РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 5 юни 2014 година
относно защитата на личните данни в Европейския портал за електронно правосъдие
(2014/333/ЕС)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
след консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните,
като има предвид, че:
(1)
В съобщението си от май 2008 г. (1) Комисията заяви, че ще проектира и създаде Европейски портал за електронно правосъдие (оттук нататък „порталът“), който ще се управлява в тясно сътрудничество с държавите членки.
(2)
Многогодишният план за действие в областта на европейското електронно правосъдие за периода 2009-2013 г. (2) от 8 ноември 2008 г. възложи на Европейската комисия създаването на портала. Порталът стартира на 16 юли 2010 г. Приемането на настоящото решение се налага в този момент, тъй като едва сега порталът е готов за първото свързване на националните регистри, включващо обработка на лични данни.
(3)
Порталът има за цел да допринесе за създаването на европейското съдебно пространство чрез улесняване и подобряване на достъпа до правосъдие, както и чрез използване на информационните и комуникационните технологии за улесняване на трансграничните електронни съдебни производства и на съдебното сътрудничество.
(4)
Институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз, както и държавите членки, когато прилагат правото на Съюза, трябва да зачитат основните права и да спазват принципите, признати от Хартата на основните права на Европейския съюз, и по-специално правото на защита на личните данни, посочено в член 8 от тази Харта.
(5)
Тъй като различните задачи и функции на Комисията и на държавите членки, които са свързани с портала, ще доведат до различни отговорности и задължения по отношение на защитата на данни, е от съществено значение те да бъдат ясно определени.
(6)
В съответствие със специфичния характер на дейностите, свързани с портала за електронно правосъдие, разработени в сътрудничество между Комисията и държавите членки, ролята на Комисията при обработването на лични данни чрез портала е ограничена. Следва да се поясни, че Комисията не носи отговорност за портала е ограничена. Следва да се поясни, че Комисията не носи отговорност за съдържанието на взаимосвързаните национални бази данни, достъпни посредством портала.
(7)
Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (3) се прилага към обработването на лични данни от Комисията в портала. В този контекст Комисията отговаря по-конкретно за предоставянето на ИТ инфраструктура за функционирането на портала, както и за взаимното свързване на националните бази данни.
(8)
Съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001 целите на обработването на личните данни следва да бъдат изрично посочени. Поради това обработването на лични данни от Комисията в портала следва да се осъществява само ако е насочено към осигуряване на достъп до взаимосвързани национални бази данни, притежаващи лични данни, предоставяне на интерактивни услуги, позволяващи на потребителите да общуват пряко с компетентните органи на друга държава членка, предоставяне на достъп до публична информация, насочена към регистрираните потребители, или предоставяне на данни за контакт.
(9)
Комисията трябва да въведе технологии в системата, които да отразяват концепцията за „защита на данните още при проектирането“. За прилагането на тази концепция оценката на въздействието върху защитата на данните и неприкосновеността на личния живот трябва да се извърши още по време на програмирането на функцията, свързана с обработката на лични данни чрез портала, както и програмирането на други функционални възможности. Тази оценка ще определи потенциалните рискове за защитата на данните. В нея също така ще се определят подходящите мерки и механизми, които да бъдат включени в системата, за да се защитят личните данни.
(10)
Комисията следва да извършва непрекъснати и подходящи оценки на сигурността, доколкото се извършва работа, свързана с взаимното свързване на националните бази данни.
(11)
Чрез портала може да бъде получен достъп само до публично достъпната информация във взаимосвързаните национални бази данни. Посредством портала не трябва да се дава възможност за комбиниране на информация от различни взаимосвързани национални бази данни за различни цели,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Предмет
Настоящото решение определя функциите и отговорностите на Европейската комисия относно изискванията за защита на данните при обработването на лични данни в Европейския портал за електронно правосъдие (наричан по-долу „порталът“).
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение се прилагат определенията, посочени в Регламент (ЕО) № 45/2001. В допълнение се прилагат и следните определения:
а)
„участник в европейското електронно правосъдие“ означава всеки представител на държава членка или на организация партньор в европейското електронно правосъдие, който е получил разрешение да изменя (части от) съдържанието на портала;
б)
„взаимосвързани национални бази данни“ означава управлявани от държавите членки и други органи, като например професионални сдружения и организации с нестопанска цел, бази данни, съдържащи публично достъпна информация, които са свързани чрез портала по такъв начин, че чрез него се осигурява достъп до информацията, която е на разположение на национално равнище;
в)
„публично достъпна информация“ означава информация, достъпна за обществеността чрез интернет;
г)
„регистриран потребител“ означава потребител на портала, който се е регистрирал в него посредством Системата на Европейската комисия за автентификация (ECAS) като „участник в европейското електронно правосъдие“.
Член 3
Обработка на данните
Комисията обработва лични данни в портала само доколкото това е необходимо за целите на:
а)
предоставяне на достъп до взаимосвързани национални бази данни, притежаващи лични данни;
б)
предоставяне на интерактивни услуги, които позволяват на регистрираните потребители да се свържат пряко с компетентните органи в друга държава членка;
в)
предоставяне на достъп до публична информация, насочена към регистрираните потребители;
г)
предоставяне на информация за контакт.
Член 4
Отговорности на администратора на лични данни
1. Комисията изпълнява функциите на администратор на лични данни по смисъла на член 2, буква г) от Регламент (ЕО) № 45/2001, в съответствие със съответните си отговорности в рамките на портала, както е посочено в настоящия член.
2. Комисията осигурява достъпността, поддръжката и сигурността на инфраструктурата на информационните технологии на портала.
3. Комисията отговаря за следните операции по обработване:
а)
организация;
б)
разкриване чрез предаване;
в)
разпространяване или друга форма на предоставяне на данните;
г)
подравняване или комбиниране на личните данни, извлечени от взаимосвързани национални бази данни, или на лични данни на регистрирани потребители.
4. Комисията определя необходимите политики и прилага подходящите технически решения, за да изпълни отговорностите си на администратор на данни.
5. Комисията изпълнява техническите мерки, необходими за гарантиране на сигурността на личните данни при преминаването им и по време на представянето им в портала, и по-специално на поверителността и целостта на всяко предаване от и към портала.
6. Комисията не носи отговорност за аспекти, свързани със защитата на данните, отнасящи се до:
а)
първоначалното събиране и съхранение на данни, извлечени от взаимосвързаните национални бази данни;
б)
всяко решение, взето от държавите членки да направят тези данни достъпни чрез портала;
в)
съдържанието на всички данни, извлечени от взаимосвързаните национални бази данни, достъпни посредством портала.
7. Задълженията на Комисията не засягат отговорностите на държавите членки и другите органи по отношение на съдържанието и функционирането на взаимосвързаните национални бази данни, управлявани от тях.
Член 5
Задължения за предоставяне на информация
1. Комисията предоставя на субектите на данни информацията, посочена в членове 11 и 12 от Регламент (ЕО) № 45/2001 по отношение на информацията, за която Комисията носи отговорност съгласно настоящото решение.
2. Независимо от задълженията на държавите членки и другите органи, управляващи взаимосвързаните национални бази данни, към субектите на данните Комисията също предоставя на тези субекти информация относно това към кого могат да се обърнат за ефективното упражняване на правата си на информация, достъп, коригиране и възражение съгласно приложимото законодателство за защита на данните. Комисията се позовава на конкретни декларации за поверителност на държавите членки и другите органи.
3. Комисията също предоставя на разположение в портала:
а)
превод на езиците на портала на декларациите за поверителност на държавите членки, посочени в параграф 2;
б)
ясна и разбираема изчерпателна декларация за поверителност във връзка с портала в съответствие с членове 11 и 12 от Регламент (EО) № 45/2001.
Член 6
Съхраняване на лични данни
1. По отношение на обмена на информация между взаимосвързаните национални бази данни, лични данни, свързани със субектите на данните, не се съхраняват в портала. Всички такива данни се съхраняват в националните бази данни, управлявани от държавите членки или от други органи.
2. Личните данни, отнасящи се до или предоставени от потребители на портала, не се съхраняват в портала, освен в случаите, когато те вече са се записали като регистрирани потребители. Личните данни на регистрираните потребители се съхраняват, докато те отправят искане за заличаване на регистрацията си. В съответствие с член 3 личните данни на участниците в европейското електронно правосъдие или звената за контакт ще бъдат съхранявани само докато тези лица изпълняват своята функция.
Член 7
Дата на влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила на 20-ия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 5 юни 2014 година.
KOMISSION PÄÄTÖS,
annettu 5 päivänä kesäkuuta 2014,
henkilötietojen suojasta Euroopan oikeusportaalissa
(2014/333/EU)
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
on kuullut Euroopan tietosuojavaltuutettua,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Komissio ilmoitti toukokuussa 2008 antamassaan tiedonannossa (1) aikovansa suunnitella ja ottaa käyttöön Euroopan sähköisen oikeudenkäytön portaalin, jäljempänä ’portaali’, jota se hallinnoi tiiviissä yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa.
(2)
Euroopan sähköisen oikeuden monivuotisessa toimintaohjelmassa 2009-2013 (2), joka hyväksyttiin 8 päivänä marraskuuta 2008, annettiin portaalin toteuttaminen Euroopan komission tehtäväksi. Portaali avattiin 16 päivänä heinäkuuta 2010. Tämän päätöksen hyväksyminen on vihdoin tullut ajankohtaiseksi, koska portaali on vasta nyt valmis ensimmäiseen henkilötietojen käsittelyä edellyttävien kansallisten rekisterien yhteenliittämiseen.
(3)
Portaalin tavoitteena on edistää Euroopan oikeusalueen toteuttamista helpottamalla ja parantamalla oikeussuojan saatavuutta ja hyödyntämällä tieto- ja viestintätekniikkaa valtioiden rajat ylittävien sähköisten oikeudenkäyntimenettelyjen ja oikeudellisen yhteistyön helpottamiseksi.
(4)
Euroopan unionin toimielinten, elinten ja laitosten sekä jäsenvaltioiden, kun ne soveltavat unionin oikeutta, on kunnioitettava perusoikeuksia ja noudatettava Euroopan unionin perusoikeuskirjassa tunnustettuja periaatteita, erityisesti oikeutta perusoikeuskirjan 8 artiklan mukaiseen henkilötietojen suojaan.
(5)
Koska portaaliin liittyviin komission ja jäsenvaltioiden tehtäviin ja toimiin kuuluu erilaisia tietosuojaan liittyviä vastuualueita ja velvoitteita, on välttämätöntä rajata ne selkeästi.
(6)
Komissio ja jäsenvaltiot ovat luoneet Euroopan sähköisen oikeudenkäytön portaalin yhteistyössä. Portaaliin liittyvien toimintojen erityisluonteen vuoksi komissio käsittelee henkilötietoja portaalin kautta vain rajoitetusti. On syytä täsmentää, että komissio ei vastaa portaalin kautta saatavilla olevasta yhteenliitettyjen kansallisten tietokantojen sisällöstä.
(7)
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 45/2001 (3) sovelletaan komission portaalissa suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn. Tältä osin komissio vastaa erityisesti portaalin toimintoja varten tarvittavan tietotekniikkainfrastruktuurin tarjoamisesta ja sen yhteydessä kansallisten tietokantojen yhteenliittämisestä.
(8)
Asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisesti henkilötietojen käsittelyn tarkoitus olisi määriteltävä nimenomaisesti. Sen vuoksi komission olisi käsiteltävä henkilötietoja portaalissa ainoastaan siltä osin kuin käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa pääsy henkilötietoja sisältäviin yhteenliitettyihin kansallisiin tietokantoihin, tarjota vuorovaikutteisia palveluja, joiden avulla käyttäjät voivat olla suoraan yhteydessä toisen jäsenvaltion viranomaisiin, mahdollistaa tutustuminen rekisteröidyille käyttäjille tarkoitettuihin julkisiin tietoihin tai antaa yhteystietoja.
(9)
Komission olisi sisällytettävä järjestelmään tekniikoita, jotka perustuvat niin sanotun sisäänrakennetun tietosuojan periaatteeseen. Tämän periaatteen toteuttamiseksi olisi suoritettava yksityisyydensuojaa ja tietosuojaa koskeva vaikutusten arviointi portaalin kautta tehtävää henkilötietojen käsittelyä koskevan toiminnon sekä portaalin muiden toimintojen suunnitteluvaiheessa. Arvioinnissa kartoitetaan mahdolliset tietosuojaan liittyvät riskit. Lisäksi siinä määritellään asianmukaiset toimenpiteet ja suojatoimet, jotka on sisällytettävä henkilötietojen suojajärjestelmään.
(10)
Komission olisi toteutettava jatkuvasti asianmukaisia turvallisuusarviointeja sitä mukaa kuin kansallisten tietokantojen yhteenliittämistyö etenee.
(11)
Portaalin kautta pääsee tutustumaan ainoastaan sellaisiin yhteenliitetyissä kansallisissa tietokannoissa oleviin tietoihin, jotka ovat julkisesti saatavilla. Portaalin kautta ei pitäisi olla mahdollista yhdistää yhteenliitetyistä kansallisista tietokannoista saatuja tietoja eri tarkoituksiin,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:
1 artikla
Kohde
Tässä päätöksessä vahvistetaan tietosuojavaatimuksiin liittyvät Euroopan komission tehtävät ja velvollisuudet sen käsitellessä henkilötietoja Euroopan sähköisen oikeudenkäytön portaalissa, jäljempänä ’portaali’.
2 artikla
Määritelmät
Tässä päätöksessä sovelletaan asetuksessa (EY) N:o 45/2001 vahvistettuja määritelmiä. Lisäksi sovelletaan seuraavia määritelmiä:
a)
’Euroopan sähköisen oikeudenkäytön toimijalla’ tarkoitetaan jäsenvaltion tai Euroopan sähköisen oikeudenkäytön kumppaniorganisaation edustajaa, jolle on myönnetty lupa (osittain) muuttaa portaalin sisältöä;
b)
’yhteenliitetyillä kansallisilla tietokannoilla’ tarkoitetaan julkisesti saatavilla olevia tietoja sisältäviä tietokantoja, joita ylläpitävät jäsenvaltiot ja muut elimet, kuten ammattialan järjestöt tai voittoa tavoittelemattomat järjestöt, jotka ovat yhteenliitettyinä portaalin välityksellä siten, että kansallisella tasolla saatavilla oleviin tietoihin on mahdollista tutustua portaalin kautta;
c)
’julkisesti saatavilla olevalla tiedolla’ tarkoitetaan tietoa, joka on yleisön saatavilla internetin kautta;
d)
’rekisteröidyllä käyttäjällä’ tarkoitetaan portaalin käyttäjää, esimerkiksi Euroopan sähköisen oikeudenkäytön toimijaa, joka on rekisteröitynyt portaaliin Euroopan komission todennuspalvelun (ECAS) välityksellä.
3 artikla
Tietojenkäsittely
Komissio käsittelee henkilötietoja portaalissa vain siltä osin kuin se on välttämätöntä
a)
pääsyn myöntämiseksi henkilötietoja sisältäviin yhteenliitettyihin kansallisiin tietokantoihin;
b)
sellaisten vuorovaikutteisten palvelujen tarjoamiseksi, joiden avulla rekisteröidyt käyttäjät voivat olla suoraan yhteydessä toisen jäsenvaltion asianomaisiin viranomaisiin;
c)
pääsyn myöntämiseksi sellaisiin julkisiin tietoihin, jotka on tarkoitettu rekisteröidyille käyttäjille;
d)
yhteystietojen antamista varten.
4 artikla
Rekisterinpitäjän tehtävät
1. Komissio toimii asetuksen (EY) N:o 45/2001 2 artiklan d alakohdan nojalla rekisterinpitäjänä sille tässä artiklassa säädettyjen, portaaliin liittyvien tehtävien mukaisesti.
2. Komissio huolehtii portaalin tietotekniikkainfrastruktuurin saatavuudesta, ylläpidosta ja tietoturvasta.
3. Komissio vastaa seuraavista yhteenliitetyistä kansallisista tietokannoista saatujen tai rekisteröityneitä käyttäjiä koskevien henkilötietojen käsittelytoimista:
a)
järjestäminen;
b)
luovuttaminen siirtämällä;
c)
levittäminen tai asettaminen muutoin saataville;
d)
yhteensovittaminen tai yhdistäminen.
4. Komissio määrittelee tarvittavat toimintatavat ja toteuttaa asianmukaiset tekniset ratkaisut, jotta se voi hoitaa tehtävänsä rekisterinpitäjänä.
5. Komissio toteuttaa tarvittavat tekniset toimenpiteet tietoturvan varmistamiseksi henkilötietojen siirtämisen ja niiden portaalissa näyttämisen aikana ja erityisesti henkilötietojen luottamuksellisuuden ja eheyden varmistamiseksi silloin, kun niitä siirretään portaaliin tai sieltä pois.
6. Komissio ei vastaa seuraavista tietosuojanäkökohdista:
a)
yhteenliitetyistä kansallisista tietokannoista saatujen tietojen ensimmäinen kerääminen ja tallentaminen;
b)
jäsenvaltioiden päätökset tällaisten tietojen asettamisesta saataville portaalin kautta;
c)
yhteenliitetyistä kansallisista tietokannoista saatujen ja portaalin kautta saataville asetettujen tietojen sisältö.
7. Komission velvollisuudet eivät vaikuta tehtäviin, joita jäsenvaltioilla tai muilla elimillä on ylläpitämiensä yhteenliitettyjen kansallisten tietokantojen sisällön ja toiminnan suhteen.
5 artikla
Velvollisuus antaa tietoja
1. Komissio antaa rekisteröidyille asetuksen (EY) N:o 45/2001 11 ja 12 artiklassa tarkoitetut tiedot siltä osin kuin on kyse tiedoista, joista komissio on tämän päätöksen nojalla vastuussa.
2. Sen estämättä, mitä säädetään jäsenvaltioiden ja muiden yhteenliitettyjä kansallisia tietokantoja hoitavien elinten velvollisuuksista rekisteröityjä kohtaan, komissio antaa rekisteröidyille tietoja siitä, mihin heidän on otettava yhteyttä voidakseen tosiasiallisesti käyttää tiedonsaantioikeuttaan sekä oikeuttaan oikaista henkilötietonsa ja vastustaa niiden käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Komissio noudattaa jäsenvaltioiden ja muiden elinten tietosuojaselosteita.
3. Komissio asettaa saataville portaaliin myös
a)
käännökset portaalin kielille 2 kohdassa tarkoitetuista jäsenvaltioiden tietosuojaselosteista;
b)
asetuksen (EY) N:o 45/2001 11 ja 12 artiklan mukaisen, portaaliin liittyvän kattavan, selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa laaditun tietosuojaselosteen.
6 artikla
Henkilötietojen tallentaminen
1. Portaaliin ei saa tallentaa rekisteröityjen henkilötietoja, jotka on saatu yhteenliitetyissä kansallisissa tietokannoissa olevien tietojen vaihdon tuloksena. Kaikki tällaiset tiedot on tallennettava jäsenvaltioiden tai muiden elinten hoitamiin kansallisiin tietokantoihin.
2. Portaalin käyttäjiä koskevia tai heidän antamiaan henkilötietoja ei saa tallentaa portaaliin, elleivät he ole rekisteröityneet sen käyttäjiksi. Rekisteröityneiden käyttäjien henkilötiedot säilytetään, kunnes he pyytävät rekisteröintinsä poistamista. Edellä olevan 3 artiklan mukaisesti Euroopan sähköisen oikeudenkäytön toimijoiden ja yhteysviranomaisten henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin asianomaiset henkilöt toimivat näissä tehtävissä.
7 artikla
Voimaantulopäivä
Tämä päätös tulee voimaan kahdentenakymmenentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tehty Brysselissä 5 päivänä kesäkuuta 2014.