KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1271/2013
af 30. september 2013
om rammefinansforordningen for de organer, der er omhandlet i artikel 208 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 208, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 (2) om rammefinansforordning for de organer, som er oprettet af Fællesskaberne, var baseret på Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (3). Forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 er blevet erstattet af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012. Forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 bør derfor revideres. Af klarhedshensyn er det nødvendigt at erstatte forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 med en ny forordning.
(2)
Der bør tages hensyn til den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen om decentrale agenturer af 19. juli 2012.
(3)
Visse af bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 bør revideres for at tage hensyn til erfaringerne med anvendelsen af disse bestemmelser.
(4)
Denne forordning bør fastlægge de overordnede principper og de grundlæggende regler for de organer, der er oprettet i henhold til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) og Euratom-traktaten (i det følgende benævnt »EU-organer«), og som modtager bidrag over budgettet, uden at dette berører oprettelsesakten. EU-organerne bør på grundlag af denne forordning vedtage deres egne finansielle regler, der kun må afvige fra forordningen, når det er nødvendigt som følge af deres særlige behov, og kun hvis Kommissionen på forhånd giver sit samtykke.
(5)
EU-organer, der er fuldt selvfinansierende, som denne forordning ikke finder anvendelse på, bør for at sikre den nødvendige sammenhæng i givet fald indføre tilsvarende regler. I overensstemmelse med den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen af 19. juli 2012 bør disse organer forelægge Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen en årsrapport om gennemførelsen af deres budget og tage behørigt hensyn til deres anmodninger og anbefalinger.
(6)
EU-organerne bør opstille og gennemføre deres budget i overensstemmelse med de fem grundlæggende budgetretlige principper - enhed, et realistisk budget, bruttoopgørelse, specificering og etårighed, samt principperne om balance, én regningsenhed, forsvarlig økonomisk forvaltning og gennemsigtighed.
(7)
Det bør understreges, at Unionens bidrag har en udligningsfunktion. Den del af EU-organets positive budgetresultat, der overstiger det bidrag, som Unionen har betalt i løbet af året, bør tilbagebetales til Unionens budget.
(8)
Når det fastsættes i oprettelsesakten, at indtægterne ud over Unionens bidrag består af gebyrer og afgifter, og at indtægterne fra gebyrer og afgifter afsættes til dækning af specifikke udgifter, bør EU-organerne have mulighed for at fremføre saldoen i form af formålsbestemte indtægter.
(9)
Det bør sikres, at gebyrerne fastsættes på et passende niveau med henblik på at dække omkostningerne ved leveringen af tjenesteydelserne og undgå betydelige overskud.
(10)
Delegation af budgetgennemførelsesopgaver til EU-organerne bør være behørigt begrundet i opgavernes karakter og EU-organets specifikke ekspertise, samtidig med at der sikres en forsvarlig økonomisk forvaltning og omkostningseffektivitet. De delegerede opgaver bør være forenelige med oprettelsesakten.
(11)
EU-organerne bør kun have lov til at modtage ad hoc-tilskud, hvis det udtrykkeligt er fastsat i de relevante basisretsakter og tilladt i oprettelsesakten.
(12)
I henhold til artikel 50 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 skal EU-organet deltage i en benchmarkingundersøgelse med andre EU-organer og -institutioner.
(13)
Der bør indføres regler for handlingsplanen for opfølgning af konklusionerne fra de overordnede regelmæssige evalueringer for at sikre, at de gennemføres effektivt.
(14)
For at sikre, at programmeringen er konsekvent, bør EU-organet udarbejde et dokument, der indeholder den årlige og flerårige programmering under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer.
(15)
EU-organet bør tilpasse tidsplanen for den årlige og flerårige programmering til budgetproceduren for at sikre, at den er effektiv, og at der er sammenhæng mellem alle programmeringsdokumenterne.
(16)
Den interne revisionsfunktions og den interne kontrolfunktions nuværende struktur bør gøres klarere, og rapporteringskravene bør strømlines. Den interne revisionsfunktion i EU-organet bør varetages af Kommissionens interne revisor, som bør foretage revisioner, når risiciene retfærdiggør det. Der bør indføres regler for oprettelsen af interne revisionsafdelinger og deres måde at fungere på.
(17)
Rapporteringsforpligtelserne bør strømlines. EU-organerne bør fremlægge en konsolideret årlig aktivitetsrapport, som indeholder fyldestgørende oplysninger om gennemførelsen af deres arbejdsprogram, deres budget, deres plan for personalepolitikken og deres forvaltningssystemer og interne kontrolsystemer.
(18)
For at gøre EU-organerne mere omkostningseffektive bør der gives mulighed for at dele tjenester eller overføre dem til et andet EU-organ eller til Kommissionen. Omkostningseffektiviteten kan navnlig forbedres ved at gøre det muligt at overdrage alle eller en del af de opgaver, som påhviler EU-organets regnskabsfører, til Kommissionens regnskabsfører.
(19)
Som fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør der kun gives mulighed for at opdele bevillinger, der strækker sig over flere år, i årlige trancher, når oprettelsesakten eller basisretsakten åbner mulighed for det, eller når de vedrører administrationsudgifter.
(20)
For at tilpasse reglerne om formålsbestemte indtægter til reglerne i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør der fastsættes regler om opdeling af formålsbestemte indtægter (interne og eksterne) og om fremførsel af disse indtægter.
(21)
For at tilpasse reglerne om behandling af renter af Unionens bidrag til EU-organet til reglerne i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør det fastsættes, at der ikke skal betales renter til budgettet.
(22)
Forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 giver mulighed for i bestemte tilfælde at indgå en retlig forpligtelse før en budgetmæssig forpligtelse. EU-organerne bør også have denne mulighed.
(23)
For at sikre overensstemmelse mellem forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 og forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør specifikke bestemmelser om udbud og tilskud ikke være tilladt. Anvendelsen af ét sæt regler sikrer, at EU-organets arbejde forenkles, og gør det muligt at anvende de retningslinjer og modeller, som Kommissionen har udarbejdet.
(24)
Der bør gives mulighed for, at EU-organet kan tildele priser, for at tilpasse bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
(25)
For at identificere risiciene for faktiske eller opfattede interessekonflikter og sikre, at de forvaltes korrekt, bør det kræves, at EU-organerne vedtager regler om forebyggelse og forvaltning af interessekonflikter. Disse regler bør tage hensyn til de retningslinjer, som Kommissionen har udarbejdet på grundlag af den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen af 19. juli 2012.
(26)
Bestemmelserne om ejendomspolitik, herunder indførelsen af muligheden for, at EU-organerne kan optage lån, og betingelserne herfor, bør tilpasses til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 for at sikre, at alle EU-organerne og -institutionerne anvender de nyligt indførte regler på en ensartet måde.
(27)
Der bør fastsættes overgangsbestemmelser for programmering og rapportering, da Kommissionen har brug for tid til at udarbejde de relevante retningslinjer i samarbejde med EU-organerne.
(28)
Denne forordning bør træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende for at gøre det muligt at vedtage de reviderede finansforordninger for EU-organerne inden den 1. januar 2014 for at sikre ensartede regler for den næste flerårige finansielle ramme -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
AFSNIT I
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Emne
Denne forordning fastsætter de væsentligste finansielle regler, på grundlag af hvilke EU-organet skal vedtage sine egne finansielle regler. EU-organets finansielle regler kan kun afvige fra denne forordning, hvis det er nødvendigt på grund af dets særlige behov, og Kommissionen på forhånd giver sit samtykke.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
- »oprettelsesakt«: det unionsretlige instrument, der fastlægger de vigtigste aspekter af oprettelsen af EU-organet og dets arbejde
- »EU-organets budget«: det dokument, der for hvert regnskabsår forudgående angiver og godkender de samlede indtægter og udgifter, der skønnes nødvendige for EU-organet
- »EU-organ«: ethvert organ som omhandlet i artikel 208 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
- »bestyrelse«: EU-organets vigtigste interne beslutningsorgan i finansielle og budgetmæssige anliggender, uanset dets betegnelse i oprettelsesakten
- »direktør«: den person, der er ansvarlig for at gennemføre bestyrelsens afgørelser og EU-organets budget som anvisningsberettiget, uanset den pågældendes betegnelse i oprettelsesakten
- »forretningsudvalg«: det interne organ i EU-organet, der bistår bestyrelsen, og hvis ansvarsområder og forretningsorden er fastsat i oprettelsesakten.
Artikel 3
Tidsrum, datoer og tidsfrister
Hvor intet andet er bestemt, finder Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 1182/71 (4) anvendelse på fristerne i denne forordning.
Artikel 4
Beskyttelse af personoplysninger
Denne forordning berører ikke bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (5) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (6).
Artikel 5
Overholdelse af budgetprincipper
I overensstemmelse med bestemmelserne i denne forordning opstilles og gennemføres EU-organets budget i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver effektiv og produktiv intern kontrol, samt gennemsigtighed.
AFSNIT II
BUDGETPRINCIPPER
KAPITEL 1
Principperne om enhed og et realistisk budget
Artikel 6
Anvendelsesområdet for EU-organets budget
1. EU-organets budget omfatter:
a)
egne indtægter, bestående af alle afgifter og gebyrer, som EU-organet er bemyndiget til at opkræve i kraft af de opgaver, det pålægges, samt eventuelle andre indtægter
b)
indtægter omfattende eventuelle finansielle bidrag fra de medlemsstater, hvor EU-organet har sæde
c)
et bidrag fra Unionen
d)
formålsbestemte indtægter med henblik på finansiering af specifikke udgifter, jf. artikel 23, stk. 1
e)
EU-organets udgifter, herunder administrationsudgifter.
2. Indtægter, der består af gebyrer og afgifter, afsættes kun til et bestemt formål i behørigt begrundede undtagelsestilfælde, som er fastlagt i oprettelsesakten.
3. Når det i en eller flere oprettelsesakter fastsættes, at klart definerede opgaver finansieres separat, eller når EU-organet gennemfører opgaver, som det har fået overdraget ved en delegationsaftale, fører det særskilte regnskaber over indtægts- og udgiftstransaktionerne. EU-organet identificerer klart hver gruppe af opgaver i sin programmering af de menneskelige ressourcer, som indgår i det årlige og flerårige programmeringsdokument, der er omhandlet i artikel 32.
Artikel 7
Ad hoc-tilskud
1. EU-organer må ikke modtage ad hoc-tilskud fra budgettet, medmindre det er tilladt i oprettelsesakten og udtrykkeligt fastsat i basisretsakten.
2. Når EU-organet har fået tilladelse til at modtage ad hoc-tidskud, medtages de opgaver, som finansieres med disse tilskud, i det årlige arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 32, stk. 3.
Artikel 8
Delegationsaftaler
1. Kommissionen overdrager kun budgetgennemførelsesopgaver til EU-organet, når det er begrundet i foranstaltningens særlige karakter og EU-organets specifikke ekspertise.
2. Ved valget af EU-organet tages der hensyn til:
a)
om det er omkostningseffektivt at overdrage de pågældende opgaver
b)
indvirkningen på organets ledelsesstruktur og på dets finansielle og menneskelige ressourcer.
3. Når Kommissionen undtagelsesvis overdrager opgaver til EU-organet:
a)
finder artikel 60 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 anvendelse på EU-organet for så vidt angår de midler, der er afsat til de pågældende opgaver, og artikel 108 og 109 i denne forordning finder ikke anvendelse
b)
nævnes de overdragne opgaver til orientering i EU-organets årlige arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 32, stk. 3.
4. Den anvisningsberettigede hører bestyrelsen, inden delegationsaftalen underskrives, jf. dog stk. 2.
Artikel 9
Særlige regler om principperne om enhed og et realistisk budget
1. Enhver indtægt og udgift skal konteres en post på EU-organets budget.
2. Der må ikke indgås forpligtelser eller anvises betalinger for udgifter, der overstiger de godkendte bevillinger på EU-organets budget.
3. En bevilling må kun opføres på EU-organets budget, hvis den er til en udgift, der skønnes nødvendig.
4. Renter af forfinansieringer fra EU-organets budget tilkommer ikke EU-organet.
KAPITEL 2
Princippet om etårighed
Artikel 10
Definition
Bevillingerne på EU-organets budget gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december.
Artikel 11
Typer af bevillinger
1. EU-organets budget omfatter ikke-opdelte bevillinger og, når de operationelle behov berettiger det, opdelte bevillinger. Opdelte bevillinger giver anledning til forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger.
2. Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i løbet af regnskabsåret.
3. Betalingsbevillinger dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser indgået i regnskabsåret eller tidligere regnskabsår.
Artikel 12
Regnskab for indtægter og bevillinger
1. EU-organets indtægter som omhandlet i artikel 6 opføres for et regnskabsår på grundlag af de beløb, der oppebæres i løbet af regnskabsåret.
2. EU-organets indtægter giver anledning til et tilsvarende beløb i betalingsbevillinger.
3. Bevillingerne for et regnskabsår må kun anvendes til dækning af udgifter, som der indgås forpligtelser for, og som betales i det pågældende regnskabsår, samt til betaling af skyldige beløb hidrørende fra forpligtelser fra tidligere regnskabsår.
4. Forpligtelserne opføres på grundlag af de retlige forpligtelser, der indgås indtil den 31. december.
5. Betalingerne opføres for et regnskabsår på grundlag af de betalinger, som regnskabsføreren foretager senest den 31. december i det pågældende regnskabsår.
Artikel 13
Indgåelse af forpligtelser for bevillinger
Så snart EU-organets budget er endeligt vedtaget, kan der indgås forpligtelser for de bevillinger, der er opført på EU-organets budget, med virkning fra 1. januar.
Artikel 14
Annullering og fremførsel af bevillinger
1. Bevillinger, der ikke er udnyttet ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført, bortfalder. De kan imidlertid fremføres, men dog kun til det følgende regnskabsår, hvis bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget træffer afgørelse herom senest den 15. februar i overensstemmelse med stk. 3 og 4, eller de kan fremføres automatisk i overensstemmelse med stk. 5.
2. Bevillinger til personaleudgifter kan ikke gøres til genstand for fremførsel.
3. Ved opdelte forpligtelsesbevillinger og ikke-opdelte bevillinger, for hvilke der ved regnskabsårets udløb endnu ikke er indgået forpligtelser, kan der fremføres:
a)
beløb, der svarer til forpligtelsesbevillinger
b)
beløb, der svarer til ikke-opdelte bevillinger for så vidt angår byggeprojekter, for hvilke størstedelen af de forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen er afsluttet pr. 31. december. Der fastsættes bestemmelser om den forberedende etape forud for indgåelsen af forpligtelsen i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen for hvert EU-organ.
Der kan indgås forpligtelser for disse beløb indtil den 31. marts det følgende år eller indtil den 31. december det følgende år, såfremt beløbene vedrører ejendomsprojekter.
4. Ved betalingsbevillinger kan der fremføres beløb, der er nødvendige til opfyldelse af tidligere indgåede forpligtelser eller er knyttet til fremførte forpligtelsesbevillinger, når de betalingsbevillinger, der er opført under de pågældende budgetposter for det følgende regnskabsår, ikke er tilstrækkelige til at dække behovet.
EU-organet skal i første række anvende de for det indeværende regnskabsår godkendte bevillinger og må kun anvende fremførte bevillinger, når førstnævnte bevillinger er opbrugt.
5. Ikke-opdelte bevillinger, der svarer til forpligtelser, som er behørigt indgået ved regnskabsårets udløb, fremføres automatisk, dog kun til det følgende regnskabsår.
6. Fremførte bevillinger, som der ikke er indgået forpligtelser for senest den 31. marts i år n+1, annulleres automatisk og identificeres i regnskaberne.
Artikel 15
Fremførselsregler for formålsbestemte indtægter
Fremførsel af de formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 23, og af uudnyttede og disponible bevillinger pr. 31. december hidrørende fra disse indtægter skal overholde følgende regler:
a)
eksterne formålsbestemte indtægter fremføres automatisk og skal anvendes fuldt ud, indtil alle aktioner i tilknytning til det program eller den foranstaltning, de er bestemt for, er udført; eksterne formålsbestemte indtægter, der modtages i programmets eller foranstaltningens sidste år, kan anvendes i det første år for det efterfølgende program eller den efterfølgende foranstaltning
b)
interne formålsbestemte indtægter kan kun fremføres for et år med undtagelse af de interne formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 23, stk. 3, litra f), som fremføres automatisk.
Senest den 1. juni i år n+1 informerer EU-organet Kommissionen om gennemførelsen af de fremførte formålsbestemte indtægter.
Artikel 16
Frigørelse af bevillinger
Frigørelse af bevillinger i et senere regnskabsår end det regnskabsår, hvor de var opført på EU-organets budget, som følge af manglende eller ufuldstændig gennemførelse af de foranstaltninger, hvortil de var bestemt, bevirker, at de pågældende bevillinger bortfalder.
Artikel 17
Forpligtelser
1. For løbende administrationsudgifter kan der fra den 15. oktober hvert år indgås forudgående forpligtelser, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. Sådanne forpligtelser må dog ikke overstige en fjerdedel af de bevillinger, som bestyrelsen har opført under den dertil svarende budgetpost for det løbende regnskabsår. De kan ikke vedrøre nye udgifter, der ikke er principielt godkendt i EU-organets sidste behørigt vedtagne budget.
2. Udgifter, der skal betales forud, som f.eks. lejeudgifter, kan fra den 1. december give anledning til betaling, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. I så fald finder det i stk. 1 omhandlede loft ikke anvendelse.
Artikel 18
Gældende regler i tilfælde af sen vedtagelse af EU-organets budget
1. Såfremt EU-organets budget ikke er endeligt vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, finder reglerne i stk. 2-6 anvendelse.
2. Der kan indgås forpligtelser og foretages betalinger inden for de grænser, der er fastsat i stk. 3.
3. Der kan for hvert relevant kapitel indgås forpligtelser for indtil en fjerdedel af det foregående regnskabsårs samlede godkendte bevillinger for det pågældende kapitel, forhøjet med en tolvtedel for hver forløben måned.
Bevillingerne i oversigten over indtægter og udgifter må ikke overskrides.
Der kan for hvert relevant kapitel foretages månedlige betalinger på indtil en tolvtedel af det foregående regnskabsårs godkendte bevillinger for det pågældende kapitel. Beløbet må dog ikke overskride en tolvtedel af de bevillinger, der er opført i samme kapitel i oversigten over indtægter og udgifter.
4. Ved det foregående regnskabsårs godkendte bevillinger for det pågældende kapitel, jf. stk. 2 og 3, forstås de bevillinger, der er vedtaget i EU-organets budget, herunder bevillinger fastsat gennem et ændringsbudget, efter justering for de overførsler, der er foretaget i løbet af det pågældende regnskabsår.
5. På anmodning af direktøren, og hvis kontinuiteten i EU-organets virksomhed og forvaltningshensyn nødvendiggør det, kan bestyrelsen bevilge et udgiftsbeløb, der overstiger én foreløbig tolvtedel, men ikke den samlede sum af fire foreløbige tolvtedele, bortset fra i behørigt begrundede tilfælde, til såvel forpligtelser som betalinger ud over dem, der automatisk er til rådighed i overensstemmelse med stk. 2 og 3.
De yderligere tolvtedele bevilges med en tolvtedels fulde beløb og kan ikke opdeles.
6. Hvis fire foreløbige tolvtedele, som er bevilget for et givet kapitel i overensstemmelse med stk. 5, ikke er tilstrækkelige til at dække de udgifter, der er nødvendige for at undgå at bryde kontinuiteten i EU-organets virksomhed på det område, det pågældende kapitel vedrører, kan en overskridelse af det bevillingsbeløb, der er opført under det tilsvarende kapitel på EU-organets budget for det foregående regnskabsår, undtagelsesvis tillades. Bestyrelsen træffer afgørelse efter proceduren i stk. 5. Det samlede beløb for bevillingerne på EU-organets budget for det foregående regnskabsår eller i EU-organets budgetforslag må dog under ingen omstændigheder overskrides.
KAPITEL 3
Princippet om balance
Artikel 19
Definition og anvendelsesområde
1. Der skal være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.
2. Forpligtelsesbevillingerne må ikke overstige Unionens bidrag, forhøjet med de egne indtægter og eventuelle andre indtægter som omhandlet i artikel 6.
3. For organer, hvis indtægter ud over Unionens bidrag består af gebyrer og afgifter, bør gebyrerne have et niveau, som ikke genererer et betydeligt overskud. Når der gentagne gange opstår et betydeligt positivt eller negativt budgetresultat, jf. artikel 97, revideres gebyrernes og afgifternes niveau.
4. EU-organet må ikke optage lån inden for rammerne af EU-organets budget.
5. Unionens bidrag til EU-organet udgør et udligningsbidrag for EU-organets budget og kan opdeles i et antal betalinger.
6. EU-organet gennemfører en stram likviditetsstyring under hensyntagen til formålsbestemte udgifter for at sikre, at dets likvide midler er begrænset til behørigt begrundede behov. Sammen med sine betalingsanmodninger fremlægger det detaljerende og ajourførte overslag over sine faktiske likviditetsbehov for hele året, herunder oplysninger om formålsbestemte indtægter.
Artikel 20
Budgetresultat fra et regnskabsår
1. Hvis budgetresultatet, jf. artikel 97, er positivt, tilbagebetales det til Kommissionen op til et beløb svarende til det bidrag, som er betalt i løbet af året. Den del af budgetresultatet, der overstiger det bidrag fra Unionen, som er betalt i løbet af året, opføres på EU-organets budget for det følgende regnskabsår som indtægt.
Første afsnit finder også anvendelse, når EU-organets indtægter ud over bidraget fra Unionen består af gebyrer og afgifter.
Forskellen mellem det bidrag, der er opført på budgettet, og det bidrag, der rent faktisk er betalt til EU-organet, annulleres.
EU-organet fremlægger senest den 31. januar i år n et overslag over budgetresultatet for år n-1, der skal tilbageføres til budgettet senere i år n, som supplement til de oplysninger herom, der allerede foreligger vedrørende budgetresultatet for år n-2. Kommissionen tager behørigt hensyn til disse oplysninger, når den vurderer EU-organets finansielle behov i år n+1.
2. I undtagelsestilfælde, når det fastsættes i oprettelsesakten, at indtægterne fra gebyrer og afgifter er formålsbestemt til bestemte former for udgifter, kan EU-organet fremføre saldoen fra gebyrer og afgifter som formålsbestemte indtægter til de aktiviteter, der vedrører leveringen af de tjenesteydelser, som der betales gebyr af.
3. Hvis budgetresultatet, jf. artikel 97, er negativt, opføres det på EU-organets budget for det følgende regnskabsår som betalingsbevillinger eller modregnes i givet fald i EU-organets positive budgetresultat i de følgende regnskabsår.
4. Indtægten eller betalingsbevillingerne opføres på EU-organets budget under budgetbehandlingen ved forelæggelse af en ændringsskrivelse efter fremgangsmåden i artikel 39 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 eller under gennemførelsen af EU-organets budget ved et ændringsbudget budget.
KAPITEL 4
Princippet om én regningsenhed
Artikel 21
Brug af euroen
EU-organets budget opstilles og gennemføres i euro, og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til likviditetsstyringen kan regnskabsføreren og, hvis der er tale om forskudskonti, forskudsbestyreren dog gennemføre transaktioner i andre valutaer på nærmere vilkår, der fastsættes i de finansielle bestemmelser for hvert enkelt EU-organ.
KAPITEL 5
Princippet om bruttoopgørelse
Artikel 22
Definition og anvendelsesområde
Samtlige indtægter skal dække samtlige betalingsbevillinger, jf. dog artikel 23. Indtægter og udgifter opføres uden indbyrdes modregning, jf. dog artikel 25.
Artikel 23
Formålsbestemte indtægter
1. Eksterne formålsbestemte indtægter og interne formålsbestemte indtægter skal anvendes til finansiering af bestemte former for udgifter.
2. Følgende udgør eksterne formålsbestemte indtægter:
a)
finansielle bidrag fra medlemsstaterne og tredjelande, herunder i begge tilfælde deres offentlige organer, enheder eller fysiske personer, til visse af EU-organernes aktiviteter, for så vidt som det er fastsat i den aftale, der er indgået mellem EU-organet og de pågældende medlemsstater, tredjelande eller offentlige organer, enheder eller fysiske personer
b)
indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og testamentsarv
c)
finansielle bidrag, der ikke er omfattet af litra a), fra tredjelande og fra forskellige organer uden for Unionen, til EU-organets aktiviteter
-
indtægter fra ad hoc-tilskud som omhandlet i artikel 7
-
indtægter fra delegationsaftaler som omhandlet i artikel 8
d)
interne formålsbestemte indtægter som omhandlet i stk. 3, i det omfang, at de er supplerende til de andre indtægter, der er omhandlet i litra a-c) i nærværende stykke
e)
indtægter fra gebyrer og afgifter som omhandlet i artikel 6, stk. 2.
3. Følgende udgør interne formålsbestemte indtægter:
a)
indtægter fra tredjemand for levering af varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder udført på dennes anmodning, med undtagelse af gebyrer og afgifter som omhandlet i artikel 6, stk. 1, litra a)
b)
indtægter fra salg af køretøjer, materiel, installationer, materialer samt apparater til videnskabelige og tekniske formål, der skal udskiftes eller kasseres, når den bogførte værdi er helt afskrevet
c)
indtægter fra tilbagebetaling i overensstemmelse med artikel 62 af uretmæssigt udbetalte beløb
d)
indtægter fra levering af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der udføres for EU-institutioner eller andre EU-organer
e)
forsikringserstatninger
f)
indtægter fra udlejning
g)
indtægter fra salg af publikationer og film, også på elektroniske medier
h)
indtægter fra efterfølgende refundering af afgifter i overensstemmelse med artikel 25, stk. 3, litra b).
4. I den relevante oprettelsesakt kan det også foreskrives, at de indtægter, som følger af oprettelsesakten, er formålsbestemt til bestemte former for udgifter, jf. dog artikel 23, stk. 2, litra e). Medmindre andet er fastlagt i den relevante oprettelsesakt, udgør sådanne indtægter interne formålsbestemte indtægter.
5. Enhver indtægt efter stk. 2, litra a)-c), og stk. 3, litra a)-d), skal dække samtlige direkte eller indirekte udgifter, som den pågældende aktivitet eller det pågældende formål medfører.
6. EU-organets budget skal indeholde posteringsmuligheder for eksterne formålsbestemte indtægter og interne formålsbestemte indtægter, og beløbet skal så vidt muligt anføres.
Formålsbestemte indtægter kan kun medtages i overslaget over indtægter og udgifter for de beløbs vedkommende, som der er klarhed over på tidspunktet for fastlæggelsen af overslaget.
Artikel 24
Donationer
1. Direktøren kan modtage enhver form for donation til fordel for EU-organet såsom fonde, tilskud, gaver og testamentsarv.
2. Donationer, der vil kunne medføre forpligtelser, kan kun modtages efter forudgående godkendelse fra bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, fra forretningsudvalget, der træffer afgørelse senest to måneder efter modtagelsen af anmodningen. Hvis bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget ikke træffer afgørelse inden for denne frist, anses donationen for at være accepteret.
Artikel 25
Regler om fradrag og kursjusteringer
1. De følgende fradrag kan finde anvendelse på betalingsanmodninger, for hvilke der derefter udstedes betalingsanvisning på nettobeløbet:
a)
sanktioner, der pålægges parter i indkøbskontrakter eller tilskudsmodtagere
b)
prisnedslag, bonusser og rabatter fratrukket fakturaer og udgiftsopgørelser
c)
justeringer for uretmæssigt udbetalte beløb.
De i første afsnit, litra c), omhandlede justeringer kan foretages i form af direkte fradrag mod en ny mellemliggende betaling eller betaling af saldoen til den samme modtager i henhold til det kapitel, den artikel og det regnskabsår, hvorunder den overskydende udbetaling er konteret.
Unionens regnskabsregler finder anvendelse på de i første afsnit, litra c), omhandlede elementer.
2. Priser på varer og tjenesteydelser leveret til EU-organet skal opføres på EU-organets budget med beløbet eksklusive afgifter, hvis de omfatter afgifter, der refunderes af medlemsstaterne i henhold til protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, hvis denne protokol finder anvendelse på EU-organet.
3. Priser på varer og tjenesteydelser leveret til EU-organet kan, hvis de omfatter afgifter, der refunderes af tredjelande i henhold til relevante aftaler, opføres på EU-organets budget med beløbet:
a)
eksklusive afgifter, eller
b)
inklusive afgifter. I så fald betragtes efterfølgende refundering af afgifter som interne formålsbestemte indtægter.
4. Nationale afgifter, som EU-organet eventuelt har afholdt midlertidigt i henhold til stk. 2 og 3, opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af den pågældende stat.
5. Et negativt budgetresultat opføres på EU-organets budget som udgifter.
6. Der kan justeres for kursdifferencer, som registreres under gennemførelsen af EU-organets budget. Det positive eller negative slutresultat indregnes i regnskabsårets budgetresultat.
KAPITEL 6
Princippet om specificering
Artikel 26
Almindelige bestemmelser
Bevillingerne fordeles på afsnit og kapitler. Kapitlerne underinddeles i artikler og konti.
Artikel 27
Overførsler
1. Direktøren kan overføre bevillinger:
a)
fra et afsnit til et andet, dog højst 10 % af regnskabsårets bevillinger under den budgetpost, hvorfra overførslen foretages
b)
fra et kapitel til et andet og fra en artikel til en anden uden begrænsninger.
2. Ud over den grænse, som er nævnt i stk. 1, kan direktøren foreslå bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget, at der foretages overførsler af bevillinger fra et afsnit til et andet. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget har en frist på tre uger til at gøre indsigelse mod sådanne overførsler. Efter fristens udløb betragtes overførslen som vedtaget.
3. Forslagene til overførsler og de overførsler, der er foretaget i overensstemmelse med stk. 1 og 2, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser med en redegørelse for bevillingsanvendelsen og de anslåede behov indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne overføres.
4. Direktøren underretter hurtigst muligt bestyrelsen om alle overførsler, der er foretaget. Direktøren underretter Europa-Parlamentet og Rådet om alle overførsler, der er gennemført i henhold til stk. 2.
Artikel 28
Specifikke regler for overførsler
1. Der kan kun overføres bevillinger til poster på EU-organets budget, hvorunder der på EU-organets budget er opført en bevilling eller er anført et pro memoria (p.m.).
2. Bevillinger, der modsvares af formålsbestemte indtægter, kan kun overføres, hvis disse indtægter bevarer deres oprindelige formål.
KAPITEL 7
Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
Artikel 29
Principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet/Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Bevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som EU-organet bruger til udførelse af sine aktiviteter, stilles til rådighed på det rette tidspunkt, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris.
Princippet om produktivitet vedrører et optimalt forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater.
Princippet om effektivitet vedrører indfrielse af de opstillede specifikke mål og opnåelse af de forventede resultater.
3. EU-organet foretager en benchmarkingundersøgelse som omhandlet i artikel 50 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Benchmarkingundersøgelsen skal omfatte:
-
en gennemgang af EU-organets horisontale tjenesters effektivitet
-
en cost-benefit-analyse af fordelene ved at være fælles om tjenester eller overføre dem fuldstændigt til et andet EU-organ eller Kommissionen.
Når EU-organet foretager den benchmarkingundersøgelse, der er omhandlet i første og andet afsnit, træffer det de nødvendige foranstaltninger til at undgå interessekonflikter.
4. Der skal opstilles specifikke, målelige, realiserbare, relevante og tidsbestemte målsætninger for alle de aktivitetsområder, som EU-organets budget omfatter. Det kontrolleres ved hjælp af resultatindikatorer for hver enkelt aktivitet, om disse målsætninger er opfyldt, og direktøren fremsender oplysningerne til bestyrelsen. Disse oplysninger fremsendes hvert år og skal senest foreligge i de dokumenter, der ledsager forslaget til EU-organets budget.
5. Med henblik på at forbedre beslutningstagningen foretager EU-organet forudgående vurderinger og efterfølgende evalueringer i overensstemmelse med de retningslinjer, som Kommissionen har fastlagt. Disse vurderinger og evalueringer skal omfatte alle de programmer og aktiviteter, der giver anledning til store udgifter, og resultaterne heraf sendes til bestyrelsen.
6. Direktøren udarbejder en handlingsplan med henblik på opfølgning af konklusionerne af de vurderinger og evalueringer, der er omhandlet i stk. 5, og aflægger rapport om de fremskridt, der er gjort, to gange om året til Kommissionen og regelmæssigt til bestyrelsen.
7. Bestyrelsen kontrollerer gennemførelsen af den handlingsplan, der er omhandlet i stk. 6.
Artikel 30
Intern kontrol med budgetgennemførelsen
1. EU-organets budget gennemføres under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.
2. Med henblik på gennemførelsen af EU-organets budget defineres intern kontrol som en proces, der finder anvendelse på alle niveauer i forvaltningen og har til formål at give en rimelig sikkerhed for, at følgende målsætninger opfyldes:
a)
effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne
b)
pålidelig rapportering
c)
beskyttelse af aktiver og oplysninger
d)
forebyggelse, afsløring, korrektion af og opfølgning på svig og uregelmæssigheder
e)
tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyntagen til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art.
3. En effektiv intern kontrol er baseret på bedste internationale praksis og omfatter bl.a.:
a)
adskillelse af opgaver
b)
en passende strategi for risikostyring og kontrol, herunder kontrol på modtagerniveau
c)
undgåelse af interessekonflikter
d)
tilstrækkelige revisionsspor og dataintegritet i datasystemer
e)
procedurer for overvågning af resultaterne og for opfølgning på konstaterede svagheder i den interne kontrol og undtagelser
f)
regelmæssig vurdering af, om det interne kontrolsystem fungerer, som det skal.
4. En produktiv intern kontrol er baseret på følgende elementer:
a)
gennemførelse af en hensigtsmæssig strategi for risikostyring og kontrol, som koordineres blandt relevante aktører i kontrolkæden
b)
tilgængeligheden af kontrolresultaterne for alle relevante aktører i kontrolkæden
c)
tillid, hvor det er berettiget, til uafhængige revisionsudtalelser, såfremt kvaliteten af det arbejde, der ligger til grund herfor, er tilstrækkelig og acceptabel, og arbejdet er udført i overensstemmelse med aftalte standarder
d)
rettidig anvendelse af korrigerende foranstaltninger, herunder i givet fald afskrækkende sanktioner
e)
afskaffelse af gentagne kontroller
f)
forbedring af cost-benefit-forholdet for kontrol.
KAPITEL 8
Princippet om gennemsigtighed
Artikel 31
Offentliggørelse af regnskaber, budgetter og beretninger
1. EU-organets budget opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges i overensstemmelse med princippet om gennemsigtighed.
2. En oversigt over EU-organets budget og EU-organets eventuelle ændringsbudgetter i deres endeligt vedtagne form offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest tre måneder efter vedtagelsen.
Oversigten indeholder de fem vigtigste indtægtsposter, de fem vigtigste udgiftsposter i EU-organets administrative budget og driftsbudget, stillingsfortegnelsen og et overslag over antallet af kontraktansatte, udtrykt i fuldtidsækvivalenter, som der er opført bevillinger til på budgettet, og udstationerede nationale eksperter. Den angiver også tallene for det foregående år.
3. EU-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen og EU-organets ændringsbudgetter i endeligt vedtaget form samt oplysninger om antallet af kontraktansatte, udtrykt i fuldtidsækvivalenter, som der er opført bevillinger til på budgettet, og udstationerede nationale eksperter, sendes i deres endeligt vedtagne form til Europa-Parlamentet og Rådet, Revisionsretten og Kommissionen til orientering og offentliggøres på det pågældende EU-organs hjemmeside senest fire uger efter vedtagelsen.
4. EU-organet offentliggør senest den 30. juni i det følgende regnskabsår på sin hjemmeside oplysninger om modtagerne af midler fra EU-organets budget, herunder eksperter, som der er indgået kontrakt med efter artikel 89, i overensstemmelse med artikel 21, stk. 2, 3 og 4, i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 (7) ved brug af en standardopstilling. De offentliggjorte oplysninger skal være lettilgængelige, overskuelige og dækkende. Oplysningerne stilles til rådighed under behørig iagttagelse af de krav om fortrolighed og sikkerhed, især beskyttelse af personoplysninger, der er fastsat i forordning (EF) nr. 45/2001.
AFSNIT III
BUDGETTETS FASTLÆGGELSE OG STRUKTUR
KAPITEL 1
Fastlæggelse af EU-organets budget
Artikel 32
Årlig og flerårig programmering
1. EU-organet udarbejder et programmeringsdokument, der indeholder den årlige og flerårige programmering under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer.
2. I det flerårige program fastsættes:
-
den samlede strategiske programmering, herunder mål, forventede resultater og resultatindikatorer
-
ressourceplanen, herunder det flerårige budget og personalebehovet.
Ressourceplanen omfatter kvalitative og kvantitative oplysninger om personalebehovet og budgetmæssige spørgsmål til rapporteringsformål, navnlig:
-
for år n-1 og n oplysninger om antallet af tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte som defineret i vedtægten samt om antallet af udstationerede nationale eksperter
-
for år n-1 et skøn over de i artikel 97 omhandlede budgettransaktioner og oplysninger om værtsmedlemsstatens bidrag i form af naturalydelser
-
for år n+1 et skøn over antallet af tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte som defineret i vedtægten
-
for de efterfølgende år et vejledende budget og en personaleplan.
Kommissionen sender EU-organet en udtalelse fra de relevante tjenestegrene i Kommissionen om udkastet til personaleplanen.
Såfremt EU-organet ikke tager udtalelsen fra Kommissionens tjenestegrene fuldt ud i betragtning, skal det afgive fyldestgørende forklaring til Kommissionen herom.
Ressourceplanen ajourføres årligt. Den strategiske programmering ajourføres, når det er nødvendigt, navnlig med henblik på resultaterne af de overordnede evalueringer, der er omhandlet i oprettelsesakten.
3. EU-organets årlige arbejdsprogram indeholder detaljerede mål og forventede resultater, herunder resultatindikatorer. Det indeholder endvidere en beskrivelse af den eller de foranstaltninger, der skal finansieres, og en angivelse af de dertil svarende finansielle og menneskelige ressourcer, der er tildelt hver foranstaltning. Det årlige arbejdsprogram skal være i overensstemmelse med det i stk. 1 nævnte flerårige program.
Den skal indeholde klare oplysninger om, hvilke af EU-organets opgaver der er blevet tilføjet, ændret eller ikke videreføres i forhold til det foregående regnskabsår.
4. Enhver væsentlig ændring af det årlige arbejdsprogram vedtages efter samme procedure som det oprindelige arbejdsprogram i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten og artikel 33 i denne forordning.
Bestyrelsen kan uddelegere beføjelser til EU-organets anvisningsberettigede til at foretage ikke-væsentlige ændringer af det årlige arbejdsprogram.
Artikel 33
Fastlæggelse af budgettet
1. Budgettet fastlægges i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten.
2. EU-organet sender senest den 31. januar hvert år Kommissionen et foreløbigt udkast til overslag over sine indtægter og udgifter samt de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget.
3. I overensstemmelse med artikel 37 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 sender EU-organet hvert år Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet et overslag over sine indtægter og udgifter, som fastsat i oprettelsesakten.
4. Overslaget over EU-organets indtægter og udgifter omfatter:
a)
en stillingsfortegnelse, der angiver antallet af faste og midlertidige stillinger i hver lønklasse inden for hver kategori, som godkendes inden for rammerne af budgetbevillingerne
b)
i tilfælde af ændring af antallet af ansatte, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om
c)
et kvartalsoverslag over kasseudbetalinger og kasseindbetalinger
d)
oplysninger om opfyldelsen af alle målsætninger, der tidligere er opstillet for de forskellige aktiviteter. Resultatet af evalueringerne behandles og bruges til at vise, hvilke fordele en forøgelse eller nedsættelse af EU-organets foreslåede budget i forhold til dets budget for år n vil kunne indebære.
5. EU-organet sender senest den 31. januar hvert år Kommissionen, Europa-Parlamentets og Rådet udkastet til det i artikel 32 omhandlede programmeringsdokument samt enhver ajourført senere version af dette dokument.
6. Som led i proceduren for vedtagelse af budgettet sender Kommissionen EU-organets overslag til Europa-Parlamentet og Rådet og foreslår det bidrag til EU-organet og det personale, som den mener er nødvendigt for dette. Kommissionen fremlægger et udkast til EU-organets stillingsfortegnelse og et overslag over antallet af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter angivet i fuldtidsækvivalenter, som der foreslås bevillinger til, så snart Kommissionens har udarbejdet et budgetforslag.
7. Europa-Parlamentet og Rådet vedtager EU-organets stillingsfortegnelse og enhver efterfølgende ændring hertil i overensstemmelse med artikel 38, stk. 1. Stillingsfortegnelsen offentliggøres i et bilag til sektion III - Kommission - i budgettet.
8. EU-organets budget, stillingsfortegnelsen og det programmeringsdokument, der er omhandlet i artikel 32, vedtages af bestyrelsen. De bliver endelige efter den endelige vedtagelse af budgettet, der angiver bidraget og stillingsfortegnelsen, og EU-organets budget justeres eventuelt i overensstemmelse hermed.
9. Når Kommissionen tildeler et EU-organ nye opgaver, skal den, uden at det berører de lovgivningsmæssige procedurer for ændring af oprettelsesakten, sende Europa-Parlamentet og Rådet de nødvendige oplysninger til vurdering af virkningen af de nye opgaver på EU-organets ressourcer med henblik på i givet fald at revidere finansieringen af EU-organet.
Artikel 34
Ændringsbudgetter
Enhver ændring af EU-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen, er genstand for et ændringsbudget, der vedtages efter samme procedure som EU-organets oprindelige budget i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten og artikel 33 i denne forordning.
KAPITEL 2
EU-organets budgets struktur og udformning
Artikel 35
EU-organets budgets struktur
EU-organets budget består af en oversigt over indtægter og en oversigt over udgifter.
Artikel 36
Kontoplan
Hvis arten af EU-organets aktiviteter berettiger det, skal oversigten over udgifter være opstillet efter en kontoplan opdelt efter formål. Kontoplanen fastlægges af EU-organet og sondrer klart mellem administrationsbevillinger og aktionsbevillinger.
Artikel 37
Udformningen af EU-organets budget
EU-organets budget viser:
1)
i oversigten over indtægter:
a)
overslag over EU-organets indtægter i det pågældende regnskabsår (»regnskabsår n«)
b)
de anslåede indtægter i det foregående regnskabsår og indtægterne i regnskabsåret n-2
c)
de relevante anmærkninger for hver indtægtspost
2)
i den almindelige oversigt over udgifter:
a)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for regnskabsår n
b)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det foregående regnskabsår, og de indgåede udgiftsforpligtelser og de betalte udgifter i regnskabsåret n-2, sidstnævnte også opført som procentdel af EU-organets budget for regnskabsår n
c)
en oversigt over forfaldsplanerne for de betalinger, der skal foretages i efterfølgende regnskabsår som følge af budgetmæssige forpligtelser indgået i tidligere regnskabsår
d)
de relevante anmærkninger for hver underinddeling.
Artikel 38
Regler for stillingsfortegnelsen for personale
1. Den stillingsfortegnelse, der er omhandlet i artikel 33, skal ud for det antal stillinger, der godkendes for det pågældende regnskabsår, vise antallet af godkendte stillinger for det foregående regnskabsår samt antallet af reelt besatte stillinger. Dette er en ufravigelig grænse for EU-organet. Ingen udnævnelser kan finde sted ud over denne grænse.
Dog kan bestyrelsen ændre stillingsfortegnelsen med indtil 10 % af de godkendte stillinger, undtagen for så vidt angår lønklasse AD 16, AD 15, AD 14 og AD 13, forudsat at følgende betingelser er opfyldt:
a)
omfanget af personalebevillingerne for hele regnskabsåret må ikke berøres
b)
det samlede antal godkendte stillinger for stillingsfortegnelsen må ikke overskrides
c)
EU-organet har deltaget i en benchmarkingundersøgelse med andre EU-organer iværksat gennem Kommissionens personalescreening.
2. Som en undtagelse fra stk. 1, andet afsnit, kan der kompenseres for virkningerne af deltidstjeneste, der er godkendt af ansættelsesmyndigheden i overensstemmelse med vedtægten. Når en ansat anmoder om tilbagetrækning af godkendelsen inden udløbet af den tildelte periode, træffer EU-organet hurtigst muligt passende foranstaltninger til sikre, at det samlede antal, som er omhandlet i stk. 1, andet afsnit, litra b), overholdes.
AFSNIT IV
GENNEMFØRELSE AF EU-ORGANETS BUDGET
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 39
Budgetgennemførelse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget. Direktøren har ansvaret for gennemførelsen af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser for EU-organet og princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning på eget ansvar og inden for rammerne af de givne bevillinger.
2. Uden at dette berører den anvisningsberettigedes ansvar med hensyn til forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder, deltager organet i Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs aktiviteter til bekæmpelse af svig.
Artikel 40
Delegation af beføjelser vedrørende budgetgennemførelsen
1. Direktøren kan delegere sine beføjelser vedrørende gennemførelsen af budgettet til ansatte i EU-organet, der er omfattet af vedtægten, på de betingelser, der er fastlagt i de finansielle bestemmelser for EU-organet, som bestyrelsen har vedtaget. De befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.
2. Den befuldmægtigede kan subdelegere de modtagne beføjelser på de betingelser, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne til denne forordning, jf. artikel 114. Enhver subdelegation kræver direktørens udtrykkelige godkendelse.
Artikel 41
Interessekonflikter
1. Finansielle aktører som omhandlet i kapitel 2 i dette afsnit og andre personer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse og forvaltning, herunder forberedende foranstaltninger med henblik herpå, revision eller kontrol, foretager ikke handlinger, der vil kunne medføre, at den pågældendes egne interesser kommer i konflikt med Unionens interesser.
Opstår der risiko for en sådan interessekonflikt, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage handlingen og til at forelægge sagen for den kompetente myndighed, som skriftligt fastslår, om der eksisterer en interessekonflikt. Hvis der konstateres en interessekonflikt, skal den pågældende indstille alle sine aktiviteter vedrørende den pågældende sag. Den kompetente myndighed træffer alle eventuelle yderligere, hensigtsmæssige foranstaltninger.
2. Med henblik på stk. 1 er der tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en finansiel aktør eller en anden person omhandlet i stk. 1, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med tilskudsmodtageren.
3. Den i stk. 1 omhandlede kompetente myndighed er den pågældende aktørs hierarkisk foresatte. Hvis aktøren er direktøren, er bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget den hierarkisk foresatte.
4. EU-organet vedtager regler om forebyggelse og forvaltning af interessekonflikter.
Artikel 42
Metoder til gennemførelse af EU-organets budget
1. EU-organets budget gennemføres af direktøren i de tjenester, som er undergivet direktørens myndighed.
2. I det omfang, det er nødvendigt, kan opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, på kontraktbasis overlades til eksterne, privatretlige enheder eller organer.
KAPITEL 2
Finansielle aktører
Afdeling 1
Princippet om adskillelse af funktioner
Artikel 43
Adskillelse af funktioner
Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.
Afdeling 2
Den anvisningsberettigede
Artikel 44
Den anvisningsberettigedes beføjelser og opgaver
1. Den anvisningsberettigede skal sørge for, at indtægter modtages, og udgifter afholdes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og sikre deres lovlighed og formelle rigtighed.
2. Med henblik på stk. 1 etablerer den anvisningsberettigede i overensstemmelse med minimumsstandarder fastsat af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget på baggrund af de standarder, som Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene, og under behørigt hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, en organisatorisk struktur samt interne kontrolsystemer, der er tilpasset den anvisningsberettigedes opgaver.
Etableringen af en sådan struktur og sådanne systemer understøttes af en omfattende risikoanalyse, der tager hensyn til deres omkostningseffektivitet.
Den anvisningsberettigede kan inden for sine tjenestegrene etablere en ekspertise- og rådgivningsfunktion, som skal hjælpe vedkommende med at forebygge risici i forbindelse med vedkommendes aktiviteter.
3. Afholdelse af udgifter omfatter, at den anvisningsberettigede indgår budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.
4. Modtagelse af indtægter omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og udstedelse af indtægtsordrer. Den omfatter om nødvendigt også afkald på konstaterede fordringer.
5. Den anvisningsberettigede opbevarer bilagene vedrørende gennemførte transaktioner i fem år at regne fra datoen for beslutningen om meddelelse af decharge for gennemførelse af EU-organets budget. Personoplysninger i bilag slettes om muligt, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på budgetdecharge, kontrol og revision. Under alle omstændigheder finder artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 anvendelse med hensyn til opbevaring af trafikdata.
Artikel 45
Forudgående kontrol
1. Hver transaktion som omhandlet i artikel 44 er genstand for mindst en forudgående kontrol af såvel de operationelle som de finansielle aspekter af transaktionen på grundlag af skrivebordskontrol af bilag og de foreliggende resultater af allerede udført kontrol.
Efterfølgende kontrol omfatter indledning og efterprøvning af en transaktion.
2. Ved indledning af en transaktion forstås samtlige handlinger, som går forud for de anvisningsberettigedes iværksættelse af foranstaltninger til gennemførelse af EU-organets budget, jf. artikel 33 og 34.
3. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som foretages af den anvisningsberettigede med henblik på at kontrollere transaktionens operationelle og finansielle aspekter.
4. Den forudgående kontrol skal efterprøve overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger. Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
Formålet med den forudgående kontrol er at fastslå:
a)
udgiftens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser
b)
anvendelsen af det i artikel 29 omhandlede princip om forsvarlig økonomisk forvaltning.
I forbindelse med forudgående kontrol kan den anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
5. For hver enkelt transaktion udføres efterprøvningen af andre ansatte end dem, der indledte transaktionen. De ansatte, der udfører efterprøvningen af en transaktion, er ikke underordnet dem, der indledte transaktionen.
Artikel 46
Efterfølgende kontrol
1. Den anvisningsberettigede kan foranstalte efterfølgende kontrol for at efterprøve transaktioner, der allerede er godkendt som følge af en forudgående kontrol. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis på grundlag af en risikoanalyse.
2. Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.
Den efterfølgende kontrol skal sikre, at de transaktioner, der finansieres over EU-organets budget, er korrekt gennemført, og navnlig at de kriterier, der er omhandlet i artikel 45, stk. 4, er overholdt.
Resultatet af den efterfølgende kontrol gennemgås mindst én gang om året af den anvisningsberettigede for at fastslå eventuelle systemiske problemer. Den anvisningsberettigede træffer forholdsregler for at afhjælpe sådanne problemer.
Den risikoanalyse, der er omhandlet i stk. 1, revideres i lyset af kontrolresultaterne og andre relevante oplysninger.
For så vidt angår flerårige programmer, fastlægger den anvisningsberettigede en flerårig kontrolstrategi med nærmere angivelse af kontrollens art og omfang i løbet af perioden og af metoden til måling af resultaterne år for år med henblik på den årlige proces for opnåelse af sikkerhed.
3. Den forudgående kontrol udføres af andre ansatte end dem, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol. De ansatte, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol, kan ikke være underordnet de ansatte, der er ansvarlige for den forudgående kontrol.
Hvis den anvisningsberettigede gennemfører finansielle revisioner af tilskudsmodtagere ved efterfølgende kontrol, skal de pågældende revisionsregler være klare, konsekvente og gennemsigtige og skal respektere både EU-organets og de reviderede enheders rettigheder.
4. Ansatte med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning, der er omhandlet i stk. 3, skal have den nødvendige faglige kompetence. De skal overholde en særlig kodeks af faglige standarder, der fastlægges af EU-organet og er baseret på de standarder, Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene.
Artikel 47
Konsolideret årlig aktivitetsrapport
1. Den anvisningsberettigede redegør over for bestyrelsen for sin virksomhed i en konsolideret årlig aktivitetsrapport, der indeholder:
a)
oplysninger om:
-
gennemførelsen af organets årlige arbejdsprogram, budget og personaleressourcer, jf. artikel 38
-
forvaltningssystemer og interne kontrolsystemer, herunder et resumé af antallet og typer af interne revisioner, der er foretaget af den interne revisor, de interne revisionsfunktioner, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted i forbindelse med disse henstillinger og i forbindelse med henstillinger fra tidligere år, jf. artikel 82 og 83
-
eventuelle bemærkninger fremsat af Revisionsrettens, og den opfølgning, der har fundet sted i forbindelse med disse bemærkninger
-
årsregnskabet og beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning, jf. dog artikel 92, 96 og 97
b)
en erklæring, hvori den anvisningsberettigede bekræfter, at vedkommende, medmindre andet er præciseret i eventuelle forbehold vedrørende afgrænsede indkomst- og udgiftsområder, har rimelig sikkerhed for, at:
-
oplysningerne i den anvisningsberettigedes beretning giver et retvisende billede
-
de midler, der var afsat til de i beretningen beskrevne aktiviteter, er anvendt til de tilsigtede formål og i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning
-
de eksisterende kontrolprocedurer giver den nødvendige garanti for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
Den konsoliderede årlige aktivitetsrapport skal redegøre for resultaterne af de gennemførte transaktioner i forhold til de opstillede mål og for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og for de interne kontrolsystemers effektivitet og produktivitet og skal bl.a. indeholde en samlet vurdering af kontrollernes omkostninger og fordele.
Den konsoliderede årlige aktivitetsrapport fremlægges for bestyrelsen til vurdering.
2. Senest den 1. juli hvert år fremsender bestyrelsen den konsoliderede årlige aktivitetsrapport og deres vurderingen heraf til Revisionsretten, Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet.
3. Yderligere rapporteringskrav kan fastsættes i oprettelsesakten i behørigt begrundede undtagelsestilfælde, navnlig hvor det område, som organet opererer inden for, kræver det.
Artikel 48
Beskyttelse af Unionens finansielle interesser
1. Hvis en ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, mener, at en beslutning, som dennes overordnede pålægger vedkommende at føre ud i livet eller acceptere, er i modstrid med gældende regler, med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, som vedkommende skal overholde, underretter vedkommende skriftligt sin direktør, som svarer skriftligt. Hvis direktøren ikke reagerer eller bekræfter den oprindelige afgørelse eller instruks, og hvis den ansatte mener, at denne bekræftelse ikke er tilstrækkelig i betragtning af de fremsatte forbehold, underretter den ansatte skriftligt den relevante instans som omhandlet i artikel 54, stk. 5, og bestyrelsen herom.
2. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser, underretter den pågældende ansatte de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning. Aftaler med eksterne revisorer, der udfører revisioner af EU-organets finansielle forvaltning, skal indeholde en forpligtelse for den eksterne revisor til at underrette den anvisningsberettigede om enhver mistanke om ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser.
Artikel 49
Delegation af budgetgennemførelsen
I det tilfælde, hvor der er foretaget delegation eller subdelegation af beføjelserne til gennemførelse af budgettet i overensstemmelse med artikel 40, finder artikel 44, stk. 1, 2 og 3, anvendelse, med de nødvendige ændringer, på de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede.
Afdeling 3
Regnskabsføreren
Artikel 50
Regnskabsførerens beføjelser og opgaver
1. Bestyrelsen udnævner en regnskabsfører, der er omfattet af vedtægten, og som er fuldstændig uafhængig under udførelsen af sit hverv. Regnskabsføreren har i EU-organet ansvaret for:
a)
korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer
b)
udarbejdelse og forelæggelse af årsregnskabet i overensstemmelse med afsnit IX
c)
regnskabsføring i overensstemmelse med afsnit IX
d)
fastlæggelse, i overensstemmelse med afsnit IX, af regnskabsreglerne samt regnskabskontoplanen i overensstemmelse med de bestemmelser, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører
e)
udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har fastlagt med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger; i den forbindelse er regnskabsføreren til hver en tid bemyndiget til at kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt
f)
likviditetsstyring.
2. To eller flere EU-organer kan udnævne den samme regnskabsfører.
EU-organer kan også blive enige med Kommissionen om, at Kommissionens regnskabsfører også skal fungere som regnskabsfører for EU-organet.
EU-organer kan også pålægge Kommissionens regnskabsfører en del af de opgaver, som påhviler EU-organets regnskabsfører, jf. analysen af omkostningseffektiviteten som omhandlet i artikel 29.
I de tilfælde, der er omhandlet i dette stykke, træffer organet de nødvendige foranstaltninger for at undgå interessekonflikter.
3. Kommissionens regnskabsfører modtager fra den anvisningsberettigede alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede af EU-organets økonomiske situation og budgetgennemførelsen. Regnskabsføreren garanterer pålideligheden af disse oplysninger.
4. Før regnskaberne vedtages af direktøren, underskrives de af regnskabsføreren, som derved bekræfter, at vedkommende har rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af EU-organets økonomiske situation.
Med henblik på første afsnit efterprøver regnskabsføreren, om regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsreglerne, jf. artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, og at alle indtægter og udgifter er opført i regnskaberne.
Den anvisningsberettigede fremsender alle de oplysninger, som regnskabsføreren har behov for til at udøve sine funktioner.
De anvisningsberettigede bevarer det fulde ansvar for den korrekte anvendelse af de midler, de forvalter, lovligheden og den formelle rigtighed af de udgifter, de kontrollerer, og fuldstændigheden og nøjagtigheden af de oplysninger, der fremsendes til regnskabsføreren.
5. Regnskabsføreren har beføjelse til at kontrollere de modtagne oplysninger og til at foretage yderligere tjek, som vedkommende anser for nødvendige for at kunne underskrive regnskaberne.
Regnskabsføreren tager om nødvendigt forbehold og redegør i så fald i detaljer for arten og omfanget af disse forbehold.
6. Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte kontanter og likvide midler, jf. dog stk. 7 i denne artikel og artikel 51. Regnskabsføreren er ansvarlig for deres opbevaring.
7. Regnskabsføreren kan, hvis dette viser sig nødvendigt for udførelsen af vedkommendes opgaver, uddelegere visse af sine funktioner til underordnede ansatte, der er omfattet af vedtægten.
8. Fuldmagtsdokumentet definerer de opgaver, rettigheder og forpligtelser, der overdrages til de befuldmægtigede.
Afdeling 4
Forskudsbestyreren
Artikel 51
Forskudskonti
Hvis det viser sig nødvendigt med henblik på betaling af mindre udgifter og inkassering af andre indtægter som omhandlet i artikel 6, kan der oprettes forskudskonti. Forskudskonti tilføres midler af regnskabsføreren og er underlagt forskudsbestyrere udpeget af regnskabsføreren.
Det maksimumsbeløb for hver udgift eller indtægt, der kan udbetales af forskudsbestyreren til tredjemand, kan ikke overstige 60 000 EUR og fastsættes af hvert EU-organ for hver enkelt udgift eller indtægt. Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, herunder ved anvendelse af den direkte debiteringsordning, som er omhandlet i artikel 74, stk. 1, eller pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler i overensstemmelse med de instrukser, som er fastsat af regnskabsføreren.
KAPITEL 3
De finansielle aktørers ansvar
Afdeling 1
Generelle bestemmelser
Artikel 52
Inddragelse af bemyndigelse og suspension af funktioner for finansielle aktører
1. Den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede kan når som helst midlertidigt eller definitivt inddrage den pågældende bemyndigelse. Den anvisningsberettigede kan når som helst trække sin godkendelse af en specifik subdelegation tilbage.
2. Bestyrelsen, der har udpeget en regnskabsfører eller en forskudsbestyrer eller begge, kan når som helst midlertidigt eller definitivt suspendere dem fra deres funktioner. I så fald udnævner bestyrelsen en midlertidig regnskabsfører.
3. Stk. 1 og 2 berører ikke eventuelle disciplinære foranstaltninger over for de finansielle aktører, der er omhandlet i stk. 1 og 2.
Artikel 53
De finansielle aktørers ansvar i tilfælde af ulovlig aktivitet, svig eller korruption
1. Artikel 52-56 indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de i artikel 52 nævnte finansielle aktører kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af Unionens finansielle interesser og om bekæmpelse af korruption, som involverer Unionens tjenestemænd eller tjenestemænd i medlemsstaterne.
2. De anvisningsberettigede, regnskabsførerne og forskudsbestyrerne er disciplinært og økonomisk ansvarlige efter bestemmelserne i vedtægten, jf. dog artikel 54, 55 og 56. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser, indbringes sagen for de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning, navnlig for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig.
Afdeling 2
Regler for anvisningsberettigede
Artikel 54
Regler for anvisningsberettigede
1. Den anvisningsberettigede pådrager sig økonomisk ansvar i henhold til vedtægten.
2. Erstatningspligt består især, hvis den anvisningsberettigede forsætligt eller groft uagtsomt:
a)
konstaterer tilstedeværelsen af udestående fordringer eller udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller underskriver en betalingsordre og i den forbindelse undlader at følge denne forordning og i givet fald gennemførelsesbestemmelserne for EU-organets egen finansforordning
b)
undlader at udstede et dokument, som indebærer skabelse af en fordring, undlader at udstede en indtægtsordre eller forhaler udstedelsen af en indtægtsordre eller forhaler udstedelsen af en betalingsordre, hvorved EU-organet påføres et civilretligt ansvar over for tredjemand.
3. Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en beslutning, som det påhviler vedkommende at træffe, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, skal vedkommende give den fuldmagtsgivende myndighed skriftlig meddelelse herom. Hvis den fuldmagtsgivende myndighed skriftligt giver den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede en begrundet instruks om at træffe den pågældende beslutning, drages den pågældende anvisningsberettigede ikke til ansvar.
4. I tilfælde af delegation forbliver den anvisningsberettigede ansvarlig for effektiviteten og produktiviteten af de oprettede systemer for forvaltning og intern kontrol og for valget af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.
5. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, eller som Kommissionen deltager i i henhold til artikel 73, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, udøver over for EU-organet de samme beføjelser som dem, den er tildelt over for Kommissionens tjenestegrene, medmindre bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget beslutter at oprette en funktionelt uafhængig instans eller at deltage i en fælles instans, der er oprettet af flere organer. I forbindelse med sager, som forelægges af EU-organerne, omfatter den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, en ansat i et EU-organ.
På grundlag af udtalelsen fra den instans, der er omhandlet i første afsnit, afgør direktøren, om der skal træffes foranstaltninger med henblik på at fastslå, om disciplinært eller økonomisk ansvar kan gøres gældende. Hvis den har opdaget systemrelaterede problemer, sender instansen den anvisningsberettigede og Kommissionens interne revisor en rapport med eventuelle henstillinger. Hvis denne udtalelse er belastende for direktøren, fremsender instansen den til bestyrelsen og til Kommissionens interne revisor. Direktøren henviser i anonym form til instansens udtalelser i sin årlige aktivitetsrapport og angiver, hvilke opfølgningsforanstaltninger der er truffet.
6. Det kan pålægges enhver ansat helt eller delvis at erstatte tab, som påføres EU-organet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med den ansattes hverv. Ansættelsesmyndigheden træffer en begrundet afgørelse efter at have overholdt de formaliteter, som vedtægten foreskriver på det disciplinære område.
Afdeling 3
Regler for regnskabsførere og forskudsbestyrere
Artikel 55
Regler for regnskabsførere
Regnskabsføreren er disciplinært og økonomisk ansvarlig på de betingelser og efter de procedurer, der er fastsat i vedtægten. Navnlig er nedenstående fejl ansvarspådragende:
a)
tab eller beskadigelse af midler, værdier eller dokumenter, som vedkommende har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed
b)
uretmæssig ændring af bank- eller postgirokonti
c)
inkasseringer eller betalinger, der ikke er i overensstemmelse med de dertil svarende indtægts- eller betalingsordrer
d)
manglende inkassering af skyldige indtægter.
Artikel 56
Regler for forskudsbestyrere
Forskudsbestyreren er disciplinært og økonomisk ansvarlig på de betingelser og efter de procedurer, der er fastsat i vedtægten. Navnlig er nedenstående fejl ansvarspådragende for en forskudsbestyrer:
a)
tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som vedkommende har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed
b)
manglende dokumentation for de betalinger, vedkommende har foretaget
c)
udbetaling til andre end de berettigede
d)
manglende inkassering af skyldige indtægter.
KAPITEL 4
Forvaltning af indtægter
Artikel 57
Betalingsanmodninger
EU-organet forelægger Kommissionen, under betingelser og med intervaller, som aftales med denne, anmodninger om udbetaling af hele eller en del af Unionens bidrag i henhold til artikel 19, stk. 6.
Artikel 58
Behandling af renter
Renter af midler, som Kommissionen har betalt til EU-organet i form af bidrag, overføres ikke til budgettet.
Artikel 59
Overslag over fordringer
1. Når den anvisningsberettigede råder over tilstrækkelige og pålidelige oplysninger vedrørende enhver foranstaltning eller ethvert forhold, der kan give anledning til et til EU-organet skyldigt beløb, udarbejder den anvisningsberettigede et overslag over fordringen.
2. Overslaget over fordringen justeres af den anvisningsberettigede, så snart vedkommende bliver bekendt med en begivenhed, der ændrer foranstaltningen eller det forhold, som gav anledning til overslaget over fordringen.
Når den anvisningsberettigede udarbejder indtægtsordren vedrørende en foranstaltning eller et forhold, der tidligere havde givet anledning til et overslag over fordringen, justeres overslaget tilsvarende af den anvisningsberettigede.
Hvis indtægtsordren er udarbejdet for samme beløb som det oprindelige overslag over fordringen, nedsættes dette overslag til nul.
Artikel 60
Fastlæggelse af fordringer
1. Fastlæggelse af en fordring er den handling, hvorved den anvisningsberettigede:
a)
kontrollerer eksistensen af debitors gæld
b)
fastslår eller kontrollerer gældens tilstedeværelse og størrelse
c)
kontrollerer, at gælden er forfalden.
2. Enhver fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling, fastlægges ved en indtægtsordre, der sendes til regnskabsføreren, efterfulgt af en debetnota, der stiles til debitor, begge udarbejdet af den anvisningsberettigede.
3. Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.
4. Enhver fordring, der ikke er indfriet på den i debetnotaen fastsatte forfaldsdag, er rentebærende efter delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
5. I behørigt begrundede tilfælde kan visse løbende indtægter fastlægges foreløbigt. En foreløbig fastlæggelse omfatter flere individuelle beløb, som derfor ikke behøver blive individuelt fastlagt. Inden regnskabsårets udløb skal den anvisningsberettigede foretage ændringerne i de foreløbige fastlæggelser, således at de bringes i overensstemmelse med de faktisk konstaterede fordringer.
Artikel 61
Anvisning af indtægter
Anvisning af indtægter er den handling, hvorved den anvisningsberettigede ved udstedelse af en indtægtsordre giver regnskabsføreren instruks om at inddrive en fordring, som den anvisningsberettigede har fastlagt.
Artikel 62
Reglerne vedrørende inddrivelse
1. Regnskabsføreren tager sig af de indtægtsordrer, der er behørigt udstedt af den anvisningsberettigede med henblik på inddrivelse af fordringer. Regnskabsføreren skal sikre, at EU-organet modtager sine indtægter, og sørge for, at EU-organets krav bevares.
2. Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren, eventuelt ad rettens vej, herunder i givet fald gennem modregning, eller hvis dette ikke er muligt, ved tvangsinddrivelse.
3. Regnskabsføreren inddriver EU-organets fordringer ved modregning i alle tilfælde, hvor debitor selv har en fordring i forhold til EU-organet. Sådanne fordringer skal være sikre, opgjorte og forfaldne til betaling.
4. Når den anvisningsberettigede påtænker helt eller delvis at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal vedkommende sikre sig, at afkaldet er formelt korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet. Beslutninger om afkald skal begrundes. Den anvisningsberettigede kan kun uddelegere denne beslutning, når det drejer sig om fordringer på under 5 000 EUR.
Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, den hviler på.
5. Den anvisningsberettigede annullerer en fastlagt fordring helt eller delvist, hvis det viser sig, at fordringen ikke er fastlagt korrekt. Denne annullering kommer til udtryk gennem en afgørelse truffet af den anvisningsberettigede og er genstand for en passende begrundelse.
Artikel 63
Formaliteter ved inddrivelse
1. Ved den faktiske inddrivelse foretager regnskabsføreren en bogføring i regnskaberne, og den anvisningsberettigede underrettes herom.
2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsførerens kasse skal der udstedes en kvittering.
3. Delvis betaling fra en debitor, til hvem der er udstedt flere indtægtsordrer, dækker først den ældste fordring, medmindre andet specificeres af debitor.
Enhver delvis betaling dækker først renterne.
Artikel 64
Henstand med betaling
1. Regnskabsføreren kan i samarbejde med den anvisningsberettigede kun give henstand med betaling efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, hvis følgende to betingelser begge er opfyldt:
a)
debitor forpligter sig til at betale renter til den i artikel 83 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anførte sats i hele henstandsperioden regnet fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012
b)
debitor stiller, for at beskytte EU-organets rettigheder, en finansiel garanti for både hovedstol og rente af endnu ikke inddrevet gæld, som godkendes af EU-organets regnskabsfører.
Den i litra b) omhandlede garanti kan erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand og godkendt af EU-organets regnskabsfører.
2. Under særlige omstændigheder kan regnskabsføreren på anmodning af debitor fravige kravet om garanti i stk. 1, første afsnit, litra b), når han vurderer, at debitor vil og kan foretage betalingen i henstandsperioden, men ikke kan stille en sådan garanti og befinder sig i en vanskelig situation.
Artikel 65
Oversigt over fordringer
1. Regnskabsføreren fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. EU-organets fordringer skal samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af indtægtsordren. Regnskabsføreren angiver også beslutninger om helt eller delvis at give afkald på at inddrive fastlagte fordringer. Oversigten føjes til EU-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
2. EU-organet udarbejder en oversigt over organets fordringer med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at tilbagebetale, og når der ikke er foretaget nogen tilbagebetaling eller ikke er foretaget nogen tilbagebetaling af betydning i et år efter afsigelsen af dommen. Oversigten offentliggøres under behørig hensyntagen til beskyttelsen af personoplysninger i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til personoplysninger vedrørende fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger, når gælden er betalt i sin helhed. Det samme gælder personoplysninger vedrørende juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
Afgørelsen om at opføre debitor i oversigten over EU-organets fordringer træffes under overholdelse af proportionalitetsprincippet og tager navnlig hensyn til beløbets størrelse.
Artikel 66
Forældelsesfrist
EU-organets fordringer over for tredjemand og tredjemands fordringer over for EU-organet er underlagt en forældelsesfrist på fem år.
Artikel 67
Specifikke bestemmelser vedrørende gebyrer og afgifter
Hvis EU-organet oppebærer gebyrer eller afgifter, som omhandlet i artikel 6, stk. 1, litra a), udarbejdes der i begyndelsen af hvert regnskabsår et samlet foreløbigt overslag over disse.
Når gebyrerne og afgifterne fuldt ud bestemmes af lovgivning eller beslutninger truffet af bestyrelsen, kan den anvisningsberettigede undlade at udstede indtægtsordrer og udstede debetnotaer, så snart han har fastlagt fordringen. I så fald registreres alle oplysninger om EU-organets fordring. Regnskabsføreren fører en oversigt over alle debetnotaer og angiver nummeret på debetnotaerne og det samlede beløb i EU-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
Når EU-organet anvender et særskilt faktureringssystem, bogfører regnskabsføreren regelmæssigt og mindst en gang om måneden det samlede beløb for modtagne gebyrer og afgifter i regnskaberne.
Generelt leverer EU-organet først tjenesteydelser i henhold til de pålagte opgaver, efter at det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er fuldt ud betalt. I særlige tilfælde kan en tjenesteydelse imidlertid leveres, før det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er fuldt ud betalt. I de tilfælde, hvor en tjenesteydelse er leveret, før det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er betalt, finder artikel 60-66 anvendelse.
KAPITEL 5
Forvaltning af udgifter
Artikel 68
Finansieringsafgørelse
1. Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.
2. Forud for enhver udgiftsforpligtelse skal der foreligge en finansieringsafgørelse.
3. EU-organets arbejdsprogram har værdi af finansieringsafgørelse for så vidt angår de aktiviteter, det omfatter, såfremt de i artikel 32, stk. 3, fastlagte kriterier er klart identificeret.
4. Administrationsbevillingerne kan anvendes uden en forudgående finansieringsafgørelse.
Artikel 69
Forpligtelsestyper
1. En budgetmæssig forpligtelse består i at afsætte de bevillinger, der er nødvendige for gennemførelsen af senere betalinger til indfrielse af retlige forpligtelser.
2. En retlig forpligtelse er den handling, hvorved den anvisningsberettigede indgår eller fastlægger en forpligtelse, der medfører udgifter.
3. Budgetmæssige forpligtelser opdeles i følgende tre kategorier:
a)
specifik: en budgetmæssig forpligtelse er specifik, hvis tilskudsmodtageren og udgiftens størrelse er bestemt
b)
samlet: en budgetmæssig forpligtelse er samlet, hvis mindst ét af de elementer, der er nødvendige for at identificere en specifik forpligtelse, ikke er bestemt
c)
foreløbig: en budgetmæssig forpligtelse er foreløbig, hvis den har til formål at dække løbende administrationsudgifter, for hvilke enten beløbet eller de endelige modtagere ikke er endeligt bestemt.
Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse iværksættes enten gennem indgåelse af én eller flere retlige enkeltforpligtelser, der giver ret til senere udbetalinger, eller i visse undtagelsestilfælde, hvor der er tale om udgifter til personaleforvaltning, gennem direkte betaling.
4. Budgetmæssige forpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end et regnskabsår, kan kun opdeles i årlige trancher over flere regnskabsår, hvis oprettelsesakten eller basisretsakten åbner mulighed for det, eller hvor de vedrører administrationsudgifter.
Artikel 70
Regler vedrørende forpligtelser
1. I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for EU-organets budget indgår den anvisningsberettigede en budgetmæssig forpligtelse, før vedkommende indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.
2. Pligten til at indgå en budgetmæssig forpligtelse, før der indgås en retlig forpligtelse som omhandlet i stk. 1, finder ikke anvendelse på retlige forpligtelser, der indgås som følge af en erklæring om en krisesituation inden for rammerne af en beredskabsplan i overensstemmelse med de procedurer, som EU-organet har vedtaget.
3. De samlede budgetmæssige forpligtelser dækker alle omkostninger, som følger af de dertil svarende specifikke retlige forpligtelser, der indgås frem til den 31. december i år n+1.
Specifikke retlige forpligtelser knyttet til specifikke budgetmæssige forpligtelser eller foreløbige budgetmæssige forpligtelser skal indgås senest den 31. december i år n, jf. dog bestemmelserne i artikel 69, stk. 4, og artikel 87, stk. 2.
Ved udløbet af de perioder, der er anført i første og andet afsnit, frigør den anvisningsberettigede den uudnyttede del af disse budgetmæssige forpligtelser.
Når der vedtages en specifik retlig forpligtelse, der er en opfølgning på en samlet budgetmæssig forpligtelse, skal den ansvarlige anvisningsberettigede, inden denne underskriver, registrere beløbet i bevillingsregnskabet og afskrive det på den samlede budgetmæssige forpligtelse.
4. Ved budgetmæssige og retlige forpligtelser indgået i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end et regnskabsår, fastsættes der, undtagen for personaleudgifter, en tidsfrist for indfrielse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Den del af sådanne forpligtelser, der ikke er indfriet seks måneder efter den frist, der er fastsat i første afsnit af dette stykke, frigøres efter bestemmelserne i artikel 16.
Når en retlig forpligtelse ikke har givet anledning til nogen betaling som omhandlet i artikel 75 i en periode på to år efter indgåelsen af den, frigøres beløbet for den dertil svarende budgetmæssige forpligtelse, undtagen hvor beløbet vedrører en sag, der pågår for retten eller en voldgiftsinstans, eller hvis der er fastlagt særlige bestemmelser i basisretsakter.
Artikel 71
Tjek af forpligtelser
1. Ved vedtagelsen af en budgetmæssig forpligtelse sikrer den anvisningsberettigede sig:
a)
at konteringen i EU-organets budget er korrekt
b)
at bevillingerne er til stede
c)
at udgiften er i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i oprettelsesakten, de finansielle bestemmelser for det enkelte EU-organ samt alle retsakter, der er vedtaget i medfør af disse
d)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.
2. Ved registreringen af en retlig forpligtelse ved fysisk eller elektronisk underskrift sikrer den anvisningsberettigede sig:
a)
at forpligtelsen er dækket af en dertil svarende budgetmæssig forpligtelse
b)
at udgiften er lovlig og formelt rigtig og i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i oprettelsesakten, de finansielle bestemmelser for det enkelte EU-organ samt alle retsakter, der er vedtaget i medfør af disse
c)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.
Artikel 72
Fastsættelse af udgifter
Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den anvisningsberettigede:
a)
kontrollerer kreditors adkomst
b)
fastslår eller kontrollerer fordringens tilstedeværelse og størrelse
c)
kontrollerer, at fordringen er forfalden.
Artikel 73
Påtegning og den konkrete udformning af påtegningen »kan betales«
1. Enhver fastsættelse af en udgift skal støttes på bilag, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af en konstatering af de tjenesteydelser, som rent faktisk er leveret, de varer, som rent faktisk er leveret, eller de bygge- og anlægsarbejder, som rent faktisk er udført, eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger til betaling, herunder tilbagevendende betalinger af abonnementer og efteruddannelseskurser.
2. Den anvisningsberettigede kontrollerer selv bilagene eller sikrer på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget, inden han træffer afgørelse om fastsættelse af udgiften.
3. Afgørelsen om fastsættelse kommer til udtryk ved, at den anvisningsberettigede underskriver med påtegningen »kan betales«.
4. I et system, hvor der ikke anvendes IT, påføres påtegningen »kan betales« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den anvisningsberettigede.
I et system, hvor der anvendes IT, påføres påtegnelsen »kan betales« ved anvendelse af et password tilhørende den anvisningsberettigede.
Artikel 74
Anvisning af udgifter
1. Anvisning af udgifter er den handling, hvorved den anvisningsberettigede efter at have sikret sig, at bevillingerne er til stede, ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som den anvisningsberettigede har fastsat.
Hvis der foretages periodisk betaling for leverede tjenesteydelser, herunder udlejningsydelser, eller vareleverancer, som er omfattet af den anvisningsberettigedes risikoanalyse, kan den anvisningsberettigede give instruks om anvendelse af en direkte debiteringsordning.
2. Betalingsordren dateres og underskrives af den anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 44, stk. 5.
3. I givet fald ledsages den betalingsordre, der fremsendes til regnskabsføreren, af et dokument, der bekræfter, at varerne er registreret i de fortegnelser, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1.
Artikel 75
Betalingstyper
1. Det skal dokumenteres, at de til betalingen svarende foranstaltninger er i overensstemmelse med basisretsakten, kontrakten eller tilskudsaftalen, og betalingen skal dække én af følgende transaktioner:
a)
betaling af hele det skyldige beløb
b)
betaling af det skyldige beløb i form af:
1)
forfinansiering, eventuelt opdelt i flere delbetalinger efter undertegnelse af kontrakten eller tilskudsaftalen eller efter meddelelse af tilskudsafgørelsen
2)
en eller flere mellemliggende betalinger modsvarende en delvis udførelse af foranstaltningen
3)
betaling af saldoen af det skyldige beløb, når foranstaltningen er fuldstændigt tilendebragt.
Forfinansiering stiller likvide midler til rådighed. Forfinansieringen kan opdeles i flere betalinger i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
En mellemliggende betaling, som kan gentages, kan dække udgifter, der er afholdt i forbindelse med gennemførelsen af afgørelsen eller aftalen, eller bruges til at betale for tjenesteydelser, varer eller bygge- og anlægsarbejder, som afsluttes og/eller leveres i mellemliggende faser af aftalen. Den kan helt eller delvis afslutte forfinansieringen, jf. dog bestemmelserne i basisretsakten.
Afslutningen af udgiften tager form enten af betaling af saldoen, som ikke kan gentages, og som afslutter alle tidligere udgifter, eller af en indtægtsordre.
2. De forskellige typer af betalinger, der er omhandlet i stk. 1, opføres særskilt i budgetregnskabet på betalingstidspunktet.
Artikel 76
Betaling begrænset til de disponible midler
Regnskabsføreren foretager betalingerne inden for rammerne af de disponible midler.
Artikel 77
Tidsfrister
Betaling af udgifter skal finde sted inden for de tidsfrister, der er fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
KAPITEL 6
IT-systemer
Artikel 78
Elektronisk forvaltning af transaktioner
Hvis indtægter og udgifter forvaltes ved hjælp af IT-systemer, kan dokumenter underskrives elektronisk.
Artikel 79
E-forvaltning
EU-organet indfører og anvender ensartede standarder for elektronisk udveksling af information med tredjemand, som deltager i udbuds- og tilskudsprocedurer. De udarbejder og anvender navnlig i videst mulig udstrækning ensartede standarder for gennemførelse af løsninger for indgivelse, lagring og behandling af data indgivet som led i tilskuds- og udbudsprocedurer, og etablerer med henblik herpå et fælles område for udveksling af elektroniske data for tilskudsmodtagere, ansøgere og tilbudsgivere.
Artikel 80
God forvaltning
1. Den anvisningsberettigede skal hurtigst muligt oplyse om krav med hensyn til fremlæggelse af oplysninger og/eller dokumentation og materialets form og indhold såvel som i givet fald den vejledende tidsplan for afslutningen af tildelingsprocedurer.
2. Hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke indgiver oplysninger eller afgiver erklæringer på grund af en indlysende materiel fejl begået af ansøgeren eller tilbudsgiveren, opfordrer evalueringsudvalget eller i givet fald den anvisningsberettigede bortset fra i behørigt begrundede tilfælde ansøgeren eller tilbudsgiveren til at fremskaffe de manglende oplysninger eller præcisere bilagene. Disse oplysninger eller præciseringer må ikke i væsentlig grad ændre forslaget eller udbudsbetingelserne.
Artikel 81
Oplysning om klagemuligheder
Hvis en proceduremæssig handling foretaget af den anvisningsberettigede indvirker negativt på en ansøgers eller tilbudsgivers, tilskudsmodtagers eller kontrahents rettigheder, skal den ledsages af oplysninger om de eksisterende administrative og/eller retlige klagemuligheder.
Det skal navnlig oplyses, hvordan der kan klages, samt til hvilket organ eller hvilke organer og inden for hvilke tidsfrister der kan indgives klager.
KAPITEL 7
Den interne revisor
Artikel 82
Udnævnelse af den interne revisor samt dennes beføjelser og opgaver
1. Hvert EU-organ har en intern revisionsfunktion, der skal udøves under overholdelse af de relevante internationale standarder.
2. Den interne revisionsfunktion bør varetages af Kommissionens interne revisor. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører for EU-organet eller for Kommissionen.
3. Den interne revisor rådgiver EU-organet med hensyn til risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning
Den interne revisor har navnlig til opgave:
a)
at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici
b)
at vurdere produktiviteten og effektiviteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på hver budgetgennemførelsestransaktion i EU-organets budget.
4. Den interne revisors hverv dækker alle EU-organets aktiviteter og tjenestegrene. Den interne revisor har fuldstændig og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af vedkommendes hverv.
5. Den interne revisor gør sig bekendt med årsberetningen fra den anvisningsberettigede og med de øvrige nævnte oplysninger.
6. Den interne revisor aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.
Den interne revisor aflægger også rapport i følgende tilfælde:
-
der er ikke fulgt op på kritiske risici og henstillinger
-
der er store forsinkelser i gennemførelsen af en række henstillinger fra de tidligere år.
Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget samt direktøren sikrer regelmæssig kontrol med gennemførelsen af revisorens henstillinger. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget kontrollerer de i artikel 47, stk. 1, litra a), omhandlede oplysninger, og hvorvidt henstillingerne gennemføres fuldstændigt og rettidigt.
7. EU-organet gør kontaktoplysningerne for den interne revisor tilgængelige for alle fysiske og juridiske personer, der er involveret i forvaltning af udgifter, med henblik på fortrolig kontakt til den interne revisor.
8. Den interne revisors beretninger og konklusioner gøres først tilgængelige for offentligheden, når den interne revisor har godkendt de foranstaltninger, der er iværksat til gennemførelse af beretningerne og konklusionerne.
Artikel 83
Den interne revisors uafhængighed
Den interne revisors uafhængighed og ansvar i forbindelse med udøvelsen af hvervet samt den interne revisors ret til at indbringe en sag for Den Europæiske Unions Domstol fastsættes i overensstemmelse med artikel 100 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 84
Oprettelse af den interne revisionsfunktion
1. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget kan under behørig hensyntagen til omkostningseffektivitet og merværdi oprette en intern revisionsfunktion, der udfører sine opgaver under overholdelse af de relevante internationale standarder.
Formålet med den interne revisionsfunktion samt dens bemyndigelse og ansvar fastsættes i det interne revisionscharter og godkendes af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget.
Den interne revisionsfunktions årlige revisionsplan udarbejdes af chefen for den interne revisionsfunktion under hensyntagen til direktørens vurdering EU-organets risici.
Den gennemgås og godkendes af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget.
Den interne revisionsfunktion aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.
2. Såfremt et EU-organs interne revisionsfunktion ikke er omkostningseffektiv eller ikke formår at overholde de internationale standarder, kan EU-organet beslutte at dele en intern revisionsfunktion med andre EU-organer, der arbejder inden for samme politikområde.
I disse tilfælde træffer bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget for de berørte EU-organer aftale om de praktiske aspekter vedrørende den delte revisionsfunktion.
3. Aktørerne inden for den interne revision samarbejder effektivt ved hjælp af informationsudveksling og revisionsberetninger og i givet fald ved udarbejdelse af fælles risikovurderinger og fælles revisioner.
Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget samt direktøren sikrer regelmæssig kontrol med gennemførelsen af revisorens henstillinger.
AFSNIT V
INDGÅELSE AF OFFENTLIGE KONTRAKTER
Artikel 85
Almindelige bestemmelser
1. For så vidt angår indgåelse af offentlige kontrakter finder afsnit V i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anvendelse, jf. dog artikel 86.
2. EU-organet kan på anmodning deltage som ordregivende myndighed i tildelingen af Kommissionens kontrakter eller interinstitutionelle kontrakter og i tildelingen af andre EU-organers kontrakter.
3. EU-organet deltager i den centrale udelukkelsesdatabase, der er oprettet og forvaltes af Kommissionen i henhold til artikel 108 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 86
Udbudsprocedurer
1. EU-organet kan uden at anvende procedurer for indgåelse af offentlige indkøbsaftaler indgå en aftale med Kommissionen, de interinstitutionelle kontorer og Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer, der er oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 (8), om levering af varer eller tjenesteydelser eller udførelse af bygge- og anlægsarbejder, som sidstnævnte leverer.
2. EU-organet kan anvende fælles udbudsprocedurer med ordregivende myndigheder i værtsmedlemsstaten for at dække sine administrative behov. I så fald finder artikel 133 delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse.
AFSNIT VI
SPECIFIKKE BESTEMMELSER VEDRØRENDE ADMINISTRATIONSBEVILLINGER
Artikel 87
Administrationsbevillinger
1. Administrationsbevillinger er ikke-opdelte bevillinger.
2. Administrationsudgifter i medfør af kontrakter, der dækker perioder på mere end et regnskabsår, enten i overensstemmelse med lokal sædvane, eller fordi der er tale om levering af udstyr, konteres EU-organets budget for det regnskabsår, hvori de afholdes.
3. Hvert EU-organ forelægger senest den 1. juli hvert år Europa-Parlamentet og Rådet et arbejdsdokument om sin ejendomspolitik, der skal indeholde følgende oplysninger:
a)
for hver enkelt bygning, de udgifter og etagearealer, der dækkes af bevillingerne under de tilsvarende budgetposter i EU-organets budget
b)
den forventede udvikling i den samlede programmering af etagearealer og beliggenhed for de kommende år med en beskrivelse af allerede kendte ejendomsprojekter, der er i planlægningsfasen
c)
endelige betingelser og omkostninger samt relevante oplysninger vedrørende projektgennemførelsen for nye ejendomsprojekter, der tidligere er blevet forelagt Europa-Parlamentet og Rådet efter proceduren i artikel 88, og som ikke er medtaget i det foregående års arbejdsdokumenter.
Artikel 88
Ejendomsprojekter
1. I forbindelse med ethvert ejendomsprojekt, der sandsynligvis vil få betydelige finansielle konsekvenser for EU-organets budget, skal EU-organet så tidligt som muligt underrette Europa-Parlamentet og Rådet om det etageareal, der er behov for, og den foreløbige planlægning, inden der foretages undersøgelser af det lokale marked i tilfælde af ejendomskontrakter, eller inden der iværksættes indkaldelse af bud i tilfælde af bygge- og anlægsarbejder.
2. I forbindelse med ethvert ejendomsprojekt, der sandsynligvis vil få betydelige finansielle konsekvenser for EU-organets budget, forelægger EU-organet ejendomsprojektet, inklusive de specificerede anslåede omkostninger og finansieringen heraf, samt en liste over udkast til de kontrakter, man agter at anvende, og anmoder om Europa-Parlamentets og Rådets godkendelse, inden kontrakterne indgås. På EU-organets anmodning behandles dokumenter, der fremsendes i forbindelse med ejendomsprojektet, fortroligt.
Bortset fra i force majeure-situationer behandler Europa-Parlamentet og Rådet ejendomsprojektet inden for fire uger fra den dato, hvor begge institutioner modtog det.
Ejendomsprojektet anses for godkendt ved udløbet af fristen på fire uger, medmindre Europa-Parlamentet eller Rådet inden for denne frist træffer en afgørelse, som går imod forslaget.
Såfremt Europa-Parlamentet og/eller Rådet inden for fristen på fire uger giver udtryk for behørigt begrundede betænkeligheder, forlænges denne frist én gang med to uger.
Såfremt Europa-Parlamentet eller Rådet træffer en afgørelse, som går imod ejendomsprojektet, trækker det pågældende EU-organ sit forslag tilbage og kan fremsætte et nyt.
3. I force majeure-situationer kan de oplysninger, der er omhandlet i stk. 4, fremsendes samtidig med ejendomsprojektet. Europa-Parlamentet og Rådet behandler ejendomsprojektet inden for to uger fra begge institutioners modtagelse af projektet. Ejendomsprojektet anses for at være godkendt ved udløbet af denne frist på to uger, medmindre Europa-Parlamentet og/eller Rådet inden for denne frist træffer en afgørelse, som går imod forslaget.
4. Følgende anses som projekter vedrørende fast ejendom, som sandsynligvis vil have betydelige konsekvenser for EU-organets budget:
a)
erhvervelse af jord
b)
erhvervelse, salg, strukturel renovering, opførelse af bygninger eller projekter, der kombinerer disse elementer, som skal gennemføres inden for samme tidsramme, til en værdi af mere end 3 000 000 EUR
c)
nye ejendomskontrakter (herunder brugsretter, langfristede lejemål og fornyelse af eksisterende ejendomskontrakter på mindre favorable vilkår), som ikke er omfattet af litra b), med en årlig leje på mindst 750 000 EUR
d)
forlængelse eller fornyelse af eksisterende ejendomskontrakter (herunder brugsret og langfristede lejemål) på samme eller mere favorable vilkår med en årlig leje på mindst 3 000 000 EUR.
5. Med forbehold af artikel 19, stk. 4, kan et ejendomserhvervelsesprojekt finansieres ved hjælp af et lån under forudsætning af Europa-Parlamentets og Rådets forhåndsgodkendelse.
Indgåelse af låneaftaler og tilbagebetaling af lån skal ske i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og under behørig hensyntagen til varetagelse af Unionens økonomiske interesser.
Når EU-organet foreslår at finansiere erhvervelsen ved hjælp af et lån, skal den finansieringsplan, som det pågældende EU-organ skal fremsende sammen med anmodningen om forhåndsgodkendelse, navnlig specificere det maksimale finansieringsniveau, finansieringsperioden, typen af finansiering, finansieringsvilkårene og besparelser i sammenligning med andre former for kontraktforhold.
Europa-Parlamentet og Rådet behandler anmodningen om forhåndsgodkendelse inden for fire uger fra de to institutioners modtagelse af anmodningen, hvilket kan forlænges én gang med to uger. Erhvervelsen ved hjælp af et lån anses for at være afvist, hvis ikke Europa-Parlamentet og Rådet udtrykkeligt godkender den inden for fristen.
AFSNIT VII
EKSPERTER
Artikel 89
Aflønnede eksterne eksperter
Artikel 287 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 finder anvendelse på udvælgelsen af eksperter. Sådanne eksperter aflønnes på grundlag af et fast beløb, der meddeles på forhånd, og udvælges på grundlag af deres faglige kunnen. Udvælgelsen sker på grundlag af udvælgelseskriterier i overensstemmelse med principperne om ikke-forskelsbehandling, ligebehandling og forbud mod interessekonflikter.
AFSNIT VIII
TILSKUD OG PRISER, DER TILDELES AF EU-ORGANET
Artikel 90
Tilskud
Hvis EU-organet kan yde tilskud i overensstemmelse med oprettelsesakten eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iv), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, finder de relevante bestemmelser i nævnte forordning samt i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anvendelse.
Artikel 91
Priser
Hvis EU-organet kan tildele priser i overensstemmelse med oprettelsesakten eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iv), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, finder de relevante bestemmelser i nævnte forordning samt i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anvendelse.
AFSNIT IX
REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING
KAPITEL 1
Regnskabsaflæggelse
Artikel 92
Regnskabernes struktur
EU-organets regnskaber omfatter:
a)
EU-organets årsregnskab
b)
beretningerne om gennemførelsen af EU-organets budget.
Artikel 93
Beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning
1. Hvert EU-organ udarbejder en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret.
2. Direktøren sender senest den 31. marts efter det afsluttede regnskabsår beretningen til Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten.
3. Den i stk. 2 omhandlede beretning skal mindst redegøre for udnyttelsesgraden for bevillingerne, både i absolutte tal og angivet som procentdele, og indeholde kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetposter.
Artikel 94
Regnskabsregler
1. EU-organets regnskabsfører anvender de regler, der er vedtaget af Kommissionens regnskabsfører med udgangspunkt i de internationalt anerkendte regnskabsstandarder, der anvendes i den offentlige sektor.
2. De i artikel 92 omhandlede regnskaber skal efterleve de budgetprincipper, der er fastlagt i artikel 5-31. De skal give et retvisende og pålideligt billede af indtægts- og udgiftstransaktioner over budgettet.
Artikel 95
Regnskabsprincipper
Årsregnskaberne som omhandlet i artikel 92 skal give oplysninger, herunder oplysninger om regnskabspolitik, på en måde, der sikrer, at oplysningerne er relevante, pålidelige, sammenlignelige og forståelige. Årsregnskaberne opstilles i overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper som angivet i de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 96
Årsregnskaber
1. Årsregnskabet opstilles i euro og omfatter:
a)
balancen og resultatopgørelsen, der viser alle aktiver og passiver, den finansielle stilling og det økonomiske resultat pr. 31. december i det forløbne regnskabsår; årsregnskabet opstilles efter de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
b)
pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo
c)
opgørelsen over bevægelser på nettoaktiver med en oversigt over bevægelser på reserver i løbet af året og de kumulerede resultater.
2. Noterne til årsregnskabet supplerer og indeholder bemærkninger til oplysningerne i de i stk. 1 nævnte regnskaber og giver alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante i forbindelse med EU-organets virksomhed.
Artikel 97
Beretninger om budgetgennemførelsen
1. Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles i euro. De omfatter:
a)
beretninger, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter
b)
forklarende noter, der indeholder supplerende oplysninger om og noter til de heri indeholdte oplysninger.
2. Budgetresultatet består af differencen mellem:
-
de samlede oppebårne indtægter i det pågældende regnskabsår
-
de samlede betalinger foretaget over det pågældende regnskabsårs bevillinger, med tillæg af bevillinger for samme regnskabsår, der er fremført.
Den difference, der er omhandlet i første afsnit, forhøjes eller nedsættes dels med nettobeløbet for annullerede bevillinger fremført fra tidligere regnskabsår, dels med:
-
overskridelser - i form af betalinger - af ikke-opdelte bevillinger fremført fra forudgående regnskabsår, såfremt disse overskridelser skyldes udsving i eurokurserne
-
nettoresultatet af kursgevinster og kurstab i løbet af regnskabsåret, såvel realiserede som ikke-realiserede.
3. Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles efter samme struktur, som er anvendt i EU-organets budget.
Artikel 98
Foreløbige regnskaber
1. EU-organets regnskabsfører sender senest den 1. marts efter det afsluttede regnskabsår sit foreløbige årsregnskab til Kommissionens regnskabsfører og Revisionsretten.
2. EU-organets regnskabsfører sender ligeledes senest den 1. marts efter det afsluttede regnskabsår en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
Artikel 99
Godkendelse af det endelige årsregnskab
1. I henhold til artikel 148, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 fremsætter Revisionsretten senest den 1. juni efter det afsluttede regnskabsår sine bemærkninger om EU-organets foreløbige årsregnskab.
2. Efter modtagelse af Revisionsrettens bemærkninger vedrørende det foreløbige regnskab udarbejder regnskabsføreren EU-organets endelige årsregnskab, jf. artikel 50. Direktøren fremsender årsregnskabet til bestyrelsen, som derpå afgiver en udtalelse.
3. Regnskabsføreren sender senest den 1. juli det endelige årsregnskab og bestyrelsens udtalelse til Kommissionens regnskabsfører, Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet.
EU-organets regnskabsfører sender ligeledes senest den 1. juli en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
4. EU-organets regnskabsfører sender ligeledes en forvaltningserklæring, der dækker dette endelige årsregnskab, til Revisionsretten, med kopi til Kommissionens regnskabsfører, på samme dato som fremsendelsen af dette endelige årsregnskab.
Det endelige årsregnskab ledsages af en note fra regnskabsføreren, hvori sidstnævnte erklærer, at det endelige årsregnskab er udfærdiget i overensstemmelse med dette afsnit og med de gældende regnskabsmæssige principper, regler og metoder.
EU-organets endelige regnskab offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest den 15. november i det følgende år.
5. Direktøren fremsender senest den 30. september efter det afsluttede regnskabsår et svar til Revisionsretten på de bemærkninger, som denne har fremsat i forbindelse med sin årsberetning. EU-organets svar sendes samtidig til Kommissionen.
KAPITEL 2
Regnskabsføring og formuefortegnelse
Afdeling 1
Fælles bestemmelser
Artikel 100
Regnskabssystemet
1. EU-organets regnskabssystem er et budgetstyrings- og regnskabssystem, hvori data indlæses, klassificeres og registreres.
2. Regnskabssystemet består af et almindeligt regnskab og et bevillingsregnskab. Regnskaberne føres i euro og på basis af kalenderåret.
3. Den anvisningsberettigede kan endvidere føre et omkostningsregnskab.
Artikel 101
Fælles krav til institutionernes regnskabssystem
De regnskabsregler og den harmoniserede regnskabskontoplan, der skal anvendes af EU-organet, vedtages af Kommissionens regnskabsfører i overensstemmelse med artikel 152 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Afdeling 2
Det almindelige regnskab og bevillingsregnskabet
Artikel 102
Det almindelige regnskab
I det almindelige regnskab registreres i kronologisk rækkefølge og efter det dobbelte bogholderis metode alle begivenheder og transaktioner, der påvirker den EU-organets økonomiske og finansielle situation samt formuestilling.
Artikel 103
Bogføring i det almindelige regnskab
1. Kontienes saldi og de enkelte kontobevægelser i det almindelige regnskab bogføres.
2. Alle regnskabsposteringer, herunder regnskabsmæssige korrektioner, skal være baseret på bilag, hvortil posteringerne henviser.
3. Regnskabssystemet skal etablere et klart revisionsspor for hver enkelt regnskabspostering.
Artikel 104
Korrektioner
EU-organets regnskabsfører foretager efter regnskabsårets udløb og frem til aflæggelsen af det endelige regnskab de korrektioner, der er nødvendige for at sikre, at der opstilles et formelt korrekt og pålideligt årsregnskab, som giver et retvisende billede. Sådanne korrektioner skal være i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 101.
Artikel 105
Opstilling af bevillingsregnskab
1. Bevillingsregnskabet giver et detaljeret billede af EU-organets budgetgennemførelse.
2. Med henblik på stk. 1 registreres i bevillingsregnskabet alle de i afsnit IV omhandlede transaktioner vedrørende gennemførelse af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter.
Artikel 106
Formuefortegnelse
1. EU-organet skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle anlægsaktiver, der udgør EU-organets formue, efter en model vedtaget af Kommissionens regnskabsfører.
EU-organet kontrollerer, at oplysningerne i disse fortegnelser stemmer overens med de virkelige forhold.
2. Salg af EU-organets materielle aktiver skal annonceres på passende måde.
AFSNIT X
EKSTERN REVISION, DECHARGE OG BEKÆMPELSE AF SVIG
Artikel 107
Ekstern revision
1. En uafhængig ekstern revisor skal bekræfte, at EU-organets årsregnskaber giver et korrekt billede af EU-organets indtægter, udgifter og finansielle stilling, inden konsolideringen i EU-organets endelige årsregnskab.
Medmindre andet er bestemt i oprettelsesakten, udarbejder Revisionsretten en særlig årsberetning om EU-organet i overensstemmelse med kravene i artikel 287, stk. 1, i TEUF.
Revisionsretten tager i forbindelse med udarbejdelsen af denne beretning det revisionsarbejde, der er udført af uafhængige eksterne revisorer, og de foranstaltninger, der er truffet som reaktion på revisorernes konklusioner, med i betragtning.
2. EU-organet sender sit endeligt vedtagne årsregnskab til Revisionsretten. EU-organet underretter så snart som muligt Revisionsretten om alle beslutninger og foranstaltninger, som det træffer i henhold til artikel 10, 14, 19 og 23.
3. Revisionsrettens kontrol gennemføres i overensstemmelse med artikel 158-163 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 108
Tidsplan for dechargeproceduren
1. Efter henstilling fra Rådet meddeler Europa-Parlamentet inden den 15. maj i år n+2, medmindre andet er fastsat i oprettelsesakten, direktøren decharge for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret n. Direktøren underretter bestyrelsen om Europa-Parlamentets bemærkninger i den beslutning, der ledsager afgørelsen om decharge.
2. Hvis den frist, der er nævnt i stk. 1, ikke kan overholdes, oplyser Europa-Parlamentet eller Rådet direktøren om årsagerne til, at afgørelsen har måttet udsættes.
3. Hvis Europa-Parlamentet udsætter afgørelsen om decharge, bestræber direktøren sig på i samarbejde med bestyrelsen snarest muligt at træffe foranstaltninger, der kan fjerne eller gøre det lettere at fjerne hindringerne for denne afgørelse.
Artikel 109
Dechargeproceduren
1. Dechargeafgørelsen omfatter regnskaberne over alle EU-organets indtægter og udgifter, den heraf følgende saldo og EU-organets aktiver og passiver som opført på balancen.
2. Med henblik på at meddele decharge gennemgår Europa-Parlamentet næst efter Rådet EU-organets regnskaber, årsregnskabet og balancen. Europa-Parlamentet gennemgår også Revisionsrettens årsberetning med tilhørende svar fra direktøren for EU-organet samt de af Revisionsrettens særberetninger, der er relevante for det pågældende regnskabsår, og Revisionsrettens erklæring om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
3. På anmodning af Europa-Parlamentet forelægger direktøren i overensstemmelse med artikel 165, stk. 3, i forordning (EF, Euratom) nr. 966/2012 alle de oplysninger for Europa-Parlamentet, der er nødvendige for, at dechargeproceduren vedrørende det pågældende regnskabsår kan forløbe tilfredsstillende.
Artikel 110
Opfølgende foranstaltninger
1. Direktøren træffer alle egnede foranstaltninger til at efterkomme bemærkningerne i Europa-Parlamentets afgørelse om decharge samt de kommentarer, der ledsager Rådets henstilling om decharge.
2. Efter anmodning fra Europa-Parlamentet eller Rådet aflægger direktøren beretning om, hvilke foranstaltninger vedkommende har truffet på baggrund af disse bemærkninger og kommentarer. Direktøren fremsender en kopi heraf til Kommissionen og Revisionsretten.
Artikel 111
Kommissionens, Revisionsrettens og OLAF's kontrol på stedet
1. EU-organet giver Kommissionens personale og andre personer, som den har godkendt, samt Revisionsretten adgang til dets kontorlokaler og alle relevante oplysninger, herunder i elektronisk form, i det omfang det er nødvendigt for at udføre deres revisioner.
2. Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) kan udføre undersøgelser, herunder kontrol og inspektion på stedet i henhold til de bestemmelser og procedurer, der er fastlagt i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (9) og Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 (10) med henblik på at fastslå, om der er tale om svig, korruption eller andre ulovlige aktiviteter, der påvirker Unionens finansielle interesser i forbindelse med tilskud eller kontrakt tildelt ifølge denne forordning.
3. Med forbehold af stk. 1 og 2 skal EU-organets samarbejdsaftaler med tredjelande og med internationale organisationer, kontrakter, aftaler om tilskud og indgåelse af offentlige kontrakter indeholde bestemmelser, der udtrykkeligt giver Revisionsretten og OLAF beføjelse til at foretage denne kontrol og undersøgelse i overensstemmelse med deres respektive beføjelser.
AFSNIT XI
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 112
Europa-Parlamentets og Rådets anmodninger om oplysninger
Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen har ret til at indhente alle relevante oplysninger og forklaringer fra EU-organet vedrørende budgetspørgsmål, der henhører under deres respektive kompetenceområder.
Artikel 113
Vedtagelse af EU-organets nye finansforordning
Hvert af de organer, der er omhandlet i artikel 208 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, vedtager en ny finansforordning med henblik på ikrafttrædelse den 1. januar 2014 eller under alle omstændigheder senest seks måneder efter den dato, hvor organet er omfattet af nævnte artikel 208 som følge af tildelingen af et bidrag over det almindelige budget.
Artikel 114
Gennemførelsesbestemmelser til EU-organets finansforordning
Bestyrelsen vedtager på forslag af direktøren og med Kommissionens forhåndsgodkendelse om nødvendigt gennemførelsesbestemmelserne til EU-organets egen finansforordning.
Artikel 115
Ophævelse
Forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 ophæves med virkning fra den 1. januar 2014. Dog finder artikel 40 fortsat anvendelse frem til den 31. december 2014, og artikel 27, stk. 4 og 7, finder fortsat anvendelse frem til den 31. december 2015.
Artikel 116
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende. Den anvendes fra den 1. januar 2014. Dog finder artikel 47 og artikel 82, stk. 5, anvendelse fra den 1. januar 2015, og artikel 32 samt artikel 33, stk. 5 og 8, finder anvendelse fra den 1. januar 2016.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 30. september 2013.
NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1271/2013
ze dne 30. září 2013
o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 208 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 208 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 (2) o rámcovém finančním nařízení pro subjekty zřízené Společenstvími vycházelo z nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (3). Nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 bylo nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je proto nezbytné revidovat. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Je nezbytné vzít v úvahu společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady EU a Evropské komise k decentralizovaným agenturám ze dne 19. července 2012.
(3)
Některá ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 musí být přezkoumána s cílem zohlednit zkušenosti získané při jejich uplatňování.
(4)
Toto nařízení by mělo stanovit obecné zásady a základní pravidla pro subjekty zřízené Smlouvou o fungování EU a Smlouvou o Euratomu (dále jen „subjekty Unie“), které dostávají příspěvky z rozpočtu, a aniž je dotčen zřizující akt. Na základě tohoto nařízení by subjekty Unie měly přijmout svá finanční pravidla, která se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jejich zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
(5)
Nicméně subjekty Unie, které jsou v plném rozsahu finančně samosprávné a na které se toto nařízení nevztahuje, by měly v zájmu jednotnosti případně zavést podobná pravidla. V souladu se společným prohlášením Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012 by tyto subjekty měly Evropskému parlamentu, Radě a Komisi předkládat výroční zprávu o plnění svého rozpočtu a řádně zohledňovat jejich požadavky a doporučení.
(6)
Subjekty Unie by měly svůj rozpočet sestavovat a plnit v souladu s pěti základními zásadami rozpočtového práva - zásadou jednotnosti, správnosti, univerzálnosti, specifikace a ročního rozpočtu - a zásadou vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, řádného finančního řízení a transparentnosti.
(7)
Je třeba zdůraznit vyrovnávací povahu příspěvku Unie. Ta část kladného výsledku plnění rozpočtu subjektu Unie, která převyšuje částku příspěvku Unie vyplacenou během roku, by měla být vrácena do rozpočtu Unie.
(8)
Pokud zřizující akt stanoví, že příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky a že příjmy plynoucí z poplatků jsou určeny na konkrétní výdaje, měly by mít subjekty Unie možnost převést zůstatek v podobě účelově vázaných příjmů.
(9)
Je nezbytné zajistit, aby poplatky byly stanoveny na vhodné úrovni, která by pokryla náklady na poskytování služeb a bránila výrazným přebytkům.
(10)
Pověření subjektů Unie úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu musí být řádně odůvodněno vlastnostmi těchto úkolů a specifickými odbornými znalostmi subjektů Unie a současně musí zajišťovat řádné finanční řízení a nákladovou efektivitu. Svěřené úkoly by měly být slučitelné se zřizujícím aktem.
(11)
Subjektům Unie by mělo být umožněno získávat granty ad hoc, pouze pokud je to výslovně stanoveno v příslušných základních právních aktech a povoleno ve zřizujícím aktu.
(12)
V souladu s článkem 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 se subjekt Unie musí zúčastnit srovnávání s jinými subjekty a orgány Unie.
(13)
Je nezbytné stanovit pravidla pro akční plán navazující na závěry celkových pravidelných hodnocení, aby bylo zajištěno jejich účinné provádění.
(14)
Za účelem zajištění jednotného plánování by měl subjekt Unie vypracovat dokument obsahující roční a víceleté programy, přičemž by měl zohlednit pokyny Komise.
(15)
Subjekt Unie by měl uvést harmonogram ročních a víceletých programů do souladu s rozpočtovým procesem, aby byla zajištěna jeho účinnost a soudržnost všech programových dokumentů.
(16)
Je nezbytné objasnit současnou architekturu funkcí interního auditora a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditora v rámci subjektu Unie by měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět v případě, že jsou odůvodněny souvisejícími riziky. Je nezbytné stanovit pravidla týkající se zřízení a fungování útvarů interního auditu.
(17)
Měly by být zjednodušeny povinnosti spojené s podáváním zpráv. Subjekty Unie by měly předkládat souhrnnou výroční zprávu o činnosti, která obsahuje úplné informace o provádění jejich pracovního programu, plnění rozpočtu a plánu zaměstnanecké politiky a provádění systémů řízení a vnitřní kontroly.
(18)
V zájmu zlepšení nákladové efektivity subjektů Unie je nezbytné stanovit možnost sdílet služby nebo je převést na jiný subjekt Unie či Komisi. Nákladovou efektivitu lze zejména zlepšit tím, že se účetnímu Komise umožní, aby byl pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu Unie.
(19)
V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 by měla být možnost rozložit několikaleté závazky do ročních splátek povolena pouze v případech, kdy tuto možnost stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo kdy se tyto závazky týkají správních výdajů.
(20)
S cílem uvést pravidla o účelově vázaných příjmech do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit pravidla pro rozlišení účelově vázaných příjmů (interních a externích) a o jejich přenosu.
(21)
S cílem uvést pravidla pro nakládání s úroky plynoucími z příspěvku Unie určeného pro subjekt Unie do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit, že úroky nejsou splatné do rozpočtu.
(22)
Nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 stanoví ve zvláštních případech možnost přijmout právní závazek před závazkem rozpočtovým. Tuto možnost by měly mít i subjekty Unie.
(23)
Aby byla zajištěna soudržnost mezi nařízením (ES, Euratom) č. 2343/2002 a nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, neměla by být povolena zvláštní ustanovení o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů. Uplatňování jediného souboru pravidel usnadňuje subjektu Unie práci a umožňuje používat pokyny a modely vypracované Komisí.
(24)
S cílem uvést ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 do souladu s ustanoveními nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 by měl mít subjekt Unie možnost udělovat ceny.
(25)
Aby subjekty Unie dokázaly identifikovat a správně řídit riziko skutečného nebo domnělého střetu zájmů, měly by mít povinnost přijmout pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů. V těchto pravidlech by měly být zohledněny pokyny vypracované Komisí v návaznosti na společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012.
(26)
Ustanovení týkající se politiky v oblasti nemovitostí, včetně zavedení možnosti subjektů Unie brát si půjčky a podmínek jejich získávání, by měla být uvedena do souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, aby bylo zajištěno důsledné uplatňování nově zavedených pravidel všemi subjekty a orgány Unie.
(27)
Je třeba zavést přechodná ustanovení pro plánování a podávání zpráv vzhledem k tomu, že Komise potřebuje čas k vypracování vhodných pokynů ve spolupráci se subjekty Unie.
(28)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby bylo možné přijmout včas revidovaná finanční nařízení subjektů Unie k 1. lednu 2014 s cílem zajistit jednotná pravidla pro příští víceletý finanční rámec,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
HLAVA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví základní finanční pravidla, na jejichž základě má subjekt Unie přijmout svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu Unie se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jeho zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se rozumí:
-
„zřizujícím aktem“ nástroj práva Unie, jímž se řídí hlavní aspekty zřízení a činnosti subjektu Unie,
-
„rozpočtem subjektu Unie“ nástroj, jímž se pro každý rozpočtový rok stanovují a schvalují veškeré příjmy a výdaje, které se pro subjekt Unie považují za nezbytné,
-
„subjektem Unie“ jakýkoli subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
„správní radou“ hlavní vnitřní orgán subjektu Unie, který je odpovědný za rozhodování o finančních a rozpočtových záležitostech, a to bez ohledu na to, jak je pojmenován ve zřizujícím aktu,
-
„ředitelem“ osoba odpovědná za provádění rozhodnutí správní rady a za plnění rozpočtu subjektu Unie jako schvalující osoba, a to bez ohledu na to, jak je tato osoba pojmenována ve zřizujícím aktu,
-
„výkonnou radou“ vnitřní orgán subjektu Unie, který je nápomocen správní radě a jehož povinnosti a jednací řád jsou stanoveny ve zřizujícím aktu.
Článek 3
Lhůty, data a termíny
Není-li stanoveno jinak, vztahuje se na lhůty stanovené tímto nařízením nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 1182/71 (4).
Článek 4
Ochrana osobních údajů
Tímto nařízením nejsou dotčeny požadavky směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (5) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6).
Článek 5
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu Unie musí být sestavován a plněn v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účelnou a účinnou vnitřní kontrolu a transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 6
Oblast působnosti rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie tvoří:
a)
vlastní příjmy sestávající ze všech poplatků, které je subjekt Unie oprávněn vybírat na základě úkolů, jež mu byly svěřeny, a jakékoli další příjmy;
b)
příjmy složené z finančních příspěvků hostitelských členských států;
c)
příspěvek poskytovaný Unií;
d)
příjmy účelově vázané na specifické výdaje v souladu s čl. 23 odst. 1;
e)
výdaje subjektu Unie, včetně správních výdajů.
2. Příjmy sestávající z poplatků jsou účelově vázány jen ve výjimečných a řádně odůvodněných případech stanovených ve zřizujícím aktu.
3. V případě, že jeden nebo několik zřizujících aktů stanoví, že jasně vymezené úkoly jsou financovány odděleně, nebo pokud subjekt Unie plní úkoly, jež mu byly svěřeny na základě dohody o pověření, musí mít oddělené účetnictví vážící se k příjmovým a výdajovým operacím. Subjekt Unie musí každou skupinu úkolů jasně označit ve svém plánu lidských zdrojů a dále v dokumentu obsahujícím roční a víceletý program uvedeném v článku 32.
Článek 7
Granty ad hoc
1. Subjekty Unie nesmějí získávat granty ad hoc z rozpočtu, pokud to není povoleno ve zřizujícím aktu a výslovně stanoveno v základním právním aktu.
2. Bylo-li subjektu Unie povoleno granty ad hoc získávat, úkoly financované z těchto grantů musí být zahrnuty do ročního pracovního programu uvedeného v čl. 32 odst. 3.
Článek 8
Dohody o pověření
1. Komise smí subjektu Unie svěřit úkoly související s plněním rozpočtu, pouze pokud je to řádně odůvodněno zvláštní povahou akce a specifickými odbornými znalostmi subjektu Unie.
2. Při výběru subjektu Unie se náležitě zohlední:
a)
nákladová efektivita svěření těchto úkolů;
b)
dopad na strukturu řízení subjektu a na jeho finanční a lidské zdroje.
3. V případě, že Komise subjektu Unie svěří úkoly výjimečně:
a)
použije se na subjekt Unie článek 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, pokud jde o finanční prostředky, jež byly na tyto úkoly přiděleny, a články 108 a 109 tohoto nařízení se nepoužijí;
b)
svěřené úkoly by měly být uvedeny v ročním pracovním programu subjektu Unie podle čl. 32 odst. 3 pouze pro informační účely.
4. Aniž je dotčen odstavec 2, schvalující osoba konzultuje před podpisem dohody o pověření správní radu.
Článek 9
Zvláštní pravidla týkající se zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu Unie.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených rozpočtových prostředků subjektu Unie.
3. Do rozpočtu subjektu Unie mohou být zapsány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu Unie nejsou subjektem Unie splatné.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 10
Definice
Prostředky zapsané do rozpočtu subjektu Unie se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
Článek 11
Druhy prostředků
1. Rozpočet subjektu Unie obsahuje nerozlišené prostředky, a je-li to odůvodněno provozními potřebami, rozlišené prostředky. Rozlišené prostředky sestávají z prostředků na závazky a z prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky kryjí celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových rocích.
Článek 12
Účtování příjmů a prostředků
1. Příjmy subjektu Unie uvedené v článku 6 se zaúčtují za daný rozpočtový rok na základě částek vybraných v průběhu tohoto rozpočtového roku.
2. Příjmy subjektu Unie zakládají shodnou výši prostředků na platby.
3. Prostředky schválené na určitý rozpočtový rok se použijí výhradně k pokrytí výdajů přidělených na závazky a zaplacených v dotčeném rozpočtovém roce a k pokrytí dlužných částek na základě závazků z předchozích rozpočtových roků.
4. Závazky se zaúčtují na základě právních závazků uskutečněných do 31. prosince.
5. Platby se zaúčtují do rozpočtového roku na základě plateb provedených účetním do 31. prosince uvedeného roku.
Článek 13
Přidělení prostředků na závazky
Prostředky zapsané v rozpočtu subjektu Unie lze přidělit na závazky s účinkem od 1. ledna, jakmile byl rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat.
Článek 14
Zrušení a přenos prostředků
1. Prostředky, které nebyly použity do konce rozpočtového roku, pro který byly zapsány v rozpočtu, se ruší. Prostředky však mohou být přeneseny, a to výlučně do následujícího rozpočtového roku, v souladu s odstavci 3 a 4 na základě rozhodnutí správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady přijatého do 15. února, anebo mohou být přeneseny automaticky v souladu s odstavcem 5.
2. Prostředky týkající se výdajů na zaměstnance přenášet nelze.
3. U rozlišených prostředků na závazky a nerozlišených prostředků, které nejsou na konci rozpočtového roku dosud přiděleny na závazky, lze přenést:
a)
částky odpovídající prostředkům na závazky;
b)
částky odpovídající nerozlišeným prostředkům týkajícím se projektů v oblasti nemovitostí, u kterých byla většina přípravných etap přidělení na určitý závazek dokončena do 31. prosince. Přípravná etapa přidělení na určitý závazek se stanoví v prováděcích pravidlech k finančnímu nařízení každého subjektu Unie.
Tyto částky mohou být přiděleny na závazky do 31. března následujícího roku nebo - v případě částek týkajících se projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku.
4. U prostředků na platby lze přenést částky nezbytné ke krytí stávajících závazků nebo závazků spojených s přenášenými prostředky na závazky, pokud prostředky na platby stanovené v příslušných rozpočtových položkách na příští rozpočtový rok nedostačují požadavkům.
Dotčený subjekt Unie použije přednostně prostředky schválené na běžný rozpočtový rok a teprve po jejich vyčerpání použije prostředky přenesené.
5. Nerozlišené prostředky, které na konci rozpočtového roku odpovídají řádně smluvně podloženým povinnostem, se automaticky přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku.
6. Přenesené prostředky, které nebyly přiděleny na závazky do 31. března roku N + 1, se automaticky ruší a rozliší v účetnictví.
Článek 15
Pravidla pro přenos účelově vázaných příjmů
Přenos účelově vázaných příjmů uvedených v článku 23 a z nich plynoucích prostředků, které k 31. prosinci zůstaly nevyužity a jsou k dispozici, se řídí těmito pravidly:
a)
vnější účelově vázané příjmy se přenášejí automaticky a musí být zcela využity dříve, než jsou ukončeny všechny operace související s programem nebo akcí, na něž byly tyto příjmy účelově vázány; vnější účelově vázané příjmy obdržené v průběhu posledního roku trvání programu nebo akce se mohou využít v prvním roce trvání následujícího programu nebo akce;
b)
vnitřní účelově vázané příjmy se přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku, s výjimkou vnitřních účelově vázaných příjmů vymezených v čl. 23 odst. 3 písm. f), které se přenášejí automaticky.
Do 1. června roku N + 1 informuje subjekt Unie Komisi o provedení přenesených účelově vázaných příjmů.
Článek 16
Zrušení přidělení prostředků na závazky
Pokud je přidělení prostředků na závazky v kterémkoli rozpočtovém roce následujícím po zápisu prostředků do rozpočtu subjektu Unie zrušeno, protože akce, na niž byly prostředky určeny, nebyla provedena nebo byla provedena jen částečně, odpovídající prostředky se zruší.
Článek 17
Závazky
1. Běžné správní výdaje mohou být každoročně od 15. října předem přidělovány na závazky k tíži prostředků stanovených pro následující rozpočtový rok. Tyto závazky však nesmějí překročit čtvrtinu prostředků schválených správní radou a uvedených v odpovídající rozpočtové položce pro běžný rozpočtový rok. Nesmějí být použity na výdaje nového druhu, které nebyly rámcově schváleny v posledním řádně přijatém rozpočtu subjektu Unie.
2. Výdaje, které musí být uskutečněny předem, např. nájemné, mohou být placeny od 1. prosince k tíži prostředků následujícího rozpočtového roku. V tomto případě se nepoužije lhůta uvedená v odstavci 1.
Článek 18
Pravidla vztahující se na případy pozdního přijetí rozpočtu subjektu Unie
1. Není-li na začátku rozpočtového roku rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat, použijí se pravidla stanovená v odstavcích 2 až 6.
2. Závazky lze přijímat a platby lze uskutečňovat v mezích stanovených v odstavci 3.
3. Závazky lze přijímat podle kapitol do výše jedné čtvrtiny celkové výše prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, zvýšené o jednu dvanáctinu za každý ukončený měsíc.
Horní mez prostředků stanovená v odhadu příjmů a výdajů nesmí být překročena.
Platby lze uskutečňovat měsíčně podle kapitol až do výše jedné dvanáctiny prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok. Tato částka však nesmí překročit jednu dvanáctinu prostředků stanovených ve stejné kapitole odhadu příjmů a výdajů.
4. Prostředky schválenými v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, jak je uvedeno v odstavcích 2 a 3, se rozumějí prostředky, které byly odsouhlaseny v rozpočtu subjektu Unie, včetně opravných rozpočtů, po úpravě o převody uskutečněné v daném rozpočtovém roce.
5. Na žádost ředitele může správní rada v případě, že si to kontinuita činnosti subjektu Unie a potřeby řízení vyžadují, s výjimkou řádně odůvodněných případů schválit výdaje nad rámec jedné prozatímní dvanáctiny, které však nepřekračují součet čtyř prozatímních dvanáctin, pro závazky i pro platby nad rámec prozatímních dvanáctin poskytnutých automaticky podle odstavců 2 a 3.
Dodatečné dvanáctiny se schvalují jako celek a nelze je rozdělovat.
6. Nestačí-li pro určitou kapitolu schválení čtyř prozatímních dvanáctin poskytnutých v souladu s odstavcem 5 ke krytí nezbytných výdajů tak, aby nedošlo k přerušení kontinuity činnosti subjektu Unie v oblasti, na niž se příslušná kapitola vztahuje, lze výjimečně schválit překročení výše prostředků zapsaných v odpovídající kapitole rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok. Správní rada v takovém případě postupuje podle odstavce 5. Celková výše prostředků dostupných v rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok nebo v předloženém návrhu rozpočtu subjektu Unie však nesmí být v žádném případě překročena.
KAPITOLA 3
Zásada vyrovnanosti
Článek 19
Definice a oblast působnosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit částku příspěvku Unie zvýšenou o vlastní příjmy a veškeré další příjmy uvedené v článku 6.
3. U subjektů, jejichž příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky, by tyto poplatky měly být stanoveny v takové výši, aby se zamezilo hromadění značných přebytků. Opakují-li se případy, kdy je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 výrazně kladný nebo záporný, musí být výše poplatků revidována.
4. Subjekt Unie si nesmí v rámci rozpočtu subjektu Unie brát půjčky.
5. Příspěvek Unie určený subjektu Unie představuje pro rozpočet subjektu Unie vyrovnávací příspěvek, který lze rozdělit do několika plateb.
6. Subjekt Unie pečlivě řídí hotovost s náležitým přihlédnutím k účelově vázaným příjmům s cílem zajistit, aby jeho hotovostní zůstatky byly omezeny na řádně odůvodněné požadavky. S žádostmi o platbu předloží podrobné a aktualizované prognózy svých skutečných požadavků na hotovost v průběhu roku, včetně informací o účelově vázaných příjmech.
Článek 20
Výsledek plnění rozpočtu za rozpočtový rok
1. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 kladný, je Komisi splacen až do výše příspěvku poskytnutého během daného roku. Část výsledku plnění rozpočtu, která výši příspěvku Unie vyplaceného během daného roku převyšuje, je zanesena do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok jako příjem.
První pododstavec se použije i v případě, že příjem subjektu Unie tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky.
Rozdíl mezi příspěvkem zapsaným do rozpočtu a příspěvkem skutečně vyplaceným subjektu Unie se zruší.
Subjekt Unie předloží do 31. ledna roku N odhad výsledku plnění rozpočtu za rok N - 1, který má být vrácen do rozpočtu v pozdější fázi roku N, s cílem doplnit již dostupné informace o výsledku plnění rozpočtu za rok N - 2. Tyto informace Komise náležitě zohlední při posuzování finančních potřeb subjektu Unie v roce N + 1.
2. Ve výjimečných případech, kdy zřizující akt stanoví, že příjmy z poplatků jsou účelově vázány na konkrétní výdaje, může subjekt Unie přenést zůstatek poplatků jako příjem účelově vázaný na činnosti související s poskytováním služeb, za něž jsou tyto poplatky splatné.
3. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 záporný, je zanesen do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok v podobě prostředků na platby nebo je případně kompenzován kladným výsledkem plnění rozpočtu subjektu Unie v následujících rozpočtových rocích.
4. Příjmy nebo prostředky na platby se zapisují do rozpočtu subjektu Unie během rozpočtového procesu prostřednictvím návrhu na změnu stanoveného v článku 39 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, nebo prostřednictvím opravného rozpočtu v případě, že plnění rozpočtu subjektu Unie právě probíhá.
KAPITOLA 4
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 21
Používání eura
Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní v eurech a účty se vedou v eurech. Pro účely peněžních toků je účetní a v případě zálohových účtů správce zálohových účtů oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech jednotlivých subjektů Unie.
KAPITOLA 5
Zásada univerzálnosti
Článek 22
Definice a oblast působnosti
Aniž je dotčen článek 23, celkové příjmy pokrývají celkové prostředky na platby. Aniž je dotčen článek 25, všechny příjmy a výdaje se vykazují v plné výši bez jakýchkoli vzájemných zápočtů.
Článek 23
Účelově vázané příjmy
1. Pro financování specifických výdajů se použijí vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy.
2. Vnější účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
finanční příspěvky členských států a třetích zemí, v obou případech včetně jejich veřejných agentur a právnických nebo fyzických osob, na určité činnosti subjektů Unie, pokud tak stanoví dohoda uzavřená mezi subjektem Unie a dotčenými členskými státy, třetími zeměmi nebo veřejnými agenturami a právnickými nebo fyzickými osobami;
b)
příjmy určené na zvláštní účel, například příjmy z nadací, podpor, darů a odkazů;
c)
finanční příspěvky na činnosti subjektů Unie, které pocházejí od třetích zemí nebo různých subjektů mimo Unii a na které se nevztahuje písmeno a):
-
příjmy z grantů ad hoc uvedených v článku 7,
-
příjmy z dohod o pověření uvedených v článku 8;
d)
vnitřní účelově vázané příjmy uvedené v odstavci 3 v rozsahu, v jakém jsou doplňkem jiných příjmů uvedených v písmenech a) až c) tohoto odstavce;
e)
příjmy z poplatků uvedených v čl. 6 odst. 2.
3. Vnitřní účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
příjmy od třetích osob za dodávky zboží, poskytnutí služeb nebo stavební práce provedené na jejich žádost, s výjimkou poplatků uvedených v čl. 6 odst. 1 písm. a);
b)
výnosy z prodeje vozidel, vybavení, zařízení, materiálů a vědeckých a technických přístrojů, které jsou nahrazeny novými nebo vyřazeny, je-li jejich účetní hodnota plně odepsána;
c)
příjmy plynoucí ze zpětného získání neoprávněně vyplacených částek v souladu s článkem 62;
d)
výnosy z dodávek zboží a poskytnutí služeb a stavebních prací orgánům Unie nebo jiným subjektům Unie;
e)
přijaté platby pojistného plnění;
f)
příjmy z pronájmu;
g)
příjmy z prodeje tiskovin a filmů, včetně tiskovin a filmů na elektronických nosičích;
h)
příjmy z následné úhrady daní podle čl. 25 odst. 3 písm. b).
4. Aniž je dotčen čl. 23 odst. 2 písm. e), může příslušný zřizující akt příjmy, které stanoví, také účelově vázat na specifické výdaje. Tyto příjmy představují vnitřní účelově vázané příjmy, nestanoví-li příslušný zřizující akt jinak.
5. Všechny příjmy ve smyslu odst. 2 písm. a) až c) a odst. 3 písm. a) a d) kryjí veškeré přímé či nepřímé výdaje, které vzniknou v souvislosti s dotyčnou činností nebo účelem.
6. V rozpočtu subjektu Unie jsou pro vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy založeny odpovídající rozpočtové položky, a pokud je to možné, je pro ně uvedena odpovídající částka.
Do odhadu příjmů a výdajů lze zapisovat jen ty částky účelově vázaných příjmů, jejichž výše je ke dni sestavení odhadu jistá.
Článek 24
Darované částky
1. Ředitel smí přijímat jakékoli částky darované subjektu Unie, zejména příjmy z nadací, dotace, dary a odkazy.
2. Přijetí darovaných částek, které by mohly vést k finančním poplatkům, podléhá předchozímu schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud se správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada v této lhůtě neusnese, je darovaná částka považována za přijatou.
Článek 25
Pravidla pro odečty a úpravy v důsledku kurzových rozdílů
1. Od výše žádostí o platbu, které se v tomto případě schválí jako čisté částky, lze odečíst:
a)
sankce uložené stranám zadaných veřejných zakázek nebo příjemcům grantů;
b)
slevy, náhrady a rabaty z jednotlivých faktur a výkazů nákladů;
c)
úpravy v souvislosti s neoprávněně vyplacenými částkami.
Úpravy uvedené v prvním pododstavci písm. c) lze provést přímým snížením nové průběžné platby nebo platby zůstatku poukázané stejnému příjemci platby ve stejné kapitole, ve stejném článku a ve stejném rozpočtovém roce, kdy došlo k přeplatku.
Na odečty uvedené v prvním pododstavci písm. c) se vztahují účetní pravidla Unie.
2. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí členské státy podle Protokolu o výsadách a imunitách Evropské unie, jsou do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovány bez daně za předpokladu, že se tento protokol na subjekt Unie vztahuje.
3. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí třetí země na základě příslušných dohod, lze do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovat:
a)
bez daně;
b)
včetně daně. V tomto případě se s následně vrácenou daní nakládá jako s vnitřním účelově vázaným příjmem.
4. Veškeré vnitrostátní daně dočasně hrazené subjektem Unie podle odstavců 2 a 3 jsou účtovány na prozatímních účtech, dokud je dotyčný stát nevrátí.
5. Jakýkoli záporný výsledek plnění rozpočtu se do rozpočtu subjektu Unie zapisuje jako výdaj.
6. Kurzové rozdíly, které vznikají při plnění rozpočtu subjektu Unie, mohou být navzájem započteny. Konečný výsledek, zisk nebo ztráta, se zahrne do výsledku plnění rozpočtu za daný rok.
KAPITOLA 6
Zásada specifikace
Článek 26
Obecná ustanovení
Prostředky se věcně člení do hlav a kapitol. Kapitoly se dále člení do článků a bodů.
Článek 27
Převody
1. Ředitel může převádět prostředky:
a)
z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí;
b)
z jedné kapitoly do druhé a z jednoho článku do druhého bez omezení.
2. Ředitel může předložit správní radě, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné radě návrh na převod prostředků z jedné hlavy do druhé i nad rámec meze uvedené v odstavci 1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada má tři týdny na to, aby proti těmto převodům vznesla námitky. Po uplynutí této lhůty se považují za přijaté.
3. Návrhy na převody a převody provedené v souladu s odstavci 1 a 2 jsou doprovázeny vhodnými a podrobnými podpůrnými dokumenty popisujícími využití prostředků a odhad potřeb do konce rozpočtového roku u položek, na něž mají být prostředky připisovány, i u položek, z nichž jsou prostředky čerpány.
4. Ředitel co nejdříve informuje o všech provedených převodech správní radu. Ředitel informuje o všech převodech uskutečněných podle odstavce 2 Evropský parlament a Radu.
Článek 28
Zvláštní pravidla pro převody
1. Prostředky lze převádět pouze do položek v rozpočtu subjektu Unie, pro něž jsou v rozpočtu subjektu Unie schváleny prostředky nebo které nesou označení pro memoria.
2. Prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům, lze převádět pouze tehdy, pokud se takový příjem použije k účelu, na který je vázán.
KAPITOLA 7
Zásada řádného finančního řízení
Článek 29
Zásady hospodárnosti, účinnosti a účelnosti / zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby zdroje používané subjektem Unie k výkonu jeho činnosti byly dány k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Subjekt Unie provádí srovnávání podle článku 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Srovnávání zahrnuje:
-
přezkum účinnosti horizontálních služeb subjektu Unie,
-
analýzu nákladů a přínosů sdílení služeb nebo jejich převedení na jiný subjekt Unie nebo Komisi.
Během srovnávání podle prvního a druhého pododstavce subjekt Unie přijme nezbytná opatření k tomu, aby zamezil jakémukoli střetu zájmů.
4. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu Unie, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosažení těchto cílů se kontroluje pomocí ukazatelů výkonnosti pro každou činnost a příslušné informace předává ředitel správní radě. Tyto informace se předávají každoročně a nejpozději s dokumenty přiloženými k návrhu rozpočtu subjektu Unie.
5. Ke zdokonalení rozhodovacího procesu provádí subjekt Unie hodnocení ex ante a ex post podle pokynů vydaných Komisí. Tato hodnocení se provádějí u všech programů a činností, které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zasílají správní radě.
6. Ředitel vypracuje v návaznosti na závěry hodnocení uvedených v odstavci 5 akční plán a o pokroku při jeho provádění podává dvakrát ročně zprávu Komisi a pravidelně pak správní radě.
7. Správní rada přezkoumává provádění akčního plánu uvedeného v odstavci 6.
Článek 30
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu Unie je plněn s uplatněním účelné a účinné vnitřní kontroly.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu Unie se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účelná vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména:
a)
oddělení úkolů;
b)
vhodné řízení rizik a strategii kontroly zahrnující kontroly na úrovni příjemců finančních prostředků;
c)
zamezení střetu zájmů;
d)
přiměřené auditní stopy a úplnost údajů v datových systémech;
e)
postupy sledování dosažených výsledků a následná opatření reagující na zjištěné nedostatky a výjimky ve vnitřních kontrolách;
f)
pravidelné posuzování řádného fungování systému vnitřní kontroly.
4. Základem účinné vnitřní kontroly je:
a)
provádění vhodné strategie kontroly a řízení rizik koordinované na úrovni příslušných článků kontrolního řetězce;
b)
poskytnutí přístupu k výsledkům provedených kontrol všem příslušným článkům kontrolního řetězce;
c)
případné spoléhání na výroky nezávislého auditora za předpokladu, že kvalita odvedené práce je odpovídající a přijatelná a že práce byla provedena v souladu se schválenými standardy;
d)
včasné uplatňování nápravných opatření, případně včetně uložení odrazujících sankcí;
e)
odstranění několikanásobných kontrol;
f)
zlepšování poměru nákladů a přínosů kontrol.
KAPITOLA 8
Zásada transparentnosti
Článek 31
Zveřejňování účtů, rozpočtů a zpráv
1. Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní a účty se předkládají v souladu se zásadou transparentnosti.
2. Shrnutí rozpočtu subjektu Unie a veškeré opravné rozpočty subjektu Unie přijaté s konečnou platností se zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie do tří měsíců ode dne svého přijetí.
Shrnutí obsahuje pět hlavních příjmových rozpočtových položek, pět hlavních výdajových rozpočtových položek pro správní a operační rozpočet subjektu Unie, plán pracovních míst a odhad počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků. Ve shrnutí jsou uvedeny rovněž údaje za předchozí rok.
3. Rozpočet subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů subjektu Unie, přijatý s konečnou platností, jakož i uvedení počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků se pro informaci předají Evropskému parlamentu a Radě, Účetnímu dvoru a Komisi a zveřejní se na internetových stránkách dotčeného subjektu Unie do čtyř týdnů ode dne svého přijetí.
4. Subjekt Unie na svých internetových stránkách zpřístupní ve standardní úpravě do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích finančních prostředků z rozpočtu subjektu Unie, včetně odborníků přijatých podle článku 89, v souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (7). Zveřejněné informace musí být snadno dostupné, transparentní a úplné. Při zpřístupnění těchto informací musí být řádně dodrženy požadavky na zachování důvěrnosti a bezpečnosti, zejména pokud je o ochranu osobních údajů stanovenou v nařízení (ES) č. 45/2001.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Sestavování rozpočtu subjektu Unie
Článek 32
Roční a víceleté programy
1. Subjekt Unie vypracuje programový dokument obsahující víceletý a roční program, přičemž zohlední pokyny stanovené Komisí.
2. Víceletý program stanoví:
-
celkové strategické plánování včetně cílů, očekávaných výsledků a ukazatelů výkonnosti,
-
plánování zdrojů včetně víceletého rozpočtu a zaměstnanců.
Plánování zdrojů zahrnuje kvalitativní a kvantitativní informace o lidských zdrojích a rozpočtových záležitostech pro účely podávání zpráv, zejména:
-
pro roky N - 1 a n informace o počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu, jakož i vyslaných národních odborníků,
-
pro rok N - 1 odhad rozpočtových operací ve smyslu článku 97 a informace o věcném plnění poskytnutém hostitelským členským státem subjektu Unie,
-
pro rok N + 1 odhad počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu,
-
pro následující roky orientační rozpočet a plánování personálních zdrojů.
K návrhu plánu lidských zdrojů předá Komise subjektu Unie stanovisko svých příslušných útvarů.
Pokud subjekt Unie stanovisko útvarů Komise plně nezohlední, poskytne Komisi odpovídající vysvětlení.
Plánování prostředků se jednou ročně aktualizuje. Strategické plánování se aktualizuje podle potřeby, a zejména s cílem reagovat na výsledek celkových hodnocení uvedených ve zřizujícím aktu.
3. Roční pracovní program subjektu Unie obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis opatření, která mají být financována, a objem finančních a lidských zdrojů, který je na jednotlivá opatření přidělen. Roční pracovní program musí být v souladu s víceletým programem uvedeným v odstavci 1.
Je v něm jasně uvedeno, jaké úkoly subjektu Unie byly ve srovnání s předchozím rozpočtovým rokem přidány, změněny nebo zrušeny.
4. Veškeré podstatné změny ročního pracovního programu se přijímají stejným postupem jako původní pracovní program v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článku 33 tohoto nařízení.
Správní rada může pověřit schvalujícího úředníka subjektu Unie výkonem pravomoci k provedení nepodstatných změn ročního pracovního programu.
Článek 33
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet je sestavován v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
2. Subjekt Unie předá Komisi předběžný návrh odhadu svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, do 31. ledna každého roku.
3. V souladu s článkem 37 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předá subjekt Unie Komisi, Evropskému parlamentu a Radě odhad svých příjmů a výdajů v souladu se svým zřizujícím aktem.
4. Odhad příjmů a výdajů subjektu Unie obsahuje:
a)
plán pracovních míst, který stanoví počet stálých a dočasných pracovních míst schválených v mezích rozpočtových prostředků, a to podle platových tříd a kategorií;
b)
v případě změny počtu pracovníků na daném pracovním místě odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech cílů dříve stanovených u různých činností. Výsledky hodnocení jsou přezkoumány a použity k prokázání pravděpodobných výhod, které může zvýšení nebo snížení návrhu rozpočtu subjektu Unie přinést ve srovnání s jeho rozpočtem na rok N.
5. Subjekt Unie předá Komisi, Evropskému parlamentu a Radě návrh programového dokumentu uvedeného v článku 32 do 31. ledna každého roku, jakož i všechny pozdější aktualizované verze tohoto dokumentu.
6. V rámci procesu přijímání rozpočtu předá Komise odhad subjektu Unie Evropskému parlamentu a Radě a navrhne výši příspěvku pro subjekt Unie a počet zaměstnanců, který pro něj považuje za nezbytný. Komise stanoví návrh plánu pracovních míst subjektů Unie a odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou navrženy rozpočtové prostředky, jakmile Komise sestaví návrh rozpočtu.
7. Evropský parlament a Rada přijmou plán pracovních míst subjektu Unie a veškeré jeho následné změny v souladu s čl. 38 odst. 1. Plán pracovních míst je zveřejněn v příloze oddílu III („Komise“) rozpočtu.
8. Rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst spolu s programovým dokumentem uvedeným v článku 32 přijímá správní rada. Definitivní podoby nabývají po konečném přijetí rozpočtu, který stanoví výši příspěvku a plán pracovních míst, přičemž rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst jsou v případě potřeby odpovídajícím způsobem upraveny.
9. Aniž jsou dotčeny legislativní postupy pro změnu zřizujícího aktu, Komise při pověřování subjektu Unie novými úkoly předloží Evropskému parlamentu a Radě informace potřebné k posouzení dopadu nových úkolů na zdroje subjektu Unie, aby v případě potřeby přezkoumala jeho financování.
Článek 34
Opravné rozpočty
Veškeré změny rozpočtu subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst, podléhají přijetí opravného rozpočtu stejným postupem jako původní rozpočet subjektu Unie v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článkem 33 tohoto nařízení.
KAPITOLA 2
Skladba a předkládání rozpočtu subjektu Unie
Článek 35
Skladba rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
Článek 36
Rozpočtová nomenklatura
Je-li to opodstatněno povahou činnosti subjektu Unie, musí být výkaz výdajů sestaven podle nomenklatury obsahující rozčlenění podle účelu. Tuto nomenklaturu sestaví subjekt Unie a zřetelně rozlišuje mezi správními prostředky a operačními prostředky.
Článek 37
Předkládání rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie uvádí:
1)
ve výkazu příjmů:
a)
odhadované příjmy subjektu Unie za daný rozpočtový rok (rok „N“);
b)
odhadované příjmy za rok N - 1 a příjmy za rozpočtový rok N - 2;
c)
patřičné poznámky ke každé příjmové položce;
2)
ve výkazu výdajů:
a)
prostředky na závazky a na platby za rok N;
b)
prostředky na závazky a na platby za rok N - 1 a výdaje přidělené na závazky a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce N - 2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu Unie pro rok N;
c)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových rocích určených ke splnění rozpočtových závazků přijatých v předchozích rozpočtových rocích;
d)
patřičné poznámky ke každé úrovni dělení.
Článek 38
Pravidla pro plány pracovních míst
1. Plán pracovních míst uvedený v článku 33 obsahuje vedle počtu pracovních míst schváleného pro daný rozpočtový rok počet pracovních míst schválený pro předchozí rozpočtový rok a počet skutečně obsazených pracovních míst. Tento počet představuje pro subjekt Unie absolutní mez. Nad rámec stanovené meze nesmí být provedeno žádné jmenování.
Kromě platových tříd AD 16, AD 15, AD 14 a AD 13 však správní rada může učinit v plánu pracovních míst změny do výše 10 % počtu schválených pracovních míst při splnění těchto podmínek:
a)
není ovlivněn objem prostředků pro zaměstnance za celý rozpočtový rok;
b)
není překročena mez celkového počtu pracovních míst schválená plánem pracovních míst;
c)
subjekt Unie se zúčastnil srovnávání s jinými subjekty Unie v rámci prověrky stavu zaměstnanců uspořádané Komisí.
2. Odchylně od odst. 1 druhého pododstavce mohou být účinky činnosti na částečný pracovní úvazek, která byla v souladu se služebním řádem povolena orgánem oprávněným ke jmenování, vyváženy provedením jiných jmenování. Požaduje-li zaměstnanec odnětí povolení před uplynutím dohodnuté doby, přijme subjekt Unie vhodná opatření k tomu, aby mez uvedená v odst. 1 druhém pododstavci písm. b) byla dodržena co nejdříve.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU UNIE
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 39
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalující osoby. Plní příjmy a výdaje rozpočtu v souladu s finančními pravidly subjektu Unie a zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků.
2. Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, subjekt Unie se v oblasti předcházení podvodům podílí na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům.
Článek 40
Pověření výkonem pravomocí při plnění rozpočtu
1. Ředitel může pověřit zaměstnance subjektu Unie, na které se vztahuje služební řád, výkonem pravomocí při plnění rozpočtu za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu Unie přijatých správní radou. Pověřené osoby smějí jednat pouze v mezích pravomocí, jejichž výkonem byly výslovně pověřeny.
2. Pověřená osoba může výkonem nabytých pravomocí dále pověřit jinou osobu za podmínek stanovených v prováděcích pravidlech k tomuto nařízení uvedených v článku 114. Ke každému dalšímu pověření je nutný výslovný souhlas ředitele.
Článek 41
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu kapitoly 2 této hlavy a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, na auditu nebo na kontrole se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu Unie.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc příslušnému orgánu, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Pokud se střet zájmů zjistí, dotčená osoba ukončí v dané věci veškerou svou činnost. Příslušný orgán učiní veškeré další vhodné kroky.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
3. Příslušný orgán uvedený v odstavci 1 je přímým nadřízeným dotčeného zaměstnance. Je-li tímto zaměstnancem ředitel, je příslušným orgánem správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
4. Subjekt Unie přijme pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů.
Článek 42
Způsob plnění rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie plní ředitel v útvarech, které spadají pod jeho pravomoc.
2. Ukáže-li se to nezbytným, lze externím soukromoprávním subjektům smluvně svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují ani výkon veřejné moci, ani použití pravomoci volného uvážení.
KAPITOLA 2
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Zásada oddělení funkcí
Článek 43
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 44
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Schvalující osoba je odpovědná za plnění příjmů a výdajů v souladu se zásadou řádného finančního řízení a za zajišťování souladu s požadavky legality a správnosti.
2. Pro účely odstavce 1 schvalující osoba v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou na základě rovnocenných standardů, které stanoví Komise pro své útvary, a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jejích úkolů.
Vytvoření takové struktury a systémů vychází z komplexní analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivitu.
Schvalující osoba může v rámci svých útvarů zřídit funkci odborných poradců, kteří jí budou nápomocni při kontrole rizik souvisejících s jejími činnostmi.
3. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro vynakládání prostředků.
4. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a vydávání inkasních příkazů. Případně zahrnuje vzdání se stanovených nároků.
5. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se uskutečněných operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria za plnění rozpočtu subjektu Unie. Osobní údaje uvedené v podkladech se pokud možno vymažou, nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 45
Kontroly ex ante
1. U každé operace uvedené v článku 44 se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu subjektu Unie, jež provádějí schvalující osoby uvedené v článcích 33 a 34.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí schvalující osoba, aby ověřila provozní a finanční hlediska dané operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici. Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje odpovědná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivity. V případě pochybností si odpovědná schvalující osoba k potvrzení příslušné platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a jejich soulad s platnými předpisy;
b)
uplatnění zásady řádného finančního řízení stanovené v článku 29.
Pro účely kontrol může schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
5. Ověření určité operace provádějí jiní zaměstnanci než ti, kteří ji zahájili. Zaměstnanci, kteří provádějí ověření, nesmějí být podřízenými zaměstnanců, kteří operaci zahájili.
Článek 46
Kontroly ex post
1. Pověřená schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny na vzorku.
2. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Kontroly ex post prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu subjektu Unie prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v čl. 45 odst. 4.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. Schvalující osoba přijímá opatření k řešení těchto problémů.
Analýza rizik uvedená v odstavci 1 se přezkoumává na základě výsledků kontrol a jiných relevantních informací.
U víceletých programů stanoví schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
3. Kontroly ex ante nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Pokud schvalující osoba provádí v rámci kontrol ex post finanční audity příjemců grantu, používá jasná, důsledná a transparentní auditní pravidla a dodržuje práva subjektu Unie i auditovaného subjektu.
4. Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací uvedených v odstavci 3 musí mít nezbytné odborné znalosti. Dodržují zvláštní kodex profesních standardů, který přijal subjekt Unie a který vychází ze standardů, jež přijala Komise pro své vlastní útvary.
Článek 47
Souhrnná výroční zpráva o činnosti
1. Schvalující osoba podává správní radě zprávu o plnění svých povinností ve formě výroční zprávy o činnosti, která obsahuje:
a)
informace o:
-
provádění ročního pracovního programu subjektu a plnění jeho rozpočtu a plánu personálních zdrojů uvedeného v článku 38,
-
systémech řízení a vnitřní kontroly včetně shrnutí počtu a typu interních auditů, které provedl interní auditor, útvarů interního auditu, vydaných doporučení a opatření přijatých na základě těchto doporučení a doporučení vydaných v předchozích letech, jak je uvedeno v článcích 82 a 83,
-
veškerých připomínkách Účetního dvora a opatřeních přijatých na základě těchto připomínek,
-
účetních závěrkách a zprávách o rozpočtovém a finančním řízení, aniž jsou dotčeny články 92, 96 a 97;
b)
prohlášení schvalující osoby, že není-li uvedeno jinak ve výhradách týkajících se vymezených oblastí příjmů a výdajů, má přiměřenou jistotu, že:
-
údaje obsažené ve zprávě podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti,
-
zdroje vyčleněné na činnosti popsané ve zprávě byly použity ke stanovenému účelu a v souladu se zásadou řádného finančního řízení,
-
zavedené kontrolní postupy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací.
Souhrnná výroční zpráva o činnosti uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly, včetně celkového zhodnocení nákladů a přínosů kontrol.
Souhrnná výroční zpráva se předkládá k posouzení správní radě.
2. Do 1. července každého roku předá správní rada souhrnnou výroční zprávu o činnosti spolu s jejím posouzením Účetnímu dvoru, Komisi, Evropskému parlamentu a Radě.
3. Ve zřizujícím aktu mohou být v řádně odůvodněných případech stanoveny dodatečné požadavky na podávání zpráv, zejména vyžaduje-li si to povaha oblasti, v níž subjekt působí.
Článek 48
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který mu písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a pokud se zaměstnanec domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, zaměstnanec o tom písemně informuje příslušnou komisi uvedenou v čl. 54 odst. 5 a správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy Unie, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu Unie musí obsahovat povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakékoli podezřelé činnosti, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy Unie.
Článek 49
Pověření plněním rozpočtu
Je-li výkonem pravomocí při plnění rozpočtu pověřena nebo dále pověřena jiná osoba v souladu s článkem 40, použije se na pověřenou nebo dále pověřenou schvalující osobu obdobně čl. 44 odst. 1, 2 a 3.
Oddíl 3
Účetní
Článek 50
Pravomoci a povinnosti účetního
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád a který je při výkonu svých povinností zcela nezávislý. V subjektu Unie účetní odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
přípravu a předkládání účetní závěrky v souladu s hlavou IX;
c)
vedení účtů v souladu s hlavou IX;
d)
zavedení účetních pravidel v souladu s hlavou IX a účtové osnovy v souladu s ustanoveními přijatými účetním Komise;
e)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodňování účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
f)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů Unie může jmenovat téhož účetního.
Subjekty Unie se mohou rovněž dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná zároveň jako účetní subjektu Unie.
Subjekty Unie mohou rovněž účetnímu Komise svěřit část úkolů účetního subjektu Unie s ohledem na analýzu nákladů a přínosů uvedenou v článku 29.
V případech uvedených v tomto pododstavci přijmou nezbytná opatření k tomu, aby zamezily jakémukoli střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost těchto informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie.
Za účelem prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Schvalující osoba poskytne veškeré informace, které účetní ke splnění svých povinností potřebuje.
Schvalující osoby nesou i nadále plnou odpovědnost za řádné využívání finančních prostředků, které spravují, za legalitu a správnost výdajů uskutečněných v jejich pravomoci a za úplnost a přesnost údajů předaných účetnímu.
5. Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
6. S výhradou odstavce 7 tohoto článku a článku 51 je účetní jako jediný oprávněn spravovat hotovost a ekvivalenty hotovosti. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
7. Účetní může při plnění svých povinností pověřit některými úkoly podřízené zaměstnance, na které se vztahuje služební řád, je-li to ke splnění jeho povinností nezbytné.
8. Úkoly, práva a povinnosti svěřené pověřeným osobám jsou stanoveny v pověřovacím aktu.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 51
Zálohové účty
Ukáže-li se to nezbytným, mohou být pro platby malých částek a výběr jiných příjmů uvedených v článku 6 zřízeny zálohové účty. Finanční prostředky na zálohové účty poskytuje účetní a jejich vedením jsou pověřeni jím jmenovaní správci zálohových účtů.
Maximální výši každého výdaje nebo příjmu, kterou může správce zálohových účtů vyplatit třetím osobám, nesmí přesáhnout 60 000 EUR, přičemž každý subjekt Unie tuto výši upřesní pro jednotlivé položky výdajů a příjmů. Platby ze zálohových účtů je možné provádět bankovním převodem, včetně systému přímého inkasa uvedeného v čl. 74 odst. 1, šekem nebo jiným způsobem v souladu s pokyny stanovenými účetním.
KAPITOLA 3
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 52
Odnětí pověření uděleného účastníkům finančních operací a jejich zbavení povinností
1. Pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám může orgán, který je jmenoval, dočasně nebo s konečnou platností jejich pověření nebo další pověření kdykoli odejmout. Schvalující osoba může svůj souhlas s určitým dalším pověřením kdykoli odvolat.
2. Účetní nebo správce zálohových účtů nebo oba mohou být dočasně nebo s konečnou platností kdykoli zbaveni svých povinností správní radou. V takovém případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
3. Odstavci 1 a 2 nejsou dotčena žádná disciplinární opatření přijatá vůči účastníkům finančních operací, kteří jsou v těchto odstavcích uvedeni.
Článek 53
Odpovědnost účastníků finančních operací za protiprávní jednání, podvod nebo korupci
1. Články 52 až 56 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací uvedení v článku 52 za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Aniž jsou dotčeny články 54, 55 a 56, nese každá schvalující osoba, účetní či správce zálohových účtů disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy Unie, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům.
Oddíl 2
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
Článek 54
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
1. Schvalující osoba nese finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem.
2. Finanční odpovědnost se uplatní zejména v případě, kdy schvalující osoba úmyslně nebo z hrubé nedbalosti:
a)
stanoví inkasní nárok, vydá inkasní příkaz, přidělí výdaj na závazek nebo podepíše platební příkaz v rozporu s tímto nařízením a případně s prováděcími pravidly k finančnímu nařízení subjektu Unie;
b)
opomene vystavit doklad o stanovení pohledávky nebo opomene vydat inkasní příkaz nebo zdrží jeho vydání nebo zdrží vydání platebního příkazu, a tím způsobí soukromoprávní odpovědnost subjektu Unie vůči třetím osobám.
3. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že rozhodnutí, které má učinit, vykazuje nesrovnalost nebo je v rozporu se zásadou řádného finančního řízení, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil. Pokud orgán, který ji pověřil, vydá písemně odůvodněný příkaz k přijetí uvedeného rozhodnutí, je tato pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zproštěna odpovědnosti.
4. V případě pověření je schvalující osoba nadále odpovědná za účinnost a účelnost zavedených vnitřních systémů řízení a kontroly a za výběr pověřené schvalující osoby.
5. Zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává stejné pravomoci vůči subjektu Unie jako vůči útvarům Komise, ledaže správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada rozhodne zřídit funkčně nezávislou odbornou komisi nebo se podílet na práci společné komise zřízené více orgány. V případech předložených subjekty Unie platí, že zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí, obsahuje jednoho zaměstnance subjektu Unie.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě a internímu auditorovi Komise zprávu s doporučeními. Pokud se stanovisko týká ředitele, komise tuto zprávu podá správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své výroční zprávě o činnosti na stanoviska komise anonymně odkáže a uvede, jaká opatření na jejich základě přijal.
6. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu Unie vznikne v důsledku závažného pochybení, kterého se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených ve služebním řádu v disciplinární oblasti přijme orgán oprávněný ke jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Oddíl 3
Pravidla vztahující se na účetní a správce zálohových účtů
Článek 55
Pravidla vztahující se na účetní
Účetní nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku nebo dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
neoprávněnou změnu na bankovních účtech nebo poštovních žirových účtech;
c)
inkaso nebo platbu částek, které neodpovídají částkám na odpovídajících inkasních nebo platebních příkazech;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
Článek 56
Pravidla vztahující se na správce zálohových účtů
Správce zálohových účtů nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku a dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
nemožnost doložit platby, které provedl, řádnými podklady;
c)
uskutečnění platby ve prospěch jiných osob než oprávněných příjemců těchto plateb;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
KAPITOLA 4
Příjmové operace
Článek 57
Žádost o platbu
Subjekt Unie podává Komisi žádosti o vyplacení celého příspěvku Unie nebo jeho části podle čl. 19 odst. 6 za podmínek a v intervalech dohodnutých s Komisí.
Článek 58
Nakládání s úroky
Úroky plynoucí z finančních prostředků, které Komise vyplatí subjektu Unie formou příspěvku, nejsou splatné do rozpočtu.
Článek 59
Odhady pohledávek
1. Jakmile má schvalující osoba dostatečné a spolehlivé informace k opatření nebo situaci, z nichž může subjektu Unie vzniknout pohledávka, provede odhad této pohledávky.
2. Schvalující osoba odhad pohledávky upraví, jakmile se dozví o skutečnosti, která mění opatření nebo situaci, na jejichž základě byl odhad proveden.
Při vystavení inkasního příkazu v souvislosti s opatřením či situací, na jejichž základě byl odhad pohledávky proveden, schvalující osoba tento odhad upraví o odpovídající částku.
Je-li inkasní příkaz vystaven na stejnou částku jako původní odhad pohledávky, sníží se tento odhad na nulu.
Článek 60
Stanovení pohledávky
1. Stanovení pohledávky je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje, zda dluh existuje;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši dluhu;
c)
ověřuje podmínky splatnosti dluhu.
2. Veškeré pohledávky identifikované jako jisté, o stanovené pevné částce a splatné se stanovují inkasním příkazem předloženým účetnímu a výzvou k úhradě zaslanou dlužníku, přičemž obojí vystavuje schvalující osoba.
3. Neoprávněně vyplacené částky musí být získány zpět.
4. Veškeré dluhy neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
5. V náležitě odůvodněných případech mohou být některé běžné příjmy stanoveny předběžně. Předběžné stanovení se vztahuje na více inkasních operací, jejichž výši proto není třeba stanovovat samostatně. Před koncem rozpočtového roku upraví schvalující osoba předběžně stanovené pohledávky, aby zajistila, že jejich výše odpovídá skutečně stanoveným pohledávkám.
Článek 61
Schválení inkasa
Schválení inkasa je úkon, kterým schvalující osoba vystavením inkasního příkazu vydává pokyn účetnímu, aby inkasoval pohledávku, kterou schvalující osoba stanovila.
Článek 62
Pravidla pro inkaso
1. Účetní jedná na základě inkasních příkazů k pohledávkám řádně stanoveným schvalující osobou. Zajistí s náležitou pečlivostí, aby subjekt Unie obdržel své příjmy a aby byla zachována jeho práva.
2. Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě, uvědomí o tom účetní schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup k provedení inkasa jakýmikoli právními prostředky, případně včetně započtení, a není-li to možné, vymožením pohledávky.
3. Účetní inkasuje částky započtením proti případným odpovídajícím pohledávkám dlužníka vůči subjektu Unie. Tyto pohledávky musí být jisté, o stanovené pevné částce a splatné.
4. Pokud schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Schvalující osoba může rozhodnutím o upuštění od inkasa pověřit jinou osobu pouze u pohledávek nižších než 5 000 EUR.
V rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být uvedeno, jaká opatření byla k provedení inkasa přijata, a právní a skutkový stav, z něhož toto rozhodnutí vychází.
5. Schvalující osoba stanovenou pohledávku zcela nebo zčásti zruší, vede-li odhalení chyby ke zjištění, že pohledávka nebyla stanovena správně. Zrušení se provádí řádně odůvodněným rozhodnutím schvalující osoby.
Článek 63
Náležitosti inkasa
1. Po skutečném inkasu splatné pohledávky provede účetní zápis do účtů a uvědomí schvalující osobu.
2. Na všechny platby v hotovosti účetnímu je vydáno potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 64
Dodatečná platební lhůta
1. Ve spolupráci se schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže k zaplacení úroků se sazbou stanovenou v článku 83 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 za celé dodatečně povolené období počínaje lhůtou uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b) nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
b)
v zájmu ochrany práv subjektu Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní subjektu Unie akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistota uvedená v prvním pododstavci písm. b) může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby, které schválí účetní subjektu Unie.
2. Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka od požadavku na složení jistoty podle prvního pododstavce písm. b) upustit, dojde-li k názoru, že dlužník je ochoten a schopen platbu v dodatečné lhůtě uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 65
Seznam nároků
1. Účetní vede seznam dlužných částek, jež mají být inkasovány. Nároky subjektu Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených částek. Tento seznam se připojí ke zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
2. Subjekt Unie vypracuje seznam svých nároků s uvedením jmen dlužníků a výše dluhu v případech, kdy byla úhrada dluhu nařízena pravomocným soudním rozhodnutím a kdy po dobu jednoho roku od jeho vynesení nebyla uskutečněna žádná úhrada nebo žádná významná úhrada. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků subjektu Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje zejména význam dané částky.
Článek 66
Promlčecí lhůta
Nároky subjektu Unie vůči třetím osobám a nároky třetích osob vůči subjektu Unie se promlčují po pěti letech.
Článek 67
Zvláštní ustanovení o poplatcích
Pokud subjekt Unie vybírá poplatky uvedené v čl. 6 odst. 1 písm. a), provede se na začátku každého rozpočtového roku celkový předběžný odhad těchto poplatků.
Jsou-li tyto poplatky zcela stanoveny na základě právních předpisů nebo rozhodnutí správní rady, může schvalující osoba upustit od vydání inkasního příkazu a rovnou vystavit výzvu k úhradě poté, co stanoví výši pohledávky. V tomto případě jsou uvedeny všechny podrobnosti týkající se nároku subjektu Unie. Účetní vede seznam všech výzev k úhradě a uvede počet těchto výzev a celkovou částku ve zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
Používá-li subjekt Unie samostatný systém fakturace, zaznamenává účetní pravidelně, nejméně však jednou měsíčně úhrnnou částku poplatků přijatou do účetnictví.
Subjekt Unie poskytne služby na základě úkolů, které mu byly svěřeny, teprve poté, co byly odpovídající poplatky uhrazeny v plné výši. Ve výjimečných případech však může být služba poskytnuta i bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku. V případech, kdy byla služba poskytnuta bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku, se použijí články 60 až 66.
KAPITOLA 5
Výdajové operace
Článek 68
Rozhodnutí o financování
1. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
2. Každému přidělení výdajů na závazek musí předcházet rozhodnutí o financování.
3. Roční pracovní program subjektu Unie se považuje za rozhodnutí o financování u činností, na které se vztahuje, za předpokladu, že jsou v něm jasně uvedeny prvky stanovené v čl. 32 odst. 3.
4. Správní prostředky mohou být vynakládány bez předchozího rozhodnutí o financování.
Článek 69
Druhy závazků
1. Rozpočtový závazek je operace, kterou se vyhrazují prostředky nutné k pokrytí následných úhrad sloužících ke splnění právních závazků.
2. Právní závazek je úkon, kterým schvalující osoba zakládá nebo stanovuje povinnost, ze které vyplývá zatížení rozpočtu.
3. Rozpočtové závazky spadají do jedné z těchto tří skupin:
a)
individuální: rozpočtový závazek je individuální, pokud je určen příjemce grantu i částka výdajů;
b)
souhrnné: rozpočtový závazek je souhrnný, pokud alespoň jeden z prvků potřebných k identifikaci individuálního závazku není určen;
c)
předběžné: rozpočtový závazek je předběžný, pokud je určen ke krytí běžných správních výdajů a buď částka, nebo koneční příjemci nejsou s konečnou platností určeni.
Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením jednoho nebo více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo přímo platbami v některých výjimečných případech týkajících se výdajů na zaměstnance.
4. Rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mohou být rozloženy do ročních splátek, pouze pokud tak stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 70
Pravidla vztahující se na závazky
1. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu Unie, musí schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
2. Povinnost přijmout rozpočtový závazek před přijetím právního závazku uvedená v odstavci 1 se nevztahuje na právní závazky přijaté po vyhlášení krizové situace v rámci plánu kontinuity provozu v souladu s postupy, které subjekt Unie přijal.
3. Souhrnné rozpočtové závazky pokrývají celkové náklady odpovídajících individuálních právních závazků uzavřených do 31. prosince roku N + 1.
S výhradou čl. 69 odst. 4 a čl. 87 odst. 2 musí být individuální právní závazky, které se vztahují k individuálním nebo předběžným rozpočtovým závazkům, přijaty do 31. prosince roku N.
Na konci období uvedených v prvním a druhém pododstavci zruší schvalující osoba nevyužitý zůstatek těchto rozpočtových závazků.
Částku každého individuálního právního závazku, která vyplývá ze souhrnného rozpočtového závazku, před podpisem zaznamená schvalující osoba do rozpočtových účtů a zaúčtuje k souhrnnému rozpočtovému závazku.
4. Rozpočtové a právní závazky zaznamenané v souvislosti s akcemi, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mají s výjimkou výdajů na zaměstnance lhůtu pro plnění stanovenou v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Části těchto závazků, které nejsou uplatněny do šesti měsíců po uplynutí lhůty uvedené v prvním pododstavci tohoto odstavce, se zruší podle článku 16.
Částka rozpočtového závazku odpovídající právnímu závazku, u nějž nebyla provedena žádná platba ve smyslu článku 75 do dvou let od podpisu právního závazku, se zrušuje, kromě případů, kdy je tato částka předmětem soudního nebo rozhodčího řízení nebo kdy jsou v odvětvových pravidlech stanovena zvláštní ustanovení.
Článek 71
Kontrola závazků
1. Při přijímání rozpočtového závazku se schvalující osoba ujistí, že:
a)
výdaj byl přiřazen ke správnému bodu rozpočtu subjektu Unie;
b)
prostředky jsou k dispozici;
c)
výdaj je v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
d)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
2. Při zaznamenávání právního závazku se schvalující osoba předtím, než připojí svůj vlastnoruční nebo elektronický podpis, ujistí, že:
a)
závazek je kryt odpovídajícím rozpočtovým závazkem;
b)
výdaj je legální a řádný a v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
c)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
Článek 72
Potvrzení výdaje
Potvrzení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje existenci věřitelova nároku;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši pohledávky;
c)
ověřuje podmínky splatnosti pohledávky.
Článek 73
Potvrzování výdajů a forma doložky „předáno k platbě“
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Dříve než schvalující osoba rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že tato kontrola byla provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje se provádí podpisem doložky „předání k platbě“ schvalující osobou.
4. V jiném než počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu razítka s podpisem schvalující osoby.
V počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu potvrzení s osobním heslem schvalující osoby.
Článek 74
Schválení výdaje
1. Schválení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, vydá vystavením platebního příkazu pokyn účetnímu, aby uhradil částku výdaje, kterou schvalující osoba potvrdila.
Jestliže se v souvislosti s poskytnutými službami včetně pronájmu nebo dodání zboží provádějí pravidelné platby, může schvalující osoba na základě vlastní analýzy rizik nařídit použití systému přímého inkasa.
2. Schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu. Podklady schvalující osoba uchovává v souladu s čl. 44 odst. 5.
3. Platební příkaz postoupený účetnímu je případně doprovázen dokladem o tom, že majetek byl zapsán do inventárního soupisu uvedeného v čl. 106 odst. 1.
Článek 75
Druhy plateb
1. Platbu lze provést, pouze je-li prokázáno, že odpovídající akce byla provedena v souladu se základním právním aktem, smlouvou nebo dohodou o grantu; platba přitom zahrnuje jednu nebo více z těchto operací:
a)
platbu celé dlužné částky;
b)
platbu dlužné částky některým z těchto způsobů:
1)
předběžným financováním, jež může být rozloženo do několika plateb po podpisu smlouvy nebo grantové dohody nebo po obdržení rozhodnutí o udělení grantu;
2)
jednou nebo více průběžnými platbami jako protiplnění za částečné provedení akce;
3)
výplatou zůstatku dlužných částek, pokud je akce provedena v plném rozsahu.
Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze je rozdělit do více plateb v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
2. Platby uvedené v odstavci 1 se v rozpočtovém účetnictví rozlišují podle druhu a zaznamenávají se k okamžiku, ke kterému byla každá platba uskutečněna.
Článek 76
Platby omezené na dostupné finanční prostředky
Platbu výdajů provádí účetní v mezích dostupných finančních prostředků.
Článek 77
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se provádějí ve lhůtách stanovených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 6
Systémy informačních technologií
Článek 78
Elektronické řízení operací
Jsou-li příjmové a výdajové operace řízeny počítačovými systémy, mohou být dokumenty podepisovány digitálně nebo elektronicky.
Článek 79
Elektronická správa (e-Government)
Subjekt Unie vypracuje a uplatňuje jednotné standardy pro elektronickou výměnu informací se třetími osobami účastnícími se zadávacích řízení a řízení o udělení grantu. Zejména pak, nakolik je to možné, navrhne a uplatňuje řešení pro předkládání, uchovávání a zpracovávání údajů poskytnutých v rámci řízení o udělení grantu a zadávacích řízení a za tímto účelem vytvoří pro potenciální žadatele, zájemce a uchazeče jediný prostor pro výměnu elektronických údajů.
Článek 80
Řádná správa
1. Schvalující osoba bez odkladu vyhlásí nutnost poskytnout průkazné materiály nebo doklady, jejich formu a požadovaný obsah a případně i orientační harmonogram pro dokončení zadávacího řízení.
2. Pokud žadatel nebo uchazeč v důsledku zjevné administrativní chyby opomene předložit průkazné materiály nebo poskytnout vyjádření, hodnotící výbor nebo případně schvalující osoba jej požádá, kromě řádně odůvodněných případů, aby k podkladům poskytl chybějící informace či podal vysvětlení. Tyto informace či vysvětlení nesmějí podstatně měnit návrh ani podmínky nabídkového řízení.
Článek 81
Údaje o opravných prostředcích
Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
KAPITOLA 7
Interní auditor
Článek 82
Jmenování a pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt Unie zřídí funkci interního auditora, která je vykonávána v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interním auditorem nesmí být schvalující osoba ani účetní subjektu Unie ani Komise.
3. Interní auditor radí subjektu Unie v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě systémů řízení a kontroly a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu subjektu Unie.
4. Interní auditor vykonává své úkoly ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu Unie. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k výkonu svých úkolů.
5. Interní auditor vezme na vědomí souhrnnou výroční zprávu schvalující osoby o činnosti i ostatní získané informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává zprávu i v kterémkoli z těchto případů:
-
nebyla zohledněna kritická rizika a doporučení,
-
provádění doporučení z minulých let je významně zpožděno.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení auditu prováděna. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada přezkoumá informace uvedené v čl. 47 odst. 1 písm. a), jakož i úplné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt Unie zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné až poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 83
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při výkonu jeho povinností a právo interního auditora podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie jsou stanoveny v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 84
Zřízení útvaru interního auditu
1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivitu a přidanou hodnotu zřídit útvar interního auditu, který plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, pravomoc a odpovědnost útvaru interního auditu jsou uvedeny v jeho stanovách a podléhají schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou.
Vedoucí útvaru interního auditu vypracuje roční plán auditů tohoto útvaru mimo jiné s přihlédnutím k posouzení rizika v subjektu Unie provedenému ředitelem.
Tento plán přezkoumává a schvaluje správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
Útvar interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
2. Pokud útvar interního auditu některého subjektu Unie není nákladově efektivní nebo není schopen dodržet mezinárodní standardy, může se tento subjekt Unie rozhodnout, že bude útvar interního auditu sdílet s jinými subjekty Unie, které působí ve stejné oblasti politiky.
V těchto případech se správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady dotyčných subjektů Unie dohodnou na praktickém způsobu fungování sdíleného útvaru interního auditu.
3. Subjekty interního auditu účinně spolupracují prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prostřednictvím společného posuzování rizik a provádění společných auditů.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení útvaru interního auditu prováděna.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
Článek 85
Obecná ustanovení
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou článku 86 hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt Unie může být na svou žádost přibrán jako veřejný zadavatel při zadávání zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při zadávání zakázek jiných subjektů Unie.
3. Subjekt Unie se podílí na ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 86
Zadávací řízení
1. Subjekt Unie může uzavřít smlouvu s Komisí, interinstitucionálními úřady a Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (8) o dodávce zboží, poskytnutí služeb nebo provedení práce, které tyto subjekty zajišťují, aniž by využil postup zadávání veřejných zakázek.
2. Subjekt Unie může k pokrytí svých administrativních potřeb použít společné zadávací řízení s veřejnými zadavateli hostitelského členského státu. V tomto případě se obdobně použije článek 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA VI
ZLÁŠTNÍ USTANOVENÍ O SPRÁVNÍCH PROSTŘEDCÍCH
Článek 87
Správní prostředky
1. Správní prostředky jsou nerozlišené.
2. Správní výdaje vyplývající ze smluv, které se vztahují na období delší než jeden rozpočtový rok, ať již kvůli místním zvyklostem, nebo protože se jedná o dodávky zařízení, se zapisují k tíži rozpočtu subjektu Unie toho rozpočtového roku, ve kterém se uskutečnily.
3. Subjekt Unie poskytuje každoročně do 1. července Evropskému parlamentu a Radě pracovní dokument o své politice v oblasti nemovitostí, který obsahuje tyto informace:
a)
pro každou budovu výdaje a rozlohu hrazené z prostředků odpovídajících položek v rozpočtu subjektu Unie;
b)
očekávaný vývoj globálního plánování rozlohy a lokalit v nadcházejících letech a popis projektů v oblasti nemovitostí ve fázi plánování, které již byly stanoveny;
c)
konečné podmínky a náklady a důležité informace o uskutečňování nových projektů v oblasti nemovitostí předložených dříve Evropskému parlamentu a Radě postupem podle článku 88 a neuvedených v pracovních dokumentech z předchozího roku.
Článek 88
Projekty v oblasti nemovitostí
1. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, informuje subjekt Unie Evropský parlament a Radu co nejdříve o požadované rozloze nemovitosti a o předběžném plánování, a to před případným průzkumem místního trhu v případě smluv v oblasti nemovitostí nebo před vydáním výzvy k podání nabídky v případě stavebních prací.
2. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, předloží subjekt Unie projekt v oblasti nemovitostí, včetně podrobného odhadu nákladů a jeho financování, a také seznam návrhů smluv, které mají být použity, a před uzavřením smluv požádá Evropský parlament a Radu o jejich schválení. Na žádost subjektu Unie se s předloženými dokumenty vztahujícími se k projektu v oblasti nemovitostí zachází důvěrně.
S výjimkou mimořádných nepředvídatelných okolností projedná Rada a Evropský parlament projekt v oblasti nemovitostí do čtyř týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely.
Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto čtyřtýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
Jestliže Evropský parlament nebo Rada v průběhu tohoto čtyřtýdenního období vznesou opodstatněné námitky, prodlouží se toto období o dva týdny.
Přijme-li Evropský parlament nebo Rada rozhodnutí v neprospěch projektu v oblasti nemovitostí, subjekt Unie svůj návrh vezme zpět a může předložit návrh nový.
3. V případě mimořádných nepředvídatelných okolností mohou být informace stanovené v odstavci 4 předloženy společně s projektem v oblasti nemovitostí. Evropský parlament a Rada projednají projekt v oblasti nemovitostí do dvou týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely. Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto dvoutýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
4. U následujících projektů v oblasti nemovitostí se má za to, že mohou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie:
a)
koupě pozemku;
b)
koupě, prodej, přestavba, výstavba budov nebo jakýkoli projekt spojující tyto prvky, které mají proběhnout ve stejném období, jehož výše přesahuje 3 000 000 EUR;
c)
veškeré nové smlouvy týkající se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv a obnovení stávajících smluv za méně výhodných podmínek), na něž se nevztahuje písmeno b), s ročními výdaji ve výši alespoň 750 000 EUR;
d)
prodloužení platnosti nebo obnova stávajících smluv týkajících se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv) za stejných nebo výhodnějších podmínek s ročními výdaji ve výši alespoň 3 000 000 EUR.
5. Aniž je dotčen čl. 19 odst. 4, lze plán koupě budovy financovat na základě půjčky, kterou předem schválí Evropský parlament a Rada.
Smlouvy o půjčce se uzavírají a půjčky se splácejí v souladu se zásadou řádného finančního řízení a s řádným ohledem na nejlepší finanční zájmy Unie.
Pokud subjekt Unie navrhuje, aby se koupě financovala půjčkou, uvede ve finančním plánu, který se předkládá spolu se žádostí o předchozí schválení subjektem Unie, zejména maximální míru financování, dobu financování, druh financování, podmínky financování a úsporu ve srovnání s jinými druhy smluvních ujednání.
Evropský parlament a Rada projednají žádost o předchozí schválení koupě ve lhůtě čtyř týdnů ode dne, kdy oba orgány žádost obdržely, přičemž tuto lhůtu lze jednou prodloužit o dva týdny. Koupě na základě půjčky se považuje za zamítnutou, pokud ji Evropský parlament a Rada v uvedené lhůtě výslovně neschválí.
HLAVA VII
ODBORNÍCI
Článek 89
Placení externí odborníci
Na výběr odborníků se obdobně použije článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností. Jejich výběr probíhá na základě kritérií dodržujících zásady zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
HLAVA VIII
GRANTY A CENY UDĚLOVANÉ SUBJEKTEM UNIE
Článek 90
Granty
Pokud subjekt Unie může udělovat granty v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 91
Ceny
Pokud subjekt Unie může udělovat ceny v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předkládání účetní závěrky
Článek 92
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrku subjektu Unie tvoří:
a)
finanční výkazy subjektu Unie;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu Unie.
Článek 93
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení
1. Každý subjekt Unie vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok.
2. Ředitel tuto zprávu předá Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku.
3. Zpráva uvedená v odstavci 2 přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Článek 94
Pravidla pro účetní závěrku
1. Účetní subjektu Unie uplatňuje pravidla přijatá účetním Komise založená na mezinárodně uznávaných účetních standardech pro veřejný sektor.
2. Účetní závěrka subjektu Unie uvedená v článku 92 se řídí rozpočtovými zásadami stanovenými v článcích 5 až 31. Podává věrný a poctivý obraz rozpočtových příjmových a výdajových operací.
Článek 95
Účetní zásady
Finanční výkazy uvedené v článku 92 musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Vypracovávají se v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami obsaženými v účetních pravidlech uvedených v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 96
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy se předkládají v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; jsou předkládány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace obsažené ve výkazech podle odstavce 1 a poskytuje všechny doplňující informace stanovené mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud jsou tyto informace pro činnosti subjektu Unie relevantní.
Článek 97
Zprávy o plnění rozpočtu
1. Zprávy o plnění rozpočtu se předkládají v eurech. Sestávají:
a)
ze zpráv, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
z přílohy, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
2. Výsledek plnění rozpočtu sestává z rozdílu mezi:
-
veškerými příjmy vybranými v souvislosti s daným rozpočtovým rokem,
-
souhrnem plateb provedených z prostředků pro daný rozpočtový rok zvýšeným o přenesené prostředky pro týž rozpočtový rok.
Rozdíl uvedený v prvním pododstavci se zvýší nebo sníží jednak o čistou výši prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků, jež byly zrušeny, jednak o:
-
platby provedené nad rámec nerozlišených prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků v důsledku změn směnných kurzů eura,
-
zůstatek vyplývající z realizovaných i nerealizovaných kurzových zisků a ztrát v průběhu daného rozpočtového roku.
3. Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet subjektu Unie.
Článek 98
Předběžná účetní závěrka
1. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise a Účetnímu dvoru do 1. března následujícího roku svou předběžnou účetní závěrku.
2. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise do 1. března následujícího roku rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Článek 99
Schválení konečné účetní závěrky
1. V souladu s čl. 148 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předloží Účetní dvůr do 1. června následujícího roku své připomínky k předběžné účetní závěrce subjektu Unie.
2. Po obdržení připomínek Účetního dvora k předběžné účetní závěrce subjektu Unie vypracuje účetní konečnou účetní závěrku subjektu Unie v souladu s článkem 50. Ředitel účetní závěrku předá správní radě, která k ní vydá své stanovisko.
3. Účetní konečnou účetní závěrku spolu se stanoviskem správní rady předá do 1. července následujícího rozpočtového roku účetnímu Komise a Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě.
Účetní subjektu Unie předá účetnímu Komise do 1. července rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
4. Účetní subjektu Unie předá Účetnímu dvoru současně se svou konečnou účetní závěrkou rovněž související prohlášení vedení k auditu; kopii tohoto prohlášení předá účetnímu Komise.
Ke konečné účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že byla vypracována v souladu s touto hlavou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Konečná účetní závěrka subjektu Unie se do 15. listopadu následujícího roku zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie.
5. Ředitel zašle Účetnímu dvoru odpověď na připomínky uvedené ve výroční zprávě Účetního dvora do 30. září následujícího roku. Odpovědi subjektu Unie se současně zasílají Komisi.
KAPITOLA 2
Účetnictví a inventární soupisy majetku
Oddíl 1
Společná ustanovení
Článek 100
Účetní systém
1. Účetní systém subjektu Unie slouží k organizaci rozpočtových a finančních informací tak, aby bylo možné vkládat, třídit a zaznamenávat číselné údaje.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech a za kalendářní rok.
3. Schvalující osoba může rovněž vést analytické účty.
Článek 101
Společné požadavky týkající se účetního systému orgánů
Účetní Komise přijme v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 účetní pravidla a harmonizovanou účtovou osnovu, které má subjekt Unie uplatňovat.
Oddíl 2
Obecné a rozpočtové účty
Článek 102
Obecné účty
Obecné účty zachycují v chronologickém pořadí s využitím metody podvojného zápisu všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou a finanční situaci a aktiva a pasiva subjektu Unie.
Článek 103
Účetní zápisy v obecných účtech
1. Zůstatky účtů a pohyby na obecných účtech se zapisují do účetních knih.
2. Každý účetní zápis, včetně oprav v účetních záznamech, se provádí na základě účetních dokladů, na které odkazuje.
3. Účetní systém musí umožnit při kontrole bez potíží vyhledat všechny účetní zápisy.
Článek 104
Účetní opravy
Po uzavření rozpočtového roku až do dne předložení konečné účetní závěrky provádí účetní subjektu Unie opravy, které aniž by vyvolaly platby k tíži nebo inkasa ve prospěch uvedeného rozpočtového roku, jsou nezbytné pro věrný a poctivý obraz údajů v této účetní závěrce. Tyto opravy se řídí účetními pravidly uvedenými v článku 101.
Článek 105
Rozpočtové účetnictví
1. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu Unie.
2. Pro účely odstavce 1 zaznamenávají rozpočtové účty veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace stanovené v hlavě IV.
Článek 106
Inventární soupis majetku
1. Subjekt Unie vede v souladu se vzorem sestaveným účetním Komise soupisy množství a hodnot veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku Unie.
Subjekt Unie ověřuje, zda zápisy v inventárním soupisu odpovídají skutečnosti.
2. Prodej hmotného majetku subjektu Unie se vhodným způsobem vyhlašuje.
HLAVA X
EXTERNÍ AUDIT, ABSOLUTORIUM A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 107
Externí audit
1. Nezávislý externí auditor ověří, zda jsou v roční účetní závěrce subjektu Unie řádně zaznamenány jeho příjmy, výdaje a finanční situace před konsolidací v rámci konečné účetní závěrky subjektu Unie.
Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, vypracuje Účetní dvůr v případě subjektu Unie výroční zprávu v souladu s požadavky čl. 287 odst. 1 Smlouvy o fungování EU.
Při vypracovávání zprávy uvedené ve druhém pododstavci Účetní dvůr vezme v úvahu auditní činnost nezávislého externího auditora uvedeného v prvním pododstavci a opatření přijatá na základě jeho zjištění.
2. Subjekt Unie předá Účetnímu dvoru svůj rozpočet přijatý s konečnou platností. Co nejdříve informuje Účetní dvůr o všech rozhodnutích a úkonech učiněných podle článků 10, 14, 19 a 23.
3. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 108
Harmonogram postupu udělování absolutoria
1. Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, Evropský parlament uděluje na základě doporučení Rady do 15. května roku N + 2 řediteli absolutorium za plnění rozpočtu rozpočtového roku n. Ředitel informuje správní radu o připomínkách Evropského parlamentu obsažených v usnesení, které je k rozhodnutí o udělení absolutoria připojeno.
2. Nelze-li lhůtu stanovenou v odstavci 1 dodržet, sdělí Evropský parlament nebo Rada řediteli důvody odkladu.
3. Pokud Evropský parlament rozhodnutí o udělení absolutoria odloží, snaží se ředitel ve spolupráci se správní radou co nejdříve přijmout opatření, která by odstranila nebo umožnila odstranit překážky bránící toto rozhodnutí přijmout.
Článek 109
Postup udělování absolutoria
1. Rozhodnutí o udělení absolutoria se týká účtů všech příjmů a výdajů subjektu Unie, z nich vyplývajícího výsledku plnění rozpočtu a aktiv a pasiv subjektu Unie uvedených ve finančním výkazu.
2. Před udělením absolutoria Evropský parlament přezkoumá poté, co tak učiní Rada, účty a finanční výkazy subjektu Unie. Současně přezkoumá výroční zprávu Účetního dvora, odpovědi ředitele subjektu Unie, všechny relevantní zvláštní zprávy Účetního dvora za uvedený rozpočtový rok a jeho prohlášení o věrohodnosti týkající se spolehlivosti účetní závěrky a legality a správnosti uskutečněných operací.
3. Ředitel předloží Evropskému parlamentu na jeho žádost způsobem stanoveným v čl. 165 odst. 3 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 veškeré informace nezbytné pro hladké uplatnění postupu udělení absolutoria pro příslušný rozpočtový rok.
Článek 110
Následná opatření
1. Ředitel učiní všechna vhodná opatření, aby vyhověl připomínkám připojeným k rozhodnutí Evropského parlamentu o absolutoriu a poznámkám provázejícím doporučení o absolutoriu přijaté Radou.
2. Na žádost Evropského parlamentu nebo Rady podá ředitel zprávu o opatřeních učiněných na základě těchto připomínek a poznámek. Její kopii předá Komisi a Účetnímu dvoru.
Článek 111
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Subjekt Unie umožní zaměstnancům Komise a ostatním jí pověřeným osobám, jakož i Účetnímu dvoru přístup na svá místa a do svých prostor a ke všem údajům a informacím, včetně údajů a informací v elektronické podobě, které jsou zapotřebí k provedení jejich auditů.
2. Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) může provádět šetření včetně kontrol a inspekcí na místě v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (9) a nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (10) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem nebo smlouvou udělenými podle tohoto nařízení nedošlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, musí dohody se třetími zeměmi a mezinárodními organizacemi, smlouvy, granty a veřejné zakázky subjektu Unie obsahovat ustanovení, která Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění těchto auditů a šetření v souladu s jejich příslušnými pravomocemi výslovně zmocňují.
HLAVA XI
PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 112
Žádosti Evropského parlamentu a Rady o informace
Evropský parlament, Rada a Komise jsou oprávněny získávat od subjektu Unie jakékoli informace nebo vysvětlení týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich oblasti působnosti.
Článek 113
Přijetí nového finančního nařízení subjektu Unie
Každý subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nové finanční nařízení tak, aby vstoupilo v platnost dnem 1. ledna 2014 a v každém případě do šesti měsíců ode dne, k němuž subjekt spadá do oblasti působnosti článku 208 uvedeného nařízení poté, co získá příspěvek z rozpočtu.
Článek 114
Prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie
Správní rada přijme v případě potřeby a s předchozím souhlasem Komise prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie, a to na návrh jeho ředitele.
Článek 115
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 se s účinkem ode dne 1. ledna 2014 zrušuje. Článek 40 se však nadále použije do dne 31. prosince 2014 a čl. 27 odst. 4 a 7 se nadále použije do dne 31. prosince 2015.
Článek 116
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie. Použije se ode dne 1. ledna 2014. Článek 47 a čl. 82 odst. 5 se však použijí ode dne 1. ledna 2015 a článek 32 a čl. 33 odst. 5 a 8 se použijí ode dne 1. ledna 2016.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.