KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1042/2014
af 25. juli 2014
om supplerende bestemmelser til forordning (EU) nr. 514/2014 med hensyn til udpegelsen af de ansvarlige myndigheder og disses forvaltnings- og kontrolopgaver og med hensyn til revisionsmyndighedernes status og forpligtelser
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 514/2014 af 16. april 2014 om almindelige bestemmelser om Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og om instrumentet for finansiel støtte til politisamarbejde, forebyggelse og bekæmpelse af kriminalitet samt krisestyring (1), særlig artikel 26, stk. 4, og artikel 29, stk. 1, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
For at sikre kontinuiteten i gennemførelsen af de tidligere fonde, der var omfattet af rammen for det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme 2007-2013, og særforordningerne, der var omfattet af rammeprogrammet for 2014-2020, er forordning (EU) nr. 514/2014 i vid udstrækning udformet efter de regler, der gjaldt for tidligere fonde, men under hensyntagen til de ændringer i den delte forvaltning, som Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (2) medførte.
(2)
For at sikre, at de organer, der skal gennemføre de nationale programmer, har kapacitet til effektivt at udføre deres opgaver i overensstemmelse med de mål og prioriteringer, der er fastsat i de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014, bør der fastsættes regler for udpegelsen af disse organer, tilsynet med deres udpegelse og om nødvendigt ophævelse af udpegelsen.
(3)
For at sikre, at omfanget af deres ansvarsområde sætter dem i stand til at gennemføre det nationale program, er det nødvendigt at fastsætte regler, der definerer de ansvarlige myndigheders forvaltnings- og kontrolopgaver, navnlig betingelserne for uddelegering eller udlicitering af nogle af deres opgaver.
(4)
Proceduren for udvælgelse af projekter og tildeling af EU-støtte inden for rammerne af de nationale programmer bør overholde principperne om gennemsigtighed, forbud mod forskelsbehandling og ligebehandling. Der bør derfor fastsættes betingelser for medlemsstaternes gennemførelse af foranstaltninger inden for rammerne af de nationale programmer, navnlig med henblik på fastlæggelse af de omstændigheder, hvorunder den ansvarlige myndighed kan gennemføre projekter direkte.
(5)
I alle medlemsstater bør revisionerne være effektive, have et passende omfang og gennemføres i overensstemmelse med de internationale revisionsstandarder. Med henblik herpå bør revisionsmyndighedernes status og revisionsstandarder defineres klart.
(6)
For at sikre, at revisionsmyndighedernes revisionsaktiviteter sætter dem i stand til at understøtte deres revisionserklæringer, bør der defineres forskellige former for revisionsaktiviteter.
(7)
Det er vigtigt, at resultaterne af revisionsmyndighedens aktiviteter meddeles den udpegende myndighed og Europa-Kommissionen i tide og på hensigtsmæssig vis. Det er navnlig vigtigt, at forvaltningserklæringen og det årlige sammendrag af de endelige revisionsberetninger og de gennemførte kontroller, der fremsendes som en del af den årlige ansøgning om støtteudbetaling, tydeligt afspejler resultaterne af revisionsmyndighedens arbejde og konklusioner. Revisionsmyndigheden bør derfor som led i sit revisionsarbejde sikre, at disse dokumenter indeholder relevante oplysninger om dens revisionsaktiviteter.
(8)
For at sikre en øjeblikkelig anvendelse af bestemmelserne i denne forordning og ikke forsinke godkendelsen og gennemførelsen af de nationale programmer bør forordningen træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
(9)
Det Forenede Kongerige og Irland er bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 og er følgelig bundet af nærværende forordning
(10)
Danmark er ikke bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 eller nærværende forordning -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL I
GENERELLE BESTEMMELSER
Artikel 1
Definitioner
Ved anvendelsen af denne forordning gælder definitionerne i forordning (EU) nr. 514/2014. Derudover forstås der ved:
a) »udpegende myndighed«: medlemsstatens myndighed på ministerplan, jf. artikel 26, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, som udpeger den ansvarlige myndighed
b) »kompetente myndigheder«: den ansvarlige myndighed, revisionsmyndigheden og eventuelt den delegerede myndighed, der er omhandlet i artikel 25, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014
c) »SFC2014«: det elektroniske dataudvekslingssystem, der oprettes ved artikel 2 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 802/2014 (3)
d) »støtteaftale«: en aftale eller et tilsvarende retligt instrument, på grundlag af hvilket den ansvarlige myndighed yder støtte til støttemodtageren med henblik på gennemførelsen af et projekt inden for rammerne af det nationale program.
KAPITEL II
DEN ANSVARLIGE MYNDIGHED
AFDELING I
Udpegelse af den ansvarlige myndighed
Artikel 2
Kriterier og procedure for udpegelsen af den ansvarlige myndighed
1. Det organ, der skal udpeges som ansvarlig myndighed, skal have en administrativ organisation og et system for intern kontrol, der opfylder kriterierne i bilaget til denne forordning (»udpegelseskriterier«). Udpegelseskriterierne vedrører:
a)
interne forhold
b)
kontrolaktiviteter
c)
interne oplysninger og kommunikation
d)
internt tilsyn og rapportering.
Medlemsstaterne kan fastsætte yderligere udpegelseskriterier for at tage hensyn til den ansvarlige myndigheds størrelse, opgaver og andre kendetegn.
2. Det revisionsorgan, der er omhandlet i artikel 26, stk. 3, i forordning (EU) nr. 514/2014 vurderer, om den fremtidige ansvarlige myndighed opfylder udpegelseskriterierne i bilaget og dokumenterer sine revisionsresultater, -konklusioner og -erklæringer i en revisionsberetning, der sendes til den udpegende myndighed.
3. Hvis den udpegende myndighed ikke finder, at den fremtidige ansvarlige myndighed opfylder udpegelseskriterierne, giver den dette organ særlige instrukser til, hvordan den kan afhjælpe dette problem, og en frist for opfyldelsen af kriterierne, inden den kan udpeges som ansvarlig myndighed.
Indtil dette problem er afhjulpet, kan organet foreløbigt blive udpeget som ansvarlig myndighed i op til højst 12 måneder. Længden af denne foreløbige periode skal stå i et rimeligt forhold til omfanget af kriterier, der ikke opfyldes.
4. Ved udpegelsen af den ansvarlige myndighed underretter medlemsstaten straks Kommissionen via SFC2014. Sammen med denne underretning sender medlemsstaten dokumentation, hvoraf følgende fremgår:
a)
fordelingen af de vigtigste ansvarsområder mellem den ansvarlige myndigheds organisatoriske enheder
b)
myndighedens forhold til delegerede myndigheder, aktiviteter, der skal uddelegeres, og de vigtigste procedurer for kontrol med disse delegerede aktiviteter, hvis det er relevant
c)
en sammenfatning af de vigtigste procedurer for behandling af finansielle fordringer fra støttemodtagerne og for godkendelse og registrering af udgifter.
Artikel 3
Tilsyn med den ansvarlige myndighed og revurdering af udpegelsen
1. Den udpegende myndighed fører tilsyn med den ansvarlige myndighed, navnlig på grundlag af de oplysninger, der er omhandlet i denne forordnings artikel 14, stk. 2, og følger op på de mangler, der konstateres.
2. Medlemsstaterne sikrer, at oplysninger om, at den ansvarlige myndighed ikke længere opfylder udpegelseskriterierne, straks sendes til den udpegende myndighed.
3. Hvis den ansvarlige myndighed ikke længere fuldt ud opfylder udpegelseskriterierne, eller dens system for intern kontrol er så mangelfuldt, at det svækker dens mulighed for at udføre sine opgaver, fastsætter den udpegende myndighed en prøveperiode for den ansvarlige myndighed. I så tilfælde forelægger den udpegende myndighed en afhjælpningsplan for den ansvarlige myndighed, som skal gennemføres inden en frist, der står i et rimeligt forhold til omfanget af den manglende opfyldelse af udpegelseskriterierne eller manglerne. Denne periode må ikke være på over 12 måneder at regne fra starten af prøveperioden.
4. Den udpegende myndighed underretter straks Kommissionen om enhver afhjælpningsplan, der udarbejdes i medfør af stk. 3, og holder Kommissionen orienteret om, hvor langt man er nået med gennemførelsen heraf.
5. Hvis udpegelsen af den ansvarlige myndighed bringes til ophør, udpeger den udpegende myndighed straks en anden ansvarlig myndighed, jf. artikel 26 i forordning (EU) nr. 514/2014 og nærværende forordnings artikel 2, for at sikre, at udbetalingerne til støttemodtagerne ikke ophører.
6. Hvis Kommissionen konstaterer, at en medlemsstat ikke har opfyldt sin forpligtelse til at udarbejde en afhjælpningsplan, jf. stk. 3, eller at den ansvarlige myndighed bibeholder sin udpegelse, selv om den ikke har gennemført afhjælpningsplanen inden for den fastsatte frist, sørger Kommissionen for at afhjælpe alle resterende mangler ved anvendelse af den efterprøvende regnskabsafslutning, jf. artikel 47 i forordning (EU) nr. 514/2014.
AFDELING II
Den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolopgaver
Artikel 4
Den ansvarlige myndigheds opgaver
Den ansvarlige myndighed forvalter og gennemfører det nationale program i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning. Den:
a)
hører partnerne i henhold til artikel 12, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014
b)
sikrer, at det overvågningsudvalg, der er omhandlet i artikel 12, stk. 4, i forordning (EU) nr. 514/2014, fungerer efter hensigten
c)
forelægger Kommissionen et forslag til det nationale program, der er omhandlet i artikel 14 i forordning (EU) nr. 514/2014, og alle ændringer heraf ved brug af SFC2014
d)
definerer og fastsætter støtteberettigelsesreglerne for projekter og projektomkostninger for alle aktiviteter for derved at sikre ligebehandling og undgå interessekonflikter, jf. principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning
e)
tilrettelægger og offentliggør indkaldelser af bud og forslag samt tilrettelægger og offentliggør den deraf følgende udvælgelse af og tildeling af støtte til projekter, der skal finansieres inden for rammerne af det nationale program, jf. anvendelsesområdet og målene for de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014 og kriterierne i nærværende forordnings artikel 9
f)
sikrer, at der findes systemer til indsamling af de data, der kræves for at give meddelelse om fælles og programspecifikke indikatorer til Kommissionen samt andre data om gennemførelsen af programmet og projekterne
g)
modtager betalinger fra Kommissionen og foretager udbetalinger til støttemodtagerne
h)
sikrer, at der er sammenhæng og komplementaritet mellem samfinansieringen inden for rammerne af særforordningerne og andre relevante finansielle instrumenter på nationalt plan og på EU-plan
i)
overvåger projekterne og kontrollerer, at de udgifter, der er anmeldt i forbindelse med projekter, rent faktisk også er afholdt og er i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler
j)
sørger for, at der er et system til elektronisk registrering og lagring af regnskabsdata for hvert projekt, der er omfattet af det nationale program, og at de gennemførelsesdata, som er nødvendige for den økonomiske forvaltning, overvågningen, kontrollen og evalueringen, indsamles
k)
sikrer, at støttemodtagerne og andre organer, der er involveret i gennemførelsen af projekter, der finansieres inden for rammerne af det nationale program, anvender enten et særskilt regnskabssystem eller hensigtsmæssige regnskabskoder for alle transaktioner i forbindelse med projektet, jf. dog de nationale regnskabsregler
l)
sikrer, at evalueringerne af det nationale program, jf. artikel 56 og artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, gennemføres inden for de relevante frister
m)
sikrer, at de uafhængige evalueringseksperter modtager alle nødvendige oplysninger om forvaltningen af det nationale program med henblik på at gennemføre den evaluering, der er omhandlet i artikel 56 og artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014
n)
indfører procedurer, der sikrer, at alle dokumenter vedrørende udgifter, beslutninger og kontrolaktiviteter har et tilstrækkeligt revisionsspor og overholder de af Kommissionens gennemførelsesforordninger, der er vedtaget med hjemmel i artikel 27, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014
o)
sikrer, at den uafhængige revisionsmyndighed modtager alle nødvendige oplysninger om forvaltningen og de anvendte kontrolprocedurer samt de udgifter, der er finansieret inden for rammerne af særforordningerne, med henblik på at gennemføre den revision, der er omhandlet i artikel 29 i forordning (EU) nr. 514/2014
p)
udarbejder de gennemførelsesrapporter, der er omhandlet i artikel 54 i forordning (EU) nr. 514/2014, og de evalueringsrapporter, der er omhandlet i artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, og fremlægger dem for Kommissionen ved brug af SFC2014
q)
udarbejder anmodningerne om betaling, jf. artikel 44 i forordning (EU) nr. 514/2014, og fremlægger dem for Kommissionen ved brug af SFC2014
r)
gennemfører oplysnings- og PR-aktiviteter og videreformidler resultaterne af programmet, jf. artikel 53 i forordning (EU) nr. 514/2014
s)
foretager administrativ kontrol og kontrol på stedet, jf. artikel 27 i forordning (EU) nr. 514/2014
t)
samarbejder med Kommissionen og de ansvarlige myndigheder i de andre medlemsstater
u)
reagerer på revisionsmyndighedens revisionsresultater enten ved at afhjælpe de konstaterede mangler, eller hvis revisionsmyndighedens revisionsresultater ikke accepteres, ved at fremlægge en detaljeret begrundelse.
Artikel 5
Delegeret myndighed
1. Den ansvarlige myndighed kan uddelegere nogle eller alle sine opgaver til en delegeret myndighed, jf. artikel 25, stk. 1, litra c), i forordning (EU) nr. 514/2014. Enhver uddelegering af opgaver skal ske under overholdelse af principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning og sikre overholdelsen af princippet om forbud mod forskelsbehandling og synligheden af EU-finansieringen. De uddelegerede opgaver må ikke give anledning til interessekonflikter.
2. Omfanget af de opgaver, den ansvarlige myndighed uddelegerer til den delegerede myndighed, og de detaljerede procedurer for udførelsen af disse skal fastsættes i et dokument, der undertegnes af den ansvarlige myndighed og den delegerede myndighed. I dokumentet om uddelegering skal som et minimum nævnes:
a)
den relevante særforordning
b)
de(n) opgave(r), der uddelegeres til den delegerede myndighed
c)
den delegerede myndigheds forpligtelse til at kontrollere, at støttemodtagerne overholder EU-reglerne og de nationale regler
d)
den delegerede myndigheds pligt til at indføre og fastholde en organisationsstruktur og et forvaltnings- og kontrolsystem, der passer til dens opgaver
e)
de oplysninger og bilag, som den delegerede myndighed skal forelægge den ansvarlige myndighed, og de frister, der skal overholdes
f)
den ansvarlige myndigheds mekanisme for overvågning af den delegerede myndighed.
3. I henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014 må kommunikationen med Kommissionen ikke uddelegeres. Den delegerede myndighed kommunikerer med Kommissionen gennem den ansvarlige myndighed.
4. Hvis den delegerede myndighed ikke er en offentlig forvaltning eller et privat organ, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, der er omfattet af national lovgivning, uddelegerer den ansvarlige myndighed ikke gennemførelsesbeføjelser til den, som indebærer en betydelig skønsmargen, der vil kunne afspejle overvejelser af politisk art.
5. Den ansvarlige myndighed er fortsat ansvarlig for de opgaver, den har uddelegeret. Den ansvarlige myndighed gennemgår regelmæssigt de uddelegerede opgaver for at få bekræftet, at det udførte arbejde er tilfredsstillende og i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler.
6. Hvad angår uddelegerede opgaver, finder denne forordning tilsvarende anvendelse på den delegerede myndighed.
Artikel 6
Udlicitering af opgaver
Den ansvarlige myndighed kan udlicitere nogle af sine opgaver. Den er dog fortsat ansvarlig for dem.
Den ansvarlige myndighed gennemgår regelmæssigt de uddelegerede opgaver for at få bekræftet, at det udførte arbejde er tilfredsstillende og i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler.
AFDELING III
Den ansvarlige myndigheds forpligtelser med hensyn til offentlig indgriben
Artikel 7
Den ansvarlige myndigheds rolle som tildelende myndighed
1. Som hovedregel tildeler den ansvarlige myndighed støtte til projekter inden for rammerne af det nationale program på grundlag af offentlige indkaldelser af forslag.
2. Den ansvarlige myndighed kan tildele støtte til projekter på grundlag af en begrænset indkaldelse af forslag.
Begrænsede indkaldelser af forslag er kun åbne for udvalgte organisationer som følge af projektets særlige art eller den tekniske eller administrative kompetence hos de organer, der opfordres til at indsende forslag.
Begrundelsen for at anvende en begrænset indkaldelse af forslag skal fremgå af indkaldelsen af forslag.
3. Den ansvarlige myndighed kan tildele støtte uden indkaldelse af forslag, hvis projektets særlige art eller den tekniske eller administrative kompetence hos de relevante organer ikke levner andre muligheder, f.eks. i tilfælde af et retligt eller egentligt monopol.
Begrundelsen for at anvende en begrænset indkaldelse af forslag skal fastsættes i afgørelsen om tildeling af støtte.
4. I behørigt begrundede tilfælde, herunder fortsættelse af flerårige projekter, der blev udvalgt ved en tidligere indkaldelse af forslag, eller i hastende situationer kan støtten tildeles uden indkaldelse af forslag.
Begrundelsen for, at støtten blev tildelt uden en indkaldelse af forslag, skal fremgå af afgørelsen om tildeling af støtte.
5. Hvis den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan, kan hverken den ansvarlige myndighed eller nogen delegeret myndighed modtage støtte, der tildeles i henhold til denne artikel.
6. Den ansvarlige myndighed beslutter, hvem der tildeler støtte, og sikrer, at der ikke opstår interessekonflikter, navnlig når ansøgerne er nationale organer.
Artikel 8
Betingelser, hvorunder den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan
1. På grund af de administrative beføjelser eller den tekniske ekspertise eller fordi projektets karakteristika såsom et retligt monopol eller sikkerhedskravene ikke levner andre muligheder for at gennemføre projektet, kan den ansvarlige myndighed beslutte at gennemføre projektet direkte, enten alene eller sammen med andre nationale myndigheder. I så tilfælde er den ansvarlige myndighed støttemodtager.
2. Den ansvarlige myndigheds begrundelse for at fungere som gennemførelsesorgan og udvælge tilknyttede nationale myndigheder som beskrevet i stk. 1, skal meddeles Kommissionen i den årlige gennemførelsesrapport, der er omhandlet i artikel 54 i forordning (EU) nr. 514/2014.
3. Ved gennemførelsen af projekter som gennemførelsesorgan overholder den ansvarlige myndighed princippet om økonomisk fordelagtighed og forebygger interessekonflikter.
4. Den administrative afgørelse om at samfinansiere et projekt inden for rammerne af det nationale program skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at overvåge gennemførelsen af samfinansierede produkter og tjenesteydelser og foranstaltninger til kontrol af de udgifter, der er afholdt.
5. Hvis det er sandsynligt, at den ansvarlige myndighed regelmæssigt fungerer som gennemførelsesorgan:
a)
må den ansvarlige myndighed og revisionsmyndigheden ikke være en del af samme organ, medmindre revisionsmyndigheden rapporterer til et eksternt organ og dens revisionsmæssige uafhængighed er garanteret
b)
må den ansvarlige myndigheds opgaver som fastsat i artikel 4 ikke blive påvirket.
Artikel 9
Udvælgelses- og tildelingsprocedure
1. De indkaldelser af forslag, der er omhandlet i artikel 7, stk. 1, offentliggøres på en sådan måde, at det sikres, at alle kan deltage i proceduren, og at potentielle støttemodtagere informeres herom på passende vis. Alle væsentlige ændringer af indkaldelserne skal offentliggøres på samme måde.
I de indkaldelser af forslag, der er omhandlet i artikel 7, stk. 1 og 2, skal følgende specificeres:
a)
formålet
b)
udvælgelses- og tildelingskriterierne
c)
retningslinjerne for EU-støtte og eventuelt national støtte, herunder muligheden for at anmode om en øget samfinansieringssats, hvis det er relevant, jf. artikel 16, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014
d)
retningslinjerne og fristen for indsendelse af forslag
e)
reglerne for udgifternes støtteberettigelse
f)
projektets varighed og
g)
finansielle og andre oplysninger, der skal opbevares og gives meddelelse om.
2. Inden der træffes afgørelse om tildeling af støtte, skal den ansvarlige myndighed sikre sig, at projektets støttemodtagere er i stand til at opfylde udvælgelses- og støttetildelingskriterierne.
3. Den ansvarlige myndighed fastsætter procedurerne for modtagelse af forslag. Den foretager på gennemsigtig vis og uden at gøre forskel en formel, teknisk og budgetmæssig analyse og kvalitativ vurdering af forslagene ved anvendelse af de kriterier, der er fastsat i indkaldelsen af forslag. Den ansvarlige myndighed giver en skriftlig begrundelse for ikke at godtage de øvrige forslag.
4. Af afgørelsen om tildeling af støtte skal mindst fremgå støttemodtagernes navn, de vigtigste detaljer om projektet og dets operationelle mål, maksimumsstørrelsen af EU's bidrag og maksimumssatsen for samfinansieringen af de støtteberettigede udgifter.
5. Den ansvarlige myndighed informerer alle ansøgere skriftligt om sin afgørelse. Under henvisning til udvælgelses- og støttetildelingskriterierne begrunder den over for ansøgere, der ikke kom i betragtning, hvorfor deres forslag ikke opfyldt kriterierne.
Artikel 10
Dokumenter, hvorved støtten formaliseres, når den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan
1. I de tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan, fastsætter den projektforvaltningsprocedurer, der mindst indeholder følgende krav:
a)
undertegnelse af støtteaftaler med støttemodtagerne og
b)
overvågning af støtteaftalerne, herunder ændringer heraf, ved hjælp af forvaltningstekniske midler såsom brevudvekslinger eller skriftlige rapporter.
2. Støtteaftalen skal indeholde eller angive følgende:
a)
maksimumsstørrelsen af EU-bidraget
b)
maksimumsprocentsatsen for EU-bidraget i overensstemmelse med den relevante særforordning
c)
en detaljeret beskrivelse og tidsplan for projektet
d)
alle større opgaver, som støttemodtageren har til hensigt at udlicitere til tredjeparter, hvis det er relevant, samt de dermed forbundne omkostninger
e)
det aftalte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet, herunder udgifter og indtægter, i overensstemmelse med de fastsatte regler for støtteberettigelsen
f)
metoden til beregning af størrelsen af EU-bidraget ved projektets afslutning
g)
en tidsplan og gennemførelsesbestemmelserne i aftalen, herunder bestemmelser om rapporteringsforpligtelser, ændringer af aftalen og opsigelse af aftalen
h)
projektets operationelle mål, herunder de kvantificerede mål og indikatorer, der skal gives meddelelse om
i)
bestemmelser om, at støttemodtagerne i tide skal indsamle de fornødne oplysninger for de fælles indikatorer, der er fastsat i særforordningen, samt andre programspecifikke indikatorer og meddele disse data mindst én gang om året
j)
definition af de støtteberettigede omkostninger, herunder en beskrivelse af metoden til at fastslå enhedsomkostningerne, de faste beløb og takstfinansiering
k)
regnskabskravene og betingelserne vedrørende udbetaling af støtten
l)
betingelserne vedrørende revisionsspor
m)
bestemmelserne vedrørende databeskyttelse
n)
bestemmelserne vedrørende PR.
3. Som hovedregel skal støtteaftalen undertegnes, inden de projektaktiviteter, der vedrører det nationale program, indledes.
4. I støtteaftalen skal det udtrykkeligt fastsættes, at Kommissionen eller dens repræsentanter og Revisionsretten har revisionsbeføjelser over for alle støttemodtagere, kontrahenter og underkontrahenter, der modtager EU-støtte inden for rammerne af det nationale program, og at de udøver disse beføjelser på grundlag af dokumenter og kontrol på stedet.
Artikel 11
Dokumenter, hvorved støtten formaliseres, når den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan
1. I de tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan, fastsætter den projektforvaltningsprocedurer, hvori der mindst skal kræves følgende:
a)
formalisering af en administrativ afgørelse om samfinansiering af projekter
b)
overvågning af de administrative afgørelser og ændringer heraf, ved hjælp af forvaltningstekniske midler såsom brevudvekslinger eller skriftlige rapporter.
2. Den administrative afgørelse skal indeholde eller angive følgende:
a)
maksimumsstørrelsen af EU-bidraget
b)
maksimumsprocentsatsen for EU-bidraget i overensstemmelse med den relevante særforordning
c)
en detaljeret beskrivelse og tidsplan for projektet
d)
alle større opgaver, som støttemodtageren har til hensigt at udlicitere til tredjeparter, hvis det er relevant, samt de dermed forbundne omkostninger
e)
det aftalte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet, herunder udgifter og indtægter, i overensstemmelse med de fastsatte regler for støtteberettigelsen
f)
metoden til beregning af størrelsen af EU-bidraget ved projektets afslutning
g)
projektets operationelle mål, herunder de kvantificerede mål og indikatorer, der skal anvendes
h)
bestemmelser om, at den ansvarlige myndighed skal indsamle de krævede data til de fælles indikatorer, der er fastsat i særforordningen, samt andre programspecifikke indikatorer og meddele disse data mindst én gang om året
i)
definition af de støtteberettigede omkostninger, herunder en beskrivelse af metoden til at fastslå enhedsomkostningerne, de faste beløb og takstfinansiering
j)
regnskabskravene og betingelserne vedrørende udbetaling af støtten
k)
betingelserne vedrørende revisionsspor
l)
bestemmelserne vedrørende databeskyttelse
m)
bestemmelserne vedrørende PR.
3. Som hovedregel skal den administrative afgørelse træffes, inden de projektaktiviteter, der vedrører det nationale program, indledes.
4. I den administrative afgørelse skal det udtrykkeligt fastsættes, at Kommissionen eller dens repræsentanter og Revisionsretten har revisionsbeføjelser over for alle støttemodtagere, kontrahenter og underkontrahenter, der modtager EU-støtte inden for rammerne af det nationale program, og at de udøver disse beføjelser på grundlag af dokumenter og kontrol på stedet.
KAPITEL III
REVISIONSMYNDIGHEDENS STATUS OG REVISIONSFORPLIGTELSER
Artikel 12
Revisionsmyndighedens status
1. Revisionsmyndigheden fungerer uafhængigt af den ansvarlige myndighed, jf. artikel 59, stk. 5, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og artikel 25, stk. 1, litra b), i forordning (EU) nr. 514/2014. Revisionsmyndigheden anses for funktionelt uafhængig, når der ikke består noget direkte over- og underordnelsesforhold mellem den og den ansvarlige myndighed, og revisionsmyndigheden selvstændigt afgiver sine udtalelser og erklæringer.
2. Al revisionsarbejde skal udføres i overensstemmelse med internationalt accepterede revisionsstandarder.
Artikel 13
Udlicitering af revisionsarbejde
Revisionsmyndigheden kan udlicitere en del af revisionsarbejdet til et andet revisionsorgan, forudsat at dette organ fungerer uafhængigt af den ansvarlige myndighed. Revisionsmyndigheden er fortsat ansvarlig for de opgaver, den har udliciteret.
Udliciteret revisionsarbejde skal udføres i henhold til de internationalt accepterede revisionsstandarder og under revisionsmyndighedens nøje overvågning og tilsyn.
Artikel 14
Revisioner
1. For at kunne afgive den udtalelse, der er omhandlet i artikel 59, stk. 5, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, foretager revisionsmyndigheden systemrevisioner og finansielle revisioner.
2. Ved systemrevisionerne kontrolleres det, om den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolsystemer har fungeret effektivt, således at der er rimelig sikkerhed for, at de udgifter, der er medtaget i årsregnskaberne, er lovlige og formelt rigtige.På grundlag af disse revisioner afgør revisionsmyndigheden, om den ansvarlige myndighed fortsat overholder udpegelseskriterierne, jf. bilaget.
3. Finansielle revisioner udføres for at opnå rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af de udgifter, den ansvarlige myndighed har anmeldt.
For at kunne konkludere, om regnskaberne giver et retvisende billede, kontrollerer revisionsmyndigheden, at alle elementer af de udgifter, som den ansvarlige myndighed har betalt, og det offentlige bidrag, den har modtaget og opført i regnskaberne i regnskabsåret, er registreret korrekt i regnskabssystemet og svarer til de supplerende regnskabsdokumenter, som den ansvarlige myndighed opbevarer. På grundlag af disse regnskaber foretager revisionsmyndigheden navnlig følgende:
a)
kontrollerer, at den samlede størrelse af de støtteberettigede udgifter, der er anmeldt i anmodningen om udbetaling af den årlige saldo, og som er forelagt Kommissionen, svarer til udgifterne i den ansvarlige myndigheds regnskaber, og hvis der er forskelle, at der er givet passende forklaringer i regnskaberne for beløbsforskellene
b)
kontrollerer, at de beløb, som er trukket tilbage og inddrevet, de beløb, der skal inddrives, og de beløb, der ikke har kunnet inddrives ved regnskabsårets udgang, svarer til de beløb, der er opført i den ansvarlige myndigheds regnskabssystem og understøttes af den ansvarlige myndigheds dokumenterede beslutninger
c)
sikrer, at den ansvarlige myndighed har udført den administrative kontrol og kontrollen på stedet, jf. artikel 27 i forordning (EU) nr. 514/2014.
Den i litra a), b) og c) omhandlede kontrol kan foretages som stikprøvekontrol.
4. Revisionsmyndigheden gentager som en del af sin systemrevision og finansielle revision nogle af de administrative kontroller eller kontroller på stedet, som den ansvarlige myndighed udførte. Revisionsmyndigheden beslutter på grundlag af sin risikovurdering, i hvilket omfang revisionsarbejdet skal gentages.
5. Hvis revisionsmyndighedens systemrevision eller finansielle revision viser, at der er betydelige mangler, hvad angår effektiviteten af den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolsystemer, foretager den følgende:
a)
vurderer de finansielle og driftsmæssige virkninger af disse mangler
b)
fremsætter passende henstillinger til den ansvarlige myndighed om afhjælpende og forebyggende foranstaltninger
c)
overvåger den ansvarlige myndigheds gennemførelse af disse foranstaltninger og vurderer, om der findes en handlingsplan for at sikre, at forvaltnings- og kontrolsystemerne kommer til at fungere effektivt igen.
6. Revisionsmyndigheden giver ved afslutningen af sine revisionsaktiviteter, jf. stk. 1, 2 og 3, meddelelse om sine resultater til den udpegende myndighed, herunder også om den ansvarlige myndighed efter dens mening fortsat opfylder udpegelseskriterierne.
7. Revisionsmyndigheden sikrer, at den ansvarlige myndighed på passende vis giver Europa-Kommissionen meddelelse om alle oplysninger vedrørende dens revisionsaktiviteter, jf. stk. 1, 2 og 3.
KAPITEL IV
AFSLUTTENDE BESTEMMELSE
Artikel 15
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter dens offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaterne.
Udfærdiget i Bruxelles, den 25. juli 2014.
NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1042/2014
ze dne 25. července 2014,
kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 26 odst. 4 a čl. 29 odst. 1 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V zájmu zajištění kontinuity mezi čerpáním předchozích fondů v rámci obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ na období 2007-2013 a prováděním zvláštních nařízení podle rámce pro období 2014-2020 bylo nařízení (EU) č. 514/2014 z velké části vytvořeno podle pravidel platných pro předchozí fondy, avšak se zohledněním změn, které do sdíleného řízení zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
Aby se zajistilo, že subjekty provádějící národní programy jsou schopny plnit své úkoly účinně a v souladu s cíli a prioritami stanovenými ve zvláštních nařízeních uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014, měla by být stanovena pravidla pro jejich určování, dohled nad jejich určováním a v případě nezbytnosti pravidla pro zrušení určení.
(3)
Aby se zajistilo, že rozsah jejich povinností jim umožní provádět národní program, je nezbytné stanovit pravidla vymezující řídicí a kontrolní povinnosti odpovědných orgánů, zejména podmínky, za kterých mohou některé své úkoly svěřit nebo zadat externím dodavatelům.
(4)
Výběrové a zadávací řízení pro poskytnutí příspěvku Unie v rámci národních programů by mělo být v souladu se zásadami transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení. Je proto nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci národních programů realizovat akce, a především vymezit okolnosti, za nichž může realizovat akce přímo odpovědný orgán.
(5)
Ve všech členských státech by audity měly být účinné, měly by mít vhodný rozsah a měly by se provádět v souladu s mezinárodními auditorskými standardy. Za tímto účelem by mělo být jasně vymezeno postavení auditních orgánů a jejich auditorské standardy.
(6)
Aby se zajistilo, že výroky auditorů se budou opírat o kontrolní činnost, měly by být definovány různé druhy kontrolních činností.
(7)
Je důležité, aby byly výsledky činnosti auditního orgánu včas a odpovídajícím způsobem oznámeny orgánu, který provádí určení, a Evropské komisi. Zejména je důležité, aby výkaz o správě a řízení a každoroční souhrn závěrečných zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, které se předkládají jako součást každoroční žádosti o platbu, věrně odrážely výsledky práce a závěry auditního orgánu. Proto by měl auditní orgán v rámci své kontrolní činnosti zajistit, aby informace týkající se jeho kontrolní činnosti byly v těchto dokumentech dostatečným způsobem obsaženy.
(8)
Aby se umožnilo co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a nezpožďovalo schvalování a provádění národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.
(10)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice v nařízení (EU) č. 514/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„orgánem, který provádí určení,“ se rozumí orgán členského státu uvedený v čl. v čl. 26 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014, jenž určuje odpovědný orgán;
b)
„příslušnými orgány“ se rozumí odpovědný orgán, auditní orgán a případně pověřený orgán uvedený v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
„SFC2014“ se rozumí elektronický informační systém zavedený článkem 2 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 802/2014 (3);
d)
„grantovou dohodou“ se rozumí dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě odpovědný orgán poskytuje granty pro příjemce za účelem realizace nějaké akce v rámci národního programu.
KAPITOLA II
ODPOVĚDNÝ ORGÁN
ODDÍL I
Určení odpovědného orgánu
Článek 2
Kritéria a postup pro určení odpovědného orgánu
1. Orgán, jenž má být určen za odpovědný orgán, musí mít organizační uspořádání a systém vnitřní kontroly splňující kritéria stanovená v příloze tohoto nařízení (dále jen „kritéria pro určení“). Kritéria pro určení se týkají:
a)
vnitřního prostředí;
b)
kontrolní činnosti;
c)
vnitřních informací a vnitřní komunikace;
d)
vnitřního monitorování a podávání zpráv.
Členské státy mohou stanovit další kritéria pro určení s cílem zohlednit velikost, povinnosti a jiné charakteristiky odpovědného orgánu.
2. Auditní orgán uvedený v čl. 26 odst. 3 nařízení (EU) č. 514/2014 posoudí, zda budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení v příloze, a svá zjištění, závěry a výrok auditora zdokumentuje v auditní zprávě pro orgán, který provádí určení.
3. Pokud orgán, který provádí určení, není spokojen s tím, jak budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení, vydá tomuto orgánu konkrétní pokyny k nápravě nesouladu a stanoví lhůtu pro splnění kritérií, než bude moci být určen za odpovědný orgán.
Do splnění kritérií pro určení může být tento orgán prozatímně určen za odpovědný orgán na dobu nepřesahující 12 měsíců. Délka trvání tohoto prozatímního období musí být úměrná zjištěnému nesouladu.
4. Po určení odpovědného orgánu o tom členský stát neprodleně informuje Komisi prostřednictvím SFC2014. Spolu s tím členský stát předá dokumentaci obsahující:
a)
hlavní rozdělení povinností mezi organizačními útvary odpovědného orgánu;
b)
případně jeho vztahy s pověřenými orgány, činnosti, které mají být svěřeny, a hlavní postupy pro dohled nad těmito svěřenými činnostmi; a
c)
shrnutí hlavních postupů pro zpracování finančních pohledávek příjemců, schvalování a evidenci výdajů.
Článek 3
Dohled nad odpovědným orgánem a přezkum určení
1. Orgán, který provádí určení, dohlíží na odpovědný orgán, zejména na základě informací uvedených v čl. 14 odst. 2 tohoto nařízení, a sleduje nápravu všech zjištěných nedostatků.
2. Členské státy zajistí, aby informace o tom, že odpovědný orgán již nesplňuje kritéria pro určení, byly bez prodlení hlášeny orgánu, který provádí určení.
3. Pokud odpovědný orgán již plně nesplňuje kritéria pro určení nebo pokud jeho systém vnitřní kontroly je natolik nedostatečný, že to narušuje jeho schopnost plnit úkoly, orgán, který provádí určení, stanoví odpovědnému orgánu zkušební dobu. V takových případech orgán, který provádí určení, vypracuje pro odpovědný orgán plán nápravy, jenž musí být proveden ve lhůtě odpovídající závažnosti nesouladu nebo nedostatku. Tato lhůta nesmí být delší než 12 měsíců od začátku zkušební doby.
4. Orgán, který provádí určení, neprodleně uvědomí Komisi o plánu nápravy vypracovaném v souladu s odstavcem 3 a podává Komisi průběžné informace o jeho plnění.
5. Pokud je určení odpovědného orgánu zrušeno, orgán, který provádí určení, neprodleně určí jiný odpovědný orgán v souladu s článkem 26 nařízení (EU) č. 514/2014 a článkem 2 tohoto nařízení, aby se zajistilo, že platby příjemcům pokračují bez přerušení.
6. Pokud Komise zjistí, že členský stát nesplnil svou povinnost vypracovat plán nápravy podle odstavce 3 nebo že odpovědný orgán si zachoval své určení i bez splnění plánu nápravy ve stanovené lhůtě, Komise bude zbývající nedostatky řešit postupem schvalování souladu ve smyslu článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014.
ODDÍL II
Řídicí a kontrolní povinnosti odpovědného orgánu
Článek 4
Úkoly odpovědného orgánu
Odpovědný orgán řídí a provádí národní program v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Přitom:
a)
se radí s partnery v souladu s čl. 12 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
b)
zajišťuje řádné fungování monitorovacího výboru uvedeného v čl. 12 odst. 4 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
prostřednictvím SFC2014 předkládá Komisi návrh národního programu uvedeného v článku 14 nařízení (EU) č. 514/2014 a všechny jeho následné změny;
d)
v souladu se zásadami řádného finančního řízení definuje a stanoví pravidla způsobilosti pro akce a náklady všech činností, přičemž zajišťuje rovné zacházení a brání jakémukoliv střetu zájmů;
e)
organizuje a zveřejňuje nabídková řízení a výzvy k podávání návrhů, organizuje a zveřejňuje následný výběr a zadávání projektů financovaných v rámci národního programu v souladu s působností a cíli zvláštních nařízení uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 a s kritérii stanovenými v článku 9 tohoto nařízení;
f)
zajišťuje, aby byly zavedeny systémy pro sběr údajů, které jsou potřebné pro vykazování společných ukazatelů a ukazatelů specifických pro jednotlivé programy Komisi, spolu s dalšími údaji o realizaci daného programu a akcí;
g)
přijímá platby od Komise a vyplácí je příjemcům;
h)
zajišťuje soulad a doplňkovost mezi spolufinancováním podle zvláštních nařízení a podle jiných příslušných nástrojů členských států a Unie;
i)
sleduje akce a kontroluje, zda byly vykázané výdaje na akce skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s pravidly Unie a členských států;
j)
zajišťuje, aby byl zaveden systém elektronické evidence a ukládání účetních záznamů pro každou akci v rámci národního programu a aby byly shromažďovány údaje o realizaci akcí nezbytné pro finanční řízení, monitorování, kontrolu a hodnocení;
k)
aniž jsou dotčena vnitrostátní účetní pravidla, zajišťuje, aby příjemci a jiné orgány podílející se na realizaci akcí financovaných v rámci národního programu vedli buď samostatný účetní systém nebo používali vhodný účetní kód pro všechny transakce související s danou akcí;
l)
zajišťuje, aby se v příslušných lhůtách prováděla hodnocení národního programu uvedená v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
m)
zajišťuje, aby nezávislí hodnotitelé dostávali pro účely provádění hodnocení uvedeného v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a pro formulování hodnotícího stanoviska veškeré potřebné informace o řízení národního programu;
n)
stanoví postupy k zajištění toho, aby všechny doklady týkající se výdajů, rozhodnutí a kontrolních činností měly požadovanou auditní stopu a aby byly uchovávány v souladu s prováděcím nařízením Komise přijatém na základě čl. 27 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
o)
zajišťuje, aby auditní orgán dostával pro účely provádění auditů uvedených v článku 29 nařízení (EU) č. 514/2014 a formulování výroku auditora veškeré potřebné informace o používaných řídicích a kontrolních postupech a výdajích financovaných podle zvláštních nařízení;
p)
vypracovává zprávy o provádění uvedené v článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014 a hodnotící zprávy uvedené v čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá je Komisi prostřednictvím SFC2014;
q)
vypracovává žádost o platbu v souladu s článkem 44 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá ji Komisi prostřednictvím SFC2014;
r)
vykonává informační a propagační činnosti a šíří výsledky programu v souladu s článkem 53 nařízení (EU) č. 514/2014;
s)
provádí administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014;
t)
spolupracuje s Komisí a odpovědnými orgány v ostatních členských státech; a
u)
reaguje na závěry auditního orgánu buď tím, že se jimi zabývá, nebo, pokud zjištění auditního orgánu nejsou přijata, tím, že podá podrobné zdůvodnění.
Článek 5
Pověřený orgán
1. Odpovědný orgán může některé nebo všechny své úkoly svěřit pověřenému orgánu v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c) nařízení (EU) č. 514/2014. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení a musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a transparentnosti financování ze strany Unie. Svěřené úkoly nesmí způsobit střet zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy pro jejich plnění musí být stanoveny v dokumentu podepsaném odpovědným orgánem a pověřeným orgánem. V pověřovacím aktu musí být uvedeny alespoň tyto údaje:
a)
příslušné zvláštní nařízení;
b)
úkol svěřený/úkoly svěřené pověřenému orgánu;
c)
povinnost pověřeného orgánu ověřit si, zda příjemci splňují předpisy Unie a vnitrostátní předpisy;
d)
povinnost pověřeného orgánu vytvořit a udržovat organizační strukturu a systém řízení a kontroly vhodný pro jeho povinnosti;
e)
informace a podpůrné doklady, jež má pověřený orgán předložit odpovědnému orgánu, a lhůty, jež mají být dodrženy; a
f)
mechanismus odpovědného orgánu pro dohled nad pověřeným orgánem.
3. Podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 nelze svěřovat komunikaci s Komisí. Pověřený orgán komunikuje s Komisí prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgánem veřejné správy nebo soukromoprávním subjektem pověřeným výkonem veřejné služby, který se řídí vnitrostátním právem, odpovědný orgán mu nesmí svěřit své výkonné pravomoci, jež jsou spojeny s velkou mírou volného uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Odpovědný orgán odpovídá za úkoly, které svěřil. Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává svěřené úkoly, aby se ujistil, že odváděné výkony jsou uspokojivé a že jsou v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
6. Co se týče svěřených úkolů, toto nařízení se obdobně vztahuje na pověřený orgán.
Článek 6
Zadávání úkolů externím dodavatelům
Odpovědný orgán může zadat některé své úkoly externím dodavatelům. Nadále však za ně nese odpovědnost.
Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává externě zadávané úkoly, aby se ujistil, že prováděná činnost je uspokojivá a v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
ODDÍL III
Povinnosti odpovědného orgánu, pokud jde o veřejné intervence
Článek 7
Úloha odpovědného orgánu jako zadavatele
1. Obecně platí, že odpovědný orgán uděluje granty na akce v rámci národního programu na základě otevřených výzev k předkládání návrhů.
2. Odpovědný orgán může udělovat granty na akce na základě omezené výzvy k předkládání návrhů.
Omezené výzvy k předkládání návrhů jsou přístupné jen pro vybrané organizace kvůli specifické povaze dotyčné akce nebo kvůli technické nebo správní způsobilosti subjektů vyzvaných k předložení návrhů.
Důvody pro použití omezené výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny ve výzvě k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán může udělovat granty přímo, pokud specifická povaha dotyčné akce nebo odborná či správní způsobilost příslušných subjektů nedává žádnou jinou možnost, jak tomu může být v případě monopolu de jure nebo de facto.
Důvody pro použití přímého udělení grantu musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
4. V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých akcí, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů, nebo v naléhavých situacích lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
Důvody pro udělení grantu bez výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
5. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, nesmí být odpovědný orgán ani pověřený orgán příjemcem grantu uděleného v souladu s tímto článkem.
6. Odpovědný orgán určí, kdo uděluje granty, a zajistí, aby se zabránilo střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou uchazeči vnitrostátními subjekty.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Odpovědný orgán se může rozhodnout, že akce zrealizuje přímo, sám nebo ve sdružení s jiným vnitrostátním subjektem, neboť správní pravomoci, odborné znalosti či povaha akce nedávají jinou možnost její realizace, například kvůli monopolu de jure nebo kvůli bezpečnostním požadavkům. V takových případech je příjemcem grantu odpovědný orgán.
2. Důvody pro to, aby odpovědný orgán jednal jako výkonný subjekt, a důvody pro výběr přidružených vnitrostátních subjektů podle odstavce 1 se nahlašují Komisi ve výroční zprávě o provádění podle článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014.
3. Při provádění akcí v úloze výkonného subjektu musí odpovědný orgán dodržovat zásadu ekonomické výhodnosti a zabránit střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování akce v rámci národního programu musí obsahovat veškeré informace nezbytné ke sledování realizace spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů.
5. Je-li pravděpodobné, že odpovědný orgán bude jednat jako výkonný orgán pravidelně:
a)
odpovědný orgán a auditní orgán nesmí být součástí stejného subjektu, ledaže auditní orgán podává zprávy externímu subjektu a jeho auditní nezávislost je zaručena; a
b)
úkoly odpovědného orgánu stanovené v článku 4 nejsou dotčeny.
Článek 9
Výběrové a zadávací řízení
1. Výzvy k podávání návrhů uvedené v čl. 7 odst. 1 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena volná hospodářská soutěž a odpovídající propagace mezi možnými příjemci. Veškeré podstatné změny ve výzvách se zveřejňují stejným způsobem.
Ve výzvách k podávání návrhů uvedených v čl. 7 odst. 1 a 2 musí být uvedeny alespoň:
a)
cíle;
b)
kritéria pro výběr a udělení;
c)
postupy pro financování ze strany Unie, případně financování na vnitrostátní úrovni, včetně případné možnosti použít vyšší podíl spolufinancování v souladu s čl. 16 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
d)
způsob a konečné datum pro předkládání návrhů;
e)
pravidla způsobilosti výdajů;
f)
doba trvání akce; a
g)
finanční a jiné informace, které mají být uchovávány a vykazovány.
2. Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že příjemci v dané akci jsou schopni splnit kritéria pro výběr a udělení.
3. Odpovědný orgán vymezí postupy pro přijetí návrhů. Podrobí návrhy formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů transparentním a nediskriminačním způsobem. Odpovědný orgán písemně zaznamená důvody pro zamítnutí ostatních návrhů.
4. V rozhodnutí o udělení grantu musí být uvedeno alespoň jméno příjemce, základní podrobnosti o akci a jejích provozních cílech, maximální částka příspěvku Unie a maximální míra spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
5. Odpovědný orgán písemně informuje všechny uchazeče o svém rozhodnutí. Musí sdělit neúspěšným uchazečům důvody jejich odmítnutí s odkazem na kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu.
Článek 10
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které přinejmenším vyžadují, aby:
a)
podepsal grantové dohody s příjemci, a
b)
monitoroval grantové dohody, včetně jejich změn, pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Grantová dohoda obsahuje nebo se v ní uvádí následující údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
harmonogram a prováděcí ustanovení dohody, včetně ustanovení týkajících se povinnosti týkající se podávání zpráv, změn dohody a vypovězení dohody;
h)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které mají být vykazovány;
i)
ustanovení, které vyžaduje, aby příjemce včas shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje vykazoval alespoň jednou ročně;
j)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
k)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
l)
podmínky týkající se auditní stopy;
m)
ustanovení o ochraně údajů, a
n)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že grantová dohoda musí být podepsána před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Grantová dohoda výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají své kontrolní pravomoce vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
Článek 11
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které vyžadují alespoň:
a)
přijetí formálního správního rozhodnutí o spolufinancování projektů, a
b)
monitorování správního rozhodnutí a všech jeho změn pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Správní rozhodnutí obsahuje nebo se v něm uvádí tyto údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které se mají používat;
h)
ustanovení, které vyžaduje, aby odpovědný orgán nejméně jednou za rok shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje alespoň jednou ročně vykazoval;
i)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
j)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
k)
podmínky týkající se auditní stopy;
l)
ustanovení o ochraně údajů, a
m)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že správní rozhodnutí musí být přijato před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Správní rozhodnutí výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají auditní pravomoci vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
KAPITOLA III
POSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU A POVINNOSTI TÝKAJÍCÍ SE AUDITŮ
Článek 12
Postavení auditního orgánu
1. V souladu s čl. 59 odst. 5 druhým pododstavcem nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 514/2014 je auditní orgán funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Funkční nezávislost se považuje za splněnou, jestliže neexistuje žádný přímý vztah nadřízenosti a podřízenosti mezi auditním orgánem a odpovědným orgánem a auditní orgán má plnou autonomii, pokud jde o jeho vlastní stanoviska a prohlášení.
2. Všechny audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy.
Článek 13
Externí audit
Auditní orgán může zadat část svých auditních výkonů jinému kontrolnímu subjektu, za předpokladu, že tento subjekt je funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Auditní orgán odpovídá za výkony, které zadal externímu auditorovi.
Externí audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy a pod bedlivým dohledem a dozorem auditního orgánu.
Článek 14
Audity
1. Za účelem vydání výroku uvedeného v čl. 59 odst. 5 druhém pododstavci nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 provede auditní orgán systémové a finanční audity.
2. Při systémových auditech ověří, zda systémy řízení a kontroly odpovědného orgánu fungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu o tom, že výdaje vykázané v roční účetní závěrce jsou legální a správné. Na základě těchto auditů auditní orgán určí, zda odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení stanovená v příloze.
3. Finanční audity musí být prováděny tak, aby poskytovaly přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz o výdajích vykázaných odpovědným orgánem.
Aby dospěl k závěru, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, auditní orgán ověří, zda všechny aspekty uhrazených výdajů a obdržených příspěvků z veřejných zdrojů zanesených do účetnictví odpovědného orgánu v daném rozpočtovém roce jsou správně zaúčtovány v účetním systému a odpovídají podkladovým účetním záznamům vedeným příslušným orgánem. Auditní orgán musí zejména na základě těchto účtů:
a)
ověřit, zda celková výše způsobilých výdajů vykázaných v žádosti o platbu ročního zůstatku, jež byla předložena Komisi, souhlasí s výdaji v účetnictví odpovědného orgánu, a pokud zjistí rozdíly, zda byly odpovídajícím způsobem vysvětleny ve vyúčtování nesouhlasících částek;
b)
ověřit, zda čerpané a vrácené částky, částky, které mají být získány zpět, a částky, které jsou na konci rozpočtového roku nedobytné, odpovídají částkám zapsaným v účetnictví odpovědného orgánu a jsou podloženy dokumentovanými rozhodnutími odpovědného orgánu;
c)
zjistit, zda odpovědný orgán provedl administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014.
Ověřování podle písmen a), b) a c) lze provádět na základě vzorku.
4. V rámci svých systémových a finančních auditů zopakuje auditní orgán některé administrativní kontroly nebo kontroly na místě, které vykonal odpovědný orgán. Auditní orgán určí rozsah opětovných auditních výkonů na základě posouzení rizik.
5. Zjistí-li auditní orgán při systémových nebo finančních auditech závažné nedostatky v účinném fungování systémů řízení a kontroly odpovědného orgánu:
a)
posoudí finanční a provozní dopady těchto nedostatků;
b)
vydá odpovědnému orgánu vhodná doporučení pro nápravná a preventivní opatření;
c)
sleduje realizaci těchto opatření odpovědným orgánem a posuzuje, zda byl přijat akční plán na obnovení účinného fungování systémů řízení a kontroly.
6. Po dokončení auditorské činnosti uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 informuje auditní orgán o svých zjištěních orgán, který provádí určení, včetně toho, zda podle jeho názoru odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení.
7. Auditní orgán zajistí, aby odpovědný orgán vhodným způsobem hlásil Evropské komisi veškeré informace týkající se jeho auditních výkonů uvedených v odstavcích 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 25. července 2014.