DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 1042/2014 DER KOMMISSION
vom 25. Juli 2014
zur Ergänzung der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 in Bezug auf die Benennung von zuständigen Behörden und ihre Verwaltungs- und Kontrollaufgaben sowie in Bezug auf den Status und die Verpflichtungen von Prüfbehörden
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU) Nr. 514/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 zur Festlegung allgemeiner Bestimmungen für den Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds und das Instrument für die finanzielle Unterstützung der polizeilichen Zusammenarbeit, Kriminalprävention und Kriminalitätsbekämpfung und des Krisenmanagements (1), insbesondere auf Artikel 26 Absatz 4 und Artikel 29 Absatz 1,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Um die Kontinuität zwischen der Durchführung der früheren Fonds im Rahmen des Generellen Programms „Solidarität und Steuerung der Migrationsströme“ für den Zeitraum 2007-2013 und im Rahmen der spezifischen Verordnungen für den Zeitraum 2014-2020 zu gewährleisten, orientiert sich die Verordnung (EU) Nr. 514/2014 größtenteils an den für die früheren Fonds geltenden Vorschriften, wobei den Änderungen bei der geteilten Mittelverwaltung, die mit der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates (2) eingeführt wurden, Rechnung getragen wird.
(2)
Um sicherzustellen, dass die Stellen, die die nationalen Programme durchführen, ihre Aufgabe effizient und entsprechend den Zielen und Prioritäten der in Artikel 2 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten spezifischen Verordnungen wahrnehmen können, sollten Regeln für ihre Benennung, die Überwachung ihrer Benennung und die Aufhebung der Benennung im Bedarfsfall festgelegt werden.
(3)
Um sicherzustellen, dass der Umfang ihrer Zuständigkeiten ihnen die Durchführung des nationalen Programms ermöglicht, müssen Regeln für die Festlegung der Verwaltungs- und Kontrollaufgaben der zuständigen Behörden, insbesondere die Bedingungen, unter denen sie einige ihrer Aufgaben übertragen oder auslagern können, festgelegt werden.
(4)
Das Auswahl- und Vergabeverfahren für die Gewährung des Beitrags der Union im Rahmen nationaler Programme sollte den Grundsätzen der Transparenz, der Nichtdiskriminierung und der Gleichbehandlung entsprechen. Die Bedingungen, unter denen die Mitgliedstaaten die Maßnahmen im Rahmen der nationalen Programme durchführen sollten, müssen daher festgelegt und es muss insbesondere bestimmt werden, unter welchen Umständen die zuständige Behörde Projekte direkt durchführen kann.
(5)
Die Prüfungen sollten in allen Mitgliedstaaten wirksam sein, einen angemessenen Umfang haben und den Internationalen Prüfungsstandards („International Standards on Auditing“) entsprechend durchgeführt werden. Zu diesem Zweck sollten der Status und die Prüfstandards der Prüfbehörden eindeutig festgelegt werden.
(6)
Um zu gewährleisten, dass die Prüftätigkeiten der Prüfbehörden ihnen ermöglichen, fundierte Prüfurteile zu fällen, sollten die verschiedenen Arten von Prüftätigkeiten festgelegt werden.
(7)
Es ist wichtig, dass die Ergebnisse der Tätigkeit der Prüfbehörde sowohl der benennenden Behörde als auch der Europäischen Kommission rechtzeitig und angemessen mitgeteilt werden. Insbesondere ist von Bedeutung, dass die Verwaltungserklärung und die jährliche Übersicht über die endgültigen Prüfberichte und die durchgeführten Kontrollen, die als Teil des jährlichen Zahlungsantrags übermittelt werden, die Ergebnisse der Arbeit der Prüfbehörde und die Schlussfolgerungen angemessen widerspiegeln. Daher sollte die Prüfbehörde im Rahmen ihrer Prüftätigkeit sicherstellen, dass die Informationen über ihre Prüftätigkeit in diesen Dokumenten angemessen mitgeteilt werden.
(8)
Damit die Bestimmungen der vorliegenden Verordnung zügig angewandt werden können und sich die Annahme und die Durchführung der nationalen Programme nicht verzögern, sollte diese Verordnung am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft treten.
(9)
Für das Vereinigte Königreich und Irland ist die Verordnung (EU) Nr. 514/2014 bindend; folglich ist auch die vorliegende Verordnung für sie bindend.
(10)
Für Dänemark ist weder die Verordnung (EU) Nr. 514/2014 noch die vorliegende Verordnung bindend -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
KAPITEL I
ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN
Artikel 1
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieser Verordnung gelten die Begriffsbestimmungen der Verordnung (EU) Nr. 514/2014. Außerdem bezeichnet der Ausdruck
a)
„benennende Behörde“ die in Artikel 26 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannte Behörde eines Mitgliedstaats auf Ministerialebene, die die zuständige Behörde benennt;
b)
„befugte Behörden“ die zuständige Behörde, die Prüfbehörde und gegebenenfalls die beauftragte Behörde, die in Artikel 25 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannt werden;
c)
„SFC2014“ das durch Artikel 2 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 802/2014 der Kommission (3) eingerichtete elektronische Informationssystem;
d)
„Finanzhilfevereinbarung“ eine Vereinbarung oder ein gleichwertiges Rechtsinstrument, auf dessen Grundlage die zuständige Behörde dem Begünstigten Finanzhilfen zum Zwecke der Durchführung eines Projekts im Rahmen des nationalen Programms bereitstellt.
KAPITEL II
DIE ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE
ABSCHNITT I
Benennung der zuständigen Behörde
Artikel 2
Kriterien und Verfahren für die Benennung der zuständigen Behörde
(1) Die Einrichtung, die als zuständige Behörde benannt werden soll, muss über eine Verwaltungsstruktur und ein System der internen Kontrolle verfügen, die die im Anhang festgelegten Kriterien („die Benennungskriterien“) erfüllen. Die Benennungskriterien beziehen sich auf:
a)
das interne Umfeld,
b)
die Kontrolltätigkeiten,
c)
die interne Information und Kommunikation,
d)
das interne Monitoring und die interne Berichterstattung.
Die Mitgliedstaaten können weitere Benennungskriterien festlegen, um der Größe, den Zuständigkeiten und anderen Eigenschaften der zuständigen Behörde Rechnung zu tragen.
(2) Die in Artikel 26 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannte Prüfstelle bewertet, ob die potenzielle zuständige Behörde den Benennungskriterien im Anhang erfüllt, und dokumentiert die Ergebnisse, Schlussfolgerungen und Urteile ihrer Prüfung in einem an die benennende Behörde gerichteten Prüfbericht.
(3) Ist die benennende Behörde der Ansicht, dass die potenzielle zuständige Behörde die Benennungskriterien nicht erfüllt, so erteilt sie dieser Einrichtung genaue Anweisungen für die Beseitigung ihrer Mängel und gibt ihr eine Frist, innerhalb der sämtliche Kriterien zu erfüllen sind, bevor sie als die zuständige Behörde benannt werden kann.
Bis die Kriterien erfüllt sind, kann die Einrichtung für höchstens 12 Monate vorläufig als zuständige Behörde benannt werden. Die Länge dieses vorläufigen Zeitraums muss im Verhältnis zu den festgestellten Mängeln stehen.
(4) Nach der Benennung der zuständigen Behörde teilt der Mitgliedstaat dies der Kommission unverzüglich über SFC2014 mit. Mit dieser Mitteilung übermittelt der Mitgliedstaat Unterlagen, aus denen Folgendes hervorgeht:
a)
die Aufteilung der wichtigsten Zuständigkeiten zwischen den Organisationseinheiten der zuständigen Behörde,
b)
gegebenenfalls ihre Beziehung mit beauftragten Behörden, die Tätigkeiten, die an diese übertragen werden sollen, und die wichtigsten Verfahren zur Überwachung dieser Tätigkeiten und
c)
eine Zusammenfassung der wichtigsten Verfahren für die Bearbeitung finanzieller Forderungen von Begünstigten und für die Genehmigung und Erfassung von Ausgaben.
Artikel 3
Überwachung der zuständigen Behörde und Überprüfung der Benennung
(1) Die benennende Behörde überwacht die zuständige Behörde, insbesondere auf der Grundlage der in Artikel 14 Absatz 2 dieser Verordnung genannten Informationen, und trifft Folgemaßnahmen zu allen festgestellten Mängeln.
(2) Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass Informationen, die darauf hindeuten, dass die zuständige Behörde die Benennungskriterien nicht mehr erfüllt, der benennenden Behörde unverzüglich gemeldet werden.
(3) Wenn die zuständige Behörde die Benennungskriterien nicht mehr vollumfänglich erfüllt oder ihr System der internen Kontrolle so mangelhaft ist, dass es ihre Fähigkeit zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben beeinträchtigt, erlegt die benennende Behörde der zuständigen Behörde einen Probezeitraum auf. In diesem Fall erstellt die benennende Behörde einen Plan für Abhilfemaßnahmen, den die zuständige Behörde innerhalb eines der Schwere des Mangels angemessenen Zeitraums umsetzen muss. Dieser Zeitraum beträgt höchstens 12 Monate ab dem Beginn des Probezeitraums.
(4) Die benennende Behörde informiert die Kommission umgehend über jegliche gemäß Absatz 3 erstellten Pläne für Abhilfemaßnahmen und hält die Kommission über die Fortschritte bei deren Umsetzung auf dem Laufenden.
(5) Wird die Benennung der zuständigen Behörde aufgehoben, so benennt die benennende Behörde umgehend eine andere zuständige Behörde gemäß Artikel 26 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 und Artikel 2 dieser Verordnung, um sicherzustellen, dass die Zahlungen an die Begünstigten ohne Unterbrechung fortgesetzt werden.
(6) Stellt die Kommission fest, dass ein Mitgliedstaat keinen Plan für Abhilfemaßnahmen gemäß Absatz 3 erstellt hat oder dass die zuständige Behörde ihre Benennung beibehält, obwohl sie den Plan für Abhilfemaßnahmen nicht innerhalb der auferlegten Frist umgesetzt hat, so befasst sie sich mit den noch bestehenden Mängeln im Rahmen eines Konformitätsabschlussverfahrens gemäß Artikel 47 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014.
ABSCHNITT II
Verwaltungs- und Kontrollaufgaben der zuständigen Behörde
Artikel 4
Aufgaben der zuständigen Behörde
Die zuständige Behörde verwaltet das nationale Programm im Einklang mit den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung und führt es denselben Grundsätzen entsprechend durch. Die zuständige Behörde
a)
konsultiert Partner gemäß Artikel 12 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014,
b)
gewährleistet das ordnungsgemäße Funktionieren des in Artikel 12 Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Monitoringausschusses;
c)
übermittelt der Kommission über SFC2014 einen Vorschlag für das in Artikel 14 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannte nationale Programm und etwaige spätere Änderungen;
d)
legt im Einklang mit den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung die Förderfähigkeitsregeln für Projekte und Projektkosten für alle Tätigkeiten fest, gewährleistet dabei die Gleichbehandlung und vermeidet Interessenkonflikte;
e)
organisiert Ausschreibungen und Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und gibt diese bekannt und organisiert die anschließende Auswahl von Projekten zur Finanzierung im Rahmen des nationalen Programms und gibt diese bekannt, im Einklang mit dem Anwendungsbereich und den Zielen der in Artikel 2 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten spezifischen Verordnungen und den in Artikel 9 dieser Verordnung aufgeführten Kriterien;
f)
stellt sicher, dass Systeme für die Erhebung der Daten, die für die Meldung der gemeinsamen Indikatoren und der spezifischen Programmindikatoren an die Kommission erforderlich sind, und anderer Daten zur Durchführung des Programms und von Projekten vorhanden sind;
g)
nimmt Zahlungen von der Kommission entgegen und leistet Zahlungen an die Begünstigten;
h)
gewährleistet die Kohärenz und Komplementarität zwischen den Kofinanzierungen im Rahmen der spezifischen Verordnungen und denen aus anderen einschlägigen Instrumenten des betreffenden Mitgliedstaats und der Union;
i)
überwacht die Projekte und prüft, ob die für Projekte angegebenen Ausgaben tatsächlich getätigt wurden und den Vorschriften der Union und des betreffenden Mitgliedstaats entsprechen;
j)
gewährleistet die elektronische Erfassung und Speicherung von Buchführungsdaten für jedes im Rahmen des nationalen Programms durchgeführte Projekt sowie die Erhebung der für das Finanzmanagement, die Überwachung, die Kontrolle und die Bewertung erforderlichen Durchführungsdaten;
k)
gewährleistet unbeschadet der nationalen Rechnungslegungsvorschriften, dass Begünstigte und andere Stellen, die an der Durchführung von im Rahmen des nationalen Programms finanzierten Projekten beteiligt sind, für alle Finanzvorgänge im Zusammenhang mit einem Projekt entweder ein separates Buchführungssystem oder einen geeigneten Buchführungscode verwenden;
l)
stellt sicher, dass die in Artikel 56 und Artikel 57 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Evaluierungen des nationalen Programms innerhalb der vorgegebenen Fristen durchgeführt werden;
m)
stellt sicher, dass die unabhängigen Evaluierer zum Zwecke der Durchführung der in Artikel 56 und Artikel 57 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Evaluierungen und der Formulierung des Evaluierungsurteils sämtliche erforderlichen Informationen über die Verwaltung des nationalen Programms erhalten;
n)
richtet Verfahren ein, um sicherzustellen, dass alle Unterlagen im Zusammenhang mit Ausgaben, Beschlüssen und Kontrolltätigkeiten den erforderlichen Prüfpfad aufweisen und gemäß den auf der Grundlage von Artikel 27 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 erlassenen Durchführungsverordnungen der Kommission aufbewahrt werden;
o)
stellt sicher, dass die Prüfbehörde zum Zwecke der Durchführung der in Artikel 29 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Prüfungen und der Formulierung des Prüfurteils sämtliche erforderlichen Informationen über die im Rahmen der spezifischen Verordnungen angewandten Verwaltungs- und Kontrollverfahren und finanzierten Ausgaben erhält;
p)
erstellt die in Artikel 54 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Berichte über die Durchführung sowie die in Artikel 57 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Evaluierungsberichte und übermittelt sie der Kommission über SFC2014;
q)
erstellt den Antrag auf Zahlung gemäß Artikel 44 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 und übermittelt ihn der Kommission über SFC2014;
r)
führt Informations- und Bekanntmachungstätigkeiten durch und verbreitet die Ergebnisse des Programms im Einklang mit Artikel 53 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014;
s)
führt Verwaltungskontrollen und Vor-Ort-Kontrollen gemäß Artikel 27 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 durch;
t)
arbeitet mit der Kommission und den zuständigen Behörden der anderen Mitgliedstaaten zusammen; und
u)
reagiert auf die Feststellungen der Prüfbehörde, entweder indem sie die festgestellten Mängel behebt oder, wenn die Feststellungen der Prüfbehörde nicht akzeptiert werden, indem sie eine detaillierte Begründung liefert.
Artikel 5
Beauftragte Behörde
(1) Die zuständige Behörde kann einige ihrer Aufgaben oder ihre gesamten Aufgaben an eine beauftragte Behörde im Sinne von Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe c der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 übertragen. Jede Aufgabenübertragung muss mit den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung im Einklang stehen, und es muss sichergestellt sein, dass der Grundsatz der Nichtdiskriminierung beachtet wird und die Erkennbarkeit der Finanzierung durch die Union gewährleistet ist. Die übertragenen Aufgaben dürfen nicht zu Interessenkonflikten führen.
(2) Der Umfang der Aufgaben, die die zuständige Behörde der beauftragten Behörde überträgt, und die genauen Verfahren für die Erfüllung dieser Aufgaben werden in einem von der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde unterzeichneten Dokument festgehalten. Diese Übertragungsverfügung enthält zumindest Folgendes:
a)
die betreffende spezifische Verordnung;
b)
die der beauftragten Behörde übertragene Aufgabe beziehungsweise übertragenen Aufgaben;
c)
die Verpflichtung der beauftragten Behörde, zu überprüfen, ob die Begünstigten den Vorschriften der Union und des betreffenden Mitgliedstaats entsprechen;
d)
die Verpflichtung der beauftragten Behörde, eine ihren Aufgaben angemessene Organisationsstruktur sowie ein ihren Aufgaben angemessenes Verwaltungs- und Kontrollsystem einzurichten und aufrechtzuerhalten;
e)
die Informationen und Belege, die die beauftragte Behörde der zuständigen Behörde zu übermitteln hat, und die dabei einzuhaltende Frist; und
f)
den Mechanismus der zuständigen Behörde für die Überwachung der beauftragten Behörde.
(3) Nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 darf die Aufgabe der Kommunikation mit der Kommission nicht übertragen werden. Die beauftragte Behörde tritt über die zuständige Behörde mit der Kommission in Kontakt.
(4) Handelt es sich bei der beauftragten Behörde nicht um eine öffentliche Verwaltung oder eine dem nationalen Recht unterliegende private Einrichtung mit einem öffentlichen Auftrag, so darf die zuständige Behörde ihr keine Exekutivbefugnisse übertragen, die mit einem substanziellen Ermessensspielraum für politische Optionen einhergehen.
(5) Die Verantwortung für die Aufgaben, die die zuständige Behörde übertragen hat, liegt weiterhin bei der zuständigen Behörde. Die zuständige Behörde überprüft die übertragenen Aufgaben regelmäßig, um sicherzustellen, dass die geleistete Arbeit zufriedenstellend ist und den Vorschriften der Union und des betreffenden Mitgliedstaats entspricht.
(6) Bei übertragenen Aufgaben gilt diese Verordnung entsprechend für die beauftragte Behörde.
Artikel 6
Auslagerung von Aufgaben
Die zuständige Behörde kann einige ihrer Aufgaben auslagern. Sie trägt jedoch weiterhin die Verantwortung für diese Aufgaben.
Die zuständige Behörde überprüft die ausgelagerten Aufgaben regelmäßig, um sicherzustellen, dass die geleistete Arbeit zufriedenstellend ist und den Vorschriften der Union und des betreffenden Mitgliedstaats entspricht.
ABSCHNITT III
Pflichten der zuständigen Behörde im Rahmen der öffentlichen Massnahmen
Artikel 7
Rolle der zuständigen Behörde als Vergabestelle
(1) In der Regel vergibt die zuständige Behörde Finanzhilfen für Projekte im Rahmen des nationalen Programms auf der Grundlage offener Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen.
(2) Die zuständige Behörde kann Finanzhilfen für Projekte auf der Grundlage einer nichtoffenen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen vergeben.
Nichtoffene Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen stehen aufgrund der Besonderheiten des betreffenden Projekts oder der technischen oder administrativen Kompetenz der zur Einreichung von Vorschlägen aufgeforderten Stellen nur ausgewählten Organisationen offen.
Die Gründe für die Verwendung einer nichtoffenen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen werden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen dargelegt.
(3) Die zuständige Behörde kann Finanzhilfen direkt vergeben, wenn aufgrund der Besonderheiten des betreffenden Projekts oder der technischen oder administrativen Kompetenz der betreffenden Stellen keine andere Option infrage kommt, wie beispielsweise bei De-jure- oder De-facto-Monopolstellungen.
Die Gründe für eine direkte Vergabe werden in der Vergabeentscheidung dargelegt.
(4) In hinreichend begründeten Fällen einschließlich der Fortführung von Mehrjahresprojekten, die nach einer früheren Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ausgewählt wurden, oder in Notsituationen können Finanzhilfen ohne Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen vergeben werden.
Die Gründe für eine Vergabe ohne Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen werden in der Vergabeentscheidung dargelegt.
(5) Wenn die zuständige Behörde als Vergabestelle fungiert, dürfen weder die zuständige Behörde noch eine beauftragte Behörde ein Begünstigter einer gemäß diesem Artikel vergebenen Finanzhilfe sein.
(6) Die zuständige Behörde legt fest, wer Finanzhilfen vergibt, und stellt sicher, dass Interessenkonflikte vermieden werden, insbesondere wenn es sich bei den Antragstellern um nationale Einrichtungen oder Stellen handelt.
Artikel 8
Bedingungen, unter denen die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert
(1) Die zuständige Behörde kann aufgrund von Verwaltungsbefugnissen oder Fachwissen oder weil aufgrund der Besonderheit des betreffenden Projekts wie beispielsweise einer De-jure-Monopolstellung oder aus Sicherheitsgründen keine andere Durchführungsoption infrage kommt beschließen, Projekte direkt durchzuführen, entweder allein oder in Zusammenarbeit mit einer nationalen Behörde. In diesen Fällen ist die zuständige Behörde der Begünstigte der Finanzhilfe.
(2) Die Gründe der zuständigen Behörde für ihr Fungieren als Durchführungsstelle und für die Auswahl von nationalen Behörden für die Zusammenarbeit gemäß Absatz 1 werden der Kommission in dem in Artikel 54 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Bericht über die Durchführung mitgeteilt.
(3) Bei der Durchführung von Projekten als Durchführungsstelle trägt die zuständige Behörde dem Grundsatz eines ausgewogenen Preis-Leistungs-Verhältnisses Rechnung und vermeidet Interessenkonflikte.
(4) Die Verwaltungsentscheidung zur Kofinanzierung eines Projekts im Rahmen des nationalen Programms enthält sämtliche Angaben, die erforderlich sind, um die Durchführung kofinanzierter Produkte und Dienstleistungen überwachen und die Ausgaben überprüfen zu können.
(5) Wenn die zuständige Behörde voraussichtlich regelmäßig als Durchführungsstelle fungiert,
a)
dürfen die zuständige Behörde und die Prüfbehörde nicht Teil derselben Einrichtung sein, es sei denn, die Prüfbehörde erstattet einer anderen Stelle außerhalb der Einrichtung Bericht und ihre Unabhängigkeit in Bezug auf Prüfungen ist gewährleistet; und
b)
die in Artikel 4 genannten Aufgaben der zuständigen Behörde dürfen nicht beeinträchtigt werden.
Artikel 9
Auswahl- und Vergabeverfahren
(1) Die in Artikel 7 Absatz 1 genannten Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen werden in einer Form bekannt gegeben, die einen offenen Wettbewerb und eine angemessene Bekanntmachung bei den potenziellen Begünstigten gewährleistet. Etwaige substanzielle Änderungen an den Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen werden in derselben Form veröffentlicht.
Die in Artikel 7 Absätze 1 und 2 genannten Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen enthalten zumindest folgende Angaben:
a)
die Ziele,
b)
die Auswahl- und Vergabekriterien,
c)
die Modalitäten für eine Finanzierung durch die Union und gegebenenfalls von nationaler Seite einschließlich gegebenenfalls der Möglichkeit, gemäß Artikel 16 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 einen höheren Kofinanzierungssatz anzuwenden,
d)
die Modalitäten und die Frist für die Einreichung der Vorschläge,
e)
die Bestimmungen für die Förderfähigkeit der Ausgaben,
f)
die Laufzeit des Projekts und
g)
die finanziellen und sonstigen Informationen, die aufzubewahren und zu melden sind.
(2) Vor der Vergabeentscheidung vergewissert sich die zuständige Behörde, dass die an dem Projekt beteiligten Begünstigten in der Lage sind, die Auswahl- und Vergabekriterien zu erfüllen.
(3) Die zuständige Behörde legt die Verfahren für die Entgegennahme von Vorschlägen fest. Sie unterzieht die Vorschläge einer formalen, fachlichen und haushaltstechnischen Prüfung und einer qualitativen Bewertung, wobei sie die in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen festgelegten Kriterien transparent und nichtdiskriminierend anwendet. Die zuständige Behörde hält die Gründe für die Ablehnung der anderen Vorschläge schriftlich fest.
(4) Die Vergabeentscheidung enthält zumindest die Namen der Begünstigten, die wesentlichen Projektdetails und die operativen Projektziele, den Höchstbetrag der Kofinanzierung durch die Union und den Höchstsatz für die Kofinanzierung der gesamten förderfähigen Kosten.
(5) Die zuständige Behörde teilt ihre Entscheidung allen Antragstellern schriftlich mit. Sie übermittelt den nicht erfolgreichen Bewerbern die Gründe für ihre Ablehnung mit Verweis auf die Auswahl- und Vergabekriterien.
Artikel 10
Dokumente des Finanzhilfevergabeverfahrens, wenn die zuständige Behörde als Vergabestelle fungiert
(1) Wenn die zuständige Behörde als Vergabestelle fungiert, legt sie Projektverwaltungsverfahren fest, die zumindest Folgendes erfordern:
a)
die Unterzeichnung von Finanzhilfevereinbarungen mit Begünstigten und
b)
die Überwachung der Finanzhilfevereinbarungen einschließlich etwaiger Änderungen mit verwaltungstechnischen Mitteln wie Schriftwechseln oder schriftlichen Berichten.
(2) In den Finanzhilfevereinbarungen wird Folgendes festgelegt oder angegeben:
a)
der Höchstbeitrag der Union,
b)
der Höchstsatz des Beitrags der Union entsprechend der betreffenden spezifischen Verordnung,
c)
eine ausführliche Beschreibung des Projekts mit Zeitplan,
d)
gegebenenfalls alle größeren Aufgaben, die der Begünstigte an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt, sowie die entsprechenden Kosten,
e)
der vereinbarte Kostenvoranschlag und Finanzierungsplan für das Projekt, einschließlich Ausgaben und Einnahmen entsprechend den festgelegten Förderfähigkeitsregeln,
f)
die Methode zur Berechnung der Höhe des Beitrags der Union nach dem Abschluss des Projekts,
g)
der Zeitplan und die Durchführungsbestimmungen der Vereinbarung, einschließlich der Bestimmungen über Berichterstattungspflichten, Änderungen der Vereinbarung und die Kündigung der Vereinbarung,
h)
die operativen Projektziele, einschließlich quantifizierter Ziele und der Indikatoren, über die Bericht zu erstatten ist,
i)
eine Bestimmung, der zufolge der Begünstigte zeitnah die erforderlichen Daten für die in der spezifischen Verordnung angegebenen gemeinsamen Indikatoren und für alle spezifischen Programmindikatoren erheben und diese Daten mindestens einmal jährlich melden muss,
j)
eine Definition der förderfähigen Kosten, gegebenenfalls einschließlich einer Beschreibung der Methode zur Festlegung von Stückkostensätzen, Pauschalbeträgen und Pauschalsätzen,
k)
die Buchführungsbestimmungen und die Bedingungen für die Zahlung der Finanzhilfe,
l)
die Bedingungen betreffend den Prüfpfad,
m)
die Datenschutzbestimmungen,
n)
die Publizitätsbestimmungen.
(3) Grundsätzlich wird die Finanzhilfevereinbarung unterzeichnet, bevor die dem nationalen Programm zugerechneten Projekttätigkeiten beginnen.
(4) In der Finanzhilfevereinbarung wird ausdrücklich festgehalten, dass die Kommission oder ihre Vertreter und der Rechnungshof über Prüfbefugnisse über alle Begünstigten, Auftragnehmer und Unterauftragnehmer verfügen, die im Rahmen des nationalen Programms Mittel der Union erhalten, und diese Befugnisse in Form von Dokumentenprüfungen und Vor-Ort-Kontrollen ausüben.
Artikel 11
Dokumente des Finanzhilfevergabeverfahrens, wenn die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert
(1) Wenn die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert, legt sie Projektverwaltungsverfahren fest, die zumindest Folgendes erfordern:
a)
die Formalisierung einer Verwaltungsentscheidung zur Kofinanzierung von Projekten und
b)
die Überwachung der Verwaltungsentscheidung und etwaiger Änderungen mit verwaltungstechnischen Mitteln wie Schriftwechseln oder schriftlichen Berichten.
(2) In der Verwaltungsentscheidung wird Folgendes festgelegt oder angegeben:
a)
der Höchstbeitrag der Union,
b)
der Höchstsatz des Beitrags der Union entsprechend der betreffenden spezifischen Verordnung,
c)
eine ausführliche Beschreibung des Projekts mit Zeitplan,
d)
gegebenenfalls alle größeren Aufgaben, die der Begünstigte an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt, sowie die entsprechenden Kosten,
e)
der vereinbarte Kostenvoranschlag und Finanzierungsplan für das Projekt, einschließlich Ausgaben und Einnahmen entsprechend den festgelegten Förderfähigkeitsregeln,
f)
die Methode zur Berechnung der Höhe des Beitrags der Union nach dem Abschluss des Projekts,
g)
die operativen Projektziele, einschließlich quantifizierter Ziele und der zu verwendenden Indikatoren,
h)
eine Bestimmung, der zufolge die zuständige Behörde zeitnah die erforderlichen Daten für die in der spezifischen Verordnung angegebenen gemeinsamen Indikatoren und für alle spezifischen Programmindikatoren erheben und diese Daten mindestens einmal jährlich melden muss,
i)
eine Definition der förderfähigen Kosten, gegebenenfalls einschließlich einer Beschreibung der Methode zur Festlegung von Stückkostensätzen, Pauschalbeträgen und Pauschalsätzen,
j)
die Buchführungsbestimmungen und die Bedingungen für die Zahlung der Finanzhilfe,
k)
die Bedingungen betreffend den Prüfpfad,
l)
die Datenschutzbestimmungen,
m)
die Publizitätsbestimmungen.
(3) Grundsätzlich wird die Verwaltungsentscheidung getroffen, bevor die dem nationalen Programm zugerechneten Projekttätigkeiten beginnen.
(4) In der Verwaltungsentscheidung wird ausdrücklich festgehalten, dass die Kommission oder ihre Vertreter und der Rechnungshof über Prüfbefugnisse über alle Begünstigten, Auftragnehmer und Unterauftragnehmer verfügen, die im Rahmen des nationalen Programms Mittel der Union erhalten, und diese Befugnisse in Form von Dokumentenprüfungen und Vor-Ort-Kontrollen ausüben.
KAPITEL III
STATUS DER PRÜFBEHÖRDE UND PRÜFVERPFLICHTUNGEN
Artikel 12
Status der Prüfbehörde
(1) Gemäß Artikel 59 Absatz 5 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 ist die Prüfbehörde funktionell von der zuständigen Behörde unabhängig. Die funktionelle Unabhängigkeit gilt als gegeben, wenn kein direktes hierarchisches Verhältnis zwischen der Prüfbehörde und der zuständigen Behörde besteht und die Prüfbehörde bei ihren Bestätigungsvermerken und Erklärungen vollständige Autonomie genießt.
(2) Sämtliche Prüftätigkeiten werden unter Beachtung international anerkannter Prüfstandards durchgeführt.
Artikel 13
Auslagerung von Prüftätigkeiten
Die Prüfbehörde kann einen Teil ihrer Prüftätigkeiten an eine andere Prüfstelle auslagern, sofern diese Stelle funktionell von der zuständigen Behörde unabhängig ist. Die Verantwortung für die Tätigkeiten, die die Prüfbehörde auslagert, liegt weiterhin bei der Prüfbehörde.
Ausgelagerte Prüfungen werden unter Beachtung international anerkannter Prüfstandards und unter genauer Beobachtung und Beaufsichtigung durch die Prüfbehörde durchgeführt.
Artikel 14
Prüfungen
(1) Um den in Artikel 59 Absatz 5 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Bestätigungsvermerk vorlegen zu können, führt die Prüfbehörde System- und Finanzprüfungen durch.
(2) Mit den Systemprüfungen wird überprüft, ob die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der zuständigen Behörde wirksam funktioniert haben, sodass sie eine angemessene Gewähr dafür bieten, dass die in der jährlichen Rechnungslegung ausgewiesenen Ausgaben rechtmäßig und ordnungsmäßig sind.Auf der Grundlage dieser Prüfungen entscheidet die Prüfbehörde, ob die zuständige Behörde die Benennungskriterien im Anhang nach wie vor erfüllt.
(3) Finanzprüfungen werden durchgeführt, um eine angemessene Gewähr dafür zu bieten, dass die Angaben über die jährliche Rechnungslegung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der von der zuständigen Behörde geltend gemachten Ausgaben vermitteln.
Um festzustellen, ob die Angaben über die Rechnungslegung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermitteln, überprüft die Prüfbehörde, ob alle bezahlten Ausgabenposten sowie alle erhaltenen und in der Rechnungslegung der zuständigen Behörde verbuchten öffentlichen Beiträge in dem Haushaltsjahr ordnungsgemäß im Rechnungslegungssystem erfasst wurden und den Buchführungsdaten der zuständigen Behörde entsprechen. Auf der Grundlage dieser Rechnungslegung macht die Prüfbehörde insbesondere Folgendes:
a)
Sie überprüft, ob der Gesamtbetrag der förderfähigen Ausgaben, der im bei der Kommission eingereichten Antrag auf Zahlung des Jahressaldos geltend gemacht wurde, den Ausgaben in der Rechnungslegung der zuständigen Behörde entspricht und ob im Falle von Abweichungen in der Rechnungslegung angemessene Erklärungen für den Abgleich der Beträge gegeben wurden.
b)
Sie überprüft, ob die am Ende des Haushaltsjahres einbehaltenen und wiedereingezogenen Beträge, die wiedereinzuziehenden Beträge und die nicht wiedereinziehbaren Beträge den in das Rechnungslegungssystem der zuständigen Behörde eingegebenen Beträgen entsprechen und durch dokumentierte Beschlüsse der zuständigen Behörde belegt werden.
c)
Sie vergewissert sich, dass die zuständige Behörde die Verwaltungskontrollen und Vor-Ort-Kontrollen gemäß Artikel 27 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 durchgeführt hat.
Die unter a, b und c genannten Überprüfungen können anhand einer Stichprobe durchgeführt werden.
(4) Im Rahmen ihrer System- und Finanzprüfungen wiederholt die Prüfbehörde einige der von der zuständigen Behörde durchgeführten Verwaltungskontrollen oder Vor-Ort-Kontrollen. Die Prüfbehörde bestimmt ausgehend von ihrer Risikobewertung, in welchem Maße die Prüftätigkeiten wiederholt werden.
(5) Ergeben die System- und Finanzprüfungen der Prüfbehörde erhebliche Mängel beim wirksamen Funktionieren der Verwaltungs- und Kontrollsysteme der zuständigen Behörde, so macht die Prüfbehörde Folgendes:
a)
Sie bewertet die finanziellen und operationellen Auswirkungen dieser Mängel.
b)
Sie schlägt der zuständigen Behörde angemessene Abhilfe- und Präventivmaßnahmen vor.
c)
Sie überwacht die Umsetzung dieser Maßnahmen durch die zuständige Behörde und prüft, ob es einen Aktionsplan zur Wiederherstellung des wirksamen Funktionierens der Verwaltungs- und Kontrollsysteme gibt.
(6) Nach dem Abschluss ihrer in den Absätzen 1 bis 3 genannten Prüftätigkeiten meldet die Prüfbehörde ihre Feststellungen der benennenden Behörde und teilt ihr mit, ob die zuständige Behörde nach ihrer Auffassung weiterhin die Benennungskriterien erfüllt.
(7) Die Prüfbehörde stellt sicher, dass die zuständige Behörde sämtliche Informationen im Zusammenhang mit den in den Absätzen 1 bis 3 genannten Prüftätigkeiten der Prüfbehörde angemessen der Europäischen Kommission mitteilt.
KAPITEL IV
SCHLUSSBESTIMMUNG
Artikel 15
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt gemäß den Verträgen unmittelbar in den Mitgliedstaaten.
Brüssel, den 25. Juli 2014
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 1042/2014 DELLA COMMISSIONE
del 25 luglio 2014
che integra il regolamento (UE) n. 514/2014 per quanto riguarda la designazione e le responsabilità di gestione e di controllo delle autorità responsabili e lo status e gli obblighi delle autorità di audit
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 514/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 aprile 2014, recante disposizioni generali sul Fondo asilo, migrazione e integrazione e sullo strumento di sostegno finanziario per la cooperazione di polizia, la prevenzione e la lotta alla criminalità e la gestione delle crisi (1), in particolare l'articolo 26, paragrafo 4, e l'articolo 29, paragrafo 1,
considerando quanto segue:
(1)
Al fine di assicurare la continuità tra l'attuazione dei precedenti fondi nell'ambito del programma generale «Solidarietà e gestione dei flussi migratori» per il periodo 2007-2013 e dei regolamenti specifici nell'ambito del quadro finanziario per il periodo 2014-2020, il regolamento (UE) n. 514/2014 si ispira ampiamente alle norme vigenti per i precedenti fondi, tenendo tuttavia conto dei cambiamenti introdotti nella gestione concorrente dal regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (2).
(2)
Al fine di garantire che gli organismi che eseguono i programmi nazionali siano in grado di svolgere i loro compiti in modo efficiente e in linea con gli obiettivi e le priorità stabiliti nei regolamenti specifici di cui all'articolo 2, lettera a), del regolamento (UE) n. 514/2014, è opportuno fissare norme sulla procedura per procedere alla designazione e porvi fine ove necessario e sulla vigilanza di tale designazione.
(3)
Affinché la portata delle responsabilità dei suddetti organismi consenta loro di eseguire il programma nazionale, è necessario fissare norme che definiscano le responsabilità di gestione e di controllo delle autorità responsabili, in particolare le condizioni alle quali possono delegare o esternalizzare alcuni dei loro compiti.
(4)
La procedura di selezione e concessione del contributo dell'Unione nel quadro dei programmi nazionali dovrebbe rispettare i principi di trasparenza, non discriminazione e parità di trattamento. È pertanto necessario stabilire a quali condizioni gli Stati membri dovrebbero attuare le azioni nell'ambito dei programmi nazionali, precisando in particolare le circostanze in cui l'autorità responsabile può attuare i progetti direttamente.
(5)
In tutti gli Stati membri i controlli di audit dovrebbero essere efficaci, avere una portata adeguata ed essere svolti in conformità con standard internazionalmente riconosciuti. A tal fine, è opportuno definire con chiarezza lo status delle autorità di audit e gli standard di audit.
(6)
Per garantire che le autorità di audit possano elaborare pareri sulla base delle loro attività, è opportuno definire i diversi tipi di attività di audit.
(7)
È importante che i risultati delle attività dell'autorità di audit siano tempestivamente e adeguatamente riferiti all'autorità designante e alla Commissione europea. In particolare è importante che la dichiarazione di gestione e il riepilogo annuale delle relazioni contabili finali e dei controlli effettuati, trasmessi nel quadro della richiesta annuale di pagamento, riflettano il risultato delle attività dell'autorità di audit e le sue conclusioni. Pertanto l'autorità di audit dovrebbe, nel quadro della sua attività di revisione contabile, provvedere affinché le informazioni sulle sue attività siano adeguatamente indicate in tali documenti.
(8)
Al fine di consentire la tempestiva applicazione delle misure previste nel presente regolamento e non ritardare l'approvazione e attuazione dei programmi nazionali, è opportuno che il presente regolamento entri in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
(9)
Il Regno Unito e l'Irlanda sono vincolati dal regolamento (UE) n. 514/2014 e sono pertanto vincolati dal presente regolamento.
(10)
La Danimarca non è vincolata dal regolamento (UE) n. 514/2014 né dal presente regolamento,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO I
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Definizioni
Ai fini del presente regolamento valgono le definizioni di cui al regolamento (UE) n. 514/2014. Si applicano inoltre le seguenti definizioni:
a) «autorità designante»: l'autorità ministeriale di uno Stato membro, di cui all'articolo 26, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014, che designa l'autorità responsabile;
b) «autorità competenti»: l'autorità responsabile, l'autorità di audit e, se opportuno, l'autorità delegata di cui all'articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014;
c) «SFC2014»: il sistema di informazione elettronico istituito dall'articolo 2 del regolamento di esecuzione (UE) n. 802/2014 della Commissione (3);
d) «convenzione di sovvenzione»: una convenzione o atto giuridico equivalente sulla cui base l'autorità responsabile eroga sovvenzioni al beneficiario affinché attui il progetto nel quadro del programma nazionale.
CAPO II
AUTORITÀ RESPONSABILE
SEZIONE I
Designazione dell'autorità responsabile
Articolo 2
Criteri e procedura di designazione dell'autorità responsabile
1. L'organismo da designare quale autorità responsabile dispone di un'organizzazione amministrativa e di un sistema di controllo interno conformi ai criteri di cui all'allegato del presente regolamento (di seguito «criteri di designazione»). I criteri di designazione riguardano:
a)
l'ambiente interno;
b)
le attività di controllo;
c)
l'informazione e la comunicazione interne;
d)
il monitoraggio e la rendicontazione interne.
Gli Stati membri possono stabilire ulteriori criteri di designazione per tenere conto delle dimensioni, delle responsabilità e di altre caratteristiche dell'autorità responsabile.
2. L'organismo di audit di cui all'articolo 26, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 514/2014 valuta se la potenziale autorità responsabile rispetta i criteri di designazione di cui all'allegato, e documenta i risultati, le conclusioni e il parere di audit in una relazione di audit indirizzata all'autorità designante.
3. Se non è convinta della conformità della potenziale autorità responsabile con i criteri di designazione, l'autorità designante le impartisce istruzioni specifiche affinché vi si conformi entro un dato termine, prima di poter essere designata autorità responsabile.
In attesa che si conformi ai criteri, l'organismo può essere provvisoriamente designato autorità responsabile per un periodo non superiore a 12 mesi. La durata di tale periodo è proporzionata al grado di non conformità riscontrato.
4. Designata l'autorità responsabile, lo Stato membro ne informa senza indugio la Commissione tramite SFC2014. Contestualmente trasmette la documentazione indicante:
a)
la principale ripartizione delle responsabilità tra le unità organizzative dell'autorità responsabile;
b)
se del caso, i rapporti con le autorità delegate, le attività da delegare e le principali procedure di vigilanza sulle attività delegate;
c)
una sintesi delle principali procedure per il trattamento dei crediti finanziari dei beneficiari e per l'autorizzazione e la contabilizzazione delle spese.
Articolo 3
Vigilanza dell'autorità responsabile e riesame della designazione
1. L'autorità designante sorveglia l'autorità responsabile, in particolare sulla base delle informazioni di cui all'articolo 14, paragrafo 2, del presente regolamento, e dà seguito alle eventuali carenze riscontrate.
2. Gli Stati membri provvedono affinché le informazioni secondo cui l'autorità responsabile non rispetta più i criteri di designazione siano comunicate senza indugio all'autorità designante.
3. Qualora l'autorità responsabile non rispetti più pienamente i criteri di designazione o il suo sistema di controllo interno sia così carente da comprometterne la capacità di svolgere i propri compiti, l'autorità designante la sottopone a un periodo di prova. In tal caso l'autorità designante stabilisce un piano correttivo che l'autorità responsabile deve attuare entro un termine commisurato al grado di non conformità o alla gravità della carenza. Il termine non può essere superiore a 12 mesi a decorrere dall'inizio del periodo di prova.
4. L'autorità designante informa tempestivamente la Commissione di ogni eventuale piano correttivo stabilito conformemente al paragrafo 3, e la tiene informata sui progressi.
5. Se è messa fine alla designazione dell'autorità responsabile, l'autorità designante designa tempestivamente un'altra autorità responsabile conformemente all'articolo 26 del regolamento (UE) n. 514/2014 e all'articolo 2 del presente regolamento, al fine di garantire la continuità dei pagamenti ai beneficiari.
6. Qualora constati che uno Stato membro non ha ottemperato all'obbligo di stabilire un piano correttivo ai sensi del paragrafo 3, o che l'autorità responsabile mantiene la sua designazione pur non avendo attuato il piano correttivo entro il termine previsto, la Commissione rimedia alle carenze rimanenti mediante la procedura di verifica di conformità di cui all'articolo 47 del regolamento (UE) n. 514/2014.
SEZIONE II
Responsabilità di gestione e di controllo dell'autorità responsabile
Articolo 4
Compiti dell'autorità responsabile
L'autorità responsabile gestisce ed esegue il programma nazionale conformemente ai principi di sana gestione finanziaria. Essa:
a)
consulta i partner conformemente all'articolo 12, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014;
b)
garantisce il corretto funzionamento del comitato di sorveglianza di cui all'articolo 12, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 514/2014;
c)
presenta alla Commissione, tramite SFC2014, la proposta di programma nazionale di cui all'articolo 14 del regolamento (UE) n. 514/2014 e le eventuali modifiche successive;
d)
definisce e stabilisce le norme di ammissibilità dei progetti e dei costi dei progetti per tutte le attività, garantendo la parità di trattamento ed evitando i conflitti di interesse, conformemente ai principi di sana gestione finanziaria;
e)
organizza e pubblica i bandi di gara e gli inviti a presentare proposte, organizza la selezione dei progetti da finanziare nel quadro del programma nazionale e la concessione delle sovvenzioni e pubblica i risultati in linea con il campo di applicazione e gli obiettivi dei regolamenti specifici di cui all'articolo 2, lettera a), del regolamento (UE) n. 514/2014 e con i criteri di cui all'articolo 9 del presente regolamento;
f)
garantisce che siano predisposti sistemi per raccogliere i dati necessari per riferire alla Commissione sugli indicatori comuni e sugli indicatori specifici per programma, oltre agli altri dati sull'esecuzione del programma e dei progetti;
g)
riceve i pagamenti della Commissione ed effettua i versamenti ai beneficiari;
h)
garantisce la coerenza e la complementarità tra i cofinanziamenti a titolo dei regolamenti specifici e quelli dei pertinenti strumenti dell'Unione e nazionali;
i)
monitora i progetti e verifica che le spese dichiarate siano state effettivamente sostenute e rispettino le norme dell'Unione e nazionali;
j)
assicura l'esistenza di un sistema informatico di registrazione e conservazione della contabilità di ciascun progetto nel quadro del programma nazionale nonché la raccolta dei dati relativi all'esecuzione necessari per la gestione finanziaria, il monitoraggio, il controllo e la valutazione;
k)
fatte salve le norme contabili nazionali, garantisce che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione di progetti finanziati nel quadro del programma nazionale mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative al progetto;
l)
assicura che le valutazioni del programma nazionale di cui all'articolo 56 e all'articolo 57, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014 siano effettuate entro i termini previsti;
m)
garantisce che i valutatori indipendenti ricevano, ai fini della valutazione di cui all'articolo 56 e all'articolo 57, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014 e del parere di valutazione, tutte le informazioni necessarie sulla gestione del programma nazionale;
n)
stabilisce le procedure per garantire la necessaria traccia di audit di tutti i documenti relativi alle spese, alle decisioni e alle attività di controllo e la loro conservazione conformemente ai regolamenti di esecuzione della Commissione adottati in base all'articolo 27, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 514/2014;
o)
garantisce che l'autorità di audit riceva, ai fini degli audit di cui all'articolo 29 del regolamento (UE) n. 514/2014 e del parere di audit, tutte le informazioni necessarie sulle procedure di gestione e di controllo applicate e sulle spese finanziate a titolo dei regolamenti specifici;
p)
redige le relazioni di esecuzione di cui all'articolo 54 del regolamento (UE) n. 514/2014 e le relazioni di valutazione di cui all'articolo 57, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014 e le presenta alla Commissione tramite SFC2014;
q)
prepara la richiesta di pagamento a norma dell'articolo 44 del regolamento (UE) n. 514/2014 e la presenta alla Commissione tramite SFC2014;
r)
svolge le attività di informazione e pubblicità e divulga i risultati del programma, a norma dell'articolo 53 del regolamento (UE) n. 514/2014;
s)
effettua i controlli amministrativi e i controlli sul posto a norma dell'articolo 27 del regolamento (UE) n. 514/2014;
t)
coopera con la Commissione e le autorità responsabili degli altri Stati membri;
u)
risponde ai risultati degli audit dell'autorità di audit dandovi seguito oppure, se non li accetta, fornendo una motivazione dettagliata.
Articolo 5
Autorità delegata
1. L'autorità responsabile può delegare alcuni o tutti i suoi compiti ad un'autorità delegata conformemente all'articolo 25, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (UE) n. 514/2014. La delega di compiti risponde ai principi di sana gestione finanziaria e garantisce il rispetto del principio di non discriminazione e la visibilità del finanziamento dell'Unione. I compiti delegati non devono generare conflitti d'interessi.
2. La portata dei compiti delegati dall'autorità responsabile all'autorità delegata e le procedure dettagliate per la loro esecuzione sono fissate in un documento firmato dall'autorità responsabile e dall'autorità delegata. L'atto di delega precisa almeno quanto segue:
a)
il regolamento specifico pertinente;
b)
il o i compiti delegati all'autorità delegata;
c)
l'obbligo per l'autorità delegata di verificare che i beneficiari rispettino le norme dell'Unione e nazionali;
d)
l'obbligo per l'autorità delegata di predisporre e mantenere una struttura organizzativa e un sistema di gestione e di controllo adeguati allo svolgimento dei compiti;
e)
le informazioni e i documenti giustificativi che l'autorità delegata deve presentare all'autorità responsabile e il relativo termine di presentazione;
f)
il meccanismo dell'autorità responsabile per la vigilanza dell'autorità delegata.
3. A norma dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) n. 514/2014, la comunicazione con la Commissione non può essere delegata. L'autorità delegata comunica con la Commissione tramite l'autorità responsabile.
4. Se l'autorità delegata non è un'amministrazione pubblica né un organismo disciplinato dal diritto privato dello Stato membro che svolge funzioni di servizio pubblico, l'autorità responsabile non può delegarle poteri esecutivi assortiti da un ampio margine di discrezionalità che implichi scelte politiche.
5. L'autorità responsabile mantiene la responsabilità dei compiti che ha delegato. L'autorità responsabile riesamina regolarmente i compiti delegati per accertarsi che l'operato sia soddisfacente e rispetti il diritto dell'Unione e nazionale.
6. Per quanto riguarda i compiti delegati, il presente regolamento si applica per analogia all'autorità delegata.
Articolo 6
Esternalizzazione di compiti
L'autorità responsabile può affidare a terzi alcuni dei suoi compiti. Essa tuttavia ne mantiene la responsabilità.
L'autorità responsabile riesamina regolarmente i compiti esternalizzati per accertarsi che l'operato sia soddisfacente e rispetti il diritto dell'Unione e nazionale.
SEZIONE III
Obblighi dell'autorità responsabile in materia di intervento pubblico
Articolo 7
Ruolo dell'autorità responsabile in veste di autorità che concede le sovvenzioni
1. Di norma l'autorità responsabile concede sovvenzioni per progetti nel quadro del programma nazionale sulla base di inviti a presentare proposte a procedura aperta.
2. L'autorità responsabile può concedere sovvenzioni per progetti sulla base di un invito a presentare proposte a procedura ristretta.
Gli inviti a presentare proposte a procedura ristretta sono destinati solo a determinate organizzazioni selezionate, a motivo della natura specifica del progetto o della competenza tecnica o amministrativa degli organismi invitati a presentare proposte.
I motivi che giustificano il ricorso a un invito a presentare proposte a procedura ristretta sono indicati nell'invito stesso.
3. L'autorità responsabile può concedere sovvenzioni direttamente qualora la natura specifica del progetto o la competenza tecnica o amministrativa degli organismi competenti non permetta alternative, ad esempio nelle situazioni di monopolio legale o di fatto.
I motivi che giustificano il ricorso alla concessione diretta sono indicati nella decisione di finanziamento.
4. In casi debitamente giustificati, tra cui la prosecuzione di progetti pluriennali selezionati in base a precedenti inviti a presentare proposte oppure situazioni di emergenza, le sovvenzioni possono essere assegnate senza invito a presentare proposte.
I motivi che giustificano la concessione della sovvenzione senza invito a presentare proposte sono indicati nella decisione di finanziamento.
5. Quando l'autorità responsabile agisce in veste di autorità che concede le sovvenzioni, né l'autorità responsabile né l'autorità delegata possono essere beneficiarie di una sovvenzione concessa conformemente al presente articolo.
6. L'autorità responsabile determina chi concede le sovvenzioni e provvede affinché siano evitati conflitti di interesse, in particolare quando i richiedenti sono organismi nazionali.
Articolo 8
Condizioni in cui l'autorità responsabile agisce in veste di organo esecutivo
1. L'autorità responsabile può decidere di attuare i progetti direttamente, da sola o in associazione con un'altra autorità nazionale, in ragione dei suoi poteri amministrativi o della sua perizia tecnica, o in quanto le caratteristiche stesse del progetto non permettono alternative, ad esempio nelle situazioni di monopolio legale o per esigenze di sicurezza. In tali casi l'autorità responsabile è il beneficiario della sovvenzione.
2. I motivi che inducono l'autorità responsabile ad agire in veste di organo esecutivo e selezionare eventuali autorità nazionali associate come descritto al paragrafo 1 sono comunicati alla Commissione nella relazione annuale di esecuzione di cui all'articolo 54 del regolamento (UE) n. 514/2014.
3. Nell'attuare i progetti in veste di organo esecutivo, l'autorità responsabile rispetta il principio del rapporto qualità-prezzo ed evita i conflitti di interesse.
4. La decisione amministrativa di cofinanziare un progetto nel quadro del programma nazionale contiene le informazioni necessarie per monitorare l'attuazione dei prodotti e dei servizi cofinanziati e per verificare le spese sostenute.
5. Nell'ipotesi che l'autorità responsabile agisca regolarmente in veste di organo esecutivo:
a)
l'autorità responsabile e l'autorità di audit non appartengono allo stesso organismo, a meno che l'autorità di audit riferisca a un organismo esterno e la sua indipendenza di revisore sia garantita;
b)
i compiti dell'autorità responsabile definiti all'articolo 4 restano impregiudicati.
Articolo 9
Procedura di selezione e concessione
1. Gli inviti a presentare proposte di cui all'articolo 7, paragrafo 1, sono pubblicati in modo da garantire una concorrenza aperta e una pubblicità adeguata presso i potenziali beneficiari. Ogni modifica sostanziale degli inviti a presentare proposte va pubblicata secondo le stesse modalità.
Gli inviti a presentare proposte di cui all'articolo 7, paragrafi 1 e 2, precisano almeno quanto segue:
a)
gli obiettivi;
b)
i criteri di selezione e di concessione;
c)
le modalità del finanziamento dell'Unione e dell'eventuale finanziamento nazionale, compresa, se del caso, la possibilità di applicare un tasso di cofinanziamento più elevato a norma dell'articolo 16, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 514/2014;
d)
le modalità e il termine finale per la presentazione delle proposte;
e)
le norme di ammissibilità delle spese;
f)
la durata del progetto;
g)
le informazioni finanziarie e di altro tipo da conservare e comunicare.
2. Prima di adottare la decisione di finanziamento, l'autorità responsabile si assicura che i beneficiari del progetto siano in grado di rispettare i criteri di selezione e concessione.
3. L'autorità responsabile stabilisce le procedure per il ricevimento delle proposte. Essa provvede affinché le proposte siano sottoposte ad analisi formale, tecnica e finanziaria e a valutazione qualitativa in base ai criteri stabiliti nell'invito a presentare proposte, in modo trasparente e non discriminatorio. L'autorità responsabile registra per iscritto i motivi del rifiuto delle altre proposte.
4. La decisione di finanziamento indica almeno l'identità del beneficiario, le caratteristiche essenziali e gli obiettivi operativi del progetto, l'importo massimo del contributo dell'Unione e la percentuale massima di cofinanziamento del totale dei costi ammissibili.
5. L'autorità responsabile informa per iscritto tutti i richiedenti della sua decisione. Essa comunica ai candidati respinti i motivi del rifiuto in riferimento ai criteri di selezione e concessione.
Articolo 10
Documenti che formalizzano le sovvenzioni quando l'autorità responsabile agisce in veste di autorità che concede le sovvenzioni
1. Quando agisce in veste di autorità che concede le sovvenzioni, l'autorità responsabile stabilisce le procedure di gestione dei progetti, che prevedono almeno quanto segue:
a)
la firma della convenzione di sovvenzione con il beneficiario;
b)
il monitoraggio della convenzione di sovvenzione, comprese sue eventuali modifiche, con mezzi amministrativi quali lo scambio di corrispondenza o relazioni scritte.
2. La convenzione di sovvenzione contiene o indica quanto segue:
a)
l'importo massimo del contributo dell'Unione;
b)
la percentuale massima del contributo dell'Unione a norma del pertinente regolamento specifico;
c)
la descrizione dettagliata del progetto e il relativo calendario;
d)
gli eventuali principali compiti e relativi costi che il beneficiario intende affidare a terzi, se pertinente;
e)
il bilancio di previsione approvato e il piano di finanziamento del progetto, incluse le spese e le entrate, in conformità delle norme applicabili in materia di ammissibilità;
f)
il metodo per calcolare l'importo del contributo dell'Unione al momento della chiusura del progetto;
g)
il calendario e le disposizioni di attuazione della convenzione, comprese le disposizioni sull'obbligo di presentare relazioni, sulle modifiche della convenzione e sulla sua estinzione;
h)
gli obiettivi operativi del progetto, compresi gli obiettivi quantificati e gli indicatori da riferire;
i)
una disposizione che imponga al beneficiario di raccogliere in modo tempestivo e comunicare almeno una volta l'anno i dati necessari per gli indicatori comuni definiti nel regolamento specifico ed eventuali indicatori specifici per programma;
j)
la definizione dei costi ammissibili, compresa, se del caso, la descrizione della metodologia per determinare i costi unitari, le somme forfettarie e i finanziamenti a tasso fisso;
k)
i requisiti delle registrazioni contabili e le condizioni di versamento della sovvenzione;
l)
le condizioni per la traccia di audit;
m)
le disposizioni relative alla protezione dei dati;
n)
le disposizioni relative alla pubblicità.
3. Di norma la convenzione di sovvenzione è firmata prima dell'inizio di qualsiasi attività del progetto a carico del programma nazionale.
4. La convenzione di sovvenzione prevede espressamente che la Commissione o i suoi rappresentanti e la Corte dei conti hanno potere di revisione contabile, esercitabile sulla base di documenti e controlli sul posto, su tutti i beneficiari di sovvenzioni, i contraenti e i subcontraenti che hanno ottenuto finanziamenti dell'Unione nel quadro del programma nazionale.
Articolo 11
Documenti che formalizzano le sovvenzioni quando l'autorità responsabile agisce in veste di organo esecutivo
1. Quando agisce in veste di organo esecutivo, l'autorità responsabile stabilisce le procedure di gestione dei progetti, che prevedono almeno quanto segue:
a)
la formalizzazione della decisione amministrativa di cofinanziamento dei progetti;
b)
il monitoraggio della decisione amministrativa, comprese sue eventuali modifiche, con mezzi amministrativi quali lo scambio di corrispondenza o relazioni scritte.
2. La decisione amministrativa contiene o indica quanto segue:
a)
l'importo massimo del contributo dell'Unione;
b)
la percentuale massima del contributo dell'Unione a norma del pertinente regolamento specifico;
c)
la descrizione dettagliata del progetto e il relativo calendario;
d)
gli eventuali principali compiti e relativi costi che il beneficiario intende affidare a terzi, se pertinente;
e)
il bilancio di previsione approvato e il piano di finanziamento del progetto, incluse le spese e le entrate, in conformità delle norme applicabili in materia di ammissibilità;
f)
il metodo per calcolare l'importo del contributo dell'Unione al momento della chiusura del progetto;
g)
gli obiettivi operativi del progetto, compresi gli obiettivi quantificati e gli indicatori da utilizzare;
h)
la disposizione che impone all'autorità responsabile di raccogliere e comunicare almeno una volta l'anno i dati necessari per gli indicatori comuni definiti nel regolamento specifico ed eventuali indicatori specifici per programma;
i)
la definizione dei costi ammissibili, compresa, se del caso, la descrizione della metodologia per determinare i costi unitari, le somme forfettarie e i finanziamenti a tasso fisso;
j)
i requisiti delle registrazioni contabili e le condizioni di versamento della sovvenzione;
k)
le condizioni per la traccia di audit;
l)
le disposizioni relative alla protezione dei dati;
m)
le disposizioni relative alla pubblicità.
3. Di norma la decisione amministrativa è presa prima dell'inizio di qualsiasi attività del progetto a carico del programma nazionale.
4. La decisione amministrativa prevede espressamente che la Commissione o i suoi rappresentanti e la Corte dei conti hanno potere di revisione contabile, esercitabile sulla base di documenti e controlli sul posto, su tutti i beneficiari di sovvenzioni, i contraenti e i subcontraenti che hanno ottenuto finanziamenti dell'Unione nel quadro del programma nazionale.
CAPO III
STATUS DELL'AUTORITÀ DI AUDIT E OBBLIGHI IN MATERIA DI AUDIT
Articolo 12
Status dell'autorità di audit
1. A norma dell'articolo 59, paragrafo 5, secondo comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, e dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) n. 514/2014, l'autorità di audit è indipendente sotto il profilo funzionale dall'autorità responsabile. Si ritiene che sussista indipendenza funzionale quando non vi è alcun rapporto gerarchico diretto tra l'autorità di audit e l'autorità responsabile e l'autorità di audit emette pareri e dichiarazioni in piena autonomia.
2. Tutte le attività di audit sono svolte in conformità con standard internazionalmente riconosciuti.
Articolo 13
Esternalizzazione di attività di audit
L'autorità di audit può affidare parte della propria attività di audit a un altro organismo di audit, a condizione che tale organismo sia indipendente sotto il profilo funzionale dall'autorità responsabile. L'autorità di audit mantiene la responsabilità delle attività che ha esternalizzato.
Gli audit esternalizzati sono svolti in conformità con standard internazionalmente riconosciuti e sotto stretto monitoraggio e vigilanza dell'autorità di audit.
Articolo 14
Audit
1. Per emettere il parere di cui all'articolo 59, paragrafo 5, secondo comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l'autorità di audit effettua audit finanziari e di sistema.
2. L'audit di sistema verifica se i sistemi di gestione e di controllo dell'autorità responsabile hanno funzionato efficacemente in modo da garantire con ragionevole sicurezza che le spese incluse nei conti annuali sono legali e regolari.Sulla base di tali audit, l'autorità di audit determina se l'autorità responsabile continua a rispettare i criteri di designazione di cui all'allegato.
3. Gli audit finanziari sono intesi a garantire con ragionevole sicurezza che i conti annuali forniscono un quadro fedele delle spese dichiarate dall'autorità responsabile.
Al fine di stabilire se i conti forniscono un quadro fedele, l'autorità di audit verifica che tutti gli elementi delle spese pagate e dei contributi pubblici affluenti e contabilizzati dall'autorità responsabile nel corso dell'esercizio finanziario siano registrati correttamente nel sistema contabile e corrispondano ai documenti contabili giustificativi conservati dall'autorità responsabile. Sulla base di tali conti l'autorità di audit procede in particolare a:
a)
verificare che l'importo totale delle spese ammissibili dichiarato nella richiesta di pagamento del saldo annuale presentata alla Commissione corrisponda alle spese contabilizzate dall'autorità responsabile e, in caso di differenze, che nei conti siano state fornite spiegazioni adeguate circa gli importi di riconciliazione;
b)
verificare che gli importi ritirati e recuperati, gli importi da recuperare e gli importi non recuperabili alla fine dell'esercizio finanziario corrispondano agli importi contabilizzati dall'autorità responsabile e siano giustificati da decisioni documentate dell'autorità responsabile;
c)
verificare che l'autorità responsabile abbia effettuato i controlli amministrativi e sul posto a norma dell'articolo 27 del regolamento (UE) n. 514/2014.
Le verifiche di cui alle lettere a), b) e c) possono essere eseguite a campione.
4. Nell'ambito degli audit finanziari e di sistema l'autorità di audit ripete alcuni controlli amministrativi o sul posto effettuati dall'autorità responsabile. Sulla base della propria valutazione dei rischi l'autorità di audit determina l'entità delle attività di audit da ripetere.
5. Se gli audit finanziari o di sistema dell'autorità di audit individuano carenze sostanziali nel funzionamento efficace dei sistemi di gestione e di controllo dell'autorità responsabile, l'autorità di audit:
a)
valuta l'impatto finanziario e operativo di tali carenze;
b)
formula opportune raccomandazioni all'autorità responsabile per l'adozione di misure correttive e preventive;
c)
monitora l'attuazione di tali misure da parte dell'autorità responsabile e accerta che sussista un piano d'azione per ripristinare il funzionamento efficace dei sistemi di gestione e di controllo.
6. Al termine delle attività di audit di cui ai paragrafi 1, 2 e 3, l'autorità di audit comunica i risultati all'autorità designante, indicando se, a suo parere, l'autorità responsabile continua a rispettare i criteri di designazione.
7. L'autorità di audit si assicura che tutte le informazioni riguardanti le proprie attività di audit di cui ai paragrafi 1, 2 e 3 siano adeguatamente comunicate dall'autorità responsabile alla Commissione europea.
CAPO IV
DISPOSIZIONE FINALE
Articolo 15
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile negli Stati membri conformemente ai trattati.
Fatto a Bruxelles, il 25 luglio 2014