DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 363/2012 DER KOMMISSION
vom 23. Februar 2012
zu den Verfahrensvorschriften für die Anerkennung und den Entzug der Anerkennung von Überwachungsorganisationen gemäß der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Verpflichtungen von Marktteilnehmern, die Holz und Holzerzeugnisse in Verkehr bringen
(Text von Bedeutung für den EWR)
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf Verordnung (EU) Nr. 995/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Oktober 2010 über die Verpflichtungen von Marktteilnehmern, die Holz und Holzerzeugnisse in Verkehr bringen (1), insbesondere auf Artikel 8 Absatz 7,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Verordnung (EU) Nr. 995/2010 zielt insbesondere darauf ab, das Risiko, dass Holz und Holzerzeugnisse aus illegalem Einschlag auf dem Binnenmarkt in Verkehr gebracht werden, weitestgehend zu begrenzen. Überwachungsorganisationen sollten Marktteilnehmern dabei helfen, die Anforderungen dieser Verordnung zu erfüllen. Dazu sollten sie eine Sorgfaltspflichtregelung ausarbeiten, den Marktteilnehmern das Recht zur Anwendung dieser Regelung erteilen und ihre ordnungsgemäße Anwendung überprüfen.
(2)
Über die Anerkennung einer Überwachungsorganisation sollte die Kommission in einem gerechten, transparenten und unabhängigen Verfahren entscheiden. Deshalb sollten Antragsteller bewertet werden, nachdem die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten konsultiert und ausreichende Informationen über die Antragsteller gesammelt worden sind. Zur Informationssammlung sollten bei Bedarf auch Besuche in den Räumlichkeiten eines Antragstellers gehören.
(3)
Es ist festzulegen, über welches Fachwissen und welche Kapazitäten eine Überwachungsorganisation verfügen muss, damit sie ermitteln kann, ob Holz den einschlägigen Rechtsvorschriften des Landes seines Einschlags entspricht, und Verfahren empfehlen kann, mit denen sich das Risiko des Inverkehrbringens von Holz und Holzerzeugnissen aus illegalem Einschlag abschätzen lässt. Kann das ermittelte Risiko nicht vernachlässigt werden, muss die Überwachungsorganisation auch in der Lage sein, angemessene Maßnahmen zu seiner wirksamen Minimierung zu empfehlen.
(4)
Es ist sicherzustellen, dass Überwachungsorganisationen ihre Aufgaben in transparenter und unabhängiger Weise wahrnehmen, sich aus ihren Aufgaben ergebende Interessenkonflikte vermeiden und ihre Dienstleistungen erbringen, ohne Marktteilnehmer zu diskriminieren.
(5)
Über den Entzug der Anerkennung sollte die Kommission in einem gerechten, transparenten und unabhängigen Verfahren entscheiden. Vor ihrer Entscheidung sollte sie die betroffenen zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten konsultieren und ausreichende Informationen, gegebenenfalls auch durch Besuche vor Ort, sammeln. Die betroffene Überwachungsorganisation sollte vor der Entscheidung Gelegenheit zur Stellungnahme erhalten.
(6)
Nimmt eine Überwachungsorganisation ihre Aufgaben nicht mehr wahr oder genügt sie den Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 nicht länger, sollte die Kommission entsprechend dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit je nach der Schwere der festgestellten Mängel die Anerkennung entweder vorübergehend und/oder unter Auflagen für die Wiederanerkennung oder dauerhaft entziehen können.
(7)
Es ist sicherzustellen, dass das Schutzniveau natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Anwendungsbereich dieser Verordnung und insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in den Anträgen auf Anerkennung als Überwachungsorganisation den Anforderungen der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (2) und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (3) entspricht -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
Artikel 1
Begriffsbestimmungen
Ergänzend zu den in Artikel 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 enthaltenen Begriffsbestimmungen bezeichnet im Sinne der vorliegenden Verordnung der Ausdruck
1.
„betroffene zuständige Behörden“ die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten, in denen eine Überwachungsorganisation oder ein Antragsteller, der als Überwachungsorganisation anerkannt werden will, rechtmäßig niedergelassen ist oder im Sinne der Richtlinie 2006/123/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (4) Dienstleistungen erbringt oder zu erbringen beabsichtigt;
2.
„Befähigungsnachweise“ Diplome, Prüfungszeugnisse und sonstige von einer staatlichen, nach den Rechts- und Verwaltungsvorschriften des betreffenden Staates benannten Behörde ausgestellte Nachweise, die den erfolgreichen Abschluss einer Berufsausbildung bescheinigen;
3.
„Berufserfahrung“ die tatsächliche und rechtmäßige Ausübung des betreffenden Berufs.
Artikel 2
Antrag auf Anerkennung
(1) Jeder in der Union rechtmäßig niedergelassene öffentliche oder private Rechtsträger, sei er ein Unternehmen, eine Körperschaft, eine Firma, ein Betrieb, eine Institution oder eine Behörde, kann bei der Kommission einen Antrag auf Anerkennung als Überwachungsorganisation stellen.
Der Rechtsträger reicht den Antrag zusammen mit den im Anhang aufgeführten Unterlagen in einer der Amtssprachen der Union ein.
(2) Um als Überwachungsorganisation anerkannt zu werden, muss der Antragsteller nachweisen, dass er alle Anforderungen des Artikels 8 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 und der Artikel 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung erfüllt.
(3) Binnen 10 Arbeitstagen nach Erhalt bestätigt die Kommission den Antragseingang und teilt dem Antragsteller das Aktenzeichen mit.
Außerdem teilt sie dem Antragsteller eine Regelfrist mit, in der sie über den Antrag entscheiden wird. Jedes Mal, wenn die Kommission die Regelfrist ändert, weil sie für die Bewertung des Antrags weitere Informationen oder Unterlagen beschaffen muss, unterrichtet sie den Antragsteller.
(4) Sind seit dem Antragseingang oder dem letzten Schreiben der Kommission an den Antragsteller, wobei jeweils der spätere Zeitpunkt maßgeblich ist, mehr als drei Monate verstrichen, und die Kommission hat weder eine Anerkennungsentscheidung getroffen noch den Antrag zurückgewiesen, unterrichtet sie den Antragsteller in Schriftform über die Fortschritte bei der Antragsbewertung.
Bei der Bearbeitung eines Antrags kann Unterabsatz 1 mehr als einmal Anwendung finden.
(5) Die Kommission übermittelt eine Kopie des Antrags und der Antragsunterlagen den betroffenen zuständigen Behörden, die binnen einem Monat nach der Übermittlung zum Antrag Stellung nehmen können.
Artikel 3
Ergänzende Unterlagen und Zugang zu den Räumlichkeiten
(1) Auf Verlangen der Kommission liefern der Antragsteller oder die betroffenen zuständigen Behörden binnen einer bestimmten Frist alle von der Kommission benötigten ergänzenden Informationen oder Unterlagen.
(2) Der Antragsteller gewährt der Kommission Zugang zu seinen Räumlichkeiten, damit sie überprüfen kann, ob alle Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 und der Artikel 5 bis 8 erfüllt sind. Die Kommission unterrichtet den Antragsteller über einen Besuch im Voraus. Die betroffenen zuständigen Behörden können am Besuch teilnehmen.
Der Antragsteller leistet alle erforderliche Unterstützung, um solche Besuche zu erleichtern.
Artikel 4
Anerkennungsentscheidung
Hat die Kommission nach Artikel 8 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 entschieden, den Antragsteller anzuerkennen, unterrichtet sie ihn binnen 10 Arbeitstagen ab dem Datum dieser Entscheidung darüber.
Außerdem stellt die Kommission dem Antragsteller unverzüglich eine Bescheinigung über die Anerkennung aus und teilt ihre Entscheidung gemäß Artikel 8 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 den zuständigen Behörden aller Mitgliedstaaten binnen der in Absatz 1 genannten Frist mit.
Artikel 5
Rechtsträger und rechtmäßige Niederlassung in der Union
(1) Ist der Antragsteller in mehr als einem Mitgliedstaat rechtmäßig niedergelassen, übermittelt er Angaben über seinen eingetragenen Sitz, seine Hauptverwaltung oder Hauptniederlassung in der Union sowie über alle seine Geschäftsstellen, Zweigstellen oder Tochterunternehmen im Hoheitsgebiet der Mitgliedstaaten. Außerdem teilt der Antragsteller mit, in welchen Mitgliedstaaten er Dienstleistungen zu erbringen beabsichtigt.
(2) Ist der Antragsteller eine Behörde oder Teil einer Behörde eines Mitgliedstaats, muss er seine Rechtsträgerschaft und rechtmäßige Niederlassung in der Union nicht nachweisen.
Artikel 6
Erforderliches Fachwissen
(1) Um zu gewährleisten, dass der Antragsteller die Aufgaben einer Überwachungsorganisation gemäß den Anforderungen des Artikels 8 Absatz 2 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 ordnungsgemäß erfüllen kann, genügt dessen fachlich kompetentes Personal ausweislich seiner Befähigungsnachweise und Berufserfahrung folgenden Mindestanforderungen:
a)
formale Berufsausbildung in einem Gebiet, das für die Aufgaben einer Überwachungsorganisation sachdienlich ist;
b)
bei leitenden fachlichen Positionen mindestens fünfjährige Berufserfahrung mit Aufgaben, die denen einer Überwachungsorganisation verwandt sind.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe a gelten mit Forstwirtschaft, Umweltschutz, Rechtswissenschaften, Unternehmensmanagement, Risikomanagement, Handel, Buchprüfung, Finanzkontrolle oder Lieferkettenmanagement verwandte Gebiete als sachdienlich.
(2) Der Antragsteller führt Aufzeichnungen, in denen er Aufgaben und Zuständigkeiten seines Personals dokumentiert. Der Antragsteller wendet Verfahren an, mit denen er die Leistungsfähigkeit und fachliche Kompetenz seines Personals überwacht.
Artikel 7
Kapazitäten für die Erfüllung der Aufgaben einer Überwachungsorganisation
(1) Der Antragsteller weist nach, dass alle nachstehend aufgeführten Elemente verfügbar sind:
a)
eine Organisationsstruktur, die gewährleistet, dass die Aufgaben einer Überwachungsorganisation ordnungsgemäß erfüllt werden;
b)
eine Sorgfaltspflichtregelung, die den Marktteilnehmern zur Verfügung gestellt und von ihnen angewendet wird;
c)
Strategien und Verfahren, die es ermöglichen, die Sorgfaltspflichtregelung zu überprüfen und zu verbessern;
d)
Verfahren und Abläufe für die Überprüfung, dass die Marktteilnehmer die Sorgfaltspflichtregelung der Überwachungsorganisation ordnungsgemäß anwenden;
e)
Verfahren für zu ergreifende Abhilfemaßnahmen, wenn ein Marktteilnehmer die Sorgfaltspflichtregelung der Überwachungsorganisation nicht ordnungsgemäß anwendet.
(2) Zusätzlich zu den Anforderungen aus Absatz 1 weist der Antragsteller nach, dass er über die finanzielle und fachliche Leistungsfähigkeit für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben einer Überwachungsorganisation verfügt.
Artikel 8
Nichtvorliegen von Interessenkonflikten
(1) Der Antragsteller besitzt eine Organisationsstruktur, die die Objektivität und Unparteilichkeit seiner Tätigkeit schützt.
(2) Der Antragsteller ermittelt und analysiert Risiken von Interessenkonflikten, die sich aus der Erfüllung seiner Aufgaben als Überwachungsorganisation ergeben, darunter auch Konflikte, die durch seine Beziehungen zu verwandten Einrichtungen oder zu Unterauftragnehmern entstehen, und führt Aufzeichnungen, um diese Risiken zu dokumentieren.
(3) Wurde festgestellt, dass das Risiko eines Interessenkonflikts besteht, setzt der Antragsteller schriftlich verfügbare Strategien und Verfahren ein, um Interessenkonflikte auf Ebene der Organisation und des Einzelnen zu vermeiden. Die schriftlichen Strategien und Verfahren werden gepflegt und angewendet. Zu diesen Strategien und Verfahren können auch Prüfungen durch Dritte zählen.
Artikel 9
Unterrichtung über nachträgliche Veränderungen
(1) Eine Überwachungsorganisation unterrichtet die Kommission unverzüglich, wenn nach ihrer Anerkennung eine der folgenden Situationen eintritt:
a)
eine Veränderung nach ihrer Anerkennung, die gegebenenfalls die Fähigkeit dieser Überwachungsorganisation beeinträchtigt, die Anforderungen der Artikel 5 bis 8 zu erfüllen;
b)
die Überwachungsorganisation gründet neben den im Antrag aufgeführten weitere Geschäftsstellen, Zweigstellen oder Tochterunternehmen in der Union;
c)
die Überwachungsorganisation beschließt, Dienstleistungen in anderen als den im Antrag aufgeführten Mitgliedstaaten oder in einem Mitgliedstaat zu erbringen, für den sie gemäß Buchstabe d erklärt hat, die Erbringung von Dienstleistungen dort beendet zu haben;
d)
die Überwachungsorganisation beendet die Erbringung von Dienstleistungen in einem Mitgliedstaat.
(2) Die Kommission übermittelt alle nach Absatz 1 erhaltenen Informationen den betroffenen zuständigen Behörden.
Artikel 10
Überprüfung der Anerkennungsentscheidung
(1) Die Kommission kann eine Entscheidung über die Anerkennung einer Überwachungsorganisation jederzeit überprüfen.
Die Kommission führt eine solche Überprüfung durch, wenn eine der folgenden Situationen eintritt:
a)
eine betroffene zuständige Behörde unterrichtet die Kommission, dass die Überwachungsorganisation nach ihrer Feststellung die in Artikel 8 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 festgelegten Aufgaben nicht mehr wahrnimmt oder die in Artikel 8 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 festgelegten Anforderungen gemäß den Artikeln 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung nicht länger erfüllt;
b)
der Kommission liegen einschlägige Informationen einschließlich begründeter Bedenken Dritter vor, nach denen eine Überwachungsorganisation die in Artikel 8 Absätze 1 und 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 sowie die in den Artikeln 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung festgelegten Anforderungen nicht länger erfüllt;
c)
eine Überwachungsorganisation hat die Kommission über Veränderungen gemäß Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe a dieser Verordnung unterrichtet.
(2) Leitet die Kommission eine Überprüfung ein, wird sie von einem Überprüfungsteam unterstützt, das die Überprüfung leitet und Kontrollen durchführt.
(3) Der Antragsteller gewährt dem Überprüfungsteam Zugang zu seinen Räumlichkeiten, damit es kontrollieren kann, ob alle Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 und der Artikel 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung erfüllt sind. Die betroffenen zuständigen Behörden können am Besuch teilnehmen.
Der Antragsteller leistet alle erforderliche Unterstützung, um solche Besuche zu erleichtern.
(4) Das Überprüfungsteam verfasst einen Bericht über seine Ergebnisse. Sachdienliche Beweise werden dem Überprüfungsbericht als Anhang beigefügt.
Der Überprüfungsbericht enthält eine Empfehlung, ob die Anerkennung als Überwachungsorganisation entzogen werden sollte.
Das Überprüfungsteam übermittelt den Überprüfungsbericht den betroffenen zuständigen Behörden. Diese Behörden können binnen drei Wochen nach Übermittlung des Berichts dazu Stellung nehmen.
Das Überprüfungsteam übermittelt der betroffenen Überwachungsorganisation eine Zusammenfassung seiner Ergebnisse und die Schlussfolgerungen des Berichts. Die Organisation kann binnen drei Wochen nach Übermittlung der Zusammenfassung gegenüber dem Überprüfungsteam Stellung nehmen.
(5) Stellt das Überprüfungsteam fest, dass eine Überwachungsorganisation ihre Aufgaben nicht mehr wahrnimmt oder den Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 nicht länger genügt, empfiehlt es in seinem Überprüfungsbericht je nach der Schwere der festgestellten Mängel, die Anerkennung entweder vorübergehend und/oder unter Auflagen für die Wiederanerkennung oder dauerhaft zu entziehen.
Das Überprüfungsteam kann stattdessen auch empfehlen, dass die Kommission Abhilfemaßnahmen vorschreibt, eine offizielle Mahnung ausspricht oder keine weiteren Maßnahmen ergreift.
Artikel 11
Entscheidung über den Entzug der Anerkennung
(1) Die Kommission entscheidet unter Berücksichtigung des in Artikel 10 genannten Überprüfungsberichts, ob sie die Anerkennung einer Überwachungsorganisation entweder vorübergehend und/oder unter Auflagen für die Wiederanerkennung oder dauerhaft entzieht.
(2) Die Kommission kann Abhilfemaßnahmen vorschreiben oder eine offizielle Mahnung aussprechen, wenn die Schwere der festgestellten Mängel nicht gemäß Artikel 8 Absatz 6 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 zu der Feststellung führt, dass die Überwachungsorganisation ihre Aufgaben nicht mehr wahrnimmt oder den Anforderungen des Artikels 8 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 nicht länger genügt.
(3) Eine Entscheidung, die Anerkennung einer Überwachungsorganisation zu entziehen oder gemäß Absatz 2 Abhilfemaßnahmen vorzuschreiben oder eine offizielle Mahnung auszusprechen, wird der betroffenen Überwachungsorganisation und den zuständigen Behörden aller Mitgliedstaaten gemäß Artikel 8 Absatz 6 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 binnen 10 Arbeitstagen ab dem Datum dieser Entscheidung mitgeteilt.
Artikel 12
Datenschutz
Diese Verordnung berührt die in der Richtlinie 95/46/EG und in der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 festgelegten Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten in keiner Weise.
Artikel 13
Schlussbestimmungen
Diese Verordnung tritt am zwanzigsten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 23. Februar 2012
REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 363/2012 AL COMISIEI
din 23 februarie 2012
privind normele de procedură pentru recunoașterea și retragerea recunoașterii organizațiilor de monitorizare, prevăzute de Regulamentul (UE) nr. 995/2010 al Parlamentului European și al Consiliului de stabilire a obligațiilor care revin operatorilor care introduc pe piață lemn și produse din lemn
(Text cu relevanță pentru SEE)
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE) nr. 995/2010 al Parlamentului European și al Consiliului din 20 octombrie 2010 de stabilire a obligațiilor operatorilor care introduc pe piață lemn și produse din lemn (1), în special articolul 8 alineatul (7),
întrucât:
(1)
Scopul Regulamentului (UE) nr. 995/2010 este, în special, de a reduce la minimum riscul introducerii pe piața internă a lemnului și a produselor derivate din lemnul provenit din exploatarea forestieră ilegală. Organizațiile de monitorizare trebuie să sprijine operatorii în îndeplinirea cerințelor respectivului regulament. În acest scop, organizațiile de monitorizare trebuie să elaboreze un sistem de diligență cuvenită, să acorde operatorilor dreptul de a-l utiliza și să verifice utilizarea corectă a acestuia.
(2)
Procedura prin care Comisia recunoaște organizațiile de monitorizare trebuie să fie echitabilă, transparentă și independentă. Prin urmare, solicitanții trebuie evaluați după consultarea autorităților competente ale statelor membre și după colectarea a suficient de multe informații cu privire la aceștia. Dacă este necesar, colectarea de informații trebuie să includă vizite la sediul solicitantului.
(3)
Este necesar să se precizeze competențele și capacitatea de care trebuie să dispună organizațiile de monitorizare pentru a determina conformitatea lemnului cu legislația aplicabilă în țara de recoltare și pentru a propune măsuri care să evalueze riscul introducerii pe piață a lemnului ilegal și a produselor derivate din lemn ilegal. Atunci când riscul identificat nu este neglijabil, organizațiile de monitorizare trebuie să aibă și capacitatea de a propune măsuri corespunzătoare pentru a reduce la minimum acest risc.
(4)
Trebuie să se asigure exercitarea în mod transparent și independent de către organizațiile de monitorizare a funcțiilor lor, cu evitarea oricărui conflict de interese care decurge din aceste funcții și furnizarea serviciilor către operatori în mod nediscriminatoriu.
(5)
Comisia trebuie să decidă cu privire la retragerea recunoașterii în conformitate cu o procedură echitabilă, transparentă și independentă. Înainte de a lua o decizie, Comisia trebuie să consulte autoritățile competente ale statelor membre în cauză și să colecteze informațiile necesare, inclusiv prin vizite la fața locului, atunci când este necesar. Organizației de monitorizare în cauză trebuie să i se acorde posibilitatea de a-și prezenta observațiile înainte de luarea unei decizii.
(6)
În conformitate cu principiul proporționalității, Comisia trebuie să fie în măsură să retragă recunoașterea fie cu titlu temporar și/sau condiționat, fie cu titlu permanent, după cum consideră necesar având în vedere nivelul deficiențelor constatate, în cazul în care o organizație de monitorizare nu mai îndeplinește funcțiile sau cerințele stabilite la articolul 8 din Regulamentul (UE) nr. 995/2010.
(7)
Este necesar să se asigure faptul că nivelul de protecție a persoanelor în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul domeniului de aplicare a prezentului regulament, în special a datelor cu caracter personal din cererile de recunoaștere ca organizație de monitorizare, respectă cerințele prevăzute în Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (2) și în Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (3),
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
Articolul 1
Definiții
În sensul prezentului regulament, în plus față de definițiile stabilite la articolul 2 din Regulamentul (UE) nr. 995/2010, se aplică următoarele definiții:
1.
„autorități competente interesate” înseamnă autoritățile competente din statele membre în care o organizație de monitorizare sau un solicitant care dorește recunoașterea ca organizație de monitorizare este stabilit legal, sau în care acesta prestează servicii sau intenționează să presteze servicii în sensul Directivei 2006/123/CE a Parlamentului European și a Consiliului (4);
2.
„titluri oficiale de calificare” înseamnă diplome, certificate și alte titluri oficiale de calificare eliberate de o autoritate a unui stat, desemnată în conformitate cu actele cu putere de lege sau cu actele administrative ale statului respectiv, și care certifică absolvirea cu succes a unei formări profesionale;
3.
„experiență profesională” înseamnă practicarea efectivă și legală a profesiei respective.
Articolul 2
Cerere de recunoaștere
(1) Orice entitate, publică sau privată, respectiv companie, corporație, firmă, întreprindere, instituție sau autoritate, stabilită legal în Uniune, poate prezenta Comisiei o cerere pentru a fi recunoscută ca organizație de monitorizare.
Entitatea depune cererea în oricare dintre limbile oficiale ale Uniunii Europene, împreună cu documentele enumerate în anexă.
(2) Pentru a fi recunoscut ca organizație de monitorizare, solicitantul trebuie să demonstreze că îndeplinește toate cerințele prevăzute la articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010 și la articolele 5-8 din prezentul regulament.
(3) Comisia confirmă primirea unei cereri și furnizează solicitantului un număr de referință în termen de 10 zile lucrătoare de la data primirii cererii.
De asemenea, Comisia indică solicitantului un termen limită orientativ în care va decide cu privire la cerere. Comisia informează solicitantul ori de câte ori revizuiește termenul limită orientativ în funcție de necesitatea de a obține informații suplimentare sau documente pentru evaluarea cererii.
(4) În cazul în care au trecut trei luni de la primirea de către Comisie a unei cereri sau de la ultima comunicare scrisă adresată solicitantului de Comisie, dacă această dată este ulterioară, iar Comisia nu a adoptat o decizie de recunoaștere sau a respins cererea, aceasta informează solicitantul în scris cu privire la stadiul evaluării cererii.
Primul paragraf poate fi aplicat de mai multe ori modului de a trata o cerere.
(5) Comisia transmite autorităților competente interesate o copie a cererii și a documentelor justificative, iar acestea pot prezenta observații în termen de o lună de la data transmiterii respectivei copii.
Articolul 3
Documente suplimentare și accesul la sedii
(1) La cererea Comisiei, solicitantul sau autoritățile competente interesate trebuie să prezinte orice alte informații suplimentare sau documente solicitate de către Comisie într-un anumit termen.
(2) Solicitantul trebuie să acorde acces Comisiei la sediul său, pentru a verifica dacă sunt îndeplinite toate cerințele stabilite la articolul 8 din Regulamentul (UE) nr. 995/2010 și la articolele 5-8. Comisia informează în avans solicitantul cu privire la o astfel de vizită. Autoritățile competente interesate pot participa la această vizită.
Solicitantul trebuie să ofere toată asistența necesară pentru a facilita astfel de vizite.
Articolul 4
Decizia de recunoaștere
În cazul în care Comisia adoptă o decizie de recunoaștere în conformitate cu articolul 8 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010, aceasta informează solicitantul în cauză în termen de 10 zile lucrătoare de la data adoptării acelei decizii.
De asemenea, Comisia furnizează fără întârziere solicitantului un certificat de recunoaștere și comunică decizia sa autorităților competente din toate statele membre, în conformitate cu articolul 8 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul (UE) nr. 995/2010, în termenul menționat la primul paragraf.
Articolul 5
Personalitatea juridică și stabilirea legală în Uniune
(1) În cazul în care solicitantul este stabilit în mod legal în mai multe state membre, acesta trebuie să furnizeze informații cu privire la sediul social, administrația centrală sau locul principal de desfășurare a activității din Uniune, precum și cu privire la toate agențiile, sucursalele sau filialele înființate pe teritoriul oricărui alt stat membru. Solicitantul trebuie, de asemenea, să declare în care state membre intenționează să furnizeze servicii.
(2) Un solicitant care este sau face parte dintr-o autoritate a unui stat membru nu trebuie să facă dovada faptului că are personalitate juridică și că este stabilit legal în Uniune.
Articolul 6
Competențele adecvate
(1) În scopul asigurării exercitării corespunzătoare a funcțiilor unei organizații de monitorizare în conformitate cu articolul 8 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010, personalul competent din punct de vedere tehnic al solicitantului trebuie să îndeplinească următoarele criterii minime, atestate prin titluri oficiale de calificare și prin experiența profesională:
(a)
formare profesională oficială într-o disciplină relevantă pentru activitățile unei organizații de monitorizare;
(b)
pentru pozițiile tehnice de conducere, cel puțin cinci ani de experiență profesională într-o funcție similară funcțiilor unei organizații de monitorizare.
În sensul literei (a) din primul paragraf, sunt considerate relevante disciplinele legate de silvicultură, mediu, drept, managementul afacerilor, gestionarea riscului, comerț, audit, control financiar sau gestionarea lanțului de aprovizionare.
(2) Solicitantul trebuie să păstreze documente care să ateste sarcinile și responsabilitățile personalului său. Solicitantul trebuie să dispună de proceduri pentru monitorizarea performanței și a competenței tehnice ale personalului său.
Articolul 7
Capacitatea de a exercita funcții ca organizație de monitorizare
(1) Solicitantul trebuie să demonstreze că a instituit:
(a)
o structură organizatorică care să asigure exercitarea adecvată a funcțiilor unei organizații de monitorizare;
(b)
un sistem de diligență cuvenită pus la dispoziția și pentru uzul operatorilor;
(c)
politici și proceduri care permit evaluarea și îmbunătățirea sistemului de diligență cuvenită;
(d)
proceduri și procese de verificare a utilizării corespunzătoare a sistemului său de diligență cuvenită de către operatori;
(e)
proceduri privind acțiunile corective care urmează a fi întreprinse în cazul unei utilizări necorespunzătoare de către operator a sistemului său de diligență cuvenită.
(2) În plus față de cerințele de la alineatul (1), solicitantul trebuie să demonstreze că dispune de capacitatea financiară și tehnică pentru a exercita funcțiile de organizație de monitorizare.
Articolul 8
Absența conflictului de interese
(1) Solicitantul trebuie să fie organizat în așa fel încât să garanteze obiectivitatea și imparțialitatea activităților sale.
(2) Solicitantul trebuie să identifice, să analizeze și să țină evidențe care să documenteze riscurile de conflict de interese care rezultă din exercitarea funcțiilor de organizație de monitorizare, inclusiv orice conflicte care decurg din relațiile sale cu organismele asociate sau cu subcontractanți.
(3) În cazul în care s-a identificat riscul unui conflict de interese, solicitantul trebuie să dispună de reguli și proceduri scrise pentru a evita conflictele de interese la nivel organizațional și individual. Politicile și procedurile scrise trebuie menținute și puse în aplicare. Aceste politici și proceduri pot include audituri efectuate de către terți.
Articolul 9
Informații privind modificările ulterioare
(1) Organizația de monitorizare informează Comisia fără întârziere cu privire la oricare din următoarele situații care apar după recunoașterea sa:
(a)
o modificare care poate afecta abilitatea respectivei organizații de monitorizare de a respecta cerințele de la articolele 5-8, care a avut loc după recunoașterea sa;
(b)
organizația de monitorizare înființează agenții, sucursale sau filiale în Uniune, altele decât cele declarate în cererea sa;
(c)
organizația de monitorizare decide să presteze servicii în alte state membre, altele decât cele declarate în cererea sa, sau într-un stat membru în care a declarat că a încetat să mai presteze servicii în conformitate cu litera (d);
(d)
organizația de monitorizare încetează să mai presteze servicii în orice stat membru.
(2) Comisia comunică autorităților competente interesate toate informațiile obținute în temeiul alineatului (1).
Articolul 10
Revizuirea deciziei de recunoaștere
(1) Comisia poate să revizuiască în orice moment decizia prin care recunoaște o organizație de monitorizare.
Comisia efectuează o astfel de revizuire în oricare din următoarele situații:
(a)
o autoritate competentă interesată informează Comisia că a constatat faptul că o organizație de monitorizare nu mai îndeplinește funcțiile prevăzute la articolul 8 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010 sau nu mai îndeplinește cerințele prevăzute la articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010, astfel cum se prevede la articolele 5-8 din prezentul regulament;
(b)
Comisia se află în posesia unor informații pertinente, inclusiv a unor rapoarte bine fundamentate din partea unor terți, că o organizație de monitorizare nu mai îndeplinește cerințele prevăzute la articolul 8 alineatele (1) și (2) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010 și la articolele 5-8 din prezentul regulament;
(c)
o organizație de monitorizare a informat Comisia cu privire la modificările menționate la articolul 9 alineatul (1) litera (a) din prezentul regulament.
(2) În cazul în care se inițiază o revizuire, Comisia este asistată de o echipă de evaluatori care desfășoară procesul de revizuire și efectuează verificări.
(3) Solicitantul trebuie să acorde acces Comisiei la sediul său pentru a verifica dacă sunt îndeplinite toate cerințele stabilite la articolul 8 din Regulamentul (UE) nr. 995/2010 și la articolele 5-8. Autoritățile competente în cauză pot participa la această vizită.
Solicitantul trebuie să ofere toată asistența necesară pentru a facilita astfel de vizite.
(4) Echipa de evaluatori redactează un raport în care își prezintă concluziile. La raportul de revizuire se anexează documente justificative.
Raportul de revizuire trebuie să includă o recomandare privind retragerea recunoașterii unei organizații de monitorizare.
Echipa de evaluatori va transmite raportul de revizuire autorităților competente interesate. Autoritățile respective pot face comentarii în termen de trei săptămâni de la data transmiterii raportului.
Echipa de evaluatori trimite organizației de monitorizare în cauză o sinteză a constatărilor și concluziilor raportului. Organizația poate face comentarii adresate echipei de evaluatori în termen de trei săptămâni de la data transmiterii sintezei.
(5) În raportul de revizuire pe care îl întocmește, echipa de evaluatori trebuie să recomande retragerea recunoașterii cu titlu temporar și/sau condiționat, sau cu titlu permanent, după cum consideră necesar în funcție de nivelul deficiențelor constatate, în cazul în care se stabilește că o organizație de monitorizare nu mai îndeplinește funcțiile sau cerințele stabilite la articolul 8 din Regulamentul (UE) nr. 995/2010.
Echipa de evaluatori poate, în schimb, să recomande Comisiei să emită un aviz privind măsurile corective sau un avertisment oficial, sau să îi recomande Comisiei să nu ia nicio măsură suplimentară.
Articolul 11
Decizia de retragere a recunoașterii
(1) Comisia decide cu privire la retragerea recunoașterii unei organizații de monitorizare cu titlu temporar și/sau condiționat, sau cu titlu permanent, luând în considerare raportul de revizuire menționat la articolul 10.
(2) Comisia poate emite o notificare privind măsurile corective sau un avertisment oficial, dacă nivelul deficiențelor constatate nu duce la o concluzie clară, în conformitate cu articolul 8 alineatul (6) din Regulamentul (CE) nr. 995/2010, cu privire la faptul că organizația de monitorizare nu mai îndeplinește funcțiile sau cerințele prevăzute la articolul 8 alineatul (2) din respectivul regulament.
(3) O decizie de a retrage recunoașterea unei organizații de monitorizare, precum și o comunicare sau o avertizare în conformitate cu alineatul (2), este notificată organizației de monitorizare în cauză și comunicată autorităților competente din toate statele membre în conformitate cu articolul 8 alineatul (6) din Regulamentul (CE) nr. 995/2010, în termen de 10 zile lucrătoare de la data adoptării ei.
Articolul 12
Protecția datelor
Prezentul regulament nu aduce atingere normelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal prevăzute de Directiva 95/46/CE și de Regulamentul (CE) nr. 45/2001.
Articolul 13
Dispoziții finale
Prezentul regulament intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 23 februarie 2012.