KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 110/2014
af 30. september 2013
om en finansforordningsmodel for offentlig-private partnerskabsorganer, jf. artikel 209 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 209, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 blev der med henvisning til erfaringerne fra de offentlig-private partnerskaber, der er institutionaliseret som EU-organer i henhold til artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (2), indført yderligere kategorier af offentlig-private partnerskaber for at øge udbuddet af instrumenter og inddrage organer, hvis regler er mere fleksible og tilgængelige for private partnere end de regler, der gælder for Unionens institutioner. Blandt de yderligere kategorier er de organer, der nævnes i artikel 209 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, og som har fået overdraget gennemførelsen af offentlig-private partnerskaber (i det følgende benævnt »OPP- organer«).
(2)
For at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af Unionens midler og gøre det muligt for OPP-organer at vedtage deres egne finansielle bestemmelser er det nødvendigt at vedtage en finansieringsforordningsmodel for disse organer.
(3)
OPP-organer bør opstille og gennemføre deres budgetter i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver en effektiv og produktiv intern kontrol, samt gennemsigtighed.
(4)
For at sikre den overordnede gennemførelse af et OPP-organs opgaver og aktiviteter bør organet have mulighed for at opføre ubrugte bevillinger for et givet år i overslaget over indtægter og udgifter for maksimalt de følgende tre regnskabsår.
(5)
Eftersom de EU-midler, der stilles til rådighed for et OPP-organ, skal gennemføres under indirekte forvaltning, jf. artikel 60 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, bør bestemmelserne om finansiel planlægning og rapportering være i overensstemmelse med den indirekte forvaltningsmetode for budgettets gennemførelse. Decharge for budgetgennemførelsen af EU’s bidrag til OPP-organer skal indgå i den decharge for gennemførelsen af Unionens budget, som Europa-Parlamentet giver til Kommissionen. Derfor bør der i henhold til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 finde en årlig rapportering sted, herunder fremlæggelse af en forvaltningserklæring, så Kommissionen bliver bedre i stand til at varetage sit ansvar i forbindelse med dechargeproceduren.
(6)
Det er nødvendigt at fastlægge regnskabsførerens og den anvisningsberettigedes beføjelser og ansvar under hensyntagen til OPP-organernes offentlig-private karakter. De anvisningsberettigede bør have det fulde ansvar for samtlige indtægts- og udgiftstransaktioner, der udføres under deres myndighed, idet de bør kunne redegøre for disse transaktioner, eventuelt også under en disciplinærprocedure.
(7)
Det er nødvendigt at tydeliggøre de interne revisions- og kontrolfunktioner og strømline rapporteringskravene. Det bør være Kommissionens interne revisor, der varetager OPP-organernes interne revisionsfunktion, og som skal foretage revision, når dette er begrundet i de indbyggede risici. Der bør indføres bestemmelser om etablering og anvendelse af interne revisionsfunktioner.
(8)
For at sikre at de enkelte organer er ansvarlige for gennemførelsen af deres budget og overholder de mål, der blev opstillet ved deres grundlæggelse, bør OPP-organer have beføjelse til i forbindelse med udførelsen af de opgaver, som de har fået pålagt, at anvende eksterne organer fra den private sektor, men kun hvor det er nødvendigt og ikke i forbindelse med opgaver, der vedrører udøvelse af offentlig myndighed eller anvendelse af skønsbeføjelser.
(9)
De principper, der skal følges i forbindelse med OPP-organers indtægts- og udgiftstransaktioner, bør fastlægges.
(10)
Det bør på grund af OPP-organernes offentlig-private karakter og især på grund af den private sektors bidrag til OPP-organernes budget være muligt at anvende fleksible procedurer ved indgåelsen af indkøbskontrakter. De relevante procedurer bør overholde principperne om gennemsigtighed, proportionalitet, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling og delvis afvige fra de relevante bestemmelser i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 (3). Det er nødvendigt at øge samarbejdet mellem medlemmerne af OPP-organer for at sikre bedre og billigere levering af varer og tjenesteydelser og undgå urimeligt store udgifter til administration af indkøbsprocedurer. OPP-organerne bør derfor også have mulighed for uden at følge indkøbsproceduren at indgå kontrakter med deres medlemmer, ud over Unionen, om levering af produkter eller tjenesteydelser og udførelse af arbejde, som disse medlemmer udfører direkte uden hjælp fra tredjepart.
(11)
For at forbedre omkostningseffektiviteten bør det være muligt at dele tjenesteydelser og at overdrage dem til et andet organ eller til Kommissionen, navnlig ved at gøre det muligt for Kommissionens regnskabsfører fuldstændig eller delvis at varetage funktionen som OPP-organets regnskabsfører.
(12)
OPP-organerne bør i bestemte tilfælde have mulighed for at anvende eksterne eksperter til evaluering af tilskudsansøgninger, projekter og bud og til udarbejdelse af udtalelser og indhentning af rådgivning. Sådanne eksperter bør udvælges efter principperne om ikke-forskelsbehandling, ligebehandling og forbud mod interessekonflikter.
(13)
Ved tildeling af tilskud og præmier bør de relevante bestemmelser i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 følges, jf. dog eventuelle specifikke bestemmelser i OPP-organets oprettelsesakt eller programmets grundretsakt, hvis gennemførelse er overdraget til OPP-organet, så det sikres, at gennemførelsen stemmer overens med de aktiviteter, der forvaltes direkte af Kommissionen.
(14)
I de tilfælde, hvor OPP-organernes regnskaber bør konsolideres i henhold til regnskabsbestemmelserne i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, bør en sådan konsolidering være mulig i henhold til de regnskabsbestemmelser, som OPP-organerne anvender.
(15)
Denne forordning bør træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende, således at det er muligt at få vedtaget OPP-organernes reviderede finansforordninger i god tid inden den 1. januar 2014, så der foreligger et sammenhængende regelsæt for den næste flerårige finansielle ramme -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL 1
ANVENDELSESOMRÅDE
Artikel 1
Genstand
I denne forordning fastlægges de vigtigste principper for et offentlig-privat partnerskabsorgans (i det følgende benævnt »OPP-organ«) vedtagelse af sine egne finansielle bestemmelser. OPP-organets finansielle bestemmelser må ikke afvige fra denne forordning, medmindre det er nødvendigt af hensyn til særlige behov, og Kommissionen på forhånd har givet sit samtykke i overensstemmelse med artikel 209, stk. 4, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Ethvert OPP-organ træffer nærmere bestemmelser om, hvordan disse principper skal gennemføres i de finansielle bestemmelser.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
- »bestyrelse«: OPP-organets vigtigste interne beslutningsorgan i finansielle og budgetmæssige anliggender, uanset dets betegnelse i OPP-organets oprettelsesakt
- »direktør«: den person, der er ansvarlig for at gennemføre bestyrelsens beslutninger og OPP-organets budget som anvisningsberettiget, uanset hans/hendes betegnelse i OPP-organets oprettelsesakt
- »medlem«: et medlem af OPP-organet i overensstemmelse med oprettelsesakten
- »oprettelsesakt«: den EU-retlige akt, der dækker de vigtigste aspekter af OPP-organets oprettelse og drift
- »OPP-organets budget«: det instrument, der for ét regnskabsår ad gangen indeholder et overslag over og godkender de indtægter og udgifter, der anses for nødvendige for OPP-organet.
Artikel 3
Budgettets anvendelsesområde
Et OPP-organs budget består af:
a)
OPP-organets indtægt, herunder:
i)
medlemmernes finansielle bidrag til de administrative omkostninger
ii)
medlemmernes finansielle bidrag til de operationelle omkostninger
iii)
formålsbestemte indtægter med henblik på specifikke udgiftsposter
iv)
indtægter, som OPP-organet genererer
b)
OPP-organets udgifter, herunder administrative udgifter.
KAPITEL 2
BUDGETPRINCIPPER
Artikel 4
Overholdelse af budgetprincipper
Et OPP-organs budget opstilles og gennemføres i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver effektiv og produktiv intern kontrol, samt gennemsigtighed som fastsat i denne forordning.
Artikel 5
Principperne om enhed og et realistisk budget
1. Enhver indtægt og udgift skal konteres en post i OPP-organets budget.
2. Der må ikke indgås forpligtelser eller anvises betalinger for udgifter, der overstiger de bevillinger, der er godkendt i henhold til OPP-organets budget.
3. En bevilling må kun opføres på OPP-organets budget, hvis den er til en udgift, der skønnes nødvendig.
4. Renter af forfinansieringer fra OPP-organets budget tilkommer ikke OPP-organet.
Artikel 6
Princippet om etårighed
1. Bevillingerne på OPP-organets budget gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december.
2. Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i løbet af regnskabsåret.
3. Betalingsbevillinger dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser indgået i regnskabsåret eller tidligere regnskabsår.
4. I forbindelse med administrationsbevillingerne må udgifterne ikke overstige de forventede indtægter for det pågældende år, jf. artikel 3, litra a), nr. i).
5. Uudnyttede bevillinger kan med henvisning til OPP-organets behov opføres i indtægts- og udgiftsoverslagene for de efterfølgende regnskabsår, dog i højst tre år. Disse bevillinger skal anvendes først.
6. Stykke 1-5 er ikke til hinder for, at budgetforpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, der strækker sig over mere end et regnskabsår, opdeles i årlige trancher over flere regnskabsår, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, eller hvor de vedrører administrationsudgifter.
Artikel 7
Princippet om balance
1. Der skal være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.
2. Forpligtelsesbevillinger må ikke overstige det relevante årlige EU-bidrag som fastsat i den årlige aftale om overførsel af midler, som indgås med Kommissionen, plus de årlige bidrag fra andre medlemmer end EU, eventuelle andre indtægter som omhandlet i artikel 3, og uudnyttede bevillinger som omhandlet i artikel 6, stk. 5.
3. OPP-organet må ikke optage lån inden for rammerne af sit budget.
4. Hvis budgetresultatet er positivt, opføres det på det følgende års budget som indtægt.
Hvis budgetresultatet er negativt, opføres det på det følgende års budget som betalingsbevilling.
Artikel 8
Princippet om en regningsenhed
OPP-organets budget opstilles og gennemføres i euro, og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til likviditetsstyringen kan regnskabsføreren dog gennemføre transaktioner i andre valutaer på de vilkår, der fastlægges i OPP-organets finansielle bestemmelser.
Artikel 9
Princippet om bruttoopgørelse
1. De samlede indtægter skal dække de samlede betalingsbevillinger, jf. dog stk. 2. Samtlige indtægter og udgifter opføres uden indbyrdes modregning med henvisning til eventuelle specifikke regler i OPP-organets finansielle bestemmelser om tilfælde, hvor visse beløb kan fratrækkes betalingsanmodninger, og hvor der i så fald udstedes betalingsanvisning på nettobeløbet.
2. Indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og testamentsarv, anvendes til at finansiere særlige udgifter.
3. Direktøren kan modtage enhver form for donation til fordel for OPP-organet, såsom fondsmidler, tilskud, gaver og testamentsarv.
Donationer, der kan medføre store finansielle forpligtelser, kan kun modtages efter forudgående godkendelse fra bestyrelsen, der udtaler sig senest to måneder efter modtagelsen af anmodningen herom. Hvis bestyrelsen ikke træffer afgørelse inden for denne frist, anses donationen for at være accepteret.
Grænsen for, hvornår de finansielle forpligtelser betragtes som store, fastsættes af bestyrelsen.
Artikel 10
Princippet om specificering
1. Bevillingerne fordeles som minimum på afsnit og kapitler.
2. Direktøren kan uden begrænsninger overføre bevillinger fra et kapitel til et andet kapitel, og fra et afsnit til et andet afsnit kan han overføre op til højst 10 % af regnskabsårets bevillinger under den budgetpost, hvorfra overførslen foretages.
Ud over den grænse, som er nævnt i første afsnit, kan direktøren foreslå bestyrelsen, at der foretages overførsler af bevillinger fra et afsnit til et andet. Bestyrelsen har en frist på tre uger til at gøre indsigelse mod sådanne overførsler. Efter fristens udløb anses de for at være vedtaget.
Direktøren underretter hurtigst muligt bestyrelsen om alle overførsler, der er foretaget i henhold til første afsnit.
Artikel 11
Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Bevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som OPP-organet anvender til sine aktiviteter, stilles til rådighed i rette tid, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris.
Princippet om produktivitet vedrører de optimale forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater.
Princippet om effektivitet vedrører indfrielse af de opstillede specifikke mål og opnåelse af de forventede resultater.
3. Der opstilles specifikke, målelige, realiserbare, relevante og tidsbestemte målsætninger for alle de aktivitetsområder, som OPP-organets budget omfatter. Ved hjælp af resultatindikatorer for hver enkelt aktivitet føres der tilsyn med, om målene nås, og direktøren fremlægger en gang om året disse oplysninger for bestyrelsen, senest i de dokumenter, der ledsager forslaget til OPP-organets budget.
4. Medmindre det fastsættes i oprettelsesakten, at Kommissionen foretager evalueringer, er det OPP-organet, der foretager evalueringer med det formål at forbedre beslutningstagningen, herunder efterfølgende evalueringer, af organets programmer og aktiviteter, der er forbundet med store udgifter, og evalueringsresultaterne sendes til bestyrelsen.
Artikel 12
Intern kontrol med budgetgennemførelsen
1. OPP-organets budget gennemføres under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.
2. Med henblik på gennemførelsen af OPP-organets budget defineres intern kontrol som en proces, der finder anvendelse på alle niveauer i forvaltningen og har til formål at give en rimelig sikkerhed for, at følgende målsætninger opfyldes:
a)
effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne
b)
pålidelig rapportering
c)
beskyttelse af aktiver og oplysninger
d)
forebyggelse, afsløring, korrektion af og opfølgning på svig og uregelmæssigheder
e)
tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyn til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art.
3. En effektiv og produktiv intern kontrol er baseret på den bedste internationale praksis og omfatter bl.a. de elementer, der er fastsat i artikel 32, stk. 3 og 4, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, under hensyntagen til OPP-organets struktur og størrelse, arten af de opgaver, der er overdraget til organet, og de pågældende beløb og finansielle og operationelle risici.
Artikel 13
Princippet om gennemsigtighed
1. OPP-organets budget opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges under overholdelse af princippet om gennemsigtighed.
2. OPP-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen og de vedtagne ændringsbudgetter, inkl. eventuelle tilpasninger i henhold til artikel 15, stk. 1, offentliggøres på OPP-organets websted senest fire uger efter, at de er vedtaget, og fremsendes til Kommissionen og Revisionsretten.
3. Ved hjælp af en standardopstilling offentliggør OPP-organet senest den 30. juni i det efterfølgende regnskabsår en række oplysninger på sit websted om modtagerne af midler fra dets budget, jf. artikel 21, stk. 2, 3 og 4, i den delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012.
De offentliggjorte oplysninger skal være lettilgængelige, overskuelige og dækkende. Oplysningerne stilles til rådighed under behørig iagttagelse af fortroligheds- og sikkerhedskravene, især beskyttelse af personoplysninger som defineret i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (4).
4. Det offentliggøres på en af Unionens websteder, hvilke eksperter der er indgået kontrakt med, jf. artikel 34 i denne forordning.
KAPITEL 3
FINANSIEL PLANLÆGNING
Artikel 14
Overslag over indtægter og udgifter
1. Senest den 31. januar i det år, der går forud for det år, hvor OPP-organets budget skal gennemføres, sender organet Kommissionen og de øvrige medlemmer et overslag over sine indtægter og udgifter samt de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget, sammen med et udkast til arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 31, stk. 4.
2. Oversigten over OPP-organets indtægter og udgifter skal indeholde:
a)
et skøn over antallet af faste og midlertidige stillinger opgjort efter ansættelsesgruppe og lønklasse samt af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter udtrykt i fuldtidsækvivalenter inden for rammerne af budgetbevillingerne
b)
i tilfælde af ændring af antallet af ansatte, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om
c)
et kvartalsoverslag over ud- og indbetalinger i kontant
d)
oplysning om, hvorvidt de tidligere fastsatte mål for de forskellige aktiviteter er blevet nået
e)
de fastsatte mål for det regnskabsår, som oversigten omhandler, med angivelse af de specifikke budgetmæssige behov med henblik på opnåelse af disse mål
f)
OPP-organets administrationsudgifter og det gennemførte budget i det foregående regnskabsår
g)
beløbsangivelse af medlemmernes finansielle bidrag og værdien af medlemmernes bidrag i naturalier, ud over Unionen
h)
oplysning om de uudnyttede bevillinger, der opføres i oversigten over indtægter og udgifter pr. år i henhold til artikel 6, stk. 5.
Artikel 15
Opstilling af budgettet
1. OPP-organets budget og stillingsfortegnelsen, herunder antallet af faste og midlertidige stillinger i hver enkelt ansættelsesgruppe og lønklasse suppleret med antallet af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter udtrykt i fuldtidsækvivalenter, vedtages af bestyrelsen, jf. OPP-organets oprettelsesakt. Der kan fastlægges detaljerede forskrifter i OPP-organets finansielle bestemmelser. Ændringer til OPP-organets budget, inkl. stillingsfortegnelsen, foretages ved hjælp af et ændringsbudget, som vedtages ifølge samme procedure, som er anvendt ved vedtagelsen af OPP-organets oprindelige budget. OPP-organets budget og eventuelle ændringsbudgetter tilpasses under hensyntagen til størrelsen af Unionens bidrag, som er fastsat i Unionens budget.
2. OPP-organets budget består af en oversigt over indtægter og en oversigt over udgifter.
3. OPP-organets budget skal indeholde følgende:
a)
i oversigten over indtægterne:
i)
et overslag over OPP-organets indtægter i det pågældende regnskabsår (»regnskabsår n«)
ii)
et overslag over indtægterne i det foregående regnskabsår og indtægterne i regnskabsåret n-2
iii)
relevante anmærkninger for hver indtægtspost
b)
i oversigten over udgifter:
i)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for regnskabsår n
ii)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det foregående regnskabsår samt de indgåede udgiftsforpligtelser og de afholdte udgifter i år n-2, sidstnævnte også angivet i procent af OPP-organets budget for år n
iii)
en samlet oversigt over forfaldsplanerne for de betalinger, der skal foretages i de efterfølgende regnskabsår som følge af budgetmæssige forpligtelser indgået i tidligere regnskabsår
iv)
de relevante anmærkninger for hver underinddeling.
4. Ud over antallet af godkendte stillinger i indeværende regnskabsår skal det i stillingsfortegnelsen angives, hvor mange stillinger der var godkendt i det foregående år, og hvor mange stillinger der reelt er besat. Samme oplysninger skal gives for kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter.
KAPITEL 4
FINANSIELLE AKTØRER
Artikel 16
Budgetgennemførelse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Direktøren fungerer som anvisningsberettiget. Direktøren gennemfører på eget ansvar og inden for rammerne af de godkendte bevillinger OPP-organets budget med hensyn til indtægter og udgifter og overholder i den forbindelse OPP-organets finansielle bestemmelser og princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Direktøren er ansvarlig for, at kravet om lovlighed og formel rigtighed opfyldes.
Uden at det berører den anvisningsberettigedes ansvar med hensyn til forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder, deltager OPP-organet i de aktiviteter til forebyggelse af svig, som gennemføres af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF).
2. Direktøren kan delegere gennemførelsesbeføjelserne til budgettet til ansatte i et OPP-organ, der er omfattet af personalevedtægten, og, i det omfang vedtægten gælder for de ansatte, under overholdelse af de bestemmelser, der er fastsat i OPP-organets finansielle bestemmelser. Befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.
Artikel 17
Den anvisningsberettigedes beføjelser og opgaver
1. Direktøren gennemfører OPP-organets budget i de afdelinger, som er under direktørens myndighed.
2. I det omfang det er nødvendigt, kan opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, på kontraktbasis overlades til eksterne enheder eller organer i den private sektor.
3. Direktøren etablerer i overensstemmelse med de minimumsstandarder, som bestyrelsen har vedtaget, og under behørigt hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, en organisationsstruktur og interne kontrolsystemer, som kan forenes med arbejdet som direktør. Ved etableringen af denne struktur og disse systemer foretages der en risikoanalyse under hensyntagen til omkostningseffektiviteten.
Direktøren kan inden for sine tjenester indføre en ekspert- og rådgivningsfunktion, som kan være behjælpelig ved en kontrol af de risici, som måtte være forbundet med direktørens aktiviteter.
4. Den anvisningsberettigede opbevarer bilagene vedrørende de gennemførte transaktioner i fem år efter tidspunktet for meddelelse af decharge til Kommissionen for gennemførelsen af Den Europæiske Unions budget for det pågældende år. Personoplysninger i bilag skal om muligt slettes, når de ikke er nødvendige i kontrol- og revisionssammenhæng. Opbevaring af trafikdata er under alle omstændigheder omfattet af artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001.
Artikel 18
Forudgående kontrol
1. Hver enkelt transaktion er genstand for mindst en forudgående kontrol af såvel de operationelle som de finansielle aspekter af transaktionen i form af en skrivebordskontrol af bilag og de foreliggende resultater af allerede udført kontrol.
Forudgående kontrol omfatter iværksættelse og efterprøvning af en transaktion.
Iværksættelse og kontrol af en transaktion er adskilte funktioner.
2. Ved iværksættelse af en transaktion forstås samtlige handlinger, som indgår i forberedelsen af vedtagelsen af akter om den anvisningsberettigedes gennemførelse af OPP-organets budget.
3. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som den ansvarlige anvisningsberettigede har indført med henblik på at kontrollere de operationelle og finansielle aspekter.
4. Ved forudgående kontrol efterprøves overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger.
Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
Formålet med den forudgående kontrol er at fastslå:
a)
at udgiften er korrekt og i overensstemmelse med gældende de bestemmelser
b)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, som er fastsat i artikel 11, er blevet overholdt.
I forbindelse med forudgående kontrol kan den ansvarlige anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner i forbindelse med løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
Artikel 19
Efterfølgende kontrol
1. Den anvisningsberettigede kan foranstalte efterfølgende kontrol for at efterprøve transaktioner, der allerede er godkendt ved en forudgående kontrol. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis på grundlag af en risikoanalyse.
Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.
2. Den efterfølgende kontrol foretages ikke af de samme ansatte, som har haft ansvaret for den forudgående kontrol. De ansatte, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol må ikke være underordnet de ansatte, der er ansvarlige for den forudgående kontrol.
Ansatte med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning skal have den nødvendige faglige kompetence.
Artikel 20
Årlig rapportering
Den anvisningsberettigede aflægger en gang om året beretning til bestyrelsen om udførelsen af hans/hendes hverv. Med henblik herpå fremlægger den anvisningsberettigede senest den 15. februar i det følgende regnskabsår følgende for bestyrelsen og Kommissionen:
a)
en rapport om gennemførelsen af OPP-organets årlige arbejdsprogram, OPP-organets budget og HR-ressourcer
b)
OPP-organets foreløbige regnskaber, herunder den beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning, der er omhandlet i artikel 39
c)
en forvaltningserklæring, hvori den anvisningsberettigede bekræfter, medmindre der tages forbehold, at han/hun har rimelig sikkerhed for:
i)
at oplysningerne er korrekt angivet, og at de er fuldstændige og nøjagtige (retvisende billede)
ii)
at udgifterne blev brugt til de fastsatte formål.
iii)
at de eksisterende kontrolprocedurer giver den nødvendige garanti for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
d)
en oversigt over de endelige revisionsberetninger og de udførte kontroller, herunder en analyse af arten og omfanget af fejl og svagheder, der er konstateret i systemerne, samt de korrigerende foranstaltninger, der er truffet eller planlagt.
Beretningen skal redegøre for resultaterne af de gennemførte transaktioner i forhold til de opstillede mål og for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og for de interne kontrolsystemers effektivitet og produktivitet, og den skal afstemmes efter arten af de overdragne opgaver og størrelsen af de involverede beløb.
Direktøren sender hvert år senest den 1. juli de dokumenter, der er nævnt i stk. 1, litra c) og d), og bestyrelsens vurdering af dem, den godkendte årsberetning og det endelige årsregnskab vedlagt bevis for, at bestyrelsen har godkendt det i henhold til artikel 43, stk. 2, til Kommissionen. Kommissionen sender disse dokumenter til Europa-Parlamentet og Rådet.
Artikel 21
Beskyttelse af Unionens finansielle interesser
1. Hvis en ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, mener, at en beslutning, som dennes overordnede pålægger vedkommende at føre ud i livet eller acceptere, ikke er forskriftsmæssig eller er i modstrid med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, som vedkommende skal overholde, underretter vedkommende skriftligt direktøren, som skal svare skriftligt. Hvis direktøren ikke reagerer eller bekræfter den oprindelige beslutning eller instruks, og den ansatte mener, at denne bekræftelse ikke udgør et rimeligt svar på de fremsatte forbehold, underretter den ansatte skriftligt den instans, der omhandles i artikel 23, stk. 3. Den i artikel 23, stk. 3, omhandlede instans underretter straks bestyrelsen.
2. Ved ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade OPP-organets eller dets medlemmers interesser, underretter den ansatte de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning. Kontrakter med eksterne revisorer, der udfører revision af OPP-organets finansielle forvaltning, skal indeholde en forpligtelse for den eksterne revisor til at underrette den anvisningsberettigede om enhver mistanke om ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade OPP-organets eller dets medlemmers interesser.
Artikel 22
Regnskabsføreren
1. Bestyrelsen udnævner en regnskabsfører, der er omfattet af vedtægten, hvis vedtægten gælder for OPP-organets personale, som skal være fuldstændig uafhængig i udførelsen af sine opgaver. Regnskabsføreren er OPP-organets ansvarlige for:
a)
korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer
b)
bogføring, forberedelse og fremlæggelse af regnskaberne i overensstemmelse med kapitel 8
c)
overholdelse af bogføringsreglerne samt kontoplanen, jf. kapitel 8
d)
udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger; i den forbindelse er regnskabsføreren til hver en tid bemyndiget til at kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt
e)
likviditetsstyring.
2. To eller flere OPP-organer kan udnævne samme regnskabsfører.
Et OPP-organ kan også aftale med Kommissionen, at Kommissionens regnskabsfører skal fungere som OPP-organets regnskabsfører.
Et OPP-organ kan også overdrage en del af sin regnskabsførers opgaver til Kommissionens regnskabsfører med henvisning til omkostningseffektiviteten.
I de tilfælde, der omtales i dette stykke, træffer OPP-organet de nødvendige forholdsregler for at undgå enhver form for interessekonflikt.
3. Regnskabsføreren indhenter hos den anvisningsberettigede alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af regnskaberne, der giver et retvisende billede af OPP-organets økonomiske situation og budgetgennemførelsen. Den anvisningsberettigede garanterer pålideligheden af disse oplysninger.
4. Før regnskaberne vedtages af direktøren, underskrives de af regnskabsføreren, som derved bekræfter, at han/hun har rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af OPP-organets økonomiske situation.
Med henblik herpå kontrollerer regnskabsføreren, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsreglerne i artikel 38, og at alle indtægter og udgifter er opført i regnskaberne.
Regnskabsføreren har beføjelse til at kontrollere de modtagne oplysninger og til at foretage yderligere tjek, som vedkommende anser for nødvendige for at kunne underskrive regnskaberne.
Regnskabsføreren tager om nødvendigt forbehold og redegør i så fald i detaljer for arten og omfanget af disse forbehold.
Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte kontanter og likvide midler, jf. stk. 5. Regnskabsføreren er ansvarlig for deres opbevaring.
5. Regnskabsføreren kan under udførelsen af sine opgaver uddelegere visse af sine opgaver til ansatte, der er omfattet af vedtægten, hvis vedtægten gælder for OPP-organets personale, når dette er nødvendigt af hensyn til varetagelsen af regnskabsførerens arbejde i henhold til OPP-organets finansielle bestemmelser.
6. Bestyrelsen kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, suspendere regnskabsføreren fra tjenesten, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger. I så fald udnævner bestyrelsen en midlertidig regnskabsfører.
Artikel 23
De finansielle aktørers ansvar
1. Artikel 16-25 indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de finansielle aktører kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af Unionens finansielle interesser og om bekæmpelse af korruption, som involverer Unionens tjenestemænd eller tjenestemænd i medlemsstaterne.
2. Den anvisningsberettigede og regnskabsføreren er disciplinært og økonomisk ansvarlige efter bestemmelserne i vedtægten. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade OPP-organets eller dets medlemmers interesser, indbringes sagen for de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning, navnlig for OLAF.
3. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, eller hvori Kommissionen deltager i henhold til artikel 73, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, udøver samme beføjelser over for OPP-organet som over for Kommissionens tjenestegrene, medmindre bestyrelsen beslutter at oprette en funktionelt uafhængig instans eller at deltage i en fælles instans, der er oprettet af flere organer. I forbindelse med sager, som indbringes af OPP-organer, skal den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, eller hvori Kommissionen deltager, have en ansat i et OPP-organ blandt sine medlemmer.
På grundlag af udtalelsen fra den i første afsnit omhandlede instans afgør direktøren, om der skal indledes en disciplinærsag eller stilles krav om betaling af kompensation. Hvis instansen konstaterer systemrelaterede problemer, sender den en rapport ledsaget af henstillinger til den anvisningsberettigede. Hvis udtalelsen er belastende for direktøren, sender instansen den til bestyrelsen og til Kommissionens interne revisor. Direktøren henviser i anonym form til instansens udtalelser i sin årsberetning i henhold til artikel 20 og angiver, hvilke opfølgningsforanstaltninger der er truffet.
4. Det kan pålægges enhver ansat helt eller delvis at erstatte tab, som påføres OPP-organet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med hans/hendes hverv. Ansættelsesmyndigheden træffer en motiveret afgørelse efter at have overholdt de formaliteter, som den gældende lovgivning foreskriver på det disciplinære område.
Artikel 24
Interessekonflikter
1. Finansielle aktører som defineret i artikel 16-25 og andre personer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse og forvaltning, herunder forberedende foranstaltninger med henblik herpå, revision og kontrol, foretager ikke handlinger, der vil kunne medføre, at deres egne interesser kommer i konflikt med OPP-organets interesser.
Opstår der risiko for en sådan interessekonflikt, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage sådanne handlinger og til at forelægge sagen for direktøren, som skriftligt fastslår, om der eksisterer en interessekonflikt. Den pågældende orienterer også sin umiddelbart overordnede. Hvis aktøren er direktøren, indbringer han/hun sagen for bestyrelsen.
Hvis der konstateres en interessekonflikt, skal den pågældende indstille alle sine aktiviteter i den pågældende sag. Direktøren eller bestyrelsen, hvis direktøren er berørt, træffer eventuelle yderligere, hensigtsmæssige foranstaltninger.
2. Med henblik på stk. 1 er der tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en finansiel aktør eller en anden person omhandlet i stk. 1, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med tilskudsmodtageren.
Artikel 25
Adskillelse af funktioner
Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.
KAPITEL 5
INTERN REVISION
Artikel 26
Udnævnelse af den interne revisor og dennes beføjelser og opgaver
1. OPP-organet har en intern revision, som fungerer i overensstemmelse med de relevante internationale standarder.
2. Den interne revision varetages af Kommissionens interne revisor. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører.
3. Den interne revisor rådgiver OPP-organet om risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning.
Den interne revisor har navnlig til opgave:
a)
at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici
b)
at vurdere produktiviteten og effektiviteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på alle transaktioner vedrørende budgetgennemførelse.
4. Den interne revisors hverv dækker alle aktiviteter og tjenestegrene i OPP-organet. Den interne revisor har fuld og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af dennes hverv.
5. Den interne revisor gør sig bekendt med beretningen fra den anvisningsberettigede, jf. artikel 20, og med alle andre oplysninger, der måtte foreligge.
6. Den interne revisor aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.
Den interne revisor aflægger også rapport i følgende tilfælde:
-
der er ikke taget stilling til alvorlige risici og anbefalinger
-
der er betydelige forsinkelser i gennemførelsen af anbefalingerne fra tidligere år.
Bestyrelsen og direktøren sikrer, at der regelmæssigt føres tilsyn med gennemførelsen af revisionshenstillingerne. Bestyrelsen undersøger de oplysninger, der omhandles i artikel 20, og vurderer, om henstillingerne er blevet fuldt og rettidigt gennemført.
7. OPP-organet stiller den interne revisors kontaktoplysninger til rådighed for alle fysiske og juridiske personer, der er involveret i udgiftstransaktioner, med henblik på fortrolig kontakt til den interne revisor.
8. Den interne revisors beretninger og resultater stilles først til rådighed for offentligheden, når den interne revisor har godkendt de foranstaltninger, der er iværksat til gennemførelse af beretningerne og resultaterne.
Artikel 27
Den interne revisors uafhængighed
Den interne revisors uafhængighed, hans/hendes ansvar for handlinger udført i forbindelse med udøvelsen af hvervet og hans/hendes ret til at indbringe en sag for Den Europæiske Unions Domstol fastsættes i overensstemmelse med artikel 100 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 28
Udarbejdelse af en intern revisionsfunktion
1. Bestyrelsen kan ud fra rimelige betragtninger om omkostningseffektivitet og merværdi oprette en intern revisionsfunktion, som skal udføre sine opgaver i overensstemmelse med de relevante internationale standarder.
Den interne revisionsfunktions formål, myndighed og ansvar skal være fastsat i det interne revisionscharter og skal godkendes af bestyrelsen.
Den interne revisionsfunktions årlige revisionsplan opstilles af chefen for den interne revisionsfunktion under hensyntagen til bl.a. direktørens risikovurdering af OPP-organet.
Den gennemgås og godkendes af bestyrelsen.
Den interne revisionsfunktion aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om de konstaterede forhold og de eventuelle henstillinger.
Hvis en intern revisionsenhed, der kun betjener et enkelt OPP-organ, ikke er omkostningseffektivt eller ikke er i stand til at overholde de internationale standarder, kan OPP-organet beslutte at dele en intern revisionsfunktion med andre OPP-organer, som er aktive inden for samme politikområde.
I så tilfælde skal bestyrelsen for de pågældende OPP-organer enes om de praktiske vilkår for den fælles interne revisionsfunktion.
De interne revisionsmedarbejdere skal samarbejde effektivt gennem udveksling af oplysninger og revisionsrapporter og i givet fald udarbejdelse af fælles risikovurderinger og udførelse af fælles revisioner.
2. Bestyrelsen og direktøren sikrer, at der regelmæssigt føres tilsyn med gennemførelsen af den interne revisionsfunktions henstillinger.
KAPITEL 6
INDTÆGTS- OG UDGIFTSTRANSAKTIONER
Artikel 29
Forvaltning af indtægter
1. Indtægtsforvaltningen omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og inddrivelse af uberettiget udbetalte beløb. I forvaltningen indgår også mulighed for om nødvendigt at give afkald på fastsatte fordringer.
2. Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.
Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den kompetente anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af de ved lov fastsatte midler, herunder i givet fald gennem modregning, eller, hvis dette ikke er muligt, ved tvangsopkrævning.
Når den anvisningsberettigede påtænker helt eller delvis at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal vedkommende sikre sig, at afkaldet er korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet. Beslutninger om afkald skal begrundes. Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, den hviler på.
Regnskabsføreren fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. OPP-organets fordringer samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af inddrivelsesordren. Regnskabsføreren angiver også beslutninger om helt eller delvis at give afkald på at inddrive fastlagte fordringer. Oversigten føjes til OPP-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
3. Gæld, der ikke er indfriet på forfaldsdagen, som er fastsat i debetnotaen, pålægges morarenter, jf. den delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012.
4. For OPP-organets fordringer over for tredjemand og tredjemands fordringer over for OPP-organet gælder en forældelsesfrist på fem år.
Artikel 30
Medlemmernes bidrag
1. OPP-organet anmoder sine medlemmer om at betale hele eller en del af deres bidrag på de betingelser og med de mellemrum, der er fastsat i oprettelsesakten, eller som er aftalt med dem.
2. De midler, medlemmerne indbetaler til OPP-organet i form af bidrag, er rentebærende til fordel for OPP-organets budget.
Artikel 31
Forvaltning af udgifter
1. Ved afholdelse af udgifter indgår den anvisningsberettigede budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.
2. Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.
Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den ansvarlige anvisningsberettigede bekræfter en finansiel transaktion.
Når den anvisningsberettigede godkender en udgift efter at have forsikret sig om, at bevillingerne er stede, giver han regnskabsføreren ordre om at betale den fastsatte udgift.
3. I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for OPP-organets budget skal den ansvarlige anvisningsberettigede indgå en budgetmæssig forpligtelse, før han indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.
4. OPP-organets årlige arbejdsprogram skal være ledsaget af bestyrelsens godkendelse af OPP-organets udgifter til driften af organets aktiviteter, forudsat at de elementer, der er angivet i dette stykke, er klart identificeret.
Det årlige arbejdsprogram skal indeholde detaljerede mål og forventede resultater, herunder resultatindikatorer. Det skal endvidere indeholde en beskrivelse af de aktioner, der skal finansieres, og angivelse af beløbsstørrelse for hver enkelt aktion.
Større ændringer af det årlige arbejdsprogram vedtages efter samme procedure som det oprindelige arbejdsprogram, jf. bestemmelserne i oprettelsesakten.
Bestyrelsen kan give OPP-organets anvisningsberettigede beføjelse til at foretage ikkevæsentlige ændringer af arbejdsprogrammet.
Artikel 32
Tidsfrister
Udgifter skal betales inden for de tidsfrister og ifølge de vilkår, der er fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
KAPITEL 7
GENNEMFØRELSE AF OPP-ORGANETS BUDGET
Artikel 33
Indgåelse af offentlige kontrakter
1. Med hensyn til indgåelse af offentlige kontrakter er stk. 3-6 i denne artikel omfattet af afsnit V i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
2. OPP-organet deltager i den centrale udelukkelsesdatabase, som er oprettet og forvaltes af Kommissionen i henhold til artikel 108 i den generelle finansforordning.
3. Ved kontrakter, hvis værdi er mellem 60 000 EUR og de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 118 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, kan den procedure anvendes, der er fastsat i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 for kontrakter med lav værdi på ikke over 60 000 EUR.
4. OPP-organet kan efter egen anmodning deltage som ordregivende myndighed, når Kommissionen, institutionerne i fællesskab, andre EU-organer og andre OPP-organer indgår aftaler.
5. OPP-organet kan uden brug af proceduren for offentlige kontrakter indgå en kontrakt med Kommissionen, de interinstitutionelle kontorer, Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions organer oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 (5) og andre OPP-organer om levering af varer og tjenesteydelser eller udførelse af arbejde, som varetages af sidstnævnte.
OPP-organet kan uden brug af proceduren for offentlige kontrakter indgå en kontrakt med sine medlemmer, ud over Unionen, om levering af varer og tjenesteydelser eller udførelse af arbejde, som varetages direkte af medlemmerne uden hjælp fra tredjepart.
De varer, tjenesteydelser og arbejde, der leveres i henhold til første og andet afsnit betragtes ikke som en del af medlemmernes bidrag til OPP-organets budget.
6. OPP-organet kan benytte sig af fælles udbudsprocedurer med ordregivende myndigheder i værtsmedlemsstaten for at få sine administrative behov dækket eller med ordregivende myndigheder i medlemsstaterne, landene i Den Europæiske Frihandelssammenslutning eller EU-kandidatlande, som er medlemmer af organet. I så fald finder artikel 133 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse.
OPP-organet kan anvende fælles udbudsprocedurer med sine private medlemmer eller med de ordregivende myndigheder i lande, der deltager i EU-programmer, og som deltager som medlemmer. I så fald finder artikel 133, stk. 1, i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse.
Artikel 34
Eksperter
I forbindelse med udvælgelse af eksperter i henhold til eventuelle særlige procedurer, som er fastsat i grundretsakten for det program, som OPP-organet har fået til opgave at gennemføre, finder artikel 287 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse Sådanne eksperter aflønnes med et fast beløb, der meddeles på forhånd, og som fastsættes på grundlag af deres faglige kunnen.
OPP-organet kan anvende de lister, som Kommissionen, andre EU-organer eller andre OPP-organer har udarbejdet.
OPP-organet kan, hvis det vurderes at være berettiget og i velbegrundede tilfælde, udvælge personer, som har de ønskede færdigheder, men som ikke står på listerne.
Eksterne eksperter udvælges på grundlag af færdigheder, erfaring og viden, som kræves til udførelsen af de pågældende opgaver, og i overensstemmelse med principperne om ikkediskrimination, ligebehandling og forbud mod interessekonflikter.
Artikel 35
Tilskud
Tilskud er omfattet af afsnit VI i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, dog med forbehold af særlige bestemmelser i oprettelsesakten.
Artikel 36
Priser
1. Priser er omfattet af afsnit VII i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, dog med forbehold af stk. 2 i denne artikel.
2. Konkurrencer med priser med en enhedsværdi på 1 000 000 EUR eller derover må kun udskrives, hvis de indgår i forslaget til arbejdsprogram, jf. artikel 14, stk. 1.
Artikel 37
Oplysning om klagemuligheder
1. Hvis en proceduremæssig handling foretaget af den anvisningsberettigede indvirker negativt på en ansøgers eller tilbudsgivers, tilskudsmodtagers eller kontrahents rettigheder, skal den ledsages af oplysninger om de eksisterende administrative og/eller retlige klagemuligheder.
2. Det skal navnlig oplyses, hvordan der kan klages, samt til hvilket organ eller hvilke organer og inden for hvilke tidsfrister der kan indgives klager.
3. Stk. 1 og 2 anvendes med forbehold af eventuelle specifikke procedurer, der er fastsat i de grundlæggende retsakter for programmet, som OPP-organet har fået til opgave at gennemføre.
KAPITEL 8
REGNSKABSFØRING
Artikel 38
Regnskabsregler
OPP-organet opbygger et regnskabssystem, som sikrer, at der rettidigt foreligger nøjagtige, fuldstændige og pålidelige oplysninger.
OPP-organets regnskabsføring skal være i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 39
Regnskabernes struktur
OPP-organets regnskaber skal indeholde følgende:
a)
OPP-organets finansieringsoversigter
b)
beretningerne om gennemførelse af OPP-organets budget (beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning).
OPP-organet udarbejder en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret. I beretningen redegøres der som et minimum for udnyttelsesgraden for bevillingerne, både i absolutte tal og angivet som procentdele, og den skal indeholde kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetposter.
Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender OPP-organet beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning til Europa-Parlamentet, Rådet og Revisionsretten senest den 31. marts i det efterfølgende regnskabsår.
Artikel 40
Regnskabsprincipper
Årsregnskaberne skal indeholde oplysninger, herunder oplysninger om regnskabspolitik, på en måde, der sikrer, at oplysningerne er relevante, pålidelige, sammenlignelige og forståelige. Årsregnskaberne opstilles i overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper som angivet i de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 eller periodiserede internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor (herefter »IPSAS«).
Artikel 41
Årsregnskaber
1. Årsregnskabet opstilles i euro og omfatter:
a)
balancen og resultatopgørelsen, der viser alle aktiver og passiver, den finansielle stilling og det økonomiske resultat pr. 31. december i det forløbne regnskabsår; det opstilles efter de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 eller periodiseret IPSAS
b)
pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo
c)
opgørelsen over bevægelser på nettoaktiver med en oversigt over bevægelser på reserver i løbet af året og de kumulerede resultater.
2. Anmærkningerne til årsregnskabet indeholder supplerende oplysninger om og noter til oplysningerne i de i stk. 1 nævnte regnskaber og giver alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i henhold til internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante for OPP-organets virksomhed.
Artikel 42
Beretninger om budgetgennemførelsen
Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles i euro. De omfatter:
a)
beretninger, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter
b)
forklarende noter, der indeholder supplerende oplysninger om og noter til de heri indeholdte oplysninger.
Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles efter samme struktur, som er anvendt i budgettet.
Artikel 43
Foreløbige regnskaber og godkendelse af det endelige årsregnskab
1. Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender OPP-organets regnskabsfører det foreløbige regnskab til Revisionsretten senest den 15. februar i det efterfølgende år.
I det tilfælde, der er nævnt i første afsnit, sender OPP-organets regnskabsfører ligeledes senest den 15. februar i det efterfølgende år en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
2. Regnskabsføreren udarbejder OPP-organets endelige årsregnskab. Direktøren sender senest den 15. marts det endelige årsregnskab sammen med den i artikel 46 nævnte eksterne revisors erklæring til bestyrelsen med henblik på godkendelse.
Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender regnskabsføreren det endelige regnskab sammen med erklæringen fra den i artikel 46 nævnte eksterne revisor og bestyrelsens godkendelse til Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet senest den 1. juli i det efterfølgende regnskabsår. I disse tilfælde sender OPP-organets regnskabsfører ligeledes senest den 1. juli en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender OPP-organets regnskabsfører ligeledes en forvaltningserklæring, der dækker det endelige årsregnskab, til Revisionsretten med kopi til Kommissionens regnskabsfører på samme dato som fremsendelsen af det endelige årsregnskab.
Det endelige årsregnskab ledsages af en note udarbejdet af regnskabsføreren, hvori denne erklærer, at det endelige årsregnskab er udfærdiget i overensstemmelse med dette kapitel og med de gældende regnskabsmæssige principper, regler og metoder.
Når OPP-organets endelige regnskab er godkendt, offentliggøres det på organets websted senest en måned efter godkendelsen.
Artikel 44
Regnskabsprincipper
1. Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, vedtages den harmoniserede regnskabskontoplan, som anvendes af OPP-organet, af Kommissionens regnskabsfører i henhold til artikel 152 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
2. Regnskabssystemet består af et almindeligt regnskab og et bevillingsregnskab. Regnskaberne føres i euro på basis af kalenderåret.
3. I det almindelige regnskab registreres i kronologisk rækkefølge og efter det dobbelte bogholderis metode alle begivenheder og transaktioner, der påvirker den økonomiske og finansielle situation og formuestillingen for OPP-organet.
4. Bevillingsregnskabet giver et detaljeret billede af gennemførelsen af OPP-organets budget. I bevillingsregnskabet opføres alle budgetmæssige indtægts- og udgiftstransaktioner.
Artikel 45
Fortegnelser
OPP-organet skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle anlægsaktiver, der udgør dets ejendom. Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, fører OPP-organet sådanne fortegnelser efter en model udarbejdet af Kommissionens regnskabsfører. OPP-organet kontrollerer, at oplysningerne i disse fortegnelser stemmer overens med de virkelige forhold.
KAPITEL 9
EKSTERN REVISION OG BEKÆMPELSE AF SVIG
Artikel 46
Ekstern revision
OPP-organet underkastes en uafhængig ekstern revision, som udføres af en uafhængig revisionsinstans efter internationalt anerkendte revisionsstandarder. Det skal af den eksterne revisors erklæring fremgå, om regnskabet giver et sandfærdigt og retvisende billede, om det indførte kontrolsystem fungerer efter hensigten, og om de underliggende transaktioner er lovlige og formelt korrekte. Det skal også fremgå af erklæringen, om revisionsarbejdet rejser tvivl om de påstande, der er fremsat i forvaltningserklæringen, som er omtalt i artikel 20. Erklæringen forelægges for bestyrelsen. Den sendes til Kommissionen sammen med OPP-organets endelige regnskab senest den 15. marts.
Artikel 47
Revisionsrettens gennemgang af regnskaberne
1. Medmindre andet er fastsat OPP-organets oprettelsesakt, reviderer Revisionsretten OPP-organets regnskaber i overensstemmelse med artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. Revisionsretten kan i sin gennemgang se på det revisionsarbejde, som den uafhængige eksterne revisor, jf. artikel 46 i denne forordning, har udført, og opfølgningen af resultaterne af revisorens arbejde.
2. Revisionsrettens revision udføres i henhold til artikel 158 til 163 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 48
Kontrol på stedet ved Kommissionen, Revisionsretten og OLAF
1. Med forbehold af artikel 47, stk. 1, giver OPP-organet Kommissionens personale og andre, som er bemyndiget af Kommissionen, samt Revisionsretten adgang til sine anlæg og bygninger og alle oplysninger, herunder oplysninger i elektronisk form, som måtte være nødvendige til revisionerne.
2. OLAF kan efter bestemmelserne og procedurerne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (6) og Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 (7) foretage undersøgelser, herunder kontrol og inspektion på stedet, for at klarlægge, om der er begået svig, bestikkelse eller andre ulovlige aktiviteter, der berører Unionens finansielle interesser, i forbindelse med tilskud eller kontrakter, der er finansieret af OPP-organet.
3. Med forbehold af stk. 1 og 2, skal OPP-organets kontrakter, aftaler og beslutninger udtrykkeligt indeholde bestemmelser om bemyndigelse af Den Europæiske Revisionsret og OLAF til at gennemføre sådanne revisioner og undersøgelser, i overensstemmelse med deres respektive kompetencer.
KAPITEL 10
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 49
Anmodninger om oplysninger
Kommissionen og medlemmerne af OPP-organet, ud over Unionen, kan anmode OPP-organet om at fremlægge alle nødvendige oplysninger og forklaringer vedrørende budgetforhold inden for deres kompetenceområde.
Artikel 50
Vedtagelse af OPP-organets finansielle bestemmelser
Hvert enkelt organ, der er omfattet af artikel 209 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, vedtager nye finansielle bestemmelser med henblik på deres ikrafttræden den 1. januar 2014 eller under alle omstændigheder senest ni måneder efter den dato, på hvilken et OPP-organ omfattes af artikel 209 i nævnte forordning.
Artikel 51
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 30. september 2013.
NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 110/2014
ze dne 30. září 2013
o vzorovém finančním nařízení pro subjekty partnerství veřejného a soukromého sektoru uvedeném v článku 209 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a zrušuje nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 209 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, které vychází ze zkušeností se zahrnutím partnerství veřejného a soukromého sektoru mezi subjekty Unie podle článku 185 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (2), se zavedly další kategorie těchto partnerství s cílem rozšířit spektrum dostupných nástrojů a zahrnout subjekty, jejichž pravidla jsou z pohledu soukromých partnerů pružnější a přístupnější než pravidla, kterými se řídí orgány Unie. K těmto dalším kategoriím patří subjekty uvedené v článku 209 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, jež jsou pověřeny realizací partnerství veřejného a soukromého sektoru (dále jen „subjekty PVSS“).
(2)
S cílem zajistit řádné finanční řízení finančních prostředků Unie a umožnit subjektům PVSS přijmout vlastní finanční pravidla je nutné přijmout pro tyto subjekty vzorové finanční nařízení.
(3)
Subjekty PVSS by měly sestavovat a plnit rozpočet v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účinnou a efektivní vnitřní kontrolu a zásadou transparentnosti.
(4)
Aby se zajistilo celkové provádění úkolů a činností subjektů PVSS, mělo by být možné zaznamenávat nevyužité prostředky pro daný rok do odhadu příjmů a výdajů pro následující až tři rozpočtové roky.
(5)
Vzhledem k tomu, že finanční prostředky Unie, které jsou k dispozici subjektu PVSS, je třeba čerpat v rámci nepřímého řízení podle článku 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, měla by být ustanovení o finančním plánování a podávání zpráv jednotná s metodou nepřímého řízení plnění rozpočtu. Absolutorium za plnění rozpočtu v souvislosti s příspěvkem Unie na subjekty PVSS by mělo být součástí absolutoria udělovaného Komisi Evropským parlamentem v souvislosti s plněním rozpočtu Unie. V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 je proto potřeba stanovit podávání příslušných ročních zpráv, včetně předkládání prohlášení řídicího subjektu, aby Komise mohla lépe plnit své povinnosti týkající se udělování absolutoria.
(6)
S ohledem na soukromě-veřejnou povahu subjektů PVSS je nutné vymezit pravomoci a povinnosti účetního a schvalujících osob. Schvalující osoby by měly nést plnou odpovědnost za veškeré příjmové i výdajové operace provedené v rámci jejich pravomoci a měly by být plně odpovědné za svou činnost, v případě nutnosti i v rámci disciplinárních řízení.
(7)
Je nezbytné vyjasnit funkce interního auditu a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditu by v rámci subjektů PVSS měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět tehdy, je-li to odůvodněno souvisejícími riziky. Je třeba zavést ustanovení o zřízení a fungování interního auditu.
(8)
Aby bylo zaručeno, že každý subjekt je odpovědný za plnění svého rozpočtu a že sleduje cíle, jež mu byly stanoveny při jeho založení, měly by být subjektům PVSS v rámci plnění jim svěřených úkolů povoleno využívat externích soukromoprávních subjektů jen tehdy, bude-li to nutné, ne však pro plnění úkolů zahrnujících jakékoliv veřejné služby nebo použití pravomoci volného uvážení.
(9)
Je třeba stanovit zásady, které je nutno dodržet v souvislosti s příjmovými a výdajovými operacemi subjektu PVSS.
(10)
Vzhledem k soukromě-veřejné povaze subjektů PVSS, a zejména vzhledem k příspěvku soukromého sektoru do rozpočtu subjektu PVSS, by měly být stanoveny pružné postupy pro zadávání veřejných zakázek. Příslušné postupy by měly dodržovat zásady transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace a měly by se částečně odchylovat od příslušných ustanovení stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (3). Je nezbytné zajistit lepší a levnější zboží a služby a rovněž zabránit nadměrným nákladům při řízení postupů zadávání veřejných zakázek, a to prostřednictvím posílené spolupráce mezi členy subjektů PVSS. Subjekty PVSS by proto měly mít také možnost uzavírat se svými členy jinými než Unie smlouvy na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tito členové dodávají, poskytují nebo provádějí přímo bez využití třetích stran, aniž by se musely uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
(11)
V zájmu lepší nákladové efektivnosti by měla být stanovena možnost sdílet služby nebo je převádět na jiný subjekt nebo Komisi, zejména tím, že účetní Komise je pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu PVSS.
(12)
Při hodnocení žádostí o granty, projektů a nabídek a při vydávání stanoviska a poskytování poradenství v konkrétních případech by subjekty PVSS měly mít možnost využívat externích odborníků. Tito odborníci by měli být vybíráni v souladu se zásadami zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
(13)
V zájmu zajištění jednotného provádění akcí řízených přímo Komisí by se na udělování grantů a cen měla vztahovat příslušná ustanovení nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 s výhradou jakýchkoliv zvláštních ustanovení zřizujícího aktu subjektu PVSS nebo základního právního aktu programu, jehož provedení je subjektu PVSS svěřeno.
(14)
Pokud musí být účetní závěrky subjektů PVSS konsolidovány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, měla by účetní pravidla platná pro subjekty PVSS takovou konsolidaci umožňovat.
(15)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby v zájmu zajištění jednotných pravidel pro příští víceletý finanční rámec bylo možné přijmout k 1. lednu 2014 revidovaná finanční nařízení pro subjekty PVSS,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBLAST PŮSOBNOSTI
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanovuje hlavní zásady, podle nichž přijme subjekt partnerství veřejného a soukromého sektoru (dále jen „subjekt PVSS“) svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu PVSS se nesmí odchylovat od tohoto nařízení, s výjimkou případů, kdy si to vyžadují zvláštní potřeby subjektu PVSS, přičemž Komise musí podle článku 209 čtvrtého pododstavce nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 vydat předchozí souhlas.
Každý subjekt PVSS přijme prováděcí předpisy k provedení těchto zásad do svých finančních pravidel.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí tyto definice:
-
„správní radou“ se rozumí hlavní vnitřní orgán subjektu PVSS rozhodující o finančních a rozpočtových otázkách, bez ohledu na jeho název ve zřizujícím aktu subjektu PVSS,
-
„ředitelem“ se rozumí osoba pověřená prováděním rozhodnutí správní rady a plněním rozpočtu subjektu PVSS jako schvalující osoba, bez ohledu na jeho označení ve zřizujícím aktu subjektu PVSS,
-
„členem“ se rozumí člen subjektu PVSS v souladu s jeho zřizujícím aktem,
-
„zřizujícím aktem“ se rozumí nástroj unijního práva upravující hlavní aspekty zřízení a provozu subjektu PVSS,
-
„rozpočtem subjektu PVSS“ se rozumí nástroj, kterým se pro každý rozpočtový rok stanoví a schvalují veškeré příjmy a výdaje považované za nezbytné pro subjekt PVSS.
Článek 3
Oblast působnosti rozpočtu
Rozpočet subjektu PVSS tvoří:
a)
příjmy subjektu PVSS, které zahrnují:
i)
finanční příspěvek jeho členů na správní náklady,
ii)
finanční příspěvek jeho členů na operační náklady,
iii)
příjmy účelově vázané na zvláštní výdaje,
iv)
veškeré příjmy, jichž subjekt PVSS dosáhne;
b)
výdaje subjektu PVSS, včetně správních výdajů.
KAPITOLA 2
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
Článek 4
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účinnou a efektivní vnitřní kontrolu a zásadou transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
Článek 5
Zásada jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu PVSS.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených prostředků rozpočtu subjektu PVSS.
3. Do rozpočtu subjektu PVSS mohou být zaznamenány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Subjektu PVSS nepřísluší úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu PVSS.
Článek 6
Zásada ročního rozpočtu
1. Prostředky zaznamenané do rozpočtu subjektu PVSS se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
2. Z prostředků na závazky musí být pokryty celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových letech.
4. Výdaje ze správních prostředků nesmí být vyšší než očekávané roční příjmy uvedené v čl. 3 písm. a) bodě i).
5. Vzhledem k potřebám subjektu PVSS se nevyužité prostředky mohou zaznamenávat do odhadu příjmů a výdajů pro následující až tři rozpočtové roky. Tyto prostředky musí být použity přednostně.
6. Odstavce 1 až 5 nebrání tomu, aby rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, byly rozloženy do několika ročních splátek, pokud tak stanovuje zřizující akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 7
Zásada vyrovnanosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit příslušný roční příspěvek Unie uvedený v dohodě o ročním převodu finančních prostředků uzavřené s Komisí, navýšený o roční příspěvky od členů jiných než Unie, všechny ostatní příjmy uvedené v článku 3 a výši nevyužitých prostředků uvedených v čl. 6 odst. 5.
3. Subjekt PVSS si nesmí brát půjčky v rámci svého rozpočtu.
4. Pokud je rozpočtový výsledek kladný, zaznamená se do rozpočtu na následující rozpočtový rok jako příjem.
Pokud je rozpočtový výsledek záporný, zaznamená se do rozpočtu na následující rozpočtový rok jako prostředky na platby.
Článek 8
Zásada zúčtovací jednotky
Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v eurech a účty se předkládají v eurech. V souvislosti s peněžními toky je však účetní oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu PVSS.
Článek 9
Zásada univerzálnosti
1. Aniž je dotčen odstavec 2, pokrývají celkové příjmy celkové prostředky na platby. Všechny příjmy a výdaje se zaznamenávají v plné výši bez jakýchkoli vzájemných úprav, s výhradou zvláštních ustanovení ve finančních pravidlech subjektu PVSS upravujících případy, kdy lze určitou částku odečíst od žádostí o platbu, která je poté vyplacena v čisté částce.
2. Příjmy určené na zvláštní účely, například příjmy z nadací, dotací, darů a odkazů, se použijí na financování specifických výdajů.
3. Ředitel smí přijímat jakékoli příspěvky určené subjektu PVSS, jako například nadace, dotace, dary a odkazy.
Přijetí příspěvků, které by mohly vést ke značným finančním nákladům, podléhá předchozímu schválení správní radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud správní rada nerozhodne v této lhůtě, je příspěvek považován za přijatý.
Výše částky, od níž se finanční náklady považují za významné, se stanoví rozhodnutím správní rady.
Článek 10
Zásada specifikace
1. Prostředky se věcně člení alespoň do hlav a kapitol.
2. Z jedné kapitoly do druhé může ředitel prostředky převádět bez omezení a z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí.
Nad hranici uvedenou v prvním pododstavci může ředitel převod položek z jedné hlavy do druhé navrhnout správní radě. Správní rada může do tří týdnů vznést proti těmto převodům námitky. Po uplynutí této lhůty jsou převody považovány za schválené.
Ředitel co nejdříve informuje správní radu o všech převodech provedených podle prvního pododstavce.
Článek 11
Zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby prostředky použité subjektem PVSS při provádění jeho činností byly k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu PVSS, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosahování těchto cílů se sleduje pomocí výkonnostních ukazatelů pro každou činnost a ředitel každoročně správní radě poskytuje informace, nejpozději však v dokladech přiložených k návrhu rozpočtu subjektu PVSS.
4. Pokud zřizující akt nestanoví možnost, aby Komise prováděla hodnocení, vypracuje subjekt PVSS v zájmu lepšího rozhodovacího procesu hodnocení svých programů a činností (včetně hodnocení ex post), které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zašlou správní radě.
Článek 12
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu PVSS se plní v souladu s účinnou a efektivní vnitřní kontrolou.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu PVSS se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací, s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účinná a efektivní vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména prvky uvedené v čl. 32 odst. 3 a 4 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, s přihlédnutím ke struktuře a velikosti subjektu PVSS, povaze jemu svěřených úkolů, výši finančních prostředků a souvisejícím finančním a provozním rizikům.
Článek 13
Zásada transparentnosti
1. Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v souladu se zásadou transparentnosti, podle níž se rovněž vedou účty.
2. Přijaté znění rozpočtu subjektu PVSS, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů a včetně úprav uvedených v čl. 15 odst. 1, se zveřejní na internetových stránkách subjektu PVSS do čtyř týdnů od jeho přijetí a předá se Komisi a Účetnímu dvoru.
3. V souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 zveřejní subjekt PVSS na svých internetových stránkách podle standardní úpravy nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích prostředků pocházejících z jeho rozpočtu.
Zveřejněné informace jsou snadno dostupné, průhledné a úplné. Subjekt údaje poskytne při řádném dodržení požadavků důvěrnosti a bezpečnosti, zejména požadavků na ochranu osobních údajů, jak jsou stanoveny v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4).
4. Jména odborníků najatých podle článku 34 tohoto nařízení se zveřejňují na internetové stránce Unie.
KAPITOLA 3
FINANČNÍ PLÁNOVÁNÍ
Článek 14
Odhad příjmů a výdajů
1. Subjekt PVSS zašle Komisi a ostatním členům nejpozději do 31. ledna roku, který předchází roku plnění rozpočtu subjektu PVSS, odhad svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, spolu se svým návrhem pracovního programu uvedeného v čl. 31 odst. 4.
2. Odhad příjmů a výdajů subjektu PVSS obsahuje:
a)
odhad počtu stálých a dočasných pracovních míst, v členění podle jednotlivých funkčních skupin a platových tříd, jakož i odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků, vyjádřeno v přepočtu na plný pracovní úvazek, v mezích rozpočtových prostředků;
b)
v případě změny stavu pracovníků na dané pozici odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech předem stanovených cílů pro různé činnosti;
e)
cíle stanovené pro rozpočtový rok, ke kterému se odhad vztahuje, s uvedením konkrétních rozpočtových potřeb spojených s dosažením těchto cílů;
f)
správní náklady a plnění rozpočtu subjektu PVSS v předchozím rozpočtovém roce;
g)
výši finančních příspěvků poskytnutých členy a hodnotu věcného plnění ze strany členů jiných než Unie;
h)
informace o nevyužitých prostředcích, které jsou zaznamenány v odhadu příjmů a výdajů za rok v souladu s čl. 6 odst. 5.
Článek 15
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet subjektu PVSS a plán pracovních míst, včetně počtu stálých a dočasných pracovních míst v členění podle jednotlivých funkčních skupin a platových tříd a počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků, vyjádřeno v přepočtu na plný pracovní úvazek, přijímá správní rada v souladu se zřizujícím aktem subjektu PVSS. Prováděcí ustanovení lze stanovit ve finančních pravidlech subjektu PVSS. Všechny změny rozpočtu subjektu PVSS, včetně plánu pracovních míst, jsou předmětem opravného rozpočtu subjektu PVSS přijatého stejným postupem jako původní rozpočet subjektu PVSS. Rozpočet subjektu PVSS a případně opravné rozpočty subjektu PVSS musí být uzpůsobeny tak, aby zohledňovaly výši příspěvku Unie stanoveného v rámci rozpočtu Unie.
2. Rozpočet subjektu PVSS se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
3. Rozpočet subjektu PVSS obsahuje:
a)
ve výkazu příjmů:
i)
odhadované příjmy subjektu PVSS za daný rozpočtový rok (rok „n“),
ii)
odhadované příjmy za předchozí rozpočtový rok a příjmy za rozpočtový rok n-2,
iii)
řádné poznámky ke každé příjmové položce;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
prostředky na závazky a platby na rok n,
ii)
prostředky na závazky a platby za předchozí rozpočtový rok, jakož i výdaje přidělené a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce n-2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu PVSS na rok n,
iii)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových letech ke splnění rozpočtových závazků z minulých rozpočtových let,
iv)
řádné poznámky ke každé části.
4. Plán pracovních míst obsahuje vedle počtu pracovních míst schválených pro rozpočtový rok i počet pracovních míst schválených pro předchozí rozpočtový rok a počet pracovních míst skutečně obsazených. Stejné údaje musí být uvedeny pro smluvní zaměstnance a vyslané národní odborníky.
KAPITOLA 4
ÚČASTNÍCI FINANČNÍCH OPERACÍ
Článek 16
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalovací osoby. Ředitel plní příjmy a výdaje rozpočtu subjektu PVSS v souladu s finančními pravidly subjektu PVSS a se zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků. Ředitel odpovídá za zajišťování jejich legality a správnosti.
Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, podílí se subjekt PVSS na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům v oblasti předcházení podvodům (OLAF).
2. Ředitel může přenést pravomoc k plnění rozpočtu na zaměstnance subjektu PVSS, na které se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na tyto zaměstnance subjektu PVSS), a to v souladu s podmínkami stanovenými ve finančních pravidlech subjektu PVSS. Pověřené osoby mohou jednat pouze v rozsahu pravomocí výslovně na ně přenesených.
Článek 17
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Ředitel plní rozpočet subjektu PVSS v útvarech přidělených pod jeho vedení.
2. Pokud se to ukáže nevyhnutelné, lze vnějším soukromoprávním subjektům na základě dohod svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují výkon veřejné moci či použití pravomoci volného uvážení.
3. Ředitel v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jeho povinností. Vytvoření takové struktury a systémů vychází z analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivnost.
Ředitel může v rámci svých útvarů zřídit funkci poradce, který mu bude nápomocen při kontrole rizik souvisejících s jeho činnostmi.
4. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se provedených operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria Komisi ohledně plnění rozpočtu Unie na daný rok. Osobní údaje, které jsou v podkladech obsaženy, musí být pokud možno odstraněny, nejsou-li potřebné pro účely kontroly a auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 18
Kontroly ex ante
1. U každé operace se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
Zahájení operace a její ověření jsou dvě oddělené činnosti.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě přijetí aktů, jimiž se plní rozpočet subjektu PVSS, příslušnou schvalující osobou.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivnosti. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
správnost výdajů a jejich soulad s platnými ustanoveními;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v článku 11.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
Článek 19
Kontroly ex post
1. Příslušná schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny u vzorku.
Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
2. Kontroly ex post nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex ante. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací musí mít nezbytné odborné znalosti.
Článek 20
Podávání ročních zpráv
Schvalující osoba podává každoročně správní radě zprávu o plnění svých povinností. Pro tento účel předkládá schvalující osoba nejpozději do 15. února následujícího rozpočtového roku správní radě a Komisi:
a)
zprávu o provádění ročního pracovního programu subjektu PVSS, plnění rozpočtu subjektu PVSS a využívání personálních zdrojů;
b)
předběžnou účetní závěrku subjektu PVSS, včetně zprávy o rozpočtovém a finančním řízení uvedeném v článku 39;
c)
prohlášení řídícího subjektu, v němž se uvádí, že pokud není ve výhradách uvedeno jinak, má schvalující osoba přiměřenou jistotu, že:
i)
informace jsou předkládány v náležité podobě a jsou úplné a přesné (podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti),
ii)
výdaje byly použity k zamýšlenému účelu,
iii)
zavedené kontrolní systémy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací;
d)
souhrn závěrečný zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, včetně rozboru povahy a rozsahu chyb a nedostatků zjištěných v systémech a přijatých či plánovaných nápravných opatření.
Zpráva uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly a je přiměřená povaze svěřených úkolů a výši použitých částek.
Ředitel zašle Komisi nejpozději do 1. července každého roku doklady uvedené v prvním pododstavci písm. c) a d) a jejich posouzení správní radou, schválenou výroční zprávu a účetní závěrku schválenou správní radou na základě čl. 43 odst. 2. Komise tyto doklady zašle Evropskému parlamentu a Radě.
Článek 21
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který na upozornění písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a zaměstnanec se domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, informuje o tom písemně příslušnou komisi uvedenou v čl. 23 odst. 3. Komise uvedená v čl. 23 odst. 3 o tom neprodleně informuje správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy subjektu PVSS nebo jeho členů, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu PVSS musí stanovit povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakémkoli podezření z protiprávního jednání, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy subjektu PVSS či jeho členů.
Článek 22
Účetní
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na zaměstnance subjektu PVSS), který je při plnění svých povinností zcela nezávislý. Účetní v subjektu PVSS odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
vedení, přípravu a předkládání účtů v souladu s kapitolou 8;
c)
provádění účetních pravidel a účtové osnovy v souladu s kapitolou 8;
d)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodnění účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
e)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů PVSS mohou jmenovat stejného účetního.
Subjekty PVSS se také mohou dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná rovněž jako účetní subjektu PVSS.
S přihlédnutím k nákladové efektivnosti mohou rovněž pověřit účetního Komise některými úkoly, které vykonává účetní subjektu PVSS.
V případech uvedených v tomto odstavci učiní subjekty PVSS nezbytná opatření k zamezení střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu PVSS a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost poskytovaných informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz o finanční situaci subjektu PVSS.
Pro účely prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 38 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
S výhradou odstavce 5 je ke správě hotovosti a ekvivalentů hotovosti oprávněn výhradně účetní. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
5. Účetní může při plnění svých povinností delegovat některé úkoly na zaměstnance, na které se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na tyto zaměstnance subjektu PVSS), pokud je to nezbytné pro plnění jeho povinností v souladu s finančními pravidly subjektu PVSS.
6. Aniž jsou dotčena případná disciplinární opatření, může být účetní kdykoli dočasně nebo s konečnou platností zbaven svých povinností správní radou. V tomto případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
Článek 23
Odpovědnost účastníků finančních operací
1. Články 16 až 25 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Každá schvalující osoba a účetní má disciplinární a finanční odpovědnost dle podmínek stanovených ve služebním řádu. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy subjektu PVSS nebo jeho členů, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (OLAF).
3. Specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízená Komisí, nebo na jejíž činnosti se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává ve vztahu k subjektu PVSS stejné pravomoci, jaké vykonává ve vztahu k útvarům Komise, pokud se správní rada nerozhodne zřídit funkčně nezávislou komisi nebo se stát členem společné komise zřízené několika subjekty. V případech předložených subjekty PVSS zahrnují specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízená Komisí, nebo na jejíž činnosti se Komise podílí, jednoho zaměstnance subjektu PVSS.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě zprávu obsahující doporučení. Pokud se stanovisko týká ředitele, předá komise tuto zprávu správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své zprávě podle článku 20 anonymně odkazuje na stanoviska komise a uvádí, jaká opatření byla na jejich základě přijata.
4. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu PVSS vznikne v důsledku závažného pochybení, jehož se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených pro disciplinární otázky v platných právních předpisech přijme orgán odpovědný za jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Článek 24
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu článku 16 až 25 a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, auditu nebo kontroly, se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu PVSS.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc řediteli, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Dotčená osoba informuje rovněž svého přímého nadřízeného. Pokud je účastníkem ředitel, musí předložit věc správní radě.
Pokud se zjistí střet zájmů, ukončí dotčená osoba veškerou svou činnost ve věci. Ředitel nebo - pokud je účastníkem ředitel - správní rada přijmou veškerá další vhodná opatření.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
Článek 25
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
KAPITOLA 5
INTERNÍ AUDIT
Článek 26
Jmenování, pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt PVSS zřídí funkci interního auditora, která musí být vykonávána v souladu se souvisejícími mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interní auditor nesmí být ani schvalující osobou, ani účetním.
3. Interní auditor poskytuje rady subjektu PVSS v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě řídících a kontrolních systémů a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu.
4. Interní auditor plní své povinnosti ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu PVSS. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k plnění svých povinností.
5. Interní auditor vezme na vědomí zprávu schvalující osoby podle článku 20 i ostatní dostupné informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává rovněž zprávu, pokud:
-
nebyla vyřešena kritická rizika a provedena doporučení,
-
dochází k významným zpožděním v provádění doporučení z minulých let.
Správní rada a ředitel zajistí pravidelné sledování provádění doporučení auditu. Správní rada prověří informace uvedené v článku 20 a plné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt PVSS zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 27
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při plnění jeho povinností a jeho právo podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie se určí v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 28
Zřízení oddělení interního auditu
1. Správní rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivnost a přidanou hodnotu zřídit oddělení interního auditu, které plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, kompetence a odpovědnosti oddělení interního auditu jsou stanoveny v chartě interního auditu a podléhají schválení správní radou.
Roční plán oddělení interního auditu vypracuje vedoucí oddělení interního auditu s přihlédnutím mimo jiné k posouzení rizik v subjektu PVSS, jež vypracoval ředitel.
Plán přezkoumá a schválí správní rada.
Oddělení interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Pokud oddělení interního auditu některého subjektu PVSS není nákladově efektivní nebo není schopno dodržovat mezinárodní standardy, může subjekt PVSS rozhodnout, že oddělení interního auditu bude sdílet s ostatními subjekty PVSS působícími ve stejné oblasti politiky.
V takových případech se správní rada dotyčných subjektů PVSS dohodne na praktických způsobech provozu sdíleného oddělení interního auditu.
Subjekty interního auditu budou účinně spolupracovat prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prováděním společného posouzení rizik a společných auditů.
2. Správní rada a ředitel zajistí pravidelné sledování provádění doporučení oddělení interního auditu.
KAPITOLA 6
PŘÍJMOVÉ A VÝDAJOVÉ OPERACE
Článek 29
Plnění příjmů
1. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a inkaso neoprávněně vyplacených částek. Zahrnuje rovněž případnou možnost upustit od inkasa stanovených nároků.
2. Neoprávněně vyplacené částky musí být předmětem inkasa.
Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě dluhu, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup pro inkaso jakýmikoli právními prostředky, včetně případného započtení, a není-li možné, výkonem rozhodnutí.
Pokud příslušná schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí uvádět, jaké kroky byly učiněny k inkasu pohledávky, a právní a skutkový stav, ze kterého vychází.
Účetní povede seznam částek splatných k inkasu. Nároky subjektu PVSS jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených pohledávek. Tento seznam bude připojen ke zprávě subjektu PVSS o rozpočtovém a finančním řízení.
3. Veškeré pohledávky neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě dluhu jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
4. Nároky subjektu PVSS vůči třetím stranám a nároky třetích stran vůči subjektu PVSS se promlčují po uplynutí pěti let.
Článek 30
Příspěvek členů
1. Subjekt PVSS předloží svým členům žádosti o vyplacení celého jejich příspěvku nebo jeho části za podmínek a v intervalech stanovených ve zřizujícím aktu či dohodnutých se členy.
2. Prostředky vyplacené subjektu PVSS jeho členy ve formě příspěvku jsou úročeny ve prospěch rozpočtu subjektu PVSS.
Článek 31
Plnění výdajů
1. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro plnění prostředků.
2. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
Potvrzení výdaje je úkon, kterým příslušná schvalující osoba potvrzuje finanční operaci.
Schválení výdaje je úkon, kterým příslušná schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, dá pokyn účetnímu, aby zaplatil potvrzený výdaj.
3. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu PVSS, musí příslušná schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
4. Roční pracovní program subjektu PVSS stanoví, že správní rada schvaluje operační výdaje subjektu PVSS ohledně činností, jež jsou předmětem programu, za předpokladu, že prvky uvedené v tomto odstavci jsou jasně vymezeny.
Roční pracovní program obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis činnosti/í, které mají být financovány, a výši finančních částek přidělených na jednotlivá opatření.
Všechny zásadní změny ročního pracovního programu se přijmou stejným postupem jako původní pracovní program, a to v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
Správní rada může schvalující osobě subjektu PSVV svěřit pravomoc provádět nepodstatné změny pracovního programu.
Článek 32
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se musí uskutečnit ve lhůtách uvedených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 7
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU PVSS
Článek 33
Zadávání veřejných zakázek
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou odstavců 3 až 6 tohoto článku hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt PVSS se podílí na společné ústřední databázi, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 obecného finančního nařízení.
3. Pro zakázky s hodnotou mezi 60 000 EUR a limity uvedenými v článku 118 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 lze použít postup stanovený nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 pro veřejné zakázky nízké hodnoty nepřesahující 60 000 EUR.
4. Subjekt PVSS může být na základě žádosti přibrán jako zadavatel v případě udělování zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při udělování zakázek jiných subjektů Unie či subjektů PVSS.
5. Subjekt PVSS může s Komisí, interinstitucionálními úřady, Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (5) a jinými subjekty PVSS uzavřít smlouvu na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tyto strany dodávají, poskytují nebo provádějí, aniž by se musel uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
Subjekt PVSS může se svými členy jinými než Unie uzavřít smlouvu na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tito členové dodávají, poskytují nebo provádějí přímo bez využití třetích stran, aniž by se musel uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
Zboží, služby nebo práce poskytnuté podle prvního a druhého pododstavce se nepovažují za součást příspěvku členů do rozpočtu subjektu PVSS.
6. K pokrytí svých administrativních potřeb může subjekt PVSS zadávat zakázky společně se zadavateli hostitelského členského státu nebo se zadavateli z členských států, států Evropského sdružení volného obchodu nebo kandidátských zemí Unie, kteří jsou do subjektu zapojeni jako členové. V takových případech se obdobně použijí ustanovení článku 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Subjekt PVSS může zadávat zakázky společně se svými členy ze soukromého sektoru nebo se zadavateli ze zemí účastnících se programů Unie, které jsou do subjektu zapojeni jako členové. V takových případech se obdobně použijí ustanovení čl. 133 prvního pododstavce nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 34
Odborníci
Článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 se použije obdobně pro výběr odborníků s výhradou zvláštního postupu stanoveného v základním právním aktu programu, jehož provedení je svěřeno subjektu PVSS. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností.
Subjekt PVSS může použít seznamy vypracované Komisí nebo jinými subjekty Unie či subjekty PVSS.
V případě potřeby a v řádně odůvodněných případech může subjekt PVSS vybrat jakoukoli osobu s patřičnými znalostmi, i když není v seznamech uvedena.
Externí odborníci se vyberou podle dovedností, zkušeností a znalostí vhodných k plnění přidělených úkolů, a to v souladu se zásadami zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
Článek 35
Granty
Pokud jde o granty, použije se s výhradou veškerých zvláštních ustanovení zřizujícího aktu hlava VI nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 36
Ceny
1. Pokud jde o ceny, použije se s výhradou odstavce 2 tohoto článku hlava VII nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Soutěže o ceny o jednotkové hodnotě nejméně 1 000 000 EUR lze zveřejnit, pouze pokud jsou uvedeny v návrhu pracovního programu uvedeného v čl. 14 odst. 1.
Článek 37
Údaje o opravných prostředcích
1. Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
2. Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
3. Na odstavce 1 a 2 se vztahují veškeré zvláštní postupy stanovené v základních právních aktech programu, jehož provedení je svěřeno subjektu PVSS.
KAPITOLA 8
ÚČETNICTVÍ
Článek 38
Pravidla pro účetní závěrku
Subjekt PVSS zavede účetní systém poskytující včas přesné, úplné a spolehlivé informace.
Účetnictví subjektu PVSS je v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 39
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrka subjektu PVSS obsahuje:
a)
finanční výkazy subjektu PVSS;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu PVSS (zpráva o rozpočtovém a finančním řízení).
Subjekt PVSS vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok. Ta přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá subjekt PVSS Evropskému parlamentu, Radě a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku zprávu o rozpočtovém a finančním řízení.
Článek 40
Účetní zásady
Finanční výkazy musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Finanční výkazy jsou vypracovány v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami uvedenými v účetních pravidlech podle článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 nebo s mezinárodními účetními standardy pro veřejný sektor (dále jen „IPSAS“), jež vycházejí ze zásad akruálního účetnictví.
Článek 41
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy jsou uváděny v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; předkládají se v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 nebo se standardy IPSAS, jež vycházejí ze zásad akruálního účetnictví;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace předložené ve výkazech uvedených v odstavci 1 a obsahuje doplňující informace předepsané mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud se tyto informace vztahují k činnosti subjektu PVSS.
Článek 42
Zprávy o plnění rozpočtu
Zprávy o plnění rozpočtu jsou uváděny v eurech. Obsahují:
a)
zprávy, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
přílohu, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet.
Článek 43
Předběžná účetní závěrka a schválení účetní závěrky
1. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní subjektu PVSS předběžnou účetní závěrku Účetnímu dvoru do 15. února následujícího rozpočtového roku.
V případě uvedeném v prvním pododstavci předá účetní subjektu PVSS do 15. února následujícího roku účetnímu Komise rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
2. Účetní sestavuje účetní závěrku subjektu PVSS. Ředitel ji do 15. března zasílá spolu s výrokem externího auditora uvedeným v článku 46 správní radě ke schválení.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě do 1. července následujícího rozpočtového roku účetní závěrku spolu s výrokem externího auditora uvedeným v článku 46 a schválením správní rady. V takovém případě předá účetní subjektu PVSS do 1. července účetnímu Komise rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní subjektu PVSS Účetnímu dvoru ve stejné lhůtě, v níž předává účetní závěrku, rovněž prohlášení vedení k auditu, s kopií pro účetního Komise.
K účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že závěrka byla vypracována v souladu s touto kapitolou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Schválená účetní závěrka subjektu PVSS se zveřejní na jeho internetových stránkách do jednoho měsíce od jejího schválení.
Článek 44
Účetní systém
1. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, schválí účetní Komise v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 harmonizovanou účtovou osnovu platnou pro subjekt PVSS.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech za kalendářní rok.
3. Obecné účty zaznamenávají v časovém pořadí podvojným způsobem všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou, finanční a majetkovou situaci subjektu PVSS.
4. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu PVSS. Zaznamenávají veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace.
Článek 45
Inventární soupisy majetku
Subjekt PVSS vede inventární soupisy vykazující objem a hodnotu veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku, jež jsou v jeho vlastnictví nebo ve vlastnictví Unie. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vede subjekt PVSS tyto inventární soupisy v souladu se vzorem vypracovaným účetním Komise. Subjekt PVSS ověřuje shodu mezi inventárními soupisy a skutečností.
KAPITOLA 9
EXTERNÍ AUDIT A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 46
Externí audit
Subjekt PVSS podléhá nezávislému externímu auditu prováděnému nezávislým auditním subjektem v souladu s mezinárodně uznávanými standardy pro provádění auditu. Ve výroku externího auditora se uvede, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, zda zavedené kontrolní systémy řádně fungují a zda jsou uskutečněné transakce legální a správné. Ve výroku se rovněž uvede, zda audit zpochybňuje tvrzení obsažená v prohlášení řídícího subjektu uvedeném v článku 20. Výrok se předkládá správní radě. Společně s účetní závěrkou subjektu PVSS se do 15. března předá Komisi.
Článek 47
Prověření závěrky Účetním dvorem
1. Nestanoví-li zřizující akt subjektu PVSS jinak, provádí Účetní dvůr kontrolu závěrky subjektu PVSS v souladu s článkem 287 Smlouvy o fungování Evropské unie. Přitom může Účetní dvůr přihlédnout k auditu provedenému nezávislým externím auditorem uvedeným v článku 46 tohoto nařízení a opatřením přijatým na základě zjištění auditora.
2. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 48
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Aniž je dotčen čl. 47 odst. 1, poskytne subjekt PVSS zaměstnancům Komise a jiným osobám, které Komise pověří, jakož i auditorům Účetního dvora přístup do svých prostor a zařízení a ke všem informacím včetně informací v elektronickém formátu, jež potřebují k tomu, aby mohli provádět audity.
2. OLAF může provádět šetření, včetně kontrol a inspekcí na místě, v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (6) a v nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (7) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem či zakázkou financovanou subjektem PVSS nedošlo k podvodu, korupci nebo jakékoli jiné protiprávní činnosti poškozující finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, obsahují smlouvy, dohody a rozhodnutí subjektu PVSS ustanovení výslovně zmocňující Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění takových auditů a šetření, a to v souladu s jejich příslušnými pravomocemi.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 49
Žádosti o informace
Komise a členové subjektu PVSS jiní než Unie mohou požadovat veškeré nezbytné informace nebo vysvětlení ze strany subjektu PVSS týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich působnosti.
Článek 50
Přijetí finančních pravidel subjektu PVSS
Každý subjekt uvedený v článku 209 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nová finanční pravidla tak, aby vstoupila v platnost dne 1. ledna 2014 nebo v každém případě během devíti měsíců ode dne, kdy se na subjekt PVSS začne vztahovat působnost článku 209 uvedeného nařízení.
Článek 51
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.