BESCHLUSS (EU, Euratom) 2015/444 DER KOMMISSION
vom 13. März 2015
über die Sicherheitsvorschriften für den Schutz von EU-Verschlusssachen
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 249,
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft, insbesondere auf Artikel 106,
gestützt auf das den Verträgen beigefügte Protokoll Nr. 7 über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 18,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Sicherheitsvorschriften der Kommission für den Schutz von Verschlusssachen der Europäischen Union (EU-VS) müssen unter Berücksichtigung institutioneller, organisatorischer, operativer und technologischer Entwicklungen überprüft und aktualisiert werden.
(2)
Die Europäische Kommission hat mit den Regierungen von Belgien, Luxemburg und Italien für ihre Hauptstandorte Vereinbarungen zu Sicherheitsfragen abgeschlossen. (1)
(3)
Die Kommission, der Rat und der Europäische Auswärtige Dienst sind entschlossen, gleichwertige Sicherheitsstandards für den Schutz von EU-VS anzuwenden.
(4)
Es ist wichtig, dass gegebenenfalls das Europäische Parlament und die anderen Organe, Einrichtungen, Ämter oder Agenturen der Union an den Grundsätzen, Standards und Vorschriften für den Schutz von Verschlusssachen, die erforderlich sind, um die Interessen der Union und ihrer Mitgliedstaaten zu schützen, beteiligt sind.
(5)
Das Risikomanagement für EU-VS wird als Prozess angelegt. Ziel dieses Prozesses ist es, bekannte Sicherheitsrisiken zu bestimmen, Sicherheitsmaßnahmen zur Reduzierung dieser Risiken auf ein tragbares Maß gemäß den Grundsätzen und Mindeststandards dieses Beschlusses festzulegen und diese Maßnahmen entsprechend dem Konzept der mehrschichtigen Sicherheit anzuwenden. Die Wirksamkeit der betreffenden Maßnahmen wird fortlaufend bewertet.
(6)
In der Kommission beinhaltet der materielle Geheimschutz von Verschlusssachen die Anwendung von physischen und technischen Schutzmaßnahmen, mit denen ein unbefugter Zugang zu EU-VS verhindert werden soll.
(7)
Die Verwaltung von EU-VS beinhaltet die Anwendung administrativer Maßnahmen zur Kontrolle von EU-VS während der gesamten Dauer ihrer Einstufung als EU-VS mit dem Ziel, die Maßnahmen nach den Kapiteln 2, 3 und 5 des vorliegenden Beschlusses zu ergänzen und dadurch dazu beizutragen, die beabsichtigte oder unbeabsichtigte Kompromittierung von Verschlusssachen sowie den Verlust von Verschlusssachen zu verhindern oder festzustellen und entsprechende Maßnahmen zur Wiederherstellung der Sicherheit zu treffen. Diese Maßnahmen beziehen sich insbesondere auf die Erstellung, die Speicherung beziehungsweise Aufbewahrung, die Registrierung, die Vervielfältigung, die Übersetzung, die Herabstufung, die Aufhebung des Geheimhaltungsgrads, die Beförderung und die Vernichtung von EU-VS und ergänzen die allgemeinen Bestimmungen zur Dokumentenverwaltung der Kommission (Beschluss 2002/47/EG, EGKS, Euratom (2) und Beschluss 2004/563/EG, Euratom (3)).
(8)
Dieser Beschluss gilt unbeschadet folgender Rechtsakte:
a)
Verordnung (Euratom) Nr. 3 (4);
b)
Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (5);
c)
Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (6);
d)
Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates (7) -
HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN:
KAPITEL 1
GRUNDSÄTZE UND MINDESTSTANDARDS
Artikel 1
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieses Beschlusses gelten die folgenden Begriffsbestimmungen:
1. „Dienststelle der Kommission“: Generaldirektion oder Dienst der Kommission oder Kabinett eines Mitglieds der Kommission;
2. „kryptografisches Material (Kryptomaterial)“: kryptografische Algorithmen, kryptografische Hardware- und Softwaremodule und Produkte, die Implementierungsdetails enthalten, sowie die dazugehörige Dokumentation und das Verschlüsselungsmaterial;
3. „Aufhebung des Geheimhaltungsgrades“: Löschung jeder Geheimhaltungskennzeichnung;
4. „mehrschichtige Sicherheit“ (defence in depth): Anwendung einer Reihe von Sicherheitsmaßnahmen in Form eines mehrschichtigen Abwehrsystems;
5. „Dokument“: jede aufgezeichnete Information, unabhängig von ihrer materiellen Form oder ihren Merkmalen;
6. „Herabstufung“: Einstufung in einen niedrigeren Geheimhaltungsgrad;
7. „Bearbeitung“ von EU-VS: alle möglichen Handlungen, denen EU-VS während ihres gesamten Lebenszyklus unterliegen können. Sie umfasst die Erstellung, Registrierung, Verarbeitung, Beförderung, Herabstufung, Freigabe und Vernichtung. In Bezug auf Kommunikations- und Informationssysteme umfasst sie ferner die Sammlung, Darstellung, Übermittlung und Speicherung;
8. „Besitzer“: ordnungsgemäß ermächtigte Person, die nachweislich Kenntnis von Verschlusssachen haben muss und die im Besitz einer EU-VS ist und dementsprechend für deren Schutz verantwortlich zeichnet;
9. „Durchführungsbestimmungen“: sämtliche gemäß Kapitel 5 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/443 der Kommission (8) erlassenen Vorschriften oder Sicherheitshinweise;
10. „Material“: Medien, Datenträger, Geräte oder Ausrüstungsgegenstände jeder Art, die bereits hergestellt oder noch in der Herstellung befindlich sind;
11. „Herausgeber“: das Organ, die Einrichtung oder die Agentur der Europäischen Union, der Mitgliedstaat, der Drittstaat oder die internationale Organisation, unter dessen/deren Verantwortung Verschlusssachen erstellt und/oder in die Strukturen der EU eingebracht wurden;
12. „Räumlichkeiten“: unbewegliches Vermögen oder diesem gleichzustellendes Vermögen im Eigentum oder Besitz der Kommission;
13. „Sicherheitsrisikomanagement-Prozess“: der gesamte Prozess der Ermittlung, Kontrolle und Minimierung möglicher Zwischenfälle, die die Sicherheit einer Organisation oder eines der von ihr benutzten Systeme beeinträchtigen könnten. Darunter fallen sämtliche risikobezogenen Tätigkeiten einschließlich der Risikobewertung, -behandlung, -akzeptanz und -kommunikation;
14. „Statut“: das in der Verordnung (EWG, Euratom, EGKS) Nr. 259/68 des Rates (9) festgelegte Statut der Beamten der Europäischen Gemeinschaften und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften;
15. „Bedrohung“: potenzielle Ursache für einen unerwünschten Zwischenfall, der zu einem Schaden für eine Organisation oder ein von ihr benutztes System führen kann; solche Bedrohungen können unbeabsichtigt oder beabsichtigt (böswillig) sein und unterscheiden sich nach den Bedrohungselementen, potenziellen Zielen und Angriffsmethoden;
16. „Schwachstelle“: Anfälligkeit, die bei einer oder mehreren Bedrohungen ausgenutzt werden kann. Eine Schwachstelle kann durch ein Versäumnis entstehen oder sich auf eine Anfälligkeit durch nachlässige, unvollständige oder inkohärente Kontrollen beziehen und (verfahrens-)technischer, materieller, organisatorischer oder operativer Art sein.
Artikel 2
Gegenstand und Geltungsbereich
(1) Dieser Beschluss legt Grundsätze und Mindeststandards für die Sicherheit in Bezug auf den Schutz von EU-VS fest.
(2) Dieser Beschluss findet auf alle Dienststellen und Gebäude der Kommission Anwendung.
(3) Ungeachtet spezifischer Anweisungen für bestimmte Gruppen von Mitarbeitern findet dieser Beschluss auf die Mitglieder der Kommission, auf die unter das Statut und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften fallenden Bediensteten der Kommission, auf an die Kommission entsandte nationale Experten, auf Dienstleister und ihre Mitarbeiter, auf Praktikanten und auf sonstige Personen Anwendung, die Zugang zu den Gebäuden der Kommission, sonstigen Vermögenswerten oder von der Kommission bearbeiteten Information haben.
(4) Die Bestimmungen dieses Beschlusses gelten unbeschadet des Beschlusses 2002/47/EG, EGKS, Euratom und des Beschlusses 2004/563/EG, Euratom.
Artikel 3
Begriffsbestimmung für EU-VS, Geheimhaltungsgrade und Kennzeichnungen
(1) „EU-Verschlusssachen“ (EU-VS) sind alle mit einem EU-Geheimhaltungsgrad gekennzeichneten Informationen oder Materialien, deren unbefugte Weitergabe den Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten in unterschiedlichem Maße schaden könnte.
(2) EU-VS werden in einen der folgenden Geheimhaltungsgrade eingestuft:
a) TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET: Informationen und Materialien, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten äußerst schweren Schaden zufügen könnte.
b) SECRET UE/EU SECRET: Informationen und Materialien, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten schweren Schaden zufügen könnte.
c) CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL: Informationen und Materialien, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten Schaden zufügen könnte.
d) RESTREINT UE/EU RESTRICTED: Informationen und Materialien, deren unbefugte Weitergabe für die wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten nachteilig sein könnte.
(3) EU-VS werden mit einem Geheimhaltungsgrad gemäß Absatz 2 gekennzeichnet. Sie können zusätzliche Kennzeichnungen tragen, bei denen es sich zwar nicht um Einstufungskennzeichnungen handelt, mit denen aber der Tätigkeitsbereich, auf den sie sich beziehen, angegeben, der Herausgeber benannt, die Verteilung begrenzt, die Verwendung eingeschränkt oder die Möglichkeit zur Weitergabe ausgewiesen wird.
Artikel 4
Regeln für die Einstufung als Verschlusssache
(1) Jedes Mitglied der Kommission und jede Dienststelle der Kommission gewährleistet, dass die von ihm/ihr erstellten EU-VS angemessen eingestuft werden, deutlich als Verschlusssachen gekennzeichnet sind und ihren Geheimhaltungsgrad nur so lange wie erforderlich behalten.
(2) Unbeschadet des Artikels 26 darf der Geheimhaltungsgrad von EU-VS ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Herausgebers weder herabgestuft noch aufgehoben werden; das Gleiche gilt für die Veränderung oder Entfernung der in Artikel 3 Absatz 2 genannten Kennzeichnungen.
(3) Erforderlichenfalls werden im Einklang mit Artikel 60 Durchführungsbestimmungen für den Umgang mit EU-VS erlassen, einschließlich eines Einstufungsleitfadens für Verschlusssachen.
Artikel 5
Schutz von Verschlusssachen
(1) EU-VS werden gemäß diesem Beschluss und seinen Durchführungsbestimmungen geschützt.
(2) Der Besitzer einer EU-VS ist dafür verantwortlich, diese in Einklang mit diesem Beschluss und seinen Durchführungsbestimmungen gemäß den Vorschriften nach Kapitel 4 zu schützen.
(3) Bringt ein Mitgliedstaat Verschlusssachen, die mit einem nationalen Geheimhaltungsgrad gekennzeichnet sind, in die Strukturen oder Netze der Kommission ein, so schützt die Kommission diese Verschlusssachen nach Maßgabe der Anforderungen, die für EU-VS des entsprechenden Geheimhaltungsgrades gemäß der Entsprechungstabelle in Anhang I gelten.
(4) Eine Gesamtheit von EU-VS kann ein Schutzniveau erfordern, das einem höheren Geheimhaltungsgrad als dem der einzelnen Bestandteile der Gesamtheit entspricht.
Artikel 6
Sicherheitsrisikomanagement
(1) Die Sicherheitsmaßnahmen für den Schutz von EU-VS während ihres gesamten Lebenszyklus müssen insbesondere dem Geheimhaltungsgrad, der Form und dem Umfang der Informationen und des Materials, der Lage und der Beschaffenheit der Einrichtungen, in denen EU-VS aufbewahrt werden, und der örtlichen Einschätzung der Bedrohung durch böswillige und/oder kriminelle Handlungen, einschließlich Spionage, Sabotage oder Terrorismus, entsprechen.
(2) In Notfallplänen wird berücksichtigt, dass EU-VS in Notsituationen geschützt werden müssen, damit der unbefugte Zugang sowie die unbefugte Weitergabe verhindert und die Unversehrtheit sowie die Verfügbarkeit sichergestellt werden.
(3) In den Kontinuitätsplänen aller Dienststellen werden Präventions- und Wiederherstellungsmaßnahmen vorgesehen, damit die Auswirkungen größerer Störungen oder Zwischenfälle auf die Bearbeitung und Speicherung beziehungsweise Aufbewahrung von EU-VS so gering wie möglich gehalten werden.
Artikel 7
Anwendung des Beschlusses
(1) Erforderlichenfalls werden zur Ergänzung oder Untermauerung dieses Beschlusses im Einklang mit Artikel 60 Durchführungsbestimmungen erlassen.
(2) Die Dienststellen der Kommission treffen alle in ihre Zuständigkeit fallenden Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass bei der Bearbeitung und Speicherung beziehungsweise Aufbewahrung von EU-VS oder anderen Verschlusssachen dieser Beschluss und die einschlägigen Durchführungsbestimmungen Anwendung finden.
(3) Die zur Durchführung dieses Beschlusses getroffenen Sicherheitsmaßnahmen müssen im Einklang mit den in Artikel 3 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/443 festgelegten Grundsätzen für die Sicherheit in der Kommission stehen.
(4) Der Generaldirektor für Humanressourcen und Sicherheit richtet innerhalb seiner Generaldirektion die Sicherheitsstelle der Kommission ein. Die Sicherheitsstelle der Kommission nimmt die ihr mit dem vorliegenden Beschluss und seinen Durchführungsbestimmungen übertragenen Zuständigkeiten wahr.
(5) In jeder Dienststelle der Kommission nimmt der lokale Sicherheitsbeauftragte gemäß Artikel 20 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/443 in enger Zusammenarbeit mit der Generaldirektion Humanressourcen und Sicherheit und im Einklang mit diesem Beschluss folgende Aufgaben zum Schutz von EU-VS wahr:
a)
Bearbeitung von Anträgen auf Sicherheitsermächtigungen für das Personal;
b)
Beiträge zu Fortbildungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen zum Thema Sicherheit;
c)
Beaufsichtigung des Registraturkontrollbeauftragten der Dienststelle;
d)
Berichterstattung über etwaige Sicherheitsverletzungen und Kompromittierungen von EU-VS;
e)
Aufbewahrung von Ersatzschlüsseln und schriftlichen Aufzeichnungen der einzelnen Kombinationen;
f)
sonstige Aufgaben, die mit dem Schutz von EU-VS zusammenhängen oder in den Durchführungsbestimmungen vorgesehen sind.
Artikel 8
Sicherheitsverletzungen und Kompromittierungen von EU-VS
(1) Zu einer Sicherheitsverletzung kommt es durch eine Handlung oder Unterlassung einer Person, die den in diesem Beschluss und den Durchführungsbestimmungen festgelegten Sicherheitsvorschriften zuwiderläuft.
(2) Eine Kompromittierung von EU-VS liegt vor, wenn EU-VS infolge einer Sicherheitsverletzung ganz oder teilweise unbefugten Personen zur Kenntnis gelangt sind.
(3) Erfolgte oder vermutete Verletzungen der Sicherheit werden der Sicherheitsstelle der Kommission unverzüglich gemeldet.
(4) Wird bekannt oder besteht berechtigter Grund zu der Annahme, dass EU-VS kompromittiert oder verloren gegangen sind, wird im Einklang mit Artikel 13 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/443 eine Sicherheitsuntersuchung durchgeführt.
(5) Es werden alle geeigneten Maßnahmen getroffen, um
a)
den Herausgeber zu verständigen;
b)
sicherzustellen, dass der Fall zur Aufklärung des Sachverhalts von Personal untersucht wird, das von der Verletzung nicht unmittelbar betroffen ist;
c)
den potenziellen Schaden für die Interessen der Union oder der Mitgliedstaaten einzuschätzen;
d)
zu vermeiden, dass sich ein solcher Vorfall wiederholt und
e)
die zuständigen Stellen über die getroffenen Maßnahmen zu unterrichten.
(6) Gegen jede Person, die für eine Verletzung der Sicherheitsvorschriften dieses Beschlusses verantwortlich ist, können im Einklang mit dem Statut Disziplinarmaßnahmen ergriffen werden. Gegen jede Person, die für die Kompromittierung oder den Verlust von EU-VS verantwortlich ist, können gemäß den geltenden Rechtsvorschriften, Regelungen und sonstigen Vorschriften Disziplinarmaßnahmen ergriffen und/oder rechtliche Schritte unternommen werden.
KAPITEL 2
PERSONELLER GEHEIMSCHUTZ
Artikel 9
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieses Kapitels gelten folgende Begriffsbestimmungen:
1. „Ermächtigung für den Zugang zu EU-VS“: Beschluss der Sicherheitsstelle der Kommission auf Grundlage der von einer zuständigen Behörde eines Mitgliedstaats getroffenen Feststellung, dass einem Beamten der Kommission, einem sonstigen Bediensteten oder einem abgeordneten nationalen Sachverständigen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt und bis zu einem bestimmten Geheimhaltungsgrad („CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher) Zugang zu EU-VS gewährt werden kann, sofern die betreffende Person nachweislich Kenntnis von Verschlusssachen haben muss und sie über ihre Verantwortlichkeiten angemessen belehrt worden ist; diese Person wird als „sicherheitsermächtigt“ bezeichnet.
2. „Sicherheitsermächtigung für Personal“: Anwendung von Maßnahmen, mit denen gewährleistet wird, dass nur Personen Zugang zu EU-VS erhalten, die
a)
Kenntnis von EU-VS haben müssen;
b)
erforderlichenfalls für den entsprechenden Geheimhaltungsgrad sicherheitsermächtigt sind und
c)
über ihre Verantwortlichkeiten belehrt worden sind.
3. „Erklärung über die Sicherheitsüberprüfung von Personal“ (Personnel Security Clearance, PSC): Erklärung einer zuständigen Behörde eines Mitgliedstaats, die nach Abschluss einer Sicherheitsüberprüfung durch die zuständigen Behörden eines Mitgliedstaats abgegeben und mit der bescheinigt wird, dass einer Person, die nachweislich Kenntnis von Verschlusssachen haben muss und die über ihre Verantwortlichkeiten angemessen belehrt worden ist, bis zu einem bestimmten Datum und bis zu einem bestimmten Geheimhaltungsgrad („CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher) Zugang zu EU-VS gewährt werden kann;
4. „Sicherheitsüberprüfungsbescheinigung“ (Personnel Security Clearance Certificate, PSCC): von einer zuständigen Behörde ausgestellte Bescheinigung, in der festgestellt wird, dass eine Person sicherheitsüberprüft ist oder eine von der Sicherheitsstelle der Kommission ausgestellte gültige Sicherheitsermächtigung besitzt, aus der der Geheimhaltungsgrad („CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher), bis zu dem der Person Zugang zu EU-VS gewährt werden kann, das Gültigkeitsdatum der betreffenden Sicherheitsüberprüfung oder -ermächtigung und das Ablaufdatum der Bescheinigung selbst hervorgehen.
5. „Sicherheitsüberprüfung“: Überprüfung, die von der zuständigen Behörde eines Mitgliedstaats nach den innerstaatlichen Rechtsvorschriften und Regelungen durchgeführt wird, um Gewissheit darüber zu erlangen, dass über die betreffende Person keine nachteiligen Erkenntnisse vorliegen, die dem Zugang zu Verschlusssachen bis zu einem bestimmten Geheimhaltungsgrad („CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher) entgegenstehen würden.
Artikel 10
Grundsätze
(1) Einer Person darf der Zugang zu EU-VS nur gewährt werden, wenn
1.
festgestellt wurde, dass sie Kenntnis von Verschlusssachen haben muss;
2.
sie über die Sicherheitsvorschriften für den Schutz von EU-VS und die einschlägigen Sicherheitsnormen und -richtlinien belehrt wurde und ihre Verantwortlichkeiten hinsichtlich des Schutzes solcher Informationen anerkannt hat;
3.
sie für den Zugang zu als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher eingestuften Verschlusssachen über eine Sicherheitsermächtigung für den entsprechenden Geheimhaltungsgrad verfügt oder auf andere Weise aufgrund ihrer Tätigkeit nach Maßgabe der innerstaatlichen Rechtsvorschriften ordnungsgemäß ermächtigt ist.
(2) Alle Personen, die zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben auf als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher eingestufte EU-VS zugreifen können müssen, müssen über eine Sicherheitsermächtigung für den entsprechenden Geheimhaltungsgrad verfügen, bevor ihnen Zugang zu diesen EU-VS gewährt wird. Die betreffende Person erklärt sich schriftlich damit einverstanden, dass sie der Sicherheitsüberprüfung unterzogen wird. Andernfalls kann ihr keine Stelle, Funktion oder Aufgabe zugewiesen werden, die den Zugang zu als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher eingestuften Verschlusssachen umfasst.
(3) Die Verfahren für die Sicherheitsüberprüfung von Personal dienen der Feststellung, ob einer Person unter Berücksichtigung ihrer Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit der Zugang zu EU-VS gewährt werden kann.
(4) Mit Hilfe einer von den zuständigen Behörden eines Mitgliedstaats im Einklang mit den innerstaatlichen Rechtsvorschriften und Regelungen durchgeführten Sicherheitsüberprüfung wird festgestellt, ob bei einer Person die nötige Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit für den Zugang zu als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher eingestuften Verschlusssachen gegeben ist.
(5) Für den Kontakt zu den nationalen Sicherheitsbehörden oder anderen zuständigen nationalen Behörden im Rahmen der Sicherheitsüberprüfung ist ausschließlich die Sicherheitsstelle der Kommission zuständig. Der gesamte Austausch zwischen den Dienststellen der Kommission und ihrem Personal sowie den nationalen Sicherheitsbehörden und anderen zuständigen Behörden erfolgt über die Sicherheitsstelle der Kommission.
Artikel 11
Sicherheitsermächtigungsverfahren
(1) Jeder Generaldirektor oder Dienststellenleiter der Kommission bestimmt innerhalb seiner Dienststelle die Dienstposten, deren Inhaber zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben Zugang zu als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher eingestuften Verschlusssachen und eine entsprechende Sicherheitsermächtigung benötigen.
(2) Sobald feststeht, dass eine Person auf einen Dienstposten berufen wird, der den Zugang zu als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher eingestuften Verschlusssachen erfordert, unterrichtet der lokale Sicherheitsbeauftragte der betreffenden Kommissionsdienststelle die Sicherheitsstelle der Kommission hierüber. Letztere übermittelt der betreffenden Person den Fragebogen für die Sicherheitsüberprüfung der nationalen Sicherheitsbehörde des Mitgliedstaats, unter dessen Staatsangehörigkeit die Person bei den EU-Organen oder -Einrichtungen eingestellt wurde. Die betreffende Person erklärt sich schriftlich damit einverstanden, dass sie der Sicherheitsüberprüfung unterzogen wird, und sendet der Sicherheitsstelle der Kommission den ausgefüllten Fragebogen innerhalb kürzester Frist zurück.
(3) Die Sicherheitsstelle der Kommission übermittelt der nationalen Sicherheitsbehörde des Mitgliedstaats, unter dessen Staatsangehörigkeit die betreffende Person bei den EU-Organen oder -Einrichtungen eingestellt wurde, den ausgefüllten Fragebogen für die Sicherheitsüberprüfung und beantragt die Durchführung einer Sicherheitsüberprüfung für den Geheimhaltungsgrad von EU-VS, zu denen die betreffende Person Zugang haben muss.
(4) Werden der Sicherheitsstelle der Kommission sicherheitsrelevante Informationen über eine Person bekannt, die eine Sicherheitsüberprüfung beantragt hat, so teilt sie dies der zuständigen nationalen Sicherheitsbehörde gemäß den einschlägigen Vorschriften und Regelungen mit.
(5) Nach Abschluss der Sicherheitsüberprüfung und so bald wie möglich nach der Benachrichtigung durch die zuständige nationale Sicherheitsbehörde über die Gesamtauswertung der Erkenntnisse der Sicherheitsüberprüfung verfährt die Sicherheitsstelle der Kommission wie folgt:
a)
Sofern die Sicherheitsüberprüfung ergeben hat, dass über die betreffende Person keine nachteiligen Erkenntnisse vorliegen, die ihre Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit in Frage stellen, kann sie der betreffenden Person bis zu dem von ihr angegebenen Zeitpunkt, höchstens jedoch für fünf Jahre, eine Ermächtigung für den Zugang zu EU-VS bis zu dem entsprechenden Geheimhaltungsgrad erteilen.
b)
Sofern das Ergebnis der Sicherheitsüberprüfung nicht zu einer solchen Feststellung geführt hat, setzt sie die betreffende Person davon in Kenntnis; die betreffende Person kann beantragen, von der Sicherheitsstelle der Kommission gehört zu werden. Letztere wiederum kann ihrerseits die zuständige nationale Sicherheitsbehörde um weitere Auskünfte ersuchen, die diese nach ihren innerstaatlichen Rechtsvorschriften und Regelungen geben darf. Wird das Ergebnis der Sicherheitsüberprüfung bestätigt, darf keine Ermächtigung für den Zugang zu EU-VS erteilt werden.
(6) Für die Sicherheitsüberprüfung und deren Ergebnisse gelten die einschlägigen Rechtsvorschriften und Regelungen des betreffenden Mitgliedstaats einschließlich der Rechtsvorschriften für etwaige Rechtsbehelfe. Gegen Entscheidungen der Sicherheitsstelle der Kommission können Rechtsbehelfe gemäß dem Statut eingelegt werden.
(7) Die Kommission erkennt die von anderen Organen, Einrichtungen oder Agenturen der Union ausgestellten Ermächtigungen für den Zugang zu EU-VS an, solange diese gültig sind. Die Ermächtigungen erstrecken sich auf alle Aufgaben, die der betreffenden Person innerhalb der Kommission zugewiesen werden. Das Organ, die Einrichtung oder die Agentur der Union, bei dem beziehungsweise der die betreffende Person ihre Beschäftigung aufnimmt, unterrichtet die zuständige nationale Sicherheitsbehörde über den Wechsel des Arbeitgebers.
(8) Nimmt eine Person innerhalb von 12 Monaten nach Mitteilung des Ergebnisses der Sicherheitsüberprüfung an die Sicherheitsstelle der Kommission ihren Dienst nicht auf oder unterbricht sie diesen für einen Zeitraum von 12 Monaten, in dem sie nicht bei der Kommission oder einem anderen Organ, einer anderen Einrichtung oder Agentur der Union oder bei einer nationalen Verwaltung eines Mitgliedstaats tätig ist, so befasst die Sicherheitsstelle der Kommission die zuständige nationale Sicherheitsbehörde mit der Angelegenheit und ersucht diese um eine Bestätigung, dass die betreffende Person weiterhin als ordnungsgemäß sicherheitsüberprüft gilt.
(9) Werden der Sicherheitsstelle der Kommission Informationen über ein Sicherheitsrisiko bekannt, das von einer Person ausgeht, die eine gültige Sicherheitsermächtigung besitzt, so teilt die Sicherheitsstelle der Kommission dies gemäß den einschlägigen Vorschriften und Regelungen der zuständigen nationalen Sicherheitsbehörde mit.
(10) Teilt eine nationale Sicherheitsbehörde der Sicherheitsstelle der Kommission mit, dass eine gemäß Absatz 5 Buchstabe a erfolgte Feststellung in Bezug auf eine Person, die im Besitz einer gültigen Ermächtigung für den Zugang zu EU-VS ist, zurückgenommen wurde, kann die Kommission die nationale Sicherheitsbehörde um alle weiteren Auskünfte ersuchen, die diese nach ihren innerstaatlichen Rechtsvorschriften und Regelungen geben darf. Bei Bestätigung der nachteiligen Erkenntnisse durch die zuständige nationale Behörde wird die Ermächtigung zurückgenommen und die betreffende Person vom Zugang zu EU-VS und von Dienstposten, auf denen sie auf EU-VS zugreifen oder ein Sicherheitsrisiko darstellen könnte, ausgeschlossen.
(11) Jede Entscheidung über die Rücknahme oder die Aussetzung einer Ermächtigung für den Zugang zu EU-VS für eine Person, auf die dieser Beschluss Anwendung findet, und gegebenenfalls die dafür maßgeblichen Gründe werden der betreffenden Person mitgeteilt; die betreffende Person kann beantragen, von der Sicherheitsstelle der Kommission gehört zu werden. Für die von einer nationalen Sicherheitsbehörde zur Verfügung gestellten Informationen gelten die einschlägigen Rechtsvorschriften und Regelungen des betreffenden Mitgliedstaats. Gegen diesbezügliche Entscheidungen der Sicherheitsstelle der Kommission können im Einklang mit dem Statut Rechtsbehelfe eingelegt werden.
(12) Die Dienststellen der Kommission stellen sicher, dass abgeordnete nationale Sachverständige, die bei ihnen einen Dienstposten bekleiden sollen, der eine Sicherheitsermächtigung für den Zugang zu EU-VS voraussetzt, der Sicherheitsstelle der Kommission im Einklang mit den nationalen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vor Dienstantritt eine gültige PSC oder PSCC vorlegen; auf dieser Grundlage gewährt die Sicherheitsstelle der Kommission der betreffenden Person eine Sicherheitsermächtigung für den Zugang zu EU-VS, die bis zu dem Geheimhaltungsgrad, für den die nationale Sicherheitsüberprüfung durchgeführt wurde, und höchstens für die Dauer der Abordnung gültig ist.
(13) Die Mitglieder der Kommission, die nach Maßgabe des Vertrags aufgrund ihrer Aufgaben Zugang zu EU-VS haben, werden über ihre Sicherheitspflichten im Hinblick auf den Schutz von EU-VS belehrt.
(14) Die Sicherheitsstelle der Kommission führt im Einklang mit diesem Beschluss Unterlagen über Sicherheitsüberprüfungen und -ermächtigungen für den Zugang zu EU-VS. Diese Unterlagen enthalten mindestens Angaben zum Geheimhaltungsgrad der EU-VS, zu denen der betreffenden Person Zugang gewährt werden darf, das Datum der Sicherheitsüberprüfung und deren Gültigkeitsdauer.
(15) Die Sicherheitsstelle der Kommission kann eine PSCC ausstellen, die Angaben zum Geheimhaltungsgrad („CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher) der EU-VS, zu denen der Person Zugang gewährt werden darf, zur Gültigkeitsdauer der betreffenden Ermächtigung für den Zugang zu EU-VS und zum Ende der Gültigkeitsdauer der Bescheinigung enthält.
(16) Nach der erstmaligen Erteilung einer Sicherheitsermächtigung für den Zugang zu EU-VS ist diese generell alle fünf Jahre (gerechnet ab dem Tag der Mitteilung des Ergebnisses der letzten Sicherheitsüberprüfung, auf deren Grundlage die betreffende Sicherheitsermächtigung erteilt wurde) im Hinblick auf eine Erneuerung zu überprüfen, sofern die betreffende Person ununterbrochen bei der Europäischen Kommission oder bei einem anderen Organ, einer anderen Einrichtung oder einer anderen Agentur der Union tätig gewesen ist und weiterhin Zugang zu EU-VS benötigt.
(17) Die Sicherheitsstelle der Kommission kann die Gültigkeit der bestehenden Sicherheitsermächtigung um bis zu 12 Monate verlängern, sofern sie von der zuständigen nationalen Sicherheitsbehörde oder einer sonstigen zuständigen nationalen Behörde binnen zwei Monaten ab dem Datum der Übermittlung des Erneuerungsantrags und des entsprechenden Sicherheitsfragebogens keine nachteiligen Informationen erhält. Hat die zuständige nationale Sicherheitsbehörde oder die sonstige zuständige nationale Behörde der Sicherheitsstelle der Kommission ihre Stellungnahme nicht übermittelt, so werden der betreffenden Person Aufgaben zugewiesen, für die keine Sicherheitsermächtigung erforderlich ist.
Artikel 12
Sicherheitsunterweisungen
(1) Nach der Teilnahme an der von der Sicherheitsstelle der Kommission durchgeführten Sicherheitsunterweisung bestätigen alle Personen, denen eine Sicherheitsermächtigung erteilt wurde, schriftlich, dass sie sich ihrer Pflichten in Bezug auf den Schutz von EU-VS und der Folgen einer etwaigen Kompromittierung von EU-VS bewusst sind. Die Sicherheitsstelle der Kommission verwahrt die entsprechenden schriftlichen Bestätigungen.
(2) Alle Personen, die zum Zugang zu EU-VS ermächtigt sind oder EU-VS bearbeiten müssen, werden in einer ersten Phase für Bedrohungen der Sicherheit sensibilisiert und später in regelmäßigen Abständen darüber belehrt; sie müssen alle von ihnen als verdächtig oder ungewöhnlich erachteten Anbahnungsversuche oder sonstigen Tätigkeiten unverzüglich der Sicherheitsstelle der Kommission melden.
(3) Alle Personen, die nicht mehr mit Aufgaben betraut sind, die einen Zugang zu EU-VS erfordern, werden über ihre Pflichten in Bezug auf den fortgesetzten Schutz von EU-VS belehrt und haben diese gegebenenfalls schriftlich zu bestätigen.
Artikel 13
Befristete Sicherheitsermächtigungen
(1) In Ausnahmefällen und sofern es im dienstlichen Interesse gerechtfertigt ist, kann die Sicherheitsstelle der Kommission in Erwartung des Abschlusses einer umfassenden Sicherheitsüberprüfung nach Konsultation der nationalen Sicherheitsbehörde des Mitgliedstaats, dessen Staatsangehörigkeit die betreffende Person besitzt, und vorbehaltlich der Ergebnisse einer ersten Prüfung, mit der festgestellt werden soll, ob keine relevanten nachteiligen Erkenntnisse vorliegen, unbeschadet der Bestimmungen über die Erneuerung von Sicherheitsüberprüfungen eine vorläufige Ermächtigung zum Zugang zu EU-VS für eine bestimmte Tätigkeit erteilen. Solche vorläufigen Ermächtigungen für den Zugang zu EU-VS gelten einmalig für einen Zeitraum von höchstens sechs Monaten und berechtigen nicht zum Zugang zu Verschlusssachen, die als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuft sind.
(2) Nach der Teilnahme an einer Sicherheitsunterweisung gemäß Artikel 12 Absatz 1 bestätigen alle Personen, denen eine vorläufige Ermächtigung erteilt wurde, schriftlich, dass sie sich ihrer Pflichten in Bezug auf den Schutz von EU-VS und der Folgen einer Kenntnisnahme von EU-VS durch Unbefugte bewusst sind. Die Sicherheitsstelle der Kommission verwahrt die entsprechenden schriftlichen Bestätigungen.
Artikel 14
Teilnahme an von der Kommission organisierten vertraulichen Sitzungen
(1) Dienststellen der Kommission, die Sitzungen veranstalten, in deren Rahmen als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ und höher eingestufte Informationen erörtert werden, teilen der Sicherheitsstelle der Kommission über ihren lokalen Sicherheitsbeauftragten oder den Organisator der Sitzung frühzeitig das Datum, die Uhrzeit, den Ort und die Namen der Sitzungsteilnehmer mit.
(2) Vorbehaltlich der Bestimmungen von Artikel 11 Absatz 13 darf Personen, die an von der Kommission organisierten Sitzungen teilnehmen sollen, in deren Rahmen als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ und höher eingestufte Informationen erörtert werden, die Teilnahme nur gestattet werden, wenn der Status ihrer Sicherheitsüberprüfung oder ihrer Sicherheitsermächtigung bestätigt wurde. Die Teilnahme an solchen vertraulichen Sitzungen wird sowohl Personen verwehrt, für die der Sicherheitsstelle der Kommission keine PSCC oder ein anderer Nachweis für eine Sicherheitsüberprüfung vorliegt, als auch nicht sicherheitsermächtigten Teilnehmern der Kommission.
(3) Vor der Veranstaltung einer vertraulichen Sitzung fordert der lokale Sicherheitsbeauftragte der Kommissionsdienststelle, die die Sitzung organisiert, die externen Teilnehmer auf, der Sicherheitsstelle der Kommission eine PSCC oder einen anderen Nachweis für eine Sicherheitsüberprüfung zu übermitteln. Die Sicherheitsstelle der Kommission informiert den lokalen Sicherheitsbeauftragten oder den Organisator der Sitzung über die von ihr erhaltene PSCC oder über sonstige Nachweise für eine PSC. Gegebenenfalls kann eine konsolidierte Namensliste verwendet werden, die den einschlägigen Nachweis einer Sicherheitsüberprüfung enthält.
(4) Wird die Sicherheitsstelle der Kommission von den zuständigen Behörden darüber informiert, dass einer Person, die im Rahmen ihrer Aufgaben an Sitzungen der Kommission teilnehmen muss, die PSC entzogen wurde, so teilt die Sicherheitsstelle der Kommission dies dem lokalen Sicherheitsbeauftragten der für die Organisation der Sitzung verantwortlichen Kommissionsdienstelle mit.
Artikel 15
Möglicher Zugang zu EU-VS
Boten, Sicherheitsbedienstete und Begleitpersonen müssen über eine Sicherheitsermächtigung des erforderlichen Geheimhaltungsgrades verfügen oder auf andere Weise gemäß den innerstaatlichen Rechtsvorschriften angemessen überprüft und über die Sicherheitsverfahren zum Schutz von EU-VS sowie über ihre Pflichten zum Schutz der ihnen anvertrauten Verschlusssachen belehrt werden.
KAPITEL 3
MATERIELLER GEHEIMSCHUTZ VON VERSCHLUSSSACHEN
Artikel 16
Grundsätze
(1) Die Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes zielen darauf ab, das heimliche oder gewaltsame Eindringen unbefugter Personen zu verhindern, von unbefugten Handlungen abzuschrecken beziehungsweise diese zu verhindern und aufzudecken und den Einsatz von Personal in Bezug auf den Zugang zu EU-VS nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ zu ermöglichen. Diese Maßnahmen werden auf der Grundlage eines Risikomanagementprozesses im Einklang mit diesem Beschluss und seinen Durchführungsbestimmungen festgelegt.
(2) Die Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes zielen insbesondere darauf ab, den Zugang unbefugter Personen zu EU-VS zu verhindern, indem
a)
gewährleistet wird, dass EU-VS auf geeignete Weise bearbeitet und aufbewahrt werden;
b)
der Einsatz des Personals in Bezug auf den Zugang zu EU-VS nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ und gegebenenfalls anhand der Sicherheitsermächtigung der betreffenden Bediensteten ermöglicht wird;
c)
von unbefugten Handlungen abgeschreckt wird beziehungsweise diese verhindert und aufgedeckt werden und
d)
das heimliche oder gewaltsame Eindringen unbefugter Personen von außen verhindert oder aufgehalten wird.
(3) Die Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes werden für alle Gebäude, Büros, Räume und sonstigen Bereiche, in denen EU-VS bearbeitet oder aufbewahrt werden, getroffen, einschließlich Bereiche, in denen Kommunikations- und Informationssysteme gemäß Kapitel 5 untergebracht sind.
(4) Die Bereiche, in denen als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher eingestufte EU-VS aufbewahrt werden, werden als besonders geschützte Bereiche gemäß diesem Kapitel eingerichtet und von der Sicherheitsakkreditierungsstelle der Kommission genehmigt.
(5) Zum Schutz von als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher eingestuften EU-VS werden ausschließlich von der Sicherheitsstelle der Kommission zugelassene Ausrüstungen oder Geräte verwendet.
Artikel 17
Anforderungen und Maßnahmen bezüglich des materiellen Geheimschutzes
(1) Die Auswahl der Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes erfolgt auf der Grundlage einer Einschätzung der Bedrohungslage durch die Sicherheitsstelle der Kommission und gegebenenfalls in Absprache mit anderen Dienststellen der Kommission, anderen Organen, Einrichtungen oder Agenturen der Union und/oder den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten. Die Kommission wendet in ihren Gebäuden einen Risikomanagementprozess für den Schutz von EU-VS an, um zu gewährleisten, dass der Umfang des physischen Schutzes dem festgestellten Risiko entspricht. Der Risikomanagementprozess trägt allen relevanten Faktoren Rechnung, insbesondere
a)
dem Geheimhaltungsgrad der EU-VS;
b)
der Form und dem Umfang der EU-VS, wobei zu berücksichtigen ist, dass bei großen Mengen oder einer Zusammenstellung von EU-VS unter Umständen strengere Schutzmaßnahmen erforderlich sind;
c)
der Umgebung und der Struktur der Gebäude oder Bereiche, in denen EU-VS aufbewahrt werden, und
d)
der Einschätzung der Bedrohung der Union, ihrer Organe, Einrichtungen oder Agenturen oder der Mitgliedstaaten durch Nachrichtendienste sowie der Bedrohung durch Sabotage, Terrorismus und andere subversive oder kriminelle Handlungen.
(2) Die Sicherheitsstelle der Kommission legt unter Anwendung des Konzepts der mehrschichtigen Sicherheit eine angemessene Kombination erforderlicher Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes fest. Zu diesem Zweck erarbeitet die Sicherheitsstelle der Kommission die in den Durchführungsbestimmungen beschriebenen Mindeststandards, -normen und -kriterien.
(3) Die Sicherheitsstelle der Kommission ist befugt, Durchsuchungen an den Ein- und Ausgängen vorzunehmen, um vom Verbringen unzulässigen Materials in Räumlichkeiten oder Gebäude oder von der unbefugten Mitnahme von EU-VS aus Räumlichkeiten oder Gebäuden abzuschrecken.
(4) Besteht die Gefahr einer - auch versehentlichen - unzulässigen Einsicht in EU-VS, so ergreifen die betroffenen Kommissionsdienststellen gemäß den Vorgaben der Sicherheitsstelle der Kommission geeignete Maßnahmen, um dieser Gefahr entgegenzuwirken.
(5) Bei neuen Einrichtungen werden die Anforderungen hinsichtlich des materiellen Geheimschutzes und deren funktionale Spezifikationen im Einvernehmen mit der Sicherheitsstelle der Kommission bei der Planung und Konzeption der Einrichtungen festgelegt. Bei bestehenden Einrichtungen werden die Anforderungen hinsichtlich des materiellen Geheimschutzes im Einklang mit den in den Durchführungsbestimmungen beschriebenen Mindeststandards, -normen und -kriterien umgesetzt.
Artikel 18
Ausrüstung für den physischen Schutz von EU-VS
(1) Zum physischen Schutz von EU-VS werden zwei Arten von durch Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes geschützten Bereichen eingerichtet:
a)
Verwaltungsbereiche und
b)
besonders geschützte Bereiche (einschließlich technisch abgesicherter Bereiche).
(2) Die Sicherheitsakkreditierungsstelle der Kommission legt fest, ob ein bestimmter Bereich die Anforderungen für eine Ausweisung als Verwaltungsbereich, als besonders geschützter Bereich oder als technisch abgesicherter Bereich erfüllt.
(3) Für Verwaltungsbereiche gilt:
a)
Es wird eine sichtbare äußere Abgrenzung eingerichtet, die die Kontrolle von Personen und gegebenenfalls von Fahrzeugen ermöglicht;
b)
nur Personen, die von der Sicherheitsstelle der Kommission oder einer anderen zuständigen Behörde entsprechend ermächtigt wurden, dürfen diesen Bereich unbegleitet betreten, und
c)
bei allen anderen Personen ist eine ständige Begleitung oder eine gleichwertige Kontrolle sicherzustellen.
(4) Für besonders geschützte Bereiche gilt:
a)
Es wird eine sichtbare und geschützte äußere Abgrenzung mit vollständiger Eingangs- und Ausgangskontrolle eingerichtet, die mittels eines Berechtigungsausweises oder eines Systems zur persönlichen Identifizierung erfolgt;
b)
nur sicherheitsüberprüfte und speziell ermächtigte Personen, die Zugang zu Verschlusssachen haben müssen, dürfen diesen Bereich unbegleitet betreten;
c)
bei allen anderen Personen ist eine ständige Begleitung oder eine gleichwertige Kontrolle sicherzustellen.
(5) Wenn das Betreten eines besonders geschützten Bereichs de facto den unmittelbaren Zugang zu darin enthaltenen Verschlusssachen ermöglicht, sind außerdem folgende Anforderungen zu erfüllen:
a)
Der höchste Geheimhaltungsgrad der Verschlusssachen, die in der Regel in dem Bereich aufbewahrt werden, ist eindeutig anzugeben;
b)
alle Besucher benötigen eine spezielle Ermächtigung, um den Bereich betreten zu dürfen; sie müssen jederzeit begleitet werden und entsprechend sicherheitsüberprüft sein, es sei denn, es werden Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass kein Zugang zu EU-VS möglich ist.
(6) Besonders geschützte Bereiche mit Abhörschutz sind als technisch abgesicherte Bereiche auszuweisen. Es gelten die folgenden zusätzlichen Anforderungen:
a)
Diese Bereiche werden mit einem Einbruchmeldesystem ausgerüstet, verschlossen gehalten, wenn sie nicht besetzt sind, und bewacht, wenn sie besetzt sind. Die Verwaltung der Schlüssel erfolgt nach Maßgabe von Artikel 20;
b)
alle Personen, die diese Bereiche betreten, und alles Material, das dorthin verbracht wird, werden kontrolliert;
c)
diese Bereiche werden von der Sicherheitsstelle der Kommission regelmäßig physisch und/oder technisch überprüft. Diese Überprüfungen werden auch dann vorgenommen, wenn die Bereiche nachweislich oder vermutlich unbefugt betreten wurden, und
d)
in diesen Bereichen sind nicht zugelassene Kommunikationsverbindungen, nicht zugelassene Telefone und andere nicht zugelassene Kommunikationsgeräte und nicht zugelassene elektrische oder elektronische Ausrüstung verboten.
(7) Unbeschadet von Absatz 6 Buchstabe d müssen alle Kommunikationsgeräte und elektrischen oder elektronischen Geräte vor ihrer Nutzung in Bereichen, in denen Sitzungen oder Arbeiten zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrads „SECRET UE/EU SECRET“ und höher stattfinden, sowie in Fällen, in denen die Gefährdung von EU-VS als hoch eingeschätzt wird, vorab von der Sicherheitsstelle der Kommission untersucht werden, um sicherzustellen, dass mit diesen Geräten keine verständlichen Informationen auf unbeabsichtigte oder unzulässige Weise aus dem betreffenden besonders geschützten Bereich nach außen übermittelt werden können.
(8) Besonders geschützte Bereiche, die nicht rund um die Uhr von diensthabendem Personal besetzt sind, werden gegebenenfalls nach den üblichen Arbeitszeiten und in unregelmäßigen Abständen außerhalb der üblichen Arbeitszeiten kontrolliert, sofern kein Einbruchmeldesystem vorhanden ist.
(9) Innerhalb eines Verwaltungsbereichs können zeitweilig besonders geschützte Bereiche oder technisch abgesicherte Bereiche für eine vertrauliche Sitzung oder einen anderen ähnlichen Zweck eingerichtet werden.
(10) Der lokale Sicherheitsbeauftragte der betreffenden Kommissionsdienststelle erstellt für jeden besonders geschützten Bereich seines Zuständigkeitsbereichs sicherheitsbezogene Betriebsverfahren, die im Einklang mit den Bestimmungen dieses Beschlusses und seinen Durchführungsbestimmungen regeln,
a)
welchen Geheimhaltungsgrad die EU-VS, die in diesem Bereich bearbeitet oder aufbewahrt werden dürfen, aufweisen müssen;
b)
welche Überwachungs- und Schutzmaßnahmen einzuhalten sind;
c)
welchen Personen aufgrund der Tatsache, dass sie Kenntnis von Verschlusssachen haben müssen, und aufgrund ihrer Sicherheitsermächtigung unbegleiteter Zugang zu diesem Bereich gewährt werden kann;
d)
wie gegebenenfalls in Bezug auf die Begleitung anderer Personen, denen Zugang zu diesem Bereich gewährt wird, beziehungsweise in Bezug auf den Schutz von EU-VS in einem solchen Fall zu verfahren ist;
e)
welche sonstigen einschlägigen Maßnahmen und Verfahren anzuwenden sind.
(11) Tresorräume werden in besonders geschützte Bereiche eingebaut. Wände, Böden, Decken, Fenster und verschließbare Türen müssen von der Sicherheitsstelle der Kommission zugelassen werden und einen Schutz bieten, der dem eines Sicherheitsbehältnisses entspricht, das für die Aufbewahrung von EU-VS desselben Geheimhaltungsgrads zugelassen ist.
Artikel 19
Physische Schutzmaßnahmen für die Bearbeitung und Aufbewahrung von EU-VS
(1) EU-VS des Geheimhaltungsgrads „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ dürfen in folgenden Bereichen bearbeitet werden:
a)
in einem besonders geschützten Bereich;
b)
in einem Verwaltungsbereich, sofern die EU-VS vor dem Zugang Unbefugter geschützt werden, oder
c)
außerhalb eines besonders geschützten Bereichs oder eines Verwaltungsbereichs, sofern der Besitzer die EU-VS gemäß Artikel 31 befördert und sich verpflichtet hat, die in den Durchführungsbestimmungen festgelegten besonderen Maßnahmen einzuhalten, um sicherzustellen, dass die EU-VS vor dem Zugriff durch unbefugte Personen geschützt sind.
(2) EU-VS des Geheimhaltungsgrads „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ sind in geeigneten, verschließbaren Büromöbeln in einem Verwaltungsbereich oder einem besonders geschützten Bereich aufzubewahren. Sie können zeitweilig außerhalb eines Verwaltungsbereichs oder eines besonders geschützten Bereichs aufbewahrt werden, sofern der Besitzer sich verpflichtet hat, die in den Durchführungsbestimmungen festgelegten besonderen Maßnahmen einzuhalten.
(3) EU-VS der Geheimhaltungsgrade „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder „SECRET UE/EU SECRET“ dürfen in folgenden Bereichen bearbeitet werden:
a)
in einem besonders geschützten Bereich;
b)
in einem Verwaltungsbereich, sofern die EU-VS vor dem Zugang Unbefugter geschützt werden, oder
c)
außerhalb eines besonders geschützten Bereichs oder eines Verwaltungsbereichs, sofern der Besitzer
i)
sich verpflichtet hat, die in den Durchführungsbestimmungen festgelegten besonderen Maßnahmen einzuhalten, um sicherzustellen, dass die EU-VS vor dem Zugang unbefugter Personen geschützt sind;
ii)
die EU-VS jederzeit unter persönlicher Kontrolle hält und
iii)
im Falle von Dokumenten in Papierform die einschlägige Registratur davon in Kenntnis gesetzt hat.
(4) EU-VS der Geheimhaltungsgrade „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ und „SECRET UE/EU SECRET“ werden in einem besonders geschützten Bereich in einem Sicherheitsbehältnis oder in einem Tresorraum aufbewahrt.
(5) EU-VS des Geheimhaltungsgrads „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ werden in einem besonders geschützten Bereich bearbeitet, der von der Sicherheitsstelle der Kommission eingerichtet und verwaltet wird und der bis zu diesem Geheimhaltungsgrad von der Sicherheitsakkreditierungsstelle der Kommission zugelassen ist.
(6) EU-VS des Geheimhaltungsgrads „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ werden in einem besonders geschützten Bereich, der bis zu diesem Geheimhaltungsgrad von der Sicherheitsakkreditierungsstelle der Kommission zugelassen ist, wie folgt aufbewahrt:
a)
in einem Sicherheitsbehältnis gemäß Artikel 18 mit einer oder mehreren der folgenden zusätzlichen Kontrollen:
(1)
ständige Bewachung oder Kontrolle durch sicherheitsüberprüftes Sicherheitspersonal oder diensthabendes Personal;
(2)
zugelassenes Einbruchmeldesystem in Verbindung mit Bereitschaftspersonal im Sicherheitsdienst
oder
b)
in einem mit einem Einbruchmeldesystem ausgestatteten Tresorraum in Verbindung mit Bereitschaftspersonal im Sicherheitsdienst.
Artikel 20
Verwaltung der Schlüssel und Kombinationen zum Schutz von EU-VS
(1) Die Verfahren für die Verwaltung der Schlüssel und Kombinationen für Büros, Räume, Tresorräume und Sicherheitsbehältnisse werden in Durchführungsbestimmungen nach Maßgabe von Artikel 60 festgelegt. Diese Verfahren sollen den Schutz vor unbefugtem Zugang sicherstellen.
(2) Der Kreis der Personen, die die Kombinationen kennen, ist so weit wie möglich zu begrenzen. Die Kombinationen für Sicherheitsbehältnisse und Tresorräume, in denen EU-VS aufbewahrt werden, werden geändert
a)
bei Entgegennahme eines neuen Behältnisses;
b)
bei Wechsel des Personals, das die Kombination kennt;
c)
bei erfolgter oder vermuteter Kompromittierung;
d)
bei Wartung oder Reparatur eines Schlosses und
e)
mindestens alle 12 Monate.
KAPITEL 4
VERWALTUNG VON EU-VERSCHLUSSSACHEN
Artikel 21
Grundsätze
(1) Alle EU-VS werden im Einklang mit der Strategie der Kommission über die Dokumentenverwaltung verwaltet; sie sollten daher nach Maßgabe der gemeinsamen Liste für die kommissionsinterne Dokumentenaufbewahrung registriert, als Muster, teilweise oder vollständig abgelegt, aufbewahrt und schließlich vernichtet oder an die historischen Archive übermittelt werden.
(2) Als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher eingestufte Verschlusssachen werden zu Sicherheitszwecken bei Erhalt und vor ihrer Weiterleitung registriert. Als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestufte Informationen werden in den benannten Registraturen registriert.
(3) Innerhalb der Kommission wird im Einklang mit Artikel 27 ein Registratursystem für EU-VS eingeführt.
(4) In Dienststellen und Räumlichkeiten der Kommission, in denen EU-VS bearbeitet oder gespeichert beziehungsweise aufbewahrt werden, werden regelmäßig Kontrollen durch die Sicherheitsstelle der Kommission durchgeführt.
(5) EU-VS werden zwischen Dienststellen und Räumlichkeiten außerhalb von physisch geschützten Bereichen wie folgt befördert:
a)
In der Regel werden EU-VS elektronisch übermittelt und dabei durch kryptografische Produkte geschützt, die gemäß Kapitel 5 zugelassen wurden;
b)
wenn die unter Buchstabe a genannten Mittel nicht verwendet werden, erfolgt die Beförderung von EU-VS entweder
i)
auf elektronischen Datenträgern (z. B. USB-Sticks, CDs, Festplattenlaufwerken), die durch kryptografische Produkte geschützt sind, welche gemäß Kapitel 5 zugelassen wurden, oder
ii)
in allen anderen Fällen gemäß den Durchführungsbestimmungen.
Artikel 22
Geheimhaltungsgrade und Kennzeichnungen
(1) Informationen werden als Verschlusssache eingestuft, wenn sie gemäß Artikel 3 Absatz 1 hinsichtlich ihrer Vertraulichkeit zu schützen sind.
(2) Der Herausgeber einer EU-VS ist dafür zuständig, im Einklang mit den für die Einstufung geltenden Durchführungsbestimmungen, Standards und Leitlinien den Geheimhaltungsgrad und den ursprünglichen Empfängerkreis der Informationen zu bestimmen.
(3) Der Geheimhaltungsgrad von EU-VS wird nach Maßgabe von Artikel 3 Absatz 2 und der einschlägigen Durchführungsbestimmungen festgelegt.
(4) Der Geheimhaltungsgrad ist eindeutig und richtig anzugeben, unabhängig davon, ob die EU-VS im Papierformat, in mündlicher, elektronischer oder anderer Form vorliegt.
(5) Einzelne Teile eines gegebenen Dokuments (d. h. Seiten, Absätze, Abschnitte, Anhänge oder sonstige Anlagen) können eine unterschiedliche Einstufung erfordern und sind entsprechend zu kennzeichnen; dies gilt auch bei einer Speicherung in elektronischer Form.
(6) Der Geheimhaltungsgrad des Gesamtdokuments oder der Datei entspricht mindestens dem Geheimhaltungsgrad seines/ihres am höchsten eingestuften Teils. Werden Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengestellt, so wird die endgültige Fassung durchgesehen, um den grundsätzlichen Geheimhaltungsgrad zu bestimmen, da sie einen höheren Geheimhaltungsgrad als für die einzelnen Bestandteile nötig erfordern kann.
(7) Dokumente, die Teile mit unterschiedlichen Geheimhaltungsgraden umfassen, sollten möglichst so untergliedert werden, dass Teile mit verschiedenen Geheimhaltungsgraden leicht zu erkennen sind und gegebenenfalls voneinander getrennt werden können.
(8) Begleitschreiben oder Übermittlungsvermerke mit Anlagen werden so hoch eingestuft wie die am höchsten eingestufte Anlage. Der Herausgeber muss anhand einer entsprechenden Kennzeichnung klar angeben, welcher Geheimhaltungsgrad für das Begleitschreiben beziehungsweise den Übermittlungsvermerk gilt, wenn diesem die Anlagen nicht beigefügt sind, z. B.:
CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL
Ohne Anlage(n) RESTREINT UE/EU RESTRICTED
Artikel 23
Kennzeichnungen
Zusätzlich zu einer der VS-Kennzeichnungen nach Artikel 3 Absatz 2 können EU-VS mit zusätzlichen Kennzeichnungen versehen sein, beispielsweise mit
a)
einer Kennzeichnung, die den Herausgeber identifiziert;
b)
Warnhinweisen, Codewörtern oder Akronymen, mit denen der Tätigkeitsbereich, auf den sich das Dokument bezieht, eine besondere Verteilung gemäß dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ oder Verwendungsbeschränkungen angegeben werden;
c)
Weitergabekennzeichnungen;
d)
der Angabe des Zeitpunkts oder des speziellen Ereignisses, nach dem der Geheimhaltungsgrad gegebenenfalls herabgestuft oder aufgehoben werden kann.
Artikel 24
Abgekürzte Einstufungskennzeichnungen
(1) Um den Geheimhaltungsgrad einzelner Absätze eines Textes auszuweisen, können standardmäßig abgekürzte Einstufungskennzeichnungen verwendet werden. Die Abkürzungen ersetzen nicht die kompletten Einstufungskennzeichnungen.
(2) In EU-VS können folgende Standardabkürzungen verwendet werden, um den Geheimhaltungsgrad von Textabschnitten oder Textteilen von weniger als einer Seite anzugeben:
TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET
TS-UE/EU-TS
SECRET UE/EU SECRET
S-UE/EU-S
CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL
C-UE/EU-C
RESTREINT UE/EU RESTRICTED
R-UE/EU-R
Artikel 25
Erstellung von EU-VS
(1) Bei der Erstellung einer EU-Verschlusssache
a)
wird auf jeder Seite der Geheimhaltungsgrad eindeutig vermerkt;
b)
wird jede Seite nummeriert;
c)
wird das Dokument mit einer Registrierungsnummer und einem Betreff versehen, der selbst keinen Geheimhaltungsgrad führt, sofern er nicht entsprechend gekennzeichnet ist;
d)
wird das Dokument datiert;
e)
erhalten Dokumente des Geheimhaltungsgrads „SECRET UE/EU SECRET“ oder höher auf jeder Seite eine eigene Exemplarnummer, wenn sie in mehreren Exemplaren verteilt werden sollen.
(2) Ist die Anwendung von Absatz 1 auf EU-VS nicht möglich, so sind im Einklang mit den Durchführungsbestimmungen andere geeignete Maßnahmen zu treffen.
Artikel 26
Herabstufung und Aufhebung des Geheimhaltungsgrads von EU-VS
(1) Der Herausgeber teilt, sofern möglich, zum Zeitpunkt der Erstellung einer EU-VS mit, ob deren Geheimhaltungsgrad zu einem bestimmten Zeitpunkt oder im Anschluss an ein bestimmtes Ereignis herabgestuft oder aufgehoben werden kann.
(2) Jede Kommissionsdienststelle überprüft die EU-VS, deren Herausgeber sie ist, regelmäßig daraufhin, ob ihr Geheimhaltungsgrad weiterhin zutreffend ist. Mit den Durchführungsbestimmungen wird ein System eingeführt, mit dem der Geheimhaltungsgrad registrierter EU-VS, die von der Kommission herausgegeben wurden, mindestens alle fünf Jahre überprüft wird. Eine solche Überprüfung ist nicht erforderlich, wenn der Herausgeber bereits von vornherein mitgeteilt hat, dass der Geheimhaltungsgrad der Informationen automatisch herabgestuft oder aufgehoben wird, und die Informationen entsprechend gekennzeichnet wurden.
(3) Von der Kommission erstellte Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrads „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ werden im Einklang mit der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates, geändert durch die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1700/2003 (10) des Rates, nach dreißig Jahren automatisch herabgestuft.
Artikel 27
EU-VS-Registraturen in der Kommission
(1) Unbeschadet des nachfolgenden Artikels 53 Absatz 5 wird in jeder Kommissionsdienststelle, in der EU-VS der Geheimhaltungsgrade „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder „SECRET UE/EU SECRET“ bearbeitet, aufbewahrt oder gespeichert werden, eine zuständige lokale Registratur für EU-VS eingerichtet, um sicherzustellen, dass EU-VS im Einklang mit diesem Beschluss behandelt werden.
(2) Die vom Generalsekretariat verwaltete Registratur für EU-VS ist die zentrale Registratur der Kommission für EU-VS. Sie fungiert als
-
die lokale EU-VS-Registratur des Generalsekretariats der Kommission;
-
die EU-VS-Registratur der Kabinette der Kommissionsmitglieder, sofern letztere nicht über eine eigene lokale EU-VS-Registratur verfügen;
-
die EU-VS-Registratur von Generaldirektionen oder Dienststellen, die über keine lokale EU-VS-Registratur verfügen;
-
zentrale Ein- und Ausgangsstelle für alle Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ bis einschließlich „SECRET UE/EU SECRET“, die zwischen der Kommission und ihren Dienststellen und Drittstaaten und internationalen Organisationen und - falls in besonderen Regelungen vorgesehen - anderen Organen, Agenturen und Einrichtungen der Union ausgetauscht werden.
(3) Innerhalb der Kommission benennt die Sicherheitsstelle der Kommission eine Registratur, die als zentrale Eingangs- und Ausgangsstelle für als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestufte Verschlusssachen fungiert. Sofern erforderlich, können nachgeordnete Registraturen zur Bearbeitung dieser Verschlusssachen zu Registrierungszwecken bestimmt werden.
(4) Diese nachgeordneten Registraturen dürfen als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestufte Dokumente nicht unmittelbar an andere nachgeordnete Registraturen derselben zentralen „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Registratur oder an externe Stellen übermitteln, ohne dass diese ihre ausdrückliche schriftliche Zustimmung erteilt hat.
(5) Die EU-VS-Registraturen werden als besonders geschützte Bereiche im Sinne des Kapitels 3 eingerichtet und von der Sicherheitsakkreditierungsstelle der Kommission akkreditiert.
Artikel 28
Registraturkontrollbeauftragter
(1) Jede EU-VS-Registratur wird von einem Registraturkontrollbeauftragten geleitet.
(2) Der Registraturkontrollbeauftragte muss angemessen sicherheitsüberprüft sein.
(3) In Bezug auf die Anwendung der Bestimmungen über die Behandlung von EU-Verschlusssachen und die Einhaltung der einschlägigen Sicherheitsvorschriften, Normen und Leitlinien unterliegt der Registraturkontrollbeauftragte innerhalb der Kommissionsdienststelle der Aufsicht des lokalen Sicherheitsbeauftragten.
(4) Im Rahmen seiner Verantwortung für die Verwaltung der im zugewiesenen EU-VS-Registratur nimmt der Registraturkontrollbeauftragte folgende allgemeine Aufgaben gemäß diesem Beschluss und den einschlägigen Durchführungsbestimmungen, Normen und Leitlinien wahr:
-
Leitung sämtlicher Vorgänge im Zusammenhang mit der Registrierung, Aufbewahrung beziehungsweise Speicherung, Vervielfältigung, Übersetzung, Weiterleitung, Versendung und Vernichtung von EU-VS oder deren Überführung in das Historische Archiv;
-
regelmäßige Überprüfung, ob die Einstufung der betreffenden Informationen aufrecht erhalten werden muss;
-
sonstige in den Durchführungsbestimmungen vorgesehene Aufgaben, die mit dem Schutz von EU-VS zusammenhängen.
Artikel 29
Registrierung von EU-VS zu Sicherheitszwecken
(1) Im Sinne dieses Beschlusses bezeichnet der Ausdruck „Registrierung zu Sicherheitszwecken“ (im Folgenden „Registrierung“) die Durchführung von Verfahren, bei denen jede Phase des Umlaufs von EU-VS einschließlich ihrer Weitergabe aufgezeichnet wird.
(2) Alle als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher eingestuften Informationen oder Materialien werden in den benannten Registraturen registriert, sobald sie in einer Verwaltungsstelle eingehen oder diese verlassen.
(3) Bei der Bearbeitung und Speicherung von EU-VS mit Hilfe eines Kommunikations- und Informationssystems dürfen die Registrierungsverfahren im Wege systeminterner Abläufe erfolgen.
(4) Detailliertere Vorschriften über die Registrierung von EU-VS zu Sicherheitszwecken werden in den Durchführungsbestimmungen festgelegt.
Artikel 30
Kopieren und Übersetzen von EU-VS
(1) Ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Herausgebers dürfen als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestufte Dokumente weder kopiert noch übersetzt werden.
(2) Hat der Herausgeber von als „SECRET UE/EU SECRET“ oder niedriger eingestuften Dokumenten keine Einschränkungen hinsichtlich der Anfertigung von Kopien oder Übersetzungen auferlegt, so dürfen diese Dokumente auf Anweisung des Besitzers kopiert beziehungsweise übersetzt werden.
(3) Die für das Originaldokument geltenden Sicherheitsmaßnahmen finden auf Kopien und Übersetzungen dieses Dokuments Anwendung.
Artikel 31
Beförderung von EU-VS
(1) EU-VS werden bei ihrer Beförderung vor unbefugter Offenlegung geschützt.
(2) Schutzmaßnahmen für die Beförderung von EU-VS müssen
-
dem Geheimhaltungsgrad der beförderten EU-VS angemessen und
-
auf die besonderen Bedingungen ihrer Beförderung zugeschnitten sein, insbesondere in Abhängigkeit davon, ob die Beförderung der EU-VS
-
innerhalb eines Kommissionsgebäudes oder einer geschlossenen Gruppe von Kommissionsgebäuden,
-
zwischen Gebäuden der Kommission in ein und demselben Mitgliedstaat,
-
innerhalb der Europäischen Union oder
-
von der Europäischen Union in das Hoheitsgebiet eines Drittstaats erfolgt.
-
Ferner müssen sie auf die Art und die Form der EU-VS zugeschnitten sein.
(3) Diese Schutzmaßnahmen werden im Einzelnen in den Durchführungsbestimmungen oder - im Falle von Projekten und Programmen im Sinne des Artikels 42 - als fester Bestandteil der Sicherheitsanweisungen für das betreffende Programm oder Projekt festgelegt.
(4) Die Durchführungsbestimmungen beziehungsweise Sicherheitsanweisungen umfassen unter anderem dem Geheimhaltungsgrad der EU-VS angemessene Bestimmungen über
-
die Art der Beförderung (beispielsweise als Handgepäck, durch diplomatische oder militärische Kurierdienste, durch Postdienste oder durch kommerzielle Kurierdienste),
-
die Verpackung von EU-VS,
-
technische Gegenmaßnahmen für auf elektronischen Datenträgern beförderte EU-VS,
-
sonstige verfahrenstechnische, physische oder elektronische Maßnahmen,
-
Registrierungsverfahren,
-
den Einsatz von sicherheitsermächtigtem Personal.
(5) Bei der Beförderung von EU-VS auf elektronischen Datenträgern können ungeachtet des Artikels 21 Absatz 5 die in den einschlägigen Durchführungsbestimmungen beschriebenen Schutzmaßnahmen durch geeignete, von der Sicherheitsstelle der Kommission genehmigte technische Gegenmaßnahmen ergänzt werden, um das Verlust- oder Kompromittierungsrisiko so gering wie möglich zu halten.
Artikel 32
Vernichtung von EU-VS
(1) Nicht länger benötigte EU-Verschlusssachen können unter Berücksichtigung der Vorschriften über Archive und der kommissionsinternen Vorschriften und Bestimmungen über die Dokumentenverwaltung und -archivierung sowie insbesondere der gemeinsamen Liste für die kommissionsinterne Dokumentenaufbewahrung vernichtet werden.
(2) Als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher eingestufte EU-VS werden vom Registraturkontrollbeauftragten der zuständigen EU-VS-Registratur auf Anweisung des Besitzers oder einer zuständigen Stelle vernichtet. Der Registraturkontrollbeauftragte aktualisiert die Dienstbücher und sonstigen Registrierungsinformationen entsprechend.
(3) Bei Dokumenten des Geheimhaltungsgrads „SECRET UE/EU SECRET“ oder „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ erfolgt die Vernichtung durch den Registraturkontrollbeauftragten im Beisein eines Zeugen, der mindestens in Bezug auf Verschlusssachen mit dem Geheimhaltungsgrad des zu vernichtenden Dokuments sicherheitsüberprüft ist.
(4) Der Registerführer und der Zeuge - falls dessen Anwesenheit erforderlich ist - unterschreiben eine Vernichtungsbescheinigung, die in der Registratur abgelegt wird. Der Registraturkontrollbeauftragte der zuständigen EU-VS-Registratur bewahrt die Vernichtungsbescheinigungen von Dokumenten des Geheimhaltungsgrads „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ mindestens zehn Jahre und von Dokumenten der Geheimhaltungsgrade „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ und „SECRET UE/EU SECRET“ mindestens fünf Jahre auf.
(5) Verschlusssachen, darunter Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrads „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“, werden nach Verfahren vernichtet, die in den Durchführungsbestimmungen festgelegt werden und die die einschlägigen EU-Normen oder gleichwertige Normen erfüllen.
(6) Für EU-VS verwendete elektronische Datenträger werden nach in den Durchführungsbestimmungen festgelegten Verfahren vernichtet.
Artikel 33
Vernichtung von EU-VS in Notfällen
(1) Kommissionsdienststellen, die im Besitz von EU-VS sind, arbeiten unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten Pläne zum Schutz von EU-Verschlusssachen im Krisenfall aus, die, falls erforderlich, auch Pläne für eine Vernichtung oder Auslagerung der EU-Verschlusssachen im Notfall umfassen. Sie erteilen die Anweisungen, die sie für notwendig erachten, um zu verhindern, dass EU-VS in unbefugte Hände gelangen.
(2) Regelungen zum Schutz und/oder zur Vernichtung von „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“- und „SECRET UE/EU SECRET“-Materialien im Krisenfall dürfen auf keinen Fall den Schutz oder die Vernichtung von „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Materialien einschließlich der Verschlüsselungseinrichtungen beeinträchtigen, die Vorrang vor allen anderen Aufgaben haben.
(3) Wenn in Notfällen das unmittelbare Risiko einer unbefugten Weitergabe besteht, werden die EU-VS vom Besitzer so vernichtet, dass eine vollständige oder teilweise Wiederherstellung ausgeschlossen ist. Der Herausgeber und die herausgebende Registratur werden von der als Notfallmaßnahme durchgeführten Vernichtung der registrierten EU-VS in Kenntnis gesetzt.
(4) Detailliertere Vorschriften über die Vernichtung von EU-VS werden in den Durchführungsbestimmungen festgelegt.
KAPITEL 5
SCHUTZ VON EU-VS IN KOMMUNIKATIONS- UND INFORMATIONSSYSTEMEN
Artikel 34
Grundsätze der Informationssicherung
(1) Die Informationssicherung im Bereich von Kommunikations- und Informationssystemen beruht auf dem Vertrauen darauf, dass die in diesen Systemen bearbeiteten Informationen geschützt sind und dass diese Systeme unter der Kontrolle rechtmäßiger Nutzer jederzeit ordnungsgemäß funktionieren.
(2) Um wirksam zu sein, muss die Informationssicherung Folgendes in angemessenem Umfang sicherstellen:
Authentizität
:
Es ist sichergestellt, dass die Informationen echt sind und von in gutem Glauben handelnden Quellen stammen.
Verfügbarkeit
:
Die Informationen sind auf Anfrage einer befugten Stelle verfügbar und nutzbar.
Vertraulichkeit
:
Die Informationen werden nicht gegenüber unbefugten Personen, Stellen oder im Rahmen von Verarbeitungsprozessen offengelegt.
Integrität
:
Die Genauigkeit und die Vollständigkeit der Informationen und Vermögenswerte sind gewährleistet.
Beweisbarkeit
:
Es kann nachgewiesen werden, dass ein Vorgang oder ein Ereignis stattgefunden hat, sodass dieser Vorgang oder dieses Ereignis nicht nachträglich abgestritten werden kann.
(3) Die Informationssicherung stützt sich auf einen Risikomanagementprozess.
Artikel 35
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieses Kapitels gelten folgende Begriffsbestimmungen:
a) „Akkreditierung“: förmliche Abnahme und Zulassung eines Kommunikations- und Informationssystems durch die Sicherheitsakkreditierungsstelle zur Verarbeitung von EU-VS in dessen Betriebsumgebung im Anschluss an die förmliche Validierung des Sicherheitsplans und dessen ordnungsgemäße Umsetzung;
b) „Akkreditierungsverfahren“: notwendige, der Akkreditierung durch die Sicherheitsakkreditierungsstelle vorausgehende Schritte und Aufgaben, die in einer Norm für den Akkreditierungsprozess festgelegt werden;
c) „Kommunikations- und Informationssystem“: System, das die Bearbeitung von Informationen in elektronischer Form ermöglicht. Zu einem Kommunikations- und Informationssystem gehören sämtliche für seinen Betrieb benötigten Voraussetzungen, einschließlich der Infrastruktur, der Organisation, des Personals und der Informationsressourcen;
d) „Restrisiko“: nach dem Ergreifen von Sicherheitsmaßnahmen verbleibendes Risiko, falls nicht alle Bedrohungen erfasst werden und nicht alle Schwachstellen beseitigt werden können;
e) „Risiko“: die Möglichkeit, dass bei einer bestimmten Bedrohung die internen und externen Schwachstellen einer Organisation oder eines der von ihr verwendeten Systeme ausgenutzt und dadurch die Organisation und ihre materiellen und immateriellen Vermögenswerte geschädigt werden. Gemessen wird das Risiko als die Kombination der Wahrscheinlichkeit des Eintretens von Bedrohungen und ihrer Auswirkungen;
f) „Risikoakzeptanz“: die Hinnahme der Möglichkeit, dass nach der Risikobehandlung ein Restrisiko bleibt;
g) „Risikobewertung“: Ermittlung von Bedrohungen und Schwachstellen sowie Durchführung diesbezüglicher Risikoanalysen (Analyse der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Auswirkungen);
h) „Risikokommunikation“: Sensibilisierung der Nutzer eines Kommunikations- und Informationssystems für Risiken sowie Unterrichtung von Zulassungsstellen über diese Risiken und entsprechende Unterrichtung der für den Betrieb zuständigen Stellen;
i) „Risikobehandlung“: Minderung, Beseitigung, Verringerung (durch eine geeignete Kombination von technischen, physischen, organisatorischen oder verfahrenstechnischen Maßnahmen), Übertragung oder Überwachung des Risikos.
Artikel 36
Bearbeitung von EU-VS in Kommunikations- und Informationssystemen
(1) In Kommunikations- und Informationssystemen werden EU-VS gemäß dem Konzept der Informationssicherung bearbeitet.
(2) Die Bearbeitung von EU-VS in Kommunikations- und Informationssystemen erfolgt nach Maßgabe des von der Kommission festgelegten Sicherheitskonzepts für Informationssysteme gemäß der Entscheidung C (2006) 3602 der Kommission (11):
a)
Die Umsetzung des Sicherheitskonzepts erfolgt während der gesamten Lebensdauer der Informationssysteme gemäß dem Regelkreis „Plan-Do-Check-Act“ (Planen-Umsetzen-Kontrollieren-Handeln);
b)
der Sicherheitsbedarf wird mittels einer Folgenabschätzung ermittelt;
c)
das Informationssystem und die darin enthaltenen Daten werden einer förmlichen Einstufung unterzogen;
d)
sämtliche nach Maßgabe des Sicherheitskonzepts für Informationssysteme vorgeschriebenen Sicherheitsmaßnahmen werden umgesetzt;
e)
es wird ein Risikomanagementverfahren angewandt, das aus folgenden Schritten besteht: Bedrohungs- und Anfälligkeitsermittlung, Risikobewertung, Risikobehandlung, Risikoakzeptanz und Risikokommunikation;
f)
es wird ein Sicherheitsplan einschließlich Sicherheitskonzept und sicherheitsbezogener Betriebsverfahren erstellt, umgesetzt, kontrolliert und überprüft.
(3) Alle an Konzeption, Entwicklung, Erprobung, Betrieb, Verwaltung und Nutzung von Kommunikations- und Informationssystemen, in denen EU-VS bearbeitet werden, beteiligten Mitarbeiter melden der Sicherheitsakkreditierungsstelle alle potenziellen Sicherheitsmängel, Vorfälle und Sicherheitsverstöße oder -verletzungen, die sich auf den Schutz des Kommunikations- und Informationssystems und/oder der darin gespeicherten EU-VS auswirken könnten.
(4) Wird der Schutz von EU-VS mit kryptografischen Produkten sichergestellt, so sind diese Produkte folgendermaßen zuzulassen:
a)
Vorzugsweise werden vom Rat oder vom Generalsekretär des Rates in dessen Funktion als Krypto-Zulassungsstelle des Rates zugelassene Produkte auf Empfehlung der Sicherheitsexpertengruppe der Kommission verwendet;
b)
wenn es aus bestimmten operativen Gründen gerechtfertigt ist, kann die Krypto-Zulassungsstelle der Kommission auf Empfehlung der Sicherheitsexpertengruppe der Kommission eine Befreiung von den unter (a) genannten Anforderungen aussprechen und eine vorläufige Zulassung für einen spezifischen Zeitraum erteilen.
(5) Bei der elektronischen Übermittlung, Verarbeitung und Speicherung von EU-VS werden zugelassene kryptografische Produkte verwendet. Ungeachtet dieser Anforderung können in Notsituationen oder im Rahmen bestimmter technischer Konfigurationen nach Genehmigung durch die Krypto-Zulassungsstelle spezielle Verfahren angewandt werden.
(6) Es werden Sicherungsmaßnahmen getroffen, um Kommunikations- und Informationssysteme, in denen als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher eingestufte Verschlusssachen bearbeitet werden, so zu schützen, dass die betreffenden Informationen nicht über unbeabsichtigte elektromagnetische Abstrahlung kompromittiert werden („TEMPEST-Sicherheitsvorkehrungen“). Diese Sicherheitsmaßnahmen müssen dem Risiko der Ausnutzung und dem Geheimhaltungsgrad der Informationen entsprechen.
(7) Die Sicherheitsstelle der Kommission fungiert als:
-
Informationssicherungsstelle;
-
Sicherheitsakkreditierungsstelle;
-
TEMPEST-Stelle;
-
Krypto-Zulassungsstelle;
-
Krypto-Verteilungsstelle.
(8) Die Sicherheitsstelle der Kommission ernennt für jedes System eine für den Betrieb zuständige Informationssicherungsstelle.
(9) Die Zuständigkeiten der in den Absätzen 7 und 8 beschriebenen Funktionen werden in den Durchführungsbestimmungen festgelegt.
Artikel 37
Akkreditierung von Kommunikations- und Informationssystemen, in denen EU-VS bearbeitet werden
(1) Sämtliche Kommunikations- und Informationssysteme, in denen EU-VS bearbeitet werden, werden einem auf den Grundsätzen der Informationssicherung basierenden Akkreditierungsverfahren unterzogen, dessen Detailliertheit der geforderten Sicherheitsstufe entspricht.
(2) Das Akkreditierungsverfahren umfasst die förmliche Validierung des Sicherheitsplans für das betreffende Kommunikations- und Informationssystem durch die Sicherheitsakkreditierungsstelle der Kommission mit dem Ziel, Gewähr dafür zu erlangen, dass
a)
der in Artikel 36 Absatz 2 genannte Risikomanagementprozess ordnungsgemäß durchgeführt worden ist,
b)
der Systemeigentümer das Restrisiko wissentlich akzeptiert hat und
c)
ein hinreichender Schutz des Kommunikations- und Informationssystems und der in diesem bearbeiteten EU-VS in Übereinstimmung mit diesem Beschluss sichergestellt ist.
(3) Die Sicherheitsakkreditierungsstelle der Kommission gibt eine schriftliche Akkreditierungserklärung ab, in der festgelegt ist, bis zu welchem Geheimhaltungsgrad und unter welchen Voraussetzungen EU-VS in dem Kommunikations- und Informationssystem bearbeitet werden dürfen. Die Aufgaben des Gremiums für die Sicherheitsakkreditierung nach Artikel 11 der Verordnung (EU) Nr. 512/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates (12) bleiben davon unberührt.
(4) Für die Akkreditierung von Kommunikations- und Informationssystemen der Kommission, an denen mehrere Parteien mitwirken, ist ein gemeinsames Gremium für die Sicherheitsakkreditierung zuständig, das sich aus je einem Vertreter der Sicherheitsakkreditierungsstelle der einzelnen Parteien zusammensetzt und in dem ein Vertreter der Sicherheitsakkreditierungsstelle der Kommission den Vorsitz führt.
(5) Das Akkreditierungsverfahren besteht aus einer Reihe von Aufgaben, die von den beteiligten Parteien wahrgenommen werden. Die alleinige Verantwortung für die Vorbereitung der Akkreditierungsdateien und -unterlagen trägt der Systemeigentümer des betreffenden Kommunikations- und Informationssystems.
(6) Die Akkreditierung ist Aufgabe der Sicherheitsakkreditierungsstelle der Kommission; diese hat zu jedem beliebigen Zeitpunkt im Lebenszyklus des Kommunikations- und Informationssystems das Recht,
a)
die Durchführung eines Akkreditierungsverfahrens zu verlangen,
b)
eine Prüfung oder Kontrolle des Kommunikations- und Informationssystems vorzunehmen,
c)
in Fällen, in denen die Voraussetzungen für den Betrieb des Systems nicht mehr erfüllt sind, die Ausarbeitung und wirksame Umsetzung eines Plans zur Verbesserung der Sicherheit binnen eines genau festgelegten zeitlichen Rahmens anzuordnen und gegebenenfalls die Betriebserlaubnis für das Kommunikations- und Informationssystem so lange zu entziehen, bis die Voraussetzungen für den Betrieb wieder erfüllt sind.
(7) Das Akkreditierungsverfahren wird in einer Norm für das Akkreditierungsverfahren für Kommunikations- und Informationssysteme, in denen EU-VS bearbeitet werden, festgelegt, die im Einklang mit Artikel 10 Absatz 3 des Beschlusses C (2006) 3602 der Kommission angenommen wird.
Artikel 38
Notsituationen
(1) Unbeschadet der Bestimmungen dieses Kapitels können in Notsituationen wie beispielsweise bei drohenden oder bereits eingetretenen Krisen, Konflikten, Kriegssituationen oder im Fall besonderer operativer Umstände die nachstehend beschriebenen besonderen Verfahren angewandt werden.
(2) EU-VS können mit Hilfe kryptografischer Produkte, die für einen niedrigeren Geheimhaltungsgrad zugelassen sind, oder mit Zustimmung der zuständigen Stelle unverschlüsselt übermittelt werden, wenn eine Verzögerung einen Schaden verursachen würde, der deutlich größer wäre als der Schaden, der durch eine Offenlegung des als Verschlusssache eingestuften Materials entstehen würde, und wenn
a)
Absender und Empfänger nicht über die erforderliche Verschlüsselungseinrichtung verfügen und
b)
das als Verschlusssache eingestufte Material nicht rechtzeitig auf anderem Wege übermittelt werden kann.
(3) Verschlusssachen, die unter den in Absatz 1 erläuterten Umständen übermittelt werden, dürfen nicht mit Kennzeichnungen oder Angaben versehen werden, die sie von nicht als Verschlusssache eingestuften Informationen oder solchen unterscheiden, die mit einem zur Verfügung stehenden kryptografischen Produkt geschützt werden können. Die Empfänger werden auf anderem Weg unverzüglich über den Geheimhaltungsgrad unterrichtet.
(4) Anschließend wird der zuständigen Stelle und der Sicherheitsexpertengruppe der Kommission Bericht erstattet.
KAPITEL 6
GEHEIMSCHUTZ IN DER WIRTSCHAFT
Artikel 39
Grundsätze
(1) Unter dem Geheimschutz in der Wirtschaft versteht man die Anwendung von Maßnahmen zum Schutz von EU-VS
a)
im Rahmen von als Verschlusssachen eingestuften Aufträgen durch
i)
Bewerber oder Bieter während des gesamten Verfahrens zur Vergabe eines Auftrags;
ii)
Auftragnehmer oder Unterauftragnehmer während der Laufzeit von als Verschlusssachen eingestuften Aufträgen;
b)
im Rahmen von als Verschlusssachen eingestuften Finanzhilfevereinbarungen durch
i)
Antragsteller während Verfahren zur Vergabe von Finanzhilfen;
ii)
Empfänger während der Laufzeit von als Verschlusssache eingestuften Finanzhilfevereinbarungen.
(2) Derartige Aufträge oder Finanzhilfevereinbarungen beinhalten nicht den Zugang zu als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuften Informationen.
(3) Sofern nichts anderes angegeben ist, finden die sich auf als Verschlusssachen eingestufte Aufträge beziehungsweise auf die betreffenden Auftragnehmer beziehenden Bestimmungen dieses Kapitels auch Anwendung auf als Verschlusssachen eingestufte Unteraufträge beziehungsweise auf die betreffenden Unterauftragnehmer.
Artikel 40
Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieses Kapitels gelten folgende Begriffsbestimmungen:
a) „als Verschlusssache eingestufter Vertrag“: Vertrag oder Rahmenvertrag im Sinne der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 (13) zwischen der Kommission oder einer Kommissionsdienststelle und einem Auftragnehmer über die Lieferung beweglicher oder unbeweglicher Vermögenswerte, die Durchführung von Arbeiten oder die Erbringung von Dienstleistungen, deren Ausführung die Erstellung, Bearbeitung und Aufbewahrung beziehungsweise Speicherung von EU-VS mit sich bringt;
b) „als Verschlusssache eingestufter Unterauftrag“: Vertrag zwischen einem Auftragnehmer der Kommission oder einer Kommissionsdienststelle und einem anderen Auftragnehmer („Unterauftragnehmer“) über die Lieferung beweglicher oder unbeweglicher Vermögenswerte, die Durchführung von Arbeiten oder die Erbringung von Dienstleistungen, deren Ausführung die Erstellung, Bearbeitung und Aufbewahrung beziehungsweise Speicherung von EU-VS umfasst;
c) „als Verschlusssache eingestufte Finanzhilfevereinbarung“: Vereinbarung, mit der die Kommission eine Finanzhilfe im Sinne von Teil I Titel VI der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 gewährt und deren Erfüllung die Erstellung, Bearbeitung und Aufbewahrung beziehungsweise Speicherung von EU-VS erforderlich macht oder umfasst;
d) „beauftragte Sicherheitsbehörde“: von der nationalen Sicherheitsbehörde eines Mitgliedstaats beauftragte Behörde, die die Aufgabe hat, Wirtschafts- oder andere Unternehmen über die nationale Politik in allen Fragen des Geheimschutzes in der Wirtschaft zu informieren und ihnen Anleitung und Hilfe bei ihrer Umsetzung zu bieten. Die Funktion der beauftragten Sicherheitsbehörde kann von der nationalen Sicherheitsbehörde oder einer anderen dazu qualifizierten Behörde wahrgenommen werden.
Artikel 41
Verfahren für als Verschlusssache eingestufte Verträge oder Finanzhilfevereinbarungen
(1) Jede Kommissionsdienststelle stellt in ihrer Funktion als Vergabebehörde sicher, dass bei der Vergabe von als Verschlusssache eingestuften Aufträgen oder Finanzhilfevereinbarungen die in diesem Kapitel festgelegten Mindeststandards für den Geheimschutz in der Wirtschaft in dem betreffenden Vertrag erwähnt beziehungsweise aufgeführt sowie eingehalten werden.
(2) Für die Zwecke von Absatz 1 ziehen die zuständigen Kommissionsdienststellen die Generaldirektion „Humanressourcen und Sicherheit“ und insbesondere deren Direktion „Sicherheit“ zu Rate und stellen sicher, dass die Musterverträge, -unteraufträge und -finanzhilfevereinbarungen Bestimmungen enthalten, in denen die von den Auftragnehmern und Unterauftragnehmern beziehungsweise Empfängern von Finanzhilfevereinbarungen zu befolgenden Grundprinzipien und Mindeststandards für den Schutz von EU-VS widergegeben werden.
(3) Die Kommission arbeitet eng mit der nationalen Sicherheitsbehörde, der beauftragten Sicherheitsbehörde oder einer sonstigen zuständigen Behörde des betreffenden Mitgliedstaats zusammen.
(4) Wenn ein öffentlicher Auftraggeber beabsichtigt, ein Verfahren im Hinblick auf den Abschluss eines als Verschlusssache eingestuften Auftrags oder einer als Verschlusssache eingestuften Finanzhilfevereinbarung einzuleiten, so zieht er in allen Phasen des Verfahrens die Sicherheitsstelle der Kommission zu etwaigen die Vertraulichkeit oder die Merkmale des Verfahrens betreffenden Fragen zu Rate.
(5) Vorlagen und Muster für als Verschlusssache eingestufte Aufträge, Unteraufträge und Finanzhilfevereinbarungen, Bekanntmachungen, Leitlinien für Fälle, in denen Sicherheitsbescheide für Einrichtungen erforderlich sind, Programm- oder Projektsicherheitsanweisungen, Geheimschutzklauseln, Besuche sowie die Übermittlung und Beförderung von EU-VS im Rahmen von als Verschlusssache eingestuften Aufträgen oder Finanzhilfevereinbarungen werden nach Zurateziehung der Sicherheitsexpertengruppe der Kommission in Durchführungsbestimmungen über den Geheimschutz in der Wirtschaft festgelegt.
(6) Die Kommission kann als Verschlusssache eingestufte Verträge und Finanzhilfevereinbarungen abschließen, durch die Wirtschaftsteilnehmer, die in einem Mitgliedstaat oder in einem Drittstaat, mit dem ein Abkommen oder eine Verwaltungsvereinbarung im Sinne von Kapitel 7 dieses Beschlusses besteht, registriert sind, mit Aufgaben betraut werden, die den Zugang zu oder die Bearbeitung oder Aufbewahrung beziehungsweise Speicherung von EU-VS beinhalten oder nach sich ziehen.
Artikel 42
Sicherheitsmerkmale von als Verschlusssache eingestuften Aufträgen oder Finanzhilfevereinbarungen
(1) Als Verschlusssache eingestufte Aufträge oder Finanzhilfevereinbarungen weisen folgende Sicherheitsmerkmale auf:
Programm- oder Projektsicherheitsanweisungen
a)
„Programm- oder Projektsicherheitsanweisungen“: Liste von Sicherheitsverfahren, die für ein spezifisches Programm oder Projekt verwendet werden, um die Sicherheitsverfahren zu vereinheitlichen. Die Anweisungen können im Verlauf des Programms oder Projekts überarbeitet werden.
b)
Die Generaldirektion „Humanressourcen und Sicherheit“ arbeitet allgemeine Programm- oder Projektsicherheitsanweisungen aus, auf deren Grundlage die für Programme oder Projekte, in deren Rahmen EU-VS bearbeitet, aufbewahrt oder gespeichert werden, zuständigen Kommissionsdienststellen gegebenenfalls spezifische Programm- oder Projektsicherheitsanweisungen ausarbeiten können.
c)
Spezifische Programm- oder Projektsicherheitsanweisungen werden insbesondere für Programme oder Projekte ausgearbeitet, die sich durch ihren Umfang, ihre Reichweite, ihre Komplexität oder eine Vielzahl von (beispielsweise aufgrund ihrer rechtlichen Stellung sehr unterschiedlichen) Auftragnehmern, Empfängern und sonstigen Partnern und Beteiligten auszeichnen. Die spezifischen Programm- oder Projektsicherheitsanweisungen werden von der Kommissionsdienststelle beziehungsweise den Kommissionsdienststellen, die das betreffende Programm oder Projekt leitet beziehungsweise leiten, in enger Zusammenarbeit mit der Generaldirektion „Humanressourcen und Sicherheit“ ausgearbeitet.
d)
Die Generaldirektion „Humanressourcen und Sicherheit“ legt sowohl die allgemeinen als auch die spezifischen Programm- oder Projektsicherheitsanweisungen der Sicherheitsexpertengruppe der Kommission zur Stellungnahme vor.
Geheimschutzklausel
a)
„Geheimschutzklausel“: besondere vom öffentlichen Auftraggeber festgelegte Auftragsbedingungen, die einen festen Bestandteil jedes als Verschlusssache eingestuften und mit dem Zugang zu oder der Erstellung von EU-VS verbundenen Auftrags bilden und in denen die Sicherheitsanforderungen und die sicherheitsschutzbedürftigen Teile des Auftrags festgelegt sind.
b)
Die auftragsspezifischen Sicherheitsanforderungen werden in einer Geheimschutzklausel beschrieben. Die Geheimschutzklausel enthält gegebenenfalls den Einstufungsleitfaden für Verschlusssachen und ist fester Bestandteil aller als Verschlusssache eingestuften Aufträge, Unteraufträge und Finanzhilfevereinbarungen.
c)
Die Geheimschutzklausel enthält die Bestimmungen, mit denen der Auftragnehmer beziehungsweise Finanzhilfeempfänger verpflichtet wird, die Mindeststandards dieses Beschlusses einzuhalten. Der öffentliche Auftraggeber stellt sicher, dass in der Geheimschutzklausel darauf hingewiesen wird, dass die Nichteinhaltung dieser Mindeststandards einen hinreichenden Grund für die Kündigung des Vertrags beziehungsweise der Finanzhilfevereinbarung darstellt.
(2) Sowohl die Programm- oder Projektsicherheitsanweisungen als auch die Geheimschutzklausel enthalten als obligatorisches Sicherheitsmerkmal einen Einstufungsleitfaden für Verschlusssachen:
a)
„Einstufungsleitfaden für Verschlusssachen“: Dokument, in dem die Komponenten eines als Verschlusssache eingestuften Programms, Projekts oder Auftrags beziehungsweise einer als Verschlusssache eingestuften Finanzhilfevereinbarung beschrieben und die anzuwendenden Geheimhaltungsgrade angegeben sind. Der Einstufungsleitfaden für Verschlusssachen kann während der Laufzeit des Programms, Projekts oder Auftrags beziehungsweise der Finanzhilfevereinbarung erweitert werden, und Teile der Informationen können neu eingestuft oder herabgestuft werden. Sofern ein Einstufungsleitfaden für Verschlusssachen besteht, ist dieser Teil der Geheimschutzklausel.
b)
Vor der Ausschreibung oder der Vergabe eines als Verschlusssache eingestuften Auftrags legt die betreffende Kommissionsdienststelle in ihrer Eigenschaft als öffentlicher Auftraggeber den Geheimhaltungsgrad der den Bewerbern, Bietern oder Auftragnehmern zur Verfügung zu stellenden Informationen sowie den Geheimhaltungsgrad etwaiger vom Auftragnehmer herauszugebender Informationen fest. Zu diesem Zweck erstellt sie nach Rücksprache mit der Sicherheitsstelle der Kommission einen Einstufungsleitfaden für Verschlusssachen, der für die Erfüllung des Vertrags im Einklang mit den Bestimmungen dieses Beschlusses und seiner Durchführungsbestimmungen maßgeblich ist.
c)
Für die Bestimmung des Geheimhaltungsgrads der verschiedenen Bestandteile eines als Verschlusssache eingestuften Auftrags gelten folgende Grundsätze:
i)
Bei der Erstellung eines Einstufungsleitfadens für Verschlusssachen trägt die betreffende Kommissionsdienststelle in ihrer Eigenschaft als öffentlicher Auftraggeber allen relevanten Sicherheitsaspekten Rechnung, so unter anderem auch dem Geheimhaltungsgrad, den der Herausgeber der von diesem zur Nutzung für den Auftrag freigegebenen Informationen letzteren zugewiesen hat;
ii)
der globale Geheimhaltungsgrad des Auftrags darf nicht niedriger sein als der höchste Grad jeder einzelnen Auftragskomponente; und
iii)
gegebenenfalls setzt sich der öffentliche Auftraggeber über die Sicherheitsstelle der Kommission mit den nationalen beziehungsweise beauftragten Sicherheitsbehörden der Mitgliedstaaten oder mit der betreffenden sonstigen zuständigen Sicherheitsbehörde in Verbindung, wenn er den Geheimhaltungsgrad von Verschlusssachen, die bei der Ausführung eines Auftrags von den Auftragnehmern erstellt oder diesen zur Verfügung gestellt werden, ändert und wenn er etwaige nachfolgende Änderungen am Einstufungsleitfaden für Verschlusssachen vornimmt.
Artikel 43
Zugang von Mitarbeitern der Auftragnehmer und Empfänger zu EU-VS
Der öffentliche Auftraggeber beziehungsweise die Vergabebehörde stellt sicher, dass der als Verschlusssache eingestufte Auftrag beziehungsweise die als Verschlusssache eingestufte Finanzhilfevereinbarung Bestimmungen enthält, welche vorsehen, dass Mitarbeiter von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern oder Finanzhilfeempfängern, die für die Ausführung des als Verschlusssache eingestuften Auftrags oder Unterauftrags beziehungsweise der als Verschlusssache eingestuften Finanzhilfevereinbarung Zugang zu EU-VS benötigen, ein solcher Zugang gewährt wird, sofern folgende Anforderungen erfüllt sind:
a)
die Mitarbeiter sind für den betreffenden Geheimhaltungsgrad sicherheitsermächtigt oder auf andere Weise ordnungsgemäß ermächtigt, da sie nachweislich Kenntnis von Verschlusssachen haben müssen;
b)
die Mitarbeiter wurden über die geltenden Sicherheitsvorschriften für den Schutz von EU-VS belehrt und haben ihre Verantwortlichkeiten hinsichtlich des Schutzes solcher Verschlusssachen anerkannt;
c)
die Mitarbeiter wurden von der zuständigen nationalen oder beauftragten Sicherheitsbehörde oder einer sonstigen zuständigen Behörde einer Sicherheitsüberprüfung für den entsprechenden Geheimhaltungsgrad für Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrads „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder „SECRET UE/EU SECRET“ unterzogen und zum Zugang zu diesen Verschlusssachen ermächtigt.
Artikel 44
Sicherheitsbescheid für Einrichtungen
„Sicherheitsbescheid für Einrichtungen“: verwaltungsrechtliche Entscheidung einer nationalen, beauftragten oder sonstigen zuständigen Sicherheitsbehörde, welche besagt, dass die betreffende Einrichtung einen angemessenen Schutz von EU-VS bis zu einem bestimmten Geheimhaltungsgrad gewährleisten kann.
(2) Bevor einem Bewerber, Bieter, Auftragnehmer, Antragsteller oder Empfänger Zugang zu EU-VS gewährt werden kann, ist der Sicherheitsstelle der Kommission ein von einer nationalen, beauftragten oder sonstigen zuständigen Sicherheitsbehörde eines Mitgliedstaats ausgestellter Sicherheitsbescheid für Einrichtungen vorzulegen, aus dem hervorgeht, dass der betreffende Wirtschaftsteilnehmer in der Lage ist, EU-VS des geeigneten Geheimhaltungsgrades („CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder „SECRET UE/EU SECRET“) in Übereinstimmung mit den nationalen Rechts- und Verwaltungsvorschriften in seinen Einrichtungen zu schützen. Die Sicherheitsstelle der Kommission leitet den Antrag an die als öffentlicher Auftraggeber beziehungsweise als Vergabebehörde fungierende Kommissionsdienststelle weiter.
(3) Der öffentliche Auftraggeber teilt der zuständigen nationalen, beauftragten oder sonstigen zuständigen Sicherheitsbehörde über die Sicherheitsstelle der Kommission gegebenenfalls mit, dass für die Ausführung des Auftrags ein Sicherheitsbescheid für Einrichtungen erforderlich ist. Wenn während eines Verfahrens für die Auftragsvergabe oder die Gewährung von Finanzhilfen EU-VS mit dem Geheimhaltungsgrad „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder „SECRET UE/EU SECRET“ zur Verfügung gestellt werden müssen, ist ein Sicherheitsbescheid für Einrichtungen oder eine PSC erforderlich.
(4) Der öffentliche Auftraggeber beziehungsweise die Vergabebehörde vergibt keinen als Verschlusssache eingestuften Auftrag an einen bevorzugten Bieter beziehungsweise schließt keine als Verschlusssache eingestufte Finanzhilfevereinbarung mit einem Teilnehmer, bevor sie nicht von der nationalen, beauftragten oder einer sonstigen zuständigen Sicherheitsbehörde des Mitgliedstaats, in dem der betreffende Auftragnehmer oder Unterauftragnehmer eingetragen ist, die Bestätigung erhalten hat, dass erforderlichenfalls ein entsprechender Sicherheitsbescheid für Einrichtungen erteilt wurde.
(5) Falls die Sicherheitsstelle der Kommission von der nationalen, beauftragten oder sonstigen zuständigen Sicherheitsbehörde, die einen Sicherheitsbescheid für Einrichtungen erteilt hat, über etwaige sich auf den Sicherheitsbescheid auswirkende Änderungen in Kenntnis gesetzt wird, informiert sie in ihrer Funktion als öffentlicher Auftraggeber beziehungsweise Vergabebehörde die zuständige Kommissionsdienststelle. Bei Unteraufträgen wird die nationale, die beauftragte oder eine sonstige zuständige Sicherheitsbehörde entsprechend informiert.
(6) Die Aufhebung eines Sicherheitsbescheids für Einrichtungen durch die zuständige nationale, beauftragte oder sonstige zuständige Sicherheitsbehörde stellt für den öffentlichen Auftraggeber beziehungsweise die Vergabebehörde einen hinreichenden Grund dar, den als Verschlusssache eingestuften Auftrag zu kündigen oder einen Bewerber, Bieter oder Antragsteller von dem Vergabeverfahren auszuschließen. Eine diesbezügliche Bestimmung wird in die auszuarbeitenden Musteraufträge und -finanzhilfevereinbarungen aufgenommen.
Artikel 45
Bestimmungen für als Verschlusssache eingestufte Verträge oder Finanzhilfevereinbarungen
(1) Werden einem Bewerber, Bieter oder Antragsteller während des Vergabeverfahrens EU-VS zur Verfügung gestellt, so enthält die Aufforderung zur Angebotsabgabe beziehungsweise zur Einreichung von Vorschlägen eine Klausel, welche vorsieht, dass jeder Bewerber, Bieter oder Antragsteller, der kein Angebot abgibt beziehungsweise keinen Vorschlag einreicht oder der nicht ausgewählt wird, sämtliche als Verschlusssache eingestuften Unterlagen binnen einer vorgegebenen Frist zurückzugeben hat.
(2) Der öffentliche Auftraggeber beziehungsweise die Vergabebehörde teilt der zuständigen nationalen, beauftragten oder sonstigen zuständigen Sicherheitsbehörde mit, dass ein als Verschlusssache eingestufter Auftrag oder eine als Verschlusssache eingestufte Finanzhilfevereinbarung vergeben beziehungsweise gewährt wurde und übermitteln ihr die einschlägigen Daten wie den Namen der Auftragnehmer oder Empfänger, die Laufzeit des Vertrags und die höchste mögliche Einstufung.
(3) Im Falle der Kündigung derartiger Verträge oder Finanzhilfevereinbarungen setzt der öffentliche Auftraggeber beziehungsweise die Vergabebehörde unverzüglich über die Sicherheitsstelle der Kommission die nationale, beauftragte oder sonstige zuständige Sicherheitsbehörde des Mitgliedstaats, in dem der Auftragnehmer oder der Finanzhilfeempfänger eingetragen ist, in Kenntnis.
(4) Im Falle der Kündigung eines als Verschlusssache eingestuften Auftrags, einer als Verschlusssache eingestuften Finanzhilfevereinbarung oder der Teilnahme eines Finanzhilfeempfängers ist der Auftragnehmer oder Finanzhilfeempfänger grundsätzlich verpflichtet, der Vergabebehörde etwaige in seinem Besitz befindliche EU-VS zurückzugeben.
(5) Die besonderen Bestimmungen für die Vernichtung von EU-VS während der Ausführung eines als Verschlusssache eingestuften Auftrags beziehungsweise einer als Verschlusssache eingestuften Finanzhilfevereinbarung oder im Falle seiner beziehungsweise ihrer Kündigung werden in der Geheimschutzklausel festgelegt.
(6) Wird dem Auftragnehmer oder Finanzhilfeempfänger nach der Kündigung eines als Verschlusssache eingestuften Auftrags beziehungsweise einer als Verschlusssache eingestuften Finanzhilfevereinbarung gestattet, EU-VS in seinem Besitz zu behalten, so muss der Auftragnehmer oder Finanzhilfeempfänger die in diesem Beschluss niedergelegten Mindeststandards weiterhin einhalten und die Vertraulichkeit der EU-VS weiterhin schützen.
Artikel 46
Besondere Bestimmungen für als Verschlusssache eingestufte Aufträge
(1) Die für den Schutz von EU-VS maßgeblichen Bedingungen, unter denen der Auftragnehmer Unteraufträge vergeben darf, werden sowohl in der Ausschreibung als auch in dem als Verschlusssache eingestuften Auftrag festgelegt.
(2) Vor einer etwaigen Untervergabe von Teilen eines als Verschlusssache eingestuften Auftrags holt der Auftragnehmer die Erlaubnis des öffentlichen Auftraggebers ein. Unteraufträge, die den Zugriff auf EU-VS mit sich bringen, dürfen an in einem Drittstaat eingetragene Unterauftragnehmer nur vergeben werden, wenn ein rechtlicher Rahmen für die Sicherheit der Verschlusssachen gemäß Kapitel 7 besteht.
(3) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle im Rahmen von Unteraufträgen vergebenen Tätigkeiten im Einklang mit den Mindeststandards dieses Beschlusses ausgeführt werden; Unterauftragnehmern darf er EU-VS nur mit vorheriger schriftliche Einwilligung der Vergabebehörde zur Verfügung stellen.
(4) Bei EU-VS, die von einem Auftragnehmer herausgegeben oder bearbeitet werden, gilt die Kommission als Herausgeber, und die dem Herausgeber obliegenden Rechte werden vom öffentlichen Auftraggeber ausgeübt.
Artikel 47
Besuche im Zusammenhang mit als Verschlusssache eingestuften Aufträgen
(1) Falls Bedienstete der Kommission, eines Auftragnehmers oder eines Finanzhilfeempfängers zur Ausführung eines als Verschlusssache eingestuften Auftrags beziehungsweise einer als Verschlusssache eingestuften Finanzhilfevereinbarung Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrads „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder „SECRET UE/EU SECRET“ in den Räumlichkeiten des jeweils anderen benötigen, werden im Benehmen mit der zuständigen nationalen, beauftragten oder sonstigen zuständigen Sicherheitsbehörde Besuche vereinbart. Die Sicherheitsstelle der Kommission wird von derartigen Besuchen in Kenntnis gesetzt. Im Zusammenhang mit speziellen Programmen oder Projekten können die zuständigen nationalen, beauftragten oder sonstigen zuständigen Sicherheitsbehörden zudem ein Verfahren vereinbaren, nach dem Besuche unmittelbar verabredet werden können.
(2) Alle Besucher müssen entsprechend sicherheitsüberprüft sein und im Zusammenhang mit dem als Verschlusssache eingestuften Auftrag nachweislich von den betreffenden EU-VS Kenntnis haben müssen.
(3) Besucher erhalten ausschließlich Zugang zu EU-VS, die mit dem Zweck des Besuchs in Beziehung stehen.
(4) Detaillierte Bestimmungen werden in den Durchführungsbestimmungen festgelegt.
(5) Die in diesem Beschluss und in den Durchführungsbestimmungen gemäß Absatz 4 festgelegten Bestimmungen über Besuche im Zusammenhang mit als Verschlusssachen eingestuften Aufträgen sind zwingend einzuhalten.
Artikel 48
Übermittlung und Beförderung von EU-VS im Zusammenhang mit als Verschlusssachen eingestuften Aufträgen oder Finanzhilfevereinbarungen
(1) Für die Übermittlung von EU-VS auf elektronischem Wege gelten die einschlägigen Bestimmungen von Kapitel 5 dieses Beschlusses.
(2) Für die Beförderung von EU-VS gelten die einschlägigen Bestimmungen von Kapitel 4 dieses Beschlusses und der Durchführungsbestimmungen im Einklang mit den innerstaatlichen Rechtsvorschriften.
(3) Für die Festlegung von Sicherheitsvorkehrungen für die Beförderung von Verschlusssachen als Fracht gelten folgende Grundsätze:
a)
Die Sicherheit muss vom Ausgangsort bis zum endgültigen Bestimmungsort in allen Phasen der Beförderung gewährleistet sein;
b)
das Schutzniveau für eine Sendung richtet sich nach dem höchsten Geheimhaltungsgrad des in der Sendung enthaltenen Materials;
c)
vor jeder grenzüberschreitenden Verbringung von als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder „SECRET UE/EU SECRET“ eingestuftem Material stellt der Absender einen Beförderungsplan auf, der von den zuständigen nationalen, beauftragten oder sonstigen zuständigen Sicherheitsbehörden genehmigt werden muss;
d)
die Beförderung erfolgt nach Möglichkeit ohne Umwege und wird so rasch abgeschlossen, wie es die Umstände erlauben;
e)
nach Möglichkeit werden nur Transportrouten gewählt, die durch Mitgliedstaaten führen. Transportrouten, die durch andere Länder führen, werden nur gewählt, wenn dies von der zuständigen nationalen, beauftragten oder sonstigen zuständigen Sicherheitsbehörde sowohl des Staates des Absenders als auch des Staates des Empfängers genehmigt worden ist.
Artikel 49
Weitergabe von EU-VS an Auftragnehmer oder Finanzhilfeempfänger in Drittstaaten
Die Weitergabe von EU-VS an Auftragnehmer oder Finanzhilfeempfänger in Drittstaaten erfolgt nach Maßgabe der Sicherheitsmaßnahmen, die die Sicherheitsstelle der Kommission, die als öffentlicher Auftraggeber beziehungsweise Vergabebehörde fungierende Kommissionsdienststelle sowie die nationale, beauftragte oder sonstige zuständige Sicherheitsbehörde des Drittlandes, in dem der Auftragnehmer beziehungsweise Finanzhilfeempfänger eingetragen ist, miteinander vereinbaren.
Artikel 50
Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrads „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ im Zusammenhang mit als Verschlusssache eingestuften Aufträgen oder Finanzhilfevereinbarungen
(1) Der Schutz von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrads „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“, die im Zusammenhang mit als Verschlusssache eingestuften Aufträgen oder Finanzhilfevereinbarungen bearbeitet oder aufbewahrt beziehungsweise gespeichert werden, erfolgt nach den Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit und der Kostenwirksamkeit.
(2) Bei als Verschlusssache eingestuften Aufträgen oder als Verschlusssache eingestuften Finanzhilfevereinbarungen, die die Bearbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrads „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ mit sich bringen, ist weder ein Sicherheitsbescheid für Einrichtungen noch eine PSC erforderlich.
(3) Ist mit einem Auftrag oder einer Finanzhilfevereinbarung die Bearbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrads „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ in einem Kommunikations- und Informationssystem verbunden, das von einem Auftragnehmer oder einem Finanzhilfeempfänger betrieben wird, so stellt der öffentliche Auftraggeber oder die Vergabebehörde nach Rücksprache mit der Sicherheitsstelle der Kommission sicher, dass in dem betreffenden Auftrag beziehungsweise in der betreffenden Finanzhilfevereinbarung die notwendigen technischen und administrativen Anforderungen in Bezug auf die Akkreditierung oder Zulassung des Kommunikations- und Informationssystems entsprechend dem festgestellten Risiko unter Berücksichtigung aller relevanter Faktoren festgelegt werden. Der Umfang der Akkreditierung oder Zulassung eines solchen Kommunikations- und Informationssystems wird von der Sicherheitsstelle der Kommission mit der zuständigen nationalen oder beauftragten Sicherheitsbehörde vereinbart.
KAPITEL 7
AUSTAUSCH VON VERSCHLUSSSACHEN MIT ANDEREN EU-ORGANEN, -EINRICHTUNGEN, -ÄMTERN UND -AGENTUREN SOWIE MIT DEN MITGLIEDSTAATEN, MIT DRITTSTAATEN UND MIT INTERNATIONALEN ORGANISATIONEN
Artikel 51
Grundsätze
(1) Wenn die Kommission oder eine Kommissionsdienststelle zu dem Schluss gelangt, dass ein Austausch von EU-VS mit einer beziehungsweise einem anderen EU-Organ, -Einrichtung, -Amt oder -Agentur, mit einem Drittstaat oder mit einer internationalen Organisation notwendig ist, werden die notwendigen Maßnahmen ergriffen, um einen geeigneten (verwaltungs)rechtlichen Rahmen zu schaffen, der auch Vereinbarungen über die Informationssicherheit oder Verwaltungsvereinbarungen nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften einschließen kann.
(2) Unbeschadet des Artikels 57 ist ein Austausch von EU-VS mit einer beziehungsweise einem anderen EU-Organ, -Einrichtung, -Amt oder -Agentur, mit einem Drittstaat oder mit einer internationalen Organisation nur zulässig, wenn ein solcher geeigneter (verwaltungs)rechtlicher Rahmen vorhanden ist und hinreichende Garantien dafür bestehen, dass die beziehungsweise das betreffende Organ, Einrichtung, Amt oder Agentur, der betreffende Drittstaat oder die betreffende internationale Organisation gleichwertige Grundprinzipien und Mindeststandards für den Schutz von Verschlusssachen anwendet.
Artikel 52
Austausch von EU-VS mit anderen EU-Organen, -Einrichtungen, -Ämtern und -Agenturen
(1) Vor dem Abschluss einer Verwaltungsvereinbarung über den Austausch von EU-VS mit einer beziehungsweise einem anderen EU-Organ, -Einrichtung, -Amt oder -Agentur vergewissert sich die Kommission, dass die beziehungsweise das betreffende Organ, Einrichtung, Amt oder Agentur
a)
über einen Rechtsrahmen für den Schutz von EU-VS verfügt, in dem Grundprinzipien und Mindeststandards festgelegt sind, die den in diesem Beschluss und den Durchführungsbestimmungen festgelegten gleichwertig sind;
b)
Sicherheitsstandards und Leitlinien für die Sicherheit des Personals, die physische Sicherheit, die Verwaltung von EU-VS und die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen anwendet, durch die ein gleichwertiges Schutzniveau für EU-VS wie in der Kommission gewährleistet wird;
c)
von ihm beziehungsweise ihr erstellte Verschlusssachen als EU-VS kennzeichnet.
(2) Innerhalb der Kommission fungiert die Generaldirektion „Humanressourcen und Sicherheit“ in enger Zusammenarbeit mit anderen zuständigen Kommissionsdienststellen als federführende Dienststelle für den Abschluss von Verwaltungsvereinbarungen über den Austausch von EU-VS mit anderen EU-Organen, -Einrichtungen, -Ämtern und -Agenturen.
(3) Verwaltungsvereinbarungen werden in der Regel in Form eines vom Generaldirektor für Humanressourcen und Sicherheit im Namen der Kommission unterzeichneten Briefwechsels abgeschlossen.
(4) Vor dem Abschluss einer Verwaltungsvereinbarung über den Austausch von EU-VS führt die Sicherheitsstelle der Kommission einen Bewertungsbesuch durch, um den rechtlichen Rahmen für den Schutz von EU-VS zu bewerten und sich der Wirksamkeit der zum Schutz von EU-VS ergriffenen Maßnahmen zu vergewissern. Wenn die Ergebnisse dieser Bewertung zufriedenstellend und die im Anschluss an den Besuch abgegebenen Empfehlungen für Folgemaßnahmen umgesetzt worden sind, tritt die Verwaltungsvereinbarung in Kraft und es dürfen EU-VS ausgetauscht werden. Es werden regelmäßig Folgebesuche durchgeführt, um zu überprüfen, ob die Verwaltungsvereinbarung eingehalten wird und ob die bestehenden Sicherheitsmaßnahmen noch den vereinbarten Grundprinzipien und Mindeststandards entsprechen.
(5) Innerhalb der Kommission fungiert die vom Generalsekretariat verwaltete EU-VS-Registratur in der Regel als zentrale Ein- und Ausgangsstelle für den Austausch von Verschlusssachen mit anderen EU-Organen, Einrichtungen, Ämtern und Agenturen. In Fällen, in denen es aus sicherheitstechnischen, organisatorischen oder operativen Gründen im Hinblick auf den Schutz von EU-VS eher angebracht ist, fungieren lokale EU-VS-Registraturen, die nach Maßgabe dieses Beschlusses und seiner Durchführungsbestimmungen in Kommissionsdienststellen eingerichtet wurden, als Ein- und Ausgangsstelle für Verschlusssachen in Bezug auf in die Zuständigkeit der betreffenden Kommissionsdienststellen fallende Angelegenheiten.
(6) Die Sicherheitsexpertengruppe der Kommission wird über den Prozess des Abschlusses von Verwaltungsvereinbarungen gemäß Absatz 2 unterrichtet.
Artikel 53
Austausch von EU-VS mit Mitgliedstaaten
(1) EU-VS dürfen mit Mitgliedstaaten ausgetauscht beziehungsweise für Mitgliedstaaten freigegeben werden, wenn sie in diesen Mitgliedstaaten in Übereinstimmung mit den Anforderungen, die für mit einem nationalen Geheimhaltungsgrad gekennzeichnete EU-VS der entsprechenden Geheimhaltungsstufe gemäß der Entsprechungstabelle der Geheimhaltungsgrade in Anhang I gelten, geschützt werden.
(2) Bringt ein Mitgliedstaat mit einem nationalen Geheimhaltungsgrad gekennzeichnete Verschlusssachen in die Strukturen oder Netze der Europäischen Union ein, so schützt die Kommission diese Verschlusssachen nach Maßgabe der Anforderungen, die für EU-VS der entsprechenden Geheimhaltungsstufe gemäß der Entsprechungstabelle der Geheimhaltungsgrade in Anhang I gelten.
Artikel 54
Austausch von EU-VS mit Drittstaaten und internationalen Organisationen
(1) Stellt die Kommission fest, dass es langfristig notwendig ist, mit Drittstaaten oder internationalen Organisationen Verschlusssachen auszutauschen, so werden die notwendigen Maßnahmen ergriffen, um einen geeigneten straf- oder verwaltungsrechtlichen Rahmen zu schaffen, welcher auch Geheimschutzabkommen oder entsprechende Verwaltungsvereinbarungen nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften einschließen kann.
(2) Geheimschutzabkommen oder Verwaltungsvereinbarungen nach Absatz 1 enthalten Bestimmungen, mit denen sichergestellt wird, dass EU-VS nach ihrer Entgegennahme durch Drittstaaten oder internationale Organisationen in einer ihrem Geheimhaltungsgrad angemessenen Weise nach Maßgabe von Mindeststandards geschützt werden, die den in diesem Beschluss festgelegten Mindeststandards entsprechen.
(3) Die Kommission kann Verwaltungsvereinbarungen gemäß Artikel 56 abschließen, sofern die betreffenden EU-VS in der Regel nicht höher als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuft sind.
(4) Verwaltungsvereinbarungen über den Austausch von Verschlusssachen nach Absatz 3 enthalten Bestimmungen, mit denen sichergestellt wird, dass EU-VS nach ihrer Entgegennahme durch Drittstaaten oder internationale Organisationen in einer ihrem Geheimhaltungsgrad angemessenen Weise nach Maßgabe von Mindeststandards geschützt werden, die den in diesem Beschluss festgelegten Mindeststandards entsprechen. Bezüglich des Abschlusses von Geheimschutzabkommen oder Verwaltungsvereinbarungen wird die Sicherheitsexpertengruppe der Kommission zu Rate gezogen.
(5) Der Beschluss, eine EU-VS der Kommission an einen Drittstaat oder eine internationale Organisation weiterzugeben, wird von der Kommissionsdienststelle, die die EU-VS erstellt hat, von Fall zu Fall nach Maßgabe von Art und Inhalt der Verschlusssache, des Grundsatzes „Kenntnis nur, wenn nötig“ und der Vorteile für die Union gefasst. Ist die Verschlusssache oder etwaiges in ihr enthaltenes Quellenmaterial, um deren beziehungsweise dessen Weitergabe ersucht wird, nicht von der Kommission herausgegeben worden, so holt die Kommissionsdienststelle, in deren Besitz sich die Verschlusssache befindet, zunächst die schriftliche Zustimmung des Herausgebers zur Weitergabe der Verschlusssache ein. Kann der Herausgeber nicht ermittelt werden, so übernimmt die Kommissionsdienststelle, in deren Besitz sich die Verschlusssache befindet, nach Rücksprache mit der Sicherheitsexpertengruppe der Kommission dessen Verantwortung.
Artikel 55
Geheimschutzabkommen
(1) Für den Abschluss von Geheimschutzabkommen mit Drittstaaten oder internationalen Organisationen sind die Bestimmungen von Artikel 218 AEUV maßgeblich.
(2) In Geheimschutzabkommen
a)
werden die Grundprinzipien und Mindeststandards für den Austausch von Verschlusssachen zwischen der Union und einem Drittstaat oder einer internationalen Organisation niedergelegt;
b)
werden die technischen Durchführungsbestimmungen geregelt, die zwischen den zuständigen Sicherheitsbehörden der betreffenden Organe und Einrichtungen der Union und der zuständigen Sicherheitsbehörde des betreffenden Drittstaats beziehungsweise der betreffenden internationalen Organisation zu vereinbaren sind. In den Durchführungsbestimmungen wird das Schutzniveau, das die in dem betreffenden Drittstaat oder bei der betreffenden internationalen Organisation bestehenden Sicherheitsvorschriften, -strukturen und -verfahren gewährleisten, berücksichtigt;
c)
wird vorgesehen, dass vor einem Austausch von Verschlusssachen nach dem Abkommen sichergestellt wird, dass der Empfänger in der Lage ist, die ihm zur Verfügung gestellten Verschlusssachen angemessen zu schützen und zu verwahren.
(3) Wenn die Kommission im Sinne von Artikel 51 Absatz 1 zu dem Schluss gelangt, dass der Austausch von Verschlusssachen erforderlich ist, zieht sie, soweit zweckmäßig, den Europäischen Auswärtigen Dienst, das Generalsekretariat des Rates und andere Organe und Einrichtungen der Union zu Rate, um zu ermitteln, ob eine Empfehlung nach Artikel 218 Absatz 3 AEUV abgegeben werden sollte.
(4) EU-VS werden nicht auf elektronischem Wege ausgetauscht, es sei denn, dies ist in dem Geheimschutzabkommen oder den technischen Durchführungsvereinbarungen ausdrücklich vorgesehen.
(5) Innerhalb der Kommission fungiert die vom Generalsekretariat verwaltete EU-VS-Registratur in der Regel als zentrale Ein- und Ausgangsstelle für den Austausch von Verschlusssachen mit Drittstaaten und internationalen Organisationen. In Fällen, in denen es aus sicherheitstechnischen, organisatorischen oder operativen Gründen im Hinblick auf den Schutz von EU-VS eher angebracht ist, fungieren lokale EU-VS-Registraturen, die nach Maßgabe dieses Beschlusses und seiner Durchführungsbestimmungen in Kommissionsdienststellen eingerichtet wurden, als Ein- und Ausgangsstelle für Verschlusssachen in Bezug auf in die Zuständigkeit der betreffenden Kommissionsdienststellen fallende Angelegenheiten.
(6) Zur Bewertung der Wirksamkeit der Sicherheitsvorschriften, -strukturen und verfahren des betreffenden Drittstaats beziehungsweise der betreffenden internationalen Organisation nimmt die Kommission in Zusammenarbeit mit anderen EU-Organen, -Einrichtungen, -Ämtern und Agenturen sowie im gegenseitigen Einvernehmen mit dem betreffenden Drittstaat beziehungsweise der betreffenden internationalen Organisation an Bewertungsbesuchen teil. Bei diesen Besuchen wird Folgendes bewertet:
a)
der für den Schutz von Verschlusssachen geltende Rechtsrahmen:
b)
die spezifischen Merkmale des Sicherheitskonzepts sowie die Art und Weise der Organisation der Sicherheit in dem betreffenden Drittstaat oder bei der betreffenden internationalen Organisation, soweit sich dies darauf auswirken kann, welchen Geheimhaltungsgrad die ausgetauschten Verschlusssachen haben dürfen;
c)
die tatsächlich bestehenden Sicherheitsmaßnahmen und -verfahren und
d)
die Verfahren für die Sicherheitsüberprüfung des Personals für den Geheimhaltungsgrad der EU-VS, die weitergegeben werden sollen.
Artikel 56
Verwaltungsvereinbarungen
(1) Wenn langfristig die Notwendigkeit besteht, mit einem Drittstaat oder einer internationalen Organisation Verschlusssachen, die in der Regel höchstens in den Geheimhaltungsgrad „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuft sind, auszutauschen, und wenn die Sicherheitsstelle der Kommission nach Rücksprache mit der Sicherheitsexpertengruppe der Kommission insbesondere festgestellt hat, dass die betreffende Vertragspartei nicht über ein ausreichend entwickeltes Sicherheitssystem verfügt, um ein Geheimschutzabkommen abschließen zu können, kann die Kommission eine Verwaltungsvereinbarung mit den zuständigen Stellen des betreffenden Drittstaats oder mit der betreffenden internationalen Organisation schließen.
(2) Derartige Verwaltungsvereinbarungen werden in der Regel in Form eines Briefwechsels geschlossen.
(3) Vor dem Abschluss einer solchen Verwaltungsvereinbarung wird ein Bewertungsbesuch durchgeführt. Die Ergebnisse des Bewertungsbesuchs werden der Sicherheitsexpertengruppe der Kommission mitgeteilt. Liegen außergewöhnliche Gründe für einen dringenden Austausch von Verschlusssachen vor, so dürfen die EU-VS weitergegeben werden, sofern alle Anstrengungen unternommen werden, den Bewertungsbesuch so bald wie möglich durchzuführen.
(4) EU-VS werden nicht auf elektronischem Wege ausgetauscht, es sei denn, dies ist in der Verwaltungsvereinbarung ausdrücklich vorgesehen.
Artikel 57
Ad-hoc-Weitergabe von EU-VS in Ausnahmefällen
(1) Falls weder ein Geheimschutzabkommen noch eine Verwaltungsvereinbarung besteht und die Kommission oder eine ihrer Dienststellen zu dem Schluss gelangt, dass im Zusammenhang mit einem politischen oder rechtlichen Rahmen der Union eine außergewöhnliche Notwendigkeit besteht, EU-VS an einen Drittstaat oder eine internationale Organisation weiterzugeben, so überprüft die Sicherheitsstelle der Kommission soweit möglich zusammen mit den Sicherheitsbehörden des betreffenden Drittstaats oder der betreffenden internationalen Organisation, ob dessen beziehungsweise deren Sicherheitsvorschriften, -strukturen und -verfahren sicherstellen, dass weitergegebene EU-VS nach Maßgabe von Standards geschützt werden, die nicht weniger streng als die in diesem Beschluss festgelegten Standards sind.
(2) Die Entscheidung über eine etwaige Weitergabe der EU-VS an den betreffenden Drittstaat oder die betreffende internationale Organisation trifft die Kommission nach Rücksprache mit der Sicherheitsexpertengruppe der Kommission auf der Grundlage eines Vorschlags des für Sicherheitsfragen zuständigen Kommissionsmitglieds.
(3) Wenn die Kommission entschieden hat, dass die EU-VS weitergegeben werden dürfen, holt die zuständige Kommissionsdienststelle zunächst die schriftliche Zustimmung des Herausgebers einschließlich der Zustimmung der Urheber etwaigen darin enthaltenen Quellenmaterials ein und leitet dann die EU-VS, auf denen durch eine Weitergabekennzeichnung angegeben wird, an welchen Drittstaat oder welche internationale Organisation die Weitergabe erfolgt, weiter. Vor oder bei der tatsächlichen Weitergabe muss der betreffende Dritte sich schriftlich verpflichten, die empfangenen EU-VS gemäß den Grundprinzipien und Mindeststandards dieses Beschlusses zu schützen.
KAPITEL 8
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 58
Ersetzung des bisherigen Beschlusses
Der Beschluss 2001/844/EG, EGKS, Euratom der Kommission (14) wird durch den vorliegenden Beschluss aufgehoben und ersetzt.
Artikel 59
Vor Inkrafttreten dieses Beschlusses erstellte Verschlusssachen
(1) Alle gemäß dem Beschluss 2001/844/EG, EGKS, Euratom eingestuften EU-VS werden weiter gemäß den einschlägigen Bestimmungen des vorliegenden Beschlusses geschützt.
(2) Mit Ausnahme von Euratom-Verschlusssachen gilt für alle Verschlusssachen, die sich zum Zeitpunkt des Inkrafttretens des Beschlusses 2001/844/EG, EGKS, Euratom im Besitz der Kommission befanden, Folgendes:
a)
Verschlusssachen, die von der Kommission erstellt wurden, gelten standardmäßig weiterhin als in den Geheimhaltungsgrad „RESTREINT UE“ eingestuft, sofern der Urheber nicht bis spätestens 31. Januar 2002 eine andere Einstufung beschlossen und dies allen Empfängern des betreffenden Dokuments mitgeteilt hatte;
b)
Verschlusssachen, die von Urhebern außerhalb der Kommission erstellt wurden, werden unter der ursprünglichen Einstufung weitergeführt und als EU-VS der entsprechenden Stufe behandelt, sofern der Urheber nicht der Aufhebung der Geheimhaltung oder der Herabstufung des Geheimhaltungsgrades der Verschlusssache zustimmt.
Artikel 60
Durchführungsbestimmungen und Sicherheitshinweise
(1) Die Durchführungsbestimmungen für diesen Beschluss werden gegebenenfalls im Wege eines gesonderten Beschlusses der Kommission zur Ermächtigung des für Sicherheitsfragen zuständigen Kommissionsmitglieds im Einklang mit der Geschäftsordnung erlassen.
(2) Das für Sicherheitsfragen zuständige Kommissionsmitglied kann nach seiner Ermächtigung durch den oben genannten Kommissionsbeschluss Sicherheitshinweise ausarbeiten, in denen Sicherheitsleitlinien und bewährte Verfahren im Rahmen dieses Beschlusses und seiner Durchführungsbestimmungen festgelegt werden.
(3) Die Kommission kann die in den Absätzen 1 und 2 dieses Artikels genannten Aufgaben im Wege eines gesonderten Befugnisübertragungsbeschlusses im Einklang mit der Geschäftsordnung dem Generaldirektor für Humanressourcen und Sicherheit übertragen.
Artikel 61
Inkrafttreten
Dieser Beschluss tritt am Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Brüssel, den 13. März 2015
DECISIONE (UE, Euratom) 2015/444 DELLA COMMISSIONE
del 13 marzo 2015
sulle norme di sicurezza per proteggere le informazioni classificate UE
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l'articolo 249,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, in particolare l'articolo 106,
visto il protocollo n. 7 sui privilegi e le immunità dell'Unione europea allegato ai trattati, in particolare l'articolo 18,
considerando quanto segue:
(1)
È necessario rivedere e aggiornare le disposizioni della Commissione in materia di sicurezza per la protezione delle informazioni classificate UE (ICUE), tenendo conto degli sviluppi istituzionali, organizzativi, operativi e tecnologici.
(2)
La Commissione europea ha concluso accordi per la sicurezza delle proprie sedi principali con i governi di Belgio, Lussemburgo e Italia (1).
(3)
La Commissione, il Consiglio e il Servizio europeo per l'azione esterna si impegnano ad applicare norme di sicurezza equivalenti per proteggere le ICUE.
(4)
È importante associare, ove opportuno, il Parlamento europeo e altre istituzioni, organi o organismi dell'Unione a principi, norme e regole per proteggere le informazioni classificate che sono necessari per salvaguardare gli interessi dell'Unione e dei suoi Stati membri.
(5)
Il rischio per le ICUE è gestito secondo una procedura. Tale procedura è volta a determinare i rischi noti per la sicurezza, a definire le misure di sicurezza per contenere tali rischi entro un livello accettabile conformemente ai principi fondamentali e alle norme minime stabiliti nella presente decisione, e ad applicare tali misure secondo il concetto di difesa in profondità. L'efficacia di tali misure è valutata costantemente.
(6)
Alla Commissione, per «sicurezza materiale per la protezione di informazioni classificate» si intende l'applicazione di misure di protezione materiali e tecniche volte a impedire l'accesso non autorizzato alle ICUE.
(7)
Per «gestione delle ICUE» si intende l'applicazione delle misure amministrative intese a controllare le ICUE per tutto il loro ciclo di vita, al fine di integrare le misure previste ai capi 2, 3 e 5 della presente decisione e in tal modo contribuire a scoraggiare e scoprire casi di compromissione o perdita intenzionale o accidentale di tali informazioni. Dette misure riguardano in particolare la creazione, l'archiviazione, la registrazione, la copiatura, la traduzione, il declassamento, la declassificazione, il trasporto e la distruzione di ICUE e integrano le norme generali della Commissione sulla gestione dei documenti [decisioni 2002/47/CE (2), CECA, Euratom e 2004/563/CE, Euratom (3)].
(8)
Le disposizioni della presente decisione non pregiudicano:
a)
il regolamento (Euratom) n. 3 (4);
b)
il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (5);
c)
il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (6);
d)
il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio (7),
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
CAPO 1
PRINCIPI FONDAMENTALI E NORME MINIME DI SICUREZZA
Articolo 1
Definizioni
Ai fini della presente decisione si intende per:
1)
«servizio della Commissione», direzioni generali, servizi della Commissione o gabinetti dei membri della Commissione;
2)
«materiale crittografico (crypto)», algoritmi crittografici, moduli hardware e software crittografici e prodotti comprendenti dettagli di attuazione e documentazione associata e materiale di codifica;
3)
«declassificazione», la soppressione di qualsiasi classifica di sicurezza;
4)
«difesa in profondità», l'applicazione di una serie di misure di sicurezza organizzate come fasi multiple di difesa;
5)
«documento», qualsiasi informazione registrata, a prescindere dalla sua forma o dalle sue caratteristiche materiali;
6)
«declassamento», una riduzione del livello di classifica di sicurezza;
7)
«trattamento» delle ICUE, qualsiasi azione di cui possono essere oggetto le ICUE nel loro ciclo di vita. Ciò comprende la loro creazione, registrazione, elaborazione, trasporto, declassamento, declassificazione e distruzione. In relazione ai sistemi di comunicazione e informazione (CIS) il trattamento comprende anche la raccolta, la visualizzazione, la trasmissione e la conservazione;
8)
«detentore», una persona debitamente autorizzata con una necessità di conoscere stabilita, che detiene un elemento di ICUE ed è di conseguenza responsabile della sua protezione;
9)
«norme di attuazione», l'insieme di norme o di comunicazioni di sicurezza adottate in conformità al capo 5 della decisione (UE, Euratom) 2015/443 della Commissione (8);
10)
«materiale», qualsiasi mezzo, vettore di dati o elemento di macchinario o attrezzatura, sia sotto forma di prodotto finito sia in corso di lavorazione;
11)
«originatore», un'istituzione, agenzia o organo dell'Unione, Stato membro, Stato terzo o organizzazione internazionale sotto la cui autorità sono state create e/o introdotte nelle strutture dell'Unione informazioni classificate;
12)
«locali», beni immobili o assimilabili della Commissione;
13)
«procedura di gestione del rischio di sicurezza», l'intera procedura che consiste nell'individuare, controllare e ridurre al minimo eventi incerti che possono incidere sulla sicurezza di un'organizzazione o di un qualsiasi sistema in uso. Essa contempla tutte le attività correlate al rischio, tra cui la valutazione, il trattamento, l'accettazione e la comunicazione;
14)
«statuto», lo statuto dei funzionari dell'Unione europea e il regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea definiti dal regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio (9);
15)
«minaccia», causa potenziale di un incidente indesiderato che può recar danno a un'organizzazione o a uno dei sistemi in uso; tali minacce possono essere accidentali o intenzionali (dolose) e sono caratterizzate da elementi di minaccia, potenziali obiettivi e metodologie d'attacco;
16)
«vulnerabilità», una debolezza di qualsiasi tipo che una o più minacce possono sfruttare. La vulnerabilità può derivare da un'omissione o essere legata a una debolezza nei controlli in termini di rigore, completezza o coerenza e può essere di natura tecnica, procedurale, materiale, organizzativa od operativa.
Articolo 2
Oggetto e campo di applicazione
1. La presente decisione stabilisce i principi fondamentali e le norme minime di sicurezza per proteggere le ICUE.
2. La presente decisione si applica a tutti i servizi e in tutti i locali della Commissione.
3. Fatte salve indicazioni specifiche relative a particolari categorie del personale, la presente decisione si applica ai membri della Commissione, al personale della Commissione soggetto allo statuto dei funzionari dell'Unione europea e regime applicabile agli altri agenti dell'Unione, agli esperti nazionali distaccati presso la Commissione (END), ai prestatori di servizi e al loro personale, ai tirocinanti e alle persone che hanno accesso a fabbricati o altre risorse della Commissione, o alle informazioni trattate dalla Commissione.
4. Le disposizioni della presente decisione non pregiudicano la decisione 2002/47/CE, CECA, Euratom e la decisione 2004/563/CE, Euratom.
Articolo 3
Definizione delle ICUE, delle classifiche e dei contrassegni di sicurezza
1. Per «informazioni classificate UE» (ICUE) si intende qualsiasi informazione o qualsiasi materiale designati da una classifica di sicurezza UE, la cui divulgazione non autorizzata potrebbe recare in varia misura pregiudizio agli interessi dell'Unione europea o di uno o più Stati membri.
2. Le ICUE sono classificate a uno dei seguenti livelli:
a) TRES SECRET UE/EU TOP SECRET: informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe arrecare danni di eccezionale gravità agli interessi fondamentali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri;
b) SECRET UE/EU SECRET: informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe ledere gravemente gli interessi fondamentali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri;
c) CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL: informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe ledere gli interessi fondamentali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri;
d) RESTREINT UE/EU RESTRICTED: informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe essere pregiudizievole per gli interessi dell'Unione europea o di uno o più Stati membri.
3. Le ICUE recano un contrassegno di classifica di sicurezza conformemente al paragrafo 2. Esse possono recare contrassegni supplementari diversi dai contrassegni di classifica di sicurezza intesi a designare il settore di attività cui si riferiscono, identificare l'originatore, limitare la distribuzione, restringere l'uso o indicare la divulgabilità.
Articolo 4
Gestione delle classifiche
1. Tutti i membri e i servizi della Commissione garantiscono che le ICUE create siano adeguatamente classificate, chiaramente identificate quali ICUE e conservino il loro livello di classifica solo per il tempo necessario.
2. Fatto salvo l'articolo 26, le ICUE non sono declassate o declassificate né i contrassegni di classifica di sicurezza di cui all'articolo 3, paragrafo 2, sono modificati o rimossi senza il previo consenso scritto dell'originatore.
3. Ove opportuno, si adottano «norme di attuazione» sul trattamento delle ICUE, compresa una guida pratica alla classificazione, a norma dell'articolo 60.
Articolo 5
Protezione di informazioni classificate
1. Le ICUE sono protette conformemente alla presente decisione e alle sue norme di attuazione.
2. Il detentore di qualsiasi ICUE è responsabile della sua protezione, a norma della presente decisione e delle relative norme di attuazione, in base alle regole stabilite al capo 4.
3. Quando gli Stati membri introducono informazioni classificate che recano un contrassegno di classifica di sicurezza nazionale nelle strutture o nelle reti della Commissione, quest'ultima protegge tali informazioni conformemente ai requisiti applicabili alle ICUE di livello equivalente come indicato nella tabella di equivalenza delle classifiche di sicurezza che figura nell'allegato I.
4. Un insieme di ICUE può richiedere un livello di protezione corrispondente a una classifica più elevata di quella dei singoli componenti.
Articolo 6
Gestione del rischio di sicurezza
1. Le misure di sicurezza per proteggere le ICUE nel corso del loro ciclo di vita sono commisurate in particolare alla rispettiva classifica di sicurezza, alla forma e al volume delle informazioni o dei materiali, all'ubicazione e alla costruzione delle strutture in cui sono conservate le ICUE e alla valutazione a livello locale della minaccia di attività dolose e/o criminali, compreso lo spionaggio, il sabotaggio e il terrorismo.
2. I piani di emergenza tengono conto della necessità di proteggere le ICUE in situazioni di emergenza onde evitare l'accesso non autorizzato, la divulgazione o la perdita di integrità o di disponibilità.
3. I piani di continuità operativa di tutti i servizi comprendono misure di prevenzione e recupero per minimizzare l'impatto di disfunzioni o incidenti gravi nel trattamento e nella conservazione delle ICUE.
Articolo 7
Attuazione della presente decisione
1. Ove opportuno, vengono adottate norme di attuazione intese a integrare o sostenere la presente decisione a norma dell'articolo 60.
2. I servizi della Commissione adottano tutte le misure necessarie che rientrano nelle loro competenze per garantire l'applicazione della presente decisione, e delle pertinenti norme di attuazione, nel trattamento o nella conservazione delle ICUE o di altre informazioni classificate.
3. Le misure di sicurezza adottate nell'attuare la presente decisione devono essere conformi ai principi per la sicurezza nella Commissione stabiliti all'articolo 3 della decisione (UE, Euratom) 2015/443.
4. Il direttore generale delle risorse umane e della sicurezza istituisce l'autorità di sicurezza della Commissione all'interno della propria direzione generale. All'autorità di sicurezza della Commissione sono assegnate le responsabilità stabilite dalla presente decisione e dalle sue norme di attuazione.
5. In tutti i servizi della Commissione, al responsabile locale della sicurezza, come stabilito all'articolo 20 della decisione (UE, Euratom) 2015/443, saranno assegnate le seguenti responsabilità generali per la protezione delle ICUE sulla base della presente decisione, in stretta collaborazione con la direzione generale Risorse umane e sicurezza:
a)
gestione delle richieste di autorizzazioni di sicurezza per il personale;
b)
collaborazione alle formazioni in materia di sicurezza e alle riunioni di sensibilizzazione;
c)
supervisione del funzionario responsabile del controllo delle registrazioni (RCO) del servizio;
d)
comunicazione delle violazioni della sicurezza e della compromissione di ICUE;
e)
conservazione delle chiavi di riserva e di una traccia scritta di tutte le combinazioni;
f)
assunzione di altre mansioni legate alla protezione di ICUE o stabilite dalle norme di attuazione.
Articolo 8
Violazioni della sicurezza e compromissione di ICUE
1. La violazione della sicurezza è conseguenza di un atto o omissione di una persona contrario alle norme di sicurezza contenute nella presente decisione e nelle sue norme di attuazione.
2. La compromissione di ICUE si verifica quando, in seguito a una violazione della sicurezza, le ICUE sono state diffuse in tutto o in parte a persone non autorizzate.
3. Qualsiasi violazione o sospetta violazione della sicurezza è immediatamente riferita all'autorità di sicurezza della Commissione.
4. Qualora sia noto o vi siano ragionevoli motivi di ritenere che vi sia stata compromissione o perdita di ICUE, è necessario svolgere un'indagine di sicurezza a norma dell'articolo 13 della decisione (UE, Euratom) 2015/443.
5. È necessario adottare tutte le misure necessarie a:
a)
informare l'originatore;
b)
assicurare che personale non direttamente interessato alla violazione indaghi sul caso per accertare i fatti;
c)
valutare i potenziali danni agli interessi dell'Unione o degli Stati membri;
d)
adottare i provvedimenti opportuni per impedire che i fatti si ripetano; e
e)
informare le autorità competenti delle misure adottate.
6. Ogni persona responsabile di una violazione delle norme di sicurezza contenute nella presente decisione è passibile di azione disciplinare conformemente allo statuto. Ogni persona responsabile della compromissione o della perdita di ICUE è passibile di sanzioni disciplinari e/o azioni legali conformemente alle disposizioni legislative, normative e regolamentari applicabili.
CAPO 2
SICUREZZA DEL PERSONALE
Articolo 9
Definizioni
Ai fini del presente capo si intende per:
1)
«autorizzazione di accesso alle ICUE», una decisione dell'autorità di sicurezza della Commissione adottata sulla base dell'assicurazione data da un'autorità competente di uno Stato membro in base alla quale un funzionario o altro agente o esperto nazionale distaccato può, quando sia stata accertata la sua necessità di conoscere e una volta istruito sulle proprie responsabilità, avere accesso alle ICUE fino a un livello di classifica specifico (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore) e fino a una data stabilita; la persona che risponde a tale descrizione è indicata come in possesso del «nulla osta di sicurezza»;
2)
«autorizzazione di sicurezza del personale», l'applicazione di misure volte a garantire che l'accesso alle ICUE sia consentito solo alle persone che:
a)
hanno necessità di conoscere;
b)
hanno ottenuto il nulla osta di sicurezza del livello adatto, ove opportuno; e
c)
sono state informate delle proprie responsabilità.
3)
«nulla osta di sicurezza del personale» (PSC), una dichiarazione dell'autorità competente di uno Stato membro fatta al termine di un'indagine di sicurezza condotta dalle autorità competenti di uno Stato membro e attestante che una persona, quando sia stata accertata la sua necessità di conoscere e una volta istruita sulle proprie responsabilità, può avere accesso alle ICUE fino a un livello di classifica specifico (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore) e a una data stabilita;
4)
«certificato di nulla osta di sicurezza del personale» (PSCC), un certificato rilasciato dall'autorità competente attestante che una persona ha ottenuto il nulla osta di sicurezza o possiede un'autorizzazione di accesso alle ICUE rilasciata dall'autorità di sicurezza della Commissione in corso di validità, in cui figura il livello di ICUE cui detta persona può accedere (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore), la data di validità del relativo nulla osta o autorizzazione e la data di scadenza del certificato stesso;
5)
«indagine di sicurezza», le procedure investigative condotte dall'autorità competente di uno Stato membro conformemente alle disposizioni legislative e regolamentari nazionali volte ad accertare l'inesistenza di informazioni negative note sul conto di una persona che osterebbero alla concessione di un nulla osta di sicurezza fino a un livello specifico CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore);
Articolo 10
Principi di base
1. Una persona è autorizzata ad accedere ad ICUE dopo che:
1)
sia stata accertata la sua necessità di conoscere;
2)
sia stata istruita sulle norme di sicurezza per la protezione delle ICUE, nonché sulle norme e gli orientamenti di sicurezza pertinenti, ed abbia riconosciuto le proprie responsabilità in materia di protezione di tali informazioni;
3)
per le informazioni classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e superiore, abbia ottenuto il nulla osta di sicurezza del livello adatto o sia in altro modo debitamente autorizzata in virtù delle proprie funzioni secondo le disposizioni legislative e regolamentari nazionali;
2. Tutte le persone le cui mansioni richiedono l'accesso a ICUE di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore dispongono del nulla osta di sicurezza del livello adatto prima di poter accedere a dette ICUE. La persona interessata esprime per iscritto il proprio consenso a essere soggetta alla procedura per il nulla osta di sicurezza del personale. In mancanza di detto consenso, alla persona non possono essere assegnati posti, funzioni o mansioni che prevedano l'accesso a informazioni classificate al livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore.
3. Le procedure per il nulla osta di sicurezza del personale sono intese a determinare se una persona, in considerazione della sua lealtà, onestà e affidabilità, può essere autorizzata ad accedere alle ICUE.
4. La lealtà, l'onestà e l'affidabilità di una persona ai fini della concessione di un nulla osta di sicurezza per l'accesso a informazioni classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore sono accertate mediante un'indagine di sicurezza condotta dall'autorità competente di uno Stato membro conformemente alle disposizioni legislative e regolamentari nazionali.
5. L'autorità di sicurezza della Commissione è l'unica autorizzata a mantenere un collegamento con le autorità di sicurezza nazionali o altre autorità nazionali competenti per quanto riguarda tutti i nulla osta di sicurezza. Tutti i contatti tra i servizi della Commissione, il loro personale, le autorità di sicurezza nazionali e altre autorità competenti avvengono attraverso l'autorità di sicurezza della Commissione.
Articolo 11
Procedura di autorizzazione di sicurezza
1. I direttori generali o i capi servizio della Commissione individuano all'interno del proprio servizio le persone che necessitano di accedere a informazioni classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore per svolgere le proprie mansioni e che pertanto necessitano di un'autorizzazione di sicurezza.
2. Non appena sia noto che una persona assumerà una posizione che necessita dell'accesso a informazioni classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore, il responsabile locale della sicurezza del servizio della Commissione interessato informa l'autorità di sicurezza della Commissione, che trasmette alla persona il questionario per il nulla osta di sicurezza emesso dall'autorità di sicurezza nazionale dello Stato membro con la cui nazionalità la persona è stata assunta come membro del personale delle istituzioni europee. L'interessato esprime in forma scritta il proprio consenso a essere sottoposto alla procedura per il nulla osta di sicurezza e restituisce al più presto il questionario all'autorità di sicurezza della Commissione.
3. L'autorità di sicurezza della Commissione trasmette il questionario per il nulla osta di sicurezza compilato all'autorità di sicurezza nazionale dello Stato membro con la cui nazionalità la persona è stata assunta come membro del personale delle istituzioni europee, chiedendo di avviare un'indagine di sicurezza per il livello di ICUE a cui la persona può chiedere di accedere.
4. Se viene a conoscenza di informazioni rilevanti per l'indagine di sicurezza relativa a una persona che ha chiesto un nulla osta di sicurezza, l'autorità di sicurezza della Commissione le comunica all'autorità di sicurezza nazionale competente conformemente alle pertinenti disposizioni legislative e regolamentari.
5. Al termine dell'indagine di sicurezza e non appena possibile dopo aver ricevuto la comunicazione da parte della pertinente autorità di sicurezza nazionale circa la valutazione generale dei risultati dell'indagine, l'autorità di sicurezza della Commissione:
a)
può concedere un'autorizzazione per accedere alle ICUE alla persona interessata e autorizzare l'accesso alle ICUE fino al livello pertinente fino a una data specificata dalla persona ma per cinque anni al massimo, qualora dall'indagine di sicurezza emerga la garanzia dell'inesistenza di informazioni negative note che metterebbero in discussione la lealtà, l'onestà e l'affidabilità della persona;
b)
se dall'indagine di sicurezza non emerge tale garanzia, conformemente alle pertinenti disposizioni legislative e regolamentari, ne dà comunicazione alla persona interessata, la quale può chiedere di essere ascoltata dall'autorità di sicurezza della Commissione, che a sua volta può rivolgersi all'autorità di sicurezza nazionale competente per ulteriori chiarimenti che quest'ultima può fornire in base alle disposizioni legislative e regolamentari nazionali. In caso di riconferma dell'esito dell'indagine di sicurezza, l'autorizzazione ad accedere alle ICUE non può essere concessa.
6. L'indagine di sicurezza e relativi risultati sono soggetti alle pertinenti disposizioni legislative e regolamentari vigenti nello Stato membro in questione, ivi comprese quelle relative ai ricorsi. Le decisioni dell'autorità di sicurezza della Commissione sono soggette a ricorso conformemente allo statuto.
7. La Commissione accetta l'autorizzazione di accesso alle ICUE rilasciata da qualsiasi altra istituzione, organo o organismo dell'Unione, purché in corso di validità. L'autorizzazione copre qualsiasi incarico della persona interessata nella Commissione. L'istituzione, l'organo o l'agenzia dell'Unione in cui persona interessata è assunta notifica all'autorità di sicurezza nazionale competente il cambiamento del datore di lavoro.
8. Se il periodo di servizio di una persona non inizia entro dodici mesi dalla comunicazione dell'esito dell'indagine di sicurezza all'autorità di sicurezza della Commissione o se vi è un'interruzione del servizio di dodici mesi, durante la quale la persona non ha occupato un posto presso la Commissione o qualunque altra istituzione, organo o agenzia dell'Unione o presso l'amministrazione di uno Stato membro, l'autorità di sicurezza della Commissione riferisce la questione all'autorità di sicurezza nazionale, affinché questa confermi se il nulla osta di sicurezza resta valido e pertinente.
9. Se viene a conoscenza di informazioni concernenti un rischio per la sicurezza posto da una persona in possesso di un'autorizzazione di sicurezza valida, l'autorità di sicurezza della Commissione le comunica all'autorità di sicurezza nazionale competente in conformità alle pertinenti disposizioni legislative e regolamentari.
10. Se un'autorità di sicurezza nazionale (NSA) comunica all'autorità di sicurezza della Commissione il ritiro della garanzia fornita conformemente al paragrafo 5, lettera a), per una persona in possesso di un'autorizzazione di accesso alle ICUE valida, l'autorità di sicurezza della Commissione può chiederle i chiarimenti che è in grado di fornire conformemente alle sue disposizioni legislative e regolamentari nazionali. Se le informazioni negative sono confermate dall'autorità di sicurezza nazionale, l'autorizzazione di sicurezza è ritirata e la persona in questione è esclusa dall'accesso alle ICUE e da posti nei quali tale accesso sia possibile o nei quali la persona potrebbe mettere a repentaglio la sicurezza.
11. La decisione di ritirare o sospendere un'autorizzazione di accesso alle ICUE ad una persona che rientra nel campo di applicazione della presente decisione e, se opportuno, i relativi motivi devono essere comunicati alla persona interessata la quale può chiedere di essere ascoltata dall'autorità di sicurezza della Commissione. Le informazioni fornite dall'NSA devono essere soggette alle pertinenti disposizioni legislative e regolamentari vigenti nello Stato membro in questione. Le decisioni adottate dall'autorità di sicurezza della Commissione in questo ambito sono soggette a ricorso conformemente allo statuto.
12. I servizi della Commissione si assicurano che gli esperti nazionali distaccati per un posto che richiede l'accesso alle ICUE presentino, prima di assumere l'incarico, un nulla osta di sicurezza del personale o un certificato di nulla osta di sicurezza del personale, conformemente alle disposizioni legislative e regolamentari nazionali, all'autorità di sicurezza della Commissione che, su tale base, rilascia un'autorizzazione di sicurezza per accedere alle ICUE fino al livello equivalente a quello indicato nel nulla osta di sicurezza nazionale, con una validità massima equivalente alla durata del loro incarico.
13. I membri della Commissione che hanno accesso alle ICUE in virtù delle proprie funzioni sulla base del trattato devono essere messi al corrente degli obblighi di sicurezza in un'ottica di tutela delle ICUE.
14. Le registrazioni dei nulla osta e delle autorizzazioni di sicurezza rilasciati per accedere alle ICUE devono essere conservate dall'autorità di sicurezza della Commissione a norma della presente decisione. In tali registrazioni figurano almeno il livello di ICUE cui può accedere la persona in questione, la data di concessione del nulla osta di sicurezza e il periodo di validità.
15. L'autorità di sicurezza della Commissione può rilasciare un PSCC in cui figurano il livello di ICUE cui può accedere la persona in questione (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore), la data di validità della relativa autorizzazione di accesso alle ICUE e la data di scadenza del certificato stesso.
16. Dopo la concessione iniziale delle autorizzazioni di sicurezza e purché la persona abbia prestato servizio ininterrottamente presso la Commissione europea o altre istituzioni, organi o agenzie dell'Unione e continui ad avere bisogno di accedere alle ICUE, l'autorizzazione di sicurezza per accedere alle ICUE è riesaminata ai fini del rinnovo, di norma, ogni cinque anni dalla data di comunicazione dell'esito dell'ultima indagine di sicurezza su cui si basava.
17. L'autorità di sicurezza della Commissione può estendere la validità dell'autorizzazione di sicurezza esistente fino a dodici mesi, se non sono state ricevute informazioni negative dall'autorità di sicurezza nazionale o da un'altra autorità nazionale competente entro due mesi dalla data di trasmissione della richiesta di rinnovo e del corrispondente questionario per il nulla osta di sicurezza. Se al termine dei dodici mesi la pertinente autorità di sicurezza nazionale o un'altra autorità nazionale competente non ha comunicato il proprio parere all'autorità di sicurezza della Commissione, alla persona in questione devono essere assegnate mansioni che non necessitano di un'autorizzazione di sicurezza.
Articolo 12
Sessioni informative sull'autorizzazione di sicurezza
1. Dopo aver partecipato alle sessioni informative sull'autorizzazione di sicurezza organizzate dall'autorità di sicurezza della Commissione, tutte le persone che hanno ottenuto un'autorizzazione di sicurezza riconoscono per iscritto di aver compreso gli obblighi di protezione delle ICUE e le conseguenze che possono verificarsi se le ICUE risultano compromesse. Una registrazione di tale attestazione scritta è conservata dall'autorità di sicurezza della Commissione.
2. Tutte le persone autorizzate ad avere accesso alle ICUE o tenute a trattarle, sono sensibilizzate all'inizio e istruite periodicamente riguardo alle minacce per la sicurezza e devono comunicare immediatamente all'autorità di sicurezza della Commissione qualsiasi iniziativa o attività che ritengano sospetta o insolita.
3. Tutte le persone che cessano l'incarico per il quale era richiesto l'accesso alle ICUE sono informate dell'obbligo di continuare a proteggere le ICUE e, in caso, riconoscono per iscritto quest'obbligo.
Articolo 13
Autorizzazioni di sicurezza temporanee
1. In circostanze eccezionali, laddove sia debitamente giustificato nell'interesse del servizio e in attesa dell'esito dell'intera indagine di sicurezza, l'autorità di sicurezza della Commissione, dopo aver consultato l'autorità di sicurezza nazionale dello Stato membro di cui è cittadina la persona interessata e con riserva dell'esito dei controlli preliminari per verificare l'inesistenza di pertinenti informazioni negative note, può rilasciare un'autorizzazione temporanea per accedere alle ICUE per una funzione specifica, fatte salve le disposizioni relative al rinnovo dei nulla osta di sicurezza. Tali autorizzazioni temporanee per accedere alle ICUE sono valide per sei mesi al massimo e non danno accesso alle informazioni classificate di livello TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.
2. Dopo essere state istruite in conformità all'articolo 12, paragrafo 1, tutte le persone alle quali è stata concessa un'autorizzazione temporanea riconoscono per iscritto di aver compreso gli obblighi di protezione delle ICUE e le eventuali conseguenze se le ICUE risultano compromesse. Una registrazione di tale attestazione scritta è conservata dall'autorità di sicurezza della Commissione.
Articolo 14
Partecipazione alle riunioni classificate organizzate dalla Commissione
1. I servizi della Commissione responsabili dell'organizzazione di riunioni in cui sono discusse informazioni classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore, attraverso il proprio responsabile locale della sicurezza o l'organizzatore della riunione, comunicano con largo anticipo all'autorità di sicurezza della Commissione le date, gli orari, le sedi e i partecipanti di tali riunioni.
2. Fatte salve le disposizioni dell'articolo 11, paragrafo 13, le persone che devono partecipare alle riunioni organizzate dalla Commissione in cui sono discusse informazioni classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore, possono farlo solo se il loro nulla osta di sicurezza o lo status del nulla osta di sicurezza è confermato. L'accesso alle riunioni classificate è negato alle persone per cui l'autorità di sicurezza della Commissione non dispone di un certificato di nulla osta di sicurezza del personale o di un'altra prova del nulla osta di sicurezza, come pure ai partecipanti della Commissione che non sono in possesso di un'autorizzazione di sicurezza.
3. Prima di organizzare una riunione classificata, l'organizzatore della riunione responsabile o il responsabile locale della sicurezza del servizio della Commissione che organizza la riunione chiede ai partecipanti esterni di presentare all'autorità di sicurezza della Commissione un certificato di nulla osta di sicurezza del personale o un'altra prova di nulla osta di sicurezza. L'autorità di sicurezza della Commissione informa il responsabile locale della sicurezza o l'organizzatore della riunione in merito al PSCC o a un'altra prova di PSC ricevuti. Se del caso, può essere usato un elenco di nomi consolidato che comprovi il nulla osta di sicurezza.
4. Qualora l'autorità di sicurezza della Commissione sia informata dalle autorità competenti che il PSC di una persona i cui compiti richiedano la partecipazione alle riunioni organizzate dalla Commissione è stato ritirato, l'autorità di sicurezza della Commissione ne informa il responsabile locale della sicurezza del servizio della Commissione che organizza la riunione.
Articolo 15
Accesso potenziale alle ICUE
Corrieri, guardie e scorte dispongono dell'autorizzazione di sicurezza di livello adatto o sono soggetti alle opportune indagini conformemente alle disposizioni legislative e regolamentari nazionali, sono informati riguardo alle procedure di sicurezza in materia di protezione delle ICUE e istruiti riguardo agli obblighi di protezione delle informazioni loro affidate.
CAPO 3
SICUREZZA MATERIALE PER LA PROTEZIONE DI INFORMAZIONI CLASSIFICATE
Articolo 16
Principi di base
1. Le misure di sicurezza materiale sono intese a impedire a intrusi l'ingresso fraudolento o con la forza, a scoraggiare, ostacolare e scoprire azioni non autorizzate e a consentire la segregazione del personale per quanto riguarda il loro accesso alle ICUE in base al principio della necessità di conoscere. Tali misure devono essere determinate in base a una procedura di gestione del rischio in conformità alla presente decisione e alle sue norme di attuazione.
2. In particolare, le misure di sicurezza materiale sono intese ad evitare l'accesso non autorizzato alle ICUE:
a)
assicurando che le ICUE siano trattate e conservate in modo adeguato;
b)
consentendo la segregazione del personale per quanto riguarda l'accesso alle ICUE in base alla loro necessità di conoscere e, in caso, alle loro autorizzazioni di sicurezza;
c)
scoraggiando, ostacolando e scoprendo azioni non autorizzate; e
d)
impedendo o ritardando l'ingresso fraudolento o con la forza di intrusi.
3. Le misure di sicurezza materiale sono attuate per tutti i locali, gli edifici, gli uffici, le stanze o altre zone in cui le ICUE sono trattate o conservate, comprese le zone che contengono i sistemi di comunicazione e informazione definiti al capo 5.
4. Le zone in cui sono conservate ICUE classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore sono costituite come zone protette conformemente al presente capo e approvate dall'autorità di accreditamento in materia di sicurezza della Commissione.
5. Per proteggere le ICUE di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore si usano solo attrezzature o dispositivi approvati dall'autorità di sicurezza della Commissione.
Articolo 17
Requisiti e misure di sicurezza materiale
1. Le misure di sicurezza materiale sono selezionate in base a una valutazione della minaccia effettuata dall'autorità di sicurezza della Commissione, ove opportuno consultando altri servizi della Commissione, altre istituzioni, agenzie od organi dell'Unione e/o le autorità competenti degli Stati membri. La Commissione applica una procedura di gestione del rischio per proteggere le ICUE nei propri locali al fine di garantire un livello di protezione materiale corrispondente alla valutazione del rischio. La procedura di gestione del rischio tiene conto di tutti gli elementi pertinenti, in particolare:
a)
del livello di classifica delle ICUE;
b)
della forma e del volume delle ICUE, tenendo conto che considerevoli quantitativi o compilazioni di ICUE possono richiedere l'applicazione di misure di protezione più rigorose;
c)
dell'ambiente circostante e della struttura degli edifici o delle zone in cui sono conservate ICUE; e
d)
della valutazione della minaccia rappresentata da servizi di intelligence che prendono di mira l'Unione, le sue istituzioni, organi o agenzie, o gli Stati membri e da atti di sabotaggio, terrorismo e altri atti sovversivi o criminali.
2. L'autorità di sicurezza della Commissione, nell'applicare il concetto di difesa in profondità, stabilisce l'idonea combinazione di misure di sicurezza materiale da attuare. A tale scopo, l'autorità di sicurezza della Commissione sviluppa standard, norme e criteri minimi stabiliti nelle norme di attuazione.
3. L'autorità di sicurezza della Commissione è autorizzata a effettuare ispezioni all'entrata e all'uscita come deterrente all'introduzione non autorizzata di materiale o alla sottrazione non autorizzata di ICUE da locali o edifici.
4. Quando le ICUE sono a rischio di sguardi indiscreti, anche accidentalmente, i servizi della Commissione coinvolti adottano le misure appropriate, come stabilito dall'autorità di sicurezza della Commissione, per combattere questo rischio.
5. Per le nuove strutture sono definiti requisiti di sicurezza materiale e relative specifiche funzionali di concerto con l'autorità di sicurezza della Commissione nell'ambito della pianificazione e della concezione delle strutture. Per le strutture esistenti, i requisiti di sicurezza materiale si applicano conformemente agli standard, alle norme e ai criteri minimi stabiliti nelle norme di attuazione.
Articolo 18
Attrezzature per la protezione materiale delle ICUE
1. Per la protezione materiale delle ICUE si stabiliscono due tipi di zona oggetto di protezione materiale:
a)
zone amministrative; e
b)
zone protette (comprese le zone protette tecnicamente).
2. L'autorità di accreditamento in materia di sicurezza della Commissione stabilisce che una zona soddisfa i requisiti per essere designata zona amministrativa, zona protetta o zona protetta tecnicamente.
3. Per le zone amministrative:
a)
è stabilito un perimetro chiaramente delimitato che permette l'ispezione delle persone e, se possibile, dei veicoli;
b)
l'accesso senza scorta è consentito solo alle persone debitamente autorizzate dall'autorità di sicurezza della Commissione o da un'altra autorità competente; e
c)
tutte le altre persone sono scortate in ogni momento o sottoposte a controlli equivalenti.
4. Per le zone protette:
a)
è stabilito un perimetro chiaramente delimitato e protetto attraverso cui sono controllati tutti gli ingressi e le uscite per mezzo di un lasciapassare o di un sistema di riconoscimento personale;
b)
l'accesso senza scorta è consentito solo alle persone in possesso di un nulla osta di sicurezza ed espressamente autorizzate a entrare nella zona in base alla loro necessità di conoscere;
c)
tutte le altre persone sono scortate in ogni momento o sottoposte a controlli equivalenti.
5. Se l'ingresso in una zona protetta costituisce, a tutti i fini pratici, un accesso diretto alle informazioni classificate ivi conservate, si applicano i seguenti requisiti supplementari:
a)
il livello più elevato di classifica di sicurezza delle informazioni normalmente conservate nella zona è chiaramente indicato;
b)
tutti i visitatori richiedono un'autorizzazione specifica ad entrare nella zona, sono scortati in ogni momento e sono in possesso del nulla osta di sicurezza adatto, a meno che non siano presi provvedimenti intesi a garantire che non sia possibile alcun accesso alle ICUE.
6. Le zone protette che vengono protette dall'ascolto indiscreto sono designate zone protette tecnicamente. Si applicano i seguenti requisiti supplementari:
a)
tali zone sono dotate di sistemi di rilevamento delle intrusioni (IDS), chiuse a chiave se non occupate e sorvegliate se occupate. Le chiavi sono gestite conformemente all'articolo 20;
b)
tutte le persone o tutto il materiale che accedono a tali zone sono soggetti a controllo;
c)
tali zone sono regolarmente soggette a ispezioni materiali e/o tecniche da parte dell'autorità di sicurezza della Commissione. Dette ispezioni sono inoltre effettuate dopo qualsiasi ingresso non autorizzato, effettivo o sospettato; e
d)
tali zone sono prive di linee di comunicazione, telefoni o altri dispositivi di comunicazione ed attrezzature elettriche o elettroniche non autorizzati.
7. Nonostante il paragrafo 6, lettera d), prima di essere usati in zone in cui si svolgono riunioni o attività che implicano informazioni classificate di livello SECRET UE/EU SECRET o superiore, e laddove la minaccia alle ICUE sia valutata alta, tutti i dispositivi di comunicazione e tutte le attrezzature elettriche o elettroniche sono preventivamente esaminati dall'autorità di sicurezza della Commissione al fine di garantire che nessuna informazione intelligibile sia trasmessa inavvertitamente o illegalmente da tali attrezzature all'esterno del perimetro della zona protetta.
8. Ove opportuno, le zone protette non occupate da personale in servizio 24 ore su 24 sono ispezionate al termine del normale orario di lavoro e a intervalli casuali al di fuori del normale orario di lavoro, tranne nel caso in cui vi sia installato un IDS.
9. Le zone protette e le zone protette tecnicamente possono essere istituite in via temporanea in una zona amministrativa per una riunione classificata o per altri motivi analoghi.
10. Il responsabile locale della sicurezza del servizio della Commissione interessato elabora procedure operative di sicurezza per tutte le aree protette di cui è responsabile che stabiliscono, conformemente alle disposizioni della presente decisione e delle sue norme di attuazione:
a)
il livello delle ICUE che possono essere trattate e conservate nella zona;
b)
le misure di sorveglianza e di protezione che devono essere applicate;
c)
le persone autorizzate ad accedere senza scorta alla zona in virtù della loro necessità di conoscere e della loro autorizzazione di sicurezza;
d)
ove opportuno, le procedure relative alle scorte o alla protezione delle ICUE quando si autorizza l'accesso di altre persone alla zona;
e)
ogni altra misura e procedura pertinente.
11. Nelle zone protette sono costruite camere blindate. Le pareti, il pavimento, il soffitto, le finestre e le porte provviste di serratura sono approvati dall'autorità di sicurezza della Commissione e offrono una protezione equivalente a quella di un contenitore di sicurezza approvato per la conservazione di ICUE dello stesso livello di classifica.
Articolo 19
Misure di protezione materiale per il trattamento e la conservazione delle ICUE
1. Le ICUE classificate di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere trattate:
a)
in una zona protetta;
b)
in una zona amministrativa purché le ICUE siano protette dall'accesso di persone non autorizzate;
c)
all'esterno di una zona protetta o di una zona amministrativa purché il detentore trasporti le ICUE conformemente all'articolo 31, e si sia impegnato ad osservare le misure compensative stabilite nelle norme di attuazione per garantire che le ICUE siano protette dall'accesso di persone non autorizzate.
2. Le ICUE classificate di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono conservate in idonei mobili da ufficio chiusi a chiave, in una zona amministrativa o in una zona protetta. Esse possono essere temporaneamente conservate all'esterno di una zona protetta o di una zona amministrativa purché il detentore si sia impegnato ad osservare le misure compensative stabilite nelle norme di attuazione.
3. Le ICUE classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET possono essere trattate:
a)
in una zona protetta;
b)
in una zona amministrativa purché le ICUE siano protette dall'accesso di persone non autorizzate; o
c)
all'esterno di una zona protetta o di una zona amministrativa purché il detentore:
i)
si sia impegnato ad osservare le misure compensative stabilite nelle norme di attuazione per garantire che le ICUE siano protette dall'accesso di persone non autorizzate;
ii)
tenga le ICUE sempre sotto il proprio controllo; e
iii)
in caso di documenti cartacei, ne abbia informato il competente ufficio di registrazione.
4. Le ICUE classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono conservate in una zona protetta in un contenitore di sicurezza o in una camera blindata.
5. Le ICUE classificate di livello TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET sono trattate in una zona protetta, istituita e mantenuta dall'autorità di sicurezza della Commissione, e accreditate a tale livello dall'autorità di accreditamento in materia di sicurezza della Commissione.
6. Le ICUE classificate di livello TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET sono conservate in una zona protetta, accreditate a tale livello dall'autorità di accreditamento in materia di sicurezza della Commissione, secondo uno delle modalità seguenti:
a)
in un contenitore di sicurezza conformemente alle disposizioni dell'articolo 18, con almeno uno dei seguenti controlli supplementari:
(1)
protezione continua o verifica da parte di personale con nulla osta di sicurezza o personale di servizio;
(2)
un IDS approvato, in combinazione con personale di sicurezza incaricato degli interventi;
o
b)
in una camera blindata dotata di IDS, in combinazione con personale di sicurezza incaricato degli interventi.
Articolo 20
Controllo delle chiavi e delle combinazioni usate per proteggere le ICUE
1. Le procedure di gestione delle chiavi e delle combinazioni per gli uffici, le stanze, le camere blindate e i contenitori di sicurezza devono essere stabilite nelle norme di attuazione in base all'articolo 60. Tali procedure hanno lo scopo di proteggere dall'accesso non autorizzato.
2. Le combinazioni sono conosciute a memoria dal minor numero possibile di persone che hanno necessità di conoscerle. Le combinazioni dei contenitori di sicurezza e delle camere blindate in cui sono conservate ICUE sono modificate:
a)
al ricevimento di ogni nuovo contenitore;
b)
in caso di sostituzione del personale che conosce la combinazione;
c)
in caso di effettiva o sospetta compromissione;
d)
se una serratura è stata oggetto di manutenzione o riparazione; e
e)
almeno ogni dodici mesi.
CAPO 4
GESTIONE DELLE INFORMAZIONI CLASSIFICATE DELL'UE
Articolo 21
Principi di base
1. Tutti i documenti ICUE devono essere gestiti conformemente alla politica di gestione dei documenti della Commissione e di conseguenza registrati, archiviati, conservati e infine eliminati, sottoposti a campionamento o trasferiti agli archivi storici in base all'elenco comune di conservazione a livello della Commissione per i fascicoli dell'Unione europea.
2. Le informazioni classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore sono registrate a fini di sicurezza prima della diffusione e all'atto della ricezione. Le informazioni classificate di livello TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET sono registrate in uffici di registrazione dedicati.
3. Alla Commissione è istituito un sistema di registrazione dell'ICUE conformemente alle disposizioni dell'articolo 27.
4. I servizi e i locali in cui sono trattate o conservate ICUE sono sottoposti a ispezioni periodiche da parte dell'autorità di sicurezza della Commissione.
5. Le ICUE sono veicolate tra i servizi e i locali al di fuori delle zone oggetto di protezione materiale secondo le modalità seguenti:
a)
di norma, le ICUE sono trasmesse con mezzi elettronici protetti mediante prodotti crittografici approvati conformemente al capo 5;
b)
qualora non siano usati i mezzi di cui alla lettera a), le ICUE sono trasportate:
i)
su supporti elettronici (ad esempio chiave USB, CD, disco rigido) protetti mediante prodotti crittografici approvati conformemente al capo 5; o
ii)
in tutti gli altri casi, come stabilito nelle norme di attuazione.
Articolo 22
Classifiche e contrassegni
1. Le informazioni sono classificate quando devono essere protette con riferimento alla loro riservatezza conformemente all'articolo 3, paragrafo 1.
2. L'originatore delle ICUE è incaricato di determinare il livello di classifica di sicurezza, conformemente alle norme di attuazione, alle norme e agli orientamenti in materia di classifica, e della diffusione iniziale delle informazioni.
3. Il livello di classifica dell'ICUE è stabilito conformemente all'articolo 3, paragrafo 2, e alle pertinenti norme di attuazione.
4. La classifica di sicurezza è chiaramente e correttamente indicata, indipendentemente dal fatto che le ICUE siano in forma cartacea, orale, elettronica o in altra forma.
5. Le singole parti di un determinato documento (ad esempio pagine, paragrafi, sezioni, annessi, appendici, allegati e materiale accluso) possono richiedere classifiche differenti e sono contraddistinte di conseguenza anche nel caso in cui siano conservate in forma elettronica.
6. Il livello generale di classifica di un documento o file è almeno quello del suo componente con livello di classifica più elevato. Quando si riprendono informazioni da varie fonti, il prodotto finale è riesaminato per determinarne il livello generale di classifica di sicurezza, in quanto può richiedere una classifica più elevata di quella dei suoi componenti.
7. Per quanto possibile, i documenti che contengono parti con livelli di classifica diversi sono impostati in modo che le parti con un livello di classifica diverso possano essere facilmente individuate e, se necessario, separate.
8. La classifica di una lettera o di una nota che comprende materiale accluso corrisponde a quello dell'elemento accluso con livello di classifica più elevato. L'originatore indica chiaramente il livello di classifica della lettera o della nota quando è separata dal materiale accluso mediante un contrassegno adeguato, ad esempio:
CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL
Senza allegato/i RESTREINT UE/EU RESTRICTED
Articolo 23
Contrassegni
Oltre a uno dei contrassegni di classifica di sicurezza di cui all'articolo 3, paragrafo 2, le ICUE possono recare altri contrassegni quali:
a)
un identificatore per designare l'originatore;
b)
avvertenze, parole chiave o acronimi per specificare il settore di attività cui si riferisce il documento, una distribuzione particolare sulla base del principio della necessità di conoscere o restrizioni d'uso;
c)
contrassegni di divulgabilità;
d)
se del caso, la data o un evento specifico a seguito dei quali possono essere declassate o declassificate.
Articolo 24
Contrassegni di classifica abbreviati
1. Contrassegni di classifica abbreviati standard possono essere usati per indicare il livello di classifica di singoli paragrafi di un testo. Le abbreviazioni non sostituiscono i contrassegni di classifica per esteso.
2. Le seguenti abbreviazioni standard possono essere usate nei documenti classificati UE per indicare il livello di classifica di sezioni o parti del testo di dimensioni inferiori a una pagina:
TRES SECRET UE/EU TOP SECRET
TS-UE/EU-TS
SECRET UE/EU SECRET
S-UE/EU-S
CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL
C-UE/EU-C
RESTREINT UE/EU RESTRICTED
R-UE/EU-R
Articolo 25
Creazione di ICUE
1. Quando si produce un documento classificato UE:
a)
ciascuna pagina è contrassegnata chiaramente con il livello di classifica;
b)
ciascuna pagina è numerata;
c)
il documento reca un numero di riferimento e un oggetto che non è in sé un'informazione classificata, a meno che non sia contrassegnato come tale;
d)
il documento è datato;
e)
i documenti classificati di livello SECRET UE/EU SECRET o superiore, se devono essere distribuiti in più copie, recano un numero di copia sul ciascuna pagina.
2. Qualora non sia possibile applicare il paragrafo 1 alle ICUE, sono adottate altre misure appropriate conformemente alle norme di attuazione.
Articolo 26
Declassamento e declassificazione delle ICUE
1. Al momento della creazione delle ICUE l'originatore indica, laddove possibile, se possono essere declassate o declassificate ad una certa data o in seguito ad un dato evento.
2. I servizi della Commissione riesaminano periodicamente le ICUE di cui sono originatori per accertare che il livello di classifica sia ancora applicabile. Le norme di attuazione stabiliscono un sistema per riesaminare almeno ogni cinque anni il livello di classifica delle ICUE registrate delle quali la Commissione è l'originatore. Tale riesame non è necessario se l'originatore ha indicato fin dall'inizio che le informazioni saranno automaticamente declassate o declassificate e se le informazioni sono state contrassegnate di conseguenza.
3. Le informazioni classificate di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED di cui la Commissione è l'originatore saranno considerate automaticamente declassificate dopo trent'anni, conformemente al regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 modificato dal regolamento (CE, Euratom) n. 1700/2003 del Consiglio (10).
Articolo 27
Sistema di registrazione delle ICUE in Commissione
1. Fatto salvo l'articolo 52, paragrafo 5, in tutti i servizi della Commissione in cui sono trattate o conservate ICUE di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET occorre identificare un ufficio di registrazione locale delle ICUE per assicurarne un trattamento conforme alla presente decisione.
2. L'ufficio di registrazione delle ICUE gestito dal segretariato generale è l'ufficio centrale di registrazione delle ICUE della Commissione. Esso funge da:
-
ufficio di registrazione locale delle ICUE per il segretariato generale della Commissione,
-
ufficio di registrazione delle ICUE per gli uffici privati dei membri della Commissione, a meno che essi non dispongano di ufficio locale di registrazione delle ICUE specifico,
-
ufficio di registrazione delle ICUE per le direzioni generali o i servizi che non dispongono di un ufficio di registrazione locale delle ICUE,
-
principale punto d'ingresso e uscita per tutti gli scambi di informazioni classificate di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED e superiore fino al livello SECRET UE/EU SECRET tra la Commissione e i propri servizi e gli Stati terzi e le organizzazioni internazionali e, se previsto in base ad accordi specifici, per altre istituzioni, agenzie e organi dell'Unione.
3. Alla Commissione l'autorità di sicurezza della Commissione designa un ufficio di registrazione che funge da autorità centrale ricevente e trasmittente delle informazioni classificate TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Per il trattamento di tali informazioni a fini di registrazione possono essere designati, se necessario, uffici dipendenti.
4. Gli uffici dipendenti non possono trasmettere documenti di livello TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET direttamente ad altri uffici dipendenti dello stesso ufficio centrale di registrazione TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET o all'esterno senza l'esplicito accordo di quest'ultimo.
5. Gli uffici di registrazione sono costituiti in zone protette, come stabilito al capo 3, e accreditati dall'autorità di accreditamento in materia di sicurezza della Commissione.
Articolo 28
Funzionario responsabile del controllo delle registrazioni
1. Tutti gli uffici di registrazione delle ICUE sono gestiti da un funzionario responsabile del controllo delle registrazioni (RCO).
2. L'RCO deve essere munito di apposito nulla osta di sicurezza.
3. L'RCO è soggetto alla supervisione del responsabile locale della sicurezza del servizio della Commissione per quanto attiene all'applicazione delle disposizioni sul trattamento delle ICUE e al rispetto delle pertinenti misure, norme e orientamenti di sicurezza.
4. Nell'ambito delle proprie responsabilità di gestione dell'ufficio di registrazione delle ICUE cui è stato assegnato, all'RCO saranno assegnate le seguenti responsabilità generali conformemente alla presente decisione e alle norme di attuazione, standard e orientamenti corrispondenti:
-
gestire le operazioni relative alla registrazione, conservazione, riproduzione, traduzione, trasmissione, spedizione e distruzione o trasferimento al servizio dell'archivio storico delle ICUE,
-
verificare periodicamente la necessità di mantenere la classificazione delle informazioni,
-
assumere altre mansioni legate alla protezione delle ICUE stabilite nelle norme di attuazione.
Articolo 29
Registrazione di ICUE a fini di sicurezza
1. Ai fini della presente decisione, per registrazione a fini di sicurezza («registrazione») si intende l'applicazione di procedure che registrano il ciclo di vita delle ICUE, compresa la diffusione.
2. Le informazioni o i materiali classificati di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e superiore sono registrati in uffici di registrazione dedicati quando entrano o lasciano un'entità organizzativa.
3. Quando l'ICUE è trattata o conservata mediante un sistema di comunicazione e informazione (CIS), le procedure di registrazione possono essere eseguite mediante procedure interne allo stesso CIS.
4. Disposizioni più dettagliate relative alla registrazione delle ICUE a fini di sicurezza figureranno nelle norme di attuazione.
Articolo 30
Riproduzione e traduzione di documenti classificati UE
1. I documenti di livello TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET possono essere riprodotti o tradotti solo previo consenso scritto dell'originatore.
2. Se l'originatore di documenti classificati di livello SECRET UE/EU SECRET o inferiore non ha imposto limitazioni alla riproduzione o alla traduzione, detti documenti possono essere riprodotti o tradotti su istruzione del detentore.
3. Le misure di sicurezza applicabili al documento originale si applicano alle copie e alle traduzioni.
Articolo 31
Trasporto delle ICUE
1. Le ICUE sono trasportate in modo da proteggerle da divulgazione non autorizzata durante il trasporto.
2. Il trasporto di ICUE è soggetto a misure di protezione che sono:
-
commisurate al livello di classifica delle ICUE trasportate, e
-
adattate alle condizioni specifiche di trasporto, in particolare se le ICUE sono trasportate:
-
all'interno di un edificio della Commissione o di un gruppo autonomo di edifici della Commissione,
-
tra edifici della Commissione situati nello stesso Stato membro,
-
all'interno dell'Unione,
-
dall'Unione al territorio di uno Stato terzo, e
-
adeguate alla natura e alla forma delle ICUE.
3. Le misure di protezione sono specificate nelle norme di attuazione o, nel caso di progetti e programmi di cui all'articolo 42, sono parte integrante delle pertinenti istruzioni di sicurezza del programma/progetto (PSI).
4. Le norme di attuazione o le PSI comprendono disposizioni commisurate al livello delle ICUE, in merito:
-
al tipo di trasporto, vale a dire il trasporto a mano, il trasporto tramite valigia diplomatica o corriere militare, il trasporto mediante servizi postali o servizi di corriere commerciale,
-
al confezionamento delle ICUE,
-
alle contromisure tecniche per le ICUE trasportate con mezzi elettronici,
-
ad altre misure procedurali, fisiche o elettroniche,
-
alle procedure di registrazione,
-
al ricorso a personale di sicurezza autorizzato.
5. Se le ICUE sono trasportate con mezzi elettronici, e in deroga all'articolo 21, paragrafo 5, le misure di protezione stabilite nelle pertinenti norme di attuazione possono essere integrate da opportune contromisure tecniche prescritte dall'autorità di sicurezza della Commissione per minimizzare il rischio di perdita o di compromissione.
Articolo 32
Distruzione di ICUE
1. I documenti classificati UE che non sono più necessari possono essere distrutti, tenendo conto dei regolamenti in materia di archiviazione e delle norme e dei regolamenti della Commissione sulla gestione e l'archiviazione dei documenti, in particolare l'elenco comune di conservazione a livello della Commissione.
2. Le ICUE di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e superiore sono distrutte dall'RCO dell'ufficio di registrazione delle ICUE competente su istruzione del detentore o di un'autorità competente. L'RCO aggiorna di conseguenza i repertori e gli altri dati relativi alla registrazione.
3. Per i documenti classificati SECRET UE/EU SECRET o TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET effettua la distruzione in presenza di un testimone che possiede un nulla osta di sicurezza almeno fino al livello di classifica del documento da distruggere.
4. L'ufficiale del registro e il testimone, laddove sia richiesta la presenza di quest'ultimo, firmano un certificato di distruzione che è archiviato presso l'ufficio di registrazione. L'RCO dell'ufficio di registrazione competente conserva i certificati di distruzione dei documenti TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET per un periodo di almeno dieci anni e quelli dei documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET per un periodo di almeno cinque anni.
5. I documenti classificati, compresi quelli di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED, sono distrutti con metodi definiti nelle norme di attuazione e conformi alle pertinenti norme dell'UE o equivalenti.
6. I supporti informatici delle ICUE sono distrutti in conformità alle procedure stabilite nelle norme di attuazione.
Articolo 33
Distruzione delle ICUE in casi di emergenza
1. I servizi della Commissione che dispongono di ICUE predispongono piani, in base alle condizioni vigenti in loco, per la protezione del materiale classificato UE in situazioni di crisi, compresa, se necessaria, la distruzione di emergenza e piani di evacuazione. Essi emanano le istruzioni che ritengono necessarie per impedire che le ICUE cadano nelle mani di persone non autorizzate.
2. Le disposizioni per la protezione e/o la distruzione di materiale CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET in situazioni di crisi non compromette in alcun modo la protezione o la distruzione di materiale TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, ivi compresa l'attrezzatura di cifratura, il cui trattamento è prioritario rispetto a tutte le altre funzioni.
3. In caso di emergenza, se c'è un rischio imminente di divulgazione non autorizzata, le ICUE sono distrutte dal detentore in modo tale da non poter essere ricostruite né totalmente né parzialmente. L'originatore e l'ufficio di registrazione d'origine sono informati della distruzione d'emergenza delle ICUE registrate.
4. Disposizioni più dettagliate relative alla distruzione delle ICUE figureranno nelle norme di attuazione
CAPO 5
PROTEZIONE DELLE INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE NEI SISTEMI DI COMUNICAZIONE E INFORMAZIONE (CIS)
Articolo 34
Principi fondamentali della garanzia di sicurezza delle informazioni
1. Per «garanzia di sicurezza delle informazioni (IA) nel campo dei sistemi di comunicazione e informazione» si intende la fiducia nel fatto che tali sistemi proteggeranno le informazioni che trattano e funzioneranno nel modo dovuto e a tempo debito sotto il controllo degli utenti legittimi.
2. Un'efficace garanzia di sicurezza delle informazioni assicura livelli adeguati di:
-
:
autenticità
:
garanzia che l'informazione è veritiera e proviene da fonti in buona fede,
-
:
disponibilità
:
proprietà di accessibilità e utilizzabilità su richiesta di un'entità autorizzata,
-
:
riservatezza
:
proprietà per cui l'informazione non è divulgata a persone, entità o procedure non autorizzate,
-
:
integrità
:
proprietà di tutela della precisione e della completezza delle informazioni e delle risorse,
-
:
non disconoscibilità
:
capacità di provare che un'azione o un evento sono effettivamente accaduti e non possono essere negati in seguito.
3. L'IA si basa su una procedura di gestione del rischio.
Articolo 35
Definizioni
Ai fini del presente capo si intende per:
a)
«accreditamento», l'autorizzazione e l'approvazione formale accordata a un sistema di comunicazione e informazione dall'autorità di accreditamento in materia di sicurezza (SAA) per il trattamento di ICUE nel suo contesto operativo, in seguito alla convalida formale del piano di sicurezza e alla sua corretta attuazione;
b)
«procedura di accreditamento», le misure e i compiti necessari richiesti dall'autorità di accreditamento in materia di sicurezza prima di accordare l'accreditamento. Tali misure e compiti sono specificati in una norma di procedura di accreditamento;
c)
«sistema di comunicazione e informazione (CIS)», ogni sistema che consente il trattamento delle informazioni in forma elettronica. Un sistema di comunicazione e informazione comprende l'insieme delle risorse necessarie al suo funzionamento, ivi compresi l'infrastruttura, l'organizzazione, il personale e le risorse dell'informazione;
d)
«rischio residuo», il rischio che permane una volta attuate delle misure di sicurezza, dato che non tutte le minacce possono essere neutralizzate né tutte le vulnerabilità eliminate;
e)
«rischio», la possibilità che una data minaccia sfrutti le vulnerabilità interne ed esterne di un'organizzazione o di uno qualsiasi dei sistemi da essa utilizzati, arrecando pertanto danno all'organizzazione o ai suoi beni materiali o immateriali. È calcolato come una combinazione tra le probabilità del verificarsi delle minacce e il loro impatto;
f)
«accettazione del rischio», la decisione di accettare la permanenza di un rischio residuo in seguito al trattamento del rischio;
g)
«valutazione del rischio», l'identificazione delle minacce e delle vulnerabilità e l'esecuzione delle relative analisi del rischio, ossia l'analisi della probabilità e dell'impatto;
h)
«comunicazione del rischio», lo sviluppo della sensibilizzazione ai rischi tra le comunità di utenti del CIS, informando di tali rischi le autorità di approvazione e riferendo sugli stessi alle autorità operative;
i)
«trattamento del rischio», mitigazione, rimozione, riduzione (tramite un'opportuna combinazione di misure tecniche, materiali, organizzative o procedurali), trasferimento o controllo del rischio.
Articolo 36
CIS che trattano ICUE
1. I CIS trattano le ICUE conformemente al concetto di IA.
2. Per i CIS che trattano ICUE, la conformità alla politica della Commissione in materia di sicurezza dei sistemi di informazione, di cui alla decisione C(2006) 3602 (11) della Commissione, implica quanto segue:
a)
per attuare la politica in materia di sicurezza dei sistemi di informazione si applica l'approccio basato sul ciclo di Deming (ciclo Plan-Do-Check-Act) durante l'intero ciclo di vita del sistema di informazioni;
b)
le esigenze in materia di sicurezza devono essere identificate attraverso una valutazione d'impatto;
c)
il sistema di informazione e i dati al suo interno devono essere oggetto di una classificazione formale delle attività;
d)
devono essere attuate tutte le misure di sicurezza obbligatorie stabilite dalla politica in materia di sicurezza dei sistemi di informazione;
e)
deve essere applicata una procedura di gestione del rischio, che comprende le seguenti fasi: identificazione della minaccia e della vulnerabilità, valutazione del rischio, trattamento del rischio, accettazione del rischio e comunicazione del rischio;
f)
è definito, attuato, verificato e riesaminato un piano di sicurezza, che comprende la politica di sicurezza e le procedure operative di sicurezza.
3. Tutto il personale coinvolto nella progettazione, nello sviluppo, nel collaudo, nel funzionamento, nella gestione o nell'utilizzo di CIS che trattano ICUE notifica all'autorità di accreditamento in materia di sicurezza ogni potenziale lacuna di sicurezza, incidente, violazione o compromissione della sicurezza che potrebbe avere conseguenze sulla protezione del CIS e/o delle ICUE in esso contenute.
4. Qualora la protezione delle ICUE sia assicurata mediante prodotti crittografici, tali prodotti sono approvati secondo le modalità seguenti:
a)
di preferenza la scelta va ai prodotti che sono stati approvati dal Consiglio o dal segretario generale del Consiglio nel suo ruolo di autorità di approvazione degli apparati crittografici del Consiglio, su raccomandazione del gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione;
b)
ove giustificato da specifici motivi operativi, l'autorità di approvazione degli apparati crittografici (CAA) può, su raccomandazione del gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione, derogare ai requisiti di cui al punto a) e rilasciare un'approvazione temporanea per un periodo specifico.
5. Durante la trasmissione, il trattamento e l'archiviazione di ICUE con mezzi elettronici si usano prodotti crittografici approvati. In deroga a tale requisito, in situazioni di emergenza o in configurazioni tecniche specifiche si possono applicare procedure specifiche previa approvazione della CAA.
6. Sono attuate misure di sicurezza per proteggere i CIS che trattano informazioni classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore in modo tale che tali informazioni non possano essere compromesse da radiazioni elettromagnetiche non intenzionali («misure di sicurezza TEMPEST»). Dette misure di sicurezza sono commisurate al rischio di sfruttamento e al livello di classifica delle informazioni.
7. All'autorità di sicurezza della Commissione sono assegnate le seguenti funzioni:
-
autorità IA (IAA),
-
autorità di accreditamento di sicurezza (SAA),
-
autorità TEMPEST (TA),
-
autorità di approvazione degli apparati crittografici (CAA),
-
autorità di distribuzione degli apparati crittografici (CDA).
8. L'autorità di sicurezza della Commissione nomina l'autorità operativa IA per ciascun sistema.
9. Le responsabilità delle funzioni descritte nei paragrafi 7 e 8 saranno definite nelle norme di attuazione.
Articolo 37
Accreditamento di CIS che trattano ICUE
1. Tutti i CIS che trattano ICUE sono soggetti a una procedura di accreditamento basata sui principi dell'IA, il cui livello di dettaglio deve essere commisurato al livello di protezione richiesto.
2. La procedura di accreditamento comprende la convalida formale, da parte dell'SAA della Commissione, del piano di sicurezza per il CIS pertinente al fine di garantire che:
a)
la procedura di gestione del rischio, di cui all'articolo 36, paragrafo 2, sia stata effettuata in modo adeguato;
b)
il proprietario del sistema abbia accettato consapevolmente il rischio residuo; e
c)
sia stato raggiunto un livello sufficiente di protezione del CIS, e delle ICUE in esso trattate, conformemente alla presente decisione.
3. L'SAA della Commissione rilascia una dichiarazione di accreditamento che determina il livello di classifica più elevato delle ICUE che può essere trattato nel CIS nonché i termini e le condizioni associati al funzionamento. Ciò non pregiudica i compiti affidati al comitato di accreditamento di sicurezza stabiliti all'articolo 11 del regolamento (UE) n. 512/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio (12).
4. Un comitato di accreditamento di sicurezza (SAB) comune è responsabile dell'accreditamento dei CIS della Commissione che coinvolgono diverse parti. Esso è composto di un rappresentante SAA di ciascuna parte coinvolta e vi partecipa un rappresentante SAA della Commissione.
5. La procedura di accreditamento consiste in una serie di compiti assegnati alle parti coinvolte. Il proprietario del sistema CIS è il solo responsabile della preparazione dei fascicoli e della documentazione.
6. L'accreditamento compete all'SAA della Commissione, che, in qualsiasi momento del ciclo di vita del CIS, ha diritto di:
a)
chiedere l'applicazione di una procedura di accreditamento;
b)
effettuare audit o ispezioni del CIS;
c)
qualora non siano più soddisfatte le condizioni di funzionamento, chiedere la definizione e l'attuazione effettiva di un piano di miglioramento della sicurezza entro tempi ben definiti, arrivando a ritirare l'autorizzazione al funzionamento del CIS fino a quando le condizioni di funzionamento non siano nuovamente soddisfatte.
7. La procedura di accreditamento è stabilita in una norma sulla procedura di accreditamento per i CIS che trattano ICUE, che è adottata a norma dell'articolo 10, paragrafo 3, della decisione C(2006) 3602.
Articolo 38
Situazioni di emergenza
1. In deroga alle disposizioni del presente capo, le procedure specifiche descritte di seguito possono essere applicate in casi di emergenza, come in situazioni di crisi, conflitti, guerre imminenti o già in corso o in circostanze operative eccezionali.
2. Le ICUE possono essere trasmesse, previo consenso dell'autorità competente, usando prodotti crittografici approvati per un livello di classifica inferiore o senza cifratura nel caso in cui un ritardo causerebbe un danno manifestamente maggiore di quello dovuto all'eventuale divulgazione del materiale classificato e se:
a)
il mittente e il destinatario non hanno l'attrezzatura di cifratura necessaria; e
b)
il materiale classificato non può essere trasmesso in tempo utile con altri mezzi.
3. Le informazioni classificate trasmesse nelle circostanze di cui al paragrafo 1 non recano alcun contrassegno o indicazione che le distinguano da informazioni non classificate o che possono essere protette mediante prodotti crittografici disponibili. I destinatari sono informati tempestivamente, con altri mezzi, del livello di classifica.
4. È presentato un successivo rapporto all'autorità competente e al gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione.
CAPO 6
SICUREZZA INDUSTRIALE
Articolo 39
Principi di base
1. Per «sicurezza industriale» si intende l'applicazione di misure che assicurino la protezione delle ICUE:
a)
nell'ambito di contratti classificati, da parte di:
i)
candidati od offerenti attraverso la procedura di appalto e aggiudicazione;
ii)
contraenti o subcontraenti lungo tutto il ciclo di vita dei contratti classificati;
b)
nell'ambito di convenzioni di sovvenzione classificate, da parte di:
i)
i richiedenti durante le procedure di concessione di una sovvenzione;
ii)
i beneficiari lungo tutto il ciclo di vita delle convenzioni di sovvenzione classificate.
2. Tali contratti o convenzioni di sovvenzione non contemplano le informazioni classificate di livello TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.
3. Se non stabilito diversamente, le disposizioni del presente capo relative ai contratti o ai contraenti si applicano anche ai subcontratti o ai subcontraenti classificati.
Articolo 40
Definizioni
Ai fini del presente capo si intende per:
a)
«contratto classificato», un contratto quadro o un contratto, conformemente al regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (13), stipulato dalla Commissione o da uno dei suoi servizi, con un contraente per la fornitura di beni mobili o immobili, l'esecuzione di lavori o la prestazione di servizi, la cui esecuzione richiede o implica la creazione, il trattamento o la conservazione di ICUE;
b)
«subcontratto classificato», un contratto stipulato da un contraente della Commissione o uno dei suoi servizi con un altro contraente (vale a dire il subcontraente) per la fornitura di beni mobili o immobili, l'esecuzione di lavori o la prestazione di servizi, la cui esecuzione richiede o implica la creazione, il trattamento o la conservazione di ICUE;
c)
«convenzione di sovvenzione classificata», una convenzione con cui la Commissione concede una sovvenzione, come stabilito nella parte I, titolo VI, del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002, la cui esecuzione richiede o implica la creazione, il trattamento o la conservazione di ICUE;
d)
«autorità di sicurezza designata» (DSA), l'autorità che fa capo all'autorità di sicurezza nazionale (NSA) di uno Stato membro, incaricata di comunicare ai soggetti industriali o di altra natura la linea politica nazionale riguardo a tutti gli aspetti della sicurezza industriale e di fornire guida e assistenza nell'attuazione della medesima. La funzione della DSA può essere espletata dall'NSA o da qualsiasi altra autorità competente.
Articolo 41
Procedura per contratti classificati o convenzioni di sovvenzione
1. In quanto autorità contraente, ogni servizio della Commissione, nell'aggiudicare un contratto classificato o una convezione di sovvenzione, assicura che le norme minime sulla sicurezza industriale previste nel presente capo siano menzionate o integrate nel contratto e che siano rispettate.
2. Ai fini del paragrafo 1, i servizi competenti della Commissione chiedono il parere della direzione generale Risorse umane e sicurezza, in particolare della direzione Sicurezza, e si assicurano che i modelli di contratti, subcontratti e convenzioni di sovvenzione includano disposizioni che riflettano i principi di base e le norme minime per proteggere le ICUE che devono essere rispettate sia dai contraenti e subcontraenti, sia dai beneficiari delle convenzioni di sovvenzione.
3. La Commissione collabora strettamente con l'NSA, la DSA o altra autorità competente degli Stati membri interessati.
4. L'autorità contraente che intende lanciare una procedura intesa a concludere un contratto classificato o una convenzione di sovvenzione chiede il parere dell'autorità di sicurezza della Commissione sulle questioni relative alla natura e agli elementi classificati della procedura durante tutte le sue fasi.
5. I modelli dei contratti e dei subcontratti classificati, delle convenzioni di sovvenzione classificate, delle comunicazioni contrattuali, degli orientamenti sulle circostanze in cui sono richiesti i nulla osta di sicurezza delle imprese (FSC), le istruzioni di sicurezza del programma o progetto (PSI), le lettere sugli aspetti di sicurezza (SAL), le visite, la trasmissione e il trasporto di ICUE nell'ambito di contratti o convenzioni di sovvenzione classificati sono definiti nelle norme di attuazione sulla sicurezza industriale, previa consultazione del gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione.
6. La Commissione può concludere contratti o convenzioni di sovvenzione classificati che comportano o implicano l'accesso a, il trattamento o la conservazione di ICUE da parte di operatori economici registrati in uno Stato membro o in uno Stato terzo che abbia concluso un accordo o un accordo amministrativo conformemente al capo 7 della presente decisione.
Articolo 42
Elementi di sicurezza in un contratto classificato o in una convenzione di sovvenzione
1. I contratti classificati o le convenzioni di sovvenzione comprendono i seguenti elementi di sicurezza:
istruzione di sicurezza del programma o progetto:
a)
per «istruzione di sicurezza del programma o progetto» (PSI) si intende un elenco delle procedure di sicurezza che sono applicate a un programma o progetto specifico per uniformare le procedure di sicurezza. L'elenco può essere riveduto per tutta la durata del programma o progetto;
b)
la direzione generale Risorse umane e sicurezza sviluppa una PSI generica. I servizi della Commissione responsabili dei programmi o dei progetti che prevedono il trattamento o la conservazione di ICUE possono sviluppare, ove opportuno, PSI specifiche basate sulla PSI generica;
c)
una PSI specifica è sviluppata in particolare per i programmi e i progetti caratterizzati da portata, entità o complessità considerevoli o dalla molteplicità e/o la diversità dei contraenti, dei beneficiari nonché degli altri partner e portatori d'interessi coinvolti, ad esempio per quanto riguarda il loro status giuridico. La PSI specifica è sviluppata dai servizi della Commissione che gestiscono il programma o progetto, in stretta collaborazione con la direzione generale Risorse umane e sicurezza;
d)
la direzione generale Risorse umane e sicurezza chiede un parere sulle PSI generiche e specifiche al gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione;
lettera sugli aspetti di sicurezza (SAL):
a)
per «lettera sugli aspetti di sicurezza» (SAL) si intende un pacchetto di condizioni contrattuali specifiche emesso dall'autorità contraente, che è parte integrante di un contratto classificato implicante l'accesso o la creazione di ICUE e in cui sono individuati i requisiti di sicurezza e gli elementi del contratto che richiedono una protezione di sicurezza;
b)
i requisiti di sicurezza specifici del contratto sono indicati in una SAL. Ove opportuno, tale SAL contiene la guida alle classifiche di sicurezza (SCG) ed è parte integrante di un contratto o subcontratto classificato o di una convenzione di sovvenzione;
c)
la SAL contiene le disposizioni che impongono al contraente o al beneficiario di osservare le norme minime stabilite dalla presente decisione. L'autorità contraente assicura che la SAL indichi che l'inosservanza di tali norme minime può essere motivo sufficiente di estinzione del contratto o della convenzione di sovvenzione.
2. Sia le PSI che le SAL comprendono una guida alle classifiche di sicurezza, quale elemento di sicurezza obbligatorio:
a)
per «guida alle classifiche di sicurezza» (SCG), si intende un documento che illustra gli elementi di un programma, progetto, contratto o convenzione di sovvenzione classificati e precisa i livelli di classifica di sicurezza applicabili. L'SCG può essere integrata per tutta la durata del programma, progetto, contratto o convenzione di sovvenzione e gli elementi informativi possono essere riclassificati o declassati; se esistente, l'SCG fa parte della SAL;
b)
prima di indire un bando di gara o di concludere un contratto classificato, il servizio della Commissione in quanto autorità contraente stabilisce la classifica di sicurezza delle informazioni che devono essere fornite ai candidati, agli offerenti o ai contraenti, nonché la classifica di sicurezza delle informazioni che il contraente deve creare. A tale scopo elabora un'SCG ai fini dell'esecuzione del contratto conformemente alla presente decisione e alle sue norme di attuazione, previa consultazione dell'autorità di sicurezza della Commissione.
c)
Per stabilire la classifica di sicurezza dei vari elementi di un contratto classificato si applicano i principi seguenti:
i)
nel redigere la SCG, il servizio della Commissione, in quanto autorità contraente, tiene conto di tutti gli aspetti di sicurezza, tra cui la classifica di sicurezza assegnata all'informazione fornita e approvata che l'originatore dell'informazione deve usare per il contratto;
ii)
il livello generale di classifica del contratto non può essere inferiore alla classifica più elevata di uno dei suoi elementi; e
iii)
ove opportuno, l'autorità contraente si mette in contatto, attraverso l'autorità di sicurezza della Commissione, con le NSA, DSA degli Stati membri o altre autorità di sicurezza competenti interessate in caso di qualsiasi modifica nella classifica delle informazioni create dai contraenti o ad essi fornite nell'esecuzione di un contratto e di eventuali ulteriori modifiche alla SCG.
Articolo 43
Accesso del personale dei contraenti e dei beneficiari alle ICUE
L'autorità contraente o che eroga la sovvenzione assicura che il contratto classificato o la convenzione di sovvenzione classificata prevedano disposizioni che consentono al personale di un contraente, subcontraente o beneficiario che ne abbiano bisogno per l'esecuzione del contratto, subcontratto o convenzione di sovvenzione classificati, l'accesso alle ICUE solo se il personale:
a)
dispone dell'autorizzazione di sicurezza del livello pertinente o è autorizzato debitamente in altro modo da una necessità di conoscere riconosciuta;
b)
sia stato istruito sulle norme di sicurezza applicabili per la protezione delle ICUE ed abbia riconosciuto le proprie responsabilità in materia di protezione di tali informazioni;
c)
abbia ricevuto il nulla osta di sicurezza al livello pertinente per le informazioni classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET dalle rispettive NSA e DSA o da altre autorità competenti.
Articolo 44
Nulla osta di sicurezza delle imprese
1. Per «nulla osta di sicurezza delle imprese» (FSC) si intende una decisione amministrativa di un'NSA, una DSA o altra autorità di sicurezza competente, secondo la quale un'impresa è in grado, sotto il profilo della sicurezza, di offrire un adeguato livello di protezione alle ICUE ad un determinato livello di classifica di sicurezza;
2. L'FSC concesso dall'NSA/DSA o altra autorità di sicurezza competente di uno Stato membro per indicare, conformemente alle disposizioni legislative e regolamentari nazionali, che un operatore economico è in grado di proteggere le ICUE al livello adatto di classifica (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET) all'interno delle proprie strutture, viene presentata all'autorità di sicurezza della Commissione, che la trasmette al servizio della Commissione operante in quanto autorità contraente o che eroga la sovvenzione, prima che a un candidato, offerente o contraente oppure a un richiedente o beneficiario della sovvenzione siano comunicate delle ICUE o possa essere concesso l'accesso a tali informazioni classificate.
3. Ove opportuno, attraverso l'autorità di sicurezza della Commissione, l'autorità contraente notifica all'NSA, DSA pertinente o altra autorità di sicurezza competente che è necessario un FSC per l'esecuzione del contratto. È richiesto un FSC o un PSC laddove occorre fornire ICUE classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET durante il processo di presentazione delle offerte.
4. L'autorità contraente o che eroga la sovvenzione non assegna all'offerente o partecipante selezionato un contratto classificato o una convenzione di sovvenzione prima di aver ricevuto conferma dall'NSA, DSA, o da altra autorità di sicurezza competente dello Stato membro in cui ha sede il contraente o subcontraente interessato, che laddove necessario è stato rilasciato l'FSC adatto.
5. Se l'NSA, DSA o altra autorità di sicurezza competente che ha rilasciato un FSC notifica l'autorità di sicurezza della Commissione in merito a modifiche dell'FSC, quest'ultima le comunica al servizio della Commissione operante come autorità contraente o che eroga la sovvenzione. In caso di subcontratto, l'NSA, DSA o altra autorità di sicurezza competente è informata di conseguenza.
6. La revoca dell'FSC da parte dell'NSA/DSA interessata o da altra autorità di sicurezza competente è motivo sufficiente per far sì che l'autorità contraente o che eroga la sovvenzione estingua il contratto classificato o escluda un candidato, offerente o richiedente dalla gara. Nei modelli di contratto e di convenzione di sovvenzione che saranno elaborati occorre inserire una disposizione a tale scopo
Articolo 45
Disposizioni per contratti e convenzioni di sovvenzione classificati
1. Qualora a un candidato, offerente o richiedente siano fornite ICUE durante la procedura di aggiudicazione, l'invito a presentare offerte contiene una disposizione che impone al candidato, offerente o richiedente che non ha presentato un'offerta o proposta o che non è stato selezionato l'obbligo di restituire tutti i documenti classificati entro un periodo di tempo determinato.
2. L'autorità contraente o che eroga la sovvenzione notifica, attraverso l'autorità di sicurezza della Commissione, all'NSA, DSA competente o altra autorità di sicurezza competente l'aggiudicazione di un contratto o di una convenzione di sovvenzione classificati e i dati pertinenti, quali il nome del/i contraente/i o beneficiari, la durata del contratto e il livello massimo di classifica.
3. In caso di estinzione di detti contratti o convenzioni di sovvenzione, l'autorità contraente o che eroga la sovvenzione ne notifica immediatamente, attraverso l'autorità di sicurezza della Commissione, l'NSA, DSA o altra autorità di sicurezza competente dello Stato membro in cui il contraente o beneficiario della sovvenzione ha sede.
4. Di norma, alla cessazione del contratto o della convenzione di sovvenzione classificati oppure al termine della partecipazione di un beneficiario della sovvenzione, il contraente o il beneficiario della sovvenzione è tenuto a restituire all'autorità contraente o che eroga la sovvenzione le ICUE in suo possesso.
5. La SAL contiene disposizioni specifiche per l'eliminazione delle ICUE durante l'esecuzione o alla cessazione del contratto o della convenzione di sovvenzione classificati.
6. Se è autorizzato a conservare le ICUE alla cessazione di un contratto o una convenzione di sovvenzione classificati, il contraente o beneficiario della sovvenzione continua a rispettare le norme minime previste dalla presente decisione nonché a proteggere la riservatezza delle ICUE.
Articolo 46
Disposizioni specifiche per i contratti classificati
1. Le condizioni pertinenti alla protezione delle ICUE alle quali è ammesso il subcontratto da parte del contraente sono definite nel bando di gara e nel contratto classificato.
2. Prima di subappaltare parti di un contratto classificato il contraente ottiene il consenso dell'autorità contraente. Nessun subcontratto che prevede l'accesso a ICUE può essere aggiudicato a subcontraenti con sede in paesi terzi, a meno che vi sia un quadro normativo per la sicurezza delle informazioni come previsto al capo 7.
3. Spetta al contraente assicurare che tutte le attività del subcontratto si svolgano secondo le norme minime previste dalla presente decisione e astenersi dal fornire ICUE a un subcontraente senza previo consenso scritto dell'autorità contraente.
4. Per quanto riguarda le ICUE create o trattate dal contraente, la Commissione è considerata l'originatore e i diritti spettanti all'originatore sono esercitati dall'autorità contraente.
Articolo 47
Visite relative a contratti classificati
1. Se un membro del personale della Commissione, dei contraenti o dei beneficiari della sovvenzione richiede l'accesso a informazioni classificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET nei rispettivi locali per l'esecuzione di un contratto o di una convenzione di sovvenzione classificati, le visite sono fissate di concerto con le NSA, DSA o altre autorità di sicurezza competenti interessate. L'autorità di sicurezza della Commissione è informata di tali visite. Tuttavia, nel contesto di programmi o progetti specifici, le NSA, DSA o altre autorità di sicurezza competenti possono anche convenire una procedura in base alla quale tali visite possono essere fissate direttamente.
2. Tutti i visitatori dispongono di un nulla osta di sicurezza adatto e hanno una necessità di conoscere per accedere alle ICUE relative al contratto classificato.
3. I visitatori possono accedere solo alle ICUE relative all'oggetto della visita.
4. disposizioni più dettagliate figureranno nelle norme di attuazione.
5. Il rispetto delle disposizioni in merito alle visite relative ai contratti classificati, stabilite nella presente decisione e nelle norme di attuazione di cui al paragrafo 4, è obbligatorio.
Articolo 48
Trasmissione e trasporto di ICUE in relazione ai contratti o alle convenzioni di sovvenzione classificati
1. Per la trasmissione di ICUE mediante mezzi elettronici si applicano le pertinenti disposizioni del capo 5 della presente decisione.
2. Per quanto riguarda il trasporto di ICUE, si applicano le pertinenti disposizioni del capo 4 della presente decisione e delle relative norme di attuazione, conformemente alle disposizioni legislative e regolamentari nazionali.
3. Per il trasporto di materiale classificato come merce, nel fissare i dispositivi di sicurezza si applicano i principi seguenti:
a)
la sicurezza è garantita in tutte le fasi del trasporto dal luogo di origine alla destinazione finale;
b)
il livello di protezione attribuito a una spedizione è determinato dal livello di classifica più elevato del materiale trasportato;
c)
qualsiasi movimento transfrontaliero di materiale classificato CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET è subordinato a un programma di trasporto elaborato dal mittente e approvato dalle NSA, DSA o altra autorità di sicurezza competente interessata;
d)
i tragitti sono effettuati, per quanto possibile, da punto a punto e sono completati quanto più rapidamente possibile secondo le circostanze;
e)
gli itinerari dovrebbero attraversare, per quanto possibile, unicamente Stati membri. Gli itinerari attraverso Stati diversi dagli Stati membri dovrebbero essere seguiti solo se autorizzati dall'NSA/DSA o da altra autorità di sicurezza competente degli Stati di spedizione e di destinazione.
Articolo 49
Trasmissione di ICUE a contraenti o beneficiari di sovvenzioni situati in Stati terzi
Le ICUE sono trasmesse a contraenti o beneficiari della sovvenzione situati in Stati terzi secondo misure di sicurezza convenute tra l'autorità di sicurezza della Commissione, il servizio della Commissione in quanto autorità contraente o che eroga la sovvenzione e l'NSA, DSA o altra autorità di sicurezza competente del paese terzo interessato in cui il contraente o il beneficiario della sovvenzione ha sede.
Articolo 50
Trattamento di informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED nell'ambito di contratti o convenzioni di sovvenzione classificati
1. La protezione delle informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED trattate o conservate nell'ambito di contratti o convenzioni di sovvenzione classificati si basa su principi di proporzionalità e efficienza economica.
2. Non sono richiesti FSC o PSC nell'ambito di contratti o convenzioni di sovvenzione classificati che implicano il trattamento di informazioni classificate di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
3. Se un contratto o una convenzione di sovvenzione comportano il trattamento di informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED in un CIS gestito da un contraente o beneficiario di sovvenzione, l'autorità contraente o che eroga la sovvenzione garantisce, previa consultazione dell'autorità di sicurezza della Commissione, che nel contratto o convenzione di sovvenzione siano specificati i requisiti tecnici e amministrativi necessari in merito all'accreditamento o all'approvazione del CIS commisurati al rischio valutato, tenendo conto di tutti i fattori pertinenti. La portata dell'accreditamento o dell'approvazione di tale CIS è concordata tra l'autorità di sicurezza della Commissione e l'NSA, DSA competente.
CAPO 7
SCAMBIO DI INFORMAZIONI CLASSIFICATE CON ALTRE ISTITUZIONI, AGENZIE, ORGANI E UFFICI DELL'UNIONE, CON GLI STATI MEMBRI E CON STATI TERZI E ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI
Articolo 51
Principi di base
1. Se la Commissione o uno dei suoi servizi stabilisce che è necessario scambiare ICUE con un'altra istituzione, agenzia, organo o ufficio dell'Unione o con uno Stato terzo od organizzazione internazionale, vengono adottate le misure necessarie per predisporre un adeguato quadro giuridico o amministrativo a tale scopo, che potrebbe comprendere accordi sulla sicurezza delle informazioni o accordi amministrativi conclusi a norma dei pertinenti regolamenti.
2. Fatto salvo l'articolo 57, le ICUE sono scambiate con un'altra istituzione, agenzia, organo o ufficio dell'Unione o con uno Stato terzo o un'organizzazione internazionale solo se è predisposto il suddetto quadro giuridico o amministrativo adeguato e se vi sono garanzie sufficienti in merito all'applicazione di principi di base e norme minime equivalenti per la protezione di informazioni classificate da parte dell'istituzione, agenzia, organo o ufficio dell'Unione o dello Stato terzo o dell'organizzazione internazionale interessati.
Articolo 52
Scambio di ICUE con altre istituzioni, agenzie, organi e uffici dell'Unione
1. Prima di stipulare un accordo amministrativo per lo scambio di ICUE con altre istituzioni, agenzie, organi o uffici dell'Unione, la Commissione si assicura che l'istituzione, l'agenzia, l'organo o l'ufficio dell'Unione interessati:
a)
disponga di un quadro normativo per la protezione delle ICUE che preveda principi di base e norme minime equivalenti a quelli stabiliti nella presente decisione e nelle relative norme di attuazione;
b)
applichi norme di sicurezza e orientamenti in materia di sicurezza del personale, sicurezza materiale, gestione delle ICUE e sicurezza dei sistemi di informazione e comunicazione (CIS) che garantiscano un livello di protezione delle ICUE equivalente a quello della Commissione;
c)
contrassegni come ICUE le informazioni classificate prodotte.
2. La direzione generale Risorse umane e sicurezza, in stretta collaborazione con altri pertinenti servizi della Commissione, è il servizio capofila della Commissione per la conclusione di accordi amministrativi per lo scambio di ICUE con altre istituzioni, agenzie, organi o uffici dell'Unione.
3. Di norma gli accordi amministrativi assumono la forma di uno scambio di lettere firmate dal direttore generale delle risorse umane e sicurezza a nome della Commissione.
4. Prima di stipulare un accordo amministrativo sullo scambio di ICUE, l'autorità di sicurezza della Commissione effettua una visita per valutare il quadro normativo che tutela le ICUE e accertare l'efficacia delle misure attuate per proteggere le ICUE. Gli accordi amministrativi entrano in vigore e le ICUE sono scambiate solo se il risultato della visita di valutazione è soddisfacente e sono state rispettate le raccomandazioni formulate in tale occasione. Sono effettuate regolari visite di valutazione per verificare il rispetto degli accordi amministrativi e l'attuazione delle misure di sicurezza nel continuo rispetto dei principi di base e delle norme minime concordati.
5. Nella Commissione, l'ufficio di registrazione delle ICUE gestito dal Segretariato generale è di norma il principale punto d'ingresso e uscita per gli scambi delle informazioni classificate con altre istituzioni, agenzie, organi e uffici dell'Unione. Tuttavia, se per motivi operativi, organizzativi o di sicurezza è più appropriato per la protezione delle ICUE, gli uffici locali di registrazione delle ICUE istituiti nei servizi della Commissione conformemente alla presente decisione operano come principale punto d'ingresso e uscita delle informazioni classificate, nell'ambito delle competenze dei servizi della Commissione interessati.
6. Il gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione è informato delle procedure per la conclusione di accordi amministrativi a norma del paragrafo 2.
Articolo 53
Scambio di ICUE con gli Stati membri
1. Le ICUE possono essere scambiate con gli Stati membri e comunicate ad essi a patto che essi proteggano tali informazioni in base ai requisiti applicabili alle informazioni classificate che recano un contrassegno di classifica di sicurezza nazionale di livello equivalente, come indicato nella tabella di equivalenza delle classifiche di sicurezza contenuta nell'allegato I.
2. Quando gli Stati membri introducono informazioni classificate che recano un contrassegno di classifica di sicurezza nazionale nelle strutture o nelle reti dell'Unione europea, quest'ultima protegge tali informazioni conformemente ai requisiti applicabili alle ICUE di livello equivalente come indicato nella tabella di equivalenza delle classifiche di sicurezza che figura nell'allegato I.
Articolo 54
Scambio di ICUE con Stati terzi e organizzazioni internazionali
1. Se la Commissione stabilisce di avere necessità a lungo termine di scambiare informazioni classificate con Stati terzi od organizzazioni internazionali, vengono adottate le misure necessarie per predisporre un adeguato quadro giuridico o amministrativo a tale scopo, che potrebbe comprendere accordi sulla sicurezza delle informazioni o accordi amministrativi conclusi a norma dei pertinenti regolamenti.
2. Gli accordi sulla sicurezza delle informazioni o gli accordi amministrativi di cui al paragrafo 1 contengono disposizioni intese ad assicurare che gli Stati terzi o le organizzazioni internazionali che ricevono le ICUE conferiscano loro una protezione appropriata al loro livello di classifica e conforme a norme minime che equivalgono a quelle previste nella presente decisione.
3. La Commissione può pattuire accordi amministrativi a norma dell'articolo 56, se la classifica delle ICUE non supera in genere il livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
4. Gli accordi amministrativi per lo scambio di informazioni classificate di cui al paragrafo 3 contengono disposizioni intese ad assicurare che gli Stati terzi o le organizzazioni internazionali che ricevono le ICUE conferiscano loro una protezione appropriata al loro livello di classifica e conforme a norme minime che equivalgono a quelle previste nella presente decisione. Il gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione è consultato in merito alla conclusione di accordi sulla sicurezza delle informazioni o di accordi amministrativi.
5. La decisione di comunicare a Stati terzi od organizzazioni internazionali le ICUE originate dalla Commissione è presa caso per caso dal servizio della Commissione all'origine di dette ICUE nella Commissione, in funzione della natura e del contenuto di tali informazioni, della necessità di conoscere del destinatario e dell'entità dei vantaggi per l'Unione. Se l'originatore delle informazioni classificate che si desiderano comunicare, o delle fonti che può contenere, non è la Commissione, il servizio della Commissione che detiene tali informazioni classificate chiede anzitutto il consenso scritto dell'originatore. Se non è possibile stabilire l'originatore, il servizio della Commissione che detiene tali informazioni classificate ne assume la responsabilità dopo aver consultato il gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione.
Articolo 55
Accordi sulla sicurezza delle informazioni
1. Gli accordi sulla sicurezza delle informazioni con Stati terzi od organizzazioni internazionali sono conclusi a norma dell'articolo 218 del TFUE.
2. Gli accordi sulla sicurezza delle informazioni:
a)
stabiliscono i principi fondamentali e le norme minime che disciplinano lo scambio di informazioni classificate tra l'Unione e uno Stato terzo od organizzazione internazionale;
b)
prevedono modalità tecniche di attuazione da concordare tra le competenti autorità di sicurezza delle istituzioni e degli organi pertinenti dell'Unione e la competente autorità di sicurezza dello Stato terzo o dell'organizzazione internazionale interessati. Tali accordi tengono conto del livello di protezione garantito dalle normative, dalle strutture e dalle procedure in materia di sicurezza esistenti nello Stato terzo o nell'organizzazione internazionale in questione;
c)
prevedono che, prima dello scambio di informazioni classificate nel quadro dell'accordo, si accerti che il destinatario è in grado di proteggere e salvaguardare in modo appropriato le informazioni classificate che gli vengono fornite.
3. Qualora a norma dell'articolo 51, paragrafo 1, si stabilisca la necessità di scambiare informazioni classificate, la Commissione consulta il Servizio europeo per l'azione esterna, il Segretariato generale del Consiglio e altre istituzioni e organi dell'Unione, se opportuno, per decidere se occorre presentare una raccomandazione a norma dell'articolo 218, paragrafo 3, del TFUE.
4. Le ICUE non sono oggetto di scambio per via elettronica, a meno che non sia esplicitamente previsto dall'accordo sulla sicurezza delle informazioni o dalle modalità tecniche di attuazione.
5. Nella Commissione, l'ufficio di registrazione delle ICUE gestito dal segretariato generale è di norma il principale punto d'ingresso e uscita per gli scambi delle informazioni classificate con Stati terzi e organizzazioni internazionali. Tuttavia, se per motivi operativi, organizzativi o di sicurezza è più appropriato per la protezione delle ICUE, gli uffici locali di registrazione delle ICUE istituiti nei servizi della Commissione conformemente alla presente decisione operano come principale punto d'ingresso e uscita delle informazioni classificate, nell'ambito delle competenze dei servizi della Commissione interessati.
6. Per valutare l'efficacia delle normative, delle strutture e delle procedure di sicurezza nello Stato terzo o nell'organizzazione internazionale in questione, la Commissione, in collaborazione con altre istituzioni, agenzie o organi dell'Unione, partecipa a visite di valutazione di comune accordo con lo Stato terzo o l'organizzazione internazionale interessati. Tali visite valutano:
a)
il quadro normativo applicabile per la protezione delle informazioni classificate;
b)
eventuali aspetti specifici della politica di sicurezza e del modo in cui è organizzata la sicurezza nello Stato terzo o nell'organizzazione internazionale che potrebbero avere un impatto sul livello delle informazioni classificate che possono essere oggetto di scambio;
c)
le misure e le procedure di sicurezza effettivamente attuate; e
d)
le procedure per il nulla osta di sicurezza per il livello delle ICUE da comunicare.
Articolo 56
Disposizioni amministrative
1. Qualora nell'ambito di un contesto politico o giuridico dell'Unione sussista una necessità a lungo termine di scambiare informazioni classificate in generale di livello non superiore a RESTREINT UE/EU RESTRICTED con uno Stato terzo o un'organizzazione internazionale e qualora l'autorità di sicurezza della Commissione, previa consultazione del gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione, abbia stabilito in particolare che la parte in questione non possiede un sistema di sicurezza sufficientemente sviluppato da consentirle di concludere un accordo sulla sicurezza delle informazioni, la Commissione può pattuire accordi amministrativi con le autorità competenti dello Stato terzo o dell'organizzazione internazionale in questione.
2. Gli accordi amministrativi assumono di norma la forma di uno scambio di lettere.
3. Prima di concludere l'accordo viene effettuata una visita di valutazione. Il gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione è informato dei risultati della visita di valutazione. Qualora vi siano ragioni eccezionali per uno scambio urgente di informazioni classificate, possono essere comunicate ICUE purché venga compiuto ogni sforzo per effettuare tale visita di valutazione il più presto possibile.
4. Le ICUE non sono oggetto di scambio per via elettronica a meno che non sia esplicitamente previsto dall'accordo amministrativo.
Articolo 57
Comunicazione eccezionale ad hoc di ICUE
1. Se non sono stati conclusi accordi sulla sicurezza delle informazioni o accordi amministrativi e se la Commissione o uno dei suoi servizi stabilisce che sussista una necessità eccezionale, nell'ambito di un contesto politico o giuridico dell'Unione, di comunicare ICUE ad uno Stato terzo od ad un'organizzazione internazionale, l'autorità di sicurezza della Commissione, per quanto possibile, verifica con le autorità di sicurezza dello Stato terzo o dell'organizzazione internazionale interessati che le rispettive normative, strutture e procedure in materia di sicurezza siano tali da garantire che le ICUE comunicate siano protette secondo norme non meno rigorose di quelle previste nella presente decisione.
2. La decisione di comunicare ICUE allo Stato terzo o all'organizzazione internazionale in questione, previa consultazione del gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione, viene presa dalla Commissione in base a una proposta del membro della Commissione responsabile della sicurezza.
3. In seguito alla decisione della Commissione di comunicare ICUE e previo consenso scritto dell'originatore, compresi gli originatori delle fonti che possono contenere, il servizio competente della Commissione inoltra le informazioni in questione, che riportano un contrassegno di divulgabilità indicante lo Stato terzo o l'organizzazione internazionale cui sono state comunicate. Prima o al momento della comunicazione effettiva, il terzo in questione si impegna per iscritto a proteggere le ICUE che riceve conformemente ai principi fondamentali e alle norme minime stabiliti nella presente decisione.
CAPO 8
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 58
Sostituzione di precedenti decisioni
La presente decisione abroga e sostituisce la decisione 2001/844/CE, CECA, Euratom della Commissione (14).
Articolo 59
Informazioni classificate create prima dell'entrata in vigore della presente decisione
1. Tutte le ICUE classificate conformemente alla decisione 2001/844/CE, CECA, Euratom continuano a essere protette conformemente alle pertinenti disposizioni della presente decisione.
2. Tutte le informazioni classificate in possesso della Commissione alla data di entrata in vigore della decisione 2001/844/CE, CECA, Euratom, eccetto le informazioni classificate Euratom:
a)
se create dalla Commissione, continuano a essere considerate riclassificate per difetto al livello «RISERVATO UE», a meno che l'autore abbia deciso di conferire loro un'altra classificazione entro il 31 gennaio 2002 e ne abbia informato tutti i destinatari del documento in questione;
b)
se create da fonti esterne alla Commissione, conservano la classificazione originaria e sono quindi trattate come ICUE di grado equivalente, a meno che l'autore acconsenta a declassificarle o declassarle.
Articolo 60
Norme di attuazione e comunicazioni di sicurezza
1. Se necessario, l'adozione delle norme di attuazione della presente decisione sarà oggetto di una decisione separata della Commissione volta ad abilitare il membro della Commissione responsabile della sicurezza, nel pieno rispetto del regolamento interno.
2. Una volta abilitato in forza della suddetta decisione della Commissione, il membro della Commissione responsabile della sicurezza può elaborare comunicazioni di sicurezza che definiscano orientamenti e migliori pratiche in materia nel quadro della presente decisione e delle relative norme di attuazione.
3. La Commissione può delegare i compiti di cui ai paragrafi 1 e 2 al direttore generale delle risorse umane e della sicurezza con decisione di delega separata, nel pieno rispetto del regolamento interno.
Articolo 61
Entrata in vigore
La presente decisione entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Fatto a Bruxelles, il 13 marzo 2015