PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 1244/2014
ze dne 20. listopadu 2014,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“)
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“) (1), a zejména na čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením (EU) č. 375/2014 by Komise měla vypracovat normy a postupy týkající se nezbytných podmínek, postupů a požadavků, jež mají uplatňovat vysílající a přijímající organizace při vyhledávání, výběru, přípravě, řízení a vysílání zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU na podporu humanitární pomoci ve třetích zemích. Nařízení (EU) č. 375/2014 stanoví, že normy by měly být přijaty prostřednictvím aktů v přenesené pravomoci a postupy prostřednictvím prováděcích aktů.
(2)
U všech zúčastněných stran iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, včetně samotných dobrovolníků a vysílajících a přijímajících organizací, by mělo být podporováno ztotožnění se s iniciativou.
(3)
Je důležité, aby byli zájemci o dobrovolnickou činnost vyhledáváni a vybíráni nediskriminačním, spravedlivým a transparentním postupem opírajícím se o partnerství mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, který vyhovuje skutečným potřebám, jež na místní úrovni vyjádří přijímající organizace.
(4)
Vysílající a přijímající organizace by měly zajistit důkladné zaškolení, jehož cílem je předcházet nedorozuměním v otázce úloh a očekávání a nabídnout dobrovolníkům odpovídající a praktickou přípravu pro jejich misi. Tímto způsobem položí základy důvěry a přijetí v přijímajících komunitách, a to při plném zohlednění místních kulturně citlivých otázek.
(5)
Odborná příprava je nepostradatelnou součástí přípravy před vysláním, která by měla být zajištěna všem zájemcům o dobrovolnickou činnost v rámci strukturovaného programu povinných a volitelných kurzů. Začátečníkům by kromě toho mělo být umožněno, v případě potřeby formou stáží, dále rozvíjet své kompetence a získávat nové specifické znalosti a dovednosti významné pro odvětví humanitární pomoci. Tento rozvoj by měl zejména odpovídat činnosti a podmínkám vysílající a přijímající organizace.
(6)
Vysílající a přijímající organizace by měly zavést odpovídající systém dohledu a řízení. Měly by společně dohlížet na výkony a výsledky humanitárních dobrovolníků EU a tyto výkony a dosahované výsledky hodnotit a poskytovat humanitárním dobrovolníkům EU zpětnou vazbu ve věci přidělených úkolů a cílů. Pomohou tím zlepšit odpovědnost iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
(7)
Doplňkem dohledu a řízení by měl být mentoring, který by měl humanitárním dobrovolníkům EU zajišťovat doplňkovou podporu před vysláním, v jeho průběhu a po skončení.
(8)
Po dobu vyslání do třetích zemí by měl být zřízen kanál pro průběžnou komunikaci a doplňkovou podporu z vysílající organizace. Všem humanitárním dobrovolníkům EU by měl být po skončení jejich vyslání poskytnut debriefing a podpora.
(9)
Zajištění odpovídajících pracovních a životních podmínek je nezbytné k tomu, aby mohli humanitární dobrovolníci EU plnit své úkoly v bezpečných a hygienických podmínkách, aby byly splněny jejich základní potřeby a aby se neocitli v tíživé životní situaci, avšak aby byla respektována zásada skromného, neokázalého životního stylu dobrovolníka. Příspěvky na pobyt a jiné platby určené humanitárním dobrovolníkům EU nemají představovat plat v řádném pracovním poměru. Výše těchto plateb by neměla být stanovena s ohledem na profesní zkušenost, odbornost nebo výsledky přiděleného úkolu daného dobrovolníka: jejich účelem je pouze pokrýt životní náklady během vyslání. Pro zajištění vysoké a rovné úrovně ochrany by všichni dobrovolníci EU měli být kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
(10)
Povinnost péče má prvořadý význam a je společnou odpovědností. Vysílající a přijímající organizace by se měly v maximální možné míře starat o zdraví, ochranu, bezpečnost a dobré životní podmínky humanitárních dobrovolníků EU a měly by vypracovat odpovídající postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany. Stejně tak by měli humanitární dobrovolníci EU na pracovišti činit vše pro zajištění svého vlastního zdraví, ochrany a bezpečnosti, jakož i zdraví, ochrany a bezpečnosti ostatních osob.
(11)
Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU by mělo být procesem probíhajícím po celou dobu jejich mise. Mělo by se opírat o systém dohledu a řízení výkonu a mělo by poskytovat údaje, které budou prokazovat, do jaké míry individuální výkon humanitárních dobrovolníků EU přispívá (na úrovni výstupů a dopadů) k cílům projektu a celé iniciativy.
(12)
Je zapotřebí spolehlivý akreditační postup, který zajistí, aby vysílající a přijímající organizace dodržovaly normy stanovené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a postupy stanovené v tomto nařízení. Takový akreditační postup by měl vycházet ze zásad zjednodušení a zamezení zdvojenému úsilí, rozlišení mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, nákladové efektivnosti, transparentnosti a nestrannosti a měl by podporovat rozmanitost a přístupnost.
(13)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru zřízeného podle článku 26 nařízení (EU) č. 375/2014.
(14)
Aby se zajistilo včasné provádění iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, je nezbytné, aby toto nařízení vstoupilo v platnost jako naléhavé, neboť obsahuje ustanovení, na jejichž základě provádějící organizace vysílají humanitární dobrovolníky EU do třetích zemí,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví pravidla k provádění nařízení (EU) č. 375/2014, pokud jde o následující záležitosti vyjmenované v čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení:
a)
postupy uplatňované při vyhledávání, výběru a nezbytné přípravě zájemců o dobrovolnickou činnost před jejich vysláním, včetně případných stáží;
b)
podrobnosti týkající se programu odborné přípravy a postupu pro hodnocení připravenosti zájemců o dobrovolnickou činnost k vyslání;
c)
pravidla pro vysílání a řízení humanitárních dobrovolníků EU ve třetích zemích, včetně dozoru na místě, průběžné podpory prostřednictvím coachingu, mentoringu, další přípravy, nezbytných pracovních podmínek a podpory po návratu;
d)
pojistné krytí a životní podmínky dobrovolníků včetně pokrytí nákladů na živobytí, ubytování, cestu a dalších relevantních výdajů;
e)
postupy uplatňované před vysláním, v jeho průběhu a po návratu pro zajištění povinné péče a náležitých bezpečnostních opatření, včetně protokolů pro stažení vyslaného dobrovolníka ze zdravotních důvodů a bezpečnostních plánů, v nichž jsou stanoveny postupy stažení dobrovolníků ze třetích zemí v případě mimořádné situace, mimo jiné nezbytné postupy spolupráce s vnitrostátními orgány;
f)
postupy pro sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU;
g)
akreditační postup, který zajistí, aby vysílající organizace splňovaly normy a postupy uvedené v článku 9 nařízení (EU) č. 375/2014, a diferencovaný akreditační postup pro přijímající organizace.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice uvedené v článku 3 nařízení (EU) č. 375/2014 a definice uvedené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„kompetenčním rámcem“ se rozumí rámec ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
„plánem učení a rozvoje“ se rozumí plán ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
c)
„školitelem“ se rozumí osoba najatá poskytovatelem odborné přípravy k zajištění jednoho či více modulů odborné přípravy nebo moderování simulačních cvičení na základě scénářů a hodnocení kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost;
d)
„mentorem“ se rozumí školitel najatý poskytovatelem odborné přípravy, jehož úkolem je koordinovat hodnocení způsobilosti zájemce o dobrovolnickou činnost pro vyslání. Mentor je odpovědný za skupinu zájemců o dobrovolnickou činnost. Koordinuje hodnocení jejich kompetencí na základě zpětné vazby od ostatních školitelů a individuálně pracuje se zájemci o dobrovolnickou činnost s cílem přezkoumat jejich vlastní hodnocení a hodnocení ze strany školitelů;
e)
„mentoringem“ se rozumí proces neformálního předávání znalostí, sociálního kapitálu a psychosociální podpory relevantní pro práci, kariéru nebo profesní rozvoj. Mentoring zahrnuje neformální komunikaci, obvykle osobní a po delší dobu, mezi osobou, kterou přijímající organizace určí jako mentora a o které se předpokládá, že má příslušné znalosti, odbornost a zkušenosti na jedné straně a humanitárním dobrovolníkem EU na straně druhé;
f)
„debriefingem“ se rozumí proces, který vysílajícím a přijímajícím organizacím a humanitárnímu dobrovolníkovi poskytuje jasné informace o výsledcích mise a úspěších, jichž humanitární dobrovolníci EU dosáhli, a doporučení či poučení z jejich zkušeností a získaných poznatků a představuje pozitivní odborné uzavření dané mise.
KAPITOLA 2
POSTUPY VYHLEDÁVÁNÍ A VÝBĚRU ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST
Článek 3
Postup vyhledávání a výběru
1. Vysílající a přijímající organizace společně stanoví postup vyhledávání a výběru. Úlohy, povinnosti a postupy jsou definovány s cílem zajistit transparentní, spravedlivé a efektivní přijímací řízení v souladu se zásadou rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Postup vyhledávání a výběru se opírá o partnerství mezi vysílající a přijímající organizací a zaručuje včasnou a průběžnou komunikaci. Vysílající organizace zajistí, aby byla přijímající organizace důsledně zapojena do průběhu celého přijímacího řízení.
3. Dohodnutý postup vyhledávání a výběru se uplatňuje na všechny fáze přijímacího řízení.
4. Postup vyhledávání a výběru zahrnuje minimálně:
a)
stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU podle článku 4;
b)
oznámení a žádost podle článku 5;
c)
hodnocení, sestavení širšího a užšího seznamu uchazečů podle článku 6;
d)
výběr podle článku 7.
Článek 4
Stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě posouzení potřeb vypracovaného podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, přijímající organizace navrhne v souladu s požadavky stanovenými v bodě 1 přílohy I pro humanitárního dobrovolníka EU přidělený úkol, včetně flexibilních prvků zohledňujících přispění daného dobrovolníka po přijetí.
2. Vysílající organizace přezkoumá přidělený úkol a v případě potřeby jej upraví, aby se zajistila jeho odpovídající a realistická přiměřenost s přihlédnutím k očekávaným kompetencím humanitárních dobrovolníků EU a absorpční kapacitě a potřebám přijímající organizace.
3. Podle přiděleného úkolu a kompetenčního rámce vysílající a přijímající organizace stanoví kompetenční profil humanitárního dobrovolníka EU a kritéria výběru včetně minimálních požadavků, které mají být použity během přijímacího řízení. Kompetenční profil musí rovněž uvádět, zda je daný dobrovolník začátečníkem nebo zkušeným odborníkem a zda je zapotřebí stáž.
Článek 5
Oznámení a žádost
1. Vysílající organizace nese odpovědnost za oznámení dané mise. S přispěním přijímající organizace vypracuje informační materiál s cílem informovat o iniciativě a přilákat zájemce o dobrovolnickou činnost.
2. Oznámení musí být vyhotoveno alespoň v angličtině a formulováno jasně, konkrétně a přístupně a musí poskytovat informace o pozici nabízené zájemci o dobrovolnickou činnost podle požadavků stanovených v bodě 2 přílohy I.
3. Oznámení musí být zveřejněno nejméně po dobu jednoho měsíce na ústřední platformě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, přičemž za účelem přilákání uchazečů na ústřední platformu je možné využít dalších příležitostí propagace. Za řádně odůvodněných okolností může být v případě misí v reakci na humanitární krizi oznámení zveřejněno po dobu kratší než jeden měsíc, nejméně však po dobu jednoho týdne.
4. Uchazeči podávají žádost na standardizovaném formuláři, ke kterému připojí strukturovaný životopis. Uchazeči rovněž vyplní standardizovaný dotazník k vlastnímu hodnocení, který má posoudit jejich kompetence podle požadavků pro daný kompetenční rámec a jejich adaptabilitu ve vztahu k přidělenému úkolu a životním a pracovním podmínkám uvedeným v oznámení. S těmito podmínkami musí uchazeči vyjádřit svůj souhlas.
Článek 6
Hodnocení, sestavování širšího a užšího seznamu uchazečů
1. Vysílající organizace hodnotí uchazeče podle informací uvedených ve formuláři žádosti a dotazníku k vlastnímu hodnocení, prohlášení o motivaci k účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU (a na konkrétní misi) a podle hodnocení schopnosti analyzovat příslušný scénář humanitární pomoci formou písemného testu, eseje nebo podobných zkoušek.
2. Na základě tohoto hodnocení vysílající organizace poskytne přijímající organizaci širší seznam uchazečů, aby se společně dohodly na užším seznamu uchazečů, kteří budou pozváni na pohovor.
3. Uchazeči zařazení na užší seznam jsou pozváni na strukturovaný pohovor na základě kompetenčního rámce. Pohovor může probíhat osobně nebo pomocí telekomunikačních technologií, pokud možno za účasti přijímající organizace. K dalším metodám hodnocení mohou patřit hodnotící centra, skupinové činnosti a simulační situační cvičení.
4. Vysílající organizace může dle potřeby před konečným výběrem provést kontrolu osobních a profesních referencí. O průběhu výběrového řízení jsou uchazeči informováni na začátku řízení v oznámení.
Článek 7
Výběr
1. Konečné rozhodnutí o výběru zájemce o dobrovolnickou činnost náleží přijímající organizaci, která svou volbu potvrdí vysílající organizaci, jež odpovídá za zaslání nabídky a za přípravu zaškolovací fáze. Pro každou pozici lze vybrat náhradní dobrovolníky, kteří nahradí zájemce v případě, že tento odstoupí nebo již není disponibilní.
2. Vysílající a přijímající organizace musí být schopny prokázat a zdůvodnit, jak dospěly ke svému rozhodnutí o výběru z hlediska zásad rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace v průběhu celého postupu vyhledávání a výběru.
3. Výběrové řízení musí být ukončeno v přiměřené lhůtě. Vysílající organizace vyrozumí všechny uchazeče o rozhodnutí o výběru a informuje je o možnosti získat zpětnou vazbu. Vybraného zájemce o dobrovolnickou činnost vyzve, aby písemně potvrdil svůj zájem zúčastnit se iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byla dokumentace týkající se postupu vyhledávání a výběrového řízení zpětně sledovatelná a byla uchována v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
Článek 8
Hodnocení vzdělávacích potřeb
1. Na základě výsledků přijímacího řízení, potřeb přijímající organizace a předpokládaného vyslání zhodnotí vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a se zájemcem o dobrovolnickou činnost vzdělávací potřeby a určí moduly odborné přípravy, kterých se zájemce zúčastní, a to na základě těchto kritérií:
a)
odborná zkušenost, přičemž zkušeným odborníkům je dána možnost zaměřit se na povinné moduly a zvolit si odpovídající úroveň odborné přípravy v oblasti projektového řízení a specializované nepovinné moduly;
b)
potřeby přijímající organizace z hlediska specifických kompetencí, které mají být řešeny prostřednictvím účasti zájemce o dobrovolnickou činnost na nepovinných modulech;
c)
všeobecné kompetence zájemce o dobrovolnickou činnost, které mají být řešeny prostřednictvím účasti na nepovinných modulech.
2. Vysílající organizace vypracuje plán učení a rozvoje uvedený v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a určí hodnocené kompetence vybraných zájemců o dobrovolnickou činnost a jejich vzdělávací potřeby, které budou předány poskytovatelům odborné přípravy.
KAPITOLA 3
PROGRAM ODBORNÉ PŘÍPRAVY INICIATIVY HUMANITÁRNÍ DOBROVOLNÍCI EU
Článek 9
Program odborné přípravy
1. Program odborné přípravy pro všechny úspěšně vybrané zájemce o dobrovolnickou činnost realizuje/í poskytovatel/é odborné přípravy, v případě potřeby s přispěním vysílající a přijímající organizace a dřívějších dobrovolníků.
2. Program odborné přípravy se opírá o kompetenční rámec a lze jej přizpůsobit potřebám začátečníků i zkušených odborníků.
3. Program odborné přípravy spočívá v přístupu k učení, který kombinuje moduly elektronického učení a výuky ve třídách.
4. Povinné moduly pro všechny zájemce o dobrovolnickou činnost zahrnují:
a)
obecný úvod do tematiky Unie, jejích vnějších vztahů a systému reakce na krize;
b)
úvod do humanitární činnosti, politiky humanitární pomoci Unie a iniciativy Humanitární dobrovolníci EU;
c)
řízení osobní bezpečnosti, ochrany a zdraví;
d)
řízení projektů;
e)
mezikulturní povědomí (a průřezové záležitosti);
f)
simulační cvičení na základě scénáře, které od zájemců o dobrovolnickou činnost vyžaduje prokázání získaných kompetencí.
5. K nepovinným modulům patří:
a)
propagace a komunikace;
b)
psychologická první pomoc;
c)
odborná příprava osob za účelem budoucích školení a instruktáží;
d)
řízení dobrovolnické činnosti;
e)
organizační rozvoj;
f)
případně individuálně navržené moduly zabývající se zejména přizpůsobením technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost kontextu humanitární pomoci.
6. Zájemci o dobrovolnickou činnost se zúčastní všech povinných modulů a mohou se zúčastnit jednoho či více nepovinných modulů, které si zvolí podle článku 8.
7. Program odborné přípravy s informacemi o jednotlivých modulech, včetně statusu, cílové skupiny, časového rozsahu, cílových kompetencí a příslušných výsledků učení vymezuje příloha II.
Článek 10
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost během odborné přípravy a po jejím absolvování
1. Během odborné přípravy a po jejím dokončení jsou zájemci o dobrovolnickou činnost hodnoceni z hlediska své připravenosti na vyslání na základě kompetenčního rámce.
2. Hodnocení společně organizují školitelé, přičemž klíčovou koordinační úlohu hraje mentor daného zájemce o dobrovolnickou činnost.
3. Hodnocení kompetencí je založeno na hodnocení znalostí, dovedností a postoje zájemce o dobrovolnickou činnost, které provádějí školitelé, a to včetně:
a)
vlastního hodnocení, které zájemce o dobrovolnickou činnost provede po simulačním cvičení na základě scénáře;
b)
připomínek, které vypracují školitelé po každém modulu a po simulačním cvičení na základě scénáře;
c)
hodnocení mentora, jehož výsledkem jsou kritický pohled na vlastní hodnocení zájemce o dobrovolnickou činnost a připomínky vycházející z osobního setkání mentora a zájemce o dobrovolnickou činnost ohledně zpětné vazby školitelů.
4. Hodnocení všech kompetencí se stává součástí plánu učení a rozvoje zájemce o dobrovolnickou činnost, který je aktualizován po dokončení odborné přípravy a ve kterém jsou uvedena absolvovaná školení a dosažené výsledky.
5. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokáží nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, budou vyřazeni. Školitelé a mentor musí být schopni každé takové hodnocení a rozhodnutí v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit.
KAPITOLA 4
POSTUPY PŘÍPRAVY ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST PŘED VYSLÁNÍM
Článek 11
Program zaškolení
1. V rámci zaškolení je zájemce o dobrovolnickou činnost nebo humanitární dobrovolník EU seznámen s kulturou, politikami a postupy vysílající a přijímající organizace a s očekáváními spojenými s přiděleným úkolem.
2. Program zaškolení společně vypracují vysílající a přijímající organizace. V programu jsou vymezeny jejich úlohy a povinnosti, a to pokud možno za přispění humanitárních dobrovolníků EU, kteří se vrátili z mise, s cílem využít jejich bezprostřední zkušenosti a poznatky. Program zahrnuje:
a)
zaškolení před vysláním, které zajistí vysílající organizace podle článku 12;
b)
zaškolení v cílové zemi, které zajistí přijímající organizace podle článku 18.
3. Vysílající a přijímající organizace dle potřeby uspořádají společná setkání za účasti všech zájemců o dobrovolnickou činnost nebo humanitárních dobrovolníků EU.
Článek 12
Zaškolení před vysláním
1. Vysílající organizace zajistí, aby bylo všem zájemcům o dobrovolnickou činnost před vysláním poskytnuto důkladné a odpovídající osobní zaškolení. Toto zaškolení zahrnuje minimálně následující prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, pracovníka krizového řízení, lidských zdrojů), poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o souvislostech projektu, v nichž bude zájemce o dobrovolnickou činnost pracovat, informace o přiděleném úkolu a hodnocení potřeb, z něhož úkol vychází, a předpokládané pracovní a životní podmínky podle článků 22 a 24 až 27;
c)
příslušný právní rámec vztahující se na dobrovolníka podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
d)
normy a postupy vztahující se na dobrovolníka, které se mimo jiné týkají kázně, stížností, opatření proti podvodům a korupci, ochrany dětí a zranitelných dospělých, etického kodexu podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
e)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky (včetně lékařského vyšetření před odjezdem) podle článků 28 a 30;
f)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
g)
plán učení a rozvoje;
h)
informace o síti iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a o tom, jak podporuje dobrovolníky před vysláním, během něj a po něm;
i)
informace o činnostech v oblasti komunikace a zviditelňování, se kterými projekt počítá na základě plánu komunikace podle článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014, včetně kontaktních údajů odpovědného regionálního informačního úředníka Komise;
j)
proces debriefingu podle článku 23.
2. V rámci zaškolení poskytne vysílající organizace rovněž informace o místním oddělení Komise pro humanitární pomoc odpovědném za zemi vyslání a informuje toto oddělení o blížícím se vyslání humanitárních dobrovolníků EU.
3. Vysílající organizace zajistí, aby si zájemci o dobrovolnickou činnost přečetli veškeré informace poskytnuté během postupu zaškolení, aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 13
Stáže pro začátečníky
1. Od zájemců o dobrovolnickou činnost, kteří jsou začátečníky, může být vedle odborné přípravy požadována i účast na stáži u vysílající organizace, aby si v praxi osvojili postupy, etiku a souvislosti humanitární práce a více se připravili na své předpokládané vyslání jako humanitární dobrovolník EU. Doba trvání stáže nepřesáhne šest měsíců s možností omezeného prodloužení v řádně odůvodněných případech.
2. Vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a s dobrovolníkem účastnícím se stáže přezkoumá a zaktualizuje na základě potřeb dané stáže vzdělávací potřeby v plánu učení a rozvoje. Plán učení a rozvoje vymezuje zejména:
a)
výsledky učení, kterých by měl dobrovolník účastnící se stáže během jejího trvání dosáhnout;
b)
úkoly, které bude dobrovolník účastnící se stáže provádět v rámci procesu učení, a zdroje, které mají být poskytnuty;
c)
cíle a výsledky, kterých by měl dobrovolník po skončení doby stáže dosáhnout.
3. V případě stáží se, pokud jde o povinnosti vysílajících organizací, u nichž dobrovolníci vykonávají svou stáž, použijí obdobně následující články tohoto nařízení:
a)
čl. 19 odst. 4, 5, 6 a 9, články 21 a 22;
b)
článek 24 vyjma odstavce 5. Zájemci o dobrovolnickou činnost pocházející ze zemí EU nebo ze třetích zemí uvedených v čl. 23 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 375/2014 za podmínek stanovených v uvedeném článku, kteří jsou kryti svým vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem v zemi pobytu a kteří vykonávají stáže ve výše uvedených zemích, získají pouze doplňkové krytí. To znamená, že jejich pojistné krytí je omezeno na náklady převyšující krytí poskytované vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem. Ve výjimečně odůvodněných případech, kdy vnitrostátní sociální zabezpečení nebo pojistný program kryje pouze část nákladů uvedených v čl. 24 odst. 5 nebo tyto náklady nekryje vůbec, je kryto 100 % vynaložených nákladů.
c)
článek 25 vyjma odstavce 6, článek 26 a čl. 27 odst. 1, je-li relevantní;
d)
čl. 28 odst. 1, 8 a 14 a čl. 30 odst. 1, 4, 5, 6 a 7.
Článek 14
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost po stáži
1. Na konci stáže vypracuje dobrovolník účastnící se stáže vlastní hodnocení na základě kompetenčního rámce a plánu učení a rozvoje.
2. Přímý nadřízený z vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací toto vlastní hodnocení přezkoumá a vypracuje hodnocení dobrovolníka účastnícího se stáže, ve kterém:
a)
zhodnotí výkon dobrovolníka účastnícího se stáže ve vztahu k jeho cílům;
b)
posoudí, zda bylo dosaženo dohodnutých výsledků;
c)
stanoví výsledky učení.
3. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokážou nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, jsou vyřazeni a nejsou způsobilí stát se humanitárními dobrovolníky EU. Přímý nadřízený z vysílající organizace musí být schopen v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
Článek 15
Doplňková odborná příprava před vysláním
Aniž je dotčena účast zájemce o dobrovolnickou činnost na programu odborné přípravy nebo na stáži, může vysílající organizace zajistit vhodnou doplňkovou odbornou přípravu před vysláním, například odbornou přípravu týkající přizpůsobení technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost, jejímž cílem je reagovat na potřeby přijímající organizace, nebo jazykovou přípravu potřebnou pro cílovou zemi vyslání atd.
Článek 16
Smlouva s humanitárním dobrovolníkem EU
1. Na základě výsledků zaškolení před vysláním a případně stáže a jiné odborné přípravy před vysláním podle článků 13 až 15 vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací potvrdí závěrečné hodnocení způsobilosti, podle kterého je zájemce o dobrovolnickou činnost způsobilý být vyslán jako humanitární dobrovolník EU.
2. Vysílající organizace a úspěšně vyhodnocený humanitární dobrovolník EU podepíší smlouvu o vyslání podle čl. 14 odst. 5 nařízení (EU) č. 375/2014.
3. Smlouva, která musí být připravena po důkladné konzultaci s přijímajícími organizacemi, stanoví konkrétní podmínky týkající se vyslání a práva a povinnosti humanitárního dobrovolníka EU. Jsou v ní uvedeny právní přepisy vztahující se na jurisdikci smlouvy podle nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU), které má být přijato podle čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a její součástí jsou minimálně tyto prvky:
a)
úloha a funkce humanitárního dobrovolníka EU, doba trvání a místo vyslání a úkoly, jež mají být plněny podle vymezení v přiděleném úkolu, včetně prvků vyplývajících z plánu komunikace uvedeného v článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
doba platnosti smlouvy včetně data začátku a konce platnosti;
c)
řízení výkonu, včetně těchto prvků:
-
opatření týkající se řízení, včetně odpovědného přímého nadřízeného z přijímající organizace a kontaktního místa pro průběžnou podporu ze strany vysílající organizace,
-
opatření týkající se mentoringu;
d)
pracovní podmínky, včetně pracovní doby a dovolené;
e)
finanční nároky a závazky humanitárního dobrovolníka EU, včetně nezbytných ujednání k jejich plnění:
-
příspěvek na pobyt a přesídlení,
-
informace o platných předpisech v oblasti daní a sociálního zabezpečení,
-
pojistné krytí,
-
ubytování,
-
cesta;
f)
praktická opatření:
-
lékařské prohlídky,
-
víza a pracovní povolení;
g)
důvěrnost;
h)
očekávané chování humanitárního dobrovolníka EU, včetně integrity a etického kodexu, a opatření na ochranu práv dětí a ohrožených dospělých osob, včetně nulové tolerance pohlavního zneužívání, uvedené v příloze smlouvy;
i)
disciplinární politika a ukončení statusu dobrovolníka;
j)
mediační mechanismus pro řešení problémů, stížností a sporů;
k)
povinnosti a politiky v souvislosti s řízením ochrany, zdraví a bezpečnosti;
l)
učení a rozvoj:
-
odborná příprava a zaškolení,
-
debriefing.
4. V případě sporu mezi přijímající nebo vysílající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU má humanitární dobrovolník EU právo na účinný opravný prostředek v souladu s ustanoveními vnitrostátních předpisů platných pro vysílající organizaci.
Článek 17
Zanesení údajů do databáze
Po obdržení výslovného souhlasu humanitárního dobrovolníka EU zanese vysílající organizace údaje tohoto humanitárního dobrovolníka EU do databáze uvedené v článku 13 nařízení (EU) č. 375/2014 (dále jen „databáze“). Veškeré zpracovávání osobních údajů v souvislosti s touto databází musí být prováděno v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Na jakékoli zpracování osobních údajů ze strany Komise ve vztahu k uvedené databázi se použije nařízení (ES) č. 45/2001 (2).
KAPITOLA 5
POSTUPY PRO VYSLÁNÍ A ŘÍZENÍ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 18
Zaškolení v cílové zemi
1. Přijímající organizace zajistí, aby bylo všem humanitárním dobrovolníkům EU po příjezdu do země, do níž jsou vysláni, poskytnuto důkladné a přiměřené zaškolení zahrnující minimálně tyto prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, provozního a technického týmu, pracovníka krizového řízení, podpůrných týmů, jako jsou týmy pro lidské zdroje a finance), místo(a) projektu a poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o misi, pravomocech a projektech přijímající organizace; zapojené komunity; provozní souvislosti; očekávání týkající se výstupů a výsledků přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a posouzení potřeb, ze kterého se vychází;
c)
místní právní rámec vztahující se na humanitárního dobrovolníka EU;
d)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky podle článků 28 a 30;
e)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
f)
kulturní instruktáž o dané zemi, regionu a místě vyslání, včetně pokynů týkajících se vhodného chování;
g)
proces debriefingu v cílové zemi podle článku 23.
2. Přijímající organizace zajistí, aby si humanitární dobrovolníci EU přečetli veškeré informace poskytované během zaškolení v cílové zemi a aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 19
Dohled a řízení výkonu
1. Vysílající a přijímající organizace na základě výkonnostních cílů, očekávaných výstupů a výsledků společně vypracují systém řízení výkonu určený k měření pokroku a kvality práce humanitárního dobrovolníka EU podle přiděleného úkolu.
2. Postup řízení výkonu upřesní příslušné úlohy a povinnosti vysílající a přijímající organizace při dohledu nad humanitárním dobrovolníkem EU.
3. Během zaškolování vysílající a přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU stanoví výkonnostní cíle dobrovolníka a poskytnou mu příležitost vyjádřit se k flexibilním prvkům přiděleného úkolu.
4. Přijímající organizace určí přímého nadřízeného, který odpovídá za dohled nad humanitárním dobrovolníkem EU, s nímž přímý nadřízený uskutečňuje v rámci dohledu přiměřeně a prakticky četné schůzky.
5. Dle potřeby a v závislosti na délce mise provedou vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU společný přezkum výkonu v polovině období s cílem formálně zhodnotit proces začleňování a pokrok při plnění cílů a upravit cíle, přidělený úkol a plán učení a rozvoje.
6. Jestliže se při přezkumu v polovině období dospěje k závěru, že humanitární dobrovolník EU vykazuje nedostatečnou znalost kterékoli z průřezových nebo specifických kompetencí, může přijímající organizace po dohodě s vysílající organizací rozhodnout o předčasném ukončení jeho vyslání. Organizace musí být schopny v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
7. Vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU provedou konečný přezkum výkonu s cílem zhodnotit na konci mise dosažené úspěchy humanitárního dobrovolníka EU v porovnání s cíli jeho přiděleného úkolu a plánem učení a rozvoje.
8. Výsledky přezkumu výkonu se stávají součástí plánu učení a rozvoje daného humanitárního dobrovolníka EU.
9. Vysílající organizace uchová záznamy o přezkumu výkonu v souladu s normami ochrany údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a v databázi potvrdí, zda bylo vyslání úspěšně dokončeno, a pokud dokončeno nebylo, uvede příslušný důvod.
Článek 20
Průběžná podpora ze strany vysílajících organizací
1. Před vysláním určí vysílající organizace kontaktní osobu, která je po celou dobu vyslání k dispozici a je v pravidelném kontaktu s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem:
a)
pomoci humanitárnímu dobrovolníkovi EU s usazením a přesunem;
b)
poskytovat humanitárnímu dobrovolníkovi EU a přijímající organizaci potřebnou doplňkovou podporu;
c)
účastnit se přezkumů v polovině období a na konci vyslání a případně i ostatních schůzek a
d)
zajišťovat mediační podporu v případě neshody mezi přijímající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU.
2. Jestliže určená kontaktní osoba v průběhu vyslání již není schopna plnit svou úlohu, musí být v co nejkratší době nahrazena, aby byla zajištěna kontinuita podpory.
Článek 21
Mentoring
1. Přijímající organizace určí pro humanitárního dobrovolníka EU jednoho či více mentorů, kteří mu poskytují podporu v oblastech, jako je například:
a)
rozvoj odborných dovedností a zlepšování výkonu a znalostí;
b)
kulturní začleňování a přizpůsobování;
c)
coaching v souvislosti s přiděleným úkolem a
d)
řešení psychosociálních problémů.
2. Určený mentor či mentoři mají přístup k plánu učení a rozvoje a přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a svou podporu opírají o tyto dokumenty. Mentor či mentoři se pravidelně schází s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem projednat jeho pokrok a pomoci s jakýmkoli problémem, který souvisí s misí, či osobním problémem.
3. Mentoring přihlíží k místní situaci a je pokud možno k dispozici i místním dobrovolníkům.
4. Vysílající organizace pomáhá se zajištěním mentoringu tím, že pracuje v partnerství s přijímající organizací při poskytování podpory pro oblast analýzy, odborné přípravy a jiného budování kapacit a v případě malé místní dostupnosti konkrétních dovedností vyhledává ve svých vlastních strukturách a sítích jednotlivce, kteří vhodné a doplňující dovednosti mají.
5. Dle potřeby lze zvážit mentoring na dálku, zejména za pomoci sítě pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 22
Pracovní podmínky
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU mají odpovídající pracovní podmínky, které jim během jejich misí umožňují plnit povinnosti a zajišťují jejich dobré životní podmínky, motivaci, zdraví a ochranu. Tyto podmínky jsou v souladu s příslušnými ustanoveními směrnice 89/391/ES (3) a směrnice 2003/88/ES (4).
2. Vysílající a přijímající organizace spolupracují na společném vymezení odpovídajících pracovních podmínek na základě místní a vnitrostátní situace.
3. Přijímající organizace poskytne nezbytné informace a navrhne pracovní podmínky, jejichž vhodnost a přiměřenost posoudí vysílající organizace, s cílem zajistit soulad s povinností péče obou organizací a s obecnými politikami a postupy vysílající organizace.
4. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se bezpečnosti, zdraví a ochrany a aby navrhované pracovní podmínky dodržovaly schválené postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany podle článků 28, 29 a 30 a splňovaly požadavky na pracovní dobu, dovolenou, minimální denní a týdenní doby odpočinku a pracovní prostor podle bodu 3 přílohy I.
Článek 23
Podpora na konci mise a podpora po návratu
1. Vysílající a přijímající organizace společně rozhodnou o obsahu a procesu debriefingu všech humanitárních dobrovolníků EU, včetně těch, kteří se vrací předčasně.
2. Přijímající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU osobní nebo skupinový debriefing včetně konečného přezkumu výkonu podle čl. 19 odst. 7 a dle potřeby zajistí, aby byl projekt předán týmu a protistranám, které budou pokračovat v činnostech vykonávaných humanitárním dobrovolníkem EU, aby byla zajištěna udržitelnost a kontinuita.
3. Vysílající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU, který se vrátil z mise, osobní nebo skupinový debriefing a debriefing týkající se otázek činností či projektu na základě zpětné vazby ze strany přijímající organizace a finalizace plánu učení a rozvoje.
4. Vysílající organizace zprostředkuje lékařské vyšetření po vyslání při návratu humanitárního dobrovolníka EU a nabídne mu psychosociální debriefing a poradenskou podporu, kterou může humanitární dobrovolník EU nepovinně využít.
5. Vysílající a přijímající organizace nastíní humanitárnímu dobrovolníkovi EU možnosti, jak se nadále angažovat v oblasti humanitární pomoci a aktivního evropského občanství, včetně propagace sítě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a zapojení do této sítě.
6. Vysílající organizace vyzve humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili z mise, aby poskytli konstruktivní zpětnou vazbu ve věci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, a aby vysvětlili, jak může jejich přispění ovlivnit budoucí mise.
KAPITOLA 6
USTANOVENÍ TÝKAJÍCÍ SE ŽIVOTNÍCH PODMÍNEK A POJIŠTĚNÍ
Článek 24
Pojistné krytí
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
2. Pojistné krytí se vztahuje na celý svět, 24 hodin denně. Pojistné krytí je účinné ode dne, kdy humanitární dobrovolník EU opustí domov a vydá se na cestu do třetí země, do níž byl vyslán, až do dne, kdy opustí třetí zemi, do níž byl vyslán, a vrátí se domů (tzv. „první období krytí“).
3. Pojistné krytí delší než dvanáct týdnů se prodlouží o dalších osm týdnů v domovské zemi pojištěnce pro účely návazné léčby nemocí a úrazů, které humanitárního dobrovolníka EU postihly během prvního období krytí.
4. Pojistné krytí se vztahuje na všechny činnosti spojené s iniciativou Humanitární dobrovolníci EU a rovněž na soukromé činnosti humanitárního dobrovolníka EU během prvního období krytí.
5. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti pojištěním ve výši 100 % (úplné krytí) pro případ těchto pojistných událostí:
a)
lékařská a stomatologická péče;
b)
těhotenství a porod;
c)
úraz;
d)
repatriace;
e)
životní pojištění;
f)
trvalá a dočasná invalidita nebo pracovní neschopnost;
g)
odpovědnost za škody;
h)
ztráta nebo krádež dokladů, jízdenek a osobních věcí;
i)
doplňková asistenční pomoc.
6. S cílem zajistit rovné zacházení a krytí u všech humanitárních dobrovolníků EU může Komise uzavřít smluvní vztah s jedním nebo více poskytovateli pojištění prostřednictvím zadání veřejné zakázky.
Článek 25
Příspěvek na pobyt a přesídlení
1. Vysílající organizace poskytuje humanitárním dobrovolníkům EU, kteří mají status osob, jež nejsou v pracovním poměru, příspěvek na pobyt formou paušálních plateb, které jsou vypláceny v přiměřených lhůtách a v pravidelných splátkách.
2. Při výpočtu výše paušálního příspěvku na pobyt se vychází ze spotřebního koše, který zahrnuje pravidelné výdaje humanitárního dobrovolníka EU za tyto položky:
a)
potraviny;
b)
hygienické potřeby a potřeby pro domácnost;
c)
oděvy;
d)
místní a vnitrostátní doprava;
e)
různé výdaje považované za nezbytné pro zajištění přiměřené životní úrovně a zapojení do místní společnosti (za účelem zahrnutí dalších nákladů, jako jsou volnočasové aktivity, služby kadeřníka a holiče, denní tisk a kancelářské potřeby, lze přičíst nejvýše 20 % celkové částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d));
f)
mimořádná částka pro humanitární dobrovolníky EU pobývající v oblastech s indexy převyšujícími průměr dané země (nejvýše 10 % částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d)).
3. Náklady na ubytování nejsou součástí paušálních příspěvků na pobyt.
4. Komise zveřejňuje informace o paušálních příspěvcích na pobyt pro země vyslání na základě indexů zemí. Vedle příspěvku na pobyt lze hradit zvláštní potřeby související se zdravotním postižením nebo jinými řádně zdůvodněnými výjimečnými okolnostmi.
5. Humanitární dobrovolníci EU jsou včas informováni o změnách indexů a výše příspěvků na pobyt, které se jich během jejich mise týkají, zejména v zemích s vysokou mírou inflace nebo deflace.
6. Při úspěšném ukončení vyslání poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU, kteří se vrátili z mise, pravidelně indexovaný příspěvek na přesídlení ve výši 100 EUR za měsíc v závislosti na délce jejich vyslání.
Článek 26
Ubytování
1. Vysílající organizace zajistí, aby přijímající organizace poskytla humanitárnímu dobrovolníkovi EU odpovídající ubytování za náklady přiměřené místním podmínkám.
2. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se ochrany, zdraví a bezpečnosti a aby navrhované ubytování dodržovalo schválené postupy v oblasti ochrany, zdraví a bezpečnosti podle článků 28, 29 a 30 a splňovalo požadavky stanovené v bodě 4 přílohy I.
3. Je-li to možné, hradí náklady na ubytování, vytápění a jiné přímo související náklady přímo přijímající organizace. Přijímající organizace uzavírá smluvní vztahy s pronajímateli a přijme veškerá potřebná opatření, aby hostitelské subjekty a pronajímatele informovala o iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 27
Cestovní a související výdaje
1. Vysílající organizace organizuje cestu humanitárního dobrovolníka EU do místa vyslání a zpět, a to i v případech předčasného návratu, a hradí cestovní výdaje.
2. Na žádost humanitárního dobrovolníka EU zorganizuje vysílající organizace další cestu zpět a uhradí související cestovní výdaje v těchto případech:
a)
dovolená ve vlasti pro humanitární dobrovolníky EU, jejichž doba vyslání je delší než osmnáct měsíců;
b)
rodičovská dovolená pro humanitární dobrovolníky EU, kteří mají jedno či více vyživovaných dětí mladších dvanácti let, je-li doba jejich vyslání delší než 6 měsíců;
c)
mimořádná dovolená v případě pohřbu nebo lékařsky potvrzeného závažného onemocnění přímého příbuzného ve vzestupné či sestupné linii, manžela/manželky, registrovaného partnera nebo sourozence.
3. Výši cestovních výdajů lze vypočítat buď podle skutečných nákladů na cestu v ekonomické či druhé třídě, nebo může být hrazeno paušálně na základě přiměřené metodiky výpočtu vzdálenosti.
4. Vysílající organizace poskytne informace a logistickou podporu při zařizování víz pro humanitárního dobrovolníka EU a přijímající organizace v případě potřeby podporuje vízový proces. Náklady spojené se získáním víz, včetně nezbytných cestovních výdajů, hradí vysílající organizace.
KAPITOLA 7
POSTUPY PRO ZAJIŠTĚNÍ POVINNOSTI PÉČE, OCHRANY A BEZPEČNOSTI
Článek 28
Řízení bezpečnosti a posuzování rizik
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku bezpečnosti a postupy posuzování rizik, jež jsou vhodné a použitelné pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravené.
2. Na základě politiky bezpečnosti vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně plán řízení bezpečnosti a evakuační plán pro akce v rámci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU. Tyto plány musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 5 přílohy I.
3. Vysílající a přijímající organizace společně vypracují písemné posouzení rizik týkajících se bezpečnosti, cestování a zdraví v zemi vyslání. Tato posouzení musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 6 přílohy I.
4. Posouzení rizik uvedené v odstavci 3 se pravidelně přezkoumává a aktualizuje podle situace, přinejmenším před vysláním humanitárního dobrovolníka EU. Jestliže posouzení rizik vede k závěru, že vyslání by se odehrálo v podmínkách mezinárodního nebo vnitrostátního ozbrojeného konfliktu, nebo že takový konflikt hrozí, od plánovaného vyslání se ustoupí nebo se v případě, že již byl humanitární dobrovolník EU vybrán, vyslání se zruší.
5. Požadavky týkající se informovanosti ohledně bezpečnosti a přiměřeného chování z hlediska řízení rizik a bezpečnosti jsou součástí popisu přiděleného úkolu a přijímacího řízení.
6. Vysílající organizace informuje příslušné vnitrostátní orgány členských států a dalších zemí zúčastněných podle článku 23 nařízení (EU) č. 375/2014 předtím, než je některý z jejich občanů vyslán jako humanitární dobrovolník EU. Vysílající organizace, která vysílá humanitární dobrovolníky EU, jež nejsou občany Unie, zjistí před vysláním předpisy týkající se konzulární ochrany zajišťované zemí, jejímž je dobrovolník státním příslušníkem, nebo jinou zemí.
7. Vysílající a přijímající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU obdržel všechny informace o bezpečnostních a ochranných postupech a aby jim porozuměl. Během zaškolení bude před odjezdem a do 24 hodin po příjezdu do cílové země vyslání zajištěna bezpečnostní instruktáž podle konkrétní situace. Její součástí musí být výsledky posouzení rizik, evakuační plán a řízení bezpečnosti včetně ohlašování bezpečnostních incidentů, postupy evakuace a repatriace, komunikační schéma, kontaktní pracovník/ci krizového řízení a kontaktní údaje na vyslanectví, policii, hasiče a nemocnice.
8. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším pojištěním podle článku 24.
9. Vedle povinného bezpečnostního školení v rámci programu odborné přípravy poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU veškerá další relevantní bezpečnostní školení, která zajišťuje pro své vlastní mezinárodní pracovníky.
10. Humanitární dobrovolník EU svým podpisem smlouvy uvedené v čl. 16 odst. 2 potvrzuje, že je seznámen s postupy řízení bezpečnost a že dané postupy bude dodržovat, a to včetně povinnosti průběžně se informovat a seznamovat se s aktuálními bezpečnostními situacemi, že uznává osobní odpovědnost za vlastní bezpečnost, bezpečnost ostatních i organizace a že se zdrží rizikového chování. Vysílající a přijímající organizace informují humanitárního dobrovolníka EU o důsledcích jakéhokoli porušení bezpečnostních postupů, a to zejména porušení vedoucích k předčasnému a nucenému ukončení vyslání.
11. Vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, aby se po příjezdu do cílové země vyslání registrovali u vyslanectví nebo konzulátu země své státní příslušnosti a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc. Jestliže země, jejímž je humanitární dobrovolník EU státním příslušníkem, nemá konzulární zastoupení v cílové zemi vyslání, vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, kteří jsou občany Unie, aby se registrovali u konzulátu nebo u vyslanectví jiného členského státu, a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc.
12. Na základě aktuálních informací, které poskytne přijímající organizace, vysílající a přijímající organizace pravidelně aktualizují evakuační plán s cílem zajistit, aby neustále odpovídal aktuálním operativním podmínkám. Na základě výsledků posouzení rizik se určí četnost, s jakou se provádí přezkum plánu, a přijímající organizace v případě potřeby využívá předešlé údaje a nové aktualizace k jeho úpravám. Evakuační plán se uchovává na místě, které je pro humanitárního dobrovolníka EU snadno přístupné.
13. Přijímající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU průběžně informován o jakékoli změně operativních podmínek a následné změně jakéhokoli bezpečnostního postupu nebo protokolu.
14. Přijímající organizace zná místo pobytu humanitárního dobrovolníka EU a má jeho kontaktní číslo, aby se s ním mohla spojit, a to i během dovolené.
Článek 29
Postupy pro případ incidentu či evakuace
1. V případě bezpečnostního incidentu musí být humanitárnímu dobrovolníkovi EU co nejrychleji poskytnut debriefing. Podle závažnosti incidentu a postupů zavedených ve vysílající a přijímající organizaci může tento debriefing zajistit přímý nadřízený nebo mentor z přijímající organizace nebo pracovník krizového řízení z vysílající organizace a součástí informační schůzky může být odborná psychologická podpora.
2. V případě evakuace se postupuje podle evakuačního plánu a o humanitárního dobrovolníka EU je případně postaráno v souladu s postupy zavedenými na konzulátech nebo vyslanectvích, kde je humanitární dobrovolník EU registrován podle čl. 28 odst. 11.
3. Vysílající organizace kontaktuje humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili, a zajistí, aby se jim dostalo odpovídající následné podpory, včetně debriefingu a psychosociální a lékařské podpory.
4. Bezpečnost je součástí rámce pro sledování a hodnocení vysílající a přijímající organizace a poučení z bezpečnostních incidentů jsou podkladem pro přezkumy a zlepšování projektů.
Článek 30
Zdraví a ochrana
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku zdraví a ochrany, jež je vhodná a použitelná pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravená, a to včetně pokynů týkajících se těchto témat:
a)
osobní zdraví, například fyzické zdraví (prevence onemocnění, rady týkající se stravování a spánku, informovanost o rizicích klimatické a zeměpisné povahy, přístup k léčbě);
b)
duševní zdraví (rady týkající se rovnováhy pracovního a osobního života, zvládání stresu, mechanismy řešení problémů a metody relaxace, kontaktní místa psychosociální podpory).
2. Na základě vnitřní politiky ochrany a zdraví vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně komplexní soubor politik a pokynů v oblasti zdraví a ochrany, aby dostály své povinnosti péče a zajistily fyzickou a emocionální pohodu humanitárních dobrovolníků EU.
3. V rámci posouzení rizik uvedeného v čl. 28 odst. 3 a před stanovením přiděleného úkolu vysílající a přijímající organizace společně posoudí, zda vyslání pro humanitárního dobrovolníka EU poskytuje bezpečné a zdravé pracovní a životní podmínky EU podle ukazatelů stanovených v bodě 7 přílohy I.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším komplexním zdravotním a cestovním pojištěním podle článku 24.
5. Během zaškolení seznámí vysílající organizace humanitárního dobrovolníka EU s politikami a pokyny v oblasti zdraví a ochrany uvedenými v odstavcích 1 a 2, týkajícími se mimo jiné onemocnění, první pomoci, údržby všech míst, údržby vozidla a vybavení, pracovišť, rovnováhy pracovního a osobního života, zdravotních a bezpečnostních incidentů a postupu pro evakuaci ze zdravotních důvodů.
6. Vysílající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU podstoupil před odjezdem důkladnou lékařskou prohlídku, a zajistí doporučená léčiva a očkování podle rizik v cílové zemi vyslání, jakož i případné vybavení, například soupravy pro první pomoc a ochranu proti komárům.
7. Přijímající organizace zajistí, aby byla povinnost péče součástí každodenního řízení dobrovolníků, a během zaškolení poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU:
a)
aktuální informace o místních zdrojích v oblasti zdraví a ochrany, např. kontakty na lékaře, nemocnice, zdravotnické služby;
b)
pokyny týkající se místních zvyklostí a norem v rámci instruktáže o dané zemi s cílem omezit rizika týkající se ochrany a usnadnit začlenění.
8. Vysílající organizace zprostředkuje při návratu humanitárního dobrovolníka EU lékařské vyšetření po vyslání a v rámci procesu debriefingu nabídne psychosociální debriefing nebo konzultace nebo poradenskou podporu. Vysílající a přijímající organizace propagují síť iniciativy Humanitární dobrovolníci EU jako alternativní podpůrný mechanismus před vysláním, během něj i po něm.
KAPITOLA 8
POSTUPY PRO SLEDOVÁNÍ A HODNOCENÍ INDIVIDUÁLNÍCH VÝKONŮ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 31
Sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě postupu dohledu a řízení výkonu uvedeného v článku 19 vysílající a přijímající organizace sledují a hodnotí individuální výkony humanitárních dobrovolníků EU, měří jejich pokrok, výstupy a výsledky ve vztahu k přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílům.
2. Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU je proces probíhající po celou dobu jejich mise a zahrnuje zvláštní přezkumy prováděné přinejmenším v těchto fázích:
a)
na konci stáže podle článku 14, pokud je to relevantní;
b)
během konečného přezkumu výkonu podle článku 19, případně při přezkumu v polovině období, je-li považován za vhodný;
c)
během debriefingu podle článku 23.
3. Vysílající a přijímající organizace poskytnou údaje, které prokazují, do jaké míry individuální výkon humanitárního dobrovolníka EU (na úrovni výstupů a dopadů) přispívá k cílům projektu a celkové iniciativy s přihlédnutím k ukazatelům uvedeným v článku 7 nařízení (EU) č. 375/2014. Údaje obsahují záznamy o kvalitě výstupů a výsledků práce humanitárního dobrovolníka EU, které jsou anonymizovány a jsou k dispozici pro účely hodnocení. Tyto údaje se zpracovávají v souladu s normami ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
4. Vysílající organizace poskytují podporu při budování kapacit přijímajících organizací k měření pokroku, výstupů a výsledků podle přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílů.
KAPITOLA 9
AKREDITACE VYSÍLAJÍCÍCH A PŘIJÍMAJÍCÍCH ORGANIZACÍ
Článek 32
Akreditace přijímajících organizací
1. Přijímající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 1 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU, které jsou stanoveny v tomto nařízení a v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Přijímající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat budování kapacit.
3. Přijímající organizace spolu s vlastním hodnocením předloží podle požadavků stanovených v bodě 1 přílohy III tři doporučení poskytující komplexní informace o všech požadavcích norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU. Doporučení musí poskytnout alespoň dvě níže uvedené skupiny zúčastněných stran:
a)
akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace, s níž žádající přijímající organizace již navázala partnerství za účelem účasti v iniciativě Humanitární dobrovolníci EU nebo s níž má v úmyslu takové partnerství navázat;
b)
partner Komise v oblasti humanitární pomoci s platnou rámcovou dohodou (dohodou o partnerství), s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
c)
relevantní mezinárodní organizace nebo nezisková organizace nebo veřejnoprávní subjekt civilní povahy, s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
d)
akreditační nebo auditorská organizace, která udělila žádající přijímající organizaci akreditaci v oblastech s významem pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU, přičemž v takovém případě by měly být předloženy i příslušné dokumenty týkající se akreditace nebo auditu.
4. Vypracované vlastní hodnocení podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat přijímající organizaci a toto hodnocení se spolu s doporučeními podle odstavce 3 zašle Komisi.
5. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení přijímající organizace a na základě doporučení a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající přijímající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající přijímající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
6. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající přijímající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti podpory budování kapacit s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie budování kapacit předložené žádající přijímající organizací, je tato organizace způsobilá k podpoře budování kapacit a má ve vztahu k této podpoře přednost.
Článek 33
Akreditace vysílajících organizací
1. Vysílající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 2 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU.
2. Vysílající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat technickou pomoc. Uvede rovněž důkazy prokazující, že jsou prováděny politiky a postupy uvedené v jednotlivých požadavcích norem a postupů, a to zejména ve vztahu k dobrovolníkům.
3. Vypracované vlastní hodnocení podložené důkazy podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat vysílající organizaci a toto hodnocení se spolu s doprovodnými dokumenty podle odstavce 2 zašle Komisi.
4. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení vysílající organizace podloženého důkazy a předložených doprovodných dokumentů a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající vysílající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající vysílající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
5. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající vysílající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti technické pomoci s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie technické pomoci předložené vysílající organizací, je organizace způsobilá k technické pomoci a má ve vztahu k ní přednost.
Článek 34
Opravné prostředky
1. V rozhodnutí Komise neudělit akreditaci a zamítnout žádost musí být uvedeno, že zamítnutá žádající organizace může novou žádost podat až po uplynutí dvanácti měsíců počínaje datem, kdy obdrží rozhodnutí o zamítnutí. Rozhodnutí rovněž specifikuje dostupné opravné prostředky proti rozhodnutí.
2. Podle článků 256 a 263 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU) je Tribunál příslušný rozhodovat ve věci aktů Evropské komise, které mají právní účinky vůči třetím osobám. Podle článků 256, 268 a 340 SFEU je Tribunál rovněž příslušný rozhodovat spory o náhradu škody způsobené Evropskou komisí v případě mimosmluvní odpovědnosti.
Článek 35
Finanční životaschopnost a organizační kapacita organizací
Posouzení finanční životaschopnosti a organizační kapacity akreditovaných vysílajících a přijímajících organizací nespadá do působnosti akreditace. Jakožto podmínka získání finanční pomoci Unie je tato životaschopnost a kapacita posuzována ve fázi procesu podávání žádostí v návaznosti na výzvu k podávání návrhů.
Článek 36
Platnost akreditace a pravidelné kontroly
1. Akreditované vysílající a přijímající organizace podstoupí opětovnou akreditaci po třech letech od obdržení rozhodnutí Komise o udělení akreditace nebo kdykoli v případě podstatných změn norem nebo postupů týkajících se dotčených otázek.
2. V průběhu období platnosti akreditace mohou být akreditované vysílající a přijímající organizace vyzvány, aby se v případě potřeby podrobily pravidelným kontrolám, které provádí Komise.
3. Akreditované vysílající a přijímající organizace neprodleně vyrozumí Komisi o jakékoli změně své právní, finanční, technické nebo organizační situace, která by mohla zpochybnit jejich soulad s normami a postupy nebo by mohla vytvářet střety zájmů. Rovněž informují Komisi o jakékoli změně svého názvu, adresy nebo zákonného zástupce.
Článek 37
Pozastavení a ukončení akreditace
1. Na základě informací získaných od akreditované vysílající nebo přijímající organizace, včetně informací z pravidelných kontrol uvedených v čl. 36 odst. 2 nebo informací získaných jinými prostředky, může Komise dospět k závěru, že akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace již nevyhovuje požadavkům jedné či více norem nebo postupů. V takových případech může Komise přijmout odpovídající opatření, včetně pozastavení nebo ukončení akreditace, a to postupem stanoveným v bodě 3 přílohy III.
2. Vysílající nebo přijímající organizace, které je pozastavena nebo ukončena akreditace, od data pozastavení nebo ukončení nevysílá ani nepřijímá humanitární dobrovolníky EU a není způsobilá na tyto účely získat finanční pomoc Unie.
3. S ohledem na důvody pro pozastavení nebo ukončení akreditace, zejména pokud jde o bezpečnost a ochranu humanitárních dobrovolníků EU, může Komise požadovat repatriaci humanitárních dobrovolníků EU, kteří jsou vysláni v okamžiku pozastavení nebo ukončení akreditace.
4. Vysílající nebo přijímající organizace není oprávněna žádat o odškodnění z důvodu pozastavení nebo ukončení akreditace.
Článek 38
Odpovědnost za škody
Komise nenese odpovědnost za jakoukoli ztrátu nebo škodu, kterou způsobí nebo utrpí vysílající nebo přijímající organizace nebo třetí strany v důsledku akreditovaného statusu vysílající nebo přijímající organizace.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 39
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 20. listopadu 2014.
KOMISSION TÄYTÄNTÖÖNPANOASETUS (EU) N:o 1244/2014,
annettu 20 päivänä marraskuuta 2014,
Euroopan humanitaarisen avun vapaaehtoisjoukkojen perustamisesta (”EU:n vapaaehtoisapua koskeva aloite”) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 375/2014 täytäntöönpanosäännöistä
(ETA:n kannalta merkityksellinen teksti)
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon Euroopan humanitaarisen avun vapaaehtoisjoukkojen perustamisesta (”EU:n vapaaehtoisapua koskeva aloite”) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 375/2014 (1) ja erityisesti sen 9 artiklan 3 kohdan, 10 artiklan 1 kohdan ja 12 artiklan 6 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Asetuksen (EU) N:o 375/2014 mukaisesti komission olisi vahvistettava säännöt ja menettelyt, jotka kattavat ne tarvittavat edellytykset, järjestelyt ja vaatimukset, joita lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on sovellettava vapaaehtoisehdokkaita ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia määrittäessään, valitessaan, valmentaessaan, johtaessaan ja kenttätyöhön lähettäessään humanitaarisen avun operaatioiden tukemiseksi kolmansissa maissa. Asetuksessa (EU) N:o 375/2014 säädetään, että nämä säännöt annetaan delegoiduilla säädöksillä ja menettelyt hyväksytään täytäntöönpanosäädöksillä.
(2)
Kaikkia EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen sidosryhmiä, mukaan lukien itse vapaaehtoiset sekä lähettävät ja vastaanottavat järjestöt, olisi kannustettava identifioitumaan aloitteeseen.
(3)
On tärkeää, että vapaaehtoisehdokkaiden määrittämisessä ja valinnassa noudatetaan syrjimätöntä, oikeudenmukaista ja avointa menettelyä, joka perustuu lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen kumppanuuksiin ja joka vastaa vastaanottavien järjestöjen paikallisella tasolla ilmaisemia todellisia tarpeita.
(4)
Sekä lähettävien että vastaanottavien järjestöjen olisi järjestettävä perusteellinen perehdytys, jotta vältettäisiin rooleja ja odotuksia koskevat väärinkäsitykset ja jotta vapaaehtoiset saisivat sopivaa käytännön valmennusta vapaaehtoistehtäviä varten. Tämä loisi perustan vastaanottavien yhteisöjen luottamukselle ja hyväksynnälle, koska siinä otettaisiin täysimääräisesti huomioon tilanteeseen liittyvät kulttuurisidonnaiset seikat.
(5)
Valmistautumiseen ennen kenttätyöhön lähettämistä kuuluu olennaisesti koulutus, jota kaikille vapaaehtoisehdokkaille olisi annettava pakollisia ja vapaaehtoisia kursseja sisältävässä jäsennellyssä ohjelmassa. Lisäksi alemman osaamistason ammattilaisille olisi annettava mahdollisuus, tarvittaessa harjoittelujen avulla, kehittää edelleen taitojaan ja hankkia uutta humanitaarisella alalla hyödyllistä asiantuntemusta ja erityistaitoja. Sen pitäisi erityisesti olla lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen toiminnan ja tilanteen kannalta asianmukaista.
(6)
Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen olisi perustettava asianmukainen valvonta- ja johtamisjärjestelmä. Niiden olisi yhdessä valvottava ja arvioitava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten suoritusta ja saavutuksia ja annettava palautetta heidän tehtävistään ja tavoitteistaan. Tämä edistää EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vastuuvelvollisuuden parantamista.
(7)
Valvontaa ja johtamista olisi täydennettävä mentoroinnilla, joka tarjoaisi lisätukea EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille ennen kenttätyöhön lähettämistä, sen aikana ja sen jälkeen.
(8)
Kun vapaaehtoisia lähetetään kolmansiin maihin, käytössä pitäisi olla kanava jatkuvaa viestintää ja lähettävän järjestön antamaa lisätukea varten. Kaikille EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille olisi järjestettävä tilaisuus jälkipuintiin ja tukeen vapaaehtoistehtävän päättymisen yhteydessä.
(9)
Asianmukaisten työskentely- ja elinolojen järjestäminen on tarpeen, jotta EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiset voivat osallistua vapaaehtoistehtäviinsä turvallisessa ja terveellisessä ympäristössä ja jotta heidän perustarpeensa tulevat tyydytetyiksi heidän kärsimättä henkilökohtaista kurjuutta mutta vapaaehtoistyön vaatimattoman ja mahtailemattoman elämäntavan hengessä. Oleskelukorvausten ja muiden EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille maksettavien maksujen ei ole tarkoitus vastata tavallisesta työstä maksettavaa palkkaa. Näiden maksujen määrää ei pitäisi määritellä työkokemuksen, asiantuntemuksen tai vapaaehtoistehtävässä saavutettujen tulosten perusteella vaan niiden tarkoitus on ainoastaan kattaa elinkustannukset kenttätyön aikana. Korkeatasoisen ja tasaisen suojan varmistamiseksi kaikilla EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisilla olisi oltava sellainen kattava vakuutus, joka nimenomaisesti suojelee heitä koko sen ajan, kun he ovat kenttätyössä kolmansissa maissa ja tarvittavat ajanjaksot sitä ennen ja sen jälkeen.
(10)
Huolenpitovelvollisuus on erittäin tärkeä, ja vastuu siitä on jaettu. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen olisi mahdollisuuksien mukaan huolehdittava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten terveydestä, turvallisuudesta ja hyvinvoinnista ja laadittava asianmukaiset turvallisuutta ja terveyttä koskevat menettelyt. Myös EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten olisi itse tehtävä kaikkensa huolehtiakseen omasta ja muiden terveydestä ja turvallisuudesta työpaikalla.
(11)
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten henkilökohtaisen suoriutumisen seurannan ja arvioinnin pitäisi olla jatkuva prosessi koko vapaaehtoistehtävän aikana. Sen olisi perustuttava valvonnan ja työnjohtamisen järjestelmään ja tuotettava tietoa, joka osoittaa, missä määrin EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen henkilökohtainen suoritus edistää tulosten ja vaikutuksen tasolla hankkeen ja koko aloitteen tavoitteiden saavuttamista.
(12)
Kunnollinen sertifiointijärjestelmä on välttämätön, jotta voidaan varmistaa, että lähettävät ja vastaanottavat järjestöt noudattavat asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa vahvistettuja sääntöjä ja tässä asetuksessa vahvistettuja menettelyjä. Tällaisen sertifiointijärjestelmän olisi perustuttava tiettyihin periaatteisiin, jotka ovat yksinkertaistaminen ja päällekkäisyyksien välttäminen, tehtävien eriyttäminen lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen välillä, kustannusvaikuttavuus, avoimuus ja puolueettomuus sekä monimuotoisuuden ja osallistumismahdollisuuksien edistäminen.
(13)
Tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat asetuksen (EY) N:o 375/2014 26 artiklalla perustetun komitean lausunnon mukaiset.
(14)
Jotta EU:n vapaaehtoisapua koskeva aloite voitaisiin panna täytäntöön nopeasti, tämän asetuksen on tultava voimaan kiireellisenä, koska siinä annetaan säännökset, joiden perusteella täytäntöönpanosta vastaavat järjestöt voivat lähettää EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia kolmansiin maihin,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 LUKU
YLEISET SÄÄNNÖKSET
1 artikla
Kohde
Tässä asetuksessa vahvistetaan asetuksen (EU) N:o 375/2014 täytäntöönpanosäännöt seuraavien sen 9 artiklan 3 kohdassa, 10 artiklan 1 kohdassa ja 12 artiklan 6 kohdassa tarkoitettujen asioiden yhteydessä:
a)
menettelyt, joita on noudatettava vapaaehtoisehdokkaiden määrittämisessä, valinnassa ja ennen kenttätyöhön lähettämistä tarvittavassa valmentamisessa, mukaan lukien tarvittaessa harjoittelut;
b)
järjestelyt koulutusohjelmaa ja vapaaehtoisehdokkaiden valmiutta tulla lähetetyksi koskevaa arviointimenettelyä varten;
c)
säännökset EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten lähettämisestä ja heidän johtamisestaan kolmansissa maissa, mukaan lukien muun muassa valvonta kenttätyössä, jatkuva tukeminen työnohjauksen avulla, mentorointi, lisäkoulutus, tarvittavat työskentelyedellytykset, kenttätyön jälkeinen tuki;
d)
vakuutusturvan tarjoaminen vapaaehtoisille ja heidän elinolosuhteistaan huolehtiminen, mukaan lukien oleskelu-, asumis- ja matkakulujen sekä muiden kustannusten kattaminen;
e)
menettelyt, joita on noudatettava ennen kenttätyöhön lähettämistä, kenttätyön aikana ja sen jälkeen huolenpitovelvollisuuden ja asianmukaisten suojelu- ja turvallisuustoimien varmistamiseksi, mukaan lukien lääketieteellisistä syistä tapahtuvan evakuoinnin käytännöt ja turvallisuussuunnitelmat, jotka kattavat hätäevakuoinnin kolmansista maista, mukaan lukien yhteydenpitoon kansallisten viranomaisten kanssa tarvittavat menettelyt;
f)
menettelyt, joilla seurataan ja arvioidaan EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten henkilökohtaista suoriutumista;
g)
sertifiointijärjestelmä, jolla varmistetaan, että lähettävät järjestöt noudattavat asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklassa tarkoitettuja sääntöjä ja menettelyjä, sekä erillinen sertifiointijärjestelmä vastaanottaville järjestöille.
2 artikla
Määritelmät
Tätä asetusta sovellettaessa sovelletaan asetuksen (EU) N:o 375/2014 3 artiklassa esitettyjä määritelmiä sekä asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa esitettyjä määritelmiä. Lisäksi tässä asetuksessa tarkoitetaan
a)
’osaamiskehyksellä’ asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa tarkoitettua kehystä;
b)
’oppimis- ja kehityssuunnitelmalla’ asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa tarkoitettua suunnitelmaa;
c)
’kouluttajalla’ henkilöä, jonka koulutuksen järjestäjä on rekrytoinut antamaan koulutusta yhdessä tai useammassa koulutusmoduulissa tai vetämään skenaarioon perustuvia simulaatioharjoituksia ja arvioimaan vapaaehtoisehdokkaiden taitoja;
d)
’koulutusmentorilla’ kouluttajaa, jonka koulutuksen järjestäjä on rekrytoinut koordinointitehtävään arvioimaan vapaaehtoisehdokkaan valintakelpoisuutta kenttätyöhön. Hänen vastuullaan on ryhmä vapaaehtoisehdokkaita. Hän koordinoi heidän taitojensa arviointia, joka perustuu muilta kouluttajilta saatuun palautteeseen, ja pohtii kunkin vapaaehtoisehdokkaan kanssa tämän itsearviointia ja kouluttajien tekemää arviointia;
e)
’mentoroinnilla’ työhön, uraan tai ammatilliseen kehitykseen liittyvän tiedon, sosiaalisen pääoman ja psykososiaalisen tuen epävirallisen siirtämisen prosessia. Mentorointiin kuuluu epävirallista viestintää - tavallisesti kahden kesken ja pitemmän ajan kuluessa - vastaanottavan järjestön mentoriksi osoittaman henkilön, jolla katsotaan olevan hyödyllistä tietoa, asiantuntemusta ja kokemusta, sekä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen välillä;
f)
’jälkipuinnilla’ prosessia, joka tarjoaa lähettävälle ja vastaanottavalle järjestölle sekä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle selkeää tietoa vapaaehtoistehtävän tuloksista, EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten saavutuksista, heidän kokemukseensa perustuvista suosituksista tai opetuksista sekä tietopääomaa, kokemuksia sekä myönteisen ammatillisen päätöksen vapaaehtoistehtävälle.
2 LUKU
MENETTELYT VAPAAEHTOISEHDOKKAIDEN MÄÄRITTÄMISTÄ JA VALINTAA VARTEN
3 artikla
Määrittämis- ja valintamenettely
1. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on laadittava yhdessä määrittämis- ja valintamenettely. Tehtävät, vastuualueet ja menettelyt on määriteltävä siten, että rekrytointiprosessi on avoin, oikeudenmukainen ja tehokas tasapuolisen kohtelun, tasapuolisten mahdollisuuksien ja syrjimättömyyden suhteen, kuten asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa säädetään.
2. Määrittämis- ja valintamenettelyn on perustuttava lähettävän ja vastaanottavan järjestön kumppanuuteen, ja siinä on varmistettava ajantasainen ja jatkuva viestintä. Lähettävän järjestön on varmistettava, että vastaanottava järjestö pysyy mukana koko rekrytointiprosessissa.
3. Sovittua määrittämis- ja valintamenettelyä sovelletaan kaikkiin rekrytointiprosessin vaiheisiin.
4. Määrittämis- ja valintamenettelyyn sisältyvät vähintään:
a)
tehtävänkuvauksen sekä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen osaamisprofiilin ja valintaperusteiden määrittely 4 artiklan mukaisesti;
b)
ilmoittaminen ja hakeminen 5 artiklan mukaisesti;
c)
hakijoiden arviointi ja kirjaaminen pitkään ja lyhyeen luetteloon 6 artiklan mukaisesti;
d)
valinta 7 artiklan mukaisesti.
4 artikla
Vapaaehtoistehtävän sekä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen osaamisprofiilin ja valintaperusteiden määrittely
1. Vastaanottavan järjestön on ehdotettava asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavan komission delegoidun asetuksen mukaisesti tehtävän tarvearvioinnin perusteella liitteessä I olevassa 1 kohdassa esitettyjen vaatimusten mukaisesti tehtävänkuvausta EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoista varten mukaan lukien joustavat elementit rekrytoidun vapaaehtoisen panoksen huomioon ottamiseksi.
2. Lähettävän järjestön on tarkasteltava tehtävänkuvausta auttaakseen tarvittaessa muuttamaan sitä sopivan ja realistisen vastaavuuden varmistamiseksi ottaen huomioon EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisilta odotetut taidot sekä vastaanottavan järjestön vastaanottokyvyn ja tarpeet.
3. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on määriteltävä tehtävänkuvauksen ja osaamiskehyksen perusteella EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen osaamisprofiili ja valintaperusteet sekä rekrytointiprosessissa käytettävät vähimmäisvaatimukset. Osaamisprofiilissa on myös ilmoitettava, onko vapaaehtoinen alemman vai ylemmän osaamistason ammattilainen ja onko tarvetta harjoitteluun.
5 artikla
Ilmoittaminen ja hakeminen
1. Lähettävä järjestö on vastuussa vapaaehtoistehtävästä ilmoittamisesta. Se laatii vastaanottavan järjestön avustuksella ilmoitustietopaketin tiedottaakseen aloitteesta ja houkutellakseen vapaaehtoisehdokkaita.
2. Ilmoitus on laadittava vähintään englanniksi selkeällä, konkreettisella ja helppotajuisella kielellä, ja siinä on annettava tiedot vapaaehtoisehdokkaille tarjottavasta tehtävästä liitteessä I olevassa 2 kohdassa esitettyjen vaatimusten mukaisesti.
3. Sitä on pidettävä esillä vähintään kuukauden ajan EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen keskusfoorumilla; lisäksi on mahdollista käyttää muita ilmoitusmahdollisuuksia hakijoiden houkuttelemiseksi keskusfoorumille. Kun on kyse humanitaariseen kriisiin liittyvästä vapaaehtoistehtävästä, ilmoitus voi olla asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa esillä vähemmän kuin kuukauden mutta ei vähempää kuin viikon.
4. Hakijoiden on haettava tehtävää vakiomuotoisella hakulomakkeella, johon liitetään jäsennelty ansioluettelo. Hakijoiden on myös täytettävä vakiomuotoinen itsearviointilomake arvioidakseen osaamiskehyksessä vaadittuja taitojaan ja kykyään sopeutua kuvattuun tehtävään sekä ilmoituksessa tarkoitettuihin elin- ja työoloihin. Heidän on annettava näihin suostumuksensa.
6 artikla
Arviointi ja kirjaaminen pitkään ja lyhyeen luetteloon
1. Lähettävän järjestön on arvioitava hakijoita haku- ja itsearviointilomakkeessa annettujen tietojen, EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen - ja kyseiseen tehtävään - osallistumisen motivaatiota koskevan lausunnon sekä sellaisen kirjallisen kokeen, esseen tai vastaavan testin perusteella, jolla arvioidaan heidän kykyään analysoida asiaan sopivaa humanitaarisen avun skenaariota.
2. Lähettävä järjestö toimittaa arvioinnin perusteella vastaanottavalle järjestölle hakijoista pitkän luettelon, jotta ne voisivat yhdessä sopia haastatteluun kutsuttavien hakijoiden lyhyestä luettelosta.
3. Lyhyeen luetteloon kirjatut hakijat kutsutaan strukturoituun haastatteluun, joka perustuu osaamiskehykseen. Haastattelu voidaan suorittaa henkilökohtaisessa tapaamisessa tai käyttäen televiestintätekniikkaa; vastaanottava järjestö voi mahdollisuuksien mukaan osallistua siihen. Lisäarviointeja voidaan suorittaa muun muassa assessment centre -menetelmän, ryhmätehtävien ja työsimulaatioharjoitusten avulla.
4. Lähettävä järjestö voi tarvittaessa tarkastaa henkilökohtaiset ja ammatilliset taustatiedot ennen lopullista valintaa. Karsintamenettelystä on kerrottava hakijoille ilmoituksessa menettelyn alussa.
7 artikla
Valinta
1. Lopullisen päätöksen valitusta vapaaehtoisehdokkaasta tekee vastaanottava järjestö, ja sen on vahvistettava valintansa lähettävälle järjestölle, joka vastaa tehtävän tarjoamisesta ja perehdyttämisen valmistelusta. Jokaiseen tehtävään voidaan valita varavapaaehtoisia korvaamaan ehdokas siinä tapauksessa, että hän luopuu tehtävästä tai ei ole enää käytettävissä.
2. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on kyettävä osoittamaan ja perustelemaan, miten ne ovat ottaneet valintapäätöstä tehdessään huomioon tasapuolisen kohtelun, tasapuolisten mahdollisuuksien ja syrjimättömyyden periaatteet kaikissa määrittely- ja valintaprosessin vaiheissa.
3. Valintamenettely on saatettava päätökseen kohtuullisessa ajassa. Lähettävän järjestön on ilmoitettava kaikille hakijoille valintapäätöksestä ja mahdollisuudesta saada palautetta. Sen on pyydettävä valittua vapaaehtoisehdokasta vahvistamaan kirjallisesti kiinnostuksensa osallistua EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen.
4. Lähettävän järjestön on varmistettava, että määrittämis- ja valintaprosessiin liittyvät asiakirjat ovat jäljitettävissä ja että niitä säilytetään asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa tarkoitettujen tietosuojasääntöjen mukaisesti.
8 artikla
Oppimistarpeiden arviointi
1. Lähettävän järjestön on arvioitava vastaanottavaa järjestöä ja vapaaehtoisehdokasta kuullen sekä rekrytointiprosessin tulosten, vastaanottavan järjestön tarpeiden ja suunnitellun kenttätyön perusteella oppimistarpeet ja määritettävä seuraavien seikkojen perusteella, mihin koulutusohjelman moduuleihin vapaaehtoisen on osallistuttava:
a)
ammatillinen osaamistaso siten, että ylemmän osaamistason ammattilaisille tarjotaan mahdollisuus keskittyä pakollisiin moduuleihin ja valita asianmukaisen tason projektinhallintakoulutus ja valinnaisia erikoisasiantuntemuksen moduuleja;
b)
vastaanottavan järjestön erityisosaamistarpeet, joiden vuoksi vapaaehtoisehdokas osallistuu valinnaisiin moduuleihin;
c)
vapaaehtoisehdokkaan yleiset taidot, joiden vuoksi vapaaehtoisehdokas osallistuu valinnaisiin moduuleihin.
2. Lähettävän järjestön on täytettävä asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa tarkoitettu oppimis- ja kehityssuunnitelma, joka toimitetaan koulutuksen järjestäjille, ja tuotava siinä esiin valittujen vapaaehtoisehdokkaiden arvioidut taidot ja heidän oppimistarpeensa.
3 LUKU
EU:N VAPAAEHTOISAPUA KOSKEVAN ALOITTEEN KOULUTUSOHJELMA
9 artikla
Koulutusohjelma
1. Yksi tai useampi koulutuksen järjestäjä toteuttaa kaikille valituille vapaaehtoisehdokkaille tarkoitetun koulutusohjelman, johon lähettävät ja vastaanottavat järjestöt ja entiset vapaaehtoiset voivat soveltuvissa tapauksissa tarjota panoksensa.
2. Koulutusohjelman on perustuttava osaamiskehykseen, ja sen on mukauduttava sekä alemman että ylemmän osaamistason ammattilaisten tarpeisiin.
3. Koulutusohjelmassa on yhdistettävä verkko-opiskelun ja luokkahuoneessa opiskelun moduuleja.
4. Kaikille vapaaehtoisehdokkaille pakollisiin moduuleihin on kuuluttava
a)
yleinen johdanto unioniin, sen ulkosuhteisiin ja kriisitoimintajärjestelmään;
b)
johdanto humanitaariseen toimintaan, unionin humanitaarisen avun politiikkaan ja EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen;
c)
henkilökohtaisen turvallisuuden ja terveyden hallintaa;
d)
projektinhallintaa;
e)
kulttuuritietoisuutta (ja monialaisia kysymyksiä);
f)
skenaarioon perustuva simulaatioharjoitus, jossa vapaaehtoisehdokkaiden on osoitettava hankkimiaan taitoja.
5. Valinnaisiin moduuleihin on kuuluttava
a)
viestintää ja suhdetoimintaa;
b)
psykologista ensiapua;
c)
käytäntöjen levittäjien koulutusta;
d)
vapaaehtoistoiminnan johtamista;
e)
organisaation kehittämistä;
f)
tarvittaessa räätälöityjä moduuleja etenkin vapaaehtoisehdokkaiden teknisten taitojen mukauttamiseksi humanitaarisen avun toimintaan.
6. Vapaaehtoisehdokkaiden on osallistuttava kaikkiin pakollisiin moduuleihin, ja he voivat osallistua yhteen tai useampaan 8 artiklan mukaisesti valittavaan valinnaiseen moduuliin.
7. Koulutuksen opetusohjelma ja kutakin moduulia koskevat tarkemmat tiedot, kuten sen status, kohderyhmä, ajankohta, opetettavat taidot ja oppimistulokset, on esitettävä liitteessä II esitetyllä tavalla.
10 artikla
Vapaaehtoisehdokkaiden arviointi koulutuksen aikana ja sen jälkeen
1. Vapaaehtoisehdokkaiden valmiutta kenttätyöhön arvioidaan koulutuksen aikana ja sen päätyttyä osaamiskehyksen perusteella.
2. Arvioinnin järjestävät kouluttajat yhdessä, ja keskeisenä koordinaattorina toimii vapaaehtoisehdokkaan koulutusmentori.
3. Taitojen arvioinnin on perustuttava kouluttajien arvioon vapaaehtoisehdokkaan tiedoista, taidoista ja asenteesta, ja siihen on sisällyttävä
a)
itsearviointi, jonka vapaaehtoisehdokas täyttää skenaarioon perustuvan simulaatioharjoituksen jälkeen;
b)
kouluttajien kunkin moduulin ja skenaarioon perustuvan simulaatioharjoituksen jälkeen tekemät huomiot;
c)
koulutusmentorin arvio, jossa tarkastellaan kriittisesti itsearviointia ja kouluttajien huomioita koulutusmentorin ja vapaaehtoisehdokkaan kahdenkeskisessä mentorointitilaisuudessa kouluttajien antaman palautteen pohjalta.
4. Arvio kaikista taidoista sisällytetään vapaaehtoisehdokkaan oppimis- ja kehityssuunnitelmaan, joka on pidettävä ajan tasalla koulutuksen päättymisen jälkeen ja jossa mainitaan suoritetut kurssit ja saavutetut tulokset.
5. Vapaaehtoisehdokkaat, joilla on heikot taidot jossakin monialaisista taidoista tai erityistaidoista, hylätään. Kouluttajien ja koulutusmentorin on kyettävä tarvittaessa selittämään tällaisia arvioita ja päätöksiä ja perustelemaan ne.
4 LUKU
MENETTELYT VAPAAEHTOISEHDOKKAIDEN VALMENTAMISEKSI ENNEN KENTTÄTYÖHÖN LÄHETTÄMISTÄ
11 artikla
Perehdyttämisohjelma
1. Perehdyttämisprosessissa ehdokas tai EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen tutustutetaan lähettävän ja vastaanottavan järjestön toimintakulttuuriin ja -politiikkaan ja käytäntöihin sekä tehtävään liittyviin odotuksiin,
2. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on laadittava perehdyttämisohjelma yhdessä. Ohjelmassa on määriteltävä niiden roolit ja vastuualueet mahdollisuuksien mukaan palanneiden EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten antaman palautteen perusteella, jotta voitaisiin hyödyntää heidän ensikäden kokemustaan ja oppimistaan. Ohjelmaan on sisällyttävä
a)
12 artiklan mukainen ennen kenttätyöhön lähettämistä tapahtuva perehdyttäminen, josta vastaa lähettävä järjestö;
b)
18 artiklan mukainen kohdemaassa tapahtuva perehdyttäminen, josta vastaa vastaanottava järjestö.
3. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on järjestettävä tarvittaessa yhteisiä tilaisuuksia kaikille ehdokkaille tai EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille.
12 artikla
Ennen kenttätyöhön lähettämistä tapahtuva perehdyttäminen
1. Lähettävien järjestöjen on huolehdittava siitä, että kaikki vapaaehtoisehdokkaat saavat perusteellista ja asianmukaista henkilökohtaista perehdytystä ennen kuin heidät lähetetään kenttätyöhön. Siinä on käsiteltävä ainakin seuraavia asioita:
a)
organisaatio- ja hallintorakenne ja -menettelyt, hankkeeseen osallistuvat ryhmät (mukaan lukien hankkeen päällikkö, kriisinhallintavastaava, henkilöresurssit), järjestön tehtävä ja tavoitteet suhteessa EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen;
b)
kattavat tiedot hankkeen olosuhteista, joissa vapaaehtoisehdokas tulee toimimaan, tehtävänkuvaus ja sen perustana oleva tarvearvio; odotettavissa olevat työ- ja elinolot, joista säädetään 22 artiklassa sekä 24-27 artiklassa;
c)
vapaaehtoiseen sovellettava oikeudellinen kehys, josta säädetään asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa;
d)
vapaaehtoista koskevat säännöt ja menettelyt, mukaan lukien kurinpito- ja valitusmenettelyt, petosten ja korruption torjunta, lasten ja haavoittuvassa asemassa olevien aikuisten suojeleminen sekä menettelysäännöt, joista säädetään asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa;
e)
pakollinen olosuhteisiin mukautettu turvallisuusohjeistus sekä terveys- ja turvallisuusohjeistus (mukaan lukien lähtöä edeltävä terveystarkastus), joista säädetään 28 ja 30 artiklassa;
f)
valvonnan ja työnjohtamisen järjestelmä ja menettely sekä käytössä olevat tukimekanismit, mukaan lukien mentorointi ja muu tuki, joista säädetään 19, 20 ja 21 artiklassa;
g)
oppimis- ja kehityssuunnitelma;
h)
tietoa EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen verkostosta ja siitä, miten se tukee vapaaehtoisia ennen kenttätyöhön lähettämistä, sen aikana ja sen jälkeen;
i)
tietoa hankkeen suunnitellusta viestintään ja näkyvyyteen liittyvästä toiminnasta, joka perustuu asetuksen (EU) N:o 375/2014 17 artiklassa tarkoitettuun viestintäsuunnitelmaan, mukaan lukien komission asianomaisen aluetiedottajan yhteystiedot;
j)
jälkipuintiprosessi, josta säädetään 23 artiklassa.
2. Lähettävän järjestön on annettava perehdyttämisen yhteydessä myös tietoa kohdemaasta vastaavasta komission humanitaarisen avun kenttätoimistosta ja ilmoitettava tälle toimistolle siitä, että EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen ollaan lähettämässä kenttätyöhön.
3. Lähettävän järjestön on varmistettava, että vapaaehtoisehdokkaat lukevat ja ymmärtävät kaiken perehdyttämisprosessin aikana annetun tiedon ja että tiedot ovat helposti saatavilla koko sen ajan, kun he osallistuvat EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen.
13 artikla
Harjoittelupaikat alemman osaamistason ammattilaisille
1. Vapaaehtoisehdokkaita, jotka ovat alemman osaamistason ammattilaisia, voidaan vaatia koulutuksen lisäksi suorittamaan harjoittelu lähettävässä järjestössä, jotta he oppisivat kokemuksen kautta humanitaarisen työn menettelyjä, etiikkaa ja olosuhteita ja valmistautuisivat perusteellisemmin suunniteltuun kenttätyöhön EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisena. Harjoittelu saa kestää enintään kuusi kuukautta, jota voidaan jonkin verran jatkaa asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa.
2. Lähettävän järjestön on vastaanottavaa järjestöä ja vapaaehtoisharjoittelijaa kuullen tarkasteltava ja päivitettävä oppimistarpeita oppimis- ja kehityssuunnitelmassa harjoittelupaikan tarpeiden mukaan. Oppimis- ja kehityssuunnitelmassa on määriteltävä erityisesti
a)
oppimistulokset, jotka vapaaehtoisharjoittelijan odotetaan saavuttavan harjoittelun aikana;
b)
tehtävät, joita vapaaehtoisharjoittelija suorittaa osana oppimisprosessia, sekä käytettävissä olevat resurssit;
c)
tavoitteet ja tulokset, jotka vapaaehtoisharjoittelijan odotetaan saavuttavan harjoittelun päätteeksi.
3. Seuraavia tämän asetuksen artikloja sovelletaan soveltuvin osin harjoittelupaikkoihin ja vapaaehtoisharjoittelijoita isännöivien lähettävien järjestöjen velvollisuuksiin:
a)
19 artiklan 4, 5, 6 ja 9 kohta sekä 21 ja 22 artikla;
b)
24 artikla lukuun ottamatta 5 kohtaa. Vapaaehtoisehdokkaat, jotka ovat kotoisin EU:n jäsenvaltioista tai asetuksen (EU) N:o 375/2014 23 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetuista kolmansista maista kyseisessä artiklassa tarkoitetuin ehdoin ja jotka kuuluvat asuinmaansa kansallisen sosiaaliturva- tai vakuutusjärjestelmän piiriin ja suorittavat harjoittelua edellä mainituissa maissa, saavat ainoastaan täydentävän vakuutusturvan. Tämä tarkoittaa sitä, että heidän vakuutusturvansa rajoittuu kansallisen sosiaaliturva- tai vakuutusjärjestelmän tarjoaman turvan ylittävään osaan. Kuluista katetaan 100 prosenttia ainoastaan perustelluissa poikkeustapauksissa, joissa kansallinen sosiaaliturva- tai vakuutusjärjestelmä kattaa vain osan tai ei kata mitään 24 artiklan 5 kohdassa tarkoitetuista kuluista;
c)
25 artikla lukuun ottamatta 6 kohtaa, 26 artikla ja 27 artiklan 1 kohta soveltuvissa tapauksissa;
d)
28 artiklan 1, 8 ja 14 kohta sekä 30 artiklan 1, 4, 5, 6 ja 7 kohta.
14 artikla
Vapaaehtoisehdokkaiden arviointi harjoittelun jälkeen
1. Harjoittelun päättyessä vapaaehtoisharjoittelijan on täytettävä itsearviointi, joka perustuu osaamiskehykseen ja oppimis- ja kehityssuunnitelmaan.
2. Esimiehen lähettävässä järjestössä on tarkasteltava itsearviointia vastaanottavaa järjestöä kuullen ja arvioitava vapaaehtoisharjoittelijaa erityisesti seuraavasti:
a)
arvioidaan vapaaehtoisharjoittelijan suoritusta hänen tavoitteidensa perusteella;
b)
tarkastellaan, onko sovitut tulokset saavutettu;
c)
kartoitetaan oppimistulokset.
3. Vapaaehtoisehdokkaat, joilla on heikot taidot jossakin monialaisista taidoista tai erityistaidoista, on hylättävä eikä heitä kelpuuteta EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisiksi. Esimiehen lähettävässä järjestössä on kyettävä tarvittaessa selittämään tällaisia arvioita ja päätöksiä ja perustelemaan ne.
15 artikla
Lisäkoulutus ennen kenttätyöhön lähettämistä
Riippumatta vapaaehtoisehdokkaan osallistumisesta koulutusohjelmaan tai harjoitteluun, lähettävä järjestö voi antaa asianmukaista lisäkoulutusta ennen kenttätyöhön lähettämistä, kuten koulutusta vapaaehtoisehdokkaiden teknisten taitojen mukauttamiseksi vastaanottavan järjestön tarpeisiin tai kohdemaassa tarvittavan kielen koulutusta.
16 artikla
Sopimus EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen kanssa
1. Lähettävän järjestön on vastaanottavaa järjestöä kuullen ennen kenttätyöhön lähettämistä tapahtuvan perehdyttämisen ja tarvittaessa 13-15 artiklassa tarkoitetun harjoittelun ja muun ennen kenttätyöhön lähettämistä annettavan koulutuksen tulosten perusteella vahvistettava lopullinen arvio vapaaehtoisehdokkaan valintakelpoisuudesta EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiseksi.
2. Lähettävä järjestö ja hyväksytyksi arvioitu EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen allekirjoittavat asetuksen (EU) N:o 375/2014 14 artiklan 5 kohdassa tarkoitetun vapaaehtoistoimintasopimuksen.
3. Läheisessä yhteistyössä vastaanottavien järjestöjen kanssa laadittavassa sopimuksessa määritetään lähettämisen erityisehdot sekä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen oikeudet ja velvollisuudet. Asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavaa komission delegoitua asetusta noudattaen siinä mainitaan myös sopimuksen oikeuspaikkaan sovellettava lainsäädäntö, ja siihen on sisällyttävä vähintään seuraavat asiat:
a)
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen rooli, nimike, tehtävän kesto ja sijaintipaikka sekä suoritettavat tehtävät sellaisina kuin ne määritellään tehtävänkuvauksessa, mukaan lukien elementit, jotka johtuvat asetuksen (EU) N:o 375/2014 17 artiklassa tarkoitetusta viestintäsuunnitelmasta;
b)
sopimuksen kesto, mukaan lukien alku- ja päättymispäivä;
c)
työn johto, mukaan lukien
-
johtamisjärjestelyt, kuten vastuussa oleva esimies vastaanottavassa järjestössä ja yhteyshenkilö jatkuvan tuen saamiseksi lähettävästä järjestöstä;
-
mentorointijärjestelyt;
d)
työolot, mukaan lukien työajat ja loma;
e)
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen taloudelliset oikeudet ja velvollisuudet, mukaan lukien tarvittavat järjestelyt niitä varten:
-
oleskelu- ja asettautumiskorvaus;
-
tiedot sovellettavista vero- ja sosiaaliturvasäännöistä;
-
vakuutusturva;
-
majoitus;
-
matkat;
f)
käytännön järjestelyt:
-
terveystarkastukset;
-
viisumit ja työluvat;
g)
luottamuksellisuus;
h)
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselta odotettava käytös, mukaan lukien lahjomattomuus ja menettelysäännöt, lasten ja haavoittuvassa asemassa olevien aikuisten suojelu sekä seksuaalisen hyväksikäytön nollatoleranssi, joista laaditaan liite sopimukseen;
i)
kurinpitopolitiikka ja vapaaehtoisstatuksen päättäminen;
j)
sovittelumekanismi ongelmatilanteita varten, valitusmenettely ja riidanratkaisu;
k)
turvallisuudenhallintaan ja terveyteen ja turvallisuuteen sovellettavat vastuut ja toimintapolitiikat;
l)
oppiminen ja kehitys;
-
koulutus ja perehdyttäminen;
-
jälkipuinti.
4. Jos vastaanottavan tai lähettävän järjestön ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen välille syntyy riita, EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisella on oikeus tehokkaisiin oikeussuojakeinoihin lähettävään järjestöön sovellettavien kansallisten säännösten mukaisesti.
17 artikla
Kirjaaminen tietokantaan
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen nimenomaisen suostumuksen saatuaan lähettävän järjestön on kirjattava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen tiedot asetuksen (EU) N:o 375/2014 13 artiklassa tarkoitettuun tietokantaan, jäljempänä ’tietokanta’. Kaikkeen tähän tietokantaan liittyvään henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa tarkoitettuja tietosuojasääntöjä. Kaikkeen tähän tietokantaan liittyvään ja komission suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan asetusta (EY) N:o 45/2001 (2).
5 LUKU
EU:N VAPAAEHTOISAPUA KOSKEVAN ALOITTEEN VAPAAEHTOISTEN KENTÄLLE LÄHETTÄMISTÄ JA JOHTAMISTA KOSKEVAT MENETTELYT
18 artikla
Kohdemaassa tapahtuva perehdyttäminen
1. Vastaanottavien järjestöjen on huolehdittava siitä, että kaikki EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiset saavat kohdemaahan saavuttuaan perusteellisen ja asianmukaisen perehdytyksen kohdemaahan; perehdytyksen pitää kattaa vähintään seuraavat asiat:
a)
organisaatio- ja hallintorakenne ja -menettelyt; hankkeeseen osallistuvat ryhmät (mukaan lukien hankkeen päällikkö, operatiivinen ja tekninen ryhmä, kriisinhallintavastaava, tukiryhmät esimerkiksi henkilöresurssien ja rahoituksen alalla); hankkeen toteuttamispaikka (tai -paikat); järjestön tehtävä ja tavoitteet suhteessa EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen;
b)
kattavat tiedot vastaanottavan järjestön tehtävästä, toimialasta ja hankkeista; mukana olevat yhteisöt; operatiivinen asiayhteys; tuotokset ja tulokset, joita EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoistehtävältä odotetaan, ja sen perustana oleva tarvearviointi;
c)
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiseen sovellettava paikallinen oikeudellinen kehys;
d)
pakollinen olosuhteisiin mukautettu turvallisuusohjeistus sekä terveys- ja turvallisuusohjeistus, joista säädetään 28 ja 30 artiklassa;
e)
valvonnan ja työnjohtamisen järjestelmä ja menettely sekä käytössä olevat tukimekanismit, mukaan lukien mentorointi ja muu tuki, joista säädetään 19, 20 ja 21 artiklassa;
f)
kohdemaata, -aluetta ja -paikkaa koskeva kulttuuriohjeistus, mukaan lukien ohjeet sopivasta käytöksestä;
g)
kohdemaassa järjestettävä jälkipuintiprosessi, josta säädetään 23 artiklassa.
2. Vastaanottavan järjestön on varmistettava, että EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiset lukevat ja ymmärtävät kaiken kohdemaassa tapahtuvan perehdyttämisen aikana annetun tiedon ja että tiedot ovat helposti saatavilla koko sen ajan, kun he osallistuvat EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen.
19 artikla
Valvonta ja työnjohtaminen
1. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä kehitettävä työnjohtamisjärjestelmä, joka perustuu suoritustavoitteisiin, odotettuihin tuotoksiin ja tuloksiin, jotta EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten tehtävänkuvauksen mukaisen työn edistymistä ja laatua voidaan mitata.
2. Työnjohtamismenettelyssä on eriteltävä lähettävän ja vastaanottavan järjestön roolit ja vastuualueet EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten valvonnassa.
3. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen kanssa asetettava tälle perehdyttämisen aikana suoritustavoitteet ja annettava tälle mahdollisuus kommentoida tehtävänkuvauksen joustavia elementtejä.
4. Vastaanottavan järjestön on nimettävä esimies, joka vastaa EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen valvonnasta ja järjestää tämän kanssa valvontakokouksia niin usein kuin kohtuullista ja käytännöllistä.
5. Tarvittaessa ja tehtävän pituudesta riippuen lähettävän järjestön ja esimiehen vastaanottavassa järjestössä on yhdessä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen kanssa tehtävä yhteinen suorituksen väliarviointi, jossa arvioidaan virallisesti sopeutumisprosessia ja etenemistä tavoitteissa ja mukautetaan tavoitteita ja tehtävänkuvausta sekä oppimis- ja kehityssuunnitelmaa.
6. Jos väliarvioinnissa todetaan, että jotkut EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen monialaisista taidoista tai erityistaidoista ovat heikot, vastaanottava järjestö voi lähettävän järjestön suostumuksella päättää kenttätyön ennenaikaisesta päättämisestä. Sen on kyettävä tarvittaessa selittämään tällaisia arvioita ja päätöksiä ja perustelemaan ne.
7. Lähettävän järjestön ja esimiehen vastaanottavassa järjestössä on yhdessä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen kanssa tehtävä lopullinen suorituksen arviointi, jossa arvioidaan tehtävän päättyessä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen saavutuksia suhteessa tehtävänkuvauksessa ja oppimis- ja kehityssuunnitelmassa esitettyihin tavoitteisiin.
8. Suorituksen arvioinnin tulokset on sisällytettävä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen oppimis- ja kehityssuunnitelmaan.
9. Lähettävän järjestön on säilytettävä suorituksen arvioinnin tulokset asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavan komission delegoidun asetuksen tietosuojasääntöjen mukaisesti ja vahvistettava tietokantaan, onko tehtävä saatettu asianmukaisesti päätökseen, ja syyt siihen, jos näin ei ole.
20 artikla
Lähettävän järjestön jatkuva tuki
1. Lähettävän järjestön on ennen kentälle lähettämistä nimettävä yhteyshenkilö, joka on tavoitettavissa kenttätyön ajan, ja joka pitää säännöllisesti yhteyttä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiseen
a)
tukeakseen EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen asettautumista ja siirtymää;
b)
antaakseen tarvittavaa lisätukea EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle ja vastaanottavalle järjestölle;
c)
osallistuakseen tarpeen mukaan väliarviointiin ja lopulliseen arviointiin ja muihin kokouksiin; sekä
d)
antaakseen sovittelutukea, jos vastaanottavan järjestön ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen välillä syntyy erimielisyyttä.
2. Jos nimetty yhteyshenkilö ei enää kykene tähän tehtävään kenttätyön aikana, hänet on korvattava mahdollisimman nopeasti tuen jatkuvuuden varmistamiseksi.
21 artikla
Mentorointi
1. Vastaanottavan järjestön on nimettävä yksi tai useampi mentori EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle tuen antamiseksi muun muassa seuraavissa asioissa:
a)
ammattitaidon kehittäminen ja suorituksen ja asiantuntemuksen parantaminen;
b)
kulttuuriin ja ilmastoon sopeutuminen;
c)
tehtävään liittyvä ohjaus; sekä
d)
psykososiaalisten kysymysten käsittely.
2. Nimetyillä mentoreilla on oltava pääsy EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen oppimis- ja kehityssuunnitelmaan ja tehtävänkuvaukseen ja heidän on perustettava tukensa niihin. Mentorien on tavattava säännöllisesti EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoista tarkastellakseen tämän edistymistä ja auttaakseen ratkaisemaan mahdollisia tehtävään liittyviä ja henkilökohtaisia ongelmia.
3. Mentoroinnissa on otettava huomioon paikalliset olosuhteet, ja sen on mahdollisuuksien mukaan sovelluttava myös paikallisiin vapaaehtoisiin.
4. Lähettävän järjestön on helpotettava mentorointia toimimalla vastaanottavan järjestön kumppanina analyyttisen, koulutuksellisen ja muun valmiuksien kehittämisen tuen antamiseksi ja nimeämällä omista rakenteistaan ja verkostoistaan henkilöitä, joilla on soveltuvat ja täydentävät taidot, jos paikallisia taitoja on niukasti käytettävissä.
5. Tarvittaessa voidaan harkita etämentorointia etenkin hyödyntämällä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen verkostoa.
22 artikla
Työolot
1. Kaikilla EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisilla on oltava asianmukaiset työolot, jotta he voivat suoriutua hyvin tehtävästään ja jotta voidaan varmistaa heidän hyvinvointinsa, motivaationsa, terveytensä ja turvallisuutensa. Työolojen on oltava direktiivin 89/391/EY (3) ja direktiivin 2003/88/EY (4) asiaa koskevien säännösten mukaiset.
2. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on tehtävä yhteistyötä määritelläkseen asianmukaiset työolot paikallisessa ja kansallisessa toimintaympäristössä.
3. Vastaanottavan järjestön on annettava tarvittavat tiedot ja tarjottava työoloja, joiden soveltuvuus ja asianmukaisuus lähettävän järjestön on arvioitava huolenpitovelvollisuutensa mukaisesti ja sen varmistamiseksi, että ne ovat lähettävän järjestön yleisten toimintapolitiikkojen ja käytäntöjen mukaiset.
4. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä huolehdittava turvallisuus- ja terveysriskien ehkäisystä, hallinnasta ja lievittämisestä sekä siitä, että tarjotut työolot ovat 28, 29 ja 30 artiklassa tarkoitettujen sovittujen turvallisuus- ja terveysmenettelyjen mukaiset ja että liitteessä I olevassa 3 kohdassa tarkoitettuja vaatimuksia työtunneista, lomasta, päivittäisestä ja viikoittaisesta lepoajasta ja työskentelytilasta noudatetaan.
23 artikla
Tehtävän päättäminen ja kenttätyön jälkeinen tuki
1. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä päätettävä kaikille EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille, mukaan lukien ennenaikaisesti palaavat vapaaehtoiset, tarjottavan jälkipuinnin sisällöstä ja menettelystä.
2. Vastaanottavan järjestön on tarjottava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille henkilökohtaista tai ryhmässä toteutettavaa jälkipuintia, johon sisältyy 19 artiklan 7 kohdassa tarkoitettu lopullinen suorituksen arviointi ja tarvittaessa hankkeen siirto ryhmälle ja vastapuolille, jotka jatkavat EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten tekemää työtä kestävyyden ja jatkuvuuden varmistamiseksi.
3. Lähettävän järjestön on tarjottava palanneelle EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle kohtuullisessa ajassa henkilökohtaista tai ryhmässä toteutettavaa jälkipuintia sekä operaatioon tai hankkeeseen liittyvää jälkipuintia, joka perustuu vastaanottavalta järjestöltä saatuun palautteeseen ja oppimis- ja kehityssuunnitelman päättämiseen.
4. Lähettävän järjestön on helpotettava kenttätyön jälkeisen terveystarkastuksen järjestämistä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen palatessa ja tarjottava psykososiaalisen jälkipuinnin tilaisuuksia ja neuvontaa, johon EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen voi osallistua halutessaan.
5. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on ohjattava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoista tilaisuuksiin pysyä tekemisissä humanitaariseen apuun ja aktiiviseen Euroopan kansalaisuuteen liittyvien asioiden kanssa esimerkiksi edistämällä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen verkostoa ja osallistumalla siihen.
6. Lähettävän järjestön on kutsuttava palannut EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen antamaan rakentavaa palautetta EU:n vapaaehtoisapua koskevasta aloitteesta muun muassa selittämällä, miten vapaaehtoisten panosta voitaisiin hyödyntää tulevien vapaaehtoistehtävien suunnittelussa.
6 LUKU
VAKUUTUSTA JA ELINOLOJA KOSKEVAT SÄÄNNÖKSET
24 artikla
Vakuutusturva
1. Kaikilla EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisilla on oltava täysi vakuutusturva, joka nimenomaisesti suojelee heitä koko sen ajan, kun he ovat kenttätyössä kolmansissa maissa ja tarvittavat ajanjaksot sitä ennen ja sen jälkeen.
2. Vakuutusturvan on oltava maailmanlaajuinen ja voimassa 24 tuntia vuorokaudessa. Sen on oltava voimassa siitä päivästä alkaen, jolloin EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen lähtee kotoa matkalle kenttätyön kohdemaahan, siihen päivään saakka, jolloin EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen lähtee kenttätyön kohdemaasta kotimatkalle ja saapuu perille (ensimmäinen vakuutuskausi).
3. Yli 12 viikon vakuutusturvaa on pidennettävä lisäksi kahdeksalla viikolla vakuutetun kotimaassa, jotta siitä voidaan kattaa ensimmäisen vakuutuskauden aikana sairastumisesta ja loukkaantumisesta johtuva lääketieteellinen jatkohoito.
4. Vakuutusturvaa on sovellettava kaikkeen toimintaan, joka liittyy EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen, sekä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen yksityiseen toimintaan ensimmäisen vakuutuskauden aikana.
5. Kaikkien EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten vakuutusturvan on oltava 100 prosenttia (täysi turva) seuraavista:
a)
sairaanhoito ja hammashoito;
b)
raskaus ja synnytys;
c)
tapaturma;
d)
kotiinkuljetus;
e)
henkivakuutus;
f)
pysyvä tai tilapäinen toimintarajoite tai toimintakyvyttömyys;
g)
kolmannen osapuolen vastuu;
h)
asiakirjojen, matkalippujen ja henkilökohtaisen omaisuuden menetys tai varkaus;
i)
täydentävä tuki.
6. Kaikkien EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten tasavertaisen kohtelun ja vakuutusturvan varmistamiseksi komissio saattaa tehdä julkisten hankintojen menettelyllä sopimuksen yhden tai useamman vakuutuslaitoksen kanssa.
25 artikla
Oleskelu- ja asettautumiskorvaus
1. Koska EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiset eivät ole työsuhteessa, lähettävän järjestön on huolehdittava oleskelukuluista kiinteämääräisillä maksuilla, jotka on maksettava ajoissa ja säännöllisinä erinä.
2. Kiinteämääräisten oleskelukorvausten on perustuttava kulutuskoriin ja katettava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten säännölliset kulut seuraaviin tarkoituksiin:
a)
ruoka;
b)
toiletti- ja taloustarvikkeet;
c)
vaatetus;
d)
paikallisliikenne ja maan sisäinen liikenne;
e)
sekalaiset menot, joita pidetään välttämättöminä asianmukaiseen elintasoon ja paikallisyhteisöön osallistumiseen (muita kuluja varten, kuten kulut vapaa-ajantoiminnasta, hiustenleikkuusta, sanomalehdistä ja paperitavaroista, voidaan lisätä määrä, joka vastaa enintään 20:tä prosenttia a-d alakohdassa lueteltujen menoerien kokonaismäärästä);
f)
ennakoimattomat menot niiden EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten osalta, jotka oleskelevat alueilla, joiden indeksit ylittävät maan keskiarvon (enintään määrä, joka vastaa 10:tä prosenttia a-d alakohdassa lueteltujen menoerien määrästä).
3. Majoituskulut eivät sisälly kiinteämääräisiin oleskelukorvauksiin.
4. Komissio julkaisee tiedot maaindekseihin perustuvista kiinteämääräisistä oleskelukorvauksista kenttätyön kohdemaittain. Oleskelukorvauksen lisäksi voidaan korvata toimintarajoitteeseen tai muihin asianmukaisesti perusteltuihin poikkeusolosuhteisiin liittyvistä erityistarpeista aiheutuvat menot.
5. EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille tiedotetaan ajantasaisesti heihin vapaaehtoistehtävän aikana vaikuttavista indeksien ja oleskelukorvauksen määrien muutoksista etenkin maissa, joissa on korkea inflaatio tai deflaatio.
6. Kun kenttätyö päättyy menestyksekkäästi, lähettävän järjestön on maksettava palaavalle EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle säännöllisesti indeksoitavaa asettautumiskorvausta 100 euroa kuussa kenttätyön keston mukaisesti.
26 artikla
Majoitus
1. Lähettävän järjestön on varmistettava, että vastaanottava järjestö järjestää EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle asianmukaisen majoituksen paikallisiin oloihin nähden kohtuullisin kustannuksin.
2. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä huolehdittava turvallisuus- ja terveysriskien ehkäisystä, hallinnasta ja lievittämisestä sekä siitä, että tarjottu majoitus on 28, 29 ja 30 artiklassa tarkoitettujen sovittujen turvallisuus- ja terveysmenettelyjen mukainen ja että liitteessä I olevassa 4 kohdassa tarkoitettuja vaatimuksia noudatetaan.
3. Vastaanottavan järjestön on mahdollisuuksien mukaan huolehdittava suoraan majoitus-, lämmitys- ja muista asumiseen suoraan liittyvistä kuluista. Vastaanottavan järjestön on solmittava sopimussuhteet vuokranantajien kanssa ja toteutettava asianmukaiset toimenpiteet majoittajien ja vuokranantajien informoimiseksi EU:n vapaaehtoisapua koskevasta aloitteesta.
27 artikla
Matkakulut ja muut matkustamiseen liittyvät kulut
1. Lähettävän järjestön on järjestettävä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen edestakainen matka kenttätyöpaikkaan, myös varhennetun paluun tapauksessa, ja katettava matkakustannukset.
2. Lähettävän järjestön on EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen pyynnöstä järjestettävä toinen edestakainen matka ja katettava sen kustannukset seuraavia tarkoituksia varten:
a)
kotimaanloma, jos EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen kenttätyö kestää yli 18 kuukautta;
b)
vanhempainloma, jos EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen huollettavana on yksi tai useampi alle 12-vuotias lapsi ja jos kenttätyö kestää yli 6 kuukautta;
c)
erityisloma suoraan ylenevässä tai alenevassa polvessa olevan sukulaisen, puolison tai rekisteröidyn kumppanin, sisaren tai veljen hautajaisten tai lääkärintodistuksella osoitetun vakavan sairauden vuoksi.
3. Matkakustannukset voidaan joko laskea todellisten turistiluokan tai toisen luokan kustannusten perusteella tai korvata kiinteämääräisesti välimatkan kohtuullisen laskentatavan perusteella.
4. Lähettävän järjestön on annettava tietoa ja logistista tukea EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen viisumin hankintaa varten, ja vastaanottavan järjestön on tarvittaessa tuettava viisumiprosessia. Lähettävän järjestön on katettava viisumin hankintaan liittyvät kustannukset, mukaan lukien välttämättömät matkakustannukset.
7 LUKU
HUOLENPITOVELVOLLISUUTTA JA TURVALLISUUTTA KOSKEVAT MENETTELYT
28 artikla
Turvallisuudenhallinta ja riskinarviointi
1. Lähettävällä järjestöllä on oltava käytettävissä turvasäännöstöä ja riskinarviointia koskevat organisatoriset menettelyt, jotka soveltuvat ja joita sovelletaan EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisiin ja joita voidaan tarvittaessa mukauttaa.
2. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä laadittava lähettävän järjestön organisatoriseen turvasäännöstöön perustuva turvallisuudenhallinta- ja evakuointisuunnitelma EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen kuuluvia toimia varten. Tällaisten suunnitelmien on oltava vähintään liitteessä I olevassa 5 kohdassa esitettyjen vaatimusten mukaisia.
3. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä laadittava kirjallinen arvio kohdemaan turvallisuudesta sekä matkustamiseen ja terveyteen liittyvistä riskeistä. Tällaisten arviointien on oltava vähintään liitteessä I olevassa 6 kohdassa esitettyjen vaatimusten mukaisia.
4. Edellä 3 kohdassa tarkoitettua riskiarviota on tarkasteltava ja päivitettävä niin usein kuin olosuhteet edellyttävät ja vähintään ennen EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen lähettämistä kenttätyöhön. Jos riskiarvio johtaa siihen päätelmään, että kentälle lähettäminen tapahtuisi paikkaan, jossa on meneillään tai jota uhkaa kansainvälinen tai muu aseellinen selkkaus, kentälle lähettämistä ei suunnitella tai se on peruttava, jos EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen on jo valittu.
5. Turvallisuustietoisuuteen ja riskin- ja turvallisuudenhallinnan kannalta asianmukaiseen käytökseen liittyvät vaatimukset on sisällytettävä tehtävänkuvaukseen ja rekrytointiprosessiin.
6. Lähettävän järjestön on ilmoitettava asianmukaisille jäsenvaltioiden ja muiden asetuksen (EU) N:o 375/2014 23 artiklan mukaisten osallistujamaiden kansallisille viranomaisille ennen kuin niiden kansalainen lähetetään kenttätyöhön EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisena. Lähettävän järjestön on ennen sellaisen EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen lähettämistä, joka ei ole unionin kansalainen, varmistettava vapaaehtoisen kansalaisuusmaan tai muun maan konsuliviranomaisten antamaa suojelua koskevat säännöt.
7. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on varmistettava, että kaikki turvallisuusmenettelyjä koskevat tiedot toimitetaan EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle ja hän ymmärtää ne. Perehdyttämisen aikana on tarjottava olosuhteisiin mukautettua turvallisuusohjeistusta ennen lähtöä ja vuorokauden kuluessa kohdemaahan saapumisesta. Sen on sisällettävä riskinarvioinnin tulokset, turvallisuudenhallinta- ja evakuointisuunnitelma, mukaan lukien raportointi turvallisuushäiriöistä, evakuointi- ja kotiuttamismenettelyt, viestintähierarkia, kriisinhallinnan yhteyshenkilö(t) sekä suurlähetystöjen, poliisin, palolaitoksen ja sairaalojen yhteystiedot.
8. Lähettävän järjestön on huolehdittava siitä, että EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisella on vähintään 24 artiklan mukainen vakuutusturva.
9. Koulutusohjelmaan kuuluvan pakollisen turvallisuuskoulutuksen lisäksi lähettävän järjestön on annettava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille kaikkea muuta asianmukaista turvallisuuskoulutusta, jota se antaa omalle kansainväliselle henkilöstölleen.
10. Edellä 16 artiklan 2 kohdassa tarkoitetun sopimuksen allekirjoittaessaan EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen on vahvistettava olevansa tietoinen turvallisuudenhallintamenettelyistä ja noudattavansa niitä, mukaan lukien velvollisuus pitää itsensä informoituna ja ajan tasalla turvallisuustilanteesta, henkilökohtainen vastuu oman, muiden ja järjestön turvallisuuden hallinnasta ja velvollisuus pidättäytyä riskinotosta. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on tehtävä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle selväksi turvallisuusmenettelyjen rikkomisen seuraukset, etenkin seuraukset, jotka johtavat vapaaehtoistehtävän ennenaikaiseen päättämiseen.
11. Lähettävän järjestön on suositeltava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille, että he rekisteröityvät kansalaisuusmaansa suurlähetystössä tai konsulaatissa saapuessaan kohdemaahan, sekä tiedotettava heille mahdollisuudesta pyytää näiltä konsuliapua. Jos EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen kansalaisuusmaalla ei ole kohdemaassa konsuliedustustoa, lähettävän järjestön on suositeltava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille, jotka ovat unionin kansalaisia, että he rekisteröityvät toisen jäsenvaltion konsulaatissa tai suurlähetystössä, sekä tiedotettava heille mahdollisuudesta pyytää näiltä konsuliapua.
12. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on säännöllisesti päivitettävä evakuointisuunnitelmaa vastaanottavan järjestön toimittamien päivitysten perusteella sen varmistamiseksi, että se pysyy kaikkina aikoina sopivana toimintaolosuhteisiin. Suunnitelman tarkistustiheys riippuu riskiarvion tuloksista, ja vastaanottavan järjestön on käytettävä aiempaa tietoa ja uusia päivityksiä sen mukauttamiseen tarpeen mukaan. Evakuointisuunnitelma on säilytettävä paikassa, jossa se on helposti EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen saatavissa.
13. Vastaanottavan järjestön on varmistettava, että EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen pidetään ajan tasalla toimintaolosuhteiden muutoksista ja niistä seuraavista turvallisuusmenettelyjen tai -ohjeiden muutoksista.
14. Vastaanottavan järjestön on tiedettävä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen sijainti ja puhelinnumero, josta hänet tavoittaa kaikkina aikoina, myös lomalla.
29 artikla
Menettelyt turvallisuushäiriön tai evakuoinnin varalta
1. Turvallisuushäiriön tapahduttua EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle järjestetään mahdollisimman pian jälkipuinti. Häiriön vakavuudesta ja lähettävässä ja vastaanottavassa järjestössä käytettävistä menettelyistä riippuen jälkipuinnin voi toteuttaa esimies tai mentori vastaanottavassa järjestössä tai kriisinhallintavastaava lähettävässä järjestössä, ja siihen voi sisältyä ammattipsykologin antamaa apua.
2. Evakuoinnin tapahtuessa on noudatettava evakuointisuunnitelmaa, ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisesta on pidettävä koko ajan huolta noudattaen tarvittaessa sellaisen konsulaatin tai suurlähetystön menettelyjä, johon EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen on rekisteröitynyt 28 artiklan 11 kohdan mukaisesti.
3. Lähettävän järjestön on otettava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisiin yhteyttä näiden palattua ja huolehdittava siitä, että he saavat asianmukaista seurantaa, mukaan lukien jälkipuinti sekä psykososiaalinen ja lääketieteellinen apu.
4. Turvallisuuden on kuuluttava lähettävän ja vastaanottavan järjestön valvonnan ja arvioinnin kehykseen, ja turvallisuushäiriöiden opetuksia on hyödynnettävä hankkeen tarkistuksissa ja parantamisessa.
30 artikla
Terveys ja turvallisuus
1. Lähettävällä järjestöllä on oltava käytettävissä organisatorinen terveys- ja turvallisuussäännöstö, joka soveltuu ja jota sovelletaan EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisiin ja jota voidaan tarvittaessa mukauttaa, mukaan lukien ohjeet
a)
henkilökohtaisesta terveydestä, kuten fyysisestä terveydestä (tautien ehkäisy, ruokailua ja nukkumista koskevat neuvot, riskitietoisuus ilmastollisista ja maantieteellisistä vaaroista, hoidon saatavuus);
b)
mielenterveydestä (neuvot työn ja yksityiselämän tasapainottamisesta, stressinhallinta, selviytymismekanismit ja rentoutumismenetelmät, psykososiaalisen tuen yhteyspisteet).
2. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä laadittava lähettävän järjestön organisatorisen terveys- ja turvallisuussäännöstön pohjalta kokonaisvaltainen terveys- ja turvallisuussäännöstö ja -ohjeistus huolenpitovelvollisuuden täyttämiseksi ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten fyysisen ja henkisen hyvinvoinnin turvaamiseksi.
3. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on yhdessä arvioitava osana 28 artiklan 3 kohdassa tarkoitettua riskinarviointia ja ennen tehtävänkuvauksen määrittelyä liitteessä I olevassa 7 kohdassa vahvistettujen indikaattoreiden perusteella, tarjoaako vapaaehtoistehtävä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle terveelliset ja turvalliset työskentely- ja elinolot.
4. Lähettävän järjestön on huolehdittava siitä, että EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisella on vähintään 24 artiklan mukainen sairaus- ja matkavakuutuksen vakuutusturva.
5. Lähettävän järjestön on perehdyttämisen aikana tiedotettava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle 1 ja 2 kohdassa tarkoitetuista terveys- ja turvallisuussäännöstöstä ja -ohjeistuksesta, mukaan lukien taudit, ensiapu, kaikkien tilojen ylläpito, ajoneuvojen ja varusteiden ylläpito, työskentelypaikat, työn ja yksityiselämän tasapainottaminen, terveyteen ja turvallisuuteen kohdistuvat häiriöt ja lääkinnällisen evakuoinnin menettely.
6. Lähettävän järjestön on huolehdittava siitä, että EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen suorittaa perusteellisen terveystarkastuksen ennen lähtöä, ja järjestettävä kohdemaan riskien mukainen suositeltu lääkitys ja rokotukset sekä varusteet, tarvittaessa esimerkiksi ensiapupakkaukset ja hyttystentorjuntavälineet.
7. Vastaanottavan järjestön on varmistettava, että huolenpitovelvollisuus on sisällytetty vapaaehtoisten päivittäiseen johtamiseen, ja annettava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle perehdytyksen aikana
a)
ajantasaista tietoa paikallisista terveyteen ja turvallisuuteen liittyvistä resursseista, kuten lääkäreiden, sairaaloiden ja hoitopalvelujen yhteystiedot;
b)
opastusta paikallisista tavoista ja normeista osana kohdemaassa järjestettävää tiedotusta turvallisuusriskien vähentämiseksi ja sopeutumisen helpottamiseksi.
8. Lähettävän järjestön on helpotettava kenttätyön jälkeisen terveystarkastuksen järjestämistä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen palatessa ja tarjottava psykososiaalisen jälkipuinnin tilaisuuksia tai neuvontaa osana jälkipuintiprosessia. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on tuotava esiin EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen verkostoa vaihtoehtoisena tukimekanismina ennen kenttätyöhön lähettämistä sekä sen aikana ja jälkeen.
8 LUKU
MENETTELYT EU:N VAPAAEHTOISAPUA KOSKEVAN ALOITTEEN VAPAAEHTOISTEN HENKILÖKOHTAISEN SUORIUTUMISEN SEURANTAA JA ARVIOINTIA VARTEN
31 artikla
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten henkilökohtaisen suoriutumisen seuranta ja arviointi
1. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on 19 artiklassa tarkoitetun valvonnan ja työnjohtamisen menettelyn mukaisesti seurattava ja arvioitava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten henkilökohtaista suoriutumista mitaten edistymistä, tuotoksia ja tuloksia EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen tehtävänkuvauksen ja sen tavoitteiden kannalta.
2. EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten henkilökohtaisen suoriutumisen seuranta ja arviointi on jatkuva prosessi koko vapaaehtoistehtävän ajan, ja siinä on suoritettava tietyt tarkastelut vähintään seuraavissa vaiheissa:
a)
tarvittaessa 14 artiklassa tarkoitetun harjoittelun päättyessä;
b)
19 artiklassa tarkoitetun lopullisen suorituksen arvioinnin yhteydessä ja jos väliarvioinnin tekemistä pidetään asianmukaisena;
c)
23 artiklassa tarkoitetun jälkipuinnin yhteydessä.
3. Lähettävän ja vastaanottavan järjestön on toimitettava tiedot, jotka osoittavat, missä määrin EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen henkilökohtainen suoritus edistää tulosten ja vaikutuksen tasolla hankkeen ja koko aloitteen tavoitteiden saavuttamista, ottaen huomioon asetuksen (EU) N:o 375/2014 7 artiklassa tarkoitetut indikaattorit. Tietoihin on sisällyttävä anonyymiin muotoon muunnetut tiedot, jotka koskevat EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen työn tuotosten ja tulosten laatua ja jotka ovat käytettävissä arviointitarkoituksiin. Näitä tietoja on käsiteltävä asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa säädettyjen tietosuojasääntöjen mukaisesti.
4. Lähettävien järjestöjen on annettava tukea vastaanottavien järjestöjen valmiuksien kehittämiseen edistymisen, tuotosten ja tulosten mittaamisessa EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen tehtävänkuvauksen ja sen tavoitteiden kannalta.
9 LUKU
SERTIFIOINTIJÄRJESTELMÄ LÄHETTÄVILLE JA VASTAANOTTAVILLE JÄRJESTÖILLE
32 artikla
Vastaanottavien järjestöjen sertifiointijärjestelmä
1. Sertifiointia toivovien vastaanottavien järjestöjen on toimitettava liitteessä III olevassa 1 kohdassa tarkoitettujen vaatimusten mukaisesti objektiivinen ja totuudenmukainen itsearviointi, jossa arvioidaan niiden toimintapolitiikkaa ja käytäntöjä tässä asetuksessa ja asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti annettavassa komission delegoidussa asetuksessa vahvistettujen, vapaaehtoisehdokkaita ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia koskevien sääntö- ja menettelyvaatimusten kannalta.
2. Vastaanottavan järjestön on ilmoitettava itsearvioinnissa kaikki puutteet ja parannustarpeet, jotka saattavat edellyttää valmiuksien kehittämistä, jotta järjestö täyttäisi kaikki vaatimukset.
3. Vastaanottavan järjestön on toimitettava itsearvioinnin ohessa kolme liitteessä III olevassa 1 kohdassa vahvistettujen vaatimusten mukaista suositusta kattavien tietojen antamiseksi kaikista EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia koskevista sääntö- ja menettelyvaatimuksista. Suositusten on oltava vähintään kahdelta seuraavista sidosryhmistä:
a)
sertifioitu lähettävä tai vastaanottava järjestö, jonka kanssa hakemuksen esittävä vastaanottava järjestö on jo ollut kumppanuudessa tai on aikeissa perustaa kumppanuuden EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen osallistumista varten;
b)
komission humanitaarisen avun kumppani, jolla on voimassa oleva puitesopimus (kumppanuudesta) ja jonka kanssa hakemuksen esittävä vastaanottava järjestö on tehnyt onnistuneesti yhteistyötä humanitaarisen avun hankkeessa;
c)
asianmukainen kansainvälinen järjestö tai voittoa tavoittelematon organisaatio tai siviililuonteinen julkisoikeudellinen yhteisö, jonka kanssa hakemuksen esittävä vastaanottava järjestö on tehnyt onnistuneesti yhteistyötä humanitaarisen avun hankkeessa;
d)
akkreditointi- tai tarkastusorganisaatio, joka on sertifioinut hakemuksen esittävän vastaanottavan järjestön EU:n vapaaehtoisapua koskevaa aloitetta koskevilla aloilla, jolloin on toimitettava myös asiaa koskevat akkreditointi- tai tarkastusasiakirjat.
4. Täytetyn itsearvioinnin allekirjoittajan on oltava henkilö, jolla on valtuudet edustaa vastaanottavaa järjestöä ja tehdä oikeudellisia sitoumuksia sen puolesta, ja se on lähetettävä 3 kohdassa tarkoitettujen suositusten kanssa komissiolle.
5. Komissio arvioi hakemusta itsearvioinnin ja suositusten perusteella ja voi päättää
a)
myöntää sertifikaatin, jos hakemuksen esittävän vastaanottavan järjestön arvioidaan täyttävän kaikki sääntö- ja menettelyvaatimukset;
b)
olla myöntämättä sertifikaattia, jos hakemuksen esittävä vastaanottava järjestö ei täytä kaikkia sääntö- ja menettelyvaatimuksia.
6. Komissio ilmoittaa hakemuksen esittävälle vastaanottavalle järjestölle kuuden kuukauden kuluessa hakemuksen vastaanottamisesta sertifiointia koskevan päätöksensä ja tuo myös tarvittaessa esiin mahdollisuuksia valmiuksien kehittämisen tukeen uuden hakemuksen tekemistä varten. Hakemuksen esittävä vastaanottava järjestö on tukikelpoinen ja etusijalla valmiuksien kehittämisen tuessa, jos sillä on todettu olevan tarpeita, jotka on täytettävä sen toimittaman valmiuksien kehittämisen strategian perusteella.
33 artikla
Lähettävien järjestöjen sertifiointijärjestelmä
1. Sertifiointia toivovien lähettävien järjestöjen on toimitettava liitteessä III olevassa 2 kohdassa tarkoitettujen vaatimusten mukaisesti objektiivinen ja totuudenmukainen itsearviointi, jossa arvioidaan niiden toimintapolitiikkaa ja käytäntöjä vapaaehtoisehdokkaita ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia koskevien sääntö- ja menettelyvaatimusten kannalta.
2. Lähettävän järjestön on ilmoitettava itsearvioinnissa kaikki puutteet ja parannustarpeet, jotka saattavat edellyttää teknistä apua, jotta järjestö täyttäisi kaikki vaatimukset. Siihen on myös sisällytettävä näytteitä ja niiden tarkastuskeinoja siitä, että kussakin sääntö- ja menettelyvaatimuksessa tarkoitettuja toimintapolitiikkoja ja käytäntöjä sovelletaan, etenkin vapaaehtoisiin.
3. Täytetyn näyttöön perustuvan itsearvioinnin allekirjoittajan on oltava henkilö, jolla on valtuudet edustaa lähettävää järjestöä ja tehdä oikeudellisia sitoumuksia sen puolesta, ja se on lähetettävä 2 kohdassa tarkoitettujen liiteasiakirjojen kanssa komissiolle.
4. Komissio arvioi hakemusta näyttöön perustuvan itsearvioinnin ja liiteasiakirjojen perusteella ja voi päättää
a)
myöntää sertifikaatin, jos hakemuksen esittävän lähettävän järjestön arvioidaan täyttävän kaikki sääntö- ja menettelyvaatimukset;
b)
olla myöntämättä sertifikaattia, jos hakemuksen esittävä lähettävä järjestö ei täytä kaikkia sääntö- ja menettelyvaatimuksia.
5. Komissio ilmoittaa hakemuksen esittävälle lähettävälle järjestölle kuuden kuukauden kuluessa hakemuksen vastaanottamisesta sertifiointia koskevan päätöksensä ja tuo myös tarvittaessa esiin mahdollisuuksia tekniseen apuun uuden hakemuksen tekemistä varten. Lähettävä järjestö on tukikelpoinen ja etusijalla teknisessä avussa, jos sillä on todettu olevan tarpeita, jotka on täytettävä sen toimittaman teknisen avun strategian perusteella.
34 artikla
Oikeussuojakeinot
1. Komissio päätös olla myöntämättä sertifikaattia ja hylätä hakemus merkitsee sitä, että hylätty hakijajärjestö voi hakea uudestaan vasta 12 kuukauden kuluttua siitä päivästä, jolloin hakija on vastaanottanut hylkäämispäätöksen. Päätöksessä ilmoitetaan myös käytettävissä olevat oikeussuojakeinot päätöstä vastaan.
2. Yleisellä tuomioistuimella on Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 256 ja 263 artiklan nojalla sellaisia Euroopan komission säädöksiä koskeva toimivalta, joiden tarkoituksena on tuottaa oikeusvaikutuksia suhteessa kolmansiin osapuoliin. Lisäksi yleisellä tuomioistuimella on SEUT-sopimuksen 256, 268 ja 340 artiklan nojalla toimivalta ratkaista Euroopan komission aiheuttaman vahingon korvausta koskevat riidat, jos kyseessä on sopimussuhteen ulkopuolinen vastuu.
35 artikla
Järjestöjen taloudellinen elinkelpoisuus ja organisatoriset valmiudet
Sertifiointimenettelyn soveltamisalaan ei kuulu sertifioitujen lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen taloudellisen elinkelpoisuuden ja organisatoristen valmiuksien arviointi. Unionin taloudellisen tuen vastaanottamisen edellytyksenä kyseiset elinkelpoisuus ja valmiudet arvioidaan ehdotuspyyntöä seuraavan hakumenettelyn yhteydessä.
36 artikla
Sertifikaatin voimassaolo ja säännölliset tarkastukset
1. Sertifioitujen lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on suoritettava uusi sertifiointi kolmen vuoden kuluttua sertifikaatin myöntämistä koskevan komission päätöksen vastaanottamisesta tai milloin tahansa, jos kyseessä olevia asioita koskevia sääntöjä tai menettelyjä muutetaan merkittävästi.
2. Sertifioitujen lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen voidaan tarvittaessa vaatia suostuvan sertifikaatin voimassaoloaikana komission suorittamiin säännöllisiin tarkastuksiin.
3. Sertifioitujen lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on välittömästi ilmoitettava komissiolle kaikista sellaisista muutoksista niiden oikeudellisessa, taloudellisessa, teknisessä tai organisatorisessa tilanteessa, jotka voivat kyseenalaistaa sääntöjen ja menettelyjen noudattamisen tai aiheuttaa eturistiriitoja. Niiden on myös ilmoitettava komissiolle kaikista niiden nimen, osoitteen tai laillisen edustajan muutoksista.
37 artikla
Sertifikaatin voimassaolon tilapäinen tai lopullinen lakkauttaminen
1. Komissio voi sertifioiduilta lähettäviltä ja vastaanottavilta järjestöiltä saatujen tietojen, myös 36 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuista säännöllisistä tarkastuksista tai millä tahansa muulla tavalla saatujen tietojen, perusteella katsoa, että sertifioitu lähettävä tai vastaanottava järjestö ei enää noudata yhtä tai useampaa sääntöä tai menettelyä. Tässä tapauksessa komissio voi liitteessä III olevassa 3 kohdassa vahvistetun menettelyn mukaisesti toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet, mukaan lukien sertifikaatin voimassaolon tilapäinen tai lopullinen lakkauttaminen.
2. Lähettävä tai vastaanottava järjestö, jonka sertifikaatin voimassaolo on tilapäisesti tai lopullisesti lakkautettu, ei saa sertifikaatin voimassaolon tilapäisen tai lopullisen lakkauttamisen päivästä alkaen lähettää tai vastaanottaa EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoista eikä se voi saada siihen tarkoitettua unionin taloudellista tukea.
3. Sertifikaatin voimassaolon tilapäisen tai lopullisen lakkauttamisen syiden, etenkin EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten turvallisuuden, vuoksi komissio voi vaatia kotiuttamaan voimassaolon tilapäisen tai lopullisen lakkauttamisen aikana kenttätyössä olevat EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiset.
4. Lähettävällä tai vastaanottavalla järjestöllä ei ole oikeutta vaatia korvausta sertifikaatin voimassaolon tilapäisen tai lopullisen lakkauttamisen perusteella.
38 artikla
Vahingonkorvausvastuu
Komissio ei ole lähettävän ja vastaanottavan järjestön sertifioinnin seurauksena vastuussa lähettävän ja vastaanottavan järjestön tai kolmansien osapuolten aiheuttamasta tai kärsimästä menetyksestä tai vahingosta.
10 LUKU
LOPPUSÄÄNNÖKSET
39 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan kolmantena päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 20 päivänä marraskuuta 2014.