DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 1271/2013 DER KOMMISSION
vom 30. September 2013
über die Rahmenfinanzregelung für Einrichtungen gemäß Artikel 208 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (1), insbesondere auf Artikel 208,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 (2) betreffend die Rahmenfinanzregelung für von den Gemeinschaften geschaffene Einrichtungen basierte auf der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates. (3) Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 wurde durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ersetzt. Somit ist eine Überarbeitung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 erforderlich. Aus Gründen der Klarheit ist es angezeigt, die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 zu ersetzen.
(2)
Es ist notwendig, der Gemeinsamen Erklärung des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission zu den dezentralen Agenturen vom 19. Juli 2012 Rechnung zu tragen.
(3)
Einige Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 müssen im Lichte der mit ihrer Anwendung gewonnenen Erfahrung überprüft werden.
(4)
In dieser Verordnung sollten die wesentlichen Prinzipien und Grundregeln für Einrichtungen festgelegt werden, die gemäß dem AEUV oder dem Euratom-Vertrag geschaffen wurden, (im Folgenden „Unionseinrichtungen“) und Beiträge zulasten des Haushalts erhalten - unbeschadet ihres Gründungsakts. Auf der Grundlage dieser Verordnung sollten Unionseinrichtungen ihre eigenen Finanzregelungen beschließen, die nur dann von der Verordnung abweichen dürfen, wenn dies aufgrund der spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Einrichtungen erforderlich ist und zuvor die Zustimmung der Kommission eingeholt wird.
(5)
Im Interesse der Kohärenz sollten auch vollständig selbstfinanzierte Unionseinrichtungen, die nicht in den Anwendungsbereich dieser Verordnung fallen, ähnliche Vorschriften einführen. Im Einklang mit der Gemeinsamen Erklärung des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission vom 19. Juli 2012 sollten die betreffenden Einrichtungen dem Europäischen Parlament, dem Rat und der Kommission einen Jahresbericht über die Ausführung ihres Haushaltsplans vorlegen und den Ersuchen oder Empfehlungen der Organe gebührend Rechnung tragen.
(6)
Bei der Aufstellung und Ausführung ihres Haushaltsplans sollten die Unionseinrichtungen die fünf fundamentalen Grundsätze des Haushaltsrechts - Einheit, Haushaltswahrheit, Gesamtdeckung, Spezialität, Jährlichkeit - sowie die Grundsätze des Haushaltsausgleichs, der Rechnungseinheit, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und der Transparenz einhalten.
(7)
Es sollte herausgestellt werden, dass der Beitrag der Union eine Ausgleichsfunktion hat. Der Teil des positiven Haushaltsergebnisses der Unionseinrichtung, der den im Laufe des Jahres gezahlten Beitrag der Union übersteigt, sollte wieder dem Unionshaushalt zugeführt werden.
(8)
Sieht der Gründungsakt vor, dass die Unionseinrichtung zusätzlich zum Beitrag der Union Einnahmen aus Gebühren und Abgaben bezieht und dass diese Einnahmen bestimmten Ausgaben zugewiesen werden, sollte die Unioneinrichtung den Saldo in Form von zweckgebundenen Einnahmen übertragen können.
(9)
Es muss gewährleistet sein, dass die Gebühren so hoch festgesetzt werden, dass die Kosten der Diensteerbringung gedeckt und größere Überschüsse vermieden werden.
(10)
Die Übertragung von Haushaltsvollzugsaufgaben an die Unionseinrichtungen muss durch die Art der Aufgaben und die spezifische Sachkenntnis der jeweiligen Unionseinrichtung ausreichend gerechtfertigt sein. Gleichzeitig müssen wirtschaftliche Haushaltsführung und Kostenwirksamkeit sichergestellt sein. Die delegierten Aufgaben sollten mit dem Gründungsakt vereinbar sein.
(11)
Unionseinrichtungen sollten nur dann Ad-hoc-Finanzhilfen erhalten dürfen, wenn dies ausdrücklich in den einschlägigen Basisrechtsakten vorgesehen und laut Gründungsakt gestattet ist.
(12)
Gemäß Artikel 50 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 müssen Unionseinrichtungen an einem Leistungsvergleich mit anderen Organen und Einrichtungen der Union teilnehmen.
(13)
Es müssen Vorschriften für einen Aktionsplan zur Weiterverfolgung der sich aus den regelmäßigen Gesamtwertungen ergebenden Schlussfolgerungen festgelegt werden, damit deren effiziente Umsetzung sichergestellt ist.
(14)
Zur Gewährleistung einer kohärenten Programmplanung sollte die Unionseinrichtung unter Berücksichtigung der von der Kommission vorgegebenen Leitlinien ein Dokument zur jährlichen und mehrjährigen Programmplanung erstellen.
(15)
Die Unionseinrichtung sollte den Zeitplan für die jährliche und mehrjährige Programmplanung am Haushaltsverfahren ausrichten, um die Effizienz der Planung und die Kohärenz aller Programmplanungsdokumente sicherzustellen.
(16)
Es ist erforderlich, die derzeitige Organisation der Funktionen der internen Prüfung und der internen Kontrolle klarzustellen und die Berichtspflichten zu straffen. Die Funktion der internen Prüfung innerhalb einer Unionseinrichtung sollte vom Internen Prüfer der Kommission ausgeübt werden, der Prüfungen vornehmen sollte, wenn dies aufgrund der bestehenden Risiken gerechtfertigt ist. Es müssen Vorschriften für den Aufbau und die Funktionsweise der internen Auditstellen festgelegt werden.
(17)
Die Berichtpflichten sollten gestrafft werden. Die Unionseinrichtungen sollten einen konsolidierten jährlichen Tätigkeitsbericht mit umfassenden Informationen über die Durchführung ihres Arbeitsprogramms, ihres Haushalts und ihres Personalentwicklungsplans, über ihr Management und die Systeme der internen Kontrolle vorlegen.
(18)
Im Interesse einer höheren Kostenwirksamkeit der Unionseinrichtungen muss es möglich sein, Dienste gemeinsam zu nutzen oder auf eine andere Unionseinrichtung oder die Kommission zu übertragen. Die Kostenwirksamkeit kann insbesondere verbessert werden, indem dem Rechnungsführer der Kommission alle oder einen Teil der Aufgaben des Rechnungsführers der Unionseinrichtung übertragen werden.
(19)
Wie in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 vorgesehen, sollte die Möglichkeit, Mittelbindungen, die sich über mehrere Haushaltsjahre erstrecken, in Jahrestranchen vorzunehmen, nur dann bestehen, wenn der Gründungsakt oder der Basisrechtsakt das vorsieht oder wenn die Mittelbindungen Verwaltungsausgaben betreffen.
(20)
Zur Angleichung der Bestimmungen über zweckgebundene Einnahmen an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ist es erforderlich, Bestimmungen zur Differenzierung der zweckgebundenen Einnahmen (intern und extern) und zu ihrer Übertragung vorzusehen.
(21)
Zur Angleichung der Bestimmungen über die Behandlung von Zinserträgen aus dem der Unionseinrichtung gezahlten Beitrag der Union an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ist vorzusehen, dass Zinsen nicht in den Haushalt einfließen.
(22)
Die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 sieht in bestimmten Fällen die Möglichkeit vor, bereits vor der Mittelbindung eine rechtliche Verpflichtung einzugehen. Diese Möglichkeit sollte auch für Unionseinrichtungen bestehen.
(23)
Zur Gewährleistung der Kohärenz zwischen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 und der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 sollten besondere Bestimmungen für die Vergabe öffentlicher Aufträge und Finanzhilfen nicht zulässig sein. Die Einführung eines einheitlichen Regelwerks erleichtert den Unionseinrichtungen ihre Arbeit und ermöglicht die Anwendung der von der Kommission erstellten Leitlinien und Modelle.
(24)
Zur Angleichung der Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 sollte die Möglichkeit der Vergabe von Preisgeldern durch die Unionseinrichtung vorgesehen werden.
(25)
Damit mutmaßliche oder tatsächliche Interessenkonflikte festgestellt und ordnungsgemäß behoben werden können, sollte von den Unionseinrichtungen verlangt werden, dass sie Vorschriften zur Vermeidung von und zum Umgang mit Interessenkonflikten festlegen. Entsprechende Vorschriften sollten den Leitlinien Rechnung tragen, die von der Kommission im Anschluss an die Gemeinsame Erklärung des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission vom 19. Juli 2012 ausgearbeitet wurden.
(26)
Die Bestimmungen zur Gebäudepolitik, einschließlich der Einführung der Möglichkeit einer Darlehensaufnahme durch Unionseinrichtungen sowie der Bedingungen für eine Darlehensaufnahme, sollten an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2912 angeglichen werden, damit eine kohärente Anwendung der neuen Vorschriften durch alle Einrichtungen und Organe der Union gewährleistet ist.
(27)
Es sind Übergangsbestimmungen für Programmplanung und Berichterstattung erforderlich, da die Kommission Zeit benötigt, um in Zusammenarbeit mit den Unionseinrichtungen geeignete Leitlinien auszuarbeiten.
(28)
Diese Verordnung sollte am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft treten, damit die überarbeiteten Finanzregelungen der Unionseinrichtungen rechtzeitig mit Wirkung vom 1. Januar 2014 erlassen werden können und so die Kohärenz der für den nächsten mehrjährigen Finanzrahmen geltenden Vorschriften gewährleistet ist -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
TITEL I
ALLGMEINE BESTIMMUNGEN
Artikel 1
Gegenstand
Diese Verordnung enthält die grundlegenden Finanzvorschriften, auf deren Basis die Unionseinrichtung ihre eigene Finanzregelung festlegen sollte. Die Finanzregelung der Unionseinrichtung darf von dieser Verordnung nur abweichen, wenn dies aufgrund der spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Einrichtung erforderlich ist und zuvor die Zustimmung der Kommission eingeholt wird.
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck
-
„Gründungakt“ den Akt des Unionsrechts, der die wesentlichen Aspekte im Zusammenhang mit der Gründung und der Funktionsweise der Unionseinrichtung regelt;
-
„Haushaltsplan der Unionseinrichtung“ den Rechtsakt, durch den für jedes Haushaltsjahr sämtliche als erforderlich erachteten Einnahmen und Ausgaben der Unionseinrichtung veranschlagt und bewilligt werden;
-
„Unionseinrichtung“ jede Einrichtung im Sinne von Artikel 208 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012;
-
„Verwaltungsrat“ das wichtigste interne Beschlussorgan der Unionseinrichtung für die Bereiche Finanzen und Haushalt, unbeschadet seiner Bezeichnung im Gründungsakt;
-
„Direktor“ die für die Durchführung der Beschlüsse des Verwaltungsrates und als Anweisungsbefugter für die Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung verantwortliche Person, unbeschadet ihrer Bezeichnung im Gründungsakt;
-
„Exekutivausschuss“ das interne Gremium der Unionseinrichtung, das den Verwaltungsrat unterstützt und dessen Zuständigkeiten und Geschäftsordnung im Gründungsakt festgelegt sind.
Artikel 3
Fristen, Daten und Termine
Soweit nichts anderes bestimmt ist, gilt für die in dieser Verordnung festgelegten Termine die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1182/71 des Rates (4).
Artikel 4
Schutz personenbezogener Daten
Diese Verordnung gilt unbeschadet der Anforderungen der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (5) und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (6).
Artikel 5
Wahrung der Haushaltsgrundsätze
Für die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung gelten nach Maßgabe dieser Verordnung die Grundsätze der Einheit, der Haushaltswahrheit, der Jährlichkeit, des Haushaltsausgleichs, der Rechnungseinheit, der Gesamtdeckung, der Spezialität, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, die eine wirksame und effiziente interne Kontrolle erforderlich macht, und der Transparenz.
TITEL II
HAUSHALTSGRUNDSÄTZE
KAPITEL 1
Grundsätze der Einheit und der Haushaltswahrheit
Artikel 6
Haushaltsplan der Unionseinrichtung
(1) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung umfasst Folgendes:
a)
eigene Einnahmen, darunter alle Gebühren und Abgaben, die die Unionseinrichtung nach Maßgabe der ihr übertragenen Aufgaben erheben darf, sowie etwaige andere Einnahmen;
b)
Einnahmen aus etwaigen Finanzbeiträgen der Aufnahmemitgliedstaaten;
c)
den von der Union gewährten Beitrag;
d)
Einnahmen zur Finanzierung bestimmter Ausgaben gemäß Artikel 23 Absatz 1;
e)
die Ausgaben der Unionseinrichtung, einschließlich der Verwaltungsausgaben.
(2) Einnahmen aus Gebühren und Abgaben können nur ausnahmsweise in hinreichend begründeten und im Gründungsakt vorgesehenen Fällen zweckgebunden werden.
(3) Wenn ein oder mehrere Gründungsakte vorsehen, dass klar definierte Aufgaben getrennt finanziert werden, oder wenn die Unionseinrichtung Aufgaben ausführt, mit denen sie im Wege einer Übertragungsvereinbarung betraut wurde, führt sie für die jeweiligen Einnahmen- und Ausgabenvorgänge getrennte Konten. Die Unionseinrichtung weist jede Aufgabengruppe in ihrem Personalplan, der in dem in Artikel 32 genannten jährlichen und mehrjährigen Programmplanungsdokument enthalten ist, klar und deutlich aus.
Artikel 7
Ad-hoc-Finanzhilfen
(1) Unionseinrichtungen dürfen keine Ad-hoc-Finanzhilfen aus dem Haushalt erhalten, es sei denn, dies ist nach dem Gründungsakt zulässig und im Basisrechtsakt ausdrücklich vorgesehen.
(2) Ist es der Unionseinrichtung gestattet, Ad-hoc-Finanzhilfen entgegenzunehmen, werden die mithilfe dieser Finanzhilfen finanzierten Aufgaben im Jahresarbeitsprogramm gemäß Artikel 32 Absatz 3 aufgeführt.
Artikel 8
Übertragungsvereinbarungen
(1) Der Unionseinrichtung werden von der Kommission keine Haushaltsvollzugsaufgaben übertragen, es sei denn, dies ist aufgrund der besonderen Art der Maßnahme und der spezifischen Sachkenntnis der Unionseinrichtung hinreichend gerechtfertigt.
(2) Bei der Wahl der Unionseinrichtung wird folgenden Aspekten gebührend Rechnung getragen:
a)
der Kostenwirksamkeit einer Übertragung der betreffenden Aufgaben;
b)
den Auswirkungen auf die Governance-Struktur der Einrichtung und auf ihre finanziellen und personellen Ressourcen.
(3) Wenn die Kommission der Unionseinrichtung ausnahmsweise Aufgaben überträgt,
a)
gilt für die Unionseinrichtung in Bezug auf die für diese Aufgaben zugewiesenen Mittel Artikel 60 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und finden die Artikel 108 und 109 der vorliegenden Verordnung keine Anwendung;
b)
sollten die übertragenen Aufgaben - ausschließlich zu Informationszwecken - in dem gemäß Artikel 32 Absatz 3 aufgestellten Jahresarbeitsprogramm der Unionseinrichtung aufgeführt werden.
(4) Unbeschadet des Absatzes 2 konsultiert der Anweisungsbefugte vor Unterzeichnung der Übertragungsvereinbarung den Verwaltungsrat.
Artikel 9
Besondere Bestimmungen zu den Grundsätzen der Einheit und der Haushaltswahrheit
(1) Einnahmen können nur angenommen und Ausgaben nur getätigt werden, wenn sie bei einer Haushaltslinie des Haushaltsplans der Unionseinrichtung veranschlagt sind.
(2) Ausgaben dürfen nur im Rahmen der im Haushaltsplan der Unionseinrichtung bewilligten Mittel gebunden und angeordnet werden.
(3) In den Haushaltsplan der Unionseinrichtung können nur Mittel eingesetzt werden, die einer als erforderlich erachteten Ausgabe entsprechen.
(4) Zinserträge aus Vorfinanzierungsbeträgen, die aus dem Haushaltsplan der Unioneinrichtung gezahlt wurden, fließen nicht in den Haushalt der Unionseinrichtung ein.
KAPITEL 2
Grundsatz der Jährlichkeit
Artikel 10
Definition
Die im Haushaltsplan der Unionseinrichtung ausgewiesenen Mittel werden für ein Haushaltsjahr bewilligt; das Haushaltsjahr beginnt am 1. Januar und endet am 31. Dezember.
Artikel 11
Art der Mittel
(1) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung umfasst nichtgetrennte Mittel und, wenn der operationelle Bedarf dies rechtfertigt, getrennte Mittel. Getrennte Mittel setzen sich aus Mitteln für Verpflichtungen und Mitteln für Zahlungen zusammen.
(2) Die Mittel für Verpflichtungen decken die Gesamtkosten der im Laufe des Haushaltsjahres eingegangenen rechtlichen Verpflichtungen.
(3) Die Mittel für Zahlungen decken die Ausgaben zur Erfüllung der im Laufe des Haushaltsjahres oder in vorhergehenden Haushaltsjahren eingegangenen rechtlichen Verpflichtungen.
Artikel 12
Rechnungsführung für Einnahmen und Ausgabemittel
(1) Die Einnahmen der Unionseinrichtung gemäß Artikel 6 werden auf der Grundlage der im Laufe des Haushaltsjahres vereinnahmten Beträge für dieses Haushaltsjahr ausgewiesen.
(2) Die Einnahmen der Unionseinrichtung generieren Mittel für Zahlungen in gleicher Höhe.
(3) Die für ein Haushaltsjahr bewilligten Mittel dürfen nur zur Bestreitung von in diesem Haushaltsjahr gebundenen und getätigten Ausgaben und zur Abwicklung von Mittelbindungen vorhergehender Haushaltsjahre verwendet werden.
(4) Mittel für Verpflichtungen werden auf der Grundlage der bis zum 31. Dezember eingegangenen rechtlichen Verpflichtungen verbucht.
(5) Mittel für Zahlungen werden auf der Grundlage der Zahlungen, die der Rechnungsführer bis zum 31. Dezember des betreffenden Jahres getätigt hat, für dieses Haushaltsjahr verbucht.
Artikel 13
Mittelbindung
Die im Haushaltsplan der Unionseinrichtung veranschlagten Mittel können nach dem endgültigen Erlass des Haushaltsplans der Unionseinrichtung mit Wirkung vom 1. Januar gebunden werden.
Artikel 14
Verfall und Übertragung von Mitteln
(1) Mittel, die am Ende des Haushaltsjahres, für das sie in den Haushaltsplan eingestellt wurden, nicht in Anspruch genommen worden sind, verfallen. Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss kann jedoch gemäß den Absätzen 3 und 4 diese nicht in Anspruch genommenen Mittel durch einen Beschluss, der spätestens am 15. Februar ergehen muss, übertragen, aber nur auf das nächste Haushaltsjahr, oder sie können gemäß Absatz 5 automatisch übertragen werden.
(2) Mittel für Personalausgaben können nicht übertragen werden.
(3) Von den Mitteln für Verpflichtungen der getrennten Mittel und den bei Ende des Haushaltsjahres noch nicht gebundenen nichtgetrennten Mittel können übertragen werden:
a)
Beträge, die Mitteln für Verpflichtungen entsprechen;
b)
Beträge, die nichtgetrennten Mitteln im Zusammenhang mit Immobilienprojekten entsprechen, wenn die meisten der der Mittelbindung vorausgehenden Verfahrensstufen am 31. Dezember abgeschlossen sind. Die der Mittelbindung vorausgehende Verfahrensstufe wird in den Durchführungsbestimmungen zur Finanzregelung jeder Unionseinrichtung erläutert.
Diese Beträge können bis zum 31. März und im Fall von Beträgen, die sich auf Immobilienprojekte beziehen, bis zum 31. Dezember des folgenden Haushaltsjahres gebunden werden.
(4) Von den Mitteln für Zahlungen können die Beträge übertragen werden, die zur Abwicklung bestehender Mittelbindungen erforderlich sind oder aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen Mitteln für Verpflichtungen entsprechen, wenn die bei den betreffenden Haushaltslinien des folgenden Haushaltsjahres veranschlagten Zahlungen nicht ausreichen, um den Bedarf zu decken.
Die betreffende Unionseinrichtung nimmt zunächst die für das laufende Haushaltsjahr bewilligten Mittel in Anspruch und greift erst nach Ausschöpfung dieser Mittel auf die übertragenen Mittel zurück.
(5) Nichtgetrennte Mittel, die bis zum Ende des Haushaltsjahres ordnungsgemäß eingegangenen Verpflichtungen entsprechen, werden automatisch ausschließlich auf das folgende Haushaltsjahr übertragen.
(6) Übertragene Mittel, die bis zum 31. März des Jahres n + 1 nicht gebunden wurden, werden automatisch in Abgang gestellt und entsprechend verbucht.
Artikel 15
Übertragung von zweckgebundenen Einnahmen
Für die Übertragung der zweckgebundenen Einnahmen gemäß Artikel 23 und der diesen entsprechenden Ausgabemittel, die am 31. Dezember nicht verwendet waren und verfügbar sind, gelten folgende Vorschriften:
a)
Externe zweckgebundene Einnahmen werden automatisch übertragen und können spätestens bis zum Abschluss aller Tätigkeiten eines Programms oder einer Maßnahme, für das bzw. die sie bestimmt sind, verwendet werden. Externe zweckgebundene Einnahmen aus dem letzten Jahr der Programm- oder Maßnahmenlaufzeit können im ersten Jahr der Laufzeit des nachfolgenden Programms bzw. der nachfolgenden Maßnahme verwendet werden.
b)
Interne zweckgebundene Einnahmen werden nur auf das unmittelbar folgende Jahr übertragen; eine Ausnahmeregelung gilt für interne zweckgebundene Einnahmen im Sinne des Artikels 23 Absatz 3 Buchstabe f, die automatisch übertragen werden.
Bis spätestens 1. Juni des Jahres n + 1 informiert die Unionseinrichtung die Kommission über die Verwendung der übertragenen zweckgebundenen Einnahmen.
Artikel 16
Aufhebung von Mittelbindungen
Mittel, die in einem Haushaltsjahr nach dem Haushaltsjahr freigegeben werden, in dem sie in den Haushaltsplan der Unionseinrichtung eingestellt wurden, weil die betreffende Maßnahme nicht oder nur teilweise ausgeführt wurde, werden in Abgang gestellt.
Artikel 17
Mittelbindung
(1) Die Ausgaben für den Dienstbetrieb können ab dem 15. Oktober eines jeden Jahres im Vorgriff zulasten der für das folgende Haushaltsjahr vorgesehenen Mittel gebunden werden. Diese Mittelbindungen dürfen jedoch ein Viertel der Dotation, die der Verwaltungsrat bei der betreffenden Haushaltslinie für das laufende Haushaltsjahr festgelegt hat, nicht überschreiten. Sie werden nicht für neue Ausgaben vorgenommen, die im letzten ordnungsgemäß festgestellten Haushaltsplan der Unionseinrichtung noch nicht grundsätzlich genehmigt worden sind.
(2) Ausgaben, die, wie Mietzahlungen, im Voraus zu leisten sind, können ab dem 1. Dezember zulasten der für das folgende Haushaltsjahr bewilligten Mittel vorgenommen werden. In diesem Fall ist die in Absatz 1 vorgesehene Obergrenze nicht anwendbar.
Artikel 18
Verzug beim Erlass des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
(1) Ist zu Beginn eines Haushaltsjahres der Haushaltsplan der Unionseinrichtung noch nicht endgültig erlassen, so gelten die in den Absätzen 2 bis 6 genannten Bestimmungen.
(2) Mittelbindungen und Zahlungen können innerhalb der Grenzen nach Absatz 3 vorgenommen werden.
(3) Je Kapitel können Mittelbindungen in Höhe von bis zu einem Viertel der Gesamtsumme der für das vorhergehende Haushaltsjahr unter dem betreffenden Kapitel bewilligten Mittel zuzüglich eines Zwölftels je abgelaufenen Monat vorgenommen werden.
Die Obergrenze der Mittelansätze des Voranschlags der Einnahmen und Ausgaben darf nicht überschritten werden.
Je Kapitel können monatlich Zahlungen in Höhe von höchstens einem Zwölftel der für das vorhergehende Haushaltsjahr unter dem betreffenden Kapitel bewilligten Mittel vorgenommen werden. Dieser Betrag darf jedoch nicht ein Zwölftel der für das gleiche Kapitel im Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben vorgesehenen Mittel überschreiten.
(4) Als für das vorhergehende Haushaltsjahr unter dem betreffenden Kapitel bewilligte Mittel im Sinne der Absätze 2 und 3 gelten die im Haushaltsplan der Unionseinrichtung, einschließlich etwaiger Berichtigungshaushaltspläne, festgestellten Mittel nach Anpassung aufgrund von Übertragungen während jenes Haushaltjahres.
(5) Auf Antrag des Direktors kann der Verwaltungsrat im Interesse der Kontinuität der Tätigkeit der Unionseinrichtung und nach Maßgabe der Erfordernisse der Haushaltsführung zusätzlich zu den nach den Absätzen 2 und 3 automatisch eingesetzten Mitteln sowohl Mittel für Verpflichtungen als auch Mittel für Zahlungen über ein vorläufiges Zwölftel hinaus bewilligen, wobei die Bewilligung von mehr als vier vorläufigen Zwölfteln nur in hinreichend begründeten Fällen gestattet ist.
Die zusätzlichen Zwölftel werden als Ganzes bewilligt und sind nicht aufteilbar.
(6) Können bei einem bestimmten Kapitel die Ausgaben, die zur Aufrechterhaltung der Tätigkeit der Unionseinrichtung auf dem unter das betreffende Kapitel fallenden Gebiet erforderlich sind, nicht durch die Genehmigung von vier vorläufigen Zwölfteln gemäß Absatz 5 gedeckt werden, so kann ausnahmsweise eine Überschreitung des Betrags genehmigt werden, der im Haushaltsplan der Unionseinrichtung im vorhergehenden Haushaltsjahr im entsprechenden Kapitel veranschlagt war. Der Verwaltungsrat beschließt gemäß den in Absatz 5 vorgesehenen Verfahren. Allerdings darf die Gesamtsumme der in den vorhergehenden Haushaltsplan der Unionseinrichtung eingesetzten Mittel bzw. der im vorgeschlagenen Entwurf des Haushaltsplans der Unionseinrichtung vorgesehenen Mittel auf keinen Fall überschritten werden.
KAPITEL 3
Grundsatz des Haushaltsausgleichs
Artikel 19
Definition und Anwendungsbereich
(1) Einnahmen und Mittel für Zahlungen sind auszugleichen.
(2) Die Mittel für Verpflichtungen dürfen den Beitrag der Union, zuzüglich der eigenen Einnahmen sowie etwaiger anderer Einnahmen im Sinne von Artikel 6, nicht überschreiten.
(3) Bei Unionseinrichtungen, deren Einnahmen - zusätzlich zum Beitrag der Union - aus Gebühren und Abgaben bestehen, sollten die Gebühren so festgesetzt werden, dass sich im Jahresverlauf kein größerer Überschuss ergibt. Sollte wiederholt ein deutlich positives oder negatives Haushaltsergebnis im Sinne von Artikel 97 erzielt werden, wird die Höhe der Gebühren und Abgaben überprüft.
(4) Die Unionseinrichtung kann keine Darlehen im Rahmen ihres Haushaltplans aufnehmen.
(5) Der Beitrag der Union zugunsten der Unionseinrichtung hat eine Ausgleichsfunktion für den Haushaltplan der Unionseinrichtung und kann in mehreren Zahlungen geleistet werden.
(6) Die Unionseinrichtung betreibt eine rigorose Kassenmittelbewirtschaftung unter gebührender Berücksichtigung der zweckgebundenen Einnahmen, um sicherzustellen, dass ihre Kassenbestände auf einen ordnungsgemäß begründeten Bedarf beschränkt werden. Mit ihren Zahlungsanträgen legt sie ausführliche und aktualisierte Schätzungen ihres realen Kassenbedarfs im Jahresverlauf sowie Informationen zu den zweckgebundenen Einnahmen vor.
Artikel 20
Ergebnis eines Haushaltsjahres
(1) Ist das Haushaltsergebnis im Sinne von Artikel 97 positiv, ist der Überschuss bis zur Höhe des im betreffenden Jahr geleisteten Beitrags an die Kommission zurückzuzahlen. Der Teil des Haushaltsergebnisses, der den im Laufe des Jahres gezahlten Beitrag der Union übersteigt, wird im Haushaltsplan der Unionseinrichtung für das folgende Haushaltsjahr als Einnahme verbucht.
Unterabsatz 1 gilt auch dann, wenn die Einnahmen der Unionseinrichtung - zusätzlich zum Beitrag der Union - aus Gebühren und Abgaben bestehen.
Die Differenz zwischen dem im Haushaltsplan ausgewiesenen Beitrag und dem der Unionseinrichtung tatsächlich gezahlten Beitrag wird in Abgang gestellt.
Zur Vervollständigung der bereits vorliegenden Informationen über das Haushaltsergebnis des Jahres n-2 legt die Unionseinrichtung bis spätestens 31. Januar des Jahres n eine Schätzung des Haushaltsergebnisses des Jahres n-1 vor, das zu einem späteren Zeitpunkt des Jahres n an den Haushalt zurückfließen muss. Diese Informationen werden von der Kommission bei der Ermittlung des Finanzbedarfs der Unionseinrichtung für das Jahr n + 1 gebührend berücksichtigt.
(2) In Ausnahmefällen, in denen der Gründungsakt vorsieht, dass Einnahmen aus Gebühren und Abgaben bestimmten Ausgaben zugewiesen werden, kann die Unionseinrichtung den Saldo der Gebühren und Abgaben als zweckgebundene Einnahmen für Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienste, für die die Gebühren zu entrichten sind, übertragen.
(3) Ist das Haushaltsergebnis im Sinne von Artikel 97 negativ, wird es in den Haushaltsplan der Unionseinrichtung für das folgende Haushaltsjahr als Mittel für Zahlungen eingestellt oder gegebenenfalls mit einem positiven Haushaltsergebnis der Unionseinrichtung in den folgenden Haushaltsjahren verrechnet.
(4) Die Einnahmen oder Mittel für Zahlungen werden im Haushaltsverfahren im Wege eines Berichtigungsschreibens gemäß Artikel 39 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 oder - wenn dies im Laufe der Durchführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung geschieht - durch einen Berichtigungshaushaltsplan in den Haushaltsplan der Unionseinrichtung eingestellt.
KAPITEL 4
Grundsatz der Rechnungseinheit
Artikel 21
Verwendung des Euro
Die Aufstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung sowie der Haushaltsvollzug und die Rechnungslegung erfolgen in Euro. Für die Kassenführung dürfen der Rechnungsführer und - bei den Zahlstellen - der Zahlstellenverwalter nach Maßgabe der Finanzregelung der jeweiligen Unionseinrichtung Transaktionen in anderen Währungen vornehmen.
KAPITEL 5
Grundsatz der Gesamtdeckung
Artikel 22
Definition und Anwendungsbereich
Unbeschadet des Artikels 23 dienen alle Einnahmen zur Deckung der gesamten Mittel für Zahlungen. Unbeschadet des Artikels 25 werden die Einnahmen und Ausgaben nach dem Bruttoprinzip ausgewiesen.
Artikel 23
Zweckgebundene Einnahmen
(1) Externe und interne zweckgebundene Einnahmen werden bestimmten Ausgaben zugewiesen.
(2) Externe zweckgebundene Einnahmen umfassen
a)
Finanzbeiträge der Mitgliedstaaten und Drittländer, jeweils einschließlich ihrer staatlichen Einrichtungen, sowie Finanzbeiträge von Organisationen oder natürlichen Personen zu bestimmten Tätigkeiten von Unionseinrichtungen, soweit dies in der zwischen der Unionseinrichtung und den betreffenden Mitgliedstaaten, Drittländern, staatlichen Einrichtungen, Organisationen oder natürlichen Personen geschlossenen Vereinbarung vorgesehen ist;
b)
zweckbestimmte Einnahmen, beispielsweise aus Stiftungen, Zuschüssen, Schenkungen und Vermächtnissen;
c)
nicht unter Buchstabe a fallende Finanzbeiträge von Drittländern oder verschiedenen Organisationen, die ihren Sitz nicht in der Union haben, für Tätigkeiten von Unionseinrichtungen;
-
Einnahmen aus Ad-hoc-Finanzhilfen gemäß Artikel 7;
-
Einnahmen aus Übertragungsvereinbarungen gemäß Artikel 8;
d)
interne zweckgebundene Einnahmen gemäß Absatz 3, insofern als sie Nebeneinnahmen der sonstigen unter den Buchstaben a bis c dieses Absatzes genannten Einnahmen sind;
e)
Einnahmen aus Gebühren und Abgaben gemäß Artikel 6 Absatz 2.
(3) Interne zweckgebundene Einnahmen umfassen
a)
Einnahmen aus Zahlungen Dritter für Lieferungen, Dienstleistungen oder in ihrem Auftrag durchgeführte Arbeiten, ausgenommen Gebühren und Abgaben im Sinne von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a;
b)
Einnahmen aus dem Verkauf von Kraftfahrzeugen, Ausrüstung, Anlagen und Werkstoffen sowie von Geräten für wissenschaftliche und technische Zwecke, die ersetzt oder ausgesondert werden, wenn ihr Bilanzwert völlig abgeschrieben ist;
c)
Einnahmen aus der Erstattung rechtsgrundlos gezahlter Beträge gemäß Artikel 62;
d)
Einnahmen aus Lieferungen, Dienstleistungen und Arbeiten für Organe der Union oder andere Unionseinrichtungen;
e)
Einnahmen aus Versicherungsleistungen;
f)
Einnahmen aus Vermietungen;
g)
Einnahmen aus Veröffentlichungen und Filmen, auch in elektronischer Form;
h)
Einnahmen aus der nachträglichen Erstattung von Steuern gemäß Artikel 25 Absatz 3 Buchstabe b.
(4) Unbeschadet von Artikel 23 Absatz 2 Buchstabe e können bestimmte Einnahmen im einschlägigen Gründungsakt bestimmten Ausgaben zugewiesen werden. Sofern der einschlägige Gründungsakt nichts anderes bestimmt, gelten diese Einnahmen als interne zweckgebundene Einnahmen.
(5) Die Gesamtheit der Einnahmen im Sinne von Absatz 2 Buchstaben a bis c und Absatz 3 Buchstaben a und d muss die Gesamtheit der direkten und indirekten Ausgaben im Zusammenhang mit der betreffenden Tätigkeit oder dem betreffenden Zweck decken.
(6) Für die externen und internen zweckgebundenen Einnahmen werden im Haushaltsplan der Unionseinrichtung entsprechende Linien mit - soweit möglich - den entsprechenden Beträgen eingerichtet.
In den Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben können nur zweckgebundene Einnahmen aufgenommen werden, die zum Zeitpunkt der Erstellung des Voranschlags als gesichert gelten.
Artikel 24
Zuwendungen
(1) Der Direktor kann Zuwendungen zugunsten der Unionseinrichtung annehmen, beispielsweise Stiftungen, Zuschüsse, Schenkungen und Vermächtnisse.
(2) Die Annahme von Zuwendungen, die zu Aufwendungen führen könnten, bedarf der vorherigen Genehmigung durch den Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - den Exekutivausschuss, der binnen zwei Monaten, gerechnet ab dem Datum, an dem ihm der Antrag vorgelegt wird, eine Entscheidung trifft. Wenn der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss innerhalb dieses Zeitraums keine Entscheidung trifft, gilt die Zuwendung als angenommen.
Artikel 25
Saldierungen und Wechselkursdifferenzen
(1) Von Zahlungsanträgen können folgende Beträge abgezogen werden, die dann netto saldiert werden:
a)
Auftragnehmern oder Begünstigten auferlegte Sanktionen;
b)
Nachlässe, Rückvergütungen und Rabatte zu einzelnen Rechnungen und Kostenaufstellungen;
c)
Anpassungen aufgrund rechtsgrundlos gezahlter Beträge.
Die in Unterabsatz 1 Buchstabe c erwähnten Anpassungen können mittels eines direkten Abzugs von einer neuen Zwischenzahlung bzw. der Zahlung des Restbetrags zugunsten desselben Begünstigten aus Mitteln des Kapitels, Artikels und Haushaltsjahres, in denen der zu viel gezahlte Betrag ausgewiesen wurde, vorgenommen werden.
Für die in Unterabsatz 1 Buchstabe c genannten Abzüge gelten die Rechnungsführungsvorschriften der Union.
(2) Die Kosten der Lieferungen und Leistungen für die Unioneinrichtung, in denen Steuern enthalten sind, die von den Mitgliedstaaten aufgrund des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union erstattet werden, werden im Haushaltsplan der Unionseinrichtung mit dem Betrag ohne Steuern verbucht, soweit das Protokoll auf die Unionseinrichtung Anwendung findet.
(3) Die Kosten der Lieferungen und Leistungen für die Unionseinrichtung, in denen Steuern enthalten sind, die von Drittländern aufgrund einschlägiger Vereinbarungen erstattet werden, können im Haushalt der Unionseinrichtung wie folgt verbucht werden:
a)
mit ihrem Betrag ohne Steuern;
b)
mit ihrem Betrag einschließlich Steuern. In diesem Fall ist eine nachträgliche Steuererstattung als interne zweckgebundene Einnahme zu behandeln.
(4) Eventuelle nationale Steuerlasten, die der Unionseinrichtung in Anwendung der Absätze 2 und 3 vorübergehend entstehen, werden bis zu ihrer Erstattung durch die betreffenden Staaten auf einem Verwahrkonto verbucht.
(5) Ein negatives Haushaltsergebnis wird im Haushalt der Unionseinrichtung als Ausgabe verbucht.
(6) Beim Vollzug des Haushalts der Unionseinrichtung verzeichnete Wechselkursdifferenzen können miteinander verrechnet werden. Das positive oder negative Ergebnis dieser Verrechnung fließt in das Haushaltsergebnis des Haushaltsjahres ein.
KAPITEL 6
Grundsatz der Spezialität
Artikel 26
Allgemeine Bestimmungen
Die Mittel werden nach Titeln und Kapiteln sachlich gegliedert. Die Kapitel sind weiter in Artikel und Posten untergliedert.
Artikel 27
Mittelübertragungen
(1) Der Direktor kann Mittelübertragungen vornehmen:
a)
von Titel zu Titel bis zu höchstens 10 % der Mittel, die für das betreffende Haushaltsjahr bei der Linie eingesetzt sind, zu deren Lasten die Mittelübertragung vorgenommen wird;
b)
von Kapitel zu Kapitel und von Artikel zu Artikel ohne Begrenzung.
(2) Bei Beträgen, die die in Absatz 1 genannte Obergrenze übersteigen, kann der Direktor dem Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - dem Exekutivausschuss eine Mittelübertragung von einem Titel auf einen anderen Titel vorschlagen. Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss verfügt über eine Frist von drei Wochen, um Einwände gegen solche Mittelübertragungen zu erheben. Nach Ablauf dieser Frist gelten sie als genehmigt.
(3) Den Vorschlägen für Mittelübertragungen und den Mittelübertragungen gemäß den Absätzen 1 und 2 sind sachdienliche und ausführliche Unterlagen beizufügen, die sowohl in Bezug auf die aufzustockenden Haushaltslinien als auch in Bezug auf die Linien, bei denen die entsprechenden Mittel entnommen werden, Aufschluss über die bisherige Mittelverwendung und den voraussichtlichen Mittelbedarf bis zum Ende des Haushaltsjahres geben.
(4) Der Direktor unterrichtet den Verwaltungsrat so bald wie möglich über alle vorgenommenen Mittelübertragungen. Der Direktor unterrichtet das Europäische Parlament und den Rat über alle gemäß Absatz 2 vorgenommenen Mittelübertragungen.
Artikel 28
Besondere Bestimmungen für Mittelübertragungen
(1) Es dürfen nur diejenigen Haushaltslinien im Haushaltsplan der Unionseinrichtung im Wege der Übertragung mit Mitteln ausgestattet werden, die bereits dotiert sind oder bei denen der Vermerk „pro memoria“ eingesetzt ist.
(2) Mittel, die zweckgebundenen Einnahmen entsprechen, können nur insoweit übertragen werden, als sie ihre Zweckbindung behalten.
KAPITEL 7
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
Artikel 29
Grundsätze der Sparsamkeit, der Wirtschaftlichkeit und der Wirksamkeit/Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
(1) Die Mittel sind nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, d. h. im Einklang mit den Grundsätzen der Sparsamkeit, der Wirtschaftlichkeit und der Wirksamkeit, zu verwenden.
(2) Der Grundsatz der Sparsamkeit erfordert, dass die Ressourcen, die von der betreffenden Unionseinrichtung bei ihren Tätigkeiten eingesetzt werden, zum richtigen Zeitpunkt, in ausreichender Menge und angemessener Qualität sowie mit dem geringstmöglichen Kostenaufwand bereitgestellt werden.
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit betrifft die optimale Relation zwischen den eingesetzten Mitteln und den erzielten Ergebnissen.
Der Grundsatz der Wirksamkeit betrifft das Erreichen konkreter Ziele und Ergebnisse.
(3) Die Unionseinrichtung führt einen Leistungsvergleich gemäß Artikel 50 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 durch.
Der Leistungsvergleich umfasst Folgendes:
-
eine Überprüfung der Effizienz der horizontalen Dienste der Unionseinrichtung;
-
eine Kosten-Nutzen-Analyse für die gemeinsame Nutzung von Diensten oder ihre vollständige Übertragung auf eine andere Unionseinrichtung oder die Kommission.
Bei der Durchführung des Leistungsvergleichs gemäß den Unterabsätzen 1 und 2 trifft die Unionseinrichtung die erforderlichen Vorkehrungen, um Interessenkonflikte zu vermeiden.
(4) Für alle vom Haushaltsplan der Unionseinrichtung abgedeckten Tätigkeitsbereiche werden konkrete, messbare, erreichbare, sachgerechte und terminierte Ziele festgelegt. Die Erreichung dieser Ziele wird für jede einzelne Tätigkeit anhand von Leistungsindikatoren überwacht; die einschlägigen Informationen werden dem Verwaltungsrat vom Direktor zur Verfügung gestellt. Die Informationen werden jährlich übermittelt und sind spätestens in den Begleitdokumenten zum Entwurf des Haushaltsplans der Unionseinrichtung enthalten.
(5) Um die Beschlussfassung zu verbessern, nimmt die Unionseinrichtung gemäß den von der Kommission festgelegten Leitlinien Ex-ante- und Ex-post-Bewertungen vor. Diese Bewertungen werden bei allen Programmen und Tätigkeiten vorgenommen, die mit erheblichen Ausgaben verbunden sind; die Ergebnisse der Bewertung werden dem Verwaltungsrat übermittelt.
(6) Der Direktor erstellt einen Aktionsplan zur Weiterverfolgung der Schlussfolgerungen der gemäß Absatz 5 vorgenommenen Bewertungen und berichtet der Kommission zweimal jährlich und dem Verwaltungsrat regelmäßig über die Fortschritte.
(7) Der Verwaltungsrat prüft die Umsetzung des gemäß Absatz 6 erstellten Aktionsplans.
Artikel 30
Interne Kontrolle des Haushaltsvollzugs
(1) Der Haushalt der Unionseinrichtung wird unter Gewährleistung einer effizienten und wirksamen internen Kontrolle ausgeführt.
(2) Für die Zwecke der Ausführung des Haushalts der Unionseinrichtung ist die interne Kontrolle ein Prozess, der auf allen Ebenen der Verwaltung darauf gerichtet ist, eine hinreichende Gewähr dafür zu geben, dass Folgendes erreicht wird:
a)
Wirksamkeit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Vorgänge;
b)
eine zuverlässige Berichterstattung;
c)
die Sicherung der Vermögenswerte und der Informationen;
d)
die Prävention, Aufdeckung, Wiedergutmachung und Weiterverfolgung von Betrug und Unregelmäßigkeiten;
e)
eine angemessene Behandlung der Risiken im Zusammenhang mit der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge unter Berücksichtigung des Mehrjahrescharakters der Programme und der Art der betreffenden Zahlungen.
(3) Eine wirksame interne Kontrolle beruht auf bewährter internationaler Praxis und weist insbesondere folgende Merkmale auf:
a)
Aufgabentrennung;
b)
eine angemessene Risikomanagement- und Kontrollstrategie, die auch die Kontrolle bei den Empfängern vorsieht;
c)
Vermeidung von Interessenkonflikten;
d)
angemessene Prüfpfade und Integrität der gespeicherten Daten;
e)
Verfahren zur Leistungsüberwachung und für Folgemaßnahmen in Bezug auf festgestellte Mängel und Ausnahmen bei der internen Kontrolle;
f)
regelmäßige Prüfung des Systems der internen Kontrolle auf seine reibungslose Funktionsweise.
(4) Eine effiziente interne Kontrolle umfasst Folgendes:
a)
Umsetzung einer angemessenen Risikomanagement- und Kontrollstrategie, die mit allen maßgeblichen Akteuren der Kontrollkette abgestimmt wird;
b)
Zugänglichkeit der Kontrollergebnisse für alle maßgeblichen Akteure der Kontrollkette;
c)
gegebenenfalls Heranziehen von Bestätigungsvermerken unabhängiger Prüfstellen, sofern die zugrunde liegenden Arbeiten von angemessener und annehmbarer Qualität sind und nach vereinbarten Standards durchgeführt wurden;
d)
rechtzeitige Korrekturmaßnahmen und erforderlichenfalls Verhängung abschreckender Sanktionen;
e)
Vermeidung von Mehrfachkontrollen;
f)
Verbesserung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses der Kontrollen.
KAPITEL 8
Grundsatz der Transparenz
Artikel 31
Veröffentlichung von Jahresrechnungen, Haushaltsplänen und Berichten
(1) Für die Aufstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung, den Haushaltsvollzug und die Rechnungslegung gilt der Grundsatz der Transparenz.
(2) Ein zusammenfassender Überblick über den Haushaltsplan der Unionseinrichtung und etwaige Berichtigungshaushaltspläne wird binnen drei Monaten nach Verabschiedung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
Der zusammenfassende Überblick gibt Aufschluss über die fünf Haupteinnahmelinien des Haushaltsplans der Unionseinrichtung, die fünf Hauptausgabelinien des Verwaltungs- und des operativen Teils des Haushaltsplans, den Stellenplan und die voraussichtliche Zahl der Vertragsbediensteten (in Vollzeitäquivalenten), für die Mittel veranschlagt sind, und der abgeordneten nationalen Sachverständigen. Er enthält auch die Zahlen für das Vorjahr.
(3) Die endgültig festgestellte Fassung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung einschließlich des Stellenplans und der Berichtigungshaushaltspläne sowie der Angaben zur Zahl der Vertragsbediensteten (in Vollzeitäquivalenten), für die Mittel veranschlagt sind, und der abgeordneten nationalen Sachverständigen werden binnen vier Wochen nach Feststellung dem Europäischen Parlament und dem Rat, dem Rechnungshof und der Kommission informationshalber übermittelt und auf der Internetseite der jeweiligen Unionseinrichtung veröffentlicht.
(4) Die Unioneinrichtung veröffentlicht auf ihrer Internetseite spätestens am 30. Juni des folgenden Haushaltsjahres nach einem einheitlichen Muster Informationen über die Empfänger ihrer Haushaltsmittel, einschließlich der gemäß Artikel 89 verpflichteten Sachverständigen, nach Maßgabe von Artikel 21 Absätze 2, 3 und 4 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 der Kommission (7). Die veröffentlichten Informationen sind leicht zugänglich, transparent und umfassend. Bei der Bereitstellung der Informationen sind die einschlägigen Vertraulichkeitserfordernisse, insbesondere der Schutz personenbezogener Daten gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001, sowie die einschlägigen Sicherheitsanforderungen zu beachten.
TITEL III
AUFSTELLUNG UND GLIEDERUNG DES HAUSHALTSPLANS
KAPITEL 1
Aufstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Artikel 32
Jährliche und mehrjährige Programmplanung
(1) Die Unionseinrichtung arbeitet unter Berücksichtigung der von der Kommission festgelegten Leitlinien ein Programmplanungsdokument aus, das die mehrjährige und die jährliche Programmplanung umfasst.
(2) Das mehrjährige Programm enthält
-
die strategische Gesamtplanung mit Zielen, erwarteten Ergebnissen und Leistungsindikatoren;
-
die Ressourcenplanung mit einem mehrjährigen Finanz- und Personalplan.
Die Ressourcenplanung enthält für die Berichterstattung aufbereitete qualitative und quantitative Informationen zu den Personal- und Finanzmitteln, insbesondere
-
für die Jahre n-1 und n Angaben zur Zahl der Beamten, Zeitbediensteten und Vertragsbediensteten im Sinne des Statuts sowie der abgeordneten nationalen Sachverständigen;
-
für das Jahr n-1 eine Schätzung der Einnahmen- und Ausgabenvorgänge im Sinne von Artikel 97 sowie Angaben zu den der Unionseinrichtung vom Aufnahmemitgliedstaat gewährten Sachleistungen;
-
für das Jahr n + 1 eine Schätzung der Zahl der Beamten, Zeitbediensteten und Vertragsbediensteten im Sinne des Statuts;
-
für die folgenden Jahre eine vorläufige Finanz- und Personalplanung.
Die Kommission übermittelt der Unionseinrichtung die Stellungahme ihrer zuständigen Dienststellen zum Entwurf der Personalplanung.
Trägt die Unionseinrichtung der Stellungnahme der Kommissionsdienststellen nicht in vollem Umfang Rechnung, liefert sie der Kommission hierfür eine hinreichende Begründung.
Die Ressourcenplanung wird jährlich aktualisiert. Die strategische Planung wird bei Bedarf aktualisiert, insbesondere um den Ergebnissen der im Gründungsakt vorgesehenen Gesamtbewertungen Rechnung zu tragen.
(3) Das Jahresarbeitsprogramm der Unionseinrichtung enthält detaillierte Ziele und Angaben zu den erwarteten Ergebnissen, einschließlich Leistungsindikatoren. Es enthält zudem eine Beschreibung der zu finanzierenden Maßnahme(n) sowie Angaben zur Höhe der für die einzelnen Maßnahmen vorgesehenen finanziellen und personellen Ressourcen. Das Jahresarbeitsprogramm steht mit dem mehrjährigen Programm nach Absatz 1 in Einklang.
Es wird klar angegeben, welche Aufgaben für die Unionseinrichtung im Vergleich zum Vorjahr hinzugekommen sind, geändert wurden oder weggefallen sind.
(4) Eine wesentliche Änderung des Jahresarbeitsprogramms wird nach demselben Verfahren wie das ursprüngliche Arbeitsprogramm selbst beschlossen - im Einklang mit den Bestimmungen des Gründungsakts und des Artikels 33 dieser Verordnung.
Der Verwaltungsrat, kann dem Anweisungsbefugten der Unionseinrichtung die Befugnis übertragen, nicht wesentliche Änderungen am Jahresarbeitsprogramm vorzunehmen.
Artikel 33
Aufstellung des Haushaltsplans
(1) Der Haushaltsplan wird im Einklang mit den Bestimmungen des Gründungsakts aufgestellt.
(2) Die Unionseinrichtung übermittelt der Kommission spätestens am 31. Januar jedes Jahres einen vorläufigen Voranschlag ihrer Einnahmen und Ausgaben sowie die den Schätzungen zugrunde liegenden Annahmen und Grundsätze.
(3) Im Einklang mit Artikel 37 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 übermittelt die Unionseinrichtung der Kommission, dem Europäischen Parlament und dem Rat jährlich einen Voranschlag ihrer Einnahmen und Ausgaben nach Maßgabe des Gründungsakts.
(4) Der Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben der Unionseinrichtung umfasst
a)
einen Stellenplan mit den im Rahmen der bewilligten Haushaltsmittel besetzbaren Dauer- und Zeitplanstellen, aufgeschlüsselt nach Laufbahngruppe und Besoldungsgruppe;
b)
bei Änderung des Personalbestands eine Begründung zu den angeforderten Stellen;
c)
eine vierteljährliche Vorausschätzung der Kassenaus- und -einzahlungen;
d)
Informationen zur Verwirklichung aller zuvor für die einzelnen Tätigkeitsbereiche festgelegten Ziele. Die Ergebnisse der Bewertungen werden geprüft und zum Nachweis der möglichen Vorteile einer Aufstockung oder Kürzung des vorgeschlagenen Haushaltsplans der Unionseinrichtung im Vergleich zu ihrem Haushalt für das Jahr n genutzt.
(5) Die Unionseinrichtung übermittelt der Kommission, dem Europäischen Parlament und dem Rat spätestens am 31. Januar jedes Jahres den Entwurf des Programmplanungsdokuments gemäß Artikel 32 und in der Folge alle aktualisierten Fassungen des Dokuments.
(6) Die Kommission übermittelt dem Europäischen Parlament und dem Rat im Rahmen des Verfahrens zur Genehmigung des Haushaltsplans den Voranschlag der Unionseinrichtung und unterbreitet einen Vorschlag zur Höhe des für die Unionseinrichtung zu zahlenden Beitrags sowie zu der für notwendig erachteten Personalausstattung. Sobald sie den Entwurf des Haushaltsplans erstellt hat, legt die Kommission den Entwurf eines Stellenplans für die Unionseinrichtungen sowie eine Schätzung der Zahl der Vertragsbediensteten und der abgeordneten nationalen Sachverständigen (in Vollzeitäquivalenten) vor und schlägt eine entsprechende Mittelausstattung vor.
(7) Das Europäische Parlament und der Rat verabschieden den Stellenplan der Unionseinrichtung sowie etwaige spätere Änderungen daran im Einklang mit Artikel 38 Absatz 1. Der Stellenplan wird in einem Anhang zu Einzelplan III - Kommission des Haushaltsplans veröffentlicht.
(8) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung und der Stellenplan werden gemeinsam mit dem Programmplanungsdokument nach Artikel 32 vom Verwaltungsrat beschlossen. Sie werden endgültig, sobald der Haushaltsplan erlassen ist, in dem die Höhe des Beitrags sowie der Stellenplan ausgewiesen sind; gegebenenfalls werden der Haushaltsplan und der Stellenplan der Unionseinrichtung entsprechend angepasst.
(9) Wenn sie einer Unionseinrichtung neue Aufgaben überträgt, übermittelt die Kommission - unbeschadet der Legislativverfahren zur Änderung des Gründungsakts - dem Europäischen Parlament und dem Rat die Informationen, die erforderlich sind, um die Auswirkungen der neuen Aufgaben auf die Ressourcen der Unionseinrichtung zu bewerten, damit erforderlichenfalls deren Finanzierung angepasst werden kann.
Artikel 34
Berichtigungshaushaltspläne
Jede Änderung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung, einschließlich des Stellenplans, ist Gegenstand eines Berichtigungshaushaltsplans, der nach demselben Verfahren wie der ursprüngliche Haushaltsplan der Unionseinrichtung verabschiedet wird - im Einklang mit den Bestimmungen des Gründungsakts und mit Artikel 33 dieser Verordnung.
KAPITEL 2
Gliederung und Darstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Artikel 35
Gliederung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung besteht aus einem Einnahmenplan und einem Ausgabenplan.
Artikel 36
Eingliederungsplan
Soweit die Art der Tätigkeit der Unionseinrichtung dies rechtfertigt, wird der Ausgabenplan nach einem nach Zweckbestimmung strukturierten Eingliederungsplan aufgestellt. In diesem Eingliederungsplan, der von der Unionseinrichtung festgelegt wird, wird klar zwischen Verwaltungsmitteln und operativen Mitteln unterschieden.
Artikel 37
Darstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Der Haushaltplan der Unionseinrichtung umfasst Folgendes:
1.
im Einnahmenplan:
a)
die geschätzten Einnahmen der Unionseinrichtung für das betreffende Haushaltsjahr („Jahr n“);
b)
die für das vorhergehende Haushaltsjahr veranschlagten Einnahmen und die Einnahmen des Jahres n-2;
c)
die Erläuterungen zu den einzelnen Einnahmelinien;
2.
im Ausgabenplan:
a)
die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen für das Jahr n;
b)
die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen für das vorhergehende Haushaltsjahr sowie die im Jahr n-2 gebundenen Ausgabemittel und die geleisteten Ausgaben, wobei letztere auch als prozentualer Anteil an den Haushaltsmitteln der Unionseinrichtung des Jahres n angegeben werden;
c)
eine Übersicht über die Fälligkeitspläne für die Zahlungen, die aufgrund von Mittelbindungen früherer Haushaltsjahre in den nächsten Haushaltsjahren anstehen;
d)
Erläuterungen zu den einzelnen Untergliederungen.
Artikel 38
Stellenpläne
(1) Im Stellenplan gemäß Artikel 33 wird neben der Stellenzahl für das betreffende Haushaltsjahr auch die für das vorhergehende Haushaltsjahr bewilligte Stellenzahl sowie die Zahl der tatsächlich besetzten Stellen angegeben. Er bildet eine strikt einzuhaltende Obergrenze für die Unionseinrichtung. Darüber hinausgehende Einstellungen sind nicht zulässig.
Der Verwaltungsrat kann jedoch Änderungen am Stellenplan in einem Umfang von bis zu 10 % der bewilligten Stellen mit Ausnahme der Besoldungsgruppen AD 16, AD 15, AD 14 und AD 13 vornehmen, und zwar unter der Voraussetzung, dass
a)
der einem vollen Haushaltsjahr entsprechende Umfang der Personalmittel nicht berührt wird;
b)
die Gesamtzahl der im Stellenplan bewilligten Stellen nicht überschritten wird;
c)
die Unionseinrichtung an einem Leistungsvergleich mit anderen Einrichtungen der Union im Rahmen des von der Kommission eingeleiteten Personal-Screenings teilgenommen hat.
(2) Abweichend von Absatz 1 Unterabsatz 2 können in Fällen, in denen die Anstellungsbehörde gemäß dem Statut Teilzeitarbeit genehmigt hat, zwecks Ausgleichs Einstellungen vorgenommen werden. Wenn ein Bediensteter beantragt, dass die Teilzeitgenehmigung vor Ablauf der bewilligten Frist zurückgezogen wird, trifft die Unionseinrichtung so rasch wie möglich die für die Einhaltung der Gesamtzahl gemäß Absatz 1 Unterabsatz 2 Buchstabe b gebotenen Maßnahmen.
TITEL IV
HAUSHALTSVOLLZUG DURCH DIE UNIONSEINRICHTUNG
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 39
Haushaltsvollzug nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
(1) Der Direktor übt die Funktion des Anweisungsbefugten aus. Er führt in eigener Verantwortung und im Rahmen der bewilligten Mittel die im Haushaltsplan vorgesehenen Einnahmen und Ausgaben gemäß der Finanzregelung der Unionseinrichtung und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung aus.
(2) Ungeachtet der Verpflichtungen des Anweisungsbefugten hinsichtlich der Bekämpfung und Aufdeckung von Betrug und Unregelmäßigkeiten nimmt die Unionseinrichtung an den Betrugsbekämpfungsmaßnahmen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung teil.
Artikel 40
Übertragung von Haushaltsvollzugsbefugnissen
(1) Der Direktor kann Haushaltsvollzugsbefugnisse gemäß den Bedingungen, die in der vom Verwaltungsrat beschlossenen Finanzregelung festgelegt sind, an dem Statut unterliegende Bedienstete der Unionseinrichtung übertragen. Die derart Bevollmächtigten dürfen nur im Rahmen der ihnen ausdrücklich übertragenen Befugnisse tätig werden.
(2) Die Bevollmächtigten können die ihnen übertragenen Befugnisse nach Maßgabe der in Artikel 114 genannten Durchführungsbestimmungen zu dieser Verordnung weiterübertragen. Jede Weiterübertragung von Befugnissen bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Direktors.
Artikel 41
Interessenkonflikte
(1) Finanzakteure im Sinne von Kapitel 2 dieses Titels und sonstige Personen, die in den Bereichen Haushaltsvollzug und Finanzmanagement - einschließlich als Vorbereitung hierzu dienender Handlungen -, Rechnungsprüfung und Kontrolle Aufgaben wahrnehmen, müssen jede Handlung unterlassen, durch die eigene Interessen mit denen der Unionseinrichtung in Konflikt geraten könnten.
Besteht ein solches Risiko, hat der betreffende Handlungsträger von dieser Handlung abzusehen und die zuständige Stelle zu befassen, die schriftlich bestätigt, ob ein Interessenkonflikt vorliegt. Liegt ein Interessenkonflikt vor, stellt der betreffende Handlungsträger alle seine Tätigkeiten in der Angelegenheit ein. Die zuständige Stelle trifft etwaige weitere geeignete Maßnahmen.
(2) Ein Interessenkonflikt im Sinne von Absatz 1 besteht dann, wenn ein Finanzakteur oder eine sonstige Person nach Absatz 1 aus Gründen der familiären oder privaten Verbundenheit, der politischen Übereinstimmung oder der nationalen Zugehörigkeit, des wirtschaftlichen Interesses oder aus anderen Gründen, die auf einer Gemeinsamkeit der Interessen mit dem Begünstigten beruhen, seine bzw. ihre Aufgaben nicht unparteiisch und objektiv wahrnehmen kann.
(3) Die in Absatz 1 genannte zuständige Stelle ist der unmittelbare Dienstvorgesetzte des betreffenden Bediensteten. Handelt es sich bei dem Bediensteten um den Direktor, ist die zuständige Stelle der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss.
(4) Die Unionseinrichtung legt Vorschriften zur Vermeidung von und zum Umgang mit Interessenkonflikten fest.
Artikel 42
Art des Haushaltsvollzugs der Unionseinrichtung
(1) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung wird vom Direktor in den ihm unterstehenden Dienststellen ausgeführt.
(2) Soweit es sich als unerlässlich erweist, können externen privatrechtlichen Stellen oder Einrichtungen vertraglich Aufgaben übertragen werden, die im Bereich der technischen Beratung und der Verwaltung angesiedelt oder aber vorbereitender oder untergeordneter Art sind und weder die Ausübung hoheitlicher Befugnisse noch die Ausübung einer Ermessensbefugnis beinhalten.
KAPITEL 2
Finanzakteure
Abschnitt 1
Grundsatz der Aufgabentrennung
Artikel 43
Aufgabentrennung
Anweisungsbefugnis und Rechnungsführung sind getrennte Funktionen und schließen einander aus.
Abschnitt 2
Der Anweisungsbefugte
Artikel 44
Befugnisse und Aufgaben des Anweisungsbefugten
(1) Dem Anweisungsbefugten obliegt es, die Einnahmen und Ausgaben nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung auszuführen sowie deren Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit zu gewährleisten.
(2) Für die Zwecke des Absatzes 1 führt der Anweisungsbefugte im Einklang mit den Mindeststandards, die der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss auf der Grundlage entsprechender von der Kommission für ihre eigenen Dienststellen festgelegter Vorschriften und unter Beachtung der mit dem Verwaltungsumfeld und der Art der finanzierten Maßnahme verbundenen Risiken die Organisationsstruktur sowie die internen Kontrollsysteme ein, die für die Ausführung der Aufgaben des Anweisungsbefugten geeignet sind.
Die Einrichtung dieser Struktur und dieser Systeme erfolgt auf der Grundlage einer umfassenden Risikoanalyse, in der der Kostenwirksamkeit der Struktur und der Systeme Rechnung getragen wird.
Der Anweisungsbefugte kann in seinen Dienststellen eine Gutachter- und Beratungsfunktion einrichten, die ihn bei der Risikokontrolle im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit unterstützt.
(3) Zur Ausführung der Ausgaben nimmt der Anweisungsbefugte Mittelbindungen vor, geht rechtliche Verpflichtungen ein, stellt Ausgaben fest, erteilt die entsprechenden Auszahlungsanordnungen und vollzieht die vor der Mittelausführung erforderlichen Handlungen.
(4) Die Ausführung der Einnahmen umfasst die Erstellung der Forderungsvorausschätzungen, die Feststellung der Forderungen und die Erteilung der Einziehungsanordnungen. Außerdem umfasst sie gegebenenfalls den Verzicht auf festgestellte Forderungen.
(5) Der Anweisungsbefugte bewahrt die Nachweise zu den abgewickelten Vorgängen während eines Zeitraums von fünf Jahren auf, gerechnet vom Datum des Beschlusses über die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung. In Belegen enthaltene personenbezogene Daten, die weder für die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans noch zu Kontroll- oder Prüfungszwecken erforderlich sind, werden nach Möglichkeit entfernt. In jedem Fall sind die Bestimmungen für die Aufbewahrung von Verkehrsdaten gemäß Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 einzuhalten.
Artikel 45
Ex-ante-Kontrollen
(1) Jeder Vorgang gemäß Artikel 44 wird mindestens einer Ex-ante-Kontrolle unterzogen, bei der seine operativen und finanziellen Aspekte auf der Grundlage von Unterlagen und der verfügbaren Ergebnisse früherer Kontrollen geprüft werden.
Die Ex-ante-Kontrollen erstrecken sich auf die Einleitung und die Überprüfung eines Vorgangs.
(2) Unter Einleitung eines Vorgangs sind sämtliche vorbereitenden Schritte zu verstehen, die vor der Ausführung der Haushaltsvollzugshandlungen der Unionseinrichtung durch den Anweisungsbefugten gemäß den Artikeln 33 und 34 unternommen werden.
(3) Unter Ex-ante-Überprüfung eines Vorgangs sind sämtliche vom Anweisungsbefugten eingerichteten Ex-ante-Kontrollen zu verstehen, mit denen die operativen und finanziellen Aspekte des Vorgangs überprüft werden sollen.
(4) Bei den Ex-ante-Kontrollen wird geprüft, ob die angeforderten Belege und sonstigen verfügbaren Informationen kohärent sind. Die Prüftiefe und -häufigkeit für die Ex-ante-Kontrollen legt der Anweisungsbefugte unter Berücksichtigung von Risiko- und Kostenwirksamkeitsaspekten fest. Im Zweifelsfall fordert der für die Feststellung einer Ausgabe zuständige Anweisungsbefugte im Rahmen der Ex-ante-Kontrolle zusätzliche Informationen an oder führt eine Vor-Ort-Kontrolle durch, um eine angemessene Gewähr zu erreichen.
Mit den Ex-ante-Kontrollen soll insbesondere Folgendes festgestellt werden:
a)
die Ordnungsmäßigkeit der Ausgaben und die Einhaltung der anwendbaren Bestimmungen;
b)
die Einhaltung des in Artikel 29 genannten Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Für die Kontrollen kann der Anweisungsbefugte mehrere ähnliche Einzeltransaktionen im Zusammenhang mit den laufenden Personalausgaben für Dienstbezüge, Ruhegehälter, Erstattung von Dienstreisekosten und Krankheitskosten als eine einzige Transaktion behandeln.
(5) Die Feststellung der Ausgaben und Anordnung der Zahlung erfolgt durch einen anderen als den Bediensteten, der den Vorgang eingeleitet hat. Der Bedienstete, der die Feststellung durchführt, darf nicht dem Bediensteten unterstellt sein, der den Vorgang eingeleitet hat.
Artikel 46
Ex-post-Kontrollen
(1) Der Anweisungsbefugte kann Ex-post-Kontrollen vorsehen, um im Zuge von Ex-ante-Kontrollen bereits genehmigte Vorgänge zu überprüfen. Dabei kann es sich je nach Risiko um Stichprobenkontrollen handeln.
(2) Die Ex-post-Kontrollen können auf der Grundlage von Belegen und erforderlichenfalls vor Ort durchgeführt werden.
Bei Ex-post-Kontrollen wird geprüft, ob die aus dem Haushalt der Unionseinrichtung finanzierten Maßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt werden und insbesondere die in Artikel 45 Absatz 4 genannten Kriterien erfüllt sind.
Die Ergebnisse der Ex-post-Kontrollen werden vom Anweisungsbefugten zumindest jährlich geprüft, um etwaige systembedingte Probleme feststellen zu können. Der Anweisungsbefugte trifft geeignete Maßnahmen zur Behebung dieser Probleme.
Die Risikoanalyse gemäß Absatz 1 wird im Lichte der Ergebnisse der Kontrollen sowie anderer einschlägiger Informationen überprüft.
Bei mehrjährigen Programmen entwickelt der Anweisungsbefugte eine mehrjährige Strategie hinsichtlich Art und Umfang der Kontrollen für den Programmzeitraum und legt fest, wie die Ergebnisse für die jährliche Zuverlässigkeitserklärung im Jahresvergleich zu messen sind.
(3) Die Ex-ante-Kontrollen und die Ex-post-Kontrollen dürfen nicht von denselben Bediensteten vorgenommen werden. Die Bediensteten, die die Ex-post-Kontrollen vornehmen, dürfen nicht den Bediensteten unterstellt sein, die die Ex-ante-Kontrollen vornehmen.
Führt der Anweisungsbefugte Finanzprüfungen von Begünstigten als Ex-Post-Kontrollen durch, müssen die damit zusammenhängenden Prüfungsvorschriften deutlich, einheitlich und transparent sein und den Rechten sowohl der Unionseinrichtung als auch der Geprüften Genüge tun.
(4) Die für die Kontrolle der Abwicklung von Finanzvorgängen gemäß Absatz 3 zuständigen Bediensteten müssen über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen. Sie halten sich an spezielle Standesregeln, die von der Unionseinrichtung auf der Grundlage der von der Kommission für ihre eigenen Dienststellen aufgestellten Standards festgelegt werden.
Artikel 47
Konsolidierter jährlicher Tätigkeitsbericht
(1) Der Anweisungsbefugte berichtet dem Verwaltungsrat über die Ausführung seiner Aufgaben in Form eines konsolidierten jährlichen Tätigkeitsberichts, der Folgendes enthält:
a)
Informationen über
-
die Durchführung des Jahresarbeitsprogramms, des Haushaltsplans und der Personalplanung der Unionseinrichtung gemäß Artikel 38;
-
die internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme, einschließlich der Zusammenfassung mit Angaben zu Anzahl und Art der vom Internen Prüfer und der Auditstelle durchgeführten internen Prüfungen, der abgegebenen Empfehlungen und der aufgrund dieser Empfehlungen und der Empfehlungen der Vorjahre getroffenen Maßnahmen gemäß den Artikeln 82 und 83;
-
etwaige Bemerkungen des Rechnungshofs und aufgrund dieser Bemerkungen ergriffene Maßnahmen;
-
die Jahresrechnungen und den Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement unbeschadet der Artikel 92, 96 und 97;
b)
eine Erklärung des Anweisungsbefugten darüber, ob er hinreichende Gewähr dafür bieten kann, dass mit Ausnahme etwaiger Vorbehalte, die er in Bezug auf bestimmte Einnahmen- oder Ausgabenbereiche anmeldet,
-
die im Bericht enthaltenen Angaben ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermitteln;
-
die Ressourcen, die den im Bericht beschriebenen Tätigkeiten zugewiesen wurden, entsprechend ihrer Zweckbestimmung und gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verwendet wurden;
-
die eingerichteten Kontrollverfahren die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge angemessen gewährleisten.
Der konsolidierte jährliche Tätigkeitsbericht enthält Angaben dazu, inwieweit die vorgegebenen Ziele realisiert wurden, welche Risiken mit den Maßnahmen verbunden sind, wie die zur Verfügung gestellten Mittel verwendet wurden und wie effizient und wirksam die Systeme der internen Kontrolle sind, sowie eine Gesamtbewertung von Kosten und Nutzen der Kontrollen.
Der konsolidierte Jahresbericht wird dem Verwaltungsrat zur Bewertung vorgelegt.
(2) Spätestens am 1. Juli jedes Jahres übermittelt der Verwaltungsrat den konsolidierten jährlichen Tätigkeitsbericht zusammen mit seiner Bewertung dem Rechnungshof, der Kommission, dem Europäischen Parlament und dem Rat.
(3) In hinreichend begründeten Fällen können im Gründungsakt zusätzliche Berichtspflichten vorgesehen werden, insbesondere wenn dies aufgrund des spezifischen Tätigkeitsbereichs der Einrichtung erforderlich ist.
Artikel 48
Schutz der finanziellen Interessen der Union
(1) Ist ein mit der finanziellen Abwicklung oder der Kontrolle von Vorgängen betrauter Bediensteter der Ansicht, dass eine Entscheidung, der er auf Anweisung seines Dienstvorgesetzten Folge leisten oder zustimmen soll, eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung oder gegen die von diesem Bediensteten einzuhaltenden berufsständische Regeln verstößt, unterrichtet er schriftlich den Direktor, der seinerseits schriftlich antwortet. Wird der Direktor nicht tätig oder bestätigt er die ursprüngliche Entscheidung oder Anweisung und ist der Bedienstete der Ansicht, dass die Bestätigung keine angemessene Reaktion auf seine Bedenken darstellt, informiert der Bedienstete schriftlich das in Artikel 54 Absatz 5 genannte zuständige Gremium sowie den Verwaltungsrat.
(2) Falls es sich um eine rechtswidrige Tätigkeit, um Betrug oder Korruption zum Nachteil der Interessen der Union handeln könnte, unterrichtet der Bedienstete die in den geltenden Rechtsvorschriften bezeichneten Behörden und Stellen. In Verträgen mit externen Rechnungsprüfern, die Prüfungen des Finanzmanagements der Unionseinrichtung durchführen, wird die Pflicht des externen Rechnungsprüfers vorgesehen, den Anweisungsbefugten über jede vermutete rechtswidrige Tätigkeit, jeden vermuteten Betrug oder jede vermutete Korruption zum Nachteil der Interessen der Union zu unterrichten.
Artikel 49
Übertragung des Haushaltsvollzugs
Im Falle der Übertragung oder Weiterübertragung von Haushaltsvollzugsbefugnissen gemäß Artikel 40 findet Artikel 44 Absätze 1, 2 und 3 auf den bevollmächtigten Anweisungsbefugten und den nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten entsprechend Anwendung.
Abschnitt 3
Der Rechnungsführer
Artikel 50
Befugnisse und Aufgaben des Rechnungsführers
(1) Der Verwaltungsrat ernennt einen Rechnungsführer, der dem Statut unterliegt und in der Wahrnehmung seiner Aufgaben völlig unabhängig ist. Der Rechnungsführer ist in der Unionseinrichtung für Folgendes zuständig:
a)
Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit der Zahlungen, der Annahme der Einnahmen und der Einziehung der festgestellten Forderungen;
b)
Erstellung und Vorlage der Jahresrechnungen gemäß Titel IX;
c)
Rechnungsführung gemäß Titel IX;
d)
Anwendung der Rechnungsführungsvorschriften und des Kontenplans gemäß Titel IX nach Maßgabe der vom Rechnungsführer der Kommission festgelegten Bestimmungen;
e)
Festlegung und Validierung der Rechnungsführungssysteme und gegebenenfalls Validierung der vom Anweisungsbefugten festgelegten Systeme, die zur Produktion oder Begründung von Rechnungsführungsdaten verwendet werden sollen, wobei der Rechnungsführer die Einhaltung der Validierungskriterien jederzeit überprüfen kann;
f)
Kassenführung.
(2) Zwei oder mehrere Unionseinrichtungen können denselben Rechnungsführer ernennen.
Außerdem können Unionseinrichtungen mit der Kommission übereinkommen, dass der Rechnungsführer der Kommission auch die Aufgaben des Rechnungsführers der Unionseinrichtung wahrnimmt.
Unter Berücksichtigung der Kosten-Nutzen-Analyse gemäß Artikel 29 können Unionseinrichtungen dem Rechnungsführer der Kommission auch einen Teil der Aufgaben eines Rechnungsführers der Unionseinrichtung übertragen.
In den in diesem Unterabsatz genannten Fall treffen sie die notwendigen Vorkehrungen, um etwaige Interessenkonflikte zu vermeiden.
(3) Der Rechnungsführer erhält vom Anweisungsbefugten sämtliche Informationen, die für die Erstellung von Jahresrechnungen erforderlich sind, welche ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Finanzlage der Unionseinrichtung und des Haushaltsvollzugs vermitteln. Der Anweisungsbefugte garantiert die Zuverlässigkeit dieser Informationen.
(4) Die Jahresrechnungen werden, bevor sie vom Direktor gebilligt werden, vom Rechnungsführer unterzeichnet, der damit bescheinigt, dass er hinreichende Gewähr dafür bieten kann, dass sie ein wahrheitsgetreues und vollständiges Bild der Finanzlage der Unionseinrichtung vermitteln.
Für die Zwecke des Unterabsatzes 1 überzeugt sich der Rechnungsführer, dass die gemäß den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften erstellt wurden und dass alle Einnahmen und Ausgaben verbucht wurden.
Der Anweisungsbefugte übermittelt dem Rechnungsführer alle Informationen, die dieser benötigt, um seine Aufgaben wahrzunehmen.
Die Anweisungsbefugten tragen stets die volle Verantwortung für die ordnungsgemäße Verwendung der von ihnen bewirtschafteten Mittel, für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der unter ihrer Aufsicht getätigten Ausgaben und für die Vollständigkeit und Genauigkeit der dem Rechnungsführer übermittelten Informationen.
(5) Der Rechnungsführer kann die Informationen, die er erhält, überprüfen und alle weiteren Prüfungen vornehmen, die er für erforderlich hält, um die Jahresrechnungen unterzeichnen zu können.
Der Rechnungsführer formuliert erforderlichenfalls Vorbehalte und erläutert präzise Art und Tragweite jedes Vorbehalts.
(6) Vorbehaltlich des Absatzes 7 dieses Artikels und des Artikels 51 ist allein der Rechnungsführer ermächtigt, Kassenmittel und Kassenmitteläquivalente zu verwalten. Der Rechnungsführer ist für ihre Verwahrung verantwortlich.
(7) Der Rechnungsführer kann in Ausübung seines Amtes ihm unterstehenden Mitarbeitern, auf die das Statut Anwendung findet, bestimmte Aufgaben übertragen, sofern dies für die Ausübung seines Amtes unabdingbar ist.
(8) In der Übertragungsverfügung werden die übertragenen Aufgaben, Rechte und Pflichten festgelegt.
Abschnitt 4
Der Zahlstellenverwalter
Artikel 51
Zahlstellen
Soweit es sich für Zahlungen in geringer Höhe und für die Annahme anderer Einnahmen gemäß Artikel 6 als unverzichtbar erweist, können Zahlstellen eingerichtet werden. Die Mittel für die Zahlstellen werden vom Rechnungsführer bereitgestellt; die Zahlstellen unterstehen den vom Rechnungsführer benannten Zahlstellenverwaltern.
Der Höchstbetrag der einzelnen Ausgaben- oder Einnahmentransaktionen mit Dritten, zu deren Abwicklung der Zahlstellenverwalter befugt ist, darf 60 000 EUR nicht überschreiten und ist von der jeweiligen Unionseinrichtung für jede Ausgabe und Einnahme festzulegen. Zahlungen der Zahlstellen können nach den Anweisungen des Rechnungsführers per Banküberweisung, einschließlich eines Lastschriftverfahrens gemäß Artikel 74 Absatz 1, per Scheck oder mittels anderer Zahlungsmittel geleistet werden.
KAPITEL 3
Verantwortlichkeit von Finanzakteuren
Abschnitt 1
Allgemeine Vorschriften
Artikel 52
Aufhebung von Befugnisübertragungen an Finanzakteure und Dienstenthebungen von Finanzakteuren
(1) Bevollmächtigten und nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten kann von der Behörde, die sie ernannt hat, jederzeit die ihnen übertragene oder weiterübertragene Befugnis einstweilig oder endgültig entzogen werden. Der Anweisungsbefugte kann jederzeit seine Zustimmung zu einer bestimmten Weiterübertragung zurückziehen.
(2) Der Rechnungsführer oder der Zahlstellenverwalter, oder beide, können vom Verwaltungsrat jederzeit einstweilig oder endgültig des Dienstes enthoben werden. In diesem Fall ernennt der Verwaltungsrat einen Interimsrechnungsprüfer.
(3) Die Absätze 1 und 2 gelten unbeschadet disziplinarrechtlicher Maßnahmen, die in Bezug auf die in den beiden Absätzen genannten Finanzakteure ergriffen werden.
Artikel 53
Verantwortlichkeit der Finanzakteure bei rechtswidrigen Tätigkeiten, Betrug oder Korruption
(1) Die Artikel 52 bis 56 berühren nicht eine etwaige strafrechtliche Verantwortung der in Artikel 52 genannten Finanzakteure nach dem anwendbaren einzelstaatlichen Recht und den geltenden Bestimmungen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union sowie zur Bekämpfung von Bestechung, an der Beamte der Union oder Beamte von Mitgliedstaaten beteiligt sind.
(2) Unbeschadet der Artikel 54, 55 und 56 können Anweisungsbefugte, Rechnungsführer und Zahlstellenverwalter nach Maßgabe des Statuts disziplinarrechtlich belangt und finanziell haftbar gemacht werden. Im Fall einer rechtswidrigen Tätigkeit, des Betrugs oder der Korruption zum Nachteil der Interessen der Union werden die in den geltenden Rechtsvorschriften bezeichneten Behörden und Stellen eingeschaltet, insbesondere das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung.
Abschnitt 2
Auf die Anweisungsbefugten anwendbare Vorschriften
Artikel 54
Auf die Anweisungsbefugten anwendbare Vorschriften
(1) Der Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe des Statuts zu Schadensersatz herangezogen werden.
(2) Eine finanzielle Haftung besteht insbesondere, wenn der Anweisungsbefugte vorsätzlich oder grob fahrlässig
a)
bei der Feststellung von Forderungen, der Erteilung von Einziehungsanordnungen, bei der Vornahme von Mittelbindungen oder bei der Unterzeichnung von Auszahlungsanordnungen diese Verordnung und gegebenenfalls die Durchführungsbestimmungen zur Finanzregelung der Unionseinrichtung missachtet hat;
b)
es unterlassen hat, ein Dokument auszustellen, das eine Forderung begründet, oder wenn er eine Einziehungsanordnung nicht oder mit Verspätung erteilt hat oder wenn er eine Auszahlungsanordnung, die eine zivilrechtliche Haftung der Unionseinrichtung gegenüber Dritten zur Folge haben kann, mit Verspätung erteilt hat.
(3) Ist ein bevollmächtigter oder nachgeordnet bevollmächtigter Anweisungsbefugter der Auffassung, dass eine Entscheidung, die er zu treffen hat, eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verstößt, ist er gehalten, dies der Befugnis erteilenden Stelle schriftlich mitzuteilen. Erteilt ihm die Befugnis erteilende Stelle schriftlich die mit Gründen versehene Anordnung, die genannte Entscheidung zu treffen, ist er von seiner Verantwortung entbunden.
(4) Im Falle einer Übertragung der Anweisungsbefugnis bleibt der Anweisungsbefugte verantwortlich für die Effizienz und Wirksamkeit der eingerichteten internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme sowie für die Wahl des bevollmächtigten Anweisungsbefugten.
(5) Das Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten, das die Kommission gemäß Artikel 73 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 eingerichtet hat oder an dem sie sich beteiligt, nimmt in Bezug auf die Unionseinrichtung dieselben Befugnisse wahr wie in Bezug auf die Kommissionsdienststellen, es sei denn, der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss beschließt, ein funktional unabhängiges Gremium einzurichten oder sich an einem von mehreren Einrichtungen geschaffenen gemeinsamen Gremium zu beteiligen. Bei der Behandlung von Fällen, die von Unionseinrichtungen vorgelegt werden, gehört dem Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten, das die Kommission eingerichtet hat oder an dem sie sich beteiligt, ein Bediensteter einer Unionseinrichtung an.
Der Direktor entscheidet auf der Grundlage der Stellungnahme des in Unterabsatz 1 genannten Gremiums über die Einleitung eines Disziplinar- oder Schadenersatzverfahrens. Stellt das Gremium systembedingte Probleme fest, übermittelt es dem Anweisungsbefugten und dem Internen Prüfer der Kommission einen Bericht mit Empfehlungen. Ist der Direktor von der Stellungnahme betroffen, übermittelt das Gremium diese dem Verwaltungsrat sowie dem Internen Prüfer der Kommission. Der Direktor verweist in seinem jährlichen Tätigkeitsbericht in anonymer Form auf die Stellungnahmen des Gremiums und nennt die getroffenen Folgemaßnahmen.
(6) Jeder Bedienstete kann zum vollen oder teilweisen Ersatz eines Schadens herangezogen werden, den die Unionseinrichtung durch ein schwerwiegendes Verschulden seinerseits in Ausübung oder im Zusammenhang mit der Ausübung seiner Dienstpflichten erlitten hat. Nach Erledigung der im Statut vorgeschriebenen Förmlichkeiten für Disziplinarsachen erlässt die Anstellungsbehörde eine mit Gründen versehene Verfügung.
Abschnitt 3
Auf die Rechnungsführer und Zahlstellenverwalter anwendbare Vorschriften
Artikel 55
Auf die Rechnungsführer anwendbare Vorschriften
Die Rechnungsführer sind nach Maßgabe des Statuts und nach den im Statut vorgesehenen Verfahren disziplinarisch verantwortlich und finanziell haftbar. Die Rechnungsführer können insbesondere aufgrund folgender Verfehlungen haftbar gemacht werden:
a)
Verlust oder Beschädigung ihnen anvertrauter Barmittel, Vermögenswerte oder Dokumente oder fahrlässige Verursachung eines solchen Verlusts oder einer solchen Beschädigung;
b)
ungerechtfertigte Änderung von Bankkonten oder Postgirokonten;
c)
Vornahme von Einziehungen oder Zahlungen, die nicht den Beträgen auf den Einziehungsanordnungen oder den Auszahlungsanordnungen entsprechen;
d)
Versäumnis, fällige Beträge zu vereinnahmen.
Artikel 56
Auf die Zahlstellenverwalter anwendbare Vorschriften
Die Zahlstellenverwalter sind nach Maßgabe des Statuts und nach den im Statut vorgesehenen Verfahren disziplinarisch verantwortlich und finanziell haftbar. Die Zahlstellenverwalter können insbesondere aufgrund folgender Verfehlungen haftbar gemacht werden:
a)
Verlust oder Beschädigung ihnen anvertrauter Barmittel, Vermögenswerte oder Dokumente oder fahrlässige Verursachung eines solchen Verlusts oder einer solchen Beschädigung;
b)
Leistung von Zahlungen ohne Vorliegen ordnungsmäßiger Belege;
c)
Zahlungen an andere Personen als die Empfangsberechtigten solcher Zahlungen;
d)
Versäumnis, fällige Beträge zu vereinnahmen.
KAPITEL 4
Einnahmenvorgänge
Artikel 57
Zahlungsanträge
Die Unionseinrichtung legt der Kommission zu den mit dieser vereinbarten Bedingungen und nach einem mit dieser vereinbarten zeitlichen Schema Anträge auf Auszahlung der Gesamtheit oder eines Teils des Unionsbeitrags gemäß Artikel 19 Absatz 6 vor.
Artikel 58
Behandlung von Zinsen
Zinserträge aus Mitteln, die die Unionseinrichtung von der Kommission in Form des Beitrags erhalten hat, fließen nicht in den Haushalt ein.
Artikel 59
Forderungsvorausschätzungen
(1) Wenn der Anweisungsbefugte über ausreichende und zuverlässige Informationen zu einer Maßnahme oder Situation verfügt, die eine Forderung der Unionseinrichtung begründen kann, erstellt er eine Forderungsvorausschätzung.
(2) Sobald der Anweisungsbefugte von einem Ereignis Kenntnis erhält, das sich auf die Maßnahme oder die Situation auswirkt, die Grundlage dafür war, dass die Forderungsvorausschätzung erstellt wurde, korrigiert er diese Forderungsvorausschätzung entsprechend.
Stellt der Anweisungsbefugte für eine Maßnahme oder Situation, die Grundlage dafür war, dass die Forderungsvorausschätzung erstellt wurde, eine Einziehungsanordnung aus, so passt er diese Forderungsvorausschätzung entsprechend an.
Lautet die Einziehungsanordnung auf den gleichen Betrag wie die ursprüngliche Forderungsvorausschätzung, so wird diese Forderungsvorausschätzung auf null gesetzt.
Artikel 60
Feststellung von Forderungen
(1) Die Feststellung einer Forderung ist die Handlung, durch die der Anweisungsbefugte
a)
das Vorliegen der Verbindlichkeiten des Schuldners überprüft,
b)
das Bestehen und die Höhe der Schuld bestimmt oder überprüft,
c)
die Fälligkeit der Schuld prüft.
(2) Jede einredefreie, bezifferte und fällige Forderung ist durch den Anweisungsbefugten dadurch festzustellen, dass er dem Rechnungsführer eine Einziehungsanordnung erteilt und anschließend dem Schuldner eine Zahlungsaufforderung übermittelt.
(3) Rechtsgrundlos gezahlte Beträge werden eingezogen.
(4) Wird eine Schuld nicht zu dem in der Zahlungsaufforderung genannten Termin beglichen, fallen Zinsen gemäß der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 an.
(5) In ordnungsgemäß begründeten Fällen können für gewisse laufende Einnahmen vorläufige Feststellungen vorgenommen werden. Eine vorläufige Feststellung deckt mehrere Einzeleinziehungen ab, die folglich keine Einzelfeststellung erfordern. Vor Abschluss des Haushaltsjahres ändert der Anweisungsbefugte die vorläufig festgestellten Beträge, um diese mit den tatsächlich festgestellten Forderungen in Einklang zu bringen.
Artikel 61
Anordnung von Einziehungen
Die Anordnung einer Einziehung ist die Handlung, mit der der Anweisungsbefugte durch Ausstellung einer Einziehungsanordnung den Rechnungsführer anweist, eine vom Anweisungsbefugten festgestellte Forderung einzuziehen.
Artikel 62
Einziehungsvorschriften
(1) Der Rechnungsführer führt die vom Anweisungsbefugten ordnungsgemäß ausgestellten Einziehungsanordnungen aus. Der Rechnungsführer trägt entsprechend seiner Sorgfaltspflicht dafür Sorge, dass die Rechte der Unionseinrichtung gewahrt werden und ihre Einnahmen eingehen.
(2) Ist zu dem in der Zahlungsaufforderung vorgesehenen Termin die effektive Einziehung nicht erfolgt, so setzt der Rechnungsführer den Anweisungsbefugten hiervon in Kenntnis und leitet unverzüglich das Beitreibungsverfahren mit allen ihm zur Verfügung stehenden rechtlichen Mitteln ein, einschließlich gegebenenfalls durch Verrechnung oder, falls eine solche nicht möglich ist, durch Zwangsvollstreckung.
(3) Forderungen der Unionseinrichtung gegenüber einem Schuldner, der selbst gegenüber der Unionseinrichtung eine Forderung geltend macht, werden bei ihrer Einziehung vom Rechnungsführer verrechnet. Solche Forderungen müssen einredefrei, beziffert und fällig sein.
(4) Erwägt der Anweisungsbefugte, auf die Einziehung einer festgestellten Forderung ganz oder teilweise zu verzichten, vergewissert er sich, dass dieser Verzicht ordnungsgemäß ist und den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und der Verhältnismäßigkeit entspricht. Der Verzichtbeschluss muss begründet werden. Der Anweisungsbefugte kann die Befugnis zum Erlass eines solchen Verzichtbeschlusses nur übertragen, wenn sie sich auf Forderungsbeträge unter 5 000 EUR bezieht
Der Verzichtbeschluss enthält Angaben zu den zwecks Einziehung der Forderung getroffenen Maßnahmen sowie die rechtlichen und sachlichen Gründe, auf die er sich stützt.
(5) Der Anweisungsbefugte annulliert eine bereits festgestellte Forderung ganz oder teilweise, wenn aufgedeckt wird, dass ein Fehler unterlaufen ist und der Betrag nicht korrekt festgestellt wurde. Die Annullierung erfolgt durch eine Entscheidung des Anweisungsbefugten und ist entsprechend zu begründen.
Artikel 63
Einziehungsformalitäten
(1) Die effektive Einziehung erfolgt im Wege der buchmäßigen Erfassung des betreffenden Betrags durch den Rechnungsführer, der den Anweisungsbefugten entsprechend unterrichtet.
(2) Für jede Bareinzahlung in die Kasse des Rechnungsführers ist eine Quittung auszustellen.
(3) Teilzahlungen durch einen Schuldner, an den mehrere Einziehungsanordnungen gerichtet worden sind, werden zunächst auf die ältesten Ansprüche angerechnet, sofern der Schuldner nichts anderes bestimmt hat.
Teilzahlungen werden zunächst auf die Zinsen angerechnet.
Artikel 64
Verlängerung der Zahlungsfristen
(1) Zusätzliche Zahlungsfristen können vom Rechnungsführer im Benehmen mit dem Anweisungsbefugten nur auf ordnungsgemäß begründeten schriftlichen Antrag des Schuldners und unter der zweifachen Voraussetzung gewährt werden, dass
a)
der Schuldner sich verpflichtet, für den gesamten gewährten zusätzlichen Zeitraum, gerechnet ab der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 genannten Frist, Zinsen in der in Artikel 83 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 genannten Höhe zu zahlen;
b)
der Schuldner zur Wahrung der Ansprüche der Unionseinrichtung eine vom Rechnungsführer der Unionseinrichtung akzeptierte finanzielle Sicherheit leistet, die die noch nicht eingezogene Schuld einschließlich der Zinsen abdeckt.
Die in Unterabsatz 1 Buchstabe b genannte Sicherheit kann durch eine vom Rechnungsführer der Unionseinrichtung genehmigte gesamtschuldnerische Bürgschaft eines Dritten ersetzt werden.
(2) In Ausnahmefällen kann der Rechnungsführer auf Antrag des Schuldners auf eine Sicherheitsleistung nach Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b verzichten, wenn der Schuldner nach Einschätzung des Rechnungsführers zahlungswillig und imstande ist, die Schuld innerhalb der zusätzlichen Frist zu begleichen, sich aber in einer schwierigen Lage befindet und keine Sicherheit leisten kann.
Artikel 65
Verzeichnis der Einziehungsanordnungen
(1) Der Rechnungsführer führt ein Verzeichnis der einzuziehenden Forderungen. Das Verzeichnis wird nach dem Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnungen gegliedert. Der Rechnungsführer führt darin außerdem Beschlüsse auf, durch die auf die Einziehung festgestellter Forderungen ganz oder teilweise verzichtet wurde. Das Verzeichnis wird dem Bericht der Unionseinrichtung über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement beigefügt.
(2) Die Unionseinrichtung erstellt ein Verzeichnis ihrer sämtlichen Forderungen, in dem neben den geschuldeten Beträgen die Schuldner namentlich aufgeführt sind, die von einem Gericht rechtskräftig zur Erstattung verurteilt wurden und innerhalb eines Jahres nach Ergehen des Urteils keine nennenswerten Zahlungen geleistet haben. Sie veröffentlicht dieses Verzeichnis unter gebührender Berücksichtigung des Schutzes personenbezogener Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Veröffentlichte personenbezogene Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen, werden entfernt, sobald der geschuldete Betrag vollständig getilgt wurde. Dies gilt auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen, deren Bezeichnung eine oder mehrere natürliche Personen bestimmt.
Der Beschluss, den Schuldner in das Verzeichnis der Forderungen der Unionseinrichtung aufzunehmen, wird im Einklang mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und insbesondere unter Berücksichtigung der Höhe des Betrags getroffen.
Artikel 66
Verjährungsfrist
Für Forderungen der Unionseinrichtung gegenüber Dritten sowie für Forderungen Dritter gegenüber der Unionseinrichtung gilt eine Verjährungsfrist von fünf Jahren.
Artikel 67
Besondere Bestimmungen für Abgaben und Gebühren
Für die von der Unionseinrichtung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a dieser Verordnung gegebenenfalls erhobenen Gebühren und Abgaben wird zu Beginn eines jeden Haushaltsjahres eine vorläufige globale Schätzung erstellt.
Bei Gebühren und Abgaben, die aufgrund von Vorschriften oder Beschlüssen des Verwaltungsrates festgesetzt werden, kann der Anweisungsbefugte nach Feststellung der Forderung von der Erteilung einer Einziehungsanordnung absehen und direkt eine Zahlungsaufforderung ausstellen. In diesem Fall werden sämtliche Einzelheiten der Forderung der Unionseinrichtung erfasst. Der Rechnungsführer führt ein Verzeichnis aller Zahlungsaufforderungen und gibt ihre Anzahl sowie den Gesamtbetrag in dem Bericht der Unionseinrichtung über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement an.
Falls die Unionseinrichtung ein gesondertes Fakturierungssystem verwendet, wird der jeweils aufgelaufene Betrag der eingegangenen Gebühren und Abgaben vom Rechnungsführer regelmäßig, mindestens jedoch einmal monatlich, buchmäßig erfasst.
Die Unionseinrichtung erbringt Leistungen nach Maßgabe der ihr übertragenen Aufgaben erst dann, wenn die entsprechende Gebühr oder Abgabe vollständig entrichtet wurde. Unter außergewöhnlichen Umständen kann eine Leistung jedoch ohne vorherige Zahlung der entsprechenden Abgabe oder Gebühr erbracht werden. In Fällen, in denen eine Leistung ohne vorherige Zahlung der entsprechenden Abgabe oder Gebühr erbracht wird, finden die Artikel 60 bis 66 Anwendung.
KAPITEL 5
Ausgabenvorgänge
Artikel 68
Der Finanzierungsbeschluss
(1) Jede Ausgabe ist Gegenstand von vier Vorgängen: Mittelbindung, Feststellung, Zahlungsanordnung und Zahlung.
(2) Jeder Mittelbindung muss ein Finanzierungsbeschluss vorausgehen.
(3) Das Jahresarbeitsprogramm der Unionseinrichtung gilt als Finanzierungsbeschluss für die darin genannten Tätigkeiten, vorausgesetzt, dass es klare Angaben zu den in Artikel 32 Absatz 3 genannten Aspekten enthält.
(4) Verwaltungsmittel können ohne vorherigen Finanzierungsbeschluss verwendet werden.
Artikel 69
Mittelbindungsarten
(1) Eine Mittelbindung besteht darin, die Mittel vorzumerken, die erforderlich sind, um Zahlungen, die sich aus rechtlichen Verpflichtungen ergeben, zu einem späteren Zeitpunkt leisten zu können.
(2) Eine rechtliche Verpflichtung ist die Handlung, durch die der Anweisungsbefugte eine Verpflichtung eingeht, die eine Belastung zur Folge hat.
(3) Mittelbindungen fallen in eine der folgenden drei Kategorien:
a)
individuell: Bei der Einzelmittelbindung stehen der Empfänger und der Betrag der Ausgabe fest;
b)
global: Bei der globalen Mittelbindung steht mindestens eines der Elemente, die zur Bestimmung der Einzelmittelbindung erforderlich sind, nicht fest;
c)
vorläufig: Vorläufige Mittelbindungen dienen der Deckung laufender Verwaltungsausgaben, bei denen entweder der Betrag oder die Endempfänger nicht endgültig feststehen.
Die vorläufige Mittelbindung wird entweder durch den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Einzelverpflichtungen, die den Anspruch auf spätere Zahlungen begründen, oder - in bestimmten Ausnahmefällen im Bereich der Personalausgaben - unmittelbar durch Zahlungen abgewickelt.
(4) Die Mittelbindungen für Maßnahmen, deren Durchführung sich über mehr als ein Haushaltsjahr erstreckt, können nur dann in Jahrestranchen erfolgen, wenn der Gründungsakt oder der Basisrechtsakt das vorsieht oder wenn sie Verwaltungsausgaben betreffen.
Artikel 70
Bestimmungen für Mittelbindungen
(1) Bei allen Maßnahmen, die eine Ausgabe zulasten des Haushalts der Unionseinrichtung bewirken können, muss der Anweisungsbefugte eine Mittelbindung vornehmen, bevor er eine rechtliche Verpflichtung gegenüber Dritten eingeht.
(2) Die in Absatz 1 vorgesehene Pflicht, eine Mittelbindung vor Eingehen einer rechtlichen Verpflichtung vorzunehmen, findet nicht Anwendung auf rechtliche Verpflichtungen, die die Unionseinrichtung eingeht, nachdem im Rahmen eines Plans zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs gemäß den von der Unionseinrichtung festgelegten Verfahren eine Notfallsituation erklärt wurde.
(3) Die globalen Mittelbindungen decken die Gesamtkosten der ihnen entsprechenden rechtlichen Einzelverpflichtungen, die bis zum 31. Dezember des Jahres n + 1 eingegangen werden.
Vorbehaltlich von Artikel 69 Absatz 4 und Artikel 87 Absatz 2 werden die rechtlichen Einzelverpflichtungen, die Einzelmittelbindungen oder vorläufigen Mittelbindungen entsprechen, spätestens am 31. Dezember des Jahres n eingegangen.
Der nach Ablauf der in den Unterabsätzen 1 und 2 genannten Zeiträume nicht abgewickelte Teil dieser Mittelbindungen wird vom Anweisungsbefugten aufgehoben.
Bevor der Anweisungsbefugte eine rechtliche Einzelverpflichtung unterzeichnet, die sich aus einer globalen Mittelbindung ergibt, verbucht er ihren Betrag zulasten der entsprechenden globalen Mittelbindung.
(4) Für Mittelbindungen und rechtliche Verpflichtungen im Zusammenhang mit Maßnahmen, deren Durchführung sich über mehr als ein Haushaltsjahr erstreckt, gilt, außer wenn es sich um Personalausgaben handelt, eine Abwicklungsfrist, die unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung festgesetzt wird.
Die Teile dieser Mittelbindungen, die sechs Monate nach Ablauf der in Unterabsatz 1 dieses Absatzes genannten Frist nicht ausgeführt worden sind, werden gemäß Artikel 16 aufgehoben.
Eine einer rechtlichen Verpflichtung entsprechende Mittelbindung, die innerhalb von zwei Jahren nach Unterzeichnung der rechtlichen Verpflichtung nicht durch eine Zahlung nach Artikel 75 abgewickelt wurde, wird aufgehoben, außer wenn dieser Betrag im Zusammenhang mit einem Fall steht, in dem ein Verfahren bei einem Gericht oder einer Schiedsstelle anhängig ist, oder wenn Basisrechtsakte spezielle Bestimmungen enthalten.
Artikel 71
Überprüfung der Mittelbindungen
(1) Der Anweisungsbefugte, der eine Mittelbindung vornimmt, überzeugt sich von
a)
der Richtigkeit der Zuordnung innerhalb des Haushalts der Unionseinrichtung;
b)
der Verfügbarkeit der Mittel;
c)
der Übereinstimmung der Ausgabe mit den geltenden Bestimmungen, insbesondere dem Gründungsakt, der Finanzregelung der jeweiligen Unionseinrichtung sowie allen in Durchführung der Finanzregelung erlassenen Rechtsakten;
d)
der Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
(2) Bei der handschriftlichen oder elektronischen Unterzeichnung einer rechtlichen Verpflichtung überzeugt sich der Anweisungsbefugte von
a)
der Deckung der Verpflichtung durch die entsprechende Mittelbindung;
b)
der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Ausgabe und ihrer Übereinstimmung mit den geltenden Bestimmungen, insbesondere dem Gründungsakt, der Finanzregelung der jeweiligen Unionseinrichtung sowie allen in Durchführung der Finanzregelung erlassenen Rechtsakten;
c)
der Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Artikel 72
Feststellung von Ausgaben
Die Feststellung einer Ausgabe ist die Handlung, durch die der Anweisungsbefugte
a)
den Anspruch des Zahlungsempfängers prüft,
b)
das Bestehen und die Höhe der Forderung bestimmt oder prüft,
c)
die Fälligkeit der Forderung prüft.
Artikel 73
Feststellung von Ausgaben und Form des „Zahlbarkeitsvermerks“
(1) Jede Feststellung einer Ausgabe wird durch Belege untermauert, aus denen die Ansprüche des Zahlungsempfängers hervorgehen, entweder aufgrund der Feststellung effektiv erbrachter Leistungen, erfolgter Lieferungen oder ausgeführter Arbeiten oder auf der Grundlage sonstiger Nachweise zur Rechtfertigung der Zahlung, einschließlich laufender Zahlungen für Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen.
(2) Der Anweisungsbefugte nimmt entweder persönlich die Belegprüfung vor oder überprüft unter seiner Verantwortung, dass diese Prüfung vorgenommen worden ist, bevor er den Beschluss zur Feststellung der betreffenden Ausgabe fasst.
(3) Konkreter Ausdruck des Feststellungsbeschlusses ist die Unterzeichnung eines Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) durch den Anweisungsbefugten.
(4) In einem nicht rechnergestützten System wird der Zahlbarkeitsvermerk in Form eines Stempels mit Unterschrift des Anweisungsbefugten angebracht.
In einem rechnergestützten System handelt es sich um die elektronische Bestätigung - mit persönlichem Passwort - durch den zuständigen Anweisungsbefugten.
Artikel 74
Anordnung von Ausgaben
(1) Die Anordnung der Ausgaben ist die Handlung, mit der der Anweisungsbefugte, nachdem er die Verfügbarkeit der Mittel überprüft hat, durch Ausstellung einer Auszahlungsanordnung den Rechnungsführer anweist, den von ihm festgestellten Betrag auszuzahlen.
Werden für Dienstleistungen, einschließlich Mietdienstleistungen, oder Lieferungen regelmäßige Zahlungen geleistet, kann der Anweisungsbefugte, nachdem er eine Risikoanalyse vorgenommen hat, ein Lastschriftverfahren anordnen.
(2) Die Auszahlungsanordnung wird vom Anweisungsbefugten datiert und unterzeichnet und an den Rechnungsführer weitergeleitet. Die Belege werden vom Anweisungsbefugten gemäß Artikel 44 Absatz 5 aufbewahrt.
(3) Gegebenenfalls ist der dem Rechnungsführer übermittelten Auszahlungsanordnung eine Bescheinigung beizufügen, aus der hervorgeht, dass die betreffenden Gegenstände in die in Artikel 106 Absatz 1 bezeichneten Bestandsverzeichnisse eingetragen worden sind.
Artikel 75
Zahlungsarten
(1) Die Zahlung stützt sich auf den Nachweis, dass die betreffende Maßnahme nach Maßgabe des Basisrechtsakts oder des betreffenden Vertrags oder der betreffenden Finanzhilfevereinbarung durchgeführt wurde, und beinhaltet einen der folgenden Vorgänge:
a)
Zahlung des vollen Betrags, der geschuldet wird;
b)
Zahlung des geschuldeten Betrags nach folgenden Modalitäten:
1.
Vorfinanzierung, gegebenenfalls in mehreren Teilbeträgen, nach Unterzeichnung des Vertrags oder der Finanzhilfevereinbarung oder nach Zustellung des Finanzhilfebeschlusses;
2.
eine oder mehrere Zwischenzahlungen entsprechend dem Durchführungsstand der Maßnahme;
3.
Zahlung des geschuldeten Restbetrags, wenn die Maßnahme vollständig durchgeführt ist.
Mit einer Vorfinanzierung sollen einem Empfänger Kassenmittel an die Hand gegeben werden. Gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung kann sie in mehreren Teilzahlungen erfolgen.
Mit einer oder mehreren Zwischenzahlungen sollen im Verlauf der Umsetzung des Beschlusses oder der Vereinbarung entstandene Aufwendungen beglichen oder im Verlauf der Auftragsausführung bereits erbrachte Dienstleistungen, Lieferungen oder Arbeiten bezahlt werden. Unbeschadet der Bestimmungen des Basisrechtsakts kann die Vorfinanzierung vollständig oder teilweise mit Zwischenzahlungen verrechnet werden.
Der Abschluss der Ausgabe erfolgt in Form der Zahlung des Restbetrags, mit der sämtliche noch offenen Ausgaben vollständig beglichen werden, oder in Form einer Einziehungsanordnung.
(2) In der Buchführung werden die einzelnen Zahlungsarten nach Absatz 1 jeweils zu dem Zeitpunkt, zu dem die Zahlungen getätigt werden, ausgewiesen.
Artikel 76
Begrenzung der Zahlungen auf die verfügbaren Mittel
Die Zahlung wird vom Rechnungsführer im Rahmen der verfügbaren Mittel getätigt.
Artikel 77
Fristen
Die Zahlung wird innerhalb der in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 genannten Fristen und im Einklang mit den Bestimmungen dieser Verordnungen geleistet.
KAPITEL 6
IT-Systeme
Artikel 78
Elektronische Verwaltung von Vorgängen
Werden Einnahmen und Ausgaben rechnergestützt verwaltet, können Unterschriften elektronisch erfolgen.
Artikel 79
Elektronische Verwaltung („e-Government“)
Die Unionseinrichtung legt für den elektronischen Informationsaustausch mit Dritten, die an Auftragsvergabe- und Finanzhilfeverfahren beteiligt sind, einheitliche Standards fest und wendet sie an. Insbesondere entwirft sie so weit wie möglich Lösungen für die Einreichung, Speicherung und Verarbeitung von Daten, die in Finanzhilfe- und Vergabeverfahren eingereicht werden, und setzt sie um; hierfür richtet sie für Antragsteller, Bewerber und Bieter einen gemeinsamen Bereich für den elektronischen Datenaustausch ein.
Artikel 80
Ordnungsgemäße Verwaltung
(1) Der Anweisungsbefugte gibt die Notwendigkeit der Einreichung von Nachweisen und/oder Unterlagen, deren Form und vorgeschriebenen Inhalt sowie gegebenenfalls den voraussichtlichen Zeitplan für den Abschluss des Vergabeverfahrens unverzüglich bekannt.
(2) Legt ein Antragsteller oder Bieter aufgrund eines offensichtlichen Irrtums seinerseits Nachweise nicht vor oder gibt er Erklärungen nicht ab, ersucht der Bewertungsausschuss oder gegebenenfalls der Anweisungsbefugte - außer in hinreichend begründeten Fällen - den Antragsteller oder Bieter darum, die fehlenden Informationen beizubringen oder die Belege zu erläutern. Solche Informationen oder Erläuterungen dürfen den Vorschlag bzw. die Bedingungen des Angebots nicht wesentlich ändern.
Artikel 81
Rechtsbehelfsbelehrung
Wird ein Antragsteller oder Bieter, Begünstigter oder Auftragnehmer durch einen Verfahrensakt eines Anweisungsbefugten in seinen Rechten beeinträchtigt, ist dem betreffenden Verfahrensakt eine Belehrung über die verfügbaren administrativen und/oder gerichtlichen Rechtsbehelfe, mit denen dieser Verfahrensakt angefochten werden kann, beizufügen.
In der Rechtsbehelfsbelehrung sind insbesondere die Art des Rechtsbehelfs, die Stellen, bei denen er eingelegt werden kann, sowie die Rechtsbehelfsfrist zu bezeichnen.
KAPITEL 7
Der Interne Prüfer
Artikel 82
Ernennung, Befugnisse und Aufgaben des Internen Prüfers
(1) Die Unionseinrichtung verfügt über das Amt eines Internen Prüfers, das unter Einhaltung der einschlägigen internationalen Normen ausgeübt wird.
(2) Die Funktion des Internen Prüfers wird vom Internen Prüfer der Kommission wahrgenommen. Der Interne Prüfer kann weder Anweisungsbefugter noch Rechnungsführer der Unionseinrichtung oder der Kommission sein.
(3) Der Interne Prüfer berät die Unionseinrichtung in Fragen der Risikokontrolle, indem er unabhängige Stellungnahmen zur Qualität der Verwaltungs- und Kontrollsysteme und Empfehlungen zur Verbesserung der Bedingungen für die Abwicklung der Vorgänge sowie zur Förderung einer wirtschaftlichen Haushaltsführung abgibt.
Dem Internen Prüfer obliegt es insbesondere,
a)
die Angemessenheit und Wirksamkeit der internen Verwaltungssysteme sowie die Leistung der Dienststellen bei der Durchführung der Programme und Maßnahmen unter Berücksichtigung der damit verbundenen Risiken zu beurteilen und
b)
die Effizienz und Wirksamkeit der Systeme der internen Kontrolle und Prüfung zu beurteilen, die auf jeden Vorgang zum Vollzug des Haushalts der Unionseinrichtung Anwendung finden.
(4) Die Tätigkeit des Internen Prüfers erstreckt sich auf sämtliche Tätigkeitsfelder und Dienststellen der Unionseinrichtung. Der Interne Prüfer hat uneingeschränkten Zugang zu sämtlichen für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Informationen.
(5) Der Interne Prüfer nimmt Kenntnis von dem konsolidierten jährlichen Tätigkeitsbericht des Anweisungsbefugten sowie von allen anderen vorliegenden Informationen.
(6) Der Interne Prüfer teilt dem Verwaltungsrat und dem Direktor seine Feststellungen und Empfehlungen mit.
Der Interne Prüfer erstattet auch in folgenden Fällen Bericht:
-
Kritischen Risiken und einschlägigen Empfehlungen wurde nicht Rechnung getragen;
-
bei der Umsetzung der in früheren Jahren ausgesprochenen Empfehlungen sind beträchtliche Verzögerungen eingetreten.
Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss sowie der Direktor gewährleisten eine fortlaufende Überwachung der Umsetzung der Prüfempfehlungen. Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss prüft die in Artikel 47 Absatz 1 Buchstabe a genannten Informationen und ob die Empfehlungen vollständig und rechtzeitig umgesetzt werden.
(7) Die Unionseinrichtung stellt zum Zweck einer vertraulichen Kontaktaufnahme zum Internen Prüfer die Kontaktangaben des Internen Prüfers allen an Ausgabenvorgängen beteiligten natürlichen oder juristischen Personen zur Verfügung.
(8) Die Berichte und Feststellungen des Internen Prüfers werden erst dann der Öffentlichkeit zugänglich gemacht, wenn der Interne Prüfer die zu ihrer Umsetzung getroffenen Maßnahmen validiert hat.
Artikel 83
Unabhängigkeit des Internen Prüfers
Die Unabhängigkeit des Internen Prüfers, seine Verantwortlichkeit für die in Ausübung seiner Aufgaben getroffenen Maßnahmen und sein Recht, beim Gerichtshof der Europäischen Union zu klagen, werden im Einklang mit Artikel 100 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 festgelegt.
Artikel 84
Schaffung einer internen Auditstelle
(1) Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss kann unter gebührender Berücksichtigung der Aspekte Kostenwirksamkeit und Zusatznutzen eine interne Auditstelle schaffen, die ihre Aufgaben unter Einhaltung einschlägiger internationaler Normen wahrnimmt.
Zweck, Befugnisse und Verantwortlichkeiten der internen Auditstelle werden in der internen Audit-Charta geregelt und bedürfen der Zustimmung des Verwaltungsrates und - sofern der Gründungsakt dies zulässt - des Exekutivausschusses.
Der jährliche Prüfplan einer internen Auditstelle wird von ihrem Leiter erstellt, der dabei unter anderem der vom Direktor vorgenommenen Risikobewertung für die Unionseinrichtung Rechnung trägt.
Er wird vom Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - vom Exekutivausschuss geprüft und gebilligt.
Die interne Auditstelle teilt dem Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - dem Exekutivausschuss sowie dem Direktor ihre Feststellungen und Empfehlungen mit.
(2) Ist die interne Auditstelle einer einzigen Unionseinrichtung nicht kostenwirksam oder nicht in der Lage, internationalen Normen zu genügen, kann die Unionseinrichtung beschließen, gemeinsam mit anderen, im selben Politikbereich tätigen Unionseinrichtungen eine interne Auditstelle zu schaffen.
In solchen Fällen beschließen die Verwaltungsräte oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - die Exekutivausschüsse der betreffenden Unionseinrichtungen die praktischen Modalitäten der Tätigkeit der gemeinsamen internen Auditstelle.
(3) Die Akteure des internen Audits arbeiten effizient zusammen, indem sie Informationen und Prüfberichte untereinander austauschen und gegebenenfalls gemeinsame Risikobewertungen und gemeinsame Prüfungen vornehmen.
Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss sowie der Direktor gewährleisten eine fortlaufende Überwachung der Umsetzung der Prüfempfehlungen.
TITEL V
VERGABE ÖFFENTLICHER AUFTRÄGE
Artikel 85
Allgemeine Bestimmungen
(1) Für die Vergabe öffentlicher Aufträge gelten - vorbehaltlich Artikel 86 - die Titel V der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012.
(2) Die Unionseinrichtung kann auf ihren Wunsch an den Vergabeverfahren der Kommission, an interinstitutionellen Vergabeverfahren und an den Vergabeverfahren der übrigen Unionseinrichtungen als Auftraggeber beteiligt werden.
(3) Die Unionseinrichtung beteiligt sich an der gemäß Artikel 108 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 von der Kommission errichteten und betriebenen zentralen Ausschlussdatenbank.
Artikel 86
Vergabeverfahren
(1) Die Unionseinrichtung kann mit der Kommission, den interinstitutionellen Ämtern und dem mit der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates (8) geschaffenen Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union Verträge über von diesen zu beschaffende Güter oder zu erbringende Dienstleistungen oder Arbeiten schließen, ohne dass es der Durchführung eines öffentlichen Vergabeverfahrens bedarf.
(2) Die Unionseinrichtung kann mit öffentlichen Auftraggebern des Aufnahmemitgliedstaates gemeinsame Vergabeverfahren durchführen, um ihren administrativen Bedarf zu decken. In diesem Fall gilt Artikel 133 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 entsprechend.
TITEL VI
BESONDERE BESTIMMUNGEN ÜBER VERWALTUNGSMITTEL
Artikel 87
Verwaltungsmittel
(1) Verwaltungsmittel sind nichtgetrennte Mittel.
(2) Verwaltungsausgaben aufgrund von Verträgen, die sich entweder wegen örtlicher Gepflogenheiten oder weil sie laufende Lieferungen von Ausrüstungsgegenständen zum Gegenstand haben, über mehr als ein Haushaltsjahr erstrecken, gehen zulasten des Haushalts der Unionseinrichtung in dem Haushaltsjahr, in dem sie getätigt werden.
(3) Die Unionseinrichtung legt dem Europäischen Parlament und dem Rat zum 1. Juli jedes Jahres eine Arbeitsunterlage über ihre Gebäudepolitik vor, die folgende Angaben enthält:
a)
für jedes Gebäude die Ausgaben - mit Angabe der betroffenen Flächen -, die aus den Mitteln der entsprechenden Linien des Haushalts der Unionseinrichtung gedeckt werden;
b)
die erwartete Entwicklung der gesamten Flächen- und Standortplanung für die nächsten Jahre mit einer Beschreibung der Bauvorhaben, die sich in der Planungsphase befinden und bereits festgestellt wurden;
c)
die endgültigen Regelungen und Kosten der Durchführung von neuen Immobilienprojekten, die zuvor nach dem in Artikel 88 vorgesehenen Verfahren dem Europäischen Parlament und dem Rat vorgelegt wurden und nicht in den Arbeitsunterlagen des vorhergehenden Jahres enthalten waren, sowie relevante Informationen über diese neuen Vorhaben.
Artikel 88
Immobilienprojekte
(1) Bei Immobilienprojekten, die voraussichtlich erhebliche Auswirkungen auf den Haushalt der Unionseinrichtung haben, unterrichtet die Unionseinrichtung das Europäische Parlament und den Rat möglichst frühzeitig über den Gebäudeflächenbedarf und die vorläufige Planung, bevor im Fall von Immobilienverträgen der örtliche Markt sondiert wird oder bevor im Fall von Bauleistungen Ausschreibungen veröffentlicht oder durchgeführt werden.
(2) Bei Immobilienprojekten, die voraussichtlich erhebliche Auswirkungen auf den Haushalt der Unionseinrichtung haben, legt die Unionseinrichtung das Immobilienprojekt, einschließlich einer detaillierten Kostenschätzung und eines Finanzierungsplans sowie einer Liste der vorgesehenen Vertragsentwürfe vor und ersucht das Europäische Parlament und den Rat vor dem Abschluss von Verträgen um Zustimmung. Auf Ersuchen der Unionseinrichtung werden die vorgelegten Unterlagen über das Immobilienprojekt vertraulich behandelt.
Außer in Fällen höherer Gewalt befinden das Europäische Parlament und der Rat über das Immobilienprojekt innerhalb von vier Wochen nach dessen Eingang bei den beiden Organen.
Das Immobilienprojekt gilt nach Ablauf der Vierwochenfrist als gebilligt, es sei denn, das Europäische Parlament oder der Rat fasst innerhalb dieser Frist einen dem Vorschlag zuwiderlaufenden Beschluss.
Macht das Europäische Parlament und/oder der Rat innerhalb der Vierwochenfrist hinreichend begründete Bedenken geltend, wird diese Frist einmal um zwei Wochen verlängert.
Fasst das Europäische Parlament oder der Rat einen dem Immobilienprojekt zuwiderlaufenden Beschluss, zieht die Unionseinrichtung ihren Vorschlag zurück; sie kann einen neuen Vorschlag unterbreiten.
(3) In Fällen höherer Gewalt können die in Absatz 4 vorgesehenen Informationen gemeinsam mit dem Immobilienprojekt vorgelegt werden. Das Europäische Parlament und der Rat befinden über das Immobilienprojekt innerhalb von zwei Wochen nach dessen Eingang bei den beiden Organen. Das Immobilienprojekt gilt nach Ablauf der Zweiwochenfrist als gebilligt, es sei denn, das Europäische Parlament und/oder der Rat fasst innerhalb dieses Zeitraums einen dem Vorschlag zuwiderlaufenden Beschluss.
(4) Die folgenden Projekte gelten als Immobilienprojekte, die erhebliche Auswirkungen auf den Haushalt der Unionseinrichtung haben können:
a)
jeder Erwerb von Grundstücken;
b)
Ankauf, Verkauf, strukturelle Renovierung, Neubau oder Projekte, in denen diese Elemente kombiniert im selben Zeitraum zu realisieren sind, mit Kosten von über 3 000 000 EUR;
c)
neue Immobilienverträge (einschließlich Nießbrauchverträge, Erbpacht und Verlängerungen bestehender Immobilienverträge zu weniger günstigen Bedingungen), die nicht unter Buchstabe b fallen, mit jährlichen Kosten von mindestens 750 000 EUR;
d)
Verlängerung oder Erneuerung bestehender Immobilienverträge (einschließlich Nießbrauch- und Erbpachtverträge) zu gleichen oder günstigeren Bedingungen, mit jährlichen Kosten von mindestens 3 000 000 EUR.
(5) Unbeschadet der Bestimmungen von Artikel 19 Absatz 4 kann ein Vorhaben zum Ankauf einer Immobilie mit einem Darlehen finanziert werden, das der vorherigen Zustimmung des Europäischen Parlaments und des Rates bedarf.
Die Aufnahme und Rückzahlung von Darlehen erfolgt im Einklang mit dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und unter gebührender Beachtung des wohlverstandenen finanziellen Interesses der Union.
Beabsichtigt die Unionseinrichtung, den Ankauf durch Darlehen zu finanzieren, sind in dem zusammen mit dem Antrag auf vorherige Zustimmung vorzulegenden Finanzierungsplan der Unionseinrichtung insbesondere Angaben über die Obergrenze, den Zeitraum und die Art der Finanzierung, die Finanzierungsbedingungen und Einsparungen im Vergleich zu anderen Arten vertraglicher Vereinbarungen zu machen.
Das Europäische Parlament und der Rat befinden über den Antrag auf vorherige Zustimmung innerhalb von vier Wochen nach dessen Eingang bei beiden Organen; diese Frist kann einmal um zwei Wochen verlängert werden. Der darlehensfinanzierte Ankauf gilt als abgelehnt, wenn das Europäische Parlament und der Rat ihm nicht innerhalb der Frist ausdrücklich zugestimmt haben.
TITEL VII
SACHVERSTÄNDIGE
Artikel 89
Vergütete externe Sachverständige
Artikel 287 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 gilt entsprechend für die Auswahl von Sachverständigen. Die Sachverständigen werden auf der Grundlage eines vorab mitgeteilten Festbetrags vergütet und aufgrund ihrer fachlichen Kompetenz ausgewählt. Die Auswahl erfolgt nach den Grundsätzen der Nichtdiskriminierung, der Gleichbehandlung und der Verhütung von Interessenkonflikten.
TITEL VIII
VERGABE VON FINANZHILFEN UND PREISGELDERN DURCH DIE UNIONSEINRICHTUNG
Artikel 90
Finanzhilfen
Sofern die Unionseinrichtung im Einklang mit dem Gründungsakt oder aufgrund einer Befugnisübertragung der Kommission nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer iv der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 Finanzhilfen gewähren kann, gelten die einschlägigen Bestimmungen jener Verordnung und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012.
Artikel 91
Preisgelder
Sofern die Unionseinrichtung im Einklang mit dem Gründungsakt oder aufgrund einer Befugnisübertragung der Kommission nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer iv der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 Finanzhilfen gewähren kann, gelten die einschlägigen Bestimmungen jener Verordnung und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012.
TITEL IX
RECHNUNGSLEGUNG UND RECHNUNGSFÜHRUNG
KAPITEL 1
Rechnungslegung
Artikel 92
Gliederung der Jahresrechnungen
Die Jahresrechnungen der Unionseinrichtung umfassen
a)
den Jahresabschluss der Unionseinrichtung;
b)
die Berichte über die Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung.
Artikel 93
Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement
(1) Jede Unionseinrichtung erstellt einen Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des betreffenden Haushaltsjahres.
(2) Der Direktor übermittelt den Bericht spätestens am 31. März des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres an das Europäische Parlament, den Rat, die Kommission und den Rechnungshof.
(3) Der Bericht nach Absatz 2 gibt mindestens Aufschluss über den Umfang der ausgeführten Mittel, und zwar sowohl in absoluten Beträgen als auch prozentual, und - in zusammengefasster Form - über die Mittelübertragungen zwischen den einzelnen Haushaltslinien.
Artikel 94
Rechnungsführungsvorschriften
(1) Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung wendet die Vorschriften an, die vom Rechnungsführer der Kommission auf der Grundlage international anerkannter Rechnungslegungsstandards für den öffentlichen Sektor festgelegt wurden.
(2) Die Jahresrechnungen der Unionseinrichtung gemäß Artikel 92 sind unter Wahrung der in den Artikeln 5 bis 31 festgelegten Haushaltsgrundsätze zu erstellen. Sie vermitteln ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Einnahmen- und Ausgabenvorgänge.
Artikel 95
Rechnungsführungsgrundsätze
Die in den Jahresabschlüssen nach Artikel 92 enthalten Informationen, einschließlich Informationen zu den Verfahren der Rechnungsführung, werden in einer Art und Weise dargestellt, die gewährleistet, dass sie stichhaltig, zuverlässig, vergleichbar und verständlich sind. Die Jahresabschlüsse werden gemäß den allgemein anerkannten Rechnungsführungsgrundsätzen erstellt, die in den Rechnungsführungsvorschriften des Artikels 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 aufgeführt sind.
Artikel 96
Jahresabschluss
(1) Der Jahresabschluss wird in Euro erstellt. Er umfasst
a)
die Vermögensübersicht und die Übersicht über die finanziellen Ergebnisse, aus denen sämtliche Aktiva und Passiva, die Finanzlage sowie das wirtschaftliche Ergebnis zum 31. Dezember des vorhergehenden Haushaltsjahres hervorgehen; sie werden entsprechend den Rechnungsführungsvorschriften von Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 erstellt;
b)
die Kapitalflussrechnung, aus der die Ein- und Auszahlungen des Haushaltsjahres und der endgültige Kassenmittelbestand hervorgehen;
c)
die Tabelle der Veränderungen des Nettovermögens, die eine Übersicht über die im Laufe des Haushaltsjahres erfolgten Bewegungen bei den Reserven sowie die Gesamtergebnisse enthält.
(2) Die Erläuterungen zum Jahresabschluss ergänzen und erläutern die in Absatz 1 genannten Unterlagen und enthalten alle nach der international anerkannten buchhalterischen Praxis erforderlichen ergänzenden Informationen, wenn diese Informationen für die Tätigkeiten der Unionseinrichtung von Belang sind.
Artikel 97
Bericht über den Haushaltsvollzug
(1) Die Berichte über den Haushaltsvollzug werden in Euro erstellt. Sie bestehen aus
a)
Übersichten, die sämtliche Einnahmen- und Ausgabenvorgänge des Haushaltsjahres zusammenfassen;
b)
Erläuterungen, die die Informationen in den Übersichten ergänzen und kommentieren.
(2) Das Haushaltsergebnis ist die Differenz aus
-
sämtlichen Einnahmen im betreffenden Haushaltsjahr und
-
dem Betrag der Zahlungen zulasten der Mittel des betreffenden Haushaltsjahres, zuzüglich der zulasten dieses Haushaltsjahres übertragenen Mittel.
Die Differenz gemäß Unterabsatz 1 erhöht bzw. verringert sich einerseits um den Nettobetrag der aus früheren Haushaltsjahren übertragenen und in Abgang gestellten Mittel und andererseits um
-
den Betrag der Zahlungen, die über die aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen nichtgetrennten Mittel hinausgehen und auf Veränderungen des Euro-Wechselkurses zurückzuführen sind;
-
den Saldo aus - realisierten und nicht realisierten - Wechselkursgewinnen und -verlusten im betreffenden Haushaltsjahr.
(3) Die Berichte über den Haushaltsvollzug folgen der Gliederung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung.
Artikel 98
Vorläufige Jahresrechnungen
(1) Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung übermittelt spätestens am 1. März des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres dem Rechnungsführer der Kommission und dem Rechnungshof die vorläufigen Jahresrechnungen.
(2) Außerdem übermittelt der Rechnungsführer der Unionseinrichtung spätestens am 1. März des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres dem Rechnungsführer der Kommission ein Berichterstattungspaket nach dem vom Rechnungsführer der Kommission für Konsolidierungszwecke vorgegebenen Muster.
Artikel 99
Billigung der endgültigen Jahresrechnungen
(1) Gemäß Artikel 148 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 legt der Rechnungshof spätestens am 1. Juni des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres seine Bemerkungen zu den vorläufigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung vor.
(2) Nach Erhalt der Bemerkungen des Rechnungshofes zu den vorläufigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung erstellt der Rechnungsführer im Einklang mit Artikel 50 die endgültigen Jahresrechnungen. Der Direktor übermittelt diesen dem Verwaltungsrat, der eine Stellungnahme dazu abgibt.
(3) Der Rechnungsführer übermittelt dem Rechnungsführer der Kommission, dem Rechnungshof, dem Europäischen Parlament und dem Rat die endgültigen Jahresrechnungen mit der Stellungnahme des Verwaltungsrates spätestens am 1. Juli des folgenden Haushaltsjahres.
Außerdem übermittelt der Rechnungsführer der Unionseinrichtung dem Rechnungsführer der Kommission spätestens am 1. Juli ein Berichterstattungspaket nach dem vom Rechnungsführer der Kommission für Konsolidierungszwecke vorgegebenen Muster.
(4) Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung legt dem Rechnungshof gleichzeitig mit den endgültigen Jahresrechnungen eine Vollständigkeitserklärung zu den endgültigen Jahresrechnungen vor; eine Kopie der Vollständigkeitserklärung geht an den Rechnungsführer der Kommission.
Den endgültigen Jahresrechnungen ist ein Vermerk des Rechnungsführers beigefügt, in dem dieser erklärt, dass die endgültigen Jahresrechnungen gemäß den Bestimmungen dieses Titels und den geltenden Rechnungsführungsprinzipien, -vorschriften und -methoden erstellt wurden.
Die endgültigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung werden spätestens am 15. November des folgenden Jahres im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
(5) Der Direktor übermittelt dem Rechnungshof spätestens am 30. September des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres eine Antwort auf die vom Rechnungshof in seinem Jahresbericht formulierten Bemerkungen. Die Antwort der Unionseinrichtung wird gleichzeitig der Kommission zugeleitet.
KAPITEL 2
Rechnungsführung und Bestandsverzeichnisse
Abschnitt 1
Gemeinsame Bestimmungen
Artikel 100
Rechnungsführungssystem
(1) Das Rechnungsführungssystem der Unionseinrichtung dient dazu, Haushalts- und Finanzdaten aufzunehmen, zu klassifizieren und zu registrieren.
(2) Das Rechnungsführungssystem ist untergliedert in eine Finanzbuchführung und eine Buchführung über die Haushaltsvorgänge. Die Buchführungen werden nach Kalenderjahren in Euro erstellt.
(3) Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte kann zudem eine analytische Buchführung unterhalten.
Artikel 101
Gemeinsamte Anforderungen an das Rechnungsführungssystem der Organe und Einrichtungen
Die Rechnungsführungsvorschriften und der einheitliche Kontenplan, die von der Unionseinrichtung anzuwenden sind, werden gemäß Artikel 152 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 vom Rechnungsführer der Kommission festgelegt.
Abschnitt 2
Finanzbuchführung und Haushaltsbuchführung
Artikel 102
Finanzbuchführung
In der Finanzbuchführung werden die Vorfälle und Vorgänge, die sich auf die Wirtschafts-, Finanz- und Vermögenslage der Unionseinrichtung auswirken, nach der Methode der doppelten Buchführung chronologisch nachgezeichnet.
Artikel 103
Buchungsvorgänge in der Finanzbuchführung
(1) In der Finanzbuchführung werden die Salden und die Kontenbewegungen in die Bücher aufgenommen.
(2) Jeder Buchungsvorgang, einschließlich der Berichtigungsbuchungen, stützt sich auf entsprechende, ausdrücklich genannte Belege.
(3) Das Buchungssystem muss es ermöglichen, sämtliche Buchungsvorgänge mittels eines Prüfpfads klar nachzuvollziehen.
Artikel 104
Berichtigungsbuchungen
Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung nimmt nach Ende des Haushaltsjahres bis zum Zeitpunkt der Vorlage der endgültigen Jahresrechnungen in der Finanzbuchführung alle Berichtigungen vor, die für eine den tatsächlichen Verhältnissen entsprechende Darstellung der Finanzbuchführung erforderlich sind, aber keine Einzahlungen oder Auszahlungen zulasten des betreffenden Haushaltsjahres bewirken. Diese Berichtigungen müssen den Rechnungsführungsvorschriften nach Artikel 101 genügen.
Artikel 105
Haushaltsbuchführung
(1) Die Haushaltsbuchführung bietet eine ausführliche Aufzeichnung der Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung.
(2) Für die Zwecke von Absatz 1 erfasst sie alle in Titel IV vorgesehenen Haushaltsvollzugshandlungen in Einnahmen und Ausgaben.
Artikel 106
Bestandsverzeichnis
(1) Die Unionseinrichtung führt nach dem vom Rechnungsführer der Kommission vorgegebenen Muster mengen- und wertmäßige Bestandsverzeichnisse aller Sachanlagen, immateriellen Anlagen und Finanzanlagen, die dem Vermögen der Union zuzurechnen sind.
Die Unionseinrichtung prüft die Übereinstimmung der Bestandsverzeichnisse mit dem tatsächlichen Bestand.
(2) Veräußerungen von Sachanlagen der Unionseinrichtung werden in geeigneter Form bekannt gemacht.
TITEL X
EXTERNE PRÜFUNG, ENTLASTUNG UND BETRUGSBEKÄMPFUNG
Artikel 107
Externe Prüfung
(1) Ein unabhängiger externer Prüfer überprüft, dass im Jahresabschluss der Unionseinrichtung vor der Konsolidierung in den endgültigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung ordnungsgemäß die Einnahmen, die Ausgaben und die finanzielle Lage der Unionseinrichtung wiedergegeben sind.
Sofern der Gründungsakt nichts anderes vorsieht, erstellt der Rechnungshof entsprechend den Anforderungen nach Artikel 287 Absatz 1 AEUV einen besonderen Jahresbericht über die Unionseinrichtung.
Bei der Erstellung des in Unterabsatz 2 genannten Berichts berücksichtigt der Rechnungshof die vom unabhängigen externen Prüfer gemäß Unterabsatz 1 durchgeführten Arbeiten sowie die in Reaktion auf die Ergebnisse getroffenen Maßnahmen.
(2) Die Unionseinrichtung übermittelt dem Rechnungshof ihren endgültig verabschiedeten Haushaltsplan. Sie unterrichtet den Rechnungshof binnen kürzester Frist über alle ihre Beschlüsse und Handlungen gemäß den Artikeln 10, 14, 19 und 23.
(3) Für die Kontrolle durch den Rechnungshof gelten die Artikel 158 bis 163 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012.
Artikel 108
Zeitplan für das Entlastungsverfahren
(1) Auf Empfehlung des Rates erteilt das Europäische Parlament vor dem 15. Mai des Jahres n + 2 dem Direktor Entlastung für die Ausführung des Haushaltsplans des Haushaltsjahres n, es sei denn, der Gründungsakt enthält anders lautende Bestimmungen. Der Direktor unterrichtet den Verwaltungsrat über die Bemerkungen des Europäischen Parlaments, die in der Entschließung zum Entlastungsbeschluss enthalten sind.
(2) Kann die in Absatz 1 genannte Frist nicht eingehalten werden, so teilt das Europäische Parlament oder der Rat dem Direktor die Gründe für den Aufschub des Entlastungsbeschlusses mit.
(3) Vertagt das Europäische Parlament die Annahme des Entlastungsbeschlusses, so trifft der Direktor in Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsrat so rasch wie möglich Vorkehrungen, um die Hinderungsgründe auszuräumen.
Artikel 109
Entlastungsverfahren
(1) Der Entlastungsbeschluss betrifft die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Unionseinrichtung, das Haushaltsergebnis sowie das Vermögen und die Schulden der Unionseinrichtung, wie sie im Jahresabschluss dargestellt sind.
(2) Im Vorfeld der Entlastungserteilung prüft das Europäische Parlament nach dem Rat die Jahresrechnungen und den Jahresabschluss der Unionseinrichtung. Des Weiteren prüft es den Jahresbericht des Rechnungshofs mit den Antworten des Direktors der Unionseinrichtung, die relevanten Sonderberichte des Rechnungshofs für das betreffende Haushaltsjahr sowie dessen Erklärung über die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge.
(3) Der Direktor übermittelt dem Europäischen Parlament auf dessen Anfrage und in der in Artikel 165 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 vorgesehenen Weise alle Informationen, die für die ordnungsgemäße Abwicklung des Entlastungsverfahrens für das betreffende Haushaltsjahr erforderlich sind.
Artikel 110
Folgemaßnahmen
(1) Der Direktor trifft alle zweckdienlichen Maßnahmen, um den Bemerkungen im Entlastungsbeschluss des Europäischen Parlaments sowie den Anmerkungen, die den Entlastungsempfehlungen des Rates beigefügt sind, nachzukommen.
(2) Auf Ersuchen des Europäischen Parlaments oder des Rates erstattet der Direktor Bericht über die Maßnahmen, die er aufgrund dieser Bemerkungen und Anmerkungen getroffen hat. Der Direktor übermittelt der Kommission und dem Rechnungshof eine Kopie.
Artikel 111
Vor-Ort-Kontrollen durch Kommission, Rechnungshof und OLAF
(1) Die Unionseinrichtung gewährt Bediensteten der Kommission und sonstigen von ihr ermächtigten Personen sowie dem Rechnungshof Zugang zu ihren Standorten und Räumlichkeiten sowie zu allen zur Durchführung ihrer Prüfungen erforderlichen Daten und Informationen, einschließlich Daten und Informationen in elektronischer Form.
(2) Das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) kann gemäß den Vorschriften und Verfahren, die in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates (9) und in der Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 des Rates (10) niedergelegt sind, Untersuchungen einschließlich Kontrollen und Überprüfungen vor Ort durchführen, um festzustellen, ob im Zusammenhang mit einer Finanzhilfe oder Auftragsvergabe im Rahmen dieser Verordnung ein Betrugs- oder Korruptionsdelikt oder eine sonstige rechtswidrige Handlung, die den finanziellen Interessen der Union schadet, vorliegt.
(3) Unbeschadet der Absätze 1 und 2 müssen Vereinbarungen mit Drittländern und internationalen Organisationen, Verträge, Finanzhilfevereinbarungen und Vergabeentscheidungen der Unionseinrichtung Bestimmungen enthalten, die den Europäischen Rechnungshof und das OLAF ausdrücklich ermächtigen, solche Rechnungsprüfungen und Untersuchungen im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten durchzuführen.
TITEL XI
ÜBERGANGS- UND SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 112
Auskunftsrecht des Europäischen Parlaments und des Rates
Das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission sind befugt, zu den in ihre Zuständigkeitsbereiche fallenden Haushaltsfragen alle erforderlichen Auskünfte und Nachweise von der Unionseinrichtung zu erhalten.
Artikel 113
Erlass der neuen Finanzregelung der Unionseinrichtung
Jede der in Artikel 208 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Einrichtungen erlässt eine neue Finanzregelung, die zum 1. Januar 2014 in Kraft treten soll, in jedem Fall jedoch innerhalb von sechs Monaten nach dem Zeitpunkt, ab dem eine Einrichtung - nach Gewährung eines Beitrags zulasten des Haushalts - in den Anwendungsbereich von Artikel 208 der Verordnung fällt.
Artikel 114
Durchführungsbestimmungen zur Finanzregelung der Unionseinrichtung
Der Verwaltungsrat erlässt erforderlichenfalls auf Vorschlag des Direktors und nach Zustimmung der Kommission ausführliche Bestimmungen zur Durchführung der Finanzregelung der Unionseinrichtung.
Artikel 115
Aufhebung
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 wird mit Wirkung vom 1. Januar 2014 aufgehoben. Artikel 40 gilt jedoch weiterhin bis zum 31. Dezember 2014 und Artikel 27 Absätze 4 und 7 gelten weiterhin bis zum 31. Dezember 2015.
Artikel 116
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Sie gilt ab dem 1. Januar 2014. Artikel 47 und Artikel 82 Absatz 5 gelten jedoch erst ab dem 1. Januar 2015, Artikel 32 und Artikel 33 Absätze 5 und 8 erst ab dem 1. Januar 2016.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 30. September 2013
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 1271/2013 DELLA COMMISSIONE
del 30 settembre 2013
che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (1), in particolare l’articolo 208,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione (2) che reca regolamento finanziario quadro degli organismi istituiti dalle Comunità si basava sul regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (3). Il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 è stato sostituito dal regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012. Occorre pertanto rivedere il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002. A fini di chiarezza è necessario sostituire il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002.
(2)
Occorre tenere conto della dichiarazione comune del Parlamento europeo, del Consiglio dell’UE e della Commissione europea sulle agenzie decentrate del 19 luglio 2012.
(3)
Occorre rivedere alcune disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 per tenere conto dell’esperienza acquisita nella loro applicazione.
(4)
Il presente regolamento deve stabilire i principi generali e le regole di base applicabili agli organismi istituiti a norma del TFUE e del trattato Euratom (in appresso: «organismi dell’Unione») che ricevono contributi a carico del bilancio, fatto salvo l’atto costitutivo. Sulla base del presente regolamento gli organismi dell’Unione devono adottare la propria regolamentazione finanziaria, che può discostarsi dal regolamento soltanto se lo impongano esigenze specifiche e previo accordo della Commissione.
(5)
Tuttavia, per motivi di coerenza gli organismi dell’Unione interamente autofinanziati, ai quali il presente regolamento non si applica, dovrebbero stabilire una regolamentazione analoga, se del caso. Conformemente alla dichiarazione comune del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione europea del 19 luglio 2012, tali organismi presentano al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione una relazione annuale sull’esecuzione del loro bilancio e tengono conto delle loro richieste e raccomandazioni.
(6)
Gli organismi dell’Unione devono stabilire ed eseguire il loro bilancio nel rispetto dei cinque principi della legge di bilancio (unità, verità, universalità, specializzazione e annualità), e dei principi del pareggio, dell’unità di conto, della sana gestione finanziaria e della trasparenza.
(7)
Va sottolineata la funzione di riequilibrio svolta dal contributo dell’Unione. La parte del risultato di bilancio positivo del bilancio dell’organismo dell’Unione che supera l’importo del contributo dell’Unione versato nel corso dell’esercizio deve essere riversata al bilancio dell’Unione.
(8)
Se l’atto costitutivo prevede che le entrate sono costituite da tasse e canoni oltre al contributo dell’Unione e che le entrate risultanti da tasse e canoni sono destinate specificamente a finanziare spese determinate, gli organismi dell’Unione devono avere la possibilità di riportare il saldo sotto forma di entrate con destinazione specifica.
(9)
Le tasse vanno fissate a un livello tale da coprire i costi della fornitura dei servizi ed evitare l’accumulo di eccedenze.
(10)
La delega di compiti di esecuzione del bilancio agli organismi dell’Unione deve essere debitamente giustificata dalle caratteristiche dei compiti stessi e dalla competenza specifica dell’organismo dell’Unione, garantendo al tempo stesso la sana gestione finanziaria e l’efficienza in termini di costi. I compiti delegati devono essere compatibili con l’atto costitutivo.
(11)
Agli organismi dell’Unione dovrebbe essere consentito di ricevere sovvenzioni ad hoc soltanto se ciò è esplicitamente previsto nei pertinenti atti di base e autorizzato nell’atto costitutivo.
(12)
Conformemente all’articolo 50 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’organismo dell’Unione deve partecipare a un esercizio di analisi comparativa con altri organismi e istituzioni dell’Unione.
(13)
Occorre stabilire le regole relative al piano d’azione per dare seguito alle conclusioni delle valutazioni periodiche generali, onde assicurarne l’efficace attuazione.
(14)
Per garantire la coerenza della programmazione, è necessario che l’organismo dell’Unione prepari un documento contenente la programmazione annuale e pluriennale, tenendo conto degli orientamenti della Commissione.
(15)
L’organismo dell’Unione deve allineare il calendario della programmazione annuale e pluriennale alla procedura di bilancio per garantire l’efficacia e la coerenza di tutti i documenti di programmazione.
(16)
È necessario chiarire la struttura attuale delle funzioni di revisione contabile interna e di controllo interno e razionalizzare gli obblighi in materia di relazioni. La funzione di revisione contabile interna in seno all’organismo dell’Unione deve essere svolta dal revisore contabile interno della Commissione, che deve effettuare controlli ove lo giustifichino i rischi esistenti. Occorre stabilire le norme relative alla creazione e al funzionamento delle capacità di revisione contabile interna.
(17)
Occorre razionalizzare gli obblighi in materia di relazioni. Gli organismi dell’Unione devono fornire una relazione annuale di attività consolidata contenente informazioni esaustive sull’attuazione del loro programma di lavoro, sul loro bilancio, sul loro piano in materia di politica del personale e sui loro sistemi di gestione e di controllo interno.
(18)
Per migliorare l’efficienza in termini di costi degli organismi dell’Unione, occorre prevedere la possibilità di condividere i servizi o di trasferirli a un altro organismo dell’Unione o alla Commissione. In particolare, l’efficienza in termini di costi può essere migliorata permettendo che il contabile della Commissione venga incaricato della totalità o di una parte dei compiti del contabile dell’organismo dell’Unione.
(19)
Come previsto dal regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, occorre stabilire che gli impegni di bilancio per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi possono essere ripartiti in frazioni annue solo quando ciò è previsto dall’atto di base o se si tratta di spese amministrative.
(20)
Per allineare le norme in materia di entrate con destinazione specifica con quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 occorre stabilire regole per quanto riguarda la differenziazione tra le entrate con destinazione specifica (interne ed esterne) e il loro riporto.
(21)
Per allineare le regole relative al trattamento degli interessi generati dal contributo dell’Unione all’organismo dell’Unione a quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, occorre stabilire che gli interessi non sono dovuti al bilancio.
(22)
Il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 prevede, in determinati casi, la possibilità di contrarre un impegno giuridico prima di procedere a un impegno di bilancio. Questa possibilità va estesa anche agli organismi dell’Unione.
(23)
Per garantire la coerenza tra il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 e il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, non dovrebbero essere consentite disposizioni specifiche in materia di appalti e sovvenzioni. L’applicazione di un insieme unico di regole assicura la semplificazione delle attività dell’organismo dell’Unione e permette di utilizzare gli orientamenti e i modelli preparati dalla Commissione.
(24)
È opportuno prevedere che l’organismo dell’Unione possa attribuire premi, al fine di allineare le disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 a quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
(25)
Per individuare e gestire adeguatamente il rischio di conflitto di interessi reale o percepito, gli organismi dell’Unione dovrebbero essere tenuti ad adottare regole in materia di prevenzione e gestione dei conflitti di interessi. Tali regole dovrebbero tenere conto degli orientamenti elaborati dalla Commissione in seguito alla dichiarazione comune del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione europea del 19 luglio 2012.
(26)
Le disposizioni in materia di politica immobiliare, compresa l’introduzione della possibilità e delle condizioni che consentono agli organismi dell’Unione di contrarre prestiti, devono essere allineate al regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 per garantire un’applicazione coerente delle nuove norme da parte di tutti gli organismi e tutte le istituzioni dell’Unione.
(27)
Occorre prevedere disposizioni transitorie per la programmazione e la presentazione di relazioni, tenuto conto del fatto che alla Commissione occorre tempo per elaborare gli orientamenti opportuni in cooperazione con gli organismi dell’Unione.
(28)
È necessario stabilire che il presente regolamento entri in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, per consentire l’adozione in tempo utile del regolamento finanziario rivisto degli organismi dell’Unione entro il 1o gennaio 2014, al fine di garantire l’applicazione di regole coerenti al prossimo quadro finanziario pluriennale,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
TITOLO I
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce le regole finanziarie fondamentali in base alle quali l’organismo dell’Unione deve adottare la propria regolamentazione finanziaria. La regolamentazione finanziaria dell’organismo dell’Unione può discostarsi dal presente regolamento soltanto se lo impongano esigenze specifiche e previo accordo della Commissione.
Articolo 2
Definizioni
Ai fini del presente regolamento si intende per:
- «atto costitutivo»: l’atto di diritto dell’Unione che disciplina gli aspetti essenziali relativi alla creazione e al funzionamento dell’organismo dell’Unione,
- «bilancio dell’organismo dell’Unione»: lo strumento che prevede e autorizza, per ciascun esercizio, tutte le entrate e le spese ritenute necessarie per l’organismo dell’Unione,
- «organismo dell’Unione»: qualunque organismo di cui all’articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012,
- «consiglio di amministrazione»: l’organo decisionale principale a livello interno in materie finanziarie e di bilancio dell’organismo dell’Unione, indipendentemente dalla sua denominazione nell’atto costitutivo,
- «direttore»: la persona incaricata di eseguire le decisioni del consiglio di amministrazione nonché il bilancio dell’organismo dell’Unione in qualità di ordinatore, indipendentemente dalla sua denominazione nell’atto costitutivo,
- «comitato esecutivo»: l’organo interno che assiste il consiglio di amministrazione e le cui responsabilità e regolamento interno sono definiti nell’atto costitutivo.
Articolo 3
Periodi di tempo, date e termini
Salvo altrimenti disposto, il regolamento (CEE, Euratom) n. 1182/71 del Consiglio (4) si applica ai termini fissati dal presente regolamento.
Articolo 4
Protezione dei dati personali
Il presente regolamento non pregiudica i requisiti della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (5) né quelli del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (6).
Articolo 5
Rispetto dei principi di bilancio
Alle condizioni di cui al presente regolamento, la formazione e l’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione rispettano i principi dell’unità, della verità del bilancio, dell’annualità, del pareggio, dell’unità di conto, dell’universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria, che richiede un controllo interno efficace ed efficiente, e della trasparenza.
TITOLO II
PRINCIPI DI BILANCIO
CAPO 1
Principi dell’unità e della verità di bilancio
Articolo 6
Ambito di applicazione del bilancio dell’organismo dell’Unione
1. Il bilancio dell’organismo dell’Unione comprende:
a)
entrate proprie in cui rientrano tutti i canoni e le tasse che l’organismo dell’Unione è autorizzato a percepire in virtù dei compiti ad esso affidati, nonché altre eventuali entrate;
b)
entrate in cui rientrano eventuali contributi finanziari degli Stati membri che accolgono l’organismo;
c)
un contributo accordato dall’Unione;
d)
entrate con destinazione specifica volte a finanziare spese specifiche secondo l’articolo 23, paragrafo 1;
e)
le spese dell’organismo dell’Unione, comprese le spese amministrative.
2. Le entrate in cui rientrano i canoni e le tasse hanno destinazione specifica solo in casi eccezionali e debitamente giustificati, previsti nell’atto costitutivo.
3. Se uno o più atti costitutivi prevedono che alcuni compiti ben definiti siano finanziati separatamente o se l’organismo dell’Unione svolge compiti che gli sono affidati in virtù di un accordo di delega, esso tiene una contabilità separata delle operazioni di entrata e di spesa. L’organismo dell’Unione identifica chiaramente ciascun gruppo di compiti nella sua programmazione delle risorse umane contenuta nel documento di programmazione annuale e pluriennale di cui all’articolo 32.
Articolo 7
Sovvenzioni ad hoc
1. Gli organismi dell’Unione possono ricevere sovvenzioni ad hoc dal bilancio soltanto se ciò è autorizzato dall’atto costitutivo ed esplicitamente previsto dall’atto di base.
2. Se l’organismo dell’Unione è stato autorizzato a ricevere sovvenzioni ad hoc, i compiti finanziati da tali sovvenzioni sono inclusi nel programma di lavoro annuale di cui all’articolo 32, paragrafo 3.
Articolo 8
Accordi di delega
1. All’organismo dell’Unione non sono affidati compiti di esecuzione del bilancio da parte della Commissione tranne se ciò è giustificato dalla natura particolare dell’azione e dalla competenza specifica dell’organismo dell’Unione.
2. Nella scelta dell’organismo dell’Unione si tiene debito conto:
a)
del rapporto costi/benefici connesso alla scelta di delegare tali compiti;
b)
dell’impatto sulla struttura di governance dell’organismo e sulle sue risorse finanziarie e umane.
3. Laddove la Commissione in via eccezionale affida compiti all’organismo dell’Unione:
a)
l’articolo 60 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 si applica all’organismo dell’Unione per quanto riguarda i fondi destinati a tali compiti e gli articoli 108 e 109 del presente regolamento non si applicano;
b)
i compiti affidati devono essere menzionati nel programma di lavoro annuale dell’organismo dell’Unione di cui all’articolo 32, paragrafo 3, unicamente a titolo informativo.
4. Fatto salvo il paragrafo 2, l’ordinatore consulta il consiglio di amministrazione prima di firmare l’accordo di delega.
Articolo 9
Norme specifiche sui principi dell’unità e della verità del bilancio
1. La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo mediante imputazione a una linea del bilancio dell’organismo dell’Unione.
2. Nessuna spesa può essere impegnata né autorizzata in eccedenza agli stanziamenti autorizzati dal bilancio dell’organismo dell’Unione.
3. Uno stanziamento può essere iscritto nel bilancio dell’organismo dell’Unione solo se corrisponde a una spesa ritenuta necessaria.
4. Gli interessi generati dai versamenti di prefinanziamenti effettuati a partire dal bilancio dell’organismo dell’Unione non sono dovuti a quest’ultimo.
CAPO 2
Principio dell’annualità
Articolo 10
Definizione
Gli stanziamenti iscritti nel bilancio dell’organismo dell’Unione sono autorizzati per la durata di un esercizio, che inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre.
Articolo 11
Tipologia degli stanziamenti
1. Il bilancio dell’organismo dell’Unione comporta stanziamenti non dissociati e, ove le esigenze operative lo giustifichino, stanziamenti dissociati. Gli stanziamenti dissociati danno luogo a stanziamenti di impegno e a stanziamenti di pagamento.
2. Gli stanziamenti di impegno coprono il costo totale degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio.
3. Gli stanziamenti di pagamento coprono i pagamenti derivanti dall’esecuzione degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio o durante gli esercizi precedenti.
Articolo 12
Contabilità per entrate e stanziamenti
1. Le entrate dell’organismo dell’Unione di cui all’articolo 6 sono imputate a un esercizio sulla base degli importi riscossi nel corso dell’esercizio stesso.
2. Le entrate dell’organismo dell’Unione danno luogo a un importo equivalente di stanziamenti di pagamento.
3. Gli stanziamenti assegnati a titolo di un esercizio sono utilizzati solo per coprire le spese impegnate e pagate nel corso di tale esercizio e per coprire gli importi dovuti a titolo di impegni relativi a esercizi precedenti.
4. Gli impegni di stanziamenti sono contabilizzati sulla base degli impegni giuridici effettuati fino al 31 dicembre.
5. I pagamenti sono contabilizzati a titolo di un esercizio sulla base dei pagamenti effettuati dal contabile entro il 31 dicembre dell’esercizio stesso.
Articolo 13
Impegno di stanziamenti
Gli stanziamenti iscritti nel bilancio dell’organismo dell’Unione possono essere impegnati con decorrenza di effetti dal 1o gennaio, non appena il bilancio dell’organismo dell’Unione è stato definitivamente adottato.
Articolo 14
Annullamento e riporto di stanziamenti
1. Gli stanziamenti non utilizzati entro la fine dell’esercizio per il quale sono stati iscritti sono annullati. Tuttavia, possono essere oggetto di una decisione di riporto limitato unicamente all’esercizio successivo, adottata entro il 15 febbraio dal consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, dal comitato esecutivo, conformemente ai paragrafi 3 e 4, o possono essere oggetto di un riporto di diritto conformemente al paragrafo 5.
2. Gli stanziamenti relativi alle spese di personale non possono essere oggetto di riporto.
3. Per gli stanziamenti di impegno dissociati e gli stanziamenti non dissociati non ancora impegnati alla fine dell’esercizio il riporto può riguardare:
a)
gli importi corrispondenti agli stanziamenti di impegno;
b)
gli importi corrispondenti agli stanziamenti non dissociati relativi ai progetti immobiliari, per i quali la maggior parte delle fasi preparatorie della procedura d’impegno è stata completata al 31 dicembre. Le fasi preparatorie della procedura d’impegno sono definite nelle modalità di esecuzione del regolamento finanziario di ciascun organismo dell’Unione.
Tali importi possono essere impegnati fino al 31 marzo dell’anno successivo o fino al 31 dicembre dell’anno successivo per gli importi relativi ai progetti immobiliari.
4. Per gli stanziamenti di pagamento il riporto può riguardare gli importi necessari per coprire impegni anteriori o impegni connessi a stanziamenti di impegno riportati, se gli stanziamenti di pagamento previsti alle rispettive linee del bilancio dell’esercizio successivo non sono sufficienti per coprire il fabbisogno.
L’organismo dell’Unione interessato impiega in via prioritaria gli stanziamenti autorizzati per l’esercizio in corso e ricorre agli stanziamenti riportati soltanto quando i primi siano esauriti.
5. Gli stanziamenti non dissociati corrispondenti a obblighi regolarmente contratti alla fine dell’esercizio sono riportati di diritto unicamente all’esercizio successivo.
6. Gli stanziamenti riportati non impegnati al 31 marzo dell’esercizio N + 1 sono annullati di diritto e riportati nella contabilità.
Articolo 15
Norme in materia di riporto delle entrate con destinazione specifica
Al riporto delle entrate con destinazione specifica di cui all’articolo 23, e degli stanziamenti non utilizzati e disponibili al 31 dicembre a titolo di tali entrate, si applicano le seguenti disposizioni:
a)
le entrate con destinazione specifica esterne sono oggetto di un riporto di diritto e sono utilizzate integralmente entro il completamento di tutte le operazioni connesse al programma o all’azione cui sono destinate; le entrate con destinazione specifica esterne riscosse nell’ultimo anno del programma o dell’azione possono essere utilizzate durante il primo anno del programma o dell’azione seguente;
b)
le entrate con destinazione specifica interne sono oggetto di riporto per un unico esercizio, fatta eccezione per le entrate con destinazione specifica interne di cui all’articolo 23, paragrafo 3, lettera f), che sono oggetto di un riporto di diritto.
Entro e non oltre il 1o giugno dell’anno N + 1, l’organismo dell’Unione informa la Commissione circa l’esecuzione delle entrate con destinazione specifica oggetto di riporto.
Articolo 16
Disimpegno di stanziamenti
I disimpegni che intervengono nel corso degli esercizi successivi all’esercizio per il quale gli stanziamenti sono stati iscritti nel bilancio dell’organismo dell’Unione, conseguenti alla mancata esecuzione totale o parziale delle azioni alle quali gli stanziamenti sono stati assegnati, danno luogo all’annullamento degli stanziamenti corrispondenti.
Articolo 17
Impegni
1. Le spese di gestione corrente possono, a decorrere dal 15 ottobre di ogni anno, essere oggetto di impegni anticipati a carico degli stanziamenti previsti per l’esercizio successivo. Tali impegni non possono tuttavia superare un quarto degli stanziamenti decisi dal consiglio di amministrazione che figurano sulla corrispondente linea di bilancio per l’esercizio in corso. Tali impegni non possono riguardare spese nuove il cui principio non sia stato ancora ammesso nell’ultimo bilancio dell’organismo dell’Unione regolarmente adottato.
2. Le spese che, come gli affitti, devono essere effettuate in anticipo, possono dar luogo a decorrere dal 1o dicembre a un pagamento a valere sugli stanziamenti previsti per l’esercizio successivo. In questo caso non si applica il limite di cui al paragrafo 1.
Articolo 18
Norme applicabili in caso di tardiva adozione del bilancio dell’organismo dell’Unione
1. Se all’inizio dell’esercizio il bilancio dell’organismo dell’Unione non è stato ancora definitivamente adottato, si applicano le norme di cui ai paragrafi da 2 a 6.
2. Le operazioni d’impegno e di pagamento possono essere effettuate entro i limiti stabiliti al paragrafo 3.
3. Le operazioni d’impegno possono essere effettuate, per capitolo, entro i limiti di un quarto dell’insieme degli stanziamenti autorizzati per il pertinente capitolo per l’esercizio precedente, aumentato di un dodicesimo per ciascun mese trascorso.
Il limite degli stanziamenti previsti nello stato previsionale delle entrate e delle spese non può essere superato.
Le operazioni di pagamento possono essere effettuate mensilmente, per capitolo, entro i limiti di un dodicesimo degli stanziamenti autorizzati per il pertinente capitolo per l’esercizio precedente, senza poter superare il dodicesimo degli stanziamenti previsti nello stesso capitolo dello stato previsionale delle entrate e delle spese.
4. Come stanziamenti autorizzati nel pertinente capitolo dell’esercizio precedente, di cui ai paragrafi 2 e 3, si intendono gli stanziamenti votati nel bilancio dell’organismo dell’Unione, compresi i bilanci rettificativi, dopo le rettifiche apportate in funzione degli storni effettuati nel corso di tale esercizio.
5. Su richiesta del direttore, se la continuità dell’azione dell’organismo dell’Unione e le esigenze di gestione lo rendono necessario, il consiglio di amministrazione può autorizzare simultaneamente spese superiori a un dodicesimo provvisorio, ma non superiori al totale di quattro dodicesimi provvisori, salvo in casi debitamente giustificati, sia per le operazioni d’impegno sia per le operazioni di pagamento in aggiunta a quelli resi automaticamente disponibili a norma dei paragrafi 2 e 3.
I dodicesimi supplementari sono autorizzati per intero e non sono frazionabili.
6. Se, per un determinato capitolo, l’autorizzazione di quattro dodicesimi provvisori, accordata conformemente al paragrafo 5, non permette di fare fronte alle spese necessarie per evitare un’interruzione della continuità dell’azione dell’organismo dell’Unione nel settore contemplato dal capitolo in questione, può essere autorizzato, a titolo eccezionale, il superamento dell’importo degli stanziamenti iscritti nel corrispondente capitolo del bilancio dell’organismo dell’Unione dell’esercizio precedente. Il consiglio di amministrazione delibera secondo le procedure di cui al paragrafo 5. L’importo globale degli stanziamenti disponibile nel bilancio dell’organismo dell’Unione dell’esercizio precedente o nel progetto di bilancio proposto dall’organismo dell’Unione non può tuttavia in nessun caso essere superato.
CAPO 3
Principio del pareggio
Articolo 19
Definizione e portata
1. Entrate e stanziamenti di pagamento devono risultare in pareggio.
2. Gli stanziamenti d’impegno non possono superare l’importo del contributo dell’Unione, più le entrate proprie e le altre eventuali entrate di cui all’articolo 6.
3. Per gli organismi le cui entrate sono costituite da tasse e canoni oltre al contributo dell’Unione, le tasse vanno fissate a un livello tale da evitare l’accumulo di eccedenze. Ove si ripresenti un elevato risultato di bilancio positivo o negativo, ai sensi dell’articolo 97, il livello delle tasse e dei canoni viene adeguato.
4. L’organismo dell’Unione non può sottoscrivere prestiti entro il quadro del suo bilancio.
5. Il contributo dell’Unione all’organismo dell’Unione costituisce per il bilancio di quest’ultimo un contributo al pareggio e può essere frazionato in più versamenti.
6. L’organismo dell’Unione applica una gestione rigorosa della tesoreria, tenendo debito conto delle entrate con destinazione specifica, al fine di assicurare che i suoi saldi di cassa siano limitati alle necessità debitamente giustificate. Nelle sue richieste di pagamento, l’organismo dell’Unione presenta previsioni dettagliate e aggiornate sulle sue effettive esigenze di tesoreria nel corso dell’esercizio, comprese le informazioni sulle entrate con destinazione specifica.
Articolo 20
Risultato di bilancio dell’esercizio
1. Se il risultato di bilancio ai sensi dell’articolo 97 è positivo, viene rimborsato alla Commissione a concorrenza del contributo versato nel corso dell’esercizio. La parte del risultato di bilancio che supera l’importo del contributo dell’Unione versato nel corso dell’esercizio è iscritta nel bilancio dell’organismo dell’Unione dell’esercizio successivo fra le entrate.
Il primo comma si applica anche nel caso in cui le entrate dell’organismo dell’Unione siano costituite da tasse e canoni oltre al contributo dell’Unione.
La differenza fra il contributo iscritto nel bilancio e quello effettivamente versato all’organismo dell’Unione è oggetto di un annullamento.
L’organismo dell’Unione trasmette, entro il 31 gennaio dell’anno N, una stima del risultato di bilancio dell’anno N - 1, da riversare successivamente al bilancio nel corso dell’anno N, al fine di completare le informazioni già disponibili riguardanti il risultato di bilancio dell’anno N - 2. La Commissione terrà debito conto di tali informazioni al momento di valutare il fabbisogno finanziario dell’organismo dell’Unione per l’anno N + 1.
2. In casi eccezionali, quando l’atto costitutivo stabilisce che le entrate derivanti da tasse e canoni sono volte a finanziare spese specifiche, l’organismo dell’Unione può riportare il saldo delle tasse e dei canoni come entrate con destinazione specifica per le attività connesse alla fornitura dei servizi per cui tali tasse sono dovute.
3. Se il risultato di bilancio ai sensi dell’articolo 97 è negativo, viene iscritto nel bilancio dell’organismo dell’Unione per l’esercizio successivo come stanziamenti di pagamento o, se del caso, detratto dal risultato di bilancio positivo dell’organismo dell’Unione degli esercizi successivi.
4. Le entrate o gli stanziamenti di pagamento sono iscritti nel bilancio dell’organismo dell’Unione nel corso della procedura di bilancio utilizzando la procedura della lettera rettificativa di cui all’articolo 39 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 oppure, se il bilancio dell’organismo dell’Unione è in corso di esecuzione, mediante un bilancio rettificativo.
CAPO 4
Principio dell’unità di conto
Articolo 21
Utilizzo dell’euro
Il bilancio dell’organismo dell’Unione è formato, è eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro. Per le esigenze di tesoreria, tuttavia, il contabile e, nel caso delle casse di anticipi, gli amministratori degli anticipi sono autorizzati a effettuare operazioni in altre monete, alle condizioni precisate nella regolamentazione finanziaria di ciascun organismo dell’Unione.
CAPO 5
Principio dell’universalità
Articolo 22
Definizione e portata
Fatto salvo l’articolo 23, l’insieme delle entrate copre l’insieme degli stanziamenti di pagamento. Fatto salvo l’articolo 25, tutte le entrate e le spese sono iscritte senza contrazione fra di esse.
Articolo 23
Entrate con destinazione specifica
1. Le entrate con destinazione specifica esterne e le entrate con destinazione specifica interne sono destinate a finanziare spese determinate.
2. Costituiscono entrate con destinazione specifica esterne:
a)
i contributi finanziari degli Stati membri e dei paesi terzi, incluse in entrambi i casi le rispettive agenzie pubbliche, entità o persone fisiche, per talune attività dell’organismo dell’Unione, a condizione che ciò sia previsto dall’accordo concluso tra l’organismo dell’Unione e gli Stati membri, i paesi terzi o le agenzie pubbliche, entità o persone fisiche in questione;
b)
le entrate aventi una destinazione specifica, quali redditi da fondazioni, sussidi, donazioni e legati;
c)
i contributi finanziari, non coperti dalla lettera a), di paesi terzi o di vari organismi non dell’Unione ad attività degli organismi dell’Unione,
-
le entrate provenienti dalle sovvenzioni ad hoc di cui all’articolo 7,
-
le entrate provenienti dagli accordi di delega di cui all’articolo 8;
d)
le entrate con destinazione specifica interne di cui al paragrafo 3, nella misura in cui sono accessorie rispetto alle altre entrate di cui alle lettere da a) a c) del presente paragrafo;
e)
le entrate provenienti dalle tasse e dai canoni di cui all’articolo 6, paragrafo 2.
3. Costituiscono entrate con destinazione specifica interne:
a)
le entrate provenienti da terzi per forniture, prestazione di servizi o lavori effettuati su loro richiesta, fatta eccezione per i canoni e le tasse di cui all’articolo 6, paragrafo 1, lettera a);
b)
i proventi della vendita di autoveicoli, macchinari, impianti, materiali e apparecchiature scientifiche e tecniche che sono sostituiti o rottamati quando il valore contabile è completamente ammortizzato;
c)
le entrate provenienti dalla restituzione, a norma dell’articolo 62, di somme indebitamente pagate;
d)
i proventi di forniture, prestazioni di servizi e lavori effettuati a favore delle istituzioni dell’Unione o di altri organismi dell’Unione;
e)
l’importo delle indennità di assicurazione riscosse;
f)
le entrate provenienti da indennità locative;
g)
le entrate provenienti dalla vendita di pubblicazioni e film, anche su supporto elettronico;
h)
le entrate provenienti da successivi rimborsi di oneri fiscali a norma dell’articolo 25, paragrafo 3, lettera b).
4. Fatto salvo l’articolo 23, paragrafo 2, lettera e), il pertinente atto costitutivo può anche prescrivere di destinare le entrate da esso previste a spese determinate. Salvo diversamente specificato nel pertinente atto costitutivo, tali entrate costituiscono entrate con destinazione specifica interne.
5. Qualsiasi entrata ai sensi del paragrafo 2, lettere da a) a c), e del paragrafo 3, lettere a) e d), deve coprire la totalità delle spese dirette o indirette sostenute nel quadro dell’azione o della destinazione in oggetto.
6. Il bilancio dell’organismo dell’Unione prevede per le entrate con destinazione specifica esterne e per le entrate con destinazione specifica interne una struttura d’accoglienza e, per quanto possibile, il loro importo.
Le entrate con destinazione specifica possono essere incluse nello stato previsionale delle entrate e delle spese soltanto per gli importi certi alla data di formazione dello stato previsionale.
Articolo 24
Atti di liberalità
1. Il direttore può accettare qualsiasi atto di liberalità a favore dell’organismo dell’Unione, in particolare fondazioni, sussidi, donazioni e legati.
2. L’accettazione di liberalità che potrebbero comportare oneri è soggetta all’autorizzazione del consiglio di amministrazione, oppure, se l’atto costitutivo lo consente, del comitato esecutivo, il quale si pronuncia entro due mesi a decorrere dalla data in cui la domanda gli è stata presentata. Se il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo non delibera entro tale termine, la liberalità si considera accettata.
Articolo 25
Norme in materia di detrazioni e compensazione dei tassi di cambio
1. Si possono effettuare le seguenti detrazioni dall’importo delle richieste di pagamento, che in tal caso sono oggetto di un ordine di pagamento al netto:
a)
sanzioni imposte alle parti di contratti d’appalto o ai beneficiari;
b)
sconti, rimborsi e ribassi concessi su singole fatture e rendiconti di spesa;
c)
ripetizioni delle somme indebitamente pagate.
Le ripetizioni di cui alla lettera c) del primo comma possono essere operate mediante detrazione diretta in occasione di un nuovo pagamento intermedio o di un nuovo pagamento a saldo a favore del medesimo beneficiario, effettuata sullo stesso capitolo, articolo ed esercizio ai quali l’indebito pagamento è stato imputato.
Le norme contabili dell’Unione si applicano alle detrazioni di cui al primo comma, lettera c).
2. I prezzi di prodotti o prestazioni forniti all’organismo dell’Unione che comprendono oneri fiscali oggetto di rimborso da parte degli Stati membri in forza del protocollo sui privilegi e le immunità dell’Unione europea sono imputati al bilancio dell’organismo dell’Unione con il loro importo al netto delle tasse, purché tale protocollo si applichi all’organismo dell’Unione.
3. I prezzi di prodotti o prestazioni forniti all’organismo dell’Unione che comprendono oneri fiscali oggetto di rimborso da parte di paesi terzi in forza delle pertinenti convenzioni possono essere imputati al bilancio dell’organismo dell’Unione con il loro importo:
a)
al netto delle tasse; oppure
b)
al lordo delle tasse. In tal caso, i successivi rimborsi di oneri fiscali sono assimilati a entrate con destinazione specifica interne.
4. Gli oneri fiscali nazionali eventualmente sostenuti dall’organismo dell’Unione a titolo temporaneo in applicazione dei paragrafi 2 e 3 sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati.
5. Un eventuale risultato di bilancio negativo viene iscritto come spesa nel bilancio dell’organismo dell’Unione.
6. Le differenze di cambio registrate nel corso dell’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione possono essere compensate. Il risultato finale, positivo o negativo, è riportato nel risultato di bilancio dell’esercizio.
CAPO 6
Principio della specializzazione
Articolo 26
Disposizioni generali
Gli stanziamenti sono specificati per titoli e per capitoli. I capitoli sono suddivisi in articoli e in voci.
Articolo 27
Storni
1. Il direttore può procedere a storni di stanziamenti:
a)
da titolo a titolo fino ad un massimo del 10 % degli stanziamenti dell’esercizio iscritti alla linea dalla quale viene effettuato lo storno;
b)
da capitolo a capitolo e da articolo ad articolo senza limiti.
2. Al di là del limite di cui al paragrafo 1, il direttore può proporre al consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, al comitato esecutivo storni di stanziamenti da titolo a titolo. Il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo dispone di tre settimane per opporsi a detti storni. Trascorso tale termine gli storni sono considerati adottati.
3. Le proposte di storni e gli storni effettuati conformemente ai paragrafi 1 e 2 sono accompagnati da giustificazioni adeguate e dettagliate da cui emerge l’esecuzione degli stanziamenti nonché le previsioni del fabbisogno fino a fine esercizio, tanto per le linee da rafforzare quanto per quelle da cui sono prelevati gli stanziamenti.
4. Il direttore informa al più presto il consiglio di amministrazione degli storni effettuati. Il direttore informa il Parlamento europeo e il Consiglio degli storni eseguiti a norma del paragrafo 2.
Articolo 28
Norme specifiche in materia di storni
1. Possono essere dotate di stanziamenti mediante storno solo le linee del bilancio dell’organismo dell’Unione per le quali detto bilancio autorizza uno stanziamento o che recano la menzione «per memoria».
2. Gli stanziamenti corrispondenti a entrate con destinazione specifica possono essere oggetto di storno solo a condizione che tali entrate conservino la loro destinazione.
CAPO 7
Principio della sana gestione finanziaria
Articolo 29
Principi di economia, efficienza ed efficacia/Principio della sana gestione finanziaria
1. Gli stanziamenti sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia.
2. Secondo il principio dell’economia, le risorse impiegate dall’organismo dell’Unione nella realizzazione delle proprie attività sono messe a disposizione in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore.
Secondo il principio dell’efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti.
Secondo il principio dell’efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi.
3. L’organismo dell’Unione partecipa all’esercizio di analisi comparativa di cui all’articolo 50 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
L’esercizio di analisi comparativa comprende:
-
un esame dell’efficienza dei servizi orizzontali dell’organismo dell’Unione,
-
un’analisi costi/benefici di una condivisione dei servizi o di un loro trasferimento integrale a un altro organismo dell’Unione o alla Commissione.
Al momento di svolgere l’esercizio di analisi comparativa di cui al primo e al secondo comma, l’organismo dell’Unione adotta le disposizioni necessarie per evitare ogni conflitto d’interessi.
4. Sono stabiliti obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e corredati di un termine per tutti i settori di attività contemplati dal bilancio dell’organismo dell’Unione. La realizzazione di tali obiettivi è verificata mediante indicatori di performance stabiliti per ciascuna attività e le relative informazioni sono trasmesse al consiglio d’amministrazione dal direttore. Tali informazioni sono fornite ogni anno entro i termini più brevi e al più tardi nei documenti che accompagnano il progetto di bilancio dell’organismo dell’Unione.
5. Per migliorare il processo decisionale, l’organismo dell’Unione procede a valutazioni ex ante ed ex post in conformità degli orientamenti definiti dalla Commissione. Sono soggetti a valutazione tutti i programmi e le attività che comportano spese importanti e i risultati di tale valutazione sono comunicati al consiglio di amministrazione.
6. Il direttore prepara un piano d’azione per dare seguito alle conclusioni delle valutazioni di cui al paragrafo 5 e riferisce in merito ai progressi compiuti due volte l’anno alla Commissione e periodicamente al consiglio di amministrazione.
7. Il consiglio di amministrazione esamina l’attuazione del piano d’azione di cui al paragrafo 6.
Articolo 30
Controllo interno dell’esecuzione del bilancio
1. Il bilancio dell’organismo dell’Unione viene eseguito secondo il principio di un controllo interno efficace ed efficiente.
2. Ai fini dell’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione, il controllo interno è definito come un processo applicabile a tutti i livelli di gestione e destinato a fornire ragionevoli garanzie quanto al conseguimento dei seguenti obiettivi:
a)
efficacia, efficienza ed economia delle operazioni;
b)
affidabilità delle relazioni;
c)
salvaguardia degli attivi e informazione;
d)
prevenzione, individuazione e rettifica delle frodi e irregolarità e seguito dato a tali frodi e irregolarità;
e)
adeguata gestione dei rischi connessi alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, tenendo conto del carattere pluriennale dei programmi, nonché della natura dei pagamenti in questione.
3. Un controllo interno efficace si basa sulle migliori pratiche internazionali e include, in particolare, quanto segue:
a)
separazione dei compiti;
b)
un’adeguata strategia di gestione e controllo dei rischi, compresi i controlli presso i beneficiari;
c)
prevenzione dei conflitti d’interesse;
d)
adeguate piste di controllo e integrità dei dati nei sistemi informatici;
e)
procedure per la vigilanza sul rendimento e su eventuali inadeguatezze e lacune individuate nei controlli interni;
f)
verifica periodica del valido funzionamento del sistema di controllo interno.
4. Un controllo interno efficiente si basa sugli elementi seguenti:
a)
attuazione di un’adeguata strategia di gestione e controllo dei rischi, coordinata tra le persone addette alle varie fasi del controllo;
b)
accessibilità per tutte le persone addette alle varie fasi del controllo dei risultati dei controlli svolti;
c)
ricorso, se del caso, a pareri indipendenti sulla revisione contabile, a condizione che il lavoro sottostante sia adeguato e accettabile e che sia stato svolto conformemente alle norme convenute;
d)
applicazione tempestiva di misure correttive, comprese, ove opportuno, sanzioni dissuasive;
e)
eliminazione di controlli multipli;
f)
miglioramento del rapporto costi/benefici dei controlli.
CAPO 8
Principio della trasparenza
Articolo 31
Pubblicazione dei conti, dei bilanci e delle relazioni
1. Il bilancio dell’organismo dell’Unione è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto conformemente al principio della trasparenza.
2. Una sintesi del bilancio dell’organismo dell’Unione e degli eventuali bilanci rettificativi dell’organismo dell’Unione, definitivamente adottati, è pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea entro tre mesi dalla loro adozione.
Questa sintesi presenta le cinque principali linee di bilancio delle entrate, le cinque principali linee di bilancio delle spese del bilancio amministrativo e operativo dell’organismo dell’Unione, la tabella dell’organico e una stima del numero di agenti contrattuali, espressa in equivalenti tempo pieno, per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti, nonché degli esperti nazionali distaccati. Essa presenta anche le cifre dell’esercizio precedente.
3. Il bilancio dell’organismo dell’Unione, compresi la tabella dell’organico e i bilanci rettificativi dell’organismo dell’Unione, definitivamente adottati, e la stima del numero di agenti contrattuali, espressa in equivalenti tempo pieno, per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti, nonché degli esperti nazionali distaccati, sono trasmessi per informazione al Parlamento europeo e al Consiglio, alla Corte dei conti e alla Commissione, e pubblicati sul sito Internet dell’organismo dell’Unione entro quattro settimane dalla loro adozione.
4. L’organismo dell’Unione pubblica sul proprio sito Internet, entro il 30 giugno dell’esercizio successivo, informazioni sui destinatari di fondi provenienti dal proprio bilancio, compresi gli esperti assunti conformemente all’articolo 89, conformemente all’articolo 21, paragrafi 2, 3 e 4 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 (7) della Commissione e secondo una presentazione standardizzata. Le informazioni pubblicate devono essere facilmente accessibili, chiare ed esaurienti. Tali informazioni sono messe a disposizione nel debito rispetto dei requisiti in materia di riservatezza e di sicurezza, in particolare per quanto riguarda la tutela dei dati personali di cui al regolamento (CE) n. 45/2001.
TITOLO III
FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO
CAPO 1
Formazione del bilancio dell’organismo dell’Unione
Articolo 32
Programmazione annuale e pluriennale
1. L’organismo dell’Unione redige un documento di programmazione contenente la programmazione pluriennale e annuale tenendo conto degli orientamenti definiti dalla Commissione.
2. Il programma pluriennale presenta:
-
la programmazione strategica globale, compresi gli obiettivi, i risultati previsti e gli indicatori di performance,
-
la programmazione delle risorse, compreso il bilancio pluriennale e il personale.
La programmazione delle risorse comprende informazioni qualitative e quantitative sulle risorse umane e sulle questioni di bilancio ai fini dell’elaborazione delle relazioni, segnatamente:
-
per gli anni N - 1 e N, informazioni sul numero di funzionari, agenti temporanei e contrattuali quali definiti nello statuto, nonché di esperti nazionali distaccati,
-
per l’anno N - 1 una stima delle operazioni di bilancio ai sensi dell’articolo 97 e informazioni sui contributi in natura concessi dallo Stato membro ospitante all’organismo dell’Unione,
-
per l’anno N + 1 una stima del numero di funzionari, agenti temporanei e contrattuali quali definiti nello statuto,
-
per gli anni successivi, un bilancio e una programmazione delle risorse umane indicativi.
La Commissione trasmette all’organismo dell’Unione il parere dei suoi servizi competenti sul progetto di programmazione delle risorse umane.
Se l’organismo dell’Unione non tiene pienamente conto del parere dei servizi della Commissione, deve fornire a quest’ultima spiegazioni adeguate.
La programmazione delle risorse viene aggiornata ogni anno. La programmazione strategica viene aggiornata ove opportuno, in particolare per tenere conto dell’esito dell’insieme delle valutazioni menzionate nell’atto costitutivo.
3. Il programma di lavoro annuale dell’organismo dell’Unione comprende gli obiettivi dettagliati e i risultati attesi, compresi gli indicatori di prestazione. Esso contiene inoltre una descrizione delle azioni da finanziare e un’indicazione delle risorse finanziarie e umane assegnate a ciascuna azione. Il programma di lavoro annuale è coerente con il programma pluriennale di cui al paragrafo 1.
Esso indica chiaramente quali compiti dell’organismo dell’Unione sono stati aggiunti, modificati o soppressi rispetto all’esercizio precedente.
4. Qualsiasi modifica sostanziale del programma di lavoro annuale è adottata conformemente alla procedura utilizzata per il programma di lavoro iniziale, secondo le disposizioni dell’atto costitutivo e dell’articolo 33 del presente regolamento.
Il consiglio di amministrazione può delegare all’ordinatore dell’organismo dell’Unione il potere di apportare modifiche non sostanziali al programma di lavoro annuale.
Articolo 33
Formazione del bilancio
1. Il bilancio è formato conformemente alle disposizioni dell’atto costitutivo.
2. Entro il 31 gennaio di ogni anno l’organismo dell’Unione trasmette alla Commissione un progetto di stato di previsione delle proprie entrate e spese e gli orientamenti generali che le giustificano.
3. Conformemente all’articolo 37 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’organismo dell’Unione trasmette alla Commissione, al Parlamento europeo e al Consiglio uno stato di previsione delle proprie entrate e spese come indicato nell’atto costitutivo.
4. Lo stato di previsione delle entrate e delle spese dell’organismo dell’Unione comprende:
a)
una tabella dell’organico che fissa il numero di posti permanenti e temporanei, la cui presa a carico sarà autorizzata entro i limiti degli stanziamenti di bilancio, per grado e per categoria;
b)
in caso di variazione dell’organico, la giustificazione motivata della richiesta di nuovi posti;
c)
una previsione trimestrale di tesoreria dei pagamenti e delle riscossioni;
d)
informazioni sulla realizzazione di tutti gli obiettivi precedentemente fissati per le varie attività. I risultati delle valutazioni sono esaminati e utilizzati per dimostrare i vantaggi che potrebbero derivare da un aumento o una diminuzione del bilancio proposto dell’organismo dell’Unione rispetto al suo bilancio per l’anno N.
5. Entro il 31 gennaio di ogni anno l’organismo dell’Unione trasmette alla Commissione, al Parlamento europeo e al Consiglio il progetto di documento di programmazione di cui all’articolo 32, nonché eventuali versioni aggiornate di tale documento.
6. Nel quadro della procedura relativa all’adozione del bilancio, la Commissione trasmette lo stato di previsione dell’organismo dell’Unione al Parlamento europeo e al Consiglio e propone l’importo del contributo destinato all’organismo stesso e l’organico che ritiene necessario per esso. Non appena ha stabilito il progetto di bilancio, la Commissione stabilisce il progetto di tabella dell’organico degli organismi dell’Unione nonché una stima del numero di agenti contrattuali e di esperti nazionali distaccati, espressa in equivalenti tempo pieno, per i quali sono proposti stanziamenti.
7. Il Parlamento europeo e il Consiglio adottano la tabella dell’organico dell’organismo dell’Unione, nonché ogni eventuale modifica ad esso, nel rispetto delle disposizioni dell’articolo 38, paragrafo 1. La tabella dell’organico è pubblicata in un allegato alla Sezione III - Commissione - del bilancio.
8. Il bilancio dell’organismo dell’Unione e la tabella dell’organico nonché il documento di programmazione di cui all’articolo 32 sono adottati dal consiglio di amministrazione. Essi diventano definitivi dopo l’approvazione definitiva del bilancio che fissa l’importo del contributo nonché la tabella dell’organico; se del caso, il bilancio dell’organismo dell’Unione e la tabella dell’organico vengono adeguati di conseguenza.
9. Quando affida nuovi compiti a un organismo dell’Unione, la Commissione, fatte salve le procedure legislative relative alla modifica dell’atto costitutivo, presenta al Parlamento europeo e al Consiglio le informazioni necessarie per valutare l’incidenza di questi nuovi compiti sulle risorse dell’organismo dell’Unione al fine di rivedere, se necessario, il suo finanziamento.
Articolo 34
Bilanci rettificativi
Qualsiasi modifica del bilancio dell’organismo dell’Unione, nonché della tabella dell’organico, è oggetto di un bilancio rettificativo adottato conformemente alla procedura utilizzata per il bilancio iniziale dell’organismo dell’Unione, secondo le disposizioni dell’atto costitutivo e dell’articolo 33 del presente regolamento.
CAPO 2
Struttura e presentazione del bilancio dell’organismo dell’Unione
Articolo 35
Struttura del bilancio dell’organismo dell’Unione
Il bilancio dell’organismo dell’Unione comporta uno stato delle entrate e uno stato delle spese.
Articolo 36
Nomenclatura di bilancio
Nella misura in cui ciò sia giustificato dalla natura delle attività dell’organismo dell’Unione, lo stato delle spese è presentato secondo una nomenclatura che comporta una classificazione per destinazione. Tale nomenclatura è definita dall’organismo dell’Unione e distingue chiaramente tra stanziamenti amministrativi e stanziamenti operativi.
Articolo 37
Presentazione del bilancio dell’organismo dell’Unione
Il bilancio dell’organismo dell’Unione presenta:
1.
nello stato delle entrate:
a)
le previsioni di entrate dell’organismo dell’Unione per l’esercizio interessato («anno N»);
b)
le entrate previste dell’esercizio precedente e le entrate dell’esercizio N- 2;
c)
gli opportuni commenti per ogni linea di entrata;
2.
nello stato delle spese:
a)
gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’anno N;
b)
gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’esercizio precedente, nonché le spese impegnate e le spese pagate nel corso dell’esercizio N - 2, queste ultime espresse altresì come percentuale del bilancio dell’organismo dell’Unione dell’anno N;
c)
uno stato riepilogativo delle scadenze dei pagamenti da effettuare nel corso degli esercizi successivi in base agli impegni di bilancio assunti nel corso di esercizi precedenti;
d)
gli opportuni commenti per ciascuna suddivisione.
Articolo 38
Norme in materia di tabelle dell’organico
1. La tabella dell’organico di cui all’articolo 33 riporta accanto al numero di posti autorizzati a titolo dell’esercizio il numero di posti autorizzati per l’esercizio precedente, nonché il numero di posti realmente coperti. Essa costituisce, per l’organismo dell’Unione, un limite tassativo; nessuna nomina può essere fatta oltre detto limite.
Il consiglio di amministrazione può tuttavia procedere a modifiche della tabella dell’organico, fino a concorrenza del 10 % dei posti autorizzati, tranne che per i gradi AD 16, AD 15, AD 14 e AD 13, e rispettando le seguenti condizioni:
a)
non incidere sul volume degli stanziamenti per il personale corrispondenti a un esercizio pieno;
b)
non superare il limite del numero totale di posti autorizzati dalla tabella dell’organico;
c)
l’organismo dell’Unione ha partecipato a un esercizio di analisi comparativa con altri organismi dell’Unione quale avviato dall’esercizio di screening del personale della Commissione.
2. In deroga al paragrafo 1, secondo comma, possono essere compensati i casi di attività a orario ridotto autorizzati dall’autorità che ha il potere di nomina, conformemente allo statuto dei funzionari. Quando un membro del personale chiede la revoca dell’autorizzazione prima della scadenza del periodo accordato, l’organismo dell’Unione adotta tempestivamente le misure atte a rispettare il limite di cui al paragrafo 1, secondo comma, lettera b).
TITOLO IV
ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL’ORGANISMO DELL’UNIONE
CAPO 1
Disposizioni generali
Articolo 39
Esecuzione del bilancio in conformità del principio della sana gestione finanziaria
1. Le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore, che esegue il bilancio in entrate e in spese conformemente al regolamento finanziario dell’organismo dell’Unione e al principio della sana gestione finanziaria, sotto la sua responsabilità ed entro i limiti degli stanziamenti autorizzati.
2. A prescindere dalle responsabilità dell’ordinatore in merito alla prevenzione e individuazione delle frodi e irregolarità, l’organismo dell’Unione partecipa alle attività di prevenzione delle frodi dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode.
Articolo 40
Delega dei poteri d’esecuzione del bilancio
1. Il direttore può delegare i poteri d’esecuzione del bilancio al personale dell’organismo dell’Unione soggetto allo statuto, alle condizioni stabilite nella regolamentazione finanziaria dell’organismo dell’Unione adottata dal consiglio di amministrazione. I titolari di delega possono operare soltanto entro i limiti dei poteri loro espressamente conferiti.
2. Il delegatario può sottodelegare i poteri ricevuti alle condizioni precisate nelle modalità di esecuzione del presente regolamento di cui all’articolo 114. Ogni atto di sottodelega richiede l’accordo esplicito del direttore.
Articolo 41
Conflitto d’interessi
1. Gli agenti finanziari ai sensi del capo 2 del presente titolo e le altre persone partecipanti all’esecuzione del bilancio e alla gestione, compresi i relativi atti preparatori, alla revisione contabile o al controllo non adottano azioni da cui possa derivare un conflitto tra i loro interessi e quelli dell’organismo dell’Unione.
Laddove esista un rischio di questo tipo, la persona in questione si astiene da tali azioni e ne informa l’autorità competente, che conferma per iscritto l’esistenza di un conflitto d’interessi. Qualora si accerti l’esistenza di un conflitto d’interessi, la persona in questione cessa ogni sua attività nella materia. L’autorità competente intraprende qualsiasi altra azione appropriata.
2. Ai fini del paragrafo 1, esiste un conflitto d’interessi quando l’esercizio imparziale e obiettivo delle funzioni di un agente finanziario o di un’altra persona di cui al paragrafo 1 è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d’interessi con il destinatario.
3. L’autorità competente di cui al paragrafo 1 è il superiore gerarchico del membro del personale. Se quest’ultimo è il direttore, l’autorità competente è il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo.
4. L’organismo dell’Unione adotta regole in materia di prevenzione e gestione del conflitto d’interessi.
Articolo 42
Metodo d’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione
1. Il bilancio dell’organismo dell’Unione è eseguito dal direttore nei servizi posti sotto la sua autorità.
2. Nella misura in cui ciò si rivela indispensabile, possono essere affidati, mediante contratto, a entità o organismi esterni di diritto privato compiti preparatori o accessori che non comportano attribuzioni di servizio pubblico né l’esercizio di poteri di apprezzamento discrezionale.
CAPO 2
Agenti finanziari
Sezione 1
Principio della separazione delle funzioni
Articolo 43
Separazione delle funzioni
Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e tra loro esclusive.
Sezione 2
L’ordinatore
Articolo 44
Poteri e funzioni dell’ordinatore
1. L’ordinatore è incaricato di eseguire le entrate e le spese secondo il principio della sana gestione finanziaria e di garantirne la legittimità e la regolarità.
2. Ai fini del paragrafo 1 l’ordinatore pone in atto, conformemente alle norme minime stabilite dal consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, dal comitato esecutivo sulla base delle norme equivalenti fissate dalla Commissione per i propri servizi e tenendo conto dei rischi inerenti alle caratteristiche della gestione e alla natura delle azioni finanziate, la struttura organizzativa nonché i sistemi di controllo interno adeguati all’esecuzione dei compiti dell’ordinatore.
L’istituzione della struttura e dei sistemi in questione si fonda su un’analisi globale dei rischi che tiene conto del loro rapporto costo/efficacia.
In particolare l’ordinatore può introdurre, nell’ambito dei suoi servizi, una funzione di perizia tecnica e di consulenza per assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.
3. Per eseguire le spese, l’ordinatore procede agli impegni di bilancio e giuridici, alla liquidazione delle spese e all’emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari per l’esecuzione degli stanziamenti.
4. L’esecuzione delle entrate comporta la formazione delle previsioni di crediti, l’accertamento dei diritti da recuperare e l’emissione degli ordini di riscossione. Comporta anche, se necessario, la rinuncia ai crediti accertati.
5. L’ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico sull’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione. I dati personali contenuti nei documenti giustificativi vanno cancellati, se possibile, quando tali dati non sono necessari ai fini del discarico del bilancio, del controllo o della revisione contabile. In ogni caso, per quanto riguarda la conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni, si applicano le disposizioni dell’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 45
Controlli ex ante
1. Ogni operazione di cui all’articolo 44 è sottoposta ad almeno un controllo ex ante fondato su un’analisi documentale e sui risultati disponibili di controlli già effettuati, concernente gli aspetti operativi e finanziari dell’operazione.
I controlli ex ante comprendono l’avvio e la verifica di un’operazione.
2. Per avvio di un’operazione si intende il complesso delle operazioni preparatorie all’adozione degli atti di esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione da parte degli ordinatori di cui agli articoli 33 e 34.
3. Per verifica ex ante di un’operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall’ordinatore per verificarne gli aspetti operativi e finanziari.
4. I controlli ex ante verificano la coerenza fra i documenti giustificativi richiesti e le altre informazioni disponibili. La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall’ordinatore responsabile in base a considerazioni inerenti ai rischi e all’efficienza in termini di costi. In caso di dubbio, l’ordinatore incaricato di convalidare il pagamento in questione richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere una affidabilità ragionevole dal controllo ex ante.
I controlli ex ante hanno lo scopo di constatare in particolare quanto segue:
a)
la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle disposizioni applicabili;
b)
l’applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui all’articolo 29.
Ai fini dei controlli, l’ordinatore può ritenere che costituisca un’unica operazione una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche.
5. Per una data operazione, la verifica è effettuata da funzionari diversi da quelli che hanno avviato l’operazione. I funzionari che effettuano la verifica non sono subordinati ai funzionari che hanno avviato l’operazione.
Articolo 46
Controlli ex post
1. L’ordinatore può predisporre controlli ex post per verificare operazioni già autorizzate in esito a controlli ex ante. Tali controlli possono essere organizzati come controlli a campione in funzione del rischio.
2. I controlli ex post possono essere svolti su base documentale o, se necessario, sul posto.
I controlli ex post verificano la corretta esecuzione delle operazioni finanziate dal bilancio dell’organismo dell’Unione e in particolare il rispetto dei criteri di cui all’articolo 45, paragrafo 4.
I risultati dei controlli ex post sono esaminati dall’ordinatore almeno una volta l’anno onde individuare eventuali problemi sistemici. L’ordinatore adotta le misure necessarie per affrontare tali problemi.
L’analisi del rischi di cui al paragrafo 1 è rivista alla luce dei risultati dei controlli e di altre informazioni pertinenti.
In caso di programmi pluriennali, l’ordinatore definisce una strategia di controllo pluriennale, precisando la natura e la portata dei controlli per tale periodo e la maniera in cui i risultati devono essere misurati anno per anno ai fini del processo annuale di garanzia dell’affidabilità.
3. I controlli ex ante sono svolti da funzionari diversi da quelli responsabili dei controlli ex post. I funzionari responsabili dei controlli ex post non sono subordinati ai funzionari responsabili dei controlli ex ante.
Qualora l’ordinatore esegua audit finanziari di beneficiari quali controlli ex post, le relative norme in materia di audit sono chiare, coerenti e trasparenti, e rispettano sia i diritti dell’organismo dell’Unione che quelli dei servizi sottoposti ad audit.
4. I funzionari incaricati del controllo della gestione delle operazioni finanziarie di cui al paragrafo 3 dispongono delle necessarie competenze professionali. Essi rispettano uno specifico codice deontologico adottato dall’organismo dell’Unione e basato sulle norme fissate dalla Commissione per i propri servizi.
Articolo 47
Relazione annuale di attività consolidata
1. L’ordinatore rende conto al consiglio di amministrazione dell’esercizio delle sue funzioni mediante una relazione annuale di attività consolidata contenente:
a)
informazioni riguardanti:
-
l’attuazione del programma di lavoro annuale dell’organismo, le risorse di bilancio e le risorse umane di cui all’articolo 38,
-
i sistemi di gestione e controllo interno, compreso un riepilogo del numero e del tipo dei controlli interni effettuati dal revisore interno, le capacità di revisione contabile interna, le raccomandazioni formulate e il seguito dato a queste ultime e a quelle degli anni precedenti, di cui agli articoli 82 e 83,
-
le eventuali osservazioni della Corte dei conti e il seguito dato a tali osservazioni,
-
i conti e la relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio, fatti salvi gli articoli 92, 96 e 97;
b)
una dichiarazione dell’ordinatore che indica che, se non diversamente specificato nelle riserve collegate a determinati settori di entrate e spese, ha la ragionevole certezza che:
-
le informazioni figuranti nella relazione forniscono un’immagine fedele,
-
le risorse destinate alle attività descritte nella relazione sono state utilizzate per la finalità prevista e conformemente al principio della sana gestione finanziaria,
-
le procedure di controllo predisposte danno le necessarie garanzie quanto alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti.
La relazione annuale di attività consolidata illustra i risultati delle sue operazioni a fronte degli obiettivi che gli sono stati assegnati, i rischi associati alle operazioni, l’impiego delle risorse messe a sua disposizione e l’efficienza ed efficacia dei sistemi di controllo interno, compresa una valutazione globale dei costi e benefici dei controlli.
La relazione annuale di attività consolidata è presentata per valutazione al consiglio di amministrazione.
2. Entro il 1o luglio di ogni anno il consiglio di amministrazione trasmette alla Corte dei conti, alla Commissione, al Parlamento europeo e al Consiglio la relazione annuale di attività consolidata, accompagnata dalla sua valutazione.
3. Ulteriori obblighi di informazione possono essere stabiliti dall’atto costitutivo in casi debitamente giustificati, in particolare se lo esige la natura del settore in cui opera l’organismo.
Articolo 48
Tutela degli interessi finanziari dell’Unione
1. Se un funzionario partecipante alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni ritiene irregolare o contraria ai principi della sana gestione finanziaria o alle regole deontologiche che vincolano i funzionari una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia stata imposta da un superiore, ne informa per iscritto il direttore, che risponde per iscritto. In caso d’inerzia del direttore o qualora egli confermi la decisione o l’istruzione iniziale e il funzionario consideri tale conferma insufficiente rispetto alla sua preoccupazione, il funzionario ne informa l’istanza pertinente di cui all’articolo 54, paragrafo 5, e il consiglio di amministrazione.
2. In caso di attività illecite, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell’Unione, il funzionario informa le autorità e le istanze designate dalla legislazione in vigore. I contratti conclusi con revisori esterni che sottopongono a revisione contabile la gestione finanziaria dell’organismo dell’Unione prevedono, per il revisore esterno, l’obbligo di informare l’ordinatore in merito a qualsiasi sospetto di attività illecita, frode o corruzione che possano ledere gli interessi dell’Unione.
Articolo 49
Delega dell’esecuzione del bilancio
Nel caso in cui si proceda a una delega o sottodelega dei poteri d’esecuzione del bilancio, conformemente all’articolo 40, si applica agli ordinatori delegati o sottodelegati, mutatis mutandis, l’articolo 44, paragrafi 1, 2 e 3.
Sezione 3
Il contabile
Articolo 50
Poteri e funzioni del contabile
1. Il consiglio di amministrazione nomina un contabile soggetto allo statuto, che è interamente indipendente nell’esercizio delle sue funzioni. Il contabile è incaricato, presso l’organismo dell’Unione, di quanto segue:
a)
provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all’incasso delle entrate e al recupero dei crediti accertati;
b)
preparare e presentare i conti conformemente al titolo IX;
c)
tenere la contabilità conformemente al titolo IX;
d)
attuare, conformemente al titolo IX, le norme contabili, nonché il piano contabile in conformità delle disposizioni adottate dal contabile della Commissione;
e)
definire e convalidare i sistemi contabili e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall’ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili; al riguardo, il contabile è abilitato a verificare in qualsiasi momento il rispetto dei criteri di liquidazione;
f)
provvedere alla gestione della tesoreria.
2. Due o più organismi dell’Unione possono nominare lo stesso contabile.
Gli organismi dell’Unione possono inoltre convenire con la Commissione che il contabile della Commissione svolga anche le funzioni di contabile dell’organismo dell’Unione.
Gli organismi dell’Unione possono altresì affidare al contabile della Commissione una parte dei compiti del contabile dell’organismo dell’Unione, tenendo conto dell’analisi costi/benefici di cui all’articolo 29.
Nel caso di cui al presente comma, essi adottano le disposizioni necessarie per evitare ogni conflitto d’interessi.
3. Il contabile ottiene dall’ordinatore tutte le informazioni necessarie all’elaborazione di conti che forniscano un’immagine fedele della situazione finanziaria dell’organismo dell’Unione e dell’esecuzione del bilancio. L’ordinatore garantisce l’affidabilità di tali informazioni.
4. Prima della loro adozione da parte del direttore, il contabile approva i conti, attestando in tal modo di avere la ragionevole certezza che i conti forniscono un’immagine fedele della situazione finanziaria dell’organismo dell’Unione.
Ai fini del primo comma, il contabile verifica che i conti siano stati preparati nel rispetto delle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e che tutte le entrate e le spese siano contabilizzate.
L’ordinatore trasmette al contabile le informazioni di cui ha bisogno per svolgere i suoi compiti.
Gli ordinatori restano pienamente responsabili dell’utilizzo corretto dei fondi da loro gestiti, della legittimità e regolarità delle spese sotto il loro controllo e della completezza ed esattezza delle informazioni trasmesse al contabile.
5. Il contabile è abilitato a verificare le informazioni ricevute nonché a eseguire qualsiasi controllo supplementare che egli ritenga necessario per approvare i conti.
Il contabile formula riserve, se necessario, illustrando con precisione la natura e la portata di dette riserve.
6. Fatto salvo il paragrafo 7 del presente articolo nonché l’articolo 51, solo il contabile è autorizzato a gestire denaro contante ed equivalenti di liquidità. Il contabile è responsabile della custodia dei medesimi.
7. Nell’esercizio dei suoi compiti e se ciò si rivela indispensabile a tal fine, il contabile può delegare alcune delle proprie funzioni a personale soggetto allo statuto, posto sotto la sua responsabilità gerarchica.
8. L’atto di delega definisce i compiti, i diritti e gli obblighi conferiti ai delegatari.
Sezione 4
L’amministratore degli anticipi
Articolo 51
Casse di anticipi
Se ciò si rivela indispensabile in vista del pagamento di spese di importo limitato, nonché dell’incasso di altre entrate di cui all’articolo 6, possono essere create casse di anticipi. Le casse di anticipi sono alimentate dal contabile e sono poste sotto la responsabilità di amministratori degli anticipi designati dal contabile.
L’importo massimo di ogni entrata o spesa che l’amministratore degli anticipi può versare a terzi non supera 60 000 EUR ed è precisato da ciascun organismo dell’Unione per ogni voce di spesa o di entrata. I pagamenti della cassa di anticipi possono essere effettuati mediante bonifico bancario, anche con il sistema di addebito diretto di cui all’articolo 74, paragrafo 1, mediante assegno o mediante altri mezzi di pagamento, secondo le istruzioni impartite dal contabile.
CAPO 3
Responsabilità degli agenti finanziari
Sezione 1
Disposizioni generali
Articolo 52
Revoca e sospensione delle deleghe conferite ad agenti finanziari
1. L’autorità che li ha nominati può ritirare, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, la delega o la sottodelega conferita agli ordinatori delegati e sottodelegati. L’ordinatore può in qualsiasi momento ritirare il proprio accordo in merito a una sottodelega specifica.
2. Il consiglio di amministrazione può sospendere, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, il contabile o l’amministratore degli anticipi o entrambi dalle loro funzioni. In tale caso il consiglio di amministrazione nomina un contabile provvisorio.
3. I paragrafi 1 e 2 fanno salve eventuali misure disciplinari adottate rispetto agli attori finanziari di cui agli stessi paragrafi.
Articolo 53
Responsabilità degli agenti finanziari in caso di attività illecita, frode o corruzione
1. Gli articoli da 52 a 56 fanno salva l’eventuale responsabilità penale degli agenti finanziari di cui all’articolo 52, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti concernenti la tutela degli interessi finanziari dell’Unione e la lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari dell’Unione o degli Stati membri.
2. Fatti salvi gli articoli 54, 55 e 56, ogni ordinatore, contabile o amministratore degli anticipi è responsabile sotto il profilo disciplinare e patrimoniale, conformemente allo statuto dei funzionari. In caso di attività illecita, di frode o di corruzione che possono ledere gli interessi dell’Unione, sono adite le autorità e istanze designate dalla legislazione vigente, in particolare l’Ufficio europeo per la lotta antifrode.
Sezione 2
Disposizioni relative agli ordinatori
Articolo 54
Disposizioni relative agli ordinatori
1. L’ordinatore è tenuto a risarcire il danno alle condizioni previste dallo statuto dei funzionari.
2. L’obbligo di risarcire il danno si applica in particolare se l’ordinatore, intenzionalmente o per negligenza grave da parte sua:
a)
accerta i diritti da recuperare o emette ordini di riscossione, impegna una spesa o firma un ordine di pagamento senza conformarsi al presente regolamento o, se del caso, alle modalità di applicazione del regolamento finanziario dell’organismo dell’Unione;
b)
trascura di compilare un documento che dia luogo a un credito, trascura o ritarda l’emissione di ordini di riscossione, oppure ritarda l’emissione di un ordine di pagamento, generando in tal modo una responsabilità civile dell’organismo dell’Unione nei confronti di terzi.
3. Gli ordinatori delegati o sottodelegati che ritengano che una decisione di loro competenza sia inficiata da irregolarità o contravvenga al principio della sana gestione finanziaria, ne informano per iscritto l’autorità delegante. Se l’autorità delegante dà istruzione motivata per iscritto all’ordinatore delegato o sottodelegato di prendere tale decisione, quest’ultimo è esente da responsabilità.
4. In caso di delega, l’ordinatore resta responsabile dell’efficienza e dell’efficacia dei sistemi di gestione e di controllo interno istituiti e della scelta dell’ordinatore delegato.
5. L’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione o alla quale la Commissione partecipa conformemente all’articolo 73, paragrafo 6, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, esercita nei confronti dell’organismo dell’Unione le stesse competenze di cui dispone nei confronti dei servizi della Commissione, tranne se il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo decide di istituire un’istanza specializzata, indipendente a livello funzionale, o di partecipare a un’istanza comune creata da vari organismi. Per i casi presentati dagli organismi dell’Unione, l’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione o alla quale la Commissione partecipa comprende un membro del personale di un organismo dell’Unione.
Sulla base del parere dell’istanza di cui al primo comma, il direttore decide l’avvio di un procedimento volto ad accertare la responsabilità disciplinare o volto ad accertare una responsabilità del risarcimento del danno. Se l’istanza ha individuato problemi sistemici, presenta all’ordinatore e al revisore interno della Commissione una relazione accompagnata da raccomandazioni. Se il parere chiama in causa il direttore, l’istanza lo trasmette al comitato di direzione e al revisore interno della Commissione. Il direttore fa riferimento, in forma anonima, ai pareri dell’istanza nella sua relazione annuale d’attività e indica le misure adottate per darvi seguito.
6. Ogni membro del personale può essere chiamato a risarcire, in tutto o in parte, il danno subito dall’organismo dell’Unione per colpa personale grave da lui commessa nell’esercizio o in occasione dell’esercizio delle sue funzioni. La decisione motivata viene presa dall’autorità che ha il potere di nomina, previo adempimento delle formalità prescritte in materia disciplinare dallo statuto.
Sezione 3
Disposizioni relative ai contabili e agli amministratori degli anticipi
Articolo 55
Disposizioni relative ai contabili
Il contabile è responsabile disciplinarmente e del risarcimento del danno alle condizioni e secondo le procedure di cui allo statuto dei funzionari. Il contabile può rispondere personalmente in particolare nelle fattispecie seguenti:
a)
perdita o deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia o responsabilità di tale perdita o deterioramento per negligenza;
b)
indebita modificazione di conti bancari o di conti correnti postali;
c)
recuperi o pagamenti non conformi ai corrispondenti ordini di riscossione o di pagamento;
d)
mancato incasso di entrate dovute.
Articolo 56
Disposizioni relative agli amministratori degli anticipi
Un amministratore degli anticipi impegna, alle condizioni e secondo le procedure di cui allo statuto dei funzionari, la propria responsabilità disciplinare o del risarcimento del danno. Un amministratore degli anticipi risponde personalmente in particolare nelle fattispecie seguenti:
a)
perdita o deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia o responsabilità di tale perdita o deterioramento per negligenza;
b)
impossibilità di fornire documenti giustificativi regolari per i pagamenti eseguiti;
c)
pagamento a soggetti non aventi diritto;
d)
mancato incasso di entrate dovute.
CAPO 4
Operazioni di entrata
Articolo 57
Richiesta di pagamento
L’organismo dell’Unione presenta alla Commissione, alle condizioni e alle scadenze con essa convenute, delle richieste di pagamento della totalità o di una parte del contributo dell’Unione, a norma dell’articolo 19, paragrafo 6.
Articolo 58
Trattamento degli interessi
Gli interessi generati da fondi versati all’organismo dell’Unione dalla Commissione a titolo di contributo non sono dovuti al bilancio.
Articolo 59
Previsione di crediti
1. Allorché l’ordinatore è in possesso di informazioni sufficienti e attendibili in merito a ogni misura o situazione eventualmente costitutiva di un credito dell’organismo dell’Unione, egli procede a effettuare una previsione di crediti.
2. L’ordinatore adegua la previsione di crediti non appena viene a conoscenza di un evento che modifica la misura o la situazione che ha determinato la formazione della previsione.
All’atto della fissazione di un ordine di riscossione relativo a una misura o a una situazione da cui era precedentemente scaturita una previsione di crediti, l’ordinatore adegua conseguentemente i relativi importi.
Allorché l’ordine di riscossione è emesso per lo stesso importo della previsione di crediti originaria, tale previsione è ridotta a zero.
Articolo 60
Accertamento dei crediti
1. L’accertamento di un credito è l’atto con cui l’ordinatore:
a)
verifica l’esistenza dei debiti;
b)
determina o verifica l’esistenza e l’importo del debito;
c)
verifica l’esigibilità del debito.
2. Ogni credito appurato come certo, liquido ed esigibile è oggetto di accertamento mediante un ordine di riscossione destinato al contabile, seguito da una nota di addebito indirizzata al debitore; entrambi i documenti sono emessi dall’ordinatore.
3. Gli importi indebitamente pagati sono recuperati.
4. Qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito produce interessi conformemente al regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
5. In casi debitamente giustificati, alcune entrate correnti possono essere oggetto di accertamenti provvisori. Un accertamento provvisorio copre più recuperi singoli che non devono essere pertanto oggetto di un accertamento individuale. Prima della chiusura dell’esercizio, l’ordinatore è tenuto a effettuare le modifiche degli accertamenti provvisori affinché questi corrispondano ai crediti realmente accertati.
Articolo 61
Ordine di riscossione
L’ordine di riscossione è l’atto con il quale l’ordinatore impartisce al contabile l’istruzione di recuperare un credito stabilito dall’ordinatore.
Articolo 62
Disposizioni in materia di recupero
1. Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione dei crediti debitamente stabiliti dall’ordinatore. Il contabile è tenuto ad assicurare con la dovuta diligenza l’afflusso delle entrate dell’organismo dell’Unione e garantisce che i diritti di quest’ultimo siano conservati.
2. Se alla scadenza prevista nella nota di addebito il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l’ordinatore e avvia immediatamente la procedura di recupero, con qualsiasi via legale, compresa, se necessario, la compensazione, e se questa non è possibile, con l’esecuzione forzata.
3. Il contabile procede al recupero mediante compensazione e a debita concorrenza dei crediti dell’organismo dell’Unione, se il debitore è titolare a sua volta di un credito nei confronti dell’organismo dell’Unione. Tale credito è certo, liquido ed esigibile.
4. Quando l’ordinatore intenda rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi della sana gestione finanziaria e di proporzionalità. La decisione di rinuncia è motivata. L’ordinatore può delegare detta decisione di rinuncia unicamente per crediti d’importo inferiore a 5 000 EUR.
La decisione di rinuncia specifica le azioni esplicate ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata.
5. L’ordinatore annulla, in tutto o in parte, un credito accertato quando si constata che un credito non era stato correttamente accertato. L’annullamento si manifesta mediante una decisione dell’ordinatore ed è oggetto di una motivazione adeguata.
Articolo 63
Formalità per l’incasso
1. Il recupero contabile registra nei conti il recupero effettivo e ne informa l’ordinatore.
2. Per qualsiasi versamento in contanti alla cassa del contabile viene rilasciata una ricevuta.
3. Il rimborso parziale da parte di un debitore destinatario di vari ordini di riscossione deve essere imputato innanzitutto al credito più remoto, salvo diversamente precisato dal debitore.
Ogni pagamento parziale viene imputato in primo luogo agli interessi di mora.
Articolo 64
Concessione di dilazioni di pagamento
1. Il contabile, in collegamento con l’ordinatore, può accordare dilazioni dei termini di pagamento solamente dietro domanda scritta e motivata del debitore, alla duplice condizione seguente:
a)
che il debitore si impegni a pagare gli interessi al tasso previsto all’articolo 83 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 per tutto il periodo della dilazione accordatagli a decorrere dalla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012;
b)
che costituisca, per tutelare i diritti dell’organismo dell’Unione, una garanzia finanziaria, accettata dal contabile dell’organismo dell’Unione, che copra il debito sia in capitale che in interessi.
La garanzia di cui al primo comma, lettera b), può essere sostituita da una fideiussione in solido di un terzo approvata dal contabile dell’organismo dell’Unione.
2. In circostanze eccezionali, previa domanda del debitore il contabile può rinunciare a richiedere la garanzia di cui al paragrafo 1, primo comma, lettera b), allorché valuti che il debitore vuole e può effettuare il pagamento entro il periodo della dilazione ma non è in grado di costituire siffatta garanzia e si trova in una situazione difficile.
Articolo 65
Elenco dei crediti
1. Il contabile tiene un elenco degli importi da recuperare. I crediti dell’organismo dell’Unione sono raggruppati in tale elenco in funzione della data dell’ordine di riscossione. Il contabile indica altresì le decisioni di rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato. Tale elenco va allegato alla relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell’organismo dell’Unione.
2. L’organismo dell’Unione compila, indicando l’identità dei debitori e l’importo del debito, l’elenco dei suoi crediti relativamente ai quali il rimborso sia stato ingiunto con provvedimento giudiziario passato in giudicato e nessun rimborso significativo sia intervenuto nell’anno successivo alla pronuncia. Tale elenco viene pubblicato nel rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
Per quanto riguarda i dati personali relativi alle persone fisiche, le informazioni pubblicate sono soppresse non appena l’importo del debito sia stato integralmente rimborsato. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.
La decisione di inserire il debitore nell’elenco dei crediti dell’organismo dell’Unione è presa nel rispetto del principio di proporzionalità e tiene conto in particolare dell’entità dell’importo.
Articolo 66
Prescrizione
I crediti dell’organismo dell’Unione nei confronti di terzi ed i crediti di terzi nei confronti dell’organismo dell’Unione sono soggetti a un termine di prescrizione di cinque anni.
Articolo 67
Disposizioni specifiche applicabili alle tasse e ai canoni
Se l’organismo dell’Unione percepisce tasse e canoni di cui all’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), essi sono oggetto di una stima globale provvisoria all’inizio di ogni esercizio.
Se le tasse e i canoni sono determinate interamente dalla legislazione o dalle decisioni del consiglio di amministrazione, l’ordinatore può astenersi dall’emettere ordini di recupero e compilare direttamente note di addebito, dopo avere accertato il credito. In questo caso vengono registrate tutte le informazioni relative al credito dell’organismo dell’Unione. L’ordinatore compila un elenco di tutte le note di addebito e ne indica il numero e l’importo globale nella relazione dell’organismo dell’Unione sulla gestione finanziaria e di bilancio.
Se l’organismo dell’Unione utilizza un sistema di fatturazione distinto, il contabile iscrive periodicamente nei conti, con cadenza almeno mensile, l’importo cumulato delle tasse e dei canoni percepiti.
La prestazione di servizi in virtù di compiti conferiti è effettuata dall’organismo dell’Unione solo dopo il pagamento integrale dell’importo del canone o della tassa corrispondenti. Tuttavia, a titolo eccezionale la prestazione di servizi può avvenire senza preventivo pagamento della tassa o del canone corrispondenti. Se i servizi sono stati prestati senza preventivo pagamento della tassa o del canone corrispondenti, si applicano gli articoli da 60 a 66.
CAPO 5
Operazioni di spesa
Articolo 68
Decisioni di finanziamento
1. Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell’emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.
2. Ogni impegno di spesa è preceduto da una decisione di finanziamento.
3. Il programma di lavoro annuale dell’organismo dell’Unione vale quale decisione di finanziamento per le attività di cui si occupa, a condizione che gli elementi indicati all’articolo 32, paragrafo 3, siano chiaramente individuati.
4. Gli stanziamenti amministrativi possono essere eseguiti senza che siano preceduti da una decisione di finanziamento.
Articolo 69
Tipi di impegni
1. Un impegno di bilancio consiste nell’operazione con la quale sono riservati gli stanziamenti necessari all’esecuzione di successivi pagamenti in esecuzione di impegni giuridici.
2. Un impegno giuridico è l’atto con il quale l’ordinatore crea o constata un’obbligazione dalla quale deriva un onere.
3. Gli impegni di bilancio rientrano in una delle seguenti tre categorie:
a)
specifico: l’impegno di bilancio è specifico quando il destinatario e l’importo della spesa sono determinati;
b)
globale: l’impegno di bilancio è globale quando almeno uno degli elementi necessari a definire l’impegno come specifico rimane indeterminato;
c)
accantonato: l’impegno di bilancio è accantonato quando è destinato a coprire spese correnti di natura amministrativa il cui importo o i cui beneficiari finali non sono determinati in modo definitivo.
L’impegno di bilancio accantonato è attuato o con la conclusione di uno o più impegni giuridici specifici che costituiscono il diritto a pagamenti ulteriori, oppure, in taluni casi eccezionali riguardanti le spese di gestione del personale, direttamente con i pagamenti.
4. Gli impegni di bilancio per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi possono essere ripartiti su più esercizi in frazioni annue solo quando ciò è previsto dall’atto costitutivo o dall’atto di base o se si tratta di spese amministrative.
Articolo 70
Disposizioni relative agli impegni
1. Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio dell’organismo dell’Unione, l’ordinatore procede previamente a un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.
2. L’obbligo stabilito dal paragrafo 1 di procedere a un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico non si applica agli impegni giuridici contratti a seguito di una dichiarazione di situazione di crisi nel quadro di un piano di continuità operativa, secondo le procedure adottate dall’organismo dell’Unione.
3. Gli impegni di bilancio globali coprono il costo totale dei relativi impegni giuridici specifici contratti fino al 31 dicembre dell’anno N + 1.
Salvo il disposto dell’articolo 69, paragrafo 4, e dell’articolo 87, paragrafo 2, gli impegni giuridici specifici riferentisi a impegni di bilancio specifici o accantonati sono conclusi entro il 31 dicembre dell’anno N.
Alla scadenza dei periodi di cui al primo e secondo comma, il saldo non eseguito di questi impegni di bilancio è disimpegnato dall’ordinatore.
L’importo corrispondente a ciascun impegno giuridico specifico adottato a seguito di un impegno di bilancio globale è registrato dall’ordinatore, prima della firma, nella contabilità di bilancio, mediante imputazione dell’impegno di bilancio globale.
4. Gli impegni di bilancio e giuridici contratti per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi comportano, tranne quando si tratta di spese di personale, un termine finale d’esecuzione fissato conformemente al principio della sana gestione finanziaria.
Le frazioni di questi impegni non eseguite nei sei mesi successivi alla data di cui al primo comma del presente paragrafo sono oggetto di disimpegno, a norma dell’articolo 16.
L’importo di un impegno di bilancio, corrispondente a un impegno giuridico, per il quale non è stato effettuato alcun pagamento ai sensi dell’articolo 75 entro i due anni successivi alla firma dell’impegno giuridico è oggetto di disimpegno, salvo ove tali importi siano relativi a un caso oggetto di contenzioso in sede giudiziaria o arbitrale o in presenza di disposizioni specifiche stabilite negli atti di base.
Articolo 71
Controlli relativi agli impegni
1. Quando procede all’adozione di un impegno di bilancio, l’ordinatore verifica quanto segue:
a)
l’esattezza dell’imputazione al bilancio dell’organismo dell’Unione;
b)
la disponibilità degli stanziamenti;
c)
la conformità della spesa alle disposizioni applicabili, in particolare quelle dell’atto costitutivo, della regolamentazione finanziaria di ciascun organismo dell’Unione, nonché di qualsiasi atto adottato in esecuzione di essi;
d)
il rispetto del principio della sana gestione finanziaria.
2. Quando procede alla registrazione di un obbligo giuridico tramite firma materiale o elettronica, l’ordinatore verifica quanto segue:
a)
la copertura dell’obbligo tramite il corrispondente impegno di bilancio;
b)
la legalità, regolarità e conformità della spesa alle disposizioni applicabili, in particolare quelle dell’atto costitutivo, della regolamentazione finanziaria di ciascun organismo dell’Unione, nonché di qualsiasi atto adottato in esecuzione di essi.
c)
il rispetto del principio della sana gestione finanziaria.
Articolo 72
Liquidazione delle spese
La liquidazione di una spesa è l’atto con cui l’ordinatore:
a)
verifica l’esistenza dei diritti del creditore;
b)
determina o verifica l’esistenza e l’importo del credito;
c)
verifica le condizioni di esigibilità del credito.
Articolo 73
Liquidazione e forma concreta del «visto per pagamento»
1. La liquidazione di una spesa è basata su documenti giustificativi che attestano i diritti del creditore, sulla base dell’accertamento di servizi effettivamente resi, di forniture effettivamente consegnate o di lavori effettivamente eseguiti, oppure sulla base di altri titoli che giustificano il pagamento, compresi i pagamenti ricorrenti di abbonamenti o corsi di formazione.
2. Prima di prendere la decisione di liquidazione della spesa, l’ordinatore procede personalmente all’esame dei documenti giustificativi o verifica, sotto la propria responsabilità, che l’esame sia stato effettuato.
3. Vale decisione di liquidazione la firma di un «visto per pagamento» da parte dell’ordinatore.
4. In un sistema non computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dal timbro con la firma dell’ordinatore.
In un sistema computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dalla convalida coperta da parola d’accesso personale dell’ordinatore.
Articolo 74
Ordinazione delle spese
1. L’ordinazione delle spese è l’atto con il quale l’ordinatore, previa verifica della disponibilità degli stanziamenti, dà al contabile, mediante l’emissione di un ordine di pagamento, l’istruzione di pagare l’importo della spesa di cui ha effettuato la liquidazione.
Nei casi in cui vengono effettuati pagamenti periodici riguardo a servizi prestati, compresi i servizi di locazione, o beni forniti, e fatta salva l’analisi dei rischi da parte dell’ordinatore, quest’ultimo può ordinare l’applicazione di un sistema di addebito diretto.
2. L’ordine di pagamento è datato e firmato dall’ordinatore, quindi trasmesso al contabile. I documenti giustificativi sono conservati dall’ordinatore in conformità dell’articolo 44, paragrafo 5.
3. Se necessario, l’ordine di pagamento trasmesso al contabile è accompagnato da un attestato che certifica l’iscrizione dei beni negli inventari di cui all’articolo 106, paragrafo 1.
Articolo 75
Tipi di pagamenti
1. Il pagamento si basa sulla prova che l’azione corrispondente è stata realizzata in conformità alle disposizioni dell’atto di base o del contratto o della convenzione di sovvenzione, e consiste in uno o più dei seguenti atti:
a)
il pagamento della totalità degli importi dovuti;
b)
il pagamento degli importi dovuti, secondo le modalità seguenti:
1)
un prefinanziamento, eventualmente frazionato in più versamenti previa firma del contratto o della convenzione di sovvenzione ovvero notifica della decisione di sovvenzione;
2)
uno o più pagamenti intermedi in contropartita dell’esecuzione parziale dell’azione;
3)
un pagamento a saldo degli importi dovuti ove l’azione sia stata integralmente eseguita.
Il prefinanziamento fornisce un fondo di tesoreria. Esso può essere frazionato in diversi versamenti secondo il principio della sana gestione finanziaria.
Il pagamento intermedio, che può essere rinnovato, può coprire le spese sostenute per l’attuazione della decisione o convenzione o per pagare i servizi, le forniture o i lavori completati e/o consegnati in una fase intermedia del contratto. Può liquidare in tutto o in parte il prefinanziamento, salvo il disposto dell’atto di base.
La chiusura delle spese assume la forma di un saldo di pagamento, che non può essere rinnovato e liquida i pagamenti che lo hanno preceduto, ovvero di un ordine di recupero.
2. Nella preparazione dei conti di bilancio i diversi tipi di pagamento di cui al paragrafo 1 sono distinti al momento dell’esecuzione di ogni pagamento.
Articolo 76
Pagamento limitato ai fondi disponibili
Il pagamento delle spese è eseguito dal contabile nei limiti dei fondi disponibili.
Articolo 77
Termini
Il pagamento delle spese è effettuato entro i termini di tempo e secondo le disposizioni del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
CAPO 6
Sistemi informatici
Articolo 78
Gestione elettronica delle operazioni
Qualora le entrate e le spese siano gestite mediante sistemi informatici, le firme possono essere apposte mediante procedura informatizzata o elettronica.
Articolo 79
Amministrazione elettronica («e-Government»)
L’organismo dell’Unione istituisce e applica norme uniformi per lo scambio elettronico di informazioni con i terzi che partecipano alle procedure di appalti pubblici e sovvenzioni. In particolare, esso elabora e applica quanto più possibile soluzioni per la presentazione, l’archiviazione e il trattamento dei dati presentati nelle procedure di sovvenzione e di appalto e a tal fine realizza un unico spazio di interscambio dei dati elettronici per i richiedenti, i candidati e gli offerenti.
Articolo 80
Buona amministrazione
1. L’ordinatore rende nota senza indugio la necessità di fornire prove e/o documentazione, la forma delle medesime e il loro contenuto essenziale nonché, se del caso, il calendario indicativo relativo al completamento di procedure di aggiudicazione.
2. Qualora, a causa di un evidente errore amministrativo da parte del richiedente o del concorrente, si verifichi una mancata presentazione di prove o dichiarazioni, il comitato di valutazione o, se del caso, l’ordinatore chiede, salvo in casi debitamente motivati, al richiedente o al concorrente di fornire le informazioni mancanti o di chiarire i documenti giustificativi. Tali informazioni o chiarimenti non modificano in modo sostanziale la proposta né mutano i termini dell’offerta.
Articolo 81
Indicazione dei mezzi di ricorso
Qualora un atto procedurale di un ordinatore leda i diritti di un richiedente o offerente, beneficiario o contraente, l’atto stesso riporta l’indicazione dei mezzi amministrativi e/o di ricorso giudiziario per l’impugnazione.
Sono indicati, in particolare, la natura del ricorso, l’istanza o le istanze che possono essere adite nonché i termini per l’esercizio del ricorso.
CAPO 7
Revisore interno
Articolo 82
Designazione, poteri e funzioni del revisore interno
1. L’organismo dell’Unione dispone di una funzione di revisione contabile interna, che viene esercitata nel rispetto delle pertinenti norme internazionali.
2. La funzione di revisione contabile interna è esercitata dal revisore interno della Commissione. Il revisore interno non può essere né ordinatore né contabile dell’organismo dell’Unione o della Commissione.
3. Il revisore interno consiglia l’organismo dell’Unione riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni mirate a migliorare le condizioni di esecuzione delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria.
Il revisore interno è incaricato in particolare di quanto segue:
a)
verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché delle prestazioni dei servizi nella realizzazione dei programmi e delle azioni in relazione ai rischi ad essi associati;
b)
valutare l’efficienza e l’efficacia dei sistemi di controllo e di revisione contabile interni relativi a ciascuna operazione di esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione.
4. Il revisore interno esercita le proprie funzioni in relazione all’insieme delle attività e dei servizi dell’organismo dell’Unione. Il revisore interno può accedere integralmente e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria per l’esercizio delle sue funzioni.
5. Il revisore interno prende conoscenza della relazione annuale di attività consolidata dell’ordinatore e degli altri elementi d’informazione individuati.
6. Il revisore interno presenta al consiglio di amministrazione e al direttore una relazione con le sue constatazioni e raccomandazioni.
Inoltre, il revisore interno riferisce nei seguenti casi:
-
se non è stato dato seguito a rischi gravi e raccomandazioni essenziali,
-
se vi sono ritardi significativi nell’attuazione delle raccomandazioni formulate in anni precedenti.
Il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo e il direttore adottano le misure necessarie per assicurare un controllo periodico dell’attuazione delle raccomandazioni scaturite dalla revisione contabile. Il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo esaminano le informazioni di cui all’articolo 47, paragrafo 1, lettera a), e verificano se le raccomandazioni sono state attuate pienamente e tempestivamente.
7. L’organismo dell’Unione comunica i dati di contatto del revisore interno a qualunque persona fisica o giuridica associata alle operazioni di spesa affinché possa contattare in forma riservata il revisore interno.
8. Le relazioni e le constatazioni del revisore interno sono accessibili al pubblico solo dopo la convalida da parte del revisore interno delle misure adottate per la loro attuazione.
Articolo 83
Indipendenza del revisore interno
L’indipendenza del revisore interno, la sua responsabilità circa le misure prese nell’esercizio delle sue funzioni e il suo diritto di avviare un’azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea sono determinati conformemente alle disposizioni dell’articolo 100 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Articolo 84
Creazione di una struttura di revisione contabile interna
1. Il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo creano, tenendo conto del rapporto costo/efficacia e del valore aggiunto, una struttura di revisione contabile interna che svolge i suoi compiti nel rispetto delle pertinenti norme internazionali.
Il mandato, l’autorità e la responsabilità della struttura di revisione contabile interna sono stabiliti nella carta della revisione contabile interna e sono sottoposti all’approvazione del consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, del comitato esecutivo.
Il piano annuale della struttura di revisione contabile interna è preparato dal responsabile di tale struttura, tenendo conto tra l’altro, della valutazione, da parte del direttore, del rischio nell’organismo dell’Unione.
Il piano è rivisto e approvato dal consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, dal comitato esecutivo.
La struttura di revisione contabile interna presenta al consiglio di amministrazione e al direttore le sue constatazioni e raccomandazioni.
2. Se la struttura di revisione contabile interna di un organismo dell’Unione non è efficace in termini di costi o non è in grado di rispettare le norme internazionali, tale organismo può decidere di condividere una struttura di revisione contabile interna con altri organismi dell’Unione che operano nello stesso settore.
In questi casi il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo degli organismi dell’Unione in questione stabiliscono le modalità pratiche della struttura di audit interno condivisa.
3. I soggetti della revisione contabile interna collaborano efficacemente scambiandosi informazioni e relazioni di revisione contabile interna e, se del caso, stilando valutazioni comuni del rischio e svolgendo revisioni contabili congiunte.
Il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo e il direttore adottano le misure necessarie per assicurare un controllo periodico dell’attuazione delle raccomandazioni della struttura di revisione contabile interna.
TITOLO V
APPALTI PUBBLICI
Articolo 85
Disposizioni generali
1. Per quanto riguarda l’aggiudicazione degli appalti pubblici, si applicano le disposizioni del titolo V del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatto salvo l’articolo 86.
2. L’organismo dell’Unione può chiedere di essere associato, in qualità di amministrazione aggiudicatrice, all’aggiudicazione di appalti della Commissione o di appalti interistituzionali, nonché all’aggiudicazione di appalti di altri organismi dell’Unione.
3. L’organismo dell’Unione partecipa alla banca dati centrale sull’esclusione istituita e gestita dalla Commissione conformemente all’articolo 108 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Articolo 86
Procedure di aggiudicazione degli appalti
1. L’organismo dell’Unione può stipulare con la Commissione, con gli uffici interistituzionali e con il Centro di traduzione degli organismi dell’Unione europea istituito dal regolamento (CE) n. 2965/94 (8) del Consiglio contratti per la fornitura di beni, la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori da parte loro senza ricorrere a una procedura di appalto pubblico.
2. L’organismo dell’Unione può ricorrere a procedure di aggiudicazione congiunte con le amministrazioni aggiudicatrici dello Stato membro ospitante per coprire le sue necessità amministrative. In questo caso si applica, mutatis mutandis, l’articolo 133 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
TITOLO VI
DISPOSIZIONI SPECIFICHE RIGUARDANTI GLI STANZIAMENTI AMMINISTRATIVI
Articolo 87
Stanziamenti amministrativi
1. Gli stanziamenti amministrativi sono stanziamenti non dissociati.
2. Le spese amministrative risultanti da contratti conclusi per periodi superiori alla durata dell’esercizio, in conformità delle pratiche locali o perché relativi alla fornitura di materiale di dotazione, sono imputate al bilancio dell’organismo dell’Unione dell’esercizio nel corso del quale sono effettuate.
3. L’organismo dell’Unione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio, entro il 1o luglio di ogni anno, un documento di lavoro sulla sua politica immobiliare che include le seguenti informazioni:
a)
per ogni edificio, la spesa e la superficie coperte dagli stanziamenti delle linee di bilancio corrispondenti nel bilancio dell’organismo dell’Unione;
b)
la prevedibile evoluzione della programmazione globale della superficie e delle ubicazioni per gli anni successivi, con una descrizione dei progetti immobiliari in fase di progettazione già identificati;
c)
le condizioni e i costi definitivi nonché le informazioni utili per quanto riguarda la realizzazione di nuovi progetti immobiliari già presentati al Parlamento europeo e al Consiglio secondo la procedura di cui all’articolo 88, e non inclusi nei documenti di lavoro dell’anno precedente.
Articolo 88
Progetti immobiliari
1. Per qualsiasi progetto di natura immobiliare che possa avere incidenze finanziarie significative sul bilancio dell’organismo dell’Unione, quest’ultimo informa quanto prima il Parlamento europeo e il Consiglio della superficie immobiliare necessaria e del programma provvisorio prima che abbia luogo qualsiasi esplorazione del mercato locale nel caso di contratti immobiliari o prima della pubblicazione dei bandi di gara nel caso di lavori di costruzione.
2. Per qualsiasi progetto di natura immobiliare che possa avere incidenze finanziarie significative sul bilancio dell’organismo dell’Unione, quest’ultimo presenta il progetto immobiliare, inclusi una stima dettagliata dei costi e il suo finanziamento, nonché un elenco dei progetti di contratto destinati a essere utilizzati, e chiede l’approvazione del Parlamento europeo e del Consiglio prima della conclusione dei contratti. Su richiesta dell’organismo dell’Unione, i documenti presentati concernenti il progetto immobiliare sono trattati in via riservata.
Salvo in casi di forza maggiore, il Parlamento europeo e il Consiglio si pronunciano sul progetto immobiliare entro quattro settimane dal suo ricevimento da parte delle due istituzioni.
Il progetto immobiliare si considera approvato alla scadenza del termine di quattro settimane, a meno che il Parlamento europeo o il Consiglio non adottino una decisione contraria alla proposta entro tale periodo.
Se durante tale periodo di quattro settimane il Parlamento europeo e/o il Consiglio avanzano obiezioni debitamente giustificate, tale periodo è prorogato una volta di due settimane.
Se il Parlamento europeo e/o il Consiglio adottano una decisione contraria al progetto immobiliare, l’organismo dell’Unione ritira la proposta e può presentarne una nuova.
3. In casi di forza maggiore, le informazioni di cui al paragrafo 4 possono essere presentate unitamente al progetto immobiliare. Il Parlamento europeo e il Consiglio si pronunciano sul progetto immobiliare entro due settimane dal suo ricevimento da parte delle due istituzioni. Il progetto immobiliare si considera approvato alla scadenza del termine di due settimane, a meno che il Parlamento europeo e/o il Consiglio non adottino una decisione contraria alla proposta entro tale periodo.
4. Sono considerati progetti immobiliari che possono comportare conseguenze finanziarie significative per il bilancio dell’organismo dell’Unione:
a)
qualsiasi acquisto di terreni;
b)
l’acquisto, la vendita, la ristrutturazione, la costruzione di edifici o qualsiasi progetto di importo superiore ai 3 000 000 EUR che abbini questi elementi da realizzarsi durante lo stesso periodo;
c)
qualsiasi nuovo contratto immobiliare (inclusi l’usufrutto, i contratti di locazione a lungo termine e il rinnovo di contratti immobiliari esistenti a condizioni meno favorevoli) non coperto dalla lettera b) con un costo annuale di almeno 750 000 EUR;
d)
la proroga o il rinnovo di contratti immobiliari esistenti (compresi l’usufrutto e i contratti di locazione a lungo termine) a condizioni identiche o meno favorevoli con un costo annuale di almeno 3 000 000 EUR.
5. Fatto salvo l’articolo 19, paragrafo 4, un progetto di acquisto immobiliare può essere finanziato mediante un prestito previa approvazione del Parlamento europeo e del Consiglio.
I prestiti sono contratti e rimborsati conformemente al principio della sana gestione finanziaria e tenendo in debita considerazione l’interesse finanziario dell’Unione europea.
Se l’organismo dell’Unione propone di finanziare l’acquisto mediante un prestito, il piano finanziario che deve essere presentato, unitamente alla richiesta di approvazione preventiva dell’organismo dell’Unione, precisa in particolare il livello massimo del finanziamento, il periodo di finanziamento, il tipo di finanziamento, le condizioni finanziarie e i risparmi ottenuti rispetto ad altri tipi di condizioni contrattuali.
Il Parlamento europeo e il Consiglio si pronunciano, previa richiesta di approvazione preventiva, entro un periodo di quattro settimane, prorogabile una volta di due settimane, dal suo ricevimento da parte delle due istituzioni. L’acquisto tramite un prestito è da considerarsi respinto se il Parlamento europeo e il Consiglio non lo approvano esplicitamente entro tale termine.
TITOLO VII
ESPERTI
Articolo 89
Esperti esterni retribuiti
Le disposizioni dell’articolo 287 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 si applicano, mutatis mutandis, alla selezione di esperti. Questi esperti sono pagati sulla base di un importo fisso preventivamente annunciato e sono scelti in funzione della loro capacità professionale. La selezione avviene in base a criteri che rispettano i principi di non discriminazione, parità di trattamento e assenza di conflitto d’interesse.
TITOLO VIII
SOVVENZIONI E PREMI ATTRIBUITI DALL’ORGANISMO DELL’UNIONE
Articolo 90
Sovvenzioni
Quando l’organismo dell’Unione può attribuire sovvenzioni conformemente alle disposizioni dell’atto costitutivo o per delega della Commissione conformemente all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto iv), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, si applicano le disposizioni pertinenti di tale regolamento e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
Articolo 91
Premi
Quando l’organismo dell’Unione può attribuire premi conformemente alle disposizioni dell’atto costitutivo o per delega della Commissione conformemente all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto iv), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, si applicano le disposizioni pertinenti di tale regolamento e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
TITOLO IX
RENDICONTO E CONTABILITÀ
CAPO 1
Presentazione dei conti
Articolo 92
Struttura contabile
I conti dell’organismo dell’Unione comprendono quanto segue:
a)
gli stati finanziari dell’organismo dell’Unione;
b)
le relazioni sull’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione.
Articolo 93
Relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria
1. Ogni organismo dell’Unione prepara una relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell’esercizio.
2. Il direttore trasmette la relazione al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti entro il 31 marzo che segue l’esercizio chiuso.
3. La relazione di cui al paragrafo 2 fornisce, almeno, in termini sia assoluti che percentuali, informazioni sul tasso di esecuzione degli stanziamenti insieme a una sintesi sugli storni di stanziamenti fra le varie voci del bilancio.
Articolo 94
Norme relative alla contabilità
1. Il contabile dell’organismo dell’Unione applica le norme adottate dal contabile della Commissione sul modello delle norme contabili internazionalmente ammesse per il settore pubblico.
2. I conti dell’organismo dell’Unione di cui all’articolo 92 devono rispettare i principi di bilancio stabiliti dagli articoli da 5 a 31. Essi forniscono un’immagine fedele delle operazioni di bilancio in entrate e in spese.
Articolo 95
Principi contabili
Gli stati finanziari di cui all’articolo 92 presentano le informazioni, comprese le informazioni sui metodi contabili, in maniera che garantiscano che sono pertinenti, affidabili, confrontabili e comprensibili. Gli stati finanziari sono formati in conformità dei principi contabili generalmente ammessi enunciati nelle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Articolo 96
Stati finanziari
1. Gli stati finanziari sono presentati in euro e comprendono quanto segue:
a)
il bilancio finanziario e il conto economico, che rappresentano l’intera situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico al 31 dicembre dell’esercizio precedente; sono presentati conformemente alle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
b)
la situazione dei flussi di cassa che fa apparire gli incassi e gli esborsi dell’esercizio e la situazione finale di tesoreria;
c)
la situazione di variazione dell’attivo netto che presenta una sintesi dei movimenti che durante l’esercizio hanno interessato le riserve e gli utili accantonati.
2. Le note degli stati finanziari completano e commentano le informazioni presentate negli stati di cui al paragrafo 1 e forniscono tutte le informazioni supplementari prescritte dalla pratica contabile ammessa a livello internazionale, quando tali informazioni sono pertinenti in relazione alle attività dell’organismo dell’Unione.
Articolo 97
Relazioni sull’esecuzione del bilancio
1. Le relazioni sull’esecuzione del bilancio sono presentate in euro. Esse comprendono:
a)
le relazioni che comprendono la totalità delle operazioni di bilancio dell’esercizio in entrate e in spese;
b)
le note esplicative che completano e commentano le informazioni fornite nelle relazioni.
2. Il risultato di bilancio consiste nella differenza tra:
-
l’insieme delle entrate riscosse per tale esercizio,
-
l’ammontare dei pagamenti effettuati sugli stanziamenti dello stesso esercizio, aumentato dell’ammontare degli stanziamenti del medesimo esercizio riportati.
Alla differenza di cui al primo comma vengono aggiunti o detratti, da un lato, l’importo netto risultante dagli annullamenti di stanziamenti riportati dagli esercizi precedenti e, dall’altro:
-
gli importi versati in eccesso, a causa di variazioni dei tassi di cambio, di pagamenti corrispondenti a stanziamenti non dissociati riportati dall’esercizio precedente,
-
l’importo del saldo derivante da guadagni e perdite dovuti ai tassi di cambio, nel corso dell’esercizio, realizzati e non realizzati.
3. La struttura delle relazioni sull’esecuzione del bilancio è identica a quella del bilancio dell’organismo dell’Unione stesso.
Articolo 98
Conti provvisori
1. Il contabile dell’organismo dell’Unione comunica i conti provvisori al contabile della Commissione e alla Corte dei conti entro il 1o marzo che segue l’esercizio chiuso.
2. Il contabile dell’organismo dell’Unione comunica inoltre al contabile della Commissione, entro il 1o marzo che segue l’esercizio chiuso, la documentazione contabile in un formato standard stabilito dal contabile della Commissione ai fini del consolidamento.
Articolo 99
Approvazione dei conti definitivi
1. Conformemente alle disposizioni dell’articolo 148, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, la Corte dei conti formula, entro il 1o giugno che segue l’esercizio chiuso, le sue osservazioni sui conti provvisori dell’organismo dell’Unione.
2. Al ricevimento delle osservazioni formulate dalla Corte dei conti sui conti provvisori dell’organismo dell’Unione, il contabile redige i conti definitivi dell’organismo dell’Unione conformemente all’articolo 50. Il direttore li trasmette al consiglio di amministrazione, che formula un parere su tali conti.
3. Il contabile trasmette i conti definitivi, accompagnati dal parere del consiglio di amministrazione, al contabile della Commissione, alla Corte dei conti, al Parlamento europeo e al Consiglio entro il 1o luglio che segue l’esercizio chiuso.
Il contabile dell’organismo dell’Unione comunica inoltre al contabile della Commissione, entro il 1o luglio, la documentazione contabile in un formato standard stabilito dal contabile della Commissione ai fini del consolidamento.
4. Il contabile dell’organismo dell’Unione trasmette altresì alla Corte dei conti, e in copia al contabile della Commissione, contemporaneamente a tali conti definitivi, una dichiarazione a essi relativa.
I conti definitivi sono corredati di una nota redatta dal contabile nella quale quest’ultimo dichiara che i conti definitivi sono stati elaborati nel rispetto del presente titolo e dei principi, delle norme e dei metodi contabili applicabili.
I conti definitivi dell’organismo dell’Unione sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea entro il 15 novembre che segue l’esercizio chiuso.
5. Il direttore invia alla Corte dei conti una risposta alle osservazioni da essa formulate nel quadro della sua relazione annuale entro il 30 settembre che segue l’esercizio chiuso. L’organismo dell’Unione comunica le sue risposte contemporaneamente alla Commissione.
CAPO 2
Contabilità e inventario delle immobilizzazioni
Sezione 1
Disposizioni comuni
Articolo100
Il sistema contabile
1. Il sistema contabile dell’organismo dell’Unione permette di organizzare l’informazione di bilancio e finanziaria che permette di iscrivere, classificare e registrare dati in cifre.
2. Il sistema contabile si compone di una contabilità generale e di una contabilità di bilancio. Le due contabilità sono tenute in euro per esercizio.
3. L’ordinatore può anche tenere una contabilità analitica.
Articolo 101
Prescrizioni comuni per i sistemi contabili delle istituzioni
Le norme e il piano contabile armonizzato che devono essere applicati dall’organismo dell’Unione sono adottati dal contabile della Commissione conformemente all’articolo 152 del regolamento (CE, Euratom) n. 966/2012.
Sezione 2
Contabilità generale e contabilità di bilancio
Articolo 102
Contabilità generale
La contabilità generale riproduce in forma cronologica, secondo il metodo della partita doppia, gli eventi e le operazioni che intervengono nella situazione economica, finanziaria e patrimoniale dell’organismo dell’Unione.
Articolo 103
Scritture contabili
1. I saldi e i movimenti di ciascun conto sono iscritti nei libri contabili.
2. Ogni scrittura contabile, comprese le rettifiche contabili, è basata su documenti giustificativi ai quali essa fa riferimento.
3. Il sistema contabile permette di risalire con chiarezza a tutte le scritture contabili.
Articolo 104
Rettifiche contabili
Dopo la chiusura dell’esercizio e fino alla data di presentazione dei conti definitivi, il contabile dell’organismo dell’Unione procede alle correzioni che, senza comportare esborsi o incassi a carico dell’esercizio, sono necessarie per una presentazione regolare, fedele e sincera dei conti. Tali rettifiche rispettano le norme contabili di cui all’articolo 101.
Articolo 105
Contabilità di bilancio
1. La contabilità di bilancio fornisce un quadro dettagliato dell’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione.
2. Ai fini del paragrafo 1, la contabilità di bilancio registra tutti gli atti d’esecuzione del bilancio in entrate e in spese previsti al titolo IV.
Articolo 106
Inventario delle immobilizzazioni
1. L’organismo dell’Unione tiene, conformemente al modello stabilito dal contabile della Commissione, inventari in numero e in valore di tutte le immobilizzazioni materiali, immateriali e finanziarie che costituiscono il patrimonio dell’Unione.
L’organismo dell’Unione verifica la concordanza tra le scritture d’inventario e la situazione di fatto.
2. Le vendite di immobilizzazioni materiali dell’organismo dell’Unione sono oggetto di una pubblicità adeguata.
TITOLO X
REVISIONE CONTABILE ESTERNA, DISCARICO E LOTTA CONTRO LA FRODE
Articolo 107
Revisione contabile esterna
1. Un revisore contabile esterno indipendente verifica che i conti annuali dell’organismo dell’Unione presentino correttamente le entrate, le spese e la situazione finanziaria dell’organismo dell’Unione prima del consolidamento nei conti definitivi dell’organismo dell’Unione.
Salvo disposizione contraria nell’atto costitutivo, la Corte dei conti elabora una relazione annuale specifica relativa all’organismo dell’Unione conformemente alle prescrizioni dell’articolo 287, paragrafo 1, del trattato sul funzionamento dell’Unione europea.
Nel preparare la relazione di cui al secondo comma, la Corte esamina la revisione contabile svolta dal revisore esterno indipendente di cui al primo comma e le azioni adottate in risposta alle risultanze.
2. L’organismo dell’Unione trasmette alla Corte dei conti il proprio bilancio definitivamente adottato. Esso informa quest’ultima, al più presto, di tutte le sue decisioni e di tutti i provvedimenti adottati in esecuzione degli articoli 10, 14, 19 e 23.
3. Il controllo effettuato dalla Corte dei conti è disciplinato dagli articoli da 158 a 163 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Articolo 108
Calendario della procedura di discarico
1. Il Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio, dà atto al direttore, entro il 15 maggio dell’anno N + 2, salvo diversamente previsto nell’atto costitutivo, dell’esecuzione del bilancio dell’esercizio N. Il direttore informa il consiglio d’amministrazione delle osservazioni del Parlamento europeo contenute nella risoluzione che accompagna la decisione di discarico.
2. Se la data di cui al paragrafo 1 non può essere rispettata, il Parlamento europeo o il Consiglio informano il direttore dei motivi per cui la decisione ha dovuto essere differita.
3. Qualora il Parlamento europeo rinvii la decisione di discarico, il direttore, di concerto con il consiglio d’amministrazione, si adopera per prendere, al più presto, misure che consentano e facilitino la rimozione degli ostacoli che si frappongono alla decisione.
Articolo 109
La procedura di discarico
1. La decisione di discarico riguarda i conti della totalità delle entrate e delle spese dell’organismo dell’Unione, nonché il relativo saldo, e l’attivo e il passivo dell’organismo dell’Unione descritti negli stati finanziari.
2. In vista del discarico, il Parlamento europeo esamina, successivamente al Consiglio, i conti e gli stati finanziari dell’organismo dell’Unione. Esamina anche la relazione annuale della Corte dei conti, accompagnata dalle risposte del direttore dell’organismo dell’Unione, nonché le sue relazioni speciali pertinenti, riguardo all’esercizio interessato, e la sua dichiarazione attestante l’affidabilità dei conti nonché la legittimità e la regolarità delle relative operazioni.
3. Il direttore presenta al Parlamento europeo, su richiesta di quest’ultimo, e secondo le modalità previste dall’articolo 165, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, tutte le informazioni necessarie al corretto svolgimento della procedura di discarico per l’esercizio in causa.
Articolo 110
Misure di follow-up
1. Il direttore adotta ogni misura utile per dar seguito alle osservazioni che accompagnano la decisione di discarico del Parlamento europeo e ai commenti che accompagnano la raccomandazione di discarico adottata dal Consiglio.
2. Su richiesta del Parlamento europeo o del Consiglio, il direttore riferisce in merito alle misure adottate a seguito di tali osservazioni e commenti. Il direttore trasmette copia della relazione alla Commissione e alla Corte dei conti.
Articolo 111
Verifiche sul posto della Commissione, della Corte dei conti e dell’OLAF
1. L’organismo dell’Unione concede al personale della Commissione e alle altre persone da essa autorizzate, nonché alla Corte dei conti, l’accesso ai propri siti e locali, nonché a tutti dati e a tutte le informazioni, anche in formato elettronico, necessarie per effettuare i controlli.
2. L’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) può effettuare indagini, inclusi controlli e verifiche sul posto, conformemente alle disposizioni e alle procedure stabilite dal regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (9) e dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio (10) al fine di determinare se vi sia stata frode, corruzione o qualsiasi altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione in relazione a una sovvenzione attribuita o a un appalto aggiudicato a norma del presente regolamento.
3. Fatti salvi i paragrafi 1 e 2, gli accordi con i paesi terzi e le organizzazioni internazionali, i contratti, le sovvenzioni e gli appalti dell’organismo dell’Unione contengono disposizioni che abilitano espressamente la Corte dei conti europea e l’OLAF a svolgere tali controlli e indagini in base alle rispettive competenze.
TITOLO XI
DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI
Articolo 112
Richieste di informazioni del Parlamento europeo e del Consiglio
Per le questioni di bilancio di loro rispettiva competenza, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione possono ottenere dall’organismo dell’Unione qualsiasi informazione o giustificazione pertinente.
Articolo 113
Adozione del nuovo regolamento finanziario dell’organismo dell’Unione
Ogni organismo di cui all’articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 è tenuto ad adottare un nuovo regolamento finanziario in vista della sua entrata in vigore il 1o gennaio 2014 o, in ogni caso, entro sei mesi a decorrere dalla data in cui un organismo rientra nel campo di applicazione del suddetto articolo 208, a seguito della concessione di un contributo iscritto nel bilancio.
Articolo 114
Modalità di esecuzione del regolamento finanziario dell’organismo dell’Unione
Il consiglio di amministrazione, su proposta del direttore, adotta, per quanto necessario e con la previa autorizzazione della Commissione, le modalità di esecuzione del regolamento finanziario dell’organismo dell’Unione.
Articolo 115
Abrogazione
Il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 è abrogato con effetto dal 1o gennaio 2014. Tuttavia, l’articolo 40 si applica fino al 31 dicembre 2014 e l’articolo 27, paragrafi 4 e 7, si applicano fino al 31 dicembre 2015.
Articolo 116
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea. Esso si applica a decorrere dal 1o gennaio 2014. Tuttavia, l’articolo 47 e l’articolo 82, paragrafo 5, si applicano a decorrere dal 1o gennaio 2015, l’articolo 32 e l’articolo 33, paragrafi 5 e 8, si applicano a decorrere dal 1o gennaio 2016.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 30 settembre 2013