РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1417/2013 НА СЪВЕТА
от 17 декември 2013 година
за определяне на формата на разрешенията за преминаване, издавани от Европейския съюз
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз, Договора за функционирането на Европейския съюз и Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, и по-специално член 6, първа алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
Член 6, първа алинея от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз („Протоколът“) предвижда, че Съветът определя формата на разрешението за преминаване (laissez-passer), което се признава за документ, валиден за пътуване от органите на държавите-членки.
(2)
За целите на настоящия регламент се припомня, че член 6, първа алинея от Протокола се прилага за членовете на институциите на Съюза и за служителите на Съюза, които подлежат на Правилника за длъжностните лица или на Условията за работа на другите служители на Съюза (1).
(3)
В член 23 от Правилника за длъжностните лица и в членове 11 и 81 от Условията за работа на другите служители на Съюза се определят условията, при които разрешенията за преминаване се издават на служителите на Съюза.
(4)
В интерес на Съюза и за да се спази задължението за полагане на необходимото старание, ползването на разрешения за преминаване може да се разшири в изключителни и надлежно обосновани случаи, така че да включва специални заявители.
(5)
При всички случаи разрешението за преминаване не дава привилегии и имунитети на неговия притежател.
(6)
Разрешението за преминаване трябва да се признава за валиден документ за пътуване от органите на държавите-членки. Комисията следва да използва възможността, предвидена в член 6, първа алинея от Протокола, за да сключи необходимите споразумения с трети държави с оглед признаването на разрешенията за преминаване за валидни документи за пътуване при пресичането на граници и в рамките на територията на третите държави.
(7)
Промените на равнището на Съюза, и по-конкретно създаването на Европейската служба за външна дейност, допълнително засилиха необходимостта от съгласуван подход на международно равнище и на равнището на Съюза.
(8)
Формата на разрешението за преминаване следва да се усъвършенства с цел подобряване на стандартите за сигурност и принос към осигуряването на подходящо ниво на защита срещу подправяне и фалшифициране. Общите стандарти за сигурност и оперативно съвместимите биометрични идентификатори следва да се интегрират в разрешенията за преминаване, за да се осигури надеждна връзка между законния притежател на разрешението за преминаване и самия документ, като важен принос за осигуряването на защита срещу използването му с цел измама.
(9)
По-конкретно, формата на разрешението за преминаване следва да съответства на стандартите за сигурност и техническите спецификации, приложими към националните документи за пътуване, които държавите-членки издават в съответствие с Регламент (ЕО) № 2252/2004 на Съвета (2). По този начин се осигурява спазването на спецификациите на Международната организация за гражданско въздухоплаване (ИКАО), по-конкретно на посочените в документ 9303 на ИКАО относно машинночетимите документи за пътуване, тъй като те ще допринесат за защитата на разрешението за преминаване срещу използване с цел измама и ще го превърнат в международно признат валиден документ за пътуване. ЕС следва също така да участва в регистъра на публичните ключове на ИКАО, като следва приложимите стандарти и препоръчителни практики на ИКАО, така че да се улесни валидирането в световен план на разрешенията за преминаване.
(10)
За да се гарантира, че уеднаквените условия за бъдещите стандарти за сигурност и технически спецификации за паспортите и документите за пътуване, издадени от държавите-членки, се прилагат, когато това е уместно, и по отношение на разрешенията за преминаване на Съюза, на Комисията следва да бъдат предоставени изпълнителни правомощия. Освен това на Комисията следва да се предоставят изпълнителни правомощия за установяването на правила за институциите, агенциите и другите органи на Съюза, както и на Европейската служба за външна дейност (по-нататък „институциите“) в случай на загуба, кражба, издаване на дубликат или връщане на разрешение за преминаване. Тези правомощия следва да се упражняват в съответствие с Регламент (ЕС) № 182/2011 на Европейския парламент и на Съвета (3).
(11)
Процедурата по консултиране следва да се използва за приемането на актове за изпълнение, осигуряващи, когато това е уместно, съответствие с бъдещите минимални стандарти за сигурност и технически спецификации за паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, приети съгласно Регламент (ЕО) № 2252/2004, които могат да останат секретни, за да се предотврати рискът от подправяне и фалшифициране. Процедурата по консултиране следва да се използва и за приемането на актове за изпълнение относно третирането на случаите на загуба, кражба, издаване на дубликат или връщане на разрешение за преминаване от страна на институциите. Съгласно процедурата по консултиране Комисията следва да бъде подпомагана от комитета, установен съгласно член 6 от Регламент (ЕО) № 1683/95 на Съвета (4).
(12)
Следва да се направи необходимото в електронния носител на разрешение за преминаване да не се съхранява информация, различна от предвидената в настоящия регламент и приложенията към него.
(13)
Всяка институция, която отговаря за обработването на лични данни на своя персонал или на други служители, поотделно или заедно въз основата на споразумения за нивото на обслужване, както и Комисията в качеството си на централно звено за целите на обработването, следва да осигурят съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001на Европейския парламент и на Съвета (5).
(14)
За да се гарантира, че личните данни не се предоставят на по-голям брой лица, отколкото е необходимо, важно е Комисията да координира прилагането на настоящия регламент и да определи едно-единствено образувание, което да отговаря за отпечатването и персонализирането на разрешенията за преминаване. Комисията следва да обърне особено внимание на осигуряването на сигурен достъп до личните данни, съдържащи се в разрешенията за преминаване, за целите на отпечатването и персонализирането от страна на оправомощеното образувание, като се гарантира адекватно ниво на защита на данните.
(15)
Личните данни следва да се съхраняват в регистър или от образуванието само за времето, което е необходимо за постигане на целите, за които са събрани, и за да се гарантира, че субектите на данните имат достъп до своите лични данни, за да упражнят своите права. Личните данни следва да се заличават автоматично в рамките на определен период след приключването на процедурата. Този период следва да е обоснован и мотивиран.
(16)
За да се предотврати фалшифицирането и използването с цел измама на разрешенията за преминаване, образуванието, което Комисията е определила за отпечатването и персонализирането на разрешенията за преминаване, следва да се подбере в съответствие с разпоредбите, приложими към възлагането на договори, по-конкретно Регламент (ЕО, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (6), при надлежно отчитане на чувствителният характер на документите, които трябва да се отпечатат.
(17)
В съответствие с принципа на пропорционалност настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигане на целите, поставени в съответствие с член 5, параграф 4, втора алинея от Договора за Европейския съюз.
(18)
Настоящият регламент следва да замени Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 на Съвета (7). Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 следва да се отмени считано от 25 ноември 2015 г. след преходен период.
(19)
Необходимо е да се предвиди преходен период след влизането в сила на настоящия регламент до 24 ноември 2015 г., през който все още да е възможно издаването и използването на разрешения за преминаване съгласно Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69. Този преходен период обаче следва да се прилага така, че от момента, в който започне издаването на разрешения за преминаване съгласно настоящия регламент, да не се издават повече разрешения за преминаване съгласно Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69, като разрешенията за преминаване, които все още са в обращение, да се заменят системно до 24 ноември 2015 г. Този подход ще ограничи в максимално възможна степен периода, през който двете форми на разрешения за преминаване се използват едновременно,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Обхват
1. Разрешението за преминаване са предоставя единствено в интерес на Съюза на членове на институциите на Съюза, посочени в параграф 2, и на неговите служители. То се издава на служители в съответствие с условията, посочени в член 23 от Правилника за длъжностните лица, както и с членове 11 и 81 от Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Разрешението за преминаване може да се издаде единствено в интерес на Съюза, в изключителни и надлежно обосновани случаи, на специални заявители, съгласно приложение II.
2. Настоящият регламент се прилага за институциите, агенциите и другите органи на Европейския съюз, както и за Европейската служба за външна дейност (наричани по-нататък „институциите“).
Член 2
Процедура
1. За целите на настоящия регламент всяка институция може да сключва споразумения с други институции с оглед създаване на взаимодействия и намаляване на разходите. Тези институции са отговорни за обработването на лични данни на персонала или специалните заявители, посочени в член 1, параграф 1. Тези данни включват биографичните и биометричните данни, които се използват за недвусмислено идентифициране на заявителя за разрешение за преминаване, както и изображението на лицето и двата пръстови отпечатъка като биометрични идентификатори.
2. За целите на настоящия регламент Комисията действа като централно звено за целите на предаването на личните данни, обработени от институциите, на образуванието, посочено в параграф 3.
3. Комисията определя образувание, което да отговаря за проектирането, отпечатването и персонализирането на разрешението за преминаване, с оглед на чувствителния характер на документите, които трябва да бъдат отпечатани. Тя извършва това в съответствие с разпоредбите, приложими към възлагането на договори, по-конкретно предвидените в Регламент (ЕО, Евратом) № 966/2012. Прехвърлянето на лични данни в хода на процедурата следва да се прави в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. Всяко разрешение за преминаване е собственост на Съюза.
Член 3
Езиков режим
Разрешението за преминаване се издава на всички официални езици на институциите на Съюза, посочени в приложение I. Представянето на биографични данни се извършва в съответствие с препоръките на ИКАО.
Член 4
Валидност
1. Без да се засяга член 5, параграф 2, разрешението за преминаване се издава за максимален срок от шест години и за не по-малко от дванадесет месеца, като се прилагат условията за връщане, посочени в актовете за изпълнение, приети в съответствие с член 6, параграф 4. Срокът на валидност се адаптира към продължителността на мандата на члена на дадена институция, продължителността на престоя или на командировката на длъжностното лице или продължителността на договора на срочно наетия или договорно наетия служител.
2. Всички разрешения за преминаване, които са изтекли или нямат празна страница за поставянето на виза, трябва да бъдат върнати на издаващия орган с цел официалното им анулиране или подновяване. Разрешението за преминаване се връща и когато неговият притежател напусне длъжността или службата. Настоящият параграф се прилагат и по отношение на специалните заявители, посочени в член 1, параграф 1. В случай когато първоначалният притежател върне своето разрешение за преминаване, зависим член на семейството също връща своето разрешение за преминаване.
Член 5
Лични данни - Права на лицата
1. Лицата, на които е издадено разрешение за преминаване, имат право да проверят вписаните в него лични данни съгласно разпоредбите на Регламент (ЕО) № 45/2001 и, когато това е уместно, да поискат тяхното коригиране или заличаване.
2. Лицата с физическа невъзможност за снемане на пръстови отпечатъци са освободени от задължението да ги предоставят. Когато снемането на отпечатъци от определените за това пръсти е временно невъзможно, се разрешава снемане на отпечатъци от други пръсти. Когато временно е невъзможно да бъдат снети отпечатъци от който и да било от другите пръсти, може да се издаде временно разрешение за преминаване, чийто срок на валидност е 12 месеца или по-малко.
3. Разрешението за преминаване не включва никаква информация във форма за машинно четене освен предвидената в настоящия регламент.
4. За целите на настоящия регламент биометричните идентификатори в разрешенията за преминаване се използват само за потвърждаване на:
-
автентичността на документа;
-
самоличността на притежателя с помощта на налични в момента, сравними отличителни знаци.
5. Личните данни се защитават, по-конкретно по отношение на неразрешен достъп, и тяхната цялост, автентичност и поверителност се гарантират.
6. Комисията предоставя на трети държави достъп до пръстови отпечатъци върху носителя на информация в разрешението за преминаване само при спазване на условията по член 9 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 6
Технически спецификации и стандарти за сигурност
1. За да се гарантира еквивалентно равнище на сигурност, разрешението за преминаване спазва основните стандарти за сигурност, предвидени в Регламент (ЕО) № 2252/2004 и в Решение C(2005) 409 на Комисията от 28 февруари 2005 г. относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2006) 2909 на Комисията от 28 юни 2006 г. относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2008) 8657 на Комисията от 22 декември 2008 г. за установяване на политика за сертифициране, както се изисква в техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, и за актуализиране на референтните нормативни документи, Решение C(2009) 7476 на Комисията от 5 октомври 2009 г. за изменение на Решение (C( 2008) 8657 окончателен) за установяване на политика за сертифициране, както се изисква в техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2011) 5499 на Комисията от 4 август 2011 г. за изменение на Решение C(2006) 2909 окончателен на Комисията относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки и Решение за изпълнение C(2013) 6181 на Комисията от 30 септември 2013 г. за изменение на Решение C(2006) 2909 окончателен на Комисията относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки.
2. За да се осигури, когато е уместно, съответствие на разрешението за преминаване с бъдещите минимални стандарти за сигурност, приети съгласно Регламент (ЕО) № 2252/2004, Комисията решава да установи, посредством актове за изпълнение, допълнителни технически спецификации в съответствие с международните стандарти, включително по-конкретно стандартите и препоръчителните практики на ИКАО за разрешенията за преминаване, по отношение на следното:
a)
допълнителни елементи за сигурност и изисквания, включващи завишени стандарти срещу подправяне и фалшифициране;
б)
технически спецификации, свързани с носителя на информация за биометричните идентификатори и тяхната сигурност, включително предотвратяване на неразрешен достъп и улесняване на валидирането;
в)
изисквания за качество и общи технически стандарти за портретната снимка и пръстовите отпечатъци.
Тези актове за изпълнение се приемат в съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2.
3. В съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2, може да бъде решено спецификациите, посочени в параграф 2 от настоящия член, да бъдат секретни и да не се публикуват. В този случай те се предоставят само на образуванието, определено от Комисията, в съответствие с член 2, параграф 3, и при условие че образуванието гарантира адекватно равнище на защита.
4. Комисията установява чрез актове за изпълнение правила за институциите в случай на загуба, кражба, издаване на дубликат и връщане на разрешение за преминаване. Тези актове за изпълнение се прилагат за всички разрешения за преминаване. Те се приемат в съответствие процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2.
Член 7
Процедура на комитет
1. Комисията се подпомага от комитета, установен съгласно член 6 от Регламент (ЕО) № 1683/95. Този комитет е комитет по смисъла на Регламент (ЕС) № 182/2011.
2. Когато се прави позоваване на настоящия параграф се прилага член 4 от Регламент (ЕС) № 182/2011.
Член 8
Отмяна и преходни разпоредби
1. Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 се отменя, считано от 25 ноември 2015 г. През периода от 1 януари 2014 г. до 24 ноември 2015 г. Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 продължава да се прилага.
2. Всички разрешения за преминаване, издадени съгласни Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69, престават да са валидни, считано от 25 ноември 2015 г.
Член 9
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на четвъртия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 17 декември 2013 година.
NEUVOSTON ASETUS (EU) N:o 1417/2013,
annettu 17 päivänä joulukuuta 2013,
Euroopan unionin myöntämien kulkulupien muodosta
EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen, Euroopan unionin toiminnasta tehtyyn sopimukseen ja Euroopan atomienergiajärjestön perustamissopimukseen liitetyn pöytäkirjan N:o 7 Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista, ja erityisesti sen 6 artiklan ensimmäisen kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan N:o 7, jäljempänä ’pöytäkirja’, 6 artiklan ensimmäisessä kohdassa määrätään, että neuvosto päättää kulkulupien muodosta, jotka jäsenvaltioiden viranomaiset tunnustavat päteviksi matkustusasiakirjoiksi.
(2)
On muistettava, että pöytäkirjan 6 artiklan ensimmäistä kohtaa sovelletaan unionin toimielinten jäseniin ja unionin muuhun henkilöstöön, joihin sovelletaan joko Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavia henkilöstösääntöjä tai muuta henkilöstöä koskevia palvelussuhteen ehtoja (1).
(3)
Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen 23 artiklassa ja muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen 11 ja 81 artiklassa säädetään ehdot, joiden mukaisesti kulkulupa myönnetään unionin henkilöstöön kuuluville.
(4)
Unionin edun mukaisesti ja huolehtimisvelvollisuuden täyttämiseksi kulkuluvan myöntäminen voidaan poikkeuksellisissa tapauksissa ja asianmukaisesti perustelluista syistä laajentaa erityisiin hakijoihin.
(5)
Kulkulupa ei missään tapauksessa anna haltijalleen erioikeuksia ja vapauksia.
(6)
Jäsenvaltioiden viranomaisten tunnustavat kulkuluvan päteväksi matkustusasiakirjaksi. Komission olisi käytettävä pöytäkirjan 6 artiklan toisessa kohdassa määrättyä mahdollisuutta tehdä tarvittavia sopimuksia kolmansien maiden kanssa kulkulupien tunnustamiseksi päteviksi matkustusasiakirjoiksi rajanylitystä varten ja kolmansien maiden alueella.
(7)
Unionin kehittyminen, erityisesti Euroopan ulkosuhdehallinnon perustaminen, ovat edelleen korostaneet johdonmukaisen lähestymistavan tarvetta sekä kansainvälisellä että unionin tasolla.
(8)
Kulkuluvan muotoa olisi parannettava, jotta voidaan täyttää korkeammat turvallisuutta koskevat vaatimukset ja edistää asianmukaisen suojan tason varmistamista väärentämisen ja jäljentämisen estämiseksi. Kulkulupiin olisi sisällytettävä yhteiset turvallisuusstandardit ja yhteentoimivat biometriset tunnisteet, jotta voidaan luoda luotettava yhteys luvan oikean haltijan ja kulkuluvan välille, millä edistetään huomattavasti sen varmistamista, että kulkuluvat suojataan niiden vilpilliseltä käytöltä.
(9)
Kulkulupien muodon olisi oltava erityisesti niiden turvallisuusvaatimusten ja teknisten eritelmien mukainen, joita sovelletaan kansallisiin matkustusasiakirjoihin, joita jäsenvaltiot myöntävät neuvoston asetuksen (EY) 2252/2004 (2) mukaisesti. Tämä tekee mahdolliseksi noudattaa Kansainvälisen siviili-ilmailujärjestön (International Civil Aviation Organisation, jäljempänä ’ICAO’) määräyksiä, varsinkin niitä, jotka on esitetty koneellisesti luettavia matkustusasiakirjoja koskevassa ICAO:n asiakirjassa 9303, sillä ne edistävät kulkulupien suojaamista vilpillistä käyttöä vastaan ja niiden kansainvälistä tunnustamista päteviksi matkustusasiakirjoiksi. Unionin olisi niin ikään osallistuttava ICAO:n Public Key Directory -rekisteriin (PKD) noudattaen sovellettavia ICAO:n normeja ja suositeltuja käytäntöjä, jotta kulkulupien maailmanlaajuista todentamista voidaan helpottaa.
(10)
Komissiolle olisi siirrettävä täytäntöönpanovaltaa sen varmistamiseksi, että jäsenvaltioiden myöntämiin passeihin ja matkustusasiakirjoihin tulevaisuudessa sovellettavien turvallisuusvaatimusten ja teknisten eritelmien yhdenmukaisia edellytyksiä sovelletaan tarvittaessa yhtäläisesti myös unionin kulkulupiin. Lisäksi komissiolle olisi siirrettävä täytäntöönpanovaltaa sääntöjen vahvistamiseksi unionin toimielimille, virastoille tai muille elimille samoin kuin Euroopan ulkosuhdehallinnolle, jäljempänä ’toimielimet’, kulkuluvan mahdollisen katoamisen, varastamisen, kaksoiskappaleen myöntämisen ja kulkuluvan palauttamisen varalta. Tätä täytäntöönpanovaltaa olisi käytettävä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 182/2011 (3) mukaisesti.
(11)
Neuvoa-antavaa menettelyä olisi käytettävä sellaisten täytäntöönpanosäädösten hyväksymiseksi, joilla varmistetaan tarvittaessa niiden jäsenvaltioiden myöntämiä passeja ja matkustusasiakirjoja koskevien tulevien vähimmäisturvallisuusvaatimusten ja teknisten eritelmien noudattaminen, jotka on hyväksytty asetuksen (EY) N:o 2252/2004 mukaisesti ja jotka voivat olla salassa pidettäviä väärentämisen ja jäljentämisen riskin ehkäisemiseksi. Neuvoa-antavaa menettelyä olisi käytettävä myös täytäntöönpanosäädösten hyväksymiseksi kulkuluvan katoamista, varastamista, kaksoiskappaleen myöntämistä ja kulkuluvan palauttamista koskevien tapauksien käsittelemisestä toimielimissä. Neuvoa-antavan menettelyn mukaisesti neuvoston asetuksen (EY) N:o 1683/95 (4) 6 artiklalla perustetun komitean olisi avustettava komissiota tässä tehtävässä.
(12)
Olisi varmistettava, että kulkulupien sähköiseen tallennusvälineeseen ei tallenneta muita tietoja kuin ne, jotka perustuvat tähän asetukseen ja sen liitteisiin.
(13)
Kukin unionin toimielin on, yksin tai toimiessaan yhdessä yksiköiden välisten sopimusten pohjalta, vastuussa henkilöstönsä tai muiden toimihenkilöiden henkilötietojen käsittelystä, ja komission olisi toimiessaan keskitettynä yhteyspisteenä käsittelyä varten varmistettava Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 (5) noudattaminen.
(14)
Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei saateta useampien henkilöiden saataville kuin on välttämätöntä, on hyvin tärkeää, että komissio huolehtii tämän asetuksen täytäntöönpanon koordinoinnista ja nimeää yhden ainoan laitoksen, joka vastaa kulkulupien valmistamisesta ja yksilöimisestä. Komission olisi erityisesti kiinnitettävä huomiota suojatun pääsyn varmistamiseen henkilötietoihin, joita luvan saanut laitos on tallentanut kulkulupaan valmistus- ja yksilöintitarkoituksessa, ja huolehdittava riittävästä tietosuojan tasosta.
(15)
Henkilötiedot olisi säilytettävä rekisterissä tai laitoksen olisi säilytettävä ne vain niin kauan, kuin on tarpeen sitä tarkoitusta varten, johon ne on kerätty, ja sen varmistamiseksi, että rekisteröidyt voivat saada pääsyn henkilötietoihinsa käyttääkseen oikeuksiaan. Henkilötiedot olisi poistettava automaattisesti tietyn ajan kuluttua menettelyn päättymisestä. Tämän ajan olisi oltava oikeutettu ja perusteltu.
(16)
Komission kulkulupien valmistusta ja yksilöintiä varten nimeämä yksi ainoa laitos olisi kulkulupien jäljentämisen ja vilpillisen käytön ehkäisemiseksi valittava noudattaen julkisten hankintojen tekemiseen sovellettavia säännöksiä, erityisesti Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 966/2012 (6) säännöksiä sekä ottamalla asianmukaisesti huomioon valmistettavien asiakirjojen arkaluontoisuuden.
(17)
Suhteellisuusperiaatteen mukaisesti tässä asetuksessa ei ylitetä sitä, mikä on tarpeen Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 5 artiklan 4 kohdan toisen alakohdan mukaisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
(18)
Tällä asetuksella olisi korvattava neuvoston asetus (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1826/69 (7). Asetus (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1826/69 olisi sen vuoksi siirtymäkauden jälkeen kumottava 25 päivästä marraskuuta 2015.
(19)
On tarpeen säätää siirtymäkausi, joka alkaa tämän asetuksen voimaantulosta ja päättyy 24 päivänä marraskuuta 2015 ja jonka aikana on edelleen mahdollista myöntää ja käyttää kulkulupia neuvoston asetuksen (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1826/69 nojalla. Tätä siirtymämahdollisuutta olisi kuitenkin sovellettava siten, että siitä alkaen, kun kulkulupia aletaan myöntää tämän asetuksen nojalla, niitä ei enää myönnetä asetuksen (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1826/69 nojalla, ja tällaisia edelleen käytössä olevia kulkulupia korvataan järjestelmällisesti 24 päivään marraskuuta 2015 asti. Tällä lähestymistavalla rajoitetaan mahdollisimman paljon ajanjaksoa, jona kummankin muotoisia kulkulupia on käytössä samanaikaisesti,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
Soveltamisala
1. Kulkulupa myönnetään ainoastaan unionin edun vuoksi 2 kohdassa tarkoitettujen unionin toimielinten jäsenille ja unionin henkilöstöön kuuluville. Se annetaan henkilöstöön kuuluville Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen 23 artiklassa ja muuta henkilöstöä koskevien palvelusuhteen ehtojen 11 ja 81 artiklassa vahvistetuin edellytyksin. Kulkulupa voidaan, ainoastaan unionin edun vuoksi ja poikkeustapauksissa sekä asianmukaisesti perustelluista syistä, antaa erityisille hakijoille liitteen II mukaisesti.
2. Tätä asetusta sovelletaan Euroopan unionin toimielimiin, virastoihin ja muihin elimiin sekä Euroopan ulkosuhdehallintoon, jäljempänä ’toimielimet’.
2 artikla
Menettely
1. Tämän asetuksen soveltamiseksi kukin toimielin voi tehdä sopimuksia muiden toimielinten kanssa luodakseen yhteisvaikutusta ja vähentääkseen kustannuksia. Nämä toimielimet vastaavat 1 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun henkilöstön tai erityisten hakijoiden henkilötietojen käsittelystä. Tällaiset tiedot sisältävät kulkuluvan hakijan yksiselitteistä tunnistamista varten välttämättömät henkilötiedot ja biometriset tiedot, mukaan lukien biometrisinä tunnisteina kasvokuvan ja kaksi digitaalisessa muodossa olevaa sormenjälkeä.
2. Tätä asetusta sovellettaessa komissio toimii keskitettynä yhteyspisteenä, jotta toimielinten käsittelemät tiedot voidaan toimittaa 3 kohdassa tarkoitetulle laitokselle.
3. Komissio nimeää laitoksen, joka vastaa kulkulupien suunnittelusta, valmistamisesta ja yksilöimisestä, ottaen huomioon valmistettavien asiakirjojen arkaluonteisuuden. Komission on tällöin noudatettava julkisten hankintojen tekemiseen sovellettavia säännöksiä, erityisesti Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 966/2012 säännöksiä. Kaikki menettelyn aikana tehtävät henkilötietojen siirrot on suoritettava Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisesti.
4. Kaikki kulkuluvat ovat unionin omaisuutta.
3 artikla
Kielijärjestely
Kulkuluvat myönnetään kaikilla unionin toimielinten virallisilla kielillä siten kuin liitteessä I on esitetty. Tunnistamisen mahdollistavien henkilötietojen esittämisessä on otettava huomioon ICAO:n suositukset.
4 artikla
Voimassaolo
1. Kulkulupa myönnetään enintään kuudeksi vuodeksi ja vähintään 12 kuukaudeksi edellyttäen, ettei 6 artiklan 4 kohdan mukaisesti annettavissa täytäntöönpanosäädöksissä tarkemmin säädetyistä kulkuluvan palauttamista koskevista edellytyksistä muuta johdu, tämän kuitenkaan vaikuttamatta 5 artiklan 2 kohdan soveltamiseen. Kulkuluvan voimassaoloaikaa mukautetaan toimielimen jäsenen toimikauden pituuden, virkamiehen oleskelun tai lähettämisen keston taikka väliaikaisen tai sopimussuhteisen toimihenkilön sopimuksen keston mukaan.
2. Kaikki kulkuluvat, joiden voimassaolo on päättynyt tai joissa ei ole tyhjiä sivuja viisumin kiinnittämistä varten, on palautettava kulkuluvan myöntäneelle viranomaiselle virallista peruuttamista tai uusimista varten. Kulkulupa on myös palautettava, jos sen haltija jättää tehtävänsä tai lähtee yksiköstä. Tätä kohtaa sovelletaan myös 1 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuihin erityisiin hakijoihin. Kun alkuperäinen haltija palauttaa kulkulupansa, hänen huollettavanaan olevan perheenjäsenen on joka tapauksessa myös palautettava kulkulupansa.
5 artikla
Henkilötiedot - yksilön oikeudet
1. Henkilöillä, joille kulkulupa annetaan, on oikeus tarkistaa lupaan merkityt henkilötiedot Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisesti ja tarvittaessa pyytää näiden tietojen oikaisua tai poistamista.
2. Henkilöihin, joilta on fyysisesti mahdotonta ottaa sormenjäljet, ei sovelleta sormenjälkien antamista koskevaa vaatimusta. Jos sormenjälkien otto nimetyistä sormista on tilapäisesti mahdotonta, sormenjälkien otto muista sormista on sallittua. Jos sormenjälkien otto myös muista sormista on tilapäisesti mahdotonta, voidaan myöntää enintään 12 kuukautta voimassa oleva väliaikainen kulkulupa.
3. Kulkulupa ei saa sisältää tähän asetukseen perustuvien tietojen lisäksi muita koneellisesti luettavia tietoja.
4. Tämän asetuksen soveltamiseksi kulkulupien sisältämiä biometrisiä tunnisteita saa käyttää ainoastaan:
-
asiakirjan aitouden toteamiseksi;
-
kulkuluvan haltijan henkilöllisyyden todentamiseksi vertaamalla biometrisiä tunnisteita suoraan saatavilla oleviin tunnisteisiin.
5. Tallennetut henkilötiedot on suojattava erityisesti luvattomalta tietoihin pääsyltä, ja niiden koskemattomuus, aitous ja luottamuksellisuus on taattava.
6. Komissio myöntää kolmansille maille oikeuden käyttää kulkuluvan tallennusvälineessä olevia sormenjälkiä ainoastaan Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 9 artiklassa säädettyjen edellytysten mukaisesti.
6 artikla
Tekniset eritelmät ja turvallisuutta koskevat vaatimukset
1. Jotta voidaan varmistaa kulkulupien yhtäläinen turvallisuus, kulkuluvan on oltava asetuksessa (EY) N:o 2252/2004 ja jäsenvaltioiden myöntämien passien ja matkustusasiakirjojen turvatekijöitä ja biometriikkaa koskevien vaatimusten teknisistä eritelmistä 28 päivänä helmikuuta 2005 tehdyssä komission päätöksessä C(2005) 409, jäsenvaltioiden myöntämien passien ja matkustusasiakirjojen turvatekijöitä ja biometriikkaa koskevien vaatimusten teknisistä eritelmistä 28 päivänä kesäkuuta 2006 tehdyssä komission päätöksessä C(2006) 2090, jäsenvaltioiden myöntämien passien ja matkustusasiakirjojen turvatekijöitä ja biometriikkaa koskevien vaatimusten teknisissä eritelmissä tarkoitetusta varmennepolitiikasta sekä viiteasiakirjojen päivittämisestä 22 päivänä joulukuuta 2009 tehdyssä komission päätöksessä C(2008) 8657, jäsenvaltioiden myöntämien passien ja matkustusasiakirjojen turvatekijöitä ja biometriikkaa koskevien vaatimusten teknisissä eritelmissä tarkoitetusta varmennepolitiikasta tehdyn komission päätöksen (C(2008) 8657 lopullinen) muuttamisesta 5 päivänä lokakuuta 2009 tehdyssä komission päätöksessä C(2009) 7476, jäsenvaltioiden myöntämien passien ja matkustusasiakirjojen turvatekijöitä ja biometriikkaa koskevien vaatimusten teknisistä eritelmistä tehdyn komission päätöksen C(2006) 2909 lopullinen) muuttamisesta 4 päivänä elokuuta 2011 tehdyssä komission päätöksessä C(2011) 5499 sekä jäsenvaltioiden myöntämien passien ja matkustusasiakirjojen turvatekijöitä ja biometriikkaa koskevien vaatimusten teknisistä eritelmistä tehdyn komission päätöksen K(2006) 2909 lopullinen) muuttamisesta 30 päivänä syyskuuta 2013 annetussa komission täytäntöönpanopäätöksessä C(2013) 6181 säädettyjen turvallisuutta koskevien vähimmäisvaatimusten mukainen.
2. Jotta voidaan tarvittaessa varmistaa, että kulkulupa on asetuksen (EY) N:o 2252/2004 nojalla hyväksyttyjen tulevien turvallisuutta koskevien vähimmäisvaatimusten mukainen, komissio vahvistaa täytäntöönpanosäädöksillä teknisiä lisäeritelmiä kansainvälisten standardien, mukaan lukien erityisesti kulkulupia koskevat ICAO:n standardit ja suositellut menettelytavat, seuraavien seikkojen osalta:
a)
lisäturvaominaisuudet ja -vaatimukset, muukaan lukien tehostetut vaatimukset väärentämisen ja jäljentämisen estämiseksi;
b)
tekniset eritelmät biometristen tunnisteiden tallennusvälinettä ja näiden tunnisteiden suojaamista varten, luvattoman pääsyn estäminen ja helpotettu todentaminen mukaan luettuna;
c)
kasvokuvaa ja sormenjälkiä koskevat laatuvaatimukset ja yhteiset tekniset vaatimukset.
Nämä täytäntöönpanosäädökset hyväksytään 7 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua neuvoa-antavaa menettelyä noudattaen.
3. Jäljempänä 7 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua neuvoa-antavaa menettelyä noudattaen voidaan päättää, että tämän artiklan 2 kohdassa tarkoitetut eritelmät ovat salaisia eikä niitä saa julkaista. Tuolloin eritelmät annetaan ainoastaan komission 2 artiklan 3 kohdan mukaisesti nimeämän yhden ainoan laitoksen käyttöön edellyttäen, että tämä yksi ainoa laitos takaa suojelun asianmukaisen tason.
4. Komissio hyväksyy toimielimiä koskevia sääntöjä täytäntöönpanosäädöksillä kulkuluvan katoamisen, varastamisen, kaksoiskappaleen myöntämisen ja kulkuluvan palauttamisen varalta. Näitä täytäntöönpanosäädöksiä sovelletaan kaikkiin kulkulupiin. Ne hyväksytään 7 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua neuvoa-antavaa menettelyä noudattaen.
7 artikla
Komiteamenettely
1. Komissiota avustaa asetuksen (EY) N:o 1683/95 6 artiklalla perustettu komitea. Tämä komitea on asetuksessa (EU) N:o 182/2011 tarkoitettu komitea.
2. Kun viitataan tähän kohtaan, sovelletaan asetuksen (EU) N:o 182/2011 4 artiklaa.
8 artikla
Kumoaminen ja siirtymäsäännökset
1. Kumotaan asetus (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1826/69 25 päivästä marraskuuta 2015. Asetusta (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1826/69 sovelletaan edelleen 1 päivänä tammikuuta 2014 alkavana ja 24 päivänä marraskuuta 2015 päättyvänä aikana.
2. Kaikkien asetuksen (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1826/69 nojalla myönnettyjen kulkulupien voimassaolo päättyy 25 päivänä marraskuuta 2015.
9 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan neljäntenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 17 päivänä joulukuuta 2013.