РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 13 ноември 2014 година
относно Системата за ранно предупреждение, която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и от изпълнителните агенции
(2014/792/EC)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 56, параграф 1 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 215/2008 на Съвета от 18 февруари 2008 г. относно Финансовия регламент, приложим за 10-ия Европейски фонд за развитие (2), и по-специално член 17 от него,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (3), и по-специално член 7, параграф 6 и член 11 от него,
като има предвид, че:
(1)
Комисията, която отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз и на всички други средства, управлявани от Съюза, при надлежно спазване на принципа на добро финансово управление, посочен в членове 30-33 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, има задължение да се бори с измамите и всички други незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза. За да се гарантира, че разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции са информирани в пълна степен за заплахите за финансовите интереси на Съюза, е необходимо да бъдат определени вътрешни правила в допълнение към Решение C(2014) 2784 на Комисията (4).
(2)
С цел борба с измамите и защита на финансовите интереси на Съюза Комисията използва централната база данни за отстраняванията (ЦБДО), посочена в член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 на Комисията от 17 декември 2008 г. относно централната база данни за отстраняванията (5), и Системата за ранно предупреждение (СРП), посочена в Решение 2008/969/ЕО, Евратом от 16 декември 2008 г. относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции (6). В очакване на приемането от законодателния орган на предложението относно изменението на Финансовия регламент (7) е необходимо да се гарантира, че СРП продължава да бъде ефективна.
(3)
През преходния период целта на СРП следва да се запази по същество. Системата следва да обезпечи в рамките на Комисията и на нейните изпълнителни агенции разпространението на информация с ограничен достъп посредством регистриране на предупреждения в СРП във връзка с лицата, които могат да представляват заплаха за финансовите интереси и репутацията на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза.
(4)
Като се има предвид, че директорите на изпълнителните агенции имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(5)
Като се има предвид, че ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(6)
По силата на член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета и Регламент (Евратом) № 1074/1999 на Съвета Европейската служба за борба с измамите (OLAF) има задължението да предоставя незабавно на съответните служби на Комисията информация за текущи разследвания, когато те показват, че може да е целесъобразно да бъдат предприети предпазни административни мерки за защита на финансовите интереси на Съюза. По силата на член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 тя има също задължението след приключването на разследване да изготви доклад и да отправи препоръки, в които се посочват, когато това е уместно, всички действия, които трябва да бъдат предприети, и по-специално действията, които трябва да предприемат институциите. За да може отговорният разпоредител с бюджетни кредити да поиска предупреждение, е необходимо да се определи каква информация OLAF трябва да предоставя на Комисията.
(7)
OLAF следва да разполага с достъп до СРП за осъществяването на регулаторните си задачи по разследване и за провеждането на разузнавателните си дейности и на дейностите си по предотвратяване на измами, упражнявани съгласно Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
(8)
Поради съображения за опростяване функционирането на СРП следва да бъде опростено, броят на категориите предупреждения следва да бъде намален, техният обхват следва да бъде разяснен и наименованието на предупрежденията следва да се разбира от само себе си.
(9)
Предупрежденията за проверка, основани на предоставената от OLAF информация, следва да бъдат предлагани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити след консултации с Генерална дирекция „Бюджет“ и с Правната служба в тясно сътрудничество с OLAF.
(10)
Предупрежденията за отстраняване следва да бъдат предлагани на Комисията от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и следва да бъдат оценявани централизирано от Генерална дирекция „Бюджет“ и от Правната служба, когато това е целесъобразно. Когато тези предупреждения за отстраняване са предложени въз основа на информация, предоставена от OLAF, те следва да бъдат оценявани в тясно сътрудничество с OLAF. Същата процедура следва да се прилага, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно върху правата на засегнатото лице.
(11)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да взема решения за последиците, необходими, за да бъдат защитени финансовите интереси на Съюза, в тясно сътрудничество с OLAF и следва да уведомява OLAF за тези решения.
(12)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да отговаря за отправянето на искания за въвеждане, промяна, заличаване или подновяване на предупреждения. За да се запази подходяща степен на контрол, такива искания следва да бъдат отправяни на йерархичното равнище, посочено в Решение C(2014) 2784 на Комисията.
(13)
Счетоводителят следва да осигури подходящи технически мерки за ефективно прилагане на СРП чрез централната счетоводна система на Комисията.
(14)
Подробна информация за нарежданията за събиране на вземания и за запорите ще бъде предоставяна на всички служби на Комисията и на изпълнителните агенции чрез централната счетоводна система на Комисията. Предупрежденията W3a (запор) и W4 (нареждане за събиране на вземания), предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом, следва да бъдат спрени от употреба. Тази информация сама по себе си не оправдава винаги използването на предупреждение. Тя налага извършването на анализ на всички специфични обстоятелства, свързани със случая, от страна на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се реши дали е необходимо предупреждение.
(15)
В Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (8) се предвижда, че при обработката на лични данни от Комисията трябва да се спазват законовите изисквания за обработка и изискванията, свързани с предаването на данни, определени в същия регламент, както и че тази обработка подлежи на предварителна проверка от Европейския надзорен орган по защита на данните след уведомление от длъжностното лице за защита на данните от Комисията.
(16)
Разпоредбите за защита на данните следва да определят правата на лицата, чиито данни са въведени или могат да бъдат въведени в СРП.
(17)
За определени права за защита на данните се прилагат изключенията, посочени в член 20 от Регламент (ЕО) № 45/2001, които трябва да бъдат анализирани за всеки отделен случай и прилагани временно. Службата, която отговаря за исканията за въвеждане, промяна, включително корекция, или заличаване на съответната информация, следва да вземе решение за прилагането на тези изключения.
(18)
На лицето, по отношение на което може да бъде въведено предупреждение за отстраняване, следва да бъде предоставена възможност да изрази своето становище в писмен вид, преди да бъде отправено искането за регистриране в СРП на предупреждението по отношение на това лице. Същата възможност следва да бъде предоставяна, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
(19)
По изключение тази възможност следва да бъде отложена с цел запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, ако са налице необорими законови основания.
(20)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага до 1 юли 2015 г., доколкото е необходимо да се гарантира спазването на регламентите на Съвета относно ограничителните мерки, взети на основание на член 215 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), докато системата за счетоводна отчетност на базата на текущо начисляване (ABAC) вземе предвид информацията, съдържаща се в съответната база данни на службата, която отговаря за инструментите в областта на външната политика. Това се извършва под формата на регистриране на предупреждение W5b, посочено в Решение 2008/969/ЕО, Евратом.
(21)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага по отношение на предупрежденията W3a и W4 до 1 юли 2015 г., които дотогава следва да бъдат приравнени към предупреждения за проверка за прилагането на раздел 4 от настоящото решение.
(22)
Изпълнението на настоящото решение налага извършването на редовна оценка на функционирането на СРП и на нейния ефективен принос за защитата на финансовите интереси на Съюза,
РЕШИ:
РАЗДЕЛ 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет, обхват и цел
1. С настоящото решение се създава Система за ранно предупреждение (СРП), която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, когато те изпълняват общия бюджет на Европейския съюз и всички други средства, управлявани от Съюза.
2. СРП подпомага защитата на финансовите интереси на Съюза и опазването на имиджа на Съюза, борбата с измамите и доброто финансово управление.
3. СРП има следните цели:
а)
да уведомява чрез регистриране на предупреждения отговорните разпоредители с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, че дадено лице може да представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза; и
б)
да позволи на отговорния разпоредител с бюджетни кредити да прави проверки или да предприема подходящи мерки, включително мерките, посочени в раздел 4, въз основа на предупреждения.
4. Информацията допринася да се гарантира следното:
а)
предотвратяването на рискове посредством проверка въз основа на ранна информация за лице, за което има съмнение или констатации, свързани с което и да е от следните действия:
-
съществена грешка или нередност;
-
нарушение при упражняване на професионалната дейност;
-
сериозно нарушение на договор; или
-
измама, корупция или всяка незаконна дейност в ущърб на финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (9);
б)
отстраняването на лице по силата на член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (Финансовия регламент).
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение се прилагат следните определения:
а)
„счетоводител“ означава счетоводителя на Комисията или подчинения служител, на когото счетоводителят е делегирал определени задачи съгласно член 69 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
„отговорен разпоредител с бюджетни кредити“ означава оправомощения разпоредител с бюджетни кредити на Комисията по смисъла на член 65 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, който в съответствие с вътрешните правила отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз (наричан по-нататък „бюджетът“), включително директорите на изпълнителните агенции, вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити по смисъла на член 65 от посочения регламент, изпълняващи функциите на директор, и ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от посочения регламент;
в)
„субект на данни“ означава физическо лице, чиято самоличност може да бъде установена, посочено в Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни;
г)
„констатации“ означава установени факти, открити по време на изпълнението на правно задължение или регистрирани в контекста на одитите или разследванията, проведени от Сметната палата, Европейската служба за борба с измамите (OLAF) и Службата за вътрешен одит (IAS), или всякакъв друг одит или проверка, извършени на отговорност на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
д)
„правно задължение“ означава задължение, поето от Комисията по силата на дялове V-VIII от част 1 и по силата на част 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
е)
„лице“ означава всяко физическо или юридическо лице или всяко сдружение, което няма правосубектност, изброени по-долу:
-
получател съгласно определението в член 2, буква и) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
кандидат или оферент;
-
заявител на безвъзмездни средства;
-
участник в конкурс с награди;
-
платен външен експерт съгласно член 204 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо друго юридическо лице съгласно член 106, параграф 1, букви б) и д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
ж)
„нарушение при упражняване на професионалната дейност“ означава нарушение на законови или подзаконови разпоредби или на етични стандарти на професията, която лицето практикува, както и всяко неправомерно поведение, което оказва влияние върху професионалното доверие в лицето;
з)
„подизпълнител“ означава икономически оператор, предложен от кандидат, оферент или изпълнител с цел да изпълни част от поръчка, като възлагащият орган не поема пряко правно задължение към него;
и)
„съществена грешка или нередност“ означава съществена грешка или нередност съгласно определението в член 166, параграф 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
й)
„лице за контакт за предупреждението“ означава лицето в отговорната за искането служба, което отговаря за досието, свързано с предупреждението, до заличаването на предупреждението.
Член 3
Функциониране на СРП
1. Счетоводителят осигурява подходящи технически мерки за ефективното функциониране на СРП и за нейното наблюдение.
Счетоводителят въвежда, променя, подновява или заличава предупреждения в СРП, поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. Счетоводителят приема мерки за изпълнение във връзка с техническите аспекти и определя свързаните с тези мерки процедури, включително в областта на сигурността.
Той уведомява службите на Комисията и изпълнителните агенции за тези мерки.
Член 4
Правомощия и процедура за отправяне на искане, за промяна, за подновяване или за заличаване на предупреждение
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити е единственият, който може да поиска регистриране, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искането за регистрация, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение до счетоводителя. За тази цел отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва формуляра в приложението към настоящото решение.
3. Посоченото в член 8 лице за контакт за предупреждението се уверява, че са изпълнени изискванията по членове 11 и 12, преди да изпрати искането на счетоводителя.
Член 5
Достъп до СРП
Службите на Комисията и изпълнителните агенции разполагат с пряк достъп до информацията, която се съдържа в СРП, посредством централната счетоводна система на Комисията.
Службите на Комисията или изпълнителните агенции, които отговарят за местна система, могат да използват тази централна счетоводна система за достъп до информацията, съхранявана в СРП, ако е гарантирана съвместимостта на данните между местната система и централната счетоводна система.
Член 6
Използване на СРП
Информацията, съхранявана в СРП, може да бъде използвана само с цел изпълнение на бюджета или на които и да е други средства, управлявани от Съюза. Това не засяга информацията, която се съдържа в централната база данни за отстраняванията (ЦБДО) по член 1, параграфи 2 и 3 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 (10).
OLAF може да използва информацията, която се съдържа в СРП и в ЦБДО, за своите разследвания по силата на Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от OLAF, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (Регламентът за OLAF), както и за дейности по предотвратяване на измами, включително за анализ на риска.
Член 7
Кога се прави справка в СРП
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали в СРП има предупреждение за дадено лице на следните етапи:
а)
преди да бъде поето индивидуално бюджетно задължение;
б)
преди да бъде поето глобално бюджетно задължение, ако лицето е известно на този етап;
в)
в случай на временни бюджетни задължения - преди поемането на правното задължение, пораждащо право на последващи плащания, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси;
г)
в случай на възлагане на обществени поръчки или процедури за отпускане на безвъзмездни средства, конкурси с награди и покани за изразяване на интерес - най-късно преди решението за възлагане, за отпускане или за присъждане;
д)
в случай на процедури за възлагане на обществени поръчки, ако възлагащият орган ограничава броя на кандидатите, поканени да представят оферта - преди да приключи подборът на кандидатите;
е)
преди всяко плащане, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси.
Член 8
Лице за контакт за предупреждението
Лицето за контакт за предупреждението:
а)
изготвя искането за регистриране на предупреждение;
б)
изпраща на счетоводителя искането и всяка друга информация, свързана с предупреждението;
в)
предоставя информацията, която позволява на другите отговорни разпоредители с бюджетни кредити да правят проверки или да вземат решение за последиците, посочени в раздел 4.
РАЗДЕЛ 2
ИНФОРМАЦИЯ, КОЯТО СЕ ВЪВЕЖДА В СРП
Член 9
Категории предупреждения
1. Предупрежденията в СРП се разделят на следните две категории:
а)
„предупреждения за проверка“, когато дадено лице е заподозряно или за него са направени констатации за измама, корупция или каквито и да е незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза и посочени в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за съществени грешки или нередност, за нарушение при упражняване на професионалната дейност или за сериозно нарушение на договор;
б)
„предупреждения за отстраняване“, когато дадено лице е отстранено в съответствие с основанията за отстраняване, предвидени в член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. По отношение на дадено лице могат да бъдат въведени различни предупреждения, регистрирани по различни причини.
Член 10
Информация, която се съдържа в предупрежденията в СРП
Предупрежденията в СРП съдържат следната информация:
а)
идентификацията на лицето;
б)
вида на предупреждението;
в)
срока на предупреждението;
г)
основанията, поради които лицето представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза;
д)
информацията във връзка със състезателната процедура;
е)
името на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
ж)
името на лицето за контакт за предупреждението по член 8 от настоящото решение.
Член 11
Предупреждения за проверка
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждение за проверка, когато е изпълнено някое от следните условия:
а)
OLAF е уведомила отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, когато разследванията ѝ показват, че може да е целесъобразно да се предприемат мерки за защита на финансовите интереси на Съюза;
б)
Европейската сметна палата е изпратила на Комисията информация или IAS е изпратила на отговорния разпоредител с бюджетни кредити информация, според която е налице измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, съществени грешки или нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице;
в)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити е извършил проверка, одит или контрол, които сочат наличие на измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, или съществени грешки, нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице, или е получил информация за такава проверка или такъв одит или контрол.
2. Срокът на предупреждението за проверка е максимум една година. Предупреждението за проверка се заличава, когато бъде поискано предупреждение за отстраняване или когато вече няма необходимост от извършването на проверка.
3. В края на срока по параграф 2 предупреждението за проверка се заличава автоматично.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждението за проверка да бъде подновено, когато OLAF го уведоми, че заключенията от разследванията по параграф 1 все още не са изготвени, но че разследванията оправдават запазването на предупреждението за проверка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да поиска подновяване на предупреждението за проверка, когато продължават да са изпълнени условията, посочени в параграф 1, букви б) и в).
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити посочва причините, поради които подновяването е необходимо за защитата на финансовите интереси и имиджа на Съюза.
6. Подновяването се разглежда като ново искане за предупреждение за проверка.
Член 12
Предупреждения за отстраняване
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1 или член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Предупреждението за отстраняване се заличава в края на срока на отстраняването.
3. Предупреждението за отстраняване се въвежда автоматично в ЦБДО от СРП.
Член 13
Информация, изпращана от OLAF
Когато OLAF изпрати информация в съответствие с член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, за да окаже съдействие на отговорния разпоредител с бюджетни кредити при вземането на решение за предприемане на предпазни мерки за защита на финансовите интереси на Европейския съюз, или в съответствие с член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, тази информация трябва да съдържа:
а)
самоличността на лицето, за което се отнася информацията;
б)
обобщение на съответните факти и на установените по време на разследването рискове. Обобщението трябва да бъде достатъчно, за да може лицето да бъде изслушано ефективно съгласно член 16 от настоящото решение;
в)
всички препоръчани специални мерки за поверителност, по-специално в случаите, водещи до използване на мерки за разследване, които са от компетентността на национален съдебен орган или - в случая на външно разследване - от компетентността на национален орган в съответствие с националните разпоредби, приложими към разследванията.
РАЗДЕЛ 3
ПРОЦЕДУРНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА РЕГИСТРИРАНЕТО НА ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ
Член 14
Предварителни консултации с централните служби във връзка с предупрежденията за проверка
Преди да вземе решение да поиска регистриране на предупреждение за проверка въз основа на информацията, предоставена от OLAF в съответствие с член 7, параграф 6 и член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, отговорният разпоредител с бюджетни кредити се консултира с Генерална дирекция „Бюджет“ (централната финансова служба) и когато е уместно, с Правната служба, в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
Член 15
Оценка на предупрежденията за отстраняване, извършвана от централните служби
Преди да бъде поискано предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1, букви б), в) и д) и член 109, параграф 1 по предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и да бъде поискан подходящият срок за това предупреждение, Генерална дирекция „Бюджет“ и Правната служба извършват централизирана оценка. Когато предупреждението за отстраняване, предложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, се основава на информация, предоставена от OLAF, тази оценка се прави в тясно сътрудничество с OLAF.
Член 16
Право на изслушване
1. При регистрирането на предупреждения се съблюдават следните правила:
а)
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да поиска регистрирането на предупреждение за отстраняване или да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, той първо предоставя на засегнатото лице възможност да изрази своето становище в писмен вид. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето поне 14 календарни дни да направи това. Същевременно отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето, че ако не изпрати отговор, предупреждението ще бъде регистрирано.
Когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето възможност да изрази своето становище въз основа на информацията, предоставена от OLAF.
б)
Ако лицето представи коментари, които не променят преценката на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, последният отправя искане до счетоводителя да задейства предупреждението.
Ако лицето представи коментари, които по мнението на отговорния разпоредител с бюджетни кредити правят предупреждението непропорционално или ненужно, предупреждението не се задейства и лицето се уведомява за това.
Счетоводителят изпраща на отговорния разпоредител с бюджетни кредити потвърждение за регистрацията на предупреждението в СРП, ако това е целесъобразно.
в)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за задействането на предупреждението и за неговия срок. При все това уведомяването не е необходимо, ако лицето не е отговорило на поканата да представи в писмен вид своите коментари.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, в очакване на решението за срока на отстраняването, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити дава възможност на лицето да представи становището си за срока на отстраняването.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище, ако разпоредителят разполага с официален документ, удостоверяващ положението. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за регистрирането на предупреждението за отстраняване.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може по изключение да отложи предоставянето на лицето на възможност да изрази писмено своето становище преди искането за регистриране на предупреждение за отстраняване или преди да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, при условие че са налице необорими законови основания за запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, като при все това пристъпи към регистрирането на предупреждението.
5. Когато OLAF уведомява отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 13, тя посочва дали трябва да бъде запазена поверителността на разследването или на националното съдебно производство и дали е необходимо да бъде отложено предоставянето на лицето на възможност да изрази своето становище.
6. На лицето се предоставя възможност да изрази становището си веднага след като основанията за защита на разследване или на национално съдебно производство престанат да съществуват.
Член 17
Защита на данните и права на субектите на данни
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява субектите на данни, че данните, които се отнасят до тях, могат да бъдат включени в СРП, и за това на кого могат да бъдат съобщени тези данни. Тази обща информация се съобщава в писмен вид, по-специално в поканите за участие в търг, в поканите за представяне на предложения и в конкурсите с награди, а при липса на покани - преди възлагането на поръчки или отпускането на безвъзмездни средства.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити, който отправя искане за регистриране на предупреждение, отговаря за отношенията с лицето, чиито данни са въведени в СРП. Той отговаря на исканията на засегнато лице за поправяне на неточни или непълни лични данни и на всички други искания или въпроси на това лице.
3. Всяко лице може също да поиска писмено от счетоводителя информация за това дали е регистрирано в СРП.
Счетоводителят предоставя тази информация, освен ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост със съгласието на OLAF, реши, че се прилагат ограниченията, предвидени в член 20, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. Заличените предупреждения са достъпни само за целите на одитите и на разследванията и не са видими за потребителите на СРП.
При все това личните данни, които се съдържат в предупрежденията по отношение на физическите лица, остават достъпни за тези цели само за срок от пет години след заличаването на предупреждението.
Член 18
Преглед на предупреждението
Ако лицето, за което е регистрирано предупреждение в СРП, представи нови елементи, доказващи, че основанията за регистриране вече не съществуват, отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за заличаване на предупреждението.
Лице, за което е регистрирано предупреждение за отстраняване в СРП, може да подаде жалба до омбудсмана и да поиска да бъде извършен съдебен контрол.
РАЗДЕЛ 4
ПОСЛЕДИЦИ ОТ ПРЕДУПРЕЖДЕНИЯТА
Член 19
Общи правила, уреждащи последиците
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква необходимата информация от лицето за контакт за предупреждението, за да може да прецени какви да бъдат последиците, посочени в настоящия раздел.
2. Когато въз основа на предоставената от OLAF информация отговорният разпоредител с бюджетни кредити поиска да бъде регистрирано предупреждение за проверка съгласно член 11, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва процедурата, предвидена в членове 14 и 15 от настоящото решение, и определя последиците в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
3. При определянето на последиците отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема под внимание следните критерии за всички предупреждения:
а)
рисковете за финансовите интереси и имиджа на Съюза;
б)
размера и срока на правното задължение;
в)
неотложността на изпълнението на правното задължение;
г)
естеството на фактите;
д)
сериозността на фактите; и
е)
възможните последици за изпълнението на правното задължение.
По отношение на предупрежденията за отстраняване отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема също под внимание естеството и сериозността на основанията за отстраняване и необходимостта да се осигури непрекъснатост на услугата.
4. Във всеки случай отговорният разпоредител с бюджетни кредити обосновава писмено своето решение за последиците.
Член 20
Последица от предупрежденията за проверка
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди проверката може да бъде, както следва:
а)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска допълнителни подкрепящи документи, посочени в процедурата за възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства или в конкурса с награди;
б)
при процедура за отпускане на безвъзмездни средства - анализ на риска, свързан с предварителното финансиране.
2. В случай на правно задължение проверката може да бъде, както следва:
а)
проверка дали дейността съответства на правното задължение, включително дали са спазени сроковете и съдържанието на предоставените услуги или продукти;
б)
за съществуващите безвъзмездни средства - проверка на допустимостта на разходите преди извършване на плащане или извършване на одит или на проверки на място.
Член 21
Право на изслушване след предупреждение за проверка
Процедурата, предвидена в член 15 от настоящото решение, и правото на изслушване по член 16 от настоящото решение се прилагат също, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява, след предупреждение за проверка, да предприеме действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
Член 22
Последици от предупрежденията за отстраняване за процедурите и правните задължения
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди отговорният разпоредител с бюджетни кредити не позволява на лице, по отношение на което е въведено предупреждение за отстраняване, да участва в процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства, освен ако са изпълнени условията, посочени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, когато лицето се намира в монополно положение.
2. В случай на съществуващи правни задължения отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя последиците, включително която и да е от следните последици:
а)
да продължи изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства и да бъдат извършени всички необходими проверки;
б)
да бъде спрян срокът за плащане в съответствие с член 92, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
в)
да бъдат спрени плащанията в съответствие с член 208 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
г)
да бъде спряно изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства в съответствие с член 116 и член 135, параграф 5 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
д)
да бъде прекратено правното задължение, ако разпоредбата за правното задължение предвижда прекратяване въз основа на информацията, поради която е регистрирано предупреждението.
3. Ако лицето е подизпълнител, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква от оферента, кандидата или изпълнителя да смени подизпълнителя.
Член 23
Последици от предупрежденията за отстраняване за бюджетните операции
1. В случай на предупреждение за отстраняване, когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава в счетоводната система, че плащането следва да бъде извършено въпреки наличието на предупреждение.
2. Когато бъде регистрирано предупреждение за отстраняване, не се поема индивидуално бюджетно задължение, не се регистрира индивидуално правно задължение в бюджетните сметки въз основа на глобално задължение и не се поема правно задължение въз основа на временно задължение, с изключение на случаите, в които лицето е в монополно положение при условията, предвидени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
РАЗДЕЛ 5
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 24
Отмяна
Решение 2008/969/ЕО, Евратом относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции се отменя.
Член 25
Преходни разпоредби
1. Предупрежденията за отстраняване, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, остават активни до края на своя срок в съответствие с посоченото решение.
2. Предупрежденията W1, W2 и W3b, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение.
3. Предупрежденията W3a и W4 продължават да бъдат регистрирани до 1 юли 2015 г. при условията, предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом. За целите на прилагането на раздел 4 от настоящото решение предупрежденията W3a и W4 се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение. Решение 2008/969/ЕО, Евратом продължава да се прилага за предупрежденията W5b до 1 юли 2015 г.
Член 26
Публикуване
Настоящото решение се публикува в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 13 ноември 2014 година.
KOMISSION PÄÄTÖS,
annettu 13 päivänä marraskuuta 2014,
komission tulojen ja menojen hyväksyjien ja toimeenpanovirastojen käyttöön tarkoitetusta ennakkovaroitusjärjestelmästä
(2014/792/EU)
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 (1) ja erityisesti sen 56 artiklan 1 kohdan,
ottaa huomioon kymmenenteen Euroopan kehitysrahastoon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta 18 päivänä helmikuuta 2008 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 215/2008 (2) ja erityisesti sen 17 artiklan,
ottaa huomioon Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä asetuksen (EY) N:o 1073/1999 kumoamisesta 11 päivänä syyskuuta 2013 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 (3) ja erityisesti sen 7 artiklan 6 kohdan ja 11 artiklan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Komissio, joka vastaa Euroopan unionin yleisen talousarvion ja kaikkien muiden unionin hallinnoimien varojen toteutuksesta asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 30-33 artiklassa säädetyn moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti, on velvollinen suojaamaan unionin taloudellisia etuja petollisilta menettelyiltä ja muulta laittomalta toiminnalta. Sen varmistamiseksi, että komission ja toimeenpanovirastojen tulojen ja menojen hyväksyjät saavat kaikki tiedot unionin taloudellisiin etuihin kohdistuvista uhista, on tarpeen antaa sisäisiä sääntöjä komission päätöksen C(2014) 2784 (4) lisäksi.
(2)
Voidakseen torjua petoksia ja suojata unionin taloudellisia etuja komissio käyttää asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 108 artiklassa ja poissulkemisia koskevasta keskustietokannasta 17 päivänä joulukuuta 2008 annetussa komission asetuksessa (EY, Euratom) N:o 1302/2008 (5) tarkoitettua poissulkemisia koskevaa keskustietokantaa sekä komission tulojen ja menojen hyväksyjien ja toimeenpanovirastojen käyttöön tarkoitetusta ennakkovaroitusjärjestelmästä 16 päivänä joulukuuta 2008 tehdyssä päätöksessä 2008/969/EY, Euratom (6) tarkoitettua ennakkovaroitusjärjestelmää. Olisi varmistettava, että ennakkovaroitusjärjestelmä toimii tehokkaasti odotettaessa, että lainsäädäntövallan käyttäjä hyväksyy ehdotuksen (7) varainhoitoasetuksen muuttamiseksi.
(3)
Ennakkovaroitusjärjestelmän tarkoituksen olisi tällä välin säilyttävä olennaisilta osiltaan nykyisen kaltaisena. Ennakkovaroitusjärjestelmällä olisi varmistettava, että siihen kirjatut varoitukset tarjoavat komission ja sen toimeenpanovirastojen käyttöön jakelultaan rajoitetut tiedot sellaisista henkilöistä, jotka saattavat uhata unionin taloudellisia etuja ja mainetta tai mitä tahansa unionin hallinnoimia varoja.
(4)
Koska toimeenpanovirastojen johtajat käyttävät toimintamäärärahoja komission valtuuttamina tulojen ja menojen hyväksyjinä, heillä olisi oltava mahdollisuus käyttää ennakkovaroitusjärjestelmää hallinto- ja toimintamäärärahojen hallinnointia varten samoin edellytyksin kuin komission yksiköillä.
(5)
Koska asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 56 artiklan 2 kohdan mukaisesti komission edelleenvaltuuttamina tulojen ja menojen hyväksyjinä toimivat unionin edustustojen päälliköt käyttävät toimintamäärärahoja komission valtuuttamina tulojen ja menojen hyväksyjinä, heillä olisi oltava mahdollisuus käyttää ennakkovaroitusjärjestelmää hallinto- ja toimintamäärärahojen hallinnointia varten samoin edellytyksin kuin komission yksiköillä.
(6)
Euroopan petostentorjuntavirastolla (OLAF) on Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1073/1999 ja neuvoston asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 kumoamisesta 11 päivänä syyskuuta 2013 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 7 artiklan 6 kohdan mukaan velvollisuus antaa asianomaisille komission yksiköille viipymättä tiedot käynnissä olevista tutkimuksista, jos niissä ilmenee, että voi olla aiheellista toteuttaa hallinnollisia turvaamistoimenpiteitä unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi. Lisäksi sillä on asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 11 artiklan mukaan velvollisuus laatia päätökseen saadusta tutkimuksesta kertomus ja antaa tarvittaessa suosituksia siitä, olisiko erityisesti toimielinten toteutettava toimenpiteitä. Jotta toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voisi pyytää varoituksen kirjaamista, on tarpeen säätää siitä, mitkä tiedot OLAFin on toimitettava komissiolle.
(7)
OLAFilla olisi oltava mahdollisuus käyttää ennakkovaroitusjärjestelmää hoitaessaan asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisia tutkinta-, tiedonhankinta- ja petostentorjuntatehtäviään.
(8)
Ennakkovaroitusjärjestelmän toimintaa olisi yksinkertaistettava, varoitusluokkien määrää vähennettävä ja niiden soveltamisalaa selkiytettävä, ja varoitusnimikkeistä olisi käytävä selkeästi ilmi, minkälaisesta varoituksesta on kysymys, jotta järjestelmää voitaisiin yksinkertaistaa.
(9)
OLAFin toimittamiin tietoihin perustuvien todentamisvaroitusten esittäjän olisi oltava toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä, joka ehdottaa kyseisiä varoituksia läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa neuvoteltuaan asiasta budjettipääosaston ja oikeudellisen yksikön kanssa.
(10)
Poissulkemisvaroitusten esittäjän olisi oltava komission toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä, ja budjettipääosaston ja tapauksen mukaan oikeudellisen yksikön olisi arvioitava kyseiset varoitukset keskitetysti. Jos poissulkemisvaroitus esitetään OLAFin toimittamien tietojen perusteella, se olisi arvioitava läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa. Tätä menettelyä olisi sovellettava myös silloin, kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo toteuttaa toimia, jotka voisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti.
(11)
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän olisi läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa päätettävä seurauksista, jotka ovat tarpeen unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi, ja ilmoitettava päätöksestään OLAFille.
(12)
Varoituksen kirjaamista, muuttamista, poistamista tai uusimista koskevan pyynnön esittämisen olisi oltava toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän vastuulla. Jotta valvonta säilyisi riittävänä, tällaiset pyynnöt olisi tehtävä komission päätöksessä C(2014) 2784 säädetyllä hierarkiatasolla.
(13)
Tilinpitäjän olisi huolehdittava siitä, että komission keskuskirjanpitojärjestelmässä otetaan käyttöön asianmukaiset tekniset järjestelyt, joilla varmistetaan ennakkovaroitusjärjestelmän tehokas soveltaminen.
(14)
Kaikille komission yksiköille ja toimeenpanovirastoille annetaan yksityiskohtaiset tiedot perintä- ja takavarikkomääräyksistä komission keskuskirjanpitojärjestelmän kautta. Päätöksessä 2008/969/EY, Euratom säädetyt varoitukset W3a (takavarikkomääräys) ja W4 (perintämääräys) olisi poistettava käytöstä. Tieto tällaisesta määräyksestä ei yksinään ole järjestelmällisesti peruste varoitukselle. Varoituksen kirjaaminen edellyttää, että toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä arvioi kaikki tapaukseen liittyvät olosuhteet tehdäkseen päätöksen siitä, onko varoitus tarpeen.
(15)
Yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 (8) säädetään, että komission on henkilötietojen käsittelyssään noudatettava siinä säädettyjä käsittelyn laillisuutta ja tiedonsiirtoa koskevia vaatimuksia ja että Euroopan tietosuojavaltuutettu tekee kyseistä tietojenkäsittelyä koskevan ennakkotarkastuksen komission tietosuojavastaavan tekemän ilmoituksen perusteella.
(16)
Niiden henkilöiden oikeudet, joita koskevia tietoja on viety tai voidaan viedä ennakkovaroitusjärjestelmään, olisi vahvistettava tietosuojasäännöksissä.
(17)
Tietyistä tietosuojaa koskevista oikeuksista voidaan tehdä asetuksen (EY) N:o 45/2001 20 artiklassa säädettyjä poikkeuksia, joita on analysoitava tapauskohtaisesti ja joiden soveltamisen on oltava tilapäistä. Yksikön, jonka tehtävänä on pyytää asianomaisten tietojen kirjaamista tai muuttamista, joka kattaa myös niiden oikaisemisen, tai kyseisten tietojen poistamista, olisi päätettävä tällaisten poikkeusten soveltamisesta.
(18)
Mahdollisen poissulkemisvaroituksen kohteena olevalle henkilölle olisi annettava mahdollisuus esittää näkemyksensä kirjallisesti ennen kuin kyseistä henkilöä koskevan varoituksen kirjaamista ennakkovaroitusjärjestelmään pyydetään. Tällainen mahdollisuus olisi annettava myös silloin, kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo toteuttaa toimia, jotka voisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti.
(19)
Tätä mahdollisuutta olisi poikkeuksellisesti lykättävä tutkimuksen tai kansallisten oikeudenkäyntimenettelyjen luottamuksellisuuden säilyttämiseksi, jos tähän on huomattavan tärkeitä perusteltuja syitä.
(20)
Päätöksen 2008/969/EY, Euratom soveltamista olisi jatkettava 1 päivään heinäkuuta 2015 asti siltä osin kuin se on tarpeen Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 215 artiklan nojalla rajoittavista toimenpiteistä annettujen neuvoston asetusten noudattamisen varmistamiseksi siihen asti, kun suoriteperusteisessa kirjanpitojärjestelmässä (ABAC) voidaan ottaa huomioon ulkopolitiikan välineistä vastaavan yksikön vastaavaan tietokantaan sisältyvät tiedot. Käytännössä tämä tarkoittaa päätöksen 2008/969/EY, Euratom mukaisen W5b-varoituksen kirjaamista.
(21)
Päätöstä 2008/969/EY, Euratom olisi sovellettava 1 päivään heinäkuuta 2015 asti W3a- ja W4-varoituksiin, jotka olisi kyseiseen ajankohtaan asti rinnastettava todentamisvaroituksiin tämän päätöksen 4 jaksoa sovellettaessa.
(22)
Tämän päätöksen täytäntöönpano edellyttää, että ennakkovaroitusjärjestelmän toimintaa ja sen tosiasiallista myötävaikutusta unionin taloudellisten etujen suojaamiseen arvioidaan säännöllisesti,
ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:
1 JAKSO
YLEISET SÄÄNNÖKSET
1 artikla
Sisältö, soveltamisala ja tavoite
1. Tällä päätöksellä perustetaan ennakkovaroitusjärjestelmä, joka on tarkoitettu komission ja toimeenpanovirastojen tulojen ja menojen hyväksyjien käyttöön silloin, kun he toteuttavat Euroopan unionin yleistä talousarviota ja mitä tahansa muita unionin hallinnoimia varoja.
2. Ennakkovaroitusjärjestelmällä edistetään unionin taloudellisten etujen ja julkisuuskuvan suojaamista, petosten torjuntaa ja moitteetonta varainhoitoa.
3. Ennakkovaroitusjärjestelmän tavoitteena on
a)
varoitusten kirjaamisen avulla tiedottaa komission ja toimeenpanovirastojen toimivaltaisille tulojen ja menojen hyväksyjille siitä, että henkilö saattaa muodostaa uhan unionin taloudellisille eduille ja julkisuuskuvalle tai unionin hallinnoimille varoille, ja
b)
antaa toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle mahdollisuus tehdä varoitusten perusteella tarkistuksia tai toteuttaa niiden perusteella tarvittavia toimenpiteitä, joihin kuuluvat myös 4 jaksossa tarkoitetut toimenpiteet.
4. Tiedoilla autetaan varmistamaan, että
a)
riskit ehkäistään tarkistuksin, jotka perustuvat varhaisessa vaiheessa saatuihin tietoihin henkilöistä, joiden osalta on epäilyjä tai havaintoja, jotka liittyvät mihin tahansa seuraavassa luetelluista toimista:
-
huomattava virhe tai sääntöjenvastaisuus,
-
ammatillinen virhe,
-
vakava sopimusrikkomus, tai
-
komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 (9) 141 artiklassa tarkoitettu petos, lahjonta tai mikä tahansa muu unionin taloudellisia etuja vahingoittava laiton toiminta;
b)
menettelyjen ulkopuolelle suljetaan unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012, jäljempänä ’varainhoitoasetus’, 106 artiklan 1 kohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut henkilöt.
2 artikla
Määritelmät
Tässä päätöksessä tarkoitetaan
a)
’tilinpitäjällä’ komission tilinpitäjää tai tilinpitäjän alaisuudessa toimivaa henkilöstön jäsentä, jolle tilinpitäjä on siirtänyt tiettyjä tehtäviä asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 69 artiklan mukaisesti;
b)
’toimivaltaisella tulojen ja menojen hyväksyjällä’ asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 65 artiklassa tarkoitettua komission valtuutettua tulojen ja menojen hyväksyjää, joka on sisäisten sääntöjen mukaisesti vastuussa Euroopan unionin yleisen talousarvion, jäljempänä ’talousarvio’, toteuttamisesta ja joka voi olla myös toimeenpanoviraston johtaja, edellä mainitun asetuksen 65 artiklassa tarkoitettu edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä, joka toimii johtajan tehtävässä, tai unionin edustuston päällikkö, joka toimii komission edelleenvaltuutettuna tulojen ja menojen hyväksyjänä edellä mainitun asetuksen 56 artiklan 2 kohdan mukaisesti;
c)
’rekisteröidyllä’ yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 tarkoitettua tunnistettavissa olevaa henkilöä;
d)
’havainnoilla’ tosiseikkoja, jotka on havaittu oikeudellisen sitoumuksen täytäntöönpanon aikana tai kirjattu tilintarkastustuomioistuimen, petostentorjuntaviraston (OLAF) tai sisäisen tarkastuksen toimialan tarkastuksissa tai tutkimuksissa tai missä tahansa muissa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän vastuulla olleissa tarkastuksissa;
e)
’oikeudellisella sitoumuksella’ sitoumusta, jonka komissio on tehnyt asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 ensimmäisen osan V-VIII osaston ja toisen osan mukaisesti;
f)
’henkilöllä’ kaikkia seuraavassa lueteltuja luonnollisia henkilöitä ja oikeushenkilöitä sekä kaikkia oikeushenkilöllisyyttä vailla olevia yhteenliittymiä:
-
asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 2 artiklan i alakohdassa tarkoitetut varojen saajat,
-
ehdokkaat ja tarjoajat,
-
avustuksen hakijat,
-
kilpailujen osallistujat,
-
asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 204 artiklassa tarkoitetut palkatut ulkopuoliset asiantuntijat,
-
asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdan b ja e alakohdassa tarkoitetut henkilöt, jolla on valtuudet edustaa oikeushenkilöä, tehdä päätöksiä sen puolesta tai valvoa sitä;
g)
’ammatin harjoittamiseen liittyvällä virheellä’ lain, säännösten tai henkilön ammattialalla noudatettavan ammattietiikan rikkomista ja muita virheitä, joilla on vaikutusta kyseisen henkilön ammatilliseen uskottavuuteen;
h)
’alihankkijalla’ talouden toimijaa, jota ehdokas, tarjoaja tai toimeksisaaja esittää sopimuksen osan täytäntöönpanijaksi ilman, että hankintaviranomaisella on suoraa oikeudellista sitoumusta kyseisen toimijan kanssa;
i)
’huomattavalla virheellä tai sääntöjenvastaisuudella’ delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 166 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua huomattavaa virhettä tai sääntöjenvastaisuutta;
j)
’varoituksesta vastaavalla yhteyshenkilöllä’ pyynnön esittämisestä vastaavassa yksikössä olevaa henkilöä, joka on vastuussa varoituksesta sen poistamiseen asti.
3 artikla
Ennakkovaroitusjärjestelmän toiminta
1. Tilinpitäjä huolehtii asianmukaisista teknisistä järjestelyistä, joilla varmistetaan ennakkovaroitusjärjestelmän tehokas toiminta ja sen seuranta.
Tilinpitäjä vastaa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän pyytämien ennakkovaroitusten kirjaamisesta, muuttamisesta, uusimisesta ja poistamisesta.
2. Tilinpitäjä hyväksyy teknisiä näkökohtia koskevat täytäntöönpanotoimenpiteet ja määrittelee tekniseen toteutukseen liittyvät menettelyt, myös turvallisuuden osalta.
Tilinpitäjä ilmoittaa edellä tarkoitetuista toimenpiteistä komission yksiköille ja toimeenpanovirastoille.
4 artikla
Varoituksen pyytämis-, muuttamis-, uusimis- ja poistamisvaltuudet ja -menettely
1. Varoituksen kirjaamista, muuttamista, uusimista tai poistamista voi pyytää ainoastaan toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä.
2. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on osoitettava varoituksen kirjaamista, muuttamista, uusimista tai poistamista koskeva pyyntö tilinpitäjälle. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on tällöin käytettävä tämän päätöksen liitteessä esitettyä lomaketta.
3. Jäljempänä 8 artiklassa tarkoitettu varoituksesta vastaava yhteyshenkilö tarkistaa ennen pyynnön toimittamista tilinpitäjälle, että 11 ja 12 artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät.
5 artikla
Ennakkovaroitusjärjestelmän käyttöoikeus
Komission yksiköt ja toimeenpanovirastot saavat suoraan käyttöönsä ennakkovaroitusjärjestelmän sisältämät tiedot komission keskuskirjanpitojärjestelmän kautta.
Paikallisjärjestelmästä vastaavat komission yksiköt tai toimeenpanovirastot voivat käyttää keskuskirjanpitojärjestelmää ennakkovaroitusjärjestelmään tallennettujen tietojen saantiin edellyttäen, että paikallisjärjestelmän ja keskuskirjanpitojärjestelmän tiedot ovat yhteensopivia.
6 artikla
Ennakkovaroitusjärjestelmän käyttö
Ennakkovaroitusjärjestelmään tallennettuja tietoja saa käyttää ainoastaan talousarvion tai muiden unionin hallinnoimien varojen toteuttamiseen. Tämä säännös ei vaikuta komission asetuksen (EY, Euratom) N:o 1302/2008 (10) 1 artiklan 2 ja 3 kohdassa tarkoitetun poissulkemisia koskevan keskustietokannan sisältämiin tietoihin.
OLAF voi käyttää ennakkovaroitusjärjestelmässä ja poissulkemisia koskevassa tietokannassa olevia tietoja Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä asetuksen (EY) N:o 1073/1999 kumoamisesta 11 päivänä syyskuuta 2013 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013, jäljempänä ’OLAF-asetus’, mukaisissa tutkimuksissaan sekä petostentorjuntatoimissaan, joihin kuuluvat myös riskianalyysit.
7 artikla
Ennakkovaroitusjärjestelmän käyttöajankohta
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tarkistaa, onko ennakkovaroitusjärjestelmässä henkilöä koskeva varoitus, seuraavissa vaiheissa:
a)
ennen yksittäisen talousarviositoumuksen tekemistä;
b)
ennen talousarvioon otettavan kokonaissitoumuksen tekemistä, jos henkilö on tiedossa jo tässä vaiheessa;
c)
alustavien talousarviositoumusten tapauksessa ennen sellaisen oikeudellisen sitoumuksen tekemistä, joka antaa oikeuden saada myöhemmin suoritettavia maksuja, ellei kyseessä ole henkilöstölle suoritettava maksu tai kokouksiin tai kilpailuihin osallistumisesta aiheutuneiden matkakulujen korvaaminen;
d)
hankintamenettelyjen, avustusten myöntämismenettelyjen, palkintokilpailujen ja kiinnostuksenilmaisupyyntöjen tapauksessa viimeistään ennen ratkaisupäätöksen tekemistä;
e)
sellaisten hankintojen tapauksessa, joissa hankintaviranomainen rajoittaa niiden ehdokkaiden määrää, joilta pyydetään tarjousta, ennen kuin ehdokkaat on valittu;
f)
ennen maksun suorittamista, ellei kyseessä ole henkilöstölle suoritettava maksu tai kokouksiin tai kilpailuihin osallistumisesta aiheutuneiden matkakulujen korvaaminen.
8 artikla
Varoituksesta vastaava yhteyshenkilö
Varoituksesta vastaava yhteyshenkilö
a)
laatii varoituksen kirjaamispyynnön;
b)
toimittaa pyynnön ja kaikki varoitukseen liittyvät muut tiedot tilinpitäjälle;
c)
antaa tiedot, joita muut toimivaltaiset tulojen ja menojen hyväksyjät tarvitsevat tarkistusten tekemiseksi ja 4 jaksossa tarkoitetuista seurauksista päättämiseksi.
2 JAKSO
ENNAKKOVAROITUSJÄRJESTELMÄÄN TALLENNETUT TIEDOT
9 artikla
Varoitusluokat
1. Ennakkovaroitusjärjestelmään sisältyvät varoitukset jaetaan seuraaviin kahteen luokkaan:
a)
”todentamisvaroitukset”, joita käytetään, kun henkilön osalta on epäilyjä tai havaintoja, jotka koskevat delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 141 artiklassa tarkoitettuja petoksia, lahjontaa tai muuta unionin taloudellisia etuja vahingoittavaa laitonta toimintaa tai huomattavia virheitä tai sääntöjenvastaisuuksia tai ammatillista virhettä tai vakavaa sopimusrikkomusta;
b)
”poissulkemisvaroitukset”, joita käytetään, kun henkilö on suljettu menettelyjen ulkopuolelle asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa säädettyjen poissulkemisperusteiden mukaisesti.
2. Henkilöstä on voitu kirjata eri varoituksia erilaisin perustein.
10 artikla
Ennakkovaroitusjärjestelmään kirjattujen varoitusten sisältämät tiedot
Ennakkovaroitusjärjestelmään sisältyvissä varoituksissa on oltava seuraavat tiedot:
a)
henkilön tunnistetiedot;
b)
varoitusluokka;
c)
varoituksen voimassaoloaika;
d)
perusteet sille, miksi henkilö muodostaa uhan unionin taloudellisille eduille, julkisuuskuvalle tai unionin hallinnoimille varoille;
e)
kuulemismenettelyyn liittyvät tiedot;
f)
toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän nimi;
g)
tämän päätöksen 8 artiklassa tarkoitetun varoituksesta vastaavan yhteyshenkilön nimi.
11 artikla
Todentamisvaroitukset
1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää todentamisvaroituksen kirjaamista, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
a)
OLAF on asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisesti ilmoittanut toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle tutkimustensa osoittavan, että voi olla aiheellista toteuttaa toimenpiteitä unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi;
b)
Euroopan tilintarkastustuomioistuin on toimittanut komissiolle tai sisäisen tarkastuksen toimiala on toimittanut toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle tietoja, jotka osoittavat, että henkilöön liittyy delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 141 artiklassa tarkoitettu petos, lahjonta tai muu unionin taloudellisia etuja vahingoittava laiton toiminta tai huomattava virhe tai sääntöjenvastaisuus tai ammatillinen virhe tai vakava sopimusrikkomus;
c)
toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on tehnyt tarkistuksen tai tarkastuksen, joka osoittaa, että henkilöön liittyy delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 141 artiklassa tarkoitettu petos, lahjonta tai muu unionin taloudellisia etuja vahingoittava laiton toiminta tai huomattava virhe tai sääntöjenvastaisuus tai ammatillinen virhe tai vakava sopimusrikkomus, tai toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on saanut tietoja tällaisesta tarkistuksesta tai tarkastuksesta.
2. Todentamisvaroitus on voimassa enintään yhden vuoden ajan. Se on poistettava, jos pyydetään poissulkemisvaroitusta tai jos todentamistarvetta ei enää ole.
3. Todentamisvaroitus poistetaan 2 kohdassa tarkoitetun ajanjakson lopussa ilman eri toimenpiteitä.
4. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää todentamisvaroituksen uusimista, jos OLAF ilmoittaa sille, että todentamisvaroituksen säilyttäminen on 1 kohdassa tarkoitettujen tutkimusten mukaan perusteltua, vaikka niiden pohjalta ei ole vielä tehty päätelmiä. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää todentamisvaroituksen uusimista myös silloin, kun 1 kohdan b ja c alakohdassa asetetut edellytykset täyttyvät edelleen.
5. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on perusteltava, miksi uusiminen on tarpeen unionin taloudellisten etujen ja julkisuuskuvan suojaamiseksi.
6. Todentamisvaroituksen uusiminen rinnastetaan todentamisvaroitusta koskevaan uuteen pyyntöön.
12 artikla
Poissulkemisvaroitukset
1. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on pyydettävä poissulkemisvaroitusta asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa.
2. Poissulkemisvaroitus on poistettava poissulkemisjakson päättyessä.
3. Ennakkovaroitusjärjestelmään kirjattu poissulkemisvaroitus kirjautuu automaattisesti myös poissulkemisia koskevaan keskustietokantaan.
13 artikla
OLAFin toimittamat tiedot
Kun OLAF toimittaa tietoja asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 7 artiklan 6 kohdan mukaisesti auttaakseen toimivaltaista tulojen ja menojen hyväksyjää päättämään turvaamistoimenpiteistä Euroopan unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi tai kun se toimittaa tietoja asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 11 artiklan mukaisesti, näiden tietojen on sisällettävä
a)
asianomaisen henkilöllisyys;
b)
yhteenveto tosiseikoista ja tutkimuksessa havaituista riskeistä; yhteenvedon on oltava niin kattava, että henkilöä voidaan tosiasiallisesti kuulla tämän päätöksen 16 artiklan mukaisesti;
c)
mahdolliset toimenpidesuositukset luottamuksellisuuden takaamiseksi erityisesti silloin, kun käytetään kansallisen oikeusviranomaisen toimivaltaan kuuluvia tutkintatoimenpiteitä tai, kun on kyse ulkoisista tutkimuksista, kansallisen viranomaisen toimivaltaan kuuluvia tutkintatoimenpiteitä tutkimuksiin sovellettavien kansallisten säännösten mukaisesti.
3 JAKSO
VAROITUKSEN KIRJAAMISMENETTELYÄ KOSKEVAT SÄÄNNÖKSET
14 artikla
Keskusyksiköiden kuuleminen todentamisvaroitusten tapauksessa
Ennen kuin toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päättää pyytää todentamisvaroituksen kirjaamista OLAFin asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 7 artiklan 6 kohdan ja 11 artiklan mukaisesti toimittamien tietojen perusteella, hänen on kuultava budjettipääosastoa (varainhoidosta vastaava keskusyksikkö) ja tarvittaessa oikeudellista yksikköä läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisesti.
15 artikla
Poissulkemisvaroitusten arviointi keskusyksiköissä
Ennen kuin toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista ja sen asianmukaisen keston määrittämästä 106 artiklan 1 kohdan b, c ja e alakohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa, budjettipääosasto ja oikeudellinen yksikkö tekevät tapauksesta keskitetyn arvioinnin. Kun toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän esittämä poissulkemisvaroitus perustuu OLAFin toimittamiin tietoihin, edellä mainittu arviointi on tehtävä läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa.
16 artikla
Oikeus tulla kuulluksi
1. Varoitusten kirjaamisessa noudatetaan seuraavia sääntöjä:
a)
Ennen kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista tai toteuttaa sellaisia toimia, jotka voisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti, hänen on annettava kyseiselle henkilölle tilaisuus esittää huomautuksensa kirjallisesti. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on annettava kyseiselle henkilölle vähintään 14 kalenteripäivää huomautusten esittämistä varten. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on samaan aikaan ilmoitettava kyseiselle henkilölle, että jollei vastausta saada, varoitus kirjataan.
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on annettava asianomaiselle henkilölle tarvittaessa mahdollisuus esittää näkemyksensä OLAFin toimittamien tietojen pohjalta.
b)
Jos henkilön toimittamat huomautukset eivät muuta toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän arviota, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää tilinpitäjää aktivoimaan varoituksen.
Jos toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä katsoo henkilön toimittamien huomautusten perusteella, että varoitus on suhteeton tai tarpeeton, varoitusta ei aktivoida ja henkilölle ilmoitetaan asiasta.
Tilinpitäjä antaa toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle vahvistuksen varoituksen kirjaamisesta ennakkovaroitusjärjestelmään.
c)
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä ilmoittaa asianomaiselle henkilölle varoituksen aktivoinnista ja sen voimassaoloajasta. Tätä ilmoitusta ei kuitenkaan tarvitse tehdä, jos kyseinen henkilö ei ole vastannut kehotukseen esittää huomautuksia kirjallisesti.
2. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi poissulkemisen kestosta tehtävää päätöstä odotettaessa pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa jo ennen kuin hän on antanut asianomaiselle henkilölle mahdollisuuden esittää näkemyksensä. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on annettava kyseiselle henkilölle mahdollisuus esittää näkemyksensä poissulkemisen kestosta.
3. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa jo ennen kuin hän on antanut asianomaiselle henkilölle mahdollisuuden esittää näkemyksensä, jos hänellä on virallinen asiakirja, jossa tilanne on todettu. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on ilmoitettava kyseiselle henkilölle poissulkemisvaroituksen kirjaamisesta.
4. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi poikkeuksellisesti lykätä asianomaiselle henkilölle annettua mahdollisuutta esittää näkemyksensä kirjallisesti ennen poissulkemisvaroituksen kirjaamispyynnön esittämistä tai sellaisten toimenpiteiden toteuttamista, jotka voisivat vaikuttaa kyseisen henkilön oikeuksiin haitallisesti, jos tähän on huomattavan tärkeitä perusteltuja syitä, jotka liittyvät tutkimuksen tai kansallisten oikeudenkäyntimenettelyjen luottamuksellisuuden säilyttämiseen, ja kirjata varoituksen siitä huolimatta.
5. Kun OLAF antaa toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle tietoja 13 artiklan mukaisesti, se ilmoittaa samalla siitä, onko tutkimuksen tai kansallisen oikeudenkäyntimenettelyn luottamuksellisuus säilytettävä ja onko asianomaisen henkilön mahdollisuutta esittää näkemyksensä lykättävä.
6. Asianomaiselle henkilölle on annettava mahdollisuus esittää näkemyksensä heti, kun perusteita tutkimuksen tai kansallisen oikeuskäsittelyn suojaamiselle ei enää ole.
17 artikla
Tietosuoja ja rekisteröityjen oikeudet
1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä ilmoittaa rekisteröidyille siitä, että rekisteröityjä koskevia tietoja voidaan viedä ennakkovaroitusjärjestelmään, ja siitä, kenelle näitä tietoja voidaan toimittaa. Nämä yleiset tiedot on annettava kirjallisesti erityisesti tarjouskilpailuissa, ehdotuspyynnöissä, palkintokilpailuissa ja tarjous- ja ehdotuspyyntöjen puuttuessa ennen sopimuksen tekemistä tai ennen avustuksen myöntämistä.
2. Varoituksen kirjaamista pyytävä toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä vastaa suhteista siihen henkilöön, jonka tiedot viedään ennakkovaroitusjärjestelmään. Hän vastaa kyseisen henkilön pyyntöihin korjata tai täydentää henkilötietoja sekä kaikkiin muihin kyseisen henkilön esittämiin pyyntöihin ja kysymyksiin.
3. Henkilö voi myös pyytää kirjallisesti tietoja tilinpitäjältä siitä, onko hänet kirjattu ennakkovaroitusjärjestelmään.
Tilinpitäjän on annettava nämä tiedot, ellei toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päätä tarvittaessa OLAFin suostumuksella, että asiassa sovelletaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 20 artiklan 1 kohdassa asetettuja rajoituksia.
4. Poistetut varoitukset ovat käytettävissä ainoastaan tarkastus- ja tutkintatarkoituksiin, eivätkä ne näy ennakkovaroitusjärjestelmän käyttäjille.
Luonnollisia henkilöitä koskeviin varoituksiin sisältyvät henkilötiedot ovat käytettävissä edellä mainittuihin tarkoituksiin ainoastaan viiden vuoden ajan varoituksen poistamisesta.
18 artikla
Varoituksen uudelleenarviointi
Jos henkilö, josta on kirjattu varoitus ennakkovaroitusjärjestelmään, antaa uusia tietoja, jotka osoittavat, että perusteita varoituksen kirjaamiselle ei enää ole, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on pyydettävä varoituksen poistamista.
Henkilö, josta on kirjattu poissulkemisvaroitus ennakkovaroitusjärjestelmään, voi tehdä kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle ja hakea muutosta tuomioistuimelta.
4 JAKSO
VAROITUKSEN SEURAUKSET
19 artikla
Seurauksia koskevat yleiset säännöt
1. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on pyydettävä varoituksesta vastaavalta yhteyshenkilöltä kaikki tarvittavat tiedot voidakseen päättää tässä jaksossa säädetyistä seurauksista.
2. Jos toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää OLAFin toimittamien tietojen perusteella todentamisvaroituksen kirjaamista 11 artiklan mukaisesti, hänen on noudatettava tämän päätöksen 14 tai 15 artiklassa säädettyä menettelyä ja päätettävä seurauksista läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisesti.
3. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on seurauksista päättäessään otettava kaikkien varoitusten osalta huomioon seuraavat kriteerit:
a)
unionin taloudellisiin etuihin ja julkisuuskuvaan kohdistuvat riskit;
b)
oikeudellisen sitoumuksen määrä ja voimassaoloaika;
c)
oikeudellisen sitoumuksen täytäntöönpanon kiireellisyys;
d)
tosiseikkojen luonne;
e)
tosiseikkojen vakavuus; ja
f)
mahdolliset vaikutukset oikeudellisen sitoumuksen täytäntöönpanoon.
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on poissulkemisvaroitusten osalta otettava lisäksi huomioon poissulkemisperusteiden luonne ja vakavuus sekä tarve palvelun jatkuvuuteen.
4. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on aina perusteltava seurauksia koskeva päätöksensä kirjallisesti.
20 artikla
Todentamisvaroituksen seuraukset
1. Hankintamenettelyjen ja avustusten myöntämismenettelyjen tai palkintokilpailujen tapauksessa todentamisella voidaan tarkoittaa seuraavia toimenpiteitä:
a)
toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää tietojen tueksi lisäasiakirjoja hankintamenettelyn, avustuksen myöntämismenettelyn tai palkintokilpailun määräysten mukaisesti;
b)
avustuksen myöntämismenettelyn tapauksessa ennakkomaksuun liittyvän riskin analysointi.
2. Oikeudellisen sitoumuksen tapauksessa todentamisella voidaan tarkoittaa seuraavia toimenpiteitä:
a)
sen todentaminen, että toiminta vastaa oikeudellista sitoumusta, määräaikojen noudattaminen ja toimitusten sisältö mukaan luettuina;
b)
myönnettyjen avustusten tapauksessa kustannusten tukikelpoisuuden todentaminen ennen maksun suorittamista tai tarkastuksen tekeminen tai paikalla toimitettavien tarkastusten tekeminen.
21 artikla
Oikeus tulla kuulluksi todentamisvaroituksen kirjaamisen jälkeen
Tämän päätöksen 15 artiklassa säädettyä menettelyä ja 16 artiklassa säädettyä oikeutta tulla kuulluksi on sovellettava myös silloin kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo todentamisvaroituksen kirjaamisen jälkeen toteuttaa sellaisia toimenpiteitä, jotka saattaisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti.
22 artikla
Poissulkemisvaroitusten vaikutukset menettelyihin ja oikeudellisiin sitoumuksiin
1. Kun on kyse hankintamenettelyistä, avustusten myöntämismenettelyistä tai palkintokilpailuista, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on suljettava poissulkemisvaroituksen kohteena oleva henkilö hankintamenettelyjen tai avustusten myöntämismenettelyjen ulkopuolelle, paitsi jos kyseinen henkilö on monopoliasemassa ja asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 2 kohdassa säädetyt edellytykset täyttyvät.
2. Kun kyse on voimassa olevista oikeudellisista sitoumuksista, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on päätettävä seurauksista, ja se voi tällöin päättää muun muassa
a)
jatkaa sopimuksen tai avustuksen täytäntöönpanoa ja tehdä tarvittavat tarkistukset;
b)
lykätä maksun määräaikaa asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 92 artiklan 2 kohdan mukaisesti;
c)
keskeyttää maksut delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 208 artiklan mukaisesti;
d)
keskeyttää sopimuksen tai avustuksen täytäntöönpanon asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 116 artiklan tai 135 artiklan 5 kohdan mukaisesti;
e)
purkaa oikeudellisen sitoumuksen, jos se voidaan sen ehtojen mukaan purkaa varoituksen kirjausperusteena olleiden tietojen perusteella.
3. Jos asianomainen henkilö on alihankkija, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on vaadittava, että tarjoaja tai ehdokas tai toimeksisaaja korvaa kyseisen alihankkijan toisella.
23 artikla
Poissulkemisvaroitusten vaikutukset talousarviotapahtumiin
1. Kun kyse on poissulkemisvaroituksesta, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä vahvistaa tarvittaessa kirjanpitojärjestelmässä, että maksu olisi suoritettava varoituksen olemassaolosta huolimatta.
2. Jos poissulkemisvaroitus kirjataan, mitään yksittäistä talousarviositoumusta ei tehdä, mitään kokonaissitoumukseen perustuvaa yksittäistä oikeudellista sitoumusta ei kirjata talousarviokirjanpitoon eikä mitään alustavaan sitoumukseen perustuvaa oikeudellista sitoumusta tehdä, paitsi jos asianomainen henkilö on asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 2 kohdassa säädetyn mukaisesti monopoliasemassa.
5 JAKSO
LOPPUSÄÄNNÖKSET
24 artikla
Kumoaminen
Kumotaan komission tulojen ja menojen hyväksyjien ja toimeenpanovirastojen käyttöön tarkoitetusta ennakkovaroitusjärjestelmästä tehty päätös 2008/969/EY, Euratom.
25 artikla
Siirtymäsäännökset
1. Päätöksen 2008/969/EY, Euratom mukaisesti kirjatut poissulkemisvaroitukset säilyvät aktiivisina niiden mainitun päätöksen mukaisen voimassaoloajan päättymiseen asti.
2. Päätöksen 2008/969/EY, Euratom mukaisesti kirjatut W1-, W2- ja W3b-varoitukset katsotaan tämän päätöksen mukaisiksi todentamisvaroituksiksi.
3. W3a- ja W4-varoituksia kirjataan 1 päivään heinäkuuta 2015 asti päätöksessä 2008/969/EY, Euratom säädetyin edellytyksin. Sovellettaessa tämän päätöksen 4 jaksoa W3a- ja W4-varoitukset katsotaan tämän päätöksen mukaisiksi todentamisvaroituksiksi. Päätöstä 2008/969/EY, Euratom sovelletaan W5b-varoituksiin 1 päivään heinäkuuta 2015 saakka.
26 artikla
Julkaiseminen
Tämä päätös julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tehty Brysselissä 13 päivänä marraskuuta 2014.