NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1042/2014
ze dne 25. července 2014,
kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 26 odst. 4 a čl. 29 odst. 1 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V zájmu zajištění kontinuity mezi čerpáním předchozích fondů v rámci obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ na období 2007-2013 a prováděním zvláštních nařízení podle rámce pro období 2014-2020 bylo nařízení (EU) č. 514/2014 z velké části vytvořeno podle pravidel platných pro předchozí fondy, avšak se zohledněním změn, které do sdíleného řízení zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
Aby se zajistilo, že subjekty provádějící národní programy jsou schopny plnit své úkoly účinně a v souladu s cíli a prioritami stanovenými ve zvláštních nařízeních uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014, měla by být stanovena pravidla pro jejich určování, dohled nad jejich určováním a v případě nezbytnosti pravidla pro zrušení určení.
(3)
Aby se zajistilo, že rozsah jejich povinností jim umožní provádět národní program, je nezbytné stanovit pravidla vymezující řídicí a kontrolní povinnosti odpovědných orgánů, zejména podmínky, za kterých mohou některé své úkoly svěřit nebo zadat externím dodavatelům.
(4)
Výběrové a zadávací řízení pro poskytnutí příspěvku Unie v rámci národních programů by mělo být v souladu se zásadami transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení. Je proto nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci národních programů realizovat akce, a především vymezit okolnosti, za nichž může realizovat akce přímo odpovědný orgán.
(5)
Ve všech členských státech by audity měly být účinné, měly by mít vhodný rozsah a měly by se provádět v souladu s mezinárodními auditorskými standardy. Za tímto účelem by mělo být jasně vymezeno postavení auditních orgánů a jejich auditorské standardy.
(6)
Aby se zajistilo, že výroky auditorů se budou opírat o kontrolní činnost, měly by být definovány různé druhy kontrolních činností.
(7)
Je důležité, aby byly výsledky činnosti auditního orgánu včas a odpovídajícím způsobem oznámeny orgánu, který provádí určení, a Evropské komisi. Zejména je důležité, aby výkaz o správě a řízení a každoroční souhrn závěrečných zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, které se předkládají jako součást každoroční žádosti o platbu, věrně odrážely výsledky práce a závěry auditního orgánu. Proto by měl auditní orgán v rámci své kontrolní činnosti zajistit, aby informace týkající se jeho kontrolní činnosti byly v těchto dokumentech dostatečným způsobem obsaženy.
(8)
Aby se umožnilo co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a nezpožďovalo schvalování a provádění národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.
(10)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice v nařízení (EU) č. 514/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„orgánem, který provádí určení,“ se rozumí orgán členského státu uvedený v čl. v čl. 26 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014, jenž určuje odpovědný orgán;
b)
„příslušnými orgány“ se rozumí odpovědný orgán, auditní orgán a případně pověřený orgán uvedený v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
„SFC2014“ se rozumí elektronický informační systém zavedený článkem 2 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 802/2014 (3);
d)
„grantovou dohodou“ se rozumí dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě odpovědný orgán poskytuje granty pro příjemce za účelem realizace nějaké akce v rámci národního programu.
KAPITOLA II
ODPOVĚDNÝ ORGÁN
ODDÍL I
Určení odpovědného orgánu
Článek 2
Kritéria a postup pro určení odpovědného orgánu
1. Orgán, jenž má být určen za odpovědný orgán, musí mít organizační uspořádání a systém vnitřní kontroly splňující kritéria stanovená v příloze tohoto nařízení (dále jen „kritéria pro určení“). Kritéria pro určení se týkají:
a)
vnitřního prostředí;
b)
kontrolní činnosti;
c)
vnitřních informací a vnitřní komunikace;
d)
vnitřního monitorování a podávání zpráv.
Členské státy mohou stanovit další kritéria pro určení s cílem zohlednit velikost, povinnosti a jiné charakteristiky odpovědného orgánu.
2. Auditní orgán uvedený v čl. 26 odst. 3 nařízení (EU) č. 514/2014 posoudí, zda budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení v příloze, a svá zjištění, závěry a výrok auditora zdokumentuje v auditní zprávě pro orgán, který provádí určení.
3. Pokud orgán, který provádí určení, není spokojen s tím, jak budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení, vydá tomuto orgánu konkrétní pokyny k nápravě nesouladu a stanoví lhůtu pro splnění kritérií, než bude moci být určen za odpovědný orgán.
Do splnění kritérií pro určení může být tento orgán prozatímně určen za odpovědný orgán na dobu nepřesahující 12 měsíců. Délka trvání tohoto prozatímního období musí být úměrná zjištěnému nesouladu.
4. Po určení odpovědného orgánu o tom členský stát neprodleně informuje Komisi prostřednictvím SFC2014. Spolu s tím členský stát předá dokumentaci obsahující:
a)
hlavní rozdělení povinností mezi organizačními útvary odpovědného orgánu;
b)
případně jeho vztahy s pověřenými orgány, činnosti, které mají být svěřeny, a hlavní postupy pro dohled nad těmito svěřenými činnostmi; a
c)
shrnutí hlavních postupů pro zpracování finančních pohledávek příjemců, schvalování a evidenci výdajů.
Článek 3
Dohled nad odpovědným orgánem a přezkum určení
1. Orgán, který provádí určení, dohlíží na odpovědný orgán, zejména na základě informací uvedených v čl. 14 odst. 2 tohoto nařízení, a sleduje nápravu všech zjištěných nedostatků.
2. Členské státy zajistí, aby informace o tom, že odpovědný orgán již nesplňuje kritéria pro určení, byly bez prodlení hlášeny orgánu, který provádí určení.
3. Pokud odpovědný orgán již plně nesplňuje kritéria pro určení nebo pokud jeho systém vnitřní kontroly je natolik nedostatečný, že to narušuje jeho schopnost plnit úkoly, orgán, který provádí určení, stanoví odpovědnému orgánu zkušební dobu. V takových případech orgán, který provádí určení, vypracuje pro odpovědný orgán plán nápravy, jenž musí být proveden ve lhůtě odpovídající závažnosti nesouladu nebo nedostatku. Tato lhůta nesmí být delší než 12 měsíců od začátku zkušební doby.
4. Orgán, který provádí určení, neprodleně uvědomí Komisi o plánu nápravy vypracovaném v souladu s odstavcem 3 a podává Komisi průběžné informace o jeho plnění.
5. Pokud je určení odpovědného orgánu zrušeno, orgán, který provádí určení, neprodleně určí jiný odpovědný orgán v souladu s článkem 26 nařízení (EU) č. 514/2014 a článkem 2 tohoto nařízení, aby se zajistilo, že platby příjemcům pokračují bez přerušení.
6. Pokud Komise zjistí, že členský stát nesplnil svou povinnost vypracovat plán nápravy podle odstavce 3 nebo že odpovědný orgán si zachoval své určení i bez splnění plánu nápravy ve stanovené lhůtě, Komise bude zbývající nedostatky řešit postupem schvalování souladu ve smyslu článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014.
ODDÍL II
Řídicí a kontrolní povinnosti odpovědného orgánu
Článek 4
Úkoly odpovědného orgánu
Odpovědný orgán řídí a provádí národní program v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Přitom:
a)
se radí s partnery v souladu s čl. 12 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
b)
zajišťuje řádné fungování monitorovacího výboru uvedeného v čl. 12 odst. 4 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
prostřednictvím SFC2014 předkládá Komisi návrh národního programu uvedeného v článku 14 nařízení (EU) č. 514/2014 a všechny jeho následné změny;
d)
v souladu se zásadami řádného finančního řízení definuje a stanoví pravidla způsobilosti pro akce a náklady všech činností, přičemž zajišťuje rovné zacházení a brání jakémukoliv střetu zájmů;
e)
organizuje a zveřejňuje nabídková řízení a výzvy k podávání návrhů, organizuje a zveřejňuje následný výběr a zadávání projektů financovaných v rámci národního programu v souladu s působností a cíli zvláštních nařízení uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 a s kritérii stanovenými v článku 9 tohoto nařízení;
f)
zajišťuje, aby byly zavedeny systémy pro sběr údajů, které jsou potřebné pro vykazování společných ukazatelů a ukazatelů specifických pro jednotlivé programy Komisi, spolu s dalšími údaji o realizaci daného programu a akcí;
g)
přijímá platby od Komise a vyplácí je příjemcům;
h)
zajišťuje soulad a doplňkovost mezi spolufinancováním podle zvláštních nařízení a podle jiných příslušných nástrojů členských států a Unie;
i)
sleduje akce a kontroluje, zda byly vykázané výdaje na akce skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s pravidly Unie a členských států;
j)
zajišťuje, aby byl zaveden systém elektronické evidence a ukládání účetních záznamů pro každou akci v rámci národního programu a aby byly shromažďovány údaje o realizaci akcí nezbytné pro finanční řízení, monitorování, kontrolu a hodnocení;
k)
aniž jsou dotčena vnitrostátní účetní pravidla, zajišťuje, aby příjemci a jiné orgány podílející se na realizaci akcí financovaných v rámci národního programu vedli buď samostatný účetní systém nebo používali vhodný účetní kód pro všechny transakce související s danou akcí;
l)
zajišťuje, aby se v příslušných lhůtách prováděla hodnocení národního programu uvedená v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
m)
zajišťuje, aby nezávislí hodnotitelé dostávali pro účely provádění hodnocení uvedeného v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a pro formulování hodnotícího stanoviska veškeré potřebné informace o řízení národního programu;
n)
stanoví postupy k zajištění toho, aby všechny doklady týkající se výdajů, rozhodnutí a kontrolních činností měly požadovanou auditní stopu a aby byly uchovávány v souladu s prováděcím nařízením Komise přijatém na základě čl. 27 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
o)
zajišťuje, aby auditní orgán dostával pro účely provádění auditů uvedených v článku 29 nařízení (EU) č. 514/2014 a formulování výroku auditora veškeré potřebné informace o používaných řídicích a kontrolních postupech a výdajích financovaných podle zvláštních nařízení;
p)
vypracovává zprávy o provádění uvedené v článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014 a hodnotící zprávy uvedené v čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá je Komisi prostřednictvím SFC2014;
q)
vypracovává žádost o platbu v souladu s článkem 44 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá ji Komisi prostřednictvím SFC2014;
r)
vykonává informační a propagační činnosti a šíří výsledky programu v souladu s článkem 53 nařízení (EU) č. 514/2014;
s)
provádí administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014;
t)
spolupracuje s Komisí a odpovědnými orgány v ostatních členských státech; a
u)
reaguje na závěry auditního orgánu buď tím, že se jimi zabývá, nebo, pokud zjištění auditního orgánu nejsou přijata, tím, že podá podrobné zdůvodnění.
Článek 5
Pověřený orgán
1. Odpovědný orgán může některé nebo všechny své úkoly svěřit pověřenému orgánu v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c) nařízení (EU) č. 514/2014. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení a musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a transparentnosti financování ze strany Unie. Svěřené úkoly nesmí způsobit střet zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy pro jejich plnění musí být stanoveny v dokumentu podepsaném odpovědným orgánem a pověřeným orgánem. V pověřovacím aktu musí být uvedeny alespoň tyto údaje:
a)
příslušné zvláštní nařízení;
b)
úkol svěřený/úkoly svěřené pověřenému orgánu;
c)
povinnost pověřeného orgánu ověřit si, zda příjemci splňují předpisy Unie a vnitrostátní předpisy;
d)
povinnost pověřeného orgánu vytvořit a udržovat organizační strukturu a systém řízení a kontroly vhodný pro jeho povinnosti;
e)
informace a podpůrné doklady, jež má pověřený orgán předložit odpovědnému orgánu, a lhůty, jež mají být dodrženy; a
f)
mechanismus odpovědného orgánu pro dohled nad pověřeným orgánem.
3. Podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 nelze svěřovat komunikaci s Komisí. Pověřený orgán komunikuje s Komisí prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgánem veřejné správy nebo soukromoprávním subjektem pověřeným výkonem veřejné služby, který se řídí vnitrostátním právem, odpovědný orgán mu nesmí svěřit své výkonné pravomoci, jež jsou spojeny s velkou mírou volného uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Odpovědný orgán odpovídá za úkoly, které svěřil. Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává svěřené úkoly, aby se ujistil, že odváděné výkony jsou uspokojivé a že jsou v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
6. Co se týče svěřených úkolů, toto nařízení se obdobně vztahuje na pověřený orgán.
Článek 6
Zadávání úkolů externím dodavatelům
Odpovědný orgán může zadat některé své úkoly externím dodavatelům. Nadále však za ně nese odpovědnost.
Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává externě zadávané úkoly, aby se ujistil, že prováděná činnost je uspokojivá a v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
ODDÍL III
Povinnosti odpovědného orgánu, pokud jde o veřejné intervence
Článek 7
Úloha odpovědného orgánu jako zadavatele
1. Obecně platí, že odpovědný orgán uděluje granty na akce v rámci národního programu na základě otevřených výzev k předkládání návrhů.
2. Odpovědný orgán může udělovat granty na akce na základě omezené výzvy k předkládání návrhů.
Omezené výzvy k předkládání návrhů jsou přístupné jen pro vybrané organizace kvůli specifické povaze dotyčné akce nebo kvůli technické nebo správní způsobilosti subjektů vyzvaných k předložení návrhů.
Důvody pro použití omezené výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny ve výzvě k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán může udělovat granty přímo, pokud specifická povaha dotyčné akce nebo odborná či správní způsobilost příslušných subjektů nedává žádnou jinou možnost, jak tomu může být v případě monopolu de jure nebo de facto.
Důvody pro použití přímého udělení grantu musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
4. V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých akcí, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů, nebo v naléhavých situacích lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
Důvody pro udělení grantu bez výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
5. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, nesmí být odpovědný orgán ani pověřený orgán příjemcem grantu uděleného v souladu s tímto článkem.
6. Odpovědný orgán určí, kdo uděluje granty, a zajistí, aby se zabránilo střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou uchazeči vnitrostátními subjekty.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Odpovědný orgán se může rozhodnout, že akce zrealizuje přímo, sám nebo ve sdružení s jiným vnitrostátním subjektem, neboť správní pravomoci, odborné znalosti či povaha akce nedávají jinou možnost její realizace, například kvůli monopolu de jure nebo kvůli bezpečnostním požadavkům. V takových případech je příjemcem grantu odpovědný orgán.
2. Důvody pro to, aby odpovědný orgán jednal jako výkonný subjekt, a důvody pro výběr přidružených vnitrostátních subjektů podle odstavce 1 se nahlašují Komisi ve výroční zprávě o provádění podle článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014.
3. Při provádění akcí v úloze výkonného subjektu musí odpovědný orgán dodržovat zásadu ekonomické výhodnosti a zabránit střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování akce v rámci národního programu musí obsahovat veškeré informace nezbytné ke sledování realizace spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů.
5. Je-li pravděpodobné, že odpovědný orgán bude jednat jako výkonný orgán pravidelně:
a)
odpovědný orgán a auditní orgán nesmí být součástí stejného subjektu, ledaže auditní orgán podává zprávy externímu subjektu a jeho auditní nezávislost je zaručena; a
b)
úkoly odpovědného orgánu stanovené v článku 4 nejsou dotčeny.
Článek 9
Výběrové a zadávací řízení
1. Výzvy k podávání návrhů uvedené v čl. 7 odst. 1 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena volná hospodářská soutěž a odpovídající propagace mezi možnými příjemci. Veškeré podstatné změny ve výzvách se zveřejňují stejným způsobem.
Ve výzvách k podávání návrhů uvedených v čl. 7 odst. 1 a 2 musí být uvedeny alespoň:
a)
cíle;
b)
kritéria pro výběr a udělení;
c)
postupy pro financování ze strany Unie, případně financování na vnitrostátní úrovni, včetně případné možnosti použít vyšší podíl spolufinancování v souladu s čl. 16 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
d)
způsob a konečné datum pro předkládání návrhů;
e)
pravidla způsobilosti výdajů;
f)
doba trvání akce; a
g)
finanční a jiné informace, které mají být uchovávány a vykazovány.
2. Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že příjemci v dané akci jsou schopni splnit kritéria pro výběr a udělení.
3. Odpovědný orgán vymezí postupy pro přijetí návrhů. Podrobí návrhy formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů transparentním a nediskriminačním způsobem. Odpovědný orgán písemně zaznamená důvody pro zamítnutí ostatních návrhů.
4. V rozhodnutí o udělení grantu musí být uvedeno alespoň jméno příjemce, základní podrobnosti o akci a jejích provozních cílech, maximální částka příspěvku Unie a maximální míra spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
5. Odpovědný orgán písemně informuje všechny uchazeče o svém rozhodnutí. Musí sdělit neúspěšným uchazečům důvody jejich odmítnutí s odkazem na kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu.
Článek 10
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které přinejmenším vyžadují, aby:
a)
podepsal grantové dohody s příjemci, a
b)
monitoroval grantové dohody, včetně jejich změn, pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Grantová dohoda obsahuje nebo se v ní uvádí následující údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
harmonogram a prováděcí ustanovení dohody, včetně ustanovení týkajících se povinnosti týkající se podávání zpráv, změn dohody a vypovězení dohody;
h)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které mají být vykazovány;
i)
ustanovení, které vyžaduje, aby příjemce včas shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje vykazoval alespoň jednou ročně;
j)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
k)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
l)
podmínky týkající se auditní stopy;
m)
ustanovení o ochraně údajů, a
n)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že grantová dohoda musí být podepsána před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Grantová dohoda výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají své kontrolní pravomoce vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
Článek 11
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které vyžadují alespoň:
a)
přijetí formálního správního rozhodnutí o spolufinancování projektů, a
b)
monitorování správního rozhodnutí a všech jeho změn pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Správní rozhodnutí obsahuje nebo se v něm uvádí tyto údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které se mají používat;
h)
ustanovení, které vyžaduje, aby odpovědný orgán nejméně jednou za rok shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje alespoň jednou ročně vykazoval;
i)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
j)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
k)
podmínky týkající se auditní stopy;
l)
ustanovení o ochraně údajů, a
m)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že správní rozhodnutí musí být přijato před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Správní rozhodnutí výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají auditní pravomoci vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
KAPITOLA III
POSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU A POVINNOSTI TÝKAJÍCÍ SE AUDITŮ
Článek 12
Postavení auditního orgánu
1. V souladu s čl. 59 odst. 5 druhým pododstavcem nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 514/2014 je auditní orgán funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Funkční nezávislost se považuje za splněnou, jestliže neexistuje žádný přímý vztah nadřízenosti a podřízenosti mezi auditním orgánem a odpovědným orgánem a auditní orgán má plnou autonomii, pokud jde o jeho vlastní stanoviska a prohlášení.
2. Všechny audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy.
Článek 13
Externí audit
Auditní orgán může zadat část svých auditních výkonů jinému kontrolnímu subjektu, za předpokladu, že tento subjekt je funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Auditní orgán odpovídá za výkony, které zadal externímu auditorovi.
Externí audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy a pod bedlivým dohledem a dozorem auditního orgánu.
Článek 14
Audity
1. Za účelem vydání výroku uvedeného v čl. 59 odst. 5 druhém pododstavci nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 provede auditní orgán systémové a finanční audity.
2. Při systémových auditech ověří, zda systémy řízení a kontroly odpovědného orgánu fungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu o tom, že výdaje vykázané v roční účetní závěrce jsou legální a správné. Na základě těchto auditů auditní orgán určí, zda odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení stanovená v příloze.
3. Finanční audity musí být prováděny tak, aby poskytovaly přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz o výdajích vykázaných odpovědným orgánem.
Aby dospěl k závěru, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, auditní orgán ověří, zda všechny aspekty uhrazených výdajů a obdržených příspěvků z veřejných zdrojů zanesených do účetnictví odpovědného orgánu v daném rozpočtovém roce jsou správně zaúčtovány v účetním systému a odpovídají podkladovým účetním záznamům vedeným příslušným orgánem. Auditní orgán musí zejména na základě těchto účtů:
a)
ověřit, zda celková výše způsobilých výdajů vykázaných v žádosti o platbu ročního zůstatku, jež byla předložena Komisi, souhlasí s výdaji v účetnictví odpovědného orgánu, a pokud zjistí rozdíly, zda byly odpovídajícím způsobem vysvětleny ve vyúčtování nesouhlasících částek;
b)
ověřit, zda čerpané a vrácené částky, částky, které mají být získány zpět, a částky, které jsou na konci rozpočtového roku nedobytné, odpovídají částkám zapsaným v účetnictví odpovědného orgánu a jsou podloženy dokumentovanými rozhodnutími odpovědného orgánu;
c)
zjistit, zda odpovědný orgán provedl administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014.
Ověřování podle písmen a), b) a c) lze provádět na základě vzorku.
4. V rámci svých systémových a finančních auditů zopakuje auditní orgán některé administrativní kontroly nebo kontroly na místě, které vykonal odpovědný orgán. Auditní orgán určí rozsah opětovných auditních výkonů na základě posouzení rizik.
5. Zjistí-li auditní orgán při systémových nebo finančních auditech závažné nedostatky v účinném fungování systémů řízení a kontroly odpovědného orgánu:
a)
posoudí finanční a provozní dopady těchto nedostatků;
b)
vydá odpovědnému orgánu vhodná doporučení pro nápravná a preventivní opatření;
c)
sleduje realizaci těchto opatření odpovědným orgánem a posuzuje, zda byl přijat akční plán na obnovení účinného fungování systémů řízení a kontroly.
6. Po dokončení auditorské činnosti uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 informuje auditní orgán o svých zjištěních orgán, který provádí určení, včetně toho, zda podle jeho názoru odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení.
7. Auditní orgán zajistí, aby odpovědný orgán vhodným způsobem hlásil Evropské komisi veškeré informace týkající se jeho auditních výkonů uvedených v odstavcích 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 25. července 2014.
KOMISSION DELEGOITU ASETUS (EU) N:o 1042/2014,
annettu 25 päivänä heinäkuuta 2014,
asetuksen (EU) N:o 514/2014 täydentämisestä vastuuviranomaisten nimeämisen ja hallinnointi- ja valvontavastuiden osalta sekä tarkastusviranomaisten aseman ja velvoitteiden osalta
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahastoon sekä poliisiyhteistyön, rikollisuuden ehkäisemisen ja torjumisen sekä kriisinhallinnan rahoitusvälineeseen sovellettavista yleisistä säännöksistä 16 päivänä huhtikuuta 2014 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 514/2014 (1), ja erityisesti sen 26 artiklan 4 kohdan ja 29 artiklan 1 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Jatkuvuuden varmistamiseksi aiempien, yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskevan yleisohjelman vuosien 2007-2013 kehykseen kuuluvien rahastojen täytäntöönpanon ja vuosien 2014-2020 kehykseen kuuluvien erityisasetusten täytäntöönpanon välillä asetuksen (EU) N:o 514/2014 mallina on pitkälti käytetty edellisiä rahastoja koskevia voimassa olevia sääntöjä, mutta huomioon on otettu yhteistyössä toteutettavaan hallinnointiin Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EU, Euratom) N:o 966/2012 (2) tehdyt muutokset.
(2)
Sen varmistamiseksi, että kansallisia ohjelmia täytäntöönpanevilla elimillä on valmiudet täyttää tehtävänsä tehokkaasti ja asetuksen (EU) N:o 514/2014 2 artiklan a alakohdassa tarkoitetuissa erityisasetuksissa määritettyjen tavoitteiden ja painopisteiden mukaisesti, olisi vahvistettava säännöt niiden nimeämiseksi, niiden nimeämisen valvomiseksi ja tarvittaessa nimeämisen purkamiseksi.
(3)
Sen varmistamiseksi, että vastuuviranomaisten vastuut ovat niin kattavat, että ne voivat panna kansallisen ohjelman täytäntöön, on tarpeen vahvistaa säännöt, joissa määritetään niiden hallinnointi- ja valvontavastuut, erityisesti edellytykset, joiden mukaisesti ne voivat siirtää tai ulkoistaa joitakin tehtävistään.
(4)
Unionin rahoituksen myöntämistä kansallisten ohjelmien yhteydessä koskevan valinta- ja myöntämismenettelyn olisi oltava avoimuuden, syrjimättömyyden ja tasavertaisen kohtelun periaatteiden mukainen. Sen vuoksi on tarpeen vahvistaa edellytykset, joiden mukaisesti jäsenvaltioiden olisi pantava täytäntöön kansalliseen ohjelmaan kuuluvat toimet, erityisesti niiden olosuhteiden määrittämiseksi, joissa vastuuviranomainen voi panna hankkeita täytäntöön suoraan.
(5)
Tarkastusten olisi oltava kaikissa jäsenvaltioissa tehokkaita ja laajuudeltaan asianmukaisia, ja ne olisi toteutettava kansainvälisten tilintarkastuskäytäntöjen mukaisesti. Tästä syystä tarkastusviranomaisten asema ja tarkastusnormit olisi määritettävä selkeästi.
(6)
Sen varmistamiseksi, että tarkastusviranomaisten tarkastustoiminta mahdollistaa perusteltujen tarkastuslausuntojen antamisen, olisi määritettävä tarkastustoiminnan lajit.
(7)
Tarkastusviranomaisen toiminnan tuloksista on tärkeää raportoida ajallaan ja asianmukaisesti sekä nimeävälle viranomaiselle että Euroopan komissiolle. Erityisesti on tärkeää, että johdon vahvistuslausuma ja vuotuinen tiivistelmä lopullisista tilintarkastuskertomuksista ja suoritetusta valvonnasta, jotka toimitetaan osana vuosittaista maksupyyntöä, kuvastavat asianmukaisesti tarkastusviranomaisen toimintaa ja päätelmiä. Sen vuoksi tarkastusviranomaisen olisi tarkastustoimintansa osana huolehdittava siitä, että näissä asiakirjoissa esitetään asianmukaisesti sen tarkastustoimintaa koskevat tiedot.
(8)
Tässä asetuksessa säädettyjen toimenpiteiden pikaisen soveltamisen varmistamiseksi ja kansallisten ohjelmien hyväksymisen ja täytäntöönpanon viiveiden estämiseksi asetuksen olisi tultava voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
(9)
Asetus (EU) N:o 514/2014 sitoo Yhdistynyttä kuningaskuntaa ja Irlantia, ja tämän seurauksena niitä sitoo myös tämä asetus.
(10)
Asetus (EU) N:o 514/2014 ja tämä asetus eivät sido Tanskaa,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
I LUKU
YLEISET SÄÄNNÖKSET
1 artikla
Määritelmät
Tässä asetuksessa sovelletaan asetuksen (EU) N:o 514/2014 määritelmiä. Lisäksi tässä asetuksessa tarkoitetaan
a)
’nimeävällä viranomaisella’ asetuksen (EU) N:o 514/2014 26 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua jäsenvaltion ministeriötason viranomaista, joka nimeää vastuuviranomaisen;
b)
’toimivaltaisella viranomaisella’ asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua vastuuviranomaista, tarkastusviranomaista tai tarvittaessa nimettyä valtuutettua viranomaista;
c)
’SFC2014-järjestelmällä’ komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) N:o 802/2014 (3) 2 artiklassa perustettua sähköistä tietojärjestelmää;
d)
’avustussopimuksella’ sopimusta tai vastaavaa oikeudellista välinettä, jonka perusteella vastuuviranomainen myöntää rahoitusta tuensaajalle kansalliseen ohjelmaan perustuvan hankkeen täytäntöönpanoa varten.
II LUKU
VASTUUVIRANOMAINEN
I JAKSO
Vastuuviranomaisen nimeäminen
2 artikla
Vastuuviranomaisen nimeämistä koskevat perusteet ja menettely
1. Vastuuviranomaiseksi nimettävällä elimellä on oltava hallintorakenne ja sisäisen valvonnan järjestelmä, jotka täyttävät tämän asetuksen liitteessä vahvistetut perusteet, jäljempänä ’nimeämisperusteet’. Nimeämisperusteet koskevat
a)
sisäistä ympäristöä;
b)
valvontatoimia;
c)
sisäistä tiedotusta ja viestintää;
d)
sisäistä seurantaa ja raportointia.
Jäsenvaltiot voivat määritellä ylimääräisiä nimeämisperusteita vastuuviranomaisen koon, vastuualojen ja muiden erityispiirteiden huomioon ottamiseksi.
2. Asetuksen (EU) N:o 514/2014 26 artiklan 3 kohdassa tarkoitetun tarkastuselimen on arvioitava, täyttääkö aiottu vastuuviranomainen liitteen nimeämisperusteet, ja sen on dokumentoitava tarkastushavaintonsa, päätelmänsä ja lausuntonsa nimeävälle viranomaiselle osoitetussa tarkastuskertomuksessa.
3. Ellei nimeävä viranomainen ole vakuuttunut siitä, että aiottu vastuuviranomainen täyttää nimeämisperusteet, sen on annettava tälle elimelle tarkat ohjeet puutteiden korjaamiseksi ja asetettava määräaika, johon mennessä perusteiden on täytyttävä, ennen kuin se voidaan nimetä vastuuviranomaiseksi.
Ennen perusteiden täyttymistä elin voidaan nimetä väliaikaisesti vastuuviranomaiseksi enintään 12 kuukauden ajaksi. Tämän väliaikaisen jakson pituuden on oltava oikeassa suhteessa havaittuihin puutteisiin perusteiden mukaisuudessa.
4. Nimettyään vastuuviranomaisen jäsenvaltion on ilmoitettava siitä viipymättä komissiolle SFC2014-järjestelmän välityksellä. Ilmoituksen yhteydessä jäsenvaltion on toimitettava seuraavia seikkoja koskevat asiakirjat:
a)
pääasiallinen vastuunjako vastuuviranomaisen organisaatioyksiköiden välillä;
b)
tarvittaessa vastuuviranomaisen suhde valtuutettuihin viranomaisiin, siirrettäviin toimintoihin ja pääasialliset menettelyt näiden siirrettyjen toimintojen seurantaa varten; ja
c)
tiivistelmä tärkeimmistä menettelyistä, joita sovelletaan tuensaajien maksupyyntöjen käsittelyyn sekä menojen hyväksymiseen ja kirjaamiseen.
3 artikla
Vastuuviranomaisen valvonta ja nimeämisen tarkistaminen
1. Nimeävän viranomaisen on valvottava vastuuviranomaista, erityisesti tämän asetuksen 14 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen tietojen perusteella, ja toteutettava toimenpiteitä mahdollisesti havaittujen puutteiden johdosta.
2. Jäsenvaltioiden on varmistettava, että tiedot, jotka viittaavat siihen, ettei vastuuviranomainen enää täytä nimeämisperusteita, toimitetaan viipymättä nimeävälle viranomaiselle.
3. Ellei vastuuviranomainen enää täytä nimeämisperusteita täysimääräisesti tai sen sisäisen valvonnan järjestelmässä on niin paljon puutteita, että se vaarantaa sen kyvyn hoitaa tehtäviään, nimeävä viranomainen asettaa vastuuviranomaiselle koeajan. Nimeävän viranomaisen on tällaisissa tapauksissa laadittava korjaussuunnitelma, joka vastuuviranomaisen on toteutettava perusteiden täyttymättä jäämisen tai puutteiden vakavuuteen oikeassa suhteessa olevan ajan kuluessa. Tämä ajanjakso saa ulottua enintään 12 kuukauden päähän koeajan alkamisesta.
4. Nimeävän viranomaisen on ilmoitettava viipymättä komissiolle mahdollisesta 3 kohdan mukaisesti laaditusta korjaussuunnitelmasta ja pidettävä komissio ajan tasalla sen edistymisestä.
5. Jos vastuuviranomaisen nimeäminen puretaan, nimeävän viranomaisen on viipymättä nimettävä uusi vastuuviranomainen asetuksen (EU) N:o 514/2014 26 artiklan ja tämän asetuksen 2 artiklan mukaisesti sen varmistamiseksi, että maksut tuensaajille jatkuvat keskeytyksettä.
6. Jos komissio toteaa, että jäsenvaltio ei ole noudattanut velvollisuuttaan laatia 3 kohdan mukainen korjaussuunnitelma tai että vastuuviranomaisen nimeäminen pysyy voimassa, vaikka se ei ole toteuttanut korjaussuunnitelmaa vahvistetussa määräajassa, komissio käsittelee jäljellä olevat puutteet asetuksen (EU) N:o 514/2014 47 artiklassa säädetyn sääntöjenmukaisuuden tarkastamismenettelyn yhteydessä.
II JAKSO
Vastuuviranomaisen hallinnointi- ja valvontavastuut
4 artikla
Vastuuviranomaisen tehtävät
Vastuuviranomaisen on hallinnoitava kansallista ohjelmaa ja pantava se täytäntöön moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti. Sen tehtävänä on
a)
kuulla kumppaneita asetuksen (EU) N:o 514/2014 12 artiklan 1 kohdan mukaisesti;
b)
varmistaa asetuksen (EU) N:o 514/2014 12 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun seurantakomitean asianmukainen toiminta;
c)
esittää komissiolle asetuksen (EU) N:o 514/2014 14 artiklassa tarkoitettu ehdotus kansalliseksi ohjelmaksi ja kaikki siihen myöhemmin tehdyt tarkistukset SFC2014-järjestelmää käyttäen;
d)
määrittää ja vahvistaa hankkeita ja hankkeiden kustannuksia koskevat tukikelpoisuussäännöt kaikkien toimien osalta huolehtien tasapuolisesta kohtelusta ja välttäen kaikkia eturistiriitoja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti;
e)
organisoida ja julkaista tarjouskilpailut ja ehdotuspyynnöt sekä organisoida ja julkistaa hankkeiden valinta ja rahoituksen myöntäminen hankkeisiin kansallisen ohjelman perusteella asetuksen (EU) N:o 514/2014 2 artiklan a alakohdassa tarkoitettujen erityisasetusten laajuuden ja tavoitteiden ja tämän asetuksen 9 artiklassa säädettyjen perusteiden mukaisesti;
f)
varmistaa, että käytössä on järjestelmät, joiden avulla kootaan tarvittavat tiedot yleisistä ja ohjelmakohtaisista indikaattoreista komissiolle raportoimiseksi yhdessä muiden, ohjelmien ja hankkeiden täytäntöönpanoa koskevien tietojen kanssa;
g)
ottaa vastaan komission suorittamat maksut ja maksaa varoja tuensaajille;
h)
varmistaa johdonmukaisuus ja täydentävyys erityisasetusten mukaisesti myönnetyn yhteisrahoituksen ja muista asiaankuuluvista kansallisista ja unionin välineistä myönnettävän rahoituksen välillä;
i)
seurata hankkeita ja tarkistaa, että hankkeita varten ilmoitetut menot ovat todella aiheutuneet ja ovat unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen mukaisia;
j)
varmistaa, että käytössä on sähköinen järjestelmä kansallisen ohjelman kutakin hanketta koskevan kirjanpitoaineiston tallentamista ja säilyttämistä varten ja että varainhoitoa, seurantaa, valvontaa ja arviointia varten tarvittavat täytäntöönpanoa koskevat tiedot kerätään;
k)
varmistaa, että kansallisen ohjelman perusteella rahoitettujen hankkeiden täytäntöönpanoon osallistuvilla tuensaajilla ja muilla elimillä on käytössään joko erillinen kirjanpitojärjestelmä tai soveltuva kirjanpitokoodi kaikille hankkeeseen liittyville tapahtumille, sanotun kuitenkaan rajoittamatta kansallisten kirjanpitosääntöjen soveltamista;
l)
varmistaa, että asetuksen (EU) N:o 514/2014 56 artiklassa ja 57 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut kansallisten ohjelmien arvioinnit toteutetaan asetettujen määräaikojen kuluessa;
m)
varmistaa, että riippumattomat arvioijat saavat asetuksen (EU) N:o 514/2014 56 artiklassa ja 57 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun arvioinnin toteuttamiseksi ja arviointilausunnon laatimiseksi kaikki tarpeelliset tiedot kansallisen ohjelman hallinnoinnista;
n)
ottaa käyttöön menettelyt, joilla varmistetaan, että kaikilla menoja, päätöksiä ja valvontatoimia koskevilla asiakirjoilla on vaadittu kirjausketju ja että niitä säilytetään asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan 5 kohdan perusteella annettujen komission täytäntöönpanoasetusten mukaisesti;
o)
varmistaa, että tarkastusviranomainen saa asetuksen (EU) N:o 514/2014 29 artiklassa tarkoitettujen tarkastusten suorittamiseksi ja tarkastuslausunnon laatimiseksi kaikki tarpeelliset tiedot hallinnoinnista ja sovelletuista valvontamenettelyistä sekä erityisasetusten perusteella rahoitetuista menoista;
p)
laatia asetuksen (EU) N:o 514/2014 54 artiklassa tarkoitetut täytäntöönpanokertomukset ja asetuksen (EU) N:o 514/2014 57 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut arviointikertomukset ja toimittaa ne komissiolle SFC2014-järjestelmän välityksellä;
q)
laatia maksamista koskeva pyyntö asetuksen (EU) N:o 514/2014 44 artiklan mukaisesti ja toimittaa se komissiolle SFC2014-järjestelmän välityksellä;
r)
toteuttaa tiedotus- ja julkistamistoimia ja levittää tietoa ohjelman tuloksista asetuksen (EU) N:o 514/2014 53 artiklan mukaisesti;
s)
suorittaa hallinnollista valvontaa ja paikan päällä tehtäviä tarkastuksia asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan mukaisesti;
t)
tehdä yhteistyötä komission ja muiden jäsenvaltioiden vastuuviranomaisten kanssa; ja
u)
toteuttaa toimenpiteitä tarkastusviranomaisen havaintojen johdosta joko korjaamalla puutteet tai, jos tarkastusviranomaisen havaintoja ei hyväksytä, laatimalla yksityiskohtaiset perustelut.
5 artikla
Valtuutettu viranomainen
1. Vastuuviranomainen voi siirtää osan tehtävistään tai kaikki tehtävänsä nimetylle valtuutetulle viranomaiselle asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti. Tehtävien siirtämisessä on noudatettava moitteettoman varainhoidon periaatteita, ja siinä on varmistettava syrjimättömyyden periaatteen noudattaminen ja unionin rahoituksen näkyvyys. Siirretyt tehtävät eivät saa johtaa eturistiriitoihin.
2. Vastuuviranomaisen valtuutetulle viranomaiselle siirtämien tehtävien laajuus ja niiden hoitamista koskevat yksityiskohtaiset menettelyt on selostettava vastuuviranomaisen ja valtuutetun viranomaisen allekirjoittamassa asiakirjassa. Tässä valtuutusasiakirjassa on mainittava vähintään
a)
asianomainen erityisasetus;
b)
valtuutetulle viranomaiselle siirretyt tehtävät;
c)
valtuutetun viranomaisen velvoite tarkistaa, että tuensaaja noudattaa unionin sääntöjä ja kansallisia sääntöjä;
d)
valtuutetulle viranomaiselle asetettu velvoite perustaa ja pitää voimassa organisaatiorakenne ja hallinnointi- ja valvontajärjestelmä, joka soveltuu sen tehtävien hoitamiseen;
e)
tiedot ja todentavat asiakirjat, jotka valtuutetun viranomaisen on toimitettava vastuuviranomaiselle, ja määräajat, joita sen on noudatettava; ja
f)
vastuuviranomaisen mekanismi valtuutetun viranomaisen seurantaa varten.
3. Asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaan yhteydenpitoa komission kanssa ei voi siirtää. Valtuutettu viranomainen pitää yhteyttä komissioon vastuuviranomaisen kautta.
4. Jos valtuutettu viranomainen ei ole julkishallinnon laitos tai kansallisen lainsäädännön piiriin kuuluva yksityinen elin, joka suorittaa julkisen palvelun tehtävää, vastuuviranomainen ei voi siirtää sille täytäntöönpanovaltuuksia, joihin sisältyy laajaa poliittista harkintavaltaa.
5. Vastuuviranomainen on edelleen vastuussa tehtävistä, jotka se on siirtänyt. Vastuuviranomaisen on tarkasteltava säännöllisesti siirrettyjä tehtäviä sen varmistamiseksi, että toteutettu työ on tyydyttävää ja unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen mukaista.
6. Siirrettyjen tehtävien osalta tätä asetusta sovelletaan vastaavasti valtuutettuun viranomaiseen.
6 artikla
Tehtävien ulkoistaminen
Vastuuviranomainen voi ulkoistaa joitakin tehtävistään. Se on kuitenkin edelleen vastuussa niistä.
Vastuuviranomaisen on tarkasteltava säännöllisesti ulkoistettuja tehtäviä sen varmistamiseksi, että toteutettu työ on tyydyttävää ja unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen mukaista.
III JAKSO
Julkisen vallan käyttöön liittyvät vastuuviranomaisen velvoitteet
7 artikla
Vastuuviranomaisen asema myöntävänä elimenä
1. Vastuuviranomainen myöntää avustuksia kansalliseen ohjelmaan perustuviin hankkeisiin pääsääntöisesti avoimien ehdotuspyyntöjen perusteella.
2. Vastuuviranomainen voi myöntää avustuksia hankkeisiin rajoitetun ehdotuspyynnön perusteella.
Rajoitetut ehdotuspyynnöt ovat avoimia ainoastaan valikoiduille organisaatioille hankkeen erityisluonteen vuoksi tai niiden elinten teknisen tai hallinnollisen pätevyyden vuoksi, joita on pyydetty tekemään ehdotuksia.
Rajoitetun ehdotuspyynnön käyttämistä koskevat perustelut on esitettävä ehdotuspyynnössä.
3. Vastuuviranomainen voi myöntää avustuksia suoraan, jos hankkeen erityisluonne tai asianomaisten elinten tekninen tai hallinnollinen pätevyys eivät mahdollista muuta vaihtoehtoa, esimerkiksi laissa määriteltyjen tai tosiasiallisten monopolien kohdalla.
Suoraan myönnetyn avustuksen käyttämistä koskevat perustelut on esitettävä myöntämispäätöksessä.
4. Asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa, kuten silloin, kun edellisen ehdotuspyynnön perusteella aloitettuja monivuotisia hankkeita jatketaan, tai hätätapauksissa, avustuksia voidaan myöntää ilman ehdotuspyyntöä.
Perustelut avustuksen myöntämiselle ilman ehdotuspyyntöä on esitettävä myöntämispäätöksessä.
5. Jos vastuuviranomainen toimii myöntävänä elimenä, tämän artiklan mukaisesti myönnetyn avustuksen saaja ei voi olla vastuuviranomainen eikä mikään valtuutettu viranomainen.
6. Vastuuviranomaisen on määritettävä, kuka myöntää avustuksia, ja sen on varmistettava eturistiriitojen välttäminen, erityisesti silloin, kun hakijat ovat kansallisia elimiä.
8 artikla
Vastuuviranomaiseen sovellettavat toimeenpanevana elimenä toimimista koskevat edellytykset
1. Vastuuviranomainen voi päättää panna hankkeita täytäntöön suoraan, joko yksin tai yhdessä toisen kansallisen viranomaisen kanssa hallinnollisten valtuuksien tai teknisen asiantuntemuksen vuoksi taikka koska hankkeen luonne ei mahdollista muuta vaihtoehtoa, esimerkiksi laissa määritellyn monopolin tai turvallisuusvaatimusten vuoksi. Tällaisissa tapauksissa vastuuviranomaisen on oltava avustuksen saaja.
2. Perustelut vastuuviranomaisen toimimiselle toimeenpanevana elimenä ja kansallisten viranomaisten valitsemiselle yhteistoimintaa varten 1 kohdassa kuvatulla tavalla on ilmoitettava komissiolle asetuksen (EU) N:o 514/2014 54 artiklassa tarkoitetussa vuotuisessa täytäntöönpanokertomuksessa.
3. Pannessaan hankkeita täytäntöön toimeenpanevana elimenä vastuuviranomaisen on noudatettava vastinetta rahalle -periaatetta ja estettävä eturistiriidat.
4. Hallinnollisessa päätöksessä, jonka perusteella kansalliseen ohjelmaan perustuva hanke yhteisrahoitetaan, on oltava tarpeelliset tiedot, joiden avulla voidaan seurata yhteisrahoitettujen tuotteiden ja palvelujen toteutusta sekä tarkastaa aiheutuneet menot.
5. Jos on todennäköistä, että vastuuviranomainen toimii toimeenpanevana elimenä säännöllisesti,
a)
vastuuviranomainen ja tarkastusviranomainen eivät voi kuulua samaan elimeen muutoin kuin silloin, kun tarkastusviranomainen raportoi ulkopuoliselle elimelle ja sen tarkastustoiminnan riippumattomuus on varmistettu; ja
b)
tämä ei saa vaikuttaa vastuuviranomaisen 4 artiklassa säädettyihin tehtäviin.
9 artikla
Valinta- ja myöntämismenettely
1. Edellä 7 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut ehdotuspyynnöt on julkaistava siten, että varmistetaan avoin kilpailu ja niiden asianmukainen julkaiseminen mahdollisten tuensaajien keskuudessa. Ehdotuspyyntöihin tehdyt olennaiset muutokset on julkaistava samalla tavalla.
Edellä 7 artiklan 1 ja 2 kohdassa tarkoitetuissa ehdotuspyynnöissä on esitettävä ainakin seuraavat seikat:
a)
tavoitteet;
b)
valinta- ja myöntämisperusteet;
c)
unionin ja tarvittaessa kansallisen rahoituksen järjestelyt sekä tapauksen mukaan tiedot mahdollisuudesta hakea korkeampaa yhteisrahoitusosuutta asetuksen (EU) N:o 514/2014 16 artiklan 5 kohdan mukaisesti;
d)
ehdotusten jättämiseen liittyvät järjestelyt ja määräpäivä;
e)
menojen tukikelpoisuutta koskevat säännöt;
f)
hankkeen kesto; ja
g)
säilytettävät ja raportoitavat rahoitus- ja muut tiedot.
2. Vastuuviranomaisen on ennen myöntämispäätöksen tekemistä vakuututtava siitä, että hankkeen tuensaajilla on valmiudet täyttää valinta- ja myöntämisperusteet.
3. Vastuuviranomaisen on määriteltävä ehdotusten vastaanottamista koskevat menettelyt. Sen on analysoitava ehdotukset niiden muodon, teknisten seikkojen, talousarvion ja laadun kannalta ehdotuspyynnöissä määriteltyjen perusteiden mukaisesti avoimella ja syrjimättömällä tavalla. Vastuuviranomaisen on kirjattava muiden hankkeiden hylkäämisperusteet kirjallisesti.
4. Myöntämispäätöksessä on mainittava vähintään tuensaajien nimet, hankkeen olennaiset yksityiskohdat ja sen toiminnalliset tavoitteet, unionin rahoituksen enimmäismäärä ja tukikelpoisten kokonaiskustannusten yhteisrahoituksen enimmäismäärä.
5. Vastuuviranomaisen on ilmoitettava päätöksestään kaikille hakijoille kirjallisesti. Sen on esitettävä hylätyille ehdokkaille näiden hylkäämisen syyt viitaten valinta- ja myöntämisperusteisiin.
10 artikla
Avustuksen virallistamista koskevat asiakirjat vastuuviranomaisen toimiessa myöntävänä elimenä
1. Kun vastuuviranomainen toimii myöntävänä elimenä, sen on vahvistettava hankkeiden hallinnoimista koskevat menettelyt, joissa edellytetään vähintään seuraavia seikkoja:
a)
avustussopimusten allekirjoittaminen tuensaajien kanssa ja
b)
avustussopimusten seuranta, myös niihin tehtävien muutosten osalta, hallinnollisin keinoin, kuten kirjeenvaihdon tai kirjallisten raporttien avulla.
2. Avustussopimuksessa on vahvistettava seuraavat seikat tai siinä on oltava tiedot seuraavista seikoista:
a)
unionin rahoituksen enimmäismäärä;
b)
unionin rahoituksen enimmäisprosenttiosuus asianomaisen erityisasetuksen mukaisesti;
c)
hankkeen yksityiskohtainen kuvaus ja aikataulu;
d)
tarvittaessa tiedot kaikista mittavista tehtävistä, jotka tuensaaja aikoo suorittaa kolmansien osapuolten kanssa tehtävillä alihankintasopimuksilla, ja niihin liittyvät kustannukset;
e)
hankkeen alustava talousarvio ja rahoitussuunnitelma, johon sisältyvät menot ja tulot vahvistettujen tukikelpoisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti;
f)
menetelmä unionin rahoituksen määrän laskemiseksi hankkeen päättyessä;
g)
aikataulu ja sopimuksen täytäntöönpanoa koskevat määräykset, joihin sisältyvät raportointia koskevat velvoitteet, sopimuksen muutokset ja sen päättyminen;
h)
hankkeen operatiiviset tavoitteet, määrälliset tavoitteet ja indikaattorit, joista on raportoitava;
i)
määräys, jossa tuensaajan edellytetään keräävän ajallaan tarvittavat, erityisasetuksissa säädettyjä yhteisiä indikaattoreita ja mahdollisia ohjelmakohtaisia indikaattoreita koskevat tiedot ja raportoimaan nämä tiedot vähintään kerran vuodessa;
j)
tukikelpoisten kustannusten määritelmä, tarvittaessa myös kuvaus vakioyksikkökustannusten mukaisten korvausten, kertakorvausten ja kiinteämääräisen rahoituksen määrittämismenetelmästä;
k)
kirjanpitovaatimukset ja avustuksen maksamiseen liittyvät edellytykset;
l)
kirjausketjuun liittyvät edellytykset;
m)
tietosuojaan liittyvät määräykset; ja
n)
julkaisemiseen liittyvät määräykset.
3. Avustussopimukset on pääsääntöisesti allekirjoitettava ennen kuin kansallisesta ohjelmasta veloitettavat hanketoiminnot alkavat.
4. Avustussopimuksessa on määrättävä nimenomaisesti, että komissiolla tai sen edustajilla ja tilintarkastustuomioistuimella on tarkastusvaltuudet, jotka koskevat kaikkia kansalliseen ohjelmaan perustuvaa unionin rahoitusta saavia tuensaajia, urakoitsijoita ja alihankkijoita, ja ne käyttävät näitä valtuuksia asiakirjatarkastusten ja paikan päällä tehtävien tarkastusten välityksellä.
11 artikla
Avustuksen virallistamista koskevat asiakirjat vastuuviranomaisen toimiessa toimeenpanevana elimenä
1. Vastuuviranomaisen toimiessa toimeenpanevana elimenä sen on vahvistettava hankkeiden hallinnoimista varten menettelyt, joissa edellytetään vähintään seuraavia seikkoja:
a)
hankkeiden yhteisrahoitusta koskevan hallinnollisen päätöksen virallistaminen ja
b)
hallinnollisen päätöksen seuranta, myös siihen tehtävien muutosten osalta, hallinnollisin keinoin, kuten kirjeenvaihdon tai kirjallisten raporttien avulla.
2. Hallinnollisessa päätöksessä on vahvistettava seuraavat seikat tai siinä on oltava tiedot seuraavista seikoista:
a)
unionin rahoituksen enimmäismäärä;
b)
unionin rahoituksen enimmäisprosenttiosuus asianomaisen erityisasetuksen mukaisesti;
c)
hankkeen yksityiskohtainen kuvaus ja aikataulu;
d)
tarvittaessa tiedot kaikista mittavista tehtävistä, jotka tuensaaja aikoo suorittaa kolmansien osapuolten kanssa tehtävillä alihankintasopimuksilla, ja niihin liittyvät kustannukset;
e)
hankkeen alustava talousarvio ja rahoitussuunnitelma, johon sisältyvät menot ja tulot vahvistettujen tukikelpoisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti;
f)
menetelmä unionin rahoituksen määrän laskemiseksi hankkeen päättyessä;
g)
hankkeen operatiiviset tavoitteet, määrälliset tavoitteet ja käytettävät indikaattorit;
h)
määräys, jossa vastuuviranomaisen edellytetään keräävän tarvittavat, erityisasetuksessa säädettyjä yhteisiä indikaattoreita ja mahdollisia ohjelmakohtaisia indikaattoreita koskevat tiedot ja raportoimaan nämä tiedot vähintään kerran vuodessa;
i)
tukikelpoisten kustannusten määritelmä, tarvittaessa myös kuvaus vakioyksikkökustannusten mukaisten korvausten, kertakorvausten ja kiinteämääräisen rahoituksen määrittämismenetelmästä;
j)
kirjanpitovaatimukset ja avustuksen maksamiseen liittyvät edellytykset;
k)
kirjausketjuun liittyvät edellytykset;
l)
tietosuojaan liittyvät määräykset; ja
m)
julkaisemiseen liittyvät määräykset.
3. Hallinnollinen päätös on pääsääntöisesti tehtävä ennen kuin kansallisesta ohjelmasta veloitettavat hanketoiminnot alkavat.
4. Hallinnollisessa päätöksessä on määrättävä nimenomaisesti, että komissiolla tai sen edustajilla ja tilintarkastustuomioistuimella on tarkastusvaltuudet, jotka koskevat kaikkia kansalliseen ohjelmaan perustuvaa unionin rahoitusta saavia tuensaajia, urakoitsijoita ja alihankkijoita, ja ne käyttävät näitä valtuuksia asiakirjatarkastusten ja paikan päällä tehtävien tarkastusten välityksellä.
III LUKU
TARKASTUSVIRANOMAISEN ASEMA JA TARKASTUKSIIN LIITTYVÄT VELVOITTEET
12 artikla
Tarkastusviranomaisen asema
1. Asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 59 artiklan 5 kohdan toisen alakohdan ja asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaan tarkastusviranomainen on toiminnallisesti riippumaton vastuuviranomaisesta. Toiminnallisen riippumattomuuden katsotaan toteutuvan, kun tarkastusviranomaisen ja vastuuviranomaisen välillä ei ole suoraa hierarkkista suhdetta ja tarkastusviranomainen antaa lausuntonsa ja lausumansa täysin itsenäisesti.
2. Kaikki tarkastustyö on toteutettava kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien mukaisesti.
13 artikla
Tarkastustyön ulkoistaminen
Tarkastusviranomainen voi ulkoistaa osan tarkastustyöstään toiselle tarkastuselimelle, edellyttäen, että tämä elin on toiminnallisesti riippumaton vastuuviranomaisesta. Tarkastusviranomaisen on edelleen oltava vastuussa tehtävistä, jotka se on ulkoistanut.
Ulkoistetut tarkastukset on toteutettava kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien mukaisesti ja tarkastusviranomaisen tarkassa seurannassa ja valvonnassa.
14 artikla
Tarkastukset
1. Tarkastusviranomaisen on suoritettava asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 59 artiklan 5 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetun lausunnon antamiseksi järjestelmä- ja tilintarkastuksia.
2. Järjestelmätarkastuksissa on tarkastettava, että vastuuviranomaisen hallinnointi- ja valvontajärjestelmät ovat toimineet tehokkaasti siten, että voidaan saada kohtuullinen varmuus siitä, että vuotuisiin tilityksiin sisällytetyt menot ovat laillisia ja sääntöjenmukaisia.Tarkastusviranomaisen on määritettävä näiden tarkastusten perusteella, täyttääkö vastuuviranomainen edelleen liitteessä säädetyt nimeämisperusteet.
3. Tilintarkastukset on suoritettava kohtuullisen varmuuden saamiseksi siitä, että vuotuiset tilitykset antavat oikean ja riittävän kuvan vastuuviranomaisen ilmoittamista menoista.
Jotta voidaan todeta, että tilitykset antavat oikean ja riittävän kuvan, tarkastusviranomaisen on varmennettava, että kaikki maksetut menot ja saadut julkiset rahoitusosuudet, jotka on kirjattu vastuuviranomaisen tileille kyseisenä varainhoitovuonna, kirjataan asianmukaisesti kirjanpitojärjestelmään ja vastaavat todentavaa kirjanpitoaineistoa, jota vastuuviranomainen säilyttää. Tarkastusviranomaisen on näiden tilitystietojen perusteella erityisesti
a)
tarkastettava, että komissiolle toimitetussa vuotuisen saldon maksamista koskevassa pyynnössä ilmoitettu tukikelpoisten menojen kokonaismäärä on yhdenmukainen vastuuviranomaisen tileihin kirjattujen menojen kanssa, ja jos havaitaan poikkeamia, tilityksessä on annettu täsmäytyksistä riittävät selvitykset;
b)
tarkastettava, että tilivuoden lopun tilanteen mukaisesti peruutetut ja takaisin perityt määrät, takaisin perittävät määrät sekä määrät, joita ei saada perityiksi takaisin, vastaavat vastuuviranomaisen kirjanpitojärjestelmiin vietyjä määriä ja että niistä on laadittu vastuuviranomaisen dokumentoidut päätökset;
c)
varmistettava, että vastuuviranomainen on toteuttanut hallinnolliset ja paikan päällä tehtävät tarkastukset asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan mukaisesti.
Edellä a, b ja c alakohdassa tarkoitetut tarkastukset voidaan tehdä otantamenetelmän avulla.
4. Tarkastusviranomaisen on osana järjestelmä- ja tilintarkastuksiaan suoritettava uudelleen joitakin vastuuviranomaisen toteuttamista hallinnollisista ja paikan päällä tehdyistä tarkastuksista. Tarkastusviranomaisen on määritettävä uudelleen suoritettavien tarkastusten laajuus riskinarviointinsa perusteella.
5. Jos tarkastusviranomaisen järjestelmä- tai tilintarkastusten yhteydessä havaitaan olennaisia puutteita vastuuviranomaisen hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokkaassa toiminnassa, tarkastusviranomaisen on
a)
arvioitava kyseisten puutteiden taloudelliset ja toiminnalliset vaikutukset;
b)
esitettävä vastuuviranomaiselle asianmukaisia suosituksia korjaaviksi ja ennaltaehkäiseviksi toimenpiteiksi;
c)
seurattava vastuuviranomaisen suorittamaa näiden toimenpiteiden toteutusta ja tarkasteltava, onko olemassa toimintasuunnitelma hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokkaan toiminnan palauttamiseksi.
6. Päätettyään 1, 2 ja 3 kohdassa tarkoitetut tarkastustoiminnot tarkastusviranomaisen on raportoitava tuloksista nimeävälle viranomaiselle sekä esitettävä näkemyksensä siitä, täyttääkö vastuuviranomainen edelleen nimeämisperusteet.
7. Tarkastusviranomaisen on varmistettava, että vastuuviranomainen raportoi kaikki sen tarkastustoimintaan liittyvät 1, 2 ja 3 kohdassa tarkoitetut tiedot asianmukaisesti Euroopan komissiolle.
IV LUKU
LOPPUSÄÄNNÖS
15 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa perussopimusten mukaisesti.
Tehty Brysselissä 25 päivänä heinäkuuta 2014.