ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1271/2013 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 208 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 (2) на Комисията относно рамковия Финансов регламент за органите, създадени от Общностите, се основаваше на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (3) на Съвета. Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета бе заменен от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012. Следователно е необходимо да се преразгледа Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 да бъде заменен.
(2)
Необходимо е да се вземе под внимание съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета на ЕС и Европейската комисия по въпросите на децентрализираните агенции от 19 юли 2012 г.
(3)
Някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 следва да бъдат преразгледани, за да се вземе предвид опитът, натрупан при тяхното прилагане.
(4)
С настоящия регламент следва да се установят общите принципи и основните правила, приложими за органите, създадени съгласно ДФЕС и Договора за Евратом (по-нататък наричани „органи на Съюза“), които получават средства от бюджета, и без да се засягат разпоредбите на учредителния акт. Въз основа на този регламент органите на Съюза следва да приемат свои собствени финансови правила, които не могат да се отклоняват от регламента, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
(5)
Въпреки това органите на Съюза, които са изцяло самофинансиращите се, спрямо които не се прилага настоящият регламент, следва да установят сходни правила, за да се осигури последователност, когато това е уместно. Във връзка със съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г. тези органи следва да представя на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията годишен доклад за изпълнението на своя бюджет и да вземат надлежно предвид техните искания и препоръки.
(6)
Органите на Съюза следва да определят и приложат своя бюджет в съответствие с петте основни принципа на бюджетното право (единство, точност, универсалност, специфичност и ежегодност), както и принципите на балансираност, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(7)
Следва да се подчертае балансираният характер на финансовата вноска на Съюза. Частта от положителния бюджетен резултат на органите на Съюза, надвишаваща размера на вноската на Съюза, платена през годината, следва да бъде върната в бюджета на Съюза.
(8)
Когато учредителния акт предвижда, че приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза и че приходите от такси са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органите на Съюза следва да разполагат с възможност за пренасяне на остатъка под формата на целеви приходи.
(9)
Необходимо е да се гарантира, че таксите се определят на подходящо ниво за покриване на разходите за предоставяне на услуги и за избягване на значителни излишъци.
(10)
Делегирането на задачи по изпълнението на бюджета на органите на Съюза трябва да бъде надлежно обосновано от характеристиките на задачите и специфичните познания на органа на Съюза, като същевременно се гарантира добро финансово управление и ефективност на разходите. Делегираните задачи следва да бъдат съвместими с учредителния акт.
(11)
Органите на Съюза следва да могат да получават ad hoc безвъзмездни средства само ако това е изрично предвидено в съответните основни актове, както и в учредителния акт.
(12)
Съгласно член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 органът на Съюз орган трябва да участва в съпоставителна оценка с други институции и органи на Съюза.
(13)
Необходимо е да се установят правила за плана за действие за последващи действия във връзка със заключенията от цялостните периодични оценки, с цел да се осигури ефективното им прилагане.
(14)
С цел да се осигури съгласувано програмиране, органът на Съюз следва да изготви документ, съдържащ годишно и многогодишно програмиране, в което се вземат под внимание насоките на Комисията.
(15)
Органът на Съюза следва да адаптира графика за годишното и многогодишното програмиране с бюджетната процедура, за да се гарантира неговата ефективност и съгласуваността на всички програмни документи.
(16)
Необходимо е да се изясни сегашната архитектура на вътрешния одит и функциите за вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органа на Съюза следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одити, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Необходимо е да се предвидят правила за създаването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(17)
Задълженията за докладване следва да бъдат опростени. Органите на Съюза следва да представят консолидиран годишен отчет за дейността, който включва подробни данни за прилагането на тяхната работна програма, бюджет, план за политиката относно персонала, тяхното управление и системи за вътрешен контрол.
(18)
С цел да се подобри ефективността от гледна точка на разходите на органите на Съюза, е необходимо да се предвиди възможност за споделяне на услуги или тяхното прехвърляне към друг орган на Съюза или към Комисията. По-специално ефективността на разходите може да се подобри, като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза.
(19)
Съгласно предвиденото в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 възможността да разделят многогодишни задължения под формата на годишни вноски следва да бъде разрешена само ако това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
(20)
С цел хармонизиране на разпоредбите относно целевите приходи с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвидят правила за диференциране на целевите приходи (вътрешни и външни) и за тяхното пренасяне.
(21)
С цел хармонизиране на правилата за третиране на лихвите, получени от вноската на Съюза в орган на Съюза, с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвиди, че не се дължи лихвата на бюджета.
(22)
Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 предвижда възможност в специфични случаи за вписване на правно задължение преди бюджетно задължение. Органите на Съюза следва да имат тази възможност.
(23)
С цел да се гарантира съгласуваност между Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 и Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, някои разпоредби за обществените поръчки и за безвъзмездните средства не трябва да бъдат разрешени. Прилагането на единен набор от норми гарантира опростяване на дейността на органа на Съюза и позволява използването на насоките и моделите, изготвени от Комисията.
(24)
Следва да се въведе възможността за присъждане на награди от орган на Съюза, за да се приведат в съответствие разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
(25)
Да се идентифицира и да се управляват правилно рискът от фактически или предполагаеми конфликти на интереси, органите на Съюза следва да приемат правила за предотвратяване и управление на конфликта на интереси. Такива правила следва да вземат предвид разработените от Комисията насоки след съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г.
(26)
Разпоредбите относно политиката за сградния фонд, включително въвеждането на възможността и условията, позволяващи на органите на Съюза да сключват заеми, следва да бъдат приведени в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, за да се гарантира съгласувано прилагане на нововъведените правила от всички органи и институции на Съюза.
(27)
Необходимо е да се предвидят преходни разпоредби за програмирането и докладването, като се има предвид, че Комисията се нуждае от време за разработването на подходящи насоки в сътрудничество с органите на Съюза.
(28)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите на Съюза до 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните финансови правила, въз основа на които органите на Съюза трябва да приемат собствени финансови правила. Финансовите правила на органите на Съюза не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„учредителен акт“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа на Съюза,
-
„бюджет на органа на Съюза“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза,
-
„орган на Съюза“ означава всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012,
-
„управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на органа на Съюза, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния акт,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа на Съюза като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт,
-
„изпълнителния съвет“ означава вътрешният орган на органа на Съюза, който подпомага управителния съвет и чиито отговорности и процедурен правилник са посочени в учредителния акт.
Член 3
Срокове, дати и крайни срокове
Освен ако не е предвидено друго, Регламент (ЕИО, Евратом) № 1182/71 на Съвета (4) се прилага за крайните срокове, определени с настоящия регламент.
Член 4
Защита на личните данни
Настоящият регламент не засяга изискванията на Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6).
Член 5
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 6
Обхват на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се състои от:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Съюза има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите членки, които са домакини на съответните органи;
в)
вноска, предоставена от Съюза;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 23, параграф 1;
д)
разходите на органа на Съюза, включително административните разходи.
2. Приходите, състоящи се от такси и вноски, се заделят само в изключителни и надлежно обосновани случаи, предвидени в учредителния акт.
3. Когато един или няколко учредителни актове предвиждат, че ясно определени задачи се финансират отделно, или когато органът на Съюза изпълнява задачи, възложени му по силата на споразумение за възлагане, той води отделно счетоводство за приходните и за разходните операции. Органът на Съюз ясно посочва всяка група задачи в своето планиране на човешките ресурси, включено в документа за годишно и многогодишно програмиране, посочен в член 32.
Член 7
Ad hoc безвъзмездни средства
1. Органите на Съюза не могат да получават ad hoc безвъзмездни средства от бюджета, освен ако не е разрешено в учредителния акт и изрично предвидено в основния акт.
2. Когато органът на Съюза е бил упълномощен да получава ad hoc безвъзмездни средства, задачите, финансирани от тези безвъзмездни средства, са включени в годишната работна програма, посочена в член 32, параграф 3.
Член 8
Споразумения за възлагане
1. Комисията не възлага задачи по изпълнението на бюджета на органа на Съюза с изключение на случаите, когато това е надлежно обосновано от специфичния характер на дейността и специфичния опит на органа на Съюза.
2. При избора на орган на Съюза се отчетат надлежно:
а)
разходната ефективност при възлагането на задачи;
б)
въздействието върху структурата на управление на органа и върху неговите финансови и човешки ресурси.
3. Когато по изключение Комисията възлага задачи на органа на Съюза:
а)
член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 се прилага за органа на Съюза по отношение на средства, отпуснати за тези задачи, а членове 108 и 109 от настоящия регламент не се прилагат;
б)
възложените задачи се посочват в годишната работна програма на органа на Съюза, посочена в член 32, параграф 3, само за информационни цели.
4. Без да се засяга параграф 2, разпоредителят с бюджетни кредити се консултира с управителния съвет преди подписването на споразумението за възлагане.
Член 9
Специални правила относно принципите на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват, само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа на Съюза.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа на Съюза.
3. В бюджета на органа на Съюза могат да се записват бюджетни кредити, само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа на Съюза, не се дължат на органа на Съюза.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 10
Определение
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
Член 11
Вид бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа на Съюза съдържа едногодишни бюджетни кредити и когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Многогодишни бюджетни кредити се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
Член 12
Счетоводни правила за приходите и бюджетните кредити
1. Приходите на органа на Съюза, посочени в член 6, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на сумите, събрани през тази финансова година.
2. Приходите на органа на Съюза водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените за дадена финансова година бюджетни кредити се използват единствено за покриване на разходи, поети като задължение и платени през тази финансова година, както и за покриване на дължими суми по поети през предходни финансови години задължения.
4. Бюджетните задължения се записват в сметките въз основа на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се записват в сметките за определена финансова година въз основа на плащанията, извършени от счетоводителя до 31 декември същата година.
Член 13
Поемане на задължение за бюджетни кредити
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, могат да бъдат поети като задължение, считано от 1 януари, след като бюджетът на органа на Съюза бъде окончателно приет.
Член 14
Анулиране и пренос на бюджетни кредити
1. Бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират. Въпреки това те могат да бъдат пренесени, но само за следващата финансова година, с решение, взето до 15 февруари от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, в съответствие с параграфи 3 и 4, или могат да бъдат пренесени по право в съответствие с параграф 5.
2. Бюджетните кредити, свързани с разходи за персонала, не могат да се пренасят.
3. Многогодишни бюджетни кредити за поети задължения, както и едногодишни бюджетни кредити, за които все още не е поето задължение в края на финансовата година, могат да се пренасят, когато се отнасят до:
а)
суми, съответстващи на бюджетни кредити за поети задължения;
б)
суми, съответстващи на едногодишни бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, за които повечето от подготвителните етапи на процедурата по поемането на задължения са завършени към 31 декември. Подготвителният етап на процедурата по поемането на задължения се определя в Правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки орган на Съюза.
Задължения за тези суми могат да бъдат поети до 31 март следващата година или до 31 декември следващата година за суми, свързани с проекти за недвижими имоти.
4. Бюджетни кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на суми, необходими за покриване на съществуващи задължения или на задължения, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити за плащания са недостатъчни за покриване на нуждите.
Органът на Съюза усвоява първо бюджетните кредити, разрешени за текущата финансова година, и не може да усвоява пренесени бюджетни кредити, докато първите не бъдат изчерпани.
5. Едногодишни бюджетни кредити, които отговарят на надлежно договорени задължения в края на финансовата година, се пренасят по право само за следващата финансова година.
6. Пренесените бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират и се посочват в счетоводните отчети.
Член 15
Правила за пренос на целеви приходи
Преносът на целевите приходи, посочени в член 23, и на неизползваните и налични към 31 декември бюджетни кредити, които произтичат от такива приходи, се извършва в съответствие със следните правила:
а)
външните целеви приходи се пренасят по право и се усвояват изцяло, докато бъдат извършени всички операции във връзка с програмата или действието, за които са предназначени; външни целеви приходи, получени през последната година от програмата или дейността, могат да се използват през първата година от следващата програма или дейност;
б)
вътрешните целеви приходи се пренасят само за една година, с изключение на вътрешните целеви приходи, определени в член 23, параграф 3, буква е), които се пренасят по право.
Най-късно до 1 юни на година N + 1 органът на Съюза информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.
Член 16
Отмяна на бюджетни кредити
Когато се отменят бюджетни кредити през финансова година след тази, за която тези кредити са били записани в бюджета на органа на Съюза, в резултат на цялостно или частично неизпълнение на дейностите, за които са били заделени, съответните бюджетни кредити се анулират.
Член 17
Поети задължения
1. От 15 октомври на всяка година задължения за обичайните административни разходи може да се поемат авансово по бюджетните кредити, предвидени за следващата финансова година. Тези задължения обаче не надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не може да се прилагат за нови разходи от естество, което все още не е принципно одобрено с последния надлежно приет бюджет на органа на Съюза.
2. Разходите, които се плащат авансово, например наемите, могат да породят плащания от 1 декември нататък, които са за сметка на бюджетните кредити за следващата финансова година. В такъв случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.
Член 18
Приложими правила в случай на късно приемане на бюджета на органа на Съюза
1. Ако бюджетът на органа на Съюза не е окончателно приет в началото на финансовата година, се прилагат правилата, установени в параграфи 2-6.
2. Задълженията може да се поемат и плащанията може да се извършват в границите, посочени в параграф 3.
3. Задълженията може да се поемат по глави до максимален размер от една четвърт от общия размер на разрешените бюджетни кредити в съответната глава за предходната финансова година плюс една дванадесета за всеки изтекъл месец.
Ограничението за бюджетните кредити, предвидено в предварителния разчет за приходите и разходите, не може да бъде надхвърляно.
Плащанията може да се извършват по глави с месечна периодичност до максимален размер от една дванадесета от разрешените по съответната глава бюджетни кредити за предходната финансова година. Тази сума обаче не надвишава една дванадесета от бюджетните кредити, предвидени в същата глава в предварителния разчет за приходите и разходите.
4. Разрешените бюджетни кредити по съответната глава от предходната финансова година, посочени в параграфи 2 и 3, представляват бюджетните кредити, приети чрез гласуване по бюджета на органа на Съюза, включително чрез коригиращи бюджети, и след коригиране с оглед на направените през въпросната финансова година трансфери.
5. По искане на директора, в случай че съображения за непрекъснатост на дейностите на органа на Съюза и нуждите на управлението го налагат, управителния съвет може да разреши да бъдат извършени разходи, които надвишават една временна сума от една дванадесета, но не надхвърлят общия размер на четири временни суми от една дванадесета, освен в надлежно обосновани случаи, както за поемане на задължения, така и за плащания в допълнение на автоматично предоставените суми от една дванадесета в съответствие с параграфи 2 и 3.
Допълнителните суми от една дванадесета се разрешават в цялост и са неделими.
6. В случай че за дадена глава разрешаването на четири временни суми от една дванадесета, предоставени съгласно параграф 5, е недостатъчно за покриване на разходите, необходими, за да се избегне прекъсване на дейността на органа на Съюза в област, уредена от въпросната глава, по изключение може да се даде разрешение за надвишаване на размера на бюджетните кредити, записани в съответната глава от бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година. Управителният съвет действа в съответствие с процедурите, предвидени в параграф 5. Въпреки това общият размер на наличните бюджетни кредити в бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година или в предложения проектобюджет на органа на Съюза не може при никакви обстоятелства да бъде надвишен.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност
Член 19
Определение и обхват
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетните кредити за поети задължения не могат да надхвърлят размера на вноската от Съюза, увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 6.
3. За органи, за които приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза, таксите следва да се определят на такова равнище, че да се избегне значително натрупване на излишък. Когато значителен положителен или отрицателен бюджетен резултат по смисъла на член 97 стане постоянен, размерът на таксите и вноските трябва да бъде преразгледан.
4. Органът на Съюза не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа на Съюза.
5. Вноската на Съюза за органа на Съюза представлява за бюджета на органа на Съюза изравнителна вноска и може да се раздели на няколко плащания.
6. Органът на Съюза извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания органът предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.
Член 20
Бюджетен резултат от финансовата година
1. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е положителен, той се възстановява на Комисията до размера на вноската, платена през годината. Частта от бюджетния резултат, надвишаваща размера на финансовата вноска на Съюза, изплатена през годината, се записва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като приход.
Първа алинея се прилага също и когато приходите на органа на Съюза се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската на Съюза.
Разликата между вноската, вписана в бюджета, и действително изплатената вноска за органа на Съюза, се анулира.
Органът на Съюза представя, не по-късно от 31 януари на съответната година N, разчет на бюджетния резултат от година N - 1, който трябва да се върне в бюджета по-късно през година N, за да се допълни вече наличната информация за бюджетния резултат за година N - 2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на органа на Съюза за година N + 1.
2. В изключителни случаи, когато учредителният акт предвижда, че приходите от такси и вноски са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органът на Съюз може да пренесе остатъка от таксите и вноските като целеви приходи за дейностите, свързани с предоставянето на услугите, за които са дължат тези такси.
3. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е отрицателен, той се вписва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания или, когато това е подходящо, се прихваща от положителния бюджетен резултат на органа на Съюза през следващите финансови години.
4. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета на органа на Съюза по време на бюджетната процедура чрез писмо за внасяне на корекции, посочено в член 39 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или, когато изпълнението на бюджета на орган на Съюза е започнало, чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица
Член 21
Използване на еврото
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на касата, счетоводителят и, в случай на сметки за авансови средства, и администраторите на авансови средства имат право да извършват операции в други валути, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Съюза.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност
Член 22
Определение и обхват
Без да се засяга член 23, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Без да се засяга член 25, всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции.
Член 23
Целеви приходи
1. Външните целеви приходи и вътрешните целеви приходи се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
2. Външните целеви приходи представляват:
а)
финансовите вноски за органите на Съюза от държавите членки и трети държави, включително и в двата случая техните държавни агенции, субекти или физически лица, за определени дейности, доколкото това е предвидено в споразумението, сключено между органа на Съюза и държавите членки, съответните трети държави или държавни агенции, субекти или физически лица;
б)
приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
в)
финансовите участия, които не са обхванати в буква а), за дейностите на органите на Съюза, идващи от трети държави или от различни организации извън Съюза;
-
приходи от ad hoc безвъзмездни средства, посочени в член 7,
-
приходи от споразуменията за възлагане, посочена в член 8;
г)
вътрешните целеви приходи, посочени в параграф 3, доколкото са с допълнителен характер спрямо другите приходи, посочени в букви а)-в) от настоящия параграф;
д)
приходите от такси и вноски, посочени в член 6, параграф 2.
3. Вътрешни целеви приходи представляват:
а)
приходи от трети страни във връзка със стоки, услуги или работа, извършена по тяхно искане, с изключение на таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а);
б)
постъпленията от продажба на моторни превозни средства, оборудване, съоръжения, материали и научна и техническа апаратура, които се подменят или бракуват, когато балансовата стойност е напълно амортизирана;
в)
приходите, които възникват от възстановяване, в съответствие с член 62, на недължимо платени суми;
г)
постъпленията от доставки на стоки, услуги и строителни работи за институциите на Съюза или други органи на Съюза;
д)
получените застрахователни обезщетения;
е)
приходите от наеми;
ж)
приходите от продажба на публикации и филми, включително такива на електронен носител;
з)
приходите, които възникват от последващото възстановяване на данъци съгласно член 25, параграф 3, буква б).
4. Без да се засяга член 23, параграф 2, буква д), съответният учредителен акт може също да предвижда разпределяне на приходите за специфични разходи. Освен когато е посочено друго в съответния учредителен акт, тези приходи представляват вътрешни целеви приходи.
5. Всички приходни позиции по смисъла на параграф 2, букви а), б) и в) и параграф 3, букви а) и г) трябва да покриват всички преки и косвени разходи, направени за въпросната дейност или цел.
6. В бюджета на органа на Съюза се включват редове за отразяване на външните целеви приходи и на вътрешните целеви приходи, а когато е възможно, се посочва и размерът.
Целевите приходи могат да се включват в разчета за приходите и разходите само за сумите, които са сигурни към датата на съставяне на разчета.
Член 24
Безвъзмездни сделки
1. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа на Съюза, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не вземат решение в този срок, безвъзмездната сделка се счита за приета.
Член 25
Правила относно приспаданията и корекциите на обменните курсове
1. Следните приспадания може да се направят от заявки за плащане, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени върху страни по договори за възлагане на обществена поръчка или бенефициери;
б)
отбиви, възстановени суми и рабати по отделни фактури и отчети за разходи;
в)
корекции за недължимо платени суми.
Корекциите, посочени в първа алинея, буква в), може да се извършват чрез пряко приспадане срещу ново междинно плащане или плащане на остатъка на същия получател по главата, статията и финансовата година, за които е извършено плащане, надвишаващо дължимото.
Счетоводните правила на Съюза се прилагат по отношение на приспаданията, посочени в първа алинея, буква в).
2. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от държавите членки по силата на Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, е за сметка на бюджета на органа на Съюза, след като от нея бъде приспаднат данъкът, при условие че той се прилага за органа на Съюза.
3. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от трети държави въз основа на съответните спогодби, може да бъде за сметка на бюджета на органа на Съюза, за всяко от следните:
а)
след като от нея бъде приспаднат данъкът;
б)
за стойността с включен данък. В този случай впоследствие възстановените данъци се третират като вътрешен целеви приход.
4. Всички национални данъци, които временно се поемат от органа на Съюза по силата на параграфи 2 и 3, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
5. Всички отрицателни бюджетни резултати се записват в бюджета на органа на Съюза като разход.
6. За курсови разлики, възникнали при изпълнение на бюджета на органа на Съюза, може да се внасят корекции. Окончателната печалба или загуба се включва в бюджетния резултат за финансовата година.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност
Член 26
Общи разпоредби
Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели по дялове и глави. Главите допълнително се подразделят на статии и позиции.
Член 27
Трансфери
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити:
а)
от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът;
б)
от една глава в друга и от една статия в друга - без ограничение.
2. Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителния съвет прехвърля бюджетни кредити от един дял към друг. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет разполагат с три седмици, за да се противопоставят на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
3. Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.
4. Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички извършени трансфери. Директорът информира Европейския парламент и Съвета за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.
Член 28
Специфични правила за трансферите
1. Трансфери на бюджетни кредити може да се извършват само към редове на бюджета на органа на Съюза, за които в бюджета са разрешени бюджетни кредити или има символично записване „pro memoria“.
2. Трансфери на бюджетни кредити, които съответстват на целеви приходи, може да се извършват само ако тези приходи се използват за целите, за които са предназначени.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 29
Принципи на икономичност, ефикасност и ефективност/принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа на Съюза за осъществяване на нейните дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. Органът на Съюз трябва да направи сравнителен анализ, посочен в член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Сравнителният анализ следва да включва:
-
преглед на ефективността на хоризонталните служби на органа на Съюза,
-
анализ на ползите и разходите от споделянето на службите или прехвърлянето им изцяло на друг орган на Съюза или на Комисията.
При извършване на сравнителния анализ, посочен в първа и втора алинея, органът на Съюза взема необходимите мерки, за да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
4. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа на Съюза, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението за всяка дейност и директорът предоставя информацията на управителния съвет. Тази информация се предоставя ежегодно и най-късно в документите, приложени към проектобюджета на органа на Съюза.
5. С цел да се усъвършенства механизмът на вземане на решения, органите на Съюза провеждат както предварителни, така и последващи оценки съобразно насоките, предоставени от Комисията. Тези оценки се прилагат за всички програми и дейности, при които има значителни разходи, като резултатите от оценките се представят на управителния съвет.
6. Директорът подготвя план за действие за последващи действия по отношение на заключенията от оценките, посочени в параграф 5, и докладва за постигнатия напредък два пъти годишно на Комисията и редовно пред управителния съвет.
7. Управителният съвет упражнява контрол над прилагането на плана за действие, посочен в параграф 6.
Член 30
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа на Съюза се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа на Съюза вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
спазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, като се взема предвид многогодишният характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективният вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално следното:
а)
разделение на задачите;
б)
подходяща стратегия за контрол и управление на риска, включваща контрол на ниво получател;
в)
предотвратяване на конфликти на интереси;
г)
адекватни одитни следи и пълнота на данните в системите за данни;
д)
процедури за наблюдение на работата и проследяване на установените слабости и изключения във вътрешния контрол;
е)
периодична оценка на доброто функциониране на системата за вътрешен контрол.
4. Ефикасният вътрешен контрол се основава на следните елементи:
а)
прилагане на подходяща стратегия за контрол и управление на риска, съгласувана между съответните участници във веригата за контрол;
б)
достъпност на резултатите от извършения контрол за всички съответни участници във веригата за контрол;
в)
опиране, когато това е целесъобразно, на независимите одиторски становища, при условие че качеството на свързаните дейности е съответстващо и приемливо и че те са извършени в съответствие с договорените стандарти;
г)
навременно прилагане на корективни мерки, включително, при необходимост, санкции с възпиращ ефект;
д)
елиминиране на многократния контрол;
е)
подобряване на съотношението между разходите и ползите от контрола.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 31
Публикуване на отчетите, бюджетите и докладите
1. Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Обобщение на бюджета на органа на Съюза и всеки коригиращ бюджет на органа на Съюза, както са окончателно приети, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз в рамките на три месеца от тяхното приемане.
Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, петте основни разходни бюджетни реда за административния и оперативния бюджет на органа на Съюза, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.
3. Бюджетът на органа на Съюза, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети на органа на Съюза, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на Европейския парламент и Съвета, на Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на съответния орган на Съюза в срок от четири седмици след тяхното приемане.
4. Органът на Съюза предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за бенефициерите на средства, получени от бюджета на органа на Съюза, включително експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 89, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (7) вследствие на стандартното представяне. Публикуваната информация е лесно достъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета на органа на Съюза
Член 32
Годишно и многогодишно програмиране
1. Органът на Съюза изготвя програмен документ, съдържащ многогодишно и годишно планиране, като взема под внимание насоките, определени от Комисията.
2. Многогодишната програма определя:
-
цялостното стратегическо програмиране, включително целите, очакваните резултати и показателите за постигнатите резултати,
-
ресурсно програмиране, включващо многогодишен бюджет и персонал.
Ресурсното програмиране включва количествена и качествена информация за човешките ресурси и бюджетните въпроси за целите на докладването, по-специално:
-
за години N - 1 и n информация за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица, както и на командированите национални експерти,
-
за година N - 1 оценка за бюджетните операции по смисъла на член 97 и информация за вноската в натура, предоставена от държавата членка, домакин на органа на Съюза,
-
за година N + 1 прогноза за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица,
-
за следващите години индикативно ресурсно програмиране на бюджета и персонала.
Комисията изпраща до органа на Съюза становището на съответните си служби по проекта на програмиране на човешките ресурси.
Ако органът на Съюза не вземе изцяло предвид становището на службите на Комисията, той представя на Комисията необходимите обяснения.
Планирането на ресурсите се актуализира ежегодно. Стратегическото програмиране се актуализира при необходимост, и по-специално за приемане на мерки във връзка с резултатите от цялостните оценки, посочени в учредителния акт.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза съдържа подробни цели и очаквани резултати, включително показатели за постигнатите резултати. Тя съдържа също така описание на дейностите, които ще се финансират, и размера на финансовите и човешките ресурси, разпределени за всяка дейност. Годишната работна програма е съгласувана с многогодишната работна програма, посочена в параграф 1.
В нея ясно се посочва кои задачи на органа на Съюза са добавени, променени или отменени в сравнение с предходната финансова година.
4. Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в годишната работна програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа на Съюза.
Член 33
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
2. Органът на Съюза изпраща на Комисията предварителна прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на тези прогнози, не по-късно от 31 януари всяка година.
3. В съответствие с член 37 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 всяка година органът на Съюза изпраща на Комисията, Европейския парламент и на Съвета прогноза за своите приходи и разходи, както е определено в учредителния акт.
4. Прогнозата за приходите и разходите на органа на Съюза включва:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочните длъжности, одобрено в рамките на бюджетните кредити, по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности. Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на органа на Съюза в сравнение с бюджета му за година N.
5. Органът на Съюза изпраща на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета проекта на програмен документ, посочен в член 32, не по-късно от 31 януари всяка година, както и всякакви по-нови актуализирани версии на този документ.
6. Като част от процедурата по приемане на бюджета, Комисията изпраща прогнозния разчет на органа на Съюза на Европейския парламент и на Съвета и предлага размера на вноската за органа на Съюза и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа. Комисията предоставя проекта за щатно разписание на органите на Съюза и прогноза за броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити, веднага след като Комисията определи проектобюджета.
7. Европейският парламент и Съветът приемат щатното разписание на органа на Съюза и всички последващи изменения по него в съответствие с член 38, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III - „Комисия“ - на бюджета.
8. Бюджетът на орган на Съюза и щатното разписание, заедно с програмния документ, посочен в член 32, се приема от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на бюджета, в който се определя размерът на вноската и щатното разписание, като при необходимост бюджетът на органа на Съюза и щатното разписание съответно се коригират.
9. Когато Комисията възлага нови задачи на органа на Съюза, без да се засягат законодателните процедури за изменение на учредителния акт, тя представя на Европейския парламент и Съвета необходимите сведения, за да се оцени въздействието на новите задачи върху ресурсите на органа на Съюза, с цел да се преразгледа, при необходимост, неговото финансиране.
Член 34
Коригиращи бюджети
Всяко изменение в бюджета на органа на Съюза, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет, приет съгласно същата процедурата както и първоначалния бюджет на органа на Съюза, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета на органа на Съюза
Член 35
Устройство на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза се състои от приходна и разходна част.
Член 36
Бюджетна номенклатура
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на органа на Съюза, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Съюза и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 37
Представяне на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозните приходи на органа на Съюза за съответната финансова година („година N“);
б)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година N - 2;
в)
съответни бележки към всеки ред приходи.
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината N;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година N - 2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа на Съюза за годината N;
в)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответни бележки към всеки подраздел.
Член 38
Правила за щатното разписание на персонала
1. В посоченото в член 33 щатно разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Това представлява абсолютно ограничение за съответния орган на Съюза. Не може да се извършват назначения, с които се надхвърля установеното ограничение.
Въпреки това, с изключение на степени AD 16, AD 15, AD 14 и AD 13, управителният съвет може да изменя щатното разписание в рамките до 10 % от разрешените длъжности при следните условия:
а)
да не се отразява на размера на бюджетните кредити за персонала, които съответстват на пълната финансова година;
б)
да не се надхвърля ограничението за общия брой на длъжностите, разрешени в щатното разписание;
в)
органът на Съюза да е участвал в съпоставителна оценка с други органи на Съюза, инициирана в рамките на процедурата по аналитичен преглед на персонала на Комисията.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея работата на непълно работно време, разрешена от органа по назначаването в съответствие с Правилника за длъжностните лица, може да се компенсира с други назначения. Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, органът на Съюза взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на ограничението по параграф 1, втора алинея, буква б).
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА НА ОРГАНА НА СЪЮЗА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 39
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Той изпълнява приходите и разходите на бюджета в съответствие с финансовите правила на органа на Съюза и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити.
2. Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът на Съюза участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.
Член 40
Делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета
1. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа на Съюза, подчинени на Правилника за длъжностните лица, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа на Съюза, приети от управителния съвет. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред вторично да делегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 114. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 41
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа на Съюза.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до компетентния орган, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Компетентният орган предприема по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния служител. Ако този служител е директорът, компетентният орган е управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет.
4. Органът на Съюза приеме правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси.
Член 42
Метод на изпълнение на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 43
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 44
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципа на добро финансово управление и следи за спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За целите на параграф 1 разпоредителят с бюджетни кредити, в съответствие с минималните стандарти, които са приети от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, въз основа на еквивалентни стандарти, определени от Комисията за нейните собствени служби, и като отчита надлежно рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на функциите на разпоредител с бюджетни кредити.
Създаването на тази структура и на тези системи се основава на пълен анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Разпоредителят с бюджетни кредити може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
3. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходите и разрешават плащанията, както и извършват подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
4. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и издаване на нарежданията за събиране. Това включва отказ от установени вземания по целесъобразност.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на органа на Съюза. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 45
Предварителни проверки
1. Всяка операция, посочена в член 44, се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа на Съюза от разпоредителите с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от разпоредителя с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация. Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 29.
За целта на проверките група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на медицински разходи, могат да се разглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити като една операция.
5. Проверката за дадена операция се извършва от служители, различни от тези, които са инициирали операцията. Служителите, извършващи проверката, не може да са подчинени на служителите, инициирали операцията.
Член 46
Последващи проверки
1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
2. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали операциите, финансирани от бюджета на органа на Съюза, са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в член 45, параграф 4.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Разпоредителят с бюджетни кредити предприема мерки за справяне с тези проблеми.
Анализът на риска, посочен в параграф 1, се преразглежда в светлината на резултатите от проверките, както и друга подходяща информация.
В случай на многогодишни програми разпоредителят с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
3. Предварителният контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за последващия контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Когато разпоредителят с бюджетни кредити извършва финансови одити на бенефициери под формата на последващ контрол, съответните правила за извършване на одит са ясни, последователни и прозрачни и зачитат както правата на органа на Съюза, така и тези на одитираните лица.
4. Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, посочени в параграф 3, притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Съюза, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 47
Консолидиран годишен отчет за дейността
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на консолидиран годишен отчет за дейността, които съдържа:
а)
информация за:
-
изпълнението на годишната работна програма, използването на бюджета и човешките ресурси на органа на Съюза, посочени в член 38,
-
системите за управление и вътрешен контрол, включително обобщение на броя и вида на одитите, проведени от вътрешния одитор, структурите за вътрешен одит, отправените препоръки и действията, предприети по тези препоръки и по препоръките от предходни години, както е посочено в членове 82 и 83,
-
всички забележки на Сметната палата и н действията, предприети във връзка с тези забележки,
-
отчетите и доклада за бюджетното и финансовото управление, без да се засягат членове 92, 96 и 97;
б)
декларация на разпоредителя с бюджетни кредити, в която се посочва дали той има достатъчна увереност (освен ако не е указано друго в някоя от резервите, свързани с определени части за приходите и разходите), че:
-
информацията в отчета дава вярна и точна представа,
-
ресурсите, предназначени за описаните в отчета дейности, са използвани по предназначение и в съответствие с принципа на добро финансово управление,
-
въведените процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции.
В консолидирания годишен отчет за дейността се посочват резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол, в това число цялостна оценка на разходите, свързани с контрола, и ползите от него.
Консолидираният годишен отчет се представя на управителния съвет за оценка.
2. Не по-късно от 1 юли всяка година консолидираният годишен отчет за дейността заедно с неговата оценка се изпраща от управителния съвет на Сметната палата, на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета.
3. Допълнителни изисквания за докладване могат да бъдат посочени в учредителния акт в надлежно обосновани случаи, по-специално когато това се налага от естеството на съответната област, в която органът работи.
Член 48
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 54, параграф 5, както и управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа на Съюза, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза.
Член 49
Делегиране на изпълнението на бюджета
При делегиране или вторично делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 40 към оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 44, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 50
Правомощия и функции на счетоводителя
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, който е напълно независим при изпълнение на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа на Съюза за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с дял IХ;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял IХ;
г)
изпълнението в съответствие с дял IХ на счетоводните правила и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
е)
управлението на касата.
2. Два или повече органа на Съюза могат да назначат един и същ счетоводител.
Органът на Съюза може също да се уговори с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа на Съюза.
Органът на Съюза може също да възложи на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза, като вземе под внимание анализа на разходите и ползите по член 29.
В случаите, посочени в тази алинея, трябва да се направят необходимите договорености, с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа на Съюза и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че счетоводителят е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна картина на финансовото състояние на органа на Съюза.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.
Разпоредителите с бюджетни кредити остават изцяло отговорни за правилното използване на средствата, които управляват, за законосъобразността и редовността на разходите под техен контрол и за изчерпателността и точността на изпратената на счетоводителя информация.
5. Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
6. При условията на параграф 7 на настоящия член и на член 51 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
7. При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за длъжностните лица, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.
8. Актът за делегиране установява възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 51
Сметки за авансови средства
Когато е необходимо за плащането на дребни суми и за събирането на други приходи, посочени в член 6, могат да се открият сметки за авансови средства. Сметките за авансови средства се захранват от счетоводителя и се поставят под отговорността на администраторите на авансови средства, назначени от него.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не надхвърля 60 000 EUR и се определя от съответния орган на Съюза за всеки разход или приход. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 74, параграф 1, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 52
Оттегляне на делегиране и временно прекратяване на правомощия, делегирани на финансовите участници
1. Оправомощаването и вторичното оправомощаване на разпоредителите с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттегляни временно или окончателно от органа, който ги е назначил. Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Счетоводителят или администраторът на авансови средства може по всяко време да бъде отстранен временно или окончателно от длъжност от управителния съвет. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
3. Параграфи 1 и 2 не засягат дисциплинарните мерки, взети по отношение на финансовите участници, посочени в тези параграфи.
Член 53
Отговорност на финансовите участници за незаконна дейност, измама или корупция
1. Членове 52-56 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници, посочени в член 52, съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна отговорност и дължи обезщетение, както е указано в Правилника за длъжностните лица, без да се засягат членове 54, 55 и 56. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на Европейската служба за борба с измамите.
Раздел 2
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
Член 54
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно предвиденото в Правилника за длъжностните лица.
2. Имуществената отговорност възниква по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от негова страна:
а)
установи подлежащи на събиране вземания или издаде нареждания за събиране, поеме задължение за разходи или подпише платежно нареждане, без да съблюдава настоящия регламент и, когато е подходящо, правилата за прилагане на Финансовия регламент на органа на Съюза;
б)
пропусне да изготви документ, с който се установява вземане, пропусне или забави издаването на нареждане за събиране или забави издаването на платежно нареждане, което води до възникването на гражданска отговорност на органа на Съюза спрямо трети лица.
3. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който прецени, че определено решение, за чието вземане отговаря, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление, информира писмено делегиращия орган. В случай че след това делегиращият орган даде на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити мотивирано указание в писмен вид за вземане на това решение, този разпоредител с бюджетни кредити бива освободен от отговорност.
4. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
5. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа на Съюза, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Съюза. За случаите, подадени от органите на Съюза, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа на Съюза.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити и до вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя годишен отчет за дейността и посочва предприетите мерки.
6. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа на Съюза вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в Правилника за длъжностните лица по отношение на дисциплинарните мерки.
Раздел 3
Правила, приложими за счетоводителите и администраторите на авансови средства
Член 55
Правила, приложими за счетоводителите
Счетоводителят носи дисциплинарна и имуществена отговорност по реда и при условията на Правилника за длъжностните лица. По-специално счетоводителят може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи или документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
неправомерна промяна на банкови сметки или сметки, открити в пощенските служби;
в)
събиране или изплащане на суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране или платежни нареждания;
г)
несъбиране на дължими приходи.
Член 56
Правила, приложими за администраторите на авансови средства
Администраторът на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е указано в Правилника за длъжностните лица. По-специално администраторът на авансови средства може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи и документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
непредставяне на необходимите оправдателни документи за плащанията, които е извършил;
в)
извършване на плащания в полза на лица, различни от лицата, които имат право на тях;
г)
несъбиране на дължими приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Член 57
Заявка за плащане
Органът на Съюза представя на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на вноската на Съюза съгласно член 19, параграф 6 при условия и интервали, договорени с Комисията.
Член 58
Третиране на лихвите
Лихвата, начислена по суми, платени на органа на Съюза от Комисията под формата на вноска, не се дължи на бюджета.
Член 59
Прогноза за вземанията
1. Когато разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчна и надеждна информация относно каквато и да е мярка или ситуация, която може да е основание за възникване на вземане на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити прави прогноза за вземането.
2. Прогнозата за вземането се коригира от разпоредителя с бюджетни кредити веднага след като той узнае за събитие, което променя мярката или ситуацията, довела до изготвянето на прогнозата.
При изготвяне на нареждането за събиране относно мярка или ситуация, която е била основание да бъде направена по-рано прогноза за вземане, разпоредителят с бюджетни кредити коригира съответно прогнозата.
Ако нареждането за събиране е съставено за сума, която е равна на първоначалната прогноза за вземането, тази прогноза се намалява до нула.
Член 60
Установяване на вземания
1. Установяването на вземане представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
проверява наличието на задължението;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, съгласно които задължението е изискуемо.
2. Всички вземания, които са определени като безспорни, ликвидни и изискуеми, се установяват чрез нареждане за събиране до счетоводителя, последвано от дебитно известие, изпратено на длъжника, като и двете се съставят от разпоредителя с бюджетни кредити.
3. Недължимо платените суми се събират.
4. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
5. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да се установят временно. Временното установяване обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно. Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временно установените суми, за да гарантира, че те съответстват на действително установените вземания.
Член 61
Разпореждане за събиране
Разпореждането за събиране представлява действие, с което разпоредителят с бюджетни кредити дава указание на счетоводителя чрез издаване на нареждане за събиране да събере вземане, което е установено от разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 62
Правила относно събирането
1. Счетоводителят предприема действия по нарежданията за събиране на вземания, надлежно съставени от разпоредителя с бюджетни кредити. Счетоводителят полага необходимата грижа, за да гарантира, че органът на Съюза получава своите приходи, и следи за гарантиране на неговите права.
2. Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното съобщение, счетоводителят информира разпоредителя с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
3. Счетоводителят пристъпва към събиране на вземанията на органа на Съюза чрез прихващане с насрещно вземане на всеки длъжник, който от своя страна има вземане към органа на Съюза. Тези вземания трябва да бъдат безспорни, ликвидни и изискуеми.
4. Когато разпоредителят с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира решението за отказ само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR.
В решението за отказ се посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити отменя установено вземане изцяло или частично, когато при откриване на грешка стане ясно, че сумата не е била правилно установена. Отмяната се извършва с решение на разпоредителя с бюджетни кредити и трябва да бъде подходящо обоснована.
Член 63
Формалности по събирането
1. При действителното събиране на дължимата сума счетоводителят го осчетоводява и информира разпоредителя с бюджетни кредити.
2. Издава се и разписка за всички парични плащания, получени от счетоводителя.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 64
Допълнителен срок за плащане
1. В сътрудничество с разпоредителя с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и ако са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да заплати лихва в размер, определен в член 83 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за целия допълнителен период, започващ от крайния срок, посочена в член 80, параграф 3, буква б) от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
б)
за да се защитят правата на органа на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на органа на Съюза.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на органа на Съюза.
2. При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по параграф 1, първа алинея, буква б), когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 65
Списък на вземанията
1. Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
2. Органът на Съюза съставя списък на своите вземания, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на органа на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 66
Давностен срок
Вземанията на органа на Съюза по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа на Съюза подлежат на давностен срок от пет години.
Член 67
Специални разпоредби, приложими по отношение на таксите
Когато органът на Съюза събира таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а), в началото на всяка финансова година се прави обща предварителна прогноза за постъпленията от такива такси.
Когато таксите са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се регистрират всички подробности за вземането на органа на Съюза. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
Когато органът на Съюза използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси.
Органът на Съюза предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след като съответната такса бъде изцяло платена. При изключителни обстоятелства обаче дадена услуга може да бъде предоставена без предварително заплащане на дължимата такса. В случаите когато е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса, се прилагат членове 60-66.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 68
Решение за финансиране
1. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, посочени в член 32, параграф 3, са ясно идентифицирани.
4. Административните кредити могат да бъдат изпълнени без предварително решение за финансиране.
Член 69
Видове поети задължения
1. Поемането на бюджетно задължение представлява операцията по заделяне на бюджетните кредити, необходими за покриване на последващи плащания в изпълнение на правни задължения.
2. Правното задължение представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение за извършване на разход.
3. Бюджетните задължения попадат в една от следните три категории:
а)
индивидуални: бюджетното задължение е индивидуално, когато получателят и размерът на разхода са известни;
б)
глобални: бюджетното задължение е глобално, когато най-малко един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен;
в)
временни: бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи, при които размерът или крайните получатели на сумите не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се изпълнява или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
4. Бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, може да се разпределят за няколко години под формата на годишни вноски единствено когато това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 70
Правила, приложими за поемането на задължения
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Предвиденото в параграф 1 задължение за поемане на бюджетно задължение, преди да се поеме правно задължение, не се прилага по отношение на правните задължения, сключени вследствие на обявяване на кризисно положение в рамките на плана за непрекъснатост на дейността, в съответствие с процедурите, приети от органа на Съюза.
3. Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година N + 1.
При спазване на член 69, параграф 4 и член 87, параграф 2, индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или временни бюджетни задължения, се сключват до 31 декември на година N.
В края на периодите, посочени в първа и втора алинея, неусвоеният остатък по такива бюджетни задължения се отменя от разпоредителя с бюджетни кредити.
Преди подписването му размерът на всяко индивидуално правно задължение, прието вследствие на глобално бюджетно задължение, се записва от разпоредителя с бюджетни кредити в бюджетните сметки и се осчетоводява към глобалното бюджетно задължение.
4. С изключение на случаите на разходи за персонала бюджетните и правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, имат крайна дата на изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички части от такива задължения, които не са били изпълнени шест месеца след датата, посочена в първа алинея от настоящия параграф, се отменят в съответствие с член 16.
Размерът на бюджетно задължение, отговарящо на правно задължение, за което не е извършено плащане по смисъла на член 75 в срок от две години след датата на подписването на правното задължение, се отменя освен когато сумата е свързана със случай, който е предмет на спор пред съд или арбитражен орган, или когато съществуват специални разпоредби, определени в основните актове.
Член 71
Проверки, приложими за поемането на задължения
1. Когато приема бюджетно задължение, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
разходът е начислен в правилната бюджетна позиция на органа на Съюза;
б)
бюджетните кредити са налични;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
г)
е спазен принципът на добро финансово управление.
2. Когато регистрира правно задължение посредством физически или електронен подпис, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
задължението е обезпечено със съответно поето бюджетно задължение;
б)
разходът е законосъобразен и редовен и съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
в)
е спазен принципът на добро финансово управление.
Член 72
Утвърждаване на разход
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
потвърждава наличието на право на кредитора;
б)
определя или проверява действителността и размера на вземането;
в)
проверява условията, съгласно които плащането е дължимо.
Член 73
Утвърждаване и материална форма на „предаването за плащане“
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително периодичните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от разпоредителя с бюджетни кредити.
4. При некомпютризирана система „прието за плащане“ има формата на печат, включващ подписа на разпоредителя с бюджетни кредити.
При компютризирана система „прието за плащане“ има формата на валидиране чрез използване на персонална парола на разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 74
Разрешаване на разход
1. Разрешаването на разход представлява действието, с което разпоредителят с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя, посредством издаване на платежно нареждане, да плати утвърдения от разпоредителя с бюджетни кредити разход.
Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем, или доставка на стоки, и в зависимост от извършената от разпоредителя с бюджетни кредити оценка на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на системата за плащания незабавно инкасо.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 44, параграф 5.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 106, параграф 1.
Член 75
Видове плащания
1. Плащането се извършва при представяне на доказателство, че съответната дейност е извършена в съответствие с разпоредбите на основния акт, договора или споразумението за безвъзмездни средства, и обхваща една от следните операции:
а)
плащане на цялата дължима сума;
б)
плащане на дължимата сума по един от следните начини:
1)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко плащания след подписване на договора или споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или след съобщаване на решението за отпускане на безвъзмездни средства;
2)
едно или повече междинни плащания в замяна на частично изпълнение на дейността;
3)
плащане на остатъка по дължимите суми, когато дейността е изпълнена изцяло.
Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
Междинно плащане, което може да се извършва няколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
2. В бюджетното счетоводство се прави разграничение между различните видове плащания, посочени в параграф 1, към момента на извършване на всяко плащане.
Член 76
Плащане, ограничено до наличните средства
Плащането на разхода се извършва от счетоводителя в рамките на наличните средства.
Член 77
Срокове
Плащането на разходите се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 78
Електронно управление на операциите
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите може да се подписват посредством компютъризирана или електронна процедура.
Член 79
Електронно управление
Органът на Съюза установява и прилага единни стандарти за обмен на информация по електронен път с трети лица, участващи в процедури за обществени поръчки и за отпускане на безвъзмездни средства. В частност те изготвят и изпълняват във възможно най-голяма степен решения за предаване, съхранение и обработка на данни, предавани при процедури за отпускане на безвъзмездни средства и възлагане на обществени поръчки, като за тази цел въвеждат единна зона за електронен обмен на данни за заявители, кандидати и оференти.
Член 80
Добра администрация
1. Разпоредителят с бюджетни кредити обявява без забавяне необходимостта да се представят доказателства и/или документация, тяхната форма и предварително определеното съдържание, както и, по целесъобразност, примерният график за приключване на процедурите за възлагане.
2. Когато поради явна техническа грешка от страна на заявителя или оферента или когато заявителят или оферентът не предаде доказателство или не даде декларация, комисията за оценка или, по целесъобразност, разпоредителят с бюджетни кредити приканва, освен в надлежно обосновани случаи, заявителя или оферента да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. Информация или разяснения от този тип не може да изменят в значителна степен предложението или условията на офертата.
Член 81
Посочване на средствата за обжалване
Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 82
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът на Съюза въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити или като счетоводител нито на органа на Съюза, нито на Комисията.
3. Вътрешният одитор консултира органа на Съюза по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценката на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа на Съюза. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид консолидирания годишен отчет за дейността на разпоредителя с бюджетни кредити и всяка друга налична информация.
6. Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет проучват информацията, посочена в член 47, параграф 1, буква а), както и дали препоръките са напълно и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа на Съюза на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 83
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, неговата отговорност за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да завежда дела пред Съда на Европейския съюз, се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 84
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет могат да създадат, като вземат предвид икономическата ефективност и добавената стойност, структура за вътрешен одит, която изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на структурата за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Годишният одитен план на структурата за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на структурата за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора на органа на Съюза.
Той се разглежда и одобрява от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Структурата за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
2. Ако структурата за вътрешен одит на даден орган на Съюза не е икономически изгодна или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът на Съюза може да реши да използва обща структура за вътрешен одит с други органи на Съюза, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителните съвети на съответните органи на Съюза се договарят относно практическите условия на общата структура за вътрешен одит.
3. Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на структурата за вътрешен одит.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 85
Общи разпоредби
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на член 86.
2. Органът на Съюза може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Съюза.
3. Органът на Съюза взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 86
Процедури за възлагане
1. Органът на Съюза може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (8), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
2. Органът на Съюза може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В такъв случай член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
ДЯЛ VI
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНИТЕ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 87
Бюджетни кредити за административни разходи
1. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни бюджетни кредити.
2. Административните разходи, произтичащи от договори за периоди, които надхвърлят финансовата година или в съответствие с местната практика, или поради това, че са свързани с доставката на оборудване, са за сметка на бюджета на органа на Съюза за финансовата година, в която се извършват.
3. Органът на Съюза предоставя на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли всяка година работен документ относно своята политика по сградния фонд, в който се включва следната информация:
а)
за всеки недвижим имот - разходи и площ, които се покриват от бюджетните кредити от съответните бюджетни редове от бюджета на органа на Съюза;
б)
очаквана промяна в глобалното планиране на площите и местоположенията през идните години с описание на вече идентифицираните проекти за недвижими имоти, които са на етап планиране;
в)
окончателни условия и разходи, както и съответната информация относно изпълнението на новите проекти за недвижими имоти, които преди това са били представени на Европейския парламент и на Съвета в рамките на процедурата, установена в член 88, но не са били включени в работните документи за предходната година.
Член 88
Проекти за недвижими имоти
1. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза информира Европейския парламент и Съвета във възможно най-кратки срокове относно необходимата строителна площ и предварителното планиране, преди да започне проучването на местните пазари, в случай на договори за недвижими имоти, или преди публикуването на поканите за участие в процедура за възлагане на поръчка или нейното провеждане, в случай на строителни работи.
2. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза представя проекта за недвижим имот, включително подробна прогноза за разходите по него и финансирането му, както и списък на проектодоговорите, които се планира да бъдат използвани, и изисква одобрението на Европейския парламент и на Съвета преди сключването на договорите. По искане на органа на Съюза документите, представени във връзка с проекти за недвижими имоти, се третират като поверителни.
Освен в случаи на непреодолима сила Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от четири седмици от получаването му от двете институции.
Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на четириседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
Ако в рамките на четириседмичния срок Европейският парламент и/или Съветът изразят надлежно обоснована загриженост, срокът се удължава еднократно с две седмици.
Ако Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на проекта за недвижим имот, органът на Съюза оттегля предложението си и може да представи ново предложение.
3. При случаи на непреодолима сила предвидената в параграф 4 информация може да се предаде заедно с проекта за недвижим имот. Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от две седмици от получаването му от двете институции. Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на двуседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент и/или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
4. Следното се счита за проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат съществени финансови последици за бюджета на органа на Съюза:
а)
придобиването на земя;
б)
придобиването, продажбата, структурния ремонт, изграждането на сгради или проекти, които съчетават тези елементи и трябва да бъдат изпълнени в рамките на същия срок, за сума над 3 000 000 EUR;
в)
новите договори за недвижими имоти (включително плодоползване, дългосрочно наемане и подновяването на действащи договори за недвижими имоти при по-неблагоприятни условия), които не попадат в обхвата на буква б), с годишни разходи в размер на най-малко 750 000 EUR;
г)
удължаването или подновяването на действащи договори за недвижими имоти (включително правоползване и дългосрочно наемане) при същите или по-благоприятни условия, с годишни разходи в размер на най-малко 3 000 000 EUR.
5. Без да се засяга член 19, параграф 4, проект за придобиването на недвижим имот може да се финансира чрез заем само след като бъде предварително одобрен от Европейския парламент и Съвета.
Заемите се сключват и изплащат в съответствие с принципа на добро финансово управление и при надлежно спазване на финансовите интереси на Съюза.
Когато органът на Съюза предложи да финансира придобиването със заем, в плана за финансиране, който трябва да се представи, заедно с искането за предварително одобрение от органа на Съюза, се посочват по-конкретно максималният размер на финансиране, срокът на финансиране, видът финансиране, условията на финансиране и икономиите в сравнение с други видове договорни условия.
Европейският парламент и Съветът обсъждат искането за предварително одобрение в срок от четири седмици, който може да бъде удължен еднократно с две седмици, от получаването му от двете институции. Придобиването чрез заем се счита за отхвърлено, ако Европейският парламент и Съветът не са го одобрили изрично в рамките на крайния срок.
ДЯЛ VII
ЕКСПЕРТИ
Член 89
Външни експерти, получаващи възнаграждение
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат mutatis mutandis за подбора на експерти. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества. Подборът се извършва въз основа на критерии за подбор, които са в съответствие с принципите на недискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
ДЯЛ VIII
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА И НАГРАДИ, ПРЕДОСТАВЕНИ ОТ ОРГАНА НА СЪЮЗА
Член 90
Безвъзмездни средства
Когато органът на Съюза може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
Член 91
Награди
Когато органът на Съюза може да присъжда награди в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 92
Устройство на отчетите
Отчетите на органа на Съюза се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа на Съюза;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа на Съюза.
Член 93
Доклад за бюджетното и финансовото управление
1. Всеки орган на Съюза изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година.
2. Директорът изпраща доклада на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата до 31 март, следващ финансовата година.
3. Докладът, посочен в параграф 2, отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Член 94
Правила относно отчетите
1. Счетоводителят на органа на Съюза прилага правилата, приети от счетоводителя на Комисията, въз основа на международно възприетите счетоводни стандарти в публичния сектор.
2. Отчетите на органа на Съюза, посочени в член 92, са съобразени с бюджетните принципи, определени в членове от 5-31. Те дават вярна и точна представа за бюджетните приходни и разходни операции.
Член 95
Счетоводни принципи
Финансовите отчети, посочени в член 92, представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 96
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа на Съюза.
Член 97
Отчети за изпълнението на бюджета
1. Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
2. Бюджетният резултат се състои от разликата между:
-
всички събрани приходи за съответната финансова година, и
-
размера на плащанията, направени за бюджетните кредити за финансовата година, увеличен с размера на пренесените бюджетни кредити за същата финансова година.
Разликата, посочена в първа алинея, се увеличава или намалява, от една страна, с нетния размер на бюджетните кредити, пренесени от предходни финансови години, които са отменени и, от друга страна, със:
-
извършените в повече плащания спрямо едногодишните бюджетни кредити, пренесени от предходната финансова година, в резултат на промяна в курса на еврото,
-
салдото в резултат на положителни или отрицателни курсови разлики през финансовата година, както реализирани, така и нереализирани.
3. Структурата на отчетите за изпълнението на бюджета е същата като тази на бюджета на органа на Съюза.
Член 98
Междинни отчети
1. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща междинните отчети на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година.
2. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 март на следващата година.
Член 99
Одобряване на окончателните отчети
1. В съответствие с член 148, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 най-късно до 1 юни следващата година Сметната палата представя своите забележки по междинните отчети на органа на Съюза.
2. След като получи забележките на Сметната палата по междинните отчети на органа на Съюза, счетоводителят съставя окончателните финансови отчети на органа на Съюза в съответствие с разпоредбите на член 50. Директорът ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Счетоводителят изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година.
Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
4. На същата дата, на която предава своите окончателни отчети, счетоводителят на органа на Съюза изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията също така представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящия дял и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните отчети на органа на Съюза се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от 15 ноември на следващата година.
5. Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорите на органа на Съюза се изпращат същевременно и на Комисията.
ГЛАВА 2
Счетоводно отчитане и инвентарни описи
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 100
Счетоводна система
1. Счетоводната система на органа на Съюза служи за организиране на бюджетната и финансовата информация така, че цифрите да могат да се записват, архивират и регистрират.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. Разпоредителят с бюджетни кредити може да води и аналитични сметки.
Член 101
Обща разпоредба за счетоводната система на институциите
Правилата за счетоводна отчетност и хармонизираният сметкоплан, които ще се прилагат от органа на Съюза, се приемат от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Раздел 2
Общи и бюджетни сметки
Член 102
Общи сметки
В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа на Съюза.
Член 103
Записвания в общите сметки
1. Салдата и движенията по общите сметки се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания, включително корекциите по сметките, се основават на оправдателни документи, на които записванията се позовават.
3. Счетоводната система е такава, че оставя ясна одитна следа за всички счетоводни записвания.
Член 104
Счетоводни корекции
След приключване на финансовата година и до датата на представяне на окончателните отчети счетоводителят на органа на Съюза извършва корекции, които, без да водят до отпускане или събиране на суми за тази година, са необходими за вярното и точно представяне на отчетите. Корекциите спазват правилата за счетоводна отчетност, посочени в член 101.
Член 105
Бюджетно счетоводство
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
2. За целите на параграф 1 в бюджетните сметки се записват всички бюджетни приходни и разходни операции, предвидени в дял IV.
Член 106
Инвентарен опис
1. Органът на Съюза води инвентарен опис, в който се отразяват количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи на Съюза в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията.
Органът на Съюза проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на материални активи на органа на Съюза се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ X
ВЪНШЕН ОДИТ, ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 107
Външен одит
1. Независим външен одитор проверява дали годишните отчети на органа на Съюза отразяват правилно приходите, разходите и финансовото състояние на органа на Съюза преди консолидацията в окончателните отчети на органа на Съюза.
Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, Сметната палата изготвя специфичен годишен доклад за органа на Съюза в съответствие с изискванията на член 287, параграф 1 от ДФЕС.
При изготвянето на доклада, посочен във втора алинея, Палатата взема предвид одита на независимия външен одитор, посочен в първа алинея, и действията, предприети в отговор на неговите констатации.
2. Органът на Съюз изпраща на Сметната палата бюджета на органа на Съюза, както е окончателно приет. Той информира във възможно най-кратки срокове Сметната палата за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
3. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 108
График на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Европейският парламент, по препоръка на Съвета, преди 15 май на годината N + 2, освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, освобождава от отговорност директора по отношение на изпълнението на бюджета за година N. Директорът информира управителния съвет за забележките на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност.
2. Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. В случай че Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът в сътрудничество с управителния съвет полага всички усилия за възможно най-бързо предприемане на мерки за отстраняване или улесняване на отстраняването на препятствията пред това решение.
Член 109
Процедура по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на органа на Съюза, бюджетния резултат, както и активите и пасивите на органа на Съюза според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета Европейският парламент, след като Съветът е извършил същото, проверява сметките и финансовите отчети на органа на Съюза. Той проверява и изготвения от Сметната палата годишен доклад заедно с отговорите на директора на органа на Съюза, всички съществени специални доклади на Сметната палата във връзка със съответната финансова година, както и декларацията за достоверност на Сметната палата относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент, по негово искане, по същия начин както е предвидено в член 165, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, всяка информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата по освобождаване от отговорност за съответната финансова година.
Член 110
Последващи мерки
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по съображенията, приложени към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
2. По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези наблюдения и коментари. Директорът изпраща копие от доклада на Комисията и на Сметната палата.
Член 111
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Органът на Съюза предоставя на службите на Комисията и на други упълномощени от нея лица, както и на Сметната палата, достъп до своите обекти и помещения, а също и до цялата информация, включително информацията в електронен формат, необходима за извършването на одити от тях.
2. Европейската служба за борба с измамите (OLAF) може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (9) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (10), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, предоставени съгласно настоящия регламент.
3. Без да се засягат разпоредбите на параграфи 1 и 2, споразуменията с трети страни и международни организации, договорите, безвъзмездните средства и поръчките от страна на органа на Съюза, съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ДЯЛ XI
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 112
Искания за информация, отправени от Европейския парламент и Съвета
Европейският парламент, Съветът и Комисията имат право да получават всякаква информация или пояснения от органа на Съюза по въпроси на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 113
Приемане на новия финансов регламент на органа на Съюза
Всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нов финансов регламент с оглед на неговото влизане в сила на 1 януари 2014 г. и, във всеки случай, в рамките на шест месеца от датата, на която органът попада в обхвата на член 208 от този регламент, след предоставяне на вноска за сметка на бюджета.
Член 114
Правила за прилагане на финансовия регламент на органа на Съюза
Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на органа на Съюза по предложение на неговия директор.
Член 115
Отменяне
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се отменя, считано от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 40 продължава да се прилага до 31 декември 2014 г., а параграфи 4 и 7 от член 27 продължават да се прилагат до 31 декември 2015 г.
Член 116
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Той се прилага от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 47 и член 82, параграф 5 се прилагат от 1 януари 2015 г., а член 32 и параграфи 5 и 8 от член 33 се прилагат от 1 януари 2016 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
KOMISSION DELEGOITU ASETUS (EU) N:o 1271/2013,
annettu 30 päivänä syyskuuta 2013,
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 208 artiklassa tarkoitettuja elimiä koskevasta varainhoidon puiteasetuksesta
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 (1) ja erityisesti sen 208 artiklan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Yhteisöjen perustamia elimiä koskevasta varainhoidon puiteasetuksesta annettu komission asetus (EY, Euratom) N:o 2343/2002 (2) perustui neuvoston asetukseen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 (3). Asetus (EY, Euratom) N:o 1605/2002 on korvattu asetuksella (EU, Euratom) N:o 966/2012. Sen vuoksi on tarpeen tarkistaa asetusta (EY, Euratom) N:o 2343/2002. Selvyyden vuoksi asetus (EY, Euratom) N:o 2343/2002 on syytä korvata uudella asetuksella.
(2)
Lisäksi on tarpeen ottaa huomioon Euroopan parlamentin, EU:n neuvoston ja Euroopan komission 19 päivänä heinäkuuta 2012 antama yhteinen julkilausuma erillisvirastoista.
(3)
Eräitä asetuksen (EY, Euratom) N:o 2343/2002 säännöksiä on tarkistettava niiden soveltamisesta saatujen kokemusten huomioon ottamiseksi.
(4)
Tässä asetuksessa olisi vahvistettava SEUT-sopimuksen ja Euratomin perustamissopimuksen mukaisesti perustettuihin, talousarviosta rahoitusta saaviin elimiin, jäljempänä ’unionin elimet’, sovellettavat perusperiaatteet ja -säännöt, sanotun kuitenkaan vaikuttamatta perustamissäädökseen. Unionin elinten olisi tämän asetuksen pohjalta hyväksyttävä omat varainhoitoa koskevat sääntönsä, jotka voivat poiketa asetuksesta ainoastaan silloin, jos tämä on välttämätöntä kyseisten elinten erityistarpeiden täyttämiseksi ja jos komissio antaa tähän etukäteen suostumuksensa.
(5)
Myös niiden unionin elinten, jotka rahoittavat toimintansa kokonaan itse ja joihin ei sovelleta tätä asetusta, olisi johdonmukaisuuden vuoksi laadittava vastaavat säännöt, jos tämä on asianmukaista. Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission 19 päivänä heinäkuuta 2012 antaman yhteisen julkilausuman mukaisesti kyseisten elinten olisi toimitettava Euroopan parlamentille, neuvostolle ja komissiolle vuosittain kertomus talousarvioidensa toteuttamisesta sekä otettava asianmukaisesti huomioon niiden esittämät pyynnöt ja suositukset.
(6)
Unionin elinten olisi noudatettava talousarvion laatimisessa ja toteuttamisessa viittä keskeistä budjettioikeusperiaatetta (yhtenäisyys, totuudenmukaisuus, yleiskatteisuus, erittely ja vuotuisuus) sekä talousarviolta edellytettävän tasapainon, laskentayksikön, moitteettoman varainhoidon ja avoimuuden periaatteita.
(7)
Unionin rahoitusosuuden tasapainottavaa luonnetta on tärkeä korostaa. Se osuus unionin elimen talousarvion ylijäämäisestä toteutumasta, joka ylittää vuoden aikana maksetun unionin rahoituksen määrän, olisi palautettava unionin talousarvioon.
(8)
Jos perustamissäädöksessä säädetään, että tulot muodostuvat unionin rahoitusosuuden lisäksi maksuista ja että niistä saatavat tulot osoitetaan tiettyjen menoluokkien kattamiseen, unionin elinten olisi voitava siirtää saldo seuraavalle varainhoitovuodelle käyttötarkoitukseensa sidottuina tuloina.
(9)
On varmistettava, että maksut vahvistetaan asianmukaisesti, jotta voidaan kattaa palvelujen tarjoamisesta aiheutuvat kustannukset ja estää merkittävien ylijäämien muodostuminen.
(10)
Talousarvion toteuttamistehtävien siirtäminen unionin elimille on perusteltava asianmukaisesti tehtävien luonteella sekä kyseisten unionin elinten erityisasiantuntemuksella. Samalla on otettava huomioon moitteettoman varainhoidon periaate ja kustannustehokkuus. Siirrettyjen tehtävien on oltava sopusoinnussa perustamissäädöksen kanssa.
(11)
Unionin elinten olisi voitava vastaanottaa tilapäisiä avustuksia ainoastaan, jos asiasta säädetään erikseen kyseisissä perussäädöksissä ja jos avustukset sallitaan perustamissäädöksessä.
(12)
Asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 50 artiklan nojalla kunkin unionin elimen on osallistuttava vertailuun unionin muiden elinten ja toimielinten kanssa.
(13)
On tarpeen laatia säännöt, joita sovelletaan säännöllisissä kokonaisarvioinneissa esitettyjen päätelmien seurantaa koskevaan toimintasuunnitelmaan, jotta voidaan varmistaa päätelmien tehokas täytäntöönpano.
(14)
Ohjelmasuunnittelun johdonmukaisuuden varmistamiseksi kunkin unionin elimen olisi laadittava asiakirja, joka sisältää vuotuiset ja monivuotiset ohjelmat ja jossa otetaan huomioon komission antamat suuntaviivat.
(15)
Unionin elinten olisi yhdenmukaistettava vuotuisten ja monivuotisten ohjelmien aikataulut talousarviomenettelyn kanssa varmistaakseen ohjelmien tehokkuuden sekä kaikkien ohjelma-asiakirjojen johdonmukaisuuden.
(16)
Sisäisen tarkastuksen ja sisäisen valvonnan nykyistä organisaatiota on selkeytettävä ja raportointivaatimuksia on yksinkertaistettava. Kunkin unionin elimen sisäinen tarkastustoiminto olisi annettava tehtäväksi komission sisäiselle tarkastajalle, jonka olisi suoritettava tarkastuksia silloin, kun se on riskit huomioon ottaen perusteltua. On tarpeen vahvistaa säännöt, jotka koskevat sisäisen tarkastuksen yksiköiden perustamista ja toimintaa.
(17)
Raportointiin liittyviä velvollisuuksia olisi yksinkertaistettava. Unionin elinten olisi laadittava konsolidoitu vuosikertomus, jossa esitetään kattavat tiedot asianomaisen elimen työohjelman täytäntöönpanosta, talousarviosta ja henkilöstösuunnitelmasta sekä sen hallinnon ja sisäisen valvonnan järjestelmistä.
(18)
Jotta voidaan parantaa unionin elinten kustannustehokkuutta, on säädettävä mahdollisuudesta käyttää yhteisiä palveluja tai siirtää palveluja jollekin toiselle unionin elimelle tai komissiolle. Kustannustehokkuutta voidaan parantaa erityisesti luovuttamalla komission tilinpitäjälle joko kaikki unionin elimen tilinpitäjän tehtävät tai osa niistä.
(19)
Kuten asetuksessa (EU, Euratom) N:o 966/2012 säädetään, useamman kuin yhden varainhoitovuoden aikana toteutettavia toimia koskevat sitoumukset olisi voitava jakaa vuotuisiin eriin ainoastaan silloin, kun perustamissäädöksessä tai perussäädöksessä niin säädetään, tai silloin, kun ne liittyvät hallintomenoihin.
(20)
Jotta käyttötarkoitukseensa sidottuihin tuloihin sovellettavat säännöt vastaisivat asetuksessa (EU, Euratom) N:o 966/2012 vahvistettuja sääntöjä, on tarpeen vahvistaa säännöt, jotka koskevat sisäisten ja ulkoisten käyttötarkoitukseensa sidottujen tulojen erottamista toisistaan sekä kyseisten tulojen siirtämistä varainhoitovuodelta toiselle.
(21)
Jotta unionin rahoitusosuudesta unionin elimelle aiheutuvien korkotuottojen käsittelyä koskevat säännöt vastaisivat asetuksessa (EU, Euratom) N:o 966/2012 vahvistettuja sääntöjä, on tarpeen säätää, että korkotuottoja ei tarvitse maksaa talousarvioon.
(22)
Asetuksessa (EU, Euratom) N:o 966/2012 säädetään mahdollisuudesta tehdä eräissä tapauksissa oikeudellinen sitoumus ennen talousarviositoumusta. Myös unionin elimillä olisi oltava tämä mahdollisuus.
(23)
Jotta voidaan varmistaa asetuksen (EY, Euratom) N:o 2343/2002 ja asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 keskinäinen johdonmukaisuus, ei julkisista hankinnoista ja avustuksista saisi antaa erillisiä säännöksiä. Soveltamalla samoja sääntöjä voidaan yksinkertaistaa unionin elimen toimintaa ja mahdollistaa komission laatimien suuntaviivojen ja mallien käyttö.
(24)
Asetuksessa olisi säädettävä unionin elimen mahdollisuudesta myöntää palkintoja, jotta asetuksen (EY, Euratom) N:o 2343/2002 säännökset vastaisivat asetusta (EU, Euratom) N:o 966/2012.
(25)
Todellisten tai epäiltyjen eturistiriitojen riskin havaitsemiseksi ja sen hallitsemiseksi asianmukaisesti olisi unionin elimet velvoitettava vahvistamaan eturistiriitojen ehkäisemistä ja hallitsemista koskevat säännöt. Säännöissä olisi otettava huomioon suuntaviivat, jotka komissio laati Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission 19 päivänä heinäkuuta 2012 antaman yhteisen julkilausuman pohjalta.
(26)
Kiinteistöpolitiikkaa koskevat säännökset, mukaan lukien unionin elinten mahdollisuus ottaa lainaa ja lainanottoon sovellettavat ehdot, olisi yhdenmukaistettava asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 kanssa sen varmistamiseksi, että kaikki unionin elimet ja toimielimet soveltavat hiljattain käyttöön otettuja sääntöjä johdonmukaisesti.
(27)
On tarpeen säätää ohjelmasuunnittelua ja raportointia koskevista siirtymäsäännöksistä, sillä komissio tarvitsee aikaa laatia yhteistyössä unionin elinten kanssa asianmukaiset suuntaviivat.
(28)
Tämän asetuksen olisi tultava voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä, jotta unionin elinten varainhoitoa koskevat tarkistetut asetukset voidaan hyväksyä ajallaan 1 päivään tammikuuta 2014 mennessä ja jotta voidaan varmistaa, että seuraavaa monivuotista rahoituskehystä koskevat säännöt ovat keskenään johdonmukaiset,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
I OSASTO
YLEISET SÄÄNNÖKSET
1 artikla
Sisältö
Tässä asetuksessa vahvistetaan keskeiset varainhoitoa koskevat säännöt, joiden pohjalta unionin elin voi laatia omat varainhoitoa koskevat sääntönsä. Unionin elimen varainhoitoa koskevat säännöt voivat poiketa tästä asetuksesta ainoastaan, jos se on välttämätöntä elimen erityistarpeiden vuoksi ja jos komissio antaa siihen ennalta suostumuksensa.
2 artikla
Määritelmät
Tätä asetusta sovellettaessa tarkoitetaan
-
’perustamissäädöksellä’ unionin lainsäädännön välinettä, jossa vahvistetaan keskeiset unionin elimen perustamista ja toimintaa koskevat seikat;
-
’unionin elimen talousarviolla’ välinettä, jolla ennakoidaan ja hyväksytään kunakin varainhoitovuonna kaikki unionin elimelle tarpeellisiksi katsotut tulot ja menot;
-
’unionin elimellä’ kaikkia asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 208 artiklassa tarkoitettuja elimiä;
-
’hallintoneuvostolla’ unionin elimen tärkeintä sisäistä yksikköä, joka tekee taloutta ja talousarviota koskevat päätökset, riippumatta siitä, millä nimellä kyseistä yksikköä perustamissäädöksessä kutsutaan;
-
’johtajalla’ henkilöä, jonka tehtävänä on panna hallintoneuvoston päätökset täytäntöön ja toteuttaa unionin elimen talousarviota tulojen ja menojen hyväksyjänä, riippumatta siitä, millä nimellä kyseistä henkilöä perustamissäädöksessä kutsutaan;
-
’johtokunnalla’ unionin elimen sisäistä yksikköä, joka avustaa hallintoneuvostoa ja jonka tehtävät ja työjärjestys vahvistetaan perustamissäädöksessä.
3 artikla
Määräajat, päivämäärät ja määräpäivät
Jollei toisin säädetä, tässä asetuksessa säädettyihin määräaikoihin sovelletaan neuvoston asetusta (ETY, Euratom) N:o 1182/71 (4).
4 artikla
Henkilötietojen suoja
Tämä asetus ei rajoita Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 95/46/EY (5) eikä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 (6) vaatimusten soveltamista.
5 artikla
Budjettiperiaatteiden noudattaminen
Unionin elimen talousarvion laatimisessa ja toteuttamisessa noudatetaan tässä asetuksessa säädettyjä yhtenäisyyden, talousarvion totuudenmukaisuuden, vuotuisuuden, tasapainon, laskentayksikön, yleiskatteisuuden, erittelyn, vaikuttavaa ja tehokasta sisäistä valvontaa edellyttävän moitteettoman varainhoidon sekä avoimuuden periaatteita.
II OSASTO
BUDJETTIPERIAATTEET
1 LUKU
Yhtenäisyyden ja talousarvion totuudenmukaisuuden periaatteet
6 artikla
Unionin elimen talousarvion soveltamisala
1. Unionin elimen talousarvioon kuuluvat
a)
kaikista niistä maksuista, joita unionin elimellä on valtuudet periä tehtäviensä mukaisesti, muodostuvat omat tulot ja mahdolliset muut tulot;
b)
sen jäsenvaltion mahdollisesti myöntämät rahoitusosuudet, jossa unionin elin sijaitsee;
c)
unionin rahoitusosuus;
d)
23 artiklan 1 kohdan mukaisesti tietyn menoerän rahoittamiseen osoitettavat tulot;
e)
unionin elimen menot, mukaan luettuina hallintomenot.
2. Maksuista muodostuvat tulot kohdennetaan ainoastaan poikkeuksellisissa ja asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa, jotka mainitaan perustamissäädöksessä.
3. Jos yhdessä tai useammassa perustamissäädöksessä säädetään, että selvästi määritellyt tehtävät rahoitetaan erikseen, tai jos unionin elin toteuttaa sille valtuutussopimuksessa uskottuja tehtäviä, unionin elimen on pidettävä erillistä kirjanpitoa tuloista ja menoista. Unionin elimen on selkeästi määriteltävä kukin tehtäväryhmä henkilöresursseja koskevissa ohjelmissaan, jotka sisältyvät 32 artiklassa tarkoitettuun vuotuiseen ja monivuotiseen ohjelma-asiakirjaan.
7 artikla
Tilapäiset avustukset
1. Unionin elimet voivat vastaanottaa tilapäisiä avustuksia talousarviosta ainoastaan, jos avustukset sallitaan perustamissäädöksessä ja jos asiasta säädetään erikseen perussäädöksessä.
2. Jos unionin elimellä on lupa vastaanottaa tilapäisiä avustuksia, avustuksilla rahoitettavat tehtävät on mainittava 32 artiklan 3 kohdassa tarkoitetussa vuotuisessa työohjelmassa.
8 artikla
Valtuutussopimukset
1. Komissio voi siirtää talousarvion toteuttamistehtäviä unionin elimelle ainoastaan, jos tämä voidaan asianmukaisesti perustella toiminnan erityisluonteella sekä unionin elimen erityisasiantuntemuksella.
2. Unionin elintä valittaessa on otettava asianmukaisesti huomioon
a)
tehtävien siirtämisen kustannustehokkuus;
b)
siirron vaikutus elimen hallintorakenteeseen ja sen taloudellisiin ja henkilöresursseihin.
3. Jos komissio siirtää poikkeuksellisesti tehtäviä unionin elimelle,
a)
asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 60 artiklaa sovelletaan unionin elimeen kyseisten tehtävien toteuttamista varten osoitettujen varojen osalta, eikä tämän asetuksen 108 ja 109 artiklaa sovelleta;
b)
siirretyt tehtävät olisi mainittava 32 artiklan 3 kohdassa tarkoitetussa unionin elimen vuotuisessa työohjelmassa pelkästään tiedotustarkoituksessa.
4. Tulojen ja menojen hyväksyjä kuulee ennen valtuutussopimuksen allekirjoittamista hallintoneuvostoa, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 2 kohdan soveltamista.
9 artikla
Yhtenäisyyden ja talousarvion totuudenmukaisuuden periaatteisiin sovellettavat erityiset säännöt
1. Tulon tai menon saa suorittaa ainoastaan ottamalla sen johonkin budjettikohtaan unionin elimen talousarviossa.
2. Menoon ei saa sitoutua eikä sitä saa hyväksyä maksettavaksi, jos se ylittää unionin elimen talousarviossa vahvistetun määrärahan.
3. Unionin elimen talousarvioon saadaan ottaa määrärahoja ainoastaan tarpeelliseksi katsottuja menoja varten.
4. Unionin elimen talousarviosta suoritettujen ennakkomaksujen korkotuottoja ei makseta unionin elimelle.
2 LUKU
Vuotuisperiaate
10 artikla
Määritelmä
Unionin elimen talousarvioon otetaan määrärahat varainhoitovuoden ajaksi, joka alkaa 1 päivänä tammikuuta ja päättyy 31 päivänä joulukuuta.
11 artikla
Määrärahalajit
1. Unionin elimen talousarvio koostuu jaksottamattomista määrärahoista ja, toiminnan tarpeiden sitä edellyttäessä, jaksotetuista määrärahoista. Jaksotetut määrärahat ovat maksusitoumusmäärärahoja tai maksumäärärahoja.
2. Maksusitoumusmäärärahat kattavat tietyn varainhoitovuoden aikana tehtyjen oikeudellisten sitoumusten kokonaiskustannukset.
3. Maksumäärärahat kattavat varainhoitovuoden tai sitä edeltävien varainhoitovuosien aikana tehtyjen oikeudellisten sitoumusten toteuttamiseen tarvittavat maksut.
12 artikla
Tuloja ja määrärahoja koskeva kirjanpito
1. Edellä 6 artiklassa tarkoitetut unionin elimen tulot otetaan kyseisen varainhoitovuoden tileille sen kuluessa toteutuneiden määrien mukaisina.
2. Unionin elimen tulot otetaan samansuuruisiksi maksumäärärahoiksi.
3. Varainhoitovuodelle myönnettyjä määrärahoja käytetään ainoastaan kattamaan menot, joihin on sitouduttu ja jotka maksetaan saman varainhoitovuoden aikana, sekä sellaisista sitoumuksista johtuvat määrät, jotka siirtyvät edellisiltä varainhoitovuosilta.
4. Maksusitoumukset otetaan kirjanpitoon kattamaan 31 päivään joulukuuta mennessä tehdyt oikeudelliset sitoumukset.
5. Maksut kirjataan tietyn varainhoitovuoden tileille niiden maksujen perusteella, jotka tilinpitäjä on suorittanut saman vuoden 31 päivään joulukuuta mennessä.
13 artikla
Määrärahojen sitominen
Unionin elimen talousarvioon otetut määrärahat voidaan sitoa unionin elimen talousarvion lopullisen hyväksymisen jälkeen 1 päivästä tammikuuta alkaen.
14 artikla
Määrärahojen peruuttaminen ja siirtäminen varainhoitovuodelta toiselle
1. Määrärahat, joita ei ole käytetty sen varainhoitovuoden aikana, jota varten ne on otettu talousarvioon, peruutetaan. Ne voidaan kuitenkin viimeistään 15 päivänä helmikuuta 3 ja 4 kohdan mukaisesti tehtävällä hallintoneuvoston tai, jos tämä on perustamissäädöksen mukaan mahdollista, johtokunnan päätöksellä siirtää yksinomaan seuraavan varainhoitovuoden aikana käytettäviksi tai ne voidaan siirtää ilman eri toimenpiteitä 5 kohdan mukaisesti.
2. Henkilöstömenoihin liittyviä määrärahoja ei saa siirtää.
3. Jaksotetuista maksusitoumusmäärärahoista ja jaksottamattomista määrärahoista, joita varainhoitovuonna ei vielä ole sidottu, voidaan siirtää:
a)
määrät, jotka vastaavat maksusitoumusmäärärahoja;
b)
määrät, jotka vastaavat kiinteistöhankkeisiin liittyviä jaksottamattomia määrärahoja, joiden osalta useimmat sitoumusten edellyttämät alustavat muodollisuudet on täytetty 31 päivään joulukuuta mennessä. Sitoumusten edellyttämät alustavat muodollisuudet määritellään kunkin unionin elimen varainhoitoasetuksen soveltamissäännöissä.
Tällaiset määrät voidaan sitoa seuraavan vuoden 31 päivään maaliskuuta saakka; kiinteistöhankkeisiin liittyvät määrät voidaan sitoa seuraavan vuoden 31 päivään joulukuuta saakka.
4. Maksumäärärahoista voidaan siirtää määrät, jotka tarvitaan aiempien maksusitoumusten kattamiseen tai jotka liittyvät siirrettyihin maksusitoumusmäärärahoihin, jos asianomaiseen budjettikohtaan seuraavalle varainhoitovuodelle osoitetut maksumäärärahat eivät riitä kattamaan rahoitustarvetta.
Asianomainen unionin elin käyttää ensisijaisesti kuluvalle varainhoitovuodelle vahvistettuja määrärahoja ja vasta näiden loputtua siirrettyjä määrärahoja.
5. Jaksottamattomat määrärahat, jotka vastaavat varainhoitovuonna asianmukaisesti tehtyjä maksusitoumuksia, siirretään ilman eri toimenpiteitä vain seuraavalle varainhoitovuodelle.
6. Siirretyt määrärahat, joita ei ole sidottu ennen vuoden n + 1 maaliskuun 31 päivää, peruutetaan ilman eri toimenpiteitä ja mainitaan kirjanpidossa.
15 artikla
Säännöt käyttötarkoitukseensa sidottujen tulojen siirtämisestä varainhoitovuodelta toiselle
Jäljempänä 23 artiklassa tarkoitettujen käyttötarkoitukseensa sidottujen tulojen sekä kyseisistä tuloista saatujen, käyttämättä jääneiden ja 31 päivänä joulukuuta käytettävissä olevien määrärahojen siirtämisessä varainhoitovuodelta toiselle noudatetaan seuraavia sääntöjä:
a)
ulkoiset käyttötarkoitukseensa sidotut tulot siirretään varainhoitovuodelta toiselle ilman eri toimenpiteitä, ja ne on käytettävä kokonaan siihen mennessä, kun ohjelmaan tai toimeen, johon ne on sidottu, liittyvät toimenpiteet on toteutettu; ulkoiset käyttötarkoitukseensa sidotut tulot, jotka on saatu ohjelman tai toimen viimeisenä toteutusvuonna, voidaan käyttää ohjelmaa tai toimea jatkavan ohjelman tai toimen ensimmäisen toteutusvuoden aikana;
b)
sisäiset käyttötarkoitukseensa sidotut tulot siirretään vain yhdeksi vuodeksi, lukuun ottamatta 23 artiklan 3 kohdan f alakohdassa tarkoitettuja sisäisiä käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja, jotka siirretään ilman eri toimenpiteitä.
Unionin elimen on ilmoitettava komissiolle käyttötarkoitukseensa sidottujen varainhoitovuodelta toiselle siirrettyjen tulojen käytöstä varainhoitovuoden n + 1 kesäkuun 1 päivään mennessä.
16 artikla
Määrärahojen vapautuminen
Määrärahojen vapautuminen, joka aiheutuu niillä rahoitettavien toimien osittaisesta tai täydellisestä toteuttamatta jättämisestä ja joka tapahtuu sen varainhoitovuoden jälkeisten varainhoitovuosien aikana, jona määrärahat on otettu unionin elimen talousarvioon, johtaa määrärahojen peruuntumiseen.
17 artikla
Sitoumukset
1. Juoksevista hallintomenoista voidaan kunkin vuoden 15 päivästä lokakuuta alkaen tehdä seuraavan varainhoitovuoden määrärahoja koskevia ennakkositoumuksia. Ennakkositoumukset eivät saa kuitenkaan ylittää neljäsosaa hallintoneuvoston päättämistä vastaavan budjettikohdan määrärahoista kuluvana varainhoitovuonna. Ne eivät saa kohdistua uusiin menoihin, joiden perustetta ei ole hyväksytty viimeksi säännönmukaisesti vahvistetussa unionin elimen talousarviossa.
2. Ennalta suoritettavat menot, kuten vuokrat, voidaan maksaa 1 päivästä joulukuuta alkaen seuraavan varainhoitovuoden määrärahoista. Tässä tapauksessa 1 kohdassa tarkoitettua enimmäismäärää ei sovelleta.
18 artikla
Säännöt, joita sovelletaan, jos unionin elimen talousarvio hyväksytään myöhässä
1. Jos unionin elimen talousarviota ei ole varainhoitovuoden alkaessa lopullisesti hyväksytty, sovelletaan 2-6 kohdassa vahvistettuja sääntöjä.
2. Maksusitoumuksia voidaan tehdä ja maksuja suorittaa 3 kohdassa säädetyissä rajoissa.
3. Maksusitoumuksia voidaan tehdä luku luvulta enintään neljäsosalla kaikista asianomaiseen lukuun edelliseksi varainhoitovuodeksi hyväksytyistä määrärahoista lisättynä yhdellä kahdestoistaosalla kutakin kulunutta kuukautta kohti.
Tuloja ja menoja koskevassa ennakkoarviossa varattuja määrärahoja ei saa ylittää.
Maksuja voidaan suorittaa kuukausittain luku luvulta enintään kahdestoistaosalla asianomaiseen lukuun edelliseksi varainhoitovuodeksi hyväksytyistä määrärahoista. Tämä määrä saa kuitenkin olla enintään yksi kahdestoistaosa tuloja ja menoja koskevassa ennakkoarviossa vastaavaan lukuun otetuista määrärahoista.
4. Edellä 2 ja 3 kohdassa tarkoitetuilla asianomaiseen lukuun edelliseksi varainhoitovuodeksi hyväksytyillä määrärahoilla tarkoitetaan määrärahoja, jotka on otettu unionin elimen talousarvioon, myös lisätalousarvioilla ja joita on tarkistettu tuon varainhoitovuoden aikana tehtyjen määrärahasiirtojen määrällä.
5. Jos unionin elimen toiminnan jatkuvuus ja hallinnon tarpeet sitä vaativat, hallintoneuvosto voi johtajan pyynnöstä antaa luvan käyttää toisaalta maksusitoumusten tekemiseen ja toisaalta suoritettaviin maksuihin yhden väliaikaisen kahdestoistaosan ylittäviä menoja niiden menojen lisäksi, jotka ovat käytettävissä ilman eri toimenpiteitä 2 ja 3 kohdan mukaisesti, ei kuitenkaan enempää kuin yhteensä neljä väliaikaista kahdestoistaosaa, lukuun ottamatta asianmukaisesti perusteltuja tapauksia.
Täydentävät kahdestoistaosat hyväksytään kokonaisina eikä niitä voida jakaa osiin.
6. Jos jossain luvussa neljän väliaikaisen kahdestoistaosan hyväksyminen 5 kohdan mukaisesti ei riitä kattamaan menoja, jotka ovat tarpeen unionin elimen toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi kyseisen luvun kattamalla alalla, unionin elimen edellisen varainhoitovuoden talousarvion vastaavaan lukuun otettujen määrärahojen määrän ylitys voidaan poikkeuksellisesti hyväksyä. Hallintoneuvosto tekee päätöksen 5 kohdassa säädettyjen menettelyjen mukaisesti. Tällöin ei kuitenkaan missään tapauksessa saada ylittää unionin elimen edellisen varainhoitovuoden talousarviossa käyttöön annettujen tai unionin elimen talousarvioesityksessä ehdotettujen määrärahojen kokonaismäärää.
3 LUKU
Tasapainoperiaate
19 artikla
Määritelmä ja soveltamisala
1. Tulojen ja maksumäärärahojen on oltava tasapainossa.
2. Maksusitoumusmäärärahat eivät saa ylittää unionin rahoitusosuuden määrää korotettuna 6 artiklassa tarkoitetuilla omilla tuloilla ja muilla mahdollisilla tuloilla.
3. Niiden elinten osalta, joiden tulot muodostuvat unionin rahoitusosuuden lisäksi maksuista, olisi maksut määritettävä siten, että estetään merkittävän ylijäämän kertyminen. Jos 97 artiklassa tarkoitettu talousarvion toteutuma on huomattavasti yli- tai alijäämäinen useamman kerran, maksuja on tarkistettava.
4. Unionin elin ei saa ottaa lainaa oman talousarvionsa puitteissa.
5. Unionin elimelle maksettavaa unionin rahoitusosuutta pidetään unionin elimen talousarviota tasapainottavana rahoitusosuutena, ja se voidaan maksaa useassa erässä.
6. Unionin elimen on harjoitettava tiukkaa kassanhallintaa ja otettava asianmukaisesti huomioon myös käyttötarkoitukseensa sidotut tulot varmistaakseen, etteivät sen käteisvarat ylitä asianmukaisesti perusteltuja tarpeita. Sen on liitettävä maksupyyntöihinsä käteisvarojen todellista tarvetta koskevat koko vuoden kattavat yksityiskohtaiset ja ajantasaiset ennusteet, jotka sisältävät tietoja myös käyttötarkoitukseensa sidotuista tuloista.
20 artikla
Varainhoitovuoden talousarvion toteutuma
1. Jos 97 artiklassa tarkoitettu talousarvion toteutuma on ylijäämäinen, siitä maksetaan komissiolle takaisin vuoden aikana maksettua rahoitusosuutta vastaava määrä. Varainhoitovuoden aikana maksettua unionin rahoitusosuutta vastaavan määrän ylittävä osuus talousarvion toteutumasta otetaan unionin elimen seuraavan varainhoitovuoden talousarvioon tulona.
Ensimmäistä alakohtaa sovelletaan myös silloin, kun unionin elimen tulot muodostuvat unionin rahoitusosuuden lisäksi maksuista.
Talousarvioon otetun rahoitusosuuden ja unionin elimelle todellisuudessa maksetun rahoitusosuuden erotus peruutetaan.
Unionin elimen on toimitettava vuoden n tammikuun 31 päivään mennessä arvio vuoden n - 1 talousarvion toteutumasta, joka palautetaan talousarvioon myöhemmin vuonna n, täydentääkseen jo käytettävissä olevia, vuoden n - 2 talousarvion toteutumaa koskevia tietoja. Komissio ottaa nämä tiedot asianmukaisesti huomioon arvioidessaan unionin elimen vuoden n + 1 rahoitustarvetta.
2. Jos perustamissäädöksessä todetaan, että maksuista saatavat tulot osoitetaan tiettyjen menoluokkien kattamiseen, unionin elin voi poikkeustapauksissa siirtää maksujen saldon seuraavalle varainhoitovuodelle käyttötarkoitukseensa sidottuina tuloina niiden palvelujen tarjoamiseen liittyviä toimintoja varten, joita maksut koskevat.
3. Jos 97 artiklassa tarkoitettu talousarvion toteutuma on alijäämäinen, se kirjataan unionin elimen seuraavan varainhoitovuoden talousarvioon maksumäärärahoina tai tarvittaessa vähennetään unionin elimen talousarvion ylijäämäisestä toteutumasta seuraavien varainhoitovuosien aikana.
4. Tulot tai maksumäärärahat otetaan unionin elimen talousarvioon ennen talousarvion hyväksymistä soveltamalla asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 39 artiklassa tarkoitettua oikaisukirjelmämenettelyä ja unionin elimen talousarvion toteutuksen aikana lisätalousarviolla.
4 LUKU
Laskentayksikön periaate
21 artikla
Euron käyttö
Unionin elimen talousarvio laaditaan ja toteutetaan ja tilinpäätös esitetään euroina. Kassavaroja varten tilinpitäjällä ja ennakkomaksujärjestelmien osalta ennakoiden hoitajalla on kuitenkin valtuudet suorittaa maksutapahtumia muissa valuutoissa kunkin unionin elimen varainhoitoa koskevissa säännöksissä säädetyin edellytyksin.
5 LUKU
Yleiskatteisuusperiaate
22 artikla
Määritelmä ja soveltamisala
Tulojen kokonaismäärän on katettava maksumäärärahojen kokonaismäärä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 23 artiklan soveltamista. Tulot ja menot otetaan talousarvioon kokonaisuudessaan vähentämättä niitä toisistaan, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 25 artiklan soveltamista.
23 artikla
Käyttötarkoitukseensa sidotut tulot
1. Ulkoiset ja sisäiset käyttötarkoitukseensa sidotut tulot osoitetaan tietyn menoerän rahoittamiseen.
2. Ulkoiset käyttötarkoitukseensa sidotut tulot muodostuvat seuraavista:
a)
jäsenvaltioiden ja kolmansien maiden, molemmissa tapauksissa niiden valtiolliset elimet mukaan luettuina, yhteisöjen tai luonnollisten henkilöiden rahoitusosuudet eräisiin unionin elinten toimiin, jos tästä säädetään unionin elimen sekä jäsenvaltioiden, kolmansien maiden, valtiollisten elinten, yhteisöjen tai luonnollisten henkilöiden välisessä sopimuksessa;
b)
määrättyyn käyttötarkoitukseen osoitetut tulot, kuten tulot rahastoista, avustukset, lahjat ja testamenttilahjoitukset;
c)
kolmansien maiden tai unionin ulkopuolisten elinten a alakohdan soveltamisalaan kuulumattomat rahoitusosuudet, jotka liittyvät unionin elinten toimintaan:
-
tulot 7 artiklassa tarkoitetuista tilapäisistä avustuksista;
-
tulot 8 artiklassa tarkoitetuista valtuutussopimuksista;
d)
3 kohdassa tarkoitetut sisäiset käyttötarkoitukseensa sidotut tulot, siltä osin kuin ne liittyvät tämän kohdan a-c alakohdassa tarkoitettuihin muihin tuloihin;
e)
tulot 6 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuista maksuista.
3. Sisäiset käyttötarkoitukseensa sidotut tulot muodostuvat seuraavista:
a)
tulot, jotka ovat peräisin kolmansilta osapuolilta näille tilauksesta toimitetuista tarvikkeista, suoritetuista palveluista ja tehdyistä urakoista, lukuun ottamatta 6 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettuja maksuja;
b)
tulot uusittavien tai käytöstä poistettavien ajoneuvojen, tarvikkeiden, rakennelmien ja aineiden sekä tieteellisiin ja teknisiin tarkoituksiin käytettävien laitteiden myynnistä, kun kirjanpitoarvo on täysin poistettu;
c)
tulot, jotka saadaan aiheettomasti maksettujen määrien palauttamisesta 62 artiklan mukaisesti;
d)
tulot unionin toimielimille tai muille unionin elimille toimitetuista tarvikkeista, suoritetuista palveluista ja tehdyistä urakoista;
e)
vakuutuskorvauksista saadut määrät;
f)
vuokratulot;
g)
julkaisujen ja elokuvien sekä niiden sähköisten tallenteiden myynnistä saatavat tulot;
h)
jäljempänä 25 artiklan 3 kohdan b alakohdan mukaisista verojen palautuksista saatavat tulot.
4. Perustamissäädöksessä voidaan myös säätää, että tulot sidotaan tiettyihin menoihin, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 23 artiklan 2 kohdan e alakohdan soveltamista. Tällaiset tulot ovat sisäisiä käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja, jollei perustamissäädöksessä toisin säädetä.
5. Kaikkien 2 kohdan a-c alakohdassa sekä 3 kohdan a ja d alakohdassa tarkoitettujen tulojen on katettava kaikki kyseiseen toimeen tai käyttötarkoitukseen liittyvät välittömät ja välilliset menot.
6. Unionin elimen talousarviossa on ulkoisia ja sisäisiä käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja varten erityisiä budjettikohtia, joissa ilmoitetaan mahdollisuuksien mukaan myös tulojen määrä.
Menoja ja tuloja koskevaan ennakkoarvioon voidaan ottaa ainoastaan sellaiset käyttötarkoitukseensa sidotut tulot, joiden määrästä on varmuus ennakkoarvion laatimisajankohtana.
24 artikla
Lahjoitukset
1. Johtaja voi ottaa vastaan erilaisia unionin elimen hyväksi tarkoitettuja lahjoituksia, kuten rahastoja, avustuksia, lahjoja sekä testamenttilahjoituksia.
2. Sellaisten lahjoitusten vastaanottamiseen, joista voi aiheutua kuluja, on pyydettävä etukäteen hallintoneuvoston tai, jos tämä on perustamissäädöksen mukaan mahdollista, johtokunnan lupa, ja hallintoneuvoston tai johtokunnan on annettava lausuntonsa kahden kuukauden kuluessa siitä, kun pyyntö esitettiin sille. Jos hallintoneuvosto tai, jos tämä on perustamissäädöksen mukaan mahdollista, johtokunta ei tee päätöstä mainitun määräajan kuluessa, lahjoitus katsotaan hyväksytyksi.
25 artikla
Vähennyksiä ja valuuttakurssimukautuksia koskevat säännöt
1. Maksupyynnöistä voidaan tehdä seuraavat vähennykset, minkä jälkeen ne hyväksytään nettomääräisinä:
a)
hankintasopimusten osapuolille tai tuensaajille määrätyt seuraamukset;
b)
yksittäisistä laskuista ja kustannusselvityksistä myönnetyt alennukset, hyvitykset ja vähennykset;
c)
aiheettomasti maksettujen rahamäärien oikaisut.
Ensimmäisen alakohdan c alakohdassa tarkoitetut oikaisut voidaan tehdä suorina vähennyksinä samalle saajalle suoritettavista uusista väli- tai loppumaksuista, jotka katetaan samasta luvusta, samalta momentilta ja samana varainhoitovuotena kuin liiallisena maksettu määrä.
Ensimmäisen alakohdan c alakohdassa tarkoitettuihin vähennyksiin sovelletaan unionin kirjanpitosääntöjä.
2. Unionin elimen talousarvioon otetaan verottomana niiden unionin elimelle toimitettujen tuotteiden tai suoritettujen palvelujen hinta, joihin sisältyvät verot jäsenvaltiot palauttavat unionin elimelle Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan mukaisesti, jos pöytäkirjaa sovelletaan unionin elimeen.
3. Unionin elimen talousarvioon voidaan ottaa niiden unionin elimelle toimitettujen tuotteiden tai suoritettujen palvelujen hinta, joihin sisältyvät verot kolmannet maat palauttavat unionin elimelle asiaan sovellettavien sopimusten perusteella
a)
verottomana;
b)
verollisena. Tällöin verojen palautukset katsotaan sisäisiksi käyttötarkoitukseensa sidotuiksi tuloiksi.
4. Kansalliset verot, jotka unionin elin mahdollisesti maksaa väliaikaisesti 2 ja 3 kohdan mukaisesti, kirjataan väliaikaistilille, kunnes kyseinen jäsenvaltio palauttaa ne.
5. Mahdollinen alijäämäinen talousarvion toteutuma otetaan unionin elimen talousarvioon menona.
6. Unionin elimen talousarvion toteuttamisen aikana kirjatut valuuttakurssierot voidaan oikaista. Lopputulos sisällytetään varainhoitovuoden talousarvion toteutumaan.
6 LUKU
Erittelyperiaate
26 artikla
Yleiset säännökset
Määrärahat osoitetaan käyttötarkoitukseensa ja eritellään osastoittain ja luvuittain. Luvut jaetaan momentteihin ja alamomentteihin.
27 artikla
Määrärahasiirrot
1. Johtaja voi siirtää määrärahoja
a)
osastosta toiseen enintään 10 prosenttia siihen budjettikohtaan osoitetuista vuoden määrärahoista, josta määrärahat siirretään;
b)
luvusta toiseen ja momentilta toiselle rajoituksitta.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetun enimmäismäärän lisäksi johtaja voi ehdottaa hallintoneuvostolle tai, jos tämä on perustamissäädöksen mukaan mahdollista, johtokunnalle määrärahojen siirtämistä osastosta toiseen. Jos hallintoneuvosto tai, jos tämä on perustamissäädöksen mukaan mahdollista, johtokunta ei hyväksy määrärahasiirtoja, sen on ilmoitettava vastustava kantansa kolmen viikon kuluessa. Jos tämä määräaika ylittyy, siirrot katsotaan hyväksytyiksi.
3. Tämän artiklan 1 ja 2 kohdan mukaisesti tehtyihin määrärahasiirtoesityksiin ja määrärahasiirtoihin on liitettävä asianmukaiset yksityiskohtaiset perustelut, joista käy ilmi määrärahojen toteutuminen ja joihin sisältyy ennakkoarvio tarpeista varainhoitovuoden loppuun sekä niiden budjettikohtien osalta, joihin määrärahoja siirretään, että niiden budjettikohtien osalta, joista määrärahoja siirretään.
4. Johtaja ilmoittaa kaikista määrärahasiirroista viipymättä hallintoneuvostolle. Johtaja ilmoittaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle kaikista 2 kohdan mukaisesti tehdyistä määrärahasiirroista.
28 artikla
Määrärahasiirtoja koskevat erityissäännöt
1. Määrärahoja voidaan siirtää ainoastaan sellaisiin budjettikohtiin, joihin on unionin elimen talousarviossa vahvistettu määräraha tai jotka on varustettu merkinnällä ”pro memoria”.
2. Käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja vastaavat määrärahat voidaan siirtää ainoastaan, jos ne pysyvät sidottuina käyttötarkoitukseensa.
7 LUKU
Moitteettoman varainhoidon periaate
29 artikla
Taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteet / moitteettoman varainhoidon periaate
1. Määrärahat käytetään moitteettoman varainhoidon periaatteen eli taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteiden mukaisesti.
2. Taloudellisuuden periaate edellyttää, että varat, joita unionin elin käyttää toimintojensa toteuttamiseksi, otetaan käyttöön oikeaan aikaan ja että ne ovat määrältään riittävät, laadultaan asianmukaiset ja kustannuksiltaan mahdollisimman edulliset.
Tehokkuuden periaatteen tarkoituksena on saavuttaa käytetyillä varoilla parhaat mahdolliset tulokset.
Vaikuttavuuden periaatteen tarkoituksena on saavuttaa toiminnalle asetetut tavoitteet ja siltä odotetut tulokset.
3. Unionin elin suorittaa asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 50 artiklassa tarkoitetun vertailun.
Vertailun yhteydessä on laadittava
-
arvio unionin elimen horisontaalisten palvelujen tehokkuudesta;
-
kustannus-hyötyanalyysi, jossa tarkastellaan palvelujen yhteiskäyttöä tai niiden siirtämistä kokonaan toiselle unionin elimelle tai komissiolle.
Suorittaessaan ensimmäisessä ja toisessa alakohdassa tarkoitettua vertailua unionin elimen on huolehdittava tarvittavista järjestelyistä eturistiriitojen ehkäisemiseksi.
4. Kaikille unionin elimen talousarvion kattamille toiminnan aloille on vahvistettava erityiset mitattavissa ja toteutettavissa olevat, asiaan kuuluvat ja ajallisesti määrätyt tavoitteet. Näiden tavoitteiden toteuttamista valvotaan toiminnoittain vahvistettujen tulosindikaattoreiden avulla, ja johtaja toimittaa asiaa koskevat tiedot hallintoneuvostolle. Nämä tiedot toimitetaan vuosittain, ja ne esitetään viimeistään unionin elimen talousarvioesityksen liiteasiakirjoissa.
5. Päätöksenteon tehostamiseksi unionin elin arvioi ohjelmia tai toimintoja etu- ja jälkikäteen komission laatimien ohjeiden mukaisesti. Arviointia sovelletaan kaikkiin ohjelmiin ja toimiin, joista aiheutuu huomattavia menoja, ja arviointien tulokset ilmoitetaan hallintoneuvostolle.
6. Johtaja laatii toimintasuunnitelman, jossa käsitellään 5 kohdassa tarkoitettujen arviointien päätelmien seurantaa, ja raportoi suunnitelman etenemisestä kahdesti vuodessa komissiolle ja säännöllisesti hallintoneuvostolle.
7. Hallintoneuvosto tarkastelee 6 kohdassa tarkoitetun toimintasuunnitelman täytäntöönpanoa.
30 artikla
Talousarvion toteuttamisen sisäinen valvonta
1. Unionin elimen talousarvion toteuttamisessa noudatetaan vaikuttavaa ja tehokasta sisäistä valvontaa.
2. Unionin elimen talousarvion toteuttamisen yhteydessä sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan prosessia, jota sovelletaan hallinnon kaikilla tasoilla ja jonka avulla on tarkoitus saada riittävä varmuus siitä, että seuraavat tavoitteet saavutetaan:
a)
toimien vaikuttavuus, tehokkuus ja taloudellisuus;
b)
raportoinnin luotettavuus;
c)
varojen ja tietojen turvaaminen;
d)
petosten ja sääntöjenvastaisuuksien ehkäisy, havaitseminen, korjaaminen ja seuranta;
e)
tilien perustana olevien toimien laillisuuteen ja asianmukaisuuteen liittyvien riskien riittävä hallinta ottaen huomioon ohjelmien monivuotisuus ja suoritettavien maksujen luonne.
3. Vaikuttavan sisäisen valvonnan on perustuttava parhaisiin kansainvälisiin käytäntöihin, ja siihen on kuuluttava erityisesti seuraavat:
a)
tehtävien eriyttäminen;
b)
asianmukainen riskinhallinta- ja valvontastrategia, mukaan lukien varojen saajien tasolla tehtävät tarkastukset;
c)
eturistiriitojen välttäminen;
d)
asianmukainen kirjausketju ja tietojärjestelmiin sisältyvien tietojen eheys;
e)
tulosten ja havaittujen sisäiseen valvontaan liittyvien puutteiden ja poikkeusten seurantamenettelyt;
f)
sisäisen valvontajärjestelmän moitteettoman toiminnan säännöllinen arviointi.
4. Tehokkaan sisäisen valvonnan on perustuttava seuraaviin tekijöihin:
a)
valvontaketjuun kuuluvien toimijoiden kesken yhteensovitetun asianmukaisen riskinhallinta- ja valvontastrategian toteuttaminen;
b)
toteutettujen tarkastusten tulosten asettaminen kaikkien valvontaketjuun kuuluvien toimijoiden saataville;
c)
tarvittaessa riippumattomien tarkastuslausuntojen hyödyntäminen edellyttäen, että ne perustuvat laadultaan asianmukaiseen ja hyväksyttävään toimintaan, joka on tapahtunut hyväksyttyjen standardien mukaisesti;
d)
korjaavien toimenpiteiden, tarvittaessa myös varoittavien seuraamusten, soveltaminen oikea-aikaisesti;
e)
päällekkäisten tarkastusten välttäminen;
f)
valvonnan kustannustehokkuuden parantaminen.
8 LUKU
Avoimuusperiaate
31 artikla
Tilinpäätösten, talousarvioiden ja selvitysten julkaiseminen
1. Unionin elimen talousarvion laatimisessa ja toteuttamisessa ja tilinpäätöksen laatimisessa noudatetaan avoimuusperiaatetta.
2. Unionin elimen talousarvion tiivistelmä sekä unionin elimen mahdollisten lisätalousarvioiden tiivistelmät julkaistaan lopullisessa muodossaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä kolmen kuukauden kuluessa niiden hyväksymisestä.
Tiivistelmässä on oltava viisi tärkeintä tulojen budjettikohtaa ja viisi tärkeintä unionin elimen hallinnollisen ja toimintatalousarvion menojen budjettikohtaa, henkilöstötaulukko sekä kokoaikaisina työntekijöinä ilmaistu arvio sellaisten sopimussuhteisten toimihenkilöiden lukumäärästä, joita varten on varattu määrärahat, ja arvio kansallisten asiantuntijoiden lukumäärästä. Vastaavat numerotiedot on annettava myös edelliseltä varainhoitovuodelta.
3. Lopullisesti vahvistettu unionin elimen talousarvio, henkilöstötaulukko ja unionin elimen lisätalousarviot mukaan luettuina, toimitetaan yhdessä sellaisten sopimussuhteisten toimihenkilöiden kokoaikaisina työntekijöinä ilmaistun lukumäärän kanssa, joita varten on varattu määrärahat, ja kansallisten asiantuntijoiden lukumäärän kanssa tiedoksi Euroopan parlamentille ja neuvostolle, tilintarkastustuomioistuimelle ja komissiolle sekä julkaistaan unionin elimen internetsivustolla neljän viikon kuluttua vahvistamisesta.
4. Unionin elimen on julkaistava internetsivustollaan viimeistään seuraavan varainhoitovuoden 30 päivänä kesäkuuta tiedot unionin elimen talousarviosta peräisin olevien varojen saajista, mukaan lukien asiantuntijat, joiden kanssa on tehty sopimus 89 artiklan mukaisesti, komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 (7) 21 artiklan 2, 3 ja 4 kohdan mukaisesti vakiomuotoisina. Julkaistujen tietojen on oltava helposti saatavilla, läpinäkyviä ja kattavia. Nämä tiedot on asetettava saataville noudattaen asianmukaisesti luottamuksellisuutta ja turvallisuutta koskevia vaatimuksia, erityisesti asetuksessa (EY) N:o 45/2001 säädettyä henkilötietojen suojaa.
III OSASTO
TALOUSARVION LAATIMINEN JA RAKENNE
1 LUKU
Unionin elimen talousarvion laatiminen
32 artikla
Vuotuiset ja monivuotiset ohjelmat
1. Unionin elin laatii ohjelma-asiakirjan, joka sisältää monivuotiset ja vuotuiset ohjelmat ja jossa otetaan huomioon komission antamat suuntaviivat.
2. Monivuotisessa ohjelmassa vahvistetaan
-
yleinen strateginen ohjelma, mukaan lukien tavoitteet, odotettavissa olevat tulokset ja tulosindikaattorit,
-
resursseja koskeva suunnitelma, mukaan lukien monivuotinen talousarvio ja henkilöresurssit.
Resursseja koskevassa suunnitelmassa esitetään raportointia varten kvalitatiivista ja kvantitatiivista tietoa henkilöresursseista ja talousarviosta ja erityisesti
-
varainhoitovuosien n - 1 ja n osalta tiedot henkilöstösäännöissä tarkoitettujen virkamiesten ja väliaikaisten ja sopimussuhteisten toimihenkilöiden sekä kansallisten asiantuntijoiden määristä;
-
varainhoitovuoden n - 1 osalta arvio 97 artiklassa tarkoitetuista talousarviotapahtumista sekä tiedot sijaintijäsenvaltion mahdollisista luontoissuorituksista unionin elimelle;
-
varainhoitovuoden n + 1 osalta arvio henkilöstösäännöissä tarkoitettujen virkamiesten ja väliaikaisten ja sopimussuhteisten toimihenkilöiden määristä;
-
sen jälkeisiltä vuosilta ohjeellinen talousarvio ja henkilöresursseja koskeva suunnitelma.
Komissio lähettää unionin elimelle asianmukaisten yksiköidensä lausunnon henkilöresursseja koskevasta suunnitelmaluonnoksesta.
Jos unionin elin ei ota komission yksiköiden lausuntoa asianmukaisesti huomioon, sen on annettava komissiolle riittävä selitys.
Resursseja koskevaa suunnitelmaa päivitetään vuosittain. Strategista ohjelmaa päivitetään tarvittaessa erityisesti perustamissäädöksessä tarkoitettujen kokonaisarviointien tulosten huomioon ottamiseksi.
3. Unionin elimen vuotuisessa työohjelmassa esitetään yksityiskohtaiset tavoitteet ja odotettavissa olevat tulokset, tulosindikaattorit mukaan lukien. Lisäksi siihen on sisällytettävä kuvaus rahoitettavasta toimesta (rahoitettavista toimista) sekä maininta kullekin toimelle osoitetuista taloudellisista ja henkilöresursseista. Vuotuisen työohjelman on oltava yhdenmukainen 1 kohdassa tarkoitetun monivuotisen ohjelman kanssa.
Siinä on ilmoitettava selkeästi, mitä unionin elimen tehtäviä on lisätty, poistettu tai muutettu edelliseen varainhoitovuoteen verrattuna.
4. Vuotuiseen työohjelmaan tehtävät merkittävät muutokset hyväksytään samalla menettelyllä kuin alkuperäinen työohjelma perustamissäädöksen sekä tämän asetuksen 33 artiklan säännösten mukaisesti.
Hallintoneuvosto voi siirtää valtuudet tehdä vuotuiseen työohjelmaan muita kuin olennaisia muutoksia unionin elimen tulojen ja menojen hyväksyjälle.
33 artikla
Talousarvion laatiminen
1. Talousarvio laaditaan perustamissäädöksen säännösten mukaisesti.
2. Unionin elin toimittaa komissiolle vuosittain viimeistään 31 päivänä tammikuuta alustavan ennakkoarvion tuloistaan ja menoistaan sekä kyseistä ennakkoarviota koskevat yleiset perustelut.
3. Asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 37 artiklan mukaisesti unionin elin toimittaa vuosittain komissiolle, Euroopan parlamentille ja neuvostolle ennakkoarvion tuloistaan ja menoistaan perustamissäädöksessä vahvistetulla tavalla.
4. Unionin elimen tuloja ja menoja koskevaan ennakkoarvioon on sisällytettävä
a)
henkilöstötaulukko, jossa vahvistetaan talousarviomäärärahojen perusteella hyväksyttyjen vakinaisten ja väliaikaisten toimien määrä palkkaluokittain ja ura-alueittain;
b)
uusia toimia koskevien pyyntöjen perustelut, jos henkilöstömäärät muuttuvat;
c)
neljännesvuosittainen arvio kassasta- ja kassaanmaksuista;
d)
tiedot kaikkien aiemmin asetettujen tavoitteiden toteuttamisesta toimintokohtaisesti. Arviointien tuloksia tarkastellaan ja käytetään niiden hyötyjen osoittamiseksi, joita unionin elimen ehdotetun talousarvion kasvattamisella tai pienentämisellä suhteessa vuoden n talousarvioon voidaan saada aikaan.
5. Unionin elin lähettää vuosittain viimeistään 31 päivänä tammikuuta komissiolle, Euroopan parlamentille ja neuvostolle 32 artiklassa tarkoitetun ohjelma-asiakirjan luonnoksen sekä mahdolliset myöhemmin päivitetyt versiot ohjelma-asiakirjasta.
6. Komissio toimittaa unionin elimen ennakkoarvion Euroopan parlamentille ja neuvostolle talousarvion vahvistamisen yhteydessä ja tekee ehdotuksen unionin elimelle osoitettavan rahoitusosuuden määrästä sekä elimelle tarpeelliseksi katsomastaan henkilömäärästä. Heti kun komissio on laatinut talousarvioesityksen, se toimittaa luonnoksen unionin elimen henkilöstötaulukoksi ja kokoaikaisina työntekijöinä ilmaistun arvion sellaisten sopimussuhteisten toimihenkilöiden ja kansallisten asiantuntijoiden määrästä, joita varten ehdotetaan varattavan määrärahat.
7. Euroopan parlamentti ja neuvosto hyväksyvät unionin elimen henkilöstötaulukon ja kaikki siihen myöhemmin tehtävät muutokset 38 artiklan 1 kohdan mukaisesti. Henkilöstötaulukko julkaistaan liitteenä yleisen talousarvion komissiota koskevassa pääluokassa III.
8. Hallintoneuvosto hyväksyy unionin elimen talousarvion ja henkilöstötaulukon sekä 32 artiklassa tarkoitetun ohjelma-asiakirjan. Ne vahvistetaan lopullisesti, kun talousarvio, jossa vahvistetaan rahoitusosuuden määrä ja henkilöstötaulukko, on hyväksytty ja kun unionin elimen talousarvioon ja henkilöstötaulukkoon on sen jälkeen tehty mahdolliset tarvittavat muutokset.
9. Siirtäessään uusia tehtäviä unionin elimelle komissio toimittaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle tarvittavat tiedot, jotta ne voivat arvioida uusien tehtävien vaikutusta unionin elimen resursseihin ja tarvittaessa mukauttaa sen rahoitusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta lainsäädäntömenettelyjä perustamissäädöksen muuttamiseksi.
34 artikla
Lisätalousarviot
Unionin elimen talousarvioon, mukaan lukien henkilöstötaulukkoon, mahdollisesti tehtävistä muutoksista laaditaan lisätalousarvio, joka hyväksytään käyttäen samaa menettelyä kuin unionin elimen alkuperäinen talousarvio perustamissäädöksen säännösten sekä tämän asetuksen 33 artiklan mukaisesti.
2 LUKU
Unionin elimen talousarvion rakenne ja esitystapa
35 artikla
Unionin elimen talousarvion rakenne
Unionin elimen talousarvioon sisältyy tulo- ja menotaulukko.
36 artikla
Budjettinimikkeistö
Menotaulukon on perustuttava budjettinimikkeistöön, jossa menot luokitellaan niiden käyttötarkoituksen mukaan, sikäli kuin tämä on perusteltua unionin elimen toiminnan luonteen kannalta. Unionin elin määrittelee luokittelussa käytettävän budjettinimikkeistön, ja siinä on erotettava selkeästi toisistaan hallintomäärärahat ja toimintamäärärahat.
37 artikla
Unionin elimen talousarvion esitystapa
Unionin elimen talousarviossa esitetään
1.
tulotaulukossa:
a)
unionin elimen arvioidut tulot asianomaisen varainhoitovuoden aikana, jäljempänä ’vuosi n’;
b)
edellisen varainhoitovuoden arvioidut tulot sekä vuoden n - 2 tulot;
c)
asianmukainen selvitysosa kustakin tulopuolen budjettikohdasta;
2.
menotaulukossa:
a)
vuoden n maksusitoumus- ja maksumäärärahat;
b)
edellisen varainhoitovuoden maksusitoumus- ja maksumäärärahat sekä varainhoitovuoden n - 2 aikana sidotut ja maksetut menot, joista jälkimmäiset ilmaistaan myös prosenttiosuutena unionin elimen vuoden n talousarviosta;
c)
yhteenveto niiden tulevina varainhoitovuosina suoritettavien maksujen erääntymisaikatauluista, jotka perustuvat aiempina varainhoitovuosina tehtyihin talousarviositoumuksiin;
d)
asianmukainen selvitysosa kustakin alajaottelusta.
38 artikla
Henkilöstötaulukkoja koskevat säännöt
1. Edellä 33 artiklassa tarkoitetussa henkilöstötaulukossa esitetään varainhoitovuodeksi hyväksyttyjen toimien määrän rinnalla vastaava luku edelliseltä varainhoitovuodelta sekä tosiasiallisesti täytettyjen toimien määrä. Henkilöstötaulukko muodostaa unionin elimessä ehdottoman ylärajan nimityksille. Nimitystä, joka johtaisi tämän rajan ylittymiseen, ei voida tehdä.
Hallintoneuvosto voi kuitenkin tehdä henkilöstötaulukkoon muutoksia, jotka koskevat enintään kymmentä prosenttia hyväksytyistä toimista, palkkaluokkiin AD 16, AD 15, AD 14 and AD 13 kuuluvia toimia lukuun ottamatta, edellyttäen, että
a)
ne eivät vaikuta täyttä varainhoitovuotta vastaavien henkilöstömäärärahojen määrään;
b)
ne eivät ylitä henkilöstötaulukossa myönnettyjen toimien kokonaismäärää;
c)
unionin elin on osallistunut unionin muiden elinten kanssa vertailuun, joka käynnistettiin komission henkilöstökartoituksen yhteydessä.
2. Edellä 1 kohdan toisesta alakohdasta poiketen osa-aikaiset toimet, jotka nimittävä viranomainen on hyväksynyt henkilöstösääntöjen mukaisesti, voidaan korvata muilla nimityksillä. Jos henkilöstöön kuuluva pyytää hyväksymisen peruuttamista ennen myönnetyn ajanjakson päättymistä, unionin elin toteuttaa asianmukaiset toimet noudattaakseen mahdollisimman pian 1 kohdan toisen alakohdan b alakohdan mukaista kokonaismäärää.
IV OSASTO
UNIONIN ELIMEN TALOUSARVION TOTEUTTAMINEN
1 LUKU
Yleiset säännökset
39 artikla
Talousarvion toteuttaminen moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti
1. Tulojen ja menojen hyväksyjän tehtävistä vastaa johtaja. Hän toteuttaa talousarvion tuloja ja menoja unionin elimen varainhoitoa koskevien sääntöjen sekä moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti omalla vastuullaan ja annettujen määrärahojen rajoissa.
2. Unionin elin osallistuu Euroopan petostentorjuntaviraston petostentorjuntatoimiin, sanotun kuitenkaan rajoittamatta tulojen ja menojen hyväksyjällä olevaa petosten ja sääntöjenvastaisuuksien ehkäisyyn ja havaitsemiseen liittyvää vastuuta.
40 artikla
Talousarvion toteuttamisvaltuuksien siirtäminen
1. Johtaja voi siirtää talousarvion toteuttamisvaltuuksia henkilöstösääntöjen soveltamisalaan kuuluvalle unionin elimen henkilöstölle hallintoneuvoston hyväksymissä unionin elimen varainhoitoa koskevissa säännöissä määritettyjen edellytysten mukaisesti. Valtuutetut voivat toimia ainoastaan heille erikseen myönnettyjen valtuuksien rajoissa.
2. Valtuutettu voi siirtää edelleen saamansa toteuttamisvaltuudet tämän asetuksen 114 artiklassa tarkoitetuissa soveltamissäännöissä täsmennettyjen edellytysten mukaisesti. Kukin edelleenvaltuutus edellyttää johtajan nimenomaista hyväksyntää.
41 artikla
Eturistiriidat
1. Tämän osaston 2 luvussa tarkoitetut taloushallinnon toimijat tai talousarvion toteuttamiseen ja varainhallintoon, myös niiden valmistelua koskeviin toimiin, tilintarkastukseen tai varainhoidon valvontaan osallistuvat muut henkilöt eivät saa ryhtyä toimiin, joiden yhteydessä saattaa syntyä ristiriita henkilön omien etujen ja unionin elimen etujen välille.
Kun eturistiriita on mahdollinen, kyseisen henkilön on pidätyttävä tällaisista toimista ja annettava asia ratkaistavaksi toimivaltaiselle viranomaiselle, joka vahvistaa kirjallisesti, onko kyseessä eturistiriita. Kun eturistiriita todetaan, kyseisen henkilön on luovuttava kaikista asiaan liittyvistä tehtävistä. Toimivaltainen viranomainen toteuttaa tarvittavat jatkotoimet.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitettu eturistiriita vallitsee, jos taloushallinnon toimijan tai muun henkilön tehtävien puolueeton ja objektiivinen hoitaminen vaarantuu perhe- tai tunnesiteisiin, poliittiseen tai kansalliseen yhteenkuuluvuuteen tai taloudellisiin etuihin liittyvästä tai mistä tahansa muusta syystä, jossa asianomaisella ja varojen saajalla on yhteinen etu.
3. Edellä 1 kohdassa tarkoitettu toimivaltainen viranomainen on asianomaisen henkilöstön jäsenen esimies. Jos henkilöstön jäsen on johtaja, toimivaltainen viranomainen on hallintoneuvosto tai, jos tämä on perustamissäädöksen mukaan mahdollista, johtokunta.
4. Unionin elin vahvistaa eturistiriitojen ehkäisemistä ja hallitsemista koskevat säännöt.
42 artikla
Unionin elimen talousarvion toteuttamistapa
1. Unionin elimen talousarvion toteuttaa johtaja niissä yksiköissä, jotka toimivat hänen alaisuudessaan.
2. Sikäli kuin se on välttämätöntä, ulkopuolisille yksityisoikeudellisille yksiköille tai yhteisöille voidaan siirtää sopimuksella teknisiä asiantuntijatehtäviä sekä sellaisia hallinto-, valmistelu- ja avustustehtäviä, joiden suorittaminen ei edellytä julkisen vallan eikä arviointiin liittyvän harkintavallan käyttöä.
2 LUKU
Taloushallinnon toimijat
1 jakso
Tehtävien eriyttämisen periaate
43 artikla
Tehtävien eriyttäminen
Tulojen ja menojen hyväksyjä ja tilinpitäjä hoitavat eri tehtäviä, joita ei voi yhdistää keskenään.
2 jakso
Tulojen ja menojen hyväksyjä
44 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjän valtuudet ja tehtävät
1. Tulojen ja menojen hyväksyjän tehtävänä on käsitellä tuloja ja menoja moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti ja huolehtia siitä, että käsittely on laillista ja asianmukaista.
2. Edellä olevaa 1 kohtaa sovellettaessa tulojen ja menojen hyväksyjä laatii organisaatiorakenteen sekä tehtäviensä toteuttamiseen soveltuvat sisäiset valvontajärjestelmät noudattaen hallintoneuvoston tai, jos tämä on perustamissäädöksen mukaan mahdollista, johtokunnan vahvistamia vähimmäissääntöjä, jotka perustuvat komission omia yksiköitään varten vahvistamiin vastaaviin sääntöihin, ottaen samalla huomioon toimintaympäristön ja rahoitettavien toimien luonteeseen liittyvät riskit.
Rakenteen ja järjestelmien luomisessa hyödynnetään kattavaa riskinarviointia, jossa otetaan huomioon niiden kustannustehokkuus.
Tulojen ja menojen hyväksyjä voi perustaa yksiköissä asiantuntija- ja neuvontatoimen, jonka tarkoituksena on tukea tulojen ja menojen hyväksyjää tämän tehtäviin liittyvien riskien hallinnassa.
3. Menojen toteuttamiseksi tulojen ja menojen hyväksyjä tekee talousarviositoumuksia ja oikeudellisia sitoumuksia, vahvistaa menoja, hyväksyy niitä maksettavaksi ja valmistelee määrärahojen käyttöä.
4. Tulojen toteuttamiseen kuuluu saamisennusteiden laatiminen, perittävien maksujen vahvistaminen sekä perintämääräysten lähettäminen. Tulojen käsittelyyn voi kuulua myös vahvistetuista saatavista luopuminen.
5. Tulojen ja menojen hyväksyjä säilyttää suoritettuja toimia koskevat tositteet viiden vuoden ajan päivästä, jona unionin elimen talousarvion toteutumisesta on päätetty myöntää vastuuvapaus. Tositteissa olevat henkilötiedot on mahdollisuuksien mukaan poistettava, kun kyseisiä tietoja ei tarvita talousarviota koskevassa vastuuvapausmenettelyssä eikä valvonnassa tai tarkastuksissa. Joka tapauksessa teleliikennetietojen säilyttämisen osalta sovelletaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 37 artiklan 2 kohdan säännöksiä.
45 artikla
Ennakkotarkastukset
1. Kaikille 44 artiklassa tarkoitetuille tapahtumille on suoritettava ainakin ennakkotarkastus, joka perustuu asiakirjatarkastukseen sekä saatavilla oleviin aiempien tarkastusten tuloksiin, jotka koskevat tapahtuman toiminnallisia ja taloudellisia näkökohtia.
Ennakkotarkastukset kattavat tapahtuman luomisen ja sen tarkastamisen.
2. Tapahtuman luomisella tarkoitetaan kaikkia tapahtumia, joilla valmistellaan 33 ja 34 artiklassa tarkoitettujen tulojen ja menojen hyväksyjien vastuulla olevaa unionin elimen talousarvion toimeenpanoa.
3. Tapahtuman ennakkotarkastuksella tarkoitetaan kaikkia ennakkotarkastuksia, jotka tulojen ja menojen hyväksyjä on ottanut käyttöön tapahtuman toiminnallisten ja taloudellisten näkökohtien tarkastamiseksi.
4. Ennakkotarkastuksissa tarkistetaan vaadittujen tositteiden ja muiden käytettävissä olevien tietojen yhdenmukaisuus. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päättää ennakkotarkastusten suorittamistiheydestä ja perusteellisuudesta ottaen huomioon riskit ja kustannustehokkuuden. Maksun vahvistamisesta vastuussa oleva tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää epäselvissä tapauksissa lisätietoja tai suorittaa tarkastuksen paikalla saadakseen ennakkotarkastuksen yhteydessä kohtuullisen varmuuden.
Ennakkotarkastusten tavoitteena on varmistaa, että
a)
meno on säännönmukainen ja vastaa sovellettavia säännöksiä;
b)
edellä 29 artiklassa tarkoitettua moitteettoman varainhoidon periaatetta on noudatettu.
Tulojen ja menojen hyväksyjä voi tarkastuksissa katsoa, että joukko samankaltaisia yksittäisiä maksutapahtumia, jotka koskevat henkilöstön palkkoihin tai eläkkeisiin taikka virkamatka- tai sairauskulukorvauksiin liittyviä toistuvia menoja, muodostaa yhden tapahtuman.
5. Kunkin yksittäisen tapahtuman osalta tarkastuksen suorittaa henkilöstön jäsen, joka ei saa olla tapahtuman luonut henkilö eikä hänen alaisensa.
46 artikla
Jälkitarkastukset
1. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi toteuttaa jälkikäteisvalvontaa tarkastaakseen tapahtumat, jotka on jo hyväksytty ennakkovalvonnan pohjalta. Tällainen valvonta voidaan toteuttaa riskianalyysiin perustuvan otannan avulla.
2. Jälkitarkastukset voidaan toteuttaa asiakirjojen pohjalta ja tarvittaessa paikalla.
Jälkitarkastuksissa varmistetaan, että unionin elimen talousarviosta rahoitettavat toimet toteutetaan asianmukaisesti ja erityisesti että 45 artiklan 4 kohdassa tarkoitettuja kriteereitä on noudatettu.
Tulojen ja menojen hyväksyjä tarkistaa jälkitarkastusten tulokset vähintään kerran vuodessa havaitakseen mahdolliset järjestelmään liittyvät ongelmat. Tulojen ja menojen hyväksyjä toteuttaa tarvittavat toimenpiteet ongelmien korjaamiseksi.
Edellä 1 kohdassa tarkoitettua riskianalyysia tarkistetaan tarkastustulosten ja muiden keskeisten tietojen pohjalta.
Tulojen ja menojen hyväksyjä laatii monivuotisten ohjelmien osalta monivuotisen tarkastusstrategian, jossa määritellään tarkastusten luonne ja laajuus ja se, miten tuloksia mitataan vuosikohtaisesti varmuuden hankkimiseksi vuosittain.
3. Ennakko- ja jälkikäteisvalvontaa ei saa suorittaa sama henkilöstö. Jälkikäteisvalvonnasta vastaavat henkilöstön jäsenet eivät saa olla ennakkovalvonnasta vastaavien henkilöstön jäsenten alaisia.
Kun tulojen ja menojen hyväksyjä tarkastaa tuensaajien tilejä jälkikäteisvalvonnan yhteydessä, tarkastuksessa sovelletaan selkeitä, johdonmukaisia ja avoimia sääntöjä, joissa otetaan huomioon sekä unionin elimen että tarkastuksen kohteiden oikeudet.
4. Edellä 3 kohdassa tarkoitetulla taloustapahtumia valvovalla henkilöstöllä on oltava tehtävien edellyttämä ammatillinen pätevyys. Heidän on noudatettava unionin elimen vahvistamaa johtosääntöä, joka perustuu komission yksiköilleen vahvistamiin sääntöihin.
47 artikla
Konsolidoitu vuotuinen toimintakertomus
1. Tulojen ja menojen hyväksyjä laatii hallintoneuvostolle tehtäviensä suorittamista koskevan konsolidoidun vuotuisen toimintakertomuksen, jossa esitetään
a)
tiedot seuraavista:
-
elimen vuotuisen työohjelman täytäntöönpano sekä talousarvion ja 38 artiklassa tarkoitettujen henkilöresurssien toteuttaminen;
-
hallintojärjestelmät ja sisäiset valvontajärjestelmät, mukaan lukien yhteenveto sisäisen tarkastajan suorittamien sisäisten tarkastusten määrästä ja tyypistä, sisäisen tarkastuksen yksiköistä, annetuista suosituksista ja näiden suositusten sekä aiempien vuosien suositusten johdosta toteutetuista toimenpiteistä, 82 ja 83 artiklan mukaisesti;
-
tilintarkastustuomioistuimen huomautukset sekä niiden pohjalta toteutetut toimenpiteet;
-
tilit sekä varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallintoa koskeva selvitys, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 92, 96 ja 97 artiklan soveltamista;
b)
tulojen ja menojen hyväksyjän lausuma, jonka mukaan, jollei tulojen ja menojen tiettyihin aloihin liittyvissä varaumissa toisin mainita, hänellä on kohtuullinen varmuus siitä, että
-
kertomuksen tiedot ovat oikeat ja riittävät;
-
kertomuksessa kuvattuun toimintaan osoitetut varat on käytetty aiottuun tarkoitukseensa moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti;
-
käytössä olevat valvontamenettelyt antavat riittävät takeet siitä, että tilien perustana olevat toimet ovat laillisia ja asianmukaisia.
Konsolidoidusta vuotuisesta toimintakertomuksesta on käytävä ilmi, vastaavatko saavutetut tulokset asetettuja tavoitteita, millaisia riskejä tapahtumiin liittyy, miten käyttöön asetetut varat on käytetty ja miten tehokkaasti ja vaikuttavasti sisäinen valvontajärjestelmä toimii, ja siihen on sisällyttävä yleisarvio tarkastusten kustannustehokkuudesta.
Konsolidoitu vuotuinen toimintakertomus toimitetaan hallintoneuvoston arvioitavaksi.
2. Hallintoneuvosto toimittaa konsolidoidun vuotuisen toimintakertomuksen sekä sitä koskevan arvion vuosittain viimeistään 1 päivänä heinäkuuta tilintarkastustuomioistuimelle, komissiolle, Euroopan parlamentille ja neuvostolle.
3. Perustamissäädöksessä voidaan asettaa muita raportointivelvollisuuksia asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa erityisesti, jos raportointi on tarpeen elimen toimialan luonteen vuoksi.
48 artikla
Unionin taloudellisten etujen suojaaminen
1. Jos toimien taloushallintoon ja valvontaan osallistuva henkilöstön jäsen katsoo, että päätös, jonka täytäntöönpanon hänen esimiehensä antaa hänen tehtäväkseen tai jonka hänen esimiehensä antaa hänen hyväksyttäväkseen, on sääntöjenvastainen tai vastoin moitteettoman varainhoidon periaatteita tai ammatillisia sääntöjä, joita asianomaisen henkilöstön jäsenen on noudatettava, hänen on ilmoitettava asiasta kirjallisesti johtajalle, jonka on vastattava kirjallisesti. Jos johtaja ei puutu asiaan tai vahvistaa alkuperäisen päätöksen tai toimeksiannon ja henkilöstön jäsen katsoo, että vahvistus ei ole asianmukainen vastaus hänen esittämäänsä ongelmaan, henkilöstön jäsenen on ilmoitettava kirjallisesti asiasta 54 artiklan 5 kohdassa tarkoitetulle tutkintaelimelle ja hallintoneuvostolle.
2. Jos kyseessä on laiton toiminta, petos tai lahjonta, joka saattaa vahingoittaa unionin etuja, henkilöstön jäsenen on ilmoitettava asiasta sovellettavassa lainsäädännössä nimetyille viranomaisille ja elimille. Unionin elimen taloushallinnon tarkastuksia suorittavien ulkopuolisten tarkastajien kanssa tehdyissä sopimuksissa määrätään ulkopuolisen tarkastajan velvoitteesta ilmoittaa tulojen ja menojen hyväksyjälle epäillystä laittomasta toiminnasta, petoksesta tai lahjonnasta, joka saattaa vahingoittaa unionin etuja.
49 artikla
Talousarvion toteuttamisvaltuuksien siirtäminen
Jos kyseessä on 40 artiklan mukainen talousarvion toteuttamisvaltuuksien siirtäminen tai edelleensiirtäminen, valtuutettuihin ja edelleenvaltuutettuihin tulojen ja menojen hyväksyjiin sovelletaan 44 artiklan 1, 2 ja 3 kohtaa soveltuvin osin.
3 jakso
Tilinpitäjä
50 artikla
Tilinpitäjän toimivaltuudet ja tehtävät
1. Hallintoneuvosto nimeää tilinpitäjän, joka on henkilöstösääntöjen alainen ja joka on tehtäviään hoitaessaan täysin riippumaton. Tilinpitäjällä on unionin elimessä seuraavat tehtävät:
a)
maksujen moitteeton suorittaminen, tulojen kantaminen ja vahvistettujen saamisten perintä;
b)
tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen IX osaston mukaisesti;
c)
kirjanpito IX osaston mukaisesti;
d)
kirjanpidossa noudatettavien sääntöjen soveltaminen IX osaston mukaisesti sekä tililuettelon laatiminen komission tilinpitäjän vahvistamien sääntöjen mukaisesti;
e)
kirjanpitojärjestelmien määritteleminen ja hyväksyminen sekä tarvittaessa sellaisten tulojen ja menojen hyväksyjän määrittelemien järjestelmien hyväksyminen, joiden tarkoituksena on tuottaa tai perustella kirjanpitotietoja; tilinpitäjä valtuutetaan tätä varten tarkistamaan milloin tahansa, että hyväksymisperusteita on noudatettu;
f)
kassanhallinta.
2. Vähintään kaksi unionin elintä voi nimetä saman tilinpitäjän.
Unionin elimet voivat myös sopia komission kanssa siitä, että komission tilinpitäjä toimii unionin elimen tilinpitäjänä.
Unionin elimet voivat myös siirtää komission tilinpitäjälle osan unionin elimen tilinpitäjän tehtävistä ottaen huomioon 29 artiklassa tarkoitetun kustannus-hyötyanalyysin.
Tässä alakohdassa tarkoitetussa tapauksessa niiden on huolehdittava tarvittavista järjestelyistä eturistiriitojen ehkäisemiseksi.
3. Tilinpitäjän on saatava tulojen ja menojen hyväksyjältä kaikki tiedot, joita tarvitaan, jotta tilinpäätöksessä voidaan antaa oikea ja riittävä kuva unionin elimen taloudellisesta asemasta ja talousarvion toteuttamisesta. Tulojen ja menojen hyväksyjän on taattava näiden tietojen luotettavuus.
4. Ennen kuin johtaja hyväksyy tilinpäätöksen, tilinpitäjä varmentaa sen allekirjoituksellaan vahvistaen, että hänellä on kohtuullinen varmuus siitä, että tilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan unionin elimen taloudellisesta asemasta.
Ensimmäisessä alakohdassa esitettyä tarkoitusta varten tilinpitäjä tarkistaa, että tilinpäätös on laadittu asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 143 artiklassa tarkoitettujen kirjanpitosääntöjen mukaisesti ja että kaikki tulot ja menot on merkitty kirjanpitoon.
Tulojen ja menojen hyväksyjä toimittaa tilinpitäjälle tiedot, jotka tämä tarvitsee tehtäviensä hoitamiseksi.
Tulojen ja menojen hyväksyjät vastaavat täysin hallinnoimiensa varojen asianmukaisesta käytöstä, valvonnassaan olevien menojen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta sekä tilinpitäjälle toimitettujen tietojen täydellisyydestä ja oikeellisuudesta.
5. Tilinpitäjällä on toimivalta tarkistaa saamansa tiedot sekä toimittaa sellaiset muut tarkastukset, jotka hän katsoo tarpeellisiksi voidakseen varmentaa tilinpäätöksen allekirjoituksellaan.
Tilinpitäjä esittää tarvittaessa varaumia ja tekee selkoa niiden lajista ja laajuudesta.
6. Jollei tämän artiklan 7 kohdan ja 51 artiklan säännöksistä muuta johdu, vain tilinpitäjällä on toimivalta hoitaa käteisvaroja ja muita vastaavia varoja. Tilinpitäjä on vastuussa niiden säilyttämisestä.
7. Tilinpitäjä voi tehtäviensä suorittamiseksi siirtää joitakin niistä alaisuudessaan toimivalle henkilöstösääntöjen alaiselle henkilöstölle silloin, kun tämä on välttämätöntä tilinpitäjän tehtävien hoitamiseksi.
8. Tällaisille henkilöille siirretyt tehtävät ja kyseisten henkilöiden oikeudet ja velvollisuudet määritellään valtuutusasiakirjassa.
4 jakso
Ennakoiden hoitaja
51 artikla
Ennakkotilit
Vähäisten menojen maksamista ja 6 artiklassa tarkoitettujen muiden tulojen kantamista varten voidaan perustaa ennakkotilejä. Tilinpitäjä hankkii varat ennakkotileihin, ja tileistä vastaavat tilinpitäjän nimeämät ennakoiden hoitajat.
Suurin yksittäisen menon tai tulon määrä, jonka ennakoiden hoitaja voi maksaa kolmansille osapuolille, voi olla enintään 60 000 euroa, ja kukin unionin elin täsmentää kyseisen enimmäismäärän yksittäiselle menolle tai tulolle. Ennakkotileiltä suoritettavat maksut voidaan suorittaa tilisiirtona, 74 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu suoraveloitus mukaan luettuna, sekillä tai muilla maksutavoilla tilinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.
3 LUKU
Taloushallinnon toimijoiden vastuu
1 jakso
Yleiset säännöt
52 artikla
Taloushallinnon toimijoiden valtuutusten peruuttaminen tai keskeyttäminen
1. Nimittävä viranomainen voi milloin tahansa päättää peruuttaa valtuutettujen tai edelleenvaltuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien valtuutuksen tai edelleenvaltuutuksen väliaikaisesti tai lopullisesti. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi milloin tahansa peruuttaa yksittäisen edelleenvaltuutuksen.
2. Hallintoneuvosto voi milloin tahansa päättää pidättää tilinpitäjän tai ennakoiden hoitajan tai molemmat virantoimituksesta väliaikaisesti tai lopullisesti. Siinä tapauksessa hallintoneuvosto nimeää väliaikaisen tilinpitäjän.
3. Edellä oleva 1 ja 2 kohta eivät rajoita niissä tarkoitettuihin taloushallinnon toimijoihin kohdistettavia kurinpidollisia toimenpiteitä.
53 artikla
Taloushallinnon toimijoiden vastuu laittomasta toiminnasta, petoksesta tai lahjonnasta
1. Tämän luvun 52-56 artikla eivät rajoita rikosoikeudellista vastuuta, joka 52 artiklassa tarkoitetuille taloushallinnon toimijoille saattaa aiheutua asiaan sovellettavan kansallisen lainsäädännön perusteella sekä unionin taloudellisten etujen suojaamista ja unionin virkamiesten tai jäsenvaltioiden virkamiesten lahjonnan torjumista koskevien voimassa olevien säännösten perusteella.
2. Kuhunkin tulojen ja menojen hyväksyjään, tilinpitäjään tai ennakoiden hoitajaan voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi henkilöstösääntöjen ehtojen mukaisesti, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 54, 55 ja 56 artiklan soveltamista. Unionin etuja haittaava laiton toiminta, petos tai lahjonta on saatettava sovellettavassa lainsäädännössä nimetyn viranomaisen tai elimen, erityisesti Euroopan petostentorjuntaviraston käsiteltäväksi.
2 jakso
Tulojen ja menojen hyväksyjiin sovellettavat säännöt
54 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjiin sovellettavat säännöt
1. Tulojen ja menojen hyväksyjä voidaan saattaa taloudelliseen vastuuseen henkilöstösääntöjen ehtojen mukaisesti.
2. Korvausvelvollisuus koskee erityisesti tapauksia, joissa tulojen ja menojen hyväksyjä joko tahallisesti tai vakavan laiminlyönnin seurauksena
a)
toteaa perittävät saatavat tai antaa perintämääräyksen, tekee menositoumuksen tai allekirjoittaa maksumääräyksen jättäen noudattamatta tätä asetusta ja tarvittaessa unionin elimen varainhoitoasetuksen täytäntöönpanosääntöjä;
b)
jättää laatimatta saamista koskevan asiakirjan tai jättää antamatta perintämääräyksen tai viivyttää perintä- tai maksumääräyksen antamista, minkä johdosta unionin elin voi joutua vastaamaan kolmannen osapuolen nostamaan vahingonkorvauskanteeseen.
3. Jos valtuutettu tai edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä katsoo, että hänen toteutettavakseen annettuun päätökseen liittyy sääntöjenvastaisuuksia tai että päätös on moitteettoman varainhoidon periaatteen vastainen, hänen on ilmoitettava tästä kirjallisesti valtuutuksen antajalle. Jos valtuutuksen antaja antaa valtuutetulle tai edelleenvaltuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle kyseisen päätöksen tekemistä varten kirjallisesti perustellun toimeksiannon, tämä vapautuu vastuustaan.
4. Valtuutuksen antaneelle tulojen ja menojen hyväksyjälle jää vastuu sisäisten hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokkuudesta ja vaikuttavuudesta sekä valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän valinnasta.
5. Erityinen taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelin, jonka komissio perustaa tai johon komissio osallistuu asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 73 artiklan 6 kohdan mukaisesti, käyttää unionin elimen osalta samoja toimivaltuuksia kuin komission yksiköiden osalta, ellei hallintoneuvosto tai, jos tämä on perustamissäädöksen mukaan mahdollista, johtokunta päätä perustaa toiminnallisesti riippumatonta tutkintaelintä tai osallistua usean elimen perustamaan yhteiseen tutkintaelimeen. Kun erityinen taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelin, jonka komissio on perustanut tai johon se osallistuu, käsittelee unionin elimien sille siirtämiä asioita, tutkintaelimessä on mukana yksi unionin elimen henkilöstön jäsen.
Johtaja päättää ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun tutkintaelimen lausunnon perusteella, aloittaako hän kurinpitomenettelyn tai menettelyn asianomaisen saattamiseksi korvausvelvollisiksi. Jos tutkintaelin on havainnut järjestelmään liittyviä ongelmia, se toimittaa tulojen ja menojen hyväksyjälle ja komission sisäiselle tarkastajalle kertomuksen, jossa se esittää asiaa koskevia suosituksia. Jos lausunnossa esitetään johtajaan kohdistuvia syytöksiä, tutkintaelin toimittaa sen hallintoneuvostolle ja komission sisäiselle tarkastajalle. Johtaja viittaa vuotuisessa toimintakertomuksessaan nimiä käyttämättä tutkintaelimen lausuntoihin ja ilmoittaa toteutetut seurantatoimet.
6. Jokaista henkilöstön jäsentä voidaan vaatia kokonaan tai osittain korvaamaan unionin elimen kärsimä vahinko, joka johtuu hänen tehtäviään hoitaessaan tai niiden yhteydessä tekemästään vakavasta virheestä. Nimittävä viranomainen tekee perustellun päätöksen toteutettuaan ensin henkilöstösäännöissä määrätyt kurinpitoseuraamuksia koskevat muodollisuudet.
3 jakso
Tilinpitäjiin ja ennakoiden hoitajiin sovellettavat säännöt
55 artikla
Tilinpitäjiin sovellettavat säännöt
Tilinpitäjään voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi henkilöstösääntöjen ehtojen ja niissä määrättyjen menettelyjen mukaisesti. Tilinpitäjä voidaan erityisesti saattaa vastuuseen seuraavista väärinkäytöstapauksista:
a)
hänen hallussaan olevat rahavarat, muut varat tai asiakirjat katoavat taikka menettävät arvonsa tai hän laiminlyönnillään aiheuttaa niiden katoamisen tai arvonmenetyksen;
b)
pankki- tai postisiirtotilejä on aiheettomasti muutettu;
c)
perinnät tai maksut eivät ole perintä- tai maksumääräyksien mukaisia;
d)
tulojen kantaminen on laiminlyöty.
56 artikla
Ennakoiden hoitajiin sovellettavat säännöt
Ennakoiden hoitajaan voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi henkilöstösääntöjen ehtojen ja niissä määrättyjen menettelyjen mukaisesti. Ennakoiden hoitaja voidaan erityisesti saattaa vastuuseen seuraavista väärinkäytöstapauksista:
a)
hänen hallussaan olevat rahavarat, muut varat tai asiakirjat katoavat taikka menettävät arvonsa tai hän laiminlyönnillään aiheuttaa niiden katoamisen tai arvonmenetyksen;
b)
hänen suorittamiensa maksujen perustana ei ole asianmukaisia tositteita;
c)
maksu on suoritettu muulle kuin maksuun oikeutetulle;
d)
tulojen kantaminen on laiminlyöty.
4 LUKU
Tulotapahtumat
57 artikla
Maksupyyntö
Unionin elin esittää 19 artiklan 6 kohdan mukaisesti komissiolle unionin rahoitusosuuden tai sen osan suorittamista koskevat maksupyynnöt noudattaen komission kanssa sovittuja edellytyksiä ja määräaikoja.
58 artikla
Korkotuoton käsittely
Komission unionin elimelle maksamasta rahoitusosuudesta saatavia korkotuottoja ei makseta talousarvioon.
59 artikla
Saamisennuste
1. Kun tulojen ja menojen hyväksyjällä on riittävästi luotettavaa tietoa toimenpiteestä tai tilanteesta, josta voi aiheutua unionin elimelle saamisia, hän laatii saamisennusteen.
2. Tulojen ja menojen hyväksyjä muuttaa saamisennustetta heti, kun hänen tietoonsa tulee seikka, joka muuttaa saamisennusteen pohjana olevaa toimenpidettä tai tilannetta.
Laadittaessa sellaista toimenpidettä tai tilannetta koskevaa perintämääräystä, jonka pohjalta on aiemmin tehty saamisennuste, tulojen ja menojen hyväksyjä mukauttaa ennustetta vastaavasti.
Jos perintämääräys koskee alkuperäiseen saamisennusteeseen nähden samansuuruista määrää, saamisennuste muutetaan nollaksi.
60 artikla
Saamisen vahvistaminen
1. Saamisen vahvistaminen on toimi, jolla tulojen ja menojen hyväksyjä
a)
varmistaa, että velka on olemassa;
b)
määrittää tai tarkastaa velan aiheellisuuden ja sen määrän;
c)
tarkastaa, että velka on riidaton.
2. Kaikki saamiset, jotka ovat selvät, rahassa määritellyt ja erääntyneet, vahvistetaan tilinpitäjälle annettavalla perintämääräyksellä ja sen jälkeen velalliselle osoitettavalla veloitusilmoituksella; nämä laatii tulojen ja menojen hyväksyjä.
3. Aiheettomasti maksetut määrät peritään takaisin.
4. Velasta, jota ei ole maksettu takaisin veloitusilmoituksessa tarkoitettuun määräpäivään mennessä, peritään korkoa delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 mukaisesti.
5. Tietyt juoksevat tulot voidaan asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa vahvistaa ennakkoon. Ennakkovahvistus käsittää useita yksittäisiä perittäviä määriä, joita ei siis tarvitse vahvistaa kutakin erikseen. Tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä muutokset ennakkovahvistuksiin ennen varainhoitovuoden päättymistä, jotta ne vastaisivat tosiasiallisesti vahvistettuja saamisia.
61 artikla
Perinnän hyväksyminen
Perintätoimen hyväksyminen on toimi, jolla tulojen ja menojen hyväksyjä antaa tilinpitäjälle perintämääräyksellä ohjeet periä tulojen ja menojen hyväksyjän vahvistama saaminen.
62 artikla
Perintää koskevat säännöt
1. Tilinpitäjä on vastuussa tulojen ja menojen hyväksyjän asianmukaisesti laatimista saamisten perintää koskevista määräyksistä. Tilinpitäjä huolehtii siitä, että unionin elimen tulot maksetaan unionin elimen kassaan asianmukaisesti ja että unionin elimen oikeudet turvataan.
2. Jos saamista ei ole peritty veloitusilmoituksessa olevaan eräpäivään mennessä, tilinpitäjä ilmoittaa siitä tulojen ja menojen hyväksyjälle ja aloittaa viipymättä menettelyn saamisen perimiseksi oikeusteitse, soveltuvin osin myös kuittaamalla tai, jos tämä ei ole mahdollista, pakkoperintämenettelyllä.
3. Periessään saamisia tilinpitäjä ottaa huomioon velallisen omat saamiset unionin elimeltä. Tällaisten saamisten on oltava selviä, rahassa määriteltyjä ja erääntyneitä.
4. Aikoessaan luopua vahvistetun saamisen perimisestä kokonaisuudessaan tai osittain tulojen ja menojen hyväksyjä tarkastaa, että luopuminen on asianmukainen ja moitteettoman varainhoidon ja suhteellisuuden periaatteiden mukainen. Luopumispäätös on perusteltava. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi siirtää luopumispäätöksen ainoastaan alle 5 000 euron saamisten osalta.
Luopumispäätöksessä mainitaan perinnän varmistamiseksi toteutetut toimet sekä ne oikeudelliset seikat ja muut tosiseikat, joihin päätös perustuu.
5. Tulojen ja menojen hyväksyjä peruuttaa vahvistetun saamisen kokonaan tai osittain, jos havaitaan virhe, jonka vuoksi saamista ei ole vahvistettu oikein. Peruuttaminen osoitetaan tulojen ja menojen hyväksyjän tekemällä päätöksellä, joka on perusteltava riittävästi.
63 artikla
Perintää koskeva muodollisuudet
1. Perittyään saamisen tilinpitäjä vie sen kirjanpitoon ja antaa sen tiedoksi tulojen ja menojen hyväksyjälle.
2. Kaikista tilinpitäjän kassaan suoritetuista käteismaksuista on annettava kuitti.
3. Jos velalliseen kohdistuu useita perintämääräyksiä, kuitataan velallisen suorittamalla osittaisella takaisinmaksulla ensin vanhin saaminen, ellei velallinen toisin pyydä.
Osasuorituksilla katetaan ensin viivästyskorot.
64 artikla
Maksuajan pidentäminen
1. Tilinpitäjä voi yhdessä tulojen ja menojen hyväksyjän kanssa myöntää lisää maksuaikaa ainoastaan velallisen asianmukaisesti perustellusta kirjallisesta hakemuksesta ja kahdella seuraavalla ehdolla:
a)
velallinen sitoutuu maksamaan delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 83 artiklassa säädettyä korkoa koko myönnettävältä lisäajalta delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitetusta eräpäivästä lukien;
b)
velallinen toimittaa unionin elimen etujen turvaamiseksi unionin elimen tilinpitäjän hyväksymän vakuuden, joka kattaa sekä maksamattoman velan pääoman että sen korot.
Ensimmäisen alakohdan b alakohdassa tarkoitetun vakuuden sijasta voidaan antaa unionin elimen tilinpitäjän hyväksymän kolmannen omavelkainen takaus.
2. Poikkeustapauksissa tilinpitäjä voi velallisen pyynnöstä päättää olla vaatimatta 1 kohdan ensimmäisen alakohdan b alakohdassa tarkoitettua vakuutta, jos hän toteaa arvioinnin perusteella, että velallinen haluaa suorittaa maksun ja kykenee suorittamaan sen lisäajan kuluessa, mutta ei kykene antamaan tällaista vakuutta ja on vaikeassa asemassa.
65 artikla
Luettelo saamisista
1. Tilinpitäjä pitää perittävistä erääntyneistä määristä luetteloa. Unionin elimen saamiset on ryhmiteltävä luettelossa perintämääräyksen antamisajankohdan mukaan. Tilinpitäjän on myös ilmoitettava päätökset, joiden mukaan vahvistettujen saamisten perinnästä luovutaan kokonaan tai osittain. Luettelo lisätään liitteeksi unionin elimen antamaan varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallintoa koskevaan selvitykseen.
2. Unionin elin laatii saamisistaan luettelon, jossa ilmoitetaan velallisten nimet ja velkojen määrät, sellaisten velallisten osalta, jotka on määrätty maksamaan tuomioistuimen lainvoimaisella päätöksellä ja jotka eivät ole suorittaneet takaisinmaksua lainkaan tai eivät ole maksaneet takaisin huomattavaa osaa velasta vuoden kuluessa kyseisen päätöksen tekemisestä. Luettelo julkaistaan noudattaen asetuksessa (EY) N:o 45/2001 säädettyjä henkilötietojen suojaa koskevia vaatimuksia.
Luonnollisista henkilöistä julkaistut henkilötiedot poistetaan luettelosta, kun velka on maksettu takaisin kokonaan. Samalla tavalla poistetaan sellaisia oikeushenkilöitä koskevat henkilötiedot, joiden virallisessa nimessä yksilöidään yksi tai useampi luonnollinen henkilö.
Päätöksessä velallisen ottamisesta luetteloon unionin elimen saamisista noudatetaan suhteellisuusperiaatetta ja otetaan huomioon erityisesti saamisen määrä.
66 artikla
Vanhentumisaika
Unionin elimen saamiset kolmansilta ja kolmansien saamiset unionin elimeltä vanhentuvat viidessä vuodessa.
67 artikla
Maksuihin sovellettavat erityissäännökset
Jos unionin elin perii 6 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettuja maksuja, niistä on laadittava kunkin varainhoitovuoden alussa alustava kokonaisarvio.
Jos maksut määräytyvät yksinomaan lainsäädännön tai hallintoneuvoston päätösten perusteella, tulojen ja menojen hyväksyjä voi päättää olla antamatta perintämääräystä ja laatia suoraan veloitusilmoituksen vahvistettuaan saamisen. Kaikki unionin elimen saamista koskevat tiedot on tällöin kirjattava. Tilinpitäjä pitää luetteloa kaikista veloitusilmoituksista ja ilmoittaa veloitusilmoitusten lukumäärän ja niitä vastaavan kokonaissumman unionin elimen antamassa varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallintoa koskevassa selvityksessä.
Jos unionin elin käyttää erillistä laskutusjärjestelmää, tilinpitäjä kirjaa säännöllisesti ja vähintään kuukausittain kirjanpitoon saatujen maksujen kumulatiivisen määrän.
Unionin elin tarjoaa tehtäviensä mukaisia palveluja vasta, kun vastaava maksu on maksettu kokonaan. Poikkeustapauksissa palvelua voidaan kuitenkin tarjota ennen vastaavan maksun suorittamista. Jos palvelua on tarjottu ennen vastaavan maksun suorittamista, sovelletaan 60-66 artiklaa.
5 LUKU
Menotapahtumat
68 artikla
Rahoituspäätökset
1. Kaikista menoista tehdään sitoumus, joka vahvistetaan, hyväksytään ja maksetaan.
2. Ennen menoon sitoutumista on tehtävä rahoituspäätös.
3. Unionin elimen vuotuinen työohjelma vastaa rahoituspäätöstä niiden toimien osalta, jotka sisältyvät ohjelmaan, edellyttäen, että 32 artiklan 3 kohdassa mainitut seikat ilmoitetaan selvästi.
4. Hallintomäärärahojen käyttö ei edellytä rahoituspäätöstä.
69 artikla
Sitoumukset
1. Talousarviositoumus on toimi, jolla maksuihin tarvittavat määrärahat varaudutaan suorittamaan talousarviosta myöhemmin oikeudellisten sitoumusten mukaisesti.
2. Oikeudellisen sitoumuksen tekeminen on toimi, jolla tulojen ja menojen hyväksyjä luo tai vahvistaa velvoitteen, josta aiheutuu meno.
3. Talousarviositoumukset jakautuvat kolmeen ryhmään seuraavasti:
a)
yksittäinen sitoumus: talousarviositoumus on yksittäinen, jos menon edunsaaja ja määrä on yksilöity;
b)
kokonaissitoumus: talousarvioon tehdään kokonaissitoumus, jos ainakin yksi yksittäisen sitoumuksen tunnuspiirre on yksilöimättä;
c)
alustava sitoumus: talousarviositoumus on alustava, jos se on tarkoitettu kattamaan juoksevia hallintomenoja, joiden määrää tai lopullisia maksunsaajia ei ole lopullisesti vahvistettu.
Alustava talousarviositoumus pannaan täytäntöön joko yhdellä tai useammalla yksittäisellä oikeudellisella sitoumuksella, jotka antavat oikeuden suorittaa maksuja, tai henkilöstöhallintomenoihin liittyvissä poikkeustapauksissa suoraan maksuina.
4. Useamman kuin yhden varainhoitovuoden aikana toteutettavia toimia koskevat talousarviositoumukset voidaan jakaa usealle eri varainhoitovuodelle vuotuisiin eriin ainoastaan silloin, kun perustamissäädöksessä tai perussäädöksessä niin säädetään, tai silloin, kun ne liittyvät hallintomenoihin.
70 artikla
Sitoumuksia koskevat säännöt
1. Tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä talousarviositoumus jokaisesta toimenpiteestä, josta voi aiheutua meno unionin elimen talousarvioon, ennen kuin hän voi tehdä oikeudellisen sitoumuksen kolmansiin osapuoliin nähden.
2. Edellä 1 kohdassa säädettyä velvoitetta tehdä talousarviositoumus ennen oikeudellista sitoumusta ei sovelleta toiminnan jatkuvuussuunnitelman mukaisessa kriisitilanteessa tehtyihin, unionin elimen hyväksymien menettelyjen mukaisiin oikeudellisiin sitoumuksiin.
3. Talousarvioon tehtävien kokonaissitoumusten on katettava niihin liittyvien yksittäisten oikeudellisten sitoumusten kokonaiskulut vuoden n + 1 joulukuun 31 päivään saakka.
Yksittäisiin tai alustaviin talousarviositoumuksiin liittyvät yksittäiset oikeudelliset sitoumukset tehdään viimeistään 31 päivänä joulukuuta vuonna n, jollei 69 artiklan 4 kohdasta tai 87 artiklan 2 kohdasta muuta johdu.
Ensimmäisessä ja toisessa alakohdassa tarkoitettujen ajanjaksojen päätyttyä tulojen ja menojen hyväksyjä purkaa käyttämättömiä määriä koskevat talousarviositoumukset.
Tulojen ja menojen hyväksyjä kirjaa ennen talousarvioon tehdyn kokonaissitoumuksen perusteella tehdyn yksittäisen oikeudellisen sitoumuksen allekirjoittamista sen määrän talousarviokirjanpitoon vähentämällä sen talousarvioon tehdystä kokonaissitoumuksesta.
4. Useamman kuin yhden varainhoitovuoden aikana toteutettavia toimia koskeviin talousarviositoumuksiin ja oikeudellisiin sitoumuksiin sisältyy moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti määräpäivä, johon mennessä toteuttaminen on saatettava päätökseen, paitsi silloin kun on kyse henkilöstömenoista.
Ne osat tällaisista sitoumuksista, joita ei ole käytetty kuuden kuukauden kuluttua tämän kohdan ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun määräajan päättymisestä, peruuntuvat 16 artiklan mukaisesti.
Jos oikeudellisen sitoumuksen perusteella ei ole suoritettu 75 artiklassa tarkoitettua maksua kahden vuoden kuluessa kyseisen sitoumuksen allekirjoittamisesta, oikeudellista sitoumusta vastaavan talousarviositoumuksen määrä peruuntuu, paitsi jos tämä määrä liittyy asiaan, jonka käsittely on kesken tuomioistuimessa tai välityslautakunnassa, tai kun perussäädöksissä on erityisiä säännöksiä.
71 artikla
Sitoumuksiin sovellettavat tarkastukset
1. Talousarviositoumusta tehdessään tulojen ja menojen hyväksyjä huolehtii siitä, että
a)
meno on kirjattu oikeaan budjettikohtaan unionin elimen talousarviossa;
b)
määrärahat ovat käytettävissä;
c)
meno on sovellettavien säännösten, erityisesti perustamissäädöksen, unionin elimen varainhoitoa koskevien sääntöjen sekä näiden soveltamiseksi annettujen säädösten mukainen;
d)
moitteettoman varainhoidon periaatetta noudatetaan.
2. Kirjatessaan oikeudellista sitoumusta fyysisellä tai sähköisellä allekirjoituksella tulojen ja menojen hyväksyjä huolehtii siitä, että
a)
kyseistä sitoumusta vastaa talousarviositoumus;
b)
meno on laillinen ja asianmukainen ja sovellettavien säännösten, erityisesti perustamissäädöksen, unionin elimen varainhoitoa koskevien sääntöjen sekä näiden soveltamiseksi annettujen säädösten mukainen;
c)
moitteettoman varainhoidon periaatetta noudatetaan.
72 artikla
Menojen vahvistaminen
Menoja vahvistaessaan toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä
a)
tarkastaa, että velkojalla on oikeus saamiseen;
b)
määrittää tai vahvistaa velan aiheellisuuden ja sen määrän;
c)
tarkastaa ne edellytykset, joilla saaminen voidaan vaatia maksettavaksi.
73 artikla
Menojen vahvistaminen ja hyväksymismerkinnän tekeminen
1. Meno voidaan vahvistaa vain, jos tueksi esitetään tositteet, joista käy ilmi, että velkojalla on oikeus saamiseen ja että palvelut tai tavarahankinnat on toimitettu taikka urakat suoritettu, tai muut maksun aiheelliseksi osoittavat asiakirjat muun muassa silloin, kun on kyse toistuvista tilaus- tai kurssimaksuista.
2. Ennen menojen vahvistuspäätöstä tulojen ja menojen hyväksyjä tarkastaa henkilökohtaisesti tositteet tai varmistaa omalla vastuullaan, että tarkastus on tehty.
3. Menojen vahvistuspäätös osoitetaan tulojen ja menojen hyväksyjän allekirjoittamalla hyväksymismerkinnällä.
4. Muussa kuin atk-järjestelmässä hyväksymismerkintä tehdään lyömällä asiakirjaan tulojen ja menojen hyväksyjän allekirjoituksen sisältävä leima.
Atk-järjestelmässä tulojen ja menojen hyväksyjä hyväksyy maksun omalla salasanallaan.
74 artikla
Menojen hyväksyminen
1. Menoja hyväksyessään tulojen ja menojen hyväksyjä antaa tilinpitäjälle maksumääräyksellä ohjeet maksaa menon määrä, jonka tulojen ja menojen hyväksyjä on vahvistanut tarkastettuaan ensin, että määrärahat ovat käytettävissä.
Jos toimitetuista palveluista, vuokrauspalvelut mukaan luettuina, tai tavaroista suoritetaan toistuvia maksuja ja tulojen ja menojen hyväksyjä tekee niistä riskinarvioinnin, hän voi määrätä, että käytetään suoraveloitusta.
2. Tulojen ja menojen hyväksyjä päivää ja allekirjoittaa maksumääräyksen sekä toimittaa sen tilinpitäjälle. Tulojen ja menojen hyväksyjä säilyttää tositteet 44 artiklan 5 kohdan mukaisesti.
3. Tilinpitäjälle toimitettavaan maksumääräykseen liitetään tarvittaessa vahvistus siitä, että tavara on merkitty 106 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuun omaisuusluetteloon.
75 artikla
Maksutyypit
1. Maksu suoritetaan, jos on olemassa todisteet siitä, että asianomainen toiminta on toteutettu perussäädöksen säännösten tai hankinta- tai avustussopimuksen mukaisesti, yhdellä seuraavista tavoista:
a)
maksetaan koko erääntynyt määrä;
b)
maksetaan
1)
ennakkomaksu, joka voidaan jakaa useaan maksuerään, hankinta- tai avustussopimuksen allekirjoittamisen tai avustuspäätöksen tiedoksi antamisen jälkeen;
2)
yksi tai useampi välimaksu korvauksena toimen osittaisesta toteuttamisesta;
3)
loput erääntyneestä määrästä, kun toimi on toteutettu kokonaisuudessaan.
Ennakkomaksulla annetaan käyttöön käteisvaroja. Se voidaan jakaa useaan maksuerään moitteettoman varainhoidon periaatetta noudattaen.
Välimaksu voidaan maksaa useampaan kertaan, ja sillä voidaan korvata päätöksen tai sopimuksen täytäntöönpanosta johtuvia menoja tai sopimuksen eri vaiheissa toimitettuja palveluja tai tavaroita tai suoritettuja urakoita. Siitä voidaan vähentää ennakkomaksu kokonaan tai osittain, sanotun kuitenkaan rajoittamatta perussäädöksen säännösten soveltamista.
Meno selvitetään lopullisesti joko loppumaksulla, jota ei voida maksaa useampaan kertaan ja josta vähennetään sitä ennen suoritetut maksut, tai perintämääräyksellä.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetut maksutyypit erotetaan toisistaan talousarviokirjanpidossa kunkin maksun suorittamisajankohtana.
76 artikla
Maksaminen käytettävissä olevien varojen rajoissa
Tilinpitäjä maksaa menot käytettävissä olevien varojen rajoissa.
77 artikla
Määräajat
Menojen maksamisessa on noudatettava asetuksessa (EU, Euratom) N:o 966/2012 ja delegoidussa asetuksessa (EU) N:o 1268/2012 vahvistettuja määräaikoja ja menettelyjä.
6 LUKU
Tietojenkäsittelyjärjestelmät
78 artikla
Tapahtumien sähköinen hallinnointi
Kun tuloja ja menoja hallinnoidaan tietojenkäsittelyjärjestelmillä, allekirjoitukset voidaan tehdä sähköisesti.
79 artikla
Sähköinen hallinto
Unionin elin määrittää yhteiset säännöt, joita sovelletaan sähköiseen tietojenvaihtoon hankinta- ja avustusmenettelyihin osallistuvien kolmansien osapuolten kanssa. Erityisesti ne kehittävät parhaansa mukaan ratkaisuja, joita ne soveltavat avustus- ja hankintamenettelyissä välitettyjen tietojen toimittamisessa, säilyttämisessä ja käsittelyssä, ja perustavat tätä varten keskitetyn sähköisten tietojen vaihtamisjärjestelmän hakijoita, ehdokkaita ja tarjoajia varten.
80 artikla
Hyvä hallinto
1. Tulojen ja menojen hyväksyjä tiedottaa viipymättä tarpeesta toimittaa todiste- ja/tai asiakirja-aineistoa, aineiston muodosta ja sisältövaatimuksista sekä tarvittaessa ratkaisumenettelyjen alustavasta aikataulusta.
2. Jos hakijan tai tarjoajan ilmeisen käsittelyvirheen vuoksi hakija tai tarjoaja ei toimita todisteita tai anna selvityksiä, arviointikomitea tai tarvittaessa tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää asianmukaisesti perusteltuja tapauksia lukuun ottamatta hakijaa tai tarjoajaa toimittamaan puuttuvat tiedot tai selventämään tositteita. Nämä tiedot tai selvennykset eivät saa merkittävästi muuttaa ehdotusta tai tarjouksen ehtoja.
81 artikla
Muutoksenhakukeinoista ilmoittaminen
Jos tulojen ja menojen hyväksyjän menettelytoimi vahingoittaa hakijan, tarjoajan, tuensaajan tai toimeksisaajan oikeuksia, siinä osoitetaan käytettävissä olevat hallinnolliset ja/tai oikeudelliset muutoksenhakukeinot toimen riitauttamiseksi.
Erityisesti on ilmoitettava muutoksenhaun luonne, elin tai elimet, joiden käsiteltäväksi asia voidaan antaa, sekä muutoksenhakukeinojen käytön määräajat.
7 LUKU
Sisäinen tarkastaja
82 artikla
Sisäisen tarkastajan nimeäminen sekä valtuudet ja tehtävät
1. Unionin elin järjestää sisäisen tarkastuksen tehtävän, jota on hoidettava sovellettavien kansainvälisten standardien mukaisesti.
2. Komission sisäinen tarkastaja hoitaa sisäisen tarkastuksen tehtävää. Sisäinen tarkastaja ei saa olla samalla unionin elimen tai komission tulojen ja menojen hyväksyjä eikä tilinpitäjä.
3. Sisäinen tarkastaja neuvoo unionin elintä riskienhallinnassa, esittää riippumattomia lausuntoja hallinnointi- ja valvontajärjestelmien laadusta sekä antaa suosituksia toimintojen toteuttamisedellytysten parantamiseksi ja edistääkseen moitteetonta varainhoitoa.
Sisäisen tarkastajan tehtävänä on erityisesti
a)
arvioida sisäisten hallinnointijärjestelmien asianmukaisuutta ja tehokkuutta sekä yksiköiden toiminnan tuloksellisuutta ohjelmien ja toimien toteuttamisessa niihin liittyvien riskien kannalta;
b)
arvioida kuhunkin unionin talousarvion toteuttamistoimeen sovellettavien sisäisen valvonnan ja tarkastuksen järjestelmien tehokkuutta ja vaikuttavuutta.
4. Sisäisen tarkastajan tehtäväkenttään kuuluvat unionin elimen kaikki toiminnot ja yksiköt. Sisäisen tarkastajan on saatava käyttöönsä rajoituksetta kaikki tiedot, joita hän tarvitsee tehtäviensä suorittamiseksi.
5. Sisäinen tarkastaja tutustuu tulojen ja menojen hyväksyjän antamaan konsolidoituun vuotuiseen toimintakertomukseen sekä muihin yksilöityihin tietoihin.
6. Sisäinen tarkastaja antaa kertomuksen havainnoistaan ja suosituksistaan hallintoneuvostolle ja johtajalle.
Sisäinen tarkastaja ilmoittaa myös seuraavista mahdollisista tapauksista:
-
kriittisiä riskejä ei ole poistettu eikä suosituksia ole noudatettu;
-
aiempien vuosien suositusten täytäntöönpanossa on merkittäviä viiveitä.
Hallintoneuvosto tai, jos tämä on perustamissäädöksen mukaan mahdollista, johtokunta sekä johtaja varmistavat, että tarkastusten suositusten täytäntöönpanoa seurataan säännöllisesti. Hallintoneuvosto tai, jos tämä on perustamissäädöksen mukaan mahdollista, johtokunta tarkastelee 47 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettuja tietoja ja sitä, onko suositukset pantu kokonaisuudessaan täytäntöön ajallaan.
7. Unionin elin asettaa sisäisen tarkastajan yhteystiedot kaikkien menotapahtumiin osallistuvien luonnollisten henkilöiden ja oikeushenkilöiden saataville, jotta nämä voivat ottaa luottamuksellisesti yhteyttä sisäiseen tarkastajaan.
8. Sisäisen tarkastajan kertomukset ja havainnot asetetaan yleisön saataville vasta, kun sisäinen tarkastaja on vahvistanut niiden johdosta toteutetut toimet.
83 artikla
Sisäisen tarkastajan riippumattomuus
Sisäisen tarkastajan riippumattomuus ja vastuu hänen tehtäviensä yhteydessä toteuttamistaan toimista sekä sisäisen tarkastajan oikeus nostaa kanne Euroopan unionin tuomioistuimessa määräytyvät asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 100 artiklan mukaisesti.
84 artikla
Sisäisen tarkastuksen yksikön perustaminen
1. Hallintoneuvosto tai, jos tämä on perustamissäädöksen mukaan mahdollista, johtokunta voi perustaa sisäisen tarkastuksen yksikön, joka hoitaa tehtäviään keskeisten kansainvälisten standardien mukaisesti, ottaen asianmukaisesti huomioon kustannustehokkuuden ja lisäarvon periaatteet.
Sisäisen tarkastuksen yksikön tehtävä, valtuudet ja vastuu määritellään sisäisen tarkastuksen perussäännössä, ja niille on saatava hallintoneuvoston tai, jos tämä on perustamissäädöksen mukaan mahdollista, johtokunnan hyväksyntä.
Sisäisen tarkastuksen yksikön vuotuisen tarkastussuunnitelman laatii sisäisen tarkastuksen yksikön päällikkö ottaen huomioon muun muassa johtajan arvion unionin elimen riskistä.
Suunnitelman tarkistaa ja hyväksyy hallintoneuvosto tai, jos tämä on perustamissäädöksen mukaan mahdollista, johtokunta.
Sisäisen tarkastuksen yksikkö ilmoittaa hallintoneuvostolle ja johtajalle havainnoistaan ja suosituksistaan.
2. Jos unionin elimen sisäisen tarkastuksen yksikkö ei toimi kustannustehokkaasti tai ei täytä kansainvälisiä standardeja, unionin elin voi päättää käyttää yhteistä sisäisen tarkastuksen yksikköä muiden samalla politiikanalalla toimivien unionin elinten kanssa.
Siinä tapauksessa kyseisten unionin elinten hallintoneuvosto tai, jos tämä on perustamissäädöksen mukaan mahdollista, johtokunta sopivat yhteistä sisäisen tarkastuksen yksikköä koskevista käytännön järjestelyistä.
3. Sisäisestä tarkastuksesta vastaavat toimijat toimivat tiiviissä yhteistyössä vaihtamalla keskenään tietoa ja tarkastuskertomuksia sekä tarvittaessa laatimalla yhteisiä riskinarviointeja ja toteuttamalla yhteisiä tarkastuksia.
Hallintoneuvosto tai, jos tämä on perustamissäädöksen mukaan mahdollista, johtokunta sekä johtaja varmistavat, että sisäisen tarkastuksen yksikön suositusten täytäntöönpanoa seurataan säännöllisesti.
V OSASTO
JULKISET HANKINNAT
85 artikla
Yleiset säännökset
1. Julkisten hankintojen osalta sovelletaan asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 V osastoa sekä delegoitua asetusta (EU) N:o 1268/2012, jollei 86 artiklasta muuta johdu.
2. Unionin elin voi pyytää saada osallistua hankintaviranomaisena komission tai toimielinten yhteisiin hankintamenettelyihin tai muiden unionin elinten hankintamenettelyihin.
3. Unionin elin osallistuu poissulkemisia koskevan keskustietokannan toimintaan, jonka komissio on perustanut ja jota se hoitaa asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 108 artiklan mukaisesti.
86 artikla
Hankintamenettelyt
1. Unionin elin voi tehdä hankinnan käyttämättä julkisiin hankintoihin sovellettavaa menettelyä hankkiessaan tavaroita, palveluja tai työsuorituksia komissiolta, toimielinten yhteisiltä virastoilta tai asetuksella (EY) N:o 2965/94 (8) perustetulta Euroopan unionin elinten käännöskeskukselta.
2. Unionin elin voi tehdä hallinnollisten tarpeidensa täyttämiseksi tarvittavat hankinnat yhdessä sijaintijäsenvaltionsa hankintaviranomaisten kanssa. Tällöin sovelletaan delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 133 artiklaa soveltuvin osin.
VI OSASTO
HALLINTOMÄÄRÄRAHOJA KOSKEVAT ERITYISSÄÄNNÖKSET
87 artikla
Hallintomäärärahat
1. Hallintomäärärahat ovat jaksottamattomia määrärahoja.
2. Hallintomenot sopimuksista, jotka ylittävät varainhoitovuoden keston joko paikallisen käytännön takia tai kaluston hankkimiseen liittyvistä syistä, otetaan unionin elimen sen varainhoitovuoden talousarvioon, jonka aikana ne on suoritettu.
3. Unionin elimen on toimitettava Euroopan parlamentille ja neuvostolle viimeistään kunkin vuoden 1 päivänä heinäkuuta kiinteistöpolitiikkaansa koskeva valmisteluasiakirja, johon sisältyvät seuraavat tiedot:
a)
kunkin kiinteistön osalta unionin elimen talousarvion vastaavien budjettikohtien määrärahojen kattamat menot ja pinta-alat;
b)
pinta-aloja ja kohteita koskevan yleissuunnitelman tulevina vuosina odotettavissa olevat muutokset sekä kuvaus suunnitteluvaiheessa olevista kiinteistöhankkeista, jotka on jo yksilöity;
c)
sellaisten uusien kiinteistöhankkeiden lopulliset ehdot ja kustannukset sekä hanketoteutusta koskevat tiedot, joista on aiemmin ilmoitettu Euroopan parlamentille ja neuvostolle 88 artiklassa vahvistetun menettelyn mukaisesti mutta jotka eivät ole sisältyneet edellisen vuoden valmisteluasiakirjoihin.
88 artikla
Kiinteistöhankkeet
1. Unionin elimen on ilmoitettava mahdollisimman aikaisessa vaiheessa Euroopan parlamentille ja neuvostolle jokaista unionin elimen talousarvioon merkittävästi vaikuttavaa kiinteistöhanketta koskevat tiedot tarvittavasta rakennuspinta-alasta ja alustavat suunnitelmat ennen paikallisten markkinoiden kartoittamista, kun on kyse kiinteistöhankintasopimuksista, tai ennen tarjouspyyntömenettelyn käynnistämistä tai toteuttamista, kun on kyse rakennuskohteista.
2. Unionin elimen on esitettävä kukin unionin elimen talousarvioon todennäköisesti merkittävästi vaikuttava kiinteistöhanke ja sen yksityiskohtainen kustannusarvio sekä rahoitustiedot ja luettelo luonnoksista hankintasopimuksiksi, joita on tarkoitus käyttää, ja pyydettävä Euroopan parlamentin ja neuvoston hyväksyntää ennen sopimusten tekemistä. Unionin elimen pyynnöstä niiden toimittamia kiinteistöhankkeeseen liittyviä asiakirjoja käsitellään luottamuksellisina.
Ylivoimaisia esteitä lukuun ottamatta Euroopan parlamentti ja neuvosto käsittelevät kiinteistöhanketta koskevaa esitystä neljän viikon kuluessa päivästä, jona ne molemmat vastaanottivat esityksen.
Kiinteistöhanke katsotaan hyväksytyksi tämän neljän viikon määräajan päättyessä, jollei Euroopan parlamentti tai neuvosto tee esityksen vastaista päätöstä kyseisen määräajan kuluessa.
Jos Euroopan parlamentti ja/tai neuvosto ottavat esille perusteltuja ongelmakohtia tämän neljän viikon määräajan kuluessa, määräaikaa pidennetään kerran kahdella viikolla.
Jos Euroopan parlamentti tai neuvosto tekee kiinteistöhankkeen vastaisen päätöksen, unionin elin peruuttaa esityksensä ja voi toimittaa uuden esityksen.
3. Ylivoimaisen esteen sattuessa 4 kohdassa säädetyt tiedot voidaan toimittaa yhdessä kiinteistöhanke-esityksen kanssa. Euroopan parlamentti ja neuvosto käsittelevät kiinteistöhanke-esitystä kahden viikon kuluessa päivästä, jona ne molemmat vastaanottivat esityksen. Kiinteistöhanke katsotaan hyväksytyksi tämän kahden viikon määräajan päättyessä, jollei Euroopan parlamentti ja/tai neuvosto tee esityksen vastaista päätöstä kyseisen määräajan kuluessa.
4. Kiinteistöhankkeina, jotka todennäköisesti vaikuttavat merkittävästi unionin elimen talousarvioon, pidetään seuraavia:
a)
maan hankinta;
b)
arvoltaan yli 3 000 000 euroa olevat kiinteistöjen hankinta-, myynti-, rakennekorjaus- tai rakennushankkeet tai useita tällaisia hanke-elementtejä samanaikaisesti toteutettuina yhdistävät hankkeet;
c)
uudet vuosikustannuksiltaan vähintään 750 000 euron kiinteistösopimukset (mukaan lukien käyttöoikeudet, pitkäaikaiset vuokrasopimukset ja nykyisten kiinteistösopimusten uusimiset aikaisempaa epäedullisemmin ehdoin), jotka eivät kuulu b alakohdan soveltamisalaan;
d)
nykyisten vuosikustannuksiltaan vähintään 3 000 000 euron kiinteistösopimusten (mukaan lukien käyttöoikeudet ja pitkäaikaiset vuokrasopimukset) pidentäminen tai uusiminen samoin tai aikaisempaa edullisemmin ehdoin.
5. Kiinteistöhankintahanke voidaan rahoittaa lainalla, jonka Euroopan parlamentti ja neuvosto ovat ennakolta hyväksyneet, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 19 artiklan 4 kohdan soveltamista.
Lainasopimukset tehdään ja lainat maksetaan takaisin ottaen asianmukaisesti huomioon moitteettoman varainhoidon periaate ja unionin taloudelliset edut.
Kun unionin elin ehdottaa hankinnan rahoittamista lainalla, unionin elimen toimittamassa rahoitussuunnitelmassa, jonka kanssa unionin elin toimittaa myös ennakkohyväksyntää koskevan pyyntönsä, on erityisesti esitettävä rahoituksen enimmäistaso, rahoituskausi, rahoitusmuoto, rahoitusehdot ja muun tyyppisiin sopimukseen perustuviin järjestelyihin nähden saavutettava säästö.
Euroopan parlamentti ja neuvosto käsittelevät ennakkohyväksyntäpyyntöä neljän viikon kuluessa päivästä, jona ne molemmat vastaanottivat esityksen, ja tätä määräaikaa voidaan pidentää kerran kahdella viikolla. Lainan avulla tapahtuva hankinta katsotaan hylätyksi, jos Euroopan parlamentti ja neuvosto eivät ole nimenomaisesti hyväksyneet sitä kyseisen määräajan kuluessa.
VII OSASTO
ASIANTUNTIJAT
89 artikla
Palkatut ulkopuoliset asiantuntijat
Asiantuntijoiden valinnassa sovelletaan delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 287 artiklaa soveltuvin osin. Tällaisille asiantuntijoille maksetaan etukäteen ilmoitettuun kiinteämääräiseen summaan perustuva korvaus, ja heidät valitaan heidän ammatillisen pätevyytensä perusteella. Valinta suoritetaan käyttämällä valintaperusteita, jotka ovat syrjimättömyyden, tasapuolisen kohtelun ja eturistiriitojen pois sulkemisen periaatteiden mukaisia.
VIII OSASTO
UNIONIN ELIMEN MYÖNTÄMÄT AVUSTUKSET JA PALKINNOT
90 artikla
Avustukset
Jos unionin elin voi myöntää avustuksia perustamissäädöksen mukaisesti tai asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 58 artiklan 1 kohdan c alakohdan iv alakohtaan perustuvan, komission myöntämän valtuutuksen perusteella, sovelletaan kyseisen asetuksen ja delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 asiaankuuluvia säännöksiä.
91 artikla
Palkinnot
Jos unionin elin voi myöntää palkintoja perustamissäädöksen mukaisesti tai asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 58 artiklan 1 kohdan c alakohdan iv alakohtaan perustuvan, komission myöntämän valtuutuksen perusteella, sovelletaan kyseisen asetuksen ja delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 asiaankuuluvia säännöksiä.
IX OSASTO
TILINPÄÄTÖS JA KIRJANPITO
1 LUKU
Tilinpäätös
92 artikla
Tilinpäätöksen rakenne
Unionin elimen tilinpäätökseen sisältyvät
a)
unionin elimen tilinpäätöslaskelmat;
b)
kertomukset unionin elimen talousarvion toteuttamisesta.
93 artikla
Selvitys varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallinnosta
1. Kukin unionin elin laatii selvityksen varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallinnosta.
2. Johtaja toimittaa selvityksen Euroopan parlamentille, neuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle viimeistään seuraavan varainhoitovuoden 31 päivänä maaliskuuta.
3. Edellä 2 kohdassa tarkoitetussa selvityksessä on esitettävä sekä absoluuttisina lukuina että prosenttiosuuksina ainakin tiedot määrärahojen toteuttamisasteesta ja yhteenveto määrärahasiirroista eri budjettikohtien välillä.
94 artikla
Tilinpäätökseen sovellettavat säännöt
1. Unionin elimen tilinpitäjä soveltaa sääntöjä, jotka komission tilinpitäjä on hyväksynyt kansainvälisesti hyväksyttyjen julkisen sektorin tilinpäätösstandardien mukaisesti.
2. Edellä 92 artiklassa tarkoitetun unionin tilinpäätöksen laatimisessa on noudatettava 5-31 artiklassa esitettyjä budjettiperiaatteita. Tilinpäätöksen on annettava oikea ja riittävä kuva talousarvion toteuttamisesta tuloina ja menoina.
95 artikla
Kirjanpitoperiaatteet
Edellä 92 artiklassa tarkoitettuihin tilinpäätöslaskelmiin sisältyvät tiedot, myös tilinpäätöksen laatimisperiaatteita koskevat tiedot, on esitettävä tavalla, joka varmistaa, että ne ovat merkityksellisiä, luotettavia, vertailukelpoisia ja ymmärrettäviä. Tilinpäätöslaskelmien laadinnassa on noudatettava asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 143 artiklassa tarkoitettuihin kirjanpitosääntöihin sisältyviä yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita.
96 artikla
Tilinpäätöslaskelmat
1. Tilinpäätöslaskelmat laaditaan euroina ja ne sisältävät
a)
taseen ja tuotto- ja kululaskelman, joista käyvät ilmi kaikki varat ja velat, taloudellinen asema sekä taloudellinen tulos edellisen vuoden 31 päivältä joulukuuta; ne esitetään asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 143 artiklassa tarkoitettujen kirjanpitosääntöjen mukaisesti;
b)
rahavirtalaskelman, josta käyvät ilmi varainhoitovuoden kassaan- ja kassastamaksut sekä kassatilanne varainhoitovuoden lopussa;
c)
nettovarojen muutoslaskelman, jossa esitetään yhteenveto vuoden aikana tapahtuneista muutoksista ja kertyneestä tuloksesta.
2. Tilinpäätöslaskelmien liitetiedoissa täydennetään ja tulkitaan 1 kohdassa tarkoitetuissa tilinpäätöslaskelmissa esitettyjä tietoja ja annetaan kaikki muut kansainvälisesti hyväksytyn kirjanpitokäytännön edellyttämät lisätiedot, joilla on merkitystä unionin elimen toimintojen kannalta.
97 artikla
Talousarvion toteuttamista koskeva selvitys
1. Talousarvion toteuttamista koskeva selvitys laaditaan euroina. Siihen kuuluu
a)
selvitys, johon yhdistellään kaikki varainhoitovuoden talousarviotapahtumat tuloina ja menoina;
b)
liitetiedot, joissa täydennetään ja tulkitaan toteuttamisselvityksessä esitettyjä tietoja.
2. Talousarvion toteutumalla tarkoitetaan seuraavien erotusta:
-
kaikki kyseisen varainhoitovuoden osalta perityt tulot;
-
kyseisen varainhoitovuoden määrärahoja vastaavien maksujen määrä, johon on lisätty varainhoitovuodelta toiselle siirrettyjen, kyseisen varainhoitovuoden määrärahojen määrä.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettuun erotuksen lisätään tai siitä vähennetään aiemmilta varainhoitovuosilta siirrettyjen, peruutettujen määrärahojen nettomäärä sekä
-
maksut, jotka ylittävät edelliseltä varainhoitovuodelta euron vaihtokurssin muutoksen takia siirretyt jaksottamattomat määrärahat;
-
varainhoitovuoden aikana toteutuneiden ja toteutumattomien valuuttakurssivoittojen ja -tappioiden tase.
3. Talousarvion toteuttamisselvityksen laatimisessa noudatetaan unionin elimen talousarvion rakennetta.
98 artikla
Alustava tilinpäätös
1. Unionin elimen tilinpitäjä toimittaa alustavan tilinpäätöksensä komission tilinpitäjälle ja tilintarkastustuomioistuimelle viimeistään seuraavan vuoden 1 päivänä maaliskuuta.
2. Unionin elimen tilinpitäjä toimittaa komission tilinpitäjälle viimeistään seuraavan vuoden 1 päivänä maaliskuuta lisäksi komission tilinpitäjän vahvistamaan määrämuotoon laaditun selvityspaketin konsolidointia varten.
99 artikla
Lopullisen tilinpäätöksen hyväksyminen
1. Tilintarkastustuomioistuin esittää unionin elimen alustavaa tilinpäätöstä koskevat huomautuksensa asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 148 artiklan 1 kohdan mukaisesti viimeistään varainhoitovuoden päättymistä seuraavan kesäkuun 1 päivänä.
2. Saatuaan tilintarkastustuomioistuimen huomautukset unionin elimen alustavasta tilinpäätöksestä tilinpitäjä laatii unionin elimen lopullisen tilinpäätöksen 50 artiklan mukaisesti. Johtaja lähettää tilinpäätöksen hallintoneuvostolle, joka antaa siitä lausunnon.
3. Tilinpitäjä toimittaa lopullisen tilinpäätöksen ja hallintoneuvoston lausunnon viimeistään päättynyttä varainhoitovuotta seuraavan varainhoitovuoden heinäkuun 1 päivänä komission tilinpitäjälle ja tilintarkastustuomioistuimelle sekä Euroopan parlamentille ja neuvostolle.
Unionin elimen tilinpitäjä toimittaa komission tilinpitäjälle viimeistään 1 päivänä heinäkuuta lisäksi komission tilinpitäjän vahvistamaan määrämuotoon laaditun selvityspaketin konsolidointia varten.
4. Unionin elimen tilinpitäjä toimittaa tilinpäätöstä koskevan vahvistuskirjeen tilintarkastustuomioistuimelle sekä tiedoksi komission tilinpitäjälle samana päivänä kuin lopullisen tilinpäätöksen.
Lopulliseen tilinpäätökseen liitetään tilinpitäjän ilmoitus, jonka mukaan tilinpäätös on laadittu tämän osaston säännösten sekä sovellettavien kirjanpitoperiaatteiden, -sääntöjen ja -menetelmien mukaisesti.
Unionin elimen lopullinen tilinpäätös julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä viimeistään varainhoitovuoden päättymistä seuraavan marraskuun 15 päivänä.
5. Johtaja toimittaa tilintarkastustuomioistuimelle vastauksen tämän vuosikertomuksessaan esittämiin huomautuksiin viimeistään päättynyttä varainhoitovuotta seuraavan varainhoitovuoden syyskuun 30 päivänä. Unionin elimen vastaukset toimitetaan komissiolle samaan aikaan.
2 LUKU
Kirjanpito ja omaisuusluettelot
1 jakso
Yhteiset säännökset
100 artikla
Kirjanpitojärjestelmä
1. Unionin elimen kirjanpito on järjestelmä, johon järjestetään talousarviota ja rahoitusta koskevat tiedot ja jonka avulla voidaan kirjata, luokitella ja tallentaa numerotietoja.
2. Kirjanpitojärjestelmä muodostuu liikekirjanpidosta ja talousarviokirjanpidosta. Molempia hoidetaan kalenterivuosittain ja euromääräisinä.
3. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi myös suorittaa sisäistä laskentaa.
101 artikla
Toimielinten kirjanpitojärjestelmään sovellettavat yhteiset vaatimukset
Komission tilinpitäjä vahvistaa asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 152 artiklan mukaisesti kirjanpidossa noudatettavat säännöt ja yhdenmukaistetun tililuettelon, joita unionin elimen on noudatettava.
2 jakso
Liikekirjanpito ja talousarviokirjanpito
102 artikla
Liikekirjanpito
Liikekirjanpitoon merkitään aikajärjestyksessä kahdenkertaista kirjanpitoa noudattaen tapahtumat ja toimet, jotka vaikuttavat unionin elimen taloudelliseen asemaan ja rahoitustilanteeseen sekä varoihin ja velkoihin.
103 artikla
Liikekirjanpidon kirjaukset
1. Saldot ja eri tilitapahtumat viedään kirjanpitoon.
2. Kirjausten, myös niiden oikaisujen, on perustuttava tositteisiin, joilla kirjaukset voidaan todentaa.
3. Kirjanpitojärjestelmän avulla on kyettävä selkeästi jäljittämään kaikki kirjaukset.
104 artikla
Kirjanpidon oikaisut
Unionin elimen tilinpitäjä tekee varainhoitovuoden päätyttyä ja lopullisen tilinpäätöksen esittämiseen saakka oikaisut, jotka ovat tarpeen oikeat ja riittävät tiedot sisältävän tilinpäätöksen laatimiseksi mutta jotka eivät aiheuta kyseistä varainhoitovuotta koskevia kassastamaksuja tai kassaanmaksuja. Tällaisten oikaisujen on oltava 101 artiklassa tarkoitettujen kirjanpitosääntöjen mukaisia.
105 artikla
Talousarviokirjanpito
1. Talousarviokirjanpidon avulla voidaan seurata yksityiskohtaisesti unionin elimen talousarvion toteuttamista.
2. Edellä olevan 1 kohdan soveltamiseksi talousarviokirjanpitoon kirjataan kaikki IV osastossa säädetyt talousarvion toteuttamistoimet tuloina ja menoina.
106 artikla
Omaisuusluettelo
1. Unionin elin laatii kaikista unionin varallisuuden perustana olevista aineellisista ja aineettomista hyödykkeistä sekä rahoitusomaisuudesta komission tilinpitäjän laatiman mallin mukaiset pysyvät omaisuusluettelot, joihin merkitään omaisuuden määrä ja arvo.
Unionin elimen on tarkistettava, että omaisuusluetteloon tehdyt merkinnät vastaavat todellisuutta.
2. Unionin elimen aineellisten hyödykkeiden myymisestä on tiedotettava asianmukaisesti.
X OSASTO
ULKOINEN TARKASTUS, VASTUUVAPAUS JA PETOSTENTORJUNTA
107 artikla
Ulkoinen tarkastus
1. Riippumaton ulkopuolinen tarkastaja varmistaa, että unionin elimen vuotuisessa kirjanpidossa esitetään asianmukaisesti unionin elimen tulot, menot ja taloudellinen tilanne ennen niiden konsolidointia unionin elimen lopulliseen tilinpäätökseen.
Jollei perustamissäädöksessä toisin säädetä, tilintarkastustuomioistuin laatii unionin elintä koskevan erityisvuosikertomuksen SEUT-sopimuksen 287 artiklan 1 kohdassa esitettyjen vaatimusten mukaisesti.
Tilintarkastustuomioistuin ottaa toisessa alakohdassa tarkoitettua vuosikertomusta laatiessaan huomioon ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun riippumattoman ulkopuolisen tarkastajan suorittaman tarkastustyön sekä tarkastajan havaintojen perusteella toteutetut toimet.
2. Unionin elin lähettää tilintarkastustuomioistuimelle unionin elimen talousarvion, sellaisena kuin se on lopullisesti hyväksytty. Sen on ilmoitettava tilintarkastustuomioistuimelle viipymättä kaikki 10, 14, 19 ja 23 artiklan nojalla tehdyt päätökset ja toteutetut toimet.
3. Tilintarkastustuomioistuin suorittaa tarkastuksensa asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 158-163 artiklan mukaisesti.
108 artikla
Vastuuvapausmenettelyn aikataulu
1. Ennen vuoden n + 2 toukokuun 15 päivää Euroopan parlamentti myöntää neuvoston antamasta suosituksesta johtajalle vastuuvapauden varainhoitovuoden n talousarvion toteuttamisesta, jollei perustamissäädöksessä toisin säädetä. Johtaja ilmoittaa hallintoneuvostolle vastuuvapauden myöntämistä koskevaan päätökseen liitettyyn päätöslauselmaan sisältyvistä Euroopan parlamentin huomautuksista.
2. Jos 1 kohdassa säädettyä määräaikaa ei voida noudattaa, Euroopan parlamentti tai neuvosto antaa johtajalle tiedon siitä, miksi päätöstä on täytynyt lykätä.
3. Jos Euroopan parlamentti lykkää vastuuvapauden myöntämistä koskevaa päätöstä, johtaja pyrkii yhteistyössä hallintoneuvoston kanssa viipymättä toteuttamaan kaikki toimenpiteet helpottaakseen tämän päätöksen tiellä olevien esteiden poistamista.
109 artikla
Vastuuvapausmenettely
1. Päätös vastuuvapauden myöntämisestä koskee unionin elimen kaikkien tulojen ja menojen tilejä, talousarvion toteutumaa sekä tilinpäätöslaskelmassa esitettyjä unionin elimen varoja ja velkoja.
2. Vastuuvapauden myöntämistä varten Euroopan parlamentti tutkii neuvoston jälkeen unionin elimen tilit ja tilinpäätöslaskelmat. Se tutkii myös tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksen, jonka liitteinä ovat unionin elimen johtajan vastaukset, sekä asian kannalta merkitykselliset tilintarkastustuomioistuimen erityiskertomukset kyseiseltä varainhoitovuodelta ja tilintarkastustuomioistuimen antaman tarkastuslausuman tilitietojen luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta.
3. Johtaja toimittaa asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 165 artiklan 3 kohdan mukaisesti Euroopan parlamentille pyynnöstä kaikki tiedot, joita tarvitaan vastuuvapauden myöntämiseksi talousarvion toteuttamisesta kyseiseltä varainhoitovuodelta.
110 artikla
Jatkotoimenpiteet
1. Johtaja pyrkii kaikin tavoin toimimaan vastuuvapauden myöntämistä koskevaan Euroopan parlamentin päätökseen liitettyjen huomautusten sekä neuvoston vastuuvapaussuosituksiin liitettyjen huomioiden mukaisesti.
2. Johtaja antaa Euroopan parlamentin tai neuvoston pyynnöstä selvityksen toimenpiteistä, jotka on toteutettu näiden huomautusten ja huomioiden perusteella. Johtaja toimittaa toimenpiteitä koskevasta selvityksestä jäljennöksen komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle.
111 artikla
Komission, tilintarkastustuomioistuimen ja Euroopan petostentorjuntaviraston suorittamat tarkastukset paikalla
1. Unionin elin myöntää komission henkilöstölle ja muille komission valtuuttamille henkilöille sekä tilintarkastustuomioistuimelle pääsyn toimipaikkoihinsa ja tiloihinsa sekä kaikkiin tietoihin, mukaan lukien sähköisessä muodossa olevat tiedot, jotka ovat tarpeen tarkastusten suorittamiseksi.
2. Euroopan petostentorjuntavirasto (OLAF) voi suorittaa tutkimuksia, mukaan lukien paikalla suoritettavia tarkastuksia ja todentamisia, Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU, Euratom) N:o 883/2013 (9) sekä neuvoston asetuksessa (Euratom, EY) N:o 2185/96 (10) vahvistettujen säännösten ja menettelyjen mukaisesti selvittääkseen, onko tämän asetuksen nojalla myönnettyyn avustukseen tai tehtyyn sopimukseen liittynyt unionin taloudellisia etuja vahingoittavia petoksia, lahjontaa tai muuta laitonta toimintaa.
3. Unionin elimen kolmansien maiden ja kansainvälisten järjestöjen kanssa tekemissä sopimuksissa sekä sen muissa sopimuksissa, avustussopimuksissa ja hankintasopimuksissa on nimenomaisesti annettava Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle ja OLAFille valtuudet tehdä tällaisia tarkastuksia sekä paikalla suoritettavia todentamisia ja tarkastuksia toimivaltuuksiensa mukaisesti, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 1 ja 2 kohdan soveltamista.
XI OSASTO
SIIRTYMÄ- JA LOPPUSÄÄNNÖKSET
112 artikla
Euroopan parlamentin ja neuvoston esittämät tietopyynnöt
Euroopan parlamentilla, neuvostolla ja komissiolla on oikeus saada unionin elimeltä kaikki tarvittavat tiedot ja selvitykset niiden toimivaltaan kuuluvista talousarvioasioista.
113 artikla
Unionin elimen uuden varainhoitoasetuksen hyväksyminen
Kaikki asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 208 artiklassa tarkoitetut elimet hyväksyvät uuden varainhoitoasetuksen, jonka on määrä tulla voimaan 1 päivänä tammikuuta 2014 tai joka tapauksessa kuuden kuukauden kuluessa päivästä, jona elin kuuluu kyseisen asetuksen 208 artiklan soveltamisalaan sen takia, että sille on myönnetty rahoitusta talousarviosta.
114 artikla
Unionin elimen varainhoitoasetuksen soveltamissäännöt
Hallintoneuvosto vahvistaa tarvittaessa unionin elimen varainhoitoasetuksen soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt unionin elimen johtajan ehdotuksesta ja komission annettua tähän etukäteen suostumuksensa.
115 artikla
Kumoaminen
Kumotaan asetus (EY, Euratom) N:o 2343/2002 1 päivästä tammikuuta 2014. Asetuksen 40 artiklaa sovelletaan kuitenkin 31 päivään joulukuuta 2014 ja 27 artiklan 4 ja 7 kohtaa 31 päivään joulukuuta 2015 saakka.
116 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan seuraavana päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Sitä sovelletaan 1 päivästä tammikuuta 2014. Tästä poiketen 47 artiklaa ja 82 artiklan 5 kohtaa sovelletaan 1 päivästä tammikuuta 2015 ja 32 artiklaa ja 33 artiklan 5 ja 8 kohtaa sovelletaan 1 päivästä tammikuuta 2016.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 30 päivänä syyskuuta 2013.