KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1268/2012
af 29. oktober 2012
om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 og 209, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (2) er blevet ændret væsentligt og erstattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (i det følgende benævnt »finansforordningen«). Det er derfor nødvendigt at tilpasse Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23. december 2002 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (3) til finansforordningen. Af klarhedshensyn er det nødvendigt at erstatte forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 med en ny forordning.
(2)
I henhold til artikel 290 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (i det følgende benævnt »TEUF«) kan Kommissionen i en lovgivningsmæssig retsakt kun få delegeret beføjelse til at vedtage ikke-lovgivningsmæssige retsakter, der udbygger eller ændrer visse ikke-væsentlige bestemmelser i den lovgivningsmæssige retsakt. Visse af de bestemmelser, der er fastlagt i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002, er derfor blevet indarbejdet i finansforordningen. De pågældende bestemmelser skal således ikke medtages i nærværende forordning.
(3)
Kommissionen har under sit forberedende arbejde gennemført passende høringer, herunder på ekspertniveau, og sørget for samtidig, rettidig og hensigtsmæssig fremsendelse af relevante dokumenter til Europa-Parlamentet og Rådet.
(4)
Med hensyn til budgetprincipperne og især princippet om enhed gør forenklingen af reglerne om renter af forfinansiering og inddrivelse af disse renter og især ophævelsen af tilskudsmodtagernes forpligtelse til at forrente forfinansiering bestemmelserne om anvendelsesområdet og betingelserne for inddrivelse af renter overflødige. Når en sådan forpligtelse stadig skal pålægges enheder, som har fået overdraget budgetgennemførelsesopgaver, bør reglerne for identifikation, anvendelse og bogføring af renterne medtages i delegationsaftalerne med de pågældende enheder. I de tilfælde, hvor renter af forfinansiering skal betales til Unionen på grundlag af de pågældende aftaler, bør renterne indbetales til budgettet som formålsbestemte indtægter.
(5)
Med hensyn til princippet om etårighed bør der ske en afklaring af, hvad der forstås ved regnskabsårets bevillinger og ved forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen, hvor der, hvis de forberedende etaper er afsluttet pr. 31. december, er mulighed for fremførsel af forpligtelsesbevillinger.
(6)
Med hensyn til princippet om én regningsenhed bør der ske en præcisering af de kurser, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og de andre valutaer i forbindelse med likviditetsstyring og regnskabsføring. Desuden bør bogføringen af resultaterne af sådanne valutaomregningstransaktioner gøres endnu mere gennemsigtig. Efter indførelsen af euroen bør Kommissionens forpligtelse til at give medlemsstaterne oplysninger om overførsler af likvide midler mellem forskellige valutaer afskaffes.
(7)
Med hensyn til undtagelser fra princippet om bruttoopgørelse bør der ske en præcisering af den budgetmæssige behandling af formålsbestemte indtægter, og især af medlemsstaters eller tredjelandes bidrag til visse EU-programmer, samt af de grænser, der gælder for modregning mellem udgifter og indtægter. I betragtning af den nuværende praksis er det af hensyn til retssikkerheden specielt nødvendigt at præcisere, at formålsbestemte indtægter som hovedregel automatisk skal generere forpligtelses- og betalingsbevillinger, så snart institutionen har modtaget indtægten. Det er også nødvendigt at præcisere de tilfælde, hvor formålsbestemte indtægter undtagelsesvis kan stilles til rådighed, inden institutionen rent faktisk har modtaget indtægterne.
(8)
Med hensyn til princippet om specificering bør det nøje angives, hvordan man beregner de procentdele af bevillingerne, som institutionerne er bemyndiget til selv at overføre. Europa-Parlamentet og Rådet bør informeres fuldt ud gennem en detaljeret begrundelse for de overførselsanmodninger, som skal forelægges for dem.
(9)
Med hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning bør det fastsættes, hvilke mål der er for forudgående evaluering, midtvejsevaluering og efterfølgende evaluering af programmer og foranstaltninger, og hvilke minimumskrav der er med hensyn til hyppigheden af disse former for kontrol, samt hvilke oplysninger der bør gives i finansieringsoversigten til lovgivningsforslag.
(10)
Med hensyn til princippet om gennemsigtighed øger offentliggørelsen af oplysninger med angivelse af navnet på de pågældende modtagere og de nøjagtige beløb, de har modtaget, åbenheden om anvendelsen af de pågældende midler. Når sådanne oplysninger stilles til rådighed for borgerne, øges den offentlige kontrol af de omhandlede midlers anvendelse, hvilket medvirker til den bedst mulige anvendelse af offentlige midler. Samtidig er offentliggørelsen af sådanne oplysninger underlagt reglerne om beskyttelse af personoplysninger, når modtagerne er fysiske personer. Personoplysninger bør derfor kun offentliggøres, hvis det er nødvendigt og står i et rimeligt forhold til det tilstræbte legitime mål.
(11)
Oplysningerne om anvendelsen af EU-midler bør offentliggøres på et websted tilhørende institutionerne og bør mindst omfatte navn, lokalitet, beløb og formålet med midlerne. I forbindelse med oplysningerne bør der tages hensyn til kriterierne i finansforordningens artikel 35, stk. 3, navnlig tildelingens art og størrelse.
(12)
Navnet på og lokaliteten for modtagere af EU-midler bør offentliggøres for priser, tilskud og kontrakter, som tildeles, efter at en offentlig procedure er blevet åbnet for konkurrence, som det specielt er tilfældet med projektkonkurrencer, indkaldelser af forslag og udbud, under overholdelse af principperne i TEUF og navnlig principperne om gennemsigtighed, proportionalitet, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling. Desuden bør offentliggørelsen gøre det lettere for ansøgere, hvis bidrag til konkurrencen er blevet afvist, at kontrollere, hvordan de offentlige udvælgelsesprocedurer er forløbet.
(13)
Personoplysninger vedrørende fysiske personer bør kun offentliggøres i den periode, hvor midlerne anvendes af modtageren, og oplysningerne bør derfor fjernes efter to år. Det samme bør gælde personoplysninger om juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
(14)
I de fleste af de tilfælde, som er omfattet af denne forordning, vedrører offentliggørelsen juridiske personer.
(15)
Når der er tale om fysiske personer, bør offentliggørelse kun komme på tale, når princippet om et rimeligt forhold mellem det tildelte beløbs størrelse og behovet for at kontrollere, at midlerne anvendes bedst muligt, er overholdt. Med hensyn til fysiske personer skal offentliggørelsen af regionen på NUTS 2-niveau ske i overensstemmelse med målet om offentliggørelse af modtagerne, sikre ligebehandling af medlemsstater af forskellig størrelse og respektere modtagernes ret til privatlivets fred og navnlig beskyttelsen af deres personoplysninger.
(16)
Oplysninger om stipendier og anden direkte støtte til fysiske personer med særligt stort behov bør fritages fra offentliggørelse.
(17)
For at sikre, at princippet om ligebehandling mellem modtagerne overholdes, bør offentliggørelsen af oplysninger vedrørende fysiske personer også ske i overensstemmelse med medlemsstaternes pligt til at sikre stor åbenhed omkring kontrakter over det beløb, som er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (4).
(18)
Modtagerens navn og lokalitet og beløbet og formålet med midlerne bør ikke offentliggøres, hvis det risikerer at bringe modtagerens integritet, der er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, i fare, eller ville skade modtagerens legitime kommercielle interesser.
(19)
Kontoplanen bør give den klarhed og gennemsigtighed, som er nødvendig for budgetprocessen.
(20)
De handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, bør også defineres.
(21)
Med hensyn til indirekte forvaltning bør rammerne for delegation af beføjelser og indholdet i delegationsaftalen fastlægges. En enhed eller person, som får pålagt budgetgennemførelsesopgaver, bør garantere et niveau af beskyttelse af Unionens finansielle interesser, som svarer til det niveau, der kræves i henhold til finansforordningen. Betingelserne for, at Kommissionen kan acceptere, at disse enheders eller personers systemer, regler og procedurer svarer til dens egne, bør fastlægges for at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af EU-midler i de bemyndigede enheder.
(22)
Forvaltningsorganerne, som Kommissionen bevarer kontrollen over, bør for så vidt angår gennemførelsen af Unionens budget tildeles status som den pågældende institutions ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.
(23)
I tilfælde af indirekte forvaltning med internationale organisationer bør de organisationer, som kan varetage denne form for forvaltning, identificeres.
(24)
Når budgetgennemførelsesopgaver overdrages til offentlige organer eller privatretlige organer, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, bør betingelserne for, hvordan de udpeges, fastsættes.
(25)
I forbindelse med indirekte forvaltning er det nødvendigt at fastsætte detaljerede regler for procedurerne for gennemgang og godkendelse af regnskaberne og udelukkelse af udbetalinger, der er foretaget i strid med de gældende regler, fra Unionens udgiftsfinansiering.
(26)
Privatretlige enheder, der udfører forberedelses- eller støttearbejde for Kommissionens regning, bør udvælges efter udbudsprocedurerne.
(27)
Med hensyn til de finansielle aktørers rolle medfører reformen af den finansielle forvaltning og afskaffelsen af den centrale forudgående kontrol, at de anvisningsberettigede pålægges et større ansvar for alle indtægts- og udgiftstransaktioner, bl.a. i forbindelse med interne kontrolsystemer. Europa-Parlamentet og Rådet bør fremover underrettes om udnævnelse og fratræden af en ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget. Opgaverne, ansvarsområderne og principperne for de procedurer, som skal overholdes, bør også fastlægges. Internaliseringen af den forudgående kontrol forudsætter specielt, at der sondres klart mellem opgaver vedrørende indledning af transaktioner i forbindelse med gennemførelsen af budgettet og efterprøvning af sådanne transaktioner. Desuden bør hver institution vedtage en kodeks af faglige standarder, der skal gælde for ansatte med ansvar for den forudgående og efterfølgende kontrol. Det bør også fastsættes, at der gøres rede for de ansvarsområder, som varetages, i en årlig rapport til den institution, som bl.a. har ansvaret for den efterfølgende kontrol. Bilagene vedrørende de gennemførte transaktioner bør opbevares. Endelig bør der udarbejdes en særlig rapport til institutionen og en meddelelse til Europa-Parlamentet og Rådet om alle de forskellige former for udbud med forhandling med henblik på tildeling af offentlige kontrakter, da disse kontrakter udgør undtagelser fra de sædvanlige tildelingsprocedurer.
(28)
Forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 bør tilpasses for at tage hensyn til delegationschefens dobbeltrolle som anvisningsberettiget ved subdelegation for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »EU-Udenrigstjenesten«) og, for så vidt angår aktionsbevillinger, for Kommissionen.
(29)
For at afklare ansvarsområderne er det endvidere nødvendigt nøjagtigt at fastlægge regnskabsførerens opgaver og ansvar for så vidt angår regnskabssystemer, likviditetsstyring og forvaltning af bankkonti samt databasen vedrørende tredjemand. Også reglerne for regnskabsførerens fratræden bør fastlægges.
(30)
Betingelserne for anvendelse af forskudskonti, en forvaltningsform, der udgør en undtagelse fra de almindelige budgetprocedurer, bør fastlægges, og forskudsbestyrernes opgaver og ansvar samt den anvisningsberettigedes og regnskabsførerens ansvar for kontrol med forskudskontiene bør præciseres. Europa-Parlamentet og Rådet bør underrettes om enhver udnævnelse og fratræden. Af effektivitetshensyn bør der kun oprettes én forskudskonto i delegationerne for bevillinger fra både Kommissionens og EU-Udenrigstjenestens sektioner i budgettet. Det har vist sig at være nødvendigt at indføre muligheden for at anvende betalingskort, der er knyttet til forskudskonti, for at lette betalingerne, især i Unionens delegationer og repræsentationer, og for at undgå risiciene i forbindelse med håndtering af kontanter.
(31)
Når hver enkelt finansiel aktørs opgaver og ansvar er defineret, kan disse kun drages til ansvar på de betingelser, der er fastsat i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som er oprettet i hver institution, har vist sig at være en effektiv mekanisme til at afgøre, om der foreligger økonomiske uregelmæssigheder, og den bør derfor bibeholdes. Der bør fastlægges en procedure, som gør det muligt for en anvisningsberettiget at anmode om bekræftelse af en instruks, som den anvisningsberettigede betragter som uregelmæssig eller stridende mod princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og således blive fritaget for ansvar.
(32)
For indtægternes vedkommende bør der, bortset fra særtilfældet egne indtægter, som henhører under Rådets afgørelse 2007/436/EF, Euratom af 7. juni 2007 om ordningen for De Europæiske Fællesskabers egne indtægter (5), ske en præcisering af de opgaver og den kontrol, der påhviler de anvisningsberettigede i de forskellige faser af proceduren: udarbejdelse af overslaget over fordringer, indtægtsordre, fremsendelse af debetnotaen, hvori debitor informeres om fastlæggelsen af fordringen, beregning af eventuelle morarenter og om nødvendigt beslutningen om at give afkald på en fordring på grundlag af kriterier, der sikrer en forsvarlig økonomisk forvaltning, med henblik på at sikre en effektiv inddrivelse af indtægter.
(33)
Det er nødvendigt at præcisere regnskabsførerens rolle i forbindelse med inddrivelsen af indtægter og henstand med betaling af udgifter. Regnskabsføreren bør også have en vis fleksibilitet ved inddrivelsen af betalinger, såsom muligheden for at modregne gæld direkte eller for under særlige omstændigheder at fravige kravet om, at der skal stilles garanti for betaling af gæld, når debitor er villig og i stand til at foretage betalingen inden henstandsperiodens udløb, men ikke kan stille en sådan garanti, under behørig hensyntagen til proportionalitetsprincippet.
(34)
For at sikre, at aktiverne forvaltes korrekt, samtidig med at de giver et afkast, bør foreløbigt inkasserede beløb, såsom bøder inden for konkurrencepolitikken, som anfægtes, investeres i finansielle aktiver, og tildelingen af renteafkastet af de pågældende investeringer bør fastlægges.
(35)
For at sikre, at Kommissionen har alle de oplysninger, som er nødvendige i forbindelse med vedtagelsen af finansieringsafgørelser, er det nødvendigt at fastlægge mindstekravene til indholdet af finansieringsafgørelser vedrørende tilskud, indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter.
(36)
Med hensyn til udgifter bør sammenhængen mellem finansieringsafgørelser, samlede forpligtelser og specifikke forpligtelser og karakteristiske træk ved disse forskellige faser defineres med henblik på at fastlægge en klar ramme for de forskellige faser i budgetgennemførelsen.
(37)
Det er nødvendigt at præcisere forholdet mellem fastsættelses-, anvisnings- og betalingstransaktionerne og den kontrol, som den anvisningsberettigede skal foretage ved fastsættelsen af udgifter, med påtegningen »kan betales«. De bilag, der skal fremlægges til støtte for betalinger, bør præciseres, og der bør fastlægges regler for afslutning af forfinansiering og mellemliggende betalinger.
(38)
Der bør fastlægges detaljerede regler for anvendelsen af frister for fastsættelses- og betalingstransaktioner under hensyntagen til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/7/EU af 16. februar 2011 om bekæmpelse af forsinket betaling i handelstransaktioner (6) for at sikre, at betalingerne til modtagerne ikke forsinkes urimeligt.
(39)
Med hensyn til intern revision bør der fastsættes regler for udpegelse af den interne revisor, og dennes uafhængighed bør sikres inden for den institution, der har udnævnt ham, og over for hvilken han skal redegøre for sit arbejde. Europa-Parlamentet og Rådet bør underrettes om enhver udnævnelse og fratræden for at sikre åbenhed over for Europa-Parlamentet og Rådet.
(40)
Reglerne for offentlige kontrakter bør være baseret på direktiv 2004/18/EF. Det er nødvendigt at definere de forskellige typer udbudsprocedurer og at fastlægge de regler, der gælder for annoncering og offentliggørelse, betingelserne for anvendelse af en bestemt type procedure og de vigtigste karakteristika ved de eksisterende procedurer, en nærmere beskrivelse af udvælgelses- og tildelingskriterierne, reglerne for adgang til udbudsdokumenter og for kommunikation med tilbudsgivere eller ansøgere og i de tilfælde, hvor Kommissionen indgår kontrakter for egen regning, de forskellige beløbsgrænser, der gælder, og reglerne for værdiansættelse af de kontrakter, der skal indgås.
(41)
Procedurerne for tildeling af kontrakter har til formål at opfylde institutionernes behov på de bedst mulige betingelser under overholdelse af principperne om lige adgang til offentlige indkøbskontrakter og om gennemsigtighed og ikke-forskelsbehandling. For at skabe større gennemsigtighed og sikre ligebehandling af ansøgerne og tilbudsgiverne, og for at understrege, at de anvisningsberettigede har det fulde ansvar for det endelige valg, bør procedurerne for åbning og evaluering af bud og ansøgninger om deltagelse fastlægges, lige fra udpegelsen af et udvalg til tildelingsafgørelsen, som bør være begrundet og dokumenteret, og som i sidste instans træffes af den ordregivende myndighed.
(42)
Ud fra tidligere erfaringer er det nødvendigt at fastlægge en ny udbudsprocedure for kontrakter med mellemstor værdi. Det bør være tilladt at anvende »leverandørlisten« på samme vilkår som den eksisterende »indkaldelse af interessetilkendegivelser«, da denne liste mindsker den administrative byrde for de potentielle tilbudsgivere.
(43)
For at beskytte Unionens finansielle interesser under gennemførelsen af kontrakten bør der gives mulighed for at kræve, at de enheder, som stiller finansiel kapacitet til rådighed i forbindelse med offentlige indkøb, hæfter solidarisk for gennemførelsen af den tilsvarende kontrakt.
(44)
For at beskytte Unionens finansielle interesser og sikre kontrol med gennemførelsen af kontrakten bør der gives mulighed for at kræve, at kontrahenten selv direkte udfører visse kritiske opgaver.
(45)
For at garantere, at en kontrakt gennemføres efter den højeste faglige standard, bør der gives mulighed for at afvise de tilbudsgivere, som har potentielle interessekonflikter.
(46)
Da der ikke længere automatisk kræves finansielle garantier, er det nødvendigt at fastlægge kriterierne for, at der kan kræves sådanne garantier.
(47)
Anvendelsesområdet for afsnittet om tilskud bør præciseres, specielt med hensyn til den type foranstaltninger eller organer af generel interesse for Unionen, som er berettiget til tilskud, samt med hensyn til de typer retlige forpligtelser, som kan anvendes til at dække tilskud. For disse retlige forpligtelser bør kriterierne for, om der skal vælges en aftale eller en afgørelse, deres minimumsindhold og muligheden for specifikke tilskudsaftaler eller -afgørelser inden for rammepartnerskabsaftaler præciseres for at sikre ligebehandling og undgå, at adgangen til EU-midler begrænses.
(48)
Anvendelsesområdet for afsnittet om tilskud bør også tage hensyn til, at der i finansforordningen er indført dels specifikke afsnit om priser og finansielle instrumenter, dels væsentlige regler for tilskud, støtteberettigede omkostninger, afskaffelse af princippet om degressiv tildeling, anvendelse af forenklede former for tilskud (faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger og finansiering efter takst) og afskaffelse af kravet om, at der obligatorisk skal stilles forfinansieringsgarantier.
(49)
Fremskridtene hen imod elektronisk udveksling af oplysninger og elektronisk indsendelse af dokumenter, som udgør en vigtig forenklingsforanstaltning, bør ledsages af klare betingelser for accept af de systemer, som skal anvendes, for at etablere et retligt forsvarligt miljø.
(50)
Princippet om forbud mod fortjeneste og samfinansieringsprincippet bør revideres i overensstemmelse med de præciseringer og forenklingsforanstaltninger, som er indført i finansforordningen. Af klarhedshensyn bør der især fastsættes detaljerede regler for de typer indtægter, som skal tages i betragtning i forbindelse med princippet om forbud mod fortjeneste, og de forskellige former for ekstern samfinansiering og samfinansiering i form af naturalydelser.
(51)
Med hensyn til princippet om gennemsigtighed bør det være tilladt at vedtage og offentliggøre flerårige arbejdsprogrammer, da de har en merværdi for ansøgerne, som lettere kan tage højde for og bedre kan forberede sig på indkaldelser af forslag. I den forbindelse bør betingelserne for, at arbejdsprogrammer kan betragtes som finansieringsafgørelser, præciseres. For at sikre gennemsigtighed bør der også offentliggøres indkaldelser af forslag, undtagen i hastetilfælde, eller når foranstaltningen kun kan gennemføres af én enhed. Minimumsindholdet af de offentliggjorte indkaldelser af forslag bør også præciseres.
(52)
Da betingelserne for støtteberettigelse for moms betalt af tilskudsmodtagerne ofte medfører fejl og uoverensstemmelser, bør det sikres, at begreberne moms, der ikke kan godtgøres, og ikke-afgiftspligtige personer, jf. artikel 13, stk. 1, i Rådets direktiv 2006/112/EF af 28. november 2006 om det fælles merværdiafgiftssystem (7), forstås og anvendes konsekvent under henvisning til de aktiviteter, som disse begreber omfatter.
(53)
For at sikre gennemsigtighed, ligebehandling af ansøgerne og forbedring af de anvisningsberettigedes ansvarlighed er det nødvendigt at fastlægge tildelingsproceduren, fra ansøgningen om tilskuddet, i forbindelse med hvilken Kommissionen bør have givet ansøgerne et minimum af oplysninger, til evalueringen heraf i lyset af på forhånd fastsatte støtteberettigelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, inden den ansvarlige anvisningsberettigede træffer sin endelige, behørigt dokumenterede afgørelse. Der bør fastlægges detaljerede regler om sammensætningen af og opgaverne for det udvalg, som skal vurdere forslagene på grundlag af udvælgelses- og tildelingskriterierne, og mulighederne for at kontakte ansøgerne under tildelingsproceduren eller for at opfordre dem til at tilpasse deres forslag. Disse muligheder bør på behørig vis afspejle de krav til god forvaltning, som er blevet indført i finansforordningen, og bør omfatte betingelserne for, at forslag kan justeres inden underskrivelsen af tilskudsaftalerne eller meddelelsen af tilskudsafgørelserne, samtidig med at det sikres, at ansøgerne behandles ens, og at princippet om, at initiativet til handlingerne udelukkende ligger hos ansøgerne, overholdes.
(54)
Da anvendelsen af faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger og finansiering efter takst udvides og gøres lettere i henhold til finansforordningen, bør definitionerne af disse forenklede former for tilskud præciseres. Det er specielt nødvendigt at præcisere, at de ligesom andre former for tilskud skal dække kategorier af støtteberettigede omkostninger, og at angive, at deres beløb ikke nødvendigvis bør fastsættes på forhånd, hvilket er særlig relevant, når de fastlægges på grundlag af tilskudsmodtagerens sædvanlige praksis for omkostningsberegning. Der er også behov for at sikre stabilitet i reglerne for finansiering under et specifikt program. Til det formål bør det være tilladt at anvende den forenklede form for tilskud i hele programmets varighed. Af statistiske og metodemæssige hensyn og med henblik på forebyggelse og opdagelse af svig bør der sikres adgang til generelle regnskabsoplysninger fra en tilskudsmodtager, selv når de pågældende finansieres via faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger eller finansiering efter takst. Denne kontrol bør dog ikke bruges til at sætte spørgsmålstegn ved enhedsværdierne for de faste beløb, den godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger eller den finansiering efter takst, som allerede er aftalt.
(55)
En forsvarlig økonomisk forvaltning kræver, at Kommissionen opnår passende garantier. I ansøgningsfasen bør der foretages finansielle revisioner i forbindelse med ansøgninger, som vedrører større beløb, ved udbetalingen af forfinansiering bør der, når risiciene efter den anvisningsberettigedes vurdering retfærdiggøre det, kræves finansielle forhåndsgarantier, og i fasen med mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen bør der forelægges attester udarbejdet af revisorer i forbindelse med de betalingsanmodninger, som vedrører de største beløb, og hvor risikoen er størst.
(56)
Betingelserne og procedurerne for suspension og reduktion af tilskud bør præciseres for at definere grundene til suspension eller reduktion bedre, give tilskudsmodtagerne passende information og sikre, at tilskudsmodtagerne har mulighed for at udøve deres ret til et forsvar på alle stadier.
(57)
En forsvarlig forvaltning af EU-midler betyder også, at tilskudsmodtagerne selv skal bruge EU-tilskuddene på en sparsommelig og produktiv måde. Specielt bør omkostningerne til kontrakter, som tilskudsmodtagerne indgår med henblik på gennemførelsen af foranstaltningen, være støtteberettigede, forudsat at disse kontrakter som led i gennemførelsen tildeles til det økonomisk mest fordelagtige bud.
(58)
Da begrænsningerne i anvendelsen af økonomisk støtte til tredjemand opblødes i finansforordningen, er det nødvendigt at fastlægge de minimumsbestemmelser, som skal fastsættes i tilskudsaftalen eller indsættes i tilskudsafgørelsen, for klart at sondre mellem en tilskudsmodtagers tildeling af økonomisk støtte til tredjemand og en befuldmægtigets gennemførelse af budgetopgaver ved indirekte forvaltning.
(59)
Beføjelserne til at pålægge tilskudsmodtagere sanktioner bør bringes i overensstemmelse med dem, som gælder i forbindelse med offentlige indkøb, da de er af samme art og bør være underlagt de samme regler med hensyn til effektivitet og proportionalitet.
(60)
Priser bør være underlagt principperne om gennemsigtighed og ligebehandling på samme måde som tilskud. I den forbindelse bør der også fastlægges minimumskarakteristika for arbejdsprogrammer og for projektkonkurrencer under hensyntagen til de tilsvarende krav for tilskud. Navnlig bør betingelserne for, at arbejdsprogrammer kan betragtes som finansieringsafgørelser, og minimumsindholdet i reglerne for priskonkurrencer, herunder betingelserne for udbetalingen af prisen til vinderne i tilfælde af tildeling, og passende publikationsmåder præciseres.
(61)
Overholdelsen af principperne om gennemsigtighed og ligebehandling kræver også, at der fastlægges en klart defineret tildelingsprocedure, fra indsendelsen af bidragene til information af ansøgere og underretning af den vindende deltager. Denne procedure bør omfatte en vurdering af bidragene foretaget af et ekspertpanel, som er udpeget af den ansvarlige anvisningsberettigede, på grundlag af de tildelingskriterier, som er fastsat i konkurrencereglerne, for at sikre kompetence og neutralitet ved vurderingen af bidragene. På grundlag af deres henstillinger bør den ansvarlige anvisningsberettigede træffe den endelige afgørelse om tildeling af prisen, da ansvaret for budgetgennemførelsen altid påhviler Kommissionen.
(62)
For at sikre en harmoniseret gennemførelse af de forskellige finansielle instrumenter inden for Kommissionen bør den generelle ramme, som indgår i finansforordningens afsnit VIII, suppleres med detaljerede regler for forvaltningen af finansielle instrumenter, herunder bestemmelser om udvælgelse af bemyndigede enheder, delegationsaftalernes indhold og forvaltningsomkostninger og -gebyrer, og for forvaltningskonti.
(63)
Der bør fastlægges regler for udvælgelse af finansielle formidlere og endelige modtagere, navnlig når de finansielle instrumenter forvaltes direkte i særlige tilfælde, enten gennem særlige investeringsmekanismer eller gennem andre gennemførelsesmekanismer, således at det sikres, at EU-midlerne anvendes på en produktiv måde.
(64)
Betingelserne for anvendelsen af finansielle instrumenter skal fastsættes, herunder løftestangseffekten og rammerne for overvågning. Det bør også sikres, at finansielle instrumenter gennemføres på grundlag af en solid forudgående evaluering, som gør det muligt for Kommissionen at udforme dem specifikt til at imødegå markedssvigt og suboptimale investeringsforhold.
(65)
Med hensyn til regnskabsføring og regnskabsaflæggelse er de almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, som skal danne grundlag for opstillingen af årsregnskabet, defineret i Unionens regnskabsregler. Disse regnskabsregler præciserer også betingelserne for bogføring af en transaktion og reglerne for værdiansættelse af aktiver og passiver og for henlæggelser for at sikre, at oplysningerne er korrekt udformet, fuldstændige og nøjagtige.
(66)
Med hensyn til regnskaberne bør det præciseres, at regnskabsføreren for hver institution skal fremlægge dokumentation for organisationen på regnskabsområdet og regnskabsprocedurerne i den pågældende institution, og der bør opstilles betingelser for it-regnskabssystemer, specielt for at garantere adgangssikkerhed og revisionsspor i forbindelse med ændringer af systemerne.
(67)
Med hensyn til regnskabsføring bør principperne for føring af regnskabsbøger, for den generelle kontooversigt, for regelmæssig afstemning af saldiene i denne oversigt og for formuefortegnelsen præciseres, ligesom de elementer, der indgår i den regnskabskontoplan, som vedtages af Kommissionens regnskabsfører, bør defineres. Der bør ske en præcisering af de regler, der gælder for registrering af transaktioner, navnlig dobbelt bogholderimetoden, reglerne for omregning af transaktioner, der ikke er udtrykt i euro, og reglerne for bilag vedrørende regnskabsposteringer. Desuden bør bogføringstransaktionernes indhold præciseres.
(68)
Det er nødvendigt at fastlægge reglerne for formuefortegnelsen og præcisere regnskabsførernes og de anvisningsberettigedes respektive ansvarsområder på dette område og reglerne for salg af aktiver opført i fortegnelsen med henblik på en effektiv forvaltning af aktiver.
(69)
Med hensyn til foranstaltninger udadtil bør denne forordning ligesom finansforordningen indeholde undtagelser, som afspejler de særlige konkrete forhold i denne sektor, navnlig for så vidt angår offentlige indkøb og tildeling af tilskud, især fordi disse procedurer gennemføres af myndighederne i tredjelande, der modtager finansiel støtte fra Unionen. Med hensyn til offentlige indkøb bør disse forskelle især vedrøre typerne af procedurer og de grænser, fra hvilke de anvendes. Med hensyn til tilskud bør fuld finansiering tillades i visse tilfælde, især for at tage hensyn til tilskudsmodtagernes nedsatte samfinansieringskapacitet.
(70)
Der bør fastsættes detaljerede bestemmelser om anvendelsen af budgetstøtte, som præciserer betingelserne for, at budgetstøtte kan anvendes, og partnerens pligt til at give Kommissionen rettidige og pålidelige oplysninger, så den kan vurdere, om betingelserne er overholdt.
(71)
Med hensyn til EU-trustfonde er det nødvendigt at fastsætte principperne for Unionens bidrag til EU-trustfonde og for bidragene fra andre donorer, at fastlægge regnskabs- og rapporteringsreglerne for EU-trustfonde, især for renter af trustfondens bankkonto, at præcisere de finansielle aktørers og trustfondens bestyrelses respektive ansvarsområder og at definere forpligtelserne vedrørende ekstern revision. Det er også nødvendigt at sikre en retfærdig repræsentation af de deltagende donorer i trustfondens bestyrelse og at sikre, at der kræves positiv stemmeafgivelse fra Kommissionen vedrørende anvendelsen af midlerne.
(72)
For at forenkle udbudsprocedurerne i forbindelse med foranstaltninger udadtil er visse beløbsgrænser blevet ændret, og andre beløbsgrænser og forvaltningsprocedurer, som kommer fra de fælles bestemmelser, er blevet tilføjet og tilpasset.
(73)
Med hensyn til tilskud bør betingelserne for at fravige princippet om samfinansiering bringes i overensstemmelse med finansforordningen.
(74)
For at sikre en forsvarlig forvaltning af Unionens bevillinger bør det endvidere præciseres, hvilke forhåndsbetingelser og regler der skal medtages i aftalerne, når forvaltningen af bevillinger decentraliseres, eller hvis der anvendes forskudskonti.
(75)
Det er hensigtsmæssigt at definere de europæiske kontorer og fastsætte specifikke regler for Publikationskontoret og bestemmelser, som bemyndiger Kommissionens regnskabsfører til at delegere nogle af sine opgaver til ansatte i disse kontorer. Desuden bør funktionsvilkårene for de bankkonti, som europæiske kontorer kan bemyndiges til at åbne i Kommissionens navn, præciseres.
(76)
I analogi med offentliggørelsen af oplysninger om modtagere af EU-midler bør listen over de eksperter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 204, og som udvælges gennem en interessetilkendegivelse, og genstanden for deres opgaver offentliggøres. Deres aflønning bør også offentliggøres, når den overstiger 15 000 EUR.
(77)
Den nye procedure, som er indført i finansforordningens artikel 203, bør suppleres, specielt med hensyn til den type omkostninger, som skal medregnes i de deri fastsatte beløbsgrænser. Der bør indføres detaljerede regler om ejendomsprojekter i Unionens delegationer i betragtning af deres særlige karakteristika, især i hastetilfælde. Det bør fastsættes, at beboelsesejendomme, især i delegationerne, som skal lejes eller købes inden for kort tid, bør udelukkes fra proceduren i finansforordningens artikel 203. Erhvervelse af jord gratis eller for et symbolsk beløb bør ikke falde ind under proceduren i finansforordningens artikel 203, da en sådan erhvervelse ikke i sig selv udgør en yderligere byrde for budgettet.
(78)
For at sikre overensstemmelse med finansforordningens bestemmelser bør der fastlægges en række overgangsbestemmelser. For at sikre overensstemmelse med det sektorspecifikke retsgrundlag bør anvendelsen af bestemmelserne om forvaltningsmetoder og finansielle instrumenter desuden udsættes til den 1. januar 2014 -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
FØRSTE DEL
FÆLLES BESTEMMELSER
AFSNIT I
EMNE
Artikel 1
Emne
Denne forordning fastsætter regler for anvendelsen af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (i det følgende benævnt »finansforordningen«).
AFSNIT II
BUDGETPRINCIPPER
KAPITEL 1
Principperne om enhed og et realistisk budget
Artikel 2
Bogføring af renter fra forfinansieringer
(Finansforordningens artikel 8, stk. 4)
Når der skal betales renter til budgettet, fastsættes det i den aftale, som indgås med de enheder eller personer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. ii)-viii), at forfinansieringerne skal indbetales på bankkonti eller underkonti, der gør det muligt at identificere midlerne og de tilhørende renter. Er dette ikke muligt, skal modtagernes eller formidlernes regnskabspraksis gøre det muligt at identificere de midler, som Unionen har indbetalt, og de renter eller andre fordele, som disse midler har givet anledning til.
Bestemmelserne i denne forordning vedrørende renter af forfinansieringer berører ikke bogføringen af forfinansieringer som aktiver i årsregnskabet i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i finansforordningens artikel 143.
KAPITEL 2
Princippet om etårighed
Artikel 3
Bevillinger for regnskabsåret
(Finansforordningens artikel 11, stk. 3)
De forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger, der godkendes for regnskabsåret, består af:
a)
de bevillinger, der er opført på budgettet, herunder bevillinger fastsat gennem et ændringsbudget
b)
fremførte bevillinger
c)
genopførte bevillinger, jf. finansforordningens artikel 178 og 182
d)
bevillinger, der hidrører fra forfinansieringer, som er blevet tilbagebetalt, jf. finansforordningens artikel 177, stk. 3
e)
bevillinger, der er opført som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter i løbet af regnskabsåret eller i tidligere regnskabsår, og som ikke er anvendt.
Artikel 4
Annullering og fremførsel af bevillinger
(Finansforordningens artikel 13, stk. 2)
1. De forpligtelsesbevillinger og de ikke-opdelte bevillinger vedrørende ejendomsprojekter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), kan kun fremføres, hvis der ikke har kunnet indgås forpligtelser inden den 31. december i regnskabsåret af årsager, som ikke kan tilskrives den anvisningsberettigede, og hvis de forberedende etaper er så fremskredne, at det med rimelighed kan formodes, at forpligtelsen vil kunne indgås senest den 31. marts i det følgende år eller den 31. december for ejendomsprojekter.
2. De forberedende etaper, der er omhandlet i finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), og som bør være afsluttet pr. 31. december i regnskabsåret med henblik på en fremførsel til det følgende regnskabsår, omfatter navnlig:
a)
for så vidt angår samlede forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 85, vedtagelse af en finansieringsafgørelse eller afslutning inden denne dato af høringen af de berørte tjenestegrene i hver institution med henblik på vedtagelse af afgørelsen
b)
for så vidt angår specifikke forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 85, afslutning af udvælgelsen af mulige kontrahenter, modtagere, prisvindere eller bemyndigede.
3. Bevillinger, der er fremført i overensstemmelse med finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), og for hvilke der ikke er indgået forpligtelser pr. 31. marts i det følgende regnskabsår eller frem til den 31. december i det følgende regnskabsår for beløb vedrørende ejendomsprojekter, annulleres automatisk.
Kommissionen underretter Europa-Parlamentet og Rådet om de bevillinger, som annulleres på denne måde, inden for en måned fra annulleringen i henhold til første afsnit.
4. Bevillinger, der er fremført i henhold til finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra b), kan udnyttes indtil den 31. december i det følgende regnskabsår.
5. Bevillinger, der er fremført i henhold til stk. 1-4, skal fremgå af regnskaberne.
KAPITEL 3
Princippet om én regningsenhed
Artikel 5
Omregningskursen mellem euroen og andre valutaer
(Finansforordningens artikel 19)
1. Ved omregninger, som foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede, anvendes den daglige vekselkurs for euroen, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, C-udgaven, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af de sektorspecifikke forordninger.
Når omregningen mellem euroen og en anden valuta skal foretages af kontrahenter eller modtagere, finder de særlige regler for omregning, som er fastsat i indkøbskontrakter, tilskudsaftaler eller finansieringsaftaler, anvendelse.
2. For at undgå, at valutaomregninger får væsentlig indvirkning på niveauet for Unionens samfinansiering eller negativ indvirkning på Unionens budget, fastsættes der i givet fald i de særlige regler for omregning, der er omhandlet i stk. 1, en omregningskurs mellem euroen og andre valutaer, som beregnes ved hjælp af gennemsnittet for den daglige vekselkurs i en given periode.
3. Hvis der ikke for den pågældende valutas vedkommende offentliggøres en daglig vekselkurs for euroen i Den Europæiske Unions Tidende, anvender den ansvarlige anvisningsberettigede den regnskabskurs, der er omhandlet i stk. 4.
4. Med henblik på den regnskabsføring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 151-156, og med forbehold af bestemmelserne i artikel 240 i nærværende forordning foretages omregningen mellem euroen og en anden valuta ved anvendelse af den månedlige regnskabskurs for euroen. Denne regnskabsvekselkurs fastsættes af Kommissionens regnskabsfører under anvendelse af de informationskilder, han anser for troværdige, på grundlag af vekselkursen den næstsidste arbejdsdag i den måned, der går forud for den måned, for hvilken kursen fastsættes.
5. Resultaterne af de valutatransaktioner, der er omhandlet i stk. 4 i denne artikel, opføres under en særskilt post i de respektive institutioners regnskaber.
Første afsnit i dette stykke finder tilsvarende anvendelse på de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208.
Artikel 6
Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer
(Finansforordningens artikel 19)
1. Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer, er, hvis omregningen foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede, den kurs, der er gældende den dag, hvor betalingsordren eller indtægtsordren udfærdiges af den anvisningsberettigede tjenestegren, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorspecifikke forordninger eller af specifikke indkøbskontrakter, tilskudsaftaler eller tilskudsafgørelser og finansieringsaftaler.
2. I forbindelse med forskudskonti i euro er datoen for bankens betaling afgørende for, hvilken kurs der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer.
3. I forbindelse med regularisering af forskudskonti i nationale valutaer som omhandlet i finansforordningens artikel 19 er den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer, kursen for den måned, hvor udgiften afholdes over forskudskontoen.
4. I forbindelse med godtgørelse af faste udgifter eller udgifter, der følger af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union (i det følgende benævnt »vedtægten«), for hvilke der er fastsat et maksimumsbeløb, og som betales i en anden valuta end euroen, anvendes den kurs, der er gældende, når fordringen opstår.
KAPITEL 4
Princippet om bruttoopgørelse
Artikel 7
Strukturen for opførelse af formålsbestemte indtægter og af de tilsvarende bevillinger
(Finansforordningens artikel 21)
1. Uden at dette berører artikel 9 og 10, omfatter strukturen for opførelse af formålsbestemte indtægter følgende:
a)
i oversigten over indtægter i hver institutions sektion oprettes en budgetpost, hvor indtægterne opføres
b)
i oversigten over udgifter anføres det i budgetanmærkningerne, herunder de generelle anmærkninger, under hvilke poster bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter vil kunne opføres.
I det i første afsnit, litra a), omhandlede tilfælde anføres der et pro memoria (p.m.) under posten, og de anslåede indtægter anføres til orientering i anmærkningerne.
2. Bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter stilles automatisk til rådighed for både forpligtelsesbevillingers og betalingsbevillingers vedkommende, når institutionen har modtaget indtægten, undtagen i følgende tilfælde:
a)
i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 181, stk. 2, og artikel 183, stk. 2
b)
i det tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra b), for medlemsstater, hvor bidragsaftalen er udtrykt i euro.
I det tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra b), kan forpligtelsesbevillingerne opføres, når medlemsstaten har underskrevet bidragsaftalen.
Artikel 8
Medlemsstaternes bidrag til forskningsprogrammer
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra a))
1. Med hensyn til medlemsstaternes bidrag til finansiering af visse supplerende forskningsprogrammer, der er omhandlet i artikel 5 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000 (8), betales:
a)
syv tolvtedele af det beløb, der er opført på budgettet, senest den 31. januar i det løbende regnskabsår
b)
de resterende fem tolvtedele senest den 15. juli i det løbende regnskabsår.
2. Hvis budgettet ikke er endeligt vedtaget inden regnskabsårets begyndelse, betales de bidrag, der er omhandlet i stk. 1, på grundlag af det beløb, der er opført på budgettet for det foregående regnskabsår.
3. Alle bidrag eller supplerende betalinger fra medlemsstaterne til budgettet skal opføres på Kommissionens konto eller konti inden for 30 kalenderdage efter anmodningen om indbetaling.
4. De foretagne betalinger opføres på den konto, der er omhandlet i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000, og er underlagt de betingelser, der er fastsat i den nævnte forordning.
Artikel 9
Formålsbestemte indtægter, som følger af EFTA-staternes deltagelse i visse EU-programmer
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra e))
1. Budgetstrukturen for opførelse af bidragene fra Den Europæiske Frihandelsorganisations medlemsstater (i det følgende benævnt »EFTA-staterne«) til visse EU-programmer omfatter følgende:
a)
i oversigten over indtægter oprettes en post med et pro memoria (p.m.), på hvilken EFTA-staternes samlede bidrag i det pågældende regnskabsår opføres
b)
i oversigten over udgifter:
i)
angives i anmærkningerne til den enkelte post for EU-aktiviteter, som EFTA-staterne deltager i, det anslåede bidrags størrelse »til orientering«
ii)
indgår et bilag, der udgør en integrerende del af budgettet, med samtlige poster for de EU-aktiviteter, som EFTA-staterne deltager i.
I forbindelse med første afsnit, litra a), anføres det anslåede beløb i anmærkningerne til budgettet.
Det bilag, der er omhandlet i første afsnit, litra b), nr. ii), afspejler og indgår i strukturen for opførelse af de bevillinger, der svarer til sådanne bidrag, jf. stk. 2, samt for afholdelse af udgifterne.
2. I henhold til artikel 82 i aftalen om Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (i det følgende benævnt »EØS-aftalen«) skal de beløb, der svarer til EFTA-staternes årlige bidrag, således som de er bekræftet over for Kommissionen af Det Blandede EØS-udvalg i henhold til artikel 1, stk. 5, i protokol 32, der er knyttet som bilag til EØS-aftalen, fra regnskabsårets begyndelse opføres som henholdsvis forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger.
3. Hvis der i løbet af regnskabsåret sker en forøgelse af bevillingerne til budgetposter, som EFTA-staterne bidrager til, og EFTA-staterne ikke i løbet af regnskabsåret kan tilpasse deres bidrag tilsvarende for at respektere den »proportionalitetsfaktor«, der er omhandlet i artikel 82 i EØS-aftalen, kan Kommissionen af sine likvide midler midlertidigt og ekstraordinært forfinansiere EFTA-staternes andel. Når en sådan forøgelse af bevillingerne har fundet sted, indkalder Kommissionen snarest de tilsvarende bidrag fra EFTA-staterne. Kommissionen underretter hvert år Europa-Parlamentet og Rådet om de således trufne afgørelser.
Forfinansieringen afregnes hurtigst muligt i forbindelse med opstillingen af budgettet for det følgende regnskabsår.
4. I henhold til finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra e), er EFTA-staternes finansielle bidrag eksterne formålsbestemte indtægter. Regnskabsføreren træffer passende foranstaltninger til at sikre, at anvendelsen af både indtægterne fra disse bidrag og de tilsvarende bevillinger kan følges separat.
I den i finansforordningens artikel 150, stk. 2, omhandlede beretning redegør Kommissionen særskilt for gennemførelsen af de bevillinger, der svarer til EFTA-staternes bidrag, for såvel indtægters som udgifters vedkommende.
Artikel 10
Indtægter fra sanktioner, der pålægges medlemsstater, der anses for at have uforholdsmæssigt store underskud
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra c))
Budgetstrukturen for opførelse af indtægterne fra de sanktioner, der er omhandlet i afsnit 4 i Rådets forordning (EF) nr. 1467/97 (9), er som følger:
a)
i oversigten over indtægter oprettes en post med et pro memoria (p.m.), på hvilken renter af disse beløb opføres
b)
opførelsen af disse beløb i oversigten over indtægter giver anledning til, at der samtidig i oversigten over udgifter opføres forpligtelses- og betalingsbevillinger, jf. dog finansforordningens artikel 77.
De bevillinger, der er omhandlet i første afsnit, litra b), gennemføres i henhold til finansforordningens artikel 20.
Artikel 11
Forpligtelser, som følger af modtagelsen af donationer til Unionen
(Finansforordningens artikel 22)
Med henblik på Europa-Parlamentets og Rådets godkendelse, jf. finansforordningens artikel 22, stk. 2, vurderer og forklarer Kommissionen forpligtelserne, herunder de følgeomkostninger, som er forbundet med modtagelsen af donationer til Unionen.
Artikel 12
Konti for afgifter, der skal refunderes
(Finansforordningens artikel 23, stk. 3)
Afgifter, som Unionen har afholdt i henhold til finansforordningens artikel 23, stk. 2 og stk. 3, litra a), opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af de berørte stater.
KAPITEL 5
Princippet om specificering
Artikel 13
Regler for beregning af procentsatser for overførsler foretaget af andre institutioner end Kommissionen
(Finansforordningens artikel 25)
1. Beregningen af de procentsatser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 25, foretages på tidspunktet for anmodningen om overførsel og under henvisning til de bevillinger, som er opført på budgettet, herunder ændringsbudgetterne.
2. Det beløb, som skal tages i betragtning, er summen af de overførsler, der skal foretages fra den budgetpost, hvorfra overførslen sker, korrigeret med de tidligere overførsler.
Det beløb, der svarer til de overførsler, som den pågældende institution kan foretage selvstændigt uden en afgørelse fra Europa-Parlamentet og Rådet, tages ikke i betragtning.
Artikel 14
Regler for beregning af procentsatser for overførsler foretaget af Kommissionen
(Finansforordningens artikel 26)
1. Beregningen af de procentsatser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 26, stk. 1, foretages på tidspunktet for anmodningen om overførsel og under henvisning til de bevillinger, som er opført på budgettet, herunder ændringsbudgetterne.
2. Det beløb, som skal tages i betragtning, er summen af de overførsler, der skal foretages fra den budgetpost, hvorfra eller hvortil overførslen sker, korrigeret med de tidligere overførsler.
Det beløb, der svarer til de overførsler, som Kommissionen kan foretage selvstændigt uden en afgørelse fra Europa-Parlamentet og Rådet, tages ikke i betragtning.
Artikel 15
Administrationsudgifter
(Finansforordningens artikel 26)
De udgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 26, stk. 1, første afsnit, litra b), omfatter for hvert politikområde de kategorier, der er omhandlet i finansforordningens artikel 44, stk. 3.
Artikel 16
Begrundelser for anmodninger om bevillingsoverførsler
(Finansforordningens artikel 25 og 26)
Forslag om overførsler og alle oplysninger bestemt for Europa-Parlamentet og Rådet vedrørende overførsler, der foretages i henhold til finansforordningens artikel 25 og 26, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, der viser anvendelsen af bevillingerne og overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne skal overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne skal overføres.
Artikel 17
Begrundelser for anmodninger om overførsler fra nødhjælpsreserven
(Finansforordningens artikel 29)
Forslag om overførsler, der skal gøre det muligt at anvende den i finansforordningens artikel 29 omhandlede nødhjælpsreserve, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, som viser:
a)
for så vidt angår den post, hvortil overførslen skal foretages, de senest foreliggende oplysninger om anvendelsen af bevillingerne samt et overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang
b)
for så vidt angår alle poster vedrørende foranstaltninger udadtil, anvendelsen af bevillingerne indtil udgangen af den måned, der går forud for anmodningen om overførsel, samt et overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang, ledsaget af en sammenligning med det oprindelige overslag
c)
en analyse af mulighederne for at reallokere bevillingerne.
KAPITEL 6
Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
Artikel 18
Evaluering
(Finansforordningens artikel 30)
1. For alle forslag til programmer eller aktiviteter, som medfører budgetudgifter, foretages der en forudgående evaluering, som omfatter:
a)
de behov, der skal dækkes på kort eller lang sigt
b)
EU-interventionens merværdi
c)
de politiske og forvaltningsmæssige mål, som skal nås, herunder de foranstaltninger, som er nødvendige for at beskytte Unionens finansielle interesser gennem forebyggelse, afsløring og efterforskning af svig samt erstatning og sanktioner
d)
de politikløsninger, der er til rådighed, herunder de risici, som er forbundet med dem
e)
de forventede resultater og virkninger, særlig økonomiske, sociale og miljømæssige virkninger, og de indikatorer og evalueringsordninger, der er nødvendige for at måle dem
f)
den mest hensigtsmæssige metode til gennemførelse af den eller de foretrukne løsninger
g)
den interne sammenhæng i det foreslåede program eller den foreslåede aktivitet og forholdet til andre relevante instrumenter
h)
omfanget af bevillinger, menneskelige ressourcer og andre administrative ressourcer, der skal tildeles under hensyn til princippet om omkostningseffektivitet
i)
erfaringerne fra lignende allerede gennemførte foranstaltninger.
2. Forslaget skal indeholde oplysninger om ordninger for kontrol, rapportering og evaluering under hensyntagen til de respektive ansvarsområder på alle de myndighedsniveauer, som skal deltage i gennemførelsen af det foreslåede program eller den foreslåede aktivitet.
3. Alle programmer eller aktiviteter, herunder pilotprojekter og forberedende foranstaltninger, hvor de anvendte ressourcer overstiger 5 000 000 EUR, gøres til genstand for en midtvejsevaluering og/eller en efterfølgende evaluering af de anvendte menneskelige og finansielle ressourcer og af de opnåede resultater for at kontrollere, at disse er i overensstemmelse med de fastsatte mål, på følgende betingelser:
a)
der foretages en periodisk evaluering af de resultater, der opnås under gennemførelsen af et flerårigt program, efter en tidsplan, der gør det muligt at tage hensyn til konklusionerne af denne evaluering i forbindelse med enhver afgørelse om videreførelse, ændring eller afbrydelse af det pågældende program
b)
for så vidt angår aktiviteter, der finansieres på årsbasis, evalueres resultaterne mindst én gang hvert sjette år.
Første afsnit, litra a) og b), finder ikke anvendelse på de enkelte projekter eller foranstaltninger, der gennemføres inden for rammerne af de aktiviteter, for hvilke forpligtelsen kan opfyldes gennem de afsluttende rapporter, som fremsendes af de organer, der har gennemført foranstaltningen.
4. De evalueringer, der er omhandlet i stk. 1 og 3, skal stå i rimeligt forhold til de ressourcer, der anvendes til de pågældende programmer og aktiviteter, og disses virkninger.
Artikel 19
Finansieringsoversigt
(Finansforordningens artikel 31)
Finansieringsoversigten indeholder finansielle og økonomiske oplysninger, således at lovgivningsmyndigheden kan vurdere, om en handling fra Unionens side er nødvendig. Finansieringsoversigten skal indeholde relevante oplysninger om sammenhængen med Unionens andre aktiviteter og eventuelle synergieffekter.
Når der er tale om flerårige foranstaltninger, skal finansieringsoversigten indeholde den forventede tidsplan for de årlige bevillings- og personalebehov, herunder eksternt personale, og en evaluering af deres finansielle virkninger på mellemlang sigt.
KAPITEL 7
Princippet om gennemsigtighed
Artikel 20
Foreløbig offentliggørelse af budgettet
(Finansforordningens artikel 34)
Snarest muligt og senest fire uger efter den endelige vedtagelse af budgettet offentliggøres på Kommissionens initiativ de endelige detaljerede budgettal på institutionernes hjemmeside på alle sprog under afventning af den endelige offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Artikel 21
Offentliggørelse af oplysninger om værdien og modtagerne af EU-midler
(Finansforordningens artikel 35)
1. Oplysningerne om modtagerne af EU-midler, der tildeles under direkte forvaltning, offentliggøres på EU-institutionernes hjemmeside senest den 30. juni i det år, der følger efter det regnskabsår, hvor midlerne blev tildelt.
Ud over den offentliggørelse, der er omhandlet i første afsnit, kan oplysningerne også offentliggøres på anden passende måde i henhold til en standardopstilling.
2. Følgende oplysninger offentliggøres, medmindre andet er fastsat i denne forordning og i de sektorspecifikke regler, under hensyntagen til kriterierne i finansforordningens artikel 35, stk. 3:
a)
modtagerens navn
b)
modtagerens lokalitet
c)
det tildelte beløb
d)
foranstaltningens art og formål.
I litra b) forstås ved »lokalitet«:
i)
modtagerens adresse, når der er tale om en juridisk person
ii)
regionen på NUTS 2-niveau, når modtageren er en fysisk person.
Med hensyn til oplysninger om fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger to år efter afslutningen af det regnskabsår, hvor midlerne blev tildelt. Det samme gælder personoplysninger om juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
3. De oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, offentliggøres kun i forbindelse med priser, tilskud og kontrakter, som er tildelt på grundlag af konkurrencer eller tilksudsprocedurer eller offentlige udbudsprocedurer. Oplysningerne offentliggøres ikke for:
a)
stipendier udbetalt til fysiske personer og anden direkte støtte til fysiske personer med særligt stort behov, jf. finansforordningens artikel 125, stk. 4, litra c)
b)
kontrakter under det beløb, der er omhandlet i artikel 137, stk. 2, i nærværende forordning.
4. Oplysningerne offentliggøres ikke, hvis en sådan offentliggørelse risikerer at udgøre en trussel mod de pågældende personers rettigheder og frihedsrettigheder, som er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, eller at skade modtagernes kommercielle interesser.
Artikel 22
Link til offentliggørelsen af oplysninger om modtagere af EU-midler, som er tildelt under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 35)
Når forvaltningen af EU-midler er delegeret til de myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), fastsættes det i delegationsaftalerne, at de oplysninger, der er omhandlet i artikel 21, stk. 2 og 3, skal offentliggøres af de bemyndigede myndigheder og organer på deres hjemmeside i henhold til en standardopstilling.
EU-institutionernes hjemmeside skal mindst indeholde en henvisning til den hjemmeside, hvor oplysningerne kan findes, hvis de ikke offentliggøres direkte på det særlige sted herfor på EU-institutionernes hjemmeside.
Ud over den offentliggørelse, der er omhandlet i stk. 1, kan oplysningerne også offentliggøres på anden passende måde i henhold til en standardopstilling.
Artikel 21, stk. 2-4, finder anvendelse på offentliggørelse af oplysninger i henhold til stk. 1 i nærværende artikel.
AFSNIT III
BUDGETTETS FASTLÆGGELSE OG STRUKTUR
Artikel 23
Finansiel programmering
(Finansforordningens artikel 38)
Den finansielle programmering, der er omhandlet i finansforordningens artikel 38, struktureres efter udgiftskategori, politikområde og budgetpost. Den fuldstændige finansielle programmering omfatter samtlige udgiftskategorier bortset fra landbrug, samhørighedspolitik og administration, for hvilke der kun forelægges oversigtsoplysninger.
Artikel 24
Forslag til ændringsbudgetter
(Finansforordningens artikel 41, stk. 1)
Forslag til ændringsbudgetter ledsages af begrundelser og af de oplysninger om budgetgennemførelsen i det foregående og løbende regnskabsår, som foreligger ved udarbejdelsen af forslagene.
Artikel 25
Kontoplan
(Finansforordningens artikel 44)
Kontoplanen skal overholde principperne om specificering, gennemsigtighed og forsvarlig økonomisk forvaltning. Den skal sikre den klarhed og gennemsigtighed, som er nødvendig for budgetprocessen, gøre det lettere at identificere de vigtigste formål, som er afspejlet i de relevante retsgrundlag, muliggøre valg vedrørende politiske prioriteter og muliggøre en produktiv og effektiv gennemførelse.
Artikel 26
Faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra a), nr. v))
Ved fastlæggelsen af budgettet fastsættes de faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår på følgende måde:
a)
for så vidt angår forpligtelser: forpligtelser bogført i løbet af regnskabsåret på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i artikel 3
b)
for så vidt angår betalinger: betalinger foretaget i løbet af regnskabsåret, dvs. betalinger, hvor der er sendt betalingsinstruks til banken, på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i artikel 3.
Artikel 27
Budgetanmærkninger
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra a), nr. vi))
Budgetanmærkningerne skal navnlig omfatte:
a)
henvisninger til basisretsakten, når en sådan foreligger
b)
de nødvendige forklaringer vedrørende bevillingernes art og formål.
Artikel 28
Stillingsfortegnelse
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra c), nr. i))
Personalet ved Forsyningsagenturet opføres separat i Kommissionens stillingsfortegnelse.
AFSNIT IV
GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 29
Information om overførsel af personoplysninger til revisionsformål
(Finansforordningens artikel 53)
I forbindelse med tilskud, indkøb eller priser, der gennemføres ved direkte forvaltning, informeres potentielle modtagere, ansøgere, tilbudsgivere og deltagere i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (10) om, at deres personoplysninger af hensyn til beskyttelsen af Unionens finansielle interesser kan overføres til interne revisionstjenester, til Den Europæiske Revisionsret, til Den Særlige Instans for Økonomiske Uregelmæssigheder eller til Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (i det følgende benævnt »OLAF«) og mellem de anvisningsberettigede i Kommissionen og forvaltningsorganerne.
Artikel 30
Forberedende foranstaltninger inden for den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik
(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra c))
Finansieringen af foranstaltninger, som Rådet har godkendt med henblik på forberedelse af Unionens krisestyringsoperationer i henhold til afsnit V i traktaten om Den Europæiske Union, omfatter marginalomkostninger i forbindelse med en specifik deployering på stedet af en mission eller et hold, som bl.a. involverer personale fra EU-institutionerne, herunder højrisikoforsikring, rejse- og indkvarteringsudgifter og dagpenge.
Artikel 31
Kommissionens særlige beføjelser i henhold til traktaterne
(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra d))
1. Følgende artikler i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (i det følgende benævnt »TEUF«) tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:
a)
artikel 154 (dialog mellem arbejdsmarkedets parter)
b)
artikel 156 (undersøgelser, udtalelser, samråd på det sociale område)
c)
artikel 159 og 161 (særberetninger på det sociale område)
d)
artikel 168, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for sundhedsbeskyttelse)
e)
artikel 171, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen for så vidt angår transeuropæiske net)
f)
artikel 173, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen på industriområdet)
g)
artikel 175, stk. 2 (rapport om fremskridtene i forbindelse med virkeliggørelsen af den økonomiske, sociale og territoriale samhørighed)
h)
artikel 181, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for forskning og teknologisk udvikling)
i)
artikel 190 (rapport om forskning og teknologisk udvikling)
j)
artikel 210, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen af politikkerne vedrørende udviklingssamarbejde)
k)
artikel 214, stk. 6 (initiativer til fremme af samordningen inden for humanitære bistandsforanstaltninger).
2. Følgende artikler i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab (i det følgende benævnt »Euratomtraktaten«) tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:
a)
artikel 70 (finansiel medvirken i prospekteringsvirksomhed på medlemsstaternes områder inden for rammerne af budgettet)
b)
artikel 77-85.
3. I forbindelse med opstillingen af budgetforslaget vil de i stk. 1 og 2 angivne lister eventuelt kunne suppleres med angivelse af de pågældende artikler og beløb.
Artikel 32
Handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, og procedure
(Finansforordningens artikel 57)
1. Handlinger, der kan medføre en interessekonflikt i den betydning, hvori udtrykket anvendes i finansforordningens artikel 57, stk. 2, kan, uden at dette berører deres klassificering som ulovlige aktiviteter i henhold til artikel 141, blandt andet bestå i:
a)
at tildele sig selv eller andre uberettigede direkte eller indirekte fordele
b)
at nægte at indrømme en modtager de rettigheder eller fordele, den pågældende har krav på
c)
at udføre handlinger, der er uberettigede eller udtryk for misbrug, eller at undlade at udføre nødvendige handlinger.
Andre handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, er handlinger, der kan påvirke den upartiske og objektive udførelse af en persons opgaver, såsom deltagelse i et evalueringsudvalg i forbindelse med en offentlig indkøbsprocedure eller en tilskudsprocedure, hvor den pågældende direkte eller indirekte kan få økonomisk fordel af resultatet af disse procedurer.
2. Det antages, at der foreligger en interessekonflikt, hvis en ansøger eller tilbudsgiver er en ansat, der er omfattet af vedtægten, medmindre hans overordnede på forhånd har givet tilladelse til, at han deltager i proceduren.
3. I tilfælde af interessekonflikt træffer den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede passende foranstaltninger for at undgå, at vedkommende uretmæssigt påvirker den pågældende proces eller procedure.
KAPITEL 2
Gennemførelsesmetoder
Afdeling 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 33
Forvaltningsmetode
(Finansforordningens artikel 58)
Kommissionens regnskabssystem angiver forvaltningsmetoden og under hver forvaltningsmetode den type enhed eller person som omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), der har fået overdraget budgetgennemførelsesopgaver.
Med hensyn til direkte forvaltning varetaget af Kommissionen i henhold til finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a), skal der i regnskabssystemet sondres mellem forvaltning varetaget af:
a)
Kommissionens tjenestegrene
b)
forvaltningsorganer
c)
lederne af EU-delegationer
d)
trustfonde som omhandlet i finansforordningens artikel 187.
Afdeling 2
Direkte forvaltning
Artikel 34
Direkte forvaltning
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a))
Når Kommissionen gennemfører budgettet direkte i sine tjenestegrene, udføres gennemførelsesopgaverne af finansielle aktører som omhandlet i finansforordningens artikel 64-75 og på de i nærværende forordning fastsatte betingelser.
Artikel 35
Udøvelse af beføjelser, der er delegeret til forvaltningsorganer
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a), og artikel 62)
1. Afgørelsen om delegation af beføjelser til forvaltningsorganer bemyndiger disse til i deres egenskab af anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation at gennemføre bevillinger vedrørende det EU-program, hvis forvaltning de har fået overdraget.
2. Kommissionens fuldmagtsdokument skal mindst indeholde de bestemmelser, der er omhandlet i artikel 40, litra a)-d) og litra h). Direktøren accepterer ved en formel skriftlig godkendelse dokumentet på vegne af det pågældende forvaltningsorgan.
Artikel 36
Overholdelse af udbudsreglerne
(Finansforordningens artikel 63)
Når Kommissionen overdrager opgaver til privatretlige organer efter finansforordningens artikel 63, stk. 2, indgår den en aftale i overensstemmelse med finansforordningens første del, afsnit V, og anden del, afsnit IV, kapitel III.
Afdeling 3
Delt forvaltning med medlemsstaterne
Artikel 37
Specifikke bestemmelser for delt forvaltning med medlemsstaterne - foranstaltninger til fremme af bedste praksis
(Finansforordningens artikel 59)
Kommissionen udarbejder en fortegnelse over organer, der er ansvarlige for forvaltnings-, certificerings- og revisionsaktiviteter i henhold til de sektorspecifikke forordninger.
For at fremme bedste praksis i forbindelse med gennemførelsen af strukturfondene, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne, Den Europæiske Garantifond for Landbruget og Den Europæiske Fiskerifond kan Kommissionen til orientering stille en metodevejledning, som beskriver dens egen kontrolstrategi og -metode, herunder tjeklister, og giver eksempler på bedste praksis, til rådighed for de organer, der er ansvarlige for forvaltnings- og kontrolaktiviteterne. Denne vejledning opdateres, når det er nødvendigt.
Afdeling 4
Indirekte forvaltning
Artikel 38
Sidestilling af systemer, regler og procedurer under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 60)
1. Kommissionen kan acceptere, at udbudsregler og -procedurer sidestilles med dens egne regler, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
de overholder princippet om bred konkurrence blandt tilbudsgiverne for at finde det økonomisk mest fordelagtige bud, og udbud med forhandling begrænses til rimelige beløb eller til behørigt begrundede tilfælde
b)
de sikrer gennemsigtighed gennem hensigtsmæssig forudgående offentliggørelse, navnlig af udbud, og hensigtsmæssig efterfølgende offentliggørelse af kontrahenter
c)
de sikrer ligebehandling, proportionalitet og ikke-forskelsbehandling
d)
de forhindrer interessekonflikter under hele udbudsproceduren.
Medlemsstaternes eller tredjelandes nationale lovgivning om gennemførelse af direktiv 2004/18/EF anses for at svare til de regler, som institutionerne anvender i overensstemmelse med finansforordningen.
2. Kommissionen kan acceptere, at tilskudsregler og -procedurer sidestilles med dens egne regler, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
de overholder principperne om proportionalitet, forsvarlig økonomisk forvaltning, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling
b)
de sikrer gennemsigtighed gennem hensigtsmæssig offentliggørelse af indkaldelser af forslag, idet direkte tildelingsprocedurer begrænses til rimelige beløb eller til behørigt begrundede tilfælde, og en passende efterfølgende offentliggørelse af oplysninger om modtagerne under hensyntagen til proportionalitetsprincippet
c)
de forhindrer interessekonflikter under hele tilskudsproceduren
d)
de fastsætter, at tilskud ikke kan kumuleres eller ydes med tilbagevirkende kraft, at de generelt skal omfatte samfinansiering, og at de ikke må have til formål eller bevirke, at modtageren opnår en fortjeneste.
3. Kommissionen kan acceptere, at de regnskabssystemer og de interne kontrolsystemer, som anvendes af enheder eller personer, der skal have overdraget budgetforvaltningsopgaver på vegne af Kommissionen, sikrer en tilsvarende beskyttelse af Unionens finansielle interesser og giver rimelig sikkerhed for, at de forvaltningsmæssige mål nås, hvis de overholder principperne i finansforordningens artikel 32.
Artikel 39
Forudgående vurdering af regler og procedurer, der anvendes af enheder og personer under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 61, stk. 1)
Med henblik på den forudgående vurdering som omhandlet i finansforordningens artikel 61, stk. 1, kan den ansvarlige anvisningsberettigede basere sig på en forudgående vurdering foretaget af en anden anvisningsberettiget, forudsat at deres konklusioner er relevante for de specifikke risici, der er forbundet med de opgaver, der skal overdrages, navnlig karakteren af opgaverne og de pågældende beløb.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan basere sig på en forudgående vurdering foretaget af andre donorer, for så vidt som denne vurdering blev foretaget i overensstemmelse med betingelser, der svarer til betingelserne for indirekte forvaltning i finansforordningens artikel 60.
Artikel 40
Indholdet i den aftale, hvorved budgetgennemførelsesopgaver overdrages til enheder eller personer
(Finansforordningens artikel 61, stk. 3)
Delegationsaftalerne skal omfatte detaljerede regler, som sikrer beskyttelsen af Unionens finansielle interesser og gennemsigtighed i de udførte transaktioner. De skal mindst omfatte følgende:
a)
en klar fastlæggelse og afgrænsning af de tildelte opgaver, navnlig vedrørende ændring af de overdragne opgaver, afkald på fordringer og anvendelse af tilbagebetalte eller uudnyttede midler
b)
betingelserne og de nærmere regler for udførelsen af opgaverne, ansvarsfordelingen og tilrettelæggelsen af den kontrol, der skal udføres, herunder evaluering af programmerne
c)
betingelserne for betaling af Unionens bidrag, herunder godtgørelse af udgifter afholdt i tilknytning til gennemførelsen samt vederlag til den bemyndigede enhed, tillige med regler om, hvilke bilag der kræves for betaling
d)
reglerne for, hvordan der over for Kommissionen redegøres for udførelsen af opgaverne, de forventede resultater, eventuelle uregelmæssigheder og de trufne foranstaltninger, betingelserne for suspension eller afbrydelse af betalinger samt betingelserne for gennemførelsens ophør
e)
datoen for, hvornår individuelle kontrakter og aftaler, der gennemfører delegationsaftalen, skal være indgået, idet den fastsatte frist skal være forenelig med arten af de overdragne opgaver
f)
udelukkelsesregler, der sætter enheden eller personen i stand til at udelukke enheder, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a), b) og e), og artikel 107, litra a) og b), fra deltagelsen i udbudsprocedurer, tilskudsprocedurer eller procedurer for tildeling af priser eller fra tildelingen af indkøbskontrakter, tilskud eller priser
g)
de nærmere regler for Kommissionens kontrol samt bestemmelser, der giver Kommissionen, OLAF og Revisionsretten adgang til de oplysninger, der er nødvendige for, at de kan udføre deres opgaver, samt beføjelser til at foretage revisioner og undersøgelser, herunder kontrol på stedet
h)
bestemmelser vedrørende:
i)
et tilsagn fra den bemyndigede enhed om omgående at underrette Kommissionen om ethvert tilfælde af svig vedrørende forvaltningen af EU-midlerne og de trufne foranstaltninger
ii)
udpegelsen af et kontaktpunkt med behørige beføjelser til at samarbejde direkte med OLAF for at lette sidstnævntes operationelle aktiviteter
i)
betingelserne for anvendelse af bankkonti og af de påløbne renter, jf. finansforordningens artikel 8, stk. 4
j)
bestemmelser, der sikrer synligheden af Unionens indsats i forhold til organets andre aktiviteter.
Artikel 41
Forvaltningserklæring og overensstemmelseserklæring
(Finansforordningens artikel 60, stk. 5)
Når foranstaltninger afsluttes inden udgangen af det pågældende regnskabsår, kan den endelige rapport fra den bemyndigede enhed eller person om den pågældende foranstaltning erstatte den forvaltningserklæring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5, litra b), forudsat at den fremsendes inden den 15. februar i det år, der følger efter det pågældende regnskabsår.
Når internationale organisationer og tredjelande gennemfører foranstaltninger, der ikke er flerårige, men er begrænset til 18 måneder, kan den overensstemmelseserklæring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5, indgå i den endelige rapport.
Artikel 42
Procedurer for gennemgang og godkendelse af regnskaberne og udelukkelse af udbetalinger, der er foretaget i strid med de regler, som gælder under indirekte forvaltning, fra Unionens udgiftsfinansiering
(Finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c))
1. Uden at dette berører de særlige bestemmelser i de sektorspecifikke regler, omfatter procedurerne i finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c):
a)
Kommissionens skrivebordskontrol og eventuelt kontrol på stedet
b)
Kommissionens fastlæggelse af det udgiftsbeløb, der anerkendes som godkendt, om nødvendigt inden for rammerne af en kontradiktorisk procedure med myndighederne og organerne, og efter at disse myndigheder og organer er blevet underrettet
c)
i givet fald Kommissionens beregning af finansielle korrektioner
d)
Kommissionens opkrævning eller tilbagebetaling af den saldo, der fremkommer som forskellen mellem de godkendte udgifter og de beløb, der allerede er udbetalt til myndigheder eller organer.
I forbindelse med første afsnit, litra d), inddriver Kommissionen fortrinsvis de skyldige beløb gennem modregning, jf. artikel 87.
2. Når budgetgennemførelsesopgaver er overdraget til en enhed, som gennemfører en multidonorforanstaltning, består procedurerne i finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c), i en kontrol af, at enheden har anvendt et beløb svarende til det, der er udbetalt af Kommissionen til den pågældende foranstaltning, til foranstaltningen, og at udgifterne er afholdt i overensstemmelse med de forpligtelser, som er fastlagt i den aftale, der er indgået med enheden.
I denne forordning forstås ved multidonorforanstaltning enhver foranstaltning, hvor EU-midler samles i en pulje med mindst én anden donor.
Artikel 43
Specifikke bestemmelser om indirekte forvaltning med internationale organisationer
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c) nr. ii), og artikel 188)
1. De internationale organisationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. ii), er:
a)
internationale offentligretlige organisationer, der er oprettet ved mellemstatslige aftaler, og særagenturer, som disse har oprettet
b)
Den Internationale Røde Kors Komité
c)
Den Internationale Sammenslutning af Røde Kors og Røde Halvmåne Selskaber
d)
andre non-profit-organisationer, der ved en afgørelse truffet af Kommissionen sidestilles med internationale organisationer.
2. Når Kommissionen gennemfører budgettet ved indirekte forvaltning med internationale organisationer, finder de kontrolaftaler, der indgås med dem, anvendelse.
Artikel 44
Udpegelse af offentligretlige organer eller privatretlige organer, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. v) og vi))
1. De offentligretlige organer eller privatretlige organer, der får overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, henhører under lovgivningen i den medlemsstat eller det land, hvor de er oprettet.
2. Hvis der er tale om netværksforvaltning, der indebærer, at den pågældende medlemsstat eller det pågældende land udpeger mindst ét organ eller én enhed, skal medlemsstaten eller landet foretage udpegelsen i henhold til basisretsakten.
I alle andre tilfælde udpeger Kommissionen disse organer eller enheder i forståelse med de berørte medlemsstater eller lande.
KAPITEL 3
Finansielle aktører
Afdeling 1
De finansielle aktørers rettigheder og forpligtelser
Artikel 45
De finansielle aktørers rettigheder og forpligtelser
(Finansforordningens artikel 64)
1. Hver institution giver hver enkelt finansiel aktør de ressourcer, der er nødvendige for, at han kan udføre sine funktioner, samt en detaljeret beskrivelse af hans opgaver, rettigheder og forpligtelser.
2. EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, er underlagt den detaljerede beskrivelse, som Kommissionen har stillet til rådighed, ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
Afdeling 2
Den anvisningsberettigede
Artikel 46
Bistand til de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede
(Finansforordningens artikel 65)
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan under udførelsen af sine funktioner bistås af ansatte, der under hans ansvar pålægges at gennemføre visse transaktioner, som er nødvendige for budgettets gennemførelse og for udarbejdelsen af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger. For at forebygge enhver interessekonflikt er de ansatte, der bistår de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede, underlagt de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, kan ved udførelsen af deres funktioner bistås af ansatte ved Kommissionen.
Artikel 47
Interne regler vedrørende delegation
(Finansforordningens artikel 65)
I overensstemmelse med finansforordningen og nærværende forordning fastsætter hver institution i sine interne regler de foranstaltninger til forvaltning af bevillingerne, som den finder nødvendige med henblik på en korrekt gennemførelse af sin egen sektion i budgettet.
EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, er underlagt Kommissionens interne regler ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
Artikel 48
De anvisningsberettigedes opbevaring af bilag
(Finansforordningens artikel 66, stk. 2)
Den anvisningsberettigede etablerer papirbaserede eller elektroniske systemer til opbevaring af originale bilag knyttet til og affødt af budgetgennemførelsen og budgetgennemførelsesforanstaltningerne. Systemerne skal omfatte:
a)
nummerering af bilagene
b)
datering af bilagene
c)
føring af registre, eventuelt ved hjælp af it, der muliggør præcis lokalisering af bilagene
d)
opbevaring af disse bilag i en periode af mindst fem år regnet fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det budgetår, som bilagene vedrører
e)
opbevaring af dokumenter vedrørende forfinansieringsgarantier til fordel for institutionen og føring af en logbog, der muliggør et passende tilsyn med de nævnte garantier.
Bilag vedrørende foranstaltninger, som ikke er endeligt afsluttet, opbevares ud over den periode, der er omhandlet i stk. 1, litra d), nemlig indtil udgangen af året efter det år, hvor foranstaltningerne afsluttes.
Personoplysninger i bilag skal om muligt slettes, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på budgetdecharge, kontrol og revision. Artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse på opbevaring af trafikdata.
Artikel 49
Forudgående og efterfølgende kontrol
(Finansforordningens artikel 66, stk. 5 og 6)
1. Ved indledning af en transaktion forstås samtlige handlinger, der udføres af de i artikel 46 omhandlede ansatte, og som går forud for de ansvarlige anvisningsberettigedes iværksættelse af foranstaltninger til gennemførelse af budgettet.
2. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede med henblik på at kontrollere transaktionens operationelle og finansielle aspekter.
3. Den forudgående kontrol skal efterprøve overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger.
Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
Formålet med den forudgående kontrol er bl.a. at fastslå:
a)
at udgifter og indtægter er forskriftsmæssige og i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i budgettet og i de relevante forordninger og i alle retsakter vedtaget til gennemførelse af traktaterne eller forordninger, og i givet fald i overensstemmelse med kontraktvilkårene
b)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, der er omhandlet i finansforordningens første del, afsnit II, kapitel 7, er overholdt.
I forbindelse med forudgående kontrol kan den ansvarlige anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
4. Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.
Den efterfølgende kontrol skal sikre, at de transaktioner, der finansieres over budgettet, er korrekt gennemført, og navnlig at de kriterier, der er omhandlet i stk. 3, er overholdt.
Resultatet af den efterfølgende kontrol gennemgås mindst én gang om året af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede for at fastslå eventuelle systemiske problemer. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede træffer forholdsregler for at afhjælpe sådanne problemer.
Den risikoanalyse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 6, revideres i lyset af kontrolresultaterne og andre relevante oplysninger.
For så vidt angår flerårige programmer, fastlægger den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en flerårig kontrolstrategi med nærmere angivelse af kontrollens art og omfang i løbet af perioden og af metoden til måling af resultaterne år for år med henblik på den årlige proces for opnåelse af sikkerhed.
Artikel 50
Kodeks af faglige standarder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 5)
1. De ansatte, der af den ansvarlige anvisningsberettigede udpeges til at kontrollere de finansielle transaktioner, udvælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kompetence, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller en passende faglig erfaring, eller efter et relevant uddannelsesprogram.
2. Hver institution vedtager en kodeks af faglige standarder, som hvad angår intern kontrol fastslår:
a)
hvilket niveau af teknisk og finansiel kompetence der kræves af de i stk. 1 omhandlede ansatte
b)
disse ansattes forpligtelse til videreuddannelse
c)
deres funktion, rolle og opgaver
d)
hvilke adfærdsregler, særlig med hensyn til etik og integritet, de ansatte skal overholde, og hvilke rettigheder de har.
3. EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, er underlagt Kommissionens kodeks af faglige standarder, jf. stk. 2 i nærværende artikel, ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
4. Hver institution etablerer de strukturer, der er nødvendige med henblik på formidling til de anvisningsberettigede tjenestegrene og regelmæssig ajourføring af relevante oplysninger vedrørende de kontrolstandarder og de metoder og teknikker, der findes på området.
Artikel 51
Manglende reaktion fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede
(Finansforordningens artikel 66, stk. 8)
Ved manglende reaktion fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede som omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 8, forstås, at der inden for en efter omstændighederne rimelig frist, som under alle omstændigheder ikke må overstige en måned, ikke er afgivet noget svar.
Artikel 52
Overførsel af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger til regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 66)
Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede sender under overholdelse af de regler, som regnskabsføreren har vedtaget, regnskabsføreren de finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger, der er nødvendige for udøvelsen af regnskabsførerens funktioner.
Regnskabsføreren skal regelmæssigt og mindst i forbindelse med regnskabsafslutningen fra den anvisningsberettigede have meddelelse om relevante finansielle data vedrørende forvaltningskonti, så anvendelsen af EU-midlerne kan afspejles i Unionens regnskaber.
Artikel 53
Rapport om udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 66)
De ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede registrerer for hvert regnskabsår de kontrakter, der er indgået efter udbud med forhandling som omhandlet i artikel 134, stk. 1, litra a)-g), artikel 135, stk. 1, litra a)-d), og artikel 266, 268 og 270 i denne forordning. Hvis andelen af udbud med forhandling set i forhold til antallet af kontrakter indgået af samme ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede er steget væsentligt i forhold til tidligere regnskabsår, eller hvis denne andel er betydeligt større end det gennemsnit, der er registreret i institutionen, aflægger den ansvarlige anvisningsberettigede rapport til den pågældende institution og redegør for, hvilke foranstaltninger der i givet fald er truffet for at ændre på denne tendens. Hver institution fremsender en rapport vedrørende udbud med forhandling til Europa-Parlamentet og Rådet. For Kommissionens vedkommende vedlægges denne rapport som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
Afdeling 3
Regnskabsføreren
Artikel 54
Udnævnelse af regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 68)
1. Hver institution udnævner en regnskabsfører blandt tjenestemænd omfattet af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union.
Regnskabsføreren udvælges af institutionen på grundlag af sine særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller tilsvarende faglig erfaring.
2. To eller flere institutioner kan udnævne den samme regnskabsfører.
I så fald træffer de de nødvendige forholdsregler for at undgå enhver interessekonflikt.
Artikel 55
Regnskabsførerens fratræden
(Finansforordningens artikel 68)
1. Hvis regnskabsføreren fratræder sit hverv, opstilles der snarest muligt en generel kontooversigt.
2. Den generelle kontooversigt, ledsaget af en afleveringsrapport, sendes af den fratrædende regnskabsfører eller, hvis dette ikke er muligt, af en tjenestemand i hans tjenestegren, til den nye regnskabsfører.
Den nye regnskabsfører godkender den generelle kontooversigt med sin underskrift senest en måned efter fremsendelsen, og han kan fremsætte forbehold.
Afleveringsrapporten skal også indeholde resultatet af den generelle kontooversigt og eventuelle forbehold.
3. Hver institution og hvert af de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, underretter inden for to uger Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionens regnskabsfører, når dens regnskabsfører udnævnes eller fratræder.
Artikel 56
Godkendelse af regnskabssystemer og fortegnelsessystemer
(Finansforordningens artikel 68)
Den ansvarlige anvisningsberettigede skal meddele regnskabsføreren alle udviklinger i eller betydelige ændringer af et finansielt forvaltningssystem, et opgørelsessystem eller et system til værdiansættelse af aktiver og passiver, hvis det bidrager med data til institutionens regnskaber eller anvendes til støtte for sådanne data, således at regnskabsføreren kan kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt.
Regnskabsføreren kan til enhver tid på ny undersøge et finansielt forvaltningssystem, der allerede er godkendt. Hvis det finansielle forvaltningssystem, som den anvisningsberettigede har oprettet, ikke eller ikke længere er godkendt af regnskabsføreren, udarbejder den ansvarlige anvisningsberettigede en handlingsplan for i rette tid at afhjælpe de svagheder, som lå til grund for den manglende godkendelse.
Den ansvarlige anvisningsberettigede bærer ansvaret for, at de oplysninger, der sendes til regnskabsføreren, er fyldestgørende.
Artikel 57
Likviditetsstyring
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren skal sikre, at hans institution råder over tilstrækkelige midler til at dække de likviditetsbehov, der følger af gennemførelsen af budgettet.
2. Med henblik på stk. 1 etablerer regnskabsføreren systemer til likviditetsstyring, som gør det muligt for ham at udarbejde overslag over likviditetsbehovet.
3. Kommissionens regnskabsfører fordeler de disponible midler i overensstemmelse med bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000.
Artikel 58
Forvaltning af bankkonti
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren kan, til brug for likviditetsstyringen, i institutionens navn åbne konti eller lade konti åbne i nationale pengeinstitutter eller centralbanker. Regnskabsføreren kan i behørigt begrundede tilfælde åbne konti i andre valutaer end euro.
2. Regnskabsføreren er ansvarlig for at lukke konti som omhandlet i stk. 1, eller for at sikre sig, at sådanne konti lukkes.
3. Regnskabsføreren opstiller funktionsvilkårene for konti som omhandlet i stk. 1, der er åbnet i pengeinstitutter, i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, effektivitet og udbudsprocedurer.
4. Mindst hvert femte år iværksætter regnskabsføreren en ny udbudsprocedure blandt de pengeinstitutter, hvor der kan åbnes konti i overensstemmelse med stk. 1.
Når de lokale betingelser for bankvirksomhed giver mulighed for det, underkastes forskudskonti i pengeinstitutter beliggende uden for Unionen regelmæssigt en konkurrencemæssig undersøgelse. En sådan undersøgelse foretages mindst hvert femte år på initiativ fra indehaveren af forskudskontoen, hvorefter denne til regnskabsføreren fremsender et begrundet forslag til udvælgelse af en bank for en periode, der ikke overstiger fem år.
5. Regnskabsføreren sikrer, at funktionsvilkårene for de konti, der er åbnet i pengeinstitutter i overensstemmelse med stk. 1, nøje overholdes.
For så vidt angår forskudskonti åbnet i pengeinstitutter beliggende uden for Unionen, er indehaveren af forskudskontoen ansvarlig herfor under hensyntagen til den gældende lovgivning i det land, hvor indehaveren udøver sit hverv.
6. Kommissionens regnskabsfører underretter regnskabsførerne for de øvrige institutioner og for de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, om de funktionsvilkår, som gælder for konti, der åbnes i pengeinstitutter. Regnskabsførerne for de øvrige institutioner og for de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, harmoniserer funktionsvilkårene for de konti, de åbner, med disse funktionsvilkår.
Artikel 59
Underskrifter i forbindelse med konti
(Finansforordningens artikel 68)
I vilkårene for åbning, funktion og anvendelse af konti fastsættes det alt efter kravene til den interne kontrol, at checks, bankoverførsler og alle andre banktransaktioner skal underskrives af én eller flere behørigt bemyndigede ansatte. Manuelle instrukser underskrives af mindst to behørigt bemyndigede ansatte eller af den anvisningsberettigede personligt.
Med henblik på stk. 1 meddeler regnskabsføreren for hver institution alle de pengeinstitutter, hvori den pågældende institution har åbnet konti, navnene på og underskriftsprøver for de bemyndigede ansatte.
Artikel 60
Forvaltning af saldi
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren skal sikre, at saldoen på de bankkonti, der er omhandlet i artikel 58, ikke afviger væsentligt fra de likviditetsoverslag, der er omhandlet i artikel 57, stk. 2, og under alle omstændigheder:
a)
at der ikke forekommer nogen debetsaldo på disse konti
b)
at saldoen på konti, der føres i andre valutaer, regelmæssigt omregnes til euro.
2. Regnskabsføreren må ikke opretholde saldi på konti i udenlandsk valuta, som kan påføre institutionen uforholdsmæssigt store tab, der skyldes udsving i omvekslingskursen.
Artikel 61
Overførsel og omregning
(Finansforordningens artikel 68)
Regnskabsføreren foretager overførsler mellem konti, som vedkommende har oprettet i institutionens navn i pengeinstitutter, og foretager valutaomregning, jf. dog artikel 69.
Artikel 62
Betalingsmetoder
(Finansforordningens artikel 68)
Betalinger foretages ved bankoverførsel, pr. check eller via forskudskonti med betalingskort, jf. artikel 67, stk. 4.
Artikel 63
Register over juridiske enheder
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren kan kun foretage betalinger ved bankoverførsel, hvis bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren og oplysninger, som bekræfter betalingsmodtagerens identitet, samt eventuelle ændringer i disse oplysninger på forhånd er registreret af institutionen i et fælles register.
Enhver registrering i dette register af de juridiske oplysninger og bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren og enhver ændring af disse oplysninger sker på grundlag af et bilag, hvis form fastlægges af regnskabsføreren.
2. I forbindelse med en betaling ved bankoverførsel kan de anvisningsberettigede kun forpligte deres institution over for tredjemand, hvis denne har fremlagt den dokumentation, der er nødvendig for, at han kan registreres i registeret.
De anvisningsberettigede underretter regnskabsføreren om eventuelle ændringer af de juridiske oplysninger og de bankoplysninger, som betalingsmodtageren har meddelt dem, og kontrollerer, at disse oplysninger er gyldige, inden der foretages en betaling.
Specifikke forpligtelser vedrørende førtiltrædelsesstøtte kan indgås med de offentlige myndigheder i de lande, der ansøger om optagelse i Den Europæiske Union, uden forudgående registrering i registre vedrørende tredjemand. I så fald sørger den anvisningsberettigede for, at registreringen sker hurtigst muligt. Det skal fastsættes i kontrakten, at meddelelsen af bankoplysninger vedrørende betalingsmodtageren til Kommissionen er en forudsætning for den første betaling.
Artikel 64
Regnskabsførerens opbevaring af bilag
(Finansforordningens artikel 68)
Bilag vedrørende bogføringen og vedrørende udfærdigelsen af det årsregnskab, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, opbevares i fem år fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det budgetår, som bilagene vedrører.
Dog opbevares bilag vedrørende transaktioner, som ikke er endeligt afsluttet, ud over denne periode, nemlig indtil udgangen af året efter, at transaktionerne er afsluttet. Artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse på opbevaring af trafikdata.
Hver institution fastsætter, i hvilken tjenestegren bilagene skal opbevares.
Artikel 65
Personer, der er bemyndiget til at administrere konti
(Finansforordningens artikel 69)
Hver institution fastlægger de betingelser, hvorunder ansatte, som den har bemyndiget til at administrere konti i de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, kan meddele lokale pengeinstitutter deres navne og underskriftprøver.
Afdeling 4
Forskudsbestyreren
Artikel 66
Betingelser for anvendelse af forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
1. Når det er fysisk umuligt eller ineffektivt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, fordi der er tale om mindre beløb, kan der oprettes forskudskonti til betaling af sådanne udgifter.
2. Forskudsbestyreren er bemyndiget til foreløbigt at fastsætte og betale udgifterne på grundlag af detaljerede bestemmelser, som er fastsat i instrukserne fra den ansvarlige anvisningsberettigede. I disse instrukser angives reglerne og betingelserne for gennemførelse af den foreløbige fastsættelse af udgifter og de foreløbige betalinger og i givet fald betingelserne for underskrivelse af retlige forpligtelser som omhandlet i artikel 97, stk. 1, litra e).
3. Oprettelsen af en forskudskonto og udpegelsen af en forskudsbestyrer sker ved en afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den ansvarlige anvisningsberettigede. I afgørelsen fastsættes forskudsbestyrerens og den anvisningsberettigedes respektive ansvar og forpligtelser.
Ændringer i funktionsvilkårene for en forskudskonto sker ligeledes ved en afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den ansvarlige anvisningsberettigede.
4. I Unionens delegationer oprettes der forskudskonti til betaling af udgifter fra både Kommissionens sektion i budgettet og sektionen i budgettet for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »EU-Udenrigstjenesten«), idet det sikres, at udgifterne fuldt ud kan spores.
Artikel 67
Betingelser for oprettelse og betaling
(Finansforordningens artikel 70)
1. Afgørelsen om oprettelse af en forskudskonto og om udpegelse af en forskudsbestyrer samt afgørelsen om ændring af funktionsvilkårene for en forskudskonto fastslår navnlig:
a)
maksimumsbeløbet for det oprindeligt tildelte forskud og formålet hermed
b)
om der skal åbnes en bankkonto eller en postgirokonto i institutionens navn
c)
arten af og maksimumsbeløbet for hver udgift, som forskudsbestyreren kan betale til tredjemand, eller som kan opkræves fra tredjemand
d)
hyppigheden af og reglerne for udfærdigelse af bilag samt fremsendelsen af disse bilag til den anvisningsberettigede med henblik på regulering
e)
den procedure, som skal anvendes, hvis der skal overføres nye midler til forskudskontoen
f)
at transaktionerne over forskudskontoen reguleres af den anvisningsberettigede senest ved udgangen af den følgende måned for at sikre afstemningen mellem den regnskabsmæssige saldo og banksaldoen
g)
gyldighedsperioden for den bemyndigelse, som regnskabsføreren giver forskudsbestyreren
h)
den udpegede forskudsbestyrers identitet.
2. I forslag til afgørelser om oprettelse af forskudskonti skal den anvisningsberettigede drage omsorg for:
a)
i første række at anvende budgetprocedurer, hvis der er adgang til det centrale it-regnskabssystem
b)
kun at anvende forskudskonti i tilfælde, hvor det er berettiget.
Det maksimumsbeløb, som forskudsbestyreren kan betale, når det er fysisk umuligt eller ineffektivt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, kan ikke overstige 60 000 EUR for hver udgift.
3. Betalinger til tredjemand foretages af forskudsbestyreren på grundlag af og inden for rammerne af:
a)
forudgående budgetmæssige og retlige forpligtelser, der er underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede
b)
den positive restsaldo på forskudskontoen, som kontantbeløb eller som bankindestående.
4. Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, herunder ved anvendelse af den direkte debiteringsordning, der er omhandlet i finansforordningens artikel 89, eller pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler, herunder betalingskort, i overensstemmelse med de instrukser, som er fastsat af regnskabsføreren.
5. Efter betalingerne følger formelle afgørelser om endelig fastsættelse og/eller betalingsordrer, underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Artikel 68
Valg af forskudsbestyrere
(Finansforordningens artikel 70)
Forskudsbestyrerne vælges blandt tjenestemænd eller om nødvendigt og kun i behørigt begrundede tilfælde blandt andre ansatte. Forskudsbestyrerne vælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller relevant faglig erfaring, eller efter et passende uddannelsesprogram.
Artikel 69
Tilførsel af midler til forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
1. Regnskabsføreren foretager betalinger for at tilføre forskudskontiene midler og fører tilsyn med kontiene med hensyn til åbning af bankkonti og delegation af underskriftbeføjelser samt kontrol på stedet og i det centrale regnskab. Regnskabsføreren overfører midler til forskudskontiene. Forskuddene indbetales på den bankkonto, der er åbnet med henblik på forskuddet.
Forskudskontiene kan også tilføres midler direkte i form af forskellige lokale indtægter hidrørende fra bl.a.:
a)
salg af materiel
b)
publikationer
c)
diverse tilbagebetalinger
d)
renter.
Reguleringen af udgifter og diverse eller formålsbestemte indtægter sker i henhold til den afgørelse om oprettelse af forskudskonti, der er omhandlet i artikel 67, og i henhold til finansforordningens bestemmelser. Den anvisningsberettigede fratrækker de pågældende beløb ved senere overførsel af midler til de samme forskudskonti.
2. For at undgå kurstab kan forskudsbestyreren foretage overførsler mellem de forskellige bankkonti, der vedrører det samme forskud.
Artikel 70
Tjek foretaget af anvisningsberettigede og regnskabsførere
(Finansforordningens artikel 70)
1. Forskudsbestyreren fører regnskab over de midler, han har til rådighed som kontantbeholdning eller som bankindestående, og over de betalte udgifter og inkasserede indtægter, i overensstemmelse med regnskabsførerens instrukser. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan når som helst få adgang til opgørelserne i dette regnskab, og der udarbejdes mindst én gang om måneden en oversigt over de gennemførte transaktioner, som forskudsbestyreren i den følgende måned sender til den ansvarlige anvisningsberettigede med tilhørende bilag med henblik på regulering af de transaktioner, der er foretaget over forskudskontoen.
2. Regnskabsføreren foretager selv eller lader en ansat fra hans egen tjenestegren eller fra den anvisningsberettigede tjenestegren, der er specielt befuldmægtiget hertil, foretage tjek, som hovedregel på stedet og uanmeldt, af, at de midler, som er betroet forskudsbestyrerne, er til stede, at regnskabet er ført korrekt, og at reguleringen af transaktionerne på forskudskontoen er sket inden for de fastsatte frister. Regnskabsføreren meddeler den ansvarlige anvisningsberettigede resultaterne af disse tjek.
Artikel 71
Udbudsprocedure
(Finansforordningens artikel 70)
Betalinger over forskudskonti kan inden for de grænser, der er fastsat i artikel 137, stk. 3, bestå i, at udgifter blot betales i henhold til faktura, uden forudgående antagelse af bud.
Artikel 72
Oprettelse af forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
Til betaling af visse kategorier af udgifter kan der i hver lokal enhed uden for Unionen oprettes en eller flere forskudskonti i henhold til finansforordningens artikel 70. Ved lokale enheder forstås især Unionens delegationer, kontorer eller afdelinger i tredjelande.
I afgørelsen om oprettelse af en sådan forskudskonto fastsættes funktionsvilkårene for kontoen på grundlag af de særlige behov i hver enkelt lokal enhed og under overholdelse af finansforordningens artikel 70.
Artikel 73
Forskudsbestyrere og personer, der er bemyndiget til at administrere konti i Unionens delegationer
(Finansforordningens artikel 70)
Under særlige omstændigheder kan ansatte i Kommissionen af hensyn til driftens kontinuitet udføre de funktioner, som påhviler EU-Udenrigstjenestens forskudsbestyrer i Unionens delegationer. På de samme vilkår kan ansatte i EU-Udenrigstjenesten udpeges som forskudsbestyrere for Kommissionen i Unionens delegationer.
I Unionens delegationer gælder reglerne og betingelserne i stk. 1 for udpegelsen af de personer, som regnskabsføreren bemyndiger til at udføre banktransaktioner.
KAPITEL 4
De finansielle aktørers ansvar
Afdeling 1
Generelle bestemmelser
Artikel 74
Ansvarlige instanser i forbindelse med svig
(Finansforordningens artikel 66, stk. 8, og artikel 72, stk. 2)
Ved de myndigheder og instanser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 8, og artikel 72, stk. 2, forstås de instanser, der er udpeget i vedtægten og i EU-institutionernes afgørelser om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med forebyggelse af svig, korruption og alle andre ulovlige aktiviteter til skade for Unionens interesser.
Afdeling 2
Bestemmelser for anvisningsberettigede, der er bemyndiget ved delegation eller subdelegation
Artikel 75
Økonomiske uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 6)
Den instans for økonomiske uregelmæssigheder, der er omhandlet i artikel 29 (i det følgende benævnt »instansen«), er kompetent vedrørende enhver overtrædelse af en bestemmelse i finansforordningen eller af en anden bestemmelse vedrørende den finansielle forvaltning eller tjek af transaktioner, der følger af en ansats handling eller undladelse, uden at dette dog berører de beføjelser, der tilkommer OLAF.
Artikel 76
Instansen for økonomiske uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 6)
1. Ansættelsesmyndigheden henviser tilfælde af økonomiske uregelmæssigheder, jf. artikel 75 i nærværende forordning, til instansen med henblik på udtalelse, jf. finansforordningens artikel 73, stk. 6, andet afsnit.
Når EU-delegationscheferne fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i henhold til finansforordningens artikel 56, stk. 2, kan den ansvarlige anvisningsberettigede henvende sig direkte til instansen for at få en udtalelse om tilfælde af finansielle uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 75 i nærværende forordning.
En ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget kan henvise en sag til instansen, hvis han mener, at der foreligger en økonomisk uregelmæssighed. Instansen afgiver en udtalelse, hvori den vurderer, om der er tale om uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 75, hvor grove uregelmæssighederne er, og deres eventuelle konsekvenser. Hvis instansen på grundlag af sin analyse finder, at den sag, som er blevet henvist til den, henhører under OLAF's kompetence, videresender den straks sagen til ansættelsesmyndigheden og underretter øjeblikkeligt OLAF herom.
Når instansen underrettes direkte af en ansat i henhold til finansforordningens artikel 66, stk. 8, videresender den sagen til ansættelsesmyndigheden og underretter den pågældende ansatte herom. Ansættelsesmyndigheden kan anmode instansen om en udtalelse om sagen.
2. Institutionen eller, når der er tale om en fælles instans, de deltagende institutioner fastsætter, under hensyn til deres interne organisation, de nærmere regler for arbejdet i instansen og dens sammensætning, som skal omfatte en ekstern deltager, der har de nødvendige kvalifikationer og den nødvendige ekspertise.
Artikel 77
Bekræftelse af instrukser
(Finansforordningens artikel 73, stk. 3)
1. Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig fordi instruksen ikke kan gennemføres med de tildelte ressourcer, skal han give den myndighed, af hvilken han er bemyndiget ved delegation eller subdelegation, skriftlig meddelelse herom. Hvis instruksen bekræftes skriftligt, og hvis bekræftelsen sker rettidigt og er tilstrækkelig præcis, således at den udtrykkeligt henviser til de punkter, som den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede har anfægtet, drages den anvisningsberettigede ikke til ansvar. Han skal følge instruksen, medmindre den er klart ulovlig eller strider mod de sikkerhedsforskrifter, der finder anvendelse.
2. Stk. 1 finder ligeledes anvendelse, når en anvisningsberettiget under gennemførelsen af en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, konstaterer, at omstændigheder ved sagen kan forårsage en uregelmæssig situation.
Enhver instruks, som bekræftes under de omstændigheder, der er beskrevet i finansforordningens artikel 73, stk. 3, skal registreres af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og anføres i hans årsberetning.
KAPITEL 5
Forvaltning af indtægter
Afdeling 1
Egne indtægter
Artikel 78
Regler for egne indtægter
(Finansforordningens artikel 76)
Den anvisningsberettigede opstiller en tidsplan for, hvornår de egne indtægter, der er omhandlet i afgørelsen om ordningen for Unionens egne indtægter, forventes overdraget til Kommissionen.
Fastlæggelsen og opkrævningen af egne indtægter sker i henhold til de regler, der er fastlagt i henhold til den i stk. 1 omhandlede afgørelse.
Afdeling 2
Overslag over fordringer
Artikel 79
Overslag over fordringer
(Finansforordningens artikel 77)
1. Overslag over fordringer angiver indtægtens art og kontering samt, så vidt muligt, debitors identitet og det anslåede beløb.
Ved udarbejdelsen af et overslag over fordringer kontrollerer den ansvarlige anvisningsberettigede især:
a)
at konteringen er korrekt
b)
overslagets formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser og med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
2. Et overslag over fordringer bevirker ikke, at der stilles forpligtelsesbevillinger til rådighed, jf. dog finansforordningens artikel 181, stk. 2, og artikel 183, stk. 2, og nærværende forordnings artikel 7, stk. 2. I de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, kan bevillingerne først stilles til rådighed, efter at Unionen rent faktisk har inkasseret de skyldige beløb.
Afdeling 3
Fastlæggelse af fordringer
Artikel 80
Procedure
(Finansforordningens artikel 78)
1. Den anvisningsberettigedes fastlæggelse af en fordring udgør en anerkendelse af Unionens rettigheder over for en debitor samt af grundlaget for at kræve, at den pågældende debitor betaler sin gæld.
2. Indtægtsordren er den transaktion, hvorved den ansvarlige anvisningsberettigede giver regnskabsføreren instruks om at inddrive den fastlagte fordring.
3. Debetnotaen er en underretning af debitor om følgende:
a)
Unionen har fastlagt fordringen
b)
hvis gælden betales inden fristens udløb, beregnes der ikke morarenter
c)
hvis betaling ikke har fundet sted inden for den frist, der er omhandlet i litra b), er gælden rentebærende med den rentesats, der er omhandlet i artikel 83, jf. dog eventuelle specifikke forskrifter
d)
hvis betaling ikke har fundet sted inden for den frist, der er omhandlet i litra b), foretager institutionen inddrivelsen enten ved modregning eller ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet
e)
efter at have underrettet debitor om grundene til og datoen for inddrivelsen ved modregning kan regnskabsføreren foretage inddrivelsen ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i litra b), hvis det er nødvendigt for at beskytte Unionens finansielle interesser, når han har berettigede grunde til at mene, at det beløb, som skyldes til Kommissionen, ellers ville være tabt
f)
hvis det, efter at alle de foranstaltninger, som er anført i litra a)-e) i dette afsnit, er truffet, ikke har været muligt at inddrive det fulde beløb, foretager institutionen inddrivelsen ved tvangsfuldbyrdelse af den afgørelse, der er opnået enten i overensstemmelse med finansforordningens artikel 79, stk. 2, eller gennem domstolene.
Den anvisningsberettigede printer debetnotaen ud og sender den til debitor. Regnskabsføreren informeres om fremsendelsen gennem det finansielle informationssystem.
Artikel 81
Fastlæggelse af fordringer
(Finansforordningens artikel 78)
Ved fastlæggelsen af en fordring sikrer den ansvarlige anvisningsberettigede sig:
a)
at fordringen er sikker i den forstand, at den ikke er undergivet nogen betingelse
b)
at fordringen er opgjort og beløbet nøjagtigt fastsat
c)
at fordringen er forfalden og ikke undergivet nogen frist
d)
at debitors identitet er korrekt
e)
at konteringen af de beløb, der skal inddrives, er korrekt
f)
at bilagene er formelt korrekte, og
g)
at der er overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig på grundlag af kriterierne i artikel 91, stk. 1, litra a).
Artikel 82
Bilag til støtte for fastlæggelsen af fordringer
(Finansforordningens artikel 78)
1. Fastlæggelsen af en fordring skal være baseret på bilag, der bekræfter Unionens rettigheder.
2. Inden fastlæggelsen af en fordring kontrollerer den kompetente anvisnings-berettigede selv disse bilag eller overvåger på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget.
3. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 48.
Artikel 83
Morarenter
(Finansforordningens artikel 78)
1. Enhver fordring, som ikke er indfriet inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), er rentebærende efter stk. 2 og 3 i denne artikel, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorspecifikke forordninger.
2. Rentesatsen for fordringer, som ikke er indfriet inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), er den sats, som Den Europæiske Centralbank anvender på sine vigtigste refinansieringstransaktioner den første kalenderdag i den måned, hvor fristen udløber, og som offentligøres i Den Europæiske Unions Tidende, C-udgaven, forhøjet med:
a)
otte procentpoint, når baggrunden for fordringen er en offentlig vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakt som omhandlet i afsnit V
b)
tre og et halvt procentpoint i alle andre tilfælde.
3. Rentebeløbet beregnes fra den kalenderdag, der følger efter udløbet af den frist, som er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), og som er anført i debetnotaen, til den kalenderdag, hvor hele gælden er indfriet.
Den indtægtsordre, der tilsvarer beløbet af morarenterne, udstedes, når disse renter rent faktisk inkasseres.
4. I tilfælde af bøder, hvor debitor i stedet for betaling stiller en finansiel garanti, der er godkendt af regnskabsføreren, er den rentesats, der finder anvendelse fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), den i stk. 2 i denne artikel omhandlede sats gældende den første dag i den måned, hvor afgørelsen om bødepålæg blev vedtaget, kun forhøjet med halvandet procentpoint.
Afdeling 4
Anvisning af indtægter
Artikel 84
Udstedelse af indtægtsordren
(Finansforordningens artikel 79)
1. I indtægtsorden anføres:
a)
det regnskabsår, under hvilket betalingen konteres
b)
henvisninger til den retsakt eller den retlige forpligtelse, som har udløst fordringen og danner grundlag for opkrævningen
c)
den pågældende artikel i budgettet og eventuelt enhver anden relevant underinddeling, herunder i givet fald henvisning til den tilsvarende budgetforpligtelse
d)
det beløb, der skal betales, udtrykt i euro
e)
debitors navn og adresse
f)
den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b)
g)
mulighederne for inddrivelse, herunder specielt inddrivelse ved modregning eller ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet.
2. Indtægtsordren dateres og underskrives af den ansvarlige anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren.
3. Regnskabsføreren for hver institution fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. Unionens fordringer skal samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af indtægtsordren. Denne oversigt overføres til Kommissionens regnskabsfører.
Kommissionens regnskabsfører udarbejder en konsolideret oversigt, som viser det skyldige beløb for hver institution, opdelt efter datoen for udstedelse af indtægtsordren. Oversigten føjes til Kommissionens beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
4. For at styrke beskyttelsen af Unionens finansielle interesser udarbejder Kommissionen en oversigt over Unionens fordringer med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at betale, og når der ikke er foretaget nogen betaling eller ikke er foretaget nogen betaling af betydning i et år efter afsigelsen af dommen. Oversigten offentliggøres under behørig hensyntagen til beskyttelsen af personoplysninger i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til personoplysninger vedrørende fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger, når gælden er betalt i sin helhed. Det samme gælder personoplysninger vedrørende juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
Afgørelsen om at opføre debitor i oversigten over Unionens fordringer træffes under overholdelse af proportionalitetsprincippet og tager navnlig hensyn til beløbets størrelse.
Artikel 85
Afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, til fordel for andre institutioner
(Finansforordningens artikel 79, stk. 2)
1. De særlige omstændigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 79, stk. 2, foreligger, når den pågældende institution har udtømt mulighederne for at opnå en frivillig betaling og for at inddrive gælden ved modregning efter finansforordningens artikel 80, stk. 1, og gælden udgør et betydeligt beløb.
2. I det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, kan de pågældende institutioner, når der er tale om andre institutioner end dem, der er omhandlet i artikel 299 i TEUF, anmode Kommissionen om at vedtage en afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes.
3. Under alle omstændigheder skal det i den afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, præciseres, at de krævede beløb skal opføres i den sektion i budgettet, som svarer til den pågældende institution, der fungerer som anvisningsberettiget. Indtægterne opføres som ordinære indtægter, medmindre de falder ind under de særlige tilfælde af formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, stk. 3.
4. Den anmodende institution underretter Kommissionen om enhver begivenhed, som kan påvirke inddrivelsen, og indtræder i sagen til støtte for Kommissionen, hvis den afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, påklages.
5. Kommissionen og den pågældende institution fastlægger de praktiske foranstaltninger for gennemførelsen af denne artikel.
Afdeling 5
Inddrivelse
Artikel 86
Formaliteter ved inddrivelse
(Finansforordningens artikel 80)
1. Ved inddrivelsen af en fordring bogfører regnskabsføreren beløbet i regnskaberne, og den ansvarlige anvisningsberettigede underrettes herom.
2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsføreren eller forskudsbestyreren skal der udstedes en kvittering.
3. Delvis betaling fra en debitor, til hvem der er udstedt flere indtægtsordrer, dækker først den ældste fordring, medmindre andet specificeres af debitor.
Enhver delvis betaling dækker først renterne.
Artikel 87
Inddrivelse ved modregning
(Finansforordningens artikel 80)
1. Når debitor har en fordring på Unionen, som er sikker, jf. artikel 81, litra a), opgjort og forfalden til betaling, og som vedrører et beløb, der er fastlagt ved en betalingsordre, inddriver regnskabsføreren efter udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), fastlagte fordringer ved modregning.
I undtagelsestilfælde foretager regnskabsføreren inddrivelsen ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), hvis det er nødvendigt for at beskytte Unionens finansielle interesser, når han har berettigede grunde til at mene, at det beløb, som skyldes til Unionen, ellers ville være tabt.
Regnskabsføreren foretager også inddrivelse ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), når debitor samtykker.
2. Inden regnskabsføreren foretager en inddrivelse efter stk. 1, hører han den ansvarlige anvisningsberettigede og underretter de pågældende debitorer.
Når debitor er en national myndighed eller en af dens administrative enheder, underretter regnskabsføreren mindst 10 arbejdsdage i forvejen også den pågældende medlemsstat om, at han har til hensigt at foretage inddrivelse ved modregning. Efter aftale med den pågældende medlemsstat eller administrative enhed kan regnskabsføreren dog foretage inddrivelsen ved modregning inden fristens udløb.
3. Den modregning, der er omhandlet i stk. 1, har samme virkning som en betaling og frigør Unionen for gældsbeløbet og i givet fald for de skyldige renter.
Artikel 88
Inddrivelsesprocedure ved manglende frivillig betaling
(Finansforordningens artikel 79 og 80)
1. Hvis det fulde beløb ikke har kunnet inddrives ved udløbet af den frist, som er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), og som er anført i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den ansvarlige anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af alle til rådighed stående retsmidler, herunder ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet, jf. dog artikel 87.
2. Hvis der ikke er mulighed for at foretage inddrivelsen på den måde, der er omhandlet i stk. 1 i denne artikel, og hvis debitor ikke har betalt efter det af regnskabsføreren fremsendte påkrav om betaling, iværksætter regnskabsføreren tvangsfuldbyrdelse af en afgørelse om inddrivelse, der er opnået enten i overensstemmelse med finansforordningens artikel 79, stk. 2, eller gennem domstolene, jf. dog artikel 87.
Artikel 89
Henstand med betaling
(Finansforordningens artikel 80)
Regnskabsføreren kan i samarbejde med den ansvarlige anvisningsberettigede kun give henstand med betaling efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, hvis følgende to betingelser begge er opfyldt:
a)
debitor forpligter sig til at betale renter til den i artikel 83 anførte sats i hele henstandsperioden regnet fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b)
b)
debitor stiller, for at beskytte Unionens rettigheder, en finansiel garanti for både hovedstol og rente af endnu ikke inddrevet gæld, som godkendes af institutionens regnskabsfører.
Den i stk. 1, litra b), omhandlede garanti kan erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand og godkendt af institutionens regnskabsfører.
Under særlige omstændigheder kan regnskabsføreren på anmodning af debitor fravige kravet om garanti i stk. 1, litra b), når han vurderer, at debitor vil og kan foretage betalingen i henstandsperioden, men ikke kan stille en sådan garanti og befinder sig i en vanskelig situation.
Artikel 90
Inddrivelse af bøder eller andre sanktioner
(Finansforordningens artikel 80 og 83)
1. Når en afgørelse om pålæggelse af en bøde eller en anden sanktion, som Kommissionen har truffet i henhold til TEUF eller Euratomtraktaten, indbringes for Den Europæiske Unions Domstol, indbetaler debitor, indtil alle retsmidler er udtømt, enten midlertidigt de pågældende beløb på den bankkonto, som regnskabsføreren har angivet, eller stiller en finansiel garanti, som kan accepteres af regnskabsføreren. Garantien skal være uafhængig af forpligtelsen til at betale bøden, tvangsbøden eller sanktionen og skal kunne tvangsfuldbyrdes ved første påkrav. Den skal dække fordringens hovedstol og de skyldige renter, jf. artikel 83, stk. 4.
2. Kommissionen sikrer de foreløbigt inkasserede beløb ved at investere dem i finansielle aktiver og dermed garantere pengenes sikkerhed og likviditet, samtidigt med at den sigter mod at opnå et positivt afkast.
3. Når alle retsmidler er udtømt, og når bøden eller sanktionen er blevet bekræftet, træffes en af følgende foranstaltninger:
a)
de foreløbigt opkrævede beløb og renterne og andre former for afkast heraf opføres på budgettet i overensstemmelse med finansforordningens artikel 83 senest i løbet af regnskabsåret efter det år, hvor alle retsmidler er udtømt
b)
når der er stillet en finansiel garanti, bør sidstnævnte indfris og det tilsvarende beløb opføres på budgettet.
Når beløbet for bøden eller tvangsbøden er forhøjet af Domstolen, finder litra a) og b) i første stykke anvendelse op til de beløb, der er angivet i Kommissionens afgørelse, og regnskabsføreren inddriver det beløb, der svarer til forhøjelsen, og dette opføres på budgettet.
4. Når alle retsmidler er udtømt, og hvis bøden eller tvangsbøden er annulleret eller reduceret, træffes en af følgende foranstaltninger:
a)
de uberettiget inddrevne beløb tilbagebetales med renter til den pågældende tredjemand. I tilfælde, hvor det samlede afkast for den pågældende periode har været negativt, tilbagebetales den nominelle værdi af det uberettiget inddrevne beløb
b)
når der er stillet en finansiel garanti, frigøres denne.
Artikel 91
Afkald på at inddrive en fastlagt fordring
(Finansforordningens artikel 80)
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan kun helt eller delvis give afkald på at inddrive en fastlagt fordring i følgende tilfælde:
a)
de forventede omkostninger ved inddrivelsen ville overstige det beløb, der skal inddrives, og afkaldet vil ikke skade Unionens image
b)
det er umuligt at inddrive fordringen på grund af fordringens alder, eller fordi debitor er insolvent
c)
når inddrivelsen er i strid med proportionalitetsprincippet.
2. I det i stk. 1, litra c), omhandlede tilfælde overholder den ansvarlige anvisningsberettigede de procedurer, der på forhånd er fastsat af hver institution, og anvender følgende kriterier, som er obligatoriske og finder anvendelse under alle omstændigheder:
a)
de faktiske omstændigheder henset til grovheden af den uregelmæssighed, der har givet anledning til fastlæggelsen af fordringen (svig, gentagelse, forsæt, omhu, god tro, åbenlys fejl)
b)
den indvirkning, som afkald på inddrivelse vil få på Unionens funktion og på dens finansielle interesser (beløbets størrelse, risiko for at skabe præcedens, underminering af regler).
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan alt efter sagens omstændigheder også tage hensyn til følgende kriterier:
a)
en eventuel konkurrenceforvridning, som afkaldet måtte medføre
b)
den økonomiske og sociale skade, som en fuldstændig inddrivelse af fordringen ville medføre.
3. Afkald på at inddrive en fordring, jf. finansforordningens artikel 80, stk. 2, skal være begrundet og indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, afkaldet hviler på. Den ansvarlige anvisningsberettigede giver afkald på inddrivelse i overensstemmelse med artikel 84.
4. Institutionen kan ikke delegere afkaldet på at inddrive en fastlagt fordring i følgende tilfælde:
a)
når det beløb, der skal gives afkald på, er på 1 000 000 EUR eller derover
b)
når det beløb, der skal gives afkald på, er på 100 000 EUR eller derover, når det udgør 25 % eller mere af den fastlagte fordring.
For fordringer, som ligger under beløbsgrænserne i første afsnit, fastsætter hver institution i sine interne regler betingelserne og vilkårene for delegation af beføjelsen til at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring.
5. Hver institution sender hvert år Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om de tilfælde, hvor der i henhold til stk. 1-4 i denne artikel er givet afkald på at inddrive fordringer på 100 000 EUR og derover. For Kommissionens vedkommende vedlægges denne rapport som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
Artikel 92
Annullering af en fastlagt fordring
(Finansforordningens artikel 80)
1. I tilfælde af en fejl annullerer den ansvarlige anvisningsberettigede helt eller delvis den fastlagte fordring i overensstemmelse med artikel 82 og 84 med en behørig begrundelse.
2. Hver institution fastsætter i sine interne regler betingelserne og vilkårene for delegation af beføjelsen til at annullere en fastlagt fordring.
Artikel 93
Regler for forældelsesfrister
(Finansforordningens artikel 81)
1. Forældelsesfristen for Unionens fordringer over for tredjemand begynder at løbe ved udløbet af den frist, som er meddelt debitor i debetnotaen, jf. artikel 80, stk. 3, litra b).
Forældelsesfristen for tredjemands fordringer over for Unionen begynder at løbe fra den dato, hvor den pågældende tredjemands fordring forfalder til betaling i overensstemmelse med den tilsvarende retlige forpligtelse.
2. Forældelsesfristen for Unionens fordringer over for tredjemand afbrydes af enhver handling, som er foretaget af en institution eller af en medlemsstat, der handler på anmodning af en institution, og som den pågældende tredjemand er blevet underrettet om, og som sigter mod at inddrive gælden.
Forældelsesfristen for tredjemands fordringer over for Unionen afbrydes af enhver handling, som Unionen underrettes om af sine kreditorer eller på vegne af sine kreditorer, og som sigter mod at inddrive gælden.
3. En ny forældelsesfrist på fem år begynder at løbe fra dagen efter de afbrydelser, der er omhandlet i stk. 2.
4. Enhver retssag vedrørende en fordring som omhandlet i stk. 1, herunder retssager, der anlægges ved en domstol, som senere erklærer sig inkompetent, afbryder forældelsesfristen. Den nye femårige forældelsesfrist begynder først at løbe, når der afsiges en retskraftig dom, eller der indgås et udenretsligt forlig mellem de samme parter i samme retssag.
5. Når regnskabsføreren giver debitor henstand med betalingen efter artikel 89, betragtes det som en afbrydelse af forældelsesfristen. Den nye femårige forældelsesfrist begynder at løbe fra dagen efter henstandsperiodens udløb.
6. Fordringer inddrives ikke efter udløbet af forældelsesfristen, jf. stk. 1-5.
KAPITEL 6
Forvaltning af udgifter
Artikel 94
Finansieringsafgørelse
(Finansforordningens artikel 84)
1. Finansieringsafgørelsen angiver de vigtigste elementer i en foranstaltning, der medfører en udgift, som afholdes over budgettet.
2. Finansieringsafgørelsen indeholder navnlig følgende:
a)
i forbindelse med tilskud:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
prioriteterne for året, de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater med de godkendte bevillinger for regnskabsåret
iii)
de vigtigste støtteberettigelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, som skal anvendes ved udvælgelsen af forslag
iv)
den maksimale samfinansieringssats og, hvis der anvendes forskellige satser, de kriterier, som gælder for hver sats
v)
tidsplanen og det vejledende beløb for indkaldelserne af forslag
b)
i forbindelse med indkøb:
i)
den samlede budgetbevilling, som er afsat til indkøb i det pågældende år
ii)
det vejledende antal og arten af planlagte kontrakter og om muligt generelle oplysninger om, hvad de drejer sig om
iii)
den vejledende tidsramme for iværksættelsen af udbudsprocedurerne
c)
i forbindelse med trustfonde som omhandlet i finansforordningens artikel 187:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de bevillinger, der øremærkes til trustfonden for regnskabsåret, samt de planlægte beløb over trustfondens levetid
iii)
trustfondens formål og levetid
iv)
trustfondens forvaltningsregler
v)
muligheden for at overdrage budgetgennemførelsesopgaver til de enheder og personer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 187, stk. 2
d)
i forbindelse med priser:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater
iii)
de væsentlige betingelser for deltagelse og tildelingskriterierne
iv)
tidsplanen for konkurrencen og prisens eller prisernes størrelse
e)
i forbindelse med finansielle instrumenter:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater
iii)
det beløb, som er afsat til det finansielle instrument
iv)
den vejledende tidsplan.
3. Når det arbejdsprogram, der er omhandlet i finansforordningens artikel 128, indeholder de oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, litra a), i nærværende artikel, for de tilskud, som finansieres over regnskabsårets godkendte bevillinger, anses afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet for at udgøre finansieringsafgørelsen for de pågældende tilskud.
Med hensyn til indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter, hvor gennemførelsen af de tilsvarende godkendte bevillinger for regnskabsåret er fastlagt i et arbejdsprogram, som indeholder de oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, litra b), c), d) og e), i denne artikel, anses afgørelsen om vedtagelse af dette arbejdsprogram også for at udgøre finansieringsafgørelsen for de pågældende indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter.
Hvis arbejdsprogrammet ikke indeholder disse oplysninger for en eller flere foranstaltninger, skal det ændres, så det kommer til at indeholde oplysningerne, eller der skal vedtages en specifik finansieringsafgørelse for de pågældende foranstaltninger.
4. Enhver væsentlig ændring af en finansieringsafgørelse, som allerede er vedtaget, følger samme procedure som den oprindelige afgørelse, jf. dog eventuelle specifikke bestemmelser i en basisretsakt.
Afdeling 1
Indgåelse af udgiftsforpligtelser
Artikel 95
Samlede og foreløbige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 85)
1. Den samlede budgetmæssige forpligtelse gennemføres enten gennem indgåelse af en finansieringsaftale, hvori det fastslås, at der senere skal indgås en eller flere retlige forpligtelser, eller gennem indgåelse af én eller flere retlige forpligtelser.
Finansieringsaftaler inden for direkte finansiel bistand til tredjelande, herunder budgetstøtte, som udgør retlige forpligtelser, kan give anledning til betalinger, uden at der indgås andre retlige forpligtelser.
2. Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse gennemføres enten gennem indgåelse af én eller flere retlige forpligtelser, der giver ret til senere betalinger, eller, når der er tale om udgifter til personaleforvaltning eller kommunikationsudgifter, som institutionerne afholder i forbindelse med dækning af begivenheder i Unionen, gennem direkte betalinger.
Artikel 96
Vedtagelse af en samlet forpligtelse
(Finansforordningens artikel 85)
1. Den samlede forpligtelse indgås på grundlag af en finansieringsafgørelse.
Den indgås senest inden afgørelsen om udvælgelse af modtagerne og, når anvendelsen af de pågældende bevillinger omfatter vedtagelse af et arbejdsprogram som omhandlet i artikel 188, tidligst efter vedtagelsen af dette.
2. Når den samlede forpligtelse gennemføres ved indgåelsen af en finansieringsaftale, finder stk. 1, andet afsnit, ikke anvendelse.
Artikel 97
Reglen om én enkelt underskrift
(Finansforordningens artikel 85)
1. Reglen om, at den samme person skal underskrive den budgetmæssige forpligtelse og den tilsvarende retlige forpligtelse, kan kun fraviges i følgende tilfælde:
a)
når der er tale om foreløbige forpligtelser
b)
når samlede forpligtelser vedrører finansieringsaftaler med tredjelande
c)
når institutionens afgørelse udgør den retlige forpligtelse
d)
når den samlede forpligtelse gennemføres gennem flere retlige forpligtelser, som forskellige anvisningsberettigede er ansvarlige for
e)
når retlige forpligtelser i forbindelse med forskudskonti vedrørende foranstaltninger udadtil skal underskrives af ansatte henhørende under de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, efter instruks fra den ansvarlige anvisningsberettigede, som imidlertid fortsat er fuldt ansvarlig for den underliggende transaktion
f)
når en institution har delegeret beføjelser som anvisningsberettiget til direktøren for et interinstitutionelt europæisk kontor efter finansforordningens artikel 199, stk. 1.
2. Hvis den ansvarlige anvisningsberettigede, der har underskrevet den budgetmæssige forpligtelse, er forhindret i en periode, hvis varighed er uforenelig med de frister, der gælder for indgåelse af den retlige forpligtelse, indgås den retlige forpligtelse af den ansatte, der er udpeget som stedfortræder efter de herfor gældende regler vedtaget af den enkelte institution, forudsat at den pågældende ansatte er anvisningsberettiget i henhold til finansforordningens artikel 65, stk. 3.
Artikel 98
Administrationsudgifter, som er dækket af foreløbige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 85)
Som løbende administrationsudgifter, der kan medføre foreløbige forpligtelser, betragtes bl.a. følgende:
a)
udgifter til vedtægtsomfattet og ikke-vedtægtsomfattet personale, udgifter til andre menneskelige ressourcer og pensioner samt aflønning af eksperter
b)
udgifter vedrørende medlemmer af institutionen
c)
udgifter til uddannelse
d)
udgifter til udvælgelsesprøver, udvælgelse og ansættelse
e)
udgifter til tjenesterejser
f)
repræsentationsudgifter
g)
mødeudgifter
h)
freelancetolke og -oversættere
i)
udveksling af tjenestemænd
j)
repetitive lejemål vedrørende løsøre og fast ejendom eller repetitive betalinger vedrørende ejendomskontrakter som omhandlet i nærværende forordnings artikel 121 eller ratebetalinger på lån i medfør af finansforordningens artikel 203, stk. 8
k)
diverse forsikringer
l)
rengøring, vedligeholdelse og sikkerhed
m)
udgifter på det sociale område og til sygesikring
n)
brug af telekommunikationstjenester
o)
finansieringsudgifter
p)
udgifter i forbindelse med retstvister
q)
erstatninger, herunder renter
r)
arbejdsudstyr
s)
vand, gas og elektricitet
t)
udgivelser på papir eller elektronisk
u)
kommunikationsudgifter vedrørende institutionernes dækning af begivenheder i Unionen.
Artikel 99
Bogføring af specifikke retlige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 86)
Når der er tale om en samlet budgetmæssig forpligtelse efterfulgt af en eller flere specifikke retlige forpligtelser, bogfører den ansvarlige anvisningsberettigede beløbene for den eller de på hinanden følgende specifikke retlige forpligtelser i det centrale regnskab.
Bogføringerne omfatter referencerne for den samlede forpligtelse, som beløbene konteres under.
Den ansvarlige anvisningsberettigede foretager først bogføringen og underskriver dernæst den tilsvarende specifikke retlige forpligtelse, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 86, stk. 4, fjerde afsnit.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer i alle tilfælde, at det samlede beløb ikke overstiger beløbet for den samlede forpligtelse, der dækker dem.
Afdeling 2
Fastsættelse af udgifter
Artikel 100
Fastsættelse af udgifter og godkendelse af betaling
(Finansforordningens artikel 88)
1. Enhver fastsættelse af en udgift skal støttes på bilag som omhandlet i artikel 110, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af en konstatering af de tjenesteydelser, som rent faktisk er leveret, de varer, som rent faktisk er leveret, eller de bygge- og anlægsarbejder, som rent faktisk er udført, eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger til betaling, herunder tilbagevendende betalinger af abonnementer og efteruddannelseskurser.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer selv bilagene eller sikrer på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget, inden han træffer afgørelse om fastsættelse af udgiften.
3. Afgørelsen om fastsættelse kommer til udtryk ved, at den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget ved en formel afgørelse truffet af den anvisningsberettigede og på dennes ansvar i overensstemmelse med finansforordningens artikel 65, stk. 5, underskriver med påtegningen »kan betales«. Sådanne afgørelser om bemyndigelse opbevares som dokumentation.
Artikel 101
Overensstemmelsesattestering for forfinansieringsbetalinger
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår forfinansieringsbetalinger, attesterer den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er formelt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede, med påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, at de betingelser, som er fastsat i den retlige forpligtelse for betaling af forfinansieringen, er opfyldt.
Artikel 102
Godkendelse af betaling af mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende indkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende indkøbskontrakter, attesterer påtegningen »kan betales«:
a)
at en faktura udstedt af kontrahenten er modtaget af institutionen, og at modtagelsen er formelt registreret
b)
at selve fakturaen eller et internt dokument, der ledsager den modtagne faktura, har fået påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« og er underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede eller af en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede
c)
at alle aspekter af fakturaen er kontrolleret af den ansvarlige anvisningsberettigede eller under hans ansvar, især for at fastslå det beløb, der skal betales, og at betalingen har frigørende virkning.
Med påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, jf. stk. 1, litra b), attesteres det, at de tjenesteydelser, der er omhandlet i kontrakten, er leveret, eller at de varer, der er omhandlet i kontrakten, er leveret, eller at de bygge- og anlægsarbejder, der er omhandlet i kontrakten, er udført. For varer og bygge- og anlægsarbejder udsteder den teknisk kompetente tjenestemand eller anden ansatte først en attest vedrørende foreløbig godkendelse og senere, efter udløbet af den garantiperiode, der er fastsat i kontrakten, en attest vedrørende endelig godkendelse. Disse to attester svarer tilsammen til påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«.
For tilbagevendende betalinger, herunder betaling af abonnementer og efteruddannelseskurser, attesterer påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, at kreditors fordring er i overensstemmelse med de relevante dokumenter, der berettiger til betaling.
Artikel 103
Godkendelse af betaling af mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende tilskud
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende tilskud, attesterer påtegningen »kan betales«:
a)
at en betalingsanmodning udstedt af tilskudsmodtageren er modtaget af institutionen, og at modtagelsen er formelt registreret
b)
at selve betalingsanmodningen eller et internt dokument, der ledsager den modtagne udgiftsopgørelse, har fået påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« og er underskrevet af en teknisk kompetent tjenestemand eller anden ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede
c)
at alle aspekter af betalingsanmodningen er kontrolleret af den ansvarlige anvisningsberettigede eller under hans ansvar, især for at fastslå det beløb, der skal betales, og at betalingen har frigørende virkning.
Ved den påtegning, der er omhandlet i stk. 1, litra b), attesterer den teknisk kompetente tjenestemand eller anden ansatte, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede, at den foranstaltning eller det arbejdsprogram, som tilskudsmodtageren har gennemført, i alle henseender er i overensstemmelse med tilskudsaftalen eller -afgørelsen, herunder i givet fald, at de omkostninger, som tilskudsmodtageren har angivet, er støtteberettigede.
Artikel 104
Godkendelse af betaling af personaleudgifter
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår betalinger vedrørende personaleudgifter, attesterer påtegningen »kan betales«, at følgende bilag eksisterer:
a)
for det månedlige vederlag:
i)
den fuldstændige liste over personalet med angivelse af alle dele af vederlaget
ii)
en formular (skema med personlige oplysninger), som er udarbejdet på grundlag af de afgørelser, der er truffet i hvert enkelt tilfælde, og som i givet fald viser enhver ændring af en del af vederlaget
iii)
hvis det drejer sig om ansættelser eller udnævnelser, en bekræftet kopi af den afgørelse om ansættelse eller udnævnelse, som ledsager fastsættelsen af det første vederlag
b)
for øvrige vederlag, såsom vederlag til time- eller daglønnet personale: en af den dertil bemyndigede ansatte underskrevet opgørelse, som angiver antallet af udførte arbejdsdage og -timer
c)
for overarbejde: en af den dertil bemyndigede ansatte underskrevet opgørelse, som attesterer det udførte overarbejde
d)
for udgifter i forbindelse med tjenesterejser:
i)
tjenesterejseordren, underskrevet af den kompetente myndighed
ii)
afregningen for udgifterne til tjenesterejsen, underskrevet af den ansatte, der har foretaget tjenesterejsen, og af den myndighed, der har fået delegeret beføjelse hertil, hvis udgifterne til tjenesterejsen afviger fra tjenesterejseordren
e)
for visse andre administrationsudgifter vedrørende personalet, herunder abonnementer eller efteruddannelseskurser, som i henhold til kontrakten skal betales på forhånd: bilag, som refererer til den afgørelse, der danner grundlag for udgiften, og som indeholder alle elementer i beregningen.
I den afregning for udgifter til tjenesterejser, der er omhandlet i stk. 1, litra d, nr. ii), angives tjenesterejsens mål, dato og tidspunkt for afgang og ankomst til målet, befordringsudgifter, opholdsudgifter og øvrige behørigt godkendte udgifter i henhold til bilag.
Artikel 105
Den konkrete udformning af påtegningen »kan betales«
(Finansforordningens artikel 88)
I et system, hvor der ikke anvendes it, påføres påtegningen »kan betales« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den ansvarlige anvisningsberettigede eller fra en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 100. I et system, hvor der anvendes it, påføres påtegnelsen »kan betales« ved anvendelse af en elektronisk sikret validering foretaget af den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Artikel 106
Den konkrete udformning af påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«
(Finansforordningens artikel 88)
I et system, hvor der ikke anvendes it, påføres påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den ansvarlige anvisningsberettigede eller fra en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 101. I et system, hvor der anvendes it, påføres påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« ved anvendelse af en elektronisk sikret validering foretaget af den teknisk kompetente ansatte, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Afdeling 3
Anvisning af udgifter
Artikel 107
Den anvisningsberettigedes kontrol af betalinger
(Finansforordningens artikel 89)
Ved udstedelsen af betalingsordren sikrer den ansvarlige anvisningsberettigede sig:
a)
at betalingsordren er behørigt udstedt, hvilket forudsætter, at der foreligger en tilsvarende afgørelse om fastsættelse i form af påtegningen »kan betales«, at betalingsmodtagerens identitet er korrekt, og at fordringen er forfalden til betaling
b)
at der er overensstemmelse mellem betalingsordren og den tilsvarende budgetforpligtelse
c)
at konteringen er korrekt
d)
at bevillingerne er til stede.
Artikel 108
Betalingsordrers obligatoriske angivelser og fremsendelse til regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 89)
1. Betalingsordren omfatter:
a)
angivelse af det regnskabsår, under hvilket betalingen opføres
b)
angivelse af den pågældende artikel i budgettet og enhver anden fornøden underopdeling
c)
henvisning til den retlige forpligtelse, som danner grundlag for betalingen
d)
henvisning til den tilsvarende budgetforpligtelse
e)
det beløb, der skal betales, udtrykt i euro
f)
modtagerens navn, adresse og bankoplysninger
g)
genstanden for udgiften
h)
betalingsmåden
i)
opførelse af aktiverne i de relevante fortegnelser i overensstemmelse med artikel 248.
2. Betalingsordren dateres og underskrives af den ansvarlige anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren.
Afdeling 4
Betaling af udgifter
Artikel 109
Betalingstyper
(Finansforordningens artikel 90)
1. Forfinansiering stiller likvide midler til rådighed. Forfinansieringen kan opdeles i flere betalinger i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
2. En mellemliggende betaling, som kan gentages, kan dække udgifter, der er afholdt i forbindelse med gennemførelsen af afgørelsen eller aftalen, eller bruges til at betale for tjenesteydelser, varer eller bygge- og anlægsarbejder, som afsluttes og/eller leveres i mellemliggende faser af aftalen. Den kan helt eller delvis afslutte forfinansieringen, jf. dog bestemmelserne i basisretsakten.
3. Afslutningen af udgiften tager form enten af betaling af saldoen, som ikke kan gentages, og som afslutter alle tidligere udgifter, eller af en indtægtsordre.
Artikel 110
Bilag
(Finansforordningens artikel 90)
1. Forfinansiering, eventuelt opdelt i flere betalinger, udbetales enten på grundlag af kontrakten, afgørelsen, aftalen eller basisretsakten eller på grundlag af bilag, der gør det muligt at kontrollere, at betingelserne i den pågældende kontrakt, afgørelse eller aftale overholdes. Hvis en betalingsdato for forfinansiering er fastsat i disse instrumenter, er betalingen af det skyldige beløb ikke betinget af yderligere anmodninger.
2. Mellemliggende betalinger og betaling af saldoen støttes af bilag, der gør det muligt at kontrollere, at den finansierede foranstaltning er gennemført i overensstemmelse med basisretsakten eller afgørelsen eller i overensstemmelse med betingelserne i kontrakten eller aftalen.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede definerer under overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning arten af de i denne artikel omhandlede bilag i overensstemmelse med basisretsakten, afgørelserne, kontrakterne og aftalerne. Foreløbige og endelige tekniske og finansielle rapporter om gennemførelsen udgør bilag som omhandlet i stk. 2.
4. Bilagene opbevares af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 48.
Afdeling 5
Tidsfrister i forbindelse med forvaltning af udgifter
Artikel 111
Betalingsfrister og morarenter
(Finansforordningens artikel 92)
1. Fristen for gennemførelse af betalinger omfatter fastsættelse, anvisning og betaling af udgifter.
Den begynder at løbe fra den dag, hvor en betalingsanmodning modtages.
En betalingsanmodning registreres hurtigst muligt af den ansvarlige anvisningsberettigedes bemyndigede tjeneste og anses for at være modtaget på den dag, den registreres.
Som betalingsdato betragtes den dato, hvor institutionens konto debiteres.
2. En betalingsanmodning skal omfatte følgende væsentlige elementer:
a)
identifikation af kreditor
b)
beløb
c)
valuta
d)
dato.
Når mindst ét væsentligt element mangler, afvises betalingsanmodningen.
Kreditor underrettes skriftligt om afvisningen og grundene til denne hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 30 kalenderdage fra den dato, hvor betalingsanmodningen blev modtaget.
3. I tilfælde af suspension som omhandlet i finansforordningens artikel 92, stk. 2, begynder den resterende betalingsfrist at løbe igen fra den dato, hvor de oplysninger eller reviderede dokumenter, der er anmodet om, modtages, eller hvor den nødvendige yderligere efterprøvning, herunder kontrol på stedet, foretages.
4. Efter udløbet af de frister, der er fastsat i finansforordningens artikel 92, stk. 1, er kreditor berettiget til renter på følgende betingelser:
a)
rentesatserne er de satser, der er omhandlet i artikel 83, stk. 2, i nærværende forordning
b)
renterne skal betales for den periode, der går fra kalenderdagen efter udløbet af den frist for betaling, som er fastsat i finansforordningens artikel 92, stk. 1, og indtil betalingsdatoen.
Når de renter, som er beregnet efter bestemmelserne i første afsnit, er lavere end eller lig med 200 EUR, udbetales de dog kun til kreditor, når der indgives en anmodning herom inden for en frist på to måneder efter modtagelsen af den forsinkede betaling.
5. Hver institution forelægger Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om overholdelsen af de frister og om suspensionen af de frister, der er fastsat i finansforordningens artikel 92. Kommissionens rapport vedlægges som bilag til sammenfatningen af de årsberetninger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
KAPITEL 7
It-systemer
Artikel 112
Beskrivelse af it-systemer
(Finansforordningens artikel 93)
Hvis der anvendes it-systemer og -undersystemer til behandling af budgetgennemførelsestransaktioner, kræves en fuldstændig og ajourført beskrivelse af hvert enkelt system og undersystem.
Hver beskrivelse skal definere indholdet af alle datafelter og præcisere, hvordan systemet behandler hver enkelt transaktion. Det beskrives detaljeret, hvordan systemet sikrer, at der findes et fuldstændigt revisionsspor for hver transaktion.
Artikel 113
Regelmæssige sikkerhedskopier
(Finansforordningens artikel 93)
Der tages regelmæssigt sikkerhedskopier af oplysningerne i it-systemer og -undersystemer, og oplysningerne opbevares på et sikkert sted.
KAPITEL 8
Den interne revisor
Artikel 114
Udpegelse af den interne revisor
(Finansforordningens artikel 98)
1. Hver institution udpeger sin interne revisor efter nærmere regler, der er tilpasset dens særlige omstændigheder og behov. Institutionen underretter Europa-Parlamentet og Rådet om udpegelsen af den interne revisor.
2. Hver institution fastsætter på grundlag af sine særlige omstændigheder og behov omfanget af den interne revisors opgaver og fastlægger detaljeret målsætningerne og procedurerne for udøvelsen af den interne revisionsfunktion under overholdelse af de gældende internationale standarder for intern revision.
3. Som intern revisor kan den enkelte institution udpege en tjenestemand eller anden ansat, der er omfattet af vedtægten og er statsborger i en af medlemsstaterne, på grundlag af vedkommendes særlige kompetence.
4. Når flere institutioner udpeger den samme interne revisor, træffer de de forholdsregler, der er nødvendige for, at han kan drages til ansvar for sine handlinger på de betingelser, der er fastsat i artikel 119.
5. Når den interne revisor ophører med sine funktioner, underretter institutionen Europa-Parlamentet og Rådet herom.
Artikel 115
Den interne revisors ressourcer
(Finansforordningens artikel 99)
Hver institution giver den interne revisor de ressourcer, der er nødvendige for, at han kan udføre sin revisionsfunktion korrekt, samt en detaljeret beskrivelse af hans opgaver, rettigheder og forpligtelser.
Artikel 116
Arbejdsprogram
(Finansforordningens artikel 99)
1. Den interne revisor vedtager sit arbejdsprogram og forelægger det for institutionen.
2. Institutionen kan anmode den interne revisor om at foretage revisioner, som ikke indgår i det arbejdsprogram, der er omhandlet i stk. 1.
Artikel 117
Beretninger fra den interne revisor
(Finansforordningens artikel 99)
1. Den interne revisor forelægger institutionen den i finansforordningens artikel 99, stk. 3 omhandlede årlige interne revisionsberetning, der angiver antallet og de typer af interne revisioner, der er foretaget, de vigtigste henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.
I årsberetningen anføres ligeledes de systemiske problemer, som er konstateret af den særlige instans, der er oprettet i henhold til finansforordningens artikel 73, stk. 6.
2. Hver institution undersøger, om henstillingerne i den interne revisors beretninger er egnet til udveksling af god praksis med de øvrige institutioner.
3. Den interne revisor skal under udarbejdelsen af sin beretning være særlig opmærksom på den generelle overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og skal sikre, at der er truffet passende foranstaltninger for kontinuerligt at forbedre anvendelsen af princippet.
Artikel 118
Uafhængighed
(Finansforordningens artikel 100)
Den interne revisor foretager sin revision i fuldstændig uafhængighed. Han kan hverken modtage instrukser eller pålægges begrænsninger for så vidt angår udøvelsen af de funktioner, som han ved sin udnævnelse får overdraget i medfør af finansforordningens bestemmelser.
Artikel 119
Den interne revisors ansvar
(Finansforordningens artikel 100)
Den interne revisor kan i sin egenskab af tjenestemand eller øvrig ansat omfattet af vedtægten kun drages til ansvar for sine handlinger af institutionen selv på de betingelser, der er anført i denne artikel.
Institutionen træffer en begrundet afgørelse om indledning af en undersøgelse. Afgørelsen meddeles den pågældende. Institutionen kan under sit eget direkte ansvar pålægge én eller flere tjenestemænd i samme eller højere lønklasse som den pågældende at lede undersøgelsen. I løbet af undersøgelsen skal den pågældende høres.
Undersøgelsesrapporten forelægges den pågældende, og denne høres derefter af institutionen vedrørende rapporten.
På grundlag af rapporten og høringen vedtager institutionen enten en begrundet afgørelse om afslutning af proceduren eller en begrundet afgørelse i overensstemmelse med vedtægtens artikel 22 og 86 og bilag IX. Afgørelser om disciplinære foranstaltninger eller økonomiske sanktioner meddeles den pågældende og, til orientering, de øvrige institutioner samt Revisionsretten.
Den pågældende kan på de i vedtægten fastsatte betingelser indbringe ovennævnte afgørelser for Den Europæiske Unions Domstol.
Artikel 120
Indbringelse af sager for Den Europæiske Unions Domstol
(Finansforordningens artikel 100)
Uden at klageadgangen i henhold til vedtægten i øvrigt berøres, kan den interne revisor indbringe en sag direkte for Den Europæiske Unions Domstol vedrørende enhver akt i forbindelse med udøvelsen af hans funktion som intern revisor. Sagen skal indbringes for Domstolen senest tre måneder efter meddelelsen af den pågældende akt.
Sådanne sager behandles og pådømmes i henhold til artikel 91, stk. 5, i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union.
AFSNIT V
INDGÅELSE AF OFFENTLIGE KONTRAKTER
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Afdeling 1
Anvendelsesområde og tildelingsprincipper
Artikel 121
Definitioner og anvendelsesområde
(Finansforordningens artikel 101)
1. Ejendomskontrakter vedrører køb, langtidslejemål, brugsret samt leasing eller leje med eller uden forkøbsret af byggegrunde, eksisterende bygninger eller andre former for fast ejendom.
2. Vareindkøbskontrakter vedrører køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer. En kontrakt, der vedrører levering af varer og sekundært montering og installation, betragtes som en vareindkøbskontrakt.
3. Bygge- og anlægskontrakter vedrører udførelse eller både projektering og udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller arbejder vedrørende en af de aktiviteter, der er omhandlet i bilag I til direktiv 2004/18/EF, eller udførelse ved et hvilket som helst middel af et bygge- og anlægsarbejde, der svarer til behov præciseret af den ordregivende myndighed. Ved »bygge- og anlægsarbejde« forstås resultatet af et sæt bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion.
4. Tjenesteydelseskontrakter vedrører alle de intellektuelle og ikke-intellektuelle tjenesteydelser, der ikke er omfattet af vareindkøbskontrakter, bygge- og anlægskontrakter og ejendomskontrakter.
En kontrakt, der omfatter mindst to typer indkøb (bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser eller varer), tildeles i overensstemmelse med de bestemmelser, der finder anvendelse på den indkøbstype, som kendetegner den pågældende kontrakts primære genstand.
I forbindelse med blandede kontrakter, som består af tjenesteydelser og varer, fastsættes den primære genstand ved en sammenligning af værdierne af de pågældende tjenesteydelser eller varer.
Alle henvisninger til nomenklaturer i forbindelse med offentlige indkøbskontrakter er baseret på »det fælles glossar for offentlige kontrakter« (Common Procurement Vocabulary - CPV), som er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 2195/2002 (11).
5. Udtrykkene »entreprenør«, »leverandør« og »tjenesteyder« omfatter enhver fysisk eller juridisk person eller offentlig enhed eller sammenslutning af sådanne personer og/eller enheder, der tilbyder udførelse af bygge- og/eller anlægsarbejder eller levering af varer eller tjenesteydelser på markedet. Ved »økonomisk aktør« forstås »entreprenører«, »leverandører« og »tjenesteydere«. Ved »tilbudsgiver« forstås økonomiske aktører, som har afgivet et bud. Ved »ansøgere« forstås dem, der har anmodet om at kunne deltage i et begrænset udbud, en konkurrencepræget dialog eller et udbud med forhandling. Ved »leverandører« forstås økonomiske aktører, der er opført på en leverandørliste i overensstemmelse med artikel 136, stk. 1, litra b).
Sammenslutninger af økonomiske aktører kan afgive bud eller indgive ansøgning. I forbindelse med afgivelsen af et bud eller indgivelsen af en ansøgning om deltagelse kan de ordregivende myndigheder ikke kræve, at sammenslutninger af økonomiske aktører har en bestemt juridisk form, men den valgte sammenslutning kan pålægges at antage en bestemt juridisk form, når den har fået tildelt kontrakten, hvis denne omdannelse er nødvendig for, at kontrakten kan gennemføres korrekt.
6. EU-institutionernes tjenestegrene betragtes som ordregivende myndigheder, undtagen når de indbyrdes indgår administrative aftaler om levering af tjenesteydelser, levering af varer, udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller gennemførelse af ejendomskontrakter.
7. Ved teknisk bistand forstås den støtte og de kapacitetsopbygningsaktiviteter, som er nødvendige for gennemførelsen af et program eller en foranstaltning, navnlig aktiviteter vedrørende forberedelse, forvaltning, overvågning, evaluering, revision og kontrol.
8. Al kontakt med kontrahenterne, herunder indgåelsen af kontrakter og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske udvekslingssystemer, som er oprettet af den ordregivende myndighed.
9. Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
kun bemyndigede personer kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
kun bemyndigede personer kan elektronisk underskrive eller fremsende et dokument gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske fremsendelse skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
det skal sikres, at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
10. Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for fuldstændig ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som en original, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i stk. 9, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
Artikel 122
Rammekontrakter og specifikke kontrakter
(Finansforordningens artikel 101)
1. Rammekontrakter kan højst have en varighed på fire år undtagen i behørigt begrundede tilfælde, hvor navnlig rammekontraktens genstand gør det berettiget.
Specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, indgås udelukkende mellem de ordregivende myndigheder og de kontrahenter, som er part i rammekontrakten, på de betingelser, der er fastsat i rammekontrakten.
Ved tildelingen af specifikke kontrakter må parterne ikke foretage væsentlige ændringer i rammekontrakten.
2. Når en rammekontrakt indgås med en enkelt økonomisk aktør, tildeles specifikke kontakter på de betingelser, der er fastsat i rammekontrakten.
I behørigt begrundede tilfælde kan de ordregivende myndigheder skriftligt konsultere kontrahenten og om nødvendigt anmode ham om at komplettere sit bud.
3. Når en rammekontrakt indgås med flere økonomiske aktører, skal der være mindst tre aktører, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal økonomiske aktører, der opfylder udvælgelseskriterierne, eller et tilstrækkeligt antal antagelige bud, der opfylder tildelingskriterierne.
En rammekontrakt med flere økonomiske aktører kan have form af adskilte kontrakter, som indeholder identiske vilkår.
Tildeling af specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, som er indgået med flere økonomiske aktører, sker efter følgende regler:
a)
ved rammekontrakter uden iværksættelse af fornyet konkurrence, ved anvendelse af de vilkår, der er fastlagt i rammekontrakten
b)
ved rammekontrakter med iværksættelse af fornyet konkurrence, efter at parterne igen har været i konkurrence på grundlag af de samme vilkår, der om nødvendigt præciseres, og i givet fald på andre vilkår, der anføres i udbudsbetingelserne for rammekontrakten.
For hver specifik kontrakt, som skal tildeles på de betingelser, der er fastsat i tredje afsnit, litra b), konsulterer de ordregivende myndigheder skriftligt rammekontraktens kontrahenter og fastsætter en tilstrækkelig lang frist for indgivelse af bud. Buddene indgives skriftligt. De ordregivende myndigheder tildeler hver specifik kontrakt til den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste bud på grundlag af de tildelingskriterier, der er fastsat i udbudsbetingelserne i rammekontrakten.
4. I de sektorer, hvor prisudviklingen og den teknologiske udvikling går hurtigt, skal rammekontrakter uden iværksættelse af fornyet konkurrence indeholde en bestemmelse om enten midtvejsrevision eller et benchmarkingsystem. Efter midtvejsrevisionen må den ordregivende myndighed, hvis de betingelser, som oprindelig blev fastsat, ikke længere passer til prisudviklingen eller den teknologiske udvikling, ikke anvende den pågældende rammekontrakt og skal træffe passende foranstaltninger med henblik på at bringe den til ophør.
5. Kun i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, skal der på forhånd være indgået en budgetforpligtelse.
Afdeling 2
Offentliggørelse
Artikel 123
Offentliggørelse af kontrakter, der er omfattet af direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 103)
1. I forbindelse med kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal der offentliggøres en udbudsbekendtgørelse, jf. dog artikel 134, og en bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt. En forhåndsmeddelelse er kun obligatorisk, når den ordregivende myndighed agter at benytte sig af muligheden for at forkorte fristerne for modtagelse af bud i overensstemmelse med artikel 152, stk. 4.
2. En forhåndsmeddelelse er den meddelelse, hvori de ordregivende myndigheder til orientering oplyser den forventede samlede værdi af og genstanden for de kontrakter og rammekontrakter, som de agter at tildele i løbet af regnskabsåret, med undtagelse af kontrakter, der tildeles ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.
Forhåndsmeddelelsen offentliggøres enten af Den Europæiske Unions Publikationskontor (i det følgende benævnt »Publikationskontoret«) eller af de ordregivende myndigheder selv i deres køberprofil.
Den obligatoriske forhåndsmeddelelse sendes til Publikationskontoret eller offentliggøres i køberprofilen hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest den 31. marts i hvert regnskabsår.
De ordregivende myndigheder, der offentliggør forhåndsmeddelelsen i deres køberprofil, sender elektronisk i det format og efter de fremsendelsesregler, der er omhandlet i punkt 3 i bilag VIII til direktiv 2004/18/EF, en meddelelse til Publikationskontoret om, at der offentliggøres en forhåndsmeddelelse i en køberprofil.
3. Udbudsbekendtgørelsen gør det muligt for de ordregivende myndigheder at tilkendegive, at de agter at indlede en procedure for tildeling af en kontrakt eller en rammekontrakt eller iværksætte et dynamisk indkøbssystem i overensstemmelse med artikel 131. Uden at dette berører kontrakter, som er indgået efter et udbud med forhandling, jf. artikel 134, er en udbudsbekendtgørelse obligatorisk for kontrakter, hvis anslåede værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1.
Den er ikke obligatorisk i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter.
Er der tale om et offentligt udbud, angives i udbudsbekendtgørelsen dato, klokkeslæt og i givet fald sted for åbningsudvalgets møde, som tilbudsgiverne kan deltage i.
De ordregivende myndigheder præciserer, om de tillader alternative bud, og de minimale kapacitetsniveauer, som de kræver, hvis de benytter sig af muligheden i artikel 146, stk. 2, andet afsnit. De anfører de udvælgelseskriterier som omhandlet i artikel 146, som de har til hensigt at anvende, det mindste antal ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive bud, og eventuelt det største antal ansøgere, samt de objektive og ikke-diskriminerende kriterier, som de har til hensigt at anvende for at begrænse antallet af ansøgere, jf. artikel 128, stk. 1, andet afsnit.
Når der er fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsdokumenterne, bl.a. i de dynamiske indkøbssystemer, der er omhandlet i artikel 131, anføres den internetadresse, der giver adgang til dokumenterne, i udbudsbekendtgørelsen.
Ordregivende myndigheder, der ønsker at afholde en projektkonkurrence, offentliggør en meddelelse herom.
De ordregivende myndigheder præciserer i givet fald i udbudsbekendtgørelsen, at udbudsproceduren er en interinstitutionel udbudsprocedure. I så fald skal udbudsbekendtgørelsen angive de institutioner, de forvaltningsorganer og de organer som omhandlet i finansforordningens artikel 208, som deltager i udbudsproceduren, den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren, og det samlede omfang af kontrakterne for alle de pågældende institutioner, forvaltningsorganer eller organer.
4. Resultaterne af proceduren for tildeling af kontrakter, rammekontrakter eller kontrakter, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, meddeles i en særlig bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt. For kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er en sådan bekendtgørelse obligatorisk. Den er ikke obligatorisk i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter.
Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes til Publikationskontoret senest 48 kalenderdage efter det tidspunkt, hvor kontrakten eller rammekontrakten underskrives. Bekendtgørelser vedrørende kontrakter, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, kan dog samles kvartalsvis. I så fald sendes de til Publikationskontoret senest 48 dage efter udgangen af hvert kvartal.
De ordregivende myndigheder, der afholder en projektkonkurrence, sender Publikationskontoret en meddelelse om resultaterne heraf.
Ved interinstitutionelle procedurer fremsendes bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt af den ordregivende myndighed, der er ansvarlig for proceduren.
Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes også til Publikationskontoret i forbindelse med en kontrakt eller en rammekontrakt, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, og som tildeles efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, tidligt nok til, at offentliggørelsen kan ske, inden kontrakten underskrives, i henhold til de betingelser, der er fastsat i artikel 171, stk. 1.
Uden at dette berører artikel 21, offentliggøres oplysninger om værdien af og kontrahenterne for specifikke kontrakter baseret på en rammekontrakt i løbet af et regnskabsår på den ordregivende myndigheds hjemmeside senest den 30. juni efter afslutningen af det pågældende regnskabsår, hvis de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, overskrides som følge af indgåelsen af en specifik kontrakt eller på grund af det samlede beløb for de specifikke kontrakter.
5. Bekendtgørelserne udformes i overensstemmelse med de standardformularer, som Kommissionen har vedtaget i henhold til direktiv 2004/18/EF.
Artikel 124
Offentliggørelse af kontrakter, der ikke er omfattet af direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 103)
1. Kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal offentliggøres på en sådan måde, at der sikres fri konkurrence og upartiskhed under udbudsproceduren. Dette indebærer følgende:
a)
en udbudsbekendtgørelse som omhandlet i artikel 123, stk. 3, eller en meddelelse om indkaldelse af interessetilkendegivelser, når der er tale om kontrakter med en lignende genstand, hvis værdi ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 1
b)
passende forudgående offentliggørelse på internettet, når der er tale om kontrakter, hvis værdi ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 2.
2. I forbindelse med ejendomskontrakter og kontrakter, der er erklæret hemmelige, jf. artikel 134, stk. 1, litra j), i denne forordning, offentliggøres der kun en gang om året en liste over kontrahenter med angivelse af genstanden for og værdien af den tildelte kontrakt. Denne liste sendes til Europa-Parlamentet og Rådet. I Kommissionens tilfælde vedlægges den som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
3. Oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 1, og som ikke har været genstand for en individuel bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt, sendes til Publikationskontoret. Den årlige liste over kontrahenter fremsendes senest den 30. juni i det efterfølgende regnskabsår.
4. Oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over det beløb, der er angivet i stk. 137, stk. 2, offentliggøres på institutionens hjemmeside senest den 30. juni i det følgende regnskabsår.
Artikel 125
Offentliggørelse af meddelelser og bekendtgørelser
(Finansforordningens artikel 103)
1. Publikationskontoret offentliggør i Den Europæiske Unions Tidende de meddelelser og bekendtgørelser, der er omhandlet i artikel 123 og 124, senest 12 kalenderdage efter afsendelsen.
Fristen i første afsnit nedsættes til fem kalenderdage i forbindelse med de hasteprocedurer, der er omhandlet i artikel 154.
2. De ordregivende myndigheder skal kunne dokumentere afsendelsesdatoen.
Artikel 126
Andre former for offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 103)
Ud over offentliggørelse som omhandlet i artikel 123, 124 og 125 kan kontrakter offentliggøres på enhver anden måde, herunder i elektronisk form. Der skal i sådanne offentliggørelser henvises til den meddelelse eller bekendtgørelse, der eventuelt er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende, jf. artikel 125, og offentliggørelsen må ikke ligge forud for offentliggørelsen af meddelelsen eller bekendtgørelsen, der er den eneste autentiske.
En sådan offentliggørelse må ikke indebære nogen forskelsbehandling mellem ansøgere eller tilbudsgivere eller indeholde andre oplysninger end dem, der er indeholdt i ovennævnte udbudsbekendtgørelse, hvis en sådan er offentliggjort.
Afdeling 3
Udbudsprocedurer
Artikel 127
De forskellige former for udbudsprocedurer
(Finansforordningens artikel 104)
1. Kontrakterne tildeles ved offentligt udbud, begrænset udbud eller udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse eller ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, eventuelt efter en projektkonkurrence.
2. Udbudsprocedurer er offentlige, hvis alle interesserede økonomiske aktører kan afgive bud. Det gælder også for dynamiske indkøbssystemer, jf. artikel 131.
Udbudsprocedurer er begrænsede, hvis alle økonomiske aktører kan anmode om at deltage, men kun ansøgere, som opfylder de udvælgelseskriterier, der er omhandlet i artikel 146, og som samtidigt og skriftligt opfordres hertil af de ordregivende myndigheder, kan afgive bud eller foreslå en løsning som led i den konkurrenceprægede dialog, der er omhandlet i artikel 132.
Udvælgelsesfasen kan enten gennemføres for hver enkelt kontrakt, også når der er tale om en konkurrencepræget dialog, eller med henblik på opstilling af en liste over potentielle ansøgere efter proceduren i artikel 136, stk. 1, litra a).
3. Ved udbud med forhandling vælger de ordregivende myndigheder selv, hvilke tilbudsgivere de vil henvende sig til blandt dem, der opfylder udvælgelseskriterierne i artikel 146, og de forhandler om betingelserne i deres bud med én eller flere af disse.
Ved udbud med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, jf. artikel 135, opfordrer de ordregivende myndigheder samtidigt og skriftligt de udvalgte ansøgere til at forhandle.
4. Projektkonkurrencer er procedurer, hvorved den ordregivende myndighed, navnlig inden for arkitekt- og ingeniørarbejde eller databehandling, kan skaffe sig en plan eller et projekt, der foreslås af et udvælgelsesudvalg efter udskrivning af en konkurrence med eller uden tildeling af priser.
Artikel 128
Antallet af ansøgere ved begrænset udbud eller udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 104)
1. Ved begrænset udbud og de procedurer, der er omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra a) og b), må antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, ikke være mindre end fem, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne.
Den ordregivende myndighed kan desuden fastsætte det største antal ansøgere, afhængigt af kontraktgenstanden og på grundlag af objektive og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier. I så fald meddeles det største og det mindste antal ansøgere og kriterierne i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser, jf. artikel 123 og 124.
Under alle omstændigheder skal antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.
2. Ved udbud med forhandling og efter konkurrencepræget dialog må antallet af ansøgere, der opfordres til at forhandle eller byde, ikke være mindre end tre, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne.
Antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, skal være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.
Bestemmelserne i første og andet afsnit gælder ikke for:
a)
kontrakter med meget lav værdi, jf. artikel 137, stk. 2
b)
kontrakter om juridiske tjenesteydelser i henhold til CPV-nomenklaturen
c)
kontrakter, der er erklæret hemmelige, jf. artikel 134, stk. 1, litra j).
3. Hvis antallet af ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne og minimumskravene, er lavere end det mindste antal, som er fastsat i stk. 1 og 2, kan den ordregivende myndighed gå videre med proceduren ved at opfordre den eller de ansøgere, der er i besiddelse af den krævede kapacitet, til at deltage. Den må dog ikke lade proceduren omfatte andre økonomiske aktører, som oprindeligt ikke var opfordret til at deltage i proceduren, eller ansøgere, som ikke er i besiddelse af den krævede kapacitet.
Artikel 129
Udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 104)
De ordregivende myndigheder forhandler med tilbudsgiverne om de afgivne bud med henblik på at tilpasse dem til de krav, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, jf. artikel 123, eller i udbudsbetingelserne og eventuelle supplerende dokumenter, med det formål at finde frem til det økonomisk mest fordelagtige bud.
De ordregivende myndigheder sikrer, at der ikke sker forskelsbehandling af tilbudsgiverne under forhandlingerne.
Når de ordregivende myndigheder kan tildele kontrakter under anvendelse af udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, jf. artikel 135, kan de fastsætte, at udbuddet med forhandling skal forløbe i flere på hinanden følgende faser for at reducere antallet af bud, som der skal forhandles om, under anvendelse af de tildelingskriterier, der er anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne. Muligheden for at gøre brug af denne fremgangsmåde skal være anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne.
Artikel 130
Projektkonkurrencer
(Finansforordningens artikel 104)
1. Reglerne for afholdelse af projektkonkurrencer meddeles dem, der har tilkendegivet, at de er interesserede i at deltage i konkurrencen.
Antallet af ansøgere, der opfordres til at deltage, skal sikre reel konkurrence.
2. Udvælgelsesudvalget udpeges af den ansvarlige anvisningsberettigede. Udvælgelsesudvalget består udelukkende af fysiske personer, der er uafhængige af deltagerne i projektkonkurrencen. Hvis der kræves bestemte faglige kvalifikationer for at deltage i en projektkonkurrence, skal mindst en tredjedel af udvælgelsesudvalgets medlemmer have samme eller tilsvarende kvalifikationer.
Udvælgelsesudvalget afgiver sine udtalelser i fuld uafhængighed. Dets udtalelser vedtages på grundlag af de projekter, der forelægges anonymt af ansøgerne, og alene ud fra de kriterier, der er fastsat i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen.
3. Udvælgelsesudvalget anfører i en rapport, der underskrives af medlemmerne, de projekter, som den foreslår på grundlag af hvert enkelt projekts fordele, og knytter hertil sine bemærkninger.
Ansøgerne forbliver anonyme, indtil udvælgelsesudvalget har afgivet udtalelse.
Udvælgelsesudvalget kan anmode ansøgerne om at besvare de spørgsmål, som er anført i rapporten, for at klarlægge et projekt. Der udarbejdes en fuldstændig rapport over den dialog, som følger heraf.
4. Den ordregivende myndighed træffer derefter en afgørelse, hvori navn og adresse på den udvalgte ansøger anføres sammen med begrundelsen for valget set i lyset af de kriterier, der var meddelt i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen, specielt hvis den ikke følger forslagene i udvælgelsesudvalgets udtalelse.
Artikel 131
Dynamisk indkøbssystem
(Finansforordningens artikel 104)
1. Et dynamisk indkøbssystem er en fuldt elektronisk proces for almindelige indkøb, der under hele sin varighed er åben for enhver økonomisk aktør, som opfylder udvælgelseskriterierne og har afgivet et vejledende bud, der er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne og alle supplerende dokumenter. De vejledende bud kan til enhver tid forbedres, forudsat at de stadig er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne.
2. Med henblik på indførelsen af det dynamiske indkøbssystem offentliggør de ordregivende myndigheder en udbudsbekendtgørelse, hvori det præciseres, at der anvendes et dynamisk indkøbssystem, og som indeholder en henvisning til den internetadresse, der giver fri, direkte og fuld adgang til udbudsbetingelserne og alle supplerende dokumenter fra offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen og indtil systemets udløb.
De præciserer i udbudsbetingelserne blandt andet, hvilken art indkøb der er omfattet af systemet, og anfører alle de nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.
3. De ordregivende myndigheder giver under hele det dynamiske indkøbssystems varighed enhver økonomisk aktør mulighed for at afgive et vejledende bud med henblik på at blive optaget i systemet på de betingelser, der er omhandlet i stk. 1. De afslutter evalueringen senest 15 dage efter, at det vejledende bud er afgivet. De kan dog forlænge evalueringsperioden, forudsat at der ikke i mellemtiden iværksættes noget udbud.
Den ordregivende myndighed underretter snarest muligt tilbudsgiverne om, at de er optaget i det dynamiske indkøbssystem, eller at deres bud er blevet afvist.
4. Hver specifik kontrakt skal udbydes. Inden udbuddet iværksættes, offentliggør de ordregivende myndigheder en forenklet udbudsbekendtgørelse, hvori alle de interesserede økonomiske aktører opfordres til at afgive et vejledende bud inden for en frist på mindst 15 dage fra datoen for afsendelsen af den forenklede udbudsbekendtgørelse. De ordregivende myndigheder iværksætter først et udbud, når de har afsluttet evalueringen af alle de vejledende bud, der er modtaget inden for denne frist.
De ordregivende myndigheder opfordrer alle de tilbudsgivere, der er optaget i systemet, til at afgive et bud inden for en rimelig frist. De tildeler kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, på grundlag af de tildelingskriterier, som er angivet i den udbudsbekendtgørelse, der anvendes ved indførelsen af det dynamiske indkøbssystem. Disse kriterier kan eventuelt præciseres i opfordringen til at afgive bud.
5. Varigheden af et dynamisk indkøbssystem må ikke overstige fire år undtagen i særlige behørigt begrundede tilfælde.
De ordregivende myndigheder må ikke anvende dette system på en måde, der kan forhindre, begrænse eller fordreje konkurrencen.
Der må ikke pålægges interesserede økonomiske aktører eller parterne i systemet noget administrationsgebyr.
Artikel 132
Konkurrencepræget dialog
(Finansforordningens artikel 104)
1. I tilfælde af særligt komplekse kontrakter kan den ordregivende myndighed, hvis den mener, at direkte anvendelse af et offentligt udbud eller de eksisterende betingelser for begrænset udbud ikke gør det muligt at tildele kontrakten til det økonomisk mest fordelagtige bud, gøre brug af konkurrencepræget dialog som omhandlet i artikel 29 i direktiv 2004/18/EF.
En kontrakt betragtes som særligt kompleks, når den ordregivende myndighed ikke er i stand til objektivt at præcisere de tekniske midler, der kan opfylde deres behov og formål, eller præcisere de retlige eller finansielle forhold i forbindelse med projektet.
2. De ordregivende myndigheder offentliggør en udbudsbekendtgørelse, hvori de meddeler deres behov og krav, som de definerer i udbudsbekendtgørelsen og/eller i et beskrivende dokument.
3. De ordregivende myndigheder indleder med de ansøgere, som opfylder de i artikel 146 omhandlede udvælgelseskriterier, en dialog med henblik på at indkredse og fastslå, hvordan deres behov bedst kan opfyldes.
Under dialogen sikrer de ordregivende myndigheder, at alle tilbudsgivere behandles ens, og at de foreslåede løsninger og andre oplysninger, som en ansøger, der deltager i dialogen, har meddelt, behandles fortroligt, medmindre ansøgeren samtykker i, at de videregives.
De ordregivende myndigheder kan bestemme, at udbuddet skal forløbe i flere på hinanden følgende faser for at begrænse antallet af løsninger, der skal diskuteres under dialogen, på grundlag af de tildelingskriterier, der er indeholdt i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument, hvis denne mulighed er anført i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument.
4. Efter at have underrettet deltagerne om, at dialogen er afsluttet, opfordrer de ordregivende myndigheder dem til at afgive deres endelige bud på grundlag af den eller de løsninger, der er forelagt og præciseret under dialogen. Disse bud skal indeholde alle de elementer, der er nødvendige for projektets udførelse.
På den ordregivende myndigheds anmodning kan disse bud afklares, præciseres og tilpasses, uden at dette dog må medføre, at der ændres ved grundlæggende elementer i buddet eller udbuddet, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.
På anmodning af den ordregivende myndighed kan den tilbudsgiver, hvis bud er valgt som det økonomisk mest fordelagtige, blive bedt om at præcisere visse aspekter af buddet eller bekræfte forpligtelser, som er indeholdt i buddet, forudsat at dette ikke bevirker, at væsentlige aspekter af buddet eller udbuddet ændres, og at det ikke fører til konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.
5. De ordregivende myndigheder kan træffe bestemmelse om priser eller betalinger til deltagerne i dialogen.
Artikel 133
Fælles udbudsprocedurer
(Finansforordningens artikel 104)
I forbindelse med en fælles udbudsprocedure mellem en institution og den ordregivende myndighed fra en eller flere medlemsstater, EFTA-stater eller kandidatlande finder de procedureregler, som gælder for institutionen, anvendelse.
Når den andel af kontraktens samlede anslåede værdi, som vedrører eller forvaltes af en medlemsstats ordregivende myndighed, udgør 50 % eller derover, eller i andre behørigt begrundede tilfælde kan institutionen beslutte, at de procedureregler, som gælder for den ordregivende myndighed fra en medlemsstat, finder anvendelse, forudsat at de kan anses for at svare til institutionens procedureregler.
Institutionen og den ordregivende myndighed fra medlemsstater, EFTA-stater eller kandidatlande, som deltager i den fælles udbudsprocedure, fastlægger navnlig de praktiske bestemmelser for evaluering af ansøgningerne om deltagelse eller buddene, tildeling af kontrakten, hvilken lovgivning der finder anvendelse på kontrakten, og hvilken domstol der er kompetent til at behandle tvister.
Artikel 134
Tilfælde, hvor man kan anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse
(Finansforordningens artikel 104)
1. De ordregivende myndigheder kan uanset kontraktens anslåede værdi anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:
a)
når der enten slet ikke er afgivet bud eller ikke er afgivet egnede bud, eller der ikke er modtaget nogen ansøgninger om deltagelse i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud efter afslutningen af det oprindelige udbud, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår som anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, ikke ændres væsentligt
b)
når gennemførelsen af kontrakten af tekniske eller kunstneriske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt økonomisk aktør
c)
i det omfang det er strengt nødvendigt, når tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives den ordregivende myndighed, gør det umuligt at overholde de tidsfrister, der gælder for de andre former for udbud, jf. artikel 152, 153 og 154
d)
når en tjenesteydelseskontrakt er et led i en projektkonkurrence og i henhold til de herfor gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen; i sidstnævnte tilfælde skal alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne
e)
ved supplerende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, som ikke indgår i det oprindeligt planlagte projekt eller den oprindelige kontrakt, men som på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for udførelsen af tjenesteydelsen eller bygge- og anlægsarbejderne, jf. dog stk. 2
f)
ved nye tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der er en gentagelse af tilsvarende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, og som overdrages til den økonomiske aktør, der fik tildelt den oprindelige kontrakt af den samme ordregivende myndighed, forudsat at disse tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder er i overensstemmelse med det oprindelige projekt, og at dette projekt er omfattet af en første kontrakt, som er tildelt efter et offentligt eller begrænset udbud, jf. dog stk. 3
g)
for så vidt angår vareindkøbskontrakter:
i)
ved supplerende leverancer til delvis fornyelse af sædvanlige leverancer eller installationer eller til udvidelse af allerede foretagne leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den ordregivende myndighed at anskaffe udstyr, som på grund af en forskel i teknisk beskaffenhed ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse; løbetiden for disse kontrakter må ikke overstige tre år
ii)
når de pågældende varer alene er fremstillet med henblik på forskning, forsøg, undersøgelse eller udvikling, bortset fra prøvekørsel til påvisning af en vares handelsmæssige levedygtighed og serieproduktion til dækning af forsknings- og udviklingsomkostninger
iii)
når der er tale om varer, der noteres og købes på en varebørs
iv)
ved køb på særligt fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos de tilsynsførende eller kuratorerne i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til den nationale lovgivning
h)
ved ejendomskontrakter, efter undersøgelse af det lokale marked
i)
ved kontrakter om juridiske tjenesteydelser i henhold til CPV-nomenklaturen, forudsat at de offentliggøres på passende vis
j)
ved kontrakter, som institutionen eller de myndigheder, som denne har bemyndiget, har erklæret hemmelige, og ved kontrakter, hvis udførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med de gældende administrative bestemmelser, eller når beskyttelsen af Unionens væsentlige interesser kræver det.
2. Ved supplerende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, jf. stk. 1, litra e), kan de ordregivende myndigheder anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, forudsat at kontrakten tildeles den kontrahent, som udfører den oprindelige kontrakt, i følgende tilfælde:
a)
når sådanne supplerende kontrakter ikke teknisk eller økonomisk kan adskilles fra den oprindelige kontrakt uden væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed
b)
når sådanne tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder til trods for, at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse.
Den samlede anslåede værdi af de supplerende kontrakter må ikke overstige 50 % af den oprindelige kontrakts værdi.
3. I de tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra f), i denne artikel, skal muligheden for at anvende et udbud med forhandling angives allerede i forbindelse med det oprindelige udbud, og den samlede anslåede værdi af de efterfølgende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder skal tages i betragtning i forbindelse med de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1. Denne procedure må kun bruges under gennemførelsen af den oprindelige kontrakt og senest i de tre år, som følger efter underskrivelsen af kontrakten.
Artikel 135
Tilfælde, hvor man kan anvende udbud med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse
(Finansforordningens artikel 104)
1. De ordregivende myndigheder kan uanset kontraktens anslåede værdi anvende udbud med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:
a)
når der som svar på et offentligt eller begrænset udbud eller en konkurrencepræget dialog, som er afsluttet, er afgivet bud, som ikke er forskriftsmæssige eller er uantagelige, navnlig i forhold til udvælgelses- eller tildelingskriterierne, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår, som er anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, ikke ændres væsentligt, jf. dog stk. 2 i denne artikel
b)
i undtagelsestilfælde, når det drejer sig om bygge- og anlægsarbejder, vareindkøb eller tjenesteydelser, hvor ydelsernes art eller de dermed forbundne risici medfører, at tilbudsgiveren ikke på forhånd kan fastsætte en samlet pris
c)
når den tjenesteydelse, der skal leveres, specielt inden for områderne finansielle tjenesteydelser og intellektuelle tjenesteydelser, er af en sådan art, at kontrakten ikke kan specificeres tilstrækkelig nøjagtigt til, at den kan tildeles ved at vælge det bedste bud i henhold til reglerne for offentlige eller begrænsede udbud
d)
ved kontrakter om bygge- og anlægsarbejder, når de pågældende byge- og anlægsarbejder udelukkende udføres med henblik på forsøg, forskning eller videreudvikling, og ikke for at sikre rentabilitet eller dække forsknings- og udviklingsomkostninger
e)
ved kontrakter vedrørende de tjenesteydelser, der er omhandlet i bilag II B til direktiv 2004/18/EF, jf. dog bestemmelserne i artikel 134, stk. 1, litra i) og j), og stk. 2, i denne forordning
f)
ved tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, bortset fra dem, hvis udbytte tilhører den ordregivende myndighed til brug for egen virksomhed, hvis tjenesteydelsen i fuldt omfang betales af den ordregivende myndighed
g)
ved tjenesteydelseskontrakter vedrørende radio- og tv-selskabers indkøb, udvikling, produktion eller samproduktion af programmateriale, der er beregnet til udsendelse, og kontrakter om sendetid.
2. I de tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a), kan de ordregivende myndigheder undlade at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse, hvis udbuddet med forhandling omfatter alle de tilbudsgivere og kun de tilbudsgivere, der opfylder udvælgelseskriterierne, og som under det forudgående udbud har afgivet bud, der opfylder udbudsprocedurens formelle krav.
Artikel 136
Udbud efter indkaldelse af interessetilkendegivelser
(Finansforordningens artikel 104)
1. For kontrakter, hvis værdi ikke ligger over det beløb, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, jf. dog artikel 134 og 135, kan de ordregivende myndigheder iværksætte en indkaldelse af interessetilkendegivelser med henblik på et af følgende to formål:
a)
forhåndsudvælgelse af ansøgere, der opfordres til at afgive bud i forbindelse med fremtidige begrænsede udbud
b)
opstilling af en liste over leverandører, der skal opfordres til at indgive ansøgninger om deltagelse eller bud.
2. En liste opstillet på grundlag af en indkaldelse af interessetilkendegivelser er gyldig i følgende tidsrum:
a)
højst tre år fra det tidspunkt, hvor Publikationskontoret får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 124, stk. 1, litra a), i det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a), i denne artikel
b)
højst fem år fra det tidspunkt, hvor Publikationskontoret får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 124, stk. 1, litra a), i tilfælde af en leverandørliste som omhandlet i stk. 1, litra b), i denne artikel.
Den liste, der er omhandlet i første afsnit, kan omfatte dellister.
Enhver interesseret person kan indgive en ansøgning når som helst i listens gyldighedsperiode, undtagen i de sidste tre måneder af denne periode.
3. Når en kontrakt skal tildeles, opfordrer den ordregivende myndighed alle ansøgere eller leverandører, som er opført på den relevante liste eller delliste, til:
a)
enten at afgive bud i det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a)
b)
eller, når der er tale om den liste, der er omhandlet i stk. 1, litra b), at afgive et af følgende:
i)
bud inklusive dokumenter vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne
ii)
dokumenter vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne og, i en anden fase, bud for dem, der opfylder disse kriterier.
Artikel 137
Kontrakter med lav værdi
(Finansforordningens artikel 104)
1. Kontrakter med lav værdi, der ikke overstiger 60 000 EUR, kan tildeles ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse med høring af mindst tre ansøgere.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af ansøgerne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten tildeles, forudsat at tildelingskriterierne er overholdt.
2. Kontrakter med meget lav værdi, der ikke overstiger 15 000 EUR, kan tildeles efter indhentning af blot ét bud efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.
3. Ved betaling af beløb, der ikke overstiger 1 000 EUR, kan man blot betale forelagte fakturaer uden forudgående accept af et bud.
Artikel 138
Udbudsdokumenter
(Finansforordningens artikel 105)
1. Udbudsdokumenterne består som et minimum af:
a)
opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen efter proceduren i artikel 132
b)
de dertil knyttede udbudsbetingelser eller, når der er tale om en konkurrencepræget dialog, jf. artikel 132, et dokument, der beskriver den ordregivende myndigheds behov og krav, eller en henvisning til den internetadresse, hvor udbudsbetingelserne eller dokumentet kan findes
c)
udkastet til kontrakt, som er baseret på standardkontrakten.
Litra c) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
Udbudsdokumenterne indeholder en henvisning til den offentliggørelse, der har fundet sted i henhold til artikel 123-126.
2. Opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen angiver mindst:
a)
de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, bl.a. sidste afleveringsfrist (dato og klokkeslæt), et eventuelt krav om anvendelse af en standardformular, de dokumenter, der skal vedlægges, herunder den dokumentation for den økonomiske, finansielle, faglige og tekniske kapacitet, der er omhandlet i artikel 146, hvis denne dokumentation ikke er præciseret i udbudsbekendtgørelsen, og den adresse, hvortil buddene skal sendes
b)
at afgivelse af et bud er ensbetydende med accept af de udbudsbetingelser, der er omhandlet i stk. 1, og at tilbudsgiveren i tilfælde af, at han får tildelt kontrakten, er bundet af det afgivne bud under kontraktens gennemførelse
c)
buddenes gyldighedsperiode, hvori tilbudsgiveren skal stå ved alle betingelserne i sit bud
d)
at enhver kontakt mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiveren er forbudt under udbudsproceduren og kun undtagelsesvis er tilladt på de betingelser, der er fastsat i artikel 160, idet de nøjagtige betingelser for aflæggelse af besøg på stedet angives, hvis der skal aflægges et sådant besøg
e)
ved konkurrencepræget dialog den dato og den adresse, der er fastsat for høringsfasens start.
3. Udbudsbetingelserne angiver mindst:
a)
de udelukkelses- og udvælgelseskriterier, der gælder for kontrakten, undtagen i en konkurrencepræget dialog, i et begrænset udbud og i et udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i henhold til artikel 135; i disse tilfælde angives de pågældende kriterier udelukkende i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser
b)
tildelingskriterierne og deres relative vægtning eller i givet fald den prioriterede rækkefølge, hvis dette ikke er angivet i udbudsbekendtgørelsen
c)
de tekniske specifikationer, der er omhandlet i artikel 139
d)
de mindstekrav, som de alternative bud skal opfylde i forbindelse med de i artikel 149, stk. 2, omhandlede procedurer, hvor kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, når den ordregivende myndighed i udbudsbekendtgørelsen har meddelt, at alternative bud er tilladt
e)
at protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter eller i givet fald Wienerkonventionen om diplomatiske forbindelser eller Wienerkonventionen om konsulære forbindelser finder anvendelse
f)
beviserne i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud, jf. artikel 172
g)
i de dynamiske indkøbssystemer, der er omhandlet i artikel 131, hvilken art indkøb der er tale om, samt alle de nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.
4. Standardkontrakten indeholder navnlig oplysninger om:
a)
den konventionalbod, der finder anvendelse, hvis kontrakten misligholdes
b)
de oplysninger, som fakturaerne eller de dertil knyttede bilag skal indeholde i overensstemmelse med artikel 102
c)
at EU-lovgivningen, når institutionerne er de ordregivende myndigheder, er den lovgivning, som kontrakten er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i kontrakten
d)
den domstol, der er kompetent til at behandle tvister.
I forbindelse med første afsnit, litra c), i dette stykke kan udkastet til kontrakt henvise udelukkende til national lovgivning, når der er tale om de kontrakter, der er omhandlet i artikel 121, stk. 1.
5. De ordregivende myndigheder kan kræve oplyst, hvor stor en del af kontrakten tilbudsgiveren eventuelt agter at give i underentreprise, og hvem underleverandørerne er. Ud over de oplysninger, der er omhandlet i artikel 143, kan den ordregivende myndighed også kræve, at ansøgeren eller tilbudsgiveren fremlægger oplysninger om den påtænkte underleverandørs finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, jf. artikel 146, 147 og 148, især når underentreprisen udgør en væsentlig del af kontrakten.
Artikel 139
Tekniske specifikationer
(Finansforordningens artikel 105)
1. De tekniske specifikationer skal sikre ansøgerne og tilbudsgiverne lige adgang og må ikke i urimelig grad hindre, at offentlige indkøbskontrakter åbnes for konkurrence.
De definerer de karakteristika, som kræves af en vare, en tjenesteydelse, et materiale eller bygge- og anlægsarbejder set i lyset af den brug, som den ordregivende myndighed agter at gøre heraf.
2. De i stk. 1, omhandlede karakteristika omfatter:
a)
kvalitetsniveauer
b)
overholdelse af miljøkrav
c)
når det er muligt, kriterier vedrørende adgangsmuligheder for handicappede eller udformning for alle brugere
d)
niveauer og procedurer for vurdering af overholdelsen af standarder
e)
brugsegnethed
f)
sikkerhed og dimensioner, herunder, for vareindkøbskontrakter, handelsbetegnelser og brugervejledninger, samt, for alle kontrakter, terminologi, symboler, afprøvning og afprøvningsmetoder, emballage, mærkning og etikettering og produktionsprocesser og -metoder
g)
for bygge- og anlægskontrakter, procedurer til kvalitetssikring samt regler for udformning og beregning, afprøvning, kontrol og godkendelse af bygge- og anlægsarbejder samt konstruktionsteknik og -metoder og alle andre tekniske forhold, som den ordregivende myndighed ved almindelige eller særlige bestemmelser kan fastsætte vedrørende de færdige arbejder og de materialer og dele, der indgår heri.
3. De tekniske specifikationer formuleres på en af følgende måder:
a)
under henvisning til europæiske standarder, europæiske tekniske godkendelser eller fælles tekniske specifikationer, hvis sådanne findes, eller til internationale standarder eller andre tekniske referencesystemer, der er opstillet af europæiske standardiseringsorganer eller eventuelt af tilsvarende nationale organer; hver henvisning skal efterfølges af udtrykket »eller tilsvarende«
b)
under angivelse af krav med hensyn til ydeevne eller funktion, som kan omfatte miljøegenskaber og skal være tilstrækkelig præcise til, at tilbudsgiverne kan afgøre, hvad kontrakten drejer sig om, og til, at de ordregivende myndigheder kan tildele kontrakten
c)
ved en kombination af begge dele.
4. Når de ordregivende myndigheder benytter sig af muligheden for at henvise til de specifikationer, der er omhandlet i stk. 3, litra a), kan de ikke afvise et bud med den begrundelse, at det ikke er i overensstemmelse med nævnte specifikationer, når tilbudsgiveren eller ansøgeren på en for den ordregivende myndighed tilfredsstillende måde ved hjælp af ethvert relevant middel beviser, at han opfylder krav svarende til de stillede.
En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ.
5. Når de ordregivende myndigheder benytter sig af muligheden for at fastsætte præcise krav med hensyn til ydeevne eller funktion, jf. stk. 3, litra b), kan de ikke afvise et bud, der er i overensstemmelse med en national standard, der gennemfører en europæisk standard, en europæisk teknisk godkendelse, fælles tekniske specifikationer, internationale standarder eller andre tekniske referencesystemer, der er udformet af et europæisk standardiseringsorgan, hvis de nævnte specifikationer vedrører kravene med hensyn til ydeevne eller funktion.
Tilbudsgiveren skal på en passende måde godtgøre til den ordregivende myndigheds tilfredshed, at hans bud opfylder den ordregivende myndigheds krav med hensyn til ydeevne og funktion. En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ.
6. Når de ordregivende myndigheder fastsætter miljøegenskaber i form af krav med hensyn til ydeevne og funktion, kan de anvende detaljerede specifikationer eller om nødvendigt dele heraf som fastlagt i de europæiske, multinationale eller nationale miljømærker eller ethvert andet miljømærke, forudsat at følgende betingelser er opfyldt:
a)
de anvendte specifikationer er egnede til at definere egenskaberne ved de varer eller tjenesteydelser, som kontrakten vedrører
b)
kravene til mærket er fastlagt på grundlag af videnskabelig information
c)
miljømærkerne vedtages gennem en proces, i hvilken alle interessenter, såsom statslige institutioner, forbrugere, producenter, detailhandlere og miljøorganisationer, kan deltage
d)
miljømærkerne er tilgængelige for alle interesserede parter.
7. De ordregivende myndigheder kan angive, at de varer eller tjenesteydelser, der er forsynet med et miljømærke, anses for at opfylde de tekniske specifikationer, der er fastlagt i udbudsbetingelserne. De accepterer enhver anden passende dokumentation, såsom teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ. I forbindelse med stk. 4, 5 og 6 forstås ved anerkendt organ et prøvnings- og kalibreringslaboratorium eller et inspektions- og certificeringsorgan, som opfylder gældende europæiske standarder.
8. De tekniske specifikationer må ikke, bortset fra i undtagelsestilfælde, hvor kontraktens genstand berettiger til det, henvise til et bestemt fabrikat, en bestemt oprindelse eller en bestemt fremstillingsproces, eller til varemærker, patenter, typer eller en bestemt oprindelse eller produktion på en måde, der kunne favorisere eller udelukke visse produkter eller økonomiske aktører.
Når det er umuligt at give en tilstrækkelig præcis og forståelig beskrivelse af kontraktens genstand, skal en sådan henvisning ledsages af udtrykket »eller tilsvarende«.
Artikel 140
Prisændringer
(Finansforordningens artikel 105)
1. Det skal af udbudsdokumenterne klart fremgå, om buddet skal være til fast pris uden mulighed for revision.
2. I modsat fald angives det i udbudsdokumenterne, hvilke betingelser og/eller fremgangsmåder der gælder for revision af prisen i løbet af kontraktperioden. Den ordregivende myndighed tager i den forbindelse navnlig hensyn til:
a)
udbudsprocedurens genstand og den økonomiske situation, hvori den skal gennemføres
b)
arbejdsopgavernes og kontraktens art og varighed
c)
sine økonomiske interesser.
Artikel 141
Ulovlige aktiviteter, som medfører udelukkelse
(Finansforordningens artikel 106)
De tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra e), omfatter alle ulovlige aktiviteter, der skader Unionens finansielle interesser, og navnlig følgende:
a)
tilfælde af svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. juli 1995 (12)
b)
tilfælde af bestikkelse som omhandlet i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, der involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. maj 1997 (13)
c)
tilfælde af deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA (14)
d)
tilfælde af hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF (15)
e)
tilfælde af terrorhandlinger, strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet og anstiftelse af, medvirken til og forsøg på at begå en sådan handling som defineret i artikel 1, 3 og 4 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA (16).
Artikel 142
Anvendelse af udelukkelseskriterierne og udelukkelsens varighed
(Finansforordningens artikel 106, 107, 108 og 109)
1. For at fastlægge varigheden af udelukkelsen og for at sikre, at proportionalitetsprincippet overholdes, skal den ansvarlige institution især tage hensyn til, hvor alvorlige forholdene er, herunder deres indvirkning på Unionens finansielle interesser og image og hvor lang tid, der er gået, forseelsens varighed og eventuelle gentagelser, den pågældende enheds forsæt eller grad af uagtsomhed og de foranstaltninger, som den pågældende enhed har truffet for at rette op på situationen.
Ved fastlæggelsen af udelukkelsesperioden giver den ansvarlige institution den pågældende ansøger eller tilbudsgiver lejlighed til at give udtryk for sine synspunkter.
Når de myndigheder eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, har fastlagt varigheden af udelukkelsesperioden efter gældende lov, anvender Kommissionen denne varighed op til den maksimale periode, der er fastsat i finansforordningens artikel 106, stk. 4. Perioden i finansforordningens artikel 106, stk. 4, fastsættes til højst fem år, regnet fra følgende datoer:
a)
fra datoen for den retskraftige dom i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra b) og e)
b)
fra den dato, hvor overtrædelsen blev begået eller, i tilfælde af fortsatte eller gentagne overtrædelser, den dato, hvor overtrædelsen ophørte, i de tilfælde, der er anført i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra c), hvor forseelsen vedrører kontrakter med den pågældende institution.
I forbindelse med tredje afsnit, litra b), regnes perioden fra den dato, hvor afgørelsen er truffet, hvis en alvorlig forseelse i forbindelse med udøvelsen af et erhverv konstateres i form af en afgørelse truffet af en offentlig myndighed eller en international organisation.
Denne udelukkelsesperiode kan forlænges til 10 år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den dato, der er omhandlet i tredje afsnit, litra a) og b), jf. dog stk. 1.
2. Ansøgere og tilbudsgivere udelukkes fra en udbuds- eller tilskudsprocedure, så længe de befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a) og d).
Artikel 143
Bevismidler
(Finansforordningens artikel 106 og 107)
1. Ansøgere og tilbudsgivere skal fremlægge en behørigt underskrevet og dateret erklæring på tro og love om, at de ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
Når der er tale om begrænsede udbud, konkurrencepræget dialog og udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, hvor den ordregivende myndighed begrænser antallet af ansøgere, der skal opfordres til at forhandle eller afgive bud, skal alle ansøgere dog fremlægge de attester, der er omhandlet i stk. 3.
Den ordregivende myndighed kan på grundlag af en risikovurdering undlade at kræve den i første afsnit nævnte erklæring for de kontrakter, der er omhandlet i artikel 137, stk. 2. Den ordregivende myndighed kan dog undlade at kræve den pågældende erklæring for kontrakter i henhold til artikel 265, stk. 1, artikel 267, stk. 1, og artikel 269, stk. 1, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR.
2. Den tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, skal inden for en frist, som fastsættes af den ordregivende myndighed, inden underskrivelsen af kontrakten fremlægge de i stk. 3 i denne artikel omhandlede bevismidler til bekræftelse af den i stk. 1 i denne artikel nævnte erklæring i følgende tilfælde:
a)
i forbindelse med kontrakter, som institutionerne indgår for egen regning, og hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1
b)
i forbindelse med kontrakter vedrørende foranstaltninger udadtil, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 265, stk. 1, litra a), artikel 267, stk. 1, litra a), eller artikel 269, stk. 1, litra a).
I forbindelse med kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er omhandlet i første afsnit, litra a) og b), i dette stykke, kan den ordregivende myndighed, når den er i tvivl om, hvorvidt den tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, befinder sig i en af udelukkelsessituationerne, kræve, at han fremlægger de i stk. 3 nævnte bevismidler.
3. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at den ansøger eller tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a), b) eller e), fremlæggelse af en straffeattest af nyere dato eller eventuelt et tilsvarende dokument, som for nylig er udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed i hjemlandet eller det seneste opholdsland, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a) eller d), en attest af nyere dato udstedt af den kompetente myndighed i den pågældende stat.
Når det dokument eller den attest, der er omhandlet i stk. 1 i denne artikel, ikke udstedes af det pågældende land, og i de andre tilfælde af udelukkelse, der er omhandlet i i artikel 106, kan dokumentet eller attesten erstattes af en edsvoren erklæring eller eventuelt af en højtidelig erklæring, der af vedkommende afgives for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller det seneste opholdsland.
4. I overensstemmelse med den nationale lovgivning i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret, vedrører de i stk. 1 og 3 nævnte dokumenter juridiske og/eller fysiske personer, herunder, hvis den ordregivende myndighed finder det nødvendigt, virksomhedsledere eller enhver anden person, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af ansøgeren eller tilbudsgiveren.
5. De ordregivende myndigheder kan, hvis de er i tvivl om, hvorvidt ansøgerne eller tilbudsgiverne befinder sig i en af udelukkelsessituationerne, selv henvende sig til de kompetente myndigheder, der er omhandlet i stk. 3, for at indhente de oplysninger om den pågældende situation, som de finder nødvendige.
6. Den ordregivende myndighed kan undlade at kræve, at en ansøger eller tilbudsgiver fremlægger den dokumentation, der er omhandlet i stk. 3, hvis en sådan dokumentation allerede er forelagt for den i forbindelse med en anden udbudsprocedure, forudsat at datoen for udstedelsen af dokumenterne ikke overstiger ét år, og at de stadig er gyldige.
I så fald skal ansøgeren eller tilbudsgiveren erklære på tro og love, at dokumentationen allerede er fremlagt i forbindelse med en tidligere udbudsprocedure, og bekræfte, at der ikke er sket ændringer i hans situation.
7. Ansøgeren eller tilbudsgiveren fremlægger på anmodning af den ordregivende myndighed en erklæring på tro og love fra den påtænkte underleverandør om, at denne ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
Er der tvivl om denne erklæring på tro og love, kan den ordregivende myndighed kræve de bevismidler, der er omhandlet i stk. 3 og 4. Stk. 5 finder i givet fald anvendelse.
Artikel 144
Central database
(Finansforordningens artikel 108)
1. De institutioner, forvaltningsorganer og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 1, sender i det format, som er fastlagt af Kommissionen, Kommissionen oplysninger, som gør det muligt at identificere de tredjeparter, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, artikel 107, artikel 109, stk. 1, litra b), og artikel 109, stk. 2, litra a), samt grundene til udelukkelsen og udelukkelsesperiodens varighed.
De fremsender også oplysninger om personer, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af tredjeparter, som er retlige enheder, når disse personer har befundet sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, artikel 107, artikel 109, stk. 1, litra b), og artikel 109, stk. 2, litra a).
De myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, sender i det format, som er fastlagt af Kommissionen, Kommissionen oplysninger, som gør det muligt at identificere de tredjeparter, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra e), når deres adfærd har skadet Unionens finansielle interesser, og personer, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af tredjeparter, som er retlige enheder, såsom:
a)
dommens art
b)
i givet fald varigheden af perioden for udelukkelse fra udbudsprocedurer.
2. De institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i stk. 1, udpeger de personer, som er bemyndiget til at videregive oplysninger i databasen til Kommissionen og modtage sådanne oplysninger fra Kommissionen.
Med hensyn til de institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 1, sender de udpegede personer hurtigst muligt oplysningerne til Kommissionens regnskabsfører og anmoder i givet fald om registrering, ændring eller sletning af data i databasen.
Med hensyn til de myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2, sender de udpegede personer de nødvendige oplysninger til den anvisningsberettigede i Kommissionen, som er ansvarlig for det pågældende program eller den pågældende foranstaltning, senest tre måneder efter afsigelsen af den relevante dom.
Kommissionens regnskabsfører registrerer, ændrer eller sletter data i databasen. Han giver hver måned de udpegede personer de validerede data, som databasen indeholder, via en sikker protokol.
3. De institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i stk. 1, bekræfter over for Kommissionen, at de oplysninger, de har videregivet, er fastlagt og fremsendt i overensstemmelse med de principper, som er fastsat i forordning (EF) nr. 45/2001 og i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (17) om beskyttelse af personoplysninger.
De skal navnlig på forhånd underrette alle tredjeparter eller personer som omhandlet i stk. 1 om, at deres data kan blive registreret i databasen og videregivet af Kommissionen til de udpegede personer, der er omhandlet i stk. 2. De opdaterer i givet fald de fremsendte oplysninger, når der er sket en berigtigelse, sletning eller ændring af data.
Enhver part, der er opført i databasen, har efter anmodning til Kommissionens regnskabsfører ret til at blive informeret om de lagrede data vedrørende den pågældende.
4. Medlemsstaterne træffer passende foranstaltninger til at bistå Kommissionen med henblik på at forvalte databasen effektivt i henhold til direktiv 95/46/EF.
Der fastsættes passende bestemmelser i aftalerne med myndighederne i tredjelande og alle de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, med henblik på at sikre, at disse bestemmelser og principperne for beskyttelse af personoplysninger overholdes.
Artikel 145
Administrative og økonomiske sanktioner
(Finansforordningens artikel 109 og 131)
1. Ansøgere, tilbudsgivere og kontrahenter, der har afgivet urigtige erklæringer, begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldig i uregelmæssigheder eller svig, eller som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan, uden at det berører muligheden for at anvende de i kontrakten fastsatte sanktioner, udelukkes fra alle kontrakter og tilskud finansieret over Unionens budget i en periode på højst fem år regnet fra den dato, hvor forseelsen er konstateret og bekræftet gennem en kontradiktorisk dialog med ansøgeren, tilbudsgiven eller kontrahenten.
Denne periode kan forlænges til 10 år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den dato, der er omhandlet i første afsnit.
2. Tilbudsgivere og ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldig i uregelmæssigheder eller svig, kan desuden pålægges økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den samlede anslåede værdi af den kontrakt, der skal tildeles.
Kontrahenter, som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan pålægges økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den pågældende kontrakts samlede værdi.
Denne sats kan forhøjes til 4-20 % i tilfælde af gentagen misligholdelse inden for de første fem år efter den dato, som er omhandlet i stk. 1, første afsnit.
3. Institutionen fastsætter de administrative eller økonomiske sanktioner, idet der navnlig tages hensyn til de elementer, der er omhandlet i artikel 142, stk. 1.
Artikel 146
Udvælgelseskriterier
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. De ordregivende myndigheder opstiller klare og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier.
2. I forbindelse med enhver udbudsprocedure anvendes udvælgelseskriterierne til at vurdere ansøgerens eller tilbudsgiverens finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet.
Den ordregivende myndighed kan fastsætte minimale kapacitetsniveauer, hvorunder ansøgere ikke kan udvælges.
3. Enhver tilbudsgiver eller ansøger kan blive anmodet om at dokumentere, at han i henhold til national ret har tilladelse til at opfylde kontrakten, dokumenteret ved optagelse i handels- eller erhvervsregisteret eller en edsvoren erklæring eller attest, medlemskab af en bestemt organisation, udtrykkelig tilladelse eller optagelse i momsregistreret.
4. De ordregivende myndigheder anfører i udbudsbekendtgørelsen, indkaldelsen af interessetilkendegivelser eller opfordringen til at afgive bud, hvilke former for dokumentation de har valgt at acceptere som bevis for tilbudsgiveres eller ansøgeres retlige status og retsevne.
5. Omfanget af de oplysninger, som den ordregivende myndighed udbeder sig som bevis for ansøgerens eller tilbudsgiverens finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet og de minimale kapacitetsniveauer, som kræves i henhold til stk. 2, må ikke gå videre end kontraktens genstand, idet der skal tages hensyn til de økonomiske aktørers legitime interesser, navnlig for så vidt angår beskyttelse af virksomhedens tekniske og handelsmæssige hemmeligheder.
6. Den ordregivende myndighed kan afhængigt af sin risikovurdering beslutte ikke at kræve dokumentation for ansøgernes eller tilbudsgivernes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet i forbindelse med følgende kontrakter:
a)
kontrakter, som institutionerne indgår for egen regning, og hvis værdi ikke overstiger den værdi, der er fastsat i artikel 137, stk. 1
b)
kontrakter i forbindelse med foranstaltninger udadtil, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 265, stk. 1, litra a), artikel 267, stk. 1, litra a), og artikel 269, stk. 1, litra a).
Når den ordregivende myndighed beslutter ikke at kræve dokumentation for ansøgernes og tilbudsgivernes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, udbetales der ikke forfinansiering, medmindre der stilles en finansiel garanti på et tilsvarende beløb.
Artikel 147
Økonomisk og finansiel kapacitet
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. Bevis for den økonomiske og finansielle kapacitet kan navnlig bestå i et eller flere af følgende dokumenter:
a)
relevante erklæringer fra en bank eller i givet fald bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring
b)
årsregnskaber for højst de seneste tre afsluttede regnskabsår
c)
en erklæring om virksomhedens samlede omsætning og omsætningen vedrørende de bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, som kontrakten vedrører, i en periode, som ikke må overstige de seneste tre disponible regnskabsår.
2. Den ordregivende myndighed kan undlade at kræve, at en ansøger eller tilbudsgiver fremlægger den dokumentation, der er omhandlet i stk. 1, hvis en sådan dokumentation allerede er fremlagt i forbindelse med en anden udbudsprocedure, forudsat at dokumentationen fortsat overholder stk. 1.
Hvis tilbudsgiveren eller ansøgeren af en særlig grund, som den ordregivende myndighed anser for gyldig, ikke er i stand til at fremlægge den af den ordregivende myndighed krævede dokumentation, kan han bevise sin økonomiske og finansielle kapacitet ved ethvert andet middel, som den ordregivende myndighed finder egnet.
3. En økonomisk aktør kan i givet fald for en bestemt kontrakt basere sig på andre enheders kapacitet uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem den økonomiske aktør selv og disse enheder. Vedkommende skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at vedkommende råder over de nødvendige ressourcer til at opfylde kontrakten, f.eks. ved at fremlægge et tilsagn fra disse enheder om, at de er villige til at stille disse ressourcer til rådighed for vedkommende.
Den ordregivende myndighed kan kræve, at den økonomiske aktør og de enheder, der er omhandlet i første afsnit, hæfter solidarisk for gennemførelsen af kontrakten.
En sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 5, kan på samme vilkår basere sig på sammenslutningens deltageres kapacitet eller andre enheders deltageres kapacitet.
Artikel 148
Teknisk og faglig kapacitet
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. De økonomiske aktørers tekniske og faglige kapacitet vurderes og kontrolleres i henhold til stk. 2 og 3. Ved udbudsprocdurer vedrørende varer, der kræver montering eller installation, tjenesteydelser og/eller bygge- og anlægsarbejder, vurderes denne kapacitet bl.a. under hensyn til de økonomiske aktørers faglige viden, effektivitet, erfaring og pålidelighed.
2. De økonomiske aktørers tekniske og faglige kapacitet kan, afhængigt af arten, mængden eller omfanget af og formålet med de varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der skal leveres eller udføres, dokumenteres ved et eller flere af følgende dokumenter:
a)
eksamens- og kvalifikationsbeviser for tjenesteyderen eller entreprenøren og/eller virksomhedens ledere og især for den eller de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne eller bygge- og anlægsarbejderne
b)
en liste over:
i)
de betydeligste tjenesteydelser eller vareleverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb og dato samt de offentlige eller private modtagere
ii)
de bygge- og anlægsarbejder, der er udført i løbet af de sidste fem år, med angivelse af beløb, dato og sted
c)
en beskrivelse af det tekniske udstyr, det værktøj og de faciliteter, der skal anvendes til at opfylde en tjenesteydelses- eller bygge- og anlægskontrakt
d)
en beskrivelse af det tekniske udstyr og de foranstaltninger, der anvendes for at sikre varernes og tjenesteydelsernes kvalitet, samt en beskrivelse af virksomhedens undersøgelses- og forskningsfaciliteter
e)
angivelse af de teknikere eller tekniske organer, tilbudsgiver disponerer over, især dem, der har ansvaret for kvalitetskontrollen, uanset om de hører til virksomheden eller ej
f)
for så vidt angår levering af varer, fremlæggelse af prøver, beskrivelser og/eller autentiske fotografier og/eller attester udstedt af officielle kvalitetskontrolinstitutter eller -tjenester, hvis kompetence er anerkendt, og som attesterer, at varerne er i overensstemmelse med de gældende specifikationer eller standarder
g)
en erklæring om tjenesteyderens eller entreprenørens årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledere i de sidste tre år
h)
oplysning om, hvor stor en del af kontrakten tjenesteyderen eventuelt agter at give i underentreprise
i)
angivelse, men udelukkende i relevante tilfælde, af de miljøstyringsforanstaltninger, som den økonomiske aktør kan anvende ved opfyldelsen af kontrakten, når der er tale om offentlige bygge- og anlægskontrakter og offentlige tjenesteydelseskontrakter.
Hvis modtageren af de tjenesteydelser eller varer, som er omhandlet i første afsnit, litra b), nr. i), er en ordregivende myndighed, fremlægges dokumentationen for udførelsen i form af attester udstedt eller medunderskrevet af den kompetente myndighed.
I forbindelse med første afsnit, litra b), nr. ii), skal listen over de væsentligste bygge- og anlægsarbejder, der er udført, ledsages af attester for tilfredsstillende udførelse, hvori det skal præciseres, om bygge- og anlægsarbejderne er blevet udført fagligt korrekt og i overensstemmelse med kontraktvilkårene.
3. Hvis de tjenesteydelser eller vareleverancer, der skal leveres, er komplekse, eller hvis de undtagelsesvis skal tjene et særligt formål, kan den tekniske og faglige kapacitet dokumenteres ved en kontrol foretaget af den ordregivende myndighed eller på dennes vegne af et kompetent officielt organ i det land, hvor tjenesteyderen eller leverandøren er etableret, med forbehold af dette organs samtykke. Denne kontrol vedrører tjenesteyderens tekniske kapacitet eller leverandørens produktionskapacitet og om nødvendigt hans undersøgelses- og forskningsfaciliteter og de foranstaltninger, han har truffet til kontrol af kvaliteten.
4. Hvis de ordregivende myndigheder kræver, at der fremlægges attester udstedt af uafhængige organer til attestering af, at den økonomiske aktør overholder bestemte kvalitetssikringsstandarder, henviser de til kvalitetssikringssystemer, der bygger på de europæiske standarder på området og er certificeret af godkendte organer. De ordregivende myndigheder skal dog ligeledes acceptere andre former for dokumentation for tilsvarende kvalitetssikringsforanstaltninger fra økonomiske aktører, der ikke har adgang til at få udstedt sådanne certifikater eller ikke har mulighed for at få dem udstedt inden for den gældende frist.
5. Hvis de ordregivende myndigheder kræver fremlæggelse af attester udstedt af uafhængige organer til bekræftelse af, at den økonomiske aktør opfylder bestemte miljøledelsessystemer eller -standarder, henviser de til EU-ordningen for miljøledelse og miljørevision eller til andre anerkendte miljøledelsessystemer i henhold til artikel 45 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1221/2009 (18) eller andre miljøledelsesstandarder, der er baseret på de relevante europæiske eller internationale standarder udstedt af godkendte organer. De anerkender tilsvarende attester fra organer i andre medlemsstater. De accepterer ligeledes andre former for dokumentation for tilsvarende miljøledelsesforanstaltninger, der forelægges af økonomiske aktører.
6. En økonomisk aktør kan i givet fald og for en bestemt kontrakt basere sig på andre enheders kapacitet uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem den økonomiske aktør selv og disse enheder. Vedkommende skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at vedkommende råder over de nødvendige ressourcer til at opfylde kontrakten, f.eks. ved at forelægge et tilsagn fra disse enheder om, at de er villige til at stille disse ressourcer til rådighed for vedkommende.
En sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 5, kan på samme vilkår basere sig på sammenslutningens deltageres kapacitet eller andre enheders deltageres kapacitet.
7. I forbindelse med bygge- og anlægskontrakter, tjenesteydelseskontrakter og monterings- og installationsarbejde som led i en kontrakt om vareleverancer kan den ordregivende myndighed kræve, at visse centrale opgaver udføres direkte af tilbudsgiveren selv eller, hvis et bud indgives af en sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 6, af en deltager i sammenslutningen.
8. Den ordregivende myndighed kan konkludere, at økonomiske aktører ikke vil gennemføre kontrakten i overensstemmelse med en passende kvalitetsstandard, hvis den ordregivende myndighed fastslår, at de har modstridende interesser, som kan påvirke kontraktens opfyldelse i negativ retning.
Artikel 149
Bestemmelser og kriterier for tildeling af kontrakter
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. En kontrakt kan tildeles på følgende to måder, jf. dog finansforordningens artikel 107:
a)
enten vælges det billigste bud blandt de bud, der er forskriftsmæssige og opfylder udbudsbetingelserne
b)
eller også vælges det økonomisk mest fordelagtige bud.
2. For at bestemme, hvilket bud der er det økonomisk mest fordelagtige, tager den ordregivende myndighed hensyn til den anførte pris og andre kvalitetskriterier, der er begrundet i kontraktens genstand, som f.eks. teknisk værdi, æstetiske og funktionelle kvaliteter, miljømæssige karakteristika, driftsomkostninger, rentabilitet, færdiggørelses- eller leveringsfrist, kundeservice og teknisk assistance. Den ordregivende myndighed kan fastsætte minimumsniveauer for kvaliteten. Bud, som ligger under disse kvalitetsniveauer, afvises.
3. Den ordregivende myndighed skal i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne eller i det beskrivende dokument angive den vægtning af hvert af de kriterier, der anvendes ved bestemmelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud. Denne vægtning kan angives som en ramme med et passende maksimalt udsving.
Den relative vægtning af priskriteriet i forhold til andre kriterier må ikke føre til, at priskriteriet neutraliseres ved valget af kontrahenten, uden at dette dog berører de tariffer, som institutionen har fastsat for vederlag for visse tjenesteydelser, såsom tjenesteydelser fra evalueringseksperter.
Hvis det i særlige undtagelsestilfælde ikke er teknisk muligt at foretage en sådan vægtning, f.eks. på grund af kontraktgenstanden, kan den ordregivende myndighed nøjes med at angive de anvendte kriterier i prioriteret rækkefølge.
Artikel 150
Anvendelse af elektroniske auktioner
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. De ordregivende myndigheder anvender elektroniske auktioner, hvor nye og lavere priser og/eller nye værdier for visse elementer i tilbuddene præsenteres.
I forbindelse med første afsnit anvender de ordregivende myndigheder en gentagen elektronisk proces (elektronisk auktion), som gennemføres efter den første fuldstændige evaluering af buddene, således at disse kan klassificeres på grundlag af automatisk behandling.
2. Ved offentlige udbud, begrænsede udbud eller udbud med forhandling i de i artikel 135, stk. 1, litra a), omhandlede tilfælde kan de ordregivende myndigheder beslutte, at der anvendes elektronisk auktion inden tildelingen af en offentlig kontrakt, når udbudsbetingelserne kan fastsættes nøjagtigt.
Elektronisk auktion kan anvendes på samme betingelser ved fornyet konkurrence mellem parterne i en rammekontrakt, jf. artikel 122, stk. 3, litra b), og ved udbud af kontrakter, som skal tildeles inden for det dynamiske indkøbssystem, der er omhandlet i artikel 131.
Den elektroniske auktion vedrører enten priserne alene, når kontrakten tildeles på grundlag af den laveste pris, eller priserne og/eller værdierne for de elementer i buddene, der er anført i udbudsbetingelserne, når kontrakten tildeles på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud.
3. De ordregivende myndigheder, der beslutter at holde en elektronisk auktion, anfører dette i udbudsbekendtgørelsen.
Udbudsbetingelserne indeholder blandt andet følgende oplysninger:
a)
de elementer, hvis værdier der holdes elektronisk auktion over, for så vidt som disse elementer er kvantificerbare og kan udtrykkes i tal eller procentdele
b)
eventuelle grænser for de værdier, som kan fremlægges, således som de fremgår af specifikationerne af kontraktens genstand
c)
de oplysninger, der vil blive stillet til rådighed for tilbudsgiverne under den elektroniske auktion, og på hvilket tidspunkt de i givet fald stilles til rådighed
d)
de oplysninger, der er relevante for afviklingen af den elektroniske auktion
e)
de betingelser, på hvilke tilbudsgiverne kan byde, og især de mindste udsving mellem buddene, som i givet fald kræves for at byde
f)
de relevante oplysninger om det elektroniske udstyr, der anvendes, og om betingelser og tekniske specifikationer for tilslutning.
4. Før de ordregivende myndigheder afholder en elektronisk auktion, foretager de en første fuldstændig evaluering af buddene efter de tildelingskriterier og den vægtning heraf, der er fastlagt.
Alle de tilbudsgivere, der har afgivet antagelige bud, opfordres samtidig elektronisk til at fremlægge nye priser og/eller nye værdier; opfordringen indeholder alle de oplysninger, der er relevante for den individuelle tilslutning til det anvendte elektroniske udstyr og præciserer begyndelsesdatoen og -tidspunktet for auktionen. Den elektroniske auktion kan finde sted i flere på hinanden følgende faser. Den elektroniske auktion kan tidligst indledes to arbejdsdage efter afsendelsen af opfordringen til at afgive tilbud.
5. Når kontrakten skal tildeles på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud, ledsages opfordringen af resultatet af den fuldstændige evaluering af det relevante bud udført i overensstemmelse med den vægtning, der er omhandlet i artikel 149, stk. 3, første afsnit.
Opfordringen skal ligeledes indeholde den matematiske formel, der ved elektronisk auktion bestemmer den automatiske omklassificering på grundlag af de nye priser og/eller nye værdier. Denne formel indarbejder vægtningen af alle de kriterier, der er fastsat med henblik på at afgøre, hvilket bud der er det økonomisk mest fordelagtige, således som angivet i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne. Med henblik herpå skal eventuelle rammer for vægtningens udsving imidlertid forudgående udtrykkes ved en bestemt værdi.
Hvis varianter er tilladt, skal en formel angives særskilt for hver variant.
6. Under hver fase af en elektronisk auktion giver de ordregivende myndigheder omgående alle tilbudsgiverne i det mindste de oplysninger, der giver dem mulighed for på et hvilket som helst tidspunkt at kende deres respektive klassificering. De kan ligeledes give andre oplysninger om andre afgivne priser eller værdier, hvis dette er angivet i udbudsbetingelserne. De kan også på et hvilket som helst tidspunkt give meddelelse om antallet af deltagere i den pågældende fase af auktionen. De må imidlertid under ingen omstændigheder give oplysning om tilbudsgivernes identitet under afviklingen af auktionens forskellige faser.
7. De ordregivende myndigheder afslutter en elektronisk auktion på en eller flere af følgende måder:
a)
i opfordringen til at deltage i auktionen angiver de den dato og det tidspunkt, der er fastsat på forhånd
b)
når de ikke modtager flere nye priser eller nye værdier, der opfylder kravene om mindsteudsving
c)
når det antal auktionsfaser, der er fastsat i opfordringen til at deltage i auktionen, er gennemført.
I forbindelse med første afsnit, litra b), præciserer de ordregivende myndigheder i opfordringen til at deltage i auktionen den frist, de vil overholde fra modtagelsen af den sidst afgivne pris eller værdi, inden de afslutter den elektroniske auktion.
Når de ordregivende myndigheder har besluttet, at en elektronisk auktion skal afsluttes i overensstemmelse med første afsnit, litra c), eventuelt kombineret med fremgangsmåden i første afsnit, litra b), indeholder opfordringen til at deltage i auktionen tidsplanen for hver auktionsfase.
8. Efter afslutningen af en elektronisk auktion tildeler de ordregivende myndigheder i overensstemmelse med artikel 149 kontrakten på baggrund af resultaterne af den elektroniske auktion.
De ordregivende myndigheder må ikke misbruge en elektronisk auktion eller anvende den på en måde, der kan forhindre, begrænse eller fordreje konkurrencen, eller på en måde, der kan ændre kontraktens genstand, således som den er udbudt ved offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen og fastlagt i udbudsbetingelserne.
Artikel 151
Unormalt lave bud
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. Hvis bud vedrørende en bestemt kontrakt forekommer at være unormalt lave, skal den ordregivende myndighed, inden den alene på dette grundlag afviser sådanne bud, skriftligt anmode om de oplysninger om det pågældende buds sammensætning, som den anser for relevante, og efter høring af parterne kontrollere buddets sammensætning under hensyntagen til de fremsatte begrundelser. Disse oplysninger kan navnlig vedrøre overholdelsen af bestemmelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt, der gælder på det sted, hvor bygge- og anlægsarbejderne, tjenesteydelsen eller varerne skal leveres.
Den ordregivende myndighed kan navnlig tage hensyn til begrundelser vedrørende:
a)
besparelser i forbindelse med produktionsmetoden, den måde tjenesteydelserne udføres på eller byggemetoden
b)
de valgte tekniske løsninger eller de usædvanligt gunstige betingelser, tilbudsgiveren arbejder under
c)
buddets originalitet.
2. Hvis en ordregivende myndighed fastslår, at et unormalt lavt bud skyldes ydelse af statsstøtte, kan den ikke afvise det pågældende bud med denne ene begrundelse, medmindre tilbudsgiveren er ude af stand til inden for en rimelig frist, som fastsættes af den ordregivende myndighed, at dokumentere, at der er tale om en støtte, hvis udbetaling er endelig, og som er ydet efter de procedurer og beslutninger, der er fastsat i EU-lovgivningen om statsstøtte.
Artikel 152
Tidsfrister for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. De ordregivende myndigheder fastlægger i kalenderdage faste og præklusive frister for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse. Fristerne skal være tilstrækkelig lange til, at de interesserede har rimelig tid til at udarbejde og afgive deres bud, idet der bl.a. skal tages hensyn til kontraktens kompleksitet og til, om det er nødvendigt med en besigtigelse på stedet eller gennemsyn på stedet af bilagsmaterialet til udbudsbetingelserne.
2. Ved offentlige udbud vedrørende kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af bud mindst 52 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
3. Ved begrænsede udbud, ved anvendelse af konkurrencepræget dialog, jf. artikel 132, og ved udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse med henblik på kontrakter, hvis værdi overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse mindst 37 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
Ved begrænsede udbud med henblik på kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af bud mindst 40 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.
Ved udbud efter indkaldelse af interessetilkendegivelser som omhandlet i artikel 136, stk. 1, er fristen dog:
a)
mindst 21 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud, når der er tale om den procedure, der er omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra a), og stk. 3, litra b), nr. i)
b)
mindst 10 dage for modtagelse af ansøgninger om deltagelse og mindst 21 dage for modtagelse af bud, når der er tale om den procedure i to faser, der er omhandlet i artikel 136, stk. 3, litra b), nr. ii).
4. Hvis de ordregivende myndigheder i overensstemmelse med artikel 123, stk. 2, har fremsendt en forhåndsmeddelelse til offentliggørelse eller selv har offentliggjort en forhåndsmeddelelse i deres køberprofil for kontrakter, der overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, kan fristen for modtagelse af bud som udgangspunkt forkortes til 36 dage, men kan under ingen omstændigheder være under 22 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller opfordringen til at afgive bud.
Den forkortelse af fristen, der er omhandlet i første afsnit, er kun mulig, hvis forhåndsmeddelelsen opfylder følgende betingelser:
a)
den indeholder alle de oplysninger, der kræves i udbudsbekendtgørelsen, i det omfang disse oplysninger foreligger ved offentliggørelsen af meddelelsen
b)
den er blevet sendt til offentliggørelse mindst 52 dage og højst 12 måneder inden afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
5. Fristerne for modtagelse af bud kan forkortes med fem dage, hvis der allerede fra det tidspunkt, hvor udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser offentliggøres, er fri og direkte elektronisk adgang til hele udbudsmaterialet.
Artikel 153
Frister for adgang til udbudsdokumenterne
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud, sendes udbudsbetingelserne eller beskrivende dokumenter i den procedure, der er omhandlet i artikel 132, og supplerende dokumenter senest fem arbejdsdage efter, at der er modtaget anmodning herom, til alle økonomiske aktører, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at deltage i en dialog eller afgive et bud, jf. dog stk. 4. De ordregivende myndigheder er ikke forpligtet til at svare på anmodninger om dokumenter, som er indgivet mindre end fem arbejdsdage inden udløbet af fristen for afgivelse af bud.
2. Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud, sendes de supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne eller de beskrivende dokumenter eller supplerende dokumenter samtidigt til alle økonomiske aktører, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at deltage i en dialog eller afgive et bud, så hurtigt som muligt og senest seks kalenderdage inden udløbet af fristen for modtagelse af bud eller, for anmodninger om oplysninger, der er modtaget mindre end otte kalenderdage inden udløbet af fristen for modtagelse af bud, så hurtigt som muligt efter modtagelsen af anmodningen. De ordregivende myndigheder er ikke forpligtet til at svare på anmodninger om supplerende oplysninger, som er indgivet mindre end fem arbejdsdage inden udløbet af fristen for afgivelse af bud.
3. Hvis udbudsbetingelserne og de supplerende dokumenter eller oplysninger, uanset af hvilken grund, ikke kan fremsendes inden for de i stk. 1 og 2 i denne artikel fastsatte frister, eller hvis der kun kan afgives bud efter besigtigelse på stedet eller efter gennemsyn på stedet af bilagsmaterialet til udbudsbetingelserne, skal de frister for modtagelse af bud, der er omhandlet i artikel 152, forlænges, så samtlige økonomiske aktører kan få kendskab til alle oplysninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af buddene. Denne forlængelse offentliggøres på passende måde efter bestemmelserne i artikel 123-126.
4. Ved offentlige udbud, herunder i dynamiske indkøbssystemer som omhandlet i artikel 131, finder stk. 1 i denne artikel ikke anvendelse, hvis der er fri, fuld og direkte elektronisk adgang til alle udbudsdokumenterne og de supplerende dokumenter. I så fald skal den udbudsbekendtgørelse, der er omhandlet i artikel 123, stk. 3, angive den internetadresse, der giver adgang til disse dokumenter.
Artikel 154
Frister i hastetilfælde
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Når det i behørigt begrundede hastetilfælde er umuligt at overholde de mindstefrister, der er fastsat i artikel 152, stk. 3, i forbindelse med begrænsede udbud og udbud med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, kan de ordregivende myndigheder fastsætte følgende frister angivet i kalenderdage:
a)
en frist for modtagelse af ansøgninger om deltagelse, som ikke kan være mindre end 15 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller 10 dage, hvis udbudsbekendtgørelsen sendes til Publikationskontoret ad elektronisk vej
b)
en frist for modtagelse af bud, som ikke kan være mindre end 10 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.
2. I forbindelse med begrænsede udbud og hastende udbud med forhandling meddeles eventuelle supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne alle ansøgere eller tilbudsgivere senest fire kalenderdage inden udløbet af den frist, der er fastsat for modtagelse af bud, forudsat at der er anmodet om oplysningerne rettidigt.
Artikel 155
Bestemmelser om kommunikation
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Reglerne for afgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse fastlægges af den ordregivende myndighed, som kan vælge én kommunikationsform. Bud og ansøgninger om deltagelse kan indgives pr. brev eller sendes elektronisk. Desuden kan ansøgninger om deltagelse sendes pr. fax.
Det valgte kommunikationsmiddel skal være alment tilgængeligt og må ikke begrænse de økonomiske aktørers adgang til udbudsproceduren.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
at hvert bud indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
at dataintegriteten sikres
c)
at buddenes og deltagelsesansøgningernes fortrolighed bevares, og at den ordregivende myndighed først får kendskab til buddene og deltagelsesansøgningerne efter udløbet af den frist, der er fastsat for afgivelse af bud
d)
at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Hvis det er nødvendigt af hensyn til sikring af retlige beviser, kan de ordregivende myndigheder kræve, at ansøgninger om deltagelse, som sendes pr. fax, bekræftes pr. brev eller elektronisk snarest muligt og under alle omstændigheder inden udløbet af den frist, som er fastsat i artikel 152.
2. Når den ordregivende myndighed tillader elektronisk indgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse, skal de anvendte redskaber og deres tekniske karakteristika være ikke-diskriminerende, almindeligt tilgængelige og kompatible med almindeligt anvendte produkter inden for informations- og kommunikationsteknologi og må ikke begrænse de økonomiske aktørers adgang til udbudsproceduren.
3. Undtagen for kontrakter, hvis værdi ligger under den beløbsgrænse, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal systemerne for elektronisk modtagelse af ansøgninger om deltagelse ved tekniske midler og passende procedurer garantere følgende:
a)
den økonomiske aktør kan autentificeres med sikkerhed
b)
det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse kan fastslås med sikkerhed
c)
det kan med rimelighed sikres, at ingen kan få adgang til oplysninger, som er fremsendt i overensstemmelse med disse krav, før udløbet af de fastsatte frister
d)
det kan ved overtrædelse af dette forbud med rimelighed sikres, at overtrædelsen klart kan spores
e)
kun bemyndigede personer kan fastsætte eller ændre datoerne for åbning af de modtagne oplysninger
f)
i udbudsprocedurens forskellige faser må kun bemyndigede personer, der optræder sammen, få adgang til alle eller en del af de indsendte oplysninger
g)
de bemyndigede personer, der optræder sammen, kan kun få adgang til de indsendte oplysninger efter den anførte dato
h)
oplysninger, som er modtaget og åbnet i overensstemmelse med disse krav, er kun tilgængelige for personer, der er bemyndiget til at få kendskab hertil.
4. Når den ordregivende myndighed tillader elektronisk indgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse, anses de elektroniske dokumenter, som indgives ved hjælp af sådanne systemer, for at være originaler og for at være underskrevet af en bemyndiget repræsentant for den økonomiske aktør.
5. Når buddene eller ansøgningerne indgives pr. brev, kan tilbudsgiverne eller ansøgerne indgive deres bud eller ansøgninger om deltagelse:
a)
pr. post eller med kurertjeneste, i hvilke tilfælde det i udbudsdokumenterne præciseres, at det er afsendelsesdatoen, der er afgørende, dokumenteret ved postvæsenets stempel eller datoen for beviset for aflevering
b)
ved aflevering i institutionens lokaler, enten af tilbudsgiveren eller ansøgeren selv eller af dennes befuldmægtigede; i så fald skal det i udbudsdokumenterne ud over de oplysninger, der er omhandlet i artikel 138, stk. 2, litra a), angives, hvilken tjenestegren buddene eller ansøgningerne om deltagelse skal afleveres i mod dateret og underskrevet kvittering.
6. For at sikre fortroligheden og undgå problemer i de tilfælde, hvor bud sendes pr. brev, skal udbudsbekendtgørelsen indeholde følgende passus:
Buddet skal fremsendes i dobbelt kuvert. På den inderste kuvert anføres, foruden adressen på den tjenestegren, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, påtegningen Appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier (Udbud - Må ikke åbnes af den interne post). Hvis der benyttes selvklæbende kuverter, skal de forsegles med tape, og afsenderen skal sætte sin underskrift på tværs af tapen.
Artikel 156
Tilbudsgaranti
(Finansforordningens artikel 111, stk. 3)
Den ordregivende myndighed kan kræve en tilbudsgaranti i henhold til artikel 163 svarende til 1-2 % af kontraktens samlede værdi.
Tilbudsgarantien frigøres ved tildelingen af kontrakten. Garantien aktiveres, hvis der ikke er afgivet bud ved udløbet af den herfor fastsatte frist, eller hvis buddet senere trækkes tilbage.
Artikel 157
Åbning af bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 4)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der overholder bestemmelserne i artikel 155, åbnes.
2. For alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er fastsat i artikel 137, stk. 1, udpeger den ansvarlige anvisningsberettigede et særligt udvalg til at åbne buddene.
Åbningsudvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i den pågældende institution, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, hvoraf mindst én ikke hører ind under den ansvarlige anvisningsberettigede. For at undgå enhver interessekonflikt er disse personer omfattet af de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57. I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72 i nærværende forordning, eller som er isoleret i en medlemsstat, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Når der er tale om en udbudsprocedure, der iværksættes på et interinstitutionelt grundlag, udpeges åbningsudvalget af den ansvarlige anvisningsberettigede fra den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren. Åbningsudvalgets sammensætning skal så vidt muligt afspejle, at udbudsproceduren er af interinstitutionel art.
3. Hvis buddene sendes pr. brev, skal et eller flere medlemmer af åbningsudvalget parafere de dokumenter, der beviser datoen og klokkeslættet for afsendelsen af hvert enkelt bud.
De skal også parafere:
a)
enten hver side i hvert enkelt bud
b)
eller omslaget og siderne med finansielle oplysninger for hvert bud; en tjenestegren, der er uafhængig af den anvisningsberettigede tjenestegren, sikrer det oprindelige buds integritet ved anvendelse af enhver egnet teknik, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i stk. 2, andet afsnit.
Ved tildeling af kontrakter i overensstemmelse med artikel 149, stk. 1, litra a), offentliggøres de priser, som er angivet i de bud, der opfylder betingelserne.
Udvalgets medlemmer underskriver protokollen om åbning af buddene. I protokollen angives det, hvilke bud der opfylder henholdsvis ikke opfylder betingelserne i artikel 155, og der gives en begrundelse for de tilfælde, hvor et bud afvises, fordi det ikke opfylder betingelserne med hensyn til metoderne for indgivelse af bud som omhandlet i artikel 155. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan identificeres tilstrækkeligt.
Artikel 158
Evalueringsudvalg for bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 5)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige i forhold til artikel 155, vurderes og rangordnes af et evalueringsudvalg, som er nedsat for hver af de to faser, på grundlag af henholdsvis de udelukkelses- og udvælgelseskriterier og de tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd.
Udvalget udpeges af den ansvarlige anvisningsberettigede og skal afgive rådgivende udtalelse om alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er fastsat i artikel 137, stk. 1.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan dog beslutte, at evalueringsudvalget kun skal evaluere og rangordne buddene på grundlag af tildelingskriterierne, og at udelukkelses- og udvælgelseskriterierne skal evalueres på anden passende måde, som sikrer, at der ikke er interessekonflikter.
2. Evalueringsudvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, hvoraf mindst én ikke hører ind under den ansvarlige anvisningsberettigede. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse personer overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, eller som er isoleret i en medlemsstat, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Evalueringsudvalget kan bestå af de samme medlemmer som det udvalg, der åbner buddene.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan beslutte at lade udvalget bistå af eksterne eksperter. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse eksperter overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
Når der er tale om en udbudsprocedure, der iværksættes på et interinstitutionelt grundlag, udpeges evalueringsudvalget af den ansvarlige anvisningsberettigede fra den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren. Evalueringsudvalgets sammensætning skal så vidt muligt afspejle, at udbudsproceduren er af interinstitutionel art.
3. Ansøgninger om deltagelse og bud afvises, hvis de ikke opfylder alle de væsentlige krav, der er fastsat i udbudsdokumenterne.
Udvalget eller den ordregivende myndighed kan imidlertid anmode ansøgere eller tilbudsgivere om at supplere eller præcisere den fremlagte dokumentation vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne inden for en frist, som de fastsætter.
Ansøgninger om deltagelse og bud, som ikke er udelukket, og som opfylder udvælgelseskriterierne, anses for antagelige.
4. I tilfælde af unormalt lave bud som omhandlet i artikel 151 udbeder evalueringsudvalget sig nærmere oplysninger om buddets sammensætning.
Artikel 159
Resultatet af evalueringen
(Finansforordningens artikel 112)
1. Der udarbejdes en dateret protokol om evalueringen og rangordningen af de ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige.
Protokollen underskrives af alle medlemmerne af evalueringsudvalget. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan identificeres tilstrækkeligt.
Hvis evalueringsudvalget ikke fik pålagt ansvaret for at efterprøve buddene på grundlag af udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, underskrives protokollen også af de personer, som den ansvarlige anvisningsberettigede pålagde denne opgave. Protokollen opbevares som dokumentation.
2. Den i stk. 1 omhandlede protokol skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
navn og adresse på den ordregivende myndighed og genstanden for og værdien af kontrakten, rammekontrakten eller det dynamiske indkøbssystem
b)
navnene på de afviste ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for, at de er blevet afvist
c)
navnene på de ansøgere eller tilbudsgivere, der er udvalgt til undersøgelse, og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt
d)
begrundelsen for afvisning af bud, der anses for at være unormalt lave
e)
navnene på de foreslåede ansøgere eller kontrahenter og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt samt, hvis det er oplyst, oplysning om, hvilken del af kontrakten eller rammekontrakten kontrahenten agter at give i underentreprise.
3. Den ordregivende myndighed træffer derefter sin afgørelse, der skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
navn og adresse på den ordregivende myndighed og genstanden for og værdien af kontrakten eller genstanden for og den maksimale værdi af rammekontrakten eller det dynamiske indkøbssystem
b)
navnene på de afviste ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for, at de er blevet afvist
c)
navnene på de ansøgere eller tilbudsgivere, der er udvalgt til undersøgelse, og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt
d)
begrundelsen for afvisning af bud, der anses for at være unormalt lave
e)
navnene på de valgte ansøgere eller kontrahenter og begrundelsen for, at de er blevet valgt, set i lyset af de på forhånd meddelte udvælgelses- og tildelingskriterier, samt, hvis det er oplyst, oplysning om, hvilken del af kontrakten eller rammekontrakten kontrahenten agter at give i underentreprise
f)
i forbindelse med udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog, oplysning om de omstændigheder, som er omhandlet i artikel 132, 134, 135, 266, 268, 270 og 271, og som begrunder anvendelsen heraf
g)
eventuelt begrundelsen for, at den ordregivende myndighed har besluttet ikke at tildele en kontrakt.
Når den interinstitutionelle udbudsprocedure anvendes, træffes afgørelsen i første afsnit af den ordregivende myndighed, som er ansvarlig for udbudsproceduren.
Artikel 160
Kontakt mellem ordregivende myndigheder og tilbudsgivere
(Finansforordningens artikel 112)
1. Kontakt mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiverne under udbudsproceduren er undtagelsesvis tilladt på de betingelser, der er anført i stk. 2 og 3.
2. Inden udløbet af fristen for indgivelse af bud kan den ordregivende myndighed for så vidt angår de supplerende dokumenter og oplysninger, der er omhandlet i artikel 153:
a)
på tilbudsgivernes foranledning give supplerende oplysninger, som udelukkende har til formål at præcisere, hvad kontrakten drejer sig om; disse oplysninger skal på samme dato meddeles alle de tilbudsgivere, der har udbedt sig udbudsbetingelserne
b)
på egen foranledning, hvis den bliver opmærksom på fejl, unøjagtigheder, udeladelser eller andre former for materielle mangler i udformningen af udbudsbekendtgørelsen, opfordringen til at afgive bud eller udbudsbetingelserne, underrette alle de interesserede parter herom, forudsat at det sker på samme dato og på nøjagtig de samme vilkår, som gælder for den oprindelige indkaldelse af bud.
3. Hvis der efter åbningen af buddene er behov for yderligere præciseringer i forbindelse med et bud, eller hvis indlysende materielle fejl i buddet skal rettes, kan den ordregivende myndighed kontakte tilbudsgiveren, men denne kontakt må ikke føre til en ændring af vilkårene i buddet.
4. I alle tilfælde, hvor der har været en sådan kontakt, og i de behørigt begrundede tilfælde, hvor der ikke har været en sådan kontakt, jf. finansforordningens artikel 96, registreres dette i udbudsprotokollen.
Artikel 161
Information til ansøgere og tilbudsgivere
(Finansforordningens artikel 113, 114, og 118)
1. De ordregivende myndigheder underretter hurtigst muligt ansøgere og tilbudsgivere om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakten eller rammekontrakten eller med hensyn til optagelse i et dynamisk indkøbssystem, herunder bl.a. begrundelsen for, at de har besluttet ikke at tildele en kontrakt eller en rammekontrakt eller iværksætte et dynamisk indkøbssystem, efter at der har været indkaldt bud, eller for, at de har besluttet at lade proceduren gå om.
2. Senest 15 kalenderdage efter modtagelsen af en skriftlig anmodning herom meddeler den ordregivende myndighed de oplysninger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 113, stk. 2.
3. I forbindelse med kontrakter, som EU-institutionerne indgår for egen regning, hvis værdi er lig med eller overstiger de i artikel 170, stk. 1, omhandlede beløbsgrænser, og som ikke er udelukket fra anvendelsesområdet for direktiv 2004/18/EF, giver den ordregivende myndighed samtidig og enkeltvis alle tilbudsgivere eller ansøgere, hvis bud eller ansøgning er blevet afvist, elektronisk meddelelse om, at deres bud eller ansøgning ikke er blevet udvalgt, i en af følgende faser:
a)
kort tid efter, at der er truffet afgørelse på grundlag af udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, og før der træffes afgørelse om tildeling, i udbudsprocedurer i to særskilte faser
b)
i forbindelse med afgørelser om tildeling og afgørelser om at afvise bud, hurtigst muligt efter, at der er truffet afgørelse om tildeling og senest den følgende uge.
I hvert enkelt tilfælde angiver den ordregivende myndighed grundene til, at buddet eller ansøgningen er blevet afvist, og de retsmidler, der er til rådighed.
Tilbudsgivere og ansøgere, hvis bud eller ansøgning er blevet afvist, kan ved at indsende en skriftlig anmodning pr. brev, fax eller elektronisk post få supplerende oplysninger om årsagen hertil, og alle udvalgte tilbudsgivere, hvis bud ikke er blevet udelukket, kan få oplysninger om de kvaliteter og relative fordele, der kendetegner det valgte bud, jf. dog finansforordningens artikel 113, stk. 2, andet afsnit. De ordregivende myndigheder svarer inden for højst 15 kalenderdage fra modtagelsen af anmodningen.
Artikel 162
Underskrivelse af kontrakten
(Finansforordningens artikel 113 og 118)
Gennemførelsen af kontrakten må ikke begynde, før kontrakten er underskrevet.
Afdeling 4
Garantier og korrigerende foranstaltninger
Artikel 163
Garantier
(Finansforordningens artikel 115)
1. Hvis der af kontrahenten kræves en forhåndsgaranti, skal denne dække et beløb og en periode, der er tilstrækkelig til, at garantien kan aktiveres.
2. Garantien stilles af en godkendt bank eller et godkendt pengeinstitut. Den kan med den ordregivende myndigheds accept erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand.
Garantien stilles i euro.
Garantien skal sikre, at banken, pengeinstituttet eller tredjemand indtræder som uigenkaldelig selvskyldnerkautionist eller hæfter umiddelbart for kontrahentens forpligtelser.
Artikel 164
Opfyldelsesgaranti
(Finansforordningens artikel 115)
1. For at sikre, at bygge- og anlægsarbejderne, varerne eller tjenesteydelserne er leveret fuldt ud, kan den anvisningsberettigede, når den endelige aflevering i henhold til kontraktens bestemmelser ikke kan foretages ved den endelige betaling, i det enkelte tilfælde kræve en opfyldelsesgaranti på grundlag af en foreløbig risikoanalyse.
2. En garanti svarende til 10 % af kontraktens samlede værdi kan oprettes efterhånden ved tilbageholdelse i de foretagne udbetalinger.
Der kan i stedet i forbindelse med den endelige betaling tilbageholdes et beløb, der tjener som garanti indtil den endelige aflevering af tjenesteydelserne, varerne eller bygge- og anlægsarbejderne. Beløbet fastlægges af den anvisningsberettigede og skal stå i et rimeligt forhold til de risici, som er identificeret i forbindelse med gennemførelsen af kontrakten, under hensyntagen til genstanden for kontrakten og de sædvanlige forretningsbetingelser, der gælder for sektoren.
Betingelserne for en sådan garanti skal anføres i udbudsdokumenterne.
3. Efter endelig aflevering af bygge- og anlægsarbejderne, tjenesteydelserne eller varerne frigøres garantierne i henhold til kontraktens bestemmelser.
Artikel 165
Garanti i forbindelse med forfinansiering
(Finansforordningens artikel 115)
1. Når den ordregivende myndighed har fastslået behovet for forfinansiering, vurderer den risiciene i forbindelse med forfinansieringsbetalinger, inden den iværksætter udbudsproceduren, især under hensyntagen til følgende kriterier:
a)
kontraktens anslåede værdi
b)
genstanden for kontrakten
c)
kontraktens varighed og gennemførelseshastighed
d)
markedets struktur.
2. Ved udbetaling af forfinansiering i det tilfælde, der er omhandlet i artikel 146, stk. 6, andet afsnit, eller når den anvisningsberettigede beslutter det i medfør af stk. 1 i denne artikel, skal der som modydelse stilles en garanti.
Der kræves ikke garanti for kontrakter med lav værdi, jf. artikel 137, stk. 1.
Garantien frigives i takt med, at forfinansieringen afvikles ved modregning i mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen til kontrahenten på de betingelser, der er fastsat i kontrakten.
Artikel 166
Suspension i tilfælde af fejl eller uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 116)
1. Formålet med eventuelt at suspendere en kontrakt i henhold til finansforordningens artikel 116 er at undersøge, om formodede væsentlige fejl, uregelmæssigheder eller svig virkelig er begået. Hvis formodningen viser sig at være ubegrundet, genoptages gennemførelsen af kontrakten hurtigst muligt.
2. Som væsentlig fejl eller uregelmæssighed betragtes enhver overtrædelse af en kontraktbestemmelse eller regel, som skyldes en handling eller udeladelse, der er eller kan være til skade for Unionens budget.
KAPITEL 2
Bestemmelser vedrørende kontrakter indgået af EU-institutionerne for egen regning
Artikel 167
Beløbsgrænser
(Finansforordningens artikel 117 og 118)
Det påhviler den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede i hver institution at vurdere, om de beløbsgrænser, som er omhandlet i finansforordningens artikel 118, er nået.
Artikel 168
Særskilte kontrakter og kontrakter opdelt i partier
(Finansforordningens artikel 104 og 118)
1. En kontrakts anslåede værdi må ikke fastsættes med den hensigt at omgå de forpligtelser, der er fastsat i denne forordning. En kontrakt må heller ikke opdeles med dette formål.
Når det er hensigtsmæssigt, teknisk muligt og omkostningseffektivt, skal kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, tildeles samtidig i form af adskilte partier.
2. Når genstanden for en vareindkøbs-, tjenesteydelses- eller bygge- og anlægskontrakt er opdelt i flere partier, som er genstand for hver sin kontrakt, skal den samlede værdi af alle partier tages i betragtning ved den samlede vurdering af, om kontraktens værdi ligger under eller over den relevante beløbsgrænse.
Hvis alle partiernes samlede værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, finder bestemmelserne i finansforordningens artikel 97, stk. 1, og artikel 104, stk. 1 og 2, anvendelse på hvert enkelt parti.
3. Når en kontrakt skal tildeles i form af adskilte partier, evalueres buddene enkeltvis for hvert parti. Hvis flere partier tildeles den samme tilbudsgiver, kan der indgås én kontrakt, som dækker disse partier.
Artikel 169
Bestemmelser om vurdering af værdien af visse kontrakter
(Finansforordningens artikel 118)
1. Ved beregningen af en kontrakts anslåede værdi medregner den ordregivende myndighed tilbudsgiverens samlede anslåede vederlag.
Når en kontrakt indeholder optioner eller mulighed for fornyelse, er grundlaget for beregningen det højest tilladte beløb, inklusive udnyttelse af optionsretten og fornyelse.
Dette skøn foretages på tidspunktet for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller, hvis der ikke kræves en sådan offentliggørelse, på det tidspunkt, hvor den ordregivende myndighed indleder tildelingsproceduren.
2. I forbindelse med rammekontrakter og dynamiske indkøbssystemer tages der hensyn til den anslåede maksimumsværdi af alle de kontrakter, der forventes tildelt inden for rammekontraktens eller det dynamiske indkøbssystems løbetid.
3. Når det drejer sig om tjenesteydelseskontrakter, tages der hensyn til følgende:
a)
for så vidt angår forsikringer: den præmie, der skal betales, og andre former for vederlag
b)
for så vidt angår banktjenesteydelser og andre finansielle tjenesteydelser: honorarer, provisioner, renter og andre former for vederlag
c)
for så vidt angår kontrakter, der indebærer projektering: honorarer, provisioner og andre former for vederlag.
4. Ved tjenesteydelseskontrakter, hvori der ikke er angivet en samlet værdi, eller indkøbskontrakter om leasing eller leje af varer beregnes kontraktens anslåede værdi:
a)
når der er tale om tidsbegrænsede kontrakter:
i)
på grundlag af den samlede værdi for hele kontraktperioden, forudsat at denne ikke overstiger henholdsvis 48 måneder for tjenesteydelser eller 12 måneder for vareindkøb
ii)
på grundlag af den samlede værdi inklusive varernes anslåede restværdi, når det drejer sig om indkøbskontrakter med en varighed på over 12 måneder
b)
når der er tale om tidsubegrænsede kontrakter eller, for tjenesteydelsers vedkommende, kontrakter med en løbetid på over 48 måneder, på grundlag af den månedlige værdi multipliceret med 48.
5. For tjenesteydelses- og vareindkøbskontrakter, der tildeles med regelmæssige mellemrum, eller som skal fornyes inden for et bestemt tidsrum, sker beregningen på grundlag af:
a)
enten den samlede faktiske værdi af en serie lignende kontrakter, der er tildelt i løbet af de foregående 12 måneder eller det foregående regnskabsår for samme kategori af tjenesteydelser eller varer, så vidt muligt korrigeret under hensyntagen til eventuelle ændringer i mængde eller værdi i løbet af de 12 måneder, der følger efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt
b)
eller den samlede anslåede værdi af de successive kontrakter, som tildeles i løbet af de 12 måneder, der følger efter den første tjenesteydelse eller vareleverance, eller i løbet af kontraktperioden, hvis denne er på over 12 måneder.
6. Ved bygge- og anlægskontrakter skal der foruden værdien af bygge- og anlægsarbejderne tages hensyn til den samlede anslåede værdi af de til arbejdets udførelse nødvendige materialer, som den ordregivende myndighed stiller til rådighed for kontrahenten.
Artikel 170
Beløbsgrænser for anvendelse af fremgangsmåderne i direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 118)
1. De beløbsgrænser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 118, er de beløbsgrænser, som er fastsat i direktiv 2004/18/EF for henholdsvis vareindkøbs-, tjenesteydelses- og bygge- og anlægskontrakter.
2. De tidsfrister, der er omhandlet i finansforordningens artikel 118, præciseres i artikel 152, 153 og 154.
Artikel 171
Standstill-periode før underskrivelse af kontrakten
(Finansforordningens artikel 118)
1. Den ordregivende myndighed underskriver først kontrakten eller rammekontrakten, som er omfattet af direktiv 2004/18/EF, med den valgte tilbudsgiver efter udløbet af en frist på 14 kalenderdage.
Fristen løber fra en af følgende datoer:
a)
fra dagen efter den dag, hvor der samtidig blev sendt meddelelse til de valgte og de afviste tilbudsgivere
b)
når kontrakten eller rammekontrakten tildeles efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt, jf. artikel 123, blev offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende.
Når der anvendes fax eller elektroniske midler til afsendelsen som omhandlet i andet afsnit, litra a), er standstill-perioden 10 kalenderdage.
I givet fald kan den ordregivende myndighed suspendere underskrivelsen af kontrakten med henblik på supplerende undersøgelser, hvis de anmodninger eller kommentarer, som afviste eller forbigåede tilbudsgivere eller ansøgere fremsætter, eller enhver anden relevant oplysning, som modtages, taler herfor. Anmodningerne, kommentarerne eller oplysningerne skal være modtaget i løbet af fristen i første afsnit. I tilfælde af suspension informeres alle ansøgere eller tilbudsgivere herom senest tre arbejdsdage efter beslutningen om suspension.
Undtagen i de i stk. 2 nævnte tilfælde er enhver kontrakt, som er indgået inden udløbet af fristen i første afsnit, ugyldig.
Hvis kontrakten eller rammekontrakten ikke kan tildeles den tilbudsgiver, som det var påtænkt at vælge, kan den ordregivende myndighed tildele den til den næstbedste tilbudsgiver.
2. Fristen i stk. 1 finder ikke anvendelse i følgende tilfælde:
a)
ved offentlige udbud, begrænsede udbud eller udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, hvor kun én tilbudsgiver har afgivet bud
b)
ved specifikke kontrakter baseret på en rammekontrakt
c)
ved udbud med forhandling, jf. artikel 134, stk. 1, litra c), litra g), nr. iii), samt litra h) og litra j).
Artikel 172
Beviser i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud
(Finansforordningens artikel 119)
Det anføres i udbudsbetingelserne, at tilbudsgiverne skal angive, i hvilken stat de har hjemsted eller bopæl, og forelægge dokumentation herfor som krævet i henhold til lovgivningen i den pågældende stat.
AFSNIT VI
TILSKUD
KAPITEL 1
Anvendelsesområde og former for tilskud
Artikel 173
Kontingenter
(Finansforordningens artikel 121)
De kontingenter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 121, stk. 2, litra d), er beløb, der betales til organisationer, som Unionen er medlem af, i henhold til de budgetbeslutninger og de betalingsbetingelser, som den pågældende organisation har fastlagt.
Artikel 174
Aftaler og afgørelser om tilskud
(Finansforordningens artikel 121, stk. 1)
1. Tilskud er omfattet af en afgørelse eller af en skriftlig aftale.
2. Ved fastlæggelsen af, hvilket instrument der skal anvendes, tages der hensyn til følgende:
a)
modtagerens geografiske placering, i eller uden for Unionen
b)
kompleksiteten og standardiseringen af indholdet i de finansierede foranstaltninger eller arbejdsprogrammer.
Artikel 175
Udgifter til institutionernes medlemmer
(Finansforordningens artikel 121)
Udgifter til institutionernes medlemmer, jf. finansforordningens artikel 121, stk. 2, litra a), omfatter bidrag til sammenslutninger af nuværende og tidligere medlemmer af Europa-Parlamentet. Disse bidrag gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets interne administrative regler.
Artikel 176
Foranstaltninger, hvortil der kan ydes tilskud
(Finansforordningens artikel 121)
For at der skal kunne ydes tilskud efter finansforordningens artikel 121, skal der være tale om en klart identificeret foranstaltning.
En foranstaltning må ikke opdeles med den hensigt at omgå de finansieringsregler, der er fastsat i denne forordning.
Artikel 177
Organer, der arbejder for virkeliggørelsen af et mål af generel interesse for Unionen
(Finansforordningens artikel 121)
Som organer, der arbejder for virkeliggørelsen af et mål af generel interesse for Unionen, betragtes:
a)
organisationer, der beskæftiger sig med almen eller faglig uddannelse, informationsvirksomhed, innovation eller forskning og studier vedrørende europæisk politik eller aktiviteter, som bidrager til fremme af medborgerskab eller menneskerettigheder, og europæiske standardiseringsorganer
b)
enheder, som repræsenterer organer, der arbejder uden fortjeneste for øje, og som i medlemsstaterne eller i kandidatlandene eller potentielle kandidatlande fremmer principper og politikker, der ligger inden for rammerne af traktaternes mål.
Artikel 178
Partnerskaber
(Finansforordningens artikel 121)
1. De individuelle tilskud til foranstaltninger og driftstilskud kan indgå i et rammepartnerskab.
2. Et rammepartnerskab kan etableres som et langsigtet samarbejde mellem Kommissionen og modtagerne af tilskud. Det kan tage form af en rammepartnerskabsaftale eller en rammepartnerskabsafgørelse.
I rammepartnerskabsaftalen eller -afgørelsen fastsættes de fælles mål, arten af de foranstaltninger, der tænkes gennemført punktvist eller som led i et godkendt årligt arbejdsprogram, proceduren for tildeling af individuelle tilskud under overholdelse af de principper og procedureregler, der er fastsat i dette afsnit, samt de generelle rettigheder og forpligtelser, der påhviler hver af parterne i forbindelse med de individuelle aftaler eller afgørelser.
Partnerskabet kan højst vare fire år, undtagen i særlige tilfælde, der er begrundet i rammepartnerskabets genstand.
De anvisningsberettigede må ikke misbruge rammepartnerskabsaftaler eller -afgørelser eller bruge dem på en sådan måde, at deres formål eller virkning bliver at begrænse gennemsigtigheden og hindre ligebehandling af ansøgerne.
3. Rammepartnerskaber sidestilles med tilskud, for så vidt angår programmering, forudgående offentliggørelse og tildeling.
4. De individuelle tilskud på grundlag af rammepartnerskabsaftalerne eller -afgørelserne tildeles efter de procedurer, der er fastsat i de pågældende aftaler eller afgørelser, under overholdelse af dette afsnit.
De offentliggøres efterfølgende efter reglerne i artikel 191.
Artikel 179
Elektroniske udvekslingssystemer
(Finansforordningens artikel 121, stk. 1)
1. Al kontakt med tilskudsmodtagerne, herunder indgåelsen af tilskudsaftaler, meddelelse af tilskudsafgørelser og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske systemer, som er oprettet af Kommissionen.
2. Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
kun bemyndigede personer kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
kun bemyndigede personer kan underskrive eller fremsende et dokument elektronisk gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske transaktion skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
personoplysninger skal beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
3. Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for fuldstændig ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som en original, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i stk. 2, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
Artikel 180
Indholdet af tilskudsaftaler og -afgørelser
(Finansforordningens artikel 122)
1. I tilskudsaftalen fastsættes som minimum:
a)
aftalens genstand
b)
hvem modtageren er
c)
aftalens løbetid, dvs.:
i)
datoen for dens ikrafttræden
ii)
begyndelsesdatoen for og varighed af den foranstaltning eller det regnskabsår, hvortil der ydes tilskud
d)
den maksimale EU-finansiering udtrykt i euro og tilskuddets form, i givet fald suppleret med:
i)
de samlede anslåede støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller arbejdsprogrammet og finansieringssatsen for de støtteberettigede omkostninger
ii)
de enhedsomkostninger, det faste beløb eller den finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, litra b), c) og d), når disse er fastlagt
iii)
en kombination af elementerne i nr. i) og ii) i dette litra
e)
en beskrivelse af foranstaltningen eller, når der er tale om driftstilskud, af det arbejdsprogram, som den anvisningsberettigede har godkendt for regnskabsåret, sammen med en beskrivelse af de forventede resultater af gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet
f)
de generelle betingelser, der gælder for alle aftaler af denne type, såsom tilskudsmodtagerens accept af den kontrol og revision, der udføres af Kommissionen, OLAF og Revisionsretten
g)
det samlede anslåede budget for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet
h)
når gennemførelsen af foranstaltningen kræver indgåelse af aftaler, de principper, der er omhandlet i artikel 209, eller de regler for indgåelse af aftaler, som tilskudsmodtageren skal overholde
i)
tilskudsmodtagerens forpligtelser, navnlig vedrørende:
i)
forsvarlig økonomisk forvaltning og indgivelse af aktivitetsrapporter og finansielle rapporter; i givet fald skal der fastlægges interimsmål, og rapporterne skal indsendes, når disse mål er nået
ii)
når der er tale om en aftale mellem Kommissionen og et antal tilskudsmodtagere, koordinatorens eventuelle specifikke forpligtelser og de øvrige tilskudsmodtageres specifikke forpligtelser over for koordinatoren samt tilskudsmodtagernes finansielle ansvar for de beløb, som skyldes til Kommissionen
j)
nærmere regler og frister for Kommissionens godkendelse af sådanne rapporter og udbetaling af midler
k)
i givet fald oplysninger om de støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller det godkendte arbejdsprogram eller de enhedsomkostninger, de faste beløb eller den finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123
l)
bestemmelser om synligheden af Unionens finansielle støtte, undtagen i behørigt begrundede tilfælde, hvor en sådan synlighed ikke er mulig eller hensigtsmæssig.
I de generelle betingelser, der er omhandlet i første afsnit, litra f), skal det mindst:
i)
anføres, at EU-lovgivningen er den lovgivning, som tilskudsaftalen er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i tilskudsaftalen. Der kan afviges herfra i aftaler indgået med internationale organisationer
ii)
præciseres, hvilken domstol eller voldgiftsret der er kompetent til at behandle tvister.
2. Tilskudsaftalen kan indeholde nærmere bestemmelser om og frister for suspension eller ophør i overensstemmelse med finansforordningens artikel 135.
3. I de tilfælde, der er omhandlet i artikel 178, skal rammepartnerskabsafgørelsen eller rammepartnerskabsaftalen præcisere de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, første afsnit, litra a) og b), litra c), nr. i), litra f), litra h)-j) og litra l), i denne artikel.
Den individuelle tilskudsafgørelse eller -aftale skal indeholde de oplysninger, der er anført i stk. 1, første afsnit, litra a)-e), g) og k), og om nødvendigt i stk. 1, første afsnit, litra i).
4. Tilskudsaftaler kan kun ændres skriftligt. Sådanne ændringer, herunder ændringer, der sigter mod at tilføje eller fjerne en tilskudsmodtager, må ikke tilsigte eller medføre ændringer af aftalen, der kan skabe tvivl om tilskudsafgørelsen eller indebære tilsidesættelse af princippet om ligebehandling af ansøgere.
5. Stk. 1, 2, 3 og 4 finder tilsvarende anvendelse på tilskudsafgørelser.
En del af de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, kan gives i indkaldelsen af forslag eller et andet dertil knyttet dokument i stedet for i tilskudsafgørelsen.
Artikel 181
Tilskudsformer
(Finansforordningens artikel 123)
1. Tilskud i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), beregnes på grundlag af de støtteberettigede omkostninger, som tilskudsmodtageren rent faktisk har afholdt, og som er anført i et foreløbigt budgetoverslag, der er indsendt sammen med forslaget og indgår i tilskudsafgørelsen eller -aftalen.
2. Enhedsomkostninger som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra b), dækker alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd med henvisning til et beløb pr. enhed.
3. Faste beløb som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra c), dækker generelt alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd.
4. Finansiering efter takst som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra d), dækker specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd, ved anvendelse af en procentsats.
Artikel 182
Faste beløb, enhedsomkostninger og finansiering efter takst
(Finansforordningens artikel 124)
1. Den tilladelse til at anvende faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 124, stk. 1, gælder i hele programmets varighed. Denne tilladelse kan tages op til fornyet vurdering, hvis væsentlige ændringer er nødvendige. Data og beløb vurderes regelmæssigt, og i givet fald tilpasses de faste beløb, enhedsomkostningerne eller finansieringen efter takst.
Ved aftaler mellem Kommissionen og flere modtagere finder det maksimumsbeløb, der er omhandlet i finansforordningens artikel 124, stk. 1, andet afsnit, anvendelse på de enkelte modtagere.
2. Tilskudsafgørelsen eller -aftalen indeholder alle de bestemmelser, som er nødvendige for at kontrollere, at betingelserne for udbetaling af tilskuddet på grundlag af faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst er overholdt.
3. Udbetaling af tilskuddet på grundlag af faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst berører ikke retten til adgang til tilskudsmodtagernes lovpligtige registre til de formål, der er omhandlet i stk. 1, første afsnit, og finansforordningens artikel 137, stk. 2.
4. Når en efterfølgende kontrol viser, at den udløsende begivenhed ikke har fundet sted, og at der uberettiget er foretaget en udbetaling til tilskudsmodtageren i forbindelse med et tilskud baseret på faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst, har Kommissionen ret til at inddrive et beløb, der højst kan svare til tilskuddet, uden at dette berører retten til at pålægge økonomiske sanktioner som omhandlet i finansforordningens artikel 109.
KAPITEL 2
Principper
Artikel 183
Princippet om samfinansiering
(Finansforordningens artikel 125, stk. 3)
1. I henhold til princippet om samfinansiering må de midler, der er nødvendige for at gennemføre foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, ikke udelukkende tilføres ved hjælp af Unionens bidrag.
Samfinansiering kan have form af tilskudsmodtagerens egne midler, indtægter fra foranstaltningen eller arbejdsprogrammet eller finansielle bidrag eller bidrag i form af naturalydelser fra tredjemand.
2. Ved bidrag i form af naturalydelser forstås ikke-finansielle ressourcer, som tredjemand stiller gratis til rådighed for tilskudsmodtageren.
Artikel 184
Princippet om forbud mod fortjeneste
(Finansforordningens artikel 125, stk. 5)
Finansielle bidrag fra tredjemand, som tilskudsmodtageren kan bruge til at dække andre omkostninger end dem, der er støtteberettigede i forbindelse med EU-tilskuddet, eller som ikke skal tilbagebetales til den pågældende tredjemand, hvis de ikke er brugt ved afslutningen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, betragtes ikke som finansielle bidrag, som donorer har øremærket specifikt til finansiering af de støtteberettigede omkostninger som omhandlet i finansforordningens artikel 125, stk. 5.
Artikel 185
Tilskud med lav værdi
(Finansforordningens artikel 125, stk. 4)
Som tilskud med lav værdi betragtes tilskud, der er mindre end eller lig med 60 000 EUR.
Artikel 186
Teknisk bistand
(Finansforordningens artikel 101 og 125)
Ved teknisk bistand forstås de støtte- og kapacitetsopbygningsaktiviteter, som er nødvendige for gennemførelsen af et program eller en foranstaltning, navnlig aktiviteter vedrørende forberedelse, forvaltning, overvågning, evaluering, revision og kontrol.
Artikel 187
Støtteberettigede omkostninger
(Finansforordningens artikel 126, stk. 3, litra c))
Moms anses for ikke at kunne kræves godtgjort i henhold til den nationale momslovgivning, hvis den i henhold til den nationale lovgivning vedrører følgende aktiviteter:
a)
fritagne aktiviteter uden fradragsret
b)
aktiviteter, som falder uden for anvendelsesområdet for moms
c)
aktiviteter som omhandlet i litra a) eller b), for hvilke momsen ikke kan fratrækkes, men refunderes ved hjælp af specifikke refusionsordninger eller godtgørelsesfonde, som ikke er omhandlet i direktiv 2006/112/EF, selv om den pågældende ordning eller fond er oprettet i henhold til national momslovgivning.
Moms vedrørende de aktiviteter, som er anført i artikel 13, stk. 2, i direktiv 2006/112/EF, anses for at være betalt af en tilskudsmodtager, som ikke er en ikke-afgiftspligtig person som omhandlet i direktivets artikel 13, stk. 1, første afsnit, uanset om den pågældende medlemsstat betragter disse aktiviteter som aktiviteter, der udøves af offentligretlige organer, som optræder i deres egenskab af offentlig myndighed.
Artikel 188
Programmering
(Finansforordningens artikel 128)
1. Hver ansvarlig anvisningsberettiget udarbejder et årligt eller flerårigt arbejdsprogram for tilskud. Arbejdsprogrammet vedtages af institutionen og offentliggøres på den pågældende institutions hjemmeside om tilskud hurtigst muligt og senest den 31. marts i gennemførelsesåret.
I arbejdsprogrammet anføres den periode, det omfatter, basisretsakten, hvis en sådan findes, de mål, der forfølges, de forventede resultater, den vejledende tidsplan for indkaldelser af forslag med det vejledende beløb og den maksimale samfinansieringssats.
Arbejdsprogrammet skal desuden indeholde de oplysninger, som er anført i artikel 94, for at afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet kan betragtes som finansieringsafgørelsen for tilskuddene for det pågældende år.
2. Enhver væsentlig ændring af arbejdsprogrammet skal også vedtages og offentliggøres som fastsat i stk. 1.
Artikel 189
Indholdet af indkaldelser af forslag
(Finansforordningens artikel 128)
1. Indkaldelser af forslag skal angive:
a)
de mål, der forfølges
b)
de kriterier for støtteberettigelse, udelukkelse, udvælgelse og tildeling, som er fastsat i finansforordningens artikel 131 og 132, samt den relevante dokumentation
c)
de nærmere regler for Unionens finansiering
d)
de nærmere regler og fristen for indsendelse af forslag og den planlagte dato, hvor alle ansøgere skal være informeret om resultatet af evalueringen af deres ansøgninger, og den vejledende dato for underskrivelse af tilskudsaftaler eller meddelelse af tilskudsafgørelser.
2. Indkaldelser af forslag offentliggøres på EU-institutioners hjemmeside, og ud over offentliggørelsen på hjemmesiden offentliggøres de på enhver anden hensigtsmæssig måde, herunder i Den Europæiske Unions Tidende, når det er nødvendigt for at informere potentielle tilskudsmodtagere yderligere. De kan offentliggøres fra vedtagelsen af den finansieringsafgørelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 84, herunder i løbet af det år, som går forud for gennemførelsen af budgettet. Enhver ændring af indholdet i indkaldelserne af forslag skal offentliggøres på de samme betingelser som indkaldelserne af forslag.
Artikel 190
Undtagelsestilfælde, hvor der ikke indkaldes forslag
(Finansforordningens artikel 128)
1. Tilskud kan kun tildeles uden indkaldelse af forslag i følgende tilfælde:
a)
som led i humanitær bistand og civilbeskyttelsesforanstaltninger eller bistand i krisesituationer som omhandlet i stk. 2
b)
i andre behørigt begrundede hastetilfælde
c)
til organer, der retligt eller faktisk indtager en monopolstilling, behørigt begrundet i tilskudsafgørelsen
d)
til organer, der i en basisretsakt som omhandlet i finansforordningens artikel 54 udtrykkeligt nævnes som modtagere af tilskud, eller til organer udpeget af medlemsstaterne, på deres ansvar, når disse medlemsstater i basisretsakten er identificeret som modtagere af tilskud
e)
når det drejer sig om forskning og teknologisk udvikling, til de organer, som er anført i det arbejdsprogram, der er omhandlet i finansforordningens artikel 128, når basisretsakten udtrykkeligt giver denne mulighed, og på betingelse af, at projektet ikke falder inden for anvendelsesområdet for en indkaldelse af forslag
f)
når det drejer sig om foranstaltninger med særlige karakteristika, som kræver en særlig form for organ på grund af dets tekniske kompetence, dets høje specialiseringsgrad eller dets administrative kompetence, på betingelse af, at de pågældende foranstaltninger ikke falder inden for anvendelsesområdet for en indkaldelse af forslag.
De tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra f), skal begrundes behørigt i tilskudsafgørelsen.
2. Ved krisesituationer i tredjelande forstås situationer, hvor der er umiddelbar eller overhængende fare, der truer med at udvikle sig til væbnet konflikt eller med at destabilisere landet. Ved krisesituationer forstås endvidere situationer, som er forårsaget af naturkatastrofer, menneskeskabte kriser såsom krige og andre konflikter eller usædvanlige omstændigheder, der har lignende virkninger, bl.a. i forbindelse med klimaændringer, miljøskader, manglende adgang til energi og naturressourcer eller ekstrem fattigdom.
Artikel 191
Efterfølgende offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 128)
1. Oplysninger om tilskud, som tildeles i løbet af et regnskabsår, offentliggøres i overensstemmelse med artikel 21.
2. Efter den offentliggørelse, som er omhandlet stk. 1, sender Kommissionen på anmodning af Europa-Parlamentet og Rådet disse en rapport om:
a)
antallet af ansøgere i det forløbne år
b)
antallet og procentdelen af accepterede ansøgninger pr. indkaldelse af forslag
c)
procedurens gennemsnitlige varighed fra datoen for afslutningen af indkaldelsen af forslag til tildelingen af tilskud
d)
antallet af tilskud og tilskuddenes størrelse, når forpligtelsen til efterfølgende offentliggørelse blev fraveget i det forløbne år i overensstemmelse med artikel 21, stk. 4.
Artikel 192
Information til ansøgerne
(Finansforordningens artikel 128)
Kommissionen giver ansøgerne information og rådgivning på følgende måder:
a)
den fastsætter fælles standarder for ansøgningsskemaer for tilskud af samme art og overvåger ansøgningsskemaernes størrelse og læsbarhed
b)
den giver potentielle ansøgere information, navnlig via seminarer og tilvejebringelse af håndbøger
c)
den opbevarer faste data for modtagerne i databasen over juridiske enheder, jf. artikel 63.
Artikel 193
Finansiering med midler fra flere særskilte budgetposter
(Finansforordningens artikel 129)
En foranstaltning kan finansieres af forskellige ansvarlige anvisningsberettigede i fællesskab med midler fra flere særskilte budgetposter.
Artikel 194
Tilbagevirkende kraft af finansiering i særligt hastende tilfælde og i forbindelse med konfliktforebyggelse
(Finansforordningens artikel 130)
Inden for anvendelsesområdet for finansforordningens artikel 130, stk. 1, er udgifter, som en tilskudsmodtager har afholdt inden den dato, hvor han har indgivet sin ansøgning, berettiget til EU-finansiering, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
årsagerne til en sådan undtagelse er behørigt begrundet i finansieringsafgørelsen
b)
i finansieringsafgørelsen og tilskudsaftalen eller -afgørelsen fastsættes datoen for støtteberettigelse udtrykkeligt til en dato, som ligger før datoen for indgivelsen af ansøgningen.
Artikel 195
Indgivelse af ansøgninger om tilskud
(Finansforordningens artikel 131)
1. Reglerne for indgivelse af ansøgninger om tilskud fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede, som kan vælge kommunikationsformen. Ansøgninger om tilskud kan indgives pr. brev eller elektronisk.
Det valgte kommunikationsmiddel skal være ikke-diskriminerende og må ikke begrænse ansøgernes adgang til tildelingsproceduren.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
hvert bud indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
dataintegriteten skal sikres
c)
forslagenes fortrolighed skal bevares
d)
personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til tredje afsnit, litra c), gennemgår den ansvarlige anvisningsberettigede først ansøgningerne efter udløbet af fristen for indgivelse af ansøgninger.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan kræve, at ansøgninger, der er indgivet elektronisk, forsynes med en avanceret elektronisk signatur, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF (19).
2. Når den ansvarlige anvisningsberettigede tillader elektronisk indgivelse af ansøgninger, skal de anvendte redskaber og deres tekniske karakteristika være ikke-diskriminerende, almindeligt tilgængelige og kompatible med almindeligt anvendte produkter inden for informations- og kommunikationsteknologi. Oplysninger vedrørende de specifikationer, der er nødvendige for indgivelse af ansøgninger, herunder kryptering, stilles til rådighed for ansøgerne.
Endvidere skal systemerne for elektronisk modtagelse af ansøgninger garantere sikkerhed og fortrolighed. De skal også garantere, at det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af ansøgningerne kan fastlægges præcist.
3. Når ansøgningerne indgives pr. brev, kan ansøgerne indgive deres ansøgninger på en af følgende måder:
a)
pr. post eller med kurertjeneste, i hvilke tilfælde det i indkaldelsen af forslag præciseres, at det er afsendelsesdatoen, der er afgørende, dokumenteret ved postvæsenets stempel eller datoen for beviset for aflevering
b)
ved aflevering i institutionens lokaler, enten af ansøgeren selv eller af dennes befuldmægtigede; i så fald angives det i indkaldelsen af forslag, hvilken tjenestegren buddene skal afleveres i mod dateret og underskrevet kvittering.
KAPITEL 3
Tildelingsprocedure
Artikel 196
Indholdet af ansøgninger om tilskud
(Finansforordningens artikel 131)
1. Ansøgninger indgives på det skema, der er fastlagt i henhold til de fælles standarder, som er fastsat i medfør af artikel 192, litra a), og som stilles til rådighed af de ansvarlige anvisningsberettigede, og i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat i basisretsakten og indkaldelsen af forslag.
Den dokumentation, der er omhandlet i finansforordningens artikel 131, stk. 3, andet afsnit, kan specielt bestå af driftsregnskabet og balancen for det seneste regnskabsår, for hvilket regnskabet er afsluttet.
2. I det anslåede budget for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, der vedlægges ansøgningen, skal der være ligevægt mellem udgifter og indtægter, med forbehold af hensættelser for uforudsete udgifter eller mulige udsving i valutakurserne, som kan tillades i behørigt begrundede tilfælde, og de anslåede støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller arbejdsprogrammet skal angives.
3. Når ansøgningen vedrører tilskud til en foranstaltning, hvor beløbet overstiger 750 000 EUR, eller driftstilskud, som overstiger 100 000 EUR, skal der fremlægges en revisionsrapport udarbejdet af en autoriseret ekstern revisor. Heri godkendes regnskabet for det seneste disponible regnskabsår.
Første afsnit i dette stykke finder kun anvendelse i forbindelse med den første ansøgning, som en bestemt tilskudsmodtager indgiver til en ansvarlig anvisningsberettiget i løbet af ét og samme regnskabsår.
Når det drejer sig om aftaler mellem Kommissionen og flere tilskudsmodtagere, gælder de beløbsgrænser, som er fastsat i første afsnit, for hver enkelt tilskudsmodtager.
Når det drejer sig om de partnerskaber, der er omhandlet i artikel 178, skal den revisionsrapport, der er omhandlet i første afsnit af dette stykke, som skal omfatte de to seneste disponible regnskabsår, være fremlagt inden underskrivelsen af rammepartnerskabsaftalen eller meddelelsen af rammepartnerskabsafgørelsen.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan afhængigt af en risikovurdering undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge den i første afsnit nævnte revisionsrapport opfyldt for uddannelsesinstitutioner og, når der er tale om aftaler med flere tilskudsmodtagere, for tilskudsmodtagere, mellem hvilke der består et solidarisk og fælles ansvar, eller som ikke har noget finansielt ansvar.
Første afsnit i dette stykke finder ikke anvendelse på offentlige organer og de internationale organisationer, der er omhandlet i artikel 43.
4. Ansøgeren skal angive kilderne til og størrelsen af de EU-midler, som den pågældende i samme regnskabsår har modtaget eller ansøgt om til den samme foranstaltning eller en del af foranstaltningen eller til driften, samt alle andre midler, som ansøgeren har modtaget eller ansøgt om til den samme foranstaltning.
Artikel 197
Bevis for, at der ikke foreligger en udelukkelsessituation
(Finansforordningens artikel 131)
Ansøgerne skal afgive en erklæring på tro og love om, at de ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 131, stk. 4, litra a) og b). Den ansvarlige anvisningsberettigede kan på grundlag af en risikovurdering kræve, at valgte ansøgere tilvejebringer den dokumentation, der er omhandlet i artikel 143. Når den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om det, skal de valgte ansøgere fremlægge denne dokumentation, medmindre den ansvarlige anvisningsberettigede anerkender, at dette er fysisk umuligt, eller sådan dokumentation allerede er fremlagt i forbindelse med en anden tilskuds- eller udbudsprocedure, forudsat at dokumenterne ikke er mere end et år gamle at regne fra udstedelsesdatoen.
Artikel 198
Ansøgere, der ikke er juridiske personer
(Finansforordningens artikel 131)
Når en ansøgning om tilskud indgives af en ansøger, der ikke er en juridisk person, jf. finansforordningens artikel 131, stk. 2), skal denne ansøgers repræsentanter bevise, at de har beføjelser til at påtage sig retlige forpligtelser på ansøgerens vegne, og at ansøgeren har en finansiel og operationel kapacitet, der svarer til juridiske personers.
Artikel 199
Enheder, der tilsammen udgør én ansøger
(Finansforordningens artikel 131)
Når flere enheder opfylder kriterierne for at ansøge om tilskud og tilsammen udgør én enhed, kan den ansvarlige anvisningsberettigede behandle den pågældende enhed som én ansøger, forudsat at de enheder, som deltager i den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram som en del af ansøgeren, identificeres i ansøgningen.
Artikel 200
Økonomiske og administrative sanktioner
(Finansforordningens artikel 131)
Ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldige i uregelmæssigheder eller svig, kan pålægges økonomiske og/eller administrative sanktioner på de betingelser, der er fastsat i artikel 145.
Modtagere, som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan også pålægges sådanne økonomiske og/eller administrative sanktioner.
Artikel 201
Kriterier for støtteberettigelse
(Finansforordningens artikel 131)
1. Kriterierne for støtteberettigelse offentliggøres i indkaldelsen af forslag.
2. I kriterierne for støtteberettigelse fastsættes betingelserne for deltagelse i en indkaldelse af forslag. Disse kriterier fastsættes under hensyntagen til målene for foranstaltningen og skal overholde principperne om gennemsigtighed og ikke-forskelsbehandling.
Artikel 202
Udvælgelseskriterier
(Finansforordningens artikel 132, stk. 1)
1. Udvælgelseskriterierne, der offentliggøres i indkaldelsen af forslag, gør det muligt at vurdere ansøgerens finansielle og tekniske kapacitet til at gennemføre den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram.
2. Ansøgeren skal råde over stabile finansieringskilder, som er tilstrækkelige til, at han kan opretholde sine aktiviteter i hele den periode, hvor foranstaltningen gennemføres, eller i hele det regnskabsår, hvortil der ydes tilskud, og til, at han kan deltage i finansieringen heraf. Han skal råde over de faglige kompetencer og kvalifikationer, der er nødvendige for, at han kan fuldføre den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram, medmindre andet udtrykkeligt er fastsat i basisretsakten.
3. Den finansielle og tekniske kapacitet kontrolleres især på grundlag af en analyse af den i artikel 196 nævnte dokumentation, som den ansvarlige anvisningsberettigede har anmodet om i indkaldelsen af forslag.
Er der ikke i indkaldelsen af forslag anmodet om dokumentation, og er den ansvarlige anvisningsberettigede i tvivl om ansøgernes finansielle og tekniske kapacitet, skal han anmode dem om at fremlægge alle relevante dokumenter.
I forbindelse med de partnerskaber, der er omhandlet i artikel 178, foretages denne kontrol inden underskrivelsen af rammepartnerskabsaftalen eller meddelelsen af rammepartnerskabsafgørelsen.
Artikel 203
Tildelingskriterier
(Finansforordningens artikel 132, stk. 2)
1. Tildelingskriterierne offentliggøres i indkaldelsen af forslag.
2. Tildelingskriterierne udformes således, at de gør det muligt at yde tilskud enten til de foranstaltninger, der maksimerer den samlede effektivitet af det EU-program, som de sikrer gennemførelsen af, eller til organer, hvis arbejdsprogram sigter mod samme mål. Kriterierne fastsættes desuden på en sådan måde, at de sikrer en forsvarlig forvaltning af Unionens midler.
Tildelingskriterierne skal anvendes på en sådan måde, at det er muligt at udvælge foranstaltninger eller arbejdsprogrammer, der sikrer overholdelsen af Kommissionens mål og prioriteter og garanterer, at Unionens bidrag til finansieringen er synligt.
3. Tildelingskriterierne defineres på en sådan måde, at det senere er muligt at foretage en evaluering.
Artikel 204
Evaluering af ansøgninger og tildeling af tilskud
(Finansforordningens artikel 133)
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede udpeger et udvalg til evaluering af forslagene, medmindre Kommissionen træffer anden beslutning i forbindelse med et specifikt sektorprogram.
Udvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden. For at undgå enhver interessekonflikt er disse personer omfattet af de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i nærværende forordnings artikel 72, samt i de bemyndigede organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 and 208, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan beslutte at lade udvalget bistå af eksterne eksperter. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse eksperter overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal i givet fald opdele processen i flere faser. Reglerne for processen skal meddeles i indkaldelsen af forslag.
Når en indkaldelse af forslag fastsætter, at forslag indgives i to faser, anmodes kun de ansøgere, hvis forslag opfylder evalueringskriterierne for første fase, om at indgive et komplet forslag i anden fase.
Når en indkaldelse af forslag fastsætter, at evalueringen foregår i to faser, går kun forslag, der godkendes i første fase på grundlag af en evaluering i forhold til et begrænset sæt kriterier, videre til evalueringen i anden fase.
De ansøgere, hvis forslag afvises i en hvilken som helst fase, underrettes i overensstemmelse med finansforordningens artikel 133, stk. 3.
Hver af de efterfølgende faser i proceduren skal være klart adskilt fra den foregående fase.
De samme dokumenter og oplysninger kræves kun fremlagt én gang i den samme procedure.
3. Evalueringsudvalget eller i givet fald den ansvarlige anvisningsberettigede kan opfordre en ansøger til at fremsende supplerende oplysninger eller præcisere de bilag, som er fremlagt i forbindelse med ansøgningen, forudsat at disse oplysninger eller præciseringer ikke i væsentlig grad ændrer forslaget. I tilfælde af indlysende materielle fejl kan evalueringsudvalget eller den anvisningsberettigede kun undlade at gøre dette i behørigt begrundede tilfælde, jf. finansforordningens artikel 96. Den anvisningsberettigede fører passende registre over kontakterne med ansøgerne under proceduren.
4. Når evalueringsudvalget har afsluttet sit arbejde, underskriver dets medlemmer en protokol herom, hvori alle de gennemgåede forslag opregnes, deres kvaliteter vurderes, og det angives, hvilke forslag der vil kunne modtage tilskud. Protokollerne kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan autentificeres tilstrækkeligt.
I protokollen opstilles eventuelt en rangordning af de gennemgåede forslag, og der opstilles anbefalinger for det maksimale beløb til tildeling og eventuelle ikke-materielle tilpasninger af tilskudsansøgningen.
Protokollen opbevares som dokumentation.
5. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan opfordre en ansøger til at tilpasse forslaget i lyset af evalueringsudvalgets anbefalinger. Den ansvarlige anvisningsberettigede fører passende registre over kontakterne med ansøgerne under proceduren.
Den ansvarlige anvisningsberettigede træffer efter evalueringen sin afgørelse, der skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
hvad afgørelsen drejer sig om, og det samlede beløb, som denne vedrører
b)
de valgte ansøgeres navne, foranstaltningernes betegnelser, de tildelte beløb og en begrundelse for dette valg, også i tilfælde af, at det afviger fra evalueringsudvalgets udtalelse
c)
navnene på eventuelle afviste ansøgere og grundene til, at de er blevet afvist.
6. Stk. 1, 2 og 4 i denne artikel er ikke obligatoriske for tildeling af tilskud i henhold til nærværende forordnings artikel 190 og finansforordningens artikel 125, stk. 7.
Artikel 205
Information til ansøgerne
(Finansforordningens artikel 133)
Afviste ansøgere informeres om resultatet af evalueringen af deres ansøgning hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 15 kalenderdage efter, at oplysningerne er sendt til de valgte ansøgere.
KAPITEL 4
Betaling og kontrol
Artikel 206
Forfinansieringsgaranti
(Finansforordningens artikel 134)
1. For at formindske de finansielle risici i forbindelse med udbetaling af forfinansiering kan den ansvarlige anvisningsberettigede på grundlag af en risikovurdering kræve, at tilskudsmodtageren stiller en forhåndsgaranti på op til samme beløb som forfinansieringen, undtagen for tilskud med meget lav værdi, eller opdele betalingen i flere trancher.
2. Når der kræves en garanti, skal den vurderes og accepteres af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Garantien skal dække en periode, der er tilstrækkelig lang til, at garantien kan aktiveres.
3. Garantien skal stilles af en bank eller et pengeinstitut, der er godkendt og etableret i en af medlemsstaterne. Når tilskudsmodtageren er etableret i et tredjeland, kan den ansvarlige anvisningsberettigede acceptere, at en bank eller et pengeinstitut, der er etableret i dette land, stiller en sådan garanti, hvis han mener, at denne garanti giver den samme sikkerhed og har de samme karakteristika som garantier stillet af en bank eller et pengeinstitut, der er etableret i en medlemsstat.
Den garanti, der er omhandlet i første afsnit, kan på anmodning af tilskudsmodtageren erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af en tredjemand eller af en garanti med uigenkaldelig og ubetinget solidarisk hæftelse stillet af flere tilskudsmodtagere, der er part i samme tilskudsaftale eller -afgørelse, efter at den ansvarlige anvisningsberettigede har givet sin accept.
Garantien stilles i euro.
Den sikrer, at banken eller pengeinstituttet, tredjemand eller de øvrige tilskudsmodtagere indtræder som uigenkaldelige selvskyldnerkautionister eller hæfter umiddelbart for tilskudsmodtagerens forpligtelser.
4. Garantien frigøres i takt med, at forfinansieringen afsluttes ved modregning i mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen til tilskudsmodtageren, på de betingelser, der er fastsat i tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
Artikel 207
Bilag vedrørende betalingsanmodninger
(Finansforordningens artikel 135)
1. For hvert tilskud kan forfinansieringen opdeles i flere trancher i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
Udbetaling af hele den nye forfinansieringsbetaling forudsætter, at den foregående forfinansiering er udnyttet med mindst 70 % af dens samlede beløb.
Hvis den foregående forfinansiering er udnyttet med under 70 %, nedsættes den nye udbetaling af forfinansiering med den ikke udnyttede del af den foregående forfinansiering.
Ved anmodning om en ny udbetaling fremlægger tilskudsmodtageren en opgørelse over de udgifter, han har afholdt.
2. Tilskudsmodtageren erklærer på tro og love, at oplysningerne i hans betalingsanmodninger er fuldstændige, troværdige og retvisende, jf. dog artikel 110. Han erklærer også, at de afholdte omkostninger kan betragtes som støtteberettigede i henhold til tilskudsaftalen eller -afgørelsen, og at betalingsanmodningerne er underbygget af passende bilag, som kan kontrolleres.
3. I forbindelse med enhver udbetaling kan den ansvarlige anvisningsberettigede på grundlag af en risikovurdering kræve en attest for årsregnskaberne for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet og de underliggende regnskaber, udarbejdet af en autoriseret ekstern revisor eller, når der er tale om offentlige organer, af en kompetent uafhængig offentligt ansat. Attesten skal vedlægges som bilag til betalingsanmodningen. Attesten skal i overensstemmelse med en metode, som den ansvarlige anvisningsberettigede har godkendt, og på grundlag af vedtagne procedurer i overensstemmelse med internationale standarder attestere, at de omkostninger, som tilskudsmodtageren har opført i de årsregnskaber, som betalingsanmodningen er baseret på, er reelle, registreret korrekt og støtteberettigede i henhold til tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
I konkrete og behørigt begrundede tilfælde kan den ansvarlige anvisningsberettigede anmode om attesten i form af en udtalelse eller et andet format i overensstemmelse med internationale standarder.
Attesten for årsregnskaberne og de underliggende regnskaber er obligatorisk for mellemliggende betalinger og for betaling af saldoen i følgende tilfælde:
a)
tilskud til et foranstaltning, for hvilken det tilskud, som er tildelt i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), er på 750 000 EUR eller derover, når de kumulerede beløb for betalingsanmodningerne i den form er på mindst 325 000 EUR
b)
driftstilskud, for hvilke det beløb, som er tildelt i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), er på 100 000 EUR eller derover.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan desuden på grundlag af en risikovurdering undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge en sådan attest om årsregnskaberne og de underliggende regnskaber opfyldt, når der er tale om:
a)
offentlige organer og de i artikel 43 omhandlede internationale organisationer
b)
modtagere af tilskud i forbindelse med humanitær bistand, civilbeskyttelsesindsats og kriseforvaltning, medmindre der er tale om betaling af saldoen
c)
når der er tale om betaling af saldoen, modtagere af tilskud i forbindelse med humanitær bistand, når disse har underskrevet en rammepartnerskabsaftale eller fået meddelt en rammepartnerskabsafgørelse, jf. artikel 178, og der er indført et kontrolsystem, som giver tilsvarende garantier for disse betalinger
d)
modtagere af flere tilskud, som har fremlagt en uafhængig attestering, der giver tilsvarende garantier for kontrolsystemerne og den metode, som de har brugt til at udarbejde deres krav.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan også undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge en attest om årsregnskaberne og de underliggende regnskaber opfyldt, når en revision, som giver tilsvarende sikkerhed for de angivne udgifter, er blevet eller vil blive foretaget direkte af Kommissionens egne ansatte eller et organ, som er bemyndiget til at gøre dette på Kommissionens vegne.
Ved aftaler mellem Kommissionen og flere tilskudsmodtagere finder beløbsgrænserne i tredje afsnit, litra a) og b), anvendelse på de enkelte tilskudsmodtagere.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan på grundlag af en risikovurdering anmode om en operationel kontrolrapport, som er udarbejdet af en uafhængig tredjemand, der er godkendt af den ansvarlige anvisningsberettigede, til støtte for betalinger. Når den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om en kontrolrapport, skal denne vedlægges som bilag til betalingsanmodningen, og de dermed forbundne omkostninger er støtteberettigede på samme betingelser som omkostningerne vedrørende revisionspåtegninger, jf. finansforordningens artikel 126. Kontrolrapporten skal fastslå, at den operationelle kontrol er udført i overensstemmelse med en metode, som er godkendt af den ansvarlige anvisningsberettigede, og om foranstaltningen eller arbejdsprogrammet rent faktisk blev gennemført i overensstemmelse med de betingelser, som er fastsat i tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
Artikel 208
Suspension og reduktion af tilskud
(Finansforordningens artikel 135)
1. Gennemførelsen af tilskudsaftalen eller -afgørelsen, en tilskudsmodtagers deltagelse i gennemførelsen heraf eller betalinger kan suspenderes for at undersøge, om formodede væsentlige fejl eller uregelmæssigheder eller svig eller misligholdelse rent faktisk er begået. Hvis formodningen viser sig ubegrundet, genoptages gennemførelsen så hurtigt som muligt.
2. Hvis den godkendte foranstaltning eller det godkendte arbejdsprogram ikke gennemføres eller ikke gennemføres korrekt, fuldt ud og til tiden, reducerer eller inddriver den anvisningsberettigede tilskuddet forholdsmæssigt afhængigt af fasen i proceduren, forudsat at tilskudsmodtageren har fået mulighed for at fremsætte bemærkninger.
KAPITEL 5
Gennemførelse
Artikel 209
Kontrakter som led i gennemførelsen
(Finansforordningens artikel 137)
1. Uden at dette berører anvendelsen af direktiv 2004/18/EF, skal tilskudsmodtagen, hvis gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet kræver, at der indgås en indkøbskontrakt, tildele kontrakten til det økonomisk mest fordelagtige bud eller i givet fald til det laveste bud, idet interessekonflikter undgås.
2. Hvis gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet kræver, at der indgås en indkøbskontrakt med en værdi på over 60 000 EUR, kan den ansvarlige anvisningsberettigede kræve, at tilskudsmodtagen overholder særlige regler ud over de i stk. 1 anførte regler.
Disse særlige regler skal være baseret på regler i finansforordningen og fastlægges under hensyntagen til værdien af de pågældende kontrakter, EU-bidragets relative størrelse i forhold til de samlede omkostninger til foranstaltningen og risikoen. De særlige regler medtages i tilskudsafgørelsen eller -aftalen.
Artikel 210
Finansiel støtte til tredjemand
(Finansforordningens artikel 137)
Hvis de mål eller resultater, som skal nås, er fastsat tilstrækkelig præcist i de betingelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 137, stk. 1, kan skønsmargenen kun anses for at være fjernet, hvis tilskudsafgørelsen eller -aftalen også præciserer følgende:
a)
maksimumsbeløbet for den finansielle støtte, som kan betales til tredjemand, som ikke kan overstige 60 000 EUR, undtagen når den finansielle støtte er hovedformålet med foranstaltningen, og kriterierne for fastsættelse af det præcise beløb
b)
de forskellige former for aktiviteter, som der kan ydes en sådan finansiel støtte til, på grundlag af en fast liste
c)
en definition af de personer eller kategorier af personer, som kan modtage en sådan finansiel støtte, og kriterierne for tildeling af støtten.
AFSNIT VII
PRISER
Artikel 211
Programmering
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. Hver ansvarlig anvisningsberettiget udarbejder et årligt eller flerårigt arbejdsprogram for priser. Arbejdsprogrammet vedtages af institutionen og offentliggøres på den pågældende institutions hjemmeside hurtigst muligt og senest den 31. marts i gennemførelsesåret.
I arbejdsprogrammet anføres den periode, det omfatter, basisretsakten, hvis en sådan findes, de mål, der forfølges, de forventede resultater og den vejledende tidsplan for konkurrencerne med det vejledende beløb for priserne.
Arbejdsprogrammet skal desuden indeholde de oplysninger, som er anført i artikel 94, for at afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet kan betragtes som finansieringsafgørelsen for priserne for det pågældende år.
2. Enhver væsentlig ændring af arbejdsprogrammet skal også vedtages og offentliggøres som fastsat i stk. 1.
Artikel 212
Konkurrenceregler
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. I konkurrencereglerne fastlægges følgende:
a)
betingelserne for deltagelse, som mindst skal:
i)
fastsætte kriterierne for deltagelse
ii)
om nødvendigt fastsætte de nærmere regler og fristen for registrering af deltagere og for indgivelse af bidrag på de betingelser, som er fastsat i stk. 2
iii)
indeholde bestemmelser om udelukkelse af deltagere, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, 108 og 109
iv)
fastsætte, at deltagerne bærer det fulde ansvar i tilfælde af krav vedrørende de aktiviteter, der gennemføres som led i konkurrencen
v)
fastsætte, at vinderne skal acceptere Kommissionens, OLAF's og Revisionsrettens kontrol og revision og de offentliggørelsesforpligtelser, som er fastlagt i reglerne for konkurrencen
vi)
anføre, at EU-lovgivningen er den lovgivning, som konkurrencen er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i konkurrencereglerne
vii)
præcisere, hvilken domstol eller voldgiftsret der er kompetent til at behandle tvister
viii)
angive, at deltagere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået uregelmæssigheder eller svig, kan pålægges økonomiske og/eller administrative sanktioner, der står i forhold til værdien af de pågældende priser, på de betingelser, der er fastsat i artikel 145
b)
tildelingskriterierne, som skal gøre det muligt at vurdere bidragenes kvalitet med hensyn til de forfulgte mål og de forventede resultater og objektivt at afgøre, om bidragene kan betragtes som vindere
c)
prisens eller prisernes størrelse
d)
de nærmere regler for udbetaling af priserne til vinderne efter tildelingen.
I forbindelse med første afsnit, litra a), nr. i), kan modtagere af EU-tilskud deltage, medmindre andet er anført i konkurrencereglerne.
I forbindelse med første afsnit, litra a), nr. vi), kan der gøres en undtagelse i tilfælde af, at internationale organisationer deltager.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede vælger kommunikationsmidler til indgivelse af bidrag, som er ikke-diskriminerende, og som på ingen måde begrænser deltagernes adgang til konkurrencen.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
at hvert bidrag indeholder alle oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
at dataintegriteten sikres
c)
at bidragenes fortrolighed sikres
d)
at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
3. Konkurrencereglerne kan fastsætte betingelserne for aflysning af konkurrencen, navnlig når dens mål ikke kan opfyldes, eller når en juridisk eller fysisk person, som ikke opfylder betingelserne for deltagelse, ville kunne betragtes som vinderen.
4. Konkurrencereglerne offentliggøres på EU-institutionernes hjemmeside. Ud over offentliggørelse på hjemmesiden kan konkurrencereglerne også offentliggøres på enhver anden hensigtsmæssig måde, herunder i Den Europæiske Unions Tidende, når det er nødvendigt for at informere potentielle deltagere yderligere. De kan offentliggøres fra vedtagelsen af den finansieringsafgørelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 84, herunder i løbet af det år, som går forud for gennemførelsen af budgettet. Enhver ændring af indholdet i konkurrencereglerne skal også offentliggøres på de samme betingelser.
Artikel 213
Efterfølgende offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. Oplysninger om priser, som tildeles i løbet af et regnskabsår, offentliggøres årligt i overensstemmelse med artikel 21.
2. Efter den offentliggørelse, der er omhandlet i stk. 1, sender Kommissionen på anmodning af Europa-Parlamentet og Rådet disse en rapport om:
a)
antallet af deltagere i det forløbne år
b)
antallet af deltagere og procentdelen af valgte bidrag pr. konkurrence
c)
en liste over de eksperter, som har deltaget i panelet i det seneste år, sammen med oplysninger om, hvilken procedure der er anvendt ved udvælgelsen af eksperterne.
Artikel 214
Vurdering
(Finansforordningens artikel 138, stk. 3)
1. Med henblik på at vurdere bidragene udpeger den ansvarlige anvisningsberettigede et panel bestående af mindst tre eksperter, som kan være eksterne eksperter eller personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, undtagen i repræsentationerne eller de lokale organer, der er omhandlet i nærværnede forordnings artikel 72, og de bemyndigede organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, hvis der ikke findes særskilte afdelinger.
De eksperter, der er omhandlet i første afsnit, skal opfylde kravene om interessekonflikter i finansforordningens artikel 57.
Eksterne eksperter skal erklære, at de ikke befinder sig i en interessekonflikt på tidspunktet for udpegelsen, og at de forpligter sig til at underrette den anvisningsberettigede, hvis der opstår en interessekonflikt under vurderingsproceduren.
2. Når medlemmerne af panelet har afsluttet deres arbejde, underskriver de en protokol herom, hvori alle de gennemgåede bidrag opregnes, deres kvaliteter vurderes og det angives, til hvilke bidrag der kan tildeles priser. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan autentificeres tilstrækkeligt.
Den protokol, der er omhandlet i første afsnit, opbevares som dokumentation.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede afgør derefter, om priserne skal uddeles. I afgørelsen anføres desuden følgende:
a)
formålet med og det samlede beløb for eventuelt tildelte priser
b)
navnene på eventuelle vindende deltagere, det beløb, som er tildelt hver af de vindende deltagere, og grundene til valget
c)
navnene på eventuelle afviste deltagere og grundene til, at de er blevet afvist.
Artikel 215
Information og underretning
(Finansforordningens artikel 138, stk. 3)
1. Deltagerne informeres om resultatet af vurderingen af deres bidrag hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 15 kalenderdage efter, at den anvisningsberettigede har truffet tildelingsafgørelsen.
2. Den vindende deltager underrettes om afgørelsen om tildeling af prisen, som udgør den retlige forpligtelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 86.
AFSNIT VIII
FINANSIELLE INSTRUMENTER
Artikel 216
Udvælgelsen af enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
1. Med henblik på gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning skal Kommissionen indhente beviser for, at den bemyndigede enhed opfylder kravene i finansforordningens artikel 60, stk. 2. Når disse beviser er indhentet, er de gyldige for den pågældende enheds eventuelle fremtidige gennemførelse af finansielle instrumenter, medmindre der er foretaget væsentlige ændringer i de bemyndigede enheders systemer, regler og procedurer, som er omfattet af disse krav.
2. Med henblik på udvælgelsen af enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter i henhold til finansforordningens artikel 61, stk. 2, offentliggør Kommissionen en indkaldelse til potentielle bemyndigede enheder. Indkaldelsen skal omfatte udvælgelses- og tildelingskriterierne.
Den indkaldelse, der er omhandlet i første afsnit, skal også angive, om den bemyndigede enhed skal anvende sine egne finansielle midler til det specifikke finansielle instrumenter eller dele risikoen. Når dette angives, og når det er nødvendigt at undgå en eventuel interessekonflikt, anføres det også i indkaldelsen, at den bemyndigede enhed skal foreslå foranstaltninger vedrørende afpasning af interesser, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 2. Foranstaltningerne vedrørende afpasning af interesser skal medtages i aftalen om det specifikke finansielle instrument.
Kommissionen indleder en dialog med de enheder, som opfylder udvælgelseskriterierne, på en gennemsigtig og objektiv måde, idet interessekonflikter udngås. Efter dialogen underskriver Kommissionen delegationsaftaler med den eller de enheder, som har indgivet de økonomisk mest fordelagtige forslag, som i givet fald omfatter deres bidrag med egne finansielle midler eller risikodeling.
3. Kommissionen kan indlede direkte forhandlinger med potentielle bemyndigede enheder, inden den underskriver delegationsaftaler, når den bemyndigede enhed er identificeret i den relevante basisretsakt eller anført i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iii), eller i behørigt begrundede og tilstrækkelig dokumenterede undtagelsestilfælde, navnlig når:
a)
der ikke blev indgivet egnede forslag efter en indkaldelse til potentielle bemyndigede enheder
b)
finansielle instrumenter med særlige karakteristika kræver en særlig type bemyndiget enhed på grund af dennes tekniske kompetence, dens høje specialiseringsgrad eller dens administrative beføjelser
c)
tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives Unionen, gør det umuligt at overholde proceduren i stk. 2.
Artikel 217
Indholdet af delegationsaftaler med enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
Ud over kravene i artikel 40 skal delegationsaftaler med enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter, omfatte passende regler for at sikre, at principperne og betingelserne i finansforordningens artikel 140 overholdes. Delegationsaftalerne skal navnlig indeholde:
a)
en beskrivelse af det finansielle instrument, herunder dets investeringsstrategi eller -politik, de typer støtte, der ydes, kriterierne for støtteberettigelse for finansielle formidlere og slutmodtagere samt yderligere operative krav, der gennemfører politikmålene for instrumentet
b)
kravene til et målinterval af værdier for løftestangseffekten
c)
en definition af ikke-støtteberettigede aktiviteter og udelukkelseskriterier
d)
bestemmelser, som sikrer afpasning af interesser og imødegår mulige interessekonflikter
e)
bestemmelser om udvælgelse af finansielle formidlere, jf. finansforordningens artikel 139, stk. 4, andet afsnit, og i givet fald om oprettelse af særlige investeringsmekanismer
f)
bestemmelser om det ansvar, som påhviler den bemyndigede enhed og andre enheder, der deltager i gennemførelsen af det finansielle instrument
g)
bestemmelser om bilæggelse af tvister
h)
bestemmelser om styring af det finansielle instrument
i)
bestemmelser om anvendelse og genanvendelse af Unionens bidrag i overensstemmelse med finansforordningens artikel 140, stk. 6
j)
bestemmelser om forvaltning af bidragene fra Unionen og af forvaltningskonti, herunder modpartsrisici, acceptable likviditetstransaktioner, de berørte parters ansvar, korrektionsforanstaltninger i tilfælde af for store saldi på forvaltningskonti, opbevaring af dokumentation og rapportering
k)
bestemmelser om aflønning af den bemyndigede enhed, herunder satser for forvaltningsgebyrer, og beregning og betaling af forvaltningsomkostninger og -gebyrer til de bemyndigede enheder i henhold til artikel 218
l)
i givet fald bestemmelser om rammebetingelser for bidragene fra de fonde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 175, navnlig Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, Den Europæiske Socialfond, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne og den kommende Fiskerifond (i det følgende benævnt »FSR-fondene«)
m)
bestemmelser om varigheden, muligheden for forlængelse og afslutningen af det finansielle instrument, herunder betingelserne for afslutning før aftalt tid og i givet fald exitstrategier
n)
bestemmelser om overvågning af gennemførelsen af støtte til finansielle formidlere og slutmodtagere, herunder de finansielle formidleres rapportering
o)
i givet fald typen og arten af eventuelle dækningstransaktioner, jf. artikel 219.
Artikel 218
Forvaltningsomkostninger og -gebyrer til bemyndigede enheder
(Finansforordningens artikel 139)
1. Kommissionen aflønner de bemyndigede enheder for gennemførelsen af et finansielt instrument gennem resultatbaserede gebyrer, godtgørelse af ekstraordinære udgifter og, når den bemyndigede enhed varetager likviditetsstyringen for det finansielle instrument, likviditetsstyringsgebyrer.
2. De resultatbaserede gebyrer omfatter administrationsgebyrer, som aflønner den bemyndigede enhed for det arbejde, den udfører i forbindelse med gennemførelsen af et finansielt instrument. I givet fald kan de også omfatte politikrelaterede incitamenter for at fremme opfyldelsen af politikmålene eller incitamenter vedrørende det finansielle instruments økonomiske resultater.
Artikel 219
Særlige regler for forvaltningskonti ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
1. Enheder, der har fået overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter, kan åbne forvaltningskonti som omhandlet i finansforordningens artikel 68, stk. 7, i deres eget navn og udelukkende på Kommissionens vegne. De bemyndigede enheder sender den ansvarlige tjenestegren i Kommissionen de tilsvarende kontoudtog.
2. Forvaltningskontiene skal have en passende likviditet, og aktiverne på disse forvaltningskonti skal forvaltes i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning under overholdelse af passende tilsynsregler i overensstemmelse med finansforordningens artikel 140, stk. 7.
3. I forbindelse med gennemførelsen af finansielle instrumenter må de bemyndigede enheder ikke foretage dækningstransaktioner i spekulationsøjemed. Eventuelle dækningstransaktioners type og art skal på forhånd godkendes af Kommissionen og medtages i de delegationsaftaler, der er omhandlet i artikel 217.
Artikel 220
Finansielle instrumenter, som gennemføres direkte
(Finansforordningens artikel 139)
1. I undtagelsestilfælde kan finansielle instrumenter i medfør af finansforordningens artikel 139, stk. 4, gennemføres direkte på følgende måder:
a)
gennem en særlig investeringsmekanisme, som Kommissionen deltager i sammen med andre offentlige eller private investorer med henblik på at øge løftestangseffekten af Unionens bidrag
b)
gennem lån, garantier, kapitalandele og andre risikodelingsinstrumenter end investeringer i særlige investeringsmekanismer, som stilles til rådighed for slutmodtagerne direkte eller gennem finansielle formidlere.
2. I forbindelse med gennemførelsen af finansielle instrumenter må Kommissionen ikke foretage dækningstransaktioner i spekulationsøjemed. Eventuelle dækningstransaktioners type og art skal på forhånd godkendes af Kommissionen og medtages i aftalerne med de enheder, der gennemfører det finansielle instrument.
Artikel 221
Udvælgelse af finansielle formidlere, forvaltere af særlige investeringsmekanismer og slutmodtagere
(Finansforordningens artikel 139)
1. Når Kommissionen gennemfører finansielle instrumenter direkte eller indirekte gennem særlige investeringsmekanismer, skal disse mekanismer oprettes i henhold til en medlemsstats lovgivning. De kan også oprettes i henhold til lovgivningen i et land, som ikke er en medlemsstat, når det drejer sig om foranstaltninger udadtil. Forvalterne af disse mekanismer skal ved lov eller kontrakt være forpligtet til at handle med den omhu, som kræves af en professionel forvalter, og i god tro.
2. Forvalterne af de særlige investeringsmekanismer som omhandlet i stk. 1 og finansielle formidlere eller slutbrugere af de finansielle instrumenter udvælges under hensyntagen til arten af det finansielle instrument, som skal gennemføres, de pågældende enheders erfaring og operationelle og finansielle kapacitet og/eller slutmodtagernes projekters økonomiske levedygtighed. Valget skal være gennemsigtigt og objektivt begrundet og må ikke give anledning til interessekonflikter.
3. Der ydes ikke finansiel støtte til forvaltere af særlige investeringsmekanismer, finansielle formidlere og slutmodtagere, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, 108 og 109.
Artikel 222
Betingelser for anvendelse af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter skal rette op på markedsfejl eller -svigt eller suboptimale investeringsforhold og kun yde støtte til slutmodtagere, som anses for at være potentielt økonomisk levedygtige på tidspunktet for Unionens støtte gennem et finansielt instrument.
2. Finansielle instrumenter skal yde støtte til slutmodtagere på en proportional måde. Specielt skal fortrinsbehandling af investorer, som bidrager med saminvestering eller risikodeling, være begrundet, stå i et rimeligt forhold til de risici, som investorerne i et finansielt instrument tager, og være begrænset til det minimum, som er nødvendigt for at sikre deres investering eller risikodeling.
Artikel 223
Løftestangseffekt
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter skal sigte mod at give Unionens bidrag en løftestangseffekt ved at mobilisere en samlet investering, som er større end Unionens bidrag.
EU-midlernes løftstangseffekt svarer til det beløb, der udbetales til de støtteberettigede slutmodtagere, divideret med det beløb, som Unionens bidrag udgør.
2. Målintervallet af værdier for løftstangseffekten baseres på en forudgående vurdering for det tilsvarende finansielle instrument.
Artikel 224
Forudgående vurdering af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter baseres på forudgående vurderinger, som identificerer markedsfejl eller -svigt eller suboptimale investeringsforhold og evaluerer investeringsbehovene i lyset af politikmålene.
2. Den forudgående vurdering skal vise, at de identificerede markedsbehov ikke kan opfyldes på passende vis og i rette tid gennem enten markedsbaserede aktiviteter eller andre typer tiltag fra Unionens side end finansiering via et finansielt instrument, såsom regulering, liberalisering, reform eller andre politiktiltag. Den skal evaluere sandsynligheden af og de mulige omkostninger ved markedsforvridninger og fortrængning af privat finansiering gennem det finansielle instrument og skal pege på, hvordan man kan mindske de negative virkninger af sådanne forvridninger.
3. Den forudgående vurdering skal i overensstemmelse med subsidiaritetsprincippet vise, at et finansielt instrument på unionsniveau opfylder konstaterede markedsbehov mere effektivt end tilsvarende finansielle instrumenter på nationalt eller regionalt plan, herunder de instrumenter, som finansieres af FSR-fondene. Ved vurderingen af værdien af Unionens bidrag tages der hensyn til faktorer såsom vanskelig adgang til finansiering på nationalt plan, navnlig for grænseoverskridende projekter, stordriftsfordele eller stærke demonstrationseffekter i forbindelse med udbredelse af bedste praksis til medlemsstaterne.
4. Den forudgående vurdering skal fastslå, hvordan det finansielle instrument kan gennemføres mest effektivt.
5. Den forudgående vurdering skal også påvise, at det planlagte finansielle instrument er foreneligt med:
a)
nye og eksisterende finansielle instrumenter, således at man undgår uønsket overlapning og opnår synergieffekter og stordriftsfordele
b)
finansielle instrumenter og andre former for offentlig intervention, som vedrører den samme markedssituation, for at undgå uoverensstemmelser og undersøge potentielle synergieffekter.
6. Den forudgående vurdering skal bedømme den planlagte interventions proportionalitet med hensyn til den konstaterede finansieringskløfts størrelse og det planlagte finansielle instruments forventede løftestangseffekt og undersøge yderligere kvalitative virkninger, såsom udbredelse af bedste praksis, effektiv fremme af Unionens politikmål i hele gennemførelseskæden eller adgang til specifik ekspertise hos de aktører, der deltager i gennemførelseskæden.
7. Den forudgående vurdering skal fastsætte et sæt hensigtsmæssige resultatindikatorer for det foreslåede finansielle instrument og præcisere det forventede output og de forventede resultater og virkninger.
8. Der foretages kun en særskilt forudgående vurdering af finansielle instrumenter, når en vurdering, som fuldt ud overholder kriterierne i stk. 1-7, ikke indgår i den forudgående vurdering eller en konsekvensanalyse af et program eller en aktivitet, som er omfattet af en basisretsakt.
Artikel 225
Overvågning af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. For at sikre en harmoniseret overvågning af finansielle instrumenter, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 12, indfører den ansvarlige anvisningsberettigede et overvågningssystem, som skal medvirke til at give rimelig sikkerhed for, at Unionens midler anvendes i overensstemmelse med finansforordningens artikel 32, stk. 2.
2. Overvågningssystemet bruges til at vurdere fremskridtene med gennemførelsen hen imod opfyldelse af politikmålene, som afspejles i de relevante output- og resultatindikatorer, der er fastsat i overenssstemmelse med den forudgående vurdering, og til at analysere, om gennemførelsen overholder de fastsatte krav, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 2, og udgør grundlaget for Kommissionens rapportering i henhold til finansforordningens artikel 38, stk. 5, og artikel 140, stk. 8.
3. I tilfælde af indirekte forvaltning bygger Kommissionens overvågning på de bemyndigede enheders rapporter og regnskaber og på de foreliggende revisioner og den kontrol, som er foretaget af den bemyndigede enhed, under hensyntagen til den bemyndigede enheds forvaltningserklæring og udtalelsen fra det uafhængige revisionsorgan, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5. Kommissionen gennemgår oplysningerne fra de bemyndigede enheder og kan foretage kontrol, bl.a. på stikprøvebasis, på passende gennemførelsesniveauer op til slutmodtagerne.
Den bemyndigede enheds overvågning bygger på de finansielle formidleres rapporter og regnskaber og på de foreliggende revisioner og den kontrol, som er foretaget af den finansielle formidler, under hensyntagen til den finansielle formidlers forvaltningserklæring og udtalelsen fra uafhængige revisorer.
Når der ikke er nogen finansielle formidlere, overvåger den bemyndigede enhed direkte anvendelsen af det finansielle instrument på grundlag af slutmodtagernes rapporter og regnskaber.
Den bemyndigede enhed gennemgår, i givet fald på stikprøvebasis, oplysningerne fra de finansielle formidlere eller slutmodtagerne og gennemfører kontrol i overensstemmelse med den aftale, der er omhandlet i artikel 217.
4. I tilfælde af direkte forvaltning bygger Kommissionens overvågning på de finansielle formidleres og slutmodtagernes rapporter og regnskaber, idet der føres den nødvendige kontrol. Bestemmelserne i stk. 3 finder tilsvarende anvendelse på direkte forvaltning.
5. Aftalerne om gennemførelse af de finansielle instrumenter skal indeholde de bestemmelser, som er nødvendige for anvendelsen af stk. 1-4.
Artikel 226
Behandling af bidrag fra FSR-fondene
(Finansforordningens artikel 140)
1. Der føres særskilte regnskaber for bidrag fra FSR-fondene til finansielle instrumenter, som er oprettet i henhold til finansforordningens afsnit VIII, og som modtager støtte fra FSR-fondene i henhold til de sektorspecifikke regler.
2. Bidrag fra FSR-fondene anbringes på særskilte konti og anvendes i overensstemmelse med målene for de respektive FSR-fonde til foranstaltninger og slutmodtagere, der er forenelige med det eller de programmer, som bidragene kommer fra.
3. Med hensyn til bidrag fra FSR-fondene til finansielle instrumenter, som er oprettet i henhold til finansforordningens afsnit VIII, gælder de sektorspecifikke regler.
AFSNIT IX
REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING
KAPITEL 1
Regnskabsaflæggelse
Artikel 227
Beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret
(Finansforordningens artikel 142)
Beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret skal indeholde en nøjagtig redegørelse for:
a)
hvordan de mål, der er opstillet for regnskabsåret, er virkeliggjort i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
b)
hvordan den finansielle situation er, og hvilke begivenheder der har haft væsentlig indflydelse på regnskabsårets aktiviteter.
Beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning skal være adskilt fra beretningerne om gennemførelsen af budgettet.
Artikel 228
Fravigelse af regnskabsprincipperne
(Finansforordningens artikel 144)
Hvis regnskabsførerne i særlige tilfælde finder, at der er grund til at fravige indholdet i et af de regnskabsprincipper, som er angivet i Unionens regnskabsregler, begrundes og nævnes fravigelsen i de noter til årsregnskabet, der er omhandlet i artikel 232.
Artikel 229
Bilag
(Finansforordningens artikel 144)
1. Hver postering skal være baseret på daterede og nummererede bilag, der er udformet på papir eller et andet medium, som sikrer, at bilaget er troværdigt, og at dets indhold bevares i den periode, der er fastsat i artikel 48.
2. Transaktioner af samme art, der er gennemført på samme sted og i løbet af samme dag, kan dokumenteres ved ét sammenfattende bilag.
Artikel 230
Resultatopgørelsen
(Finansforordningens artikel 145)
Resultatopgørelsen viser regnskabsårets indtægter og udgifter klassificeret efter art.
Artikel 231
Pengestrømsopgørelsen
(Finansforordningens artikel 145)
Pengestrømsopgørelsen viser pengestrømme i regnskabsåret med angivelse af udviklingen i likviditeten mellem årets begyndelse og årets udgang.
Likviditeten udgøres af:
a)
den likvide beholdning
b)
indeståender på anfordringskonti i banker
c)
andre disponible aktiver, der hurtigt kan omsættes til kontanter, og hvis værdi er stabil.
Artikel 232
Noter til årsregnskabet
(Finansforordningens artikel 145)
De noter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 145, er en integreret del af årsregnskabet. Noterne indeholder mindst følgende oplysninger:
a)
regnskabsprincipperne, -reglerne og -metoderne
b)
forklarende noter med yderligere oplysninger, der ikke findes i selve årsregnskabet, men som er nødvendige for at give et retvisende billede.
Artikel 233
Regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen
(Finansforordningens artikel 146)
1. Regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen omfatter:
a)
oplysninger om indtægter, herunder:
i)
ændringer i overslagene over budgettets indtægter
ii)
gennemførelsen af budgettets indtægter
iii)
de fastlagte fordringer
b)
oplysninger, der viser udviklingen i de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger
c)
oplysninger, der viser udnyttelsen af de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger
d)
oplysninger, der viser de udestående forpligtelser, de forpligtelser, som er fremført fra det foregående regnskabsår, og de forpligtelser, som er indgået i regnskabsåret.
2. For så vidt angår oplysningerne om indtægter, vedlægges desuden en opgørelse, der viser fordelingen på medlemsstater af de fordringer vedrørende egne indtægter, for hvilke der er udstedt indtægtsordre, men som ved regnskabsårets udløb endnu ikke er inkasseret.
Artikel 234
Bestemmelser om fremsendelse af regnskaber
(Finansforordningens artikel 148)
De foreløbige regnskaber og de endelige regnskaber, der er omhandlet i finansforordningens artikel 147 og 148, kan fremsendes elektronisk.
KAPITEL 2
Regnskabsføring
Afdeling 1
Organisation på regnskabsområdet
Artikel 235
Organisation på regnskabsområdet
(Finansforordningens artikel 151)
1. Regnskabsføreren for hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, udarbejder og ajourfører dokumentationsmateriale, der beskriver organisation og procedurer på regnskabsområdet for hans egen institution eller hans eget organ.
2. Budgetindtægter og -udgifter registreres i det it-system, der er omhandlet i artikel 236, efter transaktionens økonomiske beskaffenhed enten som løbende indtægter eller udgifter eller som kapital.
Artikel 236
It-systemer
(Finansforordningens artikel 151)
1. Regnskabet føres ved hjælp af et integreret it-system.
2. Regnskabsføring ved hjælp af it-systemer og -undersystemer kræver en fuldstændig beskrivelse af de anvendte systemer og undersystemer.
Beskrivelsen definerer indholdet af alle datafelter og præciserer, hvordan systemet behandler de enkelte transaktioner. Den angiver, hvordan systemet sikrer, at der findes et fuldstændigt revisionsspor for hver enkelt transaktion og for enhver ændring af it-systemerne og -undersystemerne, så det når som helst er muligt at fastslå ændringens art og den person, som har foretaget den.
Beskrivelserne af it-regnskabssystemer og -undersystemer skal angive eventuelle sammenkoblinger mellem disse systemer og det centrale regnskabssystem, bl.a. med hensyn til dataoverførsel og saldoafstemning.
3. Adgangen til it-systemerne og -undersystemerne er begrænset til personerne på en liste over godkendte brugere, der opstilles og ajourføres af hver enkelt institution.
Afdeling 2
Regnskabsbøger
Artikel 237
Regnskabsbøger
(Finansforordningens artikel 154)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, fører en dagbog, en hovedbog og delbøger for i det mindste debitorer, kreditorer og anlægsaktiver, medmindre det ikke er rimeligt ud fra cost-benefit-hensyn.
Regnskabsbøgerne består af elektroniske dokumenter, som er identificeret af regnskabsføreren, og hvis bevismæssige værdi er sikret.
Posteringerne i dagbogen overføres til hovedbogen efter den regnskabskontoplan, der er omhandlet i artikel 212.
Dagbogen og hovedbogen kan opdeles i lige så mange hjælpebøger, som der er behov for.
Posteringerne i hjælpebøgerne centraliseres mindst en gang om måneden i dagbogen og hovedbogen.
Artikel 238
Generel kontooversigt
(Finansforordningens artikel 154)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, opstiller en generel kontooversigt over alle konti i det almindelige regnskab, herunder de konti, hvor saldo er opgjort i løbet af regnskabsåret, med angivelse for hver af dem af:
a)
kontonummer
b)
betegnelse
c)
samlet beløb i debet
d)
samlet beløb i kredit
e)
saldo.
Artikel 239
Regnskabsafstemninger
(Finansforordningens artikel 154)
1. Oplysningerne i hovedbogen opbevares og organiseres på en sådan måde, at de kan afstemmes med indholdet af hver enkelt konto i den generelle kontooversigt.
2. Når det drejer sig om fortegnelsen over anlægsaktiver, finder artikel 246-253 anvendelse.
Afdeling 3
Registrering
Artikel 240
Regnskabsposteringer
(Finansforordningens artikel 154)
1. Posteringerne foretages efter det dobbelte bogholderis metode, hvilket betyder, at enhver bevægelse eller ændring, der registreres i regnskabet, repræsenteres ved en dobbeltpostering, der indebærer, at samme beløb debiteres henholdsvis krediteres de relevante konti, der berøres af posteringen.
2. Modværdien i euro af en transaktion udtrykt i en anden valuta end euro beregnes og bogføres til denne modværdi.
Transaktioner i udenlandske valutaer på justerbare konti justeres i det mindste i forbindelse med hver regnskabsafslutning.
Denne justering sker på grundlag af kurser beregnet i overensstemmelse med artikel 6.
Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og en anden valuta med henblik på opstilling af balancen pr. 31. december i år N, er kursen den sidste arbejdsdag i år N.
3. I Unionens regnskabsregler, som fastsættes efter finansforordningens artikel 152, præciseres de regler for omregning og omvurdering, som er nødvendige med henblik på regnskabsføring efter periodiseringsprincippet.
Artikel 241
Bogføringstransaktioner
(Finansforordningens artikel 154)
Hver bogføringstransaktion skal præcisere oplysningens oprindelse, indhold og postering samt referencerne på relevante bilag.
Artikel 242
Registrering i dagbogen
(Finansforordningens artikel 154)
Regnskabstransaktionerne registreres i dagbogen efter en af følgende metoder, der ikke udelukker hinanden:
a)
dag for dag, transaktion for transaktion
b)
ved en månedlig sammenfatning af transaktionernes samlede beløb, forudsat at alle bilag opbevares, så de enkelte transaktioner dag for dag kan verificeres.
Artikel 243
Validering af registreringer
(Finansforordningens artikel 154)
1. Registreringerne i dagbogen og i delbøgerne gøres definitive gennem en valideringsprocedure, der forbyder ændring eller sletning af oplysninger.
2. En afslutningsprocedure, der fastfryser transaktionernes kronologi og sikrer, at oplysningerne ikke ændres, gennemføres inden aflæggelsen af det endelige årsregnskab.
Afdeling 4
Afstemning og kontrol
Artikel 244
Afstemning af konti
(Finansforordningens artikel 154)
1. Saldiene for kontiene i den generelle kontooversigt afstemmes jævnligt, og i det mindste i forbindelse med den årlige regnskabsafslutning, med oplysningerne i de forvaltningssystemer, som de anvisningsberettigede anvender i forbindelse med forvaltningen af aktiver og det daglige input i regnskabssystemet.
2. Regnskabsføreren tjekker jævnligt og i det mindste i forbindelse med hver regnskabsafslutning, at banksaldiene stemmer overens med de virkelige forhold, bl.a. gennem:
a)
afstemning af bankindeståender med kontoudtog fra pengeinstitutterne
b)
afstemning af kassebeholdningen med oplysningerne i kassebogen.
For så vidt angår konti for anlægsaktiver foretages denne kontrol i overensstemmelse med artikel 250.
3. Mellemregningskonti mellem institutionerne afstemmes månedligt.
4. Interimskonti åbnes og gennemgås årligt af regnskabsføreren. Den anvisningsberettigede er ansvarlig for disse konti og afslutter dem hurtigst muligt.
Afdeling 5
Bevillingsregnskabet
Artikel 245
Føring af bevillingsregnskabet og dettes indhold
(Finansforordningens artikel 156)
1. Bevillingsregnskabet skal for hver underinddeling i budgettet vise:
a)
for så vidt angår udgifter:
i)
de bevillinger, der er godkendt i det oprindelige budget, de bevillinger, der er opført i ændringsbudgetter, fremførte bevillinger, de bevillinger, der er til rådighed som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter, de bevillinger, der er fremkommet ved overførsel, og de samlede bevillinger, der således er til rådighed
ii)
de indgåede forpligtelser og udførte betalinger i regnskabsåret
b)
for så vidt angår indtægter:
i)
de overslag, der er opført i det oprindelige budget, de overslag, der er opført i ændringsbudgetter, formålsbestemte indtægter og det samlede beløb for de således anslåede indtægter
ii)
de fastlagte fordringer og inkasserede beløb i regnskabsåret
c)
en opgørelse over uindfriede forpligtelser og udestående fordringer, som er fremført fra tidligere regnskabsår.
De i første afsnit, litra a), omhandlede forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger registreres og vises særskilt.
Endvidere anføres i bevillingsregnskabet de samlede foreløbige forpligtelser vedrørende Den Europæiske Garantifond for Landbruget (i det følgende benævnt »EGFL«) og de tilsvarende betalinger.
Disse forpligtelser anføres over for de samlede bevillinger til EGFL.
2. Bevillingsregnskabet viser særskilt:
a)
udnyttelsen af fremførte bevillinger og regnskabsårets bevillinger
b)
afviklingen af uindfriede forpligtelser.
For indtægternes vedkommende vises de udestående fordringer fra tidligere regnskabsår særskilt.
3. Bevillingsregnskabet kan organiseres på en sådan måde, at der udvikles et omkostningsregnskabssystem.
4. Bevillingsregnskabet føres ved hjælp af it-systemer, bøger eller kartotekskort.
KAPITEL 3
Formuefortegnelse
Artikel 246
Formuefortegnelse
(Finansforordningens artikel 157)
Formuefortegnelsessystemet oprettes af den anvisningsberettigede med tenisk bistand fra regnskabsføreren. Systemet skal levere alle de oplysninger, der er nødvendige for regnskabsføringen og for beskyttelse af aktiverne.
Artikel 247
Beskyttelse af aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, fastlægger sine egne regler for beskyttelse af de aktiver, der er opført på deres respektive balance, og udpeger de tjenestegrene, der har ansvaret for formuefortegnelsen.
Artikel 248
Opførelse af aktiver i fortegnelsen
(Finansforordningens artikel 157)
Alle aktiver, som anskaffes, opføres i formuefortegnelsen og registreres i kontiene over anlægsaktiver, hvis anvendelsesperioden er over et år, hvis der ikke er tale om forbrugsgoder, og hvis anskaffelsesprisen eller kostprisen er højere end den pris, som er anført i Unionens regnskabsregler, der er fastsat efter finansforordningens artikel 152.
Artikel 249
Oplysninger om aktiver i fortegnelsen
(Finansforordningens artikel 157)
Formuefortegnelsen indeholder en passende beskrivelse af hvert aktiv og angiver, hvor aktivet befinder sig, eller, for løsøre, den ansvarlige tjenestegren eller person, anskaffelsestidspunkt og enhedspris.
Artikel 250
Tjek af fortegnelsen over løsøre
(Finansforordningens artikel 157)
De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, tjekker fortegnelsen for at sikre sig, at hvert enkelt aktiv rent faktisk eksisterer og stemmer overens med den tilsvarende post i fortegnelsen. Tjekket udføres som led i et årligt kontrolprogram, undtagen for så vidt angår materielle anlægsaktiver og immaterielle aktiver, som tjekkes mindst hvert tredje år.
Artikel 251
Salg af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Medlemmerne af og tjenestemænd, ansatte eller andet personale ved de institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, kan ikke erhverve aktiver, der sælges af disse institutioner og organer, undtagen når salget foregår på en offentlig auktion.
Artikel 252
Procedure for salg af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
1. Salg af materielle aktiver offentliggøres ved passende lokal annoncering, når købsværdien pr. enhed af disse aktiver er på 8 100 EUR eller derover. Der skal gå mindst 14 kalenderdage mellem den sidste annoncering og salgsaftalens indgåelse.
Det salg, der er omhandlet i første afsnit, bekendtgøres i Den Europæiske Unions Tidende, når købsværdien pr. enhed er på 391 100 EUR eller derover. Passende annoncering kan også finde sted i medlemsstaternes presse. Der skal gå mindst en måned mellem tidspunktet for offentliggørelsen af meddelelsen i Den Europæiske Unions Tidende og salgsaftalens indgåelse.
2. De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, kan undlade annoncering, når omkostningerne ved annoncering overstiger det forventede afkast af transaktionen.
3. De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, bestræber sig altid på at opnå den bedste salgspris for materielle aktiver.
4. Stk. 1, 2 og 3 finder ikke anvendelse på salg mellem Unionens institutioner og deres organer som omhandlet i finansforordningens artikel 208.
Artikel 253
Procedure for overdragelse af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Hvis aktiver opført i fortegnelserne, herunder bygninger, sælges, gives væk, kasseres, udlejes eller forsvinder som følge af tab, tyveri eller af en hvilken som helst anden årsag, udfærdiger den anvisningsberettigede en erklæring eller rapport.
Erklæringen eller rapporten skal særlig fastlægge den eventuelle erstatningspligt for en tjenestemand eller anden ansat ved Unionen eller en anden person.
Hvis fast ejendom eller større anlæg stilles gratis til rådighed, skal der udfærdiges en kontrakt, og sagen skal indgå i en årlig rapport, som sendes til Europa-Parlamentet og Rådet i forbindelse med forelæggelsen af budgetforslaget.
Medlemmerne af og tjenestemænd eller øvrige ansatte og andet personale ved de institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, må ikke modtage aktiver i fortegnelsen, når sådanne gives væk eller kasseres.
Artikel 254
Fortegnelser og annoncering af salg i Unionens delegationer
(Finansforordningens artikel 157)
1. De faste fortegnelser over løsøre, der tilhører Unionen, skal for Unionens delegationers vedkommende føres lokalt. De skal regelmæssigt sendes til de centrale tjenestegrene efter nærmere regler fastsat af hver institution.
Løsøre under transport til Unionens delegationer opføres i en foreløbig fortegnelse, indtil de registreres i de faste fortegnelser.
2. Annoncering af salg af Unionens delegationers løsøre sker i overensstemmelse med lokal sædvane.
ANDEN DEL
SÆRLIGE BESTEMMELSER
AFSNIT I
FORSKNING
Artikel 255
Former for transaktioner
(Finansforordningens artikel 181)
1. Direkte foranstaltninger gennemføres på anlæggene under Det Fælles Forskningscenter (i det følgende benævnt »FFC«) og finansieres i princippet fuldt ud over budgettet. Direkte foranstaltninger består af:
a)
forskningsprogrammer
b)
aktiviteter vedrørende sonderende forskning
c)
videnskabelige og tekniske støtteaktiviteter af institutionel art.
2. FFC kan deltage i indirekte foranstaltninger på de betingelser, som er fastsat i finansforordningens artikel 183.
3. Det overslag over fordringen, der er omhandlet i finansforordningens artikel 181, stk. 2, meddeles regnskabsføreren med henblik på registrering.
Artikel 256
Yderligere regler for FFC
(Finansforordningens artikel 183)
1. De aktiviteter, som FFC gennemfører på et konkurrencemæssigt grundlag, består af:
a)
aktiviteter, som gennemføres efter tilskuds- og udbudsprocedurer
b)
aktiviteter for tredjemands regning
c)
aktiviteter, som gennemføres inden for rammerne af en administrativ aftale med andre institutioner eller andre af Kommissionens tjenestegrene om tilvejebringelse af videnskabelige og tekniske hjælpefunktioner.
2. Når aktiviteter, som FFC gennemfører for tredjemands regning, indebærer offentlige indkøb, skal udbudsproceduren overholde principperne om gennemsigtighed og ligebehandling.
3. De overslag over fordringer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 183, stk. 2, meddeles regnskabsføreren med henblik på registrering.
AFSNIT II
FORANSTALTNINGER UDADTIL
KAPITEL I
Almindelige bestemmelser
Artikel 257
Foranstaltninger, der kan finansieres
(Finansforordningens artikel 184)
Bevillingerne vedrørende de foranstaltninger, der er omhandlet i afsnit IV, kapitel 1, i finansforordningens anden del, kan bl.a. anvendes til finansiering af indkøbskontrakter, tilskud, herunder rentegodtgørelser, speciallån, lånegarantier og finansiel bistand, budgetstøtte og andre specifikke former for budgettilskud.
KAPITEL II
Budgetstøtte og multidonortrustfonde
Artikel 258
Anvendelse af budgetstøtte
(Finansforordningens artikel 186)
1. Når den pågældende basisretsakt tillader det, kan Kommissionen i et tredjeland anvende sektorbestemt eller generel budgetstøtte, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
partnerlandets forvaltning af de offentlige finanser er tilstrækkelig gennemsigtig, pålidelig og effektiv
b)
partnerlandet har indført tilstrækkelig troværdige og relevante sektorpolitikker eller nationale politikker, og
c)
partnerlandet har indført stabilitetsorienterede makroøkonomiske politikker.
2. De aftaler, som indgås med partnerlandet, skal indeholde en forpligtelse for landet til at give Kommissionen pålidelige og rettidige oplysninger, som gør det muligt for Kommissionen at vurdere, om betingelserne i stk. 1 er opfyldt.
Artikel 259
EU-trustfonde for foranstaltninger udadtil
(Finansforordningens artikel 187)
Bidrag fra andre donorer bogføres, når de indbetales på den specifikke bankkonto for trustfonden, med det beløb i euro, som er resultatet af omregningen ved modtagelsen af bidragene på den specifikke bankkonto.
Unionens bidrag overføres rettidigt for at dække trustfondens retlige forpligtelser under behørig hensyntagen til de disponible midler, som stammer fra de andre donorer.
Renter, som er påløbet på trustfondens specifikke bankkonto, investeres i trustfonden, medmindre andet er fastsat i retsakten om oprettelse af trustfonden.
Alle transaktioner, som i løbet af regnskabsåret foretages på den bankkonto, der er omhandlet i tredje afsnit, dokumenteres fyldestgørende i trustfondens regnskaber.
Regnskabsføreren opstiller regnskaberne for de transaktioner, som hver trustfond udfører, to gange om året.
Trustfondene underkastes hvert år en uafhængig ekstern revision.
Trustfondens bestyrelse godkender den årsberetning for trustfonden, som den anvisningsberettigede udfærdiger, sammen med det årsregnskab, som regnskabsføreren udarbejder. Disse beretninger vedlægges som bilag til den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes årsberetning og forelægges Europa-Parlamentet og Rådet som led i Kommissionens dechargeprocedure.
Reglerne for bestyrelsens sammensætning og vedtægterne fastlægges i den retsakt om oprettelse af trustfonden, som Kommissionen vedtager, og som donorerne tilslutter sig. Disse regler sikrer en rimelig repræsentation af donorerne og omfatter et krav om positiv stemmeafgivelse fra Kommissionen i forbindelse med den endelige afgørelse om anvendelsen af midlerne.
KAPITEL III
Offentlige indkøb
Artikel 260
Leje af bygninger
(Finansforordningens artikel 190)
De eneste ejendomskontrakter, der kan finansieres over aktionsbevillingerne til foranstaltninger udadtil, er kontrakter om leje af bygninger, der allerede er opført ved lejekontraktens underskrivelse. Disse kontrakter offentliggøres efter bestemmelserne i artikel 124.
Artikel 261
Definitioner
(Finansforordningens artikel 190)
1. Tjenesteydelseskontrakter omfatter kontrakter om undersøgelser og om teknisk bistand.
Der foreligger en kontrakt om undersøgelser, hvis den tjenesteydelseskontrakt, der er indgået mellem en tjenesteyder og den ordregivende myndighed, bl.a. vedrører undersøgelser til identifikation og forberedelse af projekterne, feasibility-undersøgelser, økonomiske undersøgelser og markedsundersøgelser, tekniske undersøgelser, evalueringer og revision.
Der foreligger en kontrakt om teknisk bistand, hvis tjenesteyderen skal optræde som konsulent, og hvis han skal lede eller tilse et projekt og stille eksperter til rådighed efter nærmere bestemmelser i kontrakten.
2. Har et tredjeland i sin offentlige tjeneste eller i enheder med offentlig deltagelse kvalificeret forvaltningspersonale til rådighed, kan kontrakterne gennemføres direkte af disse offentlige tjenester og enheder.
Artikel 262
Særlige bestemmelser om beløbsgrænser og nærmere regler for indgåelse af indkøbskontrakter med tredjelande
(Finansforordningens artikel 190)
1. Artikel 123-126, undtagen, for så vidt angår definitionerne, artikel 127, stk. 3 og 4, artikel 128, artikel 134-137, artikel 139, stk. 3-6, artikel 148, stk. 4, artikel 151, stk. 2, artikel 152-158, artikel 160 og artikel 164 i denne forordning finder ikke anvendelse på indkøbskontrakter, som indgås af de ordregivende myndigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, eller som indgås på disses vegne.
Kommissionen træffer afgørelse om gennemførelsen af bestemmelserne om indkøb i dette kapitel, herunder hensigtsmæssig kontrol, der iværksættes af den ansvarlige anvisningsberettigede, når Kommissionen ikke er den ordregivende myndighed.
2. Ved manglende overholdelse af de procedurer, der er omhandlet i stk. 1, kan udgifterne til de pågældende foranstaltninger ikke finansieres af Unionen.
3. Dette kapitel finder ikke anvendelse på de ordregivende myndigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, litra b), når Kommissionen efter kontrol i henhold til finansforordningens artikel 61 har bemyndiget dem til at anvende deres egne udbudsprocedurer.
Artikel 263
Offentliggørelse og ikke-forskelsbehandling
(Finansforordningens artikel 190 og 191)
1. Kommissionen træffer de nødvendige gennemførelsesforanstaltninger for at sikre den bredest mulige deltagelse på lige vilkår i udbudsprocedurer vedrørende kontrakter finansieret af Unionen. I den forbindelse skal det især sikres:
a)
at forhåndsmeddelelser, udbudsbekendtgørelser og bekendtgørelser om indgåelse af kontrakt offentliggøres på passende måde og inden for en rimelig frist
b)
at enhver forskelsbehandling eller teknisk specifikation, der kan hindre bred deltagelse på lige vilkår for alle fysiske og juridiske personer som omhandlet i finansforordningens artikel 182, fjernes.
2. Artikel 265, stk. 5, artikel 267, stk. 3, og artikel 269, stk. 4, berører ikke anvendelsen af e-indkøb.
Artikel 264
Offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 190)
1. Forhåndsmeddelelsen i forbindelse med internationale udbud sendes til Publikationskontoret så hurtigt som muligt, når det drejer sig om vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakter, og så hurtigt som muligt efter afgørelsen om godkendelse af programmet, når det drejer sig om bygge- og anlægskontrakter.
2. I forbindelse med dette kapitel offentliggøres udbudsbekendtgørelsen:
a)
som minimum i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet, når det drejer sig om internationale udbud
b)
som minimum i modtagerlandets statstidende eller et tilsvarende medie, når det drejer sig om lokale udbud.
Når udbudsbekendtgørelsen også offentliggøres lokalt, skal den være identisk med og offentliggøres samtidig med den, der offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet. Kommissionen sørger for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet. Hvis udbudsbekendtgørelsen offentliggøres lokalt, kan dette gøres af de enheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, litra b).
3. Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes, når kontrakten er underskrevet, undtagen når kontrakten, hvis det stadig er nødvendigt, er erklæret hemmelig, eller når gennemførelsen af kontrakten skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Den Europæiske Unions eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det, og når det ikke anses for at være hensigtsmæssigt at offentliggøre bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt.
Artikel 265
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af tjenesteydelseskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes på følgende måde for tjenesteydelseskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover:
i)
internationalt begrænset udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
ii)
internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 3 i denne artikel, eller en rammekontrakt.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
Ved betaling af beløb, der ligger under eller er lig med 2 500 EUR, kan man blot betale forelagte fakturaer uden forudgående accept af et bud.
2. Ved internationalt begrænset udbud i henhold til stk. 1, litra a), skal det i udbudsbekendtgørelsen oplyses, hvor mange ansøgere der vil blive opfordret til at afgive bud. For tjenesteydelseskontrakter skal mindst fire ansøgere opfordres til at afgive bud. Antallet af ansøgere, der får mulighed for at afgive bud, skal være tilstrækkeligt til at sikre reel konkurrence.
Listen over udvalgte ansøgere offentliggøres på Kommissionens hjemmeside.
Hvis antallet af ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne eller kriterierne med hensyn til minimale kapacitetsniveauer, er mindre end minimumsantallet, kan den ordregivende myndighed nøjes med at opfordre de ansøgere, som opfylder kriterierne for afgivelse af bud, til at afgive bud.
3. I forbindelse med udbud med forhandling i henhold til stk. 1, litra b), udarbejder den ordregivende myndighed en liste med mindst tre tilbudsgivere efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Tilbudsgivere i forbindelse med udbud med forhandling på konkurrencevilkår kan vælges fra en behørigt offentliggjort liste over leverandører som omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra b). Listen udarbejdes efter en indkaldelse af interessetilkendegivelser og er gyldig i højst fem år fra offentliggørelsesdatoen. Listen kan omfatte dellister. Enhver interesseret person kan indgive en ansøgning når som helst i listens gyldighedsperiode, undtagen i de sidste tre måneder af denne periode. Når en kontrakt skal tildeles, opfordrer den ordregivende myndighed alle leverandører, som er opført på den relevante liste eller delliste, til at afgive et bud.
Åbningen og evalueringen af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af tilbudsgiverne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
4. Når der er tale om juridiske tjenesteydelser i overensstemmelse med CPV-nomenklaturen, kan de ordregivende myndigheder anvende udbud med forhandling på konkurrencevilkår uanset kontraktens anslåede værdi.
5. Buddene sendes i en pakke eller ydre konvolut, der indeholder to særskilte forseglede konvolutter med påskrifterne, henholdsvis: Konvolut A - Teknisk bud og Konvolut B - Finansielt bud. På den ydre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
Hvis det i udbudsdokumenterne er fastsat, at der kan afholdes interviews, kan evalueringsudvalget interviewe de vigtigste medlemmer af det eksperthold, som foreslås i de teknisk set antagelige bud, efter at udvalget har nedfældet sine foreløbige konklusioner på skrift, men inden den tekniske evaluering af buddene er endeligt afsluttet. I så fald interviewer evalueringsudvalget eksperterne med så korte tidsintervaller, at der kan foretages en sammenligning, og helst samlet, hvis de udgør et hold. Interviewene forløber efter et skema, som evalueringsudvalget i forvejen har fastlagt, og som anvendes på de forskellige indkaldte eksperter eller eksperthold. Datoen og tidspunktet for interviewet skal meddeles tilbudsgiverne mindst 10 kalenderdage i forvejen. I tilfælde af force majeure, der forhindrer tilbudsgiveren i at være til stede ved interviewene, meddeles tilbudsgiveren en ny dato og et nyt tidspunkt.
6. Det økonomisk mest fordelagtige bud findes ved anvendelse af kriterierne for tildeling af kontrakter.
Ved udvælgelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud vægtes buddenes tekniske kvalitet og pris efter fordelingsnøglen 80/20. Til dette formål:
a)
multipliceres det antal point, der tildeles de tekniske bud, med en koefficient på 0,80
b)
multipliceres det antal point, der tildeles de finansielle bud, med en koefficient på 0,20.
Artikel 266
Udbud med forhandling ved tjenesteydelseskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Ved tjenesteydelseskontrakter kan de ordregivende myndigheder benytte udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristen for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 104, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når leveringen af tjenesteydelserne overdrages til offentlige organer eller til institutioner eller foreninger, der arbejder uden fortjeneste for øje, og det drejer sig om foranstaltninger, der er af institutionel karakter, eller som går ud på at yde social bistand til visse befolkningsgrupper
c)
når det drejer sig om ydelser til fortsættelse af allerede påbegyndte tjenesteydelser på de i stk. 2 omhandlede betingelser
d)
når udbudsproceduren eller forsøget på at anvende en rammekontrakt ikke har givet resultat, dvs. at alle indkomne bud har været uantagelige med hensyn til kvalitet og/eller pris, i hvilket tilfælde den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet kan indlede forhandlinger med en eller flere af tilbudsgiverne efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt
e)
når den pågældende kontrakt indgås efter en projektkonkurrence og i henhold til de gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen, i hvilket tilfælde alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne
f)
når tjenesteydelser af tekniske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt tjenesteyder
g)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
h)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I forbindelse med første afsnit, litra a), i dette stykke sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Aktiviteter af interinstitutionel karakter som omhandlet i første afsnit, litra b), omfatter tjenesteydelser, som er direkte knyttet til offentligretlige organers vedtægtsmæssige opgaver.
2. Ved tjenesteydelser til udvidelse af allerede påbegyndte tjenesteydelser som omhandlet i stk. 1, litra c), forstås:
a)
supplerende tjenesteydelser, der ikke figurerer i hovedkontrakten, men som på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for kontraktens gennemførelse, forudsat at den supplerende tjenesteydelse ikke teknisk og økonomisk kan adskilles fra hovedkontrakten, uden at det medfører væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed, og forudsat, at den samlede værdi af de supplerende tjenesteydelser ikke overstiger 50 % af hovedkontraktens værdi
b)
supplerende tjenesteydelser, der er en gentagelse af lignende tjenesteydelser, som er overdraget til tjenesteyderen ved den første kontrakt, forudsat at:
i)
der i forbindelse med den første tjenesteydelse blev offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, og at muligheden for at benytte udbud med forhandling i forbindelse med nye tjenesteydelser vedrørende samme projekt og de anslåede omkostninger var klart angivet i den udbudsbekendtgørelse, som blev offentliggjort i forbindelse med den første tjenesteydelse
ii)
udvidelsen af kontrakten har en værdi og en løbetid, der ikke overstiger den oprindelige kontrakts værdi og løbetid.
Artikel 267
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af vareindkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes således for vareindkøbskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover: internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: en rammekontrakt eller:
i)
kontrakter til en værdi af 100 000 EUR eller derover, men under 300 000 EUR: lokalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra b)
ii)
kontrakter til en værdi af under 100 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 2.
c)
betaling af beløb, der ligger under eller er lig med 2 500 EUR, kan blot bestå i betaling mod faktura uden forudgående accept af et bud.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
2. I forbindelse med udbud med forhandling i henhold til stk. 1, litra b), nr. ii), i denne artikel udarbejder den ordregivende myndighed en liste med mindst tre tjenesteydere efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Åbningen og evaluering af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af leverandørerne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
3. Hvert teknisk og finansielt bud skal lægges i én forseglet konvolut, der anbringes i en ydre pakke eller konvolut. På den indre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
På det sted og det tidspunkt, der er fastsat i udbudsdokumenterne, åbner evalueringsudvalget buddene under et offentligt møde. På dette møde oplyses det, hvem der har budt, hvilke priser de har tilbudt, og om den krævede udbudsgaranti er stillet. Desuden gives der oplysning om alle andre formaliteter, som den ordregivende myndighed finder relevante.
4. Ved vareindkøbskontrakter uden eftersalgsservice er prisen det eneste tildelingskriterium.
I tilfælde, hvor forslagene om eftersalgsservice eller uddannelse er af særlig betydning, vælges enten det laveste bud eller det økonomisk mest fordelagtige bud under hensyn til den faglige kvalitet af den tilbudte service og den tilbudte pris.
Artikel 268
Udbud med forhandling ved vareindkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Vareindkøbskontrakter kan indgås ved udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristerne for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 111, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når varernes art eller særlige karakter gør det berettiget, f.eks. når kontrakten udelukkende kan gennemføres af indehavere af patenter eller af licensaftaler om udnyttelsen heraf
c)
ved supplerende leverancer fra den oprindelige leverandør til delvis erstatning for normale leverancer eller installationer eller til udvidelse af de eksisterende leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den ordregivende myndighed at anskaffe udstyr med andre tekniske egenskaber, der ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske problemer ved drift og vedligeholdelse
d)
når et udbud ikke har givet resultat, dvs. at ingen af de indkomne bud har været antagelige med hensyn til kvalitet eller pris
e)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
f)
når det drejer sig om varer, der noteres og købes på en varebørs
g)
når det drejer sig om kontrakter vedrørende køb på særlig fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos de tilsynsførende eller kuratorerne i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til den nationale lovgivning
h)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I de tilfælde, der er omhandlet i litra d) i første afsnit, kan den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet indlede forhandlinger med en eller flere af deltagerne i udbuddet efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt.
2. I forbindelse med stk. 1, litra a), i denne artikel sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Artikel 269
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af bygge- og anlægskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes på følgende måde for bygge- og anlægskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 5 000 000 EUR eller derover på en af følgende måder:
i)
internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
ii)
under hensyntagen til visse bygge- og anlægsarbejders særlige karakter, internationalt begrænset udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover, men under 5 000 000 EUR: lokalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra b)
c)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 2 i denne artikel.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
2. Ved udbud med forhandling som omhandlet i stk. 1, litra c), i denne artikel udarbejder den ordregivende myndighed en liste på mindst tre kontrahenter efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Åbningen og vurderingen af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af kontrahenterne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
3. Udvælgelseskriterierne vedrører tilbudsgiverens evne til at udføre tilsvarende kontrakter, dokumenteret bl.a. ved henvisning til bygge- og anlægsarbejder udført de seneste år. Når udvælgelsen foretages, er buddets pris det eneste kriterium for tildeling af kontrakten, idet ikke-forskriftsmæssige bud allerede er blevet elimineret.
4. Hvert teknisk og finansielt bud skal lægges i én forseglet konvolut, der anbringes i en pakke eller ydre konvolut. På den indre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
På det sted og det tidspunkt, der er fastsat i udbudsdokumenterne, åbner evalueringsudvalget buddene under et offentligt møde. På dette møde oplyses det, hvem der har budt, hvilke priser de har tilbudt, og om den krævede udbudsgaranti er stillet. Desuden gives der oplysning om alle andre formaliteter, som den ordregivende myndighed finder relevante.
Artikel 270
Udbud med forhandling ved bygge- og anlægskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Bygge- og anlægskontrakter kan indgås ved udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristerne for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 111, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når supplerende bygge- og anlægsarbejder, som ikke er omfattet af den oprindeligt indgåede kontrakt, på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for udførelsen af de pågældende bygge- og anlægsarbejder, på de i stk. 2 omhandlede betingelser
c)
når et udbud ikke har givet resultat, dvs. at ingen af de indkomne bud har været antagelige med hensyn til kvalitet eller pris
d)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
e)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I forbindelse med første afsnit, litra a), i dette stykke sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
I de tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra c), kan den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet indlede forhandlinger med en eller flere af deltagerne i udbuddet efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt.
2. De supplerende bygge- og anlægsarbejder, der er omhandlet i stk. 1, litra b), tildeles den entreprenør, der allerede udfører de pågældende bygge- og anlægsarbejder, når:
a)
disse bygge- og anlægsarbejder hverken teknisk eller økonomisk kan adskilles fra hovedkontrakten, uden at det medfører væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed
b)
disse bygge- og anlægsarbejder til trods for, at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse
c)
den samlede værdi af sådanne kontrakter om supplerende bygge- og anlægsarbejder ikke overstiger 50 % af hovedkontraktens værdi.
Artikel 271
Anvendelse af udbud med forhandling ved ejendomskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
Ejendomskontrakter, jf. artikel 260, kan indgås ved udbud med forhandling efter undersøgelse af det lokale marked.
Artikel 272
Valg af udbudsprocedure ved blandede kontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
Ved kontrakter, der vedrører både levering af tjenesteydelser og levering af varer eller udførelse af bygge- og anlægsarbejder, fastsætter den ordregivende myndighed, forudsat at Kommissionen har givet sit samtykke, hvis den ikke selv er den ordregivende myndighed, de beløbsgrænser og procedurer, der skal anvendes, under hensyntagen til, hvad der er kontraktens fremherskende aspekt, hvilket vurderes ud fra kontraktens forskellige komponenters relative værdi og funktionelle betydning.
Artikel 273
Udbudsdokumenter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, udarbejdes efter bedste internationale praksis og i overensstemmelse med bestemmelserne i nærværende kapitel om offentliggørelse og kontakter mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiverne.
2. I forbindelse med tjenesteydelseskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
kontraktens art
ii)
tildelingskriterierne og deres vægtning
iii)
om der kan afholdes interviews, og eventuelt tidsplanen herfor
iv)
om der kan antages alternative bud
v)
den andel, der eventuelt kan gives i underentreprise
vi)
det maksimale budget, der er til rådighed for kontrakten
vii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
en begrænset liste over udvalgte ansøgere (med angivelse af forbuddet mod at indgå indbyrdes aftaler)
c)
de almindelige betingelser for tjenesteydelseskontrakter
d)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
e)
en opgavebeskrivelse med angivelse af den forventede tidsplan for projektet og de forventede datoer, fra hvilke de vigtigste eksperter skal stå til rådighed
f)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren)
g)
budformular
h)
kontraktformular
i)
i givet fald, formular til garanti fra bank eller lignende institution for betaling af forfinansiering.
Litra h) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
3. I forbindelse med vareindkøbskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
udvælgelses- og tildelingskriterierne
ii)
om der kan antages alternative bud
iii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
de almindelige betingelser for vareindkøbskontrakter
c)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
d)
tekniske bilag med eventuelle tegninger, tekniske specifikationer og den forventede tidsplan for kontraktens gennemførelse
e)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren) og nærmere oplysninger om priserne
f)
budformular
g)
kontraktformular
h)
i givet fald formular til garanti fra bank eller lignende institution i forbindelse med:
i)
buddet
ii)
udbetaling af forfinansiering
iii)
korrekt gennemførelse.
Litra g) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
4. I forbindelse med bygge- og anlægskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
kriterierne for udvælgelse og tildeling af kontrakter
ii)
om der kan antages alternative bud
iii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
de almindelige betingelser for bygge- og anlægskontrakter
c)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
d)
tekniske bilag med eventuelle tegninger, tekniske specifikationer og den forventede tidsplan for kontraktens gennemførelse
e)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren) og enhedspriser
f)
budformular
g)
kontraktformular
h)
i givet fald formular til garanti fra bank eller lignende institution i forbindelse med:
i)
buddet
ii)
udbetaling af forfinansiering
iii)
korrekt gennemførelse.
Litra g) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
5. I tilfælde af regelkonflikt mellem de særlige betingelser, der er omhandlet i stk. 2, litra d), stk. 3, litra c), og stk. 4, litra c), finder de særlige betingelser anvendelse.
6. Hvis de ordregivende myndigheder kræver, at der fremlægges attester udstedt af uafhængige organer til attestering af, at den økonomiske aktør overholder bestemte kvalitetsstandarder, henviser de til kvalitetssikringssystemer, der bygger på de relevante europæiske eller i givet fald internationale standarder, der er certificeret af organer, som opfylder de europæiske eller internationale standarder for certificering. De accepterer ligeledes andre former for dokumentation for tilsvarende kvalitetssikringsforanstaltninger, der forelægges af økonomiske aktører.
Artikel 274
Garantier
(Finansforordningens artikel 190)
1. Uanset artikel 163 udtrykkes forhåndsgarantier i euro eller i den valuta, der anvendes i den pågældende kontrakt.
2. Den ordregivende myndighed kan i forbindelse med indkøbskontrakter og bygge- og anlægskontrakter kræve, at der stilles en garanti for buddet som omhandlet i dette kapitel svarende til 1-2 % af kontraktens samlede værdi. Den skal være i overensstemmelse med artikel 163. Den frigives, når kontrakten underskrives. Den aktiveres, hvis et bud, som er indgivet inden udløbet af fristen for indgivelse, senere trækkes tilbage.
3. Den ordregivende myndighed kan kræve en opfyldelsesgaranti for et beløb, der er fastsat i udbudsdokumenterne, og som svarer til mellem 5 og 10 % af kontraktens samlede værdi, når der er tale om vareindkøbskontrakter og bygge- og anlægskontrakter. Denne garanti fastsættes på grundlag af objektive kriterier, såsom kontraktens art og værdi.
Der skal dog kræves en opfyldelsesgaranti, når følgende beløbsgrænser overskrides:
a)
345 000 EUR for bygge- og anlægskontrakter
b)
150 000 EUR for vareindkøbskontrakter.
Garantien udløber tidligst ved den endelige aflevering af varerne eller bygge- og anlægsarbejderne. Hvis kontrakten ikke gennemføres korrekt, aktiveres hele garantien.
Artikel 275
Frister for procedurerne
(Finansforordningens artikel 190)
1. Buddene skal være den ordregivende myndighed i hænde senest på det tidspunkt, der er angivet i opfordringen til af afgive bud. Fristerne for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse, som fastsættes af de ordregivende myndigheder, skal være lange nok til, at interesserede får et passende langt tidsrum til at udarbejde og afgive deres bud.
I forbindelse med tjenesteydelseskontrakter skal tidsrummet mellem datoen for afsendelse af brevet med opfordringen til at afgive bud og fristen for modtagelse af bud være mindst 50 dage. Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
2. Tilbudsgiverne kan indsende skriftlige spørgsmål før udløbet af fristen for modtagelse af bud. Den ordregivende myndighed giver svar på tilbudsgivernes spørgsmål før udløbet af fristen for modtagelse af bud.
3. I forbindelse med internationale begrænsede udbud er fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse mindst 30 dage regnet fra offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen. Tidsrummet mellem datoen for afsendelsen af brevet med opfordringen til at afgive bud og fristen for modtagelse af bud skal være mindst 50 dage. Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
4. I forbindelse med internationale offentlige udbud er fristerne for modtagelse af bud, regnet fra datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen, mindst:
a)
90 dage for bygge- og anlægskontrakter
b)
60 dage for vareindkøbskontrakter.
Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
5. I forbindelse med lokale offentlige udbud er fristerne for modtagelse af bud, regnet fra datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, mindst:
a)
60 dage for bygge- og anlægskontrakter
b)
30 dage for vareindkøbskontrakter.
Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
6. I forbindelse med udbud med forhandling på konkurrencevilkår i henhold til artikel 265, stk. 1, litra b), artikel 267, stk. 1, litra c), og artikel 269, stk. 1, litra c), har ansøgerne en frist til at afgive bud på mindst 30 dage regnet fra datoen for afsendelsen af brevet med opfordringen til at afgive bud.
7. De frister, der er angivet i stk. 1-6, fastsættes i kalenderdage.
Artikel 276
Evalueringsudvalg
(Finansforordningens artikel 190)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige, evalueres og rangordnes af et evalueringsudvalg på grundlag af de udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd. Dette udvalg er sammensat af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre, med den nødvendige tekniske og administrative viden til at vurdere buddene.
2. Hvis Kommissionen ikke er den ordregivende myndighed, kan den anmode om at modtage en kopi af udbudsdokumenterne, buddene, evalueringen af buddene og de underskrevne kontrakter. Den kan også deltage som observatør i åbningen og evalueringen af buddene.
3. Bud, som ikke indeholder alle de væsentlige elementer, der kræves i udbudsdokumenterne, eller som ikke opfylder de særlige krav, der er fastsat deri, udelukkes.
Evalueringsudvalget eller den ordregivende myndighed kan dog anmode ansøgere eller tilbudsgivere om at supplere eller præcisere den fremlagte dokumentation med tilknytning til udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterierne inden for den frist, som de fastsætter, og under hensyntagen til princippet om ligebehandling.
4. Evalueringsudvalget kræver i forbindelse med unormalt lave bud som omhandlet i artikel 151 de nødvendige nærmere oplysninger om buddets sammensætning.
5. Forpligtelsen til at nedsætte et evalueringsudvalg kan fraviges i forbindelse med procedurer, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR.
KAPITEL IV
Tilskud
Artikel 277
Fuldstændig finansiering
(Finansforordningens artikel 192)
Når der afviges fra forpligtelsen til samfinansiering, skal der gives en begrundelse herfor i tildelingsafgørelsen.
AFSNIT III
EUROPÆISKE KONTORER
Artikel 278
De europæiske kontorer og oprettelse af yderligere kontorer
(Finansforordningens artikel 195)
De kontorer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 195, er:
a)
Publikationskontoret
b)
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig
c)
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor og Den Europæiske Forvaltningsskole, som administrativt er tilknyttet dette kontor
d)
Kontoret for Forvaltning og Fastsættelse af Individuelle Rettigheder
e)
Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Bruxelles og Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Luxembourg.
En eller flere institutioner kan oprette yderligere kontorer, forudsat at dette kan begrundes ved en cost-benefit-undersøgelse, og at synligheden af Unionens indsats garanteres.
Artikel 279
Institutionernes delegationer til de interinstitutionelle europæiske kontorer
(Finansforordningens artikel 195 og 199)
Hver institution er ansvarlig for budgetforpligtelserne. Institutionerne kan delegere alle senere handlinger til direktøren for det pågældende interinstitutionelle europæiske kontor, navnlig retlige forpligtelser, fastsættelse af udgifter, anvisning af betalinger og modtagelse af indtægter, og fastsætter grænserne og betingelserne for denne delegation af beføjelser.
Artikel 280
Særlige regler for Publikationskontoret
(Finansforordningens artikel 195 og 199)
Med hensyn til Publikationskontoret fastlægger hver enkelt institution sin publikationspolitik. Nettoprovenuet fra salg af publikationer genanvendes som formålsbestemte indtægter af den institution, der er ophavsmand til de pågældende publikationer, i overensstemmelse med finansforordningens artikel 21.
Artikel 281
Regnskabsførerens delegation af visse funktioner
(Finansforordningens artikel 196)
Kommissionens regnskabsfører kan på forslag af det pågældende kontors styrelsesudvalg delegere nogle af sine beføjelser vedrørende inkassering af indtægter og betaling af udgifter, der udføres direkte af kontoret, til en af kontorets ansatte.
Artikel 282
Likviditet - bankkonti
(Finansforordningens artikel 196)
Til dækning af et interinstitutionelt kontors likviditetsbehov kan Kommissionen på forslag af styrelsesudvalget åbne bank- og postgirokonti i kontorets navn. Ved regnskabsårets udløb afstemmes og reguleres den årlige kassesaldo mellem det pågældende kontor og Kommissionen.
AFSNIT IV
ADMINISTRATIONSBEVILLINGER
Artikel 283
Almindelige bestemmelser
(Finansforordningens artikel 201)
De administrationsbevillinger, der er omfattet af dette afsnit, er fastsat i finansforordningens artikel 41.
Budgetforpligtelser, der svarer til administrationsbevillinger, hvis art er fælles for flere afsnit, og som forvaltes samlet, kan opføres samlet i budgetregnskabet i overensstemmelse med den klassifikation efter art, der er omhandlet i artikel 25.
De hertil svarende udgifter konteres på budgetposterne for hvert afsnit efter samme fordeling som bevillingerne.
Artikel 284
Lejegarantier
(Finansforordningens artikel 201)
Lejegarantier, som stilles af institutionerne, ydes som bankgaranti eller indskud på en spærret bankkonto i institutionens og udlejers navn og udtrykt i euro, undtagen i behørigt begrundede tilfælde.
Når det i forbindelse med transaktioner i tredjelande ikke er muligt at anvende nogen af disse former for lejegarantier, kan den ansvarlige anvisningsberettigede acceptere andre former, hvis de sikrer en tilsvarende beskyttelse af Unionens finansielle interesser.
Artikel 285
Udbetaling af forskud til personalet og til institutionernes medlemmer
(Finansforordningens artikel 201)
Der kan på de betingelser, der er fastsat i vedtægten, udbetales forskud til personalet og til institutionernes medlemmer.
Artikel 286
Ejendomme
(Finansforordningens artikel 203)
1. De udgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 203, stk. 3, litra a), omfatter omkostningerne til indretning af bygningen. De omfatter ikke forbrugsafgifter.
2. Den procedure for tidlig underretning, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 4, og den forhåndsgodkendelseprocedure, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 5, finder ikke anvendelse på erhvervelse af jord gratis eller for et symbolsk beløb.
3. Den procedure for tidlig underretning og forhåndsgodkendelse, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 3-7, finder ikke anvendelse på beboelsesejendomme. Europa-Parlamentet og Rådet kan anmode den ansvarlige institution om alle oplysninger vedrørende beboelsesejendomme.
4. Under særlige eller hastende politiske omstændigheder kan den tidlige underretning i henhold til finansforordningens artikel 203, stk. 4, om ejendomsprojekter, der vedrører Unionens delegationer eller kontorer i tredjelande, fremsendes sammen med ejendomsprojektet i henhold til finansforordningens artikel 203, stk. 5. I sådanne tilfælde gennemføres procedurerne for tidlig underretning og forhåndsgodkendelse ved først givne lejlighed.
5. Forhåndsgodkendelsesproceduren i finansforordningens artikel 203, stk. 5 og 6, finder ikke anvendelse på forberedende kontrakter eller undersøgelser, som er nødvendige for at vurdere de specifikke omkostninger og finansieringen af ejendomsprojektet.
6. De beløbsgrænser på 750 000 EUR eller 3 000 000 EUR, der er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 7, nr. ii), iii) og iv), inkluderer omkostningerne ved indretning af bygningen. Hvad angår lejekontrakter og kontrakter om brugsretter, omfatter disse beløbsgrænser indretningen af bygningen, men ikke de andre forbrugsafgifter.
7. Et år efter finansforordningens ikrafttræden aflægger Kommissionen beretning om anvendelsen af de procedurer, der er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 3-8.
AFSNIT V
EKSPERTER
Artikel 287
Aflønnede eksterne eksperter
(Finansforordningens artikel 204)
1. For beløb under de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, kan aflønnede eksterne eksperter udvælges på grundlag af den procedure, der er fastsat i stk. 2.
2. En indkaldelse af interessetilkendegivelser offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende eller, når det er nødvendigt at sikre, at man når ud til de potentielle ansøgere, på den pågældende institutions hjemmeside.
Indkaldelsen af interessetilkendegivelser skal omfatte en beskrivelse af opgaverne, deres varighed og de betingelser, der er fastsat for aflønningen. Disse betingelser kan være baseret på enhedspriser.
Der udarbejdes en liste over eksperter efter indkaldelsen af interessetilkendegivelser. Den er gyldig i højst fem år fra offentliggørelsen eller i den periode, hvor et flerårigt program i tilknytning til opgaverne løber.
3. Enhver interesseret fysisk person kan indgive en ansøgning når som helst i gyldighedsperioden med undtagelse af de sidste tre måneder af denne periode. Aflønnede eksterne eksperter udvælges ikke til at udføre de opgaver, der er omhandlet i finansforordningens artikel 204, hvis de befinder sig i en af de udelukkelsessituationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
4. Al kontakt med de udvalgte eksperter, herunder indgåelsen af kontrakter og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske systemer, som er oprettet af institutionen.
Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
det er kun bemyndigede personer, som kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
det er kun bemyndigede personer, der kan underskrive eller fremsende et dokument elektronisk gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske transaktion skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
det skal sikres, at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som det originale dokument, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i andet afsnit, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
5. Listen over eksperter og genstanden for opgaverne offentliggøres en gang om året. Aflønningen offentliggøres, hvis den overstiger 15 000 EUR for den udførte opgave.
6. Stk. 5 finder ikke anvendelse, hvis en sådan offentliggørelse risikerer at udgøre en trussel mod de pågældende personers rettigheder og frihedsrettigheder, som er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, eller at skade eksperternes kommercielle interesser.
TREDJE DEL
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 288
Overgangsbestemmelser
Artikel 35-43 i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 finder fortsat anvendelse på forpligtelser indgået frem til den 31. december 2013. Artikel 33-44 i nærværende forordning finder kun anvendelse på forpligtelser, som indgås fra og med den 1. januar 2014.
Afsnit VI i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 kan fortsat finde anvendelse på tilskudsaftaler, som er underskrevet, og tilskudsafgørelser, som er meddelt senest den 31. december 2013 inden for rammerne af samlede forpligtelser over budgettet for 2012 eller tidligere år, hvis den ansvarlige anvisningsberettigede beslutter det, under hensyntagen til principperne om ligebehandling og gennemsigtighed.
Artikel 289
Ophævelse
Forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 ophæves.
Henvisninger til den ophævede forordning betragtes som henvisninger til nærværende forordning og læses i overensstemmelse med den i bilaget anførte sammenligningstabel.
Artikel 290
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Den anvendes fra den 1. januar 2013.
Artikel 216-226 anvendes dog fra den 1. januar 2014.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 29. oktober 2012.
NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1268/2012
ze dne 29. října 2012
o prováděcích pravidlech k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na články 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 a 209 tohoto nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (2), bylo podstatně změněno a nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“). Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (3), je tedy nutno sladit s finančním nařízením. Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Podle článku 290 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“) lze na Komisi přenést legislativním aktem pravomoc přijímat nelegislativní akty, kterými se doplňují nebo mění některé prvky legislativního aktu, které nejsou podstatné. Do finančního nařízení tedy byla zapracována některá ustanovení z nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Tato ustanovení by tedy neměla být součástí tohoto nařízení.
(3)
Během své přípravné práce Komise provedla náležité konzultace, mj. na úrovni expertů, a zajistila, aby byly Evropskému parlamentu a Radě současně, ve stanovené lhůtě a náležitým způsobem předávány relevantní dokumenty.
(4)
Pokud jde o rozpočtové zásady, zejména zásadu jednotnosti, zastarala již ustanovení o možnosti a podmínkách inkasa úroků naběhlých z předběžného financování, neboť byla zjednodušena úprava, kterou se řídí tvorba těchto úrokových výnosů a jejich inkaso, a zejména bylo upuštěno od povinnosti, aby příjemci grantů tyto úrokové výnosy generovali. Pokud by byla tato povinnost nicméně uložena subjektům, jež jsou pověřeny úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu, měla by být do pověřovacích dohod s těmito subjekty zapracována pravidla, jimiž se identifikace, použití a účtování naběhlých úroků řídí. V případech, kdy Unii na základě takových dohod přísluší úrokové výnosy z předběžného financování, měly by být tyto úrokové výnosy uhrazeny do rozpočtu jako účelově vázané příjmy.
(5)
Pokud je o zásadu ročního rozpočtu, je důležité vyjasnit pojem ročních prostředků a přípravných etap přidělení na závazek, které, pokud jsou dokončeny do 31. prosince, umožňují přenést prostředky na závazky do příštího roku.
(6)
Pokud jde o zásadu zúčtovací jednotky, je nutno specifikovat kurzy, jež jsou používány pro přepočet mezi eurem a ostatními měnami pro potřeby řízení peněžních toků a účetnictví. Při účetním zachycování výsledků těchto přepočtových operací je dále třeba posílit transparentnost. Po zavedení eura by měla být zrušena povinnost Komise informovat členské státy o převodech hotovosti, jež byly uskutečněny mezi různými měnami.
(7)
Pokud jde o odchylky od zásady obecnosti, mělo by se upřesnit, jak bude z rozpočtového hlediska zacházeno s účelově vázanými příjmy, zejména s příspěvky členských států a třetích zemí na některé programy Unie, a je třeba stanovit omezení pro vzájemný zápočet výdajů a příjmů. Zejména je s ohledem na stávající praxi nutno z důvodů právní jistoty upřesnit, že účelově vázané příjmy by zpravidla měly automaticky generovat prostředky na závazky a platby, jakmile daný orgán tyto příjmy obdrží. Je rovněž nezbytné specifikovat případy, v nichž lze na základě výjimky uvolnit účelově vázané příjmy předtím, než daný orgán tyto příjmy skutečně obdrží.
(8)
Pokud jde o zásadu specifikace, je nutno přesně stanovit výpočet procentního podílu prostředků, jež mohou orgány převádět v rámci své autonomie. Evropský parlament a Rada by měly být plně informovány prostřednictvím podrobného odůvodnění žádostí o převod, jež jim musí být předkládány.
(9)
Pokud jde o řádné finanční řízení, je třeba stanovit, za jakým účelem a s jakou minimální četností mají být programy a činnosti hodnoceny ex ante, průběžně a ex post, a dále informace, jež musí být obsaženy v legislativním finančním výkazu.
(10)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, slouží zveřejňování jmen či názvů příjemců a přesných částek, jež tito příjemci obdrželi, ke zvýšení transparentnosti, co se týče použití daných finančních prostředků. Tyto informace zpřístupňované občanům posilují veřejnou kontrolu využívání těchto prostředků a přispívají k nejlepšímu využití peněz z veřejných zdrojů. V případech, kdy jsou příjemci těchto prostředků fyzické osoby, řídí se toto zveřejňování pravidly ochrany osobních údajů. Osobní údaje by proto měly být zveřejňovány pouze v případě, je-li to nezbytné a s ohledem na sledovaný legitimní cíl přiměřené.
(11)
Informace o použití finančních prostředků Unie by měly být zveřejňovány na internetové stránce orgánů a měly by uvádět alespoň jméno či název a lokalitu příjemce a výši a účel použití těchto prostředků. Tyto informace by měly zohledňovat kritéria podle čl. 35 odst. 3 finančního nařízení, zejména druh a význam přidělení prostředků.
(12)
V souladu se zásadami Smlouvy o fungování EU, a zejména se zásadami transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace, by měly být jméno či název a lokalita příjemců finančních prostředků Unie zveřejňovány v případě cen, grantů a veřejných zakázek zadaných na základě veřejných výběrových řízení, jako je tomu zejména v případě soutěží o návrh, výzev k podávání návrhů a zadávacích řízení. Zveřejňování těchto údajů by dále mělo přispívat k tomu, aby kontrolu nad veřejnými výběrovými řízeními měli uchazeči, kteří byli v řízení odmítnuti.
(13)
Osobní údaje fyzických osob by neměly být zveřejňovány po dobu delší, než po jakou příslušní příjemci využívají finančních prostředků, a tyto údaje by tedy měly být po dvou letech vymazány. Tatáž zásada by měla platit pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
(14)
Ve většině případů upravených tímto nařízením se zveřejňování údajů týká právnických osob.
(15)
Mají-li být zveřejňovány údaje fyzických osob, mělo by se tak dít v souladu se zásadou proporcionality mezi významem poskytnuté částky a potřebou kontrolovat nejlepší využití finančních prostředků. V případě fyzických osob je zveřejnění jejich regionu na úrovni NUTS 2 v souladu s cílem zveřejňování příjemců, zajišťuje rovné zacházení mezi různě velkými členskými státy a respektuje právo příjemce na soukromý život, a zejména na ochranu jeho osobních údajů.
(16)
Ze zveřejňování by měly zůstat vyňaty informace o stipendiích a další přímé podpoře vyplácené potřebným fyzickým osobám.
(17)
V zájmu dodržení zásady rovného zacházení s příjemci by mělo být zveřejňování údajů o fyzických osobách rovněž v souladu s povinností členských států zajistit důslednou transparentnost zakázek, jejichž hodnota překračuje částku podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce, dodávky a služby (4).
(18)
Jméno či název a lokalita příjemce ani výše a účel finančních prostředků by neměly být zveřejňovány v případě, že by mohla být ohrožena nedotknutelnost příjemce chráněná Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny jeho legitimní obchodní zájmy.
(19)
Rozpočtová nomenklatura by měla zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro rozpočtový proces.
(20)
Dále by mělo být stanoveno, jaké jednání může představovat střet zájmů.
(21)
Pokud jde o nepřímé řízení, je nezbytné určit rámec souvisejícího přenesení pravomocí a obsah pověřovací dohody. Všechny subjekty a osoby pověřené těmito úkoly by měly zaručovat takovou úroveň ochrany finančních zájmů Unie, která je rovnocenná úrovni požadované podle finančního nařízení. V zájmu řádného finančního řízení při správě finančních prostředků Unie, kterou zajišťují pověřené subjekty, by měly být stanoveny podmínky, za nichž může Komise uznat systémy, pravidla a postupy těchto subjektů a osob za rovnocenné jejím vlastním systémům, pravidlům a postupům.
(22)
Výkonné agentury, jež zůstávají pod kontrolou Komise, by měly být pro účely plnění rozpočtu Unie uznány za pověřené schvalující osoby tohoto orgánu.
(23)
V případě nepřímého řízení spolu s mezinárodními organizacemi by měly být určeny organizace způsobilé pro tento druh řízení.
(24)
V případech, kdy jsou úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny veřejnoprávním subjektům či soukromoprávním subjektům pověřeným výkonem veřejné služby, by měly být stanoveny podmínky jejich jmenování.
(25)
Pro účely nepřímého řízení je nutno podrobně upravit jednak postupy přezkumu a akceptace účetnictví, jednak postup, jakým jsou úhrady výdajů provedené v rozporu s použitelnými předpisy vylučovány z financování z prostředků Unie.
(26)
Soukromoprávní subjekty, jež jménem Komise vykonávají přípravné nebo doplňující úkoly, by měly být vybírány postupem, který je v souladu s postupy zadávání veřejných zakázek.
(27)
Pokud jde o úlohu účastníků finančních operací, reforma finančního řízení - spolu se zrušením centralizovaných kontrol ex ante - posiluje odpovědnost schvalujících osob v případě veškerých příjmových a výdajových operací, i pokud jde o systémy vnitřní kontroly. Evropský parlament a Rada by měly být v budoucnu informovány o jmenování pověřené schvalující osoby i o ukončení jejího výkonu funkce. Měly by být tedy vymezeny též úkoly, odpovědnost a zásady postupů, které je třeba dodržovat. Internalizace kontrol ex ante zejména vyžaduje, aby bylo jednoznačně rozlišováno mezi úkoly, které souvisejí se zahajováním operací při plnění rozpočtu, a úkoly, které se týkají ověřování těchto operací. Jednotlivé orgány by dále měly přijmout kodex profesních standardů, jimiž se budou zaměstnanci odpovědní za ověřování ex ante a ex post řídit. Dále je nezbytné stanovit, že o plnění přijatých povinností je orgánu, který je příslušný mj. pro ověřování ex post, podávána výroční zpráva. K provedeným operacím by měly být uchovávány podklady. V neposlední řadě by měly být všechny formy jednacího řízení v rámci zadávání veřejných zakázek předmětem zvláštní zprávy pro orgán a sdělení Evropskému parlamentu a Radě, neboť tato řízení představují odchylku od běžných postupů zadávání veřejných zakázek.
(28)
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 by mělo být upraveno tak, aby zohledňovalo dvojí úlohu vedoucího delegace jakožto dále pověřené schvalující osoby v případě Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a, pokud jde o operační prostředky, v případě Komise.
(29)
V zájmu vyjasnění odpovědnosti by měly být též přesně vymezeny úkoly a odpovědnost účetního v souvislosti s účetními systémy, správou pokladny, správou bankovních účtů a soubory údajů o třetích osobách. Upraveny by měly být též bližší podmínky ukončení výkonu funkce účetního.
(30)
Měly by být stanoveny podmínky pro používání zálohových účtů, jež představují odchylku od běžných rozpočtových postupů, a dále úkoly a odpovědnost správců zálohových účtů, schvalujících osob a účetních při kontrole těchto účtů. O jmenování a ukončení výkonu funkce těchto osob by měly být informovány Evropský parlament a Rada. Z důvodu efektivnosti by měl být při delegacích zřízen pouze jeden zálohový účet, na němž budou spravovány prostředky z rozpočtových oddílů Komise i ESVČ. V zájmu zjednodušení úhrad, zejména při delegacích a zastoupeních Unie, a v zájmu eliminace rizik spojených s manipulací s hotovostí se jako nezbytné ukázalo zavést možnost používat debetní karty vystavené k zálohovým účtům.
(31)
Jakmile budou definovány úkoly a odpovědnost jednotlivých účastníků finančních operací, mohou být tyto osoby povolány k odpovědnosti pouze za podmínek stanovených ve služebním řádu úředníků Evropské unie a pracovním řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. Specializované komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízené při jednotlivých orgánech se ukázaly být efektivním mechanismem, je-li třeba určit, zda došlo k nesrovnalosti finanční povahy, a tyto komise by měly být proto zachovány. Je třeba stanovit postup, jímž může schvalující osoba požadovat potvrzení pokynu, o němž se domnívá, že je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, a být tak zproštěna odpovědnosti, k níž by mohla být povolána.
(32)
Pokud jde o příjmy, kromě zvláštního případu vlastních zdrojů, na něž se vztahuje rozhodnutí Rady 2007/436/ES, Euratom ze dne 7. června 2007 o systému vlastních zdrojů Evropských společenství (5), je třeba upřesnit úkoly a kontroly, za něž odpovídají schvalující osoby v různých stadiích řízení: sestavení odhadu pohledávek, vydání inkasního příkazu a zaslání výzvy k úhradě, jíž je dlužník informován o stanovení pohledávky, výpočet případných úroků z prodlení a případné rozhodnutí o vzdání se nároku v souladu s kritérii, která v zájmu efektivního výběru příjmů zajišťují soulad se zásadou řádného finančního řízení.
(33)
Je též nutno upřesnit roli účetního při výběru příjmů a poskytování případných dodatečných lhůt k úhradě výdajů. Účetní by měl mít rovněž určitou volnost ve zpětném získávání plateb, např. mít možnost přímého zápočtu závazků nebo ve výjimečných situacích s ohledem na zásadu proporcionality upustit od požadavku na složení jistoty pro účely splacení závazku, je-li dlužník ochoten a schopen platbu uhradit během dodatečné lhůty, ale není schopen takovou jistotu složit.
(34)
Pro účely správy aktiv, při níž by byl současně generován finanční výnos, je nutno provádět předběžné inkaso daných částek, např. pokut ukládaných v soutěžních věcech, proti nimž je podán opravný prostředek, tyto částky investovat do finančních aktiv a u úroků z těchto investic určit účel jejich dalšího použití.
(35)
K tomu, aby měla Komise všechny informace potřebné k přijímání rozhodnutí o financování, je nutné stanovit minimální požadavky na obsah těchto rozhodnutí v případě grantů, zadávání veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
(36)
Pokud jde o výdaje, měly by být definovány vztah mezi rozhodnutími o financování, souhrnnými závazky a individuálními závazky a vlastnosti těchto jednotlivých stadií plnění rozpočtu, a vymezit tak pro ně jednoznačný rámec.
(37)
Je třeba vyjasnit vztah mezi operacemi potvrzení, schválení, platebními operacemi a kontrolami, jež musí provádět schvalující osoby při potvrzování výdajů vystavením doložky „předáno k platbě“. Je třeba specifikovat podklady, jež je k platbám nutno doložit, a stanovit pravidla pro zúčtování předběžného financování a průběžných plateb.
(38)
K tomu, aby nedocházelo k neodůvodněnému prodlení ve vyplácení prostředků příjemcům, by mělo být podrobně upraveno uplatňování lhůt pro operace potvrzení a platební operace s tím, že by přitom měla být zohledněna směrnice Evropského parlamentu a Rady 2011/7/EU ze dne 16. února 2011 o postupu proti opožděným platbám v obchodních transakcích (6).
(39)
V souvislosti s interním auditem je nutno stanovit postup jmenování auditora a zajistit jeho nezávislost na orgánu, který jej jmenoval a kterému musí auditor podávat zprávy o své činnosti. V zájmu transparentnosti vůči Evropskému parlamentu a Radě by měly být oba tyto orgány o jmenování interního auditora i o ukončení výkonu jeho funkce informovány.
(40)
Pravidla zadávání veřejných zakázek by měla vycházet ze směrnice 2004/18/ES. Je nutno vymezit jednotlivé druhy zadávacího řízení, použitelná opatření na propagaci a uveřejňování, podmínky, za nichž lze použít určitý druh řízení, a hlavní podmínky stávajících řízení, dále je nutno specifikovat kritéria pro výběr a zadávání veřejných zakázek, pravidla pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení a pro komunikaci s uchazeči a zájemci, a - zadává-li Komise zakázky na vlastní účet - též příslušné finanční limity a pravidla pro zjišťování předpokládané hodnoty zadávaných zakázek.
(41)
Účelem zadávání veřejných zakázek je zajistit dotyčným orgánům za nejlepších možných podmínek požadovaná plnění při zachování zásad rovného přístupu k veřejným zakázkám, transparentnosti a zákazu diskriminace. V zájmu transparentnosti, rovného zacházení se zájemci a uchazeči a plné odpovědnosti schvalujících osob za konečný výběr je nutno stanovit postup pro otevírání a hodnocení nabídek a žádostí o účast, od jmenování výboru až po vydání odůvodněného a podloženého rozhodnutí o zadání zakázky, které v posledním stupni přijímá veřejný zadavatel.
(42)
Vzhledem k získaným zkušenostem je nezbytné zavést nové zadávací řízení pro veřejné zakázky střední hodnoty. Za stejných podmínek jako v případě stávající „výzvy k projevení zájmu“ je nutné umožnit používání „seznamu prodejců“, neboť tento postup je pro potenciální uchazeče spojen s menší administrativní zátěží.
(43)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie během plnění veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost vyzvat subjekty, které při zadávání veřejných zakázek zajišťují splnění požadavků na finanční způsobilost, aby za plnění dané zakázky ručily společně.
(44)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie a zajištění kontroly nad plněním veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost požadovat po zhotoviteli, dodavateli nebo poskytovateli, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo on sám.
(45)
V zájmu dodržení nejvyšších profesních norem při plnění veřejné zakázky je nezbytné upravit možnost, aby byli odmítnuti uchazeči, kteří se nacházejí v potenciálním střetu zájmů.
(46)
Vzhledem k tomu, že již nejsou automaticky požadovány finanční záruky, je nutno určit kritéria, podle nichž je požadovat lze.
(47)
Měla by být upřesněna oblast působnosti hlavy týkající se grantů, zejména pokud jde o druhy akcí či subjektů obecného evropského zájmu, jež jsou k udělení grantu způsobilé, a pokud jde o druhy právních závazků, jež lze ke krytí grantů použít. V případě těchto právních závazků by měla být specifikována kritéria, podle nichž je volena dohoda, či rozhodnutí, dále jejich minimální obsah a možnost uzavřít dohodu o udělení zvláštního grantu nebo vydat rozhodnutí o udělení zvláštního grantu na bázi rámcových partnerství, tak aby bylo zajištěno rovné zacházení a aby nebyl omezován přístup k financování z prostředků Unie.
(48)
Do oblasti působnosti hlavy týkající se grantů by měla být též promítnuta skutečnost, že do finančního nařízení byla na straně jedné zapracována nová úprava cen a finančních nástrojů v podobě zvláštních hlav, a na straně druhé by měla tato oblast působnosti zohledňovat důležitá pravidla, jimiž se řídí granty a způsobilé náklady, vypuštění zásady postupného snižování grantů, použití zjednodušených forem grantů (jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování) a odstranění povinnosti předkládat záruky za předběžné financování.
(49)
V zájmu stability právního prostředí by pokrok při používání elektronické výměny informací a předkládání dokumentů elektronickou cestou, které představují významné zjednodušení, měl být doprovázen nastavením jednoznačných podmínek pro uznávání systémů, jež mají být používány.
(50)
Zásady neziskovosti a spolufinancování by měly být zrevidovány v souladu se zpřesněním a se zjednodušujícími opatřeními, která zavedlo finanční nařízení. V zájmu srozumitelnosti a přehlednosti je zejména nutno podrobně upravit druhy příjmů, jež jsou v souladu se zásadou neziskovosti zadržovány, a dále formy externího spolufinancování a věcných plnění.
(51)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, mělo by být umožněno přijímat a zveřejňovat víceleté pracovní programy vzhledem k přidané hodnotě, kterou mají pro žadatele, kteří díky nim mohou snáze předjímat výzvy k podávání návrhů a lépe se na ně připravovat. V této souvislosti by měly být zpřesněny podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování. V zájmu transparentnosti je nutno též uveřejňovat výzvy k podávání návrhů, s výjimkou naléhavých případů či případů, kdy může danou akci provést pouze jeden subjekt. U tohoto uveřejnění je nutno specifikovat jeho minimální obsah.
(52)
Vzhledem k tomu, že podmínky způsobilosti daně z přidané hodnoty (DPH), kterou hradí příjemci, vedou nezřídka k chybám a rozporům, je nutno zajistit, aby pojmy DPH, kterou nelze příjemci vrátit, a osob nepovinných k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 směrnice Rady 2006/112/ES ze dne 28. listopadu 2006 o společném systému daně z přidané hodnoty (7) byly chápány a uplatňovány jednotně, a to prostřednictvím úpravy činností, jež tyto pojmy zahrnují.
(53)
V zájmu transparentnosti, rovného zacházení s žadateli a posílení odpovědnosti schvalujících osob by mělo být upraveno řízení o udělení grantu, a to od žádosti o grant, o níž musí Komise předem poskytnout žadatelům určité minimální informace, až po vyhodnocení žádosti podle předem specifikovaných kritérií způsobilosti, výběru a udělení, po němž příslušná schvalující osoba přijme konečné a náležitě zdokumentované rozhodnutí. Je nutno podrobně upravit složení a úkoly výboru, jenž za vyhodnocování návrhů podle kritérií pro výběr a udělení odpovídá, jakož i možnost kontaktovat žadatele v průběhu grantového řízení nebo je vyzvat, aby své návrhy upravili. Tyto možnosti by měly náležitě zohledňovat požadavky na řádnou správu, které zavedlo finanční nařízení, a jejich součástí by měly být podmínky, za nichž lze návrhy upravit ještě před podpisem grantové dohody či před oznámením rozhodnutí o udělení grantu s tím, že by tyto podmínky měly současně zajišťovat rovné zacházení s žadateli a soulad se zásadou, podle níž iniciativu k provedení takových kroků vyvíjejí výlučně žadatelé.
(54)
S tím, jak finanční nařízení zjednodušilo a rozšířilo používání jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, měly by být definice těchto zjednodušených forem grantů zpřesněny. Zejména je nutno ozřejmit, že tyto formy grantů - stejně jako jiná libovolná forma grantu - mají sloužit k úhradě způsobilých nákladů, a je třeba uvést, že jejich výše by neměla být nutně stanovována předem, což je důležité zejména v případech, kdy je jejich výše určována na základě obvyklých postupů účtování nákladů u příjemce. Je zapotřebí rovněž zajistit stabilitu pravidel financování v rámci zvláštních programů. Pro tento účel by měla být zavedena možnost používat zjednodušené formy grantů po celou dobu trvání zvláštních programů. Pro statistické a metodické účely, jakož i pro účely prevence a odhalování podvodů je nezbytné mít přístup k obecným údajům z účetnictví příjemce, a to i v případech financování formou jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování. Tohoto ověřování by však nemělo být využíváno ke zpochybňování jednotkových hodnot jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, které již byly sjednány.
(55)
V souladu se zásadou řádného finančního řízení by měla Komise požadovat záruky: nejdříve ve fázi předkládání žádostí o grant (provedením finančních auditů v případě žádostí o větší částky), dále ve fázi vyplácení předběžného financování (vyžádáním jistoty předem, pokud je takové opatření odůvodněno vzhledem k rizikům, jež vyhodnotila schvalující osoba) a ve fázi průběžné platby či výplaty zůstatku (vyžádáním osvědčení, které vystaví auditor k žádostem o platbu s nejvyšším objemem a rizikovostí).
(56)
Měly by být zpřesněny podmínky a postupy pozastavování a snižování grantů, tak aby byly lépe vymezeny důvody těchto opatření, aby byly příjemcům poskytovány náležité informace a aby měli příjemci ve všech fázích možnost uplatnit své právo na obranu.
(57)
Řádná správa finančních prostředků Unie rovněž znamená, že i příjemci grantů Unie musí těchto grantů využívat hospodárně a efektivně. Zejména náklady na veřejné zakázky, jež příjemci zadávají pro účely provedení určité akce, by měly být způsobilé za předpokladu, že jsou tyto zakázky na provedení akce zadány uchazeči, který podal ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
(58)
Vzhledem k tomu, že finanční nařízení uvolňuje omezení pro poskytování finanční podpory třetím osobám, je nutno upravit minimální ustanovení, která je nutno sjednat v grantové dohodě nebo zapracovat do rozhodnutí o udělení grantu, tak aby byl zřetelně odlišen případ, kdy příjemce poskytuje finanční podporu třetím osobám, od případu, kdy je plnění rozpočtu svěřeno pověřenému subjektu v rámci nepřímého řízení.
(59)
Pravomoc uložit příjemcům grantu sankci by měla být sladěna s pravomocí, která je svěřována v kontextu zadávání veřejných zakázek, a to vzhledem k tomu, že mají tyto pravomoci touž povahu a měly by podléhat týmž pravidlům, pokud jde o účelnost a proporcionalitu.
(60)
Při udělování cen by měly být dodržovány zásady transparentnosti a rovného zacházení stejným způsobem jako v případě grantů. V této souvislosti by měly být - při zohlednění odpovídajících požadavků na granty - stanoveny též minimální požadavky na pracovní programy a soutěže o návrh. Zejména by měly být specifikovány podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování, dále minimální obsah pravidel soutěže o návrh, zejména podmínky pro vyplacení ceny vítězům v případě udělení ceny, jakož i příslušné způsoby uveřejnění.
(61)
Pro účely transparentnosti a rovného zacházení je mj. zapotřebí jednoznačně vymezit postup udělování cen, od podání příspěvků až po vyrozumění účastníků a oznámení vítězi. S cílem zajistit kompetentnost a nestrannost při posuzování příspěvků by v rámci tohoto postupu měla příspěvky vyhodnocovat odborná komise, kterou jmenuje příslušná schvalující osoba, s tím, že se toto hodnocení řídí kritérii pro udělení ceny, jež jsou vyhlášena spolu s pravidly soutěže o návrh. Na základě doporučení těchto odborníků by měla konečné rozhodnutí o udělení ceny přijmout příslušná schvalující osoba, neboť odpovědnost za plnění rozpočtu nese vždy Komise.
(62)
V zájmu harmonizovaného používání jednotlivých finančních nástrojů v rámci Komise by měl být obecný rámec upravený v hlavě VIII finančního nařízení doplněn o podrobnou úpravu řízení finančních nástrojů, včetně ustanovení o výběru pověřených subjektů, obsahu pověřovacích dohod, o nákladech a poplatcích spojených s řízením těchto nástrojů a o svěřeneckých účtech.
(63)
Zejména pro výjimečné případy, kdy budou finanční nástroje řízeny přímo, a to buď prostřednictvím účelových investičních jednotek, nebo jiných realizačních mechanismů, by měla být vymezena pravidla, podle nichž budou vybíráni finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci, s cílem zajistit, aby byly finanční prostředky Unie vynakládány efektivně.
(64)
Je nezbytné určit podmínky využívání finančních nástrojů, včetně jejich účinku v podobě aktivace mimorozpočtových zdrojů a monitorovacího rámce. Nezbytné je též zajistit, aby byly finanční nástroje používány na základě důkladného vyhodnocení ex ante, které Komisi umožní tyto nástroje koncipovat tak, aby reagovaly na selhání trhu a nepříznivé investiční situace.
(65)
Pokud jde o účetnictví a předkládání účetní závěrky, jsou v účetních pravidlech Unie definovány obecně uznávané účetní zásady, na nichž musí být založeny finanční výkazy. Za účelem řádné prezentace, úplnosti a přesnosti informací tato účetní pravidla též specifikují podmínky pro účetní zaznamenávání transakcí a pravidla pro oceňování aktiv a pasiv a pro tvorbu rezerv.
(66)
V souvislosti s účetnictvím by mělo být upřesněno, že účetní jednotlivých orgánů musí zdokumentovat členění účtů i účetní postupy svého orgánu a určit podmínky, jež musí splňovat počítačové účetní systémy, tak aby byl zejména zabezpečen přístup k těmto systémům a zajištěna auditní stopa v případě jejich změny.
(67)
Pokud jde o vedení účetnictví, je nezbytné upřesnit zásady vedení účetních knih, předvahy, pravidelného odsouhlasování zůstatků této předvahy a inventárních soupisů a definovat prvky účtové osnovy, kterou stanoví účetní Komise. Měla by být stanovena pravidla pro zaznamenávání operací, zejména podvojná metoda, pravidla přepočtu operací, které nejsou vyjádřeny v eurech, a podklady účetních zápisů. Upřesněn by měl být též obsah účetních záznamů.
(68)
V zájmu efektivní správy aktiv je třeba stanovit pravidla pro inventární soupisy majetku a vyjasnit odpovědnost účetních a schvalujících osob v této oblasti, jakož i pravidla pro další prodej majetku zapsaného v inventárním soupisu.
(69)
V souvislosti s vnějšími akcemi by mělo toto nařízení v souladu s finančním nařízením upravovat výjimky, jež odrážejí odlišné fungování této oblasti, především pokud jde o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů, a to zejména proto, že tyto postupy provádějí orgány třetích zemí, jež od Unie získávají finanční podporu. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, měly by být odlišně upraveny především druhy řízení a finanční limity, při jejichž dosažení se tato řízení použijí. Pokud jde o granty, měla by být pro určité případy zavedena možnost jejich financování v plném rozsahu, a to zejména s ohledem na sníženou schopnost spolufinancování daných příjemců.
(70)
Je nutno podrobně upravit využívání rozpočtové podpory a specifikovat jednak podmínky tohoto využití, jednak povinnost partnerského subjektu předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, podle nichž lze posoudit, jsou-li tyto podmínky splněny.
(71)
Pokud jde o svěřenecké fondy Unie, je nutno specifikovat zásady, jimiž se budou řídit příspěvky Unie a dalších dárců do těchto fondů, stanovit pravidla, jimiž se bude řídit účetnictví a výkaznictví těchto fondů, zejména pokud jde o úroky naběhlé na bankovním účtu fondu, dále je nutno ozřejmit odpovědnost účastníků finančních operací a správní rady fondu a vymezit povinnosti spojené s externím auditem. Je též nutno zajistit, aby byli zúčastnění dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem a aby bylo využití finančních prostředků fondu podmíněno kladným hlasováním Komise.
(72)
V zájmu zjednodušení zadávacích řízení v případě vnějších akcí byly pozměněny některé finanční limity s tím, že byly přidány a přizpůsobeny jiné finanční limity a řídicí postupy převzaté ze společných ustanovení.
(73)
Pokud jde o granty, měly by být v souladu s finančním nařízením zjednodušeny podmínky, za nichž se lze odchýlit od zásady spolufinancování.
(74)
K zajištění řádné správy prostředků Unie je dále nezbytné upřesnit předchozí podmínky a pravidla, jež budou obsahovat dohody v případech, kdy bude správa prostředků decentralizována nebo kdy budou používány zálohové účty.
(75)
Je vhodné definovat evropské úřady a vymezit zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace a ustanovení, která zmocňují účetního Komise přenést některé ze svých úkolů na zaměstnance těchto úřadů. Je rovněž třeba upravit vedení bankovních účtů, k jejichž zřízení jménem Komise mohou být evropské úřady zmocněny.
(76)
Obdobně jako v případě zveřejňování údajů o příjemcích finančních prostředků Unie by měl být zveřejněn jednak seznam odborníků uvedených v článku 204 finančního nařízení, kteří jsou vybíráni na základě výzvy k projevení zájmu, jednak náplň práce těchto odborníků. Zveřejněna by měla být též jejich odměna, pokud překročí 15 000 EUR.
(77)
Měl by být doplněn nový postup zavedený článkem 203 finančního nařízení, zejména pokud jde o druh nákladů, jež mají být zahrnovány do finančních limitů zavedených v tomto článku. Vzhledem ke specifičnosti projektů v oblasti nemovitostí při delegacích Unie, zejména v naléhavých případech, je nutno tento druh projektů podrobně upravit. V případě obytných budov, zejména při delegacích, jež mají být najaty nebo zakoupeny během krátkého období, je vhodné stanovit, že se na ně nevztahuje postup podle článku 203 finančního nařízení. Postup podle článku 203 finančního nařízení by se neměl vztahovat ani na bezúplatné získání pozemku či na koupi pozemku za symbolickou cenu, neboť taková transakce nezatěžuje rozpočet.
(78)
V zájmu provázanosti s ustanoveními finančního nařízení je nutno stanovit přechodná ustanovení. V zájmu provázanosti s odvětvovým právním základem je vhodné odložit použitelnost ustanovení o způsobech řízení a o finančních nástrojích do 1. ledna 2014,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
ČÁST PRVNÍ
SPOLEČNÁ USTANOVENÍ
HLAVA I
PŘEDMĚT ÚPRAVY
Článek 1
Předmět úpravy
Toto nařízení stanoví prováděcí pravidla k nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“).
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 2
Účtování úroků z plateb předběžného financování
(Čl. 8 odst. 4 finančního nařízení)
V případech, kdy úroky náleží uhradit do rozpočtu, stanoví dohoda uzavřená se subjekty či osobami, jež jsou vyjmenovány v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodech ii) až viii) finančního nařízení, že je předběžné financování vypláceno na bankovní účty či podúčty, které umožňují identifikovat finanční prostředky a související úroky. Není-li tomu tak, musí identifikaci finančních prostředků, jež Unie vyplatila, a úroků nebo jiných plnění plynoucích z těchto finančních prostředků umožňovat účetní metody příjemců nebo zprostředkovatelů.
Ustanoveními tohoto nařízení, jejichž předmětem jsou úroky z předběžného financování, není dotčeno vykazování předběžného financování na straně aktiv finančních výkazů v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 3
Prostředky na daný rozpočtový rok
(Čl. 11 odst. 3 finančního nařízení)
Prostředky na závazky a prostředky na platby schválené na daný rozpočtový rok sestávají z:
a)
prostředků uvedených v rozpočtu včetně opravných rozpočtů;
b)
přenesených prostředků;
c)
prostředků daných znovu k dispozici podle článků 178 a 182 finančního nařízení;
d)
prostředků plynoucích z plateb předběžného financování, jež byly vráceny v souladu s čl. 177 odst. 3 finančního nařízení;
e)
prostředků poskytnutých po přijetí účelově vázaných příjmů v průběhu rozpočtového roku nebo předchozích rozpočtových let, jež dosud nebyly použity.
Článek 4
Zrušení a přenos prostředků
(Čl. 13 odst. 2 finančního nařízení)
1. Prostředky na závazky a nerozlišené prostředky týkající se projektů v oblasti nemovitostí uvedené v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení lze přenést pouze tehdy, pokud přidělení na závazek nemohlo proběhnout do 31. prosince rozpočtového roku z důvodů, které nelze přičítat schvalující osobě, a pokud přípravné etapy již pokročily tak, že lze předpokládat, že k přidělení na závazek dojde do 31. března následujícího roku nebo - v případě projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince.
2. Přípravnými etapami uvedenými v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které mají být dokončeny do 31. prosince rozpočtového roku, tak aby bylo možno prostředky přenést do následujícího rozpočtového roku, jsou zejména:
a)
u souhrnných závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení přijetí rozhodnutí o financování nebo ukončení konzultací příslušných útvarů orgánu ohledně přijetí tohoto rozhodnutí k uvedenému dni;
b)
u individuálních závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení završení výběru potenciálních zhotovitelů, dodavatelů, poskytovatelů, příjemců, vítězů soutěží o ceny nebo pověřených osob.
3. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které nejsou přiděleny na závazek do 31. března následujícího rozpočtového roku nebo - v případě částek na projekty v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku, se automaticky ruší.
O zrušení prostředků v souladu s prvním pododstavcem Komise informuje Evropský parlament a Radu do jednoho měsíce.
4. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. b) finančního nařízení mohou být použity do 31. prosince následujícího rozpočtového roku.
5. Účetnictví musí umožňovat identifikaci prostředků přenesených v souladu s odstavci 1 až 4.
KAPITOLA 3
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 5
Přepočítací kurz eura a ostatních měn
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení vyplývající z používání zvláštních odvětvových pravidel, schvalující osoba provádí přepočet eura na jinou měnu podle denních směnných kurzů eura zveřejněných v řadě C Úředního věstníku Evropské unie.
V případě, že přepočet eura na jinou měnu provádí zhotovitel, dodavatel, poskytovatel nebo příjemce, použijí se zvláštní ustanovení o přepočtu uvedená ve smlouvě na veřejnou zakázku, v grantové dohodě či v dohodě o financování.
2. Aby neměly měnové přepočty významný dopad na výši spolufinancování z prostředků Unie ani nežádoucí dopad na rozpočet Unie, zvláštní ustanovení uvedená v odstavci 1 případně určí, že se přepočítací kurz eura a jiné měny vypočte za pomoci průměrného denního směnného kurzu platného v daném období.
3. Není-li denní směnný kurz eura pro danou měnu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněn, použije příslušná schvalující osoba účetní kurz uvedený v odstavci 4.
4. Pro účely účetnictví uvedené v článcích 151 až 156 finančního nařízení a s výhradou článku 240 tohoto nařízení se přepočet eura na jinou měnu uskutečňuje pomocí měsíčního účetního kurzu eura. Tento účetní směnný kurz stanoví účetní Komise s pomocí veškerých zdrojů informací, jež považuje za spolehlivé, na základě směnného kurzu předposledního pracovního dne měsíce předcházejícího měsíci, pro nějž je kurz stanovován.
5. Výsledky měnových operací uvedených v odstavci 4 tohoto článku jsou v účetnictví příslušného orgánu vykazovány v samostatné položce.
První pododstavec tohoto odstavce se přiměřeně použije na subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení.
Článek 6
Kurz použitelný pro přepočet eura na ostatní měny
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z používání odvětvových pravidel nebo ze smluv na zvláštní veřejné zakázky, z grantových dohod, rozhodnutí o udělení grantu či z finančních dohod, použije se pro přepočet eura na jinou měnu v případech, kdy přepočet provádí příslušná schvalující osoba, kurz dne, kdy schvalující útvar vystavil platební nebo inkasní příkaz.
2. V případě zálohových účtů vedených v eurech se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz platný v den, kdy banka provedla platbu.
3. V případě zúčtování zálohových účtů vedených v národních měnách podle článku 19 finančního nařízení se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz měsíce, v němž byl uskutečněn výdaj ze zálohového účtu.
4. V případě náhrady paušálních výdajů nebo výdajů plynoucích ze služebního řádu úředníků Evropské unie a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie (dále jen „služební řád“), která má stanovenu horní hranici a která se proplácí v jiné měně než euru, se použije kurz platný v době, kdy vznikne nárok na náhradu.
KAPITOLA 4
Zásada univerzálnosti
Článek 7
Zaznamenávání účelově vázaných příjmů a poskytování odpovídajících prostředků
(Článek 21 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčeny články 9 a 10, jsou účelově vázané příjmy zaznamenávány do rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů v oddílu jednotlivých orgánů do rozpočtové položky vytvořené pro tento účel;
b)
ve výkazu výdajů jsou v poznámkách k rozpočtu - včetně obecných poznámek - uvedeny položky, do nichž lze zapsat poskytované prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům.
V případě uvedeném v prvním pododstavci písm. a) se použije označení „pro memoria“ a odhadované příjmy jsou pro informaci uvedeny v poznámkách.
2. Jakmile orgán účelově vázané příjmy obdrží, jsou jim odpovídající prostředky automaticky poskytovány jako prostředky na závazky i prostředky na platby, s výjimkou těchto případů:
a)
v případech podle čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení;
b)
v případě podle čl. 21 odst. 2 písm. b) finančního nařízení u členských států, v jejichž případě je dohoda o poskytnutí příspěvku vyjádřena v eurech.
V případě podle prvního pododstavce písm. b) lze prostředky na závazky poskytnout poté, co členský stát podepíše dohodu o poskytnutí příspěvku.
Článek 8
Příspěvky členských států na výzkumné programy
(Čl. 21 odst. 2 písm. a) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států na financování některých doplňkových výzkumných programů stanovené v článku 5 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1150/2000 (8) jsou hrazeny takto:
a)
sedm dvanáctin částky zapsané v rozpočtu nejpozději do 31. ledna běžného rozpočtového roku;
b)
zbývajících pět dvanáctin do 15. července běžného rozpočtového roku.
2. Pokud není rozpočet s konečnou platností přijat před začátkem rozpočtového roku, jsou příspěvky uvedené v odstavci 1 určeny částkou, jež je zapsána v rozpočtu na předchozí rozpočtový rok.
3. Všechny příspěvky nebo dodatečné platby členských států do rozpočtu musí být připsány na účet či účty Komise do 30 kalendářních dní po výzvě k zaplacení prostředků.
4. Uskutečněné platby jsou připisovány na účet stanovený v nařízení (ES, Euratom) č. 1150/2000 a vztahují se na ně podmínky stanovené v uvedeném nařízení.
Článek 9
Účelově vázané příjmy vyplývající z účasti zemí ESVO na některých programech Unie
(Čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států Evropského sdružení volného obchodu (dále jen „státy ESVO“) na některé programy Unie se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů je vytvořena rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž se zaznamenává celková výše příspěvků států ESVO za uvedený rozpočtový rok;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
v poznámkách k jednotlivým rozpočtovým položkám, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní, se výše předpokládané účasti uvádí „pro informaci“,
ii)
v příloze, která je nedílnou součástí rozpočtu, se uvádějí veškeré rozpočtové položky, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) je předpokládaná částka uvedena v rozpočtových poznámkách,
Příloha uvedená v prvním pododstavci písm. b) bodu ii) představuje a doplňuje strukturu, jež slouží jednak zaznamenávání prostředků odpovídajících příspěvkům podle odstavce 2, jednak plnění souvisejících výdajů.
2. Podle článku 82 Dohody o Evropském hospodářském prostoru (dále jen „Dohoda o EHP“) jsou částky ročních příspěvků států ESVO, které Komisi potvrdil Smíšený výbor Evropského hospodářského výboru v souladu s čl. 1 odst. 5 protokolu 32 připojeného k Dohodě o EHP, zapsány hned od počátku rozpočtového roku v plné výši jako odpovídající prostředky na závazky a prostředky na platby.
3. Jsou-li do rozpočtových položek, na něž přispívají státy ESVO, přidány v průběhu rozpočtového roku dodatečné prostředky, aniž by byly státy ESVO schopny v průběhu uvedeného rozpočtového roku upravit náležitým způsobem výši svých příspěvků, aby dodržely „činitel úměrnosti“ uvedený v článku 82 Dohody o EHP, může Komise na přechodnou dobu a výjimečně využít svých hotovostních zdrojů k předfinancování podílu států ESVO. Po tomto poskytnutí dodatečných prostředků vyzve Komise co nejdříve státy ESVO, aby odpovídající příspěvky uhradily. Komise o těchto rozhodnutích každoročně informuje Evropský parlament a Radu.
Toto předfinancování je vypořádáno co nejdříve v rámci rozpočtu na následující rozpočtový rok.
4. Finanční příspěvky států ESVO jsou v souladu s čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení vnějšími účelově vázanými příjmy. Účetní přijme vhodná opatření, aby použití příjmů, jež z těchto příspěvků plynou, a jim odpovídajících prostředků bylo sledováno odděleně.
Stav plnění příjmů a výdajů, jež účasti států ESVO odpovídají, uvádí Komise ve zprávě podle čl. 150 odst. 2 finančního nařízení odděleně.
Článek 10
Výnosy ze sankcí uložených členským státům s nadměrným schodkem
(Čl. 21 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Výnosy ze sankcí uvedených v oddílu 4 nařízení Rady (ES) č. 1467/97 (9) se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů se vytvoří rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž jsou zaúčtovávány úroky z těchto částek;
b)
zároveň, a aniž je dotčen článek 77 finančního nařízení, jsou na základě zápisu těchto částek ve výkazu příjmů vykázány prostředky na závazky a prostředky na platby ve výkazu výdajů.
Prostředky uvedené v prvním pododstavci písm. b) jsou čerpány v souladu s článkem 20 finančního nařízení.
Článek 11
Náklady vzniklé přijetím darovaných částek ve prospěch Unie
(Článek 22 finančního nařízení)
Pro účely schválení Evropským parlamentem a Radou podle čl. 22 odst. 2 finančního nařízení Komise odhadne a řádně odůvodní finanční náklady, včetně navazujících nákladů, spojené s přijetím darovaných částek určených Unii.
Článek 12
Účty pro vrácené daně
(Čl. 23 odst. 3 finančního nařízení)
Daně, které Unie hradí podle čl. 23 odst. 2 a čl. 23 odst. 3 písm. a) finančního nařízení, jsou zapsány na prozatímním účtu až do doby, kdy je dotyčné státy vrátí.
KAPITOLA 5
Zásada specifikace
Článek 13
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňují orgány s výjimkou Komise
(Článek 25 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v článku 25 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může dotčený orgán převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 14
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňuje Komise
(Článek 26 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v čl. 26 odst. 1 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky či v její prospěch, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může Komise převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 15
Správní výdaje
(Článek 26 finančního nařízení)
Výdaje uvedené v čl. 26 odst. 1 prvním pododstavci písm. b) finančního nařízení pokrývají v případě všech oblastí politiky body uvedené v článku 44 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 16
Odůvodnění žádostí o převod prostředků
(Články 25 a 25 finančního nařízení)
K návrhům na převody a veškerým informacím pro Evropský parlament a Radu o převodech podle článků 25 a 26 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí čerpání prostředků a odhady potřeb až do konce rozpočtového roku, a to jak v případě rozpočtových položek, v jejichž prospěch má být převod uskutečněn, tak v případě položek, k jejichž tíži má být převod uskutečněn.
Článek 17
Odůvodnění žádostí o převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech
(Článek 29 finančního nařízení)
K návrhům na převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech uvedené v článku 29 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí:
a)
v případě rozpočtové položky, do níž mají být prostředky převedeny: co nejaktuálnější informace o čerpání prostředků a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku;
b)
v případě všech rozpočtových položek, jež se týkají vnější činnosti: čerpání prostředků až do konce měsíce, jenž předchází měsíci podání žádosti o převod, a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku spolu se srovnáním oproti původnímu odhadu;
c)
rozbor možností k přerozdělení prostředků.
KAPITOLA 6
Zásada řádného finančního řízení
Článek 18
Hodnocení
(Článek 30 finančního nařízení)
1. Všechny návrhy na programy nebo činnosti, jež znamenají výdaje k tíži rozpočtu, jsou předmětem hodnocení ex ante, které musí zkoumat:
a)
potřebu, jež má být uspokojena v krátkodobém či dlouhodobém horizontu;
b)
přidanou hodnotu zásahu Unie;
c)
cíle politiky a řízení, jichž má být dosaženo a k nimž patří opatření nezbytná k ochraně finančních zájmů Unie na poli prevence, odhalování, vyšetřování a nápravy podvodů, jakož i postihů za podvody;
d)
možné varianty postupů, včetně rizik s nimi souvisejících;
e)
očekávané výsledky a dopady, zejména v rovině ekonomické, sociální a environmentální, a dále ukazatele a způsob vyhodnocování pro účely jejich měření;
f)
nejvhodnější metodu realizace prioritní varianty/variant;
g)
vnitřní provázanost navrhovaného programu nebo činnosti a jejich návaznost na ostatní příslušné nástroje;
h)
objem prostředků, lidských zdrojů a ostatních správních výdajů, jež mají být přiděleny v souladu se zásadou efektivnosti nákladů;
i)
poučení vyplývající z podobných zkušeností v minulosti.
2. Návrh uvádí opatření ke sledování, podávání zpráv a hodnocení a přihlíží ke kompetencím příslušných úrovní správy, jež se provádění navrhovaného programu nebo činnosti účastní.
3. Všechny programy nebo činnosti, včetně pilotních projektů a přípravných akcí, na něž jsou uvolněny zdroje v objemu nad 5 000 000 EUR, jsou předmětem hodnocení přidělených lidských a finančních zdrojů a dosažených výsledků, které probíhá průběžně a/nebo ex post s cílem ověřit, zda jsou v souladu se stanovenými cíli, a to následovně:
a)
výsledky dosahované při provádění víceletého programu jsou pravidelně hodnoceny podle časového rozvrhu, který umožňuje vzít výsledky tohoto hodnocení v úvahu při rozhodování o obnově, změně nebo přerušení programu;
b)
výsledky činností, o jejichž financování je rozhodováno v ročním cyklu, jsou vyhodnocovány alespoň jednou za šest let.
Povinnost uvedená v prvním pododstavci písm. a) a b) se nepoužije na jednotlivé projekty a akce prováděné v rámci takových činností, u nichž lze tuto povinnost splnit tím, že konečnou zprávu zašlou subjekty, které akci provedly.
4. Hodnocení podle odstavce 1 a 3 musí být úměrné uvolněným zdrojům a dopadu dotčeného programu nebo činnosti.
Článek 19
Finanční výkaz
(Článek 31 finančního nařízení)
Finanční výkaz uvádí finanční a ekonomické údaje, na jejichž základě může legislativní orgán vyhodnotit nezbytnost zásahu Unie. Uvádí příslušné informace o souladu s dalšími činnostmi Unie a případné synergii.
V případě víceletých akcí obsahuje finanční výkaz předběžný plán ročních potřeb prostředků a pracovních míst, včetně míst externích zaměstnanců, a hodnocení jejich střednědobého finančního dopadu.
KAPITOLA 7
Zásada transparentnosti
Článek 20
Předběžné zveřejnění rozpočtu
(Článek 34 finančního nařízení)
Co nejdříve poté, co je rozpočet přijat s konečnou platností, a nejpozději čtyři týdny po tomto termínu jsou před oficiálním vyhlášením rozpočtu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněny z podnětu Komise podrobné číselné údaje ve všech jazycích na internetových stránkách orgánů.
Článek 21
Zveřejňování informací o hodnotě a příjemcích finančních prostředků Unie
(Článek 35 finančního nařízení)
1. Informace o příjemcích finančních prostředků Unie, jež byly poskytnuty v rámci přímého řízení, se zveřejňují na internetové stránce orgánů Unie do 30. června roku následujícího po rozpočtovém roce, v němž byly finanční prostředky poskytnuty.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
2. Nestanoví-li toto nařízení a odvětvová pravidla jinak, zveřejňují se s přihlédnutím ke kritériím v čl. 35 odst. 3 finančního nařízení následující informace:
a)
jméno příjemce;
b)
lokalita příjemce;
c)
poskytnutá částka;
d)
povaha a účel opatření.
Pojem „lokalita“ pro účely písm. b) znamená:
i)
adresu příjemce, je-li příjemcem právnická osoba,
ii)
region na úrovni NUTS 2, je-li příjemcem fyzická osoba.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, je nutno zveřejněné informace odstranit dva roky od konce rozpočtového roku, v němž byly finanční prostředky poskytnuty. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
3. Informace podle odstavce 2 jsou zveřejňovány pouze v případě cen, grantů a veřejných zakázek, jež byly uděleny, resp. zadány na základě soutěže o návrh, řízení o udělení grantu či zadávacího řízení. Tyto informace se nezveřejňují v případě:
a)
stipendií udělených fyzickým osobám a další přímé podpory vyplacené nejpotřebnějším fyzickým osobám podle čl. 125 odst. 4 písm. c) finančního nařízení;
b)
veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje částky podle čl. 137 odst. 2 tohoto nařízení.
4. Od zveřejnění informací je upuštěno v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy příjemců.
Článek 22
Odkaz na zveřejněné informace o příjemcích finančních prostředků Unie poskytnutých v rámci nepřímého řízení
(Článek 35 finančního nařízení)
Je-li správa finančních prostředků Unie svěřena orgánům a subjektům uvedeným v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, musí pověřovací dohody stanovit, aby tyto pověřené orgány a subjekty zveřejnily informace uvedené v čl. 21 odst. 2 a 3 ve standardní úpravě na svých internetových stránkách.
Internetová stránka orgánů Unie musí obsahovat alespoň odkaz na internetovou adresu, kde lze tyto informace nalézt, nejsou-li tyto informace zveřejněny přímo na vyhrazeném místě na internetových stránkách orgánů Unie.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
Na zveřejnění informací podle prvního pododstavce tohoto článku se použije čl. 21 odst. 2 až 4.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
Článek 23
Finanční plán
(Článek 38 finančního nařízení)
Finanční plán podle článku 38 finančního nařízení je členěn podle kategorií výdajů, oblastí politiky a rozpočtových položek. Úplný finanční plán uvádí všechny výdajové kategorie s výjimkou zemědělství, politiky soudržnosti a administrativy, k nimž jsou uváděny pouze souhrnné údaje.
Článek 24
Návrh opravného rozpočtu
(Čl. 41 odst. 1 finančního nařízení)
K návrhu opravného rozpočtu je připojeno odůvodnění a informace k plnění rozpočtu za předchozí a běžný rozpočtový rok, jež jsou v okamžiku sestavování návrhu k dispozici.
Článek 25
Rozpočtová nomenklatura
(Článek 44 finančního nařízení)
Rozpočtová nomenklatura musí být v souladu se zásadami specifikace, transparentnosti a řádného finančního řízení. Musí zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro účely rozpočtového procesu, snadnou identifikaci hlavních cílů zakotvených v příslušném právním základu a umožňovat výběr z politických priorit a efektivní a účelné plnění rozpočtu.
Článek 26
Výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod v) finančního nařízení)
Pro účely sestavení rozpočtu se výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny, určují takto:
a)
v případě závazků: závazky zaznamenané v účetnictví v průběhu rozpočtového roku k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3;
b)
v případě plateb: platby uskutečněné v průběhu rozpočtového roku, tj. platby, k nimž byl bance předán platební příkaz, k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3.
Článek 27
Poznámky k rozpočtu
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod vi) finančního nařízení)
Poznámky k rozpočtu obsahují zejména:
a)
odkazy na základní právní akt, pokud byl základní právní akt přijat;
b)
náležité vysvětlení k povaze a účelu prostředků.
Článek 28
Plán pracovních míst
(Čl. 49 odst. 1 písm. c) bod i) finančního nařízení)
Pracovní místa Zásobovací agentury jsou uváděna v plánu pracovních míst Komise odděleně.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 29
Informace o předávání osobních údajů pro účely auditu
(Článek 53 finančního nařízení)
Při výzvě učiněné v souvislosti s granty, veřejnými zakázkami nebo cenami, jež jsou prováděny v rámci přímého řízení, musí být potenciální příjemci, zájemci, uchazeči a účastníci v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (10) vyrozuměni o tom, že pro účely ochrany finančních zájmů Unie mohou být jejich osobní údaje předány útvarům interního auditu, Evropskému účetnímu dvoru, komisi pro řešení finančních nesrovnalostí nebo Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (dále jen „úřad OLAF“) nebo že si mohou tyto údaje předat schvalující osoby při Komisi a výkonné agentury.
Článek 30
Přípravná opatření v oblasti společné zahraniční a bezpečnostní politiky
(Čl. 54 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Financování opatření, jež Rada schválí k přípravě operací Unie v rámci řešení krizí podle hlavy V Smlouvy o Evropské unii, zahrnuje doplňkové náklady přímo vyplývající ze skutečnosti, že je v prostoru operace nasazena konkrétní mise nebo tým, jejichž členové pocházejí mimo jiné z řad personálu orgánů Unie; tyto náklady zahrnují též pojištění pro případ zvýšeného rizika, náklady na cestování a ubytování a denní diety.
Článek 31
Zvláštní pravomoci Komise vyplývající ze Smluv
(Čl. 54 odst. 2 písm. d) finančního nařízení)
1. Články Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 154 (sociální dialog);
b)
článek 156 (průzkumy, stanoviska a porady v sociální oblasti);
c)
články 159 a 161 (zprávy o zvláštních problémech týkajících se sociální situace);
d)
ustanovení čl. 168 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti veřejného zdraví);
e)
ustanovení čl. 171 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti transevropských sítí);
f)
ustanovení čl. 173 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti průmyslu);
g)
ustanovení čl. 175 druhého pododstavce (zpráva o pokroku dosaženém při upevňování hospodářské, sociální a územní soudržnosti);
h)
ustanovení čl. 181 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
i)
článek 190 (zpráva o činnostech v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
j)
ustanovení čl. 210 odst. 2 (podněty na podporu koordinace politik v oblasti rozvojové spolupráce);
k)
ustanovení čl. 214 odst. 6 (podněty na podporu koordinace akcí humanitární pomoci).
2. Články Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen „Smlouva o Euratomu“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 70 (finanční příspěvek v mezích rozpočtu na programy průzkumu nerostných ložisek na územích členských států);
b)
články 77 až 85.
3. Seznamy uvedené v odstavci 1 a 2 mohou být při předložení návrhu rozpočtu doplněny s tím, že je nutno uvést odpovídající články a částky.
Článek 32
Jednání, jež mohou představovat střet zájmů, a postup
(Článek 57 finančního nařízení)
1. Jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů ve smyslu čl. 57 odst. 2 finančního nařízení, může mít - aniž je dotčeno jeho posouzení jakožto protiprávního jednání podle článku 141 - mimo jiné tyto formy:
a)
poskytnutí sobě nebo jinému neoprávněných přímých nebo nepřímých výhod;
b)
odmítnutí poskytnout příjemci práva nebo výhody, na něž má nárok;
c)
nepřípustná nebo zneužívající jednání nebo opomenutí uskutečnit nezbytná jednání.
Další jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů, je takové jednání, jež může narušit nestranný a objektivní výkon povinností určité osoby, např. členství v hodnotícím výboru v zadávacím řízení nebo v řízení o udělení grantu, může-li tato osoba získat z výsledku těchto řízení přímou či nepřímou finanční výhodu.
2. Za střet zájmů se považuje situace, kdy je žadatel, zájemce nebo uchazeč zaměstnancem, na nějž se vztahuje služební řád, ledaže jeho účast v řízení předem schválí jeho nadřízený.
3. V případě střetu zájmů přijme pověřená schvalující osoba náležitá opatření k eliminaci nežádoucího vlivu dotčené osoby na daný postup či řízení.
KAPITOLA 2
Způsoby plnění rozpočtu
Oddíl 1
Obecná ustanovení
Článek 33
Způsoby řízení
(Článek 58 finančního nařízení)
V účetním systému Komise jsou zaznamenány jednotlivé způsoby řízení a v jejich rámci též kategorie subjektů či osob, jež jsou uvedeny v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení a jimž jsou v souvislosti s plněním rozpočtu svěřeny určité úkoly.
Pokud jde o přímé řízení Komisí podle čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení, účetní systém rozlišuje, zdali toto řízení probíhá prostřednictvím:
a)
útvarů Komise;
b)
výkonných agentur;
c)
vedoucích delegací EU;
d)
svěřeneckých fondů uvedených v článku 187 finančního nařízení.
Oddíl 2
Přímé řízení
Článek 34
Přímé řízení
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení)
Plní-li Komise rozpočet přímo ve svých úvarech, vykonávají úkoly související s plněním rozpočtu účastníci finančních operací ve smyslu článků 64 až 75 finančního nařízení v souladu s podmínkami tohoto nařízení.
Článek 35
Výkon pravomocí svěřených výkonným agenturám
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) a článek 62 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o svěření pravomocí výkonným agenturám zmocňuje tyto agentury jakožto pověřené schvalující osoby k tomu, aby čerpaly prostředky na program Unie, jehož řízením byly pověřeny.
2. Pověřovací akt Komise obsahuje přinejmenším ustanovení podle čl. 40 písm. a) až d) a h). Jménem dotyčné výkonné agentury musí k tomuto aktu vydat formální písemný souhlas její ředitel.
Článek 36
Soulad s pravidly pro zadávání veřejných zakázek
(Článek 63 finančního nařízení)
Svěří-li Komise úkoly soukromým subjektům podle čl. 63 odst. 2 finančního nařízení, uzavře smlouvu v souladu s částí první hlavou V a s částí druhou hlavou IV kapitolou III finančního nařízení.
Oddíl 3
Sdílené řízení s členskými státy
Článek 37
Zvláštní ustanovení o sdíleném řízení s členskými státy, opatření na podporu šíření osvědčených postupů
(Článek 59 finančního nařízení)
Komise sestaví rejstřík subjektů, které jsou podle odvětvových pravidel odpovědné za řízení, osvědčování a audit.
S cílem podpořit osvědčené postupy při využívání prostředků ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova, Evropského zemědělského záručního fondu a Evropského rybářského fondu může dát Komise subjektům odpovědným za řízení a kontrolu pro informaci k dispozici metodické pokyny, jež stanoví její vlastní kontrolní strategii a přístup, včetně kontrolních seznamů a příkladů osvědčené praxe. Tyto pokyny jsou podle potřeby aktualizovány.
Oddíl 4
Nepřímé řízení
Článek 38
Rovnocennost systémů, pravidel a postupů v rámci nepřímého řízení
(Článek 60 finančního nařízení)
1. Komise může uznat pravidla a postupy zadávání veřejných zakázek za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásadu široké hospodářské soutěže uchazečů v zájmu získání ekonomicky nejvýhodnější nabídky a stanoví jednací řízení pouze u veřejných zakázek do určité přiměřené hodnoty nebo v řádně odůvodněných případech;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím náležitého uveřejňování ex ante, zejména v případě zadávacích řízení, a náležitého zveřejňování zhotovitelů, dodavatelů nebo poskytovatelů ex post;
c)
zajišťují rovné zacházení, proporcionalitu a zákaz diskriminace;
d)
po celou dobu zadávacího řízení předcházejí střetu zájmů.
Vnitrostátní právo členských států nebo třetích zemí, jež provádí směrnici 2004/18/ES, se považuje za rovnocenné pravidlům, která orgány uplatňují v souladu s finančním nařízením.
2. Komise může uznat pravidla a postupy pro udělování grantů za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásady proporcionality, řádného finančního řízení, rovného zacházení a zákazu diskriminace;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím odpovídajícího uveřejňování výzev k podávání návrhů, stanoví postupy přímého udělování grantů pouze u grantů do určité přiměřené výše nebo v řádně odůvodněných případech a zajišťují náležité zveřejňování příjemců ex post, při němž je zohledňována zásada proporcionality;
c)
po celou dobu řízení o udělení grantu předcházejí střetu zájmů;
d)
stanoví, že granty nesmějí být kumulativní ani být udělovány zpětně, že musí v zásadě zahrnovat spolufinancování a že účelem ani důsledkem grantu nesmí být dosažení zisku pro příjemce.
3. Komise může uznat, že účetní systémy a systémy vnitřní kontroly, jež používají subjekty a osoby, jimž mají být svěřeny úkoly související s plněním rozpočtu jménem Komise, zajišťují rovnocennou úroveň ochrany finančních zájmů Unie a rovnocennou přiměřenou jistotu o dosažení cílů řízení, jestliže tyto systémy splňují zásady zakotvené v článku 32 finančního nařízení.
Článek 39
Hodnocení ex ante pravidel a postupů u subjektů a osob v rámci nepřímého řízení
(Čl. 61 odst. 1 finančního nařízení)
Pro účely hodnocení ex ante podle čl. 61 odst. 1 finančního nařízení může příslušná schvalující osoba vycházet z hodnocení ex ante, jež provedla jiná schvalující osoba, a to za předpokladu, že závěry této jiné schvalující osoby jsou relevantní z hlediska specifických rizik svěřovaných úkolů, zejména povahy těchto úkolů a příslušné částky.
Příslušná schvalující osoba může vycházet z hodnocení ex ante, jež provedli jiní dárci, pokud bylo toto hodnocení provedeno za podmínek rovnocenných podmínkám stanoveným pro nepřímé řízení v článku 60 finančního nařízení.
Článek 40
Obsah dohody o svěření úkolů plnění rozpočtu, jež je uzavírána se subjekty a osobami
(Čl. 61 odst. 3 finančního nařízení)
Pověřovací dohody obsahují podrobná ujednání, jež zajišťují ochranu finančních zájmů Unie a transparentnost prováděných operací. Musí zahrnovat alespoň následující:
a)
jednoznačnou definici a vymezení svěřovaných úkolů, zejména pokud jde o změny svěřených úkolů, vzdání se pohledávek a využití vrácených nebo nepoužitých finančních prostředků;
b)
podmínky a bližší podrobnosti k plnění těchto úkolů, odpovědnosti a organizaci kontrol, jež mají být prováděny, včetně hodnocení programů;
c)
podmínky pro vyplacení příspěvku Unie, včetně proplacení nákladů vzniklých při plnění úkolů a odměny pro pověřený subjekt, a pravidla ohledně potřebných podkladů k odůvodnění těchto plateb;
d)
pravidla pro podávání zpráv Komisi o plnění úkolů, očekávaných výsledcích, vyskytnuvších se nesrovnalostech a přijatých opatřeních, dále podmínky, za nichž lze platby pozastavit nebo přerušit, a podmínky, za nichž je plnění těchto úkolů ukončeno;
e)
termín, do něhož budou k pověřovací dohodě uzavřeny individuální prováděcí smlouvy a dohody, jež musí být úměrné povaze svěřených úkolů;
f)
pravidla pro vyloučení, jež subjektu či osobě umožňují, aby z účasti na zadávacím řízení, z řízení o udělení grantu či ceny, ze zadání veřejné zakázky nebo z udělení grantu či ceny vyloučily subjekty, jež se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 písm. a), b) a e) a čl. 107 písm. a) a b) finančního nařízení;
g)
bližší podrobnosti o kontrolách, jež provádí Komise, jakož i ustanovení o přístupu Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora k informacím potřebným k výkonu jejich povinností, jakož i o pravomoci provádět audity a šetření včetně kontrol na místě;
h)
ujednání o:
i)
závazku pověřeného subjektu neprodleně informovat Komisi o všech podvodech, k nimž při správě finančních prostředků Unie došlo, a o přijatých opatřeních,
ii)
určení kontaktního místa, které je vybaveno náležitými pravomocemi k přímé spolupráci s úřadem OLAF, jež slouží snazšímu výkonu operativní činnosti tohoto úřadu;
i)
podmínky, jimiž se řídí používání bankovních účtů a úrokových výnosů podle čl. 8 odst. 4 finančního nařízení;
j)
ustanovení zajišťující viditelnost činnosti Unie ve vztahu k ostatním činnostem subjektu.
Článek 41
Prohlášení řídícího subjektu a prohlášení o dodržení postupů
(Čl. 60 odst. 5 finančního nařízení)
V případě akcí, jež končí před koncem příslušného rozpočtového roku, může být prohlášení řídícího subjektu podle čl. 60 odst. 5 písm. b) finančního nařízení nahrazeno závěrečnou zprávou pověřeného subjektu nebo osoby o dané akci, je-li tato zpráva předložena před 15. únorem roku následujícího po příslušném rozpočtovém roce.
Pokud mezinárodní organizace a třetí země provádějí nevíceleté akce v délce trvání nejvýše 18 měsíců, může být prohlášení o dodržení postupů uvedené v čl. 60 odst. 5 finančního nařízení začleněno do závěrečné zprávy.
Článek 42
Postupy zaměřené na kontrolu a schválení účetních závěrek, jakož i vylučování úhrad, jež jsou v rozporu s platnými pravidly, z financování Unií v rámci nepřímého řízení
(Čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení odvětvových pravidel, Komise v rámci postupů podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení:
a)
provádí dokumentární prověrky a případně kontroly na místě;
b)
stanoví výši schválených výdajů poté, co proběhlo případné řízení o sporných otázkách s příslušnými orgány a subjekty, a poté, co jsou tyto orgány a subjekty vyrozuměny;
c)
případně vypočte výši finanční opravy;
d)
inkasuje nebo uhradí zůstatek, který je dán rozdílem mezi schválenými výdaji a částkami, jež byly orgánům nebo subjektům již vyplaceny.
Pro účely prvního pododstavce písm. d) Komise inkasuje splatné částky přednostně formou zápočtu podle článku 87.
2. Jsou-li úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny subjektu, jenž provádí akci financovanou větším počtem dárců, spočívají postupy podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení v ověření, zdali příslušnou částku, kterou Komise na danou akci vyplatila, tento subjekt na akci použil a zdali byl tento výdaj vynaložen v souladu se závazky, jež upravuje dohoda s tímto subjektem podepsaná.
Pro účely tohoto nařízení se akcí financovanou větším počtem dárců rozumí akce, na niž jsou finanční prostředky Unie sdruženy s prostředky přinejmenším jednoho dalšího dárce.
Článek 43
Zvláštní ustanovení pro nepřímé řízení s mezinárodními organizacemi
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) bod ii) a článek 188 finančního nařízení)
1. Mezinárodní organizace uvedené v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu ii) finančního nařízení jsou:
a)
mezinárodní veřejné organizace zřízené na základě mezivládních dohod a specializované agentury zřízené těmito organizacemi;
b)
Mezinárodní výbor Červeného kříže;
c)
Mezinárodní federace společností Červeného kříže a Červeného půlměsíce;
d)
další neziskové organizace, jež mají na základě rozhodnutí Komise obdobné postavení jako mezinárodní organizace.
2. Plní-li Komise rozpočet v rámci nepřímého řízení s mezinárodními organizacemi, použijí se ověřovací dohody s nimi uzavřené.
Článek 44
Určení veřejnoprávních subjektů a soukromoprávních subjektů pověřených výkonem veřejné služby
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) body v) a vi) finančního nařízení)
1. Na veřejnoprávní subjekty a soukromoprávní subjekty pověřené výkonem veřejné služby se vztahuje právo členského státu nebo země, v níž byly založeny.
2. V případě síťového řízení, při němž musí příslušný členský stát či země určit alespoň jeden subjekt, probíhá toto určení v souladu se základním právním aktem.
Ve všech ostatních případech určí tyto subjekty Komise po vzájemné dohodě s dotčenými členskými státy nebo zeměmi.
KAPITOLA 3
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
Článek 45
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
(Článek 64 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány poskytnou všem účastníkům finančních operací zdroje nezbytné k plnění jejich povinností a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
2. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí listinou, kterou vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 46
Pomoc pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám
(Článek 65 finančního nařízení)
Příslušné schvalující osobě mohou být při plnění jejích úkolů nápomocni zaměstnanci, kteří jsou pověřeni tím, aby v rámci odpovědnosti této osoby uskutečňovali některé operace nezbytné pro plnění rozpočtu a poskytování finančních informací a informací o správě finančních prostředků. Za účelem předcházení střetu zájmů platí pro zaměstnance, kteří jsou pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám nápomocni, povinnosti uvedené v článku 57 finančního nařízení.
Vedoucím delegací Unie jako dále pověřeným schvalujícím osobám podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení mohu být při plnění jejich povinností nápomocni zaměstnanci Komise.
Článek 47
Vnitřní předpisy o pověřování
(Článek 65 finančního nařízení)
V souladu s finančním nařízením a tímto nařízením stanoví každý orgán ve svých vnitřních předpisech taková opatření pro správu prostředků, jaká považuje za nezbytná k řádnému plnění svého oddílu rozpočtu.
Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí vnitřními předpisy, jež vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Článek 48
Uchovávání podkladů schvalujícími osobami
(Čl. 66 odst. 2 finančního nařízení)
Schvalující osoba zřídí systémy, v nichž budou v papírové či elektronické podobě uchovávány originální podklady, jež souvisejí s plněním rozpočtu a příslušnými opatřeními, jakož i s navazujícími fázemi. Tyto systémy zajistí, aby:
a)
tyto podklady byly číslovány;
b)
tyto podklady byly označeny datem;
c)
byly - případně v elektronické podobě - vedeny registry, z nichž lze přesně zjistit místo, na němž jsou tyto podklady uloženy;
d)
tyto podklady byly uchovávány alespoň po dobu pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium za rozpočtový rok, k němuž se vztahují;
e)
byly uchovávány podklady o zárukách za předběžné financování ve prospěch daného orgánu a aby byla vedena evidence, v níž budou uvedené záruky náležitě sledovány.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, se uchovávají déle, než je uvedeno v prvním pododstavci písm. d), a to do konce roku, který následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny.
Osobní údaje uvedené v podkladech se vymažou, je-li to možné a nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely udělení rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 49
Kontroly ex ante a ex post
(Čl. 66 odst. 5 a 6 finančního nařízení)
1. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které běžně uskutečňují zaměstnanci uvedení v článku 46 a které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu, jež provádí příslušná schvalující osoba.
2. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
3. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku efektivnosti nákladů. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a příjmů a jejich soulad s platnými předpisy, zejména rozpočtem a souvisejícími předpisy, a s akty přijatými při provádění Smluv nebo nařízení, a případně se smluvními podmínkami;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v části první hlavě II kapitole 7 finančního nařízení.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
4. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Tyto kontroly prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v odstavci 3.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně pověřená schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. K řešení těchto problémů přijme opatření.
Na základě výsledků kontrol a dalších relevantních informací je přezkoumávána analýza rizik uvedená v čl. 66 odst. 6 finančního nařízení.
U víceletých programů stanoví pověřená schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
Článek 50
Kodex profesních standardů
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 5 finančního nařízení)
1. Zaměstnanci, jež příslušná schvalující osoba určí k ověřování finančních operací, jsou vybíráni na základě svých odborných znalostí, schopností a zvláštních předpokladů, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
2. Jednotlivé orgány vypracují kodex profesních standardů, jenž v oblasti vnitřní kontroly stanoví:
a)
úroveň odborné a finanční kompetence, jež je od zaměstnanců uvedených v odstavci 1 požadována;
b)
závazek těchto zaměstnanců procházet trvalou odbornou přípravou;
c)
poslání, úlohu a úkoly, jež jsou jim přiděleny;
d)
pravidla chování, zejména pokud jde o etické normy a bezúhonnost, které musí zaměstnanci splňovat, a práva, která jim jsou přiznána.
3. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí kodexem profesních standardů podle odstavce 2 tohoto článku, který vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
4. Jednotlivé orgány ustaví náležité struktury, jejichž prostřednictvím budou schvalujícím útvarům sdělovány potřebné informace o kontrolních standardech a o metodách a technikách, jež byly pro tyto účely vyvinuty, a jejichž prostřednictvím budou tyto informace pravidelně aktualizovány.
Článek 51
Nečinnost pověřené schvalující osoby
(Čl. 66 odst. 8 finančního nařízení)
Nečinností pověřené schvalující osoby podle čl. 66 odst. 8 finančního nařízení se rozumí situace, kdy tato osoba nereaguje v přiměřené lhůtě s ohledem na okolnosti jednotlivého případu, nejpozději však do jednoho měsíce.
Článek 52
Předávání finančních informací a informací o správě finančních prostředků účetnímu
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřená schvalující osoba předává účetnímu v souladu s pravidly, jež účetní přijal, finanční informace a informace o správě finančních prostředků, jež jsou nezbytné pro plnění jeho úkolů.
Schvalující osoba účetnímu pravidelně a alespoň pro účely uzávěrky účtů sděluje relevantní finanční údaje ke svěřeneckým bankovním účtům, tak aby použití finančních prostředků Unie bylo možno zachytit v účetní závěrce Unie.
Článek 53
Zpráva o jednacích řízeních
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřené schvalující osoby zaznamenávají za každý rozpočtový rok smlouvy na veřejné zakázky uzavřené na základě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. a) až g), čl. 135 odst. 1 písm. a) až d) a článků 266, 268 a 270 tohoto nařízení. Pokud se poměr jednacích řízení k počtu veřejných zakázek, jež zadala táž pověřená schvalující osoba, oproti minulým letům značně zvýší nebo pokud je tento poměr značně vyšší než průměr za daný orgán, podá o tom příslušná schvalující osoba danému orgánu zprávu, v níž uvede opatření přijatá k odvrácení tohoto vývoje. Jednotlivé orgány zasílají Evropskému parlamentu a Radě zprávu o jednacích řízeních. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Oddíl 3
Účetní
Článek 54
Jmenování účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého účetního z řad úředníků, kteří podléhají služebnímu řádu úředníků Evropské unie.
Účetního vybírá orgán na základě jeho zvláštní kvalifikace prokázané diplomy nebo rovnocennými odbornými zkušenostmi.
2. Dva nebo více orgánů či subjektů mohou jmenovat téhož účetního.
V tomto případě přijmou tyto orgány a subjekty nezbytná opatření proti střetu zájmů.
Článek 55
Ukončení výkonu funkce účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. V případě ukončení výkonu funkce účetního je bezodkladně vypracována předvaha.
2. Účetní, který ukončuje výkon své funkce, zašle tuto předvahu spolu s předávací zprávou novému účetnímu, nebo, není-li to možné, učiní tak úředník ze stejného útvaru.
Do jednoho měsíce ode dne zaslání předvahy nový účetní předvahu podepíše za účelem udělení svého souhlasu a přitom může vyjádřit své výhrady.
Předávací zpráva uvádí též výsledek předvahy a všechny vznesené výhrady.
3. Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení informují Evropský parlament, Radu a účetního Komise o jmenování svého účetního nebo o ukončení výkonu jeho funkce ve lhůtě dvou týdnů.
Článek 56
Validace účetního a inventárního systému
(Článek 68 finančního nařízení)
Příslušná schvalující osoba důsledně informuje účetního o vývoji či podstatných změnách systému finančního řízení, inventárního systému a systému oceňování aktiv a pasiv, pokud jsou z daného systému přebírány údaje do účetnictví daného orgánu nebo pokud tento systém slouží k dokládání těchto údajů, tak aby účetní mohl ověřit, že jsou dodržena kritéria pro validaci tohoto systému.
Účetní může již validovaný systém finančního řízení kdykoliv přezkoumat. Pokud účetní odmítne validovat systém finančního řízení, jejž zavedla schvalující osoba, nebo pokud již udělenou validaci tomuto systému odejme, sestaví příslušná schvalující osoba akční plán s cílem napravit v přiměřené lhůtě nedostatky, jež vedly k tomuto rozhodnutí účetního.
Příslušná schvalující osoba odpovídá za úplnost informací, jež jsou účetnímu předávány.
Článek 57
Správa pokladny
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajišťuje, aby měl jeho orgán k dispozici dostatečné finanční prostředky na hotovostní potřeby, jež vyplývají z plnění rozpočtu.
2. Pro účely odstavce 1 zřídí účetní systémy řízení hotovosti, které mu umožní sestavovat prognózy peněžních toků.
3. Účetní Komise rozděluje dostupné finanční prostředky v souladu s nařízením (ES, Euratom) č. 1150/2000.
Článek 58
Správa bankovních účtů
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Pro účely správy pokladny může účetní jménem orgánu otevřít nebo nechat otevřít účty u finančních institucí nebo národních centrálních bank. V řádně odůvodněných případech může účty otevřít v jiných měnách než v euru.
2. Účetní odpovídá za rušení účtů uvedených v odstavci 1 nebo za to, aby bylo jejich zrušení zajištěno.
3. Účetní stanoví podmínky pro vedení účtů uvedených v odstavci 1, jež byly otevřeny u finančních institucí, v souladu se zásadami řádného finančního řízení, efektivity a soutěže o veřejné zakázky.
4. Alespoň jednou za pět let účetní znovu vyhlašuje soutěž o veřejné zakázky pro finanční instituce, u nichž by mohly být otevřeny účty v souladu s odstavcem 1.
U zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii je prováděn pravidelný průzkum podmínek na trhu, pokud to místní bankovní podmínky dovolují. Tento průzkum probíhá alespoň jednou za pět let z podnětu správce zálohového účtu, který následně předkládá účetnímu odůvodněný návrh na výběr určité banky na období do pěti let.
5. Účetní zajistí, aby byly podmínky pro vedení účtů otevřených u finančních institucí v souladu s odstavcem 1 přísně dodržovány.
V případě zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii přebírá tuto odpovědnost správce zálohového účtu, jenž přitom zohledňuje platné právní předpisy v zemi, v níž vykonává svůj mandát.
6. O podmínkách pro vedení účtů otevřených u finančních institucí účetní Komise informuje účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení. Účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení sladí s těmito podmínkami podmínky pro vedení účtů, jež sami otevírají.
Článek 59
Podpisové právo k účtům
(Článek 68 finančního nařízení)
Podmínky pro otevírání, vedení a používání účtů v závislosti na požadavcích vnitřní kontroly stanoví, že šeky, bankovní převodní příkazy a všechny další bankovní operace musí podepsat jeden nebo více řádně zmocněných zaměstnanců. Instrukce vystavené ručně mimo elektronický systém musí podepsat alespoň dva řádně zmocnění zaměstnanci nebo účetní osobně.
Pro účely prvního pododstavce zašlou účetní jednotlivých orgánů všem finančním institucím, u nichž daný orgán otevřel účet, jména a podpisové vzory zmocněných zaměstnanců.
Článek 60
Správa zůstatků na bankovních účtech
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajistí, aby se zůstatek na bankovních účtech uvedených v článku 58 výrazně nelišil od prognóz peněžních toků podle čl. 57 odst. 2 a aby v každém případě:
a)
žádný z těchto účtů nevykazoval záporný zůstatek;
b)
zůstatek na účtech vedených v jiných měnách byl pravidelně přepočítáván na eura.
2. Na cizoměnových účtech nesmí účetní udržovat zůstatky, jež by mohly orgánu způsobit nadměrné ztráty v důsledku výkyvů směnných kurzů.
Článek 61
Převodní a přepočtové operace
(Článek 68 finančního nařízení)
Aniž je dotčen článek 69, uskutečňuje účetní převody mezi účty, jež otevřel jménem orgánu u finančních institucí, a provádí přepočet měn.
Článek 62
Způsoby placení
(Článek 68 finančního nařízení)
Platby jsou uskutečňovány bankovním převodem nebo šekem nebo - v případě zálohového účtu - debetní kartou v souladu s čl. 67 odst. 4.
Článek 63
Soubory údajů o právnických osobách
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní může provádět platby bankovním převodem pouze v případě, že byly předem do společného souboru, členěného podle orgánů, zapsány bankovní údaje příjemce platby a informace potvrzující jeho totožnost, jakož i všechny případné změny.
Zápis právních a bankovních údajů příjemce platby do tohoto souboru údajů nebo případné změny těchto údajů vychází z podkladu, jehož formu stanoví účetní.
2. Před provedením platby bankovním převodem mohou schvalující osoby přijmout jménem svého orgánu závazek vůči třetí osobě pouze v případě, že jim tato třetí osoba dodá dokumentaci požadovanou pro zápis do souboru údajů.
Schvalující osoby informují účetního o všech změnách právních a bankovních údajů, jež jim sdělí příjemce platby, a před provedením platby ověřují platnost těchto údajů.
V souvislosti s předvstupní pomocí lze vůči orgánům veřejné moci zemí, jež podaly žádost o přistoupení k Evropské unii, přijímat individuální závazky, aniž by předem došlo k zápisu do souboru údajů o třetích osobách. V tomto případě učiní schvalující osoba vše pro to, aby k zápisu došlo co nejdříve. Příslušné dohody stanoví, že předtím, než lze provést první platbu, je Komisi nutno zaslat bankovní údaje příjemce.
Článek 64
Uchovávání podkladů účetním
(Článek 68 finančního nařízení)
Účetní podklady a podklady, jež slouží k přípravě účetní závěrky uvedené v článku 141 finančního nařízení, jsou uchovávány po dobu alespoň pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium pro rozpočtový rok, k němuž se tyto podklady vztahují.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, jsou však uchovávány déle, a to do konce roku, jenž následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Jednotlivé orgány rozhodnou, v kterém útvaru budou podklady uchovávány.
Článek 65
Osoby zmocněné ke správě účtů
(Článek 69 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány stanoví podmínky, za nichž jsou jimi určení zaměstnanci zmocnění ke správě účtů v místních jednotkách uvedených v článku 72 oprávněni sdělovat místním finančním institucím jména a podpisové vzory.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 66
Podmínky použití zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Je-li vzhledem k omezené výši dotčených částek fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, lze pro účely úhrady takových výdajů zřídit zálohové účty.
2. Správce zálohových účtů může předběžně potvrzovat a hradit výdaje na základě podrobného rámce, jenž je vymezen v pokynech příslušné schvalující osoby. Tyto pokyny stanoví pravidla a podmínky, jimiž se řídí předběžné potvrzování a úhrada výdajů, a případně též podmínky podpisu právních závazků ve smyslu čl. 97 odst. 1 písm. e).
3. Vytvoření zálohového účtu a jmenování jeho správce jsou předmětem rozhodnutí, jež přijímá účetní na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby. Toto rozhodnutí stanoví odpovědnost a povinnosti správce zálohových účtů a schvalující osoby.
Na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby rozhoduje účetní též o změně podmínek vedení zálohového účtu.
4. Při delegacích Unie jsou zálohové účty zřizovány pro účely úhrady výdajů jak z rozpočtového oddílu vyhrazeného Komisi, tak z rozpočtového oddílu Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a musí zajišťovat, aby bylo možno k výdajům dohledat všechny údaje.
Článek 67
Podmínky pro zřizování zálohových účtů a platby
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o zřízení zálohového účtu a o jmenování jeho správce a rozhodnutí o změně podmínek vedení tohoto účtu stanoví zejména:
a)
účel a maximální výši počáteční zálohy, která může být poskytnuta;
b)
případné otevření bankovního účtu nebo poštovního žirového účtu jménem orgánu;
c)
druh a maximální výši jednotlivých výdajových položek, jež může správce zálohového účtu vyplatit třetím osobám nebo je od nich vybrat;
d)
četnost a postup předkládání podkladů a pravidla pro jejich předávání schvalující osobě k zúčtování;
e)
postup případného doplnění zálohy;
f)
skutečnost, že zálohové operace vypořádává schvalující osoba nejpozději do konce následujícího měsíce, tak aby bylo možno účetní zůstatek odsouhlasit se zůstatkem na bankovním účtu;
g)
dobu platnosti pověření, jež účetní udělil správci zálohového účtu;
h)
totožnost jmenovaného správce zálohového účtu.
2. V návrzích na rozhodnutí o zřízení zálohového účtu zajistí příslušná schvalující osoba, aby:
a)
přednostně byly používány rozpočtové postupy, pokud existuje přístup k centrálnímu počítačovému účetnímu systému;
b)
zálohové účty byly používány jen v odůvodněných případech.
Maximální částka, kterou může správce zálohových účtů zaplatit v případě, že je fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, nesmí přesáhnout 60 000 EUR na každou výdajovou položku.
3. Správce zálohového účtu může provádět platby ve prospěch třetích osob na základě a v rámci limitů, jež jsou dány:
a)
předchozími rozpočtovými a právními závazky, jež podepsala příslušná schvalující osoba;
b)
kladným zůstatkem na zálohovém účtu v hotovosti nebo v bance.
4. Platby ze zálohových účtů lze provádět bankovním převodem včetně systému přímého inkasa uvedeného v článku 89 finančního nařízení, šekem nebo jiným platebním prostředkem včetně debetních karet v souladu s pokyny účetního.
5. Poté, co je platba provedena, následuje formální rozhodnutí o konečném potvrzení a/nebo platební příkaz, které podepíše příslušná schvalující osoba.
Článek 68
Výběr správců zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Správci zálohových účtů jsou vybíráni z řad úředníků nebo - v případě potřeby a pouze v řádně odůvodněných případech - z řad ostatních zaměstnanců. Správci zálohových účtů jsou vybíráni na základě svých znalostí, schopností a zvláštní kvalifikace, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
Článek 69
Poskytování finančních prostředků na zálohové účty
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Účetní poskytuje na zálohové účty nezbytné prostředky prostřednictvím plateb a tyto účty sleduje z hlediska otevírání bankovních účtů, udílení podpisových práv a kontrol na místě a v centrálním účetnictví. Účetní poskytuje na zálohové účty finanční prostředky. Zálohy jsou hrazeny na bankovní účet otevřený pro tento účel.
Na zálohové účty lze poskytovat finanční prostředky též přímo z různých místních příjmů, jež plynou například z:
a)
prodeje zařízení;
b)
publikací;
c)
různých náhrad;
d)
úroků.
Zúčtování záloh, pokud jde o výdaje a různé či účelově vázané příjmy, probíhá v souladu s rozhodnutím o zřízení zálohového účtu uvedeným v článku 67 a s finančním nařízením. Příslušné částky odečte schvalující osoba při následném doplňování příslušných zálohových účtů.
2. V zájmu eliminace zejména kurzových ztrát může správce zálohového účtu provádět v souvislosti s touž zálohou převody mezi různými bankovními účty.
Článek 70
Kontroly prováděné schvalujícími osobami a účetními
(Článek 70 finančního nařízení)
1. V souladu s pravidly a pokyny účetního vede správce zálohového účtu evidenci jednak prostředků, jež má k dispozici v hotovosti a v bance, jednak uskutečněných plateb a obdržených částek. K výstupům z této evidence má trvalý přístup příslušná schvalující osoba a alespoň jednou měsíčně je vypracován souhrn transakcí, jejž správce zálohového účtu zasílá následující měsíc společně s podklady příslušné schvalující osobě pro účely zúčtování zálohových operací.
2. Účetní provádí nebo nechává provádět příslušně zmocněného zaměstnance ve svém útvaru nebo ve schvalujícím útvaru kontroly, jež musí zpravidla probíhat na místě a bez předchozího upozornění a jejichž účelem je ověřit existenci finančních prostředků, jež byly přiděleny správcům zálohových účtů, ověřit vedení účetnictví a zkontrolovat, zda jsou zálohové transakce zúčtovávány ve stanovených lhůtách. Výsledky těchto kontrol sdělí účetní příslušné schvalující osobě.
Článek 71
Postupy při zadávání veřejných zakázek
(Článek 70 finančního nařízení)
Platby prováděné ze zálohových účtů mohou, v mezích stanovených v čl. 137 odst. 3, spočívat jednoduše v úhradě faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 72
Zřizování zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Pro účely úhrady určitých druhů výdajů lze u jednotlivých místních jednotek mimo Unii zřídit v souladu s článkem 70 finančního nařízení jeden nebo více zálohových účtů. Místní jednotkou může být například delegace, kancelář nebo styčné pracoviště Unie ve třetí zemi.
V rozhodnutí o zřízení zálohového účtu jsou stanoveny podmínky pro vedení tohoto účtu, jež splňují požadavky článku 70 finančního nařízení a vycházejí ze specifických potřeb dané místní jednotky.
Článek 73
Správci zálohových účtů a osoby zmocněné ke správě účtů při delegacích Unie
(Článek 70 finančního nařízení)
Za výjimečných okolností a v zájmu zajištění kontinuity činnosti mohou povinnosti správce zálohových účtů ESVČ při delegacích Unie vykonávat zaměstnanci Komise. Za týchž podmínek lze do funkce správců zálohových účtů za Komisi při delegacích Unie jmenovat zaměstnance ESVČ.
Pravidla a podmínky upravené v prvním pododstavci se při delegacích Unie použijí na jmenování osob, jež účetní pověří prováděním bankovních operací.
KAPITOLA 4
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 74
Odpovědné subjekty v oblasti boje proti podvodům
(Čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedenými v čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení se rozumějí subjekty uvedené ve služebním řádu a rozhodnutích orgánů Unie, jež se týkají podmínek interních šetření v souvislosti s předcházením podvodům, korupci a jinému protiprávnímu jednání, které poškozuje zájmy Unie.
Oddíl 2
Pravidla pro pověřené a dále pověřené schvalující osoby
Článek 75
Finanční nesrovnalosti
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny pravomoci úřadu OLAF, je pro všechny případy porušení finančního nařízení nebo předpisů se vztahem k finančnímu řízení či kontrolám operací, jež vyplývají z jednání nebo opomenutí zaměstnance, příslušná komise pro řešení finančních nesrovnalostí uvedená v článku 29 (dále jen „komise“).
Článek 76
Komise pro řešení finančních nesrovnalostí
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
1. Případy finančních nesrovnalostí uvedené v článku 75 tohoto nařízení předkládá komisi k vydání stanoviska podle čl. 73 odst. 6 druhého pododstavce finančního nařízení orgán oprávněný ke jmenování.
V případech, kdy jako dále pověřené schvalující osoby jednají vedoucí delegací Unie v souladu s čl. 56 odst. 2 finančního nařízení, je příslušná schvalující osoba oprávněna se na komisi o stanovisko k finančním nesrovnalostem podle článku 75 tohoto nařízení obrátit přímo.
Domnívá-li se pověřená schvalující osoba, že došlo k finanční nesrovnalosti, může věc předložit komisi. Tato komise vydá stanovisko, v němž posoudí, zda došlo k nesrovnalostem podle článku 75, stupeň jejich závažnosti a případné následky. Dospěje-li komise na základě analýzy k závěru, že uvedený případ spadá do pravomoci úřadu OLAF, předá spis bezodkladně orgánu oprávněnému ke jmenování a úřad OLAF o tom neprodleně uvědomí.
Pokud komisi uvědomí přímo zaměstnanec v souladu s čl. 66 odst. 8 finančního nařízení, předá komise spis orgánu oprávněnému ke jmenování a zaměstnance o tom uvědomí. Orgán oprávněný ke jmenování může komisi požádat o stanovisko k tomuto případu.
2. Orgán, nebo v případě smíšené komise zúčastněné orgány, upraví podle své vnitřní organizace pracovní postupy komise a její složení s tím, že komise musí mít jednoho externího člena, jenž má požadovanou kvalifikaci a odbornost.
Článek 77
Potvrzení pokynů
(Čl. 73 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že závazný pokyn, který dostala, je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, zejména protože nemůže být vykonán v rámci jí svěřených zdrojů, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil nebo dále pověřil. Pokud je tento pokyn písemně potvrzen a toto potvrzení je doručeno v odpovídající lhůtě a je dostatečně jasné v tom smyslu, že explicitně odkazuje na body, které pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zpochybnila, nelze tuto osobu již povolat k odpovědnosti. Tato osoba pokyn provede, není-li pokyn zjevně v rozporu s právními předpisy nebo nepředstavuje-li porušení příslušných bezpečnostních norem.
2. Odstavec 1 se použije rovněž v případě, že se schvalující osoba v průběhu plnění jí uloženého závazného pokynu dozví, že dotyčná operace vykazuje nesrovnalosti.
Pokyny, jež byly potvrzeny podle čl. 73 odst. 3 finančního nařízení, příslušná pověřená schvalující osoba zaznamená a uvede ve své výroční zprávě o činnosti.
KAPITOLA 5
Příjmové operace
Oddíl 1
Vlastní zdroje
Článek 78
Pravidla pro vlastní zdroje
(Článek 76 finančního nařízení)
Schvalující osoba vypracuje předběžný plán, který stanoví termíny, v nichž mají být vlastní zdroje vymezené v rozhodnutí o systému vlastních zdrojů Unie poskytnuty Komisi.
Vlastní zdroje jsou stanovovány a inkasovány v souladu s pravidly, jež jsou přijata na základě rozhodnutí uvedeného v prvním pododstavci.
Oddíl 2
Odhady pohledávek
Článek 79
Odhady pohledávek
(Článek 77 finančního nařízení)
1. Odhad pohledávky specifikuje druh příjmu a rozpočtový bod, do něhož má být tento příjem zapsán, a pokud možno též údaje o dlužníkovi a odhad částky.
Při sestavování odhadu pohledávky ověří příslušná schvalující osoba zejména, že:
a)
příjem je zapsán do správného rozpočtového bodu;
b)
odhad je v pořádku a odpovídá platným předpisům a zásadě řádného finančního řízení.
2. S výhradou čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení a čl. 7 odst. 2 tohoto nařízení nedochází na základě odhadu pohledávek k poskytnutí prostředků na závazky. V případech uvedených v článku 21 finančního nařízení lze prostředky poskytnout až poté, co Unie skutečně inkasuje dlužné částky.
Oddíl 3
Stanovení pohledávek
Článek 80
Postup
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky příslušnou schvalující osobou znamená uznání práva Unie vůči dlužníkovi a stanovení nároku požadovat po dlužníkovi úhradu dluhu.
2. Inkasní příkaz je operace, kterou příslušná schvalující osoba dává pokyn účetnímu k inkasu stanovené pohledávky.
3. Výzvou k úhradě je dlužník informován o tom, že:
a)
Unie stanovila pohledávku;
b)
bude-li pohledávka zaplacena ve stanovené lhůtě, nenabíhají úroky z prodlení;
c)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmeni b), nabíhají z ní úroky z prodlení, jejichž sazba je uvedena v článku 83; tím nejsou dotčeny zvláštní platné předpisy;
d)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmenu b), provede orgán inkaso buď započtením, nebo propadnutím předem složených jistot;
e)
účetní je oprávněn provést inkaso započtením před uplynutím lhůty uvedené v písmenu b) v případě, že je to nezbytné k ochraně finančních zájmů Unie a že se důvodně domnívá, že by pohledávka Komise mohla být nedobytná; o důvodech a datu inkasa započtením je účetní povinen dlužníka předem vyrozumět;
f)
nelze-li po provedení všech kroků podle písmene a) až e) tohoto pododstavce inkasovat celou částku, provede orgán inkaso výkonem rozhodnutí podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo na základě žaloby.
Vytištěnou výzvu k úhradě zašle schvalující osoba dlužníkovi. O jeho zaslání je prostřednictvím finančního informačního systému vyrozuměn účetní.
Článek 81
Stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
Před stanovením pohledávky se příslušná schvalující osoba ujistí, že:
a)
pohledávka je jistá, tedy není ničím podmíněna;
b)
pohledávka zní na pevnou a přesně vyjádřenou peněžitou částku;
c)
pohledávka je splatná a neběží lhůta k její úhradě;
d)
údaje o dlužníkovi jsou správné;
e)
částka, jež má být inkasována, je zapsána ve správném rozpočtovém bodu;
f)
podklady jsou v pořádku a
g)
je dodržena zásada řádného finančního řízení, zejména z hlediska kritérií uvedených v čl. 91 odst. 1 písm. a).
Článek 82
Podklady pro stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky vychází z podkladů, jež osvědčují nárok Unie.
2. Před stanovením pohledávky provede příslušná schvalující osoba osobně kontrolu podkladů nebo se na vlastní odpovědnost ujistí, že tato kontrola byla provedena.
3. Podklady uchovává schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Článek 83
Úroky z prodlení
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z použití zvláštních odvětvových pravidel, nabíhají z pohledávky, jež není ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) uhrazena, úroky z prodlení v souladu s odstavci 2 a 3 tohoto článku.
2. V případě pohledávek, jež nejsou uhrazeny ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b), se jako úroková sazba použije sazba, kterou uplatňuje Evropská centrální banka na své hlavní refinanční operace, zveřejněná v řadě C Úředního věstníku Evropské unie a platná v první kalendářní den měsíce splatnosti, zvýšená o:
a)
osm procentních bodů, pokud událostí, z jejíhož titulu pohledávka vznikla, je veřejná zakázka na dodávky a služby uvedené v hlavě V;
b)
tři a půl procentních bodů ve všech ostatních případech.
3. Úroky se počítají od kalendářního dne následujícího po dni, kdy uplynula lhůta uvedená v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikovaná ve výzvě k úhradě, až do kalendářního dne, kdy je pohledávka uhrazena v plné výši.
Inkasní příkaz na částku odpovídající úrokům z prodlení se vystaví až po skutečném obdržení těchto úroků.
4. V případě pokut platí, že složí-li dlužník finanční jistotu, kterou účetní akceptuje namísto platby, použije se ode dne uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) úroková sazba uvedená v odstavci 2 tohoto článku, která je platná v první den měsíce, v němž bylo rozhodnutí o uložení pokuty přijato, zvýšená pouze o jeden a půl procentního bodu.
Oddíl 4
Schválení inkasa
Článek 84
Vystavení inkasního příkazu
(Článek 79 finančního nařízení)
1. Inkasní příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být příjem zapsán;
b)
odkazy na právní akt či právní závazek, jež představují rozhodnou skutečnost pro vznik pohledávky a zakládají nárok na inkaso;
c)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění, včetně případných odkazů na odpovídající rozpočtový závazek;
d)
částku k inkasu vyjádřenou v eurech;
e)
jméno a adresu dlužníka;
f)
lhůtu uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b);
g)
možný způsob inkasa, mj. zejména započtení nebo uplatnění složených jistot.
2. Příslušná schvalující osoba opatří inkasní příkaz datem a svým podpisem a postoupí jej účetnímu.
3. Účetní jednotlivých orgánů vedou seznam splatných částek k inkasu. Nároky Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní jednotlivých orgánů seznam předávají účetnímu Komise.
Účetní Komise připraví konsolidovaný seznam, v němž jsou splatné částky řazeny v členění podle jednotlivých orgánů a data vystavení inkasního příkazu. Tento seznam Komise připojí ke své zprávě o rozpočtovém a finančním řízení.
4. V zájmu posílení ochrany finančních zájmů Unie vypracovává Komise seznam nároků Unie, v němž kromě výše pohledávek uvádí jména dlužníků, jimž byla úhrada pohledávky nařízena pravomocným rozhodnutím soudu a kteří po dobu jednoho roku od jeho vydání pohledávku neuhradili vůbec nebo ji neuhradili z významné části. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje význam dané částky.
Článek 85
Vykonatelné rozhodnutí ve prospěch jiných orgánů
(Čl. 79 odst. 2 finančního nařízení)
1. Výjimečné okolnosti podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení jsou dány v případě, kdy dotyčný orgán vyčerpal možnosti k dobrovolné úhradě a k inkasu pohledávky započtením podle čl. 80 odst. 1 finančního nařízení a kdy pohledávka dosahuje významné výše.
2. Dotyčné orgány, u nichž se nejedná o orgány uvedené v článku 299 Smlouvy o fungování EU, jsou v případě podle odstavce 1 oprávněny požádat Komisi, aby přijala vykonatelné rozhodnutí.
3. Vykonatelné rozhodnutí ve všech případech stanoví, že je nárokované částky nutno zapsat do oddílu rozpočtu příslušného orgánu, který jedná jako schvalující osoba. Související příjmy se do rozpočtu zapisují jako obecné příjmy, s výjimkou specifikovaných případů, kdy se jedná o účelově vázané příjmy podle čl. 21 odst. 3 finančního nařízení.
4. Nastane-li situace, jež by mohla inkaso ovlivnit, žádající orgán Komisi vyrozumí a zasáhne na její podporu, bude-li proti vykonatelnému rozhodnutí podán opravný prostředek.
5. Komise a příslušný orgán se dohodnou na praktických opatřeních k provedení tohoto článku.
Oddíl 5
Inkaso
Článek 86
Náležitosti inkasa
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Účetní provede při inkasu pohledávky účetní zápis a uvědomí příslušnou schvalující osobu.
2. Na platbu v hotovosti do pokladny vydá účetní nebo správce zálohových účtů potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 87
Inkaso započtením
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Má-li dlužník vůči Unii jistou pohledávku ve smyslu čl. 81 písm. a), která zní na pevnou částku, je splatná a týká se částky stanovené v platebním příkazu, inkasuje účetní po uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) stanovenou pohledávku započtením.
Za výjimečných okolností, kdy je nezbytné chránit finanční zájmy Unie a kdy se účetní důvodně domnívá, že by pohledávka Unie mohla být nedobytná, provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
Souhlasí-li dlužník, účetní provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
2. Předtím, než účetní zahájí postup inkasa podle odstavce 1, konzultuje příslušnou schvalující osobu a informuje o tom příslušné dlužníky.
Je-li dlužníkem vnitrostátní orgán nebo některý z jeho správních subjektů, informuje účetní o svém úmyslu provést inkaso započtením rovněž příslušný členský stát, a to alespoň deset pracovních dní předem. Účetní však může po dohodě s příslušným členským státem či správním subjektem provést inkaso započtením ještě před uplynutím této lhůty.
3. Započtení podle odstavce 1 má stejný účinek jako platba a zprošťuje Unii povinnosti k úhradě ve výši pohledávky a případně splatných úroků.
Článek 88
Postup vymáhání částek neuhrazených dobrovolně
(Články 79 a 80 finančního nařízení)
1. Není-li ve lhůtě uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikované ve výzvě k úhradě inkasována celá částka, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup inkasa všemi právními prostředky, včetně případného uspokojení z předem složených jistot; tím není dotčen článek 87.
2. Nelze-li použít způsob inkasa uvedený v odstavci 1 tohoto článku a nezaplatí-li dlužník ani po obdržení upomínky od účetního, vymáhá účetní pohledávku výkonem rozhodnutí v souladu s čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo žalobou; tím není dotčen článek 87.
Článek 89
Dodatečná platební lhůta
(Článek 80 finančního nařízení)
Ve spolupráci s příslušnou schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže, že za celou dodatečně poskytnutou lhůtu, počínaje původním dnem splatnosti uvedeným v čl. 80 odst. 3 písm. b), uhradí úroky vypočtené podle sazby v článku 83;
b)
v zájmu ochrany práv Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní orgánu akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistotu uvedenou v pododst. 1 písm. b) může nahradit společné a nerozdílné ručení třetí osoby, jež schválí účetní orgánu.
Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka upustit od požadavku na složení jistoty podle pododst. 1 písm. b), dojde-li k názoru, že je dlužník ochoten a schopen platbu během dodatečné lhůty uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 90
Inkaso pokut a jiných sankcí
(Články 80 a 83 finančního nařízení)
1. Je-li u Soudního dvora Evropské unie podána žaloba proti rozhodnutí Komise o uložení pokuty nebo jiných sankcí podle Smlouvy o fungování EU nebo Smlouvy o Euratomu, dlužník až do okamžiku vyčerpání všech opravných prostředků buď předběžně uhradí příslušnou částku na bankovní účet určený účetním, nebo složí finanční jistotu, kterou účetní akceptuje. Jistota je nezávislá na povinnosti zaplatit pokutu, penále nebo jinou sankci a propadá po první výzvě. Tato jistota musí krýt jistinu a splatný úrok stanovený v čl. 83 odst. 4.
2. S cílem zajistit bezpečnost a likvidnost těchto předběžně přijatých částek a generovat z nich kladný výnos Komise tyto částky investuje do finančních aktiv.
3. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že je pokuta či sankce potvrzena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
v souladu s článkem 83 finančního nařízení se předběžně vybrané částky, příslušné úroky a další částky z nich plynoucí zapíší do rozpočtu, a to nejpozději v rozpočtovém roce, jenž následuje po roce, v němž byly vyčerpány všechny opravné prostředky;
b)
pokud byla složena finanční jistota, pak tato jistota propadá a odpovídající částka se zapíše do rozpočtu.
Pokud soud pokutu nebo sankci zvýší, použije se první pododstavec písm. a) a b) na částku do výše uvedené v rozhodnutí Komise; částku, o niž se pokuta či sankce navyšuje, vybere účetní a tato částka se zapíše do rozpočtu.
4. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že byla pokuta či sankce zrušena či snížena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
částky vybrané neoprávněně se spolu s naběhlými úroky vyplatí dotyčné třetí osobě. Je-li za příslušné období dosažen celkově záporný výnos, je předmětem vrácení nominální hodnota neoprávněně vybraných částek;
b)
pokud byla složena finanční jistota, je tato jistota odpovídajícím způsobem uvolněna.
Článek 91
Upuštění od inkasa stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba může upustit od inkasa stanovené pohledávky nebo její části pouze v těchto případech:
a)
pokud by předvídatelné náklady na inkaso překročily výši částky k inkasu a pokud by upuštění od inkasa nepoškodilo pověst Unie;
b)
pokud je inkaso pohledávky nemožné z důvodů jejího stáří nebo platební neschopnosti dlužníka;
c)
pokud je inkaso v rozporu se zásadou proporcionality.
2. V případě podle odst. 1 písm. c) jedná příslušná schvalující osoba v souladu s postupy, jež předem stanoví daný orgán, a použije tato povinná a závazně použitelná kritéria:
a)
povaha skutečností, s přihlédnutím k závažnosti nesrovnalosti, jež vedla ke stanovení pohledávky (podvod, opakování deliktu, úmysl, řádná péče, dobrá víra, zjevný omyl);
b)
dopad, který by upuštění od inkasa pohledávky mělo na činnost Unie a její finanční zájmy (dotčená částka, riziko vytvoření precedentu, ohrožení autority právního předpisu).
Podle okolností případu může příslušná schvalující osoba vzít v úvahu tato doplňující kritéria:
a)
narušení hospodářské soutěže, jež by mohlo upuštění od inkasa pohledávky vyvolat;
b)
hospodářskou a sociální škodu, kterou by způsobilo inkaso celé pohledávky.
3. Rozhodnutí o upuštění od inkasa podle čl. 80 odst. 2 finančního nařízení musí být řádně odůvodněno a musí odkazovat jednak na opatření, jež byla za účelem inkasa pohledávky přijata v souladu se zásadou řádné péče, jednak na právní a věcné důvody, o něž se upuštění od inkasa opírá. Příslušná schvalující osoba se při upuštění od inkasa řídí článkem 84.
4. Pravomoc upustit od inkasa stanovené pohledávky nemůže orgán přenést, pokud částka, od jejíhož inkasa má být upuštěno:
a)
činí nejméně 1 000 000 EUR;
b)
činí nejméně 100 000 EUR, což představuje alespoň 25 % stanovené pohledávky.
Pro částky, jež nedosahují limitů uvedených v prvním pododstavci, stanoví jednotlivé orgány ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci upustit od inkasa stanovené pohledávky.
5. Jednotlivé orgány zasílají každoročně Evropskému parlamentu a Radě zprávu o případech upuštění od inkasa uvedených v odstavcích 1 až 4 tohoto článku, kdy dotčené částky dosahovaly nejméně 100 000 EUR. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Článek 92
Zrušení stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Dojde-li k chybě, příslušná schvalující osoba s uvedením důvodů stanovenou pohledávku nebo její část zruší v souladu s články 82 a 84.
2. Jednotlivé orgány stanoví ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci zrušit stanovenou pohledávku.
Článek 93
Pravidla pro běh promlčecích lhůt
(Článek 81 finančního nařízení)
1. Promlčecí lhůta nároků Unie vůči třetím osobám počíná běžet dnem uplynutí lhůty oznámené dlužníkovi ve výzvě k úhradě podle čl. 80 odst. 3 písm. b).
Promlčecí lhůta nároků třetích osob vůči Unii počíná běžet dnem, kdy se podle odpovídajícího právního závazku stává nárok třetí osoby splatným.
2. Běh promlčecí lhůty nároků Unie vůči třetím osobám se přerušuje úkonem orgánu nebo členského státu jednajícího na žádost orgánu, který byl třetí osobě oznámen a jehož účelem je inkaso pohledávky.
Běh promlčecí lhůty nároků třetích osob vůči Unii se přerušuje úkonem, jejž Unii její věřitelé nebo osoby jednající jménem těchto věřitelů oznámili a jehož účelem je inkaso pohledávky.
3. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni přerušení lhůty podle odstavce 2.
4. Běh promlčecí lhůty se přerušuje též zahájením právních kroků, jejichž předmětem je pohledávka uvedená v odstavci 1, včetně žalob podaných u soudu, jenž se později prohlásí za nepříslušný. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet až v okamžiku, kdy rozhodnutí soudu nabude právní moci nebo kdy v téže věci dojde mezi stranami k mimosoudnímu vyrovnání.
5. Za přerušení běhu promlčecí lhůty je pokládán rovněž případ, kdy účetní poskytne dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu podle článku 89. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni uplynutí prodloužené platební lhůty.
6. Po uplynutí promlčecí lhůty podle odstavců 1 až 5 nelze nároky již vymáhat.
KAPITOLA 6
Výdajové operace
Článek 94
Rozhodnutí o financování
(Článek 84 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o financování stanoví základní údaje o akci, s níž je spojeno vynakládání výdajů z rozpočtu.
2. Rozhodnutí o financování uvádí zejména tyto údaje:
a)
v případě grantů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
priority na jednotlivé roky, cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky, jichž má být pomocí prostředků schválených na daný rozpočtový rok docíleno,
iii)
základní kritéria způsobilosti, výběru a udělení grantu, podle nichž je vybíráno z návrhů,
iv)
maximální možnou míru spolufinancování, a v případě, že se předpokládají různé míry spolufinancování, též kritéria, jež se pro jednotlivé míry použijí,
v)
harmonogram a orientační počet výzev k podávání návrhů;
b)
v případě veřejných zakázek:
i)
souhrnné rozpočtové krytí vyhrazené pro veřejné zakázky na příslušný rok,
ii)
předběžný počet a druhy předpokládaných veřejných zakázek a, je-li to možné, alespoň obecně jejich předmět,
iii)
orientační harmonogram termínů, v nichž budou zahajována zadávací řízení;
c)
v případě svěřeneckých fondů podle článku 187 finančního nařízení:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
prostředky vyhrazené pro svěřenecký fond na daný rok a výši částek plánovaných na dobu trvání fondu,
iii)
cíle a dobu trvání svěřeneckého fondu,
iv)
pravidla správy svěřeneckého fondu,
v)
možnost svěřit úkoly související s plněním rozpočtu subjektům a osobám uvedeným v čl. 187 odst. 2 finančního nařízení;
d)
v případě cen:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
základní podmínky účasti a kritéria pro udělení ceny,
iv)
harmonogram soutěže o návrh a výše ceny či cen;
e)
v případě finančních nástrojů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
výši přidělené částky,
iv)
orientační harmonogram provádění.
3. Pokud pracovní program podle článku 128 finančního nařízení obsahuje údaje podle odst. 2 písm. a) tohoto článku a jedná-li se o granty, jež jsou financovány z prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, považováno za rozhodnutí o financování těchto grantů.
Pokud jde o veřejné zakázky, svěřenecké fondy, ceny a finanční nástroje, pak v případech, kdy pracovní program, jenž obsahuje údaje podle odst. 2 písm. b), c), d) a e) tohoto článku, stanoví čerpání odpovídajících prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, pokládáno též za rozhodnutí o financování příslušných veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
Jestliže takový pracovní program tyto údaje v případě jedné či více akcí neobsahuje, musí být náležitě pozměněn nebo musí být přijato specifické rozhodnutí o financování těchto akcí.
4. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení základního právního aktu, uplatní se v případě podstatné změny již přijatého rozhodnutí o financování stejný postup jako u původního rozhodnutí.
Oddíl 1
Přidělení výdajů na závazek
Článek 95
Souhrnné a předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením finanční dohody, jež sama stanoví následné přijetí jednoho či více právních závazků, nebo přijetím jednoho či více právních závazků.
Na základě finančních dohod v oblasti přímé finanční pomoci třetím zemím včetně rozpočtové podpory, které zakládají právní závazky, lze provádět platby, aniž by bylo zapotřebí přijímat další právní závazky.
2. Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď přijetím jednoho či více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo - v případě výdajů na řízení zaměstnanců nebo na informování veřejnosti ze strany orgánů o aktuálním dění v Unii - přímo platbami.
Článek 96
Přijetí souhrnného závazku
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný závazek je přijímán na základě rozhodnutí o financování.
Souhrnný závazek je přijímán nejpozději před vydáním rozhodnutí o výběru příjemců, a, pokud je k čerpání příslušných prostředků nutno přijmout pracovní program ve smyslu článku 188, nejdříve po přijetí tohoto programu.
2. Ustanovení odst. 1 druhého pododstavce se nepoužije, pokud se souhrnný závazek provádí uzavřením finanční dohody.
Článek 97
Podpisy téže osoby
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Od pravidla, podle něhož musí rozpočtový závazek i jemu odpovídající právní závazek podepsat táž osoba, se lze odchýlit pouze v těchto případech:
a)
jedná se o předběžné závazky;
b)
souhrnné závazky se týkají finančních dohod se třetími zeměmi;
c)
rozhodnutí orgánu zakládá právní závazek;
d)
souhrnný závazek se provádí prostřednictvím více právních závazků, za něž odpovídají různé příslušné schvalující osoby;
e)
v souvislosti se zálohovými účty, jež jsou vyčleněny na vnější činnosti, musí právní závazky podepsat zaměstnanci místních jednotek uvedených v článku 72 na pokyn příslušné schvalující osoby, která má však i nadále odpovědnost za hlavní operaci;
f)
orgán přenesl pravomoci schvalující osoby na ředitele interinstitucionálního evropského úřadu podle čl. 199 odst. 1 finančního nařízení.
2. Není-li příslušná schvalující osoba, jež podepsala rozpočtový závazek, k dispozici, aby podepsala právní závazek, po dobu, jež překračuje lhůty pro přijetí právního závazku, přijme právní závazek osoba jmenovaná podle předpisů daného orgánu pro zastupování, jestliže má tato osoba postavení schvalující osoby podle čl. 65 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 98
Správní výdaje, na něž se vztahují předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
Za běžné správní výdaje, jež mohou zakládat předběžné závazky, se považují zejména:
a)
výdaje na zaměstnance, ať již podléhají služebnímu řádu či nikoli, a výdaje na ostatní lidské zdroje, důchody a odměny odborníků;
b)
výdaje na členy orgánu;
c)
výdaje na vzdělávání;
d)
výdaje na výběrová řízení, výběr a nábor;
e)
výdaje na služební cesty;
f)
výdaje na reprezentaci;
g)
výdaje na zasedání;
h)
externí tlumočníci a překladatelé;
i)
výměny úředníků;
j)
běžný nájem movitých věcí a nemovitostí nebo opakující se platby v rámci veřejných zakázek na nemovitosti ve smyslu článku 121 tohoto nařízení nebo v rámci splátek půjček podle čl. 203 odst. 8 finančního nařízení;
k)
různá pojištění;
l)
úklid, údržba a bezpečnost;
m)
výdaje v sociální a zdravotní oblasti;
n)
výdaje na telekomunikace;
o)
finanční poplatky;
p)
výdaje na právní ochranu;
q)
výdaje na náhradu škody včetně úroků;
r)
náklady na pracovní prostředky;
s)
voda, plyn a elektřina;
t)
publikace na papírových nebo elektronických nosičích;
u)
informování veřejnosti o aktuálním dění v Unii ze strany orgánů.
Článek 99
Zaznamenávání individuálních právních závazků
(Článek 86 finančního nařízení)
V případě souhrnného rozpočtového závazku, na nějž navazuje jeden či více individuálních právních závazků, zaznamená příslušná schvalující osoba v centrálním účetnictví výši tohoto jednoho či více navazujících individuálních právních závazků.
Tyto účetní zápisy uvádějí odkaz na souhrnný závazek, k jehož tíži se individuální závazky účtují.
Tento účetní zápis provede příslušná schvalující osoba před podpisem odpovídajícího individuálního právního závazku, s výjimkou případů uvedených v čl. 86 odst. 4 čtvrtém pododstavci finančního nařízení.
Ve všech případech příslušná schvalující osoba ověří, zda jejich souhrnná výše nepřekračuje celkový souhrnný závazek, jenž tyto individuální závazky pokrývá.
Oddíl 2
Potvrzování výdajů
Článek 100
Potvrzení a „předání k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů ve smyslu článku 110, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Příslušná schvalující osoba předtím, než rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že byla tato kontrola provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje má podobu podpisu doložky „předáno k platbě“, jejž připojuje příslušná schvalující osoba nebo odborně způsobilý zaměstnanec, jenž k tomu byl zmocněn formálním rozhodnutím schvalující osoby a na její zodpovědnost v souladu s čl. 65 odst. 5 finančního nařízení. Rozhodnutí o zmocnění jsou archivována pro pozdější použití.
Článek 101
Doložka „správnost ověřena“ u plateb předběžného financování
(Článek 88 finančního nařízení)
Pokud jde o platby předběžného financování, osvědčuje splnění podmínek, jež pro jejich úhradu stanoví právní závazek, příslušná schvalující osoba nebo jí řádně zmocněný, odborně způsobilý zaměstnanec vystavením doložky „správnost ověřena“.
Článek 102
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u veřejných zakázek
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci veřejných zakázek se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval fakturu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele;
b)
faktura nebo k ní přiložený interní dokument jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance;
c)
fakturu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Doložka „správnost ověřena“ uvedená v prvním pododstavci písm. b) potvrzuje, že služby, dodávky či stavební práce uvedené ve smlouvě byly řádně poskytnuty, resp. provedeny. V případě dodávek a stavebních prací vydá úředník nebo jiný odborně způsobilý zaměstnanec předběžné potvrzení o přijetí a po skončení záruční lhůty uvedené ve smlouvě konečné potvrzení o přijetí. Obě potvrzení mají platnost doložky „správnost ověřena“.
U opakujících se plateb včetně předplatného a vzdělávacích kurzů doložka „správnost ověřena“ osvědčuje, že je nárok věřitele v souladu s příslušnými doklady odůvodňujícími platbu.
Článek 103
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u grantů
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci grantů se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval žádost příjemce o platbu;
b)
žádost o platbu nebo interní dokument přiložený k výkazu nákladů jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem úředníka nebo jiného odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba;
c)
žádost o platbu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Vystavením doložky podle prvního pododstavce písm. b) osvědčuje úředník či jiný odborně způsobilý zaměstnanec, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba, že daná akce či pracovní program, které příjemce provedl, splňují ve všech ohledech podmínky grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu a případně že náklady, jež příjemce vykázal, jsou způsobilé.
Článek 104
Předání k platbě u výdajů na zaměstnance
(Článek 88 finančního nařízení)
U plateb výdajů na zaměstnance se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že jsou k dispozici tyto podklady:
a)
u měsíčních platů:
i)
úplný seznam zaměstnanců s uvedením všech složek jejich odměn,
ii)
tiskopis (osobní list), který je vystavován na základě rozhodnutí vydávaných v jednotlivých případech a který dokládá veškeré změny libovolné složky odměny,
iii)
v případě náborů či jmenování ověřená kopie rozhodnutí o náboru či jmenování, která je přiložena při potvrzení první výplaty;
b)
u ostatních odměn, například zaměstnancům placeným podle odpracovaných hodin nebo dní: výkaz počtu odpracovaných dní a hodin, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
c)
u přesčasů: výkaz odpracované práce přesčas, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
d)
u výdajů na pracovní cesty:
i)
cestovní příkaz, opatřený podpisem příslušného orgánu,
ii)
výkaz výdajů na služební cestu, opatřený podpisem zaměstnance na služební cestě a jeho pověřeného nadřízeného, pokud se výdaje na služební cestu liší od údajů na příkazu ke služební cestě;
e)
u některých dalších správních výdajů na zaměstnance, včetně předplatného a vzdělávacích kurzů, jež mají být podle smlouvy hrazeny předem: podklady, jež odkazují na rozhodnutí, na němž je výdaj založen, a uvádějí jednotlivé složky pro výpočet.
Výkaz výdajů na služební cestu uvedený v prvním pododstavci písm. d) bodu ii) uvádí cíl služební cesty, datum a hodinu odjezdu a příjezdu do cíle služební cesty, cestovní výlohy, denní diety a ostatní výdaje řádně schválené proti předložení podkladů.
Článek 105
Forma doložky „předáno k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „předáno k platbě“ podle článku 100 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému má doložka „předáno k platbě“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance.
Článek 106
Forma doložky „správnost ověřena“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „správnost ověřena“ podle článku 101 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému může mít doložka „správnost ověřena“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba.
Oddíl 3
Schvalování výdajů
Článek 107
Kontroly plateb schvalující osobou
(Článek 89 finančního nařízení)
Při vystavování platebního příkazu příslušná schvalující osoba zajistí, aby:
a)
platební příkaz byl vystaven řádně, tedy aby bylo vydáno odpovídající rozhodnutí o potvrzení v podobě doložky „předáno k platbě“, údaje o příjemci byly správné a částka byla splatná;
b)
platební příkaz odpovídal rozpočtovému závazku, k jehož tíži je zaúčtován;
c)
výdaj byl zapsán ve správném rozpočtovém bodu;
d)
byly k dispozici potřebné prostředky.
Článek 108
Údaje povinně uváděné na platebních příkazech a jejich předávání účetnímu
(Článek 89 finančního nařízení)
1. Platební příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být výdaj zaúčtován;
b)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění;
c)
odkaz na právní závazek, jenž zakládá nárok na platbu;
d)
odkaz na rozpočtový závazek, k jehož tíži je platební příkaz zaúčtován;
e)
částku, jež má být vyplacena, vyjádřenou v eurech;
f)
jméno, adresu a bankovní údaje příjemce;
g)
předmět výdaje;
h)
způsob platby;
i)
zápis majetku do inventárního soupisu v souladu s článkem 248.
2. Příslušná schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu.
Oddíl 4
Úhrada výdajů
Článek 109
Druhy plateb
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze jej rozdělit do více plateb v souladu se zásadami řádného finančního řízení.
2. Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené a/nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
3. Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
Článek 110
Podklady
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování, včetně předběžného financování rozloženého na splátky, se vyplácí buď na základě smlouvy, rozhodnutí, dohody nebo základního právního aktu, anebo na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, že jsou dodrženy podmínky dané smlouvy, dohody nebo rozhodnutí. Stanoví-li uvedené dokumenty splatnost předběžného financování, není k úhradě splatné částky již zapotřebí podávat další žádost.
2. Průběžné platby a výplata zůstatku jsou prováděny na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, zda byly financované akce prováděny v souladu se základním právním aktem, rozhodnutím, podmínkami smlouvy nebo dohody.
3. Povahu podkladů uvedených v tomto článku stanoví příslušná schvalující osoba na základě základního právního aktu, rozhodnutí, smlouvy či dohody v souladu se zásadou řádného finančního řízení. Za podklady pro účely odstavce 2 se považují průběžné a konečné zprávy o technickém a finančním plnění.
4. Podklady uchovává příslušná schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Oddíl 5
Lhůty pro výdajové operace
Článek 111
Platební lhůty a úroky z prodlení
(Článek 92 finančního nařízení)
1. Platební lhůtou se rozumí lhůta k provedení platby včetně potvrzení, schválení a úhrady výdaje.
Tato lhůta počíná běžet dnem doručení žádosti o platbu.
Žádost o platbu co nejdříve zaeviduje schválený útvar pověřené schvalující osoby; má se za to, že žádost byla doručena v den, kdy k zaevidování došlo.
Dnem platby se rozumí den, k němuž byla platba připsána k tíži účtu orgánu.
2. Žádost o platbu musí uvádět tyto základní údaje:
a)
identifikaci věřitele;
b)
částku;
c)
měnu;
d)
datum.
Chybí-li alespoň jeden ze základních údajů, je žádost o platbu zamítnuta.
O zamítnutí a jeho důvodech je věřitel vyrozuměn písemně a co nejdříve, nejpozději však do 30 kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
3. V případě stavení lhůty podle čl. 92 odst. 2 finančního nařízení počíná zbytek platební lhůty opětovně běžet dnem, kdy jsou doručeny požadované informace nebo zrevidované dokumenty nebo kdy proběhne další potřebné ověření včetně kontrol na místě.
4. Po uplynutí lhůt uvedených v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení má věřitel nárok na úroky za těchto podmínek:
a)
použijí se úrokové sazby uvedené v čl. 83 odst. 2 tohoto nařízení;
b)
úroky se platí za dobu, jež uplyne od kalendářního dne, který následuje po uplynutí platební lhůty uvedené v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení, až do dne zaplacení.
Činí-li však úroky vypočtené podle prvního pododstavce nejvýše 200 EUR, jsou věřiteli uhrazeny pouze na jeho žádost podanou do dvou měsíců od připsání opožděné platby.
5. Jednotlivé orgány předloží Evropskému parlamentu a Radě zprávu o dodržování lhůt a o stavení lhůt podle článku 92 finančního nařízení. Zpráva Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti podle čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
KAPITOLA 7
Systémy informačních technologií
Článek 112
Popis systémů informačních technologií
(Článek 93 finančního nařízení)
Jsou-li ke zpracovávání operací v rámci plnění rozpočtu používány počítačové systémy a subsystémy, je nutno vypracovat jejich úplný a aktualizovaný popis.
Tento popis stanoví obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Podrobně uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím existovala kompletní auditní stopa.
Článek 113
Pravidelné ukládání
(Článek 93 finančního nařízení)
Údaje v počítačových systémech a subsystémech musí být pravidelně ukládány a uchovávány na bezpečném místě.
KAPITOLA 8
Interní auditor
Článek 114
Jmenování interního auditora
(Článek 98 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého interního auditora v souladu s pravidly, jež jsou přizpůsobena jejich specifikům a požadavkům. O jmenování interního auditora informují orgány Evropský parlament a Radu.
2. Jednotlivé orgány stanoví v souladu se svými specifiky a požadavky rozsah kompetencí interního auditora a podrobně upraví cíle a postupy, jimiž se bude výkon funkce interního auditu řídit; přitom náležitě zohlední platné mezinárodní standardy v oblasti interního auditu.
3. Orgán může jmenovat interním auditorem úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád a jenž byl vybrán z řad státních příslušníků členských států, a to na základě zvláštní způsobilosti této osoby.
4. Jmenují-li dva nebo více orgánů téhož interního auditora, přijmou nezbytná opatření, aby bylo možno jej v souladu s článkem 119 povolat k odpovědnosti za jeho jednání.
5. Ukončí-li interní auditor výkon své funkce, informuje o tom dotčený orgán Evropský parlament a Radu.
Článek 115
Zdroje poskytované internímu auditorovi
(Článek 99 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány poskytnou svým interním auditorům prostředky potřebné k řádnému výkonu jejich kontrolní funkce a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
Článek 116
Pracovní program
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor přijímá svůj pracovní program a předkládá jej orgánu.
2. Orgán může po interním auditorovi požadovat, aby provedl audit, jenž není zařazen v jeho pracovním programu podle odstavce 1.
Článek 117
Zprávy interního auditora
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor předkládá orgánu výroční zprávu o interním auditu podle čl. 99 odst. 3 finančního nařízení, v níž uvede počet a druh provedených interních auditů, hlavní vydaná doporučení a opatření přijatá na základě těchto doporučení.
Výroční zpráva uvádí též systémové problémy, jež odhalila specializovaná komise zřízená podle čl. 73 odst. 6 finančního nařízení.
2. Jednotlivé orgány posuzují, jsou-li doporučení ve zprávách interního auditora vhodná k výměně osvědčených postupů s ostatními orgány.
3. Interní auditor se při vypracování své zprávy zaměřuje především na celkové dodržování zásady řádného finančního řízení a zajišťuje, aby byla přijímána vhodná opatření ke stále lepšímu a důslednějšímu uplatňování této zásady.
Článek 118
Nezávislost
(Článek 100 finančního nařízení)
Interní auditor je při provádění auditů plně nezávislý. Při výkonu své funkce, která je mu na základě jmenování svěřena podle finančního nařízení, nesmí dostávat žádné pokyny ani být žádným způsobem omezován.
Článek 119
Možnost povolat interního auditora k odpovědnosti
(Článek 100 finančního nařízení)
Interního auditora jakožto úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád, může povolat k odpovědnosti za jeho činy pouze samotný orgán za podmínek uvedených v tomto článku.
Orgán přijme odůvodněné rozhodnutí o zahájení vyšetřování. Toto rozhodnutí je oznámeno zúčastněné osobě. Orgán může pověřit vyšetřováním na svou přímou odpovědnost jednoho nebo více úředníků stejného nebo vyššího stupně, než je dotyčný zaměstnanec. V průběhu vyšetřování musí být vyslechnuta zúčastněná osoba.
Zpráva o vyšetřování je zaslána zúčastněné osobě, kterou poté ve věci této zprávy vyslechne orgán.
Na základě zprávy a slyšení přijme orgán buď odůvodněné rozhodnutí o zastavení řízení, nebo odůvodněné rozhodnutí v souladu s články 22 a 86 přílohy IX služebního řádu. Rozhodnutí, jimiž se ukládají disciplinární opatření nebo finanční sankce, musí být oznámena zúčastněné osobě a zaslána pro informaci ostatním orgánům a Účetnímu dvoru.
Zúčastněná osoba může podat proti takovým rozhodnutím žalobu u Soudního dvora Evropské unie za podmínek stanovených ve služebním řádu.
Článek 120
Žaloba u Soudního dvora Evropské unie
(Článek 100 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny opravné prostředky podle služebního řádu, může interní auditor podat žalobu přímo u Soudního dvora Evropské unie ve věci jednání, jež se týká výkonu jeho funkce interního auditora. Žaloba musí být podána do tří měsíců od kalendářního dne, kdy bylo dotyčné jednání oznámeno.
O žalobách se jedná a rozhoduje způsobem podle čl. 91 odst. 5 služebního řádu úředníků Evropské unie.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Oddíl 1
Oblast působnosti a zásady zadávání
Článek 121
Definice a oblast působnosti
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Předmětem veřejné zakázky na nemovitosti je koupě pozemků, budov nebo jiných nemovitostí nebo jejich dlouhodobý nájem, právo užívání, leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj.
2. Předmětem veřejné zakázky na dodávky je koupě výrobků nebo jejich leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj. Veřejná zakázka, jejímž předmětem je dodávka výrobků a která vedle těchto dodávek zahrnuje umísťovací a instalační práce, se považuje za veřejnou zakázku na dodávky.
3. Předmětem veřejné zakázky na stavební práce je buď provedení stavebních prací či díla, nebo jak vypracování návrhu, tak provedení stavebních prací či díla v souvislosti s činnostmi uvedenými v příloze I směrnice 2004/18/ES, nebo provedení díla podle požadavků veřejného zadavatele za použití libovolných prostředků. „Dílem“ se rozumí výsledek stavebních nebo inženýrských prací, který má sám plnit hospodářskou nebo technickou funkci.
4. Předmětem veřejné zakázky na služby je poskytování služeb intelektuálního a neintelektuálního charakteru, s výjimkou dodávek, provedení stavebních prací a nemovitostí.
Veřejná zakázka, jež zahrnuje dva či více druhů veřejných zakázek (stavební práce, služby či dodávky), je zadávána v souladu s ustanoveními, jež se použijí na ten druh veřejné zakázky, která charakterizuje hlavní předmět dané zakázky.
V případě smíšených veřejných zakázek, jež zahrnují služby a dodávky, se jejich hlavní předmět určí na základě porovnání hodnot příslušných služeb a dodávek.
Veškeré odkazy na nomenklaturu v kontextu zadávání veřejných zakázek se řídí „společným slovníkem pro veřejné zakázky (CPV)“, jejž zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2195/2002 (11).
5. Pojmy „zhotovitel díla“, „dodavatel“ a „poskytovatel služeb“ označují fyzickou či právnickou osobu nebo veřejný subjekt nebo seskupení těchto osob a/nebo subjektů, které na trhu nabízejí provedení stavebních prací a/nebo díla, dodávku výrobků, resp. poskytnutí služby. Pojem „hospodářský subjekt“ zahrnuje „zhotovitele díla“, „dodavatele“ a „poskytovatele služeb“. Hospodářský subjekt, jenž podal nabídku, se označuje jako „uchazeč“. Pojem „zájemce“ označuje žadatele o účast v užším řízení, v soutěžním dialogu nebo v jednacím řízení. Pojem „prodejce“ označuje hospodářský subjekt zapsaný na seznamu prodejců podle čl. 136 odst. 1 písm. b).
Seskupení hospodářských subjektů mohou podávat nabídky nebo vystupovat jako zájemci. Veřejní zadavatelé nesmějí od takových seskupení vyžadovat, aby měla určitou právní formu proto, aby mohla podat nabídku nebo žádost o účast, avšak od vybraného seskupení mohou vyžadovat nabytí konkrétní právní formy, pokud mu byla zadána veřejná zakázka a pokud je tato změna nezbytná pro řádné plnění zakázky.
6. Útvary orgánů Unie jsou považovány za veřejné zadavatele, s výjimkou případů, kdy mezi sebou uzavřou správní dohodu o poskytování služeb, dodávkách výrobků, provedení stavebních prací či provedení veřejných zakázek na nemovitosti.
7. Pojem „technická pomoc“ označuje činnosti zaměřené na podporu a budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
8. Veškeré výměny se zhotoviteli, dodavateli a poskytovateli, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež veřejný zadavatel zřídí.
9. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
10. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 9 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 122
Rámcové smlouvy a zvláštní veřejné zakázky
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Doba účinnosti rámcové smlouvy nesmí překročit čtyři roky, s výjimkou mimořádných, řádně odůvodněných případů, jež jsou dány zejména předmětem rámcové smlouvy.
Zvláštní veřejné zakázky zadávané na základě rámcových smluv jsou zadávány v souladu s podmínkami těchto rámcových smluv mezi veřejnými zadavateli a stranami rámcové smlouvy.
Při zadávání zvláštních veřejných zakázek nesmějí strany provádět v dané rámcové smlouvě podstatné změny.
2. Je-li rámcová smlouva uzavřena pouze s jedním hospodářským subjektem, jsou zvláštní veřejné zakázky zadávány v mezích podmínek této rámcové smlouvy.
V řádně odůvodněných případech se veřejní zadavatelé mohou písemně obrátit na zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele se žádostí o doplnění jeho nabídky, je-li takové doplnění nutné.
3. Má-li být rámcová smlouva uzavřena s více hospodářskými subjekty, musí být uzavřena s nejméně třemi hospodářskými subjekty, jestliže dostatečný počet hospodářských subjektů splňuje kritéria pro výběr nebo jestliže dostatečný počet přípustných nabídek splňuje kritéria pro zadání zakázky.
Rámcová smlouva s více hospodářskými subjekty může mít podobu různých smluv, jež obsahují totožné podmínky.
Zadávání zvláštních veřejných zakázek na základě rámcových smluv, jež jsou uzavřeny s několika hospodářskými subjekty, probíhá následujícím způsobem:
a)
v případě rámcových smluv bez opětovného vyhlášení soutěže se použijí podmínky rámcové smlouvy;
b)
v případě rámcových smluv s opětovným vyhlášením soutěže jsou tyto zakázky zadávány poté, co se strany smlouvy zúčastní soutěže opětovně vyhlášené na základě týchž, v případě nutnosti přesněji formulovaných podmínek, a případně na základě dalších podmínek uvedených v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě.
U každé zvláštní veřejné zakázky, jež má být zadána postupem podle třetího pododstavce písm. b), veřejní zadavatelé písemně osloví zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, kteří jsou stranami rámcové smlouvy, a stanoví jim dostatečnou lhůtu pro podání nabídek. Nabídky jsou podávány písemně. Veřejní zadavatelé zadají zvláštní veřejnou zakázku uchazeči, jenž podle kritérií pro zadání zakázky, která jsou uvedena v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě, podá nejlepší nabídku.
4. V případě odvětví, v nichž se ceny a technologie rychle vyvíjejí, musí rámcové smlouvy bez opětovného vyhlášení soutěže obsahovat ustanovení o střednědobém přezkumu nebo o postupu referenčního srovnávání. Jestliže se po střednědobém přezkumu ukáže, že původně stanovené podmínky již neodrážejí vývoj cen nebo technologií, nesmí veřejný zadavatel dotčenou rámcovou smlouvu použít a přijme vhodná opatření k jejímu ukončení.
5. Rozpočtový závazek je předem přijímán pouze v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oddíl 2
Uveřejňování
Článek 123
Vyhlašování veřejných zakázek spadajících do působnosti směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je uveřejňováno oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení; tím není dotčen článek 134. Předběžné oznámení je povinné pouze v případě, hodlá-li veřejný zadavatel v souladu s čl. 152 odst. 4 využít zkrácených lhůt pro doručování nabídek.
2. Předběžné oznámení je oznámení, kterým veřejný zadavatel dává orientačně na vědomí celkovou předpokládanou hodnotu a předmět veřejných zakázek a rámcových smluv, které má v úmyslu zadat v určitém rozpočtovém roce, s výjimkou veřejných zakázek, jež mají být zadány v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Předběžné oznámení uveřejňuje buď Úřad pro publikace Evropské unie (dále jen „Úřad pro publikace“), nebo samotní veřejní zadavatelé na svém profilu kupujícího.
Povinné předběžné oznámení se zasílá Úřadu pro publikace nebo se uveřejňuje na profilu kupujícího, a to co nejdříve, nejpozději však do 31. března rozpočtového roku.
Veřejní zadavatelé, kteří uveřejní předběžné oznámení na svém profilu kupujícího, zašlou Úřadu pro publikace elektronickou cestou a při dodržení formátu a způsobů zasílání podle bodu 3 přílohy VIII směrnice 2004/18/ES oznámení o tom, že na profilu kupujícího uveřejnili toto předběžné oznámení.
3. Oznámení o zahájení zadávacího řízení umožňuje veřejným zadavatelům dát na vědomí svůj úmysl zahájit zadávací řízení na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu nebo zavést dynamický nákupní systém podle článku 131. Aniž jsou dotčeny smlouvy na veřejné zakázky uzavřené v návaznosti na jednací řízení podle článku 134, je uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení povinné v případě veřejných zakázek, jejichž předpokládaná hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1.
Oznámení o zahájení zadávacího řízení není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
V případě otevřeného řízení uvádí oznámení o zahájení zadávacího řízení datum, hodinu a případně místo zasedání komise pro otevírání obálek, které je přístupné uchazečům.
Veřejní zadavatelé uvedou, zdali připouštějí, či nepřipouštějí varianty, a v případě, že uplatňují možnost podle čl. 146 odst. 2 druhého pododstavce, specifikují minimální požadavky na způsobilost. Uvedou kritéria pro výběr podle článku 146, která mají v úmyslu použít, minimální počet zájemců, které zamýšlejí vyzvat k podání nabídky, a případně jejich maximální počet, a dále v souladu s čl. 128 odst. 1 druhým pododstavcem objektivní a nediskriminační kritéria, která zamýšlejí k omezení tohoto počtu uplatnit.
Je-li dokumentace k zadávacímu řízení volně, přímo a v plném rozsahu přístupná elektronickými prostředky, zejména v dynamických nákupních systémech podle článku 131, musí být v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedena internetová adresa, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Veřejný zadavatel, jenž hodlá uspořádat soutěž o návrh, sdělí svůj úmysl prostřednictvím oznámení.
Veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení případně upřesní, že se jedná o interinstitucionální zadávací řízení. V těchto případech se v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedou orgány, výkonné agentury nebo subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení, jež se na zadávacím řízení podílejí, orgán odpovědný za toto řízení a celkový objem veřejných zakázek za všechny tyto orgány, výkonné agentury nebo subjekty.
4. Výsledky zadávacího řízení v případě veřejných zakázek, rámcových smluv nebo veřejných zakázek na bázi dynamického nákupního systému jsou sdělovány prostřednictvím oznámení o výsledku zadávacího řízení. Toto oznámení je povinné v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1. Není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace do 48 kalendářních dní ode dne podpisu smlouvy na veřejnou zakázku nebo rámcové smlouvy. Oznámení o veřejných zakázkách na bázi dynamického nákupního systému však mohou být souhrnně zasílána čtvrtletně. V těchto případech jsou zasílána Úřadu pro publikace do 48 dní po konci čtvrtletí.
Veřejní zadavatelé, kteří uspořádali soutěž o návrh, zašlou Úřadu pro publikace oznámení o výsledcích soutěže.
V případě interinstitucionálního řízení zasílá oznámení o výsledku zadávacího řízení veřejný zadavatel, jenž za dané řízení odpovídá.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace též v případě veřejné zakázky nebo rámcové smlouvy, jejíž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež byla zadána v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, a to ve lhůtě dostatečné pro jeho uveřejnění před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku v souladu s podmínkami čl. 171 odst. 1.
Jestliže v důsledku uzavření smlouvy na zvláštní veřejnou zakázku nebo vlivem souhrnného objemu zvláštních veřejných zakázek dojde k překročení finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je nutno na internetových stránkách veřejného zadavatele zveřejnit do 30. června údaje o hodnotě a smluvních stranách zvláštních veřejných zakázek, jež byly v průběhu předchozího rozpočtového roku zadány na základě rámcové smlouvy; tím není dotčen článek 21.
5. Oznámení se vypracovávají podle standardních formulářů přijatých Komisí podle směrnice 2004/18/ES.
Článek 124
Vyhlašování veřejných zakázek mimo působnost směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, jsou vyhlašovány vhodnými prostředky s cílem zajistit soutěž o veřejné zakázky a nestrannost zadávacího řízení. Předmětem tohoto vyhlášení je:
a)
oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 nebo výzva k projevení zájmu v případě veřejných zakázek s podobným předmětem, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1;
b)
náležité předchozí oznámení na internetu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2.
2. Seznam zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů, jimž byly zadány veřejné zakázky na nemovitosti nebo veřejné zakázky, které jsou podle čl. 134 odst. 1 písm. j) tohoto nařízení označeny za tajné, se uveřejňuje pouze jednou ročně s uvedením předmětu a hodnoty zadané zakázky. Tento seznam se zasílá Evropskému parlamentu a Radě. V případě Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
3. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1 a které nebyly předmětem samostatného oznámení o výsledku zadávacího řízení, se zasílají Úřadu pro publikace. Roční seznamy zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů se úřadu zasílají do 30. června následujícího rozpočtového roku.
4. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2, se nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku zveřejňují na internetové stránce daného orgánu.
Článek 125
Uveřejňování oznámení
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Oznámení uvedená v článcích 123 a 124 uveřejňuje Úřad pro publikace v Úředním věstníku Evropské unie nejpozději dvanáct kalendářních dní po jejich odeslání.
Lhůta uvedená v prvním pododstavci se v případě zrychlených řízení podle článku 154 zkracuje na pět kalendářních dní.
2. Veřejný zadavatel musí být schopen prokázat den odeslání.
Článek 126
Další formy vyhlašování
(Článek 103 finančního nařízení)
Kromě vyhlašování podle článku 123, 124 a 125 mohou být zakázky vyhlašovány též jiným způsobem, zejména elektronicky. Toto vyhlášení obsahuje odkaz na případné oznámení uveřejněné v Úředním věstníku Evropské unie podle článku 125 a nesmí k němu dojít dříve, než je uveřejněno uvedené oznámení, které jediné je závazné.
Toto vyhlášení nesmí diskriminovat zájemce nebo uchazeče ani obsahovat jiné údaje, než jaké obsahuje případně uveřejněné oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Oddíl 3
Zadávací řízení
Článek 127
Druhy zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejná zakázka se zadává buď prostřednictvím zadávacího řízení, a to otevřeného, užšího nebo jednacího řízení poté, co je uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo prostřednictvím jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, případně v návaznosti na soutěž o návrh.
2. Zadávací řízení je otevřené, pokud mohou nabídku podat všechny hospodářské subjekty, které mají zájem. Totéž platí pro dynamické nákupní systémy podle článku 131.
Zadávací řízení je užší, pokud mohou všechny hospodářské subjekty požádat o účast, avšak připuštěni mohou být pouze zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr uvedená v článku 146 a které zároveň veřejný zadavatel písemně vyzve k podání nabídky nebo předložení řešení v rámci soutěžního dialogu podle článku 132.
Výběrová fáze se může opakovat buď pro každou jednotlivou veřejnou zakázku, a to i v případě soutěžního dialogu, nebo může zahrnovat vypracování seznamu možných zájemců postupem podle čl. 136 odst. 1 písm. a).
3. V jednacím řízení osloví veřejní zadavatelé uchazeče podle vlastního výběru, kteří splňují kritéria pro výběr stanovená v článku 146, a vyjednávají s jedním nebo s několika z nich podmínky jejich nabídek.
Jedná-li se o jednací řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135, veřejní zadavatelé zároveň písemně vyzvou vybrané zájemce k vyjednávání.
4. Soutěže o návrh jsou řízení, která veřejnému zadavateli umožňují získat na základě soutěže - ať již s udílením cen nebo bez něj - plán či návrh, zejména v oblasti architektury a stavebního inženýrství nebo zpracování dat, jejž navrhla výběrová komise.
Článek 128
Počet zájemců v užším a jednacím řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. V užším řízení a v řízeních podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a b) nesmí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky nižší než pět, za předpokladu, že kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
V závislosti na předmětu veřejné zakázky a na základě objektivních a nediskriminačních kritérií pro výběr může veřejný zadavatel též stanovit nejvyšší počet zájemců. V tomto případě jsou nejvyšší počet zájemců a kritéria uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu podle článků 123 a 124.
V každém případě musí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. V případě jednacího řízení a po soutěžním dialogu nesmí být počet zájemců vyzvaných k vyjednávání nebo k podání nabídky nižší než tři, jestliže kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
Počet zájemců vyzvaných k podání nabídky musí být dostatečný na to, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Ustanovení prvního a druhého pododstavce se nepoužijí na:
a)
veřejné zakázky velmi nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 2;
b)
veřejné zakázky na právní služby podle nomenklatury CPV;
c)
veřejné zakázky označené za tajné podle čl. 134 odst. 1 písm. j).
3. Je-li počet zájemců, kteří splňují kritéria pro výběr a minimální dané požadavky, nižší než minimální počet podle odstavců 1 a 2, může veřejný zadavatel pokračovat v řízení a oslovit jednoho či více zájemců, kteří mají požadovanou způsobilost. Veřejný zadavatel sem však nemůže zahrnout další hospodářské subjekty, které nebyly původně vyzvány k účasti na řízení, ani zájemce, kteří nemají požadovanou způsobilost.
Článek 129
Režim jednacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
Veřejní zadavatelé vyjednávají s uchazeči nabídky, které tito uchazeči předložili, s cílem přizpůsobit je požadavkům, jež jsou stanoveny v oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 123 nebo v zadávací dokumentaci a případných doplňujících dokumentech, a s cílem vybrat ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
Během vyjednávání zajišťuje veřejný zadavatel rovné zacházení se všemi uchazeči.
V případech podle článku 135, kdy jsou veřejní zadavatelé oprávněni zadávat veřejné zakázky v jednacím řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, mohou tito zadavatelé stanovit, že jednací řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby se na základě kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci, snížil počet projednávaných nabídek. Uplatnění této možnosti se uvede v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci.
Článek 130
Soutěže o návrh
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Pravidla, podle nichž je pořádána soutěž o návrh, se sdělují všem, kteří mají o účast v soutěži zájem.
Počet zájemců vyzvaných k účasti musí být dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. Výběrovou komisi jmenuje příslušná schvalující osoba. Výběrová komise se skládá výhradně z fyzických osob, které jsou nezávislé na účastnících soutěže. Je-li od účastníků soutěže vyžadována zvláštní odborná kvalifikace, musí mít tutéž nebo rovnocennou kvalifikaci nejméně třetina členů výběrové komise.
Výběrová komise musí být ve svých stanoviscích nezávislá. Svá stanoviska přijímá na základě projektů, které jí zájemci anonymně předloží, a vychází výhradně z kritérií uvedených v oznámení o soutěži.
3. Návrhy výběrové komise, jež vycházejí z předností jednotlivých projektů, a její připomínky se zaznamenávají ve zprávě, kterou členové komise podepíší.
Do doby, než výběrová komise vydá stanovisko, musí být zachována anonymita zájemců.
Výběrová komise může zájemce vyzvat, aby odpověděli na otázky uvedené v zápisu, a projekt tak vyjasnili. Z rozhovoru mezi členy výběrové komise a zájemci se pořizuje úplný zápis.
4. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede jméno a adresu vybraného zájemce a důvody jeho výběru s odkazem na kritéria, jež byla vyhlášena v oznámení o soutěži o návrh, zejména pokud se toto rozhodnutí odchyluje od návrhů ve stanovisku výběrové komise.
Článek 131
Dynamický nákupní systém
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Dynamický nákupní systém je proces plně elektronického nákupu pro nákupy běžných plnění, jenž je po celou dobu svého trvání otevřen všem hospodářským subjektům, které splňují kritéria pro výběr a předložily předběžnou nabídku, jež splňuje požadavky zadávací dokumentace a případných doplňujících dokumentů. Předběžné nabídky mohou být kdykoli vylepšeny, pokud zůstanou v souladu se zadávací dokumentací.
2. Za účelem zavedení dynamického nákupního systému veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, které uvádí, že se jedná o dynamický nákupní systém, a které obsahuje odkaz na internetovou adresu, na níž se lze od uveřejnění oznámení až do ukončení systému volně, přímo a v plném rozsahu seznámit se zadávací dokumentací a případnými doplňujícími dokumenty.
V zadávací dokumentaci zadavatelé uvedou mimo jiné povahu předpokládaných nákupů v rámci tohoto systému, jakož i všechny nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému zařízení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickou specifikaci.
3. Po celou dobu trvání dynamického nákupního systému umožňují veřejní zadavatelé všem hospodářským subjektům, aby předložily předběžnou nabídku, a byly tak přijaty do systému za podmínek podle odstavce 1. Veřejní zadavatelé tyto předběžné nabídky vyhodnotí nejpozději do patnácti dnů ode dne jejich podání. Tuto lhůtu k vyhodnocení však mohou prodloužit, není-li mezitím vyhlášena výzva k podávání nabídek.
Veřejný zadavatel informuje uchazeče co nejdříve o jeho přijetí do dynamického nákupního systému nebo o odmítnutí jeho nabídky.
4. Předmětem výzvy k podávání nabídek musí být každá zvláštní veřejná zakázka. Před jejím vyhlášením uveřejní veřejní zadavatelé zjednodušené oznámení o zahájení zadávacího řízení, jímž všechny hospodářské subjekty, jež mají zájem, vyzvou k podání předběžné nabídky ve lhůtě, jež činí alespoň patnáct dnů ode dne odeslání tohoto zjednodušeného oznámení. Veřejní zadavatelé zahájí fázi podávání nabídek až poté, co vyhodnotí všechny předběžné nabídky doručené v této lhůtě.
Veřejní zadavatelé poté vyzvou všechny uchazeče přijaté do systému, aby v přiměřené lhůtě podali nabídku. Veřejnou zakázku zadají uchazeči, který podle kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení pro zavedení dynamického nákupního systému, podá ekonomicky nejvýhodnější nabídku. Tato kritéria mohou být případně upřesněna ve výzvě k podávání nabídek.
5. Dynamický nákupní systém nesmí trvat déle než čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné a náležitě odůvodněné případy.
Veřejní zadavatelé nesmějí tento systém používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval.
Hospodářským subjektům, které projeví zájem, ani účastníkům systému nesmějí být účtovány žádné poplatky.
Článek 132
Soutěžní dialog
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Jedná-li se o zvláště složitou veřejnou zakázku, může veřejný zadavatel použít soutěžní dialog podle článku 29 směrnice 2004/18/ES, pokud usoudí, že přímé použití otevřeného řízení ani stávajících pravidel užšího řízení neumožní zakázku zadat ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
Veřejná zakázka je považována za zvláště složitou, není-li veřejný zadavatel objektivně s to ani definovat technické prostředky, které by mohly odpovídat jeho potřebám nebo cílům, ani stanovit právní nebo finanční aspekty projektu.
2. Veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž uvedou své potřeby a požadavky, a tyto definují v samotném oznámení nebo v popisu.
3. Se zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr podle článku 146, zahájí veřejní zadavatelé dialog, při němž jsou určeny a definovány prostředky, které co nejlépe vyhoví jejich potřebám.
V průběhu tohoto dialogu zajistí veřejní zadavatelé rovnost zacházení se všemi uchazeči a důvěrnost navrhovaných řešení či jiných informací, jež zájemci při dialogu předloží, neobdrží-li souhlas těchto zájemců k jejich šíření.
Stanoví-li takovou možnost oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo popis, mohou veřejní zadavatelé určit, že řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby byl na základě kritérií pro zadání, která jsou uvedena v uvedeném oznámení či popisu, snížen počet řešení projednávaných ve fázi dialogu.
4. Veřejní zadavatelé vyrozumí účastníky o ukončení dialogu a následně je vyzvou, aby na základě jednoho či více řešení, jež byla v průběhu dialogu předložena a specifikována, podali své konečné nabídky. Tyto nabídky musí uvádět všechny náležitosti požadované a nutné pro uskutečnění projektu.
Na žádost veřejného zadavatele lze tyto nabídky vyjasnit, upřesnit a doladit, aniž by tím ovšem došlo k takové změně základních aspektů nabídky nebo výzvy k podávání nabídek, jež by mohla narušit hospodářskou soutěž nebo by měla diskriminační účinek.
Na žádost veřejného zadavatele může být uchazeč, jehož nabídka je považována za ekonomicky nejvýhodnější, požádán, aby vyjasnil určité aspekty své nabídky nebo potvrdil závazky v ní uvedené, za podmínky, že tím nedojde ke změně podstatných aspektů nabídky nebo dokumentace k zadávacímu řízení ani k narušení hospodářské soutěže či k diskriminaci.
5. Veřejní zadavatelé mohou stanovit, že budou účastníkům dialogu uhrazeny určité ceny nebo platby.
Článek 133
Společné zadávání veřejných zakázek
(Článek 104 finančního nařízení)
V případě společného zadávacího řízení jednoho orgánu a veřejného zadavatele nebo zadavatelů z jednoho či více členských států, států ESVO či zemí kandidujících na vstup do Unie se použijí procesní pravidla platná pro tento orgán.
V případě, že podíl z celkové předpokládané hodnoty veřejné zakázky, jenž připadá na veřejného zadavatele z členského státu nebo jejž tento zadavatel spravuje, činí alespoň 50 %, nebo v jiných řádně odůvodněných případech může orgán rozhodnout, že se použijí procesní pravidla platná pro tohoto veřejného zadavatele z členského státu, lze-li tato pravidla považovat za rovnocenná předpisům platným pro tento orgán.
Orgán a veřejný zadavatel z členského státu, státu ESVO či země kandidující na vstup do Unie, kteří se podílejí na společném zadávacím řízení, se dohodnou zejména na bližších podrobnostech k vyhodnocování žádostí o účast nebo nabídek, zadání veřejné zakázky, právu rozhodnému pro tuto zakázku a soudu příslušnému pro řešení sporů.
Článek 134
Použití jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud v otevřeném nebo užším řízení po ukončení původního řízení nebyla předložena žádná či žádná vhodná nabídka nebo žádná žádost o účast, za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky veřejné zakázky, jež jsou specifikovány v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138;
b)
pokud z technických či uměleckých důvodů nebo z důvodů ochrany výhradních práv může být veřejná zakázka zadána pouze určitému hospodářskému subjektu;
c)
pokud z mimořádně naléhavých důvodů způsobených nepředvídatelnými událostmi, za něž veřejný zadavatel neodpovídá, nelze dodržet lhůty stanovené pro ostatní řízení a uvedené v článcích 152, 153 a 154;
d)
má-li být v návaznosti na soutěž o návrh zadána veřejná zakázka na služby, jež musí být podle použitelných pravidel zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců; v posledním uvedeném případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
e)
v případě dodatečných služeb či stavebních prací, s nimiž nepočítal původně zamýšlený projekt ani původní smlouva na veřejnou zakázku a které se následkem nepředvídatelných okolností staly nezbytnými k provedení služeb nebo stavebních prací za podmínek podle odstavce 2;
f)
v případě nových služeb či stavebních prací, jimiž mají být opakovány podobné služby či stavební práce, které tentýž veřejný zadavatel zadal hospodářskému subjektu v rámci původní veřejné zakázky, za předpokladu, že tyto služby či stavební práce odpovídají základnímu projektu a že tento projekt byl předmětem původní veřejné zakázky, jež byla zadána v otevřeném nebo užším řízení za podmínek podle odstavce 3;
g)
v případě veřejných zakázek na dodávky:
i)
v případě dodatečných dodávek určených buď k částečné náhradě běžných nebo k rozšíření stávajících dodávek zboží či zařízení, pokud by změna dodavatele nutila veřejného zadavatele pořídit zařízení s jinými technickými vlastnostmi, což by mělo za následek neslučitelnost nebo nepřiměřené technické potíže při používání a údržbě; doba účinnosti příslušných smluv nesmí přesáhnout tři roky,
ii)
pokud jsou výrobky vyrobeny pouze pro účely výzkumu, pokusů, studií nebo vývoje, s výjimkou testů obchodní realizace a výroby velkého rozsahu s cílem pokrýt náklady na výzkum a vývoj,
iii)
v případě dodávek kotovaných a nakupovaných na komoditní burze,
iv)
v případě zvláště výhodných nákupů buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
v případě veřejných zakázek na nemovitosti po předchozím průzkumu místního trhu;
i)
v případě veřejných zakázek na právní služby podle nomenklatury CPV za předpokladu, že jsou tyto zakázky náležitě vyhlášeny;
j)
v případě veřejných zakázek, jež orgán nebo jím pověřený subjekt označí za tajné, nebo v případě veřejných zakázek, jejichž plnění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, v souladu s platnými správními předpisy, nebo pokud to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie.
2. V případě dodatečných služeb a stavebních prací podle odst. 1 písm. e) mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení za podmínky, že bude veřejná zakázka zadána poskytovateli či zhotoviteli, jenž bude zakázku plnit v některém z těchto případů:
a)
pokud tyto dodatečné veřejné zakázky nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto služby či stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou bezpodmínečně nutné pro její dokončení.
Souhrnná hodnota dodatečných veřejných zakázek nesmí přesáhnout 50 % hodnoty původní veřejné zakázky.
3. V případech podle tohoto článku odst. 1 písm. f) musí být možnost použít jednací řízení uvedena již při zahájení soutěže na první činnost; při výpočtu finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 je třeba vycházet z celkové předpokládané hodnoty následných služeb či stavebních prací. Toto řízení lze použít pouze během provádění původní smlouvy na veřejnou zakázku a nejpozději během tří let od jejího podpisu.
Článek 135
Použití jednacího řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud byly v ukončeném otevřeném či užším řízení nebo soutěžním dialogu podány nabídky, jež jsou zejména z hlediska kritérií pro výběr či zadání zakázky neregulérní nebo nepřijatelné, a to za předpokladu, že původní podmínky zakázky stanovené v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138 nejsou podstatně změněny; tím není dotčeno použití odstavce 2 tohoto článku;
b)
ve výjimečných případech, jedná-li se o stavební práce, dodávky nebo služby, jejichž povaha nebo rizika s nimi spojená neumožňují, aby uchazeč stanovil předem celkovou cenu;
c)
pokud je povaha zadávané služby - zejména v případě finančních a intelektuálních služeb - taková, že zadávací dokumentaci k veřejné zakázce nelze vypracovat s dostatečnou přesností, jež by umožnila zakázku zadat výběrem nejlepší nabídky podle pravidel, jimiž se řídí otevřené nebo užší řízení;
d)
u veřejných zakázek na stavební práce, jsou-li tyto práce prováděny výlučně pro účely výzkumu, testování nebo vývoje, a nikoli s cílem dosažení zisku nebo pokrytí nákladů na výzkum a vývoj;
e)
u veřejných zakázek na služby uvedené v příloze II B směrnice 2004/18/ES s výhradou čl. 134 odst. 1 písm. i) a j) a čl. 134 odst. 2 tohoto nařízení;
f)
u veřejných zakázek na služby ve výzkumu a vývoji, jejichž výsledky nepřipadají výlučně veřejnému zadavateli k využití při vlastní činnosti, a to za podmínky, že veřejný zadavatel poskytovanou službu hradí v plném rozsahu;
g)
u veřejných zakázek na služby v oblasti nabývání, rozvoje, výroby nebo koprodukce programových materiálů určených k vysílání rozhlasových a televizních stanic a zakázek na vysílací čas.
2. V případech podle odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé od uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení upustit, pokud do jednacího řízení zahrnou všechny uchazeče a pouze ty uchazeče, kteří splňují kritéria pro výběr a v předchozím řízení podali nabídky v souladu s formálními požadavky zadávacího řízení.
Článek 136
Řízení s výzvou k projevení zájmu
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena ustanovení článků 134 a 135, mohou veřejní zadavatelé použít výzvu k projevení zájmu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nepřesahuje částku podle čl. 170 odst. 1, za účelem:
a)
předběžného výběru zájemců, kteří budou v budoucnu oslovováni na základě užších výzev k podávání nabídek, nebo
b)
sestavení seznamu prodejců, kteří budou vyzváni k předložení žádosti o účast nebo k podání nabídky.
2. Seznam vypracovaný na základě výzvy k projevení zájmu platí po následující období:
a)
v případě podle tohoto článku odst. 1 písm. a) nejdéle tři roky ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a);
b)
v případě sestavování seznamu prodejců podle tohoto článku odst. 1 písm. b) nejdéle pět let ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a).
Seznam podle prvního pododstavce může obsahovat dílčí seznamy.
Kdykoli během doby platnosti seznamu - s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období - mohou všechny osoby, jež mají zájem, podat přihlášku.
3. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny zájemce nebo prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby:
a)
v případě podle odst. 1 písm. a) podali nabídku nebo
b)
v případě seznamu podle odst. 1 písm. b) podali:
i)
nabídku včetně dokumentů, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, nebo
ii)
dokumenty, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, a v následné fázi aby podali nabídku prodejci, kteří se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v kritériích pro vyloučení a splňují kritéria pro výběr.
Článek 137
Veřejné zakázky nízké hodnoty
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky nízké hodnoty do výše 60 000 EUR lze zadat v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, jehož se účastní alespoň tři zájemci.
Obdrží-li veřejný zadavatel po jednacím řízení s těmito zájemci pouze jedinou administrativně a technicky platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro její zadání.
2. Veřejné zakázky velmi nízké hodnoty do 15 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. Platby výdajových položek do výše 1 000 EUR lze provést na základě faktur bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 138
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení obsahuje alespoň:
a)
výzvu k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu v řízení podle článku 132;
b)
připojenou zadávací dokumentaci nebo - v případě soutěžního dialogu podle článku 132 - popis potřeb a požadavků veřejného zadavatele či odkaz na internetovou adresu, kde se lze se zadávací dokumentací či popisem seznámit;
c)
návrh smlouvy zpracovaný podle vzorové smlouvy.
První pododstavec písm. c) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
Dokumentace k zadávacímu řízení odkazuje na vyhlášení podle článků 123 až 126.
2. Výzva k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu musí alespoň:
a)
specifikovat pravidla, jimiž se řídí podoba a podávání nabídek, včetně zejména dne a hodiny, kdy končí lhůta k podávání nabídek, požadavků na vyplnění standardního dotazníku, dokumentů, které je třeba přiložit, včetně dokladů o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti podle článku 146, nejsou-li tyto doklady specifikovány v oznámení o zahájení zadávacího řízení, a včetně adresy, na niž mají být nabídky zasílány;
b)
uvést, že podání nabídky znamená přijetí zadávací dokumentace podle odstavce 1, k níž se nabídka vztahuje, a že je zhotovitel, dodavatel či poskytovatel, jemuž bude veřejná zakázka zadána, během jejího plnění svou nabídkou vázán;
c)
specifikovat dobu, po kterou nabídka zůstává v platnosti a nesmí být v žádném ohledu měněna;
d)
stanovit zákaz jakéhokoli styku mezi veřejným zadavatelem a uchazečem během celého řízení, kromě výjimečných případů za podmínek v článku 160; je-li stanovena kontrola na místě, musí výzva specifikovat podmínky kontroly;
e)
v případě soutěžního dialogu specifikovat datum a adresu pro zahájení fáze jednání.
3. Zadávací dokumentace musí alespoň:
a)
specifikovat kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr zakázky, s výjimkou případů, kdy se jedná o soutěžní dialog, užší či jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135; v těchto případech se kritéria uvádějí pouze v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu;
b)
specifikovat kritéria pro zadání a jejich relativní váhy, nebo případně sestupné pořadí důležitosti těchto kritérií, nevyplývá-li tato informace z oznámení o zahájení zadávacího řízení;
c)
stanovit technické podmínky podle článku 139;
d)
uvést minimální požadavky, jež musí splňovat varianty v řízeních podle čl. 149 odst. 2, v jejichž rámci je veřejná zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, pokud veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedl, že jsou varianty povoleny;
e)
uvést, že se použije protokol o výsadách a imunitách Evropské unie nebo případně Vídeňská úmluva o diplomatických stycích či Vídeňská úmluva o konzulárních stycích;
f)
specifikovat způsob, jakým je dokládán přístup k veřejným zakázkám podle článku 172;
g)
v případě dynamických nákupních systémů podle článku 131 specifikovat povahu zamýšlených nákupů a veškeré nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému vybavení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickým specifikacím.
4. Vzorová smlouva zejména:
a)
specifikuje náhradu stanovené škody za nedodržení smluvních ustanovení;
b)
specifikuje údaje, jež musí obsahovat faktury nebo odpovídající podklady podle článku 102;
c)
stanoví, že jsou-li veřejným zadavatelem orgány, je právem rozhodným pro veřejnou zakázku právo Unie, popřípadě doplněné o vnitrostátní právo uvedené ve smlouvě na tuto zakázku;
d)
specifikuje soud příslušný pro případ sporu.
V případě veřejných zakázek podle čl. 121 odst. 1 může návrh smlouvy pro účely prvního pododstavce písm. c) tohoto odstavce odkazovat výlučně na vnitrostátní právní předpisy.
5. Veřejní zadavatelé mohou po uchazeči požadovat údaje o té části zakázky, kterou má uchazeč v úmyslu zadat subdodavatelům, a o totožnosti těchto subdodavatelů. Nad rámec informací podle článku 143 může veřejný zadavatel požadovat, aby zájemce nebo uchazeč předložili informace o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti předpokládaných subdodavatelů podle článků 146, 147 a 148, zejména v případech, tvoří-li subdodávky významnou součást veřejné zakázky.
Článek 139
Technické podmínky
(Článek 105 finančního nařízení)
1. K technickým podmínkám musí mít všichni zájemci a uchazeči rovný přístup a tyto podmínky nesmí vytvářet neodůvodněné překážky soutěži o veřejné zakázky.
Technické podmínky vymezují požadované vlastnosti výrobku, služby, materiálu nebo stavební práce s ohledem na účel, jejž mají pro veřejného zadavatele splňovat.
2. Vlastnosti uvedené v odstavci 1 zahrnují:
a)
úrovně kvality;
b)
environmentální výkonnost;
c)
kdykoli je to možné, kritéria přístupnosti pro osoby se zdravotním postižením nebo řešení pro všechny uživatele;
d)
úrovně a postupy posuzování shody;
e)
způsobilost k použití;
f)
bezpečnost nebo rozměry, včetně požadavků na prodejní názvy a návody k použití v případě dodávek a na terminologii, symboly, přezkoušení a zkušební metody, balení, značení a štítkování a výrobní postupy a metody v případě všech zakázek;
g)
u veřejných zakázek na stavební práce postupy týkající se zabezpečování kvality, pravidla projektu a kalkulace nákladů, podmínky pro zkoušku, kontrolu a přejímku prací, techniky či metody výstavby a všechny ostatní technické podmínky, které veřejný zadavatel může stanovit v obecných nebo zvláštních předpisech v souvislosti s dokončovacími pracemi a materiály nebo prvky, ze kterých se skládají.
3. Technické podmínky jsou formulovány:
a)
odkazem na evropské normy, evropská technická schválení, případné společné technické specifikace, mezinárodní normy nebo jiné technické referenční systémy, jež vypracovaly evropské normalizační subjekty, nebo - pokud tyto neexistují - jejich vnitrostátní ekvivalenty; každý odkaz je opatřen výrazem „nebo rovnocenný“;
b)
jako požadavky na výkon nebo funkci, jež mohou zahrnovat environmentální charakteristiky a musí být dostatečně podrobné, aby uchazeči umožňovaly určit účel veřejné zakázky a veřejnému zadavateli tuto zakázku zadat;
c)
kombinací obou metod.
4. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti odkázat na podmínky podle odst. 3 písm. a), nemohou nabídku odmítnout z důvodu, že tyto podmínky nesplňuje, pokud uchazeč nebo zájemce ke spokojenosti veřejného zadavatele vhodnými prostředky prokáže, že nabídka stanovené požadavky splňuje rovnocenným způsobem.
Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
5. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti podle odst. 3 písm. b) a stanoví-li podmínky formou požadavků na výkon nebo funkci, nemohou odmítnout nabídku, která je v souladu s vnitrostátní normou, jež provádí evropskou normu, s evropským technickým schválením, společnými technickými podmínkami, mezinárodní normou nebo jiným technickým referenčním systémem, který vypracoval evropský normalizační subjekt, pokud se tyto podmínky týkají nezbytných požadavků na výkon nebo funkci.
Uchazeč musí vhodnými prostředky ke spokojenosti veřejného zadavatele prokázat, že jeho nabídka splňuje požadavky na výkon nebo funkci, jež veřejný zadavatel stanovil. Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
6. Pokud veřejní zadavatelé stanoví environmentální charakteristiky formou požadavků na výkon nebo funkci, mohou použít detailní specifikace, jež jsou vymezeny prostřednictvím evropských, mezinárodních, vnitrostátních nebo jiných ekoznaček, nebo v případě potřeby části těchto specifikací, pokud jsou splněny následující podmínky:
a)
tyto specifikace jsou vhodné pro vymezení vlastností dodávek nebo služeb, které jsou předmětem veřejné zakázky;
b)
požadavky na značku jsou definovány na základě vědeckých informací;
c)
ekoznačky jsou přijímány postupem, kterého se mohou účastnit všechny zúčastněné strany, jako jsou vládní subjekty, spotřebitelé, výrobci, distributoři a ekologická sdružení;
d)
ekoznačky jsou přístupné všem subjektům, které mají zájem.
7. Veřejní zadavatelé mohou uvést, že u výrobků nebo služeb, které mají ekoznačku, se předpokládá, že splňují technické podmínky vymezené v dokumentaci k zadávacímu řízení. Akceptují jiné vhodné důkazy, jako například technickou dokumentaci výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu. Uznaným subjektem pro účely odstavce 4, 5 a 6 je zkušební a kalibrovací laboratoř nebo inspekční a certifikační subjekt, jenž splňuje platné evropské normy.
8. Kromě výjimečných případů, jež jsou řádně odůvodněny předmětem zakázky, nesmějí tyto podmínky obsahovat odkazy na konkrétní způsob výroby, zdroj, zvláštní postup, ochrannou známku, patent, typ, specifický původ ani výrobu, jejichž důsledkem by mohlo být zvýhodnění nebo vyloučení některých výrobků nebo hospodářských subjektů.
Nelze-li předmět veřejné zakázky definovat dostatečně přesně a srozumitelně, následuje za odkazem poznámka „nebo rovnocenný“.
Článek 140
Revize ceny
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení jednoznačně stanoví, musí-li být uvedena pevná a neměnná cena.
2. V opačném případě dokumentace k zadávacímu řízení stanoví podmínky nebo vzorce pro revizi ceny během trvání smlouvy. V takových případech musí veřejný zadavatel zohlednit zejména:
a)
předmět zadávacího řízení a hospodářskou situaci, v níž řízení probíhá;
b)
druh a dobu trvání úkolů a veřejné zakázky;
c)
své finanční zájmy.
Článek 141
Protiprávní jednání vedoucí k vyloučení
(Článek 106 finančního nařízení)
K případům uvedeným v čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení patří veškeré protiprávní jednání, jež poškozuje finanční zájmy Evropské unie, zejména:
a)
případy podvodu podle článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů Evropských společenství, stanovené aktem Rady ze dne 26. července 1995 (12);
b)
případy korupce podle článku 3 Úmluvy o boji proti korupci úředníků Evropských společenství nebo členských států Evropské unie vypracované aktem Rady ze dne 26. května 1997 (13);
c)
případy účasti na zločinném spolčení podle článku 2 rámcového rozhodnutí Rady 2008/841/SVV (14);
d)
případy praní peněz podle článku 1 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/60/ES (15);
e)
teroristické trestné činy, trestné činy spojené s teroristickými činnostmi a návod, pomoc a pokus k takovým trestným činům ve smyslu článků 1, 3 a 4 rámcového rozhodnutí Rady 2002/475/SVV (16).
Článek 142
Uplatnění kritérií pro vyloučení a délka vyloučení
(Články 106, 107, 108 a 109 finančního nařízení)
1. Při stanovování délky vyloučení přihlíží příslušný orgán v zájmu zásady proporcionality zejména k závažnosti skutkového stavu včetně jeho dopadu na finanční zájmy a pověst Unie, k době, jež uplynula, době trvání a opakování deliktu, úmyslu nebo stupni nedbalosti dotčeného subjektu a opatřením, jež tento subjekt přijal k nápravě situace.
Při stanovování doby vyloučení umožní příslušný orgán dotčenému zájemci nebo uchazeči, aby vyjádřil své stanovisko.
Stanoví-li orgány nebo subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení délku trvání vyloučení v souladu s platným právem, uplatní Komise tuto dobu až do maximálního rozsahu podle čl. 106 odst. 4 finančního nařízení. Doba uvedená v čl. 106 odst. 4 finančního nařízení je stanovena nejvýše na pět let a vypočítává se takto:
a)
ode dne právní moci rozhodnutí soudu v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) finančního nařízení;
b)
ode dne, kdy došlo k protiprávnímu jednání, nebo - v případě jeho pokračování nebo opakování - ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání ukončeno, v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, pokud se příslušné pochybení týká smluv na veřejné zakázky s daným orgánem.
Pro účely třetího pododstavce písm. b) platí, že je-li vážné profesní pochybení stanoveno rozhodnutím orgánu veřejné moci nebo mezinárodní organizace, je rozhodující den vydání tohoto rozhodnutí.
Dobu vyloučení lze prodloužit na deset let v případě, že do pěti let ode dne uvedeného v třetím pododstavci písm. a) a b) dojde k opakování deliktu, s výhradou odstavce 1.
2. Z účasti na zadávacím řízení a na řízení o udělení grantu jsou vyloučeni zájemci a uchazeči, kteří se nacházejí v některé ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a) a d) finančního nařízení.
Článek 143
Důkazy
(Články 106 a 107 finančního nařízení)
1. Zájemci a uchazeči předloží řádně datované a podepsané čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
Omezí-li však veřejný zadavatel v případě užšího řízení, soutěžního dialogu či jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení počet uchazečů, kteří mají být vyzváni k jednání nebo podání nabídky, předloží všichni tito uchazeči osvědčení podle odstavce 3.
V případě veřejných zakázek podle čl. 137 odst. 2 může veřejný zadavatel na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude prohlášení podle prvního pododstavce vyžadovat. Veřejný zadavatel může rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude toto prohlášení vyžadovat v případě veřejných zakázek podle čl. 265 odst. 1, čl. 267 odst. 1 a čl. 269 odst. 1, jejichž hodnota činí nejvýše 20 000 EUR.
2. Uchazeč, jemuž má být zadána veřejná zakázka, poskytne před podpisem smlouvy ve lhůtě, kterou veřejný zadavatel stanoví, důkaz podle odstavce 3 tohoto článku, jímž doloží prohlášení podle odstavce 1 tohoto článku, v těchto případech:
a)
u veřejných zakázek, jež zadávají orgány na vlastní účet a jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1;
b)
u veřejných zakázek v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle tohoto odstavce prvního pododstavce písm. a) a b), může veřejný zadavatel požádat uchazeče, jemuž má být veřejná zakázka zadána, aby předložil důkaz podle odstavce 3, má-li o tomto uchazeči pochybnosti, zdali se nenachází v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení.
3. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč, jemuž má být veřejná zakázka zadána, nenachází v žádné ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a), b) nebo e) finančního nařízení, akceptuje veřejný zadavatel aktuální výpis z trestního rejstříku, nebo - v případě jeho neexistence - aktuální rovnocenný doklad, jejž vydal soudní nebo správní orgán země původu nebo provenience a z nějž vyplývá, že jsou tyto požadavky splněny. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč nenachází v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nebo d) finančního nařízení, přijme veřejný zadavatel aktuální osvědčení, jež vydal příslušný orgán dotyčného státu.
V případě, že dokument či osvědčení podle odstavce 1 nejsou v dotyčné zemi vydávány, jakož i v ostatních případech vyloučení podle článku 106 finančního nařízení, lze tento dokument či osvědčení nahradit místopřísežným, nebo - v případě jeho neexistence - čestným prohlášením, jež zúčastněná osoba učiní před soudním či správním orgánem, notářem nebo příslušnou profesní organizací země svého původu nebo provenience.
4. V závislosti na vnitrostátních právních předpisech země, v níž je zájemce nebo uchazeč usazen, se dokumenty podle odstavců 1 a 3 týkají právnických nebo fyzických osob včetně - považuje-li to veřejný zadavatel za nezbytné - ředitelů podniků nebo jiných osob, jež jsou oprávněny za uchazeče či zájemce jednat či jej zastupovat, rozhodovat o něm nebo jej ovládat.
5. Mají-li veřejní zadavatelé pochybnosti o tom, zdali se zájemci nebo uchazeči nenacházejí v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení, mohou se sami obrátit na příslušné orgány podle odstavce 3 o informace, jež v dané situaci považují za nezbytné.
6. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemce nebo uchazeč předkládali důkazy podle odstavce 3, pokud mu již byly takové důkazy předloženy v rámci jiného zadávacího řízení, a za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů dosud neuplynul jeden rok a tyto dokumenty jsou stále platné.
V tomto případě předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení, že důkazy již byly předloženy v předchozím zadávacím řízení, a potvrdí, že se jeho situace nezměnila.
7. Na žádost veřejného zadavatele předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení předpokládaného subdodavatele, že se tento nenachází v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
V případě pochybností o tomto čestném prohlášení si veřejný zadavatel vyžádá důkazy podle odstavců 3 a 4. Případně se použije odstavec 5.
Článek 144
Ústřední databáze
(Článek 108 finančního nařízení)
1. Orgány, výkonné agentury a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, a o důvodech a délce jejich vyloučení.
Jedná-li se u těchto třetích osob o osoby právnické, předávají tyto orgány, výkonné agentury a subjekty Komisi rovněž údaje o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat a nacházejí se v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení.
Orgány a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení, pokud jednání těchto osob poškodilo finanční zájmy Unie, a dále - v případě, že se u těchto třetích osob jedná o právnické osoby - informace o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat; těmito informacemi jsou např.:
a)
informace o odsouzení;
b)
případně délka vyloučení ze zadávacích řízení.
2. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 určí osoby, jež jsou oprávněny předávat Komisi uvedené informace a přijímat od ní informace uložené v databázi.
V případě institucí, agentur, orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení zasílají určené osoby co nejdříve tyto informace účetnímu Komise a případně požádají o zápis údajů do databáze, jejich změnu nebo jejich odstranění z databáze.
V případě orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 2 finančního nařízení zasílají určené osoby do tří měsíců od vydání příslušného rozsudku požadované informace příslušné schvalující osobě v Komisi, jež odpovídá za dotčený program či akci.
Účetní Komise údaje do databáze zapíše, změní je nebo je z ní odstraní. Potvrzené údaje z databáze zasílá jednou měsíčně prostřednictvím zabezpečeného protokolu určeným osobám.
3. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 Komisi potvrdí, že údaje, které předaly, byly získány a předány v souladu se zásadami, jež stanoví nařízení (ES) č. 45/2001 a směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (17) o ochraně osobních údajů.
Zejména předem uvědomí všechny třetí osoby nebo osoby uvedené v odstavci 1, že jejich údaje mohou být zařazeny do databáze a že je Komise může předat určeným osobám uvedeným v odstavci 2. V případě potřeby předané informace po opravě, výmazu či změně aktualizují.
Každá osoba či každý subjekt, jejichž údaje jsou zapsány v databázi, mají na základě žádosti adresované účetnímu Komise právo být informovány o uchovávaných údajích, které se jich týkají.
4. Členské státy přijmou vhodná opatření, aby Komisi pomohly s efektivním řízením databáze podle směrnice 95/46/ES.
V dohodách s orgány třetích zemí a se všemi subjekty uvedenými v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení se stanoví přiměřené mechanismy k zajištění souladu s těmito ustanoveními a se zásadami ochrany osobních údajů.
Článek 145
Správní a finanční sankce
(Články 109 a 131 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčeno ukládání smluvních sankcí, mohou být zájemci, uchazeči, zhotovitelé, dodavatelé nebo poskytovatelé, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí, podvodu nebo závažného porušení svých smluvních povinností, vyloučeni z veškerých veřejných zakázek a grantů financovaných z rozpočtu Unie, a to na dobu nejvýše pěti let ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání - potvrzené v řízení o sporných otázkách s daným zájemcem, uchazečem, zhotovitelem, dodavatelem či poskytovatelem - zjištěno.
Tuto lhůtu lze prodloužit na deset let v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v prvním pododstavci dojde k opakování deliktu.
2. Uchazečům nebo zájemcům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí či podvodu, mohou být uloženy též finanční sankce ve výši 2 % až 10 % z celkové předpokládané hodnoty zadávané veřejné zakázky.
Zhotovitelům, dodavatelům či poskytovatelům, kteří závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti, mohou být uloženy finanční sankce ve výši 2 % až 10 % celkové hodnoty dané veřejné zakázky.
Tuto sazbu lze zvýšit na 4 % až 20 % v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v odst. 1 prvním pododstavci dojde k opakování protiprávního jednání.
3. Při stanovení správní nebo finanční sankce bere orgán do úvahy zejména skutečnosti uvedené v čl. 142 odst. 1.
Článek 146
Kritéria pro výběr
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel vypracuje jednoznačná a nediskriminační kritéria pro výběr.
2. Kritéria pro výběr se použijí ve všech zadávacích řízeních za účelem posouzení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče.
Veřejný zadavatel může stanovit minimální požadavky na způsobilost, při jejichž nesplnění nelze zájemce vybrat.
3. Každý uchazeč nebo zájemce může být vyzván, aby doložil své oprávnění k provedení veřejné zakázky podle vnitrostátního práva, např. zápisem v obchodním nebo profesním rejstříku, místopřísežným prohlášením nebo osvědčením, členstvím ve zvláštní organizaci, výslovným povolením nebo zápisem do rejstříku plátců daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“).
4. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvě k projevení zájmu nebo výzvě k podávání nabídek veřejní zadavatelé specifikují reference, jimiž mají uchazeči či zájemci doložit své postavení a právní způsobilost.
5. Rozsah informací, jež veřejný zadavatel požaduje k doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče, a minimální požadavky na kapacitu vyžadované v souladu s odstavcem 2 nesmí překračovat rámec předmětu veřejné zakázky a musí brát v úvahu oprávněné zájmy hospodářských subjektů, zejména pokud jde o ochranu technických a obchodních tajemství podniku.
6. Veřejný zadavatel se může na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude vyžadovat, aby dokládali svou finanční, hospodářskou, technickou a odbornou způsobilost, jedná-li se o tyto veřejné zakázky:
a)
veřejné zakázky, jež orgány zadávají na vlastní účet a jejichž hodnota nepřesahuje hodnotu podle čl. 137 odst. 1;
b)
veřejné zakázky zadávané v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
Rozhodne-li se veřejný zadavatel, že nebude po zájemcích nebo uchazečích požadovat doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti, není vyplaceno předběžné financování, jestliže není poskytnuta finanční jistota v rovnocenné výši.
Článek 147
Hospodářská a finanční způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Hospodářskou a finanční způsobilost lze doložit zejména jedním či několika těmito doklady:
a)
vhodnými výpisy z bank nebo případně dokladem o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu povolání;
b)
finančními výkazy za nejvýše tři poslední roky, za něž bylo uzavřeno účetnictví;
c)
výkazem celkového obratu a obratu ze stavebních prací, dodávek nebo služeb, jež jsou předmětem veřejné zakázky, a to za nejvýše tři poslední účetní období, která jsou k dispozici.
2. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemci nebo uchazeči předkládali doklady podle odstavce 1, pokud mu již byly tyto doklady předloženy v rámci jiného zadávacího řízení a nadále splňují požadavky odstavce 1.
Pokud z výjimečného důvodu, který veřejný zadavatel považuje za oprávněný, není uchazeč nebo zájemce s to předložit požadované reference, může svou hospodářskou a finanční způsobilost doložit jiným způsobem, který veřejný zadavatel považuje za vhodný.
3. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Veřejný zadavatel může vyžadovat, aby hospodářský subjekt a subjekty uvedené v prvním pododstavci ručily za provedení veřejné zakázky společně.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
Článek 148
Technická a odborná způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Technická a odborná způsobilost hospodářských subjektů je vyhodnocována a ověřována v souladu s odstavci 2 a 3. V zadávacích řízeních, jejichž předmětem jsou dodávky vyžadující umísťovací nebo instalační práce, poskytování služeb a/nebo provádění stavebních prací, se tato způsobilost posuzuje zejména s přihlédnutím k jejich know-how, efektivnosti, zkušenostem a spolehlivosti.
2. V závislosti na povaze, množství či rozsahu a účelu dodávek, služeb nebo stavebních prací lze technickou a odbornou způsobilost hospodářských subjektů doložit jedním či více následujícími dokumenty:
a)
dokladem o vzdělání a odborné kvalifikaci poskytovatele služeb nebo zhotovitele díla a/nebo členů vedení podniku, zejména osoby či osob, které jsou odpovědné za poskytování služeb nebo provádění stavebních prací;
b)
seznamem:
i)
hlavních služeb a dodávek, jež byly poskytnuty a provedeny za poslední tři roky, s uvedením částek, termínů a veřejných nebo soukromých odběratelů,
ii)
stavebních prací provedených za posledních pět let s uvedením částek, termínů a místa provedení;
c)
popisem technického zařízení, nástrojů a závodu, jež mají být při plnění veřejné zakázky na služby nebo stavební práce použity;
d)
popisem technického zařízení a opatření, jež mají zajišťovat kvalitu dodávek a služeb, a popisem vybavení podniku pro studium a výzkum;
e)
přehledem zúčastněných techniků nebo technických útvarů bez ohledu na to, zda patří přímo k podniku či nikoli, zvláště těch, kteří/které odpovídají za řízení kvality;
f)
v případě dodávek: vzorky, popisy nebo autentickými fotografiemi a/nebo osvědčeními, která vystavily oficiální ústavy pro kontrolu kvality nebo uznávané agentury a která potvrzují shodu výrobků se zadávací dokumentací nebo platnými normami;
g)
přehledem průměrného ročního počtu zaměstnanců a počtu vedoucích pracovníků poskytovatele služby nebo zhotovitele díla za poslední tři roky;
h)
uvedením části veřejné zakázky, kterou poskytovatel služeb případně zamýšlí zadat subdodavatelům;
i)
u veřejných zakázek na stavební práce a služby a pouze ve vhodných případech lze způsobilost prokázat přehledem opatření v oblasti environmentálního řízení, jež bude hospodářský subjekt schopen při plnění zakázky uplatňovat.
Jsou-li veřejnému zadavateli poskytovány služby či dodávky uvedené v prvním pododstavci písm. b) bodu i), předloží hospodářské subjekty osvědčení o výkonnosti, která vydal nebo spolupodepsal příslušný orgán.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) bodu ii) jsou k seznamu nejvýznamnějších stavebních zakázek připojena osvědčení o řádném provedení, která uvádějí, zda byly tyto zakázky provedeny odborně a v plném rozsahu.
3. Jsou-li služby nebo dodávky, které mají být poskytovány, náročné nebo jsou výjimečně požadovány pro zvláštní účel, lze technickou a odbornou způsobilost doložit při kontrole, kterou provede veřejný zadavatel nebo jeho jménem příslušný úřední subjekt země, v níž je poskytovatel služby či dodavatel usazen, s výhradou souhlasu tohoto subjektu. Předmětem této kontroly je technická způsobilost dodavatele a výrobní kapacita a v případě nutnosti též jeho vybavení pro studium a výzkum a opatření ke kontrole kvality.
4. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality, jež vycházejí z příslušných sérií evropských norem, které certifikovaly schválené subjekty. Veřejní zadavatelé však akceptují rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních k zajištění kvality, jež jim předloží hospodářské subjekty, které nemají k takovýmto osvědčením přístup nebo možnost je získat v příslušné lhůtě.
5. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje požadavky určitých systémů či norem environmentálního řízení, odkážou na systém pro environmentální řízení podniků a audit v Unii uznávaný v souladu s článkem 45 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1221/2009 (18) nebo na jiné normy environmentálního řízení, jež vycházejí z příslušných evropských nebo mezinárodních norem schválených subjektů. Veřejní zadavatelé uznávají též rovnocenná osvědčení, jež vydaly subjekty usazené v jiných členských státech. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních v oblasti environmentálního řízení.
6. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů uvedené v čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
7. V případě veřejných zakázek na stavební práce, služby nebo umísťovací a instalační práce v rámci veřejných zakázek na dodávky může veřejný zadavatel požadovat, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo sám uchazeč nebo - v případech, kdy nabídku podává seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 6 - člen tohoto seskupení.
8. Veřejní zadavatelé mohou dospět k závěru, že hospodářské subjekty nebudou veřejnou zakázku plnit v souladu s náležitou normou kvality, jestliže zjistí, že tyto subjekty sledují vzájemně neslučitelné zájmy, jež mohou negativně ovlivnit plnění zakázky.
Článek 149
Postupy a kritéria pro zadávání veřejných zakázek
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčen článek 107 finančního nařízení, jsou veřejné zakázky zadávány jedním z následujících způsobů:
a)
automatickým výběrem nabídky, kdy je zakázka zadána nabídce, která je v pořádku, splňuje všechny stanovené podmínky a uvádí nejnižší cenu;
b)
výběrem ekonomicky nejvýhodnější nabídky.
2. Při zjišťování ekonomicky nejvýhodnější nabídky veřejný zadavatel zohledňuje nabídnutou cenu a další kvalitativní kritéria daná předmětem veřejné zakázky, jako jsou technické přednosti, estetické a funkční vlastnosti, environmentální charakteristiky, provozní náklady, rentabilita, výrobní nebo dodací lhůty, servis a technická pomoc. Veřejný zadavatel může stanovit minimální úroveň kvality. Nabídky, jež této úrovně nedosahují, jsou odmítnuty.
3. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, zadávací dokumentaci nebo popisu veřejný zadavatel uvede váhy, jež bude při určování ekonomicky nejvýhodnější nabídky na jednotlivá kritéria aplikovat. Tyto váhy lze vyjádřit pomocí intervalu s vhodným maximálním rozpětím.
Váhy použité na cenu nesmí při výběru zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vést ke ztrátě významu ceny ve vztahu k ostatním kritériím; tím nejsou dotčeny stupnice, jež orgán stanovil pro odměňování určitých služeb, např. služeb odborníků na hodnocení.
Nelze-li ve výjimečných případech váhy technicky aplikovat, zejména vzhledem k předmětu veřejné zakázky, uvede veřejný zadavatel pouze použití kritérií sestupně podle důležitosti.
Článek 150
Používání elektronických aukcí
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou využívat elektronických aukcí, při nichž jsou prezentovány nové ceny upravené směrem dolů a/nebo nové hodnoty určitých parametrů v nabídkách.
Pro účely prvního pododstavce používají veřejní zadavatelé opakovaný elektronický postup (elektronickou aukci), který probíhá po počátečním komplexním vyhodnocení nabídek a na jehož základě lze pomocí metod automatického hodnocení sestavit pořadí nabídek.
2. V otevřeném, užším nebo jednacím řízení v případě podle čl. 135 odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že před zadáním veřejné zakázky bude provedena elektronická aukce, lze-li k této zakázce zpracovat přesnou zadávací dokumentaci.
Za stejných podmínek lze elektronickou aukci provést při opětovném vyhlášení soutěže pro strany rámcové smlouvy podle čl. 122 odst. 3 písm. b) a při vyhlášení soutěže na veřejné zakázky, jež mají být zadány v rámci dynamického nákupního systému podle článku 131.
Elektronická aukce je založena buď pouze na cenách, v kterémžto případě je veřejná zakázka zadávána nabídce uvádějící nejnižší cenu, nebo na cenách a/nebo hodnotách parametrů nabídek uvedených v zadávací dokumentaci, v kterémžto případě je zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
3. Veřejní zadavatelé, kteří rozhodnou o provedení elektronické aukce, uvedou tuto skutečnost v oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Zadávací dokumentace obsahuje mimo jiné tyto údaje:
a)
parametry, jejichž hodnoty budou předmětem elektronické aukce, jsou-li tyto parametry kvantifikovatelné a lze-li je vyjádřit v číslech nebo v procentech;
b)
případné limity pro nabízené hodnoty, jež vyplývají ze zadávací dokumentace k veřejné zakázce;
c)
informace, jež budou uchazečům poskytnuty v průběhu elektronické aukce, a případně kdy jim budou poskytnuty;
d)
relevantní informace o průběhu elektronické aukce;
e)
podmínky, za nichž budou moci uchazeči při aukci podávat nabídky, a zejména nejmenší rozdíly, jež budou při podávání nabídek případně vyžadovány;
f)
relevantní informace o použitém elektronickém zařízení a způsobech a technických podmínkách připojení.
4. Před zahájením elektronické aukce provedou veřejní zadavatelé první komplexní vyhodnocení nabídek v souladu s kritérii pro zadání zakázky a se stanovenými vahami.
Uchazeči, kteří podají vyhovující nabídky, jsou elektronickými prostředky všichni současně vyzváni, aby nabídli nové ceny a/nebo nové hodnoty; výzva obsahuje všechny podstatné informace o individuálním připojení k použitému elektronickému zařízení a uvádí datum a hodinu zahájení elektronické aukce. Elektronická aukce může probíhat v několika navazujících kolech. Nesmí být zahájena dříve než dva pracovní dny po dni, kdy byly výzvy rozeslány.
5. Má-li být veřejná zakázka zadána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, obsahuje výzva i výsledek komplexního vyhodnocení nabídky dotyčného uchazeče, jež bylo provedeno v souladu s vahami podle čl. 149 odst. 3 prvního pododstavce.
Výzva uvádí rovněž matematický vzorec, který se při elektronické aukci použije k určení automatických změn v pořadí, k nimž bude docházet v důsledku podávání nabídek na nové ceny či hodnoty. Tento vzorec obsahuje váhy všech kritérií stanovených pro určení ekonomicky nejvýhodnější nabídky, které jsou uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci. Za tímto účelem však musí být případné intervaly předem zredukovány na konkrétní hodnoty.
Jsou-li povoleny varianty, je pro každou variantu stanoven zvláštní vzorec.
6. V jednotlivých kolech elektronické aukce sdělují veřejní zadavatelé neprodleně všem uchazečům alespoň informace, které jim umožní se kdykoli seznámit se svým pořadím. Mohou sdělovat i další informace o jiných nabídnutých cenách či hodnotách, pokud je to uvedeno v zadávací dokumentaci. Mohou též kdykoli sdělovat počet účastníků v daném kole aukce. V žádném případě však nesmějí v žádném kole elektronické aukce zveřejňovat totožnost uchazečů.
7. Veřejní zadavatelé elektronickou aukci ukončují jedním nebo více uvedenými způsoby:
a)
ukončí aukci v termínu (datum a hodina), jejž předem uvedli ve výzvě k účasti na aukci;
b)
ukončí aukci, pokud již nedostávají nabídky na nové ceny či hodnoty, které splňují požadavky na nejmenší rozdíly;
c)
ukončí aukci, pokud proběhl počet kol aukce stanovený ve výzvě k účasti na aukci.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) stanoví veřejní zadavatelé ve výzvě k účasti na aukci lhůtu, po jejímž uplynutí od podání poslední nabídky elektronickou aukci ukončí.
Rozhodnou-li se veřejní zadavatelé ukončit elektronickou aukci způsobem podle prvního pododstavce písm. c), případně v kombinaci se způsobem podle prvního pododstavce písm. b), uvádí výzva k účasti na aukci časový rozvrh jednotlivých kol aukce.
8. Po ukončení elektronické aukce veřejní zadavatelé zadají veřejnou zakázku podle článku 149 v souladu s výsledky této aukce.
Veřejní zadavatelé nesmějí elektronických aukcí zneužívat ani je používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval nebo měnil předmět veřejné zakázky, jenž byl stanoven v uveřejněném oznámení o zahájení zadávacího řízení a v zadávací dokumentaci.
Článek 151
Neobvykle nízké nabídky
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Zdá-li se být nabídka v případě určité veřejné zakázky neobvykle nízká, vyžádá si veřejný zadavatel předtím, než nabídku odmítne pouze z tohoto důvodu, písemné upřesnění jejích hlavních parametrů, jež považuje za podstatné; při následném ověření těchto parametrů vychází z vysvětlení, jež mu strany poskytnou. Toto upřesnění se může týkat zejména souladu s předpisy o ochraně zaměstnanců a pracovních podmínkách platnými v místě, kde mají být stavební práce, služby či dodávky prováděny.
Veřejný zadavatel může vzít v úvahu zejména vysvětlení, která se týkají:
a)
hospodářských aspektů výrobního postupu, poskytování služeb nebo stavebních postupů;
b)
zvolených technických řešení nebo výjimečně příznivých podmínek, které má uchazeč k dispozici;
c)
původnosti nabídky.
2. Pokud veřejný zadavatel zjistí, že je nabídka neobvykle nízká z důvodu poskytnuté státní podpory, může tuto nabídku odmítnout pouze z tohoto důvodu, jen pokud uchazeč není schopen v přiměřené lhůtě, kterou zadavatel stanoví, prokázat, že dotyčná podpora byla poskytnuta s konečnou platností v souladu s postupy a rozhodnutími, jež stanoví pravidla Unie v oblasti státní podpory.
Článek 152
Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé stanoví pevné a konečné lhůty v kalendářních dnech pro doručení nabídek a žádostí o účast. Tyto lhůty jsou dostatečně dlouhé, aby umožnily osobám, jež mají zájem, přiměřenou a dostatečnou dobu na přípravu a podání nabídek, a zohledňují zejména náročnost veřejné zakázky, nezbytnost provést prohlídku na místě nebo nahlédnout na místě do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci.
2. V otevřeném řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 52 dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. V užším řízení, v případech použití soutěžního dialogu podle článku 132 a v jednacím řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 37 dní ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
V užším řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 40 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
V řízení po uveřejnění výzvy k projevení zájmu podle čl. 136 odst. 1 však tato lhůta činí:
a)
alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o řízení podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu i); lhůta se počítá ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek;
b)
alespoň 10 dní pro doručení žádostí o účast a alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o dvoufázové řízení podle čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu ii).
4. Jestliže veřejní zadavatelé v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, v souladu s čl. 123 odst. 2 odešlou předběžné oznámení o veřejné zakázce k uveřejnění nebo jej sami uveřejní na svém profilu kupujícího, může být lhůta pro doručení nabídek obecně zkrácena na 36 dní, avšak v žádném případě nesmí být kratší než 22 dny ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k podávání nabídek.
Zkrácení lhůty podle prvního pododstavce je možné jen tehdy, splňuje-li předběžné oznámení následující podmínky:
a)
obsahuje všechny informace vyžadované pro oznámení o zahájení zadávacího řízení, jsou-li tyto informace v době uveřejnění oznámení k dispozici;
b)
bylo odesláno k uveřejnění nejméně 52 dnů a nejvýše dvanáct měsíců přede dnem, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení.
5. Lhůty pro doručení nabídek lze zkrátit o pět dní, jsou-li všechny dokumenty, jež tvoří dokumentaci k zadávacímu řízení, ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k projevení zájmu neomezeně a přímo přístupné elektronickými prostředky.
Článek 153
Lhůty pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o zadávací dokumentaci, popisy v řízení podle článku 132 či doplňující dokumenty, jsou tyto dokumenty s výhradou ustanovení odstavce 4 zaslány do pěti pracovních dní od doručení žádosti všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o dokumenty, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
2. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, popisům či doplňujícím dokumentům, jsou tyto informace poskytnuty všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky, a to všem těmto subjektům současně, co nejdříve a nejpozději šest kalendářních dnů před uplynutím lhůty pro doručení nabídek nebo - pokud je žádost o informace doručena méně než osm kalendářních dní před uplynutím této lhůty - co nejdříve po doručení této žádosti. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o doplňující informace, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
3. Nelze-li zadávací dokumentaci a doplňující dokumenty či informace - ať už z jakéhokoli důvodu - poskytnout ve lhůtách podle odstavců 1 a 2 tohoto článku nebo lze-li nabídky vypracovat až po prohlídce na místě či po nahlédnutí do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci na místě, jsou lhůty pro doručení nabídek uvedené v článku 152 prodlouženy, tak aby měly všechny hospodářské subjekty možnost se seznámit se všemi informacemi nezbytnými k přípravě nabídek. Toto prodloužení se vhodným způsobem vyhlásí postupy podle článků 123 až 126.
4. V otevřeném řízení, včetně dynamických nákupních systémů podle článku 131, se nepoužije ustanovení odstavce 1 tohoto článku, jsou-li veškerá dokumentace k zadávacímu řízení a doplňující dokumenty bez omezení, v plném rozsahu a přímo přístupné elektronickými prostředky. Oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 uvádí i internetovou adresu, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Článek 154
Lhůty v naléhavých případech
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Nelze-li v naléhavých, řádně odůvodněných případech dodržet minimální lhůty uvedené v čl. 152 odst. 3, mohou veřejní zadavatelé v případě užšího a jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení stanovit tyto lhůty v kalendářních dnech:
a)
lhůtu pro doručení žádostí o účast, jež musí činit nejméně patnáct dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo nejméně deset dnů, jestliže bylo toto oznámení odesláno Úřadu pro publikace elektronicky;
b)
lhůtu pro doručení nabídek, jež musí činit nejméně deset dnů ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
2. Je-li v rámci užšího řízení a zrychleného jednacího řízení podána s dostatečným předstihem žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, jsou tyto informace sdělovány všem zájemcům nebo uchazečům nejpozději čtyři kalendářní dny před uplynutím lhůty pro doručení nabídek.
Článek 155
Způsoby komunikace
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Způsoby podávání nabídek a žádostí o účast určuje veřejný zadavatel, jenž může pro tento účel zvolit jeden výhradní způsob. Nabídky a žádosti o účast lze podávat formou dopisu nebo elektronickými prostředky. Žádosti o účast lze podávat rovněž faxem.
Zvolené komunikační prostředky musí být obecně dostupné a nesmějí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost nabídek a žádostí o účast a veřejný zadavatel tyto nabídky a žádosti o účast prostudovává až po vypršení lhůty k jejich podání;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Je-li to nezbytné pro účely právního dokazování, mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že žádosti o účast podané faxem musí být co nejdříve a v každém případě před uplynutím lhůty stanovené v článku 152 potvrzeny dopisem nebo elektronickými prostředky.
2. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, musejí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi a nesmí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
3. S výjimkou veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančního limitu podle čl. 170 odst. 1, zaručují zařízení, jež slouží elektronickému doručování nabídek a žádostí o účast, za pomoci technických prostředků a náležitých postupů splnění těchto podmínek:
a)
lze s jistotou ověřit identitu hospodářského subjektu;
b)
lze určit přesnou hodinu a datum doručení nabídek a žádostí o účast;
c)
lze přiměřeně zajistit, aby před uplynutím stanovených lhůt neměl nikdo přístup k údajům předaným v souladu s těmito požadavky;
d)
v případě porušení tohoto zákazu přístupu lze přiměřeně zajistit, aby toto porušení bylo spolehlivě zjistitelné;
e)
datum, kdy mají být otevřeny doručené údaje, mohou stanovit či změnit pouze oprávněné osoby;
f)
v jednotlivých fázích zadávacího řízení mohou mít přístup k předaným údajům či jejich části oprávněné osoby pouze na základě současného jednání;
g)
současné jednání oprávněných osob musí přístup k předaným údajům umožňovat až po uplynutí stanoveného dne;
h)
údaje doručené a otevřené v souladu s těmito požadavky zůstávají přístupné pouze osobám, jež jsou oprávněny se s nimi seznamovat.
4. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, má se za to, že se u elektronických dokumentů podaných prostřednictvím takových systémů jedná o originály a že jsou podepsány oprávněným zástupcem hospodářského subjektu.
5. V případě podávání formou dopisu si uchazeči nebo zájemci mohou zvolit, zda nabídku nebo žádost o účast podají:
a)
buď poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení uvést, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu; v tomto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení nad rámec informací podle čl. 138 odst. 2 písm. a) uvést rovněž útvar, jemuž mají být nabídky nebo žádosti o účast doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
6. Za účelem utajení a vyloučení jakýchkoli potíží v případě zasílání nabídek dopisem obsahuje výzva k podávání nabídek tuto poznámku:
Nabídky musí být podány v zapečetěné obálce vložené do další zapečetěné obálky. Na vnitřní obálce jsou kromě názvu útvaru, jemuž je určena a který je uveden ve výzvě k podávání nabídek, uvedena slova „Výzva k podávání nabídek - neotvírat v podatelně“. Použijí-li se samolepicí obálky, musí být zapečetěny lepicí páskou, přes niž je podepsán odesílatel.
Článek 156
Soutěžní jistoty
(Čl. 111 odst. 3 finančního nařízení)
Veřejný zadavatel může požadovat poskytnutí soutěžní jistoty v souladu s článkem 163, která představuje 1 % až 2 % celkové hodnoty veřejné zakázky.
Jistota je uvolněna při zadání veřejné zakázky. Není-li v dané lhůtě nabídka podána nebo je-li podaná nabídka následně stažena, je jistota zadržena.
Článek 157
Otevírání nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 4 finančního nařízení)
1. Otevřeny jsou všechny žádosti o účast a nabídky, jež splňují požadavky článku 155.
2. Přesahuje-li hodnota veřejné zakázky finanční limit podle čl. 137 odst. 1, jmenuje příslušná schvalující osoba komisi pro otevírání obálek.
Komise pro otevírání obálek je složena nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky dotyčného orgánu, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení. Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje komisi pro otevírání obálek příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení této komise musí pokud možno odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. V případě podávání nabídek poštou parafuje jeden nebo více členů komise pro otevírání obálek doklady, jež dokládají datum a hodinu odeslání nabídek.
Tyto osoby parafují rovněž:
a)
každou stránku každé nabídky nebo
b)
- s výjimkou případů podle odst. 2 druhého pododstavce - titulní stranu jednotlivých nabídek a stránky obsahující finanční údaje, přičemž úplnost původní nabídky musí být zajištěna veškerými vhodnými bezpečnostními opatřeními, jež používá útvar nezávislý na schvalujícím útvaru.
Je-li veřejná zakázka zadávána postupem automatického výběru nabídky podle čl. 149 odst. 1 písm. a), jsou ceny uvedené v nabídkách, které splňují požadavky, uveřejněny.
Členové komise podepíší písemný protokol o otevření doručených nabídek, jenž uvádí nabídky, které splňují požadavky článku 155 a které je nesplňují, jakož i důvody odmítnutí pro nesplnění požadavků, pokud jde o způsoby podání nabídek podle článku 155. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Článek 158
Výbor pro hodnocení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 5 finančního nařízení)
1. Hodnotící výbor, který je vytvořen pro každou z obou fází a který se opírá o předem vyhlášená kritéria pro vyloučení a výběr, resp. o kritéria pro zadání zakázky, vyhodnocuje všechny žádosti o účast a nabídky, jež jsou prohlášeny za vyhovující z hlediska požadavků článku 155, a sestaví jejich pořadí.
Úkolem výboru, jejž jmenuje příslušná schvalující osoba, je vydat poradní stanovisko u veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limit podle čl. 137 odst. 1.
Příslušná schvalující osoba však může rozhodnout, že hodnotící výbor vyhodnotí nabídky a sestaví jejich pořadí pouze na základě kritérií pro zadání zakázky a že kritéria pro vyloučení a výběr se vyhodnotí jiným vhodným způsobem, který zaručí vyloučení střetu zájmů.
2. Hodnotící výbor je složen nejméně ze tří osob, které zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů nebo subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tyto osoby dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Hodnotící výbor může mít stejné složení jako komise pro otevírání obálek.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje hodnotící výbor příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení výboru musí odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. Žádosti o účast a nabídky, jež nesplňují všechny základní požadavky uvedené v dokumentaci k zadávacímu řízení, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče vyzvat, aby ve stanovené lhůtě doplnili podklady předložené v souvislosti s kritérii pro vyloučení a výběr či aby k těmto podkladům podali vysvětlení.
Za přípustné se považují žádosti o účast a nabídky, jež nejsou vyloučeny a splňují kritéria pro výběr.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 si hodnotící výbor vyžádá bližší informace ke složení nabídky.
Článek 159
Výsledky hodnocení
(Článek 112 finančního nařízení)
1. O hodnocení a sestavení pořadí žádostí o účast a nabídek, o nichž hodnotící výbor prohlásí, že splňují požadavky, je vypracován datovaný písemný záznam.
Tento záznam podepíší všichni členové hodnotícího výboru. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Nebyla-li hodnotícímu výboru svěřena odpovědnost za posouzení nabídek z hlediska kritérií pro vyloučení a výběr, podepíšou tento písemný záznam též osoby, kterým příslušná schvalující osoba tuto odpovědnost svěřila. Záznam je archivován pro pozdější použití.
2. Záznam podle odstavce 1 obsahuje alespoň:
a)
jméno a adresu veřejného zadavatele a předmět a hodnotu veřejné zakázky, rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména navrženého zájemce, zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody pro jeho výběr a - je-li tento údaj znám - část zakázky či rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel či poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli.
3. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede alespoň:
a)
svůj název a adresu, předmět a hodnotu veřejné zakázky nebo předmět a maximální hodnotu rámcové smlouvy či dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména vybraných zájemců nebo vybraného zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody jejich výběru na základě předem vyhlášených kritérií pro výběr a pro zadání zakázky a - je-li tento údaj znám - část zakázky nebo rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli;
f)
v případě jednacího řízení a soutěžního dialogu okolnosti uvedené v článcích 132, 134, 135, 266, 268, 270 a 271, jež jsou důvodem k použití těchto řízení;
g)
případné důvody, pro něž se veřejný zadavatel rozhodl veřejnou zakázku nezadat.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení přijme rozhodnutí podle prvního pododstavce veřejný zadavatel, který je za toto řízení odpovědný.
Článek 160
Styk mezi veřejnými zadavateli a uchazeči
(Článek 112 finančního nařízení)
1. Styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči v průběhu zadávacího řízení je přípustný výjimečně, za podmínek uvedených v odstavcích 2 a 3.
2. Před uplynutím lhůty pro podávání nabídek může veřejný zadavatel, pokud jde o doplňující dokumenty a informace podle článku 153:
a)
sdělit z podnětu uchazečů doplňující informace, a to výlučně za účelem vyjasnění povahy veřejné zakázky; tyto informace musí být sděleny ve stejný den všem uchazečům, kteří si vyžádali zadávací dokumentaci;
b)
informovat z vlastního podnětu zúčastněné osoby, pokud zjistí omyl, nepřesnost, opomenutí nebo jiný druh administrativní chyby v textu oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvy k podávání nabídek nebo zadávací dokumentace, s tím, že tato informace musí být těmto osobám podána ve stejný den a stejným způsobem, jaký se použije na původní výzvu k podávání nabídek.
3. Je-li po otevření nabídek v souvislosti s některou z nich zapotřebí určitého vyjasnění nebo je-li v nabídce nutno opravit zjevné administrativní chyby, může veřejný zadavatel navázat styk s uchazečem, avšak tento styk nesmí vést ke změně podmínek nabídky.
4. Ve všech případech, kdy byl navázán styk, a v řádně odůvodněných případech podle článku 96 finančního nařízení, kdy styk navázán nebyl, je třeba učinit poznámku do spisu.
Článek 161
Informace pro zájemce a uchazeče
(Články 113, 114 a 118 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé sdělí zájemcům a uchazečům co nejdříve rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, podpisu rámcové smlouvy či přijetí do dynamického nákupního systému (včetně důvodů případného rozhodnutí veřejnou zakázku, rámcovou smlouvu nebo dynamický nákupní systém, na něž byla soutěž o veřejné zakázky vyhlášena, nezadat, nepodepsat, resp. nezavést) nebo rozhodnutí znovu zahájit řízení.
2. Údaje podle čl. 113 odst. 2 finančního nařízení sdělí veřejný zadavatel nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení písemné žádosti.
3. V případě veřejných zakázek, jež zadávají orgány Unie na vlastní účet, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež nejsou vyloučeny z oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES, sdělí veřejný zadavatel všem neúspěšným uchazečům nebo zájemcům, že jejich přihláška nebo nabídka nebyla přijata, s tím, že toto sdělení je podáváno všem těmto osobám současně, každé jednotlivě a elektronickými prostředky v jedné z těchto fází:
a)
krátce poté, co je přijato rozhodnutí na základě kritérií pro vyloučení a výběr, a předtím, než je přijato rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, jedná-li se o zadávací řízení pořádané ve dvou samostatných fázích;
b)
v případě rozhodnutí o zadání veřejné zakázky a o odmítnutí nabídek co nejdříve po přijetí rozhodnutí o zadání zakázky, nejpozději však v průběhu následujícího týdne.
Ve všech případech uvede veřejný zadavatel důvody, proč nebyla nabídka nebo přihláška přijata, a dostupné opravné prostředky.
Neúspěšní uchazeči nebo zájemci si mohou písemně formou dopisu, faxu nebo e-mailu vyžádat doplňující informace k důvodům odmítnutí své přihlášky nebo nabídky a všichni vybraní uchazeči, jejichž nabídky nebyly vyloučeny, mají nárok na informace o vlastnostech a přednostech přijaté nabídky a jménu úspěšného uchazeče; tím není dotčen čl. 113 odst. 2 druhý pododstavec finančního nařízení. Veřejní zadavatelé odpovědí nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
Článek 162
Podpis smlouvy
(Články 113 a 118 finančního nařízení)
S prováděním veřejné zakázky se započne až po podpisu smlouvy na tuto zakázku.
Oddíl 4
Jistoty a nápravná opatření
Článek 163
Jistoty
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Je-li od zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vyžadováno složení jistoty předem, musí tato jistota pokrývat částku a období, které jsou dostatečné pro její čerpání.
2. Jistotu poskytuje banka nebo schválená finanční instituce. Může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby poté, co toto ručení schválí veřejný zadavatel.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci nebo třetí osobu k neodvolatelné záruce nebo prvnímu ručení za splnění povinností zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Článek 164
Jistota pro účely plnění
(Článek 115 finančního nařízení)
1. S cílem zajistit, aby byly stavební práce, dodávky či služby provedeny v plném rozsahu, a v situacích, kdy tato plnění nelze s konečnou platností přijmout v souladu se smluvními podmínkami, může schvalující osoba v individuálních případech a v návaznosti na předběžnou analýzu rizik vyžadovat, aby zhotovitel, dodavatel či poskytovatel poskytl jistotu pro účely plnění.
2. Jistotu ve výši 10 % celkové hodnoty veřejné zakázky lze vytvořit postupně srážkami z uskutečňovaných plateb.
Jistotu může nahradit srážka z konečné platby zadržená až do konečného přijetí služeb, dodávek nebo stavebních prací. Výši srážky určí schvalující osoba tak, aby odrážela rizika zjištěná v souvislosti s plněním smlouvy, předmět zakázky a obchodní podmínky obvyklé v daném odvětví.
Podmínky jistoty jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení.
3. Po konečném přijetí stavebních prací, služeb nebo dodávek je jistota uvolněna v souladu s podmínkami smlouvy.
Článek 165
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Jakmile veřejný zadavatel zjistí, že je nutné poskytnout předběžné financování, posoudí před zahájením zadávacího řízení rizika, jež jsou s platbami předběžného financování spojena; přihlédne zejména k těmto kritériím:
a)
předpokládaná hodnota veřejné zakázky;
b)
její předmět;
c)
délka trvání a tempo;
d)
struktura trhu.
2. Jistota pro účely platby předběžného financování je vyžadována v případě podle čl. 146 odst. 6 druhého pododstavce nebo v případě, že schvalující osoba tak rozhodne učinit podle odstavce 1 tohoto článku.
Jistota není vyžadována v případě veřejných zakázek nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 1.
Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je prováděn zápočet předběžného financování s průběžnými platbami nebo výplatou zůstatku ve prospěch zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele v souladu se smluvními podmínkami.
Článek 166
Pozastavení v případě pochybení či nesrovnalostí
(Článek 116 finančního nařízení)
1. Plnění veřejné zakázky lze podle článku 116 finančního nařízení pozastavit za účelem ověření, zdali došlo k předpokládaným závažným pochybením, nesrovnalostem nebo podvodům. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je plnění veřejné zakázky co nejdříve obnoveno.
2. Závažným pochybením nebo nesrovnalostí je každé porušení smlouvy nebo předpisů, které je důsledkem jednání nebo opomenutí, jež způsobuje nebo by mohlo způsobit ztrátu pro rozpočet Unie.
KAPITOLA 2
Ustanovení použitelná pro veřejné zakázky zadávané orgány Unie na vlastní účet
Článek 167
Stanovení příslušných úrovní pro výpočet finančních limitů
(Články 117 a 118 finančního nařízení)
Všechny pověřené nebo dále pověřené schvalující osoby jednotlivých orgánů posoudí, zda bylo dosaženo finančních limitů podle článku 118 finančního nařízení.
Článek 168
Samostatné veřejné zakázky a zakázky sestávající z dílčích plnění
(Články 104 a 118 finančního nařízení)
1. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky nesmí být stanovena s úmyslem obejít požadavky tohoto nařízení. Je nepřípustné, aby byla veřejná zakázka za tímto účelem rozdělena.
Je-li to vhodné, technicky proveditelné a nákladově efektivní, zadávají se veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, formou dílčích plnění zadávaných současně.
2. Je-li předmět veřejné zakázky na dodávky, služby nebo stavební práce rozdělen na několik dílčích plnění, která jsou předmětem individuálních veřejných zakázek, vezme se při celkovém hodnocení použitelného finančního limitu v úvahu celková hodnota všech dílčích plnění.
Pokud celková hodnota všech dílčích plnění dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, použijí se na každé dílčí plnění ustanovení čl. 97 odst. 1 a čl. 104 odst. 1 a 2 finančního nařízení.
3. Má-li být veřejná zakázka zadána formou samostatných dílčích plnění, jsou nabídky na každé dílčí plnění hodnoceny zvlášť. Je-li několik dílčích plnění zadáno témuž uchazeči, lze na všechna tato dílčí plnění podepsat jedinou smlouvu.
Článek 169
Postupy ke stanovení předpokládané hodnoty určitých veřejných zakázek
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Pro účely výpočtu předpokládané hodnoty veřejné zakázky zahrne veřejný zadavatel do této částky celkovou odhadovanou odměnu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Jsou-li součástí veřejné zakázky opce nebo možnost obnovení smlouvy, je základem pro výpočet nejvyšší povolená částka, do níž je zahrnuto využití těchto opcí a obnovení smlouvy.
Tento odhad se provádí v okamžiku, kdy je odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo, pokud se s takovým vyhlášením nepočítá, v okamžiku, kdy veřejný zadavatel zahajuje zadávací řízení.
2. V případě rámcových smluv a dynamických nákupních systémů je brána v úvahu maximální hodnota všech veřejných zakázek, jež jsou plánovány na celou dobu trvání rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému.
3. V případě veřejných zakázek na služby se bere v úvahu:
a)
u pojišťovacích služeb: pojistné, které je třeba zaplatit, a další druhy odměn;
b)
u bankovních nebo finančních služeb: poplatky, provize, úroky a další druhy odměn;
c)
u veřejných zakázek na zpracování projektu: poplatky, provize a podobné odměny.
4. V případě veřejných zakázek na služby, jež neuvádějí celkovou cenu, nebo v případě veřejných zakázek na dodávky, jejichž předmětem je leasing, nájem či koupě výrobků na splátky, je základem pro výpočet předpokládané hodnoty:
a)
v případě veřejných zakázek na dobu určitou:
i)
celková hodnota veřejné zakázky za celou dobu jejího trvání, činí-li výše uvedená doba nejvýše 48 měsíců v případě služeb nebo nejvýše dvanáct měsíců v případě dodávek,
ii)
celková hodnota včetně předpokládané zůstatkové hodnoty, činí-li výše uvedená doba v případě dodávek více než dvanáct měsíců;
b)
v případě veřejných zakázek na dobu neurčitou nebo v případě služeb na dobu delší než 48 měsíců měsíční hodnota vynásobená čtyřiceti osmi.
5. V případě veřejných zakázek na služby nebo dodávky, jež jsou zadávány pravidelně nebo mají být během určitého období obnoveny, se hodnota těchto zakázek určí na základě:
a)
skutečných souhrnných nákladů na podobné zakázky na tytéž druhy služeb či výrobků, jež byly zadány během předchozího rozpočtového roku nebo předchozích dvanácti měsíců; tyto náklady se pokud možno upraví o změny v množství či hodnotě, které se předpokládají v průběhu dvanácti měsíců následujících po ukončení původní smlouvy, nebo
b)
odhadovaných souhrnných nákladů na následné veřejné zakázky zadané v průběhu dvanácti měsíců po prvním poskytnutí služby nebo první dodávce nebo v průběhu trvání smlouvy, je-li delší než dvanáct měsíců.
6. V případě veřejných zakázek na stavební práce se kromě hodnoty těchto prací bere v úvahu i celková odhadovaná hodnota dodávek, jež jsou k provedení těchto prací nezbytné a jež zhotoviteli poskytne veřejný zadavatel.
Článek 170
Finanční limity pro použití postupů podle směrnice 2004/18/ES
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Finančními limity podle článku 118 finančního nařízení se rozumí prahové hodnoty, jež směrnice 2004/18/ES stanoví pro veřejné zakázky na dodávky, služby, resp. stavební práce.
2. Lhůtami podle článku 118 finančního nařízení se rozumí lhůty uvedené v článcích 152, 153 a 154.
Článek 171
Odkladná lhůta před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel podepíše s úspěšným uchazečem smlouvu na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu spadající do oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES až po uplynutí lhůty čtrnácti kalendářních dnů.
Běh uvedené lhůty započne:
a)
dnem následujícím po dni, kdy byla úspěšným a neúspěšným uchazečům současně zaslána příslušná oznámení, nebo
b)
v případě veřejné zakázky či rámcové smlouvy, jež byla zadána na základě jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, dnem, jenž následuje po uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení podle článku 123 v Úředním věstníku Evropské unie.
V případě, že je pro zasílání podle druhého pododstavce písm. a) používán fax či elektronické prostředky, činí odkladná lhůta deset kalendářních dnů.
V případě potřeby může veřejný zadavatel pozastavit podpis smlouvy na veřejnou zakázku za účelem dodatečného přezkumu v případě, je-li takový krok odůvodněn žádostmi či připomínkami uchazečů nebo zájemců, kteří byli neúspěšní nebo podali stížnost, nebo s ohledem na jinou významnou informaci, kterou obdržel. Tyto žádosti, připomínky nebo informace musí být doručeny během lhůty stanovené v prvním pododstavci. V případě pozastavení jsou všichni zájemci nebo uchazeči uvědomeni do tří pracovních dnů od přijetí příslušného rozhodnutí.
S výjimkou případů podle odstavce 2 jsou všechny smlouvy podepsané před uplynutím lhůty stanovené v prvním pododstavci neplatné.
Nelze-li veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu zadat vybranému úspěšnému uchazeči, může ji veřejný zadavatel zadat druhému nejlepšímu uchazeči.
2. Lhůta podle odstavce 1 se nepoužije v těchto případech:
a)
v případě otevřeného, užšího nebo jednacího řízení po uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byla podána pouze jedna nabídka;
b)
v případě zvláštních zakázek zadaných na základě rámcové smlouvy;
c)
v případě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. c), čl. 134 odst. 1 písm. g) bodu iii), čl. 134 odst. 1 písm. h) a čl. 134 odst. 1 písm. j).
Článek 172
Doložení přístupu k veřejným zakázkám
(Článek 119 finančního nařízení)
Zadávací dokumentace vyžaduje, aby uchazeči uvedli stát, v němž mají sídlo nebo bydliště, a tento údaj prokázali doklady, jež jsou podle jejich vnitrostátního práva běžně akceptovány.
HLAVA VI
GRANTY
KAPITOLA 1
Oblast působnosti a forma grantů
Článek 173
Členské příspěvky
(Článek 121 finančního nařízení)
Členskými příspěvky podle čl. 121 odst. 2 písm. d) finančního nařízení se rozumí částky hrazené organizacím, jichž je Unie členem, a to v souladu s rozpočtovými rozhodnutími a platebními podmínkami, jež daná organizace stanoví.
Článek 174
Grantová dohoda a rozhodnutí o udělení grantu
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Granty jsou předmětem rozhodnutí nebo písemné dohody.
2. Při rozhodování o tom, který druh aktu má být použit, se zohledňují:
a)
skutečnost, zdali se lokalita příjemce nachází na území Unie, či mimo ně;
b)
náročnost a standardizace obsahu financovaných akcí nebo pracovních programů.
Článek 175
Výdaje na členy orgánů
(Článek 121 finančního nařízení)
Výdaje na členy orgánů podle čl. 121 odst. 2 písm. a) finančního nařízení zahrnují příspěvky pro sdružení současných a bývalých členů Evropského parlamentu. Tyto příspěvky jsou vynakládány v souladu s vnitřními správními předpisy Evropského parlamentu.
Článek 176
Akce, na něž lze udělit grant
(Článek 121 finančního nařízení)
Akce, na niž lze udělit grant ve smyslu článku 121 finančního nařízení, musí být jednoznačně vymezena.
Akce nesmí být rozdělena na více akcí s úmyslem obejít pravidla financování, jež stanoví toto nařízení.
Článek 177
Subjekty, jež sledují cíl v obecném zájmu Unie
(Článek 121 finančního nařízení)
Subjektem, jenž sleduje cíl v obecném zájmu Unie, se rozumí:
a)
buď subjekt, který plní úkoly na poli vzdělávání, odborné přípravy, šíření informací, inovací, výzkumu či studií v oblastech evropské politiky či provádí činnosti k prosazování občanství a lidských práv, nebo evropský normalizační orgán;
b)
osoba, jež zastupuje neziskové subjekty působící v členských státech, kandidátských nebo potenciálních kandidátských zemích a prosazuje zásady a politiky, které jsou v souladu s cíli Smluv.
Článek 178
Partnerství
(Článek 121 finančního nařízení)
1. Součástí rámcového partnerství mohou být zvláštní granty na akce a na provozní náklady.
2. Rámcové partnerství může být založeno na mechanismu dlouhodobé spolupráce mezi Komisí a příjemci grantů. Může mít formu dohody nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Dohoda či rozhodnutí o rámcovém partnerství specifikuje společné cíle, povahu akcí, jež jsou plánovány jako jednorázové či jako součást schváleného ročního pracovního programu, řízení o udělení zvláštního grantu v souladu se zásadami a procesními pravidly, jež jsou upraveny v této hlavě, a dále obecná práva a povinnosti stran podle zvláštních dohod či rozhodnutí.
Doba trvání partnerství nesmí překročit čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné případy, jež jsou řádně odůvodněny zejména předmětem rámcového partnerství.
Schvalující osoby nesmějí dohod ani rozhodnutí o rámcovém partnerství zneužívat ani jich využívat takovým způsobem, jehož účel či účinek odporuje zásadám transparentnosti a rovného zacházení se žadateli.
3. Pokud jde o tvorbu programů, uveřejňování ex ante a zadávání, přistupuje se k rámcovému partnerství jako ke grantu.
4. Zvláštní granty založené na dohodách či rozhodnutích o rámcovém partnerství se udělují postupy podle těchto dohod či rozhodnutí a v souladu s ustanoveními této hlavy.
Uveřejňují se ex post postupem podle článku 191.
Článek 179
Elektronické systémy pro výměnu informací
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veškeré výměny s příjemci, včetně uzavírání grantových dohod, oznamování rozhodnutí o udělení grantu a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež zřídí Komise.
2. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 2 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 180
Obsah grantových dohod a rozhodnutí o udělení grantu
(Článek 122 finančního nařízení)
1. Grantová dohoda stanoví alespoň:
a)
předmět;
b)
příjemce;
c)
dobu svého trvání, a to:
i)
datum svého vstupu v platnost,
ii)
datum zahájení a dobu trvání financované akce nebo financovaného rozpočtového roku;
d)
maximální částku financovanou z prostředků Unie vyjádřenou v eurech a formu grantu, případně s uvedením těchto dalších údajů:
i)
celkových odhadovaných způsobilých nákladů na akci či pracovní program a míru financování způsobilých nákladů nebo
ii)
jednotkových nákladů, jednorázové částky nebo paušálního financování podle čl. 123 písm. b), c) a d) finančního nařízení, jsou-li tyto částky určeny, nebo
iii)
kombinace údajů podle bodů i) a ii) tohoto písmene;
e)
popis akce nebo - v případě grantu na provozní náklady - pracovního programu, jejž schvalující osoba schválila na daný rozpočtový rok, spolu s popisem výsledků očekávaných od provedení akce či pracovního programu;
f)
obecné podmínky použitelné na všechny dohody tohoto typu, např. souhlas příjemce s kontrolami a audity, jež provádí Komise, úřad OLAF a Účetní dvůr;
g)
odhadovaný celkový rozpočet akce či pracovního programu;
h)
má-li být v rámci akce zadána veřejná zakázka, zásady uvedené v článku 209 nebo pravidla pro zadávání veřejných zakázek, která musí příjemce dodržovat;
i)
povinnosti příjemce, zejména:
i)
povinnosti, pokud jde o řádné finanční řízení a předkládání zpráv o činnosti a financování; je-li to vhodné, stanoví se průběžné cíle, při jejichž naplnění se tyto zprávy předkládají,
ii)
pokud Komise uzavírá dohodu s více příjemci: specifické povinnosti případného koordinátora a ostatních příjemců vůči koordinátorovi, jakož i finanční odpovědnost příjemců za částky dlužné vůči Komisi;
j)
postupy a lhůty pro schvalování těchto zpráv a pro platby prováděné Komisí;
k)
popřípadě podrobnosti o způsobilých nákladech na akci nebo schválený pracovní program nebo o jednotkových nákladech, jednorázové částce nebo paušálním financování podle článku 123 finančního nařízení;
l)
ustanovení, jimiž se řídí zviditelnění finanční podpory, kterou Unie poskytuje, s výjimkou řádně odůvodněných případů, kdy její prezentace vůči veřejnosti není možná či vhodná.
Obecné podmínky podle prvního pododstavce písm. f) alespoň:
i)
uvádějí, že rozhodným právem pro grantovou dohodu je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v grantové dohodě. V dohodách s mezinárodními organizacemi lze stanovit odchylnou úpravu,
ii)
specifikují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu.
2. Grantová dohoda může stanovit postupy a lhůty pro pozastavení provádění grantu, vypovězení grantové dohody nebo zrušení rozhodnutí o udělení grantu podle článku 135.
3. V případech podle článku 178 specifikuje dohoda nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství údaje podle tohoto článku odst. 1 prvního pododstavce písm. a) a b), písm. c) bodu i), písm. f), písm. h) až j) a písm. l).
Rozhodnutí o udělení zvláštního grantu či dohoda o zvláštním grantu obsahuje údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. a) až e), písm. g) a k), a v případě nutnosti též údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. i).
4. Změny grantových dohod vyžadují písemnou formu. Účelem ani důsledkem těchto změn - včetně rozšíření či zúžení okruhu příjemců - nesmí být zpochybnění rozhodnutí o udělení grantu ani porušení zásady rovného zacházení s žadateli.
5. Na rozhodnutí o udělení grantu se obdobně použijí odstavce 1, 2, 3 a 4.
Část údajů podle odstavce 1 lze namísto v rozhodnutí o udělení grantu uvést ve výzvě k podávání návrhů nebo souvisejícím dokumentu.
Článek 181
Formy grantů
(Článek 123 finančního nařízení)
1. Granty udělené ve formě podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení se vypočítávají na základě způsobilých nákladů, jež příjemci skutečně vznikly a jež jsou uvedeny v předběžném odhadovaném rozpočtu, který je předkládán spolu s návrhem a je zahrnut do grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
2. V případě jednotkových nákladů podle čl. 123 odst. 1 písm. b) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena pevná částka připadající na jednotku.
3. V případě jednorázových částek podle čl. 123 odst. 1 písm. c) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena celková pevná částka.
4. V případě paušálního financování podle čl. 123 odst. 1 písm. d) finančního nařízení je pro konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanoven určitý procentní podíl.
Článek 182
Jednorázové částky, jednotkové náklady a paušální financování
(Článek 124 finančního nařízení)
1. Schválení využití jednorázových částek, jednotkových nákladů či paušálního financování uvedené v čl. 124 odst. 1 finančního nařízení platí po celou dobu trvání programu. Toto schválení lze zrevidovat, je-li zapotřebí provést podstatné změny. Předmětné údaje a částky jsou pravidelně posuzovány a jednorázové částky, jednotkové náklady či paušální financování jsou v případě potřeby upravovány.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použije se na každého z nich strop uvedený v čl. 124 odst. 1 druhém pododstavci finančního nařízení.
2. Rozhodnutí o udělení grantu či grantová dohoda musí obsahovat všechna nezbytná ustanovení, na jejichž základě lze ověřit, zda byly podmínky pro vyplacení grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování dodrženy.
3. Vyplacením grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování není dotčeno právo přístupu k záznamům, jež jsou příjemci povinni podle právních předpisů vést, pro účely odst. 1 prvního pododstavce a čl. 137 odst. 2 finančního nařízení.
4. Jestliže kontroly ex post odhalí, že nenastala skutečnost, jež zakládá nárok na vyplacení grantu a že v rámci grantu ve formě jednorázové částky, jednotkových nákladů či paušálního financování byly příjemci vyplaceny finanční prostředky neoprávněně, je Komise oprávněna získat tyto prostředky až do výše grantu zpět; tím nejsou dotčeny sankce podle článku 109 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásady
Článek 183
Zásada spolufinancování
(Čl. 125 odst. 3 finančního nařízení)
1. Podle zásady spolufinancování nelze zdroje nezbytné k provedení akce či pracovního programu pokrýt v plném rozsahu z příspěvku Unie.
Spolufinancování může mít podobu vlastních zdrojů příjemce, příjmů, jež daná akce či pracovní program generuje, nebo finančních příspěvků či věcných plnění třetích osob.
2. Věcnými plněními se rozumí nefinanční zdroje, jež příjemci zdarma poskytnou třetí osoby.
Článek 184
Zásada neziskovosti
(Čl. 125 odst. 5 finančního nařízení)
Finanční příspěvky třetích osob, jichž může příjemce využít k pokrytí nákladů, které nejsou podle podmínek grantu Unie způsobilé, nebo které není nutno těmto třetím osobám vracet v případě, že nejsou při ukončení akce či pracovního programu vyčerpány, nejsou pokládány za finanční příspěvky, jež dárci určili konkrétně na financování způsobilých nákladů ve smyslu čl. 125 odst. 5 finančního nařízení.
Článek 185
Granty nízké hodnoty
(Čl. 125 odst. 4 finančního nařízení)
Granty nízké hodnoty se rozumějí granty do výše 60 000 EUR.
Článek 186
Technická pomoc
(Články 101 a 125 finančního nařízení)
Pojem „technická pomoc“ označuje podpůrné činnosti a činnosti zaměřené na budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
Článek 187
Způsobilé náklady
(Čl. 126 odst. 3 písm. c) finančního nařízení)
O DPH se má za to, že ji podle použitelných vnitrostátních právních předpisů o DPH nelze příjemci vrátit, je-li tato daň podle vnitrostátních právních předpisů přičitatelná některé z těchto činností:
a)
osvobozeným činnostem bez nároku na odpočet;
b)
činnostem, jež nejsou předmětem DPH;
c)
činnostem uvedeným v písm. a) a b), v souvislosti s nimiž nelze uplatnit nárok na odpočet DPH, avšak v jejichž případě je tato daň je vracena na základě specifických systémů vracení nebo fondů náhrad, které neupravuje směrnice 2006/112/ES, a to i v případě, je-li tento systém či fond ustaven na základě vnitrostátních právních předpisů o DPH.
O DPH v souvislosti s činnostmi, jež jsou vyjmenovány v čl. 13 odst. 2 směrnice 2006/112/ES, se má za to, že ji uhradil příjemce, u něhož se nejedná o osobu nepovinnou k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 prvního pododstavce uvedené směrnice, a to bez ohledu na to, zdali dotčené členské státy pokládají tyto činnosti za činnosti, při nichž veřejnoprávní subjekty vystupují jako orgány veřejné moci.
Článek 188
Pravidla pro programy
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program pro granty připravuje příslušná schvalující osoba. Přijímá jej orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách věnovaných grantům co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se pracovní program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky, orientační harmonogram výzev k podávání návrhů s uvedením orientační výše a maximální sazby spolufinancování.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování grantů na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 189
Obsah výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Výzvy k podávání návrhů specifikují:
a)
sledované cíle;
b)
kritéria způsobilosti, kritéria pro vyloučení, kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu podle článků 131 a 132 finančního nařízení a odpovídající podklady;
c)
režim financování z prostředků Unie;
d)
režim a lhůtu podávání návrhů, plánovaný termín, do něhož musí být všichni žadatelé informováni o výsledku posuzování jejich žádostí, a orientační termín podpisu grantových dohod nebo oznámení rozhodnutí o udělení grantu.
2. Výzvy k podávání návrhů jsou uveřejňovány na internetových stránkách orgánů Unie a - je-li nutno zajistit další propagaci mezi možnými příjemci - též jinou vhodnou formou, včetně Úředního věstníku Evropské unie. Výzvy lze uveřejňovat ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Změny obsahu výzev k podávání návrhů se uveřejňují za stejných podmínek jako v případě samotných těchto výzev.
Článek 190
Výjimky z výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Bez výzvy k podávání návrhů lze granty udělit pouze v těchto případech:
a)
pro účely operací humanitární pomoci a civilní ochrany nebo pomoci pro řešení krizí ve smyslu odstavce 2;
b)
v jiných výjimečných, řádně odůvodněných případech;
c)
ve prospěch subjektů, jež mají de jure nebo de facto monopol, s tím, že udělení grantu musí být řádně odůvodněno v příslušném rozhodnutí;
d)
ve prospěch subjektů, jež základní právní akt ve smyslu článku 54 finančního nařízení označuje za příjemce grantu, nebo ve prospěch subjektů, jež určí v rámci své odpovědnosti členské státy, pokud základní právní akt označuje za příjemce grantu tyto členské státy;
e)
v případě výzkumu a technologického rozvoje ve prospěch subjektů, jež uvádí pracovní program podle článku 128 finančního nařízení, pokud základní právní akt tuto možnost výslovně stanoví, a za podmínky, že na daný projekt není třeba uveřejňovat výzvu k podávání návrhů;
f)
pro akce zvláštní povahy, které vyžadují zvláštní typ subjektu vzhledem k jeho technické kompetenci, vysoké odbornosti či správní pravomoci, za podmínky, že na dané akce není třeba uveřejňovat výzvy k podávání návrhů.
Případy uvedené v prvním pododstavci písm. f) se řádně odůvodní v rozhodnutí o udělení grantu.
2. Krizovými situacemi ve třetích zemích se rozumí situace bezprostředního nebo nastávajícího nebezpečí, jež hrozí vyústit v ozbrojený konflikt nebo destabilizaci země. Krizovými situacemi se rovněž rozumí situace nastalé v důsledku přírodních pohrom, krize způsobené člověkem, např. války a jiné konflikty, nebo mimořádné okolnosti se srovnatelnými důsledky, jež mohou být spojeny mj. se změnou klimatu, zhoršováním životního prostředí, neexistencí přístupu k energii a přírodním zdrojům nebo extrémní chudobou.
Článek 191
Následné uveřejňování
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Informace o grantech, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu žadatelů v minulém roce;
b)
počtu a procenta kladně vyřízených žádostí, jež připadají na jednu výzvu k podávání návrhů;
c)
průměrné doby řízení ode dne uzávěrky výzvy k podávání návrhů až do udělení grantu;
d)
počtu a výše grantů, u nichž bylo v minulém roce v souladu s čl. 21 odst. 4 upuštěno od povinnosti následného uveřejnění.
Článek 192
Informování žadatelů
(Článek 128 finančního nařízení)
Komise poskytuje žadatelům informace a poradenství tímto způsobem:
a)
stanoví společné standardní formuláře žádostí o podobné granty a kontroluje rozsah a srozumitelnost těchto formulářů;
b)
podává informace možným žadatelům, zejména formou seminářů a vydáváním příruček;
c)
v souborech údajů o právnických osobách podle článku 63 průběžně aktualizuje údaje o příjemcích.
Článek 193
Financování z různých rozpočtových položek
(Článek 129 finančního nařízení)
Akci mohou financovat souběžně z oddělených rozpočtových položek různé příslušné schvalující osoby.
Článek 194
Retroaktivní účinek v případě mimořádně naléhavé pomoci a předcházení konfliktům
(Článek 130 finančního nařízení)
V rámci působnosti čl. 130 odst. 1 finančního nařízení jsou výdaje, jež příjemce vynaložil přede dnem podání žádosti, způsobilé pro financování z prostředků Unie za těchto podmínek:
a)
důvody pro tuto výjimku jsou náležitě vysvětleny v rozhodnutí o financování;
b)
rozhodnutí o financování a grantová dohoda či rozhodnutí o udělení grantu výslovně stanoví takový den způsobilosti, jenž předchází datu podání žádostí.
Článek 195
Podávání žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Pravidla podávání žádostí o grant stanoví příslušná schvalující osoba, jež může zvolit způsob jejich podávání. Žádosti o grant lze podávat formou dopisu nebo elektronicky.
Zvolené komunikační prostředky nesmí být diskriminační a jejich důsledkem nesmí být omezení přístupu žadatelů k řízení o udělení grantu.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
musí být zachována integrita údajů;
c)
je dodržena důvěrnost návrhů;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro účely třetího pododstavce písm. c) prostuduje příslušná schvalující osoba obsah žádostí až poté, co uplyne lhůta pro jejich podání.
Příslušná schvalující osoba může vyžadovat, aby byla elektronická podání opatřena zaručeným elektronickým podpisem ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (19).
2. Pokud příslušná schvalující osoba povolí podávání žádostí elektronicky, musí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné veřejnosti a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi. Žadatelům musí být zpřístupněny informace ke specifikacím, jež jsou pro podávání žádostí požadovány.
Zařízení pro elektronické doručování žádostí musí navíc zaručovat bezpečnost a důvěrnost. Musí rovněž zaručovat, aby bylo možno přesně určit hodinu a datum doručení žádostí.
3. Jsou-li žádosti podávány formou dopisu, mohou je žadatelé podávat jedním z těchto způsobů:
a)
poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí být ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu, v kterémžto případě výzva k podávání návrhů musí specifikovat útvar, jemuž mají být žádosti doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
KAPITOLA 3
Řízení o udělení grantu
Článek 196
Obsah žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Žádosti se podávají na formuláři podle vzoru společných standardních formulářů, jež byly vytvořeny podle čl. 192 písm. a) a jež dala žadatelům k dispozici příslušná schvalující osoba, a v souladu s kritérii, jež stanoví základní právní akt a výzva k podávání návrhů.
Podklady podle čl. 131 odst. 3 druhého pododstavce finančního nařízení mohou být zejména výkaz zisků a ztrát a rozvaha za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
2. Odhadovaný rozpočet akce či pracovního programu přiložený k žádosti musí být vyrovnaný co do příjmů a výdajů, s výjimkou rezerv na nečekané výdaje a na změny směnných kurzů, jež lze v řádně odůvodněných případech schválit, a musí uvádět odhadované způsobilé náklady na akci či pracovní program.
3. U grantů na akce přesahujících částku 750 000 EUR nebo u grantů na provozní náklady přesahujících 100 000 EUR se k žádosti přikládá auditní zpráva schváleného externího auditora. Tato zpráva osvědčuje správnost účetní závěrky za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
První pododstavec tohoto odstavce se použije pouze na první žádost, kterou příjemce předloží příslušné schvalující osobě ve stejném rozpočtovém roce.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se finanční limity uvedené v prvním pododstavci na každého z nich.
V případě partnerství podle článku 178 musí být před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství vypracována auditní zpráva podle prvního pododstavce tohoto odstavce za poslední dvě účetní období, za něž jsou k dispozici účetní závěrky.
Od požadavku na auditní zprávu podle prvního pododstavce může příslušná schvalující osoba upustit na základě posouzení rizik v případě zařízení, jež poskytují vzdělávání a odbornou přípravu a - v případě dohod s více příjemci - též v případě příjemců, kteří ručí společně a nerozdílně nebo nenesou žádnou finanční odpovědnost.
První pododstavec tohoto odstavce se nepoužije na veřejnoprávní subjekty a mezinárodní organizace uvedené v článku 43.
4. Žadatel uvede zdroje a výši prostředků Unie, jež obdržel nebo o něž požádal za účelem financování téže akce, téže části akce nebo svého provozu během téhož rozpočtového roku, a uvede veškeré další finanční prostředky, jež na tuto akci obdržel nebo o něž požádal.
Článek 197
Prokazování nevyloučení
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelé předloží čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné se situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článku 107 finančního nařízení, s výjimkou případů vyjmenovaných v čl. 131 odst. 4 písm. a) a b) finančního nařízení. Příslušná schvalující osoba může v závislosti na posouzení rizik požadovat, aby úspěšní žadatelé předložili důkazy podle článku 143. Úspěšní žadatelé tyto důkazy na žádost příslušné schvalující osoby předloží, pokud příslušná schvalující osoba nepotvrdí, že předložení takových důkazů není fakticky proveditelné, nebo pokud byly tyto důkazy již předloženy pro účely jiného řízení o udělení grantu či zadávacího řízení, a dále za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů neuplynul více než rok a že jsou nadále platné.
Článek 198
Žadatelé bez právní subjektivity
(Článek 131 finančního nařízení)
Podá-li žádost o grant žadatel bez právní subjektivity podle čl. 131 odst. 2 finančního nařízení, prokážou zástupci žadatele, že jsou způsobilí činit jménem žadatele právní úkony a že žadatel má finanční a provozní způsobilost rovnocennou finanční a provozní způsobilosti právnických osob.
Článek 199
Osoby tvořící jednoho žadatele
(Článek 131 finančního nařízení)
Splňuje-li kritéria pro podání žádosti o grant více osob a vytvoří-li tyto osoby společně jednu osobu, může příslušná schvalující osoba k této osobě přistupovat jako k jedinému žadateli za předpokladu, že žádost uvádí identifikační údaje osob, jež se budou navrhované akce či pracovního programu účastnit jakožto jedna ze součástí žadatele.
Článek 200
Finanční a správní sankce
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelům, kteří učinili nepravdivé prohlášení nebo se dopustili závažného pochybení, nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce.
Tyto finanční a/nebo správní sankce mohou být uloženy též příjemci, který závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti.
Článek 201
Kritéria způsobilosti
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Kritéria způsobilosti se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Kritéria způsobilosti stanoví podmínky, jimiž se účast na výzvě k podávání návrhů řídí. Tato kritéria náležitě zohledňují cíle akce a splňují zásady transparentnosti a zákazu diskriminace.
Článek 202
Kritéria pro výběr grantu
(Čl. 132 odst. 1 finančního nařízení)
1. Kritéria pro výběr, jež jsou uveřejněna ve výzvě k podávání návrhů, umožňují posoudit finanční a provozní způsobilost žadatele k tomu, aby dokončil navrhovanou akci nebo pracovní program.
2. Žadatel musí disponovat stabilními finančními zdroji dostatečnými k tomu, aby byl schopen pokračovat v činnosti po celou dobu provádění akce nebo po celý rok, na nějž je grant udělen, a podílet se na financování grantu. Žadatel musí mít odborné kompetence a kvalifikaci požadované k dokončení navrhované akce nebo pracovního programu, není-li v základním právním aktu stanoveno jinak.
3. Finanční a provozní způsobilost je ověřována zejména analýzou podkladů podle článku 196, jejichž předložení požaduje příslušná schvalující osoba ve výzvě k podávání návrhů.
Nevyžaduje-li výzva k podávání návrhů předložení žádných podkladů a má-li příslušná schvalující osoba pochybnosti o finanční či provozní způsobilosti žadatelů, může je vyzvat k předložení vhodných dokladů.
V případě partnerství podle článku 178 je uvedené ověření prováděno před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Článek 203
Kritéria pro udělení grantu
(Čl. 132 odst. 2 finančního nařízení)
1. Kritéria pro udělení grantu se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Podle kritérií pro udělení grantu jsou granty udělovány buď na akce, jež maximalizují celkovou účelnost programu Unie, jehož provádění tyto akce slouží, nebo subjektům, jejichž pracovní program je určen k dosažení stejného výsledku. Způsob, jakým jsou tato kritéria definována, zajišťuje řádné hospodaření s prostředky Unie.
Kritéria pro udělení grantu jsou uplatňována tak, aby umožnila z plánovaných akcí nebo pracovních programů vybrat ty, u nichž může Komise vycházet z toho, že budou v souladu s jejími cíli a prioritami a že zaručí zviditelnění financování z prostředků Unie.
3. Kritéria pro udělení grantu jsou definována tak, aby mohla být následně vyhodnocena.
Článek 204
Hodnocení žádostí a udělování grantů
(Článek 133 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba jmenuje výbor pro hodnocení návrhů, nerozhodne-li Komise v rámci zvláštního odvětvového programu jinak.
Tento výbor je složen nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v případě zastoupení a místních jednotek uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v případě subjektů pověřených správou prostředků a uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
2. Příslušná schvalující osoba může tento postup případně rozdělit na několik fází. Pravidla takového postupu jsou uvedena ve výzvě k podávání návrhů.
Je-li ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že jsou návrhy podávány ve dvou fázích, je podání kompletního návrhu ve druhé fázi požadováno pouze od žadatelů, jejichž návrhy splňují hodnotící kritéria pro první fázi.
Stanoví-li výzva k podávání návrhů, že jsou návrhy hodnoceny ve dvou fázích, postupují do druhé fáze hodnocení pouze návrhy, jež uspěly v první fázi po vyhodnocení užšího souboru kritérií.
Žadatelé, jejichž návrhy byly v některé fázi odmítnuty, jsou vyrozuměni v souladu s čl. 133 odst. 3 finančního nařízení.
Každá další fáze řízení musí být zřetelně odlišena od té předchozí.
Tytéž dokumenty nebo informace jsou v rámci téhož řízení požadovány pouze jednou.
3. Hodnotící výbor nebo případně příslušná schvalující osoba si může od žadatele vyžádat doplňující informace nebo jej vyzvat, aby podal vysvětlení k podkladům, jež předložil v souvislosti se žádostí, za předpokladu, že tyto informace či vysvětlení nepovedou k podstatné změně návrhu. V souladu s článkem 96 finančního nařízení může hodnotící výbor či schvalující osoba v případě zjevných administrativních chyb od vyžádání těchto informací či vysvětlení upustit pouze v řádně odůvodněných případech. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede schvalující osoba náležité záznamy.
4. Po skončení své práce podepisují členové hodnotícího výboru protokol o všech prostudovaných návrzích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a návrhy, jež mohou být financovány. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
V případě potřeby uvádí protokol pořadí prostudovaných návrhů, doporučení k maximální výši udělovaného grantu a případné nepodstatné modifikace žádosti o grant.
Protokol je archivován pro pozdější použití.
5. Příslušná schvalující osoba může žadatele vyzvat, aby svůj návrh na základě doporučení hodnotícího výboru upravil. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede příslušná schvalující osoba náležité záznamy.
V návaznosti na vyhodnocení přijme příslušná schvalující osoba rozhodnutí, které obsahuje alespoň tyto údaje:
a)
předmět a celkovou částku;
b)
jména úspěšných žadatelů, názvy akcí, stanovené částky a důvody pro tento výběr, včetně případu, kdy se výběr liší od stanoviska hodnotícího výboru;
c)
jména odmítnutých žadatelů a důvody jejich odmítnutí.
6. Použití odstavců 1, 2 a 4 tohoto článku není povinné v případě udělování grantu podle článku 190 tohoto nařízení a čl. 125 odst. 7 finančního nařízení.
Článek 205
Informování žadatelů
(Článek 133 finančního nařízení)
Odmítnutí žadatelé jsou o výsledku hodnocení svých žádostí informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy bylo odesláno vyrozumění úspěšným žadatelům.
KAPITOLA 4
Platby a kontrola
Článek 206
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 134 finančního nařízení)
1. V zájmu omezení finančních rizik, jež jsou spojena s předběžným financováním, může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik po příjemci požadovat, aby - s výjimkou grantů nízké hodnoty - složil předem jistotu až do výše částky předběžného financování, nebo může platbu rozdělit do více splátek.
2. Kdykoli je složení jistoty vyžadováno, musí ji příslušná schvalující osoba posoudit a schválit.
Jistota musí být platná po dostatečně dlouhé období, které umožní její čerpání.
3. Jistotu poskytuje schválená banka nebo finanční instituce usazená v některém členském státě. Je-li příjemce usazen ve třetí zemi, může příslušná schvalující osoba přistoupit na to, že takovou jistotu poskytne banka nebo finanční instituce usazená v této třetí zemi, pokud se tato osoba domnívá, že zabezpečení a parametry, jež tato banka či finanční instituce nabízí, jsou rovnocenné jako v případě bank či finančních institucí usazených v některém členském státě.
Na žádost příjemce může být jistota uvedená v prvním pododstavci nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby nebo společným neodvolatelným a bezpodmínečným ručením příjemců zúčastněných na jedné akci, kteří jsou stranami téže grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, poté, co takové ručení schválí příslušná schvalující osoba.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci, třetí osobu nebo ostatní příjemce, aby poskytli neodvolatelnou jistotu nebo plnili z titulu záruky na první výzvu pro účely splnění povinností příjemce grantu.
4. Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je předběžné financování zúčtováváno proti průběžným platbám nebo výplatě zůstatku, jež jsou prováděny ve prospěch příjemce za podmínek grantové dohody nebo rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 207
Podklady žádostí o platbu
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Předběžné financování může být u každého grantu rozděleno do více splátek v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Další platbu předběžného financování v plném rozsahu lze provést až v okamžiku, kdy je z celkové výše doposud vyplaceného předběžného financování využito alespoň 70 %.
V případě, že je z doposud vyplaceného předběžného financování využito méně než 70 %, je tato další platba předběžného financování o nevyužitou část doposud vyplaceného předběžného financování snížena.
Ke každé žádosti o další platbu přiloží příjemce vyúčtování svých výdajů.
2. Příjemce potvrdí na svou čest, že jsou údaje v jeho žádosti o platbu úplné, spolehlivé a pravdivé; tím není dotčen článek 110. Potvrdí rovněž, že vzniklé náklady lze v souladu s ustanoveními grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu považovat za způsobilé a že jsou žádosti o platbu podloženy náležitými podklady, které lze překontrolovat.
3. K provedení platby může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik požadovat osvědčení o finančních výkazech akce či pracovního programu a o podkladových účtech, které vydal schválený externí auditor anebo - v případě veřejnoprávních orgánů - příslušný a nezávislý úředník veřejné správy. Toto osvědčení se přikládá k žádosti o platbu. Účelem osvědčení je v souladu s metodikou, kterou schválila příslušná schvalující osoba, a na základě dohodnutých postupů, jež jsou v souladu s mezinárodními standardy, osvědčit, že náklady, které příjemce uvedl ve finančních výkazech, o něž se opírají žádosti o platbu, jsou skutečné, přesně zaznamenané a podle grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu způsobilé.
Ve zvláštních, řádně odůvodněných případech si může příslušná schvalující osoba toto osvědčení vyžádat v podobě výroku či jiného typu dokumentu v souladu s mezinárodními standardy.
Osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech je povinné u průběžných plateb a výplaty zůstatku v případě:
a)
grantů na akci, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 750 000 EUR, jestliže žádosti o platbu v rámci této formy grantu zní kumulativně alespoň na 325 000 EUR;
b)
grantů na provozní náklady, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 100 000 EUR.
Od povinnosti předložit takové osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba v závislosti na posouzení rizik upustit v případě:
a)
veřejných subjektů a mezinárodních organizací uvedených v článku 43;
b)
příjemců grantů v oblasti humanitární pomoci, mimořádných operací civilní ochrany a řešení krizových situací, s výjimkou výplaty zůstatku;
c)
výplaty zůstatku příjemcům grantů v oblasti humanitární pomoci, kteří podepsali dohodu o rámcovém partnerství podle článku 178 nebo jimž bylo oznámeno přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství a mají zaveden systém kontroly, který pro tyto platby nabízí rovnocenné záruky;
d)
příjemců více grantů, kteří poskytli nezávislá osvědčení, jež nabízejí rovnocenné záruky ohledně systémů kontroly a metodiky k vypracování svých žádostí.
Od povinnosti předložit osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba upustit též v případě, že audit, který nabízí rovnocennou míru jistoty o vykázaných nákladech, provedli nebo provedou přímo zaměstnanci Komise nebo subjekt, jejž Komise schválí k provedení auditu jejím jménem.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se na každého příjemce finanční limity uvedené ve třetím pododstavci písm. a) a b).
4. K provedení platby si může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik vyžádat zprávu o operativní kontrole, kterou vypracuje nezávislá třetí osoba, již příslušná schvalující osoba schválí. Pokud si příslušná schvalující osoba zprávu o operativní kontrole vyžádá, je tato zpráva připojena k žádosti o platbu s tím, že související náklady jsou způsobilé za stejných podmínek, jaké jsou v článku 126 finančního nařízení stanoveny pro náklady na osvědčení o auditu. Zpráva o kontrole musí konstatovat, že byla provedena operativní kontrola v souladu s metodikou, již schválila příslušná schvalující osoba, a musí uvést, zdali byly daná akce či pracovní program skutečně provedeny v souladu s podmínkami grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 208
Pozastavení a snížení grantů
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Provádění grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, účast příjemce na provádění této dohody či rozhodnutí nebo úhradu plateb lze pozastavit za účelem kontroly, zdali skutečně došlo k předpokládanému závažnému pochybení, nesrovnalosti, podvodu nebo porušení povinnosti. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je provádění dohody či rozhodnutí co nejdříve obnoveno.
2. Nejsou-li dohodnutá akce či pracovní program prováděny či provedeny nebo nejsou-li prováděny či provedeny řádně, v plném rozsahu či ve stanovených lhůtách, příslušná schvalující osoba poté, co dá příjemci možnost se vyjádřit, v závislosti na fázi řízení grant buď sníží, nebo získá zpět jeho poměrnou část.
KAPITOLA 5
Provádění
Článek 209
Zakázky na provedení akce či pracovního programu
(Článek 137 finančního nařízení)
1. Je-li k provedení akce či pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku, zadá příjemce tuto zakázku ekonomicky nejvýhodnější nabídce, případně nabídce s nejnižší cenou a současně zajistí, aby nedošlo ke střetu zájmů; tím není dotčeno použití směrnice 2004/18/ES.
2. Je-li k provedení akce nebo pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku v hodnotě nad 60 000 EUR, může příslušná schvalující osoba po příjemci požadovat, aby nad rámec pravidel uvedených v odstavci 1 dodržoval zvláštní pravidla.
Tato zvláštní pravidla jsou odvozena od pravidel ve finančním nařízení a jsou stanovena s ohledem na hodnotu dané veřejné zakázky, na relativní výši příspěvku Unie v poměru k celkových nákladům akce a na rizika. Tato zvláštní pravidla jsou uvedena v rozhodnutí o udělení grantu nebo grantové dohodě.
Článek 210
Finanční podpora třetím osobám
(Článek 137 finančního nařízení)
Jsou-li cíle a výsledky, jichž má být dosaženo, dostatečně podrobně uvedeny v podmínkách podle čl. 137 odst. 1 finančního nařízení, považuje se míra uvážení za vyčerpanou pouze v případě, že rozhodnutí o udělení grantu nebo grantová dohoda obsahuje též tyto náležitosti:
a)
maximální výši finanční podpory, kterou lze vyplatit třetí osobě a která činí nejvýše 60 000 EUR, s výjimkou případů, kdy tato podpora představuje primární cíl dané akce, a dále kritéria pro stanovení přesné částky;
b)
úplný seznam různých typů činností, na něž lze finanční podporu získat;
c)
vymezení osob či kategorií osob, jež mohou finanční podporu získat, a kritéria pro její poskytnutí.
HLAVA VII
CENY
Článek 211
Pravidla pro programy
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program, v jehož rámci jsou udíleny ceny, připravuje příslušná schvalující osoba. Program přijímá orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky a orientační harmonogram soutěží včetně orientační výše cen.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování soutěží na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 212
Pravidla soutěže
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Pravidla soutěže obsahují tyto náležitosti:
a)
podmínky účasti, jež alespoň:
i)
specifikují kritéria způsobilosti,
ii)
specifikují způsob a lhůtu pro případnou registraci účastníků a podávání příspěvků, a to za podmínek podle odstavce 2,
iii)
stanoví, že budou vyloučeni účastníci, kteří se nacházejí v jedné ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a v článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení,
iv)
stanoví výlučnou odpovědnost účastníků v případě, budou-li v souvislosti s činnostmi prováděnými v rámci soutěže vzneseny nároky,
v)
stanoví, že se vítězové musí podrobit kontrolám a auditům ze strany Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora a že musí přijmout závazky k zajištění publicity specifikované v pravidlech soutěže,
vi)
uvádějí, že právem rozhodným pro soutěž je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v pravidlech soutěže,
vii)
blíže určují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu,
viii)
stanoví, že účastníkům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami podle článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce;
b)
kritéria pro udělení ceny, jež umožňují posoudit kvalitu příspěvků z hlediska sledovaných cílů a očekávaných výsledků a objektivně určit, zdali příspěvky splňují předpoklady pro vítězství v soutěži;
c)
výši jedné či více cen;
d)
bližší podmínky vyplácení cen vítězům v návaznosti na udělení cen.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu i) jsou způsobilí též příjemci grantů Unie, nestanoví-li pravidla soutěže jinak.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu vi) lze postupovat odchylně v případě účasti mezinárodních organizací.
2. Příslušná schvalující osoba zvolí takové komunikační prostředky, jež jsou z hlediska podávání příspěvků nediskriminační a nevedou k omezení přístupu účastníků k soutěži.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každý příspěvek obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost příspěvků;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pravidla soutěže mohou stanovit podmínky, za nichž lze soutěž zrušit, zejména v případech, kdy nelze splnit její cíle nebo kdy by předpoklady k vítězství v soutěži splňovala právnická či fyzická osoba, jež nesplňuje podmínky účasti.
4. Pravidla soutěže se uveřejňují na internetových stránkách orgánů Unie. Je-li nutno zajistit další propagaci soutěže mezi možnými účastníky, lze pravidla soutěže uveřejnit nad tento rámec též jinou vhodnou formou včetně Úředního věstníku Evropské unie. Pravidla lze uveřejnit ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Za stejných podmínek jsou uveřejňovány změny obsahu pravidel soutěže.
Článek 213
Následné uveřejňování
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Informace o cenách, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu účastníků v minulém roce;
b)
počtu a procenta vítězných příspěvků, jež připadají na jednu soutěž;
c)
seznamu odborníků v hodnotících komisích za uplynulý rok spolu s uvedením postupu, jakým byli vybráni.
Článek 214
Vyhodnocování
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pro účely vyhodnocení příspěvků jmenuje příslušná schvalující osoba komisi složenou z alespoň tří odborníků, jimiž mohou být buď externí odborníci, nebo zástupci alespoň dvou organizačních jednotek orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti ani podřízenosti; výjimkou jsou zastoupení či místní subjekty uvedené v článku 72 tohoto nařízení nebo subjekty pověřené správou prostředků a uvedené v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Pro odborníky podle prvního pododstavce platí požadavky článku 57 finančního nařízení na zamezení střetu zájmů.
Externí odborníci musí prohlásit, že se v okamžiku svého jmenování nenacházejí ve střetu zájmů a že se zavazují vyrozumět schvalující osobu v případě, kdy by se do střetu zájmů dostali během vyhodnocování příspěvků.
2. Po skončení své práce podepisují členové komise protokol o všech vyhodnocených příspěvcích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a označí příspěvky, jimž lze udělit cenu. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
Protokol podle prvního pododstavce je archivován pro pozdější použití.
3. Příslušná schvalující osoba následně rozhodne, zdali ceny udělí, či nikoli. Rozhodnutí specifikuje mj. tyto údaje:
a)
předmět a celkovou výši případně udělených cen;
b)
jména případných vítězů, výši cen udělených jednotlivým vítězům a odůvodnění jejich výběru;
c)
jména odmítnutých účastníků a důvody jejich odmítnutí.
Článek 215
Informace a oznámení
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Účastníci jsou o výsledku hodnocení svých příspěvků informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy schvalující osoba přijala rozhodnutí o udělení ceny.
2. Rozhodnutí o udělení ceny je oznámeno vítězi a slouží jako právní závazek ve smyslu článku 86 finančního nařízení.
HLAVA VIII
FINANČNÍ NÁSTROJE
Článek 216
Výběr subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Pro účely uplatňování finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení si Komise opatří doklady o tom, že pověřený subjekt splňuje požadavky čl. 60 odst. 2 finančního nařízení. Jakmile jsou tyto doklady k dispozici, platí pro uplatňování finančních nástrojů ze strany příslušného subjektu i v budoucnu, pokud se podstatně nezmění systémy, pravidla nebo postupy pověřených subjektů, na něž se tyto požadavky vztahují.
2. Pro účely výběru subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů podle čl. 61 odst. 2 finančního nařízení uveřejní Komise výzvu adresovanou potenciálním pověřeným subjektům. Tato výzva obsahuje kritéria pro výběr a pro pověření subjektu.
Výzva podle prvního pododstavce dále uvádí, bude-li pověřený subjekt povinen vynaložit na konkrétní finanční nástroj své vlastní finanční zdroje nebo sdílet riziko. Je-li tento údaj uveden a je-li nezbytné zmírnit případný střet zájmů, výzva dále uvede, že je pověřený subjekt povinen navrhnout opatření ke sladění zájmů ve smyslu čl. 140 odst. 2 finančního nařízení. Tato opatření ke sladění zájmů jsou zakomponována do dohody o konkrétním finančním nástroji.
Se subjekty, jež splňují kritéria pro výběr, zahájí Komise transparentním a objektivním způsobem, který nevyvolává střet zájmů, otevřený dialog. Po ukončení tohoto dialogu Komise podepíše pověřovací dohody s jedním či více subjekty, jež předložily ekonomicky nejvýhodnější návrhy, podle nichž tyto subjekty případně vynaloží své vlastní finanční zdroje či budou sdílet rizika.
3. Komise může před podpisem pověřovacích dohod zahájit s potenciálními pověřenými subjekty přímá jednání, je-li pověřený subjekt vymezen v příslušném základním právním aktu nebo jedná-li se o subjekt vyjmenovaný v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iii) finančního nařízení nebo v řádně odůvodněných a náležitě zdokumentovaných výjimečných případech, zejména jestliže:
a)
na základě výzvy adresované potenciálním pověřeným subjektům nebyly předloženy žádné vhodné návrhy;
b)
finanční nástroje se specifickými znaky vyžadují zvláštní kategorii pověřeného subjektu vzhledem k jeho odborné kompetenci, vysoké specializovanosti či rozsahu správních pravomocí;
c)
vlivem nepředvídatelných událostí, jež nejsou přičitatelné Unii, jsou dány mimořádně naléhavé důvody, v jejichž důsledku nelze dodržet postup podle odstavce 2.
Článek 217
Obsah pověřovací dohody se subjekty pověřenými uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
Nad rámec požadavků podle článku 40 stanoví pověřovací dohoda se subjekty, jež jsou pověřeny uplatňováním finančních nástrojů, náležitá opatření, jež zajišťují soulad se zásadami a podmínkami článku 140 finančního nařízení. Pověřovací dohoda obsahuje zejména:
a)
popis finančního nástroje, jeho investiční strategii či politiku, druh poskytované podpory, kritéria způsobilosti platná pro finanční zprostředkovatele a konečné příjemce a doplňující funkční požadavky, jejichž prostřednictvím mají být naplněny politické cíle nástroje;
b)
požadavky na cílový interval hodnot aktivačního účinku nástroje;
c)
definici nezpůsobilých činností a kritérií pro vyloučení;
d)
ustanovení, jež zajišťují sladění zájmů a řeší případný střet zájmů;
e)
ustanovení o výběru finančních zprostředkovatelů podle čl. 139 odst. 4 druhého pododstavce finančního nařízení a o případném zřízení účelových investičních jednotek;
f)
ustanovení o podmínkách, za nichž mohou být pověřený subjekt a další subjekty, jež jsou do uplatňování finančního nástroje zapojeny, povolány k odpovědnosti;
g)
ustanovení o řešení sporů;
h)
ustanovení o správě finančního nástroje;
i)
ustanovení o využití a opětovném využití příspěvku Unie v souladu s čl. 140 odst. 6 finančního nařízení;
j)
ustanovení o správě příspěvků Unie a svěřeneckých účtů včetně rizik protistrany, přijatelných pokladních operací, povinností dotčených stran, nápravných opatření v případě nadměrného zůstatku na svěřeneckých účtech, vedení záznamů a podávání zpráv;
k)
ustanovení o odměně pověřeného subjektu včetně sazebníku poplatků za řízení a dále ustanovení o výpočtu a proplácení nákladů řízení a poplatků za řízení pověřenému subjektu v souladu s článkem 218;
l)
v případě potřeby ustanovení o rámci podmínek, jimiž se řídí poskytování příspěvků z fondů uvedených v článku 175 finančního nařízení, a zejména z Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova a budoucího Evropského rybářského fondu (dále jen „fondy SSR“);
m)
ustanovení o době platnosti, možnosti prodloužení a ukončení finančního nástroje včetně podmínek jeho předčasného ukončení a příp. desinvestičních strategií;
n)
ustanovení o způsobu, jakým je monitorována podpora finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, včetně podávání zpráv ze strany finančních zprostředkovatelů;
o)
případně druh a povahu zajišťovacích operací podle článku 219.
Článek 218
Náklady řízení a poplatky za řízení hrazené pověřeným subjektům
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Za uplatňování finančních nástrojů Komise odměňuje pověřené subjekty formou výkonnostních poplatků, náhrady mimořádných výloh a - v případech, kdy pověřený subjekt spravuje pokladnu finančního nástroje - formou poplatků za správu pokladny.
2. Výkonnostní poplatky zahrnují správní poplatky, jež jsou hrazeny pověřenému subjektu jako odměna za práci, kterou vykonává při uplatňování finančního nástroje. Případně mohou zahrnovat též koncepční pobídky na podporu dosažení politických cílů či ke stimulaci finanční výkonnosti finančního nástroje.
Článek 219
Specifická pravidla pro svěřenecké účty v případě nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Subjekty pověřené uplatňováním finančních nástrojů mohou svým jménem a výlučně jménem Komise zřizovat svěřenecké účty ve smyslu čl. 68 odst. 7 finančního nařízení. Související výpisy z účtů zasílají pověřené subjekty příslušnému útvaru Komise.
2. Na svěřeneckých účtech je udržována likvidita v dostatečném objemu a aktiva vedená na těchto účtech jsou spravována v souladu se zásadami řádného finančního řízení a řídí se náležitými obezřetnostními pravidly v souladu s čl. 140 odst. 7 finančního nařízení.
3. Při uplatňování finančních nástrojů nesmějí pověřené subjekty provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povaha případných zajišťovacích operací jsou dohodnuty předem s Komisí a promítnuty do pověřovacích dohod podle článku 217.
Článek 220
Přímo uplatňované finanční nástroje
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Ve výjimečných případech lze finanční nástroje uplatňovat přímo podle čl. 139 odst. 4, a to prostřednictvím:
a)
účelové investiční jednotky, v níž má Komise účast spolu s dalšími veřejnými či soukromými investory a jejímž cílem je zesílit aktivační účinek příspěvku Unie, nebo
b)
půjček, záruk, kapitálových účastí a dalších nástrojů pro sdílení rizika, u nichž se nejedná o investice do účelových investičních jednotek a které jsou poskytovány přímo konečným příjemcům či prostřednictvím finančních zprostředkovatelů.
2. Při uplatňování finančních nástrojů nesmí Komise provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povahu případných zajišťovacích operací Komise předem schválí a promítne do dohod se subjekty, jež finanční nástroj uplatňují.
Článek 221
Výběr finančních zprostředkovatelů, správců účelových investičních jednotek a konečných příjemců
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Uplatňuje-li Komise finanční nástroje přímo či nepřímo prostřednictvím účelových investičních jednotek, jsou tyto jednotky zřizovány podle právního řádu některého členského státu. Jedná-li se o oblast vnější činnosti, lze tyto jednotky zřizovat též podle právního řádu jiné země nežli členského státu. Správci těchto jednotek jsou ze zákona či podle smlouvy povinni jednat s péčí řádného hospodáře a v dobré víře.
2. Správci účelových investičních jednotek uvedení v odstavci 1 a finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci finančních nástrojů jsou vybíráni s náležitým zřetelem k povaze finančního nástroje, jenž má být uplatňován, ke zkušenostem a provozní a finanční způsobilosti dotyčných subjektů a/nebo k rentabilitě projektů konečných příjemců. Jejich výběr je transparentní, spočívá na objektivních důvodech a nevede ke střetu zájmů.
3. Správcům účelových investičních jednotek, finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, kteří se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení, nelze poskytnout finanční podporu.
Článek 222
Podmínky pro používání finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje řeší nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé investiční situace a podpora z nich je poskytována pouze konečným příjemcům, kteří jsou v okamžiku poskytnutí podpory Unie z finančního nástroje pokládáni za potenciálně hospodářsky životaschopné.
2. Podpora z finančního nástroje je konečným příjemcům poskytována proporcionálním způsobem. Zejména případy, kdy se přednostního zacházení dostává investorům, kteří se podílejí na investicích či sdílejí rizika, by měly být odůvodněné, přiměřené rizikům, jež investoři do finančního nástroje přebírají, a omezené na nezbytné minimum s ohledem na tyto investice či sdílení rizika.
Článek 223
Aktivace mimorozpočtových zdrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje mají za cíl aktivovat prostřednictvím příspěvku Unie mimorozpočtové zdroje a zmobilizovat tak rozsáhlou investici, jejíž objem překračuje výši příspěvku Unie.
Tento aktivační účinek finančních prostředků Unie se rovná podílu objemu financování poskytnutého konečným příjemcům a výše příspěvku Unie.
2. Cílový interval hodnot aktivačního účinku je stanoven na základě hodnocení příslušného finančního nástroje ex ante.
Článek 224
Hodnocení finančních nástrojů ex ante
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje se opírají o hodnocení ex ante, při němž jsou zjišťovány nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé finanční situace a s ohledem na politické cíle posuzovány investiční potřeby.
2. Toto hodnocení ex ante musí prokázat, že zjištěné potřeby trhu nelze řešit vhodným způsobem a včas prostřednictvím tržně orientovaných činností či zásahů Unie - např. prostřednictvím regulace, liberalizace, reformy či jiného politického opatření -, u nichž se nejedná o financování z finančního nástroje. V jeho rámci je posouzena pravděpodobnost narušení trhu a vytěsnění soukromých investic vlivem finančních nástrojů, jsou posouzeny případné související náklady a jsou určeny prostředky, jak negativní účinky tohoto narušení minimalizovat.
3. V souladu se zásadou subsidiarity musí být při hodnocení ex ante prokázáno, že finanční nástroj na úrovni Unie řeší zjištěné tržní potřeby způsobem vhodnějším nežli podobné finanční nástroje na úrovni vnitrostátní či regionální, včetně nástrojů financovaných v rámci fondů SSR. Při posuzování přidané hodnoty, kterou příspěvek Unie představuje, se přihlíží např. k obtížnému přístupu k financování na vnitrostátní úrovni, zejména v případě přeshraničních projektů, k úsporám z rozsahu či silným demonstračním účinkům, jež jsou spojeny s šířením osvědčených postupů v členských státech.
4. Při hodnocení ex ante je určen nejefektivnější způsob realizace finančního nástroje.
5. Při hodnocení ex ante je dále prokázáno, že je plánovaný finanční nástroj v souladu s:
a)
novými i stávajícími finančními nástroji, takže jeho vlivem nedochází k nežádoucím překryvům a je dosaženo synergií a úspor z rozsahu;
b)
finančními nástroji a dalšími formami zásahů z veřejných zdrojů, které se zaměřují na totéž tržní prostředí, takže nedochází k nekonzistentnosti a jsou mapovány potenciální synergie.
6. Při hodnocení ex ante je zamýšlený zásah posuzován z hlediska proporcionality, pokud jde o rozsah zjištěného nedostatku financování a očekávaný aktivační účinek plánovaného finančního nástroje, a jsou při něm zkoumány další kvalitativní účinky, např. šíření osvědčených postupů, účelná propagace politických cílů Unie na všech článcích realizačního řetězce či přístup ke specifickému know-how, jež aktéři zapojení do uplatňování nástroje mají.
7. Při hodnocení ex ante je pro navržené finanční nástroje stanoven soubor náležitých výkonnostních ukazatelů a jsou specifikovány očekávané výstupy, výsledky a dopad.
8. Separátní hodnocení finančních nástrojů ex ante je prováděno pouze v případech programů a činností, které jsou upraveny základním právním aktem a v jejichž případě hodnocení ex ante ani posouzení dopadů nezahrnuje hodnocení, jež by v plném rozsahu splňovalo kritéria podle odstavců 1 až 7.
Článek 225
Monitorování finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. V zájmu harmonizovaného monitorování finančních nástrojů podle čl. 140 odst. 12 finančního nařízení ustaví příslušná schvalující osoba monitorovací systém, jenž bude přispívat k poskytnutí přiměřené jistoty, že jsou finanční prostředky Unie využívány v souladu s čl. 32 odst. 2 finančního nařízení.
2. Za pomoci monitorovacího systému je hodnocen pokrok, jejž uplatňování finančních nástrojů zaznamenává při dosahování politických cílů, které jsou promítnuty do příslušných výstupových a výsledkových ukazatelů stanovených v souladu s hodnocením ex ante, a je analyzován soulad uplatňování těchto nástrojů s požadavky čl. 140 odst. 2 finančního nařízení; monitorovací systém slouží též podávání zpráv Komise podle čl. 38 odst. 5 a čl. 140 odst. 8 finančního nařízení.
3. V případě nepřímého řízení vychází Komise při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají pověřené subjekty, a z auditů a kontrol, jež pověřené subjekty provádějí, s tím, že Komise řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež pověřené subjekty vydávají, a z výroku nezávislého auditora podle čl. 60 odst. 5 finančního nařízení. Informace, jež pověřené subjekty předkládají, Komise přezkoumává a může na náležitých úrovních realizačního řetězce až po úroveň konečných příjemců provádět kontroly včetně kontrol na vzorku.
Pověřený subjekt vychází při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé, a z auditů a kontrol, jež finanční zprostředkovatelé provádějí, s tím, že pověřený subjekt řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež finanční zprostředkovatelé vydávají, a z výroku nezávislého auditora.
Nejsou-li do realizace zapojeni finanční zprostředkovatelé, monitoruje pověřený subjekt využívání finančního nástroje přímo, a to na základě zpráv a účetních výkazů, jež předkládají koneční příjemci.
Informace, jež finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci předkládají, pověřený subjekt přezkoumává - případně na vzorku - a provádí kontroly v souladu s dohodou podle článku 217.
4. V případě přímého řízení vychází Komise při monitorování - s výhradou náležitých kontrol - ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci. Na přímé řízení se obdobně použijí ustanovení odstavce 3.
5. Dohody o uplatňování finančních nástrojů obsahují ustanovení nezbytná k použití odstavce 1 až 4.
Článek 226
Režim příspěvků z fondů SSR
(Článek 140 finančního nařízení)
1. O příspěvcích, které jsou vypláceny z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení a podporované z fondů SSR podle odvětvových pravidel, jsou vedeny oddělené záznamy.
2. Příspěvky z fondů SSR jsou ukládány na zvláštní účty a využívány v souladu s cíli příslušného fondu SSR na akce a pro účely konečných příjemců, které jsou v souladu s jedním či více programy, z nichž příspěvky plynou.
3. Na příspěvky z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení se použijí odvětvová pravidla.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předložení účetní závěrky
Článek 227
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok
(Článek 142 finančního nařízení)
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok podává přesný popis:
a)
dosažení cílů za rozpočtový rok v souladu se zásadou řádného finančního řízení;
b)
finanční situace a událostí, které měly výrazný vliv na činnosti v průběhu rozpočtového roku.
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení je předkládána odděleně od zpráv o plnění rozpočtu.
Článek 228
Výjimka z účetních zásad
(Článek 144 finančního nařízení)
Pokud se účetní ve zvláštním případě domnívají, že má být učiněna výjimka z některé z účetních zásad uvedených v účetních pravidlech Unie, musí být tato výjimka uvedena a řádně zdůvodněna v příloze k finančním výkazům podle článku 232.
Článek 229
Podklady
(Článek 144 finančního nařízení)
1. Všechny zápisy vycházejí z podkladů, které jsou opatřeny datem a číslem a předloženy v papírové podobě nebo na nosiči, který zaručuje spolehlivost a uchování svého obsahu během doby stanovené v článku 48.
2. Operace téhož druhu uskutečněné na témže místě a v průběhu téhož dne lze shrnout do jediného podkladu.
Článek 230
Výkaz o finanční výkonnosti
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz o finanční výkonnosti uvádí příjmy a výdaje rozpočtového roku v členění podle jejich povahy.
Článek 231
Výkaz peněžních toků
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz peněžních toků podává přehled o peněžních tocích za sledované období, tedy o rozdílech mezi počátečním a konečným stavem pokladny.
Stav pokladny se skládá z:
a)
hotovosti;
b)
bankovních účtů a vkladů splatných na požádání;
c)
ostatních disponibilních aktiv, která lze rychle přeměnit na hotovost a jejichž hodnota je stálá.
Článek 232
Příloha k finančním výkazům
(Článek 145 finančního nařízení)
Nedílnou součástí finančních výkazů je příloha uvedená v článku 145 finančního nařízení. Příloha uvádí alespoň tyto informace:
a)
účetní zásady, pravidla a metody;
b)
vysvětlivky, jež podávají doplňující informace, které nejsou obsaženy ve finančních výkazech, ale jsou nezbytné ke zprostředkování věrného a poctivého obrazu.
Článek 233
Výsledný účet plnění rozpočtu
(Článek 146 finančního nařízení)
1. Výsledný účet plnění rozpočtu obsahuje:
a)
informace o příjmech obsahující:
i)
změny v odhadovaných příjmech rozpočtu,
ii)
výsledek plnění příjmů,
iii)
stanovené nároky;
b)
informace o změnách celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
c)
informace o využití celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
d)
informace o zbývajících závazcích, závazcích přenesených z předchozího rozpočtového roku a závazcích přijatých v rozpočtovém roce.
2. Pokud jde o informace o příjmech, přikládá se též výkaz, který uvádí rozpis částek vlastních zdrojů za jednotlivé členské státy, jež zbývá ke konci rozpočtového roku inkasovat a na něž byl vydán inkasní příkaz.
Článek 234
Předkládání účetní závěrky
(Článek 148 finančního nařízení)
Předběžnou a konečnou účetní závěrku podle článků 147 a 148 finančního nařízení lze zasílat elektronickými prostředky.
KAPITOLA 2
Účetnictví
Oddíl 1
Organizace účetního systému
Článek 235
Organizace účetního systému
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetní jednotlivých orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení sestaví a aktualizují dokumentaci, jež popisuje organizaci účetního systému a účetní postupy jejich orgánu či subjektu.
2. Příjmy a výdaje rozpočtu se zaznamenávají v počítačovém systému podle článku 236 v závislosti na hospodářské povaze operace jako běžné příjmy nebo výdaje, nebo jako kapitál.
Článek 236
Počítačové systémy
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetnictví je vedeno pomocí integrovaného počítačového systému.
2. Je-li účetnictví vedeno pomocí počítačových systémů a subsystémů, je nutno ke každému systému a subsystému vypracovat jeho úplný popis.
Tento popis uvádí obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím a změnám v počítačových systémech a subsystémech existovala kompletní auditní stopa, tak aby bylo možno kdykoli zjistit, kdo a jaké změny provedl.
Popis počítačových účetních systémů a subsystémů uvádí všechna spojení mezi těmito systémy a ústředním účetním systémem, zejména pokud jde o přenos dat a odsouhlasování zůstatků.
3. Přístup k počítačovým systémům a subsystémům mají pouze osoby uvedené na seznamu oprávněných uživatelů, jejž vedou a aktualizují jednotlivé orgány.
Oddíl 2
Účetní knihy
Článek 237
Účetní knihy
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení vedou deník, hlavní knihu a alespoň knihy analytických účtů k dlužníkům, věřitelům a dlouhodobým aktivům, pokud proti takovému členění nehovoří analýza nákladů a přínosů.
Účetní knihy sestávají z elektronických dokumentů, které jsou označeny účetním a u nichž je zaručeno, že je lze použít jako důkaz.
Zápisy v deníku jsou přenášeny do hlavní knihy, jejíž struktura se řídí účtovou osnovou podle článku 212.
Deník a hlavní kniha mohou být rozděleny do potřebného množství zvláštních deníků a zvláštních knih.
Zápisy do zvláštních deníků a zvláštních knih jsou alespoň jednou měsíčně centralizovány v deníku a hlavní knize.
Článek 238
Předvaha
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení sestavují předvahu, v níž jsou prezentovány všechny účty v rámci obecných účtů, včetně účtů, na nichž proběhlo zúčtování, vždy s uvedením:
a)
čísla účtu;
b)
popisu;
c)
celkové částky „má dáti“;
d)
celkové částky „dal“;
e)
zůstatku.
Článek 239
Odsouhlasení účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Údaje hlavní účetní knihy jsou vedeny a členěny tak, aby sloužily k prokázání obsahu všech účtů v předvaze.
2. Na inventární soupis dlouhodobých aktiv se použijí články 246 až 253.
Oddíl 3
Účetní záznamy
Článek 240
Účetní zápisy
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Účetní zápisy se provádějí podvojným způsobem, kdy jsou každý pohyb nebo změna zachycené na účtech vyjádřeny zápisem, který zajišťuje rovnost mezi částkou na straně má dáti a částkou na straně dal účtů, jež jsou tímto zápisem dotčeny.
2. Při transakci v jiné měně než v euru se vypočítá a zaúčtuje protihodnota v eurech.
Cizoměnové transakce na účtech, které lze přecenit, se přeceňují alespoň při každé uzávěrce účtů.
Přecenění se provádí na základě kurzů stanovených v souladu s článkem 6.
K přepočtu mezi eurem a jinou měnou pro účely sestavení rozvahy ke dni 31. prosince roku N se použije kurz posledního pracovního dne roku N.
3. Pravidla, jimiž se řídí přepočty a přeceňování pro účely akruálního účetnictví, stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 241
Účetní záznamy
(Článek 154 finančního nařízení)
Všechny účetní záznamy uvádějí původ, obsah a účetní identifikaci jednotlivých údajů a odkazy na odpovídající podklady.
Článek 242
Záznamy v deníku
(Článek 154 finančního nařízení)
Účetní operace se zaznamenávají do deníku podle jedné z následujících metod, které se vzájemně nevylučují:
a)
denně, zápisem každé operace;
b)
formou měsíčního soupisu celkových částek operací, za předpokladu, že jsou uchovány všechny doklady, na jejichž základě lze ověřit jednotlivé operace provedené v jednotlivých dnech.
Článek 243
Potvrzení zápisů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Definitivní charakter zápisů do deníku a knih analytických účtů je zajištěn potvrzením, po němž již nelze daný zápis měnit ani mazat.
2. Nejpozději před předložením konečných finančních výkazů je provedena uzávěrka, při níž je definitivně stanoveno časové pořadí a zaručena nedotknutelnost záznamů.
Oddíl 4
Odsouhlasování a ověřování
Článek 244
Odsouhlasování účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Zůstatky účtů v předvaze jsou pravidelně a alespoň při roční uzávěrce odsouhlasovány s údaji z řídících systémů, jež používají schvalující osoby ke správě aktiv a pasiv a ke každodennímu zadávání údajů do účetního systému.
2. Účetní pravidelně a alespoň při každé uzávěrce účtů ověřuje, zda zůstatky na bankovních účtech odpovídají skutečnosti, a kontroluje zejména:
a)
hotovost v bance, a to na základě odsouhlasení s výpisy z účtů od finančních institucí;
b)
pokladní hotovost, a to na základě odsouhlasení s údaji v pokladní knize.
Účty dlouhodobých aktiv jsou kontrolovány v souladu s článkem 250.
3. Interinstitucionální spojovací účty jsou odsouhlasovány každý měsíc.
4. Prozatímní účty zřizuje a každým rokem kontroluje účetní. Za tyto účty odpovídá schvalující osoba, která je uzavírá co nejdříve.
Oddíl 5
Rozpočtové účty
Článek 245
Obsah a vedení rozpočtových účtů
(Článek 156 finančního nařízení)
1. Rozpočtové účty k jednotlivým úrovním členění rozpočtu uvádějí:
a)
v případě výdajů:
i)
prostředky schválené v původním rozpočtu, prostředky zapsané v opravných rozpočtech, prostředky přenesené, prostředky, jež jsou k dispozici v důsledku výběru účelově vázaných příjmů, převody prostředků a celkovou výši prostředků, které jsou tak k dispozici,
ii)
závazky a platby rozpočtového roku;
b)
v případě příjmů:
i)
odhady zapsané v původním rozpočtu, odhady zapsané v opravných rozpočtech, účelově vázané příjmy a celkovou výši takto stanovených odhadů,
ii)
pohledávky stanovené a částky inkasované za daný rozpočtový rok;
c)
závazky, které zbývá zaplatit, a příjmy, které zbývá inkasovat, jež byly přeneseny z předchozích rozpočtových let.
Prostředky na závazky a prostředky na platby podle prvního pododstavce písm. a) jsou zapisovány a vykazovány odděleně.
Do rozpočtových účtů jsou zapisovány rovněž souhrnné předběžné závazky související s Evropským zemědělským záručním fondem („EZZF“) a jim odpovídající platby.
Tyto závazky se uvádějí ve vztahu k celkovým prostředkům na EZZF.
2. Rozpočtové účty umožňují sledovat odděleně:
a)
použití přenesených prostředků a prostředků na daný rozpočtový rok;
b)
vyrovnání zbývajících závazků.
Částky, jež zbývá inkasovat z předchozích rozpočtových let, jsou na straně příjmů vykazovány odděleně.
3. Rozpočtové účty mohou být členěny tak, aby umožnily rozvoj nákladového účetnictví.
4. Rozpočtové účty jsou vedeny pomocí počítačových systémů, v knihách nebo na kartách.
KAPITOLA 3
Inventární soupisy majetku
Článek 246
Inventární soupisy majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Systém inventárních soupisů majetku zřizuje schvalující osoba za odborné pomoci účetního. Tento inventární systém musí poskytovat veškeré informace nezbytné pro vedení účetnictví a uchování aktiv.
Článek 247
Uchovávání majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení přijmou předpisy, jimiž se bude řídit uchovávání aktiv vykazovaných v jejich rozvaze, a rozhodnou, který správní útvar bude odpovídat za inventární systém.
Článek 248
Zápis majetku do inventárního soupisu
(Článek 157 finančního nařízení)
Do inventárního soupisu se zapisuje a na účty dlouhodobých aktiv zaznamenává veškerý nabytý majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok, který není klasifikován jako drobný hmotný majetek a jehož pořizovací cena nebo výrobní náklady přesahují limit, jejž stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 249
Obsah inventárního soupisu pro jednotlivé položky majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Inventární soupis uvádí náležitý popis jednotlivých položek majetku a upřesňuje jejich umístění, nebo - v případě movitého majetku - útvar a příslušnou osobu, a dále datum nabytí a jednotkové náklady.
Článek 250
Inventury movitého majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení se při inventurách přesvědčují o tom, že jednotlivé položky majetku fyzicky existují a že zápis v inventárním soupisu odpovídá skutečnosti. Inventury jsou prováděny v rámci programu ročních kontrol, s výjimkou hmotných dlouhodobých aktiv a nehmotných aktiv, která jsou kontrolována nejméně jednou za tři roky.
Článek 251
Další prodej hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
Majetek, jejž dále prodávají orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení, nejsou oprávněni nabývat členové, úředníci ani ostatní zaměstnanci a další pracovníci těchto orgánů a subjektů, s výjimkou případu, kdy je na prodej tohoto majetku vypsáno veřejné zadávací řízení.
Článek 252
Postup při prodeji hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
1. Činí-li jednotková pořizovací hodnota hmotných aktiv alespoň 8 100 EUR, je prodej těchto aktiv vyhlašován podle místních zvyklostí. Doba mezi dnem uveřejnění posledního oznámení a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně čtrnáct kalendářních dní.
Činí-li jednotková pořizovací hodnota alespoň 391 100 EUR, je prodej podle prvního pododstavce předmětem oznámení o prodeji, které je uveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie. Vyhlášení může mít též podobu inzerce v tisku členských států. Doba mezi dnem uveřejnění oznámení v Úředním věstníku Evropské unie a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně jeden měsíc.
2. Pokud by náklady na vyhlášení překročily očekávaný výnos z transakce, mohou orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení od vyhlášení upustit.
3. Při prodeji hmotných aktiv usilují orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení o dosažení co nejlepší ceny.
4. Odstavce 1, 2 a 3 se nepoužijí na prodej, k němuž dochází mezi orgány Unie a jejich subjekty uvedenými v článku 208 finančního nařízení.
Článek 253
Postup při vyřazování hmotných aktiv z účetnictví
(Článek 157 finančního nařízení)
Je-li majetek, včetně budov, zapsaný v inventárním seznamu úplatně nebo bezúplatně převeden, zlikvidován, pronajat, ztracen, ukraden nebo je-li zjištěno manko z jiného důvodu, vypracuje schvalující osoba odpovídající prohlášení nebo záznam.
V tomto prohlášení nebo záznamu zejména uvede, musí-li být tato položka majetku nahrazena na náklady úředníka nebo ostatního zaměstnance Unie nebo jiné osoby.
Je-li bezúplatně poskytován nemovitý majetek nebo velká zařízení, musí být na tuto transakci uzavřena smlouva a transakce musí být oznámena Evropskému parlamentu a Radě ve výroční zprávě při předkládání návrhu rozpočtu.
Majetek zapsaný v inventárním soupisu, který je bezúplatně poskytován či likvidován, nesmí nabývat členové, úředníci, ostatní zaměstnanci ani další pracovníci orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení.
Článek 254
Inventární soupis a vyhlašování prodeje majetku v delegacích Unie
(Článek 157 finančního nařízení)
1. V případě delegací Unie jsou stálé inventární soupisy movitého majetku, který náleží Unii, vedeny na místě. Jsou pravidelně zasílány ústředním útvarům v souladu s pravidly jednotlivých orgánů.
Movitý majetek, který přechází na delegace Unie, se před zápisem do stálého inventárního soupisu zapisuje do předběžného seznamu.
2. Prodej movitého majetku delegací Unie je vyhlašován podle místních zvyklostí.
ČÁST DRUHÁ
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ
HLAVA I
VÝZKUM
Článek 255
Druhy operací
(Článek 181 finančního nařízení)
1. Přímé akce provádějí zařízení Společného výzkumného střediska (dále jen „SVS“) a tyto akce jsou financovány zpravidla v plném rozsahu z rozpočtu. Jedná se o:
a)
výzkumné programy;
b)
průzkumné činnosti;
c)
vědecké a technické podpůrné činnosti institucionální povahy.
2. Nepřímých akcí se může SVS účastnit za podmínek podle článku 183 finančního nařízení.
3. Odhady pohledávek podle čl. 181 odst. 2 finančního nařízení jsou předávány účetnímu k zaevidování.
Článek 256
Doplňující pravidla pro SVS
(Článek 183 finančního nařízení)
1. Z činností soutěžní povahy provádí SVS:
a)
činnosti vykonávané v návaznosti na řízení o udělení grantu či zadávací řízení;
b)
činnosti vykonávané jménem třetích osob;
c)
činnosti vykonávané v rámci správních dohod s jinými orgány nebo útvary Komise o poskytování vědecko-technických služeb.
2. Je-li v rámci činností, jež SVS provádí pro třetí osoby, nezbytné zadat veřejnou zakázku, musí zadávací řízení splňovat zásady transparentnosti a rovného zacházení.
3. Odhady pohledávek uvedené v čl. 183 odst. 2 finančního nařízení se předávají účetnímu k zaevidování.
HLAVA II
VNĚJŠÍ AKCE
KAPITOLA I
Obecná ustanovení
Článek 257
Akce, jež lze financovat
(Článek 184 finančního nařízení)
Z prostředků na akce uvedené v části druhé hlavě IV kapitole 1 finančního nařízení lze financovat zejména veřejné zakázky, granty včetně úrokových subvencí, zvláštní půjčky, záruky za půjčky, finanční pomoc, rozpočtovou podporu a jiné specifické formy rozpočtové pomoci.
KAPITOLA II
Rozpočtová podpora a svěřenecké fondy sdružující více dárců
Článek 258
Použití rozpočtové podpory
(Článek 186 finančního nařízení)
1. Stanoví-li tak příslušné základní právní akty, může Komise použít odvětvovou či obecnou rozpočtovou podporu ve třetí zemi, jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
správa veřejných financí v partnerské zemi je dostatečně transparentní, spolehlivá a účelná;
b)
partnerská země má zavedenu dostatečně věrohodnou a relevantní odvětvovou či celostátní politiku a
c)
partnerská země má zavedenu makroekonomickou politiku, která je orientována na stabilitu.
2. Dohody s partnerskými zeměmi stanoví, že jsou tyto země povinny předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, na jejichž základě bude moci Komise posoudit plnění podmínek podle odstavce 1.
Článek 259
Svěřenecké fondy pro vnější akce
(Článek 187 finančního nařízení)
Příspěvky dalších dárců připisované na zvláštní bankovní účet svěřeneckého fondu jsou zaznamenávány v eurových částkách, na něž jsou při připsání na účet přepočítávány.
Příspěvek Unie je převáděn ve stanovené lhůtě s cílem pokrýt právní závazky svěřeneckého fondu a s přihlédnutím k dostupným finančním prostředkům, jež poskytli ostatní dárci.
Úroky naběhlé na zvláštním bankovním účtu svěřeneckého fondu jsou investovány do svěřeneckého fondu, nestanoví-li zřizovací akt svěřeneckého fondu jinak.
Všechny transakce na bankovním účtu podle třetího pododstavce provedené v průběhu roku jsou řádně zaznamenávány v účetnictví svěřeneckého fondu.
Schvalující osoba předkládá dvakrát ročně finanční zprávy o činnosti jednotlivých svěřeneckých fondů.
Ve svěřeneckých fondech je každoročně prováděn nezávislý externí audit.
Správní rada svěřeneckého fondu schvaluje výroční zprávu svěřeneckého fondu, kterou vypracovává schvalující osoba, spolu s roční účetní závěrkou, kterou sestavuje účetní. Tyto zprávy se přikládají k výroční zprávě pověřené schvalující osoby a jsou předkládány Evropskému parlamentu a Radě v rámci postupu udělování absolutoria Komisi.
Pravidla složení správní rady a její jednací řád stanoví zřizovací akt svěřeneckého fondu, jejž přijme Komise a k němuž přistupují dárci. Tato pravidla zajišťují, aby byli dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem, a ohledně přijetí konečného rozhodnutí o využití finančních prostředků fondu stanoví požadavek, aby pro něj hlasovala Komise.
KAPITOLA III
Zadávání veřejných zakázek
Článek 260
Nájem budov
(Článek 190 finančního nařízení)
Z provozních prostředků na vnější činnost lze financovat pouze ty veřejné zakázky na nemovitosti, jejichž předmětem je nájem budov, které jsou v okamžiku podpisu nájemní smlouvy již postaveny. Tyto zakázky jsou uveřejňovány v souladu s článkem 124.
Článek 261
Definice
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky na služby zahrnují zakázky na studie a na technickou pomoc.
O veřejnou zakázku na studii se jedná v případě, že se smlouva na poskytování služeb uzavřená mezi poskytovatelem služby a veřejným zadavatelem týká mimo jiné studií k identifikaci a přípravě projektů, studií proveditelnosti, ekonomických a marketingových studií, technických studií a auditů.
O veřejnou zakázku na technickou pomoc se jedná v případě, že má poskytovatel služeb vykonávat poradní funkci, zajistit řízení projektu nebo dohled nad ním nebo poskytnout konzultanty podle specifikace ve smlouvě.
2. Má-li třetí země ve svých útvarech nebo subjektech s účastí veřejného sektoru kvalifikované řídící pracovníky, mohou veřejné zakázky provést přímo tyto útvary nebo subjekty ve vlastní režii.
Článek 262
Zvláštní ustanovení týkající se finančních limitů a způsobu zadávání veřejných zakázek na vnější akce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Články 123 až 126, s výjimkou definic, čl. 127 odst. 3 a 4, články 128, 134 až 137, čl. 139 odst. 3 až 6, čl. 148 odst. 4, čl. 151 odst. 2, články 152 až 158 a články 160 a 164 tohoto nařízení se nepoužijí na smlouvy na veřejné zakázky, jež uzavírají veřejní zadavatelé uvedení v čl. 190 odst. 2 finančního nařízení nebo jež jsou uzavírány jejich jménem.
O provádění ustanovení o veřejných zakázkách podle této kapitoly rozhodne Komise; Komise rozhodne též o náležitých kontrolních opatřeních, jež má uplatňovat příslušná schvalující osoba v případě, není-li Komise veřejným zadavatelem.
2. V případě nedodržení postupů podle odstavce 1 nejsou výdaje na uvedené činnosti způsobilé k financování z prostředků Unie.
3. Tato kapitola se nepoužije na veřejné zadavatele uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení, pokud jim po kontrolách podle článku 61 Komise povolila použít jejich vlastní zadávací řízení.
Článek 263
Vyhlášení a zákaz diskriminace
(Články 190 a 191 finančního nařízení)
1. Komise přijme nezbytná prováděcí opatření k zajištění co nejširší účasti v soutěži o veřejné zakázky financované z prostředků Unie, jež se vyznačuje zachováváním rovných podmínek. Za tímto účelem je třeba dbát zejména o to, aby:
a)
bylo v přiměřené lhůtě náležitě uveřejněno předběžné oznámení, oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení;
b)
nedocházelo k diskriminaci a aby technické podmínky nebránily tomu, aby se soutěže o veřejné zakázky za rovných podmínek široce účastnily všechny fyzické a právnické osoby uvedené v článku 182 finančního nařízení.
2. Využitím elektronického zadávání veřejných zakázek nejsou dotčena ustanovení čl. 265 odst. 5, čl. 267 odst. 3 a čl. 269 odst. 4.
Článek 264
Vyhlašování
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Předběžné oznámení o mezinárodním zadávacím řízení se v případě zakázek na dodávky a služby zasílá co nejdříve Úřadu pro publikace a v případě zakázek na stavební práce co nejrychleji po rozhodnutí o schválení programu.
2. Pro účely této kapitoly se oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňuje:
a)
v případě mezinárodního zadávacího řízení alespoň v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu;
b)
v případě místního zadávacího řízení alespoň v úředním věstníku přijímajícího státu nebo v rovnocenné publikaci.
Je-li oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňováno též místně, musí být shodné s oznámením uveřejněným v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu a k jeho uveřejnění musí dojít současně s druhým uvedeným oznámením. Komise odpovídá za uveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu. V místním měřítku mohou oznámení uveřejnit subjekty uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení.
3. Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá po podpisu smlouvy na veřejnou zakázku, s výjimkou případů, kdy musí být zakázka nadále prohlášena za tajnou, kdy si provádění zakázky vyžaduje zvláštní bezpečnostní opatření, kdy to vyžaduje ochrana základních zájmů Evropské unie anebo kdy o to požádá přijímající země a kdy uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení není považováno za vhodné.
Článek 265
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Pro veřejné zakázky na služby jsou podle článku 190 finančního nařízení stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR:
i)
mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a),
ii)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odst. 3 tohoto článku, nebo rámcová smlouva.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
Platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
2. Při mezinárodním užším řízení podle odst. 1 písm. a) je v oznámení o zahájení zadávacího řízení uveden počet zájemců, kteří budou vyzváni k podání nabídky. V případě veřejných zakázek na služby jsou k podání nabídky vyzváni alespoň čtyři zájemci. Počet zájemců, kteří mohou nabídku podat, musí být dostatečný, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Seznam vybraných zájemců se zveřejňuje na internetových stránkách Komise.
Je-li počet zájemců, kteří splňují výběrová kritéria nebo minimální požadavky na způsobilost, menší než stanovený minimální počet, může veřejný zadavatel vyzvat k podání nabídek pouze takové zájemce, kteří splňují kritéria k podání nabídky.
3. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří uchazečů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Uchazeče lze do soutěžního jednacího řízení vybrat z náležitě vyhlášeného seznamu prodejců uvedeného v čl. 136 odst. 1 písm. b). Tento seznam je sestaven na základě výzvy k projevení zájmu a zůstává v platnosti nejdéle pět let od data vyhlášení. Tento seznam může obsahovat dílčí seznamy. Během doby platnosti seznamu může každá osoba, která má zájem, podat přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby podali nabídku.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s těmito uchazeči obdrží pouze jednu odborně a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
4. V případě právních služeb podle nomenklatury CPV mohou veřejní zadavatelé využít soutěžního jednacího řízení bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky.
5. Nabídky se podávají v balíčku nebo vnější obálce obsahující dvě oddělené zapečetěné obálky, z nichž jedna je označena slovy „Obálka A - Technická nabídka“ a druhá „Obálka B - Finanční nabídka“. Na vnější obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Mají-li být podle dokumentace k zadávacímu řízení prováděny pohovory, může je hodnotící výbor provést s nejdůležitějšími členy odborného týmu, který je navržen v odborně přijatelných nabídkách, poté, co komise písemně vypracuje své předběžné závěry, a předtím, než s konečnou platností uzavře hodnocení technických nabídek. V tomto případě provádí hodnotící výbor s odborníky pohovor, a to nejlépe společný, jedná-li se o tým, a v dostatečně krátkých odstupech, tak aby mohlo být provedeno srovnání. Pohovory jsou vedeny podle standardního schématu, jež hodnotící výbor předem schválí a jež je používáno vůči všem odborníkům či týmům pozvaným k pohovoru. Datum a hodina konání pohovoru musí být uchazečům sděleny alespoň deset kalendářních dnů předem. V případě vyšší moci, která uchazeči znemožní účast na pohovoru, musí být uchazeči stanoven nový termín.
6. Za pomoci kritérií pro zadání zakázky je vybírána ekonomicky nejvýhodnější nabídka.
Ekonomicky nejvýhodnější nabídka je vybrána na základě posouzení technické kvality a ceny za použití vah 80/20. Za tímto účelem se:
a)
body přidělené technické nabídce vynásobí koeficientem 0,80;
b)
body přidělené finanční nabídce vynásobí koeficientem 0,20.
Článek 266
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou u veřejných zakázek na služby použít jednací řízení, v nichž je podána jediná nabídka, v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 104 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl veřejný zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
služby jsou svěřeny subjektům veřejného sektoru nebo neziskovým organizacím či sdružením a týkají se činností institucionální povahy nebo činností určených na poskytování pomoci jednotlivcům v sociální oblasti;
c)
veřejná zakázka má být pokračováním již poskytovaných služeb za podmínek uvedených v odstavci 2;
d)
zadávací řízení či pokus použít rámcovou smlouvu nebyly úspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního a/nebo finančního hlediska přesvědčivá. V tomto případě může zadavatel po zrušení zadávacího řízení zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky;
e)
dotyčná veřejná zakázka navazuje na soutěž o návrh a musí být v souladu s platnými pravidly zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců. V tomto případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
f)
zakázka může být z technických důvodů nebo z důvodů spojených s ochranou výhradních práv zadána pouze určitému poskytovateli služeb;
g)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
K činnostem institucionální povahy podle prvního pododstavce písm. b) patří služby, jež přímo souvisejí s úlohou subjektů veřejného sektoru, která je vymezena právními předpisy.
2. O pokračování již poskytovaných služeb ve smyslu odst. 1 písm. c) se jedná v případě těchto služeb:
a)
doplňkových služeb, které nebyly obsaženy v hlavní veřejné zakázce, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro plnění zakázky, pokud doplňkovou službu nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace, a pokud celková hodnota doplňkových služeb nepřekročí 50 % hodnoty hlavní zakázky;
b)
doplňkových služeb, které sestávají z opakování podobných služeb, jež jsou svěřeny poskytovateli služby v rámci první zakázky za předpokladu, že:
i)
první služba byla předmětem uveřejněného oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byly jednoznačně uvedeny možnost použití jednacího řízení na nové služby v rámci projektu a odhadované náklady,
ii)
hodnota a doba trvání služeb, jež mají být pokračováním původní zakázky, nepřesahují hodnotu a dobu trvání této původní zakázky.
Článek 267
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na dodávky stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR: mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: rámcová smlouva nebo:
i)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 100 000 EUR, ale méně než 300 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b),
ii)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 100 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2;
c)
platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) bodu ii) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří dodavatelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s dodavateli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
4. U veřejných zakázek na dodávky, jejichž součástí není poprodejní servis, je jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
Pokud jsou návrhy na poprodejní servis nebo školení zvláště významné, je vybrána nabídka znějící na nejnižší cenu nebo ekonomicky nejvýhodnější nabídka, s tím, že se zohlední technická kvalita nabízeného servisu a nabídnutá cena.
Článek 268
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na dodávky lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
vyžaduje to povaha nebo zvláštní vlastnosti některých dodávek, např. provedení zakázky je vyhrazeno držitelům patentů nebo patentových licencí;
c)
jedná se o doplňkové dodávky, které uskutečňují původní dodavatelé a které jsou určeny buď k částečné náhradě běžných dodávek či instalací, nebo k rozšíření stávajících dodávek či instalací, a změna dodavatele by veřejného zadavatele nutila pořídit technicky odlišné vybavení, jehož důsledkem by byla neslučitelnost nebo nepřiměřené technické obtíže při užívání a údržbě;
d)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
e)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
f)
jedná se o veřejné zakázky na dodávky kotované a nakupované na komoditní burze;
g)
jedná se o zvláště výhodné nákupy buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
V případech podle prvního pododstavce písm. d) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Pro účely odst. 1 písm. a) tohoto článku se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
Článek 269
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na stavební práce stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 5 000 000 EUR:
i)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a) nebo
ii)
s ohledem na zvláštnosti některých stavebních prací mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR, ale méně než 5 000 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b);
c)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2 tohoto článku.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. c) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří zhotovitelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání se zhotoviteli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Kritéria výběru zjišťují schopnost uchazeče provést podobné veřejné zakázky, zejména pomocí referencí na práce provedené v posledních letech. Jakmile je proveden tento výběr, je vzhledem k tomu, že nepřípustné nabídky již byly vyloučeny, jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
4. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
Článek 270
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na stavební práce lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
jedná se o dodatečné stavební práce, které nebyly zahrnuty v původní uzavřené smlouvě na veřejnou zakázku, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro provedení práce podle uvedené smlouvy; použijí se podmínky v odstavci 2;
c)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
d)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
e)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
V případech podle prvního pododstavce písm. c) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Dodatečné stavební práce uvedené v odst. 1 písm. b) se zadávají zhotoviteli díla, který již tyto práce vykonává:
a)
pokud tyto práce nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou pro její dokončení bezpodmínečně nutné;
c)
pokud souhrnná hodnota zadaných veřejných zakázek na dodatečné stavební práce nepřesahuje 50 % hodnoty hlavní zakázky.
Článek 271
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na nemovitosti
(Článek 190 finančního nařízení)
Veřejné zakázky na nemovitosti podle článku 260 lze zadat v rámci jednacího řízení poté, co je proveden průzkum místního trhu.
Článek 272
Výběr zadávacího řízení v případě smíšených veřejných zakázek
(Článek 190 finančního nařízení)
V případě veřejných zakázek, které zahrnují jak poskytování služeb, tak dodávky zboží nebo stavební práce, stanoví veřejný zadavatel po předchozím souhlasu Komise - nezadává-li Komise tyto zakázky sama -, jaké finanční limity a postupy se použijí; převažující hledisko se za tímto účelem určí podle relativní hodnoty a provozní důležitosti jednotlivých složek zakázky.
Článek 273
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení podle článku 138 se vypracuje na základě osvědčených mezinárodních postupů a - pokud jde o vyhlašování a styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči - v souladu s touto kapitolou.
2. U veřejných zakázek na služby musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
druh veřejné zakázky,
ii)
kritéria pro zadání zakázky a příslušné váhy,
iii)
možnost pohovorů a jejich předběžný časový rozvrh,
iv)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
v)
podíl subdodávek, jež lze povolit,
vi)
maximální rozpočet na veřejnou zakázku,
vii)
měnu nabídky;
b)
seznam vybraných zájemců (s uvedením zákazu sdružování zájemců);
c)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na služby;
d)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
e)
popis plnění s uvedením plánovaného harmonogramu projektu a termínů, od nichž mají být hlavní odborníci podle plánu k dispozici;
f)
soupis cen (doplní uchazeč);
g)
formulář nabídky;
h)
formulář smlouvy;
i)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely platby předběžného financování.
První pododstavec písm. h) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
3. U zakázek na dodávky musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na dodávky;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
4. U veřejných zakázek na stavební práce musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na stavební práce;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění veřejné zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
5. V případě rozporu mezi zvláštními podmínkami podle odst. 2 písm. d), odst. 3 písm. c) a odst. 4 písm. c) a všeobecnými podmínkami mají přednost zvláštní podmínky.
6. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení nezávislých subjektů o tom, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality založené na evropských, případně mezinárodních normách z této oblasti, které certifikovaly subjekty, jež splňují evropské či mezinárodní normy v oblasti certifikace. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné důkazy o rovnocenných opatřeních k zajištění jakosti.
Článek 274
Jistoty
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Odchylně od článku 163 jsou jistoty poskytované předem vyjádřeny v eurech nebo v měně smlouvy, k níž se vztahují.
2. Veřejný zadavatel může požadovat soutěžní jistotu ve smyslu této kapitoly, jejíž výše činí 1 % až 2 % z celkové hodnoty veřejné zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota musí splňovat požadavky článku 163. Jistota je uvolněna při podpisu smlouvy. Je zadržena, pokud je nabídka podaná ve lhůtě následně stažena.
3. Veřejný zadavatel může požadovat jistotu pro účely plnění, jejíž výše je stanovena v dokumentaci k zadávacímu řízení a činí 5 až 10 % z celkové hodnoty zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota se určí na základě objektivních kritérií, např. podle druhu a hodnoty zakázky.
Jistota pro účely plnění se však vyžaduje v případech, kdy jsou překročeny tyto finanční limity:
a)
345 000 EUR u veřejných zakázek na stavební práce;
b)
150 000 EUR u veřejných zakázek na dodávky.
Jistota zůstane v platnosti nejméně do konečného přijetí dodávek a stavebních prací. Není-li veřejná zakázka řádně provedena, je celá jistota zadržena.
Článek 275
Lhůty v řízeních
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Nabídky musí být veřejnému zadavateli doručeny na adresu a nejpozději v den a hodinu, jež jsou uvedeny ve výzvě k podávání nabídek. Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast, které veřejný zadavatel stanoví, musí být dostatečně dlouhé, aby osobám, jež mají zájem, poskytovaly dostatečnou a přiměřenou dobu na přípravu a podání nabídek.
U veřejných zakázek na služby činí lhůta mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek alespoň 50 dní. V naléhavých případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
2. Uchazeči mohou předložit písemné dotazy před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek. Veřejný zadavatel dotazy uchazečů zodpoví před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek.
3. V mezinárodních užších řízeních činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 30 dní ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení. Doba mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek činí alespoň 50 dní. V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
4. V otevřených mezinárodních řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
90 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
60 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
5. V místních otevřených řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
60 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
30 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
6. V soutěžním jednacím řízení podle čl. 265 odst. 1 písm. b), čl. 267 odst. 1 písm. c) a čl. 269 odst. 1 písm. c) je zájemcům poskytnuto na podání nabídek alespoň 30 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
7. Lhůty uvedené v odstavcích 1 až 6 jsou stanoveny v kalendářních dnech.
Článek 276
Hodnotící výbor
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Všechny žádosti o účast a nabídky prohlášené za vyhovující z hlediska požadavků vyhodnotí hodnotící výbor, jenž určí i jejich pořadí podle předem vyhlášených kritérií vyloučení, výběru a zadání zakázky. Výbor je složen z lichého počtu členů, nejméně tří, kteří mají nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu k vyhodnocení nabídek.
2. Není-li Komise veřejným zadavatelem, může si vyžádat kopii dokumentace k zadávacímu řízení, nabídek, záznamů o vyhodnocení nabídek i podepsaných smluv. Může se též jako pozorovatel účastnit otevírání a hodnocení nabídek.
3. Nabídky, jež neobsahují všechny podstatné údaje požadované v dokumentaci k zadávacímu řízení nebo neodpovídají stanoveným specifickým požadavkům, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče při dodržení zásady rovného zacházení vyzvat, aby ve stanovené lhůtě předložili doplňující materiály či podali vysvětlení k podkladům, jež předložili v souvislosti s kritérii pro vyloučení, výběr a zadání zakázky.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 požádá hodnotící výbor o potřebná vysvětlení ke složení nabídky.
5. Od požadavku na ustavení hodnotícího výboru lze upustit v řízeních, kde hodnota veřejné zakázky činí nejvýše 20 000 EUR.
KAPITOLA IV
Granty
Článek 277
Financování v plném rozsahu
(Článek 192 finančního nařízení)
V případě odchýlení od požadavku spolufinancování musí být příslušné důvody uvedeny v rozhodnutí o udělení grantu.
HLAVA III
EVROPSKÉ ÚŘADY
Článek 278
Evropské úřady a zřizování dalších úřadů
(Článek 195 finančního nařízení)
Úřady uvedené v článku 195 finančního nařízení jsou tyto:
a)
Úřad pro publikace;
b)
Evropský úřad pro boj proti podvodům;
c)
Evropský úřad pro výběr personálu a Evropská správní škola, která je k úřadu administrativně přidružena;
d)
Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků;
e)
Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Bruselu a Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Lucemburku.
Jeden nebo více orgánů mohou zřídit další úřady, je-li takový krok odůvodněn ve studii nákladů a přínosů a zaručí-li zviditelnění činnosti Unie.
Článek 279
Pověřování interinstitucionálních evropských úřadů ze strany orgánů
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Za rozpočtové závazky odpovídají jednotlivé orgány. Orgány mohou ředitele daného interinstitucionálního evropského úřadu pověřit výkonem všech následných úkonů, zejména přijímáním právních závazků, potvrzováním výdajů, schvalováním plateb a plněním příjmů, přičemž stanoví meze a podmínky přenesení těchto pravomocí.
Článek 280
Zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Pokud jde o Úřad pro publikace, rozhoduje každý orgán o své publikační politice sám. Orgán, který je původcem publikací, použije čistý výtěžek z prodeje těchto publikací jako účelově vázaný příjem v souladu s článkem 21 finančního nařízení.
Článek 281
Pověření výkonem některých úkolů ze strany účetního
(Článek 196 finančního nařízení)
Na návrh řídícího výboru dotyčného úřadu může účetní Komise pověřit výkonem některých svých úkolů v souvislosti s výběrem příjmů a úhradou výdajů, které uskutečňuje přímo tento úřad, zaměstnance tohoto úřadu.
Článek 282
Pokladna - bankovní účty
(Článek 196 finančního nařízení)
Pro potřeby pokladny interinstitucionálního úřadu může Komise na návrh řídícího výboru zřizovat jménem úřadu bankovní účty nebo poštovní žirové účty. Roční peněžní zůstatek je na konci každého rozpočtového roku mezi dotyčným úřadem a Komisí odsouhlasen a vypořádán.
HLAVA IV
SPRÁVNÍ PROSTŘEDKY
Článek 283
Obecná ustanovení
(Článek 201 finančního nařízení)
Správními prostředky, jež jsou předmětem této hlavy, jsou prostředky vymezené v článku 41 finančního nařízení.
Rozpočtové závazky související se správními prostředky, jejichž druh je společný několika hlavám rozpočtu a jež jsou spravovány jako celek, lze v rozpočtovém účetnictví uvádět souhrnně v členění podle druhu podle článku 25.
Odpovídající výdaje se uvádějí v rozpočtových položkách jednotlivých hlav v témže členění jako prostředky.
Článek 284
Záruky za nájem
(Článek 201 finančního nařízení)
Záruky za nájem, jež poskytují orgány, mají formu bankovní záruky nebo vkladu na blokovaném bankovním účtu na jméno orgánů a na jméno pronajímatele, vedeném v eurech, s výjimkou řádně odůvodněných případů.
Nelze-li v případě transakcí ve třetích zemích použít žádnou z těchto forem záruky za nájem, může příslušná schvalující osoba přijmout jiné formy záruky za předpokladu, že tyto formy zajistí rovnocennou ochranu finančních zájmů Unie.
Článek 285
Zálohy zaměstnancům a členům orgánů
(Článek 201 finančního nařízení)
Zaměstnancům a členům orgánů mohou být za podmínek stanovených ve služebním řádu vypláceny zálohy.
Článek 286
Nemovitosti
(Článek 203 finančního nařízení)
1. Výdaje podle čl. 203 odst. 3 písm. a) finančního nařízení zahrnují náklady na instalace v budovách. Nezahrnují poplatky.
2. Postup včasného informování podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení a postup předchozího schválení podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení se nepoužijí na bezúplatné získání pozemku ani na koupi pozemku za symbolickou cenu.
3. Postup včasného informování a předchozího schválení podle čl. 203 odst. 3 až 7 finančního nařízení se nepoužije na obytné budovy. Evropský parlament a Rada si mohou od příslušného orgánu vyžádat k obytným budovám jakékoli informace.
4. Za výjimečných nebo naléhavých politických okolností lze včasné informace podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení, jež se týkají projektů v oblasti nemovitostí se vztahem k delegacím Unie nebo kancelářím v třetích zemích, poskytnout spolu s projektem podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení. V tomto případě bude postup včasného informování a předchozího schválení proveden při nejbližší příležitosti.
5. Postup předchozího schválení uvedený v čl. 203 odst. 5 a 6 finančního nařízení se nevztahuje na přípravné smlouvy nebo studie nutné k podrobnému vyhodnocení nákladů a financování projektu v oblasti nemovitostí.
6. Finanční limity ve výši 750 000 EUR a 3 000 000 EUR uvedené v čl. 203 odst. 7 bodech ii), iii) a iv) finančního nařízení zahrnují náklady na veškeré instalace. V případě nájemních smluv a smluv o užívání tyto finanční limity zohledňují náklady na veškeré instalace, nikoli však ostatní poplatky.
7. Jeden rok po vstupu finančního nařízení v platnost podá Komise zprávu o uplatňování postupů uvedených v čl. 203 odst. 3 až 8 finančního nařízení.
HLAVA V
ODBORNÍCI
Článek 287
Placení externí odborníci
(Článek 204 finančního nařízení)
1. V případě hodnot, jež nedosahují finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, mohou být placení externí odborníci vybíráni postupem podle odstavce 2.
2. V Úředním věstníku Evropské unie nebo - je-li to nutné v zájmu maximální informovanosti případných zájemců - na internetových stránkách dotčeného orgánu je uveřejněna výzva k projevení zájmu.
Výzva k projevení zájmu obsahuje popis úkolů, délku jejich trvání a pevné podmínky odměňování. Tyto podmínky mohou vycházet z jednotkových cen.
V návaznosti na výzvu k projevení zájmu je sestaven seznam odborníků. Tento seznam platí po dobu nejdéle pěti let od svého zveřejnění nebo po dobu trvání víceletého programu, jenž s danými úkoly souvisí.
3. Každá fyzická osoba, jež má zájem, může kdykoli během doby platnosti seznamu podat svou přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Pro účely plnění úkolů uvedených v článku 204 finančního nařízení nejsou placení externí odborníci vybráni v případě, že se nacházejí v některé ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení, jež vedou k vyloučení.
4. Veškeré výměny s vybranými odborníky, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež orgán zřídí.
Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál dokumentu a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle druhého pododstavce písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
5. Seznam odborníků a předmět jejich úkolů je jednou ročně zveřejňován. Jejich odměna je zveřejňována v případě, překročí-li 15 000 EUR za vykonávaný úkol.
6. Odstavec 5 se nepoužije v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy odborníků.
ČÁST TŘETÍ
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 288
Přechodná ustanovení
Na závazky přijaté do 31. prosince 2013 se nadále použijí články 35 až 43 nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Články 33 až 44 tohoto nařízení se použijí až na závazky přijaté počínaje 1. lednem 2014.
Část první hlava VI nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se může nadále používat na grantové dohody a rozhodnutí o udělení grantu, jež byly podepsány, resp. oznámeny do 31. prosince 2013 v rámci souhrnných závazků v rozpočtu na rok 2012 nebo roky předchozí, rozhodne-li tak příslušná schvalující osoba při zohlednění zásad rovného zacházení a transparentnosti.
Článek 289
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se zrušuje.
Odkazy na zrušené nařízení se považují za odkazy na toto nařízení v souladu se srovnávací tabulkou v příloze.
Článek 290
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Použije se ode dne 1. ledna 2013.
Články 216 až 226 se však použijí ode dne 1. ledna 2014.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 29. října 2012.