DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 110/2014 DER KOMMISSION
vom 30. September 2013
über die Musterfinanzregelung für öffentlich-private Partnerschaften nach Artikel 209 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (1), insbesondere auf Artikel 209,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Auf der Grundlage der Erfahrungen mit der Institutionalisierung öffentlich-privater Partnerschaften als Einrichtungen der Union nach Artikel 185 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 (2) wurden in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 zusätzliche Kategorien von öffentlich-privaten Partnerschaften eingeführt, um die Zahl der zur Auswahl stehenden Instrumente zu erhöhen und Einrichtungen vorzusehen, deren Vorschriften flexibler sind als die der Organe der Union und die dadurch für privatwirtschaftliche Partner besser zugänglich sind. Zu diesen zusätzlichen Kategorien zählen die in Artikel 209 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Einrichtungen, die mit der Umsetzung einer öffentlich-privaten Partnerschaft betraut wurden (im Folgenden „PPP-Einrichtungen“).
(2)
Um die wirtschaftliche Verwendung von Mitteln der Union zu gewährleisten und die PPP-Einrichtungen in die Lage zu versetzen, ihre eigene Finanzregelung zu erlassen, muss für die genannten Einrichtungen eine Musterfinanzregelung erlassen werden.
(3)
PPP-Einrichtungen sollten ihren Haushaltsplan nach den Haushaltsgrundsätzen der Einheit, der Haushaltswahrheit, der Jährlichkeit, des Haushaltsausgleichs, der Rechnungseinheit, der Gesamtdeckung, der Spezialität und der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung aufstellen und ausführen; dies erfordert eine wirksame und effiziente interne Kontrolle sowie Transparenz.
(4)
Um die vollständige Durchführung der Aufgaben und Tätigkeiten einer PPP-Einrichtung zu gewährleisten, sollte diese die Möglichkeit haben, die nicht verwendeten Mittel für ein bestimmtes Jahr in den Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben der maximal drei folgenden Haushaltsjahre einzusetzen.
(5)
Da die der PPP-Einrichtung zur Verfügung gestellten Mittel der Union im Wege der indirekten Mittelverwaltung nach Artikel 60 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 auszuführen sind, sollten die Bestimmungen für Finanzplanung und Berichterstattung mit der genannten Art der Ausführung des Haushaltsplans im Einklang stehen. Die Entlastung für den Haushaltsvollzug in Bezug auf den Beitrag der Union zu PPP-Einrichtungen muss Teil der Entlastung sein, die das Europäische Parlament der Kommission für die Ausführung des Haushaltsplans der Union gewährt. Um der Kommission die Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Zusammenhang mit der Entlastung zu erleichtern, sollte daher eine angemessene jährliche Berichterstattung, einschließlich der Vorlage einer Verwaltungserklärung im Einklang mit der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 erfolgen.
(6)
Die Befugnisse und Zuständigkeiten des Rechnungsführers und der Anweisungsbefugten sind unter Berücksichtigung des öffentlich-privaten Charakters von PPP-Einrichtungen festzulegen. Die Anweisungsbefugten sollten für sämtliche Einnahmen- und Ausgabenvorgänge, die unter ihrer Aufsicht abgewickelt werden, voll verantwortlich sein; sie sollten über diese Vorgänge rechenschaftspflichtig sein, gegebenenfalls im Rahmen von Disziplinarverfahren.
(7)
Die Funktionen der internen Prüfung und internen Kontrolle müssen geklärt und die Anforderungen in Bezug auf die Berichterstattung gestrafft werden. Das Amt des internen Prüfers innerhalb der PPP-Einrichtungen sollte vom internen Prüfer der Kommission ausgeübt werden, der Prüfungen durchführen sollte, wenn dies aufgrund der gegebenen Risiken gerechtfertigt ist. Es sollten Bestimmungen über Einrichtung und Funktionsweise interner Prüfstellen vorgesehen werden.
(8)
Um zu gewährleisten, dass jede Einrichtung für die Ausführung ihres Haushaltsplans verantwortlich ist und sich an die bei ihrer Gründung festgelegten Ziele hält, sollten PPP-Einrichtungen die Möglichkeit haben, zur Durchführung der ihnen übertragenen Aufgaben externe privatrechtliche Einrichtungen in Anspruch zu nehmen, jedoch nur im Bedarfsfall und ausschließlich für Aufgaben, die weder die Ausübung hoheitlicher Befugnisse noch die Ausübung einer Ermessensbefugnis beinhalten.
(9)
Die Grundsätze, die in Bezug auf die Einnahmen- und Ausgabenvorgänge der PPP-Einrichtung zu befolgen sind, sollten festgelegt werden.
(10)
Angesichts des öffentlich-privaten Charakters der PPP-Einrichtungen und insbesondere des Beitrags des Privatsektors zu ihrem Haushalt sollten flexible Verfahren für die Vergabe von Aufträgen zulässig sein. Die einschlägigen Verfahren sollten den Grundsätzen der Transparenz, der Verhältnismäßigkeit, der Gleichbehandlung und der Nichtdiskriminierung entsprechen, aber teilweise von den einschlägigen Bestimmungen der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 der Kommission (3) abweichen. Durch eine intensivere Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern der PPP-Einrichtungen sind eine bessere und preisgünstigere Versorgung mit Gütern und Dienstleistungen sowie die Vermeidung übermäßiger Kosten im Bereich der Auftragsvergabe sicherzustellen. PPP-Einrichtungen sollten daher mit ihren Mitgliedern mit Ausnahme der Union Verträge über von diesen direkt, ohne Rückgriff auf Dritte, zu beschaffende Güter, zu erbringende Dienstleistungen oder durchzuführende Arbeiten schließen können, ohne dass es der Durchführung eines öffentlichen Vergabeverfahrens bedarf.
(11)
Zur Verbesserung der Kosteneffizienz sollte die Möglichkeit der gemeinsamen Nutzung von Leistungen oder ihre Übertragung auf eine andere Einrichtung oder die Kommission vorgesehen werden, wobei es insbesondere zulässig sein sollte, dass der Rechnungsführer der Kommission mit der Gesamtheit oder einem Teil der Aufgaben des Rechnungsführers der PPP-Einrichtung betraut wird.
(12)
Für die Bewertung von Finanzhilfeanträgen, Projekten und Angeboten sowie für die Abgabe von Stellungnahmen und Ratschlägen in bestimmten Fällen sollten die PPP-Einrichtungen externe Sachverständige in Anspruch nehmen können. Die Auswahl dieser Sachverständigen sollte nach den Grundsätzen der Nichtdiskriminierung, der Gleichbehandlung und der Verhütung von Interessenkonflikten erfolgen.
(13)
Für die Vergabe von Finanzhilfen und Preisgeldern sollten - vorbehaltlich etwaiger besonderer Bestimmungen des Gründungsakts der PPP-Einrichtung oder des Basisrechtsakts des Programms, mit dessen Umsetzung die PPP-Einrichtung betraut ist - die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 gelten, um zu gewährleisten, dass ihre Umsetzung mit den direkt von der Kommission verwalteten Maßnahmen kohärent ist.
(14)
Müssen die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtungen nach den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften konsolidiert werden, so sollten die von den PPP-Einrichtungen angewandten Rechnungsführungsvorschriften eine solche Konsolidierung ermöglichen.
(15)
Diese Verordnung sollte am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft treten, damit die überarbeiteten Finanzregelungen der PPP-Einrichtungen ab dem 1. Januar 2014 erlassen und kohärente Regeln für den nächsten mehrjährigen Finanzrahmen gewährleistet werden können -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
KAPITEL 1
ANWENDUNGSBEREICH
Artikel 1
Gegenstand
Diese Verordnung enthält die wichtigsten Grundsätze, anhand derer öffentlich-private Partnerschaftseinrichtungen (im Folgenden „PPP-Einrichtungen“) ihre eigene Finanzregelung erlassen. Nach Artikel 209 Absatz 4 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 darf die Finanzregelung von PPP-Einrichtungen von der vorliegenden Verordnung nur abweichen, wenn dies aufgrund besonderer Merkmale erforderlich ist und die Kommission dem vorab zustimmt.
PPP-Einrichtungen nehmen in ihre Finanzregelungen detaillierte Bestimmungen zur Umsetzung dieser Grundsätze auf.
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck
- „Lenkungsausschuss“: das wichtigste interne Beschlussorgan der PPP-Einrichtung für die Bereiche Finanzen und Haushalt, unbeschadet seiner Bezeichnung im Gründungsakt der PPP-Einrichtung;
- „Direktor“: die für die Durchführung der Beschlüsse des Lenkungsausschusses und als Anweisungsbefugter für die Ausführung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung verantwortliche Person, unbeschadet ihrer Bezeichnung im Gründungsakt der PPP-Einrichtung;
- „Mitglied“: ein Mitglied der PPP-Einrichtung nach Maßgabe ihres Gründungsakts;
- „Gründungsakt“: den Akt des EU-Rechts, der die wesentlichen Aspekte im Zusammenhang mit der Gründung und der Funktionsweise der PPP-Einrichtung regelt;
- „Haushaltsplan der PPP-Einrichtung“: den Rechtsakt, durch den für jedes Haushaltsjahr sämtliche für erforderlich erachteten Einnahmen und Ausgaben der PPP-Einrichtung veranschlagt und bewilligt werden.
Artikel 3
Umfang des Haushaltsplans
Der Haushaltsplan der PPP-Einrichtung beinhaltet Folgendes:
a)
die Einnahmen der PPP-Einrichtung, bestehend aus:
i)
den Finanzbeiträgen der Mitglieder zu den Verwaltungskosten;
ii)
den Finanzbeiträgen der Mitglieder zu den operativen Kosten;
iii)
bestimmten Ausgaben zugewiesenen Einnahmen.
iv)
den von der PPP-Einrichtung erzielten Einnahmen;
b)
die Ausgaben der PPP-Einrichtung, einschließlich der Verwaltungsausgaben.
KAPITEL 2
HAUSHALTSGRUNDSÄTZE
Artikel 4
Wahrung der Haushaltsgrundsätze
Für die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung gelten nach Maßgabe dieser Verordnung die Grundsätze der Einheit, der Haushaltswahrheit, der Jährlichkeit, des Haushaltsausgleichs, der Rechnungseinheit, der Gesamtdeckung, der Spezialität, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, die eine wirksame und effiziente interne Kontrolle erfordert, und der Transparenz.
Artikel 5
Grundsätze der Einheit und der Haushaltswahrheit
(1) Einnahmen können nur angenommen und Ausgaben nur getätigt werden, wenn sie bei einer Haushaltslinie der PPP-Einrichtung veranschlagt sind.
(2) Ausgaben dürfen nur im Rahmen der im Haushaltsplan der PPP-Einrichtung bewilligten Mittel gebunden und angeordnet werden.
(3) In den Haushaltsplan der PPP-Einrichtung können nur Mittel eingesetzt werden, die einer als erforderlich erachteten Ausgabe entsprechen.
(4) Zinserträge aus Vorfinanzierungsbeträgen, die aus dem Haushaltsplan der PPP-Einrichtung gezahlt wurden, fließen nicht in den Haushalt der PPP-Einrichtung ein.
Artikel 6
Grundsatz der Jährlichkeit
(1) Die im Haushaltsplan der PPP-Einrichtung ausgewiesenen Mittel werden für ein Haushaltsjahr bewilligt; das Haushaltsjahr beginnt am 1. Januar und endet am 31. Dezember.
(2) Die Mittel für Verpflichtungen decken die Gesamtkosten der rechtlichen Verpflichtungen, die im Laufe des Haushaltsjahres eingegangen werden.
(3) Die Mittel für Zahlungen decken die Ausgaben zur Erfüllung der im Laufe des Haushaltsjahres oder in früheren Haushaltsjahren eingegangenen rechtlichen Verpflichtungen.
(4) Bei den Verwaltungsmitteln dürfen die Ausgaben nicht höher sein als die erwarteten Einnahmen für das Jahr nach Artikel 3 Buchstabe a Ziffer i.
(5) In Anbetracht der Bedürfnisse der PPP-Einrichtung können die nicht verwendeten Mittel in den Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben der maximal drei folgenden Haushaltsjahre eingesetzt werden. Diese Mittel werden vorrangig verwendet.
(6) Die Absätze 1 bis 5 stehen der Möglichkeit nicht entgegen, dass Mittelbindungen für Maßnahmen, deren Durchführung sich über mehrere Haushaltsjahre erstreckt, in Jahrestranchen erfolgen, wenn der Gründungsakt das vorsieht oder wenn sie Verwaltungsausgaben betreffen.
Artikel 7
Grundsatz des Haushaltsausgleichs
(1) Einnahmen und Mittel für Zahlungen sind auszugleichen.
(2) Die Mittel für Verpflichtungen dürfen nicht höher liegen als der entsprechende jährliche Beitrag der Union gemäß der mit der Kommission geschlossenen Vereinbarung über die jährlichen Mittelübertragungen, zuzüglich der jährlichen Beiträge anderer Mitglieder als der Union, etwaiger anderer Einnahmen nach Artikel 3 und des Betrags der nicht in Anspruch genommenen Mittel nach Artikel 6 Absatz 5.
(3) PPP-Einrichtungen sind nicht befugt, im Rahmen ihres Haushaltsplans Kredite aufzunehmen.
(4) Ist das Haushaltsergebnis positiv, so wird es im Haushaltsplan des folgenden Haushaltsjahres als Einnahme verbucht.
Ist das Haushaltsergebnis negativ, so wird es im Haushaltsplan des folgenden Haushaltsjahres als Mittel für Zahlungen verbucht.
Artikel 8
Grundsatz der Rechnungseinheit
Die Aufstellung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung, der Haushaltsvollzug und die Rechnungslegung erfolgen in Euro. Für die Kassenführung ist der Rechnungsführer jedoch befugt, nach Maßgabe der Finanzregelung der PPP-Einrichtung Transaktionen in anderen Währungen vorzunehmen.
Artikel 9
Grundsatz der Gesamtdeckung
(1) Unbeschadet des Absatzes 2 dienen alle Einnahmen zur Deckung der gesamten Mittel für Zahlungen. Alle Einnahmen und Ausgaben werden nach dem Bruttoprinzip ausgewiesen, vorbehaltlich etwaiger besonderer Bestimmungen in der Finanzregelung der PPP-Einrichtung zu Fällen, in denen bestimmte Beträge von Zahlungsanträgen abgezogen werden, die dann netto saldiert werden.
(2) Zweckbestimmte Einnahmen, beispielsweise aus Stiftungen, Zuschüssen, Schenkungen und Vermächtnissen, werden bestimmten Ausgaben zugewiesen.
(3) Der Direktor kann zugunsten der PPP-Einrichtung Zuwendungen annehmen, beispielsweise Stiftungen, Zuschüsse, Schenkungen und Vermächtnisse.
Die Annahme von Zuwendungen, die zu erheblichen Aufwendungen führen könnten, bedarf der vorherigen Genehmigung durch den Lenkungsausschuss, der sich binnen zwei Monaten, gerechnet ab dem Datum, an dem ihm der Antrag vorgelegt wird, äußert. Ergeht innerhalb dieser Frist keine Entscheidung des Lenkungsausschusses, so gilt die Zuwendung als angenommen.
Der Lenkungsausschuss legt fest, ab welchem Betrag eine Aufwendung als erheblich anzusehen ist.
Artikel 10
Grundsatz der Spezialität
(1) Die Mittel werden mindestens nach Titeln und Kapiteln sachlich gegliedert.
(2) Der Direktor kann Mittelübertragungen von Kapitel zu Kapitel unbeschränkt und von Titel zu Titel bis zu höchstens 10 % der Mittel, die für das betreffende Haushaltsjahr bei der Linie eingesetzt sind, zu deren Lasten die Mittelübertragung erfolgt, vornehmen.
Über die Obergrenze nach Unterabsatz 1 hinaus kann der Direktor dem Lenkungsausschuss Mittelübertragungen von Titel zu Titel vorschlagen. Der Lenkungsausschuss kann sich binnen drei Wochen gegen derartige Mittelübertragungen aussprechen. Anderenfalls gelten sie nach Ablauf dieser Frist als genehmigt.
Der Direktor unterrichtet den Lenkungsausschuss so rasch wie möglich über die nach Unterabsatz 1 vorgenommenen Mittelübertragungen.
Artikel 11
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
(1) Die Mittel sind nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, d. h. im Einklang mit den Grundsätzen der Sparsamkeit, der Wirtschaftlichkeit und der Wirksamkeit, zu verwenden.
(2) Sparsamkeit bedeutet, dass die Ressourcen, die von der betreffenden PPP-Einrichtung für ihre Tätigkeiten eingesetzt werden, zum richtigen Zeitpunkt, in ausreichender Menge und angemessener Qualität sowie mit dem geringstmöglichen Kostenaufwand bereitgestellt werden.
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit betrifft die optimale Relation zwischen den eingesetzten Mitteln und den erzielten Ergebnissen.
Der Grundsatz der Wirksamkeit betrifft das Erreichen konkreter Ziele und Ergebnisse.
(3) Für alle vom Haushaltsplan der PPP-Einrichtung abgedeckten Tätigkeitsbereiche werden konkrete, messbare, erreichbare, sachgerechte und terminierte Ziele festgelegt. Die Verwirklichung dieser Ziele wird mit Hilfe von nach Tätigkeitsbereichen festgelegten Leistungsindikatoren kontrolliert; die Informationen werden dem Lenkungsausschuss vom Direktor jährlich übermittelt und sind spätestens in den Begleitdokumenten zum Entwurf des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung enthalten.
(4) Sieht der Gründungsakt keine von der Kommission durchzuführenden Bewertungen vor, nimmt die PPP-Einrichtung im Hinblick auf die Verbesserung der Beschlussfassung Bewertungen, einschließlich Ex-post-Bewertungen, ihrer mit erheblichen Ausgaben verbundenen Programme und Tätigkeiten vor; die Ergebnisse dieser Bewertungen werden dem Lenkungsausschuss übermittelt.
Artikel 12
Interne Kontrolle des Haushaltsvollzugs
(1) Der Haushalt der PPP-Einrichtung wird unter Gewährleistung einer effizienten und wirksamen internen Kontrolle ausgeführt.
(2) Für die Zwecke der Ausführung des Haushalts der PPP-Einrichtung ist die interne Kontrolle ein Prozess, der auf allen Ebenen der Verwaltung darauf gerichtet ist, eine hinreichende Gewähr dafür zu geben, dass Folgendes erreicht wird:
a)
Wirksamkeit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Vorgänge;
b)
eine zuverlässige Berichterstattung;
c)
die Sicherung der Vermögenswerte und der Informationen;
d)
die Prävention, Aufdeckung, Berichtigung und Weiterverfolgung von Betrug und Unregelmäßigkeiten;
e)
eine angemessene Behandlung der Risiken im Zusammenhang mit der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge unter Berücksichtigung des Mehrjahrescharakters der Programme und der Art der betreffenden Zahlungen.
(3) Die wirksame und effiziente interne Kontrolle beruht auf bewährter internationaler Praxis und weist insbesondere die Merkmale in Artikel 32 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 auf; berücksichtigt werden die Struktur und Größe der PPP-Einrichtung, die Art der ihr übertragenen Aufgaben und die jeweiligen Beträge und finanziellen und operativen Risiken.
Artikel 13
Grundsatz der Transparenz
(1) Für die Aufstellung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung, den Haushaltsvollzug und die Rechnungslegung gilt der Grundsatz der Transparenz.
(2) Der Haushaltsplan der PPP-Einrichtung einschließlich des Stellenplans und der Berichtigungshaushaltspläne in ihrer festgestellten Form, einschließlich etwaiger Anpassungen nach Artikel 15 Absatz 1, werden auf der Website der PPP-Einrichtung innerhalb von vier Wochen nach ihrer Annahme veröffentlicht und der Kommission und dem Rechnungshof vorgelegt.
(3) Die PPP-Einrichtung veröffentlicht auf ihrer Website spätestens am 30. Juni des folgenden Haushaltsjahres nach einem einheitlichen Muster Informationen über die Empfänger ihrer Haushaltsmittel nach Maßgabe von Artikel 21 Absätze 2, 3 und 4 der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012.
Die veröffentlichten Informationen sind leicht zugänglich, transparent und umfassend. Bei der Bereitstellung dieser Informationen sind die einschlägigen Vertraulichkeitserfordernisse, insbesondere der Schutz personenbezogener Daten nach der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (4) sowie die einschlägigen Sicherheitsanforderungen zu beachten.
(4) Die nach Artikel 34 der vorliegenden Verordnung beauftragten Sachverständigen werden auf einer Website der Union veröffentlicht.
KAPITEL 3
FINANZPLANUNG
Artikel 14
Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben
(1) Die PPP-Einrichtung übermittelt der Kommission und den anderen Mitgliedern spätestens am 31. Januar des Jahres, das dem entsprechenden Haushaltsjahr vorausgeht, einen Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben sowie die allgemeinen Leitlinien zu dessen Begründung zusammen mit dem Entwurf des Arbeitsprogramms nach Artikel 31 Absatz 4.
(2) Der Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben der PPP-Einrichtung umfasst:
a)
Eine Schätzung der Anzahl der im Rahmen der bewilligten Haushaltsmittel besetzbaren Dauer- und Zeitplanstellen, aufgeschlüsselt nach Funktions- und Besoldungsgruppen, einschließlich der Vertragsbediensteten und abgeordneten nationalen Sachverständigen (in Vollzeitäquivalenten);
b)
bei Änderung des Personalbestands eine Begründung zu den Stellenanforderungen;
c)
eine vierteljährliche Vorausschätzung der Kassenauszahlungen und -einzahlungen;
d)
Informationen über die Verwirklichung aller zuvor für die verschiedenen Tätigkeitsbereiche festgelegten Ziele;
e)
die Zielvorgaben, die für das Haushaltsjahr festgelegt wurden, auf das sich der Voranschlag bezieht, unter Angabe des spezifischen Haushaltsmittelbedarfs im Hinblick auf das Erreichen dieser Zielvorgaben;
f)
die Verwaltungskosten und die ausgeführten Haushaltsmittel der PPP-Einrichtung im vorangehenden Haushaltsjahr;
g)
die Höhe der finanziellen Beiträge der Mitglieder und der Wert der Sachleistungen der Mitglieder mit Ausnahme der Union;
h)
Informationen über die nicht verwendeten Haushaltsmittel, die in den Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben pro Jahr nach Artikel 6 Absatz 5 eingehen.
Artikel 15
Aufstellung des Haushaltsplans
(1) Der Haushaltsplan der PPP-Einrichtung und der Stellenplan, in dem die Anzahl der Dauer- und Zeitplanstellen nach Funktions- und Besoldungsgruppen, ergänzt durch die Anzahl der Vertragsbediensteten und der abgeordneten nationalen Sachverständigen (in Vollzeitäquivalenten) ausgewiesen ist, werden im Einklang mit dem Gründungsakt der PPP-Einrichtung vom Lenkungsausschuss angenommen. Detaillierte Bestimmungen können in der Finanzregelung der PPP-Einrichtung festgelegt werden. Jede Änderung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung oder ihres Stellenplans erfolgt im Wege eines Berichtigungshaushalts der PPP-Einrichtung, der nach dem für den ursprünglichen Haushaltsplan der PPP-Einrichtung geltenden Verfahren angenommen wird. Der Haushaltsplan der PPP-Einrichtung und gegebenenfalls die Berichtigungshaushaltspläne der PPP-Einrichtung werden angepasst, um der im Haushaltsplan der Union festgesetzten Höhe des Beitrags der Union Rechnung zu tragen.
(2) Der Haushaltsplan der PPP-Einrichtung umfasst einen Einnahmenplan und einen Ausgabenplan.
(3) Im Haushaltsplan der PPP-Einrichtung ist Folgendes ausgewiesen:
a)
im Einnahmenplan:
i)
die geschätzten Einnahmen der PPP-Einrichtung für das betreffende Haushaltsjahr („Jahr n“);
ii)
die für das vorhergehende Haushaltsjahr veranschlagten Einnahmen und die Einnahmen des Jahres n-2;
iii)
die Erläuterungen zu den einzelnen Einnahmenlinien;
b)
im Ausgabenplan:
i)
die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen für das Jahr n;
ii)
die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen für das vorhergehende Haushaltsjahr sowie die gebundenen Ausgabemittel und die geleisteten Ausgaben im Jahr n-2, wobei letztere auch als prozentualer Anteil am Haushaltsplan der PPP-Einrichtung des Jahres n ausgedrückt werden;
iii)
eine Übersicht über die Fälligkeitspläne für die Zahlungen, die aufgrund von Mittelbindungen früherer Haushaltsjahre in den nächsten Haushaltsjahren anstehen;
iv)
die Erläuterungen zu den einzelnen Untergliederungen.
(4) Im Stellenplan werden neben der für das betreffende Haushaltsjahr bewilligten Stellenzahl auch die für das vorhergehende Haushaltsjahr bewilligte Stellenzahl sowie die Zahl der tatsächlich besetzten Stellen angegeben. Die gleichen Angaben sind für die Vertragsbediensteten und die abgeordneten nationalen Sachverständigen zu machen.
KAPITEL 4
FINANZAKTEURE
Artikel 16
Haushaltsvollzug nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
(1) Der Direktor übt die Funktion des Anweisungsbefugten aus. Er führt die Einnahmen und Ausgaben des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung nach Maßgabe der Finanzregelung der PPP-Einrichtung und im Einklang mit dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung in eigener Verantwortung und im Rahmen der bewilligten Mittel aus. Der Direktor ist verantwortlich für die Gewährleistung der Rechtmäßigkeit und der Ordnungsmäßigkeit.
Ungeachtet der Verpflichtungen des Anweisungsbefugten hinsichtlich der Bekämpfung und Aufdeckung von Betrug und Unregelmäßigkeiten nimmt die PPP-Einrichtung an den Betrugsbekämpfungsmaßnahmen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) teil.
(2) Gilt das Statut auch für die Bediensteten der PPP-Einrichtung, kann der Direktor unter den in der Finanzregelung der PPP-Einrichtung festgelegten Voraussetzungen seine Haushaltsvollzugsbefugnis an Bedienstete der PPP-Einrichtung delegieren, auf die das Statut Anwendung findet. Die derart Bevollmächtigten dürfen nur im Rahmen der ihnen ausdrücklich übertragenen Befugnisse tätig werden.
Artikel 17
Befugnisse und Aufgaben des Anweisungsbefugten
(1) Der Haushaltsplan der PPP-Einrichtung wird vom Direktor in den ihm unterstellten Dienststellen ausgeführt.
(2) Soweit es sich als unerlässlich erweist, können externen privatrechtlichen Stellen oder Einrichtungen vertraglich Aufgaben übertragen werden, die im Bereich der technischen Beratung und der Verwaltung angesiedelt oder aber vorbereitender oder untergeordneter Art sind und weder die Ausübung hoheitlicher Befugnisse noch die Ausübung einer Ermessensbefugnis beinhalten.
(3) Der Direktor führt nach den vom Lenkungsausschuss festgelegten Mindeststandards unter Beachtung der Risiken, die mit dem Verwaltungsumfeld und der Art der finanzierten Maßnahmen verbunden sind, die Organisationsstruktur sowie die internen Kontrollsysteme ein, die für die Ausführung seiner Aufgaben geeignet sind. Die Einrichtung dieser Struktur und dieser Systeme erfolgt auf der Grundlage einer Risikoanalyse, in der der Kostenwirksamkeit der Struktur und der Systeme Rechnung getragen wird.
Der Direktor kann in seinen Dienststellen das Amt eines Gutachters und Beraters einrichten, der ihn bei der Risikokontrolle im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit unterstützt.
(4) Der Anweisungsbefugte bewahrt die Nachweise für die abgewickelten Vorgänge während eines Zeitraums von fünf Jahren auf, gerechnet ab dem Datum des Beschlusses über die Entlastung der Kommission für die Ausführung des Haushaltsplans der Union für das betreffende Haushaltsjahr. In den Nachweisen enthaltene personenbezogene Daten sind nach Möglichkeit zu entfernen, wenn sie nicht für Kontrollen und Prüfungen benötigt werden. Dabei sind in jedem Fall die Bestimmungen für die Aufbewahrung von Verkehrsdaten nach Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 einzuhalten.
Artikel 18
Ex-ante-Kontrollen
(1) Jeder Vorgang wird mindestens einer Ex-ante-Kontrolle unterzogen, bei der dessen operative und finanzielle Aspekte auf der Grundlage von Unterlagen und der verfügbaren Ergebnisse früherer Kontrollen geprüft werden.
Die Ex-ante-Kontrollen erstrecken sich auf die Einleitung und die Überprüfung eines Vorgangs.
Die Einleitung und die Überprüfung von Vorgängen sind zwei getrennte Funktionen.
(2) Unter Einleitung eines Vorgangs sind sämtliche Vorgänge zur Vorbereitung von auf die PPP-Einrichtung bezogenen Haushaltsvollzugshandlungen des zuständigen Anweisungsbefugten zu verstehen.
(3) Unter Ex-ante-Überprüfung eines Vorgangs sind sämtliche vom zuständigen Anweisungsbefugten eingeführten Ex-ante-Prüfungen zu verstehen, mit denen die operativen und finanziellen Aspekte des Vorgangs überprüft werden sollen.
(4) Bei den Ex-ante-Kontrollen wird geprüft, ob die angeforderten Belege und sonstigen verfügbaren Informationen kohärent sind.
Die Prüftiefe und -häufigkeit für die Ex-ante-Kontrollen legt der zuständige Anweisungsbefugte unter Berücksichtigung von Risiko- und Kostenwirksamkeitsaspekten fest. Im Zweifelsfalle fordert der für die Feststellung der betreffenden Ausgabe zuständige Anweisungsbefugte im Rahmen der Ex-ante-Kontrolle zusätzliche Informationen an oder führt eine Vor-Ort-Kontrolle durch, um eine angemessene Gewähr zu erreichen.
Mit den Ex-ante-Kontrollen soll insbesondere Folgendes festgestellt werden:
a)
die Ordnungsmäßigkeit der Ausgabe und ihre Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften;
b)
die Anwendung des in Artikel 11 aufgeführten Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Für die Kontrollen kann der zuständige Anweisungsbefugte mehrere ähnliche Einzeltransaktionen im Zusammenhang mit den laufenden Personalausgaben für Dienstbezüge, Ruhegehälter, Erstattung von Dienstreisekosten und Krankheitskosten als eine einzige Transaktion behandeln.
Artikel 19
Ex-post-Kontrollen
(1) Der zuständige Anweisungsbefugte kann Ex-post-Kontrollen vorsehen, um im Zuge von Ex-ante-Kontrollen bereits genehmigte Vorgänge zu überprüfen. Dabei kann es sich je nach Risiko um Stichprobenkontrollen handeln.
Die Ex-post-Kontrollen können auf der Grundlage von Belegen und erforderlichenfalls vor Ort durchgeführt werden.
(2) Die Ex-post-Kontrollen und die Ex-ante-Kontrollen dürfen nicht von denselben Bediensteten vorgenommen werden. Die Bediensteten, die die Ex-post-Kontrollen vornehmen, dürfen nicht den Bediensteten unterstellt sein, die die Ex-ante-Kontrollen vornehmen.
Die für die Kontrolle der Abwicklung von Finanzvorgängen zuständigen Bediensteten müssen über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen.
Artikel 20
Jahresberichte
Der Anweisungsbefugte erstattet dem Lenkungsausschuss jährlich über die Wahrnehmung seiner Aufgaben Bericht. Zu diesem Zweck legt der Anweisungsbefugte dem Lenkungsausschuss und der Kommission spätestens am 15. Februar des folgenden Haushaltsjahres Folgendes vor:
a)
einen Bericht über die Umsetzung des jährlichen Arbeitsprogramms der PPP-Einrichtung, die Ausführung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung und die personellen Ressourcen;
b)
die vorläufigen Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung einschließlich des in Artikel 39 genannten Berichts über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement;
c)
eine Verwaltungserklärung, aus der hervorgeht, dass der Anweisungsbefugte angemessene Gewähr dafür bieten kann, dass mit Ausnahme etwaiger Vorbehalte:
i)
die Informationen ordnungsgemäß vorgelegt wurden sowie vollständig und sachlich richtig sind (wahrheitsgetreues und vollständiges Bild);
ii)
die Ausgaben entsprechend ihrer Zweckbestimmung verwendet wurden;
iii)
die eingerichteten Kontrollsysteme die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge angemessen gewährleisten;
d)
eine Übersicht über die endgültigen Prüfberichte und die durchgeführten Kontrollen, einschließlich einer Analyse der Art und des Umfangs der in den Systemen festgestellten Mängel und der bereits getroffenen oder geplanten Abhilfemaßnahmen.
Der Bericht gibt an, inwieweit bei den Maßnahmen die vorgegebenen Ziele erreicht wurden, welche Risiken mit den Maßnahmen verbunden sind, wie die zur Verfügung gestellten Mittel verwendet wurden und wie effizient und wirksam die Systeme der internen Kontrolle sind, und ist im Verhältnis zur Art der übertragenen Aufgaben und zu den einschlägigen Beträgen angemessen.
Spätestens am 1. Juli jedes Jahres übermittelt der Direktor der Kommission die im ersten Unterabsatz Buchstaben c und d genannten Unterlagen und ihre Bewertung durch den Lenkungsausschuss, den genehmigten jährlichen Tätigkeitsbericht und die endgültigen Jahresrechnungen zusammen mit ihrer Billigung durch den Lenkungsausschuss nach Artikel 43 Absatz 2. Die Kommission leitet diese Unterlagen dem Europäischen Parlament und dem Rat zu.
Artikel 21
Schutz der finanziellen Interessen der Union
(1) Ist ein mit der finanziellen Abwicklung oder der Kontrolle von Vorgängen betrauter Bediensteter der Ansicht, dass eine Entscheidung, der er auf Anweisung seines Dienstvorgesetzten Folge leisten oder zustimmen soll, eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung oder gegen die von diesem Bediensteten einzuhaltenden berufsbezogenen Regeln verstößt, unterrichtet er den Direktor schriftlich darüber; der Direktor antwortet schriftlich auf diese Unterrichtung. Wird der Direktor nicht tätig oder bestätigt er die ursprüngliche Entscheidung oder Anweisung und ist der Bedienstete der Ansicht, dass die Bestätigung keine angemessene Reaktion auf seine Bedenken darstellt, informiert der Bedienstete das in Artikel 23 Absatz 3 genannte relevante Gremium schriftlich. Das in Artikel 23 Absatz 3 genannte Gremium unterrichtet unverzüglich den Lenkungsausschuss.
(2) Falls es sich um eine rechtswidrige Tätigkeit, um Betrug oder Korruption zum Nachteil der Interessen der PPP-Einrichtung oder ihrer Mitglieder handeln könnte, unterrichtet der Bedienstete die in den geltenden Rechtsvorschriften bezeichneten Behörden und Stellen. In Verträgen mit externen Rechnungsprüfern, die Prüfungen des Finanzmanagements der PPP-Einrichtung durchführen, ist festzulegen, dass der externe Rechnungsprüfer verpflichtet ist, den Anweisungsbefugten über jede vermutete rechtswidrige Tätigkeit, jeden vermuteten Betrug oder jede vermutete Korruption zum Nachteil der Interessen der PPP-Einrichtung oder ihrer Mitglieder zu unterrichten.
Artikel 22
Der Rechnungsführer
(1) Der Lenkungsausschuss ernennt einen Rechnungsführer, der dem Statut unterliegt, sofern das Statut auch für das Personal der PPP-Einrichtung gilt, und in der Wahrnehmung seiner Aufgaben völlig unabhängig ist. Der Rechnungsführer ist in der PPP-Einrichtung für Folgendes zuständig:
a)
Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit der Zahlungen, der Annahme der Einnahmen und der Einziehung der festgestellten Forderungen;
b)
Rechnungsführung sowie Erstellung und Vorlage der Jahresrechnungen nach Kapitel 8;
c)
Umsetzung der Rechnungsführungsvorschriften und des Kontenplans nach Kapitel 8;
d)
Festlegung und Validierung der Rechnungsführungssysteme und gegebenenfalls Validierung der vom Anweisungsbefugten festgelegten Systeme, die zur Bereitstellung oder Begründung von Rechnungsführungsdaten verwendet werden sollen; in diesem Zusammenhang ist der Rechnungsführer ermächtigt, die Einhaltung der Validierungskriterien jederzeit zu überprüfen;
e)
Kassenführung.
(2) Zwei oder mehr PPP-Einrichtungen können denselben Rechnungsführer ernennen.
PPP-Einrichtungen können mit der Kommission vereinbaren, dass der Rechnungsführer der Kommission auch als Rechnungsführer der PPP-Einrichtung fungiert.
Unter Berücksichtigung von Kosten-Nutzen-Erwägungen können sie auch den Rechnungsführer der Kommission mit einem Teil der Aufgaben des Rechnungsführers der PPP-Einrichtung betrauen.
In dem in diesem Absatz bezeichneten Fall treffen sie die zur Vermeidung von Interessenskonflikten erforderlichen Vorkehrungen.
(3) Der Rechnungsführer erhält vom Anweisungsbefugten sämtliche Informationen, die für die Erstellung von Jahresrechnungen erforderlich sind, welche ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der finanziellen Situation der PPP-Einrichtung und des Haushaltsvollzugs vermitteln. Der Anweisungsbefugte garantiert die Zuverlässigkeit dieser Informationen.
(4) Die Jahresrechnungen werden, bevor sie vom Direktor angenommen werden, vom Rechnungsführer unterzeichnet, der damit bescheinigt, dass er hinreichende Gewähr dafür bieten kann, dass diese Rechnungen ein wahrheitsgetreues und vollständiges Bild der finanziellen Situation der PPP-Einrichtung vermitteln.
Für die Zwecke des Unterabsatzes 1 überzeugt sich der Rechnungsführer, dass die Jahresrechnungen nach den in Artikel 38 genannten Rechnungsführungsvorschriften erstellt wurden und dass alle Einnahmen und Ausgaben verbucht wurden.
Der Rechnungsführer kann die Informationen, die er erhält, überprüfen und alle weiteren Prüfungen vornehmen, die er für erforderlich hält, um die Jahresrechnungen unterzeichnen zu können.
Der Rechnungsführer formuliert erforderlichenfalls Vorbehalte und erläutert präzise die Art und den Geltungsbereich jedes Vorbehalts.
Vorbehaltlich des Absatzes 5 ist nur der Rechnungsführer ermächtigt, Barmittel und Barmitteläquivalente zu verwalten. Der Rechnungsführer ist für ihre Verwahrung verantwortlich.
(5) Der Rechnungsführer kann in Ausübung seines Amtes Bediensteten, auf die das Statut Anwendung findet - sofern das Statut auch für das Personal der PPP-Einrichtung gilt - bestimmte Aufgaben übertragen, wenn dies für die Erfüllung seiner Aufgaben im Einklang mit der Finanzregelung der PPP-Einrichtung unbedingt erforderlich ist.
(6) Unbeschadet disziplinarrechtlicher Maßnahmen kann der Rechnungsführer vom Lenkungsausschuss jederzeit einstweilig oder endgültig des Dienstes enthoben werden. In einem solchen Fall ernennt der Lenkungsausschuss einen vorläufigen Rechnungsführer.
Artikel 23
Verantwortlichkeit der Finanzakteure
(1) Artikel 16 bis 25 berühren nicht eine etwaige strafrechtliche Verantwortung der Finanzakteure nach dem anwendbaren einzelstaatlichen Recht und den geltenden Bestimmungen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union sowie zur Bekämpfung der Bestechung, an der Beamte der Union oder Beamte von Mitgliedstaaten beteiligt sind.
(2) Jeder Anweisungsbefugte und Rechnungsführer kann nach Maßgabe des Statuts disziplinarrechtlich belangt und finanziell haftbar gemacht werden. Im Fall einer rechtswidrigen Tätigkeit, des Betrugs oder der Korruption zum Nachteil der Interessen der PPP-Einrichtung oder ihrer Mitglieder werden die in den geltenden Rechtsvorschriften bezeichneten Behörden und Stellen eingeschaltet, insbesondere das OLAF.
(3) Das Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten, das von der Kommission eingesetzt wurde oder an dem die Kommission im Einklang mit Artikel 73 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 beteiligt ist, besitzt gegenüber der PPP-Einrichtung dieselben Befugnisse wie gegenüber den Kommissionsdienststellen, sofern der Lenkungsausschuss nicht beschließt, ein unabhängiges Fachgremium einzusetzen oder sich an einem gemeinsamen Fachgremium mehrerer Einrichtungen zu beteiligen. Bei der Behandlung von Fällen, die von PPP-Einrichtungen vorgelegt werden, ist in dem Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten, das von der Kommission eingesetzt wurde oder an dem die Kommission beteiligt ist, ein Bediensteter einer PPP-Einrichtung vertreten.
Der Direktor entscheidet auf der Grundlage der Stellungnahme des in Unterabsatz 1 genannten Gremiums über die Einleitung eines Disziplinar- oder Schadensersatzverfahrens. Stellt das Gremium systembedingte Probleme fest, legt es dem Anweisungsbefugten einen Bericht mit Empfehlungen vor. Geht aus der Stellungnahme die Beteiligung des Direktors hervor, so übermittelt das Gremium sie dem Lenkungsausschuss und dem internen Prüfer der Kommission. Der Direktor verweist in seinem Bericht nach Artikel 20 in anonymer Form auf die Stellungnahmen des Gremiums und führt die getroffenen Folgemaßnahmen auf.
(4) Jeder Bedienstete kann zum vollen oder teilweisen Ersatz eines Schadens herangezogen werden, den die PPP-Einrichtung durch sein schwerwiegendes Verschulden in Ausübung oder anlässlich der Ausübung seiner Dienstpflichten erlitten hat. Die mit Gründen versehene Verfügung ist von der Anstellungsbehörde nach Erledigung der in den geltenden Rechtsvorschriften für Disziplinarsachen vorgeschriebenen Förmlichkeiten zu erlassen.
Artikel 24
Interessenkonflikte
(1) Finanzakteure im Sinne der Artikel 16 bis 25 und sonstige Personen, die in den Bereichen Haushaltsvollzug und Finanzmanagement - einschließlich als Vorbereitung hierzu dienender Handlungen -, Rechnungsprüfung und Kontrolle Aufgaben wahrnehmen, müssen jede Handlung unterlassen, durch die eigene Interessen mit denen der PPP-Einrichtung in Konflikt geraten könnten.
Besteht ein solches Risiko, hat der betreffende Handlungsträger von derartigen Handlungen abzusehen und den Direktor zu befassen, der schriftlich feststellt, ob ein Interessenkonflikt vorliegt. Der betreffende Handlungsträger unterrichtet auch seinen unmittelbaren Dienstvorgesetzten. Ist der Handlungsträger der Direktor, muss er die Angelegenheit dem Lenkungsausschuss unterbreiten.
Liegt ein Interessenkonflikt vor, stellt der betreffende Handlungsträger alle seine Tätigkeiten in der Angelegenheit ein. Der Direktor oder der Lenkungsausschuss im Falle des Direktors trifft alle weiteren geeigneten Maßnahmen.
(2) Für die Zwecke des Absatzes 1 besteht ein Interessenkonflikt, wenn ein Finanzakteur oder eine sonstige Person nach Absatz 1 aus Gründen der familiären oder privaten Verbundenheit, der politischen Übereinstimmung oder der nationalen Zugehörigkeit, des wirtschaftlichen Interesses oder aus anderen Gründen, die auf einer Gemeinsamkeit der Interessen mit dem Begünstigten beruhen, seine Aufgaben nicht unparteiisch und objektiv wahrnehmen kann.
Artikel 25
Aufgabentrennung
Anweisungsbefugnis und Rechnungsführung sind getrennte Funktionen und schließen einander aus.
KAPITEL 5
INTERNE PRÜFUNG
Artikel 26
Ernennung, Befugnisse und Aufgaben des internen Prüfers
(1) Die PPP-Einrichtung verfügt über das Amt eines internen Prüfers, das unter Einhaltung der einschlägigen internationalen Normen ausgeübt werden muss.
(2) Das Amt des internen Prüfers wird vom internen Prüfer der Kommission ausgeübt. Der interne Prüfer darf weder Anweisungsbefugter noch Rechnungsführer sein.
(3) Der interne Prüfer berät die PPP-Einrichtung in Fragen der Risikokontrolle, indem er unabhängige Stellungnahmen zur Qualität der Verwaltungs- und Kontrollsysteme und Empfehlungen zur Verbesserung der Bedingungen für die Abwicklung der Vorgänge sowie zur Förderung einer wirtschaftlichen Haushaltsführung abgibt.
Dem internen Prüfer obliegt es insbesondere,
a)
die Angemessenheit und Wirksamkeit der internen Verwaltungssysteme sowie die Leistung der Dienststellen bei der Durchführung der Programme und Maßnahmen unter Berücksichtigung der damit verbundenen Risiken zu beurteilen und
b)
die Effizienz und Wirksamkeit der Systeme der internen Kontrolle und Prüfung zu beurteilen, die auf jeden Haushaltsvollzugsvorgang Anwendung finden.
(4) Die Tätigkeit des internen Prüfers erstreckt sich auf sämtliche Tätigkeitsfelder und Dienststellen der PPP-Einrichtung. Der interne Prüfer hat uneingeschränkten Zugang zu sämtlichen für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Informationen.
(5) Der interne Prüfer nimmt Kenntnis vom Bericht des Anweisungsbefugten nach Artikel 20 sowie von allen vorliegenden Informationen.
(6) Der interne Prüfer teilt dem Lenkungsausschuss und dem Direktor seine Feststellungen und Empfehlungen mit.
Der interne Prüfer erstattet zudem in den folgenden Fällen Bericht:
-
kein Eingehen auf kritische Risiken und Empfehlungen,
-
erhebliche Verzögerungen bei der Umsetzung der in den vorangegangenen Jahren gegebenen Empfehlungen.
Der Lenkungsausschuss und der Direktor gewährleisten die regelmäßige Überwachung der Umsetzung der im Rahmen der Prüfungen abgegebenen Empfehlungen. Der Lenkungsausschuss prüft die Informationen nach Artikel 20 und stellt fest, ob die Empfehlungen vollständig und zügig umgesetzt wurden.
(7) Die PPP-Einrichtung stellt zum Zweck einer vertraulichen Kontaktaufnahme zum internen Prüfer die Kontaktangaben des internen Prüfers allen an Ausgabenvorgängen beteiligten natürlichen oder juristischen Personen zur Verfügung.
(8) Die Berichte und Feststellungen des internen Prüfers werden erst dann der Öffentlichkeit zugänglich gemacht, wenn der interne Prüfer die zu ihrer Umsetzung getroffenen Maßnahmen validiert hat.
Artikel 27
Unabhängigkeit des internen Prüfers
Die Unabhängigkeit des internen Prüfers, die Verantwortlichkeit des internen Prüfers bei der Erfüllung seiner Aufgaben und das Recht des internen Prüfers, beim Gerichtshof der Europäischen Union zu klagen, werden nach Artikel 100 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 geregelt.
Artikel 28
Einrichtung einer internen Prüfstelle
(1) Der Lenkungsausschuss kann unter gebührender Berücksichtigung der Kostenwirksamkeit und des Mehrwertes eine interne Prüfstelle einrichten, die ihre Aufgaben im Einklang mit den einschlägigen internationalen Normen wahrnimmt.
Aufgabenstellung, Befugnisse und Verantwortung der internen Prüfstelle werden in der Charta des internen Prüfers festgelegt und unterliegen der Zustimmung des Lenkungsausschusses.
Der jährliche Prüfplan einer internen Prüfstelle wird von ihrem Leiter erstellt, wobei unter anderem die Einschätzung des Risikos in der PPP-Einrichtung durch den Direktor berücksichtigt wird.
Er wird vom Lenkungsausschuss überprüft und genehmigt.
Die interne Prüfstelle teilt dem Lenkungsausschuss und dem Direktor ihre Feststellungen und Empfehlungen mit.
Wenn die interne Prüfstelle einer PPP-Einrichtung nicht wirtschaftlich oder nicht in der Lage ist, die internationalen Normen zu erfüllen, kann die PPP-Einrichtung beschließen, mit anderen, in demselben Politikbereich tätigen PPP-Einrichtungen eine Prüfstelle zu teilen.
In solchen Fällen vereinbaren die Lenkungsausschüsse der betreffenden PPP-Einrichtungen die praktischen Modalitäten der gemeinsamen internen Prüfstellen.
Die Akteure der internen Prüfung arbeiten in effizienter Weise zusammen, und zwar durch Austausch von Informationen und Prüfberichten und gegebenenfalls durch Erstellung gemeinsamer Risikobewertungen und Durchführung gemeinsamer Prüfungen.
(2) Der Lenkungsausschuss und der Direktor gewährleisten die regelmäßige Überwachung der Umsetzung der Empfehlungen der internen Prüfstelle.
KAPITEL 6
EINNAHMEN- UND AUSGABENVORGÄNGE
Artikel 29
Ausführung der Einnahmen
(1) Die Ausführung der Einnahmen umfasst die Erstellung der Forderungsvorausschätzungen, die Feststellung der Forderungen und die Einziehung zu Unrecht gezahlter Beträge. Außerdem umfasst sie gegebenenfalls den Verzicht auf festgestellte Forderungen.
(2) Rechtsgrundlos gezahlte Beträge werden eingezogen.
Ist zu dem in der Zahlungsaufforderung vorgesehenen Termin die effektive Einziehung nicht erfolgt, so setzt der Rechnungsführer den zuständigen Anweisungsbefugten hiervon in Kenntnis und leitet unverzüglich das Beitreibungsverfahren mit allen ihm zur Verfügung stehenden rechtlichen Mitteln ein, auch gegebenenfalls durch Verrechnung oder, falls eine solche nicht möglich ist, durch Zwangsvollstreckung.
Erwägt der zuständige Anweisungsbefugte, auf die Einziehung einer festgestellten Forderung ganz oder teilweise zu verzichten, vergewissert er sich, dass dieser Verzicht ordnungsgemäß ist und den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und der Verhältnismäßigkeit entspricht. Der Verzichtbeschluss muss begründet werden. Er enthält die Feststellung, dass zwecks Einziehung der Forderung Maßnahmen getroffen wurden, sowie die rechtlichen und sachlichen Gründe, auf die er sich stützt.
Der Rechnungsführer führt ein Verzeichnis der einzuziehenden Forderungen der PPP-Einrichtung. Das Verzeichnis wird nach dem Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnungen gegliedert. Der Rechnungsführer führt auch Beschlüsse an, denen zufolge ganz oder teilweise auf die Einziehung festgestellter Forderungen verzichtet wird. Das Verzeichnis wird dem Bericht der PPP-Einrichtung über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement beigefügt.
(3) Für jede Forderung, die nicht zu dem in der Zahlungsaufforderung genannten Fälligkeitstermin zurückgezahlt wird, sind nach der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 Zinsen zu zahlen.
(4) Für Forderungen der PPP-Einrichtung gegenüber Dritten sowie für Forderungen Dritter gegenüber der PPP-Einrichtung gilt eine Verjährungsfrist von fünf Jahren.
Artikel 30
Beitrag der Mitglieder
(1) Die PPP-Einrichtung legt ihren Mitgliedern Anträge zur Zahlung der Gesamtheit oder eines Teils ihres Beitrags vor; dies erfolgt zu den Bedingungen und in den zeitlichen Abständen, die im Gründungsakt festgelegt sind oder mit den Mitgliedern vereinbart wurden.
(2) Für die Beträge, die die Mitglieder der PPP-Einrichtung als Beiträge an die Einrichtung zahlen, fallen Zinsen zugunsten des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung an.
Artikel 31
Ausführung der Ausgaben
(1) Zur Ausführung der Ausgaben nimmt der Anweisungsbefugte Mittelbindungen vor, geht rechtliche Verpflichtungen ein, stellt Ausgaben fest, erteilt die entsprechenden Auszahlungsanordnungen und vollzieht die vor der Mittelausführung erforderlichen Handlungen.
(2) Jede Ausgabe ist Gegenstand von vier Vorgängen: Mittelbindung, Feststellung, Zahlungsanordnung und Zahlung.
Die Feststellung einer Ausgabe ist die Handlung, mit der der zuständige Anweisungsbefugte eine Finanztransaktion bestätigt.
Die Anordnung einer Ausgabe ist die Handlung, mit der der zuständige Anweisungsbefugte den Rechnungsführer nach Überprüfung der Verfügbarkeit der Mittel anweist, die festgestellte Ausgabe zu zahlen.
(3) Für alle für die PPP-Einrichtung haushaltswirksamen Maßnahmen muss der zuständige Anweisungsbefugte eine Mittelbindung vornehmen, bevor er eine rechtliche Verpflichtung gegenüber Dritten eingeht.
(4) Mit der Annahme des jährlichen Arbeitsprogramms der PPP-Einrichtung genehmigt der Lenkungsausschuss die operativen Ausgaben der PPP-Einrichtung für die von ihr abgedeckten Tätigkeiten, sofern die in diesem Absatz aufgeführten Kriterien eindeutig erfüllt sind.
Das jährliche Arbeitsprogramm umfasst die genauen Ziele und die erwarteten Ergebnisse einschließlich Leistungsindikatoren. Es enthält zudem eine Beschreibung der zu finanzierenden Maßnahme(n) und Angaben zur Höhe der für die einzelnen Maßnahmen vorgesehenen Beträge.
Jede wesentliche Änderung des jährlichen Arbeitsprogramms wird in Übereinstimmung mit dem Gründungsakt nach demselben Verfahren festgestellt wie das ursprüngliche Arbeitsprogramm.
Der Lenkungsausschuss kann die Befugnis, nicht substanzielle Änderungen am Arbeitsprogramm vorzunehmen, an den Anweisungsbefugten der PPP-Einrichtung delegieren.
Artikel 32
Fristen
Die Zahlung der Ausgaben erfolgt innerhalb der Fristen, die in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und in der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 festgelegt sind, und im Einklang mit diesen Verordnungen.
KAPITEL 7
AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER PPP-EINRICHTUNG
Artikel 33
Vergabeverfahren
(1) In Bezug auf die Auftragsvergabe gelten Titel V der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 vorbehaltlich dieses Artikels Absätze 3 bis 6.
(2) Die PPP-Einrichtung beteiligt sich an der zentralen Ausschlussdatenbank, die nach Artikel 108 der Haushaltsordnung von der Kommission errichtet und betrieben wird.
(3) Bei Aufträgen, deren Wert zwischen 60 000 EUR und den Schwellenwerten in Artikel 118 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 liegt, kann das Verfahren, das in der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 für Aufträge im Wert von höchstens 60 000 EUR vorgesehen ist, angewendet werden.
(4) Die PPP-Einrichtung kann auf ihren Wunsch an den Vergabeverfahren der Kommission, an den interinstitutionellen Vergabeverfahren und an den Vergabeverfahren anderer Unions- oder PPP-Einrichtungen als Auftraggeber beteiligt werden.
(5) Die PPP-Einrichtung kann mit der Kommission, den interinstitutionellen Ämtern, dem mit der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates (5) geschaffenen Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union und anderen PPP-Einrichtungen Verträge über von diesen zu beschaffende Güter, zu erbringende Dienstleistungen oder durchzuführende Arbeiten schließen, ohne dass es der Durchführung eines öffentlichen Vergabeverfahrens bedarf.
Die PPP-Einrichtung kann mit ihren Mitgliedern mit Ausnahme der Union Verträge über von diesen direkt, ohne Rückgriff auf Dritte, zu beschaffende Güter, zu erbringende Dienstleistungen oder durchzuführende Arbeiten schließen, ohne dass es der Durchführung eines öffentlichen Vergabeverfahrens bedarf.
Die gemäß den Unterabsätzen 1 und 2 beschafften Güter, erbrachten Dienstleistungen und durchgeführten Arbeiten gelten nicht als Teil des Beitrags der Mitglieder zum Haushaltsplan der PPP-Einrichtung.
(6) Die PPP-Einrichtung kann gemeinsame Vergabeverfahren mit öffentlichen Auftraggebern des Aufnahmemitgliedstaats durchführen, um ihren administrativen Bedarf zu decken, oder mit öffentlichen Auftraggebern der Mitgliedstaaten, der Staaten der Europäischen Freihandelsassoziation oder mit Kandidatenländern der Union, die Mitglieder der PPP-Einrichtung sind. In diesem Fall gilt Artikel 133 der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 entsprechend.
Die PPP-Einrichtung kann gemeinsame Vergabeverfahren mit ihren privaten Mitgliedern oder mit öffentlichen Auftraggebern aus an Programmen der Union teilnehmenden Ländern, die Mitglieder der PPP-Einrichtung sind, durchführen. In diesem Fall gilt Artikel 133 Unterabsatz 1 der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 entsprechend.
Artikel 34
Sachverständige
Artikel 287 der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 gilt entsprechend für die Auswahl von Sachverständigen, vorbehaltlich etwaiger besonderer Verfahren, die im Basisrechtsakt des Programms, mit dessen Durchführung die PPP-Einrichtung beauftragt ist, festgelegt sind. Die Sachverständigen werden auf der Grundlage eines vorab mitgeteilten Festbetrags vergütet und aufgrund ihrer fachlichen Kompetenz ausgewählt.
Die PPP-Einrichtung kann die von der Kommission oder anderen Unions- oder PPP-Einrichtungen erstellten Listen nutzen.
Die PPP-Einrichtung kann, soweit es für sinnvoll gehalten wird und in gerechtfertigten Fällen, andere, nicht in den Listen aufgeführte Personen auswählen, die über die notwendige Kompetenz verfügen.
Die Auswahl externer Sachverständiger erfolgt auf der Grundlage der für die Wahrnehmung der ihnen zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Kompetenzen, Erfahrungen und Kenntnissen, und unter Einhaltung der Grundsätze der Nichtdiskriminierung, der Gleichbehandlung und der Verhütung von Interessenkonflikten.
Artikel 35
Finanzhilfen
In Bezug auf Finanzhilfen gelten Titel VI der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 vorbehaltlich etwaiger besonderer Bestimmungen des Gründungsakts.
Artikel 36
Preisgelder
(1) In Bezug auf Preisgelder gelten Titel VII der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 vorbehaltlich des Absatzes 2 dieses Artikels.
(2) Wettbewerbe für Preisgelder mit einem Einheitswert ab 1 000 000 EUR dürfen nur veröffentlicht werden, wenn sie in dem in Artikel 14 Absatz 1 genannten Entwurf des Arbeitsprogramms vorgesehen sind.
Artikel 37
Rechtsbehelfsbelehrung
(1) Wird ein Antragsteller oder Bieter, Begünstigter oder Auftragnehmer durch einen Verfahrensakt eines Anweisungsbefugten in seinen Rechten beeinträchtigt, ist dem betreffenden Verfahrensakt eine Belehrung über die verfügbaren administrativen und/oder gerichtlichen Rechtsbehelfe, mit denen dieser Verfahrensakt angefochten werden kann, beizufügen.
(2) In der Rechtsbehelfsbelehrung sind insbesondere die Art des Rechtsbehelfs, die Stellen, bei denen er eingelegt werden kann, sowie die Rechtsbehelfsfrist anzugeben.
(3) Auf die Absätze 1 und 2 finden etwaige besondere Verfahren Anwendung, die in den Basisrechtsakten des Programms, mit dessen Durchführung die PPP-Einrichtung beauftragt wurde, festgelegt sind.
KAPITEL 8
RECHNUNGSFÜHRUNG
Artikel 38
Rechnungsführungsvorschriften
Die PPP-Einrichtung richtet ein Rechnungsführungssystem ein, das zeitnah genaue, vollständige und sachlich richtige Daten bereitstellt.
Die Rechnungsführung der PPP-Einrichtung muss den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften entsprechen.
Artikel 39
Gliederung der Jahresrechnungen
Die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung umfassen:
a)
den Jahresabschluss der PPP-Einrichtung;
b)
die Berichte über die Ausführung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung (Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement).
Die PPP-Einrichtung erstellt einen Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des betreffenden Haushaltsjahres. Dieser Bericht gibt mindestens Aufschluss über den Umfang der ausgeführten Mittel, und zwar sowohl in absoluten Beträgen als auch prozentual, und - in zusammengefasster Form - über die Mittelübertragungen zwischen den einzelnen Haushaltslinien.
Wenn die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung nach den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften konsolidiert werden müssen, übermittelt die PPP-Einrichtung den Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement spätestens am 31. März des folgenden Haushaltsjahres an das Europäische Parlament, den Rat und den Rechnungshof.
Artikel 40
Rechnungsführungsgrundsätze
Die in den Jahresabschlüssen enthaltenen Informationen, einschließlich Informationen zu den Verfahren der Rechnungsführung, werden in einer Weise dargestellt, die gewährleistet, dass sie stichhaltig, sachlich richtig, vergleichbar und verständlich sind. Die Jahresabschlüsse werden gemäß den allgemein anerkannten Rechnungsführungsgrundsätzen, die in den Rechnungsführungsvorschriften nach Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 dargelegt sind, oder gemäß den auf der Periodenrechnung beruhenden internationalen Standards für das öffentliche Rechnungswesen (nachstehend „IPSAS“) erstellt.
Artikel 41
Jahresabschlüsse
(1) Die Jahresabschlüsse werden in Euro erstellt. Sie umfassen
a)
die Vermögensübersicht und die Übersicht über die finanziellen Ergebnisse, aus denen sämtliche Aktiva und Passiva, die Finanzlage sowie das wirtschaftliche Ergebnis zum 31. Dezember des vorhergehenden Haushaltsjahres hervorgehen; sie werden gemäß den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften oder gemäß den auf der Periodenrechnung beruhenden IPSAS erstellt;
b)
die Kapitalflussrechnung, aus der die Ein- und Auszahlungen des Haushaltsjahres und der endgültige Kassenmittelbestand hervorgehen;
c)
die Tabelle der Veränderungen des Nettovermögens, die eine Übersicht über die im Laufe des Haushaltsjahres erfolgten Bewegungen bei den Reserven sowie die Gesamtergebnisse enthält.
(2) Die Erläuterungen zu den Jahresabschlüssen ergänzen und erläutern die in Absatz 1 genannten Übersichten und enthalten alle nach der international anerkannten Rechnungsführungspraxis erforderlichen ergänzenden Informationen, wenn diese Informationen für die Tätigkeiten der PPP-Einrichtung von Belang sind.
Artikel 42
Bericht über den Haushaltsvollzug
Die Berichte über den Haushaltsvollzug werden in Euro erstellt. Sie bestehen aus:
a)
Übersichten, die sämtliche Einnahmen- und Ausgabenvorgänge des Haushaltsjahres zusammenfassen;
b)
Erläuterungen, die die Informationen in den Übersichten ergänzen und kommentieren.
Die Berichte über den Haushaltsvollzug folgen der Gliederung des Haushaltsplans.
Artikel 43
Vorläufige Jahresrechnungen und Billigung der endgültigen Jahresrechnungen
(1) Wenn die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung nach den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften konsolidiert werden müssen, übermittelt der Rechnungsführer der PPP-Einrichtung die vorläufigen Jahresrechnungen spätestens am 15. Februar des folgenden Jahres an den Rechnungshof.
In dem in Unterabsatz 1 genannten Fall übermittelt der Rechnungsführer der PPP-Einrichtung dem Rechnungsführer der Kommission spätestens am 15. Februar des folgenden Jahres ein Berichterstattungspaket nach einem vom Rechnungsführer der Kommission für Konsolidierungszwecke vorgegebenen Standardformat.
(2) Der Rechnungsführer erstellt die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung. Der Direktor legt sie zusammen mit dem Bestätigungsvermerk des externen Prüfers nach Artikel 46 am 15. März dem Lenkungsausschuss zur Genehmigung vor.
Wenn die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung nach den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften konsolidiert werden müssen, legt der Rechnungsführer die endgültigen Jahresrechnungen zusammen mit dem Bestätigungsvermerk des externen Prüfers nach Artikel 46 und der Genehmigung des Lenkungsausschusses spätestens am 1. Juli des folgenden Haushaltsjahres dem Rechnungshof, dem Europäischen Parlament und dem Rat vor. In diesem Fall übermittelt der Rechnungsführer der PPP-Einrichtung dem Rechnungsführer der Kommission spätestens am 1. Juli zudem ein Berichterstattungspaket nach dem vom Rechnungsführer der Kommission für Konsolidierungszwecke vorgegebenen Standardformat.
Wenn die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung nach den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften konsolidiert werden müssen, legt der Rechnungsführer der PPP-Einrichtung dem Rechnungshof gleichzeitig mit der Übermittlung der endgültigen Jahresrechnungen eine Vollständigkeitserklärung zu den endgültigen Jahresrechnungen vor; eine Kopie der Vollständigkeitserklärung geht an den Rechnungsführer der Kommission.
Den endgültigen Jahresrechnungen ist ein Vermerk des Rechnungsführers beigefügt, in dem Letzterer erklärt, dass die endgültigen Jahresrechnungen gemäß den Bestimmungen dieses Kapitels und den geltenden Rechnungsführungsgrundsätzen, -vorschriften und -methoden erstellt wurden.
Die gebilligten endgültigen Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung werden innerhalb eines Monats nach ihrer Billigung auf der Website der PPP-Einrichtung veröffentlicht.
Artikel 44
Rechnungsführungssystem
(1) Wenn die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung nach den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften konsolidiert werden müssen, legt der Rechnungsführer der Kommission den von der PPP-Einrichtung anzuwendenden einheitlichen Kontenplan nach Artikel 152 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 fest.
(2) Das Rechnungsführungssystem ist untergliedert in eine Finanzbuchführung und eine Haushaltsbuchführung. Diese werden nach Kalenderjahren in Euro erstellt.
(3) In der Finanzbuchführung werden die Vorfälle und Vorgänge, die sich auf die Wirtschafts-, Finanz- und Vermögenslage der PPP-Einrichtung auswirken, nach der Methode der doppelten Buchführung chronologisch nachgezeichnet.
(4) Die Haushaltsbuchführung bietet eine ausführliche Aufzeichnung der Ausführung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung. Sie dokumentiert alle Einnahmen- und Ausgabenvorgänge.
Artikel 45
Bestandsverzeichnisse
Die PPP-Einrichtung führt mengen- und wertmäßige Bestandsverzeichnisse aller Sachanlagen, immateriellen Anlagen und Finanzanlagen, aus denen ihr Vermögen oder das Vermögen der Union besteht. Wenn die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung nach den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften konsolidiert werden müssen, führt die PPP-Einrichtung diese Bestandsverzeichnisse nach dem vom Rechnungsführer der Kommission vorgegebenen Muster. Die PPP-Einrichtung prüft die Übereinstimmung der Bestandsverzeichnisse mit dem tatsächlichen Bestand.
KAPITEL 9
EXTERNE PRÜFUNG UND BETRUGSBEKÄMPFUNG
Artikel 46
Externe Prüfung
Die PPP-Einrichtung muss sich einer unabhängigen externen Prüfung unterziehen, die gemäß international anerkannten Prüfungsstandards von einer unabhängigen Prüfstelle durchgeführt wird. Im Bestätigungsvermerk des externen Prüfers wird festgestellt, ob die Jahresrechnungen ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermitteln, ob die bestehenden Kontrollsysteme ordnungsgemäß funktionieren und ob die zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsmäßig sind. Im Bestätigungsvermerk wird auch angegeben, ob bei der Prüfungstätigkeit Zweifel an den in der Verwaltungserklärung nach Artikel 20 enthaltenen Feststellungen aufkommen. Der Bestätigungsvermerk wird dem Lenkungsausschuss vorgelegt. Er wird der Kommission zusammen mit den endgültigen Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung spätestens am 15. März übermittelt.
Artikel 47
Prüfung der Jahresrechnungen durch den Rechnungshof
(1) Vorbehaltlich anders lautender Bestimmungen im Gründungsakt der PPP-Einrichtung kontrolliert der Rechnungshof die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung nach Artikel 287 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union. Bei der Prüfung kann der Rechnungshof die Prüftätigkeit des unabhängigen externen Prüfers nach Artikel 46 dieser Verordnung und die auf der Grundlage von dessen Feststellungen getroffenen Maßnahmen berücksichtigen.
(2) Für die Kontrolle durch den Rechnungshof gelten die Artikel 158 bis 163 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012.
Artikel 48
Kontrollen vor Ort durch Kommission, Rechnungshof und OLAF
(1) Unbeschadet des Artikels 47 Absatz 1 gewährt die PPP-Einrichtung Bediensteten der Kommission und anderen von ihr ermächtigten Personen sowie dem Rechnungshof Zugang zu ihren Standorten und Räumlichkeiten sowie zu allen Informationen, auch in elektronischer Form, die für die Rechnungsprüfung erforderlich sind.
(2) Das OLAF kann gemäß den Bestimmungen und Verfahren der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates (6) und der Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 des Rates (7) Ermittlungen, einschließlich Kontrollen und Überprüfungen vor Ort, durchführen, um festzustellen, ob im Zusammenhang mit von der PPP-Einrichtung finanzierten Finanzhilfen oder Verträgen ein Betrugs- oder Korruptionsdelikt oder eine sonstige rechtswidrige Handlung zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union vorliegt.
(3) Unbeschadet der Absätze 1 und 2 enthalten Verträge, Vereinbarungen und Beschlüsse der PPP-Einrichtung Bestimmungen, die den Europäischen Rechnungshof und das OLAF ausdrücklich ermächtigen, solche Prüfungen und Untersuchungen entsprechend ihren jeweiligen Zuständigkeiten vorzunehmen.
KAPITEL 10
SCHLUSS- UND ÜBERGANGSBESTIMMUNGEN
Artikel 49
Auskunftsrecht
Die Kommission und die Mitglieder der PPP-Einrichtung mit Ausnahme der Union sind befugt, von der PPP-Einrichtung zu den in ihre Zuständigkeitsbereiche fallenden Haushaltsangelegenheiten alle relevanten Auskünfte und Erläuterungen anzufordern.
Artikel 50
Annahme der Finanzregelung der PPP-Einrichtung
Jede Einrichtung nach Artikel 209 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 erlässt eine neue Finanzregelung, die am 1. Januar 2014 bzw. in jedem Fall innerhalb von neun Monaten, gerechnet ab dem Tag, an dem die jeweilige PPP-Einrichtung in den Anwendungsbereich von Artikel 209 der genannten Verordnung fällt, in Kraft tritt.
Artikel 51
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 30. September 2013
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 110/2014 DELLA COMMISSIONE
del 30 settembre 2013
che stabilisce il regolamento finanziario tipo degli organismi di partenariato pubblico-privato di cui all’articolo 209 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (1), in particolare l’articolo 209,
considerando quanto segue:
(1)
Sulla base dell’esperienza acquisita con l’istituzionalizzazione dei PPP come organismi dell’Unione ai sensi dell’articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (2), il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 ha previsto categorie aggiuntive di PPP al fine di ampliare la gamma di strumenti tra cui scegliere e integrare organismi dotati di una regolamentazione più flessibile e accessibile per i partner privati rispetto a quella applicabile alle istituzioni dell’Unione. Rientrano in queste categorie aggiuntive gli organismi di cui all’articolo 209 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 incaricati di attuare un partenariato pubblico-privato (di seguito «organismi di PPP»).
(2)
Per assicurare la sana gestione finanziaria dei fondi dell’Unione e consentire agli organismi di PPP di adottare la propria regolamentazione finanziaria, è necessario adottare un regolamento finanziario tipo per gli organismi in questione.
(3)
Gli organismi di PPP devono stabilire ed eseguire il loro bilancio nel rispetto dei principi di bilancio dell’unità e della verità del bilancio, dell’annualità, del pareggio, dell’unità di conto, dell’universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria, che richiede un controllo interno efficace ed efficiente, e della trasparenza.
(4)
Per garantire l’esecuzione globale dei compiti e delle attività dell’organismo di PPP, dovrebbe essergli consentito di iscrivere gli stanziamenti non utilizzati di un esercizio nello stato previsionale delle entrate e delle spese per al massimo i tre esercizi successivi.
(5)
Poiché ai fondi dell’Unione messi a disposizione dell’organismo di PPP deve essere data esecuzione secondo la modalità della gestione indiretta di cui all’articolo 60 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, le disposizioni in materia di programmazione e informazione finanziaria devono essere coerenti con il metodo di gestione indiretta dell’esecuzione del bilancio. Il discarico dell’esecuzione del bilancio relativamente al contributo dell’Unione agli organismi di PPP deve rientrare nel discarico con cui il Parlamento europeo dà atto alla Commissione dell’esecuzione del bilancio dell’Unione. Pertanto, occorre prevedere, conformemente al regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, adeguate modalità di relazione annuale, che comprendano la presentazione di una dichiarazione di gestione, atte a consentire alla Commissione di esercitare al meglio le sue competenze in materia di discarico.
(6)
È necessario definire i poteri e le competenze del contabile e dell’ordinatore tenendo conto del profilo pubblico-privato degli organismi di PPP. La responsabilità degli ordinatori dovrebbe essere totale per quanto riguarda tutte le operazioni di entrata e di spesa eseguite sotto la loro autorità, operazioni di cui dovrebbero rispondere anche, se del caso, nell’ambito di una procedura disciplinare.
(7)
È necessario chiarire le funzioni di revisione contabile interna e di controllo interno e razionalizzare gli obblighi in materia di relazioni. La funzione di revisione contabile interna in seno all’organismo di PPP deve essere svolta dal revisore contabile interno della Commissione, che deve effettuare controlli ove lo giustifichino i rischi esistenti. È necessario stabilire le norme relative alla creazione e al funzionamento delle capacità di revisione contabile.
(8)
Per garantire che ciascun organismo risponda dell’esecuzione del proprio bilancio e persegua le finalità che gli sono state attribuite al momento dell’istituzione, occorre consentire agli organismi di PPP di ricorrere a organismi esterni di diritto privato per l’espletamento delle funzioni loro affidate soltanto nei casi necessari e per funzioni che non comportano attribuzioni di servizio pubblico né l’esercizio di poteri di apprezzamento discrezionale.
(9)
Occorre stabilire i principi da seguire per le operazioni di entrata e di spesa dell’organismo di PPP.
(10)
Dato il profilo pubblico-privato degli organismi di PPP e in particolare del contributo del settore privato al bilancio di tale organismo, occorre ammettere procedure flessibili per l’aggiudicazione degli appalti pubblici. Le procedure applicabili dovranno rispettare i principi di trasparenza, proporzionalità, parità di trattamento e non discriminazione e discostarsi in parte dalle pertinenti disposizioni stabilite dal regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 della Commissione (3). È necessario migliorare e rendere meno onerosa la fornitura di beni e servizi, nonché evitare eccessivi costi di gestione delle procedure di appalto grazie al rafforzamento della cooperazione tra i membri degli organismi di PPP. Tali organismi dovranno pertanto avere la possibilità altresì di stipulare con i propri membri diversi dall’Unione contratti per la fornitura di beni, la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori a opera direttamente di tali membri, senza ricorrere a terzi.
(11)
Per migliorare l’efficienza in termini di costi, occorre prevedere la possibilità di condividere i servizi o di trasferirli a un altro organismo o alla Commissione, permettendo in particolare che il contabile della Commissione venga incaricato della totalità o di una parte dei compiti del contabile dell’organismo di PPP.
(12)
È opportuno che gli organismi di PPP possano ricorrere a esperti esterni per la valutazione delle domande di sovvenzione, dei progetti e delle offerte nonché per la formulazione di pareri e la consulenza in casi specifici. Tali esperti dovranno essere selezionati nel rispetto dei principi di non discriminazione, parità di trattamento e assenza di conflitto d’interesse.
(13)
Per garantire l’attuazione coerente rispetto alle azioni gestite direttamente dalla Commissione, è opportuno che nell’ambito dell’attribuzione di sovvenzioni e premi siano applicabili le pertinenti disposizioni del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatte salve le eventuali disposizioni specifiche dello strumento che istituisce l’organismo di PPP o dell’atto di base del programma di cui si affida l’attuazione all’organismo di PPP.
(14)
Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, le norme contabili applicate dagli organismi di PPP devono consentire siffatto consolidamento.
(15)
È necessario stabilire che il presente regolamento entri in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, per consentire l’adozione in tempo utile del regolamento finanziario rivisto degli organismi di PPP con decorrenza dal 1o gennaio 2014, al fine di garantire l’applicazione di regole coerenti al prossimo quadro finanziario pluriennale,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO 1
PORTATA
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce i principi fondamentali in base ai quali l’organismo di partenariato pubblico-privato (di seguito «organismo di PPP») deve adottare la propria regolamentazione finanziaria. La regolamentazione finanziaria dell’organismo di PPP può discostarsi dal presente regolamento soltanto se lo impongano esigenze specifiche e previo accordo della Commissione, conformemente alle disposizioni dell’articolo 209, quarto comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Ciascun organismo di PPP adotta nella sua regolamentazione finanziaria le modalità di applicazione di tali principi.
Articolo 2
Definizioni
Ai fini del presente regolamento si intende per:
- «consiglio di amministrazione»: l’organo decisionale principale a livello interno in materie finanziarie e di bilancio dell’organismo di PPP, indipendentemente dalla sua denominazione nell’atto costitutivo,
- «direttore»: la persona incaricata di eseguire le decisioni del consiglio di amministrazione nonché il bilancio dell’organismo di PPP in qualità di ordinatore, indipendentemente dalla sua denominazione nell’atto costitutivo,
- «membro»: un membro dell’organismo di PPP conformemente all’atto costitutivo,
- «atto costitutivo»: l’atto di diritto dell’Unione che disciplina gli aspetti essenziali relativi alla creazione e al funzionamento dell’organismo di PPP,
- «bilancio dell’organismo di PPP»: lo strumento che prevede e autorizza, per ciascun esercizio, tutte le entrate e le spese ritenute necessarie per l’organismo di PPP.
Articolo 3
Ambito di applicazione del bilancio
Il bilancio dell’organismo di PPP presenta:
a)
le entrate dell’organismo di PPP, che comprendono:
i)
il contributo finanziario dei membri ai costi amministrativi;
ii)
il contributo finanziario dei membri ai costi operativi;
iii)
le entrate con destinazione specifica destinate a finanziare spese determinate;
iv)
le eventuali entrate generate dall’organismo di PPP;
b)
le spese dell’organismo di PPP, comprese le spese amministrative.
CAPO 2
PRINCIPI DI BILANCIO
Articolo 4
Rispetto dei principi di bilancio
Alle condizioni di cui al presente regolamento, la formazione e l’esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP rispettano i principi dell’unità, della verità del bilancio, dell’annualità, del pareggio, dell’unità di conto, dell’universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria, che richiede un controllo interno efficace ed efficiente, e della trasparenza.
Articolo 5
Principi dell’unità e della verità del bilancio
1. La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo mediante imputazione a una linea del bilancio dell’organismo di PPP.
2. Nessuna spesa può essere impegnata né autorizzata in eccedenza agli stanziamenti autorizzati dal bilancio dell’organismo di PPP.
3. Uno stanziamento può essere iscritto nel bilancio dell’organismo di PPP solo se corrisponde a una spesa ritenuta necessaria.
4. Gli interessi generati dai versamenti di prefinanziamenti effettuati a partire dal bilancio dell’organismo di PPP non sono dovuti a quest’ultimo.
Articolo 6
Principio dell’annualità
1. Gli stanziamenti iscritti nel bilancio dell’organismo di PPP sono autorizzati per la durata di un esercizio, che inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre.
2. Gli stanziamenti di impegno coprono il costo totale degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio.
3. Gli stanziamenti di pagamento coprono i pagamenti derivanti dall’esecuzione degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio o durante gli esercizi precedenti.
4. Per quanto riguarda gli stanziamenti amministrativi, le spese non superano le entrate previste per l’esercizio indicate all’articolo 3, lettera a), punto i).
5. Considerato il fabbisogno dell’organismo di PPP, gli stanziamenti inutilizzati possono essere iscritti nello stato di previsione delle entrate e delle spese per al massimo i tre esercizi successivi. Tali stanziamenti devono essere utilizzati per primi.
6. I paragrafi da 1 a 5 non ostano a che gli impegni di bilancio per le azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi possano essere ripartiti in frazioni annue quando ciò è previsto dall’atto di base o se si tratta di spese amministrative.
Articolo 7
Principio del pareggio
1. Entrate e stanziamenti di pagamento devono risultare in pareggio.
2. Gli stanziamenti di impegno non superano il contributo annuale corrispondente dell’Unione quale definito nell’accordo relativo al trasferimento annuale di fondi stipulato con la Commissione, maggiorato dei contributi annuali dei membri diversi dall’Unione, delle eventuali altre entrate di cui all’articolo 3, e dell’importo degli stanziamenti inutilizzati di cui all’articolo 6, paragrafo 5.
3. L’organismo di PPP non può sottoscrivere prestiti entro il quadro del suo bilancio.
4. Se il risultato dell’esercizio è positivo è iscritto nel bilancio dell’esercizio successivo fra le entrate.
Se il risultato dell’esercizio è negativo è iscritto nel bilancio dell’esercizio successivo come stanziamenti di pagamento.
Articolo 8
Principio dell’unità di conto
Il bilancio dell’organismo di PPP è formato, è eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro. Per le esigenze di tesoreria, tuttavia, il contabile è autorizzato a effettuare operazioni in altre monete, alle condizioni precisate nel regolamento finanziario dell’organismo di PPP.
Articolo 9
Principio dell’universalità
1. Fatto salvo il paragrafo 2, l’insieme delle entrate copre l’insieme degli stanziamenti di pagamento. Tutte le entrate e le spese sono iscritte senza contrazione fra di esse, fatte salve eventuali disposizioni specifiche della regolamentazione finanziaria dell’organismo di PPP che prevedono che possano essere effettuate alcune detrazioni dalle richieste di pagamento, che in tale caso sono registrate come pagamenti dell’importo netto.
2. Le entrate aventi una destinazione specifica, quali redditi da fondazioni, sussidi, donazioni e legati, sono destinate a finanziare spese determinate.
3. Il direttore può accettare qualsiasi atto di liberalità a favore dell’organismo di PPP, in particolare fondazioni, sussidi, donazioni e legati.
L’accettazione di liberalità che potrebbero comportare oneri è soggetta all’autorizzazione del consiglio di amministrazione, il quale si pronuncia entro due mesi a decorrere dalla data in cui la domanda gli è stata presentata. Se il consiglio di amministrazione non delibera entro tale termine, la liberalità si considera accettata.
L’importo oltre il quale l’onere è considerato significativo è stabilito mediante decisione del consiglio di amministrazione.
Articolo 10
Principio della specializzazione
1. Gli stanziamenti sono specificati almeno per titoli e per capitoli.
2. Il direttore può procedere a storni di stanziamenti da capitolo a capitolo senza limiti e da articolo ad articolo nei limiti del 10 % degli stanziamenti dell’esercizio che figurano sulla linea dalla quale viene effettuato lo storno.
Al di là del limite di cui al paragrafo 1, il direttore può proporre al consiglio di amministrazione storni di stanziamenti da titolo a titolo. Il consiglio di amministrazione dispone di tre settimane per opporsi a detti storni. Trascorso tale termine gli storni sono considerati adottati.
Il direttore informa al più presto il consiglio di amministrazione degli storni effettuati a norma del primo comma.
Articolo 11
Principio della sana gestione finanziaria
1. Gli stanziamenti sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia.
2. Secondo il principio dell’economia, le risorse impiegate dall’organismo di PPP nella realizzazione delle proprie attività sono messe a disposizione in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore.
Secondo il principio dell’efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti.
Secondo il principio dell’efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi.
3. Sono stabiliti obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e corredati di un termine per tutti i settori di attività contemplati dal bilancio dell’organismo di PPP. La realizzazione di tali obiettivi è verificata mediante indicatori di performance stabiliti per ciascuna attività e le relative informazioni sono trasmesse al consiglio d’amministrazione dal direttore ogni anno al più tardi nei documenti che accompagnano il progetto di bilancio dell’organismo di PPP.
4. Salvo che l’atto costitutivo stabilisca che la Commissione deve svolgere valutazioni, per migliorare il processo decisionale l’organismo di PPP procede a valutazioni ex post dei programmi e delle attività che comportano spese importanti e i risultati di tale valutazione sono comunicati al consiglio di amministrazione.
Articolo 12
Controllo interno dell’esecuzione del bilancio
1. Il bilancio dell’organismo di PPP viene eseguito secondo il principio di un controllo interno efficace ed efficiente.
2. Ai fini dell’esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP, il controllo interno è definito come un processo applicabile a tutti i livelli di gestione e destinato a fornire ragionevoli garanzie quanto al conseguimento dei seguenti obiettivi:
a)
efficacia, efficienza ed economia delle operazioni;
b)
affidabilità delle relazioni;
c)
salvaguardia degli attivi e informazione;
d)
prevenzione, individuazione e rettifica delle frodi e irregolarità e seguito dato a tali frodi e irregolarità;
e)
adeguata gestione dei rischi connessi alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, tenendo conto del carattere pluriennale dei programmi, nonché della natura dei pagamenti in questione.
3. Un controllo interno efficace si basa sulle migliori pratiche internazionali e include, in particolare gli elementi stabiliti all’articolo 32, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, tenendo conto della struttura e delle dimensioni dell’organismo di PPP, della natura dei compiti affidatigli, degli importi in causa e dei rischi finanziari e operativi esistenti.
Articolo 13
Principio della trasparenza
1. Il bilancio dell’organismo di PPP è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto conformemente al principio della trasparenza.
2. Il bilancio dell’organismo di PPP, compresi la tabella dell’organico e i bilanci rettificativi, quali adottati, compresi eventuali adeguamenti previsti all’articolo 15, paragrafo 1, sono pubblicati sul sito Internet dell’organismo di PPP entro quattro settimane dalla loro adozione e sono trasmessi alla Commissione e alla Corte dei conti.
3. L’organismo di PPP pubblica sul proprio sito Internet, entro il 30 giugno dell’esercizio successivo, informazioni sui destinatari di fondi provenienti dal proprio bilancio, conformemente all’articolo 21, paragrafi 2, 3 e 4, del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 e secondo una presentazione standardizzata.
Le informazioni pubblicate devono essere facilmente accessibili, chiare ed esaurienti. Tali informazioni sono messe a disposizione nel debito rispetto dei requisiti in materia di riservatezza e di sicurezza, in particolare per quanto riguarda la tutela dei dati personali di cui al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (4).
4. I nomi degli esperti assunti conformemente all’articolo 34 del presente regolamento sono pubblicati su un sito Internet dell’Unione.
CAPO 3
PROGRAMMAZIONE FINANZIARIA
Articolo 14
Stato di previsione delle entrate e delle spese
1. Entro il 31 gennaio dell’anno che precede quello dell’esecuzione del suo bilancio, l’organismo di PPP trasmette alla Commissione e agli altri membri un progetto di stato di previsione delle proprie entrate e spese e gli orientamenti generali che le giustificano, unitamente al suo progetto di programma di lavoro di cui all’articolo 31, paragrafo 4.
2. Lo stato di previsione delle entrate e delle spese dell’organismo di PPP comprende:
a)
una stima del numero di posti permanenti e temporanei, per gruppo di funzioni e per grado, nonché degli agenti contrattuali e degli esperti nazionali distaccati espressi in equivalenti tempo pieno, entro i limiti degli stanziamenti di bilancio;
b)
in caso di variazione dell’organico, la giustificazione motivata della richiesta di nuovi posti;
c)
una previsione trimestrale di tesoreria dei pagamenti e delle riscossioni;
d)
informazioni sulla realizzazione di tutti gli obiettivi precedentemente fissati per le varie attività;
e)
gli obiettivi stabiliti per l’esercizio cui si riferisce lo stato di previsione, con l’indicazione delle eventuali esigenze specifiche di bilancio destinate alla realizzazione di tali obiettivi;
f)
i costi amministrativi e il bilancio eseguito dell’organismo di PPP nel corso dell’esercizio precedente;
g)
l’importo dei contributi finanziari dei membri e il valore dei contributi in natura dei membri diversi dall’Unione;
h)
informazioni sugli stanziamenti inutilizzati che sono iscritti nello stato di previsione delle entrate e delle spese per esercizio, conformemente all’articolo 6, paragrafo 5.
Articolo 15
Formazione del bilancio
1. Il bilancio dell’organismo di PPP e la tabella dell’organico, compreso il numero di posti permanenti e temporanei, per gruppo di funzioni e per grado, completato dal numero di agenti contrattuali e di esperti nazionali distaccati espressi in equivalenti tempo pieno, sono adottati dal consiglio di amministrazione conformemente all’atto costitutivo dell’organismo di PPP. La regolamentazione finanziaria dell’organismo di PPP può prevedere disposizioni dettagliate. Qualsiasi modifica del bilancio dell’organismo di PPP, nonché della tabella dell’organico, è oggetto di un bilancio rettificativo dell’organismo di PPP adottato conformemente alla procedura utilizzata per il suo bilancio iniziale. Il bilancio dell’organismo di PPP e, se del caso, i bilanci rettificativi dello stesso, sono adeguati per tenere conto dell’importo del contributo dell’Unione quale iscritto nel bilancio dell’Unione.
2. Il bilancio dell’organismo di PPP comporta uno stato delle entrate e uno stato delle spese.
3. Il bilancio dell’organismo di PPP presenta:
a)
nello stato delle entrate:
i)
le previsioni di entrate dell’organismo di PPP per l’esercizio interessato («anno n»);
ii)
le entrate previste dell’esercizio precedente e le entrate dell’esercizio n-2;
iii)
gli opportuni commenti per ogni linea di entrata;
b)
nello stato delle spese:
i)
gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’anno n;
ii)
gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’esercizio precedente, nonché le spese impegnate e le spese pagate nel corso dell’esercizio n-2, queste ultime espresse altresì come percentuale del bilancio dell’organismo di PPP dell’anno n;
iii)
uno stato riepilogativo delle scadenze dei pagamenti da effettuare nel corso degli esercizi successivi in base agli impegni di bilancio assunti nel corso di esercizi precedenti;
iv)
gli opportuni commenti per ciascuna suddivisione.
4. La tabella dell’organico riporta accanto al numero di posti autorizzati a titolo dell’esercizio il numero di posti autorizzati per l’esercizio precedente, nonché il numero di posti realmente coperti. Le stesse informazioni sono fornite per il personale contrattuale e gli esperti nazionali distaccati.
CAPO 4
AGENTI FINANZIARI
Articolo 16
Esecuzione del bilancio in conformità del principio della sana gestione finanziaria
1. Le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore, che esegue il bilancio in entrate e in spese dell’organismo di PPP conformemente al regolamento finanziario di detto organismo e al principio della sana gestione finanziaria, sotto la sua responsabilità ed entro i limiti degli stanziamenti autorizzati. L’ordinatore è incaricato di garantirne la legittimità e la regolarità.
A prescindere dalle responsabilità dell’ordinatore in merito alla prevenzione e individuazione delle frodi e irregolarità, l’organismo di PPP partecipa alle attività di prevenzione delle frodi dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).
2. Il direttore può delegare i poteri d’esecuzione del bilancio al personale dell’organismo di PPP soggetto allo statuto, ove si applichi al personale dell’organismo di PPP, alle condizioni stabilite nel regolamento finanziario dell’organismo di PPP adottato dal consiglio di amministrazione. I titolari di delega possono operare soltanto entro i limiti dei poteri loro espressamente conferiti.
Articolo 17
Poteri e funzioni dell’ordinatore
1. Il bilancio dell’organismo di PPP è eseguito dal direttore nei servizi posti sotto la sua autorità.
2. Nella misura in cui ciò si rivela indispensabile, possono essere affidati, mediante contratto, a entità o organismi esterni di diritto privato compiti preparatori o accessori che non comportano attribuzioni di servizio pubblico né l’esercizio di poteri di apprezzamento discrezionale.
3. Il direttore pone in atto, conformemente alle norme minime stabilite dal consiglio di amministrazione e tenendo conto dei rischi inerenti alle caratteristiche della gestione e alla natura delle azioni finanziate, la struttura organizzativa nonché i sistemi di controllo interno adeguati all’esecuzione dei compiti del direttore. L’istituzione della struttura e dei sistemi in questione si fonda su un’analisi dei rischi che tiene conto del loro rapporto costo/efficacia.
Il direttore può introdurre, nell’ambito dei suoi servizi, una funzione di perizia tecnica e di consulenza per assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.
4. L’ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico alla Commissione per l’esecuzione del bilancio dell’Unione per l’esercizio interessato. I dati personali contenuti nei documenti giustificativi vanno cancellati, se possibile, quando tali dati non sono necessari ai fini del controllo o della revisione contabile. In ogni caso, per quanto riguarda la conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni, si applicano le disposizioni dell’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 18
Controlli ex ante
1. Ogni operazione è sottoposta ad almeno un controllo ex ante fondato su un’analisi documentale e sui risultati disponibili di controlli già effettuati, concernente gli aspetti operativi e finanziari dell’operazione.
I controlli ex ante comprendono l’avvio e la verifica di un’operazione.
L’avvio e la verifica di un’operazione sono funzioni distinte.
2. Per avvio di un’operazione si intende il complesso delle operazioni preparatorie all’adozione degli atti di esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP da parte dell’ordinatore responsabile.
3. Per verifica ex ante di un’operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall’ordinatore responsabile per verificarne gli aspetti operativi e finanziari.
4. I controlli ex ante verificano la coerenza fra i documenti giustificativi richiesti e le altre informazioni disponibili.
La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall’ordinatore responsabile in base a considerazioni inerenti ai rischi e all’efficienza in termini di costi. In caso di dubbio, l’ordinatore incaricato di convalidare il pagamento in questione richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere una affidabilità ragionevole dal controllo ex ante.
I controlli ex ante hanno lo scopo di constatare in particolare quanto segue:
a)
la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle disposizioni applicabili;
b)
l’applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui all’articolo 11.
Ai fini dei controlli, l’ordinatore responsabile può ritenere che una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche costituisca un’unica operazione.
Articolo 19
Controlli ex post
1. L’ordinatore responsabile può predisporre controlli ex post per verificare operazioni già autorizzate in esito a controlli ex ante. Tali controlli possono essere organizzati come controlli a campione in funzione del rischio.
I controlli ex post possono essere svolti su base documentale o, se necessario, sul posto.
2. I controlli ex ante sono svolti da funzionari diversi da quelli responsabili dei controlli ex post. I funzionari responsabili dei controlli ex post non sono subordinati ai funzionari responsabili dei controlli ex ante.
I funzionari incaricati del controllo della gestione delle operazioni finanziarie dispongono delle necessarie competenze professionali.
Articolo 20
Relazione annuale
L’ordinatore responsabile rende conto annualmente al consiglio di amministrazione dell’esercizio delle sue funzioni. A tale fine l’ordinatore comunica, entro il 15 febbraio dell’esercizio successivo, al consiglio di amministrazione e alla Commissione:
a)
una relazione sull’attuazione del programma di lavoro annuale dell’organismo di PPP e sull’esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP, nonché sulle risorse umane;
b)
i conti provvisori dell’organismo di PPP, compresa la relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio di cui all’articolo 39;
c)
una dichiarazione di gestione che indica che, se non diversamente specificato nelle riserve, l’ordinatore ha la ragionevole certezza che:
i)
le informazioni figuranti nella relazione sono presentate correttamente e sono complete ed esatte;
ii)
le spese sono state effettuate per la finalità prevista;
iii)
i sistemi di controllo predisposti danno le necessarie garanzie quanto alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti;
d)
Una sintesi delle relazioni finali di revisione contabile e dei controlli svolti, compresa un’analisi della natura e della portata degli errori e delle carenze riscontrate nei sistemi, nonché le misure correttive adottate o previste.
La relazione, che è commisurata alla natura dei compiti affidati e agli importi in causa, presenta i risultati delle sue operazioni a fronte degli obiettivi che sono stati assegnati, i rischi associati a tali operazioni, l’impiego delle risorse messe a disposizione e l’efficienza ed efficacia dei sistemi di controllo interno.
Entro il 1o luglio di ogni anno, il direttore trasmette alla Commissione i documenti menzionati alle lettere c) e d) del primo comma e la loro valutazione da parte del consiglio di amministrazione, la relazione annuale di attività approvata e i conti definitivi, accompagnati dall’approvazione del consiglio di amministrazione conformemente all’articolo 43, paragrafo 2. La Commissione trasmette tali documenti al Parlamento europeo e al Consiglio.
Articolo 21
Tutela degli interessi finanziari dell’Unione
1. Se un funzionario partecipante alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni ritiene irregolare o contraria ai principi della sana gestione finanziaria o alle regole deontologiche che vincolano i funzionari una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia stata imposta da un superiore, ne informa per iscritto il direttore, che risponde per iscritto. In caso d’inerzia del direttore o qualora egli confermi la decisione o l’istruzione iniziale e il funzionario consideri tale conferma insufficiente rispetto alla sua preoccupazione, il funzionario ne informa l’istanza pertinente di cui all’articolo 23, paragrafo 3. L’istanza di cui all’articolo 23, paragrafo 3 informa immediatamente il consiglio di amministrazione.
2. In caso di attività illecite, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell’organismo di PPP o dei suoi membri, il funzionario informa le autorità e le istanze designate dalla legislazione in vigore. I contratti conclusi con revisori esterni che sottopongono a revisione contabile la gestione finanziaria dell’organismo di PPP prevedono, per il revisore esterno, l’obbligo di informare l’ordinatore in merito a qualsiasi sospetto di attività illecita, frode o corruzione che possano ledere gli interessi dell’organismo di PPP o dei suoi membri.
Articolo 22
Contabile
1. Il consiglio di amministrazione nomina un contabile soggetto allo statuto, ove detto statuto si applichi al personale dell’organismo di PPP, che è interamente indipendente nell’esercizio delle sue funzioni. Il contabile è incaricato, presso l’organismo di PPP, di quanto segue:
a)
provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all’incasso delle entrate e al recupero dei crediti accertati;
b)
tenere la contabilità, preparare e presentare i conti conformemente al capo 8;
c)
attuare, conformemente al capo 8, le norme contabili e il piano contabile;
d)
definire e convalidare i sistemi contabili e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall’ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili; al riguardo, il contabile è abilitato a verificare in qualsiasi momento il rispetto dei criteri di liquidazione;
e)
provvedere alla gestione della tesoreria.
2. Due o più organismi di PPP possono nominare lo stesso contabile.
Gli organismi di PPP possono inoltre convenire con la Commissione che il contabile della Commissione svolga anche le funzioni di contabile dell’organismo di PPP.
Possono altresì affidare al contabile della Commissione una parte dei compiti del contabile dell’organismo di PPP, tenendo conto dell’analisi costi/benefici.
Nel caso di cui al presente paragrafo, essi adottano le disposizioni necessarie per evitare ogni conflitto d’interessi.
3. Il contabile ottiene dall’ordinatore tutte le informazioni necessarie all’elaborazione di conti che forniscano un’immagine fedele della situazione finanziaria dell’organismo di PPP e dell’esecuzione del bilancio. L’ordinatore garantisce l’affidabilità di tali informazioni.
4. Prima della loro adozione da parte del direttore, il contabile approva i conti, attestando in tal modo di avere la ragionevole certezza che i conti forniscono un’immagine fedele della situazione finanziaria dell’organismo di PPP.
Ai fini del primo comma, il contabile verifica che i conti siano stati preparati nel rispetto delle norme contabili di cui all’articolo 38 e che tutte le entrate e le spese siano contabilizzate.
Il contabile è abilitato a verificare le informazioni ricevute nonché a eseguire qualsiasi controllo supplementare che egli ritenga necessario per approvare i conti.
Il contabile formula riserve, se necessario, illustrando con precisione la natura e la portata di dette riserve.
Fatto salvo il paragrafo 5, solo il contabile è autorizzato a gestire denaro contante ed equivalenti di liquidità. Il contabile è responsabile della custodia dei medesimi.
5. Nell’esercizio dei suoi compiti e se ciò si rivela indispensabile a tal fine conformemente alla regolamentazione finanziaria dell’organismo di PPP, il contabile può delegare alcune delle proprie funzioni a personale soggetto allo statuto, ove questo si applichi al personale dell’organismo di PPP.
6. Fatti salvi eventuali provvedimenti disciplinari, il consiglio di amministrazione può sospendere, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, il contabile dalle sue funzioni. In tale caso il consiglio di amministrazione nomina un contabile provvisorio.
Articolo 23
Responsabilità degli agenti finanziari
1. Gli articoli da 16 a 25 fanno salva l’eventuale responsabilità penale degli agenti finanziari, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti concernenti la tutela degli interessi finanziari dell’Unione e la lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari dell’Unione o degli Stati membri.
2. L’ordinatore e il contabile sono responsabili sotto il profilo disciplinare e patrimoniale conformemente allo statuto dei funzionari. In caso di attività illecita, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell’organismo di PPP o dei suoi membri, sono adite le autorità e istanze designate dalla legislazione vigente, in particolare l’OLAF.
3. L’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione o alla quale la Commissione partecipa conformemente all’articolo 73, paragrafo 6, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, esercita nei confronti dell’organismo di PPP le stesse competenze di cui dispone nei confronti dei servizi della Commissione, tranne se il consiglio di amministrazione decide di istituire un’istanza specializzata, indipendente a livello funzionale, o di partecipare a un’istanza comune creata da vari organismi. Per i casi presentati dagli organismi di PPP, l’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione o alla quale la Commissione partecipa comprende un membro del personale di un organismo di PPP.
Sulla base del parere dell’istanza di cui al primo comma, il direttore decide l’avvio di un procedimento volto ad accertare la responsabilità disciplinare o volto ad accertare una responsabilità del risarcimento del danno. Se l’istanza ha individuato problemi sistemici, presenta all’ordinatore una relazione accompagnata da raccomandazioni. Se il parere chiama in causa il direttore, l’istanza lo trasmette al comitato di direzione e al revisore interno della Commissione. Il direttore fa riferimento, in forma anonima, ai pareri dell’istanza nella sua relazione di cui all’articolo 20 e indica le misure adottate per darvi seguito.
4. Ogni membro del personale può essere chiamato a risarcire, in tutto o in parte, il danno subito dall’organismo di PPP per colpa personale grave da lui commessa nell’esercizio o in occasione dell’esercizio delle sue funzioni. La decisione motivata viene presa dall’autorità che ha il potere di nomina, previo adempimento delle formalità prescritte in materia disciplinare dalla legislazione in vigore.
Articolo 24
Conflitto d’interessi
1. Gli agenti finanziari ai sensi degli articoli da 16 a 25 e le altre persone partecipanti all’esecuzione del bilancio e alla gestione, compresi i relativi atti preparatori, alla revisione contabile o al controllo non adottano azioni da cui possa derivare un conflitto tra i loro interessi e quelli dell’organismo di PPP.
Laddove esista un rischio di questo tipo, la persona in questione si astiene da tali azioni e ne informa il direttore, che conferma per iscritto l’esistenza di un conflitto d’interessi. La persona in questione informa inoltre il proprio superiore gerarchico. Se l’agente è il direttore, la persona deve informarne il consiglio di amministrazione.
Qualora si accerti l’esistenza di un conflitto d’interessi, la persona in questione cessa ogni sua attività nella materia. Il direttore o il Consiglio di amministrazione, nel caso del direttore, intraprendono qualsiasi altra azione appropriata.
2. Ai fini del paragrafo 1, esiste un conflitto d’interessi quando l’esercizio imparziale e obiettivo delle funzioni di un agente finanziario o di un’altra persona di cui al paragrafo 1 è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d’interessi con il destinatario.
Articolo 25
Separazione delle funzioni
Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e tra loro esclusive.
CAPO 5
REVISORE INTERNO
Articolo 26
Designazione, poteri e funzioni del revisore interno
1. L’organismo di PPP dispone di una funzione di revisione contabile interna, che viene esercitata nel rispetto delle pertinenti norme internazionali.
2. La funzione di revisione contabile interna è esercitata dal revisore interno della Commissione. Il revisore interno non può essere né ordinatore né contabile.
3. Il revisore interno consiglia l’organismo di PPP riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni mirate a migliorare le condizioni di esecuzione delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria.
Il revisore interno è incaricato in particolare di quanto segue:
a)
verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché delle prestazioni dei servizi nella realizzazione dei programmi e delle azioni in relazione ai rischi ad essi associati;
b)
valutare l’efficienza e l’efficacia dei sistemi di controllo e di revisione contabile interni relativi a ciascuna operazione di esecuzione del bilancio.
4. Il revisore interno esercita le proprie funzioni in relazione all’insieme delle attività e dei servizi dell’organismo di PPP. Il revisore interno può accedere integralmente e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria per l’esercizio delle sue funzioni.
5. Il revisore interno prende conoscenza della relazione dell’ordinatore a norma dell’articolo 20 e degli altri elementi d’informazione individuati.
6. Il revisore interno presenta al consiglio di amministrazione e al direttore una relazione con le sue constatazioni e raccomandazioni.
Inoltre, il revisore interno riferisce nei seguenti casi:
-
se non è stato dato seguito a rischi gravi e raccomandazioni essenziali,
-
se vi sono ritardi significativi nell’attuazione delle raccomandazioni formulate in anni precedenti.
Il consiglio di amministrazione e il direttore adottano le misure necessarie per assicurare un controllo periodico dell’attuazione delle raccomandazioni scaturite dalla revisione contabile. Il consiglio di amministrazione esamina le informazioni di cui all’articolo 20 e verifica se le raccomandazioni sono state attuate pienamente e tempestivamente.
7. L’organismo di PPP comunica i dati di contatto del revisore interno a qualunque persona fisica o giuridica associata alle operazioni di spesa affinché possa contattare in forma riservata il revisore interno.
8. Le relazioni e le constatazioni del revisore interno sono accessibili al pubblico solo dopo la convalida da parte del revisore interno delle misure adottate per la loro attuazione.
Articolo 27
Indipendenza del revisore interno
L’indipendenza del revisore interno, la sua responsabilità circa le misure prese nell’esercizio delle sue funzioni e il suo diritto di avviare un’azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea sono determinati conformemente alle disposizioni dell’articolo 100 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Articolo 28
Creazione di una struttura di revisione contabile interna
1. Il consiglio di amministrazione crea, tenendo conto del rapporto costo/efficacia e del valore aggiunto, una struttura di revisione contabile interna che svolge i propri compiti nel rispetto delle pertinenti norme internazionali.
Il mandato, l’autorità e la responsabilità della struttura di revisione contabile interna sono stabiliti nella carta della revisione contabile interna e sono sottoposti all’approvazione del consiglio di amministrazione.
Il piano annuale della struttura di revisione contabile interna è preparato dal responsabile di tale struttura, tenendo conto tra l’altro, della valutazione, da parte del direttore, del rischio nell’organismo di PPP.
Il piano è esaminato e approvato dal consiglio di amministrazione.
La struttura di revisione contabile interna presenta al consiglio di amministrazione e al direttore le sue constatazioni e raccomandazioni.
Se la struttura di revisione contabile interna di un organismo di PPP non è efficace in termini di costi o non è in grado di rispettare le norme internazionali, tale organismo può decidere di condividere una struttura di revisione contabile interna con altri organismi di PPP che operano nello stesso settore.
In questi casi il consiglio di amministrazione degli organismi di PPP in questione stabilisce le modalità pratiche della struttura di audit interno condivisa.
I soggetti della revisione contabile interna collaborano efficacemente scambiandosi informazioni e relazioni di revisione contabile interna e, se del caso, stilando valutazioni comuni del rischio e svolgendo revisioni contabili congiunte.
2. Il consiglio di amministrazione e il direttore adottano le misure necessarie per assicurare un controllo periodico dell’attuazione delle raccomandazioni della struttura di revisione contabile interna.
CAPO 6
OPERAZIONI DI ENTRATA E DI SPESA
Articolo 29
Esecuzione delle entrate
1. L’esecuzione delle entrate comporta la formazione delle previsioni di crediti, l’accertamento dei diritti da recuperare e il recupero degli importi indebitamente versati. Essa comprende anche, se necessario, la rinuncia ai crediti accertati.
2. Gli importi indebitamente pagati sono recuperati.
Se alla scadenza prevista nella nota di addebito il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l’ordinatore responsabile e avvia immediatamente la procedura di recupero, con qualsiasi via legale, compresa, se necessario, la compensazione, e se questa non è possibile, con l’esecuzione forzata.
Quando l’ordinatore responsabile intenda rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi della sana gestione finanziaria e di proporzionalità. La decisione di rinuncia è motivata. La decisione di rinuncia specifica che sono state esplicate azioni ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata.
Il contabile tiene un elenco degli importi da recuperare. I crediti dell’organismo di PPP sono raggruppati in tale elenco in funzione della data dell’ordine di riscossione. Il contabile indica altresì le decisioni di rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato. Tale elenco va allegato alla relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell’organismo di PPP.
3. Qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito produce interessi conformemente al regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
4. I crediti dell’organismo di PPP nei confronti di terzi ed i crediti di terzi nei confronti dell’organismo di PPP sono soggetti a un termine di prescrizione di cinque anni.
Articolo 30
Contributo dei membri
1. L’organismo di PPP presenta ai suoi membri, alle condizioni e secondo le cadenze stabilite nell’atto costitutivo o convenute con essi, richieste di pagamento di tutto il loro contributo o di una parte di esso.
2. I fondi versati all’organismo di PPP dai suoi membri a titolo di contributo producono interessi a vantaggio del bilancio dell’organismo di PPP.
Articolo 31
Esecuzione delle spese
1. Per eseguire le spese, l’ordinatore procede agli impegni di bilancio e giuridici, alla liquidazione delle spese e all’emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari per l’esecuzione degli stanziamenti.
2. Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell’emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.
La liquidazione di una spesa è l’atto con cui l’ordinatore conferma un’operazione finanziaria.
L’autorizzazione delle spese è l’atto con il quale l’ordinatore responsabile, previa verifica della disponibilità degli stanziamenti, dà al contabile l’istruzione di pagare l’importo della spesa di cui ha effettuato la liquidazione.
3. Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio dell’organismo di PPP, l’ordinatore responsabile procede previamente a un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.
4. Il programma di lavoro annuale dell’organismo di PPP contiene l’autorizzazione del consiglio di amministrazione per le spese operative del suddetto organismo per le attività a cui si riferisce, purché gli elementi definiti nel presente paragrafo siano chiaramente identificati.
Il programma di lavoro annuale comprende gli obiettivi dettagliati e i risultati attesi, compresi gli indicatori di prestazione. Esso contiene inoltre una descrizione delle azioni da finanziare e un’indicazione degli importi assegnati a ciascuna azione.
Qualsiasi modifica sostanziale del programma di lavoro annuale è adottata conformemente alla procedura utilizzata per il programma di lavoro iniziale, secondo le disposizioni dell’atto costitutivo.
Il consiglio di amministrazione può delegare all’ordinatore dell’organismo di PPP il potere di apportare modifiche non sostanziali al programma di lavoro.
Articolo 32
Periodi tempo
Il pagamento delle spese è effettuato entro i termini di tempo e secondo le disposizioni del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
CAPO 7
ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL’ORGANISMO DI PPP
Articolo 33
Appalti pubblici
1. Per quanto riguarda l’aggiudicazione degli appalti pubblici, si applicano le disposizioni del titolo V del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatti salvi i paragrafi da 3 a 6 del presente articolo.
2. L’organismo di PPP partecipa alla banca dati centrale sull’esclusione istituita e gestita dalla Commissione conformemente all’articolo 108 del regolamento finanziario generale.
3. Per gli appalti il cui valore è compreso tra 60 000 EUR e le soglie di cui all’articolo 118 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 è consentita la procedura stabilita dal regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 per gli appalti di valore modesto non superiore a 60 000 EUR.
4. L’organismo di PPP può chiedere di essere associato, in qualità di amministrazione aggiudicatrice, all’aggiudicazione di appalti della Commissione o di appalti interistituzionali, nonché all’aggiudicazione di appalti di altri organismi di PPP.
5. L’organismo di PPP può stipulare con la Commissione, con gli uffici interistituzionali e con il Centro di traduzione degli organismi dell’Unione europea istituito dal regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio (5) e con altri organismi PPP contratti per la fornitura di beni, la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori da parte loro senza ricorrere a una procedura di appalto pubblico.
L’organismo di PPP può stipulare un contratto senza ricorrere a una procedura di appalto pubblico con i suoi membri diversi dall’Unione per la fornitura di beni, la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori da parte loro, senza fare ricorso a terzi.
La fornitura di beni, la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori di cui al primo e secondo comma non sono considerati come facenti parte del contributo dei membri al bilancio dell’organismo di PPP.
6. L’organismo di PPP può ricorrere a procedure di aggiudicazione congiunte con le amministrazioni aggiudicatrici dello Stato membro ospitante per coprire le proprie necessità amministrative o con le amministrazioni aggiudicatrici degli Stati membri, degli Stati dell’associazione europea di libero scambio o con paesi candidati dell’Unione che vi partecipano in qualità di membri. In questo caso si applica, mutatis mutandis, l’articolo 133 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
L’organismo di PPP può ricorrere a procedure di aggiudicazione congiunte con i propri membri privati o con le amministrazioni aggiudicatrici dei paesi che partecipano ai programmi dell’Unione che vi partecipano in qualità di membri. In questo caso si applica, mutatis mutandis, il primo paragrafo dell’articolo 133 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
Articolo 34
Esperti
Le disposizioni dell’articolo 287 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 si applicano, mutatis mutandis, alla selezione di esperti che forma oggetto di una procedura specifica prevista nell’atto di base del programma di cui si affida l’attuazione all’organismo di PPP. Questi esperti sono pagati sulla base di un importo fisso preventivamente annunciato e sono scelti in funzione della loro capacità professionale.
L’organismo di PPP può utilizzare gli elenchi redatti dalla Commissione o da altri organismi dell’Unione o organismi di PPP.
L’organismo di PPP può, se lo ritiene opportuno, selezionare qualsiasi individuo dotato delle competenze adeguate anche se non è ripreso nei suddetti elenchi.
Gli esperti esterni sono scelti in base all’adeguatezza delle loro competenze, esperienze e conoscenze in relazione ai compiti loro assegnati e nel rispetto dei principi di non discriminazione, di parità di trattamento e di assenza di conflitti d’interesse.
Articolo 35
Sovvenzioni
Per quanto riguarda le sovvenzioni, si applicano le disposizioni del titolo VI del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatte salve disposizioni specifiche dell’atto costitutivo.
Articolo 36
Premi
1. Per quanto riguarda i premi, si applicano le disposizioni del titolo VII del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatto salvo il paragrafo 2 del presente articolo.
2. I concorsi a premi con un valore unitario di 1 000 000 EUR o più possono essere pubblicati solo se sono previsti nel progetto di programma di lavoro di cui all’articolo 14, paragrafo 1.
Articolo 37
Indicazione dei mezzi di ricorso
1. Qualora un atto procedurale di un ordinatore leda i diritti di un richiedente o offerente, beneficiario o contraente, l’atto stesso riporta l’indicazione dei mezzi amministrativi e/o di ricorso giudiziario per l’impugnazione.
2. Sono indicati, in particolare, la natura del ricorso, l’istanza o le istanze che possono essere adite nonché i termini per l’esercizio del ricorso.
3. I paragrafi 1 e 2 sono soggetti alle eventuali procedure specifiche previste dagli atti di base del programma del programma di cui si affida l’attuazione all’organismo di PPP.
CAPO 8
CONTABILITÀ
Articolo 38
Norme relative alla contabilità
L’organismo di PPP crea un sistema contabile che fornisce tempestivamente dati precisi, completi e attendibili.
La contabilità dell’organismo di PPP è conforme alle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Articolo 39
Struttura contabile
I conti dell’organismo di PPP comprendono quanto segue:
a)
gli stati finanziari dell’organismo di PPP;
b)
le relazioni sull’esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP (relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio).
Ogni organismo di PPP prepara una relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell’esercizio. La relazione fornisce, in termini sia assoluti che percentuali, informazioni sul tasso di esecuzione degli stanziamenti insieme a una sintesi sugli storni di stanziamenti fra le varie voci del bilancio.
Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’organismo di PPP trasmette la relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria al Parlamento europeo e al Consiglio entro il 31 marzo che segue l’esercizio chiuso.
Articolo 40
Principi contabili
Gli stati finanziari presentano le informazioni, comprese le informazioni sui metodi contabili, in maniera che garantiscano che sono pertinenti, affidabili, confrontabili e comprensibili. Gli stati finanziari sono formati in conformità dei principi contabili generalmente ammessi enunciati nelle norme contabili a norma dell’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 o dei principi contabili internazionali per il settore pubblico («norme IPSAS») basate sulla contabilità per competenza.
Articolo 41
Stati finanziari
1. Gli stati finanziari sono presentati in euro e comprendono quanto segue:
a)
il bilancio finanziario e il conto economico, che rappresentano l’intera situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico al 31 dicembre dell’esercizio precedente sono presentati conformemente alle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 o alle norme IPSAS basate sulla contabilità per competenza;
b)
la situazione dei flussi di cassa che indica gli incassi e gli esborsi dell’esercizio e la situazione finale di tesoreria;
c)
la situazione di variazione dell’attivo netto che presenta una sintesi dei movimenti che durante l’esercizio hanno interessato le riserve e gli utili accantonati.
2. Le note degli stati finanziari completano e commentano le informazioni presentate negli stati di cui al paragrafo 1 e forniscono tutte le informazioni supplementari prescritte dalla pratica contabile ammessa a livello internazionale, quando tali informazioni sono pertinenti in relazione alle attività dell’organismo di PPP.
Articolo 42
Relazioni sull’esecuzione del bilancio
Le relazioni sull’esecuzione del bilancio sono presentate in euro. Esse comprendono:
a)
le relazioni che comprendono la totalità delle operazioni di bilancio dell’esercizio in entrate e in spese;
b)
le note esplicative che completano e commentano le informazioni fornite nelle relazioni.
La struttura delle relazioni sull’esecuzione del bilancio è identica a quella del bilancio stesso.
Articolo 43
Conti provvisori e approvazione dei conti definitivi
1. Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’ordinatore dell’organismo di PPP trasmette i conti provvisori alla Corte dei conti entro il 15 febbraio che segue l’esercizio chiuso.
Nel caso di cui al primo comma, il contabile dell’organismo di PPP comunica inoltre al contabile della Commissione, entro il 15 febbraio che segue l’esercizio chiuso, la documentazione contabile in un formato standard stabilito dal contabile della Commissione ai fini del consolidamento.
2. Il contabile redige i conti definitivi dell’organismo di PPP. Il direttore li trasmette al consiglio di amministrazione per approvazione, accompagnati dal parere del revisore esterno di cui all’articolo 46, entro il 15 marzo che segue l’esercizio chiuso.
Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’ordinatore trasmette i conti definitivi, accompagnati dal parere del revisore esterno di cui all’articolo 46 e dell’approvazione del consiglio di amministrazione, alla Corte dei conti, al Parlamento europeo e al Consiglio entro il 1o luglio dell’esercizio successivo. In tale caso il contabile dell’organismo di PPP comunica inoltre al contabile della Commissione, entro il 1o luglio, la documentazione contabile in un formato standard stabilito dal contabile della Commissione ai fini del consolidamento.
Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’ordinatore dell’organismo di PPP trasmette altresì alla Corte dei conti, e in copia al contabile della Commissione, contemporaneamente a tali conti definitivi, una dichiarazione a essi relativa.
I conti definitivi sono corredati di una nota redatta dal contabile nella quale quest’ultimo dichiara che i conti definitivi sono stati elaborati nel rispetto del presente capo e dei principi, delle norme e dei metodi contabili applicabili.
I conti definitivi approvati dell’organismo di PPP sono pubblicati sul suo sito Internet entro un mese dalla loro adozione.
Articolo 44
Il sistema contabile
1. Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, il piano contabile armonizzato che deve essere applicato dall’organismo di PPP è adottato dal contabile della Commissione conformemente all’articolo 152 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
2. Il sistema contabile si compone di una contabilità generale e di una contabilità di bilancio. Le due contabilità sono tenute in euro per esercizio.
3. La contabilità generale riproduce in forma cronologica, secondo il metodo della partita doppia, gli eventi e le operazioni che intervengono nella situazione economica, finanziaria e patrimoniale dell’organismo di PPP.
4. La contabilità di bilancio fornisce un quadro dettagliato dell’esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP. Essa registra tutti gli atti d’esecuzione del bilancio in entrate e in spese.
Articolo 45
Inventari
L’organismo di PPP tiene inventari in numero e in valore di tutte le immobilizzazioni materiali, immateriali e finanziarie che costituiscono il patrimonio dell’Unione. Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’organismo di PPP tiene detti inventari conformemente al modello stabilito dal contabile della Commissione. L’organismo di PPP verifica la concordanza tra le scritture d’inventario e la situazione di fatto.
CAPO 9
REVISIONE CONTABILE ESTERNA E LOTTA CONTRO LA FRODE
Articolo 46
Revisione contabile esterna
L’organismo di PPP è sottoposto a una revisione contabile esterna indipendente, svolta, conformemente alle pertinenti norme internazionalmente riconosciute, da un servizio di revisione contabile indipendente. Il parere del revisore contabile esterno accerta se i conti forniscono un quadro fedele, se i sistemi di controllo istituiti funzionano correttamente e se le operazioni sottostanti sono legittime e regolari. Il parere indica altresì se nel quadro dell’esercizio di revisione contabile sono sorti dubbi sulle asserzioni contenute nella dichiarazione di gestione di cui all’articolo 20. Il parere è sottoposto al consiglio di amministrazione e trasmesso alla Commissione unitamente ai conti definitivi dell’organismo di PPP entro e non oltre il 15 marzo.
Articolo 47
Esame dei conti da parte della Corte dei conti
1. Salvo disposizione contraria nell’atto costitutivo dell’organismo di PPP, la Corte dei conti garantisce il controllo dei conti dell’organismo di PPP conformemente all’articolo 287 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea. La Corte esamina la revisione contabile svolta dal revisore esterno indipendente di cui all’articolo 46 del presente regolamento e le azioni adottate in risposta alle risultanze.
2. Il controllo effettuato dalla Corte dei conti è disciplinato dagli articoli da 158 a 163 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Articolo 48
Verifiche sul posto della Commissione, della Corte dei conti e dell’OLAF
1. Fatto salvo l’articolo 47, paragrafo 1, l’organismo di PPP concede al personale della Commissione e alle altre persone da essa autorizzate, nonché alla Corte dei conti, l’accesso ai propri siti e locali, nonché a tutte le informazioni, anche in formato elettronico, necessarie per effettuare i controlli.
2. L’OLAF può effettuare indagini, inclusi controlli e verifiche sul posto, conformemente alle disposizioni e alle procedure stabilite dal regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (6) e dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio (7) al fine di determinare se vi sia stata frode, corruzione o qualsiasi altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione in relazione a una sovvenzione attribuita o a un appalto finanziato dall’organismo di PPP.
3. Fatti salvi i paragrafi 1 e 2, i contratti, gli accordi e le decisioni dell’organismo di PPP contengono disposizioni che abilitano espressamente la Corte dei conti europea e l’OLAF a svolgere tali controlli e indagini in base alle rispettive competenze.
CAPO 10
DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI
Articolo 49
Richieste di informazioni
Per le questioni di bilancio di loro rispettiva competenza, la Commissione e i membri dell’organismo di PPP possono ottenere dall’organismo di PPP qualsiasi informazione o giustificazione pertinente.
Articolo 50
Adozione della regolamentazione finanziaria dell’organismo di PPP
Ogni organismo di cui all’articolo 209 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 è tenuto ad adottare una nuova regolamentazione finanziaria in vista della sua entrata in vigore il 1o gennaio 2014 o, in ogni caso, entro nove mesi a decorrere dalla data in cui l’organismo di PPP rientra nel campo di applicazione dell’articolo 209 del suddetto regolamento.
Articolo 51
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 30 settembre 2013