VERORDNUNG (EU) 2015/496 DES RATES
vom 17. März 2015
zur Änderung der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 im Hinblick auf die Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim Europäischen Hochschulinstitut in Florenz
DER RAT DER EUROPÄISCHEN UNION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 352,
auf Vorschlag der Europäischen Kommission,
nach Zuleitung des Entwurfs des Gesetzgebungsakts an die nationalen Parlamente,
nach Zustimmung des Europäischen Parlaments,
gemäß einem besonderen Gesetzgebungsverfahren,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Gemäß der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates vom 1. Februar 1983 über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft (1) bewahrt die Union die historischen Archive auf und macht sie der Öffentlichkeit möglichst nach Ablauf einer Frist von dreißig Jahren zugänglich.
(2)
Diese Verpflichtung zur Erstellung historischer Archive und zu deren Freigabe gilt für alle in der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 genannten Organe (im Folgenden „die Organe“) unter den dort festgelegten Bedingungen.
(3)
Gemäß der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 kann jedes Organ sein historisches Archiv an dem seiner Ansicht nach geeignetsten Ort unterbringen.
(4)
Im Jahr 1984 beschlossen das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission, ihre historischen Archive beim Europäischen Hochschulinstitut (EHI) in Florenz zu hinterlegen, wo sie der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Zu diesem Zweck wurde am 17. Dezember 1984 ein Vertrag zwischen den Europäischen Gemeinschaften, vertreten durch die Kommission, und dem EHI in Florenz (im Folgenden „der Vertrag“) unterzeichnet.
(5)
Der Europäische Wirtschafts- und Sozialausschuss und der Europäische Rechnungshof sind diesem Vertrag später beigetreten. Die Europäische Investitionsbank hinterlegt ihr historisches Archiv beim EHI auf der Grundlage einer separaten Vereinbarung mit dem EHI, die am 1. Juli 2005 unterzeichnet wurde und nach ihren „Bestimmungen über historische Archive“, die vom Direktorium der EIB am 7. Oktober 2005 (2) genehmigt wurden.
(6)
Der italienische Staat stellt dem EHI unbefristet und kostenlos geeignete Räumlichkeiten zur Verfügung, um zu gewährleisten, dass die hinterlegten Archive nach anerkannten internationalen Standards aufbewahrt und geschützt und um dafür zu sorgen, dass die Archive vor Ort gesichtet werden können.
(7)
Mit der Hinterlegung der Archive der Organe beim EHI sollen der Zugang zu den Archiven an einem einzigen Standort gewährleistet und die Sichtung der Archive sowie die Erforschung der Geschichte der europäischen Integration und der europäischen Organe gefördert werden. Das EHI ist eine renommierte Einrichtung der wissenschaftlichen Forschung und Lehre mit dem Schwerpunkt Europa und Europäische Integration. Es verwaltet die historischen Archive der Union seit nahezu 30 Jahren, bietet hochmoderne Magazine und Forschungsanlagen, die eigens für die Aufbewahrung und Sichtung dieser Archivbestände errichtet wurden, und verfügt über einen internationalen Ruf als Standort dieser historischen Archive.
(8)
Die fortgesetzte Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim EHI sollte in die Rechtsvorschriften der Union aufgenommen werden, um die Rolle des EHI als Partner der Organe für die Verwaltung ihrer historischen Archive widerzuspiegeln.
(9)
Diese Verordnung sollte für sämtliche Organe gelten und die Verpflichtung der Organe, ihre historischen Archive für die Öffentlichkeit freizugeben sowie ihre Eigentumsrechte an ihren historischen Archiven unberührt lassen.
(10)
Wegen der besonderen Art ihrer Tätigkeit ist es jedoch gerechtfertigt, den Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) und die Europäische Zentralbank (EZB) von der in dieser Verordnung festgelegten Verpflichtung zur Hinterlegung ihrer historischen Archive beim EHI auszunehmen. Der EuGH und die EZB können ihre historischen Archive auf freiwilliger Basis beim EHI hinterlegen.
(11)
Die Organe und das EHI sollten die historischen Archive der Öffentlichkeit soweit möglich in digitalisierter und digitaler Form zugänglich machen, um die Sichtung im Internet zu erleichtern.
(12)
Die in den beim EHI hinterlegten historischen Archiven der Union enthaltenen personenbezogenen Daten sollten gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (3) verarbeitet werden.
(13)
Der Europäische Datenschutzbeauftragte wurde seitens der Kommission bezüglich des Gesetzgebungsvorschlags, der zu der vorliegenden Verordnung geführt hat, gemäß Verordnung (EG) Nr. 45/2001 konsultiert und hat am 10. Oktober 2012 eine Stellungnahme dazu abgegeben (4).
(14)
Die ausführlichen Bestimmungen über die Verwaltung der historischen Archive beim EHI, einschließlich ihrer Hinterlegung, des Zugang zu ihnen und ihrer Sichtung durch die Öffentlichkeit, sowie die jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten der Organe und des EHI sollten in einer Partnerschaftsrahmenvereinbarung festgelegt werden.
(15)
Die Kosten für die Verwaltung der historischen Archive der Union durch das EHI sollten aus dem Gesamthaushalt der Union finanziert werden, wobei die Kosten von allen hinterlegenden Organen getragen werden sollten.
(16)
Daher sollte die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 entsprechend geändert werden -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
Artikel 1
Die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 wird wie folgt geändert:
1.
Artikel 8 wird wie folgt geändert:
a)
Absatz 1 erhält folgende Fassung:
„(1) Jedes Organ mit Ausnahme des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) und der Europäischen Zentralbank (EZB) hinterlegt die Dokumente, die Bestandteil seines historischen Archivs sind und die es gemäß dieser Verordnung für die Öffentlichkeit freigegeben hat, beim Europäischen Hochschulinstitut (EHI) in Florenz. Die Hinterlegung erfolgt nach Maßgabe des Anhangs.
Unbeschadet des Unterabsatzes 1 können die hinterlegenden Organe bestimmte Originaldokumente aus rechtlichen oder administrativen Gründen von der Hinterlegung beim EHI ausnehmen. In diesem Fall hinterlegen sie einen Mikroträger oder eine digitale Kopie dieser Dokumente.“
b)
Folgende Absätze werden angefügt:
„(3) Der EuGH und die EZB können ihre historischen Archive auf freiwilliger Basis beim EHI hinterlegen.
(4) Die hinterlegenden Organe bleiben Eigentümer ihrer Archive und behalten die ausschließliche Zuständigkeit für die Zusammenstellung der Dokumente und Akten, die beim EHI hinterlegt oder dem EHI auf andere Weise zugänglich gemacht werden.
(5) Die Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim EHI beeinträchtigt nicht deren Unverletzlichkeit gemäß Artikel 2 des dem Vertrag über die Europäische Union und dem Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union beigefügten Protokolls (Nr. 7) über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union.
(6) Das EHI gewährleistet die Aufbewahrung und den Schutz der hinterlegten Archive. Aufbewahrung und Schutz der Archivbestände müssen den anerkannten internationalen Normen für den Schutz von Archivmaterial und mindestens den technischen und Sicherheitsbestimmungen genügen, die in Italien für die Aufbewahrung und den Schutz öffentlicher Archive gelten. Zu diesem Zweck werden die hinterlegten Dokumente in einem eigens errichteten Archivmagazin aufbewahrt.
(7) Das EHI trägt die alleinige Verantwortung für das mit der Verwaltung der beim EHI hinterlegten historischen Archive der Union betraute Personal. Das EHI trägt dafür Sorge, dass das mit der Verwaltung der historischen Archive betraute Personal über die für die Ausübung der Aufgaben in diesem Bereich erforderlichen beruflichen Qualifikationen verfügt.
(8) Jedes hinterlegende Organ ist befugt, Informationen zur Verwaltung seines Archivs durch das EHI zu erhalten und vor Ort Inspektionen des von ihm dort hinterlegten Archivs vorzunehmen.
(9) Das EHI gewährt der Öffentlichkeit Zugang zu den historischen Archiven, die bei ihm gemäß den Absätzen 1 und 3 hinterlegt werden. Die Organe können der Öffentlichkeit ihrerseits eine Kopie der gleichen historischen Archive zugänglich machen.
(10) Die Kosten für die Verwaltung der historischen Archive der Union werden innerhalb des Rahmens der jährlichen Mittel, die die Haushaltsbehörde gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union (5) zur Verfügung stellt, durch Beiträge aller hinterlegenden Organe zur entsprechenden Haushaltslinie bestritten. Die Kosten für die Bereitstellung und Ausstattung der Räumlichkeiten und Magazine zur Beherbergung der Archive und die Mitarbeiter werden durch diese finanziellen Beiträge nicht abgedeckt.
Die Höhe der Beiträge nach Unterabsatz 1 ist proportional zum Umfang der jeweiligen Stellenpläne der hinterlegenden Organe. Die Beiträge werden jedes Mal neu berechnet, wenn ein weiteres Organ seine historischen Archive beim EHI hinterlegt, oder mindestens alle fünf Jahre.
(11) Das EHI handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne des Artikels 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 auf Anweisung der hinterlegenden Organe. Das EHI verarbeitet die in den historischen Archiven der Organe enthaltenen personenbezogenen Daten gemäß den Garantien dieser Verordnung.
(12) Der Europäische Datenschutzbeauftragte hat weiterhin die Befugnis zu überwachen, wie die Organe die personenbezogenen Daten, die in den beim EHI hinterlegten Archiven enthalten sind, verarbeiten.
2.
Artikel 9 wird wie folgt geändert:
a)
Absatz 1 erhält folgende Fassung:
„(1) Jedes Organ erlässt interne Durchführungsbestimmungen zu dieser Verordnung. Diese enthalten Regeln über die Aufbewahrung und die Freigabe für die Öffentlichkeit der historischen Archive sowie den Schutz der darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Die Organe machen ihre Archive, einschließlich digitalisierter und digital entstandener Dokumente, soweit möglich der Öffentlichkeit elektronisch zugänglich und erleichtern die Sichtung im Internet. Sie bewahren ebenfalls Dokumente auf, die in einer Form vorliegen, die besonderen Bedürfnissen entspricht (wie Blindenschrift, Großbuchstaben oder Tonaufzeichnungen).“
;
b)
folgender Absatz wird angefügt:
„(3) Die Kommission schließt im Namen der hinterlegenden Organe eine Partnerschaftsrahmenvereinbarung mit dem EHI. Diese Partnerschaftsrahmenvereinbarung enthält ausführliche Bestimmungen über die jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten der Organe und des EHI bei der Verwaltung der historischen Archive der Union, einschließlich ihrer Hinterlegung, Aufbewahrung, des Zugang zu ihnen und ihrer Sichtung durch die Öffentlichkeit.“
3.
Der Anhang dieser Verordnung wird der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 als Anhang beigefügt.
Artikel 2
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Geschehen zu Brüssel am 17. März 2015.
REGOLAMENTO (UE) 2015/496 DEL CONSIGLIO
del 17 marzo 2015
che modifica il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 per quanto riguarda il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l'Istituto universitario europeo di Firenze
IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l'articolo 352,
vista la proposta della Commissione europea,
previa trasmissione del progetto di atto legislativo ai parlamenti nazionali,
vista l'approvazione del Parlamento europeo,
deliberando secondo una procedura legislativa speciale,
considerando quanto segue:
(1)
Conformemente al regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio del 1o febbraio 1983, che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica (1), gli archivi storici dell'Unione sono conservati e sono resi accessibili al pubblico nei limiti del possibile alla scadenza di un periodo di 30 anni.
(2)
L'obbligo di istituire degli archivi storici e di renderli accessibili al pubblico nei limiti del possibile si applica a ciascuna delle istituzioni di cui al regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 («istituzioni») alle condizioni ivi previste.
(3)
Il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 stabilisce che ciascuna istituzione possa depositare i propri archivi storici nel luogo che ritiene più opportuno.
(4)
Nel 1984, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione hanno deciso di comune accordo di depositare i propri archivi storici presso l'Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze, dove sono resi accessibili al pubblico. A tal fine è stato firmato in data 17 dicembre 1984 un accordo tra le Comunità europee, rappresentate dalla Commissione, e l'IUE («accordo relativo al deposito»).
(5)
Il Comitato economico e sociale europeo e la Corte dei conti europea hanno deciso di aderire alle condizioni dell'accordo relativo al deposito. La Banca europea per gli investimenti deposita i propri archivi storici presso l'IUE sulla base di una convenzione separata con l'IUE, firmata il 1o luglio 2005, e sulla base delle «regole relative agli archivi storici» adottate dal Comitato direttivo della Banca il 7 ottobre 2005 (2).
(6)
Il governo italiano ha messo a disposizione dell'IUE, a titolo permanente e gratuito, locali adeguati onde garantire che gli archivi depositati siano conservati e protetti conformemente alle norme riconosciute a livello internazionale e offrire la possibilità di consultarli in loco.
(7)
Gli archivi storici delle istituzioni sono depositati presso l'IUE al fine di rendere possibile l'accesso in un unico luogo, promuovere la loro consultazione e stimolare la ricerca sulla storia dell'integrazione europea e delle istituzioni europee. L'IUE è un rinomato centro di ricerca accademica e insegnamento incentrato sull'Europa e sull'integrazione europea. Dispone di un'esperienza quasi trentennale nella gestione degli archivi storici dell'Unione, fornisce un deposito di alto livello e servizi di ricerca finalizzati espressamente alla conservazione e consultazione di tali archivi, e gode di una reputazione internazionale come centro per tali archivi.
(8)
È opportuno che il deposito permanente degli archivi storici delle istituzioni presso l'IUE sia integrato nella legislazione dell'Unione al fine di rispecchiare il ruolo dell'IUE come partner delle istituzioni nella gestione dei loro archivi storici.
(9)
Il presente regolamento dovrebbe applicarsi a tutte le istituzioni, e non dovrebbe pregiudicare la loro responsabilità per quanto riguarda l'apertura dei loro archivi storici al pubblico, né la proprietà degli archivi storici di ciascuna istituzione.
(10)
Tuttavia, la natura specifica delle attività della Corte di giustizia dell'Unione europea (CGUE) e della Banca centrale europea (BCE) giustifica che tali istituzioni siano esentate dall'obbligo di depositare i loro archivi storici presso l'IUE conformemente al presente regolamento. La CGUE e la BCE possono depositare i propri archivi storici presso l'IUE su base volontaria.
(11)
È opportuno che le istituzioni e l'IUE, nel limite del possibile, rendano gli archivi storici accessibili al pubblico in formato digitalizzato e in formato digitale, in modo da agevolarne la consultazione su Internet.
(12)
È opportuno che i dati personali contenuti negli archivi storici dell'Unione depositati presso l'IUE siano trattati in conformità del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (3).
(13)
Il garante europeo della protezione dei dati è stato consultato dalla Commissione in relazione alla proposta legislativa che ha portato al presente regolamento, a norma del regolamento (CE) n. 45/2001, e ha espresso un parere a riguardo il 10 ottobre 2012 (4).
(14)
In un accordo quadro di partenariato dovrebbero essere elaborate disposizioni dettagliate relative alla gestione degli archivi storici presso l'IUE, anche in ordine ad accesso e consultazione pubblica nonché ruoli e responsabilità reciproci delle istituzioni e dell'IUE.
(15)
I costi della gestione degli archivi storici dell'Unione da parte dell'IUE dovrebbero essere finanziati dal bilancio generale dell'Unione en dovrebbero essere a carico di tutte le istituzioni depositanti.
(16)
È opportuno modificare di conseguenza il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 è così modificato:
1)
l'articolo 8 è così modificato:
a)
il paragrafo 1 è sostituito dal seguente:
«1. Ogni istituzione, ad eccezione della Corte di giustizia dell'Unione europea (CGUE) e della Banca centrale europea (BCE), deposita presso l'Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze i documenti che fanno parte dei suoi archivi storici e che ha reso accessibili al pubblico conformemente al presente regolamento. Le modalità di deposito sono stabilite nell'allegato.
Nonostante il primo comma, le istituzioni depositanti possono escludere, per motivi giuridici o amministrativi, il deposito di alcuni documenti originali presso l'IUE. In tal caso, provvedono a depositare una copia di tali documenti su microscheda o digitale.»
;
b)
sono aggiunti i paragrafi seguenti:
«3. La CGUE e la BCE possono depositare i propri archivi storici presso l'IUE su base volontaria.
4. Le istituzioni depositanti restano proprietarie dei loro archivi e detengono la responsabilità esclusiva per la composizione dei documenti e dei fascicoli depositati, o resi disponibili in altra forma, presso l'IUE.
5. Il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l'IUE non pregiudica la protezione di tali archivi ai sensi dell'articolo 2 del protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea, allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato sul funzionamento dell'Unione europea.
6. L'IUE garantisce la conservazione e la protezione degli archivi depositati. Tale conservazione e tale protezione soddisfano le norme riconosciute a livello internazionale per la protezione materiale degli archivi e rispettano almeno le norme tecniche e di sicurezza corrispondenti a quelle utilizzate per la conservazione e la gestione degli archivi pubblici in Italia. A tal fine, i documenti depositati sono conservati in un deposito per archivi appositamente costruito.
7. L'IUE è responsabile solo del personale incaricato della gestione degli archivi storici dell'Unione depositati presso l'IUE. L'IUE deve garantire che il personale assegnato alla gestione degli archivi storici abbia le qualifiche professionali richieste per svolgere l'attività in questo settore.
8. Ogni istituzione depositante ha il diritto di ricevere informazioni per quanto riguarda la gestione dei propri archivi da parte dell'IUE e svolgere un'ispezione negli archivi depositati.
9. L'IUE rende accessibili al pubblico gli archivi storici che accoglie in virtù dei paragrafi 1 e 3. Anche le istituzioni possono rendere accessibile al pubblico una copia degli stessi archivi storici.
10. I costi della gestione degli archivi storici dell'Unione sono finanziati dai contributi di tutte le istituzioni depositanti alla pertinente linea di bilancio, entro i limiti degli stanziamenti annuali resi disponibili dall'autorità di bilancio nel rispetto del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione (5). Tali contributi finanziari non coprono i costi connessi alla fornitura ed all'adattamento degli edifici e dei depositi che ospitano gli archivi e il relativo personale.
L'entità dei contributi di cui al primo comma è proporzionata alla dimensione delle rispettive tabelle dell'organico delle istituzioni depositanti. Ciascun contributo sarà ricalcolato ogniqualvolta una nuova istituzione inizia a depositare i propri archivi storici presso l'IUE o almeno ogni cinque anni.
11. L'IUE agisce in qualità di incaricato del trattamento ai sensi dell'articolo 2 del regolamento (CE) n. 45/2001, seguendo le istruzioni delle istituzioni depositanti. L'IUE tratta i dati personali contenuti negli archivi storici delle istituzioni conformemente alle garanzie previste da detto regolamento.
12. Il garante europeo della protezione dei dati continua ad esercitare poteri di controllo sulle istituzioni per quanto riguarda il trattamento dei dati personali contenuti negli archivi storici depositati presso l'IUE.
;
2)
l'articolo 9 è così modificato:
a)
il primo comma è sostituito dal seguente:
«1. Ogni istituzione adotta norme interne per l'applicazione del presente regolamento. Esse includono norme relative alla conservazione e all'apertura al pubblico degli archivi storici e alla protezione dei dati personali ivi contenuti. Nella misura del possibile, le istituzioni rendono i loro archivi accessibili al pubblico con mezzi elettronici, inclusi gli archivi digitali e quelli originariamente prodotti in formato digitale e ne agevolano la consultazione su Internet. Inoltre conservano i documenti esistenti in forme adeguate ad esigenze particolari (quale scrittura “braille”, caratteri grandi o registrazioni).»
;
b)
è aggiunto il paragrafo seguente:
«3. La Commissione conclude, a nome delle istituzioni depositanti, un accordo quadro di partenariato con l'IUE. Tale accordo quadro di partenariato include disposizioni dettagliate relative dell'UE ai ruoli e alle responsabilità reciproci delle istituzioni e dell'IUE per la gestione degli archivi storici dell'Unione, anche in ordine a deposito, conservazione, accesso e consultazione pubblica.»
;
3)
il testo in allegato deve essere aggiunto quale allegato al regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83.
Articolo 2
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 17 marzo 2015