DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 363/2012 DER KOMMISSION
vom 23. Februar 2012
zu den Verfahrensvorschriften für die Anerkennung und den Entzug der Anerkennung von Überwachungsorganisationen gemäß der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Verpflichtungen von Marktteilnehmern, die Holz und Holzerzeugnisse in Verkehr bringen
(Text von Bedeutung für den EWR)
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf Verordnung (EU) Nr. 995/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Oktober 2010 über die Verpflichtungen von Marktteilnehmern, die Holz und Holzerzeugnisse in Verkehr bringen (1), insbesondere auf Artikel 8 Absatz 7,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Verordnung (EU) Nr. 995/2010 zielt insbesondere darauf ab, das Risiko, dass Holz und Holzerzeugnisse aus illegalem Einschlag auf dem Binnenmarkt in Verkehr gebracht werden, weitestgehend zu begrenzen. Überwachungsorganisationen sollten Marktteilnehmern dabei helfen, die Anforderungen dieser Verordnung zu erfüllen. Dazu sollten sie eine Sorgfaltspflichtregelung ausarbeiten, den Marktteilnehmern das Recht zur Anwendung dieser Regelung erteilen und ihre ordnungsgemäße Anwendung überprüfen.
(2)
Über die Anerkennung einer Überwachungsorganisation sollte die Kommission in einem gerechten, transparenten und unabhängigen Verfahren entscheiden. Deshalb sollten Antragsteller bewertet werden, nachdem die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten konsultiert und ausreichende Informationen über die Antragsteller gesammelt worden sind. Zur Informationssammlung sollten bei Bedarf auch Besuche in den Räumlichkeiten eines Antragstellers gehören.
(3)
Es ist festzulegen, über welches Fachwissen und welche Kapazitäten eine Überwachungsorganisation verfügen muss, damit sie ermitteln kann, ob Holz den einschlägigen Rechtsvorschriften des Landes seines Einschlags entspricht, und Verfahren empfehlen kann, mit denen sich das Risiko des Inverkehrbringens von Holz und Holzerzeugnissen aus illegalem Einschlag abschätzen lässt. Kann das ermittelte Risiko nicht vernachlässigt werden, muss die Überwachungsorganisation auch in der Lage sein, angemessene Maßnahmen zu seiner wirksamen Minimierung zu empfehlen.
(4)
Es ist sicherzustellen, dass Überwachungsorganisationen ihre Aufgaben in transparenter und unabhängiger Weise wahrnehmen, sich aus ihren Aufgaben ergebende Interessenkonflikte vermeiden und ihre Dienstleistungen erbringen, ohne Marktteilnehmer zu diskriminieren.
(5)
Über den Entzug der Anerkennung sollte die Kommission in einem gerechten, transparenten und unabhängigen Verfahren entscheiden. Vor ihrer Entscheidung sollte sie die betroffenen zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten konsultieren und ausreichende Informationen, gegebenenfalls auch durch Besuche vor Ort, sammeln. Die betroffene Überwachungsorganisation sollte vor der Entscheidung Gelegenheit zur Stellungnahme erhalten.
(6)
Nimmt eine Überwachungsorganisation ihre Aufgaben nicht mehr wahr oder genügt sie den Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 nicht länger, sollte die Kommission entsprechend dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit je nach der Schwere der festgestellten Mängel die Anerkennung entweder vorübergehend und/oder unter Auflagen für die Wiederanerkennung oder dauerhaft entziehen können.
(7)
Es ist sicherzustellen, dass das Schutzniveau natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Anwendungsbereich dieser Verordnung und insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in den Anträgen auf Anerkennung als Überwachungsorganisation den Anforderungen der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (2) und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (3) entspricht -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
Artikel 1
Begriffsbestimmungen
Ergänzend zu den in Artikel 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 enthaltenen Begriffsbestimmungen bezeichnet im Sinne der vorliegenden Verordnung der Ausdruck
1.
„betroffene zuständige Behörden“ die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten, in denen eine Überwachungsorganisation oder ein Antragsteller, der als Überwachungsorganisation anerkannt werden will, rechtmäßig niedergelassen ist oder im Sinne der Richtlinie 2006/123/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (4) Dienstleistungen erbringt oder zu erbringen beabsichtigt;
2.
„Befähigungsnachweise“ Diplome, Prüfungszeugnisse und sonstige von einer staatlichen, nach den Rechts- und Verwaltungsvorschriften des betreffenden Staates benannten Behörde ausgestellte Nachweise, die den erfolgreichen Abschluss einer Berufsausbildung bescheinigen;
3.
„Berufserfahrung“ die tatsächliche und rechtmäßige Ausübung des betreffenden Berufs.
Artikel 2
Antrag auf Anerkennung
(1) Jeder in der Union rechtmäßig niedergelassene öffentliche oder private Rechtsträger, sei er ein Unternehmen, eine Körperschaft, eine Firma, ein Betrieb, eine Institution oder eine Behörde, kann bei der Kommission einen Antrag auf Anerkennung als Überwachungsorganisation stellen.
Der Rechtsträger reicht den Antrag zusammen mit den im Anhang aufgeführten Unterlagen in einer der Amtssprachen der Union ein.
(2) Um als Überwachungsorganisation anerkannt zu werden, muss der Antragsteller nachweisen, dass er alle Anforderungen des Artikels 8 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 und der Artikel 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung erfüllt.
(3) Binnen 10 Arbeitstagen nach Erhalt bestätigt die Kommission den Antragseingang und teilt dem Antragsteller das Aktenzeichen mit.
Außerdem teilt sie dem Antragsteller eine Regelfrist mit, in der sie über den Antrag entscheiden wird. Jedes Mal, wenn die Kommission die Regelfrist ändert, weil sie für die Bewertung des Antrags weitere Informationen oder Unterlagen beschaffen muss, unterrichtet sie den Antragsteller.
(4) Sind seit dem Antragseingang oder dem letzten Schreiben der Kommission an den Antragsteller, wobei jeweils der spätere Zeitpunkt maßgeblich ist, mehr als drei Monate verstrichen, und die Kommission hat weder eine Anerkennungsentscheidung getroffen noch den Antrag zurückgewiesen, unterrichtet sie den Antragsteller in Schriftform über die Fortschritte bei der Antragsbewertung.
Bei der Bearbeitung eines Antrags kann Unterabsatz 1 mehr als einmal Anwendung finden.
(5) Die Kommission übermittelt eine Kopie des Antrags und der Antragsunterlagen den betroffenen zuständigen Behörden, die binnen einem Monat nach der Übermittlung zum Antrag Stellung nehmen können.
Artikel 3
Ergänzende Unterlagen und Zugang zu den Räumlichkeiten
(1) Auf Verlangen der Kommission liefern der Antragsteller oder die betroffenen zuständigen Behörden binnen einer bestimmten Frist alle von der Kommission benötigten ergänzenden Informationen oder Unterlagen.
(2) Der Antragsteller gewährt der Kommission Zugang zu seinen Räumlichkeiten, damit sie überprüfen kann, ob alle Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 und der Artikel 5 bis 8 erfüllt sind. Die Kommission unterrichtet den Antragsteller über einen Besuch im Voraus. Die betroffenen zuständigen Behörden können am Besuch teilnehmen.
Der Antragsteller leistet alle erforderliche Unterstützung, um solche Besuche zu erleichtern.
Artikel 4
Anerkennungsentscheidung
Hat die Kommission nach Artikel 8 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 entschieden, den Antragsteller anzuerkennen, unterrichtet sie ihn binnen 10 Arbeitstagen ab dem Datum dieser Entscheidung darüber.
Außerdem stellt die Kommission dem Antragsteller unverzüglich eine Bescheinigung über die Anerkennung aus und teilt ihre Entscheidung gemäß Artikel 8 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 den zuständigen Behörden aller Mitgliedstaaten binnen der in Absatz 1 genannten Frist mit.
Artikel 5
Rechtsträger und rechtmäßige Niederlassung in der Union
(1) Ist der Antragsteller in mehr als einem Mitgliedstaat rechtmäßig niedergelassen, übermittelt er Angaben über seinen eingetragenen Sitz, seine Hauptverwaltung oder Hauptniederlassung in der Union sowie über alle seine Geschäftsstellen, Zweigstellen oder Tochterunternehmen im Hoheitsgebiet der Mitgliedstaaten. Außerdem teilt der Antragsteller mit, in welchen Mitgliedstaaten er Dienstleistungen zu erbringen beabsichtigt.
(2) Ist der Antragsteller eine Behörde oder Teil einer Behörde eines Mitgliedstaats, muss er seine Rechtsträgerschaft und rechtmäßige Niederlassung in der Union nicht nachweisen.
Artikel 6
Erforderliches Fachwissen
(1) Um zu gewährleisten, dass der Antragsteller die Aufgaben einer Überwachungsorganisation gemäß den Anforderungen des Artikels 8 Absatz 2 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 ordnungsgemäß erfüllen kann, genügt dessen fachlich kompetentes Personal ausweislich seiner Befähigungsnachweise und Berufserfahrung folgenden Mindestanforderungen:
a)
formale Berufsausbildung in einem Gebiet, das für die Aufgaben einer Überwachungsorganisation sachdienlich ist;
b)
bei leitenden fachlichen Positionen mindestens fünfjährige Berufserfahrung mit Aufgaben, die denen einer Überwachungsorganisation verwandt sind.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe a gelten mit Forstwirtschaft, Umweltschutz, Rechtswissenschaften, Unternehmensmanagement, Risikomanagement, Handel, Buchprüfung, Finanzkontrolle oder Lieferkettenmanagement verwandte Gebiete als sachdienlich.
(2) Der Antragsteller führt Aufzeichnungen, in denen er Aufgaben und Zuständigkeiten seines Personals dokumentiert. Der Antragsteller wendet Verfahren an, mit denen er die Leistungsfähigkeit und fachliche Kompetenz seines Personals überwacht.
Artikel 7
Kapazitäten für die Erfüllung der Aufgaben einer Überwachungsorganisation
(1) Der Antragsteller weist nach, dass alle nachstehend aufgeführten Elemente verfügbar sind:
a)
eine Organisationsstruktur, die gewährleistet, dass die Aufgaben einer Überwachungsorganisation ordnungsgemäß erfüllt werden;
b)
eine Sorgfaltspflichtregelung, die den Marktteilnehmern zur Verfügung gestellt und von ihnen angewendet wird;
c)
Strategien und Verfahren, die es ermöglichen, die Sorgfaltspflichtregelung zu überprüfen und zu verbessern;
d)
Verfahren und Abläufe für die Überprüfung, dass die Marktteilnehmer die Sorgfaltspflichtregelung der Überwachungsorganisation ordnungsgemäß anwenden;
e)
Verfahren für zu ergreifende Abhilfemaßnahmen, wenn ein Marktteilnehmer die Sorgfaltspflichtregelung der Überwachungsorganisation nicht ordnungsgemäß anwendet.
(2) Zusätzlich zu den Anforderungen aus Absatz 1 weist der Antragsteller nach, dass er über die finanzielle und fachliche Leistungsfähigkeit für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben einer Überwachungsorganisation verfügt.
Artikel 8
Nichtvorliegen von Interessenkonflikten
(1) Der Antragsteller besitzt eine Organisationsstruktur, die die Objektivität und Unparteilichkeit seiner Tätigkeit schützt.
(2) Der Antragsteller ermittelt und analysiert Risiken von Interessenkonflikten, die sich aus der Erfüllung seiner Aufgaben als Überwachungsorganisation ergeben, darunter auch Konflikte, die durch seine Beziehungen zu verwandten Einrichtungen oder zu Unterauftragnehmern entstehen, und führt Aufzeichnungen, um diese Risiken zu dokumentieren.
(3) Wurde festgestellt, dass das Risiko eines Interessenkonflikts besteht, setzt der Antragsteller schriftlich verfügbare Strategien und Verfahren ein, um Interessenkonflikte auf Ebene der Organisation und des Einzelnen zu vermeiden. Die schriftlichen Strategien und Verfahren werden gepflegt und angewendet. Zu diesen Strategien und Verfahren können auch Prüfungen durch Dritte zählen.
Artikel 9
Unterrichtung über nachträgliche Veränderungen
(1) Eine Überwachungsorganisation unterrichtet die Kommission unverzüglich, wenn nach ihrer Anerkennung eine der folgenden Situationen eintritt:
a)
eine Veränderung nach ihrer Anerkennung, die gegebenenfalls die Fähigkeit dieser Überwachungsorganisation beeinträchtigt, die Anforderungen der Artikel 5 bis 8 zu erfüllen;
b)
die Überwachungsorganisation gründet neben den im Antrag aufgeführten weitere Geschäftsstellen, Zweigstellen oder Tochterunternehmen in der Union;
c)
die Überwachungsorganisation beschließt, Dienstleistungen in anderen als den im Antrag aufgeführten Mitgliedstaaten oder in einem Mitgliedstaat zu erbringen, für den sie gemäß Buchstabe d erklärt hat, die Erbringung von Dienstleistungen dort beendet zu haben;
d)
die Überwachungsorganisation beendet die Erbringung von Dienstleistungen in einem Mitgliedstaat.
(2) Die Kommission übermittelt alle nach Absatz 1 erhaltenen Informationen den betroffenen zuständigen Behörden.
Artikel 10
Überprüfung der Anerkennungsentscheidung
(1) Die Kommission kann eine Entscheidung über die Anerkennung einer Überwachungsorganisation jederzeit überprüfen.
Die Kommission führt eine solche Überprüfung durch, wenn eine der folgenden Situationen eintritt:
a)
eine betroffene zuständige Behörde unterrichtet die Kommission, dass die Überwachungsorganisation nach ihrer Feststellung die in Artikel 8 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 festgelegten Aufgaben nicht mehr wahrnimmt oder die in Artikel 8 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 festgelegten Anforderungen gemäß den Artikeln 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung nicht länger erfüllt;
b)
der Kommission liegen einschlägige Informationen einschließlich begründeter Bedenken Dritter vor, nach denen eine Überwachungsorganisation die in Artikel 8 Absätze 1 und 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 sowie die in den Artikeln 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung festgelegten Anforderungen nicht länger erfüllt;
c)
eine Überwachungsorganisation hat die Kommission über Veränderungen gemäß Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe a dieser Verordnung unterrichtet.
(2) Leitet die Kommission eine Überprüfung ein, wird sie von einem Überprüfungsteam unterstützt, das die Überprüfung leitet und Kontrollen durchführt.
(3) Der Antragsteller gewährt dem Überprüfungsteam Zugang zu seinen Räumlichkeiten, damit es kontrollieren kann, ob alle Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 und der Artikel 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung erfüllt sind. Die betroffenen zuständigen Behörden können am Besuch teilnehmen.
Der Antragsteller leistet alle erforderliche Unterstützung, um solche Besuche zu erleichtern.
(4) Das Überprüfungsteam verfasst einen Bericht über seine Ergebnisse. Sachdienliche Beweise werden dem Überprüfungsbericht als Anhang beigefügt.
Der Überprüfungsbericht enthält eine Empfehlung, ob die Anerkennung als Überwachungsorganisation entzogen werden sollte.
Das Überprüfungsteam übermittelt den Überprüfungsbericht den betroffenen zuständigen Behörden. Diese Behörden können binnen drei Wochen nach Übermittlung des Berichts dazu Stellung nehmen.
Das Überprüfungsteam übermittelt der betroffenen Überwachungsorganisation eine Zusammenfassung seiner Ergebnisse und die Schlussfolgerungen des Berichts. Die Organisation kann binnen drei Wochen nach Übermittlung der Zusammenfassung gegenüber dem Überprüfungsteam Stellung nehmen.
(5) Stellt das Überprüfungsteam fest, dass eine Überwachungsorganisation ihre Aufgaben nicht mehr wahrnimmt oder den Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 nicht länger genügt, empfiehlt es in seinem Überprüfungsbericht je nach der Schwere der festgestellten Mängel, die Anerkennung entweder vorübergehend und/oder unter Auflagen für die Wiederanerkennung oder dauerhaft zu entziehen.
Das Überprüfungsteam kann stattdessen auch empfehlen, dass die Kommission Abhilfemaßnahmen vorschreibt, eine offizielle Mahnung ausspricht oder keine weiteren Maßnahmen ergreift.
Artikel 11
Entscheidung über den Entzug der Anerkennung
(1) Die Kommission entscheidet unter Berücksichtigung des in Artikel 10 genannten Überprüfungsberichts, ob sie die Anerkennung einer Überwachungsorganisation entweder vorübergehend und/oder unter Auflagen für die Wiederanerkennung oder dauerhaft entzieht.
(2) Die Kommission kann Abhilfemaßnahmen vorschreiben oder eine offizielle Mahnung aussprechen, wenn die Schwere der festgestellten Mängel nicht gemäß Artikel 8 Absatz 6 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 zu der Feststellung führt, dass die Überwachungsorganisation ihre Aufgaben nicht mehr wahrnimmt oder den Anforderungen des Artikels 8 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 nicht länger genügt.
(3) Eine Entscheidung, die Anerkennung einer Überwachungsorganisation zu entziehen oder gemäß Absatz 2 Abhilfemaßnahmen vorzuschreiben oder eine offizielle Mahnung auszusprechen, wird der betroffenen Überwachungsorganisation und den zuständigen Behörden aller Mitgliedstaaten gemäß Artikel 8 Absatz 6 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 binnen 10 Arbeitstagen ab dem Datum dieser Entscheidung mitgeteilt.
Artikel 12
Datenschutz
Diese Verordnung berührt die in der Richtlinie 95/46/EG und in der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 festgelegten Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten in keiner Weise.
Artikel 13
Schlussbestimmungen
Diese Verordnung tritt am zwanzigsten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 23. Februar 2012
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 363/2012 DELLA COMMISSIONE
del 23 febbraio 2012
sulle norme procedurali per il riconoscimento e la revoca del riconoscimento degli organismi di controllo come previsto nel regolamento (UE) n. 995/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce gli obblighi degli operatori che commercializzano legno e prodotti da esso derivati
(Testo rilevante ai fini del SEE)
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 995/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 ottobre 2010, che stabilisce gli obblighi degli operatori che commercializzano legno e prodotti da esso derivati (1), in particolare l’articolo 8, paragrafo 7,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento (UE) n. 995/2010 è inteso, in particolare, a rendere minimi i rischi di commercializzazione nel mercato interno di legno illegale e prodotti da esso derivati. È opportuno che gli organismi di controllo aiutino gli operatori a rispettare i requisiti di detto regolamento. A tal fine, essi dovrebbero elaborare un sistema di dovuta diligenza, conferire agli operatori il diritto di usarlo e verificarne l’uso corretto.
(2)
Occorre che la Commissione applichi una procedura equa, trasparente e indipendente per il riconoscimento degli organismi di controllo. Pertanto i richiedenti dovrebbero essere valutati previa consultazione delle autorità competenti degli Stati membri e dopo aver raccolto informazioni sufficienti su di loro. Se necessario, per raccogliere le informazioni richieste possono essere condotte visite presso la sede del richiedente.
(3)
Occorre specificare le competenze e le capacità adeguate che gli organismi di controllo devono possedere per determinare che il legno risponde alla pertinente legislazione del paese di produzione e per proporre misure volte a valutare il rischio di commercializzare legno illegale e prodotti da esso derivati. Se il rischio individuato non è trascurabile, l’organismo di controllo dovrebbe anche essere in grado di proporre misure adeguate a ridurlo in maniera efficace.
(4)
Occorre garantire che gli organismi di controllo esercitino le proprie funzioni in modo trasparente e indipendente, evitando conflitti di interessi legati alle loro funzioni e offrendo servizi agli operatori in modo non discriminatorio.
(5)
È opportuno che la Commissione decida in merito a una revoca del riconoscimento seguendo una procedura equa, trasparente e indipendente. Prima di prendere una decisione, la Commissione dovrebbe consultare le autorità competenti degli Stati membri interessati e raccogliere informazioni sufficienti, anche svolgendo, se necessario, visite in loco. Occorre che l’organismo di controllo interessato abbia la possibilità di far pervenire i propri commenti prima che sia presa una decisione.
(6)
In base al principio della proporzionalità, è necessario che la Commissione possa revocare il riconoscimento in via temporanea e/o con riserva o in via permanente, secondo quanto ritenuto necessario in base al livello delle carenze rilevate, qualora un organismo di controllo non svolga più le funzioni o non risponda più ai requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010.
(7)
Occorre garantire che, nell’ambito dell’applicazione del presente regolamento, il livello di protezione delle persone in relazione al trattamento dei dati personali che li riguardano, in particolare per quanto riguarda il trattamento dei dati personali contenuti nelle domande di riconoscimento come organismo di controllo, sia conforme a quanto stabilito dalla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (2) e dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (3),
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Definizioni
Ai fini del presente regolamento, oltre alle definizioni di cui all’articolo 2 del regolamento (UE) n. 995/2010, si intende per:
1)
«autorità competenti interessate», le autorità competenti degli Stati membri nei quali è stabilito legalmente un organismo di controllo o un organismo che chiede il riconoscimento in quanto organismo di controllo, o nei quali tale organismo fornisce i servizi o intende fornire i servizi definiti dalla direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (4);
2)
«titoli», i diplomi, certificati e altri titoli rilasciati da un’autorità di un dato Stato designata in base a disposizioni legislative o amministrative di detto Stato, i quali certificano il completamento di una formazione per l’esercizio di una professione;
3)
«esperienza professionale», l’esercizio effettivo e legittimo della professione in questione.
Articolo 2
Domanda di riconoscimento
1. Qualsiasi entità pubblica o privata (società, ente, azienda, impresa, istituzione o autorità) legalmente stabilita nell’Unione, può inviare alla Commissione una domanda di riconoscimento in quanto organismo di controllo.
L’entità invia la domanda in una lingua ufficiale dell’Unione unitamente ai documenti elencati in allegato.
2. Per essere riconosciuto in quanto organismo di controllo, il richiedente è tenuto a dimostrare di rispondere ai requisiti di cui all’articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento.
3. La Commissione rilascia un’attestazione per l’avvenuto ricevimento della domanda e fornisce al richiedente un numero di riferimento entro 10 giorni lavorativi dalla data di ricevimento.
La Commissione comunica inoltre al richiedente un limite di tempo indicativo entro il quale prenderà una decisione in merito alla domanda. Essa informa il richiedente qualora, dovendo reperire informazioni aggiuntive o documenti utili ai fini della valutazione della domanda, sia necessario modificare il limite di tempo indicato.
4. Qualora la Commissione non adotti una decisione in merito al riconoscimento o al respingimento della domanda entro tre mesi dal ricevimento della stessa o, se posteriore, dalla sua ultima comunicazione scritta al richiedente, essa è tenuta ad informare per iscritto il richiedente in merito all’andamento della valutazione della sua domanda.
Il primo comma del presente paragrafo può applicarsi più di una volta al trattamento di una domanda.
5. La Commissione trasmette una copia della domanda e dei documenti giustificativi alle autorità competenti interessate, che possono esprimere commenti in merito entro un mese dalla data di trasmissione.
Articolo 3
Documenti aggiuntivi e accesso ai locali
1. Su richiesta della Commissione il richiedente o le autorità competenti interessate trasmettono eventuali informazioni o documenti aggiuntivi richiesti dalla Commissione entro un termine specifico.
2. Il richiedente deve consentire alla Commissione di accedere ai propri locali al fine di verificare che tutti i requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento siano rispettati. In caso di visita, la Commissione informa il richiedente in anticipo. Le autorità competenti possono partecipare alla visita.
Il richiedente deve offrire tutta l’assistenza necessaria per agevolare tali visite.
Articolo 4
Decisione di riconoscimento
Una volta adottata una decisione di riconoscimento ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 995/2010, la Commissione ne informa il richiedente entro 10 giorni lavorativi dalla data di adozione della decisione.
La Commissione rilascia inoltre tempestivamente al richiedente un certificato di riconoscimento e comunica la decisione presa alle autorità competenti di tutti gli Stati membri, come previsto dall’articolo 8, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento (UE) n. 995/2010 entro il termine di cui al primo comma.
Articolo 5
Personalità giuridica e domicilio legale nel territorio dell’Unione
1. Qualora il richiedente abbia domicilio legale in più di uno Stato membro, deve fornire informazioni in merito alla propria sede legale, amministrazione centrale o sede di attività principale all’interno dell’Unione, nonché alle proprie agenzie, filiali o succursali stabilite nel territorio di qualsiasi Stato membro. Il richiedente dichiara inoltre in quali Stati membri intende fornire i propri servizi.
2. Qualora il richiedente sia un’autorità di uno Stato membro, o faccia parte di una tale autorità, non è tenuto a dimostrare la propria personalità giuridica né il proprio domicilio legale all’interno dell’Unione.
Articolo 6
Esperienza adeguata
1. Al fine di assicurare il corretto esercizio delle funzioni di un organismo di controllo come richiesto ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 2, lettera b), del regolamento (UE) n. 995/2010, il personale tecnico competente del richiedente deve soddisfare almeno i seguenti requisiti, attestati da titoli ed esperienza professionale:
a)
formazione professionale formale in una disciplina pertinente alle funzioni di un organismo di controllo;
b)
per le posizioni tecniche di livello più elevato, almeno cinque anni di esperienza professionale con compiti pertinenti alle funzioni di un organismo di controllo.
Ai fini del primo comma, lettera a), sono considerate rilevanti le discipline legate a foreste, ambiente, diritto, gestione aziendale, gestione dei rischi, commercio, audit, controllo finanziario o gestione della catena di approvvigionamento.
2. Il richiedente deve possedere la documentazione attestante i compiti e le responsabilità del proprio personale. Il richiedente deve istituire procedure per la verifica del rendimento e della competenza tecnica del proprio personale.
Articolo 7
Capacità di svolgere le funzioni di organismo di controllo
1. Il richiedente deve dimostrare di disporre di quanto elencato di seguito:
a)
una struttura organizzativa che assicuri il corretto svolgimento delle funzioni di un organismo di controllo;
b)
un sistema di dovuta diligenza messo a disposizione di tutti gli operatori e da questi utilizzato;
c)
politiche e procedure che consentano di valutare e migliorare il sistema di dovuta diligenza;
d)
procedure e processi atti a verificare il corretto uso del sistema di dovuta diligenza da parte degli operatori;
e)
procedure che consentano di attuare azioni correttive nel caso in cui un operatore non usi in modo adeguato il sistema di dovuta diligenza.
2. In aggiunta ai requisiti di cui al paragrafo 1, il richiedente deve dimostrare di disporre delle capacità finanziarie e tecniche necessarie per esercitare le funzioni di organismo di controllo.
Articolo 8
Assenza di conflitto di interessi
1. Il richiedente deve essere organizzato in modo da salvaguardare l’obiettività e l’imparzialità delle sue attività.
2. Il richiedente è tenuto a individuare, analizzare e documentare i rischi di conflitto di interessi derivanti dall’esercizio delle proprie funzioni di organismo di controllo, compresi eventuali conflitti derivanti dai rapporti con organismi correlati o subappaltatori.
3. Qualora venga individuato il rischio di conflitto di interessi, il richiedente deve disporre di politiche e procedure atte a evitare tali conflitti a livello di organizzazione e di singolo individuo. Devono essere istituite e attuate politiche e procedure scritte. Tali politiche e procedure possono comprendere audit svolti da terzi.
Articolo 9
Informazioni relative a cambiamenti successivi
1. Un organismo di controllo è tenuto a informare tempestivamente la Commissione in presenza di una qualsiasi delle situazioni seguenti, verificatasi successivamente al riconoscimento dell’organismo stesso:
a)
una modifica che può influenzare la capacità di tale organismo di controllo di rispondere ai requisiti di cui agli articoli da 5 a 8, verificatasi dopo il riconoscimento dell’organismo;
b)
l’organismo di controllo istituisce agenzie, filiali o succursali nel territorio dell’Unione diverse da quelle dichiarate nella domanda;
c)
l’organismo di controllo decide di fornire servizi in uno Stato membro diverso da quello dichiarato nella domanda o in uno Stato membro nel quale ha dichiarato di avere cessato di fornire servizi in conformità alla lettera d);
d)
l’organismo di controllo cessa di fornire servizi in un qualsiasi Stato membro.
2. La Commissione comunica tutte le informazioni ottenute ai sensi del paragrafo 1 alle autorità competenti interessate.
Articolo 10
Riesame della decisione relativa al riconoscimento
1. La Commissione può riesaminare in qualsiasi momento la decisione relativa al riconoscimento di un organismo di controllo.
La Commissione svolge tale riesame nei seguenti casi:
a)
un’autorità competente interessata informa la Commissione di aver determinato che un organismo di controllo non svolge più le funzioni di cui all’articolo 8, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 995/2010, oppure che non risponde più ai requisiti stabiliti dall’articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 995/2010, come specificato agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento;
b)
la Commissione è in possesso di informazioni rilevanti, comprese preoccupazioni motivate espresse da terzi, secondo le quali un organismo di controllo non risponde più ai requisiti di cui all’articolo 8, paragrafi 1 e 2, del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento;
c)
un organismo di controllo ha informato la Commissione dei cambiamenti di cui all’articolo 9, paragrafo 1, lettera a), del presente regolamento.
2. Qualora la Commissione dia inizio a un riesame, deve essere assistita da un apposito gruppo per svolgere il riesame stesso ed effettuare i controlli necessari.
3. Il richiedente deve consentire al gruppo incaricato del riesame di accedere ai propri locali al fine di verificare che tutti i requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento siano rispettati. Le autorità competenti possono partecipare alla visita.
Il richiedente deve offrire tutta l’assistenza necessaria per agevolare tali visite.
4. Il gruppo incaricato del riesame riporta le sue conclusioni in una relazione. A tale relazione sono allegate prove pertinenti.
La relazione comprende una raccomandazione in merito all’eventuale necessità di revocare il riconoscimento a un organismo di controllo.
Il gruppo incaricato del riesame trasmette la relazione alle autorità competenti interessate. Tali autorità dispongono di tre settimane dalla data di trasmissione della relazione per far pervenire i propri commenti.
Il gruppo incaricato del riesame fornisce all’organismo di controllo interessato una sintesi delle conclusioni della relazione. L’organismo dispone di tre settimane dalla data di trasmissione della sintesi per far pervenire i propri commenti al gruppo incaricato del riesame.
5. Il gruppo incaricato del riesame raccomanda, nella propria relazione, la revoca del riconoscimento in via temporanea e/o con riserva o in via permanente, secondo quanto ritenuto necessario in base al livello delle carenze rilevate, qualora stabilisca che un organismo di controllo non svolge più le funzioni o non risponde più ai requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010.
In alternativa, il gruppo incaricato del riesame può raccomandare alla Commissione di emettere una comunicazione concernente gli interventi correttivi oppure un avvertimento ufficiale, oppure può raccomandare alla Commissione di non intraprendere alcuna azione.
Articolo 11
Revoca della decisione di riconoscimento
1. La Commissione decide se revocare il riconoscimento di un organismo di controllo temporaneamente e/o con riserva, oppure permanentemente, tenendo conto della relazione di cui all’articolo 10.
2. La Commissione può emettere una comunicazione concernente gli interventi correttivi oppure un avvertimento ufficiale qualora il livello delle carenze rilevate non consenta di determinare, sulla base dell’articolo 8, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 995/2010, che l’organismo di controllo non svolge più le funzioni o non risponde più ai requisiti di cui all’articolo 8, paragrafo 2, di detto regolamento.
3. La decisione di revocare il riconoscimento di un organismo di controllo, così come una comunicazione o un avviso di cui al paragrafo 2, sono trasmessi all’organismo di controllo interessato e comunicati alle autorità competenti di tutti gli Stati membri ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 995/2010 entro 10 giorni dalla sua adozione.
Articolo 12
Protezione dei dati
Il presente regolamento si applica senza pregiudizio delle norme relative al trattamento dei dati personali stabilite dalla direttiva 95/46/CE e dal regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 13
Disposizioni finali
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 23 febbraio 2012