ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 13. listopadu 2014
o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami
(2014/792/EU)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla pro souhrnný rozpočet Unie a kterým se zrušuje nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na čl. 56 odst. 1 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 215/2008 ze dne 18. února 2008 o finančním nařízení pro 10. Evropský rozvojový fond (2), a zejména na článek 17 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 (3), a zejména na čl. 7 odst. 6 a článek 11 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Komise, která za náležitého dodržování zásad řádného finančního řízení upravených v článcích 30-33 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 odpovídá za plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie a veškerých dalších fondů spravovaných Unií, má povinnost bojovat proti podvodům a jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie. Má-li být zajištěno, aby schvalující osoby v Komisi a ve výkonných agenturách byly v plném rozsahu informovány o rizicích, jež finančním zájmům Unie hrozí, je nezbytné stanovit interní pravidla, jimiž bude doplněno rozhodnutí Komise C(2014) 2784 (4).
(2)
Za účelem boje proti podvodům a ochrany finančních zájmů Unie používá Komise ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení Komise (ES, Euratom) č. 1302/2008 ze dne 17. prosince 2008 o ústřední databázi pro vyloučení (5) a používá též systém včasného varování podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom ze dne 16. prosince 2008 o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami (6). Dokud legislativní orgán nepřijme návrh na změnu finančního nařízení (7), je nutno zajistit, aby zůstal systém včasného varování efektivní.
(3)
Do uvedené doby by účel systému včasného varování měl zůstat v zásadě zachován. Měl by zajišťovat, aby v Komisi a jejích výkonných agenturách byly k dispozici vyhrazené informace, za kterýmžto účelem budou v systému včasného varování registrovány výstrahy o osobách, které by mohly pro finanční zájmy a pověst Unie nebo pro některý z Unií spravovaných fondů představovat riziko.
(4)
Vzhledem k tomu, že ředitelé výkonných agentur mají postavení pověřených schvalujících osob Komise, pokud jde o využívání operačních prostředků, měli by mít k systému včasného varování stejný přístup jako útvary Komise při hospodaření se správními a operačními prostředky.
(5)
Vzhledem k tomu, že vedoucí delegací Unie jednající jako dále pověřené schvalující osoby Komise podle čl. 56 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 mají postavení pověřené schvalující osoby Komise, pokud jde o využívání operačních prostředků, měli by mít k systému včasného varování stejný přístup jako útvary Komise při hospodaření se správními a operačními prostředky.
(6)
Evropský úřad pro boj proti podvodům (úřad OLAF) má podle čl. 7 odst. 6 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 a nařízení Rady (Euratom) č. 1074/1999 povinnost informovat neprodleně dotčené útvary Komise o probíhajícím vyšetřování, pokud se při tomto vyšetřování zjistí, že by mohlo být vhodné přijmout preventivní správní opatření k ochraně finančních zájmů Unie. Podle článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 je tento úřad dále povinen po dokončení vyšetřování vypracovat zprávu, a případně vydat doporučení, zda je třeba přijmout opatření, zejména na straně orgánů. Má-li být příslušná schvalující osoba s to požádat o registraci výstrahy, je nezbytné stanovit údaje, které je úřad OLAF povinen Komisi předkládat.
(7)
Úřad OLAF by měl mít k systému včasného varování přístup, aby mohl plnit své regulatorní vyšetřovací funkce a vykonávat své zpravodajské činnosti a činnosti při boji proti podvodům podle nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013.
(8)
Z důvodu zjednodušení by mělo být fungování systému včasného varování zjednodušeno, měl by být snížen počet kategorií výstrah, upřesněn jejich rozsah a z názvů výstrah by měl být na první pohled zřejmý jejich obsah.
(9)
Na základě údajů, které úřad OLAF předloží, by měla příslušná schvalující osoba po konzultaci s Generálním ředitelstvím pro rozpočet a s Právní službou a v těsné součinnosti s úřadem OLAF navrhnout výstrahu pro účely ověření.
(10)
Příslušná schvalující osoba by měla navrhnout výstrahu pro účely vyloučení, kterou by měly v náležitých případech vyhodnotit centralizovaným způsobem Generální ředitelství pro rozpočet a Právní služba. Je-li výstraha pro účely vyloučení navržena na základě údajů, které předloží úřad OLAF, měla by být v těsné součinnosti s úřadem OLAF vyhodnocena. Tentýž postup by se měl uplatnit, pokud by příslušná schvalující osoba měla v úmyslu přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby.
(11)
Příslušná schvalující osoba by měla v těsné součinnosti s úřadem OLAF rozhodnout o nutných důsledcích z hlediska ochrany finančních zájmů Unie a měla by o tomto rozhodnutí úřad OLAF vyrozumět.
(12)
Příslušná schvalující osoba by měla nést odpovědnost za žádost o zadání, změnu, výmaz nebo obnovu výstrahy. S cílem zachovat přiměřenou úroveň kontroly by tyto žádosti měly být podávány na příslušné hierarchické úrovni, kterou stanoví rozhodnutí Komise C(2014) 2784.
(13)
Účetní by měl zajistit náležitá technická opatření k tomu, aby byl systém včasného varování účinně používán prostřednictvím centrálního účetního systému Komise.
(14)
Prostřednictvím centrálního účetního systému Komise budou všem útvarům Komise a výkonným agenturám dány k dispozici podrobnosti o inkasních příkazech a příkazech k obstavení bankovního účtu. Výstrahy W3a (příkaz k obstavení bankovního účtu) a W4 (inkasní příkaz) podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by již neměly být používány. Pouhé tyto informace nejsou ze systematického hlediska důvodem k výstraze. Příslušná schvalující osoba musí analyzovat všechny zvláštní okolnosti případu a rozhodnout, je-li výstraha nutná, či nikoli.
(15)
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (8) stanoví, že zpracování osobních údajů Komisí musí dodržovat zákonné požadavky na zpracování a požadavky vztahující se na předávání stanovených údajů a že toto zpracování podléhá předběžné kontrole evropského inspektora ochrany údajů na základě oznámení inspektora ochrany údajů v Komisi.
(16)
Ustanovení o ochraně osobních údajů by měla stanovit práva osob, jejichž údaje jsou nebo by mohly být zadány do systému včasného varování.
(17)
Na určitá práva na ochranu osobních údajů se vztahují výjimky stanovené v článku 20 nařízení (ES) č. 45/2001, které je nutno v každém jednotlivém případě analyzovat a uplatňovat dočasně. O uplatňování těchto výjimek by měl rozhodovat útvar odpovědný za žádost o zadání, změnu včetně opravy nebo výmaz relevantních informací.
(18)
Osoba, jíž se týká možná výstraha pro účely vyloučení, by měla mít příležitost se písemně vyjádřit předtím, než je ve spojitosti s ní podána žádost o registraci výstrahy v systému včasného varování. Tutéž příležitost by měla mít dotčená osoba v případě, že by příslušná schvalující osoba měla v úmyslu přijmout akt, který by mohl práva této dotčené osoby nepříznivě ovlivnit.
(19)
Ve výjimečných případech by mělo být s poskytnutím této příležitosti posečkáno v zájmu zachování důvěrnosti vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, jsou-li k takovému kroku dány naléhavé legitimní důvody.
(20)
Rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by mělo být nadále použitelné až do 1. července 2015, nakolik to bude nezbytné k zajištění toho, že budou dodržována nařízení Rady o restriktivních opatřeních přijatých na základě článku 215 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU), a to do doby, než bude systém akruálního účetnictví (ABAC) zohledňovat údaje obsažené v příslušné databázi útvaru odpovědného za nástroje zahraniční politiky. Za tímto účelem budou nadále registrovány výstrahy W5b podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom.
(21)
Rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by se mělo až do 1. července 2015 použít na výstrahy W3a a W4, které by měly být do uvedeného termínu pro účely uplatňování oddílu 4 tohoto rozhodnutí pokládány za výstrahy pro účely ověření.
(22)
Za účelem uplatňování tohoto rozhodnutí je nutno pravidelně vyhodnocovat, jak systém včasného varování funguje a nakolik efektivně přispívá k ochraně finančních zájmů Unie,
ROZHODLA TAKTO:
ODDÍL 1
VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět, oblast působnosti a cíl
1. Tímto rozhodnutím se zřizuje systém včasného varování („EWS“), který budou schvalující osoby Komise a výkonných agentur používat při plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie a při hospodaření s dalšími Unií spravovanými fondy.
2. EWS přispívá k ochraně finančních zájmů Unie a zachování jejího obrazu, k boji proti podvodům a k řádnému finančnímu řízení.
3. Cílem EWS je:
a)
prostřednictvím registrace výstrah informovat odpovědné schvalující osoby Komise a výkonných agentur o tom, že by určitá osoba mohla představovat riziko pro finanční zájmy a obraz Unie nebo pro některý z Unií spravovaných fondů, a
b)
umožňovat příslušným schvalujícím osobám, aby na základě těchto výstrah prováděly ověřování nebo přijímaly vhodná opatření, včetně opatření podle oddílu 4.
4. Tyto informace přispívají k tomu, že bude zajištěno:
a)
předcházení rizikům, jehož je dosaženo ověřováním informací o určité osobě, jež byly včasně předány z důvodu podezření z některého níže uvedeného aktu nebo z důvodu zjištění ve spojitosti s takovýmto aktem:
-
závažné pochybení nebo nesrovnalost,
-
profesní pochybení,
-
závažné porušení smlouvy na veřejnou zakázku nebo
-
podvod, korupce nebo jiné protiprávní jednání poškozující finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (9);
b)
vyloučení osoby podle čl. 106 odst. 1 a čl. 109 odst. 1 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a kterým se ruší nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 („finanční nařízení“).
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí tyto definice:
a)
„účetním“ se rozumí účetní Komise nebo podřízený zaměstnanec, jeho účetní pověřil některými úkoly podle článku 69 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
„příslušnou schvalující osobou“ se rozumí pověřená schvalující osoba Komise ve smyslu článku 65 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, která nese odpovědnost v souladu s vnitřními pravidly pro plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie („rozpočet“), včetně ředitelů výkonných agentur, dále pověřené schvalující osoby ve smyslu článku 65 uvedeného nařízení, které vykonávají funkci ředitele, a vedoucí delegací Unie, kteří jednají jako dále pověřené schvalující osoby Komise podle čl. 56 odst. 2 uvedeného nařízení;
c)
„subjektem údajů“ se rozumí identifikovatelná osoba ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů;
d)
„zjištěním“ se rozumí zjištěné skutečnosti, jež byly odhaleny při plnění právního závazku nebo zaznamenány v kontextu auditu či vyšetřování, které provádí Účetní dvůr, Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) či Útvar interního auditu (IAS), nebo byly odhaleny v kontextu jiného auditu či kontroly, které jsou prováděny v rámci odpovědnosti příslušné schvalující osoby;
e)
„právním závazkem“ se rozumí závazek, jejž Komise přijala podle hlav V-VIII části první a podle části druhé nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
f)
„osobou“ se rozumí dále vyjmenované fyzické či právnické osoby nebo sdružení bez právní subjektivity:
-
příjemce finančních prostředků ve smyslu čl. 2 písm. i) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
zájemce nebo uchazeč,
-
žadatel o grant,
-
účastník soutěže o cenu,
-
placený externí odborník ve smyslu článku 204 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
osoby oprávněné jednat za právnické osoby či tyto zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
g)
„profesním pochybením“ se rozumí porušení právních či správních předpisů nebo deontologických norem povolání, ke kterému daná osoba patří, jakož i jiné zaviněné jednání, které má dopad na profesní důvěryhodnost dotčené osoby;
h)
„subdodavatelem“ se rozumí hospodářský subjekt, jehož navrhl zájemce, uchazeč, zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel na to, aby provedl část smlouvy na veřejnou zakázku, vůči němuž však sám veřejný zadavatel nemá přímý právní závazek;
i)
„závažným pochybením nebo nesrovnalostí“ se rozumí závažné pochybení nebo nesrovnalost ve smyslu čl. 166 odst. 2 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
j)
„kontaktní osobou pro výstrahu“ se rozumí osoba, jež působí při útvaru odpovědném za žádost a odpovídá za dokumentaci k výstraze až do výmazu výstrahy.
Článek 3
Fungování EWS
1. Účetní přijme náležitá technická opatření k tomu, aby EWS účinně fungoval a aby byl monitorován.
Účetní na základě žádosti příslušné schvalující osoby zadává, mění, obnovuje nebo provádí výmazy výstrah EWS.
2. K technickým aspektům přijme účetní prováděcí opatření a vymezí související postupy, mj. v oblasti zabezpečení.
Tato opatření účetní oznámí útvarům Komise a výkonným agenturám.
Článek 4
Pravomoci a postupy v oblasti registrace, změn, obnovy a výmazu výstrah
1. O registraci, změnu, obnovu či výmaz výstrahy je oprávněna požádat pouze příslušná schvalující osoba.
2. Žádost o registraci, změnu, obnovu či výmaz výstrahy předkládá příslušná schvalující osoba účetnímu. Použije k tomu formulář uvedený v příloze tohoto rozhodnutí.
3. Kontaktní osoba pro výstrahy podle článku 8 předtím, než postoupí žádost účetnímu, ověří, zda jsou splněny požadavky článků 11 či 12.
Článek 5
Přístup k EWS
K údajům obsaženým v EWS mají prostřednictvím centrálního účetního systému Komise přímý přístup útvary Komise a výkonné agentury.
Útvary Komise a výkonné agentury odpovědné za místní systém mohou prostřednictvím tohoto centrálního účetního systému získat přístup k údajům uloženým v EWS za předpokladu, že je zaručen soulad údajů mezi tímto místním a centrálním účetním systémem.
Článek 6
Používání EWS
Údaje uložené v EWS lze použít pouze pro účely plnění rozpočtu nebo hospodaření s jiným Unií spravovaným fondem. Tím nejsou dotčeny údaje v ústřední databázi pro vyloučení (dále jen „CED“) podle čl. 1 odst. 2 a 3 nařízení (ES, Euratom) č. 1302/2008 (10).
Údaje z EWS a CED je úřad OLAF oprávněn používat ke svým vyšetřováním podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 („nařízení o úřadu OLAF“) a dále k činnostem na poli předcházení podvodům včetně analýz rizik.
Článek 7
Termíny nahlížení do EWS
Ověření, zda je v EWS zaznamenána k určité osobě výstraha, provádí příslušná schvalující osoba v těchto fázích:
a)
před přijetím individuálního rozpočtového závazku;
b)
před přijetím souhrnného rozpočtového závazku, je-li daná osoba v této fázi známa;
c)
v případě předběžných rozpočtových závazků předtím, než je přijat právní závazek, který zakládá nárok na následné platby, pokud se nejedná o úhrady ve prospěch zaměstnanců či náhrady cestovních výdajů na účast na schůzích a v konkursech;
d)
v případě zadávacích řízení a řízení o udělení grantu, soutěží o ceny a řízení s uveřejněním výzvy k projevení zájmu nejpozději předtím, než je vydáno rozhodnutí o zadání zakázky, udělení grantu či ceny;
e)
v případě zadávání veřejných zakázek, kde veřejný zadavatel omezí počet zájemců vyzvaných k podání nabídky, předtím, než je dokončen výběr zájemců;
f)
předtím, než je provedena libovolná platba, pokud se nejedná o úhrady ve prospěch zaměstnanců či náhrady cestovních výdajů na účast na schůzích a v konkursech.
Článek 8
Kontaktní osoba pro výstrahy
Kontaktní osoba pro výstrahy je povinna
a)
připravit žádost o registraci výstrahy;
b)
postoupit žádost a údaje související s výstrahou účetnímu;
c)
poskytnout dalším příslušným schvalujícím osobám údaje, které jim umožní provést ověření nebo rozhodnout o důsledcích podle oddílu 4.
ODDÍL 2
ÚDAJE ZADÁVANÉ DO EWS
Článek 9
Kategorie výstrah
1. Výstrahy EWS se člení do těchto dvou kategorií:
a)
„výstraha pro účely ověření“, jestliže je daná osoba podezřelá z podvodu, korupce nebo jiného protiprávního jednání poškozujícího finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012, ze závažného pochybení nebo nesrovnalosti, z profesního pochybení nebo ze závažného porušení smlouvy na veřejnou zakázku anebo jestliže o ní bylo zjištěno, že se vyjmenovaných způsobů jednání dopustila;
b)
„výstraha pro účely vyloučení“, jestliže je daná osoba vyloučena z řízení na základě důvodů pro vyloučení, které jsou upraveny v čl. 106 odst. 1 a čl. 109 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
2. K jedné osobě mohou být evidovány různé výstrahy, jež byly zaregistrovány z různých důvodů.
Článek 10
Údaje ve výstrahách EWS
Výstrahy EWS obsahují tyto údaje:
a)
identifikace dané osoby;
b)
druh výstrahy;
c)
doba trvání výstrahy;
d)
důvody, pro něž daná osoba představuje riziko pro finanční zájmy a obraz Unie či pro Unií spravované fondy;
e)
údaje k řízení o sporných otázkách;
f)
jméno příslušné schvalující osoby;
g)
jméno kontaktní osoby pro výstrahy podle článku 8 tohoto rozhodnutí.
Článek 11
Výstrahy pro účely ověření
1. O výstrahu pro účely ověření je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat v případě, je-li splněna některá z těchto podmínek:
a)
úřad OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013 informuje příslušnou schvalující osobu, jestliže při vyšetřování zjistí, že by mohlo být vhodné přijmout opatření k ochraně finančních zájmů Unie;
b)
Evropský účetní dvůr předá informace Komisi nebo IAS předá informace příslušné schvalující osobě, z nichž vyplývá, že ve spojitosti s danou osobou došlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 nebo k závažnému pochybení či nesrovnalosti, k profesnímu pochybení nebo k závažnému porušení smlouvy na veřejnou zakázku;
c)
příslušná schvalující osoba provede kontrolu nebo audit, z nichž vyplývá, že ve spojitosti s danou osobou došlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012, k závažnému pochybení, nesrovnalosti, profesnímu pochybení nebo k závažnému porušení smlouvy na veřejnou zakázku anebo tato příslušná schvalující osoba získala o takovéto kontrole nebo auditu informace.
2. Doba trvání výstrahy pro účely ověření smí činit nejdéle jeden rok. Výstrahu pro účely ověření je nutno vymazat, je-li podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo pomine-li potřeba provádět ověřování.
3. Na konci období podle odstavce 2 je výstraha pro účely ověření vymazána automaticky.
4. Příslušná schvalující osoba je oprávněna požádat o obnovu výstrahy pro účely ověření, jestliže ji úřad OLAF vyrozumí, že z vyšetřování podle odstavce 1 dosud nebyly vyvozeny závěry, avšak vyplývá z něj, že je důvodné výstrahu zachovat. O obnovu výstrahy pro účely ověření je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat rovněž v případě, jsou-li nadále splněny podmínky odst. 1 písm. b) nebo c).
5. Příslušná schvalující osoba je povinna uvést důvody, pro něž je obnova výstrahy z hlediska ochrany finančních zájmů a obrazu Unie nezbytná.
6. Na obnovu se pohlíží jako na novou žádost o registraci výstrahy pro účely ověření.
Článek 12
Výstrahy pro účely vyloučení
1. O výstrahu pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba povinna požádat v případech podle čl. 106 odst. 1 nebo čl. 109 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
2. Na konci doby vyloučení je výstraha pro účely vyloučení vymazána.
3. Z EWS se výstraha pro účely vyloučení automaticky přebírá do CED.
Článek 13
Informace předávané úřadem OLAF
Úřad OLAF je při předávání informací podle čl. 7 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013, kterým je nápomocen příslušné schvalující osobě při rozhodování o tom, zda přijme preventivní opatření k ochraně finančních zájmů Unie, nebo při předávání informací podle článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 povinen uvést tyto údaje:
a)
totožnost dané osoby;
b)
souhrn skutečností a rizik, jež byla při vyšetřování identifikována. Souhrn musí být dostatečný k tomu, aby bylo možno účinně provést slyšení dané osoby podle článku 16 tohoto rozhodnutí;
c)
veškerá doporučená zvláštní opatření na ochranu důvěrnosti, zejména v případech, které vyžadují použití vyšetřovacích opatření, která spadají do pravomoci vnitrostátního soudního orgánu, nebo - v případě vnějšího vyšetřování - do pravomoci vnitrostátního orgánu, v souladu s použitelnými vnitrostátními předpisy týkajícími se vyšetřování.
ODDÍL 3
PROCESNÍ USTANOVENÍ O REGISTRACI VÝSTRAH
Článek 14
Předchozí konzultace s centrálními útvary o výstrahách pro účely ověření
Příslušná schvalující osoba je předtím, než se na základě informací předaných úřadem OLAF podle čl. 7 odst. 6 nebo článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 rozhodne požádat o registraci výstrahy pro účely ověření, povinna konzultovat s Generálním ředitelstvím pro rozpočet (centrální finanční službou), a případně též s Právní službou, a to v těsné součinnosti s úřadem OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013.
Článek 15
Vyhodnocení výstrah pro účely vyloučení v centrálních útvarech
Předtím, než je na návrh příslušné schvalující osoby podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b), c) a e) a podle čl. 109 odst. 1, která má trvat po náležitou dobu, musí Generální ředitelství pro rozpočet a Právní služba provést centralizované vyhodnocení. Vychází-li výstraha pro účely vyloučení, kterou navrhla příslušná schvalující osoba, z informací, které této osobě předal úřad OLAF, musí toto vyhodnocení probíhat v těsné součinnosti s úřadem OLAF.
Článek 16
Právo na slyšení
1. Registrace výstrah podléhá těmto pravidlům:
a)
Má-li příslušná schvalující osoba v úmyslu požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby, je povinna dát této osobě nejprve příležitost se písemně vyjádřit. K písemnému vyjádření poskytne příslušná schvalující osoba dotčené osobě lhůtu v délce nejméně 14 kalendářních dnů. Příslušná schvalující osoba současně dotčenou osobu vyrozumí, že pokud tato vyjádření nepředloží, dojde k registraci výstrahy.
V náležitých případech je příslušná schvalující osoba povinna dát dotčené osobě příležitost se vyjádřit k informacím, jež předložil úřad OLAF.
b)
Jestliže dotčená osoba předloží vyjádření, které nic nemění na výsledku vyhodnocení provedeném odpovědnou schvalující osobou, požádá tato účetního, aby výstrahu aktivoval.
Jestliže dotčená osoba předloží vyjádření, které podle názoru příslušné schvalující osoby činí výstrahu nepřiměřenou či zbytečnou, k aktivaci výstrahy nedojde a dotčené osobě je tato skutečnost oznámena.
Účetní v náležitých případech potvrdí příslušné schvalující osobě, že výstraha byla v EWS registrována.
c)
Příslušná schvalující osoba oznámí dotčené osobě, že došlo k aktivaci výstrahy a na jak dlouho je výstraha aktivována. Oznámení však není nutné v případě, že dotčená osoba nereagovala na výzvu k písemnému vyjádření.
2. V případech podle čl. 106 odst. 1 písm. e) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je v době, kdy dosud nebylo rozhodnuto o době trvání vyloučení, příslušná schvalující osoba oprávněna požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení ještě předtím, než dá dotčené osobě příležitost se vyjádřit. Příslušná schvalující osoba je povinna dát dotčené osobě příležitost vyjádřit se k době trvání svého vyloučení.
3. V případech podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení ještě předtím, než dá dotčené osobě příležitost se vyjádřit, jestliže má k dispozici oficiální dokument, který konstatuje skutkový stav/situaci. Registraci výstrahy příslušná schvalující osoba oznámí dotčené osobě.
4. Příslušná schvalující osoba je za výjimečných okolností oprávněna posečkat s tím, aby dotčené osobě poskytla příležitost písemně se vyjádřit předtím, nežli bude podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo než bude přijat akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva této dotčené osoby, jestliže jsou dány naléhavé legitimní důvody k zachování důvěrnosti vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, s tím, že je tato příslušná schvalující osoba oprávněna pokračovat v registraci výstrahy.
5. Vyrozumívá-li úřad OLAF příslušnou schvalující osobu v souladu s článkem 13, je povinen uvést, zda je nutno zachovat důvěrnost vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení a zda je nutno posečkat s tím, aby byla dotčené osobě poskytnuta příležitost se vyjádřit.
6. Jakmile pominou důvody k ochraně vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, musí být dotčené osobě dána příležitost k vyjádření.
Článek 17
Ochrana osobních údajů a práva subjektů údajů
1. Příslušná schvalující osoba je povinna vyrozumět subjekty údajů o možnosti, že do EWS budou zadány údaje, které se jich týkají, a informovat je, kterým subjektům lze tyto údaje sdělovat. Tuto obecnou informaci je nutno sdělovat písemně zejména při uveřejňování veřejných zakázek, ve výzvách k podávání návrhů, při vyhlašování soutěží o ceny, a nejsou-li podobná uveřejnění prováděna, pak před zadáním veřejné zakázky nebo udělením grantu.
2. Příslušná schvalující osoba žádající o registraci výstrahy odpovídá za vztahy s osobou, jejíž údaje jsou do EWS zadávány. Příslušná schvalující osoba je povinna reagovat na žádosti dotčené osoby o opravu nepřesných či neúplných osobních údajů i na další žádosti či dotazy této osoby.
3. Dotčená osoba je též oprávněna požádat účetního písemně o informaci, zda je v EWS registrována.
Účetní je povinen jí tuto informaci poskytnout, jestliže příslušná schvalující osoba, případně po dohodě s úřadem OLAF, nerozhodne, že se použijí omezení čl. 20 odst. 1 nařízení č. 45/2001.
4. Vymazané výstrahy musí být přístupné pouze pro účely auditu a vyšetřování a nesmějí být pro uživatele EWS viditelné.
Osobní údaje obsažené ve výstrahách týkajících se fyzických osob však smějí být pro tyto účely nadále přístupné pouze po dobu pěti let od výmazu výstrahy.
Článek 18
Přezkum výstrahy
Jestliže osoba, ohledně níž je v EWS registrována výstraha, uvede nové skutečnosti prokazující, že pominuly důvody registrace, je příslušná schvalující osoba povinna požádat o výmaz výstrahy.
Osoba, ohledně níž je v EWS registrována výstraha pro účely vyloučení, je oprávněna podat stížnost k veřejnému ochránci práv a domáhat se soudního přezkumu.
ODDÍL 4
DŮSLEDKY VÝSTRAH
Článek 19
Obecná úprava důsledků
1. Příslušná schvalující osoba je povinna vyžádat si u kontaktní osoby pro výstrahy veškeré informace relevantní k tomu, aby byla s to rozhodnout o důsledcích výstrahy uvedených v tomto oddíle.
2. Jestliže příslušná schvalující osoba podá na základě informací, které jí předloží úřad OLAF, žádost o registraci výstrahy pro účely ověření podle článku 11, je povinna dodržet postup podle článku 14 nebo 15 tohoto rozhodnutí a rozhodnout o důsledcích výstrahy v těsné součinnosti s úřadem OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013.
3. Při rozhodování o důsledcích výstrahy je příslušná schvalující osoba povinna přihlédnout k dále uvedeným kritériím, která platí pro všechny výstrahy:
a)
rizika pro finanční zájmy a obraz Unie;
b)
objem a doba trvání právního závazku;
c)
naléhavost splnění právního závazku;
d)
povaha skutkového stavu;
e)
závažnost skutkového stavu a
f)
možné důsledky pro splnění právního závazku.
V případě výstrahy pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba povinna přihlédnout též k povaze a závažnosti důvodů pro vyloučení a k nezbytnosti zachovat kontinuitu činnosti.
4. Příslušná schvalující osoba je ve všech případech povinna své rozhodnutí o důsledcích výstrahy písemně odůvodnit.
Článek 20
Důsledek výstrah pro účely ověření
1. V případě zadávacího řízení, řízení o udělení grantu nebo soutěže o cenu lze ověření provést tímto způsobem:
a)
příslušná schvalující osoba si může vyžádat doplňující podklady uvedené v zadávacím řízení, řízení o udělení grantu nebo v soutěži o cenu;
b)
v případě řízení o udělení grantu lze provést analýzu rizika z předběžného financování.
2. V případě právního závazku lze ověření provést tímto způsobem:
a)
ověřit, zda je opatření v souladu s právním závazkem, včetně dodržení lhůt a požadavků na obsah plnění;
b)
u stávajících grantů lze před provedením platby ověřit způsobilost nákladů nebo provést audit či kontrolu na místě.
Článek 21
Právo na slyšení po výstraze pro účely ověření
Postup podle článku 15 tohoto rozhodnutí a právo na slyšení podle článku 16 tohoto rozhodnutí se použije též v případě, že má příslušná schvalující osoba na základě výstrahy pro účely ověření v úmyslu přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby.
Článek 22
Důsledky výstrah pro účely vyloučení na postupy a právní závazky
1. V případě zadávacího řízení, řízení o udělení grantu nebo soutěže o ceny je příslušná schvalující osoba povinna vyloučit osobu, které se týká výstraha pro účely vyloučení, z účasti v zadávacích řízeních a řízeních o udělení grantu, ledaže jsou splněny podmínky čl. 106 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a daná osoba se nachází v monopolním postavení.
2. V případě stávajícího právního závazku je příslušná schvalující osoba povinna rozhodnout o některém z těchto důsledků výstrahy:
a)
pokračovat s plněním smlouvy na veřejnou zakázku nebo grantu a provést náležité ověření;
b)
stavit platební lhůtu v souladu s čl. 92 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
c)
pozastavit platby v souladu s článkem 208 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
d)
pozastavit provádění veřejné zakázky nebo grantu v souladu s článkem 116 a s čl. 135 odst. 5 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
e)
ukončit právní závazek, jestliže související předpis předvídá možnost právní závazek ukončit na základě informace, na jejímž základě byla výstraha registrována.
3. Je-li dotčenou osobou subdodavatel, je příslušná schvalující osoba povinna požádat uchazeče, zájemce, zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, aby tohoto subdodavatele nahradil.
Článek 23
Důsledky výstrah pro účely vyloučení z hlediska rozpočtových operací
1. V případě výstrahy pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba v náležitých případech povinna v účetním systému potvrdit, že by daná platba měla být provedena navzdory existenci výstrahy.
2. Je-li registrována výstraha pro účely vyloučení, nelze přijímat žádné individuální rozpočtové závazky, na rozpočtových účtech nelze evidovat žádné individuální právní závazky vycházející ze souhrnného závazku a nelze přijímat právní závazky vycházející z předběžného závazku, s výjimkou případů podle čl. 106 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, kdy se dotčená osoba nachází v monopolním postavení.
ODDÍL 5
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 24
Zrušení
Zrušuje se rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami.
Článek 25
Přechodná ustanovení
1. Výstrahy týkající se vyloučení podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom musí zůstat aktivní až do konce doby svého trvání v souladu s uvedeným rozhodnutím.
2. Výstrahy W1, W2 a W3b registrované podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom se považují za výstrahy pro účely ověření podle tohoto rozhodnutí.
3. Výstrahy W3a a W4 lze nadále registrovat až do 1. července 2015, a to za podmínek rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom. Pro účely použití oddílu 4 tohoto rozhodnutí se výstrahy W3a a W4 považují za výstrahy pro účely ověření podle tohoto rozhodnutí. Na výstrahy W5b se až do 1. července 2015 nadále použije rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom.
Článek 26
Zveřejnění
Toto rozhodnutí se zveřejňuje v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 13. listopadu 2014.
KOMISSION PÄÄTÖS,
annettu 13 päivänä marraskuuta 2014,
komission tulojen ja menojen hyväksyjien ja toimeenpanovirastojen käyttöön tarkoitetusta ennakkovaroitusjärjestelmästä
(2014/792/EU)
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 (1) ja erityisesti sen 56 artiklan 1 kohdan,
ottaa huomioon kymmenenteen Euroopan kehitysrahastoon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta 18 päivänä helmikuuta 2008 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 215/2008 (2) ja erityisesti sen 17 artiklan,
ottaa huomioon Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä asetuksen (EY) N:o 1073/1999 kumoamisesta 11 päivänä syyskuuta 2013 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 (3) ja erityisesti sen 7 artiklan 6 kohdan ja 11 artiklan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Komissio, joka vastaa Euroopan unionin yleisen talousarvion ja kaikkien muiden unionin hallinnoimien varojen toteutuksesta asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 30-33 artiklassa säädetyn moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti, on velvollinen suojaamaan unionin taloudellisia etuja petollisilta menettelyiltä ja muulta laittomalta toiminnalta. Sen varmistamiseksi, että komission ja toimeenpanovirastojen tulojen ja menojen hyväksyjät saavat kaikki tiedot unionin taloudellisiin etuihin kohdistuvista uhista, on tarpeen antaa sisäisiä sääntöjä komission päätöksen C(2014) 2784 (4) lisäksi.
(2)
Voidakseen torjua petoksia ja suojata unionin taloudellisia etuja komissio käyttää asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 108 artiklassa ja poissulkemisia koskevasta keskustietokannasta 17 päivänä joulukuuta 2008 annetussa komission asetuksessa (EY, Euratom) N:o 1302/2008 (5) tarkoitettua poissulkemisia koskevaa keskustietokantaa sekä komission tulojen ja menojen hyväksyjien ja toimeenpanovirastojen käyttöön tarkoitetusta ennakkovaroitusjärjestelmästä 16 päivänä joulukuuta 2008 tehdyssä päätöksessä 2008/969/EY, Euratom (6) tarkoitettua ennakkovaroitusjärjestelmää. Olisi varmistettava, että ennakkovaroitusjärjestelmä toimii tehokkaasti odotettaessa, että lainsäädäntövallan käyttäjä hyväksyy ehdotuksen (7) varainhoitoasetuksen muuttamiseksi.
(3)
Ennakkovaroitusjärjestelmän tarkoituksen olisi tällä välin säilyttävä olennaisilta osiltaan nykyisen kaltaisena. Ennakkovaroitusjärjestelmällä olisi varmistettava, että siihen kirjatut varoitukset tarjoavat komission ja sen toimeenpanovirastojen käyttöön jakelultaan rajoitetut tiedot sellaisista henkilöistä, jotka saattavat uhata unionin taloudellisia etuja ja mainetta tai mitä tahansa unionin hallinnoimia varoja.
(4)
Koska toimeenpanovirastojen johtajat käyttävät toimintamäärärahoja komission valtuuttamina tulojen ja menojen hyväksyjinä, heillä olisi oltava mahdollisuus käyttää ennakkovaroitusjärjestelmää hallinto- ja toimintamäärärahojen hallinnointia varten samoin edellytyksin kuin komission yksiköillä.
(5)
Koska asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 56 artiklan 2 kohdan mukaisesti komission edelleenvaltuuttamina tulojen ja menojen hyväksyjinä toimivat unionin edustustojen päälliköt käyttävät toimintamäärärahoja komission valtuuttamina tulojen ja menojen hyväksyjinä, heillä olisi oltava mahdollisuus käyttää ennakkovaroitusjärjestelmää hallinto- ja toimintamäärärahojen hallinnointia varten samoin edellytyksin kuin komission yksiköillä.
(6)
Euroopan petostentorjuntavirastolla (OLAF) on Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1073/1999 ja neuvoston asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 kumoamisesta 11 päivänä syyskuuta 2013 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 7 artiklan 6 kohdan mukaan velvollisuus antaa asianomaisille komission yksiköille viipymättä tiedot käynnissä olevista tutkimuksista, jos niissä ilmenee, että voi olla aiheellista toteuttaa hallinnollisia turvaamistoimenpiteitä unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi. Lisäksi sillä on asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 11 artiklan mukaan velvollisuus laatia päätökseen saadusta tutkimuksesta kertomus ja antaa tarvittaessa suosituksia siitä, olisiko erityisesti toimielinten toteutettava toimenpiteitä. Jotta toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voisi pyytää varoituksen kirjaamista, on tarpeen säätää siitä, mitkä tiedot OLAFin on toimitettava komissiolle.
(7)
OLAFilla olisi oltava mahdollisuus käyttää ennakkovaroitusjärjestelmää hoitaessaan asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisia tutkinta-, tiedonhankinta- ja petostentorjuntatehtäviään.
(8)
Ennakkovaroitusjärjestelmän toimintaa olisi yksinkertaistettava, varoitusluokkien määrää vähennettävä ja niiden soveltamisalaa selkiytettävä, ja varoitusnimikkeistä olisi käytävä selkeästi ilmi, minkälaisesta varoituksesta on kysymys, jotta järjestelmää voitaisiin yksinkertaistaa.
(9)
OLAFin toimittamiin tietoihin perustuvien todentamisvaroitusten esittäjän olisi oltava toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä, joka ehdottaa kyseisiä varoituksia läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa neuvoteltuaan asiasta budjettipääosaston ja oikeudellisen yksikön kanssa.
(10)
Poissulkemisvaroitusten esittäjän olisi oltava komission toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä, ja budjettipääosaston ja tapauksen mukaan oikeudellisen yksikön olisi arvioitava kyseiset varoitukset keskitetysti. Jos poissulkemisvaroitus esitetään OLAFin toimittamien tietojen perusteella, se olisi arvioitava läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa. Tätä menettelyä olisi sovellettava myös silloin, kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo toteuttaa toimia, jotka voisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti.
(11)
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän olisi läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa päätettävä seurauksista, jotka ovat tarpeen unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi, ja ilmoitettava päätöksestään OLAFille.
(12)
Varoituksen kirjaamista, muuttamista, poistamista tai uusimista koskevan pyynnön esittämisen olisi oltava toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän vastuulla. Jotta valvonta säilyisi riittävänä, tällaiset pyynnöt olisi tehtävä komission päätöksessä C(2014) 2784 säädetyllä hierarkiatasolla.
(13)
Tilinpitäjän olisi huolehdittava siitä, että komission keskuskirjanpitojärjestelmässä otetaan käyttöön asianmukaiset tekniset järjestelyt, joilla varmistetaan ennakkovaroitusjärjestelmän tehokas soveltaminen.
(14)
Kaikille komission yksiköille ja toimeenpanovirastoille annetaan yksityiskohtaiset tiedot perintä- ja takavarikkomääräyksistä komission keskuskirjanpitojärjestelmän kautta. Päätöksessä 2008/969/EY, Euratom säädetyt varoitukset W3a (takavarikkomääräys) ja W4 (perintämääräys) olisi poistettava käytöstä. Tieto tällaisesta määräyksestä ei yksinään ole järjestelmällisesti peruste varoitukselle. Varoituksen kirjaaminen edellyttää, että toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä arvioi kaikki tapaukseen liittyvät olosuhteet tehdäkseen päätöksen siitä, onko varoitus tarpeen.
(15)
Yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 (8) säädetään, että komission on henkilötietojen käsittelyssään noudatettava siinä säädettyjä käsittelyn laillisuutta ja tiedonsiirtoa koskevia vaatimuksia ja että Euroopan tietosuojavaltuutettu tekee kyseistä tietojenkäsittelyä koskevan ennakkotarkastuksen komission tietosuojavastaavan tekemän ilmoituksen perusteella.
(16)
Niiden henkilöiden oikeudet, joita koskevia tietoja on viety tai voidaan viedä ennakkovaroitusjärjestelmään, olisi vahvistettava tietosuojasäännöksissä.
(17)
Tietyistä tietosuojaa koskevista oikeuksista voidaan tehdä asetuksen (EY) N:o 45/2001 20 artiklassa säädettyjä poikkeuksia, joita on analysoitava tapauskohtaisesti ja joiden soveltamisen on oltava tilapäistä. Yksikön, jonka tehtävänä on pyytää asianomaisten tietojen kirjaamista tai muuttamista, joka kattaa myös niiden oikaisemisen, tai kyseisten tietojen poistamista, olisi päätettävä tällaisten poikkeusten soveltamisesta.
(18)
Mahdollisen poissulkemisvaroituksen kohteena olevalle henkilölle olisi annettava mahdollisuus esittää näkemyksensä kirjallisesti ennen kuin kyseistä henkilöä koskevan varoituksen kirjaamista ennakkovaroitusjärjestelmään pyydetään. Tällainen mahdollisuus olisi annettava myös silloin, kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo toteuttaa toimia, jotka voisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti.
(19)
Tätä mahdollisuutta olisi poikkeuksellisesti lykättävä tutkimuksen tai kansallisten oikeudenkäyntimenettelyjen luottamuksellisuuden säilyttämiseksi, jos tähän on huomattavan tärkeitä perusteltuja syitä.
(20)
Päätöksen 2008/969/EY, Euratom soveltamista olisi jatkettava 1 päivään heinäkuuta 2015 asti siltä osin kuin se on tarpeen Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 215 artiklan nojalla rajoittavista toimenpiteistä annettujen neuvoston asetusten noudattamisen varmistamiseksi siihen asti, kun suoriteperusteisessa kirjanpitojärjestelmässä (ABAC) voidaan ottaa huomioon ulkopolitiikan välineistä vastaavan yksikön vastaavaan tietokantaan sisältyvät tiedot. Käytännössä tämä tarkoittaa päätöksen 2008/969/EY, Euratom mukaisen W5b-varoituksen kirjaamista.
(21)
Päätöstä 2008/969/EY, Euratom olisi sovellettava 1 päivään heinäkuuta 2015 asti W3a- ja W4-varoituksiin, jotka olisi kyseiseen ajankohtaan asti rinnastettava todentamisvaroituksiin tämän päätöksen 4 jaksoa sovellettaessa.
(22)
Tämän päätöksen täytäntöönpano edellyttää, että ennakkovaroitusjärjestelmän toimintaa ja sen tosiasiallista myötävaikutusta unionin taloudellisten etujen suojaamiseen arvioidaan säännöllisesti,
ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:
1 JAKSO
YLEISET SÄÄNNÖKSET
1 artikla
Sisältö, soveltamisala ja tavoite
1. Tällä päätöksellä perustetaan ennakkovaroitusjärjestelmä, joka on tarkoitettu komission ja toimeenpanovirastojen tulojen ja menojen hyväksyjien käyttöön silloin, kun he toteuttavat Euroopan unionin yleistä talousarviota ja mitä tahansa muita unionin hallinnoimia varoja.
2. Ennakkovaroitusjärjestelmällä edistetään unionin taloudellisten etujen ja julkisuuskuvan suojaamista, petosten torjuntaa ja moitteetonta varainhoitoa.
3. Ennakkovaroitusjärjestelmän tavoitteena on
a)
varoitusten kirjaamisen avulla tiedottaa komission ja toimeenpanovirastojen toimivaltaisille tulojen ja menojen hyväksyjille siitä, että henkilö saattaa muodostaa uhan unionin taloudellisille eduille ja julkisuuskuvalle tai unionin hallinnoimille varoille, ja
b)
antaa toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle mahdollisuus tehdä varoitusten perusteella tarkistuksia tai toteuttaa niiden perusteella tarvittavia toimenpiteitä, joihin kuuluvat myös 4 jaksossa tarkoitetut toimenpiteet.
4. Tiedoilla autetaan varmistamaan, että
a)
riskit ehkäistään tarkistuksin, jotka perustuvat varhaisessa vaiheessa saatuihin tietoihin henkilöistä, joiden osalta on epäilyjä tai havaintoja, jotka liittyvät mihin tahansa seuraavassa luetelluista toimista:
-
huomattava virhe tai sääntöjenvastaisuus,
-
ammatillinen virhe,
-
vakava sopimusrikkomus, tai
-
komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 (9) 141 artiklassa tarkoitettu petos, lahjonta tai mikä tahansa muu unionin taloudellisia etuja vahingoittava laiton toiminta;
b)
menettelyjen ulkopuolelle suljetaan unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012, jäljempänä ’varainhoitoasetus’, 106 artiklan 1 kohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut henkilöt.
2 artikla
Määritelmät
Tässä päätöksessä tarkoitetaan
a)
’tilinpitäjällä’ komission tilinpitäjää tai tilinpitäjän alaisuudessa toimivaa henkilöstön jäsentä, jolle tilinpitäjä on siirtänyt tiettyjä tehtäviä asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 69 artiklan mukaisesti;
b)
’toimivaltaisella tulojen ja menojen hyväksyjällä’ asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 65 artiklassa tarkoitettua komission valtuutettua tulojen ja menojen hyväksyjää, joka on sisäisten sääntöjen mukaisesti vastuussa Euroopan unionin yleisen talousarvion, jäljempänä ’talousarvio’, toteuttamisesta ja joka voi olla myös toimeenpanoviraston johtaja, edellä mainitun asetuksen 65 artiklassa tarkoitettu edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä, joka toimii johtajan tehtävässä, tai unionin edustuston päällikkö, joka toimii komission edelleenvaltuutettuna tulojen ja menojen hyväksyjänä edellä mainitun asetuksen 56 artiklan 2 kohdan mukaisesti;
c)
’rekisteröidyllä’ yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 tarkoitettua tunnistettavissa olevaa henkilöä;
d)
’havainnoilla’ tosiseikkoja, jotka on havaittu oikeudellisen sitoumuksen täytäntöönpanon aikana tai kirjattu tilintarkastustuomioistuimen, petostentorjuntaviraston (OLAF) tai sisäisen tarkastuksen toimialan tarkastuksissa tai tutkimuksissa tai missä tahansa muissa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän vastuulla olleissa tarkastuksissa;
e)
’oikeudellisella sitoumuksella’ sitoumusta, jonka komissio on tehnyt asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 ensimmäisen osan V-VIII osaston ja toisen osan mukaisesti;
f)
’henkilöllä’ kaikkia seuraavassa lueteltuja luonnollisia henkilöitä ja oikeushenkilöitä sekä kaikkia oikeushenkilöllisyyttä vailla olevia yhteenliittymiä:
-
asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 2 artiklan i alakohdassa tarkoitetut varojen saajat,
-
ehdokkaat ja tarjoajat,
-
avustuksen hakijat,
-
kilpailujen osallistujat,
-
asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 204 artiklassa tarkoitetut palkatut ulkopuoliset asiantuntijat,
-
asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdan b ja e alakohdassa tarkoitetut henkilöt, jolla on valtuudet edustaa oikeushenkilöä, tehdä päätöksiä sen puolesta tai valvoa sitä;
g)
’ammatin harjoittamiseen liittyvällä virheellä’ lain, säännösten tai henkilön ammattialalla noudatettavan ammattietiikan rikkomista ja muita virheitä, joilla on vaikutusta kyseisen henkilön ammatilliseen uskottavuuteen;
h)
’alihankkijalla’ talouden toimijaa, jota ehdokas, tarjoaja tai toimeksisaaja esittää sopimuksen osan täytäntöönpanijaksi ilman, että hankintaviranomaisella on suoraa oikeudellista sitoumusta kyseisen toimijan kanssa;
i)
’huomattavalla virheellä tai sääntöjenvastaisuudella’ delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 166 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua huomattavaa virhettä tai sääntöjenvastaisuutta;
j)
’varoituksesta vastaavalla yhteyshenkilöllä’ pyynnön esittämisestä vastaavassa yksikössä olevaa henkilöä, joka on vastuussa varoituksesta sen poistamiseen asti.
3 artikla
Ennakkovaroitusjärjestelmän toiminta
1. Tilinpitäjä huolehtii asianmukaisista teknisistä järjestelyistä, joilla varmistetaan ennakkovaroitusjärjestelmän tehokas toiminta ja sen seuranta.
Tilinpitäjä vastaa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän pyytämien ennakkovaroitusten kirjaamisesta, muuttamisesta, uusimisesta ja poistamisesta.
2. Tilinpitäjä hyväksyy teknisiä näkökohtia koskevat täytäntöönpanotoimenpiteet ja määrittelee tekniseen toteutukseen liittyvät menettelyt, myös turvallisuuden osalta.
Tilinpitäjä ilmoittaa edellä tarkoitetuista toimenpiteistä komission yksiköille ja toimeenpanovirastoille.
4 artikla
Varoituksen pyytämis-, muuttamis-, uusimis- ja poistamisvaltuudet ja -menettely
1. Varoituksen kirjaamista, muuttamista, uusimista tai poistamista voi pyytää ainoastaan toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä.
2. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on osoitettava varoituksen kirjaamista, muuttamista, uusimista tai poistamista koskeva pyyntö tilinpitäjälle. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on tällöin käytettävä tämän päätöksen liitteessä esitettyä lomaketta.
3. Jäljempänä 8 artiklassa tarkoitettu varoituksesta vastaava yhteyshenkilö tarkistaa ennen pyynnön toimittamista tilinpitäjälle, että 11 ja 12 artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät.
5 artikla
Ennakkovaroitusjärjestelmän käyttöoikeus
Komission yksiköt ja toimeenpanovirastot saavat suoraan käyttöönsä ennakkovaroitusjärjestelmän sisältämät tiedot komission keskuskirjanpitojärjestelmän kautta.
Paikallisjärjestelmästä vastaavat komission yksiköt tai toimeenpanovirastot voivat käyttää keskuskirjanpitojärjestelmää ennakkovaroitusjärjestelmään tallennettujen tietojen saantiin edellyttäen, että paikallisjärjestelmän ja keskuskirjanpitojärjestelmän tiedot ovat yhteensopivia.
6 artikla
Ennakkovaroitusjärjestelmän käyttö
Ennakkovaroitusjärjestelmään tallennettuja tietoja saa käyttää ainoastaan talousarvion tai muiden unionin hallinnoimien varojen toteuttamiseen. Tämä säännös ei vaikuta komission asetuksen (EY, Euratom) N:o 1302/2008 (10) 1 artiklan 2 ja 3 kohdassa tarkoitetun poissulkemisia koskevan keskustietokannan sisältämiin tietoihin.
OLAF voi käyttää ennakkovaroitusjärjestelmässä ja poissulkemisia koskevassa tietokannassa olevia tietoja Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä asetuksen (EY) N:o 1073/1999 kumoamisesta 11 päivänä syyskuuta 2013 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013, jäljempänä ’OLAF-asetus’, mukaisissa tutkimuksissaan sekä petostentorjuntatoimissaan, joihin kuuluvat myös riskianalyysit.
7 artikla
Ennakkovaroitusjärjestelmän käyttöajankohta
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tarkistaa, onko ennakkovaroitusjärjestelmässä henkilöä koskeva varoitus, seuraavissa vaiheissa:
a)
ennen yksittäisen talousarviositoumuksen tekemistä;
b)
ennen talousarvioon otettavan kokonaissitoumuksen tekemistä, jos henkilö on tiedossa jo tässä vaiheessa;
c)
alustavien talousarviositoumusten tapauksessa ennen sellaisen oikeudellisen sitoumuksen tekemistä, joka antaa oikeuden saada myöhemmin suoritettavia maksuja, ellei kyseessä ole henkilöstölle suoritettava maksu tai kokouksiin tai kilpailuihin osallistumisesta aiheutuneiden matkakulujen korvaaminen;
d)
hankintamenettelyjen, avustusten myöntämismenettelyjen, palkintokilpailujen ja kiinnostuksenilmaisupyyntöjen tapauksessa viimeistään ennen ratkaisupäätöksen tekemistä;
e)
sellaisten hankintojen tapauksessa, joissa hankintaviranomainen rajoittaa niiden ehdokkaiden määrää, joilta pyydetään tarjousta, ennen kuin ehdokkaat on valittu;
f)
ennen maksun suorittamista, ellei kyseessä ole henkilöstölle suoritettava maksu tai kokouksiin tai kilpailuihin osallistumisesta aiheutuneiden matkakulujen korvaaminen.
8 artikla
Varoituksesta vastaava yhteyshenkilö
Varoituksesta vastaava yhteyshenkilö
a)
laatii varoituksen kirjaamispyynnön;
b)
toimittaa pyynnön ja kaikki varoitukseen liittyvät muut tiedot tilinpitäjälle;
c)
antaa tiedot, joita muut toimivaltaiset tulojen ja menojen hyväksyjät tarvitsevat tarkistusten tekemiseksi ja 4 jaksossa tarkoitetuista seurauksista päättämiseksi.
2 JAKSO
ENNAKKOVAROITUSJÄRJESTELMÄÄN TALLENNETUT TIEDOT
9 artikla
Varoitusluokat
1. Ennakkovaroitusjärjestelmään sisältyvät varoitukset jaetaan seuraaviin kahteen luokkaan:
a)
”todentamisvaroitukset”, joita käytetään, kun henkilön osalta on epäilyjä tai havaintoja, jotka koskevat delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 141 artiklassa tarkoitettuja petoksia, lahjontaa tai muuta unionin taloudellisia etuja vahingoittavaa laitonta toimintaa tai huomattavia virheitä tai sääntöjenvastaisuuksia tai ammatillista virhettä tai vakavaa sopimusrikkomusta;
b)
”poissulkemisvaroitukset”, joita käytetään, kun henkilö on suljettu menettelyjen ulkopuolelle asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa säädettyjen poissulkemisperusteiden mukaisesti.
2. Henkilöstä on voitu kirjata eri varoituksia erilaisin perustein.
10 artikla
Ennakkovaroitusjärjestelmään kirjattujen varoitusten sisältämät tiedot
Ennakkovaroitusjärjestelmään sisältyvissä varoituksissa on oltava seuraavat tiedot:
a)
henkilön tunnistetiedot;
b)
varoitusluokka;
c)
varoituksen voimassaoloaika;
d)
perusteet sille, miksi henkilö muodostaa uhan unionin taloudellisille eduille, julkisuuskuvalle tai unionin hallinnoimille varoille;
e)
kuulemismenettelyyn liittyvät tiedot;
f)
toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän nimi;
g)
tämän päätöksen 8 artiklassa tarkoitetun varoituksesta vastaavan yhteyshenkilön nimi.
11 artikla
Todentamisvaroitukset
1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää todentamisvaroituksen kirjaamista, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
a)
OLAF on asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisesti ilmoittanut toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle tutkimustensa osoittavan, että voi olla aiheellista toteuttaa toimenpiteitä unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi;
b)
Euroopan tilintarkastustuomioistuin on toimittanut komissiolle tai sisäisen tarkastuksen toimiala on toimittanut toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle tietoja, jotka osoittavat, että henkilöön liittyy delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 141 artiklassa tarkoitettu petos, lahjonta tai muu unionin taloudellisia etuja vahingoittava laiton toiminta tai huomattava virhe tai sääntöjenvastaisuus tai ammatillinen virhe tai vakava sopimusrikkomus;
c)
toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on tehnyt tarkistuksen tai tarkastuksen, joka osoittaa, että henkilöön liittyy delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 141 artiklassa tarkoitettu petos, lahjonta tai muu unionin taloudellisia etuja vahingoittava laiton toiminta tai huomattava virhe tai sääntöjenvastaisuus tai ammatillinen virhe tai vakava sopimusrikkomus, tai toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on saanut tietoja tällaisesta tarkistuksesta tai tarkastuksesta.
2. Todentamisvaroitus on voimassa enintään yhden vuoden ajan. Se on poistettava, jos pyydetään poissulkemisvaroitusta tai jos todentamistarvetta ei enää ole.
3. Todentamisvaroitus poistetaan 2 kohdassa tarkoitetun ajanjakson lopussa ilman eri toimenpiteitä.
4. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää todentamisvaroituksen uusimista, jos OLAF ilmoittaa sille, että todentamisvaroituksen säilyttäminen on 1 kohdassa tarkoitettujen tutkimusten mukaan perusteltua, vaikka niiden pohjalta ei ole vielä tehty päätelmiä. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää todentamisvaroituksen uusimista myös silloin, kun 1 kohdan b ja c alakohdassa asetetut edellytykset täyttyvät edelleen.
5. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on perusteltava, miksi uusiminen on tarpeen unionin taloudellisten etujen ja julkisuuskuvan suojaamiseksi.
6. Todentamisvaroituksen uusiminen rinnastetaan todentamisvaroitusta koskevaan uuteen pyyntöön.
12 artikla
Poissulkemisvaroitukset
1. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on pyydettävä poissulkemisvaroitusta asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa.
2. Poissulkemisvaroitus on poistettava poissulkemisjakson päättyessä.
3. Ennakkovaroitusjärjestelmään kirjattu poissulkemisvaroitus kirjautuu automaattisesti myös poissulkemisia koskevaan keskustietokantaan.
13 artikla
OLAFin toimittamat tiedot
Kun OLAF toimittaa tietoja asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 7 artiklan 6 kohdan mukaisesti auttaakseen toimivaltaista tulojen ja menojen hyväksyjää päättämään turvaamistoimenpiteistä Euroopan unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi tai kun se toimittaa tietoja asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 11 artiklan mukaisesti, näiden tietojen on sisällettävä
a)
asianomaisen henkilöllisyys;
b)
yhteenveto tosiseikoista ja tutkimuksessa havaituista riskeistä; yhteenvedon on oltava niin kattava, että henkilöä voidaan tosiasiallisesti kuulla tämän päätöksen 16 artiklan mukaisesti;
c)
mahdolliset toimenpidesuositukset luottamuksellisuuden takaamiseksi erityisesti silloin, kun käytetään kansallisen oikeusviranomaisen toimivaltaan kuuluvia tutkintatoimenpiteitä tai, kun on kyse ulkoisista tutkimuksista, kansallisen viranomaisen toimivaltaan kuuluvia tutkintatoimenpiteitä tutkimuksiin sovellettavien kansallisten säännösten mukaisesti.
3 JAKSO
VAROITUKSEN KIRJAAMISMENETTELYÄ KOSKEVAT SÄÄNNÖKSET
14 artikla
Keskusyksiköiden kuuleminen todentamisvaroitusten tapauksessa
Ennen kuin toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päättää pyytää todentamisvaroituksen kirjaamista OLAFin asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 7 artiklan 6 kohdan ja 11 artiklan mukaisesti toimittamien tietojen perusteella, hänen on kuultava budjettipääosastoa (varainhoidosta vastaava keskusyksikkö) ja tarvittaessa oikeudellista yksikköä läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisesti.
15 artikla
Poissulkemisvaroitusten arviointi keskusyksiköissä
Ennen kuin toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista ja sen asianmukaisen keston määrittämästä 106 artiklan 1 kohdan b, c ja e alakohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa, budjettipääosasto ja oikeudellinen yksikkö tekevät tapauksesta keskitetyn arvioinnin. Kun toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän esittämä poissulkemisvaroitus perustuu OLAFin toimittamiin tietoihin, edellä mainittu arviointi on tehtävä läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa.
16 artikla
Oikeus tulla kuulluksi
1. Varoitusten kirjaamisessa noudatetaan seuraavia sääntöjä:
a)
Ennen kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista tai toteuttaa sellaisia toimia, jotka voisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti, hänen on annettava kyseiselle henkilölle tilaisuus esittää huomautuksensa kirjallisesti. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on annettava kyseiselle henkilölle vähintään 14 kalenteripäivää huomautusten esittämistä varten. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on samaan aikaan ilmoitettava kyseiselle henkilölle, että jollei vastausta saada, varoitus kirjataan.
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on annettava asianomaiselle henkilölle tarvittaessa mahdollisuus esittää näkemyksensä OLAFin toimittamien tietojen pohjalta.
b)
Jos henkilön toimittamat huomautukset eivät muuta toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän arviota, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää tilinpitäjää aktivoimaan varoituksen.
Jos toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä katsoo henkilön toimittamien huomautusten perusteella, että varoitus on suhteeton tai tarpeeton, varoitusta ei aktivoida ja henkilölle ilmoitetaan asiasta.
Tilinpitäjä antaa toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle vahvistuksen varoituksen kirjaamisesta ennakkovaroitusjärjestelmään.
c)
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä ilmoittaa asianomaiselle henkilölle varoituksen aktivoinnista ja sen voimassaoloajasta. Tätä ilmoitusta ei kuitenkaan tarvitse tehdä, jos kyseinen henkilö ei ole vastannut kehotukseen esittää huomautuksia kirjallisesti.
2. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi poissulkemisen kestosta tehtävää päätöstä odotettaessa pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa jo ennen kuin hän on antanut asianomaiselle henkilölle mahdollisuuden esittää näkemyksensä. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on annettava kyseiselle henkilölle mahdollisuus esittää näkemyksensä poissulkemisen kestosta.
3. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa jo ennen kuin hän on antanut asianomaiselle henkilölle mahdollisuuden esittää näkemyksensä, jos hänellä on virallinen asiakirja, jossa tilanne on todettu. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on ilmoitettava kyseiselle henkilölle poissulkemisvaroituksen kirjaamisesta.
4. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi poikkeuksellisesti lykätä asianomaiselle henkilölle annettua mahdollisuutta esittää näkemyksensä kirjallisesti ennen poissulkemisvaroituksen kirjaamispyynnön esittämistä tai sellaisten toimenpiteiden toteuttamista, jotka voisivat vaikuttaa kyseisen henkilön oikeuksiin haitallisesti, jos tähän on huomattavan tärkeitä perusteltuja syitä, jotka liittyvät tutkimuksen tai kansallisten oikeudenkäyntimenettelyjen luottamuksellisuuden säilyttämiseen, ja kirjata varoituksen siitä huolimatta.
5. Kun OLAF antaa toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle tietoja 13 artiklan mukaisesti, se ilmoittaa samalla siitä, onko tutkimuksen tai kansallisen oikeudenkäyntimenettelyn luottamuksellisuus säilytettävä ja onko asianomaisen henkilön mahdollisuutta esittää näkemyksensä lykättävä.
6. Asianomaiselle henkilölle on annettava mahdollisuus esittää näkemyksensä heti, kun perusteita tutkimuksen tai kansallisen oikeuskäsittelyn suojaamiselle ei enää ole.
17 artikla
Tietosuoja ja rekisteröityjen oikeudet
1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä ilmoittaa rekisteröidyille siitä, että rekisteröityjä koskevia tietoja voidaan viedä ennakkovaroitusjärjestelmään, ja siitä, kenelle näitä tietoja voidaan toimittaa. Nämä yleiset tiedot on annettava kirjallisesti erityisesti tarjouskilpailuissa, ehdotuspyynnöissä, palkintokilpailuissa ja tarjous- ja ehdotuspyyntöjen puuttuessa ennen sopimuksen tekemistä tai ennen avustuksen myöntämistä.
2. Varoituksen kirjaamista pyytävä toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä vastaa suhteista siihen henkilöön, jonka tiedot viedään ennakkovaroitusjärjestelmään. Hän vastaa kyseisen henkilön pyyntöihin korjata tai täydentää henkilötietoja sekä kaikkiin muihin kyseisen henkilön esittämiin pyyntöihin ja kysymyksiin.
3. Henkilö voi myös pyytää kirjallisesti tietoja tilinpitäjältä siitä, onko hänet kirjattu ennakkovaroitusjärjestelmään.
Tilinpitäjän on annettava nämä tiedot, ellei toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päätä tarvittaessa OLAFin suostumuksella, että asiassa sovelletaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 20 artiklan 1 kohdassa asetettuja rajoituksia.
4. Poistetut varoitukset ovat käytettävissä ainoastaan tarkastus- ja tutkintatarkoituksiin, eivätkä ne näy ennakkovaroitusjärjestelmän käyttäjille.
Luonnollisia henkilöitä koskeviin varoituksiin sisältyvät henkilötiedot ovat käytettävissä edellä mainittuihin tarkoituksiin ainoastaan viiden vuoden ajan varoituksen poistamisesta.
18 artikla
Varoituksen uudelleenarviointi
Jos henkilö, josta on kirjattu varoitus ennakkovaroitusjärjestelmään, antaa uusia tietoja, jotka osoittavat, että perusteita varoituksen kirjaamiselle ei enää ole, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on pyydettävä varoituksen poistamista.
Henkilö, josta on kirjattu poissulkemisvaroitus ennakkovaroitusjärjestelmään, voi tehdä kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle ja hakea muutosta tuomioistuimelta.
4 JAKSO
VAROITUKSEN SEURAUKSET
19 artikla
Seurauksia koskevat yleiset säännöt
1. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on pyydettävä varoituksesta vastaavalta yhteyshenkilöltä kaikki tarvittavat tiedot voidakseen päättää tässä jaksossa säädetyistä seurauksista.
2. Jos toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää OLAFin toimittamien tietojen perusteella todentamisvaroituksen kirjaamista 11 artiklan mukaisesti, hänen on noudatettava tämän päätöksen 14 tai 15 artiklassa säädettyä menettelyä ja päätettävä seurauksista läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisesti.
3. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on seurauksista päättäessään otettava kaikkien varoitusten osalta huomioon seuraavat kriteerit:
a)
unionin taloudellisiin etuihin ja julkisuuskuvaan kohdistuvat riskit;
b)
oikeudellisen sitoumuksen määrä ja voimassaoloaika;
c)
oikeudellisen sitoumuksen täytäntöönpanon kiireellisyys;
d)
tosiseikkojen luonne;
e)
tosiseikkojen vakavuus; ja
f)
mahdolliset vaikutukset oikeudellisen sitoumuksen täytäntöönpanoon.
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on poissulkemisvaroitusten osalta otettava lisäksi huomioon poissulkemisperusteiden luonne ja vakavuus sekä tarve palvelun jatkuvuuteen.
4. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on aina perusteltava seurauksia koskeva päätöksensä kirjallisesti.
20 artikla
Todentamisvaroituksen seuraukset
1. Hankintamenettelyjen ja avustusten myöntämismenettelyjen tai palkintokilpailujen tapauksessa todentamisella voidaan tarkoittaa seuraavia toimenpiteitä:
a)
toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää tietojen tueksi lisäasiakirjoja hankintamenettelyn, avustuksen myöntämismenettelyn tai palkintokilpailun määräysten mukaisesti;
b)
avustuksen myöntämismenettelyn tapauksessa ennakkomaksuun liittyvän riskin analysointi.
2. Oikeudellisen sitoumuksen tapauksessa todentamisella voidaan tarkoittaa seuraavia toimenpiteitä:
a)
sen todentaminen, että toiminta vastaa oikeudellista sitoumusta, määräaikojen noudattaminen ja toimitusten sisältö mukaan luettuina;
b)
myönnettyjen avustusten tapauksessa kustannusten tukikelpoisuuden todentaminen ennen maksun suorittamista tai tarkastuksen tekeminen tai paikalla toimitettavien tarkastusten tekeminen.
21 artikla
Oikeus tulla kuulluksi todentamisvaroituksen kirjaamisen jälkeen
Tämän päätöksen 15 artiklassa säädettyä menettelyä ja 16 artiklassa säädettyä oikeutta tulla kuulluksi on sovellettava myös silloin kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo todentamisvaroituksen kirjaamisen jälkeen toteuttaa sellaisia toimenpiteitä, jotka saattaisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti.
22 artikla
Poissulkemisvaroitusten vaikutukset menettelyihin ja oikeudellisiin sitoumuksiin
1. Kun on kyse hankintamenettelyistä, avustusten myöntämismenettelyistä tai palkintokilpailuista, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on suljettava poissulkemisvaroituksen kohteena oleva henkilö hankintamenettelyjen tai avustusten myöntämismenettelyjen ulkopuolelle, paitsi jos kyseinen henkilö on monopoliasemassa ja asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 2 kohdassa säädetyt edellytykset täyttyvät.
2. Kun kyse on voimassa olevista oikeudellisista sitoumuksista, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on päätettävä seurauksista, ja se voi tällöin päättää muun muassa
a)
jatkaa sopimuksen tai avustuksen täytäntöönpanoa ja tehdä tarvittavat tarkistukset;
b)
lykätä maksun määräaikaa asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 92 artiklan 2 kohdan mukaisesti;
c)
keskeyttää maksut delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 208 artiklan mukaisesti;
d)
keskeyttää sopimuksen tai avustuksen täytäntöönpanon asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 116 artiklan tai 135 artiklan 5 kohdan mukaisesti;
e)
purkaa oikeudellisen sitoumuksen, jos se voidaan sen ehtojen mukaan purkaa varoituksen kirjausperusteena olleiden tietojen perusteella.
3. Jos asianomainen henkilö on alihankkija, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on vaadittava, että tarjoaja tai ehdokas tai toimeksisaaja korvaa kyseisen alihankkijan toisella.
23 artikla
Poissulkemisvaroitusten vaikutukset talousarviotapahtumiin
1. Kun kyse on poissulkemisvaroituksesta, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä vahvistaa tarvittaessa kirjanpitojärjestelmässä, että maksu olisi suoritettava varoituksen olemassaolosta huolimatta.
2. Jos poissulkemisvaroitus kirjataan, mitään yksittäistä talousarviositoumusta ei tehdä, mitään kokonaissitoumukseen perustuvaa yksittäistä oikeudellista sitoumusta ei kirjata talousarviokirjanpitoon eikä mitään alustavaan sitoumukseen perustuvaa oikeudellista sitoumusta tehdä, paitsi jos asianomainen henkilö on asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 2 kohdassa säädetyn mukaisesti monopoliasemassa.
5 JAKSO
LOPPUSÄÄNNÖKSET
24 artikla
Kumoaminen
Kumotaan komission tulojen ja menojen hyväksyjien ja toimeenpanovirastojen käyttöön tarkoitetusta ennakkovaroitusjärjestelmästä tehty päätös 2008/969/EY, Euratom.
25 artikla
Siirtymäsäännökset
1. Päätöksen 2008/969/EY, Euratom mukaisesti kirjatut poissulkemisvaroitukset säilyvät aktiivisina niiden mainitun päätöksen mukaisen voimassaoloajan päättymiseen asti.
2. Päätöksen 2008/969/EY, Euratom mukaisesti kirjatut W1-, W2- ja W3b-varoitukset katsotaan tämän päätöksen mukaisiksi todentamisvaroituksiksi.
3. W3a- ja W4-varoituksia kirjataan 1 päivään heinäkuuta 2015 asti päätöksessä 2008/969/EY, Euratom säädetyin edellytyksin. Sovellettaessa tämän päätöksen 4 jaksoa W3a- ja W4-varoitukset katsotaan tämän päätöksen mukaisiksi todentamisvaroituksiksi. Päätöstä 2008/969/EY, Euratom sovelletaan W5b-varoituksiin 1 päivään heinäkuuta 2015 saakka.
26 artikla
Julkaiseminen
Tämä päätös julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tehty Brysselissä 13 päivänä marraskuuta 2014.