ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 532/2014 НА КОМИСИЯТА
от 13 март 2014 година
за допълнение на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица
ЕВРОПЕЙСКАТA КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграфи 8 и 9, член 34, параграфи 7 и 8 и член 55, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент (ЕС) № 223/2014 се дава възможност на Комисията да приема делегирани актове за допълване на несъществени елементи в него по отношение на Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (ФЕПЛ).
(2)
По силата на Регламент (ЕС) № 223/2014 от управляващия орган се изисква да създаде система за записване и съхраняване в електронна форма на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверката и одита, включително - по отношение на оперативните програми за социално приобщаване на най-нуждаещите се лица (ОП II) - на данни за отделните участници. Поради това е необходимо да се състави списък на данните, които трябва да се записват и съхраняват в тази система.
(3)
Някои данни са от значение за определени типове операции или само за един от видове оперативни програми; поради това следва да се уточни приложимостта на изискванията относно данните. С Регламент (ЕС) № 223/2014 се определят специфични изисквания за записване и съхранение на данни за отделните участници в операциите, подпомагани от ОП II, които е необходимо да бъдат взети предвид.
(4)
При съставянето на списъка на данните следва да се вземат предвид изискванията за докладване, установени по силата на Регламент (ЕС) № 223/2014, за да се гарантира, че данните, необходими за финансовото управление и мониторинга, включително данните, необходими за изготвянето на заявления за плащане, финансови отчети и доклади за изпълнението, са налични за всяка операция във форма, която позволява лесно обобщаване и равняване. При съставянето на списъка следва да се вземе предвид, че за ефективното финансово управление на операциите и за изпълнението на изискването за публикуване на основна информация относно операциите са необходими някои основни съхранявани в електронна форма данни за операциите. За ефективното планиране и извършване на проверките и одитната дейност са необходими и някои други данни.
(5)
Списъкът на данните, които трябва да се записват и съхраняват, не трябва да предпоставя техническите характеристики или структурата на компютризираните системи, създадени от управляващите органи, и не предопределя формата на записваните и съхраняваните данни, освен ако това изрично не е посочено в настоящия регламент. Той също така не трябва да предпоставя средствата, чрез които данните се въвеждат или генерират в рамките на системата; в някои случаи по отношение на данните, включени в списъка, може да се окаже необходимо въвеждането на няколко стойности. При все това е необходимо да се установят определени правила относно естеството на тези данни, за да се гарантира, че управляващият орган може да изпълнява отговорностите си във връзка с мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверките и одита, включително когато това изисква обработването на данни за отделните участници.
(6)
За да се осигури възможността за проверяване и одитиране на разходите, извършвани по оперативните програми, е необходимо да се определят критериите, на които следва да отговаря одитната следа, за да бъде счетена за подходяща.
(7)
Във връзка с одитната дейност по реда на Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се предвиди, че Комисията и държавите членки следва да предотвратяват разкриването или получаването на достъп до лични данни без разрешение, и да се определи за какви цели Комисията и държавите членки имат право да обработват такива данни.
(8)
Одитният орган отговаря за одитите на операциите. За да се гарантира, че обхватът и ефективността на тези одити са подходящи, както и че те се извършват по едни и същи стандарти във всички държави членки, е необходимо да се определят изискванията, на които следва да отговарят тези одити.
(9)
Необходимо е подробно да се определят основните правила за формирането на извадки от операциите за одитиране, които одитният орган следва да съблюдава при установяването или одобряването на метода за формиране на извадките, включително определянето на статистическата единица, някои технически критерии, които трябва да се използват за извадката, и - при нужда - факторите, които трябва да бъдат взети под внимание при формиране на допълнителни извадки.
(10)
Одитният орган следва да изготви одитно становище, обхващащо отчетите по Регламент (ЕС) № 223/2014. За да се гарантира, че обхватът и съдържанието на одитите на отчети са подходящи, както и че те се извършват по едни и същи стандарти във всички държави членки, е необходимо да се определят изискванията, на които следва да отговарят тези одити.
(11)
За да се гарантират правната сигурност и еднаквото третиране на всички държави членки при налагането на финансови корекции в съответствие с принципа на пропорционалността, е необходимо да се определят критериите за установяване на сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол, основните видове такива недостатъци, критериите за определяне на размера на приложимата финансова корекция и критериите за налагане на екстраполирани финансови корекции или финансови корекции с единни ставки.
(12)
За да се създадат условия за своевременното прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки, той следва да влезе в сила на следващия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се установяват следните разпоредби за допълнение на Регламент (ЕС) № 223/2014:
а)
правилата за определяне на данните, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма в рамките на системата за мониторинг, създадена от управляващия орган;
б)
подробните минимални изисквания за одитната следа по отношение на счетоводните регистри, които трябва да се водят, и разходооправдателните документи, които трябва да се съхраняват на равнището на сертифициращия орган, управляващия орган, междинните звена и бенефициерите;
в)
обхвата и съдържанието на одитите на операциите и одитите на отчетите, както и методиката за формиране на извадката от операции;
г)
подробните правила за използването на данните, които се събират по време на одитите, извършвани от длъжностни лица на Комисията или от упълномощени представители на Комисията;
д)
подробните правила относно критериите за установяване на сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол, включително основните видове такива недостатъци, критериите за определяне на размера на приложимата финансова корекция и критериите за прилагане на единни ставки или екстраполирани финансови корекции.
ГЛАВА II
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА СИСТЕМИТЕ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ
Член 2
Данни, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма
(член 32, параграф 8 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Данните, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма за всяка операция в рамките на системата за мониторинг, установена по член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, са посочени в приложение I към настоящия регламент.
2. За всяка операция се записват и съхраняват съответните данни, включително - за операции, подпомагани от ОП II - данни за отделните участници, с разпределение по пол, когато това е приложимо, за да се осигури възможност за обобщаване, когато това е необходимо за целите на мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверките и одита. Тези данни също така трябва да позволяват обобщаването им чрез натрупване за целия програмен период.
Член 3
Подробни минимални изисквания за одитната следа
(член 32, параграф 9 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Подробните минимални изисквания за одитната следа по отношение на счетоводните регистри, които трябва да се водят, и разходооправдателните документи, които трябва да се съхраняват, са следните:
а)
одитната следа следва да дава възможност да се провери прилагането на критериите за подбор, установени в оперативната програма (ОП I) за храни и/или основно материално подпомагане или от мониторинговия комитет за OП II;
б)
по отношение на безвъзмездните средства по член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014 одитната следа осигурява възможност за равняване на сертифицираните пред Комисията обобщени суми с подробните данни от счетоводните регистри и разходооправдателните документи, с които разполагат сертифициращият орган, управляващият орган, междинните звена и бенефициерите по отношение на операциите, съфинансирани по оперативната програма;
в)
по отношение на безвъзмездните средства по член 25, параграф 1, букви б) и в) одитната следа осигурява възможност за равняване на сертифицираните пред Комисията обобщени суми с подробните данни относно крайните продукти или резултатите и с разходооправдателните документи, с които разполагат сертифициращият орган, управляващият орган, междинните звена и бенефициерите, в т.ч. в съответните случаи - документи относно метода за определяне на стандартните таблици на единичните разходи и еднократните суми, по отношение на операциите, съфинансирани по оперативната програма;
г)
по отношение на разходите, определени по реда на член 25, параграф 1, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, чрез одитната следа се показва и обосновава методът на изчисление (в съответните случаи) и базата, въз основа на която са били определени единните ставки и допустимите преки разходи или разходите, декларирани съгласно други избрани категории, за които се прилага единната ставка;
д)
във връзка с разходи, определени по реда на член 26, параграф 2, букви б), в) и д) и на член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитната следа осигурява възможност за обосноваване на допустимите преки разходи или разходите, декларирани съгласно други категории разходи, за които се прилага единната ставка;
е)
одитната следа осигурява възможност за проверка на плащането на публичните средства към бенефициера;
ж)
за всяка операция според случая одитната следа включва техническата спецификация и плана за финансиране, документите, свързани с одобряването на отпускането на безвъзмездните средства, документите, свързани с процедурите за възлагане на обществени поръчки, както и отчетите на бенефициера и докладите относно извършените проверки и одити;
з)
одитната следа включва информация за проверките и одитите на управлението, извършени във връзка с операцията;
и)
одитната следа осигурява възможност за равняването на данните за показателите за крайните продукти по операцията с отчетените данни и резултати и, при възможност, с целите по програмата.
За разходите по букви в) и г) одитната следа осигурява възможност да се провери съответствието на използвания от управляващия орган метод на изчисление с член 25, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
2. Управляващият орган гарантира, че се води регистър, в който се вписват идентификационните данни и адресите на организациите, съхраняващи всички разходооправдателни документи, необходими за осигуряването на одитна следа, отговаряща на всички минимални изисквания по параграф 1.
Член 4
Използване на данните, които се събират по време на одитите, извършвани от длъжностни лица на Комисията или от упълномощени представители на Комисията
(член 34, параграф 8 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Комисията взема всички необходими мерки, за да предотврати разкриването или получаването на достъп без разрешение до лични данни, събирани от нея по време на одитите.
2. Комисията използва данните, които събира по време на одитите си, единствено с цел изпълнение на своите задължения по член 36 от Регламент (ЕС) № 223/2014. Европейската сметна палата и Европейската служба за борба с измамите имат достъп до събираните данни.
3. Събираните данни не се изпращат на други лица освен на лица в държавите членки или в рамките на институциите на Съюза, чиито задължения изискват те да имат достъп до тях в съответствие с приложимите разпоредби без изричното съгласие на държавата членка, която предоставя данните.
Член 5
Одити на операции
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одити на операциите се извършват за всяка счетоводна година въз основа на извадка от операциите, която се формира по метод, установен или одобрен от одитния орган в съответствие с член 6 от настоящия регламент.
2. Одитите на операциите се извършват въз основа на разходооправдателните документи, съставляващи одитната следа, и чрез тях се проверяват законосъобразността и редовността на декларираните пред Комисията разходи, включително следните аспекти:
а)
дали операцията е била избрана съгласно критериите за подбор за оперативната програма, дали не е била физически приключена или изцяло изпълнена, преди бенефициерът да представи заявлението за финансиране по оперативната програма, дали е била изпълнена в съответствие с решението за одобрение и дали са изпълнени приложимите към момента на одита условия по отношение на функционалността, предназначението и преследваните цели;
б)
дали разходите, декларирани пред Комисията, съответстват на счетоводните регистри и дали изискваните разходооправдателни документи показват наличието на подходяща одитна следа съгласно посоченото в член 3 от настоящия регламент;
в)
за декларираните пред Комисията разходи, определени по реда на член 25, параграф 1, букви б) и в) - дали са били постигнати крайните продукти и резултатите, на които се основават плащанията за бенефициера, дали данните за участниците - според случая - или данните от другите регистри, свързани с крайните продукти и резултатите, съответстват на информацията, представена на Комисията, и дали изискваните разходооправдателни документи показват наличието на подходяща одитна следа съгласно посоченото в член 3 от настоящия регламент.
Чрез одитите се проверява също така дали публичните средства са били платени на бенефициера в съответствие с член 42, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
3. Одитите на операциите включват, когато това е приложимо, проверка на място на физическото изпълнение на операцията.
4. Чрез одитите на операциите се проверяват точността и пълнотата на съответните разходи, регистрирани от сертифициращия орган в неговата счетоводна система, и равнението на одитната следа на всички равнища.
5. Когато е видно, че установените проблеми са от системен характер и следователно създават риск за други операции по оперативната програма, одитният орган взема мерки за извършването на допълнителен преглед, включително на допълнителни одити при необходимост, за да установи мащаба на тези проблеми, и отправя препоръки за необходимите коригиращи действия.
6. Само разходите, попадащи в обхвата на извършен по реда на параграф 1 одит, се включват в общия размер на одитираните разходи при докладването пред Комисията за годишното покритие. За тези цели се използва образецът за контролния доклад, изготвен по силата на член 34, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 6
Методика за формиране на извадката от операции
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одитният орган установява метода за формиране на извадката (т.е. метода за подбор на единиците в извадката) в съответствие с посочените в настоящия член изисквания, като взема под внимание международно приетите одитни стандарти - одитните стандарти на Международната организация на върховните одитни институции (INTOSAI), Международната федерация на счетоводителите (IFAC) или Института на вътрешните одитори (IIA).
2. Като допълнение към разясненията, включени в стратегията за одитите, одитният орган води регистър на документацията и извършените професионални преценки, използвани за установяване на методите за формиране на извадките, които обхващат етапите на планиране, подбор, проверка и оценяване, за да се докаже, че установеният метод е подходящ.
3. Извадката трябва да бъде представителна за съвкупността, от която е формирана, за да се осигури възможност за одитния орган да изготви валидно одитно становище в съответствие с член 34, параграф 5, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014. Съвкупността се състои от разходите по дадена оперативна програма, които са включени в заявленията за плащане, подадени до Комисията по реда на член 41 от Регламент (ЕС) № 223/2014 за дадена счетоводна година. Извадката може да бъде формирана през счетоводната година или след изтичането ѝ.
4. За прилагането на член 34, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014 даден метод на формиране на извадка е статистически, когато с него се осигурява следното:
i)
случаен подбор на единиците в извадката;
ii)
използване на теорията на вероятностите за оценяване на резултатите от извадката, в т.ч. измерване и контрол на риска от грешка на представителността, както и на планираната и постигнатата точност.
5. Методът за формиране на извадката гарантира случайния подбор на всяка единица от съвкупността чрез използването на случайни числа, генерирани за всяка единица от съвкупността, за да се подберат единиците в извадката, или чрез систематичен подбор, като се използва отправна точка, избрана на случаен принцип, и след това се прилага подборна крачка за избирането на останалите единици.
6. Статистическата единица се определя от одитния орган въз основа на професионална преценка. Статистическата единица може да бъде операция, проект в рамките на дадена операция или искане за плащане от бенефициер. Информацията относно определената статистическа единица и професионалната преценка, използвана за тази цел, се включва в контролния доклад.
7. Когато свързаните с дадена статистическа единица общи разходи за счетоводната година са отрицателна величина, те се изключват от съвкупността по горния параграф 3 и се одитират отделно. Одитният орган може да формира извадка и от тази отделна съвкупност.
8. Когато се прилагат условията за пропорционалния контрол по член 58, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитният орган може да изключи единиците по посочения член от съвкупността, от която се формира извадка. Ако съответната операция вече е била избрана в извадката, одитният орган я заменя чрез подходящ случаен подбор.
9. Одитират се всички декларирани пред Комисията разходи в извадката.
Когато избраните статистически единици са свързани с голям брой искания за плащане или фактури, одитният орган може да ги одитира чрез подизвадки, като подбира свързаните с тях искания за плащане или фактури, използвайки същите параметри за формирането на извадка, използвани за подбора на статистическите единици в основната извадка.
В този случай подходящите обеми на извадките се изчисляват в рамките на всяка статистическа единица, която трябва да бъде одитирана, и във всички случаи за всяка статистическа единица обемът е най-малко 30 искания за плащане или фактури.
10. Одитният орган може да приложи райониране, като раздели генералната съвкупност на подсъвкупности - райони, всеки от които представлява група от статистически единици, които притежават сходни характеристики, по-специално по отношение на риска или очаквания процент на грешките или когато генералната съвкупност включва операции, които са съставени от финансовите средства от дадена оперативна програма за единици с висока стойност.
11. Одитният орган оценява надеждността на системата като висока, средна или ниска, като взема под внимание резултатите от одитите на системите, за да определи техническите параметри за формирането на извадките, така че комбинираното ниво на увереност при одитите на системите и одитите на операциите да е високо. За система, оценена като система с висока надеждност, използваната гаранционна вероятност при формирането на извадка от операциите трябва да бъде най-малко 60 %. За система, оценена като система с ниска надеждност, използваната гаранционна вероятност при формирането на извадка от операциите трябва да бъде най-малко 90 %. Максималният праг на същественост трябва да бъде 2 % от разходите по параграф 3.
12. Когато бъдат открити нередности или риск от нередности, одитният орган решава въз основа на професионална преценка дали е необходимо да одитира чрез допълнителна извадка още операции или части от операции, които не са били одитирани чрез случайната извадка, за да се отчетат установените специфични рискови фактори.
13. Одитният орган анализира резултатите от одитите на допълнителната извадка отделно, изготвя заключения въз основа на тези резултати и ги съобщава на Комисията чрез годишния контролен доклад. Откритите в допълнителната извадка нередности не се включват в изчисляването на прогнозираната стохастична грешка на случайната извадка.
14. Въз основа на резултатите от одитите на операциите за целите на одитното становище и контролния доклад по член 34, параграф 5, букви а) и б) от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитният орган изчислява общия процент на грешките, който е сборът от прогнозираните стохастични грешки и в съответните случаи системните грешки и некоригираните необичайни грешки, разделен на обема на съвкупността.
Член 7
Одити на отчетите
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одитите на отчетите по член 49, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014 се извършват от одитния орган за всяка счетоводна година.
2. Чрез одита на отчетите се осигурява достатъчна увереност относно пълнотата, точността и верността на сумите, декларирани в отчетите.
3. За целите на параграфи 1 и 2 одитният орган по-специално взема под внимание резултатите от одитите на системите, извършени по отношение на сертифициращия орган, и от одитите на операциите.
4. Одитът на системата включва проверка на надеждността на счетоводната система на сертифициращия орган и проверка чрез извадка на точността на разходите по отношение на отменените и възстановените суми, регистрирани в счетоводната система на сертифициращия орган.
5. За целите на одитното становище, за да направи заключение, че отчетите дават вярна и честна представа, по време на извършваната от него одитна дейност одитният орган проверява дали всички данни, изисквани по член 49 от Регламент (ЕС) № 223/2014, са правилно включени в отчетите и съответстват на счетоводните регистри, водени от всички съответни органи или организации или бенефициери. По-конкретно, одитният орган проверява следното въз основа на отчетите, които трябва да му бъдат представени от сертифициращия орган:
а)
дали общият размер на декларираните допустими публични разходи по член 49, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014, се равнява с разходите и съответните публични средства, включени в заявленията за плащане, подадени до Комисията за съответната счетоводна година, и - в случай на разлики - дали в отчетите са включени подходящи разяснения за разликите;
б)
дали отменените и възстановените през счетоводната година суми, сумите, които трябва да бъдат възстановени към края на счетоводната година, и неподлежащите на възстановяване суми, представени в отчетите, съответстват на сумите, регистрирани в счетоводните системи на сертифициращия орган, и се основават на решения от страна на отговорния управляващ орган или сертифициращ орган;
в)
дали определени разходи са били изключени от отчетите в съответните случаи по силата на член 49, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 223/2014 и дали всички изискани корекции са отразени в отчетите за съответната счетоводна година.
Проверките по букви б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
ГЛАВА III
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ФИНАНСОВОТО УПРАВЛЕНИЕ И ФИНАНСОВИТЕ КОРЕКЦИИ
Член 8
Критерии за определяне на сериозните недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол
(член 55, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Комисията извършва оценка на функционирането на системите за управление и контрол въз основа на всички налични резултати от одитите на системите, в т.ч. изпитванията на контролните функции, и от одитите на операциите.
Оценката обхваща условията за вътрешен контрол по програмата, дейностите по управление и контрол на управляващия и сертифициращия орган, мониторинга от страна на управляващия и сертифициращия орган и дейностите по контрол на одитния орган и се основава на проверка за спазването на ключовите изисквания, изложени в таблица 1 от приложение II.
Изпълнението на тези ключови изисквания се оценява въз основа на категориите по таблица 2 от приложение II.
2. Основните видове сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол са случаите, в които се преценява, че някое от ключовите изисквания по таблица 1, точки 2, 4, 5, 13, 15, 16 и 18 от приложение II или две или повече други ключови изисквания от таблица 1 от приложение II попадат в категория 3 или 4 от таблица 2 от приложение II.
Член 9
Критерии за прилагане на единни ставки или екстраполирани финансови корекции и критерии за определяне на размера на финансовата корекция
(член 55, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Финансови корекции се налагат за цяла оперативна програма или за част от нея, когато Комисията установи един или повече сериозни недостатъци във функционирането на системата за управление и контрол.
Независимо от първата алинея екстраполирани финансови корекции се налагат за цяла оперативна програма или за част от нея, когато Комисията установи системни нередности в представителна извадка от операции, като по този начин се осигурява възможност за по-точно количествено измерване на риска за бюджета на Съюза. В такъв случаи резултатите от проучването на представителната извадка се екстраполират върху останалата част от съвкупността, от която е била формирана извадката, с цел определяне на финансовата корекция.
2. Размерът на корекцията с единна ставка се определя чрез отчитане на следните елементи:
а)
относителното значение на сериозния недостатък или сериозните недостатъци в рамките на системата за управление и контрол като цяло;
б)
честотата и обхвата на сериозния недостатък или сериозните недостатъци;
в)
размера на риска от загуба за бюджета на Съюза.
3. Като се отчитат тези елементи, размерът на финансовата корекция се определя по следния начин:
а)
единна ставка на корекцията от 100 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол са толкова съществени, чести или широкоразпространени, че водят до пълна неизправност на системата, която излага на риск законосъобразността и редовността на всички съответни разходи;
б)
единна ставка на корекцията от 25 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол са толкова чести и широкоразпространени, че водят до изключително сериозна неизправност на системата, която излага на риск законосъобразността и редовността на много голям дял от съответните разходи;
в)
единна ставка на корекцията от 10 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол се дължат на непълно, неефективно или нередовно функциониране на системата, което излага на риск законосъобразността и редовността на голям дял от съответните разходи;
г)
единна ставка на корекцията от 5 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол се дължат на непоследователно функциониране на системата, което излага на риск законосъобразността и редовността на значителен дял от съответните разходи.
4. Когато налагането на корекция с единна ставка, определена по реда на параграф 3, би било непропорционално, размерът на корекцията се намалява.
5. Когато поради факта, че отговорните органи не са предприели подходящи корективни мерки след налагането на финансова корекция през дадена счетоводна година, същият сериозен недостатък или същите сериозни недостатъци бъдат установени в следваща счетоводна година, въз основа на продължаващото наличие на този недостатък или тези недостатъци корекцията може да бъде увеличена до размер, който не надвишава следващия предвиден по-висок размер.
Член 10
Настоящият регламент влиза в сила на следващия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 3 се прилага от 1 декември 2014 г., що се отнася до информацията относно регистрираните и съхранени данни, посочени в приложение I.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 13 март 2014 година.
KOMISSION DELEGOITU ASETUS (EU) N:o 532/2014,
annettu 13 päivänä maaliskuuta 2014,
vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahastosta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 223/2014 täydentämisestä
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahastosta 11 päivänä maaliskuuta 2014 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 223/2014 ja erityisesti sen 32 artiklan 8 kohdan, 32 artiklan 9 kohdan, 34 artiklan 7 ja 8 kohdan sekä 55 artiklan 4 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Asetuksella (EU) N:o 223/2014 (1) annetaan komissiolle mahdollisuus hyväksyä delegoituja säädöksiä, joilla täydennetään asetuksen muita kuin keskeisiä osia vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahaston osalta.
(2)
Asetuksessa (EU) N:o 223/2014 edellytetään, että hallintoviranomainen ottaa käyttöön tietokoneistetun tietojärjestelmän, jolla tallennetaan ja säilytetään seurantaa, arviointia, varainhoitoa, varmennuksia ja tarkastuksia varten tarvittavat tiedot kustakin toimesta, mukaan lukien tiedot toimien yksittäisistä osallistujista, siltä osin kuin on kyse sosiaalisen osallisuuden edistämistä koskevista vähävaraisimpien toimenpideohjelmista (toimenpideohjelma II). Tämän vuoksi on tarpeen laatia luettelo kyseiseen järjestelmään tallennettavista ja siinä säilytettävistä tiedoista.
(3)
Tietyillä tiedoilla on merkitystä tietyntyyppisten toimien tai vain yhdentyyppisen toimenpideohjelman kannalta; sen vuoksi olisi täsmennettävä tietovaatimusten sovellettavuus. Asetuksessa (EU) N:o 223/2014 asetetaan erityisvaatimuksia yksittäisiä osallistujia koskevien tietojen tallentamisesta ja säilyttämisestä toimenpideohjelmasta II tuetuissa toimissa, ja nämä erityisvaatimukset on otettava huomioon.
(4)
Tietoluettelossa olisi otettava huomioon asetuksessa (EU) N:o 223/2014 vahvistetut raportointivaatimukset, jotta voidaan varmistaa, että jokaisesta toimesta on saatavilla varainhoidossa ja seurannassa tarvittavat tiedot, mukaan lukien tiedot, jotka tarvitaan maksatushakemusten, tilitysten ja täytäntöönpanokertomusten laatimista varten sellaisessa muodossa, jossa tiedot on helppo yhdistää ja yhtenäistää. Luettelossa olisi otettava huomioon se, että tietyt tietokoneistetussa muodossa olevat toimia koskevat perustiedot ovat välttämättömiä toimien tehokkaan varainhoidon varmistamiseksi ja toimia koskevien perustietojen julkaisemista koskevan vaatimuksen täyttämiseksi. Tietyt muut tiedot ovat välttämättömiä varmennusten ja tarkastustyön tehokkaan suunnittelun ja toteutuksen kannalta.
(5)
Tallennettavista ja säilytettävistä tiedoista laadittava luettelo ei saisi vaikuttaa hallintoviranomaisten käyttöön ottamien tietokonejärjestelmien teknisiin ominaisuuksiin tai niiden rakenteeseen eikä määrätä ennalta tallennettavien ja säilytettävien tietojen formaattia, jollei tässä asetuksessa nimenomaisesti niin säädetä. Se ei myöskään saisi vaikuttaa tapaan, jolla tiedot syötetään järjestelmään tai jolla ne tuotetaan järjestelmässä; joissakin tapauksissa luettelossa olevat tiedot voivat edellyttää useampien arvojen syöttämistä järjestelmään. On kuitenkin tarpeen vahvistaa tietyt säännöt kyseisten tietojen luonteesta, jotta voidaan varmistaa, että hallintoviranomainen voi hoitaa seurantaan, arviointiin, varainhoitoon, varmennuksiin ja tarkastuksiin liittyvät vastuualueensa, myös silloin, kun tämä edellyttää yksittäisiä osallistujia koskevien tietojen käsittelyä.
(6)
Sen varmistamiseksi, että toimenpideohjelmien menoja voidaan valvoa ja tarkastaa, on tarpeen vahvistaa perusteet, jotka jäljitysketjun olisi täytettävä, jotta se voidaan katsoa asianmukaiseksi.
(7)
Asetuksen (EU) N:o 223/2014 nojalla tehtävän tarkastustyön osalta on tarpeen säätää, että komission ja jäsenvaltioiden olisi estettävä henkilötietojen luvaton luovuttaminen tai käyttö, ja täsmentää tarkoitukset, joita varten komissio ja jäsenvaltiot voivat käsitellä tällaisia tietoja.
(8)
Tarkastusviranomainen vastaa toimien tarkastuksista. Jotta voidaan varmistaa, että tällaiset tarkastukset ovat riittävän laajoja ja tehokkaita ja että ne toteutetaan samojen vaatimusten mukaisesti kaikissa jäsenvaltioissa, on tarpeen vahvistaa edellytykset, jotka tarkastusten olisi täytettävä.
(9)
On tarpeen määrittää yksityiskohtaisesti tarkastettavien toimien otannan perusta, joka tarkastusviranomaisen olisi otettava huomioon laatiessaan tai hyväksyessään otantamenetelmän, mukaan lukien otantayksikön määritys, tietyt otoksessa käytettävät tekniset perusteet ja tarvittaessa tekijät, jotka on otettava huomioon poimittaessa lisäotoksia.
(10)
Tarkastusviranomaisen olisi laadittava tarkastuskertomus, joka kattaa asetuksessa (EU) N:o 223/2014 tarkoitetut tilitykset. Jotta voidaan varmistaa, että tilityksiä koskevat tarkastukset ovat riittävän laajoja ja tehokkaita ja että ne toteutetaan samojen vaatimusten mukaisesti kaikissa jäsenvaltioissa, on tarpeen vahvistaa edellytykset, jotka tarkastusten olisi täytettävä.
(11)
Oikeusvarmuuden ja kaikkien jäsenvaltioiden yhdenvertaisen kohtelun turvaamiseksi suhteellisuusperiaatteen mukaisesti rahoitusoikaisujen tekemisessä on tarpeen vahvistaa hallinto- ja valvontajärjestelmien tehokkaassa toiminnassa olevien vakavien puutteiden määritysperusteet, määritellä tällaisten puutteiden pääasialliset tyypit sekä vahvistaa sovellettavan rahoitusoikaisun tason määritysperusteet ja ekstrapoloitujen tai kiinteiden määrien perusteella tehtävien rahoitusoikaisujen soveltamisperusteet.
(12)
Tässä asetuksessa säädettyjen toimenpiteiden pikaisen soveltamisen varmistamiseksi tämän asetuksen olisi tultava voimaan seuraavana päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
I LUKU
YLEISET SÄÄNNÖKSET
1 artikla
Kohde
Tässä asetuksessa vahvistetaan seuraavat asetusta (EU) N:o 223/2014 täydentävät säännökset:
a)
säännöt, joissa täsmennetään tiedot, jotka koskevat hallintoviranomaisen perustamaan järjestelmään tietokoneistetussa muodossa tallennettavia ja siinä säilytettäviä tietoja;
b)
jäljitysketjuun liittyviä järjestelyjä koskevat yksityiskohtaiset vähimmäisvaatimukset kirjanpitoaineiston ja todentavien asiakirjojen säilyttämisestä todentamisviranomaisen, hallintoviranomaisen, välittävien elinten ja tuensaajien tasolla;
c)
toimien tarkastusten sekä tilitysten tarkastusten laajuus ja sisältö sekä menetelmät, joita käytetään otoksen poimimiseksi toimista;
d)
komission virkamiesten tai komission valtuuttamien edustajien tekemien tarkastusten aikana kerättyjen tietojen käyttöä koskevat yksityiskohtaiset säännöt;
e)
yksityiskohtaiset säännöt, jotka koskevat hallinto- ja valvontajärjestelmien tehokkaan toiminnan vakavien puutteiden määrittämisperusteita, mukaan lukien tällaisten puutteiden pääasialliset tyypit, sovellettavan rahoitusoikaisun tason määrittämisperusteita sekä kiinteiden määrien tai ekstrapoloitujen rahoitusoikaisujen soveltamisperusteita.
II LUKU
HALLINTO- JA VALVONTAJÄRJESTELMIÄ KOSKEVAT ERITYISSÄÄNNÖKSET
2 artikla
Tietokoneistetusti tallennettavat ja säilytettävät tiedot
(Asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 8 kohta)
1. Asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 2 kohdan d alakohdan mukaisesti perustettuun seurantajärjestelmään kustakin toimesta tietokoneistetusti tallennettavia ja säilytettäviä tietoja koskevat tiedot vahvistetaan tämän asetuksen liitteessä I.
2. Tiedot on kirjattava ja tallennettava kustakin toimesta, mukaan lukien toimenpideohjelma II:sta tuettujen toimien tapauksessa tiedot yksittäisistä osallistujista, eriteltynä mahdollisuuksien mukaan sukupuolen perusteella, jotta ne voidaan koota yhteen, jos se on tarpeen seurantaa, arviointia, varainhoitoa, varmennuksia ja tarkastamista varten. Tietoja on myös voitava yhdistää kumulatiivisesti koko ohjelmakauden ajalta.
3 artikla
Jäljitysketjua koskevat yksityiskohtaiset vähimmäisvaatimukset
(Asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 9 kohta)
1. Jäljitysketjua koskevat yksityiskohtaiset vähimmäisvaatimukset kirjanpitoaineiston ja todentavien asiakirjojen säilyttämisestä ovat seuraavat:
a)
jäljitysketjun avulla on voitava todentaa, että elintarvikkeina ja/tai perushyödykkeinä annettavan avun toimenpideohjelmassa (toimenpideohjelma I) asetettuja tai seurantakomitean toimintaohjelmalle II asettamia valintaperusteita on sovellettu;
b)
jäljitysketjun avulla on voitava täsmäyttää asetuksen (EU) N:o 223/2014 25 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisten avustusten osalta komissiolle todennetut kokonaismäärät sekä todentamisviranomaisen, hallintoviranomaisen, välittävien elinten ja tuensaajien hallussa olevat yksityiskohtainen kirjanpitoaineisto ja todentavat asiakirjat toimenpideohjelmasta osarahoitettujen toimien osalta;
c)
jäljitysketjun avulla on voitava täsmäyttää 25 artiklan 1 kohdan b ja c alakohdan mukaisten avustusten osalta komissiolle todennetut kokonaismäärät sekä todentamisviranomaisen, hallintoviranomaisen, välittävien elinten ja tuensaajien hallussa olevat tuotoksia ja tuloksia koskevat yksityiskohtaiset tiedot ja todentavat asiakirjat, mukaan lukien tarvittaessa vakioyksikkökustannusten ja kiinteiden määrien vahvistamismenetelmää koskevat asiakirjat, toimenpideohjelmasta osarahoitettujen toimien osalta;
d)
jäljitysketjun avulla on voitava osoittaa ja perustella asetuksen (EU) N:o 223/2014 25 artiklan 1 kohdan d alakohdan mukaisesti määriteltyjen kustannusten osalta laskentamenetelmän ja kiinteiden osuuksien määritysperusteen käyttö sekä tukikelpoiset välittömät kustannukset tai muiden valittujen luokkien osalta ilmoitetut kustannukset, joihin sovelletaan kiinteää prosenttiosuutta;
e)
jäljitysketjun avulla on voitava osoittaa asetuksen (EU) N:o 223/2014 26 artiklan 2 kohdan b, c ja e alakohdan ja 26 artiklan 3 kohdan toisen osan mukaisesti määriteltyjen kustannusten osalta tukikelpoiset välittömät kustannukset tai muiden valittujen luokkien osalta ilmoitetut kustannukset, joihin sovelletaan kiinteää prosenttiosuutta;
f)
jäljitysketjun avulla on voitava varmentaa, että tuensaajalle on maksettu julkinen rahoitusosuus;
g)
jäljitysketjun on sisällettävä jokaisen toimen osalta tapauksen mukaan tekniset eritelmät ja rahoitussuunnitelma, avustuksen hyväksymistä koskevat asiakirjat, julkisiin hankintamenettelyihin liittyvät asiakirjat, tuensaajan antamat raportit sekä tehtyjä todentamisia ja tarkastuksia koskevat kertomukset;
h)
jäljitysketjussa on oltava tiedot toimea koskevista hallinnollisista todentamisista ja tarkastuksista;
i)
jäljitysketjun avulla on voitava täsmäyttää toimea koskeviin tuotosindikaattoreihin liittyvät tiedot ohjelmaa koskevien tavoitteiden ja siitä raportoitujen tietojen ja tulosten kanssa;
Edellä c ja d alakohdassa tarkoitettujen kustannusten osalta jäljitysketjun on mahdollistettava sen todentaminen, että hallintoviranomaisen käyttämä laskentamenetelmä on asetuksen (EU) N:o 223/2014 25 artiklan 3 kohdan mukainen.
2. Hallintoviranomaisen on varmistettava, että saatavilla on tietoja kaikkia niitä todentavia asiakirjoja hallussaan pitävistä elimistä ja niiden sijainnista, jotka ovat tarpeen sen varmistamiseksi, että jäljitysketju on riittävä ja täyttää kaikki 1 kohdassa säädetyt vähimmäisvaatimukset.
4 artikla
Komission virkamiesten tai komission valtuuttamien edustajien tekemien tarkastusten aikana kerättyjen tietojen käyttö
(Asetuksen (EU) N:o 223/2014 34 artiklan 8 kohta)
1. Komissio toteuttaa kaikki tarvittavat toimenpiteet, joilla estetään komission tarkastusten aikana keräämien tietojen luvaton luovuttaminen tai käyttö.
2. Komissio käyttää tarkastustensa aikana kerättyjä tietoja ainoastaan asetuksen (EU) N:o 223/2014 36 artiklan mukaisten tehtäviensä hoitamiseen. Euroopan tilintarkastustuomioistuimella ja Euroopan petostentorjuntavirastolla on oikeus saada kerätyt tiedot käyttöönsä.
3. Kerättyjä tietoja ei saa ilman tiedot toimittavan jäsenvaltion nimenomaista suostumusta lähettää muille kuin sellaisille henkilöille jäsenvaltioissa tai unionin toimielimissä, joiden työtehtävät edellyttävät näiden tietojen saamista käyttöön sovellettavien sääntöjen mukaisesti.
5 artikla
Toimien tarkastukset
(Asetuksen (EU) N:o 223/2014 34 artiklan 7 kohta)
1. Toimien tarkastukset on tehtävä kunkin tilivuoden osalta valitsemalla toimista otos tarkastusviranomaisen tämän asetuksen 6 artiklan mukaisesti laatimalla tai hyväksymällä menetelmällä.
2. Toimien tarkastukset on tehtävä jäljitysketjun muodostavien todentavien asiakirjojen perusteella, ja niissä on todennettava komissiolle ilmoitettujen menojen laillisuus ja asianmukaisuus, mukaan lukien seuraavat näkökohdat:
a)
toimi valittiin toimenpideohjelman valintaperusteiden mukaisesti, toimea ei ollut saatettu fyysisesti päätökseen tai toteutettu kokonaisuudessaan ennen kuin tuensaaja jätti toimenpideohjelmaan liittyvän rahoitushakemuksen, toimi on pantu täytäntöön hyväksyntäpäätöksen mukaisesti ja se täytti kaikki edellytykset, jotka koskevat sen toimintaa, käyttöä ja saavutettavia tavoitteita;
b)
komissiolle ilmoitetut menot vastaavat kirjanpitoaineistoa ja vaaditut todentavat asiakirjat osoittavat, että jäljitysketju on riittävä tämän asetuksen 3 artiklassa säädetyllä tavalla;
c)
komissiolle ilmoitettujen ja 25 artiklan 1 kohdan b ja c alakohdan mukaisesti määritettyjen menojen osalta tuensaajalle suoritettavien maksujen perustana olevat tuotokset ja tulokset on saavutettu, tapauksen mukaan osallistujia koskevat tiedot tai muut tuotoksiin ja tuloksiin liittyvät tiedot ovat komissiolle toimitettujen tietojen mukaisia ja vaaditut todentavat asiakirjat osoittavat, että jäljitysketju on riittävä tämän asetuksen 3 artiklassa säädetyllä tavalla.
Tarkastuksissa on myös varmistettava, että julkinen rahoitusosuus on maksettu tuensaajalle asetuksen (EU) N:o 223/2014 42 artiklan 2 kohdan mukaisesti.
3. Toimien tarkastusten on sisällettävä soveltuvin osin toimen fyysistä toteuttamista koskevia paikan päällä tehtäviä varmennuksia.
4. Toimien tarkastuksissa on varmistettava todentamisviranomaisen kirjanpitojärjestelmäänsä kirjaamien vastaavien menojen paikkansapitävyys ja kattavuus ja jäljitysketjun täsmäyttäminen kaikilla tasoilla.
5. Jos havaitut ongelmat liittyvät itse järjestelmään ja aiheuttavat sen vuoksi muita toimenpideohjelmaan sisältyviä toimia koskevan riskin, tarkastusviranomaisen on varmistettava, että tällaisten ongelmien laajuuden määrittämiseksi suoritetaan lisätutkimuksia, mukaan lukien tarvittaessa ylimääräiset tarkastukset, ja suositeltava tarvittavia korjaavia toimia.
6. Ainoastaan menot, jotka kuuluvat 1 kohdan nojalla tehdyn tarkastuksen soveltamisalaan, lasketaan mukaan tarkastettujen menojen määrään komissiolle vuotuisesta kattavuudesta annettavissa raporteissa. Näihin tarkoituksiin on käytettävä asetuksen (EU) N:o 223/2014 34 artiklan 6 kohdan perusteella laadittua tarkastuskertomuksen mallia.
6 artikla
Toimien otoksen valintamenetelmä
(Asetuksen (EU) N:o 223/2014 34 artiklan 7 kohta)
1. Tarkastusviranomaisen on vahvistettava menetelmä otoksen valintaa varten, jäljempänä ’otantamenetelmä’, tässä artiklassa säädettyjen vaatimusten mukaisesti ottaen huomioon kansainvälisesti hyväksytyt INTOSAI-, IFAC- ja IIA-tilintarkastusstandardit.
2. Tilintarkastusstrategiassa esitettyjen selvitysten lisäksi tarkastusviranomaisen on pidettävä kirjaa otantamenetelmien laatimisessa käytetystä asiakirja-aineistosta ja ammatillisesta harkinnasta suunnittelu-, valinta-, testaus- ja arviointivaiheessa, jotta voidaan osoittaa, että laadittu menetelmä on sopiva.
3. Otoksen on oltava edustava sen perusjoukon kannalta, josta se valitaan, jotta tarkastusviranomainen voi laatia pätevän tarkastuslausunnon asetuksen (EU) N:o 223/2014 34 artiklan 5 kohdan a alakohdan mukaisesti. Perusjoukon on koostuttava sellaisista toimenpideohjelman menoista, jotka sisältyvät komissiolle asetuksen (EU) N:o 223/2014 41 artiklan mukaisesti tietyltä tilivuodelta toimitettuihin maksatushakemuksiin. Otos voidaan valita tilivuoden aikana tai sen jälkeen.
4. Sovellettaessa asetuksen (EU) N:o 223/2014 34 artiklan 1 kohtaa otantamenetelmä on tilastollinen, kun sillä voidaan varmistaa
i)
otoksen erien satunnainen valinta;
ii)
todennäköisyysteorian käyttäminen otoksen tulosten arvioimisessa, mukaan lukien otantariskin sekä suunnitellun ja saavutetun tarkkuuden mittaus ja valvonta.
5. Otantamenetelmällä on varmistettava, että jokainen perusjoukon otantayksikkö valitaan satunnaisesti käyttämällä satunnaislukuja, jotka on tuotettu kullekin perusjoukkoyksikölle otoksen muodostavien yksiköiden valintaa varten, tai systemaattisella valinnalla, jossa käytetään satunnaista aloituskohtaa, jonka jälkeen lisäkohdat valitaan soveltamalla systemaattista sääntöä.
6. Tarkastusviranomainen määrittää otantayksikön ammatillisen harkinnan perusteella. Otantayksikkö voi olla toimi, toimeen sisältyvä hanke tai tuensaajan esittämä maksatushakemus. Määritetyn otantayksikön tyyppiä ja tähän tarkoitukseen käytettyä ammatillista harkintaa koskevat tiedot on sisällytettävä tarkastuskertomukseen.
7. Jos otantayksikköön liittyvien kokonaismenojen määrä tilivuoden aikana on negatiivinen, se on jätettävä edellä 3 kohdassa tarkoitetun perusjoukon ulkopuolelle ja tarkastettava erikseen. Tarkastusviranomainen voi myös poimia otoksen tästä erillisestä perusjoukosta.
8. Jos sovelletaan asetuksen (EU) N:o 223/2014 58 artiklan 1 kohdassa säädetyn oikeasuhteisen valvonnan edellytyksiä, tarkastusviranomainen voi sulkea pois kyseisessä artiklassa tarkoitetut erät otannan kohteena olevasta perusjoukosta. Jos kyseisen toimi on jo valittu otokseen, tarkastusviranomaisen on korvattava se käyttäen asianmukaista satunnaisotantaa.
9. Kaikki komissiolle ilmoitetut menot, jotka sisältyvät otokseen, on tarkastettava.
Jos valitut otantayksiköt sisältävät lukuisia maksatushakemuksia tai laskuja, tarkastusviranomainen voi tarkastaa ne aliotannalla valitsemalla otantayksiköihin liittyvät maksatushakemukset tai laskut käyttäen samoja otantaparametrejä kuin pääotoksen otantayksikköjen valinnassa.
Tällöin kullekin tarkastettavalle otantayksikölle on laskettava asianmukaiset otoskoot, joiden on aina oltava vähintään 30 maksatushakemusta tai laskua kutakin otantayksikköä kohden.
10. Tarkastusviranomainen voi osittaa perusjoukon jakamalla perusjoukon alaryhmiksi, joista kukin koostuu erityisesti riskin tai odotetun virhetason osalta ominaisuuksiltaan samankaltaisista otantayksiköistä tai kun perusjoukko sisältää toimia, jotka koskevat rahoitusosuuksien maksamista toimenpideohjelmasta arvokkaisiin eriin.
11. Tarkastusviranomaisen on arvioitava järjestelmän luotettavuus korkeaksi, keskimääräiseksi tai heikoksi ottaen huomioon järjestelmätarkastusten tulokset määrittäessään otannan teknisiä parametrejä, jotta järjestelmätarkastusten ja toimien tarkastusten yhdessä antama varmuustaso olisi korkea. Kun järjestelmän luotettavuus on arvioitu korkeaksi, toimien otannassa käytettävän luotettavuustason on oltava vähintään 60 prosenttia. Kun järjestelmän luotettavuus on arvioitu matalaksi, toimien otannassa käytettävän luotettavuustason on oltava vähintään 90 prosenttia. Korkein mahdollinen olennaisuusraja on 2 prosenttia 3 kohdassa tarkoitetuista menoista.
12. Jos on havaittu sääntöjenvastaisuuksia tai sääntöjenvastaisuuksien riski, tarkastusviranomaisen on päätettävä ammatillisen harkinnan perusteella, onko tarpeen tarkastaa sellaisten lisätoimien tai toimien osien täydentävä otos, joita ei tarkastettu satunnaisotoksessa, havaittujen erityisten riskitekijöiden ottamiseksi huomioon.
13. Tarkastusviranomaisen on arvioitava täydentävän otoksen tarkastusten tulokset erikseen, tehtävä päätelmiä tulosten perusteella ja ilmoitettava päätelmänsä komissiolle vuotuisessa tarkastuskertomuksessa. Täydentävässä satunnaisotoksessa havaittuja sääntöjenvastaisuuksia ei oteta huomioon satunnaisotoksen arvioidun satunnaisvirheen laskennassa.
14. Tarkastusviranomaisen on laskettava tarkastuslausunnolle ja asetuksen (EU) N:o 223/2014 34 artiklan 5 kohdan a ja b alakohdassa tarkoitetulle tarkastuskertomukselle toimien tarkastusten tulosten perusteella kokonaisvirhetaso, jonka on oltava arvioitujen satunnaisvirheiden, systeemisten virheiden ja oikaisemattomien epäsäännöllisten virheiden yhteismäärä jaettuna perusjoukolla.
7 artikla
Tilien tarkastukset
(Asetuksen (EU) N:o 223/2014 34 artiklan 7 kohta)
1. Tarkastusviranomaisen on suoritettava asetuksen (EU) N:o 223/2014 49 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut tilien tarkastukset kunkin tilivuoden osalta.
2. Tilien tarkastuksista on saatava kohtuullinen varmuus tilityksessä ilmoitettujen määrien kattavuudesta, paikkansapitävyydestä ja totuudenmukaisuudesta.
3. Sovellettaessa 1 ja 2 kohtaa tarkastusviranomaisen on erityisesti otettava huomioon todentamisviranomaiseen kohdistuvien järjestelmätarkastusten ja toimien tarkastusten tulokset.
4. Järjestelmätarkastukseen kuuluu todentamisviranomaisen kirjanpitojärjestelmän luotettavuuden ja todentamisviranomaisen kirjanpitojärjestelmään kirjattujen menojen sekä palautettujen ja takaisinperittyjen määrien paikkansapitävyyden tarkastaminen otantamenetelmän avulla.
5. Jotta voidaan tarkastuslausuntoa varten todeta, että tilitys antaa oikean ja oikeudenmukaisen kuvan, tarkastusviranomaisen on varmistettava, että kaikki asetuksen (EU) N:o 223/2014 49 artiklassa edellytettävät seikat on viety oikein tileihin ja että ne vastaavat todentavaa kirjanpitoaineistoa, jota kaikki asianomaiset viranomaiset tai elimet ja tuensaajat säilyttävät tarkastusviranomaisen suorittaman tarkastustyön aikana. Tarkastusviranomaisen on erityisesti varmistettava todentamisviranomaisen sille toimittaman tilityksen osalta, että
a)
asetuksen (EU) N:o 223/2014 49 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti ilmoitettu tukikelpoisten julkisten menojen kokonaismäärä on yhdenmukainen komissiolle kyseiseltä tilivuodelta toimitettuihin maksatushakemuksiin sisältyvien menojen ja niitä vastaavan julkisen rahoitusosuuden kanssa, ja jos havaitaan poikkeamia, tilityksessä on annettu täsmäytyksistä riittävät selvitykset;
b)
tilivuoden aikana peruutetut ja takaisin perityt määrät, tilivuoden lopun tilanteen mukaisesti takaisin perittävät määrät sekä tilityksessä esitetyt määrät, joita ei saada perityiksi takaisin, vastaavat todentamisviranomaisen kirjanpitojärjestelmiin vietyjä määriä ja perustuvat asiasta vastaavan hallintoviranomaisen tai todentamisviranomaisen päätöksiin;
c)
menoja on jätetty asetuksen (EU) N:o 223/2014 49 artiklan 2 kohdan mukaisesti tarvittaessa pois tilityksestä, ja kaikki vaaditut oikaisut on otettu huomioon kyseisen tilivuoden tilityksessä;
Edellä b ja c alakohdassa tarkoitetut tarkastukset voidaan tehdä otantamenetelmän avulla.
III LUKU
RAHOITUSHALLINTOA JA -OIKAISUJA KOSKEVAT ERITYISSÄÄNNÖKSET
8 artikla
Hallinto- ja valvontajärjestelmien tehokkaan toiminnan vakavien puutteiden määritysperusteet
(Asetuksen (EU) N:o 223/2014 55 artiklan 4 kohta)
1. Komissio perustaa hallinto- ja valvontajärjestelmien tehokkaasta toiminnasta tekemänsä arvioinnin kaikkien saatavilla olevien järjestelmätarkastusten, mukaan lukien vastaavuustestit, ja toimien tarkastusten tuloksiin.
Arvioinnin on katettava ohjelman sisäinen valvontaympäristö, hallinto- ja todentamisviranomaisten harjoittama hallinto- ja valvontatoiminta, hallinto- ja todentamisviranomaisen harjoittama seuranta ja tarkastusviranomaisen harjoittama valvontatoiminta, ja sen on perustuttava sen todentamiseen, että liitteessä II olevassa taulukossa 1 vahvistettuja keskeisiä vaatimuksia noudatetaan.
Näiden keskeisten vaatimusten täyttymistä on arvioitava liitteessä II olevassa taulukossa 2 vahvistettujen luokkien perusteella.
2. Hallinto- ja valvontajärjestelmän tehokkaan toiminnan vakavien puutteiden pääasiallisia tyyppejä ovat tapaukset, joissa minkä tahansa liitteessä II olevan taulukon 1 kohtien 2, 4, 5, 13, 15, 16 ja 18 mukaisen keskeisen vaatimuksen tai kahden tai useamman muun liitteessä II olevan taulukon 1 mukaisen keskeisen vaatimuksen arvioidaan kuuluvan liitteessä II olevassa taulukossa 2 vahvistettuihin luokkiin 3 tai 4.
9 artikla
Kiinteämääräisten tai ekstrapoloitujen rahoitusoikaisujen soveltamisperusteet ja rahoitusoikaisun suuruuden määritysperusteet
(Asetuksen (EU) N:o 223/2014 55 artiklan 4 kohta)
1. Rahoitusoikaisuja on sovellettava koko toimenpideohjelmaan tai sen osaan, jos komissio havaitsee yhden tai useampia vakavia puutteita hallinto- ja valvontajärjestelmän toiminnassa.
Sen estämättä, mitä ensimmäisessä alakohdassa säädetään, ekstrapoloituja rahoitusoikaisuja on sovellettava koko toimenpideohjelmaan tai sen osaan, jos komissio havaitsee toimien edustavassa otoksessa systeemisiä sääntöjenvastaisuuksia, joiden perusteella voidaan laskea tarkemmin unionin talousarvioon kohdistuva riski. Tällöin edustavan otoksen tarkastelun tulokset on ekstrapoloitava muuhun perusjoukkoon, josta otos poimittiin rahoitusoikaisun määritystä varten.
2. Kiinteämääräisten rahoitusoikaisujen taso on vahvistettava ottaen huomioon seuraavat tekijät:
a)
vakavan puutteen tai vakavien puutteiden suhteellinen merkitys koko hallinnointi- ja valvontajärjestelmän kannalta;
b)
vakavan puutteen tai vakavien puutteiden yleisyys ja laajuus;
c)
unionin talousarvioon kohdistuva tappioriski.
3. Ottaen huomioon nämä tekijät rahoitusoikaisu on määritettävä seuraavasti:
a)
jos hallinto- ja valvontajärjestelmän vakavat puutteet ovat niin merkittäviä, yleisiä tai laaja-alaisia, että ne haittaavat koko järjestelmän toimintaa ja vaarantavat kaikkien kyseisten menojen laillisuuden ja asianmukaisuuden, on sovellettava 100 prosentin kiinteää prosenttiosuutta;
b)
jos hallinto- ja valvontajärjestelmän vakavat puutteet ovat niin yleisiä tai laaja-alaisia, että ne haittaavat erittäin vakavasti järjestelmän toimintaa ja vaarantavat erittäin suurelta osin kyseisten menojen laillisuuden ja asianmukaisuuden, on sovellettava 25 prosentin kiinteää prosenttiosuutta;
c)
jos hallinto- ja valvontajärjestelmän vakavat puutteet johtuvat siitä, että järjestelmä ei toimi täysipainoisesti tai toimii niin heikosti tai epäsäännöllisesti, että se vaarantaa suurelta osin kyseisten menojen laillisuuden ja asianmukaisuuden, on sovellettava 10 prosentin kiinteää prosenttiosuutta;
d)
jos hallinto- ja valvontajärjestelmän vakavat puutteet johtuvat siitä, että järjestelmä ei toimi johdonmukaisesti, mikä vaarantaa olennaiselta osin kyseisten menojen laillisuuden ja asianmukaisuuden, on sovellettava 5 prosentin kiinteää prosenttiosuutta.
4. Jos 3 kohdan mukaisesti vahvistetun kiinteän prosenttiosuuden soveltaminen olisi kohtuutonta, rahoitusoikaisun tasoa on alennettava.
5. Jos asiasta vastaavat viranomaiset ovat laiminlyöneet riittävien korjaavien toimenpiteiden toteuttamisen tilivuonna tehdyn rahoitusoikaisun jälkeen ja sama vakava puute tai vakavat puutteet havaitaan tämän vuoksi seuraavana tilivuonna, rahoitusoikaisun taso voidaan korottaa vakavan puutteen tai vakavien puutteiden jatkuvuuden vuoksi tasolle, joka ei ylitä seuraavan korkeamman luokan tasoa.
10 artikla
Tämä asetus tulee voimaan seuraavana päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Sen 3 artiklaa sovelletaan 1 päivästä joulukuuta 2014 siltä osin kuin on kyse liitteessä I tarkoitetuista tallennettavia ja säilytettäviä tietoja koskevista tiedoista.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 13 päivänä maaliskuuta 2014.