PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) 2015/212
ze dne 11. února 2015,
kterým se stanoví pravidla pro uplatňování nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014, pokud jde o technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně údajů o jednotlivých účastnících operací spolufinancovaných z OP II
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 ze dne 11. března 2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (1), a zejména na čl. 32 odst. 8 druhý pododstavec uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Prováděcí nařízení Komise (EU) č. 463/2014 (2) obsahuje ustanovení nezbytná pro přípravu programů. Aby se zajistilo provádění programů financovaných z Fondu evropské pomoci nejchudším osobám („FEAD“), je nutné stanovit další ustanovení pro uplatňování nařízení (EU) č. 223/2014.
(2)
Pro účely čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 je nezbytné stanovit technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, v elektronické podobě.
(3)
Podrobné technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měly být dostatečně zdokumentovány, aby se zajistila auditní stopa, pokud jde o soulad s právními požadavky.
(4)
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měl rovněž zahrnovat vhodné nástroje vyhledávání a funkce podávání zpráv, aby v něm bylo možné snadno vyhledat a agregovat uložené informace za účelem monitorování, hodnocení, finančního řízení, ověřování a auditu.
(5)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru pro Fond evropské pomoci nejchudším osobám,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Obecná ustanovení
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů o operacích uvedený v čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 musí splňovat technické specifikace stanovené v článcích 2 až 5.
Článek 2
Ochrana a uchovávání údajů a dokumentů a jejich integrita
1. Přístup do systému je založen na předem vymezených právech pro různé typy uživatelů, a jestliže přestane být potřebný, musí být zrušen.
2. Systém registruje každý záznam, změnu nebo vymazání dokumentů a údajů.
3. Systém neumožňuje změnu obsahu dokumentů, které jsou opatřeny elektronickým podpisem. Uložení dokumentu s elektronickým podpisem se potvrzuje časovým razítkem, které se vytvoří a spojí s daným dokumentem a není možné jej měnit. Vymazání takových dokumentů se registruje v souladu s odstavcem 2.
4. Údaje podléhají pravidelnému zálohování. V případě nouze musí být k dispozici záloha s přesnou kopií celého obsahu registru elektronických souborů.
5. Elektronické zařízení pro uchovávání údajů je chráněno proti jakémukoli riziku ztráty nebo pozměnění jeho integrity. Tato ochrana zahrnuje fyzickou ochranu proti nevhodné teplotě a vlhkosti vzduchu, systémy detekce požáru a krádeží, přiměřené systémy ochrany proti virovým útokům, útokům hackerů a jakýmkoli jiným neoprávněným přístupům.
6. Systém umožňuje přenos údajů a poskytuje formát a počítačové prostředí v intervalech, které jsou dostatečné k tomu, aby byla zaručena způsobilost a dostupnost dokumentů a údajů do konce příslušného období uvedeného v čl. 51 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014.
Článek 3
Funkce vyhledávání a podávání zpráv
Systém zahrnuje:
a)
vhodné vyhledávací nástroje umožňující snadné vyhledávání dokumentů, údajů a jejich metadat;
b)
funkci podávání zpráv umožňující vytváření zpráv na základě předem definovaných kritérií, zejména v případě údajů stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 532/2014 (3);
c)
možnost uchovávání, exportování nebo tisku zpráv uvedených v písmenu b), nebo odkaz na externí aplikaci/propojení s externí aplikací, která tuto možnost nabízí.
Článek 4
Dokumentace systému
Řídicí orgán poskytne podrobnou a aktualizovanou funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému, ke které mají na žádost přístup příslušné subjekty odpovědné za řízení programu, Komise a Evropský účetní dvůr.
Dokumentace uvedená v prvním pododstavci poskytuje důkazy o provádění nařízení (EU) č. 223/2014 v dotčeném členském státě.
Článek 5
Bezpečnost výměny informací
Používaný systém je chráněn vhodnými bezpečnostními opatřeními, pokud jde o klasifikaci dokumentů, ochranu informačních systémů a ochranu osobních údajů. Tato opatření jsou v souladu s mezinárodními standardy a požadavky vnitrostátních právních předpisů.
Bezpečnostní opatření uvedená v prvním pododstavci chrání sítě a zařízení pro přenos dat v případech, kdy je používaný systém propojen s jinými moduly a systémy.
Článek 6
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 11. února 2015.
KOMISSION TÄYTÄNTÖÖNPANOASETUS (EU) 2015/212,
annettu 11 päivänä helmikuuta 2015,
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 223/2014 soveltamista koskevista säännöistä siltä osin kuin on kyse sellaisen tietojärjestelmän teknisistä eritelmistä, jolla tallennetaan ja säilytetään seurantaa, arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten tarvittavat tiedot kustakin toimesta, myös tiedot toimenpideohjelmasta II osarahoitettujen toimien yksittäisistä osallistujista
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahastosta 11 päivänä maaliskuuta 2014 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 223/2014 (1) ja erityisesti sen 32 artiklan 8 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Komission täytäntöönpanoasetuksessa (EU) N:o 463/2014 (2) vahvistetaan ohjelmien valmisteluun tarvittavat säännökset. Vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahastosta rahoitettavien ohjelmien täytäntöönpanon varmistamiseksi on tarpeen vahvistaa lisäsäännöksiä asetuksen (EU) N:o 223/2014 soveltamisesta.
(2)
Asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 2 kohdan d alakohdan soveltamiseksi on tarpeen vahvistaa tekniset eritelmät järjestelmälle, jolla tallennetaan ja säilytetään kustakin toimesta seurantaa, arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten tarvittava data tietokoneistetusti.
(3)
Datan tallentamiseen ja säilyttämiseen tarkoitetun järjestelmän yksityiskohtaiset tekniset eritelmät olisi dokumentoitava riittävästi sen varmistamiseksi, että jäljitysketju on lakisääteisten vaatimusten mukainen.
(4)
Datan tallentamiseen ja säilyttämiseen tarkoitettuun järjestelmään olisi sisällyttävä myös asianmukaiset hakuvälineet ja raportointitoiminnot, jotta siinä seurantaa, arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten säilytettäviä tietoja voidaan helposti hakea ja yhdistellä.
(5)
Tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahaston komitean lausunnon mukaiset,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
Yleiset säännökset
Asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 2 kohdan d alakohdassa tarkoitetun toimia koskevan datan tallentamiseen ja säilyttämiseen tarkoitetun järjestelmän on oltava 2-5 artiklassa vahvistettujen teknisten eritelmien mukainen.
2 artikla
Datan ja asiakirjojen sekä niiden eheyden suojaaminen ja säilyttäminen
1. Pääsyn järjestelmään on perustuttava ennalta määriteltyihin erilaisiin käyttäjäoikeuksiin, ja pääsyoikeus on poistettava, kun se ei enää ole tarpeen.
2. Järjestelmän on säilytettävä lokitiedot asiakirjojen ja datan tallennuksista, muutoksista ja poistoista.
3. Järjestelmä ei saa mahdollistaa sellaisten asiakirjojen sisällön muuttamista, joissa on sähköinen allekirjoitus. Sähköisesti allekirjoitettuun asiakirjaan on liitettävä sen jättämisen varmentava aikaleima, joka ei saa olla muutettavissa. Tällaisten asiakirjojen poistamisesta on tehtävä lokimerkintä 2 kohdan mukaisesti.
4. Data on varmennustallennettava säännöllisesti. Varmuuskopion, jossa on toisinto sähköisen tiedostovaraston koko sisällöstä, on oltava välittömästi käyttövalmiina hätätilanteessa.
5. Sähköinen varasto on suojattava häviämisen tai eheyden rikkoutumisen varalta. Suojelun on sisällettävä fyysinen suojelu sopimattomalta lämpötilalta ja ilmankosteudelta, tulipalon ja varkauden havaitsemisjärjestelmät sekä riittävät suojausjärjestelmät virushyökkäyksiä, hakkereita ja muuta luvatonta pääsyä vastaan.
6. Järjestelmään on sisällyttävä datan, formaattien ja tietoteknisen ympäristön migraatio riittävän usein, jotta asiakirjojen ja datan luettavuus ja saatavuus voidaan taata asetuksen (EU) N:o 223/2014 51 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun asianomaisen ajanjakson loppuun asti.
3 artikla
Haku- ja raportointitoiminnot
Järjestelmässä on oltava
a)
asianmukaiset hakuvälineet, jotka mahdollistavat asiakirjojen, datan ja niiden metadatan helpon hakemisen;
b)
raportointitoiminto, joka mahdollistaa raporttien laatimisen ennalta määritettyjen perusteiden mukaan, erityisesti komission delegoidussa asetuksessa (EU) N:o 532/2014 (3) vahvistetun datan osalta;
c)
mahdollisuus b alakohdassa tarkoitettujen raporttien tallentamiseen, siirtämiseen tai tulostamiseen tai linkki ulkoiseen sovellukseen, jossa on nämä mahdollisuudet.
4 artikla
Järjestelmän dokumentointi
Hallintoviranomaisen on toimitettava yksityiskohtainen ja ajantasainen toimintaa ja ominaisuuksia koskeva tekninen dokumentaatio, joka on pyynnöstä ohjelman hallinnoinnista vastaavien yksiköiden, komission ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimen käytössä.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun dokumentaation on osoitettava, että asetus (EU) N:o 223/2014 on pantu täytäntöön kyseisessä jäsenvaltiossa.
5 artikla
Tietojen vaihdon turvallisuus
Käytetty järjestelmä on suojattava riittävin asiakirjaluokitusta, tietojärjestelmien suojaamista ja henkilötietojen suojaa koskevin turvatoimenpitein. Näiden toimenpiteiden on oltava kansainvälisten standardien ja kansallisten oikeudellisten vaatimusten mukaisia.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetuilla turvatoimenpiteillä on suojattava verkot ja siirtojärjestelmät, jos käytetty järjestelmä toimii vuorovaikutuksessa muiden moduulien ja järjestelmien kanssa.
6 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan kahdentenakymmenentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 11 päivänä helmikuuta 2015.