NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1268/2012
ze dne 29. října 2012
o prováděcích pravidlech k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na články 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 a 209 tohoto nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (2), bylo podstatně změněno a nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“). Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (3), je tedy nutno sladit s finančním nařízením. Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Podle článku 290 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“) lze na Komisi přenést legislativním aktem pravomoc přijímat nelegislativní akty, kterými se doplňují nebo mění některé prvky legislativního aktu, které nejsou podstatné. Do finančního nařízení tedy byla zapracována některá ustanovení z nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Tato ustanovení by tedy neměla být součástí tohoto nařízení.
(3)
Během své přípravné práce Komise provedla náležité konzultace, mj. na úrovni expertů, a zajistila, aby byly Evropskému parlamentu a Radě současně, ve stanovené lhůtě a náležitým způsobem předávány relevantní dokumenty.
(4)
Pokud jde o rozpočtové zásady, zejména zásadu jednotnosti, zastarala již ustanovení o možnosti a podmínkách inkasa úroků naběhlých z předběžného financování, neboť byla zjednodušena úprava, kterou se řídí tvorba těchto úrokových výnosů a jejich inkaso, a zejména bylo upuštěno od povinnosti, aby příjemci grantů tyto úrokové výnosy generovali. Pokud by byla tato povinnost nicméně uložena subjektům, jež jsou pověřeny úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu, měla by být do pověřovacích dohod s těmito subjekty zapracována pravidla, jimiž se identifikace, použití a účtování naběhlých úroků řídí. V případech, kdy Unii na základě takových dohod přísluší úrokové výnosy z předběžného financování, měly by být tyto úrokové výnosy uhrazeny do rozpočtu jako účelově vázané příjmy.
(5)
Pokud je o zásadu ročního rozpočtu, je důležité vyjasnit pojem ročních prostředků a přípravných etap přidělení na závazek, které, pokud jsou dokončeny do 31. prosince, umožňují přenést prostředky na závazky do příštího roku.
(6)
Pokud jde o zásadu zúčtovací jednotky, je nutno specifikovat kurzy, jež jsou používány pro přepočet mezi eurem a ostatními měnami pro potřeby řízení peněžních toků a účetnictví. Při účetním zachycování výsledků těchto přepočtových operací je dále třeba posílit transparentnost. Po zavedení eura by měla být zrušena povinnost Komise informovat členské státy o převodech hotovosti, jež byly uskutečněny mezi různými měnami.
(7)
Pokud jde o odchylky od zásady obecnosti, mělo by se upřesnit, jak bude z rozpočtového hlediska zacházeno s účelově vázanými příjmy, zejména s příspěvky členských států a třetích zemí na některé programy Unie, a je třeba stanovit omezení pro vzájemný zápočet výdajů a příjmů. Zejména je s ohledem na stávající praxi nutno z důvodů právní jistoty upřesnit, že účelově vázané příjmy by zpravidla měly automaticky generovat prostředky na závazky a platby, jakmile daný orgán tyto příjmy obdrží. Je rovněž nezbytné specifikovat případy, v nichž lze na základě výjimky uvolnit účelově vázané příjmy předtím, než daný orgán tyto příjmy skutečně obdrží.
(8)
Pokud jde o zásadu specifikace, je nutno přesně stanovit výpočet procentního podílu prostředků, jež mohou orgány převádět v rámci své autonomie. Evropský parlament a Rada by měly být plně informovány prostřednictvím podrobného odůvodnění žádostí o převod, jež jim musí být předkládány.
(9)
Pokud jde o řádné finanční řízení, je třeba stanovit, za jakým účelem a s jakou minimální četností mají být programy a činnosti hodnoceny ex ante, průběžně a ex post, a dále informace, jež musí být obsaženy v legislativním finančním výkazu.
(10)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, slouží zveřejňování jmen či názvů příjemců a přesných částek, jež tito příjemci obdrželi, ke zvýšení transparentnosti, co se týče použití daných finančních prostředků. Tyto informace zpřístupňované občanům posilují veřejnou kontrolu využívání těchto prostředků a přispívají k nejlepšímu využití peněz z veřejných zdrojů. V případech, kdy jsou příjemci těchto prostředků fyzické osoby, řídí se toto zveřejňování pravidly ochrany osobních údajů. Osobní údaje by proto měly být zveřejňovány pouze v případě, je-li to nezbytné a s ohledem na sledovaný legitimní cíl přiměřené.
(11)
Informace o použití finančních prostředků Unie by měly být zveřejňovány na internetové stránce orgánů a měly by uvádět alespoň jméno či název a lokalitu příjemce a výši a účel použití těchto prostředků. Tyto informace by měly zohledňovat kritéria podle čl. 35 odst. 3 finančního nařízení, zejména druh a význam přidělení prostředků.
(12)
V souladu se zásadami Smlouvy o fungování EU, a zejména se zásadami transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace, by měly být jméno či název a lokalita příjemců finančních prostředků Unie zveřejňovány v případě cen, grantů a veřejných zakázek zadaných na základě veřejných výběrových řízení, jako je tomu zejména v případě soutěží o návrh, výzev k podávání návrhů a zadávacích řízení. Zveřejňování těchto údajů by dále mělo přispívat k tomu, aby kontrolu nad veřejnými výběrovými řízeními měli uchazeči, kteří byli v řízení odmítnuti.
(13)
Osobní údaje fyzických osob by neměly být zveřejňovány po dobu delší, než po jakou příslušní příjemci využívají finančních prostředků, a tyto údaje by tedy měly být po dvou letech vymazány. Tatáž zásada by měla platit pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
(14)
Ve většině případů upravených tímto nařízením se zveřejňování údajů týká právnických osob.
(15)
Mají-li být zveřejňovány údaje fyzických osob, mělo by se tak dít v souladu se zásadou proporcionality mezi významem poskytnuté částky a potřebou kontrolovat nejlepší využití finančních prostředků. V případě fyzických osob je zveřejnění jejich regionu na úrovni NUTS 2 v souladu s cílem zveřejňování příjemců, zajišťuje rovné zacházení mezi různě velkými členskými státy a respektuje právo příjemce na soukromý život, a zejména na ochranu jeho osobních údajů.
(16)
Ze zveřejňování by měly zůstat vyňaty informace o stipendiích a další přímé podpoře vyplácené potřebným fyzickým osobám.
(17)
V zájmu dodržení zásady rovného zacházení s příjemci by mělo být zveřejňování údajů o fyzických osobách rovněž v souladu s povinností členských států zajistit důslednou transparentnost zakázek, jejichž hodnota překračuje částku podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce, dodávky a služby (4).
(18)
Jméno či název a lokalita příjemce ani výše a účel finančních prostředků by neměly být zveřejňovány v případě, že by mohla být ohrožena nedotknutelnost příjemce chráněná Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny jeho legitimní obchodní zájmy.
(19)
Rozpočtová nomenklatura by měla zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro rozpočtový proces.
(20)
Dále by mělo být stanoveno, jaké jednání může představovat střet zájmů.
(21)
Pokud jde o nepřímé řízení, je nezbytné určit rámec souvisejícího přenesení pravomocí a obsah pověřovací dohody. Všechny subjekty a osoby pověřené těmito úkoly by měly zaručovat takovou úroveň ochrany finančních zájmů Unie, která je rovnocenná úrovni požadované podle finančního nařízení. V zájmu řádného finančního řízení při správě finančních prostředků Unie, kterou zajišťují pověřené subjekty, by měly být stanoveny podmínky, za nichž může Komise uznat systémy, pravidla a postupy těchto subjektů a osob za rovnocenné jejím vlastním systémům, pravidlům a postupům.
(22)
Výkonné agentury, jež zůstávají pod kontrolou Komise, by měly být pro účely plnění rozpočtu Unie uznány za pověřené schvalující osoby tohoto orgánu.
(23)
V případě nepřímého řízení spolu s mezinárodními organizacemi by měly být určeny organizace způsobilé pro tento druh řízení.
(24)
V případech, kdy jsou úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny veřejnoprávním subjektům či soukromoprávním subjektům pověřeným výkonem veřejné služby, by měly být stanoveny podmínky jejich jmenování.
(25)
Pro účely nepřímého řízení je nutno podrobně upravit jednak postupy přezkumu a akceptace účetnictví, jednak postup, jakým jsou úhrady výdajů provedené v rozporu s použitelnými předpisy vylučovány z financování z prostředků Unie.
(26)
Soukromoprávní subjekty, jež jménem Komise vykonávají přípravné nebo doplňující úkoly, by měly být vybírány postupem, který je v souladu s postupy zadávání veřejných zakázek.
(27)
Pokud jde o úlohu účastníků finančních operací, reforma finančního řízení - spolu se zrušením centralizovaných kontrol ex ante - posiluje odpovědnost schvalujících osob v případě veškerých příjmových a výdajových operací, i pokud jde o systémy vnitřní kontroly. Evropský parlament a Rada by měly být v budoucnu informovány o jmenování pověřené schvalující osoby i o ukončení jejího výkonu funkce. Měly by být tedy vymezeny též úkoly, odpovědnost a zásady postupů, které je třeba dodržovat. Internalizace kontrol ex ante zejména vyžaduje, aby bylo jednoznačně rozlišováno mezi úkoly, které souvisejí se zahajováním operací při plnění rozpočtu, a úkoly, které se týkají ověřování těchto operací. Jednotlivé orgány by dále měly přijmout kodex profesních standardů, jimiž se budou zaměstnanci odpovědní za ověřování ex ante a ex post řídit. Dále je nezbytné stanovit, že o plnění přijatých povinností je orgánu, který je příslušný mj. pro ověřování ex post, podávána výroční zpráva. K provedeným operacím by měly být uchovávány podklady. V neposlední řadě by měly být všechny formy jednacího řízení v rámci zadávání veřejných zakázek předmětem zvláštní zprávy pro orgán a sdělení Evropskému parlamentu a Radě, neboť tato řízení představují odchylku od běžných postupů zadávání veřejných zakázek.
(28)
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 by mělo být upraveno tak, aby zohledňovalo dvojí úlohu vedoucího delegace jakožto dále pověřené schvalující osoby v případě Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a, pokud jde o operační prostředky, v případě Komise.
(29)
V zájmu vyjasnění odpovědnosti by měly být též přesně vymezeny úkoly a odpovědnost účetního v souvislosti s účetními systémy, správou pokladny, správou bankovních účtů a soubory údajů o třetích osobách. Upraveny by měly být též bližší podmínky ukončení výkonu funkce účetního.
(30)
Měly by být stanoveny podmínky pro používání zálohových účtů, jež představují odchylku od běžných rozpočtových postupů, a dále úkoly a odpovědnost správců zálohových účtů, schvalujících osob a účetních při kontrole těchto účtů. O jmenování a ukončení výkonu funkce těchto osob by měly být informovány Evropský parlament a Rada. Z důvodu efektivnosti by měl být při delegacích zřízen pouze jeden zálohový účet, na němž budou spravovány prostředky z rozpočtových oddílů Komise i ESVČ. V zájmu zjednodušení úhrad, zejména při delegacích a zastoupeních Unie, a v zájmu eliminace rizik spojených s manipulací s hotovostí se jako nezbytné ukázalo zavést možnost používat debetní karty vystavené k zálohovým účtům.
(31)
Jakmile budou definovány úkoly a odpovědnost jednotlivých účastníků finančních operací, mohou být tyto osoby povolány k odpovědnosti pouze za podmínek stanovených ve služebním řádu úředníků Evropské unie a pracovním řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. Specializované komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízené při jednotlivých orgánech se ukázaly být efektivním mechanismem, je-li třeba určit, zda došlo k nesrovnalosti finanční povahy, a tyto komise by měly být proto zachovány. Je třeba stanovit postup, jímž může schvalující osoba požadovat potvrzení pokynu, o němž se domnívá, že je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, a být tak zproštěna odpovědnosti, k níž by mohla být povolána.
(32)
Pokud jde o příjmy, kromě zvláštního případu vlastních zdrojů, na něž se vztahuje rozhodnutí Rady 2007/436/ES, Euratom ze dne 7. června 2007 o systému vlastních zdrojů Evropských společenství (5), je třeba upřesnit úkoly a kontroly, za něž odpovídají schvalující osoby v různých stadiích řízení: sestavení odhadu pohledávek, vydání inkasního příkazu a zaslání výzvy k úhradě, jíž je dlužník informován o stanovení pohledávky, výpočet případných úroků z prodlení a případné rozhodnutí o vzdání se nároku v souladu s kritérii, která v zájmu efektivního výběru příjmů zajišťují soulad se zásadou řádného finančního řízení.
(33)
Je též nutno upřesnit roli účetního při výběru příjmů a poskytování případných dodatečných lhůt k úhradě výdajů. Účetní by měl mít rovněž určitou volnost ve zpětném získávání plateb, např. mít možnost přímého zápočtu závazků nebo ve výjimečných situacích s ohledem na zásadu proporcionality upustit od požadavku na složení jistoty pro účely splacení závazku, je-li dlužník ochoten a schopen platbu uhradit během dodatečné lhůty, ale není schopen takovou jistotu složit.
(34)
Pro účely správy aktiv, při níž by byl současně generován finanční výnos, je nutno provádět předběžné inkaso daných částek, např. pokut ukládaných v soutěžních věcech, proti nimž je podán opravný prostředek, tyto částky investovat do finančních aktiv a u úroků z těchto investic určit účel jejich dalšího použití.
(35)
K tomu, aby měla Komise všechny informace potřebné k přijímání rozhodnutí o financování, je nutné stanovit minimální požadavky na obsah těchto rozhodnutí v případě grantů, zadávání veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
(36)
Pokud jde o výdaje, měly by být definovány vztah mezi rozhodnutími o financování, souhrnnými závazky a individuálními závazky a vlastnosti těchto jednotlivých stadií plnění rozpočtu, a vymezit tak pro ně jednoznačný rámec.
(37)
Je třeba vyjasnit vztah mezi operacemi potvrzení, schválení, platebními operacemi a kontrolami, jež musí provádět schvalující osoby při potvrzování výdajů vystavením doložky „předáno k platbě“. Je třeba specifikovat podklady, jež je k platbám nutno doložit, a stanovit pravidla pro zúčtování předběžného financování a průběžných plateb.
(38)
K tomu, aby nedocházelo k neodůvodněnému prodlení ve vyplácení prostředků příjemcům, by mělo být podrobně upraveno uplatňování lhůt pro operace potvrzení a platební operace s tím, že by přitom měla být zohledněna směrnice Evropského parlamentu a Rady 2011/7/EU ze dne 16. února 2011 o postupu proti opožděným platbám v obchodních transakcích (6).
(39)
V souvislosti s interním auditem je nutno stanovit postup jmenování auditora a zajistit jeho nezávislost na orgánu, který jej jmenoval a kterému musí auditor podávat zprávy o své činnosti. V zájmu transparentnosti vůči Evropskému parlamentu a Radě by měly být oba tyto orgány o jmenování interního auditora i o ukončení výkonu jeho funkce informovány.
(40)
Pravidla zadávání veřejných zakázek by měla vycházet ze směrnice 2004/18/ES. Je nutno vymezit jednotlivé druhy zadávacího řízení, použitelná opatření na propagaci a uveřejňování, podmínky, za nichž lze použít určitý druh řízení, a hlavní podmínky stávajících řízení, dále je nutno specifikovat kritéria pro výběr a zadávání veřejných zakázek, pravidla pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení a pro komunikaci s uchazeči a zájemci, a - zadává-li Komise zakázky na vlastní účet - též příslušné finanční limity a pravidla pro zjišťování předpokládané hodnoty zadávaných zakázek.
(41)
Účelem zadávání veřejných zakázek je zajistit dotyčným orgánům za nejlepších možných podmínek požadovaná plnění při zachování zásad rovného přístupu k veřejným zakázkám, transparentnosti a zákazu diskriminace. V zájmu transparentnosti, rovného zacházení se zájemci a uchazeči a plné odpovědnosti schvalujících osob za konečný výběr je nutno stanovit postup pro otevírání a hodnocení nabídek a žádostí o účast, od jmenování výboru až po vydání odůvodněného a podloženého rozhodnutí o zadání zakázky, které v posledním stupni přijímá veřejný zadavatel.
(42)
Vzhledem k získaným zkušenostem je nezbytné zavést nové zadávací řízení pro veřejné zakázky střední hodnoty. Za stejných podmínek jako v případě stávající „výzvy k projevení zájmu“ je nutné umožnit používání „seznamu prodejců“, neboť tento postup je pro potenciální uchazeče spojen s menší administrativní zátěží.
(43)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie během plnění veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost vyzvat subjekty, které při zadávání veřejných zakázek zajišťují splnění požadavků na finanční způsobilost, aby za plnění dané zakázky ručily společně.
(44)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie a zajištění kontroly nad plněním veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost požadovat po zhotoviteli, dodavateli nebo poskytovateli, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo on sám.
(45)
V zájmu dodržení nejvyšších profesních norem při plnění veřejné zakázky je nezbytné upravit možnost, aby byli odmítnuti uchazeči, kteří se nacházejí v potenciálním střetu zájmů.
(46)
Vzhledem k tomu, že již nejsou automaticky požadovány finanční záruky, je nutno určit kritéria, podle nichž je požadovat lze.
(47)
Měla by být upřesněna oblast působnosti hlavy týkající se grantů, zejména pokud jde o druhy akcí či subjektů obecného evropského zájmu, jež jsou k udělení grantu způsobilé, a pokud jde o druhy právních závazků, jež lze ke krytí grantů použít. V případě těchto právních závazků by měla být specifikována kritéria, podle nichž je volena dohoda, či rozhodnutí, dále jejich minimální obsah a možnost uzavřít dohodu o udělení zvláštního grantu nebo vydat rozhodnutí o udělení zvláštního grantu na bázi rámcových partnerství, tak aby bylo zajištěno rovné zacházení a aby nebyl omezován přístup k financování z prostředků Unie.
(48)
Do oblasti působnosti hlavy týkající se grantů by měla být též promítnuta skutečnost, že do finančního nařízení byla na straně jedné zapracována nová úprava cen a finančních nástrojů v podobě zvláštních hlav, a na straně druhé by měla tato oblast působnosti zohledňovat důležitá pravidla, jimiž se řídí granty a způsobilé náklady, vypuštění zásady postupného snižování grantů, použití zjednodušených forem grantů (jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování) a odstranění povinnosti předkládat záruky za předběžné financování.
(49)
V zájmu stability právního prostředí by pokrok při používání elektronické výměny informací a předkládání dokumentů elektronickou cestou, které představují významné zjednodušení, měl být doprovázen nastavením jednoznačných podmínek pro uznávání systémů, jež mají být používány.
(50)
Zásady neziskovosti a spolufinancování by měly být zrevidovány v souladu se zpřesněním a se zjednodušujícími opatřeními, která zavedlo finanční nařízení. V zájmu srozumitelnosti a přehlednosti je zejména nutno podrobně upravit druhy příjmů, jež jsou v souladu se zásadou neziskovosti zadržovány, a dále formy externího spolufinancování a věcných plnění.
(51)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, mělo by být umožněno přijímat a zveřejňovat víceleté pracovní programy vzhledem k přidané hodnotě, kterou mají pro žadatele, kteří díky nim mohou snáze předjímat výzvy k podávání návrhů a lépe se na ně připravovat. V této souvislosti by měly být zpřesněny podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování. V zájmu transparentnosti je nutno též uveřejňovat výzvy k podávání návrhů, s výjimkou naléhavých případů či případů, kdy může danou akci provést pouze jeden subjekt. U tohoto uveřejnění je nutno specifikovat jeho minimální obsah.
(52)
Vzhledem k tomu, že podmínky způsobilosti daně z přidané hodnoty (DPH), kterou hradí příjemci, vedou nezřídka k chybám a rozporům, je nutno zajistit, aby pojmy DPH, kterou nelze příjemci vrátit, a osob nepovinných k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 směrnice Rady 2006/112/ES ze dne 28. listopadu 2006 o společném systému daně z přidané hodnoty (7) byly chápány a uplatňovány jednotně, a to prostřednictvím úpravy činností, jež tyto pojmy zahrnují.
(53)
V zájmu transparentnosti, rovného zacházení s žadateli a posílení odpovědnosti schvalujících osob by mělo být upraveno řízení o udělení grantu, a to od žádosti o grant, o níž musí Komise předem poskytnout žadatelům určité minimální informace, až po vyhodnocení žádosti podle předem specifikovaných kritérií způsobilosti, výběru a udělení, po němž příslušná schvalující osoba přijme konečné a náležitě zdokumentované rozhodnutí. Je nutno podrobně upravit složení a úkoly výboru, jenž za vyhodnocování návrhů podle kritérií pro výběr a udělení odpovídá, jakož i možnost kontaktovat žadatele v průběhu grantového řízení nebo je vyzvat, aby své návrhy upravili. Tyto možnosti by měly náležitě zohledňovat požadavky na řádnou správu, které zavedlo finanční nařízení, a jejich součástí by měly být podmínky, za nichž lze návrhy upravit ještě před podpisem grantové dohody či před oznámením rozhodnutí o udělení grantu s tím, že by tyto podmínky měly současně zajišťovat rovné zacházení s žadateli a soulad se zásadou, podle níž iniciativu k provedení takových kroků vyvíjejí výlučně žadatelé.
(54)
S tím, jak finanční nařízení zjednodušilo a rozšířilo používání jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, měly by být definice těchto zjednodušených forem grantů zpřesněny. Zejména je nutno ozřejmit, že tyto formy grantů - stejně jako jiná libovolná forma grantu - mají sloužit k úhradě způsobilých nákladů, a je třeba uvést, že jejich výše by neměla být nutně stanovována předem, což je důležité zejména v případech, kdy je jejich výše určována na základě obvyklých postupů účtování nákladů u příjemce. Je zapotřebí rovněž zajistit stabilitu pravidel financování v rámci zvláštních programů. Pro tento účel by měla být zavedena možnost používat zjednodušené formy grantů po celou dobu trvání zvláštních programů. Pro statistické a metodické účely, jakož i pro účely prevence a odhalování podvodů je nezbytné mít přístup k obecným údajům z účetnictví příjemce, a to i v případech financování formou jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování. Tohoto ověřování by však nemělo být využíváno ke zpochybňování jednotkových hodnot jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, které již byly sjednány.
(55)
V souladu se zásadou řádného finančního řízení by měla Komise požadovat záruky: nejdříve ve fázi předkládání žádostí o grant (provedením finančních auditů v případě žádostí o větší částky), dále ve fázi vyplácení předběžného financování (vyžádáním jistoty předem, pokud je takové opatření odůvodněno vzhledem k rizikům, jež vyhodnotila schvalující osoba) a ve fázi průběžné platby či výplaty zůstatku (vyžádáním osvědčení, které vystaví auditor k žádostem o platbu s nejvyšším objemem a rizikovostí).
(56)
Měly by být zpřesněny podmínky a postupy pozastavování a snižování grantů, tak aby byly lépe vymezeny důvody těchto opatření, aby byly příjemcům poskytovány náležité informace a aby měli příjemci ve všech fázích možnost uplatnit své právo na obranu.
(57)
Řádná správa finančních prostředků Unie rovněž znamená, že i příjemci grantů Unie musí těchto grantů využívat hospodárně a efektivně. Zejména náklady na veřejné zakázky, jež příjemci zadávají pro účely provedení určité akce, by měly být způsobilé za předpokladu, že jsou tyto zakázky na provedení akce zadány uchazeči, který podal ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
(58)
Vzhledem k tomu, že finanční nařízení uvolňuje omezení pro poskytování finanční podpory třetím osobám, je nutno upravit minimální ustanovení, která je nutno sjednat v grantové dohodě nebo zapracovat do rozhodnutí o udělení grantu, tak aby byl zřetelně odlišen případ, kdy příjemce poskytuje finanční podporu třetím osobám, od případu, kdy je plnění rozpočtu svěřeno pověřenému subjektu v rámci nepřímého řízení.
(59)
Pravomoc uložit příjemcům grantu sankci by měla být sladěna s pravomocí, která je svěřována v kontextu zadávání veřejných zakázek, a to vzhledem k tomu, že mají tyto pravomoci touž povahu a měly by podléhat týmž pravidlům, pokud jde o účelnost a proporcionalitu.
(60)
Při udělování cen by měly být dodržovány zásady transparentnosti a rovného zacházení stejným způsobem jako v případě grantů. V této souvislosti by měly být - při zohlednění odpovídajících požadavků na granty - stanoveny též minimální požadavky na pracovní programy a soutěže o návrh. Zejména by měly být specifikovány podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování, dále minimální obsah pravidel soutěže o návrh, zejména podmínky pro vyplacení ceny vítězům v případě udělení ceny, jakož i příslušné způsoby uveřejnění.
(61)
Pro účely transparentnosti a rovného zacházení je mj. zapotřebí jednoznačně vymezit postup udělování cen, od podání příspěvků až po vyrozumění účastníků a oznámení vítězi. S cílem zajistit kompetentnost a nestrannost při posuzování příspěvků by v rámci tohoto postupu měla příspěvky vyhodnocovat odborná komise, kterou jmenuje příslušná schvalující osoba, s tím, že se toto hodnocení řídí kritérii pro udělení ceny, jež jsou vyhlášena spolu s pravidly soutěže o návrh. Na základě doporučení těchto odborníků by měla konečné rozhodnutí o udělení ceny přijmout příslušná schvalující osoba, neboť odpovědnost za plnění rozpočtu nese vždy Komise.
(62)
V zájmu harmonizovaného používání jednotlivých finančních nástrojů v rámci Komise by měl být obecný rámec upravený v hlavě VIII finančního nařízení doplněn o podrobnou úpravu řízení finančních nástrojů, včetně ustanovení o výběru pověřených subjektů, obsahu pověřovacích dohod, o nákladech a poplatcích spojených s řízením těchto nástrojů a o svěřeneckých účtech.
(63)
Zejména pro výjimečné případy, kdy budou finanční nástroje řízeny přímo, a to buď prostřednictvím účelových investičních jednotek, nebo jiných realizačních mechanismů, by měla být vymezena pravidla, podle nichž budou vybíráni finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci, s cílem zajistit, aby byly finanční prostředky Unie vynakládány efektivně.
(64)
Je nezbytné určit podmínky využívání finančních nástrojů, včetně jejich účinku v podobě aktivace mimorozpočtových zdrojů a monitorovacího rámce. Nezbytné je též zajistit, aby byly finanční nástroje používány na základě důkladného vyhodnocení ex ante, které Komisi umožní tyto nástroje koncipovat tak, aby reagovaly na selhání trhu a nepříznivé investiční situace.
(65)
Pokud jde o účetnictví a předkládání účetní závěrky, jsou v účetních pravidlech Unie definovány obecně uznávané účetní zásady, na nichž musí být založeny finanční výkazy. Za účelem řádné prezentace, úplnosti a přesnosti informací tato účetní pravidla též specifikují podmínky pro účetní zaznamenávání transakcí a pravidla pro oceňování aktiv a pasiv a pro tvorbu rezerv.
(66)
V souvislosti s účetnictvím by mělo být upřesněno, že účetní jednotlivých orgánů musí zdokumentovat členění účtů i účetní postupy svého orgánu a určit podmínky, jež musí splňovat počítačové účetní systémy, tak aby byl zejména zabezpečen přístup k těmto systémům a zajištěna auditní stopa v případě jejich změny.
(67)
Pokud jde o vedení účetnictví, je nezbytné upřesnit zásady vedení účetních knih, předvahy, pravidelného odsouhlasování zůstatků této předvahy a inventárních soupisů a definovat prvky účtové osnovy, kterou stanoví účetní Komise. Měla by být stanovena pravidla pro zaznamenávání operací, zejména podvojná metoda, pravidla přepočtu operací, které nejsou vyjádřeny v eurech, a podklady účetních zápisů. Upřesněn by měl být též obsah účetních záznamů.
(68)
V zájmu efektivní správy aktiv je třeba stanovit pravidla pro inventární soupisy majetku a vyjasnit odpovědnost účetních a schvalujících osob v této oblasti, jakož i pravidla pro další prodej majetku zapsaného v inventárním soupisu.
(69)
V souvislosti s vnějšími akcemi by mělo toto nařízení v souladu s finančním nařízením upravovat výjimky, jež odrážejí odlišné fungování této oblasti, především pokud jde o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů, a to zejména proto, že tyto postupy provádějí orgány třetích zemí, jež od Unie získávají finanční podporu. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, měly by být odlišně upraveny především druhy řízení a finanční limity, při jejichž dosažení se tato řízení použijí. Pokud jde o granty, měla by být pro určité případy zavedena možnost jejich financování v plném rozsahu, a to zejména s ohledem na sníženou schopnost spolufinancování daných příjemců.
(70)
Je nutno podrobně upravit využívání rozpočtové podpory a specifikovat jednak podmínky tohoto využití, jednak povinnost partnerského subjektu předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, podle nichž lze posoudit, jsou-li tyto podmínky splněny.
(71)
Pokud jde o svěřenecké fondy Unie, je nutno specifikovat zásady, jimiž se budou řídit příspěvky Unie a dalších dárců do těchto fondů, stanovit pravidla, jimiž se bude řídit účetnictví a výkaznictví těchto fondů, zejména pokud jde o úroky naběhlé na bankovním účtu fondu, dále je nutno ozřejmit odpovědnost účastníků finančních operací a správní rady fondu a vymezit povinnosti spojené s externím auditem. Je též nutno zajistit, aby byli zúčastnění dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem a aby bylo využití finančních prostředků fondu podmíněno kladným hlasováním Komise.
(72)
V zájmu zjednodušení zadávacích řízení v případě vnějších akcí byly pozměněny některé finanční limity s tím, že byly přidány a přizpůsobeny jiné finanční limity a řídicí postupy převzaté ze společných ustanovení.
(73)
Pokud jde o granty, měly by být v souladu s finančním nařízením zjednodušeny podmínky, za nichž se lze odchýlit od zásady spolufinancování.
(74)
K zajištění řádné správy prostředků Unie je dále nezbytné upřesnit předchozí podmínky a pravidla, jež budou obsahovat dohody v případech, kdy bude správa prostředků decentralizována nebo kdy budou používány zálohové účty.
(75)
Je vhodné definovat evropské úřady a vymezit zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace a ustanovení, která zmocňují účetního Komise přenést některé ze svých úkolů na zaměstnance těchto úřadů. Je rovněž třeba upravit vedení bankovních účtů, k jejichž zřízení jménem Komise mohou být evropské úřady zmocněny.
(76)
Obdobně jako v případě zveřejňování údajů o příjemcích finančních prostředků Unie by měl být zveřejněn jednak seznam odborníků uvedených v článku 204 finančního nařízení, kteří jsou vybíráni na základě výzvy k projevení zájmu, jednak náplň práce těchto odborníků. Zveřejněna by měla být též jejich odměna, pokud překročí 15 000 EUR.
(77)
Měl by být doplněn nový postup zavedený článkem 203 finančního nařízení, zejména pokud jde o druh nákladů, jež mají být zahrnovány do finančních limitů zavedených v tomto článku. Vzhledem ke specifičnosti projektů v oblasti nemovitostí při delegacích Unie, zejména v naléhavých případech, je nutno tento druh projektů podrobně upravit. V případě obytných budov, zejména při delegacích, jež mají být najaty nebo zakoupeny během krátkého období, je vhodné stanovit, že se na ně nevztahuje postup podle článku 203 finančního nařízení. Postup podle článku 203 finančního nařízení by se neměl vztahovat ani na bezúplatné získání pozemku či na koupi pozemku za symbolickou cenu, neboť taková transakce nezatěžuje rozpočet.
(78)
V zájmu provázanosti s ustanoveními finančního nařízení je nutno stanovit přechodná ustanovení. V zájmu provázanosti s odvětvovým právním základem je vhodné odložit použitelnost ustanovení o způsobech řízení a o finančních nástrojích do 1. ledna 2014,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
ČÁST PRVNÍ
SPOLEČNÁ USTANOVENÍ
HLAVA I
PŘEDMĚT ÚPRAVY
Článek 1
Předmět úpravy
Toto nařízení stanoví prováděcí pravidla k nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“).
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 2
Účtování úroků z plateb předběžného financování
(Čl. 8 odst. 4 finančního nařízení)
V případech, kdy úroky náleží uhradit do rozpočtu, stanoví dohoda uzavřená se subjekty či osobami, jež jsou vyjmenovány v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodech ii) až viii) finančního nařízení, že je předběžné financování vypláceno na bankovní účty či podúčty, které umožňují identifikovat finanční prostředky a související úroky. Není-li tomu tak, musí identifikaci finančních prostředků, jež Unie vyplatila, a úroků nebo jiných plnění plynoucích z těchto finančních prostředků umožňovat účetní metody příjemců nebo zprostředkovatelů.
Ustanoveními tohoto nařízení, jejichž předmětem jsou úroky z předběžného financování, není dotčeno vykazování předběžného financování na straně aktiv finančních výkazů v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 3
Prostředky na daný rozpočtový rok
(Čl. 11 odst. 3 finančního nařízení)
Prostředky na závazky a prostředky na platby schválené na daný rozpočtový rok sestávají z:
a)
prostředků uvedených v rozpočtu včetně opravných rozpočtů;
b)
přenesených prostředků;
c)
prostředků daných znovu k dispozici podle článků 178 a 182 finančního nařízení;
d)
prostředků plynoucích z plateb předběžného financování, jež byly vráceny v souladu s čl. 177 odst. 3 finančního nařízení;
e)
prostředků poskytnutých po přijetí účelově vázaných příjmů v průběhu rozpočtového roku nebo předchozích rozpočtových let, jež dosud nebyly použity.
Článek 4
Zrušení a přenos prostředků
(Čl. 13 odst. 2 finančního nařízení)
1. Prostředky na závazky a nerozlišené prostředky týkající se projektů v oblasti nemovitostí uvedené v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení lze přenést pouze tehdy, pokud přidělení na závazek nemohlo proběhnout do 31. prosince rozpočtového roku z důvodů, které nelze přičítat schvalující osobě, a pokud přípravné etapy již pokročily tak, že lze předpokládat, že k přidělení na závazek dojde do 31. března následujícího roku nebo - v případě projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince.
2. Přípravnými etapami uvedenými v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které mají být dokončeny do 31. prosince rozpočtového roku, tak aby bylo možno prostředky přenést do následujícího rozpočtového roku, jsou zejména:
a)
u souhrnných závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení přijetí rozhodnutí o financování nebo ukončení konzultací příslušných útvarů orgánu ohledně přijetí tohoto rozhodnutí k uvedenému dni;
b)
u individuálních závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení završení výběru potenciálních zhotovitelů, dodavatelů, poskytovatelů, příjemců, vítězů soutěží o ceny nebo pověřených osob.
3. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které nejsou přiděleny na závazek do 31. března následujícího rozpočtového roku nebo - v případě částek na projekty v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku, se automaticky ruší.
O zrušení prostředků v souladu s prvním pododstavcem Komise informuje Evropský parlament a Radu do jednoho měsíce.
4. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. b) finančního nařízení mohou být použity do 31. prosince následujícího rozpočtového roku.
5. Účetnictví musí umožňovat identifikaci prostředků přenesených v souladu s odstavci 1 až 4.
KAPITOLA 3
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 5
Přepočítací kurz eura a ostatních měn
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení vyplývající z používání zvláštních odvětvových pravidel, schvalující osoba provádí přepočet eura na jinou měnu podle denních směnných kurzů eura zveřejněných v řadě C Úředního věstníku Evropské unie.
V případě, že přepočet eura na jinou měnu provádí zhotovitel, dodavatel, poskytovatel nebo příjemce, použijí se zvláštní ustanovení o přepočtu uvedená ve smlouvě na veřejnou zakázku, v grantové dohodě či v dohodě o financování.
2. Aby neměly měnové přepočty významný dopad na výši spolufinancování z prostředků Unie ani nežádoucí dopad na rozpočet Unie, zvláštní ustanovení uvedená v odstavci 1 případně určí, že se přepočítací kurz eura a jiné měny vypočte za pomoci průměrného denního směnného kurzu platného v daném období.
3. Není-li denní směnný kurz eura pro danou měnu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněn, použije příslušná schvalující osoba účetní kurz uvedený v odstavci 4.
4. Pro účely účetnictví uvedené v článcích 151 až 156 finančního nařízení a s výhradou článku 240 tohoto nařízení se přepočet eura na jinou měnu uskutečňuje pomocí měsíčního účetního kurzu eura. Tento účetní směnný kurz stanoví účetní Komise s pomocí veškerých zdrojů informací, jež považuje za spolehlivé, na základě směnného kurzu předposledního pracovního dne měsíce předcházejícího měsíci, pro nějž je kurz stanovován.
5. Výsledky měnových operací uvedených v odstavci 4 tohoto článku jsou v účetnictví příslušného orgánu vykazovány v samostatné položce.
První pododstavec tohoto odstavce se přiměřeně použije na subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení.
Článek 6
Kurz použitelný pro přepočet eura na ostatní měny
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z používání odvětvových pravidel nebo ze smluv na zvláštní veřejné zakázky, z grantových dohod, rozhodnutí o udělení grantu či z finančních dohod, použije se pro přepočet eura na jinou měnu v případech, kdy přepočet provádí příslušná schvalující osoba, kurz dne, kdy schvalující útvar vystavil platební nebo inkasní příkaz.
2. V případě zálohových účtů vedených v eurech se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz platný v den, kdy banka provedla platbu.
3. V případě zúčtování zálohových účtů vedených v národních měnách podle článku 19 finančního nařízení se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz měsíce, v němž byl uskutečněn výdaj ze zálohového účtu.
4. V případě náhrady paušálních výdajů nebo výdajů plynoucích ze služebního řádu úředníků Evropské unie a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie (dále jen „služební řád“), která má stanovenu horní hranici a která se proplácí v jiné měně než euru, se použije kurz platný v době, kdy vznikne nárok na náhradu.
KAPITOLA 4
Zásada univerzálnosti
Článek 7
Zaznamenávání účelově vázaných příjmů a poskytování odpovídajících prostředků
(Článek 21 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčeny články 9 a 10, jsou účelově vázané příjmy zaznamenávány do rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů v oddílu jednotlivých orgánů do rozpočtové položky vytvořené pro tento účel;
b)
ve výkazu výdajů jsou v poznámkách k rozpočtu - včetně obecných poznámek - uvedeny položky, do nichž lze zapsat poskytované prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům.
V případě uvedeném v prvním pododstavci písm. a) se použije označení „pro memoria“ a odhadované příjmy jsou pro informaci uvedeny v poznámkách.
2. Jakmile orgán účelově vázané příjmy obdrží, jsou jim odpovídající prostředky automaticky poskytovány jako prostředky na závazky i prostředky na platby, s výjimkou těchto případů:
a)
v případech podle čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení;
b)
v případě podle čl. 21 odst. 2 písm. b) finančního nařízení u členských států, v jejichž případě je dohoda o poskytnutí příspěvku vyjádřena v eurech.
V případě podle prvního pododstavce písm. b) lze prostředky na závazky poskytnout poté, co členský stát podepíše dohodu o poskytnutí příspěvku.
Článek 8
Příspěvky členských států na výzkumné programy
(Čl. 21 odst. 2 písm. a) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států na financování některých doplňkových výzkumných programů stanovené v článku 5 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1150/2000 (8) jsou hrazeny takto:
a)
sedm dvanáctin částky zapsané v rozpočtu nejpozději do 31. ledna běžného rozpočtového roku;
b)
zbývajících pět dvanáctin do 15. července běžného rozpočtového roku.
2. Pokud není rozpočet s konečnou platností přijat před začátkem rozpočtového roku, jsou příspěvky uvedené v odstavci 1 určeny částkou, jež je zapsána v rozpočtu na předchozí rozpočtový rok.
3. Všechny příspěvky nebo dodatečné platby členských států do rozpočtu musí být připsány na účet či účty Komise do 30 kalendářních dní po výzvě k zaplacení prostředků.
4. Uskutečněné platby jsou připisovány na účet stanovený v nařízení (ES, Euratom) č. 1150/2000 a vztahují se na ně podmínky stanovené v uvedeném nařízení.
Článek 9
Účelově vázané příjmy vyplývající z účasti zemí ESVO na některých programech Unie
(Čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států Evropského sdružení volného obchodu (dále jen „státy ESVO“) na některé programy Unie se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů je vytvořena rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž se zaznamenává celková výše příspěvků států ESVO za uvedený rozpočtový rok;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
v poznámkách k jednotlivým rozpočtovým položkám, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní, se výše předpokládané účasti uvádí „pro informaci“,
ii)
v příloze, která je nedílnou součástí rozpočtu, se uvádějí veškeré rozpočtové položky, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) je předpokládaná částka uvedena v rozpočtových poznámkách,
Příloha uvedená v prvním pododstavci písm. b) bodu ii) představuje a doplňuje strukturu, jež slouží jednak zaznamenávání prostředků odpovídajících příspěvkům podle odstavce 2, jednak plnění souvisejících výdajů.
2. Podle článku 82 Dohody o Evropském hospodářském prostoru (dále jen „Dohoda o EHP“) jsou částky ročních příspěvků států ESVO, které Komisi potvrdil Smíšený výbor Evropského hospodářského výboru v souladu s čl. 1 odst. 5 protokolu 32 připojeného k Dohodě o EHP, zapsány hned od počátku rozpočtového roku v plné výši jako odpovídající prostředky na závazky a prostředky na platby.
3. Jsou-li do rozpočtových položek, na něž přispívají státy ESVO, přidány v průběhu rozpočtového roku dodatečné prostředky, aniž by byly státy ESVO schopny v průběhu uvedeného rozpočtového roku upravit náležitým způsobem výši svých příspěvků, aby dodržely „činitel úměrnosti“ uvedený v článku 82 Dohody o EHP, může Komise na přechodnou dobu a výjimečně využít svých hotovostních zdrojů k předfinancování podílu států ESVO. Po tomto poskytnutí dodatečných prostředků vyzve Komise co nejdříve státy ESVO, aby odpovídající příspěvky uhradily. Komise o těchto rozhodnutích každoročně informuje Evropský parlament a Radu.
Toto předfinancování je vypořádáno co nejdříve v rámci rozpočtu na následující rozpočtový rok.
4. Finanční příspěvky států ESVO jsou v souladu s čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení vnějšími účelově vázanými příjmy. Účetní přijme vhodná opatření, aby použití příjmů, jež z těchto příspěvků plynou, a jim odpovídajících prostředků bylo sledováno odděleně.
Stav plnění příjmů a výdajů, jež účasti států ESVO odpovídají, uvádí Komise ve zprávě podle čl. 150 odst. 2 finančního nařízení odděleně.
Článek 10
Výnosy ze sankcí uložených členským státům s nadměrným schodkem
(Čl. 21 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Výnosy ze sankcí uvedených v oddílu 4 nařízení Rady (ES) č. 1467/97 (9) se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů se vytvoří rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž jsou zaúčtovávány úroky z těchto částek;
b)
zároveň, a aniž je dotčen článek 77 finančního nařízení, jsou na základě zápisu těchto částek ve výkazu příjmů vykázány prostředky na závazky a prostředky na platby ve výkazu výdajů.
Prostředky uvedené v prvním pododstavci písm. b) jsou čerpány v souladu s článkem 20 finančního nařízení.
Článek 11
Náklady vzniklé přijetím darovaných částek ve prospěch Unie
(Článek 22 finančního nařízení)
Pro účely schválení Evropským parlamentem a Radou podle čl. 22 odst. 2 finančního nařízení Komise odhadne a řádně odůvodní finanční náklady, včetně navazujících nákladů, spojené s přijetím darovaných částek určených Unii.
Článek 12
Účty pro vrácené daně
(Čl. 23 odst. 3 finančního nařízení)
Daně, které Unie hradí podle čl. 23 odst. 2 a čl. 23 odst. 3 písm. a) finančního nařízení, jsou zapsány na prozatímním účtu až do doby, kdy je dotyčné státy vrátí.
KAPITOLA 5
Zásada specifikace
Článek 13
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňují orgány s výjimkou Komise
(Článek 25 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v článku 25 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může dotčený orgán převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 14
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňuje Komise
(Článek 26 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v čl. 26 odst. 1 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky či v její prospěch, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může Komise převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 15
Správní výdaje
(Článek 26 finančního nařízení)
Výdaje uvedené v čl. 26 odst. 1 prvním pododstavci písm. b) finančního nařízení pokrývají v případě všech oblastí politiky body uvedené v článku 44 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 16
Odůvodnění žádostí o převod prostředků
(Články 25 a 25 finančního nařízení)
K návrhům na převody a veškerým informacím pro Evropský parlament a Radu o převodech podle článků 25 a 26 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí čerpání prostředků a odhady potřeb až do konce rozpočtového roku, a to jak v případě rozpočtových položek, v jejichž prospěch má být převod uskutečněn, tak v případě položek, k jejichž tíži má být převod uskutečněn.
Článek 17
Odůvodnění žádostí o převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech
(Článek 29 finančního nařízení)
K návrhům na převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech uvedené v článku 29 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí:
a)
v případě rozpočtové položky, do níž mají být prostředky převedeny: co nejaktuálnější informace o čerpání prostředků a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku;
b)
v případě všech rozpočtových položek, jež se týkají vnější činnosti: čerpání prostředků až do konce měsíce, jenž předchází měsíci podání žádosti o převod, a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku spolu se srovnáním oproti původnímu odhadu;
c)
rozbor možností k přerozdělení prostředků.
KAPITOLA 6
Zásada řádného finančního řízení
Článek 18
Hodnocení
(Článek 30 finančního nařízení)
1. Všechny návrhy na programy nebo činnosti, jež znamenají výdaje k tíži rozpočtu, jsou předmětem hodnocení ex ante, které musí zkoumat:
a)
potřebu, jež má být uspokojena v krátkodobém či dlouhodobém horizontu;
b)
přidanou hodnotu zásahu Unie;
c)
cíle politiky a řízení, jichž má být dosaženo a k nimž patří opatření nezbytná k ochraně finančních zájmů Unie na poli prevence, odhalování, vyšetřování a nápravy podvodů, jakož i postihů za podvody;
d)
možné varianty postupů, včetně rizik s nimi souvisejících;
e)
očekávané výsledky a dopady, zejména v rovině ekonomické, sociální a environmentální, a dále ukazatele a způsob vyhodnocování pro účely jejich měření;
f)
nejvhodnější metodu realizace prioritní varianty/variant;
g)
vnitřní provázanost navrhovaného programu nebo činnosti a jejich návaznost na ostatní příslušné nástroje;
h)
objem prostředků, lidských zdrojů a ostatních správních výdajů, jež mají být přiděleny v souladu se zásadou efektivnosti nákladů;
i)
poučení vyplývající z podobných zkušeností v minulosti.
2. Návrh uvádí opatření ke sledování, podávání zpráv a hodnocení a přihlíží ke kompetencím příslušných úrovní správy, jež se provádění navrhovaného programu nebo činnosti účastní.
3. Všechny programy nebo činnosti, včetně pilotních projektů a přípravných akcí, na něž jsou uvolněny zdroje v objemu nad 5 000 000 EUR, jsou předmětem hodnocení přidělených lidských a finančních zdrojů a dosažených výsledků, které probíhá průběžně a/nebo ex post s cílem ověřit, zda jsou v souladu se stanovenými cíli, a to následovně:
a)
výsledky dosahované při provádění víceletého programu jsou pravidelně hodnoceny podle časového rozvrhu, který umožňuje vzít výsledky tohoto hodnocení v úvahu při rozhodování o obnově, změně nebo přerušení programu;
b)
výsledky činností, o jejichž financování je rozhodováno v ročním cyklu, jsou vyhodnocovány alespoň jednou za šest let.
Povinnost uvedená v prvním pododstavci písm. a) a b) se nepoužije na jednotlivé projekty a akce prováděné v rámci takových činností, u nichž lze tuto povinnost splnit tím, že konečnou zprávu zašlou subjekty, které akci provedly.
4. Hodnocení podle odstavce 1 a 3 musí být úměrné uvolněným zdrojům a dopadu dotčeného programu nebo činnosti.
Článek 19
Finanční výkaz
(Článek 31 finančního nařízení)
Finanční výkaz uvádí finanční a ekonomické údaje, na jejichž základě může legislativní orgán vyhodnotit nezbytnost zásahu Unie. Uvádí příslušné informace o souladu s dalšími činnostmi Unie a případné synergii.
V případě víceletých akcí obsahuje finanční výkaz předběžný plán ročních potřeb prostředků a pracovních míst, včetně míst externích zaměstnanců, a hodnocení jejich střednědobého finančního dopadu.
KAPITOLA 7
Zásada transparentnosti
Článek 20
Předběžné zveřejnění rozpočtu
(Článek 34 finančního nařízení)
Co nejdříve poté, co je rozpočet přijat s konečnou platností, a nejpozději čtyři týdny po tomto termínu jsou před oficiálním vyhlášením rozpočtu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněny z podnětu Komise podrobné číselné údaje ve všech jazycích na internetových stránkách orgánů.
Článek 21
Zveřejňování informací o hodnotě a příjemcích finančních prostředků Unie
(Článek 35 finančního nařízení)
1. Informace o příjemcích finančních prostředků Unie, jež byly poskytnuty v rámci přímého řízení, se zveřejňují na internetové stránce orgánů Unie do 30. června roku následujícího po rozpočtovém roce, v němž byly finanční prostředky poskytnuty.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
2. Nestanoví-li toto nařízení a odvětvová pravidla jinak, zveřejňují se s přihlédnutím ke kritériím v čl. 35 odst. 3 finančního nařízení následující informace:
a)
jméno příjemce;
b)
lokalita příjemce;
c)
poskytnutá částka;
d)
povaha a účel opatření.
Pojem „lokalita“ pro účely písm. b) znamená:
i)
adresu příjemce, je-li příjemcem právnická osoba,
ii)
region na úrovni NUTS 2, je-li příjemcem fyzická osoba.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, je nutno zveřejněné informace odstranit dva roky od konce rozpočtového roku, v němž byly finanční prostředky poskytnuty. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
3. Informace podle odstavce 2 jsou zveřejňovány pouze v případě cen, grantů a veřejných zakázek, jež byly uděleny, resp. zadány na základě soutěže o návrh, řízení o udělení grantu či zadávacího řízení. Tyto informace se nezveřejňují v případě:
a)
stipendií udělených fyzickým osobám a další přímé podpory vyplacené nejpotřebnějším fyzickým osobám podle čl. 125 odst. 4 písm. c) finančního nařízení;
b)
veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje částky podle čl. 137 odst. 2 tohoto nařízení.
4. Od zveřejnění informací je upuštěno v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy příjemců.
Článek 22
Odkaz na zveřejněné informace o příjemcích finančních prostředků Unie poskytnutých v rámci nepřímého řízení
(Článek 35 finančního nařízení)
Je-li správa finančních prostředků Unie svěřena orgánům a subjektům uvedeným v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, musí pověřovací dohody stanovit, aby tyto pověřené orgány a subjekty zveřejnily informace uvedené v čl. 21 odst. 2 a 3 ve standardní úpravě na svých internetových stránkách.
Internetová stránka orgánů Unie musí obsahovat alespoň odkaz na internetovou adresu, kde lze tyto informace nalézt, nejsou-li tyto informace zveřejněny přímo na vyhrazeném místě na internetových stránkách orgánů Unie.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
Na zveřejnění informací podle prvního pododstavce tohoto článku se použije čl. 21 odst. 2 až 4.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
Článek 23
Finanční plán
(Článek 38 finančního nařízení)
Finanční plán podle článku 38 finančního nařízení je členěn podle kategorií výdajů, oblastí politiky a rozpočtových položek. Úplný finanční plán uvádí všechny výdajové kategorie s výjimkou zemědělství, politiky soudržnosti a administrativy, k nimž jsou uváděny pouze souhrnné údaje.
Článek 24
Návrh opravného rozpočtu
(Čl. 41 odst. 1 finančního nařízení)
K návrhu opravného rozpočtu je připojeno odůvodnění a informace k plnění rozpočtu za předchozí a běžný rozpočtový rok, jež jsou v okamžiku sestavování návrhu k dispozici.
Článek 25
Rozpočtová nomenklatura
(Článek 44 finančního nařízení)
Rozpočtová nomenklatura musí být v souladu se zásadami specifikace, transparentnosti a řádného finančního řízení. Musí zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro účely rozpočtového procesu, snadnou identifikaci hlavních cílů zakotvených v příslušném právním základu a umožňovat výběr z politických priorit a efektivní a účelné plnění rozpočtu.
Článek 26
Výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod v) finančního nařízení)
Pro účely sestavení rozpočtu se výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny, určují takto:
a)
v případě závazků: závazky zaznamenané v účetnictví v průběhu rozpočtového roku k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3;
b)
v případě plateb: platby uskutečněné v průběhu rozpočtového roku, tj. platby, k nimž byl bance předán platební příkaz, k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3.
Článek 27
Poznámky k rozpočtu
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod vi) finančního nařízení)
Poznámky k rozpočtu obsahují zejména:
a)
odkazy na základní právní akt, pokud byl základní právní akt přijat;
b)
náležité vysvětlení k povaze a účelu prostředků.
Článek 28
Plán pracovních míst
(Čl. 49 odst. 1 písm. c) bod i) finančního nařízení)
Pracovní místa Zásobovací agentury jsou uváděna v plánu pracovních míst Komise odděleně.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 29
Informace o předávání osobních údajů pro účely auditu
(Článek 53 finančního nařízení)
Při výzvě učiněné v souvislosti s granty, veřejnými zakázkami nebo cenami, jež jsou prováděny v rámci přímého řízení, musí být potenciální příjemci, zájemci, uchazeči a účastníci v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (10) vyrozuměni o tom, že pro účely ochrany finančních zájmů Unie mohou být jejich osobní údaje předány útvarům interního auditu, Evropskému účetnímu dvoru, komisi pro řešení finančních nesrovnalostí nebo Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (dále jen „úřad OLAF“) nebo že si mohou tyto údaje předat schvalující osoby při Komisi a výkonné agentury.
Článek 30
Přípravná opatření v oblasti společné zahraniční a bezpečnostní politiky
(Čl. 54 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Financování opatření, jež Rada schválí k přípravě operací Unie v rámci řešení krizí podle hlavy V Smlouvy o Evropské unii, zahrnuje doplňkové náklady přímo vyplývající ze skutečnosti, že je v prostoru operace nasazena konkrétní mise nebo tým, jejichž členové pocházejí mimo jiné z řad personálu orgánů Unie; tyto náklady zahrnují též pojištění pro případ zvýšeného rizika, náklady na cestování a ubytování a denní diety.
Článek 31
Zvláštní pravomoci Komise vyplývající ze Smluv
(Čl. 54 odst. 2 písm. d) finančního nařízení)
1. Články Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 154 (sociální dialog);
b)
článek 156 (průzkumy, stanoviska a porady v sociální oblasti);
c)
články 159 a 161 (zprávy o zvláštních problémech týkajících se sociální situace);
d)
ustanovení čl. 168 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti veřejného zdraví);
e)
ustanovení čl. 171 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti transevropských sítí);
f)
ustanovení čl. 173 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti průmyslu);
g)
ustanovení čl. 175 druhého pododstavce (zpráva o pokroku dosaženém při upevňování hospodářské, sociální a územní soudržnosti);
h)
ustanovení čl. 181 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
i)
článek 190 (zpráva o činnostech v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
j)
ustanovení čl. 210 odst. 2 (podněty na podporu koordinace politik v oblasti rozvojové spolupráce);
k)
ustanovení čl. 214 odst. 6 (podněty na podporu koordinace akcí humanitární pomoci).
2. Články Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen „Smlouva o Euratomu“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 70 (finanční příspěvek v mezích rozpočtu na programy průzkumu nerostných ložisek na územích členských států);
b)
články 77 až 85.
3. Seznamy uvedené v odstavci 1 a 2 mohou být při předložení návrhu rozpočtu doplněny s tím, že je nutno uvést odpovídající články a částky.
Článek 32
Jednání, jež mohou představovat střet zájmů, a postup
(Článek 57 finančního nařízení)
1. Jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů ve smyslu čl. 57 odst. 2 finančního nařízení, může mít - aniž je dotčeno jeho posouzení jakožto protiprávního jednání podle článku 141 - mimo jiné tyto formy:
a)
poskytnutí sobě nebo jinému neoprávněných přímých nebo nepřímých výhod;
b)
odmítnutí poskytnout příjemci práva nebo výhody, na něž má nárok;
c)
nepřípustná nebo zneužívající jednání nebo opomenutí uskutečnit nezbytná jednání.
Další jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů, je takové jednání, jež může narušit nestranný a objektivní výkon povinností určité osoby, např. členství v hodnotícím výboru v zadávacím řízení nebo v řízení o udělení grantu, může-li tato osoba získat z výsledku těchto řízení přímou či nepřímou finanční výhodu.
2. Za střet zájmů se považuje situace, kdy je žadatel, zájemce nebo uchazeč zaměstnancem, na nějž se vztahuje služební řád, ledaže jeho účast v řízení předem schválí jeho nadřízený.
3. V případě střetu zájmů přijme pověřená schvalující osoba náležitá opatření k eliminaci nežádoucího vlivu dotčené osoby na daný postup či řízení.
KAPITOLA 2
Způsoby plnění rozpočtu
Oddíl 1
Obecná ustanovení
Článek 33
Způsoby řízení
(Článek 58 finančního nařízení)
V účetním systému Komise jsou zaznamenány jednotlivé způsoby řízení a v jejich rámci též kategorie subjektů či osob, jež jsou uvedeny v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení a jimž jsou v souvislosti s plněním rozpočtu svěřeny určité úkoly.
Pokud jde o přímé řízení Komisí podle čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení, účetní systém rozlišuje, zdali toto řízení probíhá prostřednictvím:
a)
útvarů Komise;
b)
výkonných agentur;
c)
vedoucích delegací EU;
d)
svěřeneckých fondů uvedených v článku 187 finančního nařízení.
Oddíl 2
Přímé řízení
Článek 34
Přímé řízení
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení)
Plní-li Komise rozpočet přímo ve svých úvarech, vykonávají úkoly související s plněním rozpočtu účastníci finančních operací ve smyslu článků 64 až 75 finančního nařízení v souladu s podmínkami tohoto nařízení.
Článek 35
Výkon pravomocí svěřených výkonným agenturám
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) a článek 62 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o svěření pravomocí výkonným agenturám zmocňuje tyto agentury jakožto pověřené schvalující osoby k tomu, aby čerpaly prostředky na program Unie, jehož řízením byly pověřeny.
2. Pověřovací akt Komise obsahuje přinejmenším ustanovení podle čl. 40 písm. a) až d) a h). Jménem dotyčné výkonné agentury musí k tomuto aktu vydat formální písemný souhlas její ředitel.
Článek 36
Soulad s pravidly pro zadávání veřejných zakázek
(Článek 63 finančního nařízení)
Svěří-li Komise úkoly soukromým subjektům podle čl. 63 odst. 2 finančního nařízení, uzavře smlouvu v souladu s částí první hlavou V a s částí druhou hlavou IV kapitolou III finančního nařízení.
Oddíl 3
Sdílené řízení s členskými státy
Článek 37
Zvláštní ustanovení o sdíleném řízení s členskými státy, opatření na podporu šíření osvědčených postupů
(Článek 59 finančního nařízení)
Komise sestaví rejstřík subjektů, které jsou podle odvětvových pravidel odpovědné za řízení, osvědčování a audit.
S cílem podpořit osvědčené postupy při využívání prostředků ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova, Evropského zemědělského záručního fondu a Evropského rybářského fondu může dát Komise subjektům odpovědným za řízení a kontrolu pro informaci k dispozici metodické pokyny, jež stanoví její vlastní kontrolní strategii a přístup, včetně kontrolních seznamů a příkladů osvědčené praxe. Tyto pokyny jsou podle potřeby aktualizovány.
Oddíl 4
Nepřímé řízení
Článek 38
Rovnocennost systémů, pravidel a postupů v rámci nepřímého řízení
(Článek 60 finančního nařízení)
1. Komise může uznat pravidla a postupy zadávání veřejných zakázek za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásadu široké hospodářské soutěže uchazečů v zájmu získání ekonomicky nejvýhodnější nabídky a stanoví jednací řízení pouze u veřejných zakázek do určité přiměřené hodnoty nebo v řádně odůvodněných případech;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím náležitého uveřejňování ex ante, zejména v případě zadávacích řízení, a náležitého zveřejňování zhotovitelů, dodavatelů nebo poskytovatelů ex post;
c)
zajišťují rovné zacházení, proporcionalitu a zákaz diskriminace;
d)
po celou dobu zadávacího řízení předcházejí střetu zájmů.
Vnitrostátní právo členských států nebo třetích zemí, jež provádí směrnici 2004/18/ES, se považuje za rovnocenné pravidlům, která orgány uplatňují v souladu s finančním nařízením.
2. Komise může uznat pravidla a postupy pro udělování grantů za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásady proporcionality, řádného finančního řízení, rovného zacházení a zákazu diskriminace;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím odpovídajícího uveřejňování výzev k podávání návrhů, stanoví postupy přímého udělování grantů pouze u grantů do určité přiměřené výše nebo v řádně odůvodněných případech a zajišťují náležité zveřejňování příjemců ex post, při němž je zohledňována zásada proporcionality;
c)
po celou dobu řízení o udělení grantu předcházejí střetu zájmů;
d)
stanoví, že granty nesmějí být kumulativní ani být udělovány zpětně, že musí v zásadě zahrnovat spolufinancování a že účelem ani důsledkem grantu nesmí být dosažení zisku pro příjemce.
3. Komise může uznat, že účetní systémy a systémy vnitřní kontroly, jež používají subjekty a osoby, jimž mají být svěřeny úkoly související s plněním rozpočtu jménem Komise, zajišťují rovnocennou úroveň ochrany finančních zájmů Unie a rovnocennou přiměřenou jistotu o dosažení cílů řízení, jestliže tyto systémy splňují zásady zakotvené v článku 32 finančního nařízení.
Článek 39
Hodnocení ex ante pravidel a postupů u subjektů a osob v rámci nepřímého řízení
(Čl. 61 odst. 1 finančního nařízení)
Pro účely hodnocení ex ante podle čl. 61 odst. 1 finančního nařízení může příslušná schvalující osoba vycházet z hodnocení ex ante, jež provedla jiná schvalující osoba, a to za předpokladu, že závěry této jiné schvalující osoby jsou relevantní z hlediska specifických rizik svěřovaných úkolů, zejména povahy těchto úkolů a příslušné částky.
Příslušná schvalující osoba může vycházet z hodnocení ex ante, jež provedli jiní dárci, pokud bylo toto hodnocení provedeno za podmínek rovnocenných podmínkám stanoveným pro nepřímé řízení v článku 60 finančního nařízení.
Článek 40
Obsah dohody o svěření úkolů plnění rozpočtu, jež je uzavírána se subjekty a osobami
(Čl. 61 odst. 3 finančního nařízení)
Pověřovací dohody obsahují podrobná ujednání, jež zajišťují ochranu finančních zájmů Unie a transparentnost prováděných operací. Musí zahrnovat alespoň následující:
a)
jednoznačnou definici a vymezení svěřovaných úkolů, zejména pokud jde o změny svěřených úkolů, vzdání se pohledávek a využití vrácených nebo nepoužitých finančních prostředků;
b)
podmínky a bližší podrobnosti k plnění těchto úkolů, odpovědnosti a organizaci kontrol, jež mají být prováděny, včetně hodnocení programů;
c)
podmínky pro vyplacení příspěvku Unie, včetně proplacení nákladů vzniklých při plnění úkolů a odměny pro pověřený subjekt, a pravidla ohledně potřebných podkladů k odůvodnění těchto plateb;
d)
pravidla pro podávání zpráv Komisi o plnění úkolů, očekávaných výsledcích, vyskytnuvších se nesrovnalostech a přijatých opatřeních, dále podmínky, za nichž lze platby pozastavit nebo přerušit, a podmínky, za nichž je plnění těchto úkolů ukončeno;
e)
termín, do něhož budou k pověřovací dohodě uzavřeny individuální prováděcí smlouvy a dohody, jež musí být úměrné povaze svěřených úkolů;
f)
pravidla pro vyloučení, jež subjektu či osobě umožňují, aby z účasti na zadávacím řízení, z řízení o udělení grantu či ceny, ze zadání veřejné zakázky nebo z udělení grantu či ceny vyloučily subjekty, jež se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 písm. a), b) a e) a čl. 107 písm. a) a b) finančního nařízení;
g)
bližší podrobnosti o kontrolách, jež provádí Komise, jakož i ustanovení o přístupu Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora k informacím potřebným k výkonu jejich povinností, jakož i o pravomoci provádět audity a šetření včetně kontrol na místě;
h)
ujednání o:
i)
závazku pověřeného subjektu neprodleně informovat Komisi o všech podvodech, k nimž při správě finančních prostředků Unie došlo, a o přijatých opatřeních,
ii)
určení kontaktního místa, které je vybaveno náležitými pravomocemi k přímé spolupráci s úřadem OLAF, jež slouží snazšímu výkonu operativní činnosti tohoto úřadu;
i)
podmínky, jimiž se řídí používání bankovních účtů a úrokových výnosů podle čl. 8 odst. 4 finančního nařízení;
j)
ustanovení zajišťující viditelnost činnosti Unie ve vztahu k ostatním činnostem subjektu.
Článek 41
Prohlášení řídícího subjektu a prohlášení o dodržení postupů
(Čl. 60 odst. 5 finančního nařízení)
V případě akcí, jež končí před koncem příslušného rozpočtového roku, může být prohlášení řídícího subjektu podle čl. 60 odst. 5 písm. b) finančního nařízení nahrazeno závěrečnou zprávou pověřeného subjektu nebo osoby o dané akci, je-li tato zpráva předložena před 15. únorem roku následujícího po příslušném rozpočtovém roce.
Pokud mezinárodní organizace a třetí země provádějí nevíceleté akce v délce trvání nejvýše 18 měsíců, může být prohlášení o dodržení postupů uvedené v čl. 60 odst. 5 finančního nařízení začleněno do závěrečné zprávy.
Článek 42
Postupy zaměřené na kontrolu a schválení účetních závěrek, jakož i vylučování úhrad, jež jsou v rozporu s platnými pravidly, z financování Unií v rámci nepřímého řízení
(Čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení odvětvových pravidel, Komise v rámci postupů podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení:
a)
provádí dokumentární prověrky a případně kontroly na místě;
b)
stanoví výši schválených výdajů poté, co proběhlo případné řízení o sporných otázkách s příslušnými orgány a subjekty, a poté, co jsou tyto orgány a subjekty vyrozuměny;
c)
případně vypočte výši finanční opravy;
d)
inkasuje nebo uhradí zůstatek, který je dán rozdílem mezi schválenými výdaji a částkami, jež byly orgánům nebo subjektům již vyplaceny.
Pro účely prvního pododstavce písm. d) Komise inkasuje splatné částky přednostně formou zápočtu podle článku 87.
2. Jsou-li úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny subjektu, jenž provádí akci financovanou větším počtem dárců, spočívají postupy podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení v ověření, zdali příslušnou částku, kterou Komise na danou akci vyplatila, tento subjekt na akci použil a zdali byl tento výdaj vynaložen v souladu se závazky, jež upravuje dohoda s tímto subjektem podepsaná.
Pro účely tohoto nařízení se akcí financovanou větším počtem dárců rozumí akce, na niž jsou finanční prostředky Unie sdruženy s prostředky přinejmenším jednoho dalšího dárce.
Článek 43
Zvláštní ustanovení pro nepřímé řízení s mezinárodními organizacemi
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) bod ii) a článek 188 finančního nařízení)
1. Mezinárodní organizace uvedené v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu ii) finančního nařízení jsou:
a)
mezinárodní veřejné organizace zřízené na základě mezivládních dohod a specializované agentury zřízené těmito organizacemi;
b)
Mezinárodní výbor Červeného kříže;
c)
Mezinárodní federace společností Červeného kříže a Červeného půlměsíce;
d)
další neziskové organizace, jež mají na základě rozhodnutí Komise obdobné postavení jako mezinárodní organizace.
2. Plní-li Komise rozpočet v rámci nepřímého řízení s mezinárodními organizacemi, použijí se ověřovací dohody s nimi uzavřené.
Článek 44
Určení veřejnoprávních subjektů a soukromoprávních subjektů pověřených výkonem veřejné služby
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) body v) a vi) finančního nařízení)
1. Na veřejnoprávní subjekty a soukromoprávní subjekty pověřené výkonem veřejné služby se vztahuje právo členského státu nebo země, v níž byly založeny.
2. V případě síťového řízení, při němž musí příslušný členský stát či země určit alespoň jeden subjekt, probíhá toto určení v souladu se základním právním aktem.
Ve všech ostatních případech určí tyto subjekty Komise po vzájemné dohodě s dotčenými členskými státy nebo zeměmi.
KAPITOLA 3
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
Článek 45
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
(Článek 64 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány poskytnou všem účastníkům finančních operací zdroje nezbytné k plnění jejich povinností a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
2. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí listinou, kterou vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 46
Pomoc pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám
(Článek 65 finančního nařízení)
Příslušné schvalující osobě mohou být při plnění jejích úkolů nápomocni zaměstnanci, kteří jsou pověřeni tím, aby v rámci odpovědnosti této osoby uskutečňovali některé operace nezbytné pro plnění rozpočtu a poskytování finančních informací a informací o správě finančních prostředků. Za účelem předcházení střetu zájmů platí pro zaměstnance, kteří jsou pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám nápomocni, povinnosti uvedené v článku 57 finančního nařízení.
Vedoucím delegací Unie jako dále pověřeným schvalujícím osobám podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení mohu být při plnění jejich povinností nápomocni zaměstnanci Komise.
Článek 47
Vnitřní předpisy o pověřování
(Článek 65 finančního nařízení)
V souladu s finančním nařízením a tímto nařízením stanoví každý orgán ve svých vnitřních předpisech taková opatření pro správu prostředků, jaká považuje za nezbytná k řádnému plnění svého oddílu rozpočtu.
Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí vnitřními předpisy, jež vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Článek 48
Uchovávání podkladů schvalujícími osobami
(Čl. 66 odst. 2 finančního nařízení)
Schvalující osoba zřídí systémy, v nichž budou v papírové či elektronické podobě uchovávány originální podklady, jež souvisejí s plněním rozpočtu a příslušnými opatřeními, jakož i s navazujícími fázemi. Tyto systémy zajistí, aby:
a)
tyto podklady byly číslovány;
b)
tyto podklady byly označeny datem;
c)
byly - případně v elektronické podobě - vedeny registry, z nichž lze přesně zjistit místo, na němž jsou tyto podklady uloženy;
d)
tyto podklady byly uchovávány alespoň po dobu pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium za rozpočtový rok, k němuž se vztahují;
e)
byly uchovávány podklady o zárukách za předběžné financování ve prospěch daného orgánu a aby byla vedena evidence, v níž budou uvedené záruky náležitě sledovány.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, se uchovávají déle, než je uvedeno v prvním pododstavci písm. d), a to do konce roku, který následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny.
Osobní údaje uvedené v podkladech se vymažou, je-li to možné a nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely udělení rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 49
Kontroly ex ante a ex post
(Čl. 66 odst. 5 a 6 finančního nařízení)
1. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které běžně uskutečňují zaměstnanci uvedení v článku 46 a které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu, jež provádí příslušná schvalující osoba.
2. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
3. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku efektivnosti nákladů. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a příjmů a jejich soulad s platnými předpisy, zejména rozpočtem a souvisejícími předpisy, a s akty přijatými při provádění Smluv nebo nařízení, a případně se smluvními podmínkami;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v části první hlavě II kapitole 7 finančního nařízení.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
4. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Tyto kontroly prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v odstavci 3.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně pověřená schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. K řešení těchto problémů přijme opatření.
Na základě výsledků kontrol a dalších relevantních informací je přezkoumávána analýza rizik uvedená v čl. 66 odst. 6 finančního nařízení.
U víceletých programů stanoví pověřená schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
Článek 50
Kodex profesních standardů
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 5 finančního nařízení)
1. Zaměstnanci, jež příslušná schvalující osoba určí k ověřování finančních operací, jsou vybíráni na základě svých odborných znalostí, schopností a zvláštních předpokladů, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
2. Jednotlivé orgány vypracují kodex profesních standardů, jenž v oblasti vnitřní kontroly stanoví:
a)
úroveň odborné a finanční kompetence, jež je od zaměstnanců uvedených v odstavci 1 požadována;
b)
závazek těchto zaměstnanců procházet trvalou odbornou přípravou;
c)
poslání, úlohu a úkoly, jež jsou jim přiděleny;
d)
pravidla chování, zejména pokud jde o etické normy a bezúhonnost, které musí zaměstnanci splňovat, a práva, která jim jsou přiznána.
3. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí kodexem profesních standardů podle odstavce 2 tohoto článku, který vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
4. Jednotlivé orgány ustaví náležité struktury, jejichž prostřednictvím budou schvalujícím útvarům sdělovány potřebné informace o kontrolních standardech a o metodách a technikách, jež byly pro tyto účely vyvinuty, a jejichž prostřednictvím budou tyto informace pravidelně aktualizovány.
Článek 51
Nečinnost pověřené schvalující osoby
(Čl. 66 odst. 8 finančního nařízení)
Nečinností pověřené schvalující osoby podle čl. 66 odst. 8 finančního nařízení se rozumí situace, kdy tato osoba nereaguje v přiměřené lhůtě s ohledem na okolnosti jednotlivého případu, nejpozději však do jednoho měsíce.
Článek 52
Předávání finančních informací a informací o správě finančních prostředků účetnímu
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřená schvalující osoba předává účetnímu v souladu s pravidly, jež účetní přijal, finanční informace a informace o správě finančních prostředků, jež jsou nezbytné pro plnění jeho úkolů.
Schvalující osoba účetnímu pravidelně a alespoň pro účely uzávěrky účtů sděluje relevantní finanční údaje ke svěřeneckým bankovním účtům, tak aby použití finančních prostředků Unie bylo možno zachytit v účetní závěrce Unie.
Článek 53
Zpráva o jednacích řízeních
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřené schvalující osoby zaznamenávají za každý rozpočtový rok smlouvy na veřejné zakázky uzavřené na základě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. a) až g), čl. 135 odst. 1 písm. a) až d) a článků 266, 268 a 270 tohoto nařízení. Pokud se poměr jednacích řízení k počtu veřejných zakázek, jež zadala táž pověřená schvalující osoba, oproti minulým letům značně zvýší nebo pokud je tento poměr značně vyšší než průměr za daný orgán, podá o tom příslušná schvalující osoba danému orgánu zprávu, v níž uvede opatření přijatá k odvrácení tohoto vývoje. Jednotlivé orgány zasílají Evropskému parlamentu a Radě zprávu o jednacích řízeních. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Oddíl 3
Účetní
Článek 54
Jmenování účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého účetního z řad úředníků, kteří podléhají služebnímu řádu úředníků Evropské unie.
Účetního vybírá orgán na základě jeho zvláštní kvalifikace prokázané diplomy nebo rovnocennými odbornými zkušenostmi.
2. Dva nebo více orgánů či subjektů mohou jmenovat téhož účetního.
V tomto případě přijmou tyto orgány a subjekty nezbytná opatření proti střetu zájmů.
Článek 55
Ukončení výkonu funkce účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. V případě ukončení výkonu funkce účetního je bezodkladně vypracována předvaha.
2. Účetní, který ukončuje výkon své funkce, zašle tuto předvahu spolu s předávací zprávou novému účetnímu, nebo, není-li to možné, učiní tak úředník ze stejného útvaru.
Do jednoho měsíce ode dne zaslání předvahy nový účetní předvahu podepíše za účelem udělení svého souhlasu a přitom může vyjádřit své výhrady.
Předávací zpráva uvádí též výsledek předvahy a všechny vznesené výhrady.
3. Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení informují Evropský parlament, Radu a účetního Komise o jmenování svého účetního nebo o ukončení výkonu jeho funkce ve lhůtě dvou týdnů.
Článek 56
Validace účetního a inventárního systému
(Článek 68 finančního nařízení)
Příslušná schvalující osoba důsledně informuje účetního o vývoji či podstatných změnách systému finančního řízení, inventárního systému a systému oceňování aktiv a pasiv, pokud jsou z daného systému přebírány údaje do účetnictví daného orgánu nebo pokud tento systém slouží k dokládání těchto údajů, tak aby účetní mohl ověřit, že jsou dodržena kritéria pro validaci tohoto systému.
Účetní může již validovaný systém finančního řízení kdykoliv přezkoumat. Pokud účetní odmítne validovat systém finančního řízení, jejž zavedla schvalující osoba, nebo pokud již udělenou validaci tomuto systému odejme, sestaví příslušná schvalující osoba akční plán s cílem napravit v přiměřené lhůtě nedostatky, jež vedly k tomuto rozhodnutí účetního.
Příslušná schvalující osoba odpovídá za úplnost informací, jež jsou účetnímu předávány.
Článek 57
Správa pokladny
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajišťuje, aby měl jeho orgán k dispozici dostatečné finanční prostředky na hotovostní potřeby, jež vyplývají z plnění rozpočtu.
2. Pro účely odstavce 1 zřídí účetní systémy řízení hotovosti, které mu umožní sestavovat prognózy peněžních toků.
3. Účetní Komise rozděluje dostupné finanční prostředky v souladu s nařízením (ES, Euratom) č. 1150/2000.
Článek 58
Správa bankovních účtů
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Pro účely správy pokladny může účetní jménem orgánu otevřít nebo nechat otevřít účty u finančních institucí nebo národních centrálních bank. V řádně odůvodněných případech může účty otevřít v jiných měnách než v euru.
2. Účetní odpovídá za rušení účtů uvedených v odstavci 1 nebo za to, aby bylo jejich zrušení zajištěno.
3. Účetní stanoví podmínky pro vedení účtů uvedených v odstavci 1, jež byly otevřeny u finančních institucí, v souladu se zásadami řádného finančního řízení, efektivity a soutěže o veřejné zakázky.
4. Alespoň jednou za pět let účetní znovu vyhlašuje soutěž o veřejné zakázky pro finanční instituce, u nichž by mohly být otevřeny účty v souladu s odstavcem 1.
U zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii je prováděn pravidelný průzkum podmínek na trhu, pokud to místní bankovní podmínky dovolují. Tento průzkum probíhá alespoň jednou za pět let z podnětu správce zálohového účtu, který následně předkládá účetnímu odůvodněný návrh na výběr určité banky na období do pěti let.
5. Účetní zajistí, aby byly podmínky pro vedení účtů otevřených u finančních institucí v souladu s odstavcem 1 přísně dodržovány.
V případě zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii přebírá tuto odpovědnost správce zálohového účtu, jenž přitom zohledňuje platné právní předpisy v zemi, v níž vykonává svůj mandát.
6. O podmínkách pro vedení účtů otevřených u finančních institucí účetní Komise informuje účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení. Účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení sladí s těmito podmínkami podmínky pro vedení účtů, jež sami otevírají.
Článek 59
Podpisové právo k účtům
(Článek 68 finančního nařízení)
Podmínky pro otevírání, vedení a používání účtů v závislosti na požadavcích vnitřní kontroly stanoví, že šeky, bankovní převodní příkazy a všechny další bankovní operace musí podepsat jeden nebo více řádně zmocněných zaměstnanců. Instrukce vystavené ručně mimo elektronický systém musí podepsat alespoň dva řádně zmocnění zaměstnanci nebo účetní osobně.
Pro účely prvního pododstavce zašlou účetní jednotlivých orgánů všem finančním institucím, u nichž daný orgán otevřel účet, jména a podpisové vzory zmocněných zaměstnanců.
Článek 60
Správa zůstatků na bankovních účtech
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajistí, aby se zůstatek na bankovních účtech uvedených v článku 58 výrazně nelišil od prognóz peněžních toků podle čl. 57 odst. 2 a aby v každém případě:
a)
žádný z těchto účtů nevykazoval záporný zůstatek;
b)
zůstatek na účtech vedených v jiných měnách byl pravidelně přepočítáván na eura.
2. Na cizoměnových účtech nesmí účetní udržovat zůstatky, jež by mohly orgánu způsobit nadměrné ztráty v důsledku výkyvů směnných kurzů.
Článek 61
Převodní a přepočtové operace
(Článek 68 finančního nařízení)
Aniž je dotčen článek 69, uskutečňuje účetní převody mezi účty, jež otevřel jménem orgánu u finančních institucí, a provádí přepočet měn.
Článek 62
Způsoby placení
(Článek 68 finančního nařízení)
Platby jsou uskutečňovány bankovním převodem nebo šekem nebo - v případě zálohového účtu - debetní kartou v souladu s čl. 67 odst. 4.
Článek 63
Soubory údajů o právnických osobách
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní může provádět platby bankovním převodem pouze v případě, že byly předem do společného souboru, členěného podle orgánů, zapsány bankovní údaje příjemce platby a informace potvrzující jeho totožnost, jakož i všechny případné změny.
Zápis právních a bankovních údajů příjemce platby do tohoto souboru údajů nebo případné změny těchto údajů vychází z podkladu, jehož formu stanoví účetní.
2. Před provedením platby bankovním převodem mohou schvalující osoby přijmout jménem svého orgánu závazek vůči třetí osobě pouze v případě, že jim tato třetí osoba dodá dokumentaci požadovanou pro zápis do souboru údajů.
Schvalující osoby informují účetního o všech změnách právních a bankovních údajů, jež jim sdělí příjemce platby, a před provedením platby ověřují platnost těchto údajů.
V souvislosti s předvstupní pomocí lze vůči orgánům veřejné moci zemí, jež podaly žádost o přistoupení k Evropské unii, přijímat individuální závazky, aniž by předem došlo k zápisu do souboru údajů o třetích osobách. V tomto případě učiní schvalující osoba vše pro to, aby k zápisu došlo co nejdříve. Příslušné dohody stanoví, že předtím, než lze provést první platbu, je Komisi nutno zaslat bankovní údaje příjemce.
Článek 64
Uchovávání podkladů účetním
(Článek 68 finančního nařízení)
Účetní podklady a podklady, jež slouží k přípravě účetní závěrky uvedené v článku 141 finančního nařízení, jsou uchovávány po dobu alespoň pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium pro rozpočtový rok, k němuž se tyto podklady vztahují.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, jsou však uchovávány déle, a to do konce roku, jenž následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Jednotlivé orgány rozhodnou, v kterém útvaru budou podklady uchovávány.
Článek 65
Osoby zmocněné ke správě účtů
(Článek 69 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány stanoví podmínky, za nichž jsou jimi určení zaměstnanci zmocnění ke správě účtů v místních jednotkách uvedených v článku 72 oprávněni sdělovat místním finančním institucím jména a podpisové vzory.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 66
Podmínky použití zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Je-li vzhledem k omezené výši dotčených částek fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, lze pro účely úhrady takových výdajů zřídit zálohové účty.
2. Správce zálohových účtů může předběžně potvrzovat a hradit výdaje na základě podrobného rámce, jenž je vymezen v pokynech příslušné schvalující osoby. Tyto pokyny stanoví pravidla a podmínky, jimiž se řídí předběžné potvrzování a úhrada výdajů, a případně též podmínky podpisu právních závazků ve smyslu čl. 97 odst. 1 písm. e).
3. Vytvoření zálohového účtu a jmenování jeho správce jsou předmětem rozhodnutí, jež přijímá účetní na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby. Toto rozhodnutí stanoví odpovědnost a povinnosti správce zálohových účtů a schvalující osoby.
Na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby rozhoduje účetní též o změně podmínek vedení zálohového účtu.
4. Při delegacích Unie jsou zálohové účty zřizovány pro účely úhrady výdajů jak z rozpočtového oddílu vyhrazeného Komisi, tak z rozpočtového oddílu Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a musí zajišťovat, aby bylo možno k výdajům dohledat všechny údaje.
Článek 67
Podmínky pro zřizování zálohových účtů a platby
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o zřízení zálohového účtu a o jmenování jeho správce a rozhodnutí o změně podmínek vedení tohoto účtu stanoví zejména:
a)
účel a maximální výši počáteční zálohy, která může být poskytnuta;
b)
případné otevření bankovního účtu nebo poštovního žirového účtu jménem orgánu;
c)
druh a maximální výši jednotlivých výdajových položek, jež může správce zálohového účtu vyplatit třetím osobám nebo je od nich vybrat;
d)
četnost a postup předkládání podkladů a pravidla pro jejich předávání schvalující osobě k zúčtování;
e)
postup případného doplnění zálohy;
f)
skutečnost, že zálohové operace vypořádává schvalující osoba nejpozději do konce následujícího měsíce, tak aby bylo možno účetní zůstatek odsouhlasit se zůstatkem na bankovním účtu;
g)
dobu platnosti pověření, jež účetní udělil správci zálohového účtu;
h)
totožnost jmenovaného správce zálohového účtu.
2. V návrzích na rozhodnutí o zřízení zálohového účtu zajistí příslušná schvalující osoba, aby:
a)
přednostně byly používány rozpočtové postupy, pokud existuje přístup k centrálnímu počítačovému účetnímu systému;
b)
zálohové účty byly používány jen v odůvodněných případech.
Maximální částka, kterou může správce zálohových účtů zaplatit v případě, že je fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, nesmí přesáhnout 60 000 EUR na každou výdajovou položku.
3. Správce zálohového účtu může provádět platby ve prospěch třetích osob na základě a v rámci limitů, jež jsou dány:
a)
předchozími rozpočtovými a právními závazky, jež podepsala příslušná schvalující osoba;
b)
kladným zůstatkem na zálohovém účtu v hotovosti nebo v bance.
4. Platby ze zálohových účtů lze provádět bankovním převodem včetně systému přímého inkasa uvedeného v článku 89 finančního nařízení, šekem nebo jiným platebním prostředkem včetně debetních karet v souladu s pokyny účetního.
5. Poté, co je platba provedena, následuje formální rozhodnutí o konečném potvrzení a/nebo platební příkaz, které podepíše příslušná schvalující osoba.
Článek 68
Výběr správců zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Správci zálohových účtů jsou vybíráni z řad úředníků nebo - v případě potřeby a pouze v řádně odůvodněných případech - z řad ostatních zaměstnanců. Správci zálohových účtů jsou vybíráni na základě svých znalostí, schopností a zvláštní kvalifikace, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
Článek 69
Poskytování finančních prostředků na zálohové účty
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Účetní poskytuje na zálohové účty nezbytné prostředky prostřednictvím plateb a tyto účty sleduje z hlediska otevírání bankovních účtů, udílení podpisových práv a kontrol na místě a v centrálním účetnictví. Účetní poskytuje na zálohové účty finanční prostředky. Zálohy jsou hrazeny na bankovní účet otevřený pro tento účel.
Na zálohové účty lze poskytovat finanční prostředky též přímo z různých místních příjmů, jež plynou například z:
a)
prodeje zařízení;
b)
publikací;
c)
různých náhrad;
d)
úroků.
Zúčtování záloh, pokud jde o výdaje a různé či účelově vázané příjmy, probíhá v souladu s rozhodnutím o zřízení zálohového účtu uvedeným v článku 67 a s finančním nařízením. Příslušné částky odečte schvalující osoba při následném doplňování příslušných zálohových účtů.
2. V zájmu eliminace zejména kurzových ztrát může správce zálohového účtu provádět v souvislosti s touž zálohou převody mezi různými bankovními účty.
Článek 70
Kontroly prováděné schvalujícími osobami a účetními
(Článek 70 finančního nařízení)
1. V souladu s pravidly a pokyny účetního vede správce zálohového účtu evidenci jednak prostředků, jež má k dispozici v hotovosti a v bance, jednak uskutečněných plateb a obdržených částek. K výstupům z této evidence má trvalý přístup příslušná schvalující osoba a alespoň jednou měsíčně je vypracován souhrn transakcí, jejž správce zálohového účtu zasílá následující měsíc společně s podklady příslušné schvalující osobě pro účely zúčtování zálohových operací.
2. Účetní provádí nebo nechává provádět příslušně zmocněného zaměstnance ve svém útvaru nebo ve schvalujícím útvaru kontroly, jež musí zpravidla probíhat na místě a bez předchozího upozornění a jejichž účelem je ověřit existenci finančních prostředků, jež byly přiděleny správcům zálohových účtů, ověřit vedení účetnictví a zkontrolovat, zda jsou zálohové transakce zúčtovávány ve stanovených lhůtách. Výsledky těchto kontrol sdělí účetní příslušné schvalující osobě.
Článek 71
Postupy při zadávání veřejných zakázek
(Článek 70 finančního nařízení)
Platby prováděné ze zálohových účtů mohou, v mezích stanovených v čl. 137 odst. 3, spočívat jednoduše v úhradě faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 72
Zřizování zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Pro účely úhrady určitých druhů výdajů lze u jednotlivých místních jednotek mimo Unii zřídit v souladu s článkem 70 finančního nařízení jeden nebo více zálohových účtů. Místní jednotkou může být například delegace, kancelář nebo styčné pracoviště Unie ve třetí zemi.
V rozhodnutí o zřízení zálohového účtu jsou stanoveny podmínky pro vedení tohoto účtu, jež splňují požadavky článku 70 finančního nařízení a vycházejí ze specifických potřeb dané místní jednotky.
Článek 73
Správci zálohových účtů a osoby zmocněné ke správě účtů při delegacích Unie
(Článek 70 finančního nařízení)
Za výjimečných okolností a v zájmu zajištění kontinuity činnosti mohou povinnosti správce zálohových účtů ESVČ při delegacích Unie vykonávat zaměstnanci Komise. Za týchž podmínek lze do funkce správců zálohových účtů za Komisi při delegacích Unie jmenovat zaměstnance ESVČ.
Pravidla a podmínky upravené v prvním pododstavci se při delegacích Unie použijí na jmenování osob, jež účetní pověří prováděním bankovních operací.
KAPITOLA 4
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 74
Odpovědné subjekty v oblasti boje proti podvodům
(Čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedenými v čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení se rozumějí subjekty uvedené ve služebním řádu a rozhodnutích orgánů Unie, jež se týkají podmínek interních šetření v souvislosti s předcházením podvodům, korupci a jinému protiprávnímu jednání, které poškozuje zájmy Unie.
Oddíl 2
Pravidla pro pověřené a dále pověřené schvalující osoby
Článek 75
Finanční nesrovnalosti
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny pravomoci úřadu OLAF, je pro všechny případy porušení finančního nařízení nebo předpisů se vztahem k finančnímu řízení či kontrolám operací, jež vyplývají z jednání nebo opomenutí zaměstnance, příslušná komise pro řešení finančních nesrovnalostí uvedená v článku 29 (dále jen „komise“).
Článek 76
Komise pro řešení finančních nesrovnalostí
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
1. Případy finančních nesrovnalostí uvedené v článku 75 tohoto nařízení předkládá komisi k vydání stanoviska podle čl. 73 odst. 6 druhého pododstavce finančního nařízení orgán oprávněný ke jmenování.
V případech, kdy jako dále pověřené schvalující osoby jednají vedoucí delegací Unie v souladu s čl. 56 odst. 2 finančního nařízení, je příslušná schvalující osoba oprávněna se na komisi o stanovisko k finančním nesrovnalostem podle článku 75 tohoto nařízení obrátit přímo.
Domnívá-li se pověřená schvalující osoba, že došlo k finanční nesrovnalosti, může věc předložit komisi. Tato komise vydá stanovisko, v němž posoudí, zda došlo k nesrovnalostem podle článku 75, stupeň jejich závažnosti a případné následky. Dospěje-li komise na základě analýzy k závěru, že uvedený případ spadá do pravomoci úřadu OLAF, předá spis bezodkladně orgánu oprávněnému ke jmenování a úřad OLAF o tom neprodleně uvědomí.
Pokud komisi uvědomí přímo zaměstnanec v souladu s čl. 66 odst. 8 finančního nařízení, předá komise spis orgánu oprávněnému ke jmenování a zaměstnance o tom uvědomí. Orgán oprávněný ke jmenování může komisi požádat o stanovisko k tomuto případu.
2. Orgán, nebo v případě smíšené komise zúčastněné orgány, upraví podle své vnitřní organizace pracovní postupy komise a její složení s tím, že komise musí mít jednoho externího člena, jenž má požadovanou kvalifikaci a odbornost.
Článek 77
Potvrzení pokynů
(Čl. 73 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že závazný pokyn, který dostala, je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, zejména protože nemůže být vykonán v rámci jí svěřených zdrojů, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil nebo dále pověřil. Pokud je tento pokyn písemně potvrzen a toto potvrzení je doručeno v odpovídající lhůtě a je dostatečně jasné v tom smyslu, že explicitně odkazuje na body, které pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zpochybnila, nelze tuto osobu již povolat k odpovědnosti. Tato osoba pokyn provede, není-li pokyn zjevně v rozporu s právními předpisy nebo nepředstavuje-li porušení příslušných bezpečnostních norem.
2. Odstavec 1 se použije rovněž v případě, že se schvalující osoba v průběhu plnění jí uloženého závazného pokynu dozví, že dotyčná operace vykazuje nesrovnalosti.
Pokyny, jež byly potvrzeny podle čl. 73 odst. 3 finančního nařízení, příslušná pověřená schvalující osoba zaznamená a uvede ve své výroční zprávě o činnosti.
KAPITOLA 5
Příjmové operace
Oddíl 1
Vlastní zdroje
Článek 78
Pravidla pro vlastní zdroje
(Článek 76 finančního nařízení)
Schvalující osoba vypracuje předběžný plán, který stanoví termíny, v nichž mají být vlastní zdroje vymezené v rozhodnutí o systému vlastních zdrojů Unie poskytnuty Komisi.
Vlastní zdroje jsou stanovovány a inkasovány v souladu s pravidly, jež jsou přijata na základě rozhodnutí uvedeného v prvním pododstavci.
Oddíl 2
Odhady pohledávek
Článek 79
Odhady pohledávek
(Článek 77 finančního nařízení)
1. Odhad pohledávky specifikuje druh příjmu a rozpočtový bod, do něhož má být tento příjem zapsán, a pokud možno též údaje o dlužníkovi a odhad částky.
Při sestavování odhadu pohledávky ověří příslušná schvalující osoba zejména, že:
a)
příjem je zapsán do správného rozpočtového bodu;
b)
odhad je v pořádku a odpovídá platným předpisům a zásadě řádného finančního řízení.
2. S výhradou čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení a čl. 7 odst. 2 tohoto nařízení nedochází na základě odhadu pohledávek k poskytnutí prostředků na závazky. V případech uvedených v článku 21 finančního nařízení lze prostředky poskytnout až poté, co Unie skutečně inkasuje dlužné částky.
Oddíl 3
Stanovení pohledávek
Článek 80
Postup
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky příslušnou schvalující osobou znamená uznání práva Unie vůči dlužníkovi a stanovení nároku požadovat po dlužníkovi úhradu dluhu.
2. Inkasní příkaz je operace, kterou příslušná schvalující osoba dává pokyn účetnímu k inkasu stanovené pohledávky.
3. Výzvou k úhradě je dlužník informován o tom, že:
a)
Unie stanovila pohledávku;
b)
bude-li pohledávka zaplacena ve stanovené lhůtě, nenabíhají úroky z prodlení;
c)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmeni b), nabíhají z ní úroky z prodlení, jejichž sazba je uvedena v článku 83; tím nejsou dotčeny zvláštní platné předpisy;
d)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmenu b), provede orgán inkaso buď započtením, nebo propadnutím předem složených jistot;
e)
účetní je oprávněn provést inkaso započtením před uplynutím lhůty uvedené v písmenu b) v případě, že je to nezbytné k ochraně finančních zájmů Unie a že se důvodně domnívá, že by pohledávka Komise mohla být nedobytná; o důvodech a datu inkasa započtením je účetní povinen dlužníka předem vyrozumět;
f)
nelze-li po provedení všech kroků podle písmene a) až e) tohoto pododstavce inkasovat celou částku, provede orgán inkaso výkonem rozhodnutí podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo na základě žaloby.
Vytištěnou výzvu k úhradě zašle schvalující osoba dlužníkovi. O jeho zaslání je prostřednictvím finančního informačního systému vyrozuměn účetní.
Článek 81
Stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
Před stanovením pohledávky se příslušná schvalující osoba ujistí, že:
a)
pohledávka je jistá, tedy není ničím podmíněna;
b)
pohledávka zní na pevnou a přesně vyjádřenou peněžitou částku;
c)
pohledávka je splatná a neběží lhůta k její úhradě;
d)
údaje o dlužníkovi jsou správné;
e)
částka, jež má být inkasována, je zapsána ve správném rozpočtovém bodu;
f)
podklady jsou v pořádku a
g)
je dodržena zásada řádného finančního řízení, zejména z hlediska kritérií uvedených v čl. 91 odst. 1 písm. a).
Článek 82
Podklady pro stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky vychází z podkladů, jež osvědčují nárok Unie.
2. Před stanovením pohledávky provede příslušná schvalující osoba osobně kontrolu podkladů nebo se na vlastní odpovědnost ujistí, že tato kontrola byla provedena.
3. Podklady uchovává schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Článek 83
Úroky z prodlení
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z použití zvláštních odvětvových pravidel, nabíhají z pohledávky, jež není ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) uhrazena, úroky z prodlení v souladu s odstavci 2 a 3 tohoto článku.
2. V případě pohledávek, jež nejsou uhrazeny ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b), se jako úroková sazba použije sazba, kterou uplatňuje Evropská centrální banka na své hlavní refinanční operace, zveřejněná v řadě C Úředního věstníku Evropské unie a platná v první kalendářní den měsíce splatnosti, zvýšená o:
a)
osm procentních bodů, pokud událostí, z jejíhož titulu pohledávka vznikla, je veřejná zakázka na dodávky a služby uvedené v hlavě V;
b)
tři a půl procentních bodů ve všech ostatních případech.
3. Úroky se počítají od kalendářního dne následujícího po dni, kdy uplynula lhůta uvedená v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikovaná ve výzvě k úhradě, až do kalendářního dne, kdy je pohledávka uhrazena v plné výši.
Inkasní příkaz na částku odpovídající úrokům z prodlení se vystaví až po skutečném obdržení těchto úroků.
4. V případě pokut platí, že složí-li dlužník finanční jistotu, kterou účetní akceptuje namísto platby, použije se ode dne uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) úroková sazba uvedená v odstavci 2 tohoto článku, která je platná v první den měsíce, v němž bylo rozhodnutí o uložení pokuty přijato, zvýšená pouze o jeden a půl procentního bodu.
Oddíl 4
Schválení inkasa
Článek 84
Vystavení inkasního příkazu
(Článek 79 finančního nařízení)
1. Inkasní příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být příjem zapsán;
b)
odkazy na právní akt či právní závazek, jež představují rozhodnou skutečnost pro vznik pohledávky a zakládají nárok na inkaso;
c)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění, včetně případných odkazů na odpovídající rozpočtový závazek;
d)
částku k inkasu vyjádřenou v eurech;
e)
jméno a adresu dlužníka;
f)
lhůtu uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b);
g)
možný způsob inkasa, mj. zejména započtení nebo uplatnění složených jistot.
2. Příslušná schvalující osoba opatří inkasní příkaz datem a svým podpisem a postoupí jej účetnímu.
3. Účetní jednotlivých orgánů vedou seznam splatných částek k inkasu. Nároky Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní jednotlivých orgánů seznam předávají účetnímu Komise.
Účetní Komise připraví konsolidovaný seznam, v němž jsou splatné částky řazeny v členění podle jednotlivých orgánů a data vystavení inkasního příkazu. Tento seznam Komise připojí ke své zprávě o rozpočtovém a finančním řízení.
4. V zájmu posílení ochrany finančních zájmů Unie vypracovává Komise seznam nároků Unie, v němž kromě výše pohledávek uvádí jména dlužníků, jimž byla úhrada pohledávky nařízena pravomocným rozhodnutím soudu a kteří po dobu jednoho roku od jeho vydání pohledávku neuhradili vůbec nebo ji neuhradili z významné části. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje význam dané částky.
Článek 85
Vykonatelné rozhodnutí ve prospěch jiných orgánů
(Čl. 79 odst. 2 finančního nařízení)
1. Výjimečné okolnosti podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení jsou dány v případě, kdy dotyčný orgán vyčerpal možnosti k dobrovolné úhradě a k inkasu pohledávky započtením podle čl. 80 odst. 1 finančního nařízení a kdy pohledávka dosahuje významné výše.
2. Dotyčné orgány, u nichž se nejedná o orgány uvedené v článku 299 Smlouvy o fungování EU, jsou v případě podle odstavce 1 oprávněny požádat Komisi, aby přijala vykonatelné rozhodnutí.
3. Vykonatelné rozhodnutí ve všech případech stanoví, že je nárokované částky nutno zapsat do oddílu rozpočtu příslušného orgánu, který jedná jako schvalující osoba. Související příjmy se do rozpočtu zapisují jako obecné příjmy, s výjimkou specifikovaných případů, kdy se jedná o účelově vázané příjmy podle čl. 21 odst. 3 finančního nařízení.
4. Nastane-li situace, jež by mohla inkaso ovlivnit, žádající orgán Komisi vyrozumí a zasáhne na její podporu, bude-li proti vykonatelnému rozhodnutí podán opravný prostředek.
5. Komise a příslušný orgán se dohodnou na praktických opatřeních k provedení tohoto článku.
Oddíl 5
Inkaso
Článek 86
Náležitosti inkasa
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Účetní provede při inkasu pohledávky účetní zápis a uvědomí příslušnou schvalující osobu.
2. Na platbu v hotovosti do pokladny vydá účetní nebo správce zálohových účtů potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 87
Inkaso započtením
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Má-li dlužník vůči Unii jistou pohledávku ve smyslu čl. 81 písm. a), která zní na pevnou částku, je splatná a týká se částky stanovené v platebním příkazu, inkasuje účetní po uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) stanovenou pohledávku započtením.
Za výjimečných okolností, kdy je nezbytné chránit finanční zájmy Unie a kdy se účetní důvodně domnívá, že by pohledávka Unie mohla být nedobytná, provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
Souhlasí-li dlužník, účetní provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
2. Předtím, než účetní zahájí postup inkasa podle odstavce 1, konzultuje příslušnou schvalující osobu a informuje o tom příslušné dlužníky.
Je-li dlužníkem vnitrostátní orgán nebo některý z jeho správních subjektů, informuje účetní o svém úmyslu provést inkaso započtením rovněž příslušný členský stát, a to alespoň deset pracovních dní předem. Účetní však může po dohodě s příslušným členským státem či správním subjektem provést inkaso započtením ještě před uplynutím této lhůty.
3. Započtení podle odstavce 1 má stejný účinek jako platba a zprošťuje Unii povinnosti k úhradě ve výši pohledávky a případně splatných úroků.
Článek 88
Postup vymáhání částek neuhrazených dobrovolně
(Články 79 a 80 finančního nařízení)
1. Není-li ve lhůtě uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikované ve výzvě k úhradě inkasována celá částka, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup inkasa všemi právními prostředky, včetně případného uspokojení z předem složených jistot; tím není dotčen článek 87.
2. Nelze-li použít způsob inkasa uvedený v odstavci 1 tohoto článku a nezaplatí-li dlužník ani po obdržení upomínky od účetního, vymáhá účetní pohledávku výkonem rozhodnutí v souladu s čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo žalobou; tím není dotčen článek 87.
Článek 89
Dodatečná platební lhůta
(Článek 80 finančního nařízení)
Ve spolupráci s příslušnou schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže, že za celou dodatečně poskytnutou lhůtu, počínaje původním dnem splatnosti uvedeným v čl. 80 odst. 3 písm. b), uhradí úroky vypočtené podle sazby v článku 83;
b)
v zájmu ochrany práv Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní orgánu akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistotu uvedenou v pododst. 1 písm. b) může nahradit společné a nerozdílné ručení třetí osoby, jež schválí účetní orgánu.
Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka upustit od požadavku na složení jistoty podle pododst. 1 písm. b), dojde-li k názoru, že je dlužník ochoten a schopen platbu během dodatečné lhůty uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 90
Inkaso pokut a jiných sankcí
(Články 80 a 83 finančního nařízení)
1. Je-li u Soudního dvora Evropské unie podána žaloba proti rozhodnutí Komise o uložení pokuty nebo jiných sankcí podle Smlouvy o fungování EU nebo Smlouvy o Euratomu, dlužník až do okamžiku vyčerpání všech opravných prostředků buď předběžně uhradí příslušnou částku na bankovní účet určený účetním, nebo složí finanční jistotu, kterou účetní akceptuje. Jistota je nezávislá na povinnosti zaplatit pokutu, penále nebo jinou sankci a propadá po první výzvě. Tato jistota musí krýt jistinu a splatný úrok stanovený v čl. 83 odst. 4.
2. S cílem zajistit bezpečnost a likvidnost těchto předběžně přijatých částek a generovat z nich kladný výnos Komise tyto částky investuje do finančních aktiv.
3. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že je pokuta či sankce potvrzena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
v souladu s článkem 83 finančního nařízení se předběžně vybrané částky, příslušné úroky a další částky z nich plynoucí zapíší do rozpočtu, a to nejpozději v rozpočtovém roce, jenž následuje po roce, v němž byly vyčerpány všechny opravné prostředky;
b)
pokud byla složena finanční jistota, pak tato jistota propadá a odpovídající částka se zapíše do rozpočtu.
Pokud soud pokutu nebo sankci zvýší, použije se první pododstavec písm. a) a b) na částku do výše uvedené v rozhodnutí Komise; částku, o niž se pokuta či sankce navyšuje, vybere účetní a tato částka se zapíše do rozpočtu.
4. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že byla pokuta či sankce zrušena či snížena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
částky vybrané neoprávněně se spolu s naběhlými úroky vyplatí dotyčné třetí osobě. Je-li za příslušné období dosažen celkově záporný výnos, je předmětem vrácení nominální hodnota neoprávněně vybraných částek;
b)
pokud byla složena finanční jistota, je tato jistota odpovídajícím způsobem uvolněna.
Článek 91
Upuštění od inkasa stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba může upustit od inkasa stanovené pohledávky nebo její části pouze v těchto případech:
a)
pokud by předvídatelné náklady na inkaso překročily výši částky k inkasu a pokud by upuštění od inkasa nepoškodilo pověst Unie;
b)
pokud je inkaso pohledávky nemožné z důvodů jejího stáří nebo platební neschopnosti dlužníka;
c)
pokud je inkaso v rozporu se zásadou proporcionality.
2. V případě podle odst. 1 písm. c) jedná příslušná schvalující osoba v souladu s postupy, jež předem stanoví daný orgán, a použije tato povinná a závazně použitelná kritéria:
a)
povaha skutečností, s přihlédnutím k závažnosti nesrovnalosti, jež vedla ke stanovení pohledávky (podvod, opakování deliktu, úmysl, řádná péče, dobrá víra, zjevný omyl);
b)
dopad, který by upuštění od inkasa pohledávky mělo na činnost Unie a její finanční zájmy (dotčená částka, riziko vytvoření precedentu, ohrožení autority právního předpisu).
Podle okolností případu může příslušná schvalující osoba vzít v úvahu tato doplňující kritéria:
a)
narušení hospodářské soutěže, jež by mohlo upuštění od inkasa pohledávky vyvolat;
b)
hospodářskou a sociální škodu, kterou by způsobilo inkaso celé pohledávky.
3. Rozhodnutí o upuštění od inkasa podle čl. 80 odst. 2 finančního nařízení musí být řádně odůvodněno a musí odkazovat jednak na opatření, jež byla za účelem inkasa pohledávky přijata v souladu se zásadou řádné péče, jednak na právní a věcné důvody, o něž se upuštění od inkasa opírá. Příslušná schvalující osoba se při upuštění od inkasa řídí článkem 84.
4. Pravomoc upustit od inkasa stanovené pohledávky nemůže orgán přenést, pokud částka, od jejíhož inkasa má být upuštěno:
a)
činí nejméně 1 000 000 EUR;
b)
činí nejméně 100 000 EUR, což představuje alespoň 25 % stanovené pohledávky.
Pro částky, jež nedosahují limitů uvedených v prvním pododstavci, stanoví jednotlivé orgány ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci upustit od inkasa stanovené pohledávky.
5. Jednotlivé orgány zasílají každoročně Evropskému parlamentu a Radě zprávu o případech upuštění od inkasa uvedených v odstavcích 1 až 4 tohoto článku, kdy dotčené částky dosahovaly nejméně 100 000 EUR. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Článek 92
Zrušení stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Dojde-li k chybě, příslušná schvalující osoba s uvedením důvodů stanovenou pohledávku nebo její část zruší v souladu s články 82 a 84.
2. Jednotlivé orgány stanoví ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci zrušit stanovenou pohledávku.
Článek 93
Pravidla pro běh promlčecích lhůt
(Článek 81 finančního nařízení)
1. Promlčecí lhůta nároků Unie vůči třetím osobám počíná běžet dnem uplynutí lhůty oznámené dlužníkovi ve výzvě k úhradě podle čl. 80 odst. 3 písm. b).
Promlčecí lhůta nároků třetích osob vůči Unii počíná běžet dnem, kdy se podle odpovídajícího právního závazku stává nárok třetí osoby splatným.
2. Běh promlčecí lhůty nároků Unie vůči třetím osobám se přerušuje úkonem orgánu nebo členského státu jednajícího na žádost orgánu, který byl třetí osobě oznámen a jehož účelem je inkaso pohledávky.
Běh promlčecí lhůty nároků třetích osob vůči Unii se přerušuje úkonem, jejž Unii její věřitelé nebo osoby jednající jménem těchto věřitelů oznámili a jehož účelem je inkaso pohledávky.
3. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni přerušení lhůty podle odstavce 2.
4. Běh promlčecí lhůty se přerušuje též zahájením právních kroků, jejichž předmětem je pohledávka uvedená v odstavci 1, včetně žalob podaných u soudu, jenž se později prohlásí za nepříslušný. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet až v okamžiku, kdy rozhodnutí soudu nabude právní moci nebo kdy v téže věci dojde mezi stranami k mimosoudnímu vyrovnání.
5. Za přerušení běhu promlčecí lhůty je pokládán rovněž případ, kdy účetní poskytne dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu podle článku 89. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni uplynutí prodloužené platební lhůty.
6. Po uplynutí promlčecí lhůty podle odstavců 1 až 5 nelze nároky již vymáhat.
KAPITOLA 6
Výdajové operace
Článek 94
Rozhodnutí o financování
(Článek 84 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o financování stanoví základní údaje o akci, s níž je spojeno vynakládání výdajů z rozpočtu.
2. Rozhodnutí o financování uvádí zejména tyto údaje:
a)
v případě grantů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
priority na jednotlivé roky, cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky, jichž má být pomocí prostředků schválených na daný rozpočtový rok docíleno,
iii)
základní kritéria způsobilosti, výběru a udělení grantu, podle nichž je vybíráno z návrhů,
iv)
maximální možnou míru spolufinancování, a v případě, že se předpokládají různé míry spolufinancování, též kritéria, jež se pro jednotlivé míry použijí,
v)
harmonogram a orientační počet výzev k podávání návrhů;
b)
v případě veřejných zakázek:
i)
souhrnné rozpočtové krytí vyhrazené pro veřejné zakázky na příslušný rok,
ii)
předběžný počet a druhy předpokládaných veřejných zakázek a, je-li to možné, alespoň obecně jejich předmět,
iii)
orientační harmonogram termínů, v nichž budou zahajována zadávací řízení;
c)
v případě svěřeneckých fondů podle článku 187 finančního nařízení:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
prostředky vyhrazené pro svěřenecký fond na daný rok a výši částek plánovaných na dobu trvání fondu,
iii)
cíle a dobu trvání svěřeneckého fondu,
iv)
pravidla správy svěřeneckého fondu,
v)
možnost svěřit úkoly související s plněním rozpočtu subjektům a osobám uvedeným v čl. 187 odst. 2 finančního nařízení;
d)
v případě cen:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
základní podmínky účasti a kritéria pro udělení ceny,
iv)
harmonogram soutěže o návrh a výše ceny či cen;
e)
v případě finančních nástrojů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
výši přidělené částky,
iv)
orientační harmonogram provádění.
3. Pokud pracovní program podle článku 128 finančního nařízení obsahuje údaje podle odst. 2 písm. a) tohoto článku a jedná-li se o granty, jež jsou financovány z prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, považováno za rozhodnutí o financování těchto grantů.
Pokud jde o veřejné zakázky, svěřenecké fondy, ceny a finanční nástroje, pak v případech, kdy pracovní program, jenž obsahuje údaje podle odst. 2 písm. b), c), d) a e) tohoto článku, stanoví čerpání odpovídajících prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, pokládáno též za rozhodnutí o financování příslušných veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
Jestliže takový pracovní program tyto údaje v případě jedné či více akcí neobsahuje, musí být náležitě pozměněn nebo musí být přijato specifické rozhodnutí o financování těchto akcí.
4. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení základního právního aktu, uplatní se v případě podstatné změny již přijatého rozhodnutí o financování stejný postup jako u původního rozhodnutí.
Oddíl 1
Přidělení výdajů na závazek
Článek 95
Souhrnné a předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením finanční dohody, jež sama stanoví následné přijetí jednoho či více právních závazků, nebo přijetím jednoho či více právních závazků.
Na základě finančních dohod v oblasti přímé finanční pomoci třetím zemím včetně rozpočtové podpory, které zakládají právní závazky, lze provádět platby, aniž by bylo zapotřebí přijímat další právní závazky.
2. Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď přijetím jednoho či více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo - v případě výdajů na řízení zaměstnanců nebo na informování veřejnosti ze strany orgánů o aktuálním dění v Unii - přímo platbami.
Článek 96
Přijetí souhrnného závazku
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný závazek je přijímán na základě rozhodnutí o financování.
Souhrnný závazek je přijímán nejpozději před vydáním rozhodnutí o výběru příjemců, a, pokud je k čerpání příslušných prostředků nutno přijmout pracovní program ve smyslu článku 188, nejdříve po přijetí tohoto programu.
2. Ustanovení odst. 1 druhého pododstavce se nepoužije, pokud se souhrnný závazek provádí uzavřením finanční dohody.
Článek 97
Podpisy téže osoby
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Od pravidla, podle něhož musí rozpočtový závazek i jemu odpovídající právní závazek podepsat táž osoba, se lze odchýlit pouze v těchto případech:
a)
jedná se o předběžné závazky;
b)
souhrnné závazky se týkají finančních dohod se třetími zeměmi;
c)
rozhodnutí orgánu zakládá právní závazek;
d)
souhrnný závazek se provádí prostřednictvím více právních závazků, za něž odpovídají různé příslušné schvalující osoby;
e)
v souvislosti se zálohovými účty, jež jsou vyčleněny na vnější činnosti, musí právní závazky podepsat zaměstnanci místních jednotek uvedených v článku 72 na pokyn příslušné schvalující osoby, která má však i nadále odpovědnost za hlavní operaci;
f)
orgán přenesl pravomoci schvalující osoby na ředitele interinstitucionálního evropského úřadu podle čl. 199 odst. 1 finančního nařízení.
2. Není-li příslušná schvalující osoba, jež podepsala rozpočtový závazek, k dispozici, aby podepsala právní závazek, po dobu, jež překračuje lhůty pro přijetí právního závazku, přijme právní závazek osoba jmenovaná podle předpisů daného orgánu pro zastupování, jestliže má tato osoba postavení schvalující osoby podle čl. 65 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 98
Správní výdaje, na něž se vztahují předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
Za běžné správní výdaje, jež mohou zakládat předběžné závazky, se považují zejména:
a)
výdaje na zaměstnance, ať již podléhají služebnímu řádu či nikoli, a výdaje na ostatní lidské zdroje, důchody a odměny odborníků;
b)
výdaje na členy orgánu;
c)
výdaje na vzdělávání;
d)
výdaje na výběrová řízení, výběr a nábor;
e)
výdaje na služební cesty;
f)
výdaje na reprezentaci;
g)
výdaje na zasedání;
h)
externí tlumočníci a překladatelé;
i)
výměny úředníků;
j)
běžný nájem movitých věcí a nemovitostí nebo opakující se platby v rámci veřejných zakázek na nemovitosti ve smyslu článku 121 tohoto nařízení nebo v rámci splátek půjček podle čl. 203 odst. 8 finančního nařízení;
k)
různá pojištění;
l)
úklid, údržba a bezpečnost;
m)
výdaje v sociální a zdravotní oblasti;
n)
výdaje na telekomunikace;
o)
finanční poplatky;
p)
výdaje na právní ochranu;
q)
výdaje na náhradu škody včetně úroků;
r)
náklady na pracovní prostředky;
s)
voda, plyn a elektřina;
t)
publikace na papírových nebo elektronických nosičích;
u)
informování veřejnosti o aktuálním dění v Unii ze strany orgánů.
Článek 99
Zaznamenávání individuálních právních závazků
(Článek 86 finančního nařízení)
V případě souhrnného rozpočtového závazku, na nějž navazuje jeden či více individuálních právních závazků, zaznamená příslušná schvalující osoba v centrálním účetnictví výši tohoto jednoho či více navazujících individuálních právních závazků.
Tyto účetní zápisy uvádějí odkaz na souhrnný závazek, k jehož tíži se individuální závazky účtují.
Tento účetní zápis provede příslušná schvalující osoba před podpisem odpovídajícího individuálního právního závazku, s výjimkou případů uvedených v čl. 86 odst. 4 čtvrtém pododstavci finančního nařízení.
Ve všech případech příslušná schvalující osoba ověří, zda jejich souhrnná výše nepřekračuje celkový souhrnný závazek, jenž tyto individuální závazky pokrývá.
Oddíl 2
Potvrzování výdajů
Článek 100
Potvrzení a „předání k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů ve smyslu článku 110, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Příslušná schvalující osoba předtím, než rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že byla tato kontrola provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje má podobu podpisu doložky „předáno k platbě“, jejž připojuje příslušná schvalující osoba nebo odborně způsobilý zaměstnanec, jenž k tomu byl zmocněn formálním rozhodnutím schvalující osoby a na její zodpovědnost v souladu s čl. 65 odst. 5 finančního nařízení. Rozhodnutí o zmocnění jsou archivována pro pozdější použití.
Článek 101
Doložka „správnost ověřena“ u plateb předběžného financování
(Článek 88 finančního nařízení)
Pokud jde o platby předběžného financování, osvědčuje splnění podmínek, jež pro jejich úhradu stanoví právní závazek, příslušná schvalující osoba nebo jí řádně zmocněný, odborně způsobilý zaměstnanec vystavením doložky „správnost ověřena“.
Článek 102
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u veřejných zakázek
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci veřejných zakázek se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval fakturu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele;
b)
faktura nebo k ní přiložený interní dokument jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance;
c)
fakturu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Doložka „správnost ověřena“ uvedená v prvním pododstavci písm. b) potvrzuje, že služby, dodávky či stavební práce uvedené ve smlouvě byly řádně poskytnuty, resp. provedeny. V případě dodávek a stavebních prací vydá úředník nebo jiný odborně způsobilý zaměstnanec předběžné potvrzení o přijetí a po skončení záruční lhůty uvedené ve smlouvě konečné potvrzení o přijetí. Obě potvrzení mají platnost doložky „správnost ověřena“.
U opakujících se plateb včetně předplatného a vzdělávacích kurzů doložka „správnost ověřena“ osvědčuje, že je nárok věřitele v souladu s příslušnými doklady odůvodňujícími platbu.
Článek 103
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u grantů
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci grantů se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval žádost příjemce o platbu;
b)
žádost o platbu nebo interní dokument přiložený k výkazu nákladů jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem úředníka nebo jiného odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba;
c)
žádost o platbu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Vystavením doložky podle prvního pododstavce písm. b) osvědčuje úředník či jiný odborně způsobilý zaměstnanec, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba, že daná akce či pracovní program, které příjemce provedl, splňují ve všech ohledech podmínky grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu a případně že náklady, jež příjemce vykázal, jsou způsobilé.
Článek 104
Předání k platbě u výdajů na zaměstnance
(Článek 88 finančního nařízení)
U plateb výdajů na zaměstnance se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že jsou k dispozici tyto podklady:
a)
u měsíčních platů:
i)
úplný seznam zaměstnanců s uvedením všech složek jejich odměn,
ii)
tiskopis (osobní list), který je vystavován na základě rozhodnutí vydávaných v jednotlivých případech a který dokládá veškeré změny libovolné složky odměny,
iii)
v případě náborů či jmenování ověřená kopie rozhodnutí o náboru či jmenování, která je přiložena při potvrzení první výplaty;
b)
u ostatních odměn, například zaměstnancům placeným podle odpracovaných hodin nebo dní: výkaz počtu odpracovaných dní a hodin, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
c)
u přesčasů: výkaz odpracované práce přesčas, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
d)
u výdajů na pracovní cesty:
i)
cestovní příkaz, opatřený podpisem příslušného orgánu,
ii)
výkaz výdajů na služební cestu, opatřený podpisem zaměstnance na služební cestě a jeho pověřeného nadřízeného, pokud se výdaje na služební cestu liší od údajů na příkazu ke služební cestě;
e)
u některých dalších správních výdajů na zaměstnance, včetně předplatného a vzdělávacích kurzů, jež mají být podle smlouvy hrazeny předem: podklady, jež odkazují na rozhodnutí, na němž je výdaj založen, a uvádějí jednotlivé složky pro výpočet.
Výkaz výdajů na služební cestu uvedený v prvním pododstavci písm. d) bodu ii) uvádí cíl služební cesty, datum a hodinu odjezdu a příjezdu do cíle služební cesty, cestovní výlohy, denní diety a ostatní výdaje řádně schválené proti předložení podkladů.
Článek 105
Forma doložky „předáno k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „předáno k platbě“ podle článku 100 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému má doložka „předáno k platbě“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance.
Článek 106
Forma doložky „správnost ověřena“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „správnost ověřena“ podle článku 101 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému může mít doložka „správnost ověřena“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba.
Oddíl 3
Schvalování výdajů
Článek 107
Kontroly plateb schvalující osobou
(Článek 89 finančního nařízení)
Při vystavování platebního příkazu příslušná schvalující osoba zajistí, aby:
a)
platební příkaz byl vystaven řádně, tedy aby bylo vydáno odpovídající rozhodnutí o potvrzení v podobě doložky „předáno k platbě“, údaje o příjemci byly správné a částka byla splatná;
b)
platební příkaz odpovídal rozpočtovému závazku, k jehož tíži je zaúčtován;
c)
výdaj byl zapsán ve správném rozpočtovém bodu;
d)
byly k dispozici potřebné prostředky.
Článek 108
Údaje povinně uváděné na platebních příkazech a jejich předávání účetnímu
(Článek 89 finančního nařízení)
1. Platební příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být výdaj zaúčtován;
b)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění;
c)
odkaz na právní závazek, jenž zakládá nárok na platbu;
d)
odkaz na rozpočtový závazek, k jehož tíži je platební příkaz zaúčtován;
e)
částku, jež má být vyplacena, vyjádřenou v eurech;
f)
jméno, adresu a bankovní údaje příjemce;
g)
předmět výdaje;
h)
způsob platby;
i)
zápis majetku do inventárního soupisu v souladu s článkem 248.
2. Příslušná schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu.
Oddíl 4
Úhrada výdajů
Článek 109
Druhy plateb
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze jej rozdělit do více plateb v souladu se zásadami řádného finančního řízení.
2. Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené a/nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
3. Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
Článek 110
Podklady
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování, včetně předběžného financování rozloženého na splátky, se vyplácí buď na základě smlouvy, rozhodnutí, dohody nebo základního právního aktu, anebo na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, že jsou dodrženy podmínky dané smlouvy, dohody nebo rozhodnutí. Stanoví-li uvedené dokumenty splatnost předběžného financování, není k úhradě splatné částky již zapotřebí podávat další žádost.
2. Průběžné platby a výplata zůstatku jsou prováděny na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, zda byly financované akce prováděny v souladu se základním právním aktem, rozhodnutím, podmínkami smlouvy nebo dohody.
3. Povahu podkladů uvedených v tomto článku stanoví příslušná schvalující osoba na základě základního právního aktu, rozhodnutí, smlouvy či dohody v souladu se zásadou řádného finančního řízení. Za podklady pro účely odstavce 2 se považují průběžné a konečné zprávy o technickém a finančním plnění.
4. Podklady uchovává příslušná schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Oddíl 5
Lhůty pro výdajové operace
Článek 111
Platební lhůty a úroky z prodlení
(Článek 92 finančního nařízení)
1. Platební lhůtou se rozumí lhůta k provedení platby včetně potvrzení, schválení a úhrady výdaje.
Tato lhůta počíná běžet dnem doručení žádosti o platbu.
Žádost o platbu co nejdříve zaeviduje schválený útvar pověřené schvalující osoby; má se za to, že žádost byla doručena v den, kdy k zaevidování došlo.
Dnem platby se rozumí den, k němuž byla platba připsána k tíži účtu orgánu.
2. Žádost o platbu musí uvádět tyto základní údaje:
a)
identifikaci věřitele;
b)
částku;
c)
měnu;
d)
datum.
Chybí-li alespoň jeden ze základních údajů, je žádost o platbu zamítnuta.
O zamítnutí a jeho důvodech je věřitel vyrozuměn písemně a co nejdříve, nejpozději však do 30 kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
3. V případě stavení lhůty podle čl. 92 odst. 2 finančního nařízení počíná zbytek platební lhůty opětovně běžet dnem, kdy jsou doručeny požadované informace nebo zrevidované dokumenty nebo kdy proběhne další potřebné ověření včetně kontrol na místě.
4. Po uplynutí lhůt uvedených v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení má věřitel nárok na úroky za těchto podmínek:
a)
použijí se úrokové sazby uvedené v čl. 83 odst. 2 tohoto nařízení;
b)
úroky se platí za dobu, jež uplyne od kalendářního dne, který následuje po uplynutí platební lhůty uvedené v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení, až do dne zaplacení.
Činí-li však úroky vypočtené podle prvního pododstavce nejvýše 200 EUR, jsou věřiteli uhrazeny pouze na jeho žádost podanou do dvou měsíců od připsání opožděné platby.
5. Jednotlivé orgány předloží Evropskému parlamentu a Radě zprávu o dodržování lhůt a o stavení lhůt podle článku 92 finančního nařízení. Zpráva Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti podle čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
KAPITOLA 7
Systémy informačních technologií
Článek 112
Popis systémů informačních technologií
(Článek 93 finančního nařízení)
Jsou-li ke zpracovávání operací v rámci plnění rozpočtu používány počítačové systémy a subsystémy, je nutno vypracovat jejich úplný a aktualizovaný popis.
Tento popis stanoví obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Podrobně uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím existovala kompletní auditní stopa.
Článek 113
Pravidelné ukládání
(Článek 93 finančního nařízení)
Údaje v počítačových systémech a subsystémech musí být pravidelně ukládány a uchovávány na bezpečném místě.
KAPITOLA 8
Interní auditor
Článek 114
Jmenování interního auditora
(Článek 98 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého interního auditora v souladu s pravidly, jež jsou přizpůsobena jejich specifikům a požadavkům. O jmenování interního auditora informují orgány Evropský parlament a Radu.
2. Jednotlivé orgány stanoví v souladu se svými specifiky a požadavky rozsah kompetencí interního auditora a podrobně upraví cíle a postupy, jimiž se bude výkon funkce interního auditu řídit; přitom náležitě zohlední platné mezinárodní standardy v oblasti interního auditu.
3. Orgán může jmenovat interním auditorem úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád a jenž byl vybrán z řad státních příslušníků členských států, a to na základě zvláštní způsobilosti této osoby.
4. Jmenují-li dva nebo více orgánů téhož interního auditora, přijmou nezbytná opatření, aby bylo možno jej v souladu s článkem 119 povolat k odpovědnosti za jeho jednání.
5. Ukončí-li interní auditor výkon své funkce, informuje o tom dotčený orgán Evropský parlament a Radu.
Článek 115
Zdroje poskytované internímu auditorovi
(Článek 99 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány poskytnou svým interním auditorům prostředky potřebné k řádnému výkonu jejich kontrolní funkce a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
Článek 116
Pracovní program
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor přijímá svůj pracovní program a předkládá jej orgánu.
2. Orgán může po interním auditorovi požadovat, aby provedl audit, jenž není zařazen v jeho pracovním programu podle odstavce 1.
Článek 117
Zprávy interního auditora
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor předkládá orgánu výroční zprávu o interním auditu podle čl. 99 odst. 3 finančního nařízení, v níž uvede počet a druh provedených interních auditů, hlavní vydaná doporučení a opatření přijatá na základě těchto doporučení.
Výroční zpráva uvádí též systémové problémy, jež odhalila specializovaná komise zřízená podle čl. 73 odst. 6 finančního nařízení.
2. Jednotlivé orgány posuzují, jsou-li doporučení ve zprávách interního auditora vhodná k výměně osvědčených postupů s ostatními orgány.
3. Interní auditor se při vypracování své zprávy zaměřuje především na celkové dodržování zásady řádného finančního řízení a zajišťuje, aby byla přijímána vhodná opatření ke stále lepšímu a důslednějšímu uplatňování této zásady.
Článek 118
Nezávislost
(Článek 100 finančního nařízení)
Interní auditor je při provádění auditů plně nezávislý. Při výkonu své funkce, která je mu na základě jmenování svěřena podle finančního nařízení, nesmí dostávat žádné pokyny ani být žádným způsobem omezován.
Článek 119
Možnost povolat interního auditora k odpovědnosti
(Článek 100 finančního nařízení)
Interního auditora jakožto úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád, může povolat k odpovědnosti za jeho činy pouze samotný orgán za podmínek uvedených v tomto článku.
Orgán přijme odůvodněné rozhodnutí o zahájení vyšetřování. Toto rozhodnutí je oznámeno zúčastněné osobě. Orgán může pověřit vyšetřováním na svou přímou odpovědnost jednoho nebo více úředníků stejného nebo vyššího stupně, než je dotyčný zaměstnanec. V průběhu vyšetřování musí být vyslechnuta zúčastněná osoba.
Zpráva o vyšetřování je zaslána zúčastněné osobě, kterou poté ve věci této zprávy vyslechne orgán.
Na základě zprávy a slyšení přijme orgán buď odůvodněné rozhodnutí o zastavení řízení, nebo odůvodněné rozhodnutí v souladu s články 22 a 86 přílohy IX služebního řádu. Rozhodnutí, jimiž se ukládají disciplinární opatření nebo finanční sankce, musí být oznámena zúčastněné osobě a zaslána pro informaci ostatním orgánům a Účetnímu dvoru.
Zúčastněná osoba může podat proti takovým rozhodnutím žalobu u Soudního dvora Evropské unie za podmínek stanovených ve služebním řádu.
Článek 120
Žaloba u Soudního dvora Evropské unie
(Článek 100 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny opravné prostředky podle služebního řádu, může interní auditor podat žalobu přímo u Soudního dvora Evropské unie ve věci jednání, jež se týká výkonu jeho funkce interního auditora. Žaloba musí být podána do tří měsíců od kalendářního dne, kdy bylo dotyčné jednání oznámeno.
O žalobách se jedná a rozhoduje způsobem podle čl. 91 odst. 5 služebního řádu úředníků Evropské unie.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Oddíl 1
Oblast působnosti a zásady zadávání
Článek 121
Definice a oblast působnosti
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Předmětem veřejné zakázky na nemovitosti je koupě pozemků, budov nebo jiných nemovitostí nebo jejich dlouhodobý nájem, právo užívání, leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj.
2. Předmětem veřejné zakázky na dodávky je koupě výrobků nebo jejich leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj. Veřejná zakázka, jejímž předmětem je dodávka výrobků a která vedle těchto dodávek zahrnuje umísťovací a instalační práce, se považuje za veřejnou zakázku na dodávky.
3. Předmětem veřejné zakázky na stavební práce je buď provedení stavebních prací či díla, nebo jak vypracování návrhu, tak provedení stavebních prací či díla v souvislosti s činnostmi uvedenými v příloze I směrnice 2004/18/ES, nebo provedení díla podle požadavků veřejného zadavatele za použití libovolných prostředků. „Dílem“ se rozumí výsledek stavebních nebo inženýrských prací, který má sám plnit hospodářskou nebo technickou funkci.
4. Předmětem veřejné zakázky na služby je poskytování služeb intelektuálního a neintelektuálního charakteru, s výjimkou dodávek, provedení stavebních prací a nemovitostí.
Veřejná zakázka, jež zahrnuje dva či více druhů veřejných zakázek (stavební práce, služby či dodávky), je zadávána v souladu s ustanoveními, jež se použijí na ten druh veřejné zakázky, která charakterizuje hlavní předmět dané zakázky.
V případě smíšených veřejných zakázek, jež zahrnují služby a dodávky, se jejich hlavní předmět určí na základě porovnání hodnot příslušných služeb a dodávek.
Veškeré odkazy na nomenklaturu v kontextu zadávání veřejných zakázek se řídí „společným slovníkem pro veřejné zakázky (CPV)“, jejž zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2195/2002 (11).
5. Pojmy „zhotovitel díla“, „dodavatel“ a „poskytovatel služeb“ označují fyzickou či právnickou osobu nebo veřejný subjekt nebo seskupení těchto osob a/nebo subjektů, které na trhu nabízejí provedení stavebních prací a/nebo díla, dodávku výrobků, resp. poskytnutí služby. Pojem „hospodářský subjekt“ zahrnuje „zhotovitele díla“, „dodavatele“ a „poskytovatele služeb“. Hospodářský subjekt, jenž podal nabídku, se označuje jako „uchazeč“. Pojem „zájemce“ označuje žadatele o účast v užším řízení, v soutěžním dialogu nebo v jednacím řízení. Pojem „prodejce“ označuje hospodářský subjekt zapsaný na seznamu prodejců podle čl. 136 odst. 1 písm. b).
Seskupení hospodářských subjektů mohou podávat nabídky nebo vystupovat jako zájemci. Veřejní zadavatelé nesmějí od takových seskupení vyžadovat, aby měla určitou právní formu proto, aby mohla podat nabídku nebo žádost o účast, avšak od vybraného seskupení mohou vyžadovat nabytí konkrétní právní formy, pokud mu byla zadána veřejná zakázka a pokud je tato změna nezbytná pro řádné plnění zakázky.
6. Útvary orgánů Unie jsou považovány za veřejné zadavatele, s výjimkou případů, kdy mezi sebou uzavřou správní dohodu o poskytování služeb, dodávkách výrobků, provedení stavebních prací či provedení veřejných zakázek na nemovitosti.
7. Pojem „technická pomoc“ označuje činnosti zaměřené na podporu a budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
8. Veškeré výměny se zhotoviteli, dodavateli a poskytovateli, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež veřejný zadavatel zřídí.
9. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
10. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 9 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 122
Rámcové smlouvy a zvláštní veřejné zakázky
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Doba účinnosti rámcové smlouvy nesmí překročit čtyři roky, s výjimkou mimořádných, řádně odůvodněných případů, jež jsou dány zejména předmětem rámcové smlouvy.
Zvláštní veřejné zakázky zadávané na základě rámcových smluv jsou zadávány v souladu s podmínkami těchto rámcových smluv mezi veřejnými zadavateli a stranami rámcové smlouvy.
Při zadávání zvláštních veřejných zakázek nesmějí strany provádět v dané rámcové smlouvě podstatné změny.
2. Je-li rámcová smlouva uzavřena pouze s jedním hospodářským subjektem, jsou zvláštní veřejné zakázky zadávány v mezích podmínek této rámcové smlouvy.
V řádně odůvodněných případech se veřejní zadavatelé mohou písemně obrátit na zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele se žádostí o doplnění jeho nabídky, je-li takové doplnění nutné.
3. Má-li být rámcová smlouva uzavřena s více hospodářskými subjekty, musí být uzavřena s nejméně třemi hospodářskými subjekty, jestliže dostatečný počet hospodářských subjektů splňuje kritéria pro výběr nebo jestliže dostatečný počet přípustných nabídek splňuje kritéria pro zadání zakázky.
Rámcová smlouva s více hospodářskými subjekty může mít podobu různých smluv, jež obsahují totožné podmínky.
Zadávání zvláštních veřejných zakázek na základě rámcových smluv, jež jsou uzavřeny s několika hospodářskými subjekty, probíhá následujícím způsobem:
a)
v případě rámcových smluv bez opětovného vyhlášení soutěže se použijí podmínky rámcové smlouvy;
b)
v případě rámcových smluv s opětovným vyhlášením soutěže jsou tyto zakázky zadávány poté, co se strany smlouvy zúčastní soutěže opětovně vyhlášené na základě týchž, v případě nutnosti přesněji formulovaných podmínek, a případně na základě dalších podmínek uvedených v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě.
U každé zvláštní veřejné zakázky, jež má být zadána postupem podle třetího pododstavce písm. b), veřejní zadavatelé písemně osloví zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, kteří jsou stranami rámcové smlouvy, a stanoví jim dostatečnou lhůtu pro podání nabídek. Nabídky jsou podávány písemně. Veřejní zadavatelé zadají zvláštní veřejnou zakázku uchazeči, jenž podle kritérií pro zadání zakázky, která jsou uvedena v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě, podá nejlepší nabídku.
4. V případě odvětví, v nichž se ceny a technologie rychle vyvíjejí, musí rámcové smlouvy bez opětovného vyhlášení soutěže obsahovat ustanovení o střednědobém přezkumu nebo o postupu referenčního srovnávání. Jestliže se po střednědobém přezkumu ukáže, že původně stanovené podmínky již neodrážejí vývoj cen nebo technologií, nesmí veřejný zadavatel dotčenou rámcovou smlouvu použít a přijme vhodná opatření k jejímu ukončení.
5. Rozpočtový závazek je předem přijímán pouze v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oddíl 2
Uveřejňování
Článek 123
Vyhlašování veřejných zakázek spadajících do působnosti směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je uveřejňováno oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení; tím není dotčen článek 134. Předběžné oznámení je povinné pouze v případě, hodlá-li veřejný zadavatel v souladu s čl. 152 odst. 4 využít zkrácených lhůt pro doručování nabídek.
2. Předběžné oznámení je oznámení, kterým veřejný zadavatel dává orientačně na vědomí celkovou předpokládanou hodnotu a předmět veřejných zakázek a rámcových smluv, které má v úmyslu zadat v určitém rozpočtovém roce, s výjimkou veřejných zakázek, jež mají být zadány v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Předběžné oznámení uveřejňuje buď Úřad pro publikace Evropské unie (dále jen „Úřad pro publikace“), nebo samotní veřejní zadavatelé na svém profilu kupujícího.
Povinné předběžné oznámení se zasílá Úřadu pro publikace nebo se uveřejňuje na profilu kupujícího, a to co nejdříve, nejpozději však do 31. března rozpočtového roku.
Veřejní zadavatelé, kteří uveřejní předběžné oznámení na svém profilu kupujícího, zašlou Úřadu pro publikace elektronickou cestou a při dodržení formátu a způsobů zasílání podle bodu 3 přílohy VIII směrnice 2004/18/ES oznámení o tom, že na profilu kupujícího uveřejnili toto předběžné oznámení.
3. Oznámení o zahájení zadávacího řízení umožňuje veřejným zadavatelům dát na vědomí svůj úmysl zahájit zadávací řízení na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu nebo zavést dynamický nákupní systém podle článku 131. Aniž jsou dotčeny smlouvy na veřejné zakázky uzavřené v návaznosti na jednací řízení podle článku 134, je uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení povinné v případě veřejných zakázek, jejichž předpokládaná hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1.
Oznámení o zahájení zadávacího řízení není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
V případě otevřeného řízení uvádí oznámení o zahájení zadávacího řízení datum, hodinu a případně místo zasedání komise pro otevírání obálek, které je přístupné uchazečům.
Veřejní zadavatelé uvedou, zdali připouštějí, či nepřipouštějí varianty, a v případě, že uplatňují možnost podle čl. 146 odst. 2 druhého pododstavce, specifikují minimální požadavky na způsobilost. Uvedou kritéria pro výběr podle článku 146, která mají v úmyslu použít, minimální počet zájemců, které zamýšlejí vyzvat k podání nabídky, a případně jejich maximální počet, a dále v souladu s čl. 128 odst. 1 druhým pododstavcem objektivní a nediskriminační kritéria, která zamýšlejí k omezení tohoto počtu uplatnit.
Je-li dokumentace k zadávacímu řízení volně, přímo a v plném rozsahu přístupná elektronickými prostředky, zejména v dynamických nákupních systémech podle článku 131, musí být v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedena internetová adresa, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Veřejný zadavatel, jenž hodlá uspořádat soutěž o návrh, sdělí svůj úmysl prostřednictvím oznámení.
Veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení případně upřesní, že se jedná o interinstitucionální zadávací řízení. V těchto případech se v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedou orgány, výkonné agentury nebo subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení, jež se na zadávacím řízení podílejí, orgán odpovědný za toto řízení a celkový objem veřejných zakázek za všechny tyto orgány, výkonné agentury nebo subjekty.
4. Výsledky zadávacího řízení v případě veřejných zakázek, rámcových smluv nebo veřejných zakázek na bázi dynamického nákupního systému jsou sdělovány prostřednictvím oznámení o výsledku zadávacího řízení. Toto oznámení je povinné v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1. Není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace do 48 kalendářních dní ode dne podpisu smlouvy na veřejnou zakázku nebo rámcové smlouvy. Oznámení o veřejných zakázkách na bázi dynamického nákupního systému však mohou být souhrnně zasílána čtvrtletně. V těchto případech jsou zasílána Úřadu pro publikace do 48 dní po konci čtvrtletí.
Veřejní zadavatelé, kteří uspořádali soutěž o návrh, zašlou Úřadu pro publikace oznámení o výsledcích soutěže.
V případě interinstitucionálního řízení zasílá oznámení o výsledku zadávacího řízení veřejný zadavatel, jenž za dané řízení odpovídá.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace též v případě veřejné zakázky nebo rámcové smlouvy, jejíž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež byla zadána v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, a to ve lhůtě dostatečné pro jeho uveřejnění před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku v souladu s podmínkami čl. 171 odst. 1.
Jestliže v důsledku uzavření smlouvy na zvláštní veřejnou zakázku nebo vlivem souhrnného objemu zvláštních veřejných zakázek dojde k překročení finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je nutno na internetových stránkách veřejného zadavatele zveřejnit do 30. června údaje o hodnotě a smluvních stranách zvláštních veřejných zakázek, jež byly v průběhu předchozího rozpočtového roku zadány na základě rámcové smlouvy; tím není dotčen článek 21.
5. Oznámení se vypracovávají podle standardních formulářů přijatých Komisí podle směrnice 2004/18/ES.
Článek 124
Vyhlašování veřejných zakázek mimo působnost směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, jsou vyhlašovány vhodnými prostředky s cílem zajistit soutěž o veřejné zakázky a nestrannost zadávacího řízení. Předmětem tohoto vyhlášení je:
a)
oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 nebo výzva k projevení zájmu v případě veřejných zakázek s podobným předmětem, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1;
b)
náležité předchozí oznámení na internetu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2.
2. Seznam zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů, jimž byly zadány veřejné zakázky na nemovitosti nebo veřejné zakázky, které jsou podle čl. 134 odst. 1 písm. j) tohoto nařízení označeny za tajné, se uveřejňuje pouze jednou ročně s uvedením předmětu a hodnoty zadané zakázky. Tento seznam se zasílá Evropskému parlamentu a Radě. V případě Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
3. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1 a které nebyly předmětem samostatného oznámení o výsledku zadávacího řízení, se zasílají Úřadu pro publikace. Roční seznamy zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů se úřadu zasílají do 30. června následujícího rozpočtového roku.
4. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2, se nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku zveřejňují na internetové stránce daného orgánu.
Článek 125
Uveřejňování oznámení
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Oznámení uvedená v článcích 123 a 124 uveřejňuje Úřad pro publikace v Úředním věstníku Evropské unie nejpozději dvanáct kalendářních dní po jejich odeslání.
Lhůta uvedená v prvním pododstavci se v případě zrychlených řízení podle článku 154 zkracuje na pět kalendářních dní.
2. Veřejný zadavatel musí být schopen prokázat den odeslání.
Článek 126
Další formy vyhlašování
(Článek 103 finančního nařízení)
Kromě vyhlašování podle článku 123, 124 a 125 mohou být zakázky vyhlašovány též jiným způsobem, zejména elektronicky. Toto vyhlášení obsahuje odkaz na případné oznámení uveřejněné v Úředním věstníku Evropské unie podle článku 125 a nesmí k němu dojít dříve, než je uveřejněno uvedené oznámení, které jediné je závazné.
Toto vyhlášení nesmí diskriminovat zájemce nebo uchazeče ani obsahovat jiné údaje, než jaké obsahuje případně uveřejněné oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Oddíl 3
Zadávací řízení
Článek 127
Druhy zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejná zakázka se zadává buď prostřednictvím zadávacího řízení, a to otevřeného, užšího nebo jednacího řízení poté, co je uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo prostřednictvím jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, případně v návaznosti na soutěž o návrh.
2. Zadávací řízení je otevřené, pokud mohou nabídku podat všechny hospodářské subjekty, které mají zájem. Totéž platí pro dynamické nákupní systémy podle článku 131.
Zadávací řízení je užší, pokud mohou všechny hospodářské subjekty požádat o účast, avšak připuštěni mohou být pouze zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr uvedená v článku 146 a které zároveň veřejný zadavatel písemně vyzve k podání nabídky nebo předložení řešení v rámci soutěžního dialogu podle článku 132.
Výběrová fáze se může opakovat buď pro každou jednotlivou veřejnou zakázku, a to i v případě soutěžního dialogu, nebo může zahrnovat vypracování seznamu možných zájemců postupem podle čl. 136 odst. 1 písm. a).
3. V jednacím řízení osloví veřejní zadavatelé uchazeče podle vlastního výběru, kteří splňují kritéria pro výběr stanovená v článku 146, a vyjednávají s jedním nebo s několika z nich podmínky jejich nabídek.
Jedná-li se o jednací řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135, veřejní zadavatelé zároveň písemně vyzvou vybrané zájemce k vyjednávání.
4. Soutěže o návrh jsou řízení, která veřejnému zadavateli umožňují získat na základě soutěže - ať již s udílením cen nebo bez něj - plán či návrh, zejména v oblasti architektury a stavebního inženýrství nebo zpracování dat, jejž navrhla výběrová komise.
Článek 128
Počet zájemců v užším a jednacím řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. V užším řízení a v řízeních podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a b) nesmí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky nižší než pět, za předpokladu, že kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
V závislosti na předmětu veřejné zakázky a na základě objektivních a nediskriminačních kritérií pro výběr může veřejný zadavatel též stanovit nejvyšší počet zájemců. V tomto případě jsou nejvyšší počet zájemců a kritéria uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu podle článků 123 a 124.
V každém případě musí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. V případě jednacího řízení a po soutěžním dialogu nesmí být počet zájemců vyzvaných k vyjednávání nebo k podání nabídky nižší než tři, jestliže kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
Počet zájemců vyzvaných k podání nabídky musí být dostatečný na to, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Ustanovení prvního a druhého pododstavce se nepoužijí na:
a)
veřejné zakázky velmi nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 2;
b)
veřejné zakázky na právní služby podle nomenklatury CPV;
c)
veřejné zakázky označené za tajné podle čl. 134 odst. 1 písm. j).
3. Je-li počet zájemců, kteří splňují kritéria pro výběr a minimální dané požadavky, nižší než minimální počet podle odstavců 1 a 2, může veřejný zadavatel pokračovat v řízení a oslovit jednoho či více zájemců, kteří mají požadovanou způsobilost. Veřejný zadavatel sem však nemůže zahrnout další hospodářské subjekty, které nebyly původně vyzvány k účasti na řízení, ani zájemce, kteří nemají požadovanou způsobilost.
Článek 129
Režim jednacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
Veřejní zadavatelé vyjednávají s uchazeči nabídky, které tito uchazeči předložili, s cílem přizpůsobit je požadavkům, jež jsou stanoveny v oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 123 nebo v zadávací dokumentaci a případných doplňujících dokumentech, a s cílem vybrat ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
Během vyjednávání zajišťuje veřejný zadavatel rovné zacházení se všemi uchazeči.
V případech podle článku 135, kdy jsou veřejní zadavatelé oprávněni zadávat veřejné zakázky v jednacím řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, mohou tito zadavatelé stanovit, že jednací řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby se na základě kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci, snížil počet projednávaných nabídek. Uplatnění této možnosti se uvede v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci.
Článek 130
Soutěže o návrh
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Pravidla, podle nichž je pořádána soutěž o návrh, se sdělují všem, kteří mají o účast v soutěži zájem.
Počet zájemců vyzvaných k účasti musí být dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. Výběrovou komisi jmenuje příslušná schvalující osoba. Výběrová komise se skládá výhradně z fyzických osob, které jsou nezávislé na účastnících soutěže. Je-li od účastníků soutěže vyžadována zvláštní odborná kvalifikace, musí mít tutéž nebo rovnocennou kvalifikaci nejméně třetina členů výběrové komise.
Výběrová komise musí být ve svých stanoviscích nezávislá. Svá stanoviska přijímá na základě projektů, které jí zájemci anonymně předloží, a vychází výhradně z kritérií uvedených v oznámení o soutěži.
3. Návrhy výběrové komise, jež vycházejí z předností jednotlivých projektů, a její připomínky se zaznamenávají ve zprávě, kterou členové komise podepíší.
Do doby, než výběrová komise vydá stanovisko, musí být zachována anonymita zájemců.
Výběrová komise může zájemce vyzvat, aby odpověděli na otázky uvedené v zápisu, a projekt tak vyjasnili. Z rozhovoru mezi členy výběrové komise a zájemci se pořizuje úplný zápis.
4. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede jméno a adresu vybraného zájemce a důvody jeho výběru s odkazem na kritéria, jež byla vyhlášena v oznámení o soutěži o návrh, zejména pokud se toto rozhodnutí odchyluje od návrhů ve stanovisku výběrové komise.
Článek 131
Dynamický nákupní systém
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Dynamický nákupní systém je proces plně elektronického nákupu pro nákupy běžných plnění, jenž je po celou dobu svého trvání otevřen všem hospodářským subjektům, které splňují kritéria pro výběr a předložily předběžnou nabídku, jež splňuje požadavky zadávací dokumentace a případných doplňujících dokumentů. Předběžné nabídky mohou být kdykoli vylepšeny, pokud zůstanou v souladu se zadávací dokumentací.
2. Za účelem zavedení dynamického nákupního systému veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, které uvádí, že se jedná o dynamický nákupní systém, a které obsahuje odkaz na internetovou adresu, na níž se lze od uveřejnění oznámení až do ukončení systému volně, přímo a v plném rozsahu seznámit se zadávací dokumentací a případnými doplňujícími dokumenty.
V zadávací dokumentaci zadavatelé uvedou mimo jiné povahu předpokládaných nákupů v rámci tohoto systému, jakož i všechny nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému zařízení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickou specifikaci.
3. Po celou dobu trvání dynamického nákupního systému umožňují veřejní zadavatelé všem hospodářským subjektům, aby předložily předběžnou nabídku, a byly tak přijaty do systému za podmínek podle odstavce 1. Veřejní zadavatelé tyto předběžné nabídky vyhodnotí nejpozději do patnácti dnů ode dne jejich podání. Tuto lhůtu k vyhodnocení však mohou prodloužit, není-li mezitím vyhlášena výzva k podávání nabídek.
Veřejný zadavatel informuje uchazeče co nejdříve o jeho přijetí do dynamického nákupního systému nebo o odmítnutí jeho nabídky.
4. Předmětem výzvy k podávání nabídek musí být každá zvláštní veřejná zakázka. Před jejím vyhlášením uveřejní veřejní zadavatelé zjednodušené oznámení o zahájení zadávacího řízení, jímž všechny hospodářské subjekty, jež mají zájem, vyzvou k podání předběžné nabídky ve lhůtě, jež činí alespoň patnáct dnů ode dne odeslání tohoto zjednodušeného oznámení. Veřejní zadavatelé zahájí fázi podávání nabídek až poté, co vyhodnotí všechny předběžné nabídky doručené v této lhůtě.
Veřejní zadavatelé poté vyzvou všechny uchazeče přijaté do systému, aby v přiměřené lhůtě podali nabídku. Veřejnou zakázku zadají uchazeči, který podle kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení pro zavedení dynamického nákupního systému, podá ekonomicky nejvýhodnější nabídku. Tato kritéria mohou být případně upřesněna ve výzvě k podávání nabídek.
5. Dynamický nákupní systém nesmí trvat déle než čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné a náležitě odůvodněné případy.
Veřejní zadavatelé nesmějí tento systém používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval.
Hospodářským subjektům, které projeví zájem, ani účastníkům systému nesmějí být účtovány žádné poplatky.
Článek 132
Soutěžní dialog
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Jedná-li se o zvláště složitou veřejnou zakázku, může veřejný zadavatel použít soutěžní dialog podle článku 29 směrnice 2004/18/ES, pokud usoudí, že přímé použití otevřeného řízení ani stávajících pravidel užšího řízení neumožní zakázku zadat ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
Veřejná zakázka je považována za zvláště složitou, není-li veřejný zadavatel objektivně s to ani definovat technické prostředky, které by mohly odpovídat jeho potřebám nebo cílům, ani stanovit právní nebo finanční aspekty projektu.
2. Veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž uvedou své potřeby a požadavky, a tyto definují v samotném oznámení nebo v popisu.
3. Se zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr podle článku 146, zahájí veřejní zadavatelé dialog, při němž jsou určeny a definovány prostředky, které co nejlépe vyhoví jejich potřebám.
V průběhu tohoto dialogu zajistí veřejní zadavatelé rovnost zacházení se všemi uchazeči a důvěrnost navrhovaných řešení či jiných informací, jež zájemci při dialogu předloží, neobdrží-li souhlas těchto zájemců k jejich šíření.
Stanoví-li takovou možnost oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo popis, mohou veřejní zadavatelé určit, že řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby byl na základě kritérií pro zadání, která jsou uvedena v uvedeném oznámení či popisu, snížen počet řešení projednávaných ve fázi dialogu.
4. Veřejní zadavatelé vyrozumí účastníky o ukončení dialogu a následně je vyzvou, aby na základě jednoho či více řešení, jež byla v průběhu dialogu předložena a specifikována, podali své konečné nabídky. Tyto nabídky musí uvádět všechny náležitosti požadované a nutné pro uskutečnění projektu.
Na žádost veřejného zadavatele lze tyto nabídky vyjasnit, upřesnit a doladit, aniž by tím ovšem došlo k takové změně základních aspektů nabídky nebo výzvy k podávání nabídek, jež by mohla narušit hospodářskou soutěž nebo by měla diskriminační účinek.
Na žádost veřejného zadavatele může být uchazeč, jehož nabídka je považována za ekonomicky nejvýhodnější, požádán, aby vyjasnil určité aspekty své nabídky nebo potvrdil závazky v ní uvedené, za podmínky, že tím nedojde ke změně podstatných aspektů nabídky nebo dokumentace k zadávacímu řízení ani k narušení hospodářské soutěže či k diskriminaci.
5. Veřejní zadavatelé mohou stanovit, že budou účastníkům dialogu uhrazeny určité ceny nebo platby.
Článek 133
Společné zadávání veřejných zakázek
(Článek 104 finančního nařízení)
V případě společného zadávacího řízení jednoho orgánu a veřejného zadavatele nebo zadavatelů z jednoho či více členských států, států ESVO či zemí kandidujících na vstup do Unie se použijí procesní pravidla platná pro tento orgán.
V případě, že podíl z celkové předpokládané hodnoty veřejné zakázky, jenž připadá na veřejného zadavatele z členského státu nebo jejž tento zadavatel spravuje, činí alespoň 50 %, nebo v jiných řádně odůvodněných případech může orgán rozhodnout, že se použijí procesní pravidla platná pro tohoto veřejného zadavatele z členského státu, lze-li tato pravidla považovat za rovnocenná předpisům platným pro tento orgán.
Orgán a veřejný zadavatel z členského státu, státu ESVO či země kandidující na vstup do Unie, kteří se podílejí na společném zadávacím řízení, se dohodnou zejména na bližších podrobnostech k vyhodnocování žádostí o účast nebo nabídek, zadání veřejné zakázky, právu rozhodnému pro tuto zakázku a soudu příslušnému pro řešení sporů.
Článek 134
Použití jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud v otevřeném nebo užším řízení po ukončení původního řízení nebyla předložena žádná či žádná vhodná nabídka nebo žádná žádost o účast, za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky veřejné zakázky, jež jsou specifikovány v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138;
b)
pokud z technických či uměleckých důvodů nebo z důvodů ochrany výhradních práv může být veřejná zakázka zadána pouze určitému hospodářskému subjektu;
c)
pokud z mimořádně naléhavých důvodů způsobených nepředvídatelnými událostmi, za něž veřejný zadavatel neodpovídá, nelze dodržet lhůty stanovené pro ostatní řízení a uvedené v článcích 152, 153 a 154;
d)
má-li být v návaznosti na soutěž o návrh zadána veřejná zakázka na služby, jež musí být podle použitelných pravidel zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců; v posledním uvedeném případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
e)
v případě dodatečných služeb či stavebních prací, s nimiž nepočítal původně zamýšlený projekt ani původní smlouva na veřejnou zakázku a které se následkem nepředvídatelných okolností staly nezbytnými k provedení služeb nebo stavebních prací za podmínek podle odstavce 2;
f)
v případě nových služeb či stavebních prací, jimiž mají být opakovány podobné služby či stavební práce, které tentýž veřejný zadavatel zadal hospodářskému subjektu v rámci původní veřejné zakázky, za předpokladu, že tyto služby či stavební práce odpovídají základnímu projektu a že tento projekt byl předmětem původní veřejné zakázky, jež byla zadána v otevřeném nebo užším řízení za podmínek podle odstavce 3;
g)
v případě veřejných zakázek na dodávky:
i)
v případě dodatečných dodávek určených buď k částečné náhradě běžných nebo k rozšíření stávajících dodávek zboží či zařízení, pokud by změna dodavatele nutila veřejného zadavatele pořídit zařízení s jinými technickými vlastnostmi, což by mělo za následek neslučitelnost nebo nepřiměřené technické potíže při používání a údržbě; doba účinnosti příslušných smluv nesmí přesáhnout tři roky,
ii)
pokud jsou výrobky vyrobeny pouze pro účely výzkumu, pokusů, studií nebo vývoje, s výjimkou testů obchodní realizace a výroby velkého rozsahu s cílem pokrýt náklady na výzkum a vývoj,
iii)
v případě dodávek kotovaných a nakupovaných na komoditní burze,
iv)
v případě zvláště výhodných nákupů buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
v případě veřejných zakázek na nemovitosti po předchozím průzkumu místního trhu;
i)
v případě veřejných zakázek na právní služby podle nomenklatury CPV za předpokladu, že jsou tyto zakázky náležitě vyhlášeny;
j)
v případě veřejných zakázek, jež orgán nebo jím pověřený subjekt označí za tajné, nebo v případě veřejných zakázek, jejichž plnění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, v souladu s platnými správními předpisy, nebo pokud to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie.
2. V případě dodatečných služeb a stavebních prací podle odst. 1 písm. e) mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení za podmínky, že bude veřejná zakázka zadána poskytovateli či zhotoviteli, jenž bude zakázku plnit v některém z těchto případů:
a)
pokud tyto dodatečné veřejné zakázky nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto služby či stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou bezpodmínečně nutné pro její dokončení.
Souhrnná hodnota dodatečných veřejných zakázek nesmí přesáhnout 50 % hodnoty původní veřejné zakázky.
3. V případech podle tohoto článku odst. 1 písm. f) musí být možnost použít jednací řízení uvedena již při zahájení soutěže na první činnost; při výpočtu finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 je třeba vycházet z celkové předpokládané hodnoty následných služeb či stavebních prací. Toto řízení lze použít pouze během provádění původní smlouvy na veřejnou zakázku a nejpozději během tří let od jejího podpisu.
Článek 135
Použití jednacího řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud byly v ukončeném otevřeném či užším řízení nebo soutěžním dialogu podány nabídky, jež jsou zejména z hlediska kritérií pro výběr či zadání zakázky neregulérní nebo nepřijatelné, a to za předpokladu, že původní podmínky zakázky stanovené v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138 nejsou podstatně změněny; tím není dotčeno použití odstavce 2 tohoto článku;
b)
ve výjimečných případech, jedná-li se o stavební práce, dodávky nebo služby, jejichž povaha nebo rizika s nimi spojená neumožňují, aby uchazeč stanovil předem celkovou cenu;
c)
pokud je povaha zadávané služby - zejména v případě finančních a intelektuálních služeb - taková, že zadávací dokumentaci k veřejné zakázce nelze vypracovat s dostatečnou přesností, jež by umožnila zakázku zadat výběrem nejlepší nabídky podle pravidel, jimiž se řídí otevřené nebo užší řízení;
d)
u veřejných zakázek na stavební práce, jsou-li tyto práce prováděny výlučně pro účely výzkumu, testování nebo vývoje, a nikoli s cílem dosažení zisku nebo pokrytí nákladů na výzkum a vývoj;
e)
u veřejných zakázek na služby uvedené v příloze II B směrnice 2004/18/ES s výhradou čl. 134 odst. 1 písm. i) a j) a čl. 134 odst. 2 tohoto nařízení;
f)
u veřejných zakázek na služby ve výzkumu a vývoji, jejichž výsledky nepřipadají výlučně veřejnému zadavateli k využití při vlastní činnosti, a to za podmínky, že veřejný zadavatel poskytovanou službu hradí v plném rozsahu;
g)
u veřejných zakázek na služby v oblasti nabývání, rozvoje, výroby nebo koprodukce programových materiálů určených k vysílání rozhlasových a televizních stanic a zakázek na vysílací čas.
2. V případech podle odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé od uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení upustit, pokud do jednacího řízení zahrnou všechny uchazeče a pouze ty uchazeče, kteří splňují kritéria pro výběr a v předchozím řízení podali nabídky v souladu s formálními požadavky zadávacího řízení.
Článek 136
Řízení s výzvou k projevení zájmu
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena ustanovení článků 134 a 135, mohou veřejní zadavatelé použít výzvu k projevení zájmu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nepřesahuje částku podle čl. 170 odst. 1, za účelem:
a)
předběžného výběru zájemců, kteří budou v budoucnu oslovováni na základě užších výzev k podávání nabídek, nebo
b)
sestavení seznamu prodejců, kteří budou vyzváni k předložení žádosti o účast nebo k podání nabídky.
2. Seznam vypracovaný na základě výzvy k projevení zájmu platí po následující období:
a)
v případě podle tohoto článku odst. 1 písm. a) nejdéle tři roky ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a);
b)
v případě sestavování seznamu prodejců podle tohoto článku odst. 1 písm. b) nejdéle pět let ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a).
Seznam podle prvního pododstavce může obsahovat dílčí seznamy.
Kdykoli během doby platnosti seznamu - s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období - mohou všechny osoby, jež mají zájem, podat přihlášku.
3. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny zájemce nebo prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby:
a)
v případě podle odst. 1 písm. a) podali nabídku nebo
b)
v případě seznamu podle odst. 1 písm. b) podali:
i)
nabídku včetně dokumentů, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, nebo
ii)
dokumenty, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, a v následné fázi aby podali nabídku prodejci, kteří se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v kritériích pro vyloučení a splňují kritéria pro výběr.
Článek 137
Veřejné zakázky nízké hodnoty
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky nízké hodnoty do výše 60 000 EUR lze zadat v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, jehož se účastní alespoň tři zájemci.
Obdrží-li veřejný zadavatel po jednacím řízení s těmito zájemci pouze jedinou administrativně a technicky platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro její zadání.
2. Veřejné zakázky velmi nízké hodnoty do 15 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. Platby výdajových položek do výše 1 000 EUR lze provést na základě faktur bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 138
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení obsahuje alespoň:
a)
výzvu k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu v řízení podle článku 132;
b)
připojenou zadávací dokumentaci nebo - v případě soutěžního dialogu podle článku 132 - popis potřeb a požadavků veřejného zadavatele či odkaz na internetovou adresu, kde se lze se zadávací dokumentací či popisem seznámit;
c)
návrh smlouvy zpracovaný podle vzorové smlouvy.
První pododstavec písm. c) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
Dokumentace k zadávacímu řízení odkazuje na vyhlášení podle článků 123 až 126.
2. Výzva k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu musí alespoň:
a)
specifikovat pravidla, jimiž se řídí podoba a podávání nabídek, včetně zejména dne a hodiny, kdy končí lhůta k podávání nabídek, požadavků na vyplnění standardního dotazníku, dokumentů, které je třeba přiložit, včetně dokladů o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti podle článku 146, nejsou-li tyto doklady specifikovány v oznámení o zahájení zadávacího řízení, a včetně adresy, na niž mají být nabídky zasílány;
b)
uvést, že podání nabídky znamená přijetí zadávací dokumentace podle odstavce 1, k níž se nabídka vztahuje, a že je zhotovitel, dodavatel či poskytovatel, jemuž bude veřejná zakázka zadána, během jejího plnění svou nabídkou vázán;
c)
specifikovat dobu, po kterou nabídka zůstává v platnosti a nesmí být v žádném ohledu měněna;
d)
stanovit zákaz jakéhokoli styku mezi veřejným zadavatelem a uchazečem během celého řízení, kromě výjimečných případů za podmínek v článku 160; je-li stanovena kontrola na místě, musí výzva specifikovat podmínky kontroly;
e)
v případě soutěžního dialogu specifikovat datum a adresu pro zahájení fáze jednání.
3. Zadávací dokumentace musí alespoň:
a)
specifikovat kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr zakázky, s výjimkou případů, kdy se jedná o soutěžní dialog, užší či jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135; v těchto případech se kritéria uvádějí pouze v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu;
b)
specifikovat kritéria pro zadání a jejich relativní váhy, nebo případně sestupné pořadí důležitosti těchto kritérií, nevyplývá-li tato informace z oznámení o zahájení zadávacího řízení;
c)
stanovit technické podmínky podle článku 139;
d)
uvést minimální požadavky, jež musí splňovat varianty v řízeních podle čl. 149 odst. 2, v jejichž rámci je veřejná zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, pokud veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedl, že jsou varianty povoleny;
e)
uvést, že se použije protokol o výsadách a imunitách Evropské unie nebo případně Vídeňská úmluva o diplomatických stycích či Vídeňská úmluva o konzulárních stycích;
f)
specifikovat způsob, jakým je dokládán přístup k veřejným zakázkám podle článku 172;
g)
v případě dynamických nákupních systémů podle článku 131 specifikovat povahu zamýšlených nákupů a veškeré nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému vybavení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickým specifikacím.
4. Vzorová smlouva zejména:
a)
specifikuje náhradu stanovené škody za nedodržení smluvních ustanovení;
b)
specifikuje údaje, jež musí obsahovat faktury nebo odpovídající podklady podle článku 102;
c)
stanoví, že jsou-li veřejným zadavatelem orgány, je právem rozhodným pro veřejnou zakázku právo Unie, popřípadě doplněné o vnitrostátní právo uvedené ve smlouvě na tuto zakázku;
d)
specifikuje soud příslušný pro případ sporu.
V případě veřejných zakázek podle čl. 121 odst. 1 může návrh smlouvy pro účely prvního pododstavce písm. c) tohoto odstavce odkazovat výlučně na vnitrostátní právní předpisy.
5. Veřejní zadavatelé mohou po uchazeči požadovat údaje o té části zakázky, kterou má uchazeč v úmyslu zadat subdodavatelům, a o totožnosti těchto subdodavatelů. Nad rámec informací podle článku 143 může veřejný zadavatel požadovat, aby zájemce nebo uchazeč předložili informace o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti předpokládaných subdodavatelů podle článků 146, 147 a 148, zejména v případech, tvoří-li subdodávky významnou součást veřejné zakázky.
Článek 139
Technické podmínky
(Článek 105 finančního nařízení)
1. K technickým podmínkám musí mít všichni zájemci a uchazeči rovný přístup a tyto podmínky nesmí vytvářet neodůvodněné překážky soutěži o veřejné zakázky.
Technické podmínky vymezují požadované vlastnosti výrobku, služby, materiálu nebo stavební práce s ohledem na účel, jejž mají pro veřejného zadavatele splňovat.
2. Vlastnosti uvedené v odstavci 1 zahrnují:
a)
úrovně kvality;
b)
environmentální výkonnost;
c)
kdykoli je to možné, kritéria přístupnosti pro osoby se zdravotním postižením nebo řešení pro všechny uživatele;
d)
úrovně a postupy posuzování shody;
e)
způsobilost k použití;
f)
bezpečnost nebo rozměry, včetně požadavků na prodejní názvy a návody k použití v případě dodávek a na terminologii, symboly, přezkoušení a zkušební metody, balení, značení a štítkování a výrobní postupy a metody v případě všech zakázek;
g)
u veřejných zakázek na stavební práce postupy týkající se zabezpečování kvality, pravidla projektu a kalkulace nákladů, podmínky pro zkoušku, kontrolu a přejímku prací, techniky či metody výstavby a všechny ostatní technické podmínky, které veřejný zadavatel může stanovit v obecných nebo zvláštních předpisech v souvislosti s dokončovacími pracemi a materiály nebo prvky, ze kterých se skládají.
3. Technické podmínky jsou formulovány:
a)
odkazem na evropské normy, evropská technická schválení, případné společné technické specifikace, mezinárodní normy nebo jiné technické referenční systémy, jež vypracovaly evropské normalizační subjekty, nebo - pokud tyto neexistují - jejich vnitrostátní ekvivalenty; každý odkaz je opatřen výrazem „nebo rovnocenný“;
b)
jako požadavky na výkon nebo funkci, jež mohou zahrnovat environmentální charakteristiky a musí být dostatečně podrobné, aby uchazeči umožňovaly určit účel veřejné zakázky a veřejnému zadavateli tuto zakázku zadat;
c)
kombinací obou metod.
4. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti odkázat na podmínky podle odst. 3 písm. a), nemohou nabídku odmítnout z důvodu, že tyto podmínky nesplňuje, pokud uchazeč nebo zájemce ke spokojenosti veřejného zadavatele vhodnými prostředky prokáže, že nabídka stanovené požadavky splňuje rovnocenným způsobem.
Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
5. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti podle odst. 3 písm. b) a stanoví-li podmínky formou požadavků na výkon nebo funkci, nemohou odmítnout nabídku, která je v souladu s vnitrostátní normou, jež provádí evropskou normu, s evropským technickým schválením, společnými technickými podmínkami, mezinárodní normou nebo jiným technickým referenčním systémem, který vypracoval evropský normalizační subjekt, pokud se tyto podmínky týkají nezbytných požadavků na výkon nebo funkci.
Uchazeč musí vhodnými prostředky ke spokojenosti veřejného zadavatele prokázat, že jeho nabídka splňuje požadavky na výkon nebo funkci, jež veřejný zadavatel stanovil. Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
6. Pokud veřejní zadavatelé stanoví environmentální charakteristiky formou požadavků na výkon nebo funkci, mohou použít detailní specifikace, jež jsou vymezeny prostřednictvím evropských, mezinárodních, vnitrostátních nebo jiných ekoznaček, nebo v případě potřeby části těchto specifikací, pokud jsou splněny následující podmínky:
a)
tyto specifikace jsou vhodné pro vymezení vlastností dodávek nebo služeb, které jsou předmětem veřejné zakázky;
b)
požadavky na značku jsou definovány na základě vědeckých informací;
c)
ekoznačky jsou přijímány postupem, kterého se mohou účastnit všechny zúčastněné strany, jako jsou vládní subjekty, spotřebitelé, výrobci, distributoři a ekologická sdružení;
d)
ekoznačky jsou přístupné všem subjektům, které mají zájem.
7. Veřejní zadavatelé mohou uvést, že u výrobků nebo služeb, které mají ekoznačku, se předpokládá, že splňují technické podmínky vymezené v dokumentaci k zadávacímu řízení. Akceptují jiné vhodné důkazy, jako například technickou dokumentaci výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu. Uznaným subjektem pro účely odstavce 4, 5 a 6 je zkušební a kalibrovací laboratoř nebo inspekční a certifikační subjekt, jenž splňuje platné evropské normy.
8. Kromě výjimečných případů, jež jsou řádně odůvodněny předmětem zakázky, nesmějí tyto podmínky obsahovat odkazy na konkrétní způsob výroby, zdroj, zvláštní postup, ochrannou známku, patent, typ, specifický původ ani výrobu, jejichž důsledkem by mohlo být zvýhodnění nebo vyloučení některých výrobků nebo hospodářských subjektů.
Nelze-li předmět veřejné zakázky definovat dostatečně přesně a srozumitelně, následuje za odkazem poznámka „nebo rovnocenný“.
Článek 140
Revize ceny
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení jednoznačně stanoví, musí-li být uvedena pevná a neměnná cena.
2. V opačném případě dokumentace k zadávacímu řízení stanoví podmínky nebo vzorce pro revizi ceny během trvání smlouvy. V takových případech musí veřejný zadavatel zohlednit zejména:
a)
předmět zadávacího řízení a hospodářskou situaci, v níž řízení probíhá;
b)
druh a dobu trvání úkolů a veřejné zakázky;
c)
své finanční zájmy.
Článek 141
Protiprávní jednání vedoucí k vyloučení
(Článek 106 finančního nařízení)
K případům uvedeným v čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení patří veškeré protiprávní jednání, jež poškozuje finanční zájmy Evropské unie, zejména:
a)
případy podvodu podle článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů Evropských společenství, stanovené aktem Rady ze dne 26. července 1995 (12);
b)
případy korupce podle článku 3 Úmluvy o boji proti korupci úředníků Evropských společenství nebo členských států Evropské unie vypracované aktem Rady ze dne 26. května 1997 (13);
c)
případy účasti na zločinném spolčení podle článku 2 rámcového rozhodnutí Rady 2008/841/SVV (14);
d)
případy praní peněz podle článku 1 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/60/ES (15);
e)
teroristické trestné činy, trestné činy spojené s teroristickými činnostmi a návod, pomoc a pokus k takovým trestným činům ve smyslu článků 1, 3 a 4 rámcového rozhodnutí Rady 2002/475/SVV (16).
Článek 142
Uplatnění kritérií pro vyloučení a délka vyloučení
(Články 106, 107, 108 a 109 finančního nařízení)
1. Při stanovování délky vyloučení přihlíží příslušný orgán v zájmu zásady proporcionality zejména k závažnosti skutkového stavu včetně jeho dopadu na finanční zájmy a pověst Unie, k době, jež uplynula, době trvání a opakování deliktu, úmyslu nebo stupni nedbalosti dotčeného subjektu a opatřením, jež tento subjekt přijal k nápravě situace.
Při stanovování doby vyloučení umožní příslušný orgán dotčenému zájemci nebo uchazeči, aby vyjádřil své stanovisko.
Stanoví-li orgány nebo subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení délku trvání vyloučení v souladu s platným právem, uplatní Komise tuto dobu až do maximálního rozsahu podle čl. 106 odst. 4 finančního nařízení. Doba uvedená v čl. 106 odst. 4 finančního nařízení je stanovena nejvýše na pět let a vypočítává se takto:
a)
ode dne právní moci rozhodnutí soudu v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) finančního nařízení;
b)
ode dne, kdy došlo k protiprávnímu jednání, nebo - v případě jeho pokračování nebo opakování - ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání ukončeno, v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, pokud se příslušné pochybení týká smluv na veřejné zakázky s daným orgánem.
Pro účely třetího pododstavce písm. b) platí, že je-li vážné profesní pochybení stanoveno rozhodnutím orgánu veřejné moci nebo mezinárodní organizace, je rozhodující den vydání tohoto rozhodnutí.
Dobu vyloučení lze prodloužit na deset let v případě, že do pěti let ode dne uvedeného v třetím pododstavci písm. a) a b) dojde k opakování deliktu, s výhradou odstavce 1.
2. Z účasti na zadávacím řízení a na řízení o udělení grantu jsou vyloučeni zájemci a uchazeči, kteří se nacházejí v některé ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a) a d) finančního nařízení.
Článek 143
Důkazy
(Články 106 a 107 finančního nařízení)
1. Zájemci a uchazeči předloží řádně datované a podepsané čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
Omezí-li však veřejný zadavatel v případě užšího řízení, soutěžního dialogu či jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení počet uchazečů, kteří mají být vyzváni k jednání nebo podání nabídky, předloží všichni tito uchazeči osvědčení podle odstavce 3.
V případě veřejných zakázek podle čl. 137 odst. 2 může veřejný zadavatel na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude prohlášení podle prvního pododstavce vyžadovat. Veřejný zadavatel může rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude toto prohlášení vyžadovat v případě veřejných zakázek podle čl. 265 odst. 1, čl. 267 odst. 1 a čl. 269 odst. 1, jejichž hodnota činí nejvýše 20 000 EUR.
2. Uchazeč, jemuž má být zadána veřejná zakázka, poskytne před podpisem smlouvy ve lhůtě, kterou veřejný zadavatel stanoví, důkaz podle odstavce 3 tohoto článku, jímž doloží prohlášení podle odstavce 1 tohoto článku, v těchto případech:
a)
u veřejných zakázek, jež zadávají orgány na vlastní účet a jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1;
b)
u veřejných zakázek v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle tohoto odstavce prvního pododstavce písm. a) a b), může veřejný zadavatel požádat uchazeče, jemuž má být veřejná zakázka zadána, aby předložil důkaz podle odstavce 3, má-li o tomto uchazeči pochybnosti, zdali se nenachází v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení.
3. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč, jemuž má být veřejná zakázka zadána, nenachází v žádné ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a), b) nebo e) finančního nařízení, akceptuje veřejný zadavatel aktuální výpis z trestního rejstříku, nebo - v případě jeho neexistence - aktuální rovnocenný doklad, jejž vydal soudní nebo správní orgán země původu nebo provenience a z nějž vyplývá, že jsou tyto požadavky splněny. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč nenachází v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nebo d) finančního nařízení, přijme veřejný zadavatel aktuální osvědčení, jež vydal příslušný orgán dotyčného státu.
V případě, že dokument či osvědčení podle odstavce 1 nejsou v dotyčné zemi vydávány, jakož i v ostatních případech vyloučení podle článku 106 finančního nařízení, lze tento dokument či osvědčení nahradit místopřísežným, nebo - v případě jeho neexistence - čestným prohlášením, jež zúčastněná osoba učiní před soudním či správním orgánem, notářem nebo příslušnou profesní organizací země svého původu nebo provenience.
4. V závislosti na vnitrostátních právních předpisech země, v níž je zájemce nebo uchazeč usazen, se dokumenty podle odstavců 1 a 3 týkají právnických nebo fyzických osob včetně - považuje-li to veřejný zadavatel za nezbytné - ředitelů podniků nebo jiných osob, jež jsou oprávněny za uchazeče či zájemce jednat či jej zastupovat, rozhodovat o něm nebo jej ovládat.
5. Mají-li veřejní zadavatelé pochybnosti o tom, zdali se zájemci nebo uchazeči nenacházejí v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení, mohou se sami obrátit na příslušné orgány podle odstavce 3 o informace, jež v dané situaci považují za nezbytné.
6. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemce nebo uchazeč předkládali důkazy podle odstavce 3, pokud mu již byly takové důkazy předloženy v rámci jiného zadávacího řízení, a za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů dosud neuplynul jeden rok a tyto dokumenty jsou stále platné.
V tomto případě předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení, že důkazy již byly předloženy v předchozím zadávacím řízení, a potvrdí, že se jeho situace nezměnila.
7. Na žádost veřejného zadavatele předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení předpokládaného subdodavatele, že se tento nenachází v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
V případě pochybností o tomto čestném prohlášení si veřejný zadavatel vyžádá důkazy podle odstavců 3 a 4. Případně se použije odstavec 5.
Článek 144
Ústřední databáze
(Článek 108 finančního nařízení)
1. Orgány, výkonné agentury a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, a o důvodech a délce jejich vyloučení.
Jedná-li se u těchto třetích osob o osoby právnické, předávají tyto orgány, výkonné agentury a subjekty Komisi rovněž údaje o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat a nacházejí se v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení.
Orgány a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení, pokud jednání těchto osob poškodilo finanční zájmy Unie, a dále - v případě, že se u těchto třetích osob jedná o právnické osoby - informace o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat; těmito informacemi jsou např.:
a)
informace o odsouzení;
b)
případně délka vyloučení ze zadávacích řízení.
2. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 určí osoby, jež jsou oprávněny předávat Komisi uvedené informace a přijímat od ní informace uložené v databázi.
V případě institucí, agentur, orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení zasílají určené osoby co nejdříve tyto informace účetnímu Komise a případně požádají o zápis údajů do databáze, jejich změnu nebo jejich odstranění z databáze.
V případě orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 2 finančního nařízení zasílají určené osoby do tří měsíců od vydání příslušného rozsudku požadované informace příslušné schvalující osobě v Komisi, jež odpovídá za dotčený program či akci.
Účetní Komise údaje do databáze zapíše, změní je nebo je z ní odstraní. Potvrzené údaje z databáze zasílá jednou měsíčně prostřednictvím zabezpečeného protokolu určeným osobám.
3. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 Komisi potvrdí, že údaje, které předaly, byly získány a předány v souladu se zásadami, jež stanoví nařízení (ES) č. 45/2001 a směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (17) o ochraně osobních údajů.
Zejména předem uvědomí všechny třetí osoby nebo osoby uvedené v odstavci 1, že jejich údaje mohou být zařazeny do databáze a že je Komise může předat určeným osobám uvedeným v odstavci 2. V případě potřeby předané informace po opravě, výmazu či změně aktualizují.
Každá osoba či každý subjekt, jejichž údaje jsou zapsány v databázi, mají na základě žádosti adresované účetnímu Komise právo být informovány o uchovávaných údajích, které se jich týkají.
4. Členské státy přijmou vhodná opatření, aby Komisi pomohly s efektivním řízením databáze podle směrnice 95/46/ES.
V dohodách s orgány třetích zemí a se všemi subjekty uvedenými v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení se stanoví přiměřené mechanismy k zajištění souladu s těmito ustanoveními a se zásadami ochrany osobních údajů.
Článek 145
Správní a finanční sankce
(Články 109 a 131 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčeno ukládání smluvních sankcí, mohou být zájemci, uchazeči, zhotovitelé, dodavatelé nebo poskytovatelé, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí, podvodu nebo závažného porušení svých smluvních povinností, vyloučeni z veškerých veřejných zakázek a grantů financovaných z rozpočtu Unie, a to na dobu nejvýše pěti let ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání - potvrzené v řízení o sporných otázkách s daným zájemcem, uchazečem, zhotovitelem, dodavatelem či poskytovatelem - zjištěno.
Tuto lhůtu lze prodloužit na deset let v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v prvním pododstavci dojde k opakování deliktu.
2. Uchazečům nebo zájemcům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí či podvodu, mohou být uloženy též finanční sankce ve výši 2 % až 10 % z celkové předpokládané hodnoty zadávané veřejné zakázky.
Zhotovitelům, dodavatelům či poskytovatelům, kteří závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti, mohou být uloženy finanční sankce ve výši 2 % až 10 % celkové hodnoty dané veřejné zakázky.
Tuto sazbu lze zvýšit na 4 % až 20 % v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v odst. 1 prvním pododstavci dojde k opakování protiprávního jednání.
3. Při stanovení správní nebo finanční sankce bere orgán do úvahy zejména skutečnosti uvedené v čl. 142 odst. 1.
Článek 146
Kritéria pro výběr
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel vypracuje jednoznačná a nediskriminační kritéria pro výběr.
2. Kritéria pro výběr se použijí ve všech zadávacích řízeních za účelem posouzení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče.
Veřejný zadavatel může stanovit minimální požadavky na způsobilost, při jejichž nesplnění nelze zájemce vybrat.
3. Každý uchazeč nebo zájemce může být vyzván, aby doložil své oprávnění k provedení veřejné zakázky podle vnitrostátního práva, např. zápisem v obchodním nebo profesním rejstříku, místopřísežným prohlášením nebo osvědčením, členstvím ve zvláštní organizaci, výslovným povolením nebo zápisem do rejstříku plátců daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“).
4. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvě k projevení zájmu nebo výzvě k podávání nabídek veřejní zadavatelé specifikují reference, jimiž mají uchazeči či zájemci doložit své postavení a právní způsobilost.
5. Rozsah informací, jež veřejný zadavatel požaduje k doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče, a minimální požadavky na kapacitu vyžadované v souladu s odstavcem 2 nesmí překračovat rámec předmětu veřejné zakázky a musí brát v úvahu oprávněné zájmy hospodářských subjektů, zejména pokud jde o ochranu technických a obchodních tajemství podniku.
6. Veřejný zadavatel se může na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude vyžadovat, aby dokládali svou finanční, hospodářskou, technickou a odbornou způsobilost, jedná-li se o tyto veřejné zakázky:
a)
veřejné zakázky, jež orgány zadávají na vlastní účet a jejichž hodnota nepřesahuje hodnotu podle čl. 137 odst. 1;
b)
veřejné zakázky zadávané v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
Rozhodne-li se veřejný zadavatel, že nebude po zájemcích nebo uchazečích požadovat doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti, není vyplaceno předběžné financování, jestliže není poskytnuta finanční jistota v rovnocenné výši.
Článek 147
Hospodářská a finanční způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Hospodářskou a finanční způsobilost lze doložit zejména jedním či několika těmito doklady:
a)
vhodnými výpisy z bank nebo případně dokladem o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu povolání;
b)
finančními výkazy za nejvýše tři poslední roky, za něž bylo uzavřeno účetnictví;
c)
výkazem celkového obratu a obratu ze stavebních prací, dodávek nebo služeb, jež jsou předmětem veřejné zakázky, a to za nejvýše tři poslední účetní období, která jsou k dispozici.
2. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemci nebo uchazeči předkládali doklady podle odstavce 1, pokud mu již byly tyto doklady předloženy v rámci jiného zadávacího řízení a nadále splňují požadavky odstavce 1.
Pokud z výjimečného důvodu, který veřejný zadavatel považuje za oprávněný, není uchazeč nebo zájemce s to předložit požadované reference, může svou hospodářskou a finanční způsobilost doložit jiným způsobem, který veřejný zadavatel považuje za vhodný.
3. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Veřejný zadavatel může vyžadovat, aby hospodářský subjekt a subjekty uvedené v prvním pododstavci ručily za provedení veřejné zakázky společně.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
Článek 148
Technická a odborná způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Technická a odborná způsobilost hospodářských subjektů je vyhodnocována a ověřována v souladu s odstavci 2 a 3. V zadávacích řízeních, jejichž předmětem jsou dodávky vyžadující umísťovací nebo instalační práce, poskytování služeb a/nebo provádění stavebních prací, se tato způsobilost posuzuje zejména s přihlédnutím k jejich know-how, efektivnosti, zkušenostem a spolehlivosti.
2. V závislosti na povaze, množství či rozsahu a účelu dodávek, služeb nebo stavebních prací lze technickou a odbornou způsobilost hospodářských subjektů doložit jedním či více následujícími dokumenty:
a)
dokladem o vzdělání a odborné kvalifikaci poskytovatele služeb nebo zhotovitele díla a/nebo členů vedení podniku, zejména osoby či osob, které jsou odpovědné za poskytování služeb nebo provádění stavebních prací;
b)
seznamem:
i)
hlavních služeb a dodávek, jež byly poskytnuty a provedeny za poslední tři roky, s uvedením částek, termínů a veřejných nebo soukromých odběratelů,
ii)
stavebních prací provedených za posledních pět let s uvedením částek, termínů a místa provedení;
c)
popisem technického zařízení, nástrojů a závodu, jež mají být při plnění veřejné zakázky na služby nebo stavební práce použity;
d)
popisem technického zařízení a opatření, jež mají zajišťovat kvalitu dodávek a služeb, a popisem vybavení podniku pro studium a výzkum;
e)
přehledem zúčastněných techniků nebo technických útvarů bez ohledu na to, zda patří přímo k podniku či nikoli, zvláště těch, kteří/které odpovídají za řízení kvality;
f)
v případě dodávek: vzorky, popisy nebo autentickými fotografiemi a/nebo osvědčeními, která vystavily oficiální ústavy pro kontrolu kvality nebo uznávané agentury a která potvrzují shodu výrobků se zadávací dokumentací nebo platnými normami;
g)
přehledem průměrného ročního počtu zaměstnanců a počtu vedoucích pracovníků poskytovatele služby nebo zhotovitele díla za poslední tři roky;
h)
uvedením části veřejné zakázky, kterou poskytovatel služeb případně zamýšlí zadat subdodavatelům;
i)
u veřejných zakázek na stavební práce a služby a pouze ve vhodných případech lze způsobilost prokázat přehledem opatření v oblasti environmentálního řízení, jež bude hospodářský subjekt schopen při plnění zakázky uplatňovat.
Jsou-li veřejnému zadavateli poskytovány služby či dodávky uvedené v prvním pododstavci písm. b) bodu i), předloží hospodářské subjekty osvědčení o výkonnosti, která vydal nebo spolupodepsal příslušný orgán.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) bodu ii) jsou k seznamu nejvýznamnějších stavebních zakázek připojena osvědčení o řádném provedení, která uvádějí, zda byly tyto zakázky provedeny odborně a v plném rozsahu.
3. Jsou-li služby nebo dodávky, které mají být poskytovány, náročné nebo jsou výjimečně požadovány pro zvláštní účel, lze technickou a odbornou způsobilost doložit při kontrole, kterou provede veřejný zadavatel nebo jeho jménem příslušný úřední subjekt země, v níž je poskytovatel služby či dodavatel usazen, s výhradou souhlasu tohoto subjektu. Předmětem této kontroly je technická způsobilost dodavatele a výrobní kapacita a v případě nutnosti též jeho vybavení pro studium a výzkum a opatření ke kontrole kvality.
4. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality, jež vycházejí z příslušných sérií evropských norem, které certifikovaly schválené subjekty. Veřejní zadavatelé však akceptují rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních k zajištění kvality, jež jim předloží hospodářské subjekty, které nemají k takovýmto osvědčením přístup nebo možnost je získat v příslušné lhůtě.
5. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje požadavky určitých systémů či norem environmentálního řízení, odkážou na systém pro environmentální řízení podniků a audit v Unii uznávaný v souladu s článkem 45 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1221/2009 (18) nebo na jiné normy environmentálního řízení, jež vycházejí z příslušných evropských nebo mezinárodních norem schválených subjektů. Veřejní zadavatelé uznávají též rovnocenná osvědčení, jež vydaly subjekty usazené v jiných členských státech. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních v oblasti environmentálního řízení.
6. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů uvedené v čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
7. V případě veřejných zakázek na stavební práce, služby nebo umísťovací a instalační práce v rámci veřejných zakázek na dodávky může veřejný zadavatel požadovat, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo sám uchazeč nebo - v případech, kdy nabídku podává seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 6 - člen tohoto seskupení.
8. Veřejní zadavatelé mohou dospět k závěru, že hospodářské subjekty nebudou veřejnou zakázku plnit v souladu s náležitou normou kvality, jestliže zjistí, že tyto subjekty sledují vzájemně neslučitelné zájmy, jež mohou negativně ovlivnit plnění zakázky.
Článek 149
Postupy a kritéria pro zadávání veřejných zakázek
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčen článek 107 finančního nařízení, jsou veřejné zakázky zadávány jedním z následujících způsobů:
a)
automatickým výběrem nabídky, kdy je zakázka zadána nabídce, která je v pořádku, splňuje všechny stanovené podmínky a uvádí nejnižší cenu;
b)
výběrem ekonomicky nejvýhodnější nabídky.
2. Při zjišťování ekonomicky nejvýhodnější nabídky veřejný zadavatel zohledňuje nabídnutou cenu a další kvalitativní kritéria daná předmětem veřejné zakázky, jako jsou technické přednosti, estetické a funkční vlastnosti, environmentální charakteristiky, provozní náklady, rentabilita, výrobní nebo dodací lhůty, servis a technická pomoc. Veřejný zadavatel může stanovit minimální úroveň kvality. Nabídky, jež této úrovně nedosahují, jsou odmítnuty.
3. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, zadávací dokumentaci nebo popisu veřejný zadavatel uvede váhy, jež bude při určování ekonomicky nejvýhodnější nabídky na jednotlivá kritéria aplikovat. Tyto váhy lze vyjádřit pomocí intervalu s vhodným maximálním rozpětím.
Váhy použité na cenu nesmí při výběru zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vést ke ztrátě významu ceny ve vztahu k ostatním kritériím; tím nejsou dotčeny stupnice, jež orgán stanovil pro odměňování určitých služeb, např. služeb odborníků na hodnocení.
Nelze-li ve výjimečných případech váhy technicky aplikovat, zejména vzhledem k předmětu veřejné zakázky, uvede veřejný zadavatel pouze použití kritérií sestupně podle důležitosti.
Článek 150
Používání elektronických aukcí
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou využívat elektronických aukcí, při nichž jsou prezentovány nové ceny upravené směrem dolů a/nebo nové hodnoty určitých parametrů v nabídkách.
Pro účely prvního pododstavce používají veřejní zadavatelé opakovaný elektronický postup (elektronickou aukci), který probíhá po počátečním komplexním vyhodnocení nabídek a na jehož základě lze pomocí metod automatického hodnocení sestavit pořadí nabídek.
2. V otevřeném, užším nebo jednacím řízení v případě podle čl. 135 odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že před zadáním veřejné zakázky bude provedena elektronická aukce, lze-li k této zakázce zpracovat přesnou zadávací dokumentaci.
Za stejných podmínek lze elektronickou aukci provést při opětovném vyhlášení soutěže pro strany rámcové smlouvy podle čl. 122 odst. 3 písm. b) a při vyhlášení soutěže na veřejné zakázky, jež mají být zadány v rámci dynamického nákupního systému podle článku 131.
Elektronická aukce je založena buď pouze na cenách, v kterémžto případě je veřejná zakázka zadávána nabídce uvádějící nejnižší cenu, nebo na cenách a/nebo hodnotách parametrů nabídek uvedených v zadávací dokumentaci, v kterémžto případě je zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
3. Veřejní zadavatelé, kteří rozhodnou o provedení elektronické aukce, uvedou tuto skutečnost v oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Zadávací dokumentace obsahuje mimo jiné tyto údaje:
a)
parametry, jejichž hodnoty budou předmětem elektronické aukce, jsou-li tyto parametry kvantifikovatelné a lze-li je vyjádřit v číslech nebo v procentech;
b)
případné limity pro nabízené hodnoty, jež vyplývají ze zadávací dokumentace k veřejné zakázce;
c)
informace, jež budou uchazečům poskytnuty v průběhu elektronické aukce, a případně kdy jim budou poskytnuty;
d)
relevantní informace o průběhu elektronické aukce;
e)
podmínky, za nichž budou moci uchazeči při aukci podávat nabídky, a zejména nejmenší rozdíly, jež budou při podávání nabídek případně vyžadovány;
f)
relevantní informace o použitém elektronickém zařízení a způsobech a technických podmínkách připojení.
4. Před zahájením elektronické aukce provedou veřejní zadavatelé první komplexní vyhodnocení nabídek v souladu s kritérii pro zadání zakázky a se stanovenými vahami.
Uchazeči, kteří podají vyhovující nabídky, jsou elektronickými prostředky všichni současně vyzváni, aby nabídli nové ceny a/nebo nové hodnoty; výzva obsahuje všechny podstatné informace o individuálním připojení k použitému elektronickému zařízení a uvádí datum a hodinu zahájení elektronické aukce. Elektronická aukce může probíhat v několika navazujících kolech. Nesmí být zahájena dříve než dva pracovní dny po dni, kdy byly výzvy rozeslány.
5. Má-li být veřejná zakázka zadána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, obsahuje výzva i výsledek komplexního vyhodnocení nabídky dotyčného uchazeče, jež bylo provedeno v souladu s vahami podle čl. 149 odst. 3 prvního pododstavce.
Výzva uvádí rovněž matematický vzorec, který se při elektronické aukci použije k určení automatických změn v pořadí, k nimž bude docházet v důsledku podávání nabídek na nové ceny či hodnoty. Tento vzorec obsahuje váhy všech kritérií stanovených pro určení ekonomicky nejvýhodnější nabídky, které jsou uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci. Za tímto účelem však musí být případné intervaly předem zredukovány na konkrétní hodnoty.
Jsou-li povoleny varianty, je pro každou variantu stanoven zvláštní vzorec.
6. V jednotlivých kolech elektronické aukce sdělují veřejní zadavatelé neprodleně všem uchazečům alespoň informace, které jim umožní se kdykoli seznámit se svým pořadím. Mohou sdělovat i další informace o jiných nabídnutých cenách či hodnotách, pokud je to uvedeno v zadávací dokumentaci. Mohou též kdykoli sdělovat počet účastníků v daném kole aukce. V žádném případě však nesmějí v žádném kole elektronické aukce zveřejňovat totožnost uchazečů.
7. Veřejní zadavatelé elektronickou aukci ukončují jedním nebo více uvedenými způsoby:
a)
ukončí aukci v termínu (datum a hodina), jejž předem uvedli ve výzvě k účasti na aukci;
b)
ukončí aukci, pokud již nedostávají nabídky na nové ceny či hodnoty, které splňují požadavky na nejmenší rozdíly;
c)
ukončí aukci, pokud proběhl počet kol aukce stanovený ve výzvě k účasti na aukci.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) stanoví veřejní zadavatelé ve výzvě k účasti na aukci lhůtu, po jejímž uplynutí od podání poslední nabídky elektronickou aukci ukončí.
Rozhodnou-li se veřejní zadavatelé ukončit elektronickou aukci způsobem podle prvního pododstavce písm. c), případně v kombinaci se způsobem podle prvního pododstavce písm. b), uvádí výzva k účasti na aukci časový rozvrh jednotlivých kol aukce.
8. Po ukončení elektronické aukce veřejní zadavatelé zadají veřejnou zakázku podle článku 149 v souladu s výsledky této aukce.
Veřejní zadavatelé nesmějí elektronických aukcí zneužívat ani je používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval nebo měnil předmět veřejné zakázky, jenž byl stanoven v uveřejněném oznámení o zahájení zadávacího řízení a v zadávací dokumentaci.
Článek 151
Neobvykle nízké nabídky
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Zdá-li se být nabídka v případě určité veřejné zakázky neobvykle nízká, vyžádá si veřejný zadavatel předtím, než nabídku odmítne pouze z tohoto důvodu, písemné upřesnění jejích hlavních parametrů, jež považuje za podstatné; při následném ověření těchto parametrů vychází z vysvětlení, jež mu strany poskytnou. Toto upřesnění se může týkat zejména souladu s předpisy o ochraně zaměstnanců a pracovních podmínkách platnými v místě, kde mají být stavební práce, služby či dodávky prováděny.
Veřejný zadavatel může vzít v úvahu zejména vysvětlení, která se týkají:
a)
hospodářských aspektů výrobního postupu, poskytování služeb nebo stavebních postupů;
b)
zvolených technických řešení nebo výjimečně příznivých podmínek, které má uchazeč k dispozici;
c)
původnosti nabídky.
2. Pokud veřejný zadavatel zjistí, že je nabídka neobvykle nízká z důvodu poskytnuté státní podpory, může tuto nabídku odmítnout pouze z tohoto důvodu, jen pokud uchazeč není schopen v přiměřené lhůtě, kterou zadavatel stanoví, prokázat, že dotyčná podpora byla poskytnuta s konečnou platností v souladu s postupy a rozhodnutími, jež stanoví pravidla Unie v oblasti státní podpory.
Článek 152
Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé stanoví pevné a konečné lhůty v kalendářních dnech pro doručení nabídek a žádostí o účast. Tyto lhůty jsou dostatečně dlouhé, aby umožnily osobám, jež mají zájem, přiměřenou a dostatečnou dobu na přípravu a podání nabídek, a zohledňují zejména náročnost veřejné zakázky, nezbytnost provést prohlídku na místě nebo nahlédnout na místě do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci.
2. V otevřeném řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 52 dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. V užším řízení, v případech použití soutěžního dialogu podle článku 132 a v jednacím řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 37 dní ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
V užším řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 40 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
V řízení po uveřejnění výzvy k projevení zájmu podle čl. 136 odst. 1 však tato lhůta činí:
a)
alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o řízení podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu i); lhůta se počítá ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek;
b)
alespoň 10 dní pro doručení žádostí o účast a alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o dvoufázové řízení podle čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu ii).
4. Jestliže veřejní zadavatelé v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, v souladu s čl. 123 odst. 2 odešlou předběžné oznámení o veřejné zakázce k uveřejnění nebo jej sami uveřejní na svém profilu kupujícího, může být lhůta pro doručení nabídek obecně zkrácena na 36 dní, avšak v žádném případě nesmí být kratší než 22 dny ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k podávání nabídek.
Zkrácení lhůty podle prvního pododstavce je možné jen tehdy, splňuje-li předběžné oznámení následující podmínky:
a)
obsahuje všechny informace vyžadované pro oznámení o zahájení zadávacího řízení, jsou-li tyto informace v době uveřejnění oznámení k dispozici;
b)
bylo odesláno k uveřejnění nejméně 52 dnů a nejvýše dvanáct měsíců přede dnem, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení.
5. Lhůty pro doručení nabídek lze zkrátit o pět dní, jsou-li všechny dokumenty, jež tvoří dokumentaci k zadávacímu řízení, ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k projevení zájmu neomezeně a přímo přístupné elektronickými prostředky.
Článek 153
Lhůty pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o zadávací dokumentaci, popisy v řízení podle článku 132 či doplňující dokumenty, jsou tyto dokumenty s výhradou ustanovení odstavce 4 zaslány do pěti pracovních dní od doručení žádosti všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o dokumenty, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
2. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, popisům či doplňujícím dokumentům, jsou tyto informace poskytnuty všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky, a to všem těmto subjektům současně, co nejdříve a nejpozději šest kalendářních dnů před uplynutím lhůty pro doručení nabídek nebo - pokud je žádost o informace doručena méně než osm kalendářních dní před uplynutím této lhůty - co nejdříve po doručení této žádosti. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o doplňující informace, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
3. Nelze-li zadávací dokumentaci a doplňující dokumenty či informace - ať už z jakéhokoli důvodu - poskytnout ve lhůtách podle odstavců 1 a 2 tohoto článku nebo lze-li nabídky vypracovat až po prohlídce na místě či po nahlédnutí do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci na místě, jsou lhůty pro doručení nabídek uvedené v článku 152 prodlouženy, tak aby měly všechny hospodářské subjekty možnost se seznámit se všemi informacemi nezbytnými k přípravě nabídek. Toto prodloužení se vhodným způsobem vyhlásí postupy podle článků 123 až 126.
4. V otevřeném řízení, včetně dynamických nákupních systémů podle článku 131, se nepoužije ustanovení odstavce 1 tohoto článku, jsou-li veškerá dokumentace k zadávacímu řízení a doplňující dokumenty bez omezení, v plném rozsahu a přímo přístupné elektronickými prostředky. Oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 uvádí i internetovou adresu, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Článek 154
Lhůty v naléhavých případech
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Nelze-li v naléhavých, řádně odůvodněných případech dodržet minimální lhůty uvedené v čl. 152 odst. 3, mohou veřejní zadavatelé v případě užšího a jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení stanovit tyto lhůty v kalendářních dnech:
a)
lhůtu pro doručení žádostí o účast, jež musí činit nejméně patnáct dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo nejméně deset dnů, jestliže bylo toto oznámení odesláno Úřadu pro publikace elektronicky;
b)
lhůtu pro doručení nabídek, jež musí činit nejméně deset dnů ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
2. Je-li v rámci užšího řízení a zrychleného jednacího řízení podána s dostatečným předstihem žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, jsou tyto informace sdělovány všem zájemcům nebo uchazečům nejpozději čtyři kalendářní dny před uplynutím lhůty pro doručení nabídek.
Článek 155
Způsoby komunikace
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Způsoby podávání nabídek a žádostí o účast určuje veřejný zadavatel, jenž může pro tento účel zvolit jeden výhradní způsob. Nabídky a žádosti o účast lze podávat formou dopisu nebo elektronickými prostředky. Žádosti o účast lze podávat rovněž faxem.
Zvolené komunikační prostředky musí být obecně dostupné a nesmějí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost nabídek a žádostí o účast a veřejný zadavatel tyto nabídky a žádosti o účast prostudovává až po vypršení lhůty k jejich podání;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Je-li to nezbytné pro účely právního dokazování, mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že žádosti o účast podané faxem musí být co nejdříve a v každém případě před uplynutím lhůty stanovené v článku 152 potvrzeny dopisem nebo elektronickými prostředky.
2. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, musejí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi a nesmí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
3. S výjimkou veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančního limitu podle čl. 170 odst. 1, zaručují zařízení, jež slouží elektronickému doručování nabídek a žádostí o účast, za pomoci technických prostředků a náležitých postupů splnění těchto podmínek:
a)
lze s jistotou ověřit identitu hospodářského subjektu;
b)
lze určit přesnou hodinu a datum doručení nabídek a žádostí o účast;
c)
lze přiměřeně zajistit, aby před uplynutím stanovených lhůt neměl nikdo přístup k údajům předaným v souladu s těmito požadavky;
d)
v případě porušení tohoto zákazu přístupu lze přiměřeně zajistit, aby toto porušení bylo spolehlivě zjistitelné;
e)
datum, kdy mají být otevřeny doručené údaje, mohou stanovit či změnit pouze oprávněné osoby;
f)
v jednotlivých fázích zadávacího řízení mohou mít přístup k předaným údajům či jejich části oprávněné osoby pouze na základě současného jednání;
g)
současné jednání oprávněných osob musí přístup k předaným údajům umožňovat až po uplynutí stanoveného dne;
h)
údaje doručené a otevřené v souladu s těmito požadavky zůstávají přístupné pouze osobám, jež jsou oprávněny se s nimi seznamovat.
4. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, má se za to, že se u elektronických dokumentů podaných prostřednictvím takových systémů jedná o originály a že jsou podepsány oprávněným zástupcem hospodářského subjektu.
5. V případě podávání formou dopisu si uchazeči nebo zájemci mohou zvolit, zda nabídku nebo žádost o účast podají:
a)
buď poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení uvést, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu; v tomto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení nad rámec informací podle čl. 138 odst. 2 písm. a) uvést rovněž útvar, jemuž mají být nabídky nebo žádosti o účast doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
6. Za účelem utajení a vyloučení jakýchkoli potíží v případě zasílání nabídek dopisem obsahuje výzva k podávání nabídek tuto poznámku:
Nabídky musí být podány v zapečetěné obálce vložené do další zapečetěné obálky. Na vnitřní obálce jsou kromě názvu útvaru, jemuž je určena a který je uveden ve výzvě k podávání nabídek, uvedena slova „Výzva k podávání nabídek - neotvírat v podatelně“. Použijí-li se samolepicí obálky, musí být zapečetěny lepicí páskou, přes niž je podepsán odesílatel.
Článek 156
Soutěžní jistoty
(Čl. 111 odst. 3 finančního nařízení)
Veřejný zadavatel může požadovat poskytnutí soutěžní jistoty v souladu s článkem 163, která představuje 1 % až 2 % celkové hodnoty veřejné zakázky.
Jistota je uvolněna při zadání veřejné zakázky. Není-li v dané lhůtě nabídka podána nebo je-li podaná nabídka následně stažena, je jistota zadržena.
Článek 157
Otevírání nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 4 finančního nařízení)
1. Otevřeny jsou všechny žádosti o účast a nabídky, jež splňují požadavky článku 155.
2. Přesahuje-li hodnota veřejné zakázky finanční limit podle čl. 137 odst. 1, jmenuje příslušná schvalující osoba komisi pro otevírání obálek.
Komise pro otevírání obálek je složena nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky dotyčného orgánu, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení. Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje komisi pro otevírání obálek příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení této komise musí pokud možno odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. V případě podávání nabídek poštou parafuje jeden nebo více členů komise pro otevírání obálek doklady, jež dokládají datum a hodinu odeslání nabídek.
Tyto osoby parafují rovněž:
a)
každou stránku každé nabídky nebo
b)
- s výjimkou případů podle odst. 2 druhého pododstavce - titulní stranu jednotlivých nabídek a stránky obsahující finanční údaje, přičemž úplnost původní nabídky musí být zajištěna veškerými vhodnými bezpečnostními opatřeními, jež používá útvar nezávislý na schvalujícím útvaru.
Je-li veřejná zakázka zadávána postupem automatického výběru nabídky podle čl. 149 odst. 1 písm. a), jsou ceny uvedené v nabídkách, které splňují požadavky, uveřejněny.
Členové komise podepíší písemný protokol o otevření doručených nabídek, jenž uvádí nabídky, které splňují požadavky článku 155 a které je nesplňují, jakož i důvody odmítnutí pro nesplnění požadavků, pokud jde o způsoby podání nabídek podle článku 155. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Článek 158
Výbor pro hodnocení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 5 finančního nařízení)
1. Hodnotící výbor, který je vytvořen pro každou z obou fází a který se opírá o předem vyhlášená kritéria pro vyloučení a výběr, resp. o kritéria pro zadání zakázky, vyhodnocuje všechny žádosti o účast a nabídky, jež jsou prohlášeny za vyhovující z hlediska požadavků článku 155, a sestaví jejich pořadí.
Úkolem výboru, jejž jmenuje příslušná schvalující osoba, je vydat poradní stanovisko u veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limit podle čl. 137 odst. 1.
Příslušná schvalující osoba však může rozhodnout, že hodnotící výbor vyhodnotí nabídky a sestaví jejich pořadí pouze na základě kritérií pro zadání zakázky a že kritéria pro vyloučení a výběr se vyhodnotí jiným vhodným způsobem, který zaručí vyloučení střetu zájmů.
2. Hodnotící výbor je složen nejméně ze tří osob, které zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů nebo subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tyto osoby dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Hodnotící výbor může mít stejné složení jako komise pro otevírání obálek.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje hodnotící výbor příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení výboru musí odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. Žádosti o účast a nabídky, jež nesplňují všechny základní požadavky uvedené v dokumentaci k zadávacímu řízení, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče vyzvat, aby ve stanovené lhůtě doplnili podklady předložené v souvislosti s kritérii pro vyloučení a výběr či aby k těmto podkladům podali vysvětlení.
Za přípustné se považují žádosti o účast a nabídky, jež nejsou vyloučeny a splňují kritéria pro výběr.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 si hodnotící výbor vyžádá bližší informace ke složení nabídky.
Článek 159
Výsledky hodnocení
(Článek 112 finančního nařízení)
1. O hodnocení a sestavení pořadí žádostí o účast a nabídek, o nichž hodnotící výbor prohlásí, že splňují požadavky, je vypracován datovaný písemný záznam.
Tento záznam podepíší všichni členové hodnotícího výboru. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Nebyla-li hodnotícímu výboru svěřena odpovědnost za posouzení nabídek z hlediska kritérií pro vyloučení a výběr, podepíšou tento písemný záznam též osoby, kterým příslušná schvalující osoba tuto odpovědnost svěřila. Záznam je archivován pro pozdější použití.
2. Záznam podle odstavce 1 obsahuje alespoň:
a)
jméno a adresu veřejného zadavatele a předmět a hodnotu veřejné zakázky, rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména navrženého zájemce, zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody pro jeho výběr a - je-li tento údaj znám - část zakázky či rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel či poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli.
3. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede alespoň:
a)
svůj název a adresu, předmět a hodnotu veřejné zakázky nebo předmět a maximální hodnotu rámcové smlouvy či dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména vybraných zájemců nebo vybraného zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody jejich výběru na základě předem vyhlášených kritérií pro výběr a pro zadání zakázky a - je-li tento údaj znám - část zakázky nebo rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli;
f)
v případě jednacího řízení a soutěžního dialogu okolnosti uvedené v článcích 132, 134, 135, 266, 268, 270 a 271, jež jsou důvodem k použití těchto řízení;
g)
případné důvody, pro něž se veřejný zadavatel rozhodl veřejnou zakázku nezadat.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení přijme rozhodnutí podle prvního pododstavce veřejný zadavatel, který je za toto řízení odpovědný.
Článek 160
Styk mezi veřejnými zadavateli a uchazeči
(Článek 112 finančního nařízení)
1. Styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči v průběhu zadávacího řízení je přípustný výjimečně, za podmínek uvedených v odstavcích 2 a 3.
2. Před uplynutím lhůty pro podávání nabídek může veřejný zadavatel, pokud jde o doplňující dokumenty a informace podle článku 153:
a)
sdělit z podnětu uchazečů doplňující informace, a to výlučně za účelem vyjasnění povahy veřejné zakázky; tyto informace musí být sděleny ve stejný den všem uchazečům, kteří si vyžádali zadávací dokumentaci;
b)
informovat z vlastního podnětu zúčastněné osoby, pokud zjistí omyl, nepřesnost, opomenutí nebo jiný druh administrativní chyby v textu oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvy k podávání nabídek nebo zadávací dokumentace, s tím, že tato informace musí být těmto osobám podána ve stejný den a stejným způsobem, jaký se použije na původní výzvu k podávání nabídek.
3. Je-li po otevření nabídek v souvislosti s některou z nich zapotřebí určitého vyjasnění nebo je-li v nabídce nutno opravit zjevné administrativní chyby, může veřejný zadavatel navázat styk s uchazečem, avšak tento styk nesmí vést ke změně podmínek nabídky.
4. Ve všech případech, kdy byl navázán styk, a v řádně odůvodněných případech podle článku 96 finančního nařízení, kdy styk navázán nebyl, je třeba učinit poznámku do spisu.
Článek 161
Informace pro zájemce a uchazeče
(Články 113, 114 a 118 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé sdělí zájemcům a uchazečům co nejdříve rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, podpisu rámcové smlouvy či přijetí do dynamického nákupního systému (včetně důvodů případného rozhodnutí veřejnou zakázku, rámcovou smlouvu nebo dynamický nákupní systém, na něž byla soutěž o veřejné zakázky vyhlášena, nezadat, nepodepsat, resp. nezavést) nebo rozhodnutí znovu zahájit řízení.
2. Údaje podle čl. 113 odst. 2 finančního nařízení sdělí veřejný zadavatel nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení písemné žádosti.
3. V případě veřejných zakázek, jež zadávají orgány Unie na vlastní účet, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež nejsou vyloučeny z oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES, sdělí veřejný zadavatel všem neúspěšným uchazečům nebo zájemcům, že jejich přihláška nebo nabídka nebyla přijata, s tím, že toto sdělení je podáváno všem těmto osobám současně, každé jednotlivě a elektronickými prostředky v jedné z těchto fází:
a)
krátce poté, co je přijato rozhodnutí na základě kritérií pro vyloučení a výběr, a předtím, než je přijato rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, jedná-li se o zadávací řízení pořádané ve dvou samostatných fázích;
b)
v případě rozhodnutí o zadání veřejné zakázky a o odmítnutí nabídek co nejdříve po přijetí rozhodnutí o zadání zakázky, nejpozději však v průběhu následujícího týdne.
Ve všech případech uvede veřejný zadavatel důvody, proč nebyla nabídka nebo přihláška přijata, a dostupné opravné prostředky.
Neúspěšní uchazeči nebo zájemci si mohou písemně formou dopisu, faxu nebo e-mailu vyžádat doplňující informace k důvodům odmítnutí své přihlášky nebo nabídky a všichni vybraní uchazeči, jejichž nabídky nebyly vyloučeny, mají nárok na informace o vlastnostech a přednostech přijaté nabídky a jménu úspěšného uchazeče; tím není dotčen čl. 113 odst. 2 druhý pododstavec finančního nařízení. Veřejní zadavatelé odpovědí nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
Článek 162
Podpis smlouvy
(Články 113 a 118 finančního nařízení)
S prováděním veřejné zakázky se započne až po podpisu smlouvy na tuto zakázku.
Oddíl 4
Jistoty a nápravná opatření
Článek 163
Jistoty
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Je-li od zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vyžadováno složení jistoty předem, musí tato jistota pokrývat částku a období, které jsou dostatečné pro její čerpání.
2. Jistotu poskytuje banka nebo schválená finanční instituce. Může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby poté, co toto ručení schválí veřejný zadavatel.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci nebo třetí osobu k neodvolatelné záruce nebo prvnímu ručení za splnění povinností zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Článek 164
Jistota pro účely plnění
(Článek 115 finančního nařízení)
1. S cílem zajistit, aby byly stavební práce, dodávky či služby provedeny v plném rozsahu, a v situacích, kdy tato plnění nelze s konečnou platností přijmout v souladu se smluvními podmínkami, může schvalující osoba v individuálních případech a v návaznosti na předběžnou analýzu rizik vyžadovat, aby zhotovitel, dodavatel či poskytovatel poskytl jistotu pro účely plnění.
2. Jistotu ve výši 10 % celkové hodnoty veřejné zakázky lze vytvořit postupně srážkami z uskutečňovaných plateb.
Jistotu může nahradit srážka z konečné platby zadržená až do konečného přijetí služeb, dodávek nebo stavebních prací. Výši srážky určí schvalující osoba tak, aby odrážela rizika zjištěná v souvislosti s plněním smlouvy, předmět zakázky a obchodní podmínky obvyklé v daném odvětví.
Podmínky jistoty jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení.
3. Po konečném přijetí stavebních prací, služeb nebo dodávek je jistota uvolněna v souladu s podmínkami smlouvy.
Článek 165
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Jakmile veřejný zadavatel zjistí, že je nutné poskytnout předběžné financování, posoudí před zahájením zadávacího řízení rizika, jež jsou s platbami předběžného financování spojena; přihlédne zejména k těmto kritériím:
a)
předpokládaná hodnota veřejné zakázky;
b)
její předmět;
c)
délka trvání a tempo;
d)
struktura trhu.
2. Jistota pro účely platby předběžného financování je vyžadována v případě podle čl. 146 odst. 6 druhého pododstavce nebo v případě, že schvalující osoba tak rozhodne učinit podle odstavce 1 tohoto článku.
Jistota není vyžadována v případě veřejných zakázek nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 1.
Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je prováděn zápočet předběžného financování s průběžnými platbami nebo výplatou zůstatku ve prospěch zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele v souladu se smluvními podmínkami.
Článek 166
Pozastavení v případě pochybení či nesrovnalostí
(Článek 116 finančního nařízení)
1. Plnění veřejné zakázky lze podle článku 116 finančního nařízení pozastavit za účelem ověření, zdali došlo k předpokládaným závažným pochybením, nesrovnalostem nebo podvodům. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je plnění veřejné zakázky co nejdříve obnoveno.
2. Závažným pochybením nebo nesrovnalostí je každé porušení smlouvy nebo předpisů, které je důsledkem jednání nebo opomenutí, jež způsobuje nebo by mohlo způsobit ztrátu pro rozpočet Unie.
KAPITOLA 2
Ustanovení použitelná pro veřejné zakázky zadávané orgány Unie na vlastní účet
Článek 167
Stanovení příslušných úrovní pro výpočet finančních limitů
(Články 117 a 118 finančního nařízení)
Všechny pověřené nebo dále pověřené schvalující osoby jednotlivých orgánů posoudí, zda bylo dosaženo finančních limitů podle článku 118 finančního nařízení.
Článek 168
Samostatné veřejné zakázky a zakázky sestávající z dílčích plnění
(Články 104 a 118 finančního nařízení)
1. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky nesmí být stanovena s úmyslem obejít požadavky tohoto nařízení. Je nepřípustné, aby byla veřejná zakázka za tímto účelem rozdělena.
Je-li to vhodné, technicky proveditelné a nákladově efektivní, zadávají se veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, formou dílčích plnění zadávaných současně.
2. Je-li předmět veřejné zakázky na dodávky, služby nebo stavební práce rozdělen na několik dílčích plnění, která jsou předmětem individuálních veřejných zakázek, vezme se při celkovém hodnocení použitelného finančního limitu v úvahu celková hodnota všech dílčích plnění.
Pokud celková hodnota všech dílčích plnění dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, použijí se na každé dílčí plnění ustanovení čl. 97 odst. 1 a čl. 104 odst. 1 a 2 finančního nařízení.
3. Má-li být veřejná zakázka zadána formou samostatných dílčích plnění, jsou nabídky na každé dílčí plnění hodnoceny zvlášť. Je-li několik dílčích plnění zadáno témuž uchazeči, lze na všechna tato dílčí plnění podepsat jedinou smlouvu.
Článek 169
Postupy ke stanovení předpokládané hodnoty určitých veřejných zakázek
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Pro účely výpočtu předpokládané hodnoty veřejné zakázky zahrne veřejný zadavatel do této částky celkovou odhadovanou odměnu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Jsou-li součástí veřejné zakázky opce nebo možnost obnovení smlouvy, je základem pro výpočet nejvyšší povolená částka, do níž je zahrnuto využití těchto opcí a obnovení smlouvy.
Tento odhad se provádí v okamžiku, kdy je odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo, pokud se s takovým vyhlášením nepočítá, v okamžiku, kdy veřejný zadavatel zahajuje zadávací řízení.
2. V případě rámcových smluv a dynamických nákupních systémů je brána v úvahu maximální hodnota všech veřejných zakázek, jež jsou plánovány na celou dobu trvání rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému.
3. V případě veřejných zakázek na služby se bere v úvahu:
a)
u pojišťovacích služeb: pojistné, které je třeba zaplatit, a další druhy odměn;
b)
u bankovních nebo finančních služeb: poplatky, provize, úroky a další druhy odměn;
c)
u veřejných zakázek na zpracování projektu: poplatky, provize a podobné odměny.
4. V případě veřejných zakázek na služby, jež neuvádějí celkovou cenu, nebo v případě veřejných zakázek na dodávky, jejichž předmětem je leasing, nájem či koupě výrobků na splátky, je základem pro výpočet předpokládané hodnoty:
a)
v případě veřejných zakázek na dobu určitou:
i)
celková hodnota veřejné zakázky za celou dobu jejího trvání, činí-li výše uvedená doba nejvýše 48 měsíců v případě služeb nebo nejvýše dvanáct měsíců v případě dodávek,
ii)
celková hodnota včetně předpokládané zůstatkové hodnoty, činí-li výše uvedená doba v případě dodávek více než dvanáct měsíců;
b)
v případě veřejných zakázek na dobu neurčitou nebo v případě služeb na dobu delší než 48 měsíců měsíční hodnota vynásobená čtyřiceti osmi.
5. V případě veřejných zakázek na služby nebo dodávky, jež jsou zadávány pravidelně nebo mají být během určitého období obnoveny, se hodnota těchto zakázek určí na základě:
a)
skutečných souhrnných nákladů na podobné zakázky na tytéž druhy služeb či výrobků, jež byly zadány během předchozího rozpočtového roku nebo předchozích dvanácti měsíců; tyto náklady se pokud možno upraví o změny v množství či hodnotě, které se předpokládají v průběhu dvanácti měsíců následujících po ukončení původní smlouvy, nebo
b)
odhadovaných souhrnných nákladů na následné veřejné zakázky zadané v průběhu dvanácti měsíců po prvním poskytnutí služby nebo první dodávce nebo v průběhu trvání smlouvy, je-li delší než dvanáct měsíců.
6. V případě veřejných zakázek na stavební práce se kromě hodnoty těchto prací bere v úvahu i celková odhadovaná hodnota dodávek, jež jsou k provedení těchto prací nezbytné a jež zhotoviteli poskytne veřejný zadavatel.
Článek 170
Finanční limity pro použití postupů podle směrnice 2004/18/ES
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Finančními limity podle článku 118 finančního nařízení se rozumí prahové hodnoty, jež směrnice 2004/18/ES stanoví pro veřejné zakázky na dodávky, služby, resp. stavební práce.
2. Lhůtami podle článku 118 finančního nařízení se rozumí lhůty uvedené v článcích 152, 153 a 154.
Článek 171
Odkladná lhůta před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel podepíše s úspěšným uchazečem smlouvu na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu spadající do oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES až po uplynutí lhůty čtrnácti kalendářních dnů.
Běh uvedené lhůty započne:
a)
dnem následujícím po dni, kdy byla úspěšným a neúspěšným uchazečům současně zaslána příslušná oznámení, nebo
b)
v případě veřejné zakázky či rámcové smlouvy, jež byla zadána na základě jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, dnem, jenž následuje po uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení podle článku 123 v Úředním věstníku Evropské unie.
V případě, že je pro zasílání podle druhého pododstavce písm. a) používán fax či elektronické prostředky, činí odkladná lhůta deset kalendářních dnů.
V případě potřeby může veřejný zadavatel pozastavit podpis smlouvy na veřejnou zakázku za účelem dodatečného přezkumu v případě, je-li takový krok odůvodněn žádostmi či připomínkami uchazečů nebo zájemců, kteří byli neúspěšní nebo podali stížnost, nebo s ohledem na jinou významnou informaci, kterou obdržel. Tyto žádosti, připomínky nebo informace musí být doručeny během lhůty stanovené v prvním pododstavci. V případě pozastavení jsou všichni zájemci nebo uchazeči uvědomeni do tří pracovních dnů od přijetí příslušného rozhodnutí.
S výjimkou případů podle odstavce 2 jsou všechny smlouvy podepsané před uplynutím lhůty stanovené v prvním pododstavci neplatné.
Nelze-li veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu zadat vybranému úspěšnému uchazeči, může ji veřejný zadavatel zadat druhému nejlepšímu uchazeči.
2. Lhůta podle odstavce 1 se nepoužije v těchto případech:
a)
v případě otevřeného, užšího nebo jednacího řízení po uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byla podána pouze jedna nabídka;
b)
v případě zvláštních zakázek zadaných na základě rámcové smlouvy;
c)
v případě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. c), čl. 134 odst. 1 písm. g) bodu iii), čl. 134 odst. 1 písm. h) a čl. 134 odst. 1 písm. j).
Článek 172
Doložení přístupu k veřejným zakázkám
(Článek 119 finančního nařízení)
Zadávací dokumentace vyžaduje, aby uchazeči uvedli stát, v němž mají sídlo nebo bydliště, a tento údaj prokázali doklady, jež jsou podle jejich vnitrostátního práva běžně akceptovány.
HLAVA VI
GRANTY
KAPITOLA 1
Oblast působnosti a forma grantů
Článek 173
Členské příspěvky
(Článek 121 finančního nařízení)
Členskými příspěvky podle čl. 121 odst. 2 písm. d) finančního nařízení se rozumí částky hrazené organizacím, jichž je Unie členem, a to v souladu s rozpočtovými rozhodnutími a platebními podmínkami, jež daná organizace stanoví.
Článek 174
Grantová dohoda a rozhodnutí o udělení grantu
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Granty jsou předmětem rozhodnutí nebo písemné dohody.
2. Při rozhodování o tom, který druh aktu má být použit, se zohledňují:
a)
skutečnost, zdali se lokalita příjemce nachází na území Unie, či mimo ně;
b)
náročnost a standardizace obsahu financovaných akcí nebo pracovních programů.
Článek 175
Výdaje na členy orgánů
(Článek 121 finančního nařízení)
Výdaje na členy orgánů podle čl. 121 odst. 2 písm. a) finančního nařízení zahrnují příspěvky pro sdružení současných a bývalých členů Evropského parlamentu. Tyto příspěvky jsou vynakládány v souladu s vnitřními správními předpisy Evropského parlamentu.
Článek 176
Akce, na něž lze udělit grant
(Článek 121 finančního nařízení)
Akce, na niž lze udělit grant ve smyslu článku 121 finančního nařízení, musí být jednoznačně vymezena.
Akce nesmí být rozdělena na více akcí s úmyslem obejít pravidla financování, jež stanoví toto nařízení.
Článek 177
Subjekty, jež sledují cíl v obecném zájmu Unie
(Článek 121 finančního nařízení)
Subjektem, jenž sleduje cíl v obecném zájmu Unie, se rozumí:
a)
buď subjekt, který plní úkoly na poli vzdělávání, odborné přípravy, šíření informací, inovací, výzkumu či studií v oblastech evropské politiky či provádí činnosti k prosazování občanství a lidských práv, nebo evropský normalizační orgán;
b)
osoba, jež zastupuje neziskové subjekty působící v členských státech, kandidátských nebo potenciálních kandidátských zemích a prosazuje zásady a politiky, které jsou v souladu s cíli Smluv.
Článek 178
Partnerství
(Článek 121 finančního nařízení)
1. Součástí rámcového partnerství mohou být zvláštní granty na akce a na provozní náklady.
2. Rámcové partnerství může být založeno na mechanismu dlouhodobé spolupráce mezi Komisí a příjemci grantů. Může mít formu dohody nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Dohoda či rozhodnutí o rámcovém partnerství specifikuje společné cíle, povahu akcí, jež jsou plánovány jako jednorázové či jako součást schváleného ročního pracovního programu, řízení o udělení zvláštního grantu v souladu se zásadami a procesními pravidly, jež jsou upraveny v této hlavě, a dále obecná práva a povinnosti stran podle zvláštních dohod či rozhodnutí.
Doba trvání partnerství nesmí překročit čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné případy, jež jsou řádně odůvodněny zejména předmětem rámcového partnerství.
Schvalující osoby nesmějí dohod ani rozhodnutí o rámcovém partnerství zneužívat ani jich využívat takovým způsobem, jehož účel či účinek odporuje zásadám transparentnosti a rovného zacházení se žadateli.
3. Pokud jde o tvorbu programů, uveřejňování ex ante a zadávání, přistupuje se k rámcovému partnerství jako ke grantu.
4. Zvláštní granty založené na dohodách či rozhodnutích o rámcovém partnerství se udělují postupy podle těchto dohod či rozhodnutí a v souladu s ustanoveními této hlavy.
Uveřejňují se ex post postupem podle článku 191.
Článek 179
Elektronické systémy pro výměnu informací
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veškeré výměny s příjemci, včetně uzavírání grantových dohod, oznamování rozhodnutí o udělení grantu a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež zřídí Komise.
2. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 2 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 180
Obsah grantových dohod a rozhodnutí o udělení grantu
(Článek 122 finančního nařízení)
1. Grantová dohoda stanoví alespoň:
a)
předmět;
b)
příjemce;
c)
dobu svého trvání, a to:
i)
datum svého vstupu v platnost,
ii)
datum zahájení a dobu trvání financované akce nebo financovaného rozpočtového roku;
d)
maximální částku financovanou z prostředků Unie vyjádřenou v eurech a formu grantu, případně s uvedením těchto dalších údajů:
i)
celkových odhadovaných způsobilých nákladů na akci či pracovní program a míru financování způsobilých nákladů nebo
ii)
jednotkových nákladů, jednorázové částky nebo paušálního financování podle čl. 123 písm. b), c) a d) finančního nařízení, jsou-li tyto částky určeny, nebo
iii)
kombinace údajů podle bodů i) a ii) tohoto písmene;
e)
popis akce nebo - v případě grantu na provozní náklady - pracovního programu, jejž schvalující osoba schválila na daný rozpočtový rok, spolu s popisem výsledků očekávaných od provedení akce či pracovního programu;
f)
obecné podmínky použitelné na všechny dohody tohoto typu, např. souhlas příjemce s kontrolami a audity, jež provádí Komise, úřad OLAF a Účetní dvůr;
g)
odhadovaný celkový rozpočet akce či pracovního programu;
h)
má-li být v rámci akce zadána veřejná zakázka, zásady uvedené v článku 209 nebo pravidla pro zadávání veřejných zakázek, která musí příjemce dodržovat;
i)
povinnosti příjemce, zejména:
i)
povinnosti, pokud jde o řádné finanční řízení a předkládání zpráv o činnosti a financování; je-li to vhodné, stanoví se průběžné cíle, při jejichž naplnění se tyto zprávy předkládají,
ii)
pokud Komise uzavírá dohodu s více příjemci: specifické povinnosti případného koordinátora a ostatních příjemců vůči koordinátorovi, jakož i finanční odpovědnost příjemců za částky dlužné vůči Komisi;
j)
postupy a lhůty pro schvalování těchto zpráv a pro platby prováděné Komisí;
k)
popřípadě podrobnosti o způsobilých nákladech na akci nebo schválený pracovní program nebo o jednotkových nákladech, jednorázové částce nebo paušálním financování podle článku 123 finančního nařízení;
l)
ustanovení, jimiž se řídí zviditelnění finanční podpory, kterou Unie poskytuje, s výjimkou řádně odůvodněných případů, kdy její prezentace vůči veřejnosti není možná či vhodná.
Obecné podmínky podle prvního pododstavce písm. f) alespoň:
i)
uvádějí, že rozhodným právem pro grantovou dohodu je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v grantové dohodě. V dohodách s mezinárodními organizacemi lze stanovit odchylnou úpravu,
ii)
specifikují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu.
2. Grantová dohoda může stanovit postupy a lhůty pro pozastavení provádění grantu, vypovězení grantové dohody nebo zrušení rozhodnutí o udělení grantu podle článku 135.
3. V případech podle článku 178 specifikuje dohoda nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství údaje podle tohoto článku odst. 1 prvního pododstavce písm. a) a b), písm. c) bodu i), písm. f), písm. h) až j) a písm. l).
Rozhodnutí o udělení zvláštního grantu či dohoda o zvláštním grantu obsahuje údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. a) až e), písm. g) a k), a v případě nutnosti též údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. i).
4. Změny grantových dohod vyžadují písemnou formu. Účelem ani důsledkem těchto změn - včetně rozšíření či zúžení okruhu příjemců - nesmí být zpochybnění rozhodnutí o udělení grantu ani porušení zásady rovného zacházení s žadateli.
5. Na rozhodnutí o udělení grantu se obdobně použijí odstavce 1, 2, 3 a 4.
Část údajů podle odstavce 1 lze namísto v rozhodnutí o udělení grantu uvést ve výzvě k podávání návrhů nebo souvisejícím dokumentu.
Článek 181
Formy grantů
(Článek 123 finančního nařízení)
1. Granty udělené ve formě podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení se vypočítávají na základě způsobilých nákladů, jež příjemci skutečně vznikly a jež jsou uvedeny v předběžném odhadovaném rozpočtu, který je předkládán spolu s návrhem a je zahrnut do grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
2. V případě jednotkových nákladů podle čl. 123 odst. 1 písm. b) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena pevná částka připadající na jednotku.
3. V případě jednorázových částek podle čl. 123 odst. 1 písm. c) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena celková pevná částka.
4. V případě paušálního financování podle čl. 123 odst. 1 písm. d) finančního nařízení je pro konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanoven určitý procentní podíl.
Článek 182
Jednorázové částky, jednotkové náklady a paušální financování
(Článek 124 finančního nařízení)
1. Schválení využití jednorázových částek, jednotkových nákladů či paušálního financování uvedené v čl. 124 odst. 1 finančního nařízení platí po celou dobu trvání programu. Toto schválení lze zrevidovat, je-li zapotřebí provést podstatné změny. Předmětné údaje a částky jsou pravidelně posuzovány a jednorázové částky, jednotkové náklady či paušální financování jsou v případě potřeby upravovány.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použije se na každého z nich strop uvedený v čl. 124 odst. 1 druhém pododstavci finančního nařízení.
2. Rozhodnutí o udělení grantu či grantová dohoda musí obsahovat všechna nezbytná ustanovení, na jejichž základě lze ověřit, zda byly podmínky pro vyplacení grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování dodrženy.
3. Vyplacením grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování není dotčeno právo přístupu k záznamům, jež jsou příjemci povinni podle právních předpisů vést, pro účely odst. 1 prvního pododstavce a čl. 137 odst. 2 finančního nařízení.
4. Jestliže kontroly ex post odhalí, že nenastala skutečnost, jež zakládá nárok na vyplacení grantu a že v rámci grantu ve formě jednorázové částky, jednotkových nákladů či paušálního financování byly příjemci vyplaceny finanční prostředky neoprávněně, je Komise oprávněna získat tyto prostředky až do výše grantu zpět; tím nejsou dotčeny sankce podle článku 109 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásady
Článek 183
Zásada spolufinancování
(Čl. 125 odst. 3 finančního nařízení)
1. Podle zásady spolufinancování nelze zdroje nezbytné k provedení akce či pracovního programu pokrýt v plném rozsahu z příspěvku Unie.
Spolufinancování může mít podobu vlastních zdrojů příjemce, příjmů, jež daná akce či pracovní program generuje, nebo finančních příspěvků či věcných plnění třetích osob.
2. Věcnými plněními se rozumí nefinanční zdroje, jež příjemci zdarma poskytnou třetí osoby.
Článek 184
Zásada neziskovosti
(Čl. 125 odst. 5 finančního nařízení)
Finanční příspěvky třetích osob, jichž může příjemce využít k pokrytí nákladů, které nejsou podle podmínek grantu Unie způsobilé, nebo které není nutno těmto třetím osobám vracet v případě, že nejsou při ukončení akce či pracovního programu vyčerpány, nejsou pokládány za finanční příspěvky, jež dárci určili konkrétně na financování způsobilých nákladů ve smyslu čl. 125 odst. 5 finančního nařízení.
Článek 185
Granty nízké hodnoty
(Čl. 125 odst. 4 finančního nařízení)
Granty nízké hodnoty se rozumějí granty do výše 60 000 EUR.
Článek 186
Technická pomoc
(Články 101 a 125 finančního nařízení)
Pojem „technická pomoc“ označuje podpůrné činnosti a činnosti zaměřené na budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
Článek 187
Způsobilé náklady
(Čl. 126 odst. 3 písm. c) finančního nařízení)
O DPH se má za to, že ji podle použitelných vnitrostátních právních předpisů o DPH nelze příjemci vrátit, je-li tato daň podle vnitrostátních právních předpisů přičitatelná některé z těchto činností:
a)
osvobozeným činnostem bez nároku na odpočet;
b)
činnostem, jež nejsou předmětem DPH;
c)
činnostem uvedeným v písm. a) a b), v souvislosti s nimiž nelze uplatnit nárok na odpočet DPH, avšak v jejichž případě je tato daň je vracena na základě specifických systémů vracení nebo fondů náhrad, které neupravuje směrnice 2006/112/ES, a to i v případě, je-li tento systém či fond ustaven na základě vnitrostátních právních předpisů o DPH.
O DPH v souvislosti s činnostmi, jež jsou vyjmenovány v čl. 13 odst. 2 směrnice 2006/112/ES, se má za to, že ji uhradil příjemce, u něhož se nejedná o osobu nepovinnou k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 prvního pododstavce uvedené směrnice, a to bez ohledu na to, zdali dotčené členské státy pokládají tyto činnosti za činnosti, při nichž veřejnoprávní subjekty vystupují jako orgány veřejné moci.
Článek 188
Pravidla pro programy
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program pro granty připravuje příslušná schvalující osoba. Přijímá jej orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách věnovaných grantům co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se pracovní program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky, orientační harmonogram výzev k podávání návrhů s uvedením orientační výše a maximální sazby spolufinancování.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování grantů na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 189
Obsah výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Výzvy k podávání návrhů specifikují:
a)
sledované cíle;
b)
kritéria způsobilosti, kritéria pro vyloučení, kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu podle článků 131 a 132 finančního nařízení a odpovídající podklady;
c)
režim financování z prostředků Unie;
d)
režim a lhůtu podávání návrhů, plánovaný termín, do něhož musí být všichni žadatelé informováni o výsledku posuzování jejich žádostí, a orientační termín podpisu grantových dohod nebo oznámení rozhodnutí o udělení grantu.
2. Výzvy k podávání návrhů jsou uveřejňovány na internetových stránkách orgánů Unie a - je-li nutno zajistit další propagaci mezi možnými příjemci - též jinou vhodnou formou, včetně Úředního věstníku Evropské unie. Výzvy lze uveřejňovat ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Změny obsahu výzev k podávání návrhů se uveřejňují za stejných podmínek jako v případě samotných těchto výzev.
Článek 190
Výjimky z výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Bez výzvy k podávání návrhů lze granty udělit pouze v těchto případech:
a)
pro účely operací humanitární pomoci a civilní ochrany nebo pomoci pro řešení krizí ve smyslu odstavce 2;
b)
v jiných výjimečných, řádně odůvodněných případech;
c)
ve prospěch subjektů, jež mají de jure nebo de facto monopol, s tím, že udělení grantu musí být řádně odůvodněno v příslušném rozhodnutí;
d)
ve prospěch subjektů, jež základní právní akt ve smyslu článku 54 finančního nařízení označuje za příjemce grantu, nebo ve prospěch subjektů, jež určí v rámci své odpovědnosti členské státy, pokud základní právní akt označuje za příjemce grantu tyto členské státy;
e)
v případě výzkumu a technologického rozvoje ve prospěch subjektů, jež uvádí pracovní program podle článku 128 finančního nařízení, pokud základní právní akt tuto možnost výslovně stanoví, a za podmínky, že na daný projekt není třeba uveřejňovat výzvu k podávání návrhů;
f)
pro akce zvláštní povahy, které vyžadují zvláštní typ subjektu vzhledem k jeho technické kompetenci, vysoké odbornosti či správní pravomoci, za podmínky, že na dané akce není třeba uveřejňovat výzvy k podávání návrhů.
Případy uvedené v prvním pododstavci písm. f) se řádně odůvodní v rozhodnutí o udělení grantu.
2. Krizovými situacemi ve třetích zemích se rozumí situace bezprostředního nebo nastávajícího nebezpečí, jež hrozí vyústit v ozbrojený konflikt nebo destabilizaci země. Krizovými situacemi se rovněž rozumí situace nastalé v důsledku přírodních pohrom, krize způsobené člověkem, např. války a jiné konflikty, nebo mimořádné okolnosti se srovnatelnými důsledky, jež mohou být spojeny mj. se změnou klimatu, zhoršováním životního prostředí, neexistencí přístupu k energii a přírodním zdrojům nebo extrémní chudobou.
Článek 191
Následné uveřejňování
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Informace o grantech, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu žadatelů v minulém roce;
b)
počtu a procenta kladně vyřízených žádostí, jež připadají na jednu výzvu k podávání návrhů;
c)
průměrné doby řízení ode dne uzávěrky výzvy k podávání návrhů až do udělení grantu;
d)
počtu a výše grantů, u nichž bylo v minulém roce v souladu s čl. 21 odst. 4 upuštěno od povinnosti následného uveřejnění.
Článek 192
Informování žadatelů
(Článek 128 finančního nařízení)
Komise poskytuje žadatelům informace a poradenství tímto způsobem:
a)
stanoví společné standardní formuláře žádostí o podobné granty a kontroluje rozsah a srozumitelnost těchto formulářů;
b)
podává informace možným žadatelům, zejména formou seminářů a vydáváním příruček;
c)
v souborech údajů o právnických osobách podle článku 63 průběžně aktualizuje údaje o příjemcích.
Článek 193
Financování z různých rozpočtových položek
(Článek 129 finančního nařízení)
Akci mohou financovat souběžně z oddělených rozpočtových položek různé příslušné schvalující osoby.
Článek 194
Retroaktivní účinek v případě mimořádně naléhavé pomoci a předcházení konfliktům
(Článek 130 finančního nařízení)
V rámci působnosti čl. 130 odst. 1 finančního nařízení jsou výdaje, jež příjemce vynaložil přede dnem podání žádosti, způsobilé pro financování z prostředků Unie za těchto podmínek:
a)
důvody pro tuto výjimku jsou náležitě vysvětleny v rozhodnutí o financování;
b)
rozhodnutí o financování a grantová dohoda či rozhodnutí o udělení grantu výslovně stanoví takový den způsobilosti, jenž předchází datu podání žádostí.
Článek 195
Podávání žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Pravidla podávání žádostí o grant stanoví příslušná schvalující osoba, jež může zvolit způsob jejich podávání. Žádosti o grant lze podávat formou dopisu nebo elektronicky.
Zvolené komunikační prostředky nesmí být diskriminační a jejich důsledkem nesmí být omezení přístupu žadatelů k řízení o udělení grantu.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
musí být zachována integrita údajů;
c)
je dodržena důvěrnost návrhů;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro účely třetího pododstavce písm. c) prostuduje příslušná schvalující osoba obsah žádostí až poté, co uplyne lhůta pro jejich podání.
Příslušná schvalující osoba může vyžadovat, aby byla elektronická podání opatřena zaručeným elektronickým podpisem ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (19).
2. Pokud příslušná schvalující osoba povolí podávání žádostí elektronicky, musí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné veřejnosti a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi. Žadatelům musí být zpřístupněny informace ke specifikacím, jež jsou pro podávání žádostí požadovány.
Zařízení pro elektronické doručování žádostí musí navíc zaručovat bezpečnost a důvěrnost. Musí rovněž zaručovat, aby bylo možno přesně určit hodinu a datum doručení žádostí.
3. Jsou-li žádosti podávány formou dopisu, mohou je žadatelé podávat jedním z těchto způsobů:
a)
poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí být ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu, v kterémžto případě výzva k podávání návrhů musí specifikovat útvar, jemuž mají být žádosti doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
KAPITOLA 3
Řízení o udělení grantu
Článek 196
Obsah žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Žádosti se podávají na formuláři podle vzoru společných standardních formulářů, jež byly vytvořeny podle čl. 192 písm. a) a jež dala žadatelům k dispozici příslušná schvalující osoba, a v souladu s kritérii, jež stanoví základní právní akt a výzva k podávání návrhů.
Podklady podle čl. 131 odst. 3 druhého pododstavce finančního nařízení mohou být zejména výkaz zisků a ztrát a rozvaha za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
2. Odhadovaný rozpočet akce či pracovního programu přiložený k žádosti musí být vyrovnaný co do příjmů a výdajů, s výjimkou rezerv na nečekané výdaje a na změny směnných kurzů, jež lze v řádně odůvodněných případech schválit, a musí uvádět odhadované způsobilé náklady na akci či pracovní program.
3. U grantů na akce přesahujících částku 750 000 EUR nebo u grantů na provozní náklady přesahujících 100 000 EUR se k žádosti přikládá auditní zpráva schváleného externího auditora. Tato zpráva osvědčuje správnost účetní závěrky za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
První pododstavec tohoto odstavce se použije pouze na první žádost, kterou příjemce předloží příslušné schvalující osobě ve stejném rozpočtovém roce.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se finanční limity uvedené v prvním pododstavci na každého z nich.
V případě partnerství podle článku 178 musí být před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství vypracována auditní zpráva podle prvního pododstavce tohoto odstavce za poslední dvě účetní období, za něž jsou k dispozici účetní závěrky.
Od požadavku na auditní zprávu podle prvního pododstavce může příslušná schvalující osoba upustit na základě posouzení rizik v případě zařízení, jež poskytují vzdělávání a odbornou přípravu a - v případě dohod s více příjemci - též v případě příjemců, kteří ručí společně a nerozdílně nebo nenesou žádnou finanční odpovědnost.
První pododstavec tohoto odstavce se nepoužije na veřejnoprávní subjekty a mezinárodní organizace uvedené v článku 43.
4. Žadatel uvede zdroje a výši prostředků Unie, jež obdržel nebo o něž požádal za účelem financování téže akce, téže části akce nebo svého provozu během téhož rozpočtového roku, a uvede veškeré další finanční prostředky, jež na tuto akci obdržel nebo o něž požádal.
Článek 197
Prokazování nevyloučení
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelé předloží čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné se situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článku 107 finančního nařízení, s výjimkou případů vyjmenovaných v čl. 131 odst. 4 písm. a) a b) finančního nařízení. Příslušná schvalující osoba může v závislosti na posouzení rizik požadovat, aby úspěšní žadatelé předložili důkazy podle článku 143. Úspěšní žadatelé tyto důkazy na žádost příslušné schvalující osoby předloží, pokud příslušná schvalující osoba nepotvrdí, že předložení takových důkazů není fakticky proveditelné, nebo pokud byly tyto důkazy již předloženy pro účely jiného řízení o udělení grantu či zadávacího řízení, a dále za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů neuplynul více než rok a že jsou nadále platné.
Článek 198
Žadatelé bez právní subjektivity
(Článek 131 finančního nařízení)
Podá-li žádost o grant žadatel bez právní subjektivity podle čl. 131 odst. 2 finančního nařízení, prokážou zástupci žadatele, že jsou způsobilí činit jménem žadatele právní úkony a že žadatel má finanční a provozní způsobilost rovnocennou finanční a provozní způsobilosti právnických osob.
Článek 199
Osoby tvořící jednoho žadatele
(Článek 131 finančního nařízení)
Splňuje-li kritéria pro podání žádosti o grant více osob a vytvoří-li tyto osoby společně jednu osobu, může příslušná schvalující osoba k této osobě přistupovat jako k jedinému žadateli za předpokladu, že žádost uvádí identifikační údaje osob, jež se budou navrhované akce či pracovního programu účastnit jakožto jedna ze součástí žadatele.
Článek 200
Finanční a správní sankce
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelům, kteří učinili nepravdivé prohlášení nebo se dopustili závažného pochybení, nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce.
Tyto finanční a/nebo správní sankce mohou být uloženy též příjemci, který závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti.
Článek 201
Kritéria způsobilosti
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Kritéria způsobilosti se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Kritéria způsobilosti stanoví podmínky, jimiž se účast na výzvě k podávání návrhů řídí. Tato kritéria náležitě zohledňují cíle akce a splňují zásady transparentnosti a zákazu diskriminace.
Článek 202
Kritéria pro výběr grantu
(Čl. 132 odst. 1 finančního nařízení)
1. Kritéria pro výběr, jež jsou uveřejněna ve výzvě k podávání návrhů, umožňují posoudit finanční a provozní způsobilost žadatele k tomu, aby dokončil navrhovanou akci nebo pracovní program.
2. Žadatel musí disponovat stabilními finančními zdroji dostatečnými k tomu, aby byl schopen pokračovat v činnosti po celou dobu provádění akce nebo po celý rok, na nějž je grant udělen, a podílet se na financování grantu. Žadatel musí mít odborné kompetence a kvalifikaci požadované k dokončení navrhované akce nebo pracovního programu, není-li v základním právním aktu stanoveno jinak.
3. Finanční a provozní způsobilost je ověřována zejména analýzou podkladů podle článku 196, jejichž předložení požaduje příslušná schvalující osoba ve výzvě k podávání návrhů.
Nevyžaduje-li výzva k podávání návrhů předložení žádných podkladů a má-li příslušná schvalující osoba pochybnosti o finanční či provozní způsobilosti žadatelů, může je vyzvat k předložení vhodných dokladů.
V případě partnerství podle článku 178 je uvedené ověření prováděno před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Článek 203
Kritéria pro udělení grantu
(Čl. 132 odst. 2 finančního nařízení)
1. Kritéria pro udělení grantu se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Podle kritérií pro udělení grantu jsou granty udělovány buď na akce, jež maximalizují celkovou účelnost programu Unie, jehož provádění tyto akce slouží, nebo subjektům, jejichž pracovní program je určen k dosažení stejného výsledku. Způsob, jakým jsou tato kritéria definována, zajišťuje řádné hospodaření s prostředky Unie.
Kritéria pro udělení grantu jsou uplatňována tak, aby umožnila z plánovaných akcí nebo pracovních programů vybrat ty, u nichž může Komise vycházet z toho, že budou v souladu s jejími cíli a prioritami a že zaručí zviditelnění financování z prostředků Unie.
3. Kritéria pro udělení grantu jsou definována tak, aby mohla být následně vyhodnocena.
Článek 204
Hodnocení žádostí a udělování grantů
(Článek 133 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba jmenuje výbor pro hodnocení návrhů, nerozhodne-li Komise v rámci zvláštního odvětvového programu jinak.
Tento výbor je složen nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v případě zastoupení a místních jednotek uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v případě subjektů pověřených správou prostředků a uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
2. Příslušná schvalující osoba může tento postup případně rozdělit na několik fází. Pravidla takového postupu jsou uvedena ve výzvě k podávání návrhů.
Je-li ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že jsou návrhy podávány ve dvou fázích, je podání kompletního návrhu ve druhé fázi požadováno pouze od žadatelů, jejichž návrhy splňují hodnotící kritéria pro první fázi.
Stanoví-li výzva k podávání návrhů, že jsou návrhy hodnoceny ve dvou fázích, postupují do druhé fáze hodnocení pouze návrhy, jež uspěly v první fázi po vyhodnocení užšího souboru kritérií.
Žadatelé, jejichž návrhy byly v některé fázi odmítnuty, jsou vyrozuměni v souladu s čl. 133 odst. 3 finančního nařízení.
Každá další fáze řízení musí být zřetelně odlišena od té předchozí.
Tytéž dokumenty nebo informace jsou v rámci téhož řízení požadovány pouze jednou.
3. Hodnotící výbor nebo případně příslušná schvalující osoba si může od žadatele vyžádat doplňující informace nebo jej vyzvat, aby podal vysvětlení k podkladům, jež předložil v souvislosti se žádostí, za předpokladu, že tyto informace či vysvětlení nepovedou k podstatné změně návrhu. V souladu s článkem 96 finančního nařízení může hodnotící výbor či schvalující osoba v případě zjevných administrativních chyb od vyžádání těchto informací či vysvětlení upustit pouze v řádně odůvodněných případech. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede schvalující osoba náležité záznamy.
4. Po skončení své práce podepisují členové hodnotícího výboru protokol o všech prostudovaných návrzích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a návrhy, jež mohou být financovány. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
V případě potřeby uvádí protokol pořadí prostudovaných návrhů, doporučení k maximální výši udělovaného grantu a případné nepodstatné modifikace žádosti o grant.
Protokol je archivován pro pozdější použití.
5. Příslušná schvalující osoba může žadatele vyzvat, aby svůj návrh na základě doporučení hodnotícího výboru upravil. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede příslušná schvalující osoba náležité záznamy.
V návaznosti na vyhodnocení přijme příslušná schvalující osoba rozhodnutí, které obsahuje alespoň tyto údaje:
a)
předmět a celkovou částku;
b)
jména úspěšných žadatelů, názvy akcí, stanovené částky a důvody pro tento výběr, včetně případu, kdy se výběr liší od stanoviska hodnotícího výboru;
c)
jména odmítnutých žadatelů a důvody jejich odmítnutí.
6. Použití odstavců 1, 2 a 4 tohoto článku není povinné v případě udělování grantu podle článku 190 tohoto nařízení a čl. 125 odst. 7 finančního nařízení.
Článek 205
Informování žadatelů
(Článek 133 finančního nařízení)
Odmítnutí žadatelé jsou o výsledku hodnocení svých žádostí informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy bylo odesláno vyrozumění úspěšným žadatelům.
KAPITOLA 4
Platby a kontrola
Článek 206
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 134 finančního nařízení)
1. V zájmu omezení finančních rizik, jež jsou spojena s předběžným financováním, může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik po příjemci požadovat, aby - s výjimkou grantů nízké hodnoty - složil předem jistotu až do výše částky předběžného financování, nebo může platbu rozdělit do více splátek.
2. Kdykoli je složení jistoty vyžadováno, musí ji příslušná schvalující osoba posoudit a schválit.
Jistota musí být platná po dostatečně dlouhé období, které umožní její čerpání.
3. Jistotu poskytuje schválená banka nebo finanční instituce usazená v některém členském státě. Je-li příjemce usazen ve třetí zemi, může příslušná schvalující osoba přistoupit na to, že takovou jistotu poskytne banka nebo finanční instituce usazená v této třetí zemi, pokud se tato osoba domnívá, že zabezpečení a parametry, jež tato banka či finanční instituce nabízí, jsou rovnocenné jako v případě bank či finančních institucí usazených v některém členském státě.
Na žádost příjemce může být jistota uvedená v prvním pododstavci nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby nebo společným neodvolatelným a bezpodmínečným ručením příjemců zúčastněných na jedné akci, kteří jsou stranami téže grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, poté, co takové ručení schválí příslušná schvalující osoba.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci, třetí osobu nebo ostatní příjemce, aby poskytli neodvolatelnou jistotu nebo plnili z titulu záruky na první výzvu pro účely splnění povinností příjemce grantu.
4. Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je předběžné financování zúčtováváno proti průběžným platbám nebo výplatě zůstatku, jež jsou prováděny ve prospěch příjemce za podmínek grantové dohody nebo rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 207
Podklady žádostí o platbu
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Předběžné financování může být u každého grantu rozděleno do více splátek v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Další platbu předběžného financování v plném rozsahu lze provést až v okamžiku, kdy je z celkové výše doposud vyplaceného předběžného financování využito alespoň 70 %.
V případě, že je z doposud vyplaceného předběžného financování využito méně než 70 %, je tato další platba předběžného financování o nevyužitou část doposud vyplaceného předběžného financování snížena.
Ke každé žádosti o další platbu přiloží příjemce vyúčtování svých výdajů.
2. Příjemce potvrdí na svou čest, že jsou údaje v jeho žádosti o platbu úplné, spolehlivé a pravdivé; tím není dotčen článek 110. Potvrdí rovněž, že vzniklé náklady lze v souladu s ustanoveními grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu považovat za způsobilé a že jsou žádosti o platbu podloženy náležitými podklady, které lze překontrolovat.
3. K provedení platby může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik požadovat osvědčení o finančních výkazech akce či pracovního programu a o podkladových účtech, které vydal schválený externí auditor anebo - v případě veřejnoprávních orgánů - příslušný a nezávislý úředník veřejné správy. Toto osvědčení se přikládá k žádosti o platbu. Účelem osvědčení je v souladu s metodikou, kterou schválila příslušná schvalující osoba, a na základě dohodnutých postupů, jež jsou v souladu s mezinárodními standardy, osvědčit, že náklady, které příjemce uvedl ve finančních výkazech, o něž se opírají žádosti o platbu, jsou skutečné, přesně zaznamenané a podle grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu způsobilé.
Ve zvláštních, řádně odůvodněných případech si může příslušná schvalující osoba toto osvědčení vyžádat v podobě výroku či jiného typu dokumentu v souladu s mezinárodními standardy.
Osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech je povinné u průběžných plateb a výplaty zůstatku v případě:
a)
grantů na akci, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 750 000 EUR, jestliže žádosti o platbu v rámci této formy grantu zní kumulativně alespoň na 325 000 EUR;
b)
grantů na provozní náklady, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 100 000 EUR.
Od povinnosti předložit takové osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba v závislosti na posouzení rizik upustit v případě:
a)
veřejných subjektů a mezinárodních organizací uvedených v článku 43;
b)
příjemců grantů v oblasti humanitární pomoci, mimořádných operací civilní ochrany a řešení krizových situací, s výjimkou výplaty zůstatku;
c)
výplaty zůstatku příjemcům grantů v oblasti humanitární pomoci, kteří podepsali dohodu o rámcovém partnerství podle článku 178 nebo jimž bylo oznámeno přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství a mají zaveden systém kontroly, který pro tyto platby nabízí rovnocenné záruky;
d)
příjemců více grantů, kteří poskytli nezávislá osvědčení, jež nabízejí rovnocenné záruky ohledně systémů kontroly a metodiky k vypracování svých žádostí.
Od povinnosti předložit osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba upustit též v případě, že audit, který nabízí rovnocennou míru jistoty o vykázaných nákladech, provedli nebo provedou přímo zaměstnanci Komise nebo subjekt, jejž Komise schválí k provedení auditu jejím jménem.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se na každého příjemce finanční limity uvedené ve třetím pododstavci písm. a) a b).
4. K provedení platby si může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik vyžádat zprávu o operativní kontrole, kterou vypracuje nezávislá třetí osoba, již příslušná schvalující osoba schválí. Pokud si příslušná schvalující osoba zprávu o operativní kontrole vyžádá, je tato zpráva připojena k žádosti o platbu s tím, že související náklady jsou způsobilé za stejných podmínek, jaké jsou v článku 126 finančního nařízení stanoveny pro náklady na osvědčení o auditu. Zpráva o kontrole musí konstatovat, že byla provedena operativní kontrola v souladu s metodikou, již schválila příslušná schvalující osoba, a musí uvést, zdali byly daná akce či pracovní program skutečně provedeny v souladu s podmínkami grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 208
Pozastavení a snížení grantů
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Provádění grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, účast příjemce na provádění této dohody či rozhodnutí nebo úhradu plateb lze pozastavit za účelem kontroly, zdali skutečně došlo k předpokládanému závažnému pochybení, nesrovnalosti, podvodu nebo porušení povinnosti. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je provádění dohody či rozhodnutí co nejdříve obnoveno.
2. Nejsou-li dohodnutá akce či pracovní program prováděny či provedeny nebo nejsou-li prováděny či provedeny řádně, v plném rozsahu či ve stanovených lhůtách, příslušná schvalující osoba poté, co dá příjemci možnost se vyjádřit, v závislosti na fázi řízení grant buď sníží, nebo získá zpět jeho poměrnou část.
KAPITOLA 5
Provádění
Článek 209
Zakázky na provedení akce či pracovního programu
(Článek 137 finančního nařízení)
1. Je-li k provedení akce či pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku, zadá příjemce tuto zakázku ekonomicky nejvýhodnější nabídce, případně nabídce s nejnižší cenou a současně zajistí, aby nedošlo ke střetu zájmů; tím není dotčeno použití směrnice 2004/18/ES.
2. Je-li k provedení akce nebo pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku v hodnotě nad 60 000 EUR, může příslušná schvalující osoba po příjemci požadovat, aby nad rámec pravidel uvedených v odstavci 1 dodržoval zvláštní pravidla.
Tato zvláštní pravidla jsou odvozena od pravidel ve finančním nařízení a jsou stanovena s ohledem na hodnotu dané veřejné zakázky, na relativní výši příspěvku Unie v poměru k celkových nákladům akce a na rizika. Tato zvláštní pravidla jsou uvedena v rozhodnutí o udělení grantu nebo grantové dohodě.
Článek 210
Finanční podpora třetím osobám
(Článek 137 finančního nařízení)
Jsou-li cíle a výsledky, jichž má být dosaženo, dostatečně podrobně uvedeny v podmínkách podle čl. 137 odst. 1 finančního nařízení, považuje se míra uvážení za vyčerpanou pouze v případě, že rozhodnutí o udělení grantu nebo grantová dohoda obsahuje též tyto náležitosti:
a)
maximální výši finanční podpory, kterou lze vyplatit třetí osobě a která činí nejvýše 60 000 EUR, s výjimkou případů, kdy tato podpora představuje primární cíl dané akce, a dále kritéria pro stanovení přesné částky;
b)
úplný seznam různých typů činností, na něž lze finanční podporu získat;
c)
vymezení osob či kategorií osob, jež mohou finanční podporu získat, a kritéria pro její poskytnutí.
HLAVA VII
CENY
Článek 211
Pravidla pro programy
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program, v jehož rámci jsou udíleny ceny, připravuje příslušná schvalující osoba. Program přijímá orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky a orientační harmonogram soutěží včetně orientační výše cen.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování soutěží na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 212
Pravidla soutěže
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Pravidla soutěže obsahují tyto náležitosti:
a)
podmínky účasti, jež alespoň:
i)
specifikují kritéria způsobilosti,
ii)
specifikují způsob a lhůtu pro případnou registraci účastníků a podávání příspěvků, a to za podmínek podle odstavce 2,
iii)
stanoví, že budou vyloučeni účastníci, kteří se nacházejí v jedné ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a v článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení,
iv)
stanoví výlučnou odpovědnost účastníků v případě, budou-li v souvislosti s činnostmi prováděnými v rámci soutěže vzneseny nároky,
v)
stanoví, že se vítězové musí podrobit kontrolám a auditům ze strany Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora a že musí přijmout závazky k zajištění publicity specifikované v pravidlech soutěže,
vi)
uvádějí, že právem rozhodným pro soutěž je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v pravidlech soutěže,
vii)
blíže určují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu,
viii)
stanoví, že účastníkům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami podle článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce;
b)
kritéria pro udělení ceny, jež umožňují posoudit kvalitu příspěvků z hlediska sledovaných cílů a očekávaných výsledků a objektivně určit, zdali příspěvky splňují předpoklady pro vítězství v soutěži;
c)
výši jedné či více cen;
d)
bližší podmínky vyplácení cen vítězům v návaznosti na udělení cen.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu i) jsou způsobilí též příjemci grantů Unie, nestanoví-li pravidla soutěže jinak.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu vi) lze postupovat odchylně v případě účasti mezinárodních organizací.
2. Příslušná schvalující osoba zvolí takové komunikační prostředky, jež jsou z hlediska podávání příspěvků nediskriminační a nevedou k omezení přístupu účastníků k soutěži.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každý příspěvek obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost příspěvků;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pravidla soutěže mohou stanovit podmínky, za nichž lze soutěž zrušit, zejména v případech, kdy nelze splnit její cíle nebo kdy by předpoklady k vítězství v soutěži splňovala právnická či fyzická osoba, jež nesplňuje podmínky účasti.
4. Pravidla soutěže se uveřejňují na internetových stránkách orgánů Unie. Je-li nutno zajistit další propagaci soutěže mezi možnými účastníky, lze pravidla soutěže uveřejnit nad tento rámec též jinou vhodnou formou včetně Úředního věstníku Evropské unie. Pravidla lze uveřejnit ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Za stejných podmínek jsou uveřejňovány změny obsahu pravidel soutěže.
Článek 213
Následné uveřejňování
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Informace o cenách, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu účastníků v minulém roce;
b)
počtu a procenta vítězných příspěvků, jež připadají na jednu soutěž;
c)
seznamu odborníků v hodnotících komisích za uplynulý rok spolu s uvedením postupu, jakým byli vybráni.
Článek 214
Vyhodnocování
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pro účely vyhodnocení příspěvků jmenuje příslušná schvalující osoba komisi složenou z alespoň tří odborníků, jimiž mohou být buď externí odborníci, nebo zástupci alespoň dvou organizačních jednotek orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti ani podřízenosti; výjimkou jsou zastoupení či místní subjekty uvedené v článku 72 tohoto nařízení nebo subjekty pověřené správou prostředků a uvedené v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Pro odborníky podle prvního pododstavce platí požadavky článku 57 finančního nařízení na zamezení střetu zájmů.
Externí odborníci musí prohlásit, že se v okamžiku svého jmenování nenacházejí ve střetu zájmů a že se zavazují vyrozumět schvalující osobu v případě, kdy by se do střetu zájmů dostali během vyhodnocování příspěvků.
2. Po skončení své práce podepisují členové komise protokol o všech vyhodnocených příspěvcích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a označí příspěvky, jimž lze udělit cenu. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
Protokol podle prvního pododstavce je archivován pro pozdější použití.
3. Příslušná schvalující osoba následně rozhodne, zdali ceny udělí, či nikoli. Rozhodnutí specifikuje mj. tyto údaje:
a)
předmět a celkovou výši případně udělených cen;
b)
jména případných vítězů, výši cen udělených jednotlivým vítězům a odůvodnění jejich výběru;
c)
jména odmítnutých účastníků a důvody jejich odmítnutí.
Článek 215
Informace a oznámení
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Účastníci jsou o výsledku hodnocení svých příspěvků informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy schvalující osoba přijala rozhodnutí o udělení ceny.
2. Rozhodnutí o udělení ceny je oznámeno vítězi a slouží jako právní závazek ve smyslu článku 86 finančního nařízení.
HLAVA VIII
FINANČNÍ NÁSTROJE
Článek 216
Výběr subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Pro účely uplatňování finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení si Komise opatří doklady o tom, že pověřený subjekt splňuje požadavky čl. 60 odst. 2 finančního nařízení. Jakmile jsou tyto doklady k dispozici, platí pro uplatňování finančních nástrojů ze strany příslušného subjektu i v budoucnu, pokud se podstatně nezmění systémy, pravidla nebo postupy pověřených subjektů, na něž se tyto požadavky vztahují.
2. Pro účely výběru subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů podle čl. 61 odst. 2 finančního nařízení uveřejní Komise výzvu adresovanou potenciálním pověřeným subjektům. Tato výzva obsahuje kritéria pro výběr a pro pověření subjektu.
Výzva podle prvního pododstavce dále uvádí, bude-li pověřený subjekt povinen vynaložit na konkrétní finanční nástroj své vlastní finanční zdroje nebo sdílet riziko. Je-li tento údaj uveden a je-li nezbytné zmírnit případný střet zájmů, výzva dále uvede, že je pověřený subjekt povinen navrhnout opatření ke sladění zájmů ve smyslu čl. 140 odst. 2 finančního nařízení. Tato opatření ke sladění zájmů jsou zakomponována do dohody o konkrétním finančním nástroji.
Se subjekty, jež splňují kritéria pro výběr, zahájí Komise transparentním a objektivním způsobem, který nevyvolává střet zájmů, otevřený dialog. Po ukončení tohoto dialogu Komise podepíše pověřovací dohody s jedním či více subjekty, jež předložily ekonomicky nejvýhodnější návrhy, podle nichž tyto subjekty případně vynaloží své vlastní finanční zdroje či budou sdílet rizika.
3. Komise může před podpisem pověřovacích dohod zahájit s potenciálními pověřenými subjekty přímá jednání, je-li pověřený subjekt vymezen v příslušném základním právním aktu nebo jedná-li se o subjekt vyjmenovaný v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iii) finančního nařízení nebo v řádně odůvodněných a náležitě zdokumentovaných výjimečných případech, zejména jestliže:
a)
na základě výzvy adresované potenciálním pověřeným subjektům nebyly předloženy žádné vhodné návrhy;
b)
finanční nástroje se specifickými znaky vyžadují zvláštní kategorii pověřeného subjektu vzhledem k jeho odborné kompetenci, vysoké specializovanosti či rozsahu správních pravomocí;
c)
vlivem nepředvídatelných událostí, jež nejsou přičitatelné Unii, jsou dány mimořádně naléhavé důvody, v jejichž důsledku nelze dodržet postup podle odstavce 2.
Článek 217
Obsah pověřovací dohody se subjekty pověřenými uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
Nad rámec požadavků podle článku 40 stanoví pověřovací dohoda se subjekty, jež jsou pověřeny uplatňováním finančních nástrojů, náležitá opatření, jež zajišťují soulad se zásadami a podmínkami článku 140 finančního nařízení. Pověřovací dohoda obsahuje zejména:
a)
popis finančního nástroje, jeho investiční strategii či politiku, druh poskytované podpory, kritéria způsobilosti platná pro finanční zprostředkovatele a konečné příjemce a doplňující funkční požadavky, jejichž prostřednictvím mají být naplněny politické cíle nástroje;
b)
požadavky na cílový interval hodnot aktivačního účinku nástroje;
c)
definici nezpůsobilých činností a kritérií pro vyloučení;
d)
ustanovení, jež zajišťují sladění zájmů a řeší případný střet zájmů;
e)
ustanovení o výběru finančních zprostředkovatelů podle čl. 139 odst. 4 druhého pododstavce finančního nařízení a o případném zřízení účelových investičních jednotek;
f)
ustanovení o podmínkách, za nichž mohou být pověřený subjekt a další subjekty, jež jsou do uplatňování finančního nástroje zapojeny, povolány k odpovědnosti;
g)
ustanovení o řešení sporů;
h)
ustanovení o správě finančního nástroje;
i)
ustanovení o využití a opětovném využití příspěvku Unie v souladu s čl. 140 odst. 6 finančního nařízení;
j)
ustanovení o správě příspěvků Unie a svěřeneckých účtů včetně rizik protistrany, přijatelných pokladních operací, povinností dotčených stran, nápravných opatření v případě nadměrného zůstatku na svěřeneckých účtech, vedení záznamů a podávání zpráv;
k)
ustanovení o odměně pověřeného subjektu včetně sazebníku poplatků za řízení a dále ustanovení o výpočtu a proplácení nákladů řízení a poplatků za řízení pověřenému subjektu v souladu s článkem 218;
l)
v případě potřeby ustanovení o rámci podmínek, jimiž se řídí poskytování příspěvků z fondů uvedených v článku 175 finančního nařízení, a zejména z Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova a budoucího Evropského rybářského fondu (dále jen „fondy SSR“);
m)
ustanovení o době platnosti, možnosti prodloužení a ukončení finančního nástroje včetně podmínek jeho předčasného ukončení a příp. desinvestičních strategií;
n)
ustanovení o způsobu, jakým je monitorována podpora finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, včetně podávání zpráv ze strany finančních zprostředkovatelů;
o)
případně druh a povahu zajišťovacích operací podle článku 219.
Článek 218
Náklady řízení a poplatky za řízení hrazené pověřeným subjektům
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Za uplatňování finančních nástrojů Komise odměňuje pověřené subjekty formou výkonnostních poplatků, náhrady mimořádných výloh a - v případech, kdy pověřený subjekt spravuje pokladnu finančního nástroje - formou poplatků za správu pokladny.
2. Výkonnostní poplatky zahrnují správní poplatky, jež jsou hrazeny pověřenému subjektu jako odměna za práci, kterou vykonává při uplatňování finančního nástroje. Případně mohou zahrnovat též koncepční pobídky na podporu dosažení politických cílů či ke stimulaci finanční výkonnosti finančního nástroje.
Článek 219
Specifická pravidla pro svěřenecké účty v případě nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Subjekty pověřené uplatňováním finančních nástrojů mohou svým jménem a výlučně jménem Komise zřizovat svěřenecké účty ve smyslu čl. 68 odst. 7 finančního nařízení. Související výpisy z účtů zasílají pověřené subjekty příslušnému útvaru Komise.
2. Na svěřeneckých účtech je udržována likvidita v dostatečném objemu a aktiva vedená na těchto účtech jsou spravována v souladu se zásadami řádného finančního řízení a řídí se náležitými obezřetnostními pravidly v souladu s čl. 140 odst. 7 finančního nařízení.
3. Při uplatňování finančních nástrojů nesmějí pověřené subjekty provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povaha případných zajišťovacích operací jsou dohodnuty předem s Komisí a promítnuty do pověřovacích dohod podle článku 217.
Článek 220
Přímo uplatňované finanční nástroje
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Ve výjimečných případech lze finanční nástroje uplatňovat přímo podle čl. 139 odst. 4, a to prostřednictvím:
a)
účelové investiční jednotky, v níž má Komise účast spolu s dalšími veřejnými či soukromými investory a jejímž cílem je zesílit aktivační účinek příspěvku Unie, nebo
b)
půjček, záruk, kapitálových účastí a dalších nástrojů pro sdílení rizika, u nichž se nejedná o investice do účelových investičních jednotek a které jsou poskytovány přímo konečným příjemcům či prostřednictvím finančních zprostředkovatelů.
2. Při uplatňování finančních nástrojů nesmí Komise provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povahu případných zajišťovacích operací Komise předem schválí a promítne do dohod se subjekty, jež finanční nástroj uplatňují.
Článek 221
Výběr finančních zprostředkovatelů, správců účelových investičních jednotek a konečných příjemců
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Uplatňuje-li Komise finanční nástroje přímo či nepřímo prostřednictvím účelových investičních jednotek, jsou tyto jednotky zřizovány podle právního řádu některého členského státu. Jedná-li se o oblast vnější činnosti, lze tyto jednotky zřizovat též podle právního řádu jiné země nežli členského státu. Správci těchto jednotek jsou ze zákona či podle smlouvy povinni jednat s péčí řádného hospodáře a v dobré víře.
2. Správci účelových investičních jednotek uvedení v odstavci 1 a finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci finančních nástrojů jsou vybíráni s náležitým zřetelem k povaze finančního nástroje, jenž má být uplatňován, ke zkušenostem a provozní a finanční způsobilosti dotyčných subjektů a/nebo k rentabilitě projektů konečných příjemců. Jejich výběr je transparentní, spočívá na objektivních důvodech a nevede ke střetu zájmů.
3. Správcům účelových investičních jednotek, finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, kteří se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení, nelze poskytnout finanční podporu.
Článek 222
Podmínky pro používání finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje řeší nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé investiční situace a podpora z nich je poskytována pouze konečným příjemcům, kteří jsou v okamžiku poskytnutí podpory Unie z finančního nástroje pokládáni za potenciálně hospodářsky životaschopné.
2. Podpora z finančního nástroje je konečným příjemcům poskytována proporcionálním způsobem. Zejména případy, kdy se přednostního zacházení dostává investorům, kteří se podílejí na investicích či sdílejí rizika, by měly být odůvodněné, přiměřené rizikům, jež investoři do finančního nástroje přebírají, a omezené na nezbytné minimum s ohledem na tyto investice či sdílení rizika.
Článek 223
Aktivace mimorozpočtových zdrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje mají za cíl aktivovat prostřednictvím příspěvku Unie mimorozpočtové zdroje a zmobilizovat tak rozsáhlou investici, jejíž objem překračuje výši příspěvku Unie.
Tento aktivační účinek finančních prostředků Unie se rovná podílu objemu financování poskytnutého konečným příjemcům a výše příspěvku Unie.
2. Cílový interval hodnot aktivačního účinku je stanoven na základě hodnocení příslušného finančního nástroje ex ante.
Článek 224
Hodnocení finančních nástrojů ex ante
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje se opírají o hodnocení ex ante, při němž jsou zjišťovány nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé finanční situace a s ohledem na politické cíle posuzovány investiční potřeby.
2. Toto hodnocení ex ante musí prokázat, že zjištěné potřeby trhu nelze řešit vhodným způsobem a včas prostřednictvím tržně orientovaných činností či zásahů Unie - např. prostřednictvím regulace, liberalizace, reformy či jiného politického opatření -, u nichž se nejedná o financování z finančního nástroje. V jeho rámci je posouzena pravděpodobnost narušení trhu a vytěsnění soukromých investic vlivem finančních nástrojů, jsou posouzeny případné související náklady a jsou určeny prostředky, jak negativní účinky tohoto narušení minimalizovat.
3. V souladu se zásadou subsidiarity musí být při hodnocení ex ante prokázáno, že finanční nástroj na úrovni Unie řeší zjištěné tržní potřeby způsobem vhodnějším nežli podobné finanční nástroje na úrovni vnitrostátní či regionální, včetně nástrojů financovaných v rámci fondů SSR. Při posuzování přidané hodnoty, kterou příspěvek Unie představuje, se přihlíží např. k obtížnému přístupu k financování na vnitrostátní úrovni, zejména v případě přeshraničních projektů, k úsporám z rozsahu či silným demonstračním účinkům, jež jsou spojeny s šířením osvědčených postupů v členských státech.
4. Při hodnocení ex ante je určen nejefektivnější způsob realizace finančního nástroje.
5. Při hodnocení ex ante je dále prokázáno, že je plánovaný finanční nástroj v souladu s:
a)
novými i stávajícími finančními nástroji, takže jeho vlivem nedochází k nežádoucím překryvům a je dosaženo synergií a úspor z rozsahu;
b)
finančními nástroji a dalšími formami zásahů z veřejných zdrojů, které se zaměřují na totéž tržní prostředí, takže nedochází k nekonzistentnosti a jsou mapovány potenciální synergie.
6. Při hodnocení ex ante je zamýšlený zásah posuzován z hlediska proporcionality, pokud jde o rozsah zjištěného nedostatku financování a očekávaný aktivační účinek plánovaného finančního nástroje, a jsou při něm zkoumány další kvalitativní účinky, např. šíření osvědčených postupů, účelná propagace politických cílů Unie na všech článcích realizačního řetězce či přístup ke specifickému know-how, jež aktéři zapojení do uplatňování nástroje mají.
7. Při hodnocení ex ante je pro navržené finanční nástroje stanoven soubor náležitých výkonnostních ukazatelů a jsou specifikovány očekávané výstupy, výsledky a dopad.
8. Separátní hodnocení finančních nástrojů ex ante je prováděno pouze v případech programů a činností, které jsou upraveny základním právním aktem a v jejichž případě hodnocení ex ante ani posouzení dopadů nezahrnuje hodnocení, jež by v plném rozsahu splňovalo kritéria podle odstavců 1 až 7.
Článek 225
Monitorování finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. V zájmu harmonizovaného monitorování finančních nástrojů podle čl. 140 odst. 12 finančního nařízení ustaví příslušná schvalující osoba monitorovací systém, jenž bude přispívat k poskytnutí přiměřené jistoty, že jsou finanční prostředky Unie využívány v souladu s čl. 32 odst. 2 finančního nařízení.
2. Za pomoci monitorovacího systému je hodnocen pokrok, jejž uplatňování finančních nástrojů zaznamenává při dosahování politických cílů, které jsou promítnuty do příslušných výstupových a výsledkových ukazatelů stanovených v souladu s hodnocením ex ante, a je analyzován soulad uplatňování těchto nástrojů s požadavky čl. 140 odst. 2 finančního nařízení; monitorovací systém slouží též podávání zpráv Komise podle čl. 38 odst. 5 a čl. 140 odst. 8 finančního nařízení.
3. V případě nepřímého řízení vychází Komise při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají pověřené subjekty, a z auditů a kontrol, jež pověřené subjekty provádějí, s tím, že Komise řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež pověřené subjekty vydávají, a z výroku nezávislého auditora podle čl. 60 odst. 5 finančního nařízení. Informace, jež pověřené subjekty předkládají, Komise přezkoumává a může na náležitých úrovních realizačního řetězce až po úroveň konečných příjemců provádět kontroly včetně kontrol na vzorku.
Pověřený subjekt vychází při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé, a z auditů a kontrol, jež finanční zprostředkovatelé provádějí, s tím, že pověřený subjekt řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež finanční zprostředkovatelé vydávají, a z výroku nezávislého auditora.
Nejsou-li do realizace zapojeni finanční zprostředkovatelé, monitoruje pověřený subjekt využívání finančního nástroje přímo, a to na základě zpráv a účetních výkazů, jež předkládají koneční příjemci.
Informace, jež finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci předkládají, pověřený subjekt přezkoumává - případně na vzorku - a provádí kontroly v souladu s dohodou podle článku 217.
4. V případě přímého řízení vychází Komise při monitorování - s výhradou náležitých kontrol - ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci. Na přímé řízení se obdobně použijí ustanovení odstavce 3.
5. Dohody o uplatňování finančních nástrojů obsahují ustanovení nezbytná k použití odstavce 1 až 4.
Článek 226
Režim příspěvků z fondů SSR
(Článek 140 finančního nařízení)
1. O příspěvcích, které jsou vypláceny z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení a podporované z fondů SSR podle odvětvových pravidel, jsou vedeny oddělené záznamy.
2. Příspěvky z fondů SSR jsou ukládány na zvláštní účty a využívány v souladu s cíli příslušného fondu SSR na akce a pro účely konečných příjemců, které jsou v souladu s jedním či více programy, z nichž příspěvky plynou.
3. Na příspěvky z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení se použijí odvětvová pravidla.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předložení účetní závěrky
Článek 227
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok
(Článek 142 finančního nařízení)
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok podává přesný popis:
a)
dosažení cílů za rozpočtový rok v souladu se zásadou řádného finančního řízení;
b)
finanční situace a událostí, které měly výrazný vliv na činnosti v průběhu rozpočtového roku.
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení je předkládána odděleně od zpráv o plnění rozpočtu.
Článek 228
Výjimka z účetních zásad
(Článek 144 finančního nařízení)
Pokud se účetní ve zvláštním případě domnívají, že má být učiněna výjimka z některé z účetních zásad uvedených v účetních pravidlech Unie, musí být tato výjimka uvedena a řádně zdůvodněna v příloze k finančním výkazům podle článku 232.
Článek 229
Podklady
(Článek 144 finančního nařízení)
1. Všechny zápisy vycházejí z podkladů, které jsou opatřeny datem a číslem a předloženy v papírové podobě nebo na nosiči, který zaručuje spolehlivost a uchování svého obsahu během doby stanovené v článku 48.
2. Operace téhož druhu uskutečněné na témže místě a v průběhu téhož dne lze shrnout do jediného podkladu.
Článek 230
Výkaz o finanční výkonnosti
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz o finanční výkonnosti uvádí příjmy a výdaje rozpočtového roku v členění podle jejich povahy.
Článek 231
Výkaz peněžních toků
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz peněžních toků podává přehled o peněžních tocích za sledované období, tedy o rozdílech mezi počátečním a konečným stavem pokladny.
Stav pokladny se skládá z:
a)
hotovosti;
b)
bankovních účtů a vkladů splatných na požádání;
c)
ostatních disponibilních aktiv, která lze rychle přeměnit na hotovost a jejichž hodnota je stálá.
Článek 232
Příloha k finančním výkazům
(Článek 145 finančního nařízení)
Nedílnou součástí finančních výkazů je příloha uvedená v článku 145 finančního nařízení. Příloha uvádí alespoň tyto informace:
a)
účetní zásady, pravidla a metody;
b)
vysvětlivky, jež podávají doplňující informace, které nejsou obsaženy ve finančních výkazech, ale jsou nezbytné ke zprostředkování věrného a poctivého obrazu.
Článek 233
Výsledný účet plnění rozpočtu
(Článek 146 finančního nařízení)
1. Výsledný účet plnění rozpočtu obsahuje:
a)
informace o příjmech obsahující:
i)
změny v odhadovaných příjmech rozpočtu,
ii)
výsledek plnění příjmů,
iii)
stanovené nároky;
b)
informace o změnách celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
c)
informace o využití celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
d)
informace o zbývajících závazcích, závazcích přenesených z předchozího rozpočtového roku a závazcích přijatých v rozpočtovém roce.
2. Pokud jde o informace o příjmech, přikládá se též výkaz, který uvádí rozpis částek vlastních zdrojů za jednotlivé členské státy, jež zbývá ke konci rozpočtového roku inkasovat a na něž byl vydán inkasní příkaz.
Článek 234
Předkládání účetní závěrky
(Článek 148 finančního nařízení)
Předběžnou a konečnou účetní závěrku podle článků 147 a 148 finančního nařízení lze zasílat elektronickými prostředky.
KAPITOLA 2
Účetnictví
Oddíl 1
Organizace účetního systému
Článek 235
Organizace účetního systému
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetní jednotlivých orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení sestaví a aktualizují dokumentaci, jež popisuje organizaci účetního systému a účetní postupy jejich orgánu či subjektu.
2. Příjmy a výdaje rozpočtu se zaznamenávají v počítačovém systému podle článku 236 v závislosti na hospodářské povaze operace jako běžné příjmy nebo výdaje, nebo jako kapitál.
Článek 236
Počítačové systémy
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetnictví je vedeno pomocí integrovaného počítačového systému.
2. Je-li účetnictví vedeno pomocí počítačových systémů a subsystémů, je nutno ke každému systému a subsystému vypracovat jeho úplný popis.
Tento popis uvádí obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím a změnám v počítačových systémech a subsystémech existovala kompletní auditní stopa, tak aby bylo možno kdykoli zjistit, kdo a jaké změny provedl.
Popis počítačových účetních systémů a subsystémů uvádí všechna spojení mezi těmito systémy a ústředním účetním systémem, zejména pokud jde o přenos dat a odsouhlasování zůstatků.
3. Přístup k počítačovým systémům a subsystémům mají pouze osoby uvedené na seznamu oprávněných uživatelů, jejž vedou a aktualizují jednotlivé orgány.
Oddíl 2
Účetní knihy
Článek 237
Účetní knihy
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení vedou deník, hlavní knihu a alespoň knihy analytických účtů k dlužníkům, věřitelům a dlouhodobým aktivům, pokud proti takovému členění nehovoří analýza nákladů a přínosů.
Účetní knihy sestávají z elektronických dokumentů, které jsou označeny účetním a u nichž je zaručeno, že je lze použít jako důkaz.
Zápisy v deníku jsou přenášeny do hlavní knihy, jejíž struktura se řídí účtovou osnovou podle článku 212.
Deník a hlavní kniha mohou být rozděleny do potřebného množství zvláštních deníků a zvláštních knih.
Zápisy do zvláštních deníků a zvláštních knih jsou alespoň jednou měsíčně centralizovány v deníku a hlavní knize.
Článek 238
Předvaha
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení sestavují předvahu, v níž jsou prezentovány všechny účty v rámci obecných účtů, včetně účtů, na nichž proběhlo zúčtování, vždy s uvedením:
a)
čísla účtu;
b)
popisu;
c)
celkové částky „má dáti“;
d)
celkové částky „dal“;
e)
zůstatku.
Článek 239
Odsouhlasení účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Údaje hlavní účetní knihy jsou vedeny a členěny tak, aby sloužily k prokázání obsahu všech účtů v předvaze.
2. Na inventární soupis dlouhodobých aktiv se použijí články 246 až 253.
Oddíl 3
Účetní záznamy
Článek 240
Účetní zápisy
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Účetní zápisy se provádějí podvojným způsobem, kdy jsou každý pohyb nebo změna zachycené na účtech vyjádřeny zápisem, který zajišťuje rovnost mezi částkou na straně má dáti a částkou na straně dal účtů, jež jsou tímto zápisem dotčeny.
2. Při transakci v jiné měně než v euru se vypočítá a zaúčtuje protihodnota v eurech.
Cizoměnové transakce na účtech, které lze přecenit, se přeceňují alespoň při každé uzávěrce účtů.
Přecenění se provádí na základě kurzů stanovených v souladu s článkem 6.
K přepočtu mezi eurem a jinou měnou pro účely sestavení rozvahy ke dni 31. prosince roku N se použije kurz posledního pracovního dne roku N.
3. Pravidla, jimiž se řídí přepočty a přeceňování pro účely akruálního účetnictví, stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 241
Účetní záznamy
(Článek 154 finančního nařízení)
Všechny účetní záznamy uvádějí původ, obsah a účetní identifikaci jednotlivých údajů a odkazy na odpovídající podklady.
Článek 242
Záznamy v deníku
(Článek 154 finančního nařízení)
Účetní operace se zaznamenávají do deníku podle jedné z následujících metod, které se vzájemně nevylučují:
a)
denně, zápisem každé operace;
b)
formou měsíčního soupisu celkových částek operací, za předpokladu, že jsou uchovány všechny doklady, na jejichž základě lze ověřit jednotlivé operace provedené v jednotlivých dnech.
Článek 243
Potvrzení zápisů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Definitivní charakter zápisů do deníku a knih analytických účtů je zajištěn potvrzením, po němž již nelze daný zápis měnit ani mazat.
2. Nejpozději před předložením konečných finančních výkazů je provedena uzávěrka, při níž je definitivně stanoveno časové pořadí a zaručena nedotknutelnost záznamů.
Oddíl 4
Odsouhlasování a ověřování
Článek 244
Odsouhlasování účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Zůstatky účtů v předvaze jsou pravidelně a alespoň při roční uzávěrce odsouhlasovány s údaji z řídících systémů, jež používají schvalující osoby ke správě aktiv a pasiv a ke každodennímu zadávání údajů do účetního systému.
2. Účetní pravidelně a alespoň při každé uzávěrce účtů ověřuje, zda zůstatky na bankovních účtech odpovídají skutečnosti, a kontroluje zejména:
a)
hotovost v bance, a to na základě odsouhlasení s výpisy z účtů od finančních institucí;
b)
pokladní hotovost, a to na základě odsouhlasení s údaji v pokladní knize.
Účty dlouhodobých aktiv jsou kontrolovány v souladu s článkem 250.
3. Interinstitucionální spojovací účty jsou odsouhlasovány každý měsíc.
4. Prozatímní účty zřizuje a každým rokem kontroluje účetní. Za tyto účty odpovídá schvalující osoba, která je uzavírá co nejdříve.
Oddíl 5
Rozpočtové účty
Článek 245
Obsah a vedení rozpočtových účtů
(Článek 156 finančního nařízení)
1. Rozpočtové účty k jednotlivým úrovním členění rozpočtu uvádějí:
a)
v případě výdajů:
i)
prostředky schválené v původním rozpočtu, prostředky zapsané v opravných rozpočtech, prostředky přenesené, prostředky, jež jsou k dispozici v důsledku výběru účelově vázaných příjmů, převody prostředků a celkovou výši prostředků, které jsou tak k dispozici,
ii)
závazky a platby rozpočtového roku;
b)
v případě příjmů:
i)
odhady zapsané v původním rozpočtu, odhady zapsané v opravných rozpočtech, účelově vázané příjmy a celkovou výši takto stanovených odhadů,
ii)
pohledávky stanovené a částky inkasované za daný rozpočtový rok;
c)
závazky, které zbývá zaplatit, a příjmy, které zbývá inkasovat, jež byly přeneseny z předchozích rozpočtových let.
Prostředky na závazky a prostředky na platby podle prvního pododstavce písm. a) jsou zapisovány a vykazovány odděleně.
Do rozpočtových účtů jsou zapisovány rovněž souhrnné předběžné závazky související s Evropským zemědělským záručním fondem („EZZF“) a jim odpovídající platby.
Tyto závazky se uvádějí ve vztahu k celkovým prostředkům na EZZF.
2. Rozpočtové účty umožňují sledovat odděleně:
a)
použití přenesených prostředků a prostředků na daný rozpočtový rok;
b)
vyrovnání zbývajících závazků.
Částky, jež zbývá inkasovat z předchozích rozpočtových let, jsou na straně příjmů vykazovány odděleně.
3. Rozpočtové účty mohou být členěny tak, aby umožnily rozvoj nákladového účetnictví.
4. Rozpočtové účty jsou vedeny pomocí počítačových systémů, v knihách nebo na kartách.
KAPITOLA 3
Inventární soupisy majetku
Článek 246
Inventární soupisy majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Systém inventárních soupisů majetku zřizuje schvalující osoba za odborné pomoci účetního. Tento inventární systém musí poskytovat veškeré informace nezbytné pro vedení účetnictví a uchování aktiv.
Článek 247
Uchovávání majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení přijmou předpisy, jimiž se bude řídit uchovávání aktiv vykazovaných v jejich rozvaze, a rozhodnou, který správní útvar bude odpovídat za inventární systém.
Článek 248
Zápis majetku do inventárního soupisu
(Článek 157 finančního nařízení)
Do inventárního soupisu se zapisuje a na účty dlouhodobých aktiv zaznamenává veškerý nabytý majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok, který není klasifikován jako drobný hmotný majetek a jehož pořizovací cena nebo výrobní náklady přesahují limit, jejž stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 249
Obsah inventárního soupisu pro jednotlivé položky majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Inventární soupis uvádí náležitý popis jednotlivých položek majetku a upřesňuje jejich umístění, nebo - v případě movitého majetku - útvar a příslušnou osobu, a dále datum nabytí a jednotkové náklady.
Článek 250
Inventury movitého majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení se při inventurách přesvědčují o tom, že jednotlivé položky majetku fyzicky existují a že zápis v inventárním soupisu odpovídá skutečnosti. Inventury jsou prováděny v rámci programu ročních kontrol, s výjimkou hmotných dlouhodobých aktiv a nehmotných aktiv, která jsou kontrolována nejméně jednou za tři roky.
Článek 251
Další prodej hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
Majetek, jejž dále prodávají orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení, nejsou oprávněni nabývat členové, úředníci ani ostatní zaměstnanci a další pracovníci těchto orgánů a subjektů, s výjimkou případu, kdy je na prodej tohoto majetku vypsáno veřejné zadávací řízení.
Článek 252
Postup při prodeji hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
1. Činí-li jednotková pořizovací hodnota hmotných aktiv alespoň 8 100 EUR, je prodej těchto aktiv vyhlašován podle místních zvyklostí. Doba mezi dnem uveřejnění posledního oznámení a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně čtrnáct kalendářních dní.
Činí-li jednotková pořizovací hodnota alespoň 391 100 EUR, je prodej podle prvního pododstavce předmětem oznámení o prodeji, které je uveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie. Vyhlášení může mít též podobu inzerce v tisku členských států. Doba mezi dnem uveřejnění oznámení v Úředním věstníku Evropské unie a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně jeden měsíc.
2. Pokud by náklady na vyhlášení překročily očekávaný výnos z transakce, mohou orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení od vyhlášení upustit.
3. Při prodeji hmotných aktiv usilují orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení o dosažení co nejlepší ceny.
4. Odstavce 1, 2 a 3 se nepoužijí na prodej, k němuž dochází mezi orgány Unie a jejich subjekty uvedenými v článku 208 finančního nařízení.
Článek 253
Postup při vyřazování hmotných aktiv z účetnictví
(Článek 157 finančního nařízení)
Je-li majetek, včetně budov, zapsaný v inventárním seznamu úplatně nebo bezúplatně převeden, zlikvidován, pronajat, ztracen, ukraden nebo je-li zjištěno manko z jiného důvodu, vypracuje schvalující osoba odpovídající prohlášení nebo záznam.
V tomto prohlášení nebo záznamu zejména uvede, musí-li být tato položka majetku nahrazena na náklady úředníka nebo ostatního zaměstnance Unie nebo jiné osoby.
Je-li bezúplatně poskytován nemovitý majetek nebo velká zařízení, musí být na tuto transakci uzavřena smlouva a transakce musí být oznámena Evropskému parlamentu a Radě ve výroční zprávě při předkládání návrhu rozpočtu.
Majetek zapsaný v inventárním soupisu, který je bezúplatně poskytován či likvidován, nesmí nabývat členové, úředníci, ostatní zaměstnanci ani další pracovníci orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení.
Článek 254
Inventární soupis a vyhlašování prodeje majetku v delegacích Unie
(Článek 157 finančního nařízení)
1. V případě delegací Unie jsou stálé inventární soupisy movitého majetku, který náleží Unii, vedeny na místě. Jsou pravidelně zasílány ústředním útvarům v souladu s pravidly jednotlivých orgánů.
Movitý majetek, který přechází na delegace Unie, se před zápisem do stálého inventárního soupisu zapisuje do předběžného seznamu.
2. Prodej movitého majetku delegací Unie je vyhlašován podle místních zvyklostí.
ČÁST DRUHÁ
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ
HLAVA I
VÝZKUM
Článek 255
Druhy operací
(Článek 181 finančního nařízení)
1. Přímé akce provádějí zařízení Společného výzkumného střediska (dále jen „SVS“) a tyto akce jsou financovány zpravidla v plném rozsahu z rozpočtu. Jedná se o:
a)
výzkumné programy;
b)
průzkumné činnosti;
c)
vědecké a technické podpůrné činnosti institucionální povahy.
2. Nepřímých akcí se může SVS účastnit za podmínek podle článku 183 finančního nařízení.
3. Odhady pohledávek podle čl. 181 odst. 2 finančního nařízení jsou předávány účetnímu k zaevidování.
Článek 256
Doplňující pravidla pro SVS
(Článek 183 finančního nařízení)
1. Z činností soutěžní povahy provádí SVS:
a)
činnosti vykonávané v návaznosti na řízení o udělení grantu či zadávací řízení;
b)
činnosti vykonávané jménem třetích osob;
c)
činnosti vykonávané v rámci správních dohod s jinými orgány nebo útvary Komise o poskytování vědecko-technických služeb.
2. Je-li v rámci činností, jež SVS provádí pro třetí osoby, nezbytné zadat veřejnou zakázku, musí zadávací řízení splňovat zásady transparentnosti a rovného zacházení.
3. Odhady pohledávek uvedené v čl. 183 odst. 2 finančního nařízení se předávají účetnímu k zaevidování.
HLAVA II
VNĚJŠÍ AKCE
KAPITOLA I
Obecná ustanovení
Článek 257
Akce, jež lze financovat
(Článek 184 finančního nařízení)
Z prostředků na akce uvedené v části druhé hlavě IV kapitole 1 finančního nařízení lze financovat zejména veřejné zakázky, granty včetně úrokových subvencí, zvláštní půjčky, záruky za půjčky, finanční pomoc, rozpočtovou podporu a jiné specifické formy rozpočtové pomoci.
KAPITOLA II
Rozpočtová podpora a svěřenecké fondy sdružující více dárců
Článek 258
Použití rozpočtové podpory
(Článek 186 finančního nařízení)
1. Stanoví-li tak příslušné základní právní akty, může Komise použít odvětvovou či obecnou rozpočtovou podporu ve třetí zemi, jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
správa veřejných financí v partnerské zemi je dostatečně transparentní, spolehlivá a účelná;
b)
partnerská země má zavedenu dostatečně věrohodnou a relevantní odvětvovou či celostátní politiku a
c)
partnerská země má zavedenu makroekonomickou politiku, která je orientována na stabilitu.
2. Dohody s partnerskými zeměmi stanoví, že jsou tyto země povinny předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, na jejichž základě bude moci Komise posoudit plnění podmínek podle odstavce 1.
Článek 259
Svěřenecké fondy pro vnější akce
(Článek 187 finančního nařízení)
Příspěvky dalších dárců připisované na zvláštní bankovní účet svěřeneckého fondu jsou zaznamenávány v eurových částkách, na něž jsou při připsání na účet přepočítávány.
Příspěvek Unie je převáděn ve stanovené lhůtě s cílem pokrýt právní závazky svěřeneckého fondu a s přihlédnutím k dostupným finančním prostředkům, jež poskytli ostatní dárci.
Úroky naběhlé na zvláštním bankovním účtu svěřeneckého fondu jsou investovány do svěřeneckého fondu, nestanoví-li zřizovací akt svěřeneckého fondu jinak.
Všechny transakce na bankovním účtu podle třetího pododstavce provedené v průběhu roku jsou řádně zaznamenávány v účetnictví svěřeneckého fondu.
Schvalující osoba předkládá dvakrát ročně finanční zprávy o činnosti jednotlivých svěřeneckých fondů.
Ve svěřeneckých fondech je každoročně prováděn nezávislý externí audit.
Správní rada svěřeneckého fondu schvaluje výroční zprávu svěřeneckého fondu, kterou vypracovává schvalující osoba, spolu s roční účetní závěrkou, kterou sestavuje účetní. Tyto zprávy se přikládají k výroční zprávě pověřené schvalující osoby a jsou předkládány Evropskému parlamentu a Radě v rámci postupu udělování absolutoria Komisi.
Pravidla složení správní rady a její jednací řád stanoví zřizovací akt svěřeneckého fondu, jejž přijme Komise a k němuž přistupují dárci. Tato pravidla zajišťují, aby byli dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem, a ohledně přijetí konečného rozhodnutí o využití finančních prostředků fondu stanoví požadavek, aby pro něj hlasovala Komise.
KAPITOLA III
Zadávání veřejných zakázek
Článek 260
Nájem budov
(Článek 190 finančního nařízení)
Z provozních prostředků na vnější činnost lze financovat pouze ty veřejné zakázky na nemovitosti, jejichž předmětem je nájem budov, které jsou v okamžiku podpisu nájemní smlouvy již postaveny. Tyto zakázky jsou uveřejňovány v souladu s článkem 124.
Článek 261
Definice
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky na služby zahrnují zakázky na studie a na technickou pomoc.
O veřejnou zakázku na studii se jedná v případě, že se smlouva na poskytování služeb uzavřená mezi poskytovatelem služby a veřejným zadavatelem týká mimo jiné studií k identifikaci a přípravě projektů, studií proveditelnosti, ekonomických a marketingových studií, technických studií a auditů.
O veřejnou zakázku na technickou pomoc se jedná v případě, že má poskytovatel služeb vykonávat poradní funkci, zajistit řízení projektu nebo dohled nad ním nebo poskytnout konzultanty podle specifikace ve smlouvě.
2. Má-li třetí země ve svých útvarech nebo subjektech s účastí veřejného sektoru kvalifikované řídící pracovníky, mohou veřejné zakázky provést přímo tyto útvary nebo subjekty ve vlastní režii.
Článek 262
Zvláštní ustanovení týkající se finančních limitů a způsobu zadávání veřejných zakázek na vnější akce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Články 123 až 126, s výjimkou definic, čl. 127 odst. 3 a 4, články 128, 134 až 137, čl. 139 odst. 3 až 6, čl. 148 odst. 4, čl. 151 odst. 2, články 152 až 158 a články 160 a 164 tohoto nařízení se nepoužijí na smlouvy na veřejné zakázky, jež uzavírají veřejní zadavatelé uvedení v čl. 190 odst. 2 finančního nařízení nebo jež jsou uzavírány jejich jménem.
O provádění ustanovení o veřejných zakázkách podle této kapitoly rozhodne Komise; Komise rozhodne též o náležitých kontrolních opatřeních, jež má uplatňovat příslušná schvalující osoba v případě, není-li Komise veřejným zadavatelem.
2. V případě nedodržení postupů podle odstavce 1 nejsou výdaje na uvedené činnosti způsobilé k financování z prostředků Unie.
3. Tato kapitola se nepoužije na veřejné zadavatele uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení, pokud jim po kontrolách podle článku 61 Komise povolila použít jejich vlastní zadávací řízení.
Článek 263
Vyhlášení a zákaz diskriminace
(Články 190 a 191 finančního nařízení)
1. Komise přijme nezbytná prováděcí opatření k zajištění co nejširší účasti v soutěži o veřejné zakázky financované z prostředků Unie, jež se vyznačuje zachováváním rovných podmínek. Za tímto účelem je třeba dbát zejména o to, aby:
a)
bylo v přiměřené lhůtě náležitě uveřejněno předběžné oznámení, oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení;
b)
nedocházelo k diskriminaci a aby technické podmínky nebránily tomu, aby se soutěže o veřejné zakázky za rovných podmínek široce účastnily všechny fyzické a právnické osoby uvedené v článku 182 finančního nařízení.
2. Využitím elektronického zadávání veřejných zakázek nejsou dotčena ustanovení čl. 265 odst. 5, čl. 267 odst. 3 a čl. 269 odst. 4.
Článek 264
Vyhlašování
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Předběžné oznámení o mezinárodním zadávacím řízení se v případě zakázek na dodávky a služby zasílá co nejdříve Úřadu pro publikace a v případě zakázek na stavební práce co nejrychleji po rozhodnutí o schválení programu.
2. Pro účely této kapitoly se oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňuje:
a)
v případě mezinárodního zadávacího řízení alespoň v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu;
b)
v případě místního zadávacího řízení alespoň v úředním věstníku přijímajícího státu nebo v rovnocenné publikaci.
Je-li oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňováno též místně, musí být shodné s oznámením uveřejněným v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu a k jeho uveřejnění musí dojít současně s druhým uvedeným oznámením. Komise odpovídá za uveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu. V místním měřítku mohou oznámení uveřejnit subjekty uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení.
3. Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá po podpisu smlouvy na veřejnou zakázku, s výjimkou případů, kdy musí být zakázka nadále prohlášena za tajnou, kdy si provádění zakázky vyžaduje zvláštní bezpečnostní opatření, kdy to vyžaduje ochrana základních zájmů Evropské unie anebo kdy o to požádá přijímající země a kdy uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení není považováno za vhodné.
Článek 265
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Pro veřejné zakázky na služby jsou podle článku 190 finančního nařízení stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR:
i)
mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a),
ii)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odst. 3 tohoto článku, nebo rámcová smlouva.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
Platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
2. Při mezinárodním užším řízení podle odst. 1 písm. a) je v oznámení o zahájení zadávacího řízení uveden počet zájemců, kteří budou vyzváni k podání nabídky. V případě veřejných zakázek na služby jsou k podání nabídky vyzváni alespoň čtyři zájemci. Počet zájemců, kteří mohou nabídku podat, musí být dostatečný, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Seznam vybraných zájemců se zveřejňuje na internetových stránkách Komise.
Je-li počet zájemců, kteří splňují výběrová kritéria nebo minimální požadavky na způsobilost, menší než stanovený minimální počet, může veřejný zadavatel vyzvat k podání nabídek pouze takové zájemce, kteří splňují kritéria k podání nabídky.
3. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří uchazečů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Uchazeče lze do soutěžního jednacího řízení vybrat z náležitě vyhlášeného seznamu prodejců uvedeného v čl. 136 odst. 1 písm. b). Tento seznam je sestaven na základě výzvy k projevení zájmu a zůstává v platnosti nejdéle pět let od data vyhlášení. Tento seznam může obsahovat dílčí seznamy. Během doby platnosti seznamu může každá osoba, která má zájem, podat přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby podali nabídku.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s těmito uchazeči obdrží pouze jednu odborně a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
4. V případě právních služeb podle nomenklatury CPV mohou veřejní zadavatelé využít soutěžního jednacího řízení bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky.
5. Nabídky se podávají v balíčku nebo vnější obálce obsahující dvě oddělené zapečetěné obálky, z nichž jedna je označena slovy „Obálka A - Technická nabídka“ a druhá „Obálka B - Finanční nabídka“. Na vnější obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Mají-li být podle dokumentace k zadávacímu řízení prováděny pohovory, může je hodnotící výbor provést s nejdůležitějšími členy odborného týmu, který je navržen v odborně přijatelných nabídkách, poté, co komise písemně vypracuje své předběžné závěry, a předtím, než s konečnou platností uzavře hodnocení technických nabídek. V tomto případě provádí hodnotící výbor s odborníky pohovor, a to nejlépe společný, jedná-li se o tým, a v dostatečně krátkých odstupech, tak aby mohlo být provedeno srovnání. Pohovory jsou vedeny podle standardního schématu, jež hodnotící výbor předem schválí a jež je používáno vůči všem odborníkům či týmům pozvaným k pohovoru. Datum a hodina konání pohovoru musí být uchazečům sděleny alespoň deset kalendářních dnů předem. V případě vyšší moci, která uchazeči znemožní účast na pohovoru, musí být uchazeči stanoven nový termín.
6. Za pomoci kritérií pro zadání zakázky je vybírána ekonomicky nejvýhodnější nabídka.
Ekonomicky nejvýhodnější nabídka je vybrána na základě posouzení technické kvality a ceny za použití vah 80/20. Za tímto účelem se:
a)
body přidělené technické nabídce vynásobí koeficientem 0,80;
b)
body přidělené finanční nabídce vynásobí koeficientem 0,20.
Článek 266
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou u veřejných zakázek na služby použít jednací řízení, v nichž je podána jediná nabídka, v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 104 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl veřejný zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
služby jsou svěřeny subjektům veřejného sektoru nebo neziskovým organizacím či sdružením a týkají se činností institucionální povahy nebo činností určených na poskytování pomoci jednotlivcům v sociální oblasti;
c)
veřejná zakázka má být pokračováním již poskytovaných služeb za podmínek uvedených v odstavci 2;
d)
zadávací řízení či pokus použít rámcovou smlouvu nebyly úspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního a/nebo finančního hlediska přesvědčivá. V tomto případě může zadavatel po zrušení zadávacího řízení zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky;
e)
dotyčná veřejná zakázka navazuje na soutěž o návrh a musí být v souladu s platnými pravidly zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců. V tomto případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
f)
zakázka může být z technických důvodů nebo z důvodů spojených s ochranou výhradních práv zadána pouze určitému poskytovateli služeb;
g)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
K činnostem institucionální povahy podle prvního pododstavce písm. b) patří služby, jež přímo souvisejí s úlohou subjektů veřejného sektoru, která je vymezena právními předpisy.
2. O pokračování již poskytovaných služeb ve smyslu odst. 1 písm. c) se jedná v případě těchto služeb:
a)
doplňkových služeb, které nebyly obsaženy v hlavní veřejné zakázce, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro plnění zakázky, pokud doplňkovou službu nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace, a pokud celková hodnota doplňkových služeb nepřekročí 50 % hodnoty hlavní zakázky;
b)
doplňkových služeb, které sestávají z opakování podobných služeb, jež jsou svěřeny poskytovateli služby v rámci první zakázky za předpokladu, že:
i)
první služba byla předmětem uveřejněného oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byly jednoznačně uvedeny možnost použití jednacího řízení na nové služby v rámci projektu a odhadované náklady,
ii)
hodnota a doba trvání služeb, jež mají být pokračováním původní zakázky, nepřesahují hodnotu a dobu trvání této původní zakázky.
Článek 267
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na dodávky stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR: mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: rámcová smlouva nebo:
i)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 100 000 EUR, ale méně než 300 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b),
ii)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 100 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2;
c)
platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) bodu ii) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří dodavatelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s dodavateli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
4. U veřejných zakázek na dodávky, jejichž součástí není poprodejní servis, je jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
Pokud jsou návrhy na poprodejní servis nebo školení zvláště významné, je vybrána nabídka znějící na nejnižší cenu nebo ekonomicky nejvýhodnější nabídka, s tím, že se zohlední technická kvalita nabízeného servisu a nabídnutá cena.
Článek 268
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na dodávky lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
vyžaduje to povaha nebo zvláštní vlastnosti některých dodávek, např. provedení zakázky je vyhrazeno držitelům patentů nebo patentových licencí;
c)
jedná se o doplňkové dodávky, které uskutečňují původní dodavatelé a které jsou určeny buď k částečné náhradě běžných dodávek či instalací, nebo k rozšíření stávajících dodávek či instalací, a změna dodavatele by veřejného zadavatele nutila pořídit technicky odlišné vybavení, jehož důsledkem by byla neslučitelnost nebo nepřiměřené technické obtíže při užívání a údržbě;
d)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
e)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
f)
jedná se o veřejné zakázky na dodávky kotované a nakupované na komoditní burze;
g)
jedná se o zvláště výhodné nákupy buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
V případech podle prvního pododstavce písm. d) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Pro účely odst. 1 písm. a) tohoto článku se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
Článek 269
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na stavební práce stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 5 000 000 EUR:
i)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a) nebo
ii)
s ohledem na zvláštnosti některých stavebních prací mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR, ale méně než 5 000 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b);
c)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2 tohoto článku.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. c) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří zhotovitelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání se zhotoviteli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Kritéria výběru zjišťují schopnost uchazeče provést podobné veřejné zakázky, zejména pomocí referencí na práce provedené v posledních letech. Jakmile je proveden tento výběr, je vzhledem k tomu, že nepřípustné nabídky již byly vyloučeny, jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
4. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
Článek 270
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na stavební práce lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
jedná se o dodatečné stavební práce, které nebyly zahrnuty v původní uzavřené smlouvě na veřejnou zakázku, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro provedení práce podle uvedené smlouvy; použijí se podmínky v odstavci 2;
c)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
d)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
e)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
V případech podle prvního pododstavce písm. c) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Dodatečné stavební práce uvedené v odst. 1 písm. b) se zadávají zhotoviteli díla, který již tyto práce vykonává:
a)
pokud tyto práce nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou pro její dokončení bezpodmínečně nutné;
c)
pokud souhrnná hodnota zadaných veřejných zakázek na dodatečné stavební práce nepřesahuje 50 % hodnoty hlavní zakázky.
Článek 271
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na nemovitosti
(Článek 190 finančního nařízení)
Veřejné zakázky na nemovitosti podle článku 260 lze zadat v rámci jednacího řízení poté, co je proveden průzkum místního trhu.
Článek 272
Výběr zadávacího řízení v případě smíšených veřejných zakázek
(Článek 190 finančního nařízení)
V případě veřejných zakázek, které zahrnují jak poskytování služeb, tak dodávky zboží nebo stavební práce, stanoví veřejný zadavatel po předchozím souhlasu Komise - nezadává-li Komise tyto zakázky sama -, jaké finanční limity a postupy se použijí; převažující hledisko se za tímto účelem určí podle relativní hodnoty a provozní důležitosti jednotlivých složek zakázky.
Článek 273
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení podle článku 138 se vypracuje na základě osvědčených mezinárodních postupů a - pokud jde o vyhlašování a styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči - v souladu s touto kapitolou.
2. U veřejných zakázek na služby musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
druh veřejné zakázky,
ii)
kritéria pro zadání zakázky a příslušné váhy,
iii)
možnost pohovorů a jejich předběžný časový rozvrh,
iv)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
v)
podíl subdodávek, jež lze povolit,
vi)
maximální rozpočet na veřejnou zakázku,
vii)
měnu nabídky;
b)
seznam vybraných zájemců (s uvedením zákazu sdružování zájemců);
c)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na služby;
d)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
e)
popis plnění s uvedením plánovaného harmonogramu projektu a termínů, od nichž mají být hlavní odborníci podle plánu k dispozici;
f)
soupis cen (doplní uchazeč);
g)
formulář nabídky;
h)
formulář smlouvy;
i)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely platby předběžného financování.
První pododstavec písm. h) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
3. U zakázek na dodávky musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na dodávky;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
4. U veřejných zakázek na stavební práce musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na stavební práce;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění veřejné zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
5. V případě rozporu mezi zvláštními podmínkami podle odst. 2 písm. d), odst. 3 písm. c) a odst. 4 písm. c) a všeobecnými podmínkami mají přednost zvláštní podmínky.
6. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení nezávislých subjektů o tom, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality založené na evropských, případně mezinárodních normách z této oblasti, které certifikovaly subjekty, jež splňují evropské či mezinárodní normy v oblasti certifikace. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné důkazy o rovnocenných opatřeních k zajištění jakosti.
Článek 274
Jistoty
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Odchylně od článku 163 jsou jistoty poskytované předem vyjádřeny v eurech nebo v měně smlouvy, k níž se vztahují.
2. Veřejný zadavatel může požadovat soutěžní jistotu ve smyslu této kapitoly, jejíž výše činí 1 % až 2 % z celkové hodnoty veřejné zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota musí splňovat požadavky článku 163. Jistota je uvolněna při podpisu smlouvy. Je zadržena, pokud je nabídka podaná ve lhůtě následně stažena.
3. Veřejný zadavatel může požadovat jistotu pro účely plnění, jejíž výše je stanovena v dokumentaci k zadávacímu řízení a činí 5 až 10 % z celkové hodnoty zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota se určí na základě objektivních kritérií, např. podle druhu a hodnoty zakázky.
Jistota pro účely plnění se však vyžaduje v případech, kdy jsou překročeny tyto finanční limity:
a)
345 000 EUR u veřejných zakázek na stavební práce;
b)
150 000 EUR u veřejných zakázek na dodávky.
Jistota zůstane v platnosti nejméně do konečného přijetí dodávek a stavebních prací. Není-li veřejná zakázka řádně provedena, je celá jistota zadržena.
Článek 275
Lhůty v řízeních
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Nabídky musí být veřejnému zadavateli doručeny na adresu a nejpozději v den a hodinu, jež jsou uvedeny ve výzvě k podávání nabídek. Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast, které veřejný zadavatel stanoví, musí být dostatečně dlouhé, aby osobám, jež mají zájem, poskytovaly dostatečnou a přiměřenou dobu na přípravu a podání nabídek.
U veřejných zakázek na služby činí lhůta mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek alespoň 50 dní. V naléhavých případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
2. Uchazeči mohou předložit písemné dotazy před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek. Veřejný zadavatel dotazy uchazečů zodpoví před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek.
3. V mezinárodních užších řízeních činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 30 dní ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení. Doba mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek činí alespoň 50 dní. V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
4. V otevřených mezinárodních řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
90 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
60 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
5. V místních otevřených řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
60 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
30 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
6. V soutěžním jednacím řízení podle čl. 265 odst. 1 písm. b), čl. 267 odst. 1 písm. c) a čl. 269 odst. 1 písm. c) je zájemcům poskytnuto na podání nabídek alespoň 30 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
7. Lhůty uvedené v odstavcích 1 až 6 jsou stanoveny v kalendářních dnech.
Článek 276
Hodnotící výbor
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Všechny žádosti o účast a nabídky prohlášené za vyhovující z hlediska požadavků vyhodnotí hodnotící výbor, jenž určí i jejich pořadí podle předem vyhlášených kritérií vyloučení, výběru a zadání zakázky. Výbor je složen z lichého počtu členů, nejméně tří, kteří mají nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu k vyhodnocení nabídek.
2. Není-li Komise veřejným zadavatelem, může si vyžádat kopii dokumentace k zadávacímu řízení, nabídek, záznamů o vyhodnocení nabídek i podepsaných smluv. Může se též jako pozorovatel účastnit otevírání a hodnocení nabídek.
3. Nabídky, jež neobsahují všechny podstatné údaje požadované v dokumentaci k zadávacímu řízení nebo neodpovídají stanoveným specifickým požadavkům, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče při dodržení zásady rovného zacházení vyzvat, aby ve stanovené lhůtě předložili doplňující materiály či podali vysvětlení k podkladům, jež předložili v souvislosti s kritérii pro vyloučení, výběr a zadání zakázky.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 požádá hodnotící výbor o potřebná vysvětlení ke složení nabídky.
5. Od požadavku na ustavení hodnotícího výboru lze upustit v řízeních, kde hodnota veřejné zakázky činí nejvýše 20 000 EUR.
KAPITOLA IV
Granty
Článek 277
Financování v plném rozsahu
(Článek 192 finančního nařízení)
V případě odchýlení od požadavku spolufinancování musí být příslušné důvody uvedeny v rozhodnutí o udělení grantu.
HLAVA III
EVROPSKÉ ÚŘADY
Článek 278
Evropské úřady a zřizování dalších úřadů
(Článek 195 finančního nařízení)
Úřady uvedené v článku 195 finančního nařízení jsou tyto:
a)
Úřad pro publikace;
b)
Evropský úřad pro boj proti podvodům;
c)
Evropský úřad pro výběr personálu a Evropská správní škola, která je k úřadu administrativně přidružena;
d)
Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků;
e)
Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Bruselu a Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Lucemburku.
Jeden nebo více orgánů mohou zřídit další úřady, je-li takový krok odůvodněn ve studii nákladů a přínosů a zaručí-li zviditelnění činnosti Unie.
Článek 279
Pověřování interinstitucionálních evropských úřadů ze strany orgánů
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Za rozpočtové závazky odpovídají jednotlivé orgány. Orgány mohou ředitele daného interinstitucionálního evropského úřadu pověřit výkonem všech následných úkonů, zejména přijímáním právních závazků, potvrzováním výdajů, schvalováním plateb a plněním příjmů, přičemž stanoví meze a podmínky přenesení těchto pravomocí.
Článek 280
Zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Pokud jde o Úřad pro publikace, rozhoduje každý orgán o své publikační politice sám. Orgán, který je původcem publikací, použije čistý výtěžek z prodeje těchto publikací jako účelově vázaný příjem v souladu s článkem 21 finančního nařízení.
Článek 281
Pověření výkonem některých úkolů ze strany účetního
(Článek 196 finančního nařízení)
Na návrh řídícího výboru dotyčného úřadu může účetní Komise pověřit výkonem některých svých úkolů v souvislosti s výběrem příjmů a úhradou výdajů, které uskutečňuje přímo tento úřad, zaměstnance tohoto úřadu.
Článek 282
Pokladna - bankovní účty
(Článek 196 finančního nařízení)
Pro potřeby pokladny interinstitucionálního úřadu může Komise na návrh řídícího výboru zřizovat jménem úřadu bankovní účty nebo poštovní žirové účty. Roční peněžní zůstatek je na konci každého rozpočtového roku mezi dotyčným úřadem a Komisí odsouhlasen a vypořádán.
HLAVA IV
SPRÁVNÍ PROSTŘEDKY
Článek 283
Obecná ustanovení
(Článek 201 finančního nařízení)
Správními prostředky, jež jsou předmětem této hlavy, jsou prostředky vymezené v článku 41 finančního nařízení.
Rozpočtové závazky související se správními prostředky, jejichž druh je společný několika hlavám rozpočtu a jež jsou spravovány jako celek, lze v rozpočtovém účetnictví uvádět souhrnně v členění podle druhu podle článku 25.
Odpovídající výdaje se uvádějí v rozpočtových položkách jednotlivých hlav v témže členění jako prostředky.
Článek 284
Záruky za nájem
(Článek 201 finančního nařízení)
Záruky za nájem, jež poskytují orgány, mají formu bankovní záruky nebo vkladu na blokovaném bankovním účtu na jméno orgánů a na jméno pronajímatele, vedeném v eurech, s výjimkou řádně odůvodněných případů.
Nelze-li v případě transakcí ve třetích zemích použít žádnou z těchto forem záruky za nájem, může příslušná schvalující osoba přijmout jiné formy záruky za předpokladu, že tyto formy zajistí rovnocennou ochranu finančních zájmů Unie.
Článek 285
Zálohy zaměstnancům a členům orgánů
(Článek 201 finančního nařízení)
Zaměstnancům a členům orgánů mohou být za podmínek stanovených ve služebním řádu vypláceny zálohy.
Článek 286
Nemovitosti
(Článek 203 finančního nařízení)
1. Výdaje podle čl. 203 odst. 3 písm. a) finančního nařízení zahrnují náklady na instalace v budovách. Nezahrnují poplatky.
2. Postup včasného informování podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení a postup předchozího schválení podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení se nepoužijí na bezúplatné získání pozemku ani na koupi pozemku za symbolickou cenu.
3. Postup včasného informování a předchozího schválení podle čl. 203 odst. 3 až 7 finančního nařízení se nepoužije na obytné budovy. Evropský parlament a Rada si mohou od příslušného orgánu vyžádat k obytným budovám jakékoli informace.
4. Za výjimečných nebo naléhavých politických okolností lze včasné informace podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení, jež se týkají projektů v oblasti nemovitostí se vztahem k delegacím Unie nebo kancelářím v třetích zemích, poskytnout spolu s projektem podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení. V tomto případě bude postup včasného informování a předchozího schválení proveden při nejbližší příležitosti.
5. Postup předchozího schválení uvedený v čl. 203 odst. 5 a 6 finančního nařízení se nevztahuje na přípravné smlouvy nebo studie nutné k podrobnému vyhodnocení nákladů a financování projektu v oblasti nemovitostí.
6. Finanční limity ve výši 750 000 EUR a 3 000 000 EUR uvedené v čl. 203 odst. 7 bodech ii), iii) a iv) finančního nařízení zahrnují náklady na veškeré instalace. V případě nájemních smluv a smluv o užívání tyto finanční limity zohledňují náklady na veškeré instalace, nikoli však ostatní poplatky.
7. Jeden rok po vstupu finančního nařízení v platnost podá Komise zprávu o uplatňování postupů uvedených v čl. 203 odst. 3 až 8 finančního nařízení.
HLAVA V
ODBORNÍCI
Článek 287
Placení externí odborníci
(Článek 204 finančního nařízení)
1. V případě hodnot, jež nedosahují finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, mohou být placení externí odborníci vybíráni postupem podle odstavce 2.
2. V Úředním věstníku Evropské unie nebo - je-li to nutné v zájmu maximální informovanosti případných zájemců - na internetových stránkách dotčeného orgánu je uveřejněna výzva k projevení zájmu.
Výzva k projevení zájmu obsahuje popis úkolů, délku jejich trvání a pevné podmínky odměňování. Tyto podmínky mohou vycházet z jednotkových cen.
V návaznosti na výzvu k projevení zájmu je sestaven seznam odborníků. Tento seznam platí po dobu nejdéle pěti let od svého zveřejnění nebo po dobu trvání víceletého programu, jenž s danými úkoly souvisí.
3. Každá fyzická osoba, jež má zájem, může kdykoli během doby platnosti seznamu podat svou přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Pro účely plnění úkolů uvedených v článku 204 finančního nařízení nejsou placení externí odborníci vybráni v případě, že se nacházejí v některé ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení, jež vedou k vyloučení.
4. Veškeré výměny s vybranými odborníky, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež orgán zřídí.
Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál dokumentu a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle druhého pododstavce písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
5. Seznam odborníků a předmět jejich úkolů je jednou ročně zveřejňován. Jejich odměna je zveřejňována v případě, překročí-li 15 000 EUR za vykonávaný úkol.
6. Odstavec 5 se nepoužije v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy odborníků.
ČÁST TŘETÍ
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 288
Přechodná ustanovení
Na závazky přijaté do 31. prosince 2013 se nadále použijí články 35 až 43 nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Články 33 až 44 tohoto nařízení se použijí až na závazky přijaté počínaje 1. lednem 2014.
Část první hlava VI nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se může nadále používat na grantové dohody a rozhodnutí o udělení grantu, jež byly podepsány, resp. oznámeny do 31. prosince 2013 v rámci souhrnných závazků v rozpočtu na rok 2012 nebo roky předchozí, rozhodne-li tak příslušná schvalující osoba při zohlednění zásad rovného zacházení a transparentnosti.
Článek 289
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se zrušuje.
Odkazy na zrušené nařízení se považují za odkazy na toto nařízení v souladu se srovnávací tabulkou v příloze.
Článek 290
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Použije se ode dne 1. ledna 2013.
Články 216 až 226 se však použijí ode dne 1. ledna 2014.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 29. října 2012.
REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 1268/2012 AL COMISIEI
din 29 octombrie 2012
privind normele de aplicare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (1), în special articolele 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 și 209,
întrucât:
(1)
Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (2) a fost modificat în mod substanțial și înlocuit cu Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 (denumit în continuare „Regulamentul financiar”). Prin urmare, este necesar să se alinieze Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (3) la Regulamentul financiar. Din motive de claritate, este necesar să se înlocuiască Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002.
(2)
În temeiul articolului 290 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (denumit în continuare „TFUE”), un act legislativ poate delega Comisiei competența de a adopta acte fără caracter legislativ doar pentru a completa sau a modifica anumite elemente neesențiale ale actelor legislative. În consecință, unele dispoziții prevăzute de Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 au fost încorporate în Regulamentul financiar. Prin urmare, aceste dispoziții nu ar trebui să fie incluse în prezentul regulament.
(3)
Pe durata activității sale pregătitoare, Comisia a desfășurat consultări corespunzătoare, inclusiv la nivel de experți, și a asigurat transmiterea simultană, promptă și adecvată a documentelor relevante către Parlamentul European și Consiliu.
(4)
În ceea ce privește principiile bugetare, în special principiul unității, simplificarea normelor care reglementează generarea și recuperarea dobânzii aferente prefinanțării și, în special, exonerarea beneficiarilor de granturi de obligația de a genera astfel de dobânzi fac ca dispozițiile privind domeniul de aplicare și condițiile pentru recuperarea dobânzii să devină caduce. În cazul în care o astfel de o obligație ar fi în continuare impusă entităților cărora le sunt încredințate sarcini de execuție bugetară, normele care reglementează identificarea, utilizarea și contabilizarea dobânzii generate ar trebui să fie incluse în acordurile de delegare cu entitățile respective. În cazurile în care dobânda generată de prefinanțare este datorată Uniunii în baza acestor acorduri, dobânda respectivă ar trebui plătită la buget ca venituri alocate.
(5)
Pentru principiul anualității, este important să se clarifice semnificația creditelor anuale și etapele pregătitoare ale procedurii de angajament care, dacă este finalizată până la 31 decembrie, poate permite reportarea creditelor de angajament.
(6)
În ceea ce privește principiul unității de cont, ar trebui să se precizeze cursul de schimb de utilizat pentru conversia dintre euro și celelalte monede pentru necesitățile gestionării fluxului de numerar și ale contabilității. În plus, transparența în contabilizarea rezultatelor unor astfel de operațiuni de conversie monetară ar trebui să fie consolidată în continuare. Ca urmare a introducerii monedei euro, obligația Comisiei de a furniza statelor membre informații privind transferurile de numerar efectuate între diverse monede ar trebui să fie eliminată.
(7)
În ceea ce privește derogările de la principiul universalității, ar trebui să se precizeze tratamentul bugetar care urmează să fie aplicat veniturilor alocate, în special contribuțiilor statelor membre sau ale țărilor terțe la anumite programe ale Uniunii, precum și limitele pentru compensarea cheltuielilor și a veniturilor. În special, având în vedere practica actuală, din motive de securitate juridică, este necesar să se clarifice ca regulă generală că veniturile alocate ar trebui să genereze în mod automat credite de angajament și de plată, de îndată ce veniturile au fost încasate de instituție. Este, de asemenea, necesar să se specifice cazurile în care, în mod excepțional, veniturile alocate se pot pune la dispoziție înainte ca acestea să fi fost efectiv încasate de instituție.
(8)
În ceea ce privește principiul specificității, ar trebui să se stabilească o definiție precisă a modului de calcul al procentului creditelor pe care instituțiile sunt autorizate să le transfere în temeiul autonomiei lor. Parlamentul European și Consiliul ar trebui să primească informații complete printr-o justificare detaliată a cererilor de transfer care trebuie să le fie prezentate.
(9)
Referitor la buna gestiune financiară, este necesar să se specifice obiectivele și frecvența minimă a evaluărilor ex ante, intermediare și ex post ale programelor și ale activităților, precum și informațiile care trebuie furnizate în fișa financiară legislativă.
(10)
În ceea ce privește principiul transparenței, publicarea datelor nominale referitoare la beneficiarii în cauză și a sumelor exacte primite de aceștia sporește transparența în materie de utilizare a fondurilor respective. Punerea la dispoziția cetățenilor a unor astfel de informații întărește controlul public asupra utilizării sumelor respective și contribuie la utilizarea optimă a fondurilor publice. În același timp, în cazul în care beneficiarii sunt persoane fizice, o astfel de publicare face obiectul normelor privind protecția datelor cu caracter personal. Prin urmare, datele cu caracter personal ar trebui să fie publicate numai dacă această publicare este necesară și proporțională cu obiectivul legitim urmărit.
(11)
Informațiile privind utilizarea fondurilor Uniunii ar trebui să fie publicate pe un site internet al instituțiilor și ar trebui să includă cel puțin numele, localitatea, suma și scopul fondurilor. Informațiile respective ar trebui să ia în considerare criteriile stabilite la articolul 35 alineatul (3) din Regulamentul financiar, în special tipul și importanța atribuirii.
(12)
Numele și localitatea beneficiarilor fondurilor Uniunii ar trebui să fie publicate pentru premii, granturi și contracte atribuite în urma unei proceduri publice concurențiale, astfel cum este cazul, în special, în ceea ce privește concursurile, cererile de propuneri și cererile de oferte, cu respectarea principiilor TFUE și, în particular, a principiilor transparenței, proporționalității, egalității de tratament și nediscriminării. Mai mult, o astfel de publicare ar trebui să contribuie la controlul procedurilor publice de selecție de către solicitanții concurenți respinși.
(13)
Publicarea datelor cu caracter personal care se referă la persoane fizice nu ar trebui să depășească durata de utilizare a fondurilor de către beneficiari și, prin urmare, ar trebui eliminată după doi ani. Aceeași dispoziție ar trebui să se aplice în cazul datelor cu caracter personal care se referă la persoane juridice a căror denumire oficială identifică una sau mai multe persoane fizice.
(14)
În majoritatea cazurilor care fac obiectul prezentului regulament, publicarea se referă la persoane juridice.
(15)
Atunci când sunt vizate persoane fizice, o astfel de publicare ar trebui avută în vedere doar respectându-se principiul proporționalității dintre valoarea sumei acordate și necesitatea de a controla utilizarea optimă a fondurilor. În ceea ce privește persoanele fizice, publicarea regiunii la nivelul NUTS 2 este în concordanță cu obiectivul publicării beneficiarilor, asigură egalitatea de tratament între state membre de dimensiuni diferite, respectând, totodată, dreptul beneficiarilor la viață privată și, în special, la protecția datelor lor cu caracter personal.
(16)
Informațiile privind bursele și alte modalități de sprijin direct acordat persoanelor fizice aflate în nevoie ar trebui să fie în continuare scutite de publicare.
(17)
Pentru a asigura respectarea principiului egalității de tratament între beneficiari, publicarea de informații referitoare la persoanele fizice ar trebui, de asemenea, să fie asigurată în conformitate cu obligația statelor membre de a institui o transparență amplă a contractelor care depășesc suma prevăzută în Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 31 martie 2004 privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziții publice de lucrări, de bunuri și de servicii (4).
(18)
Numele și localitatea beneficiarului, precum și suma și scopul fondurilor nu ar trebui să fie publicate dacă riscă să pună în pericol integritatea beneficiarului, astfel cum este protejată de Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene, sau dacă ar aduce atingere intereselor comerciale legitime ale beneficiarului.
(19)
Nomenclatura bugetară ar trebui să furnizeze claritatea și transparența necesare pentru procesul bugetar.
(20)
Actele care ar putea constitui un conflict de interese ar trebui, de asemenea, să fie definite.
(21)
În ceea ce privește gestiunea indirectă, este necesar să se prevadă cadrul unei astfel de delegări de competențe și conținutul acordului de delegare. Orice entitate sau persoană căreia i-au fost încredințate sarcini de execuție bugetară ar trebui să garanteze un nivel de protecție a intereselor financiare ale Uniunii care este echivalent cu cel prevăzut de Regulamentul financiar. Condițiile în care Comisia poate accepta că sistemele, normele și procedurile acestor entități sau persoane sunt echivalente cu cele proprii ar trebui stabilite în vederea asigurării bunei gestiuni financiare a fondurilor Uniunii de către entitățile cărora le-a fost încredințată execuția.
(22)
Agențiile executive, care rămân sub controlul Comisiei, ar trebui să fie recunoscute ca ordonatori de credite delegați ai instituției respective pentru execuția bugetului Uniunii.
(23)
În cazul gestiunii indirecte cu organizații internaționale, ar trebui să se identifice organizațiile eligibile pentru acest tip de gestiune.
(24)
În cazul în care sarcinile de execuție bugetară sunt încredințate organismelor de drept public sau organismelor de drept privat cu o misiune de serviciu public, condițiile desemnării lor ar trebui să fie stabilite.
(25)
În ceea ce privește gestiunea indirectă, este necesar să se stabilească norme detaliate pentru procedurile de verificare și acceptare a conturilor și pentru excluderea din finanțarea acordată de Uniune a cheltuielilor în legătură cu care au fost efectuate plăți cu încălcarea normelor aplicabile.
(26)
Entitățile de drept privat care îndeplinesc sarcini pregătitoare sau auxiliare în numele Comisiei ar trebui să fie selectate în conformitate cu procedurile de achiziții.
(27)
În ceea ce privește rolul actorilor financiari, reforma gestiunii financiare, precum și eliminarea controalelor centralizate ex ante sporesc responsabilitățile ordonatorilor de credite în toate operațiunile de venituri și cheltuieli, inclusiv în privința sistemelor de control intern. Pe viitor, Parlamentul European și Consiliul ar trebui să fie informate cu privire la numirea sau eliberarea din funcție a unui ordonator de credite delegat. În consecință, ar trebui, de asemenea, să se stabilească sarcinile, responsabilitățile și principiile procedurilor de urmat. Internalizarea controalelor ex ante impune, în special, o distincție clară între sarcinile referitoare la inițierea operațiunilor de execuție bugetară și sarcinile referitoare la verificarea unor astfel de operațiuni. În plus, fiecare instituție ar trebui să adopte un cod de standarde profesionale aplicabil personalului responsabil pentru verificările ex ante și ex post. Este, de asemenea, necesar să se prevadă că responsabilitățile asumate sunt prezentate într-un raport anual către instituția care este însărcinată, inter alia, cu verificările ex post. Documentele justificative referitoare la operațiunile efectuate ar trebui păstrate. În cele din urmă, toate diversele forme de proceduri negociate pentru atribuirea contractelor publice, întrucât aceste contracte reprezintă derogări de la procedurile obișnuite de atribuire, ar trebui să facă obiectul unui raport special adresat instituției și al unei comunicări către Parlamentul European și Consiliu.
(28)
Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 ar trebui să fie adaptat pentru a lua în considerare rolul dublu al șefului de delegație în calitate de ordonator de credite subdelegat pentru Serviciul European de Acțiune Externă (denumit în continuare „SEAE”) și, în ceea ce privește creditele operaționale, pentru Comisie.
(29)
Pentru a clarifica responsabilitățile, ar trebui să se stabilească, de asemenea, o definiție precisă a sarcinilor și a responsabilităților ordonatorului de credite în ceea ce privește sistemele contabile, gestionarea trezoreriei, gestionarea conturilor bancare și dosarele terților. De asemenea, ar trebui să se precizeze dispozițiile privind eliberarea din funcție a ordonatorului de credite.
(30)
De asemenea, ar trebui stabilite condițiile de utilizare a conturilor de avans, un sistem de gestiune care constituie o excepție de la procedurile bugetare uzuale, și ar trebui precizate sarcinile și responsabilitățile administratorilor contului de avans, precum și cele ale ordonatorului de credite și ale contabilului în ceea ce privește controlul conturilor de avans. Parlamentul European și Consiliul ar trebui să fie informate cu privire la orice numire sau eliberare din funcție. Din motive de eficiență, în delegații ar trebui să se constituie doar un singur cont de avans, pentru credite atât din secțiunile din buget ale Comisiei, cât și din cele ale SEAE. S-a dovedit necesar să se introducă posibilitatea de a utiliza carduri de debit legate de conturile de avans pentru a facilita plățile, în special în cadrul delegațiilor Uniunii și al reprezentanțelor, și pentru a evita riscurile asociate manipulării de numerar.
(31)
Odată definite sarcinile și responsabilitățile fiecărui actor financiar, aceștia pot fi considerați răspunzători numai în condițiile prevăzute de Statutul funcționarilor Uniunii Europene și de Regimul aplicabil altor agenți ai Uniunii Europene. Grupul specializat în domeniul neregulilor financiare înființat în cadrul fiecărei instituții s-a dovedit a fi un mecanism eficient pentru a stabili dacă au survenit nereguli de natură financiară și, prin urmare, ar trebui menținut. Este necesar să se stabilească procedura prin care un ordonator de credite poate solicita confirmarea unei instrucțiuni despre care consideră că implică nereguli sau pe care o consideră contrară principiului bunei gestiuni financiare, fiind astfel exonerat de orice răspundere.
(32)
În ceea ce privește veniturile, cu excepția cazului special al resurselor proprii reglementat de Decizia 2007/436/CE, Euratom a Consiliului din 7 iunie 2007 privind sistemul de resurse proprii al Comunităților Europene (5), este necesar să se precizeze sarcinile și controalele care sunt de responsabilitatea ordonatorilor de credite în diferite etape ale procedurii: întocmirea unei estimări a creanțelor, ordinul de recuperare, expedierea notei de debit care informează debitorul cu privire la constatarea creanței, calculul eventualelor dobânzi penalizatoare datorate și decizia, dacă este necesar, de a renunța la creanță în conformitate cu criteriile care garantează respectarea bunei gestiuni financiare pentru a asigura o colectare eficientă a veniturilor.
(33)
Este necesar să se specifice rolul contabilului în colectarea veniturilor și în acordarea oricărui termen suplimentar pentru plata cheltuielilor. Contabilul ar trebui să dispună, de asemenea, de flexibilitate în recuperarea plăților, cum ar fi posibilitatea de a compensa creanțele în mod direct, sau, în situații excepționale, să renunțe la cerința depunerii unei garanții pentru a rambursa o datorie, în cazul în care debitorul este dispus și în măsură să efectueze plata în perioada suplimentară, dar nu mai poate să depună o astfel de garanție ținând seama în mod corespunzător de principiul proporționalității.
(34)
Pentru a asigura gestionarea activelor, obținându-se, totodată, remunerații financiare, este necesar să se investească sumele încasate provizoriu, cum ar fi amenzile în domeniul concurenței care sunt contestate, în active financiare și să se stabilească atribuirea dobânzilor generate de aceste investiții.
(35)
În vederea asigurării faptului că toate informațiile necesare pentru adoptarea deciziilor de finanțare se află la dispoziția Comisiei, este necesar să se stabilească cerințele minime referitoare la conținutul deciziilor de finanțare privind granturi, achiziții, fonduri fiduciare, premii și instrumente financiare.
(36)
În ceea ce privește cheltuielile, relația dintre deciziile de finanțare, angajamentele globale și angajamentele individuale, precum și caracteristicile acestor diverse etape ar trebui să fie definite pentru a stabili un cadru clar pentru diferitele faze de execuție a bugetului.
(37)
Este necesar să se clarifice relația dintre operațiunile de validare, de ordonanțare și de plată și controalele care trebuie efectuate de ordonatorul de credite la validarea cheltuielilor, cu andosarea „bun de plată”. Ar trebui să se precizeze documentele justificative de întocmit pentru plăți și ar trebui stabilite normele pentru închiderea prefinanțărilor și a plăților intermediare.
(38)
Ar trebui să se stabilească norme detaliate pentru aplicarea termenelor aferente operațiunilor de validare și de plată, ținându-se seama de Directiva 2011/7/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 16 februarie 2011 privind combaterea întârzierii în efectuarea plăților în tranzacțiile comerciale (6) în vederea asigurării faptului că nu există nicio întârziere nejustificată pentru plățile către beneficiari.
(39)
În ceea ce privește auditul intern, este necesar să se stabilească procedura pentru numirea auditorului și să se garanteze independența acestuia în cadrul instituției care l-a numit și căreia trebuie să-i prezinte rapoarte referitoare la activitățile sale. Parlamentul European și Consiliul ar trebui să fie informate cu privire la orice numire sau eliberare din funcție pentru a se asigura transparența în relația cu Parlamentul European și Consiliul.
(40)
Normele privind achizițiile ar trebui să se bazeze pe Directiva 2004/18/CE. Este necesar să se definească diversele tipuri de proceduri de achiziții, măsurile de publicitate și de publicare aplicabile, condițiile în care se poate utiliza un anumit tip de procedură și principalele caracteristici ale procedurilor existente, specificarea criteriilor de selecție și de atribuire, normele de acces la documentele de licitație și modalitățile de comunicare cu ofertanții sau candidații și, pentru cazurile în care Comisia atribuie contracte în nume propriu, pragurile aplicabile și normele de estimare a valorii contractelor care trebuie atribuite.
(41)
Scopul procedurilor de atribuire a contractelor este acela de a satisface nevoile instituțiilor în cele mai bune condiții posibile, garantându-se, totodată, egalitatea accesului la contracte publice și respectarea principiilor transparenței și nediscriminării. În vederea asigurării transparenței și a egalității de tratament al candidaților și al ofertanților, precum și a deplinei responsabilități a ordonatorilor de credite în alegerea finală, este necesar să se stabilească procedura pentru deschiderea și apoi evaluarea ofertelor și a cererilor de participare, de la numirea unei comisii până la decizia motivată și documentată de atribuire, care aparține în final autorității contractante.
(42)
Pe baza experienței anterioare, este necesar să se stabilească o nouă procedură de achiziții pentru contracte cu valoare medie. Este necesar să se permită utilizarea „listei vânzătorilor” în aceleași condiții ca „cererea de exprimare a interesului” existentă, întrucât lista respectivă generează o sarcină administrativă mai redusă pentru potențialii ofertanți.
(43)
În scopul de a proteja interesele financiare ale Uniunii pe durata executării contractului, este necesar să se prevadă posibilitatea de a impune entităților care furnizează capacitate financiară în cadrul procedurilor de achiziții să fie răspunzătoare în solidar pentru executarea contractului corespunzător.
(44)
Pentru a proteja interesele financiare ale Uniunii și a garanta controlul asupra executării contractului, este necesar să se prevadă posibilitatea de a impune contractantului să efectueze el însuși în mod direct anumite sarcini fundamentale.
(45)
În scopul de a garanta executarea unui contract la cele mai înalte standarde profesionale, este necesar să se prevadă posibilitatea de a respinge ofertanții susceptibili să se afle într-o situație de conflict de interese.
(46)
Având în vedere că cerința privind garanțiile financiare nu mai este automată, este necesar să se stabilească criteriile conform cărora acestea pot fi solicitate.
(47)
Este necesar să se clarifice domeniul de aplicare al titlului privind granturile, în special în ceea ce privește tipul de acțiune sau organismul de interes general european eligibil pentru granturi, precum și cu privire la tipurile de angajamente juridice care pot fi utilizate pentru a acoperi granturile. Pentru angajamentele juridice respective, ar trebui să se precizeze criteriile de alegere între acorduri și decizii, conținutul lor minim și posibilitatea de a încheia un acord specific de grant sau o decizie specifică de grant în contextul parteneriatelor-cadru, astfel încât să se asigure egalitatea de tratament și să se evite restricționarea accesului la finanțare din partea Uniunii.
(48)
Domeniul de aplicare al titlului privind granturile ar trebui, de asemenea, să țină seama de introducerea în Regulamentul financiar, pe de-o parte, a titlurilor specifice privind premiile și instrumentele financiare și, pe de altă parte, a principalelor norme aplicabile granturilor, de costurile eligibile, de eliminarea principiului degresivității, de utilizarea formelor simplificate de granturi (sume forfetare, costuri unitare și rate forfetare) și de eliminarea prezentării obligatorii a garanțiilor de prefinanțare.
(49)
Progresele înregistrate în direcția schimbului electronic de informații și a transmiterii electronice a documentelor, care constituie o măsură majoră de simplificare, ar trebui să fie însoțite de condiții clare de acceptare a sistemelor care urmează să fie utilizate, astfel încât să se instituie un mediu solid din punct de vedere juridic.
(50)
Principiile nonprofitului și cofinanțării ar trebui să fie revizuite în conformitate cu clarificările și măsurile de simplificare introduse în Regulamentul financiar. În special, din motive de claritate, este necesar să se stabilească norme detaliate privind tipurile de venituri care trebuie recunoscute în baza principiului nonprofitului, precum și privind formele de cofinanțare externă și contribuțiile în natură.
(51)
În ceea ce privește principiul transparenței, adoptarea și publicarea programelor de lucru multianuale ar trebui să fie autorizate, întrucât acestea au o valoare adăugată pentru solicitanți, care pot să anticipeze mai ușor și să se pregătească mai bine pentru cererile de propuneri. În acest context, ar trebui să se precizeze condițiile în care programele de lucru pot fi considerate decizii de finanțare. Pentru a asigura transparența, este necesar, de asemenea, să se publice cererile de propuneri, cu excepția cazurilor de urgență sau a celor în care acțiunea nu poate fi pusă în aplicare decât de o singură entitate. Este necesar să se specifice conținutul minim al unei astfel de publicări.
(52)
Întrucât condițiile de eligibilitate pentru taxa pe valoarea adăugată (TVA) plătită de beneficiari sunt susceptibile să genereze erori și discrepanțe, este necesar să se asigure faptul că noțiunea de TVA nerecuperabil și cea de persoane neimpozabile, în sensul articolului 13 alineatul (1) din Directiva 2006/112/CE a Consiliului din 28 noiembrie 2006 privind sistemul comun al taxei pe valoarea adăugată (7) sunt înțelese și aplicate în mod consecvent, prin trimitere la activitățile pe care aceste noțiuni le înglobează.
(53)
În vederea asigurării transparenței, a egalității de tratament pentru solicitanți și a consolidării responsabilității ordonatorilor de credite, este necesar să se stabilească procedura de atribuire, de la cererea de grant, referitor la care Comisia ar fi trebuit să furnizeze informații minime pentru solicitanți, până la evaluarea acesteia în funcție de criteriile de eligibilitate, de selecție și de atribuire precizate anterior, înainte ca ordonatorul de credite competent să ia decizia sa finală, documentată în mod corespunzător. Este necesar să se stabilească norme detaliate privind componența și sarcinile comitetului responsabil de evaluarea propunerilor în funcție de criteriile de selecție și de atribuire, precum și posibilitățile de a-i contacta pe solicitanți în cursul procedurii de atribuire sau de a-i invita să își ajusteze propunerile. Aceste posibilități ar trebui să reflecte în mod corespunzător cerințele în materie de bună administrare introduse în Regulamentul financiar și ar trebui să includă condițiile în care propunerile pot fi ajustate înainte de semnarea acordurilor de grant sau de notificarea deciziilor de grant, asigurând, totodată, egalitatea de tratament al solicitanților și respectarea principiului conform căruia inițiativa acțiunilor revine exclusiv solicitanților.
(54)
Utilizarea sumelor forfetare, a costurilor unitare și a ratelor forfetare fiind facilitată și extinsă în temeiul Regulamentului financiar, definițiile acestor forme simplificate de granturi ar trebui să fie clarificate. Este necesar, în special, să se clarifice faptul că acestea sunt menite, ca orice formă de grant, să acopere categorii de costuri eligibile și să se indice că valorile lor nu ar trebui în mod obligatoriu să fie stabilite ex ante, ceea ce este deosebit de relevant atunci când acestea sunt calculate pe baza practicilor obișnuite ale beneficiarului de contabilizare a costurilor. Este necesar, de asemenea, să se asigure stabilitatea normelor de finanțare în cadrul unui program specific. În acest scop, ar trebui să se permită utilizarea formelor simplificate de granturi pe parcursul întregii sale durate. În scopuri statistice, metodologice sau de prevenire și detectare a fraudelor, este necesar să existe acces la informațiile contabile generale furnizate de un beneficiar, chiar și în cazul în care granturile sunt finanțate prin sume forfetare, costuri unitare sau rate forfetare. Aceste verificări, însă, nu ar trebui să fie utilizate pentru punerea sub semnul întrebării a valorilor unitare ale sumelor forfetare, ale costurilor unitare sau ale ratelor forfetare convenite deja.
(55)
Buna gestiune financiară impune Comisiei să se protejeze prin garanții: în etapa cererilor de grant, prin efectuarea unor audituri financiare pentru solicitările care implică sume mai mari; în etapa plății prefinanțărilor, în cazul în care riscurile evaluate de ordonatorul de credite justifică acest lucru, prin solicitarea unor garanții financiare în avans și, în etapa de plată intermediară sau de plată a soldului, prin prezentarea certificatelor stabilite de auditori pentru cererile de plată care implică sumele cele mai mari și care prezintă riscurile cele mai însemnate.
(56)
Condițiile și procedurile pentru suspendarea și reducerea granturilor ar trebui să fie clarificate, astfel încât să se definească mai bine motivele unei astfel de suspendări sau reduceri, să se furnizeze informații corespunzătoare beneficiarilor și să se asigure că aceștia au posibilitatea de a-și exercita dreptul la apărare în orice etapă.
(57)
Buna gestionare a fondurilor Uniunii înseamnă, de asemenea, că beneficiarii granturilor Uniunii le utilizează în mod economic și eficient. În special, costurile contractelor atribuite de beneficiari pentru punerea în aplicare a acțiunii ar trebui să fie eligibile, cu condiția ca aceste contracte de executare să fie atribuite ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic.
(58)
Întrucât restricțiile privind acordarea de sprijin financiar terților sunt atenuate în Regulamentul financiar, este necesar să se stabilească dispoziții minime care să fie convenite la nivelul acordului de grant sau care să fie introduse în decizia de grant pentru a se face în mod clar diferența între acordarea de sprijin financiar terților de către un beneficiar și execuția sarcinilor bugetare de către un delegatar în cadrul gestiunii indirecte.
(59)
Competențele de a impune penalități beneficiarilor granturilor ar trebui să fie aliniate la cele atribuite în contextul achizițiilor, luându-se în considerare faptul că acestea sunt de aceeași natură și ar trebui să facă obiectul acelorași norme din punctul de vedere al eficacității și al proporționalității.
(60)
Ca și granturile, premiile ar trebui să facă obiectul principiilor transparenței și egalității de tratament. În acest context, caracteristicile minime ale programelor de lucru și ale concursurilor ar trebui, de asemenea, să fie stabilite, ținând seama de cerințele corespunzătoare pentru granturi. În special, ar trebui să se precizeze condițiile în care programele de lucru pot fi considerate drept decizii de finanțare, precum și conținutul minim al regulilor de concurs, mai ales condițiile pentru plata premiului către câștigători în cazul atribuirii, și mijloacele de publicare corespunzătoare.
(61)
Respectarea principiului transparenței și al egalității de tratament impune, de asemenea, stabilirea unei proceduri de atribuire clar definite, de la data prezentării dosarelor de participare, la informarea solicitanților și la notificarea câștigătorului. Această procedură ar trebui să includă evaluarea dosarelor de participare de către un grup de experți numiți de ordonatorul de credite competent, utilizând criteriile de atribuire anunțate în regulile de concurs pentru a asigura competența și neutralitatea în evaluarea dosarelor de participare. Pe baza recomandărilor lor, ordonatorul de credite competent ar trebui să adopte decizia finală cu privire la acordarea premiului, întrucât responsabilitatea pentru execuția bugetară revine întotdeauna Comisiei.
(62)
Pentru a asigura o punere în aplicare armonizată a diverselor instrumente financiare în interiorul Comisiei, cadrul general inclus în titlul VIII din Regulamentul financiar ar trebui să fie completat de norme detaliate pentru gestionarea instrumentelor financiare, inclusiv dispoziții privind selecția entităților cărora le este încredințată execuția, conținutul acordurilor de delegare, costurile și onorariile de gestiune, și pentru conturile fiduciare.
(63)
Normele pentru selecția intermediarilor financiari și a beneficiarilor finali ar trebui să fie definite în special atunci când instrumentele financiare sunt gestionate în mod direct în cazuri excepționale, fie prin vehicule investiționale special concepute, fie prin alte mecanisme de execuție, asigurând astfel utilizarea eficientă a fondurilor Uniunii.
(64)
Este necesar să se determine condițiile de utilizare a instrumentelor financiare, inclusiv efectul de pârghie, și cadrul de monitorizare. Este necesar, de asemenea, să se asigure că instrumentele financiare sunt aplicate pe baza unei evaluări ex ante solide, care să permită Comisiei să le conceapă în mod specific pentru a răspunde disfuncționalităților pieței și situațiilor investiționale suboptime.
(65)
În ceea ce privește ținerea contabilității și prezentarea conturilor, principiile contabile general acceptate pe care trebuie să se bazeze situațiile financiare sunt definite în normele contabile ale Uniunii. Aceste norme contabile specifică, de asemenea, condițiile de înregistrare în contabilitate a unei tranzacții, normele de evaluare a activelor și pasivelor și de constituire a provizioanelor pentru a se asigura că informațiile sunt prezentate în mod adecvat, complet și exact.
(66)
În ceea ce privește aspectele contabile, ar trebui să se precizeze obligația contabilului fiecărei instituții de a întocmi documente care să descrie organizarea conturilor și procedurile contabile ale instituției respective și de a defini condițiile care trebuie respectate de sistemele computerizate de contabilitate, în special în scopul de a se asigura securitatea accesului și pista de audit pentru orice modificări aduse sistemelor.
(67)
În ceea ce privește ținerea evidențelor, este necesar să se precizeze principiile aplicabile registrelor contabile, balanței de verificare, reconcilierii periodice a soldurilor totale din această balanță și stocurilor și să se specifice componentele planului de conturi adoptat de contabilul Comisiei. Ar trebui să se prevadă normele aplicabile înregistrării operațiunilor, în special metoda înregistrării în partidă dublă, normele de conversie a operațiunilor care nu sunt exprimate în euro și documentele justificative pentru înregistrările contabile. De asemenea, ar trebui să se precizeze conținutul evidențelor contabile.
(68)
În vederea unei gestionări eficiente a activelor, este necesar să se stabilească normele referitoare la inventarierea patrimoniului și să se clarifice responsabilitățile care revin în acest domeniu contabililor și ordonatorilor de credite, precum și normele aplicabile revânzării bunurilor înscrise în inventar.
(69)
Pentru acțiunile externe, prezentul regulament, în conformitate cu Regulamentul financiar, ar trebui să prevadă excepțiile care reflectă caracteristicile operaționale specifice sectorului respectiv, în principal în ceea ce privește achizițiile și atribuirea granturilor, în special pentru că aceste proceduri sunt efectuate de autoritățile țărilor terțe care beneficiază de sprijin financiar din partea Uniunii. În ceea ce privește achizițiile, astfel de diferențe ar trebui să se refere, în principal, la tipurile de proceduri și la pragurile de la care acestea se aplică. În ceea ce privește granturile, finanțarea integrală ar trebui permisă în anumite cazuri, mai ales pentru a lua în considerare capacitatea redusă de cofinanțare a beneficiarilor.
(70)
Este necesar să se stabilească dispoziții detaliate privind utilizarea sprijinului bugetar, specificându-se condițiile în care se poate recurge la sprijin bugetar și obligația partenerului de a furniza Comisiei informații prompte și fiabile pentru a evalua îndeplinirea acestor condiții.
(71)
În ceea ce privește fondurile fiduciare ale Uniunii, este necesar să se specifice principiile aplicabile contribuției Uniunii la fondurile fiduciare ale Uniunii, precum și contribuțiile celorlalți donatori, să se stabilească normele contabile și normele de raportare pentru fondurile fiduciare ale Uniunii, în special pentru dobânzile acumulate în contul bancar al fondului fiduciar, să se clarifice responsabilitățile care revin actorilor financiari și Consiliului de administrație al fondului fiduciar, precum și să definească obligațiile de audit extern. Este necesar, de asemenea, să se garanteze o reprezentare echitabilă a donatorilor participanți în cadrul Consiliului de administrație al fondului fiduciar și să se asigure un vot pozitiv obligatoriu al Comisiei pentru utilizarea fondurilor.
(72)
În vederea simplificării procedurilor de achiziții în cadrul acțiunilor externe, unele praguri au fost modificate, iar alte praguri și proceduri de gestionare rezultate din dispozițiile comune au fost adăugate și adaptate.
(73)
În ceea ce privește granturile, condițiile de derogare de la principiul cofinanțării ar trebui să fie raționalizate în conformitate cu Regulamentul financiar.
(74)
Pentru a garanta buna gestiune a creditelor Uniunii, este necesar, de asemenea, să se specifice condițiile prealabile și normele care trebuie incluse în acorduri atunci când gestionarea creditelor este descentralizată sau dacă se utilizează conturi de avans.
(75)
Este oportun să se definească oficiile europene și să se stabilească norme specifice privind Oficiul pentru Publicații și dispoziții de autorizare a contabilului Comisiei să delege o parte din sarcinile sale personalului acestor oficii. Ar trebui, de asemenea, să se prevadă proceduri de operare pentru conturile bancare pe care oficiile europene pot fi autorizate să le deschidă în numele Comisiei.
(76)
Prin analogie cu publicarea informațiilor privind beneficiarii fondurilor Uniunii, ar trebui să se publice lista experților menționați la articolul 204 din Regulamentul financiar, selectați în urma unei cereri de exprimare a interesului, și obiectul sarcinilor acestora. De asemenea, ar trebui să se publice remunerația acestora, în cazul în care depășește suma de 15 000 EUR.
(77)
Noua procedură introdusă la articolul 203 din Regulamentul financiar ar trebui să fie completată, în special în ceea ce privește tipul costurilor care trebuie incluse în pragurile stabilite la acest articol. Este necesar să se stabilească norme detaliate privind proiectele imobiliare în delegațiile Uniunii, având în vedere particularitățile acestora, în special în cazuri de urgență. În cazul clădirilor rezidențiale care trebuie să fie închiriate sau achiziționate pentru o perioadă scurtă, și anume cele din delegații, este oportun să se prevadă că ar trebui să fie excluse din procedura prevăzută la articolul 203 din Regulamentul financiar. Achiziționarea de terenuri cu titlu gratuit sau pentru o sumă simbolică nu ar trebui să facă obiectul procedurii prevăzute la articolul 203 din Regulamentul financiar, întrucât aceasta nu impune în sine o sarcină suplimentară asupra bugetului.
(78)
Pentru a asigura coerența cu dispozițiile Regulamentului financiar, este necesar să se stabilească dispoziții tranzitorii. În plus, în vederea asigurării coerenței cu temeiul juridic sectorial, este oportun să se amâne aplicarea dispozițiilor privind modurile de gestionare și instrumentele financiare până la 1 ianuarie 2014,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
PARTEA I
DISPOZIȚII COMUNE
TITLUL I
OBIECTUL
Articolul 1
Obiectul
Prezentul regulament stabilește normele de aplicare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 (denumit în continuare „Regulamentul financiar”).
TITLUL II
PRINCIPII BUGETARE
CAPITOLUL 1
Principiul unității și al exactității bugetare
Articolul 2
Contabilizarea dobânzii generate de prefinanțare
[articolul 8 alineatul (4) din Regulamentul financiar]
În cazul în care dobânda este datorată bugetului, acordul încheiat cu entitățile sau persoanele enumerate la articolul 58 alineatul (1) litera (c) punctele (ii)-(viii) din Regulamentul financiar prevede că prefinanțarea se plătește în conturi sau subconturi bancare care permit identificarea fondurilor și a dobânzilor aferente. În caz contrar, metodele contabile ale beneficiarilor sau ale intermediarilor trebuie să facă posibilă identificarea fondurilor plătite de Uniune și a dobânzilor sau a altor beneficii generate de fondurile respective.
Dispozițiile prezentului regulament privind dobânzile la prefinanțare nu aduc atingere înregistrării prefinanțărilor în partea de active a situațiilor financiare, astfel cum se prevede în normele contabile menționate la articolul 143 din Regulamentul financiar.
CAPITOLUL 2
Principiul anualității
Articolul 3
Creditele pentru exercițiul financiar
[articolul 11 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
Creditele de angajament și creditele de plată autorizate pentru exercițiul financiar constau în:
(a)
credite prevăzute în buget, inclusiv bugetele rectificative;
(b)
credite reportate;
(c)
credite reconstituite în conformitate cu articolele 178 și 182 din Regulamentul financiar;
(d)
credite rezultate din plăți de prefinanțare care au fost rambursate în conformitate cu articolul 177 alineatul (3) din Regulamentul financiar;
(e)
credite prevăzute ca urmare a încasării de venituri alocate în cursul exercițiului financiar sau al exercițiilor financiare anterioare și neutilizate.
Articolul 4
Anularea și reportarea creditelor
[articolul 13 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Creditele de angajament și creditele nediferențiate aferente proiectelor imobiliare menționate la articolul 13 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar pot fi reportate numai dacă angajamentele nu au putut fi realizate înainte de data de 31 decembrie a exercițiului financiar din motive independente de ordonatorul de credite și dacă etapele pregătitoare sunt suficient de avansate pentru a permite să se estimeze în mod rezonabil că angajamentul va fi realizat până la data de 31 martie a anului următor, sau până la data de 31 decembrie, în cazul proiectelor imobiliare.
(2) Etapele pregătitoare menționate la articolul 13 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar, care trebuie finalizate până la data de 31 decembrie a exercițiului financiar în scopul de a permite reportarea pentru exercițiul următor, sunt în special:
(a)
pentru angajamente globale în sensul articolului 85 din Regulamentul financiar, adoptarea unei decizii de finanțare sau finalizarea până la data în cauză a consultării cu departamentele vizate din fiecare instituție pentru adoptarea deciziei;
(b)
pentru angajamente individuale în sensul articolului 85 din Regulamentul financiar, finalizarea selecției potențialilor contractanți, beneficiari, câștigători ai premiilor sau delegatari.
(3) Creditele reportate în conformitate cu articolul 13 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar care nu au fost angajate până la data de 31 martie a exercițiului financiar următor, sau până la data de 31 decembrie a anului următor în cazul sumelor destinate proiectelor imobiliare, se anulează automat.
Comisia informează Parlamentul European și Consiliul cu privire la creditele astfel anulate în termen de o lună de la anularea în conformitate cu primul paragraf.
(4) Creditele reportate în conformitate cu articolul 13 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul financiar pot fi utilizate până la data de 31 decembrie a exercițiului financiar următor.
(5) Creditele reportate în conformitate cu alineatele (1)-(4) se identifică în situațiile contabile.
CAPITOLUL 3
Principiul unității de cont
Articolul 5
Cursul de schimb între euro și alte monede
(articolul 19 din Regulamentul financiar)
(1) Fără a aduce atingere dispozițiilor specifice rezultate din aplicarea regulamentelor sectoriale, ordonatorul de credite competent efectuează conversia dintre euro și alte monede utilizând cursul de schimb zilnic pentru euro, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, seria C.
În cazul în care conversia dintre euro și alte monede este efectuată de contractanți sau de beneficiari, se aplică dispozițiile specifice de conversie prevăzute de contractele de achiziție, acordurile de grant sau acordurile de finanțare.
(2) Pentru a evita ca operațiunile de conversie monetară să aibă un impact semnificativ asupra nivelului cofinanțării Uniunii sau un impact negativ asupra bugetului Uniunii, dispozițiile specifice privind conversia menționate la alineatul (1) prevăd, după caz, calcularea unei rate de schimb între euro și alte monede prin utilizarea valorii medii a cursului de schimb zilnic într-o perioadă dată.
(3) În cazul în care cursul de schimb zilnic pentru euro nu este publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene pentru moneda în cauză, ordonatorul de credite competent utilizează cursul contabil menționat la alineatul (4).
(4) În scopurile contabile prevăzute la articolele 151-156 din Regulamentul financiar și sub rezerva articolului 240 din prezentul regulament, conversia dintre euro și o altă monedă se realizează utilizând cursul de schimb contabil lunar pentru euro. Contabilul Comisiei stabilește cursul de schimb contabil în cauză prin utilizarea oricărei surse de informare pe care o consideră fiabilă, pe baza cursului de schimb din penultima zi lucrătoare a lunii anterioare celei pentru care se stabilește rata.
(5) Rezultatele operațiunilor monetare menționate la prezentul articol alineatul (4) se înscriu într-o rubrică separată în conturile instituției respective.
Prezentul alineat primul paragraf se aplică mutatis mutandis organismelor menționate la articolul 208 din Regulamentul financiar.
Articolul 6
Cursul utilizat pentru conversia dintre euro și alte monede
(articolul 19 din Regulamentul financiar)
(1) Fără a aduce atingere dispozițiilor specifice rezultate din aplicarea regulamentelor sectoriale sau a contractelor specifice de achiziții, a acordurilor de grant sau a deciziilor de grant și a acordurilor de finanțare, cursul utilizat pentru conversia dintre euro și alte monede, în cazurile în care conversia este efectuată de ordonatorul de credite competent, este cel al zilei în care departamentul de ordonanțare întocmește ordinul de plată sau de recuperare.
(2) În cazul conturilor de avans în euro, cursul utilizat pentru conversia dintre euro și alte monede este stabilit de data plății efectuate de bancă.
(3) În scopul regularizării conturilor de avans în monede naționale, astfel cum se prevede la articolul 19 din Regulamentul financiar, cursul utilizat pentru conversia dintre euro și alte monede este cel al lunii în care se efectuează cheltuiala respectivă din contul de avans.
(4) Pentru rambursarea cheltuielilor forfetare sau a cheltuielilor rezultate din Statutul funcționarilor Uniunii Europene și din Regimul aplicabil altor agenți ai Uniunii Europene (denumit în continuare „Statutul funcționarilor”), a căror valoare este plafonată și care se plătesc într-o monedă diferită de euro, cursul utilizat este cel în vigoare la nașterea creanței.
CAPITOLUL 4
Principiul universalității
Articolul 7
Structura pentru înregistrarea veniturilor alocate și constituirea creditelor corespunzătoare
(articolul 21 din Regulamentul financiar)
(1) Fără a aduce atingere articolelor 9 și 10, structura pentru înregistrarea în buget a veniturilor alocate include:
(a)
în situația veniturilor din secțiunea corespunzătoare fiecărei instituții, o linie bugetară pentru înregistrarea veniturilor;
(b)
în situația cheltuielilor, prin observațiile privind bugetul, inclusiv prin observațiile generale, se indică liniile care pot primi creditele deschise corespunzătoare veniturilor alocate.
În cazul menționat la primul paragraf litera (a), în rubrica în cauză se introduce o linie cu o mențiune simbolică „pro memoria”, iar venitul estimat se indică pentru informare în observații.
(2) Creditele corespunzătoare veniturilor alocate sunt puse la dispoziție automat, atât ca credite de angajament, cât și ca credite de plată, după încasarea veniturilor de către instituție, cu excepția oricăruia dintre următoarele cazuri:
(a)
în cazurile prevăzute la articolul 181 alineatul (2) și la articolul 183 alineatul (2) din Regulamentul financiar;
(b)
în cazul prevăzut la articolul 21 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul financiar pentru statele membre al căror acord de contribuție este exprimat în euro.
În cazul menționat la primul paragraf litera (b), creditele de angajament pot fi puse la dispoziție în momentul semnării de către statul membru a acordului de contribuție.
Articolul 8
Contribuțiile din partea statelor membre la programe de cercetare
[articolul 21 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar]
(1) Contribuțiile statelor membre la finanțarea anumitor programe suplimentare de cercetare, prevăzute la articolul 5 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1150/2000 al Consiliului (8), se plătesc după cum urmează:
(a)
șapte douăsprezecimi din suma înregistrată în buget se plătesc până la data de 31 ianuarie a exercițiului financiar curent;
(b)
restul de cinci douăsprezecimi se plătesc până la data de 15 iulie a exercițiului financiar curent.
(2) Dacă bugetul nu a fost adoptat în forma finală până la începutul exercițiului financiar, contribuțiile prevăzute la alineatul (1) se bazează pe suma înregistrată în bugetul pentru exercițiul financiar precedent.
(3) Orice contribuție sau plată suplimentară datorată de statele membre la buget se înregistrează în contul sau conturile Comisiei în termen de 30 de zile calendaristice de la solicitarea de fonduri.
(4) Plățile efectuate se înregistrează în contul prevăzut în Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1150/2000 și fac obiectul condițiilor prevăzute în regulamentul în cauză.
Articolul 9
Venituri alocate rezultate din participarea statelor AELS la anumite programe ale Uniunii
[articolul 21 alineatul (2) litera (e) din Regulamentul financiar]
(1) Structura bugetului pentru înregistrarea participării statelor membre ale Asociației Europene a Liberului Schimb (denumite în continuare „statele AELS”) la anumite programe ale Uniunii este următoarea:
(a)
în situația veniturilor, se introduce o linie cu o mențiune simbolică „pro memoria” pentru înregistrarea cuantumului total al contribuției statelor AELS aferente exercițiului financiar în cauză;
(b)
în situația cheltuielilor:
(i)
observațiile privind fiecare linie referitoare la activitățile Uniunii la care participă statele AELS indică „pentru informare” cuantumul estimat al participării;
(ii)
o anexă, făcând parte integrantă din buget, prezintă toate liniile referitoare la activitățile Uniunii la care participă statele AELS.
În sensul primului paragraf litera (a), cuantumul estimat este prezentat în observațiile privind bugetul.
Anexa menționată în primul paragraf litera (b) punctul (ii) reflectă și face parte din structura pentru înregistrarea creditelor corespunzătoare unei astfel de participări, astfel cum se prevede la alineatul (2), și pentru executarea cheltuielilor.
(2) În temeiul articolului 82 din Acordul privind Spațiul Economic European (denumit în continuare „Acordul privind SEE”), cuantumul participării anuale a statelor AELS, confirmat Comisiei de Comitetul mixt al Spațiului Economic European în conformitate cu articolul 1 alineatul (5) din Protocolul 32 anexat la Acordul privind SEE, determină stabilirea, la începutul exercițiului financiar, a întregului cuantum al creditelor corespunzătoare de angajament și de plată.
(3) Dacă în cursul exercițiului financiar se prevăd credite suplimentare pentru liniile bugetare la care participă statele AELS, fără ca acestea din urmă să poată, în exercițiul respectiv, să își ajusteze în consecință contribuțiile pentru a respecta „factorul de proporționalitate” prevăzut la articolul 82 din Acordul privind SEE, Comisia poate, ca măsură provizorie și excepțională, să utilizeze resursele proprii de numerar pentru a prefinanța cota-parte a statelor AELS. Ori de câte ori se prevăd astfel de credite suplimentare, Comisia solicită, cât mai curând posibil, contribuțiile corespunzătoare din partea statelor AELS. Comisia informează în fiecare an Parlamentul European și Consiliul cu privire la orice astfel de decizie adoptată.
Prefinanțarea se regularizează cât mai curând posibil în bugetul pentru exercițiul financiar următor.
(4) În conformitate cu articolul 21 alineatul (2) litera (e) din Regulamentul financiar, contribuțiile financiare ale statelor AELS constituie venituri alocate externe. Contabilul adoptă măsurile corespunzătoare pentru a asigura că utilizarea veniturilor provenite din aceste contribuții și a creditelor corespunzătoare este monitorizată separat.
În raportul prevăzut la articolul 150 alineatul (2) din Regulamentul financiar, Comisia prezintă separat stadiul de executare atât pentru veniturile, cât și pentru cheltuielile corespunzătoare participării statelor AELS.
Articolul 10
Venituri din sancțiunile aplicate statelor membre declarate în situație de deficit excesiv
[articolul 21 alineatul (2) litera (c) din Regulamentul financiar]
Structura bugetului de înregistrare a veniturilor din sancțiunile menționate în secțiunea 4 din Regulamentul (CE) nr. 1467/97 al Consiliului (9) este următoarea:
(a)
în situația veniturilor, se introduce o linie cu o mențiune simbolică „pro memoria” pentru înregistrarea dobânzii aferente unor astfel de sume;
(b)
în același timp, fără a aduce atingere articolului 77 din Regulamentul financiar, înregistrarea sumelor în cauză în situația veniturilor determină deschiderea, în situația cheltuielilor, a unor credite de angajament și a unor credite de plată.
Creditele menționate la primul paragraf litera (b) se execută în conformitate cu articolul 20 din Regulamentul financiar.
Articolul 11
Cheltuieli rezultate din acceptarea de donații în favoarea Uniunii
(articolul 22 din Regulamentul financiar)
În scopul obținerii aprobării Parlamentului European și a Consiliului, menționată la articolul 22 alineatul (2) din Regulamentul financiar, Comisia estimează și explică în mod corespunzător cheltuielile financiare, inclusiv costurile ulterioare, rezultate din acceptarea de donații în favoarea Uniunii.
Articolul 12
Conturile de taxe recuperabile
[articolul 23 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
Toate taxele suportate de Uniune în temeiul articolului 23 alineatul (2) și al articolului 23 alineatul (3) litera (a) din Regulamentul financiar se înregistrează într-un cont de regularizare până la rambursarea lor de către statele în cauză.
CAPITOLUL 5
Principiul specificității
Articolul 13
Norme privind calcularea procentajelor transferurilor efectuate de alte instituții decât Comisia
(articolul 25 din Regulamentul financiar)
(1) Procentajele menționate la articolul 25 din Regulamentul financiar se calculează în momentul introducerii solicitării de transfer și cu privire la creditele prevăzute în buget, inclusiv bugetele rectificative.
(2) Valoarea care trebuie luată în considerare este suma transferurilor care urmează să fie efectuate în cadrul liniei din care se fac transferurile, după ajustarea transferurilor anterioare.
Valoarea corespunzătoare transferurilor care pot fi efectuate în mod autonom de instituția în cauză fără o decizie a Parlamentului European și a Consiliului nu este luată în considerare.
Articolul 14
Norme privind calcularea procentajelor transferurilor efectuate de Comisie
(articolul 26 din Regulamentul financiar)
(1) Procentajele menționate la articolul 26 alineatul (1) din Regulamentul financiar se calculează în momentul introducerii solicitării de transfer și cu privire la creditele prevăzute în buget, inclusiv bugetele rectificative.
(2) Valoarea care trebuie luată în considerare este suma transferurilor care urmează să fie efectuate în cadrul liniei din care sau către care se fac transferurile, după ajustarea transferurilor anterioare.
Valoarea corespunzătoare transferurilor care pot fi efectuate în mod autonom de Comisie fără o decizie a Parlamentului European și a Consiliului nu este luată în considerare.
Articolul 15
Cheltuielile administrative
(articolul 26 din Regulamentul financiar)
Cheltuielile menționate la articolul 26 alineatul (1) primul paragraf litera (b) din Regulamentul financiar acoperă, pentru fiecare domeniu de politică, posturile prevăzute la articolul 44 alineatul (3) din Regulamentul financiar.
Articolul 16
Motivele pentru solicitările de transferuri de credite
(articolele 25 și 26 din Regulamentul financiar)
Propunerile de transferuri și toate informațiile adresate Parlamentului European și Consiliului cu privire la transferurile efectuate în temeiul articolelor 25 și 26 din Regulamentul financiar sunt însoțite de documente justificative corespunzătoare și detaliate care prezintă executarea creditelor și estimări ale necesarelor până la sfârșitul exercițiului financiar, atât pentru liniile către care se transferă creditele, cât și pentru cele din care sunt transferate creditele.
Articolul 17
Motivele pentru solicitările de transferuri din rezerva pentru ajutoare de urgență
(articolul 29 din Regulamentul financiar)
Propunerile de transferuri menite să permită utilizarea rezervei pentru ajutoare de urgență, menționate la articolul 29 din Regulamentul financiar, sunt însoțite de documente justificative corespunzătoare și detaliate care prezintă:
(a)
pentru linia către care se efectuează transferul, cele mai recente informații disponibile privind executarea creditelor și estimarea necesarului până la sfârșitul exercițiului financiar;
(b)
pentru toate liniile referitoare la acțiuni externe, executarea creditelor până la sfârșitul lunii anterioare solicitării de transfer și o estimare a necesarului până la sfârșitul exercițiului financiar, inclusiv o comparație cu estimarea inițială;
(c)
o analiză a posibilităților de realocare a creditelor.
CAPITOLUL 6
Principiul bunei gestiuni financiare
Articolul 18
Evaluarea
(articolul 30 din Regulamentul financiar)
(1) Toate propunerile de programe sau de activități care generează cheltuieli bugetare fac obiectul unei evaluări ex ante, care vizează:
(a)
necesarul de acoperit pe termen scurt sau lung;
(b)
valoarea adăugată a implicării Uniunii;
(c)
politica și gestionarea obiectivelor care trebuie atinse, care includ măsurile necesare pentru a proteja interesele financiare ale Uniunii în domeniul prevenirii, detectării și investigării fraudelor, precum și în cel al acordării de despăgubiri pentru prejudiciul suferit în urma unei fraude și al aplicării de sancțiuni în cazul comiterii unor fraude;
(d)
opțiunile de politică disponibile, inclusiv riscurile asociate acestora;
(e)
rezultatele și efectele preconizate, în special impactul economic, social și de mediu, și indicatorii și modalitățile de evaluare necesare pentru măsurarea acestora;
(f)
cea mai potrivită metodă de punere în aplicare pentru opțiunea (opțiunile) preferată (preferate);
(g)
coerența internă a programului propus sau a activității propuse și relațiile sale cu alte instrumente relevante;
(h)
volumul creditelor, al resurselor umane și al altor cheltuieli administrative care trebuie alocate, luând în considerare în mod corespunzător principiul eficacității din punctul de vedere al costurilor;
(i)
lecțiile învățate din experiențe anterioare similare.
(2) Propunerea stabilește dispoziții în materie de monitorizare, raportare și evaluare, ținând seama în mod corespunzător de responsabilitățile respective ale tuturor nivelurilor de guvernare care vor fi implicate în punerea în aplicare a programului propus sau a activității propuse.
(3) Toate programele sau activitățile, inclusiv proiectele-pilot și acțiunile pregătitoare, în cazul în care resursele alocate depășesc suma de 5 000 000 EUR fac obiectul unei evaluări interimare și/sau al unei evaluări ex post în ceea ce privește resursele umane și financiare alocate și rezultatele obținute, pentru verificarea conformității acestora cu obiectivele stabilite, după cum urmează:
(a)
rezultatele obținute în punerea în aplicare a unui program multianual sunt evaluate periodic în conformitate cu un calendar care permite luarea în considerare a concluziilor evaluării respective pentru orice decizie privind reînnoirea, modificarea sau suspendarea programului;
(b)
rezultatele activităților finanțate anual sunt evaluate cel puțin o dată la șase ani.
Literele (a) și (b) de la primul paragraf nu se aplică pentru fiecare dintre proiectele sau acțiunile realizate în cadrul acestor activități, în cazul cărora această cerință poate fi îndeplinită de rapoartele finale trimise de organismele care au pus în aplicare acțiunea.
(4) Evaluările menționate la alineatele (1) și (3) sunt proporționale cu resursele mobilizate și cu impactul programului și al activității în cauză.
Articolul 19
Fișa financiară
(articolul 31 din Regulamentul financiar)
Fișa financiară conține datele financiare și economice pentru evaluarea, de către autoritatea legislativă, a necesității unei acțiuni a Uniunii. Aceasta furnizează informații relevante privind coerența și orice posibilă sinergie cu alte activități ale Uniunii.
În cazul operațiunilor multianuale, fișa financiară conține programul preconizat al necesarului anual de credite și de posturi, inclusiv pentru personalul extern, și o evaluare a impactului lor financiar pe termen mediu.
CAPITOLUL 7
Principiul transparenței
Articolul 20
Publicarea provizorie a bugetului
(articolul 34 din Regulamentul financiar)
Cât mai curând posibil și în termen de cel mult patru săptămâni după adoptarea finală a bugetului, pe site-ul internet al instituțiilor se publică în toate limbile, la inițiativa Comisiei, cifrele detaliate ale bugetului definitiv, în așteptarea publicării oficiale în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Articolul 21
Publicarea de informații privind valoarea și beneficiarii fondurilor Uniunii
(articolul 35 din Regulamentul financiar)
(1) Informațiile privind beneficiarii fondurilor Uniunii acordate în cadrul gestiunii directe se publică pe un site internet al instituțiilor Uniunii, până la data de 30 iunie a anului care urmează exercițiului financiar în care fondurile au fost atribuite.
Pe lângă publicarea menționată la primul paragraf, informațiile pot fi publicate, de asemenea, conform unei prezentări standard, prin alte mijloace adecvate.
(2) Următoarele informații se publică cu excepția cazului în care se prevede altfel în prezentul regulament și în normele sectoriale, ținând seama de criteriile stabilite la articolul 35 alineatul (3) din Regulamentul financiar:
(a)
numele beneficiarului;
(b)
localitatea beneficiarului;
(c)
suma acordată;
(d)
natura și scopul măsurii.
În sensul literei (b), termenul „localitate” înseamnă:
(i)
adresa beneficiarului, în cazul în care acesta din urmă este o persoană juridică;
(ii)
regiunea la nivelul NUTS 2, în cazul în care beneficiarul este o persoană fizică.
În ceea ce privește datele cu caracter personal care se referă la persoane fizice, informațiile publicate se elimină la doi ani după încheierea exercițiului financiar în care fondurile au fost atribuite. Aceeași dispoziție se aplică în cazul datelor cu caracter personal care se referă la persoane juridice a căror denumire oficială identifică una sau mai multe persoane fizice.
(3) Informațiile menționate la alineatul (2) se publică doar pentru premiile, granturile și contractele care au fost atribuite în urma unor concursuri sau proceduri de atribuire de granturi sau proceduri de achiziții publice. Informațiile nu se publică pentru:
(a)
burse plătite persoanelor fizice și alte modalități de sprijin direct acordat persoanelor fizice aflate în nevoie, menționate la articolul 125 alineatul (4) litera (c) din Regulamentul financiar;
(b)
contracte cu o valoare inferioară sumei menționate la articolul 137 alineatul (2) din prezentul regulament.
(4) Se renunță la cerința de publicare dacă o astfel de divulgare riscă să amenințe drepturile și libertățile persoanelor fizice vizate, astfel cum sunt protejate de Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene, sau aduce atingere intereselor comerciale ale beneficiarilor.
Articolul 22
Link către publicarea de informații privind beneficiarii fondurilor Uniunii acordate în cadrul gestiunii directe
(articolul 35 din Regulamentul financiar)
În cazul în care gestiunea fondurilor Uniunii este delegată autorităților și organismelor menționate la articolul 58 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul financiar, acordurile de delegare prevăd că informațiile menționate la articolul 21 alineatele (2) și (3) sunt publicate, conform unei prezentări standard, de către autoritățile și organismele respective cărora le-a fost încredințată execuția pe site-ul lor internet.
Site-ul internet al instituțiilor Uniunii conține cel puțin o referință la adresa site-ului internet unde pot fi găsite informațiile, dacă acestea nu sunt publicate direct în locul rezervat în acest scop pe site-ul internet al instituțiilor Uniunii.
Pe lângă publicarea menționată la primul paragraf, informațiile pot fi publicate, de asemenea, conform unei prezentări standard, prin orice alte mijloace adecvate.
Articolul 21 alineatele (2)-(4) se aplică publicării menționate la primul paragraf din prezentul articol.
TITLUL III
ÎNTOCMIREA ȘI STRUCTURA BUGETULUI
Articolul 23
Programarea financiară
(articolul 38 din Regulamentul financiar)
Programarea financiară menționată la articolul 38 din Regulamentul financiar este structurată în funcție de categoria de cheltuieli, domeniul de politică și linia bugetară. Programarea financiară completă vizează toate categoriile de cheltuieli, cu excepția agriculturii, a politicii de coeziune și a administrației, pentru care se furnizează doar date sintetice.
Articolul 24
Proiecte de bugete rectificative
[articolul 41 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
Proiectele de bugete rectificative sunt însoțite de o declarație justificativă și de informațiile privind execuția bugetară pentru exercițiul financiar precedent și pentru cel curent disponibile la momentul întocmirii lor.
Articolul 25
Nomenclatorul bugetar
(articolul 44 din Regulamentul financiar)
Nomenclatorul bugetar respectă principiile specificității, transparenței și bunei gestiuni financiare. Acesta furnizează claritatea și transparența necesare pentru procesul bugetar, facilitând identificarea principalelor obiective, astfel cum sunt reflectate în temeiurile juridice relevante, făcând posibilă alegerea priorităților politice și permițând o execuție eficientă și eficace.
Articolul 26
Cheltuielile efective din ultimul exercițiu financiar pentru care conturile au fost închise
[articolul 49 alineatul (1) litera (a) punctul (v) din Regulamentul financiar]
Pentru întocmirea bugetului, cheltuielile efective din ultimul exercițiu financiar pentru care conturile au fost închise se stabilesc după cum urmează:
(a)
în angajamente: angajamentele înscrise în conturi în cursul exercițiului financiar raportat la creditele aferente exercițiului financiar respectiv, astfel cum sunt definite la articolul 3;
(b)
în plăți: plățile efectuate în cursul exercițiului financiar, și anume pentru care ordinul de plată a fost trimis băncii, raportat la creditele aferente exercițiului financiar respectiv, astfel cum sunt definite la articolul 3.
Articolul 27
Observații privind bugetul
[articolul 49 alineatul (1) litera (a) punctul (vi) din Regulamentul financiar]
Observațiile privind bugetul cuprind:
(a)
trimiteri la actul de bază, dacă acesta există;
(b)
toate explicațiile adecvate privind natura și scopul creditelor.
Articolul 28
Schema de personal
[articolul 49 alineatul (1) litera (c) punctul (i) din Regulamentul financiar]
Personalul Agenției de Aprovizionare este prevăzut separat în cadrul schemei de personal a Comisiei.
TITLUL IV
EXECUȚIA BUGETARĂ
CAPITOLUL 1
Dispoziții generale
Articolul 29
Informații privind transferurile de date cu caracter personal în scopuri de audit
(articolul 53 din Regulamentul financiar)
În orice cerere lansată în contextul granturilor, al achizițiilor sau al premiilor puse în aplicare în cadrul gestiunii directe, potențialii beneficiari, candidați, ofertanți și participanți sunt informați, în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (10), că, în scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii, datele lor cu caracter personal pot fi transferate serviciilor de audit intern, Curții de Conturi Europene, grupului specializat în domeniul neregulilor financiare sau Oficiului European de Luptă Antifraudă (denumit în continuare „OLAF”) și între ordonatorii de credite ai Comisiei și agențiile executive.
Articolul 30
Măsuri pregătitoare în domeniul politicii externe și de securitate comună
[articolul 54 alineatul (2) litera (c) din Regulamentul financiar]
Finanțarea măsurilor convenite de Consiliu pentru pregătirea operațiunilor de gestionare a crizei de către Uniune în temeiul titlului V din Tratatul privind Uniunea Europeană acoperă costurile marginale care decurg în mod direct din desfășurarea într-un teatru de operațiuni specific a unei misiuni sau a unei echipe care include, inter alia, personal din instituțiile Uniunii, inclusiv asigurarea pentru un grad ridicat de risc, costurile de călătorie și de cazare și diurnele.
Articolul 31
Competențe specifice ale Comisiei în temeiul tratatelor
[articolul 54 alineatul (2) litera (d) din Regulamentul financiar]
(1) Articolele din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (denumit în continuare „TFUE”), care atribuie în mod direct competențe specifice Comisiei, sunt următoarele:
(a)
articolul 154 (dialog social);
(b)
articolul 156 (studii, avize și consultări în domeniul social);
(c)
articolele 159 și 161 (rapoarte speciale în domeniul social);
(d)
articolul 168 alineatul (2) (inițiative pentru promovarea coordonării în domeniul protecției sănătății);
(e)
articolul 171 alineatul (2) (inițiative pentru promovarea coordonării în domeniul rețelelor transeuropene);
(f)
articolul 173 alineatul (2) (inițiative pentru promovarea coordonării în domeniul industriei);
(g)
articolul 175 al doilea paragraf (raport privind progresele înregistrate în realizarea coeziunii economice, sociale și teritoriale);
(h)
articolul 181 alineatul (2) (inițiative pentru promovarea coordonării în domeniul cercetării și al dezvoltării tehnologice);
(i)
articolul 190 (raport privind cercetarea și dezvoltarea tehnologică);
(j)
articolul 210 alineatul (2) (inițiative pentru promovarea coordonării politicilor de cooperare pentru dezvoltare);
(k)
articolul 214 alineatul (6) (inițiative pentru promovarea coordonării în domeniul măsurilor de ajutor umanitar).
(2) Articolele din Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice (denumit în continuare „Tratatul Euratom”), care atribuie în mod direct competențe specifice Comisiei, sunt următoarele:
(a)
articolul 70 (sprijin financiar, în limitele stabilite de buget, pentru programe de prospectare pe teritoriile statelor membre);
(b)
articolele 77-85.
(3) La prezentarea proiectului de buget, listele prevăzute la alineatele (1) și (2) pot fi completate, cu indicarea articolelor în cauză și a sumelor implicate.
Articolul 32
Acte care ar putea constitui un conflict de interese și procedură
(articolul 57 din Regulamentul financiar)
(1) Actele susceptibile să fie viciate de un conflict de interese în sensul articolului 57 alineatul (2) din Regulamentul financiar pot, inter alia, să aibă una dintre următoarele forme, fără a aduce atingere încadrării lor ca activități ilegale în temeiul articolului 141:
(a)
acordarea în folos propriu sau în folosul altora de avantaje nejustificate directe sau indirecte;
(b)
refuzul de a acorda unui beneficiar drepturile sau avantajele care i se cuvin;
(c)
comiterea de acte nejustificate sau abuzive sau neîndeplinirea unor acte obligatorii.
Alte acte susceptibile să fie viciate de un conflict de interese sunt cele care pot afecta îndeplinirea imparțială și obiectivă a îndatoririlor unei persoane, cum ar fi, inter alia, participarea la un comitet de evaluare pentru o procedură de achiziții publice sau o procedură de grant în cazul în care persoana respectivă poate beneficia, în mod direct sau indirect, din punct de vedere financiar de rezultatul acestor proceduri.
(2) Se prezumă că există un conflict de interese în cazul în care un solicitant, un candidat sau un ofertant este membru al personalului care face obiectul Statutului funcționarilor, cu excepția cazului în care participarea acestuia la procedură a fost autorizată în prealabil de superiorul său.
(3) În cazul unui conflict de interese, ordonatorul de credite delegat ia măsurile corespunzătoare pentru a evita orice influență abuzivă a persoanei respective asupra procesului sau a procedurii în cauză.
CAPITOLUL 2
Modalități de execuție
Secțiunea 1
Dispoziții generale
Articolul 33
Modul de gestiune
(articolul 58 din Regulamentul financiar)
Sistemul contabil al Comisiei identifică modul de gestiune și, în cadrul fiecărui mod de gestiune, tipul de entitate sau de persoană enumerată la articolul 58 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul financiar căreia i-au fost încredințate sarcini de execuție bugetară.
În ceea ce privește gestiunea directă de către Comisie în conformitate cu articolul 58 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul financiar, sistemul contabil face o distincție în materie de gestiune în funcție de următoarele cazuri:
(a)
departamente ale Comisiei;
(b)
agenții executive;
(c)
șefi ai delegațiilor Uniunii;
(d)
fonduri fiduciare menționate la articolul 187 din Regulamentul financiar.
Secțiunea 2
Gestiunea directă
Articolul 34
Gestiunea directă
[articolul 58 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul financiar]
În cazul în care Comisia execută bugetul în mod direct în departamentele sale, sarcinile de execuție sunt îndeplinite de actorii financiari în sensul articolelor 64-75 din Regulamentul financiar și în conformitate cu condițiile stabilite în prezentul regulament.
Articolul 35
Exercitarea competențelor delegate agențiilor executive
[articolul 58 alineatul (1) litera (a) și articolul 62 din Regulamentul financiar]
(1) Deciziile de delegare de competențe către agențiile executive le autorizează pe acestea, în calitate de ordonatori de credite delegați, să execute creditele aferente programului Uniunii a cărui gestionare le este încredințată.
(2) Instrumentul de delegare al Comisiei conține cel puțin dispozițiile prevăzute la articolul 40 literele (a)-(d) și (h). Instrumentul este acceptat formal în scris de către director, în numele agenției executive.
Articolul 36
Respectarea normelor privind achizițiile
(articolul 63 din Regulamentul financiar)
În cazul în care Comisia încredințează sarcini unor organisme private în temeiul articolului 63 alineatul (2) din Regulamentul financiar, Comisia încheie un contract în conformitate cu partea întâi titlul V și partea a doua titlul IV capitolul III din Regulamentul financiar.
Secțiunea 3
Gestiune partajată cu statele membre
Articolul 37
Dispoziții specifice privind gestiunea partajată cu statele membre - măsuri de promovare a celor mai bune practici
(articolul 59 din Regulamentul financiar)
Comisia alcătuiește un registru al organismelor responsabile de activitățile de gestionare, de certificare și de audit, în temeiul reglementărilor sectoriale.
În vederea promovării celor mai bune practici în punerea în aplicare a fondurilor structurale, a Fondului de coeziune, a Fondului european agricol pentru dezvoltare rurală, a Fondului european de garantare agricolă și a Fondului european pentru pescuit, Comisia poate pune la dispoziția organismelor responsabile de activitățile de gestionare și de control, spre informare, un ghid metodologic care prezintă propria sa strategie și abordare în materie de control, inclusiv liste de verificare, și exemple de cele mai bune practici. Acest ghid este actualizat ori de câte ori se dovedește a fi necesar.
Secțiunea 4
Gestiunea indirectă
Articolul 38
Echivalența sistemelor, a normelor și a procedurilor în cadrul gestiunii indirecte
(articolul 60 din Regulamentul financiar)
(1) Comisia poate accepta că normele și procedurile de achiziții sunt echivalente cu cele proprii dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:
(a)
acestea respectă principiul concurenței extinse între ofertanți pentru a obține cel mai bun raport cost-eficacitate, iar procedurile negociate sunt limitate la sume rezonabile sau sunt justificate în mod corespunzător;
(b)
acestea asigură transparența datorită unei publicări ex ante adecvate, în special a procedurilor de ofertare, și datorită unei publicări ex post adecvate a contractanților;
(c)
acestea asigură egalitatea de tratament, proporționalitatea și nediscriminarea;
(d)
acestea previn conflictele de interese pe durata întregii proceduri de achiziții.
Legislația națională a statelor membre sau a țărilor terțe de transpunere a Directivei 2004/18/CE se consideră echivalentă cu normele aplicate de instituții în conformitate cu Regulamentul financiar.
(2) Comisia poate accepta că normele și procedurile referitoare la granturi sunt echivalente cu cele proprii dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:
(a)
acestea respectă principiul proporționalității, al bunei gestiuni financiare, al egalității de tratament și al nediscriminării;
(b)
acestea asigură transparența datorită unei publicări adecvate a cererilor de propuneri, procedurile de atribuire directă fiind limitate la sume rezonabile sau fiind justificate în mod corespunzător, și datorită unei publicări ex post adecvate a beneficiarilor, ținând seama de principiul proporționalității;
(c)
acestea previn conflictele de interese pe durata întregii proceduri de atribuire de granturi;
(d)
acestea prevăd că granturile nu pot fi cumulate sau acordate retroactiv, că acestea trebuie, ca regulă, să implice cofinanțare și că acestea nu pot avea ca obiectiv sau efect realizarea unui profit de către beneficiar.
(3) Comisia poate accepta că sistemele contabile și sistemele de control intern utilizate de entități și persoane cărora li se vor încredința sarcini de execuție bugetară în numele Comisiei oferă niveluri echivalente de protecție a intereselor financiare ale Uniunii și de asigurare rezonabilă a realizării obiectivelor în materie de gestionare, dacă acestea respectă principiile prevăzute la articolul 32 din Regulamentul financiar.
Articolul 39
Evaluarea ex ante a normelor și a procedurilor entităților și persoanelor în cadrul gestiunii indirecte
[articolul 61 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
În scopul evaluării ex ante în temeiul articolului 61 alineatul (1) din Regulamentul financiar, ordonatorul de credite competent se poate baza pe o evaluare ex ante efectuată de un alt ordonator de credite, cu condiția ca respectivele concluzii să fie relevante în ceea ce privește riscurile specifice ale sarcinilor care vor fi încredințate, în special referitor la natura acestora și la sumele implicate.
Ordonatorul de credite competent se poate baza pe o evaluare ex ante efectuată de alți donatori în măsura în care această evaluare a fost realizată respectându-se condiții echivalente celor aplicabile gestiunii indirecte prevăzute la articolul 60 din Regulamentul financiar.
Articolul 40
Conținutul acordului de încredințare a sarcinilor de execuție a bugetului entităților și persoanelor
[articolul 61 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
Acordurile de delegare includ dispoziții detaliate care asigură protecția intereselor financiare ale Uniunii și transparența operațiunilor efectuate. Acestea includ cel puțin următoarele:
(a)
o definiție clară a sarcinilor atribuite și limitele acestora, în special în ceea ce privește modificarea sarcinilor încredințate, scutirea de la plata datoriilor, utilizarea fondurilor rambursate sau neutilizate;
(b)
condițiile și dispozițiile detaliate de îndeplinire a sarcinilor, responsabilitățile și organizarea controalelor care trebuie efectuate, inclusiv evaluarea programelor;
(c)
condițiile privind plata contribuției Uniunii, inclusiv rambursarea costurilor suportate în ceea ce privește execuția, precum și remunerarea entității căreia i-a fost încredințată execuția, însoțite de norme în temeiul cărora sunt necesare documente justificative pentru motivarea plăților;
(d)
normele de raportare către Comisie privind modul de îndeplinire a sarcinilor, rezultatele preconizate, neregulile survenite și măsurile luate, condițiile în care plățile pot fi suspendate sau întrerupte, precum și condițiile în care încetează îndeplinirea sarcinilor;
(e)
termenul în care se încheie contractele și acordurile individuale de punere în aplicare a acordului de delegare; acest termen este proporțional cu natura sarcinilor încredințate;
(f)
normele de excludere care permit entității sau persoanei să excludă entitățile care se află într-o situație menționată la articolul 106 alineatul (1) literele (a), (b) și (e) și la articolul 107 literele (a) și (b) din Regulamentul financiar de la participarea la proceduri de achiziții sau de atribuire de granturi sau de premii sau să beneficieze de contracte de achiziții, granturi sau premii;
(g)
dispozițiile detaliate privind exercitarea controlului de către Comisie, precum și dispoziții care acordă Comisiei, OLAF și Curții de Conturi acces la informațiile necesare pentru îndeplinirea îndatoririlor acestora, precum și competența de a efectua audituri și investigații, inclusiv verificări la fața locului;
(h)
dispozițiile care prevăd:
(i)
un angajament al entității căreia i-a fost încredințată execuția de a informa fără întârziere Comisia cu privire la orice fraudă în gestionarea fondurilor Uniunii și măsurile luate;
(ii)
desemnarea unui punct de contact care are competențele corespunzătoare de a coopera în mod direct cu OLAF pentru a facilita activitățile operaționale ale acestuia din urmă;
(i)
condițiile care reglementează utilizarea conturilor bancare și a dobânzii generate, astfel cum se prevede la articolul 8 alineatul (4) din Regulamentul financiar;
(j)
dispozițiile care garantează vizibilitatea acțiunii Uniunii față de celelalte activități ale organismului.
Articolul 41
Declarația de gestiune și declarația de conformitate
[articolul 60 alineatul (5) din Regulamentul financiar]
În cazul acțiunilor care se încheie înainte de sfârșitul exercițiului financiar respectiv, raportul final al entității sau al persoanei căreia i-a fost încredințată execuția unei astfel de acțiuni poate înlocui declarația de gestiune prevăzută la articolul 60 alineatul (5) litera (b) din Regulamentul financiar, cu condiția ca aceasta să fie depusă înainte de data de 15 februarie a anului care urmează exercițiului financiar respectiv.
Atunci când organizații internaționale și țări terțe pun în aplicare acțiuni care nu sunt multianuale și a căror durată se limitează la 18 luni, declarația de conformitate menționată la articolul 60 alineatul (5) din Regulamentul financiar poate fi încorporată în raportul final.
Articolul 42
Proceduri pentru verificarea și acceptarea conturilor și pentru excluderea din finanțarea Uniunii a cheltuielilor care au fost efectuate cu încălcarea normelor aplicabile în cadrul gestiunii indirecte
[articolul 60 alineatul (6) literele (b) și (c) din Regulamentul financiar]
(1) Fără a aduce atingere dispozițiilor specifice prevăzute de normele sectoriale, procedurile menționate la articolul 60 alineatul (6) literele (b) și (c) din Regulamentul financiar includ:
(a)
controale ale documentelor și, dacă este cazul, verificări la fața locului efectuate de Comisie;
(b)
stabilirea de către Comisie a cuantumului cheltuielilor recunoscute ca acceptate, în urma unei proceduri contradictorii cu autoritățile și organismele, dacă este necesar, și după informarea acestor autorități și organisme;
(c)
dacă este cazul, calcularea de către Comisie a corecțiilor financiare;
(d)
recuperarea sau plata de către Comisie a soldului rezultat din diferența dintre cheltuielile acceptate și sumele deja plătite autorităților sau organismelor.
În sensul primului paragraf litera (d), Comisia recuperează sumele datorate de preferință prin compensare, în condițiile prevăzute la articolul 87.
(2) În cazul în care sarcinile de execuție bugetară sunt încredințate unei entități care pune în aplicare o acțiune întreprinsă de donatori multipli, procedurile menționate la articolul 60 alineatul (6) literele (b) și (c) din Regulamentul financiar constau în verificarea faptului că o sumă corespunzătoare celei plătite de Comisie pentru acțiunea în cauză a fost utilizată de către entitate pentru acțiune și că cheltuielile au fost efectuate în conformitate cu obligațiile stabilite în acordul semnat cu entitatea.
În sensul prezentului regulament, o acțiune întreprinsă de donatori multipli înseamnă orice acțiune în cadrul căreia fondurile Uniunii sunt puse în comun cu cel puțin un alt donator.
Articolul 43
Dispoziții specifice privind gestiunea indirectă cu organizații internaționale
[articolul 58 alineatul (1) litera (c) punctul (ii) și articolul 188 din Regulamentul financiar]
(1) Organizațiile internaționale menționate la articolul 58 alineatul (1) litera (c) punctul (ii) din Regulamentul financiar sunt:
(a)
organizații internaționale din sectorul public constituite prin acorduri interguvernamentale și agenții specializate înființate de astfel de organizații;
(b)
Comitetul Internațional al Crucii Roșii;
(c)
Federația Internațională a Societăților Naționale de Cruce Roșie și Semilună Roșie;
(d)
alte organizații nonprofit asimilate organizațiilor internaționale printr-o decizie a Comisiei.
(2) În cazul în care Comisia execută bugetul în cadrul gestiunii indirecte cu organizații internaționale, se aplică acordurile de verificare încheiate cu acestea.
Articolul 44
Desemnarea organismelor de drept public sau a organismelor de drept privat cu misiune de serviciu public
[articolul 58 alineatul (1) litera (c) punctele (v) și (vi) din Regulamentul financiar]
(1) Organismele de drept public sau organismele de drept privat cu misiune de serviciu public fac obiectul legislației statului membru sau a țării în care au fost constituite.
(2) În cazurile de gestiune în rețea, care necesită desemnarea a cel puțin unui organism sau a unei entități pe stat membru sau pe țară vizată, organismul sau entitatea este desemnată de statul membru sau de țara vizată în conformitate cu actul de bază.
În toate celelalte cazuri, Comisia desemnează astfel de organisme sau entități de comun acord cu statele membre sau țările în cauză.
CAPITOLUL 3
Actorii financiari
Secțiunea 1
Drepturile și obligațiile actorilor financiari
Articolul 45
Drepturile și obligațiile actorilor financiari
(articolul 64 din Regulamentul financiar)
(1) Fiecare instituție pune la dispoziția fiecărui actor financiar resursele necesare pentru îndeplinirea îndatoririlor sale și o cartă în care sunt descrise în detaliu sarcinile, drepturile și obligațiile sale.
(2) Șefii delegațiilor Uniunii care acționează în calitate de ordonatori de credite subdelegați în conformitate cu articolul 56 alineatul (2) din Regulamentul financiar fac obiectul dispozițiilor cartei furnizate de Comisie pentru punerea în aplicare a sarcinilor de gestiune financiară care le-au fost subdelegate.
Secțiunea 2
Ordonatorul de credite
Articolul 46
Asistența pentru ordonatorii de credite delegați și subdelegați
(articolul 65 din Regulamentul financiar)
Ordonatorul de credite competent poate fi asistat în îndatoririle sale de personal însărcinat să efectueze, sub responsabilitatea sa, anumite sarcini necesare pentru execuția bugetului și generarea de informații financiare și de gestiune. Pentru a preveni orice conflict de interese, personalul care asistă ordonatorii de credite delegați sau subdelegați fac obiectul obligațiilor menționate la articolul 57 din Regulamentul financiar.
Șefii delegațiilor Uniunii care acționează în calitate de ordonatori de credite subdelegați în conformitate cu articolul 56 alineatul (2) al doilea paragraf din Regulamentul financiar pot fi asistați în îndatoririle lor de personalul Comisiei.
Articolul 47
Dispoziții interne de reglementare a delegărilor
(articolul 65 din Regulamentul financiar)
În conformitate cu Regulamentul financiar și cu prezentul regulament, fiecare instituție stabilește în normele sale interne măsurile de gestionare a creditelor pe care le consideră necesare pentru buna execuție a secțiunii sale din buget.
Șefii delegațiilor Uniunii care acționează în calitate de ordonatori de credite subdelegați în conformitate cu articolul 56 alineatul (2) al doilea paragraf din Regulamentul financiar fac obiectul normelor interne ale Comisiei pentru punerea în aplicare a sarcinilor de gestiune financiară care le-au fost subdelegate.
Articolul 48
Păstrarea documentelor justificative de către ordonatorii de credite
[articolul 66 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
Ordonatorul de credite instituie un sistem pe suport de hârtie sau electronic pentru păstrarea documentelor justificative originale referitoare la executarea bugetului și la măsurile de execuție bugetară, precum și a documentelor ulterioare. Sistemul prevede:
(a)
numerotarea unor astfel de documente;
(b)
datarea unor astfel de documente;
(c)
păstrarea unor registre, care pot fi computerizate, de identificare a amplasării exacte a unor astfel de documente;
(d)
păstrarea unor astfel de documente pentru o perioadă de cel puțin cinci ani de la data la care Parlamentul European aprobă descărcarea de gestiune aferentă exercițiului bugetar la care se referă documentele;
(e)
păstrarea documentelor referitoare la garanții de prefinanțare pentru instituție și păstrarea unui registru în scopul de a permite o monitorizare adecvată a unor astfel de garanții.
Documentele referitoare la operațiuni care nu au fost definitiv închise se păstrează pentru o perioadă mai îndelungată decât cea prevăzută la primul paragraf litera (d), și anume până la sfârșitul anului următor celui în care operațiunile au fost închise.
Datele cu caracter personal conținute de documente justificative se șterg, dacă este posibil, atunci când datele respective nu mai sunt necesare în scopul descărcării bugetare, al controlului și al auditului. Articolul 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001 se aplică păstrării datelor privind traficul.
Articolul 49
Controalele ex ante și ex post
[articolul 66 alineatele (5) și (6) din Regulamentul financiar]
(1) Prin inițierea unei operațiuni se înțelege ansamblul operațiunilor care sunt efectuate în mod uzual de către personalul menționat la articolul 46 și care pregătesc adoptarea actelor de execuție bugetară de către ordonatorul de credite competent.
(2) Prin verificarea ex ante a unei operațiuni se înțelege ansamblul controalelor ex ante instituite de ordonatorul de credite competent pentru verificarea aspectelor operaționale și financiare ale operațiunii.
(3) Controalele ex ante verifică coerența documentelor justificative solicitate și orice alte informații disponibile.
Frecvența și intensitatea controalelor ex ante sunt stabilite de ordonatorul de credite competent, ținând seama de considerații bazate pe analiza riscurilor și privind eficiența din punctul de vedere al costurilor. În cazul în care există îndoieli, ordonatorul de credite competent pentru validarea plății respective solicită informații suplimentare sau efectuează un control la fața locului în vederea obținerii unei asigurări rezonabile în cadrul controlului ex ante.
Scopul controalelor ex ante este acela de a constata dacă:
(a)
cheltuielile și veniturile sunt conforme și respectă dispozițiile aplicabile, în special cele ale bugetului și ale reglementărilor relevante, precum și dispozițiile oricăror acte adoptate în punerea în aplicare a tratatelor sau a regulamentelor și, dacă este cazul, condițiile contractuale;
(b)
este aplicat principiul bunei gestiuni financiare menționat în partea întâi titlul II capitolul 7 din Regulamentul financiar.
În scopul controalelor, o serie de tranzacții individuale similare legate de cheltuielile curente cu salarii, pensii, rambursarea cheltuielilor de delegație și a cheltuielilor medicale pot fi considerate de către ordonatorul de credite competent ca fiind o singură operațiune.
(4) Controalele ex post pot fi efectuate pe baza documentelor și, dacă este cazul, la fața locului.
Controalele ex post verifică dacă operațiunile finanțate de la buget sunt executate în mod corect și, în special, dacă sunt respectate criteriile menționate la alineatul (3).
Rezultatele controalelor ex post sunt analizate cel puțin anual de către ordonatorul de credite delegat pentru a identifica orice potențială problemă sistemică. Ordonatorul de credite delegat ia măsuri pentru a soluționa aceste probleme.
Analiza de risc menționată la articolul 66 alineatul (6) din Regulamentul financiar este examinată luând în considerare rezultatele controalelor și alte informații relevante.
În cazul programelor multianuale, ordonatorul de credite delegat stabilește o strategie de control multianuală, care specifică natura și amploarea controalelor în perioada respectivă și modul în care rezultatele vor fi măsurate de la un an la altul în vederea procesului anual de asigurare.
Articolul 50
Codul de standarde profesionale
[articolul 66 alineatul (7) și articolul 73 alineatul (5) din Regulamentul financiar]
(1) Personalul desemnat de ordonatorul de credite competent pentru a verifica operațiunile financiare este ales ținând seama de cunoștințele, aptitudinile și calificările speciale ale acestuia dovedite pe baza diplomelor de studii sau a experienței profesionale corespunzătoare sau în urma participării la un program adecvat de formare.
(2) Fiecare instituție elaborează un cod de standarde profesionale care determină, în materie de control intern:
(a)
nivelul de competență tehnică și financiară impus personalului menționat la alineatul (1);
(b)
obligația personalului în cauză de a urma o formare continuă;
(c)
misiunea, rolul și sarcinile alocate acestora;
(d)
normele de conduită, în special standardele de etică și integritate pe care trebuie să le respecte și drepturile de care se bucură.
(3) Șefii delegațiilor Uniunii care acționează în calitate de ordonatori de credite subdelegați în conformitate cu articolul 56 alineatul (2) al doilea paragraf din Regulamentul financiar fac obiectul codului de standarde profesionale al Comisiei menționat la prezentul articol alineatul (2) pentru punerea în aplicare a sarcinilor de gestiune financiară care le-au fost subdelegate.
(4) Fiecare instituție înființează structurile corespunzătoare pentru a distribui către departamentele de ordonanțare și a actualiza periodic informațiile relevante privind standardele de control, precum și metodele și tehnicile disponibile în acest sens.
Articolul 51
Neluarea de măsuri de către ordonatorul de credite delegat
[articolul 66 alineatul (8) din Regulamentul financiar]
Neluarea de măsuri de către ordonatorul de credite delegat, astfel cum se prevede la articolul 66 alineatul (8) din Regulamentul financiar, înseamnă absența oricărui răspuns într-un interval rezonabil, date fiind circumstanțele cazului și, în orice situație, în termen de cel mult o lună.
Articolul 52
Transmiterea informațiilor financiare și de gestiune către contabil
(articolul 66 din Regulamentul financiar)
Ordonatorul de credite delegat trimite contabilului, în conformitate cu regulile adoptate de către acesta din urmă, informațiile financiare și de gestiune necesare pentru îndeplinirea sarcinilor contabilului.
Contabilul este informat de ordonatorul de credite, în mod periodic și cel puțin pentru închiderea conturilor, cu privire la datele financiare relevante ale conturilor bancare fiduciare în scopul de a permite reflectarea utilizării fondurilor Uniunii în conturile Uniunii.
Articolul 53
Raportul privind procedurile negociate
(articolul 66 din Regulamentul financiar)
Ordonatorii de credite delegați înregistrează, pentru fiecare exercițiu financiar, contractele încheiate prin procedurile negociate menționate la articolul 134 alineatul (1) literele (a)-(g), la articolul 135 alineatul (1) literele (a)-(d) și la articolele 266, 268 și 270 din prezentul regulament. Dacă proporția procedurilor negociate în raport cu numărul contractelor atribuite de același ordonator de credite delegat crește considerabil față de exercițiile anterioare sau dacă proporția în cauză este în mod clar mai mare decât media înregistrată pentru instituție, ordonatorul de credite competent prezintă instituției un raport în care precizează toate măsurile luate pentru inversarea tendinței respective. Fiecare instituție trimite Parlamentului European și Consiliului un raport privind procedurile negociate. În cazul Comisiei, raportul respectiv se anexează la rezumatul rapoartelor anuale de activitate menționate la articolul 66 alineatul (9) din Regulamentul financiar.
Secțiunea 3
Contabilul
Articolul 54
Numirea contabilului
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
(1) Fiecare instituție numește un contabil din rândul membrilor personalului care fac obiectul Statutului funcționarilor Uniunii Europene.
Contabilul este ales de instituție ținând seama de competența sa deosebită dovedită pe baza diplomelor de studii sau a experienței profesionale echivalente.
(2) Două sau mai multe instituții sau organisme pot numi același contabil.
În acest caz, ele iau măsurile necesare pentru evitarea oricărui conflict de interese.
Articolul 55
Eliberarea din funcție a contabilului
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul eliberării din funcție a contabilului se întocmește fără întârziere o balanță de verificare.
(2) Balanța de verificare însoțită de un raport de predare este transmisă de contabilul eliberat din funcție sau, dacă acest lucru nu este posibil, de către un funcționar din departamentul său, noului contabil.
Noul contabil semnează balanța de verificare, în semn de acceptare, în termen de cel mult o lună de la data transmiterii și poate formula rezerve.
Raportul de predare conține, de asemenea, rezultatul balanței de verificare și orice altă rezervă formulată.
(3) Fiecare instituție sau organism menționat la articolul 208 din Regulamentul financiar informează, în termen de două săptămâni, Parlamentul European, Consiliul și contabilul Comisiei cu privire la numirea sau eliberarea din funcție a contabilului său.
Articolul 56
Validarea sistemelor contabile și a sistemelor de inventariere
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
Ordonatorul de credite competent îl informează pe contabil cu privire la toate evoluțiile sau modificările semnificative ale unui sistem de gestiune financiară, sistem de inventariere sau sistem de evaluare a activelor și a pasivelor, dacă un astfel de sistem furnizează date pentru contabilitatea instituției sau dacă este utilizat în scopul justificării datelor acesteia, astfel încât contabilul să poată verifica respectarea criteriilor de validare.
În orice moment, contabilul poate reexamina un sistem de gestiune financiară deja validat. În cazul în care un sistem de gestiune financiară instituit de ordonatorul de credite nu este sau nu mai este validat de contabil, ordonatorul de credite competent stabilește un plan de acțiune pentru a corecta, în timp util, deficiențele din cauza cărora validarea a fost respinsă.
Ordonatorul de credite competent este responsabil de exhaustivitatea informațiilor transmise contabilului.
Articolul 57
Gestionarea trezoreriei
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
(1) Contabilul se asigură că instituția sa are la dispoziție fonduri suficiente pentru a acoperi necesarul de numerar rezultat din execuția bugetară.
(2) În scopul prevăzut la alineatul (1), contabilul instituie sisteme de gestiune a trezoreriei care îi permit să facă previziuni privind fluxul de numerar.
(3) Contabilul Comisiei împarte fondurile disponibile în conformitate cu Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1150/2000.
Articolul 58
Gestionarea conturilor bancare
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru gestionarea trezoreriei, contabilul poate să deschidă sau să dispună deschiderea de conturi în numele instituției la instituții financiare sau la bănci centrale naționale. În circumstanțe justificate în mod corespunzător, contabilul poate deschide conturi în alte monede decât în euro.
(2) Contabilului îi revine responsabilitatea de a închide conturile menționate la alineatul (1) sau de a se asigura că acestea sunt închise.
(3) Contabilul stabilește cu instituțiile financiare condițiile de operare a conturilor menționate la alineatul (1), în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare, eficienței și concurenței între ofertanți.
(4) Cel puțin o dată la fiecare cinci ani, contabilul relansează procedura concurențială de ofertare între instituțiile financiare la care ar putea fi deschise conturi, în conformitate cu alineatul (1).
În cazul în care condițiile bancare locale o permit, conturile bancare aferente conturilor de avans deschise la instituții financiare situate în afara Uniunii fac, în mod periodic, obiectul unui studiu concurențial. Un astfel de studiu se efectuează cel puțin o dată la fiecare cinci ani, la inițiativa titularului contului de avans, care prezintă apoi contabilului o propunere motivată privind selecția unei bănci pentru o perioadă de maximum cinci ani.
(5) Contabilul asigură respectarea strictă a condițiilor de operare a conturilor deschise la instituții financiare în conformitate cu alineatul (1).
În ceea ce privește conturile bancare aferente conturilor de avans deschise la instituții financiare situate în afara Uniunii, titularul contului de avans își asumă această responsabilitate luând în considerare legislația aplicabilă în țara în care titularul își exercită mandatul.
(6) Contabilul Comisiei informează contabilii celorlalte instituții și ai organismelor menționate la articolul 208 din Regulamentul financiar cu privire la condițiile de operare a conturilor deschise la instituții financiare. Contabilii celorlalte instituții și ai organismelor menționate la articolul 208 din Regulamentul financiar armonizează, pe baza acestor condiții de operare, condițiile de operare ale conturilor pe care le deschid.
Articolul 59
Semnăturile pe conturi
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
Condițiile pentru deschiderea, operarea și utilizarea conturilor prevăd, în funcție de cerințele de control intern, ca cecurile, ordinele de virament bancar sau orice alte operațiuni bancare să fie semnate de unul sau mai mulți membri ai personalului autorizați în mod corespunzător. Instrucțiunile manuale se semnează de cel puțin doi membri ai personalului autorizați în mod corespunzător sau de contabil.
În sensul primului paragraf, contabilul fiecărei instituții comunică tuturor instituțiilor financiare la care instituția respectivă a deschis conturi numele și specimenele de semnătură ale membrilor personalului autorizați.
Articolul 60
Gestionarea soldurilor conturilor
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
(1) Contabilul se asigură că soldul conturilor bancare prevăzute la articolul 58 nu deviază în mod semnificativ de la previziunile privind fluxul de numerar menționate la articolul 57 alineatul (2) și în orice caz:
(a)
că niciunul dintre aceste conturi nu are sold debitor;
(b)
că soldul conturilor deschise în alte monede este convertit periodic în euro.
(2) Contabilul nu poate să păstreze în conturile în valută solduri susceptibile să cauzeze instituției pierderi excesive generate de fluctuațiile cursurilor de schimb.
Articolul 61
Transferuri și operațiuni de conversie
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
Fără să aducă atingere articolului 69, contabilul efectuează transferuri între conturile pe care le-a deschis în numele instituției la instituții financiare și efectuează operațiuni de conversie monetară.
Articolul 62
Metodele de plată
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
Plățile se efectuează prin virament bancar, prin cec sau din conturile de avans cu ajutorul cardurilor de debit în conformitate cu articolul 67 alineatul (4).
Articolul 63
Dosarele persoanelor juridice
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
(1) Contabilul poate efectua plăți prin virament bancar numai în cazul în care datele privind contul bancar al beneficiarului și informațiile care confirmă identitatea acestuia, sau orice modificare, au fost înregistrate în prealabil într-un dosar comun pe instituție.
Orice astfel de înregistrare în dosar a datelor juridice și a celor privind contul bancar al beneficiarului sau modificarea acestor date se bazează pe un document justificativ, a cărui formă este definită de contabil.
(2) În vederea efectuării de plăți prin virament bancar, ordonatorii de credite pot să se angajeze față de un terț în numele instituției lor numai dacă terțul în cauză a furnizat documentația necesară pentru înregistrarea sa în dosar.
Ordonatorii de credite informează contabilul cu privire la orice modificare a datelor juridice și a celor privind contul bancar care le-a fost comunicată de către beneficiar și verifică validitatea acestor date înainte de efectuarea plății.
În ceea ce privește ajutorul de preaderare, pot fi încheiate angajamente individuale cu autoritățile publice în țările candidate la aderarea la Uniunea Europeană fără înscrierea prealabilă în dosarul terților. În astfel de cazuri, ordonatorul de credite face tot posibilul pentru a asigura efectuarea înscrierii cât mai rapid posibil. Acordurile prevăd drept condiție prealabilă pentru efectuarea primei plăți comunicarea către Comisie a datelor privind contul bancar al beneficiarului.
Articolul 64
Păstrarea documentelor justificative de către contabil
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
Documentele justificative referitoare la sistemul contabil și la întocmirea conturilor prevăzute la articolul 141 din Regulamentul financiar se păstrează pentru o perioadă de cel puțin cinci ani de la data la care Parlamentul European aprobă descărcarea de gestiune aferentă exercițiului bugetar la care se referă documentele.
Cu toate acestea, documentele privind operațiunile care nu au fost definitiv închise se păstrează pentru o perioadă mai îndelungată, și anume până la sfârșitul anului următor celui în care operațiunile au fost închise. Articolul 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001 se aplică păstrării datelor privind traficul.
Fiecare instituție decide în ce departament trebuie păstrate documentele justificative.
Articolul 65
Persoanele împuternicite să administreze conturile
(articolul 69 din Regulamentul financiar)
Fiecare instituție stabilește condițiile în care personalul pe care îl desemnează și îl împuternicește să administreze conturile în unitățile locale menționate la articolul 72 este autorizat să comunice numele și specimenele de semnătură instituțiilor financiare locale.
Secțiunea 4
Administratorul contului de avans
Articolul 66
Condițiile de utilizare a conturilor de avans
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
(1) Atunci când, din cauza sumelor limitate implicate, este practic imposibil sau ineficient să se efectueze operațiuni de plată prin proceduri bugetare, se pot constitui conturi de avans pentru plata unor astfel de cheltuieli.
(2) Administratorul contului de avans poate să valideze provizoriu și să plătească cheltuieli, pe baza unui cadru detaliat stabilit în conformitate cu instrucțiunile ordonatorului de credite competent. Aceste instrucțiuni specifică normele și condițiile în care se efectuează validarea provizorie și plățile și, după caz, termenii pentru semnarea angajamentelor juridice în sensul articolului 97 alineatul (1) litera (e).
(3) Crearea unui cont de avans și numirea unui administrator al contului de avans fac obiectul unei decizii a contabilului, la propunerea motivată în mod corespunzător a ordonatorului de credite competent. Decizia respectivă stabilește responsabilitățile și obligațiile administratorului contului de avans și ale ordonatorului de credite.
Modificarea condițiilor de operare a unui cont de avans face, de asemenea, obiectul unei decizii a contabilului, la propunerea motivată în mod corespunzător a ordonatorului de credite competent.
(4) În delegațiile Uniunii, se constituie conturi de avans pentru plata cheltuielilor atât din secțiunea din buget a Comisiei, cât și din cea a Serviciului European de Acțiune Externă (denumit în continuare „SEAE”), asigurându-se trasabilitatea completă a cheltuielilor.
Articolul 67
Condițiile care reglementează constituirea și plata
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
(1) Decizia de constituire a unui cont de avans și de numire a unui administrator al contului de avans și decizia de modificare a condițiilor de operare a unui cont de avans precizează în special:
(a)
suma maximă care poate fi furnizată inițial ca avans și scopul avansului;
(b)
dacă se deschide un cont bancar sau un cont giro la un oficiu poștal în numele instituției;
(c)
natura și cuantumul maxim pentru fiecare cheltuială care poate fi plătită de administratorul contului de avans terților sau încasată de la aceștia;
(d)
frecvența cu care trebuie prezentate documente justificative, procedura de prezentare a acestora și dispozițiile privind transmiterea acestora către ordonatorul de credite pentru regularizare;
(e)
procedura de urmat dacă avansul trebuie realimentat;
(f)
faptul că tranzacțiile de avans vor fi regularizate de ordonatorul de credite până la sfârșitul lunii următoare, astfel încât soldul contabil și soldul bancar să poată fi reconciliate;
(g)
perioada de valabilitate a autorizației acordate administratorului contului de avans de către contabil;
(h)
identitatea administratorului contului de avans numit.
(2) În propunerile de decizii de constituire a unor conturi de avans, ordonatorul de credite competent asigură că:
(a)
se acordă prioritate utilizării procedurilor bugetare în cazul în care există acces la sistemul contabil computerizat central;
(b)
conturile de avans sunt utilizate numai în cazuri bine întemeiate.
Suma maximă care poate fi plătită de administratorul contului de avans, atunci când este practic imposibil sau ineficient să se efectueze operațiuni de plată prin proceduri bugetare, nu depășește 60 000 EUR pentru fiecare cheltuială.
(3) Administratorul contului de avans poate efectua plăți către terți pe baza și în limitele:
(a)
angajamentelor bugetare și juridice prealabile semnate de ordonatorul de credite competent;
(b)
soldului rezidual pozitiv al contului de avans, în numerar sau la bancă.
(4) Plățile din conturile de avans pot fi efectuate prin virament bancar, inclusiv prin sistemul de debitare directă menționat la articolul 89 din Regulamentul financiar, prin cec sau prin alte mijloace de plată, inclusiv carduri de debit, în conformitate cu instrucțiunile stabilite de contabil.
(5) Plățile efectuate sunt urmate de decizii formale de validare finală și/sau de ordine de plată semnate de ordonatorul de credite competent.
Articolul 68
Alegerea administratorului contului de avans
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
Administratorii conturilor de avans sunt aleși din rândul funcționarilor sau, în eventualitatea în care este necesar și doar în cazuri bine întemeiate, din rândul altor membri ai personalului. Administratorii conturilor de avans sunt aleși ținând seama de cunoștințele, aptitudinile și calificările speciale ale acestora dovedite pe baza diplomelor de studii sau a experienței profesionale corespunzătoare sau în urma participării la un program adecvat de formare.
Articolul 69
Alimentarea conturilor de avans
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
(1) Contabilul face plăți de alimentare a conturilor de avans și monitorizează conturile în cauză din punctul de vedere al deschiderii de conturi bancare și al delegării de semnături, precum și al controalelor la fața locului și în contabilitatea centralizată. Contabilul alimentează conturile de avans. Avansurile sunt plătite în contul bancar deschis în acest sens.
Conturile de avans pot fi, de asemenea, alimentate direct din venituri locale diverse, cum ar fi cele generate din:
(a)
vânzarea de echipamente;
(b)
publicații;
(c)
rambursări diverse;
(d)
dobânzi.
Regularizarea avansurilor, pentru cheltuieli ori venituri diverse sau alocate, se efectuează în conformitate cu decizia de constituire a contului de avans menționată la articolul 67 și cu dispozițiile Regulamentului financiar. Ordonatorul de credite deduce sumele în cauză la realimentarea ulterioară a conturilor de avans respective.
(2) În special în vederea evitării pierderilor cauzate de cursul de schimb, administratorul contului de avans poate efectua transferuri între diverse conturi bancare deschise pentru același avans.
Articolul 70
Controalele efectuate de ordonatorul de credite și de contabil
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
(1) Administratorul contului de avans ține evidența fondurilor puse la dispoziția sa, în numerar și la bancă, a plăților efectuate și a sumelor primite, în conformitate cu regulile și instrucțiunile furnizate de contabil. Situațiile privind contul în cauză sunt accesibile în orice moment ordonatorului de credite competent și, cel puțin o dată pe lună, se întocmește o listă a tranzacțiilor pe care administratorul contului de avans o transmite în luna următoare, împreună cu documentele justificative, ordonatorului de credite competent pentru regularizarea operațiunilor de avans.
(2) Contabilul efectuează controale sau dispune efectuarea de controale de către un membru al personalului din propriul său departament sau din departamentul ordonator special împuternicit în acest scop, care, de regulă, trebuie efectuate la fața locului și inopinat, pentru a verifica existența fondurilor alocate administratorilor conturilor de avans și a evidențelor contabile și pentru a controla respectarea termenului stabilit în ceea ce privește regularizarea tranzacțiilor de avans. Contabilul comunică rezultatele controalelor respective ordonatorului de credite competent.
Articolul 71
Procedura de achiziții
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
În limitele prevăzute la articolul 137 alineatul (3), plățile efectuate din conturi de avans pot constitui simple plăți pentru acoperirea cheltuielilor în baza unor facturi, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.
Articolul 72
Crearea conturilor de avans
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
Pentru plata anumitor categorii de cheltuieli, este posibil să se constituie unul sau mai multe conturi de avans în fiecare unitate locală din afara Uniunii, în conformitate cu articolul 70 din Regulamentul financiar. O unitate locală este, de exemplu, o delegație, un birou sau o antenă a Uniunii într-o țară terță.
Decizia de constituire a unui astfel de cont de avans stabilește condițiile de operare a acestuia în conformitate cu articolul 70 din Regulamentul financiar și pe baza nevoilor specifice ale fiecărei unități locale.
Articolul 73
Administratorii conturilor de avans și persoanele împuternicite să administreze conturile în delegațiile Uniunii
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
În circumstanțe excepționale și pentru continuitatea serviciului, îndatoririle administratorului conturilor de avans ale SEAE în delegațiile Uniunii pot fi îndeplinite de personalul Comisiei. În aceleași condiții, membri ai personalului SEAE pot fi desemnați ca administratori ai conturilor de avans pentru Comisie în delegațiile Uniunii.
În delegațiile Uniunii, normele și condițiile prevăzute la primul paragraf se aplică la numirea persoanelor autorizate de către contabil să efectueze operațiuni bancare.
CAPITOLUL 4
Răspunderea actorilor financiari
Secțiunea 1
Reguli generale
Articolul 74
Organisme responsabile în chestiuni de fraudă
[articolul 66 alineatul (8) și articolul 72 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
Autoritățile și organismele menționate la articolul 66 alineatul (8) și la articolul 72 alineatul (2) din Regulamentul financiar înseamnă organismele desemnate în Statutul funcționarilor și în deciziile instituțiilor Uniunii privind termenii și condițiile pentru investigațiile interne referitoare la prevenirea fraudei, a corupției și a oricărei alte activități ilegale care dăunează intereselor Uniunii.
Secțiunea 2
Reguli aplicabile ordonatorilor de credite delegați și subdelegați
Articolul 75
Nereguli financiare
[articolul 66 alineatul (7) și articolul 73 alineatul (6) din Regulamentul financiar]
Fără a aduce atingere competențelor OLAF, grupul specializat în domeniul neregulilor financiare menționat la articolul 29 (denumit în continuare „grupul”) este competent în ceea ce privește orice încălcare a unei dispoziții a Regulamentului financiar sau a unei dispoziții referitoare la gestiunea financiară sau la verificarea operațiunilor, care rezultă dintr-un act sau dintr-o omisiune a unui membru al personalului.
Articolul 76
Grupul specializat în domeniul neregulilor financiare
[articolul 66 alineatul (7) și articolul 73 alineatul (6) din Regulamentul financiar]
(1) Cazurile de nereguli financiare prevăzute la articolul 75 din prezentul regulament sunt înaintate grupului de către autoritatea împuternicită să facă numiri pentru ca acesta să emită avizul menționat la articolul 73 alineatul (6) al doilea paragraf din Regulamentul financiar.
Atunci când șefii delegațiilor Uniunii acționează în calitate de ordonatori de credite subdelegați în conformitate cu articolul 56 alineatul (2) din Regulamentul financiar, ordonatorul de credite competent poate sesiza în mod direct grupul pentru emiterea unui aviz cu privire la cazurile de nereguli financiare menționate la articolul 75 din prezentul regulament.
Un ordonator de credite delegat poate sesiza grupul în cazul în care consideră că a survenit o neregulă financiară. Grupul emite un aviz care evaluează dacă au survenit nereguli în sensul articolului 75, gravitatea acestora și eventualele lor consecințe. În cazul în care analiza grupului sugerează că respectivul caz este de competența OLAF, grupul transmite fără întârziere dosarul autorității împuternicite să facă numiri și informează de îndată OLAF.
Atunci când este informat în mod direct cu privire la un caz de către un membru al personalului, în conformitate cu articolul 66 alineatul (8) din Regulamentul financiar, grupul transmite dosarul autorității împuternicite să facă numiri și îl informează în consecință pe membrul personalului. Autoritatea împuternicită să facă numiri poate solicita avizul grupului cu privire la caz.
(2) În funcție de organizarea sa internă, instituția sau, în cazul unui grup mixt, instituțiile participante specifică procedurile de funcționare a grupului și compoziția acestuia, care include un participant extern având calificările și expertiza necesare.
Articolul 77
Confirmarea instrucțiunilor
[articolul 73 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
(1) Un ordonator de credite delegat sau subdelegat care primește o instrucțiune cu forță de constrângere despre care consideră că implică nereguli sau pe care o consideră contrară principiului bunei gestiuni financiare, în special din cauză că instrucțiunea nu poate fi pusă în aplicare cu resursele care i-au fost alocate, informează în scris autoritatea de la care a primit delegarea sau subdelegarea cu privire la aceasta. Dacă instrucțiunea este confirmată în scris, iar confirmarea este primită în timp util și este suficient de clară, făcând trimitere explicită la punctele pe care ordonatorul de credite delegat sau ordonatorul de credite subdelegat le-a contestat, acesta din urmă nu poate fi considerat răspunzător. Acesta pune în aplicare instrucțiunea, cu excepția cazului în care respectiva instrucțiune este în mod evident ilegală sau constituie o încălcare a standardelor de siguranță relevante.
(2) Alineatul (1) se aplică, de asemenea, în cazurile în care ordonatorul de credite, în cursul executării unei instrucțiuni cu forță de constrângere, constată că circumstanțele cazului pot genera o situație care implică nereguli.
Orice instrucțiune confirmată în circumstanțele descrise la articolul 73 alineatul (3) din Regulamentul financiar este înregistrată de ordonatorul de credite delegat competent și menționată în raportul său anual de activitate.
CAPITOLUL 5
Operațiuni de venituri
Secțiunea 1
Resurse proprii
Articolul 78
Norme aplicabile resurselor proprii
(articolul 76 din Regulamentul financiar)
Ordonatorul de credite stabilește un calendar indicativ referitor la punerea la dispoziția Comisiei a resurselor proprii definite în decizia privind sistemul de resurse proprii ale Uniunii.
Resursele proprii se stabilesc și se recuperează în conformitate cu normele adoptate în temeiul deciziei menționate la primul paragraf.
Secțiunea 2
Estimarea creanțelor
Articolul 79
Estimarea creanțelor
(articolul 77 din Regulamentul financiar)
(1) Estimările creanțelor specifică tipul de venit și postul bugetar la care vor fi contabilizate și, în măsura posibilului, informații privind debitorul și cuantumul estimat al creanțelor.
La întocmirea estimării creanțelor, ordonatorul de credite competent verifică în special:
(a)
contabilizarea venitului la postul bugetar corect;
(b)
corectitudinea și conformitatea estimării cu dispozițiile aplicabile și cu principiul bunei gestiuni financiare.
(2) Sub rezerva articolului 181 alineatul (2) și a articolului 183 alineatul (2) din Regulamentul financiar și a articolului 7 alineatul (2) din prezentul regulament, o estimare a creanțelor nu are ca efect punerea la dispoziție a creditelor de angajament. În cazurile menționate la articolul 21 din Regulamentul financiar, creditele pot fi puse la dispoziție numai după recuperarea efectivă de către Uniune a sumelor datorate.
Secțiunea 3
Constatarea creanțelor
Articolul 80
Procedură
(articolul 78 din Regulamentul financiar)
(1) Constatarea de către ordonatorul de credite competent a unei creanțe constituie recunoașterea dreptului Uniunii asupra unui debitor și stabilirea dreptului de a cere debitorului în cauză plata datoriei.
(2) Ordinul de recuperare este operațiunea prin care ordonatorul de credite competent dă contabilului instrucțiuni pentru recuperarea cuantumului constatat.
(3) Nota de debit informează debitorul că:
(a)
Uniunea a constatat creanța;
(b)
în cazul plății datoriei înainte de scadență, nu se percepe dobândă penalizatoare;
(c)
în cazul nerambursării până la scadența prevăzută la litera (b), datoria este purtătoare de dobândă la rata menționată la articolul 83, fără a aduce atingere niciunei reglementări specifice aplicabile;
(d)
în cazul nerambursării până la scadența menționată la litera (b), instituția recuperează creanța fie prin compensare, fie prin executarea oricărei garanții depuse în avans;
(e)
contabilul poate recupera creanța prin compensare înainte de scadența menționată la litera (b), în cazul în care este necesar să se protejeze interesele financiare ale Uniunii atunci când acesta are motive întemeiate să considere că suma datorată Comisiei ar putea fi pierdută, după ce debitorul a fost informat cu privire la motive și la data recuperării prin compensare;
(f)
dacă, după ce a luat toate măsurile prevăzute la prezentul paragraf literele (a)-(e), suma nu a fost recuperată integral, instituția efectuează recuperarea prin executarea unei decizii obținute fie în conformitate cu articolul 79 alineatul (2) din Regulamentul financiar, fie prin acțiune în justiție.
Ordonatorul de credite imprimă nota de debit și o trimite debitorului. Contabilul este informat cu privire la expedierea acesteia prin sistemul de informare financiară.
Articolul 81
Constatarea creanțelor
(articolul 78 din Regulamentul financiar)
Pentru constatarea unei creanțe, ordonatorul de credite competent se asigură că:
(a)
creanța este certă, în sensul că nu este condiționată;
(b)
creanța este lichidă, exprimată exact în unități monetare;
(c)
creanța este exigibilă și nu face obiectul vreunui termen de plată;
(d)
informațiile privind debitorul sunt corecte;
(e)
suma care trebuie recuperată este contabilizată la postul bugetar corect;
(f)
documentele justificative sunt conforme; și că
(g)
se respectă principiul bunei gestiuni financiare, în special în ceea ce privește criteriile menționate la articolul 91 alineatul (1) litera (a).
Articolul 82
Documentele justificative pentru constatarea creanțelor
(articolul 78 din Regulamentul financiar)
(1) Constatarea unei creanțe se bazează pe documente justificative care certifică dreptul Uniunii.
(2) Înainte de constatarea unei creanțe, ordonatorul de credite competent verifică personal documentele justificative sau confirmă, pe propria sa răspundere, că s-a efectuat această verificare.
(3) Documentele justificative sunt păstrate de ordonatorul de credite în conformitate cu articolul 48.
Articolul 83
Dobândă penalizatoare
(articolul 78 din Regulamentul financiar)
(1) Fără a aduce atingere niciunei dispoziții specifice care derivă din aplicarea reglementărilor sectoriale, orice creanță neplătită la scadența prevăzută la articolul 80 alineatul (3) litera (b) este purtătoare de dobândă în conformitate cu prezentul articol alineatele (2) și (3).
(2) Rata dobânzii pentru creanțele neplătite la scadența prevăzută la articolul 80 alineatul (3) litera (b) este rata utilizată de Banca Centrală Europeană pentru principalele sale operațiuni de refinanțare, astfel cum este publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, seria C, în vigoare în prima zi calendaristică a lunii în care datoria devine scadentă, majorată cu:
(a)
opt puncte procentuale în cazul în care evenimentul generator este un contract de achiziții publice de bunuri și servicii menționat în titlul V;
(b)
trei puncte procentuale și jumătate în toate celelalte cazuri.
(3) Dobânda se calculează de la data calendaristică următoare scadenței prevăzute la articolul 80 alineatul (3) litera (b) și specificată în nota de debit, până la data calendaristică în care creanța este plătită integral.
Ordinul de recuperare corespunzător valorii dobânzii penalizatoare este emis atunci când această dobândă este efectiv încasată.
(4) În cazul amenzilor, dacă debitorul oferă o garanție financiară care este acceptată de contabil în locul plății, rata dobânzii aplicabile de la scadența menționată la articolul 80 alineatul (3) litera (b) este rata menționată la prezentul articol alineatul (2), în vigoare în prima zi a lunii în care decizia privind impunerea unei amenzi a fost adoptată și majorată doar cu un punct procentual și jumătate.
Secțiunea 4
Ordonanțarea recuperărilor
Articolul 84
Întocmirea ordinului de recuperare
(articolul 79 din Regulamentul financiar)
(1) Ordinul de recuperare specifică:
(a)
exercițiul financiar pentru care urmează să se contabilizeze venitul;
(b)
trimiterile la actul sau angajamentul juridic care generează creanța și dă naștere dreptului de recuperare;
(c)
articolul din buget și orice altă subdiviziune care poate fi aplicabilă, inclusiv, dacă este cazul, referințele angajamentului bugetar corespunzător;
(d)
suma de recuperat, exprimată în euro;
(e)
numele și adresa debitorului;
(f)
scadența menționată la articolul 80 alineatul (3) litera (b);
(g)
metoda posibilă de recuperare, inclusiv, în special, recuperarea prin compensare sau executarea oricărei garanții depuse.
(2) Ordinul de recuperare este datat și semnat de ordonatorul de credite competent, apoi trimis contabilului.
(3) Contabilul fiecărei instituții păstrează o listă a sumelor scadente care trebuie recuperate. Creanțele Uniunii sunt grupate în listă în funcție de data emiterii ordinului de recuperare. Contabilul transmite această listă contabilului Comisiei.
Contabilul Comisiei pregătește o listă consolidată care indică sumele scadente pe instituție și pe data emiterii ordinului de recuperare. Lista se anexează la raportul Comisiei privind gestiunea bugetară și financiară.
(4) Pentru a consolida protecția intereselor financiare ale Uniunii, Comisia întocmește o listă a creanțelor Uniunii, precizând numele debitorilor și cuantumul creanței, atunci când debitorul a fost obligat printr-o hotărâre judecătorească având forță de res judicata să ramburseze suma și atunci când nu s-a efectuat nicio rambursare substanțială în termen de un an de la pronunțarea hotărârii. Lista se publică, ținând seama în mod corespunzător de protecția datelor cu caracter personal, în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
În ceea ce privește datele cu caracter personal care se referă la persoane fizice, informațiile publicate se elimină după rambursarea integrală a sumei datorate. Aceeași dispoziție se aplică în cazul datelor cu caracter personal care se referă la persoane juridice a căror denumire oficială identifică una sau mai multe persoane fizice.
Decizia de includere a debitorului pe lista creanțelor Uniunii este luată în conformitate cu principiul proporționalității și ține seama, în special, de importanța sumei.
Articolul 85
Decizie executorie în beneficiul altor instituții
[articolul 79 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Situațiile excepționale menționate la articolul 79 alineatul (2) din Regulamentul financiar survin atunci când posibilitatea ca plata să fie efectuată în mod voluntar și ca creanța să fie recuperată prin compensare, astfel cum se prevede la articolul 80 alineatul (1) din Regulamentul financiar, a fost epuizată de instituția în cauză, iar creanța reprezintă o sumă semnificativă.
(2) În cazul menționat la alineatul (1), instituțiile vizate, altele decât cele menționate în temeiul articolului 299 din TFUE, pot solicita Comisiei să adopte o decizie executorie.
(3) În toate cazurile, decizia executorie specifică faptul că sumele revendicate sunt înscrise în secțiunea din buget corespunzătoare instituției respective, care acționează în calitate de ordonator de credite. Veniturile se înregistrează ca venituri generale, cu excepția situației în care acestea se încadrează în cazurile specificate de venituri alocate, astfel cum se prevede la articolul 21 alineatul (3) din Regulamentul financiar.
(4) Instituția solicitantă informează Comisia cu privire la orice eveniment care ar putea să afecteze recuperarea și intervine în sprijinul Comisiei în cazul exercitării unei căi de atac împotriva deciziei executorii.
(5) Comisia și instituția respectivă convin asupra modalităților practice de punere în aplicare a prezentului articol.
Secțiunea 5
Recuperarea
Articolul 86
Formalități de încasare
(articolul 80 din Regulamentul financiar)
(1) La recuperarea unei creanțe, contabilul o înregistrează în contabilitate și informează ordonatorul de credite competent.
(2) Pentru fiecare plată în numerar făcută contabilului sau administratorului contului de avans se eliberează o chitanță.
(3) Rambursarea parțială de către un debitor care face obiectul mai multor ordine de recuperare se impută în primul rând asupra creanței celei mai vechi, cu excepția cazului în care se specifică altfel de către debitor.
Orice plată parțială acoperă mai întâi dobânda.
Articolul 87
Recuperarea prin compensare
(articolul 80 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul în care debitorul are asupra Uniunii o creanță care este certă, astfel cum este definită la articolul 81 litera (a), lichidă și exigibilă pentru o sumă stabilită printr-un ordin de plată, după scadența prevăzută la articolul 80 alineatul (3) litera (b), contabilul recuperează creanța constatată prin compensare.
În circumstanțe excepționale, atunci când este necesar să se protejeze interesele financiare ale Uniunii, în cazul în care contabilul are motive întemeiate să considere că sumele datorate Uniunii ar putea fi pierdute, acesta recuperează creanțele prin compensare înainte de scadența menționată la articolul 80 alineatul (3) litera (b).
Contabilul recuperează, de asemenea, creanțele prin compensare înainte de scadența menționată la articolul 80 alineatul (3) litera (b) în cazul în care debitorul este de acord.
(2) Înainte de efectuarea unei recuperări în conformitate cu alineatul (1), contabilul consultă ordonatorul de credite competent și informează debitorii implicați.
Atunci când debitorul este o autoritate națională sau una dintre entitățile administrative ale acesteia, contabilul informează, de asemenea, statul membru respectiv cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte cu privire la intenția sa de a recurge la recuperare prin compensare. Cu toate acestea, de comun acord cu statul membru sau entitatea administrativă în cauză, contabilul poate efectua recuperarea prin compensare înaintea de expirarea scadenței.
(3) Compensarea menționată la alineatul (1) are același efect ca și o plată, prin aceasta achitându-se Uniunii creanța și, dacă este cazul, dobânda datorată.
Articolul 88
Procedura de recuperare în urma neefectuării plății în mod voluntar
(articolele 79 și 80 din Regulamentul financiar)
(1) Fără a aduce atingere articolului 87, dacă creanța nu a fost recuperată integral până la scadența prevăzută la articolul 80 alineatul (3) litera (b) și specificată în nota de debit, contabilul informează ordonatorul de credite competent și inițiază fără întârziere procedura de recuperare prin orice mijloace legale, inclusiv, dacă este cazul, prin executarea oricărei garanții depuse în avans.
(2) Fără a aduce atingere articolului 87, în cazul în care nu se poate utiliza metoda de recuperare menționată la prezentul articol alineatul (1) și debitorul nu plătește ca răspuns la scrisoarea de punere în întârziere trimisă de contabil, acesta din urmă execută o decizie de recuperare obținută fie în conformitate cu articolul 79 alineatul (2) din Regulamentul financiar, fie prin acțiune în justiție.
Articolul 89
Termen suplimentar pentru efectuarea plății
(articolul 80 din Regulamentul financiar)
Contabilul, în colaborare cu ordonatorul de credite competent, poate acorda un termen suplimentar pentru efectuarea plății numai la cererea scrisă și motivată corespunzător a debitorului și sub rezerva îndeplinirii următoarelor două condiții:
(a)
debitorul se angajează să plătească dobândă, la rata specificată la articolul 83, pentru întreaga perioadă suplimentară acordată, începând cu scadența prevăzută la articolul 80 alineatul (3) litera (b);
(b)
pentru protejarea drepturilor Uniunii, debitorul depune o garanție financiară, acceptată de contabilul instituției, care acoperă creanța exigibilă, atât în ceea ce privește suma principală, cât și dobânda.
Garanția menționată la primul paragraf litera (b) poate fi înlocuită cu o garanție personală și solidară depusă de un terț aprobată de contabilul instituției.
În circumstanțe excepționale, în urma unei solicitări din partea debitorului, contabilul poate renunța la cerința unei garanții menționate la primul paragraf litera (b) în cazul în care, pe baza evaluării sale, debitorul este dispus și în măsură să efectueze plata în perioada suplimentară, dar nu mai poate depune o astfel de garanție și se află într-o situație dificilă.
Articolul 90
Recuperarea amenzilor sau a altor penalități
(articolele 80 și 83 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul în care se introduce o acțiune în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene împotriva unei decizii a Comisiei de impunere a unei amenzi sau a altor penalități în temeiul TFUE sau al Tratatului Euratom și până când toate căile legale de atac au fost epuizate, debitorul fie plătește cu titlu provizoriu sumele respective în contul bancar desemnat de contabil, fie furnizează o garanție financiară acceptată de contabil. Garanția este independentă de obligația plății amenzii sau a penalității cu titlu cominatoriu sau a altor penalități și se execută de la primul apel. Aceasta acoperă valoarea creanței principale și a dobânzii datorate, astfel cum se prevede la articolul 83 alineatul (4).
(2) Comisia asigură sumele încasate cu titlu provizoriu prin investirea acestora în active financiare, garantând astfel securitatea și lichiditatea fondurilor și vizând, de asemenea, generarea unui randament pozitiv.
(3) După epuizarea tuturor căilor legale de atac și în cazul în care amenda sau penalitatea a fost confirmată, se iau oricare dintre următoarele măsuri:
(a)
sumele încasate cu titlu provizoriu, dobânda și alte sume generate de acestea sunt înscrise în buget în conformitate cu articolul 83 din Regulamentul financiar, cel târziu în exercițiul financiar următor anului în care toate căile legale de atac au fost epuizate;
(b)
în cazul în care s-a depus o garanție financiară, aceasta este executată și sumele corespunzătoare sunt înscrise în buget.
În cazul în care valoarea amenzii sau a penalității a fost majorată de Curte, primul paragraf literele (a) și (b) se aplică sumelor prevăzute în decizia Comisiei și contabilul încasează suma corespunzătoare majorării, care va fi înscrisă în buget.
(4) După ce toate căile legale de atac au fost epuizate și în cazul în care amenda sau penalitatea a fost anulată sau redusă, se iau oricare dintre următoarele măsuri:
(a)
sumele încasate în mod nejustificat și dobânda generată sunt rambursate terțului respectiv. În cazurile în care rentabilitatea globală generată pentru perioada relevantă a fost negativă, valoarea nominală a sumelor încasate în mod nejustificat se rambursează;
(b)
în cazul în care s-a depus o garanție financiară, aceasta se eliberează în consecință.
Articolul 91
Renunțarea la recuperarea unei creanțe constatate
(articolul 80 din Regulamentul financiar)
(1) Ordonatorul de credite competent poate renunța integral sau parțial la o creanță constatată numai în următoarele cazuri:
(a)
atunci când costurile previzibile ale recuperării ar depăși suma care trebuie recuperată și renunțarea nu ar dăuna imaginii Uniunii;
(b)
atunci când creanța nu poate fi recuperată din cauza vechimii ei sau a insolvabilității debitorului;
(c)
atunci când recuperarea nu este conformă cu principiul proporționalității.
(2) În cazurile menționate la alineatul (1) litera (c), ordonatorul de credite competent acționează în conformitate cu procedurile instituite în prealabil în cadrul fiecărei instituții și aplică, în toate circumstanțele, următoarele criterii obligatorii:
(a)
faptele, ținând cont de gravitatea neregulii care generează constatarea creanței (fraudă, recidivă, intenție, diligență, bună credință, eroare manifestă);
(b)
impactul pe care renunțarea la recuperare l-ar avea asupra funcționării Uniunii și asupra intereselor financiare ale acesteia (suma în cauză, riscul de stabilire a unui precedent, subminarea autorității legii).
În funcție de circumstanțele cazului, ordonatorul de credite competent poate ține seama, de asemenea, de următoarele criterii suplimentare:
(a)
orice denaturare a concurenței care ar fi cauzată de renunțarea la recuperare;
(b)
daunele economice și sociale care ar fi cauzate de recuperarea integrală a creanței.
(3) Decizia de renunțare menționată la articolul 80 alineatul (2) din Regulamentul financiar este motivată și menționează eforturile depuse pentru asigurarea recuperării și elementele de drept și de fapt pe care se bazează renunțarea. Ordonatorul de credite competent renunță la recuperare în conformitate cu articolul 84.
(4) Renunțarea la recuperarea unei creanțe constatate nu poate fi delegată de instituție în niciunul dintre următoarele cazuri:
(a)
dacă suma la care se renunță este egală cu sau mai mare de 1 000 000 EUR;
(b)
dacă suma la care se renunță este egală cu sau mai mare de 100 000 EUR, în cazul în care reprezintă sau depășește 25 % din creanța constatată.
Sub limitele prevăzute la primul paragraf, fiecare instituție stabilește în normele sale interne condițiile și procedura de delegare a competenței de renunțare la recuperarea unei creanțe constatate.
(5) Fiecare instituție transmite Parlamentului European și Consiliului un raport anual privind renunțările menționate la prezentul articol alineatele (1)-(4), care implică 100 000 EUR sau mai mult. În cazul Comisiei, raportul respectiv se anexează la rezumatul rapoartelor anuale de activitate menționate la articolul 66 alineatul (9) din Regulamentul financiar.
Articolul 92
Anularea unei creanțe constatate
(articolul 80 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul unei erori, ordonatorul de credite competent anulează total sau parțial creanța constatată în conformitate cu articolele 82 și 84 și motivează corespunzător această decizie.
(2) Fiecare instituție stabilește în normele sale interne condițiile și procedura de delegare a competenței de anulare a unei creanțe constatate.
Articolul 93
Norme în materie de termene de prescripție
(articolul 81 din Regulamentul financiar)
(1) Termenul de prescripție pentru creanțele deținute de Uniune în raport cu terți începe să curgă la expirarea scadenței comunicate debitorului în nota de debit, astfel cum se prevede la articolul 80 alineatul (3) litera (b).
Termenul de prescripție pentru creanțele deținute de terți în raport cu Uniunea începe să curgă la data la care este exigibilă plata creanței terțului în cauză, în conformitate cu angajamentul juridic corespunzător.
(2) Termenul de prescripție pentru creanțele deținute de Uniune în raport cu terți este întrerupt prin orice act al unei instituții sau al unui stat membru care acționează la solicitarea unei instituții, notificat terțului și vizând recuperarea creanței.
Termenul de prescripție pentru creanțele terților față de Uniune este întrerupt prin orice act notificat Uniunii de către creditorii acesteia, sau în numele acestora, care vizează recuperarea creanței.
(3) Un nou termen de prescripție de cinci ani începe să curgă în ziua următoare întreruperilor menționate la alineatul (2).
(4) Orice acțiune în justiție referitoare la o creanță, astfel cum este menționată la alineatul (1), inclusiv acțiunile introduse în fața unei instanțe care declară ulterior că nu are competență în materie, întrerupe termenul de prescripție. Noul termen de prescripție de cinci ani începe să curgă numai de la data pronunțării unei hotărâri cu forță de res judicata sau de la data la care se ajunge la o soluționare extrajudiciară între părțile la aceeași acțiune.
(5) Atunci când contabilul acordă debitorului un termen de plată suplimentar, în conformitate cu articolul 89, aceasta se consideră a fi o întrerupere a termenului de prescripție. Noul termen de prescripție de cinci ani începe să curgă în ziua următoare expirării termenului de plată prelungit.
(6) Creanțele nu se recuperează după expirarea termenului de prescripție, astfel cum este stabilit la alineatele (1)-(5).
CAPITOLUL 6
Operațiuni de cheltuieli
Articolul 94
Decizia de finanțare
(articolul 84 din Regulamentul financiar)
(1) Decizia de finanțare precizează elementele esențiale ale unei acțiuni care implică cheltuieli bugetare.
(2) Decizia de finanțare menționează în special următoarele:
(a)
în cazul granturilor:
(i)
trimiterea la actul de bază și la linia bugetară;
(ii)
prioritățile pentru anul respectiv, obiectivele de îndeplinit și rezultatele preconizate pentru creditele autorizate pentru exercițiul financiar;
(iii)
criteriile esențiale de eligibilitate, selecție și atribuire care trebuie utilizate în alegerea propunerilor;
(iv)
rata maximă posibilă de cofinanțare și, în cazul în care se anticipează rate diferite, criteriile de urmat pentru fiecare rată;
(v)
planificarea și valoarea indicativă a cererilor de propuneri;
(b)
în cazul achizițiilor:
(i)
pachetul bugetar global rezervat achizițiilor pentru anul respectiv;
(ii)
numărul aproximativ și tipul contractelor preconizate și, în cazul în care este posibil, subiectul acestora în termeni generici;
(iii)
calendarul orientativ pentru lansarea procedurilor de achiziții;
(c)
în cazul fondurilor fiduciare menționate la articolul 187 din Regulamentul financiar:
(i)
trimiterea la actul de bază și la linia bugetară;
(ii)
creditele rezervate fondului fiduciar pentru anul respectiv, împreună cu sumele planificate pe durata sa;
(iii)
obiectivele fondului fiduciar și durata sa;
(iv)
regulile de administrare a fondului fiduciar;
(v)
posibilitatea de a încredința sarcini de execuție bugetară entităților și persoanelor menționate la articolul 187 alineatul (2) din Regulamentul financiar;
(d)
în cazul premiilor:
(i)
trimiterea la actul de bază și la linia bugetară;
(ii)
obiectivele care trebuie îndeplinite și rezultatele preconizate;
(iii)
condițiile esențiale de participare și criteriile de atribuire;
(iv)
calendarul concursului și valoarea premiului sau a premiilor;
(e)
în cazul instrumentelor financiare:
(i)
trimiterea la actul de bază și la linia bugetară;
(ii)
obiectivele care trebuie îndeplinite și rezultatele preconizate;
(iii)
suma alocată instrumentului financiar;
(iv)
calendarul orientativ de punere în aplicare.
(3) În cazul în care programul de lucru menționat la articolul 128 din Regulamentul financiar conține informațiile prevăzute la alineatul (2) litera (a) din prezentul articol privind granturile finanțate din creditele autorizate pentru exercițiul financiar, decizia de adoptare a acestora se consideră a fi decizia de finanțare pentru aceste granturi.
În ceea ce privește achizițiile, fondurile fiduciare, premiile și instrumentele financiare, în cazul în care executarea creditelor corespunzătoare autorizate pentru exercițiul financiar este prevăzută de un program de lucru care conține informațiile menționate la alineatul (2) literele (b), (c), (d) și (e) din prezentul articol, decizia de adoptare a acestui program de lucru este, de asemenea, considerată a fi decizia de finanțare pentru contractele de achiziții, fondurile fiduciare, premiile și instrumentele financiare în cauză.
În cazul în care programul de lucru nu conține astfel de informații privind una sau mai multe acțiuni, acesta trebuie modificat în consecință sau trebuie adoptată o decizie specifică de finanțare pentru acțiunile în cauză.
(4) Fără a aduce atingere niciunei dispoziții specifice a unui act de bază, orice modificare semnificativă a unei decizii de finanțare deja adoptate urmează aceeași procedură ca și decizia inițială.
Secțiunea 1
Angajarea cheltuielilor
Articolul 95
Angajamente globale și provizorii
(articolul 85 din Regulamentul financiar)
(1) Angajamentul bugetar global se execută fie prin încheierea unui acord de finanțare, care prevede la rândul său încheierea unuia sau mai multor angajamente juridice ulterioare, fie prin încheierea unuia sau mai multor angajamente juridice.
Acordurile de finanțare din domeniul asistenței financiare directe acordate țărilor terțe - în care se încadrează și sprijinul bugetar - care constituie angajamente juridice, pot conduce la plăți fără încheierea unor alte angajamente juridice.
(2) Angajamentul bugetar provizoriu se execută fie prin încheierea unuia sau mai multor angajamente juridice care dau naștere unui drept la plăți ulterioare, fie direct prin plăți, în cazul cheltuielilor aferente gestiunii personalului sau în cazul activităților de comunicare efectuate de către instituții pentru acoperirea evenimentelor Uniunii.
Articolul 96
Adoptarea unui angajament global
(articolul 85 din Regulamentul financiar)
(1) Un angajament global se constituie în temeiul unei decizii de finanțare.
Angajamentul global se constituie cel târziu înainte de luarea deciziei privind selectarea beneficiarilor și, în cazul în care executarea creditelor în cauză implică adoptarea unui program de lucru în sensul articolului 188, cel mai devreme după adoptarea programului în cauză.
(2) Dacă angajamentul global se execută prin încheierea unui acord de finanțare, alineatul (1) al doilea paragraf nu se aplică.
Articolul 97
Semnătura unică
(articolul 85 din Regulamentul financiar)
(1) Regula conform căreia trebuie să existe un semnatar unic pentru angajamentul bugetar și pentru angajamentul juridic aferent poate să nu se aplice doar în următoarele cazuri:
(a)
atunci când angajamentele sunt provizorii;
(b)
atunci când angajamentele globale se referă la acorduri de finanțare cu țări terțe;
(c)
atunci când decizia instituției constituie angajamentul juridic;
(d)
atunci când angajamentul global este executat printr-o serie de angajamente juridice, pentru care sunt responsabili ordonatori de credite diferiți;
(e)
atunci când, în cadrul conturilor de avans disponibile pentru acțiuni externe, angajații unităților locale menționate la articolul 72 trebuie să semneze angajamente juridice pe baza instrucțiunilor ordonatorului de credite competent, care rămâne, cu toate acestea, competent pe deplin pentru tranzacția de bază;
(f)
atunci când o instituție a delegat competențe de ordonator de credite directorului unui oficiu european interinstituțional în temeiul articolului 199 alineatul (1) din Regulamentul financiar.
(2) Dacă ordonatorul de credite competent care a semnat angajamentul bugetar este și rămâne indisponibil pentru o perioadă incompatibilă cu termenele-limită de încheiere a angajamentului juridic, angajamentul juridic în cauză este încheiat de către persoana desemnată conform regulilor de suplinire adoptate de fiecare instituție, cu condiția ca persoana în cauză să aibă statutul de ordonator de credite în conformitate cu articolul 65 alineatul (3) din Regulamentul financiar.
Articolul 98
Cheltuieli administrative acoperite de angajamente provizorii
(articolul 85 din Regulamentul financiar)
Printre elementele considerate drept cheltuieli administrative curente care pot da naștere unor angajamente provizorii se numără următoarele:
(a)
cheltuielile cu personalul, supus sau nu Statutului funcționarilor, cheltuielile cu alte resurse umane, cu pensiile și cu remunerarea experților;
(b)
cheltuielile legate de membrii instituției;
(c)
cheltuielile de formare;
(d)
cheltuielile pentru concursuri, selecție și recrutare;
(e)
cheltuieli de delegație;
(f)
cheltuielile de reprezentare;
(g)
cheltuielile aferente reuniunilor;
(h)
interpreții și traducătorii independenți;
(i)
schimburile de funcționari;
(j)
închirierile repetate de bunuri mobile și imobile sau plățile recurente legate de contracte de achiziții de bunuri imobiliare în sensul articolului 121 din prezentul regulament sau tranșele de împrumut în temeiul articolului 203 alineatul (8) din Regulamentul financiar;
(k)
asigurările diverse;
(l)
curățenia, întreținerea și securitatea;
(m)
cheltuielile sociale și medicale;
(n)
utilizarea de servicii de telecomunicații;
(o)
cheltuielile financiare;
(p)
cheltuielile de judecată;
(q)
daunele, inclusiv dobânzile;
(r)
echipamentele de lucru;
(s)
apa, gazul și electricitatea;
(t)
publicațiile pe suport de hârtie sau în versiune electronică;
(u)
activitățile de comunicare efectuate de către instituții pentru mediatizarea evenimentelor Uniunii.
Articolul 99
Înregistrarea angajamentelor juridice individuale
(articolul 86 din Regulamentul financiar)
În cazul unui angajament bugetar global urmat de unul sau mai multe angajamente juridice individuale, ordonatorul de credite competent înregistrează în contabilitatea centrală cuantumurile acestor angajamente juridice individuale succesive.
Înregistrarea în contabilitate indică referințele angajamentului global în contul căruia sunt contabilizate angajamentele individuale.
Ordonatorul de credite competent înregistrează sumele în contabilitate înainte de a semna angajamentul juridic individual corespondent, cu excepția cazurilor menționate la articolul 86 alineatul (4) al patrulea paragraf din Regulamentul financiar.
În toate cazurile, ordonatorul de credite competent se asigură că suma cumulată nu este mai mare decât cuantumul angajamentului global care acoperă aceste sume.
Secțiunea 2
Lichidarea cheltuielilor
Articolul 100
Lichidarea și acordarea mențiunii „bun de plată”
(articolul 88 din Regulamentul financiar)
(1) Lichidarea oricărei cheltuieli se bazează pe documente justificative în sensul articolului 110 care atestă dreptul creditorului, pe baza unei situații a serviciilor efectiv prestate, a bunurilor efectiv livrate sau a lucrărilor efectiv executate ori pe baza altor documente care justifică plata, inclusiv plățile recurente aferente abonamentelor sau cursurilor de formare.
(2) Ordonatorul de credite competent verifică personal documentele justificative sau atestă, pe propria răspundere, efectuarea verificării, înainte de luarea deciziei de lichidare a cheltuielii.
(3) Decizia de lichidare este exprimată prin semnarea unei mențiuni „bun de plată” de către ordonatorul de credite competent sau de către angajatul competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător printr-o decizie oficială a ordonatorului de credite și sub responsabilitatea acestuia, în conformitate cu articolul 65 alineatul (5) din Regulamentul financiar. Aceste decizii de împuternicire se păstrează pentru referințe ulterioare.
Articolul 101
Acordarea mențiunii „conform cu realitatea” pentru plățile de prefinanțare
(articolul 88 din Regulamentul financiar)
În cazul plăților de prefinanțare, ordonatorul de credite competent sau un angajat competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de către ordonatorul de credite competent, acordă mențiunea „conform cu realitatea” pentru a certifica faptul că au fost respectate condițiile impuse în angajamentul juridic pentru plata prefinanțării.
Articolul 102
Acordarea mențiunii „bun de plată” pentru plățile intermediare și plata soldului în cazul contractelor de achiziție
(articolul 88 din Regulamentul financiar)
Pentru plățile intermediare și plata soldului corespunzătoare contractelor de achiziție, mențiunea „bun de plată” certifică faptul că:
(a)
instituția a primit și a înregistrat oficial o factură întocmită de către contractant;
(b)
factura în sine sau un document intern care însoțește factura primită a primit mențiunea „conform cu realitatea” și a fost semnată de către ordonatorul de credite competent sau de un angajat competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de către ordonatorul de credite competent;
(c)
toate aspectele facturii au fost verificate de către ordonatorul de credite competent sau pe răspunderea sa pentru a se stabili în special suma de plată și valabilitatea plății ca stingere a datoriei.
Mențiunea „conform cu realitatea” de la primul paragraf litera (b) certifică faptul că serviciile prevăzute în contract au fost prestate în mod corespunzător, că bunurile prevăzute în contract au fost livrate în mod corespunzător sau că lucrările prevăzute în contract au fost executate în mod corespunzător. Pentru bunuri și lucrări, funcționarul sau un alt angajat competent din punct de vedere tehnic întocmește un certificat provizoriu de recepție, apoi un certificat final de recepție la sfârșitul perioadei de garanție prevăzute în contract. Aceste două certificate sunt echivalente cu mențiunea „conform cu realitatea”.
Pentru plățile recurente, inclusiv plata abonamentelor sau cursurilor de formare, mențiunea „conform cu realitatea” certifică faptul că dreptul creditorului este atestat de documentele relevante care justifică plata.
Articolul 103
Acordarea mențiunii „bun de plată” pentru plățile intermediare și plata soldului în cazul granturilor
(articolul 88 din Regulamentul financiar)
Pentru plățile intermediare și plata soldului corespunzătoare granturilor, mențiunea „bun de plată” certifică faptul că:
(a)
instituția a primit și a înregistrat oficial o solicitare de plată întocmită de beneficiar;
(b)
solicitarea de plată în sine sau un document intern care însoțește declarația de cheltuieli primită a obținut mențiunea „conform cu realitatea” și a fost semnată de un funcționar sau de un alt agent competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de către ordonatorul de credite competent;
(c)
toate aspectele solicitării de plată au fost verificate de către ordonatorul de credite competent sau pe răspunderea sa pentru a se determina în special suma de plată și valabilitatea plății ca stingere a datoriei.
Prin acordarea mențiunii prevăzute la primul paragraf litera (b), funcționarul sau un alt agent competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de către ordonatorul de credite competent, certifică faptul că acțiunea sau programul de lucru desfășurat de către beneficiar respectă din toate punctele de vedere acordul de grant sau decizia privind grantul, precum și faptul că, acolo unde este cazul, costurile declarate de beneficiar sunt eligibile.
Articolul 104
Acordarea mențiunii „bun de plată” pentru cheltuielile cu personalul
(articolul 88 din Regulamentul financiar)
Pentru plățile corespunzătoare cheltuielilor cu personalul, mențiunea „bun de plată” certifică existența următoarelor documente justificative:
(a)
pentru salariul lunar:
(i)
lista completă a personalului, cu menționarea tuturor componentelor remunerației;
(ii)
un formular (fișă de informații personale) întocmit pe baza deciziilor luate pentru fiecare caz separat, care să prezinte, ori de câte ori are loc o astfel de modificare, orice modificare a oricărei componente a remunerației;
(iii)
în cazul recrutărilor sau numirilor de personal, o copie autentificată a deciziei de recrutare sau de numire care însoțește validarea primei plăți a salariului;
(b)
pentru alte remunerații, precum cele pentru personalul plătit cu ora sau cu ziua: o declarație semnată de membrul autorizat al personalului care să indice zilele și orele lucrate;
(c)
pentru orele suplimentare: o declarație semnată de membrul autorizat al personalului care să ateste numărul de ore suplimentare lucrate;
(d)
pentru cheltuielile de delegație:
(i)
ordinul de deplasare semnat de autoritatea competentă;
(ii)
decontul cheltuielilor de delegație, semnat de membrul personalului aflat în delegație și de superiorul administrativ căruia i-au fost delegate competențele adecvate, în cazul în care cheltuielile de delegație sunt diferite față de ordinul de delegație;
(e)
pentru alte cheltuieli administrative aferente personalului, printre care și abonamentele sau cursurile de formare care, conform contractului, trebuie plătite în avans: documentele justificative privind decizia în temeiul căreia s-a efectuat cheltuiala, cu prezentarea tuturor componentelor calculului.
Decontul cheltuielilor de delegație menționat la primul paragraf litera (d) punctul (ii) indică locul delegației, data și ora de plecare și sosire la locul misiunii, cheltuielile de călătorie, de ședere și alte cheltuieli autorizate în mod corespunzător pe baza documentelor justificative.
Articolul 105
Forma materială a mențiunii „bun de plată”
(articolul 88 din Regulamentul financiar)
Într-un sistem necomputerizat, mențiunea „bun de plată” ia forma unei ștampile care încorporează semnătura ordonatorului de credite competent sau a unui angajat competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de ordonatorul de credite competent în conformitate cu articolul 100. Într-un sistem computerizat, mențiunea „bun de plată” ia forma unei validări electronice securizate de către ordonatorul de credite competent sau de un angajat competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de ordonatorul de credite competent.
Articolul 106
Forma materială a mențiunii „conform cu realitatea”
(articolul 88 din Regulamentul financiar)
Într-un sistem necomputerizat, mențiunea „conform cu realitatea” ia forma unei ștampile care încorporează semnătura ordonatorului de credite competent sau a unui angajat competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de ordonatorul de credite competent în conformitate cu articolul 101. Într-un sistem computerizat, mențiunea „conform cu realitatea” poate lua forma unei validări electronice securizate de către angajatul competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de ordonatorul de credite competent.
Secțiunea 3
Ordonanțarea plăților
Articolul 107
Verificarea plăților de către ordonatorul de credite
(articolul 89 din Regulamentul financiar)
La întocmirea ordinului de plată, ordonatorul de credite competent se asigură că:
(a)
ordinul de plată a fost emis corespunzător, adică a fost luată o decizie prealabilă de validare sub forma mențiunii „bun de plată”, informațiile despre beneficiar sunt corecte și creanța acestuia este exigibilă;
(b)
ordinul de plată corespunde angajamentului bugetar în contul căruia a fost înregistrat;
(c)
cheltuiala este înregistrată la postul bugetar corect;
(d)
există credite disponibile.
Articolul 108
Mențiuni obligatorii pe ordinele de plată și transmiterea către contabil
(articolul 89 din Regulamentul financiar)
(1) Ordinul de plată menționează:
(a)
exercițiul financiar pentru care se contabilizează cheltuiala;
(b)
articolul din buget și orice altă subdiviziune aplicabilă;
(c)
referințele angajamentului juridic care dă naștere dreptului la plată;
(d)
referințele angajamentului bugetar în contul căruia este contabilizat;
(e)
suma de plată, exprimată în euro;
(f)
numele, adresa și coordonatele bancare ale beneficiarului;
(g)
obiectul cheltuielii;
(h)
mijlocul de plată;
(i)
înregistrarea bunurilor în stoc în conformitate cu articolul 248.
(2) Ordinul de plată este datat și semnat de către ordonatorul de credite competent, fiind apoi trimis contabilului.
Secțiunea 4
Plata cheltuielii
Articolul 109
Tipuri de plăți
(articolul 90 din Regulamentul financiar)
(1) Prefinanțarea furnizează un fond de trezorerie. Aceasta poate fi defalcată în mai multe plăți în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare.
(2) O plată intermediară, care poate fi repetată, poate acoperi cheltuielile suportate pentru punerea în aplicare a deciziei sau acordului sau pentru plata serviciilor, bunurilor sau lucrărilor realizate și/sau livrate în etapele intermediare ale contractului. Aceasta poate solda prefinanțarea integral sau parțial, fără să aducă atingere dispozițiilor actului de bază.
(3) Soldarea cheltuielilor se realizează sub forma plății soldului, care nu poate fi repetată și care soldează toate plățile precedente, sau a unui ordin de recuperare.
Articolul 110
Documente justificative
(articolul 90 din Regulamentul financiar)
(1) Prefinanțarea, inclusiv în cazurile în care este defalcată în mai multe plăți, se plătește fie pe baza contractului, deciziei, acordului sau actului de bază, fie pe baza documentelor justificative care permit verificarea respectării termenilor contractului, deciziei sau acordului în cauză. În cazul în care în acele instrumente este stabilită o dată pentru plata unei prefinanțări, plata sumei datorate nu depinde de o cerere suplimentară.
(2) Plățile intermediare și plățile soldurilor se bazează pe documente justificative care permit să se verifice dacă acțiunea finanțată s-a desfășurat în conformitate cu actul de bază sau cu decizia sau în conformitate cu termenii contractului sau ai acordului.
(3) Ordonatorul de credite competent stabilește, cu respectarea principiului bunei gestiuni financiare, natura documentelor justificative menționate la prezentul articol, în conformitate cu actul de bază, deciziile, contractele și acordurile. Rapoartele intermediare și finale de execuție tehnică și financiară constituie documentele justificative în sensul alineatului (2).
(4) Documentele justificative sunt păstrate de ordonatorul de credite competent, în conformitate cu articolul 48.
Secțiunea 5
Termenele pentru operațiunile de cheltuieli
Articolul 111
Termene de plată și dobânzi penalizatoare
(articolul 92 din Regulamentul financiar)
(1) Se consideră că termenul permis pentru efectuarea plăților include lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor.
Acesta începe să curgă de la data la care este primită o cerere de plată.
Cererea de plată se înregistrează de către departamentul autorizat al ordonatorului de credite competent cât mai curând posibil și se consideră ca fiind primită la data la care este înregistrată.
Data plății se consideră a fi data la care se debitează contul instituției.
(2) O cerere de plată include următoarele elemente esențiale:
(a)
datele de identificare ale creditorului;
(b)
suma;
(c)
moneda;
(d)
data.
În cazul în care cel puțin un element esențial lipsește, cererea de plată este respinsă.
Creditorul este informat în scris cu privire la respingere și la motivele acesteia cât mai curând posibil și, în orice caz, în termen de 30 de zile calendaristice de la data la care cererea de plată a fost primită.
(3) În cazul suspendării prevăzute la articolul 92 alineatul (2) din Regulamentul financiar, termenul de plată restant începe să curgă din nou de la data la care sunt primite informațiile solicitate sau documentele revizuite sau la care sunt efectuate verificările suplimentare necesare, inclusiv verificările la fața locului.
(4) La expirarea termenelor de plată prevăzute la articolul 92 alineatul (1) din Regulamentul financiar, creditorul are dreptul la plata unor dobânzi, în conformitate cu următoarele condiții:
(a)
ratele dobânzilor sunt cele menționate la articolul 83 alineatul (2) din prezentul regulament;
(b)
dobânda se plătește pentru perioada scursă începând din ziua calendaristică ce urmează datei expirării termenului-limită de plată prevăzut la articolul 92 alineatul (1) din Regulamentul financiar și până în ziua plății.
Cu toate acestea, atunci când dobânda calculată în conformitate cu dispozițiile primului paragraf este mai mică sau egală cu 200 EUR, aceasta se plătește creditorului numai la cererea acestuia, depusă în termen de două luni de la primirea plății întârziate.
(5) Fiecare instituție transmite Parlamentului European și Consiliului un raport cu privire la respectarea termenelor-limită și la suspendarea termenelor-limită prevăzute la articolul 92 din Regulamentul financiar. Raportul Comisiei se anexează la rezumatul rapoartelor anuale de activitate menționate la articolul 66 alineatul (9) din Regulamentul financiar.
CAPITOLUL 7
Sistemele informatice
Articolul 112
Descrierea sistemelor informatice
(articolul 93 din Regulamentul financiar)
Atunci când se utilizează sisteme și subsisteme computerizate pentru procesarea operațiunilor de execuție bugetară, este necesară o descriere completă și actualizată a fiecărui sistem sau subsistem.
Fiecare descriere definește conținutul fiecărui câmp de date și prezintă modul în care sistemul tratează fiecare operațiune. Fiecare descriere prezintă în detaliu modul în care sistemul garantează existența unei piste complete de audit pentru fiecare operațiune.
Articolul 113
Salvarea periodică
(articolul 93 din Regulamentul financiar)
Datele din sistemele și subsistemele computerizate se salvează periodic și se păstrează într-un loc sigur.
CAPITOLUL 8
Auditorul intern
Articolul 114
Numirea auditorului intern
(articolul 98 din Regulamentul financiar)
(1) Fiecare instituție numește un auditor intern în conformitate cu modalitățile adaptate caracteristicilor și cerințelor sale proprii. Instituția informează Parlamentul European și Consiliul cu privire la numirea auditorului intern.
(2) Fiecare instituție determină, în conformitate cu caracteristicile și cerințele sale proprii, sfera misiunii auditorului intern și stabilește obiectivele și procedurile detaliate pentru exercitarea funcției de auditor intern cu respectarea standardelor internaționale pentru auditul intern.
(3) Instituția poate numi ca auditor intern, grație competențelor sale speciale, un funcționar sau un alt angajat care intră sub incidența Statutului funcționarilor, ales din rândul resortisanților statelor membre.
(4) Dacă două sau mai multe instituții numesc același auditor intern, acestea iau măsurile necesare pentru ca auditorul în cauză să fie declarat răspunzător pentru acțiunile sale în conformitate cu articolul 119.
(5) În momentul în care sarcinile auditorului intern încetează, instituția informează Parlamentul European și Consiliul cu privire la acest lucru.
Articolul 115
Resursele de care dispune auditorul intern
(articolul 99 din Regulamentul financiar)
Instituția pune la dispoziția auditorului intern resursele necesare desfășurării corespunzătoare a activității sale de audit și o fișă a misiunii cu detalierea sarcinilor, atribuțiilor și obligațiilor sale.
Articolul 116
Programul de lucru
(articolul 99 din Regulamentul financiar)
(1) Auditorul intern își întocmește programul de lucru și îl prezintă instituției.
(2) Instituția îi poate cere auditorului intern să efectueze auditări care nu sunt incluse în programul de lucru prevăzut la alineatul (1).
Articolul 117
Rapoartele auditorului intern
(articolul 99 din Regulamentul financiar)
(1) Auditorul intern prezintă instituției raportul anual de audit intern prevăzut la articolul 99 alineatul (3) din Regulamentul financiar, indicând numărul și tipul de audituri interne efectuate, principalele recomandări formulate și acțiunile efectuate ca urmare a acestor recomandări.
Raportul anual menționează de asemenea problemele sistemice depistate de grupul specializat constituit în temeiul articolului 73 alineatul (6) din Regulamentul financiar.
(2) Fiecare instituție analizează posibilitatea ca recomandările făcute în rapoartele auditorului său intern să fie adecvate pentru un schimb de bune practici cu celelalte instituții.
(3) În timpul elaborării raportului său, auditorul intern se concentrează în special asupra respectării generale a principiului bunei gestiuni financiare și se asigură că au fost luate măsurile corespunzătoare în vederea îmbunătățirii constante și a consolidării aplicării acesteia.
Articolul 118
Independența
(articolul 100 din Regulamentul financiar)
Auditorul intern se bucură de independență deplină în efectuarea auditurilor sale. Auditorului nu i se poate da nicio instrucțiune și nu i se poate impune nicio limită în ceea ce privește exercitarea atribuțiilor care îi revin, în temeiul numirii sale, conform Regulamentului financiar.
Articolul 119
Răspunderea auditorului intern
(articolul 100 din Regulamentul financiar)
Instituția este singura care, acționând în conformitate cu prezentul articol, poate cere ca auditorul intern, în calitate de funcționar sau angajat care intră sub incidența Statutului funcționarilor, să fie declarat răspunzător pentru acțiunile sale.
Pentru a iniția o investigație, instituția ia o decizie motivată. Decizia respectivă este comunicată părții interesate. Instituția poate încredința investigația, sub directa sa responsabilitate, unuia sau mai multor funcționari având un grad cel puțin egal cu al angajatului implicat. În cursul investigației, partea interesată este audiată.
Raportul investigației se comunică părții interesate, care este apoi audiată de instituție pe baza raportului.
Pe baza raportului și a audierii, instituția adoptă fie o decizie motivată de încheiere a procedurii, fie o decizie motivată în conformitate cu articolul 22, articolul 86 și anexa IX din Statutul funcționarilor. Deciziile care impun măsuri disciplinare sau penalități financiare sunt notificate părții interesate și comunicate, spre informare, celorlalte instituții și Curții de Conturi.
Partea interesată poate ataca aceste decizii în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene, în conformitate cu Statutul funcționarilor.
Articolul 120
Acțiunea în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene
(articolul 100 din Regulamentul financiar)
Fără a aduce atingere căilor de atac prevăzute de Statutul funcționarilor, auditorul intern poate introduce o acțiune direct în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene în legătură cu orice act referitor la exercitarea atribuțiilor sale de auditor intern. O astfel de acțiune trebuie introdusă în termen de trei luni din ziua calendaristică în care este notificat actul în cauză.
Aceste acțiuni sunt cercetate și audiate în conformitate cu dispozițiile articolului 91 alineatul (5) din Statutul funcționarilor Uniunii Europene.
TITLUL V
ACHIZIȚII
CAPITOLUL 1
Dispoziții generale
Secțiunea 1
Domeniul de aplicare și principiile de atribuire
Articolul 121
Definiții și domeniu de aplicare
(articolul 101 din Regulamentul financiar)
(1) Contractele de achiziții de bunuri imobiliare au ca obiect achiziționarea, închirierea pe termen lung, uzufructul, leasingul, închirierea sau cumpărarea în rate, cu sau fără opțiunea de cumpărare, de terenuri, clădiri existente sau alte bunuri imobiliare.
(2) Contractele de achiziții de bunuri au ca obiect achiziționarea, leasingul, închirierea sau cumpărarea în rate, cu sau fără opțiune de cumpărare, de produse. Un contract de furnizare de bunuri și, ocazional, de amplasare și instalare este considerat drept un contract de achiziții de bunuri.
(3) Contractele de achiziții de lucrări au ca obiect fie execuția, fie atât execuția, cât și proiectarea unor lucrări sau a unei lucrări legate de una dintre activitățile menționate în anexa I la Directiva 2004/18/CE, fie realizarea, prin orice mijloace, a unei lucrări corespunzătoare cerințelor specificate de autoritatea contractantă. O „lucrare” înseamnă rezultatul unor lucrări de construcții sau de geniu civil luate în ansamblu care este suficient prin el însuși pentru a îndeplini o funcție economică sau tehnică.
(4) Contractele de achiziții de servicii au ca obiect toate serviciile intelectuale și neintelectuale, altele decât cele care fac obiectul contractelor de achiziții de bunuri, contractelor de achiziții de lucrări și contractelor de achiziții de bunuri imobiliare.
Un contract care are drept obiect două sau mai multe tipuri de achiziții publice (lucrări, servicii sau bunuri) se atribuie în conformitate cu dispozițiile aplicabile tipului de procedură de achiziții publice care caracterizează principalul obiect al contractului în cauză.
În cazul unor contracte mixte compuse din servicii și bunuri, principalul obiect este determinat de o comparație între valorile respectivelor servicii sau bunuri.
Orice trimitere la nomenclaturi în contextul achizițiilor publice se efectuează cu ajutorul „Vocabularului comun privind achizițiile publice” prevăzut în Regulamentul (CE) nr. 2195/2002 al Parlamentului European și al Consiliului (11).
(5) Termenii „contractant de lucrări”, „furnizor” și „prestator de servicii” se referă la orice persoană fizică, juridică, entitate publică sau consorțiu de astfel de persoane și/sau organisme care se oferă să execute lucrări, să livreze produse și să presteze servicii. Termenul „agent economic” se referă la „contractanții de lucrări”, „furnizorii” și „prestatorii de servicii”. „Ofertanți” înseamnă agenți economici care au depus o ofertă. „Candidați” înseamnă cei care au solicitat permisiunea de a participa la o procedură restrânsă, la un dialog competitiv sau la o procedură negociată. „Vânzători” înseamnă agenții economici înscriși pe o listă de vânzători în conformitate cu articolul 136 alineatul (1) litera (b).
Consorțiile de agenți economici sunt autorizate să depună oferte sau să fie candidați. Autoritățile contractante pot să nu impună consorțiilor să aibă o anumită formă juridică pentru a putea depune o ofertă sau o cerere de participare, însă consorțiului ales i se poate cere să adopte o anumită formă juridică după atribuirea contractului, în cazul în care această modificare este necesară pentru executarea corespunzătoare a contractului.
(6) Departamentele instituțiilor Uniunii sunt considerate drept autorități contractante, cu excepția cazului în care încheie între ele acorduri administrative pentru prestarea de servicii, furnizarea de produse, executarea de lucrări sau executarea contractelor de achiziții de bunuri imobiliare.
(7) „Asistență tehnică” înseamnă activitățile de sprijin și de consolidare a capacităților necesare pentru implementarea unui program sau a unei acțiuni, în special activitățile de pregătire, gestionare, monitorizare, evaluare, audit și control.
(8) Toate schimburile de informații cu contractanții, inclusiv încheierea de contracte și orice modificare a acestora, pot fi realizate prin intermediul unor sisteme de schimb de informații electronice instituite de autoritatea contractantă.
(9) Aceste sisteme respectă următoarele cerințe:
(a)
numai persoanele autorizate pot avea acces la sistem și la documentele transmise prin intermediul său;
(b)
numai persoanele autorizate pot semna sau transmite electronic un document prin intermediul sistemului;
(c)
persoanele autorizate trebuie identificate în cadrul sistemului prin mijloacele convenite;
(d)
ora și data tranzacției electronice trebuie să fie stabilite cu exactitate;
(e)
integritatea documentelor trebuie păstrată;
(f)
disponibilitatea documentelor trebuie păstrată;
(g)
după caz, caracterul confidențial al documentelor trebuie păstrat;
(h)
protecția datelor cu caracter personal trebuie asigurată în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
(10) Datele transmise sau primite prin intermediul unui astfel de sistem se bucură de prezumția legală a integrității datelor și de acuratețea datei și a orei de transmitere sau de primire a datelor indicate de sistem.
Un document transmis sau notificat prin intermediul unui astfel de sistem este considerat ca fiind echivalent cu un document pe suport de hârtie, este admisibil ca probă în procedurile judiciare, se consideră original și se bucură de prezumția legală a autenticității și integrității sale, cu condiția ca acesta să nu conțină niciun element dinamic în măsură să permită modificarea sa automată.
Semnăturile electronice menționate la alineatul (9) litera (b) au efectul juridic echivalent al semnăturilor olografe.
Articolul 122
Contracte-cadru și contracte specifice
(articolul 101 din Regulamentul financiar)
(1) Durata unui contract-cadru nu poate fi mai mare de patru ani, cu excepția unor cazuri excepționale corespunzător justificate, în special de obiectul contractului-cadru.
Contractele specifice bazate pe contracte-cadru se atribuie, în conformitate cu termenii contractului-cadru, numai între autoritățile contractante și contractanții contractului-cadru.
Atunci când atribuie contracte specifice, părțile nu pot aduce modificări substanțiale la contractul-cadru.
(2) Atunci când un contract-cadru este încheiat cu un singur agent economic, contractele specifice se atribuie în limitele termenilor prevăzuți în contractul-cadru.
În cazurile justificate în mod corespunzător, autoritățile contractante pot consulta în scris contractantul, cerându-i să completeze oferta, dacă este necesar.
(3) Atunci când un contract-cadru urmează să fie încheiat cu mai mulți agenți economici, acesta trebuie să fie încheiat cu cel puțin trei agenți, cu condiția să existe un număr suficient de agenți economici care îndeplinesc criteriile de selecție sau un număr suficient de oferte admisibile care îndeplinesc criteriile de atribuire.
Un contract-cadru cu mai mulți agenți economici poate lua forma unor contracte separate, care conțin termeni identici.
Contractele specifice bazate pe contracte-cadru încheiate cu mai mulți agenți economici se atribuie în conformitate cu următoarele dispoziții:
(a)
în cazul contractelor-cadru fără restabilirea concurenței, prin aplicarea termenilor prevăzuți în contractul-cadru;
(b)
în cazul contractelor-cadru cu restabilirea concurenței, după ce părțile au concurat din nou pe baza acelorași termeni sau, dacă este necesar, a acelorași termeni formulați mai precis și, după caz, pe baza altor termeni menționați în caietul de sarcini pentru contractul-cadru.
Pentru fiecare contract specific care urmează să fie atribuit în conformitate cu dispozițiile de la al treilea paragraf litera (b), autoritățile contractante consultă în scris contractanții contractului-cadru, fixând un termen-limită suficient de lung pentru depunerea ofertelor. Ofertele se prezintă în scris. Autoritățile contractante atribuie fiecare contract specific ofertantului care prezintă cea mai bună ofertă, în temeiul criteriilor de atribuire stabilite de caietul de sarcini pentru contractul-cadru.
(4) În sectoarele în care se înregistrează o tendință de evoluție rapidă a prețurilor și a tehnologiei, contractele-cadru fără restabilirea concurenței conțin o clauză care prevede fie o evaluare la jumătatea perioadei, fie un sistem de analiză comparativă. După evaluarea la jumătatea perioadei, în cazul în care condițiile stabilite inițial nu mai corespund evoluției prețurilor sau a tehnologiei, autoritatea contractantă nu poate utiliza contractul-cadru în cauză și ia măsurile corespunzătoare pentru a-l rezilia.
(5) Numai contractele specifice încheiate în temeiul unor contracte-cadru sunt precedate de un angajament bugetar.
Secțiunea 2
Publicare
Articolul 123
Publicarea contractelor reglementate de Directiva 2004/18/CE
(articolul 103 din Regulamentul financiar)
(1) Publicarea contractelor cu o valoare egală sau mai mare decât cea a pragurilor stabilite la articolul 170 alineatul (1) constă într-un anunț de participare, fără a se aduce atingere articolului 134, și într-un anunț de atribuire. Un anunț de intenție va fi obligatoriu doar atunci când autoritatea contractantă intenționează să facă uz de posibilitatea reducerii termenelor-limită stabilite pentru primirea ofertelor, în conformitate cu articolul 152 alineatul (4).
(2) Anunțul de intenție este anunțul prin care autoritățile contractante fac cunoscute, cu titlu orientativ, valoarea totală estimată și obiectul contractelor și contractelor-cadru pe care intenționează să le atribuie pe durata unui exercițiu financiar, însă cu excluderea contractelor cu procedură negociată fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare.
Anunțul de intenție se publică fie de către Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene (denumit în continuare „Oficiul pentru Publicații”), fie de către autoritățile contractante propriu-zise pe profilul cumpărătorului.
Anunțul de intenție obligatoriu se trimite Oficiului pentru Publicații sau se publică pe profilul cumpărătorului în cel mai scurt timp posibil și, în orice caz, până cel târziu la data de 31 martie a fiecărui exercițiu financiar.
Autoritățile contractante care publică anunțul de intenție pe profilul cumpărătorului trimit Oficiului pentru Publicații, pe cale electronică și utilizând formatul și procedurile de transmitere prevăzute în anexa VIII punctul 3 din Directiva 2004/18/CE, un anunț privind publicarea unui anunț de intenție pe profilul cumpărătorului.
(3) Anunțul de participare este mijlocul prin care autoritățile contractante își fac cunoscută intenția de a lansa o procedură de atribuire a unui contract sau a unui contract-cadru sau de a institui un sistem dinamic de achiziție, în conformitate cu articolul 131. Fără a aduce atingere contractelor încheiate în urma procedurii negociate menționate la articolul 134, anunțul de participare este obligatoriu pentru contractele a căror valoare estimată este egală sau mai mare decât cea a pragurilor stabilite la articolul 170 alineatul (1).
Anunțul de participare nu este obligatoriu pentru contractele specifice bazate pe contracte-cadru.
Într-o procedură deschisă, anunțul de participare specifică data, ora și, dacă este cazul, locul întrunirii comisiei de deschidere, care va fi deschisă ofertanților.
În cazul în care fac uz de posibilitatea prevăzută la articolul 146 alineatul (2) al doilea paragraf, autoritățile contractante menționează dacă autorizează sau nu variante și precizează nivelurile minime de capacitate pe care le solicită. Autoritățile contractante stabilesc criteriile de selecție menționate la articolul 146 pe care intenționează să le utilizeze, numărul minim și, după caz, numărul maxim de candidați pe care intenționează să-i invite la procedura de ofertare, precum și criteriile obiective și nediscriminatorii pe care intenționează să le aplice în scopul limitării numărului acestora, în conformitate cu articolul 128 alineatul (1) al doilea paragraf.
În cazul în care se asigură accesul liber, direct și deplin la procedura de ofertare prin mijloace electronice, în special în sistemele dinamice de achiziție menționate la articolul 131, adresa internet la care pot fi consultate aceste documente apare în anunțul de participare.
Autoritățile contractante care doresc să organizeze un concurs publică o notificare prin care își comunică intenția.
După caz, autoritățile contractante specifică în anunțul de participare că procedura de atribuire a contractelor este o procedură interinstituțională. În astfel de cazuri, în anunțul de participare se indică instituțiile, agențiile executive sau organismele menționate la articolul 208 din Regulamentul financiar care sunt implicate în procedura de atribuire a contractelor, instituția responsabilă de procedura de atribuire a contractelor și volumul global al contractelor pentru toate aceste instituții, agenții executive sau organisme.
(4) Anunțul de atribuire comunică rezultatul procedurii de atribuire a contractelor, a contractelor-cadru sau a contractelor bazate pe un sistem dinamic de achiziție. În cazul contractelor cu o valoare egală sau mai mare decât cea a pragurilor prevăzute la articolul 170 alineatul (1), anunțul de atribuire este obligatoriu. Acesta nu este obligatoriu pentru contractele specifice bazate pe contracte-cadru.
Anunțul de atribuire se transmite Oficiului pentru Publicații în termen de cel mult 48 de zile calendaristice de la data semnării contractului sau a contractului-cadru. Cu toate acestea, anunțurile referitoare la contractele bazate pe un sistem dinamic de achiziție pot fi grupate trimestrial. În astfel de cazuri, anunțurile se transmit Oficiului pentru Publicații în termen de cel mult 48 de zile de la încheierea fiecărui trimestru.
Autoritățile contractante care au organizat un concurs de proiecte transmit Oficiului pentru Publicații un anunț privind rezultatele concursului.
În cazul procedurilor interinstituționale, anunțul de atribuire este trimis de autoritatea contractantă responsabilă de procedură.
Anunțul de atribuire este trimis, de asemenea, Oficiului pentru Publicații în cazul unui contract sau al unui contract-cadru cu o valoare egală sau mai mare decât cea a pragurilor stabilite la articolul 170 alineatul (1) și care este atribuit în temeiul unei proceduri negociate fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare, într-un termen care să permită publicarea înainte de semnarea contractului, în conformitate cu termenii și condițiile prevăzute la articolul 171 alineatul (1).
Fără a aduce atingere articolului 21, informațiile referitoare la valoarea și contractanții unor contracte specifice bazate pe un contract-cadru în cursul unui exercițiu financiar sunt publicate pe site-ul autorității contractante cel târziu la data de 30 iunie care urmează încheierii exercițiului financiar respectiv, în cazul în care, ca urmare a încheierii unui contract specific sau a volumului cumulat al contractelor specifice, pragurile menționate la articolul 170 alineatul (1) sunt depășite.
(5) Anunțurile se întocmesc în conformitate cu formularele standard adoptate de Comisie în temeiul Directivei 2004/18/CE.
Articolul 124
Publicarea contractelor nereglementate de Directiva 2004/18/CE
(articolul 103 din Regulamentul financiar)
(1) Contractele cu o valoare mai mică decât cea a pragurilor prevăzute la articolul 170 alineatul (1) sunt publicate prin mijloacele adecvate pentru a asigura competitivitatea procedurii de ofertare și imparțialitatea procedurii de achiziții. Această publicare include:
(a)
anunțul de participare menționat la articolul 123 alineatul (3) sau anunțul unei cereri de exprimare a interesului, în cazul contractelor având un obiect similar, cu o valoare mai mare decât suma prevăzută la articolul 137 alineatul (1);
(b)
publicitate adecvată ex ante pe internet, în cazul contractelor cu o valoare mai mare decât suma prevăzută la articolul 137 alineatul (2).
(2) Lista contractanților cărora le-au fost atribuite contracte de achiziții de bunuri imobiliare și contracte declarate secrete în conformitate cu articolul 134 alineatul (1) litera (j) din prezentul regulament se publică numai o dată pe an, cu menționarea obiectului și valorii contractelor atribuite. Respectiva listă se trimite Parlamentului European și Consiliului. În cazul Comisiei, lista se anexează la rezumatul rapoartelor anuale de activitate prevăzute la articolul 66 alineatul (9) din Regulamentul financiar.
(3) Informațiile privind contractele cu o valoare mai mare decât suma prevăzută la articolul 137 alineatul (1) care nu au făcut obiectul unui anunț de atribuire individual se transmit Oficiului pentru Publicații. Listele anuale ale contractanților se transmit până cel târziu la data de 30 iunie a următorului exercițiu financiar.
(4) Informațiile privind contractele cu o valoare mai mare decât suma menționată la articolul 137 alineatul (2) sunt publicate pe site-ul instituției până cel târziu la data de 30 iunie a următorului exercițiu financiar.
Articolul 125
Publicarea anunțurilor
(articolul 103 din Regulamentul financiar)
(1) Oficiul pentru Publicații publică anunțurile prevăzute la articolele 123 și 124 în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, în termen de cel mult 12 zile calendaristice de la trimiterea lor.
Perioada specificată la primul paragraf se reduce la cinci zile calendaristice în cazul procedurilor accelerate menționate la articolul 154.
(2) Autoritățile contractante trebuie să poată furniza dovezi cu privire la data trimiterii.
Articolul 126
Alte forme de publicitate
(articolul 103 din Regulamentul financiar)
Pe lângă publicitatea prevăzută la articolele 123, 124 și 125, contractele pot face obiectul oricărei alte metode de publicitate, în special sub formă electronică. Orice astfel de publicitate se referă la anunțul publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, după cum se prevede la articolul 125, în cazul în care respectivul anunț se publică, și nu poate precede publicarea respectivului anunț, care este singurul autentic.
Această publicitate nu poate introduce nicio discriminare între candidați sau ofertanți și nu poate conține alte detalii decât cele incluse în anunțul de participare, dacă acesta se publică.
Secțiunea 3
Procedurile de achiziții
Articolul 127
Tipurile de proceduri de achiziții
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Contractele se atribuie printr-o procedură de ofertare, cu ajutorul procedurii deschise, restrânse sau negociate, după publicarea unui anunț de participare, sau printr-o procedură negociată fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare, dacă este cazul, după un concurs.
(2) Procedurile de achiziții sunt deschise atunci când toți agenții economici interesați pot depune o ofertă. Acest lucru se aplică și în cazul sistemelor dinamice de achiziție menționate la articolul 131.
Procedurile de achiziții sunt restrânse atunci când toți agenții economici pot cere să participe, dar numai candidații care îndeplinesc criteriile de selecție prevăzute la articolul 146 și care sunt invitați simultan, în scris, de către autoritățile contractante, pot depune o ofertă sau o soluție în cadrul procedurii de dialog competitiv menționate la articolul 132.
Faza de selecție poate fi repetată pentru fiecare contract individual și în cazul unui dialog competitiv sau poate implica întocmirea unei liste a candidaților potențiali în cadrul procedurii menționate la articolul 136 alineatul (1) litera (a).
(3) Într-o procedură negociată, autoritățile contractante consultă ofertanții pe care îi aleg, care îndeplinesc criteriile de selecție prevăzute la articolul 146, și negociază condițiile ofertelor cu unul sau mai mulți dintre aceștia.
În cadrul procedurilor negociate în care se publică un anunț de participare, în conformitate cu articolul 135, autoritățile contractante invită simultan, în scris, candidații selectați la negociere.
(4) Concursurile sunt proceduri care permit autorității contractante să obțină, în special în domeniul arhitecturii și al geniului civil sau al prelucrării datelor, un plan sau un proiect propus de o comisie de selecție după participarea la o procedură competitivă de ofertare cu sau fără premii.
Articolul 128
Numărul de candidați în procedurile restrânse sau negociate
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Într-o procedură restrânsă și în cazul procedurilor menționate la articolul 136 alineatul (1) literele (a) și (b), numărul de candidați invitați să depună o ofertă nu poate fi mai mic de cinci, cu condiția ca un număr suficient de candidați să îndeplinească criteriile de selecție.
Autoritatea contractantă poate prevedea, de asemenea, un număr maxim de candidați, în funcție de obiectul contractului și pe baza unor criterii de selecție obiective și nediscriminatorii. În aceste cazuri, categoria vizată și criteriile se indică în anunțul de participare sau în cererea de exprimare a interesului la care se face referire la articolele 123 și 124.
În orice caz, numărul candidaților invitați să depună oferte trebuie să fie suficient pentru a asigura o concurență reală.
(2) În procedurile negociate și după dialogul competitiv, numărul de candidați invitați să negocieze sau să depună oferte nu poate fi mai mic de trei, cu condiția ca un număr suficient de candidați să îndeplinească criteriile de selecție.
Numărul candidaților invitați să depună oferte trebuie să fie suficient pentru a asigura o concurență reală.
Primul și al doilea paragraf nu se aplică următoarelor contracte:
(a)
contractelor cu o valoare foarte mică, menționate la articolul 137 alineatul (2);
(b)
contractelor pentru servicii juridice, în conformitate cu nomenclatura Vocabularului comun privind achizițiile publice;
(c)
contractelor declarate secrete, menționate la articolul 134 alineatul (1) litera (j).
(3) Atunci când numărul candidaților care îndeplinesc criteriile de selecție și nivelurile minime este mai mic decât numărul minim specificat la alineatele (1) și (2), autoritatea contractantă poate continua procedura prin invitarea candidatului sau a candidaților care posedă capacitățile necesare. Cu toate acestea, autoritatea contractantă nu poate să includă alți agenți economici care nu au fost invitați inițial să participe la procedură sau candidați care nu posedă capacitățile necesare.
Articolul 129
Derularea procedurilor negociate
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
Autoritățile contractante negociază cu ofertanții ofertele pe care aceștia le-au depus pentru a le adapta la cerințele prevăzute în anunțul de participare menționat la articolul 123 sau în caietul de sarcini și în orice alt document suplimentar și pentru a găsi oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic.
În cursul negocierii, autoritățile contractante asigură un tratament egal pentru toți ofertanții.
Atunci când autoritățile contractante pot să atribuie contracte, în conformitate cu articolul 135, pe baza unei proceduri negociate, după publicarea unui anunț de participare, acestea pot dispune derularea în mai multe etape a procedurii negociate, astfel încât să se reducă numărul ofertelor de negociat, aplicându-se totodată criteriile de atribuire prezentate în anunțul de participare sau în caietul de sarcini al contractului. Anunțul de participare sau caietul de sarcini precizează că se va face uz de această posibilitate.
Articolul 130
Concursuri
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Normele de organizare a unui concurs se comunică celor interesați să participe.
Numărul candidaților invitați să participe trebuie să fie suficient pentru a asigura o concurență reală.
(2) Comisia de selecție este numită de către ordonatorul de credite competent. Comisia este formată exclusiv din persoane fizice independente față de participanții la concurs. Dacă pentru participarea la concurs este necesară o anumită calificare profesională, cel puțin o treime din membrii comisiei de selecție trebuie să aibă aceeași calificare sau o calificare echivalentă.
Comisia de selecție dispune de autonomie în emiterea avizului său. Avizele sale se adoptă pe baza proiectelor care îi sunt transmise anonim de către candidați și numai în funcție de criteriile stabilite în anunțul de concurs.
(3) Propunerile comisiei de selecție, bazate pe meritele fiecărui proiect, și observațiile sale sunt înregistrate într-un raport semnat de toți membrii săi.
Candidații rămân anonimi până la emiterea avizului de către comisia de selecție.
Comisia de selecție le poate cere candidaților să răspundă la întrebările înregistrate în raport pentru a clarifica un proiect. Se va redacta un raport complet al dialogului respectiv.
(4) Autoritatea contractantă adoptă apoi o decizie în care se indică numele și adresa candidatului selectat și motivele acestei alegeri, cu trimitere la criteriile anunțate în anunțul de concurs, în special dacă alegerea se îndepărtează de propunerile cuprinse în avizul comisiei de selecție.
Articolul 131
Sistemul dinamic de achiziție
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Sistemul dinamic de achiziție este un proces în totalitate informatizat pentru efectuarea de achiziții uzuale, care este deschis pe toată durata sa oricărui agent economic care îndeplinește criteriile de selecție și care a depus o ofertă indicativă ce respectă caietul de sarcini și orice documentație complementară. Ofertele indicative pot fi îmbunătățite în orice moment, cu condiția respectării în continuare a caietului de sarcini.
(2) În scopul instituirii sistemului dinamic de achiziție, autoritățile contractante publică un anunț de participare în care se precizează faptul că se utilizează un sistem dinamic de achiziție și se include o trimitere la site-ul care oferă acces liber, direct și deplin la caietul de sarcini și la orice document suplimentar de la data publicării anunțului și până la expirarea sistemului.
Autoritățile contractante indică în caietul de sarcini, între altele, natura achizițiilor avute în vedere în cadrul sistemului, precum și toate informațiile necesare privind sistemul de achiziții, echipamentele electronice utilizate, modalitatea de conectare și specificațiile tehnice ale acesteia.
(3) Autoritățile contractante acordă tuturor agenților economici, pe toată durata funcționării sistemului dinamic de achiziție, posibilitatea de a depune o ofertă indicativă, în scopul admiterii în sistem în condițiile menționate la alineatul (1). Acestea finalizează evaluarea în termen de cel mult 15 zile de la data depunerii ofertei indicative. Cu toate acestea, autoritățile contractante pot prelungi perioada de evaluare, cu condiția să nu se emită între timp nicio invitație de participare la procedura de ofertare.
Autoritatea contractantă informează ofertanții cât mai curând posibil în legătură cu admiterea lor în sistemul dinamic de achiziție sau cu respingerea ofertei lor.
(4) Fiecare contract specific face obiectul unei invitații de participare la procedura de ofertare. Înainte de emiterea acestei invitații, autoritățile contractante publică un anunț de participare simplificat prin care invită toți agenții economici interesați să depună o ofertă indicativă, într-un termen care nu poate fi mai mic de 15 zile de la data trimiterii anunțului simplificat. Autoritățile contractante nu pot demara procedura de ofertare decât după finalizarea evaluării tuturor ofertelor indicative primite în termenul respectiv.
Autoritățile contractante invită toți ofertanții admiși în sistem să depună o ofertă într-un termen rezonabil. Acestea atribuie contractul ofertantului care prezintă oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, pe baza criteriilor de atribuire precizate în anunțul de participare pentru instituirea sistemului dinamic de achiziție. După caz, aceste criterii pot fi formulate mai exact în invitația de participare la procedura de ofertare.
(5) Un sistem dinamic de achiziție nu poate dura mai mult de patru ani, cu excepția unor cazuri excepționale justificate în mod corespunzător.
Autoritățile contractante nu pot recurge la acest sistem pentru a împiedica, a limita sau a denatura concurența.
Nu se percep taxe de la agenții economici interesați sau de la părțile participante la sistem.
Articolul 132
Dialogul competitiv
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul unor contracte deosebit de complexe, atunci când autoritatea contractantă consideră că utilizarea directă a procedurii deschise sau a acordurilor existente de reglementare a procedurii restrânse nu permite atribuirea contractului celei mai avantajoase oferte din punct de vedere economic, se poate utiliza dialogul competitiv menționat la articolul 29 din Directiva 2004/18/CE.
Un contract este considerat a fi „deosebit de complex” atunci când autoritatea contractantă nu poate să stabilească în mod obiectiv mijloacele tehnice capabile să satisfacă necesitățile sau obiectivele sau să specifice cadrul juridic sau financiar al proiectului.
(2) Autoritățile contractante publică un anunț de participare în care își prezintă necesitățile și cerințele, pe care le definesc în anunțul respectiv și/sau într-un document descriptiv.
(3) Autoritățile contractante deschid un dialog cu candidații care îndeplinesc criteriile de selecție prevăzute la articolul 146, în scopul identificării și stabilirii celor mai adecvate mijloace de satisfacere a necesităților identificate.
Pe durata dialogului, autoritățile contractante asigură tratamentul egal al tuturor ofertanților și confidențialitatea soluțiilor propuse sau a altor informații comunicate de un candidat participant la dialog, cu excepția cazurilor în care acesta este de acord cu dezvăluirea lor.
Autoritățile contractante pot decide derularea în mai multe etape a procedurii, în scopul reducerii numărului de soluții care urmează să fie discutate în cursul dialogului prin aplicarea criteriilor de atribuire din anunțul de participare sau din documentul descriptiv, în cazul în care o asemenea posibilitate este prevăzută în anunțul de participare sau în documentul descriptiv.
(4) După informarea participanților în legătură cu închiderea dialogului, autoritățile contractante le cer acestora să își prezinte ofertele finale pe baza soluției sau soluțiilor prezentate și specificate pe parcursul dialogului. Aceste oferte trebuie să cuprindă toate elementele solicitate care sunt necesare pentru realizarea proiectului.
La cererea autorității contractante, aceste oferte pot fi clarificate, explicate și perfecționate, cu condiția ca acest lucru să nu aibă drept consecință modificarea aspectelor de bază ale ofertei sau ale invitației de participare la procedura de ofertare, ale căror variații pot denatura concurența sau pot avea un efect discriminatoriu.
La cererea autorității contractante, ofertantului identificat ca fiind cel care a depus oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic i se poate cere să clarifice unele aspecte ale ofertei sau să confirme unele angajamente din ofertă, cu condiția ca acest lucru să nu aibă drept consecință modificarea aspectelor esențiale ale ofertei sau ale procedurii de ofertare și să nu riște să denatureze concurența sau să producă discriminare.
(5) Autoritățile contractante pot informa participanții la dialog cu privire la prețuri sau plăți.
Articolul 133
Achiziții comune
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
În cazul unei proceduri comune de achiziții, organizate între o instituție și autoritatea contractantă din unul sau mai multe state membre, state AELS sau țări candidate la UE, se aplică dispozițiile procedurale aplicabile instituției.
În cazul în care partea care revine sau care este gestionată de autoritatea contractantă a unui stat membru este egală cu sau mai mare de 50 % din valoarea totală estimată a contractului sau în alte cazuri justificate corespunzător, instituția poate decide ca regulile procedurale aplicabile autorității contractante a unui stat membru să se aplice, cu condiția ca acestea să poată fi considerate echivalente cu cele ale instituției.
Instituția și autoritatea contractantă din statele membre, statele AELS sau statele candidate la UE, interesate de procedura comună de achiziții, convin în special asupra modalităților practice de evaluare a cererilor de participare sau a ofertelor, precum și în privința atribuirii contractului, a legii aplicabile contractului și a instanței competente pentru soluționarea litigiilor.
Articolul 134
Utilizarea unei proceduri negociate fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Autoritățile contractante pot utiliza procedura negociată fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare, indiferent de valoarea estimată a contractului, în următoarele cazuri:
(a)
dacă, în urma unei proceduri deschise sau restrânse, după încheierea procedurii inițiale, nu a fost depusă nicio ofertă sau nu au fost depuse oferte corespunzătoare sau cereri de participare, cu condiția ca termenii inițiali ai contractului prevăzuți în documentele aferente procedurii de ofertare, menționate la articolul 138, să nu fie modificați substanțial;
(b)
dacă, din motive tehnice sau artistice sau din motive care țin de protecția unor drepturi exclusive, contractul poate fi atribuit numai unui anumit agent economic;
(c)
în măsura în care este absolut necesar, dacă, din motive de extremă urgență determinate de evenimente neprevăzute care nu pot fi imputate autorităților contractante, respectarea termenelor stabilite pentru celelalte proceduri și prevăzute la articolele 152, 153 și 154 este imposibilă;
(d)
dacă un contract de achiziții de servicii este încheiat în urma unui concurs și trebuie, conform normelor aplicabile, să fie atribuit candidatului câștigător sau unuia dintre candidații câștigători; în cel de al doilea caz, toți candidații câștigători sunt invitați să participe la negocieri;
(e)
pentru servicii și lucrări suplimentare care nu au fost incluse în proiectul avut în vedere inițial și nici în contractul inițial, dar care, ca urmare a unor situații neprevăzute, au devenit necesare pentru executarea serviciilor sau lucrărilor, sub rezerva condițiilor prevăzute la alineatul (2);
(f)
pentru servicii sau lucrări noi care constau în repetarea unor servicii sau lucrări similare încredințate agentului economic căruia i s-a atribuit contractul inițial de către aceeași autoritate contractantă, cu condiția ca aceste servicii sau lucrări să fie conforme cu proiectul de bază și ca acest proiect să fi făcut obiectul unui contract inițial atribuit printr-o procedură deschisă sau restrânsă, sub rezerva condițiilor prevăzute la alineatul (3);
(g)
pentru contractele de achiziții de bunuri:
(i)
în cazul livrărilor suplimentare destinate fie înlocuirii parțiale a bunurilor sau instalațiilor de uz curent, fie extinderii bunurilor sau instalațiilor existente, dacă schimbarea unui furnizor ar obliga autoritatea contractantă să achiziționeze echipamente cu caracteristici tehnice diferite care ar cauza incompatibilități sau dificultăți tehnice disproporționate de utilizare și întreținere; durata unor astfel de contracte nu poate depăși trei ani;
(ii)
dacă produsele sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare, cu excepția testelor de viabilitate comercială și a producției pe scară largă destinate recuperării costurilor de cercetare și dezvoltare;
(iii)
în ceea ce privește bunurile cotate și achiziționate pe o piață de materii prime;
(iv)
în ceea ce privește achizițiile în condiții deosebit de avantajoase, fie de la un furnizor care și-a încetat definitiv activitățile comerciale, fie de la administratori sau lichidatori ai unei întreprinderi în faliment, ai unui acord cu creditorii sau ai unei proceduri similare în conformitate cu legislația națională;
(h)
pentru contractele de achiziții de bunuri imobiliare, după prospectarea pieței locale;
(i)
pentru contractele de servicii juridice în conformitate cu nomenclatura Vocabularului comun privind achizițiile publice, cu condiția ca astfel de contracte să fie publicate în mod corespunzător;
(j)
pentru contractele declarate secrete de către instituție sau de autoritățile delegate de instituție, pentru contractele a căror executare trebuie să fie însoțită de măsuri de securitate speciale, în conformitate cu dispozițiile administrative în vigoare sau atunci când acest lucru este necesar pentru protejarea intereselor esențiale ale Uniunii.
(2) Pentru serviciile și lucrările suplimentare prevăzute la alineatul (1) litera (e), autoritatea contractantă poate utiliza procedura negociată fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare, cu condiția ca atribuirea să i se facă contractantului care execută contractul, în oricare dintre cazurile următoare:
(a)
dacă aceste contracte suplimentare nu pot fi separate din punct de vedere tehnic sau economic de contractul principal fără a cauza inconveniente majore autorității contractante;
(b)
dacă serviciile sau lucrările în cauză, deși separabile de executarea contractului inițial, sunt strict necesare pentru finalizarea acestuia.
Valoarea cumulată a contractelor suplimentare nu poate depăși 50 % din cuantumul contractului inițial.
(3) În cazurile menționate la alineatul (1) litera (f) din prezentul articol, opțiunea utilizării procedurii negociate trebuie subliniată de îndată ce prima operațiune este supusă unei proceduri competitive de ofertare, iar suma totală estimată pentru serviciile sau lucrările ulterioare se ia în considerare la calculul pragurilor menționate la articolul 170 alineatul (1). Această procedură nu poate fi aplicată decât în timpul executării contractului inițial și cel târziu în termen de trei ani de la semnarea acestuia.
Articolul 135
Utilizarea unei proceduri negociate după publicarea prealabilă a unui anunț de participare
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Autoritățile contractante pot utiliza procedura negociată după publicarea unui anunț de participare, indiferent de valoarea estimată a contractului, în următoarele cazuri:
(a)
dacă se depun oferte care sunt incorecte sau inacceptabile, luând în special în considerare criteriile de selecție și de atribuire, ca urmare a unei proceduri deschise sau restrânse sau a unui dialog competitiv care a fost finalizat, cu condiția ca termenii inițiali ai contractului, indicați în procedura de ofertare menționată la articolul 138, să nu fie modificați substanțial, fără a aduce atingere aplicării alineatului (2) din prezentul articol;
(b)
în cazuri excepționale, atunci când este vorba de lucrări, bunuri sau servicii a căror natură sau riscuri nu permit calcularea prealabilă a prețului global de către ofertant;
(c)
atunci când natura serviciilor care vor fi achiziționate, în special în cazul serviciilor financiare și intelectuale, face imposibilă stabilirea specificațiilor contractuale cu o precizie suficientă pentru a permite atribuirea contractului prin alegerea celei mai bune oferte în conformitate cu reglementările în materie de proceduri deschise sau restrânse;
(d)
pentru contractele de achiziții de lucrări, atunci când lucrările executate sunt destinate numai cercetării, testării sau dezvoltării și nu asigurării profitabilității sau recuperării costurilor de cercetare și dezvoltare;
(e)
pentru contractele de achiziții de servicii menționate în anexa IIB la Directiva 2004/18/CE, sub rezerva dispozițiilor articolului 134 alineatul (1) literele (i) și (j) și alineatul (2) din prezentul regulament;
(f)
pentru servicii de cercetare și dezvoltare, altele decât cele în cazul cărora beneficiarii exclusivi sunt autoritățile contractante care le utilizează în desfășurarea propriilor activități, cu condiția ca serviciile oferite să fie remunerate în întregime de autoritatea contractantă;
(g)
pentru contractele de achiziții de servicii pentru achiziționarea, dezvoltarea, producția sau coproducția programelor destinate difuzării de către organismele de radiodifuziune și pentru contractele privind timpul de difuzare.
(2) În cazurile menționate la alineatul (1) litera (a), autoritățile contractante pot să renunțe la publicarea anunțului de participare în cazul în care includ în procedura negociată toți ofertanții și doar ofertanții care îndeplinesc criteriile de selecție și care, în procedura anterioară, au depus oferte în conformitate cu cerințele formale ale procedurii de achiziții.
Articolul 136
Procedura cu cerere de exprimare a interesului
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru contractele cu o valoare care nu o depășește pe cea menționată la articolul 170 alineatul (1) și fără a aduce atingere articolelor 134 și 135, autoritățile contractante pot utiliza o cerere de exprimare a interesului pentru:
(a)
preselectarea candidaților care urmează să fie invitați să depună oferte în cadrul unor proceduri restrânse de ofertare viitoare;
(b)
constituirea unei liste de vânzători care să fie invitați să depună cereri de participare sau oferte.
(2) Lista întocmită în urma unei cereri de exprimare a interesului este valabilă o perioadă de timp:
(a)
de cel mult trei ani de la data la care anunțul prevăzut la articolul 124 alineatul (1) litera (a) este transmis Oficiului pentru Publicații în cazul menționat la alineatul (1) litera (a) din prezentul articol;
(b)
de cel mult cinci ani de la data la care anunțul prevăzut la articolul 124 alineatul (1) litera (a) este transmis Oficiului pentru Publicații în cazul listei vânzătorilor menționate la alineatul (1) litera (b) din prezentul articol.
Lista menționată la primul paragraf poate include subliste.
Orice persoană interesată poate depune o cerere în orice moment pe parcursul perioadei de valabilitate a listei, cu excepția ultimelor trei luni din perioada în cauză.
(3) În cazul în care urmează să se atribuie un contract, autoritatea contractantă îi invită pe toți candidații sau vânzătorii înscriși pe lista sau sublista în cauză:
(a)
să depună o ofertă în cazul menționat la alineatul (1) litera (a);
(b)
să depună, în cazul listei menționate la alineatul (1) litera (b), oricare dintre următoarele:
(i)
oferte care includ documente legate de criterii de excludere și de selecție;
(ii)
documente legate de criterii de excludere și de selecție și, într-o a doua etapă, oferte pentru cei care îndeplinesc aceste criterii.
Articolul 137
Contracte cu valoare mică
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru contractele cu valoare mică, ce nu depășesc 60 000 EUR, se poate utiliza o procedură negociată fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare, implicând consultarea a minimum trei candidați.
În cazul în care, în urma consultării candidaților, autoritatea contractantă primește doar o ofertă valabilă din punct de vedere administrativ și tehnic, contractul poate fi atribuit, cu condiția îndeplinirii criteriilor de atribuire.
(2) Contractele cu o valoare foarte mică ce nu depășește 15 000 EUR pot fi atribuite pe baza unei singure oferte în urma unei proceduri negociate fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare.
(3) Plățile în valoare mai mică de 1 000 EUR pentru cheltuieli se pot realiza prin plata pe baza unei facturi, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.
Articolul 138
Documentele aferente procedurii de ofertare
(articolul 105 din Regulamentul financiar)
(1) Documentele aferente procedurii de ofertare includ cel puțin:
(a)
invitația de a depune o ofertă, de a negocia sau de a participa la dialog în conformitate cu procedura menționată la articolul 132;
(b)
caietul de sarcini anexat sau, în cazul dialogului competitiv prevăzut la articolul 132, un document care să descrie necesitățile și cerințele autorității contractante sau trimiterea la adresa internet la care se poate consulta caietul de sarcini sau documentul respectiv;
(c)
proiectul de contract bazat pe modelul de contract.
Litera (c) de la primul paragraf nu se aplică atunci când, din cauza unor circumstanțe excepționale și justificate în mod corespunzător, modelul de contract nu poate fi utilizat.
Documentele aferente procedurii de ofertare conțin o trimitere la măsurile de publicitate luate în temeiul articolelor 123-126.
(2) Invitația de a depune o ofertă, de a negocia sau de a participa la dialog îndeplinește cel puțin următoarele condiții:
(a)
specifică normele care reglementează depunerea și prezentarea ofertelor, în special data și ora-limită de depunere, cerințele privind utilizarea unui formular standard de răspuns, documentele care trebuie anexate, inclusiv cele care demonstrează capacitatea financiară, economică, tehnică și profesională menționate la articolul 146, în cazul în care acestea nu sunt specificate în anunțul de participare, precum și adresa la care trebuie trimise;
(b)
precizează că depunerea ofertei implică acceptarea caietului de sarcini menționat la alineatul (1) la care se referă oferta și că depunerea ofertei obligă contractantul căruia îi este atribuit contractul pe perioada de execuție a contractului;
(c)
precizează perioada în care oferta va rămâne valabilă și nu va putea fi modificată în niciun fel;
(d)
interzice orice contact între autoritatea contractantă și ofertant pe parcursul procedurii, mai puțin, în cazuri excepționale, în condițiile prevăzute la articolul 160 și, dacă se prevede o vizită la fața locului, precizează detaliile pentru vizita în cauză;
(e)
specifică, în cazul unui dialog competitiv, data fixată și adresa pentru începerea fazei de consultare.
(3) Caietul de sarcini răspunde cel puțin următoarelor cerințe:
(a)
precizează criteriile de excludere și de selecție aplicabile contractului, cu excepția cazului unui dialog competitiv, al unei proceduri restrânse și al unei proceduri negociate cu publicarea prealabilă a anunțului menționat la articolul 135; în aceste cazuri, criteriile respective sunt prevăzute numai în anunțul de participare sau în cererea de exprimare a interesului;
(b)
precizează criteriile de atribuire și ponderea relativă a acestora sau, după caz, ordinea descrescătoare a importanței, în cazul în care aceasta nu este precizată în anunțul de participare;
(c)
prezintă specificațiile tehnice prevăzute la articolul 139;
(d)
precizează cerințele minime pe care trebuie să le îndeplinească variantele în procedurile prevăzute la articolul 149 alineatul (2), în temeiul cărora contractul este atribuit ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, în cazul în care autoritatea contractantă a precizat în anunțul de participare că sunt permise astfel de variante;
(e)
afirmă că se aplică Protocolul privind privilegiile și imunitățile Uniunii Europene sau, după caz, Convenția de la Viena privind relațiile diplomatice sau Convenția de la Viena privind relațiile consulare;
(f)
menționează dovada accesului la contracte, în condițiile prevăzute la articolul 172;
(g)
precizează, în cazul sistemelor dinamice de achiziție menționate la articolul 131, natura achizițiilor avute în vedere și oferă toate informațiile necesare privind sistemul de achiziții, echipamentele electronice utilizate și modalitatea de conectare și specificațiile tehnice ale acesteia.
(4) În special, modelul de contract răspunde următoarelor cerințe:
(a)
precizează daunele-interese pentru neîndeplinirea clauzelor contractuale;
(b)
precizează detaliile care trebuie menționate pe facturi sau în documentele justificative relevante în conformitate cu articolul 102;
(c)
menționează că, atunci când instituțiile sunt autorități contractante, contractului i se aplică dreptul Uniunii, completat, dacă este necesar, de legea națională specificată în contract;
(d)
precizează care este instanța competentă pentru soluționarea litigiilor.
În sensul prezentului alineat primul paragraf litera (c), în cazul contractelor menționate la articolul 121 alineatul (1), modelul de contract se poate referi exclusiv la legislația națională.
(5) Autoritățile contractante pot solicita din partea ofertantului informații privind orice parte a contractului pe care ofertantul ar putea dori să o subcontracteze unor părți terțe și privind identitatea eventualilor subcontractanți. Pe lângă informațiile menționate la articolul 143, autoritatea contractantă poate, de asemenea, solicita candidatului sau ofertantului să prezinte informații privind capacitatea financiară, economică, tehnică și profesională a subcontractantului avut în vedere, astfel cum se menționează la articolele 146, 147 și 148, în special în cazul în care subcontractarea reprezintă o parte semnificativă a contractului.
Articolul 139
Specificații tehnice
(articolul 105 din Regulamentul financiar)
(1) Specificațiile tehnice trebuie să permită accesul egal al candidaților și ofertanților și să nu aibă ca efect crearea unor obstacole nejustificate în calea unei proceduri concurențiale de ofertare.
Acestea definesc caracteristicile impuse pentru un produs, serviciu sau material ori lucrare, ținând seama de destinația pe care intenționează să le-o dea autoritatea contractantă.
(2) Caracteristicile menționate la alineatul (1) includ:
(a)
nivelurile de calitate;
(b)
performanța de mediu;
(c)
ori de câte ori este posibil, criteriile de accesibilitate pentru persoanele cu handicap sau proiectarea pentru toate categoriile de utilizatori;
(d)
nivelurile și procedurile pentru evaluarea conformității;
(e)
adecvarea pentru utilizare;
(f)
siguranța sau dimensiunile, inclusiv pentru bunuri, denumirea la vânzare și instrucțiunile de utilizare și, pentru toate contractele, terminologia, simbolurile, metodele de încercare și testare, ambalarea, marcarea și etichetarea, procedurile și metodele de producție;
(g)
pentru contractele de achiziții de lucrări, procedurile de asigurare a calității și normele de proiectare și evaluare a costurilor, condițiile de testare, verificare și recepție pentru lucrări și metodele sau tehnicile de construcție, precum și toate celelalte condiții tehnice pe care autoritatea contractantă le poate impune în temeiul reglementărilor generale sau specifice pentru lucrări finalizate și pentru materialele și piesele componente.
(3) Specificațiile tehnice sunt formulate într-unul dintre următoarele moduri:
(a)
prin trimitere la standarde europene sau la agremente tehnice europene sau specificații tehnice comune, dacă acestea există, la standarde internaționale, la alte sisteme tehnice de referință stabilite de organismele europene de standardizare sau, în absența acestora, la echivalentele lor naționale; fiecare referință este urmată de mențiunea „sau echivalent”;
(b)
din punctul de vedere al performanțelor sau al cerințelor funcționale, care pot include caracteristicile de mediu și care trebuie să fie suficient de detaliate pentru a permite ofertanților să determine scopul contractului, iar autorităților contractante să atribuie contractul;
(c)
printr-o combinație a acestor două metode de formulare.
(4) Atunci când recurg la posibilitatea de a face trimitere la specificațiile prevăzute la alineatul (3) litera (a), autoritățile contractante nu pot respinge o ofertă pe motiv că nu respectă specificațiile în cauză dacă ofertantul sau candidatul face dovada față de autoritatea contractantă, în mod satisfăcător și prin orice mijloc adecvat, că oferta îndeplinește în mod echivalent cerințele impuse.
Mijlocul adecvat poate lua forma unui dosar tehnic al fabricantului sau a unui raport de încercare din partea unui organism autorizat.
(5) Atunci când recurg la posibilitatea prevăzută la alineatul (3) litera (b) de a întocmi specificațiile din punctul de vedere al performanțelor sau al cerințelor funcționale, autoritățile contractante nu pot respinge o ofertă care este conformă cu un standard național de transpunere a unui standard european, cu un agrement tehnic european sau cu specificațiile tehnice comune, cu un standard internațional sau cu sistemele tehnice de referință întocmite de organismele europene de standardizare, dacă specificațiile în cauză fac trimitere la cerințele de performanță sau funcționale necesare.
Ofertantul trebuie să facă dovada față de autoritatea contractantă, în mod satisfăcător și prin orice mijloc adecvat, că oferta îndeplinește cerințele de performanță sau funcționale stabilite de autoritatea contractantă. Mijlocul adecvat poate lua forma unui dosar tehnic al fabricantului sau a unui raport de încercare din partea unui organism autorizat.
(6) Atunci când stabilesc caracteristicile de mediu din punctul de vedere al performanței sau al cerințelor funcționale, autoritățile contractante pot utiliza specificațiile detaliate sau, după caz, părți din acestea, în conformitate cu etichetele ecologice europene, multinaționale sau naționale sau cu orice altă etichetă ecologică, dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:
(a)
specificațiile utilizate permit definirea caracteristicilor bunurilor sau serviciilor care fac obiectul contractului;
(b)
cerințele privind eticheta sunt stabilite pe baza unor informații științifice;
(c)
etichetele ecologice sunt adoptate pe baza unei proceduri la care pot participa toate părțile interesate, precum organismele guvernamentale, consumatorii, fabricanții, distribuitorii și organizațiile de mediu;
(d)
etichetele ecologice sunt accesibile tuturor părților interesate.
(7) Autoritățile contractante pot indica faptul că se presupune că produsele sau serviciile care poartă eticheta ecologică respectă specificațiile tehnice definite în documentele contractului. Autoritățile contractante acceptă orice alt mijloc de probă adecvat, cum ar fi un dosar tehnic al fabricantului sau un raport de încercare din partea unui organism autorizat. Un organism autorizat în sensul alineatelor (4), (5) și (6) este un laborator de testare și calibrare sau un organism de certificare și control care respectă standardele europene aplicabile.
(8) În afara cazurilor excepționale, justificate corespunzător de obiectul contractului, aceste specificații nu pot menționa o anumită marcă sau sursă, un proces specific, mărci comerciale, brevete, tipuri sau o anumită origine sau producție, care ar putea avea ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor produse sau agenți economici.
În cazul în care nu este posibil să se prezinte o descriere suficient de amănunțită și inteligibilă a obiectului contractului, trimiterea este urmată de mențiunea „sau echivalent”.
Articolul 140
Revizuirea prețului
(articolul 105 din Regulamentul financiar)
(1) Documentele aferente procedurii de ofertare precizează clar dacă este necesar să se precizeze un preț ferm, nemodificabil.
(2) Dacă acest lucru nu este necesar, documentele aferente procedurii de ofertare precizează condițiile și/sau formulele de revizuire a prețurilor pe durata contractului. În aceste cazuri, autoritatea contractantă ține seama în special de:
(a)
obiectul procedurii de achiziții și situația economică în care are loc;
(b)
tipul și durata sarcinilor și ale contractului;
(c)
interesele sale financiare.
Articolul 141
Activități ilegale care conduc la excludere
(articolul 106 din Regulamentul financiar)
Cazurile menționate la articolul 106 alineatul (1) litera (e) din Regulamentul financiar includ toate activitățile ilegale care dăunează intereselor financiare ale Uniunii, în special următoarele:
(a)
cazurile de fraudă menționate la articolul 1 din Convenția privind protejarea intereselor financiare ale Comunităților Europene, întocmită prin Actul Consiliului din 26 iulie 1995 (12);
(b)
cazurile de corupție menționate la articolul 3 din Convenția privind lupta împotriva corupției care implică funcționari ai Comunităților Europene sau funcționari ai statelor membre ale Uniunii Europene, elaborată prin Actul Consiliului din 26 mai 1997 (13);
(c)
cazurile de participare la o organizație criminală, în sensul articolului 2 din Decizia-cadru 2008/841/JAI a Consiliului (14);
(d)
cazurile de spălare de bani, conform definiției de la articolul 1 din Directiva 2005/60/CE a Parlamentului European și a Consiliului (15);
(e)
cazurile de infracțiuni teroriste, infracțiuni legate de activitățile teroriste, precum și instigarea sau complicitatea la astfel de infracțiuni sau tentativa de a comite astfel de infracțiuni, conform definițiilor de la articolele 1, 3 și 4 din Decizia-cadru 2002/475/JAI a Consiliului (16).
Articolul 142
Aplicarea criteriilor de excludere și durata excluderii
(articolele 106, 107, 108 și 109 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru a stabili durata excluderii și a asigura respectarea principiului proporționalității, instituția competentă ia în considerare în special gravitatea faptelor, inclusiv impactul asupra intereselor financiare și a imaginii Uniunii, precum și timpul scurs, durata și recurența infracțiunii, intenția sau gradul de neglijență al entității în cauză și măsurile luate de către aceasta pentru remedierea situației.
Atunci când stabilește perioada de excludere, instituția competentă oferă candidatului sau ofertantului în cauză posibilitatea să își exprime punctul de vedere.
Atunci când perioada de excludere se stabilește, în conformitate cu legea aplicabilă, de către autoritățile sau organismele menționate la articolul 108 alineatele (2) și (3) din Regulamentul financiar, Comisia aplică această perioadă care nu poate depăși durata maximă prevăzută la articolul 106 alineatul (4) din Regulamentul financiar. Perioada menționată la articolul 106 alineatul (4) din Regulamentul financiar este fixată la cel mult cinci ani, calculată de la următoarele date:
(a)
de la data sentinței cu putere de res judicata, în cazurile menționate la articolul 106 alineatul (1) literele (b) și (e) din Regulamentul financiar;
(b)
de la data la care a fost comisă abaterea sau, dacă aceasta continuă sau se repetă, data la care aceasta ia sfârșit, în cazurile menționate la articolul 106 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul financiar, atunci când conduita necorespunzătoare este legată de contracte încheiate cu instituția în cauză.
În sensul celui de al treilea paragraf litera (b), în cazul în care s-a constatat comiterea unei greșeli profesionale grave printr-o hotărâre a unei autorități publice sau a unei organizații internaționale, se ia în considerare data pronunțării hotărârii respective.
Perioada de excludere poate fi prelungită la 10 ani în cazul repetării abaterii în termen de cinci ani de la data menționată la cel de al treilea paragraf literele (a) și (b), sub rezerva dispozițiilor alineatului (1).(2) Candidații și ofertanții sunt excluși din procedura de achiziții sau de atribuire de granturi dacă se află într-una dintre situațiile menționate la articolul 106 alineatul (1) literele (a) și (d) din Regulamentul financiar.
Articolul 143
Dovezi
(articolele 106 și 107 din Regulamentul financiar)
(1) Candidații și ofertanții prezintă o declarație pe propria răspundere, semnată și datată în mod corespunzător, în care menționează că nu se află în niciuna dintre situațiile prevăzute la articolele 106 și 107 din Regulamentul financiar.
Cu toate acestea, în cazul procedurii restrânse, al dialogului competitiv și al procedurii negociate în urma publicării unui anunț de participare, ori de câte ori autoritatea contractantă limitează numărul de candidați care urmează să fie invitați să negocieze sau să depună o ofertă, toți candidații prezintă certificatele menționate la alineatul (3).
În funcție de evaluarea riscurilor, autoritatea contractantă poate să nu solicite declarația prevăzută la primul paragraf pentru contractele menționate la articolul 137 alineatul (2). Cu toate acestea, pentru contractele menționate la articolul 265 alineatul (1), articolul 267 alineatul (1) și articolul 269 alineatul (1), autoritatea contractantă poate să nu solicite această declarație pentru contractele cu o valoare mai mică sau egală cu 20 000 EUR.
(2) Ofertantul căruia urmează să i se atribuie contractul prezintă, într-un termen definit de autoritatea contractantă și anterior semnării contractului, dovezile menționate la alineatul (3) din prezentul articol, confirmând declarația menționată la alineatul (1) din prezentul articol în următoarele cazuri:
(a)
în cazul contractelor atribuite de instituții în nume propriu, cu o valoare egală sau care depășește pragurile prevăzute la articolul 170 alineatul (1);
(b)
în cazul contractelor în domeniul acțiunilor externe cu o valoare egală sau care depășește pragurile stabilite la articolul 265 alineatul (1) litera (a), articolul 267 alineatul (1) litera (a) sau articolul 269 alineatul (1) litera (a).
În cazul contractelor cu o valoare inferioară pragurilor menționate la prezentul alineat primul paragraf literele (a) și (b), în cazul în care nu știe dacă ofertantul căruia urmează să i se atribuie contractul se află într-una dintre situațiile de excludere, autoritatea contractantă îi poate solicita ofertantului să prezinte dovezile menționate la alineatul (3).
(3) Autoritatea contractantă acceptă, ca dovadă satisfăcătoare că ofertantul sau candidatul căruia urmează să i se atribuie contractul nu se află într-una dintre situațiile descrise la articolul 106 alineatul (1) literele (a), (b) sau (e) din Regulamentul financiar, un extras recent din cazierul judiciar sau, în absența acestuia, un document echivalent emis recent de o autoritate judiciară sau administrativă din țara de origine sau de proveniență, din care să rezulte îndeplinirea cerințelor în cauză. Autoritatea contractantă acceptă, ca dovadă satisfăcătoare a faptului că ofertantul sau candidatul nu se află în situația descrisă la articolul 106 alineatul (1) literele (a) sau (d) din Regulamentul financiar, un certificat recent emis de autoritatea competentă din statul în cauză.
În cazul în care țara în cauză nu emite documentul sau certificatul menționat la alineatul (1) din prezentul articol și în celelalte cazuri de excludere menționate la articolul 106 din Regulamentul financiar, acesta poate fi înlocuit cu o declarație sub jurământ sau, în absența acesteia, cu o declarație solemnă a părții interesate în fața unei autorități judiciare sau administrative, a unui notar sau a unui organism profesional calificat din țara de origine sau de proveniență.
(4) În funcție de legislația națională a țării în care este stabilit candidatul sau ofertantul, documentele menționate la alineatele (1) și (3) au ca obiect persoane juridice și/sau fizice, inclusiv, în cazul în care autoritatea contractantă consideră acest lucru necesar, directori de societăți sau orice persoană cu competențe de reprezentare, de decizie sau de control în ceea ce privește candidatul sau ofertantul.
(5) În cazul în care autoritățile contractante nu știu dacă ofertanții sau candidații se află într-una dintre situațiile de excludere, acestea pot solicita autorităților competente menționate la alineatul (3) să obțină orice tip de informație pe care o consideră necesară în legătură cu situația respectivă.
(6) Autoritatea contractantă poate exonera un candidat sau ofertant de obligația de a depune documentele justificative menționate la alineatul (3) în cazul în care astfel de dovezi au fost depuse deja în scopul unei alte proceduri de achiziții, cu condiția ca data de emitere a documentelor eliberate să nu depășească un an și ca acestea să fie încă valabile.
În acest caz, candidatul sau ofertantul declară pe proprie răspundere că documentele justificative au fost deja depuse în cadrul unei proceduri de achiziții anterioare și confirmă că nu au intervenit schimbări în ceea ce privește situația sa.
(7) Ori de câte ori autoritatea contractantă solicită acest lucru, candidatul sau ofertantul prezintă o declarație pe propria răspundere întocmită de subcontractantul avut în vedere, în care menționează că nu se află într-una dintre situațiile menționate la articolele 106 și 107 din Regulamentul financiar.
În cazul în care are îndoieli privind această declarație pe propria răspundere, autoritatea contractantă solicită dovezile menționate la alineatele (3) și (4). Dacă este cazul, se aplică alineatul (5).
Articolul 144
Baza de date centrală
(articolul 108 din Regulamentul financiar)
(1) Instituțiile, agențiile executive și organismele menționate la articolul 108 alineatul (1) din Regulamentul financiar transmit Comisiei, în formatul stabilit de către aceasta, informații privind părțile terțe care se află într-una dintre situațiile menționate la articolele 106, 107, la articolul 109 alineatul (1) litera (b) și alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar, motivele excluderii și durata perioadei de excludere.
De asemenea, acestea transmit informații privind persoanele cu competențe de reprezentare, de decizie sau de control asupra unor părți terțe care au statut de entitate juridică, în cazul în care aceste persoane s-au aflat într-una dintre situațiile menționate la articolele 106, 107, la articolul 109 alineatul (1) litera (b) și alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar.
Autoritățile și organismele menționate la articolul 108 alineatele (2) și (3) din Regulamentul financiar transmit Comisiei, în formatul stabilit de către aceasta, informațiile de identificare a părților terțe care se află într-una dintre situațiile menționate la articolul 106 alineatul (1) litera (e) din Regulamentul financiar, atunci când conduita lor a dăunat intereselor financiare ale Uniunii și persoanelor cu competențe de reprezentare, de decizie sau de control asupra părților terțe care sunt entități juridice, cum ar fi:
(a)
tipul condamnării;
(b)
durata excluderii din cadrul procedurii de achiziții, dacă este cazul.
(2) Instituțiile, agențiile, autoritățile și organismele menționate la alineatul (1) desemnează persoanele autorizate să comunice Comisiei și să primească de la aceasta informațiile conținute în baza de date.
În cazul instituțiilor, al agențiilor, al autorităților și al organismelor menționate la articolul 108 alineatul (1) din Regulamentul financiar, persoanele desemnate transmit informațiile contabilului Comisiei cât mai curând posibil și solicită, după caz, ca unele date să fie înregistrate, modificate sau șterse din baza de date.
În cazul autorităților și al organismelor menționate la articolul 108 alineatul (2) din Regulamentul financiar, persoanele desemnate transmit informațiile necesare ordonatorului de credite al Comisiei responsabil de programul sau de acțiunea respectivă, în termen de trei luni de la data pronunțării hotărârii judecătorești relevante.
Contabilul Comisiei înregistrează, modifică sau șterge datele din baza de date. Prin intermediul unui protocol securizat, acesta furnizează persoanelor desemnate, în fiecare lună, date validate conținute în baza de date.
(3) Instituțiile, agențiile, autoritățile și organismele menționate la alineatul (1) atestă Comisiei că informațiile pe care le-au comunicat au fost înscrise și transmise în conformitate cu principiile prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 45/2001 și de Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului (17) privind protecția datelor cu caracter personal.
În special, acestea informează în prealabil toate părțile terțe sau persoanele menționate la alineatul (1) cu privire la faptul că datele lor cu caracter personal pot fi introduse în baza de date și comunicate de către Comisie persoanelor desemnate menționate la alineatul (2). Ele actualizează, dacă este cazul, informațiile transmise, ca urmare a unei rectificări, ștergeri sau a oricărei modificări a datelor.
Orice parte înregistrată în baza de date are dreptul să fie informată în legătură cu datele care o privesc, pe baza unei cereri adresate contabilului Comisiei.
(4) Statele membre iau măsurile care se impun pentru a asista Comisia în vederea gestionării eficiente a bazei de date, în conformitate cu Directiva 95/46/CE.
În acordurile cu autoritățile țărilor terțe și cu toate organismele menționate la articolul 108 alineatele (2) și (3) din Regulamentul financiar se prevăd modalități adecvate pentru a se asigura respectarea acestor dispoziții și a principiilor privind protecția datelor cu caracter personal.
Articolul 145
Sancțiuni administrative și financiare
(articolele 109 și 131 din Regulamentul financiar)
(1) Fără a aduce atingere aplicării sancțiunilor prevăzute în contract, candidații sau ofertanții și contractanții care au făcut declarații false sau erori substanțiale, care au comis nereguli sau fraude ori despre care s-a dovedit că și-au încălcat grav obligațiile contractuale pot fi excluși de la toate contractele și granturile finanțate de la bugetul Uniunii pentru o perioadă de maximum cinci ani de la data la care s-a constatat abaterea, confirmată după o procedură contradictorie cu candidatul, ofertantul sau contractantul.
Această perioadă poate fi prelungită la 10 ani în cazul repetării infracțiunii în termen de cinci ani de la data menționată la primul paragraf.
(2) Ofertanților sau candidaților care au făcut declarații false, au comis erori substanțiale, nereguli sau fraude li se pot aplica, de asemenea, sancțiuni financiare reprezentând între 2 % și 10 % din valoarea totală estimată a contractului care le este atribuit.
Contractanții care s-au făcut vinovați de neîndeplinirea gravă a obligațiilor contractuale pot fi supuși unor sancțiuni financiare reprezentând între 2 % și 10 % din valoarea totală a contractului în cauză.
Acest procent poate fi majorat la 4 % până la 20 %, în cazul repetării abaterii în termen de cinci ani de la data la care se face referire la alineatul (1) primul paragraf.
(3) Instituția stabilește sancțiunile administrative sau financiare ținând seama, în special, de elementele menționate la articolul 142 alineatul (1).
Articolul 146
Criterii de selecție
[articolul 110 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Autoritățile contractante stabilesc criterii de selecție clare și nediscriminatorii.
(2) Criteriile de selecție se aplică în orice procedură de achiziții în scopul evaluării capacității financiare, economice, tehnice și profesionale a candidatului sau a ofertantului.
Autoritatea contractantă poate stabili niveluri minime de capacitate sub care candidații nu pot fi selectați.
(3) Oricărui ofertant sau candidat i se poate cere să dovedească că este autorizat să execute contractul conform dreptului național, lucru dovedit prin înscrierea în registrul comerțului sau într-un registru profesional, printr-o declarație sub jurământ sau cu un certificat, prin calitatea de membru al unei organizații specifice, prin autorizare expresă sau prin înscrierea în registrul taxei pe valoarea adăugată (denumit în continuare „registrul TVA”).
(4) Autoritățile contractante precizează în anunțul de participare, în cererea de exprimare a interesului sau în invitația de a depune o ofertă referințele alese pentru testarea statutului și a capacității juridice a ofertanților sau a candidaților.
(5) Informațiile solicitate de autoritatea contractantă, necesare pentru a dovedi capacitatea financiară, economică, tehnică și profesională a candidatului sau a ofertantului și nivelurile minime de capacitate cerute în conformitate cu alineatul (2) nu pot depăși obiectul contractului și țin seama de interesele legitime ale agenților economici în special în ceea ce privește protecția secretelor tehnice și de afaceri ale întreprinderii.
(6) În funcție de evaluarea riscurilor, autoritatea contractantă poate hotărî să nu solicite dovada capacității financiare, economice, tehnice și profesionale a candidaților sau a ofertanților în cazul următoarelor contracte:
(a)
contracte atribuite de instituții în nume propriu, cu o valoare care nu o depășește pe cea menționată la articolul 137 alineatul (1);
(b)
contracte atribuite în domeniul acțiunilor externe, cu o valoare inferioară pragurilor menționate la articolul 265 alineatul (1) litera (a), articolul 267 alineatul (1) litera (a) sau articolul 269 alineatul (1) litera (a).
În cazul în care autoritatea contractantă hotărăște să nu solicite dovada capacității financiare, economice, tehnice și profesionale a candidaților sau a ofertanților, nu se realizează o prefinanțare decât dacă se oferă o garanție financiară cu o valoare echivalentă.
Articolul 147
Capacitatea economică și financiară
[articolul 110 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Se poate face dovada capacității economice și financiare în special printr-unul sau mai multe dintre următoarele documente:
(a)
declarații bancare corespunzătoare sau, după caz, dovada unei asigurări împotriva riscurilor profesionale;
(b)
situații financiare pentru cel mult ultimele trei exerciții încheiate;
(c)
o declarație privind cifra de afaceri totală și cifra de afaceri pentru lucrările, bunurile sau serviciile care fac obiectul contractului pentru o perioadă care nu poate fi mai mare decât ultimele trei exerciții financiare disponibile.
(2) Autoritatea contractantă poate exonera un candidat sau ofertant de obligația de a depune documentele justificative menționate la alineatul (1) în cazul în care astfel de dovezi i-au fost deja prezentate în scopul unei alte proceduri de achiziții și respectă în continuare dispozițiile alineatului (1).
În cazul în care, dintr-un motiv excepțional pe care autoritatea contractantă îl consideră justificat, ofertantul sau candidatul nu este în măsură să furnizeze referințele cerute de autoritatea contractantă, acesta își poate demonstra capacitatea economică și financiară prin orice alt mijloc considerat adecvat de către autoritatea contractantă.
(3) Un agent economic poate, dacă este cazul și pentru un anumit contract, să se bazeze pe capacitățile altor entități, indiferent de natura juridică a legăturilor pe care le are cu acestea. În acest caz, trebuie să demonstreze autorității contractante că va avea la dispoziție resursele necesare pentru executarea contractului, de exemplu prin prezentarea unui angajament din partea entităților în cauză de a pune resursele respective la dispoziția sa.
Autoritatea contractantă poate solicita ca agentul economic și entitățile menționate la primul paragraf să fie solidar răspunzători pentru executarea contractului.
În aceleași condiții, grupul de agenți economici menționat la articolul 121 alineatul (5) poate să se bazeze pe capacitățile membrilor grupului sau ale altor entități.
Articolul 148
Capacitatea tehnică și profesională
[articolul 110 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Capacitatea tehnică și profesională a agenților economici se evaluează și se verifică în conformitate cu alineatele (2) și (3). În procedurile de achiziții de bunuri care necesită operațiuni de amplasare și instalare, de servicii și/sau lucrări, această capacitate se evaluează în special din punctul de vedere al know-how-ului, eficienței, experienței și fiabilității.
(2) În funcție de natura, cantitatea sau importanța și destinația bunurilor, serviciilor sau lucrărilor de furnizat, dovada capacității tehnice și profesionale a agenților economici se poate face cu unul sau mai multe dintre următoarele documente:
(a)
diplomele sau calificările profesionale ale prestatorului de servicii sau contractantului lucrărilor și/sau ale membrilor personalului de conducere al firmei și, în special, ale persoanei sau persoanelor responsabile pentru prestarea serviciilor sau executarea lucrărilor;
(b)
o listă:
(i)
a principalelor servicii prestate și a bunurilor livrate în ultimii trei ani, cu indicarea valorilor lor, a datelor și a beneficiarilor, publici sau privați;
(ii)
a lucrărilor efectuate în ultimii cinci ani, cu indicarea valorilor lor, a datei și a locului;
(c)
o descriere a echipamentelor tehnice, a instrumentelor și a utilajelor care urmează a fi utilizate de firmă pentru executarea contractului de achiziții de servicii sau de lucrări;
(d)
o descriere a echipamentelor tehnice și a măsurilor aplicate pentru asigurarea calității bunurilor și serviciilor și o descriere a mijloacelor de studiu și cercetare ale firmei;
(e)
o indicație privind tehnicienii sau organismele tehnice implicate, indiferent dacă aparțin sau nu direct firmei, în special cei responsabili de controlul calității;
(f)
în ceea ce privește bunurile: eșantioane, descrieri și/sau fotografii autentice și/sau certificate emise de instituții sau agenții oficiale de control al calității cu competențe recunoscute care atestă conformitatea produselor cu specificațiile sau standardele în vigoare;
(g)
o declarație care indică cifra medie anuală a forței de muncă și numărul personalului de conducere al prestatorului de servicii sau al contractantului de lucrări în ultimii trei ani;
(h)
o indicație a proporției din contract pe care prestatorul de servicii ar putea avea intenția să o subcontracteze;
(i)
pentru contractele publice de achiziții de lucrări și pentru contractele de achiziții publice de servicii și numai atunci când este cazul, o indicație privind măsurile de management de mediu pe care agentul economic le poate aplica în executarea contractului.
Dacă serviciile și bunurile menționate la primul paragraf litera (b) punctul (i) sunt furnizate autorităților contractante, dovada execuției ia forma unor certificate emise sau contrasemnate de autoritatea competentă.
În scopul aplicării dispozițiilor primului paragraf litera (b) punctul (ii), lista celor mai importante lucrări este însoțită de certificate de bună execuție, care precizează dacă lucrările au fost executate în mod profesionist și dacă au fost finalizate integral.
(3) Dacă serviciile și produsele care urmează să fie furnizate sunt complexe sau, în mod excepțional, sunt necesare pentru un scop special, dovada capacității tehnice și profesionale poate fi făcută prin intermediul unei verificări efectuate de autoritatea contractantă sau în numele acesteia de un organism oficial competent din țara în care este stabilit prestatorul de servicii sau furnizorul, cu acordul organismului în cauză. Aceste verificări vizează capacitatea tehnică și de producție a furnizorului și, dacă este necesar, mijloacele de studiu și cercetare și măsurile de control al calității.
(4) Atunci când solicită prezentarea unor certificate eliberate de organisme independente care să ateste faptul că agentul economic respectă anumite standarde de asigurare a calității, autoritățile contractante fac trimitere la sistemele de asigurare a calității bazate pe seria de standarde europene relevante certificate de organisme acreditate. Cu toate acestea, autoritățile contractante acceptă și alte dovezi ale unor măsuri echivalente de asigurare a calității de la agenții economici care nu au acces la astfel de certificate sau care nu au nicio posibilitate de a le obține în termenele stabilite.
(5) Atunci când solicită prezentarea unor certificate eliberate de organisme independente care să ateste faptul că agentul economic respectă anumite standarde sau sisteme de management de mediu, autoritățile contractante fac trimitere la sistemul de management de mediu și audit al Uniunii Europene sau la alte sisteme de management de mediu recunoscute în conformitate cu articolul 45 din Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European și al Consiliului (18) sau la alte standarde de management de mediu bazate pe standardele europene sau internaționale relevante emise de organisme acreditate. Autoritățile contractante recunosc certificatele echivalente emise de organisme din alte state membre. De asemenea, acestea acceptă și alte dovezi ale măsurilor echivalente de management al mediului, prezentate de agenții economici.
(6) Un agent economic poate, dacă este cazul și pentru un anumit contract, să se bazeze pe capacitățile altor entități, indiferent de natura juridică a legăturilor pe care le are cu acestea. În acest caz, trebuie să demonstreze autorității contractante că va avea la dispoziție resursele necesare pentru executarea contractului, de exemplu prin prezentarea unui angajament din partea entităților în cauză de a pune resursele respective la dispoziția sa.
În aceleași condiții, grupul de agenți economici menționat la articolul 121 alineatul (5) poate să se bazeze pe capacitățile membrilor grupului sau ale altor entități.
(7) În cazul contractelor de achiziții de lucrări, al contractelor de achiziții de servicii și al lucrărilor de amplasare și de instalare din cadrul unui contract de achiziții de bunuri, autoritatea contractantă poate impune ca anumite sarcini critice să fie efectuate direct de ofertantul însuși sau, în cazul unei oferte depuse de un grup de agenți economici de tipul celui prevăzut la articolul 121 alineatul (6), de un participant din cadrul grupului.
(8) Autoritățile contractante pot ajunge la concluzia că agenții economici nu vor executa contractul la un standard de calitate corespunzător în cazul în care autoritatea contractantă stabilește că aceștia se află într-o situație de conflict de interese care ar putea afecta executarea contractului.
Articolul 149
Modalități și criterii de atribuire
[articolul 110 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Fără a aduce atingere articolului 107 din Regulamentul financiar, contractele se atribuie prin intermediul uneia dintre următoarele două modalități:
(a)
prin procedura de atribuire automată, caz în care contractul este atribuit ofertei care prezintă cel mai mic preț și, în același timp, este corectă și respectă condițiile stabilite;
(b)
prin procedura ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic.
(2) Pentru a stabili care dintre oferte este cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, autoritatea contractantă ia în considerare prețul oferit și alte criterii de calitate justificate de obiectul contractului, precum meritele tehnice, caracteristicile estetice și funcționale, caracteristicile de mediu, costurile de funcționare, rentabilitatea, termenele de finalizare sau de livrare, serviciile postvânzare și asistența tehnică. Autoritatea contractantă poate stabili niveluri minime de calitate. Ofertele aflate sub aceste niveluri de calitate sunt respinse.
(3) Autoritatea contractantă specifică, în anunțul de participare, în caietul de sarcini sau în documentul descriptiv, ponderea pe care o va aplica fiecărui criteriu pentru identificarea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic. Această pondere poate fi exprimată ca un interval a cărui întindere maximă trebuie să fie adecvată.
Ponderarea aplicată prețului față de celelalte criterii nu trebuie să ducă la neutralizarea criteriului prețului în alegerea contractantului, fără a aduce atingere grilei stabilite de instituție pentru remunerarea anumitor servicii, cum ar fi serviciile furnizate de experți în scop de evaluare.
Dacă, în cazuri excepționale, ponderarea este practic imposibilă, în special din cauza obiectului contractului, autoritatea contractantă precizează numai ordinea descrescătoare a importanței în care criteriile urmează a fi aplicate.
Articolul 150
Utilizarea licitațiilor electronice
[articolul 110 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Autoritățile contractante pot recurge la licitații electronice, în cadrul cărora sunt prezentate noi prețuri, revizuite în sens descrescător, și/sau noi valori aferente anumitor elemente ale ofertelor.
În sensul primului paragraf, autoritățile contractante utilizează un proces electronic repetitiv (licitații electronice), care trebuie să aibă loc după o evaluare inițială completă a ofertelor, permițând clasarea lor prin metode de evaluare automată.
(2) În procedurile deschise, restrânse sau negociate, în cazul prevăzut la articolul 135 alineatul (1) litera (a), autoritățile contractante pot decide ca atribuirea unui contract de achiziții publice să fie precedată de o licitație electronică, în cazul în care caietul de sarcini poate fi stabilit cu exactitate.
În aceleași circumstanțe se poate desfășura o licitație electronică în momentul restabilirii concurenței între părțile la un contract-cadru, în conformitate cu articolul 122 alineatul (3) litera (b) și cu ocazia lansării unei invitații la o procedură concurențială de ofertare pentru contractele care urmează să fie atribuite prin sistemul dinamic de achiziție menționat la articolul 131.
Licitația electronică se bazează fie exclusiv pe prețuri, caz în care contractul se atribuie ofertei cu prețul cel mai scăzut, fie pe prețuri și/sau pe valorile caracteristicilor ofertelor indicate în caietul de sarcini, caz în care contractul se atribuie ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic.
(3) Autoritățile contractante care decid să organizeze o licitație electronică precizează acest lucru în anunțul de participare.
Caietul de sarcini cuprinde următoarele detalii:
(a)
caracteristicile, valorile care vor face obiectul licitației electronice, cu condiția ca aceste caracteristici să fie cuantificabile și să poată fi exprimate în cifre sau procente;
(b)
orice limită a valorilor care pot fi prezentate, astfel cum rezultă din caietul de sarcini aferent obiectului contractului;
(c)
informațiile care vor fi puse la dispoziția ofertanților în timpul licitației electronice și, după caz, momentul în care acestea vor fi disponibile;
(d)
informațiile relevante privind desfășurarea licitației electronice;
(e)
condițiile în care ofertanții vor putea licita și, în special, diferențele minime care, după caz, vor fi solicitate pentru licitare;
(f)
informațiile relevante privind echipamentele electronice utilizate și modalitățile și specificațiile tehnice de conectare.
(4) Înainte de a demara licitația electronică, autoritățile contractante trebuie să procedeze la o evaluare inițială completă a ofertelor în conformitate cu criteriile de atribuire stabilite și cu ponderarea aferentă acestora.
Toți ofertanții care au depus oferte admisibile sunt invitați simultan prin mijloace electronice să prezinte prețuri noi și/sau valori noi; invitația cuprinde toate informațiile relevante privind conectarea individuală la echipamentele electronice utilizate și precizează data și ora începerii licitației electronice. Licitația electronică poate avea loc în mai multe etape succesive. Licitația electronică nu poate începe mai devreme de două zile lucrătoare de la data trimiterii invitațiilor.
(5) Atunci când contractul se atribuie pe baza ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, invitația este însoțită de rezultatul evaluării complete a ofertei relevante, efectuată în conformitate cu ponderarea prevăzută la articolul 149 alineatul (3) primul paragraf.
Invitația precizează, de asemenea, formula matematică ce va fi utilizată în licitația electronică pentru a se determina reclasările automate în funcție de noile prețuri și/sau de noile valori prezentate. Formula respectivă include ponderarea tuturor criteriilor stabilite pentru identificarea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, menționată în anunțul de participare sau în caietul de sarcini. În acest scop, eventualele intervale valorice se reduc în prealabil la o valoare determinată.
În cazul în care sunt autorizate variante, pentru fiecare variantă în parte trebuie furnizată o formulă.
(6) Pe durata fiecărei etape a unei licitații electronice, autoritățile contractante comunică de îndată tuturor ofertanților informații suficiente pentru a le permite acestora să calculeze cu aproximație, în orice moment, pe ce poziție se află. De asemenea, autoritățile contractante pot comunica alte informații referitoare la alte prețuri sau valori oferite, cu condiția ca acest lucru să fie menționat în caietul de sarcini. În orice moment, autoritățile contractante pot anunța și numărul de participanți din etapa respectivă a licitației. Cu toate acestea, ele nu pot dezvălui identitatea ofertanților în niciuna dintre etapele unei licitații electronice.
(7) Autoritățile contractante închid o licitație electronică într-unul sau mai multe dintre. următoarele moduri:
(a)
în invitația de participare la licitație, autoritățile contractante indică data și ora stabilite în prealabil;
(b)
în cazul în care nu mai primesc prețuri noi sau valori noi care să corespundă cerințelor privind diferențele minime;
(c)
atunci când s-au finalizat etapele unei licitații, stabilite în invitația de participare la licitație.
În sensul primului paragraf litera (b), autoritățile contractante precizează în invitația de participare la licitație intervalul de timp de la primirea ultimei oferte până la închiderea licitației electronice.
Atunci când autoritățile contractante decid să închidă o licitație electronică în conformitate cu dispozițiile primului paragraf litera (c), eventual coroborate cu dispozițiile primului paragraf litera (b), invitația de participare la licitație trebuie să indice calendarul fiecărei etape a licitației.
(8) După închiderea unei licitații electronice, autoritățile contractante atribuie contractul, pe baza rezultatelor licitației electronice, în conformitate cu articolul 149.
Autoritățile contractante nu pot recurge în mod necorespunzător la licitațiile electronice și nici să le utilizeze astfel încât să împiedice, să restricționeze sau să denatureze concurența ori să schimbe obiectul contractului, astfel cum se precizează în anunțul de participare publicat și definit în caietul de sarcini.
Articolul 151
Oferte cu prețuri anormal de mici
[articolul 110 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Dacă, pentru un anumit contract, ofertele par să aibă prețuri anormal de mici, înainte de a respinge ofertele în cauză numai din acest motiv, autoritatea contractantă solicită în scris detalii privind elementele constitutive ale ofertei pe care le consideră relevante și verifică aceste elemente constitutive, după audierea corespunzătoare a părților, ținând cont de explicațiile primite. Aceste detalii se referă în special la respectarea dispozițiilor privind protecția muncii și condițiile de muncă aflate în vigoare în locul unde urmează să se execute lucrarea, să se presteze serviciul sau să se furnizeze bunurile.
Autoritatea contractantă poate, în special, să ia în considerare explicații referitoare la următoarele:
(a)
economia procesului de producție, a prestării de servicii sau a metodei de construcție;
(b)
soluțiile tehnice alese sau condițiile extrem de favorabile de care dispune ofertantul;
(c)
originalitatea ofertei.
(2) În cazul în care constată că prețul unei oferte este anormal de mic ca urmare a unui ajutor acordat de stat, autoritatea contractantă poate respinge oferta exclusiv pentru acest motiv numai dacă ofertantul nu este în măsură să dovedească, într-un termen rezonabil stabilit de autoritatea contractantă, că ajutorul respectiv a fost acordat cu titlu definitiv și în conformitate cu procedurile și deciziile specificate în normele Uniunii privind ajutoarele de stat.
Articolul 152
Termene-limită pentru primirea ofertelor și a cererilor de participare
[articolul 111 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Autoritățile contractante stabilesc, în zile calendaristice, termenele-limită fixe și obligatorii pentru primirea ofertelor și a cererilor de participare. Termenele-limită trebuie să fie suficient de lungi pentru a acorda părților interesate o perioadă rezonabilă și adecvată pentru pregătirea și depunerea ofertelor lor, ținând seama în special de complexitatea contractului sau de necesitatea de a face o vizită la fața locului sau de a consulta la fața locului documentele anexate caietului de sarcini.
(2) În procedurile deschise pentru contractele cu o valoare egală sau mai mare decât cea a pragurilor stabilite la articolul 170 alineatul (1), termenul-limită pentru primirea ofertelor este de minimum 52 de zile de la data trimiterii anunțului de participare.
(3) În procedurile restrânse, în cazurile în care se utilizează dialogul competitiv menționat la articolul 132 și în procedurile negociate cu publicarea unui anunț de participare pentru contractele cu o valoare egală sau mai mare decât cea a pragurilor stabilite la articolul 170 alineatul (1), termenul-limită pentru primirea cererilor de participare este de cel puțin 37 de zile de la data trimiterii anunțului de participare.
În procedurile restrânse pentru contractele cu o valoare egală sau mai mare decât cea a pragurilor fixate la articolul 170 alineatul (1), termenul-limită pentru primirea ofertelor este de minimum 40 de zile de la data trimiterii invitației la procedura de ofertare.
Cu toate acestea, în procedurile inițiate în urma unei cereri de exprimare a interesului menționate la articolul 136 alineatul (1), termenul-limită este:
(a)
de minimum 21 de zile de la data trimiterii invitației de participare la procedura de ofertare pentru primirea ofertelor în cazul procedurii menționate la articolul 136 alineatul (1) litera (a) și alineatul (3) litera (b) punctul (i);
(b)
de minimum 10 zile de la data primirii cererilor de participare la procedura de ofertare și de cel puțin 21 de zile de la primirea ofertelor în cazul procedurii în două etape menționate la articolul 136 alineatul (3) litera (b) punctul (ii).
(4) În cazul în care, în conformitate cu articolul 123 alineatul (2), autoritățile contractante trimit spre publicare un anunț de intenție sau publică ele însele un anunț de intenție pe profilul cumpărătorului pentru contractele care depășesc pragurile stabilite la articolul 170 alineatul (1), termenul-limită pentru primirea ofertelor poate fi, în general, redus la 36 de zile, dar în nici un caz la mai puțin de 22 de zile de la data trimiterii anunțului de participare sau a invitației de participare la procedura de ofertare.
Termenele-limită reduse menționate la primul paragraf sunt permise numai dacă anunțul de intenție îndeplinește următoarele condiții:
(a)
cuprinde toate informațiile necesare pentru anunțul de participare, în măsura în care aceste informații sunt disponibile la momentul publicării anunțului;
(b)
a fost trimis spre publicare într-un interval cuprins între 52 de zile și 12 luni înainte de data trimiterii anunțului de participare.
(5) Termenele-limită pentru primirea ofertelor pot fi reduse cu cinci zile în cazul în care se asigură accesul liber și direct, prin mijloace electronice, la toate documentele care constituie invitația la procedura de ofertare, începând de la data publicării anunțului de participare sau a cererii de exprimare a interesului.
Articolul 153
Termenul acordat pentru accesul la documentele aferente procedurii de ofertare
[articolul 111 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Cu condiția ca cererea să fi fost făcută în timp util înainte de data-limită pentru depunerea ofertelor, caietul de sarcini sau documentele descriptive din cadrul procedurii menționate la articolul 132 și documentele suplimentare se trimit, în termen de cinci zile lucrătoare de la primirea cererii, tuturor agenților economici care au solicitat caietul de sarcini sau și-au exprimat interesul de a participa la un dialog sau de a depune o ofertă, în conformitate cu dispozițiile alineatului (4). Autoritățile contractante nu sunt obligate să răspundă solicitărilor de documente formulate cu mai puțin de cinci zile lucrătoare înainte de termenul-limită pentru depunerea ofertelor.
(2) Cu condiția să fi fost solicitate în timp util înainte de termenul-limită pentru depunerea ofertelor, informațiile suplimentare privind caietul de sarcini, documentele descriptive sau documentele suplimentare sunt furnizate simultan - în cel mai scurt timp și cu cel puțin șase zile calendaristice înainte de data-limită pentru primirea ofertelor - tuturor agenților economici care au solicitat caietul de sarcini sau și-au exprimat interesul de a participa la un dialog sau de a depune o ofertă sau, în cazul unor cereri de informații primite cu mai puțin de opt zile calendaristice înainte de data-limită pentru primirea ofertelor, cât mai curând posibil după primirea cererii. Autoritățile contractante nu sunt obligate să răspundă cererilor de informații suplimentare făcute cu mai puțin de cinci zile lucrătoare înainte de data-limită pentru depunerea ofertelor.
(3) În cazul în care, dintr-un motiv oarecare, caietul de sarcini și documentele sau informațiile suplimentare nu pot fi furnizate în termenele prevăzute la alineatele (1) și (2) din prezentul articol sau în cazul în care ofertele nu pot fi întocmite decât în urma unei vizite la fața locului sau după consultarea la fața locului a documentelor anexate la caietul de sarcini, termenele-limită pentru primirea ofertelor prevăzute la articolul 152 se prelungesc pentru a permite tuturor agenților economici să ia cunoștință de toate informațiile necesare pentru întocmirea ofertelor. Această prelungire face obiectul unei publicități adecvate, în conformitate cu modalitățile prevăzute la articolele 123-126.
(4) În procedura deschisă, inclusiv în sistemele dinamice de achiziție menționate la articolul 131, în cazul în care se asigură accesul direct, liber și deplin prin mijloace electronice la toate documentele aferente procedurii de ofertare și la toate documentele suplimentare, alineatul (1) din prezentul articol nu se aplică. Anunțul de participare menționat la articolul 123 alineatul (3) precizează adresa internet la care pot fi consultate documentele în cauză.
Articolul 154
Termene-limită în cazuri urgente
[articolul 111 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Atunci când o urgență bine justificată face imposibilă respectarea termenelor-limită minime prevăzute la articolul 152 alineatul (3) pentru procedurile restrânse și procedurile negociate cu publicarea unui anunț de participare, autoritățile contractante pot stabili următoarele termene-limită, exprimate în zile calendaristice:
(a)
un termen-limită pentru primirea cererilor de participare de minimum 15 zile de la data trimiterii anunțului de participare sau de 10 zile, în cazul în care anunțul este trimis la Oficiul pentru Publicații pe cale electronică;
(b)
un termen-limită pentru primirea ofertelor de minimum de 10 zile de la data trimiterii invitației de participare la procedura de ofertare.
(2) În procedurile restrânse și în procedurile negociate accelerate, informațiile suplimentare privind caietul de sarcini sunt comunicate, cu condiția să fi fost solicitate în timp util, tuturor candidaților sau ofertanților cu cel puțin patru zile calendaristice înainte de data-limită pentru primirea ofertelor.
Articolul 155
Metode de comunicare
[articolul 111 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Modalitățile de depunere a ofertelor și a cererilor de participare se stabilesc de către autoritatea contractantă, care poate opta pentru o metodă exclusivă de depunere. Ofertele și cererile de participare pot fi depuse prin scrisoare sau prin mijloace electronice. Cererile de participare pot fi depuse și prin fax
Mijloacele de comunicare alese trebuie să aibă disponibilitate generală și să nu restricționeze accesul agenților economici la procedura de achiziții.
Mijloacele de comunicare alese sunt de așa natură încât să asigure îndeplinirea următoarelor condiții:
(a)
fiecare document depus trebuie să cuprindă toate informațiile necesare evaluării sale;
(b)
integritatea datelor trebuie să fie păstrată;
(c)
confidențialitatea ofertelor și a cererilor de participare trebuie să fie păstrată, iar autoritățile contractante trebuie să examineze conținutul ofertelor și cererilor de participare numai după expirarea termenului-limită fixat pentru depunerea acestora;
(d)
protecția datelor cu caracter personal trebuie asigurată în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
Atunci când acest lucru este necesar în vederea furnizării unei probe juridice, autoritățile contractante pot decide ca cererile de participare depuse prin fax să fie confirmate prin scrisoare sau pe cale electronică cât mai curând posibil și, în orice caz, înainte de data-limită stabilită la articolul 152.
(2) Atunci când autoritatea contractantă autorizează depunerea ofertelor și a cererilor de participare prin mijloace electronice, instrumentele utilizate și caracteristicile tehnice ale acestora trebuie să fie nediscriminatorii, disponibile publicului larg și compatibile cu produsele tehnologiei informației și comunicațiilor utilizate pe scară largă și nu trebuie să restrângă accesul agenților economici la procedura de achiziții.
(3) Cu excepția contractelor a căror valoare se află sub pragul prevăzut la articolul 170 alineatul (1), dispozitivele de primire în format electronic a ofertelor și a cererilor de participare trebuie să garanteze, prin mijloace tehnice și proceduri adecvate, că:
(a)
agentul economic poate fi identificat cu certitudine;
(b)
data și ora exactă a primirii ofertelor și a cererilor de participare pot fi stabilite cu exactitate;
(c)
se poate garanta în mod rezonabil faptul că, înainte de termenele specificate, nimeni nu poate avea acces la informațiile transmise conform prezentelor cerințe;
(d)
în cazul încălcării interdicției de acces, se poate garanta în mod rezonabil că încălcarea poate fi ușor detectată;
(e)
numai persoanele autorizate pot stabili sau modifica datele pentru deschiderea informațiilor primite;
(f)
în cursul diferitelor etape ale procedurii de achiziții, se poate avea acces la toate sau la o parte din informațiile primite numai prin acțiunea simultană a persoanelor autorizate;
(g)
acțiunea simultană a persoanelor autorizate trebuie să permită accesul la informațiile trimise numai după data stabilită;
(h)
informațiile primite și deschise în temeiul prezentelor cerințe continuă să le fie accesibile doar persoanelor autorizate în acest sens.
(4) În cazul în care autoritatea contractantă autorizează depunerea ofertelor și a cererilor de participare prin mijloace electronice, documentele electronice transmise prin intermediul unor astfel de sisteme sunt considerate a fi originale și a fi semnate de un reprezentant autorizat al operatorului economic.
(5) În cazul în care depunerea se face prin scrisoare, ofertanții sau candidații pot opta să depună oferte sau cereri de participare:
(a)
fie prin poștă, fie printr-un serviciu de curierat, caz în care documentele aferente procedurii de ofertare specifică faptul că dovada o constituie data expedierii, ștampila poștei sau data avizului de trimitere;
(b)
fie prin livrare directă la sediul instituției, personal de către ofertant sau candidat sau de un mandatar; în acest scop, documentele aferente procedurii de ofertare specifică, în plus față de informațiile menționate la articolul 138 alineatul (2) litera (a), departamentul la care trebuie depuse ofertele sau cererile de participare, pe baza unei confirmări de primire semnate și datate.
(6) Pentru a menține confidențialitatea și pentru a evita eventualele dificultăți la expedierea prin poștă a ofertelor, invitația la licitație trebuie să includă următoarea dispoziție:
Ofertele trebuie să fie depuse într-un plic sigilat, care la rândul său să fie introdus într-un al doilea plic sigilat. Pe plicul interior se înscrie, în plus față de departamentul căruia îi este adresat, conform indicației din invitația de participare la procedura de ofertare, mențiunea „Invitație la procedura de ofertare - A nu se deschide de către serviciul poștal”. În cazul în care se utilizează plicuri autoadezive, acestea trebuie sigilate cu bandă adezivă, pe care expeditorul trebuie să își aplice semnătura.
Articolul 156
Garanții de participare la procedura de ofertare
[articolul 111 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
Autoritatea contractantă poate solicita o garanție de participare la procedura de ofertare, depusă în conformitate cu articolul 163, reprezentând între 1 % și 2 % din valoarea totală a contractului.
Garanția de participare la licitație este eliberată după atribuirea contractului. Dacă nu se depune nicio ofertă până la data-limită stabilită sau dacă oferta este retrasă ulterior, garanția este reținută.
Articolul 157
Deschiderea ofertelor și a cererilor de participare
[articolul 111 alineatul (4) din Regulamentul financiar]
(1) Se deschid toate cererile de participare și ofertele care îndeplinesc cerințele prevăzute la articolul 155.
(2) În cazul în care valoarea unui contract depășește pragul stabilit la articolul 137 alineatul (1), ordonatorul de credite competent numește o comisie de deschidere a ofertelor.
Comisia de deschidere este formată din cel puțin trei persoane reprezentând cel puțin două entități organizaționale ale instituției implicate, fără nicio legătură ierarhică între ele, dintre care cel puțin una nu este subordonată ordonatorului de credite competent. Pentru a evita eventualele conflicte de interese, persoanele în cauză sunt supuse obligațiilor prevăzute la articolul 57 din Regulamentul financiar. În cazul reprezentanțelor sau unităților locale menționate la articolul 72 din prezentul regulament sau izolate într-un stat membru, dacă nu există entități separate, cerința privind entitățile organizaționale fără o legătură ierarhică între ele nu se aplică.
În cazul unei proceduri de achiziții lansate la nivel interinstituțional, comisia de deschidere este numită de ordonatorul de credite competent de la instituția responsabilă de procedura de achiziții. Componența comisiei de deschidere reflectă, pe cât posibil, caracterul interinstituțional al procedurii de achiziții.
(3) Atunci când ofertele se depun prin poștă, unul sau mai mulți membri din comisia de deschidere parafează documentele care certifică data și ora de trimitere a fiecărei oferte.
Aceștia parafează, de asemenea, unul dintre următoarele elemente:
(a)
fiecare pagină a fiecărei oferte;
(b)
pagina de titlu și paginile care conțin detaliile financiare ale fiecărei oferte, integritatea ofertei inițiale fiind garantată printr-o tehnică adecvată utilizată de un departament independent de serviciul ordonator, cu excepția cazurilor menționate la alineatul (2) al doilea paragraf.
În cazul în care contractul este atribuit prin procedura de atribuire automată, în conformitate cu articolul 149 alineatul (1) litera (a), prețurile menționate în ofertele care îndeplinesc cerințele sunt făcute publice.
Membrii comisiei semnează procesul-verbal de deschidere a ofertelor primite, care identifică ofertele care respectă cerințele prevăzute la articolul 155 și cele care nu le îndeplinesc și precizează motivele pentru care ofertele au fost respinse ca neconforme, prin trimitere la metodele de depunere a ofertelor menționate la articolul 155. Acest proces-verbal poate fi semnat printr-un sistem electronic care să ofere o identificare suficientă a semnatarului.
Articolul 158
Comitetul de evaluare a ofertelor și a cererilor de participare
[articolul 111 alineatul (5) din Regulamentul financiar]
(1) Toate cererile de participare și ofertele declarate conforme cerințelor prevăzute la articolul 155 sunt evaluate și ierarhizate de un comitet de evaluare instituit pentru fiecare din cele două etape, pe baza criteriilor de excludere, selecție și atribuire anunțate în prealabil.
Comitetul respectiv este numit de ordonatorul de credite competent pentru a emite un aviz consultativ asupra contractelor având o valoare care depășește pragul menționat la articolul 137 alineatul (1).
Cu toate acestea, ordonatorul de credite competent poate decide ca evaluarea și ierarhizarea ofertanților să fie realizată de comitetul de evaluare exclusiv pe baza criteriilor de atribuire și ca respectivele criterii de excludere și de selecție să fie evaluate prin alte mijloace adecvate care garantează absența conflictelor de interese.
(2) Comitetul de evaluare este format din cel puțin trei persoane reprezentând cel puțin două entități organizaționale ale instituțiilor sau ale organismelor menționate la articolul 208 din Regulamentul financiar, fără nicio legătură ierarhică între ele, din care cel puțin una nu este subordonată ordonatorului de credite competent. Ordonatorul de credite competent se asigură că aceste persoane îndeplinesc obligațiile prevăzute la articolul 57 din Regulamentul financiar.
În cazul reprezentanțelor și al unităților locale prevăzute la articolul 72 sau izolate într-un stat membru, dacă nu există entități separate, cerința privitoare la entitățile organizaționale fără o legătură ierarhică între ele nu se aplică.
Comitetul de evaluare poate avea aceiași membri ca și comisia de deschidere a ofertelor.
În temeiul unei decizii a ordonatorului de credite competent, comitetul poate beneficia de asistență din partea unor experți externi. Ordonatorul de credite competent se asigură că acești experți îndeplinesc obligațiile prevăzute la articolul 57 din Regulamentul financiar.
În cazul unei proceduri de achiziții lansate la nivel interinstituțional, comitetul de evaluare este numit de ordonatorul de credite competent de la instituția responsabilă de procedura de achiziții. Componența comitetului de evaluare trebuie să reflecte, pe cât posibil, caracterul interinstituțional al procedurii de achiziții.
(3) Cererile de participare și ofertele care nu îndeplinesc toate cerințele esențiale prevăzute în documentele aferente procedurii de ofertare sunt eliminate.
Cu toate acestea, comitetul de evaluare sau autoritatea contractantă poate cere candidaților sau ofertanților să furnizeze materiale suplimentare sau să clarifice documentele justificative depuse în ceea ce privește criteriile de excludere și de selecție, într-un termen-limită pe care îl specifică.
Cererile de participare și ofertele care nu sunt eliminate și care îndeplinesc criteriile de selecție sunt considerate admisibile.
(4) În cazul ofertelor cu prețuri anormal de mici prevăzute la articolul 151, comitetul de evaluare solicită orice informație pertinentă privind compoziția ofertei.
Articolul 159
Rezultatele evaluării
(articolul 112 din Regulamentul financiar)
(1) Se întocmește și se datează un proces-verbal de evaluare și ierarhizare a cererilor de participare și a ofertelor declarate conforme cu cerințele.
Procesul-verbal este semnat de către toți membrii comitetului de evaluare. Acest proces-verbal poate fi semnat printr-un sistem electronic care să ofere o identificare suficientă a semnatarului.
În cazul în care comitetul de evaluare nu a fost însărcinat cu verificarea ofertelor pe baza criteriilor de excludere și de selecție, procesul-verbal este semnat, de asemenea, de către persoanele cărora ordonatorul de credite competent le-a încredințat această responsabilitate. Procesul-verbal în cauză se păstrează pentru a putea fi consultat ulterior.
(2) Procesul-verbal menționat la alineatul (1) conține cel puțin:
(a)
numele și adresa autorității contractante, precum și obiectul și valoarea contractului, ale contractului-cadru sau ale sistemului dinamic de achiziție;
(b)
numele candidaților sau ale ofertanților respinși și motivele respingerii acestora;
(c)
numele candidaților și ale ofertanților care urmează să fie evaluați și motivele pentru care au fost selectați;
(d)
motivele respingerii ofertelor considerate ca având prețuri anormal de mici;
(e)
numele candidaților sau al contractantului propus și motivele acestei alegeri și, dacă se cunoaște, proporția din contract sau din contractul-cadru pe care contractantul intenționează să o subcontracteze unor părți terțe.
(3) Autoritatea contractantă ia apoi o decizie, precizând cel puțin:
(a)
numele și adresa autorității contractante, obiectul și valoarea contractului sau obiectul și valoarea maximă a contractului-cadru sau ale sistemului dinamic de achiziție;
(b)
numele candidaților sau ale ofertanților respinși și motivele respingerii acestora;
(c)
numele candidaților și ale ofertanților care urmează să fie evaluați și motivele pentru care au fost selectați;
(d)
motivele respingerii ofertelor considerate ca având prețuri anormal de mici;
(e)
numele candidaților sau al contractantului selectat și motivele acestei alegeri prin trimitere la criteriile de selecție și atribuire anunțate în prealabil și, dacă se cunoaște, proporția din contract sau din contractul-cadru pe care contractantul intenționează să o subcontracteze unor părți terțe;
(f)
în cazul procedurilor negociate și al dialogului competitiv, circumstanțele menționate la articolele 132, 134, 135, 266, 268, 270 și 271 care justifică recurgerea la acestea;
(g)
dacă este cazul, motivele pentru care autoritatea contractantă a decis să nu atribuie un contract.
În cazul unei proceduri de achiziții lansate pe o bază interinstituțională, decizia menționată la primul paragraf este luată de către autoritatea contractantă responsabilă de procedura de achiziții.
Articolul 160
Contactele între autoritățile contractante și ofertanți
(articolul 112 din Regulamentul financiar)
(1) Autoritatea contractantă și ofertanții pot avea contacte pe durata procedurii de atribuire a contractului, în mod excepțional, în condițiile prevăzute la alineatele (2) și (3).
(2) Înainte de data-limită pentru depunerea ofertelor, în ceea ce privește documentele și informațiile suplimentare menționate la articolul 153, autoritatea contractantă poate:
(a)
să comunice, la inițiativa ofertanților, informații suplimentare numai în scopul clarificării naturii contractului, informațiile în cauză fiind comunicate la aceeași dată tuturor ofertanților care au solicitat caietul de sarcini;
(b)
din proprie inițiativă, dacă descoperă o eroare, o lipsă de precizie, o omisiune sau orice alt tip de greșeală de redactare în textul anunțului de participare, al invitației de participare la procedura de ofertare sau al caietului de sarcini, să informeze cu privire la aceasta persoanele interesate, la aceeași dată și prin metoda aplicabilă invitației inițiale de participare la procedura de ofertare.
(3) Dacă, după deschiderea ofertelor, sunt necesare clarificări cu privire la o ofertă sau dacă trebuie corectate greșeli evidente de redactare în ofertă, autoritatea contractantă poate să contacteze ofertantul, însă acest contact nu poate conduce la o modificare a termenilor ofertei.
(4) De fiecare dată când are loc un contact, precum și în cazurile, justificate corespunzător, în care nu s-a efectuat un contact în conformitate cu articolul 96 din Regulamentul financiar, se ține o evidență în dosarul de achiziții.
Articolul 161
Informații pentru candidați și ofertanți
(articolele 113, 114 și 118 din Regulamentul financiar)
(1) Autoritățile contractante informează cât mai curând posibil candidații și ofertanții cu privire la deciziile luate în ceea ce privește atribuirea contractului sau a contractului-cadru sau admiterea în cadrul unui sistem dinamic de achiziție, inclusiv cu privire la motivele oricărei decizii de a nu atribui un contract sau un contract-cadru, de a nu institui un sistem dinamic de achiziție pentru care a avut loc procedura concurențială de ofertare sau de a reîncepe procedura.
(2) Autoritatea contractantă comunică, în termen de maximum 15 zile calendaristice de la primirea unei cereri scrise, informațiile prevăzute la articolul 113 alineatul (2) din Regulamentul financiar.
(3) În cazul contractelor atribuite de instituțiile Uniunii în nume propriu, care au o valoare egală sau mai mare decât cea a pragurilor menționate la articolul 170 alineatul (1) și care nu sunt excluse din domeniul de aplicare al Directivei 2004/18/CE, autoritatea contractantă îi informează pe toți ofertanții sau candidații declarați necâștigători, în mod simultan și individual, prin mijloace electronice, cu privire la neacceptarea cererii sau a ofertei lor, în oricare din etapele următoare:
(a)
la scurt timp de la luarea deciziilor pe baza criteriilor de excludere și de selecție și înaintea deciziei de atribuire în cazul procedurilor de achiziții organizate în două etape separate;
(b)
în ceea ce privește deciziile de atribuire și de respingere a ofertelor, cât mai curând posibil după decizia de atribuire și cel târziu în cursul săptămânii următoare.
Autoritatea contractantă precizează, pentru fiecare caz, motivele pentru care oferta sau cererea nu a fost acceptată și căile de atac disponibile.
Ofertanții sau candidații necâștigători pot solicita în scris, prin poștă, fax sau e-mail informații suplimentare cu privire la motivele respingerii, iar toți ofertanții selectați ale căror oferte nu au fost respinse pot obține informații despre caracteristicile și meritele relative ale ofertei acceptate și numele ofertantului câștigător, fără a aduce atingere dispozițiilor articolului 113 alineatul (2) al doilea paragraf din Regulamentul financiar. Autoritatea contractantă răspunde în termen de cel mult 15 zile calendaristice de la data primirii solicitării.
Articolul 162
Semnarea contractului
(articolele 113 și 118 din Regulamentul financiar)
Executarea contractului nu poate începe înainte ca acesta să fie semnat.
Secțiunea 4
Garanții și acțiuni corective
Articolul 163
Garanții
(articolul 115 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul în care contractanților li se solicită să depună o garanție în avans, aceasta trebuie să acopere o sumă și o perioadă suficiente pentru activarea ei.
(2) Garanția este oferită de către o bancă sau o instituție financiară autorizată. Ea poate fi înlocuită cu o garanție personală și solidară depusă de o parte terță, după acceptarea sa de către autoritatea contractantă.
Garanția se stabilește în euro.
Prin această garanție, banca, instituția financiară sau partea terță oferă o garanție colaterală irevocabilă sau devine garant la prima solicitare pentru obligațiile contractantului.
Articolul 164
Garanția de bună execuție
(articolul 115 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru a se asigura că lucrările, bunurile sau serviciile au fost pe deplin livrate și atunci când acceptarea finală în conformitate cu termenii contractului nu poate fi acordată în momentul plății finale, ordonatorul de credite poate solicita o garanție de bună execuție de la caz la caz, sub rezerva unei analize de risc preliminare.
(2) O garanție corespunzătoare unui procent de 10 % din valoarea totală a contractului se poate constitui prin deduceri din plăți, în momentul în care și pe măsură ce acestea se efectuează.
Garanția poate fi înlocuită cu o sumă reținută din plata finală pentru a constitui o garanție până la acceptarea finală a serviciilor, a bunurilor sau a lucrărilor. Suma este determinată de către ordonatorul de credite și trebuie să fie proporțională cu riscurile identificate în legătură cu executarea contractului, ținând cont de obiectul său, precum și de clauzele comerciale uzuale aplicabile acestui sector.
Condițiile unei astfel de garanții sunt anunțate în documentele aferente procedurii de ofertare.
(3) După acceptarea finală a lucrărilor, a serviciilor sau a bunurilor, garanțiile sunt eliberate în conformitate cu termenii contractului.
Articolul 165
Garanții pentru prefinanțare
(articolul 115 din Regulamentul financiar)
(1) Odată ce a stabilit necesitatea unei prefinanțări, autoritatea contractantă evaluează riscurile asociate plăților de prefinanțare, înainte de lansarea procedurii de achiziții, luând în considerare în special următoarele criterii:
(a)
valoarea estimată a contractului;
(b)
obiectul său;
(c)
durata și ritmul acestuia;
(d)
structura pieței.
(2) Se solicită o garanție pentru plata prefinanțării în cazul menționat la articolul 146 alineatul (6) al doilea paragraf sau în cazul în care ordonatorul de credite decide să facă acest lucru în temeiul alineatului (1) al prezentului articol.
Nu se cere nicio garanție pentru contractele cu valoare mică menționate la articolul 137 alineatul (1).
Garanția se eliberează pe parcurs în momentul deducerii prefinanțării din plățile intermediare sau din plățile de solduri efectuate în beneficiul contractantului, în conformitate cu termenii contractului.
Articolul 166
Suspendarea în cazul unor erori sau nereguli
(articolul 116 din Regulamentul financiar)
(1) Contractele pot fi suspendate în conformitate cu articolul 116 din Regulamentul financiar pentru a se verifica dacă au avut într-adevăr loc presupuse erori substanțiale, nereguli sau fraude. Dacă acestea nu sunt confirmate, executarea contractului se reia cât mai curând posibil.
(2) O eroare sau o neregulă substanțială este orice încălcare a unei dispoziții dintr-un contract sau dintr-o reglementare, în urma unei acțiuni sau omisiuni care cauzează sau poate cauza o pierdere bugetului Uniunii.
CAPITOLUL 2
Dispoziții aplicabile contractelor atribuite de instituțiile Uniunii în cont propriu
Articolul 167
Identificarea nivelului adecvat pentru calcularea pragurilor
(articolele 117 și 118 din Regulamentul financiar)
Fiecărui ordonator de credite delegat sau subdelegat îi revine sarcina de a evalua dacă pragurile prevăzute la articolul 118 din Regulamentul financiar au fost atinse.
Articolul 168
Contracte separate și contracte pentru loturi
(articolele 104 și 118 din regulamentul financiar)
(1) Valoarea estimată a unui contract nu poate fi determinată astfel încât să se sustragă cerințelor prevăzute în prezentul regulament; un contract nu poate fi scindat în acest scop.
După caz, dacă acest lucru este realizabil din punct de vedere tehnic și este rentabil, contractele a căror valoare este egală sau superioară pragurilor stabilite la articolul 170 alineatul (1) sunt atribuite simultan, sub forma unor loturi separate.
(2) Atunci când obiectul unui contract de achiziții de bunuri, de servicii sau de lucrări este subdivizat în mai multe loturi, fiecare făcând obiectul unui contract individual, pentru evaluarea globală a pragului aplicabil se ia în considerare valoarea totală a tuturor loturilor.
În cazul în care valoarea totală a tuturor loturilor este egală sau mai mare decât cea a pragurilor stabilite la articolul 170 alineatul (1), se aplică articolul 97 alineatul (1) și articolul 104 alineatele (1) și (2) din Regulamentul financiar pentru fiecare lot.
(3) În cazul în care un contract trebuie atribuit sub formă de loturi separate, ofertele sunt evaluate separat pentru fiecare lot. Dacă mai multe loturi sunt atribuite aceluiași ofertant, se poate semna un contract unic pentru toate aceste loturi.
Articolul 169
Modalitățile de estimare a valorii anumitor contracte
(articolul 118 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru calcularea valorii estimate a unui contract, autoritatea contractantă include remunerația totală estimată a contractantului.
În cazul în care un contract prevede opțiuni sau posibilitatea reînnoirii, baza de calcul este suma maximă autorizată, care include utilizarea clauzelor de opțiuni și reînnoire.
Această estimare se face atunci când se trimite anunțul de participare sau, în cazul în care nu există o astfel de publicitate, atunci când autoritatea contractantă inițiază procedura de atribuire.
(2) În cazul contractelor-cadru și a sistemelor dinamice de achiziție, valoarea care se ia în calcul este valoarea maximă a tuturor contractelor preconizate pentru întreaga durată a contractului-cadru sau a sistemului dinamic de achiziție.
(3) Pentru contractele de achiziții de servicii, se ține seama de:
(a)
în cazul serviciilor de asigurare, prima care poate fi plătită și alte tipuri de remunerație;
(b)
în cazul serviciilor bancare și financiare, onorariile, comisioanele, dobânda și alte tipuri de remunerație;
(c)
în cazul contractelor de proiectare, onorariile, comisioanele de plată și alte tipuri de remunerație.
(4) În cazul contractelor de achiziții de servicii care nu precizează un preț total sau al contractelor de achiziții de bunuri având ca obiect leasingul, închirierea sau cumpărarea de produse în rate, valoarea de luat ca bază de calcul pentru valoarea estimată este:
(a)
în cazul contractelor cu durată determinată:
(i)
dacă durata acestora este de maximum 48 de luni în cazul serviciilor sau de maximum 12 luni în cazul bunurilor, valoarea totală a contractului pe durata acestor contracte;
(ii)
dacă durata acestora este de peste 12 luni în cazul bunurilor, valoarea totală, inclusiv valoarea reziduală estimată;
(b)
în cazul contractelor cu durată nedeterminată sau, în cazul serviciilor, cu o durată de peste 48 de luni, valoarea lunară înmulțită cu 48.
(5) În cazul contractelor de achiziții de servicii sau de bunuri care sunt atribuite periodic sau care urmează să fie reînnoite într-o perioadă determinată, valoarea contractului se stabilește pe baza:
(a)
costului cumulat real al contractelor similare pentru același tip de servicii sau produse atribuite în cursul exercițiului financiar anterior sau al ultimelor 12 luni, ajustat, dacă este posibil, în funcție de modificările anticipate ale cantității și valorii în cursul celor 12 luni ulterioare contractului inițial;
(b)
sau a costului cumulat estimat al contractelor succesive atribuite în cursul celor 12 luni ulterioare primului serviciu prestat sau primei livrări sau pe durata contractului, dacă aceasta depășește 12 luni.
(6) În cazul contractelor de achiziții lucrări, se ține seama nu numai de valoarea lucrărilor, ci și de valoarea totală estimată a bunurilor necesare pentru executarea lucrărilor și puse la dispoziția contractantului de către autoritatea contractantă.
Articolul 170
Praguri pentru aplicarea procedurilor prevăzute de Directiva 2004/18/CE
(articolul 118 din Regulamentul financiar)
(1) Pragurile prevăzute la articolul 118 din Regulamentul financiar sunt cele prevăzute de Directiva 2004/18/CE pentru contractele de achiziții de bunuri, de servicii și, respectiv, de lucrări.
(2) Termenele-limită menționate la articolul 118 din Regulamentul financiar sunt cele prevăzute la articolele 152, 153 și 154.
Articolul 171
Perioada de așteptare dinaintea semnării contractului
(articolul 118 din Regulamentul financiar)
(1) Autoritatea contractantă nu semnează contractul sau contractul-cadru, reglementat de Directiva 2004/18/CE, cu ofertanții câștigători decât după trecerea a 14 zile calendaristice.
Acest termen începe să curgă de la oricare dintre datele următoare:
(a)
din ziua următoare datei transmiterii simultane a anunțurilor ofertanților declarați câștigători și celor declarați necâștigători;
(b)
în cazul în care contractul sau contractul-cadru este atribuit în urma unei proceduri negociate fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare, din ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene a anunțului de atribuire a contractului menționat la articolul 123.
În cazul în care se utilizează faxul sau mijloacele electronice pentru transmiterea menționată la al doilea paragraf litera (a), perioada de așteptare este de 10 zile calendaristice.
Dacă este necesar, autoritatea contractantă poate suspenda semnarea contractului în scopul efectuării unei analize suplimentare, în cazul în care acest lucru este justificat de solicitările sau observațiile formulate de ofertanții sau candidații necâștigători sau lezați sau de orice altă informație relevantă primită. Solicitările, observațiile sau informațiile respective trebuie primite în termenul stabilit la primul paragraf. În caz de suspendare, toți candidații sau ofertanții sunt informați în termen de trei zile lucrătoare de la data deciziei de suspendare.
Cu excepția cazurilor prevăzute la alineatul (2), orice contract semnat înainte de expirarea termenului stabilit la primul paragraf este nul și neavenit.
În cazul în care contractul sau contractul-cadru nu poate fi atribuit ofertantului câștigător avut în vedere, autoritatea contractantă îl poate atribui ofertantului clasat pe locul doi.
(2) Termenul stabilit la alineatul (1) nu se aplică în următoarele cazuri:
(a)
în cazul procedurilor deschise, restrânse sau negociate în urma publicării unui anunț de participare, atunci când a fost depusă o singură ofertă;
(b)
în cazul contractelor specifice bazate pe un contract-cadru;
(c)
în cazul procedurilor negociate menționate la articolul 134 alineatul (1) litera (c), articolul 134 alineatul (1) litera (g) punctul (iii), articolul 134 alineatul (1) litera (h) și articolul 134 alineatul (1) litera (j).
Articolul 172
Dovada accesului la contracte
(articolul 119 din Regulamentul financiar)
Caietul de sarcini solicită ofertanților să indice statul în care își au sediul principal sau domiciliul și să prezinte documente justificative în acest sens acceptabile uzual conform legislației lor.
TITLUL VI
GRANTURI
CAPITOLUL 1
Domeniul de aplicare și forma granturilor
Articolul 173
Cotizații
(articolul 121 din Regulamentul financiar)
Cotizațiile menționate la articolul 121 alineatul (2) litera (d) din Regulamentul financiar sunt sume plătite organismelor din care face parte Uniunea, în conformitate cu deciziile bugetare și condițiile de plată stabilite de organismul respectiv.
Articolul 174
Acord și decizie de grant
[articolul 121 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Granturile sunt reglementate de o decizie sau de un acord scris.
(2) Pentru stabilirea instrumentului care trebuie folosit, se iau în considerare următoarele elemente:
(a)
localizarea beneficiarului în cadrul sau în afara Uniunii;
(b)
complexitatea și standardizarea conținutului acțiunilor sau al programelor de lucru finanțate.
Articolul 175
Cheltuieli cu membrii instituțiilor
(articolul 121 din Regulamentul financiar)
Cheltuielile cu membrii instituțiilor, menționate la articolul 121 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar, includ contribuțiile către asociațiile actualilor și foștilor deputați în Parlamentul European. Aceste contribuții sunt puse în aplicare în conformitate cu normele administrative interne ale Parlamentului European.
Articolul 176
Acțiuni care pot beneficia de granturi
(articolul 121 din Regulamentul financiar)
O acțiune care poate beneficia de un grant în sensul articolului 121 din Regulamentul financiar trebuie să fie clar identificată.
Nicio acțiune nu poate fi scindată în diverse acțiuni pentru a se sustrage normelor financiare prevăzute în prezentul regulament.
Articolul 177
Organisme care urmăresc un obiectiv de interes general al Uniunii
(articolul 121 din Regulamentul financiar)
Un organism care urmărește un obiectiv de interes general al Uniunii este:
(a)
un organism implicat în educația, formarea profesională, informarea, inovarea sau cercetarea și studiul în domeniul politicilor europene, orice activitate care contribuie la promovarea cetățeniei sau a drepturilor omului sau un organism european de standardizare;
(b)
o entitate care reprezintă organisme nonprofit care își desfășoară activitatea în statele membre, în țările candidate sau în țările potențial candidate și care promovează principii și politici conforme cu obiectivele tratatelor.
Articolul 178
Parteneriate
(articolul 121 din Regulamentul financiar)
(1) Granturile specifice pentru acțiuni și granturile de funcționare pot face parte dintr-un parteneriat-cadru.
(2) Un parteneriat-cadru poate fi instituit ca mecanism de cooperare pe termen lung între Comisie și beneficiarii granturilor. Acesta poate lua forma unui acord-cadru de parteneriat sau a unei decizii-cadru de parteneriat.
Acordul sau decizia-cadru de parteneriat precizează obiectivele comune, natura acțiunilor planificate ocazional sau ca parte a unui program anual de lucru aprobat, procedura de atribuire a unor granturi speciale, în conformitate cu principiile și normele procedurale din prezentul titlu, precum și drepturile și obligațiile generale ale fiecărei părți în temeiul acordurilor sau al deciziilor speciale.
Durata parteneriatului nu poate depăși patru ani, în afară de cazurile excepționale, justificate în special de obiectul parteneriatului-cadru.
Ordonatorii de credite nu pot să facă uz nejustificat de acorduri sau decizii-cadru de parteneriat sau să le utilizeze astfel încât acestea să aibă ca scop sau efect nerespectarea principiului transparenței sau al egalității de tratament a solicitanților.
(3) Parteneriatele-cadru sunt asimilate granturilor în ceea ce privește programarea, publicarea ex ante și atribuirea.
(4) Granturile specifice întemeiate pe acorduri sau decizii-cadru de parteneriat se atribuie în conformitate cu procedurile prevăzute de acordurile sau deciziile în cauză și cu respectarea prezentului titlu.
Acestea fac obiectul procedurilor de publicare ex post prevăzute la articolul 191.
Articolul 179
Sisteme electronice de schimb
[articolul 121 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Toate schimburile cu beneficiarii, inclusiv încheierea unor acorduri de grant, notificarea deciziilor de grant și orice modificare a acestora, se pot realiza prin intermediul unor sisteme electronice de schimb instituite de către Comisie.
(2) Aceste sisteme respectă următoarele cerințe:
(a)
numai persoanele autorizate pot avea acces la sistem și la documentele transmise prin intermediul său;
(b)
numai persoanele autorizate pot semna sau transmite electronic un document prin intermediul sistemului;
(c)
persoanele autorizate trebuie identificate în cadrul sistemului prin mijloacele convenite;
(d)
ora și data operațiunii electronice trebuie stabilite cu exactitate;
(e)
integritatea documentelor trebuie păstrată;
(f)
disponibilitatea documentelor trebuie păstrată;
(g)
după caz, caracterul confidențial al documentelor trebuie păstrat;
(h)
protecția datelor cu caracter personal trebuie asigurată în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
(3) Datele transmise sau primite prin intermediul unui astfel de sistem se bucură de prezumția legală a integrității datelor și a exactității datei și a orei de transmitere sau de primire a datelor indicate de sistem.
Un document transmis sau notificat prin intermediul unui astfel de sistem este considerat ca fiind echivalent cu un document pe suport de hârtie, este admisibil ca probă în procedurile judiciare, se consideră original și se bucură de prezumția legală a autenticității și integrității sale, cu condiția ca acesta să nu conțină niciun element dinamic în măsură să permită modificarea sa automată.
Semnăturile electronice menționate la alineatul (2) litera (b) au efectul juridic echivalent al semnăturilor olografe.
Articolul 180
Conținutul acordurilor și al deciziilor de grant
(articolul 122 din Regulamentul financiar)
(1) Acordul de grant precizează cel puțin următoarele:
(a)
obiectul;
(b)
beneficiarul;
(c)
durata, adică:
(i)
data intrării sale în vigoare;
(ii)
data de începere și durata acțiunii sau exercițiul financiar finanțat;
(d)
valoarea maximă, exprimată în euro, a finanțării din partea Uniunii și forma grantului, la care se adaugă, dacă este cazul:
(i)
costurile totale eligibile estimate ale acțiunii sau ale programului de lucru și rata de finanțare a costurilor eligibile;
(ii)
costul unitar, suma forfetară sau rata forfetară menționate la articolul 123 literele (b), (c) și (d) din Regulamentul financiar, după caz;
(iii)
o combinație a elementelor menționate la punctele (i) și (ii) ale acestei litere;
(e)
o descriere a acțiunii sau, pentru un grant de funcționare, a programului de lucru aprobat pentru exercițiul financiar în cauză de către ordonatorul de credite, însoțită de o descriere a rezultatelor scontate în urma implementării acțiunii sau a programului de lucru;
(f)
termenii și condițiile generale aplicabile tuturor acordurilor de acest tip, precum acceptarea de către beneficiar a controalelor și a auditurilor efectuate de Comisie, OLAF și Curtea de Conturi;
(g)
bugetul general estimat al acțiunii sau al programului de lucru;
(h)
dacă implementarea acțiunii implică achiziții, principiile menționate la articolul 209 sau normele privind achizițiile pe care beneficiarul trebuie să le respecte;
(i)
responsabilitățile beneficiarului, în special:
(i)
în ceea ce privește buna gestiune financiară și depunerea de rapoarte financiare și de activitate; dacă este cazul, rapoartele se depun atunci când sunt îndeplinite anumite obiective intermediare, stabilite în prealabil;
(ii)
în cazul unui acord între Comisie și mai mulți beneficiari, obligațiile specifice ale coordonatorului, în cazul în care există, și ale celorlalți beneficiari față de coordonator, precum și responsabilitatea financiară a beneficiarilor pentru sumele datorate Comisiei;
(j)
modalitățile și termenele-limită pentru aprobarea rapoartelor în cauză și pentru efectuarea plăților de către Comisie;
(k)
dacă este cazul, detalii privind costurile eligibile ale acțiunii sau ale programului de lucru aprobat ori ale costurilor unitare, ale sumelor forfetare sau ale ratelor forfetare menționate la articolul 123 din Regulamentul financiar;
(l)
dispozițiile care reglementează vizibilitatea asistenței financiare acordate de Uniune, cu excepția cazurilor justificate în mod corespunzător, în care punerea la dispoziția publicului nu este posibilă sau adecvată.
Termenii și condițiile generale menționate la litera (f) din primul paragraf cel puțin:
(i)
menționează că acordului de grant i se aplică dreptul Uniunii, completat, dacă este cazul, de legea națională specificată în acordul de grant. Se poate face o derogare în acordurile încheiate cu organizațiile internaționale;
(ii)
specifică instanța sau curtea de arbitraj competentă pentru soluționarea litigiilor.
(2) Acordul de grant poate stabili modalitățile și termenele pentru suspendare sau reziliere în conformitate cu articolul 135 din Regulamentul financiar.
(3) În cazurile menționate la articolul 178, decizia-cadru de parteneriat sau acordul-cadru de parteneriat precizează informațiile menționate la alineatul (1) primul paragraf literele (a), (b), litera (c) punctul (i), literele (f), (h)-(j) și (l) din prezentul articol.
Decizia sau acordul de grant specific conține informațiile menționate la alineatul (1) primul paragraf literele (a)-(e), (g) și (k) și, dacă este necesar, la alineatul (1) primul paragraf litera (i).
(4) Acordurile de grant pot fi modificate numai în scris. Astfel de modificări, inclusiv cele care vizează adăugarea sau eliminarea unui beneficiar, nu au ca scop sau efect efectuarea de modificări ale acordurilor care să conteste decizia de atribuire a grantului sau care să nu respecte egalitatea de tratament a solicitanților.
(5) Dispozițiile alineatelor (1), (2), (3) și (4) se aplică mutatis mutandis deciziilor de grant.
O parte dintre informațiile menționate la alineatul (1) pot fi prevăzute în cererea de propuneri sau în orice document asociat, în loc să fie precizate în decizia de grant.
Articolul 181
Forme de granturi
(articolul 123 din Regulamentul financiar)
(1) Granturile sub forma menționată la articolul 123 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul financiar sunt calculate pe baza costurilor eligibile suportate efectiv de beneficiar și fac obiectul unei estimări bugetare preliminare care însoțește propunerea și este inclusă în decizia sau acordul de grant.
(2) Costurile unitare menționate la articolul 123 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul financiar includ toate categoriile specifice de costuri eligibile sau anumite categorii de acest tip care sunt clar identificate în prealabil printr-o trimitere la o sumă pe unitate.
(3) Sumele forfetare menționate la articolul 123 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul financiar includ, în mod global, toate categoriile specifice de costuri eligibile sau anumite categorii de acest tip care sunt clar identificate în prealabil.
(4) Finanțarea forfetară menționată la articolul 123 alineatul (1) litera (d) din Regulamentul financiar include categorii specifice de costuri eligibile care sunt clar identificate în prealabil prin aplicarea unui procentaj.
Articolul 182
Sume forfetare, costuri unitare și finanțare forfetară
(articolul 124 din Regulamentul financiar)
(1) Autorizația de utilizare a sumelor forfetare, a costurilor unitare sau a finanțării forfetare menționată la articolul 124 alineatul (1) din Regulamentul financiar se aplică pe întreaga durată a programului. Această autorizație poate fi revizuită în cazul în care sunt necesare modificări substanțiale. Datele și sumele sunt evaluate periodic, și, dacă este cazul, sumele forfetare, costurile unitare sau finanțarea forfetară se ajustează.
În cazul unui acord între Comisie și mai mulți beneficiari, plafonul menționat la articolul 124 alineatul (1) al doilea paragraf din Regulamentul financiar se aplică fiecărui beneficiar.
(2) Decizia sau acordul de grant conține toate dispozițiile necesare pentru a verifica dacă au fost respectate condițiile de plată a grantului pe baza sumelor forfetare, a costurilor unitare sau a finanțării forfetare.
(3) Plata grantului pe baza sumelor forfetare, a costurilor unitare sau a finanțării forfetare nu aduce atingere dreptului beneficiarilor de acces la documentele statutare în scopurile prevăzute la alineatul (1) primul paragraf și la articolul 137 alineatul (2) din Regulamentul financiar.
(4) Atunci când se constată, în urma unui control ex post, că evenimentul generator nu s-a produs și că a fost efectuată o plată necuvenită către beneficiar pentru un grant bazat pe sume forfetare, costuri unitare sau finanțare forfetară, Comisia are dreptul de a recupera suma respectivă, care poate fi echivalentă chiar cu valoarea totală a grantului, fără a aduce atingere sancțiunilor menționate la articolul 109 din Regulamentul financiar.
CAPITOLUL 2
Principii
Articolul 183
Principiul cofinanțării
[articolul 125 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
(1) În conformitate cu principiul cofinanțării, resursele care sunt necesare pentru desfășurarea acțiunii sau a programului de lucru nu sunt furnizate integral prin contribuția Uniunii.
Cofinanțarea poate lua forma resurselor proprii ale beneficiarului, a veniturilor generate de acțiunea sau programul de lucru ori a contribuțiilor financiare sau în natură din partea unor terți.
(2) Contribuțiile în natură înseamnă resurse nefinanciare puse gratuit la dispoziția beneficiarului de către terți.
Articolul 184
Principiul nonprofitului
[articolul 125 alineatul (5) din Regulamentul financiar]
Contribuțiile financiare din partea terților care ar putea fi utilizate de către beneficiar pentru a acoperi alte costuri decât cele eligibile în temeiul grantului atribuit de Uniune sau care nu se datorează terțului în cazul în care acestea nu sunt folosite până la încheierea acțiunii sau a programului de lucru nu sunt considerate contribuții financiare alocate în mod expres de către donatori în vederea finanțării costurilor eligibile în sensul articolului 125 alineatul (5) din Regulamentul financiar.
Articolul 185
Granturi de valoare mică
[articolul 125 alineatul (4) din Regulamentul financiar]
Granturile de valoare mică sunt considerate acele granturi care sunt mai mici sau egale cu 60 000 EUR.
Articolul 186
Asistență tehnică
(articolele 101 și 125 din Regulamentul financiar)
„Asistență tehnică” înseamnă activitățile de sprijin și de consolidare a capacităților necesare pentru implementarea unui program sau a unei acțiuni, în special activitățile de pregătire, gestionare, monitorizare, evaluare, audit și control.
Articolul 187
Costuri eligibile
[articolul 126 alineatul (3) litera (c) din Regulamentul financiar]
TVA-ul este considerat ca fiind nerecuperabil în temeiul legislației naționale aplicabile în materie de TVA, în cazul în care, în conformitate cu legislația națională, se poate atribui uneia dintre următoarele activități:
(a)
activitățile scutite fără drept de deducere;
(b)
activitățile care nu intră în sfera de aplicare a TVA-ului;
(c)
activitățile menționate la literele (a) sau (b), pentru care TVA-ul nu este deductibil, dar este rambursat prin intermediul unor sisteme specifice de rambursare sau al unor fonduri de compensare care nu sunt prevăzute de Directiva 2006/112/CE, chiar dacă sistemul sau fondul respectiv este instituit prin legislația națională în materie de TVA.
TVA-ul aferent activităților enumerate la articolul 13 alineatul (2) din Directiva 2006/112/CE este considerat ca fiind plătit de un alt beneficiar decât o persoană neimpozabilă în sensul definiției de la articolul 13 alineatul (1) primul paragraf din directiva respectivă, indiferent dacă aceste activități sunt considerate de statul membru în cauză ca activități desfășurate de către organisme de drept public care acționează în calitate de autorități publice.
Articolul 188
Programare
(articolul 128 din Regulamentul financiar)
(1) Fiecare ordonator de credite competent elaborează un program de lucru anual sau multianual privind granturile. Programul de lucru este adoptat de instituție și publicat pe site-ul său internet consacrat granturilor cât mai curând posibil și cel târziu până la data de 31 martie a anului de execuție.
Programul de lucru specifică perioada pe care o acoperă, actul de bază, dacă este cazul, obiectivele urmărite, rezultatele scontate, calendarul orientativ al cererilor de propuneri, precizând cuantumul orientativ și rata maximă de cofinanțare.
În plus, programul de lucru conține informațiile prevăzute la articolul 94 pentru ca decizia de adoptare a acestuia să fie considerată decizia de finanțare pentru granturile din anul în cauză.
(2) De asemenea, orice modificare substanțială a programului de lucru se adoptă și se publică în conformitate cu dispozițiile alineatului (1).
Articolul 189
Conținutul cererilor de propuneri
(articolul 128 din Regulamentul financiar)
(1) Cererile de propuneri precizează:
(a)
obiectivele urmărite;
(b)
criteriile de eligibilitate, excludere, selecție și atribuire menționate la articolele 131 și 132 din Regulamentul financiar și documentele justificative relevante;
(c)
modalitățile de finanțare acordată de Uniune;
(d)
modalitățile și data-limită pentru depunerea propunerilor și data planificată până la care toți solicitanții trebuie să fie informați cu privire la rezultatul evaluării cererii lor și data orientativă pentru semnarea acordurilor de grant sau pentru notificarea deciziilor de grant.
(2) Cererile de propuneri se publică pe site-ul internet al instituțiilor Uniunii și, în afară de publicarea pe site-ul internet, prin orice alt mijloc adecvat, inclusiv în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, în cazul în care este necesar să se asigure publicitate suplimentară în rândul potențialilor beneficiari. Acestea pot fi publicate începând cu adoptarea deciziei de finanțare menționate la articolul 84 din Regulamentul financiar, inclusiv în anul care precedă execuția bugetară. Orice modificare a conținutului cererilor de propuneri face obiectul publicării în aceleași condiții precum cele pentru cererile de propuneri.
Articolul 190
Derogări de la cererile de propuneri
(articolul 128 din Regulamentul financiar)
(1) Granturile pot fi atribuite fără o cerere de propuneri numai:
(a)
în cazul ajutoarelor umanitare, al operațiunilor de protecție civilă sau al ajutoarelor pentru gestionarea crizelor în sensul alineatului (2);
(b)
în alte situații de urgență excepționale și justificate corespunzător;
(c)
în cazul organismelor care dețin un monopol de jure sau de facto, justificat în mod corespunzător în decizia de atribuire;
(d)
în cazul organismelor identificate ca beneficiari ai unui grant printr-un act de bază, în sensul articolului 54 din Regulamentul financiar sau al organismelor desemnate de statele membre, sub responsabilitatea acestora, atunci când statele membre respective sunt identificate ca beneficiari ai unui grant printr-un act de bază;
(e)
în cazul cercetării și dezvoltării tehnologice, organismelor identificate în programul de lucru menționat la articolul 128 din Regulamentul financiar, în cazul în care actul de bază prevede în mod expres această posibilitate și cu condiția ca proiectul să nu facă obiectul unei cereri de propuneri;
(f)
în cazul acțiunilor cu caracteristici specifice care necesită un anumit tip de organism datorită competenței sale tehnice, gradului ridicat de specializare sau competenței administrative, cu condiția ca acțiunile respective să nu intre în domeniul de aplicare al unei cereri de propuneri.
Cazurile menționate la primul paragraf litera (f) sunt justificate corespunzător în decizia de atribuire.
(2) Prin situații de criză în țările terțe se înțelege situații de pericol imediat sau iminent care amenință să degenereze într-un conflict armat sau să destabilizeze țara. De asemenea, prin situații de criză se înțelege situații provocate de dezastre naturale, crize provocate de om, cum ar fi războaiele și alte conflicte sau circumstanțe excepționale cu efecte comparabile, legate, de exemplu, de schimbările climatice, de degradarea mediului, de privarea de acces la resursele energetice și naturale sau de sărăcia extremă.
Articolul 191
Publicarea ex post
(articolul 128 din Regulamentul financiar)
(1) Informațiile referitoare la granturile atribuite în cursul unui exercițiu financiar se publică în conformitate cu articolul 21.
(2) În urma publicării efectuate în conformitate cu alineatul (1), la solicitarea Parlamentului European și a Consiliului, Comisia le transmite acestora un raport privind:
(a)
numărul de solicitanți din ultimul an;
(b)
numărul și procentajul de solicitări câștigătoare pentru fiecare cerere de propuneri;
(c)
durata medie a procedurii de la data încheierii cererii de propuneri până la data atribuirii unui grant;
(d)
numărul și valoarea granturilor care au beneficiat de o derogare de la obligația de publicare ex post în ultimul an, în conformitate cu articolul 21 alineatul (4).
Articolul 192
Informații pentru solicitanți
(articolul 128 din Regulamentul financiar)
Comisia furnizează solicitanților informații și consultanță prin următoarele acțiuni:
(a)
stabilirea unor norme comune pentru formularele de solicitare de granturi similare și monitorizarea dimensiunilor și lizibilității formularelor respective;
(b)
furnizarea de informații potențialilor solicitanți, în special prin organizarea de seminare și punerea la dispoziție de manuale;
(c)
păstrarea, în fișierul entităților juridice menționat la articolul 63, a datelor permanente referitoare la beneficiari.
Articolul 193
Finanțare din linii bugetare separate
(articolul 129 din Regulamentul financiar)
O acțiune poate fi finanțată în comun din linii bugetare separate de mai mulți ordonatori de credite competenți.
Articolul 194
Efectul retroactiv al finanțării în cazuri de urgență extremă și de prevenire a conflictelor
(articolul 130 din Regulamentul financiar)
În cadrul domeniului de aplicare al articolului 130 alineatul (1) din Regulamentul financiar, cheltuielile efectuate de beneficiar înainte de data depunerii solicitării sunt eligibile pentru finanțare din partea Uniunii în următoarele condiții:
(a)
motivele care stau la baza acestei derogări au fost justificate în mod corespunzător în decizia de finanțare;
(b)
decizia de finanțare și acordul sau decizia de grant fixează în mod explicit data de eligibilitate înainte de data depunerii cererilor.
Articolul 195
Depunerea cererilor de grant
(articolul 131 din Regulamentul financiar)
(1) Modalitățile de depunere a cererilor de grant sunt stabilite de ordonatorul de credite competent, care poate alege modalitatea de depunere. Cererile de grant pot fi trimise prin scrisoare sau prin mijloace electronice.
Mijloacele de comunicare alese au un caracter nediscriminatoriu și nu au drept efect restrângerea accesului solicitanților la procedura de atribuire.
Mijloacele de comunicare alese sunt de așa natură încât să asigure îndeplinirea următoarelor condiții:
(a)
fiecare document depus cuprinde toate informațiile necesare evaluării sale;
(b)
se păstrează integritatea datelor;
(c)
se păstrează confidențialitatea propunerilor;
(d)
protecția datelor cu caracter personal se asigură în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
În sensul literei (c) al treilea paragraf, ordonatorul de credite competent examinează conținutul cererilor numai după expirarea termenului-limită fixat pentru depunerea acestora.
Ordonatorul de credite competent poate solicita ca documentele trimise electronic să fie însoțite de o semnătură electronică avansată, în sensul Directivei 1999/93/CE a Parlamentului European și a Consiliului (19).
(2) Atunci când ordonatorul de credite competent autorizează depunerea electronică a cererilor, instrumentele utilizate și caracteristicile tehnice ale acestora sunt nediscriminatorii, disponibile la scară largă și compatibile cu produsele de tehnologie a informației și a comunicațiilor folosite în general. Informațiile privind specificațiile necesare pentru prezentarea cererilor, inclusiv criptarea, se pun la dispoziția solicitanților.
De asemenea, dispozitivele de recepție electronică a cererilor asigură securitatea și confidențialitatea. Acestea garantează, de asemenea, că ora și data exactă de primire a cererilor pot fi stabilite cu precizie.
(3) În cazul în care depunerea se face prin scrisoare, solicitanții pot opta să depună cererile folosind una dintre următoarele căi:
(a)
prin poștă sau printr-un serviciu de curierat, caz în care cererea de propuneri specifică faptul că dovada o constituie data expedierii, ștampila poștei sau data avizului de trimitere;
(b)
prin depunere directă la sediul instituției, personal de către solicitant sau de către un mandatar, caz în care cererea de propuneri specifică departamentul la care trebuie depuse cererile pe baza unei confirmări de primire semnate și datate.
CAPITOLUL 3
Procedura de atribuire
Articolul 196
Conținutul cererilor de grant
(articolul 131 din Regulamentul financiar)
(1) Cererile se fac prin completarea formularului stabilit în conformitate cu standardele comune, elaborate în temeiul articolului 192 litera (a), și pus la dispoziție de către ordonatorii de credite competenți, precum și în conformitate cu criteriile prevăzute în actul de bază și în cererea de propuneri.
Documentele justificative menționate la articolul 131 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul financiar sunt, în special, contul de profit și pierdere și bilanțul ultimului exercițiu financiar pentru care conturile au fost închise.
(2) Bugetul estimat pentru acțiune sau programul de lucru anexat la cerere este echilibrat în privința cheltuielilor și veniturilor, sub rezerva dispozițiilor privind cheltuielile neprevăzute sau posibilele variații ale cursului de schimb care pot fi autorizate în cazuri justificate corespunzător, și indică costurile eligibile estimate ale acțiunii sau ale programului de lucru.
(3) În cazul în care cererea privește granturi pentru o acțiune a cărei valoare depășește 750 000 EUR sau granturi de funcționare care depășesc 100 000 EUR, se depune un raport de audit întocmit de un auditor extern autorizat. Acest raport certifică conturile pentru ultimul exercițiu financiar disponibil.
Primul paragraf din prezentul alineat se aplică numai primei cereri introduse de un beneficiar în atenția unui ordonator de credite competent în cursul unui exercițiu financiar.
În cazul acordurilor între Comisie și mai mulți beneficiari, plafoanele stabilite la primul paragraf se aplică fiecărui beneficiar.
În cazul parteneriatelor menționate la articolul 178, înainte de semnarea acordului-cadru de parteneriat sau de notificarea deciziei-cadru de parteneriat, trebuie întocmit, pentru ultimele două exerciții financiare disponibile, raportul de audit menționat la primul paragraf din prezentul alineat.
În funcție de evaluarea riscurilor, ordonatorul de credite competent poate să exonereze de obligația întocmirii raportului de audit menționat la primul paragraf instituțiile de învățământ și de formare și, în cazul acordurilor cu mai mulți beneficiari, beneficiarii care au acceptat răspunderea solidară sau care nu au nicio răspundere financiară.
Primul paragraf din prezentul alineat nu se aplică organismelor publice și organizațiilor internaționale menționate la articolul 43.
(4) Solicitantul indică sursele și cuantumul finanțării din partea Uniunii primite sau solicitate pentru aceeași acțiune sau o parte a acțiunii ori pentru funcționarea sa în cursul aceluiași exercițiu financiar, precum și orice altă finanțare primită sau solicitată pentru aceeași acțiune.
Articolul 197
Dovada neaplicării unei situații de excludere
(articolul 131 din Regulamentul financiar)
Solicitanții declară pe propria răspundere că nu se află în una dintre situațiile menționate la articolul 106 alineatul (1) și la articolul 107 din Regulamentul financiar, cu excepția cazurilor prevăzute la articolul 131 alineatul (4) literele (a) și (b) din Regulamentul financiar. În funcție de evaluarea riscurilor, ordonatorul de credite competent le poate cere solicitanților selectați să prezinte dovezile menționate la articolul 143. La cererea ordonatorului de credite competent, solicitanții selectați furnizează dovezile în cauză, cu excepția cazului în care există o imposibilitate materială recunoscută de ordonatorul de credite competent sau a cazului în care aceste dovezi au fost deja prezentate în scopul unei alte proceduri de atribuire a granturilor sau de achiziții, cu condiția ca documentele să nu fi fost eliberate de mai mult de un an și să fie încă valabile.
Articolul 198
Solicitanții fără personalitate juridică
(articolul 131 din Regulamentul financiar)
În cazul în care cererea de grant este depusă de un solicitant care nu are personalitate juridică, în conformitate cu articolul 131 alineatul (2) din Regulamentul financiar, reprezentanții solicitantului respectiv dovedesc că au capacitatea de a-și asuma obligațiile juridice în numele solicitantului și că solicitantul dispune de o capacitate financiară și operațională echivalentă cu cea a persoanelor juridice.
Articolul 199
Entități care reprezintă un solicitant unic
(articolul 131 din Regulamentul financiar)
În cazul în care mai multe entități îndeplinesc criteriile de solicitare a unui grant și împreună formează o singură entitate, aceasta poate fi considerată solicitant unic de către ordonatorul de credite competent, cu condiția ca, în cerere, entitățile implicate în acțiunea sau programul de lucru propus să fie identificate drept parte a solicitantului.
Articolul 200
Sancțiuni financiare și administrative
(articolul 131 din Regulamentul financiar)
În conformitate cu condițiile prevăzute la articolul 145, se pot aplica sancțiuni financiare și/sau administrative solicitanților care au făcut declarații false sau au săvârșit erori substanțiale ori care au comis nereguli sau fraude.
Aceste sancțiuni financiare și/sau administrative se pot aplica și beneficiarilor care s-au făcut vinovați de neîndeplinirea gravă a obligațiilor contractuale.
Articolul 201
Criterii de eligibilitate
(articolul 131 din Regulamentul financiar)
(1) Criteriile de eligibilitate se publică în cererea de propuneri.
(2) Criteriile de eligibilitate determină condițiile de participare la o cerere de propuneri. Aceste criterii se stabilesc în funcție de obiectivele acțiunii și respectă principiile transparenței și nediscriminării.
Articolul 202
Criterii de selecție
[articolul 132 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Criteriile de selecție se publică în cererea de propuneri și sunt stabilite astfel încât să permită evaluarea capacității financiare și operaționale a solicitantului de a finaliza acțiunea sau programul de lucru propus.
(2) Solicitantul trebuie să dețină surse stabile și suficiente de finanțare pentru a-și menține activitatea pe tot parcursul perioadei de desfășurare a acțiunii sau a exercițiului pentru care se atribuie grantul și pentru a participa la finanțarea acestuia. Solicitantul trebuie să aibă competențele și calificările profesionale necesare pentru finalizarea acțiunii sau a programului de lucru propus, cu excepția cazului în care actul de bază conține dispoziții care prevăd în mod expres contrariul.
(3) Capacitatea financiară și funcțională se verifică în special pe baza unei analize a oricăruia din documentele justificative menționate la articolul 196 și solicitate de ordonatorul de credite competent în cadrul cererii de propuneri.
În cazul în care în cererea de propuneri nu s-au solicitat documente justificative și ordonatorul de credite competent are îndoieli privind capacitatea financiară și operațională a solicitanților, acesta le poate solicita furnizarea oricăror documente adecvate.
În cazul parteneriatelor menționate la articolul 178, verificarea în cauză se efectuează înainte de semnarea acordului-cadru de parteneriat sau de notificarea deciziei-cadru de parteneriat.
Articolul 203
Criterii de atribuire
[articolul 132 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Criteriile de atribuire se publică în cererea de propuneri.
(2) Criteriile de atribuire sunt stabilite astfel încât să permită atribuirea granturilor în beneficiul acțiunilor care maximizează eficiența totală a programului Uniunii pe care îl pun în aplicare sau al organismelor al căror program de lucru este conceput astfel încât să obțină același rezultat. Aceste criterii sunt definite astfel încât să asigure buna gestionare a fondurilor Uniunii.
Criteriile de atribuire se aplică astfel încât să permită selectarea acțiunilor sau a programelor de lucru planificate despre care Comisia poate fi sigură că vor respecta obiectivele și prioritățile sale și că vor garanta vizibilitatea finanțării Uniunii.
(3) Criteriile de atribuire sunt definite astfel încât să permită efectuarea ulterioară a unei evaluări.
Articolul 204
Evaluarea cererilor și atribuire
(articolul 133 din Regulamentul financiar)
(1) Ordonatorul de credite competent numește un comitet de evaluare a propunerilor, cu excepția cazului în care Comisia decide altfel în cadrul unui program sectorial special.
Comitetul este format din cel puțin trei persoane reprezentând cel puțin două entități organizaționale ale instituțiilor sau organismelor menționate la articolele 62 și 208 din Regulamentul financiar fără o legătură ierarhică între ele. Pentru a evita eventualele conflicte de interese, persoanele în cauză sunt supuse obligațiilor prevăzute la articolul 57 din Regulamentul financiar.
În cazul reprezentanțelor și al unităților locale menționate la articolul 72 din prezentul regulament și al organismelor delegate menționate la articolele 62 și 208 din Regulamentul financiar, dacă nu există entități separate, cerința privind entitățile organizaționale fără o legătură ierarhică între ele nu se aplică.
În temeiul unei decizii a ordonatorului de credite competent, comitetul poate beneficia de asistență din partea unor experți externi. Ordonatorul de credite competent se asigură că acești experți îndeplinesc obligațiile prevăzute la articolul 57 din Regulamentul financiar.
(2) Dacă este cazul, ordonatorul de credite competent împarte procesul în mai multe etape procedurale. Regulile care reglementează procesul sunt anunțate în cererea de propuneri.
În cazul cererilor de propuneri care presupun o procedură de depunere în două etape, se solicită depunerea unei propuneri complete în etapa a doua numai solicitanților ale căror propuneri îndeplinesc criteriile de evaluare aplicate în prima etapă.
În cazul cererilor de propuneri care presupun o procedură de evaluare în două etape, fac obiectul unei evaluări aprofundate numai propunerile care au trecut de prima etapă, pe baza evaluării efectuate în funcție de o serie limitată de criterii.
Solicitanții ale căror propuneri sunt respinse în una dintre etape sunt informați în conformitate cu articolul 133 alineatul (3) din Regulamentul financiar.
Fiecare etapă ulterioară a procedurii trebuie să fie în mod clar distinctă de precedenta.
Documente și informații identice nu vor fi solicitate de mai multe ori în cursul aceleiași proceduri.
(3) Comitetul de evaluare sau, dacă este cazul, ordonatorul de credite competent poate cere unui solicitant să furnizeze informații suplimentare sau să clarifice documentele justificative depuse în sprijinul solicitării, cu condiția ca astfel de informații sau clarificări să nu modifice substanțial propunerea. În conformitate cu articolul 96 din Regulamentul financiar, în cazul unor erori materiale evidente, comitetul de evaluare sau ordonatorul de credite poate decide să nu procedeze astfel numai în cazuri justificate în mod corespunzător. Ordonatorul de credite ține în mod corespunzător evidența contactelor avute cu solicitanții în cursul procedurii.
(4) La finalizarea lucrărilor, membrii comitetului de evaluare semnează un proces-verbal al tuturor propunerilor examinate, care conține o evaluare a calității acestora și le identifică pe cele care pot beneficia de finanțare. Aceste procese-verbale pot fi semnate printr-un sistem electronic care să ofere o autentificare suficientă a semnatarului.
Dacă este necesar, procesul-verbal în cauză ierarhizează propunerile examinate, prezintă recomandări privind suma maximă care poate fi atribuită și eventualele ajustări neesențiale ale cererii de grant.
Procesul-verbal în cauză se păstrează pentru referințe ulterioare.
(5) Ordonatorul de credite competent poate invita un solicitant să își adapteze propunerea în funcție de recomandările comitetului de evaluare. Ordonatorul de credite competent ține în mod corespunzător evidența contactelor avute cu solicitanții în cursul procedurii.
După evaluare, ordonatorul de credite competent ia decizia, precizând cel puțin:
(a)
obiectul și cuantumul total al deciziei;
(b)
numele solicitanților selectați, denumirea acțiunilor, sumele acceptate și motivele acestei alegeri, inclusiv în cazul în care nu este conformă cu avizul comitetului de evaluare;
(c)
numele solicitanților respinși și motivele respingerii.
(6) Alineatele (1), (2) și (4) din prezentul articol nu sunt obligatorii pentru atribuirea de granturi în temeiul articolului 190 din prezentul regulament și al articolului 125 alineatul (7) din Regulamentul financiar.
Articolul 205
Informații pentru solicitanți
(articolul 133 din Regulamentul financiar)
Solicitanții respinși sunt informați cât mai curând posibil cu privire la rezultatul evaluării cererii lor și, în orice caz, în termen de 15 zile calendaristice de la transmiterea informației către solicitanții selectați.
CAPITOLUL 4
Plăți și control
Articolul 206
Garanția de prefinanțare
(articolul 134 din Regulamentul financiar)
(1) În vederea limitării riscurilor financiare legate de plata prefinanțării, ordonatorul de credite competent poate, pe baza evaluării riscurilor, fie să solicite beneficiarului depunerea unei garanții în avans care să fie echivalentă cu valoarea prefinanțării, cu excepția granturilor de valoare redusă, fie să fracționeze plata în mai multe tranșe.
(2) Ori de câte ori se solicită o garanție, aceasta este supusă evaluării și aprobării ordonatorului de credite competent.
Garanția este valabilă pentru o perioadă suficient de lungă pentru a permite activarea acesteia.
(3) Garanția se oferă de către o bancă sau instituție financiară autorizată cu sediul într-un stat membru. Atunci când beneficiarul este stabilit într-o țară terță, ordonatorul de credite competent poate permite ca o bancă sau instituție financiară stabilită în țara terță respectivă să ofere garanția, în cazul în care consideră că banca sau instituția financiară respectivă oferă o siguranță echivalentă și caracteristici similare celor oferite de o bancă sau instituție financiară stabilită/cu sediul într-un stat membru.
La cererea beneficiarului, garanția menționată la primul paragraf poate fi înlocuită cu o garanție solidară a unui terț sau cu o garanție solidară irevocabilă și necondiționată a beneficiarilor unei acțiuni care sunt părți la același acord de grant sau la aceeași decizie de grant, după acordul ordonatorului de credite competent.
Garanția se stabilește în euro.
Prin această garanție, banca, instituția financiară, terțul sau ceilalți beneficiari oferă o garanție solidară irevocabilă sau devin garanți la prima cerere pentru obligațiile beneficiarului grantului.
(4) Garanția se eliberează pe măsură ce prefinanțarea este compensată treptat din plăți intermediare sau din plata soldului către beneficiar, în conformitate cu condițiile prevăzute în acordul sau decizia de grant.
Articolul 207
Documente justificative pentru cererile de plată
(articolul 135 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru fiecare grant, prefinanțarea poate fi fracționată în mai multe tranșe, cu respectarea principiului bunei gestiuni financiare.
Vărsarea integrală a noii plăți de prefinanțare este condiționată de consumul a cel puțin 70 % din valoarea totală a oricărei prefinanțări anterioare.
În cazul în care valoarea consumată a prefinanțării anterioare este mai mică de 70 %, cuantumul plății noii prefinanțări se reduce cu sumele neutilizate din prefinanțarea anterioară.
Declarația privind situația cheltuielilor beneficiarului se depune în sprijinul oricărei cereri pentru o nouă plată.
(2) Fără a aduce atingere articolului 110, beneficiarul certifică, pe propria răspundere, că informațiile cuprinse în cererile de plată sunt complete, corecte și reale. De asemenea, beneficiarul certifică faptul că toate costurile suportate pot fi considerate eligibile în conformitate cu acordul sau decizia de grant și că cererile de plată sunt justificate prin documente justificative adecvate care pot fi verificate.
(3) În sprijinul oricărei plăți, ordonatorul de credite competent poate solicita, pe baza evaluării riscurilor, un certificat privind declarațiile financiare ale acțiunii sau ale programului de lucru și conturile subiacente, întocmit de un auditor extern autorizat sau, în cazul organismelor publice, de un funcționar public competent și independent. Certificatul se anexează la cererea de plată. Certificatul atestă, în conformitate cu metodologia aprobată de ordonatorul de credite competent și pe baza procedurilor convenite în conformitate cu standardele internaționale, că toate costurile declarate de beneficiar în declarațiile financiare pe care se bazează cererea de plată sunt reale, sunt înregistrate în mod clar și sunt eligibile în conformitate cu acordul sau decizia de grant.
În cazuri specifice și justificate în mod corespunzător, ordonatorul de credite competent poate solicita certificatul sub forma unui aviz sau sub orice altă formă care respectă standardele internaționale.
Certificatul privind declarațiile financiare și conturile subiacente este obligatoriu pentru plățile intermediare și pentru plata soldurilor în următoarele cazuri:
(a)
granturi pentru o acțiune pentru care suma atribuită sub forma menționată la articolul 123 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul financiar este de cel puțin 750 000 EUR, în cazul în care valoarea cumulativă a cererilor de plată în cadrul formei respective este de cel puțin 325 000 EUR;
(b)
granturi de funcționare pentru care suma atribuită sub forma menționată la articolul 123 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul financiar este de cel puțin 100 000 EUR.
În funcție de evaluarea riscurilor, ordonatorul de credite competent poate să exonereze de obligația de a prezenta un astfel de certificat privind declarațiile financiare și conturile subiacente:
(a)
organismele publice și organizațiile internaționale menționate la articolul 43;
(b)
beneficiarii granturilor în materie de ajutor umanitar, protecție civilă în cadrul operațiunilor de urgență și gestionarea situațiilor de criză, cu excepția plății soldurilor;
(c)
pentru plata soldurilor, beneficiarii de granturi în materie de ajutor umanitar care au semnat un acord-cadru de parteneriat sau cărora li s-a notificat o decizie-cadru de parteneriat, în conformitate cu articolul 178, și care au instituit un sistem de control ce oferă garanții echivalente pentru aceste plăți;
(d)
beneficiarii de granturi multiple care au furnizat certificate independente oferind garanții echivalente în ceea ce privește sistemul de control și metodologia folosite în pregătirea cererilor lor de plată.
Ordonatorul de credite responsabil poate să exonereze de obligația de a prezenta un certificat privind declarațiile financiare și conturile subiacente în cazul în care un audit a fost sau va fi efectuat direct de către personalul Comisiei sau de către un organism autorizat în numele său în acest sens, care oferă garanții echivalente cu privire la costurile declarate.
În cazul unui acord între Comisie și mai mulți beneficiari, limitele menționate la al treilea paragraf literele (a) și (b) se aplică fiecărui beneficiar.
(4) În sprijinul oricărei plăți, ordonatorul de credite competent poate solicita, pe baza evaluării riscurilor, un raport de verificare operațională, efectuat de un terț independent, aprobat de ordonatorul de credite competent. În cazul în care este solicitat de ordonatorul de credite competent, raportul de verificare se anexează la cererea de plată, iar costurile aferente sunt eligibile în aceleași condiții precum costurile legate de certificatele de audit, astfel cum se prevede la articolul 126 din Regulamentul financiar. Raportul de verificare precizează că verificarea operațională a fost efectuată în conformitate cu metodologia aprobată de ordonatorul de credite competent și menționează dacă acțiunea sau programul de lucru s-a implementat efectiv în conformitate cu condițiile stabilite în acordul de grant sau în decizia de grant.
Articolul 208
Suspendarea și reducerea granturilor
(articolul 135 din Regulamentul financiar)
(1) Implementarea acordului sau a deciziei de grant, participarea unui beneficiar la punerea în aplicare a acestora sau plățile pot fi suspendate pentru a se verifica dacă s-au produs efectiv erorile substanțiale, neregulile sau actele de fraudă presupuse sau dacă nu s-au respectat obligațiile. Dacă acestea nu sunt confirmate, implementarea se reia cât mai curând posibil.
(2) În cazul în care acțiunea sau programul de lucru convenit nu se implementează sau nu se desfășoară în mod corespunzător, integral sau la timp, ordonatorul de credite competent reduce sau recuperează proporțional grantul, în funcție de stadiul procedurii, cu condiția ca beneficiarului să i se fi acordat ocazia de a-și prezenta observațiile.
CAPITOLUL 5
Punerea în aplicare
Articolul 209
Contracte de executare
(articolul 137 din Regulamentul financiar)
(1) Fără a aduce atingere aplicării Directivei 2004/18/CE, în cazul în care implementarea acțiunii sau a programului de lucru impune atribuirea unui contract de achiziție publică, beneficiarul atribuie contractul ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic sau, după caz, ofertei care prezintă cel mai mic preț, evitând în același timp orice conflict de interese.
(2) În cazul în care implementarea acțiunilor sau a programului de lucru impune atribuirea unui contract de achiziție cu o valoare mai mare de 60 000 EUR, ordonatorul de credite competent poate solicita beneficiarului să respecte norme speciale, pe lângă cele menționate la alineatul (1).
Aceste norme speciale se bazează pe normele incluse în Regulamentul financiar și se stabilesc ținându-se seama în mod corespunzător de valoarea contractelor respective, de volumul relativ al contribuției Uniunii în raport cu costul total al acțiunii și de risc. Astfel de norme speciale sunt incluse în decizia sau acordul de grant.
Articolul 210
Sprijin financiar acordat terților
(articolul 137 din Regulamentul financiar)
Cu condiția ca obiectivele și rezultatele care trebuie obținute să fie suficient de detaliate în condițiile menționate la articolul 137 alineatul (1) din Regulamentul financiar, marja de apreciere poate fi considerată epuizată numai dacă decizia sau acordul de grant precizează, de asemenea:
(a)
cuantumul maxim al sprijinului financiar care poate fi plătit unui terț, care nu poate depăși 60 000 EUR, cu excepția cazului în care sprijinul financiar este scopul principal al acțiunii, precum și criteriile de stabilire a cuantumului exact;
(b)
diferitele tipuri de activități care pot primi un astfel de sprijin financiar, pe baza unei liste fixe;
(c)
definirea peroanelor sau a categoriilor de persoane care pot primi un astfel de sprijin financiar, precum și a criteriilor de acordare a acestuia.
TITLUL VII
PREMII
Articolul 211
Programare
[articolul 138 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Fiecare ordonator de credite competent elaborează un program de lucru anual sau multianual pentru premii. Programul de lucru este adoptat de instituție și publicat pe site-ul său internet cât mai curând posibil și cel târziu până la data de 31 martie a anului de execuție.
Programul de lucru specifică perioada pe care o acoperă, actul de bază, dacă este cazul, obiectivele urmărite, rezultatele scontate, calendarul orientativ al concursurilor, precizând cuantumul orientativ al premiilor.
În plus, programul de lucru conține informațiile prevăzute la articolul 94 pentru ca decizia de adoptare a acestuia să fie considerată decizia de finanțare pentru premiile din anul în cauză.
(2) De asemenea, orice modificare substanțială a programului de lucru se adoptă și se publică în conformitate cu dispozițiile alineatului (1).
Articolul 212
Reguli de concurs
[articolul 138 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Regulile de concurs stabilesc următoarele:
(a)
condițiile de participare, care cel puțin:
(i)
precizează criteriile de eligibilitate;
(ii)
precizează modalitățile și data-limită pentru înscrierea participanților, dacă este necesar, și pentru prezentarea de dosare de participare, în condițiile prevăzute la alineatul (2);
(iii)
prevăd excluderea participanților care se află în una dintre situațiile menționate la articolul 106 alineatul (1) și la articolele 107, 108 și 109 din Regulamentul financiar;
(iv)
prevăd răspunderea exclusivă a participanților în cazul unei reclamații referitoare la activitățile desfășurate în cadrul concursului;
(v)
prevăd acceptarea de către câștigători a controalelor și a auditurilor efectuate de Comisie, OLAF și Curtea de Conturi și a obligațiilor de publicitate, astfel cum se prevede în regulile de concurs;
(vi)
precizează că dreptul Uniunii este legea aplicabilă concursului, completată, dacă este necesar, de dreptul național specificat în regulile de concurs;
(vii)
specifică instanța sau curtea de arbitraj competentă pentru soluționarea litigiilor;
(viii)
indică faptul că se pot aplica sancțiuni financiare și/sau administrative participanților care au făcut declarații false sau care au comis nereguli sau fraude, în conformitate cu condițiile stabilite la articolul 145 și proporțional cu valoarea premiilor în cauză;
(b)
criteriile de acordare, care sunt de așa natură încât să se poată evalua calitatea dosarelor de participare în ceea ce privește obiectivele urmărite și rezultatele scontate și să se poată stabili în mod obiectiv dacă dosarele pot fi declarate câștigătoare;
(c)
valoarea premiului sau a premiilor;
(d)
modalitățile de plată a premiilor câștigătorilor după acordarea lor.
În sensul literei (a) punctul (i) din primul paragraf, beneficiarii granturilor Uniunii sunt eligibili, cu excepția cazului în care se specifică altfel în regulile de concurs.
În sensul literei (a) punctul (vi) din primul paragraf, se poate obține o derogare în cazul participării unor organizații internaționale.
(2) Ordonatorul de credite competent alege mijloace de comunicare cu caracter nediscriminatoriu pentru prezentarea dosarelor de participare, care nu au ca efect restrângerea accesului participanților la concurs.
Mijloacele de comunicare alese sunt de așa natură încât să asigure îndeplinirea următoarelor condiții:
(a)
includerea în fiecare dosar de participare a tuturor informațiilor necesare pentru evaluarea sa;
(b)
păstrarea integrității datelor;
(c)
păstrarea confidențialității dosarelor de participare;
(d)
protecția datelor cu caracter personal se asigură în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
(3) Regulile de concurs pot stabili condițiile pentru anularea concursului, în special în cazul în care obiectivele acestuia nu pot fi îndeplinite sau în cazul în care ar fi câștigătoare o persoană fizică sau juridică care nu îndeplinește condițiile de participare.
(4) Regulile de concurs se publică pe site-ul internet al instituțiilor Uniunii. În afară de publicarea pe site-ul internet, regulile de concurs pot fi, de asemenea, publicate prin orice alt mijloc adecvat, inclusiv în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, în cazul în care este necesar să se asigure publicitate suplimentară în rândul potențialilor participanți. Acestea pot fi publicate începând cu adoptarea deciziei de finanțare menționate la articolul 84 din Regulamentul financiar, inclusiv în anul care precedă execuția bugetară. Orice modificare a conținutului regulilor de concurs face, de asemenea, obiectul publicării în aceleași condiții.
Articolul 213
Publicarea ex post
[articolul 138 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Informațiile referitoare la premiile acordate în cursul unui exercițiu financiar se publică în conformitate cu articolul 21.
(2) Ca urmare a publicării efectuate în conformitate cu alineatul (1), la solicitarea Parlamentului European și a Consiliului, Comisia le transmite acestora un raport privind:
(a)
numărul de participanți din ultimul an;
(b)
numărul de participanți și procentul de dosare de participare acceptate pentru fiecare concurs;
(c)
o listă a experților care au făcut parte din grupuri în ultimul an, împreună cu o trimitere la procedura de selecție a acestora.
Articolul 214
Evaluare
[articolul 138 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
(1) În scopul evaluării dosarelor de participare, ordonatorul de credite competent numește un grup format din cel puțin trei experți, care pot fi experți externi sau persoane reprezentând cel puțin două entități organizaționale ale instituțiilor sau organismelor menționate la articolele 62 și 208 din Regulamentul financiar, fără o legătură ierarhică între ele, cu excepția reprezentanțelor sau a organismelor locale menționate la articolul 72 din prezentul regulament și a organismelor delegate menționate la articolele 62 și 208 din Regulamentul financiar, în cazul în care nu există entități separate.
Experții menționați la primul paragraf sunt supuși cerințelor privind conflictul de interese prevăzute la articolul 57 din Regulamentul financiar.
Experții externi declară că nu se află într-o situație de conflict de interese în momentul numirii și că se angajează să informeze ordonatorul de credite în cazul în care pe parcursul procedurii de evaluare apare vreun conflict de interese.
(2) La finalizarea activității lor, membrii grupului semnează un proces-verbal privind toate dosarele de participare examinate, care conține o evaluare a calității acestora și le identifică pe cele cărora le pot fi acordate premiile. Acest proces-verbal poate fi semnat printr-un sistem electronic care să ofere o autentificare suficientă a semnatarului.
Procesul-verbal menționat la primul paragraf se păstrează pentru referințe ulterioare.
(3) Ordonatorul de credite competent decide dacă acordă sau nu premiile. Această decizie precizează, de asemenea, următoarele:
(a)
obiectul și valoarea totală a premiilor acordate, în cazul în care există;
(b)
numele participanților câștigători, dacă este cazul, valoarea premiilor acordate fiecărui participant câștigător și motivele pentru această alegere;
(c)
numele participanților respinși și motivele respingerii.
Articolul 215
Informare și notificare
[articolul 138 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
(1) Participanții sunt informați cât mai repede posibil cu privire la rezultatul evaluării dosarului lor de participare și, în orice caz, în termen de 15 zile calendaristice după ce ordonatorul de credite adoptă decizia de acordare a premiului.
(2) Decizia de a acorda premiul este notificată participantului câștigător și servește ca angajament juridic în sensul articolului 86 din Regulamentul financiar.
TITLUL VIII
INSTRUMENTE FINANCIARE
Articolul 216
Selecția entităților cărora li se încredințează executarea instrumentelor financiare prin gestiune indirectă
(articolul 139 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru executarea instrumentelor financiare prin gestiune indirectă, Comisia obține dovada îndeplinirii de către entitatea căreia i se încredințează executarea a cerințelor prevăzute la articolul 60 alineatul (2) din Regulamentul financiar. Odată obținută, această dovadă este valabilă pentru orice executare viitoare a instrumentelor financiare de către entitatea relevantă, cu excepția cazului în care s-au efectuat modificări substanțiale ale sistemelor, regulilor și procedurilor care aparțin entităților cărora li se încredințează executarea și care sunt acoperite de aceste cerințe.
(2) Pentru selecția entităților cărora li se încredințează executarea instrumentelor financiare în conformitate cu articolul 61 alineatul (2) din Regulamentul financiar, Comisia publică o cerere adresată unor potențiale astfel de entități. Această cerere include criteriile de selecție și de atribuire.
Cererea menționată la primul paragraf indică, de asemenea, dacă entitatea căreia i se încredințează executarea este obligată să aloce resurse financiare proprii instrumentului financiar specific sau să partajeze riscurile. În cazul în care există o astfel de indicație și în cazul în care este necesară atenuarea unui posibil conflict de interese, cererea precizează, de asemenea, dacă entitatea căreia i se încredințează executarea este obligată să propună măsuri de aliniere a intereselor, astfel cum se prevede la articolul 140 alineatul (2) din Regulamentul financiar. Măsurile de aliniere a intereselor sunt incluse în acordul privind instrumentul financiar specific.
Comisia inițiază, cu entitățile care îndeplinesc criteriile de selecție, un dialog transparent și obiectiv, fără a genera un conflict de interese. După desfășurarea dialogului, Comisia semnează acorduri de delegare cu entitatea sau entitățile care au prezentat propunerile cele mai avantajoase din punct de vedere economic, care includ, dacă este cazul, alocarea de resurse financiare proprii sau partajarea riscurilor.
(3) Comisia poate iniția negocieri directe cu potențiale entități cărora să li se încredințeze executarea înainte de semnarea acordurilor de delegare în care o astfel de entitate este identificată în actul de bază relevant sau este menționată la articolul 58 alineatul (1) litera (c) punctul (iii) din Regulamentul financiar sau în cazurile justificate în mod corespunzător și documentate în mod adecvat, în special în cazul în care:
(a)
nu au fost prezentate propuneri adecvate în urma unei cereri adresate unor potențiale entități cărora să li se încredințeze executarea;
(b)
instrumentele financiare cu caracteristici specifice necesită un anumit tip de entitate căreia i se încredințează executarea, pe baza competenței sale tehnice, a gradului său ridicat de specializare sau a atribuțiilor sale administrative;
(c)
din motive de extremă urgență determinate de evenimente neprevăzute care nu pot fi imputate Uniunii, este imposibil să se respecte procedura menționată la alineatul (2).
Articolul 217
Conținutul acordului de delegare cu entitățile cărora li se încredințează executarea instrumentelor financiare prin gestiune indirectă
(articolul 139 din Regulamentul financiar)
Pe lângă cerințele enumerate la articolul 40, acordul de delegare cu entitățile cărora li se încredințează executarea instrumentelor financiare include dispoziții adecvate pentru asigurarea respectării principiilor și a condițiilor prevăzute la articolul 140 din Regulamentul financiar. Acordurile de delegare cuprind în special:
(a)
descrierea instrumentului financiar, inclusiv a strategiei sau a politicii de investiții a acestuia, tipul de sprijin furnizat, criteriile de eligibilitate pentru intermediarii financiari și beneficiarii finali, precum și cerințele operaționale suplimentare care transpun obiectivele de politică ale instrumentului;
(b)
cerințele pentru o serie de valori țintă pentru efectul de pârghie;
(c)
o definiție a activităților neeligibile și a criteriilor de excludere;
(d)
dispoziții care să asigure alinierea intereselor și să soluționeze eventuale conflicte de interese;
(e)
dispoziții privind selecția intermediarilor financiari în conformitate cu articolul 139 alineatul (4) al doilea paragraf din Regulamentul financiar și stabilirea unor vehicule investiționale special concepute, dacă este cazul;
(f)
dispoziții privind răspunderea entității căreia i se încredințează executarea și a altor entități implicate în executarea instrumentului financiar;
(g)
dispoziții privind soluționarea litigiilor;
(h)
dispoziții privind guvernanța instrumentului financiar;
(i)
dispoziții privind utilizarea și reutilizarea contribuției din partea Uniunii în conformitate cu articolul 140 alineatul (6) din Regulamentul financiar;
(j)
dispoziții privind gestionarea contribuțiilor din partea Uniunii și a conturilor fiduciare, inclusiv a riscurilor de contrapartidă, a operațiunilor de trezorerie acceptabile, a responsabilităților părților în cauză, a măsurilor de remediere în cazul unor solduri excesive în conturile fiduciare, a păstrării evidențelor și a raportării;
(k)
dispoziții privind remunerarea entității căreia i se încredințează executarea, inclusiv nivelurile onorariilor de gestiune, și privind calcularea și plata costurilor și a onorariilor de gestiune în favoarea entității căreia i se încredințează executarea, în conformitate cu articolul 218;
(l)
după caz, dispoziții privind un cadru al condițiilor pentru contribuțiile din partea fondurilor menționate la articolul 175 din Regulamentul financiar, în special Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală și viitorul Fond pentru pescuit (denumite în continuare „fondurile CSC”);
(m)
dispoziții privind durata, posibilitatea de prelungire și încetarea instrumentului financiar, inclusiv privind condițiile pentru încetarea anticipată și, după caz, strategiile de ieșire;
(n)
dispoziții privind monitorizarea punerii în aplicare a sprijinului în favoarea intermediarilor financiari și a beneficiarilor finali, inclusiv rapoartele pe care urmează să le prezinte intermediarii financiari;
(o)
după caz, tipul și natura oricărei operațiuni de acoperire menționate la articolul 219.
Articolul 218
Costurile și onorariile de gestiune ale entităților cărora li se încredințează executarea
(articolul 139 din Regulamentul financiar)
(1) Comisia acordă o remunerație entităților cărora li se încredințează executarea unui instrument financiar prin intermediul unor onorarii pe bază de performanță, al rambursării cheltuielilor excepționale și, în cazul în care entitățile în cauză gestionează trezoreria instrumentului financiar, al onorariilor de gestiune a trezoreriei.
(2) Onorariile pe bază de performanță cuprind onorariile administrative pentru remunerarea entității căreia i se încredințează executarea pentru activitatea desfășurată în ceea ce privește executarea unui instrument financiar. După caz, acestea pot cuprinde, de asemenea, stimulente legate de politică pentru a promova îndeplinirea obiectivelor de politică sau pentru a stimula performanța financiară a instrumentului financiar.
Articolul 219
Norme specifice pentru conturile fiduciare în gestiunea indirectă
(articolul 139 din Regulamentul financiar)
(1) Entitățile cărora li se încredințează executarea instrumentelor financiare pot deschide conturi fiduciare în sensul articolului 68 alineatul (7) din Regulamentul financiar, în numele lor și exclusiv din partea Comisiei. Aceste entități transmit extrasele de cont corespunzătoare serviciilor responsabile din cadrul Comisiei.
(2) Conturile fiduciare mențin lichidități adecvate, iar activele deținute în aceste conturi fiduciare sunt gestionate în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare și respectă normele prudențiale corespunzătoare, potrivit articolului 140 alineatul (7) din Regulamentul financiar.
(3) Pentru executarea instrumentelor financiare, entităților cărora li se încredințează executarea nu efectuează operațiuni de acoperire în scopuri speculative. Tipul și natura oricărei operațiuni de acoperire sunt convenite ex ante de către Comisie și sunt incluse în acordurile de delegare menționate la articolul 217.
Articolul 220
Instrumentele financiare executate direct
(articolul 139 din Regulamentul financiar)
(1) În cazuri excepționale, instrumentele financiare pot fi executate în mod direct în temeiul articolului 139 alineatul (4) din Regulamentul financiar, prin unul dintre următoarele mijloace:
(a)
un vehicul investițional special conceput la care Comisia participă împreună cu alți investitori publici sau privați cu scopul de a spori efectul de pârghie al contribuției din partea Uniunii;
(b)
împrumuturi, garanții, participații la capital și alte instrumente cu partajarea riscului, altele decât investițiile în vehicule investiționale special concepute, oferite direct beneficiarilor finali sau prin intermediari financiari.
(2) Pentru executarea instrumentelor financiare, Comisia nu efectuează operațiuni de acoperire în scopuri speculative. Tipul și natura oricărei operațiuni de acoperire sunt convenite ex ante de către Comisie și sunt incluse în acordurile cu entitățile care execută instrumentul financiar.
Articolul 221
Selecția intermediarilor financiari, a administratorilor de vehicule investiționale special concepute și a beneficiarilor finali
(articolul 139 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul în care Comisia execută instrumentele financiare în mod direct sau indirect, prin intermediul unor vehicule investiționale special concepute, astfel de vehicule sunt instituite în conformitate cu legislația unui stat membru. Acestea pot fi, de asemenea, instituite în conformitate cu legislația unei alte țări decât cea a unui stat membru în domeniul acțiunii externe. Administratorii acestor vehicule sunt obligați prin lege sau contract să acționeze cu diligența unui administrator specializat și de bună credință.
(2) Administratorii vehiculelor investiționale special concepute menționate la alineatul (1) și intermediarii financiari sau beneficiarii finali ai instrumentelor financiare sunt selectați ținându-se seama în mod corespunzător de natura instrumentului financiar care urmează să fie executat, de experiența și capacitatea operațională și financiară a entităților în cauză și/sau de viabilitatea economică a proiectelor beneficiarilor finali. Această alegere este transparentă, justificată de motive obiective și nu generează niciun conflict de interese.
(3) Nu se acordă niciun sprijin financiar administratorilor de vehicule investiționale special concepute, intermediarilor financiari și beneficiarilor finali care se află în una dintre situațiile menționate la articolul 106 alineatul (1), la articolele 107, 108 și 109 din Regulamentul financiar.
Articolul 222
Condițiile de utilizare a instrumentelor financiare
(articolul 140 din Regulamentul financiar)
(1) Instrumentele financiare abordează imperfecțiunile sau disfuncționalitățile pieței sau situațiile investiționale inadecvate și oferă sprijin numai beneficiarilor finali care sunt considerați potențial viabili din punct de vedere economic în momentul acordării sprijinului din partea Uniunii prin intermediul unui instrument financiar.
(2) Instrumentele financiare oferă sprijin beneficiarilor finali în mod proporțional. În special, tratamentul preferențial al investitorilor care asigură coinvestiții sau partajează riscurile ar trebui să fie justificat, proporțional cu riscurile asumate de către investitori în cadrul unui instrument financiar și ar trebui să se limiteze la minimul necesar pentru asigurarea investiției sau partajarea riscurilor.
Articolul 223
Efectul de pârghie
(articolul 140 din Regulamentul financiar)
(1) Instrumentele financiare urmăresc obținerea unui efect de pârghie al contribuției Uniunii prin mobilizarea unei investiții globale care depășește dimensiunea contribuției din partea Uniunii.
Efectul de pârghie al fondurilor Uniunii este egal cu valoarea finanțării acordate beneficiarilor finali eligibili împărțită la valoarea contribuției Uniunii.
(2) Seria de valori țintă pentru efectul de pârghie se bazează pe o evaluare ex ante a instrumentului financiar corespunzător.
Articolul 224
Evaluarea ex ante a instrumentelor financiare
(articolul 140 din Regulamentul financiar)
(1) Instrumentele financiare se bazează pe evaluările ex ante care identifică imperfecțiunile sau disfuncționalitățile pieței sau situațiile investiționale inadecvate și estimează nevoile de investiții în vederea obiectivelor de politică.
(2) Evaluarea ex ante demonstrează că nevoile identificate pe piață nu pot fi abordate în mod corespunzător și în timp util nici prin activitățile determinate de piață, nici prin alte tipuri de intervenție din partea Uniunii decât finanțarea prin intermediul unui instrument financiar, precum reglementarea, liberalizarea, reforma sau alte acțiuni de politică. Aceasta analizează probabilitatea și posibilele costuri de denaturare a pieței și de eliminare a finanțării private prin intermediul instrumentelor financiare și identifică mijloacele de reducere la minimum a efectelor negative ale unor astfel de denaturări.
(3) În conformitate cu principiul subsidiarității, evaluarea ex ante demonstrează că un instrument financiar la nivelul Uniunii răspunde nevoilor identificate pe piață într-un mod mai adecvat decât instrumentele financiare similare existente la nivel național sau regional, inclusiv cele finanțate din fondurile CSC. La evaluarea valorii adăugate a contribuției din partea Uniunii sunt luați în considerare factori precum accesul dificil la finanțare la nivel național, în special pentru proiectele transfrontaliere, economiile de scară sau efectele demonstrative puternice legate de difuzarea de bune practici în rândul statelor membre.
(4) Evaluarea ex ante determină modul cel mai eficient de executare a instrumentului financiar.
(5) Evaluarea ex ante demonstrează, de asemenea, că instrumentul financiar planificat este în concordanță cu:
(a)
instrumentele financiare noi și existente, evitând suprapunerile nedorite și obținând sinergii și economii de scară;
(b)
instrumentele financiare și alte forme de intervenție publică care abordează același mediu de piață, evitând inconsecvențele și explorând posibile sinergii.
(6) Evaluarea ex ante analizează proporționalitatea intervenției prevăzute în ceea ce privește dimensiunea deficitului de finanțare identificat, efectul de levier scontat al instrumentului financiar planificat și, de asemenea, examinează efectele calitative suplimentare, cum ar fi difuzarea de bune practici, promovarea eficientă a obiectivelor de politică ale Uniunii pe parcursul lanțului de executare sau accesul la cunoștințe de specialitate specifice de care dispun actorii implicați în lanțul de executare.
(7) Evaluarea ex ante stabilește un set de indicatori de performanță corespunzători pentru instrumentele financiare propuse și specifică performanța, rezultatele și impactul care se preconizează.
(8) O altă evaluare ex ante a instrumentelor financiare se efectuează numai în cazul în care o astfel de evaluare care respectă în totalitate criteriile de la alineatele (1)-(7) nu este inclusă în evaluarea ex ante sau într-o evaluare a impactului programului sau al activității reglementate de un act de bază.
Articolul 225
Monitorizarea instrumentelor financiare
(articolul 140 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru a asigura monitorizarea armonizată a instrumentelor financiare menționate la articolul 140 alineatul (12) din Regulamentul financiar, ordonatorul de credite competent instituie un sistem de monitorizare pentru a contribui la furnizarea unei asigurări rezonabile cu privire la utilizarea fondurilor Uniunii în conformitate cu articolul 32 alineatul (2) din Regulamentul financiar.
(2) Sistemul de monitorizare se utilizează pentru a evalua progresul executării în vederea atingerii obiectivelor de politică reflectate în indicatorii relevanți de realizare și de rezultat stabiliți în conformitate cu evaluarea ex ante și pentru a analiza conformitatea executării cu cerințele definite în temeiul articolului 140 alineatul (2) din Regulamentul financiar și pentru a oferi baza pentru raportul pe care Comisia trebuie să îl prezinte în temeiul articolului 38 alineatul (5) și al articolului 140 alineatul (8) din Regulamentul financiar.
(3) În cazul gestiunii indirecte, monitorizarea de către Comisie se bazează pe rapoartele și conturile furnizate de entitățile cărora li se încredințează executarea și pe auditurile disponibile și controalele efectuate de către o astfel de entitate, ținând cont în mod corespunzător de declarația de gestiune a entității în cauză și de avizul organismului independent de audit menționat la articolul 60 alineatul (5) din Regulamentul financiar. Comisia examinează informațiile furnizate de către entitățile cărora li se încredințează executarea și poate efectua controale, inclusiv pe baza unui eșantion, la nivelurile de executare adecvate, până la beneficiarii finali.
Monitorizarea de către entitatea căreia i se încredințează executarea se bazează pe rapoartele și conturile furnizate de intermediarii financiari și pe auditurile disponibile și controalele efectuate de către intermediarul financiar, ținând cont în mod corespunzător de declarația de gestiune a intermediarului financiar și de avizul auditorilor independenți.
În cazul în care nu există niciun intermediar financiar, entitatea căreia i se încredințează executarea monitorizează direct utilizarea instrumentului financiar pe baza rapoartelor și a conturilor furnizate de către beneficiarii finali.
Entitatea căreia i se încredințează executarea examinează, pe baza unui eșantion, dacă este cazul, informațiile furnizate de intermediarii financiari sau de beneficiarii finali și efectuează controalele prevăzute în acordul menționat la articolul 217.
(4) În cazul gestiunii directe, monitorizarea de către Comisie se bazează pe rapoartele și conturile furnizate de intermediarii financiari și beneficiarii finali, sub rezerva unor controale adecvate. Dispozițiile alineatului (3) se aplică gestiunii directe mutatis mutandis.
(5) Acordurile de executare a instrumentului financiar conțin dispozițiile necesare pentru punerea în aplicare a alineatelor (1)-(4).
Articolul 226
Tratamentul aplicat contribuțiilor din partea fondurilor CSC
(articolul 140 din Regulamentul financiar)
(1) Se păstrează evidențe separate pentru contribuțiile din partea fondurilor CSC pentru instrumentele financiare instituite în temeiul titlului VIII din Regulamentul financiar și sprijinite de fondurile CSC conform normelor sectoriale.
(2) Contribuțiile din partea fondurilor CSC se introduc în conturi separate și se utilizează în conformitate cu obiectivele fondurilor CSC respective pentru acțiuni și beneficiari finali, în concordanță cu programul sau programele din care sunt plătite contribuțiile.
(3) În cazul contribuțiilor din partea fondurilor CSC pentru instrumentele financiare instituite în temeiul titlului VIII din Regulamentul financiar, se aplică normele sectoriale.
TITLUL IX
PREZENTAREA CONTURILOR ȘI CONTABILITATEA
CAPITOLUL 1
Prezentarea conturilor
Articolul 227
Raportul privind gestiunea bugetară și financiară în cursul exercițiului
(articolul 142 din Regulamentul financiar)
Raportul privind gestiunea bugetară și financiară în cursul exercițiului oferă o descriere exactă a:
(a)
realizării obiectivelor pentru exercițiul în cauză, în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare;
(b)
situației financiare și a evenimentelor care au avut o influență semnificativă asupra activităților desfășurate în cursul exercițiului.
Raportul privind gestiunea bugetară și financiară este diferit de rapoartele privind execuția bugetară.
Articolul 228
Derogarea de la principiile contabile
(articolul 144 din Regulamentul financiar)
Dacă, într-un anumit caz, contabilii consideră că ar trebui să se facă o derogare de la conținutul unuia dintre principiile contabile definite în normele contabile ale Uniunii, derogarea în cauză este motivată corespunzător și semnalată în notele la situațiile financiare menționate la articolul 232.
Articolul 229
Documente justificative
(articolul 144 din Regulamentul financiar)
(1) Fiecare înscriere se bazează pe documente justificative datate și numerotate, pe suport de hârtie sau un suport care garantează fiabilitatea și conservarea conținutului acesteia pentru perioadele prevăzute la articolul 48.
(2) Operațiunile de același tip, efectuate în același loc și în aceeași zi, pot fi rezumate într-un singur document justificativ.
Articolul 230
Contul de rezultat
(articolul 145 din Regulamentul financiar)
Contul de rezultat prezintă veniturile și cheltuielile aferente exercițiului, clasificate în funcție de natura acestora.
Articolul 231
Situația fluxurilor de numerar
(articolul 145 din Regulamentul financiar)
Situația fluxurilor de numerar raportează fluxurile de numerar din cursul perioadei, indicând circulația dintre sumele de trezorerie de deschidere și de închidere.
Trezoreria este compusă din:
(a)
lichidități;
(b)
conturi și depozite bancare la vedere;
(c)
alte active disponibile care pot fi transformate ușor în numerar și a căror valoare este stabilă.
Articolul 232
Note la situațiile financiare
(articolul 145 din Regulamentul financiar)
Notele menționate la articolul 145 din Regulamentul financiar fac parte integrantă din situațiile financiare. Notele conțin cel puțin următoarele informații:
(a)
principiile, normele și metodele contabile;
(b)
note explicative, care prezintă informații suplimentare ce nu sunt incluse în cuprinsul situațiilor financiare și sunt necesare pentru o imagine reală și fidelă.
Articolul 233
Conturile rezultatului bugetar
(articolul 146 din Regulamentul financiar)
(1) Conturile rezultatului bugetar conțin:
(a)
informații privind veniturile, și anume:
(i)
modificările estimărilor bugetare privind veniturile;
(ii)
veniturile rezultate;
(iii)
drepturile constatate;
(b)
informații privind modificările survenite în totalul creditelor de angajament și de plată disponibile;
(c)
informații privind utilizarea totalului creditelor de angajament și de plată disponibile;
(d)
informații privind angajamentele restante, angajamentele reportate din exercițiul anterior și angajamentele făcute în cursul exercițiului.
(2) În ceea ce privește informațiile privind veniturile, se anexează, de asemenea, o situație care prezintă, pentru fiecare stat membru, defalcarea sumelor din resurse proprii care nu au fost încă recuperate la sfârșitul exercițiului financiar și care fac obiectul unui ordin de recuperare.
Articolul 234
Modalități de transmitere a conturilor
(articolul 148 din Regulamentul financiar)
Conturile provizorii și conturile finale menționate la articolele 147 și 148 din Regulamentul financiar pot fi trimise pe cale electronică.
CAPITOLUL 2
Contabilitatea
Secțiunea 1
Organizarea contabilă
Articolul 235
Organizarea contabilă
(articolul 151 din Regulamentul financiar)
(1) Contabilul fiecărei instituții și al fiecărui organism menționat la articolul 141 din Regulamentul financiar întocmește și păstrează la zi o documentație care descrie organizarea și procedurile contabile din instituția sau organismul său.
(2) Veniturile și cheltuielile bugetare se înregistrează în sistemul computerizat menționat la articolul 236, în funcție de natura economică a operațiunii, drept venituri sau cheltuieli curente sau drept capital.
Articolul 236
Sisteme computerizate
(articolul 151 din Regulamentul financiar)
(1) Contabilitatea este ținută cu ajutorul unui sistem computerizat integrat.
(2) Atunci când se utilizează sisteme și subsisteme computerizate pentru contabilitate, sistemele și subsistemele în cauză sunt descrise integral.
Această descriere definește conținutul fiecărui câmp de date și prezintă modul în care sistemul tratează fiecare operațiune. Ea precizează modul în care sistemul garantează existența unei piste complete de audit pentru fiecare operațiune și pentru fiecare modificare adusă sistemelor și subsistemelor computerizate, astfel încât să se poată identifica în orice moment natura modificării și persoana care a operat-o.
Descrierea sistemelor și subsistemelor contabile computerizate indică toate eventualele legături existente între acestea și sistemul contabil central, în special în ceea ce privește transferul de date și regularizarea soldurilor.
(3) Accesul la sistemele și subsistemele computerizate este restrâns la persoanele incluse pe o listă a utilizatorilor autorizați, întocmită și actualizată de fiecare instituție.
Secțiunea 2
Registrele contabile
Articolul 237
Registrele contabile
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
Fiecare instituție și fiecare organism menționat la articolul 141 din Regulamentul financiar ține un registru-jurnal, o Carte mare și cel puțin registre auxiliare pentru debitori, creditori și active fixe, cu excepția cazului în care acestea nu se justifică din considerente care țin de raportul cost-beneficiu.
Registrele contabile sunt formate din documente electronice identificate de contabil și oferă garanții complete pentru utilizarea ca dovezi.
Înregistrările din registrul-jurnal sunt transferate în Cartea mare, detaliate conform planului de conturi menționat la articolul 212.
Registrul-jurnal și Cartea mare pot fi divizate în atâtea jurnale speciale și registre speciale câte sunt necesare pentru îndeplinirea cerințelor.
Intrările înregistrate în jurnale speciale și în registre speciale sunt centralizate cel puțin o dată pe lună în registrul-jurnal și în Cartea mare.
Articolul 238
Balanța de verificare
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
Fiecare instituție și organism menționat la articolul 141 din Regulamentul financiar întocmește o balanță de verificare pentru toate conturile din contabilitatea generală, inclusiv conturile închise în cursul exercițiului, precizând, pentru fiecare caz:
(a)
numărul contului;
(b)
descrierea;
(c)
totalul sumelor debitoare;
(d)
totalul sumelor creditoare;
(e)
soldul.
Articolul 239
Reconcilieri contabile
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
(1) Datele din Cartea mare se păstrează și se organizează astfel încât să justifice conținutul fiecărui cont inclus în balanța de verificare.
(2) În ceea ce privește inventarul activelor fixe, se aplică dispozițiile articolelor 246-253.
Secțiunea 3
Înregistrarea
Articolul 240
Înregistrările în contabilitatea generală
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
(1) Înregistrările se fac utilizând metoda înregistrării în partidă dublă, conform căreia orice mișcare sau variație înregistrată în contabilitate este reprezentată de o înregistrare care stabilește o echivalență între suma debitată și suma creditată în diversele conturi afectate de înregistrarea în cauză.
(2) Pentru fiecare tranzacție exprimată într-o altă monedă decât euro se calculează și se înregistrează în contabilitate echivalentul în euro.
Tranzacțiile în valute din conturile care pot fi reevaluate sunt reevaluate cel puțin în momentul fiecărei închideri.
Această reevaluare se efectuează pe baza cursurilor stabilite în conformitate cu articolul 6.
Cursul care trebuie utilizat pentru conversia între euro și o altă monedă pentru întocmirea bilanțului la 31 decembrie al anului N este cel al ultimei zile lucrătoare din anul N.
(3) Normele contabile ale Uniunii adoptate în temeiul articolului 152 din Regulamentul financiar specifică normele de conversie și de reevaluare ce trebuie stabilite în scopul contabilității de angajamente.
Articolul 241
Înregistrări contabile
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
Toate înregistrările contabile precizează originea, conținutul și apartenența fiecărei date și referințele documentelor justificative relevante.
Articolul 242
Înregistrare în registrul-jurnal
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
Operațiunile contabile se înregistrează în registrul-jurnal prin una dintre următoarele metode care nu se exclud reciproc:
(a)
zi de zi, operațiune cu operațiune;
(b)
sub forma unui rezumat lunar al sumelor totale corespunzătoare operațiunilor, cu condiția să fie păstrate toate documentele care permit verificarea operațiunilor individuale de zi cu zi.
Articolul 243
Validarea înregistrărilor
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
(1) Înregistrările în registrul-jurnal și în registrele auxiliare sunt definitivate prin intermediul unei proceduri de validare care interzice orice modificare sau ștergere a înregistrării.
(2) O procedură de închidere destinată să înghețe cronologia înregistrărilor și să garanteze inviolabilitatea acestora este aplicată cel târziu înainte de prezentarea situațiilor financiare finale.
Secțiunea 4
Reconcilierea și verificarea conturilor
Articolul 244
Reconcilierea conturilor
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
(1) Soldul conturilor din balanța de verificare se reconciliază periodic, cel puțin la închiderea exercițiului, cu datele din sistemele de gestiune utilizate de ordonatorii de credite pentru gestionarea activelor și pasivelor și pentru înregistrarea zilnică în sistemul contabil.
(2) Periodic și cel puțin de fiecare dată când conturile sunt închise, contabilul verifică dacă datele din soldurile bancare corespund situației reale, în special în ceea ce privește:
(a)
disponibilitățile la bănci, prin reconcilierea extraselor de cont comunicate de instituțiile financiare;
(b)
disponibilitățile din casă, prin reconcilierea cu datele din registrul de casă.
Conturile de active fixe se revizuiesc în conformitate cu articolul 250.
(3) Conturile de legături interinstituționale se reconciliază lunar.
(4) Conturile de așteptare se deschid și se revizuiesc anual de către contabil. Aceste conturi sunt sub responsabilitatea ordonatorului de credite, care trebuie să le verifice și să le închidă cât mai curând posibil.
Secțiunea 5
Contabilitatea bugetară
Articolul 245
Conținutul și ținerea contabilității bugetare
(articolul 156 din Regulamentul financiar)
(1) Contabilitatea bugetară prezintă, pentru fiecare subdiviziune din buget:
(a)
în cazul cheltuielilor:
(i)
creditele autorizate în bugetul inițial, creditele introduse în bugetele rectificative, creditele reportate, creditele disponibile după colectarea veniturilor alocate, transferurile de credite și totalul creditelor astfel disponibile;
(ii)
angajamentele și plățile aferente exercițiului financiar;
(b)
în cazul veniturilor:
(i)
estimările din bugetul inițial, estimările din bugetele rectificative, veniturile alocate și totalul estimărilor astfel determinate;
(ii)
drepturile constatate și sumele recuperate pentru exercițiul financiar în cauză;
(c)
angajamentele neplătite încă și veniturile nerecuperate încă reportate din exercițiul financiar anterior.
Creditele de angajament și creditele de plată menționate la primul paragraf litera (a) se înregistrează și se prezintă separat.
Angajamentele provizorii globale privind Fondul european de garantare agricolă (denumit în continuare FEGA) și plățile corespunzătoare se înregistrează, de asemenea, în contabilitatea bugetară.
Angajamentele în cauză sunt prezentate cu privire la creditele totale ale FEGA.
(2) Contabilitatea bugetară prezintă separat:
(a)
utilizarea creditelor reportate și a creditelor aferente exercițiului;
(b)
lichidarea angajamentelor restante.
În ceea ce privește veniturile, sumele nerecuperate încă din exercițiul financiar anterior sunt prezentate separat.
(3) Contabilitatea bugetară poate fi organizată astfel încât să dezvolte un sistem de contabilitate analitică.
(4) Contabilitatea bugetară este ținută cu ajutorul sistemelor computerizate, în registre sau pe fișe.
CAPITOLUL 3
Inventarierea patrimoniului
Articolul 246
Inventarierea patrimoniului
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
Sistemul de inventariere a patrimoniului este stabilit de către ordonatorul de credite cu asistență tehnică din partea contabilului. Acest sistem de inventariere trebuie să furnizeze toate informațiile necesare pentru ținerea contabilității și conservarea activelor.
Articolul 247
Conservarea patrimoniului
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
Fiecare dintre instituțiile și organismele menționate la articolul 141 din Regulamentul financiar adoptă dispoziții privind conservarea activelor incluse în bilanțul său și stabilește care sunt departamentele administrative responsabile pentru sistemul de inventariere.
Articolul 248
Înregistrarea bunurilor în inventar
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
Toate bunurile achiziționate care au o perioadă de utilizare mai mare de un an, care nu sunt consumabile și al căror preț de achiziționare sau cost de producție este mai mare decât cel indicat în normele contabile ale Uniunii adoptate în temeiul articolului 152 din Regulamentul financiar sunt înregistrate în inventar și în conturile de imobilizări.
Articolul 249
Conținutul inventarului pentru fiecare bun
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
Inventarul conține o descriere adecvată a fiecărui bun și precizează amplasarea sau, pentru bunurile mobiliare, serviciul sau persoana responsabilă, data achiziționării și costul unitar ale acestuia.
Articolul 250
Verificările inventarului pentru bunurile mobiliare
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
Verificările inventarului realizate de către instituțiile și organismele menționate la articolul 141 din Regulamentul financiar se efectuează astfel încât să se asigure existența fizică a fiecărui bun și corespondența acestuia cu înregistrarea relevantă din inventar. Aceste verificări se efectuează în cadrul unui program anual de verificare, cu excepția imobilizărilor corporale și necorporale, care sunt verificate cel puțin o dată la trei ani.
Articolul 251
Revânzarea imobilizărilor corporale
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
Membrii, funcționarii sau ceilalți agenți, precum și orice altă categorie de personal din cadrul instituțiilor și al organismelor menționate la articolul 141 din Regulamentul financiar nu pot achiziționa bunuri care sunt revândute de instituțiile și organismele în cauză, cu excepția cazului în care bunurile în cauză sunt revândute prin procedură de atribuire publică.
Articolul 252
Procedura de vânzare a imobilizărilor corporale
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
(1) Vânzările imobilizărilor corporale fac obiectul unei publicități locale adecvate, dacă valoarea unitară de achiziție este egală sau mai mare de 8 100 EUR. Perioada dintre publicarea ultimului anunț și încheierea contractului de vânzare este de cel puțin 14 zile calendaristice.
Vânzările menționate la primul paragraf fac obiectul unui anunț de vânzare publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dacă valoarea unitară de achiziție este egală sau mai mare de 391 100 EUR. O publicitate adecvată se poate face, de asemenea, în presa statelor membre. Perioada dintre data publicării anunțului în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene și încheierea contractului de vânzare este de cel puțin o lună.
(2) Instituțiile și organismele menționate la articolul 141 din Regulamentul financiar pot renunța la publicitate în cazul în care costul publicității depășește beneficiul estimat al operațiunii.
(3) Instituțiile și organismele menționate la articolul 141 din Regulamentul financiar depun întotdeauna toate eforturile pentru a obține cel mai bun preț pentru vânzarea imobilizărilor corporale.
(4) Alineatele (1), (2) și (3) nu se aplică vânzărilor între instituțiile Uniunii și organismele acestora menționate la articolul 208 din Regulamentul financiar.
Articolul 253
Procedura de înstrăinare a imobilizărilor corporale
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
Ordonatorul de credite întocmește o declarație sau un proces-verbal ori de câte ori un bun din inventar, inclusiv clădirile, este vândut, cedat cu titlu gratuit, casat, închiriat sau lipsește pentru că a fost pierdut, furat sau din orice alt motiv.
Declarația sau procesul-verbal indică în special dacă bunul în cauză trebuie înlocuit pe cheltuiala unui funcționar sau a unui alt agent al Uniunii sau a unei alte persoane.
Dacă se cedează cu titlu gratuit bunuri imobiliare sau instalații de mari dimensiuni, trebuie încheiat un contract, iar cazul trebuie notificat într-un raport anual trimis Parlamentului European și Consiliului la prezentarea proiectului de buget.
Membrii, funcționarii sau alți agenți și orice altă categorie de personal din cadrul instituțiilor și al organismelor menționate la articolul 141 din Regulamentul financiar nu pot fi beneficiarii bunurilor de inventar cedate cu titlu gratuit sau casate.
Articolul 254
Inventarul și publicitatea vânzărilor în delegațiile Uniunii
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul delegațiilor Uniunii, inventarele permanente ale bunurilor mobiliare aparținând Uniunii se întocmesc la nivel local. Acestea sunt trimise periodic departamentelor centrale în conformitate cu normele adoptate de fiecare instituție.
Bunurile mobiliare în tranzit spre delegațiile Uniunii sunt înregistrate pe o listă provizorie, iar apoi sunt înregistrate în inventarele permanente.
(2) Publicitatea pentru vânzarea bunurilor mobiliare ale delegațiilor Uniunii se face conform uzanțelor locale.
PARTEA A DOUA
DISPOZIȚII SPECIALE
TITLUL I
CERCETARE
Articolul 255
Tipuri de operațiuni
(articolul 181 din Regulamentul financiar)
(1) Acțiunile directe sunt realizate de către instituțiile din cadrul Centrului Comun de Cercetare (denumit în continuare „JRC”) și, în principiu, sunt finanțate integral de la buget. Acestea constau în:
(a)
programe de cercetare;
(b)
activități de cercetare exploratorie;
(c)
activități de sprijin științific și tehnic de natură instituțională.
(2) JRC poate participa la acțiuni indirecte în condițiile prevăzute la articolul 183 din Regulamentul financiar.
(3) Estimarea creanțelor prevăzute la articolul 181 alineatul (2) din Regulamentul financiar se trimite contabilului pentru înregistrare.
Articolul 256
Norme suplimentare aplicabile JRC
(articolul 183 din Regulamentul financiar)
(1) Activitățile de natură competitivă desfășurate de JRC constau în:
(a)
activități întreprinse după procedurile de atribuire a granturilor sau de achiziții;
(b)
activități în numele unor terți;
(c)
activități întreprinse în cadrul unui acord administrativ cu alte instituții sau cu alte departamente ale Comisiei pentru furnizarea de servicii tehnice și științifice.
(2) În cazul în care activitățile desfășurate de JRC pentru terți implică achiziții, procedura de achiziție respectă principiile transparenței și tratamentului egal.
(3) Estimările creanțelor prevăzute la articolul 183 alineatul (2) din Regulamentul financiar sunt trimise contabilului pentru a fi înregistrate.
TITLUL II
ACȚIUNI EXTERNE
CAPITOLUL I
Dispoziții generale
Articolul 257
Acțiuni care pot fi finanțate
(articolul 184 din Regulamentul financiar)
Creditele pentru acțiunile menționate în partea II titlul IV capitolul 1 din Regulamentul financiar pot finanța în special contracte de achiziții, granturi, inclusiv subvenții pentru rata dobânzii, împrumuturi speciale, garanții pentru împrumuturi și asistență financiară, sprijin bugetar și alte forme specifice de ajutor bugetar.
CAPITOLUL II
Sprijin bugetar și fonduri fiduciare cu donatori multipli
Articolul 258
Utilizarea sprijinului bugetar
(articolul 186 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul în care acest lucru este prevăzut în actele de bază relevante, Comisia poate utiliza sprijinul bugetar sectorial sau general într-o țară terță, dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:
(a)
gestionarea finanțelor publice ale țării partenere este suficient de transparentă, de fiabilă și de eficace;
(b)
țara parteneră a pus în practică politici sectoriale sau naționale suficient de credibile și de relevante; și
(c)
țara parteneră a pus în practică politici macroeconomice orientate spre stabilitate.
(2) Acordurile încheiate cu țara parteneră conțin o obligație potrivit căreia această țară trebuie să furnizeze la timp Comisiei informații fiabile care să îi permită Comisiei să evalueze îndeplinirea condițiilor prevăzute la alineatul (1).
Articolul 259
Fondurile fiduciare ale Uniunii pentru acțiuni externe
(articolul 187 din Regulamentul financiar)
Contribuțiile altor donatori sunt luate în considerare atunci când sunt încasate în contul bancar specific al fondului fiduciar, la valoarea în euro care rezultă din conversie la primirea lor în contul bancar specific.
Contribuția Uniunii se transferă în timp util pentru a acoperi angajamentele juridice ale fondului fiduciar, ținând seama în mod corespunzător de fondurile disponibile furnizate de ceilalți donatori.
Dobânzile acumulate în contul bancar specific al fondului fiduciar sunt investite în fond, cu excepția cazului în care se prevede altfel în actul de constituire a fondului fiduciar respectiv.
Toate tranzacțiile efectuate în cursul anului în contul bancar menționat la al treilea paragraf sunt contabilizate în mod corespunzător în conturile fondului fiduciar.
Raportarea financiară privind operațiunile efectuate de fiecare fond fiduciar este realizată de două ori pe an de către ordonatorul de credite.
În fiecare an, fondurile fiduciare fac obiectul unui audit extern independent.
Consiliul de administrație al fondului fiduciar aprobă rapoartele anuale privind fondul fiduciar elaborate de ordonatorul de credite, precum și conturile anuale întocmite de contabil. Aceste rapoarte sunt anexate la raportul anual al ordonatorului de credite delegat și sunt prezentate autorității bugetare în cadrul procedurii de descărcare de gestiune a Comisiei.
Normele privind componența consiliului de administrație și regulamentul intern al acestuia sunt stabilite în actul de constituire a fondului fiduciar, care este adoptat de Comisie și respectat de donatori. Aceste norme asigură o reprezentare echitabilă a donatorilor și prevăd necesitatea obținerii unui vot pozitiv din partea Comisiei cu privire la decizia finală de utilizare a fondurilor.
CAPITOLUL III
Achiziții
Articolul 260
Închirierea clădirilor
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
Singurele contracte de achiziții de bunuri imobiliare care pot fi finanțate din creditele de funcționare pentru acțiuni externe sunt cele privind închirierea clădirilor deja construite la data semnării contractului de închiriere. Aceste contracte se publică în conformitate cu articolul 124.
Articolul 261
Definiții
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Contractele de achiziții de servicii includ contractele de studiu și de asistență tehnică.
Un contract de studiu este un contract de achiziții de servicii încheiat între un furnizor și autoritatea contractantă care include studii pentru identificarea și pregătirea proiectelor, studii de fezabilitate, studii economice și de piață, studii tehnice și auditări.
Un contract de asistență tehnică este contractul în temeiul căruia furnizorul este însărcinat să joace un rol consultativ, să gestioneze și să supravegheze un proiect sau să pună la dispoziție consultanții prevăzuți în contract.
(2) Dacă o țară terță dispune de personal de gestiune calificat în cadrul departamentelor sale sau în entități cu participare publică, contractele pot fi executate direct de către aceste departamente sau entități în regie proprie.
Articolul 262
Dispoziții speciale privind pragurile și modalitățile de atribuire a contractelor externe
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Articolele 123-126, cu excepția definițiilor, articolul 127 alineatele (3) și (4), articolul 128, articolele 134-137, articolul 139 alineatele (3)-(6), articolul 148 alineatul (4), articolul 151 alineatul (2), articolele 152-158, articolele 160 și 164 din prezentul regulament nu se aplică în cazul contractelor de achiziție încheiate de autoritățile contractante menționate la articolul 190 alineatul (2) din Regulamentul financiar sau în numele acestora.
Aplicarea dispozițiilor privind achizițiile din prezentul capitol, inclusiv controalele corespunzătoare care trebuie efectuate de ordonatorul de credite competent atunci când Comisia nu este autoritatea contractantă, face obiectul unei decizii a Comisiei.
(2) În cazul nerespectării procedurilor prevăzute la alineatul (1), cheltuielile cu operațiunile în cauză nu sunt eligibile pentru finanțare din partea Uniunii.
(3) Prezentul capitol nu se aplică autorităților contractante menționate la articolul 190 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul financiar dacă, în urma verificărilor menționate la articolul 61 din Regulamentul financiar, Comisia le-a autorizat să utilizeze propriile proceduri de achiziții.
Articolul 263
Publicitate și nediscriminare
(articolele 190 și 191 din Regulamentul financiar)
(1) Comisia adoptă măsurile de aplicare necesare pentru a garanta o participare cât mai largă, în condiții egale, la procedurile de atribuire competitive pentru atribuirea contractelor finanțate de Uniune. În acest scop, se acordă o atenție specială:
(a)
asigurării unei publicări adecvate, în termene rezonabile, a anunțurilor de intenție, a anunțurilor de participare și a anunțurilor de atribuire;
(b)
eliminării oricărei practici discriminatorii sau specificații tehnice care ar putea să împiedice o participare largă, în condiții egale, a tuturor persoanelor fizice sau juridice menționate la articolul 182 din Regulamentul financiar.
(2) Articolul 265 alineatul (5), articolul 267 alineatul (3) și articolul 269 alineatul (4) nu aduc atingere utilizării achizițiilor publice electronice.
Articolul 264
Publicitate
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Anunțul de intenție pentru procedurile de ofertare internaționale se transmite Oficiului pentru Publicații cât mai curând posibil pentru contractele de achiziții de bunuri și de servicii și cât mai repede posibil după decizia de autorizare a programului pentru contracte de achiziții de lucrări.
(2) În sensul prezentului capitol, anunțul de participare se publică:
(a)
cel puțin în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene și pe site-ul internet pentru invitații la proceduri de ofertare internaționale;
(b)
cel puțin în monitorul oficial al statului beneficiar sau într-o publicație echivalentă pentru invitații de participare la proceduri de ofertare locale.
Dacă anunțul de participare este publicat și la nivel local, acesta trebuie să fie identic cu cel publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene și pe internet și trebuie publicat simultan. Comisia este responsabilă de publicarea în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene și pe internet. Dacă anunțul este publicat la nivel local, publicarea poate fi făcută de către entitățile menționate la articolul 190 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul financiar.
(3) Anunțul de atribuire se trimite după semnarea contractului, cu excepția cazului în care, dacă mai este necesar, contractul a fost declarat secret sau dacă execuția contractului trebuie însoțită de măsuri speciale de securitate sau dacă protecția intereselor esențiale ale Uniunii Europene sau ale țării beneficiare o impune și în cazul în care publicarea anunțului de atribuire este considerată a fi inadecvată.
Articolul 265
Praguri și proceduri pentru atribuirea contractelor de achiziții de servicii
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Pragurile și procedurile menționate la articolul 190 din Regulamentul financiar sunt stabilite după cum urmează pentru contractele de achiziții de servicii:
(a)
pentru contracte cu o valoare egală sau mai mare de 300 000 EUR:
(i)
o invitație de participare la o procedură de ofertare internațională restrânsă în sensul articolului 127 alineatul (2) și al articolului 264 alineatul (2) litera (a);
(ii)
o invitație de participare la o procedură de ofertare internațională deschisă în sensul articolului 127 alineatul (2) și al articolului 264 alineatul (2) litera (a);
(b)
pentru contracte cu o valoare mai mică de 300 000 EUR: o procedură negociată competitivă în sensul alineatului (3) al prezentului articol sau un contract-cadru.
Contractele cu o valoare mai mică sau egală cu 20 000 EUR pot fi atribuite pe baza unei singure oferte.
Plățile pentru cheltuieli cu o valoare mai mică de sau egală cu 2 500 EUR se pot realiza pe baza unei simple facturi, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.
(2) În cadrul procedurii internaționale restrânse menționate la alineatul (1) litera (a), anunțul de participare precizează numărul de candidați care urmează să fie invitați să depună oferte. Pentru contractele de achiziții de servicii sunt invitați cel puțin patru candidați. Numărul candidaților cărora li se permite să depună oferte trebuie să fie suficient pentru a asigura o concurență reală.
Lista candidaților selectați se publică pe site-ul internet al Comisiei.
În cazul în care numărul candidaților care îndeplinesc criteriile de selecție sau nivelurile minime de capacitate este inferior numărului minim, autoritatea contractantă poate invita să depună o ofertă numai pe acei candidați care îndeplinesc criteriile de depunere a unei oferte.
(3) În cadrul procedurii negociate menționate la alineatul (1) litera (b), autoritatea contractantă întocmește o listă cu minimum trei ofertanți la alegere. Procedura implică o procedură de atribuire competitivă limitată, fără publicarea unui anunț și poartă denumirea de procedură negociată competitivă, care nu intră sub incidența articolului 129.
Ofertanții pentru procedura negociată competitivă pot fi aleși dintre cei înscriși pe o listă de furnizori care a beneficiat de o publicitate adecvată, astfel cum se prevede la articolul 136 alineatul (1) litera (b). Această listă se întocmește în urma unei cereri de exprimare a interesului și este valabilă o perioadă de cel mult cinci ani de la data publicării. Această listă poate include subliste. Orice persoană interesată poate să își depună candidatura în orice moment pe parcursul perioadei de valabilitate a listei, cu excepția ultimelor trei luni din perioada în cauză. Atunci când se atribuie un contract, autoritatea contractantă invită toți furnizorii înscriși pe lista sau sublista în cauză să depună o ofertă.
Ofertele sunt deschise și evaluate de un comitet de evaluare care dispune de expertiza tehnică și administrativă necesară. Membrii comitetului de evaluare trebuie să semneze o declarație de imparțialitate.
În cazul în care, în urma consultării ofertanților, autoritatea contractantă primește o singură ofertă valabilă din punct de vedere administrativ și tehnic, contractul poate fi atribuit cu condiția îndeplinirii criteriilor de atribuire.
(4) Pentru serviciile juridice în sensul nomenclaturii CPV, autoritățile contractante pot utiliza procedura negociată competitivă, indiferent de valoarea estimată a contractului.
(5) Ofertele se trimit într-un pachet sau un plic exterior care conține două plicuri sigilate separate, unul purtând mențiunea Plicul A - Oferta tehnică, iar celălalt, mențiunea Plicul B - Oferta financiară. Pe plicul exterior se înscriu:
(a)
adresa de depunere a ofertelor indicată în documentele aferente procedurii de ofertare;
(b)
trimiterea la procedura de ofertare la care răspunde ofertantul;
(c)
dacă este cazul, numerele loturilor pentru care este depusă oferta;
(d)
fraza „A nu se deschide înainte de ședința de deschidere a ofertelor”, în limba în care sunt întocmite documentele aferente procedurii de ofertare.
Dacă documentele aferente procedurii de ofertare prevăd desfășurarea de interviuri, comitetul de evaluare îi poate intervieva pe principalii membri ai echipei de experți propuse în ofertele acceptabile din punct de vedere tehnic, după elaborarea în scris a concluziilor sale provizorii și înainte de finalizarea definitivă a evaluării ofertelor tehnice. În aceste cazuri, experții sunt intervievați de comitetul de evaluare, de preferat împreună dacă formează o echipă, și la intervale destul de scurte pentru a permite efectuarea de comparații. Interviurile se desfășoară în conformitate cu un model standard convenit în prealabil de către comitetul de selecție și aplicat tuturor experților sau echipelor invitate la interviu. Data și ora interviului trebuie comunicate ofertanților cu cel puțin 10 zile calendaristice înainte. În cazuri de forță majoră care împiedică ofertantul să participe la interviu, acestuia i se comunică o nouă dată și oră.
(6) Criteriile de atribuire a contractului sunt utilizate pentru identificarea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic.
Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic este selectată utilizând un raport de ponderare de 80/20 între calitatea tehnică și preț. În acest scop:
(a)
punctajul acordat pentru ofertele tehnice se înmulțește cu 0,80;
(b)
punctajul acordat pentru ofertele financiare se înmulțește cu 0,20.
Articolul 266
Utilizarea procedurii negociate pentru contracte de achiziții de servicii
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru contractele de achiziții de servicii, autoritățile contractante pot utiliza procedura negociată pe baza unei singure oferte în următoarele cazuri:
(a)
atunci când, din motive de extremă urgență determinate de evenimente pe care autoritățile contractante nu le-ar fi putut prevedea și care, în niciun caz, nu le pot fi imputate acestora, termenul-limită pentru procedurile prevăzute la articolul 104 alineatul (1) literele (a), (b) și (c) din Regulamentul financiar nu poate fi respectat;
(b)
atunci când serviciile sunt încredințate unor organisme din sectorul public sau unor instituții ori asociații nonprofit și privesc activități de natură instituțională sau sunt destinate să acorde asistență populațiilor în domeniul social;
(c)
pentru servicii care reprezintă o prelungire a serviciilor deja demarate, sub rezerva condițiilor prevăzute la alineatul (2);
(d)
atunci când procedura de atribuire sau încercarea de a utiliza un contract-cadru a eșuat, adică dacă nu s-a primit nicio ofertă adecvată din punct de vedere calitativ și/sau financiar, caz în care, după anularea procedurii de atribuire, autoritatea contractantă poate negocia cu unul sau mai mulți ofertanți aleși de ea, dintre cei care au participat la procedura de ofertare, cu condiția să nu fie modificate substanțial condițiile originale de contractare;
(e)
atunci când contractul în cauză este încheiat în urma unui concurs și, conform normelor aplicabile, acesta trebuie să fie atribuit solicitantului selectat sau unuia dintre solicitanții selectați, caz în care toți solicitanții selectați sunt invitați să participe la negocieri;
(f)
atunci când, din motive tehnice sau din motive legate de protecția unor drepturi exclusive, contractul poate fi atribuit numai unui anumit prestator de servicii;
(g)
pentru contractele declarate secrete sau a căror execuție trebuie însoțită de măsuri speciale de securitate sau atunci când protecția intereselor esențiale ale Uniunii sau ale țării beneficiare o impune;
(h)
atunci când trebuie încheiat un nou contract în urma rezilierii anticipate a unui contract existent.
În sensul prezentului alineat primul paragraf litera (a), se consideră că operațiunile desfășurate în situații de criză menționate la articolul 190 alineatul (2) sunt asimilate situațiilor de extremă urgență. Ordonatorul de credite delegat, dacă este cazul în colaborare cu ceilalți ordonatori de credite delegați implicați, constată existența unei situații de extremă urgență și își revizuiește periodic decizia ținând cont de principiul bunei gestiuni financiare.
Activitățile de natură instituțională menționate la primul paragraf litera (b) includ servicii direct legate de misiunea statutară a organismelor din sectorul public.
(2) Serviciile care reprezintă o extindere a unor servicii deja demarate, conform alineatului (1) litera (c), sunt următoarele:
(a)
servicii suplimentare care nu fac obiectul contractului principal, dar care, datorită unor circumstanțe neprevăzute, au devenit necesare pentru executarea contractului, cu condiția ca serviciile suplimentare să nu poată fi separate tehnic și economic de contractul principal fără inconveniente semnificative pentru autoritatea contractantă, iar valoarea cumulată a serviciilor suplimentare să nu fie mai mare de 50 % din valoarea contractului principal;
(b)
servicii suplimentare care constau în repetarea unor servicii similare celor încredințate contractantului în cadrul primului contract, cu condiția ca:
(i)
un anunț de participare să fi fost publicat pentru primul serviciu, iar posibilitatea utilizării procedurii negociate pentru noile servicii aferente proiectului și costurile estimate să fi fost indicate în mod clar în anunțul de participare publicat pentru primul serviciu;
(ii)
valoarea și durata extinderii contractului să nu depășească valoarea și durata contractului inițial.
Articolul 267
Praguri și proceduri pentru atribuirea contractelor de achiziții de bunuri
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru contractele de achiziții de bunuri, pragurile și procedurile menționate la articolul 190 din Regulamentul financiar sunt stabilite după cum urmează:
(a)
pentru contracte cu o valoare egală sau mai mare de 300 000 EUR: o invitație de participare la o procedură de ofertare internațională deschisă în sensul articolului 127 alineatul (2) și al articolului 264 alineatul (2) litera (a);
(b)
pentru contracte cu o valoare mai mică de 300 000 EUR: un contract-cadru; sau:
(i)
pentru contracte cu o valoare egală sau mai mare de 100 000 EUR, dar mai mică de 300 000 EUR: o invitație de participare la o procedură de ofertare locală deschisă în sensul articolului 127 alineatul (2) și al articolului 264 alineatul (2) litera (b);
(ii)
pentru contracte cu o valoare mai mică de 100 000 EUR: procedura negociată competitivă în sensul alineatului (2);
(c)
plățile pentru cheltuieli cu o valoare mai mică sau egală cu 2 500 EUR se pot realiza pe baza unei simple facturi, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.
Contractele cu o valoare mai mică sau egală cu 20 000 EUR pot fi atribuite pe baza unei singure oferte.
(2) În cadrul procedurii negociate menționate la prezentul articol alineatul (1) litera (b) punctul (ii), autoritatea contractantă întocmește o listă cu minimum trei furnizori la alegere. Procedura implică o procedură de atribuire competitivă limitată, fără publicarea unui anunț și poartă denumirea de procedură negociată competitivă, care nu intră sub incidența articolului 129.
Ofertele sunt deschise și evaluate de un comitet de evaluare care dispune de expertiza tehnică și administrativă necesară. Membrii comitetului de evaluare trebuie să semneze o declarație de imparțialitate.
În cazul în care, în urma consultării furnizorilor, autoritatea contractantă primește o singură ofertă valabilă din punct de vedere administrativ și tehnic, contractul poate fi atribuit cu condiția respectării criteriilor de atribuire.
(3) Fiecare ofertă tehnică și financiară trebuie introdusă într-un singur plic sigilat, introdus la rândul său într-un pachet sau un plic exterior. Pe plicul din interior se înscriu:
(a)
adresa de depunere a ofertelor indicată în documentele aferente procedurii de ofertare;
(b)
trimiterea la procedura de ofertare la care răspunde ofertantul;
(c)
dacă este cazul, numerele loturilor pentru care este depusă oferta;
(d)
fraza „A nu se deschide înainte de ședința de deschidere a ofertelor”, în limba în care sunt întocmite documentele aferente procedurii de ofertare.
În locul și momentul stabilite în documentele aferente procedurii de ofertare, ofertele sunt deschise în public de către comitetul de evaluare. La ședința publică de deschidere a ofertelor trebuie anunțate numele ofertanților, prețurile oferite, depunerea garanției de participare necesare și orice altă formalitate considerată necesară de către autoritatea contractantă.
(4) În cazul unui contract de achiziții de bunuri care nu implică servicii postvânzare, singurul criteriu de atribuire este prețul.
Atunci când propunerile de servicii postvânzare sau de formare profesională sunt deosebit de importante, este aleasă oferta cu prețul cel mai mic sau cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, ținându-se seama în mod adecvat de calitatea tehnică a serviciilor oferite și de prețul oferit.
Articolul 268
Utilizarea procedurii negociate pentru contractele de achiziții de bunuri
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Contractele de achiziții de bunuri pot fi atribuite prin procedură negociată pe baza unei singure oferte în următoarele cazuri:
(a)
atunci când, din motive de extremă urgență determinate de evenimente pe care autoritățile contractante nu le-ar fi putut prevedea și care, în nici un caz, nu le pot fi imputate acestora, termenul-limită pentru procedurile prevăzute la articolul 111 alineatul (1) literele (a), (b) și (c) din Regulamentul financiar nu poate fi respectat;
(b)
atunci când se justifică prin natura sau caracteristicile speciale ale bunurilor, de exemplu, dacă executarea contractului este rezervată exclusiv deținătorilor de brevete sau licențe de utilizare a brevetelor;
(c)
pentru livrări suplimentare de la furnizorul inițial, destinate înlocuirii parțiale a produselor sau a instalațiilor de uz curent sau suplimentării produselor sau a instalațiilor existente, dacă o înlocuire a furnizorului ar obliga autoritatea contractantă să achiziționeze echipamente cu caracteristici tehnice diferite, ceea ce ar conduce la incompatibilități sau dificultăți tehnice disproporționate în ceea ce privește funcționarea și întreținerea;
(d)
atunci când procedura de atribuire a eșuat, adică dacă nu s-a primit nicio ofertă adecvată din punct de vedere calitativ sau financiar;
(e)
pentru contractele declarate secrete sau a căror execuție trebuie însoțită de măsuri speciale de securitate sau atunci când protecția intereselor esențiale ale Uniunii sau ale țării beneficiare o impune;
(f)
pentru contracte care vizează bunuri cotate și achizițiile efectuate la o bursă de materii prime;
(g)
pentru contracte care vizează achiziții în condiții deosebit de avantajoase, fie de la un furnizor care își încetează definitiv activitățile comerciale, fie de la administratori sau lichidatori ai unui faliment, un acord cu creditorii sau o procedură similară în conformitate cu legislația națională;
(h)
atunci când trebuie încheiat un nou contract în urma rezilierii anticipate a unui contract existent.
În cazurile menționate la primul paragraf litera (d), după anularea procedurii de atribuire, autoritatea contractantă poate negocia cu unul sau mai mulți ofertanți, la alegere, dintre cei care au luat parte la invitația de participare la procedura de ofertare, cu condiția să nu fie modificate substanțial condițiile inițiale de contractare.
(2) În sensul prezentului articol alineatul (1) litera (a), se consideră că operațiunile desfășurate în situații de criză conform dispozițiilor articolului 190 alineatul (2) sunt asimilate situațiilor de extremă urgență. Ordonatorul de credite delegat, dacă este cazul în colaborare cu ceilalți ordonatori de credite delegați implicați, stabilește/constată existența unei situații de extremă urgență și își revizuiește periodic decizia ținând cont de principiul bunei gestiuni financiare.
Articolul 269
Praguri și proceduri pentru atribuirea contractelor de achiziții de lucrări
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru contractele de achiziții de lucrări, pragurile și procedurile menționate la articolul 190 din Regulamentul financiar sunt stabilite după cum urmează:
(a)
pentru contracte cu o valoare de cel puțin 5 000 000 EUR, una dintre următoarele două posibilități:
(i)
o invitație de participare la o procedură de ofertare internațională deschisă în sensul articolului 127 alineatul (2) și al articolului 264 alineatul (2) litera (a);
(ii)
având în vedere caracteristicile anumitor lucrări, o invitație de participare la o procedură de ofertare internațională restrânsă în sensul articolului 127 alineatul (2) și al articolului 264 alineatul (2) litera (a);
(b)
pentru contracte cu o valoare egală sau mai mare de 300 000 EUR, dar mai mică de 5 000 000 EUR: o invitație de participare la o procedură de ofertare locală deschisă în sensul articolului 127 alineatul (2) și al articolului 264 alineatul (2) litera (b);
(c)
pentru contracte cu o valoare mai mică de 300 000 EUR: o procedură de negociere competitivă în sensul alineatului (2) din prezentul articol.
Contractele cu o valoare mai mică sau egală cu 20 000 EUR pot fi atribuite pe baza unei singure oferte.
(2) În cadrul procedurii negociate menționate la prezentul articol alineatul (1) litera (c), autoritatea contractantă întocmește o listă cu cel puțin trei contractanți, la alegere. Procedura implică o procedură de atribuire competitivă limitată, fără publicarea unui anunț și poartă denumirea de procedură negociată competitivă, care nu intră sub incidența articolului 129.
Ofertele sunt deschise și evaluate de un comitet de evaluare care dispune de expertiza tehnică și administrativă necesară. Membrii comitetului de evaluare trebuie să semneze o declarație de imparțialitate.
În cazul în care, în urma consultării contractanților, autoritatea contractantă primește o singură ofertă valabilă din punct de vedere administrativ și tehnic, contractul poate fi atribuit cu condiția îndeplinirii criteriilor de atribuire.
(3) Criteriile de selecție includ capacitatea ofertantului de a executa contracte similare, în special prin trimitere la lucrări executate în ultimii ani. Odată ce selecția este realizată, întrucât ofertele inadmisibile au fost deja eliminate, singurul criteriu de atribuire este prețul.
(4) Fiecare ofertă tehnică și financiară trebuie introdusă într-un singur plic sigilat, introdus la rândul său într-un pachet sau un plic exterior. Pe plicul din interior se înscriu:
(a)
adresa de depunere a ofertelor indicată în documentele aferente procedurii de ofertare;
(b)
trimiterea la procedura de ofertare la care răspunde ofertantul;
(c)
dacă este cazul, numerele loturilor pentru care este depusă oferta;
(d)
fraza „A nu se deschide înainte de ședința de deschidere a ofertelor”, în limba în care sunt întocmite documentele aferente procedurii de ofertare.
În locul și momentul stabilite în documentele aferente procedurii de ofertare, ofertele sunt deschise în public de către comitetul de evaluare. La ședința publică de deschidere a ofertelor, trebuie anunțate numele ofertanților, prețurile oferite, depunerea garanției de participare necesare și orice altă formalitate considerată necesară de către autoritatea contractantă.
Articolul 270
Utilizarea procedurii negociate pentru contractele de achiziții de lucrări
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Contractele de achiziții de lucrări pot fi atribuite prin procedură negociată pe baza unei singure oferte în următoarele cazuri:
(a)
atunci când, din motive de extremă urgență determinate de evenimente pe care autoritățile contractante nu le-ar fi putut prevedea și care nu le pot fi imputate acestora, termenul-limită pentru procedurile prevăzute la articolul 111 alineatul (1) literele (a), (b) și (c) din Regulamentul financiar nu poate fi respectat;
(b)
pentru lucrări suplimentare care nu fac obiectul contractului inițial, dar care, datorită unor circumstanțe neprevăzute, au devenit necesare pentru executarea lucrării descrise în contractul inițial, sub rezerva condițiilor prevăzute la alineatul (2);
(c)
atunci când procedura de atribuire a eșuat, adică atunci când nu s-a primit nicio ofertă adecvată din punct de vedere calitativ sau financiar;
(d)
pentru contractele declarate secrete sau a căror execuție trebuie însoțită de măsuri speciale de securitate ori atunci când protecția intereselor esențiale ale Uniunii sau ale țării beneficiare o impune;
(e)
atunci când trebuie încheiat un nou contract în urma rezilierii anticipate a unui contract existent.
În sensul prezentului alineat primul paragraf litera (a), se consideră că operațiunile desfășurate în situații de criză conform dispozițiilor articolului 190 alineatul (2) sunt asimilate situațiilor de extremă urgență. Ordonatorul de credite delegat, dacă este cazul în colaborare cu ceilalți ordonatori de credite delegați implicați, constată existența unei situații de extremă urgență și își revizuiește periodic decizia ținând cont de principiul bunei gestiuni financiare.
În cazurile menționate la primul paragraf litera (c), după anularea procedurii de atribuire, autoritatea contractantă poate negocia cu unul sau mai mulți ofertanți, la alegere, dintre cei care au luat parte la invitația de participare la procedura de ofertare, cu condiția să nu fie modificate substanțial condițiile inițiale de contractare.
(2) Lucrările suplimentare menționate la alineatul (1) litera (b) sunt atribuite contractantului care execută deja lucrarea:
(a)
atunci când aceste lucrări nu pot fi separate din punct de vedere tehnic și economic de contractul principal fără inconveniente semnificative pentru autoritatea contractantă;
(b)
atunci când aceste lucrări, deși separabile de executarea contractului inițial, sunt strict necesare pentru finalizarea acestuia;
(c)
atunci când valoarea cumulată a contractelor atribuite pentru lucrările suplimentare nu depășește 50 % din valoarea contractului principal.
Articolul 271
Utilizarea procedurii negociate pentru contractele de achiziții de bunuri imobiliare
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
Contractele de achiziții de bunuri imobiliare menționate la articolul 260 pot fi atribuite prin procedură negociată după prospectarea pieței locale.
Articolul 272
Alegerea procedurii de achiziții pentru contracte mixte
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
În cazul contractelor care au ca obiect atât prestarea de servicii, cât și furnizarea de bunuri sau executarea de lucrări, autoritatea contractantă, după obținerea acordului din partea Comisiei, dacă aceasta nu este autoritatea contractantă, determină pragurile și procedurile aplicabile prin trimitere la aspectul predominant evaluat pe baza valorii relative și a importanței operaționale a diverselor componente ale contractului.
Articolul 273
Documentele aferente procedurii de ofertare
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Documentele aferente procedurii de ofertare menționate la articolul 138 se întocmesc pe baza celor mai bune practici internaționale și în conformitate cu dispozițiile din prezentul capitol privind publicitatea și contactele dintre autoritatea contractantă și ofertanți.
(2) Pentru contractele de achiziții de servicii, dosarul aferent procedurii de ofertare trebuie să conțină următoarele documente:
(a)
instrucțiuni pentru ofertanți, care trebuie să precizeze:
(i)
tipul de contract;
(ii)
criteriile de atribuire și ponderea acestora;
(iii)
posibilitatea organizării de interviuri și calendarul acestora;
(iv)
dacă sunt permise variante;
(v)
proporția de subcontractare care poate fi autorizată;
(vi)
bugetul maxim disponibil pentru contract;
(vii)
moneda ofertelor;
(b)
lista restrânsă a candidaților selectați (menționând interzicerea asocierilor);
(c)
condițiile generale pentru contractele de achiziții de servicii;
(d)
condițiile speciale care detaliază, completează sau permit derogări de la condițiile generale;
(e)
termenii de referință care precizează calendarul planificat pentru proiect și datele estimate de la care principalii experți trebuie să fie disponibili;
(f)
centralizatorul prețurilor (de completat de către ofertant);
(g)
formularul de ofertă;
(h)
formularul de contract;
(i)
după caz, formularele pentru garanții bancare (sau similare) pentru plata prefinanțării.
Litera (h) de la primul paragraf nu se aplică atunci când, din cauza unor circumstanțe excepționale și justificate în mod corespunzător, modelul de contract nu poate fi utilizat.
(3) Pentru contractele de achiziții de bunuri, dosarul aferent procedurii de ofertare trebuie să conțină următoarele documente:
(a)
instrucțiuni pentru ofertanți, care trebuie să precizeze:
(i)
criteriile de selecție și atribuire;
(ii)
dacă sunt permise variante;
(iii)
moneda ofertelor;
(b)
condițiile generale pentru contractele de achiziții de bunuri;
(c)
condițiile speciale care detaliază, completează sau permit derogări de la condițiile generale;
(d)
o anexă tehnică conținând eventualele planșe, specificații tehnice și calendarul planificat pentru executarea contractului;
(e)
centralizatorul prețurilor (de completat de către ofertant) și defalcarea prețurilor;
(f)
formularul de ofertă;
(g)
formularul de contract;
(h)
dacă este cazul, garanții bancare (sau similare) pentru:
(i)
oferta;
(ii)
plata prefinanțărilor;
(iii)
buna execuție.
Litera (g) de la primul paragraf nu se aplică atunci când, din cauza unor circumstanțe excepționale și justificate în mod corespunzător, modelul de contract nu poate fi utilizat.
(4) Pentru contractele de achiziții de lucrări, dosarul aferent procedurii de ofertare trebuie să conțină următoarele documente:
(a)
instrucțiuni pentru ofertanți, care trebuie să precizeze:
(i)
criteriile de selecție și atribuire;
(ii)
dacă sunt permise variante;
(iii)
moneda ofertelor;
(b)
condițiile generale pentru contractele de achiziții de lucrări;
(c)
condițiile speciale care detaliază, completează sau permit derogări de la condițiile generale;
(d)
anexe tehnice conținând planșe, specificații tehnice și calendarul planificat pentru executarea contractului;
(e)
centralizatorul prețurilor (de completat de către ofertant) și defalcarea prețurilor;
(f)
formularul de ofertă;
(g)
formularul de contract;
(h)
dacă este cazul, garanții bancare (sau similare) pentru:
(i)
oferta;
(ii)
plata prefinanțărilor;
(iii)
buna execuție.
Litera (g) de la primul paragraf nu se aplică atunci când, din cauza unor circumstanțe excepționale și justificate în mod corespunzător, modelul de contract nu poate fi utilizat.
(5) În cazul unor contradicții între condițiile speciale menționate la alineatul (2) litera (d), alineatul (3) litera (c) și alineatul (4) litera (c) și condițiile generale, prevalează condițiile speciale.
(6) Atunci când autoritățile contractante solicită prezentarea unor certificate întocmite de organisme independente care să ateste respectarea de către agentul economic a anumitor standarde de asigurare a calității, acestea se referă la sistemele de asigurare a calității bazate pe standardele europene sau, dacă este cazul, pe standardele internaționale relevante certificate de organisme care respectă standardele europene sau internaționale privind certificarea. De asemenea, acestea acceptă și alte dovezi ale măsurilor echivalente de garantare a calității prezentate de agenții economici.
Articolul 274
Garanții
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Prin derogare de la articolul 163, garanțiile depuse în avans se exprimă în euro sau în moneda contractului pe care îl acoperă.
(2) Autoritatea contractantă poate să solicite o garanție de participare la procedura de ofertare, în sensul prezentului capitol, reprezentând 1 %-2 % din valoarea totală a contractului pentru contractele de achiziții de bunuri și de lucrări; garanția respectă dispozițiile articolului 163 și se eliberează la semnarea contractului. Garanția se reține dacă o ofertă depusă până la data-limită de depunere este retrasă ulterior.
(3) Autoritatea contractantă poate solicita o garanție de bună execuție pentru o sumă stabilită în dosarul aferent procedurii de ofertare, care corespunde unui procent cuprins între 5 % și 10 % din valoarea totală a contractului pentru contractele de achiziții de bunuri și de lucrări. Această garanție se stabilește pe baza unor criterii obiective, precum tipul și valoarea contractului.
Cu toate acestea, se solicită o garanție de bună execuție atunci când se depășesc următoarele praguri:
(a)
345 000 EUR pentru contractele de achiziții de lucrări;
(b)
150 000 EUR pentru contractele de achiziții de bunuri.
Garanția rămâne valabilă cel puțin până la recepția finală a bunurilor și a lucrărilor. În cazul în care contractul nu este respectat în mod corespunzător, se reține întreaga garanție.
Articolul 275
Termenele-limită pentru proceduri
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Ofertele trebuie să ajungă la autoritatea contractantă la adresa și până la data și ora indicate în invitația de participare la procedura de ofertare. Termenul-limită pentru primirea ofertelor sau a solicitărilor de participare, prevăzut de autoritatea contractantă, este suficient de îndepărtat pentru a acorda părților interesate o perioadă rezonabilă și adecvată pentru pregătirea și depunerea ofertelor.
Pentru contractele de achiziții de servicii, termenul minim dintre data de expediere a scrisorii de invitație de participare la procedura de ofertare și data-limită de primire a ofertelor este de 50 de zile. Cu toate acestea, în cazuri urgente pot fi autorizate alte termene-limită.
(2) Ofertanții pot adresa întrebări în scris înainte de data-limită pentru primirea ofertelor. Autoritatea contractantă transmite răspunsurile la întrebări înainte de data-limită pentru primirea ofertelor.
(3) În procedurile internaționale restrânse, termenul-limită pentru primirea cererilor de participare este de cel puțin 30 de zile de la data publicării anunțului de participare. Perioada dintre data expedierii scrisorii de invitație și data-limită pentru primirea ofertelor este de cel puțin 50 de zile. Cu toate acestea, în anumite cazuri excepționale, pot fi autorizate alte termene-limită.
(4) În procedurile internaționale deschise, termenele-limită pentru primirea ofertelor, calculate de la data trimiterii anunțului de participare, sunt de cel puțin:
(a)
90 de zile pentru contractele de achiziții de lucrări;
(b)
60 de zile pentru contractele de achiziții de bunuri.
Cu toate acestea, în anumite cazuri excepționale, pot fi autorizate alte termene-limită.
(5) În procedurile locale deschise, termenele-limită pentru primirea ofertelor, calculate de la data trimiterii anunțului de participare, sunt de cel puțin:
(a)
60 de zile pentru contractele de achiziții de lucrări;
(b)
30 de zile pentru contractele de achiziții de bunuri.
Cu toate acestea, în anumite cazuri excepționale, pot fi autorizate alte termene-limită.
(6) Pentru procedurile negociate competitive menționate la articolul 265 alineatul (1) litera (b), la articolul 267 alineatul (1) litera (c) și la articolul 269 alineatul (1) litera (c), candidații trebuie să poată avea cel puțin 30 de zile de la data de expediere a scrisorii de invitație de participare la procedura de ofertare în care să își prezinte ofertele.
(7) Termenele-limită precizate la alineatele (1)-(6) sunt exprimate în zile calendaristice.
Articolul 276
Comitetul de evaluare
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Toate solicitările de participare și ofertele declarate conforme cu cerințele sunt evaluate și ierarhizate de către un comitet de evaluare pe baza criteriilor de excludere, de selecție și de atribuire anunțate în prealabil. Acest comitet este format dintr-un număr impar de membri, cel puțin trei, care dispun de expertiza tehnică și administrativă necesară pentru evaluarea ofertelor.
(2) În cazul în care Comisia nu este autoritatea contractantă, aceasta poate solicita să primească o copie a documentelor aferente procedurii de ofertare, a ofertelor, a evaluării ofertelor și a contractelor semnate. De asemenea, Comisia poate participa în calitate de observator la deschiderea și evaluarea ofertelor.
(3) Ofertele care nu conțin toate elementele esențiale solicitate în documentele aferente procedurii de ofertare sau care nu corespund cerințelor speciale prevăzute sunt eliminate.
Cu toate acestea, comitetul de evaluare sau autoritatea contractantă poate solicita candidaților sau ofertanților să furnizeze materiale suplimentare sau să clarifice documentele explicative depuse în legătură cu criteriile de excludere, de selecție și de atribuire, în intervalul de timp specificat de aceasta și având în vedere principiul egalității de tratament.
(4) În cazul unor oferte cu prețuri anormal de mici, potrivit articolului 151, comitetul solicită clarificările necesare privind conținutul ofertei.
(5) Obligația de a institui un comitet de evaluare poate fi eliminată în cazul procedurilor cu o valoare mai mică sau egală cu 20 000 EUR.
CAPITOLUL IV
Granturi
Articolul 277
Finanțarea integrală
(articolul 192 din Regulamentul financiar)
În cazul derogării de la cerința de cofinanțare, motivele derogării sunt precizate în decizia de atribuire.
TITLUL III
OFICIILE EUROPENE
Articolul 278
Oficiile europene și înființarea de oficii suplimentare
(articolul 195 din Regulamentul financiar)
Oficiile menționate la articolul 195 din Regulamentul financiar sunt următoarele:
(a)
Oficiul pentru Publicații;
(b)
Oficiul European de Luptă Antifraudă;
(c)
Oficiul European pentru Selecția Personalului și Școala Europeană de Administrație, care depinde din punct de vedere administrativ de acesta;
(d)
Oficiul pentru Administrarea și Plata Drepturilor Individuale;
(e)
Oficiul pentru Infrastructură și Logistică la Bruxelles și Oficiul pentru Infrastructură și Logistică la Luxemburg.
Una sau mai multe instituții pot înființa oficii suplimentare cu condiția ca înființarea acestora să fie justificată de studiul de rentabilitate și să garanteze vizibilitatea acțiunii Uniunii.
Articolul 279
Delegări din partea instituțiilor către oficii interinstituționale europene
(articolele 195 și 199 din Regulamentul financiar)
Fiecare instituție este responsabilă de angajamentele bugetare. Instituțiile pot delega directorului oficiului interinstituțional european în cauză toate actele ulterioare, în special angajamentele juridice, validarea cheltuielilor, autorizarea plăților și executarea veniturilor, și stabilește limitele și condițiile acestor delegări de competențe.
Articolul 280
Norme speciale privind Oficiul pentru Publicații
(articolele 195 și 199 din Regulamentul financiar)
În ceea ce privește Oficiul pentru Publicații, fiecare instituție decide asupra politicii sale în materie de publicare. Veniturile nete rezultate din vânzarea publicațiilor se reutilizează ca venituri alocate de către instituția care este autorul publicațiilor în cauză, în conformitate cu articolul 21 din Regulamentul financiar.
Articolul 281
Delegarea anumitor sarcini de către contabil
(articolul 196 din Regulamentul financiar)
Contabilul Comisiei, hotărând la propunerea comitetului de conducere al oficiului în cauză, poate delega unui membru al personalului oficiului unele dintre sarcinile sale de colectare a veniturilor și de plată a cheltuielilor efectuate direct de către oficiul în cauză.
Articolul 282
Trezoreria - conturile bancare
(articolul 196 din Regulamentul financiar)
Pentru acoperirea necesarului de numerar al unui oficiu interinstituțional, Comisia, hotărând pe baza unei propuneri a comitetului de conducere, poate deschide conturi bancare sau conturi curente poștale în numele său. Soldul anual de trezorerie se regularizează și se ajustează între oficiul în cauză și Comisie la sfârșitul exercițiului financiar.
TITLUL IV
CREDITE ADMINISTRATIVE
Articolul 283
Dispoziții generale
(articolul 201 din Regulamentul financiar)
Creditele administrative reglementate de prezentul titlu sunt cele stabilite la articolul 41 din Regulamentul financiar.
Angajamentele bugetare corespunzătoare creditelor administrative care, prin natura lor, sunt comune pentru mai multe titluri și care sunt gestionate global pot fi înregistrate global în contabilitatea bugetară în funcție de clasificarea sintetică pe tipuri menționată la articolul 25.
Cheltuielile corespunzătoare se înscriu la liniile bugetare pentru fiecare titlu în funcție de aceeași distribuție ca pentru credite.
Articolul 284
Garanțiile locative
(articolul 201 din Regulamentul financiar)
Instituțiile furnizează garanții locative sub formă de garanții bancare sau depozite în conturi bancare blocate în numele instituției sau al locatorului, exprimate în euro, cu excepția unor cazuri justificate corespunzător.
Cu toate acestea, atunci când, în cazul operațiunilor din țări terțe, nu este posibilă utilizarea uneia dintre formele de garanții locative, ordonatorul de credite competent poate accepta alte forme cu condiția ca aceste forme să asigure o protecție echivalentă a intereselor financiare ale Uniunii.
Articolul 285
Avansurile plătite personalului și membrilor instituțiilor
(articolul 201 din Regulamentul financiar)
Personalului și membrilor instituțiilor li se pot plăti avansuri, în conformitate cu condițiile prevăzute în Statutul personalului.
Articolul 286
Clădiri
(articolul 203 din Regulamentul financiar)
(1) Cheltuielile menționate la articolul 203 alineatul (3) litera (a) din Regulamentul financiar includ costurile de amenajare a clădirilor. Acestea nu includ taxele.
(2) Procedura de informare rapidă prevăzută la articolul 203 alineatul (4) din Regulamentul financiar și procedura de aprobare prealabilă prevăzută la articolul 203 alineatul (5) din Regulamentul financiar nu se aplică în cazul achiziționării de terenuri cu titlu gratuit sau pentru o sumă simbolică.
(3) Procedurile de informare rapidă și de aprobare prealabilă prevăzute la articolul 203 alineatele (3)-(7) din Regulamentul financiar nu se aplică în cazul clădirilor rezidențiale. Parlamentul European și Consiliul pot solicita din partea instituției responsabile orice informație referitoare la clădirile rezidențiale.
(4) În circumstanțe politice excepționale sau urgente, procedura de informare rapidă menționată la articolul 203 alineatul (4) din Regulamentul financiar referitoare la proiectele imobiliare ale delegațiilor sau oficiilor Uniunii în țări terțe pot fi transmise împreună cu proiectul imobiliar în temeiul articolului 203 alineatul (5) din Regulamentul financiar. În astfel de cazuri, procedurile de informare rapidă și de aprobare prealabilă se aplică în cel mai scurt timp posibil.
(5) Procedura de aprobare prealabilă prevăzută la articolul 203 alineatele (5) și (6) din Regulamentul financiar nu se aplică în cazul contractelor sau al studiilor pregătitoare necesare pentru evaluarea detaliată a costurilor și finanțarea proiectului imobiliar.
(6) Limitele de 750 000 EUR sau 3 000 000 EUR menționate la articolul 203 alineatul (7) punctele (ii), (iii) și (iv) din Regulamentul financiar includ costurile de amenajare a clădirii. În cazul chiriilor și al contractelor de uzufruct, limitele în cauză iau în considerare costurile de amenajare a clădirii, dar nu și celelalte taxe.
(7) La un an de la data punerii în aplicare a Regulamentului financiar, Comisia prezintă un raport cu privire la aplicarea procedurilor prevăzute la articolul 203 alineatele (3)-(8) din Regulamentul financiar.
TITLUL V
EXPERȚI
Articolul 287
Experți externi remunerați
(articolul 204 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru valori inferioare pragurilor prevăzute la articolul 170 alineatul (1), se pot selecta experți externi remunerați pe baza procedurii stabilite la alineatul (2).
(2) O cerere de exprimare a interesului se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene sau, în cazul în care este necesar să se asigure publicitate în rândul candidaților potențiali, pe site-ul internet al instituției în cauză.
Cererea de exprimare a interesului cuprinde o descriere a sarcinilor, durata acestora și condițiile de remunerare stabilite. Aceste condiții se pot baza pe prețuri unitare.
În urma cererii de exprimare a interesului se întocmește o listă de experți. Aceasta este valabilă cel mult cinci ani de la data publicării sau pe durata unui program multianual legat de sarcinile în cauză.
(3) Orice persoană fizică interesată poate să își depună candidatura în orice moment pe parcursul validității listei, cu excepția ultimelor trei luni din perioada în cauză. Experții externi remunerați nu sunt selectați pentru a îndeplini sarcinile menționate la articolul 204 din Regulamentul financiar în cazul în care se găsesc într-una dintre situațiile de excludere menționate la articolele 106 și 107 din Regulamentul financiar.
(4) Toate schimburile de informații cu experții selectați, inclusiv încheierea de contracte și orice modificare a acestora, pot fi realizate prin intermediul unor sisteme de schimb de informații electronice instituite de instituția în cauză.
Aceste sisteme respectă următoarele cerințe:
(a)
numai persoanele autorizate pot avea acces la sistem și la documentele transmise prin intermediul său;
(b)
numai persoanele autorizate pot semna sau transmite electronic un document prin intermediul sistemului;
(c)
persoanele autorizate trebuie identificate în cadrul sistemului prin mijloacele convenite;
(d)
ora și data operațiunii electronice trebuie să fie stabilite cu exactitate;
(e)
integritatea documentelor trebuie păstrată;
(f)
disponibilitatea documentelor trebuie păstrată;
(g)
după caz, caracterul confidențial al documentelor trebuie păstrat;
(h)
protecția datelor cu caracter personal trebuie asigurată în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
Datele transmise sau primite prin intermediul unui astfel de sistem se bucură de prezumția legală a integrității datelor și a exactității datei și a orei de transmitere sau de primire a datelor indicate de sistem.
Un document transmis sau notificat prin intermediul unui astfel de sistem este considerat ca fiind echivalent cu un document pe suport de hârtie, este admisibil ca probă în procedurile judiciare, se consideră original și se bucură de prezumția legală a autenticității și integrității sale, cu condiția ca acesta să nu conțină niciun element dinamic în măsură să permită modificarea sa automată.
Semnăturile electronice menționate la al doilea paragraf litera (b) au efectul juridic echivalent al semnăturilor olografe.
(5) Lista de experți și obiectul sarcinilor se publică anual. Remunerația se publică în cazul în care aceasta depășește 15 000 EUR pentru sarcina îndeplinită.
(6) Alineatul (5) nu se aplică în cazul în care o astfel de publicare riscă să amenințe drepturile și libertățile persoanelor în cauză, astfel cum sunt protejate acestea de Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene, sau riscă să prejudicieze interesele comerciale ale experților.
PARTEA III
DISPOZIȚII FINALE ȘI TRANZITORII
Articolul 288
Dispoziții tranzitorii
Articolele 35-43 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 se aplică în continuare angajamentelor asumate până la 31 decembrie 2013. Articolele 33-44 din prezentul regulament se aplică doar angajamentelor asumate începând cu 1 ianuarie 2014.
Titlul VI din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 poate continua să se aplice acordurilor de grant semnate și deciziilor de grant notificate până la 31 decembrie 2013 în cadrul angajamentelor globale din bugetul pentru 2012 sau pentru anii anteriori, în cazul în care ordonatorul de credite competent decide astfel, ținând seama în mod adecvat de principiile egalității de tratament și transparenței.
Articolul 289
Abrogare
Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 se abrogă.
Trimiterile la regulamentul abrogat se interpretează ca trimiteri la prezentul regulament și se citesc în conformitate cu tabelul de corespondență din anexă.
Articolul 290
Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Se aplică de la 1 ianuarie 2013.
Cu toate acestea, articolele 216-226 se aplică de la 1 ianuarie 2014.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 29 octombrie 2012.