DURCHFÜHRUNGSVERORDNUNG (EU) Nr. 1244/2014 DER KOMMISSION
vom 20. November 2014
mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EU) Nr. 375/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates zur Einrichtung des Europäischen Freiwilligenkorps für humanitäre Hilfe („EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe“)
(Text von Bedeutung für den EWR)
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU) Nr. 375/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates zur Einrichtung des Europäischen Freiwilligenkorps für humanitäre Hilfe (im Folgenden „EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe“) (1), insbesondere auf Artikel 9 Absatz 3, Artikel 10 Absatz 1 und Artikel 12 Absatz 6,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Nach der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 sollte die Kommission Standards und Verfahren für die auf die Entsende- und Aufnahmeorganisationen anzuwendenden Bedingungen, Regelungen und Anforderungen in Bezug auf die Erfassung, Auswahl, Vorbereitung, Betreuung und Entsendung von Freiwilligen-Kandidaten und EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe zur Unterstützung humanitärer Hilfsmaßnahmen in Drittländern festlegen. Die Verordnung (EU) Nr. 375/2014 sieht vor, dass die Standards durch delegierte Rechtsakte und die Verfahren durch Durchführungsrechtsakte festgelegt werden.
(2)
Alle Akteure der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe, einschließlich der Freiwilligen selbst und der Entsende- und Aufnahmeorganisationen, sollten dazu angespornt werden, im Rahmen der Initiative ein gemeinsames Identitätsgefühls zu entwickeln.
(3)
Es ist wichtig, dass die Freiwilligen-Kandidaten im Zuge eines nichtdiskriminierenden, fairen und transparenten Verfahrens ausgewählt werden, das auf einer Partnerschaft zwischen Entsende- und Aufnahmeorganisationen beruht und durch das dem von den Aufnahmeorganisationen formulierten tatsächlichen lokalen Bedarf entsprochen wird.
(4)
Sowohl die Entsende- als auch die Aufnahmeorganisationen sollten mittels einer sorgfältigen Einführung Missverständnissen hinsichtlich der Rollen und Erwartungen vorbeugen und den Freiwilligen eine angemessene praktische Vorbereitung auf den Einsatz bieten. Dies würde die Grundlagen für Vertrauen und Akzeptanz seitens der Aufnahmegemeinschaften schaffen und sicherstellen, dass die jeweiligen kulturellen Empfindlichkeiten umfassend berücksichtigt werden.
(5)
Ein wichtiger Bestandteil der Vorbereitung auf die Entsendung sind Schulungen, die allen Freiwilligen-Kandidaten in Form eines strukturierten Programms mit obligatorischen und fakultativen Kursen angeboten werden sollten. Außerdem sollten neue Fachkräfte die Möglichkeit erhalten, ihre Kompetenzen auszubauen und neues Fachwissen und neue Fähigkeiten im Bereich der humanitären Hilfe zu erwerben, gegebenenfalls auch durch Praktika. Dabei sollte auf die Abstimmung auf die Tätigkeiten und den Kontext der Entsende- und der Aufnahmeorganisationen geachtet werden.
(6)
Die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen sollten ein geeignetes Supervisions- und Betreuungssystem schaffen. Sie sollten die Leistungen und Ergebnisse der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe gemeinsam verfolgen und bewerten und zu ihrer Aufgabenstellung und den Zielen Feedback geben. Dies wird zu einer besseren Rechenschaftslegung im Rahmen der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe beitragen.
(7)
Die Supervision und die Betreuung sollten durch ein Mentoring ergänzt werden, durch das der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe zusätzliche Hilfe vor, während und nach der Entsendung erhält.
(8)
Für den Zeitraum der Entsendung in Drittländer sollte die Entsendeorganisation einen Kanal für die fortlaufende Kommunikation und für zusätzliche Unterstützung schaffen. Alle EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sollten ein Debriefing und Unterstützung am Ende des Einsatzes erhalten.
(9)
Es muss für angemessene Arbeits- und Lebensbedingungen gesorgt sein, damit die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe ihren Einsatz unter sicheren und hygienischen Bedingungen absolvieren können und ihre grundlegenden Bedürfnisse gedeckt sind, so dass sie keine persönliche Not leiden müssen, wobei grundsätzlich die mit einer Freiwilligentätigkeit verbundene bescheidene, unauffällige Lebensführung gewahrt bleiben sollte. Die Aufwandsentschädigungen und sonstigen Zahlungen, die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe gewährt werden, sind nicht als Gehaltszahlungen für eine reguläre Beschäftigung zu verstehen. Die gezahlten Beträge sollten sich nicht nach der Berufserfahrung, den Fachkenntnissen oder den Ergebnissen des Freiwilligeneinsatzes richten, sondern lediglich die Lebenshaltungskosten während der Entsendung decken. Um ein hohes und einheitliches Schutzniveau zu gewährleisten, sollten alle EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe durch eine umfassende Versicherungspolice abgesichert sein, die speziell darauf ausgerichtet ist, sie während des gesamten Zeitraums der Entsendung in Drittländer und während etwaiger relevanter Zeiträume vor und nach der Entsendung zu schützen.
(10)
Von höchster Bedeutung ist die Fürsorgepflicht, bei der es sich um einen gemeinsamen Verantwortungsbereich handelt. Die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen sollten soweit wie möglich für die Gesundheit, die Sicherheit und das Wohlbefinden der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe Sorge tragen und geeignete Sicherheits- und Gesundheitsschutzverfahren entwickeln. Auch die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sollten alles tun, um ihre eigene Gesundheit und Sicherheit und diejenige anderer Personen am Arbeitsplatz zu schützen.
(11)
Die Überwachung und Bewertung der individuellen Leistung der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sollte sich als kontinuierlicher Prozess über den gesamten Einsatz erstrecken. Dieser Prozess sollte auf einem Supervisions- und Leistungsmanagementsystem basieren und Daten liefern, die aufzeigen, inwiefern die Leistungen der einzelnen EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf der Ergebnis- und Wirkungsebene zu den Zielen des Projekts und der Initiative insgesamt beitragen.
(12)
Um sicherzustellen, dass die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen sowohl die Standards, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission festgelegt sind, als auch die in der vorliegenden Verordnung festgelegten Verfahren einhalten, ist ein solides Zertifizierungsverfahren notwendig. Dieses Zertifizierungsverfahren sollte an den Grundsätzen Vereinfachung und Vermeidung von Doppelarbeit, Differenzierung zwischen Entsende- und Aufnahmeorganisationen, Kosteneffizienz, Transparenz und Unparteilichkeit sowie Förderung der Diversität und eines breiten Zugangs ausgerichtet sein.
(13)
Die in dieser Verordnung vorgesehenen Maßnahmen stehen im Einklang mit der Stellungnahme des nach Artikel 26 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 eingesetzten Ausschusses.
(14)
Um die fristgerechte Umsetzung der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe zu gewährleisten, muss diese Verordnung so schnell wie möglich in Kraft treten, da ihre Bestimmungen die Grundlage für die Entsendung von EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe in Drittländer durch die durchführenden Organisationen schaffen -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
KAPITEL 1
ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN
Artikel 1
Gegenstand
Mit dieser Verordnung werden Durchführungsbestimmungen für die Verordnung (EU) Nr. 375/2014 in Bezug auf die folgenden in Artikel 9 Absatz 3, Artikel 10 Absatz 1 und Artikel 12 Absatz 6 der Verordnung aufgeführten Aspekte festgelegt:
a)
bei der Erfassung, Auswahl und notwendigen Vorbereitung der Kandidaten auf die Entsendung (erforderlichenfalls auch durch Praktika) anzuwendende Verfahren;
b)
Regelungen für das Schulungsprogramm und das Verfahren zur Bewertung der Eignung der Freiwilligen-Kandidaten für eine Entsendung;
c)
Bestimmungen für die Entsendung und Betreuung der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe in Drittländern, unter anderem für die Supervision vor Ort, die laufende Unterstützung durch Coaching, Mentoring, zusätzliche Schulungen, die notwendige Arbeitsbedingungen und die Unterstützung nach der Entsendung;
d)
Bereitstellung eines Versicherungsschutzes und Anforderungen an die Lebensbedingungen der Freiwilligen, einschließlich der Deckung von Aufenthalts-, Unterbringungs-, Reise- und sonstigen Kosten;
e)
anzuwendende Verfahren vor, während und nach der Entsendung zur Sicherstellung der Fürsorgepflicht und angemessener Sicherheitsmaßnahmen, unter anderem Protokolle für den Abtransport von Kranken und Sicherheitspläne für Notevakuierungen aus Drittländern einschließlich der erforderlichen Verfahren zur Verbindung mit den nationalen Behörden;
f)
Verfahren für die Überwachung und Bewertung der Leistungen der einzelnen EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe;
g)
Zertifizierungsverfahren, mit dem gewährleistet wird, dass die Entsendeorganisationen die in Artikel 9 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 genannten Standards und Verfahren einhalten, sowie ein gesondertes Zertifizierungsverfahren für die Aufnahmeorganisationen.
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieser Verordnung gelten die Begriffsbestimmungen in Artikel 3 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 und die Begriffsbestimmungen in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission. Außerdem bezeichnet der Ausdruck
a)
„Kompetenzrahmen“ einen Rahmen im Sinne der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission;
b)
„Lern- und Entwicklungsplan“ einen Plan im Sinne in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission;
c)
„Ausbilder“ eine Person, die von einem Schulungsanbieter rekrutiert wird, um ein oder mehrere Schulungsmodule durchzuführen, auf Fallszenarien beruhende Simulationsübungen zu begleiten und die Kompetenzen der Freiwilligen-Kandidaten zu bewerten;
d)
„Ausbildungsmentor“ einen von einem Schulungsanbieter rekrutierten Ausbilder, der bei der Bewertung der Eignung des Freiwilligen-Kandidaten für eine Entsendung eine Koordinierungsrolle übernimmt. Er ist jeweils für eine Gruppe von Freiwilligen-Kandidaten zuständig. Er koordiniert die Bewertung der Kompetenzen der Freiwilligen-Kandidaten auf der Grundlage des Feedbacks anderer Ausbilder und steht in Kontakt zu den einzelnen Freiwilligen-Kandidaten, um gemeinsam mit ihnen deren Selbstbewertungen und die Bewertungen der Ausbilder zu erörtern;
e)
„Mentoring“ einen Prozess der informellen Weitergabe von Kenntnissen, Sozialkapital und psychosozialer Unterstützung, die für eine Beschäftigung, Karriere oder berufliche Entwicklung relevant sind. Mentoring umfasst einen informellen, in der Regel direkten Austausch über einen längeren Zeitraum hinweg zwischen einer Person, die aufgrund ihrer einschlägigen Kenntnisse, ihres Sachverstands und ihrer Erfahrungen von der Aufnahmeorganisation als Mentor benannt wurde, und dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe;
f)
„Debriefing“ einen Prozess, durch den die Entsende- und die Aufnahmeorganisation und der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe klare Informationen über die Ergebnisse des Einsatzes und die Leistungen des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe erhalten, bei dem auf ihren Erfahrungen basierende Empfehlungen und Erkenntnisse vermittelt werden und eine Kapitalisierung des Wissens und ein positiver professioneller Abschluss des Einsatzes stattfindet.
KAPITEL 2
VERFAHREN FÜR DIE ERFASSUNG UND AUSWAHL VON FREIWILLIGEN-KANDIDATEN
Artikel 3
Erfassungs- und Auswahlverfahren
(1) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen schaffen gemeinsam ein Erfassungs- und Auswahlverfahren. Dabei werden die Rollen, Zuständigkeiten und Vorgehensweisen festgelegt, die einen transparenten, fairen und effektiven Rekrutierungsprozess gewährleisten, bei dem die Standards für die Gleichbehandlung, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung eingehalten werden, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission vorgesehen sind.
(2) Das Erfassungs- und Auswahlverfahren beruht auf einer Partnerschaft zwischen der Entsende- und der Aufnahmeorganisation und wird so gestaltet, dass eine fristgerechte und kontinuierliche Kommunikation gewährleistet ist. Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass die Aufnahmeorganisation systematisch in den gesamten Rekrutierungsprozess eingebunden ist.
(3) Das vereinbarte Erfassungs- und Auswahlverfahren findet in allen Phasen des Rekrutierungsprozesses Anwendung.
(4) Das Erfassungs- und Auswahlverfahren regelt mindestens
a)
die Festlegung der Aufgabenstellung, des Kompetenzprofils und der Auswahlkriterien für EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe gemäß Artikel 4;
b)
die Bekanntmachung und die Bewerbung gemäß Artikel 5;
c)
die Bewertung und die Aufstellung einer Vorauswahlliste und einer Liste der in die engere Wahl gezogenen Bewerber gemäß Artikel 6;
d)
die Auswahl gemäß Artikel 7.
Artikel 4
Festlegung der Aufgabenstellung, des Kompetenzprofils und der Auswahlkriterien für EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe
(1) Ausgehend von einer Bedarfsbewertung, die im Einklang mit der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission durchgeführt wird, schlägt die Aufnahmeorganisation im Einklang mit den unter Nummer 1 des Anhangs I genannten Anforderungen die Aufgabenstellung für den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe vor, einschließlich der flexiblen Elemente zur Berücksichtigung des Beitrags des Freiwilligen nach erfolgter Rekrutierung.
(2) Die Entsendeorganisation prüft die Aufgabenstellung und unterstützt bei Bedarf deren Änderung, damit eine angemessene und realistische Abstimmung der zu erwartenden Kompetenzen des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf die Aufnahmekapazität und den Bedarf der Aufnahmeorganisation erfolgt.
(3) Auf der Grundlage der Aufgabenstellung und des Kompetenzrahmens legen die Aufnahme- und die Entsendeorganisation das Kompetenzprofil des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sowie Auswahlkriterien mit Mindestanforderungen fest, die im Rekrutierungsprozess angewandt werden. Im Kompetenzprofil wird auch angeben, ob der Freiwillige eine erfahrene oder eine neue Fachkraft sein soll und gegebenenfalls ein Praktikum notwendig ist.
Artikel 5
Bekanntmachung und Bewerbung
(1) Für die Bekanntmachung des Einsatzes ist die Entsendeorganisation zuständig. Sie erstellt für die Bekanntmachung mit Hilfe der Aufnahmeorganisation ein Informationspaket, um über die Initiative zu informieren und bei Freiwilligen-Kandidaten Interesse zu wecken.
(2) Die Bekanntmachung, die mindestens in Englisch erfolgt und klar, konkret und verständlich abgefasst sein muss, enthält Informationen über die dem Freiwilligen-Kandidaten angebotene Position gemäß den unter Nummer 2 des Anhangs I genannten Anforderungen.
(3) Sie wird mindestens einen Monat lang auf der zentralen Plattform der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe veröffentlicht, wobei zusätzliche Werbemöglichkeiten genutzt werden können, um Kandidaten auf die Bekanntmachung auf der zentralen Plattform aufmerksam zu machen. In hinreichend begründeten Fällen kann bei Einsätzen zur Bewältigung einer humanitären Notlage die Bekanntmachung auch für eine Dauer von weniger als einem Monat veröffentlicht werden, wobei jedoch der Zeitraum von einer Woche nicht unterschritten werden darf.
(4) Die Bewerber bewerben sich mit einem standardisierten Bewerbungsformular, dem ein strukturierter Lebenslauf beizufügen ist. Die Bewerber füllen außerdem einen standardisierten Selbstbewertungsfragebogen aus, mit dem ihre Kompetenzen nach Maßgabe des Kompetenzrahmens sowie ihre Eignung für die in der Bekanntmachung genannte Aufgabenstellung und die damit verbundenen Lebens- und Arbeitsbedingungen bewertet werden, mit denen sich die Bewerber einverstanden erklären müssen.
Artikel 6
Bewertung, Aufstellung der Vorauswahlliste und der Liste der in die engere Wahl gezogenen Bewerber
(1) Die Entsendeorganisation bewertet die Bewerber anhand ihrer Angaben im Bewerbungsformular und im Selbstbewertungsfragebogen, anhand ihres Motivationsschreibens, in dem sie ihr Interesse an der Teilnahme an der EU-Freiwilligeninitiative und an dem spezifischen Einsatz begründet haben, sowie anhand ihrer Fähigkeit, ein Fallszenario für eine Maßnahme der humanitären Hilfe im Rahmen eines schriftlichen Tests, eines Essays oder ähnlicher Tests zu analysieren.
(2) Auf der Grundlage dieser Bewertung übermittelt die Entsendeorganisation der Aufnahmeorganisation eine Vorauswahlliste der Bewerber, damit eine gemeinsame Liste der in die engere Wahl gezogenen Bewerber, die zu einem Gespräch eingeladen werden, erstellt werden kann.
(3) Die in die engere Wahl kommenden Bewerber werden zu einem strukturierten Gespräch eingeladen, das auf der Grundlage des Kompetenzrahmens geführt wird. Dabei kann es sich um ein direktes oder um ein über Telekommunikationstechnologien geführtes Gespräch handeln, an dem, sofern möglich, auch die Aufnahmeorganisation teilnimmt. Als weitere Bewertungsmethoden kommen Assessment-Center, Gruppenaktivitäten und die Tätigkeit betreffende Simulationsübungen in Betracht.
(4) Die Entsendorganisation kann bei Bedarf vor der endgültigen Auswahlentscheidung die persönlichen und beruflichen Referenzen überprüfen. Die Bewerber werden in der Bekanntmachung über den Überprüfungsprozess informiert.
Artikel 7
Auswahl
(1) Die Aufnahmeorganisation trifft die endgültige Entscheidung über die Auswahl eines bestimmten Freiwilligen-Kandidaten und bestätigt diese gegenüber der Entsendeorganisation, die für das Angebot der Einsatzmöglichkeit und die Vorbereitung der Einführungsphase zuständig ist. Für jede Einsatzmöglichkeit können Ersatzkandidaten vorgesehen werden, auf die zurückgegriffen wird, wenn ein Kandidat seine Bewerbung zurückzieht oder nicht mehr verfügbar ist.
(2) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation müssen nachweisen und begründen können, wie sie ihre Auswahlentscheidung getroffen und dass sie während des gesamten Erfassungs- und Auswahlprozesses die Grundsätze Gleichbehandlung, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung eingehalten haben.
(3) Das Auswahlverfahren wird innerhalb einer angemessenen Frist abgeschlossen. Die Entsendeorganisation informiert alle Bewerber über die Auswahlentscheidung sowie über die Möglichkeit, ein Feedback zu erhalten. Sie fordert den endgültig ausgewählten Freiwilligen-Kandidaten auf, sein Interesse an der Teilnahme an der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe schriftlich zu bestätigen.
(4) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass die Dokumentation des Erfassungs- und Auswahlprozesses eine Rückverfolgung zulässt und im Einklang mit den Datenschutzstandards vorgenommen wird, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission festgelegt sind.
Artikel 8
Bewertung des Lernbedarfs
(1) Auf der Grundlage der Ergebnisse des Rekrutierungsprozesses, des Bedarfs der Aufnahmeorganisation und der geplanten Entsendung prüft die Entsendeorganisation in Absprache mit der Aufnahmeorganisation und dem Freiwilligen-Kandidaten den Lernbedarf und ermittelt Module für Schulungsprogramme, für die folgende Teilnahmekriterien gelten:
a)
Berufserfahrung, wobei erfahrene Fachkräfte die Möglichkeit erhalten, sich auf die obligatorischen Module zu konzentrieren und Schulungen im Bereich Projektmanagement und fakultative Spezialisierungsmodule auf dem für sie geeigneten Niveau auszuwählen;
b)
Bedarf der Aufnahmeorganisation an spezifischen Kompetenzen, der durch die Teilnahme des Freiwilligen-Kandidaten an fakultativen Modulen gedeckt werden soll;
c)
allgemeine Kompetenzen des Freiwilligen-Kandidaten, auf die durch die Teilnahme des Freiwilligen-Kandidaten an fakultativen Modulen eingegangen werden soll.
(2) Die Entsendeorganisation füllt den Lern- und Entwicklungsplan aus, der in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission vorgesehen ist, und benennt die bewerteten Kompetenzen der endgültig ausgewählten Freiwilligen-Kandidaten und deren Lernbedarf zwecks Übermittlung an die Schulungsanbieter.
KAPITEL 3
SCHULUNGSPROGRAMM IM RAHMEN DER EU-FREIWILLIGENINITIATIVE FÜR HUMANITÄRE HILFE
Artikel 9
Schulungsprogramm
(1) Für alle endgültig ausgewählten Freiwilligen-Kandidaten wird ein Schulungsprogramm angeboten, das von einem oder mehreren Schulungsanbietern gegebenenfalls unter Einbeziehung von Beiträgen von Aufnahme- und Entsendeorganisationen und ehemaligen Freiwilligen durchgeführt wird.
(2) Das Schulungsprogramm basiert auf dem Kompetenzrahmen und wird so gestaltet, dass es dem Bedarf sowohl neuer als auch erfahrener Fachkräfte gerecht wird.
(3) Das Schulungsprogramm beruht auf einem Lernkonzept, bei dem E-Learning und Präsenzmodule miteinander kombiniert werden.
(4) Zu den obligatorischen Modulen für alle Freiwilligen-Kandidaten gehören
a)
eine allgemeine Einführung in die Europäischen Union, ihre Außenbeziehungen und ihr Krisenreaktionssystem;
b)
eine Einführung in die humanitäre Hilfe, die Politik der humanitären Hilfe der Europäischen Union und die EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe;
c)
Maßnahmen zum Schutz der eigenen Sicherheit und Gesundheit;
d)
Projektmanagement;
e)
interkulturelles Bewusstsein (und Querschnittsthemen);
f)
auf Fallszenarien beruhende Simulationsübungen, bei denen die Freiwilligen-Kandidaten die erworbenen Kompetenzen unter Beweis stellen müssen.
(5) Zu den fakultativen Modulen gehören die Bereiche
a)
Interessenvertretung und Kommunikation;
b)
psychologische Erste Hilfe;
c)
Schulung von Multiplikatoren;
d)
Managementaufgaben im Bereich der Freiwilligenarbeit;
e)
Organisationsentwicklung;
f)
gegebenenfalls maßgeschneiderte Module, insbesondere zur Anpassung der Fachkompetenzen der Freiwilligen-Kandidaten an den Kontext der humanitären Hilfe.
(6) Die Freiwilligen-Kandidaten müssen alle obligatorischen Module absolvieren und können eines oder mehrere fakultative Module besuchen, deren Auswahl gemäß Artikel 8 erfolgen muss.
(7) Der Schulungsplan, in dem alle Module detailliert aufgeführt sind, einschließlich ihres Status, der Zielgruppe, der Frist, der behandelten Kompetenzen und der damit verbundenen Lernergebnisse wird gemäß Anhang II gestaltet.
Artikel 10
Bewertung der Freiwilligen-Kandidaten während und nach der Schulung
(1) Während und nach Abschluss der Schulung wird anhand des Kompetenzrahmens bewertet, inwieweit die Freiwilligen-Kandidaten auf die Entsendung vorbereitet sind.
(2) Die Bewertung wird von den Ausbildern gemeinsam vorgenommen, wobei dem Ausbildungsmentor des Freiwilligen-Kandidaten eine Schlüsselrolle bei der Koordinierung zukommt.
(3) Die Bewertung der Kompetenzen basiert auf den Bewertungen der Kenntnisse, der Fähigkeiten und der Einstellung des Freiwilligen-Kandidaten durch die Ausbilder, einschließlich anhand
a)
der Selbstbewertung, die von dem Freiwilligen-Kandidaten im Anschluss an die auf einem Fallszenario beruhende Simulationsübung ausgefüllt wird;
b)
der Beobachtungsnotizen, die die Ausbilder nach jedem Modul und der auf einem Fallszenario beruhenden Simulationsübung erstellen;
c)
der Bewertung durch den Ausbildungsmentor, der die Selbstbewertung kritisch überprüft, und der Beobachtungsnotizen einer Mentoring-Sitzung unter vier Augen zwischen dem Ausbildungsmentor und dem Freiwilligen-Kandidaten auf der Grundlage des Feedbacks der Ausbilder.
(4) Die Bewertung sämtlicher Kompetenzen wird in den Lern- und Entwicklungsplan des Freiwilligen-Kandidaten aufgenommen, der nach Abschluss der Schulung aktualisiert und um die Angaben zu den absolvierten Kursen und erzielten Ergebnissen ergänzt wird.
(5) Freiwilligen-Kandidaten, die in einer der Querschnittskompetenzen oder Fachkompetenzen nur geringe Kenntnisse aufweisen, scheiden aus. Die Ausbilder und der Ausbildungsmentor müssen eine derartige Bewertung und Entscheidung gegebenenfalls erläutern und begründen können.
KAPITEL 4
VERFAHREN FÜR DIE VORBEREITUNG DER FREIWILLIGEN-KANDIDATEN AUF DIE ENTSENDUNG
Artikel 11
Einführungsprogramm
(1) Der Einführungsprozess dient dazu, den Freiwilligen-Kandidaten bzw. den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe mit der Kultur, den Konzepten und Vorgehensweisen der Entsende- und der Aufnahmeorganisation und den mit der Aufgabenstellung verbundenen Erwartungen vertraut zu machen.
(2) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation arbeiten gemeinsam ein Einführungsprogramm aus. In dem Programm werden Rolle und Zuständigkeiten beider Seiten festgelegt, wobei möglichst die Informationen zurückgekehrter EU-Freiwilliger für humanitäre Hilfe als Grundlage dienen, damit deren praktische Erfahrungen und Lernergebnisse genutzt werden. Das Programm umfasst Folgendes:
a)
eine Einführung vor der Entsendung, für die nach Artikel 12 die Entsendeorganisation zuständig ist;
b)
eine Einführung im Land, für die nach Artikel 18 die Aufnahmeorganisation zuständig ist.
(3) Sofern zweckmäßig organisieren die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen gemeinsame Veranstaltungen, an denen alle EU-Freiwilligenkandidaten zusammen teilnehmen.
Artikel 12
Einführung vor der Entsendung
(1) Die Entsendeorganisationen stellen sicher, dass alle Freiwilligen-Kandidaten vor der Entsendung eine gründliche und angemessene persönliche Einführung erhalten. Diese deckt mindestens folgende Aspekte ab:
a)
Organisations- und Managementstrukturen und -prozesse, Projektteams (u. a. Projektbeauftragter, Krisenmanagementbeauftragter, Humanressourcen), Aufgaben und Ziele der Organisation und deren Bezug zur EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe;
b)
umfassende Informationen über den Projektkontext, in dem der Freiwilligen-Kandidat tätig sein wird, seine Aufgabenstellung und die Bedarfsbewertung, die dieser zugrunde liegt, sowie die vorgesehenen Arbeits- und Lebensbedingungen gemäß Artikel 22 und den Artikeln 24 bis 27;
c)
Rechtsrahmen, dem der Freiwillige gemäß der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission unterliegt;
d)
für den Freiwilligen relevante Standards und Verfahren, wie etwa Disziplinarfragen und Beschwerden, Betrugs- und Korruptionsbekämpfung, Schutz von Kindern und schutzbedürftigen Erwachsenen, Verhaltenskodex, der unter anderem in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission vorgesehen ist;
e)
obligatorisches kontextspezifisches Briefing zu Sicherheits- und Gesundheitsfragen (einschließlich einer medizinischen Untersuchung vor der Abreise) gemäß den Artikeln 28 und 30;
f)
Supervisions- und Leistungsmanagementsystem und -verfahren und vorhandene Unterstützungsmechanismen, einschließlich Mentoring und sonstiger in den Artikeln 19, 20 und 21 vorgesehener Unterstützung;
g)
Lern- und Entwicklungsplan;
h)
Informationen über das Netzwerk der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe und die über das Netzwerk vor, während und nach der Entsendung geleistete Unterstützung der Freiwilligen;
i)
Informationen über die Projektmaßnahmen im Bereich Kommunikation und Sichtbarkeit, die auf der Grundlage des Kommunikationsplans gemäß Artikel 17 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 vorgesehen sind, einschließlich der Kontaktdaten des zuständigen Regionalen Informationsreferenten der Kommission;
j)
Debriefing gemäß Artikel 23.
(2) Im Rahmen der Einführung informiert die Entsendeorganisation auch über die für die humanitäre Hilfe im Einsatzland zuständige Außenstelle der Kommission und setzt diese von der bevorstehenden Entsendung von EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe in Kenntnis.
(3) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass die Freiwilligen-Kandidaten sämtliche Einführungsinformationen gelesen und verstanden haben und dass diese Informationen auch während der Teilnahme an der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe leicht zugänglich sind.
Artikel 13
Praktika für neue Fachkräfte
(1) Handelt es sich bei den Freiwilligen-Kandidaten um neue Fachkräfte, kann von ihnen zusätzlich zu der Schulung die Absolvierung eines Praktikums in einer Entsendeorganisation verlangt werden, damit sie sich durch konkrete Erfahrungen mit den Verfahren, der Ethik und dem Kontext einer Tätigkeit im Bereich der humanitären Hilfe vertraut machen und sich eingehender auf die vorgesehene Entsendung als EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe vorbereiten können. Die Höchstdauer solcher Praktika beträgt sechs Monate, wobei in hinreichend begründeten Ausnahmefällen eine begrenzte Verlängerung möglich ist.
(2) Ausgehend von dem für das Praktikum ermittelten Lernbedarf überprüft und aktualisiert die Entsendeorganisation in Absprache mit der Aufnahmeorganisation und dem für das Praktikum vorgesehenen Freiwilligen den im Lern- und Entwicklungsplan angegebenen Bedarf. In dem Lern- und Entwicklungsplan wird insbesondere Folgendes festgelegt:
a)
die Lernergebnisse, die der Praktikant erzielen soll;
b)
die Aufgaben, die der Praktikant im Rahmen des Lernprozesses übernehmen soll, und die erforderlichen Ressourcen;
c)
die Ziele und Ergebnisse, die der Praktikant bei Abschluss des Praktikums erreicht haben soll.
(3) Die nachstehend genannten Artikel dieser Verordnung gelten sinngemäß auch für Praktika und sind für die Entsendeorganisationen, bei denen Freiwillige ein Praktikum absolvieren, mit den entsprechenden Verpflichtungen verbunden:
a)
Artikel 19 Absätze 4, 5, 6 und 9, die Artikel 21 und 22.
b)
Artikel 24 mit Ausnahme des Absatzes 5. Freiwilligen-Kandidaten aus EU-Ländern oder aus in Artikel 23 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 genannten Drittländern, für die die in diesem Artikel genannten Bedingungen gelten und die durch das nationale Sozialschutz- oder Versicherungssystem ihres Wohnsitzlandes abgesichert sind und die in einem der obengenannten Länder ein Praktikum absolvieren, genießen lediglich zusätzlichen Versicherungsschutz. Dies bedeutet, dass ihr Versicherungsschutz auf Kosten beschränkt ist, die den durch das nationale Sozialschutz- oder Versicherungssystem gewährleisteten Schutz übersteigen. Sofern die in Artikel 24 Absatz 5 aufgeführten Kosten nur teilweise oder gar nicht über das nationale Sozialschutz- oder Versicherungssystem abgedeckt sind, werden in begründeten Ausnahmefällen die entstandenen Kosten zu 100 % übernommen.
c)
Artikel 25 mit Ausnahme des Absatzes 6, Artikel 26 und Artikel 27 Absatz 1, sofern relevant.
d)
Artikel 28 Absätze 1, 8 und 14 sowie Artikel 30 Absätze 1, 4, 5, 6 und 7.
Artikel 14
Bewertung der Freiwilligen-Kandidaten nach dem Praktikum
(1) Am Ende des Praktikums füllt der Praktikant eine Selbstbewertung aus, die auf dem Kompetenzrahmen und dem Lern- und Entwicklungsplan basiert.
(2) Der zuständige Vorgesetzte bei der Entsendeorganisation wertet in Absprache mit der Aufnahmeorganisation die Selbstbewertung aus und bewertet den Praktikanten insbesondere unter folgenden Gesichtspunkten:
a)
Leistung des Praktikanten vor dem Hintergrund der Ziele, die dieser sich gesetzt hatte;
b)
Einschätzung, ob die vereinbarten Ziele erreicht wurden;
c)
Feststellung der Lernergebnisse.
(3) Freiwilligen-Kandidaten, die in einer der Querschnittskompetenzen oder Fachkompetenzen nur geringe Kenntnisse aufweisen, scheiden aus und kommen als EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe nicht in Betracht. Der zuständige Vorgesetzte bei der Entsendeorganisation muss eine derartige Bewertung und Entscheidung gegebenenfalls erläutern und begründen können.
Artikel 15
Zusätzliche Schulungen vor der Entsendung
Unabhängig von der Teilnahme des Freiwilligen-Kandidaten an dem Schulungsprogramm oder der Absolvierung eines Praktikums kann die Entsendeorganisation zusätzliche Schulungen vor der Entsendung anbieten, wie etwa Schulungen zur Anpassung der Fachkenntnisse der Freiwilligen-Kandidaten an den Bedarf der Aufnahmeorganisation, auf das Einsatzland vorbereitender Sprachunterricht usw.
Artikel 16
Vertrag mit dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe
(1) Auf der Grundlage der Ergebnisse der Einführung vor der Entsendung und gegebenenfalls des Praktikums sowie der in den Artikeln 13 bis 15 genannten sonstigen vorbereitenden Schulungen stellt die Entsendeorganisation in Absprache mit der Aufnahmeorganisation abschließend fest, ob der Freiwilligen-Kandidat für eine Entsendung als EU-Freiwilliger für humanitäre Hilfe in Betracht kommt.
(2) Die Entsendeorganisation und der als geeignet bewertete EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe schließen einen Entsendevertrag nach Artikel 14 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014.
(3) In dem Vertrag, der in enger Absprache mit der Aufnahmeorganisation auszuarbeiten ist, werden die spezifischen Bedingungen der Entsendung und die Rechte und Pflichten des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe festgelegt. In dem Vertrag wird auch das Recht benannt, das gemäß der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission am Gerichtsstand des Vertrags anwendbar ist, und es werden mindestens die folgenden Aspekte geregelt:
a)
Definition der Rolle und Position des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, Einsatzdauer und -ort, gemäß der Aufgabenstellung auszuführende Aufgaben, einschließlich der Elemente, die sich aus dem in Artikel 17 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 genannten Kommunikationsplan ergeben;
b)
Laufzeit des Vertrags, einschließlich Anfangs- und Enddatum;
c)
Leistungsmanagement, einschließlich:
-
Verwaltungsmodalitäten, u. a. zuständiger Vorgesetzter bei der Aufnahmeorganisation und Kontaktstelle für die laufende Unterstützung seitens der Entsendeorganisation;
-
Mentoringmodalitäten;
d)
Arbeitsbedingungen, einschließlich Arbeitszeiten und Urlaub;
e)
Pflichten und finanzielle Rechte des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, einschließlich der Regelungen für folgende Aspekte:
-
Aufwandsentschädigung und Rückkehrbeihilfe,
-
Informationen über die geltenden Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften,
-
Versicherungsschutz,
-
Unterbringung,
-
Reise;
f)
praktische Vorkehrungen:
-
medizinische Untersuchungen,
-
Visum und Arbeitserlaubnis;
g)
Vertraulichkeit;
h)
Vertragszusatz über das von dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe erwartete Verhalten, wozu u. a. ein integres Handeln und die Einhaltung des Verhaltenskodex sowie der Schutz von Kindern und schutzbedürftigen Erwachsenen einschließlich der Nulltoleranz gegenüber sexuellem Missbrauch gehören;
i)
Disziplinarvorschriften und Aufhebung des Freiwilligenstatus;
j)
Vermittlungsverfahren zur Klärung von Problemen und Beschwerden und zur Streitbeilegung;
k)
Zuständigkeiten und Konzepte in den Bereichen Sicherheitsmanagement, Gesundheitsschutz und Sicherheit;
l)
Lernen und persönliche Weiterentwicklung;
-
Schulung und Einführung,
-
Debriefing.
(4) Bei Streitigkeiten zwischen der Entsende- oder der Aufnahmeorganisation und dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe hat dieser Anspruch auf einen wirksamen Rechtsbehelf gemäß den für die Entsendeorganisation geltenden nationalen Bestimmungen.
Artikel 17
Aufnahme in die Datenbank
Nach Eingang der ausdrücklichen Zustimmung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe gibt die Entsendeorganisation die Daten des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe in die in Artikel 13 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 genannte Datenbank (im Folgenden „Datenbank“) ein. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in dieser Datenbank muss den Datenschutzstandards entsprechen, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission genannt sind. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in Verbindung mit dieser Datenbank durch die Kommission findet die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 (2) Anwendung.
KAPITEL 5
VERFAHREN FÜR DIE ENTSENDUNG UND BETREUUNG VON EU-FREIWILLIGEN FÜR HUMANITÄRE HILFE
Artikel 18
Einführung im Land
(1) Die Aufnahmeorganisationen stellen sicher, dass alle EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe nach der Ankunft im Einsatzland eine gründliche und angemessene Einführung im Land erhalten, die mindestens Folgendes abdeckt:
a)
Organisations- und Managementstrukturen und -prozesse, Projektteams (u. a. Projektmanager, operatives und technisches Team, Krisenmanagementbeauftragter, Unterstützungsteams z. B. in den Bereichen Personal und Finanzen), Projektstandort(e) sowie Aufgaben und Ziele der Organisation und deren Bezug zur EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe;
b)
umfassende Informationen über die Aufgaben, Zuständigkeiten und Projekte der Organisation, die beteiligten Gemeinschaften, den operativen Kontext sowie die Erwartungen hinsichtlich der Ergebnisse, die im Rahmen der Aufgabenstellung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe erzielt werden sollen, und über die der Aufgabenstellung zugrundeliegende Bedarfsbewertung;
c)
für den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe relevante lokale Rechtsvorschriften;
d)
ein obligatorisches kontextspezifisches Briefing zu Sicherheits- und Gesundheitsfragen gemäß den Artikeln 28 und 30;
e)
Supervisions- und Leistungsmanagementsystem und -verfahren und vorhandene Unterstützungsmechanismen, einschließlich Mentoring und sonstiger in den Artikeln 19, 20 und 21 vorgesehener Unterstützung;
f)
eine Einweisung in die Kultur des Landes, der Region und des Einsatzortes, einschließlich Leitlinien für angemessenes Verhalten;
g)
ein Debriefing im Land gemäß Artikel 23.
(2) Die Aufnahmeorganisation stellt sicher, dass die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sämtliche Informationen, die bei der Einführung im Land erteilt werden, gelesen und verstanden haben, und dass diese Informationen auch während der Teilnahme an der EU-Freiwilligeninitiative leicht zugänglich sind.
Artikel 19
Supervision und Leistungsmanagement
(1) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation entwickeln gemeinsam ein Leistungsmanagementsystem, das auf den Leistungszielen und den erwarteten Ergebnissen basiert, um vor dem Hintergrund der Aufgabenstellung die Qualität der Tätigkeit des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe und die von ihm erzielten Fortschritte zu messen.
(2) Die Aufnahme- und die Entsendeorganisation legen fest, welche Rolle und welche Zuständigkeiten sie jeweils im Rahmen des Leistungsmanagementverfahrens und bei der Supervision des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe übernehmen.
(3) In der Einführungsphase legen die Aufnahme- und die Entsendeorganisation gemeinsam mit dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe die Leistungsziele fest und geben ihm Gelegenheit, sich zu den flexiblen Elementen der Aufgabenstellung zu äußern.
(4) Die Aufnahmeorganisation benennt einen Vorgesetzten, der für die Supervision des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe zuständig ist und der mit dem Freiwilligen in angemessenen und praktikablen Zeitabständen Supervisionsgespräche führt.
(5) Sofern die Dauer des Einsatzes dies zweckmäßig erscheinen lässt, führen die Entsendeorganisation und der Vorgesetzte bei der Aufnahmeorganisation gemeinsam mit dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe eine Halbzeit-Leistungsüberprüfung durch, um den Integrationsprozess und den Stand der Fortschritte hinsichtlich der Ziele förmlich zu bewerten und die Ziele, die Aufgabenstellung und den Lern- und Entwicklungsplan anzupassen.
(6) Ergibt die Halbzeitüberprüfung, dass der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe in einer der Querschnittskompetenzen oder Fachkompetenzen nur geringe Kenntnisse aufweist, kann die Aufnahmeorganisation in Einvernehmen mit der Entsendeorganisation beschließen, die Entsendung vorzeitig zu beenden. Sie müssen in der Lage sein, eine derartige Bewertung und Entscheidung gegebenenfalls zu erläutern und zu begründen.
(7) Die Entsendeorganisation und der Vorgesetzte bei der Aufnahmeorganisation nehmen gemeinsam mit dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe am Ende des Einsatzes einen abschließende Leistungsüberprüfung vor, um die Ergebnisse des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe vor dem Hintergrund der Ziele ihrer Aufgabenstellung und des Lern- und Entwicklungsplans zu überprüfen.
(8) Die Ergebnisse dieser Leistungsüberprüfung werden in den Lern- und Entwicklungsplan des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe integriert.
(9) Die Entsendeorganisation führt die Aufzeichnungen über die Leistungsüberprüfung im Einklang mit den Datenschutzstandards, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission genannt sind, und übermittelt der Datenbank eine Bestätigung, ob der Einsatz erfolgreich abgeschlossen wurde oder nicht; in letzterem Fall benennt sie auch die Gründe.
Artikel 20
Laufende Unterstützung seitens der Entsendeorganisation
(1) Vor der Entsendung benennt die Entsendeorganisation eine Kontaktperson, die im Zeitraum der Entsendung verfügbar ist und regelmäßigen Kontakt zu dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe hält, um Folgendes sicherzustellen:
a)
Unterstützung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe in der Ankunfts- und Eingewöhnungsphase,
b)
erforderliche zusätzliche Unterstützung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe und der Aufnahmeorganisation,
c)
Beteiligung an der Halbzeit- und der Abschlussüberprüfung sowie bei Bedarf an sonstigen Sitzungen und
d)
Vermittlung bei Uneinigkeit zwischen der Aufnahmeorganisation und dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe.
(2) Ist die benannte Kontaktperson nicht mehr in der Lage, diese Aufgabe im Entsendezeitraum zu erfüllen, wird so schnell wie möglich ein Ersatz benannt, um die Kontinuität der Unterstützung sicherzustellen.
Artikel 21
Mentoring
(1) Die Aufnahmeorganisation benennt einen oder mehrere Mentoren, um den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe unter anderem in folgenden Bereichen zu unterstützen:
a)
Entwicklung der beruflichen Fähigkeiten und Verbesserung von Leistung und Kenntnissen,
b)
kulturelle Eingliederung und Akklimatisierung,
c)
Coaching hinsichtlich der Aufgabenstellung und
d)
Hilfe bei psychosozialen Fragen.
(2) Die Mentoren haben Zugang zum Lern- und Entwicklungsplan und zur Aufgabenstellung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe und richten ihre Unterstützung daran aus. Die Mentoren treffen regelmäßig mit dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe zusammen, um die Fortschritte zu erörtern und bei der Lösung von Problemen im Zusammenhang mit dem Einsatz und bei persönlichen Problemen Hilfe zu leisten.
(3) Bei dem Mentoring werden die lokalen Gegebenheiten berücksichtigt; wenn möglich, wird es so gestaltet, dass es auch lokalen Freiwilligen zugutekommen kann.
(4) Die Entsendeorganisation erleichtert das Mentoring durch eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der Aufnahmeorganisation, um Hilfe in den Bereichen Analyse und Schulung sowie sonstige Unterstützung für den Kapazitätsaufbau zu leisten und bei Kapazitätsdefiziten vor Ort im Rahmen ihrer eigenen Strukturen und Netzwerke geeignete Personen mit den noch benötigten Fähigkeiten zu ermitteln.
(5) Gegebenenfalls kann ein Fern-Mentoring in Betracht gezogen werden, das sich insbesondere auf das Netzwerk der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe stützen könnte.
Artikel 22
Arbeitsbedingungen
(1) Für alle EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe werden angemessene Arbeitsbedingungen geschaffen, sodass sie während ihres Einsatzes gute Leistungen erbringen können und ihr Wohlbefinden, ihre Motivation, ihre Gesundheit und ihre Sicherheit nicht beeinträchtigt werden. Die Arbeitsbedingungen müssen den einschlägigen Bestimmungen der Richtlinie 89/391/EWG (3) und der Richtlinie 2003/88/EG (4) entsprechen.
(2) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation arbeiten gemeinsam angemessene Arbeitsbedingungen aus, bei denen das lokale und nationale Einsatzumfeld berücksichtigt wird.
(3) Die Aufnahmeorganisation stellt die nötigen Informationen bereit und schlägt die Arbeitsbedingungen vor, deren Eignung und Angemessenheit von der Entsendeorganisation geprüft wird, um sicherzustellen, dass sie mit der Fürsorgepflicht und den allgemeinen Konzepten und Vorgehensweisen der Entsendeorganisation in Einklang stehen.
(4) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation stellen gemeinsam sicher, dass Gesundheits- und Sicherheitsrisiken vermieden, bewältigt und abgemildert werden und die vorgeschlagenen Arbeitsbedingungen den in den Artikeln 28, 29 und 30 genannten vereinbarten Sicherheits- und Gesundheitsschutzverfahren sowie den unter Nummer 3 des Anhangs I genannten Bedingungen für Arbeitszeiten, Urlaub, Mindestruhezeiten pro Tag und Woche und Arbeitsplatz entsprechen.
Artikel 23
Unterstützung am Ende der Entsendung und danach
(1) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation legen im beiderseitigen Einvernehmen fest, wie das Debriefing aller EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, einschließlich der vorzeitig zurückkehrenden Freiwilligen, inhaltlich und praktisch gestaltet wird.
(2) Die Aufnahmeorganisation bietet dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe ein persönliches Debriefing oder ein Gruppen-Debriefing, das auch die in Artikel 19 Absatz 7 genannte abschließende Leistungsüberprüfung einschließt, und organisiert gegebenenfalls eine Projektübergabe an das Team oder die anderen Beteiligten, die die Tätigkeiten des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe fortführen werden, um die Nachhaltigkeit und die Kontinuität sicherzustellen.
(3) Die Entsendeorganisation bietet dem zurückgekehrten EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe zeitnah ein persönliches Debriefing oder ein Gruppen-Debriefing sowie ein operatives oder Projektdebriefing an, das auf dem Feedback der Aufnahmeorganisation und der abschließenden Fassung des Lern- und Entwicklungsplans basiert.
(4) Die Entsendeorganisation erleichtert die medizinische Kontrolluntersuchung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe nach dessen Rückkehr und bietet psychosoziale Debriefingsitzungen und Beratungsunterstützung an, die von dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf freiwilliger Basis genutzt werden können.
(5) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation informieren den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe über die Möglichkeiten, sich weiterhin für Fragen der humanitären Hilfe und eine aktive europäische Bürgerschaft einzusetzen, z. B. durch Engagement im Netzwerk der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe und Förderung des Netzwerks.
(6) Die Entsendeorganisation fordert die zurückgekehrten EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf, ein konstruktives Feedback zur EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe zu geben, u. a. indem sie erläutern, wie ihre Beiträge bei der Gestaltung künftiger Einsätze genutzt werden können.
KAPITEL 6
BESTIMMUNGEN ÜBER VERSICHERUNGSSCHUTZ UND LEBENSBEDINGUNGEN
Artikel 24
Versicherungsschutz
(1) Alle EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe werden durch eine umfassende Versicherungspolice abgesichert, die speziell darauf ausgerichtet ist, sie während des gesamten Zeitraums ihrer Entsendung in Drittländer und der relevanten Zeiträume vor und nach der Entsendung zu schützen.
(2) Der Versicherungsschutz gilt weltweit rund um die Uhr. Er beginnt mit dem Tag, an dem der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe sich aus seinem Heimatort auf den Weg in das Drittland des Einsatzes begibt und endet an dem Tag, an dem er aus dem Drittland des Einsatzes zurückkehrend wieder in seinem Heimatort eintrifft (im Folgenden „erster Versicherungszeitraum“).
(3) Übersteigt die Versicherungsdauer 12 Wochen, wird der Versicherungsschutz um weitere 8 Wochen im Heimatland des Versicherten verlängert, um die medizinische Weiterbehandlung von Erkrankungen und Verletzungen, die während des ersten Versicherungszeitraums eingetreten sind, abzudecken.
(4) Der Versicherungsschutz erstreckt sich auf alle Tätigkeiten im Rahmen der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe sowie im ersten Versicherungszeitraum auch auf die privaten Aktivitäten der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe.
(5) Alle EU-Freiwilligen genießen 100 %-igen Versicherungsschutz (vollständige Abdeckung) in folgenden Bereichen:
a)
ärztliche und zahnmedizinische Behandlungen,
b)
Schwangerschaft und Geburt,
c)
Unfall,
d)
Repatriierung,
e)
Lebensversicherung,
f)
dauerhafte oder vorübergehende Behinderung oder Invalidität,
g)
Haftpflicht,
h)
Verlust oder Diebstahl von Dokumenten, Fahr- bzw. Flugscheinen und persönlicher Habe,
i)
ergänzende Unterstützung.
(6) Um die Gleichbehandlung und gleichwertige Versicherung aller EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sicherzustellen, kann die Kommission im Rahmen eines Vergabeverfahrens einen oder mehrere Versicherungsanbieter unter Vertrag nehmen.
Artikel 25
Aufwandsentschädigung und Rückkehrbeihilfe
(1) Die Entsendorganisation zahlt den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, die nicht als angestellte Mitarbeiter gelten, pünktlich und in regelmäßigen Tranchen eine pauschale Aufwandsentschädigung.
(2) Die pauschale Aufwandsentschädigung basiert auf einem Warenkorb, der die regelmäßigen Ausgaben des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe für die folgenden Posten umfasst:
a)
Lebensmittel,
b)
Körperpflege- und Haushaltsprodukte,
c)
Bekleidung,
d)
Beförderung vor Ort und innerhalb des Landes,
e)
sonstige Ausgaben, die für einen angemessenen Lebensstandard und eine Beteiligung am gesellschaftlichen Leben vor Ort erforderlich erachtet werden (der Gesamtbetrag, der für die unter den Buchstaben a bis d aufgelisteten Posten vorgesehen ist, darf zur Finanzierung von Ausgaben wie Freizeitaktivitäten, Friseur, Zeitungen oder Schreibwaren höchstens um 20 % aufgestockt werden).
f)
Zusatzbetrag für EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe, die in Gebieten eingesetzt werden, deren Index über dem Landesdurchschnitt liegt (höchstens 10 % des Gesamtbetrags für die unter den Buchstaben a bis d aufgelisteten Posten).
(3) Die Unterbringungskosten fallen nicht unter die Aufwandsentschädigung.
(4) Die Kommission veröffentlicht Informationen über die pauschalen Aufwandsentschädigungen mit Länderindizes für die jeweiligen Einsatzländer. Zusätzlich zu der Aufwandsentschädigung können Kosten für besonderen Bedarf wegen einer Behinderung oder sonstiger besonderer Umstände erstattet werden.
(5) Die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe werden rechtzeitig über in ihren Einsatzzeitraum fallende Anpassungen der Indizes und der Aufwandsentschädigungen informiert, insbesondere bei Ländern mit hoher Inflations- oder Deflationsrate.
(6) Bei erfolgreichem Abschluss der Entsendung zahlt die Entsendeorganisation dem zurückkehrenden EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe je nach Dauer seiner Entsendung eine Rückkehrbeihilfe in Höhe von 100 EUR pro Monat (angepasst nach einem regelmäßig aktualisierten Index).
Artikel 26
Unterbringung
(1) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass die Aufnahmeorganisation dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe eine angemessene Unterkunft zur Verfügung stellt, deren Kosten im lokalen Kontext angemessen sind.
(2) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation stellen gemeinsam sicher, dass Gesundheits- und Sicherheitsrisiken vermieden, bewältigt und abgemildert werden und die vorgeschlagene Unterbringung den in den Artikeln 28, 29 und 30 genannten vereinbarten Sicherheits- und Gesundheitsschutzverfahren sowie den unter Nummer 4 des Anhangs I genannten Bedingungen entspricht.
(3) Die Kosten für Unterbringung, Heizung und sonstige damit verbundene direkte Kosten werden nach Möglichkeit direkt von der Aufnahmeorganisation getragen. Die Aufnahmeorganisation geht die vertraglichen Verpflichtungen mit dem Vermieter ein und ergreift die erforderlichen Schritte, um die Gastgeber und Vermieter über die EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe zu informieren.
Artikel 27
Reisekosten und damit verbundene Kosten
(1) Die Entsendeorganisation organisiert die An- und Abreise des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe zum bzw. vom Einsatzort, einschließlich im Falle einer vorzeitigen Rückkehr, und trägt die Reisekosten.
(2) Auf Antrag des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe organisiert die Entsendeorganisation in folgenden Fällen eine zusätzliche Hin- und Rückreise und trägt die damit verbundenen Kosten:
a)
Heimaturlaub von EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, deren Entsendezeitraum 18 Monate übersteigt;
b)
Elternurlaub von EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, die eines oder mehrere unterhaltsberechtigte Kinder im Alter von unter 12 Jahren haben, sofern der Entsendezeitraum 6 Monate übersteigt;
c)
Sonderurlaub im Fall der Beisetzung oder einer ärztlich bescheinigten schweren Erkrankung eines Verwandten in gerader aufsteigender oder absteigender Linie, eines Ehe- oder eingetragenen Lebenspartners oder eines Geschwisterteils.
(3) Die Reisekosten können entweder auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten einer Reise in der Economy-Klasse oder der 2. Klasse oder in Form von Pauschalbeträgen erstattet werden, die auf einer angemessenen Methode der Entfernungsberechnung basieren.
(4) Die Entsendeorganisation stellt hinsichtlich der Visumerteilung für den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe Informationen bereit und leistet entsprechende logistische Unterstützung, während die Aufnahmeorganisation erforderlichenfalls das Visumverfahren unterstützt. Die Entsendeorganisation trägt die Kosten der Visumerteilung, einschließlich der erforderlichen Reisekosten.
KAPITEL 7
VERFAHREN ZUR GEWÄHRLEISTUNG DER FÜRSORGEPFLICHT UND DER SICHERHEIT
Artikel 28
Sicherheitsmanagement und Risikobewertung
(1) Die Entsendeorganisation verfügt über eine organisationsinterne Sicherheitspolitik und Risikobewertungsverfahren, die für EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe geeignet sind, auf diese Anwendung finden und bei Bedarf angepasst werden.
(2) Auf der Grundlage der organisationsinternen Sicherheitspolitik der Entsendeorganisation arbeiten die Entsende- und die Aufnahmeorganisation für die Maßnahmen im Rahmen der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe einen Sicherheitsmanagement- und einen Evakuierungsplan aus. Diese Pläne entsprechen mindestens den unter Nummer 5 des Anhangs I genannten Bedingungen.
(3) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen nehmen gemeinsam eine schriftliche Bewertung der im Einsatzland bestehenden Sicherheits-, Reise- und Gesundheitsrisiken vor. Diese Bewertungen entsprechen mindestens den unter Nummer 6 des Anhangs I genannten Bedingungen.
(4) Die Risikobewertung nach Absatz 3 wird dem Kontext entsprechend regelmäßig - mindestens jedoch vor der Entsendung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe -überprüft und aktualisiert. Ergibt die Risikobewertung, dass die Entsendung an einen Schauplatz eines internationalen oder nicht internationalen bewaffneten Konflikts führen würde oder dass solche Konflikte drohen, wird die Entsendung nicht in Betracht gezogen bzw. - sofern bereits ein EU-Freiwilliger für humanitäre Hilfe ausgewählt wurde - annulliert.
(5) In der Aufgabenbeschreibung und während des Rekrutierungsprozesses wird auf die Anforderungen hinsichtlich des Sicherheitsbewusstseins und das erforderliche angemessene Verhalten im Bereich Risiko- und Sicherheitsmanagement hingewiesen.
(6) Die Entsendorganisation unterrichtet die zuständigen nationalen Behörden der Mitgliedstaaten und der anderen teilnehmenden Länder im Einklang mit Artikel 23 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014, bevor einer ihrer Staatsangehörigen als EU-Freiwilliger für humanitäre Hilfe entsandt wird. Werden EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe eingesetzt, die nicht Staatsangehörige eines Mitgliedstaats der Union sind, prüft die Entsendeorganisation vor der Entsendung, welche Regeln für den konsularischen Schutz durch das Land der Staatsangehörigkeit des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe oder durch ein anderes Land gelten.
(7) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation stellen sicher, dass alle Informationen über die Sicherheitsverfahren an die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe weitergegeben und von diesen verstanden werden. In der Einführungsphase erfolgt vor der Abreise und innerhalb von 24 Stunden nach der Ankunft im Einsatzland ein kontextspezifisches Sicherheitsbriefing. Dieses muss Folgendes abdecken: die Ergebnisse der Risikobewertung, den Evakuierungs- und Sicherheitsmanagementplan, einschließlich der Berichterstattung bei sicherheitsrelevanten Vorfällen, die Verfahren für Evakuierungen und Repatriierungen, die Kommunikationsabläufe, die Kontaktperson(en) für das Krisenmanagement und die Kontaktangaben zu Botschaften, Polizei, Feuerwehr und Krankenhäusern.
(8) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe mindestens durch eine Versicherung nach Artikel 24 abgesichert ist.
(9) Zusätzlich zu der obligatorischen Sicherheitsschulung im Rahmen des Schulungsprogramms ermöglicht die Entsendeorganisation den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe die Teilnahme an allen sonstigen relevanten Sicherheitsschulungen, die sie ihren eigenen internationalen Mitarbeitern anbietet.
(10) Mit Unterzeichnung des in Artikel 16 Absatz 2 genannten Vertrags bestätigen die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, dass sie die Sicherheitsmanagementverfahren kennen und diese einhalten werden, einschließlich ihrer Pflicht, sich selbst über die aktuelle Sicherheitslage auf dem Laufenden zu halten, ihrer persönlichen Verantwortung für das sie, andere Personen und die Organisation betreffende Sicherheitsmanagement und ihrer Pflicht, riskantes Verhalten zu unterlassen. Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation machen den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf die Folgen der Missachtung der Sicherheitsverfahren aufmerksam und klären ihn insbesondere darüber auf, bei welchen Verstößen der Einsatz vorzeitig beendet wird.
(11) Die Entsendeorganisation empfiehlt den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, sich nach ihrer Ankunft im Einsatzland bei der Botschaft oder dem Konsulat des Landes ihrer Staatsangehörigkeit registrieren zu lassen, und informiert sie über die Möglichkeit, von diesen konsularische Unterstützung zu erhalten. Hat das Land der Staatsangehörigkeit des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe im Einsatzland keine konsularische Vertretung, empfiehlt die Entsendeorganisation den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, die Unionsbürger sind, sich bei einem Konsulat oder der Botschaft eines anderen EU-Mitgliedstaats registrieren zu lassen, und informiert sie über die Möglichkeit, von diesen konsularische Unterstützung zu erhalten.
(12) Anhand der von der Aufnahmeorganisation vorgelegten aktuellen Angaben aktualisieren die Entsende- und die Aufnahmeorganisation regelmäßig den Evakuierungsplan, um sicherzustellen, dass er jederzeit den operationellen Rahmenbedingungen entspricht. Die Häufigkeit der Überprüfung des Evakuierungsplans ist vom Ergebnis der Risikobewertung abhängig, und die Aufnahmeorganisation passt den Plan bei Bedarf unter Berücksichtigung der früheren und der aktuellen Datenlage an. Der Evakuierungsplan wird an einem für den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe leicht zugänglichen Ort aufbewahrt.
(13) Die Aufnahmeorganisation stellt sicher, dass der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe über Änderungen der operativen Rahmenbedingungen und die daraus resultierenden Anpassungen der Sicherheitsverfahren oder -protokolle auf dem Laufenden gehalten wird.
(14) Der Aufnahmeorganisation ist bekannt, wo sich der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe aufhält, und verfügt über eine Kontaktnummer, unter der dieser jederzeit, auch während der Urlaubszeiten, zu erreichen ist.
Artikel 29
Bei Sicherheitsvorfällen oder Evakuierungen anzuwendende Verfahren
(1) Bei Sicherheitsvorfällen erhält der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe schnellstmöglich ein Debriefing. Je nach Schwere des Vorfalls und nach Maßgabe der von der Entsende- und der Aufnahmeorganisation festgelegten Verfahren kann dieses Debriefing vom Vorgesetzen oder Mentor bei der Aufnahmeorganisation oder vom Krisenmanagementbeauftragten der Entsendeorganisation durchgeführt werden und darüber hinaus professionelle psychologische Hilfe umfassen.
(2) Im Falle einer Evakuierung wird der Evakuierungsplan befolgt und der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe ständig betreut, wobei gegebenenfalls die Verfahren der Konsulate und Botschaften zur Anwendung kommen, bei denen der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe gemäß Artikel 28 Absatz 11 registriert wurde.
(3) Die Entsendeorganisation kontaktiert die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe nach ihrer Rückkehr und stellt sicher, dass angemessene Folgemaßnahmen ergriffen werden, einschließlich Debriefing und psychosozialer und ärztlicher Unterstützung.
(4) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation integrieren Sicherheitsfragen in ihren Überwachungs- und Evaluierungsrahmen und Erkenntnisse, die aus Sicherheitsvorfällen gewonnen wurden, werden bei der Überprüfung und Verbesserung von Projekten berücksichtigt.
Artikel 30
Gesundheit und Sicherheit
(1) Die Entsendeorganisation verfügt über eine organisationsinterne Gesundheitsschutz- und Sicherheitsstrategie, die für EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe geeignet ist, auf diese Anwendung findet, bei Bedarf angepasst werden kann und unter anderem Leitlinien zu folgenden Aspekten umfasst:
a)
persönliche Gesundheit, wie körperliche Gesundheit (Verhütung von Krankheiten, Empfehlungen zu Ess- und Schlafgewohnheiten, Sensibilisierung für klimatische und geografische Risiken, Behandlungsmöglichkeiten);
b)
geistige Gesundheit (Ratschläge hinsichtlich Work-Life-Balance, Stressmanagement, Bewältigungsmechanismen und Entspannungsmethoden, Anlaufstellen für psychosoziale Unterstützung).
(2) Auf der Grundlage der organisationsinternen Gesundheitsschutz- und Sicherheitsstrategie der Entsendeorganisation entwickeln die Entsende- und die Aufnahmeorganisation gemeinsam eine umfassende Palette von Gesundheitsschutz- und Sicherheitsstrategien und -leitlinien, um ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen und das körperliche und emotionale Wohlbefinden der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sicherzustellen.
(3) Im Rahmen der in Artikel 28 Absatz 3 genannten Risikobewertung und vor Festlegung der Aufgabenstellung prüfen die Entsende- und die Aufnahmeorganisation auf der Grundlage der unter Nummer 7 des Anhangs I genannten Indikatoren gemeinsam, ob bei dem Einsatz für den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sichere Arbeits- und Lebensbedingungen gegeben sind.
(4) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe mindestens durch umfassende Kranken- und Reiseversicherungsbestimmungen nach Artikel 24 abgesichert ist.
(5) In der Einführungsphase informiert die Entsendeorganisation den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe über die in den Absätzen 1 und 2 genannten Gesundheitsschutz- und Sicherheitsstrategien und -leitlinien und erteilt ihm unter anderem Hinweise zu Krankheiten, Erste-Hilfe-Möglichkeiten, Instandhaltung von Räumlichkeiten, Fahrzeugen und Ausrüstung, Arbeitsplatz, Work-Life-Balance, gesundheits- und sicherheitsrelevanten Vorfällen sowie Verfahren für Evakuierungen aus medizinischen Gründen.
(6) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe vor seiner Abreise eine gründliche medizinische Kontrolluntersuchung absolviert und sorgt dafür, dass er die angesichts der Risiken im Einsatzland empfohlenen Medikamente und Impfungen sowie gegebenenfalls die erforderliche Ausrüstung wie etwa Erste-Hilfe-Sets und Schutz gegen Moskitos erhält.
(7) Die Aufnahmeorganisation stellt sicher, dass die Fürsorgepflicht bei der laufenden Betreuung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe beachtet wird, und erteilt ihm in der Einführungsphase folgende Informationen:
a)
aktuelle Informationen zu den lokalen Ressourcen in den Bereichen Gesundheit und Sicherheit wie etwa Kontaktdaten von Ärzten, Krankenhäusern und paramedizinischen Dienstleistern;
b)
im Rahmen ihres Länderbriefings Hinweise zu lokalen Gebräuchen und Normen, um Gesundheitsgefahren zu mindern und die Integration zu erleichtern.
(8) Die Entsendeorganisation erleichtert die medizinische Kontrolluntersuchung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe nach dessen Rückkehr und bietet im Rahmen ihres Debriefings psychosoziale Debriefingsitzungen sowie Beratungsunterstützung an. Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation fördern das Netzwerk der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe in seiner Funktion als paralleler Unterstützungsmechanismus vor, während und nach der Entsendung.
KAPITEL 8
VERFAHREN FÜR DIE ÜBERWACHUNG UND BEWERTUNG DER INDIVIDUELLEN LEISTUNG EU-FREIWILLIGEN FÜR HUMANITÄRE HILFE
Artikel 31
Überwachung und Bewertung der individuellen Leistung der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe
(1) Auf der Grundlage des in Artikel 19 genannten Supervisions- und Leistungsmanagementverfahrens überwachen und bewerten die Entsende- und die Aufnahmeorganisation die individuelle Leistung der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe und messen ausgehend von deren Aufgabenstellung und Zielen die Fortschritte und Ergebnisse.
(2) Die Überwachung und Bewertung der individuellen Leistung der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe ist ein kontinuierlicher Prozess, der sich über den gesamten Einsatz erstreckt und spezifische Überprüfungen in mindestens folgenden Phasen umfasst:
a)
sofern relevant am Ende des in Artikel 14 genannten Praktikums;
b)
während der in Artikel 19 genannten abschließenden Leistungsüberprüfung und der Halbzeitüberprüfung, falls diese als angebracht erachtet wird;
c)
während des in Artikel 23 genannten Debriefings.
(3) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation legen Angaben vor, die aufzeigen, inwieweit die individuelle Leistung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf der Ergebnis- und Wirkungsebene zur Verwirklichung der Ziele des Projekts und der Initiative insgesamt beiträgt, und berücksichtigen dabei die in Artikel 7 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 genannten Indikatoren. Diese Angaben umfassen anonymisierte Aufzeichnungen zur Qualität der Ergebnisse der Tätigkeit des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, die für Evaluierungszwecke bereitgehalten werden. Diese Daten werden im Einklang mit den Datenschutzstandards verarbeitet, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission genannt sind.
(4) Die Entsendeorganisationen unterstützen den Kapazitätsaufbau auf Ebene der Aufnahmeorganisationen, damit diese die Fortschritte und Ergebnisse ausgehend von der Aufgabenstellung und den Zielen des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe messen können.
KAPITEL 9
ZERTIFIZIERUNGSVERFAHREN FÜR ENTSENDEORGANISATIONEN UND AUFNAHMEORGANISATIONEN
Artikel 32
Zertifizierungsverfahren für Aufnahmeorganisationen
(1) Aufnahmeorganisationen, die eine Zertifizierung anstreben, legen eine objektive und wahrheitsgemäße Selbstbewertung vor, die den unter Nummer 1 des Anhangs III genannten Anforderungen entspricht; sie bewerten dabei ihre bestehenden Konzepte und Vorgehensweisen anhand der mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen, die in Bezug auf Freiwilligen-Kandidaten und EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe in dieser Verordnung und in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission festgelegt sind.
(2) In der Selbstbewertung legt die Aufnahmeorganisation alle Defizite und verbesserungsbedürftigen Bereiche offen, in denen ein Kapazitätsaufbau erforderlich sein könnte, um den Anforderungen in vollem Umfang zu genügen.
(3) Die Aufnahmeorganisation legt zusammen mit der Selbstbewertung gemäß den unter Nummer 1 des Anhangs III genannten Anforderungen drei Referenzen vor, damit hinsichtlich aller mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen in Bezug auf Freiwilligen-Kandidaten und EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe umfassende Informationen zur Verfügung stehen. Die Referenzen müssen von mindestens zwei verschiedenen der nachstehend genannten Kategorien von Akteuren stammen:
a)
einer zertifizierten Entsende- oder Aufnahmeorganisation, mit der die sich bewerbende Aufnahmeorganisation bereits eine Partnerschaft für die Teilnahme an der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe eingegangen ist oder eine solche Partnerschaft anstrebt;
b)
einer humanitären Partnerorganisation der Kommission, mit der die Kommission eine (Partnerschafts-)Rahmenvereinbarung geschlossen und die sich bewerbende Aufnahmeorganisation bereits erfolgreich bei einem Projekt der humanitären Hilfe zusammengearbeitet hat;
c)
einer einschlägigen internationalen Organisation, einer gemeinnützigen Organisation oder einer zivilen Einrichtung des öffentlichen Rechts, mit der die sich bewerbende Aufnahmeorganisation bereits erfolgreich bei einem Projekt der humanitären Hilfe zusammengearbeitet hat;
d)
einer Akkreditierungs- oder Auditorganisation, die der sich bewerbenden Aufnahmeorganisation in für die EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe relevanten Bereichen eine Zertifizierung erteilt hat; in diesem Fall sollten die betreffenden Akkreditierungs- und Auditunterlagen ebenfalls vorgelegt werden.
(4) Die ausgefüllte Selbstbewertung wird vom bevollmächtigten Vertreter der Aufnahmeorganisation, dessen Unterschrift diese rechtswirksam bindet, unterzeichnet und der Kommission zusammen mit den in Absatz 3 genannten Referenzen übermittelt.
(5) Die Kommission bewertet den Antrag anhand der Selbstbewertung und der Referenzen und kann eine der folgenden Entscheidungen treffen:
a)
der sich bewerbenden Aufnahmeorganisation die Zertifizierung zu erteilen, da sie nach Einschätzung der Kommission den mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen in vollem Umfang entspricht;
b)
der sich bewerbenden Aufnahmeorganisation die Zertifizierung nicht zu erteilen, da sie nach Einschätzung der Kommission den mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen nicht in vollem Umfang entspricht.
(6) Die Kommission informiert die sich bewerbende Aufnahmeorganisation innerhalb von sechs Monaten nach Eingang des Antrags über das Ergebnis der Zertifizierung und weist dabei bei Bedarf auch auf Möglichkeiten für die Unterstützung des Kapazitätsaufbaus hin, falls der Antrag erneut vorgelegt werden soll. Wurde Bedarf ermittelt, der durch eine Kapazitätsaufbaustrategie der sich bewerbenden Aufnahmeorganisation gedeckt werden soll, ist diese teilnahmeberechtigt und hat bei der Unterstützung des Kapazitätsaufbaus Vorrang.
Artikel 33
Zertifizierungsverfahren für Entsendeorganisationen
(1) Entsendeorganisationen, die eine Zertifizierung anstreben, legen eine objektive und wahrheitsgemäße evidenzbasierte Selbstbewertung vor, die den unter Nummer 2 des Anhangs III genannten Anforderungen entspricht; sie bewerten dabei ihre bestehenden Konzepte und Vorgehensweisen anhand der mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen in Bezug auf Freiwilligen-Kandidaten und EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe.
(2) In der evidenzbasierten Selbstbewertung legt die Entsendeorganisation alle Defizite und verbesserungsbedürftigen Bereiche offen, in denen technische Hilfe erforderlich sein könnte, um den Anforderungen in vollem Umfang zu genügen. Sie fügt ihrem Antrag zudem Beispiele und Angaben bei, anhand deren sich überprüfen lässt, ob die Konzepte und Vorgehensweisen im Hinblick auf die einzelnen mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen und insbesondere im Hinblick auf Freiwillige umgesetzt werden.
(3) Die ausgefüllte evidenzbasierte Selbstbewertung wird vom bevollmächtigten Vertreter der Entsendeorganisation, dessen Unterschrift diese rechtswirksam bindet, unterzeichnet und der Kommission zusammen mit den in Absatz 2 genannten Unterlagen übermittelt.
(4) Die Kommission bewertet den Antrag anhand der evidenzbasierten Selbstbewertung und der eingereichten Unterlagen und kann eine der folgenden Entscheidungen treffen:
a)
der sich bewerbenden Entsendeorganisation die Zertifizierung zu erteilen, da sie nach Einschätzung der Kommission den mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen in vollem Umfang entspricht;
b)
der sich bewerbenden Entsendeorganisation die Zertifizierung nicht zu erteilen, da sie nach Einschätzung der Kommission den mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen nicht in vollem Umfang entspricht.
(5) Die Kommission informiert die sich bewerbende Entsendeorganisation innerhalb von sechs Monaten nach Eingang des Antrags über das Ergebnis der Zertifizierung und weist dabei bei Bedarf auch auf Möglichkeiten für technische Hilfe hin, falls der Antrag erneut vorgelegt werden soll. Wurde Bedarf ermittelt, der durch eine Strategie für technische Hilfe der Entsendeorganisation gedeckt werden soll, ist diese teilnahmeberechtigt und hat bei der technischen Hilfe Vorrang.
Artikel 34
Rechtsmittel
(1) Entscheidet die Kommission, die Zertifizierung nicht zu erteilen und den Antrag abzulehnen, teilt sie der abgelehnten Organisation mit, dass sie sich erst nach einem Zeitraum von zwölf Monaten, der an dem Tag beginnt, an dem der Ablehnungsbescheid beim Bewerber eingegangen ist, erneut bewerben kann. In der Entscheidung wird auch angegeben, welche Rechtsmittel gegen sie eingelegt werden können.
(2) Gemäß Artikel 256 und Artikel 263 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) ist das Gericht der Europäischen Union für Rechtsakte der Europäischen Kommission zuständig, die Rechtswirkung gegenüber Dritten haben. Nach den Artikeln 256, 268 und 340 AEUV ist das Gericht der Europäischen Union auch für Streitfälle zuständig, die den Ersatz für von der Kommission verursachte Schäden im Bereich der außervertraglichen Haftung betreffen.
Artikel 35
Finanzielle Tragfähigkeit und organisatorische Kapazität der Organisationen
Die Bewertung der finanziellen Tragfähigkeit und der organisatorischen Kapazität der zertifizierten Entsende- und Aufnahmeorganisationen fällt nicht unter das Zertifizierungsverfahren. Diese Tragfähigkeit und diese Kapazitäten sind eine Voraussetzung für finanzielle Unterstützung durch die Union und werden anhand der Anträge im Anschluss an eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen bewertet.
Artikel 36
Geltungsdauer der Zertifizierung und regelmäßige Überprüfungen
(1) Die zertifizierten Entsende- und Aufnahmeorganisation müssen sich drei Jahre nach Erhalt des positiven Zertifizierungsbescheids der Kommission erneut zertifizieren lassen bzw. immer dann, wenn bei den Standards oder Verfahren für die betreffenden Bereiche entscheidende Änderungen eingetreten sind.
(2) Während der Geltungsdauer der Zertifizierung können die zertifizierten Entsende- und Aufnahmeorganisationen erforderlichenfalls aufgefordert werden, sich regelmäßig von der Kommission überprüfen zu lassen.
(3) Die zertifizierten Entsende- und Aufnahmeorganisationen informieren die Kommission umgehend über alle Änderungen ihrer rechtlichen, finanziellen, technischen oder organisatorischen Lage, die die Einhaltung der Standards und Verfahren in Frage stellen oder zu Interessenkonflikten führen könnten. Sie informieren die Kommission zudem über alle Änderungen ihres Namens, ihrer Anschrift oder ihres gesetzlicher Vertreters.
Artikel 37
Aussetzung und Aufhebung der Zertifizierung
(1) Auf der Grundlage der von einer zertifizierten Entsende- oder Aufnahmeorganisation vorgelegten Informationen wie auch der im Rahmen der regelmäßigen Überprüfungen nach Artikel 36 Absatz 2 oder auf anderen Wegen gewonnenen Informationen kann die Kommission zu der Einschätzung gelangen, dass die zertifizierte Entsende- oder Aufnahmeorganisation einem oder mehreren der Standards und Verfahren nicht mehr in vollem Umfang genügt. In diesen Fällen kann die Kommission im Einklang mit dem unter Nummer 3 des Anhangs III genannten Verfahren geeignete Maßnahmen ergreifen, einschließlich der Aussetzung oder Aufhebung der Zertifizierung.
(2) Eine Entsende- oder Aufnahmeorganisation, deren Zertifizierung ausgesetzt oder aufgehoben wurde, darf ab dem Datum der Aussetzung oder Aufhebung keine EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe mehr entsenden oder aufnehmen und kommt nicht für eine für diesen Zweck bestimmte finanzielle Unterstützung der Union in Betracht.
(3) Je nach den Gründen für die Aussetzung oder Aufhebung der Zertifizierung, insbesondere wenn sie die Sicherheit des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe betreffen, kann die Kommission verlangen, dass EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe, die zum Zeitpunkt einer Aussetzung oder Aufhebung entsandt sind, repatriiert werden.
(4) Die Entsende- oder die Aufnahmeorganisation haben im Falle einer Aussetzung oder Aufhebung der Zertifizierung kein Anrecht auf Schadensersatz.
Artikel 38
Haftung
Die Kommission kann nicht für Verluste oder Schäden haftbar gemacht werden, die durch Entsende- oder Aufnahmeorganisationen aufgrund ihres Status einer zertifizierten Organisation verursacht werden oder diesen oder Dritten entstehen.
KAPITEL 10
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 39
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am dritten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 20. November 2014
REGOLAMENTO DI ESECUZIONE (UE) N. 1244/2014 DELLA COMMISSIONE
del 20 novembre 2014
recante modalità di applicazione del regolamento (UE) n. 375/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio che istituisce il Corpo volontario europeo di aiuto umanitario («iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario»)
(Testo rilevante ai fini del SEE)
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 375/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 3 aprile 2014, che istituisce il Corpo volontario europeo di aiuto umanitario («iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario») (1), in particolare l'articolo 9, paragrafo 3, l'articolo 10, paragrafo 1, e l'articolo 12, paragrafo 6,
considerando quanto segue:
(1)
Conformemente al regolamento (UE) n. 375/2014, la Commissione dovrebbe stabilire norme e procedure riguardanti le condizioni, le modalità e i requisiti necessari che le organizzazioni di invio e di accoglienza devono applicare nell'individuare, selezionare, preparare, gestire e mobilitare i candidati volontari e i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario per sostenere le azioni di assistenza umanitaria in paesi terzi. Il regolamento (UE) n. 375/2014 dispone che tali norme vengano adottate tramite atti delegati e stabilisce le procedure da adottare tramite atti di esecuzione.
(2)
Tutti i soggetti chiamati in causa dall'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, compresi i volontari e le organizzazioni di invio e di accoglienza, dovrebbero essere incoraggiati a identificarsi collettivamente con l'iniziativa.
(3)
È importante che i candidati volontari siano individuati e selezionati nell'ambito di una procedura non discriminatoria, equa e trasparente, basata sul partenariato tra organizzazioni di invio e di accoglienza, che risponda ai bisogni reali espressi a livello locale dalle organizzazioni di accoglienza.
(4)
Sia le organizzazioni di accoglienza e che quelle di invio dovrebbero mettere a punto un approfondito programma di inserimento al fine di evitare malintesi circa ruoli e aspettative e fornire ai volontari una preparazione adeguata e pratica in vista dell'incarico da ricoprire. Verrebbero così gettate le basi per un clima di fiducia e accettazione nella comunità di accoglienza, tenendo pienamente conto delle specificità culturali rilevanti.
(5)
La formazione è un elemento essenziale della preparazione pre-mobilitazione e dovrebbe essere fornita a tutti i candidati volontari attraverso un programma strutturato di corsi obbligatori e facoltativi. Inoltre ai giovani professionisti dovrebbero essere concesso, se necessario mediante un apprendistato, di sviluppare ulteriormente le loro competenze e di acquisire nuove conoscenze e capacità specifiche nel settore umanitario. Tutto ciò dovrebbe essere in linea con la natura delle attività e con il contesto in cui operano le organizzazioni di invio e di accoglienza.
(6)
Le organizzazioni di invio e di accoglienza dovrebbero dotarsi di un sistema di supervisione e gestione adeguato che permetta di supervisionare e valutare congiuntamente i risultati e le realizzazioni dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e di fornire un feedback sui loro compiti e obbiettivi. Ciò contribuirà a migliorare la rendicontabilità dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
(7)
Il tutoraggio dovrebbe integrare la supervisione e la gestione dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e fornire loro un ulteriore supporto prima, durante e dopo la mobilitazione.
(8)
Durante la mobilitazione in paesi terzi, è opportuno stabilire un canale di comunicazione sempre aperto e un ulteriore supporto da parte dell'organizzazione di invio. Alla fine dell'incarico è auspicabile fornire un debriefing (resoconto post-mobilitazione) e un supporto a tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
(9)
È necessario provvedere a condizioni di lavoro e di vita consone per consentire ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario di espletare i propri compiti in un ambiente sicuro e igienicamente adeguato, che soddisfi i loro bisogni elementari senza privazioni personali, pur rispettando lo spirito di un tenore di vita modesto e non pretenzioso che si addice a un volontario. Le indennità di soggiorno e gli altri compensi versati ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario non vanno intesi alla stregua di un salario corrisposto per un lavoro regolare. Gli importi di tali pagamenti non dovrebbero essere stabiliti sulla base dell'esperienza professionale, delle competenze o dei risultati conseguiti dal volontario rispetto ai compiti assegnati, in quanto mirano unicamente a coprire le spese di vitto e alloggio durante la mobilitazione. Per garantire un livello elevato e omogeneo di protezione, tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario dovrebbero essere coperti da una polizza assicurativa multirischio specificamente concepita al fine di proteggerli nel corso dell'intera mobilitazione nei paesi terzi o durante altri periodi che la precedono o la seguono.
(10)
L'obbligo di diligenza, della massima importanza, è una responsabilità condivisa. Le organizzazioni di invio e di accoglienza dovrebbero, nella misura del possibile, tutelare la salute, la protezione, la sicurezza e il benessere dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e sviluppare procedure adeguate in materia di sicurezza, salute e protezione. Sul luogo di lavoro, i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario dovrebbero inoltre fare tutto il possibile per garantire salute, protezione e sicurezza a sé stessi e agli altri.
(11)
Le prestazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario dovrebbero essere monitorate e valutate continuamente, per tutta la durata dell'incarico, sulla base di un sistema di supervisione e gestione delle prestazioni che dimostri, dati alla mano, in quale misura la prestazione individuale del Volontario dell'Unione per aiuto umanitario contribuisce agli obiettivi del progetto e all'intera iniziativa, a livello di effetti e di impatto.
(12)
Occorre un solido dispositivo di certificazione che garantisca che le organizzazioni di invio e di accoglienza rispettino le norme previste nel regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014 e le procedure previste nel presente regolamento. Tale dispositivo di certificazione dovrebbe basarsi su principi di semplificazione e di non duplicazione, di differenziazione tra le organizzazioni di invio e di accoglienza, di efficacia dei costi, di trasparenza e di imparzialità, incoraggiando la diversità e l'accessibilità.
(13)
Le misure di cui al presente regolamento sono conformi al parere del comitato istituito dall'articolo 26 del regolamento (UE) n. 375/2014.
(14)
Al fine di assicurare una tempestiva attuazione dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, è necessario che il presente regolamento entri in vigore con urgenza in quanto stabilisce le disposizioni in base alle quali le organizzazioni esecutive mobilitano i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario nei paesi terzi,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO 1
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce le modalità di attuazione del regolamento (UE) n. 375/2014 per quanto riguarda gli ambiti elencati all'articolo 9, paragrafo 3, all'articolo 10, paragrafo 1, e all'articolo 12, paragrafo 6, e riportati di seguito:
a)
le procedure da seguire per l'individuazione, la selezione e la necessaria preparazione pre-mobilitazione dei candidati volontari incluso, se del caso, l'apprendistato;
b)
le disposizioni relative al programma di formazione e alla procedura di valutazione del grado di preparazione dei candidati volontari alla mobilitazione;
c)
le disposizioni relative alla mobilitazione e alla gestione nei paesi terzi dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario inclusi, tra l'altro, il controllo sul campo, la fornitura di un sostegno continuo sotto forma di orientamento, tutoraggio e formazioni supplementari, le necessarie condizioni di lavoro e il sostegno post-mobilitazione;
d)
la copertura assicurativa e le condizioni di vita dei volontari, inclusa la copertura delle spese di sussistenza, di alloggio e di viaggio come pure di altre spese rilevanti;
e)
le procedure da seguire prima, durante e dopo la mobilitazione per garantire l'obbligo di diligenza e misure di protezione e sicurezza adeguate, tra cui protocolli di evacuazione medica e piani di sicurezza relativi all'evacuazione di emergenza dai paesi terzi, incluse le necessarie procedure di collegamento con le autorità nazionali;
f)
le procedure relative al monitoraggio e alla valutazione delle prestazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
g)
un dispositivo di certificazione che garantisca che le organizzazioni di invio dei volontari rispettino le norme e le procedure di cui all'articolo 9 del regolamento (UE) n. 375/2014, e un dispositivo di certificazione differenziato per le organizzazioni di accoglienza.
Articolo 2
Definizioni
Ai fini del presente regolamento si applicano le definizioni di cui all'articolo 3 del regolamento (UE) n. 375/2014 e le definizioni stabilite dal regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014. Si applicano inoltre le seguenti definizioni:
a) «quadro delle competenze»: un quadro ai sensi del regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014;
b) «piano di apprendimento e sviluppo»: un piano ai sensi del regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014;
c) «formatore»: la persona assunta da chi eroga la formazione per impartire uno o più moduli di formazione o facilitare lo svolgimento di esercitazioni di simulazione, basate sui possibili scenari, e di valutare le competenze dei candidati volontari;
d) «tutore formatore»: il formatore, assunto da chi eroga la formazione, che svolge un ruolo di coordinamento e valuta l'ammissibilità del candidato volontario alla mobilitazione. Il tutore è responsabile di un gruppo di candidati volontari; coordina la valutazione delle loro competenze sulla base dei riscontri forniti da altri formatori; esamina e valuta, insieme a ciascun candidato volontario, l'autovalutazione e la valutazione individuale fornita dai formatori;
e) «tutoraggio»: il processo di trasmissione informale di conoscenze, capitale sociale e supporto psicosociale che riguardano lavoro, carriera o sviluppo professionale. Il tutoraggio comporta una comunicazione informale, che avviene solitamente faccia a faccia e per un periodo prolungato, tra, da un lato, una persona individuata dall'organizzazione di accoglienza quale tutore e che si ritiene disponga di conoscenze, competenze ed esperienza significative, e, dall'altro, il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario;
f) «debriefing»: (resoconto post-mobilitazione) il processo che fornisce alle organizzazioni di invio e di accoglienza e al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario informazioni chiare sui risultati dell'incarico, le prestazioni dei Volontari, oltre a raccomandazioni o insegnamenti derivanti dalla loro esperienza, nonché capitalizzazione, lezioni apprese e l'occasione di concludere l'incarico in termini professionalmente proficui.
CAPO 2
PROCEDURE PER L'INDIVIDUAZIONE E LA SELEZIONE DEI CANDIDATI VOLONTARI
Articolo 3
Procedura di individuazione e selezione
1. Le organizzazioni di invio e di accoglienza stabiliscono congiuntamente la procedura di individuazione e selezione. Ruoli, responsabilità e processi sono definiti in modo da garantire un processo di reclutamento trasparente, equo ed efficace, nel rispetto delle norme sulla parità di trattamento, sulle pari opportunità e sulla non discriminazione, come previsto dal regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014.
2. La procedura di individuazione e selezione si fonda su un partenariato tra le organizzazioni di invio e di accoglienza e garantisce una comunicazione tempestiva e continuativa. L'organizzazione di invio si assicura che l'organizzazione di accoglienza sia costantemente coinvolta nell'intero processo di reclutamento.
3. La procedura di individuazione e selezione convenuta si applica a tutte le fasi del processo di reclutamento.
4. La procedura di individuazione e selezione comprende, come minimo:
a)
la definizione dei compiti assegnati, del profilo delle competenze e dei criteri di selezione dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, secondo quanto previsto all'articolo 4;
b)
l'annuncio e il modulo di candidatura, secondo quanto previsto all'articolo 5;
c)
la valutazione, la preselezione e la selezione finale dei candidati, secondo quanto previsto all'articolo 6;
d)
la selezione, secondo quanto previsto all'articolo 7.
Articolo 4
Definizione dei compiti assegnati, del profilo delle competenze e dei criteri di selezione dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario
1. Sulla base di una valutazione dei bisogni svolta in conformità del regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014, l'organizzazione di accoglienza propone, conformemente ai requisiti di cui al punto 1 dell'allegato I, i compiti da assegnare al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, compresi degli elementi di flessibilità che consentano di tenere conto del contributo del volontario una volta assunto.
2. L'organizzazione di invio riesamina i compiti assegnati e li modifica, se necessario, al fine di assicurare una corrispondenza realistica e adeguata che tenga conto delle competenze che i Volontari europei per l'aiuto umanitario dovranno vantare, della capacità di assorbimento e dei bisogni dell'organizzazione di accoglienza.
3. Sulla base dei compiti assegnati e del quadro delle competenze, le organizzazioni di invio e di accoglienza definiscono un profilo delle competenze del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario e i criteri di selezione, con i requisiti minimi da applicare nel corso del processo di reclutamento. Il profilo delle competenze indica anche se il volontario è un giovane professionista o un professionista esperto e se sia necessario un apprendistato.
Articolo 5
Annuncio e modulo di candidatura
1. L'annuncio dell'incarico da ricoprire compete all'organizzazione di invio. Questa, con il contributo dell'organizzazione di accoglienza, elabora e allega all'annuncio un pacchetto informativo per far conoscere l'iniziativa e attrarre candidati volontari.
2. L'annuncio è redatto come minimo in inglese, in un linguaggio chiaro, concreto e accessibile, e fornisce informazioni circa la posizione offerta al candidato volontario conformemente ai requisiti di cui al punto 2 dell'allegato I.
3. L'annuncio è pubblicato per un minimo di un mese sulla piattaforma centrale dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, utilizzando eventualmente altri mezzi promozionali per attirare candidati verso la piattaforma. In circostanze debitamente giustificate, per incarichi in risposta a crisi umanitarie, l'annuncio può essere pubblicato per un periodo inferiore a un mese ma non inferiore a una settimana.
4. Il candidato propone la propria candidatura compilando un modulo standard e un curriculum vitae dettagliato. Il candidato compila inoltre un questionario di autovalutazione standard in cui valuta le proprie competenze, quali previste dal quadro delle competenze, e la propria adattabilità al compito assegnato e alle condizioni di vita e di lavoro riportate nell'annuncio. Il candidato deve acconsentire a queste condizioni.
Articolo 6
Procedura di valutazione, preselezione e selezione finale
1. L'organizzazione di invio valuta il candidato in base alle informazioni fornite nel modulo di domanda e nel questionario di autovalutazione, alla lettera in cui motiva la sua partecipazione all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e all'incarico specifico, e testando la sua capacità di analizzare uno scenario rilevante per gli aiuti umanitari, tramite una prova scritta, una composizione o prove analoghe.
2. Sulla base della valutazione, l'organizzazione di invio presenta all'organizzazione di accoglienza una prima preselezione dei candidati, per poi selezionare insieme una rosa ristretta di candidati da invitare al colloquio.
3. I candidati inclusi nella rosa ristretta sono invitati a un colloquio strutturato in funzione del quadro delle competenze. Il colloquio si svolge di persona oppure, ove possibile, utilizzando i nuovi mezzi di comunicazione, con la partecipazione dell'organizzazione di accoglienza. Ulteriori metodi di valutazione possono includere centri di valutazione, attività di gruppo ed esercizi di simulazione.
4. Se necessario, l'organizzazione di invio può verificare le referenze personali e professionali prima di procedere alla selezione finale. L'annuncio contiene informazioni circa il processo di screening, in modo da farne partecipi i candidati sin dall'inizio.
Articolo 7
Selezione
1. La decisione finale sulla selezione del candidato volontario spetta all'organizzazione di accoglienza, che la conferma all'organizzazione di invio la quale, a sua volta, ha il compito di offrire la posizione e organizzare la fase propedeutica. Per ciascuna posizione è possibile selezionare volontari di riserva che prendano il posto del candidato in caso quest'ultimo rassegni le dimissioni o non sia più disponibile.
2. Le organizzazioni di invio e di accoglienza devono essere in grado di documentare e giustificare la loro decisione in merito alla selezione nel rispetto dei principi di parità di trattamento, pari opportunità e non discriminazione durante l'intero processo di individuazione e selezione.
3. La procedura di selezione si conclude in un arco di tempo ragionevole. L'organizzazione di invio informa tutti i candidati circa la decisione di selezione presa e circa la possibilità di chiedere chiarimenti in proposito. Essa invita il candidato volontario selezionato a confermare per iscritto l'interesse a partecipare all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
4. L'organizzazione di invio si assicura che la documentazione sul processo di individuazione e selezione sia tracciabile e conservata nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati di cui al regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014.
Articolo 8
Procedura di valutazione delle esigenze di apprendimento
1. Basandosi sui risultati del reclutamento, sui bisogni dell'organizzazione di accoglienza e sulla prevista mobilitazione, l'organizzazione di invio, di concerto con l'organizzazione di accoglienza e il candidato volontario, valuta le esigenze di apprendimento e individua i moduli del programma di formazione ai quali partecipare sulla base dei seguenti criteri:
a)
l'anzianità, consentendo ai professionisti esperti di concentrarsi sui moduli obbligatori e scegliere il livello di formazione sulla gestione del progetto a loro più consono e moduli specialistici facoltativi;
b)
i bisogni di specifiche competenze dell'organizzazione di accoglienza, da soddisfare attraverso la partecipazione del candidato volontario a moduli facoltativi;
c)
le competenze generali del candidato volontario, da completare attraverso la partecipazione a moduli facoltativi.
2. L'organizzazione di invio compila il piano di apprendimento e sviluppo previsto dal regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014 e individua le competenze dei candidati volontari prescelti e le loro esigenze di apprendimento, trasmettendole agli erogatori dei servizi di formazione.
CAPO 3
PROGRAMMA DI FORMAZIONE DELL'INIZIATIVA VOLONTARI DELL'UNIONE PER L'AIUTO UMANITARIO
Articolo 9
Programma di formazione
1. Gli erogatori dei servizi di formazione elaborano un programma di formazione per tutti i candidati volontari prescelti avvalendosi, ove opportuno, del contributo delle organizzazioni di invio e di accoglienza e di ex-volontari.
2. Il programma di formazione si basa sul quadro delle competenze ed è adattabile alle esigenze sia dei giovani professionisti che dei professionisti esperti.
3. Il programma consiste in una combinazione di formazione a distanza e in presenza.
4. I moduli obbligatori per tutti i candidati volontari comprendono:
a)
un'introduzione generale all'Unione europea, alle sue relazioni esterne e al suo sistema di risposta alle crisi;
b)
un'introduzione all'azione umanitaria, alla politica di assistenza umanitaria dell'Unione e all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
c)
la gestione della protezione, della sicurezza e della salute personali;
d)
la gestione del progetto;
e)
la sensibilizzazione alla dimensione interculturale (e a tematiche trasversali);
f)
un'esercitazione di simulazione nel quale i candidati volontari dovranno dimostrare le competenze acquisite.
5. I moduli facoltativi comprendono i seguenti elementi:
a)
sensibilizzazione e comunicazione;
b)
primo soccorso psicologico;
c)
formazione dei moltiplicatori;
d)
gestione dei volontari;
e)
sviluppo organizzativo;
f)
moduli su misura, se necessario, destinati in particolare ad adattare le competenze tecniche dei candidati volontari al contesto degli aiuti umanitari.
6. I candidati volontari partecipano a tutti i moduli obbligatori e possono partecipare a uno o più moduli facoltativi da selezionare in conformità dell'articolo 8.
7. Il curriculum di formazione, con informazioni su ciascun modulo - status, destinatari, calendario, competenze e relativi risultati dell'apprendimento - viene elaborato conformemente all'allegato II.
Articolo 10
Valutazione dei candidati volontari durante e dopo la formazione
1. Durante la formazione e al suo completamento, la preparazione alla mobilitazione dei candidati volontari viene valutata sulla base del quadro di competenze.
2. La valutazione è organizzata congiuntamente dai formatori e il ruolo di coordinamento principale viene svolto dal tutore del candidato volontario nel periodo di formazione.
3. Per valutarne le competenze, i formatori si basano su conoscenze, competenze e attitudine del candidato volontario, tra cui:
a)
un'autovalutazione compilata dal candidato volontario dopo l'esercitazione di simulazione;
b)
le osservazioni sul candidato che i formatori forniranno dopo ciascun modulo e dopo l'esercitazione di simulazione;
c)
la valutazione del tutore formatore, che fornisce un'analisi critica dell'autovalutazione e osservazioni in esito a una sessione di tutoraggio individuale con il candidato volontario, basata sul feedback fornito dai formatori.
4. La valutazione di tutte le competenze viene inclusa nel piano di apprendimento e sviluppo del candidato volontario, che sarà aggiornato al completamento della formazione indicando i corsi seguiti e i risultati ottenuti.
5. I candidati volontari che mostrano carenze in una qualsiasi competenza trasversale o specifica sono scartati. I formatori e il tutore formatore devono essere in grado di spiegare e giustificare, se necessario, una tale valutazione e decisione.
CAPO 4
PROCEDURE PER LA PREPARAZIONE PRE-MOBILITAZIONE DEI CANDIDATI VOLONTARI
Articolo 11
Programma di inserimento
1. Il processo di inserimento permette al candidato o al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario di familiarizzarsi con la cultura, le politiche e le pratiche delle organizzazioni di invio e di accoglienza e con le aspettative sui compiti assegnati.
2. Le organizzazioni di invio e di accoglienza elaborano congiuntamente un programma di inserimento. Il programma definisce ruoli e responsabilità basandosi, ove possibile, sul contributo di Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario di rientro dalle missioni, così da beneficiare della loro esperienza diretta e degli insegnamenti tratti. Il programma comprende:
a)
un programma propedeutico alla mobilitazione, messo a punto dall'organizzazione di invio, come previsto dall'articolo 12;
b)
un programma di inserimento nel paese di mobilitazione, messo a punto dall'organizzazione di accoglienza, come previsto dall'articolo 18;
3. Le organizzazioni di invio e di accoglienza organizzano, ove opportuno, sessioni congiunte che coinvolgono l'insieme dei candidati o dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
Articolo 12
Programma propedeutico alla mobilitazione
1. Le organizzazioni di invio garantiscono che tutti i candidati volontari partecipino a un programma propedeutico da impartire in loro presenza, prima della mobilitazione. Il programma include, come minimo:
a)
la struttura gestionale e organizzativa e i relativi processi, le squadre che partecipano al progetto (compreso il responsabile del progetto, l'addetto alla gestione delle crisi, le risorse umane), la missione e gli obiettivi organizzativi dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
b)
informazioni esaustive sul contesto del progetto in cui il candidato volontario opererà, i compiti assegnati e la valutazione dei bisogni soggiacente; le condizioni di vita e di lavoro di cui all'articolo 22 e agli articoli da 24 a 27;
c)
il quadro normativo di riferimento cui il volontario è soggetto, secondo quanto previsto dal regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014;
d)
le norme e le procedure rilevanti per il volontario, incluse quelle in materia disciplinare e di conciliazione, lotta antifrode e anticorruzione, tutela dei minori e degli adulti vulnerabili e codice di condotta, come previsto dal regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014;
e)
istruzioni obbligatorie in materia di sicurezza specifiche al contesto e istruzioni in materia di salute e protezione (compreso un controllo medico prima della partenza), di cui agli articoli 28 e 30;
f)
il sistema e la procedura di supervisione e di gestione e i meccanismi di supporto a disposizione, compreso il tutoraggio e le altre forme di supporto previste agli articoli 19, 20 e 21;
g)
il piano di apprendimento e sviluppo;
h)
informazioni riguardanti la rete dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e il modo in cui sostiene i volontari prima, durante e dopo la mobilitazione;
i)
informazioni circa le attività di comunicazione e visibilità previste dal progetto, basate sul piano di comunicazione di cui all'articolo 17 del regolamento (UE) n. 375/2014, comprese le informazioni per contattare il responsabile regionale dell'informazione della Commissione;
j)
il debriefing di cui all'articolo 23.
2. Nel contesto del programma di inserimento, l'organizzazione di invio rende inoltre noto l'ufficio locale per gli aiuti umanitari della Commissione responsabile per il paese di mobilitazione, mettendolo altresì al corrente dell'imminente mobilitazione dei volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
3. L'organizzazione di invio garantisce che tutte le informazioni fornite durante il programma di inserimento vengano lette e comprese dai candidati volontari e siano sempre facilmente accessibili durante la loro partecipazione all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
Articolo 13
Apprendistato per giovani professionisti
1. Ai candidati volontari che ricadono nella categoria «giovani professionisti» può essere chiesto di partecipare, oltre al programma di formazione, anche a un apprendistato presso l'organizzazione di invio per approfondire sul campo procedure, etica e ambito delle attività umanitarie, in vista di una migliore preparazione alla futura mobilitazione come Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario. La durata dell'apprendistato è limitata a un periodo massimo di sei mesi, con una possibilità di proroga limitata in casi eccezionali debitamente giustificati.
2. Di concerto con l'organizzazione di accoglienza e il volontario in apprendistato, e in funzione di ciò che prevede l'incarico di apprendista, l'organizzazione di invio riesamina e aggiorna le esigenze di apprendimento contenute nel piano di apprendimento e sviluppo. Il piano di apprendimento e sviluppo specifica in particolare:
a)
i risultati di apprendimento che il volontario dovrà raggiungere nel periodo di apprendistato;
b)
i compiti che il volontario in apprendistato dovrà svolgere in quanto parte del processo di apprendimento e le risorse da mettere a disposizione;
c)
gli obiettivi e i risultati che il volontario dovrà raggiungere al termine dell'apprendistato.
3. I seguenti articoli del presente regolamento si applicano mutatis mutandis all'apprendistato, con i relativi obblighi per le organizzazioni di invio che ospitano i volontari in apprendistato:
a)
l'articolo 19, paragrafi 4, 5, 6 e 9, gli articoli 21 e 22;
b)
l'articolo 24, ad eccezione del paragrafo 5. I candidati volontari provenienti da paesi dell'UE o dai paesi terzi di cui all'articolo 23, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) n. 375/2014 e alle condizioni ivi previste, che sono coperti dal proprio regime nazionale di sicurezza sociale o dal regime assicurativo del paese di residenza e che intraprendono l'apprendistato nei suddetti paesi, hanno diritto unicamente a una copertura complementare. Ciò significa che la loro copertura assicurativa si limita ai costi che superano la copertura prevista dal regime nazionale di sicurezza sociale o dal regime assicurativo. Le spese sostenute sono coperte al 100 % in via eccezionale e in casi debitamente giustificati, se il regime nazionale di sicurezza sociale o il regime assicurativo coprono solo in parte o per niente le spese di cui all'articolo 24, paragrafo 5;
c)
l'articolo 25, ad eccezione del paragrafo 6, l'articolo 26 e l'articolo 27, paragrafo 1, se rilevante;
d)
l'articolo 28, paragrafi 1, 8 e 14, e l'articolo 30, paragrafi 1, 4, 5, 6 e 7.
Articolo 14
Valutazione dei candidati volontari dopo l'apprendistato
1. Al termine dell'apprendistato, il volontario compila un'autovalutazione basata sul quadro delle competenze e sul piano di apprendimento e sviluppo.
2. L'autovalutazione viene esaminata dal superiore diretto all'interno dell'organizzazione di invio che, in consultazione con l'organizzazione di accoglienza, valuta il volontario in apprendistato in modo da:
a)
misurarne le prestazioni rispetto agli obiettivi posti;
b)
verificare se i risultati concordati sono stati conseguiti;
c)
stabilire l'esito dell'apprendimento.
3. I candidati volontari che mostrano carenze in una qualsiasi competenza trasversale o specifica sono scartati e non sono ammissibili al ruolo di Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario. Il superiore diretto all'interno dell'organizzazione di invio deve essere in grado di spiegare e giustificare, se necessario, una tale valutazione e decisione.
Articolo 15
Ulteriore formazione pre-mobilitazione
Fatta salva la partecipazione del volontario candidato al programma di formazione o a un apprendistato, l'organizzazione di invio può fornire un'ulteriore formazione pre-mobilitazione, ad esempio per adeguare le competenze tecniche dei candidati volontari ai bisogni dell'organizzazione di accoglienza o per offrire la formazione linguistica necessaria nel paese di mobilitazione ecc.
Articolo 16
Contratto con il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario
1. L'organizzazione di invio, di concerto con l'organizzazione di accoglienza, conferma la valutazione finale di ammissibilità del candidato volontario ad essere mobilitato in qualità di Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, sulla base dei risultati del programma propedeutico alla mobilitazione e, se opportuno, dell'apprendistato e degli altri corsi di formazione pre-mobilitazione di cui agli articoli da 13 a 15.
2. L'organizzazione di invio e il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario che ha ottenuto una valutazione positiva, sottoscrivono un contratto di mobilitazione conformemente all'articolo 14, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 375/2014.
3. Il contratto, da definire in stretta consultazione con le organizzazioni di accoglienza, stabilisce le specifiche condizioni di mobilitazione nonché i diritti e gli obblighi del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario. Il contratto specifica la legge applicabile e il foro competente a norma del regolamento delegato (UE) della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014, e contempla come minimo gli elementi di seguito:
a)
indicazioni specifiche riguardo a ruolo, titolo, durata e luogo dell'incarico di Volontario dell'Unione per gli aiuti umanitari, e i compiti da eseguire come definiti al momento dall'assegnazione, inclusi gli elementi derivanti dal piano di comunicazione di cui all'articolo 17 del regolamento (UE) n. 375/2014;
b)
durata del contratto, con la data di inizio e di fine;
c)
gestione delle prestazioni, tra cui:
-
modalità di gestione, con l'indicazione del superiore diretto presso l'organizzazione di accoglienza e della persona di contatto per il supporto continuativo da parte dell'organizzazione di invio;
-
disposizioni sul tutoraggio;
d)
condizioni di lavoro, tra cui orario lavorativo e ferie;
e)
i diritti e gli obblighi finanziari del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, comprese le disposizioni necessarie a che vengano erogati:
-
indennità di soggiorno e di nuova sistemazione;
-
informazioni sulle normative applicabili in materia tributaria e previdenziale;
-
copertura assicurativa;
-
alloggio;
-
viaggio;
f)
disposizioni pratiche:
-
controlli medici;
-
visti e permessi di lavoro;
g)
riservatezza;
h)
condotta del volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, da allegare al contratto, tra cui integrità e codice di condotta, tutela dei minori e degli adulti vulnerabili e tolleranza zero contro gli abusi sessuali;
i)
politica disciplinare e revoca dello status di volontario;
j)
meccanismo di mediazione per la risoluzione di problemi, controversie e questioni disciplinari;
k)
responsabilità e politiche applicabili alla gestione della sicurezza, e in materia di protezione e salute;
l)
apprendimento e sviluppo:
-
formazione e programma di inserimento;
-
debriefing.
4. In caso di controversie tra l'organizzazione di invio o di accoglienza e il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, quest'ultimo ha diritto a un ricorso effettivo, in conformità delle disposizioni nazionali applicabili all'organizzazione di invio.
Articolo 17
Inserimento nella banca dati
Dopo aver ottenuto l'esplicito consenso del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, l'organizzazione di invio ne inserisce i dati nella banca dati di cui all'articolo 13 del regolamento (UE) n. 375/2014 («la banca dati»). Il trattamento dei dati personali contenuti nella banca dati deve rispettare le norme in materia di protezione dei dati di cui al regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014. Il trattamento dei dati personali contenuti nella banca dati da parte della Commissione è soggetto al regolamento (CE) n. 45/2001 (2).
CAPO 5
PROCEDURE PER LA MOBILITAZIONE E LA GESTIONE DEI VOLONTARI DELL'UNIONE PER L'AIUTO UMANITARIO
Articolo 18
Programma di inserimento nel paese di mobilitazione
1. Al loro arrivo nel paese di mobilitazione, le organizzazioni di accoglienza garantiscono che i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario seguano un programma di inserimento dettagliato e adeguato, che comprende almeno le informazioni elencate di seguito:
a)
la struttura gestionale e organizzativa e i relativi processi; le squadre che partecipano al progetto (compreso il responsabile del progetto, la squadra operativa e tecnica, l'addetto alla gestione delle crisi, le squadre di supporto quali quelle addette alle risorse umane e finanziarie); il o i siti del progetto; la missione e gli obiettivi organizzativi dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
b)
informazioni esaustive su missione, mandato e progetti dell'organizzazione di accoglienza; comunità interessate; contesto operativo; aspettative su realizzazioni e risultati rispetto ai compiti assegnati ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e alla valutazione dei bisogni soggiacenti;
c)
il rilevante quadro giuridico locale applicabile ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
d)
istruzioni obbligatorie in materia di sicurezza specifiche al contesto e in materia di protezione e salute, di cui agli articoli 28 e 30;
e)
il sistema e la procedura di supervisione e di gestione delle prestazioni e i meccanismi di supporto a disposizione, compreso il tutoraggio e le altre forme di supporto previste agli articoli 19, 20 e 21;
f)
introduzione alla cultura del paese, della regione e della località di mobilitazione, incluse indicazioni sul comportamento più appropriato;
g)
debriefing sul campo, di cui all'articolo 23.
2. L'organizzazione di accoglienza garantisce che tutte le informazioni fornite durante il programma di inserimento nel paese di mobilitazione vengano lette e comprese dai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e siano sempre facilmente accessibili durante la loro partecipazione all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
Articolo 19
Supervisione e gestione delle prestazioni
1. Per misurare i progressi e la qualità del lavoro svolto dai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario rispetto ai compiti assegnati, le organizzazioni di invio e di accoglienza elaborano congiuntamente un sistema di gestione delle prestazioni basato sulla definizione degli obiettivi delle prestazioni e sulla previsione di realizzazioni e risultati.
2. La procedura di gestione delle prestazioni precisa i ruoli e le responsabilità rispettivi delle organizzazioni di invio e di accoglienza per quanto riguarda la supervisione dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
3. Nel corso del programma di inserimento le organizzazioni di invio e di accoglienza stabiliscono, insieme ai Volontari, gli obiettivi delle prestazioni e offrono ai volontari l'opportunità di esprimersi sugli elementi di flessibilità dei compiti assegnati.
4. L'organizzazione di accoglienza designa il superiore diretto che supervisiona l'operato di ciascun Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario e che incontra il Volontario ad intervalli ragionevoli e pratici.
5. Se opportuno, a seconda della durata dell'incarico, l'organizzazione di invio, il superiore diretto appartenente all'organizzazione di accoglienza e il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario procedono a una verifica intermedia per valutare formalmente il processo di integrazione e i progressi compiuti in relazione agli obiettivi, nonché per ricalibrare obiettivi, compiti assegnati e piano di apprendimento e sviluppo.
6. Se la verifica intermedia giunge alla conclusione che il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario presenta carenze in una qualsiasi competenza trasversale o specifica, l'organizzazione di accoglienza, d'accordo con quella di invio, può decidere di interrompere anticipatamente la mobilitazione del Volontario. Le organizzazioni devono essere in grado di spiegare e giustificare, se necessario, una tale valutazione e decisione.
7. L'organizzazione di invio, il superiore diretto nell'organizzazione di accoglienza e il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario svolgono una valutazione finale delle prestazioni per stimare i risultati ottenuti dal Volontario al termine dell'incarico rispetto agli obiettivi stabiliti per i compiti assegnati e al piano di apprendimento e sviluppo.
8. I risultati della valutazione delle prestazioni vengono integrati nel piano di apprendimento e sviluppo del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario.
9. L'organizzazione di invio conserva i documenti relativi alla valutazione delle prestazioni conformemente alle norme sulla protezione dei dati di cui al regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014 e conferma nella banca dati la positiva conclusione dell'incarico oppure, in caso di conclusione negativa, ne fornisce i motivi.
Articolo 20
Supporto continuativo da parte delle organizzazioni di invio
1. Prima della mobilitazione, l'organizzazione di invio designa un referente che sarà disponibile per la durata della missione e intratterrà regolari contatti con il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario:
a)
offrendo al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario un supporto nella fase di sistemazione e transizione;
b)
fornendo al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario e all'organizzazione di accoglienza il necessario supporto supplementare;
c)
partecipando alle valutazioni intermedia e finale e ad altre riunioni, se necessario;
d)
offrendo sostegno come mediatore, in caso di disaccordo tra l'organizzazione di accoglienza e il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario.
2. Se, nel corso della mobilitazione, la persona di contatto designata non è più in grado di svolgere questo ruolo, viene designato quanto prima possibile un sostituto al fine di garantire la continuità del supporto.
Articolo 21
Tutoraggio
1. L'organizzazione di accoglienza designa uno o più tutori che assistano il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario nei seguenti ambiti:
a)
sviluppo di competenze professionali e miglioramento delle prestazioni e delle conoscenze;
b)
integrazione culturale e acclimatazione;
c)
orientamento in merito ai compiti attribuiti;
d)
gestione di aspetti psicosociali.
2. Il o i tutori designati prendono visione del piano di apprendimento e sviluppo e dei compiti assegnati al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, sui quali basano il loro supporto. Il o i tutori incontrano periodicamente il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario per riflettere sui progressi raggiunti e aiutandolo a risolvere problemi di servizio o personali.
3. Il tutoraggio tiene conto delle realtà locali e, ove possibile, si adatta anche ai volontari locali.
4. L'organizzazione di invio facilita il tutoraggio lavorando in partenariato con l'organizzazione di accoglienza, al fine di fornire supporto alle capacità analitiche, alla formazione e allo sviluppo delle capacità, e identificando all'interno delle proprie reti e strutture addetti adeguatamente qualificati e dotati di capacità complementari, in caso di scarsa disponibilità di competenze locali.
5. Se appropriato, è possibile ricorrere al tutoraggio a distanza, in particolare utilizzando la rete per l'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
Articolo 22
Condizioni di lavoro
1. I Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario lavorano in condizioni adeguate, tali da consentire loro di svolgere soddisfacentemente l'incarico e da garantire benessere, motivazione, salute e sicurezza. Le condizioni rispettano le pertinenti disposizioni della direttiva 89/391/CE (3) e della direttiva 2003/88/CE (4).
2. Le organizzazioni di invio e di accoglienza collaborano per definire condizioni di lavoro adeguate in funzione dei contesti operativi locali e nazionali.
3. L'organizzazione di accoglienza fornisce le informazioni necessarie e propone condizioni di lavoro, la cui idoneità e adeguatezza sono valutate dall'organizzazione di invio in modo da garantirne la coerenza con il dovere di diligenza che incombe ad entrambe e con le politiche e prassi generali dell'organizzazione di invio.
4. Le organizzazioni di invio e di accoglienza garantiscono congiuntamente che i rischi per la sicurezza, la protezione e la salute siano evitati, gestiti e mitigati e che le condizioni di lavoro proposte seguano le procedure convenute in materia sicurezza, protezione e salute di cui agli articoli 28, 29 e 30, e siano conformi ai requisiti su orario di lavoro, ferie, periodi minimi di riposo giornaliero e settimanale, e spazi di lavoro, di cui al punto 3 dell'allegato I.
Articolo 23
Sostegno di fine dell'incarico e post-mobilitazione
1. Le organizzazioni di invio e di accoglienza concordano il contenuto e le modalità del debriefing previsto per tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, anche quelli che rientrano prima del previsto.
2. L'organizzazione di accoglienza fornisce al volontario dell'Unione un debriefing personale o di gruppo che comprende la valutazione finale delle prestazioni di cui all'articolo 19, paragrafo 7, e, se del caso, nell'ottica di garantire la sostenibilità e la continuità del progetto, prevede un passaggio di consegne alla squadra o alle controparti che continueranno le attività svolte dal Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario.
3. Al suo rientro, l'organizzazione di invio fornisce tempestivamente al volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario un debriefing personale o di gruppo e debriefing operativi o sul progetto, sulla base del feedback fornito dall'organizzazione di accoglienza e della finalizzazione del piano di apprendimento e sviluppo.
4. Al rientro del volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, l'organizzazione di invio agevola un controllo medico post-mobilitazione e offre una o più sessioni di debriefing psicosociale e di counselling di sostegno, alle quali il Volontario, se desidera, può partecipare.
5. Le organizzazioni di invio e di accoglienza orientano il volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario su come rimanere in contatto con le tematiche umanitarie e della cittadinanza europea attiva, anche promuovendo e impegnandosi nella rete per l'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
6. L'organizzazione di invio invita i volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario che sono rientrati a fornire un feedback costruttivo sull'iniziativa, ad esempio spiegando come il loro contributo possa servire ad orientare futuri incarichi.
CAPO 6
DISPOSIZIONI IN MATERIA DI ASSICURAZIONE E CONDIZIONI DI VITA
Articolo 24
Copertura assicurativa
1. Tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario sono coperti da una polizza assicurativa multirischio specificamente concepita per proteggerli durante l'intera durata della mobilitazione nei paesi terzi e durante altri periodi che la precedono o la seguono.
2. La copertura assicurativa è valida in tutto il mondo, 24 ore su 24. Essa decorre dal giorno in cui il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario lascia il proprio domicilio per il paese terzo in cui viene mobilizzato, fino al giorno in cui il Volontario lascia il paese terzo e ritorna a casa («primo periodo di copertura»).
3. Se la copertura assicurativa supera le 12 settimane, il termine è prorogato di 8 settimane nel paese di residenza dell'assicurato, per coprire le cure mediche per malattie e lesioni incorse durante il primo periodo di copertura.
4. La polizza copre tutte le attività legate all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e le attività private dei Volontari durante il primo periodo di copertura.
5. Tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario sono coperti al 100 % (copertura totale) per:
a)
cure mediche e odontoiatriche;
b)
gravidanza e parto;
c)
incidenti;
d)
rimpatrio;
e)
assicurazione vita;
f)
disabilità o incapacità permanenti e temporanee;
g)
responsabilità civile;
h)
perdita o furto di documenti, titoli di viaggio ed effetti personali;
i)
assistenza complementare.
6. Al fine di garantire parità di trattamento e copertura a tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, la Commissione può concludere contratti con uno o più assicuratori tramite procedura di aggiudicazione.
Articolo 25
Indennità di soggiorno e di nuova sistemazione
1. L'organizzazione di invio copre le spese di soggiorno dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario in quanto persone non salariate, erogando importi forfettari tempestivi e costanti.
2. I pagamenti forfettari per le spese di soggiorno si basano su un paniere di prodotti di consumo che copre le spese ordinarie del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario per:
a)
alimenti;
b)
articoli da toletta e prodotti per la casa;
c)
abbigliamento;
d)
trasporto locale e all'interno del paese;
e)
spese varie ritenute necessarie ad assicurare un adeguato tenore di vita e la partecipazione alla società locale (l'importo totale per gli elementi di cui alle lettere da a) a d) può essere maggiorato fino al 20 %, al fine di includere altri costi, ad esempio attività ricreative, parrucchiere, riviste e articoli di cancelleria);
f)
un importo per spese impreviste, per i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario che risiedono in zone in cui gli indici sono al di sopra della media nazionale (un massimo del 10 % per gli elementi di cui alle lettere da a) a d)).
3. Le spese di alloggio non fanno parte delle somme forfettarie per l'indennità di soggiorno.
4. La Commissione pubblica informazioni sulle somme forfettarie per l'indennità di soggiorno nei paesi di mobilitazione sulla base degli indici nazionali. Oltre all'indennità giornaliera, possono essere rimborsate esigenze particolari legate a disabilità o altre circostanze eccezionali, debitamente giustificate.
5. I volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario sono informati tempestivamente in merito a eventuali modifiche degli indici e delle indennità di soggiorno durante l'incarico, in particolare nei paesi con elevati tassi di inflazione o deflazione.
6. I Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario che rientrano dopo aver completato con successo la mobilitazione ricevono dall'organizzazione di invio un'indennità di nuova sistemazione regolarmente indicizzata pari a 100 EUR al mese, a seconda della durata della mobilitazione.
Articolo 26
Alloggio
1. L'organizzazione di invio si assicura che l'organizzazione di accoglienza fornisca al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario un alloggio adeguato a un costo ragionevole dato il contesto locale.
2. Le organizzazioni di invio e di accoglienza garantiscono congiuntamente che i rischi per la sicurezza, la protezione e la salute siano evitati, gestiti e mitigati e che l'alloggio proposto sia conforme alle procedure convenute in materia di sicurezza, protezione e salute di cui agli articoli 28, 29 e 30, e ai requisiti di cui al punto 4 dell'allegato I.
3. Le spese di alloggio e riscaldamento e altre spese direttamente connesse sono sostenute direttamente dall'organizzazione di accoglienza, ove possibile. L'organizzazione di accoglienza si assume i rapporti contrattuali con i proprietari degli alloggi e adotta tutte le misure necessarie per informare gli ospiti e i proprietari degli alloggi in merito all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
Articolo 27
Spese di viaggio e spese correlate
1. L'organizzazione di invio organizza il viaggio del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario verso e dal luogo di mobilitazione, anche nel caso di rimpatrio anticipato, e copre le spese di viaggio.
2. Su richiesta del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, l'organizzazione di invio organizza e copre i costi per ulteriori viaggi di ritorno nei seguenti casi:
a)
per i congedi nel paese di origine dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario la cui mobilizzazione supera i 18 mesi;
b)
per il congedo parentale dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario con uno più figli a carico di età inferiore ai 12 anni, se il periodo di mobilitazione supera i 6 mesi;
c)
per un permesso speciale in caso di cerimonia funebre o malattia grave attestata da certificato medico di un parente ascendente o discendente diretto, del coniuge o del partner registrato, di un fratello o di una sorella.
3. Le spese di viaggio possono basarsi sul costo reale di un biglietto di classe economica o di seconda classe, oppure possono equivalere a una somma forfettaria basata su una metodologia ragionevole per il calcolo della distanza.
4. L'organizzazione di invio fornisce informazioni e sostegno logistico per l'ottenimento del visto per il volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, mentre l'organizzazione di accoglienza sostiene la procedura di rilascio dei visti, come richiesto. L'organizzazione di invio copre le spese relative all'ottenimento dei visti, comprese le necessarie spese di viaggio.
CAPO 7
PROCEDURE PER GARANTIRE L'OBBLIGO DI DILIGENZA, LA PROTEZIONE E LA SICUREZZA
Articolo 28
Gestione della sicurezza e valutazione del rischio
1. L'organizzazione di invio dispone di una propria politica di sicurezza e di procedure per la valutazione del rischio adeguate e applicabili ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario oppure, ove necessario, ad essi adattate.
2. Sulla base delle politiche di sicurezza dell'organizzazione di invio, le organizzazioni di invio e di accoglienza elaborano congiuntamente un piano di gestione della sicurezza e un piano di evacuazione per le azioni nell'ambito dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario. Tali piani soddisfano, come minimo, i requisiti di cui al punto 5 dell'allegato I.
3. Le organizzazioni di invio e di accoglienza elaborano congiuntamente una valutazione scritta dei rischi per la sicurezza, gli spostamenti e la salute nel paese di mobilitazione. La valutazione soddisfa, come minimo, i requisiti di cui al punto 6 dell'allegato I.
4. La valutazione del rischio di cui al paragrafo 3 va riesaminata e aggiornata regolarmente a seconda del contesto e, come minimo, prima della mobilitazione del volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario. Se la valutazione del rischio porta a concludere che la mobilitazione avverrà in un contesto segnato da conflitti o da minacce di conflitti armati, internazionali o non internazionali, la mobilitazione non ha luogo oppure è annullata se il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario è già stato selezionato.
5. La consapevolezza delle questioni di sicurezza e la condotta adeguata da assumere in relazione alla gestione del rischio e della sicurezza fanno parte della descrizione dei compiti assegnati e del processo di reclutamento.
6. Prima di mobilitare come Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario un cittadino di uno Stato membro o di altri paesi partecipanti conformemente all'articolo 23 del regolamento (UE) n. 375/2014, l'organizzazione di invio informa le pertinenti autorità nazionali. Prima di mobilitare un Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario che non è cittadino dell'Unione, l'organizzazione di invio verifica le norme in materia di tutela consolare fornite dal paese di cui il Volontario ha la cittadinanza o da un altro paese.
7. Le organizzazioni di invio e di accoglienza garantiscono che tutte le informazioni sulle procedure di sicurezza e protezione siano condivise e comprese dal Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario. Durante il programma di inserimento, prima della partenza ed entro 24 ore dall'arrivo nel paese di mobilitazione, il Volontario riceve informazioni su questioni di sicurezza specifiche al contesto. Esse includono le risultanze della valutazione del rischio, i piani di evacuazione e di gestione della sicurezza, con la segnalazione degli incidenti di sicurezza, le procedure di evacuazione e di rimpatrio, i canali di comunicazione, il o i referenti per la gestione delle crisi e i recapiti di ambasciate, polizia, vigili del fuoco e ospedali.
8. L'organizzazione di invio si assicura che il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario sia coperto, come minimo, dall'assicurazione di cui all'articolo 24.
9. Oltre alla preparazione obbligatoria in materia di sicurezza nell'ambito del programma di formazione, l'organizzazione di invio offre ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario ogni altra formazione rilevante in materia di sicurezza fornita al proprio personale internazionale.
10. Alla firma del contratto di cui all'articolo 16, paragrafo 2, il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario conferma di essere a conoscenza e di rispettare le procedure di gestione della sicurezza, tra cui il dovere di tenersi informato e aggiornato sulla situazione di sicurezza corrente; la responsabilità personale di gestire la sicurezza propria, gli altri e l'organizzazione; il dovere di astenersi da comportamenti rischiosi. Le organizzazioni di invio e di accoglienza mettono il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario a conoscenza delle conseguenze di un'eventuale violazione delle procedure di sicurezza, in particolare quelle che pongono fine all'incarico in modo forzato e prematuro.
11. L'organizzazione di invio raccomanda ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario di registrarsi, al momento dell'arrivo nel paese di mobilitazione, presso l'ambasciata o il consolato di appartenenza e li informa sulla possibilità di richiedere assistenza consolare. Se il paese di cui il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario è cittadino non ha una rappresentanza consolare nel paese di mobilitazione, e se il Volontario è un cittadino dell'Unione, l'organizzazione di invio gli raccomanda di registrarsi presso un'ambasciata o un consolato di un altro Stato membro e lo informa sulla possibilità di chiedere assistenza consolare.
12. Sulla base di aggiornamenti forniti dall'organizzazione di accoglienza, le organizzazioni di invio e di accoglienza rivedono con regolarità il piano di evacuazione per garantirne in permanenza l'adeguatezza all'ambiente operativo. Sulla base della valutazione del rischio viene stabilita la frequenza di riesame del piano di evacuazione, e l'organizzazione di accoglienza può utilizzare i dati storici e gli aggiornamenti recenti per correggerlo, se necessario. Il piano di evacuazione è conservato in un luogo facilmente accessibile ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
13. L'organizzazione di accoglienza garantisce che il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario sia aggiornato in merito a qualsiasi cambiamento dell'ambiente operativo e a eventuali conseguenti modifiche delle procedure e dei protocolli di sicurezza.
14. L'organizzazione di accoglienza è in grado di localizzare il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario e ne conosce il recapito, in modo da poterlo raggiungere in ogni momento, anche se in congedo.
Articolo 29
Procedure da seguire in caso di incidente o di evacuazione
1. In caso si verifichi un incidente di sicurezza, il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario viene invitato quanto prima a un debriefing. A seconda della gravità dell'incidente e delle procedure previste dalle organizzazioni di invio e di accoglienza, il debriefing è impartito dal superiore diretto o dal tutore presso l'organizzazione di accoglienza, oppure dal referente per la gestione delle crisi presso l'organizzazione di invio, e può prevedere un sostegno psicologico professionale.
2. In caso di evacuazione, viene seguito l'apposito piano e i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario vengono costantemente seguiti, applicando, se del caso, le procedure in vigore nei consolati o nelle ambasciate dove il Volontario risulta registrato a norma dell'articolo 28, paragrafo 11.
3. Al rientro, l'organizzazione di invio contatta i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e garantisce loro un adeguato accompagnamento, con sessioni di orientamento, sostegno medico e psicosociale.
4. La sicurezza rientra nel quadro di monitoraggio e valutazione delle organizzazioni di invio e di accoglienza e gli insegnamenti tratti da incidenti di sicurezza sono incorporati nel processo di revisione e miglioramento dei progetti.
Articolo 30
Salute e sicurezza
1. L'organizzazione di invio dispone di una propria politica di salute e sicurezza adeguata e applicabile ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario oppure, ove necessario, ad essi adattata, con orientamenti in materia di:
a)
salute personale, ad esempio salute fisica (prevenzione delle malattie, consigli su alimentazione e sonno, consapevolezza dei rischi climatici e geografici, accesso alle cure);
b)
salute mentale (consigli sull'equilibrio tra vita professionale e vita privata, gestione dello stress, meccanismi di reazione e metodi per rilassarsi, persone cui rivolgersi per il sostegno psicosociale).
2. Sulla base della politica sanitaria e di sicurezza dell'organizzazione di invio, le organizzazioni di invio e di accoglienza elaborano congiuntamente una serie completa di linee e orientamenti in materia di salute e sicurezza per adempiere al dovere di diligenza che incombe loro e assicurare il benessere emotivo e fisico dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
3. Nell'ambito della valutazione del rischio di cui all'articolo 28, paragrafo 3, e prima di definire i compiti da assegnare, le organizzazioni di invio e di accoglienza valutano congiuntamente se l'incarico comporta condizioni di vita e di lavoro sicure e protette per i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, sulla base degli indicatori di cui al punto 7 dell'allegato I.
4. L'organizzazione di invio si assicura che il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario goda, come minimo, di una copertura assicurativa sanitaria e di viaggio multirischio a norma dell'articolo 24.
5. Durante il programma di inserimento l'organizzazione di invio informa il volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario sulle politiche e gli orientamenti di salute e sicurezza di cui ai paragrafi 1 e 2, con informazioni su malattie, assistenza di primo soccorso, manutenzione di siti, veicoli e attrezzature, postazioni di lavoro, equilibrio tra vita professionale e privata, salute e incidenti di sicurezza, procedure di evacuazione medica.
6. L'organizzazione di invio si assicura che il volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario si sottoponga a un'accurata visita medica prima della partenza e fornisce i farmaci e i vaccini raccomandati contro i rischi presenti nel paese di mobilitazione, incluse attrezzature quali kit di pronto soccorso e antizanzare, se necessario.
7. L'organizzazione di accoglienza garantisce il rispetto dell'obbligo di diligenza nella gestione quotidiana dei volontari e, durante il programma di inserimento, fornisce al volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario:
a)
informazioni aggiornate sulle risorse locali in materia di salute e sicurezza, ad esempio i recapiti di medici, ospedali, servizi paramedici;
b)
orientamenti sulle consuetudini e sulle norme locali, nel quadro delle informazioni specifiche sul paese, in modo da limitare i rischi per la sicurezza e facilitare l'integrazione.
8. Al rientro del volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, l'organizzazione di invio agevola un controllo medico post-mobilitazione e offre una o più sessioni di debriefing psicosociale, o di counselling, nell'ambito del processo di debriefing. Le organizzazioni di invio e di accoglienza promuovono la rete dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario quale meccanismo di sostegno alternativo prima, durante e dopo la mobilitazione.
CAPO 8
PROCEDURE DI MONITORAGGIO E VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI INDIVIDUALI DEI VOLONTARI DELL'UNIONE PER L'AIUTO UMANITARIO
Articolo 31
Monitoraggio e valutazione delle prestazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario
1. Sulla base della procedura di supervisione e gestione delle prestazioni, di cui all'articolo 19, le organizzazioni di invio e di accoglienza provvedono a monitorare e valutare le prestazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, misurandone i progressi, le realizzazioni e i risultati con riferimento ai compiti e agli obiettivi loro assegnati.
2. Il monitoraggio e la valutazione delle prestazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario rappresentano un processo continuo che ha luogo nel corso di tutto l'incarico, con verifiche specifiche da svolgersi, come minimo, nelle seguenti fasi:
a)
se del caso, al termine dell'apprendistato di cui all'articolo 14;
b)
durante la valutazione finale delle prestazioni di cui all'articolo 19 e nel caso venga ritenuto appropriato svolgere una verifica intermedia;
c)
durante il debriefing di cui all'articolo 23.
3. Le organizzazioni di invio e di accoglienza forniscono dati che dimostrano in quale misura le prestazioni individuali del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario contribuiscono - a livello di effetti e di impatto - agli obiettivi del progetto e dell'iniziativa nel suo complesso, alla luce degli indicatori di cui all'articolo 7 del regolamento (UE) n. 375/2014. I dati contengono informazioni circa la qualità delle realizzazioni e dei risultati del lavoro svolto dal Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, rese anonime e disponibili a fini di valutazione. I dati vengono trattati nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati di cui al regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014.
4. Le organizzazioni di invio danno assistenza alle organizzazioni di accoglienza per sviluppare le capacità di misurare i progressi, le realizzazioni e i risultati del Volontario dell'Unione per gli aiuti umanitari rispetto ai compiti assegnati e ai relativi obiettivi.
CAPO 9
DISPOSITIVO DI CERTIFICAZIONE DELLE ORGANIZZAZIONI DI INVIO E DI ACCOGLIENZA
Articolo 32
Dispositivo di certificazione del le organizzazioni di accoglienza
1. Le organizzazioni di accoglienza che aspirano alla certificazione forniscono un'autovalutazione oggettiva e veritiera nel rispetto dei requisiti di cui al punto 1 dell'allegato III, valutando le proprie politiche e pratiche esistenti alla luce dalle norme e dalle procedure riguardanti i candidati volontari e i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario stabilite nel presente regolamento e nel regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014.
2. L'organizzazione di accoglienza indica nell'autovalutazione eventuali lacune e settori che necessitano miglioramenti e che, per raggiungere il pieno livello di conformità, potrebbero richiedere lo sviluppo delle capacità.
3. Insieme all'autovalutazione l'organizzazione di accoglienza fornisce tre referenze, conformemente ai requisiti di cui al punto 1 dell'allegato III che impongono di fornire informazioni complete su tutte le norme e le procedure relative ai candidati volontari e ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario. Le referenze provengono da almeno due dei seguenti gruppi di soggetti interessati:
a)
un'organizzazione di invio o di accoglienza con la quale l'organizzazione di accoglienza richiedente la certificazione ha già stretto partenariato (o prevede di farlo) per partecipare all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
b)
un partner umanitario che ha concluso con la Commissione un accordo quadro (di partenariato) in corso nel campo degli aiuti umanitari, e con il quale l'organizzazione di accoglienza richiedente ha già lavorato con successo su un progetto di aiuti umanitari;
c)
un'organizzazione internazionale rilevante o un'organizzazione senza scopo di lucro o un ente di diritto pubblico a carattere civile con cui l'organizzazione di accoglienza richiedente ha lavorato con successo su un progetto di aiuti umanitari;
d)
un'organizzazione di accreditamento o di audit che ha certificato l'organizzazione di accoglienza richiedente in ambiti rilevanti per l'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, nel qual caso è necessario fornire anche la relativa documentazione di accreditamento o di audit.
4. L'autovalutazione compilata viene firmata dalla persona abilitata a rappresentare e a vincolare giuridicamente l'organizzazione di accoglienza e viene inviata, insieme con le referenze di cui al paragrafo 3, alla Commissione.
5. Sulla base dell'autovalutazione e delle referenze, la Commissione valuta la domanda e può giungere a una delle seguenti decisioni:
a)
concedere la certificazione, nei casi in cui ritiene che l'organizzazione di accoglienza richiedente rispetti in pieno i requisiti derivanti dalle norme e dalle procedure; oppure
b)
non concedere la certificazione, nei casi in cui l'organizzazione di accoglienza richiedente non rispetta in pieno i requisiti derivanti dalle norme e dalle procedure.
6. Entro sei mesi dal ricevimento della domanda, la Commissione comunica l'esito della certificazione all'organizzazione di accoglienza richiedente, precisando anche, le opportunità di sostegno per lo sviluppo delle capacità in vista di una nuova domanda. Nel caso in cui siano individuati bisogni che l'organizzazione di accoglienza richiedente è chiamata a soddisfare attraverso una strategia di sviluppo delle capacità, l'organizzazione è ammissibile a beneficiare in via prioritaria del sostegno per lo sviluppo delle capacità.
Articolo 33
Dispositivo di certificazione delle organizzazioni di invio
1. Le organizzazioni di invio che aspirano alla certificazione forniscono un'autovalutazione oggettiva e veritiera nel rispetto dei requisiti di cui al punto 2 dell'allegato III, valutando le proprie politiche e pratiche esistenti alla luce delle norme e delle procedure riguardanti i candidati volontari e i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario
2. L'organizzazione di accoglienza indica nell'autovalutazione oggettiva eventuali lacune e settori che necessitano miglioramenti e che, per raggiungere il pieno livello di conformità, potrebbero richiedere assistenza tecnica. Essa allega inoltre prove e strumenti che permettono di verificare l'attuazione delle politiche e delle pratiche previste da ciascuno dei requisiti stabiliti dalle norme e dalle procedure, in particolare per quanto riguarda i volontari.
3. L'autovalutazione oggettiva compilata viene firmata dalla persona abilitata a rappresentare e a vincolare giuridicamente l'organizzazione di invio e viene inviata alla Commissione insieme ai documenti di cui al paragrafo 2.
4. Sulla base dell'autovalutazione oggettiva e dei documenti allegati, la Commissione valuta la domanda e può giungere a una delle seguenti decisioni:
a)
concedere la certificazione, nei casi in cui ritiene che l'organizzazione di invio richiedente rispetti in pieno i requisiti derivanti dalle norme e dalle procedure; oppure
b)
non concedere la certificazione, nei casi in cui l'organizzazione di invio richiedente non rispetta in pieno i requisiti derivanti dalle norme e dalle procedure.
5. Entro sei mesi dal ricevimento della domanda, la Commissione comunica l'esito della certificazione all'organizzazione di invio richiedente, precisando anche le opportunità di assistenza tecnica, ove necessario. Nel caso in cui siano individuati bisogni che l'organizzazione di invio è chiamata a soddisfare attraverso una strategia di assistenza tecnica, l'organizzazione è ammissibile a beneficiare in via prioritaria del sostegno per l'assistenza tecnica.
Articolo 34
Mezzi di ricorso
1. In conseguenza alla decisione della Commissione di non concedere la certificazione e al rigetto della domanda, l'organizzazione interessata può ripresentare la domanda solo dopo dodici mesi a decorrere dalla data di ricezione della decisione di rigetto. La decisione indica inoltre i mezzi di ricorso disponibili contro la decisione.
2. In forza degli articoli 256 e 263 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE), il Tribunale è competente per atti della Commissione europea destinati a produrre effetti giuridici nei confronti di terzi. Analogamente, conformemente agli articoli 256, 268 e 340 del TFUE, il Tribunale è competente a conoscere dei ricorsi relativi al risarcimento dei danni causati dalla Commissione europea in caso di responsabilità extracontrattuale.
Articolo 35
Sostenibilità finanziaria e capacità organizzativa delle organizzazioni
La valutazione della sostenibilità finanziaria e della capacità organizzativa delle organizzazioni di invio e di accoglienza certificate esula dal campo di applicazione della procedura di certificazione. Come condizione preliminare per ricevere assistenza finanziaria da parte dell'Unione, la sostenibilità e la capacità vengono valutate nella fase di presentazione della domanda che segue l'invito a presentare proposte.
Articolo 36
Validità della certificazione e verifiche periodiche
1. Le organizzazioni di invio e di accoglienza certificate sono soggette a una procedura di ri-certificazione dopo tre anni dalla ricezione della decisione con cui la Commissione ha concesso la certificazione, o in qualsiasi momento se intercorrono modifiche sostanziali alle norme o alle procedure per le questioni di interesse.
2. Se necessario, alle organizzazioni di invio e di accoglienza certificate può essere chiesto nel periodo di validità della certificazione di sottoporsi a controlli periodici da parte della Commissione.
3. Le organizzazioni di invio e di accoglienza certificate comunicano immediatamente alla Commissione qualsiasi cambiamento di carattere giuridico, finanziario, tecnico o organizzativo che potrebbe mettere in discussione la loro conformità con le norme e le procedure, o creare conflitti di interesse. Esse comunicano inoltre alla Commissione qualsiasi modifica di denominazione, indirizzo o rappresentante legale.
Articolo 37
Sospensione e revoca della certificazione
1. Sulla base delle informazioni trasmesse dall'organizzazione di invio o di accoglienza certificata, nonché dei controlli periodici di cui all'articolo 36, paragrafo 2, o di informazioni ottenute con altri mezzi, la Commissione può ritenere che l'organizzazione di invio o di accoglienza non sia più conforme a una o più norme o procedure. Se ciò si verifica, la Commissione adotta le misure necessarie, compresa la sospensione o la revoca della certificazione, conformemente alla procedura di cui al punto 3 dell'allegato III.
2. L'organizzazione di invio o di accoglienza la cui certificazione è stata sospesa o revocata non invia né ospita Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario a decorrere dalla data di sospensione o revoca e non è ammissibile a beneficiare dell'assistenza finanziaria dell'Unione a tal fine.
3. In funzione dei motivi della sospensione o della revoca della certificazione, soprattutto se riguardano la protezione e la sicurezza dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, la Commissione può chiedere il rimpatrio dei Volontari mobilitati al momento della sospensione o della revoca.
4. L'organizzazione di invio o di accoglienza non ha diritto a chiedere risarcimenti per la sospensione o la revoca della certificazione.
Articolo 38
Responsabilità per danni
La Commissione non è responsabile per eventuali danni arrecati o subiti dall'organizzazione di invio o di accoglienza, o da terzi, in conseguenza dello status certificato dell'organizzazione di invio o di accoglienza.
CAPO 10
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 39
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il terzo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 20 novembre 2014