BESCHLUSS DER KOMMISSION
vom 13. November 2014
über das von den Anweisungsbefugten der Kommission und den Exekutivagenturen zu verwendende Frühwarnsystem
(2014/792/EU)
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (1), insbesondere auf Artikel 56 Absatz 1,
gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 215/2008 des Rates vom 18. Februar 2008 über die Finanzregelung für den 10. Europäischen Entwicklungsfonds (2), insbesondere auf Artikel 17,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 (3), insbesondere auf Artikel 7 Absatz 6 und auf Artikel 11,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Kommission, die für die Ausführung des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union sowie aller übrigen von der Union bewirtschafteten Mittel unter Beachtung des in den Artikeln 30 bis 33 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 festgelegten Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verantwortlich ist, ist verpflichtet, Maßnahmen zur Bekämpfung von Betrug und sonstigen rechtswidrigen Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union zu treffen. Damit sichergestellt ist, dass die Anweisungsbefugten der Kommission und der Exekutivagenturen in vollem Umfang über Gefahren für das finanzielle Interesse der Union unterrichtet sind, ist es notwendig - zusätzlich zum Beschluss C(2014) 2784 der Kommission (4) - interne Vorschriften festzulegen.
(2)
Die Kommission nutzt zur Bekämpfung von Betrug und zum Schutz des finanziellen Interesses der Union die zentrale Ausschlussdatenbank, auf die in Artikel 108 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und in der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1302/2008 der Kommission vom 17. Dezember 2008 über die zentrale Ausschlussdatenbank (5) eingegangen wird, sowie das Frühwarnsystem (FWS) gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom vom 16. Dezember 2008 über das von den Anweisungsbefugten der Kommission und den Exekutivagenturen zu verwendende Frühwarnsystem (6). Es ist notwendig, dafür zu sorgen, dass das FWS bis zur Annahme des Vorschlags zur Änderung der Haushaltsordnung (7) durch die für die Rechtsetzung zuständigen Organe weiterhin reibungslos funktioniert.
(3)
In der Übergangszeit sollte der Zweck des FWS im Wesentlichen unverändert bleiben. Es sollte innerhalb der Kommission und ihrer Exekutivagenturen durch die Registrierung von Warnmeldungen im FWS die Weitergabe vertraulicher Informationen über Personen gewährleisten, durch die die finanziellen Interessen und der Ruf der Union oder die übrigen von der Union verwalteten Mittel gefährdet werden könnten.
(4)
Da die Direktoren der Exekutivagenturen bei der Ausführung ihrer operativen Mittel den Status eines von der Kommission bevollmächtigten Anweisungsbefugten genießen, sollten sie zum Zweck der Bewirtschaftung der Verwaltungsmittel und der operativen Mittel in gleicher Weise wie die Dienststellen der Kommission Zugang zum FWS erhalten.
(5)
Da die Leiter der Delegationen der Union, die als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte der Kommission im Einklang mit Artikel 56 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 tätig werden, bei der Ausführung ihrer operativen Mittel den Status eines von der Kommission bevollmächtigten Anweisungsbefugten genießen, sollten sie zum Zweck der Bewirtschaftung der Verwaltungsmittel und der operativen Mittel in gleicher Weise wie die Dienststellen der Kommission Zugang zum FWS erhalten.
(6)
Das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) hat nach Artikel 7 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates und der Verordnung (Euratom) Nr. 1074/1999 des Rates die Verpflichtung, die betreffenden Dienststellen der Kommission unverzüglich über laufende Untersuchungen in Kenntnis zu setzen, wenn es sich dabei als unter Umständen sinnvoll erweist, administrative Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union zu ergreifen. Nach Artikel 11 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 hat das OLAF ferner die Verpflichtung, einen Bericht über den Abschluss einer Untersuchung zu erstellen und Empfehlungen über etwaige - insbesondere von den Organen - zu ergreifende Maßnahmen abzugeben. Damit der zuständige Anweisungsbefugte eine Warnmeldung beantragen kann, ist es erforderlich, die Informationen festzulegen, die das OLAF an die Kommission zu übermitteln hat.
(7)
Das OLAF sollte Zugang zum FWS erhalten, um seine Untersuchungsaufgaben, Arbeiten zur Informationssammlung und -auswertung und Betrugsverhütungsmaßnahmen gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 durchzuführen.
(8)
Im Sinne einer einfacheren Verwendung sollte die Funktionsweise des FWS vereinfacht, die Zahl der Warnmeldungskategorien reduziert und deren Geltungsbereich präzisiert werden; ferner sollten die Bezeichnungen von Warnmeldungen selbsterklärend sein.
(9)
Prüfungswarnungen, die auf vom OLAF übermittelten Informationen beruhen, sollten vom zuständigen Anweisungsbefugten nach Konsultation der Generaldirektion Haushalt und des Juristischen Dienstes in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF vorgeschlagen werden.
(10)
Ausschlusswarnungen sollten der Kommission vom zuständigen Anweisungsbefugten vorgeschlagen und erforderlichenfalls zentral von der Generaldirektion Haushalt und vom Juristischen Dienst bewertet werden. Werden diese Ausschlusswarnungen auf der Grundlage von Informationen, die vom OLAF übermittelt wurden, vorgeschlagen, sollten sie in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF bewertet werden. Dasselbe Verfahren sollte angewendet werden, wenn der zuständige Anweisungsbefugte beabsichtigt, eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten.
(11)
Der zuständige Anweisungsbefugte sollte über die Konsequenzen, die zum Schutz des finanziellen Interesses der Union zu ziehen sind, in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF entscheiden und das OLAF über diese Entscheidung in Kenntnis setzen.
(12)
Der zuständige Anweisungsbefugte sollte für die Beantragung der Eingabe, Änderung und Löschung von Warnmeldungen verantwortlich sein. Damit eine angemessene Kontrolle gewahrt bleibt, sollte die Beantragung auf der im Beschluss C(2014) 2784 der Kommission festgelegten Hierarchiestufe erfolgen.
(13)
Der Rechnungsführer sollte für die gebotenen technischen Vorkehrungen zur wirksamen Anwendung des FWS über das zentrale Rechnungsführungssystem der Kommission sorgen.
(14)
Allen Dienststellen der Kommission und Exekutivagenturen werden ausführliche Informationen über die Einziehungsanordnungen und Pfändungsbeschlüsse über das zentrale Rechnungsführungssystem der Kommission zugänglich gemacht. Die W3a-Warnmeldung (Pfändungsbeschluss) und die W4-Warnmeldung (Einziehungsanordnung) gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom sollten abgeschafft werden. Diese Information allein ist nicht systematisch eine Rechtfertigung für eine Warnmeldung. Erst nach einer Analyse aller spezifischen Umstände des Falls durch den zuständigen Anweisungsbefugten kann entschieden werden, ob eine Warnmeldung notwendig ist oder nicht.
(15)
Nach der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (8) ist vorgesehen, dass bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission die in der Verordnung festgelegten Bestimmungen über die rechtmäßige Verarbeitung und Übermittlung dieser Daten eingehalten werden müssen und dass der Datenschutzbeauftragte der Kommission vor Beginn der Verarbeitung den Europäischen Datenschutzbeauftragten unterrichten muss, welcher den Vorgang daraufhin prüft.
(16)
Die Rechte der Personen, deren Daten im FWS erfasst werden beziehungsweise erfasst werden könnten, sollten in Datenschutzbestimmungen festgelegt werden.
(17)
Für bestimmte Datenschutzrechte gelten die in Artikel 20 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 festgelegten Ausnahmen, die jeweils im Einzelfall zu analysieren und befristet anzuwenden sind. Die Dienststelle, die für die Beantragung von Eingaben und Änderungen sowie die Berichtigung und Löschung zweckdienlicher Informationen verantwortlich ist, sollte über die Anwendung dieser Ausnahmen entscheiden.
(18)
Die Person, für die eine Ausschlusswarnung ausgegeben werden könnte, sollte Gelegenheit erhalten, ihren Standpunkt schriftlich darzulegen, bevor die Registrierung einer Warnmeldung für diese Person im FWS beantragt wird. Eine derartige Gelegenheit sollte auch gewährt werden, wenn der zuständige Anweisungsbefugte beabsichtigt, eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten.
(19)
Die Einräumung dieser Gelegenheit sollte ausnahmsweise aufgeschoben werden, um die Vertraulichkeit der Untersuchung oder nationaler Gerichtsverfahren zu wahren, wenn zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen.
(20)
Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom sollte bis zum 1. Juli 2015 gelten, zumal sicherzustellen ist, dass die auf der Grundlage von Artikel 215 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) erlassenen Verordnungen des Rates über restriktive Maßnahmen eingehalten werden, bis im periodengerechten Rechnungsführungssystem (ABAC) die in der relevanten Datenbank des Dienstes für außenpolitische Instrumente enthaltenen Informationen berücksichtigt werden. Dies erfolgt in Form der Registrierung einer W5b-Warnmeldung gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom.
(21)
Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom sollte bis zum 1. Juli 2015 für W3a- und W4-Warnmeldungen gelten, die bis dahin den Prüfungswarnungen für die Zwecke von Abschnitt 4 dieses Beschlusses gleichgestellt sein sollten.
(22)
Für die Durchführung dieses Beschlusses bedarf es einer regelmäßigen Bewertung der Funktionsweise des FWS und der Wirksamkeit seines Beitrags zum Schutz der finanziellen Interessen der Union -
BESCHLIESST:
ABSCHNITT 1
ALLGEMEINE VORSCHRIFTEN
Artikel 1
Gegenstand, Geltungsbereich und Ziel
1. Mit diesem Beschluss wird das Frühwarnsystem („FWS“) eingerichtet, das von den Anweisungsbefugten der Kommission und der Exekutivagenturen zu verwenden ist, wenn sie den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Union und die übrigen von der Union verwalteten Mittel ausführen.
2. Das FWS leistet einen Beitrag zum Schutz der finanziellen Interessen der Union und zur Wahrung des Ansehens der Union sowie zur Betrugsbekämpfung und zur wirtschaftlichen Haushaltsführung.
3. Der Zweck des FWS besteht darin,
a)
durch die Registrierung von Warnmeldungen die zuständigen Anweisungsbefugten der Kommission und der Exekutivagenturen darüber zu informieren, dass eine Person, durch die die finanziellen Interessen oder das Ansehen der Union oder sonstige von der Union verwaltete Mittel gefährdet werden könnten, und
b)
den zuständigen Anweisungsbefugten in die Lage zu versetzen, auf der Grundlage von Warnmeldungen Überprüfungen durchzuführen oder geeignete Maßnahmen, einschließlich der in Abschnitt 4 aufgeführten Maßnahmen, zu ergreifen.
4. Die Informationen leisten einen Beitrag zu Folgendem:
a)
Vermeidung von Risiken durch Überprüfungen mithilfe frühzeitig verfügbarer Informationen, die über eine Person wegen des Verdachts auf eine der folgenden Handlungen oder diesbezüglicher Feststellungen vorliegen:
-
schwerwiegender Fehler oder Unregelmäßigkeit,
-
berufliche Verfehlung,
-
schwere Vertragsverletzung oder
-
Betrug, Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 (9);
b)
Ausschluss einer Person gemäß Artikel 106 Absatz 1 und Artikel 109 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates („Haushaltsordnung“).
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieses Beschlusses bezeichnet der Begriff
a)
„Rechnungsführer“ den Rechnungsführer der Kommission oder den ihm unterstehenden Bediensteten, dem der Rechnungsführer bestimmte Aufgaben gemäß Artikel 69 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 übertragen hat;
b)
„zuständiger Anweisungsbefugter“ den bevollmächtigten Anweisungsbefugten der Kommission im Sinne des Artikels 65 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012, der im Einklang mit den Internen Vorschriften für die Ausführung des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union („Haushalt“) verantwortlich ist, einschließlich der Direktoren der Exekutivagenturen, ferner die nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten im Sinne des Artikels 65 dieser Verordnung, die die Funktion eines Direktors ausüben, und die Leiter von Delegationen der Union, die als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte der Kommission im Einklang mit Artikel 56 Absatz 2 dieser Verordnung tätig sind;
c)
„betroffene Person“ eine bestimmbare Person nach der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr;
d)
„Feststellungen“ einen erwiesenen Sachverhalt, der während der Durchführung einer rechtlichen Verpflichtung entdeckt wurde, oder im Zusammenhang mit Prüfungen oder Untersuchungen erfasst wurde, die vom Rechnungshof, vom Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) beziehungsweise vom Internen Auditdienst (IAS) durchgeführt wurden, oder im Zusammenhang mit sonstigen unter der Verantwortung des zuständigen Anweisungsbefugten vorgenommenen Prüfungen und Kontrollen;
e)
„rechtliche Verpflichtung“ eine Verpflichtung, die von der Kommission gemäß Teil 1 Titel V bis VIII und Teil 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 eingegangen wurde;
f)
„Person“ jede nachstehend aufgelistete natürliche oder juristische Person oder Einrichtung ohne Rechtspersönlichkeit:
-
einen Empfänger gemäß der Definition in Artikel 2 Buchstabe i der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012,
-
einen Bewerber oder Bieter,
-
einen Finanzhilfeantragsteller,
-
einen Teilnehmer an einem Wettbewerb zur Vergabe eines Preisgeldes,
-
einen vergüteten externen Sachverständigen gemäß Artikel 204 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012,
-
eine Person mit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnis gegenüber einer anderen juristischen Person nach Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben b und e der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012;
g)
„berufliche Verfehlung“ einen Verstoß gegen Gesetze, sonstige Vorschriften oder ethische Normen des Berufsstands, dem die Person angehört, sowie jedes fehlerhafte Verhalten, das sich auf deren berufliche Glaubwürdigkeit auswirkt;
h)
„Unterauftragnehmer“ einen Wirtschaftsteilnehmer, der von einem Bewerber, Bieter oder Auftragnehmer zur Ausführung eines Teils des Auftrags vorgeschlagen wird, ohne dass zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und ihm eine direkte rechtliche Verpflichtung besteht;
i)
„schwerwiegender Fehler oder Unregelmäßigkeit“ einen schwerwiegenden Fehler oder eine Unregelmäßigkeit gemäß der Definition in Artikel 166 Absatz 2 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012;
j)
„Ansprechpartner für Warnmeldungen“ die Person in dem für den Antrag zuständigen Dienst, die mit der Warnung bis zu deren Löschung betraut ist.
Artikel 3
Funktionsweise des FWS
1. Der Rechnungsführer sorgt für die gebotenen technischen Vorkehrungen zur wirksamen Anwendung des FWS und für dessen Überwachung.
Der Rechnungsführer nimmt den Eintrag, die Änderung, Verlängerung oder Löschung der vom zuständigen Anweisungsbefugten beantragten FWS-Warnmeldungen vor.
2. Der Rechnungsführer erlässt Durchführungsmaßnahmen für technische Aspekte und damit zusammenhängende Verfahren, auch sicherheitstechnischer Art, fest.
Der Rechnungsführer setzt die Dienststellen der Kommission und die Exekutivagenturen von diesen Maßnahmen in Kenntnis.
Artikel 4
Befugnis zur Beantragung, Änderung, Verlängerung oder Löschung einer Warnmeldung und diesbezügliches Verfahren
1. Nur der zuständige Anweisungsbefugte kann die Registrierung, Änderung, Verlängerung oder Löschung von Warnmeldungen beantragen.
2. Der zuständige Anweisungsbefugte richtet den Antrag auf Registrierung, Änderung, Verlängerung oder Löschung von Warnmeldungen an den Rechnungsführer. Der zuständige Anweisungsbefugte verwendet das Formular im Anhang dieses Beschlusses.
3. Der in Artikel 8 genannte Ansprechpartner für Warnmeldungen überprüft vor der Übermittlung des Antrags an den Rechnungsführer, ob die Anforderungen gemäß Artikel 11 oder 12 erfüllt sind.
Artikel 5
Zugang zum FWS
Die Dienststellen der Kommission und die Exekutivagenturen haben über das zentrale Rechnungsführungssystem der Kommission direkten Zugang zu den im FWS enthaltenen Informationen.
Die Dienststellen der Kommission oder die Exekutivagenturen, die für ein lokales System verantwortlich sind, können dieses zentrale Rechnungsführungssystem für den Zugang zu den im FWS gespeicherten Informationen nutzen, wenn die Datenkonsistenz zwischen dem lokalen System und dem zentralen Rechnungsführungssystem garantiert ist.
Artikel 6
Verwendung des FWS
Die im FWS gespeicherten Informationen können nur für die Ausführung des Haushaltsplans sowie aller übrigen von der Union verwalteten Mittel verwendet werden. Davon bleiben die Informationen in der zentralen Ausschlussdatenbank (CED) nach Artikel 1 Absatz 2 und Artikel 1 Absatz 3 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1302/2008 (10) unberührt.
Das OLAF kann die im FWS und in der CED enthaltenen Informationen für seine Untersuchungen gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des OLAF und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 (OLAF-Verordnung) und für Betrugsverhütungsmaßnahmen einschließlich Risikoanalysen verwenden.
Artikel 7
Zeitlicher Ablauf der Abfrage des FWS
Der zuständige Anweisungsbefugte prüft in den folgenden Phasen, ob im FWS eine Warnmeldung für eine Person vorliegt:
a)
vor der Eingabe einer Einzelmittelbindung;
b)
vor der Eingabe einer globalen Mittelbindung, falls die Person in dieser Phase bekannt ist;
c)
bei vorläufigen Mittelbindungen vor Abschluss der rechtlichen Verpflichtung, die den Anspruch auf Folgezahlungen begründet, es sei denn sie betrifft die Zahlung von Dienstbezügen oder die Erstattung von Reisekosten im Zusammenhang mit Sitzungen und Auswahlverfahren;
d)
bei Vergabe- oder Gewährungsverfahren, Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes und Aufforderungen zur Interessenbekundung spätestens vor dem Vergabebeschluss;
e)
bei einem Vergabeverfahren in den Fällen, in denen der öffentliche Auftraggeber die Zahl der zur Abgabe eines Angebots aufgeforderten Bewerber begrenzt, bevor die Auswahl der Bewerber abgeschlossen ist;
f)
vor jeder Zahlung, es sei denn es handelt sich um die Zahlung von Dienstbezügen oder die Erstattung von Reisekosten im Zusammenhang mit Sitzungen und Auswahlverfahren.
Artikel 8
Ansprechpartner für Warnmeldungen
Der Ansprechpartner für Warnmeldungen
a)
erstellt den Antrag auf Registrierung einer Warnmeldung;
b)
übermittelt den Antrag und jede andere mit der Warnmeldung zusammenhängende Information an den Rechnungsführer;
c)
stellt die Informationen bereit, die es anderen zuständigen Anweisungsbefugten ermöglichen, Überprüfungen vorzunehmen und über die in Abschnitt 4 beschriebenen Konsequenzen zu entscheiden.
ABSCHNITT 2
IN DAS FWS EINGEGEBENE INFORMATIONEN
Artikel 9
Kategorien von Warnmeldungen
1. Die FWS-Warnmeldungen werden in eine der beiden nachstehenden Kategorien unterteilt:
a)
„Prüfungswarnungen“, wenn bei einer Person der Verdacht auf Betrug, Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012, auf schwerwiegende Fehler oder eine Unregelmäßigkeit, berufliche Verfehlung oder schwere Vertragsverletzung besteht oder diesbezügliche Feststellungen gemacht wurden;
b)
„Ausschlusswarnungen“, wenn eine Person im Einklang mit den Ausschlussgründen gemäß Artikel 106 Absatz 1 und Artikel 109 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ausgeschlossen wird.
2. Für eine Person können unterschiedliche, aus verschiedenen Gründen registrierte Warnmeldungen bestehen.
Artikel 10
In den FWS-Warnmeldungen enthaltene Informationen
Die FWS-Warnmeldungen enthalten folgende Informationen:
a)
Identität der Person;
b)
Art der Warnmeldung;
c)
Gültigkeitsdauer der Warnmeldung;
d)
Gründe, aus denen eine Person die finanziellen Interessen oder das Ansehen der Union oder sonstige von der Union verwaltete Mittel gefährdet;
e)
Informationen im Zusammenhang mit dem kontradiktorischen Verfahren;
f)
Name des zuständigen Anweisungsbefugten;
g)
Name des Ansprechpartners für Warnmeldungen gemäß Artikel 8 dieses Beschlusses.
Artikel 11
Prüfungswarnungen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte kann eine Prüfungswarnung beantragen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
a)
Das OLAF hat den zuständigen Anweisungsbefugten im Einklang mit der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 informiert, wenn es sich bei seinen Untersuchungen als unter Umständen sinnvoll erweist, Maßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union zu ergreifen;
b)
der Europäische Rechnungshof übermittelte der Kommission beziehungsweise der IAS übermittelte dem zuständigen Anweisungsbefugten Hinweise auf Betrug, Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 oder auf schwerwiegende Fehler, eine Unregelmäßigkeit, berufliche Verfehlung oder schwere Vertragsverletzung im Zusammenhang mit einer Person;
c)
der zuständige Anweisungsbefugte führte eine Überprüfung, Prüfung oder Kontrolle durch, die Hinweise auf Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 oder auf schwerwiegende Fehler, eine Unregelmäßigkeit, berufliche Verfehlung oder schwere Vertragsverletzung im Zusammenhang mit einer Person ergab, oder erhielt Informationen über eine derartige Überprüfung, Prüfung oder Kontrolle.
2. Die Gültigkeitsdauer einer Prüfungswarnung beträgt höchstens ein Jahr. Sie wird gelöscht, wenn eine Ausschlusswarnung beantragt wird oder eine Prüfung nicht mehr notwendig ist.
3. Am Ende des in Absatz 2 genannten Zeitraums wird die Prüfungswarnung automatisch gelöscht.
4. Der zuständige Anweisungsbefugte kann eine Verlängerung der Prüfungswarnung beantragen, wenn das OLAF mitteilt, dass die Schlussfolgerungen der in Absatz 1 genannten Untersuchungen zwar noch nicht vorliegen, die Aufrechterhaltung der Prüfungswarnung aber durch die Untersuchungen gerechtfertigt ist. Der zuständige Anweisungsbefugte kann auch eine Verlängerung der Prüfungswarnung beantragen, wenn die Bedingungen gemäß Absatz 1 Buchstaben b und c noch erfüllt sind.
5. Der zuständige Anweisungsbefugte begründet, warum die Verlängerung zum Schutz der finanziellen Interessen und des Ansehens der Union notwendig ist.
6. Eine Verlängerung gilt als neuer Antrag für eine Prüfungswarnung.
Artikel 12
Ausschlusswarnungen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte beantragt eine Ausschlusswarnung in den in Artikel 106 Absatz 1 und Artikel 109 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Fällen.
2. Eine Ausschlusswarnung wird am Ende des Ausschlusszeitraums gelöscht.
3. Eine Ausschlusswarnung wird vom FWS automatisch in die CED eingegeben.
Artikel 13
Vom OLAF übermittelte Informationen
Übermittelt das OLAF Informationen im Einklang mit Artikel 7 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013, um den zuständigen Anweisungsbefugten bei der Entscheidung über Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Union zu unterstützen, oder im Einklang mit Artikel 11 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013, so beinhalten diese Informationen Folgendes:
a)
den Namen der jeweiligen Person;
b)
eine Zusammenfassung des betreffenden Sachverhalts und der bei der Untersuchung festgestellten Risiken. Die Zusammenfassung sollte so umfangreich sein, dass es der Person ermöglicht wird, gemäß Artikel 16 dieses Beschlusses gebührend angehört zu werden;
c)
etwaige besondere empfohlene Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit, insbesondere in Fällen, in denen ein Rückgriff auf nach Maßgabe der nationalen Untersuchungsvorschriften in die Zuständigkeit einer nationalen Justizbehörde, sowie, bei externen Untersuchungen, in die Zuständigkeit einer nationalen Behörde fallende Untersuchungsmaßnahmen erforderlich ist.
ABSCHNITT 3
VERFAHRENSTECHNISCHE BESTIMMUNGEN FÜR DIE REGISTRIERUNG EINER WARNMELDUNG
Artikel 14
Vorabkonsultation zentraler Dienststellen bei Prüfungswarnungen
Bevor der zuständige Anweisungsbefugte beschließt, die Registrierung einer Prüfungswarnung auf der Grundlage der vom OLAF im Einklang mit Artikel 7 Absatz 6 und Artikel 11 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 übermittelten Informationen zu beantragen, konsultiert er die Generaldirektion Haushalt (Zentraler Finanzdienst) und, wenn dies angebracht ist, den Juristischen Dienst in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013.
Artikel 15
Bewertung von Ausschlusswarnungen durch zentrale Dienste
Bevor eine Ausschlusswarnung bei den Fällen gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben b, c, e und Artikel 109 Absatz 1 auf Vorschlag des zuständigen Anweisungsbefugten und die dafür angemessene Gültigkeitsdauer beantragt wird, wird eine zentrale Bewertung von der Generaldirektion Haushalt und vom Juristischen Dienst durchgeführt. Wenn die vom zuständigen Anweisungsbefugten vorgeschlagene Ausschlussmeldung auf vom OLAF übermittelten Informationen beruht, wird diese Bewertung in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF vorgenommen.
Artikel 16
Recht auf Anhörung
1. Für die Registrierung von Warnmeldungen gelten folgende Bestimmungen:
a)
In allen Fällen, in denen der zuständige Anweisungsbefugte plant, die Registrierung einer Ausschlusswarnung zu beantragen oder eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten, gibt er der jeweiligen Person zuerst Gelegenheit, ihren Standpunkt schriftlich darzulegen. Der zuständige Anweisungsbefugte gibt der Person hierfür mindestens 14 Kalendertage Zeit. Gleichzeitig informiert der zuständige Anweisungsbefugte die Person darüber, dass, falls sie nicht reagiert, die Warnmeldung registriert wird.
Wenn dies angebracht ist, gibt der zuständige Anweisungsbefugte der Person Gelegenheit, ihren Standpunkt auf der Grundlage der vom OLAF vorgelegten Informationen darzulegen.
b)
Falls sich durch die Angaben der Person nichts an der Bewertung des zuständigen Anweisungsbefugten ändert, beantragt Letzterer beim Rechnungsführer die Eingabe der Warnmeldung.
Falls aufgrund der Angaben der Person eine Warnmeldung nach dem Dafürhalten des zuständigen Anweisungsbefugten unangemessen oder unnötig ist, wird die Warnmeldung nicht eingegeben und die Person davon in Kenntnis gesetzt.
Der Rechnungsführer bestätigt gegebenenfalls gegenüber dem zuständigen Anweisungsbefugten die Registrierung der Warnmeldung im FWS.
c)
Der zuständige Anweisungsbefugte setzt die Person von der Eingabe der Warnmeldung und deren Gültigkeitsdauer in Kenntnis. Dies ist jedoch nicht notwendig, wenn die Person der Aufforderung zur schriftlichen Stellungnahme nicht nachgekommen ist.
2. Der zuständige Anweisungsbefugte kann die Registrierung einer Ausschlusswarnung bei den in Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe e der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Fällen vorbehaltlich einer Entscheidung über die Gültigkeitsdauer des Ausschlusses beantragen, noch bevor er der Person Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts gegeben hat. Der zuständige Anweisungsbefugte gibt der Person Gelegenheit, ihren Standpunkt zur Gültigkeitsdauer des Ausschlusses darzulegen.
3. Der zuständige Anweisungsbefugte kann die Registrierung einer Ausschlusswarnung bei den in Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Situationen beantragen, noch bevor er der Person Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts gegeben hat, falls ihm eine amtliche Darstellung der Situation vorliegt. Der zuständige Anweisungsbefugte setzt die Person von der Registrierung der Ausschlusswarnung in Kenntnis.
4. Der zuständige Anweisungsbefugte kann es ausnahmsweise aufschieben, der Person Gelegenheit zu geben, ihren Standpunkt schriftlich darzulegen, bevor er die Registrierung einer Ausschlusswarnung beantragt oder eine Handlung setzt, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten, sofern zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen, die Vertraulichkeit der Untersuchung oder nationaler Gerichtsverfahren auch dann zu wahren, wenn die Registrierung einer Warnmeldung eingeleitet wird.
5. Wenn das OLAF den zuständigen Anweisungsbefugten im Einklang mit Artikel 13 informiert, gibt es an, ob die Vertraulichkeit der Untersuchung oder eines nationales Gerichtsverfahrens zu wahren ist und ob es aufgeschoben werden muss, der Person Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts zu geben.
6. Die Person erhält Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts, sobald die Gründe für die Wahrung der Vertraulichkeit der Untersuchung oder nationaler Gerichtsverfahren weggefallen sind.
Artikel 17
Datenschutz und Rechte von betroffenen Personen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte informiert die betroffenen Personen darüber, dass die sie betreffenden Daten in das FWS aufgenommen werden dürfen, und teilt ihnen mit, an wen die Daten weitergegeben werden dürfen. Diese allgemeinen Informationen werden insbesondere in Ausschreibungen, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen, Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes, und in Ermangelung von Ausschreibungen und Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen vor der Vergabe von Aufträgen oder der Gewährung von Finanzhilfen schriftlich bekanntgegeben.
2. Der zuständige Anweisungsbefugte, der die Registrierung einer Warnmeldung beantragt, ist für die Kontakte mit der Person, deren Daten in das FWS eingegeben werden, verantwortlich. Er bearbeitet zudem die Anträge der jeweiligen Person auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten und alle sonstigen Anträge oder Fragen dieser Person.
3. Eine Person kann auch beim Rechnungsführer schriftlich anfragen, ob sie im FWS registriert ist.
Der Rechnungsführer erteilt diese Auskunft, es sei denn der zuständige Anweisungsbefugte beschließt im Einvernehmen mit dem OLAF, falls dies angebracht ist, dass die Einschränkungen gemäß Artikel 20 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 gelten.
4. Gelöschte Warnmeldungen werden nur für Prüf- oder Untersuchungszwecke zugänglich gemacht und sind für die Nutzer des FWS nicht sichtbar.
Personenbezogene Daten in Warnmeldungen über natürliche Personen bleiben jedoch nur fünf Jahre nach Löschung der Warnmeldung für diese Zwecke zugänglich.
Artikel 18
Überprüfung der Warnmeldung
Falls die Person, für die eine Warnmeldung im FWS registriert ist, neue Nachweise dafür vorlegt, dass die Gründe für die Registrierung weggefallen sind, beantragt der zuständige Anweisungsbefugte die Löschung der Warnmeldung.
Die Person, für die eine Ausschlusswarnung im FWS registriert ist, kann eine Beschwerde beim Bürgerbeauftragten einreichen und eine gerichtliche Überprüfung beantragen.
ABSCHNITT 4
KONSEQUENZEN DER WARNMELDUNGEN
Artikel 19
Allgemeine Bestimmungen über die Konsequenzen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte ersucht den Ansprechpartner für Warnmeldungen um alle zweckdienlichen Informationen, die ihm eine Entscheidung über die in diesem Abschnitt beschriebenen Konsequenzen ermöglichen.
2. Wenn der zuständige Anweisungsbefugte auf der Grundlage der vom OLAF vorgelegten Informationen die Registrierung einer Prüfungswarnung gemäß Artikel 11 beantragt, geht er nach dem in Artikel 14 oder 15 festgelegten Verfahren vor und trifft eine Entscheidung über die Konsequenzen in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF und im Einklang mit der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013.
3. Wenn der zuständige Anweisungsbefugte eine Entscheidung über die Konsequenzen trifft, berücksichtigt er bei allen Warnmeldungen die nachstehenden Kriterien:
a)
die Risiken für die finanziellen Interessen und das Ansehen der Union;
b)
den Betrag und die Gültigkeitsdauer der rechtlichen Verpflichtung;
c)
die Dringlichkeit der Umsetzung der rechtlichen Verpflichtung;
d)
die Art des Sachverhalts;
e)
den Schweregrad des Sachverhalts; und
f)
die möglichen Konsequenzen für die Umsetzung der rechtlichen Verpflichtung.
Bei Ausschlusswarnungen berücksichtigt der zuständige Anweisungsbefugte auch, welcher Art und wie schwerwiegend die Ausschlussgründe sind und dass die Kontinuität des Dienstes zu gewährleisten ist.
4. In jedem Fall begründet der zuständige Anweisungsbefugte seine Entscheidung über die Konsequenzen schriftlich.
Artikel 20
Konsequenzen von Prüfungswarnungen
1. Im Fall von Vergabe- oder Gewährungsverfahren oder Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes kann die Prüfung Folgendes umfassen:
a)
Der zuständige Anweisungsbefugte kann zusätzliche Nachweise anfordern, so wie dies in dem jeweiligen Vergabe- oder Gewährungsverfahren oder Wettbewerb zur Vergabe eines Preisgeldes festgelegt ist.
b)
Bei einem Gewährungsverfahren wird das mit der Vorfinanzierung verbundene Risiko analysiert.
2. Im Fall einer rechtlichen Verpflichtung kann diese Prüfung Folgendes umfassen:
a)
Es wird geprüft, ob die Maßnahme mit der rechtlichen Verpflichtung, auch hinsichtlich der Einhaltung der Fristen und des Inhalts der zu erbringenden Leistungen, im Einklang steht.
b)
Bei bestehenden Finanzhilfen wird die Förderfähigkeit von Ausgaben vor der Zahlung geprüft oder eine Überprüfung oder Kontrolle vor Ort durchgeführt.
Artikel 21
Recht auf Anhörung nach einer Prüfungswarnung
Das in Artikel 15 dieses Beschlusses geregelte Verfahren und das in Artikel 16 dieses Beschlusses geregelte Recht auf Anhörung gelten auch dann, wenn ein zuständiger Anweisungsbefugter infolge einer Prüfungswarnung beabsichtigt, eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten.
Artikel 22
Konsequenzen von Ausschlusswarnungen für Verfahren und rechtliche Verpflichtungen
1. Im Fall von Vergabe- oder Gewährungsverfahren oder Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes schließt der zuständige Anweisungsbefugte eine Person, für die eine Ausschlusswarnung besteht, von der Teilnahme an Vergabe- oder Gewährungsverfahren aus, es sei denn, dass die in Artikel 106 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 festgelegten Bedingungen erfüllt sind und die Person eine Monopolstellung innehat.
2. Im Fall bestehender rechtlicher Verpflichtungen trifft der zuständige Anweisungsbefugte eine Entscheidung über die Konsequenzen, nämlich darüber, ob:
a)
die Durchführung des Auftrags oder der Finanzhilfe fortgesetzt wird und geeignete Prüfungen vorgenommen werden,
b)
die Zahlungsfrist im Einklang mit Artikel 92 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ausgesetzt wird,
c)
Zahlungen im Einklang mit Artikel 208 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 ausgesetzt werden,
d)
die Durchführung des Auftrags oder der Finanzhilfe im Einklang mit Artikel 116 und Artikel 135 Absatz 5 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ausgesetzt wird,
e)
die rechtliche Verpflichtung beendet wird, wenn die darin enthaltenen Bestimmungen die Beendigung auf der Grundlage der Informationen, die zur Registrierung der Warnmeldung führten, vorsieht.
3. Handelt es sich bei der Person um einen Unterauftragnehmer, verlangt der zuständige Anweisungsbefugte vom Bieter, Bewerber oder Auftragnehmer, den Unterauftragnehmer zu ersetzen.
Artikel 23
Konsequenzen von Ausschlusswarnungen für Haushaltsvorgänge
1. Im Fall einer Ausschlusswarnung bestätigt der zuständige Anweisungsbefugte, falls dies angebracht ist, im Rechnungsführungssystem, dass die Zahlung trotz einer bestehenden Warnmeldung durchgeführt werden sollte.
2. Ist eine Ausschlusswarnung registriert, wird weder eine Einzelmittelbindung vorgenommen, noch eine individuelle rechtliche Verpflichtung in der Haushaltsbuchführung im Rahmen einer globalen Mittelbindung erfasst, noch eine rechtliche Verpflichtung im Rahmen einer vorläufigen Mittelbindung eingegangen, es sei denn die Person hat unter den Bedingungen gemäß Artikel 106 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 eine Monopolstellung inne.
ABSCHNITT 5
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 24
Aufhebung
Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom über das von den Anweisungsbefugten der Kommission und den Exekutivagenturen zu verwendende Frühwarnsystem wird aufgehoben.
Artikel 25
Übergangsbestimmungen
1. Gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom werden registrierte Ausschlusswarnungen werden solange aufrechterhalten, bis ihre Gültigkeit gemäß jenem Beschluss endet.
2. Gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom registrierte W1-, W2- und W3b-Warnmeldungen werden als Prüfungswarnungen im Sinne des vorliegenden Beschlusses angesehen.
3. W3a- und W4-Warnmeldungen werden bis zum 1. Juli 2015 unter den im Beschluss 2008/969/EG, Euratom festgelegten Bedingungen registriert. Für die Zwecke von Abschnitt 4 dieses Beschlusses werden W3a- und W4-Warnmeldungen als Prüfungswarnungen im Sinne des vorliegenden Beschlusses angesehen. Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom gilt für W5b-Warnmeldungen bis zum 1. Juli 2015.
Artikel 26
Veröffentlichung
Dieser Beschluss wird im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
Brüssel, den 13. November 2014
DECISIONE DELLA COMMISSIONE
del 13 novembre 2014
sul sistema di allarme rapido ad uso degli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive
(2014/792/UE)
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica,
visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (1), in particolare l'articolo 56, paragrafo 1,
visto il regolamento (CE) n. 215/2008 del Consiglio, del 18 febbraio 2008, recante il regolamento finanziario per il 10o Fondo europeo di sviluppo (2), in particolare l'articolo 17,
visto il regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio (3), in particolare l'articolo 7, paragrafo 6, e l'articolo 11,
considerando quanto segue:
(1)
La Commissione, che è responsabile dell'esecuzione del bilancio generale dell'Unione europea e di tutti gli altri fondi gestiti dall'Unione nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria di cui agli articoli da 30 a 33 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, ha l'obbligo di combattere la frode e ogni altra attività illecita che leda gli interessi finanziari delle Comunità. Per garantire che gli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive siano pienamente informati delle minacce per gli interessi finanziari dell'Unione, occorre stabilire norme interne in aggiunta alla decisione C(2014)2784 della Commissione (4).
(2)
Per combattere le frodi e tutelare gli interessi finanziari dell'Unione, la Commissione utilizza la banca dati centrale sull'esclusione (CED) di cui all'articolo 108 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e al regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008 della Commissione, del 17 dicembre 2008, riguardante la base centrale di dati sull'esclusione (5), nonché il sistema di allarme rapido (SAR) di cui alla decisione 2008/969/CE, Euratom della Commissione, del 16 dicembre 2008, sul sistema di allarme rapido ad uso degli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive (6). In attesa dell'adozione della proposta di modifica del regolamento finanziario (7) da parte dell'autorità legislativa, occorre garantire che il SAR possa continuare a funzionare in modo efficiente.
(3)
Nel periodo intermedio, la finalità del SAR dovrebbe rimanere sostanzialmente la stessa, cioè garantire la circolazione, all'interno della Commissione e delle sue agenzie esecutive, di informazioni riservate relative a persone che potrebbero rappresentare una minaccia per gli interessi finanziari e la reputazione dell'Unione o per tutti gli altri fondi gestiti dall'Unione.
(4)
Considerato che, su delega della Commissione, i direttori delle agenzie esecutive acquisiscono lo status di ordinatori per quanto riguarda l'esecuzione degli stanziamenti operativi, questi dovrebbero avere accesso al SAR allo stesso titolo dei servizi della Commissione per quanto riguarda la gestione degli stanziamenti amministrativi e operativi.
(5)
Considerato che, quando agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati della Commissione conformemente all'articolo 56, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, i capi delle delegazioni dell'Unione acquisiscono lo status di ordinatori per quanto riguarda l'esecuzione degli stanziamenti operativi, questi dovrebbero avere accesso al SAR allo stesso titolo dei servizi della Commissione per quanto riguarda la gestione degli stanziamenti amministrativi e operativi.
(6)
A norma dell'articolo 7, paragrafo 6, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio, l'Ufficio deve informare senza indugio i servizi della Commissione delle indagini in corso qualora tali indagini indichino che potrebbe essere opportuno adottare misure amministrative cautelari al fine di tutelare gli interessi finanziari dell'Unione. Inoltre, a norma dell'articolo 11 del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, al termine di un'indagine l'OLAF deve redigere una relazione e formulare, ove opportuno, raccomandazioni sulle misure che devono essere adottate, in particolare dalle istituzioni. Per consentire all'ordinatore competente di chiedere la registrazione di un avviso, è necessario precisare le informazioni che l'OLAF deve comunicare alla Commissione.
(7)
L'OLAF dovrebbe avere accesso al SAR per svolgere i compiti di investigazione previsti dal mandato e le attività di intelligence e prevenzione delle frodi di cui al regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.
(8)
Per motivi di semplificazione, sarebbe opportuno rendere meno complesso il funzionamento del SAR, ridurre il numero delle categorie di avvisi, chiarirne il campo di applicazione e fare in modo che la loro denominazione sia di immediata comprensione.
(9)
Gli avvisi di verifica basati sulle informazioni trasmesse dall'OLAF dovrebbero essere proposti dall'ordinatore competente previa consultazione della direzione generale del Bilancio e del servizio giuridico, in stretta collaborazione con l'OLAF.
(10)
Gli avvisi di esclusione dovrebbero essere proposti alla Commissione dall'ordinatore competente e, ove opportuno, valutati a livello centralizzato dalla direzione generale del Bilancio e dal servizio giuridico. Gli avvisi di esclusione proposti in base a informazioni trasmesse dall'OLAF dovrebbero essere valutati in stretta collaborazione con l'OLAF. Dovrebbe essere applicata la stessa procedura quando l'ordinatore competente prevede di adottare una misura che potrebbe ledere i diritti della persona interessata.
(11)
L'ordinatore competente dovrebbe decidere, in stretta collaborazione con l'OLAF, in merito alle conseguenze necessarie per tutelare gli interessi finanziari dell'Unione e informare l'OLAF di tale decisione.
(12)
L'ordinatore competente dovrebbe provvedere a chiedere la registrazione, la modifica, l'eliminazione o il rinnovo degli avvisi. Per mantenere un livello di controllo adeguato, tali richieste dovrebbero essere presentate al livello gerarchico indicato nella decisione C(2014) 2784 della Commissione.
(13)
Il contabile dovrebbe adottare le disposizioni tecniche necessarie per l'applicazione effettiva del SAR tramite il sistema contabile centrale della Commissione.
(14)
Informazioni dettagliate sugli ordini di recupero e sui sequestri cautelativi presso terzi saranno messe a disposizione di tutti i servizi della Commissione e delle agenzie esecutive tramite il sistema contabile centrale della Commissione. Gli avvisi W3a (sequestri cautelativi) e W4 (ordini di recupero) di cui alla decisione 2008/969/CE, Euratom non dovrebbero più essere utilizzati. Queste informazioni non bastano a giustificare sistematicamente un avviso, ma richiedono un'analisi di tutte le circostanze specifiche del caso da parte dell'ordinatore competente per poter decidere se sia necessario o meno registrare un avviso.
(15)
Il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (8), prevede che il trattamento dei dati personali da parte della Commissione rispetti i requisiti di legge in materia di trattamento e di trasferimento dei dati ivi contenuti e che tale trattamento sia sottoposto ad un controllo preventivo da parte del Garante europeo della protezione dei dati previa notifica da parte del funzionario della Commissione responsabile della protezione dei dati.
(16)
Le disposizioni in materia di protezione dei dati dovrebbero definire i diritti delle persone i cui dati sono o potrebbero essere introdotti nel SAR.
(17)
Alcuni diritti alla protezione dei dati sono soggetti alle deroghe previste all'articolo 20 del regolamento (CE) n. 45/2001, che devono essere esaminate caso per caso e applicate su base temporanea. Le decisioni relative all'applicazione di tali deroghe dovrebbero essere prese dal servizio responsabile della richiesta di inserimento, modifica, compresa la rettifica, o eliminazione dei dati pertinenti.
(18)
Alla persona oggetto di un eventuale avviso di esclusione dovrebbe essere data la possibilità di esprimere il proprio parere per iscritto prima della richiesta di registrazione del relativo avviso nel SAR. Dovrebbe essere data la stessa possibilità quando l'ordinatore competente prevede di adottare una misura che potrebbe ledere i diritti della persona interessata.
(19)
Questa possibilità dovrebbe essere differita, in via eccezionale e in presenza di motivi preminenti e legittimi, per garantire il carattere riservato dell'indagine o dei procedimenti giudiziari nazionali.
(20)
La decisione 2008/969/CE, Euratom dovrebbe continuare ad applicarsi fino al 1o luglio 2015 ove ciò sia necessario per garantire l'osservanza dei regolamenti del Consiglio relativi a misure restrittive adottate in base all'articolo 215 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE), fintanto che il sistema di contabilità per competenza (ABAC) non terrà conto delle informazioni contenute nella pertinente base dati del Servizio degli strumenti di politica estera. Questo avviene tramite la registrazione di un avviso W5b di cui alla decisione 2008/969/CE, Euratom.
(21)
La decisione 2008/969/CE, Euratom dovrebbe continuare ad applicarsi, fino al 1o luglio 2015, agli avvisi W3a e W4, che fino a tale data dovrebbero essere assimilati agli avvisi di verifica per l'applicazione della sezione 4 della presente decisione.
(22)
L'attuazione della presente decisione richiede una valutazione periodica del funzionamento del SAR e del suo effettivo contributo alla tutela degli interessi finanziari dell'Unione,
DECIDE:
SEZIONE 1
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Oggetto, campo di applicazione e finalità
1. La presente decisione istituisce il sistema di allarme rapido («SAR») che gli ordinatori della Commissione e le agenzie esecutive devono utilizzare in sede di esecuzione del bilancio generale dell'Unione europea e di tutti gli altri fondi gestiti dall'Unione.
2. Il SAR contribuisce alla tutela degli interessi finanziari dell'Unione e alla salvaguardia della sua immagine, alla lotta contro le frodi e a una sana gestione finanziaria.
3. Lo scopo del SAR è:
a)
informare, mediante la registrazione degli avvisi, gli ordinatori competenti della Commissione e delle agenzie esecutive che una persona potrebbe rappresentare una minaccia per gli interessi finanziari e l'immagine dell'Unione o per tutti gli altri fondi gestiti dall'Unione, nonché
b)
consentire all'ordinatore competente di effettuare verifiche o di adottare le misure del caso, comprese quelle di cui alla sezione 4, in base ad avvisi.
4. Le informazioni contribuiscono a garantire:
a)
la prevenzione dei rischi per mezzo di una verifica basata su informazioni, fornite tempestivamente, relative a persone per le quali si sospettino o si siano constatati:
-
errori sostanziali o irregolarità,
-
illeciti professionali,
-
gravi violazioni contrattuali oppure
-
frodi, corruzione o altre attività illegali lesive degli interessi finanziari dell'Unione europea di cui all'articolo 141 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 (9);
b)
l'esclusione di una persona a norma dell'articolo 106, paragrafo 1, e dell'articolo 109, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (il «RF»).
Articolo 2
Definizioni
Ai fini della presente decisione si intende per:
a)
«ordinatore», l'ordinatore della Commissione o il membro del personale posto sotto la sua responsabilità gerarchica a cui l'ordinatore ha delegato alcune funzioni in conformità dell'articolo 69 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
b)
«ordinatore competente», l'ordinatore delegato dalla Commissione ai sensi dell'articolo 65 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 responsabile, conformemente alle regole amministrative interne, dell'esecuzione del bilancio generale dell'Unione europea («il bilancio»); sono compresi i direttori delle agenzie esecutive, gli ordinatori sottodelegati di cui all'articolo 65 di tale regolamento che esercitano la funzione di direttore e i capi delle delegazioni dell'Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati della Commissione conformemente all'articolo 56, paragrafo 2, del medesimo regolamento;
c)
«persona a cui si riferiscono i dati», una persona identificabile ai sensi del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati;
d)
«constatazioni», fatti accertati durante l'adempimento di un impegno giuridico o registrati nell'ambito di audit o indagini svolti dalla Corte dei conti, dall'Ufficio antifrode (OLAF) o dal Servizio di audit interno (IAS) oppure di altri audit o controlli svolti sotto la responsabilità dell'ordinatore competente;
e)
«impegno giuridico», impegno assunto dalla Commissione conformemente ai titoli da V a VIII della parte 1 e alla parte 2 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
f)
«persona», qualsiasi persona fisica o giuridica o associazione senza personalità giuridica del seguente elenco:
-
destinatari ai sensi dell'articolo 2, punto i), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
-
candidati o offerenti;
-
persone che richiedono sovvenzioni;
-
partecipanti a un concorso a premi;
-
esperti esterni retribuiti a norma dell'articolo 204 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
-
persone con poteri di rappresentanza, decisione o controllo nei confronti di un'altra persona giuridica di cui all'articolo 106, paragrafo 1, lettere b) e e), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
g)
«illeciti professionali», violazione di leggi o normative o di standard etici della professione esercitata dalla persona, nonché qualsiasi comportamento scorretto che incida sulla sua credibilità professionale;
h)
«subcontraente», un operatore economico che è proposto da un candidato, da un offerente o da un contraente per l'esecuzione di una parte di un contratto, rispetto al quale l'amministrazione aggiudicatrice non ha alcun obbligo giuridico diretto;
i)
«errore sostanziale o irregolarità», un errore sostanziale o un'irregolarità ai sensi dell'articolo 166, paragrafo 2, del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012;
j)
«persona di contatto per l'avviso», la persona del servizio responsabile della richiesta che si occupa del fascicolo di avviso fino alla sua eliminazione.
Articolo 3
Funzionamento del SAR
1. Il contabile adotta le disposizioni tecniche necessarie per l'applicazione effettiva del SAR e la relativa vigilanza.
Il contabile inserisce, modifica, rinnova o elimina gli avvisi SAR su richiesta dell'ordinatore competente.
2. Il contabile adotta misure di esecuzione per gli aspetti tecnici e definisce le relative procedure, anche nel campo della sicurezza.
Il contabile notifica tali misure ai servizi della Commissione e alle agenzie esecutive.
Articolo 4
Poteri e procedura per la richiesta, la modifica, il rinnovo o l'eliminazione di un avviso
1. L'ordinatore competente è l'unico a poter chiedere la registrazione, la modifica, il rinnovo o l'eliminazione di un avviso.
2. L'ordinatore competente invia la richiesta di registrazione, modifica, rinnovo o eliminazione di un avviso al contabile utilizzando il formulario allegato alla presente decisione.
3. Prima di trasmettere la richiesta al contabile, la persona di contatto per l'avviso di cui all'articolo 8 verifica che siano rispettati tutti i requisiti di cui all'articolo 11 o all'articolo 12.
Articolo 5
Accesso al SAR
I servizi della Commissione e le agenzie esecutive hanno accesso diretto alle informazioni contenute nel SAR tramite il sistema contabile centrale della Commissione.
I servizi della Commissione o le agenzie esecutive responsabili di un sistema locale possono utilizzare il sistema contabile centrale per avere accesso alle informazioni contenute nel SAR, a condizione che sia garantita la coerenza dei dati tra il sistema locale e il sistema contabile centrale.
Articolo 6
Uso del SAR
Le informazioni contenute nel SAR possono essere utilizzate esclusivamente ai fini dell'esecuzione del bilancio e di tutti gli altri fondi gestiti dall'Unione. Questo non ha alcuna incidenza sulle informazioni contenute nella banca dati centrale sull'esclusione (di seguito «CED») di cui all'articolo 1, paragrafi 2 e 3, del regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008 (10).
L'OLAF può utilizzare le informazioni contenute nel SAR e nella CED per le sue indagini a norma del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio («regolamento OLAF») nonché per le sue attività di prevenzione delle frodi, compresa l'analisi dei rischi.
Articolo 7
Tempi di consultazione del SAR
L'ordinatore competente verifica l'eventuale presenza nel SAR di un avviso relativo a una persona nelle seguenti fasi:
a)
prima che sia sottoscritto un impegno di bilancio specifico;
b)
prima che sia sottoscritto un impegno di bilancio globale, se la persona è già nota in quella fase;
c)
nel caso di impegni di bilancio accantonati, prima di concludere l'impegno giuridico che costituisce il diritto a pagamenti ulteriori, a meno che tale impegno non riguardi le spese di personale e il rimborso delle spese di viaggio per la partecipazione a riunioni o concorsi;
d)
nel caso di procedure di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni, concorsi a premi e inviti a manifestare interesse, al più tardi prima che sia adottata la decisione di aggiudicazione;
e)
nel caso di una procedura di appalto, se l'amministrazione aggiudicatrice limita il numero di candidati invitati a presentare un'offerta, prima che venga completata la selezione dei candidati;
f)
prima di qualsiasi pagamento, a meno che esso non riguardi le spese di personale e il rimborso delle spese di viaggio per la partecipazione a riunioni o concorsi.
Articolo 8
Persona di contatto per l'avviso
La persona di contatto per l'avviso:
a)
prepara la richiesta di registrazione di un avviso;
b)
trasmette la richiesta al contabile, unitamente a tutte le altre informazioni relative all'avviso;
c)
fornisce le informazioni necessarie per consentire agli altri ordinatori competenti di effettuare verifiche o prendere le decisioni in merito alle conseguenze di cui alla sezione 4.
SEZIONE 2
INFORMAZIONI INSERITE NEL SAR
Articolo 9
Categorie di avvisi
1. Si distinguono due categorie di avvisi SAR:
a)
«avvisi di verifica», qualora in relazione a una persona si sospettino o si siano constatati frodi, corruzioni o altre attività illegali lesive degli interessi finanziari dell'Unione europea di cui all'articolo 141 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, errori sostanziali o irregolarità, illeciti professionali o gravi violazioni contrattuali;
b)
«avvisi di esclusione», quando una persona è esclusa per i motivi di cui all'articolo 106, paragrafo 1, e all'articolo 109, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
2. Una persona può essere oggetto di avvisi distinti per motivi diversi.
Articolo 10
Informazioni contenute negli avvisi SAR
Gli avvisi SAR contengono le seguenti informazioni:
a)
dati identificativi della persona;
b)
tipo di avviso;
c)
durata dell'avviso;
d)
motivi per i quali una persona rappresenta una minaccia per gli interessi finanziari e l'immagine dell'Unione o per tutti gli altri fondi gestiti dall'Unione;
e)
informazioni relative al procedimento in contraddittorio;
f)
nome dell'ordinatore competente;
g)
nome della persona di contatto per l'avviso di cui all'articolo 8 della presente decisione.
Articolo 11
Avvisi di verifica
1. L'ordinatore competente può chiedere un avviso di verifica se è soddisfatta una delle seguenti condizioni:
a)
l'OLAF ha informato l'ordinatore competente, a norma del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, qualora le sue indagini indichino che potrebbe essere opportuno adottare misure per tutelare gli interessi finanziari dell'Unione;
b)
la Corte dei conti europea ha trasmesso alla Commissione, o l'IAS ha trasmesso all'ordinatore competente, informazioni da cui risultino frodi, casi di corruzione o qualsiasi altra attività illegale lesiva degli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 141 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 oppure errori sostanziali o irregolarità, illeciti professionali o gravi violazioni contrattuali in relazione a una persona;
c)
l'ordinatore competente ha effettuato una verifica, un audit o un controllo da cui risultino frodi, casi di corruzione o qualsiasi altra attività illegale lesiva degli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 141 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 oppure errori sostanziali o irregolarità, illeciti professionali o gravi violazioni contrattuali in relazione a una persona, o ha ricevuto informazioni relative a tale verifica, audit o controllo.
2. Gli avvisi di verifica, la cui durata massima è di un anno, vengono eliminati quando è richiesto un avviso di esclusione o quando la verifica non è più necessaria.
3. Gli avvisi di verifica vengono eliminati automaticamente alla fine del periodo di cui al paragrafo 2.
4. L'ordinatore competente può chiedere il rinnovo dell'avviso di verifica qualora l'OLAF lo informi che, sebbene non siano ancora state elaborate conclusioni sulle indagini di cui al paragrafo 1, le indagini giustificano il mantenimento dell'avviso di verifica. L'ordinatore competente può inoltre chiedere il rinnovo dell'avviso di verifica se risultano ancora soddisfatte le condizioni di cui al paragrafo 1, lettere b) e c).
5. L'ordinatore competente spiega per quali motivi il rinnovo è necessario per tutelare gli interessi finanziari e l'immagine dell'Unione.
6. Un rinnovo equivale a una nuova richiesta di avviso di verifica.
Articolo 12
Avvisi di esclusione
1. L'ordinatore competente chiede un avviso di esclusione per i casi di cui all'articolo 106, paragrafo 1, o all'articolo 109, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
2. Gli avvisi di esclusione vengono eliminati alla fine del periodo di esclusione.
3. Gli avvisi di esclusione vengono automaticamente introdotti nella CED a partire dal SAR.
Articolo 13
Informazioni trasmesse dall'OLAF
Qualora l'OLAF trasmetta informazioni a norma dell'articolo 7, paragrafo 6, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 per aiutare l'ordinatore competente a decidere di adottare misure cautelari al fine di tutelare gli interessi finanziari dell'Unione, o in conformità dell'articolo 11 del regolamento UE, Euratom) n. 883/2013, queste informazioni comprendono:
a)
l'identità della persona interessata;
b)
una sintesi dei fatti in questione e dei rischi individuati nel corso dell'indagine, che deve essere sufficientemente dettagliata da consentire alla persona di essere effettivamente sentita a norma dell'articolo 16 della presente decisione;
c)
le eventuali misure particolari raccomandate per la tutela della riservatezza, soprattutto nei casi che comportano il ricorso a misure d'indagine di competenza di un'autorità giudiziaria nazionale oppure, nel caso di un'indagine esterna, di competenza di un'autorità nazionale, in conformità delle norme nazionali applicabili alle indagini.
SEZIONE 3
DISPOSIZIONI PROCEDURALI PER LA REGISTRAZIONE DI UN AVVISO
Articolo 14
Consultazione preliminare dei servizi centrali per gli avvisi di verifica
Prima di decidere di chiedere la registrazione di un avviso di verifica in base alle informazioni trasmesse dall'OLAF a norma dell'articolo 7, paragrafo 6, e dell'articolo 11 del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, l'ordinatore competente consulta la direzione generale del Bilancio (servizio finanziario centrale) e, se del caso, il servizio giuridico, in stretta collaborazione con l'OLAF conformemente al regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.
Articolo 15
Valutazione degli avvisi di esclusione da parte dei servizi centrali
Prima che sia richiesto un avviso di esclusione per i casi di cui all'articolo 106, paragrafo 1, lettere b), c) e e), e all'articolo 109, paragrafo 1, su proposta dell'ordinatore competente e che sia stabilita la relativa durata, la direzione generale del Bilancio e il servizio giuridico procedono a una valutazione centralizzata. Se l'avviso di esclusione proposto dall'ordinatore competente si basa sulle informazioni trasmesse dall'OLAF, la valutazione è effettuata in stretta collaborazione con l'OLAF.
Articolo 16
Diritto di essere sentiti
1. La registrazione degli avvisi è disciplinata dalle seguenti disposizioni:
a)
ove preveda di chiedere la registrazione di un avviso di esclusione o di adottare una misura che potrebbe ledere i diritti della persona interessata, l'ordinatore competente dà prima alla persona interessata la possibilità di esprimere il proprio parere per iscritto. La persona deve disporre di almeno 14 giorni di calendario per farlo. Al tempo stesso, l'ordinatore competente informa la persona che, in mancanza di risposta, l'avviso sarà registrato.
Ove opportuno, l'ordinatore competente dà alla persona la possibilità di esprimere il proprio parere in base alle informazioni fornite dall'OLAF.
b)
Se le osservazioni eventualmente formulate dalla persona non modificano la valutazione dell'ordinatore competente, quest'ultimo chiede al contabile di registrare l'avviso.
Se la persona formula osservazioni che, secondo l'ordinatore competente, rendono l'avviso sproporzionato o inutile, l'avviso non sarà registrato e la persona verrà debitamente informata.
Se del caso, il contabile confermerà la registrazione dell'avviso nel SAR all'ordinatore competente.
c)
L'ordinatore competente notificherà alla persona la registrazione e la durata dell'avviso. La notifica, tuttavia, non è necessaria se la persona non ha risposto all'invito a formulare le sue osservazioni per iscritto.
2. L'ordinatore competente può chiedere la registrazione di un avviso di esclusione per i casi di cui all'articolo 106, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, in attesa della decisione della Commissione sulla durata dell'esclusione, ancora prima di dare alla persona la possibilità di esprimere il proprio parere. L'ordinatore competente dà alla persona la possibilità di esprimere il proprio parere sulla durata dell'esclusione.
3. L'ordinatore competente può chiedere la registrazione di un avviso di esclusione per le situazioni di cui all'articolo 106, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, ancora prima di dare alla persona la possibilità di esprimere il proprio parere, se è in possesso di un documento ufficiale che attesti la situazione. L'ordinatore competente notifica alla persona la registrazione dell'avviso di esclusione.
4. L'ordinatore competente può differire, in via eccezionale e in presenza di motivi preminenti e legittimi, la possibilità data alla persona di esprimere il proprio parere per iscritto prima della richiesta di registrazione di un avviso di esclusione, o prima di adottare una misura che potrebbe ledere i diritti della persona interessata, per garantire il carattere riservato dell'indagine o dei procedimenti giudiziari nazionali pur procedendo con la registrazione dell'avviso.
5. Quando informa l'ordinatore competente a norma dell'articolo 13, l'OLAF deve indicare se sia necessario garantire il carattere riservato dell'indagine o dei procedimenti giudiziari nazionali e differire la possibilità data alla persona di esprimere il proprio parere.
6. Alla persona deve essere data la possibilità di esprimere il proprio parere non appena vengono meno i motivi che impongono di garantire il carattere riservato dell'indagine o dei procedimenti giudiziari nazionali.
Articolo 17
Protezione dei dati e diritti delle persone a cui si riferiscono i dati
1. L'ordinatore competente informa le persone a cui si riferiscono i dati che i dati che le riguardano potrebbero essere inseriti nel SAR specificando a chi possono essere comunicati. Queste informazioni generali vengono comunicate per iscritto, in particolare nell'ambito di gare d'appalto, inviti a presentare proposte, concorsi a premi e, in mancanza del bando o dell'invito, prima dell'aggiudicazione di un contratto o di una sovvenzione.
2. L'ordinatore competente che chiede la registrazione di un avviso è responsabile dei rapporti con la persona fisica o giuridica i cui dati sono immessi nel SAR. L'ordinatore competente risponde alle richieste di correzione di dati personali imprecisi o incompleti presentate dalle persone cui si riferiscono i dati e ad ogni altra loro richiesta o domanda.
3. Una persona può inoltre chiedere per iscritto al contabile se risulta registrata nel SAR.
Il contabile fornisce tali informazioni a meno che l'ordinatore competente non decida, se del caso di concerto con l'OLAF, che si applicano le restrizioni di cui all'articolo 20, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 45/2001.
4. Gli avvisi eliminati sono accessibili soltanto a fini di audit e indagini e non sono visibili per gli utilizzatori del SAR.
Tuttavia, i dati personali contenuti negli avvisi riguardanti le persone fisiche restano accessibili a tale scopo soltanto per i cinque anni successivi all'eliminazione dell'avviso.
Articolo 18
Riesame dell'avviso
Se la persona oggetto di un avviso registrato nel SAR fornisce nuovi elementi da cui risulti che i motivi della registrazione non sussistono più, l'ordinatore competente chiede l'eliminazione dell'avviso.
La persona oggetto di un avviso di esclusione registrato nel SAR può rivolgersi al Mediatore e presentare ricorso.
SEZIONE 4
CONSEGUENZE DEGLI AVVISI
Articolo 19
Norme generali sulle conseguenze
1. L'ordinatore competente chiede alla persona di contatto per l'avviso tutte le informazioni necessarie per poter decidere in merito alle conseguenze di cui alla presente sezione.
2. Qualora, in base alle informazioni fornite dall'OLAF, chieda la registrazione di un avviso di verifica a norma dell'articolo 11, l'ordinatore competente segue la procedura di cui agli articoli 14 o 15 della presente decisione e decide in merito alle conseguenze in stretta collaborazione con l'OLAF a norma del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.
3. Nell'adottare una decisione in merito alle conseguenze, l'ordinatore competente tiene conto dei seguenti criteri per tutti gli avvisi:
a)
i rischi per gli interessi finanziari e l'immagine dell'Unione,
b)
l'importo e la durata dell'impegno giuridico,
c)
l'urgenza di eseguire l'impegno giuridico,
d)
la natura dei fatti,
e)
la gravità dei fatti e
f)
le possibili conseguenze dell'esecuzione dell'impegno giuridico.
Per gli avvisi di esclusione, l'ordinatore competente tiene conto anche della natura e della gravità dei motivi dell'esclusione e della necessità di garantire la continuità del servizio.
4. L'ordinatore competente motiva sistematicamente per iscritto le sue decisioni in merito alle conseguenze.
Articolo 20
Conseguenze degli avvisi di verifica
1. Nel caso di procedure di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni o di concorsi a premi, la verifica può consistere:
a)
nella richiesta, da parte dell'ordinatore competente, di documenti giustificativi supplementari in conformità della procedura di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni o del regolamento del concorso a premi;
b)
per le procedure di aggiudicazione di sovvenzioni, in un'analisi dei rischi connessi al prefinanziamento.
2. Nel caso di un impegno giuridico, la verifica può riguardare:
a)
la conformità dell'azione con l'impegno giuridico, compresi il rispetto dei termini e il contenuto delle prestazioni;
b)
per le sovvenzioni esistenti, l'ammissibilità dei costi prima del pagamento oppure lo svolgimento di un audit o di ispezioni in loco.
Articolo 21
Diritto di essere sentiti dopo un avviso di verifica
La procedura di cui all'articolo 15 della presente decisione e il diritto di essere sentiti a norma dell'articolo 16 della presente decisione si applicano anche quando, in seguito a un avviso di verifica, l'ordinatore competente prevede di adottare una misura che potrebbe ledere i diritti della persona interessata.
Articolo 22
Conseguenze degli avvisi di esclusione sulle procedure e sugli impegni giuridici
1. Nel caso di procedure di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni o di concorsi a premi, l'ordinatore competente esclude una persona oggetto di un avviso di esclusione dalla partecipazione alla procedura in questione, a meno che non siano soddisfatte le condizioni di cui all'articolo 106, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, se la persona è in una situazione di monopolio.
2. Nel caso di impegni giuridici esistenti, l'ordinatore competente decide in merito alle conseguenze e in particolare di:
a)
procedere con l'esecuzione del contratto o della sovvenzione e svolgere tutte le verifiche del caso;
b)
sospendere il termine per i pagamenti a norma dell'articolo 92, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
c)
sospendere i pagamenti a norma dell'articolo 208 del regolamento delegato (UE, Euratom) n. 1268/2012;
d)
sospendere l'esecuzione del contatto o della sovvenzione conformemente all'articolo 116 e all'articolo 135, paragrafo 5, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
e)
porre fine all'impegno giuridico se le sue disposizioni lo prevedono, in base alle informazioni per le quali è stato registrato l'avviso.
3. Se la persona è un subcontraente, l'ordinatore competente chiede all'offerente, al candidato o al contraente di sostituirlo.
Articolo 23
Conseguenze degli avvisi di esclusione sulle operazioni di bilancio
1. Nel caso di un avviso di esclusione, l'ordinatore competente conferma, ove opportuno, nel sistema contabile che sarebbe opportuno procedere al pagamento nonostante l'esistenza dell'avviso.
2. Quando viene registrato un avviso di esclusione, non è possibile procedere a un impegno di bilancio specifico, alla registrazione di un impegno giuridico specifico nella contabilità di bilancio sulla base di un impegno globale o alla conclusione di un impegno giuridico sulla base di un impegno accantonato, tranne nei casi in cui la persona è in una situazione di monopolio ai sensi dell'articolo 106, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
SEZIONE 5
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 24
Abrogazione
La decisione 2008/969/CE, Euratom sul sistema di allarme rapido ad uso degli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive è abrogata.
Articolo 25
Disposizioni transitorie
1. Gli avvisi di esclusione registrati a norma della decisione 2008/969/CE, Euratom rimangono in vigore per tutta la loro durata in conformità di tale decisione.
2. Gli avvisi W1, W2 e W3b registrati a norma della decisione 2008/969/CE, Euratom equivalgono a avvisi di verifica ai sensi della presente decisione.
3. Gli avvisi W3a e W4 continueranno ad essere registrati fino al 1o luglio 2015 alle condizioni di cui alla decisione 2008/969/CE, Euratom. Per l'applicazione della sezione 4 della presente decisione, gli avvisi W3a e W4 equivalgono a avvisi di verifica ai sensi della presente decisione. La decisione 2008/969/CE, Euratom continuerà ad applicarsi agli avvisi W5b fino al 1o luglio 2015.
Articolo 26
Pubblicazione
La presente decisione è pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Fatto a Bruxelles, il 13 novembre 2014