DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 1268/2012 DER KOMMISSION
vom 29. Oktober 2012
über die Anwendungsbestimmungen für die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die finanziellen Bestimmungen für den Gesamthaushaltsplan der Union (1), insbesondere auf die Artikel 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 und 209,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (2) wurde in wesentlichen Punkten geändert und durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 (im Folgenden „Haushaltsordnung“) ersetzt. Daher ist es erforderlich, die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 der Kommission vom 23. Dezember 2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (3) an die Haushaltsordnung anzupassen. Aus Gründen der Klarheit ist es notwendig, die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 zu ersetzen.
(2)
Nach Artikel 290 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (im Folgenden „AEUV“) kann der Kommission in Gesetzgebungsakten die Befugnis, Rechtsakte ohne Gesetzescharakter zu erlassen, nur zur Ergänzung oder Änderung bestimmter nicht wesentlicher Vorschriften des betreffenden Gesetzgebungsaktes übertragen werden. Aus diesem Grund wurden einige Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 in die Haushaltsordnung übernommen; sie sollten folglich nicht in die vorliegende Verordnung aufgenommen werden.
(3)
Die Kommission hat im Rahmen ihrer Vorbereitungsarbeiten angemessene Konsultationen, auch auf der Sachverständigenebene, durchgeführt und dafür Sorge getragen, dass die einschlägigen Dokumente dem Europäischen Parlament und dem Rat zeitgleich, rechtzeitig und ordnungsgemäß übermittelt werden.
(4)
Was die Haushaltsgrundsätze und insbesondere den Grundsatz der Einheit anbelangt, so werden aufgrund der vereinfachten Bestimmungen über die Erwirtschaftung und Einziehung von Zinsen aus Vorfinanzierungsbeträgen, insbesondere aufgrund des Verzichts auf die Verpflichtung für Finanzhilfeempfänger, aus Vorfinanzierungen Zinsen zu erwirtschaften, die Bestimmungen über Anwendungsbereich und Bedingungen für die Einziehung von Zinsen hinfällig. Sofern mit Haushaltsvollzugsaufgaben betraute Einrichtungen dennoch dieser Verpflichtung unterliegen, sollten die Vorschriften über die Identifizierung, Verwendung und Verbuchung der Zinserträge in die Übertragungsvereinbarungen mit den betreffenden Einrichtungen aufgenommen werden. Stehen die Zinserträge aus Vorfinanzierungen aufgrund solcher Vereinbarungen der Union zu, so sollten sie als zweckgebundene Einnahmen an den Haushalt abgeführt werden.
(5)
In Bezug auf den Grundsatz der Jährlichkeit ist es wichtig, die Bedeutung von für das jeweilige Haushaltsjahr bewilligten Mitteln und die vorbereitenden Stufen für die Mittelbindung zu präzisieren; wenn diese Stufen bis zum 31. Dezember abgeschlossen sind, können Mittel für Verpflichtungen auf das folgende Haushaltsjahr übertragen werden.
(6)
Zum Grundsatz der Rechnungseinheit sollte präzisiert werden, welche Kurse für die Umrechnung zwischen dem Euro und den anderen Landeswährungen bei der Verwaltung der Kassenmittel und der Rechnungsführung heranzuziehen sind. Darüber hinaus sollte in Bezug auf die Verbuchung der Ergebnisse solcher Währungsumrechnungen noch mehr Transparenz geschaffen werden. Nach der Einführung des Euro sollte die Verpflichtung der Kommission, den Mitgliedstaaten Informationen über die zwischen verschiedenen Währungen vorgenommenen Kassenmittelübertragungen vorzulegen, aufgehoben werden.
(7)
Zu den Ausnahmen vom Grundsatz der Gesamtdeckung sollte festgelegt werden, wie zweckgebundene Einnahmen, insbesondere Beiträge der Mitgliedstaaten oder von Drittländern zu bestimmten Unionsprogrammen haushaltstechnisch zu behandeln sind; außerdem sollten die Grenzen präzisiert werden, die der Verrechnung von Ausgaben und Einnahmen gesetzt sind. Insbesondere ist angesichts der gängigen Praxis aus Gründen der Rechtssicherheit klarzustellen, dass bei zweckgebundenen Einnahmen in der Regel die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen automatisch generiert werden sollten, sobald die Einnahmen bei dem betreffenden Organ eingegangen sind. Des Weiteren ist festzulegen, in welchen Ausnahmefällen zweckgebundene Einnahmen schon vor ihrem tatsächlichen Eingang bei dem betreffenden Organ bereitgestellt werden können.
(8)
Zum Grundsatz der Spezialität sollte präzisiert werden, wie die Prozentsätze für die Mittelübertragungen berechnet werden, die die Organe aufgrund ihrer Haushaltsautonomie vornehmen können. Das Europäische Parlament und der Rat sollten anhand einer ausführlichen Erläuterung der ihnen vorzulegenden Anträge auf Mittelübertragungen umfassend informiert werden.
(9)
In Bezug auf die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung ist festzulegen, zu welchem Zweck und wie oft mindestens die Programme und Tätigkeiten ex ante, zwischenzeitlich und ex post zu bewerten sind, und welche Informationen der einem Rechtsakt beigefügte Finanzbogen enthalten muss.
(10)
Was den Grundsatz der Transparenz anbelangt, so schafft die Veröffentlichung von Daten unter namentlicher Nennung der Empfänger und der genauen Beträge, die sie erhalten haben, mehr Transparenz im Hinblick auf die Verwendung der betreffenden Mittel. Durch solche den Bürgern zur Verfügung gestellte Informationen wird die öffentliche Kontrolle der Verwendung der betreffenden Beträge gestärkt und es wird ein Beitrag zur bestmöglichen Verwendung öffentlicher Mittel geleistet. Handelt es sich bei den Empfängern allerdings um natürliche Personen, so unterliegt die Veröffentlichung solcher Daten den Vorschriften für den Schutz personenbezogener Daten. Daher sollten personenbezogene Daten nur veröffentlicht werden, wenn ihre Veröffentlichung notwendig ist und in einem angemessenen Verhältnis zu dem verfolgten legitimen Zweck steht.
(11)
Die Informationen über die Verwendung von Mitteln der Union sollten auf einer Internetseite der einzelnen Organe veröffentlicht werden; sie sollten zumindest Namen und Ort des Empfängers, den Betrag und den Zweck der Mittel beinhalten. Dabei sollten die Kriterien des Artikels 35 Absatz 3 der Haushaltsordnung berücksichtigt werden, insbesondere Art und Höhe des gewährten Betrags.
(12)
Im Falle von Preisgeldern, Finanzhilfen und Aufträgen, die im Anschluss an ein öffentliches Vergabeverfahren gewährt bzw. vergeben wurden, wie dies insbesondere bei Wettbewerben, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und Ausschreibungen der Fall ist, sollten Name und Ort der Empfänger von Mitteln der Union unter Achtung der Grundsätze des AEUV, insbesondere der Grundsätze der Transparenz, der Verhältnismäßigkeit, der Gleichbehandlung und der Nichtdiskriminierung veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung sollte darüber hinaus dazu beitragen, öffentliche Auswahlverfahren durch die Antragsteller zu kontrollieren, deren Anträge im Rahmen des Wettbewerbs abgelehnt wurden.
(13)
Personenbezogene Daten sollten nur solange veröffentlicht werden, wie die Mittel vom Empfänger verwendet werden; daher sollten sie nach zwei Jahren entfernt werden. Dasselbe sollte auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen gelten, aus deren offiziellem Titel die Namen einer oder mehrerer natürlicher Personen hervorgehen.
(14)
In den meisten Fällen, die unter die vorliegende Verordnung fallen, betrifft die Veröffentlichung juristische Personen.
(15)
Im Falle von natürlichen Personen sollte die Veröffentlichung nur in Erwägung gezogen werden, wenn dabei der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zwischen der Höhe des gewährten Betrags und der notwendigen Sicherstellung einer optimalen Mittelverwendung gewahrt wird. Sind natürliche Personen betroffen, so steht die Veröffentlichung der Region auf der Ebene NUTS 2 im Einklang mit dem Ziel der Veröffentlichung von Informationen zu den Empfängern und gewährleistet die Gleichbehandlung von Mitgliedstaaten unterschiedlicher Größe unter Wahrung des Rechts der Empfänger auf Achtung des Privatlebens und insbesondere den Schutz personenbezogener Daten.
(16)
Informationen über Stipendien und andere Direkthilfen, die besonders bedürftigen natürlichen Personen gezahlt werden, sollten von der Veröffentlichung ausgenommen bleiben.
(17)
Um die Wahrung des Grundsatzes der Gleichbehandlung von Empfängern sicherzustellen, sollte die Veröffentlichung von Informationen über natürliche Personen auch im Einklang mit der Verpflichtung der Mitgliedstaaten erfolgen, eine umfassende Transparenz in Bezug auf Aufträge zu schaffen, deren Wert den in der Richtlinie 2004/18/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 31. März 2004 über die Koordinierung der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Bauaufträge, Lieferaufträge und Dienstleistungsaufträge festgesetzten Betrag übersteigt (4).
(18)
Name und Ort des Empfängers sowie Betrag und Zweck der Mittel sollten nicht veröffentlicht werden, falls ihre Veröffentlichung die in der Charta der Grundrechte der Europäischen Union geschützte Integrität des Empfängers gefährden könnte oder seine legitimen geschäftlichen Interessen beeinträchtigen würde.
(19)
Der Eingliederungsplan sollte die für das Haushaltsverfahren erforderliche Klarheit und Transparenz bieten.
(20)
Ferner sollten Handlungen definiert werden, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt bewirken.
(21)
In Bezug auf die indirekte Mittelverwaltung ist der Rahmen für eine solche Befugnisübertragung sowie der Inhalt der Übertragungsvereinbarung festzulegen. Jede mit Haushaltsvollzugsaufgaben betraute Einrichtung oder Person sollte den Schutz der finanziellen Interessen der Union nach Maßgabe der Haushaltsordnung sicherstellen. Um eine wirtschaftliche Verwaltung von Mitteln der Union durch die betrauten Einrichtungen sicherzustellen, sollte festgelegt werden, unter welchen Bedingungen die Kommission die Systeme, Vorschriften und Verfahren dieser Einrichtungen oder Personen als den ihren gleichwertig ansehen kann.
(22)
Die Exekutivagenturen, über die die Kommission die Kontrolle behält, sollten den Status eines bevollmächtigten Anweisungsbefugten der Kommission für die Ausführung des Haushaltsplans der Union erhalten.
(23)
Im Falle einer indirekten Mittelverwaltung mit internationalen Organisationen sollten die für diese Art der Mittelverwaltung in Frage kommenden Organisationen angegeben werden.
(24)
Werden öffentliche Einrichtungen oder privatrechtliche Einrichtungen, die im öffentlichen Auftrag tätig werden, mit Haushaltsvollzugsaufgaben betraut, sollten die Bedingungen dafür dargelegt werden.
(25)
Für die indirekte Mittelverwaltung sind ausführliche Vorschriften für die Verfahren zur Rechnungsprüfung und Rechnungsannahme sowie zum Ausschluss aller Ausgaben von der Finanzierung aus Mitteln der Union, deren Auszahlung nicht nach geltendem Recht erfolgt ist, festzulegen.
(26)
Privatrechtliche Einrichtungen, die auf Rechnung der Kommission vorbereitende oder untergeordnete Arbeiten durchführen, sollten im Wege von Vergabeverfahren ausgewählt werden.
(27)
Was die Rolle der Finanzakteure anbelangt, so wird den Anweisungsbefugten mit der Reform des Finanzmanagements und der Abschaffung der zentralen Ex-ante-Kontrollen eine größere Verantwortung für alle Einnahmen- und Ausgabenvorgänge, auch in Bezug auf interne Kontrollsysteme, übertragen. Künftig sollten das Europäische Parlament und der Rat informiert werden, wenn bevollmächtigte Anweisungsbefugte ernannt werden oder aus dem Amt ausscheiden. Daher sollten auch ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie die von ihnen zu beachtenden Verfahrensgrundsätze festgelegt werden. Die Internalisierung der Ex-ante-Kontrollen erfordert insbesondere eine klare Unterscheidung zwischen der Einleitung und der Überprüfung der Haushaltsvollzugshandlungen. Außerdem muss jedes Organ einen berufsethischen Kodex für die mit Ex-ante- und Ex-post-Überprüfungen beauftragten Bediensteten festlegen. Des Weiteren ist vorzusehen, dass dem Organ, das unter anderem für die Ex-post-Überprüfungen zuständig ist, jährlich ein Tätigkeitsbericht vorgelegt wird. Die Belege für die ausgeführten Handlungen sollten aufbewahrt werden. Aufgrund des Ausnahmecharakters des Verhandlungsverfahrens bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sollten dem betreffenden Organ ein Sonderbericht und dem Europäischen Parlament und dem Rat eine Mittelung über alle Arten dieser Verhandlungsverfahren vorgelegt werden.
(28)
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 sollte dahingehend angepasst werden, dass der Doppelrolle des Delegationsleiters als nachgeordnet bevollmächtigter Anweisungsbefugter für den Europäischen Auswärtigen Dienst (im Folgenden „EAD“) sowie - im Hinblick auf operative Mittel - für die Kommission Rechnung getragen wird.
(29)
Zur Klärung der Verantwortlichkeiten sollten die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Rechnungsführers im Zusammenhang mit den Rechnungsführungssystemen, der Verwaltung der Kassenmittel sowie der Verwaltung von Bankkonten und Rechtsträger-Dateien genau definiert werden. Ferner sollten die Modalitäten für das Ausscheiden des Rechnungsführers aus dem Amt festgelegt werden.
(30)
Außerdem sollte geregelt werden, unter welchen Bedingungen die Mittelverwaltung über Zahlstellen, die eine Ausnahme von den üblichen Haushaltsverfahren darstellt, in Anspruch genommen werden kann; die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Zahlstellenverwalter sowie des Anweisungsbefugten und Rechnungsführers bei der Kontrolle von Zahlstellen sollten ebenfalls präzisiert werden. Das Europäische Parlament und der Rat sollten informiert werden, wenn die betreffenden Personen benannt werden oder aus dem Amt ausscheiden. Aus Gründen der Effizienz sollte bei den Delegationen für Mittel des Einzelplans Kommission sowie für Mittel des Einzelplans EAD des Gesamthaushaltsplans nur eine Zahlstelle eingerichtet werden. Es hat sich als notwendig erwiesen, den Zahlstellen die Nutzung von Debitkarten zu gestatten, um insbesondere in den Delegationen der Union und den Vertretungen die Zahlungen zu vereinfachen und das mit dem Umgang mit Barmitteln verbundene Risiko zu verringern.
(31)
Sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der einzelnen Finanzakteure einmal festgeschrieben, können diese nur nach Maßgabe des Statuts für die Beamten der Europäischen Union und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union zur Verantwortung gezogen werden. Die in den einzelnen Organen eingerichteten Fachgremien für finanzielle Unregelmäßigkeiten haben sich als wirksame Instrumente zur Feststellung finanzieller Unregelmäßigkeiten erwiesen und sollten daher beibehalten werden. Es ist zu präzisieren, wie ein Anweisungsbefugter sich eine Weisung, die seiner Auffassung nach eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verstößt, bestätigen lassen kann, und damit aus der Verantwortung entlassen wäre.
(32)
Im Einnahmenbereich ist - vom Sonderfall der Eigenmittel abgesehen, die unter den Beschluss 2007/436/EG, Euratom des Rates vom 7. Juni 2007 über das System der Eigenmittel der Europäischen Gemeinschaften (5) fallen - festzulegen, welches die Aufgaben, auch in Bezug auf die Kontrolle, des Anweisungsbefugten in den verschiedenen Etappen sind: Aufstellung der Forderungsvorausschätzung, Einziehungsanordnung, Versendung der Zahlungsaufforderung, mit der der Schuldner von der Feststellung der Forderung unterrichtet wird, Berechnung etwaiger Verzugszinsen und - falls erforderlich - Entscheidung über einen Forderungsverzicht nach Maßgabe von Kriterien, die die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung gewährleisten, um eine effiziente Einziehung von Einnahmen sicherzustellen.
(33)
Die Rolle des Rechnungsführers bei der Einziehung von Einnahmen und bei der Gewährung verlängerter Fristen für die Zahlung von Ausgaben ist zu präzisieren. Ferner sollte der Rechnungsführer die Einziehung von Zahlungen flexibel handhaben und u. a. Schulden direkt verrechnen oder in Ausnahmefällen auf eine Sicherheitsleistung verzichten können, wenn der Schuldner zahlungswillig und in der Lage ist, die Schuld innerhalb der verlängerten Frist zu begleichen, aber keine Sicherheit leisten kann; dabei sollte er dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gebührend Rechnung tragen.
(34)
Um die Verwaltung von Vermögenswerten zu sichern und gleichzeitig Einnahmen zu erwirtschaften, sind vorläufig eingenommene Beträge wie etwa angefochtene Geldbußen in Wettbewerbssachen in Finanzanlagen zu investieren, und es ist festzulegen, für welche Zwecke die Zinserträge aus diesen Investitionen zu verwenden sind.
(35)
Um sicherzustellen, dass der Kommission alle für die Annahme der Finanzierungsbeschlüsse erforderlichen Informationen vorliegen, sind die Mindestanforderungen an den Inhalt von Finanzierungsbeschlüssen über Finanzhilfen, Auftragsvergabe, Treuhandfonds, Preisgelder und Finanzierungsinstrumente festzulegen.
(36)
Bei den Ausgaben sind der Zusammenhang zwischen Finanzierungsbeschlüssen, globalen Mittelbindungen und Einzelmittelbindungen sowie die Merkmale dieser einzelnen Etappen zu klären, um klare Rahmenbedingungen für die einzelnen Etappen des Haushaltsvollzugs vorzugeben.
(37)
Es ist klarzustellen, welcher Zusammenhang zwischen der Feststellung der Ausgabe, der Anordnung der Ausgabe und der Zahlung einerseits sowie den Kontrollen durch den Anweisungsbefugten andererseits besteht, die dieser bei der Feststellung der Ausgabe durch Anbringung des Zahlbarkeitsvermerks vornehmen muss. Es sollte festgelegt werden, welche Belege für Zahlungen vorzulegen sind, und welche Vorschriften für die Abrechnung der Vorfinanzierungen und Zwischenzahlungen gelten.
(38)
Um sicherzustellen, dass Zahlungen an die Empfänger nicht unnötig verzögert werden, sollten unter Berücksichtigung der Richtlinie 2011/7/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. Februar 2011 zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr (6) ausführliche Regeln in Bezug auf die geltenden Fristen für Feststellung der Ausgaben und Zahlung festgelegt werden.
(39)
Für die Zwecke der internen Prüfung ist das Verfahren zur Ernennung des Prüfers zu regeln; seine Unabhängigkeit gegenüber dem Organ, das ihn benannt hat und dem er berichten muss, ist zu gewährleisten. Um gegenüber dem Europäischen Parlament und dem Rat Transparenz zu gewährleisten, sollten diese beiden Organe über jede Ernennung und über jedes Ausscheiden eines Prüfers aus dem Amt informiert werden.
(40)
Die Vorschriften für die Auftragsvergabe sollten sich auf die Richtlinie 2004/18/EG stützen. Dabei ist Folgendes festzulegen: die verschiedenen Arten von Vergabeverfahren, die Regeln für die Veröffentlichung, die Bedingungen für die Inanspruchnahme bestimmter Verfahren und die Hauptmerkmale der bestehenden Verfahren, die Auswahl- und Zuschlagskriterien, die Regel für den Zugang zu Ausschreibungsunterlagen und für den Informationsaustausch mit Bietern oder Bewerbern sowie - für Aufträge, die die Kommission auf eigene Rechnung vergibt - die Schwellen und Modalitäten für die Schätzung des jeweiligen Auftragswerts.
(41)
Mittels der Auftragsvergabeverfahren soll dem Bedarf der Organe unter Gewährleistung eines gleichberechtigten Zugangs zu öffentlichen Aufträgen und unter Beachtung der Grundsätze der Transparenz und der Nichtdiskriminierung zu den bestmöglichen Bedingungen Rechnung getragen werden. Um Transparenz und die Gleichbehandlung von Bewerbern und Bietern zu gewährleisten und um sicherzustellen, dass die Anweisungsbefugten die volle Verantwortung für die endgültige Entscheidung tragen, ist das Verfahren zur Öffnung und anschließenden Bewertung von Angeboten und Teilnahmeanträgen zu regeln, und zwar von der Einsetzung eines Ausschusses bis hin zum begründeten und mit Belegen untermauerten Beschluss über den Zuschlag bzw. über die Gewährung der Finanzhilfe, der letztendlich vom öffentlichen Auftraggeber gefasst wird.
(42)
Aufgrund der Erfahrungen in der Vergangenheit muss ein neues Vergabeverfahren für Aufträge von mittlerem Wert eingerichtet werden. Es ist erforderlich, die Verwendung des „Anbieterverzeichnisses“ unter denselben Bedingungen wie die „Aufforderung zur Interessenbekundung“ zu gestatten, denn durch das genannte Verzeichnis verringert sich der Verwaltungsaufwand für potenzielle Bieter.
(43)
Zum Schutz der finanziellen Interessen der Union während der Ausführung von Aufträgen ist eine Möglichkeit vorzusehen, den Unternehmen, die im Vergabeverfahren ihre finanzielle Leistungsfähigkeit nachgewiesen haben, eine gesamtschuldnerische Haftung für die Ausführung des entsprechenden Vertrags aufzuerlegen.
(44)
Zum Schutz der finanziellen Interessen der Union und zwecks Gewährleistung der Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen ist eine Möglichkeit vorzusehen, dem Auftragnehmer vorzuschreiben, dass bestimmte kritische Aufgaben direkt von ihm selbst ausgeführt werden.
(45)
Zur Gewährleistung einer fachgerechten Auftragsausführung ist eine Möglichkeit vorzusehen, die Bieter mit potenziellen Interessenkonflikten abzulehnen.
(46)
Da finanzielle Sicherheiten nicht mehr automatisch vorgeschrieben werden, müssen die Kriterien festgelegt werden, nach denen sie verlangt werden können.
(47)
Der Anwendungsbereich des Titels über die Finanzhilfen muss präzisiert werden, insbesondere in Bezug auf die Art der Maßnahmen und die Art der förderfähigen Einrichtungen sowie hinsichtlich der zur Gewährung von Finanzhilfen verwendbaren rechtlichen Verpflichtungen. Für diese rechtlichen Verpflichtungen sollten die Kriterien für die Entscheidung zwischen Finanzhilfevereinbarungen und -beschlüssen und die darin enthaltenen Mindestangaben konkret festgelegt sowie die Möglichkeit von auf Partnerschaftsrahmenvereinbarungen beruhenden Einzelfinanzhilfevereinbarungen oder -beschlüssen vorgesehen werden, damit Gleichbehandlung gewährleistet und eine Beschränkung des Zugangs zu Finanzierungen aus Unionsmitteln vermieden wird.
(48)
Im Anwendungsbereich des Titels über die Finanzhilfen sollten auch der mit der Haushaltsordnung eingeführte, gesonderte Titel für Finanzierungsinstrumente und Preisgelder einerseits sowie die grundlegenden Regeln für die Gewährung von Finanzhilfen, förderfähige Kosten, die Streichung des Grundsatzes der Degressivität, die Verwendung vereinfachter Arten von Finanzhilfen (Pauschalbeträge, Einheitskosten und Pauschalfinanzierung) und die Abschaffung der verbindlichen Stellung von Sicherheiten für Vorfinanzierungen andererseits berücksichtigt werden.
(49)
Fortschritte hin zum elektronischen Informationsaustausch und zur Einreichung von Dokumenten auf elektronischem Wege, die eine wesentliche Vereinfachung darstellen, sollten mit klaren Bedingungen für die Abnahme der zu verwendenden Systeme einhergehen, damit ein verlässliche rechtliche Grundlage für deren Benutzung geschaffen wird.
(50)
Die Grundsätze des Gewinnverbots und der Kofinanzierung sollten im Einklang mit den in der Haushaltsordnung eingeführten Klarstellungen und Vereinfachungen überarbeitet werden. Insbesondere ist es der Klarheit wegen erforderlich, detaillierte Vorschriften zu den Arten von Einnahmen, die im Rahmen des Gewinnverbots einzubehalten sind, sowie zu externer Kofinanzierung und Sachleistungen festzulegen.
(51)
Im Hinblick auf den Grundsatz der Transparenz sollten die Annahme und Veröffentlichung mehrjähriger Arbeitsprogramme genehmigt werden; Letztere sind für die Antragsteller von größerem Wert, da diese Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen leichter antizipieren und besser vorbereiten können. In diesem Zusammenhang sollten die Bedingungen, unter denen Arbeitsprogramme als Finanzierungsbeschluss gelten können, festgelegt werden. Zur Gewährleistung der Transparenz ist es auch erforderlich, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen zu veröffentlichen, außer in dringenden Fällen oder in Fällen, in denen die Maßnahme nur von einem einzigen Unternehmen durchgeführt werden kann. Die Angaben, die in einer solchen Veröffentlichung mindestens enthalten sein müssen, sind festzulegen.
(52)
Da die Bedingungen für die Förderfähigkeit von Mehrwertsteuerbeträgen, die von Empfängern gezahlt wurden, anfällig für Fehler und Unstimmigkeiten sind, ist zu gewährleisten, dass die Begriffe „nicht erstattungsfähige Mehrwertsteuerbeträge“ und „Nichtsteuerpflichtiger“ im Sinne des Artikels 13 Absatz 1 der Richtlinie 2006/112/EG des Rates vom 28. November 2006 über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem (7) bezüglich der von diesen Begriffen betroffenen Tätigkeiten einheitlich ausgelegt und angewandt werden.
(53)
Aus Gründen der Transparenz, der Gleichbehandlung der Antragsteller und der Verantwortlichkeit der Anweisungsbefugten ist jede Phase des Verfahrens zur Gewährung einer Finanzhilfe zu regeln, von der Antragstellung, für die die Kommission ein Mindestmaß an Information für die Antragsteller bereitstellen sollte, bis zur Bewertung des Antrags anhand zuvor festgelegter Förder-, Auswahl- und Gewährungskriterien bis hin zur endgültigen Entscheidung durch den Anweisungsbefugten, die ordnungsgemäß mit Belegen untermauert werden muss. Es müssen detaillierte Vorschriften über die Zusammensetzung und die Aufgaben des Ausschusses, der die Vorschläge anhand der Auswahl- und Gewährungskriterien zu bewerten hat, sowie über die Möglichkeiten, mit den Antragstellern während des Finanzhilfeverfahrens Kontakt aufzunehmen oder diese zur Anpassung ihrer Vorschläge aufzufordern, festgelegt werden. In diesen Möglichkeiten sollten sich die in der Haushaltsordnung eingeführten Anforderungen an eine ordnungsgemäße Verwaltung niederschlagen; ferner sollten darin die Bedingungen aufgeführt sein, unter denen Vorschläge vor der Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarungen oder der Zustellung der Finanzhilfebeschlüsse unter Wahrung des Grundsatzes der Gleichbehandlung der Antragsteller und des Grundsatzes, dass die Initiative für die einzelnen Schritte allein bei den Antragstellern liegt, angepasst werden können.
(54)
Da die Verwendung von Pauschalbeträgen, Einheitskosten und Pauschalfinanzierungen in der Haushaltsordnung vereinfacht und ausgeweitet wird, sollten die Begriffsbestimmungen dieser vereinfachten Arten von Finanzhilfen klarer gefasst werden. Insbesondere ist es erforderlich klarzustellen, dass mit diesen wie mit allen anderen Arten von Finanzhilfe die Deckung verschiedener Kategorien förderfähiger Kosten bezweckt wird, und deutlich zu machen, dass die entsprechenden Beträge nicht zwangsläufig im Vorhinein festgelegt werden müssen; dies ist von großer Bedeutung in Fällen, in denen die genannten Beträge auf Basis der Kostenrechnungspraxis des Empfängers bestimmt werden. Darüber hinaus ist für die Kontinuität der Finanzierungsvorschriften innerhalb eines bestimmten Programms zu sorgen. Zu diesem Zweck sollte es zulässig sein, die vereinfachten Finanzhilfearten während der gesamten Laufzeit anzuwenden. Für statistische Zwecke, aus methodischen Gründen oder zur Prävention und Aufdeckung von Betrug ist der Zugriff auf Angaben zum Buchführungssystem eines Empfängers erforderlich, selbst wenn die Finanzierung über Pauschalbeträge, Einheitskosten oder Pauschalfinanzierung erfolgt. Mit diesen Prüfungen sollten allerdings die Einheitswerte der bereits vereinbarten Pauschalbeträge, Einheitskosten oder Pauschalfinanzierung nicht in Frage gestellt werden.
(55)
Entsprechend dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung muss die Kommission sich in diesem Bereich Garantien verschaffen: zunächst in der Phase der Antragstellung (externe Prüfungen, wenn die zu finanzierenden Kosten einen bestimmten Wert übersteigen), dann in der Phase der Auszahlung der Vorfinanzierungsbeträge, sofern die Risiken laut Bewertung des Anweisungsbefugten es rechtfertigen (vorherige Sicherheitsleistungen), schließlich bei Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags (Einreichung von Prüfern erstellter Bescheinigungen bei Zahlungsanträgen mit hohem Volumen und hoher Risikoanfälligkeit).
(56)
Die Bedingungen und Verfahren für die Aussetzung und Kürzung von Finanzhilfen sollten klarer gefasst werden, sodass die Gründe für eine solche Aussetzung oder Kürzung besser definiert sind, die Empfänger angemessen informiert werden und gewährleistet ist, dass die Empfänger ihr Recht auf Verteidigung in jeder Phase wahrnehmen können.
(57)
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung in der Union bedeutet auch, dass die Empfänger selbst die Finanzhilfen der Union sparsam und effizient verwenden. Insbesondere sollten die Kosten für von Empfängern zur Durchführung einer Maßnahme vergebene Aufträge als förderfähig anerkannt werden, sofern im Rahmen dieser Durchführungsaufträge das Angebot mit dem besten Verhältnis zwischen Qualität und Preis den Zuschlag erhält.
(58)
Da die Beschränkungen des Rückgriffs auf die Förderung Dritter durch einen Finanzhilfeempfänger in der Haushaltsordnung gelockert werden, ist es erforderlich, Mindestbedingungen festzulegen, die auf der Ebene der Finanzhilfevereinbarung abzusprechen oder in den Finanzhilfebeschluss einzufügen sind, damit die Förderung Dritter durch einen Finanzhilfeempfänger klar von der Ausführung von Haushaltsvollzugsaufgaben durch eine betraute Einrichtung im Rahmen der indirekten Mittelverwaltung unterschieden wird.
(59)
Die Befugnisse zur Verhängung von Sanktionen gegen Finanzhilfeempfänger sollten auf die für die Vergabe öffentlicher Aufträge geltenden Vorschriften abgestimmt werden, da sie von gleicher Art sind und hinsichtlich Wirksamkeit und Verhältnismäßigkeit denselben Regeln unterliegen sollten.
(60)
Preisgelder sollten den Grundsätzen der Transparenz und der Gleichbehandlung in derselben Weise unterliegen wie Finanzhilfen. In diesem Zusammenhang sollten auch die Mindestangaben für Arbeitsprogramme und Wettbewerbe unter Berücksichtigung der entsprechenden Anforderungen für Finanzhilfen festgelegt werden. Insbesondere sollten die Bedingungen, unter denen Arbeitsprogramme als Finanzierungsbeschlüsse betrachtet werden können, sowie die Mindestangaben in Teilnahmebedingungen eines Wettbewerbs - vor allem die Bedingungen für die Auszahlung des Preisgelds an die Gewinner bei Zuschlagserteilung - und die geeigneten Publikationsmedien ausdrücklich genannt werden.
(61)
Die Beachtung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung erfordert außerdem die Festlegung eines klar umrissenen Vergabeverfahrens, von der Einreichung der Beiträge bis zur Information der Antragsteller und Notifizierung des Gewinners. Dieses Verfahren sollte eine Bewertung der Beiträge durch ein Gremium vom zuständigen Anweisungsbefugten ernannter Sachverständiger einschließen, das die in den Teilnahmebedingungen des Wettbewerbs enthaltenen Vergabekriterien heranzieht, damit Sachverstand und Neutralität bei der Bewertung der Beiträge gewährleistet sind. Auf der Grundlage der Empfehlungen dieser Sachverständigen sollte der zuständige Anweisungsbefugte abschließend über die Vergabe des Preisgelds entscheiden, da die Zuständigkeit für den Haushaltsvollzug stets bei der Kommission liegt.
(62)
Damit eine harmonische Umsetzung der verschiedenen Finanzierungsinstrumente innerhalb der Kommission gesichert ist, sollte der in Titel VIII der Haushaltsordnung dargelegte allgemeine Rahmen durch detaillierte Vorschriften für die Verwaltung von Finanzierungsinstrumenten einschließlich Bestimmungen über die Auswahl betrauter Einrichtungen, den Inhalt von Übertragungsvereinbarungen, Verwaltungskosten und -gebühren sowie über Treuhandkonten ergänzt werden.
(63)
Regeln für die Auswahl von Finanzmittlern und Endempfängern sollten festgelegt werden, insbesondere wenn Finanzierungsinstrumente ausnahmsweise - entweder durch zweckgebundene Anlageformen oder andere Haushaltsmechanismen - direkt verwaltet werden, wodurch eine effiziente Verwendung der Mittel der Union gewährleistet wird.
(64)
Die Bedingungen für den Einsatz von Finanzierungsinstrumenten, auch in Bezug auf die Hebelwirkung, und der Überwachungsrahmen sollten festgelegt werden. Darüber hinaus muss dafür gesorgt werden, dass Finanzierungsinstrumente auf der Grundlage einer robusten Ex-ante-Bewertung eingesetzt werden, die es der Kommission ermöglicht, die Instrumente speziell auf Marktstörungen und unzureichende Investitionssituationen zuzuschneiden.
(65)
Was Rechnungsführung und Rechnungslegung betrifft, so sind die allgemein anerkannten Rechnungsführungsgrundsätze, die für die Erstellung der Jahresabschlüsse maßgeblich sind, in den Rechnungsführungsvorschriften der Union niedergelegt. In diesen Vorschriften ist auch festgelegt, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit eine Transaktion verbucht werden kann, wie die Bewertung der Aktiva und Passiva zu erfolgen hat und wie Rückstellungen zu bilden sind, damit die Daten ordnungsgemäß vorgelegt werden sowie vollständig und sachlich richtig sind.
(66)
Zur Rechnungsführung sollte festgeschrieben werden, dass der Rechnungsführer die organisatorische Gestaltung und die Verfahren der Rechnungsführung in dem Organ, dem er angehört, dokumentiert; außerdem sind die für die Rechnungsführung eingesetzten DV-Systeme zu regeln, insbesondere damit die Zugangssicherheit und die Prüfpfade bei Änderungen dieser Systeme gewährleistet sind.
(67)
Es gilt die Grundsätze zu präzisieren, die maßgeblich sind für die Führung der Geschäftsbücher, die Kontenbilanz, die regelmäßige Abstimmung der Salden dieser Bilanz sowie für das Bestandsverzeichnis. Auch sind die Bestandteile des Kontenplans zu bestimmen, den der Rechnungsführer der Kommission aufstellt. Die Buchungsregeln, namentlich die Methode der doppelten Buchführung, die Umrechnungsregeln bei nicht auf Euro lautenden Transaktionen und die Belege, auf die sich die Buchungen stützen, sind zu präzisieren. Schließlich ist zu präzisieren, was in der Haushaltsbuchführung ausgewiesen wird.
(68)
Die Regeln für die Erstellung der Bestandsverzeichnisse über die Anlagewerte sind aufzustellen, die Verantwortlichkeiten der Rechnungsführer und Anweisungsbefugten in diesem Bereich klarer zu fassen sowie die Regeln über die Veräußerung von Anlagewerten im Sinne einer effizienten Anlagenverwaltung zu präzisieren.
(69)
Für Maßnahmen im Außenbereich sollten in dieser Verordnung im Einklang mit der Haushaltsordnung Ausnahmen vorgesehen werden, die den besonderen operativen Merkmalen dieses Tätigkeitsbereichs, insbesondere bei der Auftragsvergabe und den Finanzhilfen, Rechnung tragen; Grund hierfür ist vor allem die Tatsache, dass diese Verfahren von den Behörden von Drittländern durchgeführt werden, die von der Union finanzielle Unterstützung erhalten. Bei der Auftragsvergabe betreffen diese Unterschiede in erster Linie die Verfahrensarten und die Schwellenwerte, ab denen diese gelten. Bei Finanzhilfen sollte in bestimmten Fällen Vollfinanzierung zulässig sein, insbesondere unter Berücksichtigung der geringeren Möglichkeiten der Empfänger zur Kofinanzierung.
(70)
Detaillierte Bestimmungen zum Einsatz von Budgethilfe sind festzulegen; dabei sind die Bedingungen zu präzisieren, unter denen Budgethilfe eingesetzt werden kann, und die Verpflichtung des Partners festzuschreiben, der Kommission rechtzeitig zuverlässige Informationen zwecks Beurteilung der Erfüllung dieser Bedingungen zu übermitteln.
(71)
Bezüglich der Treuhandfonds der Union sind die Grundsätze festzulegen, die für den Beitrag der Union zu diesen Fonds und für die Beiträge der anderen Geber gelten; ferner müssen die Rechnungslegungs- und Berichtspflichten des Treuhandfonds der Union, insbesondere hinsichtlich der auf dem Bankkonto des Treuhandfonds angefallenen Zinsen, festgeschrieben und die jeweiligen Zuständigkeiten der Finanzakteure und des Verwaltungsrats des Treuhandfonds klargestellt sowie die Verpflichtung, sich einer externen Prüfung zu unterziehen, festgelegt werden. Darüber hinaus ist es erforderlich, für eine angemessene Vertretung der Geber im Verwaltungsrat des Treuhandfonds zu sorgen und zu gewährleisten, dass Entscheidungen über die Verwendung der Mittel nur mit Zustimmung der Kommission getroffen werden.
(72)
Zur Vereinfachung der Auftragsvergabe bei Maßnahmen im Außenbereich wurden einige Schwellenwerte geändert und andere aus den gemeinsamen Bestimmungen stammende Schwellenwerte sowie Verwaltungsmodalitäten hinzugefügt und angepasst.
(73)
Bei Finanzhilfen sollten die Bedingungen für Ausnahmen vom Grundsatz der Kofinanzierung im Einklang mit der Haushaltsordnung gestrafft werden.
(74)
Zwecks ordnungsgemäßer Bewirtschaftung der Unionsmittel müssen die Voraussetzungen für eine dezentrale Mittelverwaltung sowie die für die entsprechenden Vereinbarungen geltenden Regeln präzisiert werden; das gilt auch für den Rückgriff auf Zahlstellen.
(75)
Die Europäischen Ämter sollten definiert, für das Amt für Veröffentlichungen spezielle Vorschriften festgelegt und der Rechnungsführer der Kommission ermächtigt werden, einen Teil seiner Aufgaben auf Personal dieser Ämter zu übertragen. Außerdem ist die Führung der Bankkonten zu regeln, die die Europäischen Ämter im Namen der Kommission eröffnen können.
(76)
Analog zur Veröffentlichung von Informationen über Empfänger von Unionsmitteln sollte die Liste der Sachverständigen, die in Artikel 204 der Haushaltsordnung erwähnt und im Rahmen einer Aufforderung zur Interessenbekundung ausgewählt werden, sowie der Gegenstand der Sachverständigentätigkeit veröffentlicht werden. Auch die Vergütung dieser Tätigkeiten sollte veröffentlicht werden, sofern sie 15 000 EUR übersteigt.
(77)
Das in Artikel 203 der Haushaltsordnung eingeführte neue Verfahren sollte ergänzt werden, insbesondere hinsichtlich der Ausgabenarten, die in den dort festgelegten Schwellenwerten zu berücksichtigen sind. Bezüglich der Immobilienprojekte in Delegationen der Union sind aufgrund ihrer Besonderheiten detaillierte Vorschriften zu erlassen, insbesondere für dringende Fälle. Es sollte eine Bestimmung vorgesehen werden, dass Wohngebäude (namentlich in Delegationen), die kurzfristig gemietet oder erworben werden müssen, von dem in Artikel 203 der Haushaltsordnung festgelegten Verfahren ausgenommen sind. Der kostenfreie oder gegen einen symbolischen Betrag getätigte Erwerb von Grundstücken sollte nicht dem in Artikel 203 der Haushaltsordnung festgelegten Verfahren unterliegen, da ein solcher Erwerb keine zusätzliche Belastung des Haushalts darstellt.
(78)
Zur Wahrung der Kohärenz mit der Haushaltsordnung müssen Übergangsvorschriften erlassen werden. Außerdem ist es im Interesse der Kohärenz mit den sektorspezifischen Vorschriften sachgerecht, den Beginn der Anwendung der Bestimmungen über die Haushaltsvollzugsarten und die Finanzierungsinstrumente auf den 1. Januar 2014 zu verschieben -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
TEIL 1
GEMEINSAME BESTIMMUNGEN
TITEL I
GEGENSTAND
Artikel 1
Gegenstand
Diese Verordnung enthält die Anwendungsbestimmungen zur Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 (im Folgenden „Haushaltsordnung“).
TITEL II
HAUSHALTSGRUNDSÄTZE
KAPITEL 1
Grundsätze der Einheit und der Haushaltswahrheit
Artikel 2
Buchführung über die Zinserträge aus Vorfinanzierungen
(Artikel 8 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
Sind Zinserträge an den Unionshaushalt abzuführen, wird in der Vereinbarung mit den Einrichtungen und Personen nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Nummern ii bis viii der Haushaltsordnung festgelegt, dass Vorfinanzierungen auf Bankkonten oder -unterkonten eingezahlt werden, welche die Identifizierung der jeweiligen Mittel und Zinsen gestatten. Ist dies nicht möglich, so muss anhand der Buchführungsmethoden der Empfänger oder der Finanzmittler feststellbar sein, welche Mittel von der Union gezahlt wurden und welche Zinsen und sonstigen Erträge auf diese Beträge angefallen sind.
Die Bestimmungen dieser Verordnung über Zinserträge aus Vorfinanzierungen stehen der Erfassung der Vorfinanzierungen auf der Aktivseite in der Vermögensübersicht der Jahresabschlüsse entsprechend den in Artikel 143 der Haushaltsordnung genannten Rechnungsführungsvorschriften nicht entgegen.
KAPITEL 2
Grundsatz der Jährlichkeit
Artikel 3
Mittel des Haushaltsjahres
(Artikel 11 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Die für das Haushaltsjahr bewilligten Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen umfassen:
a)
die im Haushaltsplan, einschließlich im Wege eines Berichtigungshaushaltsplans, bereitgestellten Mittel;
b)
die übertragenen Mittel;
c)
die gemäß den Artikeln 178 und 182 der Haushaltsordnung wiedereingesetzten Mittel;
d)
die Mittel aus gemäß Artikel 177 Absatz 3 der Haushaltsordnung zurückgezahlten Vorfinanzierungsbeträgen;
e)
die Mittel aus zweckgebundenen Einnahmen, die im laufenden Haushaltsjahr eingehen oder die in den vorhergehenden Haushaltsjahren eingegangen sind und nicht verwendet wurden.
Artikel 4
Verfall und Übertragung von Mitteln
(Artikel 13 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Mittel für Verpflichtungen und nichtgetrennte Mittel für Immobilienprojekte im Sinne von Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung können nur dann übertragen werden, wenn die entsprechenden Mittel aus nicht vom Anweisungsbefugten zu vertretenden Gründen nicht vor dem 31. Dezember des Haushaltsjahres gebunden werden konnten und die vorbereitenden Stufen so weit fortgeschritten sind, dass nach vernünftigem Ermessen davon auszugehen ist, dass die Mittelbindung spätestens am 31. März des Folgejahres bzw., für Immobilienprojekte, am 31. Dezember des Folgejahres erfolgen kann.
(2) Damit die entsprechenden Mittel auf das folgende Haushaltsjahr übertragen werden können, müssen insbesondere die folgenden vorbereitenden Stufen im Sinne von Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung bis zum 31. Dezember des Haushaltsjahres abgeschlossen sein:
a)
Bei den globalen Mittelbindungen im Sinne von Artikel 85 der Haushaltsordnung muss der Finanzierungsbeschluss ergangen bzw. die Konsultation der betroffenen Dienststellen innerhalb eines jeden Organs im Hinblick auf die Annahme dieses Beschlusses vor diesem Datum abgeschlossen sein.
b)
Bei den Einzelmittelbindungen im Sinne von Artikel 85 der Haushaltsordnung muss die Auswahl der potenziellen Auftragnehmer, Empfänger, Preisträger oder betrauten Einrichtungen abgeschlossen sein.
(3) Gemäß Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung übertragene Mittel, die bis zum 31. März oder, für Immobilienprojekte, bis zum 31. Dezember des folgenden Haushaltsjahres nicht gebunden worden sind, werden automatisch in Abgang gestellt.
Die Kommission unterrichtet das Europäische Parlament und den Rat innerhalb eines Monats über die nach Unterabsatz 1 in Abgang gestellten Mittel.
(4) Übertragene Mittel gemäß Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung können bis zum 31. Dezember des folgenden Haushaltsjahres verwendet werden.
(5) In der Rechnungsführung werden die gemäß Absatz 1 bis 4 übertragenen Mittel unterschieden.
KAPITEL 3
Grundsatz der Rechnungseinheit
Artikel 5
Umrechnungskurse
(Artikel 19 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der besonderen Bestimmungen, die aus der Anwendung sektorspezifischer Regelungen resultieren, nimmt der zuständige Anweisungsbefugte die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung zu dem im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe C, veröffentlichten Tageskurs des Euro vor.
Für die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung durch einen Auftragnehmer oder Empfänger gelten die in den öffentlichen Aufträgen, Finanzhilfevereinbarungen und Finanzierungsvereinbarungen jeweils festgelegten besonderen Umrechnungsmodalitäten.
(2) Damit Währungsumrechnungen sich nicht wesentlich auf die Kofinanzierungen der Union auswirken oder den Unionshaushalt belasten, wird gegebenenfalls in den besonderen Bestimmungen gemäß Absatz 1 vorgesehen, dass für die Umrechnung zwischen dem Euro und anderen Währungen der Durchschnittswert der Tagesumrechnungskurse eines bestimmten Zeitraumes herangezogen wird.
(3) Wird für die betreffende Währung kein Tageskurs des Euro im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht, zieht der zuständige Anweisungsbefugte den in Absatz 4 genannten Buchungskurs heran.
(4) Zu Zwecken der in den Artikeln 151 bis 156 der Haushaltsordnung vorgesehenen Rechnungsführung und vorbehaltlich Artikel 240 der vorliegenden Verordnung erfolgt die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung zum monatlichen Buchungskurs des Euro. Dieser Kurs wird vom Rechnungsführer der Kommission anhand für zuverlässig erachteter Informationsquellen auf der Grundlage des Kurses festgelegt, der am vorletzten Arbeitstag des Monats Gültigkeit hat, der dem Monat vorausgeht, für den der Kurs ermittelt wird.
(5) Die Ergebnisse der Währungstransaktionen nach Absatz 4 werden in den Konten des jeweiligen Organs in einer eigenen Linie ausgewiesen.
Unterabsatz 1 gilt analog für die in Artikel 208 der Haushaltsordnung erwähnten Einrichtungen.
Artikel 6
Zu verwendende Umrechnungskurse
(Artikel 19 der Haushaltsordnung)
(1) Die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung ist, wenn sie durch den zuständigen Anweisungsbefugten erfolgt, unbeschadet der besonderen Bestimmungen, die aus der Anwendung von sektorspezifischen Regelungen oder von besonderen Aufträgen, Finanzhilfevereinbarungen oder -beschlüssen und Finanzierungsvereinbarungen resultieren, zu dem Kurs vorzunehmen, der am Tag der Zahlungs- bzw. Einziehungsanordnung durch die anweisungsbefugte Dienststelle gilt.
(2) Nehmen Zahlstellen Transaktionen in Euro vor, ist das Datum der Zahlungsleistung durch die Bank für den zugrunde zu legenden Umrechnungskurs maßgebend.
(3) Für die Abrechnung der gemäß Artikel 19 der Haushaltsordnung auf Landeswährungen lautenden Zahlstellenkonten ist der Umrechnungskurs des Monats zugrunde zu legen, in dem die Zahlstelle die Ausgabe getätigt hat.
(4) Für die Erstattung pauschalierter Ausgaben oder von Ausgaben auf der Grundlage des Statuts der Beamten der Europäischen Union und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (im Folgenden: „Statut“), für die eine Obergrenze festgelegt ist und die in einer anderen Währung als dem Euro getätigt werden, ist der Umrechnungskurs heranzuziehen, der an dem Tag gilt, an dem der Anspruch entsteht.
KAPITEL 4
Grundsatz der Gesamtdeckung
Artikel 7
Einstellung der zweckgebundenen Einnahmen und Bereitstellung der entsprechenden Mittel
(Artikel 21 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der Artikel 9 und 10 werden die zweckgebundenen Einnahmen wie folgt in den Haushaltsplan eingestellt:
a)
im Einnahmenteil des Einzelplans der einzelnen Organe bei einer dafür vorgesehenen Haushaltslinie;
b)
im Ausgabenteil werden bei den Erläuterungen, einschließlich der Erläuterungen allgemeiner Art, die Linien angegeben, bei denen zweckgebundenen Einnahmen entsprechende Mittel eingesetzt werden können.
Im Fall von Unterabsatz 1 Buchstabe a wird die Linie mit einem Pro-memoria-Vermerk versehen und der Schätzbetrag informationshalber in den Erläuterungen angegeben.
(2) Mittel, die zweckgebundenen Einnahmen entsprechen, und zwar sowohl Mittel für Zahlungen als auch Mittel für Verpflichtungen, werden automatisch bereitgestellt, wenn die Einnahme bei dem betreffenden Organ eingegangen ist, außer:
a)
in Fällen nach Artikel 181 Absatz 2 und Artikel 183 Absatz 2 der Haushaltsordnung;
b)
in Fällen nach Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung, wenn die Beitragsvereinbarung des Mitgliedstaats auf Euro lautet.
In Fällen nach Unterabsatz 1 Buchstabe b können Mittel für Verpflichtungen bereitgestellt werden, sobald der Mitgliedstaat die Beitragsvereinbarung unterzeichnet hat.
Artikel 8
Beiträge der Mitgliedstaaten zu Forschungsprogrammen
(Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung)
(1) Die Beiträge der Mitgliedstaaten zur Finanzierung bestimmter ergänzender Forschungsprogramme gemäß Artikel 5 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1150/2000 des Rates (8) werden wie folgt eingezahlt:
a)
sieben Zwölftel des im Haushaltsplan eingesetzten Betrags spätestens am 31. Januar des laufenden Haushaltsjahres;
b)
die restlichen fünf Zwölftel spätestens am 15. Juli des laufenden Haushaltsjahres.
(2) Ist der Haushaltsplan zu Beginn des Haushaltsjahres noch nicht endgültig festgestellt, so werden die in Absatz 1 vorgesehenen Beiträge auf der Grundlage des Mittelansatzes im Haushaltsplan des vorhergehenden Haushaltsjahres eingezahlt.
(3) Alle Beiträge oder von den Mitgliedstaaten im Rahmen des Haushaltsplans zu leistende zusätzliche Einzahlungen sind binnen 30 Tagen nach Abruf der Mittel dem Konto bzw. den Konten der Kommission gutzuschreiben.
(4) Die geleisteten Zahlungen werden dem in der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1150/2000 vorgesehenen Konto gutgeschrieben und unterliegen den in der genannten Verordnung festgelegten Bedingungen.
Artikel 9
Zweckgebundene Einnahmen aus den Beteiligungen der EFTA-Staaten an bestimmten Programmen der Union
(Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe e der Haushaltsordnung)
(1) Die Beteiligungen der Mitgliedstaaten der Europäischen Freihandelsassoziation (im Folgenden „EFTA-Staaten“) an bestimmten Programmen der Union werden im Haushaltsplan wie folgt ausgewiesen:
a)
im Einnahmenteil wird eine Haushaltslinie mit einem Pro-memoria-Vermerk geschaffen, bei der der Gesamtbetrag der Beteiligungen der EFTA-Staaten für das betreffende Haushaltsjahr verbucht wird.
b)
im Ausgabenteil
i)
wird in den Erläuterungen zu jeder Haushaltslinie betreffend Tätigkeiten der Union, an denen EFTA-Staaten beteiligt sind, „informationshalber“ die Höhe der vorgesehenen Beteiligung vermerkt;
ii)
werden in einem Anhang, der fester Bestandteil des Haushaltsplans ist, sämtliche Linien betreffend Tätigkeiten der Union, an denen EFTA-Staaten beteiligt sind, aufgeführt.
Der bei der Haushaltslinie nach Unterabsatz 1 Buchstabe a vorgesehene Betrag wird in den Erläuterungen angegeben.
Der in Unterabsatz 1 Buchstabe b Ziffer ii genannte Anhang stellt die Budgetierungsstruktur für die in Absatz 2 vorgesehene Einsetzung der diesen Beteiligungen entsprechenden Mittel sowie für die Ausführung der diesbezüglichen Ausgaben dar und ergänzt sie.
(2) Gemäß Artikel 82 des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (im Folgenden „EWR-Abkommen“) werden für die der Kommission gemäß Artikel 1 Absatz 5 des Protokolls 32 im Anhang zum EWR-Abkommen vom Gemischten EWR-Ausschuss bestätigten Beträge der jährlichen Beteiligung der EFTA-Staaten zu Beginn des Haushaltsjahres in voller Höhe entsprechende Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen eingesetzt.
(3) Werden die Mittel der Haushaltslinien, an denen die EFTA-Staaten beteiligt sind, im Laufe des Haushaltsjahres aufgestockt, ohne dass die EFTA-Staaten in der Lage wären, in dem betreffenden Haushaltsjahr ihre Beiträge nach Maßgabe des in Artikel 82 des EWR-Abkommens vorgesehenen „Proportionalitätsfaktors“ entsprechend anzupassen, so kann die Kommission den Anteil der EFTA-Staaten ausnahmsweise vorübergehend aus Kassenmitteln vorfinanzieren. Nach einer derartigen Aufstockung ruft die Kommission so bald wie möglich die entsprechenden Beiträge der EFTA-Staaten ab. Die Kommission teilt dem Europäischen Parlament und dem Rat alljährlich mit, welche diesbezüglichen Beschlüsse sie gefasst hat.
Die Vorfinanzierung wird so bald wie möglich im Rahmen des Haushaltsplans des folgenden Haushaltsjahres abgerechnet.
(4) Gemäß Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe e der Haushaltsordnung handelt es sich bei den finanziellen Beteiligungen der EFTA-Staaten um externe zweckgebundene Einnahmen. Der Rechnungsführer trifft geeignete Maßnahmen, damit die Verwendung sowohl der Einnahmen aus diesen Beteiligungen als auch der entsprechenden Haushaltsmittel getrennt verfolgt werden kann.
Die Kommission weist im Rahmen des Berichts gemäß Artikel 150 Absatz 2 der Haushaltsordnung den der Beteiligung der EFTA-Staaten entsprechenden Ausführungsstand bei den Einnahmen und Ausgaben gesondert aus.
Artikel 10
Erträge aus den Sanktionen, die Mitgliedstaaten mit einem übermäßigen Haushaltsdefizit auferlegt werden
(Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe c der Haushaltsordnung)
Die Erträge aus den Sanktionen gemäß Abschnitt 4 der Verordnung (EG) Nr. 1467/97 des Rates (9) werden im Haushaltsplan wie folgt ausgewiesen:
a)
Im Einnahmenplan wird eine Haushaltslinie mit einem Pro-memoria-Vermerk geschaffen, bei der die Zinsen auf diese Beträge verbucht werden;
b)
unbeschadet des Artikels 77 der Haushaltsordnung werden mit der Verbuchung der diesen Einnahmen entsprechenden Beträge im Einnahmenteil gleichzeitig entsprechende Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen bei einer Linie des Ausgabenteils eingesetzt.
Die Mittel nach Unterabsatz 1 Buchstabe b werden gemäß Artikel 20 der Haushaltsordnung ausgeführt.
Artikel 11
Kosten infolge von Zuwendungen an die Union
(Artikel 22 der Haushaltsordnung)
Mit Blick auf die in Artikel 22 Absatz 2 der Haushaltsordnung vorgesehene Genehmigung durch das Europäische Parlament und den Rat legt die Kommission eine Schätzung der Kosten, einschließlich der Folgekosten, vor, die sich aus der Annahme von Zuwendungen an die Union ergeben, und erläutert diese.
Artikel 12
Konten für zu erstattende Steueraufwendungen
(Artikel 23 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Steueraufwendungen, die der Union gemäß Artikel 23 Absatze 2 und Artikel 23 Absatz 3 Buchstabe a der Haushaltsordnung entstehen, werden bis zu ihrer Erstattung durch die betreffenden Mitgliedstaaten auf einem Verwahrkonto verbucht.
KAPITEL 5
Grundsatz der Spezialität
Artikel 13
Berechnung der für Mittelübertragungen der Organe, mit Ausnahme der Kommission, geltenden Prozentsätze
(Artikel 25 der Haushaltsordnung)
(1) Die Berechnung der Prozentsätze nach Artikel 25 der Haushaltsordnung erfolgt zum Zeitpunkt des Antrags auf Mittelübertragung nach Maßgabe der im Haushaltsplan, einschließlich der Berichtigungshaushaltspläne, ausgewiesenen Mittel.
(2) Es wird der Gesamtbetrag der Mittelübertragungen berücksichtigt, die bei der Entnahmelinie vorzunehmen sind, korrigiert um frühere Mittelübertragungen.
Mittelübertragungen, die das betreffende Organ eigenständig, ohne vorherigen Beschluss des Europäischen Parlaments und des Rates vornehmen kann, werden nicht berücksichtigt.
Artikel 14
Berechnung der für Mittelübertragungen der Kommission geltenden Prozentsätze
(Artikel 26 der Haushaltsordnung)
(1) Die Berechnung der Prozentsätze nach Artikel 26 Absatz 1 der Haushaltsordnung erfolgt zum Zeitpunkt des Antrags auf Mittelübertragung nach Maßgabe der im Haushaltsplan, einschließlich der Berichtigungshaushaltspläne, ausgewiesenen Mittel.
(2) Es wird der Gesamtbetrag der Mittelübertragungen berücksichtigt, die bei der Entnahmelinie bzw. bei der aufzustockenden Linie vorzunehmen sind, korrigiert um frühere Mittelübertragungen.
Mittelübertragungen, die die Kommission eigenständig, ohne vorherigen Beschluss des Europäischen Parlaments und des Rates vornehmen kann, werden nicht berücksichtigt.
Artikel 15
Verwaltungsausgaben
(Artikel 26 der Haushaltsordnung)
Die Ausgaben nach Artikel 26 Absatz 1 Buchstabe b der Haushaltsordnung umfassen für jeden Politikbereich die in Artikel 44 Absatz 3 der Haushaltsordnung genannten Kategorien.
Artikel 16
Begründung der Anträge auf Mittelübertragung
(Artikel 25 und 26 der Haushaltsordnung)
Den Vorschlägen für Mittelübertragungen und allen sonstigen für das Europäische Parlament und den Rat bestimmten Informationen über Mittelübertragungen gemäß den Artikeln 25 und 26 der Haushaltsordnung wird eine sachdienliche, ausführliche Begründung beigegeben, die Aufschluss gibt über die bisherige Verwendung der Mittel und den voraussichtlichen Bedarf bis zum Ende des Haushaltsjahres sowohl bei den aufzustockenden Haushaltslinien als auch bei den Linien, bei denen die entsprechenden Mittel entnommen werden.
Artikel 17
Begründung der Anträge auf Mittelübertragungen aus der Soforthilfereserve
(Artikel 29 der Haushaltsordnung)
Den Vorschlägen für Mittelübertragungen, die die Inanspruchnahme der in Artikel 29 der Haushaltsordnung genannten Soforthilfereserve ermöglichen sollen, ist eine sachdienliche, ausführliche Begründung beigegeben, aus der Folgendes hervorgeht:
a)
für die aufzustockende Haushaltslinie: möglichst aktuelle Informationen über die Mittelverwendung sowie Vorausschätzungen des Mittelbedarfs bis zum Ende des Haushaltsjahres;
b)
für sämtliche Haushaltslinien betreffend Maßnahmen im Außenbereich: Mittelverwendung bis zum Ende des dem Mittelübertragungsantrag vorausgehenden Monats sowie Vorausschätzungen des Mittelbedarfs bis zum Ende des Haushaltsjahres nebst einem Vergleich mit den ursprünglichen Vorausschätzungen;
c)
Prüfung der Möglichkeiten einer Neuverteilung der Mittel.
KAPITEL 6
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
Artikel 18
Bewertung
(Artikel 30 der Haushaltsordnung)
(1) Alle Vorschläge für Programme oder Tätigkeiten, die Ausgaben zulasten des Haushaltsplans bewirken, werden einer Ex-ante-Bewertung unterzogen, die sich mit folgenden Aspekten befasst:
a)
kurz- oder langfristig zu deckender Bedarf;
b)
Mehrwert einer Intervention der Union;
c)
strategische und verwaltungstechnische Ziele, einschließlich Maßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Union im Bereich der Betrugsbekämpfung (Verhütung, Aufdeckung, Ermittlung, Schadenersatz, Sanktionen);
d)
politische Optionen, einschließlich der damit verbundenen Risiken;
e)
erwartete Ergebnisse und Auswirkungen, insbesondere in wirtschaftlicher, sozialer und umweltpolitischer Hinsicht, sowie die für deren Bewertung erforderlichen Indikatoren und Bewertungsmodalitäten;
f)
zur Umsetzung der bevorzugten Option(en) am besten geeignete Methode;
g)
interne Kohärenz des vorgeschlagenen Programms bzw. der vorgeschlagenen Maßnahme und Bezug zu anderen einschlägigen Instrumenten;
h)
Umfang der nach dem Kostenwirksamkeitsprinzip zuzuweisenden Haushaltsmittel, Humanressourcen und sonstigen Verwaltungsausgaben;
i)
aus ähnlichen bereits durchgeführten Programmen bzw. Maßnahmen gewonnene Erkenntnisse.
(2) Der Vorschlag enthält die Kontroll-, Berichts- und Bewertungsmodalitäten, die die jeweiligen Verantwortlichkeiten der an der Durchführung des vorgeschlagenen Programms bzw. der vorgeschlagenen Maßnahme beteiligten Ebenen berücksichtigen.
(3) Alle Programme oder Tätigkeiten, einschließlich Pilotvorhaben und Vorbereitungsmaßnahmen, bei denen Ressourcen im Betrag von mehr als 5 000 000 EUR eingesetzt werden, werden unter dem Gesichtspunkt der eingesetzten Humanressourcen und Finanzmittel sowie der erreichten Ergebnisse einer Zwischen- und/oder Ex-post-Bewertung unterzogen, um ihre Übereinstimmung mit den vorgegebenen Zielen zu überprüfen:
a)
die bei der Durchführung eines Mehrjahresprogramms erzielten Ergebnisse werden regelmäßig nach einem Zeitplan bewertet, der es ermöglicht, die Bewertungsergebnisse bei allen Beschlüssen über die Fortführung, Änderung oder Unterbrechung des Programms zu berücksichtigen;
b)
die Ergebnisse von auf Jahresbasis finanzierten Tätigkeiten werden mindestens alle sechs Jahre bewertet.
Für die im Rahmen dieser Tätigkeiten durchgeführten Einzelprojekte oder -maßnahmen, für die diese Verpflichtung auch durch die Schlussberichte der Einrichtungen, die die Maßnahme durchgeführt haben, erfüllt werden kann, gilt Absatz 1 Buchstaben a und b nicht.
(4) Die in den Absätzen 1 und 3 genannten Bewertungen müssen den eingesetzten Ressourcen und den Auswirkungen des Programms oder der Tätigkeit jeweils angemessen sein.
Artikel 19
Finanzbogen
(Artikel 31 der Haushaltsordnung)
Der Finanzbogen enthält finanzielle und wirtschaftliche Angaben, anhand deren der Gesetzgeber die Notwendigkeit einer Maßnahme der Union beurteilen kann. Er liefert ferner sachdienliche Informationen über die Kohärenz und eine etwaige Synergie mit anderen Tätigkeiten der Union.
Bei mehrjährigen Maßnahmen enthält der Finanzbogen den voraussichtlichen Fälligkeitsplan für den jährlichen Mittel- und Personalbedarf, einschließlich für externes Personal, sowie eine Bewertung ihrer mittelfristigen finanziellen Auswirkungen.
KAPITEL 7
Grundsatz der Transparenz
Artikel 20
Vorläufige Veröffentlichung des Haushaltsplans
(Artikel 34 der Haushaltsordnung)
Die Kommission veranlasst, dass die endgültigen Haushaltsdaten möglichst rasch und spätestens vier Wochen nach Erlass des Haushaltsplans in allen Sprachen auf der Internetseite der Organe abgerufen werden können, bis der Haushaltsplan im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wird.
Artikel 21
Veröffentlichung von Informationen zu den Empfängern von EU-Mitteln und den gewährten Beträgen
(Artikel 35 der Haushaltsordnung)
(1) Die Informationen zu den Empfängern von im Rahmen der direkten Mittelverwaltung von der Union gewährten Mitteln werden spätestens am 30. Juni des Jahres nach dem Haushaltsjahr, in dem die Mittel gewährt wurden, auf einer Internetseite des betreffenden Organs veröffentlicht.
Zusätzlich zu der Veröffentlichung nach Unterabsatz 1 können die Informationen auch auf jede andere geeignete Art und Weise nach einem einheitlichen Muster veröffentlicht werden.
(2) Sofern in dieser Verordnung und in den sektorspezifischen Vorschriften nichts anderes vorgesehen ist, werden nach Maßgabe der in Artikel 35 Absatz 3 der Haushaltsordnung festgelegten Kriterien folgende Informationen veröffentlicht:
a)
Name des Empfängers;
b)
Ort des Empfängers;
c)
gewährter Betrag;
d)
Art und Zweck der Maßnahme.
Für die Zwecke von Buchstabe b bezeichnet der Ausdruck „Ort“
i)
wenn es sich bei dem Empfänger um eine juristische Person handelt: die Adresse;
ii)
wenn es sich bei dem Empfänger um eine natürliche Person handelt: die Region auf der Ebene von NUTS 2.
Veröffentlichte personenbezogene Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen, werden zwei Jahre nach Abschluss des Haushaltsjahres, in dem die Mittel gewährt wurden, entfernt. Dies gilt auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen, deren Name eine oder mehrere natürliche Personen bestimmt.
(3) Informationen nach Absatz 2 werden lediglich für Preisgelder, Finanzhilfen und Verträge veröffentlicht, die im Anschluss an Wettbewerbe, Verfahren für die Gewährung von Finanzhilfen oder Vergabeverfahren gewährt wurden. In folgenden Fällen werden keine Informationen veröffentlicht:
a)
Stipendien, die natürlichen Personen gezahlt werden, sowie andere Direkthilfen, die besonders bedürftigen natürlichen Personen nach Artikel 125 Absatz 4 Buchstabe c der Haushaltsordnung gezahlt werden;
b)
Verträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 2 festgelegten Betrag nicht erreicht.
(4) Auf die Veröffentlichung kann verzichtet werden, wenn durch eine Offenlegung der Informationen die durch die Charta der Grundrechte der Europäischen Union geschützten Rechte und Freiheiten des Einzelnen verletzt oder die geschäftlichen Interessen der Empfänger beeinträchtigt würden.
Artikel 22
Verweis auf die Informationen zu den Empfängern von im Rahmen der indirekten Mittelverwaltung gewährten EU-Mitteln
(Artikel 35 der Haushaltsordnung)
Wurde eine Behörde oder Einrichtung nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung mit der Verwaltung von Mitteln der Union betraut, so ist in der Übertragungsvereinbarung für diese die Verpflichtung festgelegt, die in Artikel 21 Absätze 2 und 3 genannten Informationen nach einem einheitlichen Muster auf ihrer Internetseite zu veröffentlichen.
Werden diese Informationen nicht direkt auf der einschlägigen Internetseite des betreffenden EU-Organs veröffentlicht, so muss diese Internetseite zumindest auf die Internetadresse verweisen, unter der die Informationen zu finden sind.
Zusätzlich zu der Veröffentlichung nach Absatz 1 können die Informationen auch auf jede andere geeignete Art und Weise nach einem einheitlichen Muster veröffentlicht werden.
Die Absätze 2, 3 und 4 des Artikels 21 gelten für die Veröffentlichung nach Absatz 1.
TITEL III
AUFSTELLUNG UND GLIEDERUNG DES HAUSHALTSPLANS
Artikel 23
Finanzplanung
(Artikel 38 der Haushaltsordnung)
Die Finanzplanung gemäß Artikel 38 der Haushaltsordnung ist nach Ausgabenkategorien, Politikbereichen und Haushaltslinien zu gliedern. Die vollständige Finanzplanung umfasst alle Ausgabenkategorien; ausgenommen sind die Bereiche Landwirtschaft, Kohäsionspolitik und Verwaltung, für die lediglich eine Übersicht vorgelegt wird.
Artikel 24
Entwürfe der Berichtigungshaushaltspläne
(Artikel 41 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
Den Entwürfen von Berichtigungshaushaltsplänen werden Begründungen sowie die im Zeitpunkt ihrer Erstellung verfügbaren Informationen über die Ausführung des Haushaltsplans des vorhergehenden und des laufenden Haushaltsjahres beigefügt.
Artikel 25
Eingliederungsplan
(Artikel 44 der Haushaltsordnung)
Der Eingliederungsplan entspricht den Grundsätzen der Spezialität, der Transparenz und der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung. Er bietet die für das Haushaltsverfahren erforderliche Klarheit und Transparenz: Er erleichtert die Ermittlung der in den jeweiligen Basisrechtsakten festgelegten übergeordneten Ziele, er ermöglicht Entscheidungen über politische Prioritäten und er unterstützt einen wirksamen und effizienten Haushaltsvollzug.
Artikel 26
Effektive Ausgaben des letzten abgeschlossenen Haushaltsjahres
(Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe a Ziffer v der Haushaltsordnung)
Für die Aufstellung des Haushaltsplans werden die effektiven Ausgaben des letzten abgeschlossenen Haushaltsjahres wie folgt ermittelt:
a)
bei den Mittelbindungen: im Laufe des Haushaltsjahres erfasste Mittelbindungen zulasten der Mittel dieses Haushaltsjahres nach der Definition des Artikels 3;
b)
bei den Zahlungen: im Laufe des Haushaltsjahres getätigte Zahlungen - d. h. bei denen die entsprechende Ausführungsanordnung der Bank übermittelt wurde - zulasten der Mittel des Haushaltsjahres nach der Definition des Artikels 3.
Artikel 27
Erläuterungen
(Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe a Ziffer vi der Haushaltsordnung)
Die Erläuterungen zu den Haushaltslinien umfassen insbesondere
a)
die Angaben zum Basisrechtsakt, soweit vorhanden;
b)
sachdienliche Erklärungen zu Art und Zweckbestimmung der Mittel.
Artikel 28
Stellenplan
(Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer i der Haushaltsordnung)
Die Stellen der Versorgungsagentur werden im Stellenplan der Kommission gesondert angegeben.
TITEL IV
HAUSHALTSVOLLZUG
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 29
Hinweis auf die Übermittlung personenbezogener Daten zu Prüfungszwecken
(Artikel 53 der Haushaltsordnung)
Bei Verfahren zur Gewährung von Finanzhilfen oder zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen oder Preisgeldern, bei denen Mittel direkt verwaltet werden, müssen die potenziellen Finanzhilfeempfänger, die Bewerber, Bieter oder Teilnehmer nach Maßgabe der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (10) in sämtlichen Aufforderungen darauf hingewiesen werden, dass ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke des Schutzes der finanziellen Interessen der Union an Stellen für interne Prüfung, den Rechnungshof, das Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten und/oder das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) sowie zwischen Anweisungsbefugten der Kommission und Exekutivagenturen übermittelt werden können.
Artikel 30
Vorbereitende Maßnahmen im Bereich der Gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik
(Artikel 54 Absatz 2 Buchstabe c der Haushaltsordnung)
Die Finanzierung von Maßnahmen, die der Rat für die Vorbereitung von Krisenbewältigungseinsätzen der Union nach Titel V des Vertrags über die Europäische Union vereinbart, deckt zusätzliche Kosten, wie Versicherungsschutz gegen hohe Risiken, Reise- und Unterbringungskosten, Tagegelder, die sich unmittelbar aus einem Vor-Ort-Einsatz einer Mission oder eines Teams ergeben, an dem unter anderem Personal der Organe der Union beteiligt ist.
Artikel 31
Besondere Zuständigkeiten der Kommission gemäß den Verträgen
(Artikel 54 Absatz 2 Buchstabe d der Haushaltsordnung)
(1) In folgenden Artikeln des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (im Folgenden „AEUV“) werden der Kommission unmittelbar besondere Zuständigkeiten zugewiesen:
a)
Artikel 154 (Sozialer Dialog);
b)
Artikel 156 (Untersuchungen, Stellungnahmen und Beratungen im Sozialbereich);
c)
Artikel 159 und 161 (Sonderberichte zu sozialen Fragen);
d)
Artikel 168 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im Bereich des Gesundheitsschutzes);
e)
Artikel 171 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im Bereich der transeuropäischen Netze);
f)
Artikel 173 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im industriellen Bereich);
g)
Artikel 175 Unterabsatz 2 (Bericht über die Fortschritte bei der Verwirklichung des wirtschaftlichen, sozialen und territorialen Zusammenhalts);
h)
Artikel 181 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung der Maßnahmen im Bereich Forschung und technologische Entwicklung);
i)
Artikel 190 (Bericht über die Tätigkeit im Bereich Forschung und technologische Entwicklung);
j)
Artikel 210 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung der Politiken im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit);
k)
Artikel 214 Absatz 6 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im Bereich der humanitären Hilfe).
(2) In folgenden Artikeln des Vertrags zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft (im Folgenden „EAG-Vertrag“) werden der Kommission unmittelbar besondere Zuständigkeiten zugewiesen:
a)
Artikel 70 (Finanzielle Beteiligung an Schürfungsvorhaben in den Hoheitsgebieten der Mitgliedstaaten im Rahmen des Haushaltsplans der Union);
b)
Artikel 77 bis 85.
(3) Die Listen der Absätze 1 und 2 können bei der Vorlage des Haushaltsentwurfs ergänzt werden, wobei die betreffenden Artikel und die jeweiligen Beträge anzugeben sind.
Artikel 32
Handlungen, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt darstellen, und Verfahren
(Artikel 57 der Haushaltsordnung)
(1) Handlungen, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt im Sinne von Artikel 57 Absatz 2 der Haushaltsordnung darstellen, sind unbeschadet ihrer Einstufung als rechtswidrige Handlungen gemäß Artikel 141 insbesondere
a)
die Verschaffung ungerechtfertigter direkter oder indirekter Vorteile für sich selbst oder für Dritte;
b)
die Weigerung, einem Empfänger Rechte oder Vorteile einzuräumen, auf die dieser Anspruch hat;
c)
die Ausführung unzulässiger oder missbräuchlicher Handlungen oder die Unterlassung notwendiger Handlungen.
Andere Handlungen, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt darstellen, sind Handlungen, die die unparteiische und objektive Wahrnehmung der Aufgaben einer Person beeinträchtigen, etwa die Teilnahme an einem Bewertungsausschuss für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen oder Finanzhilfen, wenn die Person direkt oder indirekt vom Ergebnis derartiger Verfahren finanziell profitieren könnte.
(2) Vom Vorliegen eines Interessenkonflikts ist auszugehen, wenn ein Antragsteller, Bewerber oder Bieter Bediensteter im Sinne des Statuts ist, es sei denn, seine Teilnahme am betreffenden Verfahren wurde vorab durch seinen Dienstvorgesetzten genehmigt.
(3) Im Falle eines Interessenkonflikts ergreift der bevollmächtigte Anweisungsbefugte angemessene Maßnahmen, um jeglichen ungebührlichen Einfluss der betreffenden Person auf den Prozess oder das einschlägige Verfahren zu verhindern.
KAPITEL 2
Arten des Haushaltsvollzugs
Abschnitt 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 33
Art der Ausführung
(Artikel 58 der Haushaltsordnung)
In der Rechnungsführung der Kommission ist die Art der Mittelausführung und dazu jeweils anzugeben, welcher der in Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung genannten Einrichtungen oder Personen Haushaltsvollzugsaufgaben übertragen werden.
Bei direkter Mittelverwaltung durch die Kommission nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung wird in der Rechnungsführung unterschieden zwischen
a)
Dienststellen der Kommission,
b)
Exekutivagenturen,
c)
Leitern der Delegationen der Union,
d)
Treuhandfonds gemäß Artikel 187 der Haushaltsordnung.
Abschnitt 2
Direkte Mittelverwaltung
Artikel 34
Direkte Mittelverwaltung
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung)
Führt die Kommission den Haushalt direkt in ihren Dienststellen aus, so werden die Haushaltsvollzugsaufgaben von den Finanzakteuren im Sinne der Artikel 64 bis 75 der Haushaltsordnung nach Maßgabe dieser Verordnung wahrgenommen.
Artikel 35
Ausübung der Exekutivagenturen übertragenen Befugnisse
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe a und Artikel 62 Ansatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Durch die Übertragungsverfügungen sind die Exekutivagenturen als bevollmächtigte Anweisungsbefugte ermächtigt, die Mittel des EU-Programms, mit dessen Verwaltung sie betraut worden sind, auszuführen.
(2) Die Übertragungsverfügung der Kommission beinhaltet zumindest die in Artikel 40 Buchstaben a bis d und h aufgeführten Bestimmungen. Der Direktor erklärt im Namen der betreffenden Exekutivagentur schriftlich offiziell sein Einverständnis mit dieser Verfügung.
Artikel 36
Einhaltung der Vorschriften für die Auftragsvergabe
(Artikel 63 der Haushaltsordnung)
Beauftragt die Kommission privatrechtliche Einrichtungen gemäß Artikel 63 Absatz 2 der Haushaltsordnung mit der Wahrnehmung von Aufgaben, so vergibt sie einen Auftrag gemäß Teil 1 Titel V und Teil 2 Titel IV Kapitel 3 der Haushaltsordnung.
Abschnitt 3
Geteilte Mittelverwaltung mit Mitgliedstaaten
Artikel 37
Besondere Bestimmungen für die geteilte Mittelverwaltung mit Mitgliedstaaten - Förderung bewährter Verfahren
(Artikel 59 der Haushaltsordnung)
Die Kommission erstellt eine Liste der gemäß den jeweiligen Sektorverordnungen für die Verwaltung, Bescheinigung und Prüfung zuständigen Stellen.
Zur Förderung bewährter Verfahren bei der Verwaltung der Mittel der Strukturfonds, des Kohäsionsfonds, des Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums, des Europäischen Garantiefonds für die Landwirtschaft und des Europäischen Fischereifonds kann die Kommission den für Verwaltung und Prüfung zuständigen Einrichtungen zu Informationszwecken einen methodischen Leitfaden zur Verfügung stellen, der ihre eigene Kontrollstrategie einschließlich Checklisten und Beispiele für bewährte Verfahren enthält. Dieser Leitfaden wird erforderlichenfalls aktualisiert.
Abschnitt 4
Indirekte Mittelverwaltung
Artikel 38
Gleichwertigkeit der Systeme, Vorschriften und Verfahren bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 60 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission kann Auftragsvergabevorschriften und -verfahren als den ihren gleichwertig ansehen, sofern sie die folgenden Anforderungen erfüllen:
a)
Sie stehen mit dem Grundsatz des breiten Bieterwettbewerbs zum Erreichen des besten Preis-/Leistungs-Verhältnisses in Einklang und sehen Verhandlungsverfahren nur bis zu einem angemessenen Betrag oder in wohlbegründeten Fällen vor.
b)
Sie sorgen für Transparenz im Wege angemessener Bekanntmachung vor der Auftragsvergabe - insbesondere Ausschreibungen - und angemessener Bekanntgabe der Auftragnehmer.
c)
Sie sorgen für Gleichbehandlung, Verhältnismäßigkeit und Nichtdiskriminierung.
d)
Sie beugen während des gesamten Vergabeverfahrens Interessenkonflikten vor.
Die Vorschriften der Mitgliedstaaten oder Drittländer zur Umsetzung der Richtlinie 2004/18 EG gelten als den Vorschriften gleichwertig, die die Organe gemäß der Haushaltsordnung anwenden.
(2) Die Kommission kann Finanzhilfevorschriften und -verfahren als den ihren gleichwertig ansehen, sofern sie die folgenden Anforderungen erfüllen:
a)
Sie stehen mit den Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, der Gleichbehandlung und der Nichtdiskriminierung in Einklang.
b)
Sie sorgen für Transparenz im Wege angemessener Bekanntmachung von Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen - wobei sie direkte Auftragsvergabe nur bis zu einem angemessenen Betrag oder in wohlbegründeten Fällen erlauben - und angemessener nachträglicher Bekanntmachung der Empfänger - unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit.
c)
Sie beugen während des gesamten Finanzhilfeverfahrens Interessenkonflikten vor.
d)
Sie sorgen dafür, dass Finanzhilfen nicht kumuliert oder rückwirkend gewährt werden, dass sie grundsätzlich kofinanziert werden und dass sie nicht zum Ziel oder zur Folge haben, dass der Empfänger einen Gewinn erzielt.
(3) Wenn die Rechnungsführungs- und internen Kontrollsysteme der Einrichtungen und Personen, die die Kommission mit Haushaltsvollzugsaufgaben zu betrauen gedenkt, den in Artikel 32 der Haushaltsordnung festgelegten Grundsätzen entsprechen, kann die Kommission diese hinsichtlich des Niveaus des Schutzes der finanziellen Interessen der Union und der hinreichenden Gewähr für die Erreichung der verwaltungstechnischen Ziele als ihren Systemen gleichwertig anerkennen.
Artikel 39
Ex-ante-Bewertung der Vorschriften und Verfahren der Einrichtungen und Personen bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 61 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
Für die Zwecke der Ex-ante-Bewertung gemäß Artikel 61 Absatz 1 der Haushaltsordnung kann sich der zuständige Anweisungsbefugte auf eine Ex-ante-Bewertung durch einen anderen Anweisungsbefugten stützen, sofern dessen Schlussfolgerungen für die spezifischen Risiken der zu übertragenden Aufgaben, insbesondere deren Art und der betroffenen Beträge, relevant sind.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann sich auf eine Ex-ante-Bewertung durch andere Geber stützen, sofern diese anhand von Auflagen erfolgt ist, die den in Artikel 60 der Haushaltsordnung für die indirekte Mittelverwaltung genannten Auflagen gleichwertig sind.
Artikel 40
Vereinbarung über die Übertragung von Haushaltsvollzugsaufgaben an Einrichtungen und Personen
(Artikel 61 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Übertragungsvereinbarungen enthalten detaillierte Regelungen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union und zur Gewährleistung der Transparenz der durchgeführten Maßnahmen. Diese Regelungen umfassen mindestens Folgendes:
a)
eindeutige Festlegung der übertragenen Aufgaben und deren Grenzen, insbesondere hinsichtlich der Änderung der übertragenen Aufgaben, des Forderungsverzichts und der Verwendung erstatteter oder nicht verwendeter Mittel;
b)
Bedingungen und Modalitäten für die Wahrnehmung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und durchzuführenden Kontrollen, einschließlich der Evaluierung der Programme;
c)
Bedingungen für die Zahlung des Beitrags der Union, die Erstattung von für die Durchführung entstandenen Kosten und die Vergütung der beauftragten Einrichtung sowie Bestimmungen über die zur Rechtfertigung der Zahlungen vorzulegenden Unterlagen;
d)
Vorschriften für die Berichterstattung an die Kommission betreffend die Durchführung der Aufgaben, erwartete Ergebnisse, aufgetretene Unregelmäßigkeiten und daraufhin getroffene Maßnahmen, Bedingungen für die Aussetzung oder Unterbrechung von Zahlungen sowie Bedingungen für die Beendigung der Wahrnehmung der Aufgaben;
e)
Datum, bis zu dem die einzelnen Verträge und Vereinbarungen zur Durchführung der Übertragungsvereinbarung zu schließen sind, und das der Art der zu übertragenden Aufgaben angemessen sein muss;
f)
Bestimmungen, die es der Einrichtung oder Person erlauben, Einrichtungen, die sich in einer der in Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a, b und e und in Artikel 107 Buchstaben a und b der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden, von der Teilnahme an Vergabeverfahren, Finanzhilfeverfahren oder Wettbewerben oder von der Vergabe von Aufträgen, Finanzhilfen oder Preisgeldern auszuschließen;
g)
Modalitäten der Kontrolle durch die Kommission sowie Bestimmungen über den Zugang der Kommission, des OLAF und des Rechnungshofs zu Informationen, die sie zur Wahrnehmung ihrer Pflichten benötigen, und die Befugnis, Prüfungen und Untersuchungen durchzuführen, einschließlich Prüfungen vor Ort;
h)
Vorkehrungen für die
i)
Verpflichtung der betrauten Einrichtung, die Kommission unverzüglich über etwaigen Betrug im Zusammenhang mit der Verwaltung von Mitteln der Union und die daraufhin getroffenen Maßnahmen zu unterrichten;
ii)
Benennung einer Kontaktstelle, die über die entsprechenden Befugnisse für eine direkte Zusammenarbeit mit dem OLAF verfügt, um dessen operative Tätigkeiten zu unterstützen;
i)
Bedingungen für die Verwendung von Bankkonten sowie anfallender Zinserträge nach Artikel 8 Absatz 4 der Haushaltsordnung;
j)
Vorkehrungen zur Gewährleistung der Erkennbarkeit der Maßnahme der Union insbesondere gegenüber den übrigen Tätigkeiten der Einrichtung.
Artikel 41
Verwaltungserklärung und Konformitätserklärung
(Artikel 60 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
Bei Maßnahmen, die vor Ende des betreffenden Haushaltsjahrs abgeschlossen werden, kann der Abschlussbericht der betrauten Einrichtung oder Person über diese Maßnahme an die Stelle der in Artikel 60 Absatz 5 Buchstabe b der Haushaltsordnung genannten Verwaltungserklärung treten, sofern er vor dem 15. Februar des auf das betreffende Haushaltsjahr folgenden Jahres vorgelegt wird.
Bei von internationalen Organisationen oder Drittländern durchgeführten Maßnahmen, die auf höchstens 18 Monate befristet sind, kann die in Artikel 60 Absatz 5 der Haushaltsordnung genannte Konformitätserklärung in den Abschlussbericht einbezogen werden.
Artikel 42
Verfahren für die Rechnungsprüfung und Rechnungsannahme sowie Ausschluss nicht vorschriftsmäßiger Ausgaben von der Finanzierung aus Mitteln der Union bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 60 Absatz 6 Buchstaben b und c der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der besonderen Bestimmungen in den sektorspezifischen Vorschriften umfassen die in Artikel 60 Absatz 6 Buchstaben b und c der Haushaltsordnung genannten Verfahren
a)
Belegprüfungen sowie gegebenenfalls Vor-Ort-Prüfungen durch die Kommission;
b)
Feststellung des Betrages der Ausgaben, der als zulasten des Haushalts gehend anerkannt wird, durch die Kommission, gegebenenfalls im Anschluss an ein kontradiktorisches Verfahren mit den zuvor entsprechend unterrichteten Einrichtungen und Personen;
c)
gegebenenfalls Berechnung der Finanzkorrekturen durch die Kommission;
d)
Einziehung oder Auszahlung des Saldos, der sich aus der Differenz zwischen den anerkannten Ausgaben und den bereits an die Einrichtungen oder Personen ausgezahlten Beträgen ergibt, durch die Kommission.
Für die Zwecke von Buchstabe d nimmt die Kommission die Einziehung geschuldeter Beträge nach Möglichkeit durch Verrechnung gemäß Artikel 87 vor.
(2) Werden Haushaltsvollzugsaufgaben auf eine Einrichtung übertragen, die eine von mehreren Gebern finanzierte Maßnahme durchführt, wird bei den Verfahren nach Artikel 60 Absatz 6 Buchstaben b und c der Haushaltsordnung geprüft, ob die Einrichtung für die betreffende Maßnahme einen Betrag in Höhe des von der Kommission dafür gezahlten Betrags verwendet hat und ob die Ausgabe in Einklang mit den Verpflichtungen erfolgt ist, die in der Vereinbarung niedergelegt sind, die mit der Einrichtung geschlossen wurde.
Für die Zwecke dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck „von mehreren Gebern finanzierte Maßnahme“ jede Maßnahme, bei der die Mittel der Union mit den Mitteln mindestens eines anderen Gebers gebündelt werden.
Artikel 43
Besondere Bestimmungen für die indirekte Mittelverwaltung mit internationalen Organisationen
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer ii und Artikel 188 der Haushaltsordnung)
(1) Bei den internationalen Organisationen gemäß Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer ii der Haushaltsordnung handelt es sich im Einzelnen um:
a)
internationale öffentliche Einrichtungen, die durch zwischenstaatliche Abkommen geschaffen werden, sowie von diesen eingerichtete spezialisierte Agenturen;
b)
das Internationale Komitee vom Roten Kreuz;
c)
den Internationalen Verband der nationalen Gesellschaften des Roten Kreuzes und des Roten Halbmonds;
d)
andere Organisationen ohne Erwerbszweck, die durch einen Beschluss der Kommission internationalen Organisationen gleichgestellt sind.
(2) Führt die Kommission den Haushalt nach dem Prinzip der indirekten Mittelverwaltung mit internationalen Organisationen aus, finden die mit den betreffenden internationalen Organisationen geschlossenen Überprüfungsvereinbarungen Anwendung.
Artikel 44
Benennung von öffentlichen Einrichtungen oder privatrechtlichen Einrichtungen, die im öffentlichen Auftrag tätig werden
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffern v und vi der Haushaltsordnung)
(1) Die öffentlichen Einrichtungen oder privatrechtlichen Einrichtungen, die im öffentlichen Auftrag tätig werden, unterliegen dem Recht des Mitgliedstaats oder Landes, in dem sie errichtet wurden.
(2) Im Falle einer Verbundverwaltung, welche die Benennung von mindestens einer Einrichtung je Mitgliedstaat oder Land erforderlich macht, wird diese Benennung von dem betroffenen Mitgliedstaat oder Land gemäß dem Basisrechtsakt vorgenommen.
In allen anderen Fällen benennt die Kommission diese Einrichtungen im Einvernehmen mit den betreffenden Mitgliedstaaten oder Ländern.
KAPITEL 3
Finanzakteure
Abschnitt 1
Rechte und Pflichten der Finanzakteure
Artikel 45
Rechte und Pflichten der Finanzakteure
(Artikel 64 der Haushaltsordnung)
(1) Jedes Organ stellt jedem Finanzakteur die zur Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Ressourcen zur Verfügung und gibt ihm eine Charta an die Hand, in der seine Aufgaben, Rechte und Pflichten im Einzelnen beschrieben sind.
(2) Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, unterliegen in Bezug auf die an sie weiterübertragenen Finanzverwaltungsaufgaben der von der Kommission hierfür aufgestellten Charta.
Abschnitt 2
Der Anweisungsbefugte
Artikel 46
Unterstützung der bevollmächtigten und nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten
(Artikel 65 der Haushaltsordnung)
Der zuständige Anweisungsbefugte kann bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben von Bediensteten unterstützt werden, die beauftragt werden, unter seiner Verantwortung bestimmte Vorgänge auszuführen, die für den Haushaltsvollzug und die Bereitstellung der Finanz- und Verwaltungsinformationen erforderlich sind. Um Interessenkonflikten vorzubeugen, unterliegen Bedienstete, die bevollmächtigte oder nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte unterstützen, den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung.
Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, können bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben von Bediensteten der Kommission unterstützt werden.
Artikel 47
Interne Vorschriften über die Übertragung der Anweisungsbefugnis
(Artikel 65 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ legt in seinen internen Vorschriften die Mittelbewirtschaftungsmaßnahmen fest, die es für die reibungslose Ausführung seines Teils des Haushaltsplans für erforderlich hält; diese Maßnahmen müssen mit der Haushaltsordnung und der vorliegenden Verordnung in Einklang stehen.
Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, unterliegen in Bezug auf die an sie weiterübertragenen Finanzverwaltungsaufgaben den Internen Vorschriften der Kommission.
Artikel 48
Aufbewahrung der Belege bei den Anweisungsbefugten
(Artikel 66 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
Für die Aufbewahrung der Originalbelege im Zusammenhang mit und im Anschluss an den Haushaltsvollzug und die Haushaltsvollzugshandlungen richtet der Anweisungsbefugte papiergestützte oder elektronische Systeme ein, die Folgendes vorsehen:
a)
ihre Nummerierung,
b)
ihre Datierung,
c)
die Führung von - gegebenenfalls DV-gestützten - Registern, anhand deren festgestellt werden kann, wo sich jeder Originalbeleg befindet,
d)
ihre Aufbewahrung während eines Zeitraums von mindestens fünf Jahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem das Europäische Parlament die Entlastung für das Haushaltsjahr erteilt, auf das sich die jeweiligen Belege beziehen,
e)
die Aufbewahrung der Belege bezüglich der für Vorfinanzierungen geleisteten Sicherheiten des Organs und die Erstellung eines Zeitplans für eine angemessene Überwachung dieser Sicherheiten.
Belege für nicht endgültig abgeschlossene Vorgänge werden über den in Absatz 1 Buchstabe d vorgesehenen Zeitraum hinaus bis zum Ende des Jahres aufbewahrt, das auf das Jahr des Abschlusses dieser Vorgänge folgt.
In Belegen enthaltene personenbezogene Daten, deren Bereithaltung für die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans, zu Kontroll- oder Prüfungszwecken nicht erforderlich ist, werden nach Möglichkeit entfernt. Im Hinblick auf die Aufbewahrung von Verkehrsdaten gilt Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Artikel 49
Ex-ante- und Ex-post-Kontrollen
(Artikel 66 Absätze 5 und 6 der Haushaltsordnung)
(1) Unter Einleitung eines Vorgangs sind sämtliche Vorgänge zu verstehen, die von den in Artikel 46 bezeichneten Bediensteten ausgeführt werden können und der Vorbereitung von Haushaltsvollzugshandlungen der zuständigen Anweisungsbefugten dienen.
(2) Unter Ex-ante-Überprüfung eines Vorgangs sind sämtliche vom zuständigen Anweisungsbefugten eingerichteten Ex-ante-Kontrollen zu verstehen, mit denen die operativen und finanziellen Aspekte des Vorgangs überprüft werden sollen.
(3) Bei den Ex-ante-Kontrollen wird geprüft, ob die angeforderten Belege und sonstigen verfügbaren Informationen kohärent sind.
Die Prüftiefe und -häufigkeit für die Ex-ante-Kontrollen legt der zuständige Anweisungsbefugte unter Berücksichtigung von Risiko- und Kostenwirksamkeitsaspekten fest. Im Zweifelsfalle fordert der für die Feststellung der betreffenden Ausgabe zuständige Anweisungsbefugte im Rahmen der Ex-ante-Kontrolle zusätzliche Informationen an oder führt eine Vor-Ort-Kontrolle durch, um eine angemessene Gewähr zu erreichen.
Mit den Ex-ante-Kontrollen soll insbesondere Folgendes festgestellt werden:
a)
die Ordnungsmäßigkeit der Ausgabe und Einnahme und ihre Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften, insbesondere des Haushaltsplans und der relevanten Regelungen, sowie mit allen in Anwendung der Verträge und der einschlägigen Regelungen erlassenen Rechtsakten und gegebenenfalls den vertraglichen Bedingungen;
b)
die Anwendung des in Teil 1 Titel II Kapitel 7 der Haushaltsordnung aufgeführten Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Für die Kontrollen kann der zuständige Anweisungsbefugte mehrere ähnliche Einzeltransaktionen im Zusammenhang mit den laufenden Personalausgaben für Dienstbezüge, Ruhegehälter, Erstattung von Dienstreisekosten und Krankheitskosten als eine einzige Transaktion behandeln.
(4) Die Ex-post-Kontrollen können auf der Grundlage von Belegen und erforderlichenfalls vor Ort durchgeführt werden.
Bei Ex-post-Kontrollen wird geprüft, ob die aus dem Haushalt finanzierten Maßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt werden und insbesondere die in Absatz 3 genannten Kriterien erfüllt sind.
Die Ergebnisse der Ex-post-Kontrollen werden vom bevollmächtigten Anweisungsbefugten zumindest jährlich geprüft, um etwaige systembedingte Probleme feststellen zu können. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte trifft entsprechende Abhilfemaßnahmen.
Die Risikoanalyse nach Artikel 66 Absatz 6 der Haushaltsordnung wird unter Berücksichtigung der Kontrollergebnisse und anderer einschlägiger Informationen überarbeitet.
Bei Mehrjahresprogrammen entwickelt der bevollmächtigte Anweisungsbefugte eine mehrjährige Strategie hinsichtlich Art und Umfang der Kontrollen für den Programmzeitraum und legt fest, wie die Ergebnisse für die jährliche Zuverlässigkeitserklärung im Jahresvergleich zu messen sind.
Artikel 50
Berufsethischer Kodex
(Artikel 66 Absatz 7 und Artikel 73 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
(1) Die vom zuständigen Anweisungsbefugten mit der Überprüfung der Finanzvorgänge betrauten Bediensteten werden aufgrund ihrer besonderen Fachkenntnisse und beruflichen Fähigkeiten ausgewählt, die durch Zeugnisse oder eine entsprechende Berufserfahrung nachgewiesen werden oder im Zuge einer besonderen Schulung erworben wurden.
(2) Jedes Organ legt einen berufsethischen Kodex fest, der insbesondere für den Bereich interne Kontrolle Folgendes regelt:
a)
das von den in Absatz 1 bezeichneten Bediensteten verlangte technische und finanzielle Fachniveau;
b)
die Verpflichtung dieser Bediensteten zur kontinuierlichen Weiterbildung;
c)
Mandat, Rolle und Aufgaben der betreffenden Bediensteten;
d)
die von ihnen zu befolgenden Verhaltensregeln, insbesondere hinsichtlich der Berufsethik und der Integrität sowie die ihnen zuerkannten Rechte.
(3) Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, unterliegen in Bezug auf die an sie weiterübertragenen Finanzverwaltungsaufgaben dem in Absatz 2 genannten berufsethischen Kodex der Kommission.
(4) Jedes Organ führt Strukturen ein, die es ermöglichen, relevante Informationen über die Kontrollnormen sowie die einschlägigen Methoden und Techniken bei den anweisungsbefugten Dienststellen zu verbreiten und regelmäßig zu aktualisieren.
Artikel 51
Untätigkeit des bevollmächtigten Anweisungsbefugten
(Artikel 66 Absatz 8 der Haushaltsordnung)
Unter Untätigkeit des bevollmächtigten Anweisungsbefugten im Sinne von Artikel 66 Absatz 8 der Haushaltsordnung ist zu verstehen, dass innerhalb einer in Anbetracht der Umstände des Einzelfalls angemessenen Frist, auf jeden Fall aber innerhalb einer Frist von höchstens einem Monat keinerlei Reaktion erfolgt ist.
Artikel 52
Weiterleitung von Finanz- und Verwaltungsinformationen an den Rechnungsführer
(Artikel 66 der Haushaltsordnung)
Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte übermittelt dem Rechnungsführer unter Einhaltung der von diesem festgelegten Vorschriften die Finanz- und Verwaltungsinformationen, die dieser zur Wahrnehmung seiner Aufgaben benötigt.
Der Anweisungsbefugte legt dem Rechnungsführer regelmäßig, mindestens jedoch anlässlich der Rechnungsabschlüsse, die Finanzinformationen zu den Treuhandkonten vor, so dass die Verwendung von Mitteln der Union in ihren Rechnungsabschlüssen ausgewiesen werden kann.
Artikel 53
Bericht über Verhandlungsverfahren
(Artikel 66 der Haushaltsordnung)
Die bevollmächtigten Anweisungsbefugten erfassen für jedes Haushaltsjahr die im Verhandlungsverfahren gemäß Artikel 134 Absatz 1 Buchstaben a bis g, Artikel 135 Absatz 1 Buchstaben a bis d und den Artikeln 266, 268 und 270 der vorliegenden Verordnung vergebenen Aufträge. Nimmt der Anteil der Verhandlungsverfahren an der Zahl der von demselben bevollmächtigten Anweisungsbefugten vergebenen Aufträge gegenüber den früheren Haushaltsjahren beträchtlich zu oder ist dieser Anteil erheblich höher als der bei seinem Organ verzeichnete Durchschnitt, erstattet der zuständige Anweisungsbefugte dem Organ Bericht und erläutert gegebenenfalls die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um dieser Tendenz entgegenzuwirken. Jedes Organ übermittelt dem Europäischen Parlament und dem Rat einen Bericht über die Verhandlungsverfahren. Für die Kommission wird dieser Bericht der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung beigefügt.
Abschnitt 3
Der Rechnungsführer
Artikel 54
Ernennung des Rechnungsführers
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer wird von jedem Organ aus den Reihen der dem Statut der Beamten der Europäischen Union unterliegenden Beamten ernannt.
Er wird vom Organ aufgrund seiner besonderen Sachkenntnis, die durch Zeugnisse oder eine gleichwertige Berufserfahrung nachzuweisen ist, ausgewählt.
(2) Zwei oder mehrere Organe oder Einrichtungen können denselben Rechnungsführer ernennen.
In einem solchen Fall treffen sie die notwendigen Vorkehrungen, um etwaige Interessenkonflikte zu vermeiden.
Artikel 55
Ausscheiden des Rechnungsführers aus dem Amt
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Ausscheiden des Rechnungsführers aus dem Amt wird so rasch wie möglich eine allgemeine Kontenbilanz erstellt.
(2) Die Kontenbilanz wird dem neuen Rechnungsführer zusammen mit einem Übergabebericht von dem scheidenden Rechnungsführer oder, falls dies unmöglich ist, von einem Beamten seiner Dienststelle übermittelt.
Der neue Rechnungsführer unterzeichnet die Kontenbilanz innerhalb eines Monats nach Übermittlung zur Erteilung seines Einverständnisses und kann Vorbehalte äußern.
Der Übergabebericht enthält auch das Ergebnis der Kontenbilanz sowie die geäußerten Vorbehalte.
(3) Jedes Organ bzw. jede Einrichtung nach Artikel 208 der Haushaltsordnung unterrichtet das Europäische Parlament, den Rat und den Rechnungsführer der Kommission innerhalb von zwei Wochen, wenn es/sie einen Rechnungsführer ernennt, und wenn dieser aus dem Amt scheidet.
Artikel 56
Validierung der Rechnungsführungs- und Inventarsysteme
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Der zuständige Anweisungsbefugte informiert den Rechnungsführer über sämtliche Entwicklungen bzw. umfassenden Änderungen jedes Rechnungsführungssystems, Inventarsystems oder Systems zur Bewertung der Aktiva und Passiva, das Daten für die Rechnungslegung des Organs liefert oder zum Nachweis von Daten der Rechnungslegung herangezogen wird, so dass der Rechnungsführer die Einhaltung der Validierungskriterien überprüfen kann.
Der Rechnungsführer kann ein bereits validiertes Rechnungsführungssystem jederzeit erneut überprüfen. Wird ein vom Anweisungsbefugten eingerichtetes Rechnungsführungssystem vom Rechnungsführer nicht validiert bzw. zieht dieser eine früher gegebene Validierung zurück, so erstellt der zuständige Anweisungsbefugte einen Aktionsplan, um die Mängel, die zu dieser Entscheidung geführt haben, schnellstmöglich zu beheben.
Der zuständige Anweisungsbefugte ist für die Vollständigkeit der an den Rechnungsführer weitergeleiteten Angaben verantwortlich.
Artikel 57
Kassenmittelverwaltung
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer sorgt dafür, dass seinem Organ ausreichende Mittel zur Deckung des Kassenbedarfs im Rahmen des Haushaltsvollzugs zur Verfügung stehen.
(2) Für die Zwecke des Absatzes 1 richtet der Rechnungsführer Liquiditätsmanagementsysteme ein, die ihm die Erstellung von Kassenmittelvorausschätzungen gestatten.
(3) Der Rechnungsführer der Kommission verteilt die verfügbaren Mittel gemäß den Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1150/2000.
Artikel 58
Verwaltung der Bankkonten
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Zum Zwecke der Kassenmittelverwaltung kann der Rechnungsführer im Namen des Organs bei den Finanzinstituten oder den nationalen Zentralbanken Konten einrichten bzw. einrichten lassen. In ordnungsgemäß begründeten Ausnahmefällen kann der Rechnungsführer auch auf andere Währungen als den Euro lautende Konten einrichten.
(2) Der Rechnungsführer ist für die Schließung der Konten nach Absatz 1 verantwortlich bzw. stellt sicher, dass solche Konten geschlossen werden.
(3) Der Rechnungsführer bestimmt gemäß den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, der Rentabilität und des Wettbewerbs die Konditionen für die Führung der bei den Finanzinstituten eingerichteten Konten nach Absatz 1.
(4) Spätestens alle fünf Jahre veranlasst der Rechnungsführer eine neuerliche Ausschreibung im Leistungswettbewerb für Finanzinstitute, bei denen Konten nach Absatz 1 eingerichtet werden konnten.
Soweit dies nach den örtlichen Bankvorschriften möglich ist, werden die bei Finanzinstituten außerhalb der Union eingerichteten Zahlstellenkonten regelmäßig einer Marktanalyse unterzogen. Eine solche Analyse findet mindestens alle fünf Jahre auf Antrag des Zahlstellenverwalters statt, der anschließend dem Rechnungsführer einen begründeten Vorschlag für die Auswahl einer Bank für einen Zeitraum von höchstens fünf Jahren unterbreitet.
(5) Der Rechnungsführer sorgt für die strikte Einhaltung der Konditionen für die Führung der bei den Finanzinstituten eingerichteten Konten nach Absatz 1.
Für bei Finanzinstituten in Drittländern geführte Konten übernimmt der Zahlstellenverwalter diese Aufgabe unter Beachtung der Rechtsvorschriften des Landes, in dem er sein Mandat ausübt.
(6) Der Rechnungsführer der Kommission informiert die Rechnungsführer der anderen Organe und der Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung über die Konditionen für die Führung der bei den verschiedenen Finanzinstituten eingerichteten Konten. Die Rechnungsführer der anderen Organe und der Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung passen die Konditionen für die Führung der von ihnen eingerichteten Konten an diese Konditionen an.
Artikel 59
Zeichnungsvollmacht
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Die Konditionen für die Eröffnung, Führung und Verwendung der Konten enthalten eine Bestimmung, wonach für Schecks, Überweisungen und sonstige Banktransaktionen entsprechend den Vorschriften für die Interne Kontrolle die Unterschrift eines oder mehrerer ordnungsgemäß bevollmächtigter Bediensteter erforderlich ist. Außerhalb des Systems ausgefertigte Anweisungen werden von mindestens zwei ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten oder vom Rechnungsführer persönlich unterzeichnet.
Für die Zwecke des Absatzes 1 übermittelt der Rechnungsführer eines jeden Organs allen Finanzinstituten, bei denen das betreffende Organ Konten unterhält, die Namen und Unterschriftsproben der bevollmächtigten Bediensteten.
Artikel 60
Verwaltung der Salden der Bankkonten
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer vergewissert sich, dass der Saldo der Bankkonten gemäß Artikel 58 nicht wesentlich von den Kassenmittelvorausschätzungen gemäß Artikel 57 Absatz 2 abweicht und auf jeden Fall
a)
keines dieser Konten einen Debetsaldo aufweist,
b)
der Saldo von Devisenkonten regelmäßig in Euro umgerechnet wird.
(2) Der Rechnungsführer darf auf Devisenkonten keine Salden halten, die dem Organ übermäßige Verluste aufgrund von Wechselkursschwankungen verursachen könnten.
Artikel 61
Überweisungen und Umtauschtransaktionen
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Unbeschadet des Artikels 69 nimmt der Rechnungsführer Überweisungen zwischen den von ihm im Namen des Organs bei Finanzinstituten eingerichteten Konten sowie Devisenumrechnungen vor.
Artikel 62
Zahlungsmodalitäten
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Zahlungen werden per Überweisung oder per Scheck und im Falle von Zahlstellen nach Maßgabe von Artikel 67 Absatz 4 auch per Debitkarte geleistet.
Artikel 63
Datei „Rechtsträger“
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer kann Zahlungen auf dem Wege der Überweisung nur dann veranlassen, wenn die Bankdaten des Zahlungsempfängers und die Angaben, die die Identität des Zahlungsempfängers belegen, sowie alle Änderungen zuvor in einer gemeinsamen Datei je Organ erfasst worden sind.
Jede Aufnahme der Rechts- und Bankdaten des Zahlungsempfängers in diese Datei bzw. jede Änderung dieser Daten erfolgt auf der Grundlage eines entsprechenden Nachweises in der vom Rechnungsführer festgelegten Form.
(2) Im Hinblick auf eine Zahlung im Wege der Überweisung können die Anweisungsbefugten nur dann eine Verpflichtung im Namen ihres Organs gegenüber einem Dritten eingehen, wenn dieser ihnen die erforderlichen Unterlagen für die Aufnahme in die Datei übermittelt hat.
Die Anweisungsbefugten informieren den Rechnungsführer über jede Änderung der ihnen von den Empfängern mitgeteilten Rechts- und Bankangaben und sie prüfen, ob diese Angaben gültig sind, bevor eine Ausgabe angeordnet wird.
Bei den Heranführungshilfen können einzelne rechtliche Verpflichtungen mit den Behörden der beitrittswilligen Länder ohne vorherige Registrierung in der Rechtsträger-Datei eingegangen werden. In diesem Fall setzt der Anweisungsbefugte alles daran, damit diese Registrierung so rasch wie möglich erfolgt. In den jeweiligen Verträgen ist vorzusehen, dass die Mitteilung der Bankangaben des Empfängers an die Kommission Voraussetzung für die erste Zahlung ist.
Artikel 64
Aufbewahrung der Belege beim Rechnungsführer
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Die Belege im Zusammenhang mit der Rechnungsführung und Rechnungslegung gemäß Artikel 141 der Haushaltsordnung werden während eines Zeitraums von fünf Jahren aufbewahrt, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem das Europäische Parlament für das Haushaltsjahr, auf das sich die Belege beziehen, die Entlastung erteilt.
Belege für nicht endgültig abgeschlossene Vorgänge werden jedoch über diesen Zeitraum hinaus bis zum Ende des Jahres aufbewahrt, das auf das Jahr des Abschlusses der betreffenden Vorgänge folgt. Im Hinblick auf die Aufbewahrung von Verkehrsdaten gilt Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Jedes Organ bestimmt, bei welcher Dienststelle die Belege aufbewahrt werden.
Artikel 65
Zur Verfügung über die Konten ermächtigte Personen
(Artikel 69 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ legt fest, unter welchen Bedingungen die von ihm benannten Bediensteten, die zur Verfügung über die bei den Außenstellen gemäß Artikel 72 eingerichteten Konten ermächtigt sind, den Finanzinstituten vor Ort ihre Namen und Unterschriftsproben mitteilen dürfen.
Abschnitt 4
Der Zahlstellenverwalter
Artikel 66
Bedingungen für die Inanspruchnahme von Zahlstellen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) Erweisen sich Zahlungen auf haushaltstechnischem Wege als materiell unmöglich oder insbesondere aufgrund der geringen Höhe der zu zahlenden Beträge als wenig rationell, so können für die Zahlung dieser Ausgaben Zahlstellen eingerichtet werden.
(2) Der Zahlstellenverwalter ist befugt, auf der Grundlage eines in den Weisungen des zuständigen Anweisungsbefugten genau festgelegten Rahmens die vorläufige Feststellung und die Zahlung der Ausgaben vorzunehmen. Diese Weisungen enthalten die Vorschriften und die Bedingungen für die vorläufige Feststellung und die Zahlung der Ausgaben sowie gegebenenfalls die Bestimmungen für die Unterzeichnung rechtlicher Verpflichtungen im Sinne von Artikel 97 Absatz 1 Buchstabe e.
(3) Die Einrichtung einer Zahlstelle und die Benennung eines Zahlstellenverwalters werden vom Rechnungsführer auf ordnungsgemäß begründeten Vorschlag des zuständigen Anweisungsbefugten beschlossen. In diesem Beschluss wird auf die Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen des Zahlstellenverwalters und des Anweisungsbefugten hingewiesen.
Änderungen der Funktionsweise einer Zahlstelle werden ebenfalls vom Rechnungsführer auf ordnungsgemäß begründeten Vorschlag des zuständigen Anweisungsbefugten beschlossen.
(4) Über die in den Delegationen der Union eingerichteten Zahlstellen können sowohl Mittel des Einzelplans Kommission als auch Mittel des Einzelplans Europäischer Auswärtiger Dienst (im Folgenden „EAD“) des Gesamthaushaltsplans ausgezahlt werden, wobei die lückenlose Rückverfolgbarkeit der Ausgaben gewährleistet sein muss.
Artikel 67
Bedingungen für die Einrichtung einer Zahlstelle und die Leistung von Zahlungen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) In dem Beschluss über die Einrichtung einer Zahlstelle und die Benennung eines Zahlstellenverwalters sowie in dem Beschluss zur Änderung der Funktionsweise einer Zahlstelle ist insbesondere Folgendes festgelegt:
a)
Gegenstand und Höchstbetrag des ursprünglich zu gewährenden Vorschusses;
b)
gegebenenfalls Eröffnung eines Bank- oder Postscheckkontos auf den Namen des Organs;
c)
Art und Höchstbetrag jeder Ausgabe, die vom Zahlstellenverwalter an Dritte gezahlt bzw. bei ihnen eingezogen werden kann;
d)
Periodizität, Modalitäten für die Vorlage der Belege und Weiterleitung dieser Belege an den Anweisungsbefugten zwecks Abrechnung;
e)
Modalitäten für die etwaige Wiederauffüllung des Vorschusses;
f)
die Verpflichtung des Anweisungsbefugten, die Transaktionen der Zahlstellen spätestens am Ende des folgenden Monats abzurechnen, um die Abstimmung zwischen dem Kontensaldo und dem Banksaldo zu gewährleisten;
g)
Geltungsdauer der dem Zahlstellenverwalter vom Rechnungsführer erteilten Vollmacht;
h)
Identität des benannten Zahlstellenverwalters.
(2) Im Zusammenhang mit den Vorschlägen für Beschlüsse über die Einrichtung von Zahlstellen beachtet der Anweisungsbefugte Folgendes:
a)
Wenn ein Zugang zum zentralen, DV-gestützten Rechnungsführungssystem gegeben ist, wird vorrangig auf die Haushaltsverfahren zurückgegriffen.
b)
Auf Zahlstellen wird nur in ordnungsgemäß begründeten Fällen zurückgegriffen.
Der Höchstbetrag, der vom Zahlstellenverwalter ausgezahlt werden kann, wenn es materiell unmöglich ist oder unwirtschaftlich wäre, Zahlungen nach dem regulären haushaltstechnischen Verfahren vorzunehmen, darf 60 000 EUR je Ausgabe nicht überschreiten.
(3) Zahlungen an Dritte können vom Zahlstellenverwalter geleistet werden auf der Grundlage und im Rahmen
a)
vorheriger Mittelbindungen und rechtlicher Verpflichtungen, die vom zuständigen Anweisungsbefugten unterzeichnet worden sind;
b)
des positiven Restsaldos der Zahlstelle, in bar oder auf dem betreffenden Bankkonto.
(4) Die Zahlungen der Zahlstellen können nach Maßgabe der Anweisungen des Rechnungsführers per Banküberweisung, einschließlich eines Lastschriftverfahrens gemäß Artikel 89 der Haushaltsordnung, per Scheck oder im Wege anderer Zahlungsmittel, einschließlich Debitkarten, geleistet werden.
(5) Auf die geleisteten Zahlungen folgen vom zuständigen Anweisungsbefugten unterzeichnete förmliche Beschlüsse über die endgültige Feststellung und/oder abschließende Auszahlungsanordnungen.
Artikel 68
Auswahl der Zahlstellenverwalter
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Die Zahlstellenverwalter werden aus den Reihen der Beamten und nur in ordnungsgemäß begründeten Fällen aus den Reihen der übrigen Bediensteten ausgewählt. Die Zahlstellenverwalter werden aufgrund ihrer besonderen Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen, die durch Zeugnisse oder eine entsprechende Berufserfahrung nachgewiesen werden, oder nach einer einschlägigen Schulung ausgewählt.
Artikel 69
Dotierung der Zahlstellen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer führt die Zahlung zur Ausstattung der Zahlstelle mit den erforderlichen Mitteln aus und gewährleistet ihre finanzielle Überwachung sowohl bei der Einrichtung von Bankkonten und der Übertragung der Zeichnungsbefugnis als auch bei den Kontrollen vor Ort und in der zentralen Rechnungsführung. Der Rechnungsführer stellt den Zahlstellen Mittel bereit. Die Vorschüsse werden auf das auf den Namen der Zahlstelle eröffnete Bankkonto eingezahlt.
Den betreffenden Zahlstellen können verschiedene lokale Einnahmen direkt zugeführt werden, so solche aus
a)
Verkäufen von Material,
b)
Veröffentlichungen,
c)
verschiedenen Erstattungen,
d)
Zinserträgen.
Die Abrechnung bei den Ausgaben und - sonstigen oder zweckgebundenen - Einnahmen erfolgt gemäß dem in Artikel 67 genannten Beschluss über die Einrichtung der Zahlstelle und den Bestimmungen der Haushaltsordnung. Die betreffenden Beträge werden vom Anweisungsbefugten bei der späteren Wiederauffüllung der Mittel derselben Zahlstelle in Abzug gebracht.
(2) Um insbesondere Wechselkursverluste zu vermeiden, kann der Zahlstellenverwalter Übertragungen zwischen den verschiedenen Bankkonten ein und derselben Zahlstelle vornehmen.
Artikel 70
Kontrollen seitens der Anweisungsbefugten und Rechnungsführer
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) Der Zahlstellenverwalter führt nach den vom Rechnungsführer festgelegten Regeln und den von diesem erteilten Weisungen Buch über die ihm zur Verfügung stehenden Kassenmittel und Bankguthaben, über die geleisteten Zahlungen und die vereinnahmten Beträge. Die Übersichten über diese Buchführung sind dem zuständigen Anweisungsbefugten jederzeit zugänglich; der Zahlstellenverwalter erstellt mindestens einmal monatlich eine Aufstellung der Transaktionen, die er zusammen mit den dazugehörigen Belegen innerhalb des auf den jeweiligen Vorgang folgenden Monats dem zuständigen Anweisungsbefugten zwecks Abrechnung der Transaktionen der Zahlstelle übermittelt.
(2) Der Rechnungsführer nimmt in der Regel vor Ort unangemeldete Kontrollen vor bzw. lässt solche von einem eigens hierzu bevollmächtigten Bediensteten seiner Dienststellen oder der anweisungsbefugten Dienststellen vornehmen, um zu überprüfen, ob die den Zahlstellenverwaltern anvertrauten Mittel vorhanden sind, die Bücher ordnungsgemäß geführt und die Transaktionen der Zahlstellen unter Einhaltung der vorgeschriebenen Fristen abgerechnet werden. Der Rechnungsführer teilt dem zuständigen Anweisungsbefugten die Ergebnisse seiner Überprüfungen mit.
Artikel 71
Verfahren der Auftragsvergabe
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Zahlungen im Rahmen der Zahlstelle können bis zu dem in Artikel 137 Absatz 3 genannten Betrag zur Begleichung von Rechnungen geleistet werden, ohne dass zuvor ein Angebot angenommen wurde.
Artikel 72
Einrichtung von Zahlstellen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Gemäß Artikel 70 der Haushaltsordnung können zur Zahlung bestimmter Arten von Ausgaben bei jeder Außenstelle außerhalb der Europäischen Union eine oder mehrere Zahlstellen eingerichtet werden. Außenstellen sind insbesondere Delegationen, Vertretungen oder Büros der Union in Drittländern.
Der Beschluss zur Einrichtung einer Zahlstelle regelt deren Funktionsweise auf der Grundlage der besonderen Erfordernisse der betreffenden Außenstelle und nach Maßgabe von Artikel 70.
Artikel 73
Zahlstellenverwalter und zur Verfügung über die Konten ermächtigte Personen in den Delegationen der Union
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
In Ausnahmefällen und wenn dies zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs erforderlich ist, können die Aufgaben des EAD-Zahlstellenverwalters in den Delegationen der Union von Bediensteten der Kommission wahrgenommen werden. Unter den gleichen Bedingungen können Bedienstete des EAD in den Delegationen der Union zu Zahlstellenverwaltern der Kommission ernannt werden.
Die in Absatz 1 genannten Regelungen und Bedingungen gelten in den Delegationen der Union für die Ernennung von Personen, die vom Anweisungsbefugten zur Vornahme von Banktransaktionen ermächtigt werden.
KAPITEL 4
Verantwortlichkeit von Finanzakteuren
Abschnitt 1
Allgemeine Vorschriften
Artikel 74
Für Betrugsbekämpfung zuständige Stellen
(Artikel 66 Absatz 8 und Artikel 72 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
Bei den in Artikel 66 Absatz 8 und in Artikel 72 Absatz 2 der Haushaltsordnung bezeichneten Behörden und Stellen handelt es sich um die Stellen, die im Statut sowie in den Beschlüssen der Organe der Union über die Bedingungen und Modalitäten der internen Untersuchungen zur Bekämpfung von Betrug, Korruption und sonstigen rechtswidrigen Handlungen zum Nachteil der Interessen der Union bezeichnet sind.
Abschnitt 2
Auf die bevollmächtigten und nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten anwendbare Vorschriften
Artikel 75
Finanzielle Unregelmäßigkeiten
(Artikel 66 Absatz 7 und Artikel 73 Absatz 6 der Haushaltsordnung)
Unbeschadet der Zuständigkeiten des OLAF ist das in Artikel 29 genannte Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten (im Folgenden „das Gremium“) für alle Verstöße gegen die Haushaltsordnung oder gegen Bestimmungen über die finanzielle Abwicklung und die Kontrolle von Vorgängen infolge von Handlungen oder Unterlassungen eines Bediensteten zuständig.
Artikel 76
Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten
(Artikel 66 Absatz 7 und Artikel 73 Absatz 6 der Haushaltsordnung)
(1) Fälle finanzieller Unregelmäßigkeiten gemäß Artikel 75 der vorliegenden Verordnung werden durch die Anstellungsbehörde dem Gremium zur Stellungnahme nach Artikel 73 Absatz 6 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung vorgelegt.
Sind Leiter von Delegationen der Union gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig, kann der zuständige Anweisungsbefugte das Gremium direkt ersuchen, über das Vorliegen einer finanziellen Unregelmäßigkeiten gemäß Artikel 75 der vorliegenden Verordnung zu befinden.
Ein bevollmächtigter Anweisungsbefugter, der der Auffassung ist, dass eine finanzielle Unregelmäßigkeit vorliegt, kann das Gremium befassen. Das Gremium äußert sich in seiner Stellungnahme über das Vorliegen einer finanziellen Unregelmäßigkeit gemäß Artikel 75, die Schwere der finanziellen Unregelmäßigkeit und ihre etwaigen Folgen. Gelangt das Gremium aufgrund seiner Analyse zu der Auffassung, dass der Fall, mit dem es befasst ist, in die Zuständigkeit des OLAF fällt, verweist es den Vorgang umgehend an die Anstellungsbehörde und setzt das OLAF unverzüglich hiervon in Kenntnis.
Wird das Gremium nach Maßgabe von Artikel 66 Absatz 8 der Haushaltsordnung direkt von einem Bediensteten unterrichtet, so leitet es den Vorgang an die Anstellungsbehörde weiter und setzt den Bediensteten hiervon in Kenntnis. Die Anstellungsbehörde kann das Gremium um eine Stellungnahme zu diesem Vorgang ersuchen.
(2) Jedes Organ oder, wenn mehrere Organe ein Gremium bilden, alle beteiligten Organe regelt bzw. regeln nach Maßgabe seiner bzw. ihrer internen Organisation die Arbeitsweise des Gremiums und dessen Zusammensetzung; dem Gremium gehört ein externer Teilnehmer an, der über die erforderliche Qualifikation und Erfahrung verfügt.
Artikel 77
Bestätigung von Weisungen
(Artikel 73 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Ist ein Anweisungsbefugter der Auffassung, dass eine ihm erteilte Weisung eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verstößt, insbesondere weil ihre Ausführung mit den ihm zugewiesenen Ressourcen unvereinbar ist, so hat er dies der Stelle, die ihm die Befugnis übertragen bzw. weiterübertragen hat, schriftlich darzulegen. Wird diese Weisung schriftlich bestätigt, erfolgt diese Bestätigung innerhalb angemessener Fristen, und ist sie insofern präzise genug, als sie auf die vom bevollmächtigten oder nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten für strittig erachteten Aspekte ausdrücklich Bezug nimmt, so ist der Anweisungsbefugte von seiner Verantwortung entbunden; er führt die Weisung aus, es sei denn, sie ist offensichtlich rechtswidrig oder verstößt gegen geltende strafrechtliche Bestimmungen oder Sicherheitsnormen.
(2) Absatz 1 gilt auch, wenn ein Anweisungsbefugter bei der Ausführung einer ihm erteilten Weisung erfährt, dass der betreffende Vorgang mit Unregelmäßigkeiten behaftet ist.
Weisungen, die nach Maßgabe von Artikel 73 Absatz 3 der Haushaltsordnung bestätigt wurden, werden vom zuständigen bevollmächtigten Anweisungsbefugten erfasst und in seinem jährlichen Tätigkeitsbericht vermerkt.
KAPITEL 5
Einnahmenvorgänge
Abschnitt 1
Eigenmittel
Artikel 78
Eigenmittelvorschriften
(Artikel 76 der Haushaltsordnung)
Der Anweisungsbefugte erstellt einen voraussichtlichen Fälligkeitsplan, nach dem der Kommission die in dem Beschluss über das System der Eigenmittel der Union definierten Eigenmittel zur Verfügung zu stellen sind.
Die Feststellung und die Erhebung der Eigenmittel erfolgen nach Maßgabe der Vorschriften, die in Anwendung des in Absatz 1 genannten Beschlusses erlassen werden.
Abschnitt 2
Forderungsvorausschätzungen
Artikel 79
Forderungsvorausschätzungen
(Artikel 77 der Haushaltsordnung)
(1) Die Forderungsvorausschätzung enthält Angaben über die Art der Einnahme und ihre Verbuchung im Haushaltsplan sowie nach Möglichkeit die Bezeichnung des Schuldners und die voraussichtliche Höhe des Forderungsbetrags.
Bei der Aufstellung der Forderungsvorausschätzung überprüft der zuständige Anweisungsbefugte insbesondere
a)
die Richtigkeit der Verbuchungsstelle;
b)
die Ordnungsmäßigkeit und die Übereinstimmung der Forderungsvorausschätzung mit den geltenden Rechtsvorschriften und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
(2) Vorbehaltlich von Artikel 181 Absatz 2 und Artikel 183 Absatz 2 der Haushaltsordnung sowie Artikel 7 Absatz 2 der vorliegenden Verordnung begründet eine Forderungsvorausschätzung keine Mittel für Verpflichtungen. In den Fällen nach Artikel 21 der Haushaltsordnung werden die Mittel erst verfügbar, nachdem die geschuldeten Beträge tatsächlich durch die Union eingezogen wurden.
Abschnitt 3
Feststellung von Forderungen
Artikel 80
Verfahren
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
(1) Mit der Feststellung einer Forderung durch den Anweisungsbefugten wird bestätigt, dass die Union einen Anspruch gegenüber einem Schuldner hat und berechtigt ist, von diesem Schuldner die Begleichung seiner Schuld zu fordern.
(2) Die Einziehungsanordnung ist der Vorgang, mit dem der zuständige Anweisungsbefugte den Rechnungsführer anweist, die festgestellte Forderung einzuziehen.
(3) Die Zahlungsaufforderung ist die dem Schuldner erteilte Information, dass
a)
die Union die Forderung festgestellt hat;
b)
keine Verzugszinsen fällig werden, wenn die Zahlung seiner Schuld fristgerecht erfolgt;
c)
seine Schuld unbeschadet der geltenden spezifischen Vorschriften zu dem in Artikel 83 genannten Satz verzinslich ist, wenn sie innerhalb der in Buchstabe b genannten Frist nicht vollständig beglichen ist;
d)
das Organ, wenn die Schuld innerhalb der in Buchstabe b genannten Frist nicht vollständig beglichen ist, den geschuldeten Betrag durch Verrechnung oder durch Inanspruchnahme zuvor geleisteter Sicherheiten einzieht;
e)
der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung vor Ablauf der in Buchstabe b genannten Frist vornehmen kann, wenn dies zum Schutz der finanziellen Interessen der Union erforderlich ist, das heißt, wenn er berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass der der Kommission geschuldete Betrag verloren gehen könnte, wobei dem Schuldner vorab mitgeteilt wird, aus welchen Gründen und an welchem Tag die Einziehung durch Verrechnung erfolgt;
f)
das Organ, wenn sämtliche Maßnahmen der Buchstaben a bis e dieses Absatzes nicht zur vollständigen Einziehung der Schuld geführt haben, die Einziehung im Wege der Zwangsvollstreckung des Titels nach Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung oder auf der Grundlage eines gerichtlich erwirkten Titels vornimmt.
Die Zahlungsaufforderung wird ausgedruckt und dem Schuldner vom Anweisungsbefugten übermittelt. Der Rechnungsführer wird über das Rechnungsführungssystem über den Vorgang in Kenntnis gesetzt.
Artikel 81
Feststellung von Forderungen
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
Zur Feststellung einer Forderung vergewissert sich der zuständige Anweisungsbefugte, dass
a)
die Forderung einredefrei, d. h. nicht an eine Bedingung geknüpft ist;
b)
die Forderung auf Geld geht, d. h. in einem genauen Geldbetrag ausgedrückt ist;
c)
die Forderung fällig ist, d. h. dass keine Zahlungsfrist vorliegt;
d)
die Bezeichnung des Schuldners richtig ist;
e)
die Verbuchungsstelle des betreffenden Betrags richtig ist;
f)
die Belege ordnungsgemäß sind;
g)
der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, insbesondere gemäß den in Artikel 91 Absatz 1 Buchstabe a genannten Kriterien, beachtet wird.
Artikel 82
Belege für die Feststellung von Forderungen
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
(1) Jede Feststellung einer Forderung stützt sich auf Belege, die den Anspruch der Union bescheinigen.
(2) Vor Feststellung einer Forderung nimmt der zuständige Anweisungsbefugte entweder persönlich die Belegprüfung vor oder er vergewissert sich, dass diese Prüfung vorgenommen worden ist.
(3) Die Belege werden vom Anweisungsbefugten gemäß Artikel 48 aufbewahrt.
Artikel 83
Verzugszinsen
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der besonderen Bestimmungen, die aus der Anwendung sektorspezifischer Regelungen resultieren, sind für jede bei Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist nicht beglichene Schuld Zinsen gemäß den Absätzen 2 und 3 dieses Artikels zu zahlen.
(2) Auf die bei Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist nicht beglichenen Schulden wird der von der Europäischen Zentralbank für ihre Hauptrefinanzierungsgeschäfte zugrunde gelegte und am ersten Kalendertag des Fälligkeitsmonats geltende Zinssatz angewandt, der im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe C, veröffentlicht wird, zuzüglich
a)
acht Prozentpunkte, wenn es sich bei dem die Forderung begründenden Tatbestand um einen öffentlichen Liefer- oder Dienstleistungsauftrag gemäß Titel V handelt;
b)
dreieinhalb Prozentpunkte in allen übrigen Fällen.
(3) Der Zinsbetrag wird berechnet ab dem Kalendertag nach dem Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten und in der Zahlungsaufforderung festgesetzten Frist bis zu dem Kalendertag, an dem der geschuldete Betrag vollständig gezahlt wurde.
Die Einziehungsanordnung für den Betrag der Verzugszinsen wird zum Zeitpunkt des Erhalts der Zinsen ausgestellt.
(4) Hinterlegt im Fall einer Geldbuße der Schuldner eine Sicherheit, die der Rechnungsführer anstelle einer Zahlung akzeptiert, wird ab dem Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist der in Absatz 2 dieses Artikels genannte Zinssatz in seiner am ersten Tag des Monats, in dem der Beschluss, mit dem die Geldbuße verhängt wurde, geltenden Fassung, zuzüglich anderthalb Prozentpunkte, angewandt.
Abschnitt 4
Anordnung von Einziehungen
Artikel 84
Ausstellung der Einziehungsanordnung
(Artikel 79 der Haushaltsordnung)
(1) Die Einziehungsanordnung enthält folgende Angaben:
a)
das Haushaltsjahr, zu dessen Lasten die Verbuchung erfolgt;
b)
die Referenzdaten des Rechtsakts oder der rechtlichen Verpflichtung, der bzw. die den Forderungstatbestand darstellt und den Anspruch auf die Einziehung begründet;
c)
den einschlägigen Artikel des Haushaltsplans sowie eventuell erforderliche weitere Untergliederungen, gegebenenfalls einschließlich der Referenzdaten der entsprechenden Mittelbindung;
d)
den einzuziehenden Betrag, ausgedrückt in Euro;
e)
den Namen und die Anschrift des Schuldners;
f)
die Zahlungsfrist nach Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b;
g)
die mögliche Art der Einziehung, insbesondere einschließlich der Einziehung durch Verrechnung oder Inanspruchnahme aller vorherigen Sicherheitsleistungen.
(2) Die Einziehungsanordnung wird vom zuständigen Anweisungsbefugten datiert und unterzeichnet und an den Rechnungsführer weitergeleitet.
(3) Der Rechnungsführer eines jeden Organs führt ein Verzeichnis der einzuziehenden Forderungen. Das Verzeichnis wird nach dem Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnungen gegliedert. Er übermittelt dieses Verzeichnis dem Rechnungsführer der Kommission.
Der Rechnungsführer der Kommission erstellt ein konsolidiertes Verzeichnis, in dem die einzuziehenden Beträge nach Organ und Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnung aufgeschlüsselt sind. Das Verzeichnis wird dem Bericht der Kommission über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement beigefügt.
(4) Um den Schutz der finanziellen Interessen der Union zu stärken, erstellt die Kommission ein Verzeichnis sämtlicher Forderungen der Union, in dem neben den geschuldeten Beträgen die Schuldner namentlich aufgeführt sind, die von einem Gericht rechtskräftig zur Zahlung verurteilt wurden und innerhalb eines Jahres nach Ergehen des Urteils keine nennenswerten Zahlungen geleistet haben. Sie veröffentlicht dieses Verzeichnis unter gebührender Berücksichtigung des Schutzes personenbezogener Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Veröffentlichte personenbezogene Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen, werden entfernt, sobald der geschuldete Betrag vollständig getilgt wurde. Dies gilt auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen, deren Name eine oder mehrere natürliche Personen bestimmt.
Der Beschluss, den Schuldner in das Verzeichnis sämtlicher Forderungen der Europäischen Union aufzunehmen, wird im Einklang mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und unter Berücksichtigung der Höhe des Betrags getroffen.
Artikel 85
Vollstreckbarer Beschluss zugunsten anderer Organe
(Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die in Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannten außergewöhnlichen Umstände liegen vor, wenn das betreffende Organ die in Artikel 80 Absatz 1 der Haushaltsordnung vorgesehenen Möglichkeiten der freiwilligen Zahlung und der Einziehung durch Verrechnung ausgeschöpft hat und der Schuldbetrag erheblich ist.
(2) In Fällen nach Absatz 1 können die nicht in Artikel 299 AEUV genannten Organe die Kommission um den Erlass eines vollstreckbaren Beschlusses ersuchen.
(3) In dem vollstreckbaren Beschluss ist in jedem Fall festgelegt, dass die eingeforderten Beträge in den Einzelplan des betreffenden Organs einzustellen sind, dem die Anweisungsbefugnis zufällt. Sofern die Einnahmen keine zweckgebundenen Einnahmen nach Artikel 21 Absatz 3 der Haushaltsordnung darstellen, werden sie als allgemeine Einnahmen eingestellt.
(4) Das antragstellende Organ setzt die Kommission von allen Umständen in Kenntnis, die die Einziehung beeinflussen könnten, und unterstützt die Kommission im Falle der Anfechtung des vollstreckbaren Titels.
(5) Die Kommission und das betreffende Organ legen die Umsetzungsmodalitäten dieses Artikels einvernehmlich fest.
Abschnitt 5
Einziehung
Artikel 86
Einziehungsvorschriften
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Eingehende Forderungsbeträge werden vom Rechnungsführer in den Büchern erfasst, der seinerseits den zuständigen Anweisungsbefugten entsprechend unterrichtet.
(2) Für jede Bareinzahlung in die Kasse des Rechnungsführers oder des Zahlstellenverwalters wird eine Quittung ausgestellt.
(3) Teilzahlungen durch einen Schuldner, an den mehrere Einziehungsanordnungen gerichtet worden sind, werden zunächst auf die ältesten Ansprüche angerechnet, sofern der Schuldner nichts anderes bestimmt hat.
Teilzahlungen werden zunächst auf die Zinsen angerechnet.
Artikel 87
Einziehung durch Verrechnung
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Wenn der Schuldner gegenüber der Union eine nach Artikel 81 Buchstabe a einredefreie, bezifferbare und fällige Forderung geltend macht, die einen durch eine Auszahlungsanordnung festgestellten Geldbetrag zum Gegenstand hat, nimmt der Rechnungsführer nach der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist die Einziehung der festgestellten Forderung durch Verrechnung vor.
Soweit der Schutz der finanziellen Interessen der Union dies erfordert, nimmt der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung ausnahmsweise vor der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Zahlungsfrist vor, wenn er berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass der der Union geschuldete Betrag verloren gehen könnte.
Auch wenn der Schuldner einverstanden ist, nimmt der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung vor Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist vor.
(2) Bevor eine Einziehung gemäß Absatz 1 erfolgt, nimmt der Rechnungsführer Rücksprache mit dem zuständigen Anweisungsbefugten und unterrichtet die betroffenen Schuldner.
Ist der Schuldner eine nationale Behörde oder eine ihrer Verwaltungsstellen, unterrichtet der Anweisungsbefugte auch den beteiligten Mitgliedstaat mindestens zehn Tage im Voraus von seiner Absicht, die Einziehung durch Verrechnung vorzunehmen. Sofern der Mitgliedstaat bzw. die Verwaltungsstelle dem zustimmt, kann der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung auch vor Ablauf dieser Frist vornehmen.
(3) Die Verrechnung im Sinne von Absatz 1 hat die Wirkung einer Zahlung und entlastet die Union im Betrag der Schuld und der gegebenenfalls fälligen Zinsen.
Artikel 88
Einziehungsverfahren bei Ausbleiben einer freiwilligen Zahlung
(Artikel 79 und 80 der Haushaltsordnung)
(1) Ist unbeschadet des Artikels 87 bei Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten und in der Zahlungsaufforderung festgesetzten Frist die vollständige Einziehung nicht erwirkt worden, setzt der Rechnungsführer den zuständigen Anweisungsbefugten hiervon in Kenntnis und leitet unverzüglich das Einziehungsverfahren mit allen ihm zur Verfügung stehenden rechtlichen Mitteln ein, einschließlich gegebenenfalls durch Inanspruchnahme aller vorherigen Sicherheitsleistungen.
(2) Ist unbeschadet des Artikels 87 die in Absatz 1 genannte Art der Einziehung nicht möglich und hat der Schuldner die Zahlung auf das Fristsetzungsschreiben des Rechnungsführers hin nicht geleistet, so nimmt dieser die Zwangsvollstreckung des Titels gemäß Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung oder auf der Grundlage eines gerichtlich erwirkten Titels vor.
Artikel 89
Gewährung von Zahlungsfristen
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
Zusätzliche Zahlungsfristen können vom Rechnungsführer im Benehmen mit dem zuständigen Anweisungsbefugten nur auf ordnungsgemäß begründeten schriftlichen Antrag des Schuldners und unter der zweifachen Voraussetzung gewährt werden, dass
a)
der Schuldner sich verpflichtet, für die gesamte Dauer der gewährten zusätzlichen Frist, gerechnet ab Ablauf der ursprünglichen Zahlungsfrist nach Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b, Zinsen zu dem in Artikel 83 vorgesehenen Satz zu zahlen;
b)
der Schuldner zur Wahrung der Ansprüche der Union eine vom Rechnungsführer des Organs akzeptierte finanzielle Sicherheit leistet, die die noch nicht eingezogene Schuld einschließlich der Zinsen abdeckt.
Die in Absatz 1 Buchstabe b genannte Sicherheit kann durch eine vom Rechnungsführer des Organs genehmigte selbstschuldnerische Bürgschaft eines Dritten ersetzt werden.
In Ausnahmefällen kann der Rechnungsführer auf Antrag des Schuldners auf eine Sicherheitsleistung nach Absatz 1 Buchstabe b verzichten, wenn der Schuldner nach Einschätzung des Rechnungsführers zahlungswillig und in der Lage ist, die Schuld innerhalb der zusätzlichen Frist zu begleichen, sich aber in einer schwierigen Lage befindet und keine Sicherheit leisten kann.
Artikel 90
Einziehung von Geldbußen oder Vertragsstrafen
(Artikel 80 und 83 der Haushaltsordnung)
(1) Wird vor dem Gerichtshof der Europäischen Union Klage gegen einen Beschluss erhoben, mit dem die Kommission nach Maßgabe des AEUV oder des EAG-Vertrags eine Geldbuße oder Vertragsstrafe verhängt, nimmt der Schuldner bis zur Ausschöpfung des Rechtswegs entweder die vorläufige Zahlung der betreffenden Beträge auf das vom Rechnungsführer benannte Konto vor oder leistet mit Einverständnis des Rechnungsführers eine finanzielle Sicherheit. Die Sicherheit ist unabhängig von der Verpflichtung zur Zahlung der Geldbuße, der Vertragsstrafe oder anderer Sanktionen auf erste Anforderung vollstreckbar. Sie deckt die noch nicht eingezogene Schuld einschließlich der Zinsen gemäß Artikel 83 Absatz 4.
(2) Die Kommission sichert die vorläufig eingenommenen Beträge durch Investitionen in Finanzanlagen ab und gewährleistet auf diese Weise die Absicherung und Liquidität des Geldes, mit dem gleichzeitig Erträge erwirtschaftet werden.
(3) Nach Ausschöpfung des Rechtswegs und der Bestätigung der Geldbuße oder Vertragsstrafe werden
a)
entweder die vorläufig eingezogenen Beträge, einschließlich der dafür aufgelaufenen Zinsen und sonstigen Erträge, gemäß Artikel 83 der Haushaltsordnung spätestens in dem Jahr als Haushaltseinnahmen verbucht, das auf das Jahr folgt, in dem sämtliche Rechtsbehelfe ausgeschöpft wurden;
b)
oder die gegebenenfalls geleisteten finanziellen Sicherheiten einbehalten und die betreffenden Beträge als Haushaltseinnahmen verbucht;
c) oder, falls der Gerichtshof den Betrag der Geldbuße oder der Vertragsstrafe erhöht, bis zu dem im Kommissionsbeschluss festgesetzten Betrag Buchstaben a und b angewandt und die der Erhöhung entsprechenden Beträge vom Rechnungsführer eingezogen und als Haushaltseinnahmen verbucht.
(4) Nach Ausschöpfung des Rechtswegs und der Aufhebung oder Verringerung der Geldbuße oder Vertragsstrafe werden
a)
entweder die unrechtmäßigen Beträge, einschließlich der aufgelaufenen Zinsen, dem betreffenden Dritten zurückgezahlt, wobei, falls der Ertrag über den betreffenden Zeitraum insgesamt negativ war, die unrechtmäßigen Beträge netto zurückgezahlt werden;
b)
oder die gegebenenfalls geleisteten finanziellen Sicherheiten freigegeben.
Artikel 91
Forderungsverzicht
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Der zuständige Anweisungsbefugte kann den vollständigen oder teilweisen Verzicht auf eine festgestellte Forderung nur aussprechen,
a)
wenn die voraussichtlichen Einziehungskosten den Betrag der einzuziehenden Forderung übersteigen und der Verzicht dem Ansehen der Union nicht schadet;
b)
wenn sich die Einziehung aufgrund des Alters der Forderung oder wegen Zahlungsunfähigkeit des Schuldners als unmöglich erweist;
c)
wenn die Einziehung gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verstößt.
(2) Im Falle des Absatzes 1 Buchstabe c hält der zuständige Anweisungsbefugte die bei jedem Organ zuvor festgelegten Verfahren ein und wendet folgende verbindlich vorgeschriebenen, in allen Fällen geltenden Kriterien an:
a)
Art des Tatbestands in Anbetracht des Schweregrads der Unregelmäßigkeit, die Anlass zur Feststellung der Forderung gegeben hat (Betrug, Wiederholungsfall, Vorsatz, Verletzung der Sorgfaltspflicht, Gutgläubigkeit, offensichtlicher Irrtum);
b)
potenzielle Folgen des Forderungsverzichts für das Funktionieren und die finanziellen Interessen der Union (Betrag, auf den verzichtet werden soll, Gefahr der Schaffung eines Präzedenzfalls, Beeinträchtigung des Verbindlichkeitscharakters der Norm).
Je nach Lage des Falls hat der Anweisungsbefugte möglicherweise auch folgende zusätzliche Kriterien zu berücksichtigen:
a)
etwaige Wettbewerbsverzerrungen aufgrund des Forderungsverzichts;
b)
wirtschaftliche und soziale Nachteile aufgrund der vollständigen Einziehung der Forderung.
(3) Der Verzichtbeschluss gemäß Artikel 80 Absatz 2 der Haushaltsordnung wird begründet und enthält Angaben zu den zwecks Einziehung der Forderung getroffenen Maßnahmen sowie die rechtlichen und sachlichen Gründe, auf die er sich stützt. Der Verzicht wird vom zuständigen Anweisungsbefugten nach Maßgabe von Artikel 84 ausgesprochen.
(4) Die Befugnis zum Verzicht auf die Einziehung einer festgestellten Forderung kann vom Organ nicht übertragen werden,
a)
wenn der Verzicht einen Betrag von 1 000 000 EUR oder mehr betrifft;
b)
wenn der Verzicht einen Betrag von 100 000 EUR oder mehr betrifft und mindestens 25 % der festgestellten Forderung ausmacht.
Für Beträge unterhalb der in Unterabsatz 1 genannten Schwellenwerte legt jedes Organ in seinen Internen Vorschriften die Bedingungen und Modalitäten für die Übertragung der Befugnis zum Verzicht auf die Einziehung festgestellter Forderungen fest.
(5) Jedes Organ übermittelt dem Europäischen Parlament und dem Rat jedes Jahr einen Bericht über die Fälle, in denen gemäß den Absätzen 1 bis 4 auf Forderungen von 100 000 EUR oder mehr verzichtet wurde. Für die Kommission wird dieser Bericht der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung beigefügt.
Artikel 92
Annullierung einer festgestellten Forderung
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Vorliegen eines Fehlers annulliert der zuständige Anweisungsbefugte die festgestellte Forderung gemäß den Artikeln 82 und 84 ganz oder teilweise und begründet dies angemessen.
(2) Jedes Organ legt in seinen Internen Vorschriften die Bedingungen und Modalitäten für die Übertragung der Befugnis zur Annullierung einer festgestellten Forderung fest.
Artikel 93
Verjährungsfristen
(Artikel 81 der Haushaltsordnung)
(1) Die Verjährungsfrist für Forderungen der Union gegenüber Dritten beginnt mit Ablauf der dem Schuldner nach Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b in der Zahlungsaufforderung mitgeteilten Zahlungsfrist.
Die Verjährungsfrist für Forderungen Dritter gegenüber der Union beginnt an dem Tag, an dem die Zahlung entsprechend der jeweiligen rechtlichen Verpflichtung fällig ist.
(2) Die Verjährungsfrist für Forderungen der Union gegenüber Dritten wird durch jeden Rechtsakt eines Organs oder eines auf Ersuchen eines Organs handelnden Mitgliedstaats unterbrochen, der auf die Einziehung der Forderung gerichtet ist und dem betreffenden Dritten bekannt gegeben wird.
Die Verjährungsfrist für Forderungen Dritter gegenüber der Union wird durch jede Handlung unterbrochen, die auf die Einziehung der Forderung gerichtet ist und der Union von den Gläubigern oder im Auftrag der Gläubiger zugestellt wird.
(3) Am Tag nach der Unterbrechung der Verjährungsfrist gemäß Absatz 2 beginnt die neue Verjährungsfrist von fünf Jahren.
(4) Jeder rechtliche Schritt im Zusammenhang mit der Einziehung einer Forderung gemäß Absatz 1, einschließlich der Befassung eines Gerichts, das sich zu einem späteren Zeitpunkt für nicht zuständig erklärt, unterbricht die Verjährungsfrist. Die neue Verjährungsfrist von fünf Jahren beginnt erst wieder zu dem Zeitpunkt, zu dem ein rechtskräftiges Urteil ergeht oder zu dem dieselben Parteien in derselben Sache zu einer außergerichtlichen Streitbeilegung gelangen.
(5) Gewährt der Rechnungsführer einem Schuldner eine zusätzliche Zahlungsfrist nach Maßgabe von Artikel 89, so stellt dies eine Unterbrechung der Verjährungsfrist dar. Die neue Verjährungsfrist von fünf Jahren beginnt an dem Tag, der auf den Tag folgt, an dem die zusätzliche Zahlungsfrist abgelaufen ist.
(6) Forderungen, deren Verjährungsfristen gemäß den Absätzen 1 bis 5 abgelaufen sind, werden nicht eingezogen.
KAPITEL 6
Ausgabenvorgänge
Artikel 94
Finanzierungsbeschluss
(Artikel 84 der Haushaltsordnung)
(1) Der Finanzierungsbeschluss präzisiert die wesentlichen Aspekte einer Maßnahme, die eine Ausgabe zulasten des Haushalts bewirkt.
(2) Der Finanzierungsbeschluss enthält insbesondere folgende Angaben:
a)
für Finanzhilfen:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die jährlichen Prioritäten, die Ziele, die erreicht werden sollen, und die voraussichtlichen Ergebnisse, die mit den für das betreffende Haushaltsjahr bewilligten Mitteln erzielt werden sollen;
iii)
die wesentlichen Zulassungs-, Auswahl- und Gewährungskriterien, die die Auswahl der Vorschläge bestimmen;
iv)
den Höchstsatz für die Kofinanzierung bzw., bei verschiedenen Sätzen, die für jeden einzelnen Satz geltenden Kriterien;
v)
den Zeitplan und den Richtbetrag für die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen;
b)
für die Auftragsvergabe:
i)
die für die Auftragsvergabe im jeweiligen Jahr vorgesehene globale Mitteldotation;
ii)
die voraussichtliche Anzahl und Art der geplanten Verträge und, soweit möglich, der allgemeine Vertragsgegenstand;
iii)
den voraussichtlichen Zeitplan für die Einleitung der Auftragsvergabe;
c)
für Treuhandfonds gemäß Artikel 187 der Haushaltsordnung:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die für den Treuhandfonds vorgemerkten Jahresmittel sowie die für seine gesamte Laufzeit veranschlagten Beträge;
iii)
die Ziele des Treuhandfonds und seine Laufzeit;
iv)
die Vorschriften über die Leitung des Treuhandfonds;
v)
die in Artikel 187 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannte Möglichkeit, Haushaltsvollzugsaufgaben auf Einrichtungen und Personen zu übertragen;
d)
für Preisgelder:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die Ziele, die erreicht werden sollen, und die voraussichtlichen Ergebnisse;
iii)
die wichtigsten Teilnahmebedingungen und Zuschlagskriterien;
iv)
den Zeitplan des Wettbewerbs und die Höhe des Preisgeldes bzw. der Preisgelder;
e)
für Finanzierungsinstrumente:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die Ziele, die erreicht werden sollen, und die voraussichtlichen Ergebnisse;
iii)
die Dotierung des Finanzierungsinstruments;
iv)
den voraussichtlichen Zeitplan der Umsetzung.
(3) Enthält das in Artikel 128 der Haushaltsordnung genannte jährliche Arbeitsprogramm für die mit den bewilligten Haushaltsmitteln zu deckenden Finanzhilfen die nach Absatz 2 Buchstabe a erforderlichen Angaben, so gilt der Beschluss zur Annahme des Programms als Finanzierungsbeschluss für diese Finanzhilfen.
Sofern für die Auftragsvergabe, für Treuhandfonds, für Preisgelder und für Finanzierungsinstrumente die Ausführung der jeweils bewilligten Jahresmittel in einem Arbeitsprogramm festgelegt ist, das die Angaben nach Absatz 2 Buchstaben b, c, d bzw. e enthält, so gilt der Beschluss zur Annahme dieses Arbeitsprogramms als Finanzierungsbeschluss für die betreffenden Aufträge, Treuhandfonds, Preisgelder und Finanzierungsinstrumente.
Sind für eine oder mehrere Maßnahmen diese Angaben nicht im Arbeitsprogramm enthalten, so muss es entsprechend abgeändert werden oder es muss für die betreffenden Maßnahmen ein gesonderter Finanzierungsbeschluss erlassen werden.
(4) Unbeschadet der Sonderbestimmungen in Basisrechtsakten unterliegen substanzielle Änderungen eines bereits angenommenen Finanzierungsbeschlusses demselben Verfahren wie der ursprüngliche Beschluss.
Abschnitt 1
Mittelbindung
Artikel 95
Globale und vorläufige Mittelbindungen
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
(1) Die globale Mittelbindung wird entweder durch den Abschluss einer Finanzierungsvereinbarung - die den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Verpflichtungen zu einem späteren Zeitpunkt vorsieht - oder durch den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Verpflichtungen abgewickelt.
Bei Finanzierungsvereinbarungen im Bereich der direkten Finanzhilfen für, einschließlich Budgethilfe, die eine rechtliche Verpflichtung darstellen, können Zahlungen geleistet werden, ohne dass weitere rechtliche Verpflichtungen geschlossen werden müssen.
(2) Die vorläufige Mittelbindung wird entweder durch den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Verpflichtungen, die den Anspruch auf spätere Zahlungen begründen, oder - bei Ausgaben im Bereich der Personalverwaltung oder der Öffentlichkeitsarbeit der Organe zur Information über das aktuelle Geschehen in der Union - unmittelbar durch Zahlungen abgewickelt.
Artikel 96
Vornahme der globalen Mittelbindung
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
(1) Die globale Mittelbindung wird auf der Grundlage eines Finanzierungsbeschlusses vorgenommen.
Die globale Mittelbindung erfolgt spätestens vor dem Beschluss über die Auswahl der Empfänger und - wenn die Ausführung der betreffenden Mittel ein Arbeitsprogramm im Sinne von Artikel 188 erfordert - frühestens nach Annahme dieses Programms.
(2) Wird die globale Mittelbindung durch eine Finanzierungsvereinbarung abgewickelt, so gilt Absatz 1 Unterabsatz 2 nicht.
Artikel 97
Einheitlichkeit der Unterschrift
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
(1) Von der Regel, nach der die Mittelbindung und die ihr entsprechende rechtliche Verpflichtung von derselben Person unterzeichnet werden müssen, kann nur in folgenden Fällen abgewichen werden:
a)
wenn es sich um vorläufige Mittelbindungen handelt;
b)
wenn es sich um globale Mittelbindungen handelt, die sich auf Finanzierungsvereinbarungen mit Drittländern beziehen;
c)
wenn der Beschluss des Organs die rechtliche Verpflichtung ist;
d)
wenn die globale Mittelbindung durch mehrere rechtliche Verpflichtungen abgewickelt wird, für die verschiedene Anweisungsbefugte zuständig sind;
e)
wenn im Rahmen der im Zusammenhang mit Maßnahmen im Außenbereich eingerichteten Zahlstellen rechtliche Verpflichtungen von Bediensteten der Außenstellen gemäß Artikel 72 auf Weisung des zuständigen Anweisungsbefugten unterzeichnet werden, der gleichwohl die volle Verantwortung für die zugrunde liegenden Vorgänge trägt;
f)
wenn ein Organ dem Direktor eines interinstitutionellen europäischen Amtes nach Maßgabe von Artikel 199 Absatz 1 der Haushaltsordnung die Anweisungsbefugnis übertragen hat.
(2) Ist der zuständige Anweisungsbefugte, der die Mittelbindung unterzeichnet hat, verhindert, und ist die Dauer der Verhinderung nicht vereinbar mit den Fristen für den Abschluss der rechtlichen Verpflichtung, so wird diese von einem Bediensteten eingegangen, der nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften jedes Organs zum Stellvertreter benannt worden und Anweisungsbefugter gemäß Artikel 65 Absatz 3 der Haushaltsordnung ist.
Artikel 98
Verwaltungsausgaben, für die vorläufige Mittelbindungen vorgenommen werden
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
Als laufende Verwaltungsausgaben, für die vorläufige Mittelbindungen vorgenommen werden können, gelten:
a)
Ausgaben für statutäres und nichtstatutäres Personal, für sonstige Humanressourcen sowie für Versorgungsbezüge und die Vergütung von Sachverständigen;
b)
Ausgaben für die Mitglieder des Organs;
c)
Ausgaben für Fortbildungsmaßnahmen;
d)
Ausgaben für Auswahlverfahren, Personalauswahl und Einstellungen;
e)
Dienstreisekosten;
f)
Repräsentationskosten;
g)
Sitzungskosten;
h)
Ausgaben für freiberufliche Dolmetscher und Übersetzer;
i)
Ausgaben für den Austausch von Beamten;
j)
laufende Mietkosten für bewegliche Sachen und Immobilien oder laufende Zahlungen in Verbindung mit Immobilientransaktionen im Sinne von Artikel 121 dieser Verordnung oder darlehensfinanzierte Immobilienkäufe gemäß Artikel 203 Absatz 8 der Haushaltsordnung;
k)
verschiedene Versicherungskosten;
l)
Reinigungs-, Instandhaltungs- und Sicherheitskosten;
m)
Ausgaben im Sozialbereich und medizinischen Bereich;
n)
Telekommunikationskosten;
o)
Finanzkosten;
p)
Kosten für Streitsachen;
q)
Ausgaben für Schadenersatz, einschließlich Zinsen;
r)
Kosten für Arbeitsmittel;
s)
Wasser-, Gas- und Stromkosten;
t)
Ausgaben für Veröffentlichungen auf Papier oder in elektronischer Form;
u)
Ausgaben für die Öffentlichkeitsarbeit der Organe zur Information über das aktuelle Geschehen in der Union.
Artikel 99
Erfassung der rechtlichen Einzelverpflichtungen
(Artikel 86 der Haushaltsordnung)
Im Falle von globalen Mittelbindungen, auf die eine oder mehrere rechtliche Einzelverpflichtungen folgen, erfasst der zuständige Anweisungsbefugte die Beträge dieser Einzelverpflichtungen in der zentralen Rechnungsführung.
Bei diesen Buchungen werden die Referenzdaten der globalen Mittelbindung angegeben, auf die sie angerechnet werden.
Der zuständige Anweisungsbefugte nimmt diese Buchung vor, bevor er die entsprechende rechtliche Einzelverpflichtung unterzeichnet, außer in den in Artikel 86 Absatz 3 Unterabsatz 4 der Haushaltsordnung genannten Fällen.
Er vergewissert sich in jedem Fall, dass der Gesamtbetrag den Betrag der entsprechenden globalen Mittelbindung nicht übersteigt.
Abschnitt 2
Feststellung von Ausgaben
Artikel 100
Feststellung und Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“)
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
(1) Jede Feststellung einer Ausgabe wird durch Belege im Sinne des Artikels 110 untermauert, aus denen die Ansprüche des Zahlungsempfängers hervorgehen, entweder aufgrund der Feststellung effektiv erbrachter Leistungen, erfolgter Lieferungen oder ausgeführter Arbeiten oder auf der Grundlage sonstiger Nachweise zur Rechtfertigung der Zahlung, einschließlich laufender Zahlungen für Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen.
(2) Der zuständige Anweisungsbefugte nimmt entweder persönlich die Belegprüfung vor oder überprüft unter seiner Verantwortung, dass diese Prüfung vorgenommen worden ist, bevor er den Beschluss zur Feststellung der betreffenden Ausgabe fasst.
(3) Konkreter Ausdruck des Feststellungsbeschlusses ist die Unterzeichnung eines Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) durch den zuständigen Anweisungsbefugten oder einen in der Sache kompetenten Bediensteten, der gemäß Artikel 65 Absatz 5 der Haushaltsordnung ordnungsgemäß durch den zuständigen Anweisungsbefugten bevollmächtigt wurde und unter dessen Verantwortung handelt. Die Bevollmächtigungsbeschlüsse werden aufbewahrt, so dass sie jederzeit zurückverfolgt werden können.
Artikel 101
Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) bei Vorfinanzierungen
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Vorfinanzierungen bescheinigt der zuständige Anweisungsbefugte oder ein in der Sache kompetenter Bediensteter, der ordnungsgemäß durch den zuständigen Anweisungsbefugten bevollmächtigt wurde, mit dem Vermerk „conforme aux faits“, dass die Bedingungen der rechtlichen Verpflichtungen insoweit erfüllt sind, dass die betreffenden Vorfinanzierungsbeträge ausgezahlt werden können.
Artikel 102
Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) für Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags bei öffentlichen Aufträgen
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags im Rahmen von öffentlichen Aufträgen wird mit der Erteilung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) bestätigt, dass
a)
eine vom Auftragnehmer ausgestellte Rechnung bei dem betreffenden Organ eingegangen und förmlich registriert worden ist;
b)
ein Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) auf der Rechnung selbst oder auf einem der eingegangenen Rechnung beigefügten internen Dokument angebracht und von dem zuständigen Anweisungsbefugten selbst oder einem in der Sache kompetenten, vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten abgezeichnet worden ist;
c)
die Rechnung vom zuständigen Anweisungsbefugten oder unter seiner Verantwortung in allen ihren Aspekten überprüft wurde, um insbesondere den Betrag der zu leistenden Zahlung zu ermitteln und ihre schuldbefreiende Wirkung nachzuweisen.
Mit dem in Absatz 1 Buchstabe b genannten Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) wird bestätigt, dass die im Vertrag vorgesehenen Dienstleistungen ordnungsgemäß erbracht, die im Vertrag vorgesehenen Lieferungen ordnungsgemäß erfolgt bzw. die im Vertrag vorgesehenen Arbeiten ordnungsgemäß ausgeführt worden sind. Bei Liefer- und Bauaufträgen stellt der in der Sache kompetente Beamte oder sonstige Bedienstete zunächst eine vorläufige und nach Ablauf der im Vertrag festgesetzten Garantiefrist eine endgültige Abnahmebescheinigung aus. Diese beiden Bescheinigungen gelten als Vermerk „conforme aux faits“.
Für laufende Zahlungen, einschließlich Zahlungen für Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen, wird mit dem Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) bestätigt, dass der Anspruch des Zahlungsempfängers mit den einschlägigen Nachweisen zur Rechtfertigung der Zahlung im Einklang steht.
Artikel 103
Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) für Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags bei Finanzhilfen
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags im Rahmen von Finanzhilfen wird mit der Erteilung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) bestätigt, dass
a)
ein vom Empfänger ausgestellter Zahlungsantrag bei dem betreffenden Organ eingegangen und förmlich registriert worden ist;
b)
ein Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) auf dem Zahlungsantrag selbst oder auf einem diesem beigefügten internen Dokument angebracht und von einem in der Sache kompetenten, vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß ermächtigten Bediensteten abgezeichnet worden ist;
c)
der Zahlungsantrag vom zuständigen Anweisungsbefugten oder unter seiner Verantwortung in allen Aspekten überprüft wurde, um insbesondere den Betrag der zu leistenden Zahlung zu ermitteln und ihre schuldbefreiende Wirkung nachzuweisen.
Mit dem in Absatz 1 Buchstabe b genannten Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) bestätigt der in der Sache kompetente und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigte Bedienstete, dass die vom Empfänger durchgeführte Maßnahme oder das von diesem umgesetzte Arbeitsprogramm in allen Punkten den Bedingungen der Finanzhilfevereinbarung oder des Finanzhilfebeschlusses entspricht und, soweit zutreffend, dass die vom Empfänger geltend gemachten Kosten förderfähig sind.
Artikel 104
Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) bei Personalausgaben
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Zahlungen im Rahmen der Personalausgaben wird mit der Erteilung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) bestätigt, dass folgende Belege vorliegen:
a)
für die monatlichen Dienstbezüge:
i)
die vollständige Liste des Personals mit Angabe aller Bestandteile der Bezüge;
ii)
ein Formular (Personalbogen), das auf der Grundlage der in jedem Einzelfall erlassenen Verfügungen erstellt wird und anhand dessen alle Veränderungen eines beliebigen Bestandteils der Bezüge nachvollziehbar sind;
iii)
bei Einstellungen oder Ernennungen eine beglaubigte Kopie der Einstellungs- oder Ernennungsverfügung, die der Feststellung für die Auszahlung des ersten Gehalts beigefügt wird;
b)
für sonstige Bezüge, etwa für stunden- oder tageweise besoldetes Personal: eine von dem entsprechend ermächtigten Bediensteten unterzeichnete Aufstellung, aus der die Dauer der Anwesenheit in Tagen und Stunden hervorgeht;
c)
für Überstunden: eine von dem entsprechend ermächtigten Bediensteten unterzeichnete Aufstellung, aus der die Zahl der geleisteten Überstunden hervorgeht;
d)
für Dienstreisekosten:
i)
der von der zuständigen Dienststelle unterzeichnete Dienstreiseauftrag;
ii)
die Reisekostenabrechnung, die von dem Dienstreisenden sowie von der entsprechend bevollmächtigten dienstlichen Instanz unterzeichnet worden ist, wenn die Dienstreisekosten vom Dienstreiseauftrag abweichen;
e)
für einige sonstige Personalverwaltungsausgaben, einschließlich Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen, die entsprechend den Verträgen im Voraus zu bezahlen sind: die Belege, in denen auf die der Ausgabe zugrunde liegende Verfügung Bezug genommen wird und alle Einzelheiten der Berechnung angegeben sind.
Die in Absatz 1 Buchstabe d Ziffer ii genannte Reisekostenabrechnung gibt Aufschluss über den Zielort der Dienstreise, Datum und Uhrzeit der Abreise sowie der Ankunft, die Beförderungskosten, Aufenthaltskosten sowie sonstige gegen Vorlage von Belegen ordnungsgemäß genehmigte Aufwendungen.
Artikel 105
Konkretisierung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“)
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
In einem nicht rechnergestützten System wird der Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) gemäß Artikel 100 in Form eines Stempels mit Unterschrift des zuständigen Anweisungsbefugten oder eines in der Sache kompetenten und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten angebracht. In einem rechnergestützten System handelt es sich um die elektronische Bestätigung im Sicherheitsmodus durch den zuständigen Anweisungsbefugten oder einen in der Sache kompetenten und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten.
Artikel 106
Konkretisierung des Vermerks zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“)
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
In einem nicht rechnergestützten System wird der Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) gemäß Artikel 101 in Form eines Stempels mit Unterschrift des zuständigen Anweisungsbefugten oder eines in der Sache kompetenten und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten angebracht. Wird ein rechnergestütztes System angewandt, so kann der in der Sache kompetente und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigte Bedienstete den Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit in Form einer elektronischen Bestätigung im Sicherheitsmodus anbringen.
Abschnitt 3
Anordnung von Ausgaben
Artikel 107
Kontrollen des Anweisungsbefugten bei der Anordnung von Ausgaben
(Artikel 89 der Haushaltsordnung)
Bei der Ausstellung der Auszahlungsanordnung überzeugt sich der zuständige Anweisungsbefugte von:
a)
der Ordnungsmäßigkeit der Auszahlungsanordnung: maßgeblich hierfür ist der vorherige Beschluss zur Feststellung der betreffenden Ausgabe, konkretisiert durch den Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“), die Richtigkeit der Bezeichnung des Zahlungsempfängers sowie die Fälligkeit seines Zahlungsanspruchs;
b)
der Übereinstimmung der Auszahlungsanordnung mit der Mittelbindung, auf die sie angerechnet wird;
c)
der Richtigkeit der Verbuchungsstelle im Haushaltsplan;
d)
der Verfügbarkeit der Mittel.
Artikel 108
Vorgeschriebene Angaben und Weiterleitung der Auszahlungsanordnungen an den Rechnungsführer
(Artikel 89 der Haushaltsordnung)
(1) Die Auszahlungsanordnung enthält folgende Angaben:
a)
das Haushaltsjahr, zu dessen Lasten die Ausgabe verbucht wird;
b)
den einschlägigen Artikel des Haushaltsplans sowie eventuell erforderliche weitere Untergliederungen;
c)
die Referenzdaten der rechtlichen Verpflichtung, die den Zahlungsanspruch begründet;
d)
die Referenzdaten der Mittelbindung, auf die sie angerechnet wird;
e)
den auszuzahlenden Betrag, ausgedrückt in Euro;
f)
Name, Anschrift und Bankdaten des Zahlungsempfängers;
g)
den Gegenstand der Ausgabe;
h)
die Zahlungsform;
i)
die Eintragung der betreffenden Gegenstände in die Bestandsverzeichnisse gemäß Artikel 248.
(2) Die Auszahlungsanordnung wird vom zuständigen Anweisungsbefugten datiert und unterzeichnet und an den Rechnungsführer weitergeleitet.
Abschnitt 4
Zahlungen
Artikel 109
Zahlungsarten
(Artikel 90 der Haushaltsordnung)
(1) Mit einer Vorfinanzierung sollen einem Empfänger Kassenmittel an die Hand gegeben werden. Gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung kann sie in mehreren Teilzahlungen erfolgen.
(2) Mit der Zwischenzahlung, die wiederholt werden kann, sollen im Verlauf der Umsetzung des Beschlusses oder der Vereinbarung entstandene Aufwendungen beglichen oder im Verlauf der Auftragsausführung bereits erbrachte Dienstleistungen, Lieferungen oder Arbeiten bezahlt werden. Unbeschadet der Bestimmungen des Basisrechtsakts kann die Vorfinanzierung vollständig oder teilweise mit Zwischenzahlungen verrechnet werden.
(3) Der Abschluss der Ausgabe erfolgt in Form einer einmaligen Zahlung des Restbetrags, mit der sämtliche noch offenen Ausgaben vollständig beglichen werden, oder in Form einer Einziehungsanordnung.
Artikel 110
Belege
(Artikel 90 der Haushaltsordnung)
(1) Vorfinanzierungen, einschließlich der Vorfinanzierungen in Teilbeträgen, werden entweder auf der Grundlage des Vertrags, des Beschlusses, der Vereinbarung oder des Basisrechtsakts oder auf der Grundlage von Belegen gezahlt, anhand deren die Vereinbarkeit mit den Bedingungen des betreffenden Vertrags, des Beschlusses oder der Vereinbarung überprüft werden kann. Ist der Zeitpunkt der Auszahlung der Vorfinanzierung in diesen Rechtsakten bereits festgelegt, so ist kein gesonderter Zahlungsantrag erforderlich.
(2) Die Zwischenzahlungen und die Zahlungen des Restbetrags stützen sich auf Belege, anhand deren überprüft werden kann, ob die finanzierten Maßnahmen im Einklang mit den Bestimmungen des Basisrechtsakts oder des Beschlusses bzw. mit den Bedingungen des Vertrags oder der Vereinbarung durchgeführt worden sind.
(3) Der zuständige Anweisungsbefugte legt gemäß dem Basisrechtsakt bzw. gemäß den Beschlüssen, Verträgen oder Vereinbarungen unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung die Art der in diesem Artikel genannten Belege fest. Die technischen und finanziellen Zwischen- und Schlussberichte über die Durchführung der Maßnahmen sind Belege im Sinne des Absatzes 2.
(4) Die Belege werden vom zuständigen Anweisungsbefugten gemäß Artikel 48 aufbewahrt.
Abschnitt 5
Fristen für Ausgabenvorgänge
Artikel 111
Zahlungsfristen und Verzugszinsen
(Artikel 92 der Haushaltsordnung)
(1) Die Feststellung der Ausgabe, die Anordnung der Ausgabe und die Zahlung müssen innerhalb der Zahlungsfrist erfolgen.
Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Eingang des Zahlungsantrags.
Eingehende Zahlungsanträge werden von der hierzu ermächtigten Dienststelle des zuständigen Anweisungsbefugten umgehend registriert; der Tag ihrer Registrierung gilt als Tag ihres Eingangs.
Die Zahlung gilt als an dem Tag geleistet, an dem das Konto des Organs belastet wird.
(2) Ein Zahlungsantrag enthält die folgenden wichtigen Angaben:
a)
Zahlungsempfänger;
b)
Betrag;
c)
Währung;
d)
Datum.
Fehlt eine dieser Angaben, wird der Zahlungsantrag abgelehnt.
Der Empfänger wird umgehend und in jedem Fall innerhalb von 30 Kalendertagen ab dem Tag des Eingangs des Zahlungsantrags schriftlich von der Ablehnung seines Antrags und den Gründen der Ablehnung unterrichtet.
(3) Im Falle der Aussetzung der Zahlungsfrist gemäß Artikel 92 Absatz 2 der Haushaltsordnung beginnt die restliche Zahlungsfrist an dem Tag, an dem die angeforderten Informationen oder überarbeiteten Belege eingehen oder die erforderlichen ergänzenden Prüfungen, einschließlich Kontrollen vor Ort, abgeschlossen werden.
(4) Nach Ablauf der in Artikel 92 Absatz 1 der Haushaltsordnung festgelegten Fristen hat der Zahlungsempfänger Anspruch auf die Zahlung von Zinsen nach folgenden Bedingungen:
a)
Maßgebend sind die in Artikel 83 Absatz 2 genannten Zinssätze.
b)
Die Zinsen sind für den Zeitraum ab dem Kalendertag nach Ablauf der in Artikel 92 Absatz 1 der Haushaltsordnung festgelegten Zahlungsfrist bis zum Tag der Zahlung zu entrichten.
Gemäß Unterabsatz 1 berechnete Zinsen, die sich auf 200 EUR oder weniger belaufen, sind jedoch nur zu entrichten, wenn der Zahlungsempfänger dies innerhalb von zwei Monaten nach Eingang der verspäteten Zahlung verlangt.
(5) Jedes Organ legt dem Europäischen Parlament und dem Rat einen Bericht über die Einhaltung und Aussetzung der in Artikel 92 der Haushaltsordnung festgelegten Zahlungsfristen vor. Der Bericht der Kommission wird der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung beigefügt.
KAPITEL 7
IT-Systeme
Artikel 112
Beschreibung der IT-Systeme
(Artikel 93 der Haushaltsordnung)
Werden bei der Abwicklung der Vorgänge des Haushaltsvollzugs rechnergestützte Systeme oder Teilsysteme verwendet, so ist eine vollständige und aktuelle Beschreibung eines jeden Systems oder Teilsystems erforderlich.
In jeder Beschreibung wird der Inhalt aller Datenfelder bestimmt und genau angegeben, wie das System jeden einzelnen Vorgang bearbeitet. Des Weiteren wird im Einzelnen aufgezeigt, wie das System einen kompletten Prüfpfad für jeden Vorgang gewährleistet.
Artikel 113
Regelmäßige Sicherung
(Artikel 93 der Haushaltsordnung)
Die Daten der rechnergestützten Systeme und Teilsysteme werden regelmäßig gesichert und an einem sicheren Ort aufbewahrt.
KAPITEL 8
Der Interne Prüfer
Artikel 114
Ernennung des Internen Prüfers
(Artikel 98 der Haushaltsordnung)
(1) Jedes Organ benennt seinen Internen Prüfer nach Modalitäten, die auf seine spezifischen Merkmale und Bedürfnisse zugeschnitten sind. Es unterrichtet das Europäische Parlament und den Rat über die Ernennung des Internen Prüfers.
(2) Jedes Organ definiert nach Maßgabe seiner spezifischen Merkmale und Bedürfnisse das Mandat des Internen Prüfers und legt die Ziele und Verfahren für die Ausübung der Funktion der internen Prüfung unter Einhaltung der geltenden internationalen Normen für die interne Revision im Einzelnen fest.
(3) Das Organ kann einen Beamten oder sonstigen dem Statut unterliegenden Bediensteten, der unter den Staatsangehörigen der Mitgliedstaaten ausgewählt wird, aufgrund seiner besonderen Fachkenntnisse als Internen Prüfer benennen.
(4) Benennen mehrere Organe ein und denselben Internen Prüfer, so treffen sie die erforderlichen Vorkehrungen, damit er nach Maßgabe des Artikels 119 zur Verantwortung gezogen werden kann.
(5) Die Organe unterrichten das Europäische Parlament und den Rat, wenn ihr Interner Prüfer aus dem Amt ausscheidet.
Artikel 115
Ressourcen des Internen Prüfers
(Artikel 99 der Haushaltsordnung)
Das Organ stellt dem Internen Prüfer die zur ordnungsgemäßen Ausübung seiner Prüffunktion erforderlichen Ressourcen zur Verfügung und gibt ihm eine Charta an die Hand, in der seine Aufgaben, Rechte und Pflichten im Einzelnen beschrieben sind.
Artikel 116
Arbeitsprogramm
(Artikel 99 der Haushaltsordnung)
(1) Der Interne Prüfer nimmt sein Arbeitsprogramm an und legt es dem Organ vor.
(2) Das Organ kann den Internen Prüfer auffordern, Prüfungen durchzuführen, die nicht in dem in Absatz 1 genannten Arbeitsprogramm vorgesehen sind.
Artikel 117
Berichte des Internen Prüfers
(Artikel 99 der Haushaltsordnung)
(1) Der Interne Prüfer unterbreitet dem Organ den jährlichen Bericht über interne Prüfungen gemäß Artikel 99 Absatz 3 der Haushaltsordnung; darin sind Zahl und Art der durchgeführten internen Prüfungen, die abgegebenen Empfehlungen und die aufgrund dieser Empfehlungen getroffenen Maßnahmen angegeben.
Dieser Jahresbericht befasst sich außerdem mit den systeminhärenten Problemen, die von dem gemäß Artikel 73 Absatz 6 der Haushaltsordnung eingerichteten Fachgremium festgestellt wurden.
(2) Jedes Organ prüft, ob die Empfehlungen in den Berichten seines Internen Prüfers in einen Austausch bewährter Praktiken mit den übrigen Organen münden können.
(3) Der Interne Prüfer achtet bei der Erstellung seines Berichts insbesondere auf die generelle Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und trägt dafür Sorge, dass die Anwendung dieses Grundsatzes mittels geeigneter Maßnahmen kontinuierlich ausgebaut und verbessert wird.
Artikel 118
Unabhängigkeit
(Artikel 100 der Haushaltsordnung)
Der Interne Prüfer führt seine Prüfungen in völliger Unabhängigkeit durch. Er ist bei der Wahrnehmung der Aufgaben, die ihm durch seine Benennung gemäß den Bestimmungen der Haushaltsordnung übertragen sind, an keinerlei Weisungen gebunden; ebenso wenig dürfen ihm dabei irgendwelche Beschränkungen auferlegt werden.
Artikel 119
Verantwortlichkeit des Internen Prüfers
(Artikel 100 der Haushaltsordnung)
Der Interne Prüfer in seiner Eigenschaft als dem Statut unterliegender Beamter oder sonstiger Bediensteter kann nur von dem betreffenden Organ selbst nach Maßgabe dieses Artikels zur Verantwortung gezogen werden.
Das Organ erlässt eine mit Gründen versehene Verfügung zur Einleitung einer Untersuchung. Diese Verfügung wird dem betreffenden Bediensteten mitgeteilt. Das Organ kann unter seiner unmittelbaren Verantwortung einen oder mehrere Beamte der gleichen oder einer höheren Besoldungsgruppe als der des betreffenden Bediensteten mit der Untersuchung beauftragen. Im Verlauf dieser Untersuchung ist der Bedienstete unbedingt zu hören.
Der Untersuchungsbericht wird dem Bediensteten zugestellt, der anschließend vom Organ dazu gehört wird.
Auf der Grundlage des Berichts und der Anhörung erlässt das Organ entweder eine mit Gründen versehene Verfügung zur Einstellung des Verfahrens oder eine mit Gründen versehene Verfügung gemäß den Artikeln 22 und 86 des Statuts sowie Anhang IX des Statuts. Die Verfügungen zur Verhängung disziplinarrechtlicher oder finanzieller Sanktionen werden dem Bediensteten mitgeteilt und den übrigen Organen, insbesondere dem Rechnungshof, zur Kenntnisnahme übermittelt.
Gegen diese Verfügungen kann der Bedienstete nach Maßgabe des Statuts vor dem Gerichtshof der Europäischen Union Klage erheben.
Artikel 120
Klage beim Gerichtshof der Europäischen Union
(Artikel 100 der Haushaltsordnung)
Unbeschadet der im Statut vorgesehenen Rechtsbehelfe kann der Interne Prüfer gegen jede Verfügung im Zusammenhang mit der Wahrnehmung seiner Funktion als Interner Prüfer beim Gerichtshof der Europäischen Union unmittelbar Klage erheben. Diese Klage muss binnen drei Monaten, gerechnet ab dem Kalendertag der Mitteilung der betreffenden Verfügung, eingereicht werden.
Bei Klagen wird nach Maßgabe von Artikel 91 Absatz 5 des Statuts der Beamten der Europäischen Union untersucht und entschieden.
TITEL V
VERGABE ÖFFENTLICHER AUFTRÄGE
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Abschnitt 1
Anwendungsbereich und Vergabegrundsätze
Artikel 121
Definitionen und Anwendungsbereich
(Artikel 101 der Haushaltsordnung)
(1) Immobilientransaktionen umfassen Kauf, Erbpacht, Nießbrauch, Leasing, Miete oder Mietkauf mit oder ohne Kaufoption von Grundstücken, Gebäuden oder sonstigen Liegenschaften.
(2) Lieferaufträge umfassen Kauf, Leasing, Miete oder Mietkauf von Waren, mit oder ohne Kaufoption. Ein Auftrag über die Lieferung von Waren, der das Verlegen und Anbringen lediglich als Nebenarbeiten umfasst, gilt als öffentlicher Lieferauftrag.
(3) Bauaufträge sind Aufträge über entweder nur die Ausführung oder gleichzeitig die Planung und die Ausführung von Bauvorhaben oder Bauleistungen im Zusammenhang mit einer der in Anhang I der Richtlinie 2004/18/EG genannten Tätigkeiten, oder aber über die Erbringung einer Bauleistung, gleichgültig mit welchen Mitteln, gemäß den vom öffentlichen Auftraggeber genannten Erfordernissen. Ein Bauwerk ist das Ergebnis einer Gesamtheit von Tief- oder Hochbauarbeiten, das seinem Wesen nach eine wirtschaftliche oder technische Funktion erfüllen soll.
(4) Gegenstand von Dienstleistungsaufträgen können alle geistigen und nichtgeistigen Leistungen sein, mit Ausnahme von Lieferungen, Bauleistungen und Immobilientransaktionen.
Ein Auftrag über mehrere Leistungsarten (Bauleistungen, Dienstleistungen oder Lieferungen) wird nach den Bestimmungen vergeben, die für die bei diesem Auftrag wichtigste Leistungsart gilt.
Bei Aufträgen über Lieferungen und Dienstleistungen gilt die Leistungsart mit dem höheren Wert als die wichtigste Leistungsart.
Für öffentliche Aufträge gilt als Referenznomenklatur das gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV) im Sinne der Verordnung (EG) Nr. 2195/2002 des Europäischen Parlaments und des Rates (11).
(5) Die Bezeichnungen „Bauunternehmer“, „Lieferant“ und „Dienstleistungserbringer“ bezeichnen natürliche oder juristische Personen, öffentliche Einrichtungen oder Gruppen dieser Personen und/oder Einrichtungen, die die Ausführung von Bauleistungen, die Lieferung von Waren bzw. die Erbringung von Dienstleistungen anbieten. Die Bezeichnung „Wirtschaftsteilnehmer“ umfasst sowohl Bauunternehmer als auch Lieferanten und Dienstleistungserbringer. Mit „Bieter“ werden Wirtschaftsteilnehmer bezeichnet, die ein Angebot eingereicht haben. „Bewerber“ sind alle, die sich um die Teilnahme an einem nichtoffenen Verfahren, einem wettbewerblichen Dialog oder einem Verhandlungsverfahren beworben haben. Mit „Anbieter“ werden Wirtschaftsteilnehmer bezeichnet, die in einem Anbieter-Verzeichnis nach Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe b aufgelistet sind.
Angebote oder Anträge auf Teilnahme können auch von Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern eingereicht werden. Die öffentlichen Auftraggeber können nicht verlangen, dass Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern, die ein Angebot oder einen Teilnahmeantrag einreichen, eine bestimmte Rechtsform haben müssen; allerdings kann von der ausgewählten Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern verlangt werden, dass sie eine bestimmte Rechtsform annimmt, wenn ihr der Zuschlag erteilt worden ist, sofern dies für die ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags erforderlich ist.
(6) Die Dienststellen der Organe der Union gelten als öffentliche Auftraggeber, außer in Fällen, in denen sie untereinander administrative Vereinbarungen über die Erbringung von Dienstleistungen, die Lieferung von Waren, die Ausführung von Bauarbeiten oder über Immobilientransaktionen schließen.
(7) Unter die Bezeichnung „technische Unterstützung“ fallen für die Durchführung eines Programms oder einer Maßnahme erforderliche Unterstützungs- und Kapazitätsaufbaumaßnahmen, wie vorbereitende oder leitende Tätigkeiten, Überwachungs-, Bewertungs-, Prüf- und Kontrolltätigkeiten.
(8) Die Kommunikation mit den Auftragnehmern, einschließlich des Abschlusses von Verträgen und der Vereinbarung von Vertragsänderungen, kann über ein vom öffentlichen Auftraggeber eingerichtetes elektronisches Kommunikationssystem erfolgen.
(9) Solche Systeme müssen folgenden Anforderungen entsprechen:
a)
lediglich befugte Personen haben Zugang zum System und den damit übermittelten Dokumenten;
b)
lediglich befugte Personen können ein Dokument elektronisch unterzeichnen oder durch das System übermitteln;
c)
befugte Personen müssen anhand festgelegter Methoden durch das System authentifiziert werden;
d)
Datum und Uhrzeit der elektronischen Transaktion müssen genau bestimmbar sein;
e)
die Unversehrtheit der Dokumente muss gewährleistet sein;
f)
die Verfügbarkeit der Dokumente muss gewährleistet sein;
g)
erforderlichenfalls muss die Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet sein;
h)
der Schutz personenbezogener Daten muss den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügen.
(10) Für die mit einem solchen System versandten Daten gilt eine rechtliche Vermutung der Unversehrtheit der abgesendeten oder empfangenen Daten und der Korrektheit der vom System angegebenen Zeitpunkte der Versendung und des Empfangs der Daten.
Ein mit einem solchen System übermitteltes oder zugestelltes Dokument gilt als einem Papierdokument gleichwertig, ist in Gerichtsverfahren als Beweismittel zulässig und gilt als Original; für das Dokument gilt die rechtliche Vermutung der Echtheit und Unversehrtheit, sofern es keine dynamischen Elemente enthält, die seine automatische Änderung bewirken können.
Die elektronischen Unterschriften nach Absatz 9 Buchstabe b haben die gleiche Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften.
Artikel 122
Rahmenverträge und Einzelaufträge
(Artikel 101 der Haushaltsordnung)
(1) Die Laufzeit des Rahmenvertrags darf vier Jahre nicht überschreiten, außer in insbesondere mit dem Gegenstand des Rahmenvertrags begründeten Sonderfällen.
Einzelaufträge, die auf einem Rahmenvertrag beruhen, werden nach den im Rahmenvertrag festgelegten Bedingungen nur zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und den Auftragnehmern des Rahmenvertrags vergeben.
Bei der Vergabe der Einzelaufträge dürfen die Parteien keinesfalls substanzielle Änderungen des Rahmenvertrags vornehmen.
(2) Wird ein Rahmenvertrag mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer geschlossen, so werden die auf diesem Rahmenvertrag beruhenden Einzelaufträge entsprechend den Bedingungen des Rahmenvertrags vergeben.
In wohlbegründeten Fällen kann der öffentliche Auftraggeber den Auftragnehmer schriftlich konsultieren und gegebenenfalls auffordern, sein Angebot zu vervollständigen.
(3) Wird ein Rahmenvertrag mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern geschlossen, so müssen es derer mindestens drei sein, vorausgesetzt, eine ausreichend große Zahl von Wirtschaftsteilnehmern erfüllt die Auswahlkriterien oder eine ausreichend große Zahl von zulässigen Angeboten erfüllt die Zuschlagskriterien.
Der Rahmenvertrag mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern kann in Form von Einzelverträgen mit gleich lautenden Bedingungen geschlossen werden.
Die Vergabe von Einzelaufträgen, die auf einem mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern geschlossenen Rahmenvertrag beruhen, erfolgt wie folgt:
a)
bei Rahmenverträgen nach den Bedingungen des Rahmenvertrags ohne Wiedereröffnung des Wettbewerbs;
b)
bei Rahmenverträgen mit Wiedereröffnung des Wettbewerbs nach erneutem Aufruf der Parteien zum Wettbewerb zu denselben Bedingungen, die erforderlichenfalls zu präzisieren sind, oder gegebenenfalls nach anderen, in den Spezifikationen des Rahmenvertrags genannten Bedingungen.
Vor Vergabe eines Einzelauftrags nach den in Unterabsatz 3 Buchstabe b festgelegten Bedingungen konsultieren die öffentlichen Auftraggeber schriftlich die Auftragnehmer des Rahmenvertrags und setzen diesen eine hinreichende Frist für die Einreichung ihrer Angebote. Die Angebote sind schriftlich einzureichen. Die öffentlichen Auftraggeber vergeben die Einzelaufträge an den Bieter, der auf der Grundlage der in den Spezifikationen des Rahmenvertrags aufgestellten Zuschlagskriterien das jeweils beste Angebot vorgelegt hat.
(4) In Bereichen, in denen sich die Preise und Techniken rasch verändern, enthalten Rahmenverträge, die keine Wiedereröffnung des Wettbewerbs vorsehen, eine Bestimmung, nach der entweder eine Halbzeitprüfung oder ein Benchmarking vorgenommen wird. Ergibt die Halbzeitprüfung, dass die ursprünglichen Bedingungen nicht mehr der Preis- oder Technikentwicklung angepasst sind, greift der öffentliche Auftraggeber nicht mehr auf den Rahmenvertrag zurück, sondern trifft die erforderlichen Maßnahmen, um ihn zu kündigen.
(5) Nur auf Rahmenverträgen beruhende Einzelaufträge sind Gegenstand einer vorherigen Mittelbindung.
Abschnitt 2
Veröffentlichung
Artikel 123
Veröffentlichung von Aufträgen im Rahmen der Richtlinie 2004/18/EG
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
(1) Die Veröffentlichung von Aufträgen, deren Wert die in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwerte erreicht oder übersteigt, umfasst eine Bekanntmachung, unbeschadet des Artikels 134, sowie eine Mitteilung über die Vergabe des Auftrags. Eine Vorabinformation ist nur zwingend vorgeschrieben, wenn der öffentliche Auftraggeber von den Fristverkürzungen gemäß Artikel 152 Absatz 4 Gebrauch zu machen gedenkt.
(2) Im Rahmen der Vorabinformation teilen die öffentlichen Auftraggeber den geschätzten Gesamtwert und den Gegenstand der Dienstleistungs- und Lieferaufträge oder -rahmenverträge mit, die sie im Laufe des Haushaltsjahres vergeben wollen, mit Ausnahme der im Verhandlungsverfahren vergebenen Aufträge, für die keine vorherige Bekanntmachung erfolgt.
Die Bekanntmachung der Vorabinformation wird entweder vom Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (im Folgenden „Amt für Veröffentlichungen“) veröffentlicht oder aber vom öffentlichen Auftraggeber über sein Beschafferprofil verbreitet.
Die obligatorische Vorabinformation wird so bald wie möglich, auf jeden Fall spätestens am 31. März eines jeden Haushaltsjahres dem Amt für Veröffentlichungen zugeleitet bzw. über das Beschafferprofil veröffentlicht.
Veröffentlicht ein öffentlicher Auftraggeber eine Vorabinformation in seinem Beschafferprofil, so meldet er dem Amt für Veröffentlichungen zuvor auf elektronischem Wege die Veröffentlichung einer Vorabinformation in einem Beschafferprofil, unter Beachtung der Angaben zu Format und Verfahren bei der Übermittlung von Bekanntmachungen in Anhang VIII Nummer 3 der Richtlinie 2004/18/EG.
(3) Die Bekanntmachung gestattet es den öffentlichen Auftraggebern, ihre Absicht zur Einleitung eines Vergabeverfahrens, zum Abschluss eines Rahmenvertrags oder zur Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems im Sinne von Artikel 131 mitzuteilen. Unbeschadet der in Artikel 134 genannten im Verhandlungsverfahren vergebenen Aufträge ist eine Bekanntmachung bei Aufträgen, deren geschätzter Wert die in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwerte erreicht oder übersteigt, zwingend vorgeschrieben.
Sie ist nicht obligatorisch für auf Rahmenverträgen beruhende Einzelaufträge.
In der Bekanntmachung von offenen Verfahren sind Datum, Zeitpunkt und gegebenenfalls Ort der Sitzung des Eröffnungsausschusses anzugeben, an der die Bieter teilnehmen können.
Die öffentlichen Auftraggeber teilen mit, inwieweit sie Varianten zulassen, und geben, wenn sie von der in Artikel 146 Absatz 2 Unterabsatz 2 vorgesehenen Möglichkeit Gebrauch machen, die Mindestanforderungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit an. Sie geben an, welche der Auswahlkriterien gemäß Artikel 146 sie zu verwenden gedenken, wie viele Bewerber mindestens - und gegebenenfalls höchstens - zugelassen werden sollen, und welche objektiven und nicht diskriminierenden Kriterien sie erforderlichenfalls zur Einschränkung der Bewerberzahl im Sinne von Artikel 128 Absatz 1 Unterabsatz 2 heranziehen wollen.
Sind die Ausschreibungsunterlagen, vor allem im Rahmen dynamischer Beschaffungssysteme gemäß Artikel 131, frei, direkt und uneingeschränkt elektronisch zugänglich, so ist die Internet-Adresse, über die diese Unterlagen eingesehen werden können, in der Bekanntmachung anzugeben.
Plant ein öffentlicher Auftraggeber die Veranstaltung eines Wettbewerbsverfahrens, so teilt er dies im Wege einer Bekanntmachung mit.
Gegebenenfalls weist der öffentliche Auftraggeber in der Bekanntmachung außerdem darauf hin, dass es sich um ein interinstitutionelles Vergabeverfahren handelt. In der Bekanntmachung werden in diesem Fall die am Vergabeverfahren beteiligten Organe, Exekutivagenturen oder Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung, das für das Verfahren zuständige Organ sowie das Gesamtvolumen der Aufträge all dieser Organe, Exekutivagenturen und Einrichtungen angegeben.
(4) In der Mitteilung über die Vergabe werden die Ergebnisse der Verfahren zur Vergabe von Einzelaufträgen, zum Abschluss von Rahmenverträgen oder zur Auftragsvergabe im Wege eines dynamischen Beschaffungssystems bekannt gegeben. Eine solche Mitteilung ist zwingend vorgeschrieben, wenn der Auftragswert die in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellen erreicht oder übersteigt. Sie ist nicht obligatorisch für auf Rahmenverträgen beruhende Einzelaufträge.
Die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung wird dem Amt für Veröffentlichungen spätestens 48 Kalendertage, gerechnet ab dem Tag der Unterzeichnung des betreffenden Vertrags oder Rahmenvertrags, übermittelt. Bei Aufträgen, die im Rahmen eines dynamischen Beschaffungssystems vergeben werden, können die Bekanntmachungen jedoch quartalsweise zusammengefasst werden; die Übermittlung an das Amt für Veröffentlichungen erfolgt dann spätestens 48 Tage nach dem jeweiligen Quartalsende.
Öffentliche Auftraggeber, die ein Wettbewerbsverfahren veranstaltet haben, übermitteln dem Amt für Veröffentlichungen eine Bekanntmachung der Ergebnisse.
Bei interinstitutionellen Verfahren wird die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung von dem für das Verfahren zuständigen öffentlichen Auftraggeber übermittelt.
Bei Verträgen oder Rahmenverträgen, deren Wert mindestens den Schwellenwerten gemäß Artikel 170 Absatz 1 entspricht und die ohne vorherige Bekanntmachung im Verhandlungsverfahren vergeben wurden, wird die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung dem Amt für Veröffentlichungen so rechtzeitig übermittelt, dass sie vor der Unterzeichnung des Vertrags, die nach Maßgabe von Artikel 171 Absatz 1 zu erfolgen hat, veröffentlicht werden kann.
Unbeschadet von Artikel 21 werden die Angaben zum Wert und zu den Auftragnehmern von Einzelaufträgen, die in einem bestimmten Haushaltsjahr unter einem Rahmenvertrag abgeschlossen wurden, bis zum 30. Juni des folgenden Haushaltsjahrs auf der Website des öffentlichen Auftraggebers veröffentlicht, wenn ein Einzelauftrag oder die Summe der Einzelaufträge die Schwellenwerte gemäß Artikel 170 Absatz 1 überschreitet.
(5) Alle Bekanntmachungen sind nach Maßgabe der Standardformblätter abzufassen, die die Kommission in Anwendung der Richtlinie 2004/18/EG ausgearbeitet hat.
Artikel 124
Veröffentlichung von Aufträgen, die nicht unter die Richtlinie 2004/18/EG fallen
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
(1) Aufträge, deren Wert unter den in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwerten liegt, werden in einer Weise veröffentlicht, die die Öffnung der Beschaffungsmärkte für den Wettbewerb und die Objektivität der Vergabeverfahren gewährleistet:
a)
Bekanntmachung eines Auftrags gemäß Artikel 123 Absatz 3 oder Aufforderung zur Interessenbekundung bei gleichgearteten Aufträgen, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Betrag übersteigt;
b)
Veröffentlichung von Vorabinformationen über Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 2 festgelegten Betrag übersteigt, auf der Internetseite.
(2) Bei Immobilientransaktionen sowie bei als geheim eingestuften Aufträgen im Sinne von Artikel 134 Absatz 1 Buchstabe j wird jährlich gesondert ein Verzeichnis der Auftragnehmer veröffentlicht, aus dem der Gegenstand des Auftrags und das Auftragsvolumen hervorgehen. Dieses Verzeichnis wird dem Europäischen Parlament und dem Rat übermittelt. Die Kommission fügt ihr Verzeichnis der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung bei.
(3) Die Informationen über Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Betrag übersteigt und die nicht Gegenstand einer gesonderten Bekanntmachung der Zuschlagserteilung waren, sind dem Amt für Veröffentlichungen zu übermitteln; im Falle der jährlichen Verzeichnisse der Auftragnehmer geschieht dies spätestens bis zum 30. Juni des folgenden Haushaltsjahres.
(4) Die Informationen über Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 2 festgelegten Betrag übersteigt, werden spätestens am 30. Juni des folgenden Haushaltsjahres über die Internetseite des Organs veröffentlicht.
Artikel 125
Veröffentlichung der Bekanntmachungen
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
(1) Die Bekanntmachungen gemäß den Artikeln 123 und 124 werden vom Amt für Veröffentlichungen spätestens zwölf Kalendertage nach ihrer Übermittlung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
Die Frist nach Unterabsatz 1 verkürzt sich bei den in Artikel 154 genannten beschleunigten Verfahren auf fünf Kalendertage.
(2) Der öffentliche Auftraggeber muss den Tag der Absendung nachweisen können.
Artikel 126
Sonstige Formen der Veröffentlichung
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
Über die Bekanntmachung gemäß den Artikeln 123, 124 und 125 hinaus können Aufträge auf jede andere Weise, insbesondere in elektronischer Form, bekannt gemacht werden. Eine solche Veröffentlichung bezieht sich auf die im Amtsblatt der Europäischen Union erschienene Bekanntmachung gemäß Artikel 125 - sofern eine solche erfolgt ist -, der sie nicht vorausgehen darf und die allein verbindlich ist.
Die Veröffentlichung darf zu keiner Diskriminierung von Bewerbern oder Bietern führen und keine anderen Angaben als in der vorgenannten Bekanntmachung - sofern eine solche erfolgt ist - enthalten.
Abschnitt 3
Vergabeverfahren
Artikel 127
Arten der Vergabeverfahren
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Die Vergabe von Aufträgen erfolgt im Wege der Ausschreibung im offenen, nichtoffenen oder Verhandlungsverfahren nach Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung bzw. ohne Veröffentlichung einer solchen Bekanntmachung, gegebenenfalls im Anschluss an einen Wettbewerb.
(2) Die Vergabeverfahren sind offen, wenn alle interessierten Wirtschaftsteilnehmer ein Angebot einreichen können. Dies gilt auch für die in Artikel 131 genannten dynamischen Beschaffungssysteme.
Die Vergabeverfahren sind nicht offen, wenn alle Wirtschaftsteilnehmer die Teilnahme beantragen können, aber nur die Bewerber, die die in Artikel 146 genannten Auswahlkriterien erfüllen und die von den öffentlichen Auftraggebern gleichzeitig schriftlich zur Teilnahme aufgefordert werden, ein Angebot oder einen Lösungsvorschlag im Rahmen des wettbewerblichen Dialogverfahrens gemäß Artikel 132 einreichen können.
Die Auswahl kann entweder für jeden Auftrag getrennt erfolgen, auch im Rahmen eines wettbewerblichen Dialogs, oder aber im Verfahren gemäß Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe a mit Blick auf die Erstellung eines Verzeichnisses der in Betracht kommenden Bewerber.
(3) In einem Verhandlungsverfahren spricht der öffentliche Auftraggeber die Bieter seiner Wahl an, die die Auswahlkriterien nach Artikel 146 erfüllen, und handelt mit einem oder mehreren von ihnen die Angebotsbedingungen aus.
Bei Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb gemäß Artikel 135 werden die in Betracht gezogenen Bewerber gleichzeitig schriftlich zur Teilnahme an den Vertragsverhandlungen aufgefordert.
(4) Wettbewerbsverfahren dienen dazu, dem öffentlichen Auftraggeber - insbesondere auf dem Gebiet der Architektur und des Ingenieurwesens oder der Datenverarbeitung - einen Plan oder ein Projekt zu verschaffen, der bzw. das von einem Preisgericht aufgrund vergleichender Beurteilung mit oder ohne Verteilung von Preisen vorgeschlagen wird.
Artikel 128
Zahl der Bewerber im nichtoffenen oder Verhandlungsverfahren
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Beim nichtoffenen Verfahren und in den Verfahren gemäß Artikel 136 Absatz 1 Buchstaben a und b darf die Zahl der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerber nicht weniger als fünf betragen, vorausgesetzt, genügend Bewerber erfüllen die Auswahlkriterien.
Je nach Auftragsgegenstand und nach Maßgabe objektiver, nicht diskriminierender Auswahlkriterien kann der öffentliche Auftraggeber eine Höchstzahl von Bewerbern festlegen. In diesem Fall werden die maximale Bewerberzahl und die Auswahlkriterien in dem Aufruf zum Wettbewerb oder in der Aufforderung zur Interessenbekundung gemäß den Artikeln 123 und 124 genannt.
Die Zahl der zur Angebotsabgabe zugelassenen Bewerber muss auf jeden Fall ausreichend sein, um einen echten Wettbewerb zu gewährleisten.
(2) Beim Verhandlungsverfahren und im Anschluss an einen wettbewerblichen Dialog müssen mindestens drei Bewerber zur Teilnahme an den Verhandlungen oder zur Einreichung von Angeboten aufgefordert werden, vorausgesetzt, genügend Bewerber erfüllen die Auswahlkriterien.
Die Zahl der zur Angebotsabgabe zugelassenen Bewerber muss ausreichend sein, um einen echten Wettbewerb zu gewährleisten.
Die Unterabsätze 1 und 2 gelten nicht:
a)
für Aufträge von sehr geringem Wert im Sinne von Artikel 137 Absatz 2;
b)
für Aufträge über juristische Dienstleistungen gemäß der CPV-Nomenklatur;
c)
für als geheim eingestufte Aufträge im Sinne von Artikel 134 Absatz 1 Buchstabe j.
(3) Sofern die Zahl der Bewerber, die die Auswahlkriterien und Mindestanforderungen erfüllen, unter der in den Absätzen 1 und 2 genannten Mindestzahl liegt, kann der öffentliche Auftraggeber das Verfahren fortführen, indem er den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Leistungsfähigkeit verfügen. Der öffentliche Auftraggeber kann andere Wirtschaftsteilnehmer, die ursprünglich nicht zur Teilnahme an dem Verfahren aufgefordert wurden, oder Bewerber, die nicht über die geforderte Leistungsfähigkeit verfügen, nicht zu demselben Verfahren zulassen.
Artikel 129
Verhandlungsverfahren
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
Der öffentliche Auftraggeber verhandelt mit den Bietern über die von ihnen eingereichten Angebote, damit diese auf die Anforderungen abgestellt werden, die in der Auftragsbekanntmachung nach Artikel 123 oder in den Spezifikationen und in den etwaigen zusätzlichen Unterlagen veröffentlicht wurden, und um das günstigste Angebot zu ermitteln.
Während der Verhandlung sorgt der öffentliche Auftraggeber dafür, dass alle Bieter gleich behandelt werden.
Kann ein öffentlicher Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren nach Aufruf zum Wettbewerb gemäß Artikel 135 vergeben, so kann er vorsehen, dass das Verhandlungsverfahren in verschiedenen aufeinander folgenden Phasen abgewickelt wird, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der im Aufruf zum Wettbewerb oder in den Spezifikationen angegebenen Zuschlagskriterien zu verringern. Im Aufruf zum Wettbewerb oder in den Spezifikationen ist anzugeben, ob diese Möglichkeit in Anspruch genommen wird.
Artikel 130
Wettbewerbe
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Die für die Veranstaltung eines Wettbewerbs geltenden Regeln werden allen an einer Teilnahme interessierten Kreisen zur Kenntnis gebracht.
Es muss eine ausreichend große Zahl von Bewerbern zur Teilnahme aufgefordert werden, um einen echten Wettbewerb zu gewährleisten.
(2) Das Preisgericht wird vom zuständigen Anweisungsbefugten benannt. Es setzt sich ausschließlich aus von den Wettbewerbsteilnehmern unabhängigen natürlichen Personen zusammen. Wird für die Teilnahme an einem Wettbewerb eine besondere berufliche Qualifikation verlangt, so muss mindestens ein Drittel der Mitglieder diese oder eine gleichwertige Qualifikation besitzen.
Das Preisgericht ist bei der Begutachtung völlig unabhängig. Es beurteilt Projekte, die ihm von den Bewerbern anonym vorgelegt werden, und stützt sich dabei ausschließlich auf die in der Wettbewerbsbekanntmachung festgelegten Kriterien.
(3) Das Preisgericht nimmt seine Vorschläge, die sich auf die Stärken eines jeden Projekts stützen, und seine Bemerkungen in ein von seinen Mitgliedern unterzeichnetes Protokoll auf.
Die Anonymität der Bewerber bleibt bis zur Stellungnahme des Preisgerichts gewahrt.
Die Bewerber können bei Bedarf aufgefordert werden, zur Klärung bestimmter Aspekte der Wettbewerbsarbeiten Antworten auf Fragen zu erteilen, die das Preisgericht in seinem Protokoll festgehalten hat. Über den Dialog zwischen den Preisrichtern und den Bewerbern wird ein umfassendes Protokoll erstellt.
(4) Der öffentliche Auftraggeber nennt sodann in einem Beschluss Name und Anschrift des ausgewählten Bewerbers und die Gründe für diese Wahl unter Berücksichtigung der in der Wettbewerbsbekanntmachung zuvor angekündigten Kriterien, insbesondere wenn er von den Vorschlägen in der Stellungnahme des Preisgerichts abweicht.
Artikel 131
Dynamische Beschaffungssysteme
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Ein dynamisches Beschaffungssystem ist ein vollelektronisches Verfahren für die Beschaffung von marktgängigen Leistungen, das während der gesamten Verfahrensdauer jedem Wirtschaftsteilnehmer offensteht, der die Auswahlkriterien erfüllt und ein erstes unverbindliches Angebot im Einklang mit den Spezifikationen und den etwaigen zusätzlichen Unterlagen unterbreitet hat. Diese unverbindlichen Angebote können jederzeit verbessert werden, sofern sie weiterhin mit den Spezifikationen übereinstimmen.
(2) Zur Einrichtung des dynamischen Beschaffungssystems veröffentlichen die öffentlichen Auftraggeber eine Bekanntmachung mit Angabe der Internet-Adresse, unter der die Spezifikationen und jedwede zusätzlichen Dokumente ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Bekanntmachung und bis zur Beendigung des Systems frei, unmittelbar und uneingeschränkt abgerufen werden können.
In den Spezifikationen präzisieren sie unter anderem die Art der in Betracht gezogenen Anschaffungen, die Gegenstand dieses Systems sind, sowie alle erforderlichen Informationen betreffend das Beschaffungssystem, die verwendete elektronische Ausrüstung und die technischen Vorkehrungen und Merkmale der Verbindung.
(3) Die öffentlichen Auftraggeber räumen während der gesamten Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems jedem Wirtschaftsteilnehmer die Möglichkeit ein, ein unverbindliches Angebot zu unterbreiten, um gemäß Absatz 1 zur Teilnahme am System zugelassen zu werden. Sie schließen die Bewertung binnen einer Frist von höchstens 15 Tagen ab dem Zeitpunkt der Vorlage des unverbindlichen Angebots ab. Sie können die Bewertungsphase jedoch verlängern, sofern nicht zwischenzeitlich eine Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt.
Der öffentliche Auftraggeber unterrichtet den Bieter unverzüglich darüber, ob er zur Teilnahme am dynamischen Beschaffungssystem zugelassen oder sein Angebot abgelehnt wurde.
(4) Für jeden Einzelauftrag hat eine gesonderte Aufforderung zur Angebotsabgabe zu erfolgen. Vor dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe veröffentlichen die öffentlichen Auftraggeber eine vereinfachte Bekanntmachung, in der alle interessierten Wirtschaftsteilnehmer aufgefordert werden, ein unverbindliches Angebot abzugeben, und zwar binnen einer Frist, die nicht weniger als 15 Tage ab dem Versand der vereinfachten Bekanntmachung betragen darf. Die öffentlichen Auftraggeber nehmen die Aufforderung zur Angebotsabgabe erst dann vor, wenn alle fristgerecht eingegangenen unverbindlichen Angebote ausgewertet wurden.
Die öffentlichen Auftraggeber fordern sodann alle zur Teilnahme am System zugelassenen Bieter auf, binnen einer hinlänglichen Frist ihre Angebote einzureichen. Sie vergeben den Auftrag an den Bieter, der nach den in der Bekanntmachung für die Einrichtung des dynamischen Beschaffungssystems aufgestellten Zuschlagskriterien das wirtschaftlich günstigste Angebot vorgelegt hat. Diese Kriterien können gegebenenfalls in der vorgenannten Aufforderung präzisiert werden.
(5) Außer in hinlänglich begründeten Sonderfällen darf die Laufzeit eines dynamischen Beschaffungssystems vier Jahre nicht überschreiten.
Die öffentlichen Auftraggeber dürfen dieses System nicht in einer Weise anwenden, durch die der Wettbewerb behindert, eingeschränkt oder verfälscht wird.
Den betreffenden Wirtschaftsteilnehmern oder den am System teilnehmenden Parteien dürfen keine Bearbeitungsgebühren in Rechnung gestellt werden.
Artikel 132
Wettbewerblicher Dialog
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Wenn bei besonders komplexen Aufträgen der öffentliche Auftraggeber zu dem Schluss gelangt, dass die üblichen Modalitäten des offenen oder nichtoffenen Verfahrens keine Zuschlagserteilung nach dem Kriterium des wirtschaftlich günstigsten Angebots gestatten, kann er auf das Verfahren des wettbewerblichen Dialogs im Sinne von Artikel 29 der Richtlinie 2004/18/EG zurückgreifen.
Ein Auftrag gilt als besonders komplex, wenn der öffentliche Auftraggeber objektiv nicht in der Lage ist, die technischen Mittel, mit denen seinen Bedürfnissen oder Zielsetzungen am besten Rechnung getragen werden kann, zu definieren oder den rechtlichen oder finanziellen Rahmen eines Projekts zu bestimmen.
(2) Die öffentlichen Auftraggeber veröffentlichen eine Bekanntmachung, in der sie ihre Bedürfnisse und Anforderungen formulieren, die sie in dieser Bekanntmachung und/oder in einer Beschreibung näher erläutern.
(3) Die öffentlichen Auftraggeber eröffnen mit den nach Maßgabe der Kriterien gemäß Artikel 146 ausgewählten Bewerbern einen Dialog, dessen Ziel es ist, die Mittel, mit denen ihre Bedürfnisse am besten erfüllt werden können, zu ermitteln und festzulegen.
Die öffentlichen Auftraggeber tragen dafür Sorge, dass alle Bieter bei dem Dialog gleich behandelt werden. Insbesondere dürfen Lösungsvorschläge oder vertrauliche Informationen eines teilnehmenden Bewerbers nicht ohne dessen Zustimmung an die anderen Teilnehmer weitergegeben werden.
Die öffentlichen Auftraggeber können vorsehen, dass das Verfahren in verschiedenen aufeinander folgenden Phasen abgewickelt wird, um so die Zahl der in der Dialogphase zu erörternden Lösungen anhand der in der Bekanntmachung oder in der Beschreibung angegebenen Zuschlagskriterien zu verringern, sofern darin die Inanspruchnahme einer solchen Möglichkeit vorgesehen ist.
(4) Nachdem die öffentlichen Auftraggeber die Teilnehmer von den Ergebnissen des Dialogs in Kenntnis gesetzt haben, fordern sie diese auf, auf der Grundlage der eingereichten und in der Dialogphase näher ausgeführten Lösungen ihr endgültiges Angebot abzugeben. Diese Angebote müssen alle zur Ausführung des Projekts erforderlichen Einzelheiten enthalten.
Auf Verlangen des öffentlichen Auftraggebers können Klarstellungen, Präzisierungen, Feinabstimmungen und Ergänzungen zu diesen Angeboten gemacht werden. Diese dürfen jedoch keine Änderung der grundlegenden Elemente des Angebots oder der Ausschreibung zur Folge haben, die den Wettbewerb verfälschen oder sich diskriminierend auswirken könnte.
Auf Wunsch des öffentlichen Auftraggebers darf der Bieter, dessen Angebot als das wirtschaftlich günstigste ermittelt wurde, ersucht werden, bestimmte Aspekte des Angebots näher zu erläutern oder im Angebot enthaltene Zusagen zu bestätigen, sofern dies nicht dazu führt, dass wesentliche Aspekte des Angebots oder der Ausschreibung geändert werden, und sofern dies nicht die Gefahr von Wettbewerbsverzerrungen oder Diskriminierungen mit sich bringt.
(5) Die öffentlichen Auftraggeber können Prämien oder Zahlungen an die Teilnehmer am Dialog vorsehen.
Artikel 133
Gemeinsame Beschaffung
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
Führt ein Organ ein Vergabeverfahren gemeinsam mit einem öffentlichen Auftraggeber eines oder mehrerer Mitgliedstaaten, EFTA-Staaten oder Bewerberländer durch, finden die auf das betreffende Organ anwendbaren Vergaberegeln Anwendung.
In Fällen, in denen der Anteil der Mittel, für die der öffentliche Auftraggeber eines Mitgliedstaats verantwortlich ist oder die er verwaltet, am geschätzten Gesamtwert des Auftrags 50 % oder mehr beträgt, sowie in anderen hinlänglich begründeten Fällen kann das betreffende Organ beschließen, dass die für den öffentlichen einzelstaatlichen Auftraggeber geltenden Verfahrensregeln Anwendung finden, sofern diese als den Verfahrensregeln des Organs gleichwertig betrachtet werden können.
Bei gemeinsam mit öffentlichen Auftraggebern von Mitgliedstaaten, EFTA-Staaten oder Bewerberländern durchgeführten Vergabeverfahren legen das Organ und der öffentliche einzelstaatliche Auftraggeber insbesondere fest, welche praktischen Regeln für die Bewertung der Anträge auf Teilnahme oder der Angebote sowie für die Zuschlagserteilung gelten, welches Recht auf den Auftrag Anwendung findet und welches Gericht bei Streitigkeiten zuständig ist.
Artikel 134
Fälle, die das Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb rechtfertigen
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) In folgenden Fällen können die öffentlichen Auftraggeber ungeachtet des geschätzten Auftragswerts Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben:
a)
wenn im Rahmen des ursprünglichen offenen oder nichtoffenen Verfahrens keine oder keine geeigneten Angebote oder Teilnahmeanträge abgegeben worden sind, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen, wie sie in den Ausschreibungsunterlagen gemäß Artikel 138 festgelegt sind, nicht grundlegend geändert werden;
b)
wenn der Auftrag aus technischen oder künstlerischen Gründen oder aufgrund des Schutzes von Ausschließlichkeitsrechten nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden kann;
c)
soweit dies unbedingt erforderlich ist, wenn dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit Ereignissen, die die betreffenden öffentlichen Auftraggeber nicht voraussehen konnten, es nicht zulassen, die für die anderen Verfahren geltenden Fristen gemäß den Artikeln 152, 153 und 154 einzuhalten;
d)
wenn ein Dienstleistungsauftrag an einen Wettbewerb anschließt und nach der geltenden Regelung an den Preisträger oder an einen der Preisträger vergeben werden muss; in letzterem Fall sind alle Preisträger zur Teilnahme an den Verhandlungen aufzufordern;
e)
für zusätzliche Dienst- oder Bauleistungen, die weder in dem der Vergabe zugrunde liegenden Entwurf noch im ursprünglichen Vertrag vorgesehen waren, die aber wegen eines unvorhergesehenen Ereignisses zur Ausführung der darin beschriebenen Dienst- oder Bauleistung erforderlich sind, sofern die in Absatz 2 genannten Bedingungen vorliegen;
f)
für neue Dienst- oder Bauleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Dienst- oder Bauleistungen bestehen, die durch den gleichen öffentlichen Auftraggeber an den Auftragnehmer vergeben werden, der den ursprünglichen Auftrag erhalten hat, sofern sie einem Grundentwurf entsprechen und dieser Entwurf Gegenstand des ursprünglichen Auftrags war, der gemäß Absatz 3 nach einem offenen oder einem nichtoffenen Verfahren vergeben wurde;
g)
für Lieferaufträge:
i)
bei zusätzlichen Lieferungen, die entweder zur teilweisen Erneuerung von gelieferten Waren oder laufend genutzten Einrichtungen oder zur Erweiterung von Lieferungen oder bestehenden Einrichtungen bestimmt sind, wenn ein Wechsel des Lieferanten dazu führen würde, dass der öffentliche Auftraggeber Geräte anderer technischer Beschaffenheit kaufen müsste und dies eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen würde; die Laufzeit dieser Aufträge darf drei Jahre nicht überschreiten;
ii)
wenn es sich um Erzeugnisse handelt, die nur zum Zweck von Forschungen, Versuchen, Untersuchungen oder Entwicklungen hergestellt werden, wobei unter diese Bestimmung nicht der Nachweis der Marktfähigkeit eines Produkts oder eine Serienfertigung zur Deckung der Forschungs- und Entwicklungskosten fällt;
iii)
bei auf einer Warenbörse notierten und gekauften Waren;
iv)
wenn Waren zu besonders günstigen Bedingungen bei Lieferanten, die ihre Geschäftstätigkeit endgültig einstellen, oder bei Insolvenz/Konkursverwaltern oder Liquidatoren im Rahmen eines Insolvenz/Konkurs-, Vergleichs- oder Ausgleichsverfahrens oder eines in den Rechts- oder Verwaltungsvorschriften eines Mitgliedstaats vorgesehenen gleichartigen Verfahrens erworben werden;
h)
für Immobilientransaktionen nach vorheriger Erkundung des lokalen Marktes;
i)
für Aufträge über juristische Dienstleistungen gemäß der CPV-Nomenklatur, die jedoch hinlänglich bekannt zu machen sind;
j)
für Aufträge, die vom Organ oder den von diesem ermächtigten Stellen für geheim erklärt worden sind oder deren Ausführung nach den geltenden Verwaltungsvorschriften besondere Sicherheitsmaßnahmen erfordert, oder wenn der Schutz wesentlicher Interessen der Union es gebietet.
(2) Für zusätzliche Dienstleistungen oder Bauarbeiten gemäß Absatz 1 Buchstabe e kann der öffentliche Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben, sofern der betreffende Auftrag an den Auftragnehmer vergeben wird, der den Hauptauftrag ausführt:
a)
wenn sich diese zusätzlichen Aufträge in technischer und wirtschaftlicher Hinsicht nicht ohne wesentlichen Nachteil für den öffentlichen Auftraggeber vom Hauptauftrag trennen lassen,
b)
wenn diese Dienstleistungen oder Bauarbeiten zwar von der Ausführung des ursprünglichen Auftrags getrennt werden können, aber für dessen Vervollständigung unbedingt erforderlich sind.
Der Gesamtwert der zusätzlichen Aufträge darf jedoch 50 % des Wertes des Hauptauftrags nicht überschreiten.
(3) In Fällen gemäß Absatz 1 Buchstabe f muss die Möglichkeit der Anwendung eines Verhandlungsverfahrens bereits beim Aufruf zum Wettbewerb für den ersten Auftragsabschnitt angegeben werden; bei der Berechnung der Schwellenwerte gemäß Artikel 170 Absatz 1 wird der für die Fortführung der Dienst- oder Bauleistungen in Aussicht genommene Gesamtauftragswert zugrunde gelegt. Dieses Verfahren darf jedoch nur während der Ausführung des ursprünglichen Auftrags und bis höchstens drei Jahre nach Vertragsunterzeichnung angewandt werden.
Artikel 135
Fälle, die das Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb rechtfertigen
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) In folgenden Fällen können die öffentlichen Auftraggeber ungeachtet des geschätzten Auftragswerts Aufträge im Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb vergeben:
a)
wenn nach Abschluss eines offenen oder nichtoffenen Verfahrens oder eines wettbewerblichen Dialogs nicht ordnungsgemäße oder nach den Auswahl- bzw. Zuschlagskriterien unannehmbare Angebote vorliegen, sofern die ursprünglichen in den Ausschreibungsunterlagen nach Artikel 138 genannten Auftragsbedingungen nicht grundlegend geändert werden und unbeschadet der Anwendung von Absatz 2;
b)
in Ausnahmefällen, wenn es sich um Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen handelt, die ihrer Natur nach oder wegen der damit verbundenen Risiken eine vorherige globale Preisgestaltung durch den Bieter nicht zulassen;
c)
bei Dienstleistungsaufträgen, insbesondere finanzieller oder geistig schöpferischer Art, die dergestalt sind, dass vertragliche Spezifikationen nicht so genau festgelegt werden können, dass der Auftrag durch die Wahl des besten Angebots in Übereinstimmung mit den Vorschriften über offene und nichtoffene Verfahren vergeben werden kann;
d)
bei Bauaufträgen, wenn es sich um Bauarbeiten handelt, die ausschließlich für Zwecke der Forschung, der Erprobung oder Entwicklung und nicht mit dem Ziel der Gewährleistung der Rentabilität oder der Deckung der Forschungs- und Entwicklungskosten durchgeführt werden;
e)
bei Dienstleistungsaufträgen gemäß Anhang II Teil B der Richtlinie 2004/18/EG vorbehaltlich Artikel 134 Absatz 1 Buchstaben i und j und Artikel 134 Absatz 2 der vorliegenden Verordnung;
f)
bei Forschungs- und Entwicklungsdienstleistungen anderer Art als denjenigen, deren Ergebnisse ausschließlich dem öffentlichen Auftraggeber für seinen Gebrauch bei der Ausübung seiner eigenen Tätigkeit zugute kommen, sofern die Dienstleistung vollständig durch den Auftraggeber vergütet wird;
g)
bei Dienstleistungsaufträgen über Kauf, Entwicklung, Produktion und Koproduktion von Programmen für Rundfunk- und Fernsehanstalten sowie Aufträgen über die Ausstrahlung von Sendungen.
(2) In Fällen gemäß Absatz 1 Buchstabe a brauchen die öffentlichen Auftraggeber keinen Aufruf zum Wettbewerb zu veröffentlichen, wenn sie in das betreffende Verhandlungsverfahren alle die Bieter und nur die Bieter einbeziehen, die die Auswahlkriterien erfüllen und die im Verlauf des vorangegangenen Verfahrens Angebote eingereicht haben, die den formalen Voraussetzungen für das Vergabeverfahren entsprachen.
Artikel 136
Verfahren nach Aufforderung zur Interessenbekundung
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Aufträgen, deren Wert unter dem in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert liegt, und vorbehaltlich der Artikel 134 und 135 kann der öffentliche Auftraggeber Aufforderungen zur Interessenbekundung einsetzen, um entweder
a)
eine Vorauswahl der Bewerber vorzunehmen, die im Rahmen künftiger nichtoffener Vergabeverfahren zur Abgabe von Angeboten aufgefordert werden sollen,
b)
oder ein Verzeichnis derjenigen Anbieter zu erstellen, die zur Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten aufgefordert werden sollen.
(2) Das im Anschluss an eine Aufforderung zur Interessenbekundung erstellte Verzeichnis hat folgende Geltungsdauer:
a)
in Fällen nach Absatz 1 Buchstabe a höchstens drei Jahre, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Übersendung der in Artikel 124 Absatz 1 Buchstabe a genannten Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen;
b)
bei Verzeichnissen nach Absatz 1 Buchstabe b höchstens fünf Jahre, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Übersendung der in Artikel 124 Absatz 1 Buchstabe a genannten Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen.
Das Verzeichnis nach Unterabsatz 1 kann Unterverzeichnisse umfassen.
Während der Geltungsdauer des Verzeichnisses, mit Ausnahme der letzten drei Monate, können alle interessierten Personen Bewerbungen einreichen.
(3) Soll ein Auftrag vergeben werden, so fordert der öffentliche Auftraggeber alle in dem betreffenden Verzeichnis oder Unterverzeichnis genannten Bewerber oder Anbieter auf,
a)
in Fällen nach Absatz 1 Buchstabe a ein Angebot abzugeben oder
b)
in Fällen nach Absatz 1 Buchstabe b Folgendes zu übermitteln:
i)
Angebote, einschließlich Belege, die sich auf Ausschluss- und Auswahlkriterien beziehen, oder
ii)
Belege, die sich auf Ausschluss- und Auswahlkriterien beziehen, sowie anschließend, für diejenigen Bewerber oder Bieter, die diese Kriterien erfüllen, deren Angebote.
Artikel 137
Aufträge von geringem Wert
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Aufträge im Wert von höchstens 60 000 EUR können im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben werden, wenn wenigstens drei Bewerber konsultiert werden.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Bewerber lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(2) Aufträge von sehr geringem Wert, d. h. von bis zu 15 000 EUR, können im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
(3) Zahlungen für Ausgaben bis zu 1 000 EUR können auf der Grundlage von Rechnungen ohne vorheriges Vergabeverfahren geleistet werden.
Artikel 138
Ausschreibungsunterlagen
(Artikel 105 der Haushaltsordnung)
(1) Die Ausschreibungsunterlagen umfassen mindestens:
a)
die Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zu Verhandlungen oder zur Teilnahme am Dialog im Rahmen des Verfahrens gemäß Artikel 132;
b)
die Spezifikationen, oder im Falle des wettbewerblichen Dialogs gemäß Artikel 132 eine Beschreibung des Bedarfs und der Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers, oder die Internet-Adresse, unter der diese Spezifikationen oder Beschreibungen abgerufen werden können;
c)
den auf der Grundlage des Mustervertrags ausgearbeiteten Vertragsentwurf.
Unterabsatz 1 Buchstabe c findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
Die Ausschreibungsunterlagen müssen auf die gemäß den Artikeln 123 bis 126 erfolgte Veröffentlichung verweisen.
(2) Die Aufforderung zur Angebotsabgabe, zu Verhandlungen oder zum wettbewerblichen Dialog enthält mindestens Folgendes:
a)
Einzelheiten betreffend die Abgabe und Aufmachung der Angebote, insbesondere die Einreichungsfrist, die gegebenenfalls zu verwendenden Standardformblätter, die beizubringenden Dokumente, einschließlich Belege zur finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit gemäß Artikel 146, sofern diese nicht in der Auftragsbekanntmachung präzisiert wurden, sowie die Anschrift, an die die Angebote zu senden sind;
b)
den Hinweis, dass mit der Abgabe eines Angebots die Spezifikationen gemäß Absatz 1 akzeptiert werden, und dass der Bieter, falls er den Zuschlag erhält, während der Ausführung des Auftrags durch sein Angebot gebunden ist;
c)
die Geltungsdauer der Angebote, während der der Bieter sämtliche Bedingungen seines Angebots aufrechterhalten muss;
d)
das Verbot jeglichen Kontakts zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und dem Bieter während des gesamten Verfahrens, es sei denn in Ausnahmefällen unter den in Artikel 160 genannten Voraussetzungen, sowie die genauen Bedingungen für eine etwaige Besichtigung vor Ort, falls eine solche vorgesehen ist;
e)
beim wettbewerblichen Dialog den Termin und den Ort des Beginns der Konsultationsphase.
(3) Die Spezifikationen enthalten mindestens Folgendes:
a)
die für den Auftrag geltenden Ausschluss- und Auswahlkriterien, außer bei einem wettbewerblichen Dialog, bei einem nichtoffenen Verfahren und bei einem Verhandlungsverfahren nach Aufruf zum Wettbewerb gemäß Artikel 135; in diesen Fällen werden diese Kriterien lediglich in der Auftragsbekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessenbekundung genannt;
b)
die Zuschlagskriterien und ihre relative Gewichtung, oder gegebenenfalls eine Rangfolgendarstellung dieser Kriterien, falls diese Information nicht aus der Bekanntmachung hervorgeht;
c)
die technischen Spezifikationen gemäß Artikel 139;
d)
die für Varianten geltenden Mindestanforderungen bei Verfahren, bei denen gemäß Artikel 149 Absatz 2 das wirtschaftlich günstigste Angebot den Zuschlag erhält, sofern der öffentliche Auftraggeber derartige Varianten in der Auftragsbekanntmachung zugelassen hat;
e)
einen Hinweis auf die Anwendung des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union oder gegebenenfalls des Wiener Übereinkommens über diplomatische Beziehungen oder des Wiener Übereinkommens über konsularische Beziehungen;
f)
Angaben zur Art und Weise, wie der Marktzugang unter den Voraussetzungen des Artikels 172 nachgewiesen werden kann;
g)
bei dynamischen Beschaffungssystemen gemäß Artikel 131 die Art der in Betracht gezogenen Anschaffungen sowie alle erforderlichen Informationen betreffend das Beschaffungssystem, die verwendete elektronische Ausrüstung und die technischen Vorkehrungen und Merkmale der Verbindung.
(4) Der Mustervertrag nennt insbesondere:
a)
die bei Nichteinhaltung der Vertragsbestimmungen anwendbaren Schadenersatzpauschalen;
b)
die Angaben, die Rechnungen und Belege gemäß Artikel 102 enthalten müssen;
c)
die Bestimmung, dass in allen Fällen, in denen der öffentliche Auftraggeber ein Organ der Union ist, das Recht der Union, gegebenenfalls ergänzt durch das im Vertrag genannte nationale Recht, Anwendung findet;
d)
das bei Streitigkeiten zuständige Gericht.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe c darf der Vertragsentwurf bei Aufträgen nach Artikel 121 Absatz 1 lediglich auf das einzelstaatliche Recht Bezug nehmen.
(5) Der öffentliche Auftraggeber kann Informationen über den Teil des Auftrags verlangen, den der Bieter an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt, sowie über die Identität der Unterauftragnehmer. Der öffentliche Auftraggeber kann vom Bewerber und Bieter zusätzlich zu den Nachweisen nach Artikel 143 die in den Artikeln 146, 147 und 148 vorgesehenen Angaben zur finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des vorgesehenen Unterauftragnehmers verlangen, insbesondere wenn ein wesentlicher Teil des Auftrags weitervergeben wird.
Artikel 139
Technische Spezifikationen
(Artikel 105 der Haushaltsordnung)
(1) Die technischen Spezifikationen müssen für alle Bewerber und Bieter gleichermaßen zugänglich sein und dürfen den offenen Wettbewerb nicht in ungerechtfertigter Weise behindern.
Definiert werden durch die technischen Spezifikationen die Anforderungen an ein Erzeugnis, eine Dienstleistung oder ein Material bzw. eine Bauleistung, damit sie den durch den öffentlichen Auftraggeber festgelegten Verwendungszweck erfüllen.
(2) Zu den Anforderungen nach Absatz 1 gehören:
a)
Qualitätsstufen;
b)
Umweltleistung;
c)
soweit möglich Kriterien für den Zugang von Behinderten oder aber eine Konzeption für alle Benutzerkategorien;
d)
Konformitätsbewertungsstufen;
e)
Gebrauchstauglichkeit;
f)
Sicherheit oder Abmessungen, einschließlich - bei Lieferaufträgen - die Verkaufsbezeichnung und Gebrauchsanleitungen, Terminologie, Symbole, Prüfungen und Prüfverfahren, Verpackung, Kennzeichnung und Beschriftung, Produktionsverfahren und -methoden;
g)
bei Bauaufträgen die Verfahren zur Qualitätssicherung sowie die Vorschriften für die Planung und die Berechnung von Bauwerken, die Bedingungen für die Prüfung, Inspektion und Abnahme von Bauwerken, die Konstruktionsmethoden oder -verfahren und alle anderen technischen Anforderungen, die der öffentliche Auftraggeber bezüglich fertiger Bauwerke oder der dazu notwendigen Materialien oder Teile durch allgemeine und spezielle Vorschriften anzugeben in der Lage ist.
(3) Die technischen Spezifikationen werden in einer der folgenden Weisen festgelegt:
a)
unter Bezugnahme auf europäische Normen, auf europäische technische Zulassungen, auf gemeinsame technische Spezifikationen, falls vorhanden, auf internationale Normen oder auf andere von den europäischen Normungsgremien erarbeitete technische Bezugsgrößen oder, falls nicht vorhanden, auf gleichwertige nationale Normen. Jede Bezugnahme ist mit dem Zusatz „oder gleichwertige Art“ zu versehen;
b)
in Form von Leistungs- oder Funktionsanforderungen, die Umwelteigenschaften umfassen können und so genau zu fassen sind, dass sie den Bietern ein klares Bild vom Auftragsgegenstand vermitteln und dem öffentlichen Auftraggeber die Erteilung des Zuschlags ermöglichen;
c)
unter Bezugnahme auf beide Arten von Angaben.
(4) Macht der öffentliche Auftraggeber von der Möglichkeit Gebrauch, sich auf die in Absatz 3 Buchstabe a genannten Spezifikationen zu beziehen, so kann er ein Angebot nicht mit der Begründung ablehnen, dass es diesen Spezifikationen nicht entspricht, wenn der Bieter oder der Bewerber mit jedem geeigneten Mittel den öffentlichen Auftraggeber davon überzeugen kann, dass sein Angebot den Anforderungen gleichermaßen entspricht.
Als geeignetes Mittel hierzu kann eine technische Beschreibung des Herstellers oder ein Prüfbericht einer anerkannten Stelle gelten.
(5) Macht der öffentliche Auftraggeber von der Möglichkeit Gebrauch, die in Absatz 3 Buchstabe b genannten Leistungs- und Funktionsanforderungen vorzuschreiben, so kann er ein Angebot, das einer nationalen Norm, mit der eine europäische Norm umgesetzt wird, oder einer europäischen technischen Zulassung, einer gemeinsamen technischen Spezifikation, einer internationalen Norm oder einem von den europäischen Normungsgremien erarbeiteten technischen Bezugssystem entspricht, nicht zurückweisen, wenn diese Normen und Zulassungen die gleichen Leistungs- und Funktionsanforderungen aufweisen.
Der Bieter muss mit allen geeigneten Mitteln stichhaltig nachweisen, dass sein Angebot den Leistungs- oder Funktionsanforderungen des öffentlichen Auftraggebers entspricht. Als geeignetes Mittel hierzu kann eine technische Beschreibung des Herstellers oder ein Prüfbericht einer anerkannten Stelle gelten.
(6) Schreiben die öffentlichen Auftraggeber Umwelteigenschaften in Form von Leistungs- oder Funktionsanforderungen vor, so können sie die detaillierten Spezifikationen oder gegebenenfalls Teile davon verwenden, die in europäischen, (pluri-)nationalen Umweltgütezeichen oder anderen Umweltgütezeichen definiert sind, wenn
a)
diese sich zur Definition der Merkmale der Waren oder Dienstleistungen eignen, die Gegenstand des Auftrags sind;
b)
die Anforderungen an das Gütezeichen auf der Grundlage von wissenschaftlich abgesicherten Informationen ausgearbeitet werden;
c)
die Umweltgütezeichen im Rahmen eines Verfahrens erlassen werden, an dem interessierte Kreise - wie z. B. staatliche Stellen, Verbraucher, Hersteller, Händler und Umweltorganisationen - teilnehmen können;
d)
das Gütezeichen für alle Betroffenen zugänglich und verfügbar ist.
(7) Die öffentlichen Auftraggeber können angeben, dass bei Waren oder Dienstleistungen, die mit einem Umweltgütezeichen ausgestattet sind, vermutet wird, dass sie den in den Vertragsdokumenten festgelegten technischen Spezifikationen genügen; sie müssen jedes andere geeignete Beweismittel, wie technische Unterlagen des Herstellers oder Prüfberichte anerkannter Stellen, akzeptieren. Anerkannte Stellen im Sinne der Absätze 4, 5 und 6 sind die Prüf- und Eichlaboratorien sowie die Inspektions- und Zertifizierungsstellen, die den anwendbaren europäischen Normen genügen.
(8) Außer in durch den Vertragsgegenstand hinreichend begründeten Ausnahmefällen dürfen diese Spezifikationen keine Hinweise auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder besondere Herstellungsverfahren enthalten. Ebenfalls untersagt ist die Angabe von Marken und Patenten sowie bestimmter Ursprungs- oder Produktionsbezeichnungen, die zur Bevorzugung oder zum Ausschluss bestimmter Erzeugnisse oder Anbieter führen würde.
Wenn der öffentliche Auftraggeber den Auftragsgegenstand nicht durch hinreichend genaue, allgemein verständliche Bezeichnungen beschreiben kann, sind derartige Verweise mit dem Zusatz „oder gleichwertiger Art“ zu versehen.
Artikel 140
Preisanpassung
(Artikel 105 der Haushaltsordnung)
(1) In den Ausschreibungsunterlagen wird angegeben, ob die Angebote zu Festpreisen und ohne Preisanpassungsklausel einzureichen sind.
(2) Wenn nicht, sind die Bedingungen und Berechnungsweisen für Preisanpassungen während der Laufzeit des Vertrags anzugeben. Der öffentliche Auftraggeber berücksichtigt dabei insbesondere folgende Aspekte:
a)
Art des Auftrags und Wirtschaftskonjunktur;
b)
Art und Dauer der Aufgaben und des Vertrags;
c)
die eigenen finanziellen Interessen.
Artikel 141
Rechtswidrige Handlungen, die einen Ausschluss begründen
(Artikel 106 der Haushaltsordnung)
Die Fälle gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe e der Haushaltsordnung umfassen alle rechtswidrigen Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union, insbesondere
a)
Fälle von Betrug gemäß Artikel 1 des mit dem Rechtsakt des Rates vom 26. Juli 1995 ausgearbeiteten Übereinkommens über den Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften (12);
b)
Fälle von Korruption gemäß Artikel 3 des mit dem Rechtsakt des Rates vom 26. Mai 1997 ausgearbeiteten Übereinkommens über die Bekämpfung der Bestechung, an der Beamte der Europäischen Gemeinschaften oder der Mitgliedstaaten der Europäischen Union beteiligt sind (13);
c)
Fälle von Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung gemäß Artikel 2 des Rahmenbeschlusses 2008/841/JI des Rates vom 24. Oktober 2008 zur Bekämpfung der organisierten Kriminalität (14);
d)
Fälle von Geldwäsche gemäß Artikel 1 der Richtlinie 2005/60/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Oktober 2005 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung (15);
e)
terroristische Straftaten, Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten sowie Anstiftung zu, Mittäterschaft bei oder Versuch der Begehung einer solchen Straftat gemäß den Artikeln 1, 3 und 4 des Rahmenbeschlusses 2002/475/JI des Rates vom 13. Juni 2002 zur Terrorismusbekämpfung (16).
Artikel 142
Anwendung der Ausschlusskriterien und Dauer des Ausschlusses
(Artikel 106, 107, 108 und 109 der Haushaltsordnung)
(1) Im Sinne der Verhältnismäßigkeit berücksichtigt das zuständige Organ bei der Festlegung der Ausschlussdauer insbesondere die Schwere des Tatbestands, einschließlich seiner Auswirkungen auf die finanziellen Interessen und den Ruf der Union, die seit dem Tatbestand verstrichene Zeit, die Dauer seines Bestehens, ob es sich um einen Wiederholungsfall handelt, ob Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt und welche Abhilfemaßnahmen der Betreffende ergriffen hat.
Bei der Festlegung der Ausschlussdauer gibt das zuständige Organ dem Bewerber oder Bieter Gelegenheit zur Stellungnahme.
Wird die Ausschlussdauer nach geltendem Recht von den in Artikel 108 Absätze 2 und 3 der Haushaltsordnung genannten Behörden oder Einrichtungen festgelegt, so wendet die Kommission diesen Ausschluss für einen Zeitraum an, der die maximale Dauer gemäß Artikel 106 Absatz 4 der Haushaltsordnung nicht übersteigen darf. Der Zeitraum nach Artikel 106 Absatz 4 der Haushaltsordnung beträgt maximal fünf Jahre und läuft ab folgenden Zeitpunkten:
a)
in Fällen gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben b und e der Haushaltsordnung ab dem Erlass des rechtskräftigen Urteils;
b)
in Fällen gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung, in denen die Verfehlung im Zusammenhang mit Aufträgen mit dem betreffenden Organ steht, ab dem auf den Verstoß folgenden Tag oder, bei anhaltendem oder wiederholtem Verstoß, ab dem Tag, an dem der Verstoß aufhört.
Wenn die schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nach Unterabsatz 3 Buchstabe b in einem Beschluss einer Behörde oder internationalen Organisation festgestellt wurde, ist der Zeitpunkt des Beschlusses maßgebend.
Bei Rückfälligkeit innerhalb von fünf Jahren nach den in Unterabsatz 3 Buchstaben a und b genannten Zeitpunkten kann die Ausschlussdauer nach Maßgabe von Absatz 1 auf zehn Jahre verlängert werden.
(2) Solange sich ein Bewerber oder Bieter in einer Situation nach Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a oder d der Haushaltsordnung befindet, wird er von Auftragsvergabe- und Finanzhilfeverfahren ausgeschlossen.
Artikel 143
Nachweise
(Artikel 106 und 107 der Haushaltsordnung)
(1) Bewerber und Bieter müssen eine ordnungsgemäß unterzeichnete und datierte ehrenwörtliche Erklärung abgeben, in der sie versichern, dass sie sich nicht in einer der in den Artikeln 106 und 107 der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden.
Wenn der öffentliche Auftraggeber im nichtoffenen Verfahren, im wettbewerblichen Dialog oder im Verhandlungsverfahren nach Aufruf zum Wettbewerb die Anzahl der Bewerber beschränkt, die er zur Teilnahme an den Verhandlungen bzw. zur Angebotsabgabe auffordert, so müssen alle Bewerber die in Absatz 3 genannten Bescheinigungen beibringen.
Nach Maßgabe der Ergebnisse seiner Risikoanalyse kann der öffentliche Auftraggeber bei Verträgen nach Artikel 137 Absatz 2 davon absehen, die in Unterabsatz 1 vorgesehene Erklärung zu verlangen. Bei Verträgen gemäß Artikel 265 Absatz 1, Artikel 267 Absatz 1 und Artikel 269 Absatz 1 kann der öffentliche Auftraggeber jedoch davon absehen, diese Erklärung zu verlangen, wenn der Auftragswert höchstens 20 000 EUR beträgt.
(2) In folgenden Fällen muss der Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, binnen einer vom öffentlichen Auftraggeber festgesetzten Frist und vor der Unterzeichnung des Vertrags seine Erklärung gemäß Absatz 1 durch die in Absatz 3 genannten Nachweise belegen:
a)
bei Aufträgen, die die Organe auf eigene Rechnung vergeben und bei denen die in Artikel 170 Absatz 1 genannten Schwellenwerte erreicht oder überschritten werden;
b)
bei Aufträgen im Zusammenhang mit Maßnahmen im Außenbereich, deren Wert die in Artikel 265 Absatz 1 Buchstabe a, Artikel 267 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 269 Absatz 1 Buchstabe a genannten Schwellenwerte erreicht oder überschreitet.
Bei Aufträgen unterhalb der Schwellenwerte nach Unterabsatz 1 Buchstaben a und b kann der öffentliche Auftraggeber, der befürchtet, dass auf den Bieter, der den Auftrag erhalten soll, ein Ausschlusskriterium zutreffen könnte, von dem Bieter die in Absatz 3 genannten Nachweise verlangen.
(3) Der öffentliche Auftraggeber akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass keiner der in Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a, b und e der Haushaltsordnung genannten Fälle auf den Bewerber oder Bieter, der den Auftrag erhalten soll, zutrifft, einen Strafregisterauszug neueren Datums oder ersatzweise eine von einer Justiz- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes ausgestellte gleichwertige Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind. Der öffentliche Auftraggeber akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass die in Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a und d der Haushaltsordnung genannten Fälle auf den Bewerber oder Bieter nicht zutreffen, eine von der zuständigen Behörde des betreffenden Staates ausgestellte Bescheinigung neueren Datums.
In dem Fall, dass die in Unterabsatz 1 genannte Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht ausgestellt wird, sowie in den übrigen in Artikel 106 der Haushaltsordnung genannten Ausschlussfällen, kann sie durch eine eidesstattliche oder eine ehrenwörtliche Erklärung ersetzt werden, die der betreffende Bewerber oder Bieter vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständigen Berufsorganisation seines Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.
(4) Je nach dem Recht des Landes, in dem der Bewerber oder Bieter niedergelassen ist, betreffen die in den Absätzen 1 und 3 genannten Urkunden juristische und/oder natürliche Personen, einschließlich, wenn der öffentliche Auftraggeber es für erforderlich hält, der Unternehmensleiter oder der Personen, die in Bezug auf den Bewerber oder Bieter über eine Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnis verfügen.
(5) Wenn die öffentlichen Auftraggeber befürchten müssen, dass auf Bewerber oder Bieter ein Ausschlusskriterium zutrifft, können sie bei den in Absatz 3 genannten zuständigen Behörden die nach ihrem Ermessen erforderlichen ergänzenden Informationen einholen.
(6) Der öffentliche Auftraggeber kann einen Bewerber oder Bieter von der Verpflichtung zur Vorlage des in Absatz 3 genannten Nachweises entbinden, wenn ein solcher Nachweis bereits zu Zwecken eines anderen Vergabeverfahrens vorgelegt wurde, die Ausstellung des Nachweises nicht länger als ein Jahr zurückliegt und der Nachweis nach wie vor gültig ist.
In diesem Fall versichert der Bewerber oder Bieter in einer ehrenwörtlichen Erklärung, dass er im Rahmen eines vorausgegangenen Vergabeverfahrens bereits einen solchen Nachweis erbracht hat, der unverändert Gültigkeit besitzt.
(7) Auf Verlangen des öffentlichen Auftraggebers muss der Bewerber oder Bieter eine ehrenwörtliche Erklärung des vorgesehenen Unterauftragnehmers vorlegen, in der dieser erklärt, dass er sich nicht in einer der Situationen nach den Artikeln 106 oder 107 der Haushaltsordnung befindet.
Hat der öffentliche Auftraggeber Bedenken in Bezug auf diese ehrenwörtliche Erklärung, verlangt er die Nachweise nach den Absätzen 3 und 4. Gegebenenfalls findet Absatz 5 Anwendung.
Artikel 144
Zentrale Datenbank
(Artikel 108 der Haushaltsordnung)
(1) Die Organe, Exekutivagenturen und Einrichtungen nach Artikel 108 Absatz 1 der Haushaltsordnung übermitteln der Kommission nach dem von dieser vorgegebenen Muster Informationen über Dritte, die sich in einer der Ausschlusssituationen nach Artikel 106, Artikel 107, Artikel 109 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 109 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung befinden, die Gründe für den Ausschluss und dessen Dauer.
Desgleichen übermitteln sie Informationen über natürliche oder juristische Personen, die gegenüber einem Dritten mit Rechtspersönlichkeit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse haben und sich in einer der Situationen nach Artikel 106, Artikel 107, Artikel 109 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 109 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung befunden haben.
Zu Dritten, die sich in einer Ausschlusssituation nach Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe e der Haushaltsordnung befinden und deren Verhalten den finanziellen Interessen der Union geschadet hat, und zu natürlichen oder juristischen Personen, die gegenüber einem solchen Dritten mit Rechtspersönlichkeit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse haben, übermitteln die in Artikel 108 Absätze 2 und 3 der Haushaltsordnung genannten Behörden und Einrichtungen der Kommission nach dem von dieser vorgegebenen Muster folgende Informationen:
a)
Art ihrer Verurteilung;
b)
gegebenenfalls Dauer des Ausschlusses von der Auftragsvergabe.
(2) Die Organe, Agenturen, Behörden und Einrichtungen nach Absatz 1 benennen die Personen, die befugt sind, Informationen für die Datenbank an die Kommission zu übermitteln und Informationen aus der Datenbank von der Kommission entgegenzunehmen.
Die von den Organen, Agenturen, Behörden und Einrichtungen nach Artikel 108 Absatz 1 der Haushaltsordnung benannten Personen übermitteln die Informationen möglichst umgehend dem Rechnungsführer der Kommission und beantragen gegebenenfalls die Erfassung, Änderung oder Löschung bestimmter Daten in der Datenbank.
Die von den Behörden und Einrichtungen nach Artikel 108 Absatz 2 der Haushaltsordnung benannten Personen übermitteln die erforderlichen Informationen dem für das betreffende Programm oder die betreffende Maßnahme zuständigen Anweisungsbefugten der Kommission innerhalb von drei Monaten nach Ergehen des betreffenden Urteils.
Der Rechnungsführer der Kommission erfasst, ändert oder löscht die Daten in der Datenbank. Er übermittelt den benannten Personen die validierten Informationen der Datenbank jeden Monat über eine gesicherte Verbindung.
(3) Die Organe, Agenturen, Behörden und Einrichtungen nach Absatz 1 bestätigen der Kommission, dass die von ihnen übermittelten Informationen nach Maßgabe der Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (17) zusammengestellt und übermittelt wurden.
Sie unterrichten insbesondere sämtliche Dritte und Personen nach Absatz 1 im Voraus darüber, dass ihre Angaben in die Datenbank aufgenommen und von der Kommission den gemäß Absatz 2 benannten Personen übermittelt werden können. Sie aktualisieren die übermittelten Informationen, wenn die entsprechenden Daten berichtigt, gelöscht oder abgeändert wurden.
Jeder, für den ein Eintrag in der Datenbank besteht, kann beim Rechnungsführer der Kommission beantragen, über alle gespeicherten Daten, die ihn betreffen, informiert zu werden.
(4) Die Mitgliedstaaten unterstützen die Kommission mit Maßnahmen, die darauf abzielen, die Datenbank im Einklang mit den Bestimmungen der Richtlinie 95/46/EG möglichst effizient zu verwalten.
Mit den Behörden von Drittländern und sämtlichen Einrichtungen nach Artikel 108 Absätze 2 und 3 der Haushaltsordnung werden entsprechende Vereinbarungen getroffen, damit diese Bestimmungen und die Grundsätze zum Schutz personenbezogener Daten eingehalten werden.
Artikel 145
Verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen
(Artikel 109 und 131 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der Anwendung von Vertragsstrafen werden Bewerber oder Bieter und Auftragnehmer, die falsche Erklärungen abgegeben, wesentliche Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen oder ihre Vertragspflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben, für eine Höchstdauer von fünf Jahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Feststellung des im Rahmen eines kontradiktorischen Verfahrens mit dem Bewerber, Bieter oder Auftragnehmer bestätigten Verstoßes, von aus dem Haushalt der Union finanzierten Aufträgen oder Finanzhilfen ausgeschlossen.
Bei Rückfälligkeit innerhalb von fünf Jahren nach dem in Unterabsatz 1 genannten Zeitpunkt kann die Ausschlussdauer auf zehn Jahre verlängert werden.
(2) Gegen Bewerber oder Bieter, die falsche Erklärungen abgegeben oder wesentliche Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen haben, können außerdem finanzielle Sanktionen in Höhe von 2 % bis 10 % des geschätzten Gesamtwerts des vorgesehenen Auftrags verhängt werden.
Gegen Auftragnehmer, die ihre Vertragspflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben, können finanzielle Sanktionen in Höhe von 2 % bis 10 % des Gesamtwerts des betreffenden Auftrags verhängt werden.
Dieser Satz kann bei Rückfälligkeit innerhalb von fünf Jahren nach dem in Absatz 1 Unterabsatz 1 genannten Zeitpunkt auf 4 % bis 20 % angehoben werden.
(3) Das betreffende Organ legt die verwaltungsrechtlichen oder finanziellen Sanktionen unter Berücksichtigung insbesondere der in Artikel 142 Absatz 1 genannten Elemente fest.
Artikel 146
Auswahlkriterien
(Artikel 110 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Der öffentliche Auftraggeber legt klare, nicht diskriminierende Auswahlkriterien fest.
(2) Die Auswahlkriterien werden bei jedem Vergabeverfahren zur Beurteilung der finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bewerber bzw. Bieter angewandt.
Der öffentliche Auftraggeber kann Mindestanforderungen festlegen, unterhalb deren Bewerber nicht für den Auftrag ausgewählt werden dürfen.
(3) Bieter oder Bewerber können aufgefordert werden, den Nachweis zu erbringen, dass sie nach nationalem Recht zur Erbringung der Auftragsleistung befugt sind: Eintrag in das Berufs- oder Handelsregister, eidesstattliche Erklärung oder Bescheinigung, Mitgliedschaft in einem Fachverband, ausdrückliche Genehmigung, Eintrag in das Mehrwertsteuerregister.
(4) Der öffentliche Auftraggeber nennt in der Bekanntmachung des Auftrags, in der Aufforderung zur Interessenbekundung oder in der Aufforderung zur Angebotsabgabe die Referenzen, anhand deren Bieter oder Bewerber ihren Stand und ihre Rechtsfähigkeit nachweisen können.
(5) Der Umfang der vom Auftraggeber verlangten Informationen, die Bewerber oder Bieter zum Nachweis ihrer finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vorzulegen haben, sowie die Mindestanforderungen gemäß Absatz 2 müssen im Verhältnis zum Auftragsgegenstand stehen und die legitimen Interessen der Wirtschaftsteilnehmer, insbesondere hinsichtlich des Schutzes ihrer technischen und betrieblichen Geheimnisse, berücksichtigen.
(6) Bei folgenden Aufträgen kann der öffentliche Auftraggeber je nach Bewertung des Risikos von einem dokumentarischen Nachweis der finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bewerber oder Bieter absehen:
a)
bei Aufträgen, die die Organe auf eigene Rechnung vergeben und die den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert nicht überschreiten;
b)
bei Aufträgen im Zusammenhang mit Maßnahmen im Außenbereich, deren Wert die in Artikel 265 Absatz 1 Buchstabe a, Artikel 267 Absatz 1 Buchstabe a und Artikel 269 Absatz 1 Buchstabe a genannten Schwellenwerte nicht erreicht.
Beschließt der öffentliche Auftraggeber von dem dokumentarischen Nachweis der finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bewerber oder Bieter abzusehen, dürfen keine Vorfinanzierungen vorgenommen werden, solange keine Sicherheit in gleicher Höhe geleistet wurde.
Artikel 147
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
(Artikel 110 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit kann insbesondere durch einen oder mehrere der folgenden Nachweise belegt werden:
a)
Erklärung der Bank oder, gegebenenfalls, Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherung;
b)
Jahresabschlüsse der letzten drei Geschäftsjahre;
c)
Erklärung über den Gesamtumsatz und über den Umsatz im auftragsrelevanten Tätigkeitsbereich, die während der letzten drei Geschäftsjahre erwirtschaftet wurden.
(2) Der öffentliche Auftraggeber kann einen Bewerber oder Bieter von der Verpflichtung zur Vorlage des in Absatz 1 genannten Nachweises entbinden, wenn ein solcher Nachweis bereits zu Zwecken eines anderen Vergabeverfahrens vorgelegt wurde und dieser den in Absatz 1 genannten Kriterien noch entspricht.
Kann ein Bieter oder Bewerber wegen eines vom öffentlichen Auftraggeber anerkannten außergewöhnlichen Grundes die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er den Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom öffentlichen Auftraggeber für geeignet erachteter Belege erbringen.
(3) Ein Wirtschaftsteilnehmer kann gegebenenfalls für einen bestimmten Auftrag auf die Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen verweisen, unabhängig davon welche rechtlichen Beziehungen zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehen. In diesem Fall muss er dem öffentlichen Auftraggeber beweisen, dass er für die Ausführung des Auftrags über die notwendigen Mittel verfügen wird, z. B. durch Beibringung der Verpflichtungserklärung der betreffenden Unternehmen, ihm diese Mittel zur Verfügung zu stellen.
Der öffentliche Auftraggeber kann vorschreiben, dass der Wirtschaftsteilnehmer und die Unternehmen nach Unterabsatz 1 gemeinsam für die Auftragsausführung haften.
Unter denselben Voraussetzungen können sich Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern nach Artikel 121 Absatz 5 auf die Kapazitäten der Mitglieder der Gruppe oder anderer Unternehmen stützen.
Artikel 148
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
(Artikel 110 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Wirtschaftsteilnehmer wird gemäß den Absätzen 2 und 3 überprüft. Bei der Vergabe öffentlicher Lieferaufträge, die Verlege- oder Einbauarbeiten, Dienstleistungen und/oder Bauarbeiten erfordern, wird diese Leistungsfähigkeit insbesondere anhand der Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit beurteilt.
(2) Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Wirtschaftsteilnehmer kann je nach Art, Umfang und Verwendungszweck der Lieferungen, Dienstleistungen oder Arbeiten, die Gegenstand des Auftrags sind, durch einen oder mehrere der folgenden Nachweise belegt werden:
a)
durch Studiennachweise und Bescheinigungen über die berufliche Befähigung des Dienstleistungserbringers oder Bauunternehmers und/oder der Führungskräfte des Unternehmens, insbesondere der für die Dienstleistungen bzw. Arbeiten verantwortlichen Person oder Personen;
b)
durch Vorlage einer Liste:
i)
der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten Dienstleistungen oder Lieferungen mit Angabe des Werts, des Ausführungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers;
ii)
der in den letzten fünf Jahren erbrachten Bauleistungen unter Angabe des Werts, des Zeitpunkts und des Orts der Ausführung;
c)
durch Beschreibung der technischen Ausrüstung, der Geräte und des Materials, die für die Ausführung eines Dienstleistungs- oder Bauauftrags verwendet werden;
d)
durch die Beschreibung der technischen Ausrüstung und der Maßnahmen zur Qualitätssicherung der Lieferungen und Dienstleistungen sowie der Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Unternehmens;
e)
durch Angabe der technischen Leitung oder der technischen Stellen, unabhängig davon, ob sie zum Unternehmen gehören oder nicht, und zwar insbesondere derjenigen, die mit der Qualitätskontrolle beauftragt sind;
f)
bei Lieferungen durch Vorlage von Mustern, Beschreibungen und/oder Fotografien und/oder von Bescheinigungen, die von für die Qualitätskontrolle als zuständig anerkannten Instituten oder amtlichen Stellen ausgestellt wurden und in denen bestätigt wird, dass die Erzeugnisse den Spezifikationen oder geltenden Normen entsprechen;
g)
durch eine Erklärung über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Dienstleistungserbringers oder des Bauunternehmers und die Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren;
h)
durch Angabe des Teils des Auftrags, den der Dienstleistungserbringer möglicherweise an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt;
i)
bei öffentlichen Bau- und Dienstleistungsaufträgen - und nur in einschlägigen Fällen - durch Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen, die der Wirtschaftsteilnehmer bei der Ausführung des Auftrags anwenden will.
Handelt es sich bei dem Empfänger der in Unterabsatz 1 Buchstabe b Ziffer i genannten Dienstleistungen und Lieferungen um einen öffentlichen Auftraggeber, so sind von der zuständigen Behörde ausgestellte oder beglaubigte Bescheinigungen über die Ausführung vorzulegen.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe b Ziffer ii sind für die wichtigsten Bauleistungen Bescheinigungen über die ordnungsgemäße Ausführung vorzulegen, aus denen hervorgeht, ob die Arbeiten fachgerecht und ordnungsgemäß ausgeführt wurden.
(3) Sind die zu erbringenden Dienstleistungen oder zu liefernden Waren komplexer Art oder sollen sie ausnahmsweise einem besonderen Zweck dienen, kann die technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch eine Kontrolle nachgewiesen werden, die vom öffentlichen Auftraggeber oder in dessen Namen von einer zuständigen amtlichen Stelle durchgeführt wird, die sich dazu bereiterklärt und sich in dem Land befindet, in dem der Dienstleistungserbringer oder Lieferant ansässig ist. Diese Kontrolle betrifft die technische Leistungsfähigkeit und Produktionskapazität sowie erforderlichenfalls die Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Lieferanten sowie die zur Gewährleistung der Qualität getroffenen Vorkehrungen.
(4) Die vom öffentlichen Auftraggeber zum Nachweis dafür, dass der Wirtschaftsteilnehmer bestimmte Qualitätssicherungsnormen erfüllt, verlangten Bescheinigungen unabhängiger Stellen nehmen auf Qualitätssicherungsverfahren Bezug, die den einschlägigen europäischen Normen genügen und von entsprechenden Stellen zertifiziert sind. Der öffentliche Auftraggeber erkennt auch den Nachweis von gleichwertigen Qualitätssicherungsmaßnahmen an, wenn der Wirtschaftsteilnehmer geltend macht, dass er keinen Zugang zu den betreffenden Bescheinigungen hat oder diese innerhalb der einschlägigen Fristen nicht erhalten kann.
(5) Die vom öffentlichen Auftraggeber zum Nachweis dafür, dass der Wirtschaftsteilnehmer bestimmte Umweltnormen erfüllt, verlangten Bescheinigungen unabhängiger Stellen nehmen auf das System der Europäischen Union für das Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung (EMAS), auf andere nach Artikel 45 der Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates (18) anerkannte Umweltmanagementsysteme oder auf andere Umweltmanagementnormen Bezug, die den einschlägigen europäischen oder internationalen Normen genügen und von entsprechenden Stellen zertifiziert sind. Gleichwertige Bescheinigungen von Stellen aus anderen Mitgliedstaaten werden anerkannt. Die öffentlichen Auftraggeber akzeptieren auch andere Nachweise für gleichwertige Umweltmanagementmaßnahmen, die von den Wirtschaftsteilnehmern vorgelegt werden.
(6) Ein Wirtschaftsteilnehmer kann gegebenenfalls für einen bestimmten Auftrag auf die Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen verweisen, unabhängig davon, welche rechtlichen Beziehungen zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehen. In diesem Fall muss er dem öffentlichen Auftraggeber beweisen, dass er für die Ausführung des Auftrags über die notwendigen Mittel verfügen wird, z. B. durch Beibringung der Verpflichtungserklärung der betreffenden Unternehmen, ihm diese Mittel zur Verfügung zu stellen.
Unter denselben Voraussetzungen können sich Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern nach Artikel 121 Absatz 5 auf die Kapazitäten der Mitglieder der Gruppe oder anderer Unternehmen stützen.
(7) Im Falle von Bauaufträgen, Dienstleistungsaufträgen sowie Verlege- und Installationsarbeiten im Zusammenhang mit einem Lieferauftrag können die öffentlichen Auftraggeber vorschreiben, dass bestimmte kritische Aufgaben direkt vom Bieter selbst oder - wenn ein Bieter einer Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern gemäß Artikel 121 Absatz 6 angehört - von einem Gruppenteilnehmer ausgeführt werden.
(8) Wenn der öffentliche Auftraggeber feststellt, dass kollidierende Interessen vorhanden sind, die die Auftragsausführung negativ beeinflussen können, kann er zu dem Schluss kommen, dass der betreffende Wirtschaftsteilnehmer nicht die geforderte Leistung gewährleistet.
Artikel 149
Zuschlagsmodalitäten und -kriterien
(Artikel 110 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet des Artikels 107 der Haushaltsordnung bestehen für die Erteilung des Zuschlags zwei Möglichkeiten:
a)
bei der Vergabe im Preiswettbewerb erhält das unter allen ordnungsgemäßen und anforderungsgerechten Angeboten preisgünstigste Angebot den Zuschlag;
b)
bei der Vergabe im Leistungswettbewerb erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot den Zuschlag.
(2) Zur Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots berücksichtigt der öffentliche Auftraggeber den angebotenen Preis sowie je nach Vertragsgegenstand verschiedene Qualitätskriterien wie technischer Wert, Ästhetik und Zweckmäßigkeit, Umweltaspekte, Betriebskosten, Wirtschaftlichkeit, Ausführungs- oder Lieferfrist, Kundendienst und technische Unterstützung. Der öffentliche Auftraggeber kann Qualitätsmindeststandards vorschreiben, die ein Angebot erfüllen muss, um nicht abgelehnt zu werden.
(3) Der öffentliche Auftraggeber macht in der Bekanntmachung des Auftrags oder in den Spezifikationen oder in der Beschreibung genaue Angaben zur relativen Gewichtung der Kriterien, die bei der Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots zugrunde gelegt werden. Diese Gewichtung kann mittels einer Marge angegeben werden, deren größte Bandbreite angemessen sein muss.
Unbeschadet der Tarife, die das Organ für die Vergütung bestimmter Dienstleistungen, z. B. für Sachverständigengutachten, zugrunde legt, darf die relative Gewichtung des Preiskriteriums gegenüber den anderen Kriterien nicht dazu führen, dass das Preiskriterium bei der Wahl des Auftragnehmers seine Bedeutung verliert.
Ist bedingt durch die Art des Auftrags eine solche Gewichtung aus technischen Gründen ausnahmsweise nicht möglich, so gibt der öffentliche Auftraggeber lediglich die Reihenfolge an, in der diese Kriterien mit abnehmender Bedeutung angewandt werden.
Artikel 150
Durchführung von elektronischen Auktionen
(Artikel 110 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die öffentlichen Auftraggeber können auf elektronische Auktionen zurückgreifen, bei denen neue, nach unten revidierte Preise und/oder neue, auf bestimmte Komponenten der Angebote abstellende Werte vorgelegt werden.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 verwenden die öffentlichen Auftraggeber nach einer vollständigen ersten Bewertung der Angebote ein iteratives elektronisches Verfahren (elektronische Auktion), das den Angeboten anhand automatischer Bewertungsmethoden eine Rangfolge zuweist.
(2) Im offenen und nichtoffenen Verfahren sowie im Verhandlungsverfahren können die öffentlichen Auftraggeber im Falle des Artikels 135 Absatz 1 Buchstabe a beschließen, dass der Vergabe eines öffentlichen Auftrags eine elektronische Auktion vorausgeht, sofern die Spezifikationen hinreichend präzise beschrieben werden können.
Eine elektronische Auktion kann unter den gleichen Bedingungen auch bei einem erneuten Aufruf zum Wettbewerb der Parteien eines Rahmenvertrags nach Artikel 122 Absatz 3 Buchstabe b und bei Eröffnung des Wettbewerbs zur Vergabe von Aufträgen im Rahmen des in Artikel 131 genannten dynamischen Beschaffungssystems durchgeführt werden.
Die elektronische Auktion erstreckt sich entweder allein auf die Preise, wenn der Zuschlag für den Auftrag im Preiswettbewerb erteilt wird, oder auf die Preise und/oder die Werte der in den Spezifikationen genannten Angebotskomponenten, wenn der Zuschlag für den Auftrag im Leistungswettbewerb erteilt wird.
(3) Öffentliche Auftraggeber, die die Durchführung einer elektronischen Auktion beschließen, weisen in der Bekanntmachung darauf hin.
Die Spezifikationen enthalten unter anderem folgende Informationen:
a)
die Komponenten, deren Werte Gegenstand der elektronischen Auktion sein werden, sofern diese Komponenten so quantifizierbar sind, dass sie in Ziffern oder in Prozentangaben ausgedrückt werden können;
b)
gegebenenfalls die zulässigen Ober- bzw. Untergrenzen der Werte, wie sie sich aus den Spezifikationen des Auftragsgegenstandes ergeben;
c)
die Informationen, die den Bietern im Laufe der elektronischen Auktion zur Verfügung zu stellen sind, und gegebenenfalls den Termin, an dem sie ihnen zur Verfügung gestellt werden;
d)
die Angaben zum Ablauf der elektronischen Auktion;
e)
die Bedingungen, unter denen die Bieter Gebote tätigen können, und insbesondere die Mindestabstände, die bei diesen Geboten gegebenenfalls einzuhalten sind;
f)
die Angaben zur verwendeten elektronischen Vorrichtung und zu den technischen Modalitäten und Merkmalen der Anschlussverbindung.
(4) Vor der Durchführung einer elektronischen Auktion nehmen die öffentlichen Auftraggeber anhand der Zuschlagskriterien und der dafür festgelegten Gewichtung eine erste vollständige Bewertung der Angebote vor.
Alle Bieter, die zulässige Angebote unterbreitet haben, werden gleichzeitig auf elektronischem Wege aufgefordert, neue Preise und/oder Werte vorzulegen. Die Aufforderung enthält sämtliche Angaben betreffend die individuelle Verbindung zur verwendeten elektronischen Vorrichtung sowie das Datum und die Uhrzeit des Beginns der elektronischen Auktion. Die elektronische Auktion kann mehrere aufeinander folgende Phasen umfassen. Sie darf frühestens zwei Arbeitstage nach der Versendung der Aufforderungen beginnen.
(5) Erfolgt der Zuschlag für das wirtschaftlich günstigste Angebot, so wird der Aufforderung das Ergebnis einer vollständigen Bewertung des Angebots des betreffenden Bieters, die entsprechend der Gewichtung nach Artikel 149 Absatz 3 Unterabsatz 1 durchgeführt wurde, beigefügt.
In der Aufforderung ist ebenfalls die mathematische Formel vermerkt, nach der bei der elektronischen Auktion die automatische Neureihung entsprechend den vorgelegten neuen Preisen und/oder den neuen Werten vorgenommen wird. Aus dieser Formel geht auch die Gewichtung aller Kriterien für die Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots hervor, so wie sie in der Bekanntmachung oder in den Spezifikationen angegeben ist; zu diesem Zweck sind etwaige Margen durch einen im Voraus festgelegten Wert auszudrücken.
Sind Varianten zulässig, so muss für jede einzelne Variante getrennt eine Formel angegeben werden.
(6) Die öffentlichen Auftraggeber übermitteln allen Bietern im Laufe einer jeden Phase der elektronischen Auktion unverzüglich zumindest die Informationen, die erforderlich sind, damit den Bietern jederzeit ihr jeweiliger Rang bekannt ist. Sie können ferner zusätzliche Informationen zu anderen vorgelegten Preisen oder Werten übermitteln, sofern dies in den Spezifikationen angegeben ist. Darüber hinaus können sie jederzeit die Zahl der Teilnehmer der jeweiligen Auktionsphase bekanntgeben. Sie dürfen jedoch keinesfalls während der Phasen der elektronischen Auktion die Identität der Bieter bekanntgeben.
(7) Die öffentlichen Auftraggeber schließen die elektronische Auktion nach einer oder mehreren der folgenden Vorgehensweisen ab:
a)
sie schließen das Verfahren zu dem in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion angegebenen Termin (Datum und Uhrzeit) ab;
b)
sie schließen das Verfahren ab, wenn keine neuen Preise oder neuen Werte mehr eingehen, die den Anforderungen an die Mindestunterschiede gerecht werden.
c)
sie schließen das Verfahren ab, wenn die in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion angegebene Zahl der Auktionsphasen durchgeführt wurden.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe b geben die öffentlichen Auftraggeber in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion die Frist an, die sie ab dem Erhalt des letzten Gebots bis zum Abschluss der elektronischen Auktion verstreichen lassen.
Wenn die öffentlichen Auftraggeber beschlossen haben, die elektronische Auktion gemäß Unterabsatz 1 Buchstabe c, gegebenenfalls kombiniert mit dem Verfahren nach Unterabsatz 1 Buchstabe b, abzuschließen, wird in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion der Zeitplan für jede Auktionsphase angegeben.
(8) Nach Abschluss der elektronischen Auktion vergibt der öffentliche Auftraggeber den Auftrag gemäß Artikel 149 entsprechend den Ergebnissen der elektronischen Auktion.
Öffentliche Auftraggeber dürfen elektronische Auktionen nicht missbräuchlich oder dergestalt durchführen, dass der Wettbewerb ausgeschaltet, eingeschränkt oder verfälscht wird, oder dergestalt, dass der Auftragsgegenstand, wie er in der Bekanntmachung ausgeschrieben und in den Spezifikationen definiert worden ist, verändert wird.
Artikel 151
Ungewöhnlich niedrige Angebote
(Artikel 110 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Scheinen bei einem bestimmten Auftrag die Angebote ungewöhnlich niedrig zu sein, so muss der öffentliche Auftraggeber vor Ablehnung dieser Angebote schriftlich die Aufklärung über die Einzelposten des Angebots verlangen, die er für angezeigt hält; die anschließende kontradiktorische Prüfung dieser Einzelposten erfolgt unter Berücksichtigung der eingegangenen Begründungen. Die entsprechenden Erläuterungen können insbesondere die Einhaltung der Vorschriften über Arbeitsschutz und Arbeitsbedingungen, die am Ort der Leistungserbringung gelten, betreffen.
Der öffentliche Auftraggeber kann insbesondere Begründungen berücksichtigen, die Folgendes betreffen:
a)
die Wirtschaftlichkeit des Herstellungsprozesses, der Leistungserbringung oder des Bauverfahrens;
b)
die technischen Lösungen oder außergewöhnlich günstige Bedingungen, über die der Bieter bei der Ausführung des Auftrags verfügt;
c)
die Originalität des Projekts des Bieters.
(2) Stellt der öffentliche Auftraggeber fest, dass ein außergewöhnlich niedriges Angebot auf die Gewährung einer staatlichen Beihilfe zurückzuführen ist, so kann er dieses Angebot nur dann aus diesem Grund ablehnen, wenn der Bieter nicht binnen einer vom öffentlichen Auftraggeber angesetzten angemessenen Frist den Nachweis erbringen kann, dass diese Beihilfe endgültig und im Einklang mit den Verfahren und Beschlüssen gewährt wurde, die in den Vorschriften der Union für staatliche Beihilfen vorgesehen sind.
Artikel 152
Fristen für den Eingang der Angebote und der Teilnahmeanträge
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die öffentlichen Auftraggeber setzen für den Eingang von Angeboten und Teilnahmeanträgen feste Ausschlussfristen in Kalendertagen fest. Die Fristen müssen so bemessen sein, dass die Interessenten über ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Einreichung ihrer Angebote verfügen, wobei insbesondere die Komplexität des Auftrags und die Notwendigkeit, Ortsbesichtigungen vorzunehmen oder den Spezifikationen beiliegende Dokumente vor Ort einzusehen, zu berücksichtigen sind.
(2) Bei offenen Verfahren für Aufträge, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder überschreitet, beträgt die Frist für den Eingang der Angebote mindestens 52 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung.
(3) Bei im nichtoffenen Verfahren, im wettbewerblichen Dialog gemäß Artikel 132 sowie im Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb zu vergebenden Aufträgen, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 überschreitet, beträgt die Frist für den Eingang der Anträge auf Teilnahme mindestens 37 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung.
Bei nichtoffenen Verfahren für Aufträge, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder überschreitet, beträgt die Frist für den Eingang der Angebote mindestens 40 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Bei Verfahren im Anschluss an eine Aufforderung zur Interessenbekundung im Sinne von Artikel 136 Absatz 1 hingegen beträgt die Frist
a)
für den Eingang der Angebote bei Verfahren nach Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe a sowie Artikel 136 Absatz 3 Buchstabe b Ziffer i mindestens 21 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe;
b)
bei dem zweistufigen Verfahren nach Artikel 136 Absatz 3 Buchstabe b Ziffer ii für den Eingang der Teilnahmeanträge mindestens 10 Tage und für den Eingang der Angebote mindestens 21 Tage.
(4) Hat der öffentliche Auftraggeber für Aufträge oberhalb der Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 gemäß Artikel 123 Absatz 2 eine Vorabinformation veröffentlichen lassen oder selbst in seinem Beschafferprofil veröffentlicht, kann die Mindestfrist für den Eingang der Angebote im Allgemeinen auf 36 Tage, auf keinen Fall jedoch auf weniger als 22 Tage verkürzt werden, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung bzw. der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Die Fristverkürzung nach Unterabsatz 1 ist nur unter folgenden Voraussetzungen zulässig:
a)
die Vorabinformation enthielt alle für die Bekanntmachung eines Auftrags geforderten Informationen, soweit diese zum Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung vorlagen;
b)
die Vorabinformation wurde spätestens 52 Tage und frühestens zwölf Monate vor dem Tag der Absendung der Bekanntmachung zur Veröffentlichung übermittelt.
(5) Die Fristen für den Eingang der Angebote können um fünf Tage verkürzt werden, wenn ab dem Tag der Bekanntgabe des Auftrags oder der Aufforderung zur Interessenbekundung alle Ausschreibungsunterlagen auf elektronischem Wege direkt und vollständig verfügbar gemacht werden.
Artikel 153
Frist für die Einsicht in die Ausschreibungsunterlagen
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Sind die Spezifikationen, die Beschreibungen im Falle des Verfahrens nach Artikel 132 und die zusätzlichen Unterlagen rechtzeitig vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote angefordert worden, so müssen diese Unterlagen vorbehaltlich von Absatz 4 allen Wirtschaftsteilnehmern, die sie angefordert oder ein Interesse an der Teilnahme am Dialog oder an der Angebotsabgabe bekundet haben, innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Eingang des entsprechenden Antrags zugeschickt werden. Die öffentlichen Auftraggeber sind nicht verpflichtet, Anträgen auf Übermittlung stattzugeben, die weniger als fünf Arbeitstage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote vorgelegt werden.
(2) Rechtzeitig vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote angeforderte zusätzliche Auskünfte über die Spezifikationen, die Beschreibungen und die zusätzlichen Unterlagen müssen allen Wirtschaftsteilnehmern, die diese Unterlagen angefordert oder ein Interesse an der Teilnahme am Dialog oder an der Angebotsabgabe bekundet haben, umgehend und spätestens sechs Kalendertage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote gleichzeitig mitgeteilt werden. Bei Auskunftsersuchen, die weniger als acht Kalendertage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote eingehen, sind die Auskünfte unverzüglich nach Eingang des Auskunftsersuchens mitzuteilen. Die öffentlichen Auftraggeber sind nicht verpflichtet, Anträgen auf Übermittlung zusätzlicher Auskünfte stattzugeben, die weniger als fünf Arbeitstage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote vorgelegt werden.
(3) Können Spezifikationen und zusätzliche Unterlagen oder Auskünfte aus irgendeinem Grund nicht innerhalb der in den Absätzen 1 und 2 festgesetzten Fristen zugesandt bzw. erteilt werden oder können die Angebote nur nach einer Ortsbesichtigung oder einer Einsichtnahme an Ort und Stelle in die den Spezifikationen beiliegenden Dokumente erstellt werden, so sind die in Artikel 152 genannten Fristen für die Angebotsabgabe entsprechend zu verlängern, so dass alle Wirtschaftsteilnehmer von den für die Abfassung der Angebote notwendigen Informationen Kenntnis nehmen können. Diese Verlängerung wird nach den in den Artikeln 123 bis 126 vorgesehenen Modalitäten bekannt gegeben.
(4) Absatz 1 findet keine Anwendung, wenn bei offenen Verfahren, einschließlich der dynamischen Beschaffungssysteme nach Artikel 131, alle Ausschreibungsunterlagen und zusätzlichen Unterlagen auf elektronischem Wege direkt und vollständig verfügbar gemacht wurden. In der Auftragsbekanntmachung gemäß Artikel 123 Absatz 3 ist in diesem Fall die Internetadresse anzugeben, über die diese Dokumente eingesehen werden können.
Artikel 154
Fristen im Falle der Dringlichkeit
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) In Fällen, in denen die Dringlichkeit die Einhaltung der in Artikel 152 Absatz 3 für nichtoffene Verfahren und Verhandlungsverfahren vorgesehenen Mindestfristen nachweislich unmöglich macht, können die öffentlichen Auftraggeber folgende Fristen festsetzen:
a)
für den Eingang der Teilnahmeanträge eine Frist von mindestens 15 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung, bzw. von 10 Kalendertagen, wenn die Übermittlung der Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen auf elektronischem Wege erfolgt;
b)
für den Eingang der Angebote eine Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
(2) Bei nichtoffenen Verfahren und beschleunigten Verhandlungsverfahren werden die zusätzlichen Auskünfte zu den Spezifikationen, sofern sie rechtzeitig angefordert worden sind, allen Bewerbern und Bietern spätestens vier Kalendertage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote mitgeteilt.
Artikel 155
Übermittlung
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die Modalitäten der Übermittlung der Angebote und der Teilnahmeanträge werden vom öffentlichen Auftraggeber bestimmt, der erforderlichenfalls eine einzige zulässige Kommunikationsform vorschreiben kann. Grundsätzlich können Angebote und Teilnahmeanträge mittels eines Schreibens oder auf elektronischem Wege übermittelt werden; für Teilnahmeanträge ist auch eine Übermittlung per Fax zulässig.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen allgemein verfügbar sein und dürfen nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren eingeschränkt wird.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen gewährleisten,
a)
dass die eingereichten Angebote bzw. Teilnahmeanträge die zu ihrer Bewertung erforderlichen Informationen enthalten;
b)
dass die Unversehrtheit der Daten sichergestellt ist;
c)
dass die Vertraulichkeit der Angebote und Teilnahmeanträge gewahrt bleibt und der öffentliche Auftraggeber erst nach Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote und Teilnahmeanträge von diesen Kenntnis nehmen kann;
d)
dass der Schutz personenbezogener Daten den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügt.
Sofern dies für das Vorliegen eines rechtsgültigen Nachweises erforderlich ist, können die öffentlichen Auftraggeber verlangen, dass per Fax gestellte Teilnahmeanträge möglichst umgehend, auf jeden Fall jedoch vor Ablauf der Ausschlussfrist gemäß Artikel 152, mittels eines Schreibens oder auf elektronischem Wege bestätigt werden.
(2) Gestattet der öffentliche Auftraggeber die elektronische Übermittlung von Angeboten und Teilnahmeanträgen, so müssen die verwendeten Mittel und deren technische Merkmale allgemein zugänglich und mit den allgemein verbreiteten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein und dürfen nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren eingeschränkt wird.
(3) Außer im Falle von Aufträgen, deren Wert den Schwellenwert nach Artikel 170 Absatz 1 nicht erreicht, müssen die Vorrichtungen für die elektronische Entgegennahme der Angebote und Teilnahmeanträge mittels geeigneter technischer Mittel und entsprechender Verfahren gewährleisten, dass
a)
die Wirtschaftsteilnehmer eindeutig authentifiziert werden können;
b)
die Uhrzeit und der Tag des Eingangs der Angebote und Teilnahmeanträge genau bestimmt werden können;
c)
hinreichend sichergestellt ist, dass vor den festgesetzten Terminen kein Zugang zu den gemäß den vorliegenden Anforderungen übermittelten Daten möglich ist;
d)
hinreichend sichergestellt ist, dass jeder Verstoß gegen dieses Zugangsverbot eindeutig erkennbar ist;
e)
die Zeitpunkte der Öffnung der eingegangenen Daten ausschließlich von den ermächtigten Personen festgelegt oder geändert werden können;
f)
während der verschiedenen Phasen des Vergabeverfahrens der Zugang zu allen eingegangenen Daten - bzw. zu einem Teil dieser Daten - nur möglich ist, wenn die ermächtigten Personen gleichzeitig tätig werden;
g)
der Zugang zu den übermittelten Daten bei gleichzeitigem Tätigwerden der ermächtigten Personen erst nach dem festgesetzten Zeitpunkt möglich ist;
h)
die eingegangenen und gemäß den vorliegenden Anforderungen geöffneten Daten ausschließlich den zur Kenntnisnahme ermächtigten Personen zugänglich bleiben.
(4) Gestattet der öffentliche Auftraggeber die elektronische Übermittlung von Angeboten und Teilnahmeanträgen, so gelten die mit diesen Systemen übermittelten elektronischen Dokumente als von einem ermächtigten Vertreter des Wirtschaftsteilnehmers unterzeichnete Originale.
(5) Erfolgt die Einreichung der Angebote oder Teilnahmeanträge mittels eines Schreibens, so kann der Bieter bzw. Bewerber zwischen folgenden Übermittlungsformen wählen:
a)
per Post oder Kurierdienst; für diesen Fall wird in den Ausschreibungsunterlagen ausdrücklich das Versanddatum für verbindlich erklärt, wobei der Poststempel bzw. das Datum der Ablieferungsbestätigung maßgebend ist;
b)
durch Hinterlegung bei den Dienststellen des Organs durch den Bieter bzw. Bewerber oder einen Vertreter, wobei in den Ausschreibungsunterlagen, abgesehen von den in Artikel 138 Absatz 2 Buchstabe a genannten Angaben, die Dienststelle genannt wird, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge gegen Aushändigung einer datierten und unterzeichneten Empfangsbestätigung einzureichen sind.
(6) Zwecks Geheimhaltung und um etwaige Probleme bei der Einreichung von Angeboten mittels Schreiben zu vermeiden, ist in der Ausschreibung Folgendes zu vermerken:
Das Angebot ist in doppeltem Umschlag einzureichen. Beide Umschläge werden verschlossen, und der innere Umschlag trägt außer der Angabe der in der Ausschreibung genannten Empfängerdienststelle den Vermerk „Ausschreibung - nicht durch den Postdienst zu öffnen“. Werden selbstklebende Umschläge verwendet, so sind diese zusätzlich mit Klebestreifen zu verschließen; quer über diesen Klebestreifen hat der Absender seinen Namenszug anzubringen.
Artikel 156
Bietungsgarantien
(Artikel 111 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Der öffentliche Auftraggeber kann entsprechend den Bestimmungen des Artikels 163 die Hinterlegung einer Bietungsgarantie in Höhe von 1 % bis 2 % des Gesamtauftragswerts verlangen.
Diese Garantie wird bei Zuschlag des Auftrags freigegeben. Sie wird einbehalten, wenn binnen der festgesetzten Frist kein Angebot eingeht oder das eingereichte Angebot zurückgezogen wird.
Artikel 157
Öffnung der Angebote und der Teilnahmeanträge
(Artikel 111 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
(1) Alle Teilnahmeanträge und Angebote, die den Anforderungen gemäß Artikel 155 entsprechen, werden geöffnet.
(2) Für Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert übersteigt, setzt der Anweisungsbefugte einen Ausschuss für die Öffnung der Angebote ein.
Der Eröffnungsausschuss setzt sich zusammen aus mindestens drei Personen, die mindestens zwei organisatorische Einheiten des betreffenden Organs vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen, wobei mindestens eine dieser Personen völlig unabhängig vom zuständigen Anweisungsbefugten sein muss. Zur Vermeidung von Interessenkonflikten unterliegen diese Personen den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung. Bei den Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 bzw. solchen, die isoliert in einem Mitgliedstaat tätig sind, und die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen, entfällt diese Verpflichtung.
Bei interinstitutionellen Vergabeverfahren wird der Ausschuss für die Eröffnung der Angebote vom zuständigen Anweisungsbefugten des für das Vergabeverfahren verantwortlichen Organs eingesetzt. Die Zusammensetzung des Eröffnungsausschusses trägt nach Möglichkeit dem interinstitutionellen Charakter des Vergabeverfahrens Rechnung.
(3) Bei mittels eines Schreibens eingereichten Angeboten paraphieren eines oder mehrere der Mitglieder des Eröffnungsausschusses die Dokumente, auf denen Datum und Uhrzeit des Versands der Angebote vermerkt sind.
Sie paraphieren des Weiteren entweder:
a)
sämtliche Seiten jedes Angebots oder
b)
das Deckblatt sowie alle Angebotsseiten mit finanziellen Angaben, wobei die Unversehrtheit des ursprünglichen Angebots durch geeignete Sicherungsvorkehrungen einer Dienststelle gewährleistet wird, die - außer in den Fällen gemäß Absatz 2 Unterabsatz 2 - vom Anweisungsbefugten unabhängig ist.
Bei der Vergabe im Preiswettbewerb gemäß Artikel 149 Absatz 1 Buchstabe a werden die in den konformen Angeboten genannten Preise bekanntgegeben.
Die Mitglieder des Ausschusses unterzeichnen das Protokoll über die Öffnung der eingegangenen Angebote, in dem insbesondere die mit Artikel 155 konformen und nicht konformen Angebote genannt und die Ablehnung der nicht konformen Angebote unter Berücksichtigung der in Artikel 155 genannten Übermittlungsmodalitäten begründet werden. Die Unterzeichnung dieses Protokolls kann über ein elektronisches System erfolgen, das über einen angemessenen Sicherheitsmodus zum Nachweis der Identität des Unterzeichners verfügt.
Artikel 158
Ausschuss für die Bewertung der Angebote und der Teilnahmeanträge
(Artikel 111 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
(1) Alle für mit Artikel 155 konform erklärten Teilnahmeanträge und Angebote werden in zwei Phasen von einem für die jeweilige Verfahrensphase eingerichteten Bewertungsausschuss bewertet und eingestuft, wobei zunächst die vorher bekannt gegebenen Ausschluss- und Auswahlkriterien und anschließend die Zuschlagskriterien zugrunde gelegt werden.
Dieser Ausschuss wird vom zuständigen Anweisungsbefugten eingesetzt und damit betraut, zu den Aufträgen, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert übersteigt, Stellung zu nehmen.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann jedoch beschließen, dass der Ausschuss nur die Zuschlagskriterien bewerten und einstufen soll, und dass die Ausschluss- und Auswahlkriterien auf eine andere Weise geprüft werden, die gewährleistet, dass kein Interessenkonflikt vorliegt.
(2) Der Bewertungsausschuss setzt sich zusammen aus mindestens drei Personen, die mindestens zwei organisatorische Einheiten des Organs oder der Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen, wobei mindestens eine dieser Personen völlig unabhängig vom zuständigen Anweisungsbefugten sein muss. Der zuständige Anweisungsbefugte überzeugt sich davon, dass diese Personen die in Artikel 57 der Haushaltsordnung genannten Verpflichtungen erfüllen.
Bei den Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 bzw. solchen, die isoliert in einem Mitgliedstaat tätig sind, und die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen, entfällt diese Verpflichtung.
Die Zusammensetzung des Ausschusses kann mit derjenigen des Ausschusses für die Öffnung der Angebote identisch sein.
Auf Beschluss des zuständigen Anweisungsbefugten können externe Sachverständige den Ausschuss unterstützen. Der zuständige Anweisungsbefugte überzeugt sich davon, dass diese Sachverständigen die in Artikel 57 der Haushaltsordnung genannten Verpflichtungen erfüllen.
Bei interinstitutionellen Vergabeverfahren wird der Bewertungsausschuss vom jeweils zuständigen Anweisungsbefugten des für das Vergabeverfahren verantwortlichen Organs eingesetzt. Die Zusammensetzung des Bewertungsausschusses trägt nach Möglichkeit dem interinstitutionellen Charakter des Vergabeverfahrens Rechnung.
(3) Teilnahmeanträge und Angebote, die nicht allen in den Ausschreibungsunterlagen verlangten wesentlichen Anforderungen entsprechen, werden abgelehnt.
Der Bewertungsausschuss bzw. der öffentliche Auftraggeber kann jedoch den betreffenden Bewerber oder Bieter auffordern, binnen einer von ihm festgesetzten Frist die Unterlagen, die die Ausschluss- und Auswahlkriterien betreffen, durch weitere Unterlagen zu ergänzen oder zu präzisieren.
Als anforderungsgemäß gelten Teilnahmeanträge und Angebote, die nicht ausgeschlossen wurden und die die Auswahlkriterien erfüllen.
(4) Bei außergewöhnlich niedrigen Angeboten gemäß Artikel 151 bittet der Bewertungsausschuss um nähere Angaben zur Zusammensetzung des Angebots.
Artikel 159
Bewertungsergebnis
(Artikel 112 der Haushaltsordnung)
(1) Bewertung und Einstufung der für konform erklärten Teilnahmeanträge und Angebote werden in einem datierten Protokoll aufgeführt.
Dieses Protokoll wird von allen Mitgliedern des Bewertungsausschusses unterzeichnet. Die Unterzeichnung dieses Protokolls kann über ein elektronisches System erfolgen, das über einen angemessenen Sicherheitsmodus zum Nachweis der Identität des Unterzeichners verfügt.
Wenn der Bewertungsausschuss die Angebote anhand der Ausschluss- und Auswahlkriterien nicht prüfen musste, wird das Protokoll außerdem von den Personen unterzeichnet, die der zuständige Anweisungsbefugte mit dieser Aufgabe betraut hat. Das Protokoll wird zur späteren Referenz aufbewahrt.
(2) Aus dem Protokoll gemäß Absatz 1 geht mindestens Folgendes hervor:
a)
Name und Anschrift des öffentlichen Auftraggebers sowie Gegenstand und Wert des Auftrags bzw. des Rahmenvertrags oder des dynamischen Beschaffungssystems;
b)
Namen der ausgeschlossenen Bewerber oder Bieter und die Gründe für den Ausschluss;
c)
Namen der Bewerber oder Bieter, deren Angebote oder Teilnahmeanträge geprüft werden, und die Gründe für ihre Auswahl;
d)
Gründe für die Ablehnung der ungewöhnlich niedrigen Angebote;
e)
Namen der ausgewählten Bewerber oder des ausgewählten Auftragnehmers und Begründung dieser Wahl sowie - falls bekannt - der Teil des Auftrags oder des Rahmenvertrags, den der Auftragnehmer an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt.
(3) Der öffentliche Auftraggeber fasst anschließend einen Beschluss, der mindestens Folgendes enthält:
a)
Name und Anschrift des öffentlichen Auftraggebers, Gegenstand und Wert des Auftrags bzw. Gegenstand und Höchstwert des Rahmenvertrags oder des dynamischen Beschaffungssystems;
b)
Namen der ausgeschlossenen Bewerber oder Bieter und die Gründe für den Ausschluss;
c)
Namen der Bewerber oder Bieter, deren Angebote oder Teilnahmeanträge geprüft werden, und die Gründe für ihre Auswahl;
d)
Gründe für die Ablehnung der ungewöhnlich niedrigen Angebote;
e)
Namen der ausgewählten Bewerber oder des ausgewählten Auftragnehmers und Begründung dieser Wahl anhand der vorher bekanntgegebenen Auswahl- bzw. Zuschlagskriterien sowie - falls bekannt - der Teil des Auftrags oder des Rahmenvertrags, den der Auftragnehmer an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt;
f)
bei Verhandlungsverfahren und beim wettbewerblichen Dialog die Umstände gemäß den Artikeln 132, 134, 135, 266, 268, 270 und 271, die die Anwendung dieser Verfahrensarten rechtfertigen;
g)
gegebenenfalls die Gründe für den Verzicht des öffentlichen Auftraggebers auf die Vergabe eines bestimmten Auftrags.
Bei interinstitutionellen Vergabeverfahren wird der Beschluss gemäß Unterabsatz 1 von dem öffentlichen Auftraggeber gefasst, der für das betreffende Vergabeverfahren zuständig ist.
Artikel 160
Kontakte zwischen öffentlichem Auftraggeber und Bieter
(Artikel 112 der Haushaltsordnung)
(1) Im Verlauf eines Vergabeverfahrens sind Kontakte zwischen Auftraggeber und Bietern ausschließlich unter den Bedingungen der Absätze 2 und 3 zulässig.
(2) Vor Ablauf der First für die Einreichung der Angebote kann der öffentliche Auftraggeber in Bezug auf die zusätzlichen Unterlagen und Auskünfte nach Artikel 153
a)
auf Veranlassung der Bieter zusätzliche Auskünfte erteilen, die ausschließlich der näheren Erläuterung der Art des Auftrags dienen; diese Auskünfte müssen allen Bietern, die die Spezifikationen angefordert haben, gleichzeitig erteilt werden;
b)
bei einem Irrtum, einer Ungenauigkeit, einer Auslassung oder einem sonstigen sachlichen Fehler im Wortlaut der Bekanntmachung eines Auftrags, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder der Spezifikationen auf eigene Initiative dies allen Beteiligten innerhalb der gleichen Fristen und unter den gleichen Bedingungen, die auch für die Ausschreibung gelten, mitteilen.
(3) Erfordert ein Angebot nach Öffnung der Angebote Klarstellungen oder sind offenkundige sachliche Irrtümer im Wortlaut des Angebots zu berichtigen, so kann der öffentliche Auftraggeber aus eigener Initiative mit dem Bieter Kontakt aufnehmen; dies darf jedoch nicht zu einer inhaltlichen Änderung des Angebots führen.
(4) In allen Fällen, in denen Kontakte stattgefunden haben, sowie in allen Fällen gemäß Artikel 96 der Haushaltsordnung, in denen keine Kontakte stattgefunden haben, wird in der Akte des Vergabeverfahrens ein entsprechender Hinweis angebracht.
Artikel 161
Unterrichtung der Bewerber und Bieter
(Artikel 113, 114 und 118 der Haushaltsordnung)
(1) Der öffentliche Auftraggeber teilt den Bewerbern und Bietern so schnell wie möglich mit, ob sie den Zuschlag für einen Auftrag oder einen Rahmenvertrag erhalten haben oder zu einem dynamischen Beschaffungssystem zugelassen worden sind. Er nennt gegebenenfalls die Gründe, warum er auf die Vergabe eines ausgeschriebenen Auftrags oder Rahmenvertrags oder die Einrichtung eines geplanten dynamischen Beschaffungssystems verzichtet oder die Einleitung eines neuen Verfahrens beschlossen hat.
(2) Der öffentliche Auftraggeber übersendet binnen 15 Kalendertagen nach Eingang eines entsprechenden schriftlichen Antrags die in Artikel 113 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannten Informationen.
(3) Bei Aufträgen, die die Organe der Union für eigene Rechnung vergeben, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder übersteigt und die in den Anwendungsbereich der Richtlinie 2004/18/EG fallen, unterrichtet der öffentliche Auftraggeber alle abgelehnten Bieter oder Bewerber zu folgenden Zeitpunkten gleichzeitig aber separat auf elektronischem Wege über die Ablehnung ihres Angebots oder ihrer Bewerbung:
a)
bei zweistufigen Vergabeverfahren: kurz nachdem die Beschlüsse im Zusammenhang mit den Ausschluss- und Auswahlkriterien gefasst wurden und bevor der Beschluss über den Zuschlag ergeht;
b)
bei Beschlüssen über die Zuschlagserteilung und die Ablehnung von Angeboten: so rasch wie möglich und spätestens binnen einer Woche nach dem Beschluss über die Zuschlagserteilung.
In der Mitteilung sind die Gründe für die Ablehnung des Angebots bzw. der Bewerbung sowie die Rechtsmittel anzugeben, die eingelegt werden können.
Den abgelehnten Bietern oder Bewerbern, die schriftlich per Schreiben, Fax oder E-Mail darum ersuchen, werden ergänzende Auskünfte zu den Gründen für die Ablehnung mitgeteilt und allen Bietern, deren Angebot nicht abgelehnt wurde, werden vorbehaltlich Artikel 113 Absatz 2 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung Informationen über die Merkmale und Vorteile des ausgewählten Angebots sowie der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt. Die Antwort des öffentlichen Auftraggebers erfolgt binnen einer Frist von höchstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Ersuchens um ergänzende Auskünfte.
Artikel 162
Unterzeichnung des Vertrags
(Artikel 113 und 118 der Haushaltsordnung)
Mit der Ausführung eines Auftrags darf erst begonnen werden, wenn der Vertrag unterzeichnet ist.
Abschnitt 4
Sicherheitsleistungen und Korrekturmaßnahmen
Artikel 163
Sicherheitsleistungen
(Artikel 115 der Haushaltsordnung)
(1) Wird von den Auftragnehmern verlangt, dass sie vorab eine Sicherheit leisten, so muss diese einen ausreichenden Betrag und Zeitraum für die Inanspruchnahme abdecken.
(2) Die Sicherheit wird von einer Bank oder einem zugelassenen Finanzinstitut gestellt. Der öffentliche Auftraggeber kann anstelle dieser Sicherheit eine selbstschuldnerische Bürgschaft eines Dritten akzeptieren.
Die Sicherheit lautet auf Euro.
Ihr Zweck besteht darin, die Bank, das Finanzinstitut oder den Dritten unwiderruflich selbstschuldnerisch und auf erste Anforderung für die Verbindlichkeiten des Auftragnehmers haftbar zu machen.
Artikel 164
Erfüllungsgarantie
(Artikel 115 der Haushaltsordnung)
(1) Um zu gewährleisten, dass die Arbeiten, Lieferungen oder Dienstleistungen in vollem Umfang geleistet werden und für den Fall, dass eine Endabnahme gemäß den vertraglichen Bedingungen bei der Leistung der Abschlusszahlung nicht möglich ist, kann der Anweisungsbefugte in Einzelfällen und nach vorheriger Risikoanalyse die Stellung einer Erfüllungsgarantie verlangen.
(2) Eine solche Sicherheit kann nach und nach gebildet werden, indem bis zu einer Höhe von 10 % des Gesamtauftragswertes entsprechende Beträge von den jeweiligen Zahlungen einbehalten werden.
Ersatzweise kann ein Teil der Abschlusszahlung bis zur Endabnahme der Dienstleistungen, Lieferungen oder Bauarbeiten als Sicherheit einbehalten werden. Der Anweisungsbefugte legt den Betrag der Erfüllungsgarantie entsprechend den ermittelten Vertragserfüllungsrisiken und unter Berücksichtigung des Vertragsgegenstands und der handelsüblichen Bedingungen fest.
Die Bedingungen für Erfüllungsgarantien sind in den Ausschreibungsunterlagen bekanntzugeben.
(3) Nach erfolgter Endabnahme der Arbeiten, Dienstleistungen oder Lieferungen werden die Erfüllungsgarantien entsprechend den vertraglichen Bedingungen freigegeben.
Artikel 165
Garantien für Vorfinanzierungen
(Artikel 115 der Haushaltsordnung)
(1) Bevor mit dem Vergabeverfahren begonnen werden kann, bewertet der öffentliche Auftraggeber, sofern er den Bedarf für eine Vorfinanzierung festgestellt hat, die mit den entsprechenden Vorfinanzierungszahlungen verbundenen Risiken unter Berücksichtigung der folgenden Kriterien:
a)
geschätzter Auftragswert;
b)
Vertragsgegenstand;
c)
Laufzeit und Ausführungsgeschwindigkeit;
d)
Beschaffenheit des Marktes.
(2) In den in Artikel 146 Absatz 6 Unterabsatz 2 genannten Fällen oder wenn der Anweisungsbefugte gemäß Absatz 1 dieses Artikels entsprechend entscheidet, wird als Gegenleistung für Vorfinanzierungen eine Sicherheit verlangt.
Für Aufträge von geringem Wert im Sinne von Artikel 137 Absatz 1 wird keine Sicherheit verlangt.
Die Sicherheit wird nach Maßgabe des Vertrags im Zuge der Verrechnung der Vorfinanzierung mit den an den Auftragnehmer zu leistenden Zwischen- oder Restbetragszahlungen freigegeben.
Artikel 166
Aussetzung bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten
(Artikel 116 der Haushaltsordnung)
(1) Die Aussetzung eines Auftrags gemäß Artikel 116 der Haushaltsordnung dient dem Zweck, sich vom tatsächlichen Vorliegen der mutmaßlichen schwerwiegenden Fehler, der Unregelmäßigkeiten oder des Betrugs zu überzeugen. Bestätigen sich die Vermutungen nicht, so wird die Vertragsausführung so schnell wie möglich wieder aufgenommen.
(2) Schwerwiegende Fehler oder Unregelmäßigkeiten sind jegliche Verstöße gegen Vertrags- oder Rechtsvorschriften aufgrund von Handlungen oder Versäumnissen, die dem Haushalt der Europäischen Union Schaden zufügen bzw. zufügen könnten.
KAPITEL 2
Bestimmungen für Aufträge, die die Organe der Union auf eigene Rechnung vergeben
Artikel 167
Feststellung, ob die Schwellenwerte erreicht sind
(Artikel 117 und 118 der Haushaltsordnung)
Es obliegt jedem bevollmächtigten oder nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten jedes einzelnen Organs, zu beurteilen, ob die Schwellenwerte gemäß Artikel 118 der Haushaltsordnung erreicht sind.
Artikel 168
Gesonderte und aus Losen bestehende Aufträge
(Artikel 104 und 118 der Haushaltsordnung)
(1) Die Berechnung des geschätzten Auftragswerts darf nicht mit der Absicht erfolgen, die Verpflichtungen aus der vorliegenden Verordnung zu umgehen. Die Aufteilung eines Auftrags zu diesem Zweck ist unzulässig.
Aufträge, deren Wert mindestens den Schwellenwerten gemäß Artikel 170 Absatz 1 entspricht, werden in gleichzeitig zu vergebende Lose aufgeteilt, wenn dies zweckmäßig, technisch möglich und wirtschaftlich ist.
(2) Besteht ein Liefer-, Dienstleitungs- oder Bauauftrag aus mehreren Losen, für die jeweils ein gesonderter Auftrag vergeben wird, so muss zur Ermittlung des anwendbaren Schwellenwertes der Gesamtwert aller Lose berücksichtigt werden.
Wenn der Gesamtwert aller Lose die Schwellenwerte gemäß Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder übersteigt, so gelten Artikel 97 Absatz 1 Unterabsätze 1 und 2 sowie Artikel 104 der Haushaltsordnung für jedes einzelne Los.
(3) Wird ein Auftrag in Form von getrennten Losen vergeben, werden die Angebote für jedes Los gesondert bewertet. Werden mehrere Lose an ein und denselben Bieter vergeben, kann für diese Lose ein einziger Vertrag unterzeichnet werden.
Artikel 169
Modalitäten für die Schätzung des Werts bestimmter Aufträge
(Artikel 118 der Haushaltsordnung)
(1) Bei der Berechnung des geschätzten Auftragswerts ist vom öffentlichen Auftraggeber die geschätzte Gesamtvergütung des Bieters zu berücksichtigen.
Sieht ein Auftrag Optionen oder Verlängerungen vor, so wird als Berechnungsgrundlage der zulässige Höchstbetrag, unter Einbeziehung der Optionsrechte und Verlängerungen, herangezogen.
Für die Schätzung ist der Wert zum Zeitpunkt der Absendung der Bekanntmachung oder, falls eine solche Bekanntmachung nicht vorgesehen ist, zum Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens durch den öffentlichen Auftraggeber maßgeblich.
(2) Der zu berücksichtigende Wert eines Rahmenvertrags oder eines dynamischen Beschaffungssystems ist gleich dem geschätzten Gesamtwert aller für die gesamte Laufzeit des Rahmenvertrags oder des dynamischen Beschaffungssystems geplanten Aufträge.
(3) Bei Dienstleistungsaufträgen werden außerdem berücksichtigt:
a)
bei Versicherungsleistungen die Versicherungsprämie und sonstige Vergütungen,
b)
bei Leistungen von Banken und anderen finanziellen Dienstleistungen die Gebühren, Provisionen und Zinsen sowie andere vergleichbare Vergütungen,
c)
bei Aufträgen, die Planungsarbeiten zum Gegenstand haben, die Honorare, Provisionen sowie andere vergleichbare Vergütungen.
(4) Bei Dienstleistungsaufträgen, für die kein Gesamtpreis angegeben wird, oder bei Lieferaufträgen, die ein Leasing, eine Anmietung oder einen Mietkauf zum Gegenstand haben, gilt als Berechnungsgrundlage für den geschätzten Auftragswert:
a)
bei zeitlich begrenzten Verträgen:
i)
der geschätzte Gesamtwert für die Laufzeit des Vertrags, soweit diese achtundvierzig Monate bei Dienstleistungen bzw. zwölf Monate bei Lieferungen nicht überschreitet;
ii)
der Gesamtwert einschließlich des geschätzten Restwerts bei Lieferverträgen mit einer Laufzeit von mehr als zwölf Monaten;
b)
bei Verträgen mit unbestimmter Laufzeit oder - bei Dienstleistungen - mit einer Laufzeit von mehr als achtundvierzig Monaten der monatliche Wert, multipliziert mit achtundvierzig.
(5) Bei regelmäßigen oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlängerbaren Dienstleistungs- oder Lieferaufträgen ist die Berechnungsgrundlage für den geschätzten Vertragswert:
a)
entweder der tatsächliche Gesamtwert entsprechender Aufträge für ähnliche Arten von Leistungen oder Lieferungen aus dem vorangegangenen Haushaltsjahr oder den vorangegangenen zwölf Monaten, nach Möglichkeit unter Anpassung an voraussichtliche Änderungen bei Mengen oder Kosten während der auf den ursprünglichen Vertrag folgenden zwölf Monate,
b)
oder der geschätzte Gesamtwert der Aufträge während der auf die erste Leistung oder Lieferung folgenden zwölf Monate bzw. während der Laufzeit des Vertrags, soweit diese mehr als zwölf Monate beträgt.
(6) Bei Bauaufträgen ist außer dem Auftragswert der eigentlichen Bauarbeiten der geschätzte Wert der Lieferungen zu berücksichtigen, die für die Ausführung der Arbeiten erforderlich sind und dem Auftragnehmer vom öffentlichen Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden.
Artikel 170
Schwellenwerte für die in der Richtlinie 2004/18/EG vorgesehenen Verfahren
(Artikel 118 der Haushaltsordnung)
(1) Die Schwellenwerte gemäß Artikel 118 der Haushaltsordnung sind die in der Richtlinie 2004/18/EG für Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträge festgelegten Werte.
(2) Die Fristen gemäß Artikel 118 der Haushaltsordnung sind in den Artikeln 152, 153 und 154 festgeschrieben.
Artikel 171
Stillhaltezeit vor der Unterzeichnung des Vertrags
(Artikel 118 der Haushaltsordnung)
(1) Der öffentliche Auftraggeber unterzeichnet einen unter die Richtlinie 2004/18/EG fallenden Vertrag oder Rahmenvertrag mit einem erfolgreichen Bieter erst nach 14 Kalendertagen.
Diese Frist läuft ab einem der folgenden Zeitpunkte:
a)
ab dem Tag, der auf den Tag folgt, an dem die Benachrichtigungen an die abgelehnten und die erfolgreichen Bieter zeitgleich übermittelt wurden;
b)
wenn es sich um einen Vertrag oder Rahmenvertrag handelt, der im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben wurde, ab dem Tag, der auf den Tag folgt, an dem die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung gemäß Artikel 123 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wurde.
Erfolgt die Benachrichtigung nach Unterabsatz 2 Buchstabe a per Telefax oder elektronisch, so beträgt die Stillhaltezeit 10 Kalendertage.
Erforderlichenfalls kann der öffentliche Auftraggeber die Vertragsunterzeichnung zwecks ergänzender Prüfung aussetzen, wenn die von den abgelehnten oder beschwerten Bietern oder Bewerbern übermittelten Anträge und Bemerkungen oder anderweitig erhaltene stichhaltige Informationen dies rechtfertigen. Die Anträge, Bemerkungen und Informationen müssen binnen der Frist nach Unterabsatz 1 eingehen. Wird die Unterzeichnung ausgesetzt, werden sämtliche Bewerber oder Bieter binnen drei Arbeitstagen nach dem Aussetzungsbeschluss davon unterrichtet.
Außer in den Fällen nach Absatz 2 sind Verträge, die vor Ablauf der Frist nach Unterabsatz 1 unterzeichnet werden, nichtig.
Kann der Vertrag oder Rahmenvertrag nicht mit dem vorgesehenen Bieter geschlossen werden, so kann der öffentliche Auftraggeber den Auftrag an den auf der Rangliste nachfolgenden Bieter vergeben.
(2) In folgenden Fällen gilt die Frist nach Absatz 1 nicht:
a)
bei offenen Verfahren, nichtoffenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren nach vorherigem Aufruf zum Wettbewerb, in denen nur ein Angebot eingegangen ist;
b)
bei Einzelaufträgen, die auf der Grundlage eines Rahmenvertrags vergeben werden;
c)
bei Verhandlungsverfahren gemäß Artikel 134 Absatz 1 Buchstabe c, Buchstabe g Ziffer iii sowie Buchstaben h und j.
Artikel 172
Nachweis des Zugangs zu Vergabeverfahren
(Artikel 119 der Haushaltsordnung)
Die Spezifikationen schreiben den Bietern vor, den Staat zu nennen, in dem sie ihren Sitz haben oder wohnhaft sind, und die nach einzelstaatlichem Recht geforderten diesbezüglichen Nachweise zu erbringen.
TITEL VI
FINANZHILFEN
KAPITEL 1
Anwendungsbereich und Form
Artikel 173
Mitgliedsbeiträge
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Mitgliedsbeiträge gemäß Artikel 121 Absatz 2 Buchstabe d der Haushaltsordnung sind Zahlungen an Einrichtungen, in denen die Europäische Union Mitglied ist; diese Zahlungen erfolgen nach Maßgabe der Haushaltsbeschlüsse und der von den betreffenden Einrichtungen festgelegten Modalitäten.
Artikel 174
Vereinbarungen und Beschlüsse über die Gewährung einer Finanzhilfe
(Artikel 121 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzhilfen werden im Wege eines Beschlusses oder einer schriftlichen Vereinbarung gewährt.
(2) Für die Wahl des rechtlichen Instruments sind folgende Kriterien maßgeblich:
a)
ob sich der Empfänger in der Europäischen Union oder in einem Drittland befindet;
b)
Komplexität bzw. Vereinheitlichung des Inhalts der finanzierten Maßnahmen oder Arbeitsprogramme.
Artikel 175
Ausgaben für die Mitglieder der Organe
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Die Ausgaben für die Mitglieder der Organe gemäß Artikel 121 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung umfassen Zuwendungen an Vereinigungen derzeitiger und ehemaliger Mitglieder des Europäischen Parlaments. Diese Ausgaben werden entsprechend den internen Verwaltungsvorschriften des Europäischen Parlaments getätigt.
Artikel 176
Maßnahmen, für die eine Finanzhilfe gewährt werden kann
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Eine Maßnahme, für die eine Finanzhilfe im Sinne des Artikels 121 der Haushaltsordnung gewährt werden kann, muss eindeutig festgelegt sein.
Eine Maßnahme darf nicht in der Absicht aufgespalten werden, sie den in der vorliegenden Verordnung festgelegten Finanzierungsvorschriften zu entziehen.
Artikel 177
Einrichtungen, die Ziele von allgemeinem Interesse für die Union verfolgen
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Als Einrichtung, die Ziele von allgemeinem Interesse für die Union verfolgt, gilt
a)
entweder eine Einrichtung, deren Auftrag allgemeine oder berufliche Bildung, Information, Innovation oder Studien und Forschungen im Bereich Europapolitik, sowie Maßnahmen zur Förderung der Unionsbürgerschaft oder der Menschenrechte umfasst, oder eine europäische Normungseinrichtung;
b)
oder eine Einrichtung, die Einrichtungen ohne Erwerbszweck vertritt, die in den Mitgliedstaaten, in Bewerberländern oder potenziellen Bewerberländern tätig sind und sich der Förderung von Grundsätzen und Politiken im Rahmen der Ziele der Verträge verschrieben haben.
Artikel 178
Partnerschaften
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
(1) Im Rahmen von Partnerschaften können Einzelfinanzhilfen für Maßnahmen und für Betriebskosten gewährt werden.
(2) Eine Partnerschaft kann geschlossen werden, um eine langfristige Zusammenarbeit der Empfänger mit der Kommission zu begründen. Sie kann in einer Partnerschaftsrahmenvereinbarung oder einem Partnerschaftsrahmenbeschluss geregelt werden.
Die Partnerschaftsrahmenvereinbarung oder der Partnerschaftsrahmenbeschluss enthält nähere Angaben zu den gemeinsamen Zielen, der Art der punktuell oder im Rahmen eines genehmigten jährlichen Arbeitsprogramms geplanten Maßnahmen, dem Verfahren zur Gewährung von Einzelfinanzhilfen unter Beachtung der Verfahrensgrundsätze und -vorschriften des vorliegenden Titels sowie den allgemeinen Rechten und Pflichten der Vertragspartner im Rahmen von Einzelvereinbarungen oder -beschlüssen.
Die Laufzeit der Partnerschaften darf vier Jahre nicht überschreiten, außer in insbesondere mit dem Gegenstand der Partnerschaft begründeten Sonderfällen.
Die Anweisungsbefugten dürfen die Partnerschaftsrahmenvereinbarungen oder -beschlüsse nicht missbräuchlich oder in einer Weise in Anspruch nehmen, dass sie einen Verstoß gegen die Grundsätze der Transparenz oder der Gleichbehandlung der Antragsteller bezwecken oder bewirken.
(3) Partnerschaften sind in Bezug auf Planung, vorheriger Bekanntmachung und Vergabeverfahren Finanzhilfen gleichgestellt.
(4) Die auf der Grundlage von Partnerschaftsrahmenvereinbarungen oder -beschlüssen vergebenen Einzelfinanzhilfen werden nach den in den Vereinbarungen oder Beschlüssen geregelten Verfahren gewährt und unterliegen den Bestimmungen des vorliegenden Titels.
Sie werden gemäß Artikel 191 nachträglich bekannt gemacht.
Artikel 179
Elektronische Kommunikationssysteme
(Artikel 121 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommunikation mit den Empfängern, insbesondere der Abschluss von Finanzhilfevereinbarungen, die Zustellung von Finanzhilfebeschlüssen sowie sämtliche Vertragsänderungen, kann über ein von der Kommission eingerichtetes elektronisches Kommunikationssystem erfolgen.
(2) Solche Systeme müssen folgenden Anforderungen entsprechen:
a)
lediglich befugte Personen haben Zugang zum System und den damit übermittelten Dokumenten;
b)
lediglich befugte Personen dürfen ein Dokument elektronisch unterzeichnen oder durch das System übermitteln;
c)
befugte Personen müssen anhand festgelegter Methoden durch das System authentifiziert werden;
d)
Datum und Uhrzeit der elektronischen Transaktion müssen genau bestimmbar sein;
e)
die Unversehrtheit der Dokumente muss gewährleistet sein;
f)
die Verfügbarkeit der Dokumente muss gewährleistet sein;
g)
erforderlichenfalls muss die Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet sein;
h)
der Schutz personenbezogener Daten muss den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügen.
(3) Für die mit einem solchen System versandten Daten gilt eine rechtliche Vermutung der Unversehrtheit der abgesendeten oder empfangenen Daten und der Korrektheit der vom System angegebenen Zeitpunkte der Versendung und des Empfangs der Daten.
Ein mit einem solchen System übermitteltes oder zugestelltes Dokument gilt als einem Papierdokument gleichwertig, ist in Gerichtsverfahren als Beweismittel zulässig und gilt als Original; für das Dokument gilt die rechtliche Vermutung der Echtheit und Unversehrtheit, sofern es keine dynamischen Elemente enthält, die seine automatische Änderung bewirken können.
Die elektronischen Unterschriften nach Absatz 2 Buchstabe b haben die gleiche Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften.
Artikel 180
Inhalt von Finanzhilfevereinbarungen und -beschlüssen
(Artikel 122 der Haushaltsordnung)
(1) Der Finanzhilfevereinbarung sind insbesondere folgende Angaben zu entnehmen:
a)
ihr Gegenstand;
b)
der Finanzhilfeempfänger;
c)
ihre Laufzeit, und zwar:
i)
das Datum ihres Inkrafttretens,
ii)
das Datum der Einleitung und die Dauer der Maßnahme bzw. des Rechnungsjahres, für die bzw. das eine Finanzhilfe gewährt wird;
d)
der Höchstbetrag der Finanzierung der Union in Euro sowie ihre Form, gegebenenfalls ergänzt um folgende Angaben:
i)
den geschätzten Gesamtbetrag der förderfähigen Kosten der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms sowie den maximal zu finanzierenden Anteil;
ii)
gegebenenfalls die zugrundezulegenden Einheitskosten, Pauschalbeträge oder Pauschalfinanzierung gemäß Artikel 123 Buchstaben b, c oder d der Haushaltsordnung;
iii)
die Zusammensetzung der Finanzierungsarten nach den Ziffern i und ii;
e)
eine Beschreibung der Maßnahme bzw. im Falle einer Finanzhilfe für Betriebskosten das vom Anweisungsbefugten für das Rechnungsjahr genehmigte Arbeitsprogramm sowie eine Beschreibung der von der Durchführung der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms erwarteten Ergebnisse;
f)
die für alle Vereinbarungen dieser Art geltenden allgemeinen Bedingungen, beispielsweise die Einverständniserklärung des Empfängers mit den Kontrollen und Prüfungen der Kommission, des OLAF und des Rechnungshofs;
g)
der globale Kostenvoranschlag der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms;
h)
wenn die Durchführung der Maßnahme die Vergabe von Aufträgen erforderlich macht - die in Artikel 209 genannten Grundsätze oder die Vorschriften für die Auftragsvergabe, die der Empfänger einzuhalten hat;
i)
die Pflichten des Empfängers, insbesondere:
i)
hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und der Vorlage von Tätigkeits- und Finanzberichten; sofern dies möglich ist, werden für die Vorlage der Berichte Zwischenziele festgelegt;
ii)
wenn eine Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern geschlossen wird - hinsichtlich der spezifischen Pflichten des etwaigen Koordinators sowie der übrigen Empfänger gegenüber dem Koordinator und der Haftung der Empfänger für der Kommission geschuldete Beträge;
j)
die Modalitäten und Fristen für die Genehmigung dieser Berichte sowie die Zahlung durch die Kommission;
k)
gegebenenfalls detaillierte Angaben zu den förderfähigen Kosten der Maßnahme oder des genehmigten Arbeitsprogramms und/oder zu den Einheitskosten, Pauschalbeträgen oder der Pauschalfinanzierung gemäß Artikel 123 der Haushaltsordnung;
l)
die Bestimmungen über die öffentliche Bekanntgabe der Unterstützung aus dem Haushalt der Union, außer in begründeten Fällen, in denen eine öffentliche Bekanntgabe nicht angezeigt oder unmöglich ist.
Die allgemeinen Bedingungen nach Unterabsatz 1 Buchstabe f umfassen mindestens:
i)
die Bestimmung, dass das Recht der Union, gegebenenfalls ergänzt durch das in der Finanzhilfevereinbarung genannte nationale Recht, Anwendung findet. Vereinbarungen mit internationalen Organisationen können eine abweichende Bestimmung enthalten;
ii)
die Bezeichnung des bei Streitigkeiten zuständigen Gerichts oder Schiedsgerichts.
(2) In der Finanzhilfevereinbarung können die Aussetzungs- bzw. Kündigungsmodalitäten und -fristen gemäß Artikel 135 der Haushaltsordnung vorgesehen werden.
(3) In den Fällen nach Artikel 178 enthalten die Partnerschaftsrahmenbeschlüsse oder -vereinbarungen die Informationen gemäß Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstaben a und b, Buchstabe c Ziffer i, Buchstabe f, Buchstaben h bis j sowie Buchstabe l.
Die Einzelfinanzhilfevereinbarung oder der Einzelfinanzhilfebeschluss enthält die Informationen nach Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstaben a bis e und Buchstaben g und k sowie erforderlichenfalls Buchstabe i.
(4) Änderungen von Finanzhilfevereinbarungen bedürfen der Schriftform. Solche Änderungen, einschließlich der Hinzufügung oder Streichung eines Empfängers, dürfen die Vereinbarungen nicht in einer Weise ändern, die eine Infragestellung des Beschlusses über die Gewährung der betreffenden Finanzhilfe oder einen Verstoß gegen die Gleichbehandlung der Antragsteller bezwecken oder bewirken würde.
(5) Die Absätze 1 bis 4 gelten entsprechend für Finanzhilfebeschlüsse.
Einige der Angaben nach Absatz 1 können statt in dem Finanzhilfebeschluss in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen oder dazugehörigen Unterlagen enthalten sein.
Artikel 181
Formen der Finanzhilfen
(Artikel 123 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzhilfen gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe a Haushaltsordnung werden auf der Grundlage der förderfähigen Kosten berechnet, die der Empfänger tatsächlich tätigt und die vorab in einem Kostenvoranschlag ausgewiesen sind, der dem Finanzhilfeantrag beigefügt und in die Finanzhilfevereinbarung oder den Finanzhilfebeschluss aufgenommen wird.
(2) Bei Finanzierungen auf der Grundlage von Einheitskosten gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe b der Haushaltsordnung wird für alle oder bestimmte, vorab festgelegte Kategorien förderfähiger Kosten pro Einheit ein Fixbetrag angewandt.
(3) Bei Finanzierungen auf der Grundlage von Pauschalbeträgen gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung wird für alle oder bestimmte, vorab festgelegte Kategorien förderfähiger Kosten pauschal ein bestimmter Betrag gewährt.
(4) Bei Pauschalfinanzierungen gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe d der Haushaltsordnung wird für bestimmte, vorab festgelegte Kategorien förderfähiger Kosten ein Prozentsatz angewandt.
Artikel 182
Pauschalbeträge, Einheitskosten und Pauschalfinanzierung
(Artikel 124 der Haushaltsordnung)
(1) Die Genehmigung einer Finanzierung unter Verwendung von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder Pauschalfinanzierung gemäß Artikel 124 Absatz 1 der Haushaltsordnung gilt für die gesamte Laufzeit eines Programms. Sie kann angepasst werden, wenn wesentliche Änderungen erforderlich sind. Die Angaben und Beträge werden regelmäßig überprüft und die Pauschalbeträge, Einheitskosten und Pauschalfinanzierung gegebenenfalls angepasst.
Im Falle einer Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern ist der Höchstbetrag nach Artikel 124 Absatz 1 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung je Empfänger anzuwenden.
(2) Die Finanzhilfevereinbarung oder der Finanzhilfebeschluss enthält alle Bestimmungen für die Überprüfung, ob die Bedingungen für die Zahlung einer Finanzhilfe auf der Grundlage von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder als Pauschalfinanzierung erfüllt sind.
(3) Die Zahlung einer Finanzhilfe auf der Grundlage von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder als Pauschalfinanzierung berührt nicht das Recht auf Zugang zu den Unterlagen des Empfängers für die Zwecke von Absatz 1 Unterabsatz 1 sowie Artikel 137 Absatz 2 der Haushaltsordnung.
(4) Lassen Ex-post-Kontrollen erkennen, dass der Sachverhalt, der den Anspruch auf die Finanzierung begründet, nicht besteht und der Empfänger rechtsgrundlos eine Zahlung auf der Grundlage von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder als Pauschalfinanzierung erhalten hat, kann die Kommission unbeschadet der in Artikel 109 der Haushaltsordnung vorgesehenen Sanktionen einen Betrag bis zur Höhe der gesamten Finanzhilfe zurückfordern.
KAPITEL 2
Grundsätze
Artikel 183
Kofinanzierungsgrundsatz
(Artikel 125 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Nach dem Kofinanzierungsgrundsatz können die für die Durchführung der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms erforderlichen Mittel nicht in voller Höhe durch den Finanzbeitrag der Union bereitgestellt werden.
Kofinanzierungsquellen sind beispielsweise die Eigenmittel des Empfängers, Einnahmen aus der Maßnahme oder dem Arbeitsprogramm oder Finanzbeiträge oder Sachleistungen Dritter.
(2) Sachleistungen sind nichtfinanzielle Ressourcen, die dem Empfänger von einem Dritten unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden.
Artikel 184
Gewinnverbot
(Artikel 125 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
Finanzbeiträge Dritter, die der Empfänger für die Begleichung anderer als der im Rahmen der Finanzhilfe der Union förderfähigen Kosten verwenden kann oder die nach Beendigung der Maßnahme bzw. des Arbeitsprogramms übrig bleiben und vom Dritten nicht zurückgefordert werden, gelten nicht als im Sinne von Artikel 125 Absatz 5 der Haushaltsordnung von den Gebern speziell der Finanzierung förderfähiger Kosten zugewiesen.
Artikel 185
Finanzhilfen mit geringem Wert
(Artikel 125 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
Als geringe Finanzhilfen gelten Finanzhilfen, die 60 000 EUR nicht übersteigen.
Artikel 186
Technische Hilfe
(Artikel 101 und 125 der Haushaltsordnung)
Unter die Bezeichnung „technische Hilfe“ fallen für die Durchführung eines Programms oder einer Maßnahme erforderliche Unterstützungs- und Kapazitätsaufbaumaßnahmen, wie vorbereitende oder leitende Tätigkeiten, Überwachungs-, Bewertungs-, Prüf- und Kontrolltätigkeiten.
Artikel 187
Förderfähige Kosten
(Artikel 126 Absatz 3 Buchstabe c der Haushaltsordnung)
Die Mehrwertsteuer gilt als gemäß den anwendbaren nationalen Mehrwertsteuervorschriften nicht erstattungsfähig, wenn sie gemäß den nationalen Vorschriften eine der folgenden Umsatzarten betrifft:
a)
steuerbefreite Umsätze ohne Vorsteuerabzugsrecht;
b)
nicht mehrwertsteuerpflichtige Umsätze;
c)
Umsätze nach Buchstabe a oder b, für die kein Vorsteuerabzugsrecht besteht, für die die Mehrwertsteuer aber mittels spezieller, in der Richtlinie 2006/112/EG nicht vorgesehener Erstattungs- oder Ausgleichsregelungen erstattet werden kann, auch wenn die jeweilige Erstattungs- oder Ausgleichsregelung auf nationalen Mehrwertsteuervorschriften basiert.
Ein Empfänger, der Mehrwertsteuer aus Tätigkeiten nach Artikel 13 Absatz 2 der Richtlinie 2006/112/EG entrichtet, gilt nicht als Nichtsteuerpflichtiger nach Artikel 13 Absatz 1 Unterabsatz 1 dieser Richtlinie, unabhängig davon, ob diese Tätigkeiten von dem betreffenden Mitgliedstaat als Tätigkeiten einer Einrichtung angesehen werden, die als Behörde dem öffentlichen Recht unterliegt.
Artikel 188
Arbeitsplanung
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Jeder zuständige Anweisungsbefugte erstellt ein jährliches oder mehrjähriges Arbeitsprogramm für den Bereich der Finanzhilfen. Das Arbeitsprogramm wird vom Organ angenommen und so bald wie möglich, spätestens jedoch am 31. März des betreffenden Haushaltsjahres, auf seiner einschlägigen Internetseite veröffentlicht.
Das Arbeitsprogramm enthält Angaben zur Dauer seiner Gültigkeit, über den etwaigen Basisrechtsakt, die zu erreichenden Ziele, die zu erwartenden Ergebnisse, den Zeitplan für die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und deren Richtbeträge und den Höchstsatz der Kofinanzierung.
Soll der Beschluss zur seiner Annahme für die Finanzhilfen des betreffenden Jahres als Finanzierungsbeschluss gelten, muss das Arbeitsprogramm darüber hinaus die in Artikel 94 angeführten Angaben enthalten.
(2) Bei substanziellen Änderungen des Arbeitsprogramms wird nach den Modalitäten von Absatz 1 ein ergänzendes Dokument angenommen und veröffentlicht.
Artikel 189
Inhalt der Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen enthalten folgende Angaben:
a)
angestrebte Ziele,
b)
Zulassungs-, Ausschluss-, Auswahl- und Gewährungskriterien gemäß den Artikeln 131 und 132 der Haushaltsordnung sowie diesbezügliche Belege,
c)
Modalitäten der Finanzierung aus Mitteln der Union,
d)
Modalitäten und Frist für die Einreichung der Vorschläge, voraussichtlicher Zeitpunkt, zu dem die Bewerber über das Ergebnis der Bewertung ihrer Anträge informiert werden und ungefähres Datum für die Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarungen oder die Zustellung der Finanzhilfebeschlüsse.
(2) Die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen werden auf der Internetseite der Organe der Union und, falls dies für eine weiter gehende Bekanntmachung bei den potenziellen Empfängern erforderlich ist, in anderer geeigneter Form, u. a. im Amtsblatt der Europäischen Union, veröffentlicht. Sie können unmittelbar nach der Annahme des Finanzierungsbeschlusses gemäß Artikel 84 der Haushaltsordnung veröffentlicht werden, d. h. auch bereits in dem der Haushaltsausführung vorausgehenden Jahr. Eine inhaltliche Änderung einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen wird nach den gleichen Regeln veröffentlicht wie die ursprüngliche Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen.
Artikel 190
Ausnahmen von den Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzhilfen können nur in folgenden Fällen ohne Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen gewährt werden:
a)
im Rahmen der humanitären Hilfe, bei Katastrophenschutzeinsätzen oder bei Hilfen in Krisensituationen im Sinne von Absatz 2;
b)
in anderen ordnungsgemäß begründeten dringenden Ausnahmefällen;
c)
zugunsten von Einrichtungen, wenn diese de jure oder de facto eine Monopolstellung innehaben, die in dem entsprechenden Beschluss über die Gewährung der Finanzhilfe ordnungsgemäß begründet wird;
d)
zugunsten von Einrichtungen, die in einem Basisrechtsakt gemäß Artikel 54 der Haushaltsordnung als Empfänger von Finanzhilfen genannt sind, oder, falls in einem Basisrechtsakt ein Mitgliedstaat als Empfänger von Finanzhilfen genannt ist, unter seiner Verantwortung zugunsten den von ihm benannten Einrichtungen;
e)
im Bereich Forschung und technologische Entwicklung zugunsten von Einrichtungen, die in dem Arbeitsprogramm gemäß Artikel 128 der Haushaltsordnung aufgeführt sind, sofern der Basisrechtsakt diese Möglichkeit ausdrücklich vorsieht und das betreffende Projekt nicht unter eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen fällt;
f)
zugunsten von Maßnahmen mit besonderen Merkmalen, für die auf eine hochqualifizierte oder hochspezialisierte Einrichtung oder eine Einrichtung mit besonderen Verwaltungskapazitäten zurückgegriffen werden muss, sofern die betreffenden Maßnahmen nicht unter eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen fallen.
g) Ein Vorgehen nach Unterabsatz 1 Buchstabe f ist im Gewährungsbeschluss angemessen zu begründen.
(2) Unter Krisensituationen sind Situationen in Drittländern zu verstehen, bei denen die Gefahr besteht, dass sie unmittelbar oder kurzfristig in einen bewaffneten Konflikt oder die Destabilisierung des Landes eskalieren. Krisensituationen können auch die Folge von Naturkatastrophen sein, von durch Menschenhand ausgelösten Krisen, wie Krieg oder sonstigen Konflikten, oder von außergewöhnlichen Umständen mit vergleichbaren Auswirkungen, wie sie beispielsweise im Zusammenhang mit Phänomenen des Klimawandels, mit Umweltschäden, mit der Unterbrechung der Energieversorgung oder des Zugangs zu natürlichen Ressourcen oder mit extremer Armut auftreten können.
Artikel 191
Nachträgliche Bekanntmachung
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Die Informationen zu den im Laufe eines Haushaltsjahrs gewährten Finanzhilfen werden gemäß Artikel 21 veröffentlicht.
(2) Nach der Veröffentlichung gemäß Absatz 1 übermittelt die Kommission dem Europäischen Parlament und dem Rat auf deren Wunsch einen Bericht mit folgenden Informationen:
a)
Anzahl der Antragsteller des vorangegangenen Jahres;
b)
Anzahl und Anteil der erfolgreichen Anträge für jede Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen;
c)
mittlere Dauer des Verfahrens ab dem Tag, an dem die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen geschlossen wird, bis zur Gewährung einer Finanzhilfe;
d)
Anzahl und Beträge der Finanzhilfen, bei denen im vorangehenden Jahr nach Maßgabe von Artikel 21 Absatz 4 von einer nachträglichen Bekanntmachung abgesehen wurde.
Artikel 192
Unterrichtung der Antragsteller
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
Die Kommission informiert und berät die Antragsteller, indem sie
a)
für ähnliche Finanzhilfen gemeinsame Muster für die Antragsformulare festlegt und den Umfang und die Verständlichkeit der Antragsformulare kontrolliert;
b)
potenziellen Antragstellern insbesondere Seminare anbietet und Handbücher zur Verfügung stellt;
c)
in der Rechtsträger-Datei nach Artikel 63 die Daten der Empfänger laufend aktualisiert.
Artikel 193
Finanzierung zulasten verschiedener Haushaltslinien
(Artikel 129 der Haushaltsordnung)
Eine Maßnahme kann von mehreren zuständigen Anweisungsbefugten gemeinsam zulasten verschiedener Haushaltslinien finanziert werden.
Artikel 194
Rückwirkung der Finanzierungen in Fällen äußerster Dringlichkeit und bei drohenden Konflikten
(Artikel 130 der Haushaltsordnung)
Nach Maßgabe von Artikel 130 Absatz 1 der Haushaltsordnung kommen die von einem Empfänger vor Einreichung seines Antrags getätigten Ausgaben unter folgenden Bedingungen für eine Finanzierung aus Mitteln der Union in Betracht:
a)
wenn dies im Finanzierungsbeschluss ordnungsgemäß begründet ist;
b)
wenn im Finanzierungsbeschluss und in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss ausdrücklich ein zeitlich vor der Antragstellung liegender Förderfähigkeitstermin festgelegt wird.
Artikel 195
Einreichung von Finanzhilfeanträgen
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
(1) Die Modalitäten für die Einreichung der Finanzhilfeanträge werden vom zuständigen Anweisungsbefugten festgelegt, der bestimmen kann, in welcher Form sie zu erfolgen hat. Finanzhilfeanträge können mittels eines Schreibens oder auf elektronischem Wege eingereicht werden.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen allgemein verfügbar sein und dürfen nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Antragsteller zum Gewährungsverfahren eingeschränkt wird.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen gewährleisten,
a)
dass die eingereichten Anträge alle zu ihrer Bewertung erforderlichen Informationen enthalten;
b)
dass die Unversehrtheit der Daten ist sichergestellt ist;
c)
dass die Vertraulichkeit der Vorschläge gewahrt bleibt.
d)
dass der Schutz personenbezogener Daten den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügt.
Für die Zwecke von Unterabsatz 3 Buchstabe c prüft der zuständige Anweisungsbefugte den Inhalt der Anträge erst, nachdem die Einreichungsfrist abgelaufen ist.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann verlangen, dass elektronisch eingereichte Anträge mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur im Sinne der Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (19) versehen werden.
(2) Gestattet der zuständige Anweisungsbefugte die elektronische Einreichung der Anträge, so müssen die verwendeten Mittel und deren technische Merkmale allgemein zugänglich und mit den allgemein verwendeten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein. Die Informationen über die zur Einreichung der Anträge erforderlichen Spezifikationen, einschließlich der Verschlüsselung, müssen allen Antragstellern zur Verfügung gestellt werden.
Die Vorrichtungen für die elektronische Entgegennahme der Anträge müssen darüber hinaus Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleisten. Sie müssen ferner gewährleisten, dass die Uhrzeit und der Tag des Eingangs der Anträge genau bestimmt werden können.
(3) Erfolgt die Einreichung der Anträge mittels eines Schreibens, so kann der Antragsteller zwischen folgenden Übermittlungsformen wählen:
a)
per Post oder Kurierdienst; für diesen Fall wird in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ausdrücklich das Versanddatum für verbindlich erklärt, wobei der Poststempel bzw. das Datum der Ablieferungsbestätigung maßgebend ist;
b)
durch Hinterlegung bei den Dienststellen des Organs durch den Antragsteller oder einen Vertreter, wobei in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen die Dienststelle genannt wird, bei der die Anträge gegen Aushändigung einer datierten und unterzeichneten Empfangsbestätigung einzureichen sind.
KAPITEL 3
Gewährungsverfahren
Artikel 196
Inhalt der Finanzhilfeanträge
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
(1) Die Finanzhilfeanträge werden nach Maßgabe der im Basisrechtsakt und in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen festgelegten Kriterien unter Verwendung eines Formblatts gestellt, das der zuständige Anweisungsbefugte auf der Grundlage des gemeinsamen Musters gemäß Artikel 192 Buchstabe a erstellt.
Als Nachweis im Sinne von Artikel 131 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung können insbesondere die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz des letzten abgeschlossenen Rechnungsjahres verlangt werden.
(2) Der dem Antrag beigefügte Voranschlag des Maßnahmen- bzw. Arbeitsprogrammbudgets muss in Ausgaben und Einnahmen ausgeglichen sein - wobei in begründeten Fällen auch Rückstellungen für Unwägbarkeiten oder Wechselkursschwankungen genehmigt werden können - und die geschätzten förderfähigen Kosten der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms ausweisen.
(3) Wird eine Finanzhilfe für eine Maßnahme von mehr als 750 000 EUR oder für Betriebskosten von mehr als 100 000 EUR beantragt, muss ein von einem zugelassenen externen Rechnungsprüfer erstellter Bericht beigebracht werden. In diesem Bericht werden die Rechnungen des letzten abgeschlossenen Rechnungsjahres bescheinigt.
Unterabsatz 1 gilt nur für den Erstantrag, den ein und derselbe Empfänger in ein und demselben Rechnungsjahr bei einem zuständigen Anweisungsbefugten stellt.
Im Falle einer Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern sind die Schwellenwerte nach Unterabsatz 1 je Empfänger anzuwenden.
Im Falle von Partnerschaften gemäß Artikel 178 muss der in Unterabsatz 1 bezeichnete Bericht für die beiden letzten abgeschlossenen Rechnungsjahre vor Unterzeichnung der Partnerschaftsrahmenvereinbarung bzw. Zustellung des Partnerschaftsrahmenbeschlusses vorgelegt werden.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung bei Einrichtungen für allgemeine oder berufliche Bildung und bei Vereinbarungen mit mehreren gesamtschuldnerisch haftenden Empfängern oder Empfängern, denen keinerlei finanzielle Verantwortung zukommt, von der Vorlage des Prüfberichts gemäß Unterabsatz 1 absehen.
Unterabsatz 1 gilt nicht für öffentliche Einrichtungen und für internationale Organisationen im Sinne von Artikel 43.
(4) Der Antragsteller gibt für alle Unionsfinanzierungen, die er in dem betreffenden Rechnungsjahr für dieselbe Maßnahme, einen Teil dieser Maßnahme oder für seine Betriebskosten erhalten bzw. beantragt hat, die Quellen und Beträge an und er gibt alle sonstigen Finanzierungen an, die er für dieselbe Maßnahme erhalten bzw. beantragt hat.
Artikel 197
Nachweis des Nichtvorliegens einer Ausschlusssituation
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Außer in Fällen nach Artikel 131 Absatz 4 Buchstaben a und b der Haushaltsordnung erklären die Antragsteller ehrenwörtlich, dass sie sich nicht in einer der in Artikel 106 Absatz 1 und in Artikel 107 der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden. Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung von den erfolgreichen Antragstellern Nachweise nach Artikel 143 anfordern. Auf Verlangen des zuständigen Anweisungsbefugten müssen die erfolgreichen Antragsteller diese Nachweise vorlegen, es sei denn, der zuständige Anweisungsbefugte erkennt an, dass dies materiell unmöglich ist, oder entsprechende weiterhin gültige Nachweise, deren Ausstellungsdatum nicht mehr als ein Jahr zurückliegt, wurden bereits für die Zwecke eines anderen Finanzhilfeantrags oder eines Vergabeverfahrens vorgelegt.
Artikel 198
Antragsteller ohne Rechtspersönlichkeit
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Im Falle eines Antragstellers, der, wie in Artikel 131 Absatz 2 der Haushaltsordnung vorgesehen, keine Rechtspersönlichkeit besitzt, muss der Vertreter dieses Antragstellers nachweisen, dass er befugt ist, in dessen Namen rechtliche Verpflichtungen einzugehen, und dass die finanzielle und operative Leistungsfähigkeit des Antragstellers der von juristischen Personen gleichwertig ist.
Artikel 199
Als ein Antragsteller zu betrachtende Einrichtungen
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Erfüllen mehrere Einrichtungen die Bedingungen für die Beantragung einer Finanzhilfe und können sie gemeinsam als eine Einrichtung betrachtet werden, kann der zuständige Anweisungsbefugte diese wie einen einzigen Antragsteller behandeln, sofern diese an der Durchführung der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms beteiligten Einrichtungen im Antrag als Teil des Antragstellers genannt sind.
Artikel 200
Finanzielle und verwaltungsrechtliche Sanktionen
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Gegen Antragsteller, die falsche Erklärungen abgegeben, wesentliche Fehler oder aber Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen haben, werden nach Maßgabe des Artikels 145 finanzielle und/oder verwaltungsrechtliche Sanktionen verhängt.
Derartige finanzielle oder verwaltungsrechtliche Sanktionen können auch gegen Empfänger verhängt werden, die ihre Vertragspflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben.
Artikel 201
Zulassungskriterien
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
(1) Die Zulassungskriterien werden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen bekanntgegeben.
(2) Die Zulassungskriterien bestimmen die Bedingungen für die Teilnahme an einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen. Sie tragen den Zielen der Maßnahme Rechnung und stehen im Einklang mit dem Transparenzgrundsatz und dem Diskriminierungsverbot.
Artikel 202
Auswahlkriterien
(Artikel 132 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die Auswahlkriterien werden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht; sie gestatten eine Beurteilung der finanziellen und operativen Fähigkeit des Antragstellers, die vorgeschlagene Maßnahme bzw. das vorgeschlagene Arbeitsprogramm vollständig durchzuführen.
(2) Der Antragstelle muss über stabile und ausreichende Finanzierungsquellen verfügen, damit er seine Tätigkeit während der Dauer der Durchführung der geförderten Maßnahme bzw. während des Rechnungsjahres, für das eine Finanzhilfe gewährt wird, aufrechterhalten und sich an ihrer Finanzierung beteiligen kann. Soweit im Basisrechtsakt nichts anderes bestimmt ist, muss er über die erforderlichen Fachkenntnisse und beruflichen Qualifikationen verfügen, damit er die vorgeschlagene Maßnahme bzw. das vorgeschlagene Arbeitsprogramm vollständig durchführen kann.
(3) Die Überprüfung der finanziellen und operativen Leistungsfähigkeit erfolgt insbesondere anhand einer Analyse der in Artikel 196 genannten und vom zuständigen Anweisungsbefugten in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen verlangten Nachweise.
Wurden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen keine Belege verlangt und hat der zuständige Anweisungsbefugte Bedenken hinsichtlich der finanziellen und operativen Leistungsfähigkeit der Antragsteller, fordert er sie auf, alle zweckmäßigen Nachweise beizubringen.
Im Falle von Partnerschaften im Sinne von Artikel 178 erfolgt diese Überprüfung vor der Unterzeichnung der Partnerschaftsrahmenvereinbarung bzw. Zustellung des Partnerschaftsrahmenbeschlusses.
Artikel 203
Gewährungskriterien
(Artikel 132 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die Gewährungskriterien werden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht.
(2) Die Gewährungskriterien sind so festzulegen, dass die Finanzhilfen für Umsetzungsmaßnahmen gewährt werden können, welche die Gesamteffizienz des Unionsprogramms maximieren, oder für Einrichtungen, deren Arbeitsprogramm auf dasselbe Ergebnis ausgerichtet ist. Diese Kriterien werden so festgelegt, dass außerdem eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung der Mittel der Union gewährleistet ist.
Die Gewährungskriterien sind so anzuwenden, dass die Entwürfe von Maßnahmen oder Arbeitsprogrammen ausgewählt werden können, welche die Berücksichtigung der Ziele und Prioritäten der Kommission gewährleisten und die Sichtbarkeit der Finanzierung durch die Union garantieren.
(3) Die Gewährungskriterien werden so festgelegt, dass sie später bewertet werden können.
Artikel 204
Bewertung der Anträge und Gewährung
(Artikel 133 der Haushaltsordnung)
(1) Der zuständige Anweisungsbefugte setzt einen Ausschuss zur Bewertung der Vorschläge ein, es sei denn, die Kommission beschließt im Rahmen eines Sektorprogramms etwas anderes.
Der Ausschuss setzt sich zusammen aus mindestens drei Personen, die mindestens zwei organisatorische Einheiten der Organe oder der Einrichtungen nach den Artikeln 62 und 208 der Haushaltsordnung vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen. Zur Vermeidung von Interessenkonflikten unterliegen diese Personen den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung.
Bei Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 der vorliegenden Verordnung sowie bei betrauten Einrichtungen nach den Artikeln 62 und 208 der Haushaltsordnung, die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen, entfällt die Verpflichtung zur Vertretung durch organisatorische Einheiten ohne hierarchisches Verhältnis zueinander.
Auf Beschluss des zuständigen Anweisungsbefugten können externe Sachverständige den Ausschuss unterstützen. Der zuständige Anweisungsbefugte überzeugt sich davon, dass diese Sachverständigen die in Artikel 57 der Haushaltsordnung genannten Verpflichtungen erfüllen.
(2) Der zuständige Anweisungsbefugte legt gegebenenfalls ein mehrstufiges Verfahren fest, dessen Regeln in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen genannt werden.
Sieht die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ein zweistufiges Einreichungsverfahren vor, so werden nur die Antragsteller, deren Vorschläge die Bewertungskriterien der ersten Stufe erfüllen, um die Einreichung eines umfassenden Vorschlags für die zweite Stufe gebeten.
Sieht die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ein zweistufiges Bewertungsverfahren vor, so werden nur die Vorschläge, die die speziellen Bewertungskriterien der ersten Stufe erfüllen, in der zweiten Stufe eingehend bewertet.
Antragsteller, deren Vorschlag in einer der Verfahrensstufen abgelehnt wurde, erhalten einen Ablehnungsbescheid gemäß Artikel 133 Absatz 3 der Haushaltsordnung.
Jede Verfahrensstufe muss klar von der vorhergehenden Stufe getrennt sein.
Innerhalb eines Verfahrens muss gewährleistet sein, dass ein und dieselbe Information oder Unterlage nicht mehrmals verlangt wird.
(3) Der Bewertungsausschuss oder gegebenenfalls der zuständige Anweisungsbefugte kann den Antragsteller um zusätzliche Informationen oder um Erläuterungen für die zusammen mit dem Antrag eingereichten Unterlagen ersuchen, sofern der Vorschlag durch diese Informationen oder Erläuterungen nicht wesentlich geändert wird. Bei Vorliegen offensichtlicher Fehler sind der Bewertungsausschuss oder der Anweisungsbefugte gemäß Artikel 96 der Haushaltsordnung außer in hinreichend begründeten Fällen verpflichtet, um diese zusätzlichen Informationen oder Erläuterungen zu bitten. Der Anweisungsbefugte führt über jeden Kontakt mit einem der Antragsteller im Laufe des Verfahrens in geeigneter Weise Buch.
(4) Nach Abschluss der Arbeiten des Bewertungsausschusses unterzeichnen die Mitglieder ein Protokoll, in dem alle geprüften Vorschläge aufgeführt, unter qualitativen Gesichtspunkten bewertet und die für eine Finanzierung in Betracht kommenden Vorschläge herausgestellt werden. Die Unterzeichnung kann über ein elektronisches System erfolgen, das über einen angemessenen Sicherheitsmodus zur Authentifizierung des Unterzeichners verfügt.
Erforderlichenfalls werden in diesem Protokoll die geprüften Vorschläge in eine Rangliste gesetzt, Höchstbeträge für die Finanzierung empfohlen und geringfügige Änderungen gegenüber den Finanzhilfeanträgen vorgeschlagen.
Das Protokoll wird zur späteren Referenz aufbewahrt.
(5) Der zuständige Anweisungsbefugte kann den Antragsteller bitten, seinen Vorschlag unter Berücksichtigung der Empfehlungen des Bewertungsausschusses abzuändern. Der zuständige Anweisungsbefugte führt über jeden Kontakt mit einem der Antragsteller im Laufe des Verfahrens in geeigneter Weise Buch.
Im Anschluss an die Bewertung fasst der zuständige Anweisungsbefugte einen Beschluss, der mindestens folgende Angaben enthält:
a)
Gegenstand und Gesamtbetrag des Beschlusses;
b)
Namen der erfolgreichen Antragsteller, Bezeichnung der Maßnahmen, genehmigte Beträge sowie Begründung der getroffenen Wahl, einschließlich in den Fällen, in denen sie von der Stellungnahme des Bewertungsausschusses abweicht;
c)
Namen der abgelehnten Antragsteller und Begründung dieser Ablehnung.
(6) In Fällen nach Artikel 190 der vorliegenden Verordnung und Artikel 125 Absatz 7 der Haushaltsordnung sind die Bestimmungen der Absätze 1, 2 und 4 für die Gewährung von Finanzhilfen nicht verpflichtend.
Artikel 205
Unterrichtung der Antragsteller
(Artikel 133 der Haushaltsordnung)
Die Unterrichtung der abgelehnten Antragsteller über das Ergebnis der Bewertung ihres Antrags erfolgt möglichst umgehend, in jedem Fall jedoch binnen 15 Kalendertagen nach der Unterrichtung der erfolgreichen Antragsteller.
KAPITEL 4
Zahlung und Kontrolle
Artikel 206
Sicherheitsleistung für die Vorfinanzierung
(Artikel 134 der Haushaltsordnung)
(1) Um die mit der Auszahlung der Vorfinanzierungen verbundenen finanziellen Risiken zu begrenzen, kann der zuständige Anweisungsbefugte außer im Falle von Finanzhilfen mit geringem Wert nach Maßgabe einer Risikobewertung vom Empfänger eine vorherige Sicherheitsleistung bis zur Höhe der Vorfinanzierung verlangen oder die Vorfinanzierung in mehreren Teilbeträgen auszahlen.
(2) Wird eine Sicherheitsleistung verlangt, muss sie vom zuständigen Anweisungsbefugten bewertet und akzeptiert werden.
Die Sicherheit muss einen hinreichend langen Zeitraum abdecken, damit sie in Anspruch genommen werden kann.
(3) Die Sicherheit wird von einem zugelassenen Bank- oder Finanzinstitut mit Sitz in einem der Mitgliedstaaten gestellt. Ist der Empfänger in einem Drittland niedergelassen, so kann der zuständige Anweisungsbefugte eine von einer Bank oder einem Finanzinstitut mit Sitz in diesem Drittland gestellte Sicherheit akzeptieren, wenn er der Auffassung ist, dass diese Bank oder dieses Finanzinstitut die gleichen Garantien und Merkmale aufweist wie eine Bank oder ein Finanzinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat.
Auf Antrag des Empfängers kann die Sicherheit nach Unterabsatz 1 durch eine selbstschuldnerische Bürgschaft eines Dritten oder die unbedingte und unwiderrufliche Solidarbürgschaft der in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss genannten Begünstigten der Maßnahme ersetzt werden, nachdem der zuständige Anweisungsbefugte seine Zustimmung erteilt hat.
Die Sicherheit lautet auf Euro.
Mit ihr wird bezweckt, dass die Bank oder das Finanzinstitut, der Dritte oder die Begünstigten unwiderruflich selbstschuldnerisch und auf erste Anforderung für die Verbindlichkeiten des Finanzhilfeempfängers einstehen.
(4) Die Freigabe der Sicherheit erfolgt im Zuge der Verrechnung der Vorfinanzierung mit den Zwischenzahlungen bzw. der Zahlung des Restbetrags, die nach Maßgabe der Finanzhilfevereinbarung an den Empfänger geleistet werden.
Artikel 207
Begründung der Zahlungsanträge
(Artikel 135 der Haushaltsordnung)
(1) Bei jeder Finanzhilfe kann die Vorfinanzierung gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung in mehreren Teilbeträgen gezahlt werden.
Jeder weitere Vorfinanzierungsbetrag wird nur dann in voller Höhe ausbezahlt, wenn der vorhergehende Vorfinanzierungsbetrag zu mindestens 70 % verwendet worden ist.
Wurden weniger als 70 % einer Vorfinanzierung verwendet, wird der Betrag der nächsten Zahlung um den nicht verwendeten Betrag dieser Vorfinanzierung gekürzt.
Der Empfänger fügt seinem Antrag auf eine neue Zahlung die Aufstellung seiner Auslagen bei.
(2) Unbeschadet des Artikels 110 hat der Empfänger ehrenwörtlich zu versichern, dass die in seinen Zahlungsanträgen enthaltenen Informationen vollständig, zuverlässig und wahrheitsgetreu sind. Er hat außerdem zu versichern, dass die in den Zahlungsanträgen ausgewiesenen Kosten gemäß der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss förderfähig und durch geeignete überprüfbare Nachweise belegt sind.
(3) Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung zu jeder Zahlung die Vorlage einer Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die ihr zugrunde liegenden Abrechnungen der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms verlangen, die von einem zugelassenen externen Rechnungsprüfer bzw. bei öffentlichen Einrichtungen von einem hinreichend qualifizierten unabhängigen Beamten ausgestellt wird. Diese Bescheinigung wird dem Zahlungsantrag beigefügt. Mit der Bescheinigung wird nach der vom zuständigen Anweisungsbefugten genehmigten Methode und auf der Grundlage genehmigter, den internationalen Normen entsprechenden Verfahren bestätigt, dass die Kosten, die vom Empfänger in der Kostenaufstellung, auf die sich der Zahlungsantrag stützt, angegeben werden, tatsächlich angefallen, wahrheitsgetreu angegeben, und gemäß der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss förderfähig sind.
In begründeten Sonderfällen kann der zuständige Anweisungsbefugte verlangen, dass diese Bescheinigung in der Form eines Bestätigungsvermerks oder nach einem anderen in den internationalen Normen vorgesehenen Muster ausgestellt wird.
Die Vorlage der Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die zugrunde liegenden Abrechnungen ist für Zwischenzahlungen und für Restzahlungen in folgenden Fällen verbindlich vorgeschrieben:
a)
bei gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung ausbezahlten Finanzhilfen für Maßnahmen ab einem Wert von 750 000 EUR, wenn sich alle Zahlungsanträge zusammen auf mindestens 325 000 EUR belaufen;
b)
bei gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung ausbezahlten Finanzhilfen für Betriebskosten ab einem Wert von 100 000 EUR.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann überdies nach Maßgabe einer Risikobewertung folgende Finanzhilfeempfänger von der Vorlage der Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die zugrunde liegenden Abrechnungen entbinden:
a)
öffentliche Einrichtungen und internationale Organisationen im Sinne von Artikel 43;
b)
Empfänger von Finanzhilfen im Bereich der humanitären Hilfe, Katastrophenschutzeinsätze und der Verwaltung von Krisensituationen, ausgenommen wenn es um die Zahlung von Restbeträgen geht;
c)
in Bezug auf die Zahlung von Restbeträgen Empfänger von Finanzhilfen im Bereich der humanitären Hilfe, die gemäß Artikel 178 eine Partnerschaftsrahmenvereinbarung unterzeichnet haben oder denen ein Partnerschaftsrahmenbeschluss zugestellt wurde, sofern sie ein Kontrollsystem nachweisen können, das für diese Art von Zahlungen entsprechende Garantien bietet;
d)
Empfänger mehrerer Finanzhilfen, die unabhängige Prüfbescheinigungen vorgelegt haben, denen zufolge die Kontrollsysteme und die Methoden zur Vorbereitung der Anträge entsprechende Garantien bieten.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann ferner Finanzhilfenempfänger von der Verpflichtung zur Vorlage der Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die zugrunde liegenden Abrechnungen entbinden, wenn dieser von Bediensteten der Kommission oder von einer von ihr beauftragten Stelle geprüft wurde oder werden wird und diese Prüfung die gemeldeten Kosten entsprechend garantiert.
Im Falle einer Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern sind die Schwellenwerte nach Unterabsatz 3 Buchstaben a und b je Empfänger anzuwenden.
(4) Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung für eine Zahlung die Vorlage eines Prüfberichts über die operativen Aspekte verlangen, der von einem unabhängigen, vom zuständigen Anweisungsbefugten zugelassenen Prüfer angefertigt wurde. Der vom zuständigen Anweisungsbefugten verlangte Prüfbericht wird dem Zahlungsantrag beigefügt und die Kosten für seine Erstellung gelten gemäß den Bedingungen des Artikels 126 der Haushaltsordnung als förderfähig. In dem Prüfbericht ist anzugeben, dass die operativen Aspekte nach der vom zuständigen Anweisungsbefugten genehmigten Methode geprüft wurden und ob die Maßnahme oder das Arbeitsprogramm tatsächlich gemäß den in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss festgelegten Bedingungen umgesetzt wurde.
Artikel 208
Aussetzung und Kürzung von Finanzhilfen
(Artikel 135 der Haushaltsordnung)
(1) Die Umsetzung einer Finanzhilfevereinbarung oder eines Finanzhilfebeschlusses, die Beteiligung eines Empfängers an deren Umsetzung oder Zahlungen können ausgesetzt werden, um das tatsächliche Vorliegen der mutmaßlichen schwerwiegenden Fehler, der Unregelmäßigkeiten, des Betrugs oder der Pflichtverletzungen zu prüfen. Bestätigen sich die Vermutungen nicht, so wird die Umsetzung so schnell wie möglich wieder aufgenommen.
(2) Wird die genehmigte Maßnahme oder das genehmigte Arbeitsprogramm nicht, nicht ordnungsgemäß, nicht vollständig oder nicht fristgerecht umgesetzt, so nimmt der zuständige Anweisungsbefugte, nachdem dem Empfänger Gelegenheit für eine Stellungnahme gegeben wurde, je nach dem Stand der Auszahlungen entweder eine entsprechende Kürzung vor oder er fordert den fraglichen Anteil der ausgezahlten Finanzhilfe zurück.
KAPITEL 5
Ausführung
Artikel 209
Ausführungsverträge
(Artikel 137 der Haushaltsordnung)
(1) Erfordert die Umsetzung einer Maßnahme oder eines Arbeitsprogramms, für die eine Finanzhilfe gewährt wird, die Vergabe eines Auftrags, so erteilt der Empfänger der Finanzhilfe unbeschadet der Anwendung der Richtlinie 2004/18/EG dem wirtschaftlich günstigsten Angebot bzw. gegebenenfalls dem Angebot mit dem niedrigsten Preis den Zuschlag; dabei vermeidet er jeglichen Interessenkonflikt.
(2) Erfordert die Umsetzung einer Maßnahme oder eines Arbeitsprogramms, für die eine Finanzhilfe gewährt wird, die Vergabe eines Auftrags im Wert von über 60 000 EUR, kann der zuständige Anweisungsbefugte dem Empfänger zur Auflage machen, zusätzlich zu Absatz 1 besondere Vorschriften zu beachten.
Diese besonderen Vorschriften basieren auf der Haushaltsordnung und bestimmen sich nach dem jeweiligen Auftragswert, dem Anteil des Beitrags der Union an den Gesamtkosten der Maßnahme und dem Risiko. Sie sind in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss festgelegt.
Artikel 210
Finanzielle Unterstützung Dritter
(Artikel 137 der Haushaltsordnung)
Sofern in den Bedingungen nach Artikel 137 Absatz 1 der Haushaltsordnung die zu erreichenden Ziele oder Ergebnisse hinreichend genau festgelegt sind, gilt der Ermessensspielraum nur als ausgeschöpft, wenn in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss außerdem Folgendes festgeschrieben ist:
a)
der Höchstbetrag der Förderung, die einem Dritten gewährt werden kann und die nicht mehr als 60 000 EUR betragen darf, es sei denn, die finanzielle Unterstützung ist das eigentliche Ziel der Maßnahme, und die Kriterien für die Festlegung des jeweiligen Förderbetrags;
b)
eine erschöpfende Aufstellung der Arten von Tätigkeiten, die für eine finanzielle Förderung in Betracht kommen;
c)
die Festlegung der Empfänger oder Kategorien von Empfängern, die für eine finanzielle Förderung in Betracht kommen, und der Gewährungskriterien.
TITEL VII
PREISGELDER
Artikel 211
Arbeitsplanung
(Artikel 138 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Jeder zuständige Anweisungsbefugte erstellt ein jährliches oder mehrjähriges Arbeitsprogramm für den Bereich der Preisgelder. Das Arbeitsprogramm wird vom Organ angenommen und so bald wie möglich, spätestens jedoch am 31. März des betreffenden Haushaltsjahres, auf seiner einschlägigen Internetseite veröffentlicht.
Das Arbeitsprogramm enthält Angaben zur Dauer seiner Gültigkeit, über den etwaigen Basisrechtsakt, die zu erreichenden Ziele, die zu erwartenden Ergebnisse, den Zeitplan für die Wettbewerbe und die Richtbeträge der Preisgelder.
Soll der Beschluss zur seiner Annahme für die Preisgelder des betreffenden Jahres als Finanzierungsbeschluss gelten, muss das Arbeitsprogramm darüber hinaus die in Artikel 94 angeführten Angaben enthalten.
(2) Bei substanziellen Änderungen des Arbeitsprogramms im Jahresverlauf wird nach den Modalitäten von Absatz 1 ein ergänzendes Dokument angenommen und veröffentlicht.
Artikel 212
Wettbewerbsregeln
(Artikel 138 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) In den Wettbewerbsregeln wird Folgendes festgelegt:
a)
die Teilnahmebedingungen, die mindestens Folgendes umfassen:
i)
Zulassungskriterien;
ii)
unter Berücksichtigung der Bedingungen des Absatzes 2 Modalitäten und Frist für die Einreichung der Wettbewerbsbeiträge und, wenn erforderlich, für die vorherige Anmeldung der Teilnehmer;
iii)
Hinweis auf die Ausschlusssituationen nach Artikel 106 Absatz 1 sowie den Artikeln 107 bis 109 der Haushaltsordnung;
iv)
Hinweis auf die ausschließliche Haftung der Teilnehmer im Falle von Ansprüchen, die sich aus den im Rahmen des Wettbewerbs ausgeführten Tätigkeiten ergeben;
v)
Hinweis auf die in den Wettbewerbsregeln festgelegte Verpflichtung der Preisträger, ihr Einverständnis mit den Kontrollen und Prüfungen der Kommission, des OLAF und des Rechnungshofs und mit der nachträglichen Bekanntmachung zu erklären;
vi)
die Bestimmung, dass das Recht der Union, gegebenenfalls ergänzt durch das in den Wettbewerbsregeln genannte nationale Recht, Anwendung findet;
vii)
die Bezeichnung des bei Streitigkeiten zuständigen Gerichts;
viii)
Hinweis auf die Möglichkeit, dass gegen Teilnehmer, die falsche Erklärungen abgegeben oder Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen haben, nach Maßgabe des Artikels 145 anteilig zur Höhe des betreffenden Preisgeldes finanzielle und/oder verwaltungsrechtliche Sanktionen verhängt werden;
b)
die Vergabekriterien, anhand derer die Qualität der Wettbewerbsbeiträge im Hinblick auf die verfolgten Ziele und die erwarteten Ergebnisse bewertet und die Preisträger nach objektiven Maßstäben ermittelt werden können;
c)
die Höhe des Preisgeldes bzw. der Preisgelder;
d)
die Modalitäten für die auf die Preisverleihung folgende Auszahlung der Preisgelder an die Preisträger.
Soweit in den Wettbewerbsregeln nichts anderes angegeben ist, erfüllen die Empfänger von Finanzhilfen der Union die Zulassungskriterien im Sinne von Unterabsatz 1 Buchstabe a Ziffer i.
Für den Fall der Teilnahme internationaler Organisationen kann hinsichtlich Unterabsatz 1 Buchstabe a Ziffer vi eine abweichende Bestimmung getroffen werden.
(2) Für die Einreichung der Wettbewerbsbeiträge wählt der zuständige Anweisungsbefugte Kommunikationsmittel, die allgemein verfügbar sind und nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Teilnehmer zum Wettbewerb eingeschränkt wird.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen gewährleisten,
a)
dass die eingereichten Wettbewerbsbeiträge die zu ihrer Bewertung erforderlichen Informationen enthalten;
b)
dass die Unversehrtheit der Daten sichergestellt ist;
c)
dass die Vertraulichkeit der Wettbewerbsbeiträge gewahrt bleibt;
d)
dass der Schutz personenbezogener Daten den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügt.
(3) In den Wettbewerbsregeln können die Bedingungen für die Annullierung des Wettbewerbs festgelegt werden, insbesondere für den Fall, dass seine Ziele nicht erreicht werden können oder dass die juristische oder natürliche Person, die als Preisträger hervorgehen würde, die Teilnahmebedingungen nicht erfüllt.
(4) Die Wettbewerbsregeln werden auf der einschlägigen Internetseite der Organe der Union veröffentlicht. Falls dies für eine weiter gehende Bekanntmachung bei den potenziellen Teilnehmern erforderlich ist, werden die Wettbewerbsregeln zusätzlich in anderer geeigneter Form, u. a. im Amtsblatt der Europäischen Union, veröffentlicht. Sie können unmittelbar nach der Annahme des Finanzierungsbeschlusses gemäß Artikel 84 der Haushaltsordnung veröffentlicht werden, d. h. auch bereits in dem der Haushaltsausführung vorausgehenden Jahr. Eine inhaltliche Änderung der Wettbewerbsregeln wird nach den gleichen Regeln veröffentlicht.
Artikel 213
Nachträgliche Bekanntmachung
(Artikel 138 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die Informationen zu den im Laufe eines Haushaltsjahrs vergebenen Preisgeldern werden gemäß Artikel 21 veröffentlicht.
(2) Nach der Veröffentlichung gemäß Absatz 1 übermittelt die Kommission dem Europäischen Parlament und dem Rat auf deren Wunsch einen Bericht mit folgenden Informationen:
a)
Anzahl der Teilnehmer im Vorjahr;
b)
Anzahl der Teilnehmer und Anteil der erfolgreichen Beiträge pro Wettbewerb;
c)
Verzeichnis der im Vorjahr an den Jurys beteiligten Sachverständigen und Beschreibung des Verfahrens für ihre Auswahl.
Artikel 214
Bewertung
(Artikel 138 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Für die Bewertung der Wettbewerbsbeiträge setzt der zuständige Anweisungsbefugte eine mindestens dreiköpfige Jury ein; die Jurymitglieder können externe Sachverständige oder Personen sein, die mindestens zwei organisatorische Einheiten des Organs oder der Einrichtungen nach Artikel 62 und 208 der Haushaltsordnung vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen; diese Vorgabe gilt nicht für Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 der vorliegenden Verordnung sowie für betraute Einrichtungen nach den Artikeln 62 und 208 der Haushaltsordnung, die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen.
Die Sachverständigen nach Unterabsatz 1 unterliegen hinsichtlich der Vermeidung von Interessenkonflikten den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung.
Externe Sachverständige geben bei ihrer Benennung eine Erklärung ab, der zufolge sie sich nicht in einer Situation befinden, die einen Interessenkonflikt darstellt, und sie den Anweisungsbefugten umgehend unterrichten werden, falls im Verlauf des Bewertungsverfahrens eine solche Situation entstehen sollte.
(2) Nach Abschluss der Arbeiten der Jury unterzeichnen die Mitglieder ein Protokoll, in dem alle geprüften Wettbewerbsbeiträge aufgeführt, unter qualitativen Gesichtspunkten bewertet und die für eine Preisverleihung in Betracht kommenden Beiträge herausgestellt werden. Die Unterzeichnung kann über ein elektronisches System erfolgen, das über eine angemessene Authentifizierung des Unterzeichners verfügt.
Das Protokoll nach Unterabsatz 1 wird zur späteren Referenz aufbewahrt.
(3) Der zuständige Anweisungsbefugte fasst anschließend einen Beschluss über die Gewährung von Preisgeldern, der u. a. Folgendes enthält:
a)
Gegenstand und gegebenenfalls Gesamtbetrag der vergebenen Preisgelder;
b)
Namen der Preisträger, Höhe des jedem Preisträger gewährten Preisgeldes und Begründung der Wahl;
c)
Namen der abgelehnten Teilnehmer und Begründung der Ablehnung.
Artikel 215
Unterrichtung und Zustellung
(Artikel 138 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Die Unterrichtung der Teilnehmer über das Ergebnis der Bewertung ihres Beitrags erfolgt möglichst umgehend, in jedem Fall jedoch binnen 15 Kalendertagen nach der Beschlussfassung durch den Anweisungsbefugten.
(2) Der Beschluss über die Zuerkennung des Preisgeldes wird dem Preisträger zugestellt und bildet die rechtliche Verpflichtung im Sinne des Artikels 86 der Haushaltsordnung.
TITEL VIII
FINANZIERUNGSINSTRUMENTE
Artikel 216
Auswahl der mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten im Wege der indirekten Mittelverwaltung betrauten Einrichtungen
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission vergewissert sich, dass die mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten im Wege der indirekten Mittelverwaltung betrauten Einrichtungen die in Artikel 60 Absatz 2 der Haushaltsordnung festgelegten Anforderungen erfüllen. Sobald einschlägige Belege hierfür vorliegen, gelten diese künftig für jegliche Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten durch die betreffende Einrichtung, sofern an den für diese Anforderungen relevanten Systemen, Vorschriften und Verfahren der betrauten Einrichtung keine wesentlichen Änderungen vorgenommen werden.
(2) Für die Auswahl von Einrichtungen, die mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten gemäß Artikel 61 Absatz 2 der Haushaltsordnung betraut werden, veröffentlicht die Kommission eine Ausschreibung für potenzielle betraute Einrichtungen. Diese Ausschreibung enthält die Auswahl- und Gewährungskriterien.
In der Ausschreibung nach Unterabsatz 1 wird außerdem angegeben, ob die betraute Einrichtung dem spezifischen Finanzierungsinstrument eigene Finanzmittel zuweisen muss oder ob eine Risikoteilung vorgenommen wird. Sofern die Ausschreibung einschlägige Angaben enthält und einem möglichen Interessenkonflikt vorgebeugt werden muss, wird in der Ausschreibung außerdem festgelegt, dass die betraute Einrichtung Maßnahmen zur Herbeiführung der Gleichlage der Interessen im Sinne von Artikel 140 Absatz 2 der Haushaltsordnung vorzuschlagen hat. Die Maßnahmen zur Herbeiführung der Gleichlage der Interessen finden Eingang in die Vereinbarung über das betreffende Finanzierungsinstrument.
Mit den Einrichtungen, die die Auswahlkriterien erfüllen, eröffnet die Kommission einen transparenten und objektiven Dialog unter Vermeidung von Interessenkonflikten. Im Anschluss an diesen Dialog unterzeichnet die Kommission Übertragungsvereinbarungen mit der Einrichtung oder den Einrichtungen, die die wirtschaftlich günstigsten Vorschläge, gegebenenfalls auch hinsichtlich der Allokation ihrer eigenen Finanzmittel oder der Risikoteilung, eingereicht haben.
(3) Die Kommission kann vor der Unterzeichnung von Übertragungsvereinbarungen in direkte Verhandlungen mit potenziellen betrauten Einrichtungen eintreten, sofern es sich um in dem einschlägigen Basisrechtsakt benannte oder in Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer iii der Haushaltsordnung aufgeführte betraute Einrichtungen handelt, oder in ordnungsgemäß begründeten und dokumentierten Ausnahmefällen, insbesondere dann, wenn
a)
nach einer Ausschreibung für potenzielle betraute Einrichtungen keine geeigneten Vorschläge eingereicht wurden;
b)
für Finanzierungsinstrumente mit besonderen Merkmalen auf eine bestimmte hochqualifizierte oder hochspezialisierte Art von Einrichtung oder eine Einrichtung mit besonderen Verwaltungskapazitäten zurückgegriffen werden muss;
c)
dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit Ereignissen, die die Union nicht voraussehen konnte, es nicht zulassen, das Verfahren gemäß Absatz 2 einzuhalten.
Artikel 217
Inhalt der Übertragungsvereinbarungen mit den mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten im Wege der indirekten Mittelverwaltung betrauten Einrichtungen
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
Neben den in Artikel 40 aufgeführten Anforderungen enthält die Übertragungsvereinbarung mit den mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten betrauten Einrichtungen angemessene Regelungen zur Gewährleistung der Einhaltung der in Artikel 140 der Haushaltsordnung festgelegten Grundsätze und Bedingungen. Insbesondere enthalten die Übertragungsvereinbarungen Folgendes:
a)
die Beschreibung des Finanzierungsinstruments, einschließlich seiner Anlagestrategie oder -politik, die Art der bereitgestellten Unterstützung, die Zulassungskriterien für Finanzmittler und Endempfänger sowie die zusätzlichen operativen Anforderungen zur Verwirklichung der politischen Ziele des Instruments;
b)
die Anforderungen hinsichtlich der wertmäßigen Zielspanne für die Hebelwirkung;
c)
eine Beschreibung der nicht förderfähigen Maßnahmen und der Ausschlusskriterien;
d)
Bestimmungen, die eine Herbeiführung der Gleichlage der Interessen gewährleisten und auf die Bewältigung möglicher Interessenkonflikte abzielen;
e)
Bestimmungen über die Auswahl von Finanzmittlern gemäß Artikel 139 Absatz 4 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung und gegebenenfalls über die Einrichtung von spezialisierten Investitionsgesellschaften;
f)
Bestimmungen über die Verantwortlichkeit der betrauten Einrichtung und anderer an der Umsetzung des Finanzierungsinstruments beteiligter Einrichtungen;
g)
Bestimmungen über die Streitbeilegung;
h)
Bestimmungen über die Governance des Finanzierungsinstruments;
i)
Bestimmungen über die Verwendung und Wiederverwendung des Beitrags der Union unter Beachtung von Artikel 140 Absatz 6 der Haushaltsordnung;
j)
Bestimmungen über die Verwaltung von Beiträgen der Union und von Treuhandkonten, auch in Bezug auf Kontrahentenrisiken, akzeptable Transaktionen der Finanzverwaltungen, Verantwortlichkeiten der betroffenen Parteien, Abhilfemaßnahmen bei Überschüssen auf Treuhandkonten, die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und die Berichterstattung;
k)
Bestimmungen über die Vergütung der betrauten Einrichtung, auch in Bezug auf Verwaltungsgebühren, sowie über die Berechnung und Zahlung von Verwaltungskosten und -gebühren an die betraute Einrichtung im Einklang mit Artikel 218;
l)
bei Bedarf Bestimmungen über rechtliche Rahmenbedingungen für die Beiträge der Fonds gemäß Artikel 175 der Haushaltsordnung, insbesondere des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, des Europäischen Sozialfonds, des Kohäsionsfonds, des Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums und des künftigen Fischereifonds (im Folgenden: GSR-Fonds);
m)
Bestimmungen über die Laufzeit, Möglichkeit einer Verlängerung und Beendigung des Finanzierungsinstruments, auch in Bezug auf die Bedingungen für eine vorzeitige Beendigung und gegebenenfalls Ausstiegsstrategien;
n)
Bestimmungen über die Überwachung der Umsetzung der Unterstützung für Finanzmittler und Endempfänger, auch in Bezug auf die Berichterstattung durch die Finanzmittler;
o)
gegebenenfalls die Art und Weise von Deckungsgeschäften gemäß Artikel 219.
Artikel 218
Verwaltungskosten und -gebühren der betrauten Einrichtungen
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission vergütet den betrauten Einrichtungen die Umsetzung eines Finanzierungsinstruments durch leistungsorientierte Gebühren, durch die Erstattung außerordentlicher Aufwendungen und durch Gebühren für die Kassenmittelverwaltung, sofern die betraute Einrichtung die Kassenmittel des Finanzierungsinstruments verwaltet.
(2) Die leistungsorientierten Gebühren dienen dazu, der betrauten Einrichtung die bei der Umsetzung eines Finanzierungsinstruments angefallene Arbeit zu vergüten. Sie können bei Bedarf auch politikbezogene Anreize enthalten, um die Verwirklichung der politischen Ziele zu fördern, oder Anreize hinsichtlich der finanziellen Ergebnisse des Finanzierungsinstruments setzen.
Artikel 219
Besondere Regelungen für Treuhandkonten bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Die mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten betrauten Einrichtungen dürfen in eigenem Namen und ausschließlich im Namen der Kommission Treuhandkonten im Sinne von Artikel 68 Absatz 7 der Haushaltsordnung einrichten. Die betrauten Einrichtungen übermitteln der einschlägigen Dienststelle der Kommission entsprechende Rechnungsabschlüsse.
(2) Auf den Treuhandkonten wird eine angemessene Liquidität aufrechterhalten und die auf derartigen Treuhandkonten gehaltenen Aktiva werden im Einklang mit den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und gemäß den einschlägigen Aufsichtsregeln im Einklang mit Artikel 140 Absatz 7 der Haushaltsordnung verwaltet.
(3) Für die Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten dürfen die betrauten Einrichtungen keine Deckungsgeschäfte zu Spekulationszwecken vornehmen. Die Art und Weise von Deckungsgeschäften muss vorab von der Kommission genehmigt und in den Übertragungsvereinbarungen gemäß Artikel 217 festgelegt werden.
Artikel 220
Im Wege der direkten Mittelverwaltung umgesetzte Finanzierungsinstrumente
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) In Ausnahmefällen dürfen Finanzierungsinstrumente gemäß Artikel 139 Absatz 4 der Haushaltsordnung auf folgendem Wege direkt umgesetzt werden:
a)
durch eine spezialisierte Investitionsgesellschaft, an der die Kommission zusammen mit anderen öffentlichen oder privaten Investoren beteiligt ist, um die Hebelwirkung des Beitrags der Union zu erhöhen;
b)
durch Darlehen, Bürgschaften, Kapitalbeteiligungen und andere Risikoteilungsinstrumente, bei denen es sich nicht um Investitionen in spezialisierte Investitionsgesellschaften handelt, und die den Endempfängern direkt oder über Finanzmittler bereitgestellt werden.
(2) Für die Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten darf die Kommission keine Deckungsgeschäfte zu Spekulationszwecken vornehmen. Die Art und Weise von Deckungsgeschäften muss vorab von der Kommission genehmigt und in den Vereinbarungen mit den mit der Umsetzung des Finanzierungsinstruments betrauten Einrichtungen festgelegt werden.
Artikel 221
Auswahl der Finanzmittler, Verwalter spezialisierter Investitionsgesellschaften und Endempfänger
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Setzt die Kommission Finanzierungsinstrumente im Wege der direkten oder indirekten Mittelverwaltung durch spezialisierte Investitionsgesellschaften um, so werden derartige Investitionsgesellschaften gemäß den Rechtsvorschriften eines Mitgliedstaats eingerichtet. Sie können bei Maßnahmen im Außenbereich auch gemäß den Rechtsvorschriften eines Drittlands eingerichtet werden. Die Verwalter derartiger Investitionsgesellschaften sind gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, ihren einschlägigen Sorgfaltspflichten nachzukommen und nach Treu und Glauben zu handeln.
(2) Die Verwalter der spezialisierten Investitionsgesellschaften nach Absatz 1 und die Finanzmittler oder Endempfänger der Finanzierungsinstrumente werden unter gebührender Berücksichtigung der Art des umzusetzenden Finanzierungsinstruments, der Erfahrung sowie der operativen und finanziellen Leistungsfähigkeit der betreffenden Einrichtungen und/oder der wirtschaftlichen Lebensfähigkeit der Projekte der Endempfänger ausgewählt. Die Auswahl erfolgt auf transparente Weise, wird anhand objektiver Kriterien begründet und löst keinen Interessenkonflikt aus.
(3) Verwalter von spezialisierten Investitionsgesellschaften, Finanzmittler und Endempfänger, die sich in einer der in Artikel 106 Absatz 1 und in den Artikeln 107, 108 und 109 der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden, erhalten keine finanzielle Unterstützung.
Artikel 222
Bedingungen für die Verwendung von Finanzierungsinstrumenten
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzierungsinstrumente dienen dazu, Marktunvollkommenheiten, Marktversagen oder suboptimale Investitionsbedingungen auszugleichen und lediglich diejenigen Endempfänger zu fördern, die zum Zeitpunkt der Unterstützung der Union durch ein Finanzierungsinstrument als potenziell wirtschaftlich lebensfähig gewertet werden.
(2) Finanzierungsinstrumente bieten den Endempfängern in angemessener Weise Unterstützung. Insbesondere sollte die Vorzugsbehandlung von Investoren, die Koinvestitionen oder Risikoteilung bieten, gerechtfertigt, den von den Investoren im Zusammenhang mit einem Finanzierungsinstrument eingegangenen Risiken angemessen und auf den für die Gewährleistung ihrer Investition oder der Risikoteilung notwendigen Mindestumfang beschränkt sein.
Artikel 223
Hebelwirkung
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzierungsinstrumente stellen darauf ab, eine Hebelwirkung des Beitrags der Union zu erreichen, indem eine Gesamtinvestition ausgelöst wird, die den Beitrag der Union übersteigt.
Die Hebelwirkung der Unionsmittel entspricht dem Quotienten aus dem Finanzbetrag für förderfähige Endempfänger und dem Betrag des Unionsbeitrags.
(2) Die wertmäßige Zielspanne für die Hebelwirkung basiert auf einer Ex-ante-Bewertung des betreffenden Finanzierungsinstruments.
Artikel 224
Ex-ante-Bewertung von Finanzierungsinstrumenten
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzierungsinstrumente stützen sich auf Ex-ante-Bewertungen, anhand derer Marktunvollkommenheiten, Marktversagen oder suboptimale Investitionsbedingungen ermittelt werden und der Investitionsbedarf vor dem Hintergrund der Politikziele bewertet wird.
(2) Die Ex-ante-Bewertungen sollen zeigen, dass die festgestellten Marktbedürfnisse durch marktbestimmte Maßnahmen oder andere Maßnahmen der Union, bei denen es sich nicht um die Finanzierung über ein Finanzierungsinstrument handelt, etwa durch Regulierung, Liberalisierung, Reformen oder andere politische Maßnahmen, nicht angemessen und zeitnah erfüllt werden können. Anhand der Bewertungen werden die Wahrscheinlichkeit und die möglichen Kosten von Marktverzerrungen und der Verdrängung der privaten Förderung durch die Finanzierungsinstrumente ermittelt und Wege aufgezeigt, wie negative Auswirkungen derartiger Verzerrungen verringert werden können.
(3) Im Einklang mit dem Grundsatz der Subsidiarität soll die Ex-ante-Bewertung zeigen, dass sich die ermittelten Marktbedürfnisse besser mit Finanzierungsinstrumenten auf Unionsebene bewältigen lassen als mit ähnlichen Finanzierungsinstrumenten auf nationaler oder regionaler Ebene, einschließlich der GSR-Fonds. Bei der Bewertung des durch den Unionsbeitrag generierten Mehrwerts sind Faktoren wie ein erschwerter Zugang zu Mitteln auf nationaler Ebene, insbesondere für grenzüberschreitende Projekte, Skaleneffekte oder ausgeprägte Demonstrationseffekte im Zusammenhang mit der Verbreitung bewährter Praktiken in den Mitgliedstaaten zu berücksichtigen.
(4) Mit der Ex-ante-Bewertung wird der effizienteste Modus für den Einsatz des Finanzierungsinstruments bestimmt.
(5) Anhand der Ex-ante-Bewertung wird außerdem aufgezeigt, dass das geplante Finanzierungsinstrument mit Folgendem im Einklang steht:
a)
neuen und bestehenden Finanzierungsinstrumenten, um ungewollte Überschneidungen zu vermeiden und Synergien und Skaleneffekte zu erreichen;
b)
Finanzierungsinstrumenten und anderen Formen staatlicher Intervention, die im selben Marktumfeld eingesetzt werden, um Inkonsistenzen zu vermeiden und potenzielle Synergien zu untersuchen.
(6) Mit der Ex-ante-Bewertung werden die Angemessenheit der geplanten Maßnahme hinsichtlich des Umfangs der ermittelten Finanzierungslücke und die erwartete Hebelwirkung der geplanten Finanzierungsinstrumente evaluiert und die zusätzlichen qualitativen Auswirkungen untersucht, etwa die Verbreitung bewährter Praktiken, die wirksame Förderung der politischen Ziele der Union durch die Umsetzungskette oder der Zugang zu spezifischer Expertise von an der Umsetzungskette beteiligten Akteuren.
(7) Im Rahmen der Ex-ante-Bewertung werden angemessene Leistungsindikatoren für die vorgeschlagenen Finanzierungsinstrumente eingeführt und die erwarteten Leistungen, Ergebnisse und Auswirkungen spezifiziert.
(8) Eine gesonderte Ex-ante-Bewertung der Finanzierungsinstrumente wird nur dann vorgenommen, wenn eine derartige Bewertung, die alle Kriterien der Absätze 1 bis 7 erfüllt, nicht in der Ex-ante-Bewertung oder einer Folgenabschätzung des durch den Basisrechtsakt abgedeckten Programms oder der Maßnahme enthalten ist.
Artikel 225
Überwachung von Finanzierungsinstrumenten
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Zur Gewährleistung einer harmonisierten Überwachung der Finanzierungsinstrumente nach Artikel 140 Absatz 12 der Haushaltsordnung richtet der zuständige Anweisungsbefugte ein Überwachungssystem ein, um zur hinreichenden Gewähr beizutragen, dass die Mittel der Union im Einklang mit Artikel 32 Absatz 2 der Haushaltsordnung verwendet werden.
(2) Das Überwachungssystem wird zur Bewertung des Umsetzungsfortschritts bei der Verwirklichung der Politikziele verwendet, der anhand der im Einklang mit der Ex-ante-Bewertung eingerichteten einschlägigen Leistungs- und Ergebnisindikatoren gemessen wird, sowie zur Analyse, inwieweit die Umsetzung mit den gemäß Artikel 140 Absatz 2 der Haushaltsordnung festgelegten Anforderungen im Einklang steht, und es bietet die Grundlage für die Berichterstattung der Kommission gemäß den Artikeln 38 Absatz 5 und 140 Absatz 8 der Haushaltsordnung.
(3) Im Falle der indirekten Mittelverwaltung stützt sich die Kommission bei der Überwachung auf die von den betrauten Einrichtungen übermittelten Berichte und Rechnungen sowie auf die verfügbaren Rechnungsprüfungen und die von der betrauten Einrichtung durchgeführten Kontrollen unter gebührender Berücksichtigung der Verwaltungserklärung der betrauten Einrichtung und des Bestätigungsvermerks der unabhängigen Prüfstelle gemäß Artikel 60 Absatz 5 der Haushaltsordnung. Die Kommission überprüft die von den betrauten Einrichtungen bereitgestellten Angaben und kann auf der betreffenden Umsetzungsebene bis hin zu den Endempfängern Kontrollen durchführen, auch auf Stichprobenbasis.
Die Überwachung durch die betraute Einrichtung stützt sich auf die von den Finanzmittlern übermittelten Berichte und Rechnungen sowie auf die verfügbaren Rechnungsprüfungen und die von dem Finanzmittler durchgeführten Kontrollen unter gebührender Berücksichtigung der Zuverlässigkeitserklärung des Finanzmittlers und des Bestätigungsvermerks der unabhängigen Prüfstelle.
Ist kein Finanzmittler vorhanden, so überwacht die betraute Einrichtung die Verwendung des Finanzierungsinstruments direkt auf der Grundlage der von den Endempfängern übermittelten Berichte und Rechnungen.
Die betraute Einrichtung überprüft die von den Finanzmittlern oder Endempfängern bereitgestellten Angaben, gegebenenfalls auf Stichprobenbasis, und führt im Einklang mit der Vereinbarung gemäß Artikel 217 Kontrollen durch.
(4) Im Rahmen der direkten Mittelverwaltung stützt sich die Kommission bei der Überwachung auf die von den Finanzmittlern und Endempfängern bereitgestellten Berichte und Rechnungen, die entsprechenden Kontrollen unterliegen. Die Bestimmungen von Absatz 3 gelten entsprechend für die direkte Mittelverwaltung.
(5) Die Vereinbarungen zur Umsetzung des Finanzierungsinstruments enthalten die für die Anwendung der Absätze 1 bis 4 erforderlichen Bestimmungen.
Artikel 226
Behandlung von Beiträgen aus den GSR-Fonds
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Über Beiträge aus GSR-Fonds für unter Titel VIII der Haushaltsordnung geschaffene Finanzierungsinstrumente, die durch GSR-Fonds gemäß den sektorspezifischen Vorschriften unterstützt werden, ist gesondert Buch zu führen.
(2) Beiträge aus den GSR-Fonds werden in gesonderten Rechnungsabschlüssen ausgewiesen und im Einklang mit den Zielen der betreffenden GSR-Fonds für Maßnahmen und Endempfänger verwendet, die dem Programm oder den Programmen, aus denen die Beiträge geleistet werden, entsprechen.
(3) Hinsichtlich der Beiträge aus GSR-Fonds für unter Titel VIII der Haushaltsordnung geschaffene Finanzierungsinstrumente gelten die sektorspezifischen Vorschriften.
TITEL IX
RECHNUNGSLEGUNG UND RECHNUNGSFÜHRUNG
KAPITEL 1
Rechnungslegung
Artikel 227
Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des Haushaltsjahres
(Artikel 142 der Haushaltsordnung)
Der Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des betreffenden Haushaltsjahres gibt folgendes wirklichkeitsgetreu wieder:
a)
die Verwirklichung der Ziele des Haushaltsjahres gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung,
b)
die Finanzlage und die Ereignisse, welche die im Laufe des Haushaltsjahres durchgeführten Tätigkeiten nachhaltig beeinflusst haben.
Der Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement ist ein von den Übersichten über den Haushaltsvollzug gesondertes Dokument.
Artikel 228
Abweichung von den Rechnungsführungsprinzipien
(Artikel 144 der Haushaltsordnung)
Besteht nach Ansicht des Rechnungsführers in einem besonderen Fall Veranlassung, von den in den Rechnungsführungsvorschriften der Union vorgesehenen Rechnungsführungsprinzipien abzuweichen, so wird dies in dem Anhang gemäß Artikel 232 vermerkt und ordnungsgemäß begründet.
Artikel 229
Belege
(Artikel 144 der Haushaltsordnung)
(1) Jede Buchung stützt sich auf datierte und nummerierte Belege, entweder in Papierform oder auf sonstigen Trägern, welche ihre Zuverlässigkeit und die Aufbewahrung ihres Inhalts während des in Artikel 48 vorgeschriebenen Zeitraums gewährleisten.
(2) Gleichartige Vorgänge, die am selben Ort und innerhalb desselben Tages getätigt wurden, können in einem einzigen Beleg zusammengefasst werden.
Artikel 230
Ergebnisrechnung
(Artikel 145 der Haushaltsordnung)
Die Ergebnisrechnung spiegelt die Aufwände und Erträge des Haushaltsjahres wider, die nach ihrer Art klassifiziert werden.
Artikel 231
Kapitalflussrechnung
(Artikel 145 der Haushaltsordnung)
In der Kapitalflussrechnung werden die Kassenmittelbewegungen des Zeitraums mit den jeweiligen Eröffnungs- und Abschlusssalden ausgewiesen.
Die Kassenmittel bestehen aus folgenden Elementen:
a)
Barbestand,
b)
Sichtkonten und Sichteinlagen,
c)
sonstigen verfügbaren Werten, die rasch flüssig gemacht werden können und deren Wert stabil ist.
Artikel 232
Erläuterungen zu den Jahresabschlüssen
(Artikel 145 der Haushaltsordnung)
Die in Artikel 145 der Haushaltsordnung genannten Erläuterungen sind fester Bestandteil der Jahresabschlüsse. Sie enthalten mindestens folgende Informationen:
a)
Rechnungsführungsprinzipien, -vorschriften und -methoden;
b)
Erläuterungen mit zusätzlichen Angaben, die nicht in den Jahresabschlüssen enthalten, aber für ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild erforderlich sind:
Artikel 233
Übersichten über den Haushaltsvollzug
(Artikel 146 der Haushaltsordnung)
(1) Die Übersichten über den Haushaltsvollzug enthalten:
a)
eine Einnahmenübersicht, die Folgendes umfasst:
i)
die Entwicklung des Einnahmen-Voranschlags;
ii)
die Ausführung der Einnahmen;
iii)
die Entwicklung der festgestellten Forderungen;
b)
einen Überblick über die Entwicklung der insgesamt verfügbaren Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen;
c)
einen Überblick über die Verwendung der insgesamt verfügbaren Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen;
d)
einen Überblick über die noch zur Zahlung anstehenden, die aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen und die im Laufe des Haushaltsjahres vorgenommenen Mittelbindungen.
(2) Der Einnahmenübersicht ist auch eine nach Mitgliedstaaten aufgeschlüsselte Aufstellung über die Eigenmittelbeträge beigefügt, für die eine Einziehungsanordnung erging und die am Ende des Haushaltsjahres noch einzuziehen waren.
Artikel 234
Übermittlung der Rechnungsabschlüsse
(Artikel 148 der Haushaltsordnung)
Die vorläufigen und endgültigen Rechnungsabschlüsse nach Artikel 147 und 148 der Haushaltsordnung dürfen elektronisch übermittelt werden.
KAPITEL 2
Rechnungsführung
Abschnitt 1
Struktur der Rechnungsführung
Artikel 235
Struktur der Rechnungsführung
(Artikel 151 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer jedes Organs und jeder Einrichtung gemäß Artikel 141 der Haushaltsordnung dokumentiert und aktualisiert die Struktur und die Verfahren der Rechnungsführung seines Organs bzw. seiner Einrichtung.
(2) Die Haushaltseinnahmen und -ausgaben werden in dem IT-System gemäß Artikel 236 nach dem wirtschaftlichen Charakter des Vorgangs als laufende Einnahmen oder Ausgaben oder als Vermögenszu- oder -abgang erfasst.
Artikel 236
IT-Systeme
(Artikel 151 der Haushaltsordnung)
(1) Die Rechnungsführung erfolgt mit Hilfe eines integrierten IT-Systems.
(2) Die Organisation der Rechnungsführung mittels rechnergestützter Systeme oder Teilsysteme erfordert eine vollständige Beschreibung der Systeme und Teilsysteme.
In dieser Beschreibung wird der Inhalt aller Datenfelder definiert und genau angegeben, wie das System die einzelnen Vorgänge bearbeitet. Des Weiteren wird aufgezeigt, wie das System einen kompletten Prüfpfad für jeden Vorgang und für jede Änderung der Systeme und Teilsysteme gewährleistet, damit jederzeit festgestellt werden kann, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
In den Beschreibungen der IT-Rechnungsführungssysteme und -teilsysteme wird gegebenenfalls auf die bestehenden Verknüpfungen mit dem zentralen Rechnungsführungssystem, insbesondere im Bereich des Datentransfers und der Saldenabstimmung, hingewiesen.
(3) Zugang zu den IT-Systemen und -Teilsystemen haben nur die Personen, die in einem in jedem Organ geführten und aktualisierten Verzeichnis der befugten Nutzer aufgeführt sind.
Abschnitt 2
Bücher
Artikel 237
Bücher
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ bzw. jede Einrichtung nach Artikel 141 der Haushaltsordnung führt ein Kontenjournal, ein Hauptbuch und zumindest Nebenbücher für Schuldner, Gläubiger und Anlagewerte, es sei denn, dies ist im Hinblick auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht sinnvoll.
Bei den Büchern handelt es sich um elektronische Dokumente, die vom Rechnungsführer vorgegeben werden und aussagekräftige Daten gewährleisten.
Die Einträge des Kontenjournals werden in die Konten des Hauptbuchs übernommen, das nach dem in Artikel 212 festgelegten Kontenplan strukturiert ist.
Das Kontenjournal und das Hauptbuch können nach Bedarf in Nebenjournale und -bücher untergliedert werden.
Die Einträge der Nebenjournale und -bücher werden mindestens einmal monatlich im Kontenjournal und im Hauptbuch konsolidiert.
Artikel 238
Allgemeine Kontenbilanz
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ und jede Einrichtung nach Artikel 141 der Haushaltsordnung erstellt eine Kontenbilanz, in der sämtliche Konten der Finanzbuchführung, einschließlich der im Laufe des Haushaltsjahres saldierten Konten, ausgewiesen sind, und zwar jeweils mit Angabe:
a)
der Kontennummer;
b)
der Kontenbezeichnung;
c)
der gesamten Sollbeträge;
d)
der gesamten Habenbeträge;
e)
des Kontensaldos.
Artikel 239
Abgleich der Bücher
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Daten des Hauptbuchs werden so gespeichert und strukturiert, dass sie den Nachweis des Inhalts der einzelnen Konten in der allgemeinen Kontenbilanz ermöglichen.
(2) Für das Bestandsverzeichnis über die Anlagewerte finden die Bestimmungen der Artikel 246 bis 253 Anwendung.
Abschnitt 3
Verbuchung
Artikel 240
Buchungsvorgänge
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Buchungen werden nach der Methode der doppelten Buchführung vorgenommen, d. h. jede in der Buchführung erfasste Bewegung oder Veränderung schlägt sich bei den einzelnen betroffenen Konten in Soll- und Haben-Buchungen nieder, die sich in ihrer Summe ausgleichen.
(2) Bei einer auf eine andere Währung als den Euro lautenden Transaktion wird der Gegenwert in Euro berechnet und verbucht.
Die Transaktionen in Devisen der neubewertbaren Konten werden mindestens bei jedem Rechnungsabschluss neu bewertet.
Diese Neubewertung erfolgt auf der Grundlage der gemäß Artikel 6 festgelegten Kurse.
Für die Umrechnung anderer Währungen in Euro zwecks Aufstellung der Vermögensübersicht zum 31. Dezember des Jahres n wird der am letzten Arbeitstag des Jahres n geltende Kurs herangezogen.
(3) Die gemäß Artikel 152 der Haushaltsordnung festgelegten Rechnungsführungsvorschriften umfassen auch die für die periodengerechte Rechnungsführung erforderlichen Umrechnungs- und Neubewertungsregeln.
Artikel 241
Buchungsangaben
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Bei jeder Buchung werden Ursprung, Inhalt und Verbuchungsstelle des jeweiligen Vorgangs sowie die Referenzdaten der entsprechenden Belege angegeben.
Artikel 242
Eintragung in das Kontenjournal
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Die Rechnungsvorgänge werden nach einer der folgenden Methoden, die einander nicht ausschließen, in das Kontenjournal eingetragen:
a)
entweder täglich durch Erfassung jedes einzelnen Vorgangs
b)
oder in Form einer monatlichen Zusammenfassung der Gesamtbeträge der Vorgänge, vorausgesetzt, es werden alle Belege aufbewahrt, anhand deren die einzelnen Vorgänge jedes einzelnen Tages überprüft werden können.
Artikel 243
Validierung der Buchungen
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Buchungen im Kontenjournal und in den Nebenjournalen werden endgültig, indem sie durch ein Verfahren validiert werden, das jegliche Änderung oder Streichung von Einträgen untersagt.
(2) Zur definitiven Festschreibung der zeitlichen Reihenfolge der Buchungseinträge und der Gewährleistung ihrer Unantastbarkeit wird spätestens vor der Vorlage der endgültigen Jahresabschlüsse ein Abschlussverfahren durchgeführt.
Abschnitt 4
Kontenabstimmung und -prüfung
Artikel 244
Kontenabstimmung
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Salden der Konten der allgemeinen Kontenbilanz werden regelmäßig, mindestens jedoch zum Zeitpunkt des Jahresabschlusses, mit den Daten der Verwaltungssysteme abgestimmt, die die Anweisungsbefugten für die Verwaltung der Forderungen und Verbindlichkeiten und die tägliche Erfassung im Rechnungsführungssystem einsetzen.
(2) Der Rechnungsführer überprüft regelmäßig, mindestens jedoch bei jedem Rechnungsabschluss, ob die Banksalden der Wirklichkeit entsprechen, und kontrolliert insbesondere
a)
die Bankguthaben durch Abstimmung mit den von den Finanzinstituten übersandten Kontoauszügen;
b)
die Barmittel durch Abstimmung mit den Angaben des Kassenbuchs.
Bei den Anlagekonten erfolgt diese Überprüfung gemäß Artikel 250.
(3) Die interinstitutionellen Verbindungskonten werden monatlich abgestimmt.
(4) Die Verwahrkonten werden vom Rechnungsführer eingerichtet und jährlich geprüft. Sie werden unter der Verantwortung des Anweisungsbefugten geführt und von diesem so bald wie möglich abgerechnet.
Abschnitt 5
Haushaltsbuchführung
Artikel 245
Inhalt und Führung der Haushaltskonten
(Artikel 156 der Haushaltsordnung)
(1) In der Haushaltsbuchführung wird für jede Untergliederung des Haushaltsplans folgendes ausgewiesen:
a)
bei den Ausgaben:
i)
die im ursprünglichen Haushaltsplan bewilligten Mittel, die in Berichtigungshaushaltspläne eingesetzten Mittel, die übertragenen Mittel, die infolge zweckgebundener Einnahmen bereitgestellten Mittel, die durch Mittelübertragungen bereitgestellten Mittel sowie der Gesamtbetrag der so verfügbaren Mittel;
ii)
die für das Haushaltsjahr vorgenommenen Mittelbindungen und Zahlungen;
b)
bei den Einnahmen:
i)
die Einnahmenansätze des ursprünglichen Haushaltsplans, die Einnahmenansätze der Berichtigungshaushaltspläne, die zweckgebundenen Einnahmen und der Gesamtbetrag des so ermittelten Einnahmenvoranschlags;
ii)
die für das Haushaltsjahr festgestellten Forderungen und eingezogenen Beträge;
c)
die Fortschreibung der noch abzuwickelnden Mittelbindungen und der noch einzuziehenden Einnahmen aus früheren Haushaltsjahren.
Die Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen im Sinne von Absatz 1 Buchstabe a werden getrennt erfasst und verfolgt.
Ausgewiesen werden in der Haushaltsbuchführung ferner die globalen vorläufigen Mittelbindungen des Europäischen Garantiefonds für die Landwirtschaft (im Folgenden: EGFL), sowie die entsprechenden Zahlungen.
Diese Mittelbindungen werden dem Gesamtbetrag der Mittel des EGFL gegenübergestellt.
(2) Die Haushaltsbuchführung gestattet eine gesonderte Verfolgung
a)
der Verwendung der übertragenen Mittel und der Mittel des Haushaltsjahres;
b)
der Abwicklung der noch zur Zahlung anstehenden Mittelbindungen.
Bei den Einnahmen werden die noch einzuziehenden Forderungen aus früheren Haushaltsjahren getrennt ausgewiesen.
(3) Die Haushaltsbuchführung kann so gestaltet werden, dass eine analytische Buchführung entwickelt wird.
(4) Die Haushaltsbuchführung erfolgt mit Hilfe von IT-Systemen, in Büchern oder auf Datenblättern.
KAPITEL 3
Bestandsverzeichnisse
Artikel 246
Bestandsverzeichnisse
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Der Anweisungsbefugte legt mit Unterstützung des Rechnungsführers das System für die Führung der Bestandsverzeichnisse über die Anlagewerte fest. Dieses System liefert alle für die Buchführung und die Erhaltung des Anlagevermögens erforderlichen Informationen.
Artikel 247
Erhaltung der Vermögensgegenstände
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Die Organe und Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung erlassen die jeweils für sie maßgeblichen Vorschriften über die Erhaltung der in ihrer Vermögensübersicht ausgewiesenen Vermögensgegenstände und bestimmen die für die Führung des Bestandsverzeichnisses zuständigen Dienststellen.
Artikel 248
Erfassung der Vermögensgegenstände im Bestandsverzeichnis
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
In das Bestandsverzeichnis eingetragen und in den Anlagekonten erfasst werden Vermögensgegenstände, bei denen der Anschaffungspreis bzw. die Gestehungskosten höher sind als in den Rechnungsführungsvorschriften nach Artikel 152 der Haushaltsordnung angegeben, deren Nutzungsdauer mehr als ein Jahr beträgt und bei denen es sich nicht um Verbrauchsgüter handelt.
Artikel 249
Angaben zu den im Bestandsverzeichnis erfassten Gegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Das Bestandsverzeichnis enthält eine angemessene Beschreibung jedes Gegenstands und des Ortes, an dem dieser sich befindet, oder für bewegliche Gegenstände die verantwortliche Dienststelle oder Person, das Anschaffungsdatum und die Stückkosten.
Artikel 250
Kontrollen des Bestandsverzeichnisses für bewegliche Vermögensgegenstände
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Die Organe und Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung überzeugen sich bei den Kontrollen des Bestandsverzeichnisses davon, dass jeder Gegenstand körperlich vorhanden ist und mit der Eintragung im Bestandsverzeichnis übereinstimmt. Diese Kontrollen erfolgen im Rahmen eines jährlichen Prüfprogramms, außer bei Sachanlagen und immateriellen Anlagewerten, die mindestens alle drei Jahre kontrolliert werden.
Artikel 251
Veräußerung von Vermögensgegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Die Mitglieder, Beamten oder sonstigen Bediensteten sowie alle anderen Mitarbeiter der Organe und der Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung dürfen von diesen Organen und Einrichtungen veräußerte Vermögensgegenstände nur dann erwerben, wenn die Veräußerung im Wege einer öffentlichen Ausschreibung erfolgt.
Artikel 252
Verfahren zur Veräußerung von Vermögensgegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
(1) Die Veräußerung von Vermögensgegenständen wird in geeigneter Weise lokal bekanntgegeben, wenn der Stückkaufwert der Gegenstände mindestens 8 100 EUR beträgt. Die Frist zwischen der Veröffentlichung der letzten Anzeige und dem Abschluss des Kaufvertrags beträgt mindestens 14 Kalendertage.
Die Veräußerung gemäß Unterabsatz 1 wird durch eine Verkaufsanzeige im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, wenn der Stückkaufwert der Gegenstände mindestens 391 100 EUR beträgt. Des Weiteren kann eine geeignete Veröffentlichung in der Presse der Mitgliedstaaten kann erfolgen. Die Frist zwischen der Veröffentlichung der Anzeige im Amtsblatt der Europäischen Union und dem Abschluss des Kaufvertrags beträgt mindestens einen Monat.
(2) Übersteigen die Kosten der Bekanntmachung den erwarteten Ertrag, so können die Organe und die Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung von einer Bekanntmachung absehen.
(3) Die Organe und die Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung sind gehalten, bei der Veräußerung von materiellen Vermögensgegenständen stets die Erzielung der günstigsten Preise anzustreben.
(4) Die Absätze 1, 2 und 3 finden keine Anwendung auf Verkaufstransaktionen zwischen den Organen der Union und ihren Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung.
Artikel 253
Verfahren zur Abtretung von Vermögensgegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Werden im Bestandsverzeichnis eingetragene Gegenstände, einschließlich Gebäude, entgeltlich oder unentgeltlich abgetreten, als unbrauchbar aus dem Bestand ausgesondert, vermietet oder kommen sie durch Verlust, Diebstahl oder in sonstiger Weise abhanden, so verfasst der Anweisungsbefugte eine entsprechende Erklärung oder Niederschrift.
Aus der Erklärung oder der Niederschrift geht insbesondere hervor, ob ein Beamter oder sonstiger Bediensteter der Union oder eine andere Person zum Schadenersatz herangezogen werden kann.
Werden unbewegliche Vermögensgegenstände oder Großanlagen unentgeltlich zur Verfügung gestellt, so werden hierüber entsprechende Verträge abgeschlossen; dem Europäischen Parlament und dem Rat wird hiervon jährlich bei der Vorlage des Haushaltsentwurfs Mitteilung gemacht.
Die Mitglieder, Beamten oder sonstigen Bediensteten sowie alle anderen Mitarbeiter der Organe und der Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung dürfen keine im Bestandsverzeichnis aufgeführten Vermögensgegenstände, die unentgeltlich abgetreten oder als unbrauchbar aus dem Bestand ausgesondert werden, erhalten.
Artikel 254
Bestandsverzeichnis und Bekanntgabe der Veräußerungen in den Delegationen der Union
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
(1) Das laufende Bestandsverzeichnis über die zum Vermögen der Union gehörenden beweglichen Gegenstände wird im Falle der Delegationen der Union vor Ort geführt. Es wird den Zentraldiensten nach den von jedem Organ festgelegten Modalitäten regelmäßig übermittelt.
Bewegliche Gegenstände, die in die Delegationen der Union verbracht werden, werden bis zu ihrer Aufnahme in das laufende Bestandsverzeichnis in einem vorläufigen Verzeichnis erfasst.
(2) Die Bekanntgabe der Veräußerung beweglicher Gegenstände der Delegationen der Union erfolgt nach den ortsüblichen Gepflogenheiten.
TEIL 2
SONDERBESTIMMUNGEN
TITEL I
FORSCHUNG
Artikel 255
Typologie der Maßnahmen
(Artikel 181 der Haushaltsordnung)
(1) Die direkten Maßnahmen werden von den Forschungsanstalten der Gemeinsamen Forschungsstelle (im Folgenden: JRC) durchgeführt und grundsätzlich vollständig aus dem Haushaltsplan finanziert. Dabei handelt es sich um
a)
Forschungsprogramme,
b)
Tätigkeiten im Bereich der exploratorischen Forschung,
c)
Tätigkeiten im Bereich der wissenschaftlichen und technischen Unterstützung institutioneller Art.
(2) Das JRC kann sich unter den Bedingungen des Artikels 183 der Haushaltsordnung an indirekten Maßnahmen beteiligen.
(3) Die Forderungsvorausschätzungen gemäß Artikel 181 Absatz 2 werden dem Rechnungsführer zur Erfassung übermittelt.
Artikel 256
Zusatzvorschriften für das JRC
(Artikel 183 der Haushaltsordnung)
(1) Bei den wettbewerbsorientierten Tätigkeiten des JRC handelt es sich um
a)
Tätigkeiten infolge von Finanzhilfe- oder Vergabeverfahren;
b)
Tätigkeiten für Rechnung Dritter;
c)
Tätigkeiten im Rahmen einer Verwaltungsvereinbarung mit anderen Organen oder Kommissionsdienststellen über die Erbringung wissenschaftlich-technischer Leistungen.
(2) Ist im Rahmen der Tätigkeiten, welche das JRC für Rechnung Dritter durchführt, die Vergabe eines Auftrags erforderlich, so werden bei dem entsprechenden Vergabeverfahren die Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung beachtet.
(3) Die Forderungsvorausschätzungen gemäß Artikel 183 Absatz 2 werden dem Rechnungsführer zur Erfassung übermittelt.
TITEL II
MASSNAHMEN IM AUSSENBEREICH
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 257
Für eine Finanzierung in Betracht kommende Maßnahmen
(Artikel 184 der Haushaltsordnung)
Die Mittel für Maßnahmen gemäß Teil 2 Titel IV Kapitel 1 der Haushaltsordnung können insbesondere für die Finanzierung von Aufträgen, Finanzhilfen, einschließlich Zinsverbilligungen, Sonderdarlehen, Darlehensgarantien, finanzieller Unterstützung, Budgethilfen und sonstiger spezifischer Formen der budgetären Unterstützung verwendet werden.
KAPITEL 2
Budgethilfe und Gebertreuhandfonds
Artikel 258
Einsatz von Budgethilfen
(Artikel 186 der Haushaltsordnung)
(1) Sofern dies in den entsprechenden Basisrechtsakten geregelt ist, kann die Kommission sektorbezogene oder allgemeine Budgethilfe innerhalb eines Drittlands unter folgenden Bedingungen gewähren:
a)
die Verwaltung der öffentlichen Finanzen in dem betreffenden Partnerland ist hinreichend transparent, zuverlässig und wirkungsvoll;
b)
das Partnerland verfügt über hinreichend glaubwürdige und zweckdienliche sektorbezogene oder nationale Programme;
c)
das Partnerland verfolgt eine auf Stabilität ausgerichtete makroökonomische Politik.
(2) In den mit dem Partnerland geschlossenen Vereinbarungen geht das Partnerland die Verpflichtung ein, der Kommission fristgerecht zuverlässige Informationen zu übermitteln, die es ihr ermöglichen, die Einhaltung der in Absatz 1 genannten Bedingungen zu bewerten.
Artikel 259
Unions-Treuhandfonds für Maßnahmen im Außenbereich
(Artikel 187 der Haushaltsordnung)
Sobald die Beiträge anderer Geber auf dem betreffenden Bankkonto des Treuhandfonds eingegangen sind, werden sie in Höhe ihres am Tag des Eingangs in Euro umgerechneten Betrags berücksichtigt.
Der Beitrag der Union wird unter Berücksichtigung der von den anderen Gebern eingezahlten verfügbaren Mittel so rechtzeitig überwiesen, dass die rechtlichen Verpflichtungen des Treuhandfonds erfüllt werden können.
Auf dem Bankkonto des Treuhandfonds auflaufende Zinsbeträge werden in den Treuhandfonds investiert, sofern in der Gründungsakte des Treuhandfonds nichts anderes bestimmt ist.
Sämtliche Transaktionen, die im Laufe des Jahres auf dem Bankkonto gemäß Absatz 3 vorgenommen werden, werden in der Rechnungsführung des Treuhandfonds ordnungsgemäß erfasst.
Der Anweisungsbefugte erstellt zweimal jährlich Finanzberichte über die Tätigkeit der einzelnen Treuhandfonds.
Die Treuhandfonds werden alljährlich einer Prüfung durch einen unabhängigen externen Prüfer unterzogen.
Der Verwaltungsrat des Treuhandfonds genehmigt den vom Anweisungsbefugten erstellten Jahresbericht des Treuhandfonds und den vom Rechnungsführer erstellten Jahresabschluss. Beide Berichte werden dem Jahresbericht des bevollmächtigten Anweisungsbefugten beigefügt und im Rahmen des Entlastungsverfahrens für die Kommission dem Europäischen Parlament und dem Rat vorgelegt.
Die Vorschriften über die Zusammensetzung des Verwaltungsrats sowie dessen Geschäftsordnung sind in der von der Kommission angenommenen und von den Gebern akzeptierten Gründungsakte des Treuhandfonds niedergelegt. Diese Vorschriften müssen für eine gerechte Vertretung der Geber sorgen und gewährleisten, dass die endgültige Entscheidung über die Verwendung der Mittel mit Zustimmung der Kommission ergeht.
KAPITEL 3
Auftragsvergabe
Artikel 260
Anmietung von Gebäuden
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
Die einzigen Immobilientransaktionen, die aus operativen Mitteln für Maßnahmen im Außenbereich finanziert werden können, sind Anmietungen von Gebäuden, die zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Mietvertrags bereits errichtet sind. Diese Transaktionen werden gemäß Artikel 124 bekanntgegeben.
Artikel 261
Definitionen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Dienstleistungsaufträge umfassen Studienverträge und Verträge für technische Hilfe.
Ein Studienvertrag liegt vor, wenn der Dienstleistungsvertrag zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und einem Leistungserbringer u. a. Studien zur Ermittlung und Vorbereitung von Projekten, Durchführbarkeits-, Wirtschaftlichkeits- und Marktstudien, technische Studien und sonstige Prüfungen betrifft.
Ein Vertrag für technische Hilfe liegt vor, wenn der Leistungserbringer eine beratende Funktion ausüben, ein Projekt leiten bzw. überwachen oder die im Auftrag genannten Sachverständigen bereitstellen soll.
(2) Verfügt ein Drittland in seinen Dienststellen oder in Einrichtungen mit öffentlicher Beteiligung über qualifiziertes Verwaltungspersonal, so können die Aufträge von diesen Dienststellen oder Einrichtungen unmittelbar in Regie ausgeführt werden.
Artikel 262
Besondere Bestimmungen über die Schwellenwerte und Modalitäten der Vergabe von Aufträgen im Außenbereich
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Artikel 123 bis 126, mit Ausnahme der Definitionen, Artikel 127 Absätze 3 und 4, Artikel 128, Artikel 134 bis 137, Artikel 139 Absätze 3 bis 6, Artikel 148 Absatz 4, Artikel 151 Absatz 2, Artikel 152 bis 158, Artikel 160 und Artikel 164 der vorliegenden Verordnung finden keine Anwendung auf die Aufträge, die von den öffentlichen Auftraggebern nach Artikel 190 Absatz 2 der Haushaltsordnung oder für deren Rechnung vergeben werden.
Die Kommission erlässt einen Beschluss zur Umsetzung der Bestimmungen über die Auftragsvergabe gemäß diesem Kapitel und regelt dabei auch, welche Kontrollen durch den zuständigen Anweisungsbefugten angemessen sind, wenn die Kommission nicht der Auftraggeber ist.
(2) Bei Nichteinhaltung der in Absatz 1 genannten Verfahren kommen die Ausgaben für die betreffenden Maßnahmen nicht für eine Finanzierung durch die Union in Betracht.
(3) Dieses Kapitel findet keine Anwendung auf öffentliche Auftraggeber nach Artikel 190 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung, wenn die Kommission ihnen nach Kontrollen gemäß Artikel 61 der Haushaltsordnung gestattet hat, ihre eigenen Auftragsvergabeverfahren anzuwenden.
Artikel 263
Bekanntmachung und Nichtdiskriminierung
(Artikel 190 und 191 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission trifft die erforderlichen Vorkehrungen, um eine möglichst breite Beteiligung - zu gleichen Bedingungen - an den Ausschreibungen für von der Union finanzierte Aufträge zu gewährleisten. Zu diesem Zweck gewährleistet sie insbesondere
a)
die Veröffentlichung der Vorabinformation, der Bekanntmachung des Auftrags und der Bekanntmachung der Zuschlagserteilung innerhalb ausreichender Fristen in angemessener Form;
b)
die Vermeidung diskriminierender Praktiken oder technischer Spezifikationen, die einer breiten Teilnahme - zu gleichen Bedingungen - aller natürlichen und juristischen Personen im Sinne von Artikel 182 der Haushaltsordnung entgegenstehen könnten.
(2) Artikel 265 Absatz 5, Artikel 267 Absatz 3 und Artikel 269 Absatz 4 stehen der elektronischen Auftragsvergabe nicht entgegen.
Artikel 264
Bekanntmachung
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Die Vorabinformation für internationale Ausschreibungen ist dem Amt für Veröffentlichungen möglichst umgehend zu übermitteln; bei Bauaufträgen erfolgt die Übermittlung möglichst umgehend nach Annahme des jeweiligen Programmbeschlusses.
(2) Für die Zwecke dieses Kapitels erfolgt die Bekanntmachung:
a)
bei internationalen Ausschreibungen zumindest im Amtsblatt der Europäischen Union und im Internet;
b)
bei lokalen Ausschreibungen zumindest im Staatsanzeiger des Empfängerstaates oder in gleichwertigen Medien.
Wird die Bekanntmachung auch lokal veröffentlicht, muss sie mit der im Amtsblatt der Europäischen Union und im Internet veröffentlichten Bekanntmachung identisch sein und mit dieser zeitgleich veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union und im Internet wird von der Kommission in die Wege geleitet. Für die lokale Veröffentlichung können die Einrichtungen nach Artikel 190 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung sorgen.
(3) Die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung wird übermittelt, sobald der Vertrag unterzeichnet wird; dies gilt nicht für Verträge, die für geheim erklärt wurden oder deren Ausführung besondere Sicherheitsmaßnahmen erfordert, oder wenn der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes es gebietet, und wenn die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung als nicht zweckmäßig erachtet wird.
Artikel 265
Schwellenwerte und Vergabeverfahren für Dienstleistungsaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Für Dienstleistungsaufträge gelten gemäß Artikel 190 der Haushaltsordnung folgende Schwellenwerte und Verfahren:
a)
Aufträge im Wert von mindestens 300 000 EUR:
i)
internationale nichtoffene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
ii)
internationale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
b)
Aufträge im Wert von unter 300 000 EUR: wettbewerbliches Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 3 oder Rahmenvertrag.
Aufträge im Wert von bis zu 20 000 EUR können auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
Zahlungen für Ausgaben bis zu 2 500 EUR können auf der Grundlage von Rechnungen ohne vorheriges Vergabeverfahren geleistet werden.
(2) Im internationalen nichtoffenen Verfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe a ist in der Bekanntmachung die Zahl der Bieter angegeben, die zur Einreichung eines Angebots aufgefordert werden. Bei Dienstleistungsaufträgen sind mindestens vier Bieter zur Einreichung eines Angebots aufzufordern. Es muss eine ausreichende Zahl von Bietern zur Einreichung von Angeboten zugelassen werden, damit ein echter Wettbewerb gewährleistet ist.
Das Verzeichnis der ausgewählten Bieter wird auf der Internet-Seite der Kommission veröffentlicht.
Wenn die Zahl der Bieter, die die Auswahlkriterien bzw. die Mindestanforderungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit erfüllen, geringer ist als die Mindestzahl, darf der öffentliche Auftraggeber dennoch nur jene Bieter zur Angebotsabgabe auffordern, die die Kriterien erfüllen.
(3) Im Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe b erstellt der öffentliche Auftraggeber ein Verzeichnis mit mindestens drei Bietern seiner Wahl. Das Verfahren beinhaltet einen begrenzten Wettbewerb ohne Bekanntmachung und wird als wettbewerbliches Verhandlungsverfahren bezeichnet; es fällt nicht unter Artikel 129.
Im wettbewerblichen Verhandlungsverfahren werden die Bieter aus einem hinlänglich bekanntgemachten Anbieter-Verzeichnis nach Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe b ausgewählt. Das auf der Grundlage einer Aufforderung zur Interessenbekundung erstellte Verzeichnis gilt höchstens fünf Jahre, gerechnet ab seiner Bekanntmachung. Es kann Unterverzeichnisse umfassen. Während der Geltungsdauer des Verzeichnisses, mit Ausnahme der letzten drei Monate, können alle interessierten Personen Bewerbungen einreichen. Soll ein Auftrag vergeben werden, so fordert der öffentliche Auftraggeber alle in dem betreffenden Verzeichnis oder Unterverzeichnis gelisteten Anbieter auf, ein Angebot abzugeben.
Die Angebote werden geöffnet und von einem Ausschuss bewertet, der über die erforderliche fachliche und administrative Kompetenz verfügt. Die Mitglieder des Bewertungsausschusses müssen eine Unparteilichkeitserklärung unterzeichnen.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Bieter lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(4) Für juristische Dienstleistungsaufträge gemäß der CPV-Nomenklatur können die öffentlichen Auftraggeber unabhängig vom geschätzten Auftragswert das wettbewerbliche Verhandlungsverfahren anwenden.
(5) Die Angebote sind in zwei Umschlägen einzureichen, das heißt, ein äußerer Umschlag muss zwei gesonderte versiegelte Umschläge mit der Aufschrift „Umschlag A - Technisches Angebot“ bzw. „Umschlag B - Finanzielles Angebot“ enthalten. Auf dem äußeren Umschlag muss Folgendes vermerkt sein:
a)
die in den Ausschreibungsunterlagen angegebene Anschrift für die Einreichung der Angebote;
b)
die Referenz der Ausschreibung, auf die der Bieter reagiert;
c)
gegebenenfalls die Nummern der Lose, die das Angebot betrifft;
d)
der Vermerk „Nicht vor der Sitzung zur Angebotseröffnung öffnen“ in der Sprache, in der die Ausschreibungsunterlagen abgefasst sind.
Sind in den Ausschreibungsunterlagen Vorstellungsgespräche vorgesehen, so kann der Bewertungsausschuss nach der schriftlichen Niederlegung seiner vorläufigen Schlussfolgerungen und vor dem endgültigen Abschluss der Wertung der technischen Angebote Vorstellungsgespräche mit den wichtigsten Mitgliedern der in den zulässigen Angeboten vorgeschlagenen Sachverständigenteams führen. In diesem Fall werden die Sachverständigen vom Bewertungsausschuss in kurzen Abständen, und wenn es sich um ein Team handelt, vorzugsweise zusammen, befragt, damit ein Vergleich möglich ist. Alle Vorstellungsgespräche mit eingeladenen Sachverständigen und Teams sind nach demselben, vom Bewertungsausschuss vorher vereinbarten Schema zu führen. Tag und Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs sind den Bietern mindestens zehn Kalendertage im Voraus mitzuteilen. Kann ein Bieter aus Gründen höherer Gewalt an dem angesetzten Vorstellungsgespräch nicht teilnehmen, so wird ein neuer Termin mit ihm vereinbart.
(6) Anhand der Zuschlagskriterien wird das wirtschaftlich günstigste Angebot ermittelt.
Die Wahl des wirtschaftlich günstigsten Angebots beruht auf einer Gewichtung der technischen Qualität und der Angebotspreise anhand eines Verteilungsschlüssels 80/20. Hierzu werden
a)
die den technischen Angeboten zugewiesenen Punkte mit dem Koeffizienten 0,80 multipliziert;
b)
die den finanziellen Angeboten zugewiesenen Punkte mit dem Koeffizienten 0,20 multipliziert.
Artikel 266
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Dienstleistungsaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Dienstleistungsaufträgen kann der öffentliche Auftraggeber in folgenden Fällen das Verhandlungsverfahren auf der Grundlage eines einzigen Angebots in Anspruch nehmen:
a)
Die Fristen für die Verfahren gemäß Artikel 104 Absatz 1 Buchstaben a, b und c der Haushaltsordnung können wegen äußerster Dringlichkeit aufgrund von für den öffentlichen Auftraggeber nicht vorhersehbaren und ihm keinesfalls zurechenbaren Ereignissen nicht eingehalten werden.
b)
Die Leistungen sollen von öffentlichen Einrichtungen, gemeinnützigen Einrichtungen oder Idealvereinen erbracht werden und es handelt sich um Maßnahmen im institutionellen Bereich oder um Hilfe für Einzelne im sozialen Bereich.
c)
Der Auftrag dient der Verlängerung bereits laufender Maßnahmen nach Maßgabe von Absatz 2.
d)
Die Ausschreibung oder der Versuch, einen Rahmenvertrag in Anspruch zu nehmen, ist ergebnislos geblieben, das heißt, kein Angebot konnte in qualitativer und/oder preislicher Hinsicht überzeugen. In diesem Fall kann der öffentliche Auftraggeber nach Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens aus dem Kreise der Bieter, die an diesem Verfahren teilgenommen hatten, einen oder mehrere Bieter für das Verhandlungsverfahren auswählen, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht wesentlich geändert werden.
e)
Der Auftrag schließt an einen Wettbewerb an und muss nach den geltenden Vorschriften an den Preisträger oder an einen der Preisträger vergeben werden. In letzterem Fall sind alle Preisträger zur Teilnahme an den Verhandlungen aufzufordern.
f)
Aus technischen Gründen oder aus Gründen im Zusammenhang mit dem Schutz von Ausschließlichkeitsrechten kann mit der Dienstleistung nur ein bestimmter Dienstleistungserbringer beauftragt werden.
g)
Die Aufträge sind für geheim erklärt worden oder ihre Ausführung erfordert besondere Sicherheitsmaßnahmen oder der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes gebietet es.
h)
Infolge der Kündigung eines bestehenden Vertrags ist ein neuer Vertrag zu schließen.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe a sind Interventionen im Rahmen von Krisensituationen gemäß Artikel 190 Absatz 2 Situationen äußerster Dringlichkeit gleichgestellt. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte stellt gegebenenfalls in Abstimmung mit den anderen betroffenen bevollmächtigten Anweisungsbefugten fest, dass eine Situation äußerster Dringlichkeit vorliegt, und überprüft seine Entscheidung regelmäßig im Hinblick auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Institutionelle Maßnahmen im Sinne von Unterabsatz 1 Buchstabe b umfassen Dienstleistungen in unmittelbarem Zusammenhang mit dem jeweiligen Auftrag der öffentlichen Einrichtung.
(2) Dienstleistungen nach Absatz 1 Buchstabe c, die der Verlängerung von Maßnahmen dienen, sind:
a)
Ergänzungsleistungen, die im Hauptauftrag nicht enthalten waren, jedoch aufgrund unvorhergesehener Umstände für die Ausführung des Auftrags erforderlich geworden sind, sofern die Ergänzungsleistung technisch oder wirtschaftlich nicht ohne erheblichen Nachteil für den öffentlichen Auftraggeber vom Hauptauftrag getrennt werden kann und der Gesamtwert der Ergänzungsleistungen höchstens 50 % des Wertes des Hauptauftrags beträgt;
b)
zusätzliche Leistungen, die in einer Wiederholung der vom Auftragnehmer im Rahmen eines früheren Auftrags erbrachten Leistungen bestehen, sofern:
i)
der frühere Auftrag Gegenstand einer Bekanntmachung war und in dieser Bekanntmachung ausdrücklich auf die Möglichkeit, zusätzliche Leistungen im Verhandlungsverfahren zu vergeben, und auf deren geschätzte Kosten hingewiesen wurde;
ii)
der Auftrag verlängert wird, wobei der Wert und die Laufzeit der zusätzlichen Leistungen den Wert und die Laufzeit des früheren Auftrags nicht überschreiten.
Artikel 267
Schwellenwerte und Vergabeverfahren für Lieferaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Für Lieferaufträge gelten gemäß Artikel 190 der Haushaltsordnung folgende Schwellenwerte und Verfahren:
a)
Aufträge im Wert von mindestens 300 000 EUR: internationale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
b)
Aufträge im Wert von unter 300 000 EUR: Rahmenvertrag oder
i)
Aufträge im Wert von mindestens 100 000 EUR, aber weniger als 300 000 EUR: lokale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe b,
ii)
Aufträge im Wert von weniger als 100 000 EUR: wettbewerbliches Verhandlungsverfahren nach Absatz 2;
c)
Zahlungen für Ausgaben bis zu 2 500 EUR können auf der Grundlage von Rechnungen ohne vorheriges Vergabeverfahren geleistet werden.
Aufträge im Wert von bis zu 20 000 EUR können auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
(2) Im Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe b Ziffer ii erstellt der öffentliche Auftraggeber ein Verzeichnis mit mindestens drei Lieferanten seiner Wahl. Das Verfahren beinhaltet einen begrenzten Wettbewerb ohne Bekanntmachung und wird als wettbewerbliches Verhandlungsverfahren bezeichnet; es fällt nicht unter Artikel 129.
Die Angebote werden geöffnet und von einem Ausschuss bewertet, der über die erforderliche fachliche und administrative Kompetenz verfügt. Die Mitglieder des Bewertungsausschusses müssen eine Unparteilichkeitserklärung unterzeichnen.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Lieferanten lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(3) Das technische und das finanzielle Angebot sind gemeinsam in einen versiegelten Umschlag zu legen, der wiederum in einen äußeren Umschlag zu platzieren ist. Auf dem inneren Umschlag muss Folgendes vermerkt sein:
a)
die in den Ausschreibungsunterlagen angegebene Anschrift für die Einreichung der Angebote;
b)
die Referenz der Ausschreibung, auf die der Bieter reagiert;
c)
gegebenenfalls die Nummern der Lose, die das Angebot betrifft;
d)
der Vermerk „Nicht vor der Sitzung zur Angebotseröffnung öffnen“ in der Sprache, in der die Ausschreibungsunterlagen abgefasst sind.
Der Bewertungsausschuss öffnet die Angebote in öffentlicher Sitzung an dem Ort und zu der Zeit, die in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt sind. Auf der Sitzung zur Angebotsöffnung werden die Namen der Bieter, die Preise der Angebote, das Vorliegen der erforderlichen Bietungsgarantie und jede weitere vom öffentlichen Auftraggeber für zweckdienlich erachtete Förmlichkeit bekannt gegeben.
(4) Im Falle eines Liefervertrags, der keinen Kundendienst vorsieht, ist der Preis einziges Zuschlagskriterium.
In Fällen, in denen Vorschläge für Kundendienst oder Schulungsmaßnahmen von besonderer Bedeutung sind, kann unter Berücksichtigung der technischen Qualität des angebotenen Dienstes und des vorgeschlagenen Preises entweder das Angebot mit dem niedrigsten Preis oder das wirtschaftlich günstigste Angebot ausgewählt werden.
Artikel 268
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Lieferaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Lieferaufträgen kann der öffentliche Auftraggeber in folgenden Fällen das Verhandlungsverfahren auf der Grundlage eines einzigen Angebots in Anspruch nehmen:
a)
Die Fristen für die Verfahren gemäß Artikel 111 Absatz 1 Buchstaben a, b und c der Haushaltsordnung können wegen äußerster Dringlichkeit aufgrund von für den öffentlichen Auftraggeber nicht vorhersehbaren und ihm keinesfalls zurechenbaren Ereignissen nicht eingehalten werden.
b)
Das Verfahren ist wegen der Art oder der Besonderheiten der Waren gerechtfertigt, zum Beispiel, wenn die Ausführung des Auftrags den Inhabern von Patenten oder Nutzungslizenzen vorbehalten ist.
c)
Es handelt sich um Ergänzungslieferungen, die entweder zur Teilerneuerung gängiger Waren oder Anlagen oder zur Erweiterung vorhandener Warenbestände oder Anlagen bestimmt sind und die vom ursprünglichen Lieferanten erbracht werden sollten, weil ein Wechsel des Lieferanten den öffentlichen Auftraggeber zum Erwerb von Ausrüstung mit anderen technischen Merkmalen zwingen würde, was eine Inkompatibilität oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeit bei Einsatz und Wartung zur Folge hätte.
d)
Die Ausschreibung ist ergebnislos geblieben, das heißt, kein Angebot konnte in qualitativer und/oder preislicher Hinsicht überzeugen.
e)
Die Aufträge sind für geheim erklärt worden oder ihre Ausführung erfordert besondere Sicherheitsmaßnahmen oder der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes gebietet es.
f)
Bei Aufträgen für auf einer Warenbörse notierte und gekaufte Waren.
g)
Der Auftrag betrifft Waren, die zu besonders günstigen Bedingungen erworben werden können, beispielsweise bei Lieferanten, die ihre Geschäftstätigkeit endgültig einstellen, oder bei Insolvenz/Konkursverwaltern oder Liquidatoren im Rahmen eines Insolvenz/Konkurs-, Vergleichs- oder Ausgleichsverfahrens oder eines in den Rechts- oder Verwaltungsvorschriften eines Mitgliedstaats vorgesehenen gleichartigen Verfahrens.
h)
Infolge der Kündigung eines bestehenden Vertrags ist ein neuer Vertrag zu schließen.
In Fällen nach Unterabsatz 1 Buchstabe d kann der öffentliche Auftraggeber nach Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens aus dem Kreise der Bieter, die an diesem Verfahren teilgenommen hatten, einen oder mehrere Bieter für das Verhandlungsverfahren auswählen, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht wesentlich geändert werden.
(2) Für die Zwecke von Absatz 1 Buchstabe a sind Interventionen im Rahmen von Krisensituationen gemäß Artikel 190 Absatz 2 Situationen äußerster Dringlichkeit gleichgestellt. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte stellt gegebenenfalls in Abstimmung mit den anderen betroffenen bevollmächtigten Anweisungsbefugten fest, dass eine Situation äußerster Dringlichkeit vorliegt, und überprüft seine Entscheidung regelmäßig im Hinblick auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Artikel 269
Schwellenwerte und Vergabeverfahren für Bauaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Für Bauaufträge gelten gemäß Artikel 190 der Haushaltsordnung folgende Schwellenwerte und Verfahren:
a)
Aufträge im Wert von mindestens 5 000 000 EUR:
i)
internationale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a,
ii)
im Hinblick auf die Besonderheiten bestimmter Bauleistungen internationale nichtoffene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
b)
Aufträge im Wert von mindestens 300 000 EUR, aber weniger als 5 000 000 EUR: lokale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe b;
c)
Aufträge im Wert von weniger als 300 000 EUR: wettbewerbliches Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 2.
Aufträge im Wert von bis zu 20 000 EUR können auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
(2) Im Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe c erstellt der öffentliche Auftraggeber ein Verzeichnis mit mindestens drei Bauunternehmern seiner Wahl. Das Verfahren beinhaltet einen begrenzten Wettbewerb ohne Bekanntmachung und wird als wettbewerbliches Verhandlungsverfahren bezeichnet; es fällt nicht unter Artikel 129.
Die Angebote werden geöffnet und von einem Ausschuss bewertet, der über die erforderliche fachliche und administrative Kompetenz verfügt. Die Mitglieder des Bewertungsausschusses müssen eine Unparteilichkeitserklärung unterzeichnen.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Bauunternehmer lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(3) Die Auswahlkriterien betreffen die Fähigkeit des Bauunternehmers, gleichartige Aufträge auszuführen, wobei insbesondere auf in früheren Jahren durchgeführte Arbeiten Bezug genommen wird. Ist die Auswahl erfolgt, so dass die nichtkonformen Angebote bereits ausgeschaltet worden sind, ist der Preis des Angebots einziges Zuschlagskriterium.
(4) Das technische und das finanzielle Angebot sind gemeinsam in einen versiegelten Umschlag zu legen, der wiederum in einen äußeren Umschlag zu platzieren ist. Auf dem inneren Umschlag muss Folgendes vermerkt sein:
a)
die in den Ausschreibungsunterlagen angegebene Anschrift für die Einreichung der Angebote;
b)
die Referenz der Ausschreibung, auf die der Bieter reagiert;
c)
gegebenenfalls die Nummern der Lose, die das Angebot betrifft;
d)
der Vermerk „Nicht vor der Sitzung zur Angebotseröffnung öffnen“ in der Sprache, in der die Ausschreibungsunterlagen abgefasst sind.
Der Bewertungsausschuss öffnet die Angebote in öffentlicher Sitzung an dem Ort und zu der Zeit, die in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt sind. In der Sitzung zur Angebotsöffnung werden die Namen der Bieter, die Preise der Angebote, das Vorliegen der erforderlichen Bietungsgarantie und jede weitere vom öffentlichen Auftraggeber für zweckdienlich erachtete Förmlichkeit bekannt gegeben.
Artikel 270
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Bauaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Bauaufträgen kann der öffentliche Auftraggeber in folgenden Fällen das Verhandlungsverfahren auf der Grundlage eines einzigen Angebots in Anspruch nehmen:
a)
Die Fristen für die Verfahren gemäß Artikel 111 Absatz 1 Buchstaben a, b und c der Haushaltsordnung können wegen äußerster Dringlichkeit aufgrund von für den öffentlichen Auftraggeber nicht vorhersehbaren und ihm keinesfalls zurechenbaren Ereignissen nicht eingehalten werden.
b)
Es handelt sich um ergänzende Bauleistungen, die im ursprünglichen Vertrag nicht vorgesehen waren, die aber wegen unvorhergesehener Umstände zur Ausführung der darin beschriebenen Bauleistung erforderlich sind, sofern die in Absatz 2 genannten Bedingungen vorliegen.
c)
Die Ausschreibung ist ergebnislos geblieben, das heißt, kein Angebot konnte in qualitativer und/oder preislicher Hinsicht überzeugen.
d)
Die Aufträge sind für geheim erklärt worden oder ihre Ausführung erfordert besondere Sicherheitsmaßnahmen oder der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes gebietet es.
e)
Infolge der Kündigung eines bestehenden Vertrags ist ein neuer Vertrag zu schließen.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe a sind Interventionen im Rahmen von Krisensituationen gemäß Artikel 190 Absatz 2 Situationen äußerster Dringlichkeit gleichgestellt. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte stellt gegebenenfalls in Abstimmung mit den anderen betroffenen bevollmächtigten Anweisungsbefugten fest, dass eine Situation äußerster Dringlichkeit vorliegt, und überprüft seine Entscheidung regelmäßig im Hinblick auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
In Fällen nach Unterabsatz 1 Buchstabe c kann der öffentliche Auftraggeber nach Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens aus dem Kreise der Bieter, die an diesem Verfahren teilgenommen hatten, einen oder mehrere Bieter für das Verhandlungsverfahren auswählen, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht wesentlich geändert werden.
(2) Bei Ergänzungsleistungen gemäß Absatz 1 Buchstabe b wird der Zuschlag dem Bauunternehmer erteilt, der die betreffenden Arbeiten bereits ausführt,
a)
wenn sich diese Bauleistungen in technischer und wirtschaftlicher Hinsicht nicht ohne wesentlichen Nachteil für den öffentlichen Auftraggeber vom Hauptauftrag trennen lassen,
b)
wenn die Ergänzungsleistung zwar von der Ausführung des ursprünglichen Auftrags getrennt werden kann, aber für dessen Abschluss unbedingt erforderlich ist;
c)
wenn der Gesamtwert der für die Ergänzungsleistungen vergebenen Aufträge 50 % des Wertes des Hauptauftrags nicht übersteigt.
Artikel 271
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Immobilientransaktionen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
Aufträge für Immobilientransaktionen im Sinne von Artikel 260 können nach Erkundung des lokalen Marktes im Verhandlungsverfahren vergeben werden.
Artikel 272
Wahl des Vergabeverfahrens für gemischte Aufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
Bei gemischten Aufträgen, die eine Kombination aus Dienstleistungen und/oder Warenlieferungen und/oder Bauleistungen umfassen, bestimmt der öffentliche Auftraggeber - mit Zustimmung des zuständigen Anweisungsbefugten, wenn die Kommission nicht der Auftraggeber ist -, welche Schwellenwerte und Vergabeverfahren Anwendung finden; zu diesem Zweck wird anhand des Werts und der operativen Bedeutung der einzelnen Komponenten des Auftrags die überwiegende Komponente bestimmt.
Artikel 273
Ausschreibungsunterlagen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Die Ausschreibungsunterlagen gemäß Artikel 138 werden in Bezug auf die Bekanntmachung und die Kontakte zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und den Bietern auf der Grundlage international bewährter Vorgehensweisen und nach Maßgabe dieses Kapitels erstellt.
(2) Bei Dienstleistungsaufträgen müssen die Ausschreibungsunterlagen Folgendes enthalten:
a)
Hinweise für Bieter mit u. a. folgendem Inhalt:
i)
Art des Auftrags;
ii)
Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung;
iii)
Möglichkeit von Vorstellungsgesprächen und vorläufiger Zeitplan;
iv)
gegebenenfalls Gestattung von Varianten;
v)
Anteil zulässiger Unteraufträge;
vi)
Höchstbudget für den Auftrag;
vii)
Währung des Angebots;
b)
Auswahlliste (mit dem Hinweis, dass die auf diese Liste gesetzten Bewerber keine Verbindung eingehen dürfen);
c)
allgemeine Bedingungen für Dienstleistungsaufträge;
d)
besondere Bedingungen, in denen Einzelheiten geregelt, die allgemeinen Bedingungen ergänzt oder Ausnahmeregelungen festgelegt werden;
e)
Leistungsbeschreibung für das Projekt mit dem vorläufigen Zeitplan für den Auftrag und den vorläufigen Terminen, zu denen die wichtigsten Sachverständigen bereitgestellt werden müssen;
f)
Formblatt für die Preise (vom Bieter auszufüllen);
g)
Formblatt für das Angebot;
h)
Mustervertrag;
i)
für Vorfinanzierungen gegebenenfalls Formblätter für eine Bankgarantie oder gleichwertige Sicherheit.
Unterabsatz 1 Buchstabe h findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
(3) Bei Lieferaufträgen müssen die Ausschreibungsunterlagen Folgendes enthalten:
a)
Hinweise für Bieter mit u. a. folgendem Inhalt:
i)
Auswahl- und Zuschlagskriterien;
ii)
gegebenenfalls Gestattung von Varianten;
iii)
Währung des Angebots;
b)
allgemeine Bedingungen für Lieferaufträge;
c)
besondere Bedingungen, in denen Einzelheiten geregelt, die allgemeinen Bedingungen ergänzt oder Ausnahmeregelungen festgelegt werden;
d)
technischer Anhang, mit etwaigen Plänen, den technischen Spezifikationen und dem vorläufigen Zeitplan für die Auftragsausführung;
e)
Formblatt für die Preise und ihre Aufgliederung (vom Bieter auszufüllen);
f)
Formblatt für das Angebot;
g)
Mustervertrag;
h)
falls erforderlich Formblätter für eine Bankgarantie oder gleichwertige Sicherheit für
i)
das Angebot;
ii)
die Zahlung der Vorfinanzierung;
iii)
die Vertragserfüllung.
Unterabsatz 1 Buchstabe g findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
(4) Bei Bauaufträgen müssen die Ausschreibungsunterlagen Folgendes enthalten:
a)
Hinweise für Bieter mit u. a. folgendem Inhalt:
i)
Auswahl- und Zuschlagskriterien;
ii)
gegebenenfalls Gestattung von Varianten;
iii)
Währung des Angebots;
b)
allgemeine Bedingungen für Bauaufträge;
c)
besondere Bedingungen, in denen Einzelheiten geregelt, die allgemeinen Bedingungen ergänzt oder Ausnahmeregelungen festgelegt werden;
d)
technischer Anhang, mit etwaigen Plänen, den technischen Spezifikationen und dem vorläufigen Zeitplan für die Auftragsausführung;
e)
Formblatt für die Preise und ihre Aufgliederung (vom Bieter auszufüllen);
f)
Formblatt für das Angebot;
g)
Mustervertrag;
h)
falls erforderlich Formblätter für eine Bankgarantie oder gleichwertige Sicherheit für
i)
das Angebot;
ii)
die Zahlung der Vorfinanzierung;
iii)
die Vertragserfüllung.
Unterabsatz 1 Buchstabe g findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
(5) Im Falle eines Widerspruchs zwischen den besonderen Bedingungen nach Absatz 2 Buchstabe d, Absatz 3 Buchstabe c und Absatz 4 Buchstabe c und den allgemeinen Bedingungen sind die besonderen Bedingungen maßgebend.
(6) Verlangen die öffentlichen Auftraggeber zum Nachweis dafür, dass der Wirtschaftsteilnehmer bestimmte Qualitätssicherungsnormen erfüllt, die Vorlage von Bescheinigungen unabhängiger Stellen, so nehmen sie auf Qualitätssicherungsverfahren Bezug, die den einschlägigen europäischen oder gegebenenfalls internationalen Normen genügen und von entsprechenden Stellen zertifiziert sind, die den europäischen bzw. internationalen Zertifizierungsnormen entsprechen. Die Auftraggeber akzeptieren auch andere Nachweise für gleichwertige Qualitätssicherungsmaßnahmen, die von den Wirtschaftsteilnehmern vorgelegt werden.
Artikel 274
Sicherheitsleistungen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Abweichend von Artikel 163 lauten die vorher zu leistenden Sicherheiten auf Euro oder die Währung des Vertrags, auf die sie sich beziehen.
(2) Der öffentliche Auftraggeber kann eine Bietungsgarantie im Sinne dieses Kapitels verlangen, die bei Liefer- und Bauaufträgen 1 % bis 2 % des Gesamtauftragswerts ausmacht; diese Garantie muss mit Artikel 163 in Einklang stehen. Sie wird zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung freigegeben. Sie wird einbehalten, wenn das betreffende Angebot nach Ablauf der Angebotsfrist zurückgezogen wird.
(3) Der öffentliche Auftraggeber kann eine Erfüllungsgarantie in Höhe eines Betrags verlangen, der in den Ausschreibungsunterlagen festgesetzt ist und bei Liefer- und Bauaufträgen 5 % bis 10 % des Gesamtauftragswerts entspricht. Die Höhe des Garantiebetrags wird auf der Grundlage objektiver Kriterien wie Art und Wert des Auftrags festgesetzt.
Bei Überschreitung folgender Schwellenwerte wird in jedem Fall eine Erfüllungsgarantie verlangt:
a)
345 000 EUR bei Bauaufträgen,
b)
150 000 EUR bei Lieferaufträgen.
Sie erlischt frühestens mit der endgültigen Abnahme der Lieferungen und Bauleistungen. Bei nicht einwandfreier Vertragserfüllung wird die Garantie in vollem Umfang einbehalten.
Artikel 275
Verfahrensfristen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Die Angebote müssen bei der Anschrift und spätestens an dem Tag und zu der Uhrzeit, die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe angegeben sind, beim öffentlichen Auftraggeber eingehen. Die Fristen für den Eingang der Angebote und der Teilnahmeanträge, die vom öffentlichen Auftraggeber festgesetzt werden, müssen so bemessen sein, dass die Interessenten über ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Einreichung ihrer Angebote bzw. Anträge verfügen.
Bei Dienstleistungsaufträgen beträgt die Frist zwischen dem Zeitpunkt der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe und dem Termin für den Eingang der Angebote mindestens 50 Tage. In dringenden Fällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(2) Die Bieter können bis zum Vortag des Termins für die Angebotsabgabe schriftlich Fragen vorlegen. Der Auftraggeber beantwortet diese Fragen bis zum Vortag des Termins für die Angebotsabgabe.
(3) Bei internationalen nichtoffenen Verfahren beträgt die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung. Die Frist zwischen dem Zeitpunkt der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe und dem Termin für den Eingang der Angebote beträgt mindestens 50 Tage. In Ausnahmefällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(4) Bei internationalen offenen Verfahren beträgt die Frist für den Eingang der Angebote, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung
a)
für Bauaufträge 90 Tage,
b)
für Lieferaufträge 60 Tage.
In Ausnahmefällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(5) Bei lokalen offenen Verfahren beträgt die Frist für den Eingang der Angebote, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung
a)
für Bauaufträge 60 Tage,
a)
für Lieferaufträge 30 Tage.
In Ausnahmefällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(6) Bei wettbewerblichen Verhandlungsverfahren gemäß Artikel 265 Absatz 1 Buchstabe b, Artikel 267 Absatz 1 Buchstabe c und Artikel 269 Absatz 1 Buchstabe c wird den Bewerbern eine Frist von mindestens 30 Tagen, gerechnet ab dem Absendetag des Schreibens mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe, eingeräumt.
(7) Die in den Absätzen 1 bis 6 genannten Fristen werden in Kalendertagen festgesetzt.
Artikel 276
Bewertungsausschuss
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Alle für konform erklärten Teilnahmeanträge und Angebote werden von einem Bewertungsausschuss anhand der vorher bekanntgegebenen Ausschluss-, Auswahl- und Zuschlagskriterien bewertet und eingestuft. Dieser Ausschuss setzt sich aus einer ungeraden Zahl von Mitgliedern (mindestens drei) zusammen, die über alle für die Beurteilung der Angebote erforderlichen Fach- und Verwaltungskenntnisse verfügen.
(2) Ist die Kommission nicht selbst der öffentliche Auftraggeber, so sind ihr auf Anfrage je ein Exemplar der Ausschreibungsunterlagen, der Angebote, der Bewertung der Angebote und der unterzeichneten Verträge zu übermitteln. Die Kommission kann außerdem an der Öffnung und Bewertung der Angebote als Beobachterin teilnehmen.
(3) Angebote, die nicht alle in den Ausschreibungsunterlagen verlangten wesentlichen Angaben enthalten oder die nicht den darin enthaltenen spezifischen Anforderungen entsprechen, werden abgelehnt.
Gleichwohl kann der Bewertungsausschuss bzw. der öffentliche Auftraggeber unter Beachtung des Grundsatzes der Gleichbehandlung einen Bewerber oder Bieter auffordern, binnen einer vom Ausschuss bzw. Auftraggeber festgesetzten Frist die für die Ausschluss-, Auswahl- und Vergabekriterien eingereichten Belege zu präzisieren oder durch weitere Unterlagen zu ergänzen.
(4) Bei außergewöhnlich niedrigen Angeboten gemäß Artikel 151 bittet der Ausschuss um nähere Angaben zur Zusammensetzung des Angebots.
(5) Bei Vergabeverfahren mit einem Auftragswert von bis zu 20 000 EUR muss der Bewertungsausschuss nicht bestellt werden.
KAPITEL 4
Finanzhilfen
Artikel 277
Vollfinanzierung
(Artikel 192 der Haushaltsordnung)
Abweichungen von der Verpflichtung zur Kofinanzierung werden im Rahmen der Beschlüsse über die Gewährung einer Finanzhilfe für die betreffenden Maßnahmen begründet.
TITEL III
EUROPÄISCHE ÄMTER
Artikel 278
Europäische Ämter und ihre Einrichtung
(Artikel 195 der Haushaltsordnung)
Bei den Ämtern im Sinne von Artikel 195 der Haushaltsordnung handelt es sich um
a)
das Amt für Veröffentlichungen,
b)
das Amt für Betrugsbekämpfung,
c)
das Europäische Amt für Personalauswahl und die diesem verwaltungsmäßig zugeordnete Europäische Verwaltungsakademie,
d)
das Amt für die Feststellung und Abwicklung individueller Ansprüche,
e)
das Amt für Gebäude, Anlagen und Logistik Brüssel sowie das Amt für Gebäude, Anlagen und Logistik Luxemburg.
Ein oder mehrere Organe können zusätzliche Ämter schaffen, sofern dies durch eine Kosten-Nutzen-Studie gerechtfertigt werden kann und die Erkennbarkeit der Maßnahme der Union gewährleistet ist.
Artikel 279
Übertragung von Befugnissen auf interinstitutionelle europäische Ämter durch die Organe
(Artikel 195 und 199 der Haushaltsordnung)
Die Zuständigkeit für die Mittelbindungen liegt bei jedem Organ. Die Organe können dem Direktor des betreffenden interinstitutionellen europäischen Amtes alle weiteren Handlungen übertragen, insbesondere das Eingehen rechtlicher Verpflichtungen, die Feststellung von Ausgaben, die Bewilligung von Zahlungen und die Ausführung von Einnahmen; sie legen die Grenzen und Bedingungen dieser Befugnisübertragung fest.
Artikel 280
Sondervorschriften für das Amt für Veröffentlichungen
(Artikel 195 und 199 der Haushaltsordnung)
In Bezug auf das Amt für Veröffentlichungen entscheidet jedes Organ über seine Veröffentlichungspolitik. Der Nettoerlös aus dem Verkauf der Veröffentlichungen wird gemäß Artikel 21 der Haushaltsordnung von dem Organ, das Verfasser der betreffenden Veröffentlichungen ist, als zweckgebundene Einnahme wiedereingesetzt.
Artikel 281
Übertragung bestimmter Aufgaben durch den Rechnungsführer
(Artikel 196 der Haushaltsordnung)
Auf Vorschlag des Direktoriums des betreffenden Amtes kann der Rechnungsführer der Kommission einige seiner Aufgaben im Zusammenhang mit der Einziehung von Einnahmen und der Zahlung von Ausgaben, die von dem betreffenden Amt direkt wahrgenommen werden, einem Bediensteten des Amtes übertragen.
Artikel 282
Kassenmittel - Bankkonten
(Artikel 196 der Haushaltsordnung)
Auf Vorschlag des Direktoriums eines interinstitutionellen Amtes kann die Kommission für den Kassenmittelbedarf des Amtes Bank- oder Postscheckkonten auf den Namen des Amtes eröffnen. Der jährliche Kassenmittelsaldo wird am Ende des Haushaltsjahres zwischen der Kommission und dem betreffenden Amt abgestimmt und abgerechnet.
TITEL IV
VERWALTUNGSMITTEL
Artikel 283
Allgemeine Bestimmungen
(Artikel 201 der Haushaltsordnung)
Die Verwaltungsmittel dieses Titels sind in Artikel 41 der Haushaltsordnung definiert.
Mittelbindungen im Zusammenhang mit Verwaltungsmitteln, die von der Art her mehreren Titeln gemeinsam sind und global bewirtschaftet werden, können entsprechend der Klassifikation nach der Art der Ausgaben gemäß Artikel 25 global in der Haushaltsbuchführung ausgewiesen werden.
Die betreffenden Ausgaben werden nach der für die Mittel vorgenommenen Verteilung bei den Haushaltslinien der einzelnen Titel verbucht.
Artikel 284
Mietgarantien
(Artikel 201 der Haushaltsordnung)
Die Organe leisten Mietgarantien in Form von Bankgarantien oder Einlagen auf gesperrten Konten, die auf ihren Namen und den Namen des Vermieters eingerichtet werden; diese Konten lauten auf Euro, ausgenommen in ordnungsgemäß begründeten Fällen.
Kann bei Transaktionen in Drittländern auf keine dieser Formen der Mietgarantie zurückgegriffen werden, kann der zuständige Anweisungsbefugte andere Garantieformen akzeptieren, sofern diese den Schutz der finanziellen Interessen der Union in gleicher Weise gewährleisten.
Artikel 285
Vorschüsse an das Personal und die Mitglieder der Organe
(Artikel 201 der Haushaltsordnung)
Dem Personal und den Mitgliedern der Organe können nach Maßgabe des Statuts Vorschüsse gezahlt werden.
Artikel 286
Immobilientransaktionen
(Artikel 203 der Haushaltsordnung)
(1) Die Ausgaben gemäß Artikel 203 Absatz 3 Buchstabe a der Haushaltsordnung umfassen Ausgaben für die Gebäudeausstattung aber keine Nebenkosten.
(2) Die frühzeitige Unterrichtung gemäß Artikel 203 Absatz 4 der Haushaltsordnung und die vorherige Zustimmung gemäß Artikel 203 Absatz 5 der Haushaltsordnung gelten nicht, wenn Grundstücke kostenfrei oder für einen symbolischen Betrag erworben werden.
(3) Die frühzeitige Unterrichtung und die vorherige Zustimmung gemäß Artikel 203 Absätze 3 bis 7 der Haushaltsordnung gelten nicht, wenn Wohngebäude erworben werden. Das Europäische Parlament und der Rat können bei dem betreffenden Organ Auskünfte über Wohngebäude anfordern.
(4) In außergewöhnlichen oder politisch dringlichen Umständen können bei Immobilienprojekten für EU-Delegationen oder -Büros in Drittländern die gemäß Artikel 203 Absatz 4 der Haushaltsordnung frühzeitig zu übermittelnden Informationen gemeinsam mit dem Immobilienprojekt nach Artikel 203 Absatz 5 vorgelegt werden. In solchen Fällen erfolgen die frühzeitige Unterrichtung und die vorherige Zustimmung so früh wie möglich.
(5) Das Verfahren der vorherigen Zustimmung gemäß Artikel 203 Absätze 5 und 6 der Haushaltsordnung gilt nicht für vorbereitende Verträge oder Studien, die zur Bewertung der Einzelkosten und der Finanzierung des Immobilienprojekts erforderlich sind.
(6) Die in Artikel 203 Absatz 7 Ziffern ii bis iv der Haushaltsordnung vorgesehenen Schwellenwerte 750 000 EUR bzw. 3 000 000 EUR gelten für Ausgaben, die auch die Gebäudeausstattung umfassen können. Im Falle von Miet- oder Nießbrauchverträgen gelten diese Schwellenwerte für die Mietausgaben, die auch die Gebäudeausstattung umfassen können, nicht aber die Nebenkosten.
(7) Ein Jahr nach Inkrafttreten der Haushaltsordnung erstattet die Kommission über die Anwendung der in Artikel 203 Absätze 3 bis 8 der Haushaltsordnung vorgesehenen Verfahren Bericht.
TITEL V
SACHVERSTÄNDIGE
Artikel 287
Externe Sachverständige und deren Vergütung
(Artikel 204 der Haushaltsordnung)
(1) Für Aufträge unterhalb der Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 können zu vergütende externe Sachverständige im Verfahren nach Absatz 2 ausgewählt werden.
(2) Im Amtsblatt der Europäischen Union oder, falls dies für eine Bekanntmachung bei den potenziellen Bewerbern erforderlich ist, auf der Website des betreffenden Organs wird eine Aufforderung zur Interessenbekundung veröffentlicht.
Die Aufforderung zur Interessensbekundung enthält eine Beschreibung der Aufgaben, deren Dauer und die Vergütungsregelung, die auf Stückpreisen beruhen kann.
Auf der Grundlage der Aufforderung zur Interessenbekundung wird ein Verzeichnis erstellt. Dieses gilt ab seiner Veröffentlichung für höchstens fünf Jahre, oder aber für die Dauer des Mehrjahresprogramms, auf das sich die Aufgaben beziehen.
(3) Während der Geltungsdauer des Verzeichnisses, mit Ausnahme der letzten drei Monate, können alle interessierten natürlichen Personen Bewerbungen einreichen. Personen, die sich in einer der Ausschlusssituationen gemäß den Artikeln 106 oder 107 der Haushaltsordnung befinden, können für die in Artikel 204 der Haushaltsordnung genannten Aufgaben nicht als zu vergütende externe Sachverständige ausgewählt werden.
(4) Die Kommunikation mit den ausgewählten Sachverständigen, insbesondere der Abschluss von Verträgen und die Vereinbarung von Vertragsänderungen, kann über ein von dem Organ eingerichtetes elektronisches Kommunikationssystem erfolgen.
Solche Systeme müssen folgenden Anforderungen entsprechen:
a)
lediglich befugte Personen haben Zugang zum System und den damit übermittelten Dokumenten;
b)
lediglich befugte Personen dürfen ein Dokument elektronisch unterzeichnen oder durch das System übermitteln;
c)
befugte Personen müssen anhand festgelegter Methoden durch das System authentifiziert werden;
d)
Datum und Uhrzeit der elektronischen Transaktion müssen genau bestimmbar sein;
e)
die Unversehrtheit der Dokumente muss gewährleistet sein;
f)
die Verfügbarkeit der Dokumente muss gewährleistet sein;
g)
erforderlichenfalls muss die Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet sein;
h)
der Schutz personenbezogener Daten muss den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügen.
Für die mit einem solchen System versandten Daten gilt eine rechtliche Vermutung der Unversehrtheit der abgesendeten oder empfangenen Daten und der Korrektheit der vom System angegebenen Zeitpunkte der Versendung und des Empfangs der Daten.
Ein mit einem solchen System übermitteltes oder zugestelltes Dokument gilt als einem Papierdokument gleichwertig, ist in Gerichtsverfahren als Beweismittel zulässig und gilt als Original; für das Dokument gilt die rechtliche Vermutung der Echtheit und Unversehrtheit, sofern es keine dynamischen Elemente enthält, die seine automatische Änderung bewirken können.
Die elektronischen Unterschriften nach Unterabsatz 2 Buchstabe b haben die gleiche Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften.
(5) Das Sachverständigenverzeichnis und die Aufgabenfelder werden jährlich veröffentlicht. Die Vergütung von Aufgaben mit mehr als 15 000 EUR wird veröffentlicht.
(6) Absatz 5 gilt nicht, wenn durch eine Veröffentlichung der Informationen die durch die Charta der Grundrechte der Europäischen Union geschützten Rechte und Freiheiten des Einzelnen verletzt oder die geschäftlichen Interessen der Sachverständigen beeinträchtigt würden.
TEIL 3
ÜBERGANGS- UND SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 288
Übergangsbestimmungen
Die Artikel 35 bis 43 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 gelten weiterhin für sämtliche Verpflichtungen, die bis zum 31. Dezember 2013 eingegangen werden. Die Artikel 33 bis 44 der vorliegenden Verordnung gelten nur für Verpflichtungen, die ab dem 1. Januar 2014 eingegangen werden.
Für Finanzhilfen im Rahmen der im Haushaltsjahr 2012 oder früherer Haushaltsjahre bewilligten globalen Mittelbindungen, für die die Vereinbarungen oder Beschlüsse bis zum 31. Dezember 2013 unterzeichnet bzw. zugestellt werden, kann der zuständige Anweisungsbefugte unter Beachtung der Grundsätze der Gleichbehandlung und der Transparenz beschließen, dass Teil 1 Titel VI der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 weiterhin Anwendung findet.
Artikel 289
Aufhebung
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 wird aufgehoben.
Verweisungen auf die durch Absatz 1 aufgehobene Verordnung gelten als Verweisungen auf die vorliegende Verordnung und sind nach der Entsprechungstabelle im Anhang zu lesen.
Artikel 290
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Sie gilt ab dem 1. Januar 2013.
Die Artikel 216 bis 226 gelten erst ab dem 1. Januar 2014.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 29. Oktober 2012
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 1268/2012 DELLA COMMISSIONE
del 29 ottobre 2012
recante le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione (1), in particolare gli articoli 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 e 209,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (2) ha subito sostanziali modificazioni ed è stato sostituito dal regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (in prosieguo «regolamento finanziario»). È pertanto necessario allineare al regolamento finanziario il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità d’esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (3). A fini di chiarezza è necessario sostituire il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002.
(2)
A norma dell’articolo 290 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (in prosieguo «TFUE») un atto legislativo può delegare alla Commissione il potere di adottare atti non legislativi di portata generale unicamente per integrare o modificare determinati elementi non essenziali degli atti legislativi. Alcune disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 sono state quindi incorporate nel regolamento finanziario e pertanto non devono essere incluse nel presente regolamento.
(3)
Durante i suoi lavori preparatori la Commissione ha svolto adeguate consultazioni, anche presso esperti, e garantito la trasmissione contemporanea, corretta e tempestiva dei documenti pertinenti al Parlamento europeo e al Consiglio.
(4)
Per quanto attiene ai principi di bilancio, in particolare quello dell’unità, la semplificazione delle norme che disciplinano la generazione e il recupero degli interessi prodotti dai prefinanziamenti, segnatamente la rinuncia all’obbligo per i destinatari di una sovvenzione di generare interessi, rende obsolete le disposizioni concernenti il campo di applicazione e le condizioni per il recupero degli interessi. Ove tale obbligo sia comunque imposto alle entità cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio, occorre inserire negli accordi di delega con tali entità le norme che disciplinano l’individuazione, l’utilizzo e la contabilità degli interessi generati. Nei casi in cui tali accordi stabiliscano che gli interessi prodotti dai prefinanziamenti sono dovuti all’Unione, tali interessi devono essere versati al bilancio a titolo di entrate con destinazione specifica.
(5)
Con riferimento al principio dell’annualità, è importante chiarire il concetto di stanziamenti dell’esercizio e di fasi preparatorie all’atto d’impegno le quali, quando sono completate al 31 dicembre, possono dare diritto a un riporto degli stanziamenti di impegno.
(6)
Per quanto riguarda il principio dell’unità di conto, si devono precisare i tassi da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute ai fini della gestione di tesoreria e della contabilità. Inoltre, occorre rendere ancora più trasparente la contabilizzazione dei risultati di tali operazioni di conversione. A seguito dell’introduzione dell’euro, occorre abolire l’obbligo per la Commissione di fornire agli Stati membri informazioni sui trasferimenti di tesoreria effettuati tra varie valute.
(7)
Quanto alle deroghe al principio dell’universalità, occorre precisare, da un lato, il trattamento di bilancio da applicare alle entrate con destinazione specifica, in particolare ai contributi degli Stati membri o dei paesi terzi ad alcuni programmi dell’Unione e, dall’altro, i limiti esistenti in materia di contrazione tra spese ed entrate. In particolare, tenuto conto della prassi corrente, per motivi di certezza giuridica, è necessario chiarire che come regola generale le entrate con destinazione specifica generano stanziamenti di impegno e di pagamento automaticamente, non appena l’entrata è stata riscossa dall’istituzione. È inoltre necessario specificare i casi in cui, eccezionalmente, le entrate con destinazione specifica possono essere rese disponibili prima che le entrate siano state effettivamente riscosse dall’istituzione.
(8)
Con riferimento al principio della specializzazione, occorre definire con precisione il calcolo delle percentuali di stanziamento che le istituzioni sono autorizzate a stornare in base alla loro autonomia. Il Parlamento europeo e il Consiglio devono essere perfettamente informati tramite una motivazione dettagliata delle richieste di storno che devono essere loro sottoposte.
(9)
Per quanto riguarda la sana gestione finanziaria, è necessario individuare gli obiettivi e la periodicità minima delle valutazioni ex ante, intermedie e ex post dei programmi e delle attività, nonché le informazioni che devono figurare nella scheda finanziaria legislativa.
(10)
Per quanto attiene al principio della trasparenza, la pubblicazione dei dati, distinti per nominativo, relativi ai destinatari interessati e agli importi esatti da essi ricevuti aumenta la trasparenza in relazione all’utilizzo dei fondi in questione. Mettendo tali informazioni a disposizione dei cittadini si rafforza il controllo pubblico sull’impiego cui è destinato tale denaro e si contribuisce all’utilizzo ottimale dei fondi pubblici. Contestualmente, ove i destinatari sono persone fisiche, tale pubblicazione è assoggettata alle norme in materia di protezione dei dati personali. Di conseguenza, i dati personali devono essere pubblicati solo se necessario e commisurato alla legittima finalità perseguita.
(11)
Le informazioni sull’utilizzo dei fondi dell’Unione devono essere pubblicate sul sito internet delle istituzioni e comprendere almeno il nominativo, l’ubicazione, l’importo e la finalità dei fondi. Tali informazioni devono rispettare i criteri stabiliti all’articolo 35, paragrafo 3, del regolamento finanziario, in particolare la natura e l’entità dei fondi erogati.
(12)
Il nominativo e l’ubicazione dei destinatari di fondi dell’Unione devono essere pubblicati in relazione a premi, sovvenzioni e appalti attribuiti in seguito all’apertura di una gara pubblica, come nel caso in particolare di concorsi, inviti a presentare proposte e gare di appalto, rispettando i principi del TFUE e segnatamente quelli di trasparenza, proporzionalità, parità di trattamento e non discriminazione. Inoltre, siffatta pubblicazione deve aiutare i richiedenti respinti a esercitare il controllo sulle procedure di selezione pubbliche.
(13)
Poiché è opportuno che i dati personali relativi alle persone fisiche non siano pubblicati per un periodo superiore alla durata di utilizzo dei fondi da parte del destinatario, tali dati devono essere cancellati dopo due anni. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.
(14)
Nella maggior parte dei casi disciplinati dal presente regolamento, la pubblicazione riguarda persone giuridiche.
(15)
Quando sono interessate persone fisiche, siffatta pubblicazione va prevista solo se rispetta il principio di proporzionalità tra l’entità dell’importo erogato e l’esigenza di controllare l’impiego ottimale dei fondi. Nel caso delle persone fisiche, la pubblicazione della regione al livello NUTS 2 è coerente con l’obiettivo della pubblicazione dei destinatari, assicura la parità di trattamento tra Stati membri di dimensioni diverse e garantisce il diritto dei destinatari al rispetto della vita privata e in particolare alla protezione dei loro dati personali.
(16)
Le informazioni inerenti a borse di studio e altri aiuti diretti corrisposti a persone fisiche estremamente bisognose dovrebbero rimanere esenti dalla pubblicazione.
(17)
Per garantire il rispetto del principio della parità di trattamento tra i destinatari, occorre assicurare che la pubblicazione delle informazioni relative alle persone fisiche avvenga in ottemperanza all’obbligo per lo Stato membro di prevedere ampia trasparenza in merito agli appalti di importo superiore a quello stabilito dalla direttiva 2004/18/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 31 marzo 2004, relativa al coordinamento delle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi (4).
(18)
Il nominativo e l’ubicazione del destinatario nonché l’importo e la finalità dei fondi non devono essere pubblicati se ciò rischia di minare l’integrità del destinatario tutelata dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea oppure di ledere i suoi interessi commerciali legittimi.
(19)
La nomenclatura di bilancio dovrebbe apportare la chiarezza e la trasparenza necessarie per la procedura di bilancio.
(20)
È necessario inoltre definire gli atti che potrebbero dare adito a un conflitto d’interessi.
(21)
Per quanto riguarda la gestione indiretta, occorre precisare l’inquadramento della delega e il contenuto dell’accordo di delega. Ogni entità o persona cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio deve garantire un grado di tutela degli interessi finanziari dell’Unione equivalente a quello richiesto dal regolamento finanziario. Occorre stabilire le condizioni alle quali la Commissione può accettare che i sistemi, le norme e le procedure di tali entità e persone siano considerati equivalenti ai propri, al fine di garantire la sana gestione finanziaria dei fondi dell’Unione da parte delle entità delegate.
(22)
Alle agenzie esecutive, sulle quali la Commissione esercita il proprio controllo, deve essere riconosciuta la qualità di ordinatori delegati da tale istituzione ai fini dell’esecuzione del bilancio dell’Unione.
(23)
Nel caso della gestione indiretta con organizzazioni internazionali, bisogna individuare le organizzazioni internazionali che possono essere ammesse a tale tipo di gestione.
(24)
Nel caso di compiti di esecuzione del bilancio affidati a organismi di diritto pubblico od organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico, occorre precisare le condizioni relative alla loro designazione.
(25)
Per quanto attiene alla gestione indiretta, è necessario stabilire norme dettagliate in materia di procedure per l’esame e l’accettazione dei conti e l’esclusione dai finanziamenti dell’Unione delle spese in relazione alle quali sono stati effettuati esborsi in violazione delle norme applicabili.
(26)
Quanto agli organismi privati che svolgono lavori preparatori o secondari per conto della Commissione, essi devono essere scelti secondo le procedure d’aggiudicazione degli appalti pubblici.
(27)
Per quanto riguarda il ruolo degli agenti finanziari, la riforma della gestione finanziaria, con l’abolizione dei controlli ex ante centralizzati, rafforza le responsabilità degli ordinatori su tutti gli atti relativi alle entrate e alle spese, anche in termini di sistemi di controllo interno. Il Parlamento europeo e il Consiglio devono essere informati della nomina e della cessazione dal servizio degli ordinatori delegati. Di conseguenza, devono inoltre essere definiti le funzioni, la competenza e i principi procedurali da rispettare. L’internalizzazione dei controlli ex ante presuppone in particolare una distinzione chiara tra compiti di avvio e di verifica delle operazioni di esecuzione di bilancio, e ciascuna istituzione deve inoltre adottare un codice deontologico per i funzionari responsabili delle verifiche ex ante ed ex post. È inoltre necessario stabilire di dar conto delle responsabilità assunte, tramite una relazione annuale all’istituzione che è incaricata, tra l’altro, delle verifiche ex post. Occorre conservare i documenti giustificativi relativi alle operazioni condotte. Infine, poiché derogano alle normali procedure di aggiudicazione, tutti i tipi di procedure negoziate per l’aggiudicazione di appalti pubblici devono essere oggetto di una relazione speciale all’istituzione e di una comunicazione al Parlamento europeo e al Consiglio.
(28)
Occorre adattare il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 per tener conto del duplice ruolo che il capo delegazione riveste in quanto ordinatore sottodelegato per il servizio europeo per l’azione esterna (in prosieguo «SEAE») e, riguardo agli stanziamenti operativi, per la Commissione.
(29)
Al fine di chiarificare le responsabilità, occorre anche definire precisamente le funzioni e le competenze del contabile con riferimento ai sistemi contabili, alla gestione della tesoreria e dei conti bancari nonché dello schedario terzi. Vanno inoltre precisate le modalità per la cessazione dal servizio del contabile.
(30)
Devono essere stabilite le condizioni per il ricorso alle casse di anticipi, sistema di gestione in deroga alle procedure ordinarie, e devono essere precisate le funzioni e le responsabilità degli amministratori degli anticipi, nonché quelle degli ordinatori e dei contabili per quanto riguarda il controllo delle casse di anticipi. Il Parlamento europeo e il Consiglio devono essere informati di ogni nomina o cessazione dal servizio. Per motivi di efficienza, nelle delegazioni è opportuno istituire soltanto una cassa di anticipi che gestisce gli stanziamenti delle sezioni del bilancio relative alla Commissione e al SEAE. È risultato necessario prevedere la possibilità di utilizzare carte di debito collegate alle casse di anticipi per facilitare i pagamenti soprattutto nelle delegazioni e rappresentanze dell’Unione ed evitare i rischi connessi alla manipolazione di denaro contante.
(31)
Una volta definite funzioni e competenze di ciascun agente finanziario, la loro responsabilità può essere chiamata in causa soltanto secondo le disposizioni dello statuto dei funzionari dell’Unione europea e del regime applicabile agli altri agenti. L’istanza specializzata in irregolarità finanziarie istituita presso ciascuna istituzione si è dimostrata essere un meccanismo efficiente per accertare l’esistenza di un’irregolarità di natura finanziaria e dev’essere quindi mantenuta. È necessario precisare le modalità con le quali un ordinatore può chiedere la conferma di un’istruzione che ritenga irregolare o contraria al principio della sana gestione finanziaria ed essere in tal modo sollevato dalla propria responsabilità.
(32)
In materia di entrate, tranne il caso particolare delle risorse proprie disciplinate dalla decisione 2007/436/CE, Euratom del Consiglio, del 7 giugno 2007, relativa al sistema delle risorse proprie delle Comunità europee (5), è necessario precisare i compiti e i controlli di competenza degli ordinatori nelle diverse fasi della procedura: determinazione della previsione di crediti, ordine di recupero e trasmissione della nota di addebito che informa il debitore dell’accertamento di un credito, calcolo degli interessi di mora eventuali e, se del caso, decisione di rinunciare al credito, nel rispetto di criteri atti ad assicurare la sana gestione finanziaria ai fini della riscossione efficace delle entrate.
(33)
È necessario precisare il ruolo del contabile nella riscossione delle entrate e nella concessione di eventuali dilazioni di pagamento. Inoltre, il contabile dovrebbe disporre di un certo margine discrezionale nell’ambito del recupero dei crediti, compresa la facoltà di compensare debiti e crediti direttamente oppure, in circostanze eccezionali, di rinunciare a esigere la costituzione di una garanzia a rimborso del debito allorché il debitore voglia e possa effettuare il pagamento entro il periodo della dilazione ma non sia in grado di costituire siffatta garanzia tenendo debito conto del principio di proporzionalità.
(34)
Per garantire la gestione degli attivi ottenendo al tempo stesso una remunerazione finanziaria, è necessario investire in attivi finanziari gli importi incassati in via provvisoria, quali le ammende oggetto di contestazione, e stabilire la destinazione degli interessi prodotti da tali investimenti.
(35)
Per garantire che la Commissione disponga di tutte le informazioni necessarie per l’adozione delle decisioni di finanziamento, è necessario stabilire i requisiti minimi riguardo al contenuto delle decisioni di finanziamento concernenti le sovvenzioni, gli appalti, i fondi fiduciari e gli strumenti finanziari.
(36)
Per quanto riguarda le spese, è necessario definire l’articolazione tra la decisione di finanziamento, l’impegno globale e l’impegno specifico, nonché le caratteristiche di queste varie fasi, al fine di inquadrare con chiarezza le varie fasi dell’esecuzione del bilancio.
(37)
È necessario inoltre chiarire l’articolazione tra le operazioni di liquidazione, di ordinazione dei pagamenti e di pagamento e i controlli che l’ordinatore deve effettuare in occasione della liquidazione delle spese, con l’apposizione del «visto per pagamento». Occorre precisare i documenti giustificativi a sostegno dei pagamenti e indicare le norme di liquidazione dei prefinanziamenti e dei pagamenti intermedi.
(38)
Occorre stabilire norme dettagliate per l’applicazione dei termini relativi alle operazioni di liquidazione e pagamento, tenendo conto della direttiva 2011/7/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 febbraio 2011, relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali (6), affinché non si verifichino indebiti ritardi nei pagamenti ai destinatari.
(39)
In materia di revisione contabile interna, è necessario definire le modalità di designazione del revisore e garantire la sua indipendenza nell’ambito dell’istituzione che l’ha nominato ed alla quale deve riferire in merito alle sue attività. Per garantire la trasparenza nei confronti del Parlamento europeo e del Consiglio, questi ultimi devono essere informati di qualsiasi misura di nomina o cessazione dal servizio.
(40)
Le norme sugli appalti devono fondarsi sulla direttiva 2004/18/CE. È necessario definire i vari tipi di procedure di appalto, le relative misure di pubblicità, le condizioni alle quali si può ricorrere a un determinato tipo di procedura e le principali caratteristiche delle procedure esistenti, la specificazione dei criteri di selezione e di aggiudicazione, le modalità di accesso ai documenti di gara e di comunicazione con gli offerenti o candidati, nonché, quando la Commissione aggiudica degli appalti per proprio conto, le soglie applicabili e le modalità di stima del valore degli appalti da aggiudicare.
(41)
Le procedure d’aggiudicazione degli appalti hanno la finalità di soddisfare nelle migliori condizioni possibili le necessità delle istituzioni, nel rispetto della parità d’accesso agli appalti pubblici e dei principi della trasparenza e della non discriminazione. Ai fini della trasparenza e della parità di trattamento tra i candidati e gli offerenti, ma anche della piena responsabilità degli ordinatori nella scelta, occorre stabilire la procedura di apertura, e poi di valutazione, delle offerte e delle domande di partecipazione, dalla nomina di una commissione fino alla decisione definitiva d’aggiudicazione, motivata e documentata, che spetta all’amministrazione aggiudicatrice.
(42)
L’esperienza acquisita indica la necessità di stabilire una nuova procedura di aggiudicazione per gli appalti di valore medio. Occorre consentire il ricorso all’«elenco di potenziali offerenti» alle stesse condizioni vigenti per l’attuale «invito a manifestare interesse» poiché tale procedura comporta minori oneri amministrativi per i potenziali offerenti.
(43)
Per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione durante l’esecuzione dell’appalto, è necessario stabilire la possibilità di imporre alle entità che assicurano la capacità finanziaria nell’ambito delle procedure di aggiudicazione di rispondere in solido per l’esecuzione del corrispondente appalto.
(44)
Per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione e garantire il controllo nel corso dell’esecuzione dell’appalto, è necessario stabilire la possibilità di esigere che taluni compiti essenziali siano eseguiti direttamente dal contraente stesso.
(45)
Per garantire che l’appalto venga eseguito attenendosi ai più elevati standard professionali, è necessario stabilire la possibilità di respingere gli offerenti con potenziali conflitti d’interesse.
(46)
Poiché la richiesta di garanzie finanziarie non è più automatica, è necessario stabilire i criteri in base ai quali decidere di richiederle.
(47)
È necessario precisare la portata del titolo sulle sovvenzioni, soprattutto con riferimento al tipo di azione o di organismo d’interesse generale europeo che può essere sovvenzionato, ma anche con riferimento alla tipologia degli impegni giuridici che possono essere utilizzati per finanziare le sovvenzioni. Riguardo a tali impegni giuridici occorre specificare i criteri di scelta tra convenzioni e decisioni, i requisiti minimi di contenuto delle stesse e la possibilità di concludere una convenzione o decisione specifica nell’ambito di accordi quadro, in modo di garantire la parità di trattamento ed evitare di limitare l’accesso ai finanziamenti dell’Unione.
(48)
Occorre che la portata del titolo sulle sovvenzioni tenga inoltre conto dell’inserimento nel regolamento finanziario di titoli specifici sui premi e sugli strumenti finanziari, da un lato, e, dall’altro, delle norme fondamentali concernenti le sovvenzioni, i costi ammissibili, la cancellazione del principio di degressività, il ricorso a forme semplificate di sovvenzione (somme forfettarie, costi unitari e tassi fissi) e l’abolizione dell’obbligatorietà di presentazione delle garanzie di prefinanziamento.
(49)
È opportuno che i progressi verso lo scambio elettronico delle informazioni e la presentazione per via elettronica dei documenti, che costituiscono un’importante semplificazione, siano accompagnati da precise condizioni di accettazione dei sistemi da utilizzare, in modo da garantire la sicurezza giuridica.
(50)
Occorre rivedere il principio del divieto del fine di lucro e il principio di cofinanziamento allineandoli alle precisazioni e alle semplificazioni inserite nel regolamento finanziario. In particolare, a fini di chiarezza, è necessario stabilire norme dettagliate relative ai tipi di entrate da considerare per l’applicazione del principio del divieto del fine di lucro nonché le forme di cofinanziamento esterno e di contributi in natura.
(51)
Con riferimento al principio di trasparenza, occorre autorizzare l’adozione e la pubblicazione di programmi di lavoro pluriennali, poiché presentano un valore aggiunto per i richiedenti, i quali possono prevedere più agevolmente gli inviti a presentare proposte e prepararvisi meglio. In questo ambito, occorre specificare le condizioni alle quali i programmi di lavoro possono essere considerati decisioni di finanziamento. Per garantire la trasparenza, è inoltre necessario pubblicare gli inviti a presentare proposte, tranne in caso d’urgenza oppure qualora l’azione possa essere attuata da una sola entità. È necessario specificare i requisiti minimi di contenuto di tale pubblicazione.
(52)
Poiché le condizioni di ammissibilità in materia di imposta sul valore aggiunto (IVA) pagata dai beneficiari possono indurre a errori e incongruenze, è necessario intendere e applicare in modo coerente i concetti di IVA non recuperabile e di persone non assoggettate ai sensi dell’articolo 13, paragrafo 1, della direttiva 2006/112/CE del Consiglio, del 28 novembre 2006, relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto (7), facendo riferimento alle attività rientranti in tali concetti.
(53)
Per garantire la trasparenza, la parità di trattamento dei richiedenti e la responsabilizzazione degli ordinatori, è necessario stabilire la procedura di attribuzione, dalla domanda di sovvenzione alla relativa valutazione in base a criteri di ammissibilità, selezione e concessione precedentemente annunciati, prima che l’ordinatore responsabile prenda la sua decisione definitiva, debitamente documentata. È necessario stabilire norme dettagliate relative alla composizione e ai compiti del comitato incaricato di valutare le proposte rispetto ai criteri di selezione e di concessione, nonché al margine di possibilità di prendere contatti con i richiedenti nel corso della procedura di attribuzione o di invitarli a modificare le proposte. Tale margine deve rispecchiare idoneamente i requisiti di buona amministrazione introdotti dal regolamento finanziario e comprendere le condizioni alle quali la proposte possono essere modificate prima della firma delle convenzioni di sovvenzione ovvero di notifica delle decisioni di sovvenzione.
(54)
Poiché il regolamento finanziario ha agevolato e ampliato il ricorso alle somme forfettarie, ai costi unitari e ai finanziamenti a tasso fisso, occorre chiarire le definizioni di tali forme semplificate di sovvenzione. In particolare, è necessario chiarire che, come ogni forma di sovvenzione, sono destinate a finanziare categorie di costi ammissibili, e precisare che il loro importo non deve necessariamente essere fissato ex ante; questo aspetto è particolarmente rilevante nei casi in cui gli importi sono determinati in base alle prassi consuete di contabilità analitica del beneficiario. Si avverte inoltre l’esigenza di garantire la stabilità delle norme di finanziamento nell’ambito di un programma specifico. A tal fine, occorre consentire il ricorso alle forme semplificate di sovvenzione durante tutta la sua durata. A fini statistici, metodologici ovvero di prevenzione e individuazione delle frodi occorre poter avere accesso ai dati contabili generali del beneficiario, anche nei casi finanziati tramite somme forfettarie, costi unitari o tassi fissi. Le verifiche, tuttavia, non devono essere finalizzate a rimettere in causa i valori unitari delle somme forfettarie, dei costi unitari o dei tassi fissi già convenuti.
(55)
Il principio della sana gestione finanziaria impone che la Commissione si tuteli con delle garanzie, nella fase delle domande di sovvenzione predisponendo controlli finanziari per le domande di importi ingenti, in occasione del pagamento dei prefinanziamenti, in funzione della valutazione dei rischi effettuata dall’ordinatore, con la richiesta di garanzie finanziarie preliminari, e nella fase dei pagamenti intermedi o dei pagamenti a saldo, prevedendo la presentazione di certificati redatti da revisori contabili per le domande di pagamento concernenti gli importi più ingenti e che presentano i massimi rischi.
(56)
Occorre chiarire le condizioni e procedure per sospendere e ridurre le sovvenzioni, in modo da definire meglio i motivi alla base di tale sospensione o riduzione, fornire adeguate informazioni ai beneficiari e garantire a questi ultimi la possibilità di esercitare i diritti della difesa in ogni fase.
(57)
Il principio della sana gestione dei fondi dell’Unione implica inoltre che i beneficiari stessi utilizzino le sovvenzioni secondo i principi di economia ed efficienza. In particolare, occorre che i costi degli appalti aggiudicati dai beneficiari per attuare l’azione siano ammissibili purché tali appalti di esecuzione siano aggiudicati all’offerta economicamente più vantaggiosa.
(58)
Poiché il regolamento finanziario allenta le restrizioni concernenti il ricorso al sostegno finanziario a terzi, è necessario stabilire le disposizioni minime da concordare a livello di convenzione di sovvenzione o da inserire nella decisione di sovvenzione per distinguere chiaramente l’assegnazione di sostegno finanziario a terzi da parte di un beneficiario dai compiti di esecuzione del bilancio svolti da un delegato nell’ambito della gestione indiretta.
(59)
I poteri sanzionatori nei confronti dei beneficiari delle sovvenzioni devono essere allineati a quelli conferiti nell’ambito degli appalti, poiché hanno lo stesso carattere e devono essere subordinati alle stesse norme sotto il profilo dell’efficacia e della proporzionalità.
(60)
I premi devono essere assoggettati ai principi di trasparenza e parità di trattamento come le sovvenzioni. In tale contesto occorre altresì stabilire le caratteristiche minime dei programmi di lavoro e dei concorsi, tenendo conto dei corrispondenti requisiti relativi alle sovvenzioni. In particolare, vanno specificate le condizioni alle quali i programmi di lavoro possono essere considerati decisioni di finanziamento, nonché i requisiti minimi di contenuto delle regole di concorso, segnatamente le condizioni di versamento del premio ai vincitori in caso di attribuzione, e gli idonei mezzi di pubblicazione.
(61)
Il rispetto dei principi di trasparenza e parità di trattamento impone inoltre l’istituzione di una procedura di attribuzione con fasi chiaramente definite, dalla presentazione delle proposte all’informazione dei richiedenti e alla comunicazione al vincitore. Tale procedura deve comprendere la valutazione delle proposte da parte di un gruppo di esperti designati dall’ordinatore responsabile che si basano sui criteri di attribuzione indicati nelle regole di concorso al fine di garantire competenza e imparzialità nella valutazione delle proposte. Occorre che la decisione finale in merito all’attribuzione del premio sia presa dall’ordinatore responsabile, sulla scorta delle raccomandazioni degli esperti, poiché la responsabilità per l’esecuzione del bilancio spetta sempre alla Commissione.
(62)
Per garantire un’attuazione armonizzata dei diversi strumenti finanziari all’interno della Commissione, il quadro generale previsto al titolo VIII del regolamento finanziario dovrebbe essere completato da norme dettagliate per la gestione degli strumenti finanziari, comprese disposizioni riguardanti la selezione delle entità delegate, il contenuto degli accordi di delega, i costi e le tasse di gestione e i conti fiduciari.
(63)
Occorre definire norme per la selezione degli intermediari finanziari e dei destinatari finali, in particolare qualora, in casi eccezionali, gli strumenti finanziari siano gestiti in maniera diretta mediante veicoli di investimento dedicati o altri meccanismi di attuazione, al fine di garantire l’utilizzazione efficiente dei fondi dell’Unione.
(64)
È necessario stabilire le condizioni di utilizzazione degli strumenti finanziari, compreso l’effetto moltiplicatore, e il quadro di monitoraggio. È altresì necessario garantire che gli strumenti finanziari siano attuati sulla base di un’approfondita valutazione ex ante, che deve consentire alla Commissione di concepirli allo specifico scopo di ovviare alle lacune del mercato e a situazioni di investimento non ottimali.
(65)
In materia di contabilità e di rendicontazione, i principi contabili generalmente accettati sulla base dei quali devono essere stabiliti gli stati finanziari sono definiti nelle norme contabili dell’Unione, che precisano inoltre le condizioni per la contabilizzazione di un’operazione nonché le regole di valutazione degli elementi d’attivo e di passivo e di costituzione degli accantonamenti, al fine di assicurare la corretta presentazione nonché la completezza e l’esattezza delle informazioni.
(66)
In materia di contabilità, occorre precisare che il contabile di ciascuna istituzione deve documentare l’organizzazione e la procedura contabili della sua istituzione e definire le condizioni che i sistemi automatizzati di tenuta della contabilità devono rispettare, in particolare al fine di garantire la sicurezza degli accessi e la pista di controllo per quanto riguarda le modifiche apportate ai sistemi.
(67)
Per quanto riguarda la tenuta della contabilità, si devono precisare i principi in materia di tenuta dei libri contabili, della situazione contabile generale, di ravvicinamento periodico dei saldi di tale situazione contabile e d’inventario e definire gli elementi del piano contabile redatto dal contabile della Commissione. Le norme sulla registrazione delle operazioni, in particolare il metodo in partita doppia, le norme di conversione delle operazioni non denominate in euro e i documenti giustificativi delle scritture contabili, devono essere precisati. Inoltre va precisato il contenuto delle registrazioni della contabilità di bilancio.
(68)
Occorre definire le regole sull’inventario delle immobilizzazioni e chiarire le rispettive responsabilità dei contabili e degli ordinatori in questo settore, così come le regole sulla rivendita dei beni iscritti nell’inventario, ai fini di un’efficiente gestione degli attivi.
(69)
In materia di azioni esterne, il presente regolamento, conformemente al regolamento finanziario, deve introdurre disposizioni di deroga che tengono conto delle specificità operative del settore delle azioni esterne, principalmente in materia di appalti e di concessione di sovvenzioni, in particolare perché tali procedure sono svolte dalle autorità dei paesi terzi beneficiari del sostegno finanziario dell’Unione. Per quanto attiene agli appalti, tali differenze dovrebbero riguardare principalmente la tipologia delle procedure e le soglie a partire dalle quali si applicano le diverse procedure. Per quanto riguarda le sovvenzioni, occorre consentire in determinati casi il finanziamento integrale, soprattutto per tener conto della ridotta capacità di cofinanziamento dei beneficiari.
(70)
È necessario stabilire disposizioni dettagliate riguardanti il ricorso al sostegno di bilancio, che specifichino le condizioni alle quali si può ricorrere a tale sostegno e l’obbligo per il partner di trasmettere alla Commissione informazioni tempestive e affidabili che le consentano di valutare il rispetto di tali condizioni.
(71)
Per quanto attiene ai fondi fiduciari dell’Unione, è necessario specificare i principi applicabili al contributo dell’Unione a tali fondi e ai contributi degli altri donatori, le norme contabili e di rendicontazione del fondo fiduciario dell’Unione, in particolare in materia di interessi maturati sul conto bancario del fondo fiduciario, chiarire le responsabilità rispettive degli agenti finanziari e del comitato del fondo fiduciario, nonché definire gli obblighi in materia di revisione contabile esterna. È inoltre necessario garantire un’equa rappresentanza dei donatori partecipanti in sede di comitato del fondo fiduciario e prevedere l’obbligo di voto favorevole della Commissione ai fini dell’utilizzo dei fondi.
(72)
Per semplificare le procedure di aggiudicazione degli appalti nell’ambito delle azioni esterne, sono state modificate alcune soglie mentre altre soglie e procedure di gestione derivanti dalle disposizioni comuni sono state aggiunte e adattate.
(73)
Per quanto attiene alle sovvenzioni, occorre razionalizzare le condizioni di deroga al principio del cofinanziamento, rendendole conformi al regolamento finanziario.
(74)
Al fine di garantire la sana gestione degli stanziamenti dell’Unione, è altresì necessario specificare i prerequisiti e le norme da inserire nelle convenzioni in caso di gestione decentrata degli stanziamenti o di ricorso alle casse di anticipi.
(75)
È opportuno definire gli uffici europei nonché stabilire norme specifiche per l’Ufficio delle pubblicazioni e disposizioni che autorizzino il contabile della Commissione a delegare alcuni dei suoi compiti a funzionari di tali uffici. Occorre anche precisare le modalità di funzionamento dei conti bancari che gli uffici europei possono essere autorizzati ad aprire a nome della Commissione.
(76)
Per analogia con la pubblicazione delle informazioni sui destinatari dei fondi dell’Unione, occorre pubblicare l’elenco degli esperti di cui all’articolo 204 del regolamento finanziario selezionati tramite invito a manifestare interesse e l’oggetto dei loro compiti. Occorre inoltre pubblicare la loro retribuzione se superiore a 15 000 EUR.
(77)
È necessario stabilire disposizioni integrative della nuova procedura prevista all’articolo 203 del regolamento finanziario, in particolare per quanto riguarda i tipi di costi da includere nelle soglie ivi fissate. È necessario stabilire norme dettagliate relative ai progetti immobiliari presso le delegazioni dell’Unione, in considerazione delle loro specificità, in particolare in caso d’urgenza. È opportuno stabilire che gli edifici residenziali, segnatamente presso le delegazioni, che devono essere presi in locazione o acquistati in tempi brevi siano esclusi dalla procedura stabilita all’articolo 203 del regolamento finanziario. Occorre che l’acquisizione di terreni a titolo gratuito o per un importo simbolico non rientri nella procedura stabilita all’articolo 203 del regolamento finanziario poiché non impone di per sé un onere aggiuntivo al bilancio.
(78)
Per garantire la coerenza con le disposizioni del regolamento finanziario, è necessario stabilire disposizioni transitorie. Inoltre, per garantire la coerenza con la base giuridica settoriale, è opportuno rimandare al 1o gennaio 2014 l’applicazione delle disposizioni relative alle modalità di gestione e agli strumenti finanziari,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
PARTE PRIMA
DISPOSIZIONI COMUNI
TITOLO I
OGGETTO
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (in prosieguo «il regolamento finanziario»).
TITOLO II
PRINCIPI DI BILANCIO
CAPO 1
Principi dell’unità e della verità del bilancio
Articolo 2
Contabilità degli interessi prodotti dai prefinanziamenti
(Articolo 8, paragrafo 4, del regolamento finanziario)
Ove siano dovuti interessi al bilancio, le convenzioni concluse con le entità o persone elencate all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punti da ii) a viii), del regolamento finanziario, stabiliscono che il prefinanziamento sia versato su conti o sottoconti bancari che consentano d’individuare gli importi dei versamenti e i relativi interessi. Ove ciò non sia possibile, i metodi contabili dei destinatari o degli intermediari devono consentire d’individuare gli importi versati dall’Unione e gli interessi o altri utili da essi prodotti.
Le disposizioni del presente regolamento riguardanti gli interessi sui prefinanziamenti non incidono sull’iscrizione dei prefinanziamenti nella colonna delle attività nei rendiconti finanziari, come stabilito nelle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento finanziario.
CAPO 2
Principio dell’annualità
Articolo 3
Stanziamenti dell’esercizio
(Articolo 11, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
Gli stanziamenti di impegno e di pagamento autorizzati per l’esercizio constano di:
a)
stanziamenti iscritti nel bilancio, anche mediante bilancio rettificativo;
b)
stanziamenti riportati;
c)
stanziamenti ricostituiti conformemente agli articoli 178 e 182 del regolamento finanziario;
d)
stanziamenti provenienti da rimborsi di prefinanziamenti conformemente all’articolo 177, paragrafo 3, del regolamento finanziario;
e)
stanziamenti aperti a seguito del percepimento di entrate con destinazione specifica nel corso dell’esercizio o nel corso di esercizi precedenti e non utilizzati.
Articolo 4
Annullamento e riporto di stanziamenti
(Articolo 13, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Gli stanziamenti di impegno e gli stanziamenti non dissociati relativi ai progetti immobiliari di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario possono essere riportati soltanto se gli impegni non hanno potuto essere effettuati entro il 31 dicembre dell’esercizio per motivi non imputabili alla diligenza dell’ordinatore e se le fasi preparatorie sono avanzate a un punto che permetta ragionevolmente di ritenere che l’impegno possa essere effettuato entro il 31 marzo dell’anno successivo, ovvero il 31 dicembre nel caso dei progetti immobiliari.
2. Le fasi preparatorie di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, che dovrebbero essere completate al 31 dicembre dell’esercizio ai fini del riporto all’esercizio successivo sono segnatamente le seguenti:
a)
per gli impegni globali ai sensi dell’articolo 85 del regolamento finanziario, l’adozione di una decisione di finanziamento o la conclusione entro tale data della consultazione dei servizi interessati di ciascuna istituzione in vista dell’adozione della decisione;
b)
per gli impegni specifici ai sensi dell’articolo 85 del regolamento finanziario, la conclusione della fase di selezione dei potenziali contraenti, beneficiari, vincitori di premi o soggetti delegati.
3. Gli stanziamenti riportati di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, non impegnati al 31 marzo dell’esercizio successivo o fino al 31 dicembre dell’esercizio successivo per gli importi relativi ai progetti immobiliari, sono automaticamente annullati.
La Commissione informa il Parlamento europeo e il Consiglio degli stanziamenti così annullati entro un mese dall’annullamento conformemente al primo comma.
4. Gli stanziamenti riportati di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario possono essere utilizzati fino al 31 dicembre dell’esercizio successivo.
5. La contabilità permette di distinguere gli stanziamenti riportati conformemente ai paragrafi da 1 a 4.
CAPO 3
Principio dell’unità di conto
Articolo 5
Tasso di conversione tra l’euro e le altre valute
(Articolo 19 del regolamento finanziario)
1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione di normative settoriali, l’ordinatore responsabile effettua la conversione in base al tasso quotidiano di cambio dell’euro pubblicato nella serie C della Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Quando sono i contraenti o i beneficiari che devono effettuare la conversione tra l’euro e un’altra valuta, si applicano le regole specifiche relative alla conversione indicate nei contratti d’appalto, nelle convenzioni di sovvenzione o nelle convenzioni di finanziamento.
2. Per evitare che le operazioni di conversione delle valute abbiano effetti di rilievo sull’entità del cofinanziamento dell’Unione o incidano negativamente sul bilancio dell’Unione, le disposizioni specifiche per la conversione di cui al paragrafo 1 prevedono, all’occorrenza, che la conversione tra l’euro e le altre valute si effettui a un tasso determinato in base alla media dei tassi di cambio giornalieri registrati in un determinato periodo.
3. Se nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea non è pubblicato alcun tasso di cambio per la valuta interessata, l’ordinatore responsabile applica il tasso contabile di cui al paragrafo 4.
4. Ai fini della contabilità di cui agli articoli da 151 a 156 del regolamento finanziario e in applicazione dell’articolo 240 del presente regolamento, la conversione tra l’euro e un’altra valuta è effettuata in base al tasso contabile mensile dell’euro, il quale è determinato dal contabile della Commissione mediante ogni fonte d’informazione che egli consideri affidabile, fondandosi sul tasso in vigore il penultimo giorno lavorativo del mese precedente quello per il quale si deve determinare il tasso suddetto.
5. I risultati delle operazioni in valuta di cui al paragrafo 4 del presente articolo sono riportati in una rubrica separata della contabilità dell’istituzione rispettiva.
Il primo comma del presente paragrafo si applica mutatis mutandis agli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario.
Articolo 6
Tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute
(Articolo 19 del regolamento finanziario)
1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione delle normative settoriali o da contratti specifici d’appalto, da convenzioni o decisioni di sovvenzione e da convenzioni di finanziamento, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute, quando la conversione è effettuata dall’ordinatore responsabile, è quello vigente il giorno nel quale il servizio ordinatore redige l’ordine di pagamento o l’ordine di recupero.
2. Per i pagamenti in euro effettuati dalle casse di anticipi, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute è stabilito alla data alla quale la banca procede al pagamento.
3. Per la regolarizzazione delle casse di anticipi nelle valute nazionali, di cui all’articolo 19 del regolamento finanziario, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le valute nazionali è quello del mese nel quale la cassa di anticipi effettua la spesa.
4. Per il rimborso delle spese forfettarie e per le spese previste dallo statuto dei funzionari dell’Unione europea e dal regime applicabile agli altri agenti dell’Unione europea (in prosieguo «statuto»), soggette a un massimale e da pagare in una valuta diversa dall’euro, il tasso da applicare è quello in vigore alla data alla quale sorge il corrispondente diritto.
CAPO 4
Principio dell’universalità
Articolo 7
Struttura per la registrazione in bilancio delle entrate con destinazione specifica e apertura dei corrispondenti stanziamenti
(Articolo 21 del regolamento finanziario)
1. Fatti salvi gli articoli 9 e 10, la struttura per la registrazione in bilancio delle entrate con destinazione specifica comporta quanto segue:
a)
nello stato delle entrate della sezione di ciascuna istituzione, una linea di bilancio destinata ad accogliere l’importo di tali entrate;
b)
nello stato delle spese, i commenti contenuti nel bilancio, compresi i commenti generali, indicano quali linee possono accogliere gli stanziamenti corrispondenti alle entrate con destinazione specifica che sono rese disponibili.
Nel caso di cui al primo comma, lettera a), la linea è compilata con la menzione «per memoria» e le entrate stimate sono indicate a titolo informativo nei commenti.
2. Gli stanziamenti corrispondenti a entrate con destinazione specifica sono aperti automaticamente, sia in stanziamenti di impegno che in stanziamenti di pagamento, quando l’entrata è stata riscossa dall’istituzione, tranne nei seguenti casi:
a)
nei casi di cui all’articolo 181, paragrafo 2, e all’articolo 183, paragrafo 2, del regolamento finanziario;
b)
nel caso di cui all’articolo 21, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario per gli Stati membri ove l’accordo di contributo è espresso in euro.
Nel caso di cui al primo comma, lettera b), gli stanziamenti di impegno possono essere aperti al momento della firma dell’accordo di contributo da parte dello Stato membro.
Articolo 8
Contributi degli Stati membri a programmi di ricerca
[Articolo 21, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario]
1. I contributi degli Stati membri al finanziamento di taluni programmi complementari di ricerca, di cui all’articolo 5 del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 del Consiglio (8), sono versati:
a)
a concorrenza dei sette dodicesimi dell’importo iscritto in bilancio, entro il 31 gennaio dell’esercizio in corso;
b)
a concorrenza dei restanti cinque dodicesimi, entro il 15 luglio dell’esercizio in corso.
2. Quando il bilancio non è approvato definitivamente prima dell’inizio dell’esercizio, i contributi previsti al paragrafo 1 sono versati sulla base dell’importo iscritto nel bilancio dell’esercizio precedente.
3. Qualsiasi contributo o qualsiasi pagamento supplementare dovuto dagli Stati membri a titolo del bilancio deve essere iscritto nei conti della Commissione nei trenta giorni di calendario che seguono la richiesta di fondi.
4. I pagamenti effettuati sono iscritti nel conto previsto dal regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 e sono soggetti alle condizioni enunciate dal medesimo.
Articolo 9
Entrate con destinazione specifica risultanti dalla partecipazione degli Stati EFTA a taluni programmi dell’Unione
[Articolo 21, paragrafo 2, lettera e), del regolamento finanziario]
1. La struttura per la registrazione in bilancio delle partecipazioni degli Stati dell’Associazione europea di libero scambio (in prosieguo «Stati EFTA») a taluni programmi dell’Unione è la seguente:
a)
nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione per memoria destinata ad accogliere l’importo globale, per l’esercizio considerato, del contributo degli Stati EFTA;
b)
nello stato delle spese:
i)
il commento in ciascuna linea relativa ad attività dell’Unione alle quali partecipano gli Stati EFTA indica «per informazione» l’importo previsto della partecipazione,
ii)
un allegato, che è parte integrante del bilancio, elenca tutte le linee relative alle attività dell’Unione alle quali partecipano gli Stati EFTA.
Ai fini del primo comma, lettera a), l’importo previsto è indicato nei commenti del bilancio.
L’allegato di cui al primo comma, lettera b), punto ii), rappresenta e completa la struttura per la registrazione in bilancio degli stanziamenti corrispondenti a queste partecipazioni, aperti a norma del paragrafo 2, e per l’esecuzione delle spese.
2. A norma dell’articolo 82 dell’accordo sullo spazio economico europeo (in prosieguo «accordo SEE»), gli importi relativi alla partecipazione annuale degli Stati EFTA - quali confermati alla Commissione dal comitato misto dello Spazio economico europeo a norma dell’articolo 1, paragrafo 5, del protocollo 32 annesso all’accordo SEE - danno luogo all’apertura integrale, dall’inizio dell’esercizio, sia degli stanziamenti per impegni che dei corrispondenti stanziamenti per pagamenti.
3. Se, nel corso dell’esercizio, gli stanziamenti di linee di bilancio alle quali partecipano gli Stati EFTA sono rafforzati senza che tali Stati possano, durante l’esercizio in questione, adattare di conseguenza il loro contributo per rispettare il «fattore di proporzionalità» di cui all’articolo 82 dell’accordo SEE, la Commissione è autorizzata a prefinanziare, in via provvisoria e straordinaria con i mezzi di tesoreria, la quota degli Stati EFTA. Successivamente al rafforzamento, la Commissione chiede tempestivamente i corrispondenti contributi degli Stati EFTA. La Commissione informa ogni anno il Parlamento europeo e il Consiglio delle decisioni così adottate.
Il prefinanziamento è regolarizzato non appena possibile nel quadro del bilancio dell’esercizio successivo.
4. A norma dell’articolo 21, paragrafo 2, lettera e), del regolamento finanziario, i contributi finanziari degli Stati EFTA costituiscono entrate con destinazione specifica esterne. Il contabile adotta le misure idonee a tenere sotto controllo, separatamente, l’impiego delle entrate provenienti da queste partecipazioni e degli stanziamenti corrispondenti.
La Commissione, nella relazione di cui all’articolo 150, paragrafo 2, del regolamento finanziario, mette in evidenza in modo distinto lo stato d’esecuzione della partecipazione degli Stati EFTA sia in entrate che in spese.
Articolo 10
Gettito delle sanzioni imposte agli Stati membri dichiarati in situazione di disavanzo eccessivo
[Articolo 21, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario]
La struttura per la registrazione in bilancio del gettito delle sanzioni di cui alla sezione 4 del regolamento (CE) n. 1467/97 del Consiglio (9) è la seguente:
a)
nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione per memoria destinata ad accogliere gli interessi derivanti da tali importi;
b)
parallelamente, fatto salvo l’articolo 77 del regolamento finanziario, l’iscrizione di questi importi nello stato delle entrate dà luogo all’apertura, su una linea dello stato delle spese, di stanziamenti di impegno e di pagamento.
Gli stanziamenti di cui al primo comma, lettera b), sono eseguiti conformemente all’articolo 20 del regolamento finanziario.
Articolo 11
Oneri correlati all’accettazione di liberalità a favore dell’Unione
(Articolo 22 del regolamento finanziario)
Ai fini dell’autorizzazione del Parlamento europeo e del Consiglio, di cui all’articolo 22, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione stima e indica con precisione gli oneri finanziari, compresi i costi consequenziali, correlati all’accettazione di liberalità a favore dell’Unione.
Articolo 12
Conti «Oneri fiscali da recuperare»
(Articolo 23, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
Gli oneri fiscali eventualmente sostenuti dall’Unione a norma dell’articolo 23, paragrafo 2, e dell’articolo 23, paragrafo 3, lettera a), del regolamento finanziario, sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati.
CAPO 5
Principio della specializzazione
Articolo 13
Calcolo delle percentuali degli storni effettuati dalle istituzioni, a esclusione della Commissione
(Articolo 25 del regolamento finanziario)
1. Le percentuali di cui all’articolo 25 del regolamento finanziario sono calcolate al momento della domanda di storno, con riferimento agli stanziamenti previsti nel bilancio ed eventualmente nei bilanci rettificativi.
2. L’importo da considerare è la somma degli storni da effettuare sulla linea dalla quale si procede agli storni stessi, previa correzione per storni effettuati in precedenza.
Non si prende in considerazione l’importo degli storni che può effettuare autonomamente l’istituzione interessata, senza una decisione del Parlamento europeo e del Consiglio.
Articolo 14
Calcolo delle percentuali degli storni effettuati dalla Commissione
(Articolo 26 del regolamento finanziario)
1. Le percentuali di cui all’articolo 26, paragrafo 1, del regolamento finanziario sono calcolate al momento della domanda di storno, con riferimento agli stanziamenti previsti nel bilancio ed eventualmente nei bilanci rettificativi.
2. L’importo da considerare è la somma degli storni da realizzare sulla linea dalla quale o verso la quale si effettuano gli storni stessi, previa correzione per storni effettuati in precedenza.
Non si prende in considerazione l’importo degli storni che può effettuare autonomamente la Commissione, senza una decisione del Parlamento europeo e del Consiglio.
Articolo 15
Spese amministrative
(Articolo 26 del regolamento finanziario)
Le spese di cui all’articolo 26, paragrafo 1, primo comma, lettera b), del regolamento finanziario coprono, per ciascun settore, le voci di cui all’articolo 44, paragrafo 3, del regolamento finanziario.
Articolo 16
Documentazione delle domande di storni di stanziamenti
(Articoli 25 e 26 del regolamento finanziario)
Le proposte di storno e tutte le informazioni destinate al Parlamento europeo e al Consiglio e relative agli storni effettuati a norma degli articoli 25 e 26 del regolamento finanziario sono accompagnate da documenti giustificativi e dettagliati dai quali risultino l’esecuzione degli stanziamenti e il fabbisogno previsto sino a fine esercizio, sia per le linee da rafforzare che per quelle dalle quali provengono gli stanziamenti.
Articolo 17
Documentazione delle domande di storni a partire dalla riserva per aiuti d’urgenza
(Articolo 29 del regolamento finanziario)
Le proposte di storno destinate a permettere l’impiego della riserva per aiuti d’urgenza di cui all’articolo 29 del regolamento finanziario sono accompagnate da documenti giustificativi adeguati e dettagliati dai quali risultino:
a)
per la linea alla quale lo storno è destinato, le informazioni più recenti sull’esecuzione degli stanziamenti e le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio;
b)
per l’insieme delle linee relative alle azioni esterne, l’esecuzione degli stanziamenti sino alla fine del mese che precede quello della domanda di storno, nonché le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio, accompagnate da un confronto con le previsioni iniziali;
c)
l’esame delle possibilità di riassegnazione degli stanziamenti.
CAPO 6
Principio della sana gestione finanziaria
Articolo 18
Valutazione
(Articolo 30 del regolamento finanziario)
1. Ogni proposta di programmi o di attività comportante spese di bilancio è soggetta a una valutazione ex ante, riguardante:
a)
il fabbisogno da soddisfare a breve o a lungo termine;
b)
il valore aggiunto dell’intervento dell’Unione;
c)
gli obiettivi strategici e gestionali da realizzare, comprese le misure necessarie per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione europea nel campo della prevenzione e dell’individuazione delle frodi, delle indagini, del risarcimento e delle sanzioni;
d)
le opzioni politiche disponibili, tenuto conto dei rischi a esse correlati;
e)
i risultati e incidenze previsti, in particolare le incidenze economiche, sociali e ambientali, e gli indicatori e il dispositivo di valutazione necessari per la loro misurazione;
f)
il metodo più adeguato per porre in atto l’opzione o le opzioni prescelte;
g)
la coerenza interna del programma o dell’attività formante oggetto della proposta e i suoi rapporti con gli altri strumenti pertinenti;
h)
l’entità degli stanziamenti, delle risorse umane e delle altre spese amministrative da destinarvi, tenuto conto del principio dell’efficienza in termini di costi;
i)
gli elementi acquisiti in base a esperienze analoghe maturate in passato.
2. Nella proposta si devono indicare le disposizioni relative al monitoraggio, alle relazioni da presentare e alla valutazione, tenendo in debito conto le responsabilità spettanti ai vari livelli amministrativi che partecipano all’attuazione del programma o dell’attività formante oggetto della proposta.
3. Tutti i programmi o attività, compresi i progetti pilota e le azioni preparatorie, per i quali le risorse mobilitate superano l’importo di 5 000 000 EUR formano oggetto di una valutazione intermedia e/o ex post, riguardante le risorse umane e finanziarie stanziate e i risultati conseguiti, allo scopo di accertarne la coerenza con gli obiettivi stabiliti, secondo le modalità seguenti:
a)
i risultati conseguiti attuando un programma pluriennale sono valutati periodicamente, secondo un calendario che consente di tener conto dei risultati della valutazione ai fini di ogni decisione riguardante la riconduzione, la modifica o la sospensione del programma;
b)
per le attività finanziate su base annuale, i risultati sono valutati almeno ogni sei anni.
Il primo comma, lettere a) e b), non si applica ai singoli progetti o azioni facenti parte delle suddette attività, per i quali si possono adempiere gli obblighi previsti mediante le relazioni finali inviate dagli organismi che hanno svolto l’azione.
4. Le valutazioni di cui ai paragrafi 1 e 3 sono proporzionate alle risorse mobilitate e all’incidenza del programma o attività in questione.
Articolo 19
Scheda finanziaria
(Articolo 31 del regolamento finanziario)
La scheda finanziaria contiene gli elementi finanziari ed economici sulla base dei quali il legislatore dovrà valutare la necessità di un intervento dell’Unione. Essa fornisce informazioni utili sulla coerenza ed eventuale sinergia con altre attività dell’Unione.
Quando si tratta di azioni pluriennali, la scheda finanziaria comporta lo scadenzario prevedibile dei fabbisogni annuali di stanziamenti e di personale, compreso il personale esterno, e una valutazione della loro incidenza sul piano finanziario a medio termine.
CAPO 7
Principio della trasparenza
Articolo 20
Pubblicazione provvisoria del bilancio
(Articolo 34 del regolamento finanziario)
Non appena possibile e comunque entro quattro settimane dall’adozione definitiva del bilancio, i dati definitivi particolareggiati del bilancio sono pubblicati in tutte le lingue, per iniziativa della Commissione, sul sito internet delle istituzioni, in attesa della pubblicazione ufficiale nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Articolo 21
Pubblicazione di informazioni relative all’importo e ai destinatari dei fondi dell’Unione
(Articolo 35 del regolamento finanziario)
1. Le informazioni relative ai destinatari dei fondi dell’Unione erogati in regime di gestione diretta sono pubblicate sul sito internet dell’istituzione dell’Unione non oltre il 30 giugno successivo all’esercizio in cui i fondi sono stati erogati.
Oltre alla pubblicazione di cui al primo comma, le informazioni possono essere altresì pubblicate, secondo una presentazione standardizzata, mediante altri mezzi adeguati.
2. Se non altrimenti disposto dal presente regolamento e dalla normativa settoriale, sono pubblicate le seguenti informazioni, nel rispetto dei criteri stabiliti all’articolo 35, paragrafo 3, del regolamento finanziario:
a)
nominativo del destinatario;
b)
ubicazione del destinatario;
c)
importo erogato;
d)
natura e finalità della misura.
Ai fini della lettera b), per «ubicazione» si intende:
i)
l’indirizzo del destinatario se questi è una persona giuridica;
ii)
la regione a livello NUTS 2 se il destinatario è una persona fisica.
Per quanto riguarda i dati personali relativi alle persone fisiche, le informazioni pubblicate sono soppresse due anni dopo la fine dell’esercizio in cui sono stati erogati i fondi. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.
3. Le informazioni di cui al paragrafo 2 sono pubblicate solo in relazione a premi, sovvenzioni e appalti attribuiti in esito a concorsi o procedure di concessione di sovvenzioni o procedure di aggiudicazione di appalti. Non sono pubblicate informazioni in relazione a:
a)
borse di studio a favore di persone fisiche e altri aiuti diretti corrisposti a persone fisiche estremamente bisognose, di cui all’articolo 125, paragrafo 4, lettera c), del regolamento finanziario;
b)
appalti al di sotto dell’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 2, del presente regolamento.
4. È prevista una deroga alla pubblicazione se tale comunicazione rischia di minare i diritti e le libertà delle persone interessate tutelati dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea oppure di ledere gli interessi commerciali dei destinatari.
Articolo 22
Collegamento alle informazioni pubblicate relative ai destinatari dei fondi dell’Unione erogati in regime di gestione indiretta
(Articolo 35 del regolamento finanziario)
Ove la gestione dei fondi dell’Unione sia delegata alle autorità e agli organismi di cui all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario, gli accordi di delega prevedono che le informazioni di cui all’articolo 21, paragrafi 2 e 3, siano pubblicate da tali autorità e organismi delegati sul loro sito internet, secondo una presentazione standardizzata.
Se le informazioni non sono pubblicate direttamente sull’apposita pagina del sito internet delle istituzioni dell’Unione, tale sito deve contenere almeno il riferimento all’indirizzo del sito internet dove queste sono reperibili.
Oltre alla pubblicazione di cui al primo comma, le informazioni possono essere altresì pubblicate, secondo una presentazione standardizzata, mediante altri mezzi adeguati.
Alla pubblicazione di cui al primo comma del presente articolo si applicano i paragrafi da 2 a 4 dell’articolo 21.
TITOLO III
FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO
Articolo 23
Programmazione finanziaria
(Articolo 38 del regolamento finanziario)
La programmazione finanziaria di cui all’articolo 38 del regolamento finanziario è articolata per categoria di spesa, settore e linea di bilancio. La programmazione finanziaria complessiva copre tutte le categorie di spesa, a eccezione delle spese relative all’agricoltura, alla politica di coesione e all’amministrazione, per le quali sono forniti solo dati sintetici.
Articolo 24
Progetti di bilancio rettificativo
(Articolo 41, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
I progetti di bilancio rettificativo sono accompagnati da motivazioni e dalle informazioni sull’esecuzione di bilancio dell’esercizio precedente e dell’esercizio in corso disponibili al momento della loro formazione.
Articolo 25
Nomenclatura di bilancio
(Articolo 44 del regolamento finanziario)
La nomenclatura di bilancio è conforme ai principi della specializzazione, trasparenza e sana gestione finanziaria. Essa apporta la chiarezza e la trasparenza necessarie per la procedura di bilancio, agevolando l’individuazione degli obiettivi principali rispecchiati nelle pertinenti basi giuridiche, rendendo possibili le scelte delle priorità politiche e consentendo un’esecuzione efficiente ed efficace.
Articolo 26
Spese effettive dell’ultimo esercizio chiuso
[Articolo 49, paragrafo 1, lettera a), punto v), del regolamento finanziario]
Ai fini della formazione del bilancio, le spese effettive dell’ultimo esercizio chiuso sono determinate nel modo seguente:
a)
in impegni: impegni contabilizzati nel corso dell’esercizio, sugli stanziamenti dell’esercizio quali definiti all’articolo 3;
b)
in pagamenti: pagamenti effettuati nel corso dell’esercizio, vale a dire quelli il cui ordine di esecuzione è stato trasmesso alla banca, sugli stanziamenti dell’esercizio quali definiti all’articolo 3.
Articolo 27
Commenti di bilancio
[Articolo 49, paragrafo 1, lettera a), punto vi), del regolamento finanziario]
I commenti di bilancio comportano in particolare gli elementi seguenti:
a)
i riferimenti all’atto di base, quando esiste;
b)
spiegazioni adeguate sulla natura e la destinazione degli stanziamenti.
Articolo 28
Tabella dell’organico
[Articolo 49, paragrafo 1, lettera c), punto i), del regolamento finanziario]
Il personale dell’agenzia d’approvvigionamento figura in modo distinto nella tabella dell’organico della Commissione.
TITOLO IV
ESECUZIONE DEL BILANCIO
CAPO 1
Disposizioni generali
Articolo 29
Informazione sul trasferimento di dati personali a fini di revisione contabile
(Articolo 53 del regolamento finanziario)
In ogni avviso pubblicato nell’ambito di una procedura di attribuzione di sovvenzioni, appalti o premi svolta in gestione diretta, i potenziali beneficiari, candidati, offerenti o partecipanti vengono informati, a norma del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (10), che per salvaguardare gli interessi finanziari dell’Unione, i loro dati personali possono essere trasferiti ai servizi interni di revisione contabile, alla Corte dei conti europea, all’istanza specializzata in irregolarità finanziarie o all’Ufficio europeo per la lotta antifrode (in prosieguo «OLAF») nonché scambiati tra gli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive.
Articolo 30
Misure preparatorie nel settore della politica estera e di sicurezza comune
[Articolo 54, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario]
Il finanziamento di misure approvate dal Consiglio per la preparazione di operazioni dell’Unione di gestione delle crisi nell’ambito del titolo V del trattato sull’Unione europea comprendono i sovraccosti derivanti direttamente dalla presenza specifica sul campo di una missione o gruppo comprendente anche personale delle istituzioni dell’Unione (inclusi l’assicurazione per rischi gravi, i costi di viaggio e di soggiorno, la diaria).
Articolo 31
Competenze specifiche della Commissione a norma dei trattati
[Articolo 54, paragrafo 2, lettera d), del regolamento finanziario]
1. Gli articoli del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (in prosieguo «TFUE») che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche sono i seguenti:
a)
articolo 154 (dialogo sociale);
b)
articolo 156 (studi, pareri, consultazioni in materia sociale);
c)
articoli 159 e 161 (relazioni speciali nel settore sociale);
d)
articolo 168, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di tutela della salute);
e)
articolo 171, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di reti transeuropee);
f)
articolo 173, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia industriale);
g)
articolo 175, secondo comma (relazione sui progressi compiuti nella realizzazione della coesione economica, sociale e territoriale);
h)
articolo 181, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di ricerca e di sviluppo tecnologico);
i)
articolo 190 (relazione in materia di ricerca e sviluppo tecnologico);
j)
articolo 210, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento delle politiche in materia di cooperazione allo sviluppo);
k)
articolo 214, paragrafo 6 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di dispositivi di aiuto umanitario).
2. Gli articoli del trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica (in prosieguo «trattato Euratom») che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche sono i seguenti:
a)
articolo 70 (interventi finanziari, nei limiti previsti in bilancio, in campagne di ricerche minerarie sui territori degli Stati membri);
b)
articoli da 77 a 85.
3. Gli elenchi di cui ai paragrafi 1 e 2 possono essere completati nella presentazione del progetto di bilancio indicando articoli e importi interessati.
Articolo 32
Atti che potrebbero costituire un conflitto d’interessi e procedura
(Articolo 57 del regolamento finanziario)
1. Ferma restando la qualifica di attività illegale ai sensi dell’articolo 141, l’atto che potrebbe essere interessato da un conflitto d’interessi ai sensi dell’articolo 57, paragrafo 2, del regolamento finanziario può assumere, tra le altre, una delle forme seguenti:
a)
la concessione a sé o ad altri di vantaggi indebiti diretti o indiretti;
b)
il rifiuto di concedere a un beneficiario diritti o vantaggi che può far valere;
c)
l’esecuzione di atti indebiti o abusivi o l’omissione di atti necessari.
Altri atti che potrebbero essere interessati da un conflitto d’interessi sono quelli che potrebbero impedire a una persona di svolgere in modo imparziale e obiettivo le sue funzioni, a esempio, ma non esclusivamente, la partecipazione a un comitato di valutazione nell’ambito di una procedura di aggiudicazione di un appalto o di concessione di una sovvenzione qualora la persona possa trarre vantaggi diretti o indiretti dal risultato della procedura in questione.
2. Si presume che vi sia un conflitto d’interessi se il richiedente, candidato od offerente è un dipendente cui si applica lo statuto, a meno che la partecipazione alla procedura non sia stata previamente autorizzata dal suo superiore.
3. In caso di conflitto d’interessi l’ordinatore delegato adotta gli opportuni provvedimenti per evitare ogni indebita influenza della persona interessata sulla procedura in questione.
CAPO 2
Metodi d’esecuzione
Sezione 1
Disposizioni generali
Articolo 33
Modalità di gestione
(Articolo 58 del regolamento finanziario)
Il sistema contabile della Commissione individua le modalità di gestione e, per ciascuna di esse, il tipo di entità o persona fra quelle elencate all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario cui siano stati delegati compiti di esecuzione del bilancio.
Per quanto riguarda la gestione diretta della Commissione a norma dell’articolo 58, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario, il sistema contabile deve tenere distinta la gestione effettuata da:
a)
servizi della Commissione;
b)
agenzie esecutive;
c)
capi delle delegazioni dell’Unione;
d)
fondi fiduciari di cui all’articolo 187 del regolamento finanziario.
Sezione 2
Gestione diretta
Articolo 34
Gestione diretta
[Articolo 58, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario]
Quando la Commissione esegue il bilancio direttamente nei suoi uffici amministrativi, i compiti d’esecuzione sono eseguiti dagli agenti finanziari ai sensi degli articoli da 64 a 75 del regolamento finanziario e conformemente al presente regolamento.
Articolo 35
Esercizio della delega ad agenzie esecutive
[Articolo 58, paragrafo 1, lettera a), e articolo 62 del regolamento finanziario]
1. Con le decisioni di delega le agenzie esecutive sono autorizzate a eseguire in qualità di ordinatori delegati gli stanziamenti assegnati al programma dell’Unione la cui gestione è stata loro affidata.
2. L’atto di delega della Commissione comprende almeno le disposizioni previste all’articolo 40, lettere da a) a d) e lettera h). È oggetto dell’accettazione formale scritta del direttore a nome dell’agenzia esecutiva interessata.
Articolo 36
Rispetto delle norme sull’aggiudicazione degli appalti
(Articolo 63 del regolamento finanziario)
Quando affida compiti a organismi privati secondo l’articolo 63, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione ricorre all’aggiudicazione di un appalto secondo le disposizioni della parte prima, titolo V, e della parte seconda, titolo IV, capo 3, del regolamento finanziario.
Sezione 3
Gestione concorrente con gli Stati membri
Articolo 37
Disposizioni specifiche per la gestione concorrente con gli Stati membri e misure intese a promuovere le migliori pratiche
(Articolo 59 del regolamento finanziario)
La Commissione compila un registro degli organismi responsabili delle attività di gestione, certificazione e revisione contabile a norma delle regolamentazioni settoriali.
Al fine di promuovere le migliori prassi per gli interventi dei fondi strutturali, del Fondo di coesione, del Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale, del Fondo europeo agricolo di garanzia e del Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca, la Commissione può mettere a disposizione degli organismi responsabili delle attività di gestione e di controllo, a titolo informativo, una guida metodologica che illustra la strategia e l’impostazione da essa adottata per i controlli e comprende questionari ed esempi delle migliori pratiche individuate. Tale guida è aggiornata ogniqualvolta risulta necessario.
Sezione 4
Gestione indiretta
Articolo 38
Equivalenza di sistemi, norme e procedure nell’ambito della gestione indiretta
(Articolo 60 del regolamento finanziario)
1. La Commissione può riconoscere che le norme e le procedure relative all’aggiudicazione degli appalti siano equivalenti alle proprie se:
a)
soddisfano il principio di ampia concorrenza fra gli offerenti per ottenere l’offerta più vantaggiosa e le procedure negoziate sono limitate a importi ragionevoli o sono debitamente motivate;
b)
assicurano la trasparenza con adeguate misure di pubblicità ex ante, soprattutto la pubblicazione del bando di gara, e l’adeguata pubblicazione ex post dei contraenti;
c)
garantiscono la parità di trattamento, la proporzionalità e la non discriminazione;
d)
prevengono i conflitti d’interessi durante l’intera procedura di appalto.
La legislazione nazionale degli Stati membri ovvero dei paesi terzi che recepisce la direttiva 2004/18/CE è considerata equivalente alle norme applicate dalle istituzioni in conformità del regolamento finanziario.
2. La Commissione può riconoscere che le norme e le procedure relative alla concessione di sovvenzione siano equivalenti alle proprie se:
a)
rispondono ai principi di proporzionalità, sana gestione finanziaria, parità di trattamento e non discriminazione;
b)
garantiscono la trasparenza mediante l’adeguata pubblicazione dell’invito a presentare proposte, mentre le procedure di concessione diretta sono limitate a importi ragionevoli o sono debitamente giustificate, nonché l’adeguata pubblicazione ex post dei beneficiari tenendo conto del principio di proporzionalità;
c)
prevengono i conflitti d’interessi durante l’intera procedura di attribuzione;
d)
prevedono che le sovvenzioni non possono essere cumulative né possono essere concesse retroattivamente, devono implicare il cofinanziamento e non possono avere lo scopo o l’effetto di produrre profitti per il beneficiario.
3. La Commissione può riconoscere che i sistemi contabili e di controllo interno utilizzati dalle entità e dalle persone cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio per conto della Commissione forniscono livelli equivalenti di tutela degli interessi finanziari dell’Unione e ragionevoli garanzie quanto al conseguimento degli obiettivi di gestione se osservano i principi stabiliti dall’articolo 32 del regolamento finanziario.
Articolo 39
Valutazione ex ante delle norme e delle procedure delle entità e persone nell’ambito della gestione indiretta
(Articolo 61, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
Ai fini della valutazione ex ante a norma dell’articolo 61, paragrafo 1, del regolamento finanziario, l’ordinatore responsabile può basarsi su una valutazione ex ante svolta da un altro ordinatore a condizione che le conclusioni siano pertinenti ai rischi specifici dei compiti da affidare, in particolare alla natura di tali compiti e agli importi in questione.
L’ordinatore responsabile può basarsi su una valutazione ex ante svolta da altri donatori purché sia stata effettuata rispettando condizioni equivalenti a quelle relative alla gestione indiretta stabilite dall’articolo 60 del regolamento finanziario.
Articolo 40
Contenuto dell’accordo che affida compiti di esecuzione del bilancio a entità e persone
(Articolo 61, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
Gli accordi di delega comprendono disposizioni particolareggiate che garantiscono la tutela degli interessi finanziari dell’Unione e la trasparenza delle operazioni svolte. Esse comprendono almeno:
a)
la chiara definizione delle funzioni affidate e i limiti delle stesse, relativi in particolare alla modifica dei compiti affidati, alla rinuncia ai crediti e all’utilizzo di fondi rimborsati o inutilizzati;
b)
le condizioni e le modalità di esecuzione, le responsabilità e l’organizzazione dei controlli da predisporre, compresa la valutazione dei programmi;
c)
le condizioni relative ai versamenti del contributo dell’Unione, compresi il rimborso dei costi sostenuti per l’esecuzione e la remunerazione dell’entità delegata, nonché disposizioni in base alle quali per ottenere tali versamenti sono necessari documenti giustificativi;
d)
le norme secondo cui si rende conto alla Commissione dell’esecuzione, dei risultati attesi, delle irregolarità riscontrate e delle misure adottate, le condizioni alle quali i versamenti possono essere sospesi o interrotti nonché le condizioni alle quali l’esecuzione dei compiti prende fine;
e)
la data entro la quale devono essere conclusi i singoli contratti e convenzioni per l’attuazione dell’accordo di delega, la quale deve essere commisurata alla natura dei compiti affidati;
f)
le norme sull’esclusione che consentono all’entità o alla persona di escludere le entità che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere a), b) ed e), e all’articolo 107, lettere a) e b), del regolamento finanziario dalla partecipazione a procedure di aggiudicazione di appalti o di attribuzione di sovvenzioni o premi ovvero dall’aggiudicazione di appalti o dall’attribuzione di sovvenzioni o premi;
g)
le modalità di esecuzione dei controlli da parte della Commissione e le disposizioni che consentono alla Commissione, all’OLAF e alla Corte dei conti di accedere alle informazioni necessarie per assolvere alle loro funzioni, nonché il potere di svolgere revisioni contabili e indagini all’occorrenza mediante controlli sul posto;
h)
disposizioni comprendenti:
i)
l’impegno dell’entità delegata di informare senza indugio la Commissione di casi di frode verificatisi nella gestione dei fondi dell’Unione e delle misure adottate;
ii)
la designazione di un punto di contatto dotato di competenze adeguate per collaborare direttamente con l’OLAF onde coadiuvarlo nelle sue attività operative;
i)
le condizioni relative all’utilizzazione di conti bancari e degli interessi prodotti di cui all’articolo 8, paragrafo 4, del regolamento finanziario;
j)
le disposizioni che garantiscono la visibilità dell’azione dell’Unione rispetto alle altre attività dell’organismo.
Articolo 41
Dichiarazione di gestione e dichiarazione di conformità
(Articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario)
Nel caso di azioni che si concludono prima della fine dell’esercizio interessato, la relazione finale dell’entità o persona incaricata dell’azione può sostituire la dichiarazione di gestione di cui all’articolo 60, paragrafo 5, lettera b), del regolamento finanziario purché sia presentata anteriormente al 15 febbraio dell’esercizio successivo a quello interessato.
Quando organizzazioni internazionali e paesi terzi attuano azioni non pluriennali limitate a 18 mesi, la dichiarazione di conformità di cui all’articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario può essere integrata nella relazione finale.
Articolo 42
Procedure per l’esame e l’accettazione dei conti e l’esclusione dai finanziamenti dell’Unione delle spese effettuate in violazione del diritto applicabile nell’ambito della gestione indiretta
[Articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario]
1. Fatte salve le disposizioni specifiche della normativa settoriale, le procedure di cui all’articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario comprendono:
a)
analisi documentali e, se del caso, controlli sul posto da parte della Commissione;
b)
la determinazione da parte della Commissione, se necessario nell’ambito di procedimenti contraddittori con le autorità e gli organismi, previa comunicazione a tali autorità e organismi, dell’importo delle spese accettate;
c)
il calcolo da parte della Commissione delle eventuali rettifiche finanziarie;
d)
il recupero o il versamento, da parte della Commissione, del saldo risultante dalla differenza tra le spese accettate e le somme già versate alle autorità o agli organismi.
Ai fini del primo comma, lettera d), la Commissione recupera gli importi dovuti di preferenza mediante compensazione in conformità con l’articolo 87.
2. Nel caso di compiti di esecuzione del bilancio affidati a un’entità che attua un’azione finanziata da una pluralità di donatori, le procedure di cui all’articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario comprendono la verifica dell’utilizzo, da parte dell’entità, di un importo corrispondente a quello versato dalla Commissione per l’azione interessata e della conformità della spesa agli obblighi stabiliti nella convenzione firmata con l’entità.
Ai fini del presente regolamento, per azione finanziata da una pluralità di donatori si intende un’azione nell’ambito della quale i fondi dell’Unione sono messi in comune con almeno un altro donatore.
Articolo 43
Disposizioni specifiche per la gestione indiretta con le organizzazioni internazionali
[Articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto ii), e articolo 188 del regolamento finanziario]
1. Le organizzazioni internazionali di cui all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto ii), del regolamento finanziario sono le seguenti:
a)
le organizzazioni internazionali del settore pubblico istituite mediante accordi intergovernativi e le agenzie specializzate istituite da tali organizzazioni;
b)
il Comitato internazionale della Croce rossa;
c)
la Federazione internazionale delle società nazionali della Croce rossa e della Mezzaluna rossa;
d)
altre organizzazioni senza scopo di lucro assimilate a organizzazioni internazionali da una decisione della Commissione.
2. Quando la Commissione esegue il bilancio nell’ambito della gestione indiretta con organizzazioni internazionali, si applicano gli accordi di verifica conclusi con esse.
Articolo 44
Designazione degli organismi di diritto pubblico od organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico
[Articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punti v) e vi), del regolamento finanziario]
1. Gli organismi di diritto pubblico o gli organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico sono soggetti al diritto dello Stato membro o del paese nel quale sono stati costituiti.
2. Nel caso di una gestione per rete che comporta la designazione di almeno un organismo o entità per Stato membro o paese interessato, tale designazione è effettuata dallo Stato membro o dal paese interessato conformemente all’atto di base.
In tutti gli altri casi, la Commissione designa tali organismi o entità di concerto con gli Stati membri o paesi interessati.
CAPO 3
Agenti finanziari
Sezione 1
Diritti e obblighi degli agenti finanziari
Articolo 45
Diritti e obblighi degli agenti finanziari
(Articolo 64 del regolamento finanziario)
1. Ogni istituzione mette a disposizione degli agenti finanziari le risorse necessarie all’assolvimento del loro compito e un ordine di missione che descrive in dettaglio compiti, diritti e obblighi.
2. I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati all’ordine di missione fornito dalla Commissione per l’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.
Sezione 2
L’ordinatore
Articolo 46
Assistenza agli ordinatori delegati e sottodelegati
(Articolo 65 del regolamento finanziario)
L’ordinatore responsabile può essere assistito nelle sue funzioni da funzionari, che saranno incaricati, sotto la sua responsabilità, di effettuare determinate operazioni necessarie per l’esecuzione del bilancio e per la produzione dei dati finanziari e di gestione. Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi, i funzionari che assistono gli ordinatori delegati o sottodelegati sono soggetti agli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.
I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario possono essere assistiti nelle loro funzioni da funzionari della Commissione.
Articolo 47
Disposizioni interne in materia di deleghe
(Articolo 65 del regolamento finanziario)
In conformità con il regolamento finanziario e il presente regolamento, ogni istituzione emana nelle proprie norme interne i provvedimenti di gestione degli stanziamenti che ritiene necessari per la buona esecuzione della propria sezione del bilancio.
I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati alle norme interne della Commissione nell’ambito dell’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.
Articolo 48
Conservazione dei documenti giustificativi da parte degli ordinatori
(Articolo 66, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
L’ordinatore istituisce un sistema cartaceo o elettronico per la conservazione dei documenti giustificativi originali relativi e successivi all’esecuzione di bilancio e agli atti d’esecuzione del bilancio. Il sistema prevede quanto segue:
a)
la numerazione;
b)
la datazione;
c)
la tenuta di registri, eventualmente informatici, che ne permettano l’esatta localizzazione;
d)
la conservazione di questi documenti per un periodo di almeno cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l’esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono;
e)
la conservazione dei documenti relativi alle garanzie di prefinanziamento richieste a favore dell’istituzione e di uno scadenzario che permetta di controllare adeguatamente tali garanzie.
I documenti relativi a operazioni non definitivamente chiuse sono conservati oltre il termine di cui al primo comma, lettera d), e fino alla fine dell’anno che segue quello della chiusura di dette operazioni.
I dati personali contenuti nei documenti giustificativi vanno cancellati, se possibile, quando tali dati non sono necessari ai fini del discarico del bilancio, di controllo o di revisione contabile. Alla conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni si applica l’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 49
Controlli ex ante ed ex post
(Articolo 66, paragrafi 5 e 6, del regolamento finanziario)
1. Per avvio di un’operazione si intende il complesso delle operazioni che possono essere effettuate dai funzionari di cui all’articolo 46 in preparazione dell’adozione degli atti d’esecuzione del bilancio da parte dell’ordinatore responsabile.
2. Per verifica ex ante di un’operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall’ordinatore responsabile per verificarne gli aspetti operativi e finanziari.
3. I controlli ex ante verificano la coerenza fra i documenti giustificativi richiesti e le altre informazioni disponibili.
La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall’ordinatore responsabile in base a considerazioni inerenti ai rischi e all’efficienza in termini di costi. In caso di dubbio, l’ordinatore incaricato di convalidare il pagamento in questione richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere una affidabilità ragionevole dal controllo ex ante.
I controlli ex ante hanno lo scopo di constatare in particolare quanto segue:
a)
la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle norme applicabili, in particolare del bilancio e delle normative pertinenti, nonché di qualsiasi atto, emanato in applicazione dei trattati e dei regolamenti e, se del caso, delle condizioni contrattuali;
b)
l’applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui alla parte prima, titolo II, capo 7, del regolamento finanziario.
Ai fini dei controlli, l’ordinatore responsabile può ritenere che costituisca un’unica operazione una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche.
4. I controlli ex post possono essere svolti su base documentale o, se necessario, sul posto.
I controlli ex post verificano la corretta esecuzione delle operazioni finanziate dal bilancio e in particolare il rispetto dei criteri di cui al paragrafo 3.
I risultati dei controlli ex post sono esaminati dall’ordinatore delegato almeno una volta l’anno onde individuare eventuali problemi sistemici. L’ordinatore delegato adotta le misure necessarie per affrontare tali problemi.
L’analisi dei rischi di cui all’articolo 66, paragrafo 6, del regolamento finanziario è rivista alla luce dei risultati dei controlli e di altre informazioni pertinenti.
In caso di programmi pluriennali, l’ordinatore delegato definisce una strategia di controllo pluriennale, precisando la natura e la portata dei controlli per tale periodo e la maniera in cui i risultati devono essere misurati anno per anno ai fini del processo annuale di garanzia dell’affidabilità.
Articolo 50
Codice deontologico
(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 5, del regolamento finanziario)
1. I funzionari designati dall’ordinatore responsabile per la verifica delle operazioni finanziarie sono scelti sulla base di conoscenze, attitudini e competenze particolari, comprovate da titoli o da un’esperienza professionale appropriata o conseguite al termine di un programma di formazione adeguato.
2. Ogni istituzione approva un codice deontologico che determina, in materia di controllo interno, quanto segue:
a)
il livello di competenza tecnica e finanziaria dei funzionari di cui al paragrafo 1;
b)
l’obbligo per questi funzionari di seguire una formazione permanente;
c)
le funzioni, i ruoli e i compiti loro assegnati;
d)
le norme di condotta, in particolare di deontologia e d’integrità, che devono rispettare, nonché i loro diritti.
3. I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati al codice deontologico della Commissione di cui al paragrafo 2 del presente articolo nell’ambito dell’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.
4. Ogni istituzione realizza le strutture adeguate per trasmettere agli uffici ordinatori e aggiornare periodicamente le informazioni appropriate relative alle norme di controllo, segnalando i metodi e le tecniche disponibili a tal fine.
Articolo 51
Inerzia dell’ordinatore delegato
(Articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario)
Per inerzia dell’ordinatore delegato di cui all’articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario, si intende l’assenza di qualsiasi risposta che intervenga entro un termine congruo in considerazione delle circostanze specifiche e in ogni caso non superiore a un mese.
Articolo 52
Trasmissione al contabile delle informazioni finanziarie e di gestione
(Articolo 66 del regolamento finanziario)
L’ordinatore delegato trasmette al contabile, nel rispetto delle regole da questi adottate, le informazioni finanziarie e di gestione necessarie all’espletamento delle sue funzioni.
L’ordinatore delegato trasmette regolarmente al contabile, e almeno in occasione della chiusura dei conti, i dati finanziari pertinenti relativi ai conti bancari fiduciari, in modo tale che i conti dell’Unione rispecchino l’utilizzo dei fondi dell’Unione.
Articolo 53
Relazione sulle procedure negoziate
(Articolo 66 del regolamento finanziario)
Gli ordinatori delegati registrano, per ogni esercizio, i contratti d’appalto conclusi mediante la procedura negoziata di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettere da a) a g), all’articolo 135, paragrafo 1, lettere da a) a d), e agli articoli 266, 268 e 270 del presente regolamento. Se la proporzione di procedure negoziate rispetto al numero di appalti aggiudicati dal medesimo ordinatore delegato aumenta sensibilmente rispetto agli esercizi precedenti, o se questa proporzione è notevolmente più elevata della media registrata al livello dell’istituzione, l’ordinatore responsabile riferisce alla suddetta istituzione, esponendo le misure eventualmente adottate per invertire tale tendenza. Ogni istituzione presenta al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione sulle procedure negoziate. Per quanto riguarda la Commissione, la relazione è allegata al riassunto delle relazioni annuali di attività di cui all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.
Sezione 3
Il contabile
Articolo 54
Nomina del contabile
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. Il contabile è nominato da ogni istituzione fra i funzionari soggetti allo statuto dei funzionari dell’Unione europea.
Il contabile è scelto dall’istituzione in base alla sua competenza specifica comprovata da titoli o da un’esperienza professionale equivalente.
2. Due o più istituzioni possono nominare lo stesso contabile.
In tal caso esse adottano le disposizioni necessarie al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi.
Articolo 55
Cessazione delle funzioni del contabile
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. In caso di cessazione delle funzioni del contabile, si elabora senza indugio la situazione contabile generale.
2. Il contabile che cessa le sue funzioni oppure, in caso di sua impossibilità, un funzionario del suo servizio trasmette al nuovo contabile la situazione contabile generale, corredata di una relazione di passaggio delle consegne.
Entro un mese dalla data in cui gli è stata trasmessa la situazione contabile generale, il nuovo contabile la firma, per accettazione, e può formulare riserve.
Nella relazione di passaggio delle consegne figurano anche il risultato della situazione contabile generale e le riserve formulate.
3. Ogni istituzione o organismo di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario informa entro due settimane il Parlamento europeo, il Consiglio e il contabile della Commissione della nomina o della cessazione delle funzioni del proprio contabile.
Articolo 56
Convalida dei sistemi contabili e di inventario
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
L’ordinatore responsabile notifica al contabile tutti gli sviluppi o le modifiche significative del sistema di gestione finanziaria, del sistema d’inventario o del sistema per la valutazione degli elementi d’attivo e di passivo se forniscono dati alla contabilità dell’istituzione o quando sono destinati a giustificarne i dati, in modo che il contabile possa verificare l’osservanza dei criteri di convalida.
In qualsiasi momento, il contabile può riesaminare un sistema di gestione finanziaria già convalidato. Quando un sistema di gestione finanziaria istituito dall’ordinatore non è, o non è più, convalidato dal contabile, l’ordinatore responsabile definisce un piano d’azione al fine di correggere in tempo utile le lacune all’origine della mancata convalida.
L’ordinatore responsabile è responsabile della completezza delle informazioni trasmesse al contabile.
Articolo 57
Gestione della tesoreria
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. Il contabile provvede affinché la propria istituzione disponga di fondi sufficienti per coprire il fabbisogno di tesoreria derivante dall’esecuzione del bilancio.
2. Ai fini del paragrafo 1, il contabile istituisce sistemi di gestione delle liquidità che gli consentono di elaborare previsioni di tesoreria.
3. Il contabile della Commissione ripartisce i fondi disponibili, secondo il disposto del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000.
Articolo 58
Gestione dei conti bancari
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. Per le esigenze della gestione della tesoreria, il contabile può aprire o fare aprire conti in nome dell’istituzione, presso gli organismi finanziari o le banche centrali nazionali. In casi debitamente motivati, il contabile può aprire conti in valute diverse dall’euro.
2. Il contabile è incaricato di chiudere i conti di cui al paragrafo 1 o di assicurarsi che siano chiusi.
3. Il contabile definisce le condizioni di esercizio dei conti di cui al paragrafo 1 aperti presso gli organismi finanziari, secondo il principio della sana gestione finanziaria, del rendimento e della concorrenza.
4. Almeno ogni cinque anni, il contabile procede a riaprire la concorrenza fra gli organismi finanziari presso i quali possono essere aperti conti a norma del paragrafo 1.
Se le condizioni bancarie locali lo consentono, i conti bancari connessi a casse di anticipi aperti presso organismi finanziari situati all’esterno dell’Unione sono sottoposti a indagini concorrenziali periodiche. Tale indagine è condotta, almeno ogni cinque anni, su iniziativa dell’amministratore degli anticipi che presenta in seguito al contabile una proposta motivata per selezionare una banca per un periodo non superiore a cinque anni.
5. Il contabile vigila sul rispetto rigoroso delle condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari a norma del paragrafo 1.
Per i conti bancari connessi a casse di anticipi aperti presso organismi finanziari situati all’esterno dell’Unione, l’amministratore degli anticipi assume questo compito tenendo presente la legislazione applicabile nel paese in cui svolge la sua funzione.
6. Il contabile della Commissione informa i contabili delle altre istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario delle condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari. I contabili delle altre istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario armonizzano, sulla base di tali condizioni di esercizio, le condizioni di esercizio dei conti che aprono.
Articolo 59
Firme sui conti
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
Le condizioni d’apertura, di esercizio e d’utilizzazione dei conti prevedono, in funzione delle esigenze di controllo interno, per gli assegni, i bonifici e qualsiasi altra operazione bancaria, la firma congiunta di uno o più funzionari provvisti delle deleghe necessarie. Le istruzioni manuali sono firmate da almeno due funzionari provvisti delle deleghe necessarie o dal contabile in persona.
Ai fini del primo comma, il contabile di ciascuna istituzione trasmette a tutti gli organismi finanziari presso i quali la sua istituzione ha aperto conti i nominativi e gli esemplari della firma di tutti i funzionari autorizzati.
Articolo 60
Gestione dei saldi dei conti
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. Il contabile si assicura che il saldo dei conti bancari di cui all’articolo 58 non si discosti significativamente dalle previsioni di tesoreria di cui all’articolo 57, paragrafo 2, e, in ogni caso, di quanto segue:
a)
che nessun saldo di questi conti sia debitore;
b)
che il saldo sia periodicamente convertito in euro, quando i conti sono in altra valuta.
2. Il contabile non può mantenere su conti in valuta saldi che potrebbero causare all’istituzione perdite eccessive a seguito della variazione dei tassi di cambio.
Articolo 61
Trasferimenti e operazioni di conversione
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
Salvo il disposto dell’articolo 69, il contabile effettua i trasferimenti tra i conti che ha aperto in nome dell’istituzione presso organismi finanziari e le operazioni di conversione delle valute.
Articolo 62
Modalità di pagamento
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
I pagamenti sono effettuati mediante bonifico bancario, assegno o dalle casse di anticipi mediante carta di debito conformemente all’articolo 67, paragrafo 4.
Articolo 63
Schedario delle persone giuridiche
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. Il contabile può effettuare pagamenti mediante bonifico bancario soltanto se i dati relativi al conto bancario del beneficiario e le informazioni confermanti la sua identità, nonché qualsiasi modifica degli stessi, sono già stati registrati nello schedario comune tenuto dall’istituzione.
Ogni registrazione nello schedario dei dati legali e bancari relativi al beneficiario o la modifica di tali dati sono basati su un documento probante, del tipo determinato dal contabile.
2. In relazione a un pagamento mediante bonifico bancario, gli ordinatori non possono impegnare la propria istituzione nei confronti di un terzo se questi non fornisce la documentazione necessaria per la sua iscrizione nello schedario.
Gli ordinatori comunicano al contabile ogni variazione dei dati legali e bancari loro trasmessi dal beneficiario e verificano la validità di tali dati prima di effettuare un pagamento.
Nell’ambito degli aiuti di preadesione, possono essere conclusi singoli impegni con le autorità pubbliche nei paesi candidati all’adesione all’Unione europea senza iscrizione preliminare nello schedario terzi. In tal caso, l’ordinatore si adopera affinché l’iscrizione avvenga quanto prima. Le norme pattizie prevedono che la comunicazione delle coordinate bancarie del beneficiario alla Commissione sia una condizione essenziale ai fini del primo pagamento.
Articolo 64
Conservazione dei documenti giustificativi da parte del contabile
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
I documenti giustificativi relativi alla contabilità e alla preparazione dei conti di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario sono conservati per un periodo di cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l’esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono.
Tuttavia, i documenti relativi a operazioni non definitivamente chiuse sono conservati per un periodo superiore e sino alla fine dell’anno che segue quello della chiusura di dette operazioni. Alla conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni si applica l’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.
Ogni istituzione decide presso quale ufficio devono essere conservati i documenti giustificativi.
Articolo 65
Persone autorizzate a disporre dei conti
(Articolo 69 del regolamento finanziario)
Ogni istituzione determina le modalità secondo le quali i funzionari da essa designati e autorizzati a disporre dei conti aperti nelle unità locali di cui all’articolo 72 sono autorizzati a comunicare agli organismi finanziari locali i nominativi e gli esemplari delle firme.
Sezione 4
L’amministratore degli anticipi
Articolo 66
Condizioni per il ricorso alle casse di anticipi
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
1. Quando le operazioni di pagamento con i mezzi di bilancio risultano materialmente impossibili o poco efficaci in particolare a causa del carattere limitato degli importi da pagare, possono essere istituite casse di anticipi destinate al pagamento di dette spese.
2. L’amministratore degli anticipi può liquidare e pagare spese, a titolo provvisorio, in base a un quadro particolareggiato figurante nelle istruzioni dell’ordinatore responsabile. In tali istruzioni sono precisate le regole e condizioni alle quali si devono effettuare la liquidazione provvisoria e i pagamenti ed eventualmente le disposizioni per la firma degli impegni giuridici di cui all’articolo 97, paragrafo 1, lettera e).
3. L’istituzione di una cassa di anticipi e la designazione di un amministratore degli anticipi sono oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell’ordinatore responsabile. Tale decisione riafferma le responsabilità e gli obblighi dell’amministratore degli anticipi e dell’ordinatore.
Anche la modificazione delle condizioni di esercizio di una cassa di anticipi è oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell’ordinatore responsabile.
4. Nelle delegazioni dell’Unione possono essere istituite casse di anticipi destinate al pagamento delle spese iscritte nella sezione del bilancio relativa alla Commissione e di quelle iscritte nella sezione del bilancio relativa al servizio europeo per l’azione esterna (in prosieguo «SEAE»), garantendo la piena tracciabilità delle spese.
Articolo 67
Condizioni per la creazione e i pagamenti
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
1. La decisione di istituire una cassa di anticipi e di designare un amministratore degli anticipi, nonché la decisione che modifica le condizioni di esercizio di una cassa di anticipi, stabiliscono in particolare quanto segue:
a)
l’oggetto e l’importo massimo dell’anticipo iniziale che può essere accordato;
b)
l’eventuale apertura di un conto bancario o di un conto corrente postale a nome dell’istituzione;
c)
la natura e l’importo massimo di ogni spesa che può essere pagata o incassata dall’amministratore degli anticipi in relazione a terzi;
d)
la periodicità e le modalità di presentazione dei documenti giustificativi e la trasmissione di tali documenti giustificativi all’ordinatore a fini di regolarizzazione;
e)
le modalità di un’eventuale ricostituzione dell’anticipo;
f)
la regolarizzazione delle operazioni della cassa di anticipi da parte dell’ordinatore entro la fine del mese successivo, al fine di assicurare il ravvicinamento tra il saldo contabile e il saldo bancario;
g)
la durata di validità dell’autorizzazione data dal contabile all’amministratore degli anticipi;
h)
l’identità dell’amministratore degli anticipi designato.
2. Nelle proposte di decisione che istituiscono una cassa di anticipi l’ordinatore responsabile veglia a quanto segue:
a)
a che si faccia ricorso in via prioritaria al bilancio quando esiste un accesso al sistema informatico contabile centrale;
b)
a che si ricorra alle casse di anticipi unicamente in casi giustificati.
L’importo massimo che l’amministratore degli anticipi può pagare, quando è materialmente impossibile o inefficiente effettuare operazioni di pagamento mediante le procedure di bilancio, non supera 60 000 EUR per ogni spesa.
3. I pagamenti a terzi possono essere effettuati dall’amministratore degli anticipi soltanto sulla base ed entro i limiti di quanto segue:
a)
impegni di bilancio e giuridici preliminari, firmati dall’ordinatore responsabile;
b)
saldo positivo residuo della cassa di anticipi, in cassa o in banca.
4. I pagamenti della cassa di anticipi possono essere effettuati mediante bonifico bancario, anche con il sistema di addebito diretto di cui all’articolo 89 del regolamento finanziario, mediante assegno o mediante altri mezzi di pagamento, comprese le carte di debito, secondo le istruzioni impartite dal contabile.
5. I pagamenti effettuati sono seguiti da decisioni formali di liquidazione finale e/o da ordini di pagamento di regolarizzazione firmati dall’ordinatore responsabile.
Articolo 68
Scelta degli amministratori degli anticipi
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
Gli amministratori degli anticipi sono scelti tra i funzionari o, se necessario e soltanto in casi debitamente motivati, tra gli altri agenti. Gli amministratori degli anticipi sono scelti in base alle loro conoscenze, attitudini e competenze particolari comprovate da titolo o da idonea esperienza professionale o risultanti da un programma di formazione adeguato.
Articolo 69
Dotazione delle casse di anticipi
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
1. Il contabile esegue i pagamenti di copertura delle casse di anticipi e ne garantisce il seguito finanziario sia a livello dell’apertura dei conti bancari e delle deleghe di firma che dei controlli in loco e sulla contabilità centralizzata. Il contabile alimenta le casse di anticipi. Gli anticipi sono versati sul conto bancario aperto a nome della cassa di anticipi.
Le casse di anticipi interessate possono essere alimentate direttamente con entrate varie locali, come in particolare quelle risultanti da quanto segue:
a)
vendite di materiali;
b)
pubblicazioni;
c)
rimborsi vari;
d)
proventi da interessi.
La regolarizzazione in spese o in entrate, varie o con destinazione specifica, interviene conformemente alla decisione di creazione di cui all’articolo 67 e alle disposizioni del regolamento finanziario. Gli importi in questione sono dedotti dall’ordinatore al momento della successiva ricostituzione delle stesse casse di anticipi.
2. In particolare per evitare perdite di cambio, l’amministratore degli anticipi può effettuare trasferimenti tra i diversi conti bancari attinenti alla medesima cassa di anticipi.
Articolo 70
Controlli da parte degli ordinatori e dei contabili
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
1. L’amministratore degli anticipi tiene una contabilità dei fondi di cui dispone, in cassa e in banca, dei pagamenti effettuati e delle entrate incassate, secondo le norme e in base alle istruzioni decise dal contabile. Gli stati di questa contabilità sono accessibili in ogni momento all’ordinatore responsabile. Inoltre, l’amministratore degli anticipi compila almeno una volta al mese l’elenco delle operazioni effettuate e lo invia il mese successivo all’ordinatore responsabile, con i documenti giustificativi, per la regolarizzazione delle operazioni della cassa di anticipi.
2. Il contabile procede a verifiche, come regola generale da effettuare in loco e senza preavviso, per accertare la disponibilità degli stanziamenti attribuiti agli amministratori degli anticipi, per controllare la contabilità e per assicurarsi che le operazioni di pagamento di anticipi siano regolarizzate entro i termini stabiliti, oppure fa effettuare tali verifiche da un funzionario del suo servizio o del servizio ordinatore, munito di autorizzazione specifica. Il contabile comunica all’ordinatore responsabile i risultati delle sue verifiche.
Articolo 71
Procedura di appalto
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
I pagamenti effettuati attraverso casse di anticipi, entro i limiti di cui all’articolo 137, paragrafo 3, possono consistere nel semplice pagamento di fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.
Articolo 72
Creazione di casse di anticipi
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
Ai fini del pagamento di alcune categorie di spese, può essere istituita, a norma dell’articolo 70 del regolamento finanziario, una o più casse di anticipi in ciascuna unità locale all’esterno dell’Unione. L’unità locale è, in particolare, una delegazione, un ufficio o un’antenna dell’Unione in un paese terzo.
La decisione che istituisce la cassa di anticipi determina le condizioni di esercizio della stessa secondo le necessità specifiche di ciascuna unità locale, nel rispetto dell’articolo 70 del regolamento finanziario.
Articolo 73
Amministratori degli anticipi e persone autorizzate a disporre dei conti nelle delegazioni dell’Unione
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
In circostanze eccezionali e ai fini della continuità del servizio, le funzioni dell’amministratore degli anticipi del SEAE nelle delegazioni dell’Unione possono essere svolte da funzionari della Commissione. Alle medesime condizioni, i funzionari del SEAE possono essere designati amministratori degli anticipi per la Commissione nelle delegazioni dell’Unione.
Nelle delegazioni dell’Unione, alla nomina delle persone autorizzate dal contabile a effettuare operazioni bancarie sono applicabili le norme e condizioni stabilite al primo comma.
CAPO 4
Responsabilità degli agenti finanziari
Sezione 1
Disposizioni generali
Articolo 74
Istanze competenti in materia di frode
(Articolo 66, paragrafo 8, e articolo 72, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
Le autorità e istanze di cui all’articolo 66, paragrafo 8, e all’articolo 72, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono le istanze designate dallo statuto nonché dalle decisioni delle istituzioni dell’Unione relative alle condizioni e modalità delle indagini interne in materia di prevenzione delle frodi, della corruzione e di ogni attività illecita lesiva degli interessi dell’Unione.
Sezione 2
Disposizioni relative agli ordinatori delegati e sottodelegati
Articolo 75
Irregolarità finanziarie
(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario)
Fatti salvi i poteri dell’OLAF, l’istanza specializzata in irregolarità finanziarie di cui all’articolo 29 (in prosieguo «istanza») è competente per ogni violazione di una disposizione del regolamento finanziario o di una disposizione relativa alla gestione finanziaria o al controllo delle operazioni, derivante da un’azione od omissione di un funzionario.
Articolo 76
Istanza specializzata in irregolarità finanziarie
(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario)
1. I casi di irregolarità finanziarie di cui all’articolo 75 del presente regolamento sono segnalati all’istanza dall’autorità avente il potere di nomina, perché esprima il suo parere a norma dell’articolo 73, paragrafo 6, secondo comma, del regolamento finanziario.
Nei casi in cui i capi delle delegazioni dell’Unione agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario l’ordinatore responsabile può rivolgersi direttamente all’istanza perché esprima il suo parere su casi di irregolarità finanziarie di cui all’articolo 75 del presente regolamento.
Se ritiene che si sia verificata un’irregolarità finanziaria, l’ordinatore delegato può rivolgersi all’istanza. L’istanza elabora il suo parere valutando se vi siano state irregolarità ai sensi dell’articolo 75, la loro gravità e le possibili conseguenze. Se tale analisi mostra che il caso in questione è di competenza dell’OLAF, l’istanza trasmette senza indugio la pratica all’autorità avente il potere di nomina e ne informa immediatamente l’OLAF.
Quando il caso viene a essa segnalato direttamente da un funzionario, a norma dell’articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario, l’istanza trasmette la pratica all’autorità avente il potere di nomina e ne informa il funzionario stesso. L’autorità avente il potere di nomina può chiedere all’istanza di esprimere il proprio parere sul caso.
2. L’istituzione o, nel caso di un’istanza comune, le istituzioni partecipanti determinano, in funzione della propria organizzazione interna, le modalità operative dell’istanza e la sua composizione, che comprenderà una persona esterna dotata della necessaria qualificazione e perizia.
Articolo 77
Conferma delle istruzioni
(Articolo 73, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
1. Quando un ordinatore delegato o sottodelegato ritiene che un’istruzione di propria competenza sia inficiata d’irregolarità o contravvenga al principio di una sana gestione finanziaria, in particolare perché l’esecuzione è incompatibile con il livello delle risorse assegnategli, ne informa per iscritto l’autorità dalla quale ha ricevuto la delega o la sottodelega. Se l’istruzione è confermata per iscritto e la conferma è ricevuta in tempo utile ed è sufficientemente chiara, in quanto si riferisce esplicitamente agli aspetti posti in dubbio dall’ordinatore delegato o sottodelegato, questi non può essere ritenuto responsabile. Egli deve attenersi all’istruzione, salvo se essa sia manifestamente illegale o contraria alle pertinenti norme di sicurezza.
2. Le disposizioni del paragrafo 1 si applicano anche quando un ordinatore apprende, in fase di esecuzione di un’istruzione di propria competenza, che talune circostanze del fascicolo conducono a una situazione inficiata da irregolarità.
Le istruzioni confermate in conformità con l’articolo 73, paragrafo 3, del regolamento finanziario sono registrate dall’ordinatore delegato responsabile, e segnalate nella sua relazione annuale d’attività.
CAPO 5
Operazioni di entrata
Sezione 1
Risorse proprie
Articolo 78
Disposizioni relative alle risorse proprie
(Articolo 76 del regolamento finanziario)
L’ordinatore stabilisce uno scadenzario di previsione della messa a disposizione della Commissione delle risorse proprie determinate dalla decisione relativa al sistema delle risorse proprie dell’Unione.
L’accertamento e la riscossione delle risorse proprie si effettuano secondo la normativa d’attuazione della decisione di cui al primo comma.
Sezione 2
Previsione di crediti
Articolo 79
Previsione di crediti
(Articolo 77 del regolamento finanziario)
1. La previsione di crediti menziona la natura e l’imputazione in bilancio dell’entrata e, per quanto possibile, la designazione del debitore e la stima dell’importo.
Quando stabilisce la previsione di crediti, l’ordinatore responsabile verifica in particolare quanto segue:
a)
l’esattezza dell’imputazione in bilancio;
b)
la regolarità e la conformità della previsione rispetto alle disposizioni pertinenti e al principio della sana gestione finanziaria.
2. Salvo il disposto dell’articolo 181, paragrafo 2, e dell’articolo 183, paragrafo 2, del regolamento finanziario nonché dell’articolo 7, paragrafo 2, del presente regolamento, la previsione di crediti non ha l’effetto di aprire stanziamenti di impegno. Nei casi di cui all’articolo 21 del regolamento finanziario, gli stanziamenti possono essere aperti soltanto dopo l’effettivo recupero da parte dell’Unione delle somme dovute.
Sezione 3
Accertamento dei crediti
Articolo 80
Procedimento
(Articolo 78 del regolamento finanziario)
1. L’accertamento di un credito da parte dell’ordinatore responsabile è il riconoscimento del diritto vantato dall’Unione nei confronti di un debitore e la formazione del titolo a esigere dal debitore il pagamento del debito.
2. Con l’ordine di riscossione l’ordinatore responsabile dà istruzione al contabile di recuperare il credito accertato.
3. Con la nota di addebito il debitore viene informato di quanto segue:
a)
l’Unione ha accertato il credito;
b)
non sono applicati interessi di mora se il pagamento viene effettuato entro la scadenza;
c)
se il rimborso non viene effettuato entro la scadenza di cui alla lettera b), il debito produce interessi al tasso indicato all’articolo 83, ferma restando l’applicazione delle pertinenti norme specifiche;
d)
se il rimborso non viene effettuato entro la scadenza di cui alla lettera b), l’istituzione procede al recupero mediante compensazione oppure mediante richiamo dell’eventuale garanzia costituita in precedenza;
e)
se è necessario per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione, il contabile può procedere al recupero mediante compensazione prima della scadenza di cui alla lettera b), se ha giustificati motivi di ritenere che, altrimenti, l’importo dovuto alla Commissione andrebbe perduto e dopo aver informato il debitore dei motivi e della data del recupero mediante compensazione;
f)
qualora, esperite tutte le fasi di cui alle lettere da a) a e) del presente comma, non si sia ottenuto il recupero integrale del credito, l’istituzione procede al recupero mediante esecuzione forzata del titolo ottenuto, in conformità dell’articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario ovvero in via contenziosa.
L’ordinatore stampa la nota di addebito e la invia al debitore. Il contabile viene informato della trasmissione mediante il sistema di informazione finanziaria.
Articolo 81
Accertamento dei crediti
(Articolo 78 del regolamento finanziario)
Per accertare un credito, l’ordinatore responsabile verifica quanto segue:
a)
il carattere certo del credito, cioè che non è soggetto a condizioni;
b)
il carattere liquido del credito, il cui importo deve essere determinato in denaro e con esattezza;
c)
il carattere esigibile del credito, che non deve essere soggetto a un termine;
d)
l’esattezza della designazione del debitore;
e)
l’esattezza dell’imputazione in bilancio degli importi da recuperare;
f)
la regolarità dei documenti giustificativi;
g)
la conformità con il principio di una sana gestione finanziaria, in particolare secondo i criteri di cui all’articolo 91, paragrafo 1, lettera a).
Articolo 82
Documenti giustificativi a sostegno dell’accertamento dei crediti
(Articolo 78 del regolamento finanziario)
1. Qualsiasi accertamento di un credito si basa su documenti giustificativi che attestano i diritti dell’Unione.
2. Prima di accertare un credito, l’ordinatore responsabile procede personalmente all’esame dei documenti giustificativi o verifica, sotto la sua responsabilità, che l’esame sia stato eseguito.
3. I documenti giustificativi sono conservati dall’ordinatore a norma dell’articolo 48.
Articolo 83
Interessi di mora
(Articolo 78 del regolamento finanziario)
1. Fatte salve le disposizioni specifiche risultanti dall’applicazione delle normative settoriali, ogni importo esigibile non rimborsato alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), produce interessi a norma dei paragrafi 2 e 3 del presente articolo.
2. Il tasso d’interesse da applicare agli importi esigibili non rimborsati alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), è quello applicato dalla Banca centrale europea alle sue principali operazioni di rifinanziamento, quale è pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, serie C, in vigore il primo giorno di calendario del mese della scadenza, maggiorato di:
a)
otto punti percentuali quando il credito ha per fatto costitutivo un appalto pubblico di forniture e di servizi di cui al titolo V;
b)
tre punti e mezzo percentuali in tutti gli altri casi.
3. L’importo degli interessi è calcolato con decorrenza dal giorno di calendario successivo alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), che è indicata anche nella nota di addebito, sino al giorno di calendario nel quale il debito è rimborsato integralmente.
L’ordine di riscossione corrispondente all’importo degli interessi di mora è emesso quando gli interessi sono effettivamente percepiti.
4. Nel caso delle ammende, quando il debitore costituisce una garanzia finanziaria accettata dal contabile in sostituzione del pagamento, il tasso d’interesse da applicare con decorrenza dalla scadenza cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), è il tasso di cui al paragrafo 2 del presente articolo, in vigore il primo giorno del mese di adozione della decisione che infligge l’ammenda e maggiorato soltanto di un punto percentuale e mezzo.
Sezione 4
Ordini di riscossione
Articolo 84
Formazione dell’ordine di riscossione
(Articolo 79 del regolamento finanziario)
1. L’ordine di riscossione stabilisce quanto segue:
a)
l’esercizio d’imputazione;
b)
i riferimenti all’atto o all’impegno giuridico costitutivo del credito e che dà diritto alla riscossione;
c)
l’articolo del bilancio e, se del caso, qualsiasi altra suddivisione necessaria, compresi gli eventuali riferimenti all’impegno di bilancio corrispondente;
d)
l’importo dovuto, espresso in euro;
e)
il nome e l’indirizzo del debitore;
f)
la scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b);
g)
il modo di recupero possibile, compreso in particolare il recupero mediante compensazione o l’esecuzione di qualsiasi garanzia preliminare.
2. L’ordine di riscossione è datato e firmato dall’ordinatore responsabile, quindi trasmesso al contabile.
3. Il contabile di ogni istituzione tiene un elenco degli importi da recuperare. I crediti dell’Unione sono raggruppati in tale elenco in funzione della data dell’ordine di riscossione. Egli trasmette tale elenco al contabile della Commissione.
Il contabile della Commissione redige un elenco unificato, ripartendo gli importi dovuti per ogni istituzione e secondo la data dell’ordine di riscossione. Tale elenco è aggiunto alla relazione della Commissione sulla gestione finanziaria e di bilancio.
4. Per rafforzare la tutela degli interessi finanziari dell’Unione, la Commissione compila, indicando l’identità dei debitori e l’importo del debito, l’elenco dei crediti dell’Unione relativamente ai quali il rimborso sia stato ingiunto con provvedimento giudiziario passato in giudicato e nessun rimborso significativo sia intervenuto nell’anno successivo alla pronuncia. Tale elenco viene pubblicato nel rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
Per quanto riguarda i dati personali relativi alle persone fisiche, le informazioni pubblicate sono soppresse non appena l’importo del debito sia stato integralmente rimborsato. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.
La decisione di inserire il debitore nell’elenco dei crediti dell’Unione è presa nel rispetto del principio di proporzionalità e tiene conto in particolare dell’entità dell’importo.
Articolo 85
Decisione esecutiva a favore di altre istituzioni
(Articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Si configurano le circostanze eccezionali di cui all’articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario allorché l’istituzione interessata ha esaurito la possibilità di ottenere il pagamento volontario e di procedere al recupero mediante compensazione a norma dell’articolo 80, paragrafo 1, del regolamento finanziario e si tratta di un importo considerevole.
2. Nei casi di cui al paragrafo 1 le istituzioni interessate diverse da quelle citate all’articolo 299 del TFUE possono chiedere alla Commissione di adottare una decisione esecutiva.
3. In ogni caso la decisione esecutiva specifica che il credito è iscritto nella sezione del bilancio relativa all’istituzione interessata, che agisce in veste di ordinatore. Le entrate sono iscritte come entrate generali tranne qualora rientrino nella fattispecie di entrate con destinazione specifica di cui all’articolo 21, paragrafo 3, del regolamento finanziario.
4. L’istituzione richiedente informa la Commissione di ogni evento atto ad alterare la riscossione e interviene a sostegno della Commissione in caso di impugnazione della decisione esecutiva.
5. La Commissione e l’istituzione interessata concordano le modalità pratiche di attuazione del presente articolo.
Sezione 5
Recupero
Articolo 86
Formalità per l’incasso
(Articolo 80 del regolamento finanziario)
1. Il contabile registra nei conti il recupero dei crediti e ne informa l’ordinatore responsabile.
2. Per qualsiasi versamento in contanti alla cassa del contabile o dell’amministratore degli anticipi viene rilasciata una ricevuta.
3. Il rimborso parziale da parte di un debitore destinatario di vari ordini di riscossione deve essere imputato innanzitutto al credito più remoto, salvo diversamente precisato dal debitore.
Ogni pagamento parziale viene imputato in primo luogo agli interessi di mora.
Articolo 87
Recupero mediante compensazione
(Articolo 80 del regolamento finanziario)
1. Quando un debitore vanta nei confronti dell’Unione un credito certo, a norma dell’articolo 81, lettera a), liquido ed esigibile, corrispondente a un importo indicato in un ordine di pagamento, il contabile procede, dopo la scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), al recupero del credito mediante compensazione.
In circostanze eccezionali, se è necessario per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione e se ha giustificati motivi di ritenere che altrimenti l’importo dovuto all’Unione andrebbe perduto, il contabile procede al recupero mediante compensazione prima della scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b).
Il contabile procede inoltre al recupero mediante compensazione prima della scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), se il debitore acconsente.
2. Prima di procedere a un recupero ai sensi del paragrafo 1, il contabile consulta l’ordinatore responsabile e informa i debitori interessati.
Quando il debitore è un’autorità nazionale o uno dei suoi organi amministrativi, il contabile informa altresì lo Stato membro interessato della sua intenzione di effettuare il recupero mediante compensazione con un preavviso di almeno dieci giorni lavorativi. Tuttavia, di concerto con lo Stato membro o con l’organo amministrativo interessato, il contabile può procedere al recupero mediante compensazione prima della scadenza del termine.
3. La compensazione di cui al paragrafo 1 ha il medesimo effetto del pagamento ed estingue il debito e i relativi interessi eventualmente dovuti dall’Unione.
Articolo 88
Procedura di recupero in caso di mancato pagamento volontario
(Articoli 79 e 80 del regolamento finanziario)
1. Fatto salvo l’articolo 87, se l’importo del credito non è stato recuperato integralmente alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), che è indicata anche nella nota di addebito, il contabile informa l’ordinatore responsabile e inizia senza indugio la procedura di recupero mediante ogni mezzo offerto dalla legge, incluso il richiamo dell’eventuale garanzia costituita in precedenza.
2. Fatto salvo l’articolo 87, quando non è esperibile la modalità di recupero di cui al paragrafo 1 del presente articolo e il debitore non ha eseguito il pagamento malgrado la costituzione in mora inviatagli dal contabile, quest’ultimo ricorre all’esecuzione forzata del titolo, a norma dell’articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario o sulla base di un titolo ottenuto in via contenziosa.
Articolo 89
Concessione di dilazioni di pagamento
(Articolo 80 del regolamento finanziario)
Il contabile, in collegamento con l’ordinatore responsabile, può accordare dilazioni dei termini di pagamento solamente dietro domanda scritta e motivata del debitore, alla duplice condizione seguente:
a)
che il debitore s’impegni a pagare gli interessi, al tasso previsto all’articolo 83, per tutto il periodo della dilazione accordatagli, a decorrere dalla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b);
b)
che costituisca, per tutelare i diritti dell’Unione, una garanzia finanziaria, accettata dal contabile dell’istituzione, che copra il debito sia in capitale che in interessi.
La garanzia di cui al primo comma, lettera b), può essere sostituita da una fideiussione in solido di un terzo approvata dal contabile dell’istituzione.
In circostanze eccezionali, previa domanda del debitore il contabile può rinunciare a richiedere la garanzia di cui al primo comma, lettera b), allorché valuti che il debitore vuole e può effettuare il pagamento entro il periodo della dilazione ma non è in grado di costituire siffatta garanzia e si trova in una situazione difficile.
Articolo 90
Recupero di ammende o altre penali
(Articoli 80 e 83 del regolamento finanziario)
1. Quando dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea è intentata un’azione legale contro una decisione della Commissione intesa a comminare un’ammenda o altre penali previste dal TFUE o dal trattato Euratom, e fintantoché non sono state esaurite tutte le vie di ricorso, il debitore paga, a titolo provvisorio, gli importi corrispondenti sul conto bancario indicato dal contabile oppure costituisce una garanzia finanziaria accettabile per il contabile. Tale garanzia è distinta dall’obbligo di pagare l’ammenda o le altre penali ed è esigibile alla prima richiesta. Essa copre il debito sia in capitale che in interessi dovuti a norma dell’articolo 83, paragrafo 4.
2. La Commissione garantisce gli importi incassati in via provvisoria investendoli in attivi finanziari, assicurando in tal modo la sicurezza e la liquidità delle somme di denaro e prefiggendosi al tempo stesso di ottenere un rendimento positivo.
3. Quando sono state esaurite tutte le vie di ricorso e l’ammenda o la penale è stata confermata, è adottata una delle seguenti misure:
a)
gli importi riscossi a titolo provvisorio, gli interessi e gli altri importi da essi prodotti sono iscritti in bilancio conformemente all’articolo 83 del regolamento finanziario, al più tardi nel corso dell’esercizio seguente a quello in cui sono state esaurite tutte le vie di ricorso;
b)
se è stata costituita una garanzia finanziaria, questa viene richiamata e i relativi importi sono iscritti in bilancio.
Se la Corte ha incrementato l’importo dell’ammenda o della penale, il primo comma, lettere a) e b), si applica a concorrenza degli importi della decisione della Commissione e il contabile riscuote l’importo corrispondente all’aumento, che viene iscritto in bilancio.
4. Quando sono state esaurite tutte le vie di ricorso e l’ammenda o la penale è stata annullata o ridotta è adottata una delle seguenti misure:
a)
gli importi indebitamente riscossi e gli interessi prodotti sono rimborsati al terzo interessato; nei casi in cui il rendimento complessivo per il periodo in questione sia stato negativo è rimborsato il valore nominale degli importi indebitamente riscossi;
b)
se è stata costituita una garanzia finanziaria, essa viene di conseguenza liberata.
Articolo 91
Rinuncia al recupero di un credito accertato
(Articolo 80 del regolamento finanziario)
1. L’ordinatore responsabile può rinunciare, in tutto o in parte, a recuperare un credito accertato, soltanto nei casi seguenti:
a)
quando il costo prevedibile del recupero eccederebbe l’importo del credito e la rinuncia non pregiudica l’immagine dell’Unione;
b)
quando è impossibile procedere al recupero a causa della vetustà del credito o dell’insolvibilità del debitore;
c)
quando il recupero lede il principio di proporzionalità.
2. Nella fattispecie di cui al paragrafo 1, lettera c), l’ordinatore responsabile osserva le procedure preventivamente stabilite da ciascuna istituzione e applica in qualsiasi circostanza i seguenti criteri cogenti:
a)
natura dei fatti, in considerazione della gravità dell’irregolarità che ha dato luogo all’accertamento del credito (frode, recidiva, dolo, diligenza, buona fede, errore manifesto);
b)
impatto della rinuncia sull’attività dell’Unione e sui suoi interessi finanziari (importo in oggetto, rischio di costituire precedenti, lesione dell’autorità della legge).
In funzione delle circostanze specifiche, l’ordinatore responsabile può dover tenere conto anche dei criteri aggiuntivi seguenti:
a)
eventuale distorsione della concorrenza provocata dalla rinuncia;
b)
danno economico e sociale che deriverebbe da un recupero totale.
3. La decisione di rinuncia di cui all’articolo 80, paragrafo 2, del regolamento finanziario è motivata e segnala le iniziative esperite ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata. L’ordinatore responsabile rinuncia al recupero a norma dell’articolo 84.
4. L’istituzione non può delegare una rinuncia a recuperare un credito accertato in nessuno dei casi seguenti:
a)
quando la rinuncia verte su un importo pari o superiore a 1 000 000 EUR;
b)
quando la rinuncia verte su un importo pari o superiore a 100 000 EUR, che rappresenti il 25 % del credito accertato o superi tale percentuale.
Per importi inferiori alle soglie indicate nel primo comma, ogni istituzione stabilisce nel regolamento interno le condizioni e le modalità di delega del potere di rinunciare a recuperare un credito accertato.
5. Ogni istituzione invia ogni anno al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione sulle rinunce di cui ai paragrafi da 1 a 4 del presente articolo riguardanti importi pari o superiori a 100 000 EUR. Per quanto riguarda la Commissione, la relazione è allegata al riassunto delle relazioni annuali di attività di cui all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.
Articolo 92
Annullamento di un credito accertato
(Articolo 80 del regolamento finanziario)
1. In caso di errore, l’ordinatore responsabile annulla, in tutto o in parte, il credito accertato a norma degli articoli 82 e 84 e presenta adeguate giustificazioni.
2. Ogni istituzione stabilisce nel regolamento interno le condizioni e le modalità di delega del potere di annullare un credito accertato.
Articolo 93
Norme relative ai termini di prescrizione
(Articolo 81 del regolamento finanziario)
1. Il termine di prescrizione per i crediti dell’Unione nei confronti di terzi decorre dal giorno successivo alla scadenza indicata al debitore nella nota di addebito a norma dell’articolo 80, paragrafo 3, lettera b).
Il termine di prescrizione per i crediti di terzi nei confronti dell’Unione decorre dalla data in cui il pagamento del credito del terzo è esigibile in base al corrispondente impegno giuridico.
2. Il termine di prescrizione per i crediti dell’Unione nei confronti di terzi è interrotto da qualsiasi atto inteso a recuperare il credito, compiuto da un’istituzione ovvero da uno Stato membro su richiesta di un’istituzione, e notificato al terzo.
Il termine di prescrizione per i crediti di terzi nei confronti dell’Unione è interrotto da qualsiasi atto inteso a recuperare il credito, notificato all’Unione dai suoi creditori o per conto di essi.
3. Il nuovo termine di prescrizione di cinque anni decorre dal giorno successivo alle interruzioni di cui al paragrafo 2.
4. Interrompe il termine di prescrizione ogni azione legale relativa a un importo dovuto ai sensi del paragrafo 1, comprese le azioni intentate dinanzi a un giudice che successivamente declini la propria competenza. Il nuovo periodo di prescrizione di cinque anni non decorre finché non sia stata pronunciata una sentenza e questa sia passata in giudicato, oppure se le medesime parti giungono a una composizione extragiudiziale riguardo alla medesima azione.
5. La dilazione di pagamento concessa dal contabile a norma dell’articolo 89 interrompe il termine di prescrizione. Il nuovo termine di prescrizione di 5 anni decorre dal giorno successivo alla scadenza del periodo di dilazione per il pagamento.
6. Non si procede al recupero dei crediti dopo la scadenza del termine di prescrizione determinato a norma dei paragrafi da 1 a 5.
CAPO 6
Operazioni di spesa
Articolo 94
Decisione di finanziamento
(Articolo 84 del regolamento finanziario)
1. La decisione di finanziamento determina gli elementi essenziali di un’azione comportante una spesa a carico del bilancio.
2. La decisione di finanziamento stabilisce in particolare:
a)
nel caso delle sovvenzioni:
i)
il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio;
ii)
le priorità dell’esercizio, gli obiettivi da conseguire e i risultati previsti utilizzando i fondi stanziati per tale esercizio;
iii)
i criteri essenziali di ammissibilità, selezione e di attribuzione di cui avvalersi per selezionare le proposte;
iv)
il massimale possibile del tasso di cofinanziamento e, se sono previsti più tassi, i criteri da seguire riguardo a ciascuno di essi;
v)
il calendario e l’importo indicativo degli inviti a presentare proposte;
b)
nel caso degli appalti:
i)
la dotazione globale riservata per i contratti d’appalto nel corso dell’esercizio;
ii)
il numero indicativo e il tipo di contratti d’appalto previsti e, se possibile, il loro oggetto in termini generali;
iii)
i termini temporali indicativi per avviare le procedure di appalto;
c)
nel caso dei fondi fiduciari di cui all’articolo 187 del regolamento finanziario:
i)
il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio;
ii)
gli stanziamenti riservati al fondo fiduciario per l’esercizio e gli importi previsti per l’intera sua durata;
iii)
gli obiettivi del fondo fiduciario e la sua durata;
iv)
le norme gestionali del fondo fiduciario;
v)
la possibilità di affidare compiti di esecuzione del bilancio alle entità e persone di cui all’articolo 187, paragrafo 2, del regolamento finanziario;
d)
nel caso dei premi:
i)
il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio;
ii)
gli obiettivi da conseguire ed i risultati previsti;
iii)
i requisiti di partecipazione e i criteri di attribuzione;
iv)
il calendario del concorso e l’importo del premio o dei premi;
e)
nel caso degli strumenti finanziari:
i)
il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio;
ii)
gli obiettivi da conseguire e i risultati previsti;
iii)
l’importo stanziato per lo strumento finanziario;
iv)
il calendario di attuazione indicativo.
3. Ove il programma di lavoro di cui all’articolo 128 del regolamento finanziario comprenda le informazioni stabilite al paragrafo 2, lettera a), del presente articolo per le sovvenzioni finanziate da stanziamenti autorizzati per l’esercizio, la decisione che lo adotta è considerata decisione di finanziamento di tali sovvenzioni.
Per quanto riguarda gli appalti, i fondi fiduciari, i premi e gli strumenti finanziari, ove l’esecuzione dei corrispondenti stanziamenti autorizzati per l’esercizio sia prevista da un programma di lavoro comprendente le informazioni di cui al paragrafo 2, lettere b), c), d) ed e), del presente articolo, la decisione che adotta tale programma di lavoro è considerata altresì decisione di finanziamento degli appalti, dei fondi fiduciari, dei premi e degli strumenti finanziari in questione.
Se il programma di lavoro non comprende tali informazioni per una o più azioni, dev’essere modificato di conseguenza oppure dev’essere adottata una specifica decisione di finanziamento per le azioni in questione.
4. Fatte salve eventuali disposizioni specifiche dell’atto di base, per ogni modifica sostanziale di una decisione di finanziamento già adottata si segue la medesima procedura che per la decisione iniziale.
Sezione 1
Impegno delle spese
Articolo 95
Impegni globali e accantonati
(Articolo 85 del regolamento finanziario)
1. L’impegno di bilancio globale è attuato o con la conclusione di una convenzione di finanziamento, che prevede a sua volta la conclusione ulteriore di uno o più impegni giuridici, o con la conclusione di uno o più impegni giuridici.
Le convenzioni di finanziamento relative al settore dell’assistenza finanziaria e del sostegno di bilancio, che costituiscono impegni giuridici, possono dare luogo a pagamenti senza conclusione di altri impegni giuridici.
2. L’impegno di bilancio accantonato è attuato o con la conclusione di uno o più impegni giuridici che costituiscono il diritto a pagamenti ulteriori, oppure direttamente con i pagamenti, per quanto riguarda le spese per la gestione del personale o le spese sostenute dalle istituzioni per le attività di comunicazione relative all’attualità dell’Unione.
Articolo 96
Adozione dell’impegno globale
(Articolo 85 del regolamento finanziario)
1. L’impegno globale è effettuato sulla base di una decisione di finanziamento.
Esso interviene al più tardi prima della decisione di selezione dei destinatari e, quando l’esecuzione degli stanziamenti interessati implica l’adozione di un programma di lavoro a norma dell’articolo 188, non prima dell’adozione di quest’ultimo.
2. Il paragrafo 1, secondo comma, non si applica qualora l’impegno globale sia attuato mediante la conclusione di una convenzione di finanziamento.
Articolo 97
Unicità delle firme
(Articolo 85 del regolamento finanziario)
1. La regola dell’unicità del firmatario per l’impegno di bilancio e l’impegno giuridico corrispondente può essere disapplicata soltanto nei seguenti casi:
a)
quando si tratta di impegni accantonati;
b)
quando gli impegni globali riguardano convenzioni di finanziamento con paesi terzi;
c)
quando la decisione dell’istituzione costituisce l’impegno giuridico;
d)
quando l’impegno globale è attuato mediante più impegni giuridici, di cui sono responsabili ordinatori diversi;
e)
quando, presso le casse di anticipi disponibili per azioni esterne, gli impegni giuridici devono essere firmati da funzionari delle unità locali di cui all’articolo 72, su istruzione dell’ordinatore responsabile, il quale conserva la responsabilità integrale dell’operazione sottostante;
f)
quando un’istituzione ha delegato i poteri di ordinatore al direttore di un ufficio europeo interistituzionale ai sensi dell’articolo 199, paragrafo 1, del regolamento finanziario.
2. In caso d’impedimento dell’ordinatore responsabile che ha firmato l’impegno di bilancio e quando la durata di tale impedimento è incompatibile con i termini per la conclusione dell’impegno giuridico, l’impegno giuridico è concluso dalla persona designata secondo le norme di sostituzione adottate da ciascuna istituzione, purché tale persona abbia la qualifica di ordinatore a norma dell’articolo 65, paragrafo 3, del regolamento finanziario.
Articolo 98
Spese amministrative coperte da impegni accantonati
(Articolo 85 del regolamento finanziario)
Sono considerate spese correnti di natura amministrativa che possono dare luogo a impegni accantonati le seguenti:
a)
le spese per il personale statutario e non statutario e quelle relative alle altre risorse umane, nonché le pensioni e la retribuzione degli esperti;
b)
le spese connesse ai membri dell’istituzione;
c)
le spese di formazione;
d)
le spese di concorso, selezione e assunzione;
e)
le spese di missione;
f)
le spese di rappresentanza;
g)
le spese per riunioni;
h)
gli interpreti e traduttori indipendenti;
i)
gli scambi di funzionari;
j)
le locazioni mobiliari e immobiliari a carattere ripetitivo o i pagamenti ricorrenti relativi ai contratti immobiliari ai sensi dell’articolo 121 del presente regolamento o alle rate dei prestiti a norma dell’articolo 203, paragrafo 8, del regolamento finanziario;
k)
le assicurazioni varie;
l)
la pulizia, la manutenzione e la sicurezza;
m)
le spese mediche e nel settore sociale;
n)
l’uso dei servizi di telecomunicazioni;
o)
gli oneri finanziari;
p)
le spese di contenzioso;
q)
i danni e gli interessi;
r)
le attrezzature di lavoro;
s)
l’acqua, il gas e l’elettricità;
t)
le pubblicazioni periodiche su supporto cartaceo o in forma elettronica;
u)
le attività di comunicazione delle istituzioni relative all’attualità dell’Unione.
Articolo 99
Registrazione degli impegni giuridici specifici
(Articolo 86 del regolamento finanziario)
Nel caso di un impegno di bilancio globale seguito da uno o più impegni giuridici specifici, l’ordinatore responsabile registra nella contabilità centrale gli importi dell’impegno o degli impegni giuridici specifici successivi.
Queste registrazioni contabili menzionano i riferimenti all’impegno globale sul quale sono imputate.
L’ordinatore responsabile procede a questa registrazione contabile prima di firmare il corrispondente impegno giuridico specifico, tranne nei casi di cui all’articolo 86, paragrafo 4, quarto comma, del regolamento finanziario.
In tutti i casi l’ordinatore responsabile verifica che il relativo importo complessivo non superi l’importo dell’impegno globale che li copre.
Sezione 2
Liquidazione delle spese
Articolo 100
Liquidazione e «visto per pagamento»
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
1. La liquidazione di una spesa è basata su documenti giustificativi ai sensi dell’articolo 110 che attestano i diritti del creditore, sulla base dell’accertamento di servizi effettivamente resi, di forniture effettivamente consegnate o di lavori effettivamente eseguiti, oppure sulla base di altri titoli che giustificano il pagamento, compresi i pagamenti ricorrenti di abbonamenti o corsi di formazione.
2. Prima di prendere la decisione di liquidazione della spesa, l’ordinatore responsabile procede personalmente all’esame dei documenti giustificativi o verifica, sotto la propria responsabilità, che l’esame sia stato effettuato.
3. Vale decisione di liquidazione la firma di un «visto per pagamento» da parte dell’ordinatore responsabile o da parte di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile mediante decisione formale e sotto la sua responsabilità conformemente all’articolo 65, paragrafo 5, del regolamento finanziario. Le decisioni di autorizzazione sono conservate a fini di riferimento ulteriore.
Articolo 101
Menzione «conforme ai fatti» per i prefinanziamenti
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i prefinanziamenti, l’ordinatore responsabile o un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile, certifica con la menzione «conforme ai fatti» che sono soddisfatte le condizioni fissate dall’impegno giuridico per il versamento del prefinanziamento.
Articolo 102
«Visto per pagamento» per gli appalti relativo a pagamenti intermedi e a saldo
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i pagamenti intermedi e a saldo relativi agli appalti, l’attestazione del «visto per pagamento» certifica quanto segue:
a)
la fattura emessa dal contraente è stata ricevuta dall’istituzione e la ricezione è stata oggetto di una registrazione formale;
b)
la menzione «conforme ai fatti» è stata correttamente apposta sulla fattura stessa o su un documento interno che accompagna la fattura ricevuta e firmata dall’ordinatore responsabile o da un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile;
c)
la fattura è stata verificata sotto tutti gli aspetti dall’ordinatore responsabile o sotto la sua responsabilità per determinare in particolare l’importo da pagare e il carattere liberatorio del pagamento da effettuare.
Con la menzione «conforme ai fatti» di cui al primo comma, lettera b), si certifica che i servizi contrattuali sono stati regolarmente prestati o che le forniture contrattuali sono state regolarmente consegnate o che i lavori contrattuali sono stati regolarmente eseguiti. Per le forniture e i lavori, il funzionario o altro agente tecnicamente competente stabilisce un certificato di collaudo provvisorio, quindi un certificato di collaudo definitivo al termine del periodo contrattuale di garanzia. I due certificati hanno valore equivalente alla menzione «conforme ai fatti».
Per i pagamenti ricorrenti, compreso il pagamento di abbonamenti o di corsi di formazione, la menzione «conforme ai fatti» certifica che il diritto vantato dal creditore è conforme ai documenti pertinenti che giustificano il pagamento.
Articolo 103
«Visto per pagamento» per le sovvenzioni relativo a pagamenti intermedi e a saldo
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i pagamenti intermedi e a saldo relativi alle sovvenzioni, l’attestazione del «visto per pagamento» certifica quanto segue:
a)
la domanda di pagamento del beneficiario è stata ricevuta dall’istituzione e la ricezione è stata oggetto di una registrazione formale;
b)
la menzione «conforme ai fatti» è stata correttamente apposta sulla domanda stessa o su un documento interno che accompagna il rendiconto di spesa ricevuto e firmata da un funzionario o altro agente tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile;
c)
la domanda di pagamento è stata verificata sotto tutti gli aspetti dall’ordinatore responsabile o sotto la sua responsabilità per determinare in particolare l’importo da pagare e il carattere liberatorio del pagamento da effettuare.
Con la menzione «conforme ai fatti» di cui al primo comma, lettera b), il funzionario o altro agente tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile, certifica che l’azione o il programma di lavoro svolto dal beneficiario è conforme sotto tutti gli aspetti alla decisione o convenzione di sovvenzione nonché, se del caso, che i costi dichiarati dal beneficiario sono ammissibili.
Articolo 104
«Visto per pagamento» per le spese di personale
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i pagamenti relativi alle spese di personale, l’attestazione del «visto per pagamento» certifica l’esistenza dei seguenti documenti giustificativi:
a)
per lo stipendio mensile:
i)
l’elenco completo del personale, che precisa tutti gli elementi della retribuzione;
ii)
un modulo (scheda personale), aggiornato in base alle decisioni prese in ciascun caso particolare, che registra, ogni volta che occorre, qualsiasi modificazione di qualunque elemento della retribuzione;
iii)
se si tratta di assunzioni o di nomine in ruolo, una copia certificata conforme della decisione d’assunzione o di nomina che accompagna la liquidazione del primo stipendio;
b)
per le altre retribuzioni, come nel caso del personale retribuito a ore o a giornata: una scheda firmata dal funzionario autorizzato, nella quale sono indicate le giornate e le ore di lavoro effettuate;
c)
per il lavoro straordinario: una scheda firmata dal funzionario autorizzato, nella quale sono certificate le ore di lavoro straordinario effettuate;
d)
per le spese di missione:
i)
l’ordine di missione firmato dall’autorità competente;
ii)
la nota delle spese di missione, firmata dal funzionario che l’ha effettuata e dal suo superiore gerarchico autorizzato per delega, se le spese di missione non corrispondono all’ordine di missione;
e)
per alcune altre spese amministrative inerenti al personale, compresi gli abbonamenti o i corsi di formazione che, secondo il contratto, vanno pagati in anticipo: i documenti giustificativi che fanno riferimento alla decisione sulla quale si basa la spesa e che presentano tutti gli elementi di calcolo.
La nota delle spese di missione di cui al primo comma, lettera d), punto ii), indica la località in cui si è svolta la missione, la data e l’ora di partenza e di arrivo in loco, le spese di viaggio e di soggiorno e le altre spese debitamente consentite, attestate da documenti giustificativi.
Articolo 105
Forma concreta del «visto per pagamento»
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
In un sistema non computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dal timbro della firma dell’ordinatore responsabile o di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore competente a norma dell’articolo 100. In un sistema computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dalla convalida, in sicurezza elettronica, dell’ordinatore responsabile o di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile.
Articolo 106
Forma concreta della menzione «conforme ai fatti»
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
In un sistema non computerizzato, la menzione «conforme ai fatti» è costituita dal timbro della firma dell’ordinatore responsabile o di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile a norma dell’articolo 101. In un sistema computerizzato, la menzione «conforme ai fatti» può essere costituita dalla convalida, in sicurezza elettronica, di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile.
Sezione 3
Ordinazione dei pagamenti
Articolo 107
Verifiche dell’ordinatore sui pagamenti
(Articolo 89 del regolamento finanziario)
Ai fini dell’emissione dell’ordine di pagamento, l’ordinatore responsabile verifica quanto segue:
a)
la regolarità dell’emissione dell’ordine di pagamento, che implica una corrispondente e previa decisione di liquidazione espressa col «visto per pagamento», l’esattezza della designazione del beneficiario e l’esigibilità del suo credito;
b)
la concordanza tra l’ordine di pagamento e l’impegno di bilancio sul quale va imputato;
c)
l’esattezza dell’imputazione in bilancio;
d)
la disponibilità degli stanziamenti.
Articolo 108
Diciture obbligatorie e trasmissione al contabile degli ordini di pagamento
(Articolo 89 del regolamento finanziario)
1. L’ordine di pagamento indica quanto segue:
a)
l’esercizio d’imputazione;
b)
l’articolo del bilancio e, se del caso, qualsiasi altra suddivisione pertinente;
c)
i riferimenti all’impegno giuridico che apre il diritto al pagamento;
d)
i riferimenti all’impegno di bilancio sul quale va imputato;
e)
l’importo da pagare, espresso in euro;
f)
il nome, l’indirizzo e le coordinate bancarie del beneficiario;
g)
l’oggetto della spesa;
h)
il modo di pagamento;
i)
l’iscrizione dei beni negli inventari a norma dell’articolo 248.
2. L’ordine di pagamento è datato e firmato dall’ordinatore responsabile, quindi trasmesso al contabile.
Sezione 4
Pagamento delle spese
Articolo 109
Tipi di pagamento
(Articolo 90 del regolamento finanziario)
1. Il prefinanziamento fornisce un fondo di tesoreria. Esso può essere frazionato in diversi versamenti secondo il principio della sana gestione finanziaria.
2. Il pagamento intermedio, che può essere rinnovato, può coprire le spese sostenute per l’attuazione della decisione o convenzione o per pagare i servizi, le forniture o i lavori completati e/o consegnati in una fase intermedia del contratto. Può liquidare in tutto o in parte il prefinanziamento, salvo il disposto dell’atto di base.
3. La chiusura delle spese assume la forma di un saldo di pagamento, che non può essere rinnovato e liquida i pagamenti che lo hanno preceduto, ovvero di un ordine di recupero.
Articolo 110
Documenti giustificativi
(Articolo 90 del regolamento finanziario)
1. Il prefinanziamento, anche nei casi in cui è ripartito in più versamenti, è pagato in base al contratto, alla decisione, alla convenzione o all’atto di base, oppure in base ai documenti giustificativi che consentono di verificare il rispetto delle disposizioni del contratto, della decisione o della convenzione. Se in tali atti è indicata la data per il versamento del prefinanziamento, il pagamento dell’importo dovuto non è subordinato alla presentazione di un’apposita domanda.
2. I pagamenti intermedi e i pagamenti del saldo sono basati sui documenti giustificativi che consentono di verificare che l’azione finanziata è stata eseguita nel rispetto dell’atto di base o della decisione ovvero nel rispetto delle disposizioni del contratto o della convenzione.
3. L’ordinatore responsabile definisce, nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria, la natura dei documenti giustificativi di cui al presente articolo, secondo l’atto di base, le decisioni, i contratti e le convenzioni. Le relazioni d’esecuzione, tecniche e finanziarie, intermedie e finali, costituiscono documenti giustificativi ai fini del paragrafo 2.
4. I documenti giustificativi sono conservati dall’ordinatore responsabile a norma dell’articolo 48.
Sezione 5
Termini per le operazioni di spesa
Articolo 111
Termini di pagamento e interessi di mora
(Articolo 92 del regolamento finanziario)
1. Il termine per effettuare il pagamento si intende comprensivo delle operazioni di liquidazione, di ordinazione dei pagamenti e di pagamento.
Esso decorre dalla data di ricezione della domanda di pagamento.
La domanda di pagamento è registrata tempestivamente dell’ufficio autorizzato dall’ordinatore responsabile e si considera ricevuta alla data di registrazione.
Si considera data di pagamento la data valuta di addebito del conto dell’istituzione.
2. La domanda di pagamento riporta i seguenti elementi essenziali:
a)
gli estremi del creditore;
b)
l’importo;
c)
la valuta;
d)
la data.
La mancanza di anche uno degli elementi essenziali comporta il rigetto della domanda.
Il creditore è informato per iscritto del rigetto con comunicazione motivata, tempestivamente e comunque entro 30 giorni di calendario dalla data di ricezione della domanda di pagamento.
3. In caso di sospensione a norma dell’articolo 92, paragrafo 2, del regolamento finanziario, il restante termine di pagamento riprende a decorrere dalla data di ricezione delle informazioni o dei documenti rivisti richiesti ovvero di esecuzione delle ulteriori verifiche, ivi compreso il controllo in loco.
4. Alla scadenza dei termini stabiliti all’articolo 92, paragrafo 1, del regolamento finanziario il creditore ha diritto agli interessi, alle seguenti condizioni:
a)
i tassi d’interesse sono quelli indicati all’articolo 83, paragrafo 2, del presente regolamento;
b)
gli interessi vengono pagati per il periodo decorrente dal giorno di calendario successivo alla scadenza del termine di pagamento stabilito all’articolo 92, paragrafo 1, del regolamento finanziario fino alla data in cui il pagamento è effettuato.
Tuttavia, gli interessi calcolati a norma del primo comma del presente paragrafo, qualora siano pari o inferiori a 200 EUR, sono versati al creditore soltanto previa domanda presentata entro due mesi dalla data di ricezione del pagamento tardivo.
5. Ogni istituzione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione riguardante il rispetto dei termini o la sospensione dei termini stabiliti all’articolo 92 del regolamento finanziario. La relazione della Commissione viene allegata alla sintesi delle relazioni annuali di attività previste all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.
CAPO 7
Sistemi informatici
Articolo 112
Descrizione dei sistemi informatici
(Articolo 93 del regolamento finanziario)
Quando per il trattamento delle operazioni di esecuzione del bilancio sono utilizzati sistemi e sottosistemi informatici, è necessaria una descrizione completa e aggiornata di ciascuno di essi.
Ogni descrizione definisce il contenuto di tutti i campi di dati e precisa il modo in cui il sistema tratta ogni singola operazione. Descrive inoltre dettagliatamente il modo in cui il sistema garantisce l’esistenza di una pista di controllo completa per ogni operazione.
Articolo 113
Salvaguardie regolari
(Articolo 93 del regolamento finanziario)
I dati dei sistemi e sottosistemi informatici sono salvaguardati periodicamente e conservati in luogo sicuro.
CAPO 8
Il revisore interno
Articolo 114
Designazione del revisore interno
(Articolo 98 del regolamento finanziario)
1. Ciascuna istituzione designa il proprio revisore interno secondo modalità adeguate alle sue specificità e alle sue esigenze. L’istituzione informa il Parlamento europeo e il Consiglio della designazione del revisore interno.
2. Ciascuna istituzione definisce secondo la propria specificità e le proprie esigenze la sfera delle funzioni del revisore interno, e stabilisce in dettaglio gli obiettivi e le procedure dell’esercizio della funzione di revisione contabile interna, nel rispetto delle norme internazionali in vigore in materia di revisione contabile interna.
3. L’istituzione può designare come revisore interno, in base alle sue competenze particolari, un funzionario o altro agente soggetto allo statuto che sia cittadino di uno Stato membro.
4. Quando diverse istituzioni designano un medesimo revisore interno, esse adottano le disposizioni necessarie affinché la sua responsabilità possa essere chiamata in causa secondo il disposto dell’articolo 119.
5. Quando il revisore interno cessa dalle sue funzioni, l’istituzione ne informa il Parlamento europeo e il Consiglio.
Articolo 115
Risorse a disposizione del revisore interno
(Articolo 99 del regolamento finanziario)
L’istituzione mette a disposizione del revisore interno le risorse necessarie al corretto espletamento della sua funzione di controllo e una carta delle funzioni che descrive in dettaglio compiti, diritti ed obblighi.
Articolo 116
Programma di lavoro
(Articolo 99 del regolamento finanziario)
1. Il revisore interno adotta il proprio programma di lavoro e lo sottopone all’istituzione.
2. L’istituzione può chiedere al revisore interno di effettuare controlli non figuranti nel programma di lavoro di cui al paragrafo 1.
Articolo 117
Relazioni del revisore interno
(Articolo 99 del regolamento finanziario)
1. Il revisore interno presenta all’istituzione la relazione annuale di revisione contabile interna di cui all’articolo 99, paragrafo 3, del regolamento finanziario, che indica il numero e il tipo di revisioni contabili interne effettuate, le principali raccomandazioni formulate e il seguito dato a tali raccomandazioni.
La relazione annuale del revisore interno segnala in particolare i problemi sistemici rilevati dall’istanza specializzata, istituita a norma dell’articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario.
2. Ciascuna istituzione esamina se le raccomandazioni formulate nelle relazioni del suo revisione interno possano essere oggetto di uno scambio con le altre istituzioni circa le migliori pratiche.
3. Il revisore contabile interno, nell’elaborare la sua relazione, volge particolare attenzione all’osservanza integrale del principio della sana gestione finanziaria e accerta che siano stati presi i provvedimenti adeguati per migliorarne e potenziarne costantemente l’applicazione.
Articolo 118
Indipendenza
(Articolo 100 del regolamento finanziario)
Il revisore interno gode di totale indipendenza nello svolgimento delle revisioni contabili. Non può ricevere istruzioni né vedersi opporre alcun limite relativamente all’esercizio delle funzioni che, in virtù della sua designazione, gli sono assegnate a norma del regolamento finanziario.
Articolo 119
Responsabilità del revisore interno
(Articolo 100 del regolamento finanziario)
La responsabilità del revisore interno in quanto funzionario o altro agente soggetto allo statuto può essere chiamata in causa soltanto dall’istituzione stessa, alle condizioni precisate al presente articolo.
L’istituzione adotta una decisione motivata recante apertura di un’indagine. La decisione è comunicata all’interessato. L’istituzione può incaricare dell’indagine, sotto la propria responsabilità diretta, uno o più funzionari di grado uguale o superiore a quello dell’interessato. Nel corso dell’indagine, l’interessato deve essere inteso.
La relazione d’indagine è comunicata all’interessato che è successivamente inteso dall’istituzione sulla relazione medesima.
In base alla relazione e all’audizione, l’istituzione adotta una decisione motivata di conclusione della procedura oppure una decisione motivata, a norma degli articoli 22 e 86 e dell’allegato IX dello statuto. Le decisioni che prevedono l’applicazione di misure disciplinari o l’imposizione di sanzioni pecuniarie sono notificate all’interessato e trasmesse, per informazione, alle altre istituzioni e alla Corte dei conti.
Contro dette decisioni l’interessato può presentare ricorso dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea, secondo le disposizioni dello statuto.
Articolo 120
Azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea
(Articolo 100 del regolamento finanziario)
Fatti salvi i mezzi di ricorso previsti dallo statuto, il revisore interno può avviare direttamente un’azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea contro qualsiasi atto relativo all’esercizio della sua funzione di revisore interno. Tale azione dev’essere proposta entro tre mesi dal giorno di calendario della notificazione dell’atto in causa.
Il ricorso è istruito e giudicato secondo le disposizioni dell’articolo 91, paragrafo 5, dello statuto dei funzionari dell’Unione europea.
TITOLO V
APPALTI PUBBLICI
CAPO 1
Disposizioni generali
Sezione 1
Ambito d’applicazione e principi di aggiudicazione
Articolo 121
Definizioni e ambito di applicazione
(Articolo 101 del regolamento finanziario)
1. Gli appalti immobiliari riguardano l’acquisto, l’enfiteusi, l’usufrutto, la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto, con o senza opzione per l’acquisto, di terreni, fabbricati o altri beni immobili.
2. Gli appalti di forniture riguardano l’acquisto, la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto, con o senza opzione per l’acquisto, di prodotti. Un appalto per la fornitura di prodotti e, a titolo accessorio, lavori di posa in opera e d’installazione, è considerato un appalto di forniture.
3. Gli appalti di lavori riguardano l’esecuzione o, congiuntamente, la progettazione e l’esecuzione di lavori o di un’opera relativi a una delle attività di cui all’allegato I della direttiva 2004/18/CE, oppure la realizzazione, con qualsiasi mezzo, di un’opera rispondente alle esigenze specificate dall’amministrazione aggiudicatrice. Per «opera» si intende il risultato di un insieme di lavori edilizi o di genio civile che di per sé esplichi una funzione economica o tecnica.
4. Gli appalti di servizi hanno per oggetto tutte le prestazioni intellettuali e non intellettuali non contemplate dagli appalti di forniture, di lavori e dagli appalti immobiliari.
Un appalto che riguardi due o più tipologie (lavori, servizi o forniture) è aggiudicato secondo le disposizioni applicabili alla tipologia che caratterizza l’ambito principale dell’appalto in questione.
Nel caso di appalti misti che constano di servizi e forniture, l’oggetto principale è determinato raffrontando i valori rispettivi dei servizi e delle forniture.
Ogni riferimento alle nomenclature nel contesto degli appalti pubblici è effettuato sulla base del «Vocabolario comune per gli appalti pubblici (Common Procurement Vocabulary - CPV)» di cui al regolamento (CE) n. 2195/2002 del Parlamento europeo e del Consiglio (11).
5. I termini «imprenditore», «fornitore» e «prestatore di servizi» designano una persona fisica o giuridica o un ente pubblico o un raggruppamento di tali persone e/o enti che offra sul mercato, rispettivamente, la realizzazione di lavori e/o di opere, prodotti o servizi. Il termine «operatore economico» comprende gli imprenditori, i fornitori e i prestatori di servizi. Il termine «offerente» designa l’operatore economico che ha presentato un’offerta. Il termine «candidato» designa chi ha chiesto di poter partecipare a una procedura ristretta, a un dialogo competitivo o a una procedura negoziata. Il termine «potenziale offerente» designa l’operatore economico iscritto in un elenco di potenziali offerenti a norma dell’articolo 136, paragrafo 1, lettera b).
I raggruppamenti di operatori economici sono autorizzati a presentare un’offerta o a candidarsi. Ai fini della presentazione di un’offerta o di una domanda di partecipazione, le amministrazioni aggiudicatrici non possono esigere che i raggruppamenti abbiano una forma giuridica specifica, ma al raggruppamento selezionato può essere imposto di assumere una forma giuridica specifica una volta che gli sia stato aggiudicato l’appalto, nella misura in cui tale trasformazione sia necessaria ai fini della buona esecuzione dell’appalto.
6. Sono considerati amministrazioni aggiudicatrici i servizi delle istituzioni dell’Unione, salvo quando concludano fra loro accordi amministrativi intesi a ottenere la prestazione di servizi, la fornitura di prodotti o l’esecuzione di lavori o di appalti immobiliari.
7. Per assistenza tecnica si intendono le attività di sostegno e di potenziamento delle capacità necessarie ai fini dell’attuazione di un programma o di un’azione, segnatamente le attività di preparazione, gestione, sorveglianza, valutazione, revisione contabile e controllo.
8. Tutte le comunicazioni con gli operatori economici, comprese la stipulazione dei contratti e ogni loro modificazione, possono avvenire tramite sistemi elettronici istituiti dall’autorità aggiudicatrice.
9. Tali sistemi soddisfano i seguenti requisiti:
a)
l’accesso al sistema e ai documenti trasmessi tramite esso è riservato esclusivamente alle persone autorizzate;
b)
soltanto le persone autorizzate possono firmare per via elettronica o trasmettere un documento tramite il sistema;
c)
le persone autorizzate devono essere identificate nel sistema mediante procedure prestabilite;
d)
ora e data dell’operazione elettronica devono essere precisate;
e)
dev’essere mantenuta l’integrità dei documenti;
f)
dev’essere mantenuta la disponibilità dei documenti;
g)
se del caso, dev’essere mantenuta la riservatezza dei documenti;
h)
dev’essere assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
10. Ai dati inviati o ricevuti tramite siffatto sistema si applica la presunzione giuridica dell’integrità dei dati e dell’esattezza della data e dell’ora di invio o ricezione indicata dal sistema.
Un documento inviato o notificato tramite siffatto sistema è considerato equivalente a un documento cartaceo, è ammissibile come prova in un procedimento giudiziario, è considerato originale e a esso si applica la presunzione giuridica di autenticità e integrità, purché non contenga elementi dinamici in grado di modificarlo automaticamente.
La firma elettronica di cui al paragrafo 9, lettera b), ha effetto legale equivalente alla firma autografa.
Articolo 122
Contratti quadro e contratti specifici
(Articolo 101 del regolamento finanziario)
1. La durata di un contratto quadro non può superare i quattro anni, salvo in casi eccezionali debitamente giustificati, in particolare dall’oggetto del contratto quadro.
I contratti specifici basati su contratti quadro sono aggiudicati secondo le condizioni stabilite nel contratto quadro, solo fra le amministrazioni aggiudicatrici e i contraenti del contratto quadro.
In sede di aggiudicazione dei contratti specifici, le parti non possono apportare modifiche sostanziali al contratto quadro.
2. Quando un contratto quadro è concluso con un unico operatore economico, i contratti specifici sono aggiudicati entro i limiti delle condizioni fissate nel contratto quadro.
In circostanze debitamente giustificate, le amministrazioni aggiudicatrici possono consultare per iscritto l’operatore economico, chiedendogli di completare, se necessario, la sua offerta.
3. Quando un contratto quadro è concluso con più operatori economici, questi devono essere almeno tre, purché vi sia un numero sufficiente di operatori economici che soddisfano i criteri di selezione o un numero sufficiente di offerte ammissibili che soddisfano i criteri di aggiudicazione.
Il contratto quadro concluso con più operatori economici può assumere la forma di contratti distinti che contengono le medesime condizioni.
I contratti specifici basati su contratti quadro conclusi con più operatori economici sono aggiudicati secondo le seguenti modalità:
a)
in caso di contratti quadro senza nuovo confronto competitivo, mediante applicazione delle condizioni stabilite nel contratto quadro;
b)
in caso di contratti quadro con nuovo confronto competitivo, dopo aver rilanciato il confronto competitivo fra le parti in base alle medesime condizioni, se necessario precisandole, e, se del caso, ad altre condizioni indicate nel capitolato d’oneri del contratto quadro.
Per ogni contratto specifico da aggiudicare secondo le modalità previste al terzo comma, lettera b), le amministrazioni aggiudicatrici consultano per iscritto i contraenti del contratto quadro, fissando un termine sufficiente per presentare l’offerta. Le offerte sono presentate per iscritto. Le amministrazioni aggiudicatrici aggiudicano ogni contratto specifico all’offerente che ha presentato l’offerta migliore in base ai criteri di aggiudicazione indicati nel capitolato d’oneri del contratto quadro.
4. Nei settori soggetti a una rapida evoluzione dei prezzi e della tecnologia, i contratti quadro che non prevedono un nuovo confronto competitivo comprendono una clausola che prescrive un riesame a medio termine oppure un sistema di parametri di riferimento. Dopo il riesame a medio termine, se le condizioni stabilite inizialmente non sono più consone all’andamento dei prezzi o agli sviluppi tecnologici, l’amministrazione aggiudicatrice non può fare uso del contratto quadro in questione e prende i provvedimenti adeguati per risolverlo.
5. Soltanto i contratti specifici basati su contratti quadro sono preceduti da un impegno di bilancio.
Sezione 2
Pubblicazione
Articolo 123
Misure di pubblicità per gli appalti ai quali si applica la direttiva 2004/18/CE
(Articolo 103 del regolamento finanziario)
1. Per gli appalti il cui valore è pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, la pubblicazione comprende un bando di gara, fatto salvo l’articolo 134, e un avviso relativo all’aggiudicazione dell’appalto. Un avviso di preinformazione è obbligatorio solo quando l’amministrazione aggiudicatrice intende avvalersi della facoltà di ridurre il termine per la ricezione delle offerte a norma dell’articolo 152, paragrafo 4.
2. L’avviso di preinformazione è l’avviso con il quale le amministrazioni aggiudicatrici fanno conoscere, a titolo indicativo, il valore totale stimato e l’oggetto degli appalti e contratti quadro che intendono aggiudicare nel corso di un esercizio, esclusi gli appalti oggetto di procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara.
L’avviso di preinformazione è pubblicato dall’Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea (in prosieguo «Ufficio delle pubblicazioni») oppure dalle stesse amministrazioni aggiudicatrici sul loro «profilo di committente».
L’avviso di preinformazione obbligatorio è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni o pubblicato sul profilo di committente non appena possibile e, in ogni caso, entro il 31 marzo di ogni esercizio finanziario.
Le amministrazioni aggiudicatrici che pubblicano l’avviso di preinformazione sul loro profilo di committente inviano all’Ufficio delle pubblicazioni, per via elettronica nel formato e secondo le modalità di trasmissione indicati nell’allegato VIII, punto 3, della direttiva 2004/18/CE, una comunicazione in cui è annunciata la pubblicazione di un avviso di preinformazione su un profilo di committente.
3. Il bando di gara permette alle amministrazioni aggiudicatrici di rendere nota l’intenzione d’iniziare la procedura di aggiudicazione di un appalto o di un contratto quadro o d’istituire un sistema dinamico di acquisizione, di cui all’articolo 131. Fatti salvi i contratti conclusi mediante la procedura negoziata di cui all’articolo 134, il bando di gara è obbligatorio per i contratti d’appalto il cui valore stimato è pari o superiore alle soglie indicate all’articolo 170, paragrafo 1.
Esso non è obbligatorio per i contratti specifici basati su contratti quadro.
In caso di procedura aperta, il bando di gara precisa data, ora ed eventualmente luogo della riunione della commissione incaricata dell’apertura delle offerte, alla quale possono partecipare gli offerenti.
Le amministrazioni aggiudicatrici informano se le varianti sono autorizzate o no e precisano i livelli minimi di capacità da esse richiesti se si avvalgono della facoltà conferita loro dall’articolo 146, paragrafo 2, secondo comma. Esse indicano i criteri di selezione, di cui all’articolo 146, che intendono applicare, il numero minimo di candidati che intendono invitare e, all’occorrenza, il numero massimo, nonché i criteri obiettivi e non discriminatori per ridurre tale numero, a norma dell’articolo 128, paragrafo 1, secondo comma.
Se tutti i documenti di gara sono liberamente, direttamente e completamente accessibili per via elettronica, in particolare per i sistemi dinamici di acquisizione di cui all’articolo 131, nel bando di gara figura l’indirizzo internet sul quale è possibile consultare tali documenti.
Le amministrazioni aggiudicatrici che intendono indire un concorso manifestano tale intenzione mediante un avviso.
Se del caso, le amministrazioni aggiudicatrici precisano nel bando di gara che la procedura di aggiudicazione è interistituzionale. In tale ipotesi, nel bando di gara sono indicate le istituzioni, le agenzie esecutive o gli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario che partecipano alla procedura di aggiudicazione, l’istituzione responsabile della procedura di aggiudicazione e il volume totale degli appalti per l’insieme delle istituzioni, delle agenzie esecutive o degli organismi interessati.
4. L’avviso di aggiudicazione dell’appalto riporta i risultati della procedura di aggiudicazione di appalti, contratti quadro e appalti basati su un sistema dinamico d’acquisizione. Tale avviso è obbligatorio per gli appalti di valore pari o superiore alle soglie fissate dall’articolo 170, paragrafo 1. Esso non è obbligatorio per i contratti specifici basati su contratti quadro.
L’avviso di aggiudicazione dell’appalto è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni entro 48 giorni di calendario dalla data in cui è stato firmato il contratto o il contratto quadro. Tuttavia, gli avvisi relativi a contratti basati su un sistema dinamico di acquisizione possono essere raggruppati per trimestre. In tal caso sono inviati all’Ufficio delle pubblicazioni entro 48 giorni dalla fine di ogni trimestre.
Le amministrazioni aggiudicatrici che hanno indetto un concorso di progettazione inviano all’Ufficio delle pubblicazioni un avviso in merito ai risultati del concorso.
In caso di procedure interistituzionali, l’avviso di aggiudicazione è inviato dall’amministrazione aggiudicatrice responsabile della procedura.
Se trattasi di contratto o contratto quadro di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, che sia stato aggiudicato con procedura negoziata senza pubblicazione preliminare del bando di gara, l’avviso di aggiudicazione dell’appalto è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni in tempo utile perché la pubblicazione avvenga prima della firma del contratto, secondo i termini e le condizioni di cui all’articolo 171, paragrafo 1.
Fatto salvo l’articolo 21, le informazioni relative al valore e ai contraenti dei contratti specifici basati su un contratto quadro nel corso di un determinato esercizio finanziario sono pubblicate sul sito internet dell’amministrazione aggiudicatrice, entro il 30 giugno successivo alla fine dell’esercizio finanziario stesso, qualora le soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, risultino superate a causa della stipulazione di un contratto specifico o per effetto del valore complessivo dei contratti specifici in questione.
5. I bandi e gli avvisi sono redatti secondo i modelli di formulari adottati dalla Commissione conformemente alla direttiva 2004/18/CE.
Articolo 124
Misure di pubblicità per gli appalti ai quali non si applica la direttiva 2004/18/CE
(Articolo 103 del regolamento finanziario)
1. Gli appalti il cui valore è inferiore alle soglie previste all’articolo 170, paragrafo 1, formano oggetto di adeguata pubblicità, allo scopo di aprirli alla concorrenza e di garantire l’imparzialità delle procedure di aggiudicazione. Tale pubblicità comporta:
a)
un bando di gara di cui all’articolo 123, paragrafo 3, o un invito a manifestare interesse per gli appalti d’oggetto simile, di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 1;
b)
un’idonea pubblicità ex ante su internet per gli appalti di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 2.
2. Gli appalti immobiliari e gli appalti dichiarati segreti, di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettera j), del presente regolamento, formano oggetto soltanto di una pubblicazione annuale specifica dell’elenco dei contraenti, che precisa l’oggetto e il valore dell’appalto aggiudicato. Tale elenco è trasmesso al Parlamento europeo e al Consiglio. Se l’amministrazione aggiudicatrice è la Commissione, essa allega l’elenco alla sintesi delle relazioni annuali di attività di cui all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.
3. Le informazioni relative agli appalti di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 1, che non sono stati oggetto di un avviso di aggiudicazione individuale sono trasmesse all’Ufficio delle pubblicazioni. Gli elenchi annuali dei contraenti sono trasmessi entro il 30 giugno dell’esercizio finanziario successivo.
4. Le informazioni relative agli appalti di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 2, sono pubblicate sul sito internet dell’istituzione entro il 30 giugno dell’esercizio finanziario successivo.
Articolo 125
Pubblicazione dei bandi e degli avvisi
(Articolo 103 del regolamento finanziario)
1. L’Ufficio delle pubblicazioni pubblica nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea i bandi e gli avvisi di cui agli articoli 123 e 124, entro dodici giorni di calendario dalla spedizione.
Il termine di cui al primo comma è ridotto a cinque giorni di calendario nelle procedure accelerate di cui all’articolo 154.
2. Le amministrazioni aggiudicatrici devono essere in grado di fornire la prova della data di spedizione.
Articolo 126
Altre forme di pubblicità
(Articolo 103 del regolamento finanziario)
Oltre alle forme di pubblicità di cui agli articoli 123, 124 e 125, gli appalti possono essere oggetto di qualsiasi altra forma di pubblicità, in particolare in forma elettronica. Dette altre forme di pubblicità fanno rinvio all’eventuale bando o avviso pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea di cui all’articolo 125, al quale non possono essere anteriori e che è il solo facente fede.
Dette forme di pubblicità non possono introdurre discriminazioni tra i candidati od offerenti, né contenere informazioni diverse da quelle contenute nell’eventuale bando di gara.
Sezione 3
Procedure di aggiudicazione degli appalti
Articolo 127
Tipologia delle procedure di aggiudicazione
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. L’aggiudicazione di un appalto avviene sia su gara d’appalto, con procedura aperta, ristretta o negoziata previa pubblicazione di un bando di gara, sia con procedura negoziata senza preliminare pubblicazione di un bando di gara, eventualmente a seguito di concorso.
2. La procedura di gara è aperta quando ogni operatore economico interessato può presentare un’offerta. Ciò vale anche per i sistemi dinamici d’acquisizione di cui all’articolo 131.
La procedura è ristretta quando tutti gli operatori economici possono chiedere di partecipare, ma soltanto i candidati che soddisfano i criteri di selezione di cui all’articolo 146 e che sono invitati contemporaneamente e per iscritto dalle amministrazioni aggiudicatrici possono presentare un’offerta o una soluzione nell’ambito della procedura di dialogo competitivo di cui all’articolo 132.
La fase di selezione può svolgersi per ogni singola gara d’appalto, anche nell’ambito di un dialogo competitivo, oppure allo scopo di costituire un elenco di potenziali candidati nell’ambito della procedura di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettera a).
3. In una procedura negoziata, le amministrazioni aggiudicatrici consultano gli offerenti di loro scelta, conformi ai criteri di selezione di cui all’articolo 146, e pattuiscono con uno o più di essi le condizioni dell’offerta.
Nelle procedure negoziate con pubblicazione di un bando di gara di cui all’articolo 135, l’invito a negoziare è inviato ai candidati selezionati, simultaneamente e per iscritto.
4. I concorsi sono procedure intese a fornire all’amministrazione aggiudicatrice la possibilità di acquisire, soprattutto nel settore dell’architettura e dell’ingegneria civile o del trattamento di dati, un piano o un progetto che viene proposto da una commissione giudicatrice dopo apertura alla concorrenza, con o senza attribuzione di premi.
Articolo 128
Numero di candidati nella procedura ristretta o negoziata
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Nella procedura ristretta e nelle procedure di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettere a) e b), il numero di candidati invitati a presentare un’offerta non può essere inferiore a cinque, purché un numero sufficiente di candidati soddisfi i criteri di selezione.
L’amministrazione aggiudicatrice può inoltre prevedere un numero massimo di candidati, in funzione dell’oggetto dell’appalto e sulla base di criteri di selezione oggettivi e non discriminatori. In tal caso, la forcella e i criteri sono indicati nel bando di gara o nell’invito a manifestare interesse di cui agli articoli 123 e 124.
In ogni caso, il numero di candidati ammessi a presentare un’offerta deve essere sufficiente a garantire un’effettiva concorrenza.
2. Nelle procedure negoziate e in esito al dialogo competitivo il numero di candidati invitati a negoziare o a presentare un’offerta non può essere inferiore a tre, purché un numero sufficiente di candidati soddisfi i criteri di selezione.
Il numero di candidati invitati a presentare un’offerta deve essere sufficiente a garantire un’effettiva concorrenza.
Il disposto del primo e del secondo comma non si applica:
a)
agli appalti di valore molto modesto di cui all’articolo 137, paragrafo 2;
b)
agli appalti di servizi legali a norma della nomenclatura CPV;
c)
agli appalti dichiarati segreti di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettera j).
3. Se il numero di candidati che soddisfano i criteri di selezione e i livelli minimi è inferiore al numero minimo previsto ai paragrafi 1 e 2, l’amministrazione aggiudicatrice può proseguire la procedura invitando il candidato o i candidati in possesso delle capacità richieste. Essa non può invece includere altri operatori economici non inizialmente invitati a partecipare alla procedura o candidati che non abbiano le capacità richieste.
Articolo 129
Svolgimento delle procedure negoziate
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
Le amministrazioni aggiudicatrici negoziano con gli offerenti le offerte da questi presentate per adattarle alle esigenze che hanno indicato nel bando di gara di cui all’articolo 123 o nel capitolato d’oneri e nei documenti complementari eventuali e al fine di individuare l’offerta economicamente più vantaggiosa.
Nel corso del negoziato, le amministrazioni aggiudicatrici garantiscono la parità di trattamento di tutti gli offerenti.
Quando le amministrazioni aggiudicatrici possono aggiudicare un appalto secondo la procedura negoziata con pubblicazione preliminare del bando di gara a norma dell’articolo 135, esse possono prevedere che la procedura negoziata si svolga in fasi successive, in modo da ridurre il numero delle offerte da negoziare, applicando i criteri di aggiudicazione indicati nel bando di gara o nel capitolato d’oneri. Il ricorso a tale facoltà è indicato nel bando di gara o nel capitolato d’oneri.
Articolo 130
Concorso
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Le regole relative all’organizzazione di un concorso sono messe a disposizione di coloro che sono interessati a parteciparvi.
Il numero dei candidati invitati a partecipare deve permettere un’effettiva concorrenza.
2. La commissione giudicatrice è nominata dall’ordinatore responsabile. È composta esclusivamente da persone fisiche indipendenti dai partecipanti al concorso. Quando è richiesta una qualificazione professionale particolare per partecipare al concorso, almeno un terzo dei membri deve avere la stessa qualificazione o una qualificazione equivalente.
La commissione giudicatrice dispone di autonomia di parere. I suoi pareri sono presi su progetti presentati in modo anonimo dai candidati ed esclusivamente sulla base dei criteri indicati nel bando di concorso.
3. La commissione giudicatrice iscrive in un verbale, firmato dai suoi membri, le proprie proposte, fondate sui meriti di ciascun progetto, nonché le proprie osservazioni.
L’anonimato dei candidati è preservato fino al parere della commissione giudicatrice.
La commissione giudicatrice può invitare i candidati a rispondere alle domande iscritte nel verbale, allo scopo di chiarire un progetto. Viene redatto il verbale integrale del dialogo che ne consegue.
4. L’amministrazione aggiudicatrice prende quindi una decisione nella quale precisa il nome e l’indirizzo del candidato prescelto motivando la scelta in base ai criteri preventivamente indicati nel bando di concorso, in particolare se si discosta dalle proposte presentate nel parere della commissione giudicatrice.
Articolo 131
Sistema dinamico di acquisizione
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Il sistema dinamico di acquisizione è un processo interamente elettronico per acquisti di uso corrente, aperto per tutta la sua durata a qualsivoglia operatore economico che soddisfi i criteri di selezione e abbia presentato un’offerta indicativa conforme al capitolato d’oneri e agli eventuali documenti complementari. Le offerte indicative possono essere migliorate in qualsiasi momento, a condizione che restino conformi al capitolato d’oneri.
2. Ai fini dell’istituzione di un sistema dinamico di acquisizione, le amministrazioni aggiudicatrici pubblicano un bando di gara nel quale è precisato che si tratta di un sistema dinamico di acquisizione ed è indicato l’indirizzo internet presso il quale è possibile consultare liberamente, direttamente e completamente il capitolato d’oneri e ogni documento complementare, dalla pubblicazione del bando fino alla conclusione del sistema.
Le amministrazioni aggiudicatrici precisano nel capitolato d’oneri, tra l’altro, la natura degli acquisti previsti che sono oggetto di detto sistema e tutte le informazioni necessarie riguardanti il sistema di acquisizione, l’attrezzatura elettronica utilizzata nonché le modalità e specifiche tecniche di connessione.
3. Le amministrazioni aggiudicatrici accordano a qualsivoglia operatore economico, per tutta la durata del sistema dinamico di acquisizione, la possibilità di presentare un’offerta indicativa, allo scopo di essere ammesso nel sistema alle condizioni di cui al paragrafo 1. Esse portano a termine la valutazione entro il termine massimo di 15 giorni dalla presentazione dell’offerta indicativa. Possono tuttavia prolungare il periodo di valutazione a condizione che nel frattempo non intervenga un confronto concorrenziale.
Le amministrazioni aggiudicatrici informano al più presto l’offerente della sua ammissione nel sistema dinamico di acquisizione o del rigetto della sua offerta.
4. Ogni appalto specifico forma oggetto di un confronto concorrenziale. Prima di procedervi, le amministrazioni aggiudicatrici pubblicano un bando di gara semplificato, invitando tutti gli operatori economici interessati a presentare un’offerta indicativa entro un termine che non può essere inferiore a 15 giorni a decorrere dalla data di invio del bando di gara semplificato. Le amministrazioni aggiudicatrici procedono al confronto concorrenziale soltanto dopo aver terminato la valutazione di tutte le offerte indicative introdotte entro questo termine.
Le amministrazioni aggiudicatrici invitano tutti gli offerenti ammessi nel sistema a presentare un’offerta entro un termine ragionevole. Esse aggiudicano l’appalto all’offerente che ha presentato l’offerta economicamente più vantaggiosa in base ai criteri di aggiudicazione enunciati nel bando di gara per l’istituzione del sistema dinamico di acquisizione. Detti criteri possono, all’occorrenza, essere precisati nell’invito a presentare un’offerta.
5. La durata di un sistema dinamico di acquisizione non può superare quattro anni, tranne in casi eccezionali debitamente giustificati.
Le amministrazioni aggiudicatrici non possono ricorrere a detto sistema in modo da ostacolare, limitare o falsare la concorrenza.
Nessun costo procedurale può essere posto a carico degli operatori economici interessati o dei partecipanti al sistema.
Articolo 132
Dialogo competitivo
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Nel caso di appalti particolarmente complessi, le amministrazioni aggiudicatrici possono avvalersi del dialogo competitivo di cui all’articolo 29 della direttiva 2004/18/CE quando ritengano che il ricorso diretto alla procedura aperta o alle modalità relative alla procedura ristretta non permetta di aggiudicare l’appalto all’offerta economicamente più vantaggiosa.
Un appalto è considerato particolarmente complesso quando l’amministrazione aggiudicatrice non è oggettivamente in grado di definire i mezzi tecnici atti a soddisfare le sue necessità o i suoi obiettivi, oppure di specificare l’impostazione giuridica o finanziaria del progetto.
2. Le amministrazioni aggiudicatrici pubblicano un bando di gara in cui rendono note le loro necessità ed esigenze, definendole nel bando stesso e/o in un documento descrittivo.
3. Le amministrazioni aggiudicatrici avviano un dialogo con i candidati che soddisfano i criteri di selezione di cui all’articolo 146, per individuare e definire i mezzi più idonei a soddisfare le proprie necessità.
Durante il dialogo le amministrazioni aggiudicatrici garantiscono la parità di trattamento di tutti gli offerenti e la riservatezza delle soluzioni proposte o di altre informazioni fornite dai candidati partecipanti al dialogo, salvo che questi non ne autorizzino la diffusione.
Le amministrazioni aggiudicatrici possono prevedere che la procedura si svolga in fasi successive, in modo da ridurre il numero di soluzioni da discutere nella fase del dialogo, applicando i criteri di aggiudicazione precisati nel bando di gara o nel documento descrittivo, se tale possibilità è prevista nel bando di gara o nel documento descrittivo.
4. Dopo aver informato i partecipanti della conclusione del dialogo, le amministrazioni aggiudicatrici li invitano a presentare le loro offerte finali in base alla soluzione o alle soluzioni presentate e specificate nella fase del dialogo. Tali offerte comprendono tutti gli elementi richiesti e necessari per l’esecuzione del progetto.
A richiesta dell’amministrazione aggiudicatrice le offerte possono essere chiarite, precisate e perfezionate, a condizione che non ne consegua la modifica di elementi fondamentali dell’offerta o dell’appalto posto in gara, la cui variazione rischi di falsare la concorrenza o di avere un effetto discriminatorio.
A richiesta dell’amministrazione aggiudicatrice, l’offerente che risulta aver presentato l’offerta economicamente più vantaggiosa può essere indotto a precisare gli aspetti della sua offerta o a confermare gli impegni in essa figuranti, a condizione che ciò non abbia l’effetto di modificare elementi fondamentali dell’offerta o dell’appalto quale posto in gara, falsare la concorrenza o comportare discriminazioni.
5. Le amministrazioni aggiudicatrici possono prevedere premi o pagamenti ai partecipanti al dialogo.
Articolo 133
Aggiudicazione congiunta
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
In caso di procedura di aggiudicazione congiunta fra un’istituzione e l’amministrazione aggiudicatrice di uno o più Stati membri, Stati EFTA o paesi candidati all’Unione si applicano le disposizioni procedurali dell’istituzione.
Quando l’amministrazione aggiudicatrice di uno Stato membro detiene o gestisce una quota del valore totale stimato dell’appalto pari o superiore al 50 %, oppure in altri casi debitamente motivati, l’istituzione può decidere che si applichino le norme procedurali dell’amministrazione aggiudicatrice dello Stato membro, purché esse possano essere considerate equivalenti a quelle dell’istituzione.
L’istituzione e l’amministrazione aggiudicatrice di uno Stato membro, di uno Stato EFTA o di un paese candidato all’Unione che svolgono congiuntamente la procedura di aggiudicazione si accordano, in particolare, sulle modalità pratiche della valutazione delle domande di partecipazione o delle offerte, sull’aggiudicazione dell’appalto, sul diritto da applicare all’appalto e sul giudice competente in caso di controversie.
Articolo 134
Ricorso a una procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara, qualunque sia l’importo stimato dell’appalto, nei seguenti casi:
a)
qualora non sia stata presentata alcuna offerta o alcuna offerta appropriata o alcuna domanda di partecipazione in risposta a una procedura aperta o ristretta, previa conclusione della procedura iniziale, purché non siano sostanzialmente modificate le condizioni iniziali dell’appalto precisate nei documenti di gara di cui all’articolo 138;
b)
qualora, per ragioni di natura tecnica o artistica ovvero attinenti alla tutela di diritti esclusivi, l’appalto possa essere affidato unicamente a un operatore economico determinato;
c)
nella misura strettamente necessaria, qualora l’estrema urgenza determinata da eventi imprevedibili non imputabili all’amministrazione aggiudicatrice non consenta di rispettare i termini previsti per le altre procedure, di cui agli articoli 152, 153 e 154;
d)
qualora un appalto di servizi faccia seguito a un concorso e, secondo le norme applicabili, debba essere aggiudicato al vincitore o a uno dei vincitori del concorso; in quest’ultimo caso tutti i vincitori devono essere invitati a partecipare alla negoziazione;
e)
per i servizi e lavori complementari, non compresi nel progetto inizialmente previsto né nel contratto iniziale, i quali, in seguito a circostanze impreviste, sono divenuti necessari per la prestazione del servizio o l’esecuzione dell’opera, alle condizioni di cui al paragrafo 2;
f)
per nuovi servizi o lavori consistenti nella ripetizione di servizi o lavori analoghi già affidati all’operatore economico cui la medesima amministrazione aggiudicatrice ha aggiudicato l’appalto iniziale, purché tali servizi o lavori siano conformi al progetto di base e che tale progetto sia stato oggetto di un primo appalto aggiudicato mediante procedura aperta o ristretta, alle condizioni di cui al paragrafo 3;
g)
per gli appalti di forniture:
i)
nel caso di consegne complementari destinate al rinnovo parziale di forniture o di impianti di uso corrente, o all’ampliamento di forniture o impianti esistenti, qualora il cambiamento di fornitore obblighi l’amministrazione aggiudicatrice ad acquistare attrezzature con caratteristiche tecniche differenti il cui impiego o la cui manutenzione comporterebbe incompatibilità o difficoltà tecniche sproporzionate; la durata di tali contratti non può superare i tre anni;
ii)
per i prodotti fabbricati puramente a scopo di ricerca, sperimentazione, studio o sviluppo, a esclusione delle prove di redditività del prodotto o la produzione su larga scala destinata a coprire i costi di ricerca e sviluppo;
iii)
per forniture quotate e acquistate in una borsa di materie prime;
iv)
per acquisti a condizioni particolarmente vantaggiose, presso un fornitore che cessi definitivamente l’attività commerciale oppure presso il curatore o liquidatore di un fallimento, di un concordato giudiziario o di una procedura analoga prevista nel diritto nazionale;
h)
per gli appalti immobiliari, previa indagine del mercato locale;
i)
per gli appalti di servizi legali a norma della nomenclatura CPV, purché questi appalti formino oggetto di adeguata pubblicità;
j)
per gli appalti dichiarati segreti dall’istituzione o dalle autorità da questa delegate, o per gli appalti alla cui esecuzione devono accompagnarsi speciali misure di sicurezza, secondo le disposizioni amministrative vigenti o quando lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione.
2. Per i servizi e lavori complementari di cui al paragrafo 1, lettera e), nei casi seguenti l’amministrazione aggiudicatrice può ricorrere alla procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara a condizione che siano aggiudicati al contraente che esegue tale appalto:
a)
qualora tali appalti complementari non possano essere separati, sotto il profilo tecnico o economico, dall’appalto principale senza recare gravi inconvenienti all’amministrazione aggiudicatrice;
b)
oppure qualora tali servizi o lavori, pur essendo separabili dall’esecuzione dell’appalto iniziale, siano strettamente necessari al suo perfezionamento.
Il valore cumulato degli appalti complementari non deve superare il 50 % dell’importo dell’appalto iniziale.
3. Nei casi di cui al paragrafo 1, lettera f), del presente articolo, la possibilità di ricorrere alla procedura negoziata è indicata sin dall’apertura della gara per la prima operazione e, per il calcolo delle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, viene preso in considerazione l’importo totale previsto per il proseguimento dei servizi o lavori. Il ricorso a questa procedura è limitato all’esecuzione dell’appalto iniziale e al massimo al triennio successivo alla firma del contratto.
Articolo 135
Ricorso a una procedura negoziata con pubblicazione preliminare di un bando di gara
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura negoziata previa pubblicazione del bando di gara, qualunque sia il valore stimato dell’appalto, nei seguenti casi:
a)
in caso di offerte irregolari o inaccettabili, in particolare secondo i criteri di selezione o di aggiudicazione, presentate in risposta a una procedura aperta o ristretta o a un dialogo competitivo già conclusi, purché non siano sostanzialmente modificate le condizioni iniziali dell’appalto precisate nei documenti di gara di cui all’articolo 138 e fatta salva l’applicazione del paragrafo 2 del presente articolo;
b)
in casi eccezionali, quando si tratta di lavori, forniture o servizi la cui natura o i cui rischi non consentano all’offerente di stabilire preliminarmente il prezzo globale;
c)
qualora la natura dei servizi oggetto dell’appalto, in particolare nel caso dei servizi finanziari e delle prestazioni di natura intellettuale, renda impossibile stabilire le specifiche dell’appalto con una precisione sufficiente che permetta di aggiudicare l’appalto selezionando l’offerta migliore secondo le norme della procedura aperta o della procedura ristretta;
d)
per gli appalti di lavori, quando i lavori sono realizzati unicamente a scopo di ricerca, sperimentazione o messa a punto e non per assicurare una redditività o il recupero dei costi di ricerca e di sviluppo;
e)
per gli appalti di servizi di cui all’allegato II B della direttiva 2004/18/CE, salvo il disposto dell’articolo 134, paragrafo 1, lettere i) e j), e paragrafo 2, del presente regolamento;
f)
per servizi di ricerca e sviluppo diversi da quelli i cui risultati appartengono esclusivamente all’amministrazione aggiudicatrice, che li utilizza nello svolgimento delle sue attività, a condizione che l’amministrazione aggiudicatrice retribuisca in misura integrale il servizio a essa prestato;
g)
per gli appalti di servizi riguardanti l’acquisto, lo sviluppo, la produzione o coproduzione di programmi destinati alla radiotelediffusione da parte di emittenti, e per gli appalti relativi ai tempi di radiotelediffusione.
2. Nei casi di cui al paragrafo 1, lettera a), le amministrazioni aggiudicatrici possono non pubblicare il bando di gara se includono nella procedura negoziata tutti e soltanto gli offerenti rispondenti ai criteri di selezione i quali, nella procedura precedente, abbiano presentato offerte conformi alle esigenze formali della procedura di aggiudicazione.
Articolo 136
Procedura a seguito di invito a manifestare interesse
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Per gli appalti di valore non superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, e fatti salvi gli articoli 134 e 135, le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere a un invito a manifestare interesse per:
a)
preselezionare i candidati che saranno invitati a presentare un’offerta in caso di future procedure ristrette;
b)
ovvero, in alternativa, preparare un elenco di potenziali offerenti che saranno invitati a presentare domande di partecipazione od offerte.
2. L’elenco risultante da un invito a manifestare interesse è valido per i seguenti periodi:
a)
non oltre i tre anni dalla data di spedizione all’Ufficio delle pubblicazioni del bando di cui all’articolo 124, paragrafo 1, lettera a), nel caso di cui al paragrafo 1, lettera a), del presente articolo;
b)
non oltre cinque anni dalla data di spedizione all’Ufficio delle pubblicazioni del bando di cui all’articolo 124, paragrafo 1, lettera a), in caso di elenco di potenziali offerenti di cui al paragrafo 1, lettera b), del presente articolo.
L’elenco di cui al primo comma può comprendere sottoelenchi.
Ogni interessato può depositare la propria candidatura in qualsiasi momento del periodo di validità dell’elenco, tranne che negli ultimi tre mesi di tale periodo.
3. Qualora sia previsto di aggiudicare un appalto, l’amministrazione aggiudicatrice invita tutti i candidati o potenziali offerenti figuranti nel pertinente elenco o sottoelenco a:
a)
presentare un’offerta nel caso di cui al paragrafo 1, lettera a);
b)
ovvero, in alternativa, presentare, nel caso dell’elenco di cui al paragrafo 1, lettera b):
i)
offerte, comprendenti i documenti relativi ai criteri di esclusione e di selezione;
ii)
ovvero, in alternativa, i documenti relativi ai criteri di esclusione e di selezione e, in una seconda fase, le offerte in caso tali criteri siano soddisfatti.
Articolo 137
Appalti di valore modesto
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Per gli appalti di valore modesto non superiore a 60 000 EUR è consentita la procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara, con consultazione di almeno tre candidati.
Se, dopo aver consultato i candidati, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, può aggiudicarle l’appalto, purché tale offerta soddisfi i criteri di aggiudicazione.
2. Gli appalti di valore molto modesto, non superiore a 15 000 EUR, possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta con procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara.
3. I pagamenti relativi a spese d’importo non superiore a 1 000 EUR possono essere effettuati semplicemente in base alle relative fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.
Articolo 138
Documenti di gara
(Articolo 105 del regolamento finanziario)
1. I documenti di gara comportano almeno quanto segue:
a)
l’invito a presentare un’offerta o a negoziare o a partecipare al dialogo nell’ambito della procedura di cui all’articolo 132;
b)
il capitolato d’oneri allegato all’invito o nel caso del dialogo competitivo di cui all’articolo 132, un documento descrittivo delle necessità ed esigenze dell’amministrazione aggiudicatrice o l’indicazione dell’indirizzo internet al quale è possibile consultare tali documenti;
c)
il progetto di contratto basato sul modello di contratto.
Il primo comma, lettera c), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.
I documenti di gara contengono un riferimento alle misure di pubblicità adottate a norma degli articoli da 123 a 126.
2. L’invito a presentare un’offerta o a negoziare o a partecipare al dialogo precisa almeno:
a)
le modalità d’invio e di presentazione delle offerte, in particolare la data e l’ora limite, l’eventuale obbligo di rispondere compilando un modulo tipo, i documenti da allegare, compresi i documenti attestanti la capacità economica, finanziaria, professionale e tecnica di cui all’articolo 146, se non sono precisati nel bando di gara, e l’indirizzo al quale devono essere trasmessi;
b)
che la presentazione di un’offerta costituisce accettazione del capitolato d’oneri di cui al paragrafo 1 al quale si riferisce e che tale presentazione vincola l’offerente durante l’esecuzione dell’appalto, qualora ne divenga l’aggiudicatario;
c)
il periodo di validità delle offerte, durante il quale l’offerente è obbligato a mantenere immutate tutte le condizioni della sua offerta;
d)
il divieto di qualsiasi contatto tra l’amministrazione aggiudicatrice e l’offerente nel corso della procedura, salvo a titolo eccezionale, alle condizioni previste dall’articolo 160 e in precise condizioni di visita, quando sia prevista una visita sul posto;
e)
nel caso di dialogo competitivo, la data prevista e l’indirizzo per l’inizio della fase di consultazione.
3. Il capitolato d’oneri precisa almeno:
a)
i criteri di esclusione e di selezione relativi all’appalto, tranne nei casi di dialogo competitivo, procedura ristretta e procedura negoziata con pubblicazione preliminare del bando ai sensi dell’articolo 135; in questi casi, i criteri figurano soltanto nel bando di gara o nell’invito a manifestare interesse;
b)
i criteri di aggiudicazione dell’appalto e la loro ponderazione relativa oppure, all’occorrenza, il loro ordine decrescente d’importanza, se non figura nel bando di gara;
c)
le specifiche tecniche di cui all’articolo 139;
d)
le esigenze minime che le varianti devono rispettare, nell’ambito delle procedure di aggiudicazione all’offerta economicamente più vantaggiosa di cui all’articolo 149, paragrafo 2, qualora l’amministrazione aggiudicatrice abbia indicato nel bando di gara che le varianti sono autorizzate;
e)
l’applicazione del protocollo sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea o, all’occorrenza, della convenzione di Vienna sulle relazioni diplomatiche o della convenzione di Vienna sulle relazioni consolari;
f)
le modalità di prova in materia di accesso agli appalti, a norma dell’articolo 172;
g)
nel sistema dinamico di acquisizione di cui all’articolo 131, la natura degli acquisti previsti, nonché tutte le informazioni necessarie riguardanti il sistema di acquisizione, l’attrezzatura elettronica utilizzata nonché le modalità e specifiche tecniche di connessione.
4. Il modello di contratto precisa in particolare quanto segue:
a)
le penali previste in caso d’inosservanza delle clausole del contratto;
b)
le diciture che devono figurare sulle fatture o sui pertinenti documenti giustificativi a norma dell’articolo 102;
c)
che quando le amministrazioni aggiudicatrici sono le istituzioni, al contratto si applica il diritto dell’Unione, se necessario integrato dal diritto nazionale indicato nel contratto stesso;
d)
il giudice competente in caso di controversie.
Ai fini del primo comma, lettera c), del presente paragrafo, per i contratti di cui all’articolo 121, paragrafo 1, il progetto di contratto può fare riferimento esclusivamente al diritto nazionale.
5. Le amministrazioni aggiudicatrici possono esigere dall’offerente informazioni sulle parti dell’appalto che intende subappaltare e sull’identità dei subappaltatori. L’amministrazione aggiudicatrice può esigere che il candidato od offerente fornisca, oltre alle informazioni di cui all’articolo 143, informazioni sulle capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali del futuro subappaltatore ai sensi degli articoli 146, 147 e 148, in particolare quando il subappalto costituisce una parte considerevole dell’appalto.
Articolo 139
Specifiche tecniche
(Articolo 105 del regolamento finanziario)
1. Le specifiche tecniche devono consentire pari accesso ai candidati e agli offerenti e non comportare la creazione di ostacoli ingiustificati all’apertura degli appalti alla concorrenza.
Esse definiscono le caratteristiche necessarie di un prodotto, di un servizio o di un materiale o di un’opera rispetto all’uso cui sono destinati dall’amministrazione aggiudicatrice.
2. Le caratteristiche di cui al paragrafo 1 includono:
a)
i livelli di qualità;
b)
la prestazione ambientale;
c)
ogni volta che sia possibile, i criteri di accessibilità per i portatori di disabilità o la progettazione per tutti gli utenti;
d)
i livelli e procedure di valutazione della conformità;
e)
l’idoneità all’impiego;
f)
la sicurezza o le dimensioni, compresi, per le forniture, la denominazione commerciale e le istruzioni per l’uso e, per tutti gli appalti, la terminologia, i simboli, le prove e i metodi di prova, l’imballaggio, la marcatura e l’etichettatura, le procedure e i metodi di produzione;
g)
per gli appalti di lavori, le procedure di certificazione della qualità, nonché le norme riguardanti la progettazione e la determinazione dei costi, le condizioni di collaudo, d’ispezione e di accettazione delle opere nonché i metodi e le tecniche di costruzione come pure ogni altra condizione tecnica che l’amministrazione aggiudicatrice può prescrivere, mediante regolamentazione generale o particolare, in relazione alle opere finite e ai materiali o elementi costitutivi.
3. Le specifiche tecniche sono definite in uno dei modi seguenti:
a)
o in riferimento a norme europee, a omologazioni tecniche europee, a specifiche tecniche comuni quando esistono, a norme internazionali o ad altri riferimenti tecnici elaborati da organismi europei di normalizzazione o, se non esistono, agli equivalenti nazionali; ogni riferimento è accompagnato dalla dicitura «o equivalente»;
b)
o in termini di prestazioni o di requisiti funzionali, che possono includere caratteristiche ambientali e devono essere sufficientemente precisi da consentire agli offerenti di determinare l’oggetto dell’appalto e alle amministrazioni aggiudicatrici di aggiudicare l’appalto;
c)
o con la combinazione dei due metodi.
4. Quando le amministrazioni aggiudicatrici si avvalgono della possibilità di riferirsi alle specifiche di cui al paragrafo 3, lettera a), non possono respingere un’offerta in quanto non conforme a dette specifiche se l’offerente o il candidato prova in modo ritenuto soddisfacente dall’amministrazione aggiudicatrice, con qualsiasi mezzo appropriato, che l’offerta risulta conforme in modo equivalente alle condizioni prescritte.
Può costituire un mezzo appropriato una documentazione tecnica del fabbricante o una relazione di prova di un organismo riconosciuto.
5. Quando le amministrazioni aggiudicatrici si avvalgono della possibilità prevista al paragrafo 3, lettera b), di prescrivere specifiche in termini di prestazioni o di requisiti funzionali, esse non possono respingere un’offerta conforme a una norma nazionale che recepisce una norma europea, a un’omologazione tecnica europea, a specifiche tecniche comuni, a una norma internazionale o a un riferimento tecnico elaborato da organismi europei di normalizzazione, se tali specifiche sono riferite alle prestazioni o ai requisiti funzionali richiesti.
L’offerente è tenuto a provare in modo ritenuto soddisfacente dall’amministrazione aggiudicatrice, con qualsiasi mezzo appropriato, che l’offerta corrisponde alle prestazioni o ai requisiti funzionali stabiliti da tale amministrazione. Può costituire un mezzo appropriato una documentazione tecnica del fabbricante o una relazione di prova di un organismo riconosciuto.
6. Quando le amministrazioni aggiudicatrici prescrivono caratteristiche ambientali in termini di prestazioni o di requisiti funzionali, esse possono utilizzare le specifiche dettagliate o, all’occorrenza, parti di queste, quali sono definite dai marchi di qualità ecologica europei, multinazionali e nazionali o da ogni altro marchio di qualità ecologica, purché siano soddisfatte le seguenti condizioni:
a)
le specifiche utilizzate siano appropriate per definire le caratteristiche delle forniture o delle prestazioni oggetto dell’appalto;
b)
i requisiti del marchio siano elaborati sulla scorta di informazioni scientifiche;
c)
i marchi di qualità ecologica siano adottati mediante un processo cui possono partecipare tutte le parti interessate, quali gli organismi governativi, i consumatori, i fabbricanti, i distributori e le organizzazioni ambientali;
d)
i marchi di qualità ecologica siano accessibili a tutte le parti interessate.
7. Le amministrazioni aggiudicatrici possono precisare che i prodotti o servizi muniti di marchio di qualità ecologica sono presunti conformi alle specifiche tecniche definite nel capitolato d’oneri. Esse accettano ogni altro mezzo di prova appropriato, quale una documentazione tecnica del fabbricante o una relazione di prova di un organismo riconosciuto. Un organismo riconosciuto ai sensi dei paragrafi 4, 5 e 6 è un laboratorio di prova o di calibratura o un organismo d’ispezione e di certificazione conforme alle norme europee applicabili.
8. Salvo casi eccezionali debitamente giustificati dall’oggetto dell’appalto, le specifiche non possono menzionare una fabbricazione o provenienza determinata o un particolare procedimento, né far riferimento a un marchio, a un brevetto, a un tipo, a un’origine o a una produzione specifica che potrebbero favorire o eliminare alcuni prodotti od operatori economici.
Nei casi in cui è impossibile fornire una definizione sufficientemente precisa e intelligibile dell’oggetto dell’appalto, la dicitura o il riferimento sono accompagnati dai termini «o equivalente».
Articolo 140
Revisione dei prezzi
(Articolo 105 del regolamento finanziario)
1. I documenti di gara stabiliscono se l’offerta deve essere presentata a prezzi fermi e non rivedibili.
2. In caso contrario, stabiliscono le condizioni e le formule secondo le quali il prezzo può essere rivisto nel corso dell’esecuzione dell’appalto. In tal caso l’amministrazione aggiudicatrice tiene conto:
a)
dell’oggetto della procedura di appalto e della congiuntura economica nella quale si svolge;
b)
della natura e della durata dei compiti e dell’appalto;
c)
dei propri interessi finanziari.
Articolo 141
Attività illegali comportanti l’esclusione
(Articolo 106 del regolamento finanziario)
I casi di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera e), del regolamento finanziario comprendono tutte le attività illegali lesive degli interessi finanziari dell’Unione e in particolare:
a)
i casi di frode di cui all’articolo 1 della convenzione relativa alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee, stabilita con atto del Consiglio del 26 luglio 1995 (12);
b)
i casi di corruzione di cui all’articolo 3 della convenzione relativa alla lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari della Comunità europea o degli Stati membri dell’Unione europea, stabilita con atto del Consiglio del 26 maggio 1997 (13);
c)
i casi di partecipazione a un’organizzazione criminale ai sensi dell’articolo 2 della decisione quadro 2008/841/GAI del Consiglio (14);
d)
i casi di riciclaggio dei proventi di attività criminose, quale definito all’articolo 1 della direttiva 2005/60/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (15);
e)
i casi di reati terroristici, di reati connessi alle attività terroristiche e di istigazione, concorso, tentativo di commettere tali reati, quali definiti agli articoli 1, 3 e 4 della decisione quadro 2002/475/GAI del Consiglio (16).
Articolo 142
Applicazione dei criteri di esclusione e durata dell’esclusione
(Articoli 106, 107, 108 e 109 del regolamento finanziario)
1. Per determinare la durata dell’esclusione e garantire il rispetto del principio di proporzionalità, l’istituzione responsabile tiene segnatamente conto della gravità dei fatti, con particolare riguardo alla loro incidenza sugli interessi finanziari e sull’immagine dell’Unione, del tempo trascorso, della durata e frequenza del reato, del dolo o del grado di negligenza del soggetto interessato e delle misure da questo adottate per porre rimedio alla situazione.
Al momento di determinare il periodo di esclusione, l’istituzione responsabile dà al candidato o all’offerente interessato la possibilità di esprimere il proprio punto di vista.
Quando il periodo di esclusione è determinato, conformemente al diritto applicabile, da autorità od organismi di cui all’articolo 108, paragrafi 2 e 3, del regolamento finanziario, la Commissione applica tale periodo fino alla durata massima stabilita all’articolo 106, paragrafo 4, del regolamento finanziario. Il periodo di cui all’articolo 106, paragrafo 4, del regolamento finanziario è fissato a un massimo di cinque anni a decorrere dalle seguenti date:
a)
nei casi di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere b) ed e), del regolamento finanziario: dalla data della sentenza passata in giudicato;
b)
nei casi di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario, quando l’inadempienza riguarda appalti con l’istituzione interessata: dalla data in cui è stata commesso l’illecito o, nell’evenienza di illeciti continuati o ripetuti, dalla data in cui l’illecito è cessato.
Ai fini del terzo comma, lettera b), se l’inadempienza professionale grave è stata accertata da una decisione di un’autorità pubblica o di un’organizzazione internazionale, fa fede la data della decisione.
Tale periodo di esclusione può essere aumentato a dieci anni in caso di recidiva intervenuta entro cinque anni dalla data di cui al terzo comma, lettere a) e b), fatto salvo il paragrafo 1.
2. I candidati e gli offerenti sono esclusi dalla procedura di aggiudicazione di un appalto e dalla procedura di concessione di una sovvenzione finché si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere a) e d), del regolamento finanziario.
Articolo 143
Mezzi di prova
(Articoli 106 e 107 del regolamento finanziario)
1. I candidati e offerenti presentano una dichiarazione sull’onore, debitamente firmata e datata, nella quale attestano di non trovarsi in una delle situazioni di cui agli articoli 106 e 107 del regolamento finanziario.
Tuttavia, in caso di procedura ristretta, di dialogo competitivo e di procedura negoziata previa pubblicazione di un bando di gara, quando l’amministrazione aggiudicatrice limita il numero di candidati da ammettere ai negoziati o da invitare a presentare un’offerta, tutti i candidati sono tenuti a presentare i certificati di cui al paragrafo 3.
In base alla propria valutazione dei rischi, l’amministrazione aggiudicatrice può astenersi dall’esigere la dichiarazione di cui al primo comma nel caso degli appalti di cui all’articolo 137, paragrafo 2. Tuttavia, per gli appalti di cui all’articolo 265, paragrafo 1, all’articolo 267, paragrafo 1, e all’articolo 269, paragrafo 1, l’amministrazione aggiudicatrice può astenersi dall’esigere tale dichiarazione se il valore è pari o inferiore a 20 000 EUR.
2. L’offerente al quale s’intende aggiudicare l’appalto è tenuto a fornire, prima della firma del contratto ed entro la scadenza stabilita dall’amministrazione aggiudicatrice, il mezzo di prova di cui al paragrafo 3 del presente articolo, a conferma della dichiarazione di cui al paragrafo 1 del presente articolo, nei seguenti casi:
a)
per gli appalti aggiudicati dalle istituzioni per proprio conto, di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1;
b)
per gli appalti nel campo delle azioni esterne, di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 265, paragrafo 1, lettera a), all’articolo 267, paragrafo 1, lettera a), e all’articolo 269, paragrafo 1, lettera a).
Per gli appalti di valore inferiore alle soglie di cui al primo comma, lettere a) e b), del presente paragrafo, se l’amministrazione aggiudicatrice ritiene che l’offerente al quale intende aggiudicare l’appalto potrebbe trovarsi in una delle situazioni di esclusione, può chiedergli di fornire il mezzo di prova di cui al paragrafo 3.
3. Come prova sufficiente del fatto che il candidato o l’offerente al quale intende aggiudicare l’appalto non si trova in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere a), b) o e), del regolamento finanziario, l’amministrazione aggiudicatrice accetta un estratto recente del casellario giudiziale o, in sua mancanza, un documento equivalente rilasciato di recente da un’autorità giudiziaria o amministrativa dello Stato di origine o di provenienza, da cui risulti che il candidato o l’offerente non si trova in una di tali situazioni. Come prova sufficiente del fatto che il candidato o l’offerente non si trova nella situazione di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera a) o d), del regolamento finanziario, l’amministrazione aggiudicatrice accetta un certificato rilasciato di recente dall’autorità competente dello Stato interessato.
Se lo Stato interessato non rilascia il documento o certificato di cui al paragrafo 1 del presente articolo, e per gli altri casi di esclusione di cui all’articolo 106 del regolamento finanziario, lo si può sostituire con una dichiarazione giurata o, in mancanza di questa, con una dichiarazione solenne pronunciata dall’interessato dinanzi a un’autorità giudiziaria o amministrativa, a un notaio o a un organismo professionale qualificato dello Stato di origine o di provenienza.
4. In funzione della legislazione nazionale dello Stato in cui ha sede il candidato o l’offerente, i documenti di cui ai paragrafi 1 e 3 riguardano le persone giuridiche e/o fisiche, compresi, se l’amministrazione aggiudicatrice lo ritiene necessario, i dirigenti dell’impresa od ogni persona avente poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti del candidato od offerente.
5. Se le amministrazioni aggiudicatrici ritengono che i candidati od offerenti potrebbero trovarsi in una delle situazioni di esclusione, possono rivolgersi esse stesse alle autorità competenti di cui al paragrafo 3, per ottenere le informazioni che ritengono necessarie a tale riguardo.
6. L’amministrazione aggiudicatrice può esentare un candidato od offerente dall’obbligo di presentare il mezzo di prova di cui al paragrafo 3 se le è già stato presentato ai fini di un’altra procedura di appalto, purché la documentazione sia stata emessa in data non anteriore a un anno e sia ancora valida.
In questo caso, il candidato od offerente dichiara sull’onore che il mezzo di prova è già stato presentato per una precedente procedura d’appalto e conferma che la sua situazione non è cambiata.
7. Ove l’amministrazione aggiudicatrice lo esiga, il candidato od offerente presenta una dichiarazione sull’onore resa dal futuro subappaltatore e attestante che questi non si trova in una delle situazioni di cui agli articoli 106 e 107 del regolamento finanziario.
In caso di dubbi riguardo a tale dichiarazione sull’onore, l’amministrazione aggiudicatrice richiede i mezzi di prova di cui ai paragrafi 3 e 4. Se del caso, si applica il paragrafo 5.
Articolo 144
Banca dati centrale sull’esclusione
(Articolo 108 del regolamento finanziario)
1. Le istituzioni, le agenzie esecutive e gli organismi di cui all’articolo 108, paragrafo 1, del regolamento finanziario trasmettono alla Commissione, nella forma da questa indicata, informazioni sull’identità dei terzi che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, all’articolo 107, all’articolo 109, paragrafo 1, lettera b), e all’articolo 109, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, sui motivi dell’esclusione e sulla durata del periodo di esclusione.
Inoltre, essi trasmettono informazioni riguardanti le persone dotate di poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti dei terzi aventi personalità giuridica, se tali persone si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, all’articolo 107, all’articolo 109, paragrafo 1, lettera b), e all’articolo 109, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario.
Le autorità e gli organismi di cui all’articolo 108, paragrafi 2 e 3, del regolamento finanziario trasmettono alla Commissione, nella forma da questa indicata, informazioni riguardanti l’identità dei terzi che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera e), del regolamento finanziario, se il loro comportamento ha leso gli interessi finanziari dell’Unione, e delle persone dotate di poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti di terzi aventi personalità giuridica, quali:
a)
la natura della condanna subita;
b)
la durata del periodo di esclusione dalle procedure d’appalto, se applicabile.
2. Le istituzioni, le agenzie, le autorità e gli organismi di cui al paragrafo 1 designano le persone autorizzate a trasmettere alla Commissione e a ricevere da questa le informazioni figuranti nella banca dati.
Nel caso delle istituzioni, delle agenzie, delle autorità e degli organismi di cui all’articolo 108, paragrafo 1, del regolamento finanziario, le persone designate trasmettono al più presto le informazioni al contabile della Commissione e chiedono, se necessario, l’immissione, la modifica o la soppressione di dati figuranti nella banca dati.
Nel caso delle autorità e degli organismi di cui all’articolo 108, paragrafo 2, del regolamento finanziario, le persone designate trasmettono le informazioni richieste all’ordinatore della Commissione responsabile del programma o dell’azione, entro tre mesi dalla pronuncia della sentenza.
Il contabile della Commissione immette, modifica o sopprime i dati nella banca dati. Mediante un protocollo di sicurezza, egli trasmette mensilmente alle persone designate i dati convalidati contenuti nella banca dati.
3. Le istituzioni, le agenzie, le autorità e gli organismi di cui al paragrafo 1 certificano alla Commissione che le informazioni da essi comunicate sono state raccolte e trasmesse nel rispetto dei principi stabiliti nel regolamento (CE) n. 45/2001 e nella direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (17) riguardanti la protezione dei dati personali.
In particolare, essi informano in anticipo i terzi o le persone di cui al paragrafo 1 che i loro dati possono essere inclusi nella banca dati ed essere comunicati dalla Commissione alle persone designate di cui al paragrafo 2. Essi aggiornano, se necessario, le informazioni trasmesse in seguito alla rettifica o cancellazione o modifica dei dati.
Ogni persona figurante nella banca dati ha il diritto di essere informata dei dati in essa contenuti che la riguardano, su domanda presentata al contabile della Commissione.
4. Gli Stati membri adottano adeguati provvedimenti per assistere la Commissione ai fini di un’efficace gestione della banca dati, nel rispetto della direttiva 95/46/CE.
Negli accordi con le autorità dei paesi terzi e con tutti gli organismi di cui all’articolo 108, paragrafi 2 e 3, del regolamento finanziario, vengono stabilite opportune disposizioni per assicurare il rispetto del presente articolo e dei principi riguardanti la protezione dei dati personali.
Articolo 145
Sanzioni amministrative e finanziarie
(Articoli 109 e 131 del regolamento finanziario)
1. Fatta salva l’applicazione delle sanzioni previste nel contratto d’appalto, i candidati od offerenti e i contraenti che hanno dichiarato il falso, sono incorsi in gravi errori o hanno commesso irregolarità o frodi, oppure una grave violazione degli obblighi contrattuali, possono essere esclusi da tutti gli appalti e sovvenzioni finanziati dal bilancio dell’Unione per un periodo massimo di cinque anni dalla data in cui viene accertato l’illecito quale confermato dopo un procedimento in contraddittorio con il candidato, offerente o contraente.
Tale periodo può essere prorogato a dieci anni in caso di recidiva intervenuta entro cinque anni dalla data di cui al primo comma.
2. Agli offerenti o candidati che hanno dichiarato il falso, sono incorsi in gravi errori o hanno commesso irregolarità o frodi possono essere irrogate anche sanzioni finanziarie, d’importo variante dal 2 % al 10 % del valore totale stimato dell’appalto in corso di aggiudicazione.
Ai contraenti che hanno violato gravemente gli obblighi contrattuali possono essere irrogate sanzioni finanziarie d’importo variante dal 2 % al 10 % del contratto in questione.
Tali percentuali possono essere aumentate rispettivamente al 4 % e al 20 %, in caso di recidiva entro cinque anni dalla data di cui al paragrafo 1, primo comma.
3. L’istituzione stabilisce le sanzioni amministrative o finanziarie tenendo conto, in particolare, degli elementi di cui all’articolo 142, paragrafo 1.
Articolo 146
Criteri di selezione
(Articolo 110, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici stabiliscono criteri di selezione chiari e non discriminatori.
2. I criteri di selezione sono applicati in ogni procedura d’appalto allo scopo di valutare le capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali del candidato od offerente.
L’amministrazione aggiudicatrice può stabilire livelli minimi di capacità, al di sotto dei quali i candidati sono esclusi dalla selezione.
3. Gli offerenti o i candidati possono essere invitati a documentare l’autorizzazione a produrre l’oggetto dell’appalto secondo il diritto nazionale pertinente: iscrizione al registro del commercio o all’ordine professionale o dichiarazione giurata o certificato, appartenenza a un’organizzazione specifica, autorizzazione espressa, iscrizione al registro dell’imposta sul valore aggiunto (in prosieguo «IVA»).
4. Le amministrazioni aggiudicatrici precisano, nel bando di gara o nell’invito a manifestare interesse o nell’invito a presentare offerte, i riferimenti da utilizzare a prova dello stato giuridico e della capacità giuridica degli offerenti o dei candidati.
5. Il contenuto delle informazioni chieste dall’amministrazione aggiudicatrice come prova della capacità finanziaria, economica, tecnica e professionale del candidato od offerente e i livelli minimi di capacità richiesti a norma del paragrafo 2 non possono esulare dall’oggetto dell’appalto e devono tener conto dei legittimi interessi degli operatori economici, in particolare per quanto riguarda la protezione dei segreti tecnici e commerciali dell’impresa.
6. In funzione della sua valutazione dei rischi, l’amministrazione aggiudicatrice può decidere di non esigere la prova delle capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali dei candidati od offerenti nei seguenti casi:
a)
gli appalti di valore non superiore al valore di cui all’articolo 137, paragrafo 1, aggiudicati dalle istituzioni per proprio conto;
b)
gli appalti riguardanti il settore delle azioni esterne, di valore inferiore alle soglie indicate all’articolo 265, paragrafo 1, lettera a), all’articolo 267, paragrafo 1, lettera a), o all’articolo 269, paragrafo 1, lettera a).
Quando l’amministrazione aggiudicatrice decide di non esigere la prova delle capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali dei candidati od offerenti, sono esclusi prefinanziamenti, a meno che non venga costituita una garanzia finanziaria d’importo equivalente.
Articolo 147
Capacità economica e finanziaria
(Articolo 110, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. La capacità economica e finanziaria può essere comprovata in particolare da uno o più dei seguenti documenti:
a)
idonee dichiarazioni bancarie o, se del caso, comprovata copertura assicurativa contro i rischi professionali;
b)
stati finanziari relativi al massimo agli ultimi tre esercizi chiusi;
c)
una dichiarazione concernente il fatturato globale e il fatturato dei lavori, delle forniture o dei servizi oggetto dell’appalto nel corso di un periodo che non può superare gli ultimi tre esercizi disponibili.
2. L’amministrazione aggiudicatrice può esentare un candidato od offerente dall’obbligo di presentare il mezzo di prova di cui al paragrafo 1 se esso le è già stato presentato ai fini di un’altra procedura di appalto e se è ancora conforme al paragrafo 1.
Se, per un motivo eccezionale che l’amministrazione aggiudicatrice ritiene giustificato, non è in grado di produrre i riferimenti chiesti, l’offerente o il candidato è autorizzato a provare la propria capacità economica e finanziaria mediante qualsiasi altro mezzo considerato idoneo dall’amministrazione aggiudicatrice.
3. Un operatore economico può, se del caso e per un determinato appalto, fare affidamento sulle capacità di altri soggetti, a prescindere dalla natura giuridica dei suoi legami con questi ultimi. Deve, in tal caso, provare all’amministrazione aggiudicatrice che per l’esecuzione dell’appalto disporrà delle risorse necessarie, ad esempio presentando l’impegno di tali soggetti di mettere a sua disposizione le risorse in questione.
L’amministrazione aggiudicatrice può richiedere che l’operatore economico e i soggetti di cui al primo comma rispondano in solido per l’esecuzione dell’appalto.
Alle stesse condizioni, un raggruppamento di operatori economici ai sensi dell’articolo 121, paragrafo 5, può fare affidamento sulle capacità dei partecipanti al raggruppamento o di altri soggetti.
Articolo 148
Capacità tecnica e professionale
(Articolo 110, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. La capacità tecnica e professionale degli operatori economici è valutata e verificata a norma dei paragrafi 2 e 3. Nelle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici che hanno per oggetto forniture che necessitano di lavori di posa in opera o di installazione, la prestazione di servizi e/o l’esecuzione di lavori, tale capacità è valutata in particolare con riferimento alla loro competenza, efficienza, esperienza e affidabilità.
2. La capacità tecnica e professionale degli operatori economici può essere documentata a seconda della natura, della quantità o dell’importanza e della destinazione delle forniture, dei servizi da prestare o dei lavori da eseguire, da uno o più dei seguenti documenti:
a)
indicazione dei titoli di studio e professionali del prestatore di servizi o dell’imprenditore e/o dei dirigenti dell’impresa, in particolare del responsabile o dei responsabili della prestazione dei servizi o della condotta dei lavori;
b)
presentazione di un elenco di quanto segue:
i)
principali servizi e forniture effettuati nel corso degli ultimi tre anni, con indicazione di importo, data e destinatario, pubblico o privato;
ii)
lavori eseguiti nel corso degli ultimi cinque anni, con indicazione di importo, data e luogo;
c)
descrizione dell’equipaggiamento tecnico, dell’attrezzatura e del materiale che l’impresa utilizzerà per eseguire l’appalto di servizi o di lavori;
d)
descrizione dell’attrezzatura tecnica e delle misure adottate per garantire la qualità delle forniture e dei servizi, nonché degli strumenti di studio e di ricerca dell’impresa;
e)
indicazione dei tecnici o degli organi tecnici, che facciano o no parte integrante dell’impresa, e più particolarmente di quelli responsabili del controllo della qualità;
f)
per quanto riguarda le forniture: campioni, descrizioni e/o fotografie autentiche e/o certificati rilasciati da istituti o servizi ufficiali incaricati del controllo della qualità, di riconosciuta competenza, i quali attestino la conformità dei prodotti alle specifiche o alle norme in vigore;
g)
dichiarazione indicante l’organico medio annuo del prestatore di servizi o dell’imprenditore e il numero dei dirigenti con riferimento agli ultimi tre anni;
h)
indicazione della quota dell’appalto che il prestatore di servizi intende eventualmente subappaltare;
i)
per gli appalti pubblici di lavori e di servizi e unicamente nei casi appropriati, indicazione delle misure di gestione ambientale che l’operatore economico potrà applicare durante l’esecuzione dell’appalto.
Se il destinatario dei servizi e forniture di cui al primo comma, lettera b), punto i), era un’amministrazione aggiudicatrice, gli operatori economici forniscono la prova di detti servizi e forniture sotto forma di certificati rilasciati o vistati dall’autorità competente.
Ai fini del primo comma, lettera b), punto ii), l’elenco dei lavori più importanti è accompagnato da certificati attestanti la corretta esecuzione secondo le norme del mestiere e regolarmente portati a termine.
3. Qualora i servizi da prestare o i prodotti da fornire siano di natura complessa o, eccezionalmente, siano richiesti per una finalità particolare, la capacità tecnica e professionale può essere documentata mediante una verifica eseguita dall’amministrazione aggiudicatrice o, per suo conto, da un organismo ufficiale competente del paese in cui il prestatore di servizi o il fornitore è stabilito, purché tale organismo acconsenta. La verifica verte sulla capacità tecnica del prestatore di servizi e sulle capacità di produzione del fornitore e, se necessario, sugli strumenti di studio e di ricerca di cui essi dispongono, nonché sulle misure che adottano per controllare la qualità.
4. Quando chiedono la presentazione di certificati rilasciati da organismi indipendenti per attestare l’ottemperanza dell’operatore economico a determinate norme in materia di garanzia della qualità, le amministrazioni aggiudicatrici fanno riferimento ai sistemi di assicurazione della qualità basati sulla serie di norme europee in materia e certificati da organismi accreditati. Tuttavia, le amministrazioni aggiudicatrici ammettono parimenti altre prove relative all’impiego di misure equivalenti di garanzia della qualità prodotte dagli operatori economici che non hanno accesso a tali certificati o non hanno la possibilità di ottenerli entro i termini.
5. Quando chiedono la presentazione di certificati rilasciati da organismi indipendenti per attestare il rispetto da parte dell’operatore economico di determinati sistemi o norme di gestione ambientale, le amministrazioni aggiudicatrici fanno riferimento al sistema di ecogestione e audit dell’Unione o ad altri sistemi di gestione ambientale riconosciuti conformemente all’articolo 45 del regolamento (CE) n. 1221/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio (18) ovvero ad altre norme di gestione ambientale basate sulle pertinenti norme europee o internazionali e certificate da organismi accreditati. Le amministrazioni aggiudicatrici riconoscono i certificati equivalenti in materia rilasciati da organismi stabiliti in altri Stati membri. Esse accettano parimenti altre prove relative a misure equivalenti in materia di gestione ambientale prodotte dagli operatori economici.
6. Un operatore economico può, se del caso e per un determinato appalto, fare affidamento sulle capacità di altri soggetti, a prescindere dalla natura giuridica dei suoi legami con questi ultimi. Deve, in tal caso, provare all’amministrazione aggiudicatrice che per l’esecuzione dell’appalto disporrà delle risorse necessarie, ad esempio presentando l’impegno di tali soggetti di mettere a sua disposizione le risorse in questione.
Alle stesse condizioni, un raggruppamento di operatori economici ai sensi dell’articolo 121, paragrafo 5, può fare affidamento sulle capacità dei partecipanti al raggruppamento o di altri soggetti.
7. Nel caso di appalti di lavori, di servizi e di lavori di posa in opera e installazione nel quadro di un appalto di fornitura, l’amministrazione aggiudicatrice può esigere che taluni compiti essenziali siano direttamente svolti dall’offerente stesso o, nel caso di un’offerta presentata da un raggruppamento di operatori economici di cui all’articolo 121, paragrafo 6, da un partecipante a tale raggruppamento.
8. L’amministrazione aggiudicatrice può ritenere che gli operatori economici non eseguiranno l’appalto con un adeguato standard di qualità quando essa accerti che questi ultimi hanno conflitti di interesse che possono influire negativamente sull’esecuzione.
Articolo 149
Modalità e criteri di aggiudicazione
(Articolo 110, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Fatto salvo l’articolo 107 del regolamento finanziario, l’appalto è aggiudicato secondo una delle seguenti modalità:
a)
per aggiudicazione automatica, nel qual caso l’appalto è attribuito all’offerta regolare e conforme che propone il prezzo più basso;
b)
per attribuzione all’offerta economicamente più vantaggiosa.
2. Per stabilire qual è l’offerta economicamente più vantaggiosa l’amministrazione aggiudicatrice tiene conto del prezzo proposto e di altri criteri di qualità giustificati dall’oggetto dell’appalto quali il pregio tecnico, le caratteristiche estetiche e funzionali, le caratteristiche ambientali, il costo d’utilizzazione, la redditività, il termine d’esecuzione o di consegna, e l’assistenza alla clientela e l’assistenza tecnica. L’amministrazione aggiudicatrice può eventualmente stabilire livelli minimi di qualità. Le offerte al di sotto di tali livelli di qualità sono respinte.
3. L’amministrazione aggiudicatrice precisa, nel bando di gara o nel capitolato d’oneri oppure nel documento descrittivo, la ponderazione applicata a ciascun criterio per determinare l’offerta economicamente più vantaggiosa. Tale ponderazione può essere espressa mediante una forcella in cui lo scarto tra il minimo e il massimo deve essere appropriato.
La ponderazione del criterio del prezzo rispetto agli altri criteri non deve far sì che il criterio del prezzo sia neutralizzato nella scelta dell’aggiudicatario dell’appalto, fatte salve le tabelle fissate dall’istituzione per la remunerazione di determinati servizi, come per esempio quelli prestati da esperti valutatori.
Se, in casi eccezionali, la ponderazione non è tecnicamente possibile, in particolare a causa dell’oggetto dell’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice precisa soltanto l’ordine decrescente d’importanza nell’applicazione dei criteri.
Articolo 150
Ricorso alle aste elettroniche
(Articolo 110, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere ad aste elettroniche, che presentano nuovi prezzi, modificati al ribasso, e/o nuovi valori riguardanti taluni elementi delle offerte.
Ai fini del primo comma, le amministrazioni aggiudicatrici ricorrono a un processo elettronico ripetitivo (asta elettronica) che si svolge dopo una prima valutazione completa delle offerte e che permette di classificarle sulla base di un trattamento automatico.
2. Nelle procedure aperte, ristrette o negoziate nel caso di cui all’articolo 135, paragrafo 1, lettera a), le amministrazioni aggiudicatrici possono decidere che l’aggiudicazione di un appalto pubblico sarà preceduta da un’asta elettronica quando le specifiche dell’offerta possono essere fissate in maniera precisa.
Alle stesse condizioni, si può organizzare un’asta elettronica quando si rilancia il confronto competitivo fra le parti di un contratto quadro di cui all’articolo 122, paragrafo 3, lettera b), e quando si bandiscono gare per appalti da aggiudicare nell’ambito del sistema dinamico di acquisizione di cui all’articolo 131.
L’asta elettronica riguarda unicamente i prezzi, nel qual caso l’appalto viene aggiudicato al prezzo più basso, oppure i prezzi e/o il valore degli elementi delle offerte indicati nel capitolato d’oneri, nel qual caso l’appalto viene aggiudicato all’offerta economicamente più vantaggiosa.
3. Le amministrazioni aggiudicatrici che decidono di ricorrere a un’asta elettronica lo indicano nel bando di gara.
Il capitolato d’oneri comporta, tra l’altro, le seguenti informazioni:
a)
gli elementi il cui valore formerà oggetto dell’asta elettronica, purché tali elementi siano quantificabili in modo da essere espressi in cifre o in percentuali;
b)
i limiti eventuali dei valori che potranno essere presentati, quali risultano dalle specifiche dell’oggetto dell’appalto;
c)
le informazioni che saranno messe a disposizione degli offerenti nel corso dell’asta elettronica e, se del caso, il momento in cui saranno messe a loro disposizione;
d)
le informazioni pertinenti sullo svolgimento dell’asta elettronica;
e)
le condizioni alle quali gli offerenti potranno rilanciare e, in particolare, gli scarti minimi eventualmente richiesti per il rilancio;
f)
le informazioni pertinenti sul dispositivo elettronico utilizzato nonché sulle modalità e specifiche tecniche di connessione.
4. Prima di procedere all’asta elettronica le amministrazioni aggiudicatrici effettuano una prima valutazione completa delle offerte conformemente ai criteri di aggiudicazione stabiliti e alla relativa ponderazione.
Tutti gli offerenti che hanno presentato offerte ammissibili sono invitati simultaneamente per via elettronica a presentare nuovi prezzi e/o nuovi valori; l’invito contiene ogni informazione pertinente per la connessione individuale al dispositivo elettronico utilizzato e precisa la data e l’ora di inizio dell’asta elettronica. L’asta elettronica può svolgersi in più fasi successive. Essa non può aver inizio prima di due giorni lavorativi a decorrere dalla data di invio degli inviti.
5. Quando l’aggiudicazione avviene in base al criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, l’invito è corredato del risultato della valutazione completa dell’offerta interessata, effettuata conformemente alla ponderazione di cui all’articolo 149, paragrafo 3, primo comma.
L’invito precisa altresì la formula matematica che determinerà, durante l’asta elettronica, le riclassificazioni automatiche in funzione dei nuovi prezzi e/o dei nuovi valori presentati. Questa formula integra la ponderazione di tutti i criteri stabiliti per determinare l’offerta economicamente più vantaggiosa, quale indicata nel bando di gara o nel capitolato d’oneri. A tal fine, le eventuali forcelle devono essere precedentemente espresse con un valore determinato.
Qualora siano autorizzate le varianti, per ciascuna variante deve essere fornita una formula separata.
6. Nel corso di ogni fase dell’asta elettronica, le amministrazioni aggiudicatrici comunicano in tempo reale a tutti gli offerenti almeno le informazioni che consentono loro di conoscere in ogni momento la rispettiva classificazione. Esse possono anche comunicare altre informazioni riguardanti altri prezzi o valori presentati, purché ciò sia previsto nel capitolato d’oneri. Le amministrazioni aggiudicatrici possono inoltre, in qualsiasi momento, annunciare il numero di partecipanti alla fase dell’asta. Tuttavia, in nessun caso esse possono rendere nota l’identità degli offerenti durante lo svolgimento delle fasi dell’asta elettronica.
7. Le amministrazioni aggiudicatrici dichiarano conclusa l’asta elettronica secondo una o più delle seguenti modalità:
a)
indicano nell’invito a partecipare all’asta la data e l’ora preventivamente fissate;
b)
quando non ricevono più nuovi prezzi o nuovi valori che rispondono alle esigenze degli scarti minimi;
c)
quando il numero di fasi dell’asta fissato nell’invito a partecipare all’asta è stato raggiunto.
Ai fini del primo comma, lettera b), le amministrazioni aggiudicatrici precisano nell’invito a partecipare all’asta il termine che rispetteranno a partire dalla ricezione dell’ultima proposta prima di dichiarare conclusa l’asta elettronica.
Se le amministrazioni aggiudicatrici decidono di dichiarare conclusa l’asta elettronica ai sensi del primo comma, lettera c), eventualmente in combinazione con le modalità di cui al primo comma, lettera b), l’invito a partecipare all’asta indica il calendario di ogni fase dell’asta.
8. Dopo aver dichiarato conclusa l’asta elettronica, le amministrazioni aggiudicatrici aggiudicano l’appalto conformemente all’articolo 149, in funzione dei risultati dell’asta elettronica.
Le amministrazioni aggiudicatrici non possono ricorrere alle aste elettroniche abusivamente o in modo tale da impedire, limitare o falsare la concorrenza o in modo da modificare l’oggetto dell’appalto, quale sottoposto a indizione di gara mediante la pubblicazione del bando di gara e quale definito nel capitolato d’oneri.
Articolo 151
Offerte anormalmente basse
(Articolo 110, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Se, per un determinato appalto, talune offerte appaiono anormalmente basse, l’amministrazione aggiudicatrice, prima di respingere tali offerte in base a quest’unica motivazione, richiede per iscritto le precisazioni ritenute pertinenti in merito agli elementi costitutivi dell’offerta e verifica, con il ricorso al contraddittorio, detti elementi costitutivi tenendo conto di tutte le spiegazioni ricevute. Tali precisazioni possono riguardare, in particolare, il rispetto delle disposizioni relative alla protezione dei lavoratori e alle condizioni di lavoro vigenti nel luogo in cui deve essere effettuata la prestazione.
L’amministrazione aggiudicatrice può in particolare prendere in considerazione spiegazioni riguardanti quanto segue:
a)
l’economia del processo di fabbricazione, del metodo di prestazione del servizio o del procedimento di costruzione;
b)
le soluzioni tecniche adottate o le condizioni eccezionalmente favorevoli di cui dispone l’offerente;
c)
l’originalità dell’offerta presentata.
2. Se l’amministrazione aggiudicatrice constata che un’offerta è anormalmente bassa in conseguenza dell’ottenimento di un aiuto di Stato, può respingere tale offerta per quest’unico motivo soltanto se l’offerente non è in grado di dimostrare, entro un congruo termine fissato dall’amministrazione aggiudicatrice, che l’aiuto è stato concesso in modo definitivo e secondo le procedure e le decisioni precisate nella disciplina dell’Unione in materia di aiuti di Stato.
Articolo 152
Termini di ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione
(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici stabiliscono in giorni di calendario termini fissi e perentori di ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione. I termini sono sufficientemente lunghi per consentire agli interessati un termine ragionevole e congruo per preparare e depositare le loro offerte, tenendo conto in particolare della complessità dell’appalto o della necessità di un sopralluogo o della consultazione sul posto di documenti allegati al capitolato d’oneri.
2. Nelle procedure aperte per appalti di valore pari o superiore alle soglie fissate all’articolo 170, paragrafo 1, il termine minimo per la ricezione delle offerte è di 52 giorni dalla data d’invio del bando di gara.
3. Nelle procedure ristrette, nei dialoghi competitivi di cui all’articolo 132 e nelle procedure negoziate con pubblicazione di un bando di gara per appalti di valore superiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, il termine minimo per la ricezione delle domande di partecipazione è di 37 giorni dalla data d’invio del bando di gara.
Nelle procedure ristrette per appalti di valore pari o superiore alle soglie fissate all’articolo 170, paragrafo 1, il termine minimo per la ricezione delle offerte è di 40 giorni dalla data d’invio dell’invito a presentare offerte.
Tuttavia, nelle procedure successive a un invito a manifestare interesse di cui all’articolo 136, paragrafo 1, il termine minimo è:
a)
per la ricezione delle offerte, di 21 giorni dalla data d’invio dell’invito, nel caso della procedura di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettera a), e all’articolo 136, paragrafo 3, lettera b), punto i);
b)
di 10 giorni per la ricezione delle domande di partecipazione e di 21 giorni per la ricezione delle offerte, nel caso della procedura in due fasi di cui all’articolo 136, paragrafo 3, lettera b), punto ii).
4. Nei casi in cui, a norma dell’articolo 123, paragrafo 2, le amministrazioni aggiudicatrici hanno inviato per la pubblicazione un avviso di preinformazione oppure hanno pubblicato esse stesse un avviso di preinformazione sul profilo di committente per appalti di valore superiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, il termine per la ricezione delle offerte può essere ridotto di norma a 36 giorni ma non è in nessun caso inferiore a 22 giorni dalla data d’invio del bando di gara o dell’invito a presentare offerte.
Il termine ridotto di cui al primo comma è ammesso soltanto se l’avviso di preinformazione risponde alle seguenti condizioni:
a)
comprende tutte le informazioni richieste per il bando di gara, sempreché dette informazioni siano disponibili al momento della pubblicazione dell’avviso;
b)
è stato inviato per la pubblicazione non meno di 52 giorni e non oltre 12 mesi prima della data di invio del bando di gara.
5. I termini per la ricezione delle offerte possono essere ridotti di cinque giorni se, a decorrere dalla data di pubblicazione del bando di gara o dell’invito a manifestare interesse, tutti i documenti di gara sono liberamente e direttamente accessibili per via elettronica.
Articolo 153
Termine per l’accesso ai documenti di gara
(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Purché siano stati tempestivamente richiesti prima della scadenza del termine per la presentazione delle offerte, i capitolati d’oneri oppure i documenti descrittivi, nell’ambito della procedura di cui all’articolo 132, e i documenti complementari sono inviati a tutti gli operatori economici che hanno chiesto il capitolato d’oneri o hanno manifestato interesse a partecipare al dialogo o a presentare un’offerta, entro cinque giorni lavorativi dopo la ricezione della richiesta, fatto salvo il paragrafo 4. Le amministrazioni aggiudicatrici non sono tenute a rispondere alle richieste di documentazione presentate meno di cinque giorni lavorativi prima del termine ultimo per la presentazione delle offerte.
2. Purché siano state tempestivamente richieste prima della scadenza del termine per la presentazione delle offerte, le informazioni supplementari sul capitolato d’oneri o sui documenti descrittivi o sui documenti complementari sono comunicate contemporaneamente a tutti gli operatori economici che hanno chiesto il capitolato d’oneri o hanno manifestato interesse a partecipare al dialogo o a presentare offerte, il più presto possibile e comunque almeno sei giorni di calendario prima del termine ultimo per la ricezione delle offerte oppure, per le richieste d’informazioni ricevute meno di otto giorni di calendario prima di tale termine ultimo, il più presto possibile dopo la ricezione della richiesta. Le amministrazioni aggiudicatrici non sono tenute a rispondere alle richieste d’informazioni supplementari presentate meno di cinque giorni lavorativi prima del termine ultimo per la presentazione delle offerte.
3. Quando, per qualunque motivo, i capitolati d’oneri e i documenti o le informazioni complementari non possono essere forniti entro i termini fissati ai paragrafi 1 e 2 del presente articolo o quando le offerte possono essere presentate soltanto previo sopralluogo o previa consultazione sul posto dei documenti allegati al capitolato d’oneri, i termini di ricezione delle offerte di cui all’articolo 152 sono prorogati affinché tutti gli operatori economici possano prendere conoscenza di tutte le informazioni necessarie per la formulazione delle offerte. La proroga è oggetto di una pubblicità appropriata, secondo le modalità di cui agli articoli da 123 a 126.
4. Nella procedura aperta, ivi compresi i sistemi dinamici di acquisizione di cui all’articolo 131, non si applica il disposto del paragrafo 1 del presente articolo se tutti i documenti di gara e i documenti complementari sono liberamente, direttamente e completamente accessibili per via elettronica. In questo caso, il bando di gara di cui all’articolo 123, paragrafo 3, indica l’indirizzo internet al quale è possibile consultare tali documenti.
Articolo 154
Termini in caso d’urgenza
(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Qualora un’urgenza debitamente motivata renda impossibile rispettare i termini minimi previsti all’articolo 152, paragrafo 3, per le procedure ristrette e le procedure negoziate con pubblicazione di un bando di gara, le amministrazioni aggiudicatrici possono fissare, in giorni di calendario, i seguenti termini:
a)
per la ricezione delle domande di partecipazione, un termine minimo di 15 giorni dalla data di invio del bando di gara ovvero di 10 giorni se il bando è trasmesso all’Ufficio delle pubblicazioni per via elettronica;
b)
per la ricezione delle offerte, un termine minimo di 10 giorni dalla data d’invio dell’invito a presentare offerte.
2. Nell’ambito delle procedure ristrette e delle procedure negoziate accelerate, le informazioni supplementari sul capitolato d’oneri sono comunicate a tutti i candidati od offerenti almeno quattro giorni di calendario prima del termine stabilito per la ricezione delle offerte, purché tali informazioni siano state richieste tempestivamente.
Articolo 155
Metodi di comunicazione
(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. L’amministrazione aggiudicatrice determina le modalità di presentazione delle offerte e delle domande di partecipazione e può scegliere, a tale scopo, un mezzo esclusivo di comunicazione. Le offerte e le domande di partecipazione possono essere inviate per posta o per via elettronica. Le domande di partecipazione possono essere inviate anche via fax.
I mezzi di comunicazione prescelti sono comunemente disponibili e non limitano l’accesso degli operatori economici alla procedura di appalto.
I mezzi di comunicazione prescelti permettono di garantire il rispetto delle seguenti condizioni:
a)
che ogni offerta o domanda contenga tutte le informazioni necessarie per la sua valutazione;
b)
che sia tutelata l’integrità dei dati;
c)
che sia tutelata la riservatezza delle offerte e delle domande di partecipazione e che l’amministrazione aggiudicatrice prenda visione del contenuto delle offerte e delle domande di partecipazione soltanto dopo la scadenza del termine previsto per la loro presentazione;
d)
che siano rispettati i requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
Se necessario a fini probatori, le amministrazioni aggiudicatrici possono esigere che le domande di partecipazione inviate via fax siano confermate per posta o per via elettronica nei tempi più brevi e in ogni caso entro il termine ultimo di cui all’articolo 152.
2. Quando l’amministrazione aggiudicatrice autorizza l’invio per via elettronica delle offerte e delle domande di partecipazione, gli strumenti utilizzati e le loro caratteristiche tecniche devono avere carattere non discriminatorio ed essere comunemente disponibili al pubblico e compatibili con i prodotti della tecnologia dell’informazione e della comunicazione generalmente in uso.
3. Tranne che per gli appalti di valore inferiore alla soglia stabilita all’articolo 170, paragrafo 1, i dispositivi di ricezione elettronica delle offerte e delle domande di partecipazione garantiscono, mediante procedure e mezzi tecnici appropriati, che:
a)
l’operatore economico possa essere autenticato con certezza;
b)
l’ora e la data esatte della ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione possano essere stabilite con precisione;
c)
si possa ragionevolmente assicurare che nessuno possa avere accesso ai dati trasmessi in base ai presenti requisiti prima della scadenza dei termini specificati;
d)
in caso di violazione di questo divieto di accesso, si possa ragionevolmente assicurare che la violazione sia chiaramente rilevabile;
e)
solo le persone autorizzate possano fissare o modificare le date di apertura dei dati ricevuti;
f)
solo l’azione simultanea delle persone autorizzate possa permettere l’accesso alla totalità o a una parte dei dati trasmessi nelle diverse fasi della procedura di appalto;
g)
l’azione simultanea delle persone autorizzate possa dare accesso ai dati trasmessi solo dopo la data specificata;
h)
i dati ricevuti e aperti in applicazione dei presenti requisiti restino accessibili solo alle persone autorizzate a prenderne conoscenza.
4. Quando l’amministrazione aggiudicatrice autorizza l’invio per via elettronica delle offerte e delle domande di partecipazione, i documenti elettronici inviati tramite tali sistemi sono considerati essere gli originali ed essere firmati da un rappresentante autorizzato dell’operatore economico.
5. Quando l’offerta o la domanda di partecipazione sono presentate in forma di lettera, gli offerenti o i candidati scelgono fra le seguenti modalità:
a)
per via postale oppure tramite corriere: in questi casi, i documenti di gara precisano che vale la data di spedizione, della quale fa fede il timbro postale o la data della ricevuta di deposito;
b)
mediante deposito presso gli uffici dell’istituzione, direttamente o tramite qualsiasi mandatario dell’offerente o del candidato, nel qual caso i documenti di gara precisano, oltre alle informazioni di cui all’articolo 138, paragrafo 2, lettera a), l’ufficio al quale le offerte o le domande di partecipazione sono consegnate contro ricevuta datata e firmata.
6. Per salvaguardare la segretezza ed evitare qualunque difficoltà se le offerte sono inviate mediante lettera, nel bando di gara figura la precisazione seguente:
L’offerta deve essere presentata in doppia busta chiusa. Oltre all’indicazione dell’ufficio destinatario che figura nel bando di gara, la busta interna deve recare la dicitura Bando di gara - Non deve essere aperto dal servizio postale interno. Qualora vengano utilizzate buste autoadesive, queste devono essere chiuse mediante strisce adesive trasversalmente alle quali dovrà essere apposta la firma del mittente.
Articolo 156
Garanzie dell’offerta
(Articolo 111, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
L’amministrazione aggiudicatrice può chiedere la costituzione di una garanzia dell’offerta, a norma dell’articolo 163, nella misura dall’1 % al 2 % del valore totale dell’appalto.
La garanzia dell’offerta è liberata al momento dell’aggiudicazione dell’appalto. È trattenuta qualora l’offerta non sia presentata entro i termini fissati o in caso di successivo ritiro dell’offerta presentata.
Articolo 157
Apertura delle offerte e delle domande di partecipazione
(Articolo 111, paragrafo 4, del regolamento finanziario)
1. Vengono aperte tutte le domande di partecipazione e le offerte che hanno rispettato il disposto dell’articolo 155.
2. Nel caso di appalti di valore superiore alla soglia indicata all’articolo 137, paragrafo 1, l’ordinatore responsabile nomina una commissione di apertura delle offerte.
La commissione di apertura comprende un numero minimo di tre persone, in rappresentanza di non meno di due entità organizzative dell’istituzione interessata, senza rapporto gerarchico tra loro; almeno una delle tre persone non deve dipendere dall’ordinatore responsabile. Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi, tali persone sono soggette agli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario. Presso le rappresentanze e le unità locali di cui all’articolo 72 del presente regolamento o isolate all’interno di uno Stato membro, se mancano entità distinte non si applica l’obbligo dell’assenza di rapporto gerarchico tra le entità organizzative.
Nelle procedure d’appalto interistituzionali, la commissione incaricata dell’apertura delle offerte è nominata dall’ordinatore responsabile dell’istituzione responsabile della procedura. La composizione di tale commissione rispecchia, nei limiti del possibile, il carattere interistituzionale della procedura d’appalto.
3. Quando l’offerta è presentata in forma di lettera, uno o più membri della commissione di apertura siglano i documenti comprovanti la data e l’ora d’invio di ogni offerta.
Siglano inoltre secondo una delle seguenti modalità:
a)
ciascuna pagina di ciascuna offerta;
b)
oppure, per ogni offerta, la pagina di copertina e le pagine dell’offerta finanziaria, garantendo l’integrità dell’offerta originale mediante qualsiasi tecnica appropriata applicata da un servizio indipendente dal servizio ordinatore, salvo nei casi di cui al paragrafo 2, secondo comma.
In caso di attribuzione per aggiudicazione automatica, conformemente all’articolo 149, paragrafo 1, lettera a), vengono proclamati i prezzi indicati nelle offerte conformi.
I membri della commissione firmano il verbale d’apertura delle offerte ricevute, il quale indica le offerte conformi ai requisiti di cui all’articolo 155 e le offerte non conformi e motiva le esclusioni dovute alla non conformità alle modalità di presentazione di cui all’articolo 155. Il verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’identificazione sufficiente del firmatario.
Articolo 158
Comitato di valutazione delle offerte e delle domande di partecipazione
(Articolo 111, paragrafo 5, del regolamento finanziario)
1. Tutte le domande di partecipazione e le offerte dichiarate conformi ai requisiti di cui all’articolo 155 sono valutate e classificate da un comitato di valutazione costituito per ciascuna delle due fasi, in base ai criteri rispettivamente di esclusione e di selezione, da un lato, e ai criteri di aggiudicazione, dall’altro, annunciati preliminarmente.
Tale comitato è nominato dall’ordinatore responsabile ed ha l’incarico di esprimere un parere consultivo sugli appalti di valore superiore alla soglia di cui all’articolo 137, paragrafo 1.
Tuttavia, l’ordinatore responsabile può decidere che tale comitato valuti e classifichi le offerte soltanto secondo i criteri di aggiudicazione e che i criteri di esclusione e di selezione siano valutati con altri mezzi adeguati che garantiscano l’assenza di conflitti d’interesse.
2. Il comitato di valutazione comprende un numero minimo di tre persone, in rappresentanza di non meno di due entità organizzative delle istituzioni o degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario, senza rapporto gerarchico tra loro; almeno una delle tre persone non deve dipendere dall’ordinatore responsabile. L’ordinatore responsabile si accerta che tali persone rispettino gli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.
Presso le rappresentanze e le unità locali di cui all’articolo 72 o isolate all’interno di uno Stato membro, se mancano entità distinte non si applica l’obbligo dell’assenza di rapporto gerarchico tra le entità organizzative.
La composizione di detto comitato può essere identica a quella della commissione d’apertura delle offerte.
Esperti esterni possono assistere il comitato per decisione dell’ordinatore responsabile. L’ordinatore responsabile si accerta che tali esperti rispettino gli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.
Nelle procedure d’appalto interistituzionali, il comitato di valutazione è nominato dall’ordinatore responsabile dell’istituzione responsabile della procedura. La composizione di tale comitato rispecchia, nei limiti del possibile, il carattere interistituzionale della procedura d’appalto.
3. Le domande di partecipazione e le offerte che non contengono tutti gli elementi essenziali richiesti nella documentazione di gara sono eliminate.
Tuttavia, il comitato di valutazione o l’amministrazione aggiudicatrice può invitare il candidato od offerente a completare o a rendere più chiari, entro un termine stabilito, i documenti giustificativi presentati in relazione ai criteri di esclusione e di selezione.
Sono ritenute ammissibili le domande di partecipazione e offerte non escluse che soddisfano i criteri di selezione.
4. In caso di offerte anormalmente basse di cui all’articolo 151, il comitato di valutazione chiede le opportune precisazioni sulla composizione dell’offerta.
Articolo 159
Risultato della valutazione
(Articolo 112 del regolamento finanziario)
1. Viene redatto, con indicazione della data, un verbale di valutazione e di classifica delle domande di partecipazione e delle offerte che sono state dichiarate rispondenti ai requisiti.
Il verbale è firmato da tutti i membri del comitato di valutazione. Il verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’identificazione sufficiente del firmatario.
Se al comitato non è stato conferito il compito di verificare le offerte rispetto ai criteri di esclusione e di selezione, il verbale è sottoscritto anche dalle persone cui l’ordinatore responsabile ha conferito tale incarico. Il verbale è conservato a fini di riferimento ulteriore.
2. Il verbale di cui al paragrafo 1 contiene almeno le seguenti informazioni:
a)
la denominazione e l’indirizzo dell’amministrazione aggiudicatrice, l’oggetto e il valore dell’appalto, del contratto quadro o del sistema dinamico di acquisizione;
b)
i nominativi dei candidati od offerenti esclusi e i motivi dell’esclusione;
c)
i nominativi dei candidati od offerenti selezionati a fini di esame e i motivi della scelta;
d)
i motivi del rigetto delle offerte giudicate anormalmente basse;
e)
i nominativi dei candidati o del contraente proposti e la motivazione di questa scelta, nonché, se è nota, la parte dell’appalto o del contratto quadro che il contraente intende subappaltare a terzi.
3. L’amministrazione aggiudicatrice prende quindi la propria decisione, che contiene almeno i seguenti elementi:
a)
la propria denominazione e indirizzo, l’oggetto e il valore dell’appalto, ovvero l’oggetto e il valore massimo del contratto quadro o del sistema dinamico di acquisizione;
b)
i nominativi dei candidati od offerenti esclusi e i motivi dell’esclusione;
c)
i nominativi dei candidati od offerenti selezionati a fini di esame e i motivi della scelta;
d)
i motivi del rigetto delle offerte giudicate anormalmente basse;
e)
i nominativi dei candidati o del contraente selezionati e la motivazione della scelta in base ai criteri di selezione e di aggiudicazione previamente enunciati, nonché, se è nota, la parte dell’appalto o del contratto quadro che il contraente intende subappaltare a terzi;
f)
per quanto riguarda le procedure negoziate e il dialogo competitivo, le circostanze di cui agli articoli 132, 134, 135, 266, 268, 270 e 271, che li giustificano;
g)
eventualmente, le ragioni per le quali l’amministrazione aggiudicatrice ha rinunciato ad aggiudicare un appalto.
In caso di procedura d’appalto interistituzionale, la decisione di cui al primo comma compete all’amministrazione aggiudicatrice responsabile della procedura.
Articolo 160
Contatti tra amministrazioni aggiudicatrici e offerenti
(Articolo 112 del regolamento finanziario)
1. I contatti tra l’amministrazione aggiudicatrice e gli offerenti durante lo svolgimento di una procedura d’aggiudicazione d’appalto sono autorizzati a titolo eccezionale a norma dei paragrafi 2 e 3.
2. Prima della data di chiusura per il deposito delle offerte, per i documenti e le informazioni complementari di cui all’articolo 153, l’amministrazione aggiudicatrice può procedere come segue:
a)
su iniziativa degli offerenti, può fornire informazioni complementari esclusivamente allo scopo di chiarire la natura dell’appalto, che sono comunicate alla stessa data a tutti gli offerenti che hanno chiesto il capitolato d’oneri;
b)
di propria iniziativa, se si accorge di un errore, di un’inesattezza, di un’omissione o di qualsiasi altra lacuna materiale nella redazione del bando di gara, dell’invito a presentare offerte o del capitolato d’oneri, può informare gli interessati alla stessa data e in condizioni assolutamente identiche a quelle della gara d’appalto.
3. Qualora, dopo l’apertura delle offerte, un’offerta dia luogo a richieste di spiegazioni o alla necessità di correggere errori materiali manifesti nel testo dell’offerta, l’amministrazione aggiudicatrice può prendere l’iniziativa di un contatto con l’offerente, fermo restando che i termini dell’offerta non possono essere modificati a seguito di tale contatto.
4. Tutti i casi in cui hanno avuto luogo contatti e i casi debitamente motivati in cui non sono stati presi contatti di cui all’articolo 96 del regolamento finanziario vengono segnalati nel fascicolo relativo alla gara.
Articolo 161
Informazione dei candidati e offerenti
(Articoli 113, 114 e 118 del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici informano quanto prima i candidati e offerenti della loro decisione riguardo all’aggiudicazione dell’appalto o alla conclusione di un contratto quadro o all’ammissione a un sistema dinamico di acquisizione, inclusi i motivi per i quali hanno eventualmente deciso di rinunciare ad aggiudicare un appalto o a concludere un contratto quadro o a istituire un sistema dinamico di acquisizione per il quale era stata indetta una gara, oppure di ricominciare la procedura.
2. L’amministrazione aggiudicatrice comunica, entro il termine massimo di quindici giorni di calendario dalla ricezione di una domanda scritta, le informazioni di cui all’articolo 113, paragrafo 2, del regolamento finanziario.
3. Nel caso di appalti aggiudicati dalle istituzioni dell’Unione per proprio conto, di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, e non esclusi dal campo di applicazione della direttiva 2004/18/CE, ogni offerente o candidato la cui offerta o candidatura non sia stata accolta viene informato contemporaneamente e individualmente dall’amministrazione aggiudicatrice, per via elettronica, in una delle seguenti fasi:
a)
non appena sono state prese le decisioni in base ai criteri di esclusione e di selezione e prima della decisione di aggiudicazione, nel caso delle procedure d’appalto organizzate in due fasi distinte;
b)
per le decisioni di aggiudicazione e le decisioni di rigetto dell’offerta, il più presto possibile dopo la decisione di aggiudicazione e al più tardi nella settimana successiva.
In ciascuno dei due casi, l’amministrazione aggiudicatrice precisa i motivi del rigetto dell’offerta o della candidatura e indica i mezzi di ricorso disponibili.
Gli offerenti o candidati scartati possono ottenere informazioni supplementari sui motivi del rigetto, presentandone richiesta scritta per lettera o via fax o per posta elettronica, e tutti gli offerenti selezionati le cui offerte non sono eliminate possono ottenere informazioni sulle caratteristiche e i vantaggi dell’offerta accolta e sul nome dell’aggiudicatario, fatto salvo il disposto dell’articolo 113, paragrafo 2, secondo comma, del regolamento finanziario. L’amministrazione aggiudicatrice risponde entro il termine massimo di quindici giorni di calendario dalla data di ricezione della richiesta.
Articolo 162
Firma del contratto
(Articoli 113 e 118 del regolamento finanziario)
L’esecuzione del contratto non può avere inizio prima che lo stesso sia stato firmato.
Sezione 4
Garanzie e azione correttiva
Articolo 163
Garanzie
(Articolo 115 del regolamento finanziario)
1. Quando si esige dai contraenti la costituzione di una garanzia preliminare, questa deve coprire un importo e un periodo sufficienti per consentire di farla valere.
2. La garanzia è fornita da una banca o da un istituto finanziario autorizzato. Tale garanzia può essere sostituita dalla fideiussione con vincolo di solidarietà prestata da un terzo, previa accettazione da parte dell’amministrazione aggiudicatrice.
Tale garanzia è costituita in euro.
Essa ha lo scopo di rendere la banca o l’istituto finanziario o il terzo garanti in solido irrevocabilmente o garanti a prima richiesta delle obbligazioni del contraente.
Articolo 164
Garanzia di esecuzione
(Articolo 115 del regolamento finanziario)
1. Per garantire la consegna regolare dei lavori, delle forniture o dei servizi, allorché il collaudo definitivo secondo le clausole contrattuali non possa essere rilasciato all’atto del pagamento finale, l’ordinatore responsabile può richiedere una garanzia di esecuzione in base a un esame caso per caso e previa analisi dei rischi.
2. Una garanzia corrispondente al 10 % del valore totale dell’appalto può essere costituita mediante trattenuta all’atto dei pagamenti man mano che questi vengono effettuati.
Può essere sostituita da una trattenuta operata sul pagamento finale per costituire una garanzia fino al collaudo definitivo dei servizi, delle forniture o dei lavori. Il relativo importo è stabilito dall’ordinatore ed è proporzionato ai rischi individuati in relazione all’esecuzione dell’appalto, tenuto conto dell’oggetto e delle condizioni commerciali consuete nel settore.
Le condizioni relative a tale garanzia sono indicate nei documenti di gara.
3. Dopo il collaudo definitivo dei lavori, dei servizi o delle forniture, le garanzie sono liberate conformemente alle clausole contrattuali.
Articolo 165
Garanzie per prefinanziamenti
(Articolo 115 del regolamento finanziario)
1. Allorché l’amministrazione aggiudicatrice ha stabilito la necessità di prefinanziamento, essa valuta i rischi connessi ai versamenti di prefinanziamenti, prima di avviare la procedura di appalto, tenendo conto in particolare dei seguenti criteri:
a)
il valore stimato dell’appalto;
b)
l’oggetto;
c)
la durata e il ritmo;
d)
la struttura del mercato.
2. Nel caso di cui all’articolo 146, paragrafo 6, secondo comma, o quando l’ordinatore responsabile lo decide a norma del paragrafo 1 del presente articolo, è richiesta la costituzione di una garanzia in contropartita del versamento dei prefinanziamenti.
La garanzia non è richiesta per gli appalti di valore modesto di cui all’articolo 137, paragrafo 1.
La garanzia è liberata man mano che il prefinanziamento è detratto dai pagamenti intermedi o dai pagamenti a titolo di saldo versati al contraente conformemente alle clausole contrattuali.
Articolo 166
Sospensioni in caso di errori o irregolarità
(Articolo 116 del regolamento finanziario)
1. L’eventuale sospensione dell’appalto prevista all’articolo 116 del regolamento finanziario ha lo scopo di verificare se siano stati effettivamente commessi i presunti errori sostanziali, irregolarità o frodi. Se non sono confermati, l’esecuzione dell’appalto riprende al termine della verifica.
2. Costituisce errore sostanziale o irregolarità qualsiasi violazione di una disposizione contrattuale o legislativa risultante da un atto o da un’omissione che arreca o potrebbe arrecare pregiudizio al bilancio dell’Unione.
CAPO 2
Disposizioni relative agli appalti aggiudicati dalle istituzioni dell’Unione per proprio conto
Articolo 167
Individuazione del livello adeguato per il calcolo delle soglie
(Articoli 117 e 118 del regolamento finanziario)
Spetta a ogni ordinatore delegato o sottodelegato nell’ambito di ciascuna istituzione valutare se le soglie di cui all’articolo 118 del regolamento finanziario sono raggiunte.
Articolo 168
Appalti distinti e appalti in lotti
(Articoli 104 e 118 del regolamento finanziario)
1. Il valore stimato di un appalto non può essere stabilito con l’intento di sottrarlo agli obblighi previsti dal presente regolamento. Nessun appalto può essere frazionato allo stesso fine.
Quando risulti opportuno, tecnicamente fattibile ed economico, gli appalti di valore pari o superiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, sono aggiudicati contemporaneamente per lotti distinti.
2. Quando l’oggetto di un appalto di forniture, di servizi o di lavori è ripartito in più lotti, ciascuno dei quali forma oggetto di un appalto, ai fini del calcolo globale della soglia pertinente si deve tener conto del valore totale di tutti i lotti.
Se il valore totale di tutti i lotti è pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, a ciascun lotto si applica il disposto dell’articolo 97, paragrafo 1, e dell’articolo 104, paragrafi 1 e 2, del regolamento finanziario.
3. Quando un appalto è aggiudicato per lotti distinti, le offerte sono valutate separatamente per ciascun lotto. Se più lotti sono aggiudicati al medesimo offerente, può essere firmato un contratto unico relativo a tali lotti.
Articolo 169
Modalità di stima del valore di taluni appalti
(Articolo 118 del regolamento finanziario)
1. Ai fini del calcolo dell’importo stimato di un appalto, l’amministrazione aggiudicatrice include la remunerazione totale stimata del contraente.
Quando un appalto prevede opzioni o un possibile rinnovo, la base del calcolo è l’importo massimo autorizzato, compreso il ricorso alle opzioni e il rinnovo.
Si procede a tale stima al momento della trasmissione del bando di gara oppure, quando non sia prevista siffatta pubblicità, al momento in cui l’amministrazione aggiudicatrice inizia la procedura di aggiudicazione.
2. Per i contratti quadro e i sistemi dinamici di acquisizione si prende in considerazione il valore massimo del complesso degli appalti previsti nel corso dell’intera durata del contratto quadro o del sistema dinamico di acquisizione.
3. Per gli appalti di servizi, si considera quanto segue:
a)
per i servizi assicurativi, il premio da pagare e altre forme di remunerazione;
b)
per i servizi bancari o finanziari, gli onorari, le commissioni, gli interessi e altri tipi di remunerazione;
c)
per gli appalti riguardanti la progettazione, gli onorari, le commissioni da pagare e altre forme di remunerazione.
4. Per gli appalti di servizi che non indicano un prezzo totale o per gli appalti di forniture aventi per oggetto la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto di prodotti, il valore da assumere come base per il calcolo del valore stimato è il seguente:
a)
nel caso di appalti di durata determinata:
i)
pari o inferiore a quarantotto mesi per i servizi o a dodici mesi per le forniture, il valore totale per l’intera durata;
ii)
superiore a dodici mesi per le forniture, il valore totale, ivi compreso l’importo stimato del valore residuo;
b)
nel caso di appalti di durata non determinata o, per i servizi, superiore a quarantotto mesi, il valore mensile moltiplicato per quarantotto.
5. Per gli appalti di servizi o di forniture che presentano carattere di regolarità o sono destinati a essere rinnovati entro un determinato periodo, il valore dell’appalto è stabilito in base a uno dei due valori seguenti:
a)
il costo reale cumulato degli appalti analoghi relativi alla stessa tipologia di servizi o di prodotti aggiudicati nel corso dei dodici mesi o dell’esercizio finanziario precedenti, rettificato, se possibile, al fine di tener conto dei cambiamenti in termini di quantità o di valore previsti entro i dodici mesi successivi all’appalto iniziale;
b)
oppure, il costo stimato cumulato degli appalti successivi aggiudicati nei dodici mesi che seguono la prima prestazione o fornitura o nel corso della durata dell’appalto, quando questa sia superiore a dodici mesi.
6. Per gli appalti di lavori, viene preso in considerazione, oltre al valore dei lavori, il valore totale stimato delle forniture necessarie all’esecuzione dei lavori, messe a disposizione dell’imprenditore dall’amministrazione aggiudicatrice.
Articolo 170
Soglie per l’applicazione delle procedure previste dalla direttiva 2004/18/CE
(Articolo 118 del regolamento finanziario)
1. Le soglie di cui all’articolo 118 del regolamento finanziario sono fissate dalla direttiva 2004/18/CE per gli appalti di forniture, di servizi e di lavori, rispettivamente.
2. I termini di cui all’articolo 118 del regolamento finanziario sono precisati agli articoli 152, 153 e 154.
Articolo 171
Periodo sospensivo prima della firma del contratto
(Articolo 118 del regolamento finanziario)
1. L’amministrazione aggiudicatrice firma con l’aggiudicatario il contratto d’appalto o contratto quadro cui si applica la direttiva 2004/18/CE soltanto dopo che siano decorsi 14 giorni di calendario.
Tale periodo decorre da una delle date seguenti:
a)
dal giorno successivo all’invio simultaneo delle comunicazioni agli offerenti aggiudicatari e non aggiudicatari;
b)
oppure, quando il contratto d’appalto o contratto quadro è aggiudicato con procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara: dal giorno successivo alla pubblicazione dell’avviso di aggiudicazione di cui all’articolo 123 nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Quando l’invio di cui al secondo comma, lettera a), è effettuato via fax o per via elettronica, il periodo sospensivo è di 10 giorni di calendario.
All’occorrenza, l’amministrazione aggiudicatrice può sospendere la firma del contratto per procedere a un esame supplementare se lo giustificano le richieste od osservazioni formulate dagli offerenti o candidati respinti o danneggiati, od ogni altra informazione pertinente da essa ricevuta. Le richieste od osservazioni e le informazioni devono pervenire entro il periodo di cui al primo comma. In caso di sospensione, tutti i candidati od offerenti sono informati entro i tre giorni lavorativi successivi alla relativa decisione.
Tranne nei casi di cui al paragrafo 2, i contratti firmati prima della scadenza del periodo di cui al primo comma sono nulli a tutti gli effetti.
Se un contratto d’appalto o contratto quadro non può essere aggiudicato all’offerente prescelto, l’amministrazione aggiudicatrice può aggiudicarlo al secondo miglior offerente.
2. Il periodo di cui al paragrafo 1 non si applica nei seguenti casi:
a)
procedure aperte, ristrette o negoziate previa pubblicazione di un bando di gara nelle quali è stata presentata una sola offerta;
b)
contratti specifici basati su un contratto quadro;
c)
procedure negoziate di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettera c), all’articolo 134, paragrafo 1, lettera g), punto iii), all’articolo 134, paragrafo 1, lettera h), e all’articolo 134, paragrafo 1, lettera j).
Articolo 172
Prove in materia di accesso agli appalti
(Articolo 119 del regolamento finanziario)
I capitolati d’oneri prescrivono agli offerenti di indicare lo Stato in cui hanno la sede o sono domiciliati, presentando le prove richieste in materia secondo la rispettiva legge nazionale.
TITOLO VI
SOVVENZIONI
CAPO 1
Portata e forma delle sovvenzioni
Articolo 173
Sottoscrizioni
(Articolo 121 del regolamento finanziario)
Le sottoscrizioni di cui all’articolo 121, paragrafo 2, lettera d), del regolamento finanziario sono le somme versate a organismi cui aderisce l’Unione, in base alle decisioni finanziarie e alle condizioni di pagamento dell’organismo in questione.
Articolo 174
Convenzione e decisione di sovvenzione
(Articolo 121, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Le sovvenzioni formano oggetto di una decisione o di una convenzione scritta.
2. Per stabilire quale strumento utilizzare, si tiene conto dei seguenti elementi:
a)
ubicazione geografica del beneficiario, all’interno o all’esterno dell’Unione;
b)
complessità e standardizzazione del contenuto delle azioni o dei programmi di lavoro sovvenzionati.
Articolo 175
Spese relative ai membri delle istituzioni
(Articolo 121 del regolamento finanziario)
Le spese relative ai membri delle istituzioni, di cui all’articolo 121, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario comprendono i contributi alle associazioni dei deputati ed ex deputati del Parlamento europeo. A tali contributi si applicano le regole amministrative interne del Parlamento europeo.
Articolo 176
Azioni sovvenzionabili
(Articolo 121 del regolamento finanziario)
Un’azione sovvenzionabile a norma dell’articolo 121 del regolamento finanziario deve essere chiaramente definita.
Nessuna azione può essere frazionata in una pluralità di azioni al fine di eludere le regole di finanziamento di cui al presente regolamento.
Articolo 177
Organismi che perseguono uno scopo d’interesse generale dell’Unione
(Articolo 121 del regolamento finanziario)
Sono organismi che perseguono uno scopo d’interesse generale dell’Unione:
a)
gli organismi attivi nei settori dell’istruzione, formazione, informazione, innovazione o ricerca e negli studi sulle politiche europee o in ogni attività che contribuisca a promuovere la cittadinanza o i diritti umani, o gli organismi europei di normalizzazione;
b)
un’entità rappresentativa di organismi senza scopo di lucro attivi negli Stati membri, nei paesi candidati o nei paesi candidati potenziali che promuovono principi e politiche rientranti negli obiettivi dei trattati.
Articolo 178
Partenariati
(Articolo 121 del regolamento finanziario)
1. Le specifiche sovvenzioni per azioni e le sovvenzioni di funzionamento possono formare parte di un partenariato quadro.
2. Il partenariato quadro può essere istituito per la cooperazione a lungo termine tra la Commissione e i beneficiari di sovvenzioni. Esso può assumere la forma di una convenzione quadro di partenariato o di una decisione quadro di partenariato.
La convenzione o decisione quadro di partenariato indica gli obiettivi comuni, la natura delle azioni previste una tantum o nell’ambito di un programma di lavoro annuale approvato, la procedura di concessione delle sovvenzioni specifiche, nel rispetto dei principi e delle norme procedurali del presente titolo, e i diritti e obblighi generali di ciascuna delle parti nell’ambito delle convenzioni o decisioni specifiche.
La durata del partenariato non può essere superiore a quattro anni, salvo casi eccezionali giustificati in particolare dall’oggetto del partenariato quadro.
Gli ordinatori non possono fare un uso indebito delle convenzioni o decisioni quadro di partenariato o ricorrervi in modo tale che il fine o l’effetto di tali convenzioni o decisioni contravvenga ai principi di trasparenza o di parità di trattamento tra i richiedenti.
3. Le convenzioni o decisioni quadro di partenariato sono equiparate a sovvenzioni per quanto riguarda la programmazione, la pubblicazione ex ante e l’attribuzione.
4. Le sovvenzioni specifiche basate su convenzioni o decisioni quadro di partenariato sono accordate secondo le procedure previste nelle suddette convenzioni o decisioni e nel rispetto delle disposizioni del presente titolo.
A esse si applicano le procedure di pubblicazione ex post di cui all’articolo 191.
Articolo 179
Sistemi di scambio elettronico
(Articolo 121, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Tutte le comunicazioni con i beneficiari, comprese la stipulazione delle convenzioni di sovvenzione, la notifica delle decisioni di sovvenzione e ogni loro modificazione, possono avvenire tramite sistemi elettronici istituiti dalla Commissione.
2. Tali sistemi soddisfano i seguenti requisiti:
a)
l’accesso al sistema e ai documenti trasmessi tramite esso è riservato esclusivamente alle persone autorizzate;
b)
soltanto le persone autorizzate possono firmare per via elettronica o trasmettere un documento tramite il sistema;
c)
le persone autorizzate devono essere identificate nel sistema mediante procedure prestabilite;
d)
ora e data dell’operazione elettronica devono essere precisate;
e)
dev’essere mantenuta l’integrità dei documenti;
f)
dev’essere mantenuta la disponibilità dei documenti;
g)
se del caso, dev’essere mantenuta la riservatezza dei documenti;
h)
dev’essere assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
3. Ai dati inviati o ricevuti tramite siffatto sistema si applica la presunzione giuridica dell’integrità dei dati e dell’esattezza della data e dell’ora di invio o ricezione indicata dal sistema.
Un documento inviato o notificato tramite siffatto sistema è considerato equivalente a un documento cartaceo, è ammissibile come prova in un procedimento giudiziario, è considerato originale e a esso si applica la presunzione giuridica di autenticità e integrità, purché non contenga elementi dinamici in grado di modificarlo automaticamente.
La firma elettronica di cui al paragrafo 2, lettera b), ha effetto legale equivalente alla firma autografa.
Articolo 180
Contenuto delle convenzioni e delle decisioni di sovvenzione
(Articolo 122 del regolamento finanziario)
1. La convenzione di sovvenzione precisa almeno quanto segue:
a)
l’oggetto;
b)
il beneficiario;
c)
la durata, e precisamente:
i)
la data d’entrata in vigore;
ii)
la data d’inizio e la durata dell’azione o dell’esercizio finanziario sovvenzionati;
d)
l’importo massimo del finanziamento dell’Unione espresso in euro e la forma della sovvenzione, integrati eventualmente dai seguenti elementi:
i)
i costi ammissibili totali stimati dell’azione o del programma di lavoro e il tasso di finanziamento dei costi ammissibili;
ii)
ove determinati, il costo unitario, la somma forfettaria o il tasso fisso di cui all’articolo 123, lettere b), c) e d), del regolamento finanziario;
iii)
una combinazione degli elementi di cui ai punti i) e ii) della presente lettera;
e)
la descrizione dell’azione o, per una sovvenzione di funzionamento, il programma di lavoro approvato per l’esercizio dall’ordinatore responsabile, insieme alla descrizione dei risultati attesi dall’attuazione dell’azione o del programma di lavoro;
f)
le condizioni generali che si applicano a tutte le convenzioni di questo tipo, quali l’obbligo per il beneficiario di consentire che la Commissione, l’OLAF e la Corte dei conti procedano a controlli e revisioni contabili;
g)
il bilancio di previsione complessivo dell’azione o del programma di lavoro;
h)
quando l’attuazione dell’azione richiede l’aggiudicazione di appalti, i principi di cui all’articolo 209 o le norme sull’aggiudicazione degli appalti che il beneficiario è tenuto a rispettare;
i)
le responsabilità del beneficiario, in particolare:
i)
in termini di sana gestione finanziaria e di presentazione delle relazioni finanziaria e di attività; se è opportuno, si stabiliscono obiettivi intermedi, raggiunti i quali si devono presentare tali relazioni;
ii)
in caso di convenzione tra la Commissione e una pluralità di beneficiari, gli eventuali obblighi specifici del coordinatore e gli obblighi degli altri beneficiari nei confronti del coordinatore nonché la responsabilità finanziaria dei beneficiari per importi dovuti alla Commissione;
j)
le modalità e i termini d’approvazione di queste relazioni e di pagamento da parte della Commissione;
k)
a seconda dei casi, i particolari dei costi ammissibili dell’azione o del programma di lavoro approvato e/o i particolari relativi ai costi unitari, alle somme forfettarie o ai tassi fissi di cui all’articolo 123 del regolamento finanziario;
l)
le disposizioni in materia di visibilità dell’intervento finanziario dell’Unione, tranne in casi debitamente motivati in cui la pubblicità non sia possibile ovvero opportuna.
Le condizioni generali di cui al primo comma, lettera f), stabiliscono almeno quanto segue:
i)
che alla convenzione di sovvenzione si applica il diritto dell’Unione, integrato se necessario dal diritto nazionale indicato nella convenzione stessa. Le convenzioni concluse con organizzazioni internazionali possono prevedere delle deroghe;
ii)
il giudice o il tribunale arbitrale competente per le controversie.
2. Nella convenzione di sovvenzione si possono stabilire le disposizioni e le scadenze per la sospensione e la risoluzione a norma dell’articolo 135 del regolamento finanziario.
3. Nei casi di cui all’articolo 178, la convenzione o decisione quadro di partenariato indica le informazioni di cui al paragrafo 1, primo comma, lettere a), b), lettera c), punto i), lettera f), lettere da h) a j) e lettera l), del presente articolo.
La decisione o convenzione di sovvenzione specifica contiene le informazioni di cui al paragrafo 1, primo comma, lettere da a) a e), g) e k) e, se necessario, lettera i).
4. Le convenzioni di sovvenzione possono essere modificate soltanto per iscritto. Le modifiche, comprese quelle destinate ad aggiungere o cancellare un beneficiario, non possono avere per oggetto o per effetto di apportare alle convenzioni variazioni che potrebbero rimettere in questione la decisione di attribuzione della sovvenzione o violare il principio della parità di trattamento dei richiedenti.
5. I paragrafi 1, 2, 3 e 4 del presente articolo si applicano, mutatis mutandis, alle decisioni di sovvenzione.
Parte delle informazioni di cui al paragrafo 1 può essere fornita nell’invito a presentare proposte o in eventuali documenti correlati, invece che nella decisione di sovvenzione.
Articolo 181
Forme di sovvenzione
(Articolo 123 del regolamento finanziario)
1. Le sovvenzioni erogate nella forma di cui all’articolo 123, lettera a), del regolamento finanziario sono determinate in base ai costi ammissibili, effettivamente sostenuti dal beneficiario e stimati preliminarmente nel bilancio di previsione presentato con la proposta e incluso nella convenzione o decisione di sovvenzione.
2. I costi unitari di cui all’articolo 123, lettera b), del regolamento finanziario coprono tutte o determinate categorie specifiche di costi ammissibili che sono chiaramente individuate in anticipo con riferimento a un importo per unità.
3. Le somme forfettarie di cui all’articolo 123, lettera c), del regolamento finanziario coprono in modo generale tutte o determinate categorie specifiche di costi ammissibili che sono chiaramente individuate in anticipo.
4. I finanziamenti a tasso fisso di cui all’articolo 123, lettera d), del regolamento finanziario coprono categorie specifiche di costi ammissibili che sono chiaramente individuate in anticipo applicando una percentuale.
Articolo 182
Somme forfettarie, costi unitari e finanziamenti a tasso fisso
(Articolo 124 del regolamento finanziario)
1. L’autorizzazione a ricorrere a somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso di cui all’articolo 124, paragrafo 1, del regolamento finanziario si applica per la durata del programma. L’autorizzazione può essere riveduta se sono necessarie modifiche sostanziali. I dati e gli importi sono valutati periodicamente e, se del caso, le somme forfettarie, i costi unitari o i finanziamenti a tasso fisso sono adeguati.
In caso di convenzione tra la Commissione e una pluralità di beneficiari, il massimale di cui all’articolo 124, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento finanziario si applica a ciascun beneficiario.
2. La decisione o convenzione di sovvenzione comprende tutte le disposizioni necessarie per verificare che siano rispettate le condizioni per l’erogazione della sovvenzione sulla base di somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso.
3. L’erogazione della sovvenzione sulla base di somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso non pregiudica il diritto di accesso ai registri dei beneficiari ai fini previsti al paragrafo 1, primo comma, e all’articolo 137, paragrafo 2, del regolamento finanziario.
4. Quando i controlli a posteriori rivelano che l’evento determinante la sovvenzione non ha avuto luogo e che al beneficiario sono stati erogati indebitamente importi relativi a una sovvenzione sulla base di somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso, la Commissione ha il diritto di recuperare a concorrenza dell’ammontare della sovvenzione, fatte salve le sanzioni di cui all’articolo 109 del regolamento finanziario.
CAPO 2
Principi
Articolo 183
Principio del cofinanziamento
(Articolo 125, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
1. Il principio del cofinanziamento prevede che le risorse necessarie alla realizzazione dell’azione o del programma di lavoro non debbano provenire interamente dal contributo dell’Unione.
Il cofinanziamento può assumere la forma di risorse proprie del beneficiario, di redditi generati dall’azione o dal programma di lavoro ovvero di contributi finanziari o in natura di terzi.
2. Per contributi in natura si intendono le risorse non finanziarie messe gratuitamente a disposizione del beneficiario da terzi.
Articolo 184
Principio del divieto del fine di lucro
(Articolo 125, paragrafo 5, del regolamento finanziario)
I contributi finanziari di terzi che possono essere utilizzati dal beneficiario per coprire costi diversi da quelli ammissibili nell’ambito della sovvenzione dell’Unione o che non sono dovuti a terzi ove non utilizzati alla conclusione dell’azione o del programma di lavoro non sono considerati contributi finanziari assegnati in modo specifico dai donatori al finanziamento dei costi ammissibili ai sensi dell’articolo 125, paragrafo 5, del regolamento finanziario.
Articolo 185
Sovvenzioni di valore modesto
(Articolo 125, paragrafo 4, del regolamento finanziario)
Per sovvenzioni di valore modesto s’intendono sovvenzioni di valore pari o inferiore a 60 000 EUR.
Articolo 186
Assistenza tecnica
(Articoli 101 e 125 del regolamento finanziario)
Per assistenza tecnica si intendono le attività di sostegno e di potenziamento delle capacità necessarie ai fini dell’attuazione di un programma o di un’azione, segnatamente le attività di preparazione, gestione, sorveglianza, valutazione, revisione contabile e controllo.
Articolo 187
Costi ammissibili
(Articolo 126, paragrafo 3, lettera c), del regolamento finanziario)
L’IVA è considerata non recuperabile ai sensi della normativa nazionale sull’IVA applicabile se a norma del diritto nazionale è imputabile a una delle seguenti attività:
a)
attività esenti senza diritto a detrazione;
b)
attività che non rientrano nel campo di applicazione dell’IVA;
c)
attività di cui alle lettere a) e b) in relazione alle quali l’IVA non è detraibile bensì rimborsata tramite regimi specifici di rimborso o fondi di compensazione non previsti dalla direttiva 2006/112/CE, anche qualora tale regime o fondo sia istituito dalla normativa nazionale sull’IVA.
L’IVA relativa alle attività di cui all’articolo 13, paragrafo 2, della direttiva 2006/112/CE è considerata assolta da un beneficiario diverso da un soggetto non passivo come definito dall’articolo 13, paragrafo 1, primo comma, della medesima direttiva, a prescindere dal fatto che lo Stato membro consideri o no tali attività come attività della pubblica amministrazione svolte da enti di diritto pubblico.
Articolo 188
Programmazione
(Articolo 128 del regolamento finanziario)
1. Ogni ordinatore responsabile predispone un programma di lavoro annuale o pluriennale in materia di sovvenzioni. Il programma è adottato dall’istituzione interessata e viene pubblicato al più presto, e comunque entro il 31 marzo dell’anno d’esecuzione, sul sito internet dell’istituzione dedicato alle sovvenzioni.
Nel programma di lavoro figurano il periodo interessato, l’eventuale atto di base, gli obiettivi perseguiti, i risultati attesi nonché il calendario indicativo degli inviti a presentare proposte con indicazione del rispettivo importo indicativo e del tasso massimo di cofinanziamento.
Il programma di lavoro contiene inoltre le informazioni di cui all’articolo 94 affinché la decisione che lo adotta sia considerata la decisione di finanziamento relativa alle sovvenzioni dell’esercizio in questione.
2. Per apportare eventuali modifiche sostanziali al programma di lavoro, è necessario procedere per ciascuna modifica all’adozione e alla pubblicazione supplementare, secondo le modalità di cui al paragrafo 1.
Articolo 189
Contenuto degli inviti a presentare proposte
(Articolo 128 del regolamento finanziario)
1. Gli inviti a presentare proposte precisano quanto segue:
a)
gli obiettivi perseguiti;
b)
i criteri di ammissibilità, di esclusione, di selezione e di concessione di cui agli articoli 131 e 132 del regolamento finanziario, e i relativi documenti giustificativi;
c)
le modalità del finanziamento dell’Unione;
d)
le modalità e il termine finale di deposito delle proposte e la data prevista entro la quale tutti i richiedenti devono essere informati del risultato della valutazione della propria domanda nonché la data indicativa di firma delle convenzioni di sovvenzione ovvero di notifica delle decisioni di sovvenzione.
2. Gli inviti a presentare proposte sono pubblicati sul sito internet delle istituzioni dell’Unione e inoltre con ogni altro mezzo adeguato, in particolare la Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, qualora sia necessario garantire ulteriore pubblicità presso i potenziali beneficiari. Le regole di concorso possono essere pubblicate a decorrere dall’adozione della decisione di finanziamento di cui all’articolo 84 del regolamento finanziario, anche nel corso dell’anno precedente l’esecuzione del bilancio. Ogni modifica del contenuto degli inviti a presentare proposte va pubblicata secondo le stesse modalità degli inviti.
Articolo 190
Deroghe all’invito a presentare proposte
(Articolo 128 del regolamento finanziario)
1. Possono essere assegnate sovvenzioni senza invito a presentare proposte soltanto nei seguenti casi:
a)
nell’ambito dell’aiuto umanitario, degli interventi di protezione civile o degli aiuti erogati per la gestione di una situazione di crisi, ai sensi del paragrafo 2;
b)
in altri casi d’urgenza eccezionali e debitamente giustificati;
c)
a favore di organismi che si trovano di diritto o di fatto in situazione di monopolio, debitamente motivata nella decisione di attribuzione;
d)
a favore di organismi indicati in un atto di base, ai sensi dell’articolo 54 del regolamento finanziario, come beneficiari di una sovvenzione, o a favore di organismi designati dagli Stati membri, sotto la loro responsabilità, qualora tali Stati membri siano indicati come beneficiari di una sovvenzione in un atto di base;
e)
nel settore della ricerca e sviluppo tecnologico, a favore di organismi indicati nel programma di lavoro di cui all’articolo 128 del regolamento finanziario, quando l’atto di base prevede esplicitamente tale possibilità, e a condizione che il progetto non rientri nell’ambito di un invito a presentare proposte;
f)
per azioni aventi speciali caratteristiche che esigono un particolare tipo di organismo, per la sua competenza tecnica, l’alto grado di specializzazione o i poteri amministrativi, purché tali azioni non rientrino nell’ambito di un invito a presentare proposte.
I casi di cui al primo comma, lettera f), sono debitamente giustificati nella decisione di attribuzione.
2. Per situazione di crisi in un paese terzo si intende una situazione di pericolo immediato o imminente che rischia di degenerare in conflitto armato o di destabilizzare il paese. Per situazione di crisi si intende inoltre una situazione derivante da calamità naturali, da crisi provocate dall’uomo, come guerre o altri conflitti, o da circostanze straordinarie con effetti analoghi riguardanti, fra l’altro, il cambiamento climatico, il degrado ambientale, la privazione dell’accesso all’energia e alle risorse naturali o l’estrema povertà.
Articolo 191
Pubblicazione ex post
(Articolo 128 del regolamento finanziario)
1. Le informazioni relative alle sovvenzioni attribuite nel corso dell’esercizio sono pubblicate conformemente all’articolo 21.
2. Dopo la pubblicazione di cui al paragrafo 1, la Commissione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio, su loro richiesta, una relazione riguardante:
a)
il numero di richiedenti dell’anno precedente;
b)
il numero e la percentuale delle domande accolte nell’ambito di ciascun invito a presentare proposte;
c)
la durata media della procedura dalla data di chiusura dell’invito a presentare proposte fino alla concessione della sovvenzione;
d)
il numero e l’importo delle sovvenzioni per le quali si è derogato all’obbligo di pubblicazione ex post nel corso dell’ultimo esercizio conformemente all’articolo 21, paragrafo 4.
Articolo 192
Informazione dei richiedenti
(Articolo 128 del regolamento finanziario)
La Commissione fornisce informazioni e orientamenti ai richiedenti secondo le seguenti modalità:
a)
stabilisce norme comuni per i moduli di domanda relativi a sovvenzioni simili e controlla le dimensioni e la chiarezza di tali moduli;
b)
fornisce informazioni ai potenziali richiedenti, in particolare organizzando seminari e fornendo manuali;
c)
conserva i dati relativi ai beneficiari nello schedario delle persone giuridiche di cui all’articolo 63.
Articolo 193
Finanziamento su linee di bilancio distinte
(Articolo 129 del regolamento finanziario)
Un’azione può essere oggetto di un finanziamento congiunto su linee di bilancio distinte di competenza di diversi ordinatori.
Articolo 194
Retroattività dei finanziamenti in casi di estrema urgenza e di prevenzione dei conflitti
(Articolo 130 del regolamento finanziario)
Nell’ambito dell’applicazione dell’articolo 130, paragrafo 1, del regolamento finanziario, le spese sostenute da un beneficiario prima della data di presentazione della domanda sono ammissibili al finanziamento dell’Unione alle seguenti condizioni:
a)
i motivi della deroga sono debitamente giustificati nella decisione di finanziamento;
b)
la decisione di finanziamento e la convenzione o decisione di sovvenzione fissano esplicitamente la data d’ammissibilità a una data anteriore a quella di presentazione della domanda.
Articolo 195
Presentazione delle domande di sovvenzione
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
1. Le modalità di presentazione delle domande di sovvenzione sono stabilite dall’ordinatore responsabile, che può scegliere il metodo di presentazione. Le domande di sovvenzione possono essere presentate mediante lettera o per via elettronica.
I mezzi di comunicazione prescelti hanno carattere non discriminatorio e non possono avere l’effetto di limitare l’accesso dei richiedenti alla procedura di concessione della sovvenzione.
I mezzi di comunicazione prescelti permettono di garantire il rispetto delle seguenti condizioni:
a)
che ogni offerta o domanda contenga tutte le informazioni necessarie per la sua valutazione;
b)
che sia tutelata l’integrità dei dati;
c)
che sia tutelata la riservatezza delle proposte;
d)
che sia assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
Ai fini del terzo comma, lettera c), l’ordinatore responsabile esamina il contenuto delle domande soltanto dopo la scadenza del termine previsto per la loro presentazione.
L’ordinatore responsabile può prescrivere che le offerte presentate per via elettronica siano corredate della firma elettronica avanzata ai sensi della direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (19).
2. Quando l’ordinatore responsabile autorizza la presentazione delle domande per via elettronica, gli strumenti utilizzati e le loro caratteristiche tecniche devono avere carattere non discriminatorio ed essere comunemente disponibili al pubblico e compatibili con i prodotti della tecnologia dell’informazione e della comunicazione generalmente in uso. Le informazioni riguardanti le norme tecniche per la presentazione delle domande, ivi compresa la cifratura, sono messe a disposizione dei richiedenti.
Inoltre, i dispositivi di ricezione elettronica delle domande garantiscono la sicurezza e la riservatezza. Garantiscono inoltre che possano essere stabilite con precisione l’ora e la data esatte di ricezione delle domande.
3. Quando la domanda è presentata mediante lettera, i richiedenti scelgono fra le seguenti modalità:
a)
per via postale oppure tramite corriere: in questi casi l’invito a presentare proposte precisa che vale la data di spedizione, della quale fa fede il timbro postale o la data della ricevuta di deposito;
b)
mediante deposito presso gli uffici dell’istituzione, direttamente o tramite qualsiasi mandatario del richiedente, nel qual caso l’invito a presentare proposte precisa l’ufficio al quale le domande sono consegnate contro ricevuta firmata e datata.
CAPO 3
Procedura di concessione
Articolo 196
Contenuto delle domande di sovvenzione
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
1. Le domande vanno presentate mediante il modulo redatto in base alle norme comuni stabilite a norma dell’articolo 192, lettera a), e messo a disposizione dagli ordinatori responsabili, e nel rispetto dei criteri stabiliti nell’atto di base e nell’invito a presentare proposte.
I documenti giustificativi di cui all’articolo 131, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento finanziario possono consistere, in particolare, nel conto profitti e perdite e nel bilancio patrimoniale dell’ultimo esercizio chiuso.
2. Il bilancio previsionale dell’azione o del programma di lavoro allegato alla domanda deve essere in pareggio tra entrate e spese, fatte salve le provvigioni per imprevisti o le eventuali variazioni dei tassi di cambio che possono essere autorizzate in casi debitamente motivati, e deve indicare i costi ammissibili stimati dell’azione o del programma di lavoro.
3. Quando la domanda riguarda la sovvenzione di un’azione per un importo superiore a 750 000 EUR oppure una sovvenzione di funzionamento d’importo superiore a 100 000 EUR, a tale domanda si deve presentare la relazione della revisione contabile effettuata da un revisore dei conti esterno riconosciuto. La relazione certifica i conti riguardanti l’ultimo esercizio per il quale i conti sono disponibili.
Il primo comma del presente paragrafo si applica soltanto alla prima domanda presentata dallo stesso beneficiario presso un ordinatore responsabile nel corso di uno stesso esercizio finanziario.
In caso di convenzioni tra la Commissione e più beneficiari, le soglie di cui al primo comma si applicano a ciascun beneficiario.
Nel caso dei partenariati di cui all’articolo 178, la relazione di revisione contabile di cui al primo comma del presente paragrafo, relativa agli ultimi due esercizi per i quali sono disponibili i conti, dev’essere presentata prima della firma della convenzione quadro di partenariato o della notifica della decisione quadro di partenariato.
In funzione di una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può rinunciare a imporre l’obbligo della relazione di revisione contabile di cui al primo comma agli istituti d’istruzione e di formazione e, nel caso di convenzioni con più beneficiari, ai beneficiari che hanno accettato responsabilità solidali e congiunte o ai quali non sono attribuite responsabilità finanziarie.
Il primo comma del presente paragrafo non si applica agli organismi pubblici e alle organizzazioni internazionali di cui all’articolo 43.
4. Il richiedente indica le fonti e gli importi dei finanziamenti dell’Unione ricevuti o chiesti per la stessa azione o parte di azione ovvero per il proprio funzionamento nel corso dello stesso esercizio nonché ogni altro finanziamento ricevuto o chiesto per la stessa azione.
Articolo 197
Prova di non esclusione
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
Tranne nei casi di cui all’articolo 131, paragrafo 4, lettere a) e b), del regolamento finanziario, i richiedenti dichiarano sull’onore di non trovarsi in una delle situazioni elencate all’articolo 106, paragrafo 1, e all’articolo 107 del regolamento finanziario. In funzione di una analisi dei rischi, l’ordinatore responsabile può esigere che i richiedenti prescelti forniscano i mezzi di prova di cui all’articolo 143. Se richiesto dall’ordinatore responsabile, i richiedenti prescelti sono tenuti a produrre tali prove, tranne in caso d’impossibilità materiale riconosciuta dall’ordinatore responsabile o se i mezzi di prova sono stati già presentati nell’ambito di un’altra procedura di aggiudicazione d’appalto o di concessione di sovvenzione, purché i documenti non siano stati rilasciati da oltre un anno e siano tuttora validi.
Articolo 198
Richiedenti privi di personalità giuridica
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
Se la domanda di sovvenzione è presentata da un richiedente non avente personalità giuridica, ai sensi dell’articolo 131, paragrafo 2, del regolamento finanziario, i rappresentanti di tale richiedente dimostrano di avere la capacità di assumere impegni giuridici in suo nome e che il richiedente possiede capacità finanziarie e operative equivalenti a quelle delle persone giuridiche.
Articolo 199
Entità che formano un unico richiedente
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
Allorché varie entità soddisfano i criteri per la richiesta di una sovvenzione e insieme costituiscono una sola entità, quest’ultima può essere considerata richiedente unico dall’ordinatore responsabile purché le entità partecipanti all’azione o al programma di lavoro proposti siano indicate nella domanda come facenti parte del richiedente.
Articolo 200
Sanzioni finanziarie e amministrative
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
Ai richiedenti che hanno dichiarato il falso, sono incorsi in gravi errori o hanno commesso irregolarità o frodi, possono essere irrogate sanzioni finanziarie e/o amministrative, secondo le modalità stabilite all’articolo 145.
Siffatte sanzioni finanziarie e/o amministrative possono essere irrogate anche ai beneficiari che hanno gravemente violato i loro obblighi contrattuali.
Articolo 201
Criteri di ammissibilità
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
1. I criteri di ammissibilità sono indicati nell’invito a presentare proposte.
2. I criteri di ammissibilità stabiliscono le condizioni di partecipazione agli inviti a presentare proposte. Tali criteri sono determinati tenendo in debito conto gli obiettivi dell’azione e rispettano i principi di trasparenza e di non discriminazione.
Articolo 202
Criteri di selezione
(Articolo 132, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. I criteri di selezione sono pubblicati nell’invito a presentare proposte e permettono di valutare la capacità finanziaria e operativa del richiedente di realizzare l’azione o il programma di lavoro proposti.
2. Il richiedente deve disporre di fonti di finanziamento stabili e sufficienti per mantenere la sua attività durante il periodo di realizzazione dell’azione o l’esercizio sovvenzionato e partecipare al suo finanziamento. Deve disporre delle competenze e qualificazioni professionali richieste per portare a termine l’azione o il programma di lavoro proposti, salvo disposizioni speciali dell’atto di base.
3. La verifica della capacità finanziaria e operativa si basa in particolare sull’analisi di ciascuno dei documenti giustificativi di cui all’articolo 196, richiesti dall’ordinatore responsabile nell’invito a presentare proposte.
L’ordinatore responsabile chiede ai richiedenti di fornire un’adeguata documentazione qualora nell’invito a presentare proposte non siano stati prescritti documenti giustificativi ed egli abbia dubbi sulla loro capacità finanziaria od operativa.
Nel caso dei partenariati di cui all’articolo 178, la verifica è effettuata prima della firma della convenzione quadro di partenariato o della notifica della decisione quadro di partenariato.
Articolo 203
Criteri di concessione
(Articolo 132, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. I criteri di concessione sono pubblicati nell’invito a presentare proposte.
2. I criteri di concessione permettono di assegnare le sovvenzioni o alle azioni che rendono massima l’efficacia globale del programma dell’Unione che esse attuano, oppure agli organismi il cui programma di lavoro persegue lo stesso risultato. Questi criteri sono definiti in modo da garantire anche la buona gestione dei fondi dell’Unione.
L’applicazione dei criteri di concessione permette di selezionare progetti di azioni o programmi di lavoro che assicurano alla Commissione il rispetto dei suoi obiettivi e priorità e garantiscono la visibilità del finanziamento dell’Unione.
3. I criteri di concessione sono definiti in modo da renderne possibile la successiva valutazione.
Articolo 204
Valutazione delle domande e concessione
(Articolo 133 del regolamento finanziario)
1. L’ordinatore responsabile nomina un comitato di valutazione, a meno che la Commissione non decida altrimenti nell’ambito di un programma settoriale specifico.
Il comitato comprende un numero minimo di tre persone, in rappresentanza di non meno di due entità organizzative delle istituzioni o degli organismi di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, senza rapporto gerarchico tra loro. Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi, tali persone sono soggette agli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.
Presso le rappresentanze e le unità locali di cui all’articolo 72 del presente regolamento nonché negli organismi delegati di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, se mancano entità distinte non si applica l’obbligo dell’assenza di rapporto gerarchico tra le entità organizzative.
Esperti esterni possono assistere il comitato per decisione dell’ordinatore responsabile. L’ordinatore responsabile si accerta che tali esperti rispettino gli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.
2. All’occorrenza, l’ordinatore responsabile divide la procedura in più fasi. Le norme procedurali sono indicate nell’invito a presentare proposte.
Se un invito a presentare proposte prevede una procedura di presentazione in due fasi, soltanto i richiedenti la cui proposta soddisfi i criteri di valutazione stabiliti per la prima fase sono invitati a presentare una proposta completa nella seconda fase.
Se un invito a presentare proposte prevede una procedura di valutazione in due fasi, sono sottoposte alla valutazione successiva soltanto le proposte che superano la prima fase in base a una valutazione effettuata secondo una serie limitata di criteri.
I richiedenti la cui proposta venga respinta in una delle fasi sono informati a norma dell’articolo 133, paragrafo 3, del regolamento finanziario.
Ogni fase successiva della procedura deve essere chiaramente distinta da quella precedente.
Nel corso di una medesima procedura non devono essere forniti più di una volta gli stessi documenti e informazioni.
3. Il comitato di valutazione o eventualmente l’ordinatore responsabile può chiedere al richiedente di fornire informazioni supplementari o chiarimenti riguardo ai documenti giustificativi inerenti alla domanda, purché tali informazioni o chiarimenti non modifichino in modo sostanziale la proposta. Conformemente all’articolo 96 del regolamento finanziario, in caso di evidenti errori amministrativi il comitato di valutazione o l’ordinatore responsabile può astenersi dalla richiesta soltanto in casi debitamente motivati. L’ordinatore responsabile mette opportunamente agli atti i contatti avuti con i richiedenti nel corso della procedura.
4. Alla fine dei lavori del comitato di valutazione, i membri firmano un verbale che riprende tutte le proposte esaminate, con la valutazione della loro qualità e l’indicazione di quelle che possono beneficiare di un finanziamento. Tale verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’autenticazione sufficiente del firmatario.
Se necessario, il verbale determina una classifica delle proposte esaminate e fornisce raccomandazioni circa l’importo massimo da concedere ed eventuali modifiche non sostanziali della domanda di sovvenzione.
Il verbale è conservato a fini di riferimento ulteriore.
5. L’ordinatore responsabile può invitare il richiedente a modificare la proposta alla luce delle raccomandazioni del comitato di valutazione. L’ordinatore responsabile mette opportunamente agli atti i contatti avuti con i richiedenti nel corso della procedura.
Dopo la valutazione, l’ordinatore responsabile prende una decisione che comprende almeno quanto segue:
a)
l’oggetto e l’importo globale della decisione;
b)
il nome dei richiedenti prescelti, il titolo delle azioni, gli importi considerati e le motivazioni della scelta, anche quando non condivida il parere del comitato di valutazione;
c)
i nominativi dei richiedenti esclusi e i motivi dell’esclusione.
6. Le disposizioni dei paragrafi 1, 2 e 4 del presente articolo non sono obbligatorie per la concessione di sovvenzioni a norma dell’articolo 190 del presente regolamento e dell’articolo 125, paragrafo 7, del regolamento finanziario.
Articolo 205
Informazione dei richiedenti
(Articolo 133 del regolamento finanziario)
I richiedenti esclusi sono informati quanto prima del risultato della valutazione della propria domanda, e in ogni caso entro 15 giorni di calendario dalla comunicazione ai richiedenti prescelti.
CAPO 4
Pagamento e controllo
Articolo 206
Garanzia di prefinanziamento
(Articolo 134 del regolamento finanziario)
1. Per limitare i rischi finanziari inerenti al versamento dei prefinanziamenti, l’ordinatore responsabile può esigere, in funzione di una valutazione dei rischi, che il beneficiario costituisca preliminarmente una garanzia d’importo massimo pari all’importo del prefinanziamento, tranne nel caso delle sovvenzioni di valore modesto, oppure può frazionare il prefinanziamento in più versamenti.
2. La garanzia eventualmente richiesta è soggetta alla valutazione e all’accettazione dell’ordinatore responsabile.
La garanzia deve coprire un periodo sufficiente per consentire di farla valere.
3. La garanzia è fornita da un istituto bancario o finanziario riconosciuto, avente sede in uno degli Stati membri. Nel caso che il beneficiario risieda in un paese terzo, l’ordinatore responsabile può accettare la garanzia fornita da un istituto bancario o finanziario stabilito in quel paese terzo, se ritiene che questa presenti garanzie e caratteristiche equivalenti a quelle fornite da un istituto bancario o finanziario avente sede in uno Stato membro.
A richiesta del beneficiario e previa accettazione dell’ordinatore responsabile, la garanzia di cui al primo comma può essere sostituita da una fideiussione con vincolo di solidarietà prestata da un terzo o da una garanzia solidale, irrevocabile e incondizionata dei beneficiari di un’azione che sono parti della medesima convenzione o decisione di sovvenzione.
Tale garanzia è costituita in euro.
Essa ha lo scopo di rendere l’istituto bancario o finanziario, il terzo o gli altri beneficiari garanti in solido irrevocabilmente o garanti a prima richiesta delle obbligazioni del beneficiario della sovvenzione.
4. La garanzia è liberata in base alla liquidazione del prefinanziamento, mediante deduzione dai pagamenti intermedi o di saldo effettuati a favore del beneficiario, alle condizioni previste nella convenzione o decisione di sovvenzione.
Articolo 207
Giustificativi delle domande di pagamento
(Articolo 135 del regolamento finanziario)
1. Per ogni sovvenzione, il prefinanziamento può essere frazionato in più versamenti nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria.
Il versamento integrale del nuovo prefinanziamento è subordinato all’utilizzo di almeno il 70 % dell’importo totale di ogni prefinanziamento precedente.
Se l’utilizzo del prefinanziamento precedente è inferiore al 70 %, l’importo del nuovo prefinanziamento è ridotto in misura equivalente agli importi non utilizzati del prefinanziamento precedente.
Ogni domanda di nuovo pagamento va corredata della nota delle spese sostenute dal beneficiario.
2. Il beneficiario autocertifica che le informazioni figuranti nelle domande di pagamento sono complete, affidabili e veritiere, fatto salvo il disposto dell’articolo 110. Inoltre, egli certifica che i costi sostenuti possono essere considerati ammissibili a norma della convenzione o decisione di sovvenzione, e che le domande di pagamento sono corroborate da documenti giustificativi adeguati e verificabili.
3. In base a una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può chiedere, come giustificativo di ogni pagamento, un certificato relativo ai rendiconti finanziari dell’azione o del programma di lavoro e ai relativi conti, rilasciato da un revisore dei conti esterno riconosciuto o, nel caso di organismi pubblici, da un pubblico funzionario competente e indipendente. Il certificato è allegato alla domanda di pagamento. Nel certificato si deve attestare, secondo la metodologia approvata dall’ordinatore responsabile e sulla base di procedure concordate conformi alle norme internazionali, che i costi dichiarati dal beneficiario nei rendiconti finanziari sui quali si basa la domanda di pagamento rispondono alla verità, sono accuratamente registrati e sono ammissibili a norma della convenzione o decisione di sovvenzione.
In casi specifici e debitamente motivati, l’ordinatore responsabile può richiedere il certificato sotto forma di parere o in un altro formato previsto dalle norme internazionali.
Il certificato relativo ai rendiconti finanziari e ai relativi conti è obbligatorio per i pagamenti intermedi e per i pagamenti a titolo di saldo nei seguenti casi:
a)
sovvenzioni per un’azione per le quali l’importo assegnato nella forma di cui all’articolo 123, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario è pari o superiore a 750 000 EUR, se gli importi cumulativi delle domande di pagamento in quella forma ammontano ad almeno 325 000 EUR;
b)
sovvenzioni di funzionamento per le quali l’importo assegnato nella forma di cui all’articolo 123, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario è pari o superiore a 100 000 EUR.
In funzione di una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può inoltre esentare dall’obbligo di presentare il certificato relativo ai rendiconti finanziari e ai relativi conti i seguenti beneficiari:
a)
gli organismi pubblici e le organizzazioni internazionali di cui all’articolo 43;
b)
i beneficiari di sovvenzioni in materia di aiuto umanitario, interventi urgenti di protezione civile e di gestione delle situazioni di crisi, salvo per il pagamento del saldo;
c)
per i pagamenti del saldo, i beneficiari di sovvenzioni in materia di aiuto umanitario che hanno firmato una convenzione quadro di partenariato o ai quali è stata notificata una decisione quadro di partenariato di cui all’articolo 178 ed hanno un sistema di controllo che offre garanzie equivalenti per quei pagamenti;
d)
i beneficiari di più sovvenzioni, i quali abbiano fornito una certificazione indipendente che offre garanzie equivalenti relativamente ai sistemi di controllo e alla metodologia utilizzata per la predisposizione delle domande.
L’ordinatore responsabile può inoltre esentare dall’obbligo di presentare il certificato relativo ai rendiconti finanziari e ai relativi conti nei casi in cui la revisione contabile è stata svolta o verrà svolta direttamente da funzionari della Commissione o da un organismo abilitato a svolgerla per suo conto, che offre assicurazioni equivalenti in merito ai costi dichiarati.
In caso di convenzione tra la Commissione e più beneficiari, le soglie di cui al terzo comma, lettere a) e b), si applicano a ciascun beneficiario.
4. In funzione di una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può richiedere, a sostegno di qualsiasi pagamento, una relazione sulla verifica operativa, redatta da un terzo indipendente riconosciuto dall’ordinatore responsabile. Ove richiesto dall’ordinatore responsabile, la relazione sulla verifica è allegata alla domanda di pagamento e i corrispondenti costi sono ammissibili alle stesse condizioni applicabili ai costi inerenti ai certificati di revisione contabile stabilite all’articolo 126 del regolamento finanziario. La relazione sulla verifica deve attestare che la verifica operativa è stata svolta secondo una metodologia approvata dall’ordinatore responsabile e se l’azione o il programma di lavoro sono stati effettivamente attuati conformemente alle condizioni stabilite nella convenzione o decisione di sovvenzione.
Articolo 208
Sospensione e riduzione della sovvenzione
(Articolo 135 del regolamento finanziario)
1. L’esecuzione della convenzione o decisione di sovvenzione, la partecipazione di un beneficiario alla loro esecuzione ovvero i pagamenti possono essere sospesi allo scopo di verificare se siano stati effettivamente commessi presunti errori sostanziali, irregolarità, frodi o violazione degli obblighi. Se non sono confermati, l’esecuzione riprende quanto prima.
2. In caso d’inesecuzione o di esecuzione difettosa, parziale o tardiva dell’azione o del programma di lavoro autorizzato, l’ordinatore responsabile, dopo aver dato al beneficiario l’opportunità di presentare osservazioni, riduce la sovvenzione o la recupera proporzionalmente, in funzione della fase della procedura.
CAPO 5
Esecuzione
Articolo 209
Appalti di esecuzione
(Articolo 137 del regolamento finanziario)
1. Fatta salva l’applicazione della direttiva 2004/18/CE, quando l’esecuzione dell’azione o del programma di lavoro richiede l’aggiudicazione di appalti, il beneficiario della sovvenzione, evitando ogni conflitto d’interessi, aggiudica l’appalto all’offerta più vantaggiosa o, se del caso, all’offerta che presenta il prezzo più basso.
2. Quando l’attuazione dell’azione o del programma di lavoro richiede l’aggiudicazione di un appalto di valore superiore a 60 000 EUR, l’ordinatore responsabile può prescrivere al beneficiario di osservare determinate norme specifiche oltre a quelle di cui al paragrafo 1.
Tali norme sono basate sulle norme contenute nel regolamento finanziario e sono stabilite tenendo conto in particolare del valore degli appalti di cui trattasi, dell’entità relativa del contributo dell’Unione rispetto al costo totale dell’azione e dei rischi correlati. Le norme specifiche sono incluse nella decisione o convenzione di sovvenzione.
Articolo 210
Sostegno finanziario a terzi
(Articolo 137 del regolamento finanziario)
Sempre che gli obiettivi o i risultati da conseguire siano indicati in modo sufficientemente particolareggiato nelle condizioni di cui all’articolo 137, paragrafo 1, del regolamento finanziario, il margine discrezionale può considerarsi escluso se la decisione o convenzione di sovvenzione specifica anche quanto segue:
a)
l’importo massimo del sostegno finanziario che può essere versato a terzi, che non deve essere superiore a 60 000 EUR, a meno che esso non sia l’obiettivo primario dell’azione, e i criteri da applicare per determinare l’importo esatto;
b)
i diversi tipi di attività che possono beneficiare del sostegno finanziario, sulla base di un elenco tassativo;
c)
la definizione delle persone o delle categorie di persone che possono beneficiare di tale sostegno finanziario e i criteri per attribuirlo.
TITOLO VII
PREMI
Articolo 211
Programmazione
(Articolo 138, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Ogni ordinatore responsabile predispone un programma di lavoro annuale o pluriennale in materia di premi. Il programma è adottato dall’istituzione interessata e viene pubblicato al più presto, e comunque entro il 31 marzo dell’anno d’esecuzione, sul sito internet dell’istituzione dedicato ai premi.
Nel programma di lavoro figurano il periodo interessato, l’eventuale atto di base, gli obiettivi perseguiti, i risultati attesi nonché il calendario indicativo dei concorsi con indicazione del rispettivo importo indicativo del premio.
Il programma di lavoro contiene inoltre le informazioni di cui all’articolo 94 affinché la decisione che lo adotta sia considerata la decisione di finanziamento relativa ai premi dell’esercizio in questione.
2. Per apportare eventuali modifiche sostanziali al programma di lavoro, è necessario procedere per ciascuna modifica all’adozione e alla pubblicazione supplementare, secondo le modalità di cui al paragrafo 1.
Articolo 212
Regole di concorso
(Articolo 138, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Le regole di concorso dispongono quanto segue:
a)
le condizioni di partecipazione, che stabiliscono almeno:
i)
i criteri di ammissibilità;
ii)
le modalità e il termine finale di iscrizione dei partecipanti, se necessaria, e di presentazione delle proposte, alle condizioni previste al paragrafo 2;
iii)
l’esclusione dei partecipanti che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, e agli articoli 107, 108 e 109 del regolamento finanziario;
iv)
la responsabilità esclusiva dei partecipanti in caso di azioni legali inerenti alle attività svolte nell’ambito del concorso;
v)
l’accettazione da parte dei vincitori dei controlli e delle revisioni contabili della Commissione, dell’OLAF e della Corte dei conti nonché degli obblighi in materia di pubblicità specificati dalle regole del concorso;
vi)
che al concorso si applica il diritto dell’Unione, integrato se necessario dal diritto nazionale indicato nelle regole del concorso;
vii)
il giudice o il tribunale arbitrale competente per le controversie;
viii)
che ai partecipanti che hanno dichiarato il falso, ovvero hanno commesso irregolarità o frodi, possono essere irrogate sanzioni finanziarie o amministrative, secondo le modalità stabilite all’articolo 145 e in proporzione al valore dei premi;
b)
i criteri di attribuzione, tali da consentire di valutare la qualità delle proposte rispetto agli obiettivi perseguiti e ai risultati attesi nonché di stabilire obiettivamente il vincitore;
c)
l’importo del premio o dei premi;
d)
le modalità di versamento dei premi ai vincitori dopo l’attribuzione.
Ai fini del primo comma, lettera a), punto i), i beneficiari di sovvenzioni dell’Unione sono ammissibili, se non altrimenti disposto dalle regole del concorso.
Ai fini del primo comma, lettera a), punto vi), può essere prevista una deroga in caso di partecipazione di organizzazioni internazionali.
2. Per la presentazione delle proposte l’ordinatore responsabile sceglie mezzi di comunicazione a carattere non discriminatorio e che non hanno l’effetto di limitare l’accesso dei partecipanti al concorso.
I mezzi di comunicazione prescelti permettono di garantire il rispetto delle seguenti condizioni:
a)
che ogni proposta contenga tutte le informazioni necessarie per la sua valutazione;
b)
che sia tutelata l’integrità dei dati;
c)
che sia tutelata la riservatezza delle proposte;
d)
che sia assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
3. Le regole di concorso possono fissare le condizioni di annullamento del concorso, in particolare nel caso in cui i suoi obiettivi non possano essere conseguiti oppure quando risulterebbe vincitrice una persona fisica o giuridica che non soddisfa le condizioni di partecipazione.
4. Le regole di concorso sono pubblicate sul sito internet delle istituzioni dell’Unione. Inoltre, possono essere pubblicate con ogni altro mezzo adeguato, in particolare la Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, qualora sia necessario garantire ulteriore pubblicità presso i potenziali partecipanti. Le regole di concorso possono essere pubblicate a decorrere dall’adozione della decisione di finanziamento di cui all’articolo 84 del regolamento finanziario, anche nel corso dell’anno precedente l’esecuzione del bilancio. Anche ogni modifica del testo delle regole di concorso va pubblicata secondo le stesse modalità.
Articolo 213
Pubblicazione ex post
(Articolo 138, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Le informazioni relative ai premi attribuiti nel corso dell’esercizio finanziario sono pubblicate conformemente all’articolo 21.
2. Dopo la pubblicazione di cui al paragrafo 1, la Commissione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio, su loro richiesta, una relazione riguardante:
a)
il numero di partecipanti dell’anno precedente;
b)
il numero di partecipanti e la percentuale di proposte prescelte per ogni concorso;
c)
l’elenco degli esperti che hanno fatto parte dei gruppi di valutazione dell’anno precedente, con indicazione della procedura con cui sono stati selezionati.
Articolo 214
Valutazione
(Articolo 138, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
1. Ai fini della valutazione delle proposte, l’ordinatore responsabile designa un gruppo composto da un numero minimo di tre esperti, che possono essere esperti esterni o persone in rappresentanza di non meno di due entità organizzative delle istituzioni o degli organismi di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, senza rapporto gerarchico tra loro, tranne nelle rappresentanze e negli organismi locali di cui all’articolo 72 nonché negli organismi delegati di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, se mancano entità distinte.
Gli esperti di cui al primo comma devono soddisfare i requisiti in materia di conflitto d’interessi stabiliti all’articolo 57 del regolamento finanziario.
Gli esperti esterni dichiarano di non trovarsi in una situazione di conflitto d’interessi al momento della nomina e di impegnarsi a informare l’ordinatore responsabile dell’eventuale insorgenza di un conflitto d’interessi nel corso della procedura di valutazione.
2. Alla fine dei lavori del gruppo, i membri firmano un verbale che riprende tutte le proposte esaminate, con la valutazione della loro qualità e l’indicazione di quelle che possono essere premiate. Il verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’autenticazione sufficiente del firmatario.
Il verbale di cui al primo comma è conservato a fini di riferimento ulteriore.
3. L’ordinatore responsabile decide quindi se attribuire o no i premi. Tale decisione precisa inoltre quanto segue:
a)
l’oggetto e l’importo totale degli eventuali premi attribuiti;
b)
i nominativi degli eventuali vincitori, l’importo dei premi attribuiti a ciascun vincitore e i motivi della scelta;
c)
i nominativi dei partecipanti esclusi e i motivi dell’esclusione.
Articolo 215
Informazione e notifica
(Articolo 138, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
1. I partecipanti sono informati quanto prima del risultato della valutazione della propria proposta, e in ogni caso entro 15 giorni di calendario dalla decisione di attribuzione presa dall’ordinatore responsabile.
2. La decisione di attribuzione del premio è notificata al vincitore e costituisce l’impegno giuridico a norma dell’articolo 86 del regolamento finanziario.
TITOLO VIII
STRUMENTI FINANZIARI
Articolo 216
Selezione delle entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari di gestione indiretta
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
1. Ai fini dell’attuazione degli strumenti finanziari di gestione indiretta, la Commissione deve avere la prova che l’entità delegata soddisfa le condizioni di cui all’articolo 60, paragrafo 2, del regolamento finanziario. Una volta ottenuta questa prova, essa rimane valida per qualsiasi futura attuazione degli strumenti finanziari da parte dell’entità interessata, a meno che non vengano apportate modifiche sostanziali ai sistemi, alle norme e alle procedure delle entità delegate cui si applicano tali condizioni.
2. Per la selezione delle entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari a norma dell’articolo 61, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione pubblica un invito alle entità delegate potenziali. Tale invito include i criteri di selezione e di aggiudicazione.
L’invito di cui al primo comma specifica altresì se l’entità delegata è tenuta ad assegnare le proprie risorse finanziarie allo strumento finanziario in questione oppure a condividere i rischi. Se tale indicazione è presente, e se è necessario per ridurre i rischi di conflitti di interessi, l’invito specifica altresì che l’entità delegata è tenuta a proporre misure in materia di allineamento degli interessi di cui all’articolo 140, paragrafo 2, del regolamento finanziario. Le misure relative all’allineamento degli interessi sono incluse nell’accordo dello strumento finanziario in questione.
La Commissione avvia un dialogo trasparente e obiettivo con le entità che soddisfano i criteri di selezione, evitando di dare luogo a conflitti di interessi. Dopo il dialogo, la Commissione firma accordi di delega con la o le entità che hanno presentato le proposte economicamente più vantaggiose, precisando se la modalità prevista è l’assegnazione delle loro risorse finanziarie o la condivisione dei rischi.
3. La Commissione può avviare negoziati diretti con potenziali entità delegate prima di firmare gli accordi di delega quando l’entità delegata è designata nel pertinente atto di base o menzionata all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto iii), del regolamento finanziario, o in casi eccezionali debitamente giustificati e adeguatamente documentati, in particolare se:
a)
nessuna proposta idonea è stata presentata a seguito di un invito alle entità incaricate potenziali;
b)
strumenti finanziari con caratteristiche specifiche esigono un particolare tipo di entità delegata, in forza della sua competenza tecnica, del suo alto grado di specializzazione o del suo potere amministrativo;
c)
per motivi di estrema urgenza determinata da avvenimenti imprevedibili non imputabili all’Unione, è impossibile rispettare la procedura di cui al paragrafo 2.
Articolo 217
Contenuto degli accordi di delega con le entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari di gestione indiretta
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
Oltre ai requisiti di cui all’articolo 40, l’accordo di delega con le entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari comprende disposizioni adeguate per assicurare il rispetto dei principi e delle condizioni stabiliti all’articolo 140 del regolamento finanziario. In particolare gli accordi di delega comprendono:
a)
la descrizione dello strumento finanziario, compresa la sua strategia o politica di investimento, il tipo di sostegno fornito, i criteri di ammissibilità degli intermediari finanziari e dei destinatari, nonché gli ulteriori requisiti operativi che recepiscono gli obiettivi dello strumento;
b)
la forchetta di valori obiettivo necessaria per ottenere un effetto moltiplicatore;
c)
una definizione delle attività non ammissibili e dei criteri di esclusione;
d)
disposizioni atte a garantire l’allineamento degli interessi e a far fronte a potenziali conflitti di interessi;
e)
disposizioni per la selezione degli intermediari finanziari a norma dell’articolo 139, paragrafo 4, secondo comma, del regolamento finanziario e per la creazione di veicoli di investimento dedicati, se del caso;
f)
disposizioni relative alla responsabilità dell’entità delegata e delle altre entità che partecipano all’attuazione dello strumento finanziario;
g)
disposizioni sulla composizione delle controversie;
h)
disposizioni sulla governance dello strumento finanziario;
i)
disposizioni riguardanti l’utilizzo e il riutilizzo del contributo dell’Unione conformemente all’articolo 140, paragrafo 6, del regolamento finanziario;
j)
disposizioni relative alla gestione dei contributi dell’Unione e dei conti fiduciari, compresi i rischi di controparte, le operazioni di tesoreria accettabili, le responsabilità delle parti, le azioni correttive in caso di saldi eccessivi sui conti fiduciari, la documentazione e la trasmissione di relazioni;
k)
disposizioni relative alla remunerazione dell’entità delegata, comprese le commissioni di gestione, e al calcolo e al versamento dei costi e delle tasse di gestione all’entità delegata conformemente all’articolo 218;
l)
se del caso, disposizioni relative a un insieme di condizioni per i contributi dei fondi di cui all’articolo 175 del regolamento finanziario, in particolare del Fondo europeo di sviluppo regionale, del Fondo sociale europeo, del Fondo di coesione, del Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale e del futuro Fondo per gli affari marittimi e la pesca (di seguito «Fondi del QSC»);
m)
disposizioni sulla durata, la possibilità di proroga e la risoluzione dello strumento finanziario, comprese le condizioni relative alla chiusura anticipata e, se del caso, le strategie di uscita;
n)
disposizioni per il controllo dell’attuazione del sostegno agli intermediari finanziari e ai destinatari finali, anche attraverso relazioni a cura degli intermediari finanziari;
o)
se del caso, il tipo e la natura delle eventuali operazioni di copertura di cui all’articolo 219.
Articolo 218
Costi e tasse di gestione versati alle entità incaricate
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
1. La Commissione remunera le entità incaricate dell’attuazione di uno strumento finanziario mediante onorari legati alle prestazioni, il rimborso delle spese straordinarie e, se l’entità delegata gestisce la tesoreria dello strumento finanziario, onorari per la gestione della tesoreria.
2. Gli onorari basati sulle prestazioni comprendono le spese amministrative destinate a remunerare l’entità delegata per il lavoro svolto nell’attuazione di uno strumento finanziario. Se del caso, possono anche comprendere incentivi legati alle politiche per promuovere la realizzazione degli obiettivi strategici o promuovere i buoni risultati finanziari dello strumento finanziario.
Articolo 219
Norme specifiche riguardanti i conti fiduciari nell’ambito della gestione indiretta
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
1. Le entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari possono aprire conti fiduciari a norma dell’articolo 68, paragrafo 7, del regolamento finanziario, a proprio nome ed esclusivamente per conto della Commissione. Le entità delegate trasmettono i relativi estratti conto al servizio competente della Commissione.
2. I conti fiduciari dispongono di un’appropriata liquidità e le attività detenute su tali conti fiduciari sono gestite nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria e seguono adeguate norme prudenziali, conformemente all’articolo 140, paragrafo 7, del regolamento finanziario.
3. Per l’attuazione degli strumenti finanziari, le entità delegate non effettuano operazioni di copertura a fini speculativi. Il tipo e la natura delle operazioni di copertura sono approvati ex ante dalla Commissione e inseriti negli accordi di delega di cui all’articolo 217.
Articolo 220
Strumenti finanziari attuati in modalità di gestione diretta
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
1. In casi eccezionali, gli strumenti finanziari possono essere attuati in gestione diretta a norma dell’articolo 139, paragrafo 4, del regolamento finanziario, con le seguenti modalità:
a)
un veicolo di investimento dedicato al quale la Commissione partecipa insieme ad altri investitori pubblici o privati, al fine di incrementare l’effetto moltiplicatore del contributo dell’Unione;
b)
prestiti, garanzie, partecipazioni e altri strumenti di condivisione dei rischi diversi dagli investimenti in veicoli di investimento dedicati, forniti direttamente ai destinatari finali o tramite intermediari finanziari.
2. Per l’attuazione degli strumenti finanziari, la Commissione non effettua operazioni di copertura a fini speculativi. Il tipo e la natura delle operazioni di copertura sono approvati ex ante dalla Commissione e inseriti negli accordi conclusi con le entità che attuano lo strumento finanziario.
Articolo 221
Selezione degli intermediari finanziari, dei gestori dei veicoli d’investimento dedicati e dei destinatari finali
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
1. Quando la Commissione attua gli strumenti finanziari in gestione diretta o indiretta attraverso veicoli di investimento dedicati, tali veicoli sono istituiti conformemente alla legislazione di uno Stato membro. Essi possono anche essere istituiti in base alle leggi di un paese diverso da uno Stati membro nel settore delle azione esterne. I gestori di tali veicoli sono tenuti, per legge o per contratto, ad agire con la diligenza di un gestore professionale e in buona fede.
2. I gestori dei veicoli di investimento dedicati di cui al paragrafo 1 e gli intermediari finanziari o i destinatari finali degli strumenti finanziari sono selezionati tenendo conto della natura dello strumento finanziario che sarà attuato, dell’esperienza e della capacità operativa e finanziaria delle entità interessate, e/o della redditività economica dei progetti dei destinatari finali. La scelta è trasparente e giustificata da ragioni oggettive e non deve generare conflitti di interessi.
3. Nessun sostegno finanziario è concesso ai gestori dei veicoli di investimento dedicati, agli intermediari finanziari e ai destinatari finali che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, e agli articoli 107, 108 e 109 del regolamento finanziario.
Articolo 222
Condizioni di utilizzo degli strumenti finanziari
(Articolo 140 del regolamento finanziario)
1. Gli strumenti finanziari sono destinati a ovviare alle imperfezioni o alle lacune del mercato oppure a situazioni di investimento non ottimali e forniscono un sostegno soltanto ai destinatari finali ritenuti economicamente vitali nel momento in cui l’Unione concede un sostegno attraverso uno strumento finanziario.
2. Gli strumenti finanziari forniscono ai destinatari finali un sostegno proporzionale. In particolare, il trattamento preferenziale accordato agli investitori che forniscono investimenti congiunti o condivisione dei rischi dovrebbe essere giustificato, proporzionato ai rischi assunti dagli investitori in uno strumento finanziario e limitato al minimo necessario per garantire il loro investimento o la condivisione dei rischi.
Articolo 223
Effetto moltiplicatore
(Articolo 140 del regolamento finanziario)
1. Gli strumenti finanziari sono intesi a ottenere un effetto moltiplicatore del contributo dell’Unione, mobilitando un investimento globale che supera l’entità del contributo dell’Unione.
L’effetto moltiplicatore dei fondi dell’Unione è pari all’importo del finanziamento a favore dei destinatari finali ammissibili diviso per l’importo del contributo dell’Unione.
2. La forchetta di valori obiettivo dell’effetto moltiplicatore si basa su una valutazione ex ante per il corrispondente strumento finanziario.
Articolo 224
Valutazione ex ante degli strumenti finanziari
(Articolo 140 del regolamento finanziario)
1. Gli strumenti finanziari sono basati su valutazioni ex ante che identificano imperfezioni o lacune del mercato, oppure situazioni di investimento non ottimali e valutano gli investimenti necessari per il conseguimento degli obiettivi strategici.
2. La valutazione ex ante deve dimostrare che le esigenze del mercato individuate non possono essere soddisfatte adeguatamente e tempestivamente attraverso attività orientate guidate dal mercato o tipi di intervento dell’Unione diversi dal finanziamento da parte di uno strumento finanziario, quali la regolamentazione, la liberalizzazione, la riforma o altre misure strategiche. Deve determinare la probabilità e gli eventuali costi delle distorsioni di mercato e dell’esclusione dei finanziamenti privati attraverso gli strumenti finanziari e individuare i metodi per ridurre al minimo gli effetti negativi di tali distorsioni.
3. Conformemente al principio di sussidiarietà, la valutazione ex ante deve dimostrare che uno strumento finanziario a livello di Unione risponde alle esigenze del mercato in maniera più adeguata rispetto a strumenti finanziari simili a livello nazionale o regionale, inclusi quelli finanziati dai fondi del QSC. Nel valutare il valore aggiunto del contributo dell’Unione viene tenuto conto di fattori quali la difficoltà di accesso ai finanziamenti a livello nazionale, in particolare per i progetti transfrontalieri, le economie di scala o significativi effetti dimostrativi connessi alla diffusione delle migliori pratiche negli Stati membri.
4. La valutazione ex ante deve individuare il metodo più efficiente per attuare lo strumento finanziario.
5. La valutazione ex ante deve inoltre dimostrare che lo strumento finanziario previsto è compatibile con:
a)
gli strumenti finanziari nuovi ed esistenti, evitando sovrapposizioni indesiderabili e realizzando sinergie ed economie di scala;
b)
gli strumenti finanziari e altre forme di intervento pubblico che riguardano lo stesso contesto di mercato, evitando le contraddizioni e studiando eventuali sinergie.
6. La valutazione ex ante deve determinare la proporzionalità dell’intervento previsto in relazione all’entità del deficit di finanziamento e all’atteso effetto moltiplicatore dello strumento finanziario previsto; deve inoltre esaminare gli effetti qualitativi supplementari, come la diffusione delle migliori pratiche, la promozione efficace degli obiettivi strategici dell’Unione nell’intera catena di attuazione o l’accesso a conoscenze specifiche disponibili presso i soggetti coinvolti nell’attuazione.
7. La valutazione ex ante deve definire una serie di indicatori di risultato appropriati per gli strumenti finanziari proposti e precisare le realizzazioni, i risultati e l’impatto attesi.
8. Una valutazione ex ante distinta degli strumenti finanziari viene effettuata unicamente quando tale valutazione, pienamente conforme ai criteri di cui ai paragrafi da 1 a 7, non è inclusa nella valutazione ex ante o in una valutazione dell’impatto del programma o dell’attività oggetto di un atto di base.
Articolo 225
Monitoraggio degli strumenti finanziari
(Articolo 140 del regolamento finanziario)
1. Al fine di garantire un monitoraggio armonizzato degli strumenti finanziari di cui all’articolo 140, paragrafo 12, del regolamento finanziario, l’ordinatore responsabile predispone un sistema di monitoraggio allo scopo di contribuire a fornire una ragionevole garanzia che i fondi dell’Unione sono utilizzati conformemente all’articolo 32, paragrafo 2, del regolamento finanziario.
2. Il sistema di monitoraggio è utilizzato per valutare i progressi compiuti nell’attuazione ai fini del conseguimento degli obiettivi strategici espressi negli indicatori di realizzazione e di risultato stabiliti conformemente alla valutazione ex ante, e per analizzare la conformità dell’attuazione con i requisiti definiti a norma dell’articolo 140, paragrafo 2, del regolamento finanziario e fornire la base per la relazione della Commissione a norma dell’articolo 38, paragrafo 5, e dell’articolo 140, paragrafo 8, del regolamento finanziario.
3. Nel caso della gestione indiretta, il monitoraggio della Commissione si basa sulle relazioni e sui rendiconti trasmessi dalle entità delegate, sulle revisioni contabili disponibili e sui controlli effettuati dall’entità delegata, tenendo in debito conto la dichiarazione di gestione dell’entità delegata, nonché il parere dell’organismo di revisione contabile indipendente di cui all’articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario. La Commissione esamina le informazioni trasmesse dalle entità delegate e può effettuare controlli, anche a campione, agli opportuni livelli di attuazione fino ai destinatari finali.
Il monitoraggio da parte dell’entità delegata si basa sulle relazioni e sui rendiconti trasmessi dagli intermediari finanziari, sulle revisioni contabili disponibili e sui controlli effettuati dall’intermediario finanziario, tenendo in debito conto la dichiarazione di gestione dell’intermediario finanziario e il parere dei revisori indipendenti.
Se manca l’intermediario finanziario, l’entità delegata provvede direttamente a monitorare l’utilizzazione dello strumento finanziario sulla base delle relazioni e dei rendiconti trasmessi dai destinatari finali.
L’entità delegata riesamina, se del caso sulla base di un campione, le informazioni fornite dagli intermediari finanziari o dai destinatari finali ed effettua i controlli conformemente all’accordo di cui all’articolo 217.
4. Nel caso della gestione diretta, il monitoraggio della Commissione si basa sulle relazioni e sui rendiconti trasmessi dagli intermediari finanziari e dai destinatari finali, fatti salvi i controlli del caso. Le disposizioni di cui al paragrafo 3 si applicano, mutatis mutandis, alla gestione diretta.
5. Gli accordi relativi all’attuazione dello strumento finanziario contengono le disposizioni necessarie per l’applicazione dei paragrafi da 1 a 4.
Articolo 226
Trattamento dei contributi dei fondi del QSC
(Articolo 140 del regolamento finanziario)
1. È tenuta una contabilità separata per i contributi dei fondi del QSC agli strumenti finanziari istituiti a norma del titolo VIII del regolamento finanziario e sostenuti dai fondi del QSC conformemente alla normativa settoriale.
2. I contributi dei fondi del QSC sono iscritti in una contabilità separata e utilizzati conformemente agli obiettivi dei rispettivi fondi del QSC per azioni e destinatari finali compatibili con il programma o i programmi da cui sono effettuati i contributi.
3. Per quanto riguarda i contributi dei fondi del QSC agli strumenti finanziari istituiti a norma del titolo VIII del regolamento finanziario, si applica la normativa settoriale.
TITOLO IX
RENDICONTO E CONTABILITÀ
CAPO 1
Rendiconto
Articolo 227
Relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell’esercizio
(Articolo 142 del regolamento finanziario)
La relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell’esercizio espone fedelmente quanto segue:
a)
il conseguimento degli obiettivi dell’esercizio, secondo il principio della sana gestione finanziaria;
b)
la situazione finanziaria e gli eventi che hanno esercitato un’incidenza significativa sulle attività svolte durante l’esercizio.
La relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria è distinta dalle relazioni sull’esecuzione del bilancio.
Articolo 228
Deroga ai principi contabili
(Articolo 144 del regolamento finanziario)
Qualora i contabili ritengano che in un caso particolare sia necessario derogare al contenuto di uno dei principi contabili enunciati nelle norme contabili dell’Unione, la deroga deve essere segnalata e debitamente motivata nelle note degli stati finanziari di cui all’articolo 232.
Articolo 229
Documenti giustificativi
(Articolo 144 del regolamento finanziario)
1. Ogni scrittura si basa su documenti giustificativi datati e numerati, su supporto cartaceo o su un supporto che garantisca l’affidabilità e la conservazione del suo contenuto per i periodi di cui all’articolo 48.
2. Le operazioni della stessa natura, realizzate nello stesso luogo e nello stesso giorno, possono essere riepilogate su un documento giustificativo unico.
Articolo 230
Conto economico
(Articolo 145 del regolamento finanziario)
Il conto economico riflette i proventi e gli oneri dell’esercizio che sono classificati in funzione della loro natura.
Articolo 231
Situazione dei flussi di cassa
(Articolo 145 del regolamento finanziario)
La situazione dei flussi di cassa riporta i flussi di cassa durante il periodo in oggetto indicando l’evoluzione tra gli importi di tesoreria di apertura e di chiusura.
La tesoreria è costituita dai seguenti elementi:
a)
liquidità;
b)
conti e depositi bancari a vista;
c)
altri valori disponibili che possono rapidamente essere trasformati in denaro e il cui valore è stabile.
Articolo 232
Note degli stati finanziari
(Articolo 145 del regolamento finanziario)
Le note di cui all’articolo 145 del regolamento finanziario sono parte integrante degli stati finanziari. Le note comportano almeno le seguenti informazioni:
a)
i principi contabili, le norme e i metodi contabili;
b)
le note esplicative, che forniscono informazioni supplementari non presentate nel corpo degli stati finanziari ma necessarie per una rappresentazione fedele.
Articolo 233
Conto di risultato dell’esecuzione del bilancio
(Articolo 146 del regolamento finanziario)
1. Il conto di risultato dell’esecuzione del bilancio comporta quanto segue:
a)
un’informazione sulle entrate comprendente:
i)
l’evoluzione delle previsioni del bilancio in entrate;
ii)
l’esecuzione del bilancio in entrate;
iii)
l’evoluzione dei diritti accertati;
b)
informazioni che illustrano l’evoluzione della totalità degli stanziamenti di impegno e di pagamento disponibili;
c)
informazioni che illustrano l’impiego della totalità degli stanziamenti di impegno e di pagamento disponibili;
d)
informazioni sull’evoluzione degli impegni ancora da pagare, riportati dall’esercizio precedente o impegnati nel corso dell’esercizio.
2. Per quanto riguarda le informazioni sulle entrate, è unito anche uno stato dal quale risulta, per ciascuno Stato membro, la ripartizione degli importi ancora da recuperare alla fine dell’esercizio corrispondenti a risorse proprie coperte da un ordine di riscossione.
Articolo 234
Modalità di trasmissione dei conti
(Articolo 148 del regolamento finanziario)
I conti provvisori e i conti definitivi di cui agli articoli 147 e 148 del regolamento finanziario possono essere trasmessi per via elettronica.
CAPO 2
Contabilità
Sezione 1
Organizzazione contabile
Articolo 235
Organizzazione contabile
(Articolo 151 del regolamento finanziario)
1. Il contabile di ogni istituzione e organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario elabora e tiene aggiornata una documentazione che descrive l’organizzazione e le procedure contabili della propria istituzione o del proprio organismo.
2. Le entrate e le spese di bilancio sono registrate nel sistema informatico di cui all’articolo 236 secondo la natura economica dell’operazione, in entrate o in spese correnti o in capitale.
Articolo 236
Sistemi informatici
(Articolo 151 del regolamento finanziario)
1. La contabilità è tenuta con l’ausilio di un sistema informatico integrato.
2. L’organizzazione della contabilità tenuta mediante sistemi e sottosistemi informatici impone una descrizione completa dei sistemi e sottosistemi.
Tale descrizione definisce il contenuto di tutti i campi di dati e precisa il modo in cui il sistema tratta le singole operazioni. Precisa in quale modo il sistema garantisce l’esistenza di una pista di controllo completa per ciascuna operazione e per qualsiasi modificazione apportata ai sistemi e sottosistemi informatici, in modo da poter identificare in qualsiasi momento la natura e l’autore dei cambiamenti.
Le descrizioni dei sistemi e dei sottosistemi contabili informatici segnalano, se necessario, i legami esistenti tra questi e il sistema contabile centrale, in particolare per quanto concerne il trasferimento dei dati e il raffronto dei saldi.
3. L’accesso ai sistemi e sottosistemi informatici è limitato alle persone incluse in un elenco di utenti autorizzati, tenuto e aggiornato da ciascuna istituzione.
Sezione 2
Libri contabili
Articolo 237
Libri contabili
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
Ogni istituzione od organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario tiene un libro giornale, un libro mastro e almeno i libri ausiliari dei crediti, dei debiti e delle immobilizzazioni, tranne nei casi non giustificati da considerazioni inerenti al rapporto costi-benefici.
I libri contabili consistono in documenti informatici perfettamente identificati dal contabile e che offrono ogni garanzia in materia di prova.
Le scritture del libro giornale sono riportate nei conti del libro mastro, dettagliate secondo il piano contabile di cui all’articolo 212.
Il libro giornale e il libro mastro possono essere dettagliati in giornali ausiliari e libri ausiliari il cui numero è determinato dall’importanza e dalle esigenze.
Le scritture registrate nei giornali e libri ausiliari sono centralizzate almeno ogni mese nel libro giornale e nel libro mastro.
Articolo 238
Situazione contabile generale
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
Ogni istituzione e organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario elabora una situazione contabile che riflette tutti i conti della contabilità generale, compresi i conti saldati nel corso dell’esercizio, ciascuno dei quali comporta quanto segue:
a)
il numero del conto;
b)
la denominazione;
c)
il totale degli addebiti;
d)
il totale degli accrediti;
e)
il saldo.
Articolo 239
Corrispondenza tra i dati contabili
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
1. I dati iscritti nel libro mastro generale sono tenuti e organizzati in modo da giustificare il contenuto di ogni conto figurante nella situazione contabile generale.
2. Per l’inventario delle immobilizzazioni si applicano gli articoli da 246 a 253.
Sezione 3
Registrazione
Articolo 240
Scritture contabili
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
1. Le scritture sono tenute secondo il metodo detto della «partita doppia», a norma del quale ogni movimento o variazione registrato nella contabilità è rappresentato da una scrittura che stabilisce un’equivalenza tra l’addebito e l’accredito ai diversi conti cui la scrittura si riferisce.
2. Il controvalore in euro di un’operazione espressa in una valuta diversa dall’euro è calcolato e contabilizzato.
Le operazioni in valuta dei conti rivalutabili sono oggetto di una rivalutazione monetaria almeno in occasione di ogni chiusura contabile.
La rivalutazione è effettuata ai corsi determinati a norma dell’articolo 6.
Il corso di cambio da applicare per la conversione tra l’euro e un’altra valuta, ai fini della stesura del bilancio al 31 dicembre dell’anno N, è quello dell’ultimo giorno lavorativo dell’anno N.
3. Le norme contabili dell’Unione stabilite a norma dell’articolo 152 del regolamento finanziario precisano le regole per la conversione e la nuova valutazione da prevedere ai fini della contabilità per competenza.
Articolo 241
Registrazioni contabili
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
Ogni registrazione contabile precisa l’origine, il contenuto e l’imputazione di ogni dato e i riferimenti del documento giustificativo pertinente.
Articolo 242
Registrazione nel libro giornale
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
Le operazioni contabili sono registrate nel libro giornale secondo uno dei seguenti metodi, l’uno dei quali non esclude l’altro:
a)
giorno per giorno, operazione per operazione;
b)
mediante riepilogo mensile dei totali delle operazioni, a condizione che vengano conservati tutti i documenti che permettono di verificare tali operazioni giorno per giorno, operazione per operazione.
Articolo 243
Convalida della registrazione
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
1. Il carattere definitivo delle registrazioni nel libro giornale e nei libri mastri ausiliari è garantito da una procedura di convalida che vieta qualsiasi modificazione o soppressione della registrazione.
2. Al più tardi prima della presentazione degli stati finanziari definitivi è applicata una procedura di chiusura destinata a fissare la cronologia e garantire l’intangibilità delle registrazioni.
Sezione 4
Riconciliazione e verifica
Articolo 244
Riconciliazione
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
1. I saldi dei conti della situazione contabile generale sono riconciliati periodicamente e almeno in occasione della chiusura annuale con i dati dei sistemi di gestione utilizzati dagli ordinatori per la gestione degli elementi patrimoniali e per l’alimentazione quotidiana del sistema contabile.
2. Periodicamente, e almeno in occasione di ogni chiusura dei conti, il contabile verifica se i saldi bancari corrispondono alla realtà, in particolare come segue:
a)
per gli averi in banca, mediante riconciliazione degli estratti conto trasmessi dalle istituzioni finanziarie,
b)
per i fondi detenuti in cassa, mediante riconciliazione con i dati del libro di cassa.
Per quanto riguarda i conti delle immobilizzazioni, la verifica è realizzata conformemente all’articolo 250.
3. I conti interistituzionali di collegamento sono riconciliati mensilmente.
4. I conti provvisori sono aperti ed esaminati annualmente dal contabile. Tali conti sono sotto la responsabilità dell’ordinatore, che procede alla loro liquidazione quanto prima.
Sezione 5
Contabilità di bilancio
Articolo 245
Contabilità di bilancio
(Articolo 156 del regolamento finanziario)
1. La contabilità di bilancio registra quanto segue, per ogni suddivisione del bilancio:
a)
per quanto riguarda le spese:
i)
gli stanziamenti autorizzati nel bilancio iniziale, gli stanziamenti iscritti nei bilanci rettificativi, gli stanziamenti riportati, gli stanziamenti aperti a seguito della riscossione di entrate con destinazione specifica, gli stanziamenti risultanti da storni e la somma totale degli stanziamenti così disponibili;
ii)
gli impegni e i pagamenti dell’esercizio;
b)
per quanto riguarda le entrate:
i)
le previsioni iscritte nel bilancio iniziale, le previsioni iscritte nei bilanci rettificativi, le entrate con destinazione specifica e la somma totale delle previsioni così formulate;
ii)
i diritti accertati e le riscossioni dell’esercizio;
c)
la registrazione degli impegni ancora da pagare e delle entrate ancora da recuperare degli esercizi precedenti.
Gli stanziamenti di impegno e gli stanziamenti di pagamento di cui al primo comma, lettera a), sono registrati e seguiti separatamente.
Sono inoltre registrati nella contabilità di bilancio gli impegni accantonati globali relativi al Fondo europeo agricolo di garanzia (in prosieguo «FEAGA»), e i pagamenti corrispondenti.
Detti impegni sono presentati tenendo conto dell’insieme degli stanziamenti del FEAGA.
2. La contabilità di bilancio consente di seguire separatamente quanto segue:
a)
l’impiego degli stanziamenti riportati e degli stanziamenti dell’esercizio;
b)
la liquidazione degli impegni che restano da liquidare.
Per quanto riguarda le entrate, i crediti ancora da riscuotere degli esercizi precedenti sono seguiti separatamente.
3. La contabilità di bilancio può essere organizzata in modo da consentire una contabilità analitica.
4. La contabilità di bilancio è tenuta mediante sistemi informatici in libri o su schede.
CAPO 3
Inventario delle immobilizzazioni
Articolo 246
Inventario delle immobilizzazioni
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
Il sistema d’inventario delle immobilizzazioni è elaborato dall’ordinatore con l’assistenza del contabile. Il sistema d’inventario fornisce tutte le informazioni necessarie alla tenuta della contabilità e alla conservazione degli attivi.
Articolo 247
Conservazione dei beni
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
Ciascuna istituzione e ciascun organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario decide le disposizioni relative alla conservazione dei beni ripresi nei bilanci finanziari rispettivi e determinano gli uffici amministrativi responsabili del sistema d’inventario.
Articolo 248
Iscrizione dei beni nell’inventario
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
Si devono iscrivere nell’inventario e registrare nei conti delle immobilizzazioni tutti i beni acquisiti, non di consumo, la cui durata d’utilizzo è superiore a un anno e il cui prezzo di acquisto o costo di produzione è superiore a quello indicato nelle norme contabili dell’Unione adottate ai sensi dell’articolo 152 del regolamento finanziario.
Articolo 249
Contenuto dell’inventario per i beni
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
L’inventario riprende un’adeguata descrizione del bene, ne precisa l’ubicazione o, per i beni mobili, il servizio o la persona responsabili, la data d’acquisizione ed il costo unitario.
Articolo 250
Controlli dell’inventario dei beni mobili
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
I controlli dell’inventario da parte delle istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario sono eseguiti in modo da accertare l’esistenza materiale di ciascun bene e la sua conformità all’iscrizione nell’inventario. Il controllo è effettuato nell’ambito di un programma annuale di verifica, tranne che per le immobilizzazioni materiali e immateriali che sono sottoposte a controllo effettuato almeno su base triennale.
Articolo 251
Rivendita di beni materiali
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
I membri, i funzionari o agenti e ogni altro dipendente delle istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario non possono essere acquirenti dei beni rivenduti dalle istituzioni e organismi, tranne quando tali beni sono rivenduti mediante procedura di aggiudicazione pubblica.
Articolo 252
Procedura di vendita di beni materiali
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
1. Le vendite di beni materiali sono oggetto di un’adeguata pubblicità locale quando il valore d’acquisto unitario dei beni è pari o superiore a 8 100 EUR. Il periodo compreso tra la data di pubblicazione dell’ultimo avviso e la stipulazione del contratto di vendita è di almeno quattordici giorni di calendario.
Le vendite di cui al primo comma sono oggetto di un avviso di vendita pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, quando il valore d’acquisto unitario dei beni è pari o superiore a 391 100 EUR. Può inoltre essere fatta adeguata pubblicità nella stampa degli Stati membri. Il periodo compreso tra la data di pubblicazione dell’avviso nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e la stipulazione del contratto di vendita è di almeno un mese.
2. Le istituzioni e gli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario possono rinunciare alla pubblicità, quando il suo costo eccede l’utile atteso dell’operazione.
3. Nelle vendite di beni materiali le istituzioni e gli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario mirano a ottenere in ogni caso il miglior prezzo.
4. I paragrafi 1, 2 e 3 non si applicano alle vendite tra le istituzioni dell’Unione e i loro organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario.
Articolo 253
Procedura di cessione di beni materiali
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
La cessione, a titolo oneroso o gratuito, lo scarto, la locazione e la scomparsa in seguito a perdita, furto o altre cause, dei beni inventariati, compresi gli immobili, sono registrati dall’ordinatore con una dichiarazione o un verbale.
La dichiarazione o il verbale constatano in particolare l’eventuale obbligo di sostituzione a carico del funzionario o altro agente dell’Unione o di qualsiasi altra persona.
La disponibilità di beni immobili o di grandi impianti può essere concessa a titolo gratuito mediante contratti ed è oggetto di una comunicazione annuale al Parlamento europeo e al Consiglio in sede di presentazione del progetto di bilancio.
I membri, i funzionari o agenti e ogni altro dipendente delle istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario non possono beneficiare dei beni inventariati ceduti a titolo gratuito o scartati.
Articolo 254
Inventario e pubblicità delle vendite nelle delegazioni dell’Unione
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
1. Per le delegazioni dell’Unione, gli inventari permanenti dei beni mobili che costituiscono il patrimonio dell’Unione sono tenuti sul posto. Sono regolarmente comunicati agli uffici centrali secondo le modalità decise da ciascuna istituzione.
I beni mobili in transito verso le delegazioni dell’Unione sono iscritti in un elenco provvisorio in attesa di essere registrati negli inventari permanenti.
2. Le vendite di beni mobili delle delegazioni dell’Unione sono oggetto di pubblicità secondo gli usi locali.
PARTE SECONDA
DISPOSIZIONI PARTICOLARI
TITOLO I
RICERCA
Articolo 255
Tipologia delle azioni
(Articolo 181 del regolamento finanziario)
1. Le azioni dirette sono eseguite dagli istituti del Centro comune di ricerca (in prosieguo «JRC») e di norma integralmente finanziate dal bilancio. Consistono in quanto segue:
a)
programmi di ricerca;
b)
attività di ricerca esplorativa;
c)
attività di sostegno scientifico e tecnico di natura istituzionale.
2. Il JRC può partecipare alle azioni indirette alle condizioni stabilite all’articolo 183 del regolamento finanziario.
3. Le previsioni di crediti di cui all’articolo 181, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono trasmesse al contabile affinché vengano registrate.
Articolo 256
Disposizioni complementari applicabili al JRC
(Articolo 183 del regolamento finanziario)
1. Le altre attività di natura concorrenziale svolte dal JRC consistono in quanto segue:
a)
attività a seguito di procedure di concessione di sovvenzioni e di aggiudicazione di appalti;
b)
attività per conto di terzi;
c)
attività intraprese sulla base di un accordo amministrativo con altre istituzioni o altri servizi della Commissione per la prestazione di servizi tecnico-scientifici.
2. Quando le attività realizzate dal JRC per conto di terzi implicano l’aggiudicazione di un appalto, la procedura d’aggiudicazione rispetta i principi di trasparenza e di parità di trattamento.
3. Le previsioni di crediti di cui all’articolo 183, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono trasmesse al contabile affinché vengano registrate.
TITOLO II
AZIONI ESTERNE
CAPO I
Disposizioni generali
Articolo 257
Azioni finanziabili
(Articolo 184 del regolamento finanziario)
Gli stanziamenti relativi alle azioni di cui al titolo IV, capo 1, della parte seconda del regolamento finanziario possono finanziare in particolare appalti, sovvenzioni, compresi gli abbuoni di interessi, prestiti speciali, la garanzia di prestiti e azioni di assistenza finanziaria, di sostegno di bilancio e altre forme specifiche di sostegno di bilancio.
CAPO II
Sostegno di bilancio e fondi fiduciari di donatori diversi
Articolo 258
Ricorso al sostegno di bilancio
(Articolo 186 del regolamento finanziario)
1. Qualora previsto dai pertinenti atti di base, la Commissione può ricorrere al sostegno di bilancio settoriale o generale in un paese terzo beneficiario se sono soddisfatte le condizioni seguenti:
a)
la gestione delle pubbliche finanze del paese partner risulta sufficientemente trasparente, affidabile ed efficace;
b)
il paese partner ha predisposto politiche settoriali o nazionali sufficientemente credibili e pertinenti;
c)
il paese partner ha predisposto politiche macroeconomiche orientate alla stabilità.
2. Le convenzioni stipulate con il paese partner prevedono l’obbligo per il paese in questione di trasmettere alla Commissione informazioni affidabili e tempestive che le consentano di valutare il rispetto delle condizioni di cui al paragrafo 1.
Articolo 259
Fondi fiduciari dell’Unione per le azioni esterne
(Articolo 187 del regolamento finanziario)
I contributi versati da altri donatori sono presi in considerazione quando sono incassati sul conto bancario specifico del fondo fiduciario e per l’importo in euro risultante dalla conversione all’atto dell’accredito sul conto bancario specifico.
Il contributo dell’Unione è trasferito in tempo utile per coprire gli impegni giuridici del fondo fiduciario, tenuto debito conto dei fondi disponibili versati dagli altri donatori.
Gli interessi maturati sul conto bancario specifico del fondo fiduciario sono investiti nel fondo fiduciario stesso, salvo altrimenti disposto nell’atto costitutivo del fondo fiduciario.
Tutte le operazioni effettuate durante l’esercizio sul conto bancario di cui al terzo comma sono debitamente registrate nei conti relativi al fondo fiduciario.
Due volte l’anno, l’ordinatore responsabile provvede alla rendicontazione finanziaria degli interventi effettuati da ogni fondo fiduciario.
I fondi fiduciari sono sottoposti annualmente a una revisione contabile esterna indipendente.
Il comitato del fondo fiduciario approva la relazione annuale del fondo fiduciario redatta dall’ordinatore competente insieme ai conti annuali preparati dal contabile. Tali relazioni sono allegate alla relazione annuale dell’ordinatore delegato e presentate al Parlamento europeo e al Consiglio nell’ambito della procedura di discarico della Commissione.
Le norme per la composizione del comitato e il suo regolamento interno sono fissati nell’atto costitutivo del fondo fiduciario adottato dalla Commissione e al quale i donatori hanno aderito. Tali norme garantiscono un’equa rappresentanza dei donatori e comprendono l’obbligo di ottenere il voto favorevole della Commissione nella decisione finale sull’utilizzo dei fondi.
CAPO III
Appalti
Articolo 260
Locazione d’immobili
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
Possono essere finanziati con gli stanziamenti operativi destinati alle azioni esterne soltanto gli appalti immobiliari relativi alla locazione di immobili già costruiti al momento della firma del contratto di locazione. Questi appalti sono oggetto della pubblicazione di cui all’articolo 124.
Articolo 261
Definizioni
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Gli appalti di servizi comprendono gli appalti di studi e di assistenza tecnica.
Si tratta di un appalto di studi quando il contratto concluso tra il prestatore di servizi e l’amministrazione aggiudicatrice riguarda, tra l’altro, gli studi attinenti all’individuazione e alla preparazione dei progetti, gli studi di fattibilità, gli studi economici e di mercato, gli studi tecnici, le valutazioni e i controlli.
Si tratta di un appalto di assistenza tecnica quando il prestatore di servizi è incaricato di esercitare una funzione consultiva, oppure è chiamato ad assumere la direzione o la supervisione di un progetto o a mettere a disposizione gli esperti precisati nell’appalto.
2. Quando un paese terzo dispone di personale di gestione qualificato nella sua amministrazione o entità a partecipazione pubblica, gli appalti possono essere eseguiti direttamente da tali uffici o entità in economia.
Articolo 262
Disposizioni specifiche relative alle soglie e modalità di aggiudicazione degli appalti esterni
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Gli articoli da 123 a 126, a eccezione delle definizioni, l’articolo 127, paragrafi 3 e 4, l’articolo 128, gli articoli da 134 a 137, l’articolo 139, paragrafi da 3 a 6, l’articolo 148, paragrafo 4, l’articolo 151, paragrafo 2, gli articoli da 152 a 158, l’articolo 160 e l’articolo 164 del presente regolamento non si applicano agli appalti aggiudicati dalle amministrazioni aggiudicatrici o per loro conto ai sensi dell’articolo 190, paragrafo 2, del regolamento finanziario.
L’attuazione delle disposizioni in materia di appalti del presente capo è oggetto di una decisione della Commissione, così come i controlli adeguati che l’ordinatore responsabile deve svolgere quando l’amministrazione aggiudicatrice non è la Commissione.
2. In caso d’inosservanza delle procedure previste dalle disposizioni di cui al paragrafo 1, le spese relative alle operazioni in causa non sono ammissibili al finanziamento dell’Unione.
3. Il presente capo non si applica alle amministrazioni aggiudicatrici di cui all’articolo 190, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario quando, eseguiti i controlli di cui all’articolo 61 del regolamento finanziario, la Commissione le ha autorizzate ad applicare le loro procedure d’aggiudicazione di appalti.
Articolo 263
Pubblicità e non discriminazione
(Articoli 190 e 191 del regolamento finanziario)
1. La Commissione prende le misure atte a garantire, a parità di condizioni, la partecipazione più ampia possibile alle gare relative agli appalti finanziati dall’Unione. A tal fine, occorre in particolare quanto segue:
a)
garantire in modo adeguato ed entro termini soddisfacenti la pubblicazione degli avvisi di preinformazione, dei bandi di gara e degli avvisi di aggiudicazione;
b)
eliminare qualsiasi pratica discriminatoria o qualsiasi specifica tecnica di natura tale da ostacolare un’ampia partecipazione, a parità di condizioni, delle persone fisiche e giuridiche di cui all’articolo 182 del regolamento finanziario.
2. L’articolo 265, paragrafo 5, l’articolo 267, paragrafo 3, e l’articolo 269, paragrafo 4, non pregiudicano il ricorso all’approvvigionamento elettronico.
Articolo 264
Misure di pubblicità
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Per le gare d’appalto internazionali, l’avviso di preinformazione è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni nei tempi più brevi nel caso degli appalti di forniture e di servizi e, nel caso degli appalti di lavori, il più presto possibile dopo che è stata adottata la decisione di autorizzazione del relativo programma.
2. Ai fini del presente capo, il bando di gara è pubblicato:
a)
almeno nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e su internet per le gare d’appalto internazionali;
b)
almeno nella gazzetta ufficiale dello Stato destinatario o con qualsiasi mezzo di comunicazione equivalente per le gare d’appalto locali.
Qualora il bando di gara sia pubblicato anche localmente, esso deve essere identico a quello pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e su internet e deve essere pubblicato simultaneamente. La pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e su internet è assicurata dalla Commissione. L’eventuale pubblicazione locale può essere a cura delle entità di cui all’articolo 190, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario.
3. L’avviso di aggiudicazione è inviato quando viene firmato il contratto, eccetto quando l’appalto è stato dichiarato segreto, sempre che ciò sia ancora necessario, quando per la sua esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza, quando lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario, oppure quando la pubblicazione dell’avviso è considerata inopportuna.
Articolo 265
Soglie e procedure di aggiudicazione degli appalti di servizi
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Le soglie e procedure di cui all’articolo 190 del regolamento finanziario sono stabilite nel modo seguente per gli appalti di servizi:
a)
appalti di valore pari o superiore a 300 000 EUR:
i)
procedura internazionale ristretta, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);
ii)
procedura internazionale aperta, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);
b)
appalti di valore inferiore a 300 000 EUR: procedura negoziata concorrenziale ai sensi del paragrafo 3 del presente articolo, o contratto quadro.
Gli appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta.
I pagamenti relativi a spese d’importo pari o inferiore a 2 500 EUR possono essere effettuati semplicemente in base alle relative fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.
2. Nella procedura ristretta internazionale di cui al paragrafo 1, lettera a), il bando di gara indica il numero di candidati che saranno invitati a presentare un’offerta. Per gli appalti di servizi sono invitati almeno quattro candidati. Il numero di candidati ammessi a presentare offerte deve essere sufficiente a garantire una concorrenza reale.
L’elenco dei candidati prescelti è pubblicato sul sito internet della Commissione.
Se i candidati che soddisfano i criteri di selezione o i livelli minimi di capacità sono in numero inferiore a quello minimo, l’amministrazione aggiudicatrice può invitare a presentare un’offerta soltanto i candidati rispondenti ai criteri per la presentazione delle offerte.
3. Nell’ambito della procedura negoziata di cui al paragrafo 1, lettera b), l’amministrazione aggiudicatrice compila un elenco di almeno tre offerenti, a sua scelta. Tale procedura comprende una gara competitiva limitata, senza pubblicazione del bando, è denominata procedura competitiva negoziata e non rientra nel campo di applicazione dell’articolo 129.
Nell’ambito della procedura competitiva negoziata gli offerenti possono essere scelti dall’elenco di potenziali offerenti di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettera b), adeguatamente pubblicizzato. Tale elenco è redatto in esito a un invito a manifestare interesse ed è valido per un periodo non superiore a cinque anni dalla data di pubblicazione. L’elenco può comprendere sottoelenchi. Ogni interessato può depositare la propria candidatura in qualsiasi momento del periodo di validità dell’elenco, tranne che negli ultimi tre mesi di tale periodo. Qualora sia previsto di aggiudicare un appalto, l’amministrazione aggiudicatrice invita tutti i potenziali offerenti figuranti nel pertinente elenco o sottoelenco a presentare un’offerta.
L’apertura e la valutazione delle offerte sono effettuate da un comitato di valutazione, dotato della necessaria competenza tecnica e amministrativa. I membri di tale comitato devono firmare una dichiarazione d’imparzialità.
Se, dopo aver consultato gli offerenti, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, può aggiudicarle l’appalto, purché tale offerta soddisfi i criteri di aggiudicazione.
4. Per i servizi legali a norma della nomenclatura CPV, le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura competitiva negoziata, indipendentemente dal valore stimato dell’appalto.
5. Le offerte sono inviate in busta doppia, vale a dire in un plico o busta esterna contenente due buste distinte e sigillate, che riportano rispettivamente le diciture: Busta A «Offerta tecnica» e Busta B «Offerta finanziaria». La busta esterna riporta:
a)
l’indirizzo indicato nei documenti di gara per la presentazione delle offerte;
b)
il riferimento al bando di gara al quale l’offerente risponde;
c)
se del caso, i numeri dei lotti per i quali è presentata un’offerta;
d)
la dicitura «Da non aprire prima della seduta d’apertura delle offerte», redatta nella lingua dei documenti di gara.
Se i documenti di gara prevedono colloqui, il comitato di valutazione può procedere a un colloquio con i principali rappresentanti dalla squadra di esperti proposta nelle offerte tecnicamente accettabili, dopo avere formulato le conclusioni provvisorie scritte e prima di concludere definitivamente la valutazione delle offerte tecniche. In questo caso, gli esperti, di preferenza collettivamente se si tratta di una squadra, sono convocati per un colloquio dal comitato di valutazione, a intervalli di tempo ravvicinati per permettere raffronti. I colloqui si svolgono in base a un profilo precedentemente convenuto dalla commissione giudicatrice e applicato ai diversi esperti o squadre convocati. Il giorno e l’ora del colloquio devono essere comunicati agli offerenti con almeno dieci giorni di calendario di anticipo. In caso di forza maggiore, che impedisce all’offerente di essere presente al colloquio, gli viene trasmessa una nuova convocazione.
6. I criteri d’aggiudicazione dell’appalto servono a identificare l’offerta economicamente più vantaggiosa.
La scelta dell’offerta economicamente più vantaggiosa risulta da una ponderazione tra la qualità tecnica e il prezzo delle offerte secondo una proporzione di ripartizione 80/20. A tal fine:
a)
i punti attribuiti alle offerte tecniche sono moltiplicati per un coefficiente di 0,80;
b)
i punti attribuiti alle offerte finanziarie sono moltiplicati per un coefficiente di 0,20.
Articolo 266
Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti di servizi
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Per gli appalti di servizi, le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura negoziata, in base a un’unica offerta, nei seguenti casi:
a)
quando l’estrema urgenza, risultante da eventi imprevedibili per le amministrazioni aggiudicatrici in oggetto, e in nessun caso a esse imputabili, non è compatibile con i termini relativi alle procedure di cui all’articolo 104, paragrafo 1, lettere a), b) e c), del regolamento finanziario;
b)
quando le prestazioni sono affidate a organismi pubblici o a istituzioni o associazioni senza scopo di lucro e hanno per oggetto azioni a carattere istituzionale o sono mirate all’assistenza a popolazioni nel settore sociale;
c)
per prestazioni che prolungano servizi già avviati, alle condizioni previste al paragrafo 2;
d)
quando una gara d’appalto o il tentativo di ricorrere al contratto quadro sono stati infruttuosi, ossia non sono state presentate offerte meritevoli di essere prese in considerazione sul piano qualitativo o finanziario, nel qual caso, dopo l’annullamento della gara d’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice può avviare negoziati con l’offerente o gli offerenti di sua scelta, che hanno partecipato alla gara d’appalto, sempre che le condizioni iniziali dell’appalto non siano state modificate in modo sostanziale;
e)
quando l’appalto fa seguito a un concorso e secondo le norme pertinenti deve essere attribuito al vincitore o a uno dei vincitori del concorso, nel qual caso tutti i vincitori sono invitati a partecipare alla negoziazione;
f)
qualora, per ragioni di natura tecnica ovvero attinenti alla tutela di diritti esclusivi, l’appalto possa essere affidato unicamente a un prestatore determinato;
g)
nel caso di appalti dichiarati segreti o di appalti per la cui esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza o se lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario;
h)
quando dev’essere stipulato un nuovo contratto a seguito della risoluzione anticipata di uno esistente.
Ai fini del primo comma, lettera a), del presente paragrafo, sono assimilati a situazioni di estrema urgenza gli interventi effettuati nell’ambito delle situazioni di crisi di cui all’articolo 190, paragrafo 2. L’ordinatore delegato, se necessario di concerto con gli altri ordinatori delegati interessati, constata la situazione di estrema urgenza e riesamina la sua decisione periodicamente con riferimento al principio della sana gestione finanziaria.
Le azioni a carattere istituzionale di cui al primo comma, lettera b), comprendono i servizi direttamente connessi alle funzioni statutarie degli organismi pubblici.
2. Le prestazioni che prolungano servizi già avviati, di cui al paragrafo 1, lettera c), sono le seguenti:
a)
prestazioni complementari non indicate nell’appalto principale, ma che, a seguito di una circostanza imprevista, sono diventate necessarie all’esecuzione dell’appalto, a condizione che la prestazione complementare non possa essere tecnicamente o economicamente distinta dall’appalto principale senza causare un grave inconveniente all’amministrazione aggiudicatrice, e che l’importo cumulato delle prestazioni complementari non superi il 50 % del valore dell’appalto principale;
b)
prestazioni supplementari, consistenti nel ripetere servizi analoghi a quelli affidati al contraente del primo contratto di servizi, purché:
i)
per la prima prestazione di servizi sia stato pubblicato il bando di gara che indicava con chiarezza la possibilità di ricorrere alla procedura negoziata per la prestazione di nuovi servizi relativi al progetto e la stima dei relativi costi;
ii)
tale estensione dell’appalto abbia valore e durata non superiori a quelli dell’appalto iniziale.
Articolo 267
Soglie e procedure di aggiudicazione degli appalti di forniture
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Le soglie e procedure di cui all’articolo 190 del regolamento finanziario sono stabilite nel modo seguente per gli appalti di forniture:
a)
appalti di valore pari o superiore a 300 000 EUR: procedura aperta internazionale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);
b)
appalti di valore inferiore a 300 000 EUR: contratto quadro o:
i)
per appalti di valore pari o superiore a 100 000 EUR ma inferiore a 300 000 EUR: procedura aperta locale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera b);
ii)
appalti di valore inferiore a 100 000 EUR: procedura negoziata concorrenziale a norma del paragrafo 2;
c)
i pagamenti relativi a spese d’importo pari o inferiore a 2 500 EUR possono essere effettuati semplicemente in base alle relative fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.
Gli appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta.
2. Nell’ambito della procedura negoziata di cui al paragrafo 1, lettera b), punto ii), del presente articolo l’amministrazione aggiudicatrice compila un elenco di almeno tre fornitori, a sua scelta. Tale procedura comprende una gara competitiva limitata, senza pubblicazione del bando, è denominata procedura negoziata concorrenziale e non rientra nel campo di applicazione dell’articolo 129.
L’apertura e la valutazione delle offerte sono effettuate da un comitato di valutazione, dotato della necessaria competenza tecnica e amministrativa. I membri di tale comitato devono firmare una dichiarazione d’imparzialità.
Se, dopo aver consultato i fornitori, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, l’appalto può essere aggiudicato, purché i criteri di aggiudicazione siano soddisfatti.
3. Ciascuna offerta tecnica e finanziaria dev’essere inserita in una busta sigillata, a sua volta inserita in un plico o busta esterna. La busta esterna riporta:
a)
l’indirizzo indicato nei documenti di gara per la presentazione delle offerte;
b)
il riferimento alla gara alla quale l’offerente risponde;
c)
se del caso, i numeri dei lotti per i quali è presentata un’offerta;
d)
la dicitura «Da non aprire prima della seduta d’apertura delle offerte», redatta nella lingua dei documenti di gara.
Nel luogo e all’ora indicati nei documenti di gara il comitato di valutazione procede all’apertura delle offerte in seduta pubblica. Nella seduta pubblica di apertura delle offerte devono essere annunciati i nominativi degli offerenti, i prezzi proposti, la costituzione della necessaria garanzia dell’offerta nonché qualsiasi altra formalità che l’amministrazione aggiudicatrice reputa necessaria.
4. Nel caso di un appalto di forniture senza servizio di assistenza post-vendita, l’unico criterio di attribuzione è il prezzo.
Nel caso in cui le proposte relative al servizio post-vendita o a una formazione presentino un’importanza particolare, è scelta l’offerta che propone il prezzo più basso o l’offerta economicamente più vantaggiosa, in considerazione della qualità tecnica del servizio offerto e del prezzo proposto.
Articolo 268
Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti di forniture
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Gli appalti di forniture possono essere aggiudicati mediante procedura negoziata in base a un’unica offerta nei seguenti casi:
a)
quando l’estrema urgenza, risultante da eventi imprevedibili per le amministrazioni aggiudicatrici in oggetto, e in nessun caso a esse imputabili, non è compatibile con i termini relativi alle procedure di cui all’articolo 111, paragrafo 1, lettere a), b) e c), del regolamento finanziario;
b)
quando è giustificato dalla natura o dalle caratteristiche particolari delle forniture, ad esempio quando l’esecuzione dell’appalto è riservata esclusivamente ai titolari dei brevetti o delle licenze che ne disciplinano l’uso;
c)
nel caso di consegne complementari effettuate dal fornitore iniziale e destinate al rinnovo parziale di forniture o di impianti di uso corrente, o all’ampliamento di forniture o impianti esistenti, qualora il cambiamento di fornitore obblighi l’amministrazione aggiudicatrice ad acquistare attrezzature con caratteristiche tecniche differenti il cui impiego o la cui manutenzione comporterebbe incompatibilità o difficoltà tecniche sproporzionate;
d)
quando la gara d’appalto è rimasta infruttuosa, ossia non sono state presentate offerte meritevoli di essere prese in considerazione sul piano qualitativo o finanziario;
e)
nel caso di appalti dichiarati segreti o di appalti per la cui esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza o se lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario;
f)
nel caso di appalti relativi a forniture quotate e acquistate in una borsa di materie prime;
g)
nel caso di appalti relativi ad acquisti a condizioni particolarmente vantaggiose, presso un fornitore che cessi definitivamente l’attività commerciale oppure presso il curatore o liquidatore di un fallimento, di un concordato giudiziario o di una procedura analoga prevista nel diritto nazionale;
h)
quando dev’essere stipulato un nuovo contratto a seguito della risoluzione anticipata di uno esistente.
Nei casi di cui al primo comma, lettera d), dopo l’annullamento della gara d’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice può avviare negoziati con l’offerente o gli offerenti di sua scelta, che hanno partecipato alla gara d’appalto, sempre che le condizioni iniziali dell’appalto non siano state modificate in modo sostanziale.
2. Ai fini del paragrafo 1, lettera a), del presente articolo, sono assimilati a situazioni di estrema urgenza gli interventi effettuati nell’ambito delle situazioni di crisi di cui all’articolo 190, paragrafo 2. L’ordinatore delegato, se necessario di concerto con gli altri ordinatori delegati interessati, constata la situazione di estrema urgenza e riesamina la sua decisione periodicamente con riferimento al principio della sana gestione finanziaria.
Articolo 269
Soglie e procedure di aggiudicazione degli appalti di lavori
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Le soglie e procedure di cui all’articolo 190 del regolamento finanziario sono stabilite nel modo seguente per gli appalti di lavori:
a)
appalti di valore pari o superiore a 5 000 000 EUR:
i)
procedura aperta internazionale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);
ii)
tenuto conto della particolarità di determinati lavori, procedura ristretta internazionale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);
b)
appalti di valore pari o superiore a 300 000 EUR ma inferiore a 5 000 000 EUR: procedura aperta locale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera b);
c)
appalti di valore inferiore a 300 000 EUR: procedura negoziata concorrenziale ai sensi del paragrafo 2 del presente articolo.
Gli appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta.
2. Nell’ambito della procedura negoziata di cui al paragrafo 1, lettera c), del presente articolo l’amministrazione aggiudicatrice compila un elenco di almeno tre imprenditori, a sua scelta. Tale procedura comprende una gara competitiva limitata, senza pubblicazione del bando, è denominata procedura negoziata concorrenziale e non rientra nel campo di applicazione dell’articolo 129.
L’apertura e la valutazione delle offerte sono effettuate da un comitato di valutazione, dotato della necessaria competenza tecnica e amministrativa. I membri di tale comitato devono firmare una dichiarazione d’imparzialità.
Se, dopo aver consultato i contraenti, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, l’appalto può essere aggiudicato, purché i criteri di aggiudicazione siano soddisfatti.
3. I criteri di selezione concernono la capacità dell’offerente di eseguire appalti analoghi in particolare con riferimento a lavori eseguiti negli ultimi anni. Una volta effettuata la selezione ed eliminate le offerte non conformi, il solo criterio di aggiudicazione è il prezzo dell’offerta.
4. Ciascuna offerta tecnica e finanziaria dev’essere inserita in una busta sigillata, a sua volta inserita in un plico o busta esterna. La busta esterna riporta:
a)
l’indirizzo indicato nei documenti di gara per la presentazione delle offerte;
b)
il riferimento alla gara alla quale l’offerente risponde;
c)
se del caso, i numeri dei lotti per i quali è presentata un’offerta;
d)
la dicitura «Da non aprire prima della seduta d’apertura delle offerte», redatta nella lingua dei documenti di gara.
Nel luogo e all’ora indicati nei documenti di gara il comitato di valutazione procede all’apertura delle offerte in seduta pubblica. Nella seduta pubblica di apertura delle offerte devono essere annunciati i nominativi degli offerenti, i prezzi proposti, la costituzione della necessaria garanzia dell’offerta nonché qualsiasi altra formalità che l’amministrazione aggiudicatrice reputa necessaria.
Articolo 270
Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti di lavori
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Gli appalti di lavori possono essere aggiudicati mediante procedura negoziata in base a un’unica offerta nei seguenti casi:
a)
quando l’estrema urgenza, risultante da eventi imprevedibili per le amministrazioni aggiudicatrici in oggetto, e in nessun caso a esse imputabili, non è compatibile con i termini relativi alle procedure di cui all’articolo 111, paragrafo 1, lettere a), b) e c), del regolamento finanziario;
b)
per i lavori complementari non figuranti nel primo contratto stipulato che sono divenuti necessari, a seguito di una circostanza imprevista, per l’esecuzione del lavoro, alle condizioni previste nel paragrafo 2;
c)
quando la gara d’appalto è rimasta infruttuosa, ossia non sono state presentate offerte meritevoli di essere prese in considerazione sul piano qualitativo o finanziario;
d)
nel caso di appalti dichiarati segreti o di appalti per la cui esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza o se lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario;
e)
quando dev’essere stipulato un nuovo contratto a seguito della risoluzione anticipata di uno esistente.
Ai fini del primo comma, lettera a), del presente paragrafo, sono assimilati a situazioni di estrema urgenza gli interventi effettuati nell’ambito delle situazioni di crisi di cui all’articolo 190, paragrafo 2. L’ordinatore delegato, se necessario di concerto con gli altri ordinatori delegati interessati, constata la situazione di estrema urgenza e riesamina la sua decisione periodicamente con riferimento al principio della sana gestione finanziaria.
Nei casi di cui al primo comma, lettera c), dopo l’annullamento della gara d’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice può avviare negoziati con l’offerente o gli offerenti di sua scelta, che hanno partecipato alla gara d’appalto, sempre che le condizioni iniziali dell’appalto non siano state modificate in modo sostanziale.
2. I lavori complementari di cui al paragrafo 1, lettera b), sono aggiudicati all’imprenditore che già esegue il lavoro, alle condizioni seguenti:
a)
che tali lavori non possano essere separati, sotto il profilo tecnico o economico, dall’appalto principale senza recare gravi inconvenienti all’amministrazione aggiudicatrice;
b)
che tali lavori, pur essendo separabili dall’esecuzione dell’appalto iniziale, siano strettamente necessari al suo perfezionamento;
c)
che il valore cumulato degli appalti aggiudicati per lavori complementari non superi il 50 % del valore dell’appalto principale.
Articolo 271
Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti immobiliari
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
Gli appalti immobiliari di cui all’articolo 260 possono essere aggiudicati con procedura negoziata previa indagine del mercato locale.
Articolo 272
Scelta della procedura di aggiudicazione per gli appalti misti
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
Nel caso di appalti che riguardano sia la prestazione di servizi sia la fornitura di beni o l’esecuzione di lavori, l’amministrazione aggiudicatrice, previo accordo della Commissione se questa non è l’amministrazione aggiudicatrice, determina le soglie e le procedure pertinenti in funzione dell’aspetto predominante, valutato sulla base del valore relativo e dell’importanza operativa delle varie componenti dell’appalto.
Articolo 273
Documenti di gara
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. I documenti di gara di cui all’articolo 138 sono elaborati sulla base delle migliori pratiche internazionali e secondo le disposizioni del presente capo per quanto riguarda le misure di pubblicità e i contatti tra l’amministrazione aggiudicatrice e gli offerenti.
2. Per gli appalti di servizi, il fascicolo di gara deve contenere:
a)
le istruzioni per gli offerenti, che devono comprendere:
i)
il tipo di appalto;
ii)
i criteri di aggiudicazione e la rispettiva ponderazione;
iii)
la possibilità di colloqui e l’eventuale calendario;
iv)
l’autorizzazione eventuale delle varianti;
v)
la proporzione di subappalto eventualmente autorizzato;
vi)
il bilancio massimo disponibile per l’appalto;
vii)
la valuta dell’offerta;
b)
l’elenco ristretto dei candidati selezionati (citando il divieto di associazione tra gli stessi);
c)
le condizioni generali degli appalti di servizi;
d)
le condizioni particolari che precisano, completano o derogano alle condizioni generali;
e)
il capitolato d’oneri con indicazione del calendario di previsione del progetto e le date a decorrere dalle quali è previsto che gli esperti principali siano disponibili;
f)
il listino dei prezzi (da compilarsi a cura dell’offerente);
g)
il modulo di offerta;
h)
il modulo di contratto;
i)
se del caso, i moduli di garanzia bancaria, o di una istituzione analoga, per il versamento di prefinanziamenti.
Il primo comma, lettera h), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.
3. Per gli appalti di forniture, il fascicolo di gara deve contenere:
a)
le istruzioni per gli offerenti, che devono comprendere:
i)
i criteri di selezione e di aggiudicazione;
ii)
l’autorizzazione eventuale delle varianti;
iii)
la valuta dell’offerta;
b)
le condizioni generali degli appalti di forniture;
c)
le condizioni particolari che precisano, completano o derogano alle condizioni generali;
d)
l’allegato tecnico contenente gli eventuali piani, le specifiche tecniche e il calendario di previsione dell’esecuzione dell’appalto;
e)
il listino dei prezzi (da compilarsi a cura dell’offerente) e la relativa scomposizione;
f)
il modulo di offerta;
g)
il modulo di contratto;
h)
se del caso, i moduli di garanzia bancaria, o di una istituzione analoga, per:
i)
l’offerta;
ii)
il versamento di prefinanziamenti;
iii)
la corretta esecuzione.
Il primo comma, lettera g), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.
4. Per gli appalti di lavori, il fascicolo di gara deve contenere:
a)
le istruzioni per gli offerenti, che devono comprendere:
i)
i criteri di selezione e di aggiudicazione;
ii)
l’autorizzazione eventuale delle varianti;
iii)
la valuta dell’offerta;
b)
le condizioni generali degli appalti di lavori;
c)
le condizioni particolari che precisano, completano o derogano alle condizioni generali;
d)
gli allegati tecnici contenenti i piani, le specifiche tecniche e il calendario di previsione dell’esecuzione dell’appalto;
e)
il listino dei prezzi (da compilarsi a cura dell’offerente) e la relativa scomposizione;
f)
il modulo di offerta;
g)
il modulo di contratto;
h)
se del caso, i moduli di garanzia bancaria, o di una istituzione analoga, per:
i)
l’offerta;
ii)
il versamento di prefinanziamenti;
iii)
la corretta esecuzione.
Il primo comma, lettera g), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.
5. In caso di conflitto tra le condizioni particolari di cui al paragrafo 2, lettera d), al paragrafo 3, lettera c), e al paragrafo 4, lettera c), e le condizioni generali prevalgono su dette condizioni particolari.
6. Quando chiedono la presentazione di certificati rilasciati da organismi indipendenti per attestare l’ottemperanza dell’operatore economico a determinate norme in materia di garanzia della qualità, le amministrazioni aggiudicatrici fanno riferimento ai sistemi di assicurazione della qualità basati sulle pertinenti norme europee o, se del caso, internazionali e certificati da organismi conformi alle norme europee o internazionali relative alla certificazione. Esse accettano parimenti altre prove relative a misure equivalenti di garanzia della qualità prodotte dagli operatori economici.
Articolo 274
Garanzie
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. In deroga all’articolo 163, le garanzie preliminari sono costituite in euro o nella valuta dell’appalto al quale sono riferite.
2. L’amministrazione aggiudicatrice può richiedere una garanzia dell’offerta, a norma del presente capo, nella misura dall’1 % al 2 % del valore globale dell’appalto per gli appalti di forniture e di lavori; essa è conforme alle disposizioni dell’articolo 163. La garanzia è liberata all’aggiudicazione dell’appalto. È trattenuta in caso di successivo ritiro di un’offerta presentata entro i termini.
3. L’amministrazione aggiudicatrice può esigere una garanzia di esecuzione per un importo, indicato nel fascicolo di gara, che varia tra il 5 % e il 10 % del valore totale dell’appalto per gli appalti di forniture e di lavori. L’importo della garanzia è stabilito in base a criteri obiettivi, quali il tipo e il valore dell’appalto.
Tuttavia, è richiesta una garanzia di esecuzione se il valore dell’appalto è superiore alle seguenti soglie:
a)
345 000 EUR per gli appalti di lavori;
b)
150 000 EUR per gli appalti di forniture.
La garanzia resta valida almeno fino all’esito positivo del collaudo definitivo delle forniture o dei lavori. Se il contratto non è stato eseguito correttamente, è trattenuto l’intero importo della garanzia.
Articolo 275
Termini delle procedure
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Le offerte devono pervenire all’amministrazione aggiudicatrice all’indirizzo e non oltre la data e l’ora indicati nell’invito a presentare offerte. I termini di ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione, fissati dalle amministrazioni aggiudicatrici, sono sufficientemente lunghi affinché gli interessati dispongano di un termine ragionevole e adeguato per preparare e depositare le loro offerte.
Per gli appalti di servizi, l’intervallo minimo tra la data di spedizione della lettera d’invito e il termine finale fissato per la ricezione delle offerte è di cinquanta giorni. Tuttavia, in casi di urgenza possono essere autorizzati altri termini.
2. Gli offerenti possono presentare domande per iscritto prima della data limite per la ricezione delle offerte. L’amministrazione aggiudicatrice risponde alle domande prima della data limite per la ricezione delle offerte.
3. Nelle procedure ristrette internazionali, il termine minimo per la ricezione delle domande di partecipazione è di trenta giorni dalla pubblicazione del bando di gara. L’intervallo minimo tra la data di spedizione della lettera d’invito e il termine finale fissato per la ricezione delle offerte è di cinquanta giorni. Tuttavia, in taluni casi eccezionali possono essere autorizzati altri termini.
4. Nelle procedure aperte internazionali, i termini minimi per la ricezione delle offerte sono i seguenti, a decorrere dalla data di spedizione del bando di gara:
a)
novanta giorni per gli appalti di lavori;
b)
sessanta giorni per gli appalti di forniture.
Tuttavia, in taluni casi eccezionali possono essere autorizzati altri termini.
5. Nelle procedure aperte locali, i termini minimi per la ricezione delle offerte sono i seguenti, a decorrere dalla pubblicazione del bando di gara:
a)
sessanta giorni per gli appalti di lavori;
b)
trenta giorni per gli appalti di forniture.
Tuttavia, in taluni casi eccezionali possono essere autorizzati altri termini.
6. Per le procedure negoziate concorrenziali di cui all’articolo 265, paragrafo 1, lettera b), all’articolo 267, paragrafo 1, lettera c), e all’articolo 269, paragrafo 1, lettera c), per la presentazione delle offerte è accordato ai candidati un termine minimo di trenta giorni dalla data di spedizione della lettera d’invito a presentare un’offerta.
7. I termini di cui ai paragrafi da 1 a 6 sono fissati in giorni di calendario.
Articolo 276
Comitato di valutazione
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Tutte le domande di partecipazione e offerte dichiarate conformi sono valutate e classificate da un comitato di valutazione sulla base dei criteri d’esclusione, di selezione e di aggiudicazione precedentemente annunciati. Il comitato è composto da un numero dispari di membri, almeno tre, che vantano la competenza tecnica e amministrativa necessaria per pronunciarsi validamente sulle offerte.
2. Quando non sia l’amministrazione aggiudicatrice, la Commissione può chiedere di ricevere copia dei documenti di gara, delle offerte e della loro valutazione, nonché dei contratti firmati. Essa può inoltre partecipare a titolo d’osservatore all’apertura e alla valutazione delle offerte.
3. Sono eliminate le offerte che non contengono tutti gli elementi essenziali richiesti nei documenti di gara o che non corrispondono agli specifici requisiti che vi sono prescritti.
Tuttavia, il comitato di valutazione o l’amministrazione aggiudicatrice può chiedere ai candidati od offerenti, nel rispetto del principio della parità di trattamento e indicando una precisa scadenza, di produrre documenti supplementari o di fornire chiarimenti riguardo ai documenti giustificativi presentati in relazione ai criteri di esclusione, di selezione e di aggiudicazione.
4. In caso di offerte anormalmente basse di cui all’articolo 151, il comitato chiede le necessarie precisazioni sulla composizione dell’offerta.
5. Si può derogare all’obbligo di costituire un comitato di valutazione per le procedure relative ad appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR.
CAPO IV
Sovvenzioni
Articolo 277
Finanziamento integrale
(Articolo 192 del regolamento finanziario)
In caso di deroghe all’obbligo di cofinanziamento, nella decisione d’attribuzione devono essere indicati i motivi.
TITOLO III
UFFICI EUROPEI
Articolo 278
Uffici europei e creazione di uffici supplementari
(Articolo 195 del regolamento finanziario)
Gli uffici di cui all’articolo 195 del regolamento finanziario sono i seguenti:
a)
l’Ufficio delle pubblicazioni;
b)
l’Ufficio europeo per la lotta antifrode;
c)
l’Ufficio europeo di selezione del personale e la Scuola amministrativa europea, da esso dipendente sotto il profilo amministrativo;
d)
l’Ufficio di gestione e di liquidazione dei diritti individuali;
e)
l’Ufficio infrastrutture e logistica di Bruxelles e l’Ufficio infrastrutture e logistica di Lussemburgo.
Una o più istituzioni possono creare uffici supplementari sempre che possa essere giustificato da uno studio costi-benefici e che sia garantita la visibilità dell’azione dell’Unione.
Articolo 279
Deleghe delle istituzioni agli uffici europei interistituzionali
(Articoli 195 e 199 del regolamento finanziario)
Ciascuna istituzione è responsabile degli impegni di bilancio. Le istituzioni possono delegare al direttore dell’ufficio europeo interistituzionale interessato tutti gli atti successivi, in particolare gli impegni giuridici, la liquidazione delle spese, l’ordinazione dei pagamenti e l’acquisizione delle entrate, e stabiliscono i limiti e le condizioni di tale delega.
Articolo 280
Disposizioni speciali per l’Ufficio delle pubblicazioni
(Articoli 195 e 199 del regolamento finanziario)
Per quanto riguarda l’Ufficio delle pubblicazioni, ogni istituzione decide la propria politica in materia di pubblicazioni. A norma dell’articolo 21 del regolamento finanziario, l’utile netto delle vendite delle pubblicazioni è utilizzato come entrata con destinazione specifica dall’istituzione autrice delle pubblicazioni.
Articolo 281
Delega di alcuni compiti da parte del contabile
(Articolo 196 del regolamento finanziario)
Il contabile della Commissione, su proposta del comitato direttivo dell’ufficio europeo interessato, può delegare alcuni dei suoi compiti relativi all’incasso delle entrate e al pagamento delle spese effettuati direttamente dall’ufficio in questione a un funzionario del medesimo.
Articolo 282
Tesoreria - Conti bancari
(Articolo 196 del regolamento finanziario)
Per le necessità di tesoreria proprie di un ufficio interistituzionale, possono essere aperti a nome di questo dalla Commissione, su proposta del comitato direttivo, conti bancari o conti correnti postali. Il saldo annuale di tesoreria è riconciliato e liquidato a fine esercizio tra l’ufficio in oggetto e la Commissione.
TITOLO IV
STANZIAMENTI AMMINISTRATIVI
Articolo 283
Disposizioni generali
(Articolo 201 del regolamento finanziario)
Gli stanziamenti amministrativi di cui al presente titolo sono quelli definiti dall’articolo 41 del regolamento finanziario.
Gli impegni di bilancio corrispondenti a stanziamenti amministrativi di natura comune a diversi titoli e gestiti complessivamente possono essere iscritti complessivamente nei conti di bilancio in base alla classificazione sommaria per natura di cui all’articolo 25.
Le spese corrispondenti sono iscritte nelle linee di bilancio di ciascun titolo secondo la medesima ripartizione degli stanziamenti.
Articolo 284
Garanzie locative
(Articolo 201 del regolamento finanziario)
Le garanzie locative offerte dalle istituzioni assumono la forma di una garanzia bancaria o di un deposito su un conto bancario bloccato a nome dell’istituzione e del locatore e sono costituite in euro, salvo casi debitamente motivati.
Tuttavia, se per le locazioni in paesi terzi non fosse possibile avvalersi di una di tali forme di garanzia locativa, l’ordinatore responsabile può accettare di fornire altre forme di garanzia, purché esse assicurino un’equivalente tutela degli interessi finanziari dell’Unione.
Articolo 285
Anticipi al personale e ai membri delle istituzioni
(Articolo 201 del regolamento finanziario)
Possono essere versati, conformemente allo statuto, anticipi al personale e ai membri delle istituzioni.
Articolo 286
Operazioni immobiliari
(Articolo 203 del regolamento finanziario)
1. La spesa di cui all’articolo 203, paragrafo 3, lettera a), del regolamento finanziario comprende i costi di sistemazione degli edifici ma non le spese.
2. La procedura di informazione tempestiva prevista all’articolo 203, paragrafo 4, del regolamento finanziario e la procedura di approvazione preventiva prevista all’articolo 203, paragrafo 5, del regolamento finanziario non si applicano all’acquisizione di terreni a titolo gratuito o per un importo simbolico.
3. Le procedure di informazione tempestiva e di approvazione preventiva previste all’articolo 203, paragrafi da 3 a 7, del regolamento finanziario non si applicano agli edifici residenziali. Il Parlamento europeo e il Consiglio possono chiedere all’istituzione responsabile di trasmettere informazioni relative agli edifici residenziali.
4. In circostanze politiche eccezionali o urgenti le informazioni tempestive di cui all’articolo 203, paragrafo 4, del regolamento finanziario relative ai progetti immobiliari concernenti delegazioni dell’Unione o uffici ubicati in paesi terzi possono essere presentate unitamente al progetto immobiliare a norma dell’articolo 203, paragrafo 5, del regolamento finanziario. In tali casi le procedure di informazione tempestiva e di approvazione preventiva sono espletate quanto prima.
5. La procedura di approvazione preventiva a norma dell’articolo 203, paragrafi 5 e 6, del regolamento finanziario non si applica ai contratti preparatori o agli studi necessari per valutare i costi dettagliati e il finanziamento del progetto immobiliare.
6. Le soglie di 750 000 EUR o di 3 000 000 EUR di cui all’articolo 203, paragrafo 7, punti ii), iii) e iv), del regolamento finanziario comprendono i costi di sistemazione dell’edificio. Per i contratti di locazione e di usufrutto, tali soglie tengono conto dei costi di sistemazione dell’edificio ma non delle altre spese.
7. Un anno dopo l’entrata in vigore del regolamento finanziario, la Commissione riferisce in merito all’applicazione delle procedure previste all’articolo 203, paragrafi da 3 a 8, del regolamento finanziario.
TITOLO V
ESPERTI
Articolo 287
Esperti esterni retribuiti
(Articolo 204 del regolamento finanziario)
1. Per gli appalti di valore inferiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, si possono scegliere esperti esterni retribuiti, in base alla procedura di cui al paragrafo 2.
2. Un invito a manifestare interesse è pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea oppure, qualora sia necessario garantire ulteriore pubblicità presso i potenziali candidati, sul sito internet dell’istituzione interessata.
L’invito a manifestare interesse comprende una descrizione dei compiti, la loro durata e le condizioni di retribuzione fissate. Tali condizioni possono basarsi su prezzi unitari.
In esito all’invito a manifestare interesse viene redatto un elenco di esperti, che rimane valido per un periodo non superiore a cinque anni dalla sua pubblicazione o alla durata di un programma pluriennale attinente ai compiti.
3. Ogni persona fisica interessata può presentare la sua candidatura in qualsiasi momento nel corso del periodo di validità dell’elenco, a eccezione degli ultimi tre mesi. Non sono selezionate in qualità di esperti esterni retribuiti per svolgere i compiti di cui all’articolo 204 del regolamento finanziario le persone che si trovano in una delle situazioni di esclusione di cui agli articoli 106 e 107 del regolamento finanziario.
4. Tutte le comunicazioni con gli esperti selezionati, comprese la stipulazione dei contratti e ogni loro modificazione, possono avvenire tramite sistemi elettronici predisposti dall’istituzione.
Tali sistemi soddisfano i seguenti requisiti:
a)
l’accesso al sistema e ai documenti trasmessi tramite esso è riservato esclusivamente alle persone autorizzate;
b)
soltanto le persone autorizzate possono firmare per via elettronica o trasmettere un documento tramite il sistema;
c)
le persone autorizzate devono essere identificate nel sistema mediante procedure prestabilite;
d)
ora e data dell’operazione elettronica devono essere precisate;
e)
dev’essere mantenuta l’integrità dei documenti;
f)
dev’essere mantenuta la disponibilità dei documenti;
g)
se del caso, dev’essere mantenuta la riservatezza dei documenti;
h)
dev’essere assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
Ai dati inviati o ricevuti tramite siffatto sistema si applica la presunzione giuridica dell’integrità dei dati e dell’esattezza della data e dell’ora di invio o ricezione indicata dal sistema.
Un documento inviato o notificato tramite siffatto sistema è considerato equivalente a un documento cartaceo, è ammissibile come prova in un procedimento giudiziario, è considerato originale e a esso si applica la presunzione giuridica di autenticità e integrità, purché non contenga elementi dinamici in grado di modificarlo automaticamente.
La firma elettronica di cui al secondo comma, lettera b), ha effetto legale equivalente alla firma autografa.
5. L’elenco degli esperti e l’oggetto dei compiti sono pubblicati annualmente. La retribuzione è pubblicata qualora superi l’importo di 15 000 EUR per il compito svolto.
6. Il paragrafo 5 non si applica se tale pubblicazione rischia di minare i diritti e le libertà delle persone interessate tutelati dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea oppure di ledere gli interessi commerciali degli esperti.
PARTE TERZA
DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI
Articolo 288
Disposizioni transitorie
Gli articoli da 35 a 43 del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 continuano ad applicarsi agli impegni effettuati fino al 31 dicembre 2013. Gli articoli da 33 a 44 del presente regolamento si applicano esclusivamente agli impegni effettuati a decorrere dal 1o gennaio 2014.
Su decisione dell’ordinatore responsabile nel rispetto dei principi di parità di trattamento e trasparenza, il titolo VI della parte prima del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 può continuare ad applicarsi alle convenzioni di sovvenzione firmate e alle decisioni di sovvenzione notificate entro il 31 dicembre 2013 nel quadro di impegni globali effettuati nell’ambito del bilancio 2012 o di esercizi precedenti.
Articolo 289
Abrogazione
Il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 è abrogato.
I riferimenti fatti al regolamento abrogato s’intendono fatti al presente regolamento e vanno letti secondo la tavola di concordanza di cui all’allegato.
Articolo 290
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Esso si applica a decorrere dal 1o gennaio 2013.
Tuttavia, gli articoli da 216 a 226 si applicano a decorrere dal 1o gennaio 2014.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 29 ottobre 2012