RÅDETS FORORDNING (EU) 2015/496
af 17. marts 2015
om ændring af forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 for så vidt angår institutionernes deponering af historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 352,
under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen,
efter fremsendelse af udkast til lovgivningsmæssig retsakt til de nationale parlamenter,
under henvisning til godkendelse fra Europa-Parlamentet,
efter en særlig lovgivningsprocedure, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I overensstemmelse med Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (1) skal Unionens historiske arkivalier opbevares og så vidt muligt gøres tilgængelige for offentligheden efter udløbet af en frist på 30 år.
(2)
Forpligtelsen til at oprette historiske arkiver og så vidt muligt gøre dem tilgængelige for offentligheden gælder hver af de institutioner, der er nævnt i forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 (»institutionerne«) på de betingelser, der er fastsat deri.
(3)
I henhold til forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 kan hver institution opbevare sine historiske arkiver på det sted, hvor den finder det mest hensigtsmæssigt.
(4)
I 1984 besluttede Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen at deponere deres historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze, hvor de gøres tilgængelige for offentligheden. Med henblik herpå undertegnede De Europæiske Fællesskaber, repræsenteret ved Kommissionen, og EUI en aftale den 17. december 1984 (»aftalen om deponering«).
(5)
Siden har også Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Den Europæiske Revisionsret valgt at tilslutte sig deponeringsaftalen. Den Europæiske Investeringsbank deponerer sine historiske arkivalier hos EUI i henhold til en særskilt aftale med EUI, der blev undertegnet den 1. juli 2005, og i henhold til »regler for historiske arkiver«, som bankens direktion vedtog den 7. oktober 2005 (2).
(6)
Den italienske regering har permanent og vederlagsfrit stillet egnede lokaliteter til rådighed for EUI, således at det sikres, at de deponerede arkivalier opbevares og beskyttes i overensstemmelse med anerkendte internationale standarder, og således at arkivalierne kan konsulteres på stedet.
(7)
Formålet med institutionernes deponering af historiske arkivalier hos EUI er at skabe én enkelt indgang til arkiverne, fremme anvendelsen af dem og styrke forskningen i den europæiske integrations og EU-institutionernes historie. EUI er et velanskrevet center for forskning og undervisning på universitetsniveau med fokus på Europa og europæisk integration. Det har næsten 30 års erfaring med drift af Unionens historiske arkiver, har hypermoderne deponerings- og forskningsfaciliteter, der er specielt opbygget, så disse arkivalier bevares og er tilgængelige, og er internationalt kendt som hjemsted for disse arkiver.
(8)
Fortsat deponering af institutionernes historiske arkivalier hos EUI bør inkorporeres i EU-lovgivningen for at afspejle EUI's rolle som institutionernes partner i driften af institutionernes historiske arkiver.
(9)
Denne forordning bør finde anvendelse på alle institutioner og bør ikke ændre deres ansvar for at gøre deres historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden eller ved den enkelte institutions ejendomsret til dem.
(10)
Den særlige karakter af Den Europæiske Unions Domstols og Den Europæiske Centralbanks opgaver berettiger deres fritagelse for forpligtelsen i denne forordning til at deponere deres historiske arkivalier hos EUI. Den Europæiske Unions Domstol og Den Europæiske Centralbank (ECB) kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis.
(11)
Institutionerne og EUI bør, når det er muligt, gøre de historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden i digitaliseret og digital form, så det bliver lettere at konsultere dem på internettet.
(12)
Personoplysninger i Unionens historiske arkivalier, der er deponeret hos EUI, bør behandles i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3).
(13)
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse blev hørt af Kommissionen i forbindelse med det lovgivningsforslag, der har ført til denne forordning, i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001, og afgav udtalelse herom den 10. oktober 2012 (4).
(14)
Der bør som led i en rammepartnerskabsaftale fastsættes nærmere bestemmelser om forvaltningen af de historiske arkivalier i EUI, herunder deponering, adgang og offentlig konsultation heraf, og om institutionernes og EUI's respektive roller og ansvarsområder.
(15)
Udgifterne til EUI's forvaltning af Unionens historiske arkiver bør finansieres over Unionens almindelige budget, og disse udgifter bør dækkes af alle de deponerende institutioner.
(16)
Forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 bør derfor ændres i overensstemmelse hermed -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
I forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 foretages følgende ændringer:
1)
Artikel 8 ændres således:
a)
Stk. 1 affattes således:
»1. Hver institution, bortset fra Den Europæiske Unions Domstol og Den Europæiske Centralbank (ECB), deponerer hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze de dokumenter, som indgår i dens historiske arkiver, og som den har gjort tilgængelige for offentligheden i overensstemmelse med denne forordning. Deponeringen foregår i overensstemmelse med bilaget.
Uanset første afsnit kan de deponerende institutioner på grund af retlige eller administrative forhold undlade at deponere visse originale dokumenter hos EUI. I så fald deponerer de en mikrofilmkopi eller en digital kopi af sådanne dokumenter.«
b)
Følgende stykker tilføjes:
»3. Den Europæiske Unions Domstol og ECB kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis.
4. De deponerende institutioner bevarer ejendomsretten til deres arkivalier, og de har forsat eneansvaret for sammensætningen af de dokumenter og filer, som deponeres eller på anden vis stilles til rådighed for EUI.
5. Deponeringen af institutionernes historiske arkivalier hos EUI berører ikke beskyttelsen af arkivalierne, jf. artikel 2 i protokol nr. 7 vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, som er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
6. EUI sikrer bevarelsen og beskyttelsen af de deponerede arkivalier. Bevarelsen og beskyttelsen skal overholde anerkendte internationale standarder for fysisk beskyttelse af arkivalier og skal som minimum overholde tekniske og sikkerhedsmæssige bestemmelser vedrørende bevarelse og drift af offentlige arkiver, der svarer til dem, der gælder i Italien. Derfor skal de deponerede dokumenter opbevares i dertil indrettede deponeringsfaciliteter.
7. EUI bærer det fulde ansvar for det personale, der skal forvalte Unionens historiske arkivalier, som er deponeret hos EUI. EUI påser, at det personale, der har til opgave at forvalte de historiske arkivalier, har de fornødne faglige kvalifikationer til at udføre arbejdet på dette område.
8. Hver af de deponerende institutioner har ret til at modtage oplysninger om EUI's drift af dets arkiver og til at besigtige de arkivalier, den har deponeret.
9. EUI gør de historiske arkivalier, den modtager i medfør af stk. 1 og 3, tilgængelige for offentligheden. Institutionerne kan også gøre en kopi af samme historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden.
10. Udgifterne til forvaltning af Unionens historiske arkiver finansieres via bidrag fra alle de deponerende institutioner til den relevante budgetpost, inden for rammerne af de årlige bevillinger, som budgetmyndigheden stiller til rådighed i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (5). Disse finansielle bidrag dækker ikke udgifter til tilrådighedsstillelse og indretning af de bygninger og deponeringsfaciliteter, der skal huse arkivalierne og arkivpersonalet.
Størrelsen af de bidrag, der er omhandlet i første afsnit, skal stå i et rimeligt forhold til størrelsen af de deponerende institutioners respektive stillingsfortegnelser. Hvert bidrag beregnes på ny, når yderligere institutioner begynder at deponere deres historiske arkivalier hos EUI, eller mindst hvert femte år.
11. EUI handler som registerfører i overensstemmelse med artikel 2 i forordning (EF) nr. 45/2001, efter instruks fra de deponerende institutioner. EUI behandler eventuelle personoplysninger i institutionernes historiske arkivalier i overensstemmelse med de garantier, der er fastsat i nævnte forordning.
12. Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse har fortsat beføjelse til at føre tilsyn med institutionerne for så vidt angår behandling af personoplysninger i de historiske arkivalier, der er deponeret hos EUI.
2)
Artikel 9 ændres således:
a)
Stk. 1 affattes således:
»1. Hver institution fastsætter interne gennemførelsesbestemmelser til denne forordning. De skal indeholde regler for opbevaring og videregivelse til offentligheden af historiske arkivalier og for beskyttelse af de deri indeholdte personoplysninger. Institutionerne gør så vidt muligt deres arkivalier elektronisk tilgængelige for offentligheden, herunder digitaliserede og oprindeligt digitale arkivalier, og gør det lettere at konsultere dem på internettet. De opbevarer også de dokumenter, som eksisterer i formater, der er tilpasset særlige behov (f.eks. Brailleskrift, magnaprint eller optagelser).«
b)
Følgende stykke tilføjes:
»3. Kommissionen indgår på vegne af de deponerende institutioner en rammepartnerskabsaftale med EUI. Rammepartnerskabsaftalen skal indeholde detaljerede bestemmelser om institutionernes og EUI's respektive roller og ansvarsområder i forbindelse med forvaltningen af EU's historiske arkivalier, herunder deponering, opbevaring, adgang og offentlig konsultation heraf.«
3)
Teksten i bilaget tilføjes som bilag til forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83.
Artikel 2
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 17. marts 2015.
NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.