DURCHFÜHRUNGSVERORDNUNG (EU) Nr. 1011/2014 DER KOMMISSION
vom 22. September 2014
mit detaillierten Regelungen für die Durchführung der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates im Hinblick auf die Muster für die Übermittlung bestimmter Informationen an die Kommission und detaillierten Regelungen für den Informationsaustausch zwischen Begünstigten und Verwaltungsbehörden, Bescheinigungsbehörden, Prüfbehörden und zwischengeschalteten Stellen
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 17. Dezember 2013 mit gemeinsamen Bestimmungen über den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfonds, den Kohäsionsfonds, den Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums und den Europäischen Meeres- und Fischereifonds sowie mit allgemeinen Bestimmungen über den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfonds, den Kohäsionsfonds und den Europäischen Meeres- und Fischereifonds und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 des Rates (1), insbesondere auf Artikel 41 Absatz 4, Artikel 102 Absatz 1, Artikel 112 Absatz 5, Artikel 122 Absatz 3, Artikel 124 Absatz 7, Artikel 131 Absatz 6 und Artikel 137 Absatz 3,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
In der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 184/2014 (2) werden die für die Erstellung der Programme notwendigen Bestimmungen festgelegt. Um die Durchführung der aus den europäischen Struktur- und Investitionsfonds („ESI-Fonds“) finanzierten Programme sicherzustellen, sind weitere Bestimmungen für die Anwendung der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 erforderlich. Diese sollten in einem einzigen Durchführungsrechtsakt festgehalten werden, damit ein umfassender Überblick und der Zugang zu diesen Bestimmungen erleichtert wird.
(2)
Um Stichhaltigkeit und Qualität der von der Verwaltungsbehörde an die Kommission übermittelten Daten - darunter klare Aussagen zur Durchführbarkeit der Investition und der wirtschaftlichen Tragfähigkeit des Großprojekts - zu gewährleisten, sollte ein Standardformat mit einheitlichen Anforderungen an Struktur und Inhalt der Informationen für die Mitteilung ausgewählter Großprojekte an die Kommission festgelegt werden.
(3)
Zur Gewährleistung von mehr Effizienz und Transparenz bei der Durchführung der aus den ESI-Fonds finanzierten Programme sollten ein Muster für die Übermittlung von Finanzdaten, ein Muster für Zahlungsanträge und gemäß Artikel 41 Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 ein Muster, das zu verwenden ist, wenn zusammen mit den Zahlungsanträgen zusätzliche Informationen zu Finanzinstrumenten bei der Kommission eingereicht werden, sowie ein Muster für die Rechnungslegung bei operationellen Programmen festgelegt werden.
(4)
Zu demselben Zweck sollten auch ein Muster für die Beschreibung der Aufgaben und Verfahren in Bezug auf die Verwaltungs- und gegebenenfalls die Bescheinigungsbehörde sowie ein Muster für den Bericht und für das Gutachten der unabhängigen Prüfstelle festgelegt werden. Sie sollten die technischen Merkmale jedes Felds im System für den elektronischen Datenaustausch enthalten. Da das elektronische Datenaustauschsystem aus Artikel 74 Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 auf Grundlage dieser Muster entwickelt wird, sollten diese darlegen, wie die Daten zu förderfähigen Ausgaben in dieses elektronische Datenaustauschsystem eingegeben werden.
(5)
Detaillierte Regelungen müssen für den Umfang und die Merkmale der Systeme festgelegt werden, die einen elektronischen Datenaustausch zwischen den Begünstigten und einer Verwaltungsbehörde, einer Bescheinigungsbehörde, einer Prüfbehörde und zwischengeschalteten Stellen unterstützen, damit die Mitgliedstaaten Rechtssicherheit in Bezug auf ihre Verpflichtungen zum festgelegten Zeitpunkt gemäß aus Artikel 122 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 haben.
(6)
Für eine wirksame, effiziente und zufriedenstellende Verringerung des Verwaltungsaufwands der Begünstigten bei gleichzeitiger Gewährleistung eines effizienten, wirksamen und sicheren elektronischen Datenaustauschs sollten bestimmte grundlegende Anforderungen und technische Merkmale für die Systeme nach Artikel 122 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 spezifiziert werden.
(7)
Im Hinblick auf die Übermittlung von Dokumenten und Daten über die Systeme sollten Grundsätze und anwendbare Regeln für die Angabe festgelegt werden, wer für das Hochladen der Unterlagen und etwaige Aktualisierungen dazu zuständig ist, mit Alternativlösung für den Fall, dass die Nutzung der Systeme durch höhere Gewalt behindert wird.
(8)
Die vorliegende Verordnung sollte die Grundrechte achten und die von der Charta der Grundrechte der Europäischen Union anerkannten Grundsätze berücksichtigen, insbesondere das Recht auf Schutz personenbezogener Daten. Sie sollte daher entsprechend diesen Rechten und Grundsätzen angewandt werden. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Mitgliedstaaten gilt die Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (3). Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Union und den freien Verkehr dieser Daten gilt die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (4).
(9)
Die in dieser Verordnung vorgesehenen Maßnahmen entsprechen der Stellungnahme des Koordinierungsausschusses für die Europäischen Struktur- und Investitionsfonds -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
KAPITEL I
MUSTER UND FORMAT FÜR DIE ÜBERMITTLUNG BESTIMMTER INFORMATIONEN AN DIE KOMMISSION
Artikel 1
Format für die Mitteilung eines ausgewählten Großprojekts
Die Verwaltungsbehörde teilt der Kommission das ausgewählte Großprojekt nach Artikel 102 Absatz 1 Unterabsatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 in dem Format aus Anhang I der vorliegenden Verordnung mit.
Artikel 2
Muster für die Übermittlung von Finanzdaten
Bei der Übermittlung von Finanzdaten an die Kommission zu Zwecken der Begleitung gemäß Artikel 112 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 verwenden die Mitgliedstaaten das Muster aus Anhang II der vorliegenden Verordnung.
Artikel 3
Muster für die Beschreibung der Aufgaben und Verfahren in Bezug auf die Verwaltungs- und die Bescheinigungsbehörde
(1) Die Beschreibung der Aufgaben und Verfahren in Bezug auf die Verwaltungs- und gegebenenfalls die Bescheinigungsbehörde wird im Einklang mit dem Muster aus Anhang III der vorliegenden Verordnung erstellt.
(2) Bei einem gemeinsamen System für mehrere operationelle Programme kann eine einzige Beschreibung der Aufgaben und Verfahren nach Absatz 1 erstellt werden.
Artikel 4
Muster für den Bericht der unabhängigen Prüfstelle
(1) Der Prüfbericht der unabhängigen Prüfstelle aus Artikel 124 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 wird entsprechend dem Muster aus Anhang IV der vorliegenden Verordnung erstellt.
(2) Bei einem gemeinsamen System für mehrere operationelle Programme kann ein einziger Prüfbericht nach Absatz 1 erstellt werden.
Artikel 5
Muster für das Gutachten der unabhängigen Prüfstelle
(1) Das Gutachten der unabhängigen Prüfstelle aus Artikel 124 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 wird entsprechend dem Muster aus Anhang V der vorliegenden Verordnung erstellt.
(2) Bei einem gemeinsamen System für mehrere operationelle Programme kann ein einziges Gutachten nach Absatz 1 erstellt werden.
Artikel 6
Muster für den Zahlungsantrag einschließlich zusätzlicher Informationen zu Finanzinstrumenten
Der Zahlungsantrag aus Artikel 41 Absatz 4 und Absatz 131 Absatz 6 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 wird im Einklang mit dem Muster aus Anhang VI der vorliegenden Verordnung erstellt und enthält gegebenenfalls zusätzliche Informationen zu Finanzinstrumenten.
Artikel 7
Muster für die Rechnungslegung
Die Rechnungslegung aus Artikel 137 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 wird entsprechend dem Muster aus Anhang VII der vorliegenden Verordnung bei der Kommission eingereicht.
KAPITEL II
DETAILLIERTE REGELUNGEN ZUM INFORMATIONSAUSTAUSCH ZWISCHEN BEGÜNSTIGTEN UND VERWALTUNGSBEHÖRDEN, BESCHEINIGUNGSBEHÖRDEN, PRÜFBEHÖRDEN UND ZWISCHENGESCHALTETEN STELLEN
Artikel 8
Definition und Umfang des elektronischen Datenaustauschsystems
(1) „Elektronische Datenaustauschsysteme“ nach Artikel 122 Absatz 3 Unterabsatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 bezeichnen Mechanismen und Instrumente, die den elektronischen Austausch von Dokumenten und Daten ermöglichen, darunter auch Träger für audiovisuelle Medien, gescannte Dokumente und elektronische Unterlagen.
Der Austausch von Dokumenten und Daten beinhaltet die Berichterstattung über Fortschritte, Zahlungsaufforderungen und den Informationsaustausch im Hinblick auf Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen.
(2) Die elektronischen Datenaustauschsysteme ermöglichen die Verwaltungsprüfung aller von den Begünstigten eingereichten Anträge auf Ausgabenerstattung nach Artikel 125 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 und Prüfungen anhand der in den elektronischen Datenaustauschsystemen vorliegenden Angaben und Dokumente, wenn diese Angaben und Dokumente elektronisch im Einklang mit Artikel 122 Absatz 3 dieser Verordnung ausgetauscht werden. Diese zuständigen Behörden dürfen Papierunterlagen nur in Ausnahmefällen nach einer Risikoanalyse anfordern und nur, wenn es sich bei den Papierunterlagen um die tatsächliche Grundlage der in die elektronischen Datenaustauschsysteme hochgeladenen gescannten Dokumente handelt.
Artikel 9
Merkmale der elektronischen Datenaustauschsysteme
(1) Die elektronischen Datenaustauschsysteme gewährleisten im Einklang mit Artikel 122 Absatz 3, Artikel 125 Absatz 4 Buchstabe d, Artikel 125 Absatz 8 und Artikel 140 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit der Daten sowie die Authentifizierung des Absenders.
Die elektronischen Datenaustauschsysteme sind sowohl während als auch außerhalb der Standardbürozeiten verfügbar und operationell, mit Ausnahme während Maßnahmen zur technischen Wartung.
(2) Macht ein Mitgliedstaat auf eigenes Betreiben die Nutzung elektronischer Datenaustauschsysteme für die Begünstigten verpflichtend, so stellt er sicher, dass die technischen Merkmale dieser Systeme den reibungslosen Einsatz der Fonds nicht stören und auch den Zugang für jedweden Begünstigten nicht einschränken.
Diese Anforderung gilt nicht für elektronische Datenaustauschsysteme für Begünstigte, die ein Mitgliedstaat während eines früheren Programmplanungszeitraums zur Pflicht gemacht hat und die andere Anforderungen aus der vorliegenden Verordnung erfüllen.
(3) Die elektronischen Datenaustauschsysteme verfügen mindestens über folgende Funktionsmerkmale:
a)
interaktive Formulare und/oder vom System auf Grundlage der in aufeinanderfolgenden Schritten des Verfahrens gespeicherten Daten bereits ausgefüllte Formulare;
b)
gegebenenfalls automatische Berechnungen;
c)
automatische eingebettete Kontrollen, die einen wiederholten Austausch von Dokumenten und Informationen so weit wie möglich reduzieren;
d)
systemgenerierte Meldungen, um den Begünstigten darüber zu informieren, dass bestimmte Aktionen durchgeführt werden können;
e)
Online-Statusverfolgung, sodass der Begünstigte den gegenwärtigen Status des Projekts verfolgen kann;
f)
Verfügbarkeit aller früheren im elektronischen Datenaustauschsystem abgewickelten Daten und Dokumente.
Artikel 10
Übermittlung von Dokumenten und Daten über die elektronischen Datenaustauschsysteme
(1) Die Begünstigten und Behörden aus Artikel 122 Absatz 3 Unterabsatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 laden die Dokumente und Daten, für die sie zuständig sind, sowie etwaige zugehörige Aktualisierungen in dem vom Mitgliedstaat festgelegten Format in die elektronischen Datenaustauschsysteme.
Der Mitgliedstaat legt in den Unterlagen aus Artikel 125 Absatz 3 Buchstabe c der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013, aus denen die Bedingungen für die Unterstützung im Rahmen der einzelnen Vorhaben hervorgehen, detaillierte Bedingungen für den elektronischen Datenaustausch fest.
(2) Der Datenaustausch und die Vorgänge enthalten eine elektronische Signatur, die einer der drei in Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (5) festgelegten Arten an elektronischen Signaturen entspricht.
(3) Das Datum, an dem der Begünstigte die Dokumente und Daten an die Behörden wie in Artikel 122 Absatz 3 Unterabsatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 festgelegt übermittelt - und vice versa -, ist das Datum der elektronischen Vorlage der Informationen, die in den elektronischen Datenaustauschsystemen gespeichert sind.
(4) Die Dokumente und Daten werden über die elektronischen Datenaustauschsysteme gemäß Artikel 122 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 für alle Behörden, die dasselbe Programm durchführen, pro Vorhaben nur ein einziges Mal übermittelt.
Diese Behörden arbeiten auf rechtlicher, organisatorischer, semantischer und technischer Ebene zusammen und gewährleisten eine wirksame Kommunikation sowie den Austausch und die Weiterverwendung von Informationen und Wissen.
Dies gilt unbeschadet der Verfahren, die dem Begünstigten die Aktualisierung fehlerhafter oder veralteter Daten oder nicht lesbarer Dokumente ermöglichen.
(5) Die elektronischen Datenaustauschsysteme sind entweder direkt über eine interaktive Nutzerschnittstelle (Webanwendung) oder über eine technische Schnittstelle zugänglich, die die automatische Synchronisation und Übermittlung von Daten zwischen den Systemen der Begünstigten und denen der Mitgliedstaaten ermöglichen.
(6) Bei der Verarbeitung von Informationen stellen die elektronischen Datenaustauschsysteme den Schutz personenbezogener Daten - im Falle natürlicher Personen - bzw. die Wahrung des Geschäftsgeheimnisses - im Falle juristischer Personen - gemäß Richtlinie 2002/58/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (6), Richtlinie 2009/136/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (7) und Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (8) sicher.
(7) Im Fall von höherer Gewalt und insbesondere bei Versagen der elektronischen Datenaustauschsysteme oder bei fehlender stabiler Datenverbindung kann der betroffene Begünstigte die erforderten Informationen auf die Art und Weise - und mit den Mitteln -, die der Mitgliedstaat für solche Fälle vorsieht, an die zuständige Behörde übermitteln. Sobald der Grund für die höhere Gewalt wegfällt, gewährleistet der Mitgliedstaat, dass die relevanten Dokumente in die mit den elektronischen Datenaustauschsystemen verbundene Datenbank eingegeben werden.
In Abweichung von Absatz 3 gilt als Datum für die Übermittlung der erforderlichen Informationen das Datum, an dem die Dokumente auf die geforderte Art und Weise abgesandt wurden.
(8) Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass alle Begünstigten die elektronischen Datenaustauschsysteme aus Artikel 122 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 nutzen können, einschließlich Begünstigter von Vorhaben, die zu dem Datum, an dem die elektronischen Datenaustauschsysteme in Betrieb genommen werden, laufen und für die der elektronische Datenaustausch gilt.
Artikel 11
Diese Verordnung tritt am zwanzigsten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 22. September 2014
REGOLAMENTO DI ESECUZIONE (UE) N. 1011/2014 DELLA COMMISSIONE
del 22 settembre 2014
recante modalità di esecuzione del regolamento (UE) n. 1303/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda i modelli per la presentazione di determinate informazioni alla Commissione e le norme dettagliate concernenti gli scambi di informazioni tra beneficiari e autorità di gestione, autorità di certificazione, autorità di audit e organismi intermedi
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 1303/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 dicembre 2013, recante disposizioni comuni sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo, sul Fondo di coesione, sul Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale e sul Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca e disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo, sul Fondo di coesione e sul Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca, e che abroga il regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio (1), in particolare l'articolo 41, paragrafo 4, l'articolo 102, paragrafo 1, l'articolo 112, paragrafo 5, l'articolo 122, paragrafo 3, l'articolo 124, paragrafo 7, l'articolo 131, paragrafo 6, e l'articolo 137, paragrafo 3,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento di esecuzione (UE) n. 184/2014 della Commissione (2) stabilisce le disposizioni necessarie per la preparazione dei programmi. Al fine di garantire l'attuazione dei programmi finanziati dai fondi strutturali e di investimento europei (i «fondi SIE»), è necessario stabilire ulteriori disposizioni per l'applicazione del regolamento (UE) n. 1303/2013. Per una più agevole visione complessiva e per facilitare l'accesso a tali disposizioni è opportuno che esse siano contenute in un unico atto di esecuzione.
(2)
Per garantire la coerenza e la qualità delle informazioni presentate alla Commissione dall'autorità di gestione, tra cui indicazioni chiare in merito alla fattibilità dell'investimento e alla realizzabilità economica del grande progetto, si dovrebbe definire un formato standard che stabilisca i requisiti uniformi relativi alla struttura e al contenuto delle informazioni con cui vengono notificati alla Commissione i grandi progetti selezionati.
(3)
Al fine di garantire maggiore efficienza e trasparenza nell'attuazione dei programmi finanziati dai fondi SIE si dovrebbero definire il modello per la trasmissione dei dati finanziari, il modello per le domande di pagamento e, a norma dell'articolo 41, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 1303/2013, il modello da utilizzarsi per la presentazione alla Commissione di informazioni supplementari riguardanti gli strumenti finanziari congiuntamente alle domande di pagamento, nonché il modello dei conti dei programmi operativi.
(4)
Dovrebbero, allo stesso fine, essere definiti il modello che descrive le funzioni e le procedure in essere dell'autorità di gestione e, se del caso, dell'autorità di certificazione, e il modello per la relazione e il parere dell'organismo di audit indipendente. Tali modelli dovrebbero enunciare le caratteristiche tecniche di ogni campo del sistema di scambio elettronico di dati. Considerato che detti modelli costituiranno la base per lo sviluppo del sistema di scambio elettronico di dati di cui all'articolo 74, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 1303/2013, essi dovrebbero altresì indicare le modalità di inserimento dei dati sulle spese ammissibili nel sistema di scambio elettronico di informazioni.
(5)
Occorre stabilire norme dettagliate relative alla portata e alle caratteristiche dei sistemi che supportano lo scambio elettronico di informazioni tra beneficiari e autorità di gestione, autorità di certificazione, autorità di audit e organismi intermedi, affinché gli Stati membri abbiano certezza giuridica circa gli obblighi che devono adempiere alla data del termine regolamentare di cui all'articolo 122, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 1303/2013.
(6)
Per ridurre l'onere amministrativo a carico dei beneficiari in modo efficace, efficiente e soddisfacente per tali soggetti e assicurare al tempo stesso l'efficienza, l'efficacia e la sicurezza dello scambio elettronico delle informazioni, dovrebbero essere specificati alcuni requisiti di base e alcune caratteristiche tecniche dei sistemi di cui all'articolo 122, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 1303/2013.
(7)
Relativamente alla trasmissione dei documenti e dei dati attraverso i sistemi, dovrebbero essere definiti i principi e le norme applicabili concernenti l'individuazione del soggetto responsabile di caricare i documenti e gli eventuali aggiornamenti, compresa una soluzione alternativa se un caso di forza maggiore impedisse l'impiego di tali sistemi.
(8)
Il presente regolamento deve rispettare i diritti fondamentali e i principi riconosciuti dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea, in particolare il diritto alla protezione dei dati personali. Il presente regolamento dovrebbe pertanto essere applicato conformemente a tali diritti e principi. Quanto al trattamento dei dati personali da parte degli Stati membri, si applica la direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (3). Per quanto concerne il trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi dell'Unione e la libera circolazione di tali dati, si applica il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (4).
(9)
Le misure di cui al presente regolamento sono conformi al parere del comitato di coordinamento dei fondi strutturali e di investimento europei,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO I
MODELLI E FORMATO DA UTILIZZARSI PER LA PRESENTAZIONE DI DETERMINATE INFORMAZIONI ALLA COMMISSIONE
Articolo 1
Formato della notifica di un grande progetto selezionato
La notifica alla Commissione di un grande progetto selezionato che l'autorità di gestione effettua a norma dell'articolo 102, paragrafo 1, primo comma, del regolamento (UE) n. 1303/2013 è redatta secondo il formato di cui all'allegato I del presente regolamento.
Articolo 2
Modello per la trasmissione di dati finanziari
Per la presentazione dei dati finanziari alla Commissione ai fini della sorveglianza a norma dell'articolo 112 del regolamento (UE) n. 1303/2013 gli Stati membri utilizzano il modello di cui all'allegato II del presente regolamento.
Articolo 3
Modello che descrive le funzioni e le procedure in essere dell'autorità di gestione e dell'autorità di certificazione
1. La descrizione delle funzioni e delle procedure in essere dell'autorità di gestione e, se del caso, dell'autorità di certificazione è redatta secondo il modello di cui all'allegato III del presente regolamento.
2. Nel caso in cui a più programmi operativi si applichi un sistema comune, è ammessa la redazione di un'unica descrizione delle funzioni e delle procedure di cui al paragrafo 1.
Articolo 4
Modello per la relazione dell'organismo di audit indipendente
1. La relazione di audit dell'organismo di audit indipendente di cui all'articolo 124, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 1303/2013 è redatta secondo il modello di cui all'allegato IV del presente regolamento.
2. Nel caso in cui a più programmi operativi si applichi un sistema comune, è ammessa la redazione di un'unica relazione di audit di cui al paragrafo 1.
Articolo 5
Modello per il parere dell'organismo di audit indipendente
1. Il parere dell'organismo di audit indipendente di cui all'articolo 124, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 1303/2013 è redatto secondo il modello di cui all'allegato V del presente regolamento.
2. Nel caso in cui a più programmi operativi si applichi un sistema comune, è ammessa la redazione di un unico parere di cui al paragrafo 1.
Articolo 6
Modello per la domanda di pagamento comprendente informazioni supplementari riguardanti gli strumenti finanziari
La domanda di pagamento di cui all'articolo 41, paragrafo 4, e all'articolo 131, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 1303/2013 è redatta secondo il modello di cui all'allegato VI del presente regolamento e comprende, se del caso, informazioni supplementari riguardanti gli strumenti finanziari.
Articolo 7
Modello dei conti
I conti di cui all'articolo 137, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 1303/2013 sono presentati alla Commissione secondo il modello di cui all'allegato VII del presente regolamento.
CAPO II
NORME DETTAGLIATE CONCERNENTI GLI SCAMBI DI INFORMAZIONI TRA BENEFICIARI E AUTORITÀ DI GESTIONE, AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE, AUTORITÀ DI AUDIT E ORGANISMI INTERMEDI
Articolo 8
Definizione e portata dei sistemi di scambio elettronico di dati
1. Per «sistemi di scambio elettronico di dati», di cui all'articolo 122, paragrafo 3, primo comma, del regolamento (UE) n. 1303/2013 si intendono i meccanismi e gli strumenti che consentono lo scambio elettronico di documenti e dati, compresi i supporti audiovisivi, i documenti scannerizzati e i file elettronici.
Lo scambio di documenti e dati comprende le relazioni sullo stato dei lavori, le domande di pagamento e lo scambio di informazioni relative alle verifiche di gestione e agli audit.
2. I sistemi di scambio elettronico di dati rendono possibile la verifica amministrativa di ciascuna domanda di rimborso presentata dai beneficiari a norma dell'articolo 125, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 1303/2013 e consentono audit basati sulle informazioni e sui documenti disponibili tramite i sistemi di scambio elettronico di dati se tali informazioni e documenti sono scambiati in forma elettronica conformemente all'articolo 122, paragrafo 3, del suddetto regolamento. I documenti cartacei possono essere richiesti dalle autorità responsabili solo in casi eccezionali a seguito di un'analisi dei rischi e solo se essi costituiscono gli originali dei documenti scannerizzati caricati nei sistemi di scambio elettronico di dati.
Articolo 9
Caratteristiche dei sistemi di scambio elettronico di dati
1. I sistemi di scambio elettronico di dati garantiscono la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati e l'autenticazione del mittente a norma dell'articolo 122, paragrafo 3, dell'articolo 125, paragrafo 4, lettera d), dell'articolo 125, paragrafo 8, e dell'articolo 140 del regolamento (UE) n. 1303/2013.
I sistemi di scambio elettronico di dati sono disponibili e operativi sia in orario di ufficio sia al di fuori di tale orario, salvo che per interventi di manutenzione tecnica.
2. Lo Stato membro che di sua iniziativa impone ai beneficiari un uso obbligatorio dei sistemi di scambio elettronico di dati provvede a che le caratteristiche tecniche di tali sistemi non ostacolino l'agevole attuazione dei fondi, né costituiscano una limitazione dell'accesso per i beneficiari.
La disposizione non si applica ai sistemi di scambio elettronico di dati il cui uso sia stato imposto ai beneficiari da uno Stato membro durante un precedente periodo di programmazione e che siano conformi alle altre prescrizioni stabilite dal presente regolamento.
3. I sistemi di scambio elettronico di dati sono dotati almeno delle seguenti funzionalità:
a)
moduli interattivi e/o moduli precompilati dal sistema sulla base dei dati archiviati in corrispondenza di fasi successive delle procedure;
b)
calcoli automatici, se del caso;
c)
controlli automatici integrati che riducono, per quanto possibile, ripetuti scambi di documenti o informazioni;
d)
segnalazioni di avviso generate dal sistema che avvertono il beneficiario della possibilità di eseguire determinate azioni;
e)
tracking on line dello status che consente al beneficiario di seguire lo status attuale del progetto;
f)
disponibilità di tutti i precedenti dati e documenti trattati dal sistema di scambio elettronico di dati.
Articolo 10
Trasmissione di documenti e di dati attraverso i sistemi di scambio elettronico di dati
1. I beneficiari e le autorità di cui all'articolo 122, paragrafo 3, primo comma, del regolamento (UE) n. 1303/2013 inseriscono i documenti e i dati di cui sono responsabili e gli eventuali aggiornamenti nei sistemi di scambio elettronico di dati nel formato elettronico definito dallo Stato membro.
Gli Stati membri definiscono le condizioni e i termini dettagliati di scambio elettronico di dati nel documento contenente le condizioni per il sostegno relative a ciascuna operazione richiamato all'articolo 125, paragrafo 3, lettera c), del regolamento (UE) n. 1303/2013.
2. Gli scambi di dati e le transazioni recano una firma elettronica compatibile con uno dei tre tipi di firma elettronica definiti dalla direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (5).
3. Si considera data di trasmissione dei documenti e dei dati dal beneficiario alle autorità, e viceversa, di cui all'articolo 122, paragrafo 3, primo comma, del regolamento (UE) n. 1303/2013 la data di presentazione per via elettronica delle informazioni archiviate nei sistemi di scambio elettronico di dati.
4. La presentazione dei documenti e dei dati relativi a una stessa operazione tramite i sistemi di scambio elettronico di dati è effettuata una sola volta, come recita l'articolo 122, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento (UE) n. 1303/2013, per tutte le autorità che attuano lo stesso programma.
Tali autorità collaborano a livello giuridico, organizzativo, semantico e tecnico, in modo da garantire l'efficacia della comunicazione, nonché lo scambio e il riutilizzo delle informazioni e delle conoscenze.
Ciò non pregiudica i processi che consentono al beneficiario di aggiornare i dati errati o obsoleti o i documenti illeggibili.
5. I sistemi di scambio elettronico di dati sono accessibili in modo diretto mediante un'interfaccia utente interattiva (un'applicazione web) o mediante un'interfaccia tecnica che consente la sincronizzazione e la trasmissione automatiche dei dati tra i sistemi dei beneficiari e quelli degli Stati membri.
6. Nel trattamento delle informazioni i sistemi di scambio elettronico di dati garantiscono il rispetto della tutela della vita privata e dei dati personali per le persone fisiche e della riservatezza commerciale per le persone giuridiche, a norma della direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (6), della direttiva 2009/136/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (7), della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (8).
7. In casi di forza maggiore, in particolare in caso di malfunzionamento dei sistemi di scambio elettronico di dati o di assenza di una connessione dati stabile, il beneficiario interessato può presentare alle autorità competenti le informazioni richieste nella forma e secondo le modalità stabilite dallo Stato membro per tali casi. Non appena vengano meno le cause di forza maggiore, lo Stato membro assicura l'integrazione dei documenti pertinenti nella base dati connessa ai sistemi di scambio elettronico di dati.
In deroga al paragrafo 3, si considera data di presentazione delle informazioni richieste la data dell'invio dei documenti nella forma stabilita.
8. Gli Stati membri assicurano che possano avvalersi dei sistemi di scambio elettronico di dati di cui articolo 122, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 1303/2013, tutti i beneficiari, compresi i beneficiari di operazioni le quali sono in corso alla data in cui i sistemi di scambio di dati elettronici diventano operativi e alle quali si applica lo scambio elettronico dei dati.
Articolo 11
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 22 settembre 2014