NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
NEUVOSTON ASETUS (EU) 2015/496,
annettu 17 päivänä maaliskuuta 2015,
asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83 muuttamisesta toimielinten historiallisten arkistojen Firenzen yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin tallettamisen osalta
EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen ja erityisesti sen 352 artiklan,
ottaa huomioon Euroopan komission ehdotuksen,
sen jälkeen kun esitys lainsäätämisjärjestyksessä hyväksyttäväksi säädökseksi on toimitettu kansallisille parlamenteille,
ottaa huomioon Euroopan parlamentin hyväksynnän,
noudattaa erityistä lainsäätämisjärjestystä,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle 1 päivänä helmikuuta 1983 annetun neuvoston asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83 (1) mukaan unionin historialliset arkistot säilytetään ja avataan kaikissa mahdollisissa tapauksissa yleisölle 30 vuoden kuluttua.
(2)
Velvoitetta historiallisten arkistojen perustamiseen ja niiden avaamiseen yleisölle kaikissa mahdollisissa tapauksissa sovelletaan kaikkiin asetuksessa (ETY, Euratom) N:o 354/83 tarkoitettuihin toimielimiin, jäljempänä ’toimielimet’, siinä määrätyin edellytyksin.
(3)
Asetuksessa (ETY, Euratom) N:o 354/83 säädetään, että kukin toimielin voi sijoittaa historiallisen arkistonsa sopivimpana pitämäänsä paikkaan.
(4)
Euroopan parlamentti, neuvosto ja komissio päättivät vuonna 1984 tallettaa historialliset arkistonsa Firenzen yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin, jäljempänä ’EUI’, jossa ne ovat yleisön nähtävissä. Euroopan yhteisöt komission edustuksella ja EUI tekivät asiasta sopimuksen, jäljempänä ’tallettamissopimus’, 17 päivänä joulukuuta 1984.
(5)
Euroopan talous- ja sosiaalikomitea sekä Euroopan tilintarkastustuomioistuin ovat sittemmin sopineet liittyvänsä tallettamissopimukseen. Euroopan investointipankki tallettaa omat historialliset arkistonsa EUI:hin tämän kanssa tekemänsä erillisen sopimuksen nojalla, joka allekirjoitettiin 1 päivänä heinäkuuta 2005, ja Euroopan investointipankin historia-arkistoa koskevien sääntöjen, jotka pankin hallitus hyväksyi 7 päivänä lokakuuta 2005 (2), nojalla.
(6)
Italian hallitus on antanut EUI:n käyttöön pysyvästi ja maksutta soveltuvat tilat, jotta talletetut arkistot voidaan säilyttää ja suojata tunnustettujen kansainvälisten standardien mukaisesti ja jotta niihin voidaan tutustua paikan päällä.
(7)
Toimielinten historiallisten arkistojen tallettamisella EUI:hin pyritään asettamaan nämä arkistot saataville yhteen paikkaan sekä edistämään niihin tutustumista ja Euroopan yhdentymisen ja EU:n toimielinten historian tutkimusta. EUI on tunnettu Eurooppaan ja Euroopan yhdentymiseen keskittyvä akateemisen tutkimuksen ja oppimisen keskus. Sillä on lähes 30 vuoden kokemus unionin historiallisten arkistojen hallinnoinnista, se tarjoaa varta vasten näiden arkistojen säilyttämistä ja niihin tutustumista varten rakennetut nykyaikaiset varastointi- ja tutkimustilat, ja sillä on kansainvälinen maine kyseisten arkistojen keskuksena.
(8)
Toimielinten historiallisten arkistojen tallettamisen jatkaminen EUI:ssa olisi sisällytettävä unionin lainsäädäntöön, mikä kuvastaisi instituutin asemaa toimielinten kumppanina niiden historiallisten arkistojen hallinnoinnissa.
(9)
Tätä asetusta olisi sovellettava kaikkiin toimielimiin eikä sillä ei muutettaisi niiden vastuuta avata historialliset arkistonsa yleisölle, eikä sitä, että kunkin toimielimen historialliset arkistot säilyvät kyseisen toimielimen omistuksessa.
(10)
Euroopan unionin tuomioistuimen ja Euroopan keskuspankin toiminnan erityisluonteen takia on kuitenkin perusteltua, että tämän asetuksen velvoite tallettaa historialliset arkistot EUI:hin ei koske niitä. Euroopan unionin tuomioistuin ja Euroopan keskuspankki voivat tallettaa historialliset arkistonsa EUI:hin vapaaehtoiselta pohjalta.
(11)
Toimielinten ja EUI:n olisi mikäli mahdollista saatettava historialliset arkistot yleisön saataville digitoidussa ja digitaalisessa muodossa, jotta niihin voisi tutustua helpommin internetissä.
(12)
EUI:hin talletettuihin unionin historiallisiin arkistoihin sisältyviä henkilötietoja olisi käsiteltävä yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 (3) mukaisesti.
(13)
Komissio kuuli Euroopan tietosuojavaltuutettua tämän asetuksen antamiseen johtaneesta lainsäädäntöehdotuksesta asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisesti, ja hän antoi sitä koskevan lausuntonsa 10 päivänä lokakuuta 2012 (4).
(14)
Historiallisten arkistojen hallinnoinnista EUI:ssa, mukaan lukien niiden tallettaminen, saatavuus ja yleisön tutustuminen niihin, sekä toimielinten ja EUI:n keskinäisestä asemasta ja vastuista olisi määrättävä kumppanuutta koskevassa puitesopimuksessa.
(15)
EUI:lle unionin historiallisten arkistojen hallinnoinnista koituvat kustannukset olisi rahoitettava unionin yleisestä talousarviosta, ja kaikkien tallettavien toimielinten olisi vastattava niistä.
(16)
Asetus (ETY, Euratom) N:o 354/83 olisi sen vuoksi muutettava vastaavasti,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
Muutetaan asetus (ETY, Euratom) N:o 354/83 seuraavasti:
1)
Muutetaan 8 artikla seuraavasti:
a)
Korvataan 1 kohta seuraavasti:
”1. Kukin toimielin Euroopan unionin tuomioistuinta ja Euroopan keskuspankkia lukuun ottamatta tallettaa Firenzen yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin, jäljempänä ’EUI’, historiallisiin arkistoihinsa kuuluvat asiakirjansa, jotka se on avannut yleisölle tämän asetuksen mukaisesti. Tallettaminen tapahtuu liitteen mukaisesti.
Sen estämättä, mitä ensimmäisessä alakohdassa säädetään, tallettavat toimielimet voivat oikeudellisista tai hallinnollisista syistä olla tallettamatta tiettyjä alkuperäisiä asiakirjoja EUI:hin. Siinä tapauksessa ne tallettavat mikrotallenteen tai digitaalisen kopion kyseisistä asiakirjoista.”
b)
Lisätään kohdat seuraavasti:
”3. Euroopan unionin tuomioistuin ja Euroopan keskuspankki voivat tallettaa historialliset arkistonsa EUI:hin vapaaehtoiselta pohjalta.
4. Tallettavat toimielimet pysyvät arkistojensa omistajina ja ovat yksinomaisesti vastuussa EUI:hin talletettujen tai muulla tavoin EUI:n saataville asetettujen asiakirjojen ja tiedostojen koostumuksesta.
5. Toimielinten historiallisten arkistojen tallettaminen EUI:hin ei vaikuta arkistojen suojeluun, josta säädetään Euroopan unionista tehdyn sopimuksen ja Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen liitteenä olevan Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan N:o 7 2 artiklassa.
6. EUI on vastuussa talletettujen arkistojen säilyttämisestä ja suojelusta. Säilyttämisen ja suojelun on oltava arkistojen fyysistä suojelua koskevien tunnustettujen kansainvälisten standardien mukaista, ja siinä on noudatettava vähintään julkisten arkistojen säilyttämiseen ja hallinnointiin Italiassa sovellettavia teknisiä sääntöjä ja turvallisuussääntöjä. Tämän vuoksi talletettuja asiakirjoja on säilytettävä tätä tarkoitusta varten rakennetuissa varastointitiloissa.
7. EUI on yksin vastuussa EUI:hin talletettuja unionin historiallisia arkistoja hallinnoimaan palkatusta henkilöstöstä. EUI:n on varmistettava, että historiallisia arkistoja hallinnoimaan määrätyllä henkilöstöllä on alalla työskentelemiseen tarvittava vaadittu ammattipätevyys.
8. Kullakin tallettavalla toimielimellä on oikeus saada tietoja arkistojensa hallinnoinnista EUI:ssa ja oikeus tarkastaa sinne tallettamansa arkistot.
9. EUI:n on asetettava yleisön saataville historialliset arkistot, jotka sille luovutetaan 1 ja 3 kohdan nojalla. Toimielimet voivat myös asettaa yleisön saataville kopion samoista historiallisista arkistoista.
10. Unionin historiallisten arkistojen hallinnoinnista koituvat kustannukset rahoitetaan kaikkien tallettavien toimielinten rahoitusosuuksista asianomaisiin budjettikohtiin ja budjettivallan käyttäjän unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 (5) mukaisesti vuosittain käyttöön asettamien määrärahojen rajoissa. Kyseisillä rahoitusosuuksilla ei kateta kustannuksia, jotka liittyvät arkistojen ja niitä hoitavan henkilöstön edellyttämien rakennusten ja varastointitilojen tarjoamiseen ja muuntamiseen.
Edellä 1 alakohdassa tarkoitetut rahoitusosuudet suhteutetaan tallettavien toimielinten henkilöstötaulukoiden kokoon. Kukin rahoitusosuus lasketaan uudelleen, kun jokin uusi toimielin alkaa tallettaa historialliset arkistonsa EUI:hin, tai vähintään joka viides vuosi.
11. EUI toimii henkilötietojen käsittelijänä asetuksen (EY) N:o 45/2001 2 artiklan ja tallettavien toimielinten ohjeiden mukaisesti. EUI:n on käsiteltävä toimielinten historiallisiin arkistoihin sisältyviä henkilötietoja kyseisessä asetuksessa säädettyjen takeiden mukaisesti.
12. Euroopan tietosuojavaltuutetulla on edelleen toimielimiin kohdistuvat valvontavaltuudet EUI:hin talletettuihin historiallisiin arkistoihin sisältyvien henkilötietojen käsittelyn osalta.
.
2)
Muutetaan 9 artikla seuraavasti:
a)
Korvataan 1 kohta seuraavasti:
”1. Kukin toimielin vahvistaa tämän asetuksen soveltamista koskevat sisäiset säännöt. Niihin sisältyvät säännöt historiallisten arkistojen säilyttämisestä ja avaamisesta yleisölle sekä niihin sisältyvien henkilötietojen suojasta. Mikäli mahdollista, toimielimet saattavat arkistonsa yleisön saataville sähköisessä muodossa, digitoidut ja alkuaan digitaaliset arkistot mukaan luettuina, ja helpottavat niihin tutustumista internetissä. Toimielimet säilyttävät myös erityistarpeisiin mukautetuissa muodoissa (kuten pistekirjoitus, isokokoinen teksti tai äänitteet) saatavilla olevat asiakirjat.”
b)
Lisätään kohta seuraavasti:
”3. Komissio tekee tallettavien toimielinten puolesta kumppanuutta koskevan puitesopimuksen EUI:n kanssa. Kumppanuutta koskevaan puitesopimukseen sisällytetään yksityiskohtaiset määräykset toimielinten ja EUI:n keskinäisestä asemasta ja vastuista unionin historiallisten arkistojen hallinnoinnissa, mukaan lukien niiden tallettaminen, säilyttäminen, saatavuus ja yleisön tutustuminen niihin.”
3)
Lisätään liitteen teksti asetuksen (EY, Euratom) N:o 354/83 liitteeksi.
2 artikla
Tämä asetus tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 17 päivänä maaliskuuta 2015.