VERORDNUNG (EU) Nr. 1417/2013 DES RATES
vom 17. Dezember 2013
zur Festlegung der Form der von der Europäischen Union ausgestellten Laissez-Passer
DER RAT DER EUROPÄISCHEN UNION -
gestützt auf das dem Vertrag über die Europäische Union, dem Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union und dem Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft beigefügte Protokoll Nr. 7 über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 6 Absatz 1,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
In Artikel 6 Absatz 1 des Protokolls Nr. 7 über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union (im Folgenden „Protokoll“) ist vorgesehen, dass der Rat die Form der Laissez-Passer (Ausweise) bestimmt, die von den Behörden der Mitgliedstaaten als gültige Reisedokumente anerkannt werden.
(2)
Es wird darauf hingewiesen, dass Artikel 6 Absatz 1 des Protokolls auf die Mitglieder der Organe der Union und die Bediensteten der Union Anwendung findet, die entweder dem Statut der Beamten oder den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (1) unterliegen.
(3)
In Artikel 23 des Statuts der Beamten sowie in den Artikeln 11 und 81 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union sind die Bedingungen festgelegt, unter denen Laissez-Passer an Bedienstete der Union ausgestellt werden.
(4)
Im Interesse der Union und zur Erfüllung der Sorgfaltspflicht kann die Ausstellung von Laissez-Passer in Ausnahmefällen und mit angemessener Begründung auch auf besondere Antragsteller ausgeweitet werden.
(5)
In jedem Fall werden dem Inhaber des Laissez-Passer mit der Ausstellung des Laissez-Passer keine Vorrechte und Befreiungen gewährt.
(6)
Die Laissez-Passer werden von den Behörden der Mitgliedstaaten als gültige Reisedokumente anerkannt. Die Kommission sollte von der gemäß Artikel 6 Absatz 2 des Protokolls vorgesehenen Möglichkeit Gebrauch machen, die erforderlichen Abkommen mit Drittländern zur Anerkennung der Laissez-Passer als für die Einreise in dritte Länder und im Hoheitsgebiet dritter Länder gültige Reisedokumente zu schließen.
(7)
Infolge der Entwicklungen auf Ebene der Union, insbesondere der Schaffung des Europäischen Auswärtigen Dienstes, ist ein auf internationaler Ebene und auf Ebene der Union kohärenter Ansatz notwendiger denn je.
(8)
Die Form des Laissez-Passer sollte aktualisiert werden, damit bessere Sicherheitsstandards erreicht werden und ein Beitrag zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzes vor Fälschung, Nachahmung und Verfälschung geleistet wird. Die Laissez-Passer sollten gemeinsamen Sicherheitsstandards entsprechen und mit interoperablen biometrischen Identifikatoren versehen werden, die sicherstellen, dass anhand des Laissez-Passer dessen rechtmäßiger Inhaber zuverlässig identifiziert werden kann, was erheblich dazu beiträgt, eine betrügerische Verwendung zu verhindern.
(9)
Insbesondere sollte die Form der Laissez-Passer mit den Sicherheitsstandards und technischen Spezifikationen übereinstimmen, die für von den Mitgliedstaaten ausgestellte nationale Reisedokumente gemäß der Verordnung (EG) Nr. 2252/2004 des Rates (2) gelten. Damit wird die Einhaltung der Spezifikationen der Internationalen Zivilluftfahrt-Organisation (im Folgenden „ICAO“) ermöglicht, insbesondere der Bestimmungen des ICAO-Dokuments 9303 über maschinenlesbare Reisedokumente, die zum Schutz der Laissez-Passer vor betrügerischer Verwendung und zu ihrer internationalen Anerkennung als gültige Reisedokumente beitragen. Gleichermaßen sollte die Union am Public Key Directory der ICAO gemäß den geltenden ICAO-Normen und -Empfehlungen teilnehmen, um eine leichtere weltweite Validierung der Laissez-Passer zu ermöglichen.
(10)
Um sicherzustellen, dass einheitliche Bedingungen für künftige Sicherheitsstandards und technische Spezifikationen für von den Mitgliedstaaten ausgestellte Pässe und Reisedokumente gegebenenfalls gleichermaßen für Aus Laissez-Passer weise der Union gelten, sollten der Kommission Durchführungsbefugnisse übertragen werden. Ferner sollten der Kommission Durchführungsbefugnisse übertragen werden, um Vorschriften für die Organe, Agenturen und sonstigen Einrichtungen sowie für den Europäischen Auswärtigen Dienst der Union bei Fällen von Verlust, Diebstahl, Ausstellung von Duplikaten und Rückgabe von Laissez-Passer festzulegen. Diese Befugnisse sollten gemäß der Verordnung (EU) Nr. 182/2011 des Europäischen Parlaments und des Rates (3) ausgeübt werden.
(11)
Durchführungsrechtsakte, mit denen gegebenenfalls die Übereinstimmung mit gemäß der Verordnung (EG) Nr. 2252/2004 des Rates angenommenen künftigen Mindestsicherheitsstandards und technischen Spezifikationen für von den Mitgliedstaaten ausgestellte Pässe und Reisedokumente, die zwecks Vermeidung der Gefahr von Nachahmung und Verfälschung geheim gehalten werden können, sichergestellt werden soll, sollten im Wege des Beratungsverfahrens erlassen werden. Das Beratungsverfahren sollte für den Erlass von Durchführungsrechtsakten zum Umgang mit Fällen von Verlust, Diebstahl, Ausstellung von Duplikaten und Rückgabe von Laissez-Passer durch die Organe, verwendet werden. Im Rahmen des Beratungsverfahrens sollte die Kommission von dem mit Artikel 6 der Verordnung (EG) Nr. 1683/95 des Rates (4) eingesetzten Ausschuss unterstützt werden.
(12)
Es sollte sichergestellt werden, dass in dem elektronischen Datenträger der Laissez-Passer keine anderen Informationen gespeichert werden als diejenigen, die nach Verordnung und ihren Anhängen vorgesehen sind.
(13)
Alle Organe, die einzeln oder zusammen mit anderen auf der Grundlage von Vereinbarungen auf Dienststellenebene für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ihrer eigenen Bediensteten oder anderer Mitarbeiter zuständig sind, und die Kommission in ihrer Eigenschaft als zentrale Stelle für die Verarbeitung sollten für die Einhaltung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (5) Sorge tragen.
(14)
Um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten nicht mehr Personen als notwendig verfügbar gemacht werden, ist es von wesentlicher Bedeutung, dass die Kommission die Anwendung dieser Verordnung koordiniert und eine einzige Stelle benennt, die für die Herstellung und Personalisierung der Laissez-Passer zuständig ist. Die Kommission sollte dabei besonders darauf achten, dass die befugte einzige Stelle für die Zwecke der Herstellung und Personalisierung einen sicheren Zugang zu den in den Laissez-Passer enthaltenen personenbezogenen Daten sowie einen angemessenen Datenschutz gewährleistet.
(15)
Personenbezogene Daten sollten nur so lange im Verzeichnis oder bei der genannten Stelle gespeichert werden, wie dies erforderlich ist, um die Zwecke, für die sie erhoben wurden, zu erreichen und um sicherzustellen, dass die betroffenen Personen Zugang zu ihren personenbezogenen Daten zwecks Ausübung ihrer Rechte haben. Die personenbezogenen Daten sollten nach Ablauf einer bestimmten Frist nach Abschluss des Verfahrens automatisch gelöscht werden. Diese Frist sollte gerechtfertigt und begründet sein.
(16)
Um die Fälschung, Verfälschung und betrügerische Verwendung der Laissez-Passer zu verhindern, sollte die von der Kommission benannte einzige Stelle für die Herstellung und Personalisierung der Laissez-Passer unter Einhaltung der Vorschriften über die Auftragsvergabe, insbesondere derjenigen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates (6) und unter gebührender Berücksichtigung der Sensibilität der herzustellenden Dokumente ausgewählt werden.
(17)
Entsprechend dem in Artikel 5 Absatz 4 Unterabsatz 2 des Vertrags über die Europäische Union genannten Grundsatz der Verhältnismäßigkeit geht diese Verordnung nicht über das zur Erreichung der damit verfolgten Ziele erforderliche Maß hinaus.
(18)
Diese Verordnung sollte die Verordnung (EGKS, EWG, Euratom) Nr. 1826/69 des Rates (7) ersetzen. Die Verordnung (EGKS, EWG, Euratom) Nr. 1826/69 sollte daher im Anschluss an eine Übergangsfrist mit Wirkung vom 25. November 2015 aufgehoben werden.
(19)
Es ist eine Übergangsfrist vom Inkrafttreten dieser Verordnung bis zum 24. November 2015 vorzusehen, während der es weiterhin möglich ist, Laissez-Passer gemäß der Verordnung (EGKS, EWG, Euratom) Nr. 1826/69 des Rates auszustellen und zu verwenden. Diese Übergangsfrist sollte jedoch so gehandhabt werden, dass ab dem Beginn der Ausstellung von Laissez-Passer gemäß der vorliegenden Verordnung keine Laissez-Passer mehr gemäß der Verordnung (EGKS, EWG, Euratom) Nr. 1826/69 ausgestellt werden und die noch im Umlauf befindlichen Laissez-Passer bis zum 24. November 2015 systematisch ersetzt werden. Mit dieser Vorgehensweise wird der Zeitraum, während dessen die zwei Formen von Laissez-Passer gleichzeitig im Umlauf sind, so kurz wie möglich gehalten -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
Artikel 1
Anwendungsbereich
(1) Die Laissez-Passer werden ausschließlich im Interesse der Union für Mitglieder der Organe der Union gemäß Absatz 2 und die Bediensteten dieser Organe ausgestellt. Die Ausstellung erfolgt im Einklang mit den Bedingungen des Artikels 23 des Statuts der Beamten sowie der Artikel 11 und 81 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union. Laissez-Passer für besondere Antragsteller gemäß Anhang II können ausschließlich im Interesse der Union in Ausnahmefällen und mit angemessener Begründung ausgestellt werden.
(2) Diese Verordnung gilt für die Organe, Agenturen und sonstigen Einrichtungen der Europäischen Union sowie für den Europäischen Auswärtigen Dienst (im Folgenden „Organe“).
Artikel 2
Verfahren
(1) Für die Zwecke dieser Verordnung kann jedes Organ Vereinbarungen mit anderen Organen im Hinblick auf die Schaffung von Synergien und die Verringerung von Kosten schließen. Diese Organe sind zuständig für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Bediensteten oder der besonderen Antragsteller gemäß Artikel 1 Absatz 1. Solche Daten umfassen die Personaldaten und die biometrischen Daten, die verwendet werden, um die Identität des Antragstellers zweifelsfrei festzustellen, einschließlich das Lichtbild und zwei digitale Fingerabdrücke als biometrische Merkmale.
(2) Für die Zwecke dieser Verordnung ist die Kommission als zentrale Stelle für die Übermittlung der von den jeweiligen Organen verarbeiteten personenbezogenen Daten an die in Absatz 3 genannte Stelle tätig.
(3) Die Kommission benennt eine Stelle, die für die Gestaltung, die Herstellung und die Personalisierung der Laissez-Passer zuständig ist, wobei sie der Sensibilität der herzustellenden Dokumente Rechnung trägt. Dabei befolgt sie die Vorschriften über die Auftragsvergabe, insbesondere diejenigen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 966/2012. Jede Übermittlung von personenbezogenen Daten im Laufe des Verfahrens hat gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 zu erfolgen.
(4) Jeder Laissez-Passer bleibt Eigentum der Union.
Artikel 3
Sprachenregelung
Die Laissez-Passer werden in sämtlichen Sprachen der Organe der Union gemäß Anhang I ausgestellt. Die Darstellung der Personaldaten berücksichtigt die Empfehlungen der ICAO.
Artikel 4
Gültigkeit
(1) Unbeschadet des Artikels 5 Absatz 2 werden die Laissez-Passer mit einer Gültigkeit von höchstens sechs Jahren und von mindestens zwölf Monaten ausgestellt, vorbehaltlich der in nach Artikel 6 Absatz 4 angenommenen Durchführungsrechtsakten angegebenen Bedingungen für die Rückgabe. Die Gültigkeitsdauer wird bei Mitgliedern der Organe an die Dauer ihres Mandats, bei Beamten an die Dauer ihres Aufenthalts oder ihrer Entsendung und bei Zeit- oder Vertragsbediensteten an die Dauer ihres Vertrags angepasst.
(2) Alle Laissez-Passer, die abgelaufen sind oder keine freien Seiten für Visa mehr haben, müssen an die ausstellende Behörde zur förmlichen Annullierung oder Erneuerung zurückgegeben werden. Die Laissez-Passer werden ferner zurückgegeben, wenn der Inhaber seine Funktion oder seinen Dienst verlässt. Dieser Absatz gilt auch für besondere Antragsteller gemäß Artikel 1 Absatz 1. Gibt ein Inhaber eines Laissez-Passer seinen Laissez-Passer zurück, so haben auch die unterhaltsberechtigten Familienmitglieder ihre Laissez-Passer zurückzugeben.
Artikel 5
Personenbezogene Daten - Rechte natürlicher Personen
(1) Die Personen, denen ein Laissez-Passer ausgestellt wird, sind gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 berechtigt, die auf dem Laissez-Passer vermerkten personenbezogenen Daten zu überprüfen und diese gegebenenfalls berichtigen oder streichen zu lassen.
(2) Von der Pflicht zur Abgabe von Fingerabdrücken befreit sind Personen, bei denen diese Abgabe physisch nicht möglich ist. Ist es vorübergehend nicht möglich, Fingerabdrücke von den dafür vorgesehenen Fingern abzunehmen, so ist es zulässig, Fingerabdrücke von den anderen Fingern abzunehmen. Ist es vorübergehend auch nicht möglich, Fingerabdrücke von den anderen Fingern abzunehmen, kann ein provisorischer Laissez-Passer ausgestellt werden, der zwölf Monate oder einen kürzeren Zeitraum gültig ist.
(3) Die Laissez-Passer enthalten keine anderen maschinenlesbaren Informationen als diejenigen, die nach dieser Verordnung vorgesehen sind.
(4) Für die Zwecke dieser Verordnung dürfen die biometrischen Daten der Laissez-Passer ausschließlich dazu verwendet werden,
-
die Authentizität des Dokuments zu prüfen,
-
die Identität des Inhabers durch direkt verfügbare abgleichbare Merkmale zu überprüfen.
(5) Die personenbezogenen Daten sind insbesondere gegen unerlaubten Zugang zu sichern, und ihre Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit ist sicherzustellen.
(6) Die Kommission gewährt Drittländern Zugang zu den in dem Speichermedium gespeicherten Fingerabdrücken ausschließlich unter den Bedingungen des Artikels 9 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Artikel 6
Technische Spezifikationen und Sicherheitsstandards
(1) Damit ein gleichwertiges Sicherheitsniveau garantiert ist, müssen die Laissez-Passer den Mindestsicherheitsstandards entsprechen, die in folgenden Rechtsakten vorgesehen sind: Verordnung (EG) Nr. 2252/2004, Entscheidung der Kommission K(2005) 409 vom 28. Februar 2005 über die technischen Spezifikationen zu Normen für Sicherheitsmerkmale und biometrische Daten in von den Mitgliedstaaten ausgestellten Pässen und Reisedokumenten, Entscheidung der Kommission K(2006) 2909 vom 28. Juni 2006 über die technischen Spezifikationen der Normen für Sicherheitsmerkmale und biometrische Daten in von den Mitgliedstaaten ausgestellten Pässen und Reisedokumenten, Entscheidung der Kommission K(2008) 8657 vom 22. Dezember 2008 über Zertifikatsregeln entsprechend der Vorgabe in den technischen Spezifikationen der Normen für Sicherheitsmerkmale und biometrische Daten in von den Mitgliedstaaten ausgestellten Pässen und Reisedokumenten und zur Aktualisierung der Verweise auf Normen und Standards, Entscheidung der Kommission K(2009) 7476 vom 5. Oktober 2009 zur Änderung der Entscheidung der Kommission K(2008) 8657 endg. über Zertifikatsregeln entsprechend der Vorgabe in den technischen Spezifikationen der Normen für Sicherheitsmerkmale und biometrische Daten in von den Mitgliedstaaten ausgestellten Pässen und Reisedokumenten, Entscheidung der Kommission K(2011) 5499 vom 4. August 2011 zur Änderung der Entscheidung der Kommission K(2006) 2909 endg. über die technischen Spezifikationen der Normen für Sicherheitsmerkmale und biometrische Daten in von den Mitgliedstaaten ausgestellten Pässen und Reisedokumenten, Durchführungsbeschlusses der Kommission K(2013) 6181 vom 30. September 2013 zur Änderung der Entscheidung K(2006) 2909 endgültig der Kommission über die technischen Spezifikationen der Normen für Sicherheitsmerkmale und biometrische Daten in von den Mitgliedsstaaten ausgestellten Pässen und Reisedokumenten.
(2) Um gegebenenfalls die Übereinstimmung der Laissez-Passer mit künftigen Mindestsicherheitsstandards, die gemäß der Verordnung (EG) Nr. 2252/2004 erlassen werden, sicherzustellen, legt die Kommission im Wege von Durchführungsrechtsakten zusätzliche technische Spezifikationen gemäß den internationalen Normen, einschließlich insbesondere der Normen und Empfehlungen der ICAO für Laissez-Passer im Hinblick auf Folgendes fest:
a)
zusätzliche Sicherheitsmerkmale und -anforderungen, einschließlich höherer Normen zum Schutz vor Fälschung, Nachahmung und Verfälschung;
b)
technische Spezifikationen für das Medium zur Speicherung der biometrischen Daten und seine Sicherung einschließlich der Verhinderung des unbefugten Zugriffs und einer leichteren Validierung;
c)
Qualitätsanforderungen und gemeinsame technische Normen für Gesichtsbild und Fingerabdrücke.
Diese Durchführungsrechtsakte werden nach dem in Artikel 7 Absatz 2 genannten Beratungsverfahren erlassen.
(3) Nach dem in Artikel 7 Absatz 2 genannten Beratungsverfahren kann beschlossen werden, dass die Spezifikationen gemäß Absatz 2 des vorliegenden Artikels geheim sind und nicht veröffentlicht werden. In diesem Fall werden sie ausschließlich der von der Kommission benannten einzigen Stelle nach Artikel 2 Absatz 3 zugänglich gemacht, unter der Voraussetzung, dass diese einzige Stelle einen angemessenen Schutz garantiert.
(4) Die Kommission legt Wege von Durchführungsrechtsakten Vorschriften für die Organe zu Fällen von Verlust, Diebstahl, Ausstellung von Duplikaten und Rückgaben von Laissez-Passer fest. Diese Durchführungsrechtsakte gelten für alle Laissez-Passer. Sie werden gemäß dem in Artikel 7 Absatz 2 genannten Beratungsverfahren erlassen.
Artikel 7
Ausschussverfahren
(1) Die Kommission wird von dem mit Artikel 6 der Verordnung (EG) Nr. 1683/95 eingesetzten Ausschuss unterstützt. Bei diesem Ausschuss handelt es sich um einen Ausschuss im Sinne der Verordnung (EU) Nr. 182/2011.
(2) Wird auf diesen Absatz Bezug genommen, so gilt Artikel 4 der Verordnung (EU) Nr. 182/2011.
Artikel 8
Aufhebung und Übergangsbestimmungen
(1) Die Verordnung (EGKS, EWG, Euratom) Nr. 1826/69 wird mit Wirkung vom 25. November 2015 aufgehoben. Während des Zeitraums vom 1. Januar 2014 bis zum 24. November 2015 findet die Verordnung (EGKS, EWG, Euratom) Nr. 1826/69 weiterhin Anwendung.
(2) Alle Laissez-Passer, die gemäß der Verordnung (EGKS, EWG, Euratom) Nr. 1826/69 ausgestellt wurden, sind ab dem 25. November 2015 nicht mehr gültig.
Artikel 9
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am vierten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Geschehen zu Brüssel am 17. Dezember 2013.
REGOLAMENTO (UE) N. 1417/2013 DEL CONSIGLIO
del 17 dicembre 2013
che stabilisce la forma dei lasciapassare rilasciati dall'Unione europea
IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea allegato al trattato sull'Unione europea, al trattato sul funzionamento dell'Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, in particolare l'articolo 6, primo comma,
considerando quanto segue:
(1)
L'articolo 6, primo comma, del protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea (il «protocollo») prevede che il Consiglio stabilisca la forma dei lasciapassare che devono essere riconosciuti dalle autorità degli Stati membri come titoli di viaggio validi.
(2)
Si ricorda che l'articolo 6, primo comma, del protocollo si applica ai membri delle istituzioni dell'Unione e agli agenti dell'Unione, soggetti allo statuto dei funzionari o al regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea (1).
(3)
L'articolo 23 dello statuto dei funzionari, nonché gli articoli 11 e 81 del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea, stabiliscono le condizioni per il rilascio dei lasciapassare ai funzionari e agli agenti dell'Unione.
(4)
Nell'interesse dell'Unione e ai fini del rispetto del dovere di sollecitudine, il beneficio del lasciapassare potrebbe essere esteso, in via eccezionale e con le debite giustificazioni, a richiedenti speciali.
(5)
In ogni caso, un lasciapassare non concede al suo titolare privilegi e immunità.
(6)
Il lasciapassare deve essere riconosciuto dalle autorità degli Stati membri come titolo di viaggio valido. La Commissione dovrebbe avvalersi della possibilità prevista dall'articolo 6, secondo comma, del protocollo di concludere con paesi terzi gli accordi necessari ai fini del riconoscimento dei lasciapassare come titoli di viaggio validi per l'ingresso e il soggiorno nel territorio dei paesi terzi.
(7)
Le evoluzioni a livello di Unione, in particolare l'istituzione del Servizio Europeo per l'Azione Esterna, hanno reso ancor più necessario un approccio coerente a livello internazionale e di Unione.
(8)
La forma dei lasciapassare dovrebbe essere migliorata al fine di conformarsi a norme di sicurezza più rigorose e contribuire ad assicurare un adeguato livello di protezione contro la contraffazione e la falsificazione. È opportuno integrare nei lasciapassare norme di sicurezza comuni e identificatori biometrici interoperativi allo scopo di creare un collegamento affidabile tra il legittimo titolare e il documento, contribuendo così in maniera significativa alla prevenzione contro l'uso fraudolento del documento stesso.
(9)
In particolare, la forma dei lasciapassare dovrebbe essere conforme alle norme di sicurezza e alle specifiche tecniche applicabili ai documenti di viaggio nazionali rilasciati dagli Stati membri a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004 del Consiglio (2). Si assicura in tal modo la conformità alle specifiche dell'Organizzazione per l'aviazione civile internazionale («ICAO»), in particolare a quelle che figurano nel documento ICAO 9303 sui documenti di viaggio leggibili a macchina, in quanto tali specifiche contribuiranno alla protezione dei lasciapassare contro l'uso fraudolento e al loro riconoscimento su scala internazionale come documenti di viaggio validi. Analogamente, l'Unione dovrebbe partecipare al repertorio di chiavi pubbliche dell'ICAO seguendo le norme e pratiche raccomandate dell'ICAO applicabili per rendere possibile una convalida agevolata dei lasciapassare su scala mondiale.
(10)
Al fine di assicurare che condizioni uniformi per future norme di sicurezza e specifiche tecniche per i passaporti e i documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri si applichino anche, se del caso, ai lasciapassare dell'Unione, dovrebbero essere attribuite alla Commissione competenze di esecuzione. Dovrebbero inoltre essere attribuite alla Commissione competenze di esecuzione intese a stabilire norme per le istituzioni, le agenzie o altri organismi dell'Unione, nonché per il Servizio europeo per l'azione esterna, in caso di smarrimento, furto, rilascio di duplicati e restituzione dei lasciapassare. Tali competenze dovrebbero essere esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio (3).
(11)
È opportuno ricorrere alla procedura consultiva per l'adozione degli atti di esecuzione assicurando, se del caso, la conformità con future norme minime di sicurezza e specifiche tecniche per i passaporti e i documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri adottate a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004, che possono rimanere segrete al fine di prevenire il rischio di contraffazione e falsificazione. È opportuno ricorrere altresì alla procedura consultiva per l'adozione degli atti di esecuzione relativi al trattamento dei casi di smarrimento, furto, rilascio di duplicati e restituzione dei lasciapassare da parte delle istituzioni. Secondo la procedura consultiva, la Commissione dovrebbe essere assistita dal comitato istituito dall'articolo 6 del regolamento (CE) n. 1683/95 del Consiglio (4).
(12)
È opportuno assicurare che nel supporto elettronico del lasciapassare non sia memorizzata alcuna informazione diversa da quelle previste nel presente regolamento e relativi allegati.
(13)
Ciascuna istituzione, agendo individualmente o congiuntamente sulla base di accordi sul livello dei servizio, responsabili del trattamento dei dati personali relativi a membri del proprio personale o ad altri agenti, e la Commissione, agendo come punto centrale ai fini del trattamento, dovrebbero assicurare l'osservanza del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (5).
(14)
Per limitare allo stretto necessario il numero delle persone cui sono comunicati i dati personali, è essenziale che la Commissione coordini l'attuazione del presente regolamento e designi un'unica entità responsabile della produzione e della personalizzazione dei lasciapassare. La Commissione dovrebbe adoperarsi in particolare per assicurare l'accesso sicuro ai dati personali contenuti nei lasciapassare ai fini della produzione e della personalizzazione da parte dell'unica entità autorizzata garantendo un adeguato livello di protezione dei dati.
(15)
I dati personali dovrebbero essere conservati nel registro o dall'entità solo per il tempo necessario a realizzare i fini per i quali sono stati raccolti e a garantire che gli interessati siano in grado di accedere ai propri dati personali allo scopo di esercitare i propri diritti. I dati personali dovrebbero essere automaticamente cancellati dopo un periodo successivo alla chiusura del procedimento. Tale periodo dovrebbe essere giustificato e motivato.
(16)
Per prevenire la falsificazione e l'uso fraudolento dei lasciapassare, è opportuno che l'entità unica designata dalla Commissione per produrre e personalizzare i lasciapassare sia selezionata conformemente alle disposizioni applicabili all'aggiudicazione degli appalti, in particolare quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (6), e tenendo debitamente conto della natura sensibile dei documenti da produrre.
(17)
In base al principio di proporzionalità, il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire gli obiettivi perseguiti conformemente all'articolo 5, paragrafo 4, secondo comma, del trattato sull'Unione europea.
(18)
Il presente regolamento dovrebbe sostituire il regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 del Consiglio (7). Quest'ultimo dovrebbe pertanto essere abrogato a decorrere dal 25 novembre 2015, dopo un periodo transitorio.
(19)
È necessario prevedere un periodo transitorio dall'entrata in vigore del presente regolamento fino al 24 novembre 2015, durante il quale sarà ancora possibile rilasciare e usare i lasciapassare a norma del regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69. Tuttavia, tale possibilità transitoria dovrebbe essere applicata in maniera tale da far sì che, dal momento in cui i lasciapassare cominceranno a essere rilasciati a norma del presente regolamento, non sia più rilasciato alcun lasciapassare a norma del regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69, e che siffatti lasciapassare ancora in circolazione siano sistematicamente sostituiti entro il 24 novembre 2015. Quest'impostazione limiterà il più possibile il periodo durante il quale le due forme di lasciapassare circoleranno simultaneamente,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Ambito di applicazione
1. Il lasciapassare è concesso nell'esclusivo interesse dell'Unione ai membri delle istituzioni dell'Unione di cui al paragrafo 2, e ai suoi agenti. È rilasciato ai funzionari e agli agenti secondo le condizioni stabilite all'articolo 23 dello statuto dei funzionari e agli articoli 11 e 81 del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione. Il lasciapassare può essere rilasciato, esclusivamente nell'interesse dell'Unione, in via eccezionale e con le debite giustificazioni, a richiedenti speciali, conformemente all'allegato II.
2. Il presente regolamento si applica alle istituzioni, alle agenzie e agli altri organismi dell'Unione europea, nonché al servizio europeo per l'azione esterna (le «istituzioni»).
Articolo 2
Procedura
1. Ai fini del presente regolamento ciascuna istituzione può concludere accordi con altre istituzioni al fine di creare sinergie e ridurre le spese. Tali istituzioni sono responsabili del trattamento dei dati personali relativi al personale o ai richiedenti speciali di cui all'articolo 1, paragrafo 1. Tali dati comprendono i dati anagrafici usati per identificare in modo inequivocabile il titolare del lasciapassare, incluse l'immagine del volto e due impronte digitali come elementi biometrici.
2. Ai fini del presente regolamento, la Commissione funge da punto centrale per la trasmissione all'entità di cui al paragrafo 3 dei dati personali trattati dalle istituzioni.
3. La Commissione designa l'entità responsabile della concezione, produzione e personalizzazione dei lasciapassare, tenendo conto della natura sensibile dei documenti da produrre. La designazione è effettuata conformemente alle disposizioni applicabili alle procedure di aggiudicazione degli appalti, in particolare quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012. Ogni trasferimento di dati personali nel corso della procedura avviene in conformità al regolamento (CE) n. 45/2001.
4. Ogni lasciapassare rimane di proprietà dell'Unione.
Articolo 3
Regime linguistico
Il lasciapassare è rilasciato in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione come indicato nell'allegato I. La presentazione dei dati anagrafici tiene conto delle raccomandazioni dell'ICAO.
Articolo 4
Validità
1. Fatto salvo l'articolo 5, paragrafo 2, il lasciapassare è rilasciato per un periodo non superiore a sei anni e non inferiore a dodici mesi subordinatamente alle condizioni di restituzione specificate negli atti di esecuzione adottati a norma dell'articolo 6, paragrafo 4. Il periodo di validità è adattato alla durata del mandato per un membro di un'istituzione, alla durata del soggiorno o del distacco per un funzionario o alla durata del contratto per un agente temporaneo o un agente contrattuale.
2. Tutti i lasciapassare scaduti o sprovvisti di pagine bianche per l'apposizione di visti devono essere restituiti all'autorità di emissione affinché siano formalmente annullati o rinnovati. I lasciapassare sono restituiti anche nel caso in cui il titolare lasci la sua funzione o il servizio. Il presente paragrafo si applica anche ai richiedenti speciali di cui all'articolo 1, paragrafo 1. In ogni caso, quando un titolare originario restituisce il proprio lasciapassare, anche i membri della famiglia da questo dipendenti restituiscono il loro lasciapassare.
Articolo 5
Dati personali - Diritti dei singoli
1. Le persone alle quali è stato rilasciato un lasciapassare hanno il diritto di verificare i dati personali ivi riportati conformemente alle disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001 e, se del caso, di chiederne la rettifica o cancellazione.
2. Le persone per cui il rilevamento delle impronte digitali è fisicamente impossibile sono esentate dall'obbligo di fornirle. Qualora il rilevamento delle impronte digitali previste sia temporaneamente impossibile, è consentito il rilevamento delle impronte delle altre dita. Qualora sia temporaneamente impossibile rilevare le impronte di qualsiasi altro dito, è ammesso il rilascio di un lasciapassare temporaneo avente una validità di dodici mesi o inferiore.
3. Il lasciapassare non può contenere nessun'altra informazione leggibile a macchina oltre a quelle previste dal presente regolamento.
4. Ai fini del presente regolamento, gli elementi biometrici contenuti nei lasciapassare possono essere usati solo per verificare:
-
l'autenticità del documento;
-
l'identità del titolare attraverso elementi comparativi direttamente disponibili.
5. I dati personali sono protetti, in particolare contro l'accesso non autorizzato, e ne sono garantite l'integrità, l'autenticità e la riservatezza.
6. L'accesso alle impronte digitali contenute nel supporto di memorizzazione del lasciapassare è concesso unicamente dalla Commissione ai paesi terzi secondo le condizioni di cui all'articolo 9 del regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 6
Specifiche tecniche e norme di sicurezza
1. Per garantire un livello equivalente di sicurezza, il lasciapassare è conforme alle norme minime di sicurezza previste dal regolamento (CE) n. 2252/2004 e dalla decisione C(2005) 409 della Commissione, del 28 febbraio 2005, volta a stabilire le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici dei passaporti e dei documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri, dalla decisione C(2006) 2909 della Commissione, del 28 giugno 2006, che stabilisce le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici nei passaporti e documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri, dalla decisione C(2008) 8657 della Commissione, del 22 dicembre 2008, che definisce una politica di certificazione conformemente alle specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici dei passaporti e dei documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri e che aggiorna i documenti di riferimento normativo, dalla decisione C(2009) 7476 della Commissione, del 5 ottobre 2009, che modifica la decisione (C(2008) 8657 definitivo) che definisce una politica di certificazione conformemente alle specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici dei passaporti e dei documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri, dalla decisione C(2011) 5499 della Commissione, del 4 agosto 2011, che modifica la decisione della Commissione C(2006) 2909 definitivo che stabilisce le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici nei passaporti e documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri e dalla decisione di esecuzione C(2013) 6181 della Commissione, del 30 settembre 2013, che modifica la decisione della Commissione C(2006) 2909 definitivo che stabilisce le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici nei passaporti e documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri.
2. Al fine di assicurare, se del caso, la conformità dei lasciapassare a future norme minime di sicurezza adottate a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004, la Commissione fissa, mediante atti di esecuzione, specifiche tecniche complementari in conformità delle norme internazionali, tra cui in particolare le norme e pratiche raccomandate dell'ICAO, per i lasciapassare, relative a quanto segue:
a)
ulteriori caratteristiche e requisiti di sicurezza, comprese le norme atte a rafforzare la protezione contro la contraffazione e la falsificazione;
b)
le specifiche tecniche relative al supporto di memorizzazione degli elementi biometrici e alla relativa sicurezza, comprese la prevenzione di un accesso non autorizzato e la convalida agevolata;
c)
i requisiti qualitativi e le norme tecniche comuni relativi all'immagine del volto e alle impronte digitali.
Tali atti di esecuzione sono adottati secondo la procedura consultiva di cui all’articolo 7, paragrafo 2.
3. Secondo la procedura consultiva di cui all'articolo 7, paragrafo 2, può essere deciso che le specifiche di cui al paragrafo 2 del presente articolo siano segrete e non destinate alla pubblicazione. In tal caso, sono messe unicamente a disposizione dell'unica entità designata dalla Commissione e a condizione che tale entità unica garantisca un livello adeguato di protezione.
4. La Commissione stabilisce, mediante atti di esecuzione, norme per le istituzioni in caso di smarrimento, furto, rilascio di duplicati e restituzione dei lasciapassare. Tali atti di esecuzione si applicano a tutti i lasciapassare. Essi sono adottati secondo la procedura consultiva di cui all'articolo 7, paragrafo 2.
Articolo 7
Procedura di comitato
1. La Commissione è assistita dal comitato istituito dall'articolo 6 del regolamento (CE) n. 1683/95. Esso è un comitato ai sensi del regolamento (UE) n. 182/2011.
2. Nei casi in cui è fatto riferimento al presente paragrafo, si applica l'articolo 4 del regolamento (UE) n. 182/2011.
Articolo 8
Abrogazione e disposizioni transitorie
1. Il regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 è abrogato a decorrere dal 25 novembre 2015. Nel periodo dal 1o gennaio 2014 fino al 24 novembre 2015, il regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 continua ad applicarsi.
2. I lasciapassare rilasciati a norma del regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 cessano di essere validi a decorrere dal 25 novembre 2015.
Articolo 9
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il quarto giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 17 dicembre 2013