KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) Nr. 1244/2014
af 20. november 2014
om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 375/2014 om oprettelse af det frivillige europæiske korps for humanitær bistand (»initiativet EU-bistandsfrivillige«)
(EØS-relevant tekst)
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 375/2014 om oprettelse af det frivillige europæiske korps for humanitær bistand (»initiativet EU-bistandsfrivillige«) (1), særlig artikel 9, stk. 3, artikel 10, stk. 1, og artikel 12, stk. 6, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I henhold til forordning (EU) nr. 375/2014 fastsætter Kommissionen regler og procedurer, der omfatter de nødvendige betingelser, ordninger og krav, som sende- og værtsorganisationer skal anvende i forbindelse med udpegning, udvælgelse, forberedelse, forvaltning og udsendelse af kandidater og EU-bistandsfrivillige til støtte for humanitære bistandsaktioner i tredjelande. Forordning (EU) nr. 375/2014 fastsætter, at disse regler vedtages ved delegerede retsakter, og at procedurerne vedtages ved gennemførelsesretsakter.
(2)
Alle med interesse i initiativet EU-bistandsfrivillige, herunder de frivillige selv og sende- og værtsorganisationerne, bør tilskyndes til at tage initiativets væsen til sig og dele det med andre.
(3)
Det er vigtigt, at kandidater udpeges og udvælges ved hjælp af en ikke-diskriminerende, retfærdig og gennemsigtig procedure på grundlag af et partnerskab mellem sende- og værtsorganisationer, der er i overensstemmelse med de faktiske behov, som værtsorganisationerne på lokalt plan tilkendegiver.
(4)
Både sende- og værtsorganisationer bør give de frivillige grundige introduktionskurser for at forhindre misforståelser med hensyn til roller og forventninger og for på passende vis og rent praktisk at forberede dem på udsendelse. Dette vil skabe grundlag for tillid og accept i værtssamfundet under fuld hensyntagen til relevante kulturelle forhold af sensitiv karakter.
(5)
Uddannelse er en afgørende del af forberedelsen forud for udsendelse og bør tilbydes alle kandidater inden for rammerne af et struktureret program bestående af obligatoriske og valgfrie kurser. Juniormedarbejdere bør desuden have mulighed for - eventuelt gennem praktikophold - at videreudvikle deres kompetencer og tilegne sig ny specifik viden og færdigheder, der er relevante i den humanitære sektor. Denne indsats bør i særdeleshed have relevans for sende- og værtsorganisationernes aktiviteter og situation.
(6)
Sende- og værtsorganisationer bør indføre et passende vejlednings- og personaleforvaltningssystem. De bør i fællesskab vejlede og vurdere de EU-bistandsfrivilliges præstation og resultater og give dem feedback vedrørende deres opgavebeskrivelse og mål. Det vil bidrage til at forbedre ansvarligheden om initiativet EU-bistandsfrivillige.
(7)
Mentorordninger bør supplere vejlednings- og personaleforvaltningssystemet og sikre de EU-bistandsfrivillige yderligere støtte før, under og efter udsendelsen.
(8)
Der bør under udsendelsen i tredjelandene etableres en kanal for løbende kommunikation og yderligere støtte fra sendeorganisationerne. Alle EU-bistandsfrivillige bør modtage en debriefing og tilbydes støtte efter endt udsendelse.
(9)
De EU-bistandsfrivillige bør tilbydes passende arbejds- og levevilkår, så de kan udføre deres opgaver under sikre og sundhedsmæssigt forsvarlige forhold og få opfyldt deres basale behov uden at lide personlig nød under hensyntagen til, at frivilliges livsstil er beskeden, ikke ekstravagant. Det er ikke hensigten, at tilskud til opholdsudgifter og andre betalinger, som EU-bistandsfrivillige tildeles, skal udgøre løn for ordinært arbejde. Satserne for disse betalinger bør ikke fastsættes i lyset af erhvervserfaring eller ekspertise eller på grundlag af den frivilliges opgavebeskrivelse, da betalingerne alene har til formål at dække leveomkostninger under udsendelsen. For at sikre en høj og ensartet beskyttelse bør alle EU-bistandsfrivillige være dækket af en omfattende forsikringspolice, der specifikt er udformet til at beskytte dem under hele deres udsendelse i tredjelande og i andre relevante perioder før og efter.
(10)
Omhu er helt afgørende og er et fælles ansvar. Sende- og værtsorganisationerne bør så vidt muligt drage omsorg for de EU-bistandsfrivilliges sundhed, sikkerhed og trivsel og udvikle passende sikkerheds- og sundhedsprocedurer. EU-bistandsfrivillige bør ligeledes gøre alt for at garantere deres egen og andres sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen.
(11)
De EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation bør under hele udsendelsen løbende overvåges og vurderes. Overvågningen og vurderingen bør baseres på et vejlednings- og præstationsstyringssystem og tilvejebringe data, der viser, i hvilket omfang den EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation - med hensyn til resultater og indvirkninger - bidrager til målene for projektet og for initiativet generelt.
(12)
Der er brug for en effektiv certificeringsmekanisme for at sikre, at sende- og værtsorganisationerne overholder de fælles regler, der er fastsat i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og de procedurer, der er fastsat i denne forordning. En sådan certificeringsmekanisme bør baseres på principperne om forenkling og ikke-overlapning, en sondring mellem sende- og værtsorganisationer, omkostningseffektivitet, gennemsigtighed og upartiskhed og bør fremme diversitet og tilgængelighed.
(13)
Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra det udvalg, der er nedsat i medfør af artikel 26 i forordning (EU) nr. 375/2014.
(14)
For at sikre en rettidig gennemførelse af initiativet EU-bistandsfrivillige bør denne forordning træde i kraft hurtigst muligt, da den fastsætter de bestemmelser, på grundlag af hvilke gennemførelsesorganisationerne udsender EU-bistandsfrivillige i tredjelande -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL 1
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand
Denne forordning fastsætter bestemmelser til gennemførelse af forordning (EU) nr. 375/2014 for så vidt angår forordningens artikel 9, stk. 3, artikel 10, stk. 1, og artikel 12, stk. 6:
a)
de procedurer, der skal følges ved udpegning og udvælgelse og ved den nødvendige forberedelse forud for udsendelsen af kandidater, herunder praktikophold, hvor det er relevant
b)
de nærmere ordninger for uddannelsesprogrammet og proceduren for vurdering af, om kandidaterne er parate til at blive udsendt
c)
bestemmelser vedrørende udsendelse og organisering af EU-bistandsfrivillige i tredjelande, herunder bl.a. vejledning på stedet, fortsat støtte via coaching, mentorordninger, supplerende uddannelse, påkrævede arbejdsvilkår, støtte efter udsendelsen
d)
dækning af forsikringsudgifter og af de frivilliges leveomkostninger, herunder opholdsudgifter, logi, rejser og andre relevante udgifter
e)
procedurer, der skal følges inden, under og efter udsendelsen for at sikre omhu og passende sikkerhedsforanstaltninger, herunder protokoller for medicinsk evakuering og sikkerhedsplaner, som omfatter nødevakuering fra tredjelande, herunder de nødvendige procedurer for kontakt med nationale myndigheder
f)
procedurer for overvågning og vurdering af de EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation
g)
en certificeringsmekanisme, der sikrer, at sendeorganisationer overholder de regler og procedurer, der er omhandlet i artikel 9 i forordning (EU) nr. 375/2014, og en differentieret certificeringsmekanisme for værtsorganisationer.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning finder definitionerne i artikel 3 i forordning (EU) nr. 375/2014 og definitionerne i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, anvendelse. Derudover forstås ved:
a) »kompetenceramme«: en ramme som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
b) »lærings- og udviklingsplan«: en plan som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
c) »underviser«: en person, som uddannelsesudbyderen har ansat til at undervise i et eller flere uddannelsesmoduler eller til at lette scenariebaserede simuleringsøvelser og til at vurdere kandidatens kompetencer
d) »uddannelsesmentor«: en underviser, som uddannelsesudbyderen har ansat til at varetage en koordineringsrolle, der består i at vurdere, om kandidaten er egnet til udsendelse. Uddannelsesmentoren har ansvaret for en gruppe af kandidater. Vedkommende koordinerer vurderingen af kandidaternes kompetencer på grundlag af feedback fra andre undervisere og afvikler personlige samtaler med kandidaterne for at drøfte deres selvevaluering og undervisernes vurdering
e) »mentorordning«: en uformel form for overførsel af viden, social kapital og psykosocial bistand med relevans for arbejde, karriere og faglig udvikling. Mentorordninger omfatter uformel kommunikation, almindeligvis personlig kommunikation i en sammenhængende periode mellem på den ene side en person, som værtsorganisationen har udpeget som mentor, og som anses for at besidde relevant viden, ekspertise og erfaring, og på den anden side den EU-bistandsfrivillige
f) »debriefing«: en proces, der giver sende- og værtsorganisationerne og de EU-bistandsfrivillige klare informationer om de opgaverelaterede resultater samt de EU-bistandsfrivilliges resultater og omfatter anbefalinger eller læringsresultater vedrørende deres oplevelser og udbytte af udsendelsen samt opnåede erfaringer og sikrer en positiv faglig afslutning af udsendelsen.
KAPITEL 2
UDPEGNING OG UDVÆLGELSE AF KANDIDATER
Artikel 3
Udpegnings- og udvælgelsesprocedure
1. Sende- og værtsorganisationerne fastsætter i fællesskab en udpegnings- og udvælgelsesprocedure. De respektive roller, ansvar og procedurer beskrives nærmere for at sikre en gennemsigtig, retfærdig og effektiv rekrutteringsproces, der følger reglerne for ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
2. Udpegnings- og udvælgelsesproceduren baseres på et partnerskab mellem sende- og værtsorganisationerne og skal sikre en rettidig og løbende kommunikation. Sendeorganisationen sørger for, at værtsorganisationen konsekvent involveres gennem hele rekrutteringsprocessen.
3. Den fastlagte udpegnings- og udvælgelsesprocedure finder anvendelse på alle faser af rekrutteringsprocessen.
4. Udpegnings- og udvælgelsesproceduren skal som minimum omfatte:
a)
en opgavebeskrivelse, en kompetenceprofil samt udvælgelseskriterier for EU-bistandsfrivillige som omhandlet i artikel 4
b)
opslag af stillingen og ansøgningsprocedure som omhandlet i artikel 5
c)
vurdering samt indledende og endelig udpegning af de bedste ansøgere som omhandlet i artikel 6
d)
udvælgelse som omhandlet i artikel 7.
Artikel 4
Specifikation af opgavebeskrivelsen, kompetenceprofilen og udvælgelseskriterierne for EU-bistandsfrivillige
1. På grundlag af en behovsvurdering foretaget i overensstemmelse med Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, foreslår værtsorganisationen, jf. de i punkt 1 i bilag I fastsatte krav, indholdet i den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse, herunder fleksible elementer for at tage højde for den frivilliges input efter rekrutteringen.
2. Sendeorganisationen vurderer opgavebeskrivelsen for alt efter behov at hjælpe med at ændre den med henblik på at sikre en passende og realistisk matchning, der tager højde for de EU-bistandsfrivilliges forventede kompetencer og værtsorganisationens behov og kapacitet til at engagere frivillige.
3. På grundlag af opgavebeskrivelsen og kompetencerammen fastlægger sende- og værtsorganisationerne i detaljer den EU-bistandsfrivilliges kompetenceprofil og udvælgelseskriterierne, herunder de minimumskrav, der skal anvendes i rekrutteringsprocessen. Af kompetenceprofilen skal det også fremgå, om den frivillige er en senior- eller en juniormedarbejder, og om der eventuelt er behov for et praktikophold.
Artikel 5
Opslag af stillingen og ansøgningsprocedure
1. Sendeorganisationen er ansvarlig for at opslå stillingen. Med hjælp fra værtsorganisationen sammensætter den en informationspakke til brug ved opslaget af stillingen med henblik på at informere om initiativet og tiltrække kandidater.
2. Stillingsopslaget skal som minimum være udformet på engelsk, i et klart, konkret og letforståeligt sprog og give oplysninger om den stilling, som kandidaterne tilbydes, i overensstemmelse med kravene i punkt 2 i bilag I.
3. Stillingen skal være opslået i mindst en måned på den centrale platform for initiativet EU-bistandsfrivillige med mulighed for at anvende yderligere tiltag for at tiltrække ansøgere til den centrale platform. I behørigt begrundede tilfælde kan stillinger i forbindelse med humanitære kriseaktioner være opslået i under en måned, men ikke i mindre end en uge.
4. Ansøgerne skal anvende et standardiseret ansøgningsskema, der omfatter et struktureret CV. Ansøgerne skal også udfylde et standardiseret selvevalueringsskema for at vurdere deres kompetencer med henblik på kompetencerammen og deres evne til at tilpasse sig opgavebeskrivelsen samt de arbejds- og levevilkår, der er beskrevet i stillingsopslaget. De skal give deres samtykke til at ville arbejde og leve under disse vilkår.
Artikel 6
Vurdering samt indledende og endelig udpegning af de bedste ansøgere
1. Sendeorganisationen vurderer ansøgerne på grundlag af de oplysninger, som de har givet i ansøgningsskemaet og i selvevalueringsskemaet, en motiveret begrundelse for at deltage i initiativet EU-bistandsfrivillige - og for at søge den specifikke stilling - samt en vurdering af deres evne til at analysere et relevant humanitært bistandsscenarie ved hjælp af en skriftlig test, et essay eller lignende.
2. På grundlag af vurderingen forelægger sendeorganisationen en indledende udpegning af de bedste ansøgere for værtsorganisationen, med henblik på at de i fællesskab udpeger de ansøgere, der skal indkaldes til samtale.
3. De endeligt udpegede ansøgere indkaldes på grundlag af kompetencerammen til en struktureret samtale. Samtalen kan være personlig eller foregå ved hjælp af telekommunikationsteknologi, om muligt med deltagelse af værtsorganisationen. Yderligere vurderingsmetoder kan omfatte prøver i assessmentcentre, gruppeaktiviteter og arbejdssimuleringsøvelser.
4. Sendeorganisationen kan om nødvendigt kontrollere personlige og faglige anbefalinger inden den endelige udvælgelse. Ansøgerne informeres om udvælgelsesprocessen i stillingsopslaget ved processens begyndelse.
Artikel 7
Udvælgelse
1. Værtsorganisationen træffer endelig afgørelse om den udvalgte kandidat og bekræfter sit valg over for sendeorganisationen, som er ansvarlig for stillingstildelingen og for at forberede introduktionsfasen. Til hver stilling kan der vælges en suppleant, som kan erstatte den udvalgte kandidat i tilfælde af, at denne trækker sig eller ikke længere står til rådighed.
2. Sende- og værtsorganisationerne skal gennem hele udpegnings- og udvælgelsesprocessen kunne dokumentere og begrunde deres udvælgelsesafgørelse for så vidt angår principperne om ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling.
3. Udvælgelsesproceduren afsluttes inden for en passende tidsperiode. Sendeorganisationen underretter alle ansøgere om udvælgelsesafgørelsen og om muligheden for at modtage feedback. Den opfordrer desuden den valgte kandidat til skriftligt at bekræfte sin interesse i at deltage i initiativet EU-bistandsfrivillige.
4. Sendeorganisationen sikrer sig, at dokumentationen i forbindelse med udpegnings- og udvælgelsesprocessen kan spores og bliver opbevaret i overensstemmelse med de regler for databeskyttelse, der er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
Artikel 8
Vurdering af læringsbehov
1. På grundlag af resultaterne af rekrutteringsprocessen, værtsorganisationens behov og den planlagte udsendelse vurderer sendeorganisationen læringsbehovene i samråd med værtsorganisationen og kandidaten og finder frem til de uddannelsesmoduler, som vedkommende skal deltage i, på grundlag af følgende kriterier:
a)
anciennitet med mulighed for, at seniormedarbejdere kan fokusere på obligatoriske moduler og vælge en projektstyringsuddannelse på et passende niveau samt specialiserede valgfrie moduler
b)
værtsorganisationens behov for bestemte kompetencer, som skal dækkes ved, at kandidaten deltager i valgfrie moduler
c)
kandidatens generelle kompetencer, som skal styrkes gennem deltagelse i valgfrie moduler.
2. Sendeorganisationen udfylder den lærings- og udviklingsplan, der er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og opregner de udvalgte kandidaters vurderede kompetencer og deres læringsbehov med henblik på fremsendelse til uddannelsesudbyderen.
KAPITEL 3
UDDANNELSESPROGRAM UNDER INITIATIVET EU-BISTANDSFRIVILLIGE
Artikel 9
Uddannelsesprogram
1. Uddannelsesudbyderne gennemfører et uddannelsesprogram for de endeligt udvalgte kandidater, eventuelt med bidrag fra sende- og værtsorganisationer og tidligere frivillige.
2. Uddannelsesprogrammet baseres på kompetencerammen og tilpasses efter henholdsvis junior- og seniormedarbejderes behov.
3. Uddannelsesprogrammet består af en kombineret læringstilgang baseret på e-læring og klasseundervisningsmoduler.
4. De obligatoriske moduler for alle kandidater skal omfatte:
a)
en generel introduktion til Den Europæiske Union, dens eksterne forbindelser og dens krisereaktionssystem
b)
en introduktion til humanitær bistand, Unionens humanitære bistandspolitik og initiativet EU-bistandsfrivillige
c)
håndtering af egen sikkerhed og sundhed
d)
projektstyring
e)
interkulturel bevidsthed (og tværfaglige spørgsmål)
f)
en scenariebaseret simuleringsøvelse, hvor kandidaterne skal demonstrere deres opnåede kompetencer.
5. De valgfrie moduler omfatter:
a)
fortalervirksomhed og kommunikation
b)
psykologisk førstehjælp
c)
uddannelse af videreformidlere
d)
forvaltning af frivillige
e)
organisatorisk udvikling
f)
om nødvendigt skræddersyede moduler, navnlig vedrørende tilpasning af kandidaternes tekniske kompetencer til en konkret humanitær bistandsaktion.
6. Kandidaterne skal følge alle de obligatoriske moduler og kan følge et eller flere valgfrie moduler, som udvælges i henhold til artikel 8.
7. Uddannelsesprogrammet med nærmere oplysninger om de enkelte moduler, herunder status, målgruppe, varighed, de kompetencer, der opbygges, og relaterede læringsresultater udformes i henhold til bilag II.
Artikel 10
Vurdering af kandidaterne under og efter uddannelsesforløbet
1. Under uddannelsesforløbet og efter dets afslutning vurderes på grundlag af kompetencerammen, om kandidaterne er parate til at blive udsendt.
2. Vurderingen tilrettelægges af underviserne i fællesskab og koordineres af kandidatens uddannelsesmentor.
3. Vurderingen af kompetencerne baseres på undervisernes vurderinger af kandidatens viden, færdigheder og personlige indstilling, herunder:
a)
den selvevaluering, som kandidaten skal foretage efter den scenariebaserede simuleringsøvelse
b)
undervisernes observationer efter hvert modul og efter den scenariebaserede simuleringsøvelse
c)
uddannelsesmentorens vurdering, som skal omfatte en grundig gennemgang af selvevalueringen og observationerne fra et personligt mentormøde mellem uddannelsesmentoren og kandidaten på grundlag af undervisernes feedback.
4. Vurderingen af alle kompetencer indføjes i kandidatens lærings- og udviklingsplan, som ajourføres ved uddannelsesforløbets afslutning, og som skal indeholde oplysninger om de fulgte kurser og de opnåede resultater.
5. Kandidater, som udviser ringe evner inden for en af de tværfaglige eller specifikke kompetencer, erklæres uegnede. Underviserne og uddannelsesmentoren skal om nødvendigt kunne redegøre for og begrunde enhver sådan vurdering og afgørelse.
KAPITEL 4
FORBEREDELSE AF KANDIDATER FORUD FOR UDSENDELSE
Artikel 11
Introduktionsprogram
1. Formålet med introduktionsforløbet er at gøre kandidaten eller den EU-bistandsfrivillige bekendt med sende- og værtsorganisationens kultur, politik og praksis samt forventningerne til opgavebeskrivelsen.
2. Sende- og værtsorganisationerne udvikler i fællesskab et introduktionsprogram. Programmet skal fastlægge deres roller og ansvar om muligt på grundlag af input fra tilbagevendte EU-bistandsfrivillige for at drage fordel af deres førstehåndsoplevelser og -erfaring. Programmet skal omfatte:
a)
introduktion forud for udsendelsen forestået af sendeorganisationen, jf. artikel 12
b)
introduktion i udsendelseslandet forestået af værtsorganisationen, jf. artikel 18.
3. Sende- og værtsorganisationerne tilrettelægger, hvor det er relevant, fællesmøder med deltagelse af alle kandidater eller EU-bistandsfrivillige.
Artikel 12
Introduktion forud for udsendelse
1. Sendeorganisationerne sikrer sig, at alle kandidater modtager en grundig og passende personlig introduktion forud for deres udsendelse. Denne introduktion skal som minimum omfatte følgende:
a)
organisations- og ledelsesstruktur og organisations- og ledelsesprocesser, teams, der er involverede i projektet (herunder projektlederen, den krisestyringsansvarlige, personaleafdelingen), organisationens mission og målsætninger i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige
b)
omfattende oplysninger om indholdet af det projekt, som kandidaten skal arbejde med, vedkommendes opgavebeskrivelse og den behovsvurdering, som understøtter den, samt de forventede arbejds- og levevilkår som omhandlet i artikel 22 og artikel 24-27
c)
de relevante rammebestemmelser, der finder anvendelse på den frivillige, som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
d)
de fælles regler og procedurer, der er relevante for den frivillige, bl.a. vedrørende disciplin, klager, afstandtagen fra svig og korruption, beskyttelse af børn og sårbare voksne samt overholdelse af adfærdskodeksen som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
e)
obligatorisk, situationsbestemt orientering om sikkerhed og sundhed (herunder lægeundersøgelse forud for afrejse) som omhandlet i artikel 28 og 30
f)
det indførte system og den indførte procedure for vejledning og præstationsstyring samt de indførte støttemekanismer, herunder mentorordninger og anden støtte som omhandlet i artikel 19, 20 og 21
g)
lærings- og udviklingsplanen
h)
information om netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige og om den måde, hvorpå det støtter frivillige før, under og efter udsendelse
i)
information om de kommunikations- og synlighedsaktiviteter, der er planlagt inden for rammerne af projektet, på grundlag af kommunikationsplanen som omhandlet i artikel 17 i forordning (EU) nr. 375/2014, herunder kontaktoplysninger på Kommissionens ansvarlige regionale informationsmedarbejder
j)
debriefing som omhandlet i artikel 23.
2. I forbindelse med introduktionen giver sendeorganisationerne også oplysninger om Kommissionens lokale humanitære bistandskontor for udsendelseslandet og underretter dette kontor om den forestående udsendelse af EU-bistandsfrivillige.
3. Sendeorganisationen sikrer sig, at kandidaterne har læst og forstået alle de oplysninger, der gives i løbet af introduktionsforløbet, og at disse oplysninger forbliver let tilgængelige under hele varigheden af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 13
Praktikophold for juniormedarbejdere
1. Kandidater, som er juniormedarbejdere, kan ud over uddannelsen blive pålagt at gennemføre et praktikforløb i en sendeorganisation for gennem praktisk arbejde at få kendskab til de procedurer, etiske regler og sammenhænge, der er kendetegnende for humanitært arbejde, og yderligere forberede sig på den planlagte udsendelse som EU-bistandsfrivillig. Praktikopholdet må højst vare seks måneder med mulighed for begrænset forlængelse i behørigt begrundede undtagelsestilfælde.
2. Sendeorganisationen ændrer og ajourfører i samråd med værtsorganisationen og praktikanten læringsbehovene i lærings- og udviklingsplanen på grundlag af praktikstedets behov. I lærings- og udviklingsplanen fastlægges navnlig:
a)
de læringsresultater, som praktikanten forventes at opnå i løbet af praktikforløbet
b)
de opgaver, som praktikanten skal gennemføre som led i læringsprocessen, og de ressourcer, der skal stilles til rådighed
c)
de mål og resultater, som praktikanten forventes at opnå efter afslutning af praktikforløbet.
3. Følgende artikler i denne forordning finder tilsvarende anvendelse på praktikophold og pålægger de sendeorganisationer, der ansætter praktikanterne, visse forpligtelser:
a)
artikel 19, stk. 4, 5, 6 og 9, samt artikel 21 og 22
b)
artikel 24 med undtagelse af stk. 5. Kandidater, der kommer fra EU-lande eller fra tredjelande som omhandlet i artikel 23, stk. 1, litra b), i forordning (EU) nr. 375/2014 i overensstemmelse med betingelserne i nævnte artikel, og som er dækket af deres nationale socialsikrings- eller forsikringsordning i deres opholdsland, og som gennemfører et praktikophold i ovennævnte lande, modtager kun en tillægsdækning. Det betyder, at deres forsikringsdækning er begrænset til omkostninger, der ikke er dækket via den nationale socialsikrings- eller forsikringsordning. I særligt begrundede tilfælde, hvor den nationale socialsikrings- eller forsikringsordning kun dækker en del eller ingen af de omkostninger, der er omhandlet i artikel 24, stk. 5, dækkes 100 % af omkostningerne
c)
artikel 25 med undtagelse af stk. 6, artikel 26 og artikel 27, stk. 1, hvor det er relevant
d)
artikel 28, stk. 1, 8, og 14, og artikel 30, stk. 1, 4, 5, 6 og 7.
Artikel 14
Vurdering af kandidaten efter praktikopholdet
1. Ved afslutningen af praktikopholdet foretager praktikanten en selvevaluering på grundlag af kompetencerammen og lærings- og udviklingsplanen.
2. Praktikantens nærmeste chef fra sendeorganisationen gennemgår selvevalueringen og vurderer praktikanten i samråd med værtsorganisationen, især for at:
a)
vurdere praktikantens præstation i forhold til målene
b)
undersøge, om de aftalte resultater er blevet opnået
c)
klarlægge læringsresultaterne.
3. Kandidater, som udviser ringe evner inden for en af de tværfaglige eller specifikke kompetencer, erklæres uegnede og kan ikke blive EU-bistandsfrivillige. Praktikantens nærmeste chef fra sendeorganisationen skal om nødvendigt kunne redegøre for og begrunde enhver sådan vurdering og afgørelse.
Artikel 15
Yderligere uddannelse forud for udsendelse
Med forbehold af kandidatens deltagelse i uddannelsesprogrammet eller som praktikant kan sendeorganisationen tilbyde yderligere relevant uddannelse forud for udsendelsen, såsom uddannelse med henblik på tilpasning af kandidatens tekniske kompetencer, så de opfylder værtsorganisationens behov, kurser i sprog, der er nødvendige i udsendelseslandet osv.
Artikel 16
Kontrakt med den EU-bistandsfrivillige
1. På grundlag af resultaterne af introduktionsforløbet forud for udsendelsen og eventuelt praktikopholdet og andre uddannelsesforløb forud for udsendelsen som omhandlet i artikel 13-15 bekræfter sendeorganisationen i samråd med værtsorganisationen den endelige vurdering af kandidatens egnethed til udsendelse som EU-bistandsfrivillig.
2. Sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivillige, som er erklæret egnet, undertegner en udsendelseskontrakt som fastsat i artikel 14, stk. 5, i forordning (EU) nr. 375/2014.
3. Kontrakten, som udformes i tæt samråd med værtsorganisationerne, fastsætter de specifikke betingelser for udsendelse og den EU-bistandsfrivilliges rettigheder og forpligtelser. Det skal også fremgå, hvilket lands lovgivning der finder anvendelse på kontrakten, i overensstemmelse med Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og kontrakten skal desuden som minimum indeholde følgende elementer:
a)
den nærmere fastlæggelse af den EU-bistandsfrivilliges stilling og titel, udsendelsens varighed og udsendelsesstedet samt de opgaver, der skal udføres, som fastlagt i opgavebeskrivelsen, herunder elementerne fra kommunikationsplanen som omhandlet i artikel 17 i forordning (EU) nr. 375/2014
b)
kontraktens varighed, herunder start- og sluttidspunkt
c)
præstationsstyring, herunder:
-
ledelsesstruktur, bl.a. den EU-bistandsfrivilliges ansvarlige nærmeste chef fra værtsorganisationen og kontaktpunktet for løbende støtte fra sendeorganisationen
-
mentorordninger
d)
arbejdsvilkår, herunder arbejdstid og orlov
e)
den EU-bistandsfrivilliges økonomiske rettigheder og forpligtelser, herunder de nødvendige foranstaltninger i forbindelse med deres ophold:
-
tilskud til opholdsudgifter og etablering
-
oplysninger om gældende beskatnings- og socialsikringsregler
-
forsikringsdækning
-
logi
-
rejse
f)
praktiske foranstaltninger:
-
lægeundersøgelse
-
visum og arbejdstilladelse
g)
fortrolighedskrav
h)
forventet adfærd fra den EU-bistandsfrivilliges side, herunder integritet og overholdelse af adfærdskodeksen samt beskyttelse af børn og sårbare voksne, bl.a. en klausul om nultolerance over for seksuelt misbrug, som vedlægges som bilag til kontrakten
i)
disciplinær politik og ophævelse af status som frivillig
j)
mæglingsmekanisme til brug ved problemløsning, klager og tvistbilæggelse
k)
ansvar og politikker vedrørende forvaltning af sikkerhed og sundhed
l)
læring og udvikling
-
uddannelse og introduktion
-
debriefing.
4. I tilfælde af en tvist mellem værts- eller sendeorganisationen og en EU-bistandsfrivillig har den EU-bistandsfrivillige ret til effektive retsmidler i overensstemmelse med de nationale bestemmelser, der gælder for sendeorganisationen.
Artikel 17
Registrering i databasen
Efter modtagelse af den EU-bistandsfrivilliges udtrykkelige samtykke registrerer sendeorganisationen den EU-bistandsfrivilliges oplysninger i databasen som omhandlet i artikel 13 i forordning (EU) nr. 375/2014 (i det følgende benævnt »databasen«). Enhver behandling af personoplysninger i forbindelse med denne database skal foregå i overensstemmelse med reglerne for databeskyttelse som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014. Når Kommissionen behandler personoplysninger i forbindelse med denne database finder forordning (EF) nr. 45/2001 (2) anvendelse.
KAPITEL 5
UDSENDELSE OG FORVALTNING AF EU-BISTANDSFRIVILLIGE
Artikel 18
Introduktion i udsendelseslandet
1. Værtsorganisationerne sørger for, at alle EU-bistandsfrivillige efter deres ankomst til udsendelseslandet får en grundig og passende introduktion på stedet, der som minimum omfatter følgende:
a)
organisations- og ledelsesstruktur og organisations- og ledelsesprocesser, teams, der er involverede i projektet (herunder projektlederen, det operationelle og tekniske team, den krisestyringsansvarlige samt støtteteams såsom personale- og økonomiafdelingen), projektsted(er) og organisationens mission og målsætninger i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige
b)
omfattende oplysninger om værtsorganisationens mission, kompetenceområde og projekter, de berørte samfund, de operationelle forhold samt forventningerne til resultaterne af den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse og den behovsvurdering, som understøtter den
c)
de relevante lokale rammebestemmelser, der gælder for den EU-bistandsfrivillige
d)
obligatorisk, situationsbestemt orientering om sikkerhed og sundhed som omhandlet i artikel 28 og 30
e)
det indførte system og den indførte procedure for vejledning og præstationsstyring samt de indførte støttemekanismer, herunder mentorordninger og anden støtte som omhandlet i artikel 19, 20 og 21
f)
kulturel orientering om landet, regionen og udsendelsesstedet, herunder retningslinjer for passende adfærd
g)
debriefing på stedet som omhandlet i artikel 23.
2. Værtsorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige har læst og forstået alle de oplysninger, der gives i løbet af introduktionsforløbet i udsendelseslandet, og at disse oplysninger forbliver let tilgængelige under hele varigheden af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 19
Vejledning og præstationsstyring
1. Sende- og værtsorganisationerne udvikler i fællesskab et præstationsstyringssystem, der er baseret på præstationsmål og forventede resultater, for at måle fremskridtene og kvaliteten af den EU-bistandsfrivilliges arbejde i henhold til opgavebeskrivelsen.
2. I præstationsstyringsproceduren beskrives sende- og værtsorganisationernes respektive roller og ansvar i forbindelse med vejledningen af den EU-bistandsfrivillige.
3. Under introduktionsforløbet fastsætter sende- og værtsorganisationerne sammen med den EU-bistandsfrivillige dennes præstationsmål og giver vedkommende mulighed for at fremsætte bemærkninger til de fleksible elementer i opgavebeskrivelsen.
4. Værtsorganisationen udpeger den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef, som skal være ansvarlig for at vejlede den EU-bistandsfrivillige, og som med passende mellemrum, og når det praktisk kan lade sig gøre, skal holde vejledningsmøder med den EU-bistandsfrivillige.
5. Hvis det er relevant, og afhængigt af udsendelsens varighed, foretager sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef fra værtsorganisationen sammen med den EU-bistandsfrivillige en fælles midtvejsevaluering af den frivilliges præstation for formelt at evaluere integrationsprocessen og fremskridtene med opfyldelsen af målene og for at justere målene, opgavebeskrivelsen samt lærings- og udviklingsplanen.
6. Hvis konklusionen i midtvejsevalueringen er, at den EU-bistandsfrivillige udviser ringe evner inden for en af de tværfaglige eller specifikke kompetencer, træffer værtsorganisationen efter aftale med sendeorganisationen afgørelse om at afslutte udsendelsen før tid. De skal om nødvendigt kunne redegøre for og begrunde enhver sådan vurdering og afgørelse.
7. Sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef fra værtsorganisationen foretager sammen med den EU-bistandsfrivillige en endelig præstationsvurdering for ved afslutningen af udsendelsen at evaluere den EU-bistandsfrivilliges indsats i forhold til målene for vedkommendes opgavebeskrivelse og i forhold til lærings- og udviklingsplanen.
8. Resultaterne af præstationsvurderingen integreres i den EU-bistandsfrivilliges lærings- og udviklingsplan.
9. Sendeorganisationen opbevarer præstationsvurderingsoptegnelserne i overensstemmelse med de regler for databeskyttelse, som er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og registrerer i databasen, om udsendelsen er blevet afsluttet planmæssigt eller ej, og hvis ikke, hvad årsagen hertil er.
Artikel 20
Løbende vejledning fra sendeorganisationer
1. Forud for udsendelsen udpeger sendeorganisationen en kontaktperson, som skal stå til rådighed i hele udsendelsens varighed, og som skal have regelmæssig kontakt med den EU-bistandsfrivillige for at:
a)
bistå den EU-bistandsfrivillige i etablerings- og overgangsfasen
b)
yde den nødvendige ekstra støtte til den EU-bistandsfrivillige og værtsorganisationen
c)
tage del i midtvejsevalueringen og i endelige evalueringer samt i andre møder, hvis det er nødvendigt, og
d)
yde mæglingsstøtte i tilfælde af uoverensstemmelser mellem værtsorganisationen og den EU-bistandsfrivillige.
2. Hvis den udpegede kontaktperson ikke længere er i stand til at udfylde sin rolle under udsendelsen, findes der hurtigst muligt en stedfortræder for at sikre bistandens kontinuitet.
Artikel 21
Mentorordning
1. Værtsorganisationen udpeger en eller flere mentorer for den EU-bistandsfrivillige med henblik på at yde støtte på områder såsom:
a)
udvikling af faglige færdigheder, præstationsforbedring og tilegnelse af viden
b)
kulturel integration og akklimatisering
c)
vejledning i tilknytning til opgavebeskrivelsen og
d)
håndtering af psykosociale problemstillinger.
2. Den eller de udpegede mentor(er) skal have adgang til og basere deres støtte på den EU-bistandsfrivilliges lærings- og udviklingsplan og opgavebeskrivelse. Mentoren eller mentorerne mødes regelmæssigt med den EU-bistandsfrivillige for at drøfte dennes fremskridt og hjælpe med at løse udsendelsesmæssigt relaterede og personlige problemer.
3. Vejledningen tilpasses efter de lokale forhold og skal, såfremt det er muligt, også være relevant for lokale frivillige.
4. Sendeorganisationen skal gøre det lettere at yde vejledning ved gennem et samarbejde med værtsorganisationen at yde analytisk støtte, uddannelsesstøtte og anden form for kapacitetsopbyggende støtte og ved i deres egne strukturer og netværk at finde frem til egnede personer, der har de nødvendige færdigheder, i tilfælde af at adgangen til egnede vejledere på stedet er begrænset.
5. Hvis det er relevant, kan fjernvejledning overvejes, især gennem netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 22
Arbejdsvilkår
1. Alle EU-bistandsfrivillige skal sikres passende arbejdsvilkår, der sætter dem i stand til at udføre deres arbejde tilfredsstillende under udsendelsen, og sikrer deres trivsel, motivation, sundhed og sikkerhed. Arbejdsvilkårene skal være i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i direktiv 89/391/EF (3) og direktiv 2003/88/EF (4).
2. Sende- og værtsorganisationerne samarbejder om at fastsætte passende arbejdsvilkår på grundlag af de lokale og nationale operationelle forhold.
3. Værtsorganisationen giver de nødvendige oplysninger og foreslår arbejdsvilkårene, hvorefter sendeorganisationen vurderer, om de er egnede og passende til at sikre overensstemmelse med deres pligt til at udvise omhu og med sendeorganisationens generelle politikker og praksis.
4. Sende- og værtsorganisationerne sørger i fællesskab for, at sikkerheds- og sundhedsrisici forebygges, håndteres og afbødes, og at de foreslåede arbejdsvilkår følger de vedtagne sikkerheds- og sundhedsprocedurer som omhandlet i artikel 28, 29 og 30 og er i overensstemmelse med kravene vedrørende arbejdstid, orlov, daglige og ugentlige hvileperioder og arbejdsstedet som omhandlet i punkt 3 i bilag I.
Artikel 23
Udsendelsens afslutning og støtte efter endt udsendelse
1. Sende- og værtsorganisationerne træffer i fællesskab beslutning om indholdet og formen af den debriefing, som alle EU-bistandsfrivillige, også dem, der vender tilbage før tid, modtager.
2. Værtsorganisationen giver den EU-bistandsfrivillige en personlig eller gruppebaseret debriefing, der omfatter den endelige præstationsvurdering som omhandlet i artikel 19, stk. 7, og, såfremt det er relevant, en projektbeskrivelse til det team og de samarbejdspartnere, der viderefører de aktiviteter, som den EU-bistandsfrivillige har varetaget, med henblik på at sikre bæredygtighed og kontinuitet.
3. Sendeorganisationen giver de tilbagevendte EU-bistandsfrivillige en rettidig personlig eller gruppebaseret debriefing samt operationelle eller projektorienterede debriefinger baseret på feedback fra værtsorganisationen og den endelige gennemførelse af lærings- og udviklingsplanen.
4. Sendeorganisationen hjælper med at få en lægeundersøgelse i stand efter endt udsendelse ved den EU-bistandsfrivilliges hjemkomst og tilbyder psykosociale debriefingmøder og rådgivningsstøtte, som den EU-bistandsfrivillige kan deltage i på frivillig basis.
5. Sende og værtsorganisationerne vejleder den EU-bistandsfrivillige i, hvilke muligheder der er for fortsat at arbejde inden for området humanitær bistand og aktivt europæisk medborgerskab, herunder fremme af og deltagelse i netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige.
6. Sendeorganisationen opfordrer hjemvendte EU-bistandsfrivillige til at give konstruktiv feedback om initiativet EU-bistandsfrivillige, bl.a. ved at forklare, hvordan deres erfaringer kan bruges i forbindelse med fremtidige udsendelser.
KAPITEL 6
BESTEMMELSER VEDRØRENDE FORSIKRING OG LEVEVILKÅR
Artikel 24
Forsikringsdækning
1. Alle EU-bistandsfrivillige skal være omfattet af en fuldt dækkende forsikringspolice, der specifikt er udformet til at beskytte dem under hele deres udsendelse i tredjelandet og i relevante perioder før og efter.
2. Forsikringen skal være dækkende i hele verden, døgnet rundt. Den skal løbe fra den dag, hvor den EU-bistandsfrivillige forlader sit hjem og rejser til udsendelseslandet, og indtil den dag, hvor den EU-bistandsfrivillige forlader udsendelseslandet og kommer tilbage til bopælslandet (i det følgende benævnt »den første dækningsperiode«).
3. Hvis forsikringen skal dække i mere end 12 uger, forlænges den i yderligere 8 uger i den forsikredes hjemland for at dække opfølgende lægebehandling af sygdomme og skader, som den forsikrede kan have pådraget sig i løbet af den første dækningsperiode.
4. Forsikringen skal dække alle aktiviteter, der er knyttet til initiativet EU-bistandsfrivillige, og også den EU-bistandsfrivilliges private aktiviteter i løbet af den første dækningsperiode.
5. Alle EU-bistandsfrivillige skal være dækket 100 % (fuld dækning) på følgende områder:
a)
læge- og tandlægebehandling
b)
graviditet og fødsel
c)
ulykke
d)
hjemtransport
e)
livsforsikring
f)
permanent og midlertidig invaliditet eller uarbejdsdygtighed
g)
erstatningsansvar over for tredjemand
h)
tab eller tyveri af dokumenter, rejsehjemmel og personlige ejendele
i)
supplerende bistand.
6. Med henblik på at sikre ligebehandling og dækning af alle EU-bistandsfrivillige kan Kommissionen indgå kontrakter med en eller flere forsikringsgivere via udbud.
Artikel 25
Beløb til dækning af opholdsudgifter og etablering
1. Sendeorganisationen yder et beløb til dækning af de EU-bistandsfrivilliges ophold i disses egenskab af ikke-beskæftigede personer i form af faste beløb, som betales i god tid og med faste mellemrum.
2. De faste beløb til dækning af opholdsudgifter baseres på en forbrugskurv, der omfatter den EU-bistandsfrivilliges almindelige udgifter til følgende:
a)
fødevarer
b)
toilet- og husholdningsartikler
c)
tøj
d)
lokal transport og indenlandsk transport
e)
diverse udgifter, som anses for at være nødvendige for at sikre en passende levestandard og deltagelse i lokalsamfundet (et beløb på højst 20 % af det samlede beløb for de varer, der er opført i litra a) til d), kan lægges oveni for at omfatte andre udgifter til eksempelvis fritidsinteresser, klipninger, aviser og kontorartikler)
f)
et beløb til uforudsete udgifter til EU-bistandsfrivillige, som opholder sig i områder, hvor prisindekset er højere end landsgennemsnittet (beløbet må højst udgøre 10 % af det samlede beløb for de varer, der er opført i litra a) til d)).
3. Omkostninger til logi indgår ikke i de faste beløb til dækning af opholdsudgifter.
4. Kommissionen offentliggør oplysninger om de faste beløb til dækning af opholdsudgifter for udsendelseslandene på grundlag af landeindekser. Ud over beløbet til dækning af opholdsudgifter kan udgifter til særlige behov, der er knyttet til invaliditet eller andre behørigt begrundede særlige omstændigheder, godtgøres.
5. EU-bistandsfrivillige underrettes rettidigt om ændringer i indeksene og i beløbene til dækning af opholdsudgifter, som berører dem i løbet af deres udsendelse, især i lande med høj inflation eller deflation.
6. Efter planmæssig afslutning af udsendelsen giver sendeorganisationen tilbagevendende EU-bistandsfrivillige et tilskud, der regelmæssigt indekseres, til etablering i hjemlandet på 100 EUR om måneden i henhold til varigheden af deres udsendelse.
Artikel 26
Logi
1. Sendeorganisationen sørger for, at værtsorganisationen stiller et passende logi til rådighed for den EU-bistandsfrivillige til en rimelig pris i forhold til det lokale prisleje.
2. Sende- og værtsorganisationerne sørger i fællesskab for, at sikkerheds- og sundhedsrisici forebygges, håndteres og afbødes, og at det tilbudte logi er i overensstemmelse med de vedtagne sikkerheds- og sundhedsprocedurer, der er omhandlet i artikel 28, 29 og 30, og er i overensstemmelse med de krav, der er fastsat i punkt 4 i bilag I.
3. Omkostninger til logi, opvarmning og andre omkostninger med direkte tilknytning hertil bæres direkte af værtsorganisationen, hvis det er muligt. Værtsorganisationen indgår kontrakter med udlejerne og træffer alle nødvendige foranstaltninger for at orientere værter og udlejere om initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 27
Rejseomkostninger og lignende
1. Sendeorganisationen tilrettelægger den EU-bistandsfrivilliges rejse til og fra udsendelsesstedet, også i tilfælde af tidlig hjemrejse, og dækker rejseudgifterne.
2. Efter anmodning fra den EU-bistandsfrivillige tilrettelægger sendeorganisationen desuden hjemrejse i følgende tilfælde og dækker omkostningerne hertil:
a)
orlov i hjemlandet for EU-bistandsfrivillige, hvis udsendelsesperiode overstiger 18 måneder
b)
forældreorlov for EU-bistandsfrivillige, som har forsørgerpligt over for et eller flere børn på under 12 år, såfremt deres udsendelsesperiode overstiger 6 måneder
c)
tjenestefri i tilfælde af, at et familiemedlem i direkte op- eller nedadgående linje eller den frivilliges ægtefælle eller registrerede partner, søster eller bror skal begraves eller lider af en alvorlig lægeattesteret sygdom.
3. Rejseomkostningerne kan baseres enten på de faktiske omkostninger til billetter på økonomiklasse eller anden klasse eller tilbagebetales i form af faste beløb baseret på en rimelig afstandsberegningsmetode.
4. Sendeorganisationen giver oplysninger og logistisk bistand i forbindelse med opnåelse af visum til den EU-bistandsfrivillige, og værtsorganisationen hjælper med at opnå visum i det omfang, det er nødvendigt. Sendeorganisationen dækker omkostningerne til opnåelse af visum, herunder nødvendige rejseomkostninger.
KAPITEL 7
PROCEDURER TIL SIKRING AF OMHU OG SIKKERHED
Artikel 28
Sikkerhedsstyring og risikovurdering
1. Sendeorganisationen skal have en sikkerhedspolitik og risikovurderingsprocedurer, som skal være egnede til og gælde for EU-bistandsfrivillige, og som om nødvendigt tilpasses.
2. På grundlag af sendeorganisationens sikkerhedspolitik udvikler sende- og værtsorganisationerne i fællesskab en sikkerhedsstyrings- og evakueringsplan for aktioner under initiativet EU-bistandsfrivillige. Sådanne planer skal som minimum opfylde kravene i punkt 5 i bilag I.
3. Sende- og værtsorganisationerne foretager i fællesskab en skriftlig vurdering af sikkerheds-, rejse- og sundhedsrisiciene i udsendelseslandet. Sådanne vurderinger skal som minimum opfylde kravene i punkt 6 i bilag I.
4. Den i stk. 3 omhandlede risikovurdering gennemgås og ajourføres så regelmæssigt, som forholdene kræver det, og som minimum inden den EU-bistandsfrivilliges udsendelse. Hvis risikovurderingen fører til den konklusion, at udsendelsen vil finde sted i områder med internationale eller ikke-internationale væbnede konflikter eller i områder med fare for udbrud af sådanne konflikter, indstilles planlægningen af udsendelsen, eller den aflyses, såfremt en EU-bistandsfrivillig allerede er blevet udvalgt.
5. Kravene til sikkerhedsbevidsthed og passende adfærd i forbindelse med risiko- og sikkerhedsstyring skal indgå i beskrivelsen af opgaven og rekrutteringsprocessen.
6. Sendeorganisationen underretter medlemsstaternes relevante nationale myndigheder og andre deltagende lande, jf. artikel 23 i forordning (EU) nr. 375/2014, inden en af deres borgere udsendes som EU-bistandsfrivillig. Forud for udsendelse gør den sendeorganisation, som udsender EU-bistandsfrivillige, der ikke er EU-borgere, sig bekendt med reglerne for konsulær beskyttelse, der ydes af det land, som den frivillige er statsborger i, eller af et andet land.
7. Sende- og værtsorganisationerne sikrer sig, at alle oplysninger om sikkerhedsprocedurer formidles til den EU-bistandsfrivillige, og at denne har forstået dem. Under introduktionsforløbet gives en situationsrelateret sikkerhedsorientering inden afrejse og ligeledes inden for 24 timer efter ankomst til udsendelseslandet. Den skal omfatte resultaterne af risikovurderingen, evakuerings- og sikkerhedsstyringsplanen, herunder rapportering om sikkerhedsrelaterede hændelser, procedurer for evakuering og hjemsendelse, et kommunikationstræ, krisestyringskontaktpersonen eller -personerne samt nærmere oplysninger om ambassader, politi, brandvæsen og hospitaler.
8. Sendeorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige som minimum er dækket af den tildelte forsikring som beskrevet i artikel 24.
9. Ud over det obligatoriske sikkerhedskursus i forbindelse med uddannelsesprogrammet giver sendeorganisationen den EU-bistandsfrivillige alle andre relevante sikkerhedskurser, som det tilbyder sine egne internationale medarbejdere.
10. Ved undertegnelsen af kontrakten som omhandlet i artikel 16, stk. 2, erklærer den EU-bistandsfrivillige at ville overholde dens bestemmelser, herunder pligten til at holde sig orienteret og ajourført om den aktuelle sikkerhedssituation, til at varetage sit personlige ansvar for håndteringen af egen, andres og organisationens sikkerhed og til at afstå fra farefuld adfærd. Sende- og værtsorganisationerne gør den EU-bistandsfrivillige opmærksom på konsekvenserne af enhver overtrædelse af sikkerhedsprocedurerne, især overtrædelser, som fører til en tvungen afbrydelse af udsendelsen før tid.
11. Sendeorganisationen anbefaler EU-bistandsfrivillige at lade sig registrere ved deres hjemlands ambassade eller konsulat ved ankomst til udsendelseslandet og oplyser dem om muligheden for at anmode om konsulær bistand her. Hvis det land, som den EU-bistandsfrivillige er statsborger i, ikke har en konsulær repræsentation i udsendelseslandet, anbefaler sendeorganisationen EU-bistandsfrivillige, som er EU-statsborgere, at lade sig registrere ved en anden medlemsstats ambassade eller konsulat og underretter dem om muligheden for at anmode om konsulær bistand her.
12. På grundlag af ajourføringer fra værtsorganisationen ajourfører sende- og værtsorganisationerne regelmæssigt evakueringsplanen for at sikre, at den til enhver tid er i overensstemmelse med forholdene. Af risikovurderingen skal fremgå, hvor ofte planen skal revideres, og værtsorganisationen benytter historiske data og aktuelle ajourføringer til at tilpasse planen i det omfang, det er nødvendigt. Evakueringsplanen opbevares på et sted, som den EU-bistandsfrivillige har let adgang til.
13. Værtsorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige holdes ajourført om enhver ændring af den operative situation og de deraf følgende ændringer af enhver sikkerhedsprocedure eller -protokol.
14. Værtsorganisationen skal vide, hvor den EU-bistandsfrivillige opholder sig, og have et telefonnummer, som den til enhver tid kan komme i kontakt med vedkommende på, også når den EU-bistandsfrivillige er på orlov.
Artikel 29
Procedurer i tilfælde af ulykke eller evakuering
1. Hvis der opstår en sikkerhedsrelateret hændelse, orienteres den EU-bistandsfrivillige hurtigst muligt. Afhængig af hændelsens alvor og af sende- og værtsorganisationernes procedurer kan denne orientering forestås af den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef eller mentoren fra værtsorganisationen eller den krisestyringsansvarlige i sendeorganisationen og kan omfatte professionel psykologhjælp.
2. I tilfælde af evakuering følges evakueringsplanen; den EU-bistandsfrivillige beskyttes til enhver tid, og de procedurer, som anvendes af de konsulater eller ambassader, hvor den EU-bistandsfrivillige er blevet registreret, jf. artikel 28, stk. 11, følges, såfremt det er relevant.
3. Sendeorganisationen kontakter EU-bistandsfrivillige efter deres hjemkomst og sikrer en passende opfølgning, herunder en debriefing samt psykolog- og lægehjælp.
4. Sende- og værtsorganisationernes overvågnings- og evalueringsramme skal omfatte bestemmelser om sikkerhed, og erfaringer fra sikkerhedsrelaterede hændelser anvendes i forbindelse med gennemgang og forbedring af projekter.
Artikel 30
Sundhed og sikkerhed
1. Sendeorganisationen skal have en sundheds- og sikkerhedspolitik, som skal være egnet til og gælde for EU-bistandsfrivillige, og som om nødvendigt tilpasses; den skal indeholde retningslinjer vedrørende:
a)
personlig sundhed, såsom fysisk sundhed (sygdomsforebyggelse, kostvejledning og søvnrådgivning, kendskab til risici, der er forbundet med klimarelaterede og geografiske farer, samt adgang til behandling)
b)
mental sundhed (rådgivning om opnåelse af en balance mellem arbejds- og privatliv, stresshåndtering, handlestrategier, afslapningsmetoder og kontaktpunkter for psykosocial bistand).
2. På grundlag af sendeorganisationens organisatoriske sundheds- og sikkerhedspolitik udvikler sende- og værtsorganisationerne i fællesskab et omfattende sæt politikker og retningslinjer for sundhed og sikkerhed for at opfylde deres pligt til at udvise omhu og for at sikre de EU-bistandsfrivilliges fysiske og følelsesmæssige trivsel.
3. Som led i den i artikel 28, stk. 3, omhandlede risikovurdering, og inden opgaven beskrives nærmere, vurderer sende- og værtsorganisationerne i fællesskab og på grundlag af indikatorerne i punkt 7 i bilag I, om den EU-bistandsfrivillige under udsendelsen kan garanteres sikre arbejds- og levevilkår.
4. Sendeorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige som minimum er dækket af en omfattende syge- og rejseforsikring som beskrevet i artikel 24.
5. Under introduktionsforløbet orienterer sendeorganisationen den EU-bistandsfrivillige om de politikker og retningslinjer for sundhed og sikkerhed, der er omhandlet i stk. 1 og 2, herunder sygdomme, førstehjælp, vedligeholdelse på alle udsendelsessteder, vedligeholdelse af køretøjer og udstyr, arbejdsstationer, balance mellem arbejdsliv og privatliv, sundheds- og sikkerhedshændelser samt proceduren for medicinsk evakuering.
6. Sendeorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige undergår en grundig lægeundersøgelse forud for udsendelsen, og tilbyder de anbefalede lægemidler og vaccinationer til beskyttelse mod risiciene i udsendelseslandet samt udstyr såsom førstehjælpskasse og myggenet mv., hvis det er nødvendigt.
7. Værtsorganisationen sørger for, at omhu indarbejdes i den daglige personaleforvaltning, og forsyner under introduktionsforløbet den EU-bistandsfrivillige med:
a)
ajourførte oplysninger om lokale sundheds- og sikkerhedsressourcer samt kontaktoplysninger på læger, hospitaler og ambulancetjenester
b)
vejledning i lokale sædvaner og normer som led i deres orientering på stedet for at mindske sikkerhedsrisiciene og lette integrationen.
8. Sendeorganisationen hjælper med at få en lægeundersøgelse i stand efter endt udsendelse ved den EU-bistandsfrivilliges hjemkomst og tilbyder psykosociale debriefingmøder eller rådgivningsstøtte som led i debriefingen. Sende- og værtsorganisationerne fremmer netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige som en alternativ støttemekanisme før, under og efter udsendelsen.
KAPITEL 8
PROCEDURER FOR OVERVÅGNING OG VURDERING AF EU-BISTANDSFRIVILLIGES INDIVIDUELLE PRÆSTATION
Artikel 31
Overvågning og vurdering af EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation
1. På grundlag af den vejlednings- og præstationsstyringsprocedure, der er omhandlet i artikel 19, overvåger og vurderer sende- og værtsorganisationerne den EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation, idet de måler fremskridtene og resultaterne for så vidt angår den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse og målene for denne opgave.
2. Overvågningen og vurderingen af EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation er en løbende proces gennem hele udsendelsen og omfatter specifikke evalueringer som minimum på følgende trin:
a)
hvis det er relevant, ved afslutningen af praktikopholdet som omhandlet i artikel 14
b)
i løbet af den endelige præstationsvurdering som omhandlet i artikel 19, og midtvejs i forløbet, såfremt det vurderes at være passende at foretage en midtvejsevaluering
c)
under debriefingen som omhandlet i artikel 23.
3. Sende- og værtsorganisationerne forelægger oplysninger, der viser, i hvilket omfang den EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation - for så vidt angår resultater og virkninger - bidrager til målene for projektet og for initiativet generelt i lyset af de indikatorer, der er omhandlet i artikel 7 i forordning (EU) nr. 375/2014. Oplysningerne skal indeholde anonymiserede optegnelser over kvaliteten af resultaterne af den EU-bistandsfrivilliges arbejde, og disse optegnelser skal være tilgængelige med henblik på evaluering. Oplysningerne behandles i overensstemmelse med reglerne for databeskyttelse som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
4. Sendeorganisationerne støtter værtsorganisationernes opbygning af kapacitet til at måle fremskridt og resultater hvad angår den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse og målene for denne opgave.
KAPITEL 9
CERTIFICERINGSMEKANISME FOR SENDE- OG VÆRTSORGANISATIONER
Artikel 32
Certificeringsmekanisme for værtsorganisationer
1. Værtsorganisationer, der ønsker certificering, skal foretage en objektiv og sandfærdig selvevaluering i overensstemmelse med kravene i punkt 1 i bilag III, hvor de vurderer deres eksisterende politikker og praksis i forhold til kravene i de fælles regler og procedurer vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige som fastsat i denne forordning og i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
2. I selvevalueringen tilkendegiver værtsorganisationen, på hvilke områder der eventuelt er mangler og behov for forbedringer, som kan kræve kapacitetsopbygning, for at organisationen til fulde opfylder kravene.
3. Værtsorganisationen vedlægger tre anbefalinger til selvevalueringen i overensstemmelse med kravene i punkt 1 i bilag III for at give omfattende oplysninger om alle kravene i henhold til de fælles regler og procedurer vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige. Anbefalingerne skal være givet af interessenter inden for mindst to af følgende grupper:
a)
en certificeret sende- eller værtsorganisation, med hvem den ansøgende værtsorganisation allerede har et samarbejde eller agter at indlede et samarbejde med henblik på at deltage i initiativet EU-bistandsfrivillige
b)
en af Kommissionens humanitære bistandspartnere, som har en gældende rammeaftale (om partnerskab), og med hvem den ansøgende værtsorganisation har haft et godt samarbejde om et humanitært bistandsprojekt
c)
en relevant international organisation eller nonprofitorganisation eller offentligretligt organ af civil karakter, med hvem den ansøgende værtsorganisation har haft et godt samarbejde om et humanitært bistandsprojekt
d)
en akkrediterings- eller revisionsinstans, som har certificeret den ansøgende værtsorganisation på områder, der er relevante for initiativet EU-bistandsfrivillige; i givet fald vedlægges de pågældende akkrediterings- eller revisionsbeviser.
4. Den færdige selvevaluering undertegnes af den person, som har beføjelse til at repræsentere og retligt forpligte værtsorganisationen, og sendes til Kommissionen sammen med de i stk. 3 omhandlede anbefalinger.
5. Kommissionen vurderer ansøgningen på grundlag af selvevalueringen og anbefalingerne og kan træffe en af følgende afgørelser:
a)
tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende værtsorganisation vurderes at opfylde samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer
b)
ikke at tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende værtsorganisation ikke opfylder samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer.
6. Inden for seks måneder fra modtagelsen af ansøgningen underretter Kommissionen den ansøgende værtsorganisation om udfaldet af vurderingen og angiver om nødvendig også muligheder for at opnå støtte til kapacitetsopbygning med henblik på indsendelse af en ny ansøgning på et senere tidspunkt. Hvis det på grundlag af en strategi for kapacitetsopbygning, som den ansøgende værtsorganisation skal fremlægge, er konstateret, at der er visse behov for forbedringer, har værtsorganisationen adgang og fortrinsret til kapacitetsopbygningsstøtte.
Artikel 33
Certificeringsmekanisme for sendeorganisationer
1. Sendeorganisationer, der ønsker certificering, skal foretage en objektiv og sandfærdig evidensbaseret selvevaluering i overensstemmelse med kravene i punkt 2 i bilag III, hvor de vurderer deres eksisterende politikker og praksis i forhold til kravene i de fælles regler og procedurer vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige.
2. I den evidensbaserede selvevaluering tilkendegiver sendeorganisationen, på hvilke områder der eventuelt er mangler og behov for forbedringer, som kan kræve teknisk bistand, for at organisationen til fulde opfylder kravene. Den skal også vedlægge dokumentation og verifikation for, at de politikker og den praksis, der er omhandlet under hvert af kravene i henhold til de fælles regler og procedurer, er blevet gennemført, især hvad angår frivillige.
3. Den færdige evidensbaserede selvevaluering undertegnes af den person, som har beføjelse til at repræsentere og retligt forpligte sendeorganisationen, og sendes til Kommissionen sammen med de i stk. 2 omhandlede bilag.
4. Kommissionen vurderer ansøgningen på grundlag af den evidensbaserede selvevaluering og de fremsendte bilag og kan træffe en af følgende afgørelser:
a)
tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende sendeorganisation vurderes at opfylde samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer
b)
ikke at tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende sendeorganisation ikke opfylder samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer.
5. Inden for seks måneder fra modtagelsen af ansøgningen underretter Kommissionen den ansøgende sendeorganisation om udfaldet af vurderingen og angiver om nødvendig også muligheder for at opnå teknisk bistand med henblik på indsendelse af en ny ansøgning på et senere tidspunkt. Hvis det på grundlag af en strategi for teknisk bistand, som sendeorganisationen skal fremlægge, er konstateret, at der er visse behov for forbedringer, har sendeorganisationen adgang og fortrinsret til teknisk bistand.
Artikel 34
Retsmidler
1. Hvis Kommissionen beslutter ikke at tildele certificering og afviser en ansøgning, skal den i sin afgørelse oplyse, at den afviste ansøgende organisation først kan ansøge igen efter 12 måneder regnet fra datoen for ansøgerens modtagelse af afgørelsen om afvisning. I afgørelsen anføres også, hvilke retsmidler der er tilgængelige, såfremt ansøgeren ønsker at klage over afgørelsen.
2. I medfør af artikel 256 og 263 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) har Retten kompetence vedrørende Europa-Kommissionens retsakter, der skal have retsvirkning over for tredjemand. I medfør af artikel 256, 268 og 340 i TEUF har Retten ligeledes kompetence til at afgøre tvister vedrørende erstatning for skade forvoldt af Europa-Kommissionen for så vidt angår ansvar uden for kontraktforhold.
Artikel 35
Organisationernes økonomiske levedygtighed og organisationskapacitet
Vurderingen af de certificerede sende- og værtsorganisationers økonomiske levedygtighed og organisationskapacitet indgår ikke i certificeringsproceduren. Disse elementer er dog en forudsætning for at modtage økonomisk bistand fra Unionen og vurderes i ansøgningsprocessen efter en indkaldelse af forslag.
Artikel 36
Certificeringens gyldighed og regelmæssig kontrol
1. De certificerede sende- og værtsorganisationer undergår på ny en certificeringsproces tre år efter modtagelsen af Kommissionens afgørelse om tildeling af certificering eller på ethvert andet tidspunkt i tilfælde af væsentlige ændringer af de fælles regler og procedurer vedrørende de pågældende forhold.
2. I certificeringens gyldighedsperiode kan de certificerede sende- og værtsorganisationer om nødvendigt blive pålagt at undergå regelmæssig kontrol forestået af Kommissionen.
3. Certificerede sende- og værtsorganisationer underretter straks Kommissionen om enhver ændring af deres retlige, økonomiske, tekniske eller organisatoriske forhold, som kan så tvivl om deres overholdelse af de fælles regler og procedurer eller skabe interessekonflikter. De underretter også Kommissionen om enhver ændring af deres navn, adresse eller retlige repræsentant.
Artikel 37
Suspendering og tilbagetrækning af certificering
1. På grundlag af oplysningerne fra den certificerede sende- og værtsorganisation, herunder fra den regelmæssige kontrol som omhandlet i artikel 36, stk. 2, og oplysninger opnået på anden vis, kan Kommissionen vurdere, at den certificerede sende- eller værtsorganisation ikke længere opfylder en eller flere af de fælles regler eller procedurer. I tilfælde heraf kan Kommissionen træffe passende foranstaltninger, herunder suspendere eller trække certificeringen tilbage, i overensstemmelse med proceduren i punkt 3 i bilag III.
2. En sende- eller værtsorganisation, hvis certificering suspenderes eller trækkes tilbage, må ikke udsende eller være vært for EU-bistandsfrivillige fra datoen for suspenderingen eller tilbagetrækningen og kan ikke modtage økonomisk støtte fra Unionen til dette formål.
3. I lyset af årsagerne til suspenderingen eller tilbagetrækningen af certificeringen, navnlig de EU-bistandsfrivilliges sikkerhed, kan Kommissionen kræve, at de EU-bistandsfrivillige, som er udsendt på det tidspunkt, hvor certificeringen suspenderes eller trækkes tilbage, sendes hjem.
4. Sende- eller værtsorganisationen har ikke ret til at kræve kompensation som følge af suspenderingen eller tilbagetrækningen af certificeringen.
Artikel 38
Erstatningsansvar
Kommissionen er ikke som følge af sende- eller værtsorganisationens certificerede status ansvarlig for tab eller skade, som sende- eller værtsorganisationen eller tredjemand forårsager eller lider.
KAPITEL 10
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 39
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 20. november 2014.
PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 1244/2014
ze dne 20. listopadu 2014,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“)
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“) (1), a zejména na čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením (EU) č. 375/2014 by Komise měla vypracovat normy a postupy týkající se nezbytných podmínek, postupů a požadavků, jež mají uplatňovat vysílající a přijímající organizace při vyhledávání, výběru, přípravě, řízení a vysílání zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU na podporu humanitární pomoci ve třetích zemích. Nařízení (EU) č. 375/2014 stanoví, že normy by měly být přijaty prostřednictvím aktů v přenesené pravomoci a postupy prostřednictvím prováděcích aktů.
(2)
U všech zúčastněných stran iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, včetně samotných dobrovolníků a vysílajících a přijímajících organizací, by mělo být podporováno ztotožnění se s iniciativou.
(3)
Je důležité, aby byli zájemci o dobrovolnickou činnost vyhledáváni a vybíráni nediskriminačním, spravedlivým a transparentním postupem opírajícím se o partnerství mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, který vyhovuje skutečným potřebám, jež na místní úrovni vyjádří přijímající organizace.
(4)
Vysílající a přijímající organizace by měly zajistit důkladné zaškolení, jehož cílem je předcházet nedorozuměním v otázce úloh a očekávání a nabídnout dobrovolníkům odpovídající a praktickou přípravu pro jejich misi. Tímto způsobem položí základy důvěry a přijetí v přijímajících komunitách, a to při plném zohlednění místních kulturně citlivých otázek.
(5)
Odborná příprava je nepostradatelnou součástí přípravy před vysláním, která by měla být zajištěna všem zájemcům o dobrovolnickou činnost v rámci strukturovaného programu povinných a volitelných kurzů. Začátečníkům by kromě toho mělo být umožněno, v případě potřeby formou stáží, dále rozvíjet své kompetence a získávat nové specifické znalosti a dovednosti významné pro odvětví humanitární pomoci. Tento rozvoj by měl zejména odpovídat činnosti a podmínkám vysílající a přijímající organizace.
(6)
Vysílající a přijímající organizace by měly zavést odpovídající systém dohledu a řízení. Měly by společně dohlížet na výkony a výsledky humanitárních dobrovolníků EU a tyto výkony a dosahované výsledky hodnotit a poskytovat humanitárním dobrovolníkům EU zpětnou vazbu ve věci přidělených úkolů a cílů. Pomohou tím zlepšit odpovědnost iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
(7)
Doplňkem dohledu a řízení by měl být mentoring, který by měl humanitárním dobrovolníkům EU zajišťovat doplňkovou podporu před vysláním, v jeho průběhu a po skončení.
(8)
Po dobu vyslání do třetích zemí by měl být zřízen kanál pro průběžnou komunikaci a doplňkovou podporu z vysílající organizace. Všem humanitárním dobrovolníkům EU by měl být po skončení jejich vyslání poskytnut debriefing a podpora.
(9)
Zajištění odpovídajících pracovních a životních podmínek je nezbytné k tomu, aby mohli humanitární dobrovolníci EU plnit své úkoly v bezpečných a hygienických podmínkách, aby byly splněny jejich základní potřeby a aby se neocitli v tíživé životní situaci, avšak aby byla respektována zásada skromného, neokázalého životního stylu dobrovolníka. Příspěvky na pobyt a jiné platby určené humanitárním dobrovolníkům EU nemají představovat plat v řádném pracovním poměru. Výše těchto plateb by neměla být stanovena s ohledem na profesní zkušenost, odbornost nebo výsledky přiděleného úkolu daného dobrovolníka: jejich účelem je pouze pokrýt životní náklady během vyslání. Pro zajištění vysoké a rovné úrovně ochrany by všichni dobrovolníci EU měli být kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
(10)
Povinnost péče má prvořadý význam a je společnou odpovědností. Vysílající a přijímající organizace by se měly v maximální možné míře starat o zdraví, ochranu, bezpečnost a dobré životní podmínky humanitárních dobrovolníků EU a měly by vypracovat odpovídající postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany. Stejně tak by měli humanitární dobrovolníci EU na pracovišti činit vše pro zajištění svého vlastního zdraví, ochrany a bezpečnosti, jakož i zdraví, ochrany a bezpečnosti ostatních osob.
(11)
Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU by mělo být procesem probíhajícím po celou dobu jejich mise. Mělo by se opírat o systém dohledu a řízení výkonu a mělo by poskytovat údaje, které budou prokazovat, do jaké míry individuální výkon humanitárních dobrovolníků EU přispívá (na úrovni výstupů a dopadů) k cílům projektu a celé iniciativy.
(12)
Je zapotřebí spolehlivý akreditační postup, který zajistí, aby vysílající a přijímající organizace dodržovaly normy stanovené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a postupy stanovené v tomto nařízení. Takový akreditační postup by měl vycházet ze zásad zjednodušení a zamezení zdvojenému úsilí, rozlišení mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, nákladové efektivnosti, transparentnosti a nestrannosti a měl by podporovat rozmanitost a přístupnost.
(13)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru zřízeného podle článku 26 nařízení (EU) č. 375/2014.
(14)
Aby se zajistilo včasné provádění iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, je nezbytné, aby toto nařízení vstoupilo v platnost jako naléhavé, neboť obsahuje ustanovení, na jejichž základě provádějící organizace vysílají humanitární dobrovolníky EU do třetích zemí,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví pravidla k provádění nařízení (EU) č. 375/2014, pokud jde o následující záležitosti vyjmenované v čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení:
a)
postupy uplatňované při vyhledávání, výběru a nezbytné přípravě zájemců o dobrovolnickou činnost před jejich vysláním, včetně případných stáží;
b)
podrobnosti týkající se programu odborné přípravy a postupu pro hodnocení připravenosti zájemců o dobrovolnickou činnost k vyslání;
c)
pravidla pro vysílání a řízení humanitárních dobrovolníků EU ve třetích zemích, včetně dozoru na místě, průběžné podpory prostřednictvím coachingu, mentoringu, další přípravy, nezbytných pracovních podmínek a podpory po návratu;
d)
pojistné krytí a životní podmínky dobrovolníků včetně pokrytí nákladů na živobytí, ubytování, cestu a dalších relevantních výdajů;
e)
postupy uplatňované před vysláním, v jeho průběhu a po návratu pro zajištění povinné péče a náležitých bezpečnostních opatření, včetně protokolů pro stažení vyslaného dobrovolníka ze zdravotních důvodů a bezpečnostních plánů, v nichž jsou stanoveny postupy stažení dobrovolníků ze třetích zemí v případě mimořádné situace, mimo jiné nezbytné postupy spolupráce s vnitrostátními orgány;
f)
postupy pro sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU;
g)
akreditační postup, který zajistí, aby vysílající organizace splňovaly normy a postupy uvedené v článku 9 nařízení (EU) č. 375/2014, a diferencovaný akreditační postup pro přijímající organizace.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice uvedené v článku 3 nařízení (EU) č. 375/2014 a definice uvedené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„kompetenčním rámcem“ se rozumí rámec ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
„plánem učení a rozvoje“ se rozumí plán ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
c)
„školitelem“ se rozumí osoba najatá poskytovatelem odborné přípravy k zajištění jednoho či více modulů odborné přípravy nebo moderování simulačních cvičení na základě scénářů a hodnocení kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost;
d)
„mentorem“ se rozumí školitel najatý poskytovatelem odborné přípravy, jehož úkolem je koordinovat hodnocení způsobilosti zájemce o dobrovolnickou činnost pro vyslání. Mentor je odpovědný za skupinu zájemců o dobrovolnickou činnost. Koordinuje hodnocení jejich kompetencí na základě zpětné vazby od ostatních školitelů a individuálně pracuje se zájemci o dobrovolnickou činnost s cílem přezkoumat jejich vlastní hodnocení a hodnocení ze strany školitelů;
e)
„mentoringem“ se rozumí proces neformálního předávání znalostí, sociálního kapitálu a psychosociální podpory relevantní pro práci, kariéru nebo profesní rozvoj. Mentoring zahrnuje neformální komunikaci, obvykle osobní a po delší dobu, mezi osobou, kterou přijímající organizace určí jako mentora a o které se předpokládá, že má příslušné znalosti, odbornost a zkušenosti na jedné straně a humanitárním dobrovolníkem EU na straně druhé;
f)
„debriefingem“ se rozumí proces, který vysílajícím a přijímajícím organizacím a humanitárnímu dobrovolníkovi poskytuje jasné informace o výsledcích mise a úspěších, jichž humanitární dobrovolníci EU dosáhli, a doporučení či poučení z jejich zkušeností a získaných poznatků a představuje pozitivní odborné uzavření dané mise.
KAPITOLA 2
POSTUPY VYHLEDÁVÁNÍ A VÝBĚRU ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST
Článek 3
Postup vyhledávání a výběru
1. Vysílající a přijímající organizace společně stanoví postup vyhledávání a výběru. Úlohy, povinnosti a postupy jsou definovány s cílem zajistit transparentní, spravedlivé a efektivní přijímací řízení v souladu se zásadou rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Postup vyhledávání a výběru se opírá o partnerství mezi vysílající a přijímající organizací a zaručuje včasnou a průběžnou komunikaci. Vysílající organizace zajistí, aby byla přijímající organizace důsledně zapojena do průběhu celého přijímacího řízení.
3. Dohodnutý postup vyhledávání a výběru se uplatňuje na všechny fáze přijímacího řízení.
4. Postup vyhledávání a výběru zahrnuje minimálně:
a)
stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU podle článku 4;
b)
oznámení a žádost podle článku 5;
c)
hodnocení, sestavení širšího a užšího seznamu uchazečů podle článku 6;
d)
výběr podle článku 7.
Článek 4
Stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě posouzení potřeb vypracovaného podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, přijímající organizace navrhne v souladu s požadavky stanovenými v bodě 1 přílohy I pro humanitárního dobrovolníka EU přidělený úkol, včetně flexibilních prvků zohledňujících přispění daného dobrovolníka po přijetí.
2. Vysílající organizace přezkoumá přidělený úkol a v případě potřeby jej upraví, aby se zajistila jeho odpovídající a realistická přiměřenost s přihlédnutím k očekávaným kompetencím humanitárních dobrovolníků EU a absorpční kapacitě a potřebám přijímající organizace.
3. Podle přiděleného úkolu a kompetenčního rámce vysílající a přijímající organizace stanoví kompetenční profil humanitárního dobrovolníka EU a kritéria výběru včetně minimálních požadavků, které mají být použity během přijímacího řízení. Kompetenční profil musí rovněž uvádět, zda je daný dobrovolník začátečníkem nebo zkušeným odborníkem a zda je zapotřebí stáž.
Článek 5
Oznámení a žádost
1. Vysílající organizace nese odpovědnost za oznámení dané mise. S přispěním přijímající organizace vypracuje informační materiál s cílem informovat o iniciativě a přilákat zájemce o dobrovolnickou činnost.
2. Oznámení musí být vyhotoveno alespoň v angličtině a formulováno jasně, konkrétně a přístupně a musí poskytovat informace o pozici nabízené zájemci o dobrovolnickou činnost podle požadavků stanovených v bodě 2 přílohy I.
3. Oznámení musí být zveřejněno nejméně po dobu jednoho měsíce na ústřední platformě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, přičemž za účelem přilákání uchazečů na ústřední platformu je možné využít dalších příležitostí propagace. Za řádně odůvodněných okolností může být v případě misí v reakci na humanitární krizi oznámení zveřejněno po dobu kratší než jeden měsíc, nejméně však po dobu jednoho týdne.
4. Uchazeči podávají žádost na standardizovaném formuláři, ke kterému připojí strukturovaný životopis. Uchazeči rovněž vyplní standardizovaný dotazník k vlastnímu hodnocení, který má posoudit jejich kompetence podle požadavků pro daný kompetenční rámec a jejich adaptabilitu ve vztahu k přidělenému úkolu a životním a pracovním podmínkám uvedeným v oznámení. S těmito podmínkami musí uchazeči vyjádřit svůj souhlas.
Článek 6
Hodnocení, sestavování širšího a užšího seznamu uchazečů
1. Vysílající organizace hodnotí uchazeče podle informací uvedených ve formuláři žádosti a dotazníku k vlastnímu hodnocení, prohlášení o motivaci k účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU (a na konkrétní misi) a podle hodnocení schopnosti analyzovat příslušný scénář humanitární pomoci formou písemného testu, eseje nebo podobných zkoušek.
2. Na základě tohoto hodnocení vysílající organizace poskytne přijímající organizaci širší seznam uchazečů, aby se společně dohodly na užším seznamu uchazečů, kteří budou pozváni na pohovor.
3. Uchazeči zařazení na užší seznam jsou pozváni na strukturovaný pohovor na základě kompetenčního rámce. Pohovor může probíhat osobně nebo pomocí telekomunikačních technologií, pokud možno za účasti přijímající organizace. K dalším metodám hodnocení mohou patřit hodnotící centra, skupinové činnosti a simulační situační cvičení.
4. Vysílající organizace může dle potřeby před konečným výběrem provést kontrolu osobních a profesních referencí. O průběhu výběrového řízení jsou uchazeči informováni na začátku řízení v oznámení.
Článek 7
Výběr
1. Konečné rozhodnutí o výběru zájemce o dobrovolnickou činnost náleží přijímající organizaci, která svou volbu potvrdí vysílající organizaci, jež odpovídá za zaslání nabídky a za přípravu zaškolovací fáze. Pro každou pozici lze vybrat náhradní dobrovolníky, kteří nahradí zájemce v případě, že tento odstoupí nebo již není disponibilní.
2. Vysílající a přijímající organizace musí být schopny prokázat a zdůvodnit, jak dospěly ke svému rozhodnutí o výběru z hlediska zásad rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace v průběhu celého postupu vyhledávání a výběru.
3. Výběrové řízení musí být ukončeno v přiměřené lhůtě. Vysílající organizace vyrozumí všechny uchazeče o rozhodnutí o výběru a informuje je o možnosti získat zpětnou vazbu. Vybraného zájemce o dobrovolnickou činnost vyzve, aby písemně potvrdil svůj zájem zúčastnit se iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byla dokumentace týkající se postupu vyhledávání a výběrového řízení zpětně sledovatelná a byla uchována v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
Článek 8
Hodnocení vzdělávacích potřeb
1. Na základě výsledků přijímacího řízení, potřeb přijímající organizace a předpokládaného vyslání zhodnotí vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a se zájemcem o dobrovolnickou činnost vzdělávací potřeby a určí moduly odborné přípravy, kterých se zájemce zúčastní, a to na základě těchto kritérií:
a)
odborná zkušenost, přičemž zkušeným odborníkům je dána možnost zaměřit se na povinné moduly a zvolit si odpovídající úroveň odborné přípravy v oblasti projektového řízení a specializované nepovinné moduly;
b)
potřeby přijímající organizace z hlediska specifických kompetencí, které mají být řešeny prostřednictvím účasti zájemce o dobrovolnickou činnost na nepovinných modulech;
c)
všeobecné kompetence zájemce o dobrovolnickou činnost, které mají být řešeny prostřednictvím účasti na nepovinných modulech.
2. Vysílající organizace vypracuje plán učení a rozvoje uvedený v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a určí hodnocené kompetence vybraných zájemců o dobrovolnickou činnost a jejich vzdělávací potřeby, které budou předány poskytovatelům odborné přípravy.
KAPITOLA 3
PROGRAM ODBORNÉ PŘÍPRAVY INICIATIVY HUMANITÁRNÍ DOBROVOLNÍCI EU
Článek 9
Program odborné přípravy
1. Program odborné přípravy pro všechny úspěšně vybrané zájemce o dobrovolnickou činnost realizuje/í poskytovatel/é odborné přípravy, v případě potřeby s přispěním vysílající a přijímající organizace a dřívějších dobrovolníků.
2. Program odborné přípravy se opírá o kompetenční rámec a lze jej přizpůsobit potřebám začátečníků i zkušených odborníků.
3. Program odborné přípravy spočívá v přístupu k učení, který kombinuje moduly elektronického učení a výuky ve třídách.
4. Povinné moduly pro všechny zájemce o dobrovolnickou činnost zahrnují:
a)
obecný úvod do tematiky Unie, jejích vnějších vztahů a systému reakce na krize;
b)
úvod do humanitární činnosti, politiky humanitární pomoci Unie a iniciativy Humanitární dobrovolníci EU;
c)
řízení osobní bezpečnosti, ochrany a zdraví;
d)
řízení projektů;
e)
mezikulturní povědomí (a průřezové záležitosti);
f)
simulační cvičení na základě scénáře, které od zájemců o dobrovolnickou činnost vyžaduje prokázání získaných kompetencí.
5. K nepovinným modulům patří:
a)
propagace a komunikace;
b)
psychologická první pomoc;
c)
odborná příprava osob za účelem budoucích školení a instruktáží;
d)
řízení dobrovolnické činnosti;
e)
organizační rozvoj;
f)
případně individuálně navržené moduly zabývající se zejména přizpůsobením technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost kontextu humanitární pomoci.
6. Zájemci o dobrovolnickou činnost se zúčastní všech povinných modulů a mohou se zúčastnit jednoho či více nepovinných modulů, které si zvolí podle článku 8.
7. Program odborné přípravy s informacemi o jednotlivých modulech, včetně statusu, cílové skupiny, časového rozsahu, cílových kompetencí a příslušných výsledků učení vymezuje příloha II.
Článek 10
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost během odborné přípravy a po jejím absolvování
1. Během odborné přípravy a po jejím dokončení jsou zájemci o dobrovolnickou činnost hodnoceni z hlediska své připravenosti na vyslání na základě kompetenčního rámce.
2. Hodnocení společně organizují školitelé, přičemž klíčovou koordinační úlohu hraje mentor daného zájemce o dobrovolnickou činnost.
3. Hodnocení kompetencí je založeno na hodnocení znalostí, dovedností a postoje zájemce o dobrovolnickou činnost, které provádějí školitelé, a to včetně:
a)
vlastního hodnocení, které zájemce o dobrovolnickou činnost provede po simulačním cvičení na základě scénáře;
b)
připomínek, které vypracují školitelé po každém modulu a po simulačním cvičení na základě scénáře;
c)
hodnocení mentora, jehož výsledkem jsou kritický pohled na vlastní hodnocení zájemce o dobrovolnickou činnost a připomínky vycházející z osobního setkání mentora a zájemce o dobrovolnickou činnost ohledně zpětné vazby školitelů.
4. Hodnocení všech kompetencí se stává součástí plánu učení a rozvoje zájemce o dobrovolnickou činnost, který je aktualizován po dokončení odborné přípravy a ve kterém jsou uvedena absolvovaná školení a dosažené výsledky.
5. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokáží nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, budou vyřazeni. Školitelé a mentor musí být schopni každé takové hodnocení a rozhodnutí v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit.
KAPITOLA 4
POSTUPY PŘÍPRAVY ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST PŘED VYSLÁNÍM
Článek 11
Program zaškolení
1. V rámci zaškolení je zájemce o dobrovolnickou činnost nebo humanitární dobrovolník EU seznámen s kulturou, politikami a postupy vysílající a přijímající organizace a s očekáváními spojenými s přiděleným úkolem.
2. Program zaškolení společně vypracují vysílající a přijímající organizace. V programu jsou vymezeny jejich úlohy a povinnosti, a to pokud možno za přispění humanitárních dobrovolníků EU, kteří se vrátili z mise, s cílem využít jejich bezprostřední zkušenosti a poznatky. Program zahrnuje:
a)
zaškolení před vysláním, které zajistí vysílající organizace podle článku 12;
b)
zaškolení v cílové zemi, které zajistí přijímající organizace podle článku 18.
3. Vysílající a přijímající organizace dle potřeby uspořádají společná setkání za účasti všech zájemců o dobrovolnickou činnost nebo humanitárních dobrovolníků EU.
Článek 12
Zaškolení před vysláním
1. Vysílající organizace zajistí, aby bylo všem zájemcům o dobrovolnickou činnost před vysláním poskytnuto důkladné a odpovídající osobní zaškolení. Toto zaškolení zahrnuje minimálně následující prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, pracovníka krizového řízení, lidských zdrojů), poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o souvislostech projektu, v nichž bude zájemce o dobrovolnickou činnost pracovat, informace o přiděleném úkolu a hodnocení potřeb, z něhož úkol vychází, a předpokládané pracovní a životní podmínky podle článků 22 a 24 až 27;
c)
příslušný právní rámec vztahující se na dobrovolníka podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
d)
normy a postupy vztahující se na dobrovolníka, které se mimo jiné týkají kázně, stížností, opatření proti podvodům a korupci, ochrany dětí a zranitelných dospělých, etického kodexu podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
e)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky (včetně lékařského vyšetření před odjezdem) podle článků 28 a 30;
f)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
g)
plán učení a rozvoje;
h)
informace o síti iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a o tom, jak podporuje dobrovolníky před vysláním, během něj a po něm;
i)
informace o činnostech v oblasti komunikace a zviditelňování, se kterými projekt počítá na základě plánu komunikace podle článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014, včetně kontaktních údajů odpovědného regionálního informačního úředníka Komise;
j)
proces debriefingu podle článku 23.
2. V rámci zaškolení poskytne vysílající organizace rovněž informace o místním oddělení Komise pro humanitární pomoc odpovědném za zemi vyslání a informuje toto oddělení o blížícím se vyslání humanitárních dobrovolníků EU.
3. Vysílající organizace zajistí, aby si zájemci o dobrovolnickou činnost přečetli veškeré informace poskytnuté během postupu zaškolení, aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 13
Stáže pro začátečníky
1. Od zájemců o dobrovolnickou činnost, kteří jsou začátečníky, může být vedle odborné přípravy požadována i účast na stáži u vysílající organizace, aby si v praxi osvojili postupy, etiku a souvislosti humanitární práce a více se připravili na své předpokládané vyslání jako humanitární dobrovolník EU. Doba trvání stáže nepřesáhne šest měsíců s možností omezeného prodloužení v řádně odůvodněných případech.
2. Vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a s dobrovolníkem účastnícím se stáže přezkoumá a zaktualizuje na základě potřeb dané stáže vzdělávací potřeby v plánu učení a rozvoje. Plán učení a rozvoje vymezuje zejména:
a)
výsledky učení, kterých by měl dobrovolník účastnící se stáže během jejího trvání dosáhnout;
b)
úkoly, které bude dobrovolník účastnící se stáže provádět v rámci procesu učení, a zdroje, které mají být poskytnuty;
c)
cíle a výsledky, kterých by měl dobrovolník po skončení doby stáže dosáhnout.
3. V případě stáží se, pokud jde o povinnosti vysílajících organizací, u nichž dobrovolníci vykonávají svou stáž, použijí obdobně následující články tohoto nařízení:
a)
čl. 19 odst. 4, 5, 6 a 9, články 21 a 22;
b)
článek 24 vyjma odstavce 5. Zájemci o dobrovolnickou činnost pocházející ze zemí EU nebo ze třetích zemí uvedených v čl. 23 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 375/2014 za podmínek stanovených v uvedeném článku, kteří jsou kryti svým vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem v zemi pobytu a kteří vykonávají stáže ve výše uvedených zemích, získají pouze doplňkové krytí. To znamená, že jejich pojistné krytí je omezeno na náklady převyšující krytí poskytované vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem. Ve výjimečně odůvodněných případech, kdy vnitrostátní sociální zabezpečení nebo pojistný program kryje pouze část nákladů uvedených v čl. 24 odst. 5 nebo tyto náklady nekryje vůbec, je kryto 100 % vynaložených nákladů.
c)
článek 25 vyjma odstavce 6, článek 26 a čl. 27 odst. 1, je-li relevantní;
d)
čl. 28 odst. 1, 8 a 14 a čl. 30 odst. 1, 4, 5, 6 a 7.
Článek 14
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost po stáži
1. Na konci stáže vypracuje dobrovolník účastnící se stáže vlastní hodnocení na základě kompetenčního rámce a plánu učení a rozvoje.
2. Přímý nadřízený z vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací toto vlastní hodnocení přezkoumá a vypracuje hodnocení dobrovolníka účastnícího se stáže, ve kterém:
a)
zhodnotí výkon dobrovolníka účastnícího se stáže ve vztahu k jeho cílům;
b)
posoudí, zda bylo dosaženo dohodnutých výsledků;
c)
stanoví výsledky učení.
3. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokážou nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, jsou vyřazeni a nejsou způsobilí stát se humanitárními dobrovolníky EU. Přímý nadřízený z vysílající organizace musí být schopen v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
Článek 15
Doplňková odborná příprava před vysláním
Aniž je dotčena účast zájemce o dobrovolnickou činnost na programu odborné přípravy nebo na stáži, může vysílající organizace zajistit vhodnou doplňkovou odbornou přípravu před vysláním, například odbornou přípravu týkající přizpůsobení technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost, jejímž cílem je reagovat na potřeby přijímající organizace, nebo jazykovou přípravu potřebnou pro cílovou zemi vyslání atd.
Článek 16
Smlouva s humanitárním dobrovolníkem EU
1. Na základě výsledků zaškolení před vysláním a případně stáže a jiné odborné přípravy před vysláním podle článků 13 až 15 vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací potvrdí závěrečné hodnocení způsobilosti, podle kterého je zájemce o dobrovolnickou činnost způsobilý být vyslán jako humanitární dobrovolník EU.
2. Vysílající organizace a úspěšně vyhodnocený humanitární dobrovolník EU podepíší smlouvu o vyslání podle čl. 14 odst. 5 nařízení (EU) č. 375/2014.
3. Smlouva, která musí být připravena po důkladné konzultaci s přijímajícími organizacemi, stanoví konkrétní podmínky týkající se vyslání a práva a povinnosti humanitárního dobrovolníka EU. Jsou v ní uvedeny právní přepisy vztahující se na jurisdikci smlouvy podle nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU), které má být přijato podle čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a její součástí jsou minimálně tyto prvky:
a)
úloha a funkce humanitárního dobrovolníka EU, doba trvání a místo vyslání a úkoly, jež mají být plněny podle vymezení v přiděleném úkolu, včetně prvků vyplývajících z plánu komunikace uvedeného v článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
doba platnosti smlouvy včetně data začátku a konce platnosti;
c)
řízení výkonu, včetně těchto prvků:
-
opatření týkající se řízení, včetně odpovědného přímého nadřízeného z přijímající organizace a kontaktního místa pro průběžnou podporu ze strany vysílající organizace,
-
opatření týkající se mentoringu;
d)
pracovní podmínky, včetně pracovní doby a dovolené;
e)
finanční nároky a závazky humanitárního dobrovolníka EU, včetně nezbytných ujednání k jejich plnění:
-
příspěvek na pobyt a přesídlení,
-
informace o platných předpisech v oblasti daní a sociálního zabezpečení,
-
pojistné krytí,
-
ubytování,
-
cesta;
f)
praktická opatření:
-
lékařské prohlídky,
-
víza a pracovní povolení;
g)
důvěrnost;
h)
očekávané chování humanitárního dobrovolníka EU, včetně integrity a etického kodexu, a opatření na ochranu práv dětí a ohrožených dospělých osob, včetně nulové tolerance pohlavního zneužívání, uvedené v příloze smlouvy;
i)
disciplinární politika a ukončení statusu dobrovolníka;
j)
mediační mechanismus pro řešení problémů, stížností a sporů;
k)
povinnosti a politiky v souvislosti s řízením ochrany, zdraví a bezpečnosti;
l)
učení a rozvoj:
-
odborná příprava a zaškolení,
-
debriefing.
4. V případě sporu mezi přijímající nebo vysílající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU má humanitární dobrovolník EU právo na účinný opravný prostředek v souladu s ustanoveními vnitrostátních předpisů platných pro vysílající organizaci.
Článek 17
Zanesení údajů do databáze
Po obdržení výslovného souhlasu humanitárního dobrovolníka EU zanese vysílající organizace údaje tohoto humanitárního dobrovolníka EU do databáze uvedené v článku 13 nařízení (EU) č. 375/2014 (dále jen „databáze“). Veškeré zpracovávání osobních údajů v souvislosti s touto databází musí být prováděno v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Na jakékoli zpracování osobních údajů ze strany Komise ve vztahu k uvedené databázi se použije nařízení (ES) č. 45/2001 (2).
KAPITOLA 5
POSTUPY PRO VYSLÁNÍ A ŘÍZENÍ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 18
Zaškolení v cílové zemi
1. Přijímající organizace zajistí, aby bylo všem humanitárním dobrovolníkům EU po příjezdu do země, do níž jsou vysláni, poskytnuto důkladné a přiměřené zaškolení zahrnující minimálně tyto prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, provozního a technického týmu, pracovníka krizového řízení, podpůrných týmů, jako jsou týmy pro lidské zdroje a finance), místo(a) projektu a poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o misi, pravomocech a projektech přijímající organizace; zapojené komunity; provozní souvislosti; očekávání týkající se výstupů a výsledků přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a posouzení potřeb, ze kterého se vychází;
c)
místní právní rámec vztahující se na humanitárního dobrovolníka EU;
d)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky podle článků 28 a 30;
e)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
f)
kulturní instruktáž o dané zemi, regionu a místě vyslání, včetně pokynů týkajících se vhodného chování;
g)
proces debriefingu v cílové zemi podle článku 23.
2. Přijímající organizace zajistí, aby si humanitární dobrovolníci EU přečetli veškeré informace poskytované během zaškolení v cílové zemi a aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 19
Dohled a řízení výkonu
1. Vysílající a přijímající organizace na základě výkonnostních cílů, očekávaných výstupů a výsledků společně vypracují systém řízení výkonu určený k měření pokroku a kvality práce humanitárního dobrovolníka EU podle přiděleného úkolu.
2. Postup řízení výkonu upřesní příslušné úlohy a povinnosti vysílající a přijímající organizace při dohledu nad humanitárním dobrovolníkem EU.
3. Během zaškolování vysílající a přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU stanoví výkonnostní cíle dobrovolníka a poskytnou mu příležitost vyjádřit se k flexibilním prvkům přiděleného úkolu.
4. Přijímající organizace určí přímého nadřízeného, který odpovídá za dohled nad humanitárním dobrovolníkem EU, s nímž přímý nadřízený uskutečňuje v rámci dohledu přiměřeně a prakticky četné schůzky.
5. Dle potřeby a v závislosti na délce mise provedou vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU společný přezkum výkonu v polovině období s cílem formálně zhodnotit proces začleňování a pokrok při plnění cílů a upravit cíle, přidělený úkol a plán učení a rozvoje.
6. Jestliže se při přezkumu v polovině období dospěje k závěru, že humanitární dobrovolník EU vykazuje nedostatečnou znalost kterékoli z průřezových nebo specifických kompetencí, může přijímající organizace po dohodě s vysílající organizací rozhodnout o předčasném ukončení jeho vyslání. Organizace musí být schopny v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
7. Vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU provedou konečný přezkum výkonu s cílem zhodnotit na konci mise dosažené úspěchy humanitárního dobrovolníka EU v porovnání s cíli jeho přiděleného úkolu a plánem učení a rozvoje.
8. Výsledky přezkumu výkonu se stávají součástí plánu učení a rozvoje daného humanitárního dobrovolníka EU.
9. Vysílající organizace uchová záznamy o přezkumu výkonu v souladu s normami ochrany údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a v databázi potvrdí, zda bylo vyslání úspěšně dokončeno, a pokud dokončeno nebylo, uvede příslušný důvod.
Článek 20
Průběžná podpora ze strany vysílajících organizací
1. Před vysláním určí vysílající organizace kontaktní osobu, která je po celou dobu vyslání k dispozici a je v pravidelném kontaktu s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem:
a)
pomoci humanitárnímu dobrovolníkovi EU s usazením a přesunem;
b)
poskytovat humanitárnímu dobrovolníkovi EU a přijímající organizaci potřebnou doplňkovou podporu;
c)
účastnit se přezkumů v polovině období a na konci vyslání a případně i ostatních schůzek a
d)
zajišťovat mediační podporu v případě neshody mezi přijímající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU.
2. Jestliže určená kontaktní osoba v průběhu vyslání již není schopna plnit svou úlohu, musí být v co nejkratší době nahrazena, aby byla zajištěna kontinuita podpory.
Článek 21
Mentoring
1. Přijímající organizace určí pro humanitárního dobrovolníka EU jednoho či více mentorů, kteří mu poskytují podporu v oblastech, jako je například:
a)
rozvoj odborných dovedností a zlepšování výkonu a znalostí;
b)
kulturní začleňování a přizpůsobování;
c)
coaching v souvislosti s přiděleným úkolem a
d)
řešení psychosociálních problémů.
2. Určený mentor či mentoři mají přístup k plánu učení a rozvoje a přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a svou podporu opírají o tyto dokumenty. Mentor či mentoři se pravidelně schází s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem projednat jeho pokrok a pomoci s jakýmkoli problémem, který souvisí s misí, či osobním problémem.
3. Mentoring přihlíží k místní situaci a je pokud možno k dispozici i místním dobrovolníkům.
4. Vysílající organizace pomáhá se zajištěním mentoringu tím, že pracuje v partnerství s přijímající organizací při poskytování podpory pro oblast analýzy, odborné přípravy a jiného budování kapacit a v případě malé místní dostupnosti konkrétních dovedností vyhledává ve svých vlastních strukturách a sítích jednotlivce, kteří vhodné a doplňující dovednosti mají.
5. Dle potřeby lze zvážit mentoring na dálku, zejména za pomoci sítě pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 22
Pracovní podmínky
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU mají odpovídající pracovní podmínky, které jim během jejich misí umožňují plnit povinnosti a zajišťují jejich dobré životní podmínky, motivaci, zdraví a ochranu. Tyto podmínky jsou v souladu s příslušnými ustanoveními směrnice 89/391/ES (3) a směrnice 2003/88/ES (4).
2. Vysílající a přijímající organizace spolupracují na společném vymezení odpovídajících pracovních podmínek na základě místní a vnitrostátní situace.
3. Přijímající organizace poskytne nezbytné informace a navrhne pracovní podmínky, jejichž vhodnost a přiměřenost posoudí vysílající organizace, s cílem zajistit soulad s povinností péče obou organizací a s obecnými politikami a postupy vysílající organizace.
4. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se bezpečnosti, zdraví a ochrany a aby navrhované pracovní podmínky dodržovaly schválené postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany podle článků 28, 29 a 30 a splňovaly požadavky na pracovní dobu, dovolenou, minimální denní a týdenní doby odpočinku a pracovní prostor podle bodu 3 přílohy I.
Článek 23
Podpora na konci mise a podpora po návratu
1. Vysílající a přijímající organizace společně rozhodnou o obsahu a procesu debriefingu všech humanitárních dobrovolníků EU, včetně těch, kteří se vrací předčasně.
2. Přijímající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU osobní nebo skupinový debriefing včetně konečného přezkumu výkonu podle čl. 19 odst. 7 a dle potřeby zajistí, aby byl projekt předán týmu a protistranám, které budou pokračovat v činnostech vykonávaných humanitárním dobrovolníkem EU, aby byla zajištěna udržitelnost a kontinuita.
3. Vysílající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU, který se vrátil z mise, osobní nebo skupinový debriefing a debriefing týkající se otázek činností či projektu na základě zpětné vazby ze strany přijímající organizace a finalizace plánu učení a rozvoje.
4. Vysílající organizace zprostředkuje lékařské vyšetření po vyslání při návratu humanitárního dobrovolníka EU a nabídne mu psychosociální debriefing a poradenskou podporu, kterou může humanitární dobrovolník EU nepovinně využít.
5. Vysílající a přijímající organizace nastíní humanitárnímu dobrovolníkovi EU možnosti, jak se nadále angažovat v oblasti humanitární pomoci a aktivního evropského občanství, včetně propagace sítě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a zapojení do této sítě.
6. Vysílající organizace vyzve humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili z mise, aby poskytli konstruktivní zpětnou vazbu ve věci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, a aby vysvětlili, jak může jejich přispění ovlivnit budoucí mise.
KAPITOLA 6
USTANOVENÍ TÝKAJÍCÍ SE ŽIVOTNÍCH PODMÍNEK A POJIŠTĚNÍ
Článek 24
Pojistné krytí
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
2. Pojistné krytí se vztahuje na celý svět, 24 hodin denně. Pojistné krytí je účinné ode dne, kdy humanitární dobrovolník EU opustí domov a vydá se na cestu do třetí země, do níž byl vyslán, až do dne, kdy opustí třetí zemi, do níž byl vyslán, a vrátí se domů (tzv. „první období krytí“).
3. Pojistné krytí delší než dvanáct týdnů se prodlouží o dalších osm týdnů v domovské zemi pojištěnce pro účely návazné léčby nemocí a úrazů, které humanitárního dobrovolníka EU postihly během prvního období krytí.
4. Pojistné krytí se vztahuje na všechny činnosti spojené s iniciativou Humanitární dobrovolníci EU a rovněž na soukromé činnosti humanitárního dobrovolníka EU během prvního období krytí.
5. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti pojištěním ve výši 100 % (úplné krytí) pro případ těchto pojistných událostí:
a)
lékařská a stomatologická péče;
b)
těhotenství a porod;
c)
úraz;
d)
repatriace;
e)
životní pojištění;
f)
trvalá a dočasná invalidita nebo pracovní neschopnost;
g)
odpovědnost za škody;
h)
ztráta nebo krádež dokladů, jízdenek a osobních věcí;
i)
doplňková asistenční pomoc.
6. S cílem zajistit rovné zacházení a krytí u všech humanitárních dobrovolníků EU může Komise uzavřít smluvní vztah s jedním nebo více poskytovateli pojištění prostřednictvím zadání veřejné zakázky.
Článek 25
Příspěvek na pobyt a přesídlení
1. Vysílající organizace poskytuje humanitárním dobrovolníkům EU, kteří mají status osob, jež nejsou v pracovním poměru, příspěvek na pobyt formou paušálních plateb, které jsou vypláceny v přiměřených lhůtách a v pravidelných splátkách.
2. Při výpočtu výše paušálního příspěvku na pobyt se vychází ze spotřebního koše, který zahrnuje pravidelné výdaje humanitárního dobrovolníka EU za tyto položky:
a)
potraviny;
b)
hygienické potřeby a potřeby pro domácnost;
c)
oděvy;
d)
místní a vnitrostátní doprava;
e)
různé výdaje považované za nezbytné pro zajištění přiměřené životní úrovně a zapojení do místní společnosti (za účelem zahrnutí dalších nákladů, jako jsou volnočasové aktivity, služby kadeřníka a holiče, denní tisk a kancelářské potřeby, lze přičíst nejvýše 20 % celkové částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d));
f)
mimořádná částka pro humanitární dobrovolníky EU pobývající v oblastech s indexy převyšujícími průměr dané země (nejvýše 10 % částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d)).
3. Náklady na ubytování nejsou součástí paušálních příspěvků na pobyt.
4. Komise zveřejňuje informace o paušálních příspěvcích na pobyt pro země vyslání na základě indexů zemí. Vedle příspěvku na pobyt lze hradit zvláštní potřeby související se zdravotním postižením nebo jinými řádně zdůvodněnými výjimečnými okolnostmi.
5. Humanitární dobrovolníci EU jsou včas informováni o změnách indexů a výše příspěvků na pobyt, které se jich během jejich mise týkají, zejména v zemích s vysokou mírou inflace nebo deflace.
6. Při úspěšném ukončení vyslání poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU, kteří se vrátili z mise, pravidelně indexovaný příspěvek na přesídlení ve výši 100 EUR za měsíc v závislosti na délce jejich vyslání.
Článek 26
Ubytování
1. Vysílající organizace zajistí, aby přijímající organizace poskytla humanitárnímu dobrovolníkovi EU odpovídající ubytování za náklady přiměřené místním podmínkám.
2. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se ochrany, zdraví a bezpečnosti a aby navrhované ubytování dodržovalo schválené postupy v oblasti ochrany, zdraví a bezpečnosti podle článků 28, 29 a 30 a splňovalo požadavky stanovené v bodě 4 přílohy I.
3. Je-li to možné, hradí náklady na ubytování, vytápění a jiné přímo související náklady přímo přijímající organizace. Přijímající organizace uzavírá smluvní vztahy s pronajímateli a přijme veškerá potřebná opatření, aby hostitelské subjekty a pronajímatele informovala o iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 27
Cestovní a související výdaje
1. Vysílající organizace organizuje cestu humanitárního dobrovolníka EU do místa vyslání a zpět, a to i v případech předčasného návratu, a hradí cestovní výdaje.
2. Na žádost humanitárního dobrovolníka EU zorganizuje vysílající organizace další cestu zpět a uhradí související cestovní výdaje v těchto případech:
a)
dovolená ve vlasti pro humanitární dobrovolníky EU, jejichž doba vyslání je delší než osmnáct měsíců;
b)
rodičovská dovolená pro humanitární dobrovolníky EU, kteří mají jedno či více vyživovaných dětí mladších dvanácti let, je-li doba jejich vyslání delší než 6 měsíců;
c)
mimořádná dovolená v případě pohřbu nebo lékařsky potvrzeného závažného onemocnění přímého příbuzného ve vzestupné či sestupné linii, manžela/manželky, registrovaného partnera nebo sourozence.
3. Výši cestovních výdajů lze vypočítat buď podle skutečných nákladů na cestu v ekonomické či druhé třídě, nebo může být hrazeno paušálně na základě přiměřené metodiky výpočtu vzdálenosti.
4. Vysílající organizace poskytne informace a logistickou podporu při zařizování víz pro humanitárního dobrovolníka EU a přijímající organizace v případě potřeby podporuje vízový proces. Náklady spojené se získáním víz, včetně nezbytných cestovních výdajů, hradí vysílající organizace.
KAPITOLA 7
POSTUPY PRO ZAJIŠTĚNÍ POVINNOSTI PÉČE, OCHRANY A BEZPEČNOSTI
Článek 28
Řízení bezpečnosti a posuzování rizik
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku bezpečnosti a postupy posuzování rizik, jež jsou vhodné a použitelné pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravené.
2. Na základě politiky bezpečnosti vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně plán řízení bezpečnosti a evakuační plán pro akce v rámci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU. Tyto plány musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 5 přílohy I.
3. Vysílající a přijímající organizace společně vypracují písemné posouzení rizik týkajících se bezpečnosti, cestování a zdraví v zemi vyslání. Tato posouzení musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 6 přílohy I.
4. Posouzení rizik uvedené v odstavci 3 se pravidelně přezkoumává a aktualizuje podle situace, přinejmenším před vysláním humanitárního dobrovolníka EU. Jestliže posouzení rizik vede k závěru, že vyslání by se odehrálo v podmínkách mezinárodního nebo vnitrostátního ozbrojeného konfliktu, nebo že takový konflikt hrozí, od plánovaného vyslání se ustoupí nebo se v případě, že již byl humanitární dobrovolník EU vybrán, vyslání se zruší.
5. Požadavky týkající se informovanosti ohledně bezpečnosti a přiměřeného chování z hlediska řízení rizik a bezpečnosti jsou součástí popisu přiděleného úkolu a přijímacího řízení.
6. Vysílající organizace informuje příslušné vnitrostátní orgány členských států a dalších zemí zúčastněných podle článku 23 nařízení (EU) č. 375/2014 předtím, než je některý z jejich občanů vyslán jako humanitární dobrovolník EU. Vysílající organizace, která vysílá humanitární dobrovolníky EU, jež nejsou občany Unie, zjistí před vysláním předpisy týkající se konzulární ochrany zajišťované zemí, jejímž je dobrovolník státním příslušníkem, nebo jinou zemí.
7. Vysílající a přijímající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU obdržel všechny informace o bezpečnostních a ochranných postupech a aby jim porozuměl. Během zaškolení bude před odjezdem a do 24 hodin po příjezdu do cílové země vyslání zajištěna bezpečnostní instruktáž podle konkrétní situace. Její součástí musí být výsledky posouzení rizik, evakuační plán a řízení bezpečnosti včetně ohlašování bezpečnostních incidentů, postupy evakuace a repatriace, komunikační schéma, kontaktní pracovník/ci krizového řízení a kontaktní údaje na vyslanectví, policii, hasiče a nemocnice.
8. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším pojištěním podle článku 24.
9. Vedle povinného bezpečnostního školení v rámci programu odborné přípravy poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU veškerá další relevantní bezpečnostní školení, která zajišťuje pro své vlastní mezinárodní pracovníky.
10. Humanitární dobrovolník EU svým podpisem smlouvy uvedené v čl. 16 odst. 2 potvrzuje, že je seznámen s postupy řízení bezpečnost a že dané postupy bude dodržovat, a to včetně povinnosti průběžně se informovat a seznamovat se s aktuálními bezpečnostními situacemi, že uznává osobní odpovědnost za vlastní bezpečnost, bezpečnost ostatních i organizace a že se zdrží rizikového chování. Vysílající a přijímající organizace informují humanitárního dobrovolníka EU o důsledcích jakéhokoli porušení bezpečnostních postupů, a to zejména porušení vedoucích k předčasnému a nucenému ukončení vyslání.
11. Vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, aby se po příjezdu do cílové země vyslání registrovali u vyslanectví nebo konzulátu země své státní příslušnosti a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc. Jestliže země, jejímž je humanitární dobrovolník EU státním příslušníkem, nemá konzulární zastoupení v cílové zemi vyslání, vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, kteří jsou občany Unie, aby se registrovali u konzulátu nebo u vyslanectví jiného členského státu, a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc.
12. Na základě aktuálních informací, které poskytne přijímající organizace, vysílající a přijímající organizace pravidelně aktualizují evakuační plán s cílem zajistit, aby neustále odpovídal aktuálním operativním podmínkám. Na základě výsledků posouzení rizik se určí četnost, s jakou se provádí přezkum plánu, a přijímající organizace v případě potřeby využívá předešlé údaje a nové aktualizace k jeho úpravám. Evakuační plán se uchovává na místě, které je pro humanitárního dobrovolníka EU snadno přístupné.
13. Přijímající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU průběžně informován o jakékoli změně operativních podmínek a následné změně jakéhokoli bezpečnostního postupu nebo protokolu.
14. Přijímající organizace zná místo pobytu humanitárního dobrovolníka EU a má jeho kontaktní číslo, aby se s ním mohla spojit, a to i během dovolené.
Článek 29
Postupy pro případ incidentu či evakuace
1. V případě bezpečnostního incidentu musí být humanitárnímu dobrovolníkovi EU co nejrychleji poskytnut debriefing. Podle závažnosti incidentu a postupů zavedených ve vysílající a přijímající organizaci může tento debriefing zajistit přímý nadřízený nebo mentor z přijímající organizace nebo pracovník krizového řízení z vysílající organizace a součástí informační schůzky může být odborná psychologická podpora.
2. V případě evakuace se postupuje podle evakuačního plánu a o humanitárního dobrovolníka EU je případně postaráno v souladu s postupy zavedenými na konzulátech nebo vyslanectvích, kde je humanitární dobrovolník EU registrován podle čl. 28 odst. 11.
3. Vysílající organizace kontaktuje humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili, a zajistí, aby se jim dostalo odpovídající následné podpory, včetně debriefingu a psychosociální a lékařské podpory.
4. Bezpečnost je součástí rámce pro sledování a hodnocení vysílající a přijímající organizace a poučení z bezpečnostních incidentů jsou podkladem pro přezkumy a zlepšování projektů.
Článek 30
Zdraví a ochrana
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku zdraví a ochrany, jež je vhodná a použitelná pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravená, a to včetně pokynů týkajících se těchto témat:
a)
osobní zdraví, například fyzické zdraví (prevence onemocnění, rady týkající se stravování a spánku, informovanost o rizicích klimatické a zeměpisné povahy, přístup k léčbě);
b)
duševní zdraví (rady týkající se rovnováhy pracovního a osobního života, zvládání stresu, mechanismy řešení problémů a metody relaxace, kontaktní místa psychosociální podpory).
2. Na základě vnitřní politiky ochrany a zdraví vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně komplexní soubor politik a pokynů v oblasti zdraví a ochrany, aby dostály své povinnosti péče a zajistily fyzickou a emocionální pohodu humanitárních dobrovolníků EU.
3. V rámci posouzení rizik uvedeného v čl. 28 odst. 3 a před stanovením přiděleného úkolu vysílající a přijímající organizace společně posoudí, zda vyslání pro humanitárního dobrovolníka EU poskytuje bezpečné a zdravé pracovní a životní podmínky EU podle ukazatelů stanovených v bodě 7 přílohy I.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším komplexním zdravotním a cestovním pojištěním podle článku 24.
5. Během zaškolení seznámí vysílající organizace humanitárního dobrovolníka EU s politikami a pokyny v oblasti zdraví a ochrany uvedenými v odstavcích 1 a 2, týkajícími se mimo jiné onemocnění, první pomoci, údržby všech míst, údržby vozidla a vybavení, pracovišť, rovnováhy pracovního a osobního života, zdravotních a bezpečnostních incidentů a postupu pro evakuaci ze zdravotních důvodů.
6. Vysílající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU podstoupil před odjezdem důkladnou lékařskou prohlídku, a zajistí doporučená léčiva a očkování podle rizik v cílové zemi vyslání, jakož i případné vybavení, například soupravy pro první pomoc a ochranu proti komárům.
7. Přijímající organizace zajistí, aby byla povinnost péče součástí každodenního řízení dobrovolníků, a během zaškolení poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU:
a)
aktuální informace o místních zdrojích v oblasti zdraví a ochrany, např. kontakty na lékaře, nemocnice, zdravotnické služby;
b)
pokyny týkající se místních zvyklostí a norem v rámci instruktáže o dané zemi s cílem omezit rizika týkající se ochrany a usnadnit začlenění.
8. Vysílající organizace zprostředkuje při návratu humanitárního dobrovolníka EU lékařské vyšetření po vyslání a v rámci procesu debriefingu nabídne psychosociální debriefing nebo konzultace nebo poradenskou podporu. Vysílající a přijímající organizace propagují síť iniciativy Humanitární dobrovolníci EU jako alternativní podpůrný mechanismus před vysláním, během něj i po něm.
KAPITOLA 8
POSTUPY PRO SLEDOVÁNÍ A HODNOCENÍ INDIVIDUÁLNÍCH VÝKONŮ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 31
Sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě postupu dohledu a řízení výkonu uvedeného v článku 19 vysílající a přijímající organizace sledují a hodnotí individuální výkony humanitárních dobrovolníků EU, měří jejich pokrok, výstupy a výsledky ve vztahu k přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílům.
2. Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU je proces probíhající po celou dobu jejich mise a zahrnuje zvláštní přezkumy prováděné přinejmenším v těchto fázích:
a)
na konci stáže podle článku 14, pokud je to relevantní;
b)
během konečného přezkumu výkonu podle článku 19, případně při přezkumu v polovině období, je-li považován za vhodný;
c)
během debriefingu podle článku 23.
3. Vysílající a přijímající organizace poskytnou údaje, které prokazují, do jaké míry individuální výkon humanitárního dobrovolníka EU (na úrovni výstupů a dopadů) přispívá k cílům projektu a celkové iniciativy s přihlédnutím k ukazatelům uvedeným v článku 7 nařízení (EU) č. 375/2014. Údaje obsahují záznamy o kvalitě výstupů a výsledků práce humanitárního dobrovolníka EU, které jsou anonymizovány a jsou k dispozici pro účely hodnocení. Tyto údaje se zpracovávají v souladu s normami ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
4. Vysílající organizace poskytují podporu při budování kapacit přijímajících organizací k měření pokroku, výstupů a výsledků podle přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílů.
KAPITOLA 9
AKREDITACE VYSÍLAJÍCÍCH A PŘIJÍMAJÍCÍCH ORGANIZACÍ
Článek 32
Akreditace přijímajících organizací
1. Přijímající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 1 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU, které jsou stanoveny v tomto nařízení a v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Přijímající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat budování kapacit.
3. Přijímající organizace spolu s vlastním hodnocením předloží podle požadavků stanovených v bodě 1 přílohy III tři doporučení poskytující komplexní informace o všech požadavcích norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU. Doporučení musí poskytnout alespoň dvě níže uvedené skupiny zúčastněných stran:
a)
akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace, s níž žádající přijímající organizace již navázala partnerství za účelem účasti v iniciativě Humanitární dobrovolníci EU nebo s níž má v úmyslu takové partnerství navázat;
b)
partner Komise v oblasti humanitární pomoci s platnou rámcovou dohodou (dohodou o partnerství), s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
c)
relevantní mezinárodní organizace nebo nezisková organizace nebo veřejnoprávní subjekt civilní povahy, s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
d)
akreditační nebo auditorská organizace, která udělila žádající přijímající organizaci akreditaci v oblastech s významem pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU, přičemž v takovém případě by měly být předloženy i příslušné dokumenty týkající se akreditace nebo auditu.
4. Vypracované vlastní hodnocení podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat přijímající organizaci a toto hodnocení se spolu s doporučeními podle odstavce 3 zašle Komisi.
5. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení přijímající organizace a na základě doporučení a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající přijímající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající přijímající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
6. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající přijímající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti podpory budování kapacit s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie budování kapacit předložené žádající přijímající organizací, je tato organizace způsobilá k podpoře budování kapacit a má ve vztahu k této podpoře přednost.
Článek 33
Akreditace vysílajících organizací
1. Vysílající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 2 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU.
2. Vysílající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat technickou pomoc. Uvede rovněž důkazy prokazující, že jsou prováděny politiky a postupy uvedené v jednotlivých požadavcích norem a postupů, a to zejména ve vztahu k dobrovolníkům.
3. Vypracované vlastní hodnocení podložené důkazy podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat vysílající organizaci a toto hodnocení se spolu s doprovodnými dokumenty podle odstavce 2 zašle Komisi.
4. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení vysílající organizace podloženého důkazy a předložených doprovodných dokumentů a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající vysílající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající vysílající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
5. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající vysílající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti technické pomoci s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie technické pomoci předložené vysílající organizací, je organizace způsobilá k technické pomoci a má ve vztahu k ní přednost.
Článek 34
Opravné prostředky
1. V rozhodnutí Komise neudělit akreditaci a zamítnout žádost musí být uvedeno, že zamítnutá žádající organizace může novou žádost podat až po uplynutí dvanácti měsíců počínaje datem, kdy obdrží rozhodnutí o zamítnutí. Rozhodnutí rovněž specifikuje dostupné opravné prostředky proti rozhodnutí.
2. Podle článků 256 a 263 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU) je Tribunál příslušný rozhodovat ve věci aktů Evropské komise, které mají právní účinky vůči třetím osobám. Podle článků 256, 268 a 340 SFEU je Tribunál rovněž příslušný rozhodovat spory o náhradu škody způsobené Evropskou komisí v případě mimosmluvní odpovědnosti.
Článek 35
Finanční životaschopnost a organizační kapacita organizací
Posouzení finanční životaschopnosti a organizační kapacity akreditovaných vysílajících a přijímajících organizací nespadá do působnosti akreditace. Jakožto podmínka získání finanční pomoci Unie je tato životaschopnost a kapacita posuzována ve fázi procesu podávání žádostí v návaznosti na výzvu k podávání návrhů.
Článek 36
Platnost akreditace a pravidelné kontroly
1. Akreditované vysílající a přijímající organizace podstoupí opětovnou akreditaci po třech letech od obdržení rozhodnutí Komise o udělení akreditace nebo kdykoli v případě podstatných změn norem nebo postupů týkajících se dotčených otázek.
2. V průběhu období platnosti akreditace mohou být akreditované vysílající a přijímající organizace vyzvány, aby se v případě potřeby podrobily pravidelným kontrolám, které provádí Komise.
3. Akreditované vysílající a přijímající organizace neprodleně vyrozumí Komisi o jakékoli změně své právní, finanční, technické nebo organizační situace, která by mohla zpochybnit jejich soulad s normami a postupy nebo by mohla vytvářet střety zájmů. Rovněž informují Komisi o jakékoli změně svého názvu, adresy nebo zákonného zástupce.
Článek 37
Pozastavení a ukončení akreditace
1. Na základě informací získaných od akreditované vysílající nebo přijímající organizace, včetně informací z pravidelných kontrol uvedených v čl. 36 odst. 2 nebo informací získaných jinými prostředky, může Komise dospět k závěru, že akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace již nevyhovuje požadavkům jedné či více norem nebo postupů. V takových případech může Komise přijmout odpovídající opatření, včetně pozastavení nebo ukončení akreditace, a to postupem stanoveným v bodě 3 přílohy III.
2. Vysílající nebo přijímající organizace, které je pozastavena nebo ukončena akreditace, od data pozastavení nebo ukončení nevysílá ani nepřijímá humanitární dobrovolníky EU a není způsobilá na tyto účely získat finanční pomoc Unie.
3. S ohledem na důvody pro pozastavení nebo ukončení akreditace, zejména pokud jde o bezpečnost a ochranu humanitárních dobrovolníků EU, může Komise požadovat repatriaci humanitárních dobrovolníků EU, kteří jsou vysláni v okamžiku pozastavení nebo ukončení akreditace.
4. Vysílající nebo přijímající organizace není oprávněna žádat o odškodnění z důvodu pozastavení nebo ukončení akreditace.
Článek 38
Odpovědnost za škody
Komise nenese odpovědnost za jakoukoli ztrátu nebo škodu, kterou způsobí nebo utrpí vysílající nebo přijímající organizace nebo třetí strany v důsledku akreditovaného statusu vysílající nebo přijímající organizace.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 39
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 20. listopadu 2014.