn vähimmäismäärän, hankintaviranomainen voi jatkaa tarjouskilpailumenettelyä kutsumalla siihen yhden tai useamman vaaditut edellytykset täyttävän ehdokkaan. Tähän jatkettuun menettelyyn eivät kuitenkaan voi osallistua muut taloudelliset toimijat, joita ei alun perin pyydetty osallistumaan, eivätkä ehdokkaat, jotka eivät täytä vaadittuja edellytyksiä.
129 artikla
Neuvottelumenettelyjen kulku
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
Hankintaviranomaiset neuvottelevat tarjoajien kanssa näiden esittämistä tarjouksista niiden muokkaamiseksi 123 artiklassa tarkoitetussa hankintailmoituksessa tai tarjouseritelmässä ja mahdollisissa muissa asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukaisiksi ja kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen löytämiseksi.
Hankintaviranomaiset kohtelevat neuvottelujen aikana kaikkia tarjoajia tasapuolisesti.
Jos hankintaviranomaiset voivat tehdä hankintasopimuksia 135 artiklan mukaisesti käyttämällä neuvottelumenettelyä hankintailmoituksen julkaistuaan, ne voivat määrätä, että neuvottelumenettely tapahtuu vaiheittain neuvoteltavien tarjousten määrän rajoittamiseksi soveltamalla hankintailmoituksessa tai tarjouseritelmässä ilmoitettuja ratkaisuperusteita. Tällaisen mahdollisuuden käyttämisestä on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouseritelmässä.
130 artikla
Suunnittelukilpailu
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Suunnittelukilpailun järjestämistä koskevat säännöt toimitetaan kaikille niille, jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa osallistumiseen.
Suunnittelukilpailuun on kutsuttava riittävän monta ehdokasta todellisen kilpailun aikaansaamiseksi.
2. Tuomariston nimittää toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä. Siihen saa kuulua vain luonnollisia henkilöitä, joiden on oltava riippumattomia suunnittelukilpailun osanottajista. Jos suunnittelukilpailun osanottajilta vaaditaan erityistä ammattipätevyyttä, vähintään kolmasosalla tuomariston jäsenistä on oltava sama tai vastaava pätevyys.
Tuomaristo antaa lausuntonsa itsenäisesti sille nimettömästi esitettyjen ehdotusten perusteella ja yksinomaan suunnittelukilpailuilmoituksessa esitetyillä perusteilla.
3. Tuomaristo kirjaa arvosteluunsa, jonka kaikki sen jäsenet allekirjoittavat, ratkaisuesityksensä, joka perustuu kunkin ehdotuksen ansioihin, ja huomautuksensa.
Ehdotukset pysyvät nimettöminä tuomariston lausunnon antamiseen saakka.
Tuomaristo voi pyytää ehdokkaita vastaamaan arvosteluun kirjattuihin kysymyksiin ehdotuksen selkeyttämiseksi. Tämän seurauksena käytävästä vuoropuhelusta laaditaan pöytäkirja.
4. Tämän jälkeen hankintaviranomainen tekee päätöksen, jossa esitetään valitun ehdokkaan nimi ja osoite ja syyt tämän valintaan suunnittelukilpailuilmoituksessa esitettyjen perusteiden kannalta varsinkin, jos sen päätös poikkeaa tuomariston lausunnossa esitetyistä ehdotuksista.
131 artikla
Dynaaminen hankintajärjestelmä
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Dynaaminen hankintajärjestelmä on tavanomaisiin ostoihin käytettävä kokonaan sähköinen hankintajärjestelmä, ja jokainen valintaperusteet täyttävä taloudellinen toimija voi koko sen keston ajan liittyä siihen tehtyään alustavan tarjouksen, joka on tarjouseritelmän ja mahdollisten täydentävien asiakirjojen mukainen. Alustavaa tarjousta parempi tarjous voidaan esittää missä tahansa vaiheessa edellyttäen, että tarjous on edelleen tarjouseritelmän mukainen.
2. Dynaamisen hankintajärjestelmän toteuttamiseksi hankintaviranomaiset julkaisevat hankintailmoituksen, jossa täsmennetään, että kyseessä on dynaaminen hankintajärjestelmä, ja jossa ilmoitetaan internetsivusto, jolle tarjouseritelmä ja mahdolliset täydentävät asiakirjat asetetaan saataville vapaasti, suoraan ja kokonaisuudessaan ilmoituksen julkaisemispäivästä alkaen ja järjestelmän käytön päättymiseen saakka.
Tarjouseritelmässä ilmoitetaan muun muassa järjestelmän kohteena olevien suunniteltujen hankintojen laatu ja kaikki tarvittavat tiedot hankintajärjestelmästä ja käytettävästä sähköisestä järjestelmästä sekä viestintäyhteyttä koskevista järjestelyistä ja teknisistä eritelmistä.
3. Hankintaviranomaisten on dynaamisen hankintajärjestelmän koko keston ajan annettava kaikille taloudellisille toimijoille mahdollisuus esittää alustava tarjous ja tulla hyväksytyksi järjestelmään 1 kohdassa tarkoitettujen edellytysten mukaisesti. Hankintaviranomaiset arvioivat alustavan tarjouksen 15 päivän kuluessa sen esittämisestä. Ne voivat kuitenkin pidentää arviointiaikaa, jos hankintaa ei kilpailuteta sen aikana.
Hankintaviranomainen ilmoittaa mahdollisimman pian tarjoajalle tämän hyväksymisestä dynaamiseen hankintajärjestelmään tai tämän tekemän tarjouksen hylkäämisestä.
4. Jokainen erillinen hankinta on kilpailutettava. Ennen kilpailuttamista hankintaviranomaiset julkaisevat lyhennetyn hankintailmoituksen, jossa kaikkia asiasta kiinnostuneita taloudellisia toimijoita kehotetaan tekemään alustava tarjous määräajassa, joka voi päättyä aikaisintaan 15 päivän kuluttua lyhennetyn hankintailmoituksen lähettämispäivästä. Hankintaviranomaiset kilpailuttavat hankinnan vasta arvioituaan kaikki mainitun määräajan kuluessa tehdyt alustavat tarjoukset.
Hankintaviranomaiset kehottavat sen jälkeen kaikkia järjestelmään hyväksyttyjä tarjoajia tekemään tarjouksen kohtuullisessa määräajassa. Hankintaviranomaiset tekevät hankintasopimuksen sen tarjoajan kanssa, joka on esittänyt kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen dynaamisen hankintajärjestelmän toteuttamiseksi käytetyssä hankintailmoituksessa mainittujen ratkaisuperusteiden perusteella arvioituna. Nämä perusteet voidaan tarvittaessa määritellä yksityiskohtaisemmin tarjouspyynnössä.
5. Dynaamisen hankintajärjestelmän kesto voi olla enintään neljä vuotta, paitsi asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa.
Hankintaviranomaiset eivät saa käyttää tätä järjestelmää estääkseen, rajoittaakseen tai vääristääkseen kilpailua.
Asianomaisilta taloudellisilta toimijoilta tai järjestelmään osallistuvilta ei saa laskuttaa käsittelymaksuja.
132 artikla
Kilpailullinen neuvottelumenettely
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Jos hankintasopimus on erityisen monimutkainen, hankintaviranomainen voi noudattaa direktiivin 2004/18/EY 29 artiklassa tarkoitettua kilpailullista neuvottelumenettelyä todettuaan, että avoimen menettelyn tai rajoitettua menettelyä koskevien nykyisten sääntöjen suora käyttö ei mahdollista sopimuksen tekemistä sen tarjoajan kanssa, joka on tehnyt kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen.
Hankintasopimuksen katsotaan olevan erityisen monimutkainen, jos hankintaviranomainen ei kykene objektiivisesti määrittelemään teknisiä keinoja, joilla tarpeet voidaan täyttää tai tavoitteet voidaan saavuttaa, tai ei kykene erittelemään hankkeen oikeudellista tai taloudellista perustaa.
2. Hankintaviranomaiset julkaisevat hankintailmoituksen, jossa ne tiedottavat tarpeistaan ja vaatimuksistaan, jotka määritellään kyseisessä ilmoituksessa ja/tai hankekuvauksessa.
3. Hankintaviranomaiset aloittavat 146 artiklan mukaiset valintaperusteet täyttävien ehdokkaiden kanssa neuvottelun, jonka tarkoituksena on kartoittaa ja määritellä hankintaviranomaisten tarpeiden kannalta parhaat keinot.
Hankintaviranomaiset varmistavat neuvottelun aikana kaikkien tarjoajien tasapuolisen kohtelun ja sen, ettei neuvotteluun osallistuvan ehdokkaan ehdottamia ratkaisuja tai ehdokkaan antamia muita tietoja luovuteta ilman ehdokkaan suostumusta muille osapuolille.
Hankintaviranomaiset voivat määrätä, että menettely tapahtuu vaiheittain siten, että neuvoteltavien ratkaisujen määrää rajoitetaan neuvottelun aikana soveltamalla hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa ilmoitettuja ratkaisuperusteita; tämän mahdollisuuden käyttö edellyttää, että siitä on ilmoitettu hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa.
4. Ilmoitettuaan osallistujille neuvottelun päättymisestä hankintaviranomaiset kehottavat niitä tekemään lopullisen tarjouksen neuvottelun aikana esitetyn ja määritetyn ratkaisun tai esitettyjen ja määritettyjen ratkaisujen perusteella. Lopullisissa tarjouksissa on oltava kaikki hankkeen toteuttamiseksi vaaditut ja tarpeelliset osat.
Tarjouksia voidaan hankintaviranomaisen pyynnöstä selkeyttää, täsmentää ja viimeistellä muuttamatta kuitenkaan tarjouksen tai tarjouspyynnön perusosia, joiden muuttamisella olisi todennäköisesti kilpailua vääristävä tai syrjivä vaikutus.
Tarjoaja, jonka on katsottu tehneen kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen, voi hankintaviranomaisen pyynnöstä joutua täsmentämään tarjoukseensa liittyviä näkökohtia tai vahvistamaan tarjouksessa olevat sitoumukset edellyttäen, että tämä ei muuta tarjouksen tai tarjouskilpailun olennaisia osia eikä aiheuta kilpailun vääristymisen tai syrjinnän vaaraa.
5. Hankintaviranomaiset voivat myöntää neuvotteluun osallistuville palkkioita tai muita maksuja.
133 artikla
Yhteisesti toteutettavat hankintamenettelyt
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
Kun toimielin toteuttaa hankintamenettelyn yhdessä yhden tai useamman jäsenvaltion, EFTA-valtion tai unionin ehdokasmaan hankintaviranomaisen kanssa, noudatetaan kyseiseen toimielimeen sovellettavia menettelysäännöksiä.
Kun jäsenvaltion hankintaviranomaiselle kuuluva tai sen hallinnoima osuus hankintasopimuksen arvioidusta kokonaisarvosta on vähintään 50 prosenttia, tai muissa asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa, toimielin voi päättää, että noudatetaan jäsenvaltion hankintaviranomaiseen sovellettavia menettelysääntöjä, jos niiden voidaan katsoa vastaavan toimielimeen sovellettavia säännöksiä.
Toimielin ja jäsenvaltion, EFTA-valtion tai unionin ehdokasmaan hankintaviranomainen, joita yhteinen hankintamenettely koskee, sopivat etenkin yksityiskohtaisista käytännön säännöistä, jotka koskevat osallistumishakemusten tai tarjousten arviointia, hankintasopimuksen tekemistä, hankintasopimukseen sovellettavaa lakia ja riita-asioissa toimivaltaista tuomioistuinta.
134 artikla
Tilanteet, joissa käytetään neuvottelumenettelyä ilman etukäteen julkaistavaa hankintailmoitusta
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Riippumatta siitä, mikä on hankinnan arvioitu arvo, hankintaviranomaiset voivat käyttää neuvottelumenettelyä julkaisematta etukäteen hankintailmoitusta seuraavissa tapauksissa:
a)
avoimella tai rajoitetulla menettelyllä ei ole saatu alkuperäisen menettelyn päätyttyä lainkaan tarjouksia tai tehdyt tarjoukset eivät vastaa tarjouspyyntöä taikka yhtään osallistumishakemusta ei ole jätetty edellyttäen, ettei 138 artiklassa tarkoitetuissa tarjouspyyntöasiakirjoissa eriteltyjä alkuperäisiä sopimusehtoja olennaisesti muuteta;
b)
teknisistä tai taiteellisista taikka yksinoikeuden suojaamiseen liittyvistä syistä hankintasopimus on tehtävä tietyn taloudellisen toimijan kanssa;
c)
siltä osin kuin se on ehdottoman välttämätöntä, kun muille menettelyille 152, 153 ja 154 artiklassa asetettuja määräaikoja ei voida noudattaa, koska asia on äärimmäisen kiireellinen hankintaviranomaisesta riippumattomista, ennalta arvaamattomista syistä;
d)
kun palveluhankintasopimus tehdään suunnittelukilpailun perusteella, ja se on asiaan sovellettavien sääntöjen mukaan tehtävä suunnittelukilpailun voittajan kanssa, tai jos voitto on jaettu, voittajista yhden kanssa. Jälkimmäisessä tapauksessa kaikki suunnittelukilpailun voittajat kutsutaan osallistumaan neuvotteluihin;
e)
kun on kyse lisäpalveluista ja -urakoista, jotka eivät sisälly hankkeen alkuperäisiin suunnitelmiin eivätkä alkuperäiseen sopimukseen mutta joista on tullut ennalta arvaamattomasta syystä välttämättömiä palvelun tai urakan toteuttamiselle, 2 kohdassa tarkoitetuin edellytyksin;
f)
kun kyseessä ovat uudet palvelut tai urakat, jotka ovat samanlaisen, saman hankintaviranomaisen alkuperäisen hankinnan toteuttajaksi valitulle taloudelliselle toimijalle antaman palvelun tai urakan toistamista, jos nämä uudet palvelut tai urakat ovat samanlaisia kuin perushanke ja perushankkeesta on tehty alkuperäinen hankintasopimus avoimia tai rajoitettuja menettelyjä noudattaen, edellyttäen että 3 kohdassa säädetyt edellytykset täyttyvät;
g)
tavarahankintasopimuksiin, kun:
i)
tarvitaan lisätoimituksia joko tavanomaisten toimitusten tai laitteistojen osittaiseksi korvaamiseksi tai aiempien toimitusten tai laitteistojen laajentamiseksi, jos hankintaviranomainen joutuisi tavarantoimittajan vaihtamisen vuoksi hankkimaan teknisiltä ominaisuuksiltaan poikkeavaa materiaalia, mikä johtaisi yhteensopimattomuuteen tai suhteettomiin teknisiin vaikeuksiin käytössä ja kunnossapidossa; tällainen hankintasopimus voi olla voimassa enintään kolmen vuoden ajan;
ii)
hankittavat tuotteet valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä varten eikä tuotteen kaupallisen kannattavuuden testaamiseksi tai joukkotuotantoon, jonka tavoitteena on tutkimus- ja kehityskustannusten korvaaminen;
iii)
kyse on raaka-ainemarkkinoilla noteeratuista ja sieltä hankituista tavaroista;
iv)
tavarat on hankittu erityisen edullisin ehdoin joko liiketoimintansa lopettavalta tavarantoimittajalta tai konkurssipesän pesänhoitajalta tai selvittäjältä taikka velkojien kanssa tehdyn akordin tai muun vastaavan kansallisessa lainsäädännössä säännellyn menettelyn tuloksena;
h)
kiinteistöhankintasopimuksiin, kun paikalliset kiinteistömarkkinat on kartoitettu;
i)
yhteisen hankintanimikkeistön mukaisia oikeudellisia palveluja koskeviin hankintoihin edellyttäen, että tällaisista hankinnoista ilmoitetaan asianmukaisesti;
j)
toimielimen tai sen valtuuttamien viranomaisten salaisiksi julistamiin hankintasopimuksiin tai hankintasopimuksiin, joiden täyttäminen edellyttää voimassa olevien hallinnollisten määräysten mukaisesti tai unionin olennaisten etujen suojaamiseksi erityisiä turvatoimenpiteitä.
2. Edellä 1 kohdan e alakohdassa tarkoitettujen lisäpalvelujen ja -urakoiden osalta hankintaviranomaiset voivat käyttää neuvottelumenettelyä julkaisematta etukäteen hankintailmoitusta edellyttäen, että lisäsuoritukset tilataan alkuperäiseltä toimeksisaajalta:
a)
kun lisähankintoja ei voida erottaa teknisesti tai taloudellisesti päähankinnasta aiheuttamatta hankintaviranomaiselle huomattavaa haittaa;
b)
kun lisähankinnat voidaan erottaa alkuperäisen hankinnan toteuttamisesta mutta ne ovat ehdottoman välttämättömiä tämän loppuunsaattamiseksi.
Lisähankintojen yhteenlaskettu arvo saa olla enintään 50 prosenttia alkuperäisen hankinnan arvosta.
3. Tämän artiklan 1 kohdan f alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa mahdollisuus käyttää neuvottelumenettelyä ilmoitetaan jo alkuperäisen tarjouskilpailun yhteydessä, ja lisäpalveluiden tai -urakoiden arvioitu kokonaisarvo otetaan huomioon 170 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja kynnysarvoja laskettaessa. Tätä menettelyä voidaan käyttää ainoastaan alkuperäisen hankintasopimuksen täytäntöönpanon aikana ja enintään kolmen vuoden ajan kyseisen sopimuksen allekirjoittamisesta.
135 artikla
Tilanteet, joissa käytetään neuvottelumenettelyä hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Riippumatta siitä, mikä on hankinnan arvioitu arvo, hankintaviranomaiset voivat käyttää neuvottelumenettelyä hankintailmoituksen julkaistuaan seuraavissa tapauksissa:
a)
kun päättyneellä avoimella tai rajoitetulla menettelyllä taikka kilpailullisella neuvottelumenettelyllä on saatu sääntöjenvastaisia tarjouksia tai sellaisia tarjouksia, joita ei voida etenkään valinta- ja ratkaisuperusteiden nojalla hyväksyä, eikä 138 artiklassa tarkoitetuissa tarjouspyyntöasiakirjoissa eriteltyjä alkuperäisiä sopimusehtoja olennaisesti muuteta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta tämän artiklan 2 kohdan soveltamista;
b)
poikkeustapauksissa, kun tarjoaja ei voi urakan, tavaroiden tai palveluiden luonteen tai asiaan liittyvien riskien vuoksi ilmoittaa kokonaishintaa ennakkoon;
c)
kun erityisesti rahoituspalvelujen ja henkisten suoritusten alalla hankittavien palvelujen luonteen vuoksi tarjouseritelmiä ei voida laatia niin tarkasti, että hankinta voitaisiin tehdä valitsemalla paras tarjous avoimen tai rajoitetun menettelyn sääntöjä noudattaen;
d)
kun urakkasopimukseen kuuluvat työt tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä varten eikä niillä pyritä taloudelliseen kannattavuuteen tai tutkimus- ja kehityskustannusten kattamiseen;
e)
kun on kyse direktiivin 2004/18/EY liitteessä II B tarkoitetuista palveluhankinnoista, jollei tämän asetuksen 134 artiklan 1 kohdan i ja j alakohdan tai toisen kohdan säännöksistä muuta johdu;
f)
kun on kyse muista tutkimus- ja kehityspalveluista kuin niistä, joiden hyöty koituu yksinomaan hankintaviranomaiselle sen omassa toiminnassa käytettäväksi edellyttäen, että hankintaviranomainen korvaa suoritetun palvelun kokonaan;
g)
kun on kyse radio- ja televisiotoiminnan harjoittajien lähetystoimintaan tarkoitettujen ohjelmien ostoa, suunnittelua, tuotantoa tai yhteistuotantoa koskevista palveluhankintasopimuksista ja lähetysaikaa koskevista sopimuksista.
2. Edellä 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa hankintaviranomaisen ei tarvitse julkaista hankintailmoitusta, jos neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne ja vain ne tarjoajat, jotka täyttävät valintaperusteet ja jotka ovat aiemman menettelyn yhteydessä tehneet hankintamenettelyn muotovaatimukset täyttävän tarjouksen.
136 artikla
Menettely kiinnostuksenilmaisupyynnön julkaisemisen jälkeen
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Jos hankinnan arvo ei ylitä 170 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua arvoa, ja rajoittamatta 134 ja 135 artiklan soveltamista, hankintaviranomaiset voivat käyttää kiinnostuksenilmaisupyyntöä jompaankumpaan seuraavista tarkoituksista:
a)
esikarsintaan sellaisten ehdokkaiden valitsemiseksi, joita kehotetaan esittämään tarjous rajoitetuissa tarjouskilpailuissa;
b)
luettelon laatimiseksi myyjistä, joita kehotetaan esittämään osallistumishakemus tai tarjous.
2. Kiinnostuksenilmaisupyynnön perusteella laadittava luettelo on voimassa seuraavasti:
a)
enintään kolmen vuoden ajan siitä päivästä, jona 124 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettu ilmoitus on lähetetty julkaisutoimistoon tämän artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa;
b)
enintään viiden vuoden ajan siitä päivästä, jona 124 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettu ilmoitus on lähetetty julkaisutoimistoon, kun on kyse tämän artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetusta myyjien luettelosta.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettu luettelo voi käsittää useampia osia.
Asiasta kiinnostuneet voivat ilmoittautua ehdokkaiksi milloin tahansa luettelon voimassaoloaikana lukuun ottamatta sen kolmea viimeistä voimassaolokuukautta.
3. Hankinnan yhteydessä hankintaviranomainen pyytää kaikkia luetteloon tai sen osaan merkittyjä ehdokkaita tai myyjiä joko
a)
esittämään 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa tarjouksen; tai
b)
esittämään 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetun luettelon tapauksessa jommankumman seuraavista:
i)
tarjouksen, joka sisältää poissulkemis- ja valintaperusteita koskevat asiakirjat; tai
ii)
poissulkemis- ja valintaperusteita koskevat asiakirjat, minkä jälkeen nämä perusteet täyttäviä ehdokkaita pyydetään esittämään tarjous.
137 artikla
Vähäiset hankinnat
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Vähäisiin hankintoihin, joiden arvo on enintään 60 000 euroa, voidaan soveltaa neuvottelumenettelyä julkaisematta hankintailmoitusta etukäteen, jos neuvotteluja käydään vähintään kolmen ehdokkaan kanssa.
Jos hankintaviranomainen saa ehdokkaiden kanssa neuvoteltuaan ainoastaan yhden hallinnollisesti ja teknisesti pätevän tarjouksen, hankinta voidaan tehdä tämän tarjouksen perusteella edellyttäen, että tarjous täyttää ratkaisuperusteet.
2. Hankinnat, joiden arvo on hyvin vähäinen ja enintään 15 000 euroa, voidaan tehdä yhden tarjouksen perusteella neuvottelumenettelyllä julkaisematta hankintailmoitusta etukäteen.
3. Enintään 1 000 euron menojen kattamiseksi suoritettavat maksut voidaan maksaa pelkän laskun perusteella ilman tarjouksen hyväksymistä ennakkoon.
138 artikla
Tarjouspyyntöasiakirjat
(Varainhoitoasetuksen 105 artikla)
1. Tarjouspyyntöasiakirjoissa on oltava ainakin
a)
tarjous- tai neuvottelupyyntö taikka pyyntö osallistua 132 artiklassa tarkoitettuun menettelyyn sisältyvään neuvotteluun;
b)
edellisiin liittyvä tarjouseritelmä tai 132 artiklassa tarkoitetun kilpailullisen neuvottelumenettelyn tapauksessa asiakirja, jossa selostetaan hankintaviranomaisen tarpeet ja vaatimukset, taikka maininta internetsivustosta, jolle tarjouseritelmä tai asiakirja asetetaan saataville;
c)
mallisopimukseen perustuva sopimusluonnos.
Ensimmäisen alakohdan c alakohtaa ei sovelleta silloin, kun mallisopimusta ei asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa voida käyttää.
Tarjouspyyntöasiakirjoissa on viitattava tiedotustoimenpiteisiin, jotka on toteutettu 123-126 artiklan mukaisesti.
2. Tarjous- tai neuvottelupyynnössä taikka neuvotteluun osallistumista koskevassa pyynnössä on ainakin
a)
annettava yksityiskohtaiset määräykset tarjousten toimittamisesta ja niiden esittämisestä, kuten määräpäivä ja kellonaika sekä selvitys siitä, vaaditaanko vakiomuotoisen vastauslomakkeen täyttämistä, tiedot tarjoukseen liitettävistä asiakirjoista, myös 146 artiklassa tarkoitetuista vakavaraisuudesta, luottokelpoisuudesta, teknisestä suorituskyvystä ja ammatillisesta pätevyydestä annettavista todisteista, jos näitä tietoja ei ilmoiteta tarkemmin hankintailmoituksessa, sekä osoite, johon tarjoukset on lähetettävä;
b)
todettava, että tarjouksen tekeminen merkitsee 1 kohdassa tarkoitetun, kyseiseen tarjoukseen sovellettavan tarjouseritelmän hyväksymistä ja että tarjouksen tekeminen sitoo tarjouskilpailun voittanutta tarjoajaa sopimuksen täytäntöönpanon ajan;
c)
ilmoitettava määräaika, jonka tarjous on voimassa ja jonka ajan tarjoajan on säilytettävä tarjouksensa ehdot muuttamattomina;
d)
kiellettävä kaikki yhteydenotot hankintaviranomaisen ja tarjoajan välillä menettelyn aikana, lukuun ottamatta 160 artiklassa säädettyjä poikkeustapauksia, ja määrättävä tarkastuskäyntien tapauksessa kyseisiä käyntejä koskevista järjestelyistä;
e)
ilmoitettava kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä kuulemisvaiheen alkamispäivä ja osoite, jossa kuuleminen järjestetään.
3. Tarjouseritelmässä on ainakin
a)
esitettävä hankintaan sovellettavat poissulkemis- ja valintaperusteet, paitsi kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä, rajoitetussa menettelyssä tai 135 artiklassa tarkoitetussa hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen aloitettavassa neuvottelumenettelyssä; tällöin kyseiset perusteet esitetään yksinomaan hankintailmoituksessa tai kiinnostuksenilmaisupyynnössä;
b)
esitettävä ratkaisuperusteet ja niiden painotus tai tarvittaessa perusteiden merkitys alenevassa tärkeysjärjestyksessä, jos näitä tietoja ei ole esitetty hankintailmoituksessa;
c)
esitettävä 139 artiklassa tarkoitetut tekniset eritelmät;
d)
ilmoitettava, mitkä vähimmäisvaatimukset vaihtoehtojen on täytettävä käytettäessä 149 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja menettelyjä kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valitsemiseksi, jos hankintaviranomainen on maininnut hankintailmoituksessa, että vaihtoehdot ovat sallittuja;
e)
mainittava, että sovelletaan Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista tehtyä pöytäkirjaa tai tarvittaessa diplomaattisia suhteita koskevaa Wienin yleissopimusta tai konsulisuhteita koskevaa Wienin yleissopimusta;
f)
esitettävä todistukset hankintamarkkinoille pääsystä 172 artiklassa säädetyin edellytyksin;
g)
kuvailtava 131 artiklassa tarkoitetuissa dynaamisissa hankintajärjestelmissä suunniteltujen hankintojen luonne sekä ilmoitettava kaikki tarvittavat tiedot hankintajärjestelmästä ja käytettävästä sähköisestä järjestelmästä sekä viestintäyhteyttä koskevista järjestelyistä ja teknisistä eritelmistä.
4. Mallisopimuksessa on erityisesti
a)
ilmoitettava sopimusehtojen rikkomisesta johtuvat seuraamukset;
b)
ilmoitettava, minkä tietojen on 102 artiklan mukaisesti käytävä ilmi laskuista tai asianomaisista asiakirjoista;
c)
todettava, että kun hankintaviranomaisena ovat toimielimet, hankintasopimukseen sovelletaan unionin lainsäädäntöä ja tarvittaessa täydentävästi hankintasopimuksessa määrättyä kansallista lainsäädäntöä;
d)
mainittava riita-asioissa toimivaltainen tuomioistuin.
Sopimusluonnoksessa voidaan viitata yksinomaan kansalliseen lainsäädäntöön, kun tämän kohdan ensimmäisen alakohdan c alakohtaa sovelletaan 121 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuun sopimukseen.
5. Hankintaviranomainen voi edellyttää, että tarjoaja ilmoittaa, minkä osan hankinnasta se aikoo teettää alihankintana, ja nimeää alihankkijat. Hankintaviranomainen voi 143 artiklassa tarkoitettujen tietojen lisäksi edellyttää, että ehdokas tai tarjoaja toimittaa sille tiedot suunnitellun alihankkijan 146, 147 ja 148 artiklassa tarkoitetuista vakavaraisuudesta, luottokelpoisuudesta, teknisestä suorituskyvystä ja ammatillisesta pätevyydestä, erityisesti kun alihankintojen osuus hankinnasta on suuri.
139 artikla
Tekniset eritelmät
(Varainhoitoasetuksen 105 artikla)
1. Teknisten eritelmien on taattava ehdokkaille ja tarjoajille yhtäläiset mahdollisuudet esittää tarjous, eivätkä ne saa perusteettomasti haitata julkisten hankintojen avaamista kilpailulle.
Niissä määritellään tavaralta, palvelulta tai materiaalilta taikka urakalta vaadittavat ominaisuudet hankintaviranomaisen niille varaaman käyttötarkoituksen perusteella.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitettuihin ominaisuuksiin kuuluu
a)
laatutaso;
b)
ympäristötehokkuus;
c)
aina kun mahdollista, vammaiskäytön edellytykset tai kaikkien käyttäjien vaatimukset täyttävä suunnittelu;
d)
vaatimustenmukaisuuden arviointitasot ja -menettelyt;
e)
käyttökelpoisuus;
f)
turvallisuus tai mitat, myös tavarahankinnoissa sovellettavat myyntinimeä ja käyttöohjeita koskevat säännöt, sekä kaikkien hankintojen osalta nimikkeistö, symbolit, testaus ja testausmenetelmät, pakkaukset, pakkausmerkinnät ja tunnisteet, tuotantoprosessit ja -menetelmät;
g)
urakoissa laadunvarmistusmenettelyt sekä urakoiden suunnittelu- ja kustannuslaskentasäännöt, testiolosuhteet ja töiden tarkastus- ja vastaanottoedellytykset, rakennustekniikat ja -menetelmät ja kaikki muut tekniset edellytykset, jotka hankintaviranomainen voi yleisten tai erityisten määräysten nojalla asettaa valmiille työlle ja siihen kuuluville materiaaleille tai osille.
3. Tekniset eritelmät esitetään seuraavasti:
a)
viittaamalla eurooppalaisiin standardeihin, eurooppalaisiin teknisiin hyväksyntöihin, yhteisiin teknisiin eritelmiin, jos tällaisia on, kansainvälisiin standardeihin tai muihin eurooppalaisten standardointielinten perustamiin teknisiin viitejärjestelmiin tai niiden puuttuessa vastaaviin kansallisiin järjestelmiin. Jokaisessa viittauksessa on oltava maininta ”tai vastaava”; tai
b)
käyttämällä perusteena suorituskykyä tai toiminnallisia vaatimuksia, mahdolliset ympäristönsuojelunäkökohdat mukaan luettuina, joiden on oltava riittävän täsmällisiä, jotta tarjoajat pystyvät niiden perusteella selvittämään hankintasopimuksen kohteen ja hankintaviranomaiset pystyvät tekemään kyseisen hankintasopimuksen; tai
c)
edellä mainittujen kahden menettelytavan yhdistelmänä.
4. Käyttäessään mahdollisuutta viitata 3 kohdan a alakohdassa tarkoitettuihin eritelmiin hankintaviranomainen ei kuitenkaan saa hylätä tarjousta sillä perusteella, että se ei ole mainittujen eritelmien mukainen, jos tarjoaja tai ehdokas osoittaa millä tahansa hankintaviranomaista tyydyttävällä tarkoitukseen soveltuvalla tavalla, että tarjous täyttää asetetut vaatimukset vastaavalla tavalla.
Tarkoitukseen soveltuvia keinoja voivat olla valmistajan tekniset asiakirjat tai jonkin tunnustetun laitoksen laatima testausselostus.
5. Käyttäessään 3 kohdan b alakohdassa säädettyä mahdollisuutta vaatia suorituskykyyn tai toiminnallisiin vaatimuksiin perustuvien eritelmien noudattamista hankintaviranomainen ei voi hylätä tarjousta, joka on eurooppalaisen standardin täytäntöönpanemiseksi annetun kansallisen standardin, eurooppalaisen teknisen hyväksynnän, yhteisen teknisen eritelmän, kansainvälisen standardin tai eurooppalaisten standardointielinten tuottamien teknisten viitejärjestelmien mukainen, jos kyseiset eritelmät koskevat vaadittua suorituskykyä tai toiminnallisia vaatimuksia.
Tarjoajan on osoitettava tarjouksessaan hankintaviranomaisen kannalta riittävällä tavalla ja tarkoitukseen soveltuvin keinoin, että tarjous täyttää hankintaviranomaisen asettamat suorituskykyä koskevat tai toiminnalliset vaatimukset. Tarkoitukseen soveltuvia keinoja voivat olla valmistajan tekniset asiakirjat tai jonkin tunnustetun laitoksen laatima testausselostus.
6. Asettaessaan suorituskykyyn tai toiminnallisiin vaatimuksiin liittyviä ympäristönsuojeluvaatimuksia hankintaviranomaiset voivat käyttää eurooppalaisissa, monikansallisissa, kansallisissa tai muissa ympäristömerkeissä määriteltyjä yksityiskohtaisia eritelmiä tai tarvittaessa niiden osia, jos
a)
eritelmät soveltuvat hankintasopimuksen kohteena olevien tavaroiden tai palvelujen ominaisuuksien määrittämiseen;
b)
merkkiä koskevat vaatimukset kehitetään tieteellisen tiedon pohjalta;
c)
ympäristömerkit hyväksytään menettelyssä, johon kaikki asianomaiset osapuolet, kuten viranomaiset, kuluttajat, valmistajat, vähittäiskaupan edustajat ja ympäristöjärjestöt, voivat osallistua;
d)
ympäristömerkit ovat kaikkien asiasta kiinnostuneiden osapuolten saatavilla.
7. Hankintaviranomaiset voivat ilmoittaa, että ympäristömerkillä varustettujen tuotteiden tai palvelujen oletetaan täyttävän hankinta-asiakirjoissa määritellyt tekniset eritelmät. Niiden on hyväksyttävä myös muut asianmukaiset todistuskeinot, kuten valmistajan tekniset asiakirjat tai jonkin tunnustetun laitoksen laatima testausselostus. Edellä 4, 5 ja 6 kohdassa tarkoitetaan tunnustetuilla laitoksilla testaus- ja kalibrointilaboratorioita sekä tarkastus- ja sertifiointielimiä, jotka noudattavat sovellettavia eurooppalaisia standardeja.
8. Hankinnan kohteen vuoksi perusteltuja poikkeustapauksia lukuun ottamatta teknisissä eritelmissä ei saa erikseen mainita merkkiä, alkuperää tai prosessia eikä viitata tavaramerkkiin, patenttiin, tyyppiin, alkuperänimitykseen tai valmistusmenetelmään, koska siten voitaisiin suosia joitakin tuotteita tai taloudellisia toimijoita ja sulkea toisia hankinnan ulkopuolelle.
Jos hankinnan kohde on mahdotonta määritellä riittävän tarkasti ja kaikille osapuolille täysin selvällä tavalla, mainintaan tai viittaukseen liitetään ilmaisu ”tai vastaava”.
140 artikla
Hintojen tarkistaminen
(Varainhoitoasetuksen 105 artikla)
1. Tarjouspyyntöasiakirjoissa on selvästi ilmoitettava, onko tarjouksen hinnan oltava kiinteä ja muuttumaton.
2. Muussa tapauksessa asiakirjoissa on ilmoitettava edellytykset ja/tai menetelmät, joilla hintaa voidaan tarkistaa sopimuksen voimassaoloaikana. Tällöin hankintaviranomaisen on otettava huomioon muun muassa
a)
hankinnan kohde ja taloudellinen tilanne, jossa sopimus tehdään;
b)
tehtävien ja sopimuksen luonne ja kesto;
c)
omat taloudelliset etunsa.
141 artikla
Poissulkemiseen johtava laiton toiminta
(Varainhoitoasetuksen 106 artikla)
Varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitetaan kaikkea unionin taloudellisia etuja vahingoittavaa laitonta toimintaa ja erityisesti seuraavia tapauksia:
a)
26 päivänä heinäkuuta 1995 annetulla neuvoston säädöksellä (12) tehdyn Euroopan yhteisöjen taloudellisten etujen suojaamista koskevan yleissopimuksen 1 artiklassa tarkoitetut petokset;
b)
sellaisen lahjonnan, jossa on osallisina Euroopan yhteisöjen virkamiehiä tai Euroopan unionin jäsenvaltioiden virkamiehiä, torjumista koskevan, 26 päivänä toukokuuta 1997 annetulla neuvoston säädöksellä (13) tehdyn yleissopimuksen 3 artiklassa tarkoitetut lahjontatapaukset;
c)
rikollisjärjestöön osallistuminen, sellaisena kuin se määritellään neuvoston puitepäätöksen 2008/841/YOS (14) 2 artiklassa;
d)
rahanpesutapaukset, sellaisina kuin ne määritellään Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 2005/60/EY (15) 1 artiklassa;
e)
neuvoston puitepäätöksen 2002/475/YOS (16) 1, 3 ja 4 artiklassa tarkoitetut terrorismirikokset, terroritoimintaan liittyvät rikokset sekä kyseisiin rikoksiin yllyttäminen, niissä avunanto tai niiden yritys.
142 artikla
Poissulkemisperusteiden soveltaminen ja poissulkemisen kesto
(Varainhoitoasetuksen 106, 107, 108 ja 109 artikla)
1. Asiasta vastaavan toimielimen on suhteellisuusperiaatetta noudattaakseen otettava poissulkemisen kestoa määrittäessään huomioon erityisesti tosiseikkojen vakavuus ja vaikutus unionin taloudellisiin etuihin ja julkisuuskuvaan, rikollisesta teosta kulunut aika, sen kesto ja mahdollinen toistuminen, sen tahallisuus tai tuottamuksellisuuden aste sekä toimenpiteet, jotka asianomainen yhteisö on toteuttanut tilanteen korjaamiseksi.
Poissulkemisen kestoa määrittäessään asiasta vastaava toimielin antaa asianomaiselle ehdokkaalle tai tarjoajalle mahdollisuuden ilmaista kantansa.
Jos sovellettavan lainsäädännön mukaan poissulkemisen keston määrittävät varainhoitoasetuksen 108 artiklan 2 ja 3 kohdassa tarkoitetut viranomaiset tai elimet, komissio soveltaa kyseistä kestoa enintään varainhoitoasetuksen 106 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun enimmäiskeston ajan. Varainhoitoasetuksen 106 artiklan 4 kohdassa tarkoitetuksi enimmäiskestoksi asetetaan viisi vuotta, ja kyseinen määräaika lasketaan seuraavista ajankohdista:
a)
varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan b ja e alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa lainvoimaisen tuomion antamispäivästä;
b)
varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa, kun rikkominen liittyy asianomaisen toimielimen kanssa tehtyyn hankintasopimukseen, rikkomisen tapahtumispäivästä tai, jos on kyse jatkuvasta tai toistuvasta rikkomisesta, sen päättymispäivästä.
Kolmannen alakohdan b alakohdassa, jos vakava ammatillinen virhe on todettu viranomaisen tai kansainvälisen järjestön päätöksessä, määräaika lasketaan päätöksen päivämäärästä.
Jos rikollinen teko toistuu kolmannen alakohdan a tai b alakohdassa tarkoitettua päivää seuraavien viiden vuoden aikana, poissulkemisen kesto voidaan pidentää kymmeneen vuoteen, jollei 1 kohdasta muuta johdu.
2. Ehdokas tai tarjoaja ei saa osallistua hankinta- tai avustusmenettelyyn niin kauan, kuin se on jossakin varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan a tai d alakohdassa tarkoitetuista tilanteista.
143 artikla
Todisteet
(Varainhoitoasetuksen 106 ja 107 artikla)
1. Ehdokkaiden ja tarjoajien on annettava asianmukaisesti allekirjoitettu ja päivätty kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus, jonka mukaan niitä ei koske mikään varainhoitoasetuksen 106 tai 107 artiklassa tarkoitetuista tilanteista.
Kun sovelletaan rajoitettua menettelyä, kilpailullista neuvottelumenettelyä tai hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen järjestettävää neuvottelumenettelyä ja kun hankintaviranomainen rajoittaa niiden ehdokkaiden määrää, jotka kutsutaan neuvotteluihin tai joilta pyydetään tarjous, kaikkien ehdokkaiden on kuitenkin toimitettava 3 kohdassa tarkoitetut todisteet.
Hankintaviranomainen voi riskinarviointinsa perusteella päättää olla edellyttämättä ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettua vakuutusta 137 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen hankintojen osalta. Kun on kyse 265 artiklan 1 kohdassa, 267 artiklan 1 kohdassa tai 269 artiklan 1 kohdassa tarkoitetusta hankinnasta, hankintaviranomainen voi olla edellyttämättä kyseistä vakuutusta enintään 20 000 euron arvoisten hankintojen osalta.
2. Tarjoajan, jonka kanssa hankintasopimus aiotaan tehdä, on toimitettava hankintaviranomaiselle tämän asettamaan määräaikaan mennessä ja ennen sopimuksen allekirjoittamista tämän artiklan 3 kohdassa tarkoitetut todisteet tämän artiklan 1 kohdassa tarkoitetun vakuutuksen tueksi, kun kyse on
a)
toimielinten omaan lukuunsa tekemistä hankinnoista, joiden arvo on suurempi tai yhtä suuri kuin 170 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut kynnysarvot;
b)
ulkoisten toimien alalla tehtävistä hankinnoista, joiden arvo on suurempi tai yhtä suuri kuin 265 artiklan 1 kohdan a alakohdassa, 267 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tai 269 artiklan 1 kohdan a alakohdassa säädetyt kynnysarvot.
Jos hankintaviranomainen epäilee, että tarjoaja, jonka kanssa sopimus aiotaan tehdä, on jossakin poissulkemista edellyttävistä tilanteista, se voi edellyttää, että kyseinen tarjoaja toimittaa 3 kohdassa tarkoitetut todisteet, vaikka sopimuksen arvo olisi pienempi kuin tämän kohdan ensimmäisen alakohdan a ja b alakohdassa tarkoitetut kynnysarvot.
3. Hankintaviranomainen hyväksyy riittäväksi todisteeksi siitä, ettei ehdokas tai tarjoaja, jonka kanssa sopimus aiotaan tehdä, ole missään varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan a, b tai e alakohdassa tarkoitetuista tilanteista, äskettäin annetun rikosrekisteriotteen tai, jollei sellaista ole, asianomaisen koti- tai alkuperämaan oikeus- tai hallintoviranomaisen äskettäin antaman vastaavan asiakirjan, joka osoittaa, että asetetut vaatimukset täyttyvät. Hankintaviranomainen hyväksyy riittäväksi todisteeksi siitä, ettei ehdokas tai tarjoaja ole varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan a tai d alakohdassa tarkoitetussa tilanteessa, kyseisen valtion toimivaltaisen viranomaisen äskettäin antaman todistuksen.
Jos kyseisessä valtiossa ei anneta tämän artiklan 1 kohdassa tarkoitettua asiakirjaa tai todistusta tai on kyse muista varainhoitoasetuksen 106 artiklassa tarkoitetuista poissulkemista edellyttävistä tilanteista, sen sijasta voidaan hyväksyä valaehtoinen vakuutus tai sen puuttuessa virallinen vakuutus, jonka asianomainen antaa koti- tai alkuperämaansa oikeus- tai hallintoviranomaiselle, notaarille tai asiassa toimivaltaiselle toimialaansa edustavalle järjestölle.
4. Edellä 1 ja 3 kohdassa tarkoitetut asiakirjat voivat ehdokkaan tai tarjoajan sijoittautumismaan kansallisesta lainsäädännöstä riippuen koskea oikeushenkilöitä ja/tai luonnollisia henkilöitä sekä, jos hankintaviranomainen katsoo sen tarpeelliseksi, yritysjohtajia tai muita henkilöitä, joilla on valtuudet edustaa ehdokasta tai tarjoajaa, tehdä päätöksiä sen puolesta tai valvoa sitä.
5. Epäillessään ehdokkaan tai tarjoajan olevan poissulkemista edellyttävässä tilanteessa hankintaviranomaiset voivat kääntyä 3 kohdassa tarkoitettujen toimivaltaisten viranomaisten puoleen saadakseen tarpeellisiksi katsomansa tiedot kyseisestä tilanteesta.
6. Hankintaviranomainen voi päättää olla vaatimatta ehdokkaalta tai tarjoajalta 3 kohdassa tarkoitettuja asiakirjatodisteita, jos tällaiset todisteet on jo toimitettu sille muun hankintamenettelyn yhteydessä ja jos asiakirjojen antamisesta on kulunut enintään vuosi ja ne ovat edelleen voimassa.
Tällöin ehdokkaan tai tarjoajan on annettava kunnian ja omantunnon kautta vakuutus, jonka mukaan asiakirjatodisteet on jo toimitettu aiemman hankintamenettelyn yhteydessä, ja vahvistettava, että hänen tilanteensa ei ole muuttunut.
7. Ehdokkaan tai tarjoajan on hankintaviranomaisen sitä pyytäessä toimitettava hankintaviranomaiselle suunnitellun alihankkijan kunnian ja omantunnon kautta antama vakuutus, jonka mukaan tämä ei ole missään varainhoitoasetuksen 106 ja 107 artiklassa tarkoitetuista tilanteista.
Jos hankintaviranomainen epäilee tätä vakuutusta, sen on pyydettävä 3 ja 4 kohdassa tarkoitetut todisteet. Edellä olevaa 5 kohtaa sovelletaan soveltuvin osin.
144 artikla
Keskustietokanta
(Varainhoitoasetuksen 108 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 108 artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen toimielinten, toimeenpanovirastojen ja elinten on toimitettava komissiolle tämän vahvistamassa muodossa tiedot sellaisista kolmansista osapuolista, jotka ovat jossakin varainhoitoasetuksen 106 artiklassa, 107 artiklassa, 109 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tai 109 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetuista tilanteista, sekä tiedot poissulkemisen perusteista ja sen kestosta.
Lisäksi niiden on toimitettava tiedot sellaisista henkilöistä, joilla on valtuudet edustaa kolmansia osapuolia, jotka ovat oikeushenkilöitä, tai tehdä päätöksiä niiden puolesta tai valvoa niitä, jos tällaiset henkilöt ovat jossakin varainhoitoasetuksen 106 artiklassa, 107 artiklassa, 109 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tai 109 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetuista tilanteista.
Varainhoitoasetuksen 108 artiklan 2 ja 3 kohdassa tarkoitettujen viranomaisten ja elinten on toimitettava komissiolle tämän vahvistamassa muodossa seuraavat tiedot kolmansista osapuolista, jotka ovat jossakin varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitetuista tilanteista, jos niiden toiminta on vahingoittanut unionin taloudellisia etuja, sekä henkilöistä, joilla on valtuudet edustaa kolmansia osapuolia, jotka ovat oikeushenkilöitä, tai tehdä päätöksiä niiden puolesta tai valvoa niitä:
a)
tiedot tuomion luonteesta;
b)
soveltuvin osin tiedot hankintamenettelyistä poissulkemisen kestosta.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitettujen toimielinten, virastojen, viranomaisten ja elinten on nimettävä henkilöt, joilla on valtuudet toimittaa komissiolle ja vastaanottaa komissiolta tietokannan tietoja.
Kun on kyse varainhoitoasetuksen 108 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuista toimielimistä, virastoista, viranomaisista ja elimistä, nimetyt henkilöt toimittavat tiedot komission tilinpitäjälle viipymättä ja pyytävät tietojen tallentamista tietokantaan, tietokantaan jo sisältyvien tietojen muuttamista tai tietojen poistamista tietokannasta aina kulloisenkin tapauksen mukaan.
Kun on kyse varainhoitoasetuksen 108 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuista viranomaisista ja elimistä, nimetyt henkilöt toimittavat tarvittavat tiedot ohjelmasta tai toimesta vastaavalle komission tulojen ja menojen hyväksyjälle kolmen kuukauden kuluessa asianomaisen tuomion antamisesta.
Komission tilinpitäjä tallentaa tiedot tietokantaan, muuttaa tietokantaan sisältyviä tietoja tai poistaa tietoja tietokannasta. Tilinpitäjä toimittaa nimetyille henkilöille tietokantaan tallennettuja validoituja tietoja kuukausittain käyttäen suojattua yhteyttä.
3. Edellä 1 kohdassa tarkoitettujen toimielinten, virastojen, viranomaisten ja elinten on vahvistettava komissiolle, että niiden toimittamat tiedot on hankittu ja luovutettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 ja Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 95/46/EY (17) säädettyjä henkilötietojen suojaamista koskevia periaatteita noudattaen.
Niiden on erityisesti ilmoitettava etukäteen kaikille 1 kohdassa tarkoitetuille kolmansille osapuolille ja henkilöille, että näiden tiedot saatetaan tallentaa tietokantaan ja että komissio voi toimittaa ne 2 kohdassa tarkoitetuille nimetyille henkilöille. Niiden on tarvittaessa päivitettävä toimittamiaan tietoja, jos niitä on oikaistu tai muutettu tai ne on poistettu.
Kaikilla asianomaisilla, joiden tietoja on tallennettu tietokantaan, on oikeus komission tilinpitäjälle esitetystä pyynnöstä saada tiedot tietokantaan tallennetuista itseään koskevista tiedoista.
4. Jäsenvaltioiden on direktiivin 95/46/EY säännöksiä noudattaen toteutettava asianmukaiset toimenpiteet auttaakseen komissiota hallinnoimaan tietokantaa tehokkaasti.
Varainhoitoasetuksen 108 artiklan 2 ja 3 kohdassa tarkoitettujen kolmansien maiden viranomaisten sekä kaikkien kyseisissä kohdissa tarkoitettujen elinten kanssa tehtäviin sopimuksiin on sisällytettävä asianmukaiset yksityiskohtaiset määräykset sen varmistamiseksi, että näitä säännöksiä ja henkilötietojen suojaamista koskevia periaatteita noudatetaan.
145 artikla
Hallinnolliset ja taloudelliset seuraamukset
(Varainhoitoasetuksen 109 ja 131 artikla)
1. Rajoittamatta sopimukseen perustuvia seuraamuksia sellainen ehdokas, tarjoaja tai toimeksisaaja, joka on antanut vääriä tietoja, tehnyt vakavan virheen tai sääntöjenvastaisuuden tai syyllistynyt petokseen tai jonka on todettu rikkoneen vakavasti sopimusvelvoitteitaan, voidaan sulkea kaikkien unionin talousarviosta rahoitettavia hankintoja ja avustuksia koskevien menettelyjen ulkopuolelle enintään viiden vuoden ajaksi siitä päivästä, jona rikkominen on todettu, kun se on vahvistettu ehdokkaan, tarjoajan tai toimeksisaajan saatua esittää vastineensa.
Jos rikkominen toistuu ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettua päivää seuraavien viiden vuoden aikana, poissulkemisen kesto voidaan pidentää kymmeneen vuoteen.
2. Sellaiselle tarjoajalle tai ehdokkaalle, joka on antanut vääriä tietoja, tehnyt vakavan virheen tai sääntöjenvastaisuuden tai syyllistynyt petokseen, voidaan lisäksi määrätä taloudellisia seuraamuksia, joiden määrä on 2-10 prosenttia menettelyn kohteena olevan sopimuksen arvioidusta kokonaisarvosta.
Sellaisille toimeksisaajille, joiden on todettu vakavasti rikkoneen sopimusvelvoitteitaan, voidaan määrätä taloudellisia seuraamuksia, joiden määrä on 2-10 prosenttia kyseisen sopimuksen kokonaisarvosta.
Jos rikkominen toistuu 1 kohdan ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettua päivää seuraavien viiden vuoden aikana, seuraamusten määräksi voidaan määrätä 4-20 prosenttia.
3. Toimielin määrää hallinnollisista tai taloudellisista seuraamuksista ottaen huomioon erityisesti 142 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut näkökohdat.
146 artikla
Valintaperusteet
(Varainhoitoasetuksen 110 artiklan 1 kohta)
1. Hankintaviranomaisen on vahvistettava selkeät ja syrjimättömät valintaperusteet.
2. Kaikissa hankintamenettelyissä on sovellettava valintaperusteita ehdokkaan tai tarjoajan vakavaraisuuden, luottokelpoisuuden, teknisen suorituskyvyn ja ammatillisen pätevyyden arvioimiseksi.
Hankintaviranomainen voi asettaa näitä ominaisuuksia koskevat vähimmäisvaatimukset, jotka ehdokkaan on täytettävä voidakseen osallistua menettelyyn.
3. Tarjoajaa tai ehdokasta voidaan pyytää osoittamaan, että sillä on kansallisen lainsäädännön mukaiset valtuudet täyttää hankintasopimus, mistä voi olla osoituksena kuuluminen elinkeino- tai ammattirekisteriin, kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus, todistus, tietyn järjestön jäsenyys, nimenomainen lupa tai arvonlisäverorekisteriin kuuluminen.
4. Hankintaviranomaisen on ilmoitettava hankintailmoituksessa, kiinnostuksenilmaisupyynnössä tai tarjouspyynnössä, minkä todisteiden perusteella tarjoajien tai ehdokkaiden toiminnan oikeudellista muotoa ja oikeustoimikelpoisuutta arvioidaan.
5. Hankintaviranomaisen pyytämät tiedot ehdokkaan tai tarjoajan vakavaraisuudesta ja luottokelpoisuudesta, teknisestä suorituskyvystä ja ammatillisesta pätevyydestä sekä 2 kohdan mukaiset suorituskykyä koskevat vähimmäisvaatimukset on suhteutettava hankinnan kohteeseen, ja tällöin on otettava huomioon taloudellisten toimijoiden oikeutettu tarve suojella muun muassa yrityksen teknisiä ja liikesalaisuuksia.
6. Hankintaviranomainen voi riskinarviointinsa perusteella päättää olla edellyttämättä ehdokkailta tai tarjoajilta todisteita näiden vakavaraisuudesta ja luottokelpoisuudesta, teknisestä suorituskyvystä ja ammatillisesta pätevyydestä, kun on kyse
a)
toimielinten omaan lukuunsa tekemistä hankinnoista, joiden arvo on pienempi tai yhtä suuri kuin 137 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu arvo;
b)
ulkoisten toimien alalla tehtävistä hankinnoista, joiden arvo on pienempi kuin 265 artiklan 1 kohdan a alakohdassa, 267 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tai 269 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetut kynnysarvot.
Jos hankintaviranomainen päättää olla edellyttämättä ehdokkailta tai tarjoajilta todisteita näiden vakavaraisuudesta ja luottokelpoisuudesta, teknisestä suorituskyvystä ja ammatillisesta pätevyydestä, ennakkomaksua ei suoriteta, ellei ole annettu sen suuruista vakuutta.
147 artikla
Vakavaraisuus ja luottokelpoisuus
(Varainhoitoasetuksen 110 artiklan 1 kohta)
1. Luottokelpoisuus ja vakavaraisuus voidaan erityisesti osoittaa toimittamalla vähintään yksi seuraavista asiakirjoista:
a)
pankkien antamat asianmukaiset lausunnot tai tarvittaessa todiste asianmukaisesta ammatinharjoittajan vastuuvakuutuksesta;
b)
tilinpäätöslaskelmat enintään kolmelta viimeksi päättyneeltä tilikaudelta;
c)
kokonaisliikevaihtoa ja sopimuksen kohteena olevaan urakkaan tai tavara- tai palveluhankintaan liittyvistä liiketoimista kertynyttä liikevaihtoa koskeva selvitys enintään kolmelta viimeksi kuluneelta saatavilla olevalta tilikaudelta.
2. Hankintaviranomainen voi päättää olla vaatimatta ehdokkaalta tai tarjoajalta 1 kohdassa tarkoitettuja asiakirjatodisteita, jos tällaiset todisteet on jo toimitettu sille muun hankintamenettelyn yhteydessä ja jos ne täyttävät edelleen 1 kohdassa asetetut vaatimukset.
Jos tarjoaja tai ehdokas ei voi poikkeuksellisesta, hankintaviranomaisen perusteltuna pitämästä syystä toimittaa vaadittuja asiakirjoja, sen vakavaraisuus ja luottokelpoisuus voidaan osoittaa jollakin muulla hankintaviranomaisen asiamukaiseksi katsomalla tavalla.
3. Taloudellinen toimija voi asianmukaisissa tapauksissa käyttää tiettyä hankintasopimusta varten muiden yhteisöjen voimavaroja riippumatta sen ja näiden yhteisöjen välisten yhteyksien oikeudellisesta luonteesta. Sen on tällöin osoitettava hankintaviranomaiselle, että sillä on saatavillaan sopimuksen toteuttamiseksi tarvittavat resurssit, esimerkiksi esittämällä kyseisiltä yhteisöiltä saamansa sitoumuksen, jonka mukaan se saa niiltä tarvittavat resurssit.
Hankintaviranomainen voi vaatia, että taloudellinen toimija ja ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetut yhteisöt ovat yhteisesti vastuussa sopimuksen täytäntöönpanosta.
Samoin edellytyksin 121 artiklan 5 kohdassa tarkoitettu taloudellisten toimijoiden ryhmittymä voi käyttää hyväksi ryhmittymään kuuluvien toimijoiden tai muiden yhteisöjen voimavaroja.
148 artikla
Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys
(Varainhoitoasetuksen 110 artiklan 1 kohta)
1. Taloudellisten toimijoiden tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys arvioidaan ja tarkistetaan 2 ja 3 kohdan mukaisesti. Kokoamis- ja asennustyötä edellyttäviä tavarahankintoja, palveluja ja/tai urakoita koskevissa hankintamenettelyissä suorituskyky ja pätevyys arvioidaan ottaen huomioon erityisesti taitotieto, tehokkuus, kokemus ja luotettavuus.
2. Taloudellisten toimijoiden tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys voidaan osoittaa tavaroiden, palvelujen tai urakan luonteen, määrän, laajuuden tai tarkoituksen mukaan toimittamalla vähintään yksi seuraavista asiakirjoista:
a)
todistukset palveluntarjoajan tai urakoitsijan ja/tai yrityksen johtohenkilöiden sekä erityisesti palvelun tai urakan suorittamisesta vastaavan henkilön tai vastaavien henkilöiden koulutuksesta ja ammatillisesta pätevyydestä;
b)
luettelo
i)
tärkeimmistä palveluista ja tavaratoimituksista viimeksi kuluneilta kolmelta vuodelta sekä tiedot niiden arvosta, ajankohdasta sekä julkisella tai yksityisellä sektorilla toimivasta tilaajasta;
ii)
urakoista viimeksi kuluneilta viideltä vuodelta sekä tiedot niiden arvosta, ajankohdasta ja toteutuspaikasta;
c)
selvitys palveluiden tai urakoiden suorittamisessa käytettävistä teknisistä välineistä, laitteista ja kalustosta;
d)
selvitys tavaroiden ja palveluiden laadun varmistamiseksi käytettävistä teknisistä välineistä ja toimenpiteistä sekä yrityksen tutkimuskapasiteetista;
e)
selvitys yrityksen omista tai sen ulkopuolisista teknisistä asiantuntijoista tai teknisistä toimielimistä, erityisesti niistä, jotka vastaavat laadunvalvonnasta;
f)
tavarahankintojen osalta: näytteet, selostukset ja/tai alkuperäiset valokuvat ja/tai virallisten laadunvalvontaelinten tai toimivaltaisiksi tunnustettujen laitosten antamat todistukset, joista käy ilmi, että tavarat on todettu voimassa olevien eritelmien tai standardien mukaisiksi;
g)
selvitys palveluntarjoajan tai urakoitsijan keskimääräisestä vuosittaisesta työvoimasta ja johtohenkilöiden lukumäärästä kolmelta viimeksi kuluneelta vuodelta;
h)
selvitys siitä, miltä osin palveluntarjoaja aikoo teettää palvelut alihankintana;
i)
julkisten urakka- ja palveluhankintasopimusten osalta ja yksinomaan aiheellisissa tapauksissa selvitys ympäristönhoitotoimenpiteistä, jotka taloudellinen toimija voi toteuttaa sopimuksen täyttämisen yhteydessä.
Jos ensimmäisen alakohdan b alakohdan i alakohdassa tarkoitetut palvelut ja tavaratoimitukset on tilannut hankintaviranomainen, hankinnan toteuttamisesta on toimitettava toimivaltaisen viranomaisen antamat tai vahvistamat todistukset.
Ensimmäisen alakohdan b alakohdan ii alakohdan osalta merkittävimpiä urakoita koskevaan luetteloon liitetään todistukset siitä, että urakat on suoritettu asianmukaisesti, ja niissä on erikseen mainittava, toteutettiinko urakat ammattialan sääntöjen mukaan ja saatettiinko ne asianmukaisesti päätökseen.
3. Jos palvelu- tai tavaratoimitukset ovat monitahoisia tai palvelut tai tavarat hankitaan poikkeuksellisesti vain tiettyä tarkoitusta varten, tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys voidaan osoittaa tarkastuksella, jonka toimittaa hankintaviranomainen tai tämän puolesta palveluntarjoajan tai tavarantoimittajan sijoittautumisvaltion toimivaltainen virallinen elin suostumuksellaan. Tarkastus koskee tavarantoimittajan teknistä suorituskykyä ja tuotantovalmiuksia ja tarvittaessa tavarantoimittajan tutkimuskapasiteettia sekä laadunvalvontatoimenpiteitä.
4. Jos hankintaviranomaiset vaativat esitettäviksi riippumattomien laitosten antamia sertifikaatteja siitä, että taloudellinen toimija täyttää tiettyjen laadunvarmistusstandardien vaatimukset, niissä on viitattava alan eurooppalaisiin standardisarjoihin perustuviin laadunvarmistusjärjestelmiin, jotka akkreditoidut laitokset ovat sertifioineet. Hankintaviranomaisten on kuitenkin hyväksyttävä myös muut taloudellisten toimijoiden toimittamat todisteet vastaavien laadunvarmistustoimenpiteiden toteuttamisesta, jos taloudellisten toimijoiden saatavilla ei ole tällaisia sertifikaatteja tai ne eivät voi saada niitä asetettujen määräaikojen kuluessa.
5. Jos hankintaviranomaiset vaativat esitettäviksi riippumattomien laitosten antamia sertifikaatteja siitä, että taloudellinen toimija täyttää tiettyjen ympäristöasioiden hallintaa koskevien järjestelmien tai standardien vaatimukset, niissä on viitattava Euroopan unionin ympäristöasioiden hallinta- ja auditointijärjestelmään (EMAS) tai muihin Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1221/2009 (18) 45 artiklan mukaisesti tunnustettuihin ympäristöjärjestelmiin taikka muihin, alan eurooppalaisiin tai kansainvälisiin standardeihin perustuviin ympäristöasioiden hallintaa koskeviin järjestelmiin, jotka akkreditoidut laitokset ovat sertifioineet. Hankintaviranomaisten on tunnustettava muissa jäsenvaltioissa sijaitsevien laitosten antamat vastaavat sertifikaatit. Niiden on hyväksyttävä myös muut taloudellisten toimijoiden toimittamat todistukset vastaavien ympäristöasioiden hallintaa koskevien toimenpiteiden toteuttamisesta.
6. Taloudellinen toimija voi asianmukaisissa tapauksissa käyttää tiettyä hankintasopimusta varten muiden yhteisöjen voimavaroja riippumatta sen ja näiden yhteisöjen välisten yhteyksien oikeudellisesta luonteesta. Sen on tällöin osoitettava hankintaviranomaiselle, että sillä on saatavillaan sopimuksen toteuttamiseksi tarvittavat resurssit, esimerkiksi esittämällä kyseisiltä yhteisöiltä saamansa sitoumuksen, jonka mukaan se saa niiltä tarvittavat resurssit.
Samoin edellytyksin 121 artiklan 5 kohdassa tarkoitettu taloudellisten toimijoiden ryhmittymä voi käyttää hyväksi ryhmittymään kuuluvien toimijoiden tai muiden yhteisöjen voimavaroja.
7. Kun kyse on urakka- ja palveluhankintasopimuksista sekä tavarahankintasopimuksiin liittyvistä kokoamis- ja asennustöistä, hankintaviranomainen voi vaatia, että tarjoaja toteuttaa tietyt kriittiset tehtävät itse tai, jos tarjoajana on 121 artiklan 6 kohdassa tarkoitettu taloudellisten toimijoiden ryhmittymä, että ne toteuttaa jokin ryhmittymään osallistuvista toimijoista.
8. Hankintaviranomaiset voivat päätellä, etteivät taloudelliset toimijat toteuta hankintasopimusta asianmukaisia laatuvaatimuksia noudattaen, jos hankintaviranomainen toteaa, että toimijoilla on eturistiriitoja, jotka voivat vaikuttaa kielteisesti hankintasopimuksen toteuttamiseen.
149 artikla
Ratkaisutavat ja -perusteet
(Varainhoitoasetuksen 110 artiklan 2 kohta)
1. Hankintojen tekemisessä noudatetaan jompaakumpaa seuraavista menettelyistä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta varainhoitoasetuksen 107 artiklan soveltamista:
a)
valitaan tarjouskilpailuun lähetetyistä sääntöjenmukaisista ja asetetut edellytykset täyttävistä tarjouksista hinnaltaan halvin;
b)
valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.
2. Määritellessään kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta hankintaviranomainen ottaa huomioon tarjouksen mukaisen hinnan ja muut hankinnan kohteen mukaan määritellyt laadulliset perusteet, kuten tekniset ansiot, esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet, ympäristönäkökohdat, käyttökustannukset, kannattavuuden, toteuttamis- tai toimitusajan sekä huoltopalvelut ja teknisen tuen. Hankintaviranomainen voi vahvistaa laatua koskevat vähimmäisvaatimukset. Tarjoukset, jotka eivät täytä näitä vaatimuksia, hylätään.
3. Hankintaviranomainen täsmentää kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen määrittämiseksi valittujen perusteiden suhteellisen painotuksen hankintailmoituksessa tai tarjouseritelmässä taikka hankekuvauksessa. Painotus voidaan ilmaista määrittämällä asteikko, jonka vaihteluväli on tarkoituksenmukainen.
Hintakriteerin suhteellinen painotus muihin perusteisiin nähden ei saa aiheuttaa hintakriteerin vaikutuksen häviämistä tarjouskilpailun voittajan valinnassa, sanotun kuitenkaan rajoittamatta kyseisen toimielimen tietyille palveluille vahvistamien, esimerkiksi arvioijina toimineita asiantuntijoita varten laadittujen, korvaustaulukoiden soveltamista.
Jos poikkeustapauksissa painottaminen ei ole teknisesti mahdollista etenkin hankinnan kohteeseen liittyvistä syistä, hankintaviranomainen ilmoittaa ainoastaan sovellettavien arviointiperusteiden tärkeysjärjestyksen.
150 artikla
Sähköisen huutokaupan käyttäminen
(Varainhoitoasetuksen 110 artiklan 2 kohta)
1. Hankintaviranomaiset voivat käyttää sähköisiä huutokauppoja, joiden kuluessa esitetään uusia alennettuja hintoja ja/tai tarjousten sisältämiä tiettyjä tekijöitä koskevia uusia arvoja.
Ensimmäisen alakohdan osalta hankintaviranomaisten on käytettävä toistuvaa sähköistä menettelyä (sähköistä huutokauppaa), joka toteutetaan sen jälkeen, kun tarjouksille on tehty alustava kokonaisarviointi, ja joka mahdollistaa tarjousten luokittelun automaattisia arviointimenetelmiä käyttäen.
2. Sovellettaessa avoimia tai rajoitettuja menettelyjä tai neuvottelumenettelyjä 135 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetussa tapauksessa hankintaviranomaiset voivat päättää, että ennen hankintasopimuksen tekemistä käydään sähköinen huutokauppa, jos tarjouseritelmät voidaan laatia tarkasti.
Sähköistä huutokauppaa voidaan käyttää samoin ehdoin silloin, kun kilpailutetaan uudelleen 122 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitetun puitesopimuksen osapuolia tai kun kilpailutetaan hankintasopimuksia 131 artiklassa tarkoitetussa dynaamisessa hankintajärjestelmässä.
Sähköinen huutokauppa koskee joko ainoastaan hintoja, jos hankintasopimus tehdään alhaisimpaan hintaan, tai hintoja ja/tai tarjouseritelmässä ilmoitettujen tarjoukseen sisältyvien tekijöiden arvoja, jos hankintasopimus tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella.
3. Jos hankintaviranomaiset päättävät järjestää sähköisen huutokaupan, niiden on ilmoitettava asiasta hankintailmoituksessa.
Tarjouseritelmässä on oltava muun muassa seuraavat tiedot:
a)
tekijät, joiden arvot ovat sähköisen huutokaupan kohteena, siltä osin kuin nämä tekijät ovat määrällisesti ilmaistavissa lukuina tai prosenttimäärinä;
b)
niiden arvojen mahdolliset rajat, jotka voidaan esittää, sellaisina kuin ne ovat hankintasopimuksen kohdetta koskevien eritelmien perusteella;
c)
tiedot, jotka annetaan tarjoajien käyttöön sähköisen huutokaupan aikana, sekä tarvittaessa tietojen antamisen ajankohta;
d)
tarvittavat tiedot sähköisen huutokaupan kulusta;
e)
edellytykset, joiden mukaisesti tarjoajat voivat tehdä tarjouksen, ja erityisesti tarjouksen tekemiseen tarvittaessa vaadittavat tarjousten väliset vähimmäiserot;
f)
tarvittavat tiedot käytettävästä sähköisestä järjestelmästä sekä viestintäyhteyttä koskevista järjestelyistä ja teknisistä eritelmistä.
4. Ennen sähköisen huutokaupan toteuttamista hankintaviranomaiset suorittavat tarjousten alustavan kokonaisarvioinnin ratkaisuperusteiden ja niille vahvistetun painotuksen mukaisesti.
Kaikkia hyväksyttävän tarjouksen tehneitä tarjoajia on pyydettävä samanaikaisesti sähköisellä viestintäkeinolla esittämään uusia hintoja ja/tai uusia arvoja; pyynnön on sisällettävä kaikki tarvittavat tiedot käytettäviin sähköisiin laitteisiin muodostettavasta yksilöllisestä yhteydestä sekä täsmälliset tiedot sähköisen huutokaupan alkamispäivästä ja -ajankohdasta. Sähköinen huutokauppa voidaan käydä useissa peräkkäisissä vaiheissa. Sähköinen huutokauppa voi alkaa aikaisintaan kahden arkipäivän kuluttua kutsujen lähettämispäivästä.
5. Kun sopimus tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella, tarjouspyyntöön on liitettävä asianomaista tarjousta koskevan, 149 artiklan 3 kohdan ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun painotuksen mukaisesti tehdyn kokonaisarvioinnin tulokset.
Tarjouspyynnössä on ilmoitettava myös sähköisessä huutokaupassa käytettävä matemaattinen kaava, jonka mukaan uusi järjestys määräytyy esitettyjen uusien hintojen ja/tai uusien arvojen perusteella ilman eri toimenpidettä. Kaava sisältää kaikkien kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen määrittämiseksi valittujen perusteiden suhteellisen painotuksen, joka on ilmoitettu hankintailmoituksessa tai tarjouseritelmässä. Tätä varten mahdolliset hintahaarukat on kuitenkin esitettävä ennalta määrättynä arvona.
Jos hyväksytään vaihtoehtoja, kullekin vaihtoehdolle on määriteltävä erillinen kaava.
6. Sähköisen huutokaupan jokaisessa vaiheessa hankintaviranomaiset toimittavat välittömästi kaikille tarjoajille vähintään ne tiedot, joiden perusteella nämä voivat milloin hyvänsä tarkistaa keskinäisen järjestyksensä. Hankintaviranomaiset voivat myös toimittaa muita tietoja muista esitetyistä hinnoista tai arvoista, edellyttäen että tästä ilmoitetaan tarjouseritelmässä. Ne voivat myös milloin tahansa ilmoittaa huutokaupan kulloiseenkin vaiheeseen osallistuvien lukumäärän. Ne eivät kuitenkaan saa missään tapauksessa paljastaa tarjoajien henkilöllisyyttä sähköisen huutokaupan eri vaiheiden aikana.
7. Hankintaviranomaiset lopettavat sähköisen huutokaupan käyttäen yhtä tai useampaa seuraavista menettelyistä:
a)
huutokauppaan osallistumista koskevassa kutsussa ilmoitetaan etukäteen vahvistettu päivämäärä ja ajankohta;
b)
kun hankintaviranomaisille ei enää tarjota uusia hintoja tai arvoja, jotka vastaavat vähimmäiseroja koskevia vaatimuksia;
c)
kun huutokauppaan osallistumista koskevassa kutsussa vahvistettu huutokaupan eri vaiheiden määrä on täyttynyt.
Ensimmäisen alakohdan b alakohdan osalta hankintaviranomaiset täsmentävät huutokauppaan osallistumista koskevassa kutsussa määräajan, jota noudatetaan viimeisen tarjouksen vastaanoton jälkeen ennen sähköisen huutokaupan lopettamista.
Jos hankintaviranomaiset ovat päättäneet lopettaa sähköisen huutokaupan ensimmäisen alakohdan c alakohdan mukaisesti soveltaen tarvittaessa lisäksi ensimmäisen alakohdan b alakohdassa tarkoitettuja järjestelyjä, huutokauppaan osallistumista koskevassa kutsussa ilmoitetaan huutokaupan kunkin vaiheen aikataulu.
8. Lopetettuaan sähköisen huutokaupan hankintaviranomaiset tekevät hankintasopimuksen 149 artiklan mukaisesti sähköisen huutokaupan tulosten perusteella.
Hankintaviranomaiset eivät saa käyttää sähköistä huutokauppaa väärin eivätkä siten, että sillä estetään, rajoitetaan tai vääristetään kilpailua taikka muutetaan hankintasopimuksen kohdetta siitä, jollaisena se on kilpailutettu julkaistussa hankintailmoituksessa ja määritelty tarjouseritelmässä.
151 artikla
Hinnaltaan poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset
(Varainhoitoasetuksen 110 artiklan 2 kohta)
1. Jos tarjoushinnat vaikuttavat tietyn hankinnan yhteydessä poikkeuksellisen alhaisilta, hankintaviranomaisen on ennen tällaisten tarjousten hylkäämistä tähän syyhyn vedoten pyydettävä kirjallisesti täsmennyksiä olennaisiksi katsomistaan tarjouksen osista ja tarkastettava niiden sisältö saamansa selvityksen perusteella ja asianomaisia kuultuaan. Tällaiset täsmennykset voivat koskea erityisesti urakan suorituspaikassa tai palvelun tai tavaran toimituspaikassa voimassa olevien työsuojelua ja työoloja koskevien säännösten noudattamista.
Hankintaviranomainen voi ottaa huomioon erityisesti selvitykset, jotka liittyvät
a)
valmistusmenetelmän, palvelun suorittamisen tai rakennusmenetelmän taloudellisuuteen;
b)
teknisiin ratkaisuihin tai tarjoajan kannalta poikkeuksellisen edullisiin olosuhteisiin;
c)
tarjoajan esittämän tarjouksen omintakeisuuteen.
2. Jos hankintaviranomainen toteaa tarjouksen olevan hinnaltaan poikkeuksellisen alhainen tarjoajan saaman valtionavun takia, se voi hylätä tarjouksen tähän syyhyn vedoten vain, jos tarjoaja ei voi osoittaa hankintaviranomaisen asettaman kohtuullisen määräajan kuluessa, että kyseinen apu on myönnetty lopullisesti ja valtionapua koskevassa unionin lainsäädännössä esitettyjen menettelyjen ja päätösten mukaisesti.
152 artikla
Tarjousten ja osallistumishakemusten vastaanottamiselle asetetut määräajat
(Varainhoitoasetuksen 111 artiklan 1 kohta)
1. Hankintaviranomaisten on asetettava tarjousten ja osallistumishakemusten vastaanottamiselle kalenteripäivissä ilmaistu määräaika, jota ei voida jatkaa. Määräajan on oltava riittävän pitkä, jotta asianomaisille jää kohtuullisesti ja asianmukaisesti aikaa tarjousten laatimiseen ja jättämiseen, kun otetaan huomioon esimerkiksi hankinnan monitahoisuus tai se, että tarjousten tekeminen edellyttää paikalla käyntiä tai tarjouseritelmään liittyviin asiakirjoihin tutustumista paikalla.
2. Avoimissa menettelyissä, jotka koskevat vähintään 170 artiklan 1 kohdassa säädettyjen kynnysarvojen suuruisia hankintoja, tarjousten tekemisen määräaika on vähintään 52 päivää hankintailmoituksen lähetyspäivästä.
3. Rajoitetussa menettelyssä, 132 artiklassa tarkoitettua kilpailullista neuvottelumenettelyä käytettäessä ja 170 artiklan 1 kohdassa vahvistetut kynnysarvot ylittäviä hankintoja koskevassa neuvottelumenettelyssä, jonka yhteydessä julkaistaan hankintailmoitus, vähimmäismääräaika osallistumishakemusten vastaanottamiselle on 37 päivää hankintailmoituksen lähetyspäivästä.
Rajoitetuissa menettelyissä, jotka koskevat vähintään 170 artiklan 1 kohdassa säädettyjen kynnysarvojen suuruisia hankintoja, tarjousten tekemisen määräaika on vähintään 40 päivää tarjouspyynnön lähetyspäivästä.
Edellä 136 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuissa menettelyissä, joita edeltää kiinnostuksenilmaisupyyntö, tarjousten tekemisen määräaika on kuitenkin
a)
vähintään 21 päivää tarjouspyynnön lähetyspäivästä 136 artiklan 1 kohdan a alakohdassa ja 136 artiklan 3 kohdan b alakohdan i alakohdassa tarkoitetussa menettelyssä;
b)
vähintään 10 päivää osallistumishakemusten vastaanottamiselle ja vähintään 21 päivää tarjousten vastaanottamiselle 136 artiklan 3 kohdan b alakohdan ii alakohdassa tarkoitetussa kaksivaiheisessa menettelyssä.
4. Jos hankintaviranomaiset ovat 123 artiklan 2 kohdan mukaisesti lähettäneet julkaistavaksi arvoltaan 170 artiklan 1 kohdassa säädetyt kynnysarvot ylittävää hankintaa koskevan ennakkoilmoituksen tai julkaisseet itse ennakkoilmoituksen hankkijaprofiilissa, tarjousten tekemisen määräaika voidaan yleensä lyhentää 36 päivään mutta se ei missään tapauksessa saa olla alle 22 päivää hankintailmoituksen tai tarjouspyynnön lähetyspäivästä.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettu tarjousten tekemiselle asetetun määräajan lyhentäminen on mahdollinen vain, jos hankintaa koskeva ennakkoilmoitus täyttää seuraavat edellytykset:
a)
ennakkoilmoitus sisältää kaikki hankintailmoitusta varten vaadittavat tiedot, jos nämä ovat saatavilla ilmoituksen julkaisemishetkellä;
b)
ennakkoilmoitus on lähetetty julkaistavaksi vähintään 52 päivää ja enintään 12 kuukautta ennen hankintailmoituksen lähettämistä.
5. Tarjousten vastaanottamiselle asetettuja määräaikoja voidaan lyhentää viidellä päivällä, jos kaikki tarjouspyyntöasiakirjat asetetaan heti hankintailmoituksen tai kiinnostuksenilmaisupyynnön julkaisupäivänä sähköisessä muodossa vapaasti ja suoraan kaikkien saataville.
153 artikla
Tarjouspyyntöasiakirjojen saatavuutta koskevat määräajat
(Varainhoitoasetuksen 111 artiklan 1 kohta)
1. Jos tarjouseritelmä tai 132 artiklassa tarkoitetussa menettelyssä hankekuvaukset ja täydentävät asiakirjat on tilattu riittävän ajoissa ennen tarjousten jättämiselle asetetun määräajan päättymistä, ne on toimitettava viiden arkipäivän kuluessa pyynnön vastaanottamisesta kaikille taloudellisille toimijoille, jotka ovat tilanneet tarjouseritelmän tai ilmoittaneet kiinnostuksensa neuvotteluun osallistumiseen tai tarjouksen esittämiseen, jollei 4 kohdan säännöksistä muuta johdu. Jos asiakirjat on tilattu vähemmän kuin viisi arkipäivää ennen tarjousten esittämiselle asetettua määräaikaa, hankintaviranomaisten ei tarvitse vastata pyyntöön.
2. Jos tarjouseritelmään, hankekuvauksiin ja täydentäviin asiakirjoihin liittyvät lisätiedot pyydetään riittävän ajoissa ennen tarjousten jättämiselle asetetun määräajan päättymistä, ne on toimitettava mahdollisimman pian ja viimeistään kuusi kalenteripäivää ennen tarjousten esittämiselle asetetun määräajan päättymistä samanaikaisesti kaikille taloudellisille toimijoille, jotka ovat tilanneet tarjouseritelmän tai ilmoittaneet kiinnostuksensa neuvotteluun osallistumiseen tai tarjouksen esittämiseen; alle kahdeksan kalenteripäivää ennen tarjousten esittämiselle asetetun määräajan päättymistä saatuihin tietopyyntöihin on vastattava mahdollisimman nopeasti pyynnön vastaanottamisen jälkeen. Jos lisätietopyyntö on esitetty vähemmän kuin viisi arkipäivää ennen tarjousten esittämiselle asetettua määräaikaa, hankintaviranomaisten ei tarvitse vastata pyyntöön.
3. Jos tarjouseritelmää, täydentäviä asiakirjoja tai lisätietoja ei jostakin syystä voida toimittaa tämän artiklan 1 ja 2 kohdassa säädettyjen määräaikojen kuluessa tai jos tarjousten tekeminen edellyttää käyntiä kohteessa tai tarjouseritelmään liittyviin asiakirjoihin tutustumista kohteessa, 152 artiklassa tarkoitettua tarjousten tekemiselle asetettua määräaikaa pidennetään, jotta kaikki taloudelliset toimijat voivat tutustua kaikkiin tarjousten laatimisessa tarvittaviin tietoihin. Määräajan pidentämisestä julkaistaan asianmukainen ilmoitus 123-126 artiklassa säädettyjen yksityiskohtaisten sääntöjen mukaisesti.
4. Jos kaikki tarjouspyyntöasiakirjat ja täydentävät asiakirjat ovat avoimessa menettelyssä, mukaan lukien 131 artiklassa tarkoitetut dynaamiset hankintajärjestelmät, saatavilla vapaasti, kokonaisuudessaan ja suoraan sähköisesti, tämän artiklan 1 kohtaa ei sovelleta. Edellä 123 artiklan 3 kohdassa tarkoitetussa hankintailmoituksessa on mainittava internetsivusto, jolle asiakirjat asetetaan saataville.
154 artikla
Määräajat kiireellisissä tapauksissa
(Varainhoitoasetuksen 111 artiklan 1 kohta)
1. Jos 152 artiklan 3 kohdassa säädettyjä vähimmäismääräaikoja ei perustellun kiireen vuoksi kyetä noudattamaan, hankintaviranomainen voi asettaa seuraavat kalenteripäivinä ilmaistut määräajat rajoitettujen menettelyjen ja hankintailmoituksella julkaistujen neuvottelumenettelyjen osalta:
a)
osallistumishakemusten jättämiselle vähintään 15 päivää hankintailmoituksen lähetyspäivästä tai vähintään 10 päivää, jos ilmoitus lähetetään sähköisesti julkaisutoimistolle;
b)
tarjousten vastaanottamiselle vähintään 10 päivää tarjouspyynnön lähetyspäivästä.
2. Rajoitetuissa menettelyissä ja nopeutetuissa neuvottelumenettelyissä tarjouseritelmään liittyvät lisätiedot on toimitettava kaikille ehdokkaille tai tarjoajille viimeistään neljä kalenteripäivää ennen tarjousten vastaanottamiselle asetetun määräajan päättymistä, jos lisätietoja on pyydetty ajoissa.
155 artikla
Tiedonvälitystavat
(Varainhoitoasetuksen 111 artiklan 1 kohta)
1. Tarjousten ja osallistumishakemusten jättämistä koskevat säännöt määrittää hankintaviranomainen, joka voi valita yhden yksinomaisen toimitustavan. Tarjoukset ja osallistumishakemukset voidaan jättää kirjeitse tai sähköisesti. Osallistumishakemukset voidaan jättää myös faksilla.
Valittujen viestintävälineiden on oltava yleisesti käytettävissä, eivätkä ne saa rajoittaa taloudellisten toimijoiden mahdollisuutta osallistua hankintamenettelyyn.
Valituilla toimitustavoilla on voitava varmistaa, että seuraavat edellytykset täyttyvät:
a)
jokaisessa tarjouksessa tai hakemuksessa on kaikki sen arvioimiseksi tarvittavat tiedot;
b)
tietojen eheys säilyy;
c)
tarjousten ja osallistumishakemusten luottamuksellisuus säilyy, eikä hankintaviranomainen tutustu tarjouksiin tai osallistumishakemuksiin ennen kuin niiden jättämisen määräaika on päättynyt;
d)
henkilötietojen suoja varmistetaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 vaatimusten mukaisesti.
Hankintaviranomaiset voivat vaatia, että faksilla lähetetyt osallistumishakemukset on vahvistettava mahdollisimman pian ja joka tapauksessa 152 artiklassa säädettyyn määräaikaan mennessä kirjeitse tai sähköisesti, jos tämä on todistusvoimaisuuden kannalta tarpeen.
2. Kun hankintaviranomainen sallii tarjousten ja osallistumishakemusten toimittamisen sähköisesti, käytettävien välineiden ja niiden teknisten vaatimusten on oltava syrjimättömiä, ja kyseisten välineiden on oltava yleisesti saatavilla ja yhteentoimivia yleisesti käytössä olevien tieto- ja viestintäteknologian tuotteiden kanssa, eivätkä ne saa rajoittaa taloudellisten toimijoiden mahdollisuutta osallistua hankintamenettelyyn.
3. Lukuun ottamatta hankintoja, joiden arvo on pienempi kuin 170 artiklan 1 kohdassa säädetty kynnysarvo, tarjousten ja osallistumishakemusten sähköiseen vastaanottamiseen käytettävien laitteiden avulla on voitava teknisin keinoin ja asianmukaisin menettelyin varmistaa, että
a)
taloudellinen toimija voidaan todentaa varmuudella;
b)
tarjousten ja osallistumishakemusten täsmällinen jättöpäivämäärä ja -aika ovat tarkasti määritettävissä;
c)
voidaan kohtuudella varmistaa, että näiden vaatimusten nojalla toimitettuihin tietoihin ei ole pääsyä ennen vahvistettuja määräaikoja;
d)
jos tätä pääsyn estämistä koskevaa kieltoa rikotaan, voidaan kohtuudella varmistaa, että rikkominen on selkeästi havaittavissa;
e)
ainoastaan valtuutetut henkilöt voivat vahvistaa tai muuttaa toimitettujen tietojen avaamista koskevia päivämääriä;
f)
valtuutetut henkilöt voivat ainoastaan samanaikaisesti toimimalla sallia pääsyn kaikkiin toimitettuihin tietoihin tai osaan niistä hankintamenettelyn eri vaiheissa;
g)
valtuutetut henkilöt voivat samanaikaisesti toimimalla sallia pääsyn toimitettuihin tietoihin vasta määrätyn päivämäärän jälkeen;
h)
näiden vaatimusten mukaisesti vastaanotettuihin ja avattuihin tietoihin on pääsy ainoastaan niihin perehtymiseen valtuutetuilla henkilöillä.
4. Kun hankintaviranomainen sallii tarjousten ja osallistumishakemusten toimittamisen sähköisesti, tällaisten järjestelmien välityksellä toimitetut sähköiset asiakirjat katsotaan alkuperäisiksi ja taloudellisen toimijan valtuutetun edustajan katsotaan allekirjoittaneen ne.
5. Kun tarjoukset tai osallistumishakemukset toimitetaan kirjeitse, tarjoaja tai ehdokas voi jättää tarjouksen tai osallistumishakemuksen
a)
joko postitse tai lähettipalvelua käyttäen, jolloin tarjouspyyntöasiakirjoissa on täsmennettävä, että lähetyspäiväksi katsotaan postileiman tai lähetystodistuksen päivämäärä; tai
b)
asianomaisen toimielimen yksikköön henkilökohtaisesti tai edustajaa käyttäen, jolloin tarjouspyyntöasiakirjoissa on täsmennettävä 138 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitettujen tietojen lisäksi yksikkö, jolle tarjous tai osallistumishakemus toimitetaan päivättyä ja allekirjoitettua kuittia vastaan.
6. Kirjeitse toimitettujen tarjousten luottamuksellisuuden säilyttämiseksi ja ongelmien välttämiseksi tarjouspyynnössä on oltava seuraava maininta:
Lähetys toimitetaan kahdessa sisäkkäisessä kirjekuoressa. Molemmat kirjekuoret on suljettava, ja sisempään kirjekuoreen on merkittävä tilaajayksikön nimen lisäksi maininta ”appel d' offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier” (tarjouspyyntö - ei saa avata sisäisessä postinjakelussa). Käytettäessä itseliimautuvia kirjekuoria ne on suljettava teipillä, jonka poikki lähettäjän on kirjoitettava nimikirjoituksensa.
156 artikla
Tarjousvakuus
(Varainhoitoasetuksen 111 artiklan 3 kohta)
Hankintaviranomainen voi vaatia 163 artiklan säännösten mukaisen tarjousvakuuden, jonka arvo on 1-2 prosenttia sopimuksen kokonaisarvosta.
Vakuus vapautetaan tarjouskilpailun ratkettua. Vakuus pidätetään, jos määräpäivään mennessä ei ole jätetty tarjousta tai jos tarjous vedetään myöhemmin takaisin.
157 artikla
Tarjousten ja osallistumishakemusten avaaminen
(Varainhoitoasetuksen 111 artiklan 4 kohta)
1. Kaikki 155 artiklan säännösten mukaiset osallistumishakemukset ja tarjoukset avataan.
2. Jos hankinnan arvo on suurempi kuin 137 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu kynnysarvo, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä nimittää tarjousten avaamista varten lautakunnan.
Tarjousten avaamisesta vastaavassa lautakunnassa on oltava vähintään kolme henkilöä vähintään kahdesta toisistaan hierarkkisesti riippumattomasta asianomaisen toimielimen organisaatioyksiköstä; kyseisistä henkilöistä vähintään yhden on oltava riippumaton toimivaltaisesta tulojen ja menojen hyväksyjästä. Eturistiriitojen välttämiseksi kyseisiin henkilöihin sovelletaan varainhoitoasetuksen 57 artiklassa tarkoitettuja vaatimuksia. Jos edustustoissa tai tämän asetuksen 72 artiklassa tarkoitetuissa tai jäsenvaltioissa yksittäin sijaitsevissa paikallisyksiköissä ei ole erillisiä yksiköitä, niihin ei sovelleta toisistaan hierarkkisesti riippumattomia organisaatioyksiköitä koskevaa vaatimusta.
Kun on kyse toimielinten yhteisestä hankintamenettelystä, tarjousten avaamisesta vastaavan lautakunnan nimittää hankintamenettelystä vastaavan toimielimen toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä. Tarjousten avaamisesta vastaavan lautakunnan kokoonpanon on mahdollisuuksien mukaan vastattava hankintamenettelyn toimielintenvälistä luonnetta.
3. Jos tarjoukset on toimitettu kirjeitse, tarjousten avaamista varten nimitetyn lautakunnan jäsenistä vähintään yhden on merkittävä nimikirjaimensa kunkin tarjouksen lähetyspäivän ja -ajan osoittaviin asiakirjoihin.
He merkitsevät nimikirjaimensa myös
a)
jokaisen tarjouksen jokaiselle sivulle; tai
b)
jokaisen tarjouksen kansilehdelle ja tarjoukseen sisältyvän rahoitusselvityksen jokaiselle sivulle; alkuperäisen tarjouksen eheys varmistetaan tulojen ja menojen hyväksymisestä vastaavasta yksiköstä riippumattoman yksikön käyttämällä asianmukaisella teknisellä menetelmällä, paitsi 2 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa.
Kun hankinta tehdään tarjouspyynnöllä 149 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti, vaatimukset täyttäviin tarjouksiin sisältyvät hinnat julkistetaan.
Lautakunnan jäsenet allekirjoittavat pöytäkirjan vastaanotettujen tarjousten avaamisesta; pöytäkirjassa eritellään erikseen tarjoukset, jotka ovat 155 artiklassa asetettujen vaatimusten mukaisia, ja tarjoukset, jotka eivät ole kyseisten vaatimusten mukaisia, sekä perustellaan jälkimmäisten tarjousten hylkääminen 155 artiklassa tarkoitettuihin tarjousten jättämistä koskeviin sääntöihin vedoten. Kyseinen pöytäkirja voidaan allekirjoittaa sähköisessä järjestelmässä, jossa allekirjoittajan henkilöllisyys voidaan todentaa riittävästi.
158 artikla
Tarjousten ja osallistumishakemusten arviointikomitea
(Varainhoitoasetuksen 111 artiklan 5 kohta)
1. Kaikki osallistumishakemukset ja tarjoukset, jotka täyttävät 155 artiklassa asetetut vaatimukset, on arvioitava ja asetettava paremmuusjärjestykseen arviointikomiteassa, joka muodostetaan näitä molempia vaiheita varten ja joka arvioi hakemukset ja tarjoukset etukäteen ilmoitettujen poissulkemis- ja valintaperusteiden perusteella ja asettaa ne paremmuusjärjestykseen niin ikään etukäteen ilmoitettujen ratkaisuperusteiden perusteella.
Mainitun komitean nimittää toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä, ja komitea antaa neuvoa-antavan lausunnon 137 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun kynnysarvon ylittävistä hankinnoista.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi kuitenkin päättää, että arviointikomitea suorittaa tarjousten arvioinnin ja paremmuusjärjestykseen asettamisen ainoastaan ratkaisuperusteiden perusteella ja että poissulkemis- ja valintaperusteisiin perustuva arviointi toteutetaan muulla asianmukaisella tavalla siten, että vältetään eturistiriidat.
2. Arviointikomiteassa on oltava vähintään kolme henkilöä vähintään kahdesta toisistaan hierarkkisesti riippumattomasta toimielimen tai varainhoitoasetuksen 208 artiklassa tarkoitetun elimen organisaatioyksiköstä; kyseisistä henkilöistä vähintään yhden on oltava riippumaton toimivaltaisesta tulojen ja menojen hyväksyjästä. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä varmistaa, että nämä henkilöt noudattavat varainhoitoasetuksen 57 artiklassa säädettyjä vaatimuksia.
Jos edustustoissa ja 72 artiklassa tarkoitetuissa tai jäsenvaltioissa yksittäin sijaitsevissa paikallisyksiköissä ei ole erillisiä yksiköitä, niihin ei sovelleta toisistaan hierarkkisesti riippumattomia organisaatioyksiköitä koskevaa vaatimusta.
Arviointikomitean kokoonpano voi olla sama kuin tarjousten avaamista varten nimitetyn lautakunnan.
Ulkopuoliset asiantuntijat voivat avustaa komiteaa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän päätöksellä. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä varmistaa, että asiantuntijat noudattavat varainhoitoasetuksen 57 artiklassa säädettyjä vaatimuksia.
Kun on kyse toimielinten yhteisestä hankintamenettelystä, arviointikomitean nimittää hankintamenettelystä vastaavan toimielimen toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä. Arviointikomitean kokoonpanon on mahdollisuuksien mukaan vastattava hankintamenettelyn toimielintenvälistä luonnetta.
3. Osallistumishakemukset ja tarjoukset, joista puuttuu tarjouspyyntöasiakirjoissa vaadittuja olennaisia osia, hylätään.
Arviointikomitea tai hankintaviranomainen voi kuitenkin pyytää ehdokasta tai tarjoajaa täydentämään tai selventämään hakemustaan poissulkemis- ja valintaperusteisiin liittyvien todisteiden osalta komitean tai viranomaisen esittämässä määräajassa.
Hyväksyttäviksi katsotaan osallistumishakemukset ja tarjoukset, joita ei ole poissuljettu ja jotka täyttävät valintaperusteet.
4. Edellä 151 artiklassa tarkoitettujen hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisten tarjousten osalta arviointikomitea pyytää täsmennyksiä olennaisiksi katsomistaan tarjouksen osista.
159 artikla
Arvioinnin tulos
(Varainhoitoasetuksen 112 artikla)
1. Vaatimukset täyttävien osallistumishakemusten ja tarjousten arvioinnista ja paremmuusjärjestykseen asettamisesta laaditaan pöytäkirja, joka päivätään.
Pöytäkirjan allekirjoittavat kaikki arviointikomitean jäsenet. Kyseinen pöytäkirja voidaan allekirjoittaa sähköisessä järjestelmässä, jossa allekirjoittajan henkilöllisyys voidaan todentaa riittävästi.
Jos arviointikomitealle ei ole annettu tehtäväksi tarkastaa tarjouksia poissulkemis- ja valintaperusteiden kannalta, pöytäkirjan allekirjoittavat myös henkilöt, joille toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on antanut tämän tehtäväksi. Pöytäkirja säilytetään myöhempää käyttöä varten.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetussa pöytäkirjassa on oltava ainakin
a)
hankintaviranomaisen nimi ja osoite sekä hankinnan, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kohde ja arvo;
b)
hylättyjen ehdokkaiden tai tarjoajien nimet sekä hylkäämisen perusteet;
c)
arvioitaviksi valittujen ehdokkaiden tai tarjoajien nimet sekä valinnan perusteet;
d)
poikkeuksellisen alhaisiksi katsottujen tarjousten hylkäämisen perusteet;
e)
komitean esittämien ehdokkaiden tai toimeksisaajaehdokkaan nimi, ratkaisun perustelut ja, jos tiedossa, se osuus hankinnasta tai puitesopimuksesta, jonka toimeksisaaja aikoo teettää alihankintana.
3. Tämän jälkeen hankintaviranomainen tekee päätöksensä, jossa mainitaan ainakin
a)
hankintaviranomaisen nimi ja osoite sekä hankinnan kohde ja arvo tai puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kohde ja enimmäisarvo;
b)
hylättyjen ehdokkaiden tai tarjoajien nimet sekä hylkäämisen perusteet;
c)
arvioitaviksi valittujen ehdokkaiden tai tarjoajien nimet sekä valinnan perusteet;
d)
poikkeuksellisen alhaisiksi katsottujen tarjousten hylkäämisen perusteet;
e)
valittujen ehdokkaiden tai valitun toimeksisaajan nimi, ratkaisun perustelut etukäteen ilmoitettujen valinta- ja ratkaisuperusteiden kannalta ja, jos tiedossa, se osuus hankinnasta tai puitesopimuksesta, jonka toimeksisaaja aikoo teettää alihankintana;
f)
neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn osalta on esitettävä ne 132, 134, 135, 266, 268, 270 ja 271 artiklassa tarkoitetut olosuhteet, joiden perusteella kyseiseen menettelyyn on päädytty;
g)
tarvittaessa seikat, joiden perusteella hankintaviranomainen on päättänyt luopua tarjouskilpailun kohteena olleen hankinnan tekemisestä.
Kun on kyse toimielinten yhteisestä hankintamenettelystä, ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun päätöksen tekee hankintamenettelystä vastaava hankintaviranomainen.
160 artikla
Yhteydenotot hankintaviranomaisen ja tarjoajien välillä
(Varainhoitoasetuksen 112 artikla)
1. Yhteydenotot hankintaviranomaisen ja tarjoajien välillä hankintamenettelyn aikana sallitaan ainoastaan 2 ja 3 kohdassa säädetyissä poikkeustapauksissa.
2. Ennen tarjouksen tekemiselle asetetun määräajan päättymistä, kun on kyse 153 artiklassa tarkoitetuista täydentävistä asiakirjoista ja lisätiedoista, hankintaviranomainen voi
a)
tarjoajan aloitteesta antaa sellaisia lisätietoja, joiden tarkoituksena on ainoastaan selventää hankinnan luonnetta; tiedot toimitetaan samaan aikaan myös kaikille muille tarjouseritelmän pyytäneille tarjoajille;
b)
omasta aloitteestaan, jos se havaitsee hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai tarjouseritelmässä virheen, epätäsmällisyyden, puutteen tai kirjoitusvirheen, ilmoittaa siitä samaan aikaan kaikille asianomaisille alkuperäistä tarjouspyyntöä koskevia ehtoja täysin vastaavien ehtojen mukaisesti.
3. Tarjousten avaamisen jälkeen hankintaviranomainen voi ottaa yhteyden tarjoajaan, jos tarjousta on selvennettävä tai jos siinä olevia ilmeisiä kirjoitusvirheitä on korjattava; yhteydenotto ei kuitenkaan saa johtaa tarjousehtojen muuttamiseen.
4. Tiedot jokaisesta yhteydenotosta sekä tiedot varainhoitoasetuksen 96 artiklassa tarkoitetuista asianmukaisesti perustelluista tapauksista, joissa yhteyttä ei ole otettu, on säilytettävä hankinta-asiakirjojen yhteydessä.
161 artikla
Ehdokkaille ja tarjoajille suunnattu tiedotus
(Varainhoitoasetuksen 113, 114 ja 118 artikla)
1. Hankintaviranomaiset tiedottavat ehdokkaille ja tarjoajille viipymättä hankinta- tai puitesopimusta koskevan tarjouskilpailun ratkaisua tai dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevista päätöksistään sekä perusteista päätökselleen luopua tarjouskilpailun kohteena olleen hankinta- tai puitesopimuksen tekemisestä tai dynaamisen hankintajärjestelmän käyttöönotosta tai aloittaa menettely uudelleen.
2. Hankintaviranomaisen on viimeistään 15 kalenteripäivän kuluessa asiaa koskevan kirjallisen pyynnön vastaanottamisesta toimitettava pyynnön esittäneelle varainhoitoasetuksen 113 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut tiedot.
3. Sellaisten, unionin toimielinten omaan lukuunsa tekemien hankintojen osalta, joiden arvo on vähintään jokin 170 artiklan 1 kohdassa vahvistetuista kynnysarvoista ja jotka eivät jää direktiivin 2004/18/EY soveltamisalan ulkopuolelle, hankintaviranomainen ilmoittaa samanaikaisesti ja henkilökohtaisesti jokaiselle hylätylle tarjoajalle ja ehdokkaalle sähköisesti, ettei näiden hakemusta tai tarjousta ole hyväksytty, jommassakummassa seuraavista vaiheista:
a)
viipymättä sen jälkeen, kun poissulkemis- ja valintaperusteisiin perustuvat päätökset on tehty, ja ennen ratkaisupäätöstä, kun kyse on kahdessa erillisessä vaiheessa toteutettavasta hankintamenettelystä;
b)
ratkaisupäätösten ja tarjousten hylkäämispäätösten osalta mahdollisimman pian ratkaisupäätöksen tekemisen jälkeen ja viimeistään seuraavalla viikolla.
Hankintaviranomaisen on kussakin tapauksessa ilmoitettava tarjouksen tai hakemuksen hylkäämisen syyt ja käytettävissä olevat muutoksenhakukeinot.
Hylätyt tarjoajat ja ehdokkaat voivat pyytää lisätietoja hylkäämisen syistä kirjeitse, faksilla tai sähköpostitse, ja kaikki tarjoajat, joiden tarjouksia ei ole hylätty, voivat pyytää tietoja valitun tarjouksen ominaispiirteistä ja siihen liittyvistä eduista, ja heille voidaan ilmoittaa tarjouskilpailun voittajan nimi, sanotun kuitenkaan rajoittamatta varainhoitoasetuksen 113 artiklan 2 kohdan toisen alakohdan säännösten soveltamista. Hankintaviranomaisen on annettava tiedot enintään 15 kalenteripäivän kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
162 artikla
Sopimuksen allekirjoittaminen
(Varainhoitoasetuksen 113 ja 118 artikla)
Hankintasopimuksen täyttämistä ei saa aloittaa ennen kuin sopimus on allekirjoitettu.
4 jakso
Vakuudet ja korjaavat toimet
163 artikla
Vakuudet
(Varainhoitoasetuksen 115 artikla)
1. Jos toimeksisaajalta vaaditaan etukäteen vakuus, sen määrän ja voimassaoloajan on oltava riittävät.
2. Vakuus on hankittava pankilta tai hyväksytyltä rahoituslaitokselta. Sen sijasta voidaan antaa kolmannen osapuolen omavelkainen takaus, jos hankintaviranomainen hyväksyy tämän.
Vakuus annetaan euromääräisenä.
Sen tarkoituksena on saada pankki tai rahoituslaitos tai kolmas osapuoli vastaamaan peruuttamattomasti ja ensimmäisestä vaatimuksesta toimeksisaajan velvoitteista.
164 artikla
Suoritustakuu
(Varainhoitoasetuksen 115 artikla)
1. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi vaatia alustavan riskinarvioinnin pohjalta tapauskohtaisesti suoritustakuun varmistaakseen, että urakka on suoritettu tai tavarat tai palvelut on toimitettu kokonaisuudessaan, jos urakoita, tavaroita tai palveluja ei voida sopimusehtojen mukaisesti lopullisesti hyväksyä lopullisen maksun yhteydessä.
2. Voidaan myös antaa vakuus, joka kattaa 10 prosenttia hankinnan kokonaisarvosta ja joka toteutetaan pidätyksinä erääntyvistä maksuista.
Suoritustakuu voidaan myös pidättää lopullisesta maksusta vakuutena, kunnes palvelut, tavarat tai urakat on lopullisesti hyväksytty. Tulojen ja menojen hyväksyjä päättää pidätettävän määrän, jonka on oltava oikeassa suhteessa sopimuksen täytäntöönpanoon liittyviin riskeihin, ottaen huomioon sopimuksen kohde sekä alalla yleisesti sovellettavat kaupalliset ehdot.
Tällaista vakuutta koskevat ehdot on esitettävä tarjouspyyntöasiakirjoissa.
3. Kun urakat, tavarat tai palvelut on lopullisesti hyväksytty, vakuudet vapautetaan sopimusehtojen mukaisesti.
165 artikla
Ennakkomaksutakuu
(Varainhoitoasetuksen 115 artikla)
1. Katsoessaan ennakkomaksut tarpeelliseksi hankintaviranomainen arvioi ennakkomaksujen suorittamiseen liittyvät riskit ennen hankintamenettelyn käynnistämistä ottaen huomioon erityisesti seuraavat kriteerit:
a)
hankinnan arvioitu arvo;
b)
hankinnan kohde;
c)
hankinnan kesto ja toteutusnopeus;
d)
markkinoiden rakenne.
2. Vakuus on vaadittava ennakkomaksujen maksamista varten 146 artiklan 6 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa, tai jos tulojen ja menojen hyväksyjä päättää vaatia vakuuden tämän artiklan 1 kohdan mukaisesti.
Vakuutta ei vaadita, kun on kyse 137 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuista vähäisistä hankinnoista.
Vakuus vapautetaan sitä mukaa kuin ennakkomaksu vähennetään toimeksisaajalle sopimusehtojen mukaisesti suoritetuista väli- tai loppumaksuista.
166 artikla
Sopimuksen täytäntöönpanon keskeyttäminen virheiden tai sääntöjenvastaisuuksien vuoksi
(Varainhoitoasetuksen 116 artikla)
1. Sopimuksen täytäntöönpano voidaan keskeyttää varainhoitoasetuksen 116 artiklan mukaisesti sen selvittämiseksi, ovatko oletetut huomattavat virheet tai sääntöjenvastaisuudet tai petokset todella tapahtuneet. Jos niitä ei voida näyttää toteen, sopimuksen täytäntöönpanoa jatketaan mahdollisimman pian.
2. Huomattavalla virheellä tai sääntöjenvastaisuudella tarkoitetaan mitä tahansa sopimusmääräyksen tai lainsäädännön rikkomista, joka on seurausta sellaisesta toimesta tai laiminlyönnistä, josta on tai voi olla haittaa unionin talousarviolle.
2 LUKU
Unionin toimielinten omaan lukuunsa tekemiin hankintoihin sovellettavat säännökset
167 artikla
Riittävän tason määrittely kynnysarvojen laskemista varten
(Varainhoitoasetuksen 117 ja 118 artikla)
Sen arvioinnista, onko varainhoitoasetuksen 118 artiklassa tarkoitetut kynnysarvot saavutettu, vastaavat kunkin toimielimen valtuutetut tai edelleenvaltuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät.
168 artikla
Erilliset hankinnat ja hankintojen jakaminen eriin
(Varainhoitoasetuksen 104 ja 118 artikla)
1. Hankinnan ennakoitua arvoa määritettäessä ei saa pyrkiä välttämään tässä asetuksessa määriteltyjä velvoitteita, eikä hankintaa saa jakaa osiin samassa tarkoituksessa.
Hankinnat, joiden arvo on vähintään yhtä suuri kuin 170 artiklan 1 kohdassa säädetyt kynnysarvot, on tehtävä samanaikaisesti erillisinä hankintaerinä, aina kun tämä on tarkoituksenmukaista, teknisesti toteutettavissa ja kustannustehokasta.
2. Jos tavara- tai palveluhankintojen tai urakoiden kohde on jaettu useisiin eriin, joista jokaisesta tehdään erillinen sopimus, kaikkien erien yhteenlaskettu arvo on otettava huomioon koko hankintaan sovellettavaa kynnysarvoa koskevassa kokonaisarvioinnissa.
Jos kaikkien erien yhteenlaskettu arvo on vähintään jokin 170 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuista kynnysarvoista, varainhoitoasetuksen 97 artiklan 1 kohdan sekä 104 artiklan 1 ja 2 kohdan säännöksiä sovelletaan kaikkiin hankinnan eriin.
3. Jos hankinta tehdään erillisinä hankintaerinä, tarjoukset on arvioitava erikseen kunkin erän osalta. Jos useista hankintaeristä tehdään sopimus saman tarjoajan kanssa, voidaan allekirjoittaa yksi kyseiset erät kattava hankintasopimus.
169 artikla
Eräiden hankintojen arvon arviointia koskevat säännöt
(Varainhoitoasetuksen 118 artikla)
1. Hankintasopimuksen ennakoitua arvoa laskettaessa hankintaviranomaisen on sisällytettävä laskelmiin arvio toimeksisaajalle maksettavasta kokonaiskorvauksesta.
Jos hankintasopimukseen sisältyy optioehtoja tai sopimuksen uusimista koskevia ehtoja, sopimuksen arvon määritysperusteena on käytettävä suurinta sallittua kokonaisarvoa, kun optioehdot tai uusimista koskevat ehdot käytetään.
Kyseinen arviointi on laadittava hankintailmoituksen lähettämisen aikaan tai, jos hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, hankintaviranomaisen aloittaessa hankintamenettelyn.
2. Puitesopimusten ja dynaamisten hankintajärjestelmien osalta on otettava huomioon kaikkien niiden hankintojen enimmäisarvo, jotka aiotaan tehdä puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän koko voimassaolon aikana.
3. Palveluhankintojen arvoa laskettaessa otetaan huomioon
a)
vakuutuspalvelujen tapauksessa kyseisistä palveluista suoritettavat vakuutusmaksut ja muut korvaukset;
b)
pankki- ja rahoituspalvelujen tapauksessa kyseisistä palveluista suoritettavat maksut, palkkiot, korot ja muut korvaukset;
c)
suunnittelua koskevien hankintasopimusten tapauksessa niistä suoritettavat maksut, palkkiot ja muunlaiset korvaukset.
4. Jos kyseessä on palveluhankintasopimus, josta ei käy ilmi kokonaishintaa, tai tavarahankintasopimus, joka koskee tavaroiden vuokraamista, leasingvuokraamista tai osamaksulla hankkimista, sopimuksen arvon määritysperusteena käytetään
a)
kun hankintasopimus on määräaikainen:
i)
enintään 48 kuukautta voimassa olevien palveluhankintasopimusten tai enintään 12 kuukautta voimassa olevien tavarahankintasopimusten kokonaisarvoa,
ii)
yli 12 kuukautta voimassa olevien tavarahankintasopimusten kokonaisarvoa, johon sisältyy arvioitu jäännösarvo;
b)
toistaiseksi tehtyjen tai yli 48 kuukautta voimassa olevien palveluhankintasopimusten kuukausiarvoa kerrottuna 48:lla.
5. Säännöllisesti toistuvien tai määräajoin uudistettavien palvelu- tai tavarahankintasopimusten arvon määritysperusteena käytetään
a)
edellisen varainhoitovuoden tai edellisten 12 kuukauden aikana tehtyjen samanlaisia palveluja tai tavaroita koskevien vastaavanlaisten sopimusten todellista kokonaisarvoa, mahdollisuuksien mukaan oikaistuna ensimmäisen sopimuksen alkamista seuraavien 12 kuukauden aikana odotettavissa olevien määrän tai arvon muutosten mukaisesti;
b)
tai niiden sopimusten arvioitua kokonaisarvoa, jotka tehdään ensimmäistä palvelu- tai tavaratoimitusta seuraavien 12 kuukauden aikana tai sopimuskauden aikana, jos se on pitempi kuin 12 kuukautta.
6. Urakan arvon määritysperusteina otetaan töiden lisäksi huomioon myös niiden tavarahankintojen arvioitu kokonaisarvo, jotka ovat tarpeen kyseisen urakan toteuttamiseksi ja jotka hankintaviranomainen asettaa toimeksisaajan käyttöön.
170 artikla
Kynnysarvot direktiivin 2004/18/EY mukaisten menettelyjen soveltamista varten
(Varainhoitoasetuksen 118 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 118 artiklassa tarkoitetut kynnysarvot ovat direktiivissä 2004/18/EY tavara-, palvelu- ja urakkahankintojen osalta vahvistetut kynnysarvot.
2. Varainhoitoasetuksen 118 artiklassa tarkoitetut määräajat vahvistetaan 152, 153 ja 154 artiklassa.
171 artikla
Sopimuksen allekirjoittamista edeltävä odotusaika
(Varainhoitoasetuksen 118 artikla)
1. Hankintaviranomainen voi allekirjoittaa direktiivin 2004/18/EY soveltamisalaan kuuluvan hankintasopimuksen tai puitesopimuksen tarjouskilpailun voittajan kanssa aikaisintaan 14 kalenteripäivän kuluttua.
Tämä ajanjakso alkaa jompanakumpana seuraavista ajankohdista:
a)
seuraavana päivänä sen jälkeen, kun valituille ja hylätyille tarjoajille on ilmoitettu samanaikaisesti;
b)
seuraavana päivänä sen jälkeen, kun 123 artiklassa tarkoitettu ratkaisuilmoitus on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä, jos hankintasopimus tai puitesopimus on tehty neuvottelumenettelyssä julkaisematta etukäteen hankintailmoitusta.
Jos toisen alakohdan a alakohdassa tarkoitettu ilmoitus on lähetetty faksilla tai sähköisesti, odotusaika on 10 kalenteripäivää.
Hankintaviranomainen voi tarvittaessa lykätä sopimuksen allekirjoittamista lisätutkimusten ajaksi, jos tämä on perusteltua hylättyjen tai vahinkoa kärsineiden ehdokkaiden tai tarjoajien toimittamien pyyntöjen tai huomautusten taikka muiden merkityksellisten tietojen perusteella. Näiden pyyntöjen, huomautusten ja tietojen on saavuttava ensimmäisessä alakohdassa vahvistetun ajanjakson aikana. Kaikille ehdokkaille ja tarjoajille on ilmoitettava allekirjoittamisen lykkäämisestä kolmen arkipäivän kuluessa lykkäämispäätöksestä.
Ennen ensimmäisessä alakohdassa vahvistetun ajanjakson päättymistä allekirjoitettu sopimus on mitätön lukuun ottamatta 2 kohdassa tarkoitettuja tapauksia.
Jos hankintasopimusta tai puitesopimusta ei voida tehdä tarjouskilpailun voittajan kanssa, hankintaviranomainen voi tehdä sen seuraavaksi parhaan tarjouksen tekijän kanssa.
2. Edellä 1 kohdassa vahvistettua ajanjaksoa ei sovelleta seuraaviin tapauksiin:
a)
avoimet tai rajoitetut menettelyt taikka hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen järjestettävät neuvottelumenettelyt, kun on tehty ainoastaan yksi tarjous;
b)
puitesopimukseen perustuvat erillissopimukset;
c)
edellä 134 artiklan 1 kohdan c alakohdassa, 134 artiklan 1 kohdan g alakohdan iii alakohdassa, 134 artiklan 1 kohdan h alakohdassa ja 134 artiklan 1 kohdan j alakohdassa tarkoitetut neuvottelumenettelyt.
172 artikla
Hankintamarkkinoille pääsyä koskevat todisteet
(Varainhoitoasetuksen 119 artikla)
Tarjouseritelmässä on määrättävä, että tarjoajien on ilmoitettava valtio, jossa niillä on päätoimipaikka tai kotipaikka, ja esitettävä siitä kansallisen lakinsa mukaiset todisteet.
VI OSASTO
AVUSTUKSET
1 LUKU
Avustusten soveltamisala ja muoto
173 artikla
Jäsenmaksut
(Varainhoitoasetuksen 121 artikla)
Varainhoitoasetuksen 121 artiklan 2 kohdan d alakohdassa tarkoitetut jäsenmaksut ovat elimille, joiden jäsen unioni on, näiden elinten tekemien talousarviopäätösten ja vahvistamien maksuehtojen mukaisesti suoritettuja maksuja.
174 artikla
Avustussopimukset ja -päätökset
(Varainhoitoasetuksen 121 artiklan 1 kohta)
1. Avustuksista tehdään päätös tai kirjallinen sopimus.
2. Seuraavat näkökohdat otetaan huomioon päätettäessä, minkälaista välinettä käytetään:
a)
edunsaajan sijainti Euroopan unionissa tai sen ulkopuolella;
b)
rahoitettavien toimien tai työohjelmien sisällön monitahoisuus ja yhdenmukaisuus.
175 artikla
Toimielinten jäsenistä aiheutuvat menot
(Varainhoitoasetuksen 121 artikla)
Varainhoitoasetuksen 121 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitettuihin toimielinten jäsenistä aiheutuviin menoihin sisältyvät Euroopan parlamentin nykyisten ja entisten jäsenten järjestöille myönnettävät avustukset. Tällaiset avustukset toteutetaan Euroopan parlamentin sisäisten hallintosääntöjen mukaisesti.
176 artikla
Toimet, joille voidaan myöntää avustusta
(Varainhoitoasetuksen 121 artikla)
Jotta toimelle voitaisiin myöntää varainhoitoasetuksen 121 artiklassa tarkoitettu avustus, sen on oltava selkeästi yksilöity.
Mitään toimea ei saa jakaa osiin tässä asetuksessa määriteltyjen rahoitussääntöjen kiertämiseksi.
177 artikla
Unionin yleisen edun mukaista tavoitetta edistävät elimet
(Varainhoitoasetuksen 121 artikla)
Unionin yleisen edun mukaista tavoitetta edistävä elin voi olla
a)
elin, joka toimii eurooppalaisia politiikkoja koskevan koulutuksen, tiedotuksen, innovoinnin tai tutkimuksen alalla tai on mukana kansalaisuutta tai ihmisoikeuksia edistävässä toiminnassa, tai eurooppalainen standardointielin;
b)
yhteisö, joka edustaa jäsenvaltioissa, ehdokasmaissa tai mahdollisissa ehdokasmaissa toimivia voittoa tavoittelemattomia yhteisöjä ja joka edistää perussopimusten tavoitteiden mukaisia periaatteita ja politiikkoja.
178 artikla
Kumppanuudet
(Varainhoitoasetuksen 121 artikla)
1. Toimia varten myönnettävät erillisavustukset sekä toiminta-avustukset voivat kuulua puitekumppanuuden piiriin.
2. Puitekumppanuus voidaan perustaa pitkäaikaisen yhteistyömekanismin luomiseksi komission ja avustuksen saajien välille. Se voi perustua joko puitekumppanuussopimukseen tai puitekumppanuuspäätökseen.
Puitekumppanuussopimuksessa tai -päätöksessä esitetään yhteiset tavoitteet, erilliset tai hyväksyttyyn vuotuiseen työohjelmaan kuuluvat toimenpide-ehdotukset ja tämän osaston periaatteiden ja menettelysääntöjen mukainen erillisavustusten myöntämismenettely sekä erillissopimusten tai -päätösten mukaiset kunkin osapuolen yleiset oikeudet ja velvollisuudet.
Puitekumppanuuden kesto voi olla enintään neljä vuotta paitsi poikkeustapauksissa, joissa se on puitekumppanuuden kohteen kannalta perusteltua.
Tulojen ja menojen hyväksyjät eivät saa käyttää puitekumppanuussopimuksia tai -päätöksiä väärin tai niin, että niiden tarkoituksena tai tuloksena on avoimuuden ja hakijoiden tasapuolisen kohtelun periaatteiden rikkominen.
3. Puitekumppanuudet rinnastetaan ohjelmatyön, ennalta julkistamisen ja myöntämismenettelyn osalta avustuksiin.
4. Puitekumppanuussopimuksiin ja -päätöksiin perustuvat erillisavustukset myönnetään kyseisissä sopimuksissa määrättyjen tai kyseisissä päätöksissä säädettyjen menettelyjen mukaisesti ja tämän osaston säännöksiä noudattaen.
Niiden osalta noudatetaan 191 artiklassa säädettyjä jälki-ilmoitusmenettelyjä.
179 artikla
Sähköiset tietojenvaihtojärjestelmät
(Varainhoitoasetuksen 121 artiklan 1 kohta)
1. Kaikki yhteydenpito edunsaajiin, esimerkiksi avustussopimusten tekeminen, avustuspäätöksistä ilmoittaminen ja sopimuksiin mahdollisesti tehtävät muutokset, voidaan toteuttaa komission perustamien sähköisten tietojenvaihtojärjestelmien kautta.
2. Järjestelmien on täytettävä seuraavat vaatimukset:
a)
vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy järjestelmään ja sen kautta lähetettyihin asiakirjoihin;
b)
vain valtuutetut henkilöt voivat sähköisesti allekirjoittaa tai siirtää asiakirjan järjestelmän kautta;
c)
valtuutetut henkilöt on tunnistettava vakiintunein keinoin järjestelmän kautta;
d)
sähköisen tapahtuman aika ja päivämäärä on ilmoitettava tarkasti;
e)
asiakirjojen eheyden on säilyttävä;
f)
asiakirjojen saatavuuden on säilyttävä;
g)
tarvittaessa asiakirjojen luottamuksellisuuden on säilyttävä;
h)
henkilötietojen suoja on varmistettava asetuksen (EY) N:o 45/2001 vaatimusten mukaisesti.
3. Tällaisen järjestelmän kautta lähetettyihin tai vastaanotettuihin tietoihin liitetään oikeusolettama, jonka mukaan tiedot ovat eheät ja järjestelmässä ilmoitettu tietojen lähetys- tai vastaanottopäivä ja -aika pitävät paikkansa.
Järjestelmän kautta lähetetyn tai tiedoksiannetun asiakirjan katsotaan vastaavan paperiasiakirjaa, se on hyväksyttävä todisteeksi oikeudellisissa menettelyissä, se katsotaan alkuperäiseksi asiakirjaksi ja siihen liitetään oikeusolettama, jonka mukaan se on aito ja eheä edellyttäen, että se ei sisällä dynaamisia piirteitä, jotka voisivat automaattisesti muuttaa sitä.
Edellä 2 kohdan b alakohdassa tarkoitetuilla sähköisillä allekirjoituksilla on samanlaiset oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetuilla allekirjoituksilla.
180 artikla
Avustussopimusten ja -päätösten sisältö
(Varainhoitoasetuksen 122 artikla)
1. Avustussopimuksessa on määriteltävä vähintään seuraavat:
a)
sopimuksen kohde;
b)
avustuksen saaja;
c)
sopimuksen kesto eli:
i)
sopimuksen voimaantulopäivä;
ii)
avustettavan toimen tai tilikauden alkamispäivä ja kesto;
d)
unionin rahoituksen enimmäismäärä euroina ja avustuksen muoto täydennettynä tarvittaessa seuraavalla:
i)
toimen tai työohjelman arvioidut avustuskelpoiset kokonaiskustannukset sekä näiden kustannusten rahoitusosuus;
ii)
varainhoitoasetuksen 123 artiklan b alakohdassa tarkoitetut yksikkökustannukset, c alakohdassa tarkoitettu kertakorvaus ja d alakohdassa tarkoitettu kiinteämääräinen rahoitus, jos niitä käytetään;
iii)
tämän alakohdan i ja ii kohdassa tarkoitettujen osien yhdistelmä;
e)
toimen kuvaus tai toiminta-avustusta varten työohjelman kuvaus, jonka tulojen ja menojen hyväksyjä on hyväksynyt tilikaudelle, sekä toimen tai työohjelman toteuttamisesta odotettavissa olevien tulosten kuvaus;
f)
yleiset ehdot, joita sovelletaan kaikkiin tämäntyyppisiin sopimuksiin, kuten se, että avustuksen saaja hyväksyy komission, OLAFin ja tilintarkastustuomioistuimen tarkastukset;
g)
toimen tai työohjelman arvioitu kokonaisbudjetti;
h)
jäljempänä 209 artiklassa tarkoitetut periaatteet tai hankintasäännöt, joita avustuksen saajan on noudatettava silloin kun toimen toteuttaminen edellyttää julkisia hankintoja;
i)
avustuksen saajan velvoitteet, erityisesti:
i)
moitteettoman varainhoidon sekä toteutusta ja taloutta koskevien selvitysten toimittamisen osalta; tarvittaessa sovitaan välitavoitteista, joiden saavuttamisen jälkeen tällaiset selvitykset tulevat toimitettaviksi;
ii)
komission ja usean avustuksen saajan välisen sopimuksen osalta mahdollisen koordinaattorin erityiset velvoitteet sekä muiden avustuksen saajien velvoitteet koordinaattoria kohtaan sekä avustuksen saajien taloudellinen vastuu komission saamisten osalta;
j)
näiden asiakirjojen hyväksymistä ja maksujen suorittamista koskeva komission menettely ja aikataulu;
k)
tarvittaessa yksityiskohtainen selvitys toimen tai hyväksytyn työohjelman avustuskelpoisista kustannuksista tai varainhoitoasetuksen 123 artiklassa tarkoitetuista yksikkökustannuksista, kertakorvauksista tai kiinteämääräisestä rahoituksesta;
l)
unionin rahoituksen näkyvyyttä koskevat säännökset lukuun ottamatta asianmukaisesti perusteltuja tapauksia, joissa julkistaminen ei ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista.
Ensimmäisen alakohdan f alakohdassa tarkoitetuissa yleisissä ehdoissa on ainakin:
i)
todettava, että avustussopimukseen sovelletaan unionin lainsäädäntöä ja tarvittaessa täydentävästi sopimuksessa määrättyä kansallista lainsäädäntöä. Tästä voidaan poiketa kansainvälisten järjestöjen kanssa tehtävissä sopimuksissa;
ii)
mainittava riita-asioissa toimivaltainen tuomioistuin tai välitystuomioistuin.
2. Avustussopimuksessa voidaan määrätä avustuksen täytäntöönpanon keskeyttämistä tai sopimuksen purkamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä ja määräajoista varainhoitoasetuksen 135 artiklan mukaisesti.
3. Edellä 178 artiklassa tarkoitetuissa tapauksissa tämän artiklan 1 kohdan ensimmäisen alakohdan a ja b alakohdassa, c alakohdan i alakohdassa, f alakohdassa, h-j alakohdassa ja l alakohdassa tarkoitetut tiedot annetaan puitekumppanuuspäätöksessä tai -sopimuksessa.
Erillispäätös tai -sopimus sisältää 1 kohdan ensimmäisen alakohdan a-e, g, k ja tarvittaessa i alakohdassa tarkoitetut tiedot.
4. Avustussopimuksia voidaan muuttaa ainoastaan kirjallisesti. Muutosten, mukaan lukien avustuksen saajan lisääminen tai poistaminen, tarkoituksena tai vaikutuksena ei saa olla avustussopimusten muuttaminen niin, että avustusten myöntämisestä annettu päätös tulee kyseenalaiseksi, eikä avustuksen saajien asettaminen eriarvoiseen asemaan.
5. Mitä 1, 2, 3 ja 4 kohdassa säädetään, sovelletaan avustuspäätöksiin soveltuvin osin.
Osa 1 kohdassa tarkoitetuista tiedoista voidaan antaa avustuspäätöksen sijasta ehdotuspyynnössä tai siihen liittyvässä asiakirjassa.
181 artikla
Avustusmuodot
(Varainhoitoasetuksen 123 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 123 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettujen avustusten määrän laskentaperusteena ovat avustuskelpoiset kustannukset, jotka avustuksen saajalle ovat tosiasiallisesti aiheutuneet ja joita koskeva alustava kustannusarvio on esitetty ehdotuksen yhteydessä ja sisällytetty avustuspäätökseen tai -sopimukseen.
2. Varainhoitoasetuksen 123 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetut yksikkökustannukset kattavat joko kaikki tai tietyt avustuskelpoiset kustannuserät, jotka on selkeästi yksilöity ennalta soveltamalla kiinteää määrää yksikköä kohti.
3. Varainhoitoasetuksen 123 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetut kertakorvaukset kattavat yleisesti kaikki tai eräät avustuskelpoiset kustannuserät, jotka on selkeästi yksilöity etukäteen.
4. Varainhoitoasetuksen 123 artiklan 1 kohdan d alakohdassa tarkoitettu kiinteämääräinen rahoitus kattaa tietyt avustuskelpoiset kustannuserät, jotka on selkeästi yksilöity ennalta soveltamalla tiettyä prosenttiosuutta.
182 artikla
Kertakorvaukset, yksikkökustannukset ja kiinteämääräinen rahoitus
(Varainhoitoasetuksen 124 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 124 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu kertakorvausten, yksikkökustannusten tai kiinteämääräisen rahoituksen käyttö hyväksytään ohjelman voimassaoloajaksi. Hyväksyntää voidaan tarkastella uudelleen, jos merkittävät muutokset ovat tarpeen. Tietoja ja määriä on arvioitava säännöllisesti, ja kertakorvauksia, yksikkökustannuksia sekä kiinteämääräistä rahoitusta on tarvittaessa mukautettava.
Varainhoitoasetuksen 124 artiklan 1 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitettua enimmäismäärää sovelletaan saajakohtaisesti avustussopimuksissa, joissa komissio myöntää avustuksen useammalle kuin yhdelle saajalle.
2. Avustussopimuksessa tai -päätöksessä on annettava kaikki tarvittavat määräykset tai säännökset sen varmistamiseksi, että kertakorvausten, yksikkökustannusten tai kiinteämääräisen rahoituksen maksamisen edellytykset ovat täyttyneet.
3. Avustuksen maksaminen kertakorvausten, yksikkökustannusten tai kiinteämääräisen rahoituksen muodossa ei rajoita oikeutta tutustua avustuksen saajan lakisääteiseen kirjanpitoon 1 kohdan ensimmäisessä alakohdassa ja varainhoitoasetuksen 137 artiklan 2 kohdassa säädettyä tarkoitusta varten.
4. Jos jälkitarkastuksessa ilmenee, että maksun perusteena oleva tapahtuma ei ole toteutunut, vaan avustuksen saajalle on suoritettu kertakorvaukseen, yksikkökustannuksiin tai kiinteämääräiseen rahoitukseen perustuva maksu perusteettomasti, komissio voi periä takaisin enintään avustuksen määrän, sanotun kuitenkaan rajoittamatta varainhoitoasetuksen 109 artiklassa tarkoitettujen seuraamusten soveltamista.
2 LUKU
Periaatteet
183 artikla
Yhteisrahoitusperiaate
(Varainhoitoasetuksen 125 artiklan 3 kohta)
1. Yhteisrahoitusperiaatteen mukaisesti toimen tai työohjelman toteuttamiseksi tarvittavia varoja ei kateta kokonaan unionin rahoitusosuudesta.
Yhteisrahoitus voi olla peräisin avustuksen saajan omista varoista, toimen tai työohjelman tuottamasta tulosta tai kolmansien osapuolten rahoitusosuuksista tai luontoissuorituksista.
2. Luontoissuoritukset ovat muita kuin taloudellisia resursseja, jotka kolmannet osapuolet asettavat maksutta avustuksen saajan käyttöön.
184 artikla
Voiton tuottamisen kieltävä periaate
(Varainhoitoasetuksen 125 artiklan 5 kohta)
Kolmansien osapuolten rahoitusosuudet, joilla avustuksen saaja voi kattaa muita kuin unionin avustuksen osalta avustuskelpoisia kustannuksia tai joita ei tarvitse palauttaa kolmannelle osapuolelle, jos niitä jää käyttämättä toimen tai työohjelman loppuessa, ei katsota varainhoitoasetuksen 125 artiklan 5 kohdassa tarkoitetuiksi rahoittajien avustuskelpoisten kustannusten rahoittamiseen nimenomaisesti osoittamiksi rahoitusosuuksiksi.
185 artikla
Vähäiset avustukset
(Varainhoitoasetuksen 125 artiklan 4 kohta)
Vähäisinä avustuksina pidetään avustuksia, joiden arvo on enintään 60 000 euroa.
186 artikla
Tekninen apu
(Varainhoitoasetuksen 101 ja 125 artikla)
Teknisellä avulla tarkoitetaan ohjelman tai toimen toteuttamiseksi tarvittavaa tukea ja valmiuksien kehittämistä, erityisesti valmistelua, hallinnointia, seurantaa, arviointia, tarkastuksia ja valvontaa.
187 artikla
Avustuskelpoiset kustannukset
(Varainhoitoasetuksen 126 artiklan 3 kohdan c alakohta)
Arvonlisävero katsotaan sellaiseksi, ettei sitä voida periä takaisin kansallisen arvonlisäverolainsäädännön mukaisesti, jos se perustuu kansallisen lainsäädännön mukaan johonkin seuraavista toiminnoista:
a)
arvonlisäverosta vapautettu toiminta ilman vähennysoikeutta;
b)
arvonlisäveron soveltamisalan ulkopuolelle jäävä toiminta;
c)
edellä a tai b alakohdassa tarkoitettu toiminta, jonka osalta arvonlisäveroa ei voida vähentää, vaan se palautetaan erityisen palautusjärjestelmän tai korvausrahaston kautta, joista ei säädetä direktiivissä 2006/112/EY, vaikka kyseinen järjestelmä tai rahasto perustuisi kansalliseen arvonlisäverolainsäädäntöön.
Arvonlisävero, joka liittyy direktiivin 2006/112/EY 13 artiklan 2 kohdassa lueteltuihin toimintoihin, katsotaan sellaisen edunsaajan maksamaksi, joka ei ole kyseisen direktiivin 13 artiklan 1 kohdan ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettu verovelvollisuudesta vapautettu henkilö, riippumatta siitä, katsooko asianomainen jäsenvaltio, että kyseessä on toiminta, jota julkisoikeudelliset yhteisöt harjoittavat viranomaisen ominaisuudessa.
188 artikla
Ohjelmasuunnittelu
(Varainhoitoasetuksen 128 artikla)
1. Kukin toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä laatii avustuksia koskevan vuotuisen tai monivuotisen työohjelman. Toimielin hyväksyy tämän työohjelman, ja se julkaistaan asianomaisen toimielimen avustuksia koskevalla internetsivustolla mahdollisimman pian ja viimeistään toteuttamisvuoden maaliskuun 31 päivänä.
Työohjelmassa on mainittava sen kesto, mahdollinen perussäädös, tavoitteet, odotettavissa olevat tulokset, ehdotuspyyntöjen alustava aikataulu ja niiden alustava arvo sekä yhteisrahoituksen enimmäismäärä.
Lisäksi työohjelmassa on esitettävä 94 artiklassa tarkoitetut tiedot, jotta työohjelman hyväksymispäätös voidaan katsoa kyseisen vuoden avustusten osalta rahoituspäätökseksi.
2. Jos työohjelmaan tehdään suuria muutoksia, ne on hyväksyttävä ja julkaistava erikseen 1 kohdassa säädettyjen sääntöjen mukaisesti.
189 artikla
Ehdotuspyyntöjen sisältö
(Varainhoitoasetuksen 128 artikla)
1. Ehdotuspyynnössä on esitettävä
a)
tavoitteet;
b)
varainhoitoasetuksen 131 ja 132 artiklassa tarkoitetut kelpoisuus-, poissulkemis-, valinta- ja ratkaisuperusteet sekä asiaankuuluvat asiakirjatodisteet;
c)
unionin rahoitusta koskevat yksityiskohtaiset säännöt;
d)
ehdotusten toimittamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt ja määräaika sekä päivämäärä, johon mennessä kaikille hakijoille on ilmoitettava hakemuksen arvioinnin tuloksesta, sekä avustussopimusten allekirjoittamisen tai avustuspäätösten tiedoksiantamisen arvioitu päivämäärä.
2. Ehdotuspyynnöt julkaistaan unionin toimielinten internetsivustolla ja lisäksi muussa soveltuvassa muodossa, kuten Euroopan unionin virallisessa lehdessä, jos on tarpeen lisätä näkyvyyttä avustusten mahdollisten saajien keskuudessa. Ne voidaan julkaista varainhoitoasetuksen 84 artiklassa tarkoitetun rahoituspäätöksen antamisesta lähtien, myös talousarvion toteuttamista edeltävänä vuonna. Kaikki muutokset ehdotuspyyntöjen sisältöön julkaistaan samalla tavoin kuin itse ehdotuspyynnöt.
190 artikla
Ehdotuspyyntöjen osalta sovellettavat poikkeukset
(Varainhoitoasetuksen 128 artikla)
1. Avustuksia voidaan myöntää ilman eri ehdotuspyyntöä ainoastaan seuraavissa tapauksissa:
a)
humanitaariseen apuun, pelastuspalveluoperaatioihin tai 2 kohdassa tarkoitettuun kriisinhallinta-apuun;
b)
muissa riittävästi perustelluissa poikkeuksellisen kiireellisissä tapauksissa;
c)
elimille, joilla on lakisääteinen tai käytännössä vallitseva monopoli, joka on riittävästi perusteltu myöntämispäätöksessä;
d)
varainhoitoasetuksen 54 artiklassa tarkoitetulla perussäädöksellä avustuskelpoisiksi määritellyille elimille tai jäsenvaltioiden omalla vastuullaan nimeämille elimille, kun kyseiset jäsenvaltiot määritellään avustuskelpoisiksi perussäädöksessä;
e)
kun on kyse tutkimuksesta ja teknologian kehittämisestä, varainhoitoasetuksen 128 artiklassa tarkoitetussa työohjelmassa mainituille elimille, jos tästä mahdollisuudesta säädetään erikseen perussäädöksessä eikä hanke kuulu ehdotuspyynnön soveltamisalaan;
f)
hankkeille, jotka niiden erityispiirteiden vuoksi voi toteuttaa vain tietyntyyppinen elin, jolla on tarvittavat tekniset valmiudet, erityisosaaminen tai hallintovalta, jos hanke ei kuulu ehdotuspyynnön soveltamisalaan.
Ensimmäisen alakohdan f alakohdassa tarkoitetut tapaukset on perusteltava riittävästi myöntämispäätöksessä.
2. Kolmansien maiden kriisitilanne on tilanne, jossa on välitön vaara, joka uhkaa kärjistyä aseelliseksi selkkaukseksi tai horjuttaa maan vakautta. Kriisitilanteen voi synnyttää myös luonnononnettomuus, ihmisen aiheuttama kriisi, kuten sota tai muu selkkaus, tai vaikutuksiltaan vastaavat erityisolosuhteet, jotka liittyvät esimerkiksi ilmastonmuutokseen, ympäristön pilaantumiseen, energian ja luonnonvarojen saannin estymiseen tai äärimmäiseen köyhyyteen.
191 artikla
Tietojen julkaiseminen jälkikäteen
(Varainhoitoasetuksen 128 artikla)
1. Tiedot kaikista varainhoitovuoden aikana myönnetyistä avustuksista julkaistaan 21 artiklan mukaisesti.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetun julkaisemisen jälkeen komissio toimittaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle niiden pyynnöstä selvityksen, josta käy ilmi
a)
hakijoiden määrä edellisen vuoden aikana;
b)
kunkin ehdotuspyynnön perusteella hyväksyttyjen hakemusten määrä ja prosenttiosuus suhteessa hakemusten kokonaismäärään;
c)
menettelyn keskimääräinen kesto ehdotuspyynnön päättymispäivästä avustuksen myöntämiseen;
d)
sellaisten avustusten lukumäärä ja summa, joiden osalta on edellisen vuoden aikana luovuttu jälki-ilmoitusta koskevasta velvollisuudesta 21 artiklan 4 kohdan mukaisesti.
192 artikla
Hakijoille ilmoittaminen
(Varainhoitoasetuksen 128 artikla)
Komissio antaa hakijoille tietoja ja neuvontaa seuraavasti:
a)
se vahvistaa yhteiset vaatimukset samantyyppisiä avustuksia koskevia hakulomakkeita varten ja valvoo niiden laajuutta ja luettavuutta;
b)
se toimittaa tietoja mahdollisille hakijoille erityisesti järjestämällä seminaareja ja antamalla hakijoiden käyttöön käsikirjoja;
c)
se säilyttää 63 artiklassa tarkoitetussa oikeushenkilörekisterissä avustusten saajia koskevia pysyviä tietoja.
193 artikla
Rahoitus eri budjettikohdista
(Varainhoitoasetuksen 129 artikla)
Toimi voidaan rahoittaa useammasta kuin yhdestä budjettikohdasta useiden tulojen ja menojen hyväksyjien yhteistyönä.
194 artikla
Taannehtivuus äärimmäisen kiireellisissä tapauksissa ja konfliktien estämiseksi
(Varainhoitoasetuksen 130 artikla)
Varainhoitoasetuksen 130 artiklan 1 kohdan soveltamisalaan kuuluvissa tapauksissa avustuksen saajalle ennen hakemuksen jättämispäivää aiheutuneisiin menoihin voidaan myöntää unionin rahoitusta seuraavin edellytyksin:
a)
tällaisen poikkeuksen syyt on perusteltu riittävästi rahoituspäätöksessä;
b)
rahoituspäätöksessä ja avustussopimuksessa tai -päätöksessä vahvistetaan menojen tukikelpoisuuspäiväksi nimenomaisesti hakemuksen jättämispäivää aikaisempi päivämäärä.
195 artikla
Avustushakemusten jättäminen
(Varainhoitoasetuksen 131 artikla)
1. Avustushakemusten jättämistä koskevista järjestelyistä päättää toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä, joka voi valita sovellettavan toimitustavan. Avustushakemukset voidaan toimittaa joko kirjeitse tai sähköisesti.
Valittujen toimitustapojen on oltava syrjimättömiä, eivätkä ne saa rajoittaa hakijoiden pääsyä ratkaisumenettelyyn.
Valituilla toimitustavoilla on voitava varmistaa, että seuraavat edellytykset täyttyvät:
a)
jokaisessa hakemuksessa on kaikki sen arvioimiseksi tarvittavat tiedot;
b)
tietojen eheyden on säilyttävä;
c)
ehdotusten luottamuksellisuuden on säilyttävä;
d)
henkilötietojen suoja varmistetaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 vaatimusten mukaisesti.
Kolmannen alakohdan c alakohtaa sovellettaessa toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tutustuu hakemusten sisältöön vasta sen jälkeen, kun hakemusten toimittamiselle asetettu määräaika on päättynyt.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi vaatia, että sähköisesti toimitetuissa hakemuksissa on oltava Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 1999/93/EY (19) tarkoitettu kehittynyt sähköinen allekirjoitus.
2. Kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä sallii hakemusten toimittamisen sähköisesti, käytettävien välineiden ja niiden teknisten vaatimusten on oltava syrjimättömiä, ja kyseisten välineiden on oltava yleisesti saatavilla ja yhteentoimivia yleisesti käytössä olevien tieto- ja viestintäteknologian tuotteiden kanssa. Hakemusten toimittamiseen tarvittavat tekniset tiedot, mukaan lukien salausta koskevat tiedot, on asetettava hakijoiden saataville.
Lisäksi sähköisten hakemusten vastaanottamisessa käytettävien välineiden on oltava sellaiset, että ne takaavat tietoturvan ja luottamuksellisuuden. Lisäksi niiden avulla on voitava määrittää täsmällisesti hakemusten vastaanottoaika ja -päivä.
3. Kun hakemukset toimitetaan kirjeitse, hakija voi toimittaa hakemuksensa jollakin seuraavista tavoista:
a)
postitse tai lähettipalvelua käyttäen, jolloin ehdotuspyynnössä on täsmennettävä, että toimituspäiväksi katsotaan postileiman tai lähetystodistuksen päiväys;
b)
asianomaisen toimielimen toimitiloihin joko henkilökohtaisesti tai edustajan välityksellä, jolloin ehdotuspyynnössä on täsmennettävä yksikkö, jolle hakemukset toimitetaan päivättyä ja allekirjoitettua kuittia vastaan.
3 LUKU
Myöntämismenettely
196 artikla
Avustushakemusten sisältö
(Varainhoitoasetuksen 131 artikla)
1. Hakemukset tehdään 192 artiklan a alakohdan nojalla vahvistettujen yhteisten vaatimusten mukaisesti laaditulle lomakkeelle, jonka toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä asettaa saataville, ja niiden osalta noudatetaan perussäädöksessä ja ehdotuspyynnössä asetettuja vaatimuksia.
Varainhoitoasetuksen 131 artiklan 3 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitettuihin asiakirjatodisteisiin voivat kuulua erityisesti tulostili ja tase viimeksi päättyneeltä tilikaudelta.
2. Hakemukseen liitetyssä toimen tai työohjelman budjettiarviossa menojen ja tulojen on oltava tasapainossa lukuun ottamatta asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa hyväksyttäviä ennakoimattomia menoja ja mahdollisia valuuttakurssivaihteluja varten varattuja määriä, ja siinä on mainittava toimen tai työohjelman arvioidut avustuskelpoiset kustannukset.
3. Jos haettu avustus toimea varten on yli 750 000 euroa tai haettu toiminta-avustus on yli 100 000 euroa, hakijan on toimitettava ulkopuolisen hyväksytyn tilintarkastajan laatima tilintarkastuskertomus. Kertomuksessa hyväksytään tilit viimeisimmältä tilikaudelta, jolta ne ovat käytettävissä.
Tämän kohdan ensimmäisen alakohdan säännöstä sovelletaan ainoastaan ensimmäiseen hakemuksista, joita sama avustuksen saaja tekee toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle saman varainhoitovuoden aikana.
Ensimmäisessä alakohdassa mainittuja kynnysarvoja sovelletaan saajakohtaisesti avustussopimuksissa, joissa komissio myöntää avustuksen useammalle kuin yhdelle saajalle.
Kun on kyse 178 artiklassa tarkoitetuista kumppanuuksista, puitekumppanuussopimus voidaan allekirjoittaa tai puitekumppanuuspäätös voidaan antaa tiedoksi vasta kun on esitetty tämän kohdan ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettu tilintarkastuskertomus kahdelta viimeisimmältä tilikaudelta, joilta kertomus on käytettävissä.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi riskinarviointinsa perusteella myöntää poikkeuksen ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetusta tilintarkastuskertomuksen vaatimuksesta oppilaitoksille sekä sellaisille avustuksen saajille, jotka ovat yhteisvastuussa useita saajia kattavasta avustussopimuksesta tai jotka eivät ole lainkaan taloudellisessa vastuussa.
Tämän kohdan ensimmäistä alakohtaa ei sovelleta julkisoikeudellisiin yhteisöihin eikä 43 artiklassa tarkoitettuihin kansainvälisiin järjestöihin.
4. Hakijan on ilmoitettava lähteet ja määrät unionin rahoituksesta, jonka se on saanut tai jota se on hakenut saman tilikauden aikana samaa toimea tai toimen osaa tai toimintaansa varten, sekä muusta samaa toimea varten saadusta tai haetusta rahoituksesta.
197 artikla
Avustuskelpoisuuden todistaminen
(Varainhoitoasetuksen 131 artikla)
Hakijan on annettava kunnian ja omantunnon kautta vakuutus siitä, että mikään varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdassa ja 107 artiklassa tarkoitetuista tilanteista ei koske sitä, lukuun ottamatta varainhoitoasetuksen 131 artiklan 4 kohdan a ja b alakohdassa lueteltuja tapauksia. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi riskinarviointinsa perusteella pyytää hyväksyttyjä hakijoita toimittamaan 143 artiklassa tarkoitetut todisteet. Hyväksyttyjen hakijoiden on toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän pyynnöstä annettava tällaiset todisteet, paitsi jos se on toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän hyväksymästä syystä käytännössä mahdotonta tai jos tällaiset todisteet on jo toimitettu toisen avustus- tai hankintamenettelyn yhteydessä eikä asiakirjojen antamisajankohdasta ole kulunut enempää kuin yksi vuosi ja asiakirjat ovat edelleen voimassa.
198 artikla
Hakijat, jotka eivät ole oikeushenkilöitä
(Varainhoitoasetuksen 131 artikla)
Jos avustushakemuksen tekijä ei ole oikeushenkilö, hakijan edustajien on varainhoitoasetuksen 131 artiklan 2 kohdan tarkoitetun mukaisesti todistettava, että heillä on valtuudet tehdä oikeudellisia sitoumuksia hakijan puolesta ja että hakijalla on vastaavat taloudelliset ja toiminnalliset edellytykset kuin oikeushenkilöillä.
199 artikla
Yhden hakijan muodostavat yhteisöt
(Varainhoitoasetuksen 131 artikla)
Kun useat yhteisöt täyttävät avustuksen hakemista koskevat edellytykset ja muodostavat yhdessä yhden yhteisön, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi katsoa kyseisen oikeushenkilön yhdeksi hakijaksi, jos hakemuksessa mainitaan nämä ehdotettuun toimeen tai työohjelmaan osallistuvat yhteisöt hakijana olevaan tahoon kuuluvina.
200 artikla
Taloudelliset ja hallinnolliset seuraamukset
(Varainhoitoasetuksen 131 artikla)
Hakijalle, joka on antanut vääriä tietoja, tehnyt vakavan virheen tai sääntöjenvastaisuuden tai syyllistynyt petokseen, voidaan määrätä taloudellisia ja/tai hallinnollisia seuraamuksia 145 artiklassa säädetyin edellytyksin.
Vastaavanlaisia taloudellisia ja/tai hallinnollisia seuraamuksia voidaan määrätä myös avustuksen saajille, joiden on todettu rikkoneen vakavasti sopimusvelvoitteitaan.
201 artikla
Avustuskelpoisuusperusteet
(Varainhoitoasetuksen 131 artikla)
1. Avustuskelpoisuusperusteet julkaistaan ehdotuspyynnössä.
2. Avustuskelpoisuusperusteissa vahvistetaan ehdotuspyyntöön osallistumisen edellytykset. Näitä perusteita vahvistettaessa otetaan asianmukaisesti huomioon toimen tavoitteet ja noudatetaan avoimuuden ja syrjimättömyyden periaatteita.
202 artikla
Valintaperusteet
(Varainhoitoasetuksen 132 artiklan 1 kohta)
1. Valintaperusteet julkaistaan ehdotuspyynnön yhteydessä, ja niiden avulla on voitava arvioida hakijan taloudellisia ja toiminnallisia edellytyksiä toteuttaa ehdottamansa toimi tai työohjelma.
2. Hakijalla on oltava kestävät ja riittävät rahoituslähteet, jotta se kykenee jatkamaan toimintaansa avustetun toimen toteuttamisen tai avustetun tilikauden ajan ja osallistumaan sen rahoitukseen. Hakijalla on oltava riittävä ammatillinen osaaminen ja pätevyys ehdotetun toimen tai työohjelman toteuttamiseen, jollei perussäädöksessä erikseen toisin säädetä.
3. Hakijan taloudelliset tai toiminnalliset edellytykset tarkistetaan etenkin 196 artiklassa tarkoitettujen ja toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän ehdotuspyynnössä edellyttämien asiakirjatodisteiden perusteella.
Jos ehdotuspyynnössä ei ole pyydetty asiakirjatodisteita ja jos toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä epäilee hakijoiden taloudellisia tai toiminnallisia edellytyksiä, hän pyytää niitä toimittamaan kaikki asianmukaiset asiakirjat.
Kun on kyse 178 artiklassa tarkoitetuista kumppanuuksista, tarkistaminen suoritetaan ennen puitekumppanuussopimuksen allekirjoittamista tai puitekumppanuuspäätöksen tiedoksiantamista.
203 artikla
Avustusten myöntämisperusteet
(Varainhoitoasetuksen 132 artiklan 2 kohta)
1. Avustusten myöntämisperusteet julkaistaan ehdotuspyynnössä.
2. Myöntämisperusteiden on oltava sellaiset, että niitä käyttämällä avustukset voidaan myöntää toimille, joilla unionin ohjelma voidaan toteuttaa kokonaistehokkaimmin, tai elimille, joiden työsuunnitelmassa tavoitellaan samaa tulosta. Myöntämisperusteet on määriteltävä siten, että niillä varmistetaan unionin varojen moitteeton hoito.
Myöntämisperusteita on sovellettava siten, että ehdotetuista toimista tai työohjelmista voidaan valita ne, joiden komissio tietää varmuudella vastaavan tavoitteitaan ja painopisteitään ja jotka takaavat unionin rahoituksen näkyvyyden.
3. Myöntämisperusteet määritellään niin, että jälkeenpäin on mahdollista suorittaa arviointi.
204 artikla
Hakemusten arviointi ja avustusten myöntäminen
(Varainhoitoasetuksen 133 artikla)
1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä nimittää ehdotusten arviointikomitean, paitsi jos komissio päättää toisin tietyn alakohtaisen ohjelman yhteydessä.
Komiteassa on vähintään kolme henkilöä vähintään kahdesta toisistaan hierarkkisesti riippumattomasta toimielinten tai varainhoitoasetuksen 62 ja 208 artiklassa tarkoitettujen elinten organisaatioyksiköstä. Eturistiriitojen välttämiseksi kyseisiin henkilöihin sovelletaan varainhoitoasetuksen 57 artiklassa tarkoitettuja vaatimuksia.
Jos edustustoissa ja tämän asetuksen 72 artiklassa tarkoitetuissa paikallisyksiköissä sekä varainhoitoasetuksen 62 ja 208 artiklassa tarkoitetuissa valtuutuksen saaneissa elimissä ei ole erillisiä yksiköitä, niihin ei sovelleta toisistaan hierarkkisesti riippumattomia organisaatioyksiköitä koskevaa vaatimusta.
Ulkopuoliset asiantuntijat voivat avustaa komiteaa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän päätöksellä. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä varmistaa, että asiantuntijat noudattavat varainhoitoasetuksen 57 artiklassa säädettyjä vaatimuksia.
2. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä jakaa menettelyn tarvittaessa eri vaiheisiin. Menettelyyn sovellettavat säännöt esitetään ehdotuspyynnössä.
Jos hakumenettely on ehdotuspyynnön mukaisesti kaksivaiheinen, ainoastaan sellaisten ehdotusten tekijöitä, jotka täyttävät ensimmäisen vaiheen arviointiperusteet, pyydetään toimittamaan täydellinen ehdotus toisessa vaiheessa.
Jos arviointimenettely on ehdotuspyynnön mukaisesti kaksivaiheinen, toiseen arviointivaiheeseen pääsevät ainoastaan ne ehdotukset, jotka täyttävät ensimmäisessä vaiheessa sovellettavat rajatut arviointiperusteet.
Hakijoille, joiden ehdotus on hylätty missä tahansa vaiheessa, ilmoitetaan hylkäämisestä varainhoitoasetuksen 133 artiklan 3 kohdan mukaisesti.
Eri menettelyvaiheet on erotettava toisistaan selvästi.
Saman menettelyn aikana saa pyytää samoja asiakirjoja ja tietoja ainoastaan kerran.
3. Arviointikomitea tai tarvittaessa toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää hakijaa toimittamaan lisätietoja tai selventämään hakemukseen liitettyjä asiakirjoja edellyttäen, että tällaiset tiedot tai selvennykset eivät merkittävästi muuta ehdotusta. Kun on kyse ilmeisestä käsittelyssä hakemukseen syntyneestä virheestä, arviointikomitea tai tulojen ja menojen hyväksyjä voi varainhoitoasetuksen 96 artiklan mukaisesti jättää pyytämättä puuttuvia lisätietoja tai selvennyksiä ainoastaan asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa. Tulojen ja menojen hyväksyjä pitää asianmukaisesti kirjaa yhteydenpidosta hakijoihin menettelyn aikana.
4. Kun arviointikomitea on saanut työnsä päätökseen, sen jäsenet allekirjoittavat selvityksen, jossa käydään läpi kaikki komitean tarkastelemat ehdotukset, arvioidaan niiden laatua ja todetaan, mille ehdotuksille voidaan myöntää rahoitusta. Selvitys voidaan allekirjoittaa sähköisessä järjestelmässä, jossa allekirjoittajan henkilöllisyys voidaan todentaa riittävästi.
Tarvittaessa selvityksessä luokitellaan käsitellyt ehdotukset ja annetaan suosituksia myönnettävästä avustuksen enimmäismäärästä sekä avustushakemukseen mahdollisesti tehtävistä vähäisistä mukautuksista.
Selvitys säilytetään myöhempää käyttöä varten.
5. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää hakijaa mukauttamaan ehdotustaan arviointikomitean suositusten mukaisesti. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on pidettävä soveltuvalla tavalla kirjaa yhteyksistä hakijoihin menettelyn aikana.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tekee arvioinnin jälkeen päätöksensä, jossa mainitaan ainakin
a)
päätöksen sisältö ja myönnetyn avustuksen kokonaismäärä;
b)
valittujen hakijoiden nimet, toimien nimet ja hyväksyttyjen avustusten määrä sekä päätöksen perustelut, myös silloin kun päätös poikkeaa arviointikomitean lausunnosta;
c)
hylättyjen hakijoiden nimet ja hylkäämisen syyt.
6. Tämän artiklan 1, 2 ja 4 kohdan säännösten soveltaminen ei ole pakollista, kun avustuksia myönnetään tämän asetuksen 190 artiklan ja varainhoitoasetuksen 125 artiklan 7 kohdan mukaisesti.
205 artikla
Hakijoille ilmoittaminen
(Varainhoitoasetuksen 133 artikla)
Hylätyille hakijoille on ilmoitettava hakemuksen hylkäämisestä mahdollisimman pian ja joka tapauksessa 15 kalenteripäivän kuluessa siitä, kun hyväksytyille hakijoille on ilmoitettu hakemuksen hyväksymisestä.
4 LUKU
Maksaminen ja valvonta
206 artikla
Ennakkomaksutakuu
(Varainhoitoasetuksen 134 artikla)
1. Rajoittaakseen ennakkomaksujen suorittamiseen liittyvää taloudellista riskiä toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi riskinarviointinsa perusteella joko vaatia avustuksen saajalta etukäteen enintään ennakkomaksujen suuruisen vakuuden, lukuun ottamatta vähäisiä avustuksia, tai jakaa ennakkomaksut useaan erään.
2. Vaaditun vakuuden voimassaolon edellytyksenä on, että toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on arvioinut ja hyväksynyt kyseisen vakuuden.
Vakuuden on oltava voimassa riittävän pitkään, jotta se voidaan tarvittaessa hyödyntää.
3. Vakuus hankitaan jäsenvaltioon sijoittautuneelta hyväksytyltä pankilta tai rahoituslaitokselta. Jos avustuksen saaja on sijoittautunut kolmanteen maahan, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi hyväksyä kyseiseen maahan sijoittautuneen pankin tai rahoituslaitoksen antaman vakuuden katsoessaan, että tämä tarjoaa vastaavat takeet ja ominaisuudet kuin jäsenvaltioon sijoittautunut pankki tai rahoituslaitos.
Avustuksen saajan pyynnöstä ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun vakuuden sijasta voidaan antaa kolmannen osapuolen omavelkainen takaus tai saman avustussopimuksen tai -päätöksen osapuolina olevien avustuksen saajien peruuttamaton ja ehdoton yhteisvastuullinen takaus, jos toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tämän hyväksyy.
Vakuus annetaan euromääräisenä.
Sen tarkoituksena on saada kyseinen pankki tai rahoituslaitos, kolmas osapuoli tai muut avustuksen saajat vastaamaan peruuttamattomasti ja ensimmäisestä vaatimuksesta avustuksen saajan velvoitteista.
4. Vakuus vapautetaan sitä mukaa kuin ennakkomaksu vähennetään avustuksen saajalle avustussopimuksen tai -päätöksen ehtojen mukaisesti suoritetuista välimaksuista tai loppumaksusta.
207 artikla
Maksupyyntöihin liitettävät asiakirjat
(Varainhoitoasetuksen 135 artikla)
1. Kunkin avustuksen ennakkomaksut voidaan jakaa useaan erään moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti.
Uusi ennakkomaksuerä maksetaan kokonaisuudessaan vasta, kun vähintään 70 prosenttia aiempien ennakkomaksujen kokonaismäärästä on käytetty.
Jos edellisestä ennakkomaksuerästä on käytetty alle 70 prosenttia, seuraavasta ennakkomaksuerästä vähennetään edellisestä ennakkomaksuerästä käyttämättä jäänyt osuus.
Avustuksen saajan on esitettävä jokaisen maksupyyntönsä tueksi kustannusselvitys.
2. Avustuksen saajan on annettava kunnian ja omantunnon kautta vakuutus siitä, että sen maksupyyntöihin sisältyvät tiedot ovat täydelliset, luotettavat ja oikeat, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 110 artiklan soveltamista. Avustuksen saajan on myös vakuutettava, että aiheutuneita kustannuksia voidaan pitää avustussopimuksen tai -päätöksen mukaisesti avustuskelpoisina ja että maksupyyntöjen tukena on riittävät asiakirjatodisteet, jotka voidaan tarkastaa.
3. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi riskinarvioinnin perusteella vaatia maksun tueksi hyväksytyn ulkoisen tarkastajan tai, jos kyseessä on julkisoikeudellinen yhteisö, pätevän ja riippumattoman virkamiehen laatiman todistuksen tilinpäätöksestä ja sen perusteena olevista tileistä toimen tai työohjelman osalta. Todistus on liitettävä maksupyyntöön. Todistuksessa todistetaan toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän hyväksymiä menetelmiä käyttäen ja sovittuja, kansainvälisten standardien mukaisia menettelyjä noudattaen, että avustuksen saajan maksupyynnön perustana olevissa tilinpäätösasiakirjoissa esitetyt kustannukset ovat todelliset, oikein kirjatut ja avustussopimuksen tai -päätöksen mukaisesti avustuskelpoiset.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi asianmukaisesti perustelluissa erityistapauksissa pyytää todistusta lausunnon muodossa tai muussa kansainvälisten standardien mukaisessa muodossa.
Tilinpäätöstä ja sen perusteena olevia tilejä koskeva todistus on pakollinen väli- ja loppumaksujen osalta seuraavissa tapauksissa:
a)
varainhoitoasetuksen 123 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettu toimea koskeva avustus, jonka määrä on vähintään 750 000 euroa, kun maksupyyntöjen yhteenlaskettu määrä on vähintään 325 000 euroa;
b)
varainhoitoasetuksen 123 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettu toiminta-avustus, jonka määrä on vähintään 100 000 euroa.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi riskinarvioinnin perusteella vapauttaa vaatimuksesta esittää tilinpäätöstä ja sen perusteena olevia tilejä koskeva todistus
a)
julkisoikeudelliset yhteisöt ja 43 artiklassa tarkoitetut kansainväliset järjestöt;
b)
humanitaarista apua, pelastuspalveluoperaatioita ja kriisinhallinta-apua koskevien avustusten saajat, lukuun ottamatta loppumaksuja;
c)
loppumaksujen osalta ne humanitaarisen avun saajat, jotka ovat allekirjoittaneet 178 artiklassa tarkoitetun puitekumppanuussopimuksen tai joille on annettu tiedoksi kyseisessä artiklassa tarkoitettu puitekumppanuuspäätös ja joilla on käytössä valvontajärjestelmä, josta saadaan vastaavat vakuudet kyseisille maksuille;
d)
useamman kuin yhden avustuksen saajat, jotka ovat toimittaneet riippumattoman tahon antaman todistuksen, josta saadaan vastaavat takeet maksuvaatimusten laatimisen yhteydessä käytettävistä valvontajärjestelmistä ja -menetelmistä.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi myös vapauttaa vaatimuksesta esittää tilinpäätöstä ja sen perusteena olevia tilejä koskeva todistus, jos komission henkilöstö on suorittanut tai suorittaa itse suoraan tai komission valtuuttaman yhteisön välityksellä tarkastuksen, josta saadaan vastaavat takeet ilmoitetuille kustannuksille.
Kolmannen alakohdan a ja b alakohdassa säädettyjä kynnysarvoja sovelletaan saajakohtaisesti avustussopimuksissa, joissa komissio myöntää avustuksen useammalle kuin yhdelle saajalle.
4. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi riskinarvioinnin perusteella vaatia maksun tueksi hyväksymänsä riippumattoman kolmannen osapuolen suorittaman, toimintaa koskevan tarkastusraportin. Tarkastuskertomus on toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän pyynnöstä liitettävä maksupyyntöön, ja vastaavat kustannukset ovat avustuskelpoiset samoin edellytyksin kuin varainhoitoasetuksen 126 artiklassa tarkoitetut tarkastuslausuntoihin liittyvät kustannukset. Tarkastuskertomuksessa on todettava, että toiminnan tarkastus on tehty toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän hyväksymiä menetelmiä käyttäen, sekä ilmoitettava, onko toimi tai työohjelma tosiasiallisesti toteutettu avustussopimuksessa tai -päätöksessä asetettujen ehtojen mukaisesti.
208 artikla
Avustuksen keskeyttäminen ja pienentäminen
(Varainhoitoasetuksen 135 artikla)
1. Avustussopimuksen tai -päätöksen täytäntöönpano, avustuksen saajan osallistuminen sen täytäntöönpanoon tai maksut voidaan keskeyttää sen selvittämiseksi, ovatko oletetut huomattavat virheet tai sääntöjenvastaisuudet tai petokset tai velvoitteiden laiminlyönti todella tapahtuneet. Jos niitä ei näytetä toteen, täytäntöönpanoa jatketaan mahdollisimman pian.
2. Jos hyväksytty toimi tai työohjelma jää toteuttamatta tai toteutetaan virheellisesti, puutteellisesti tai myöhässä, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä joko pienentää avustuksen määrää asianmukaisella osuudella tai perii takaisin asianmukaisen osuuden avustuksesta menettelyvaiheesta riippuen, edellyttäen että avustuksen saajalle on annettu mahdollisuus esittää huomautuksia.
5 LUKU
Täytäntöönpano
209 artikla
Toteuttamiseen liittyvät hankintasopimukset
(Varainhoitoasetuksen 137 artikla)
1. Kun toimen tai työohjelman toteuttaminen edellyttää julkisia hankintoja, avustuksen saajan on tehtävä hankintasopimus kokonaistaloudellisesti edullisimman tai tarvittaessa halvimman tarjouksen perusteella ja huolehdittava siitä, ettei eturistiriitoja synny, sanotun kuitenkaan rajoittamatta direktiivin 2004/18/EY soveltamista.
2. Kun toimen tai työohjelman toteuttaminen edellyttää julkisia hankintoja, joiden arvo ylittää 60 000 euroa, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi edellyttää, että avustuksen saaja noudattaa 1 kohdassa tarkoitettujen sääntöjen lisäksi erityissääntöjä.
Kyseisten erityissääntöjen on perustuttava varainhoitoasetuksessa säädettyihin sääntöihin, ja niitä laadittaessa on otettava asianmukaisesti huomioon asianomaisten hankintojen arvo, unionin rahoitusosuuden suuruus suhteessa toimen kokonaiskustannuksiin ja riskit. Tällaiset erityissäännöt on sisällytettävä avustussopimukseen tai -päätökseen.
210 artikla
Tuki kolmansille osapuolille
(Varainhoitoasetuksen 137 artikla)
Edellyttäen, että saavutettavat tavoitteet tai tulokset on määritelty riittävän täsmällisesti varainhoitoasetuksen 137 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuissa edellytyksissä, voidaan harkintavaltaa katsoa puuttuvan vain, jos avustuspäätöksessä tai -sopimuksessa täsmennetään myös seuraavat seikat:
a)
kolmannelle osapuolelle suoritettavan rahoitustuen enimmäismäärä, joka on enintään 60 000 euroa, paitsi jos rahoitustuki on toimen pääasiallinen tavoite, ja tuen tarkan määrän määrittämisperusteet;
b)
kiinteässä luettelossa mainitut erityyppiset toiminnot, joita varten voidaan myöntää tällaista rahoitustukea;
c)
sellaisten henkilöiden tai henkilöryhmien määritelmä, jotka voivat saada tällaista rahoitustukea, sekä tuen myöntämisperusteet.
VII OSASTO
PALKINNOT
211 artikla
Ohjelmasuunnittelu
(Varainhoitoasetuksen 138 artiklan 2 kohta)
1. Kukin toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä laatii palkintoja koskevan vuotuisen tai monivuotisen työohjelman. Toimielin hyväksyy tämän työohjelman, ja se julkaistaan asianomaisen toimielimen internetsivustolla mahdollisimman pian ja viimeistään toteuttamisvuoden maaliskuun 31 päivänä.
Työohjelmassa on mainittava sen kesto, mahdollinen perussäädös, tavoitteet, odotettavissa olevat tulokset, kilpailujen alustava aikataulu ja palkintojen alustava arvo.
Lisäksi työohjelmassa on esitettävä 94 artiklassa tarkoitetut tiedot, jotta työohjelman hyväksymispäätös voidaan katsoa kyseisen vuoden palkintojen osalta rahoituspäätökseksi.
2. Jos työohjelmaan tehdään suuria muutoksia, ne on hyväksyttävä ja julkaistava erikseen 1 kohdassa säädettyjen sääntöjen mukaisesti.
212 artikla
Kilpailujen säännöt
(Varainhoitoasetuksen 138 artiklan 2 kohta)
1. Kilpailujen säännöissä on vahvistettava seuraavat seikat:
a)
osallistumisehdot, joissa on ainakin
i)
määriteltävä kelpoisuusehdot;
ii)
määriteltävä osanottajien ilmoittautumista koskevat säännöt ja tarvittaessa viimeinen ilmoittautumispäivä sekä vastausten toimittamista koskevat säännöt 2 kohdassa vahvistetuin edellytyksin;
iii)
määrättävä sellaisten osanottajien poissulkemisesta, jotka ovat jossakin varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdassa ja 107, 108 ja 109 artiklassa tarkoitetuista tilanteista;
iv)
määrättävä osanottajien täydestä vastuusta sellaisten vaatimusten osalta, jotka koskevat kilpailun yhteydessä toteutettua toimintaa;
v)
määrättävä, että voittajat hyväksyvät komission, OLAFin ja tilintarkastustuomioistuimen suorittamat tarkastukset sekä kilpailun säännöissä vahvistetut julkaisemista koskevat velvollisuudet;
vi)
todettava, että kilpailuun sovelletaan unionin lainsäädäntöä ja tarvittaessa täydentävästi kilpailun säännöissä määrättyä kansallista lainsäädäntöä;
vii)
mainittava riita-asioissa toimivaltainen tuomioistuin tai välitystuomioistuin;
viii)
todettava, että osanottajille, jotka ovat antaneet vääriä tietoja tai tehneet sääntöjenvastaisuuksia tai syyllistyneet petokseen, voidaan määrätä kyseisten palkintojen arvoon suhteutettuja taloudellisia ja/tai hallinnollisia seuraamuksia 145 artiklassa säädetyin edellytyksin;
b)
myöntämisperusteet, joiden avulla on voitava arvioida vastausten laatua asetettujen tavoitteiden ja odotettavissa olevien tulosten pohjalta sekä määritellä objektiivisesti, riittävätkö vastaukset voittoon;
c)
palkinnon tai palkintojen suuruus;
d)
järjestelyt palkintojen maksamiseksi voittajille.
Ensimmäisen alakohdan a alakohdan i alakohdassa esitetyn osalta kilpailuun voivat osallistua unionin avustusten saajat, ellei kilpailun säännöissä toisin todeta.
Ensimmäisen alakohdan a alakohdan vi alakohdassa esitetyn osalta voidaan myöntää poikkeus, kun on kyse kansainvälisistä järjestöistä.
2. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä valitsee vastausten toimittamista varten keinot, jotka ovat syrjimättömiä eivätkä rajoita osanottajien mahdollisuutta osallistua kilpailuun.
Valituilla toimitustavoilla on voitava varmistaa, että seuraavat edellytykset täyttyvät:
a)
jokaisessa vastauksessa on kaikki sen arvioimiseksi tarvittavat tiedot;
b)
tietojen eheys säilyy;
c)
vastausten luottamuksellisuus säilyy;
d)
henkilötietojen suoja varmistetaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 vaatimusten mukaisesti.
3. Kilpailujen säännöissä voidaan vahvistaa edellytykset kilpailun peruuttamiselle erityisesti, jos kilpailun tavoitteita ei voida saavuttaa tai jos voittajaksi tulisi oikeushenkilö tai luonnollinen henkilö, joka ei täytä osallistumisehtoja.
4. Kilpailujen säännöt julkaistaan unionin toimielinten internetsivustolla. Lisäksi kilpailujen säännöt voidaan julkaista muussa soveltuvassa muodossa, kuten Euroopan unionin virallisessa lehdessä, jos on tarpeen lisätä näkyvyyttä mahdollisten osanottajien keskuudessa. Ne voidaan julkaista varainhoitoasetuksen 84 artiklassa tarkoitetun rahoituspäätöksen antamisesta lähtien, myös talousarvion toteuttamista edeltävänä vuonna. Myös kaikki muutokset kilpailujen sääntöjen sisältöön julkaistaan samalla tavoin.
213 artikla
Tietojen julkaiseminen jälkikäteen
(Varainhoitoasetuksen 138 artiklan 2 kohta)
1. Tiedot kaikista varainhoitovuoden aikana myönnetyistä palkinnoista julkaistaan 21 artiklan mukaisesti.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetun julkaisemisen jälkeen komissio toimittaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle niiden pyynnöstä selvityksen, josta käy ilmi
a)
osanottajien määrä edellisen vuoden aikana;
b)
kunkin kilpailun osalta osanottajien määrä ja hyväksyttyjen vastausten prosenttiosuus suhteessa vastausten kokonaismäärään;
c)
luettelo asiantuntijaryhmiin edellisen vuoden aikana osallistuneista asiantuntijoista sekä maininta heidän valintamenettelystään.
214 artikla
Arviointi
(Varainhoitoasetuksen 138 artiklan 3 kohta)
1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä nimeää kilpailuvastausten arviointia varten vähintään kolmesta asiantuntijasta koostuvan ryhmän, jonka jäsenet voivat olla ulkopuolisia asiantuntijoita tai henkilöitä vähintään kahdesta toimielinten tai varainhoitoasetuksen 62 ja 208 artiklassa tarkoitettujen elinten organisaatioyksiköstä, joista yksikään ei saa olla toisen alaisuudessa, lukuun ottamatta edustustoja ja tämän asetuksen 72 artiklassa tarkoitettuja paikallisyksiköitä sekä varainhoitoasetuksen 62 ja 208 artiklassa tarkoitettuja valtuutuksen saaneita elimiä, jos niissä ei ole erillisiä yksiköitä.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettuihin asiantuntijoihin sovelletaan varainhoitoasetuksen 57 artiklassa vahvistettuja, eturistiriitoja koskevia sääntöjä.
Ulkopuolisten asiantuntijoiden on vahvistettava, että minkäänlaiset eturistiriidat eivät koske heitä nimittämishetkellä ja että he sitoutuvat ilmoittamaan tulojen ja menojen hyväksyjälle, jos arviointimenettelyn aikana ilmenee eturistiriitoja.
2. Kun asiantuntijaryhmä on saanut työnsä päätökseen, sen jäsenet allekirjoittavat selvityksen, jossa käydään läpi kaikki ryhmän tarkastelemat vastaukset, arvioidaan niiden laatua ja todetaan, mille vastauksille voidaan myöntää palkinto. Selvitys voidaan allekirjoittaa sähköisessä järjestelmässä, jossa allekirjoittajan henkilöllisyys voidaan todentaa riittävästi.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettu selvitys säilytetään myöhempää käyttöä varten.
3. Sen jälkeen toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päättää, myönnetäänkö palkinnot. Päätöksessä on esitettävä seuraavat seikat:
a)
myönnettyjen palkintojen kohde ja yhteenlaskettu määrä, jos palkintoja on myönnetty;
b)
voittajien nimet, jos voittajat on valittu, ja kullekin voittajalle myönnetyn palkinnon määrä ja valinnan perusteet;
c)
hylättyjen osanottajien nimet ja hylkäämisen syyt.
215 artikla
Ilmoittaminen ja tiedoksianto
(Varainhoitoasetuksen 138 artiklan 3 kohta)
1. Osanottajille on ilmoitettava kilpailuvastausten arvioinnin tuloksesta mahdollisimman pian ja joka tapauksessa 15 kalenteripäivän kuluessa siitä, kun tulojen ja menojen hyväksyjä on päättänyt palkinnon myöntämisestä.
2. Palkinnon myöntämisestä on ilmoitettava voittajalle, ja myöntämispäätös on varainhoitoasetuksen 86 artiklassa tarkoitettu oikeudellinen sitoumus.
VIII OSASTO
RAHOITUSVÄLINEET
216 artikla
Välillisesti hallinnoitavien rahoitusvälineiden täytäntöönpanosta vastaavien yhteisöjen valinta
(Varainhoitoasetuksen 139 artikla)
1. Kun on kyse välillisesti hallinnoitavien rahoitusvälineiden täytäntöönpanosta, komission on hankittava todisteet siitä, että yhteisö, jolle täytäntöönpanotehtäviä on siirretty, täyttää varainhoitoasetuksen 60 artiklan 2 kohdassa asetetut vaatimukset. Saatuja todisteita voidaan käyttää myös myöhemmin, jos kyseiselle yhteisölle siirretään rahoitusvälineiden täytäntöönpanotehtäviä, ellei edellä mainittujen vaatimusten soveltamisalaan kuuluviin yhteisöjen järjestelmiin, sääntöihin ja menettelyihin ole tehty huomattavia muutoksia.
2. Valitessaan yhteisöjä, joille siirretään rahoitusvälineiden täytäntöönpanotehtäviä varainhoitoasetuksen 61 artiklan 2 kohdan mukaisesti, komissio julkaisee potentiaalisille yhteisöille tarkoitetun ehdotuspyynnön. Pyynnössä esitetään valinta- ja ratkaisuperusteet.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetussa pyynnössä on myös ilmoitettava, onko yhteisön osoitettava omia varojaan kyseiseen rahoitusvälineeseen tai osallistuttava riskeihin. Jos pyynnössä näin ilmoitetaan ja jos on tarpeen lieventää mahdollisen eturistiriidan vaikutusta, pyynnössä on myös todettava, että valitun yhteisön on ehdotettava etujen yhteensovittamista koskevia toimenpiteitä varainhoitoasetuksen 140 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Etujen yhteensovittamista koskevat toimenpiteet sisällytetään kyseistä rahoitusvälinettä koskevaan sopimukseen.
Komissio aloittaa valintaperusteet täyttävien yhteisöjen kanssa vuoropuhelun avoimella ja objektiivisella tavalla ja eturistiriitoja välttäen. Vuoropuhelun jälkeen komissio allekirjoittaa valtuutussopimukset sen yhteisön tai niiden yhteisöjen kanssa, jotka ovat esittäneet kokonaistaloudellisesti edullisimmat ehdotukset ja tarvittaessa ehdottaneet omaa rahoitusosuutta tai riskinjakoa.
3. Komissio voi aloittaa neuvottelut suoraan sellaisten yhteisöjen kanssa, joille täytäntöönpanotehtäviä voidaan siirtää, ennen valtuutussopimusten allekirjoittamista, jos kyseiset yhteisöt mainitaan asianomaisessa perussäädöksessä tai varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan c alakohdan iii alakohdassa, tai asianmukaisesti perustelluissa ja asiakirjoin vahvistetuissa poikkeustapauksissa, erityisesti kun
a)
kohdeyhteisöille suunnattuun ehdotuspyyntöön ei ole tullut sopivia ehdotuksia;
b)
rahoitusvälineet voi niiden erityispiirteiden vuoksi toteuttaa vain tietyntyyppinen yhteisö, jolla on tarvittava tekninen pätevyys, erityisosaaminen tai hallintovalta;
c)
äärimmäisen kiireellisistä, unionista riippumattomista ennalta arvaamattomista syistä ei voida noudattaa 2 kohdassa tarkoitettua menettelyä.
217 artikla
Välillisesti hallinnoitavien rahoitusvälineiden täytäntöönpanosta vastaavien yhteisöjen kanssa tehtävän valtuutussopimuksen sisältö
(Varainhoitoasetuksen 139 artikla)
Edellä 40 artiklassa lueteltujen vaatimusten lisäksi rahoitusvälineiden täytäntöönpanosta vastaavien yhteisöjen kanssa tehtävässä valtuutussopimuksessa on määrättävä asianmukaisista järjestelyistä varainhoitoasetuksen 140 artiklassa säädettyjen periaatteiden ja edellytysten noudattamiseksi. Valtuutussopimuksiin on sisällyttävä erityisesti seuraavat seikat:
a)
rahoitusvälineen kuvaus, mukaan lukien sen investointistrategia tai -politiikka, välineestä tarjottava tuki, rahoituksen välittäjiin ja varojen lopullisiin saajiin sovellettavat tukikelpoisuuskriteerit sekä välineen toimintapoliittisista tavoitteista johtuvat muut operatiiviset vaatimukset;
b)
vaatimukset, jotka koskevat vipuvaikutuksen aikaansaamiseksi tarvittavaa tavoitevaihteluväliä;
c)
muiden kuin tukikelpoisten toimintojen määritelmä ja poissulkemisen perusteet;
d)
määräykset, joilla varmistetaan etujen yhteensovittaminen ja ehkäistään eturistiriidat;
e)
määräykset, jotka koskevat rahoituksen välittäjien valintaa varainhoitoasetuksen 139 artiklan 4 kohdan toisen alakohdan mukaisesti sekä tarvittaessa erityisten sijoitusvälineiden perustamista;
f)
määräykset, jotka koskevat rahoitusvälineen täytäntöönpanosta vastaavan yhteisön ja muiden täytäntöönpanoon osallistuvien yhteisöjen vastuuta;
g)
riitojen ratkaisua koskevat määräykset;
h)
rahoitusvälineen hallinnointia koskevat määräykset;
i)
määräykset, jotka koskevat unionin rahoitusosuuden käyttöä ja uudelleenkäyttöä varainhoitoasetuksen 140 artiklan 6 kohdan mukaisesti;
j)
määräykset, jotka koskevat unionin rahoitusosuuksien ja varainhoitotilien hallinnointia, kuten vastapuoliriskejä, sallittuja kassanhallintatoimintoja, osapuolten vastuuta, varainhoitotilien liian suurten saldojen yhteydessä sovellettavia korjaavia toimia, asiakirjojen säilyttämistä ja raportointia;
k)
määräykset, jotka koskevat korvauksia yhteisölle, jolle täytäntöönpanotehtäviä on siirretty, kuten hallinnointipalkkioiden suuruutta, sekä yhteisölle 218 artiklan mukaisesti korvattavien hallinnointikustannusten ja -palkkioiden laskemista ja maksamista;
l)
tarvittaessa määräykset, jotka koskevat varainhoitoasetuksen 175 artiklassa tarkoitetuista rahastoista ja erityisesti Euroopan aluekehitysrahastosta, Euroopan sosiaalirahastosta, koheesiorahastosta, Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahastosta ja tulevasta kalatalousrahastosta, jäljempänä ’yhteisen strategiakehyksen rahastot’, osoitettaviin rahoitusosuuksiin sovellettavia edellytyksiä;
m)
määräykset, jotka koskevat rahoitusvälineen kestoa, mahdollista voimassaolon pidentämistä ja välineen lopettamista sekä edellytyksiä välineen lakkauttamiseksi ennenaikaisesti ja tarvittaessa irtautumisstrategioita;
n)
määräykset, jotka koskevat rahoituksen välittäjille ja varojen lopullisille saajille myönnetyn tuen täytäntöönpanon valvontaa sekä rahoituksen välittäjien suorittamaa raportointia;
o)
tarvittaessa 219 artiklassa tarkoitettujen mahdollisten suojautumistoimenpiteiden tyyppi ja luonne.
218 artikla
Hallinnointikustannukset ja -palkkiot yhteisöille, joille täytäntöönpanotehtäviä on siirretty
(Varainhoitoasetuksen 139 artikla)
1. Komissio korvaa yhteisöille, joille täytäntöönpanotehtäviä on siirretty, rahoitusvälineen täytäntöönpanon maksamalla tuloksiin perustuvia maksuja, korvaamalla poikkeukselliset kustannukset ja suorittamalla kassanhallintamaksuja, jos yhteisö vastaa rahoitusvälineen kassanhallinnasta.
2. Tuloksiin perustuvat maksut käsittävät hallinnollisia palkkioita, joilla korvataan yhteisölle, jolle täytäntöönpanotehtäviä on siirretty, rahoitusvälineen täytäntöönpanoon liittyvä työ. Tarvittaessa ne voivat käsittää myös toimintapolitiikkaan liittyviä kannustimia, joilla pyritään edistämään toimintapoliittisten tavoitteiden saavuttamista tai rahoitusvälineen taloudellista suorituskykyä.
219 artikla
Välillisesti hallinnoitaviin varainhoitotileihin sovellettavat erityissäännöt
(Varainhoitoasetuksen 139 artikla)
1. Yhteisöt, joille rahoitusvälineiden täytäntöönpanotehtäviä on siirretty, voivat avata varainhoitoasetuksen 68 artiklan 7 kohdassa tarkoitettuja varainhoitotilejä omissa nimissään ja yksinomaan komission puolesta. Kyseisten yhteisöjen on toimitettava näiden tilien tiliotteet komissiossa asiasta vastaavalle yksikölle.
2. Varainhoitotilien likviditeetin on oltava riittävä, ja tileillä olevien varojen hoitamisessa on noudatettava moitteettoman varainhoidon periaatteita ja asianmukaisia vakavaraisuussääntöjä varainhoitoasetuksen 140 artiklan 7 kohdan mukaisesti.
3. Yhteisöt, joille täytäntöönpanotehtäviä on siirretty, eivät saa rahoitusvälineiden täytäntöönpanon yhteydessä toteuttaa sellaisia suojautumistoimenpiteitä, joiden tarkoituksena on keinottelu. Komission on etukäteen hyväksyttävä mahdollisten suojautumistoimenpiteiden tyyppi ja luonne, ja ne on lisäksi mainittava 217 artiklassa tarkoitetuissa valtuutussopimuksissa.
220 artikla
Suoraan täytäntöönpantavat rahoitusvälineet
(Varainhoitoasetuksen 139 artikla)
1. Rahoitusvälineet voidaan poikkeustapauksissa panna täytäntöön suoraan varainhoitoasetuksen 139 artiklan 4 kohdan mukaisesti jollakin seuraavista tavoista:
a)
erityinen sijoitusväline, johon komissio osallistuu yhdessä muiden julkisten tai yksityisten sijoittajien kanssa lisätäkseen unionin rahoitusosuuden vipuvaikutusta;
b)
lainat, vakuudet, pääomasijoitukset ja muut riskinjakovälineet, lukuun ottamatta erityisiin sijoitusvälineisiin tehtäviä sijoituksia, kun niitä tarjotaan suoraan varojen lopullisille saajille tai rahoituksen välittäjien kautta.
2. Komissio ei saa rahoitusvälineiden täytäntöönpanon yhteydessä toteuttaa sellaisia suojautumistoimenpiteitä, joiden tarkoituksena on keinottelu. Komission on etukäteen hyväksyttävä mahdollisten suojautumistoimenpiteiden tyyppi ja luonne, ja ne on mainittava rahoitusvälineen täytäntöönpanosta vastaavien yhteisöjen kanssa tehtävissä valtuutussopimuksissa.
221 artikla
Rahoituksen välittäjien, erityisten sijoitusvälineiden hallinnoijien ja varojen lopullisten saajien valinta
(Varainhoitoasetuksen 139 artikla)
1. Jos komissio panee rahoitusvälineet täytäntöön suoraan tai välillisesti erityisten sijoitusvälineiden kautta, kyseiset sijoitusvälineet on perustettava jäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti. Kun on kyse ulkoisista toimista, sijoitusväline voidaan perustaa myös unionin ulkopuolisen maan lainsäädännön mukaisesti. Sijoitusvälineiden hallinnoijien on lain tai sopimuksen mukaisesti toimittava yhtä huolellisesti kuin ammattimaisen hallinnoijan sekä vilpittömässä mielessä.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitettujen erityisten sijoitusvälineiden hallinnoijien sekä rahoituksen välittäjien tai rahoitusvälineiden varojen lopullisten saajien valinnassa on otettava asianmukaisesti huomioon rahoitusvälineen luonne, asianomaisten yhteisöjen kokemus ja toiminnalliset ja taloudelliset edellytykset ja/tai varojen lopullisten saajien esittämien hankkeiden taloudellinen elinkelpoisuus. Valinta on suoritettava avoimesti ja puolueettomien kriteerien pohjalta, eikä se saa aiheuttaa eturistiriitaa.
3. Erityisten sijoitusvälineiden hallinnoijille, rahoituksen välittäjille tai varojen lopullisille saajille, joita koskee jokin varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdassa tai 107, 108 tai 109 artiklassa tarkoitetuista tilanteista, ei myönnetä rahoitustukea.
222 artikla
Rahoitusvälineiden käytön edellytykset
(Varainhoitoasetuksen 140 artikla)
1. Rahoitusvälineitä käytetään markkinoiden toimintapuutteiden tai markkinahäiriöiden yhteydessä tai optimaalista heikommissa investointitilanteissa, ja niistä tuetaan ainoastaan sellaisia varojen lopullisia saajia, joita pidetään taloudellisesti elinkelpoisina rahoitusvälineen kautta osoitettavan unionin tuen myöntämishetkellä.
2. Rahoitusvälineistä tuetaan varojen lopullisia saajia oikeassa suhteessa. Erityisesti yhteissijoituksia tai riskinjakoa tarjoavien sijoittajien etuuskohtelu olisi perusteltava, sen olisi oltava oikeassa suhteessa riskeihin, joita sijoittajat ottavat rahoitusvälineen yhteydessä, ja se olisi rajoitettava sijoituksen tai riskinjaon kannalta välttämättömään.
223 artikla
Vipuvaikutus
(Varainhoitoasetuksen 140 artikla)
1. Rahoitusvälineillä pyritään saamaan aikaan vipuvaikutus eli unionin rahoitusosuutta määrällisesti suurempi kokonaisinvestointi.
Unionin varojen vipuvaikutuksen on oltava yhtä suuri kuin tukikelpoisille varojen lopullisille saajille myönnetyn tuen määrä jaettuna unionin rahoitusosuudella.
2. Vipuvaikutuksen aikaansaamiseksi tarvittava tavoitevaihteluväli perustuu vastaavaa rahoitusvälinettä koskevaan ennakkoarviointiin.
224 artikla
Rahoitusvälineiden ennakkoarviointi
(Varainhoitoasetuksen 140 artikla)
1. Rahoitusvälineet perustuvat ennakkoarviointiin, jossa yksilöidään markkinoiden toimintapuutteet tai markkinahäiriöt tai optimaalista heikommat investointitilanteet ja arvioidaan sijoitustarpeita toimintapoliittisten tavoitteiden kannalta.
2. Ennakkoarvioinnissa on osoitettava, että havaittuja markkinatarpeita ei voida täyttää asianmukaisesti ja ajallaan markkinalähtöisin toimin eikä muilla unionin toimilla kuin rahoitusvälineen kautta tapahtuvalla rahoituksella, esimerkiksi sääntelyllä, markkinoiden vapauttamisella, uudistamisella tai muilla politiikkatoimilla. Siinä on arvioitava rahoitusvälineiden aiheuttaman markkinoiden vääristymisen ja yksityisten rahoittajien syrjäytymisen todennäköisyyttä ja mahdollisia kustannuksia sekä yksilöitävä keinot, joilla minimoidaan tällaisen vääristymisen kielteiset vaikutukset.
3. Toissijaisuusperiaatteen mukaisesti ennakkoarvioinnissa on osoitettava, että unionin tason rahoitusväline täyttää havaitut markkinatarpeet paremmin kuin vastaavat kansallisen tai aluetason rahoitusvälineet, mukaan lukien yhteisen strategiakehyksen rahastoista rahoitettavat välineet. Arvioitaessa unionin rahoitusosuuden lisäarvoa on otettava huomioon esimerkiksi kansallisen tason rahoituksen vaikea saatavuus, erityisesti kun on kyse valtioiden rajat ylittävistä hankkeista, mittakaavaedut sekä ne merkittävät myönteiset vaikutukset, joita saadaan aikaan parhaiden käytänteiden levittämisellä jäsenvaltioissa.
4. Ennakkoarvioinnissa on määriteltävä tehokkain tapa rahoitusvälineen toteuttamiseksi.
5. Ennakkoarvioinnissa on lisäksi osoitettava, että suunniteltu rahoitusväline on johdonmukainen seuraavien kanssa:
a)
uudet ja vanhat rahoitusvälineet, joiden osalta on vältettävä turhaa päällekkäisyyttä ja luotava synergiaa ja mittakaavaetuja;
b)
rahoitusvälineet ja muut julkisen tuen muodot, jotka koskevat samaa markkinaympäristöä ja joiden osalta on vältettävä epäjohdonmukaisuuksia ja tutkittava mahdollisuuksia synergiaan.
6. Ennakkoarvioinnissa on arvioitava, onko suunniteltu toimi oikeassa suhteessa havaittuun rahoitusvajeeseen, määritettävä suunnitellun rahoitusvälineen odotettu vipuvaikutus ja tarkasteltava myös muita laadullisia vaikutuksia, kuten parhaiden käytänteiden levittämistä, unionin toimintapoliittisten tavoitteiden tehokasta edistämistä koko täytäntöönpanoketjussa ja mahdollisuutta hyödyntää täytäntöönpanoketjuun osallistuvien toimijoiden asiantuntemusta.
7. Ennakkoarvioinnin yhteydessä luodaan ehdotettuja rahoitusvälineitä varten asianmukaiset tulosindikaattorit ja määritetään odotettavissa olevat tuotokset, tulokset ja vaikutukset.
8. Rahoitusvälineistä tehdään erillinen ennakkoarviointi vain, jos kaikkien 1-7 kohdassa esitettyjen kriteerien mukainen arviointi ei sisälly perussäädöksen soveltamisalaan kuuluvan ohjelman tai toimen ennakkoarviointiin tai vaikutustenarviointiin.
225 artikla
Rahoitusvälineiden seuranta
(Varainhoitoasetuksen 140 artikla)
1. Jotta voidaan varmistaa varainhoitoasetuksen 140 artiklan 12 kohdassa tarkoitettu rahoitusvälineiden yhdenmukainen seuranta, toimivaltainen menojen ja tulojen hyväksyjä perustaa seurantajärjestelmän, jonka avulla edistetään riittävän varmuuden saamista siitä, että unionin varoja käytetään varainhoitoasetuksen 32 artiklan 2 kohdan mukaisesti.
2. Seurantajärjestelmän avulla arvioidaan täytäntöönpanon etenemistä kohti toimintapoliittisia tavoitteita, jotka ilmenevät ennakkoarvioinnin yhteydessä vahvistetuissa tuotos- ja tulosindikaattoreissa, ja analysoidaan, vastaako täytäntöönpano varainhoitoasetuksen 140 artiklan 2 kohdan mukaisesti määritettyjä vaatimuksia, sekä luodaan perusta varainhoitoasetuksen 38 artiklan 5 kohtaan ja 140 artiklan 8 kohtaan perustuville komission kertomuksille.
3. Välillisessä hallinnoinnissa komission seuranta perustuu täytäntöönpanosta vastaavien yhteisöjen esittämiin kertomuksiin ja kirjanpitoon sekä käytettävissä oleviin tarkastustuloksiin ja niiden toteuttamiin tarkastuksiin, ja seurannassa on otettava asianmukaisesti huomioon yhteisöä koskeva johdon vahvistuslausuma ja varainhoitoasetuksen 60 artiklan 5 kohdassa tarkoitettu riippumattoman tarkastuselimen lausunto. Komissio tarkastelee täytäntöönpanosta vastaavien yhteisöjen toimittamia tietoja, ja se voi suorittaa tarkastuksia myös otantamenetelmällä asianmukaisella täytäntöönpanotasolla, myös varojen lopullisten saajien osalta.
Täytäntöönpanosta vastaava yhteisö toteuttaa seurantaa rahoituksen välittäjien toimittamien kertomusten ja kirjanpidon sekä käytettävissä olevien tarkastustulosten ja rahoituksen välittäjien toteuttamien tarkastusten pohjalta ottaen asianmukaisesti huomioon rahoituksen välittäjää koskevan johdon vahvistuslausuman sekä riippumattomien tarkastajien lausunnon.
Jos täytäntöönpanossa ei käytetä rahoituksen välittäjää, yhteisö, jolle täytäntöönpanotehtäviä on siirretty, seuraa itse suoraan rahoitusvälineen käyttöä varojen lopullisten saajien toimittamien kertomusten ja kirjanpidon pohjalta.
Yhteisön on tarkistettava tarvittaessa otantamenetelmää käyttäen rahoituksen välittäjien tai varojen lopullisten saajien toimittamat tiedot ja tehtävä tarkastuksia 217 artiklassa tarkoitetun sopimuksen mukaisesti.
4. Suorassa hallinnoinnissa komission seuranta perustuu rahoituksen välittäjien ja varojen lopullisten saajien toimittamiin kertomuksiin ja kirjanpitoon, joille tehdään asianmukaiset tarkastukset. Edellä olevan 3 kohdan säännöksiä sovelletaan suoraan hallinnointiin soveltuvin osin.
5. Rahoitusvälineiden täytäntöönpanoa koskeviin sopimuksiin on sisällytettävä 1-4 kohdan soveltamiseksi tarvittavat määräykset.
226 artikla
Yhteisen strategiakehyksen rahastoista maksettavien rahoitusosuuksien käsittely
(Varainhoitoasetuksen 140 artikla)
1. Rahoitusosuuksista, jotka maksetaan yhteisen strategiakehyksen rahastoista varainhoitoasetuksen VIII osaston mukaisesti perustettuihin ja kyseisistä rahastoista alakohtaisten erityissääntöjen mukaisesti tuettuihin rahoitusvälineisiin, pidetään kirjaa erikseen.
2. Yhteisen strategiakehyksen rahastoista maksettavat rahoitusosuudet ohjataan erillisille tileille, ja ne osoitetaan kyseisten rahastojen tavoitteiden mukaisesti sellaisiin toimiin ja sellaisille varojen lopullisille saajille, jotka ovat yhdenmukaisia sen ohjelman tai niiden ohjelmien kanssa, joista rahoitusosuudet maksetaan.
3. Yhteisen strategiakehyksen rahastoista varainhoitoasetuksen VIII osaston mukaisesti perustettuihin rahoitusvälineisiin maksettaviin rahoitusosuuksiin sovelletaan alakohtaisia erityissääntöjä.
IX OSASTO
TILINPÄÄTÖS JA KIRJANPITO
1 LUKU
Tilinpäätös
227 artikla
Selvitys varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallinnosta
(Varainhoitoasetuksen 142 artikla)
Varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallintoa koskevassa selvityksessä esitetään luotettavat tiedot
a)
varainhoitovuoden tavoitteiden toteutumisesta moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti;
b)
taloudellisesta asemasta ja tapahtumista, jotka ovat vaikuttaneet merkittävästi varainhoitovuoden aikana toteutettuihin toimiin.
Varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallintoa koskeva selvitys on eri asiakirja kuin kertomukset talousarvion toteuttamisesta.
228 artikla
Kirjanpitoperiaatteista poikkeaminen
(Varainhoitoasetuksen 144 artikla)
Jos tilinpitäjät katsovat, että unionin kirjanpitosäännöissä vahvistetuista kirjanpitoperiaatteista on jossakin tilanteessa poikettava, poikkeamisesta ilmoitetaan ja se perustellaan asianmukaisesti 232 artiklassa tarkoitetuissa tilinpäätöslaskelmien liitetiedoissa.
229 artikla
Tositteet
(Varainhoitoasetuksen 144 artikla)
1. Kukin kirjaus perustuu päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka on laadittu paperille tai tallennettu sellaiselle tietovälineelle, joka on luotettava ja jonka avulla kirjauksen sisältö säilyy 48 artiklassa tarkoitetun ajan.
2. Samassa paikassa ja samana päivänä suoritetut samanluonteiset tapahtumat voidaan koota samaan tositteeseen.
230 artikla
Tuotto- ja kululaskelma
(Varainhoitoasetuksen 145 artikla)
Tuotto- ja kululaskelmassa esitetään varainhoitovuoden tuotot ja kulut, jotka luokitellaan niiden luonteen mukaan.
231 artikla
Rahavirtalaskelma
(Varainhoitoasetuksen 145 artikla)
Rahavirtalaskelmassa esitetään rahavirran liikkeet tarkasteltavana olevalla ajanjaksolla eli kuvataan kassatilanteen kehitystä tarkastelujakson alusta sen loppuun.
Kassavarat muodostuvat seuraavista osista:
a)
käteisvarat;
b)
pankkitilit ja -talletukset;
c)
muut rahavarat, jotka voidaan muuttaa helposti rahaksi ja joiden arvo on vakaa.
232 artikla
Tilinpäätöslaskelmien liitetiedot
(Varainhoitoasetuksen 145 artikla)
Varainhoitoasetuksen 145 artiklassa tarkoitetut liitetiedot ovat erottamaton osa tilinpäätöslaskelmia. Liitetiedoissa esitetään ainakin seuraavat tiedot:
a)
kirjanpitoperiaatteet, -säännöt ja -menetelmät;
b)
lisätiedot, joita ei esitetä tilinpäätöslaskelmissa mutta jotka ovat tarpeen oikean ja riittävän kuvan antamiseksi.
233 artikla
Talousarvion toteutumalaskelmat
(Varainhoitoasetuksen 146 artikla)
1. Talousarvion toteutumalaskelmat sisältävät
a)
tiedot tuloista, joista esitetään:
i)
talousarvion tuloarvioiden muutokset;
ii)
talousarvion tulojen toteutuminen;
iii)
vahvistetut saamiset;
b)
tiedot kaikkien käytettävissä olevien maksusitoumusmäärärahojen ja maksumäärärahojen muutoksista;
c)
tiedot siitä, miten käytettävissä olevat maksusitoumusmäärärahat ja maksumäärärahat on käytetty;
d)
tiedot maksattamatta olevien, edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen tai kuluvan varainhoitovuoden aikana tehtyjen sitoumusten kehityksestä.
2. Tulotietojen liitteenä esitetään myös jäsenvaltiokohtainen selvitys varainhoitovuoden lopulla perimättä olevista omista varoista, joista on tehty perintämääräys.
234 artikla
Tilinpäätöstietojen toimittaminen
(Varainhoitoasetuksen 148 artikla)
Varainhoitoasetuksen 147 ja 148 artiklassa tarkoitetut alustavat ja lopulliset tilinpäätökset voidaan toimittaa sähköisesti.
2 LUKU
Kirjanpito
1 jakso
Kirjanpidon järjestäminen
235 artikla
Kirjanpidon järjestäminen
(Varainhoitoasetuksen 151 artikla)
1. Kunkin toimielimen ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitetun elimen tilinpitäjä laatii kirjallisen esityksen oman toimielimensä tai elimensä kirjanpidon järjestämisestä ja menetelmistä ja pitää sen ajan tasalla.
2. Tulot ja menot kirjataan 236 artiklassa tarkoitettuun tietojenkäsittelyjärjestelmään tapahtuman taloudellisen luonteen mukaisesti juoksevina tuloina tai menoina tai pääomana.
236 artikla
Tietojenkäsittelyjärjestelmät
(Varainhoitoasetuksen 151 artikla)
1. Kirjanpidossa käytetään integroitua tietojenkäsittelyjärjestelmää.
2. Kirjanpidossa käytettävistä tietojenkäsittelyjärjestelmistä ja niiden osajärjestelmistä on annettava täydellinen kuvaus.
Kuvauksessa määritellään, mitä kukin tietue sisältää, ja esitetään tarkasti, miten yksittäiset tapahtumat järjestelmässä käsitellään. Kuvauksessa esitetään, miten järjestelmässä taataan katkeamaton kirjausketju jokaiselle tapahtumalle ja jokaiselle tietojenkäsittelyjärjestelmiin ja niiden osajärjestelmiin tehdylle muutokselle siten, että muutoksen luonne ja tekijä saadaan aina selville.
Kirjanpidossa käytettäviä tietojenkäsittelyjärjestelmiä ja niiden osajärjestelmiä koskevissa kuvauksissa on myös mainittava, miten kyseiset järjestelmät ovat yhteydessä keskuskirjanpitojärjestelmään, esimerkiksi miten tietoja siirretään ja saldoja täsmäytetään.
3. Tietojenkäsittelyjärjestelmien ja niiden osajärjestelmien käyttöoikeus on ainoastaan henkilöillä, jotka on mainittu kunkin toimielimen ylläpitämässä ja päivittämässä valtuutettujen käyttäjien luettelossa.
2 jakso
Kirjanpitokirjat
237 artikla
Kirjanpitokirjat
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
Kukin toimielin ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitettu elin pitää päiväkirjaa, pääkirjaa ja erillistä kirjaa vähintään velallisista, velkojista ja käyttöomaisuudesta, ellei tämä ole vastoin kustannushyötyperiaatetta.
Kirjanpitokirjat koostuvat sähköisistä asiakirjoista, jotka ovat tilinpitäjän tiedossa ja joiden perusteella tapahtumat ovat todennettavissa.
Päiväkirjan kirjaukset siirretään pääkirjaan, jossa tilit on eritelty 212 artiklassa tarkoitetun tililuettelon mukaisesti.
Päiväkirjan ja pääkirjan tilit voidaan eritellä tarvittavalla määrällä apukirjoja.
Apukirjanpidon kirjaukset viedään vähintään kuukausittain päiväkirjaan ja pääkirjaan.
238 artikla
Koetase
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
Kukin toimielin ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitettu elin laatii koetaseen, jossa esitetään kaikki liikekirjanpidon tilit sekä varainhoitovuoden aikana päätetyt tilit, joista käy kaikista ilmi
a)
tilin numero;
b)
kuvaus;
c)
veloitusten kokonaismäärä;
d)
hyvitysten kokonaismäärä;
e)
saldo.
239 artikla
Kirjanpidon täsmäytykset
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
1. Pääkirjan tiedot säilytetään ja järjestetään niin, että jokaisen koetaseessa esitetyn tilin sisältö voidaan perustella.
2. Omaisuusluettelon osalta sovelletaan 246-253 artiklan säännöksiä.
3 jakso
Kirjausten tekeminen
240 artikla
Kirjaukset
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
1. Kirjaukset tehdään kahdenkertaisen kirjanpidon menetelmää noudattaen, jolloin kaikki kirjanpitoon viedyt tapahtumat tai muutokset kirjauksen kohteena olevilla tileillä näkyvät yhtä suurina kirjauksina debet- ja kredit-puolella.
2. Muista kuin euromääräisistä tapahtumista lasketaan vastaavat euromääräiset erät, jotka viedään kirjanpitoon.
Valuuttamääräiset tapahtumat tileillä, jotka voidaan uudelleenarvostaa, arvostetaan uudelleen ainakin tilinpäätöksen laadintahetkellä.
Uudelleenarvostus tehdään 6 artiklan mukaisten kurssien perusteella.
Kurssi, jota käytetään euron ja muiden valuuttojen välisissä muuntotoimenpiteissä laadittaessa tasetta vuoden n joulukuun 31 päivältä, on vuoden n viimeisen työpäivän kurssi.
3. Varainhoitoasetuksen 152 artiklan mukaisesti vahvistetuissa unionin kirjanpitosäännöissä on esitettävä muunto- ja uudelleenarvostussäännöt suoriteperusteista kirjanpitoa varten.
241 artikla
Kirjauksen sisältämät tiedot
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
Kirjauksesta on käytävä ilmi sen alkuperä, sisältö, kirjaustunnus sekä sitä koskevat tositteet.
242 artikla
Kirjausten vieminen päiväkirjaan
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
Kirjanpitotapahtumat viedään päiväkirjaan käyttäen yhtä seuraavista tavoista, jotka eivät sulje pois toisiaan:
a)
päivä- ja tapahtumakohtaisesti;
b)
laatimalla kuukausittain tapahtumayhteenveto ja säilyttämällä kaikki asiakirjat, joiden perusteella kukin tapahtuma voidaan varmentaa päiväkohtaisesti.
243 artikla
Kirjauksen vahvistaminen
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
1. Päiväkirjaan ja erillisiin kirjoihin tehtyjen kirjausten lopullisuus varmistetaan vahvistamismenettelyllä, jonka jälkeen kirjausten muuttaminen ja poistaminen ovat kiellettyjä.
2. Viimeistään ennen lopullisen tilinpäätöksen esittämistä sovelletaan päättämismenettelyä, jonka tarkoituksena on vahvistaa aikajärjestys ja taata, että kirjaukset pysyvät muuttumattomina.
4 jakso
Täsmäyttäminen ja varmentaminen
244 artikla
Tilien täsmäyttäminen
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
1. Kunkin koetaseen saldo täsmäytetään määräajoin ja viimeistään tilinpäätöksen laadintahetkellä niiden järjestelmien tietoihin, joilla tulojen ja menojen hyväksyjät hallinnoivat varoja ja velkoja ja lisäävät kirjanpitojärjestelmään päivittäin tietoja.
2. Tilinpitäjä tarkastaa säännöllisin väliajoin ja viimeistään tilinpäätöksen laadintahetkellä, että pankkisaldot ovat todenmukaisia, ja tarkastaa varsinkin
a)
pankkitalletukset täsmäyttämällä rahoituslaitosten toimittamat tiliotteet;
b)
käteisvarat täsmäyttämällä ne kassakirjan tietojen kanssa.
Käyttöomaisuustilit tarkastetaan 250 artiklan säännösten mukaisesti.
3. Toimielinten väliset tilit täsmäytetään kuukausittain.
4. Tilinpitäjä avaa väliaikaistilit ja tarkastaa ne vuosittain. Nämä tilit ovat tulojen ja menojen hyväksyjän vastuulla, ja tulojen ja menojen hyväksyjä hyväksyy ne mahdollisimman nopeasti.
5 jakso
Talousarviokirjanpito
245 artikla
Talousarviokirjanpidon pitäminen ja sen sisältämät tiedot
(Varainhoitoasetuksen 156 artikla)
1. Talousarviokirjanpidosta on käytävä ilmi talousarvion kunkin alajaottelun osalta seuraavaa:
a)
menojen osalta:
i)
alkuperäisessä talousarviossa vahvistetut määrärahat, lisätalousarvioihin otetut määrärahat, edelliseltä varainhoitovuodelta siirretyt määrärahat, kannettuihin käyttötarkoitukseensa sidottuihin tuloihin perustuvat määrärahat, määrärahojen siirrot talousarvion osasta toiseen sekä näin käyttöön saatujen määrärahojen kokonaismäärä;
ii)
varainhoitovuoden aikana tehdyt maksusitoumukset ja suoritetut maksut;
b)
tulojen osalta:
i)
alkuperäiseen talousarvioon otetut ennakkoarviot, lisätalousarvioihin otetut ennakkoarviot, käyttötarkoitukseensa sidotut tulot ja näin määritettyjen ennakkoarvioiden kokonaismäärä;
ii)
varainhoitovuoden vahvistetut ja perityt saamiset;
c)
aiemmilta varainhoitovuosilta maksamatta jääneet maksusitoumukset ja perimättä jääneet tulot.
Ensimmäisen alakohdan a alakohdassa tarkoitetut maksusitoumusmäärärahat ja maksumäärärahat kirjataan erikseen ja niitä seurataan erikseen.
Talousarviokirjanpitoon viedään myös Euroopan maatalouden tukirahastoa, jäljempänä ’maataloustukirahasto’, koskevat alustavat kokonaissitoumukset ja niitä vastaavat maksut.
Kyseiset maksusitoumukset esitetään suhteessa maataloustukirahaston kokonaismäärärahoihin.
2. Talousarviokirjanpidossa seurataan erikseen
a)
edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen ja varainhoitovuoden määrärahojen käyttöä;
b)
maksattamatta olevien sitoumusten maksattamista.
Tulojen osalta seurataan erikseen aiemmilta varainhoitovuosilta perimättä jääneitä saamisia.
3. Talousarviokirjanpitoa voidaan kehittää kustannuslaskennan suuntaan.
4. Talousarviokirjanpito järjestetään koneellisesti tai käyttäen kirjanpitokirjoja tai kortistoja.
3 LUKU
Omaisuusluettelo
246 artikla
Omaisuusluettelo
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
Omaisuusluettelojärjestelmän laatii tulojen ja menojen hyväksyjä tilinpitäjän avustuksella. Omaisuusluettelojärjestelmä tuottaa kaikki kirjanpitoon ja omaisuuden säilyttämiseen tarvittavat tiedot.
247 artikla
Omaisuuden säilyttäminen
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
Kukin toimielin ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitettu elin vahvistaa omalta osaltaan määräykset, jotka koskevat taseessa esitetyn omaisuuden säilyttämistä, ja määrittelee luettelojärjestelmästä vastaavat hallintoyksiköt.
248 artikla
Omaisuuserien merkitseminen omaisuusluetteloon
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
Omaisuusluetteloon merkitään ja käyttöomaisuustileille kirjataan kaikki hankitut hyödykkeet, joiden käyttöaika on yli vuoden, jotka eivät ole kulutushyödykkeitä ja joiden hankintahinta tai tuotantokustannushinta on suurempi kuin se, joka mainitaan varainhoitoasetuksen 152 artiklan mukaisesti annetuissa unionin kirjanpitosäännöissä.
249 artikla
Omaisuusluettelon sisältö
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
Omaisuusluettelossa esitetään asianmukainen kuvaus hyödykkeestä, sen sijainnista, tai kun kyse on irtaimesta omaisuudesta, siitä vastuussa olevasta yksiköstä tai henkilöstä, hankintapäivästä ja yksikköhinnasta.
250 artikla
Omaisuusluettelon tarkistaminen irtaimen omaisuuden osalta
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
Toimielimet ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitetut elimet varmistavat omaisuusluetteloita tarkastaessaan, että kukin hyödyke on olemassa ja että se on omaisuusluetteloon tehtyjen merkintöjen mukainen. Tarkastus toimitetaan osana vuotuista tarkastusohjelmaa; aineelliset ja aineettomat käyttöomaisuushyödykkeet tarkastetaan kuitenkin vähintään kolmen vuoden välein.
251 artikla
Aineellisten hyödykkeiden jälleenmyynti
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
Toimielinten ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitettujen elinten jäsenet, virkamiehet tai toimihenkilöt ja muu henkilöstö voivat hankkia kyseisten toimielinten ja elinten myymää omaisuutta ainoastaan julkisessa huutokaupassa.
252 artikla
Aineellisten hyödykkeiden myyntimenettely
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
1. Aineellisten hyödykkeiden myynnistä ilmoitetaan asiaankuuluvin paikallisin ilmoitusmenettelyin, kun hyödykkeiden yksikkökohtainen hankinta-arvo on vähintään 8 100 euroa. Myyntisopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 kalenteripäivän kuluttua ilmoituksen viimeisestä julkaisemispäivästä.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetusta myynnistä julkaistaan ilmoitus Euroopan unionin virallisessa lehdessä, kun omaisuuden yksikkökohtainen hankinta-arvo on vähintään 391 100 euroa. Ilmoitus voidaan julkaista myös jäsenvaltioiden lehdissä. Myyntisopimus voidaan tehdä aikaisintaan kuukauden kuluttua siitä, kun ilmoitus on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
2. Toimielimet ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitetut elimet voivat luopua ilmoittamisesta, jos siitä aiheutuvat kustannukset ovat suuremmat kuin myynnistä saatavaksi arvioitu voitto.
3. Toimielinten ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitettujen elinten on pyrittävä myymään aineelliset hyödykkeet aina mahdollisimman hyvään hintaan.
4. Edellä olevaa 1, 2 ja 3 kohtaa ei sovelleta, jos myynti tapahtuu unionin toimielinten ja varainhoitoasetuksen 208 artiklassa tarkoitettujen elinten kesken.
253 artikla
Aineellisten hyödykkeiden luovutus
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
Tulojen ja menojen hyväksyjän on laadittava laskelma tai selvitys omaisuusluetteloon merkityn omaisuuden, myös kiinteistöjen, myynnistä, vastikkeellisesta tai vastikkeettomasta luovutuksesta, romutuksesta, vuokraamisesta, varkaudesta tai muiden syiden vuoksi tapahtuneesta katoamisesta.
Laskelmassa tai selvityksessä mainitaan varsinkin, onko unionin virkamiehen tai toimihenkilön tai jonkun muun henkilön korvattava omaisuus omalla kustannuksellaan.
Kun kiinteää omaisuutta tai suuria rakennelmia annetaan käyttöön ilmaiseksi, siitä on laadittava sopimus ja asiasta on ilmoitettava Euroopan parlamentille ja neuvostolle vuosittain talousarvioesityksen yhteydessä toimitettavassa kertomuksessa.
Toimielinten ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitettujen elinten jäsenet, virkamiehet, toimihenkilöt ja muu henkilöstö eivät saa ottaa vastaan omaisuusluetteloon sisältyvää vastikkeetta luovutettavaa tai romutettavaa omaisuutta.
254 artikla
Omaisuusluettelo ja myynnistä ilmoittaminen unionin edustustoissa
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
1. Unionin edustustot laativat itse luettelot unionille kuuluvasta irtaimesta omaisuudesta ja päivittävät niitä jatkuvasti. Luettelot annetaan säännöllisesti tiedoksi keskusyksiköille kunkin toimielimen vahvistamien yksityiskohtaisten sääntöjen mukaisesti.
Unionin edustustoihin siirrettävä irtain omaisuus merkitään väliaikaiseen luetteloon ennen sen kirjaamista pysyviin omaisuusluetteloihin.
2. Unionin edustustojen irtaimen omaisuuden myynnistä ilmoitetaan paikallisten käytäntöjen mukaisesti.
TOINEN OSA
ERITYISSÄÄNNÖKSET
I OSASTO
TUTKIMUS
255 artikla
Toimintamuodot
(Varainhoitoasetuksen 181 artikla)
1. Suorat toimet toteutetaan Yhteisen tutkimuskeskuksen laitosten toimesta ja rahoitetaan periaatteessa kokonaan talousarviosta. Niitä ovat seuraavat:
a)
tutkimusohjelmat;
b)
kokeellinen tutkimustoiminta;
c)
luonteeltaan institutionaaliset tieteelliset ja tekniset tukitoimet.
2. Yhteinen tutkimuskeskus voi osallistua epäsuoriin toimiin varainhoitoasetuksen 183 artiklassa säädettyjen edellytysten mukaisesti.
3. Varainhoitoasetuksen 181 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu saamisennuste toimitetaan tilinpitäjälle kirjattavaksi.
256 artikla
Muut Yhteiseen tutkimuskeskukseen sovellettavat säännöt
(Varainhoitoasetuksen 183 artikla)
1. Yhteisen tutkimuskeskuksen toteuttama kilpailuluonteinen toiminta tarkoittaa seuraavia:
a)
avustus- tai hankintamenettelyn pohjalta toteutettava toiminta;
b)
toiminta kolmansien lukuun;
c)
toiminta, joka toteutetaan muiden toimielinten tai muiden komission yksiköiden kanssa tieteellis-teknisten palvelujen tarjoamisesta tehdyn hallinnollisen sopimuksen mukaisesti.
2. Kun toiminta, jota Yhteinen tutkimuskeskus harjoittaa kolmansien puolesta, edellyttää julkisia hankintoja, hankintamenettelyssä noudatetaan avoimuuden ja tasapuolisen kohtelun periaatteita.
3. Varainhoitoasetuksen 183 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut saamisennusteet toimitetaan tilinpitäjälle kirjattaviksi.
II OSASTO
ULKOISET TOIMET
I LUKU
Yleiset säännökset
257 artikla
Rahoituskelpoiset toimet
(Varainhoitoasetuksen 184 artikla)
Varainhoitoasetuksen toisen osan IV osaston 1 luvussa tarkoitettujen toimien määrärahoilla voidaan rahoittaa muun muassa hankintoja ja avustuksia, korkotuki mukaan luettuna, sekä erityislainoja, lainatakuita, taloudellista apua, budjettitukea ja muita erityistukia.
II LUKU
Budjettituki ja monenväliset rahastot
258 artikla
Budjettituen käyttö
(Varainhoitoasetuksen 186 artikla)
1. Komissio voi käyttää kolmannelle maalle myönnettävää alakohtaista tai yleistä budjettitukea, jos tästä säädetään asianomaisissa perussäädöksissä ja jos seuraavat edellytykset täyttyvät:
a)
kumppanimaan julkisen talouden hoito on riittävän avointa, luotettavaa ja tehokasta;
b)
kumppanimaa on ottanut käyttöön riittävän uskottavan ja tarkoituksenmukaisen alakohtaisen tai kansallisen politiikan; ja
c)
kumppanimaa on ottanut käyttöön vakauteen tähtäävän makrotalouspolitiikan.
2. Kumppanimaan kanssa tehtävissä sopimuksissa on velvoitettava kyseinen maa toimittamaan komissiolle ajallaan luotettavia tietoja, joiden pohjalta komissio voi arvioida 1 kohdassa säädettyjen edellytysten täyttymistä.
259 artikla
Ulkoisia toimia koskevat unionin erityisrahastot
(Varainhoitoasetuksen 187 artikla)
Muiden rahoittajien rahoitusosuudet otetaan huomioon euromääräisiksi muutettuina siinä vaiheessa, kun ne maksetaan erityisrahaston pankkitilille.
Unionin rahoitusosuus suoritetaan ajallaan, jotta voidaan kattaa erityisrahastoa koskevat oikeudelliset sitoumukset, ottaen asianmukaisesti huomioon muiden rahoittajien antamat varat.
Erityisrahaston tilille kertyvä korko sijoitetaan takaisin rahastoon, ellei erityisrahaston perustamissäädöksessä toisin säädetä.
Kaikki kolmannessa alakohdassa tarkoitettuun pankkitiliin liittyvät tapahtumat vuoden ajalta esitetään asianmukaisesti erityisrahaston kirjanpidossa.
Tulojen ja menojen hyväksyjä laatii kahdesti vuodessa kertomuksen, jossa esitellään kunkin erityisrahaston toteuttamia toimia koskevat taloudelliset tiedot.
Erityisrahastoille järjestetään vuosittain riippumaton ulkoinen tarkastus.
Erityisrahaston hallitus hyväksyy tulojen ja menojen hyväksyjän laatiman erityisrahaston vuosikertomuksen sekä tilinpitäjän laatiman tilinpäätöksen. Kertomukset liitetään valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän laatimaan vuosikertomukseen ja esitetään Euroopan parlamentille ja neuvostolle komissiota koskevan vastuuvapausmenettelyn yhteydessä.
Hallituksen kokoonpanoa ja toimintaa koskevista sisäisistä säännöistä säädetään komission antamassa erityisrahaston perustamissäädöksessä, ja myös rahoittajat noudattavat näitä sääntöjä. Säännöillä varmistetaan rahoittajien tasapuolinen edustus, ja sääntöjen mukaan varojen käyttöä koskevalle lopulliselle päätökselle on saatava komission hyväksyntä.
III LUKU
Hankinnat
260 artikla
Kiinteistöjen vuokraaminen
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
Ulkoisiin toimiin tarkoitetuilla hallintomäärärahoilla voidaan rahoittaa kiinteistöhankintoja ainoastaan jos ne liittyvät vuokrasopimuksen allekirjoittamishetkellä jo valmiiden rakennusten vuokraukseen. Tällaisista hankinnoista julkaistaan 124 artiklassa säädetyt ilmoitukset.
261 artikla
Määritelmät
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Palveluhankintasopimuksiin kuuluvat tutkimussopimukset ja teknisen avun sopimukset.
Tutkimussopimus on tavarantoimittajan ja hankintaviranomaisen välinen palveluhankintasopimus, joka koskee muun muassa hankkeiden suunnittelua ja valmistelua koskevia tutkimuksia, toteutettavuustutkimuksia, taloudellisia tutkimuksia ja markkinatutkimuksia, teknisiä tutkimuksia ja tarkastuksia.
Teknistä apua koskeva sopimus on kyseessä silloin, kun tavarantoimittajan tehtävänä on toimia neuvonantajana tai kun hänet nimitetään johtamaan tai valvomaan jotakin hanketta taikka hänet velvoitetaan antamaan käyttöön sopimuksessa nimettyjä asiantuntijoita.
2. Kun kolmannella valtiolla on yksiköissään tai osittain julkisomisteisissa yhteisöissään pätevä hallinnointihenkilöstö, hankinnat voidaan toteuttaa suoraan näiden yksiköiden tai yhteisöjen valvonnassa.
262 artikla
Euroopan unionin ulkopuolella tehtäviin julkisiin hankintoihin sovellettavia kynnysarvoja ja yksityiskohtaisia menettelysääntöjä koskevat erityissäännökset
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Tämän asetuksen 123-126 artiklaa, pois lukien määritelmät, 127 artiklan 3 ja 4 kohtaa, 128 artiklaa, 134-137 artiklaa, 139 artiklan 3-6 kohtaa, 148 artiklan 4 kohtaa, 151 artiklan 2 kohtaa, 152-158 artiklaa sekä 160 ja 164 artiklaa ei sovelleta varainhoitoasetuksen 190 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen hankintaviranomaisten tekemiin tai niiden lukuun tehtyihin hankintasopimuksiin.
Komissio tekee päätöksen tämän luvun soveltamisalaan kuuluvien hankintasäännösten täytäntöönpanosta, myös sellaisista asianmukaisista tarkastuksista, jotka toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä silloin kun hankintaviranomaisena ei ole komissio.
2. Jos 1 kohdassa tarkoitettuja menettelyjä ei noudateta, kyseisten toimenpiteiden menoja ei voida rahoittaa unionin varoista.
3. Tätä lukua ei sovelleta varainhoitoasetuksen 190 artiklan 2 kohdan b alakohdassa tarkoitettuihin hankintaviranomaisiin silloin, kun komissio on varainhoitoasetuksen 61 artiklassa tarkoitettujen tarkastusten jälkeen antanut niille valtuudet käyttää omia hankintamenettelyjään.
263 artikla
Ilmoitusten julkaiseminen ja syrjimättömyys
(Varainhoitoasetuksen 190 ja 191 artikla)
1. Komissio toteuttaa tarvittavat toimenpiteet, joilla varmistetaan tasapuolisin edellytyksin mahdollisimman laaja osallistuminen unionin rahoittamia hankintoja koskeviin tarjouskilpailuihin. Tällöin huolehditaan etenkin siitä, että
a)
julkaistaan ajoissa riittävällä tavalla ennakkoilmoitus, hankintailmoitus ja ratkaisuilmoitus;
b)
estetään kaikki syrjivät käytännöt ja tekniset määräykset, jotka saattavat vaikeuttaa varainhoitoasetuksen 182 artiklassa tarkoitettujen luonnollisten henkilöiden ja oikeushenkilöiden laajaa ja tasapuolista osallistumista tarjouskilpailuun.
2. Jäljempänä olevan 265 artiklan 5 kohta, 267 artiklan 3 kohta ja 269 artiklan 4 kohta eivät rajoita sähköisen hankintamenettelyn käyttöä.
264 artikla
Julkaisutoimenpiteet
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Kansainvälisissä tarjouskilpailuissa ennakkoilmoitus tavara- tai palveluhankinnasta toimitetaan julkaisutoimistolle mahdollisimman varhain ja ennakkoilmoitus urakasta mahdollisimman pian ohjelman hyväksymispäätöksen jälkeen.
2. Tämän luvun soveltamista varten hankintailmoitus on julkaistava
a)
ainakin Euroopan unionin virallisessa lehdessä ja internetissä, jos kyseessä on kansainvälinen tarjouskilpailu;
b)
ainakin edunsaajavaltion virallisessa lehdessä tai muussa vastaavassa tiedotusvälineessä, jos kyseessä on paikallinen tarjouskilpailu.
Jos hankintailmoitus julkaistaan myös paikallisesti, ilmoituksen on oltava samanlainen kuin Euroopan unionin virallisessa lehdessä ja internetissä julkaistu ilmoitus, ja se on julkaistava samanaikaisesti. Komissio huolehtii Euroopan unionin viralliseen lehteen ja internetiin tulevien ilmoitusten julkaisemisesta. Jos ilmoitus julkaistaan paikallisesti, julkaisemisesta voivat huolehtia varainhoitoasetuksen 190 artiklan 2 kohdan b alakohdassa tarkoitetut yhteisöt.
3. Ratkaisuilmoitus toimitetaan sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, paitsi jos sopimus on julistettu salaiseksi tai sen täyttäminen edellyttää erityisiä turvatoimenpiteitä tai jos Euroopan unionin tai edunsaajamaan olennaisten etujen turvaaminen sitä vaatii eikä ratkaisuilmoituksen julkistamista katsota tarkoituksenmukaiseksi.
265 artikla
Palveluhankintoja koskevat kynnysarvot ja hankintamenettelyt
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 190 artiklassa tarkoitetut kynnysarvot ja menettelyt vahvistetaan palveluhankintojen osalta seuraaviksi:
a)
hankinnan arvo on 300 000 euroa tai enemmän:
i)
127 artiklan 2 kohdan ja 264 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukainen rajoitettu kansainvälinen tarjouskilpailu;
ii)
127 artiklan 2 kohdan ja 264 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukainen avoin kansainvälinen tarjouskilpailu;
b)
hankinnan arvo on vähemmän kuin 300 000 euroa: tämän artiklan 3 kohdassa tarkoitettu kilpailuun perustuva neuvottelumenettely tai puitesopimus.
Hankinnat, joiden arvo on enintään 20 000 euroa, voidaan tehdä yhden ainoan tarjouksen perusteella.
Enintään 2 500 euron menojen kattamiseksi suoritettavat maksut voidaan maksaa pelkän laskun perusteella ilman tarjouksen hyväksymistä ennakkoon.
2. Edellä 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetun rajoitetun kansainvälisen tarjouskilpailun hankintailmoituksessa ilmoitetaan, kuinka monelta ehdokkaalta tarjousta pyydetään. Palveluhankinnoissa tarjous pyydetään vähintään neljältä ehdokkaalta. Todellisen kilpailun aikaansaamiseksi on annettava riittävän monelle ehdokkaalle mahdollisuus esittää tarjous.
Luettelo valituista ehdokkaista julkaistaan komission internetsivustolla.
Jos valintaperusteet tai suorituskykyä koskevat vähimmäisvaatimukset täyttävien ehdokkaiden määrä on pienempi kuin vähimmäismäärä, hankintaviranomainen voi päättää pyytää tarjousta vain niiltä ehdokkailta, jotka täyttävät tarjouksen esittämiseksi vaaditut edellytykset.
3. Edellä 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetussa neuvottelumenettelyssä hankintaviranomainen laatii luettelon, jossa on vähintään kolme sen valitsemaa tarjoajaa. Tässä kilpailuun perustuvassa neuvottelumenettelyssä, joka ei kuulu 129 artiklan soveltamisalaan, kilpailu on rajoitettua eikä menettelystä julkaista ilmoitusta.
Kilpailuun perustuvaa neuvottelumenettelyä varten voidaan valita tarjoajat 136 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetusta myyjien luettelosta, josta on ilmoitettu asianmukaisesti. Luettelo laaditaan kiinnostuksenilmaisupyynnön pohjalta, ja se on voimassa enintään viisi vuotta julkaisupäivästä. Luettelo voi käsittää useampia osia. Asiasta kiinnostuneet voivat esittää hakemuksen milloin tahansa luettelon voimassaoloaikana lukuun ottamatta sen kolmea viimeistä voimassaolokuukautta. Hankinnan yhteydessä hankintaviranomainen pyytää kaikkia luetteloon tai sen osaan merkittyjä myyjiä esittämään tarjouksen.
Tarjoukset avaa ja arvioi arviointikomitea, jolla on tarvittava tekninen ja hallinnollinen asiantuntemus. Arviointikomitean jäsenten on allekirjoitettava vakuutus puolueettomuudestaan.
Jos hankintaviranomainen saa tarjoajien kanssa neuvoteltuaan ainoastaan yhden hallinnollisesti ja teknisesti pätevän tarjouksen, hankinta voidaan tehdä tämän tarjouksen perusteella edellyttäen, että tarjous täyttää ratkaisuperusteet.
4. Kun on kyse yhteisen hankintanimikkeistön mukaisista oikeudellisista palveluista, hankintaviranomaiset voivat käyttää kilpailuun perustuvaa neuvottelumenettelyä riippumatta hankintasopimuksen arvioidusta arvosta.
5. Tarjoukset on lähetettävä noudattamalla kahden kirjekuoren periaatetta, toisin sanoen pakkaukseen tai päällyskuoreen pakataan kaksi erillistä sinetöityä kirjekuorta, joista toisessa on merkintä ”A-kuori: tekninen tarjous” ja toisessa ”B-kuori: rahoitustarjous”. Ulompaan kuoreen merkitään
a)
tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitettu osoite tarjousten jättämistä varten;
b)
maininta siitä, mihin tarjouskilpailuilmoitukseen tarjoaja vastaa;
c)
tarvittaessa niiden erien numerot, joita jätettävä tarjous koskee;
d)
tarjouspyyntöasiakirjojen kielellä lisätty maininta ”ei saa avata ennen tarjousten avaamistilaisuutta”.
Jos tarjouspyyntöasiakirjoissa on ilmoitettu haastatteluista, arviointikomitea voi haastatella teknisesti hyväksyttävän tarjouksen tekijän ehdottaman asiantuntijaryhmän avainhenkilöitä sen jälkeen kun se on laatinut väliaikaiset kirjalliset päätelmänsä ja ennen kuin se saattaa loppuun teknisten tarjousten arvioinnin. Voidakseen suorittaa vertailuja arviointikomitea haastattelee asiantuntijoita lyhyin väliajoin ja, jos asiantuntijat kuuluvat samaan ryhmään, mieluiten yhtäaikaisesti. Kaikkia haastatteluun kutsuttuja asiantuntijoita tai ryhmiä haastatellaan tuomariston ennalta tekemän haastattelusuunnitelman mukaisesti. Haastattelun päivämäärästä ja kellonajasta on ilmoitettava tarjoajille vähintään 10 kalenteripäivää etukäteen. Jos tarjoaja ei voi osallistua haastatteluun pakottavan syyn vuoksi, hänelle lähetetään uusi kutsu.
6. Ratkaisuperusteiden tarkoituksena on selvittää kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous valitaan suhteuttamalla tarjousten tekninen laatu ja hinta toisiinsa käyttämällä jakoperustetta 80/20. Tätä varten
a)
teknisille tarjouksille annetut pisteet kerrotaan korjauskertoimella 0,80;
b)
rahoitustarjouksille annetut pisteet kerrotaan korjauskertoimella 0,20.
266 artikla
Neuvottelumenettelyn käyttäminen palveluhankinnoissa
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Palveluhankinnoissa hankintaviranomainen voi aloittaa neuvottelumenettelyn yhden tarjouksen perusteella seuraavissa tapauksissa:
a)
varainhoitoasetuksen 104 artiklan 1 kohdan a, b ja c alakohdassa tarkoitetuille menettelyille asetettua määräaikaa ei voida noudattaa hankintaviranomaiselle ennalta arvaamattomista ja hankintaviranomaisesta täysin riippumattomista syistä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi;
b)
palvelut annetaan julkisoikeudellisten elinten tai voittoa tavoittelemattomien laitosten tai yhdistysten suoritettaviksi, ja suunniteltu toiminta on luonteeltaan institutionaalista tai sen tarkoituksena on toteuttaa sosiaaliavustusohjelma;
c)
hankinnanalaisia palveluja laajennetaan uusilla suorituksilla 2 kohdassa säädetyin edellytyksin;
d)
tarjouspyyntö tai yritys puitesopimuksen käyttämiseksi ei ole tuottanut tulosta, toisin sanoen yhtään laadulliset ja/tai taloudelliset kelpoisuusvaatimukset täyttävää tarjousta ei ole tehty; tässä tapauksessa hankintaviranomainen voi tarjouspyynnön peruutettuaan aloittaa neuvottelut valitsemansa yhden tai useamman tarjouspyyntömenettelyyn osallistuneen tarjoajan kanssa, kunhan alkuperäisiä hankintaehtoja ei olennaisesti muuteta;
e)
sopimus tehdään suunnittelukilpailun perusteella ja se on asiaan sovellettavien sääntöjen mukaan tehtävä suunnittelukilpailun voittajan, tai jos voitto on jaettu, voittajista yhden kanssa; tässä tapauksessa kaikki suunnittelukilpailun voittajat kutsutaan osallistumaan neuvotteluihin;
f)
teknisistä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvistä syistä palvelut voidaan antaa vain tietyn palveluntarjoajan suoritettaviksi;
g)
sopimus on julistettu salaiseksi tai sen täyttäminen edellyttää erityisiä turvatoimenpiteitä tai unionin tai edunsaajamaan olennaisten etujen turvaaminen vaatii sitä;
h)
on tehtävä uusi sopimus voimassa olevan sopimuksen ennenaikaisen päättymisen vuoksi.
Tämän kohdan ensimmäisen kohdan a alakohdassa tarkoitetuiksi äärimmäisen kiireen perusteiksi voidaan katsoa 190 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa tilanteissa toteutetut toimet. Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä toteaa tarvittaessa yhdessä muiden asianomaisten valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien kanssa äärimmäisen kiireen ja tarkastelee päätöstään uudelleen säännöllisesti moitteettoman varainhoidon periaatteen kannalta.
Ensimmäisen alakohdan b alakohdassa tarkoitettu luonteeltaan institutionaalinen toiminta käsittää palveluja, jotka liittyvät suoraan julkisoikeudellisten elinten lakisääteiseen tehtävään.
2. Edellä 1 kohdan c alakohdassa tarkoitettu hankinnanalaisten palvelujen laajentaminen uusilla suorituksilla koskee seuraavia tapauksia:
a)
lisäsuoritukset eivät sisälly päähankintaan, mutta niistä on tullut ennalta arvaamattomista syistä välttämättömiä hankinnan suorittamiselle edellyttäen, että lisäsuoritusta ei voida erottaa teknisesti tai taloudellisesti päähankinnasta aiheuttamatta hankintaviranomaiselle huomattavaa haittaa, ja lisäsuoritusten yhteenlaskettu arvo on enintään 50 prosenttia päähankinnan arvosta;
b)
lisäsuoritukset koostuvat ensimmäisen hankintasopimuksen toimeksisaajan toimittamien palvelujen kaltaisten palvelujen toimituksista edellyttäen, että
i)
ensimmäistä suoritusta varten on julkaistu hankintailmoitus, ja ensimmäistä suoritusta varten julkaistussa hankintailmoituksessa on ilmoitettu selvästi hankkeen arvioidut kustannukset sekä mahdollisuus käyttää neuvottelumenettelyä sovittaessa hanketta koskevista uusista suorituksista;
ii)
sopimusta voidaan jatkaa siten, että jatkosopimus ei ylitä alkuperäistä sopimusta arvoltaan ja kestoltaan.
267 artikla
Tavarahankintoja koskevat kynnysarvot ja hankintamenettelyt
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 190 artiklassa tarkoitetut kynnysarvot ja menettelyt vahvistetaan tavarahankintojen osalta seuraaviksi:
a)
hankinnan arvo on 300 000 euroa tai enemmän: 127 artiklan 2 kohdan ja 264 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukainen avoin kansainvälinen tarjouskilpailu;
b)
hankinnan arvo on vähemmän kuin 300 000 euroa: puitesopimus tai:
i)
hankinnan arvo on 100 000 euroa tai enemmän mutta vähemmän kuin 300 000 euroa: 127 artiklan 2 kohdan ja 264 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukainen avoin paikallinen tarjouskilpailu;
ii)
hankinnan arvo on vähemmän kuin 100 000 euroa: jäljempänä 2 kohdassa tarkoitettu kilpailuun perustuva neuvottelumenettely;
c)
enintään 2 500 euron menoerän kattamiseksi suoritettavat maksut voidaan maksaa pelkän laskun perusteella ilman tarjouksen hyväksymistä ennakkoon.
Hankinnat, joiden arvo on enintään 20 000 euroa, voidaan tehdä yhden ainoan tarjouksen perusteella.
2. Tämän artiklan 1 kohdan b alakohdan ii alakohdassa tarkoitetussa neuvottelumenettelyssä hankintaviranomainen laatii luettelon, jossa on vähintään kolme sen valitsemaa tavarantoimittajaa. Tässä kilpailuun perustuvassa neuvottelumenettelyssä, joka ei kuulu 129 artiklan soveltamisalaan, kilpailu on rajoitettua eikä menettelystä julkaista ilmoitusta.
Tarjoukset avaa ja arvioi arviointikomitea, jolla on tarvittava tekninen ja hallinnollinen asiantuntemus. Arviointikomitean jäsenten on allekirjoitettava vakuutus puolueettomuudestaan.
Jos hankintaviranomainen saa tavarantoimittajien kanssa neuvoteltuaan ainoastaan yhden hallinnollisesti ja teknisesti pätevän tarjouksen, hankinta voidaan tehdä tämän tarjouksen perusteella edellyttäen, että tarjous täyttää ratkaisuperusteet.
3. Kukin tekninen tarjous ja rahoitustarjous on asetettava pakkaukseen tai päällyskuoreen sille varatussa sinetöidyssä kirjekuoressa. Kirjekuoreen merkitään seuraavat tiedot:
a)
tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitettu osoite tarjousten jättämistä varten;
b)
maininta siitä, mihin tarjouskilpailuilmoitukseen tarjoaja vastaa;
c)
tarvittaessa niiden erien numerot, joita jätettävä tarjous koskee;
d)
tarjouspyyntöasiakirjojen kielellä lisätty maininta ”ei saa avata ennen tarjousten avaamistilaisuutta”.
Arviointikomitea avaa tarjoukset julkisessa tilaisuudessa tarjouspyyntöasiakirjoissa määrätyssä paikassa ja niissä määrättynä ajankohtana. Tarjousten julkisessa avaamistilaisuudessa on ilmoitettava tarjoajien nimet, ehdotetut hinnat, vaaditun tarjousvakuuden olemassaolo ja kaikki muut hankintaviranomaisen aiheellisiksi katsomat tiedot.
4. Kun on kyse tavarahankintasopimuksesta, johon ei sisälly huoltopalvelua, hinta on ainoa ratkaisuperuste.
Jos huoltopalvelua tai koulutusta koskevat ehdotukset ovat erityisen merkittäviä, valitaan joko hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous; tällöin on kuitenkin otettava asianmukaisesti huomioon tarjotun palvelun tekninen laatu ja ehdotettu hinta.
268 artikla
Neuvottelumenettelyn käyttäminen tavarahankinnoissa
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Tavarahankintasopimukset voidaan tehdä neuvottelumenettelyssä yhden tarjouksen perusteella seuraavissa tapauksissa:
a)
varainhoitoasetuksen 111 artiklan 1 kohdan a, b ja c alakohdassa tarkoitetuille menettelyille asetettua määräaikaa ei voida noudattaa hankintaviranomaiselle ennalta arvaamattomista ja hankintaviranomaisesta täysin riippumattomista syistä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi;
b)
tämä on perusteltua tiettyjen toimitusten luonteen tai erityisominaisuuksien vuoksi, esimerkiksi jos hankinta voidaan tilata ainoastaan hankinnan kohteen käyttöä sääntelevien patenttien tai lisenssien haltijoilta;
c)
alkuperäiseltä toimittajalta tilataan lisätoimituksia joko tavanomaisten toimitusten tai laitteistojen osittaiseksi korvaamiseksi tai aiempien toimitusten tai laitteistojen laajentamiseksi, ja hankintaviranomainen joutuisi tavarantoimittajan vaihtamisen vuoksi hankkimaan teknisiltä ominaisuuksiltaan poikkeavaa materiaalia, mikä johtaisi yhteensopimattomuuteen tai suhteettomiin teknisiin vaikeuksiin käytössä ja kunnossapidossa;
d)
tarjouspyyntö ei ole tuottanut tulosta, toisin sanoen yhtään laadulliset tai taloudelliset kelpoisuusvaatimukset täyttävää tarjousta ei ole tehty;
e)
sopimus on julistettu salaiseksi tai sen täyttäminen edellyttää erityisiä turvatoimenpiteitä tai unionin tai edunsaajamaan olennaisten etujen turvaaminen vaatii sitä;
f)
kyse on raaka-ainemarkkinoilla noteerattujen tavaroiden hankinnoista;
g)
hankinnat koskevat tavaroita, jotka saadaan erityisen edullisin ehdoin joko liiketoimintansa lopettavalta tavarantoimittajalta tai konkurssipesän pesänhoitajalta tai selvittäjältä taikka velkojien kanssa tehdyn akordin tai muun vastaavan kansallisessa lainsäädännössä säännellyn menettelyn tuloksena;
h)
on tehtävä uusi sopimus voimassa olevan sopimuksen ennenaikaisen päättymisen vuoksi.
Ensimmäisen alakohdan d alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa hankintaviranomainen voi tarjouspyynnön peruutettuaan aloittaa neuvottelut valitsemansa yhden tai useamman tarjouspyyntömenettelyyn osallistuneen tarjoajan kanssa, kunhan alkuperäisiä hankintaehtoja ei olennaisesti muuteta.
2. Tämän artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuiksi äärimmäisen kiireen perusteiksi voidaan katsoa 190 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa tilanteissa toteutetut toimet. Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä toteaa tarvittaessa yhdessä muiden asianomaisten valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien kanssa äärimmäisen kiireen ja tarkastelee päätöstään uudelleen säännöllisesti moitteettoman varainhoidon periaatteen kannalta.
269 artikla
Urakoita koskevat kynnysarvot ja hankintamenettelyt
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 190 artiklassa tarkoitetut kynnysarvot ja menettelyt vahvistetaan urakoiden osalta seuraaviksi:
a)
hankinnan arvo on 5 000 000 euroa tai enemmän, jokin seuraavista:
i)
127 artiklan 2 kohdan ja 264 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukainen avoin kansainvälinen tarjouskilpailu;
ii)
tietyissä erityislaatuisissa urakoissa 127 artiklan 2 kohdan ja 264 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukainen rajoitettu kansainvälinen tarjouskilpailu;
b)
hankinnan arvo on vähintään 300 000 euroa mutta vähemmän kuin 5 000 000 euroa: 127 artiklan 2 kohdan ja 264 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukainen avoin paikallinen tarjouskilpailu;
c)
hankinnan arvo on vähemmän kuin 300 000 euroa: tämän artiklan 2 kohdassa tarkoitettu kilpailuun perustuva neuvottelumenettely.
Hankinnat, joiden arvo on enintään 20 000 euroa, voidaan tehdä yhden ainoan tarjouksen perusteella.
2. Tämän artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetussa neuvottelumenettelyssä hankintaviranomainen laatii luettelon, jossa on vähintään kolme sen valitsemaa urakoitsijaa. Tässä kilpailuun perustuvassa neuvottelumenettelyssä, joka ei kuulu 129 artiklan soveltamisalaan, kilpailu on rajoitettua eikä menettelystä julkaista ilmoitusta.
Tarjoukset avaa ja arvioi arviointikomitea, jolla on tarvittava tekninen ja hallinnollinen asiantuntemus. Arviointikomitean jäsenten on allekirjoitettava vakuutus puolueettomuudestaan.
Jos hankintaviranomainen saa urakoitsijoiden kanssa neuvoteltuaan ainoastaan yhden hallinnollisesti ja teknisesti pätevän tarjouksen, hankinta voidaan tehdä tämän tarjouksen perusteella edellyttäen, että tarjous täyttää ratkaisuperusteet.
3. Valintaperusteena on se, kuinka tarjoaja on suoriutunut vastaavista sopimuksista ja erityisesti edeltävinä vuosina suoritetuista urakoista. Kun valinta on näin suoritettu ja tarjoukset, jotka eivät täytä vaatimuksia, on hylätty, hankintapäätöksen tekemisen ainoa peruste on tarjouksen hinta.
4. Kukin tekninen tarjous ja rahoitustarjous on asetettava pakkaukseen tai päällyskuoreen sille varatussa sinetöidyssä kirjekuoressa. Kirjekuoreen merkitään seuraavat tiedot:
a)
tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitettu osoite tarjousten jättämistä varten;
b)
maininta siitä, mihin tarjouskilpailuilmoitukseen tarjoaja vastaa;
c)
tarvittaessa niiden erien numerot, joita jätettävä tarjous koskee;
d)
tarjouspyyntöasiakirjojen kielellä lisätty maininta ”ei saa avata ennen tarjousten avaamistilaisuutta”.
Arviointikomitea avaa tarjoukset julkisessa tilaisuudessa tarjouspyyntöasiakirjoissa määrätyssä paikassa ja niissä määrättynä ajankohtana. Tarjousten julkisessa avaamistilaisuudessa on ilmoitettava tarjoajien nimet, ehdotetut hinnat, vaaditun tarjousvakuuden olemassaolo ja kaikki muut hankintaviranomaisen aiheellisiksi katsomat tiedot.
270 artikla
Neuvottelumenettelyn käyttäminen urakoissa
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Urakkasopimukset voidaan tehdä neuvottelumenettelyssä yhden tarjouksen perusteella seuraavissa tapauksissa:
a)
varainhoitoasetuksen 111 artiklan 1 kohdan a, b ja c alakohdassa tarkoitetuille menettelyille asetettua määräaikaa ei voida noudattaa hankintaviranomaiselle ennalta arvaamattomista ja hankintaviranomaisesta täysin riippumattomista syistä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi;
b)
on kyse lisäurakasta, joka ei sisälly alun perin tehtyyn sopimukseen ja josta on tullut ennalta arvaamattomasta syystä välttämätön urakan toteuttamiselle 2 kohdassa säädetyin edellytyksin;
c)
tarjouspyyntö ei ole tuottanut tulosta, toisin sanoen yhtään laadulliset tai taloudelliset kelpoisuusvaatimukset täyttävää tarjousta ei ole tehty;
d)
sopimus on julistettu salaiseksi tai sen täyttäminen edellyttää erityisiä turvatoimenpiteitä tai unionin tai edunsaajamaan olennaisten etujen turvaaminen vaatii sitä;
e)
on tehtävä uusi sopimus voimassa olevan sopimuksen ennenaikaisen päättymisen vuoksi.
Tämän kohdan ensimmäisen kohdan a alakohdassa tarkoitetuiksi äärimmäisen kiireen perusteiksi voidaan katsoa 190 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa tilanteissa toteutetut toimet. Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä toteaa tarvittaessa yhdessä muiden asianomaisten valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien kanssa äärimmäisen kiireen ja tarkastelee päätöstään uudelleen säännöllisesti moitteettoman varainhoidon periaatteen kannalta.
Ensimmäisen alakohdan c alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa hankintaviranomainen voi tarjouspyynnön peruutettuaan aloittaa neuvottelut valitsemansa yhden tai useamman tarjouspyyntömenettelyyn osallistuneen tarjoajan kanssa, kunhan alkuperäisiä hankintaehtoja ei olennaisesti muuteta.
2. Edellä 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetut lisäurakat tilataan alkuperäiseltä urakoitsijalta edellyttäen, että
a)
lisäurakkaa ei voida erottaa teknisesti tai taloudellisesti pääurakasta aiheuttamatta hankintaviranomaiselle huomattavaa haittaa;
b)
vaikka lisäurakka voitaisiinkin erottaa alkuperäisestä urakasta, se on ehdottoman välttämätön alkuperäisen urakan loppuunsaattamiseksi;
c)
lisäurakoiden yhteenlaskettu arvo on enintään 50 prosenttia pääurakan arvosta.
271 artikla
Neuvottelumenettelyn käyttäminen kiinteistöhankinnoissa
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
Edellä 260 artiklassa tarkoitettuja kiinteistöhankintoja voidaan tehdä neuvottelumenettelyssä paikallisten markkinoiden kartoittamisen jälkeen.
272 artikla
Hankintamenettelyn valinta yhdistetyissä hankinnoissa
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
Sopimuksissa, joihin sisältyy samalla sekä palveluja, tavaratoimituksia että urakkaosuus, hankintaviranomainen määrittää sovellettavat kynnysarvot ja menettelyt komission suostumuksella, jos tämä ei ole hankintaviranomainen; tässä on otettava huomioon sopimuksen olennaisin osuus, joka arvioidaan sopimuksen eri osuuksien suhteellisen arvon ja käytännön merkityksen kannalta.
273 artikla
Tarjouspyyntöasiakirjat
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Edellä 138 artiklassa tarkoitetut tarjouspyyntöasiakirjat laaditaan parhaiden kansainvälisten käytäntöjen mukaisesti ja julkaisutoimenpiteiden sekä hankintaviranomaisen ja tarjoajien välisen yhteydenpidon osalta tämän luvun säännösten mukaisesti.
2. Palveluhankinnoissa tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä seuraavat tiedot:
a)
tarjoajia koskevat ohjeet, joissa on ilmoitettava
i)
millainen hankinta on kyseessä;
ii)
ratkaisuperusteet ja niiden painotus;
iii)
mahdollisuudesta haastatteluun ja alustava haastatteluaikataulu;
iv)
onko mahdollista tarjota erilaisia vaihtoehtoja;
v)
mahdollisesti hyväksyttävän alihankinnan osuus;
vi)
hankintaa varten käytettävissä olevien varojen enimmäismäärä;
vii)
tarjouksessa käytettävä valuutta;
b)
suppeaa ehdokasluetteloa koskevat tiedot, joissa mainitaan ehdokkaiden välistä yhteistyötä koskeva kielto;
c)
palveluhankintoihin sovellettavat yleiset ehdot;
d)
erityisehdot, joissa täsmennetään ja täydennetään yleisiä ehtoja tai esitetään niitä koskevia poikkeuksia;
e)
tehtävänkuvaus, joka sisältää hankkeen suunnitellun aikataulun ja suunnitellut ajankohdat, joista alkaen tärkeimpien asiantuntijoiden on oltava käytettävissä;
f)
hinnasto (tarjoaja täyttää);
g)
tarjouslomake;
h)
sopimuslomake;
i)
lomakkeet pankin tai muun vastaavan laitoksen myöntämää ennakkomaksuja koskevaa vakuutta varten.
Ensimmäisen alakohdan h alakohtaa ei sovelleta silloin, kun mallisopimusta ei asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa voida käyttää.
3. Tavarahankinnoissa tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä seuraavat tiedot:
a)
tarjoajia koskevat ohjeet, joissa on ilmoitettava
i)
valinta- ja ratkaisuperusteet;
ii)
onko mahdollista tarjota erilaisia vaihtoehtoja;
iii)
tarjouksessa käytettävä valuutta;
b)
tavarahankintoihin sovellettavat yleiset ehdot;
c)
erityisehdot, joissa täsmennetään ja täydennetään yleisiä ehtoja tai esitetään niitä koskevia poikkeuksia;
d)
tekninen liite, joka sisältää mahdolliset suunnitelmat, tekniset eritelmät ja sopimuksen täytäntöönpanoa koskevan ohjeellisen aikataulun;
e)
hinnasto (tarjoaja täyttää) ja hintaerittely;
f)
tarjouslomake;
g)
sopimuslomake;
h)
lomake seuraavia pankin tai muun vastaavan laitoksen myöntämiä vakuuksia varten:
i)
tarjousvakuus;
ii)
ennakkomaksuja koskeva vakuus;
iii)
suoritustakuu.
Ensimmäisen alakohdan g alakohtaa ei sovelleta silloin, kun mallisopimusta ei asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa voida käyttää.
4. Urakkasopimuksissa tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä seuraavat tiedot:
a)
tarjoajia koskevat ohjeet, joissa on ilmoitettava
i)
valinta- ja ratkaisuperusteet;
ii)
onko mahdollista tarjota erilaisia vaihtoehtoja;
iii)
tarjouksessa käytettävä valuutta;
b)
yleiset urakkaehdot;
c)
erityisehdot, joissa täsmennetään ja täydennetään yleisiä ehtoja tai esitetään niitä koskevia poikkeuksia;
d)
tekniset liitteet, jotka sisältävät suunnitelmat, tekniset eritelmät ja sopimuksen täytäntöönpanoa koskevan ohjeellisen aikataulun;
e)
hinnasto (tarjoaja täyttää) ja hintaerittely;
f)
tarjouslomake;
g)
sopimuslomake;
h)
lomake seuraavia pankin tai muun vastaavan laitoksen myöntämiä vakuuksia varten:
i)
tarjousvakuus;
ii)
ennakkomaksuja koskeva vakuus;
iii)
suoritustakuu.
Ensimmäisen alakohdan g alakohtaa ei sovelleta silloin, kun mallisopimusta ei asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa voida käyttää.
5. Siltä osin kuin 2 kohdan d alakohdassa, 3 kohdan c alakohdassa ja 4 kohdan c alakohdassa tarkoitetut erityisehdot ja yleiset ehdot ovat ristiriidassa keskenään, noudatetaan erityisehtoja.
6. Jos hankintaviranomaiset vaativat esitettäväksi riippumattomien elinten antamia sertifikaatteja siitä, että taloudellinen toimija täyttää tiettyjen laadunvarmistusstandardien vaatimukset, sertifikaateissa on viitattava alan eurooppalaisten tai soveltuvin osin kansainvälisten standardien mukaisiin laadunvarmistusjärjestelmiin, jotka eurooppalaisia tai kansainvälisiä sertifiointistandardeja noudattavat elimet ovat sertifioineet. Hankintaviranomaisten on hyväksyttävä myös muut taloudellisten toimijoiden toimittamat todisteet vastaavista laadunvarmistustoimenpiteistä.
274 artikla
Vakuudet
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Poiketen siitä, mitä 163 artiklassa säädetään, etukäteen annettavat vakuudet ovat euromääräisiä tai vakuuden kattamassa sopimuksessa määrätyn rahan määräisiä.
2. Tavarahankinta- ja urakkasopimuksissa hankintaviranomainen voi vaatia tässä luvussa tarkoitetun tarjousvakuuden, jonka arvo on 1-2 prosenttia sopimuksen kokonaisarvosta. Vakuuden on oltava 163 artiklan säännösten mukainen. Vakuus vapautetaan sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Vakuus pidätetään, jos määräpäivään mennessä jätetty tarjous vedetään myöhemmin takaisin.
3. Hankintaviranomainen voi edellyttää, että annetaan suoritustakuu; takuun määrä on vahvistettu tarjouspyyntöasiakirjoissa ja se on 5-10 prosenttia tavarahankinnan tai urakan kokonaisarvosta. Suoritustakuun suuruus ratkaistaan sopimuslajin ja sopimuksen arvon kaltaisin objektiivisin perustein.
Suoritustakuu on kuitenkin pakollinen, jos seuraavat kynnysarvot ylitetään:
a)
345 000 euroa urakoiden osalta,
b)
150 000 euroa tavarahankintojen osalta.
Takuun voimassaolo lakkaa aikaisintaan tavarahankintojen ja urakoiden lopullisen vastaanottamisen yhteydessä. Jos sopimus täytetään puutteellisesti, koko takuu pidätetään.
275 artikla
Menettelyjen määräajat
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Tarjoukset on toimitettava hankintaviranomaiselle tarjouspyynnössä ilmoitettuun osoitteeseen ja siinä ilmoitettuun päivään ja kellonaikaan mennessä. Hankintaviranomaisen on asetettava tarjousten ja osallistumishakemusten vastaanottamiselle riittävän pitkät määräajat, jotta asianomaisille jää kohtuullisesti ja sopivasti aikaa tarjousten laatimiseen ja jättämiseen.
Palveluhankinnoissa tarjousten vastaanottamiselle asetettava vähimmäismääräaika on 50 päivää tarjouspyyntökirjeen lähetyspäivästä. Kiireellisissä tapauksissa voidaan kuitenkin asettaa myös muunlaisia määräaikoja.
2. Tarjoajat voivat esittää kysymyksiä kirjallisesti ennen tarjousten tekemiselle asetetun määräajan päättymistä. Hankintaviranomainen vastaa tarjoajien kysymyksiin ennen tarjousten tekemiselle asetetun määräajan päättymistä.
3. Rajoitetuissa kansainvälisissä menettelyissä vähimmäismääräaika osallistumishakemusten vastaanottamiselle on 30 päivää hankintailmoituksen julkaisupäivästä. Tarjousten vastaanottamiselle asetettava vähimmäismääräaika on 50 päivää tarjouspyyntökirjeen lähetyspäivästä. Tietyissä poikkeustapauksissa voidaan kuitenkin asettaa myös muunlaisia määräaikoja.
4. Avoimissa kansainvälisissä menettelyissä vähimmäismääräaika tarjousten vastaanottamiselle on hankintailmoituksen lähetyspäivästä laskettuna
a)
90 päivää urakoiden osalta;
b)
60 päivää tavarahankintojen osalta.
Tietyissä poikkeustapauksissa voidaan kuitenkin asettaa myös muunlaisia määräaikoja.
5. Paikallisesti ilmoitettavissa avoimissa menettelyissä vähimmäismääräaika tarjousten vastaanottamiselle on hankintailmoituksen julkaisupäivästä laskettuna
a)
60 päivää urakoiden osalta;
b)
30 päivää tavarahankintojen osalta.
Tietyissä poikkeustapauksissa voidaan kuitenkin asettaa myös muunlaisia määräaikoja.
6. Edellä 265 artiklan 1 kohdan b alakohdassa, 267 artiklan 1 kohdan c alakohdassa ja 269 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetussa kilpailuun perustuvassa neuvottelumenettelyssä valituille ehdokkaille asetettava vähimmäismääräaika on 30 päivää tarjouspyyntökirjeen lähettämisestä.
7. Edellä 1-6 kohdassa säädetyt määräajat ilmaistaan kalenteripäivinä.
276 artikla
Arviointikomitea
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Kaikki tarjouskilpailun mukaiset osallistumishakemukset ja tarjoukset arvioi ja asettaa paremmuusjärjestykseen arviointikomitea etukäteen ilmoitettujen poissulkemis-, valinta- ja ratkaisuperusteiden mukaisesti. Arviointikomiteaan kuuluu pariton määrä jäseniä - vähintään kolme henkilöä - joilla on oltava tarjousten arvioinnin edellyttämä tekninen ja hallinnollinen asiantuntemus.
2. Jos hankintaviranomaisena ei ole komissio, se voi pyytää jäljennöksiä tarjouspyyntöasiakirjoista, tarjouksista, tarjousten arvioinneista ja allekirjoitetuista sopimuksista. Se voi myös osallistua tarkkailijana tarjousten avaamis- ja arviointitilaisuuteen.
3. Tarjoukset, joista puuttuu tarjouspyyntöasiakirjoissa vaadittuja olennaisia osia tai jotka eivät täytä niissä asetettuja erityisvaatimuksia, hylätään.
Arviointikomitea tai hankintaviranomainen voi kuitenkin pyytää ehdokasta tai tarjoajaa täydentämään tai selventämään toimittamiaan poissulkemis-, valinta- ja ratkaisuperusteisiin liittyviä asiakirjatodisteita asettamassaan määräajassa tasapuolisen kohtelun periaatteen mukaisesti.
4. Edellä 151 artiklassa tarkoitettujen hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisten tarjousten osalta komitea pyytää täsmennyksiä olennaisiksi katsomistaan tarjouksen osista.
5. Arviointikomitean perustamisvelvollisuudesta voidaan luopua silloin kun hankinnan arvo on enintään 20 000 euroa.
IV LUKU
Avustukset
277 artikla
Täysimääräinen rahoittaminen
(Varainhoitoasetuksen 192 artikla)
Yhteisrahoitusvelvollisuuteen tehtävät poikkeukset on perusteltava myöntämispäätöksissä.
III OSASTO
UNIONIN VIRASTOT
278 artikla
Unionin virastot ja uusien virastojen perustaminen
(Varainhoitoasetuksen 195 artikla)
Varainhoitoasetuksen 195 artiklassa tarkoitetut virastot ovat seuraavat:
a)
julkaisutoimisto;
b)
Euroopan petostentorjuntavirasto;
c)
Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto ja hallinnollisesti sen yhteydessä toimiva Euroopan unionin henkilöstökoulutuskeskus;
d)
henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimisto;
e)
Brysselin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimisto ja Luxemburgin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimisto.
Yksi tai useampi toimielin voi perustaa lisää virastoja, jos ne voidaan perustella kustannus-hyötyanalyysillä ja jos niillä voidaan taata unionin toiminnan näkyvyys.
279 artikla
Toimivaltuuksien siirtäminen toimielinten yhteisille unionin virastoille
(Varainhoitoasetuksen 195 ja 199 artikla)
Kukin toimielin vastaa talousarviositoumuksista. Toimielimet voivat siirtää asianomaisen toimielinten yhteisen unionin viraston johtajalle toimivaltuudet toteuttaa kaikki talousarviositoumuksen tekemisen jälkeiset toimet, kuten oikeudelliset sitoumukset, menojen vahvistamisen, maksujen hyväksymisen ja tulojen toteuttamisen; toimielimet asettavat tämän toimivaltuuksien siirtämisen rajat ja ehdot.
280 artikla
Julkaisutoimistoa koskevat erityissäännöt
(Varainhoitoasetuksen 195 ja 199 artikla)
Kukin toimielin päättää julkaisupolitiikastaan julkaisutoimiston suhteen. Toimielin, joka on laatinut julkaisun, käyttää julkaisujen myynnistä saadut nettotulot käyttötarkoitukseensa sidottuina tuloina varainhoitoasetuksen 21 artiklan mukaisesti.
281 artikla
Joidenkin tehtävien siirtäminen tilinpitäjän toimesta
(Varainhoitoasetuksen 196 artikla)
Komission tilinpitäjä voi viraston johtokunnan esityksestä siirtää joitakin tulojen kantoon ja asianomaisen viraston itse suorittamien menojen maksuun liittyviä tehtäviään mainitun viraston työntekijälle.
282 artikla
Kassavarat - pankkitilit
(Varainhoitoasetuksen 196 artikla)
Komissio voi avata toimielinten yhteisen viraston johtokunnan esityksestä viraston puolesta ja sen kassatarpeita varten pankki- tai postisiirtotilejä. Kassan vuosisaldo täsmäytetään, tarkistetaan ja hyväksytään viraston ja komission välillä varainhoitovuoden lopussa.
IV OSASTO
HALLINTOMÄÄRÄRAHAT
283 artikla
Yleiset säännökset
(Varainhoitoasetuksen 201 artikla)
Tässä osastossa käsiteltävät hallintomäärärahat määritellään varainhoitoasetuksen 41 artiklassa.
Useiden osastojen sisältämiä samantyyppisiä hallintomäärärahoja vastaavat ja kokonaissitoumuksina hallinnoidut talousarviositoumukset voidaan kirjata kerralla talousarviokirjanpitoon 25 artiklassa vahvistettua menolajin mukaista luokittelua noudattaen.
Niitä vastaavat menot kirjataan kunkin osaston budjettikohtiin samalla tavalla jaoteltuina kuin määrärahat.
284 artikla
Vuokravakuudet
(Varainhoitoasetuksen 201 artikla)
Toimielinten tarjoamat vuokravakuudet ovat pankkivakuuksia tai toimielimen ja vuokranantajan nimissä pankin sulkutilille tehtyjä talletuksia, jotka riittävästi perusteltuja tapauksia lukuun ottamatta ovat euromääräisiä.
Jos kolmansissa maissa ei voida käyttää mitään näistä vuokravakuuksista, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi hyväksyä muunlaisia vakuuksia, jos ne turvaavat unionin taloudellisten etujen samantasoisen suojan.
285 artikla
Henkilöstölle ja toimielinten jäsenille maksettavat palkkaennakot
(Varainhoitoasetuksen 201 artikla)
Henkilöstölle ja toimielinten jäsenille voidaan maksaa henkilöstösäännöissä säädetyin edellytyksin palkkaennakkoa.
286 artikla
Kiinteistöhankkeet
(Varainhoitoasetuksen 203 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 203 artiklan 3 kohdan a alakohdassa tarkoitetut menot kattavat kiinteistöjen varusteluun liittyvät kustannukset. Niihin ei sisälly hoitovastike.
2. Varainhoitoasetuksen 203 artiklan 4 kohdassa tarkoitettua varhaista ilmoittamista ja varainhoitoasetuksen 203 artiklan 5 kohdassa tarkoitettua ennakkohyväksyntää ei sovelleta veloituksetta tai symboliseen hintaan tapahtuvaan maan hankintaan.
3. Varainhoitoasetuksen 203 artiklan 3-7 artiklassa tarkoitettua varhaista ilmoittamista ja ennakkohyväksyntää ei sovelleta asuinkiinteistöihin. Euroopan parlamentti ja neuvosto voivat pyytää asianomaiselta toimielimeltä mitä tahansa asuinkiinteistöihin liittyviä tietoja.
4. Poikkeustapauksissa tai kiireellisissä poliittisissa tilanteissa varainhoitoasetuksen 203 artiklan 4 kohdassa tarkoitetut varhaisessa vaiheessa ilmoitettavat tiedot unionin kolmansissa maissa oleviin edustustoihin tai virastoihin liittyvistä kiinteistöhankkeista voidaan toimittaa yhdessä varainhoitoasetuksen 203 artiklan 5 kohdan mukaisten kiinteistöhankkeita koskevien tietojen kanssa. Näissä tapauksissa varhainen ilmoittaminen ja ennakkohyväksyntä toteutetaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
5. Varainhoitoasetuksen 203 artiklan 5 ja 6 kohdassa tarkoitettua ennakkohyväksyntää ei sovelleta kiinteistöhankkeiden tarkkojen kustannusten ja rahoituksen arviointiin tarvittaviin alustaviin sopimuksiin tai selvityksiin.
6. Varainhoitoasetuksen 203 artiklan 7 kohdan ii, iii ja iv alakohdassa esitetyt 750 000 euron tai 3 000 000 euron kynnysarvot sisältävät kiinteistön varusteluun liittyvät kustannukset. Vuokra- ja käyttöoikeussopimusten osalta kynnysarvoissa otetaan huomioon kiinteistön varusteluun liittyvät kustannukset, mutta ei muita kustannuksia.
7. Komissio antaa vuoden kuluttua varainhoitoasetuksen soveltamisen alkamispäivästä kertomuksen varainhoitoasetuksen 203 artiklan 3-8 kohdassa tarkoitettujen menettelyjen soveltamisesta.
V OSASTO
ASIANTUNTIJAT
287 artikla
Palkatut ulkopuoliset asiantuntijat
(Varainhoitoasetuksen 204 artikla)
1. Tehtäviin, joiden arvo on pienempi kuin 170 artiklan 1 kohdassa säädetyt kynnysarvot, voidaan valita palkattuja ulkopuolisia asiantuntijoita 2 kohdassa säädettyä menettelyä noudattaen.
2. Tätä varten julkaistaan kiinnostuksenilmaisupyyntö Euroopan unionin virallisessa lehdessä tai, jos on tarpeen varmistaa mahdollisimman laaja levitys mahdollisten ehdokkaiden keskuudessa, asianomaisen toimielimen internetsivustolla.
Kiinnostuksenilmaisupyynnössä on oltava tehtävänkuvaus, tiedot tehtävien kestosta sekä korvauksen ehdot. Ehdot voivat perustua yksikköhintoihin.
Kiinnostuksenilmaisupyynnön perusteella laaditaan luettelo asiantuntijoista. Luettelo on voimassa enintään viisi vuotta sen julkistamisesta tai tehtäviin liittyvän monivuotisen ohjelman keston ajan.
3. Asiasta kiinnostuneet luonnolliset henkilöt voivat ilmoittautua ehdokkaiksi milloin tahansa luettelon voimassaoloaikana lukuun ottamatta sen kolmea viimeistä voimassaolokuukautta. Palkattuja ulkopuolisia asiantuntijoita ei valita suorittamaan varainhoitoasetuksen 204 artiklassa tarkoitettuja tehtäviä, jos he ovat jossakin varainhoitoasetuksen 106 tai 107 artiklassa tarkoitetuista poissulkemiseen johtavista tilanteista.
4. Yhteydenpito valittuihin asiantuntijoihin, esimerkiksi sopimusten tekeminen ja mahdolliset sopimusmuutokset, tapahtuu toimielimen perustamien sähköisten tietojenvaihtojärjestelmien kautta.
Järjestelmien on täytettävä seuraavat vaatimukset:
a)
vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy järjestelmään ja sen kautta lähetettyihin asiakirjoihin;
b)
vain valtuutetut henkilöt voivat sähköisesti allekirjoittaa tai siirtää asiakirjan järjestelmän kautta;
c)
valtuutetut henkilöt on tunnistettava vakiintunein keinoin järjestelmän kautta;
d)
sähköisen tapahtuman aika ja päivämäärä on ilmoitettava tarkasti;
e)
asiakirjojen eheyden on säilyttävä;
f)
asiakirjojen saatavuuden on säilyttävä;
g)
tarvittaessa asiakirjojen luottamuksellisuuden on säilyttävä;
h)
henkilötietojen suoja on varmistettava asetuksen (EY) N:o 45/2001 vaatimusten mukaisesti.
Tällaisen järjestelmän kautta lähetettyihin tai vastaanotettuihin tietoihin liitetään oikeusolettama, jonka mukaan tiedot ovat eheät ja järjestelmässä ilmoitettu tietojen lähetys- tai vastaanottopäivä ja -aika pitävät paikkansa.
Järjestelmän kautta lähetetyn tai tiedoksiannetun asiakirjan katsotaan vastaavan paperiasiakirjaa, se on hyväksyttävä todisteeksi oikeudellisissa menettelyissä, se katsotaan alkuperäiseksi asiakirjaksi ja siihen liitetään oikeusolettama, jonka mukaan se on aito ja eheä edellyttäen, että se ei sisällä dynaamisia piirteitä, jotka voisivat automaattisesti muuttaa sitä.
Toisen alakohdan b alakohdassa tarkoitetuilla sähköisillä allekirjoituksilla on samanlaiset oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetuilla allekirjoituksilla.
5. Asiantuntijaluettelo ja tehtäväkuvaus julkaistaan vuosittain. Korvaus on julkistettava, jos se on enemmän kuin 15 000 euroa tehtävää kohti.
6. Edellä olevaa 5 kohtaa ei sovelleta, jos julkaiseminen saattaisi uhata asianomaisten henkilöiden oikeuksia ja vapauksia sellaisina kuin ne ovat suojattuina Euroopan unionin perusoikeuskirjassa, tai jos se saattaisi vahingoittaa asiantuntijoiden kaupallisia etuja.
KOLMAS OSA
LOPPU- JA SIIRTYMÄSÄÄNNÖKSET
288 artikla
Siirtymäsäännökset
Asetuksen (EY, Euratom) N:o 2342/2002 35-43 artiklaa sovelletaan edelleen sitoumuksiin, jotka on tehty viimeistään 31 päivänä joulukuuta 2013. Tämän asetuksen 33-44 artiklaa sovelletaan sitoumuksiin, jotka tehdään 1 päivästä tammikuuta 2014 alkaen.
Asetuksen (EY, Euratom) N:o 2342/2002 ensimmäisen osan VI osastoa voidaan soveltaa viimeistään 31 päivänä joulukuuta 2013 allekirjoitettuihin avustussopimuksiin ja tiedoksi annettuihin avustuspäätöksiin vuoden 2012 talousarvion mukaisten kokonaissitoumusten puitteissa, jos toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä niin päättää, ottaen asianmukaisesti huomioon yhdenvertaisen kohtelun ja avoimuuden periaatteet.
289 artikla
Kumoaminen
Kumotaan asetus (EY, Euratom) N:o 2342/2002.
Viittauksia kumottuun asetukseen pidetään viittauksina tähän asetukseen liitteessä olevan vastaavuustaulukon mukaisesti.
290 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan seuraavana päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Sitä sovelletaan 1 päivästä tammikuuta 2013.
Tämän asetuksen 216-226 artiklaa sovelletaan kuitenkin 1 päivästä tammikuuta 2014.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 29 päivänä lokakuuta 2012.