NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1271/2013
ze dne 30. září 2013
o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 208 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 208 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 (2) o rámcovém finančním nařízení pro subjekty zřízené Společenstvími vycházelo z nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (3). Nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 bylo nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je proto nezbytné revidovat. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Je nezbytné vzít v úvahu společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady EU a Evropské komise k decentralizovaným agenturám ze dne 19. července 2012.
(3)
Některá ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 musí být přezkoumána s cílem zohlednit zkušenosti získané při jejich uplatňování.
(4)
Toto nařízení by mělo stanovit obecné zásady a základní pravidla pro subjekty zřízené Smlouvou o fungování EU a Smlouvou o Euratomu (dále jen „subjekty Unie“), které dostávají příspěvky z rozpočtu, a aniž je dotčen zřizující akt. Na základě tohoto nařízení by subjekty Unie měly přijmout svá finanční pravidla, která se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jejich zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
(5)
Nicméně subjekty Unie, které jsou v plném rozsahu finančně samosprávné a na které se toto nařízení nevztahuje, by měly v zájmu jednotnosti případně zavést podobná pravidla. V souladu se společným prohlášením Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012 by tyto subjekty měly Evropskému parlamentu, Radě a Komisi předkládat výroční zprávu o plnění svého rozpočtu a řádně zohledňovat jejich požadavky a doporučení.
(6)
Subjekty Unie by měly svůj rozpočet sestavovat a plnit v souladu s pěti základními zásadami rozpočtového práva - zásadou jednotnosti, správnosti, univerzálnosti, specifikace a ročního rozpočtu - a zásadou vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, řádného finančního řízení a transparentnosti.
(7)
Je třeba zdůraznit vyrovnávací povahu příspěvku Unie. Ta část kladného výsledku plnění rozpočtu subjektu Unie, která převyšuje částku příspěvku Unie vyplacenou během roku, by měla být vrácena do rozpočtu Unie.
(8)
Pokud zřizující akt stanoví, že příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky a že příjmy plynoucí z poplatků jsou určeny na konkrétní výdaje, měly by mít subjekty Unie možnost převést zůstatek v podobě účelově vázaných příjmů.
(9)
Je nezbytné zajistit, aby poplatky byly stanoveny na vhodné úrovni, která by pokryla náklady na poskytování služeb a bránila výrazným přebytkům.
(10)
Pověření subjektů Unie úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu musí být řádně odůvodněno vlastnostmi těchto úkolů a specifickými odbornými znalostmi subjektů Unie a současně musí zajišťovat řádné finanční řízení a nákladovou efektivitu. Svěřené úkoly by měly být slučitelné se zřizujícím aktem.
(11)
Subjektům Unie by mělo být umožněno získávat granty ad hoc, pouze pokud je to výslovně stanoveno v příslušných základních právních aktech a povoleno ve zřizujícím aktu.
(12)
V souladu s článkem 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 se subjekt Unie musí zúčastnit srovnávání s jinými subjekty a orgány Unie.
(13)
Je nezbytné stanovit pravidla pro akční plán navazující na závěry celkových pravidelných hodnocení, aby bylo zajištěno jejich účinné provádění.
(14)
Za účelem zajištění jednotného plánování by měl subjekt Unie vypracovat dokument obsahující roční a víceleté programy, přičemž by měl zohlednit pokyny Komise.
(15)
Subjekt Unie by měl uvést harmonogram ročních a víceletých programů do souladu s rozpočtovým procesem, aby byla zajištěna jeho účinnost a soudržnost všech programových dokumentů.
(16)
Je nezbytné objasnit současnou architekturu funkcí interního auditora a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditora v rámci subjektu Unie by měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět v případě, že jsou odůvodněny souvisejícími riziky. Je nezbytné stanovit pravidla týkající se zřízení a fungování útvarů interního auditu.
(17)
Měly by být zjednodušeny povinnosti spojené s podáváním zpráv. Subjekty Unie by měly předkládat souhrnnou výroční zprávu o činnosti, která obsahuje úplné informace o provádění jejich pracovního programu, plnění rozpočtu a plánu zaměstnanecké politiky a provádění systémů řízení a vnitřní kontroly.
(18)
V zájmu zlepšení nákladové efektivity subjektů Unie je nezbytné stanovit možnost sdílet služby nebo je převést na jiný subjekt Unie či Komisi. Nákladovou efektivitu lze zejména zlepšit tím, že se účetnímu Komise umožní, aby byl pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu Unie.
(19)
V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 by měla být možnost rozložit několikaleté závazky do ročních splátek povolena pouze v případech, kdy tuto možnost stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo kdy se tyto závazky týkají správních výdajů.
(20)
S cílem uvést pravidla o účelově vázaných příjmech do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit pravidla pro rozlišení účelově vázaných příjmů (interních a externích) a o jejich přenosu.
(21)
S cílem uvést pravidla pro nakládání s úroky plynoucími z příspěvku Unie určeného pro subjekt Unie do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit, že úroky nejsou splatné do rozpočtu.
(22)
Nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 stanoví ve zvláštních případech možnost přijmout právní závazek před závazkem rozpočtovým. Tuto možnost by měly mít i subjekty Unie.
(23)
Aby byla zajištěna soudržnost mezi nařízením (ES, Euratom) č. 2343/2002 a nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, neměla by být povolena zvláštní ustanovení o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů. Uplatňování jediného souboru pravidel usnadňuje subjektu Unie práci a umožňuje používat pokyny a modely vypracované Komisí.
(24)
S cílem uvést ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 do souladu s ustanoveními nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 by měl mít subjekt Unie možnost udělovat ceny.
(25)
Aby subjekty Unie dokázaly identifikovat a správně řídit riziko skutečného nebo domnělého střetu zájmů, měly by mít povinnost přijmout pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů. V těchto pravidlech by měly být zohledněny pokyny vypracované Komisí v návaznosti na společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012.
(26)
Ustanovení týkající se politiky v oblasti nemovitostí, včetně zavedení možnosti subjektů Unie brát si půjčky a podmínek jejich získávání, by měla být uvedena do souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, aby bylo zajištěno důsledné uplatňování nově zavedených pravidel všemi subjekty a orgány Unie.
(27)
Je třeba zavést přechodná ustanovení pro plánování a podávání zpráv vzhledem k tomu, že Komise potřebuje čas k vypracování vhodných pokynů ve spolupráci se subjekty Unie.
(28)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby bylo možné přijmout včas revidovaná finanční nařízení subjektů Unie k 1. lednu 2014 s cílem zajistit jednotná pravidla pro příští víceletý finanční rámec,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
HLAVA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví základní finanční pravidla, na jejichž základě má subjekt Unie přijmout svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu Unie se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jeho zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se rozumí:
-
„zřizujícím aktem“ nástroj práva Unie, jímž se řídí hlavní aspekty zřízení a činnosti subjektu Unie,
-
„rozpočtem subjektu Unie“ nástroj, jímž se pro každý rozpočtový rok stanovují a schvalují veškeré příjmy a výdaje, které se pro subjekt Unie považují za nezbytné,
-
„subjektem Unie“ jakýkoli subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
„správní radou“ hlavní vnitřní orgán subjektu Unie, který je odpovědný za rozhodování o finančních a rozpočtových záležitostech, a to bez ohledu na to, jak je pojmenován ve zřizujícím aktu,
-
„ředitelem“ osoba odpovědná za provádění rozhodnutí správní rady a za plnění rozpočtu subjektu Unie jako schvalující osoba, a to bez ohledu na to, jak je tato osoba pojmenována ve zřizujícím aktu,
-
„výkonnou radou“ vnitřní orgán subjektu Unie, který je nápomocen správní radě a jehož povinnosti a jednací řád jsou stanoveny ve zřizujícím aktu.
Článek 3
Lhůty, data a termíny
Není-li stanoveno jinak, vztahuje se na lhůty stanovené tímto nařízením nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 1182/71 (4).
Článek 4
Ochrana osobních údajů
Tímto nařízením nejsou dotčeny požadavky směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (5) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6).
Článek 5
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu Unie musí být sestavován a plněn v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účelnou a účinnou vnitřní kontrolu a transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 6
Oblast působnosti rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie tvoří:
a)
vlastní příjmy sestávající ze všech poplatků, které je subjekt Unie oprávněn vybírat na základě úkolů, jež mu byly svěřeny, a jakékoli další příjmy;
b)
příjmy složené z finančních příspěvků hostitelských členských států;
c)
příspěvek poskytovaný Unií;
d)
příjmy účelově vázané na specifické výdaje v souladu s čl. 23 odst. 1;
e)
výdaje subjektu Unie, včetně správních výdajů.
2. Příjmy sestávající z poplatků jsou účelově vázány jen ve výjimečných a řádně odůvodněných případech stanovených ve zřizujícím aktu.
3. V případě, že jeden nebo několik zřizujících aktů stanoví, že jasně vymezené úkoly jsou financovány odděleně, nebo pokud subjekt Unie plní úkoly, jež mu byly svěřeny na základě dohody o pověření, musí mít oddělené účetnictví vážící se k příjmovým a výdajovým operacím. Subjekt Unie musí každou skupinu úkolů jasně označit ve svém plánu lidských zdrojů a dále v dokumentu obsahujícím roční a víceletý program uvedeném v článku 32.
Článek 7
Granty ad hoc
1. Subjekty Unie nesmějí získávat granty ad hoc z rozpočtu, pokud to není povoleno ve zřizujícím aktu a výslovně stanoveno v základním právním aktu.
2. Bylo-li subjektu Unie povoleno granty ad hoc získávat, úkoly financované z těchto grantů musí být zahrnuty do ročního pracovního programu uvedeného v čl. 32 odst. 3.
Článek 8
Dohody o pověření
1. Komise smí subjektu Unie svěřit úkoly související s plněním rozpočtu, pouze pokud je to řádně odůvodněno zvláštní povahou akce a specifickými odbornými znalostmi subjektu Unie.
2. Při výběru subjektu Unie se náležitě zohlední:
a)
nákladová efektivita svěření těchto úkolů;
b)
dopad na strukturu řízení subjektu a na jeho finanční a lidské zdroje.
3. V případě, že Komise subjektu Unie svěří úkoly výjimečně:
a)
použije se na subjekt Unie článek 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, pokud jde o finanční prostředky, jež byly na tyto úkoly přiděleny, a články 108 a 109 tohoto nařízení se nepoužijí;
b)
svěřené úkoly by měly být uvedeny v ročním pracovním programu subjektu Unie podle čl. 32 odst. 3 pouze pro informační účely.
4. Aniž je dotčen odstavec 2, schvalující osoba konzultuje před podpisem dohody o pověření správní radu.
Článek 9
Zvláštní pravidla týkající se zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu Unie.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených rozpočtových prostředků subjektu Unie.
3. Do rozpočtu subjektu Unie mohou být zapsány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu Unie nejsou subjektem Unie splatné.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 10
Definice
Prostředky zapsané do rozpočtu subjektu Unie se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
Článek 11
Druhy prostředků
1. Rozpočet subjektu Unie obsahuje nerozlišené prostředky, a je-li to odůvodněno provozními potřebami, rozlišené prostředky. Rozlišené prostředky sestávají z prostředků na závazky a z prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky kryjí celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových rocích.
Článek 12
Účtování příjmů a prostředků
1. Příjmy subjektu Unie uvedené v článku 6 se zaúčtují za daný rozpočtový rok na základě částek vybraných v průběhu tohoto rozpočtového roku.
2. Příjmy subjektu Unie zakládají shodnou výši prostředků na platby.
3. Prostředky schválené na určitý rozpočtový rok se použijí výhradně k pokrytí výdajů přidělených na závazky a zaplacených v dotčeném rozpočtovém roce a k pokrytí dlužných částek na základě závazků z předchozích rozpočtových roků.
4. Závazky se zaúčtují na základě právních závazků uskutečněných do 31. prosince.
5. Platby se zaúčtují do rozpočtového roku na základě plateb provedených účetním do 31. prosince uvedeného roku.
Článek 13
Přidělení prostředků na závazky
Prostředky zapsané v rozpočtu subjektu Unie lze přidělit na závazky s účinkem od 1. ledna, jakmile byl rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat.
Článek 14
Zrušení a přenos prostředků
1. Prostředky, které nebyly použity do konce rozpočtového roku, pro který byly zapsány v rozpočtu, se ruší. Prostředky však mohou být přeneseny, a to výlučně do následujícího rozpočtového roku, v souladu s odstavci 3 a 4 na základě rozhodnutí správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady přijatého do 15. února, anebo mohou být přeneseny automaticky v souladu s odstavcem 5.
2. Prostředky týkající se výdajů na zaměstnance přenášet nelze.
3. U rozlišených prostředků na závazky a nerozlišených prostředků, které nejsou na konci rozpočtového roku dosud přiděleny na závazky, lze přenést:
a)
částky odpovídající prostředkům na závazky;
b)
částky odpovídající nerozlišeným prostředkům týkajícím se projektů v oblasti nemovitostí, u kterých byla většina přípravných etap přidělení na určitý závazek dokončena do 31. prosince. Přípravná etapa přidělení na určitý závazek se stanoví v prováděcích pravidlech k finančnímu nařízení každého subjektu Unie.
Tyto částky mohou být přiděleny na závazky do 31. března následujícího roku nebo - v případě částek týkajících se projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku.
4. U prostředků na platby lze přenést částky nezbytné ke krytí stávajících závazků nebo závazků spojených s přenášenými prostředky na závazky, pokud prostředky na platby stanovené v příslušných rozpočtových položkách na příští rozpočtový rok nedostačují požadavkům.
Dotčený subjekt Unie použije přednostně prostředky schválené na běžný rozpočtový rok a teprve po jejich vyčerpání použije prostředky přenesené.
5. Nerozlišené prostředky, které na konci rozpočtového roku odpovídají řádně smluvně podloženým povinnostem, se automaticky přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku.
6. Přenesené prostředky, které nebyly přiděleny na závazky do 31. března roku N + 1, se automaticky ruší a rozliší v účetnictví.
Článek 15
Pravidla pro přenos účelově vázaných příjmů
Přenos účelově vázaných příjmů uvedených v článku 23 a z nich plynoucích prostředků, které k 31. prosinci zůstaly nevyužity a jsou k dispozici, se řídí těmito pravidly:
a)
vnější účelově vázané příjmy se přenášejí automaticky a musí být zcela využity dříve, než jsou ukončeny všechny operace související s programem nebo akcí, na něž byly tyto příjmy účelově vázány; vnější účelově vázané příjmy obdržené v průběhu posledního roku trvání programu nebo akce se mohou využít v prvním roce trvání následujícího programu nebo akce;
b)
vnitřní účelově vázané příjmy se přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku, s výjimkou vnitřních účelově vázaných příjmů vymezených v čl. 23 odst. 3 písm. f), které se přenášejí automaticky.
Do 1. června roku N + 1 informuje subjekt Unie Komisi o provedení přenesených účelově vázaných příjmů.
Článek 16
Zrušení přidělení prostředků na závazky
Pokud je přidělení prostředků na závazky v kterémkoli rozpočtovém roce následujícím po zápisu prostředků do rozpočtu subjektu Unie zrušeno, protože akce, na niž byly prostředky určeny, nebyla provedena nebo byla provedena jen částečně, odpovídající prostředky se zruší.
Článek 17
Závazky
1. Běžné správní výdaje mohou být každoročně od 15. října předem přidělovány na závazky k tíži prostředků stanovených pro následující rozpočtový rok. Tyto závazky však nesmějí překročit čtvrtinu prostředků schválených správní radou a uvedených v odpovídající rozpočtové položce pro běžný rozpočtový rok. Nesmějí být použity na výdaje nového druhu, které nebyly rámcově schváleny v posledním řádně přijatém rozpočtu subjektu Unie.
2. Výdaje, které musí být uskutečněny předem, např. nájemné, mohou být placeny od 1. prosince k tíži prostředků následujícího rozpočtového roku. V tomto případě se nepoužije lhůta uvedená v odstavci 1.
Článek 18
Pravidla vztahující se na případy pozdního přijetí rozpočtu subjektu Unie
1. Není-li na začátku rozpočtového roku rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat, použijí se pravidla stanovená v odstavcích 2 až 6.
2. Závazky lze přijímat a platby lze uskutečňovat v mezích stanovených v odstavci 3.
3. Závazky lze přijímat podle kapitol do výše jedné čtvrtiny celkové výše prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, zvýšené o jednu dvanáctinu za každý ukončený měsíc.
Horní mez prostředků stanovená v odhadu příjmů a výdajů nesmí být překročena.
Platby lze uskutečňovat měsíčně podle kapitol až do výše jedné dvanáctiny prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok. Tato částka však nesmí překročit jednu dvanáctinu prostředků stanovených ve stejné kapitole odhadu příjmů a výdajů.
4. Prostředky schválenými v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, jak je uvedeno v odstavcích 2 a 3, se rozumějí prostředky, které byly odsouhlaseny v rozpočtu subjektu Unie, včetně opravných rozpočtů, po úpravě o převody uskutečněné v daném rozpočtovém roce.
5. Na žádost ředitele může správní rada v případě, že si to kontinuita činnosti subjektu Unie a potřeby řízení vyžadují, s výjimkou řádně odůvodněných případů schválit výdaje nad rámec jedné prozatímní dvanáctiny, které však nepřekračují součet čtyř prozatímních dvanáctin, pro závazky i pro platby nad rámec prozatímních dvanáctin poskytnutých automaticky podle odstavců 2 a 3.
Dodatečné dvanáctiny se schvalují jako celek a nelze je rozdělovat.
6. Nestačí-li pro určitou kapitolu schválení čtyř prozatímních dvanáctin poskytnutých v souladu s odstavcem 5 ke krytí nezbytných výdajů tak, aby nedošlo k přerušení kontinuity činnosti subjektu Unie v oblasti, na niž se příslušná kapitola vztahuje, lze výjimečně schválit překročení výše prostředků zapsaných v odpovídající kapitole rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok. Správní rada v takovém případě postupuje podle odstavce 5. Celková výše prostředků dostupných v rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok nebo v předloženém návrhu rozpočtu subjektu Unie však nesmí být v žádném případě překročena.
KAPITOLA 3
Zásada vyrovnanosti
Článek 19
Definice a oblast působnosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit částku příspěvku Unie zvýšenou o vlastní příjmy a veškeré další příjmy uvedené v článku 6.
3. U subjektů, jejichž příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky, by tyto poplatky měly být stanoveny v takové výši, aby se zamezilo hromadění značných přebytků. Opakují-li se případy, kdy je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 výrazně kladný nebo záporný, musí být výše poplatků revidována.
4. Subjekt Unie si nesmí v rámci rozpočtu subjektu Unie brát půjčky.
5. Příspěvek Unie určený subjektu Unie představuje pro rozpočet subjektu Unie vyrovnávací příspěvek, který lze rozdělit do několika plateb.
6. Subjekt Unie pečlivě řídí hotovost s náležitým přihlédnutím k účelově vázaným příjmům s cílem zajistit, aby jeho hotovostní zůstatky byly omezeny na řádně odůvodněné požadavky. S žádostmi o platbu předloží podrobné a aktualizované prognózy svých skutečných požadavků na hotovost v průběhu roku, včetně informací o účelově vázaných příjmech.
Článek 20
Výsledek plnění rozpočtu za rozpočtový rok
1. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 kladný, je Komisi splacen až do výše příspěvku poskytnutého během daného roku. Část výsledku plnění rozpočtu, která výši příspěvku Unie vyplaceného během daného roku převyšuje, je zanesena do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok jako příjem.
První pododstavec se použije i v případě, že příjem subjektu Unie tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky.
Rozdíl mezi příspěvkem zapsaným do rozpočtu a příspěvkem skutečně vyplaceným subjektu Unie se zruší.
Subjekt Unie předloží do 31. ledna roku N odhad výsledku plnění rozpočtu za rok N - 1, který má být vrácen do rozpočtu v pozdější fázi roku N, s cílem doplnit již dostupné informace o výsledku plnění rozpočtu za rok N - 2. Tyto informace Komise náležitě zohlední při posuzování finančních potřeb subjektu Unie v roce N + 1.
2. Ve výjimečných případech, kdy zřizující akt stanoví, že příjmy z poplatků jsou účelově vázány na konkrétní výdaje, může subjekt Unie přenést zůstatek poplatků jako příjem účelově vázaný na činnosti související s poskytováním služeb, za něž jsou tyto poplatky splatné.
3. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 záporný, je zanesen do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok v podobě prostředků na platby nebo je případně kompenzován kladným výsledkem plnění rozpočtu subjektu Unie v následujících rozpočtových rocích.
4. Příjmy nebo prostředky na platby se zapisují do rozpočtu subjektu Unie během rozpočtového procesu prostřednictvím návrhu na změnu stanoveného v článku 39 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, nebo prostřednictvím opravného rozpočtu v případě, že plnění rozpočtu subjektu Unie právě probíhá.
KAPITOLA 4
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 21
Používání eura
Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní v eurech a účty se vedou v eurech. Pro účely peněžních toků je účetní a v případě zálohových účtů správce zálohových účtů oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech jednotlivých subjektů Unie.
KAPITOLA 5
Zásada univerzálnosti
Článek 22
Definice a oblast působnosti
Aniž je dotčen článek 23, celkové příjmy pokrývají celkové prostředky na platby. Aniž je dotčen článek 25, všechny příjmy a výdaje se vykazují v plné výši bez jakýchkoli vzájemných zápočtů.
Článek 23
Účelově vázané příjmy
1. Pro financování specifických výdajů se použijí vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy.
2. Vnější účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
finanční příspěvky členských států a třetích zemí, v obou případech včetně jejich veřejných agentur a právnických nebo fyzických osob, na určité činnosti subjektů Unie, pokud tak stanoví dohoda uzavřená mezi subjektem Unie a dotčenými členskými státy, třetími zeměmi nebo veřejnými agenturami a právnickými nebo fyzickými osobami;
b)
příjmy určené na zvláštní účel, například příjmy z nadací, podpor, darů a odkazů;
c)
finanční příspěvky na činnosti subjektů Unie, které pocházejí od třetích zemí nebo různých subjektů mimo Unii a na které se nevztahuje písmeno a):
-
příjmy z grantů ad hoc uvedených v článku 7,
-
příjmy z dohod o pověření uvedených v článku 8;
d)
vnitřní účelově vázané příjmy uvedené v odstavci 3 v rozsahu, v jakém jsou doplňkem jiných příjmů uvedených v písmenech a) až c) tohoto odstavce;
e)
příjmy z poplatků uvedených v čl. 6 odst. 2.
3. Vnitřní účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
příjmy od třetích osob za dodávky zboží, poskytnutí služeb nebo stavební práce provedené na jejich žádost, s výjimkou poplatků uvedených v čl. 6 odst. 1 písm. a);
b)
výnosy z prodeje vozidel, vybavení, zařízení, materiálů a vědeckých a technických přístrojů, které jsou nahrazeny novými nebo vyřazeny, je-li jejich účetní hodnota plně odepsána;
c)
příjmy plynoucí ze zpětného získání neoprávněně vyplacených částek v souladu s článkem 62;
d)
výnosy z dodávek zboží a poskytnutí služeb a stavebních prací orgánům Unie nebo jiným subjektům Unie;
e)
přijaté platby pojistného plnění;
f)
příjmy z pronájmu;
g)
příjmy z prodeje tiskovin a filmů, včetně tiskovin a filmů na elektronických nosičích;
h)
příjmy z následné úhrady daní podle čl. 25 odst. 3 písm. b).
4. Aniž je dotčen čl. 23 odst. 2 písm. e), může příslušný zřizující akt příjmy, které stanoví, také účelově vázat na specifické výdaje. Tyto příjmy představují vnitřní účelově vázané příjmy, nestanoví-li příslušný zřizující akt jinak.
5. Všechny příjmy ve smyslu odst. 2 písm. a) až c) a odst. 3 písm. a) a d) kryjí veškeré přímé či nepřímé výdaje, které vzniknou v souvislosti s dotyčnou činností nebo účelem.
6. V rozpočtu subjektu Unie jsou pro vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy založeny odpovídající rozpočtové položky, a pokud je to možné, je pro ně uvedena odpovídající částka.
Do odhadu příjmů a výdajů lze zapisovat jen ty částky účelově vázaných příjmů, jejichž výše je ke dni sestavení odhadu jistá.
Článek 24
Darované částky
1. Ředitel smí přijímat jakékoli částky darované subjektu Unie, zejména příjmy z nadací, dotace, dary a odkazy.
2. Přijetí darovaných částek, které by mohly vést k finančním poplatkům, podléhá předchozímu schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud se správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada v této lhůtě neusnese, je darovaná částka považována za přijatou.
Článek 25
Pravidla pro odečty a úpravy v důsledku kurzových rozdílů
1. Od výše žádostí o platbu, které se v tomto případě schválí jako čisté částky, lze odečíst:
a)
sankce uložené stranám zadaných veřejných zakázek nebo příjemcům grantů;
b)
slevy, náhrady a rabaty z jednotlivých faktur a výkazů nákladů;
c)
úpravy v souvislosti s neoprávněně vyplacenými částkami.
Úpravy uvedené v prvním pododstavci písm. c) lze provést přímým snížením nové průběžné platby nebo platby zůstatku poukázané stejnému příjemci platby ve stejné kapitole, ve stejném článku a ve stejném rozpočtovém roce, kdy došlo k přeplatku.
Na odečty uvedené v prvním pododstavci písm. c) se vztahují účetní pravidla Unie.
2. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí členské státy podle Protokolu o výsadách a imunitách Evropské unie, jsou do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovány bez daně za předpokladu, že se tento protokol na subjekt Unie vztahuje.
3. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí třetí země na základě příslušných dohod, lze do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovat:
a)
bez daně;
b)
včetně daně. V tomto případě se s následně vrácenou daní nakládá jako s vnitřním účelově vázaným příjmem.
4. Veškeré vnitrostátní daně dočasně hrazené subjektem Unie podle odstavců 2 a 3 jsou účtovány na prozatímních účtech, dokud je dotyčný stát nevrátí.
5. Jakýkoli záporný výsledek plnění rozpočtu se do rozpočtu subjektu Unie zapisuje jako výdaj.
6. Kurzové rozdíly, které vznikají při plnění rozpočtu subjektu Unie, mohou být navzájem započteny. Konečný výsledek, zisk nebo ztráta, se zahrne do výsledku plnění rozpočtu za daný rok.
KAPITOLA 6
Zásada specifikace
Článek 26
Obecná ustanovení
Prostředky se věcně člení do hlav a kapitol. Kapitoly se dále člení do článků a bodů.
Článek 27
Převody
1. Ředitel může převádět prostředky:
a)
z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí;
b)
z jedné kapitoly do druhé a z jednoho článku do druhého bez omezení.
2. Ředitel může předložit správní radě, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné radě návrh na převod prostředků z jedné hlavy do druhé i nad rámec meze uvedené v odstavci 1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada má tři týdny na to, aby proti těmto převodům vznesla námitky. Po uplynutí této lhůty se považují za přijaté.
3. Návrhy na převody a převody provedené v souladu s odstavci 1 a 2 jsou doprovázeny vhodnými a podrobnými podpůrnými dokumenty popisujícími využití prostředků a odhad potřeb do konce rozpočtového roku u položek, na něž mají být prostředky připisovány, i u položek, z nichž jsou prostředky čerpány.
4. Ředitel co nejdříve informuje o všech provedených převodech správní radu. Ředitel informuje o všech převodech uskutečněných podle odstavce 2 Evropský parlament a Radu.
Článek 28
Zvláštní pravidla pro převody
1. Prostředky lze převádět pouze do položek v rozpočtu subjektu Unie, pro něž jsou v rozpočtu subjektu Unie schváleny prostředky nebo které nesou označení pro memoria.
2. Prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům, lze převádět pouze tehdy, pokud se takový příjem použije k účelu, na který je vázán.
KAPITOLA 7
Zásada řádného finančního řízení
Článek 29
Zásady hospodárnosti, účinnosti a účelnosti / zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby zdroje používané subjektem Unie k výkonu jeho činnosti byly dány k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Subjekt Unie provádí srovnávání podle článku 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Srovnávání zahrnuje:
-
přezkum účinnosti horizontálních služeb subjektu Unie,
-
analýzu nákladů a přínosů sdílení služeb nebo jejich převedení na jiný subjekt Unie nebo Komisi.
Během srovnávání podle prvního a druhého pododstavce subjekt Unie přijme nezbytná opatření k tomu, aby zamezil jakémukoli střetu zájmů.
4. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu Unie, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosažení těchto cílů se kontroluje pomocí ukazatelů výkonnosti pro každou činnost a příslušné informace předává ředitel správní radě. Tyto informace se předávají každoročně a nejpozději s dokumenty přiloženými k návrhu rozpočtu subjektu Unie.
5. Ke zdokonalení rozhodovacího procesu provádí subjekt Unie hodnocení ex ante a ex post podle pokynů vydaných Komisí. Tato hodnocení se provádějí u všech programů a činností, které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zasílají správní radě.
6. Ředitel vypracuje v návaznosti na závěry hodnocení uvedených v odstavci 5 akční plán a o pokroku při jeho provádění podává dvakrát ročně zprávu Komisi a pravidelně pak správní radě.
7. Správní rada přezkoumává provádění akčního plánu uvedeného v odstavci 6.
Článek 30
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu Unie je plněn s uplatněním účelné a účinné vnitřní kontroly.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu Unie se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účelná vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména:
a)
oddělení úkolů;
b)
vhodné řízení rizik a strategii kontroly zahrnující kontroly na úrovni příjemců finančních prostředků;
c)
zamezení střetu zájmů;
d)
přiměřené auditní stopy a úplnost údajů v datových systémech;
e)
postupy sledování dosažených výsledků a následná opatření reagující na zjištěné nedostatky a výjimky ve vnitřních kontrolách;
f)
pravidelné posuzování řádného fungování systému vnitřní kontroly.
4. Základem účinné vnitřní kontroly je:
a)
provádění vhodné strategie kontroly a řízení rizik koordinované na úrovni příslušných článků kontrolního řetězce;
b)
poskytnutí přístupu k výsledkům provedených kontrol všem příslušným článkům kontrolního řetězce;
c)
případné spoléhání na výroky nezávislého auditora za předpokladu, že kvalita odvedené práce je odpovídající a přijatelná a že práce byla provedena v souladu se schválenými standardy;
d)
včasné uplatňování nápravných opatření, případně včetně uložení odrazujících sankcí;
e)
odstranění několikanásobných kontrol;
f)
zlepšování poměru nákladů a přínosů kontrol.
KAPITOLA 8
Zásada transparentnosti
Článek 31
Zveřejňování účtů, rozpočtů a zpráv
1. Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní a účty se předkládají v souladu se zásadou transparentnosti.
2. Shrnutí rozpočtu subjektu Unie a veškeré opravné rozpočty subjektu Unie přijaté s konečnou platností se zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie do tří měsíců ode dne svého přijetí.
Shrnutí obsahuje pět hlavních příjmových rozpočtových položek, pět hlavních výdajových rozpočtových položek pro správní a operační rozpočet subjektu Unie, plán pracovních míst a odhad počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků. Ve shrnutí jsou uvedeny rovněž údaje za předchozí rok.
3. Rozpočet subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů subjektu Unie, přijatý s konečnou platností, jakož i uvedení počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků se pro informaci předají Evropskému parlamentu a Radě, Účetnímu dvoru a Komisi a zveřejní se na internetových stránkách dotčeného subjektu Unie do čtyř týdnů ode dne svého přijetí.
4. Subjekt Unie na svých internetových stránkách zpřístupní ve standardní úpravě do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích finančních prostředků z rozpočtu subjektu Unie, včetně odborníků přijatých podle článku 89, v souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (7). Zveřejněné informace musí být snadno dostupné, transparentní a úplné. Při zpřístupnění těchto informací musí být řádně dodrženy požadavky na zachování důvěrnosti a bezpečnosti, zejména pokud je o ochranu osobních údajů stanovenou v nařízení (ES) č. 45/2001.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Sestavování rozpočtu subjektu Unie
Článek 32
Roční a víceleté programy
1. Subjekt Unie vypracuje programový dokument obsahující víceletý a roční program, přičemž zohlední pokyny stanovené Komisí.
2. Víceletý program stanoví:
-
celkové strategické plánování včetně cílů, očekávaných výsledků a ukazatelů výkonnosti,
-
plánování zdrojů včetně víceletého rozpočtu a zaměstnanců.
Plánování zdrojů zahrnuje kvalitativní a kvantitativní informace o lidských zdrojích a rozpočtových záležitostech pro účely podávání zpráv, zejména:
-
pro roky N - 1 a n informace o počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu, jakož i vyslaných národních odborníků,
-
pro rok N - 1 odhad rozpočtových operací ve smyslu článku 97 a informace o věcném plnění poskytnutém hostitelským členským státem subjektu Unie,
-
pro rok N + 1 odhad počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu,
-
pro následující roky orientační rozpočet a plánování personálních zdrojů.
K návrhu plánu lidských zdrojů předá Komise subjektu Unie stanovisko svých příslušných útvarů.
Pokud subjekt Unie stanovisko útvarů Komise plně nezohlední, poskytne Komisi odpovídající vysvětlení.
Plánování prostředků se jednou ročně aktualizuje. Strategické plánování se aktualizuje podle potřeby, a zejména s cílem reagovat na výsledek celkových hodnocení uvedených ve zřizujícím aktu.
3. Roční pracovní program subjektu Unie obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis opatření, která mají být financována, a objem finančních a lidských zdrojů, který je na jednotlivá opatření přidělen. Roční pracovní program musí být v souladu s víceletým programem uvedeným v odstavci 1.
Je v něm jasně uvedeno, jaké úkoly subjektu Unie byly ve srovnání s předchozím rozpočtovým rokem přidány, změněny nebo zrušeny.
4. Veškeré podstatné změny ročního pracovního programu se přijímají stejným postupem jako původní pracovní program v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článku 33 tohoto nařízení.
Správní rada může pověřit schvalujícího úředníka subjektu Unie výkonem pravomoci k provedení nepodstatných změn ročního pracovního programu.
Článek 33
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet je sestavován v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
2. Subjekt Unie předá Komisi předběžný návrh odhadu svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, do 31. ledna každého roku.
3. V souladu s článkem 37 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předá subjekt Unie Komisi, Evropskému parlamentu a Radě odhad svých příjmů a výdajů v souladu se svým zřizujícím aktem.
4. Odhad příjmů a výdajů subjektu Unie obsahuje:
a)
plán pracovních míst, který stanoví počet stálých a dočasných pracovních míst schválených v mezích rozpočtových prostředků, a to podle platových tříd a kategorií;
b)
v případě změny počtu pracovníků na daném pracovním místě odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech cílů dříve stanovených u různých činností. Výsledky hodnocení jsou přezkoumány a použity k prokázání pravděpodobných výhod, které může zvýšení nebo snížení návrhu rozpočtu subjektu Unie přinést ve srovnání s jeho rozpočtem na rok N.
5. Subjekt Unie předá Komisi, Evropskému parlamentu a Radě návrh programového dokumentu uvedeného v článku 32 do 31. ledna každého roku, jakož i všechny pozdější aktualizované verze tohoto dokumentu.
6. V rámci procesu přijímání rozpočtu předá Komise odhad subjektu Unie Evropskému parlamentu a Radě a navrhne výši příspěvku pro subjekt Unie a počet zaměstnanců, který pro něj považuje za nezbytný. Komise stanoví návrh plánu pracovních míst subjektů Unie a odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou navrženy rozpočtové prostředky, jakmile Komise sestaví návrh rozpočtu.
7. Evropský parlament a Rada přijmou plán pracovních míst subjektu Unie a veškeré jeho následné změny v souladu s čl. 38 odst. 1. Plán pracovních míst je zveřejněn v příloze oddílu III („Komise“) rozpočtu.
8. Rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst spolu s programovým dokumentem uvedeným v článku 32 přijímá správní rada. Definitivní podoby nabývají po konečném přijetí rozpočtu, který stanoví výši příspěvku a plán pracovních míst, přičemž rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst jsou v případě potřeby odpovídajícím způsobem upraveny.
9. Aniž jsou dotčeny legislativní postupy pro změnu zřizujícího aktu, Komise při pověřování subjektu Unie novými úkoly předloží Evropskému parlamentu a Radě informace potřebné k posouzení dopadu nových úkolů na zdroje subjektu Unie, aby v případě potřeby přezkoumala jeho financování.
Článek 34
Opravné rozpočty
Veškeré změny rozpočtu subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst, podléhají přijetí opravného rozpočtu stejným postupem jako původní rozpočet subjektu Unie v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článkem 33 tohoto nařízení.
KAPITOLA 2
Skladba a předkládání rozpočtu subjektu Unie
Článek 35
Skladba rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
Článek 36
Rozpočtová nomenklatura
Je-li to opodstatněno povahou činnosti subjektu Unie, musí být výkaz výdajů sestaven podle nomenklatury obsahující rozčlenění podle účelu. Tuto nomenklaturu sestaví subjekt Unie a zřetelně rozlišuje mezi správními prostředky a operačními prostředky.
Článek 37
Předkládání rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie uvádí:
1)
ve výkazu příjmů:
a)
odhadované příjmy subjektu Unie za daný rozpočtový rok (rok „N“);
b)
odhadované příjmy za rok N - 1 a příjmy za rozpočtový rok N - 2;
c)
patřičné poznámky ke každé příjmové položce;
2)
ve výkazu výdajů:
a)
prostředky na závazky a na platby za rok N;
b)
prostředky na závazky a na platby za rok N - 1 a výdaje přidělené na závazky a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce N - 2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu Unie pro rok N;
c)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových rocích určených ke splnění rozpočtových závazků přijatých v předchozích rozpočtových rocích;
d)
patřičné poznámky ke každé úrovni dělení.
Článek 38
Pravidla pro plány pracovních míst
1. Plán pracovních míst uvedený v článku 33 obsahuje vedle počtu pracovních míst schváleného pro daný rozpočtový rok počet pracovních míst schválený pro předchozí rozpočtový rok a počet skutečně obsazených pracovních míst. Tento počet představuje pro subjekt Unie absolutní mez. Nad rámec stanovené meze nesmí být provedeno žádné jmenování.
Kromě platových tříd AD 16, AD 15, AD 14 a AD 13 však správní rada může učinit v plánu pracovních míst změny do výše 10 % počtu schválených pracovních míst při splnění těchto podmínek:
a)
není ovlivněn objem prostředků pro zaměstnance za celý rozpočtový rok;
b)
není překročena mez celkového počtu pracovních míst schválená plánem pracovních míst;
c)
subjekt Unie se zúčastnil srovnávání s jinými subjekty Unie v rámci prověrky stavu zaměstnanců uspořádané Komisí.
2. Odchylně od odst. 1 druhého pododstavce mohou být účinky činnosti na částečný pracovní úvazek, která byla v souladu se služebním řádem povolena orgánem oprávněným ke jmenování, vyváženy provedením jiných jmenování. Požaduje-li zaměstnanec odnětí povolení před uplynutím dohodnuté doby, přijme subjekt Unie vhodná opatření k tomu, aby mez uvedená v odst. 1 druhém pododstavci písm. b) byla dodržena co nejdříve.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU UNIE
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 39
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalující osoby. Plní příjmy a výdaje rozpočtu v souladu s finančními pravidly subjektu Unie a zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků.
2. Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, subjekt Unie se v oblasti předcházení podvodům podílí na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům.
Článek 40
Pověření výkonem pravomocí při plnění rozpočtu
1. Ředitel může pověřit zaměstnance subjektu Unie, na které se vztahuje služební řád, výkonem pravomocí při plnění rozpočtu za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu Unie přijatých správní radou. Pověřené osoby smějí jednat pouze v mezích pravomocí, jejichž výkonem byly výslovně pověřeny.
2. Pověřená osoba může výkonem nabytých pravomocí dále pověřit jinou osobu za podmínek stanovených v prováděcích pravidlech k tomuto nařízení uvedených v článku 114. Ke každému dalšímu pověření je nutný výslovný souhlas ředitele.
Článek 41
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu kapitoly 2 této hlavy a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, na auditu nebo na kontrole se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu Unie.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc příslušnému orgánu, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Pokud se střet zájmů zjistí, dotčená osoba ukončí v dané věci veškerou svou činnost. Příslušný orgán učiní veškeré další vhodné kroky.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
3. Příslušný orgán uvedený v odstavci 1 je přímým nadřízeným dotčeného zaměstnance. Je-li tímto zaměstnancem ředitel, je příslušným orgánem správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
4. Subjekt Unie přijme pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů.
Článek 42
Způsob plnění rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie plní ředitel v útvarech, které spadají pod jeho pravomoc.
2. Ukáže-li se to nezbytným, lze externím soukromoprávním subjektům smluvně svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují ani výkon veřejné moci, ani použití pravomoci volného uvážení.
KAPITOLA 2
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Zásada oddělení funkcí
Článek 43
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 44
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Schvalující osoba je odpovědná za plnění příjmů a výdajů v souladu se zásadou řádného finančního řízení a za zajišťování souladu s požadavky legality a správnosti.
2. Pro účely odstavce 1 schvalující osoba v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou na základě rovnocenných standardů, které stanoví Komise pro své útvary, a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jejích úkolů.
Vytvoření takové struktury a systémů vychází z komplexní analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivitu.
Schvalující osoba může v rámci svých útvarů zřídit funkci odborných poradců, kteří jí budou nápomocni při kontrole rizik souvisejících s jejími činnostmi.
3. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro vynakládání prostředků.
4. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a vydávání inkasních příkazů. Případně zahrnuje vzdání se stanovených nároků.
5. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se uskutečněných operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria za plnění rozpočtu subjektu Unie. Osobní údaje uvedené v podkladech se pokud možno vymažou, nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 45
Kontroly ex ante
1. U každé operace uvedené v článku 44 se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu subjektu Unie, jež provádějí schvalující osoby uvedené v článcích 33 a 34.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí schvalující osoba, aby ověřila provozní a finanční hlediska dané operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici. Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje odpovědná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivity. V případě pochybností si odpovědná schvalující osoba k potvrzení příslušné platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a jejich soulad s platnými předpisy;
b)
uplatnění zásady řádného finančního řízení stanovené v článku 29.
Pro účely kontrol může schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
5. Ověření určité operace provádějí jiní zaměstnanci než ti, kteří ji zahájili. Zaměstnanci, kteří provádějí ověření, nesmějí být podřízenými zaměstnanců, kteří operaci zahájili.
Článek 46
Kontroly ex post
1. Pověřená schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny na vzorku.
2. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Kontroly ex post prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu subjektu Unie prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v čl. 45 odst. 4.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. Schvalující osoba přijímá opatření k řešení těchto problémů.
Analýza rizik uvedená v odstavci 1 se přezkoumává na základě výsledků kontrol a jiných relevantních informací.
U víceletých programů stanoví schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
3. Kontroly ex ante nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Pokud schvalující osoba provádí v rámci kontrol ex post finanční audity příjemců grantu, používá jasná, důsledná a transparentní auditní pravidla a dodržuje práva subjektu Unie i auditovaného subjektu.
4. Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací uvedených v odstavci 3 musí mít nezbytné odborné znalosti. Dodržují zvláštní kodex profesních standardů, který přijal subjekt Unie a který vychází ze standardů, jež přijala Komise pro své vlastní útvary.
Článek 47
Souhrnná výroční zpráva o činnosti
1. Schvalující osoba podává správní radě zprávu o plnění svých povinností ve formě výroční zprávy o činnosti, která obsahuje:
a)
informace o:
-
provádění ročního pracovního programu subjektu a plnění jeho rozpočtu a plánu personálních zdrojů uvedeného v článku 38,
-
systémech řízení a vnitřní kontroly včetně shrnutí počtu a typu interních auditů, které provedl interní auditor, útvarů interního auditu, vydaných doporučení a opatření přijatých na základě těchto doporučení a doporučení vydaných v předchozích letech, jak je uvedeno v článcích 82 a 83,
-
veškerých připomínkách Účetního dvora a opatřeních přijatých na základě těchto připomínek,
-
účetních závěrkách a zprávách o rozpočtovém a finančním řízení, aniž jsou dotčeny články 92, 96 a 97;
b)
prohlášení schvalující osoby, že není-li uvedeno jinak ve výhradách týkajících se vymezených oblastí příjmů a výdajů, má přiměřenou jistotu, že:
-
údaje obsažené ve zprávě podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti,
-
zdroje vyčleněné na činnosti popsané ve zprávě byly použity ke stanovenému účelu a v souladu se zásadou řádného finančního řízení,
-
zavedené kontrolní postupy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací.
Souhrnná výroční zpráva o činnosti uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly, včetně celkového zhodnocení nákladů a přínosů kontrol.
Souhrnná výroční zpráva se předkládá k posouzení správní radě.
2. Do 1. července každého roku předá správní rada souhrnnou výroční zprávu o činnosti spolu s jejím posouzením Účetnímu dvoru, Komisi, Evropskému parlamentu a Radě.
3. Ve zřizujícím aktu mohou být v řádně odůvodněných případech stanoveny dodatečné požadavky na podávání zpráv, zejména vyžaduje-li si to povaha oblasti, v níž subjekt působí.
Článek 48
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který mu písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a pokud se zaměstnanec domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, zaměstnanec o tom písemně informuje příslušnou komisi uvedenou v čl. 54 odst. 5 a správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy Unie, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu Unie musí obsahovat povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakékoli podezřelé činnosti, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy Unie.
Článek 49
Pověření plněním rozpočtu
Je-li výkonem pravomocí při plnění rozpočtu pověřena nebo dále pověřena jiná osoba v souladu s článkem 40, použije se na pověřenou nebo dále pověřenou schvalující osobu obdobně čl. 44 odst. 1, 2 a 3.
Oddíl 3
Účetní
Článek 50
Pravomoci a povinnosti účetního
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád a který je při výkonu svých povinností zcela nezávislý. V subjektu Unie účetní odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
přípravu a předkládání účetní závěrky v souladu s hlavou IX;
c)
vedení účtů v souladu s hlavou IX;
d)
zavedení účetních pravidel v souladu s hlavou IX a účtové osnovy v souladu s ustanoveními přijatými účetním Komise;
e)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodňování účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
f)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů Unie může jmenovat téhož účetního.
Subjekty Unie se mohou rovněž dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná zároveň jako účetní subjektu Unie.
Subjekty Unie mohou rovněž účetnímu Komise svěřit část úkolů účetního subjektu Unie s ohledem na analýzu nákladů a přínosů uvedenou v článku 29.
V případech uvedených v tomto pododstavci přijmou nezbytná opatření k tomu, aby zamezily jakémukoli střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost těchto informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie.
Za účelem prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Schvalující osoba poskytne veškeré informace, které účetní ke splnění svých povinností potřebuje.
Schvalující osoby nesou i nadále plnou odpovědnost za řádné využívání finančních prostředků, které spravují, za legalitu a správnost výdajů uskutečněných v jejich pravomoci a za úplnost a přesnost údajů předaných účetnímu.
5. Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
6. S výhradou odstavce 7 tohoto článku a článku 51 je účetní jako jediný oprávněn spravovat hotovost a ekvivalenty hotovosti. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
7. Účetní může při plnění svých povinností pověřit některými úkoly podřízené zaměstnance, na které se vztahuje služební řád, je-li to ke splnění jeho povinností nezbytné.
8. Úkoly, práva a povinnosti svěřené pověřeným osobám jsou stanoveny v pověřovacím aktu.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 51
Zálohové účty
Ukáže-li se to nezbytným, mohou být pro platby malých částek a výběr jiných příjmů uvedených v článku 6 zřízeny zálohové účty. Finanční prostředky na zálohové účty poskytuje účetní a jejich vedením jsou pověřeni jím jmenovaní správci zálohových účtů.
Maximální výši každého výdaje nebo příjmu, kterou může správce zálohových účtů vyplatit třetím osobám, nesmí přesáhnout 60 000 EUR, přičemž každý subjekt Unie tuto výši upřesní pro jednotlivé položky výdajů a příjmů. Platby ze zálohových účtů je možné provádět bankovním převodem, včetně systému přímého inkasa uvedeného v čl. 74 odst. 1, šekem nebo jiným způsobem v souladu s pokyny stanovenými účetním.
KAPITOLA 3
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 52
Odnětí pověření uděleného účastníkům finančních operací a jejich zbavení povinností
1. Pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám může orgán, který je jmenoval, dočasně nebo s konečnou platností jejich pověření nebo další pověření kdykoli odejmout. Schvalující osoba může svůj souhlas s určitým dalším pověřením kdykoli odvolat.
2. Účetní nebo správce zálohových účtů nebo oba mohou být dočasně nebo s konečnou platností kdykoli zbaveni svých povinností správní radou. V takovém případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
3. Odstavci 1 a 2 nejsou dotčena žádná disciplinární opatření přijatá vůči účastníkům finančních operací, kteří jsou v těchto odstavcích uvedeni.
Článek 53
Odpovědnost účastníků finančních operací za protiprávní jednání, podvod nebo korupci
1. Články 52 až 56 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací uvedení v článku 52 za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Aniž jsou dotčeny články 54, 55 a 56, nese každá schvalující osoba, účetní či správce zálohových účtů disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy Unie, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům.
Oddíl 2
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
Článek 54
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
1. Schvalující osoba nese finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem.
2. Finanční odpovědnost se uplatní zejména v případě, kdy schvalující osoba úmyslně nebo z hrubé nedbalosti:
a)
stanoví inkasní nárok, vydá inkasní příkaz, přidělí výdaj na závazek nebo podepíše platební příkaz v rozporu s tímto nařízením a případně s prováděcími pravidly k finančnímu nařízení subjektu Unie;
b)
opomene vystavit doklad o stanovení pohledávky nebo opomene vydat inkasní příkaz nebo zdrží jeho vydání nebo zdrží vydání platebního příkazu, a tím způsobí soukromoprávní odpovědnost subjektu Unie vůči třetím osobám.
3. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že rozhodnutí, které má učinit, vykazuje nesrovnalost nebo je v rozporu se zásadou řádného finančního řízení, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil. Pokud orgán, který ji pověřil, vydá písemně odůvodněný příkaz k přijetí uvedeného rozhodnutí, je tato pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zproštěna odpovědnosti.
4. V případě pověření je schvalující osoba nadále odpovědná za účinnost a účelnost zavedených vnitřních systémů řízení a kontroly a za výběr pověřené schvalující osoby.
5. Zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává stejné pravomoci vůči subjektu Unie jako vůči útvarům Komise, ledaže správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada rozhodne zřídit funkčně nezávislou odbornou komisi nebo se podílet na práci společné komise zřízené více orgány. V případech předložených subjekty Unie platí, že zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí, obsahuje jednoho zaměstnance subjektu Unie.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě a internímu auditorovi Komise zprávu s doporučeními. Pokud se stanovisko týká ředitele, komise tuto zprávu podá správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své výroční zprávě o činnosti na stanoviska komise anonymně odkáže a uvede, jaká opatření na jejich základě přijal.
6. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu Unie vznikne v důsledku závažného pochybení, kterého se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených ve služebním řádu v disciplinární oblasti přijme orgán oprávněný ke jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Oddíl 3
Pravidla vztahující se na účetní a správce zálohových účtů
Článek 55
Pravidla vztahující se na účetní
Účetní nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku nebo dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
neoprávněnou změnu na bankovních účtech nebo poštovních žirových účtech;
c)
inkaso nebo platbu částek, které neodpovídají částkám na odpovídajících inkasních nebo platebních příkazech;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
Článek 56
Pravidla vztahující se na správce zálohových účtů
Správce zálohových účtů nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku a dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
nemožnost doložit platby, které provedl, řádnými podklady;
c)
uskutečnění platby ve prospěch jiných osob než oprávněných příjemců těchto plateb;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
KAPITOLA 4
Příjmové operace
Článek 57
Žádost o platbu
Subjekt Unie podává Komisi žádosti o vyplacení celého příspěvku Unie nebo jeho části podle čl. 19 odst. 6 za podmínek a v intervalech dohodnutých s Komisí.
Článek 58
Nakládání s úroky
Úroky plynoucí z finančních prostředků, které Komise vyplatí subjektu Unie formou příspěvku, nejsou splatné do rozpočtu.
Článek 59
Odhady pohledávek
1. Jakmile má schvalující osoba dostatečné a spolehlivé informace k opatření nebo situaci, z nichž může subjektu Unie vzniknout pohledávka, provede odhad této pohledávky.
2. Schvalující osoba odhad pohledávky upraví, jakmile se dozví o skutečnosti, která mění opatření nebo situaci, na jejichž základě byl odhad proveden.
Při vystavení inkasního příkazu v souvislosti s opatřením či situací, na jejichž základě byl odhad pohledávky proveden, schvalující osoba tento odhad upraví o odpovídající částku.
Je-li inkasní příkaz vystaven na stejnou částku jako původní odhad pohledávky, sníží se tento odhad na nulu.
Článek 60
Stanovení pohledávky
1. Stanovení pohledávky je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje, zda dluh existuje;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši dluhu;
c)
ověřuje podmínky splatnosti dluhu.
2. Veškeré pohledávky identifikované jako jisté, o stanovené pevné částce a splatné se stanovují inkasním příkazem předloženým účetnímu a výzvou k úhradě zaslanou dlužníku, přičemž obojí vystavuje schvalující osoba.
3. Neoprávněně vyplacené částky musí být získány zpět.
4. Veškeré dluhy neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
5. V náležitě odůvodněných případech mohou být některé běžné příjmy stanoveny předběžně. Předběžné stanovení se vztahuje na více inkasních operací, jejichž výši proto není třeba stanovovat samostatně. Před koncem rozpočtového roku upraví schvalující osoba předběžně stanovené pohledávky, aby zajistila, že jejich výše odpovídá skutečně stanoveným pohledávkám.
Článek 61
Schválení inkasa
Schválení inkasa je úkon, kterým schvalující osoba vystavením inkasního příkazu vydává pokyn účetnímu, aby inkasoval pohledávku, kterou schvalující osoba stanovila.
Článek 62
Pravidla pro inkaso
1. Účetní jedná na základě inkasních příkazů k pohledávkám řádně stanoveným schvalující osobou. Zajistí s náležitou pečlivostí, aby subjekt Unie obdržel své příjmy a aby byla zachována jeho práva.
2. Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě, uvědomí o tom účetní schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup k provedení inkasa jakýmikoli právními prostředky, případně včetně započtení, a není-li to možné, vymožením pohledávky.
3. Účetní inkasuje částky započtením proti případným odpovídajícím pohledávkám dlužníka vůči subjektu Unie. Tyto pohledávky musí být jisté, o stanovené pevné částce a splatné.
4. Pokud schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Schvalující osoba může rozhodnutím o upuštění od inkasa pověřit jinou osobu pouze u pohledávek nižších než 5 000 EUR.
V rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být uvedeno, jaká opatření byla k provedení inkasa přijata, a právní a skutkový stav, z něhož toto rozhodnutí vychází.
5. Schvalující osoba stanovenou pohledávku zcela nebo zčásti zruší, vede-li odhalení chyby ke zjištění, že pohledávka nebyla stanovena správně. Zrušení se provádí řádně odůvodněným rozhodnutím schvalující osoby.
Článek 63
Náležitosti inkasa
1. Po skutečném inkasu splatné pohledávky provede účetní zápis do účtů a uvědomí schvalující osobu.
2. Na všechny platby v hotovosti účetnímu je vydáno potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 64
Dodatečná platební lhůta
1. Ve spolupráci se schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže k zaplacení úroků se sazbou stanovenou v článku 83 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 za celé dodatečně povolené období počínaje lhůtou uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b) nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
b)
v zájmu ochrany práv subjektu Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní subjektu Unie akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistota uvedená v prvním pododstavci písm. b) může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby, které schválí účetní subjektu Unie.
2. Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka od požadavku na složení jistoty podle prvního pododstavce písm. b) upustit, dojde-li k názoru, že dlužník je ochoten a schopen platbu v dodatečné lhůtě uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 65
Seznam nároků
1. Účetní vede seznam dlužných částek, jež mají být inkasovány. Nároky subjektu Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených částek. Tento seznam se připojí ke zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
2. Subjekt Unie vypracuje seznam svých nároků s uvedením jmen dlužníků a výše dluhu v případech, kdy byla úhrada dluhu nařízena pravomocným soudním rozhodnutím a kdy po dobu jednoho roku od jeho vynesení nebyla uskutečněna žádná úhrada nebo žádná významná úhrada. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků subjektu Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje zejména význam dané částky.
Článek 66
Promlčecí lhůta
Nároky subjektu Unie vůči třetím osobám a nároky třetích osob vůči subjektu Unie se promlčují po pěti letech.
Článek 67
Zvláštní ustanovení o poplatcích
Pokud subjekt Unie vybírá poplatky uvedené v čl. 6 odst. 1 písm. a), provede se na začátku každého rozpočtového roku celkový předběžný odhad těchto poplatků.
Jsou-li tyto poplatky zcela stanoveny na základě právních předpisů nebo rozhodnutí správní rady, může schvalující osoba upustit od vydání inkasního příkazu a rovnou vystavit výzvu k úhradě poté, co stanoví výši pohledávky. V tomto případě jsou uvedeny všechny podrobnosti týkající se nároku subjektu Unie. Účetní vede seznam všech výzev k úhradě a uvede počet těchto výzev a celkovou částku ve zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
Používá-li subjekt Unie samostatný systém fakturace, zaznamenává účetní pravidelně, nejméně však jednou měsíčně úhrnnou částku poplatků přijatou do účetnictví.
Subjekt Unie poskytne služby na základě úkolů, které mu byly svěřeny, teprve poté, co byly odpovídající poplatky uhrazeny v plné výši. Ve výjimečných případech však může být služba poskytnuta i bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku. V případech, kdy byla služba poskytnuta bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku, se použijí články 60 až 66.
KAPITOLA 5
Výdajové operace
Článek 68
Rozhodnutí o financování
1. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
2. Každému přidělení výdajů na závazek musí předcházet rozhodnutí o financování.
3. Roční pracovní program subjektu Unie se považuje za rozhodnutí o financování u činností, na které se vztahuje, za předpokladu, že jsou v něm jasně uvedeny prvky stanovené v čl. 32 odst. 3.
4. Správní prostředky mohou být vynakládány bez předchozího rozhodnutí o financování.
Článek 69
Druhy závazků
1. Rozpočtový závazek je operace, kterou se vyhrazují prostředky nutné k pokrytí následných úhrad sloužících ke splnění právních závazků.
2. Právní závazek je úkon, kterým schvalující osoba zakládá nebo stanovuje povinnost, ze které vyplývá zatížení rozpočtu.
3. Rozpočtové závazky spadají do jedné z těchto tří skupin:
a)
individuální: rozpočtový závazek je individuální, pokud je určen příjemce grantu i částka výdajů;
b)
souhrnné: rozpočtový závazek je souhrnný, pokud alespoň jeden z prvků potřebných k identifikaci individuálního závazku není určen;
c)
předběžné: rozpočtový závazek je předběžný, pokud je určen ke krytí běžných správních výdajů a buď částka, nebo koneční příjemci nejsou s konečnou platností určeni.
Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením jednoho nebo více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo přímo platbami v některých výjimečných případech týkajících se výdajů na zaměstnance.
4. Rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mohou být rozloženy do ročních splátek, pouze pokud tak stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 70
Pravidla vztahující se na závazky
1. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu Unie, musí schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
2. Povinnost přijmout rozpočtový závazek před přijetím právního závazku uvedená v odstavci 1 se nevztahuje na právní závazky přijaté po vyhlášení krizové situace v rámci plánu kontinuity provozu v souladu s postupy, které subjekt Unie přijal.
3. Souhrnné rozpočtové závazky pokrývají celkové náklady odpovídajících individuálních právních závazků uzavřených do 31. prosince roku N + 1.
S výhradou čl. 69 odst. 4 a čl. 87 odst. 2 musí být individuální právní závazky, které se vztahují k individuálním nebo předběžným rozpočtovým závazkům, přijaty do 31. prosince roku N.
Na konci období uvedených v prvním a druhém pododstavci zruší schvalující osoba nevyužitý zůstatek těchto rozpočtových závazků.
Částku každého individuálního právního závazku, která vyplývá ze souhrnného rozpočtového závazku, před podpisem zaznamená schvalující osoba do rozpočtových účtů a zaúčtuje k souhrnnému rozpočtovému závazku.
4. Rozpočtové a právní závazky zaznamenané v souvislosti s akcemi, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mají s výjimkou výdajů na zaměstnance lhůtu pro plnění stanovenou v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Části těchto závazků, které nejsou uplatněny do šesti měsíců po uplynutí lhůty uvedené v prvním pododstavci tohoto odstavce, se zruší podle článku 16.
Částka rozpočtového závazku odpovídající právnímu závazku, u nějž nebyla provedena žádná platba ve smyslu článku 75 do dvou let od podpisu právního závazku, se zrušuje, kromě případů, kdy je tato částka předmětem soudního nebo rozhodčího řízení nebo kdy jsou v odvětvových pravidlech stanovena zvláštní ustanovení.
Článek 71
Kontrola závazků
1. Při přijímání rozpočtového závazku se schvalující osoba ujistí, že:
a)
výdaj byl přiřazen ke správnému bodu rozpočtu subjektu Unie;
b)
prostředky jsou k dispozici;
c)
výdaj je v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
d)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
2. Při zaznamenávání právního závazku se schvalující osoba předtím, než připojí svůj vlastnoruční nebo elektronický podpis, ujistí, že:
a)
závazek je kryt odpovídajícím rozpočtovým závazkem;
b)
výdaj je legální a řádný a v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
c)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
Článek 72
Potvrzení výdaje
Potvrzení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje existenci věřitelova nároku;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši pohledávky;
c)
ověřuje podmínky splatnosti pohledávky.
Článek 73
Potvrzování výdajů a forma doložky „předáno k platbě“
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Dříve než schvalující osoba rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že tato kontrola byla provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje se provádí podpisem doložky „předání k platbě“ schvalující osobou.
4. V jiném než počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu razítka s podpisem schvalující osoby.
V počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu potvrzení s osobním heslem schvalující osoby.
Článek 74
Schválení výdaje
1. Schválení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, vydá vystavením platebního příkazu pokyn účetnímu, aby uhradil částku výdaje, kterou schvalující osoba potvrdila.
Jestliže se v souvislosti s poskytnutými službami včetně pronájmu nebo dodání zboží provádějí pravidelné platby, může schvalující osoba na základě vlastní analýzy rizik nařídit použití systému přímého inkasa.
2. Schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu. Podklady schvalující osoba uchovává v souladu s čl. 44 odst. 5.
3. Platební příkaz postoupený účetnímu je případně doprovázen dokladem o tom, že majetek byl zapsán do inventárního soupisu uvedeného v čl. 106 odst. 1.
Článek 75
Druhy plateb
1. Platbu lze provést, pouze je-li prokázáno, že odpovídající akce byla provedena v souladu se základním právním aktem, smlouvou nebo dohodou o grantu; platba přitom zahrnuje jednu nebo více z těchto operací:
a)
platbu celé dlužné částky;
b)
platbu dlužné částky některým z těchto způsobů:
1)
předběžným financováním, jež může být rozloženo do několika plateb po podpisu smlouvy nebo grantové dohody nebo po obdržení rozhodnutí o udělení grantu;
2)
jednou nebo více průběžnými platbami jako protiplnění za částečné provedení akce;
3)
výplatou zůstatku dlužných částek, pokud je akce provedena v plném rozsahu.
Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze je rozdělit do více plateb v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
2. Platby uvedené v odstavci 1 se v rozpočtovém účetnictví rozlišují podle druhu a zaznamenávají se k okamžiku, ke kterému byla každá platba uskutečněna.
Článek 76
Platby omezené na dostupné finanční prostředky
Platbu výdajů provádí účetní v mezích dostupných finančních prostředků.
Článek 77
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se provádějí ve lhůtách stanovených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 6
Systémy informačních technologií
Článek 78
Elektronické řízení operací
Jsou-li příjmové a výdajové operace řízeny počítačovými systémy, mohou být dokumenty podepisovány digitálně nebo elektronicky.
Článek 79
Elektronická správa (e-Government)
Subjekt Unie vypracuje a uplatňuje jednotné standardy pro elektronickou výměnu informací se třetími osobami účastnícími se zadávacích řízení a řízení o udělení grantu. Zejména pak, nakolik je to možné, navrhne a uplatňuje řešení pro předkládání, uchovávání a zpracovávání údajů poskytnutých v rámci řízení o udělení grantu a zadávacích řízení a za tímto účelem vytvoří pro potenciální žadatele, zájemce a uchazeče jediný prostor pro výměnu elektronických údajů.
Článek 80
Řádná správa
1. Schvalující osoba bez odkladu vyhlásí nutnost poskytnout průkazné materiály nebo doklady, jejich formu a požadovaný obsah a případně i orientační harmonogram pro dokončení zadávacího řízení.
2. Pokud žadatel nebo uchazeč v důsledku zjevné administrativní chyby opomene předložit průkazné materiály nebo poskytnout vyjádření, hodnotící výbor nebo případně schvalující osoba jej požádá, kromě řádně odůvodněných případů, aby k podkladům poskytl chybějící informace či podal vysvětlení. Tyto informace či vysvětlení nesmějí podstatně měnit návrh ani podmínky nabídkového řízení.
Článek 81
Údaje o opravných prostředcích
Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
KAPITOLA 7
Interní auditor
Článek 82
Jmenování a pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt Unie zřídí funkci interního auditora, která je vykonávána v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interním auditorem nesmí být schvalující osoba ani účetní subjektu Unie ani Komise.
3. Interní auditor radí subjektu Unie v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě systémů řízení a kontroly a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu subjektu Unie.
4. Interní auditor vykonává své úkoly ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu Unie. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k výkonu svých úkolů.
5. Interní auditor vezme na vědomí souhrnnou výroční zprávu schvalující osoby o činnosti i ostatní získané informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává zprávu i v kterémkoli z těchto případů:
-
nebyla zohledněna kritická rizika a doporučení,
-
provádění doporučení z minulých let je významně zpožděno.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení auditu prováděna. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada přezkoumá informace uvedené v čl. 47 odst. 1 písm. a), jakož i úplné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt Unie zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné až poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 83
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při výkonu jeho povinností a právo interního auditora podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie jsou stanoveny v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 84
Zřízení útvaru interního auditu
1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivitu a přidanou hodnotu zřídit útvar interního auditu, který plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, pravomoc a odpovědnost útvaru interního auditu jsou uvedeny v jeho stanovách a podléhají schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou.
Vedoucí útvaru interního auditu vypracuje roční plán auditů tohoto útvaru mimo jiné s přihlédnutím k posouzení rizika v subjektu Unie provedenému ředitelem.
Tento plán přezkoumává a schvaluje správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
Útvar interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
2. Pokud útvar interního auditu některého subjektu Unie není nákladově efektivní nebo není schopen dodržet mezinárodní standardy, může se tento subjekt Unie rozhodnout, že bude útvar interního auditu sdílet s jinými subjekty Unie, které působí ve stejné oblasti politiky.
V těchto případech se správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady dotyčných subjektů Unie dohodnou na praktickém způsobu fungování sdíleného útvaru interního auditu.
3. Subjekty interního auditu účinně spolupracují prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prostřednictvím společného posuzování rizik a provádění společných auditů.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení útvaru interního auditu prováděna.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
Článek 85
Obecná ustanovení
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou článku 86 hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt Unie může být na svou žádost přibrán jako veřejný zadavatel při zadávání zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při zadávání zakázek jiných subjektů Unie.
3. Subjekt Unie se podílí na ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 86
Zadávací řízení
1. Subjekt Unie může uzavřít smlouvu s Komisí, interinstitucionálními úřady a Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (8) o dodávce zboží, poskytnutí služeb nebo provedení práce, které tyto subjekty zajišťují, aniž by využil postup zadávání veřejných zakázek.
2. Subjekt Unie může k pokrytí svých administrativních potřeb použít společné zadávací řízení s veřejnými zadavateli hostitelského členského státu. V tomto případě se obdobně použije článek 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA VI
ZLÁŠTNÍ USTANOVENÍ O SPRÁVNÍCH PROSTŘEDCÍCH
Článek 87
Správní prostředky
1. Správní prostředky jsou nerozlišené.
2. Správní výdaje vyplývající ze smluv, které se vztahují na období delší než jeden rozpočtový rok, ať již kvůli místním zvyklostem, nebo protože se jedná o dodávky zařízení, se zapisují k tíži rozpočtu subjektu Unie toho rozpočtového roku, ve kterém se uskutečnily.
3. Subjekt Unie poskytuje každoročně do 1. července Evropskému parlamentu a Radě pracovní dokument o své politice v oblasti nemovitostí, který obsahuje tyto informace:
a)
pro každou budovu výdaje a rozlohu hrazené z prostředků odpovídajících položek v rozpočtu subjektu Unie;
b)
očekávaný vývoj globálního plánování rozlohy a lokalit v nadcházejících letech a popis projektů v oblasti nemovitostí ve fázi plánování, které již byly stanoveny;
c)
konečné podmínky a náklady a důležité informace o uskutečňování nových projektů v oblasti nemovitostí předložených dříve Evropskému parlamentu a Radě postupem podle článku 88 a neuvedených v pracovních dokumentech z předchozího roku.
Článek 88
Projekty v oblasti nemovitostí
1. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, informuje subjekt Unie Evropský parlament a Radu co nejdříve o požadované rozloze nemovitosti a o předběžném plánování, a to před případným průzkumem místního trhu v případě smluv v oblasti nemovitostí nebo před vydáním výzvy k podání nabídky v případě stavebních prací.
2. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, předloží subjekt Unie projekt v oblasti nemovitostí, včetně podrobného odhadu nákladů a jeho financování, a také seznam návrhů smluv, které mají být použity, a před uzavřením smluv požádá Evropský parlament a Radu o jejich schválení. Na žádost subjektu Unie se s předloženými dokumenty vztahujícími se k projektu v oblasti nemovitostí zachází důvěrně.
S výjimkou mimořádných nepředvídatelných okolností projedná Rada a Evropský parlament projekt v oblasti nemovitostí do čtyř týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely.
Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto čtyřtýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
Jestliže Evropský parlament nebo Rada v průběhu tohoto čtyřtýdenního období vznesou opodstatněné námitky, prodlouží se toto období o dva týdny.
Přijme-li Evropský parlament nebo Rada rozhodnutí v neprospěch projektu v oblasti nemovitostí, subjekt Unie svůj návrh vezme zpět a může předložit návrh nový.
3. V případě mimořádných nepředvídatelných okolností mohou být informace stanovené v odstavci 4 předloženy společně s projektem v oblasti nemovitostí. Evropský parlament a Rada projednají projekt v oblasti nemovitostí do dvou týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely. Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto dvoutýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
4. U následujících projektů v oblasti nemovitostí se má za to, že mohou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie:
a)
koupě pozemku;
b)
koupě, prodej, přestavba, výstavba budov nebo jakýkoli projekt spojující tyto prvky, které mají proběhnout ve stejném období, jehož výše přesahuje 3 000 000 EUR;
c)
veškeré nové smlouvy týkající se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv a obnovení stávajících smluv za méně výhodných podmínek), na něž se nevztahuje písmeno b), s ročními výdaji ve výši alespoň 750 000 EUR;
d)
prodloužení platnosti nebo obnova stávajících smluv týkajících se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv) za stejných nebo výhodnějších podmínek s ročními výdaji ve výši alespoň 3 000 000 EUR.
5. Aniž je dotčen čl. 19 odst. 4, lze plán koupě budovy financovat na základě půjčky, kterou předem schválí Evropský parlament a Rada.
Smlouvy o půjčce se uzavírají a půjčky se splácejí v souladu se zásadou řádného finančního řízení a s řádným ohledem na nejlepší finanční zájmy Unie.
Pokud subjekt Unie navrhuje, aby se koupě financovala půjčkou, uvede ve finančním plánu, který se předkládá spolu se žádostí o předchozí schválení subjektem Unie, zejména maximální míru financování, dobu financování, druh financování, podmínky financování a úsporu ve srovnání s jinými druhy smluvních ujednání.
Evropský parlament a Rada projednají žádost o předchozí schválení koupě ve lhůtě čtyř týdnů ode dne, kdy oba orgány žádost obdržely, přičemž tuto lhůtu lze jednou prodloužit o dva týdny. Koupě na základě půjčky se považuje za zamítnutou, pokud ji Evropský parlament a Rada v uvedené lhůtě výslovně neschválí.
HLAVA VII
ODBORNÍCI
Článek 89
Placení externí odborníci
Na výběr odborníků se obdobně použije článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností. Jejich výběr probíhá na základě kritérií dodržujících zásady zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
HLAVA VIII
GRANTY A CENY UDĚLOVANÉ SUBJEKTEM UNIE
Článek 90
Granty
Pokud subjekt Unie může udělovat granty v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 91
Ceny
Pokud subjekt Unie může udělovat ceny v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předkládání účetní závěrky
Článek 92
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrku subjektu Unie tvoří:
a)
finanční výkazy subjektu Unie;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu Unie.
Článek 93
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení
1. Každý subjekt Unie vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok.
2. Ředitel tuto zprávu předá Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku.
3. Zpráva uvedená v odstavci 2 přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Článek 94
Pravidla pro účetní závěrku
1. Účetní subjektu Unie uplatňuje pravidla přijatá účetním Komise založená na mezinárodně uznávaných účetních standardech pro veřejný sektor.
2. Účetní závěrka subjektu Unie uvedená v článku 92 se řídí rozpočtovými zásadami stanovenými v článcích 5 až 31. Podává věrný a poctivý obraz rozpočtových příjmových a výdajových operací.
Článek 95
Účetní zásady
Finanční výkazy uvedené v článku 92 musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Vypracovávají se v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami obsaženými v účetních pravidlech uvedených v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 96
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy se předkládají v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; jsou předkládány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace obsažené ve výkazech podle odstavce 1 a poskytuje všechny doplňující informace stanovené mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud jsou tyto informace pro činnosti subjektu Unie relevantní.
Článek 97
Zprávy o plnění rozpočtu
1. Zprávy o plnění rozpočtu se předkládají v eurech. Sestávají:
a)
ze zpráv, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
z přílohy, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
2. Výsledek plnění rozpočtu sestává z rozdílu mezi:
-
veškerými příjmy vybranými v souvislosti s daným rozpočtovým rokem,
-
souhrnem plateb provedených z prostředků pro daný rozpočtový rok zvýšeným o přenesené prostředky pro týž rozpočtový rok.
Rozdíl uvedený v prvním pododstavci se zvýší nebo sníží jednak o čistou výši prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků, jež byly zrušeny, jednak o:
-
platby provedené nad rámec nerozlišených prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků v důsledku změn směnných kurzů eura,
-
zůstatek vyplývající z realizovaných i nerealizovaných kurzových zisků a ztrát v průběhu daného rozpočtového roku.
3. Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet subjektu Unie.
Článek 98
Předběžná účetní závěrka
1. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise a Účetnímu dvoru do 1. března následujícího roku svou předběžnou účetní závěrku.
2. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise do 1. března následujícího roku rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Článek 99
Schválení konečné účetní závěrky
1. V souladu s čl. 148 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předloží Účetní dvůr do 1. června následujícího roku své připomínky k předběžné účetní závěrce subjektu Unie.
2. Po obdržení připomínek Účetního dvora k předběžné účetní závěrce subjektu Unie vypracuje účetní konečnou účetní závěrku subjektu Unie v souladu s článkem 50. Ředitel účetní závěrku předá správní radě, která k ní vydá své stanovisko.
3. Účetní konečnou účetní závěrku spolu se stanoviskem správní rady předá do 1. července následujícího rozpočtového roku účetnímu Komise a Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě.
Účetní subjektu Unie předá účetnímu Komise do 1. července rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
4. Účetní subjektu Unie předá Účetnímu dvoru současně se svou konečnou účetní závěrkou rovněž související prohlášení vedení k auditu; kopii tohoto prohlášení předá účetnímu Komise.
Ke konečné účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že byla vypracována v souladu s touto hlavou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Konečná účetní závěrka subjektu Unie se do 15. listopadu následujícího roku zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie.
5. Ředitel zašle Účetnímu dvoru odpověď na připomínky uvedené ve výroční zprávě Účetního dvora do 30. září následujícího roku. Odpovědi subjektu Unie se současně zasílají Komisi.
KAPITOLA 2
Účetnictví a inventární soupisy majetku
Oddíl 1
Společná ustanovení
Článek 100
Účetní systém
1. Účetní systém subjektu Unie slouží k organizaci rozpočtových a finančních informací tak, aby bylo možné vkládat, třídit a zaznamenávat číselné údaje.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech a za kalendářní rok.
3. Schvalující osoba může rovněž vést analytické účty.
Článek 101
Společné požadavky týkající se účetního systému orgánů
Účetní Komise přijme v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 účetní pravidla a harmonizovanou účtovou osnovu, které má subjekt Unie uplatňovat.
Oddíl 2
Obecné a rozpočtové účty
Článek 102
Obecné účty
Obecné účty zachycují v chronologickém pořadí s využitím metody podvojného zápisu všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou a finanční situaci a aktiva a pasiva subjektu Unie.
Článek 103
Účetní zápisy v obecných účtech
1. Zůstatky účtů a pohyby na obecných účtech se zapisují do účetních knih.
2. Každý účetní zápis, včetně oprav v účetních záznamech, se provádí na základě účetních dokladů, na které odkazuje.
3. Účetní systém musí umožnit při kontrole bez potíží vyhledat všechny účetní zápisy.
Článek 104
Účetní opravy
Po uzavření rozpočtového roku až do dne předložení konečné účetní závěrky provádí účetní subjektu Unie opravy, které aniž by vyvolaly platby k tíži nebo inkasa ve prospěch uvedeného rozpočtového roku, jsou nezbytné pro věrný a poctivý obraz údajů v této účetní závěrce. Tyto opravy se řídí účetními pravidly uvedenými v článku 101.
Článek 105
Rozpočtové účetnictví
1. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu Unie.
2. Pro účely odstavce 1 zaznamenávají rozpočtové účty veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace stanovené v hlavě IV.
Článek 106
Inventární soupis majetku
1. Subjekt Unie vede v souladu se vzorem sestaveným účetním Komise soupisy množství a hodnot veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku Unie.
Subjekt Unie ověřuje, zda zápisy v inventárním soupisu odpovídají skutečnosti.
2. Prodej hmotného majetku subjektu Unie se vhodným způsobem vyhlašuje.
HLAVA X
EXTERNÍ AUDIT, ABSOLUTORIUM A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 107
Externí audit
1. Nezávislý externí auditor ověří, zda jsou v roční účetní závěrce subjektu Unie řádně zaznamenány jeho příjmy, výdaje a finanční situace před konsolidací v rámci konečné účetní závěrky subjektu Unie.
Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, vypracuje Účetní dvůr v případě subjektu Unie výroční zprávu v souladu s požadavky čl. 287 odst. 1 Smlouvy o fungování EU.
Při vypracovávání zprávy uvedené ve druhém pododstavci Účetní dvůr vezme v úvahu auditní činnost nezávislého externího auditora uvedeného v prvním pododstavci a opatření přijatá na základě jeho zjištění.
2. Subjekt Unie předá Účetnímu dvoru svůj rozpočet přijatý s konečnou platností. Co nejdříve informuje Účetní dvůr o všech rozhodnutích a úkonech učiněných podle článků 10, 14, 19 a 23.
3. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 108
Harmonogram postupu udělování absolutoria
1. Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, Evropský parlament uděluje na základě doporučení Rady do 15. května roku N + 2 řediteli absolutorium za plnění rozpočtu rozpočtového roku n. Ředitel informuje správní radu o připomínkách Evropského parlamentu obsažených v usnesení, které je k rozhodnutí o udělení absolutoria připojeno.
2. Nelze-li lhůtu stanovenou v odstavci 1 dodržet, sdělí Evropský parlament nebo Rada řediteli důvody odkladu.
3. Pokud Evropský parlament rozhodnutí o udělení absolutoria odloží, snaží se ředitel ve spolupráci se správní radou co nejdříve přijmout opatření, která by odstranila nebo umožnila odstranit překážky bránící toto rozhodnutí přijmout.
Článek 109
Postup udělování absolutoria
1. Rozhodnutí o udělení absolutoria se týká účtů všech příjmů a výdajů subjektu Unie, z nich vyplývajícího výsledku plnění rozpočtu a aktiv a pasiv subjektu Unie uvedených ve finančním výkazu.
2. Před udělením absolutoria Evropský parlament přezkoumá poté, co tak učiní Rada, účty a finanční výkazy subjektu Unie. Současně přezkoumá výroční zprávu Účetního dvora, odpovědi ředitele subjektu Unie, všechny relevantní zvláštní zprávy Účetního dvora za uvedený rozpočtový rok a jeho prohlášení o věrohodnosti týkající se spolehlivosti účetní závěrky a legality a správnosti uskutečněných operací.
3. Ředitel předloží Evropskému parlamentu na jeho žádost způsobem stanoveným v čl. 165 odst. 3 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 veškeré informace nezbytné pro hladké uplatnění postupu udělení absolutoria pro příslušný rozpočtový rok.
Článek 110
Následná opatření
1. Ředitel učiní všechna vhodná opatření, aby vyhověl připomínkám připojeným k rozhodnutí Evropského parlamentu o absolutoriu a poznámkám provázejícím doporučení o absolutoriu přijaté Radou.
2. Na žádost Evropského parlamentu nebo Rady podá ředitel zprávu o opatřeních učiněných na základě těchto připomínek a poznámek. Její kopii předá Komisi a Účetnímu dvoru.
Článek 111
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Subjekt Unie umožní zaměstnancům Komise a ostatním jí pověřeným osobám, jakož i Účetnímu dvoru přístup na svá místa a do svých prostor a ke všem údajům a informacím, včetně údajů a informací v elektronické podobě, které jsou zapotřebí k provedení jejich auditů.
2. Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) může provádět šetření včetně kontrol a inspekcí na místě v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (9) a nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (10) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem nebo smlouvou udělenými podle tohoto nařízení nedošlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, musí dohody se třetími zeměmi a mezinárodními organizacemi, smlouvy, granty a veřejné zakázky subjektu Unie obsahovat ustanovení, která Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění těchto auditů a šetření v souladu s jejich příslušnými pravomocemi výslovně zmocňují.
HLAVA XI
PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 112
Žádosti Evropského parlamentu a Rady o informace
Evropský parlament, Rada a Komise jsou oprávněny získávat od subjektu Unie jakékoli informace nebo vysvětlení týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich oblasti působnosti.
Článek 113
Přijetí nového finančního nařízení subjektu Unie
Každý subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nové finanční nařízení tak, aby vstoupilo v platnost dnem 1. ledna 2014 a v každém případě do šesti měsíců ode dne, k němuž subjekt spadá do oblasti působnosti článku 208 uvedeného nařízení poté, co získá příspěvek z rozpočtu.
Článek 114
Prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie
Správní rada přijme v případě potřeby a s předchozím souhlasem Komise prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie, a to na návrh jeho ředitele.
Článek 115
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 se s účinkem ode dne 1. ledna 2014 zrušuje. Článek 40 se však nadále použije do dne 31. prosince 2014 a čl. 27 odst. 4 a 7 se nadále použije do dne 31. prosince 2015.
Článek 116
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie. Použije se ode dne 1. ledna 2014. Článek 47 a čl. 82 odst. 5 se však použijí ode dne 1. ledna 2015 a článek 32 a čl. 33 odst. 5 a 8 se použijí ode dne 1. ledna 2016.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.
REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 1271/2013 AL COMISIEI
din 30 septembrie 2013
privind regulamentul financiar cadru pentru organismele menționate la articolul 208 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (1), în special articolul 208,
întrucât:
(1)
Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 al Comisiei (2) privind regulamentul financiar cadru pentru organismele instituite de Comunități a avut drept bază Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (3). Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 a fost înlocuit de Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012. Prin urmare, este necesar să se revizuiască Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002. Din motive de claritate, este necesar să se înlocuiască Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002.
(2)
Este necesar să se ia în considerare Declarația comună a Parlamentului European, a Consiliului UE și a Comisiei Europene privind agențiile descentralizate din 19 iulie 2012.
(3)
Este necesar ca anumite dispoziții ale Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2343/2002 să fie revizuite, pentru a se lua în considerare experiența dobândită în aplicarea acestuia.
(4)
Prezentul regulament ar trebui să stabilească principiile generale și normele de bază aplicabile organismelor instituite în temeiul TFUE și al Tratatului Euratom (denumite în continuare „organisme ale Uniunii”) care beneficiază de contribuții de la buget, fără a se aduce atingere actului constitutiv. Pe baza prezentului regulament, organismele Uniunii ar trebui să adopte propriile norme financiare care nu se pot îndepărta de regulament decât în cazul în care nevoile lor specifice impun acest lucru și cu acordul prealabil al Comisiei.
(5)
Totuși organismele Uniunii care se autofinanțează integral, cărora nu li se aplică prezentul regulament, ar trebui să stabilească, pentru a asigura coerența, norme similare atunci când este cazul. În conformitate cu Declarația comună a Parlamentului European, a Consiliului și a Comisiei din 19 iulie 2012, aceste organisme ar trebui să prezinte Parlamentului European, Consiliului și Comisiei un raport anual privind execuția bugetului lor și să țină seama cu strictețe de cererile și recomandările acestora.
(6)
Organismele Uniunii ar trebui să-și întocmească bugetul și să realizeze execuția acestuia în conformitate cu cele cinci principii fundamentale ale legislației bugetare (unitate, exactitate, universalitate, specificitate și anualitate, precum și cu principiile echilibrului, unității de cont, bunei gestiuni financiare și transparenței.
(7)
Ar trebui să fie evidențiat caracterul de element de echilibru al contribuției Uniunii. Partea din rezultatul pozitiv al bugetului organismului Uniunii care depășește valoarea contribuției Uniunii plătite în timpul exercițiului trebuie returnată bugetului Uniunii.
(8)
În cazul în care actul constitutiv prevede că veniturile constau în redevențe și taxe în plus față de contribuția Uniunii, și că veniturile rezultate din redevențe și taxe sunt alocate pentru finanțarea unor anumite cheltuieli, organismele Uniunii ar trebui să aibă posibilitatea de a reporta soldul sub formă de venituri alocate.
(9)
Este necesar să se asigure că redevențele sunt stabilite la un nivel adecvat pentru a acoperi costurile furnizării serviciilor și pentru a se evita excedente semnificative.
(10)
Delegarea de sarcini de execuție bugetară organismelor Uniunii trebuie să fie justificată în mod corespunzător de caracteristicile sarcinilor și de expertiza specifică a organismului Uniunii, asigurându-se totodată o bună gestiune financiară și eficiența din punctul de vedere al costurilor. Sarcinile delegate ar trebui să fie compatibile cu actul constitutiv.
(11)
Organismelor Uniunii ar trebui să li se permită să primească granturi ad-hoc numai în cazul în care acest lucru este prevăzut în mod expres în actele de bază relevante și este autorizat prin actul constitutiv.
(12)
În temeiul articolului 50 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, organismul Uniunii trebuie să ia parte la o analiză comparativă realizată împreună cu alte organisme și instituții ale UE.
(13)
Este necesar să se stabilească norme privind planul de acțiune în urma concluziilor evaluărilor periodice generale, pentru a se asigura punerea în aplicare eficientă a acestuia.
(14)
În scopul de a asigura o programare coerentă, organismul Uniunii ar trebui să elaboreze un document care să conțină programarea anuală și multianuală luându-se în considerare orientările Comisiei.
(15)
Organismul Uniunii ar trebui să alinieze calendarul programării anuale și multianuale la procedura bugetară pentru a asigura eficiența și coerența tuturor documentelor de programare.
(16)
Este necesar să se clarifice actuala arhitectură a auditului intern și a funcțiilor de control intern și să se raționalizeze cerințele în materie de raportare. Funcția de audit intern din cadrul organismului Uniunii ar trebui să fie îndeplinită de auditorul intern al Comisiei, care ar trebui să efectueze audituri în cazul în care riscurile implicate le justifică. Este necesar să se prevadă norme privind stabilirea și funcționarea capacităților de audit intern.
(17)
Obligațiile în materie de raportare ar trebui să fie raționalizate. Organismele Uniunii ar trebui să furnizeze un raport anual de activitate consolidat care să includă informații complete cu privire la punerea în aplicare a programului său de lucru, la buget, la planul de politică de personal, la sistemele de gestiune și de control intern.
(18)
În vederea îmbunătățirii eficienței din punctul de vedere al costurilor a organismelor Uniunii, este necesar să se prevadă posibilitatea de a partaja servicii sau de a le transfera unui alt organism al Uniunii sau Comisiei. În special eficiența din punctul de vedere al costurilor poate fi îmbunătățită, permițându-i contabilului Comisiei să preia toate sarcinile contabilului organismului Uniunii sau o parte a acestora.
(19)
Astfel cum se prevede în Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, posibilitatea de a defalca în tranșe anuale angajamente care se întind pe mai mulți ani ar trebui să fie permisă numai în cazul în care actul constitutiv sau actul de bază prevede acest lucru sau în cazul în care acestea sunt legate de cheltuieli administrative.
(20)
Pentru a alinia normele privind veniturile alocate la cele din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, este necesar să se prevadă norme pentru o diferențierea veniturilor alocate (interne și externe) și pentru reportarea lor.
(21)
Pentru a alinia normele privind regimul aplicat dobânzii generate de contribuția Uniunii la organismul Uniunii la cele din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, este necesar să se prevadă că dobânda nu revine bugetului.
(22)
Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 prevede posibilitatea de a se încheia un angajament juridic înaintea unui angajament bugetar, în anumite cazuri. Organismele Uniunii ar trebui, de asemenea, să prevadă această posibilitate.
(23)
Pentru a asigura coerența dintre Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 și Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, nu ar trebui să fie permise dispoziții specifice privind achizițiile publice și granturile. Aplicarea unui set unic de norme asigură simplificarea activității organismului Uniunii și permite utilizarea orientărilor și modelelor pregătite de Comisie.
(24)
Posibilitatea de a se acorda premii de către organismul Uniunii ar trebui să fie introdusă pentru a alinia dispozițiile Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2343/2002 la Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
(25)
Pentru a identifica și gestiona în mod corect riscul de conflict de interese real sau perceput, organismele Uniunii ar trebui să fie obligate să adopte norme privind prevenirea și gestionarea conflictelor de interese. Astfel de norme ar trebui să țină seama de orientările elaborate de Comisie în urma declarației comune a Parlamentului European, a Consiliului și a Comisiei din 19 iulie 2012.
(26)
Dispozițiile privind politica imobiliară, inclusiv introducerea posibilității și condițiilor care permit organismelor Uniunii să contracteze împrumuturi, ar trebui să fie aliniate la Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 pentru a se asigura o aplicare coerentă a noilor norme de către toate organismele și instituțiile Uniunii.
(27)
Este necesar să se prevadă dispoziții tranzitorii în materie de programare și raportare, având în vedere faptul că este necesar un anumit timp pentru Comisie, pentru a elabora orientări corespunzătoare în cooperare cu organismele Uniunii.
(28)
Prezentul regulament ar trebui să intre în vigoare în ziua care urmează datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, pentru a permite adoptarea la timp, de la 1 ianuarie 2014, a regulamentelor financiare revizuite ale organismelor Uniunii, astfel încât să se asigure norme coerente pentru următorul cadru financiar multianual,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
TITLUL I
DISPOZIȚII GENERALE
Articolul 1
Obiectul
Prezentul regulament stabilește normele financiare esențiale pe baza cărora organismul Uniunii își adoptă propriile norme financiare. Normele financiare ale organismului Uniunii nu se depărtează de la prezentul regulament decât în cazul în care nevoile sale specifice impun acest lucru și cu acordul prealabil al Comisiei.
Articolul 2
Definiții
În sensul prezentului regulament, se aplică următoarele definiții:
-
„act constitutiv” înseamnă instrumentul legislativ al Uniunii care reglementează principalele aspecte ale creării și funcționării organismului Uniunii;
-
„bugetul organismului Uniunii” înseamnă un instrument care, pentru fiecare exercițiu financiar, prevede și autorizează toate veniturile și cheltuielile considerate necesare pentru organismul Uniunii;
-
„organism al Uniunii” înseamnă orice organism menționat la articolul 208 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012;
-
„consiliu de administrație” înseamnă principala entitate internă a organismului Uniunii care este responsabilă pentru luarea deciziilor în domeniul financiar și bugetar, indiferent de denumirea dată în actul constitutiv;
-
„director” înseamnă persoana responsabilă pentru punerea în aplicare a deciziilor consiliului de administrație și pentru execuția bugetului organismului Uniunii în calitate de ordonator de credite, indiferent de titlul atribuit persoanei respective în actul constitutiv;
-
„comitet executiv” înseamnă entitatea internă a organismului Uniunii care asistă consiliul de administrație și ale cărui responsabilități și norme de procedură sunt stabilite în actul constitutiv.
Articolul 3
Perioade, date și termene
Cu excepția cazului în care se prevede altfel, Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 1182/71 al Consiliului (4) se aplică în termenele prevăzute de prezentul regulament.
Articolul 4
Protecția datelor cu caracter personal
Prezentul regulament nu aduce atingere dispozițiilor Directivei 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului (5) și ale Regulamentului (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (6).
Articolul 5
Respectarea principiilor bugetare
Bugetul organismului Uniunii se întocmește și se execută în conformitate cu principiile unității, exactității bugetare, anualității, echilibrului, unității de cont, universalității, specificității, bunei gestiuni financiare, care necesită un control intern eficace și eficient, precum și al transparenței, în conformitate cu prezentul regulament.
TITLUL II
PRINCIPII BUGETARE
CAPITOLUL 1
Principiile unității și exactității bugetare
Articolul 6
Domeniul de aplicare al bugetului organismului Uniunii
(1) Bugetul organismului Uniunii cuprinde:
(a)
venituri proprii constituite din redevențe și taxe pe care organismul Uniunii este autorizat să le colecteze în temeiul sarcinilor care i-au fost încredințate, precum și orice alte venituri;
(b)
venituri constituite din orice contribuții financiare ale statelor membre gazdă;
(c)
o contribuție acordată de Uniune;
(d)
venituri alocate unor cheltuieli specifice în conformitate cu articolul 23 alineatul (1);
(e)
cheltuielile organismului Uniunii, inclusiv cheltuieli administrative.
(2) Veniturile constituite din redevențe și taxe nu se alocă decât în cazuri excepționale și justificate în mod corespunzător menționate în actul constitutiv.
(3) Atunci când unul sau mai multe acte constitutive prevăd că unele sarcini clar definite sunt finanțate separat sau atunci când organismul Uniunii execută sarcini care îi sunt încredințate printr-un acord de delegare, acesta deține conturi separate privind operațiunile de venituri și cheltuieli. Organismul Uniunii identifică în mod clar fiecare grup de sarcini în programarea resurselor sale umane care este inclusă în documentul de programare anuală și multianuală menționat la articolul 32.
Articolul 7
Granturi ad hoc
(1) Organismele Uniunii nu pot primi granturi ad hoc de la buget, cu excepția cazului în care acest lucru este autorizat în actul constitutiv și prevăzut în mod expres în actul de bază.
(2) În cazul în care organismul Uniunii a fost autorizat să primească granturi ad hoc, sarcinile finanțate de aceste granturi se includ în programul de lucru anual menționat la articolul 32 alineatul (3).
Articolul 8
Acorduri de delegare
(1) Organismului Uniunii nu i se pot încredința sarcini de execuție bugetară de către Comisie, cu excepția cazului în care acest lucru este justificat în mod corespunzător de natura specială a acțiunii și de expertiza specifică a organismului Uniunii.
(2) Alegerea organismului Uniunii ține seama în mod corespunzător de:
(a)
eficiența din punctul de vedere al costurilor a încredințării acestor sarcini;
(b)
impactul asupra structură de guvernanță a organismului și asupra resurselor sale financiare și umane.
(3) În cazul în care Comisia încredințează în mod excepțional sarcini organismului Uniunii:
(a)
pentru fondurile alocate acestor sarcini se aplică articolul 60 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 organismului Uniunii, nu articolele 108 și 109 din prezentul regulament;
(b)
sarcinile încredințate ar trebui să fie prevăzute în programul de lucru anual al organismului Uniunii, menționat la articolul 32 alineatul (3), numai în scop informativ.
(4) Fără a se aduce atingere alineatului (2), ordonatorul de credite se consultă cu consiliul de administrație înainte de semnarea acordului de delegare.
Articolul 9
Norme speciale privind principiile unității și exactității bugetare
(1) Nu se colectează venituri și nu se efectuează cheltuieli decât dacă sunt înregistrate la o linie din bugetul organismului Uniunii.
(2) Nu poate fi angajată sau autorizată nicio cheltuială în plus față de creditele autorizate prin bugetul organismului Uniunii.
(3) Nici un credit nu poate fi înregistrat în buget organismului Uniunii decât dacă se referă la un articol de cheltuieli considerat necesar.
(4) Dobânzile generate de plăți de prefinanțare efectuate de la bugetul organismului Uniunii nu revin organismului Uniunii.
CAPITOLUL 2
Principiul anualității
Articolul 10
Definiție
Creditele înregistrate în bugetul organismului Uniunii se autorizează pentru exercițiul financiar care începe la data de 1 ianuarie și se încheie la data de 31 decembrie.
Articolul 11
Tipuri de credite
(1) Bugetul organismului Uniunii conține credite nediferențiate și, în cazul în care este justificat de necesități operaționale, credite diferențiate. Creditele diferențiate sunt formate din credite de angajament și credite de plată.
(2) Creditele de angajament acoperă costurile totale ale angajamentelor juridice asumate în cursul exercițiului financiar.
(3) Creditele de plată acoperă plăți efectuate pentru onorarea angajamentelor juridice asumate în cursul exercițiului financiar sau al exercițiilor financiare anterioare.
Articolul 12
Contabilizarea veniturilor și a creditelor
(1) Veniturile organismului Uniunii menționate la articolul 6 se înregistrează în contabilitate pentru un exercițiu financiar pe baza sumelor colectate în cursul exercițiului financiar respectiv.
(2) Veniturile organismului Uniunii dau naștere unor credite de plată în cuantum echivalent.
(3) Creditele autorizate pentru un exercițiu financiar se utilizează numai pentru acoperirea cheltuielilor angajate și plătite în exercițiul financiar în cauză, și pentru acoperirea sumelor datorate pentru angajamente din exercițiile financiare anterioare.
(4) Angajamentele se înregistrează în contabilitate în temeiul angajamentelor juridice asumate până la data de 31 decembrie.
(5) Plățile se înregistrează în contabilitatea unui exercițiu financiar pe baza plăților efectuate de contabil până la data de 31 decembrie a exercițiului financiar în cauză.
Articolul 13
Angajarea creditelor
Creditele înscrise în bugetul organismului Uniunii pot fi angajate cu efect de la 1 ianuarie de îndată ce bugetul organismului Uniunii a fost adoptat definitiv.
Articolul 14
Anularea și reportarea creditelor
(1) Creditele care nu au fost utilizate până la sfârșitul exercițiului financiar pentru care au fost înregistrate se anulează. Totuși, acestea pot fi reportate, dar numai pentru exercițiul financiar următor, printr-o decizie adoptată până la 15 februarie de către consiliul de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite aceasta, de către comitetul executiv, în conformitate cu alineatele (3) și (4), sau pot fi reportate în mod automat, în conformitate cu alineatul (5).
(2) Creditele de cheltuieli cu personalul nu pot fi reportate.
(3) Pentru creditele de angajament diferențiate și pentru creditele de angajament nediferențiate încă neangajate la sfârșitul exercițiului financiar pot fi reportate:
(a)
sumele corespunzătoare creditelor de angajament;
(b)
sumele corespunzătoare creditelor de angajament nediferențiate legate de proiecte imobiliare pentru care majoritatea etapelor pregătitoare ale procedurii de angajament au fost finalizate până la 31 decembrie; etapa pregătitoare a procedurii de angajament se precizează în normele de aplicare a regulamentului financiar al fiecărui organism al Uniunii.
Sumele în cauză pot fi angajate până la data de 31 martie a exercițiului financiar următor sau până la data de 31 decembrie a exercițiului financiar următor pentru sume destinate proiectelor imobiliare.
(4) Creditele de plată se pot reporta pentru sumele necesare pentru acoperirea angajamentelor existente sau a angajamentelor legate de creditele de angajament reportate, dacă creditele de plată prevăzute pentru liniile relevante din bugetul pentru exercițiul financiar următor nu sunt suficiente pentru a acoperi nevoile.
Organismul Uniunii respectiv utilizează mai întâi creditele autorizate pentru exercițiul financiar în curs și nu utilizează creditele reportate înainte de epuizarea primelor credite.
(5) Creditele nediferențiate care corespund unor obligații contractate în mod corespunzător la sfârșitul exercițiului financiar se reportează automat numai pentru exercițiul financiar următor.
(6) Creditele reportate care nu au fost angajate până la data de 31 martie a anului N + 1 se anulează automat și se identifică în contabilitate.
Articolul 15
Norme privind reportarea veniturilor alocate
Reportarea veniturilor alocate menționate la articolul 23 și a creditelor neutilizate, disponibile la data de 31 decembrie, provenind din veniturile alocate se efectuează în conformitate cu următoarele norme:
(a)
veniturile alocate externe se reportează în mod automat și se utilizează în totalitate până la efectuarea tuturor operațiunilor legate de programul sau de acțiunea pentru care acestea au fost alocate; veniturile alocate externe încasate în ultimul an al programului sau al acțiunii pot fi utilizate în primul an al programului sau al acțiunii următoare;
(b)
veniturile alocate interne se reportează numai în limita unui an, cu excepția veniturilor interne alocate menționate la articolul 23 alineatul (3) litera (f), care se reportează automat.
Cel târziu până la 1 iunie a anului N + 1, organismul Uniunii informează Comisia cu privire la execuția veniturilor alocate reportate.
Articolul 16
Dezangajarea creditelor
În cazul în care se dezangajează credite în orice exercițiu financiar ulterior celui în care creditele au fost înregistrate în bugetul organismului Uniunii ca urmare a neaplicării totale sau parțiale a acțiunilor pentru care fuseseră afectate, creditele corespunzătoare se anulează.
Articolul 17
Angajamente
(1) Începând cu data de 15 octombrie a fiecărui an, cheltuielile administrative curente pot fi angajate în avans din creditele prevăzute pentru exercițiul financiar următor. Cu toate acestea, astfel de angajamente nu depășesc un sfert din creditele stabilite de consiliul de administrație în cadrul liniei bugetare corespunzătoare pentru exercițiul financiar curent. Angajamentele respective nu se aplică unui nou tip de cheltuieli, care nu a fost, de principiu, aprobat încă în ultimul buget al organismului Uniunii, adoptat în mod corespunzător.
(2) Cheltuielile care se plătesc în avans, de exemplu chiriile, pot genera plăți începând cu data de 1 decembrie, care vor fi contabilizate în contul creditelor pentru exercițiul financiar următor. În acest caz, limita menționată la alineatul (1) nu se aplică.
Articolul 18
Norme aplicabile în cazul adoptării cu întârziere a bugetului organismului Uniunii
(1) În cazul în care bugetul organismului Uniunii nu a fost adoptat definitiv la începutul exercițiului financiar, se aplică normele prevăzute la alineatele (2)-(6).
(2) Angajamentele și plățile se pot efectua în limitele prevăzute la alineatul (3).
(3) Se pot asuma angajamente pe capitole până la maximum o pătrime din creditele totale autorizate în capitolul relevant pentru exercițiul financiar anterior, plus o douăsprezecime pentru fiecare lună scursă.
Nu se depășește limita creditelor prevăzute în situația estimărilor de venituri și cheltuieli.
Plățile se pot efectua lunar pe capitole până la cel mult o douăsprezecime din creditele autorizate în capitolul relevant pentru exercițiul financiar anterior. Cu toate acestea, suma nu depășește o douăsprezecime din creditele prevăzute pentru același capitol în situația estimărilor de venituri și cheltuieli.
(4) Creditele autorizate în capitolul relevant din exercițiul financiar anterior, după cum se menționează la alineatele (2) și (3), se interpretează ca referindu-se la creditele votate în bugetul organismului Uniunii, inclusiv prin bugete rectificative, și în urma ajustării pentru transferurile efectuate în cursul exercițiului financiar respectiv.
(5) La solicitarea directorului, dacă este necesar pentru continuitatea acțiunilor organismului Uniunii și pentru necesitățile de gestiune, consiliul de administrație poate autoriza cheltuieli care depășesc o douăsprezecime provizorie, dar care nu depășesc totalul de patru douăsprezecimi provizorii, cu excepția cazurilor justificate în mod corespunzător, atât pentru angajamente, cât și pentru plăți, în plus față de cele puse în mod automat la dispoziție în conformitate cu alineatele (2) și (3).
Douăsprezecimile suplimentare se autorizează integral și nu sunt divizibile.
(6) Dacă, pentru un anumit capitol, autorizarea a patru douăsprezecimi provizorii acordate în conformitate cu alineatul (5) nu este suficientă pentru acoperirea cheltuielilor necesare pentru a se evita o întrerupere a acțiunii organismului Uniunii în domeniul acoperit de capitolul în cauză, se poate autoriza în mod excepțional depășirea valorii creditelor înscrise în capitolul corespunzător din bugetul exercițiului financiar anterior al organismului Uniunii. Consiliul administrativ hotărăște în conformitate cu procedurile prevăzute la alineatul (5). Cu toate acestea, valoarea globală a creditelor disponibile în bugetul organismului Uniunii al exercițiului financiar anterior sau în proiectul de buget al organismului Uniunii, astfel cum sunt propuse, nu poate fi depășită în nici un caz.
CAPITOLUL 3
Principiul echilibrului
Articolul 19
Definiție și domeniul de aplicare
(1) Veniturile și creditele de plată sunt echilibrate.
(2) Creditele de angajament nu pot depăși cuantumul contribuției Uniunii, la care se adaugă veniturile proprii și orice alte venituri menționate la articolul 6.
(3) Pentru organismele pentru care veniturile sunt constituite din redevențe și taxe, în plus față de contribuția Uniunii, redevențele ar trebui stabilite la un nivel care să evite o acumulare importantă a surplusului. În cazul în care un rezultat bugetar pozitiv sau negativ important, în sensul articolului 97, devine recurent, nivelul redevențelor și taxelor este revizuit.
(4) Organismul Uniunii nu poate realiza împrumuturi în cadrul bugetului său.
(5) Contribuția Uniunii la organismul Uniunii constituie pentru bugetul organismului Uniunii o contribuție de echilibrare și poate fi împărțită în mai multe plăți.
(6) Organismul Uniunii aplică o gestiune riguroasă a numerarului, ținând seama de veniturile alocate, pentru a se asigura că soldurile sale de numerar se limitează la cerințele justificate în mod corespunzător. Odată cu solicitările sale de plată, organismul prezintă previziuni detaliate și actualizate ale necesarului său de numerar pe parcursul unui an, inclusiv informații privind veniturile alocate.
Articolul 20
Rezultatul bugetar din exercițiul financiar
(1) În cazul în care rezultatul bugetar în sensul articolului 97 este pozitiv, acesta este rambursat Comisiei până la valoarea contribuției plătite în cursul exercițiului. Partea rezultatului bugetar care depășește valoarea contribuției Uniunii plătite în cursul exercițiului se înregistrează în bugetul organismului Uniunii pentru exercițiul financiar următor ca venit.
Primul paragraf se aplică, de asemenea, atunci când veniturile organismului Uniunii sunt constituite din redevențe și taxe în plus față de contribuția Uniunii.
Diferența dintre contribuția înscrisă în buget și cea plătită efectiv organismului Uniunii se anulează.
Organismul Uniunii prezintă, până la data de 31 ianuarie a exercițiului N cel târziu, o estimare a rezultatului bugetar din exercițiul N - 1, care trebuie restituit bugetului ulterior în exercițiul N, pentru a completa informațiile deja disponibile privind rezultatul bugetar din exercițiul N - 2. Comisia ține seama în mod corespunzător de aceste informații atunci când evaluează nevoile financiare ale organismului Uniunii aferente exercițiului N + 1.
(2) În situații excepționale, în cazul în care actul constitutiv prevede că veniturile rezultate din redevențe și taxe sunt alocate pentru anumite cheltuieli, organismul Uniunii poate reporta soldul redevențelor și taxelor ca venituri alocate pentru activitățile legate de furnizarea serviciilor pentru care se datorează redevențe.
(3) În cazul în care rezultatul bugetar în sensul articolului 97 este negativ, acesta se înregistrează în bugetul organismului Uniunii pentru exercițiul următor drept credite de plată sau, după caz, este dedus din rezultatul bugetar pozitiv al organismului Uniunii din următoarele exerciții financiare.
(4) Veniturile sau creditele de plată se înregistrează în bugetul organismului Uniunii în cursul procedurii bugetare recurgându-se la procedura scrisorii rectificative prevăzută la articolul 39 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 sau, în timpul execuției bugetului organismului Uniunii, prin intermediul unui buget rectificativ.
CAPITOLUL 4
Principiul unității de cont
Articolul 21
Utilizarea monedei euro
Bugetul organismului Uniunii se întocmește și se execută în euro, iar conturile se prezintă în euro. Cu toate acestea, pentru fluxurile de numerar, contabilul și, în cazul conturilor de avans, administratorii de avans sunt autorizați să efectueze operațiuni în alte monede, în conformitate cu normele financiare ale fiecărui organism al Uniunii.
CAPITOLUL 5
Principiul universalității
Articolul 22
Definiție și domeniul de aplicare
Fără a se aduce atingere articolului 23, veniturile totale acoperă creditele totale de plată. Fără a se aduce atingere articolului 25, toate veniturile și cheltuielile se înregistrează integral fără a fi compensate între ele.
Articolul 23
Venituri alocate
(1) Veniturile alocate externe și veniturile alocate interne se utilizează pentru finanțarea unor cheltuieli specifice.
(2) Următoarele elemente constituie venituri alocate externe:
(a)
contribuțiile financiare din partea statelor membre și a țărilor terțe, inclusiv, în ambele cazuri, din partea agențiilor publice ale acestora, a entităților sau a persoanelor fizice pentru anumite activități ale organismelor Uniunii, în măsura în care acest lucru este prevăzut în acordul încheiat între organismul Uniunii și statele membre, țările terțe sau agențiile publice, entitățile sau persoanele fizice în cauză;
(b)
veniturile alocate pentru o anumită destinație, precum veniturile din fundații, subvenții, donații și moșteniri;
(c)
contribuțiile financiare, altele decât cele de la litera (a), la activitățile organismelor Uniunii din partea țărilor terțe sau a unor diverse alte organisme care nu sunt ale Uniunii:
-
venituri din granturile ad hoc menționate la articolul 7;
-
venituri provenite din acordurile de delegare menționate la articolul 8;
(d)
veniturile alocate interne menționate la alineatul (3), în măsura în care sunt auxiliare celorlalte venituri menționate la literele (a)-(c) ale prezentului alineat;
(e)
veniturile provenite din redevențe și taxe menționate la articolul 6 alineatul (2).
(3) Următoarele elemente constituie venituri alocate interne:
(a)
venituri de la terți pentru bunuri, servicii sau activități prestate la cererea acestora, cu excepția redevențelor și taxelor menționate la articolul 6 alineatul (1) litera (a);
(b)
veniturile din vânzarea de vehicule, echipamente, instalații, materiale și aparatură științifică și tehnică, înlocuite sau casate după amortizarea completă a valorii contabile a acestora;
(c)
veniturile obținute din rambursarea, în conformitate cu articolul 62, a sumelor plătite în mod necuvenit;
(d)
încasările din livrări de bunuri, prestări de servicii sau efectuarea de lucrări pentru instituțiile Uniunii sau pentru alte organisme ale Uniunii;
(e)
plățile asigurărilor încasate;
(f)
veniturile din închirieri;
(g)
veniturile din vânzarea publicațiilor și a filmelor, inclusiv a celor pe suport electronic;
(h)
venituri provenite din rambursări ulterioare ale impozitelor, în conformitate cu articolul 25 alineatul (3) litera (b).
(4) Fără a se aduce atingere articolului 23 alineatul (2) litera (e), actul constitutiv relevant poate, de asemenea, să aloce venitul care este prevăzut pentru cheltuieli specifice. În absența unor dispoziții contrare în actul constitutiv relevant, respectivele venituri constituie venituri alocate interne.
(5) Toate veniturile în sensul alineatului (2) literele (a)-(c) și al alineatului (3) literele (a) și (d) acoperă toate cheltuielile directe sau indirecte efectuate pentru activitatea sau scopul respectiv.
(6) Bugetul organismului Uniunii include linii pentru înregistrarea veniturilor alocate externe și a veniturilor alocate interne și, în măsura posibilului, precizează valoarea acestora.
Veniturile alocate pot fi incluse în estimările de venituri și cheltuieli numai în limita valorilor care sunt sigure la data întocmirii estimării.
Articolul 24
Donații
(1) Directorul poate accepta orice donație făcută organismului Uniunii, precum fundații, subvenții, cadouri și moșteniri.
(2) Acceptarea unor donații care pot implica obligații financiare este supusă aprobării prealabile a consiliului de administrație sau, când actul constitutiv permite aceasta, a comitetului executiv care hotărăște în termen de două luni de la data la care i-a fost prezentată solicitarea. Dacă consiliul de administrație sau, când actul constitutiv permite aceasta, comitetul executiv nu reușește să ia o hotărâre în această perioadă, donația se consideră a fi acceptată.
Articolul 25
Norme privind deducerile și regularizări datorate cursului de schimb
(1) Se pot face următoarele deduceri din cererile de plată, care apoi sunt ordonanțate în sumă netă:
(a)
penalități impuse părților la contracte de achiziții publice sau beneficiarilor;
(b)
sconturi, rambursări și rabaturi la facturi și declarații de cheltuieli individuale;
(c)
regularizări ale sumelor plătite în mod necuvenit.
Regularizările menționate la primul paragraf litera (c) se pot face prin deducere directă dintr-o nouă plată interimară sau din plata soldului către același beneficiar în cadrul capitolului, articolului și exercițiului financiar în care s-a efectuat plata excedentară.
Deducerilor menționate la alineatul (1) litera (c) li se aplică normele contabile ale Uniunii.
(2) Costul produselor și serviciilor furnizate organismului Uniunii care includ impozite rambursate de statele membre în temeiul Protocolului privind privilegiile și imunitățile Uniunii Europene, se impută bugetului organismului Uniunii pentru suma fără impozite, cu condiția ca acestea să se aplice organismului Uniunii.
(3) Costul produselor și serviciilor furnizate organismului Uniunii care includ impozite rambursate de țări terțe în temeiul unor acorduri relevante, se poate imputa bugetului organismului Uniunii pentru oricare din următoarele:
(a)
suma fără impozite;
(b)
suma care include impozitele. În acest caz, rambursările ulterioare ale impozitelor sunt considerate venituri alocate interne.
(4) Orice impozite naționale suportate temporar de către organismul Uniunii în temeiul alineatelor (2) și (3) se înregistrează într-un cont de așteptare până la rambursarea lor de către statul în cauză.
(5) Orice rezultat bugetar negativ se înregistrează în bugetul organismului Uniunii drept cheltuieli.
(6) Se pot face regularizări cu privire la diferențele de curs de schimb apărute în execuția bugetară a organismului Uniunii. Rezultatul final - profit sau pierdere - se înregistrează în rezultatul bugetar al exercițiului.
CAPITOLUL 6
Principiul specificității
Articolul 26
Dispoziții generale
Creditele se alocă unor destinații specifice pe titluri și capitole. Capitolele sunt subîmpărțite în articole și rubrici.
Articolul 27
Transferuri
(1) Directorul poate efectua transferuri de credite:
(a)
de la un titlu la altul, în limita a 10 % din creditele exercițiului financiar indicat în linia din care se efectuează transferul;
(b)
de la un capitol la altul și de la un articol la altul, nelimitat.
(2) Peste limita prevăzută la alineatul (1), directorul poate propune consiliului de administrație sau, când actul constitutiv permite aceasta, comitetului executiv, transferuri de credite de la un titlu la altul. Consiliul de administrație sau, când actul constitutiv permite aceasta, comitetul executiv are trei săptămâni la dispoziție pentru a se opune unor astfel de transferuri. După expirarea acestui termen, se consideră că transferurile au fost acceptate.
(3) Propunerile de transferuri și transferurile efectuate în temeiul alineatelor (1) și (2) sunt însoțite de documente justificative corespunzătoare și detaliate care prezintă execuția creditelor și estimarea necesarului până la sfârșitul exercițiului financiar, atât pentru rubricile bugetare care urmează să fie creditate, cât și pentru acelea din care se repartizează creditele.
(4) Directorul informează consiliul de administrație, cât mai curând posibil, cu privire la toate transferurile efectuate. Directorul informează Parlamentul European și Consiliul cu privire la toate transferurile efectuate în temeiul alineatului (2).
Articolul 28
Norme speciale privind transferurile
(1) Creditele pot fi transferate numai la linii din bugetul organismului Uniunii pentru care bugetul organismului Uniunii a autorizat credite sau care poartă o mențiune simbolică „pro memoria”.
(2) Creditele corespunzătoare veniturilor alocate pot fi transferate numai dacă aceste venituri sunt utilizate în scopul pentru care sunt alocate.
CAPITOLUL 7
Principiul bunei gestiuni financiare
Articolul 29
Principiile economiei, eficienței și eficacității/principiul bunei gestiuni financiare
(1) Creditele se utilizează în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, și anume în conformitate cu principiile economiei, eficienței și eficacității.
(2) Principiul economiei prevede ca resursele utilizate de organismul Uniunii pentru desfășurarea activităților sale să fie puse la dispoziție în timp util, în cantitatea și la calitatea adecvate și la cel mai bun preț.
Principiul eficienței privește raportul optim dintre resursele utilizate și rezultatele obținute.
Principiul eficacității privește îndeplinirea obiectivelor specifice stabilite și obținerea rezultatelor scontate.
(3) Organismul Uniunii efectuează un exercițiu de analiză comparativă, menționată la articolul 50 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Analiza comparativă include:
-
o examinare a eficienței serviciilor orizontale ale organismului Uniunii;
-
o analiză costuri-beneficii a schimbului de servicii sau a transferului lor integral la alte organisme ale Uniunii sau la Comisie.
Atunci când efectuează analiza comparativă menționată la primul și al doilea paragraf, organismul Uniunii ia măsurile necesare pentru a se evita orice conflict de interese.
(4) Pentru toate sectoarele de activitate acoperite de bugetul organismului Uniunii se stabilesc obiective specifice, măsurabile, realizabile, relevante și datate. Realizarea acestor obiective se monitorizează prin indicatori de performanță pentru fiecare activitate, iar directorul transmite aceste informații consiliului de administrație. Aceste informații sunt furnizate anual și, cel mai târziu, în documentele care însoțesc proiectul de buget al organismului Uniunii.
(5) Pentru a îmbunătăți procesul decizional, organismul Uniunii efectuează evaluări ex ante și ex post, în conformitate cu orientările furnizate de Comisie. Respectivele evaluări se aplică tuturor programelor și activităților care implică cheltuieli semnificative, iar rezultatele evaluării se transmit consiliului de administrație.
(6) Directorul pregătește un plan de acțiune pentru a da curs concluziilor evaluărilor menționate la alineatul (5) și trimite rapoarte cu privire la progresele înregistrate de două ori pe an Comisiei și periodic consiliului de administrație.
(7) Consiliul de administrație examinează aplicarea planului de acțiune menționat la alineatul (6)
Articolul 30
Controlul intern al execuției bugetare
(1) Execuția bugetului organismului Uniunii se realizează în conformitate cu un control intern efectiv și eficient.
(2) În scopul execuției bugetului organismului Uniunii, controlul intern este definit drept un proces aplicabil la toate nivelurile gestiunii și menit să asigure în mod rezonabil realizarea următoarelor obiective:
(a)
eficacitatea, eficiența și economia operațiunilor;
(b)
fiabilitatea informațiilor;
(c)
protecția activelor și a informațiilor;
(d)
prevenirea, depistarea, corectarea și monitorizarea fraudelor și a neregulilor;
(e)
buna gestionare a riscurilor legate de legalitatea și regularitatea tranzacțiilor aferente, avându-se în vedere caracterul multianual al programelor, precum și natura plăților respective.
(3) Eficacitatea controlului intern se bazează pe cele mai bune practici internaționale și include, în special, următoarele:
(a)
separarea sarcinilor;
(b)
o strategie adecvată de gestionare și de control al riscurilor, inclusiv prin controale la nivelul beneficiarilor;
(c)
evitarea conflictelor de interese;
(d)
piste de audit corespunzătoare și integritatea datelor în sistemele de date;
(e)
proceduri pentru monitorizarea rezultatelor și de adoptare a măsurilor necesare ulterioare în ceea ce privește vulnerabilitățile constatate în materie de control intern și excepțiile;
(f)
evaluarea periodică a bunei funcționări a sistemului de control intern.
(4) Eficiența controlului intern se bazează pe următoarele elemente:
(a)
punerea în aplicare a unei strategii adecvate de gestionare și control al riscurilor, în urma coordonării între actorii interesați implicați în lanțul de control;
(b)
accesibilitatea rezultatelor controalelor efectuate la nivelul tuturor părților adecvate implicate în lanțul de control;
(c)
utilizarea, după caz, a avizelor de audit independent, cu condiția ca, în ceea ce privește activitatea subiacentă, calitatea acesteia să fie adecvată și acceptabilă și ca aceste activități să fi fost realizate în conformitate cu standardele convenite;
(d)
aplicarea la timp a unor măsuri corective, inclusiv, după caz, a unor sancțiuni disuasive;
(e)
eliminarea controalelor multiple;
(f)
ameliorarea raportului cost-beneficiu al controalelor.
CAPITOLUL 8
Principiul transparenței
Articolul 31
Publicarea conturilor, a bugetelor și a rapoartelor
(1) Bugetul organismului Uniunii se întocmește și se execută, iar conturile se prezintă în conformitate cu principiul transparenței.
(2) Un rezumat al bugetului organismului Uniunii și orice modificare a bugetului organismului Uniunii, astfel cum au fost adoptate definitiv, se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene în termen de trei luni de la adoptarea lor.
Rezumatul cuprinde principalele cinci linii bugetare de venituri, principalele cinci linii bugetare de cheltuieli pentru bugetul administrativ și operațional al organismului Uniunii, schema de personal și o estimare a numărului de agenți contractuali exprimat în echivalent normă întreagă pentru care se înscriu credite în buget, precum și a numărului de experți naționali detașați. De asemenea, indică cifrele pentru anul precedent.
(3) Bugetul organismului Uniunii, inclusiv schema de personal și bugetele rectificative ale organismului Uniunii, în forma finală în care au fost adoptate, precum și precizarea numărului de agenți contractuali exprimat în echivalent normă întreagă pentru care se înscriu credite în buget, precum și al experților naționali detașați, se transmit spre informare Parlamentului European și Consiliului, Curții de Conturi și Comisiei și se publică pe site-ul internet al organismului Uniunii respectiv în termen de patru săptămâni de la adoptarea lor.
(4) Organismul Uniunii pune la dispoziție pe site-ul său internet până cel târziu la data de 30 iunie a următorului exercițiu financiar, informații cu privire la beneficiarii fondurilor provenite din bugetul organismului Uniunii, inclusiv cu privire la experții contractați în temeiul articolului 89, în conformitate cu articolul 21 alineatele (2), (3) și (4) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 al Comisiei (7), într-un format standard. Informațiile publicate sunt ușor accesibile, transparente și complete. Informațiile se pun la dispoziție cu respectarea întocmai a cerințelor de confidențialitate și securitate, în special cu privire la protecția datelor cu caracter personal, prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 45/2001.
TITLUL III
ÎNTOCMIREA ȘI STRUCTURA BUGETULUI
CAPITOLUL 1
Întocmirea bugetului organismului Uniunii
Articolul 32
Programare anuală și multianuală
(1) Organismul Uniunii elaborează un document de programare care conține programare multianuale și anuale luând în considerare orientările stabilite de către Comisie.
(2) Programul multianual stabilește:
-
programarea strategică generală, inclusiv obiectivele, rezultatele preconizate și indicatorii de performanță;
-
programarea resurselor, care include bugetul multianual și resursele de personal.
Programarea resurselor include informații calitative și cantitative privind resursele umane și aspecte bugetare pentru raportare, în special:
-
pentru anii N - 1 și N, informațiile referitoare la numărul de funcționari, agenți temporari sau contractuali, astfel cum sunt definiți în statut, precum și la experții naționali detașați.
-
pentru anul N - 1, o estimare a operațiunilor bugetare în sensul articolului 97 și informații privind contribuțiile în natură ale statului membru gazdă acordate organismului Uniunii;
-
pentru anul N + 1 o estimare a numărului de funcționari, agenți temporari sau contractuali, astfel cum sunt definiți în statut;
-
pentru anii următori, un buget indicativ și programarea resurselor de personal.
Comisia trimite organismului Uniunii avizul serviciilor sale relevante cu privire la programarea resurselor umane.
În cazul în care organismul Uniunii nu ține seama pe deplin de avizele serviciilor Comisiei, acesta furnizează Comisiei explicații adecvate.
Programarea resurselor se actualizează anual. Programarea strategică se actualizează dacă este cazul, și în special pentru a reflecta rezultatul evaluărilor globale menționate în actul constitutiv.
(3) Programul anual de lucru al organismului Uniunii cuprinde obiective detaliate și rezultate preconizate, inclusiv indicatori de performanță. Acesta cuprinde, de asemenea, o descriere a acțiunii (acțiunilor) care urmează să fie finanțate și precizarea valorii resurselor financiare și a resurselor umane alocate fiecărei acțiuni. Programul de lucru anual se stabilește în concordanță cu programul de lucru multianual menționat la alineatul (1).
Acesta indică în mod clar ce sarcini ale organismului Uniunii au fost adăugate, modificate sau anulate față de exercițiul financiar anterior.
(4) Orice modificare substanțială a programului de lucru anual se adoptă în conformitate cu aceeași procedură folosită pentru programul de lucrul inițial, în conformitate cu dispozițiile actului constitutiv și cu articolul 33 din prezentul regulament.
Consiliul de administrație poate delega competența de a face modificări nesubstanțiale la programul de lucru anual ordonatorului de credite al organismului Uniunii.
Articolul 33
Întocmirea bugetului
(1) Bugetul se întocmește în conformitate cu dispozițiile actului constitutiv.
(2) Organismul Uniunii trimite Comisiei un proiect provizoriu de estimare a veniturilor și cheltuielilor sale și orientările generale care stau la baza estimării, până la data de 31 ianuarie a fiecărui an.
(3) În conformitate cu articolul 37 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, în fiecare an, organismul Uniunii transmite Comisiei, Parlamentului European și Consiliului o estimare a veniturilor și a cheltuielilor sale, astfel cum se precizează în actul constitutiv.
(4) Estimarea veniturilor și cheltuielilor organismului Uniunii include:
(a)
o schemă de personal care stabilește numărul de posturi permanente și temporare autorizate în limitele creditelor bugetare, pe grade și categorii;
(b)
dacă se modifică numărul persoanelor încadrate, o declarație de justificare a solicitării de noi posturi;
(c)
o estimare trimestrială a plăților și încasărilor în numerar;
(d)
informații privind realizarea tuturor obiectivelor stabilite anterior pentru diversele activități. Rezultatele evaluărilor sunt consultate și utilizate pentru a demonstra eventualele avantaje ale unei creșteri sau diminuări a bugetului propus al organismului Uniunii în comparație cu bugetul pentru anul N.
(5) Organismul Uniunii trimite Comisiei, Parlamentului European și Consiliului proiectul documentului de programare menționat la articolul 32 nu mai târziu de data de 31 ianuarie a fiecărui an, precum și orice versiune ulterioară actualizată a respectivului document.
(6) Ca parte a procedurii de adoptare a bugetului, Comisia trimite estimarea organismului Uniunii către Parlamentul European și Consiliu și propune valoarea contribuției pentru organismul Uniunii și numărul de angajați de care consideră că are nevoie organismul. Comisia furnizează proiectul de schemă de personal al organismelor Uniunii și o estimare a numărului de agenți contractuali și de experți naționali detașați exprimată în echivalent normă întreagă pentru care sunt propuse credite, imediat după ce Comisia a stabilit proiectul de buget.
(7) Parlamentul European și Consiliul adoptă schema de personal a organismului Uniunii și orice modificare ulterioară a acesteia, în conformitate cu articolul 38 alineatul (1). Schema de personal se publică într-o anexă la secțiunea III - Comisia - a bugetului.
(8) Bugetul organismului Uniunii și schema de personal, împreună cu documentul de programare menționat la articolul 32 se adoptă de către consiliul de administrație. Acestea devin definitive după adoptarea finală a bugetului care stabilește valoarea contribuției și schema de personal, iar dacă este nevoie, bugetul organismului Uniunii și schema de personal se modifică în mod corespunzător.
(9) Atunci când încredințează sarcini noi unui organism al Uniunii, Comisia, fără a aduce atingere procedurilor legislative de modificare a actului constitutiv, prezintă Parlamentului European și Consiliului informațiile necesare pentru a evalua impactul noilor sarcini asupra resurselor organismului Uniunii, pentru a se revizui, în cazul în care este necesar, finanțarea acestuia.
Articolul 34
Bugete rectificative
Orice modificare a bugetului organismului Uniunii, inclusiv a schemei de personal, face obiectul unui buget rectificativ adoptat pe baza aceleași proceduri ca și bugetul inițial al organismului Uniunii, în conformitate cu dispozițiile actului constitutiv și cu articolul 33 al prezentului regulament.
CAPITOLUL 2
Structura și prezentarea bugetului organismului uniunii
Articolul 35
Structura bugetului organismului Uniunii
Bugetul organismului Uniunii cuprinde o situație a veniturilor și o situație a cheltuielilor.
Articolul 36
Nomenclatorul bugetar
În măsura în care acest lucru se justifică prin natura activităților organismului Uniunii, situația cheltuielilor trebuie stabilită pe baza unui nomenclator cu o clasificare în funcție de destinație. Acest nomenclator se determină de organismul Uniunii și face o distincție clară între creditele administrative și creditele de funcționare.
Articolul 37
Prezentarea bugetului organismului Uniunii
Bugetul organismului Uniunii prezintă:
1.
în situația veniturilor:
(a)
veniturile estimate ale organismului Uniunii în exercițiul financiar respectiv („exercițiul N”);
(b)
veniturile estimate pentru exercițiul financiar anterior și veniturile exercițiului N - 2;
(c)
comentarii adecvate pentru fiecare linie de venituri;
2.
în situația cheltuielilor:
(a)
creditele de angajament și creditele de plată pentru exercițiul N;
(b)
creditele de angajament și creditele de plată pentru exercițiul financiar anterior și cheltuielile angajate și cheltuielile plătite în exercițiul N - 2, acestea din urmă fiind exprimate, de asemenea, ca procentaj din bugetul organismului Uniunii pentru exercițiul N;
(c)
un raport sintetic al plăților scadente de efectuat în exercițiile financiare ulterioare pentru acoperirea angajamentelor bugetare înregistrate în exerciții financiare anterioare;
(d)
comentarii adecvate pentru fiecare subdiviziune.
Articolul 38
Norme privind schemele de personal
(1) Schema de personal menționată la articolul 33 prezintă, în paralel cu numărul de posturi autorizate pentru exercițiul financiar, numărul autorizat pentru exercițiul anterior și numărul de posturi efectiv ocupate. Schema de personal reprezintă o limită absolută pentru organismul Uniunii; nu se poate face nicio încadrare de personal peste limita stabilită.
Cu toate acestea, cu excepția gradelor AD 16, AD 15, AD 14 și AD 13, consiliul de administrație poate modifica schema de personal cu până la 10 % din posturile autorizate, cu următoarele condiții:
(a)
să nu fie afectat volumul creditelor pentru personal corespunzător unui exercițiu financiar complet;
(b)
să nu fie depășită limita numărului total de posturi autorizate de schema de personal;
(c)
organismul Uniunii respectiv să fi participat la o analiză comparativă realizată împreună cu alte organisme ale Uniunii, analiză inițiată prin exercițiul Comisiei de evaluare a personalului.
(2) Prin derogare de la al doilea paragraf al alineatului (1), efectele desfășurării de activități cu program parțial autorizate de autoritatea de numire în conformitate cu Statutul personalului pot fi compensate cu alte numiri. În cazul în care un angajat solicită retragerea autorizației înainte de expirarea perioadei pentru care a fost acordată, organismul Uniunii ia, în cel mai scurt timp posibil, măsurile adecvate pentru respectarea limitei prevăzute de alineatul (1) litera (b) al doilea paragraf.
TITLUL IV
EXECUȚIA BUGETULUI ORGANISMULUI UNIUNII
CAPITOLUL 1
Dispoziții generale
Articolul 39
Execuție bugetară în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare
(1) Directorul îndeplinește îndatoririle de ordonator de credite. Acesta execută veniturile și cheltuielile bugetare în conformitate cu normele financiare ale organismului Uniunii și cu principiul bunei gestiuni financiare pe propria sa răspundere și în limitele creditelor autorizate.
(2) Fără a se aduce atingere responsabilităților ordonatorului de credite în ceea ce privește prevenirea și detectarea fraudei și a neregulilor, organismul Uniunii participă la activitățile de prevenire a fraudei ale Oficiului European de Luptă Antifraudă.
Articolul 40
Delegarea competențelor de execuție bugetară
(1) Directorul poate delega competențele de execuție bugetară unor membri ai personalului organismului Uniunii care intră sub incidența Statutului funcționarilor, în conformitate cu condițiile stabilite în normele financiare ale organismului Uniunii adoptate de către consiliul de administrație. Cei împuterniciți în acest mod pot acționa numai în limitele atribuțiilor care le-au fost conferite în mod expres.
(2) Delegatul poate subdelega atribuțiile primite în conformitate cu normele de aplicare a prezentului regulament menționate la articolul 114. Fiecare act de subdelegare necesită acordul explicit al directorului.
Articolul 41
Conflictul de interese
(1) Actorilor financiari, în sensul capitolului 2 din prezentul titlu, și altor persoane implicate în execuția și gestionarea bugetului, inclusiv în elaborarea actelor pregătitoare corespunzătoare, precum și în auditarea sau controlul bugetului, le este interzis să ia măsuri care pot genera un conflict între propriile lor interese și cele ale organismului Uniunii.
Dacă există acest risc, persoana în cauză se abține de la astfel de măsuri și prezintă situația autorității competente care constată în scris prezența sau absența unui conflict de interese. În cazul în care se constată existența unui conflict de interese, persoana în cauză își întrerupe toate activitățile legate de subiectul în cauză. Autoritatea competentă ia orice măsuri suplimentare necesare.
(2) În sensul alineatului (1), un conflict de interese există în cazul în care exercitarea imparțială și obiectivă a funcțiilor unui actor financiar sau ale unei alte persoane, astfel cum sunt menționate la alineatul (1), este compromisă din motive care implică familia, viața sentimentală, afinitățile politice sau naționale, interesul economic sau orice alt interes comun cu cel al destinatarului.
(3) Autoritatea competentă menționată la alineatul (1) este superiorul direct al angajatului în cauză. Dacă membrul personalului este directorul, autoritatea competentă este consiliul de administrație sau, când actul constitutiv permite aceasta, comitetul executiv.
(4) Organismul Uniunii adoptă norme privind prevenirea și gestionarea conflictelor de interese.
Articolul 42
Metoda de execuție bugetară a organismului Uniunii
(1) Bugetul organismului Uniunii se execută de către director în cadrul departamentelor aflate sub autoritatea sa.
(2) Sarcinile de expertiză tehnică și sarcinile administrative, preparatorii și auxiliare care nu implică exercitarea autorității publice sau utilizarea competenței de apreciere discreționară pot fi încredințate prin contract unor entități sau organisme externe din sectorul privat, dacă acest lucru se dovedește indispensabil.
CAPITOLUL 2
Actorii financiari
Secțiunea 1
Principiul separării sarcinilor
Articolul 43
Separarea sarcinilor
Sarcinile ordonatorului de credite și cele ale contabilului sunt separate și incompatibile între ele.
Secțiunea 2
Ordonatorul de credite
Articolul 44
Competențele și sarcinile ordonatorului de credite
(1) Ordonatorul de credite răspunde de execuția veniturilor și a cheltuielilor în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, precum și de asigurarea respectării cerințelor de legalitate și regularitate.
(2) În sensul alineatului (1), ordonatorul de credite, în conformitate cu standardele minime adoptate de consiliul de administrație și, când actul constitutiv permite aceasta, de comitetul executiv, pe baza unor standarde echivalente stabilite de Comisie pentru propriile departamente și ținând cont în mod adecvat de riscurile asociate mediului de gestionare și de natura acțiunilor finanțate, instituie structura organizațională, precum și sistemele de control intern adaptate executării sarcinilor ordonatorului de credite.
Instituirea acestei structuri și a acestor sisteme se bazează pe o analiză exhaustivă a riscurilor, care ține seama de raportul lor cost-eficacitate.
Ordonatorul de credite poate institui, în cadrul departamentelor sale, o funcție de expert și consilier care să îl ajute să controleze riscurile aferente activităților sale.
(3) Pentru execuția cheltuielilor, ordonatorul de credite procedează la angajamente bugetare și juridice, lichidează cheltuieli și ordonanțează plăți și desfășoară activitățile preliminare în vederea execuției creditelor.
(4) Execuția veniturilor include estimarea creanțelor, constatarea creanțelor de recuperat și emiterea ordinelor de recuperare. Această operațiune implică, de asemenea, renunțarea la creanțele constatate, dacă este cazul.
(5) Ordonatorul de credite păstrează documentele justificative pentru operațiunile desfășurate pentru o perioadă de cinci ani de la data deciziei de aprobare a descărcării de gestiune pentru execuția bugetară a organismului Uniunii. Datele cu caracter personal conținute de documentele justificative se șterg, dacă este posibil, atunci când datele respective nu mai sunt necesare în scopul descărcării bugetare, al controlului și al auditului. În orice caz, în ceea ce privește păstrarea datelor privind traficul, se aplică dispozițiile articolului 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001.
Articolul 45
Controalele ex ante
(1) Fiecare operațiune menționată la articolul 44 face obiectul a cel puțin unui control ex ante, bazat pe o analiză a documentelor și a rezultatelor disponibile în urma controalelor efectuate deja, referitoare la aspectele operaționale și financiare ale operațiunii.
Controalele ex ante constau în inițierea și verificarea unei operațiuni.
(2) Prin inițierea unei operațiuni se înțelege ansamblul operațiunilor de pregătire a adoptării actelor de execuție bugetară ale organismului Uniunii de către ordonatorii de credite menționați la articolele 33 și 34.
(3) Prin verificarea ex ante a unei operațiuni se înțelege ansamblul controalelor ex ante instituite de ordonatorul de credite pentru verificarea aspectelor operaționale și financiare ale operațiunii.
(4) Prin controalele ex ante se verifică coerența documentelor justificative solicitate și orice alte informații disponibile. Frecvența și intensitatea controalelor ex ante se stabilesc de ordonatorul de credite competent, ținând seama de considerații bazate pe analiza riscurilor și raportul cost-eficacitate. În cazul în care există îndoieli, ordonatorul de credite responsabil pentru validarea plății respective solicită informații suplimentare sau efectuează un control la fața locului în vederea obținerii unei asigurări rezonabile în cadrul controlului ex ante.
Scopul controalelor ex ante este acela de a stabili dacă:
(a)
cheltuielile sunt în ordine și respectă dispozițiile aplicabile;
(b)
s-a aplicat principiul bunei gestiuni financiare prevăzut la articolul 29.
În scopul controalelor, o serie de tranzacții individuale similare legate de cheltuielile curente cu salarii, pensii, rambursarea cheltuielilor de delegație și a cheltuielilor medicale pot fi considerate de către ordonatorul de credite ca fiind o singură operațiune.
(5) Pentru o operațiune dată, verificarea se realizează de membri ai personalului, alții decât cei care au inițiat operațiunea. Membrii personalului care efectuează verificarea nu pot fi în subordinea membrilor personalului care au inițiat operațiunea.
Articolul 46
Controalele ex post
(1) Ordonatorul de credite poate institui controale ex post pentru a verifica operațiunile aprobate deja în urma controalelor ex ante. Aceste controale pot fi organizate prin sondaj, în funcție de riscuri.
(2) Controalele ex post pot fi efectuate pe baza documentelor și, dacă este cazul, la fața locului.
Controalele ex post verifică dacă operațiunile finanțate de la bugetul organismului Uniunii sunt executate în mod corect și, în special, dacă sunt respectate criteriile menționate la articolul 45 alineatul (4).
Rezultatele controalelor ex post se revizuiesc cel puțin anual de către ordonatorul de credite pentru a identifica orice potențială problemă sistemică. Ordonatorul de credite ia măsuri pentru a soluționa aceste probleme.
Analiza de risc menționată la alineatul (1) se examinează luându-se în considerare rezultatele controalelor și alte informații relevante.
În cazul programelor multianuale, ordonatorul de credite stabilește o strategie de control multianuală, care precizează natura și amploarea controalelor în perioada respectivă și modul în care rezultatele vor fi măsurate de la un an la altul în vederea procesului anual de asigurare.
(3) Controalele ex ante se efectuează de alți membri ai personalului decât cei care efectuează controalele ex post. Membrii personalului însărcinați cu efectuarea controalelor ex post nu trebuie să se afle în subordinea membrilor personalului însărcinați cu efectuarea controalelor ex ante.
Atunci când ordonatorul de credite execută audituri financiare ale beneficiarilor sub formă de controale ex post, normele de audit aplicabile sunt precise, coerente și transparente și respectă atât drepturile organismului Uniunii, cât și ale celor auditați.
(4) Personalul responsabil de controlul gestionării operațiunilor financiare menționate la alineatul (3) are competențele profesionale necesare. Acesta respectă un anumit cod de standarde profesionale adoptat de organismul Uniunii și bazat pe standardele stabilite de Comisie pentru propriile servicii.
Articolul 47
Raportul anual de activitate consolidat
(1) Ordonatorul de credite raportează consiliului de administrație cu privire la îndeplinirea sarcinilor sale sub forma unui raport anual de activitate consolidat care conține:
(a)
informații privind:
-
punerea în aplicare a programului de lucru anual al organismului, bugetul și resursele de personal menționate la articolul 38;
-
sistemele de gestionare și de control intern, inclusiv un rezumat al numărului și tipului auditurilor interne efectuate de auditorul intern, structurile de audit intern, recomandările făcute și acțiunile întreprinse pe baza acestor recomandări și pe recomandările din anii anteriori, astfel cum se menționează la articolele 82 și 83;
-
orice observații ale Curții de Conturi și acțiunile întreprinse ca urmare a acestor observații;
-
situația contabilă și raportul privind gestiunea bugetară și financiară, fără a se aduce atingere articolelor 92, 96 și 97;
(b)
o declarație a ordonatorului de credite în care precizează dacă a obținut asigurări rezonabile privind faptul că, exceptând cazul în care există dispoziții contrare referitoare la domeniile precise ale veniturilor și cheltuielilor:
-
informațiile cuprinse în raport oferă o imagine reală și fidelă;
-
resursele alocate activităților descrise în raport au fost utilizate în scopul preconizat și în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare;
-
procedurile de control instituite oferă garanțiile necesare cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente.
Raportul anual de activitate consolidat precizează rezultatele operațiunilor în raport cu obiectivele stabilite, riscurile aferente operațiunilor respective, utilizarea resurselor furnizate, precum și funcționarea eficace și eficientă a sistemelor de control intern, inclusiv o evaluare globală a costurilor și beneficiilor controalelor.
Raportul anual consolidat se prezintă consiliului de administrație în vederea evaluării.
(2) Până la data de 1 iulie a fiecărui an, cel târziu, raportul anual de activitate consolidat, împreună cu evaluarea acestuia se transmit de către consiliul de administrație Curții de Conturi, Comisiei, Parlamentului European și Consiliului.
(3) Pot fi prevăzute cerințe suplimentare de raportare în actul constitutiv în cazuri justificate în mod corespunzător, în special atunci când natura domeniului în care organismul își desfășoară activitatea impune acest lucru.
Articolul 48
Protecția intereselor financiare ale Uniunii
(1) Dacă un membru al personalului implicat în gestiunea financiară și în controlul operațiunilor consideră că o decizie pe care trebuie să o aplice sau să o accepte la solicitarea superiorului său implică nereguli sau este contrară principiilor bunei gestiuni financiare sau normelor profesionale pe care trebuie să le respecte acel membru al personalului, acesta își informează în scris directorul, care, la rândul lui, îi răspunde tot în scris. În cazul în care directorul nu ia măsuri sau confirmă decizia sau instrucțiunea inițială, iar membrul personalului consideră că această confirmare nu constituie un răspuns rezonabil la preocuparea sa, membrul personalului informează în scris grupul de experți menționat la articolul 54 alineatul (5) și comitetul executiv.
(2) În eventualitatea unor activități ilegale, de fraudă sau de corupție care pot prejudicia interesele Uniunii, membrul personalului informează autoritățile și organismele desemnate de legislația aplicabilă. Contractele cu auditorii externi care auditează gestiunea financiară a organismului Uniunii prevăd obligația care revine auditorului extern de a informa ordonatorul de credite despre orice activitate bănuită a fi ilegală, de fraudă sau de corupție, care poate prejudicia interesele Uniunii.
Articolul 49
Delegarea competențelor de execuție bugetară
În cazul în care atribuțiile privind execuția bugetară sunt delegate sau subdelegate în temeiul articolului 40, în cazul ordonatorilor de credite cu delegație sau subdelegație se aplică, mutatis mutandis, articolul 44 alineatele (1), (2) și (3).
Secțiunea 3
Contabilul
Articolul 50
Competențele și sarcinile contabilului
(1) Consiliul de administrație numește un contabil care intră sub incidența Statutului personalului și care acționează pe deplin independent în îndeplinirea sarcinilor sale. În cadrul organismului Uniunii, contabilul este responsabil de:
(a)
execuția corectă a plăților, încasarea veniturilor și recuperarea creanțelor constatate;
(b)
pregătirea și prezentarea conturilor în conformitate cu titlul IX;
(c)
ținerea contabilității în conformitate cu titlul IX;
(d)
punerea în aplicare, în conformitate cu titlul IX, a normelor contabile, precum și a planului de conturi, în conformitate cu dispozițiile adoptate de contabilul Comisiei;
(e)
instituirea și validarea sistemelor contabile și, dacă este cazul, validarea sistemelor instituite de ordonatorul de credite pentru furnizarea sau justificarea informațiilor contabile; în acest sens, contabilul este împuternicit să verifice în orice moment conformitatea cu criteriile de validare;
(f)
gestionarea trezoreriei.
(2) Două sau mai multe organisme ale Uniunii pot numi același contabil.
Organismele Uniunii pot, de asemenea, conveni cu Comisia ca contabilul acesteia să acționeze și în calitate de contabil al organismului Uniunii.
Organismele Uniunii pot, de asemenea, să încredințeze contabilului Comisiei o parte din sarcinile unui contabil al organismului Uniunii, ținând seama de analiza costuri-beneficii menționată la articolul 29.
În cazul menționat în prezentul paragraf, acestea fac demersurile necesare pentru a se evita orice conflict de interese.
(3) Contabilul obține de la ordonatorul de credite toate informațiile necesare pentru întocmirea conturilor care oferă o imagine reală și corectă a situației financiare a organismului Uniunii și a execuției bugetare. Ordonatorul de credite garantează fiabilitatea informațiilor.
(4) Înainte ca directorul să adopte conturile, contabilul le semnează, în acest fel certificând faptul că are garanția necesară conform căreia conturile prezintă o imagine fidelă și corectă a situației financiare a organismului Uniunii.
În sensul primului paragraf, contabilul se asigură că întocmirea conturilor s-a făcut în conformitate cu normele contabile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și că toate veniturile și cheltuielile sunt înregistrate în conturi.
Ordonatorul de credite transmite toate informațiile care îi sunt necesare contabilului pentru a-și îndeplini obligațiile.
Ordonatorii de credite continuă să fie pe deplin răspunzători de utilizarea corectă a fondurilor pe care le gestionează, de legalitatea și regularitatea cheltuielilor supuse controlului lor și de exhaustivitatea și exactitatea informațiilor transmise contabilului.
(5) Contabilul este împuternicit să verifice informațiile primite și să efectueze orice alte verificări pe care le consideră necesare pentru semnarea conturilor.
Contabilul formulează rezerve, după caz, și oferă explicații cu privire la natura și sfera de aplicare a acestora.
(6) Sub rezerva aplicării alineatului (7) din prezentul articol și a articolului 51, contabilul este singurul împuternicit să gestioneze numerar și echivalent în numerar. Contabilul este răspunzător pentru păstrarea în siguranță a acestora.
(7) Dacă este indispensabil pentru îndeplinirea sarcinilor, contabilul poate să delege anumite sarcini unor subordonați care se află sub incidența Statutului personalului.
(8) Instrumentul de delegare prevede sarcinile încredințate delegaților, precum și drepturile și obligațiile acestora.
Secțiunea 4
Administratorul contului de avans
Articolul 51
Conturi de avans
Dacă acest lucru se dovedește indispensabil pentru plata unor sume mici și pentru colectarea altor venituri menționate la articolul 6, se pot constitui conturi de avans. Conturile de avans se alimentează de către contabil și reprezintă responsabilitatea administratorilor de avans desemnați de acesta.
Cuantumul maxim al fiecărei cheltuieli sau încasări, care poate fi plătit de către administratorul de avans unor terțe părți, nu depășește 60 000 EUR și este precizat de fiecare organism al Uniunii pentru fiecare sumă cheltuită sau încasată. Plățile din conturile de avans pot fi efectuate prin virament bancar, inclusiv prin sistemul de debitare directă menționat la articolul 74 alineatul (1), prin cec sau prin alte mijloace de plată, în conformitate cu instrucțiunile stabilite de contabil.
CAPITOLUL 3
Răspunderea actorilor financiari
Secțiunea 1
Reguli generale
Articolul 52
Retragerea delegațiilor și suspendarea sarcinilor acordate actorilor financiari
(1) Ordonatorilor de credite delegați și subdelegați li se poate retrage în orice moment, temporar sau definitiv, delegarea sau subdelegarea de către autoritatea care i-a numit. Ordonatorul de credite își poate retrage în orice moment acordul pentru o anumită subdelegare.
(2) Contabilul și/sau administratorul conturilor de avans pot fi suspendați din funcție în orice moment, temporar sau definitiv, de către consiliul de administrație. În acest caz, consiliul de administrație numește un contabil interimar.
(3) Alineatele (1) și (2) se aplică fără a se aduce atingere eventualelor măsuri disciplinare luate cu privire la actorii financiari menționați la alineatele respective.
Articolul 53
Răspunderea actorilor financiari în cazul unei activități ilegale, al fraudei sau al corupției
(1) Articolele 52-56 nu aduc atingere răspunderii penale care poate să revină actorilor financiari menționați la articolul 52, în conformitate cu legislația națională aplicabilă și cu dispozițiile în vigoare privind protecția intereselor financiare ale Uniunii și combaterea corupției care implică funcționari ai Uniunii sau ai statelor membre.
(2) Fără a se aduce atingere articolelor 54, 55 și 56, fiecare ordonator de credite, contabil sau administrator al conturilor de avans răspunde disciplinar și pecuniar în conformitate cu Statutul funcționarilor. În cazul unor activități ilegale, al fraudei sau al corupției care pot prejudicia interesele Uniunii, sunt sesizate autoritățile și organismele desemnate de legislația aplicabilă, în special Oficiul European de Luptă Antifraudă.
Secțiunea 2
Reguli aplicabile ordonatorilor de credite
Articolul 54
Reguli aplicabile ordonatorilor de credite
(1) Ordonatorul de credite răspunde pecuniar în conformitate cu Statutul funcționarilor.
(2) Răspunderea pecuniară se aplică în special dacă ordonatorul de credite, în mod intenționat sau dintr-o neglijență gravă:
(a)
stabilește drepturile de recuperat sau emite ordine de recuperare, angajează cheltuieli sau semnează un ordin de plată fără respectarea prezentului regulament și, după caz, a normelor de punere în aplicare a Regulamentului financiar al organismului Uniunii;
(b)
omite să întocmească un document de constatare a unei creanțe, neglijează să emită un ordin de recuperare sau îl emite cu întârziere sau emite cu întârziere un ordin de plată, angajând astfel răspunderea civilă a organismului Uniunii față de terți.
(3) Un ordonator de credite delegat sau subdelegat care consideră că o decizie care îi revine implică nereguli sau este contrară principiului bunei gestiuni financiare informează în scris autoritatea de delegare. Dacă autoritatea de delegare dă în scris o dispoziție motivată ordonatorului de credite delegat sau subdelegat de a lua decizia în cauză, acesta din urmă este exonerat de răspundere.
(4) În cazul delegării, ordonatorul de credite continuă să fie răspunzător de eficacitatea și eficiența sistemelor interne de gestiune și control instituite și de alegerea ordonatorului de credite delegat.
(5) Grupul specializat în domeniul neregulilor financiare instituit de Comisie sau din care Comisia face parte în conformitate cu articolul 73 alineatul (6) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 exercită aceleași atribuții în ceea ce privește organismul Uniunii ca în cazul departamentelor Comisiei, cu excepția cazului în care consiliul de administrație sau, dacă este permis prin actul constitutiv, comitetul executiv decide să constituie un grup independent din punct de vedere funcțional sau să facă parte dintr-un grup comun instituit de mai multe organisme. Pentru cazurile prezentate de organisme ale Uniunii, grupul specializat în domeniul neregulilor financiare instituit de Comisie sau în care Comisia participă include un membru al personalului aparținând unui organism al Uniunii.
Pe baza avizului grupului menționat la primul paragraf, directorul decide cu privire la inițierea procedurii care impune răspunderea disciplinară sau pecuniară. În cazul în care constată probleme sistemice, grupul înaintează un raport însoțit de recomandări atât ordonatorului de credite, cât și auditorului intern al Comisiei. Dacă avizul se referă la director, grupul transmite acest raport comitetului director și auditorului intern al Comisiei. În raportul său anual de activitate, directorul face referire, sub formă anonimă, la avizele grupului și indică măsurile de monitorizare luate.
(6) Fiecărui angajat i se poate solicita să repare, parțial sau integral, prejudiciul cauzat organismului Uniunii ca urmare a comiterii unor erori profesionale grave în timpul exercitării atribuțiilor sale sau legat de acestea. Autoritatea de desemnare adoptă o decizie motivată, după îndeplinirea formalităților prevăzute de Statutul personalului cu privire la măsurile disciplinare.
Secțiunea 3
Reguli aplicabile contabililor și administratorilor conturilor de avans
Articolul 55
Reguli aplicabile contabililor
Contabilul răspunde disciplinar și pecuniar, în condițiile și în conformitate cu procedurile prevăzute în Statutul funcționarilor. Următoarele fapte, în special, reprezintă acte susceptibile să antreneze răspunderea sa:
(a)
pierderea sau deteriorarea fondurilor, a activelor sau a documentelor aflate în păstrarea sa ori care riscă să fie pierdute sau deteriorate în urma neglijenței sale;
(b)
modificarea nejustificată a unor conturi bancare sau a unor conturi curente poștale;
(c)
recuperarea sau plata unor sume care nu sunt conforme cu ordinele de recuperare sau de plată corespunzătoare;
(d)
necolectarea veniturilor exigibile.
Articolul 56
Reguli aplicabile administratorilor conturilor de avans
Administratorul contului de avans răspunde disciplinar și pecuniar, în condițiile și în conformitate cu procedurile prevăzute în Statutul funcționarilor. Următoarele fapte ale administratorului contului de avans, reprezintă, în special, acte susceptibile să antreneze răspunderea sa:
(a)
pierderea sau deteriorarea fondurilor, a activelor sau a documentelor aflate în păstrarea sa ori care riscă să fie pierdute sau deteriorate în urma neglijenței sale;
(b)
incapacitatea de a furniza documente justificative adecvate cu privire la plățile pe care le-a efectuat;
(c)
efectuarea de plăți către alți beneficiari decât cei îndreptățiți la astfel de plăți;
(d)
necolectarea veniturilor exigibile.
CAPITOLUL 4
Operațiuni de venituri
Articolul 57
Solicitare de plată
Organismul Uniunii prezintă Comisiei solicitări pentru plata integrală sau parțială a contribuției Uniunii în temeiul articolului 19 alineatul (6), în condițiile și la intervalele convenite cu Comisia.
Articolul 58
Tratamentul dobânzilor
Dobânzile generate de fondurile plătite organismului Uniunii de către Comisie prin intermediul contribuției nu sunt datorate bugetului.
Articolul 59
Estimarea creanțelor
(1) Atunci când ordonatorul de credite dispune de informații suficiente și fiabile cu privire la orice măsură sau situație de natură să dea naștere unei creanțe față de Uniune, ordonatorul de credite efectuează o estimare a creanței respective.
(2) Valoarea estimativă a creanței se ajustează de către ordonatorul de credite de îndată ce acesta ia notă de un eveniment care modifică măsura ori situația care a condus la efectuarea estimării.
În momentul emiterii ordinului de recuperare cu privire la o măsură sau o situație care a condus anterior la efectuarea unei estimări a creanțelor, estimarea respectivă se ajustează în mod corespunzător de către ordonatorul de credite.
Atunci când ordinul de recuperare este întocmit pentru o aceeași sumă ca cea prevăzută în estimarea inițială, valoarea estimativă a creanțelor se reduce la zero.
Articolul 60
Constatarea creanțelor
(1) Constatarea unei creanțe este actul prin care ordonatorul de credite:
(a)
verifică existența datoriei;
(b)
determină sau verifică realitatea și cuantumul datoriei;
(c)
verifică condițiile de exigibilitate a datoriei.
(2) Orice creanță identificată ca fiind certă, în sumă fixă și exigibilă, este constatată printr-un ordin de recuperare înaintat contabilului, urmat de o notă de debit transmisă debitorului, ambele documente fiind întocmite de ordonatorul de credite.
(3) Sumele plătite în mod necuvenit se recuperează.
(4) Creanța care nu a fost rambursată la data scadenței prevăzute în nota de debit este purtătoare de dobândă în conformitate cu Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012.
(5) În cazuri justificate corespunzător, unele venituri curente pot face obiectul unei constatări cu caracter estimativ. Constatarea estimativă se referă la recuperarea mai multor sume individuale care, prin urmare, nu fac obiectul unei constatări individuale. Înainte de sfârșitul exercițiului financiar, ordonatorul de credite este obligat să opereze modificările necesare în sumele constatate cu caracter estimativ pentru ca acestea să fie egale cu creanțele constatate.
Articolul 61
Ordonanțarea recuperărilor
Ordonanțarea recuperărilor este actul prin care ordonatorul de credite dă dispoziție contabilului, prin emiterea unui ordin de recuperare, să recupereze o creanță pe care a constatat-o respectivul ordonator de credite.
Articolul 62
Reguli privind recuperările
(1) Contabilul se ocupă de ordinele de recuperare a creanțelor constatate în mod corespunzător de ordonatorul de credite. Contabilul depune toate eforturile pentru a se asigura că organismul Uniunii își încasează veniturile și, de asemenea, veghează că drepturile acestuia sunt respectate.
(2) În cazul în care recuperarea nu s-a efectuat până la scadența prevăzută în nota de debit, contabilul informează ordonatorul de credite și inițiază imediat procedura de recuperare prin orice mijloace legale, inclusiv, dacă este cazul, prin compensare și, dacă acest lucru nu este posibil, prin executare silită.
(3) Contabilul recuperează sumele prin compensarea lor cu creanțele echivalente pe care organismul Uniunii le are asupra oricărui debitor care, la rândul lui, are o creanță asupra organismului Uniunii. Aceste creanțe trebuie să fie certe, în sumă fixă și exigibile.
(4) Atunci când intenționează să renunțe, total sau parțial, la recuperarea unei creanțe constatate, ordonatorul de credite se asigură că renunțarea este corectă și conformă cu principiul bunei gestiuni financiare și al proporționalității. Decizia de renunțare trebuie motivată. Ordonatorul de credite poate delega decizia de renunțare numai pentru creanțe mai mici de 5 000 EUR.
Decizia de renunțare menționează eforturile de recuperare, precum și elementele de drept și de fapt pe care se bazează.
(5) Ordonatorul de credite anulează o creanță constatată, integral sau parțial, în cazul în care în urma descoperii unei greșeli rezultă că respectiva creanță nu fusese corect constatată. Anularea se exprimă prin decizia ordonatorului de credite și se motivează corespunzător.
Articolul 63
Formalitățile de încasare
(1) Recuperarea efectivă a unei creanțe exigibile implică înregistrarea ei în contabilitate de către contabil și informarea ordonatorului de credit.
(2) Plata în numerar efectuată la casieria contabilului este însoțită de eliberarea unei chitanțe.
(3) Rambursarea parțială de către un debitor care face obiectul mai multor ordine de recuperare se impută în primul rând asupra creanței celei mai vechi, cu excepția cazului în care se specifică altfel de către debitor.
Orice plată parțială acoperă mai întâi dobânda.
Articolul 64
Termen suplimentar pentru efectuarea plății
(1) Contabilul, în colaborare cu ordonatorul de credite, poate acorda un termen suplimentar pentru efectuarea plății numai la cererea scrisă și motivată corespunzător a debitorului și sub rezerva îndeplinirii următoarelor două condiții:
(a)
debitorul se angajează să plătească dobândă, la rata specificată la articolul 83 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, pentru întreaga perioadă suplimentară acordată, începând cu scadența prevăzută la articolul 80 alineatul (3) litera (b) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012;
(b)
pentru protejarea drepturilor organismului Uniunii, debitorul depune o garanție financiară, acceptată de contabilul organismului Uniunii, care acoperă creanța exigibilă, atât în ceea ce privește suma principală, cât și dobânda.
Garanția menționată în primul paragraf litera (b) poate fi înlocuită cu o garanție personală și solidară depusă de un terț aprobat de contabilul organismului Uniunii.
(2) În circumstanțe excepționale, în urma unei solicitări din partea debitorului, contabilul poate renunța la cerința unei garanții menționate la alineatul (1) primul paragraf litera (b) în cazul în care, pe baza evaluării sale, debitorul este dispus și în măsură să efectueze plata în perioada suplimentară, dar nu mai poate depune o astfel de garanție și se află într-o situație dificilă.
Articolul 65
Lista creanțelor
(1) Contabilul păstrează o listă a sumelor scadente care trebuie recuperate. Creanțele organismului Uniunii se grupează în listă în funcție de data emiterii ordinului de recuperare. Contabilul precizează, de asemenea, deciziile de renunțare totală sau parțială la recuperarea sumelor constatate. Lista se anexează la raportul organismului Uniunii privind gestiunea bugetară și financiară.
(2) Organismul Uniunii întocmește lista creanțelor sale, precizând numele debitorilor și cuantumul datoriei, atunci când debitorul a fost somat printr-o hotărâre judecătorească având forță de res judicata să ramburseze suma și atunci când nu s-a efectuat nicio rambursare substanțială în termen de un an de la pronunțarea hotărârii. Lista se publică, ținând seama în mod corespunzător de protecția datelor cu caracter personal, în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
În ceea ce privește datele cu caracter personal care se referă la persoane fizice, informațiile publicate se elimină după rambursarea integrală a sumei datorate. Aceeași dispoziție se aplică în cazul datelor cu caracter personal care se referă la persoane juridice a căror denumire oficială identifică una sau mai multe persoane fizice.
Decizia de includere a debitorului pe lista creanțelor organismului Uniunii se ia în conformitate cu principiul proporționalității și ține seama, în special, de importanța sumei.
Articolul 66
Termen de prescripție
Creanțele organismului Uniunii față de terți și creanțele terților față de organismul Uniunii fac obiectul unei perioade de prescripție de cinci ani.
Articolul 67
Dispoziții specifice aplicabile redevențelor și taxelor
Atunci când organismul Uniunii colectează redevențele și taxele menționate la articolul 6 alineatul (1) litera (a), la începutul fiecărui exercițiu financiar se întocmește o estimare provizorie generală a acestor redevențe și taxe.
Atunci când redevențele și taxele sunt determinate în întregime prin legislație sau decizii ale consiliului de administrație, ordonatorul de credite poate să se abțină de la emiterea de ordine de recuperare și poate întocmi direct note de debit în urma constatării creanței de recuperat. În acest caz se înregistrează toate detaliile privind creanța organismului Uniunii. Contabilul păstrează o listă a tuturor notelor de debit și furnizează numărul acestora și valoarea globală în raportul organismului Uniunii privind gestiunea bugetară și financiară.
Dacă organismul Uniunii utilizează un sistem separat de facturare, contabilul va înregistra în mod regulat, cel puțin o dată pe lună, în conturi suma acumulată a redevențelor și taxelor încasate.
Organismul Uniunii prestează servicii în temeiul sarcinilor care i-au fost încredințate numai după plata integrală a redevenței sau taxei corespunzătoare. Cu toate acestea, în situații excepționale, un serviciu poate fi furnizat fără plata prealabilă a taxei sau redevenței corespunzătoare. În cazurile în care au fost furnizate servicii fără plata prealabilă a taxei sau redevenței corespunzătoare, se aplică articolele 60-66.
CAPITOLUL 5
Operațiuni de cheltuieli
Articolul 68
Deciziile de finanțare
(1) Fiecare cheltuială se angajează, se lichidează, se ordonanțează și se plătește.
(2) Orice angajare a unei cheltuieli se face în temeiul unei decizii de finanțare.
(3) Programul de lucru anual al organismului Uniunii este echivalent cu o decizie de finanțare a activităților derulate, cu condiția ca elementele menționate la articolul 32 alineatul (3) să fie clar identificate.
(4) Creditele administrative pot fi executate fără o decizie prealabilă de finanțare.
Articolul 69
Tipuri de angajamente
(1) Angajamentul bugetar este operațiunea de rezervare a creditului necesar pentru acoperirea plăților ulterioare de onorare a angajamentelor juridice.
(2) Angajamentul juridic este actul prin care ordonatorul de credite creează sau constată o obligație care determină o cheltuială.
(3) Angajamentele bugetare se încadrează în una dintre următoarele trei categorii:
(a)
individuale: angajamentul bugetar este individual dacă se cunosc beneficiarul și cuantumul cheltuielii;
(b)
globale: angajamentul bugetar este global dacă cel puțin unul dintre elementele necesare identificării angajamentului individual este necunoscut;
(c)
provizorii: angajamentul bugetar este provizoriu dacă este destinat acoperirii cheltuielilor administrative curente și dacă nu se cunoaște definitiv care este cuantumul sau cine sunt beneficiarii finali.
Angajamentul bugetar provizoriu se execută prin încheierea unuia sau mai multor angajamente juridice individuale care implică dreptul la plăți ulterioare sau, în cazuri excepționale privind cheltuielile cu gestionarea personalului, direct prin plăți.
(4) Angajamentele bugetare pentru acțiuni a căror realizare necesită mai mult de un exercițiu financiar nu se pot repartiza pe mai multe exerciții în tranșe anuale decât în cazurile prevăzute în actul constitutiv ori în actul de bază sau în cazul în care se referă la cheltuieli administrative.
Articolul 70
Reguli aplicabile angajamentelor
(1) Pentru orice măsură care poate genera o cheltuială în bugetul organismului Uniunii, ordonatorul de credite procedează la un angajament bugetar înainte de a stabili un angajament juridic față de terți.
(2) Obligația de a efectua un angajament bugetar înainte de a proceda la un angajament juridic, astfel cum se prevede la alineatul (1), nu se aplică angajamentelor juridice încheiate în urma unei declarații cu privire la o situație de criză în cadrul planului de continuitate a activității, în conformitate cu procedurile adoptate de organismul Uniunii.
(3) Angajamentele bugetare globale acoperă costul total al angajamentelor juridice individuale corespunzătoare, încheiate până la data de 31 decembrie a exercițiului N + 1.
Sub rezerva articolului 69 alineatul (4) și a articolului 87 alineatul (2), angajamentele juridice individuale referitoare la angajamente bugetare individuale sau provizorii se încheie până la data de 31 decembrie a exercițiului N.
La expirarea termenelor prevăzute la primul și la al doilea paragraf, soldul neutilizat al acestor angajamente bugetare este dezangajat de ordonatorul de credite.
Cuantumul fiecărui angajament juridic individual adoptat în urma unui angajament bugetar global este înregistrat în contabilitatea bugetară de către ordonatorul de credite înainte de semnarea sa și se contabilizează la angajamentul bugetar global.
(4) Angajamentele bugetare și juridice încheiate pentru acțiuni desfășurate pe parcursul a mai mult de un exercițiu financiar au, cu excepția cheltuielilor cu personalul, o dată finală de execuție stabilită în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare.
Orice parte a acestor angajamente care nu a fost executată în termen de șase luni de la data menționată la primul paragraf al prezentului alineat se dezangajează în conformitate cu articolul 16.
Cuantumul unui angajament bugetar corespunzător unui angajament juridic care nu a antrenat nicio plată în sensul articolului 75 într-o perioadă de doi ani de la semnarea angajamentului juridic face obiectul unei dezangajări, cu excepția cazului în care cuantumul respectiv face obiectul unei acțiuni judiciare aflate pe rolul unei instanțe de judecată sau al unui organism arbitral sau a cazului în care există dispoziții speciale în actele de bază.
Articolul 71
Verificări aplicabile angajamentelor
(1) La adoptarea unui angajament bugetar, ordonatorul de credite se asigură că:
(a)
cheltuiala a fost contabilizată la postul corect din bugetul organismului Uniunii;
(b)
creditele sunt disponibile;
(c)
cheltuiala este conformă cu dispozițiile în vigoare, în special cele ale actului constitutiv, ale normelor financiare ale fiecărui organism al Uniunii și ale tuturor actelor adoptate în temeiul acestora;
(d)
se respectă principiul bunei gestiuni financiare.
(2) La înregistrarea unui angajament juridic prin semnătură olografă sau electronică, ordonatorul de credite se asigură că:
(a)
angajamentul este acoperit de un angajament bugetar corespunzător;
(b)
cheltuiala este legală, corectă și conformă cu dispozițiile în vigoare, în special cu dispozițiile actului constitutiv, ale normelor financiare ale fiecărui organism al Uniunii și ale tuturor actelor adoptate în temeiul acestora;
(c)
se respectă principiul bunei gestiuni financiare.
Articolul 72
Lichidarea cheltuielilor
Lichidarea cheltuielilor este acțiunea prin care ordonatorul de credite:
(a)
verifică existența dreptului creditorului;
(b)
determină sau verifică realitatea și cuantumul creanței;
(c)
verifică îndeplinirea condițiilor de exigibilitate a creanței.
Articolul 73
Lichidarea și acordarea mențiunii „bun de plată”
(1) Lichidarea oricărei cheltuieli se bazează pe documente justificative care atestă dreptul creditorului, pe baza unei situații a serviciilor efectiv prestate, a bunurilor efectiv livrate sau a lucrărilor efectiv executate ori pe baza altor documente care justifică plata, inclusiv plățile recurente aferente abonamentelor sau cursurilor de formare.
(2) Ordonatorul de credite verifică personal documentele justificative sau atestă, pe propria răspundere, efectuarea verificării, înainte de luarea deciziei de lichidare a cheltuielii.
(3) Decizia de lichidare se exprimă prin semnarea unei mențiuni „bun de plată” de către ordonatorul competent.
(4) Într-un sistem necomputerizat, mențiunea „bun de plată” ia forma unei ștampile care include semnătura ordonatorului de credite.
Într-un sistem computerizat, mențiunea „bun de plată” ia forma lichidării prin utilizarea parolei personale a ordonatorului de credite.
Articolul 74
Ordonanțarea cheltuielilor
(1) Ordonanțarea cheltuielilor este actul prin care ordonatorul de credite, după verificarea disponibilității creditelor și prin emiterea unui ordin de plată, dispune contabilului să plătească cuantumul unei cheltuieli pe care ordonatorul de credite a lichidat-o.
Atunci când se efectuează plăți periodice pentru serviciile prestate, inclusiv pentru serviciile de închiriere sau livrări de bunuri, și în funcție de analiza riscului pe care o efectuează, ordonatorul de credite poate decide aplicarea unui sistem de debitare directă.
(2) Ordinul de plată se datează și se semnează de către ordonatorul de credite, apoi se trimite contabilului. Documentele justificative se păstrează de ordonatorul de credite în conformitate cu articolul 44 alineatul (5).
(3) Dacă este cazul, la ordinul de plată trimis contabilului se anexează un document care certifică înregistrarea bunurilor în inventarele menționate la articolul 106 alineatul (1).
Articolul 75
Tipuri de plăți
(1) Plata se efectuează după ce s-a demonstrat faptul că acțiunea relevantă este conformă cu dispozițiile actului de bază, ale contractului sau ale acordului de grant și acoperă una dintre următoarele operațiuni:
(a)
plata întregii sume datorate;
(b)
plata sumei datorate în oricare dintre următoarele moduri:
1.
prefinanțare, care poate fi împărțită în mai multe plăți după semnarea contractului sau a acordului de grant sau după comunicarea deciziei de grant;
2.
una sau mai multe plăți intermediare cu titlu de contrapartidă a executării parțiale a acțiunii;
3.
plata soldului sumelor datorate atunci când acțiunea a fost executată în întregime.
Prefinanțarea furnizează un fond de trezorerie. Aceasta poate fi defalcată în mai multe plăți, în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare.
O plată intermediară, care poate fi repetată, poate acoperi cheltuielile suportate pentru punerea în aplicare a deciziei sau acordului sau pentru plata serviciilor, bunurilor sau lucrărilor realizate și/sau livrate în etapele intermediare ale contractului. Aceasta poate solda prefinanțarea integral sau parțial, fără să aducă atingere dispozițiilor actului de bază.
Închiderea cheltuielilor se realizează sub forma plății soldului, care nu poate fi repetată și care soldează toate plățile precedente, sau a unui ordin de recuperare.
(2) În contabilitatea bugetară se face o distincție între diferitele tipuri de plăți menționate la alineatul (1) în momentul efectuării fiecărei plăți.
Articolul 76
Plata în limita fondurilor disponibile
Plata cheltuielilor se efectuează de către contabil în limitele fondurilor disponibile.
Articolul 77
Termene
Plata cheltuielilor se efectuează în termenele prevăzute de Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și de Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 și în conformitate cu acestea.
CAPITOLUL 6
Sisteme Informatice
Articolul 78
Gestionarea electronică a operațiunilor
În cazul în care operațiunile de venituri și cheltuieli sunt gestionate prin intermediul unor sisteme computerizate, documentele pot fi semnate printr-o procedură computerizată sau electronică.
Articolul 79
e-guvernare
Organismul Uniunii stabilește și aplică standarde uniforme pentru schimbul electronic de informații cu terții care participă la procedurile de achiziții și de atribuire a granturilor. În special, acestea elaborează și aplică, în măsura posibilului, soluții pentru prezentarea, stocarea și prelucrarea datelor prezentate în cadrul procedurilor de achiziții și de atribuire a granturilor și, în acest scop, creează un spațiu unic pentru schimburi de date electronice destinat solicitanților, candidaților și ofertanților.
Articolul 80
Buna gestiune
(1) Ordonatorul de credite face cunoscută, fără întârziere, necesitatea de a prezenta elemente justificative și/sau documente, forma acestora și conținutul lor obligatoriu, precum și, după caz, calendarul orientativ pentru finalizarea procedurii de atribuire.
(2) În cazul în care, din cauza unei erori administrative evidente comisă de candidat sau de ofertant, acesta nu prezintă documente justificative sau nu face declarații, comitetul de evaluare sau, după caz, ordonatorul de credite solicită, cu excepția unor cazuri justificate corespunzător, candidatului sau ofertantului să furnizeze informațiile lipsă sau să clarifice documentele justificative. Informațiile sau clarificările respective nu pot modifica substanțial propunerea sau termenii ofertei.
Articolul 81
Precizarea căilor de atac
În cazul în care un act procedural al unui ordonator de credite prejudiciază drepturile unui candidat sau ofertant, beneficiar sau contractant, actul în cauză precizează căile de atac administrative și/sau judiciare care pot fi utilizate pentru contestarea acestui act.
Se precizează în mod special natura căii de atac, organismul sau organismele în fața cărora se poate înainta acțiunea, precum și termenele pentru exercitarea acesteia.
CAPITOLUL 7
Auditorul Intern
Articolul 82
Competențele și sarcinile auditorului intern
(1) Organismul Uniunii dispune de o funcție de audit intern care se îndeplinește în conformitate cu standardele internaționale relevante.
(2) Funcția de audit intern se îndeplinește de auditorul intern al Comisiei. Auditorul intern nu poate fi nici ordonator de credite, nici contabil în cadrul organismului Uniunii sau al Comisiei.
(3) Auditorul intern consiliază organismul Uniunii în domeniul gestionării riscurilor, prin emiterea unor avize independente privind calitatea sistemelor de gestiune și de control și a unor recomandări pentru îmbunătățirea condițiilor de aplicare a operațiunilor și pentru promovarea bunei gestiuni financiare.
În principal, răspunderea auditorului intern constă în:
(a)
a evalua dacă sistemele de gestiune internă sunt corespunzătoare și eficace, precum și performanța serviciilor în realizarea programelor și acțiunilor, în strânsă legătură cu riscurile asociate acestora;
(b)
a evalua eficiența și eficacitatea sistemelor de control intern și a sistemelor de audit aplicabile fiecărei operațiuni de execuție a bugetului organismului Uniunii.
(4) Auditorul intern își îndeplinește sarcinile privind toate activitățile și departamentele organismului Uniunii. Auditorul intern beneficiază de acces complet și nelimitat la toate informațiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor sale.
(5) Auditorul intern ia notă de raportul anual de activitate consolidat al ordonatorului de credite și de orice alte informații identificate.
(6) Auditorul intern raportează consiliului de administrație și directorului cu privire la constatările și recomandările sale.
Auditorul intern prezintă, de asemenea, un raport în oricare dintre următoarele cazuri:
-
nu au fost soluționate riscuri și recomandări importante;
-
există întârzieri semnificative în punerea în aplicare a recomandărilor formulate în anii precedenți.
Consiliul de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite acest lucru, comitetul executiv și directorul asigură monitorizarea periodică a punerii în aplicare a recomandărilor de audit. Consiliul de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite acest lucru, comitetul executiv examinează informațiile menționate la articolul 47 alineatul (1) litera (a) și dacă recomandările au fost puse în aplicare în totalitate și la timp.
(7) Organismul Uniunii pune la dispoziția oricărei persoane fizice sau juridice implicate în operațiunile de cheltuieli datele de contact ale auditorului intern, în scopul contactării confidențiale a acestuia.
(8) Rapoartele și constatările auditorului intern sunt accesibile publicului numai după validarea de către auditorul intern a măsurilor adoptate pentru punerea lor în aplicare.
Articolul 83
Independența auditorului intern
Independența auditorului intern, răspunderea acestuia pentru acțiunile întreprinse în îndeplinirea sarcinilor sale și dreptul auditorului intern de a iniția acțiuni în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene se stabilesc în conformitate cu articolul 100 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Articolul 84
Înființarea structurilor de audit intern
(1) Consiliul de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite acest lucru, comitetul executiv, ținând cont de eficiența costurilor și de valoarea adăugată, poate înființa structuri de audit intern, care își îndeplinesc atribuțiile în conformitate cu standardele internaționale relevante.
Scopul, autoritatea și responsabilitatea structurilor de audit intern sunt prevăzute în carta de audit intern și sunt supuse aprobării consiliului de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite acest lucru, a comitetului executiv.
Planul anual de audit al structurilor de audit intern se întocmește de directorul acestor structuri, care ia în considerare, printre altele, evaluarea riscurilor în cadrul organismului Uniunii, efectuată de către director.
Acest plan se revizuiește și se aprobă de consiliul de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite acest lucru, de către comitetul executiv.
Structurile de audit intern raportează consiliului de administrație și directorului cu privire la constatările și recomandările sale.
(2) Dacă structurile de audit intern ale unui singur organism al Uniunii nu sunt eficiente din punct de vedere al costurilor sau nu sunt în măsură să se conformeze standardelor internaționale, organismul Uniunii poate decide să împartă structurile de audit intern cu alte organisme ale Uniunii care funcționează în același domeniu de politică.
În astfel de cazuri, consiliul de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite acest lucru, comitetul executiv al organismelor în cauză ale Uniunii convin asupra modalităților practice ale structurilor comune de audit intern.
(3) Actorii de audit intern cooperează în mod eficient prin schimburi de informații și rapoarte de audit și, după caz, prin stabilirea de evaluări comune ale riscurilor, precum și prin realizarea de misiuni comune de audit.
Consiliul de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite acest lucru, comitetul executiv și directorul asigură monitorizarea periodică a punerii în aplicare a recomandărilor formulate de structurile de audit intern.
TITLUL V
ACHIZIȚII
Articolul 85
Dispoziții generale
(1) În ceea ce privește achizițiile, se aplică titlul V din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, sub rezerva dispozițiilor de la articolul 86.
(2) Organismul Uniunii poate fi asociat, la cererea acestuia, în calitate de autoritate contractantă, la atribuirea de contracte ale Comisiei sau de contracte interinstituționale, precum și la atribuirea de contracte ale altor organisme ale Uniunii.
(3) Organismul Uniunii participă la baza centrală de date privind excluderile, care este creată și administrată de către Comisie în temeiul articolului 108 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Articolul 86
Proceduri de achiziții
(1) Organismul Uniunii poate încheia, fără a recurge la procedura de achiziții publice, un contract cu Comisia, cu birourile interinstituționale și cu Centrul de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene înființat prin Regulamentul (CE) nr. 2965/94 al Consiliului (8) pentru furnizare de bunuri, prestare de servicii sau alte activități prevăzute de regulament.
(2) Organismul Uniunii poate să recurgă la procedurile comune de achiziții cu autoritățile contractante din statul membru gazdă pentru acoperirea nevoilor sale administrative. În acest caz, se aplică mutatis mutandis articolul 133 al Regulamentului delegat (UE) nr. 1268/2012.
TITLUL VI
DISPOZIȚII SPECIALE PRIVIND CREDITELE ADMINISTRATIVE
Articolul 87
Credite administrative
(1) Creditele administrative sunt credite nediferențiate.
(2) Cheltuielile administrative rezultate din contracte încheiate pentru perioade care depășesc durata exercițiului, fie în conformitate cu practica locală, fie pentru furnizarea de echipamente, se contabilizează în bugetul organismului Uniuni aferent exercițiului financiar în care sunt efectuate.
(3) Organismul Uniunii prezintă Parlamentului European și Consiliului, până la data de 1 iulie a fiecărui an, un document de lucru privind politica sa imobiliară, care conține următoarele informații:
(a)
pentru fiecare clădire, cheltuielile și suprafața vizată de creditele de la liniile corespunzătoare în bugetul organismului Uniunii;
(b)
evoluția preconizată a programării generale a suprafeței și a locațiilor pentru anii viitori, cu o descriere a proiectelor imobiliare în faza de planificare, care sunt deja identificate;
(c)
condițiile și costurile finale, precum și informații pertinente privind punerea în aplicare a noilor proiecte imobiliare depuse anterior la Parlamentul European și la Consiliu în conformitate cu procedura stabilită la articolul 88 și neincluse în documentele de lucru aferente exercițiului anterior.
Articolul 88
Proiecte imobiliare
(1) În cazul proiectelor imobiliare care ar putea avea implicații financiare importante pentru bugetul organismului Uniunii, acesta informează în cel mai scurt timp Parlamentul European și Consiliul cu privire la suprafața de construcție necesară și la planificarea provizorie înainte de a se întreprinde orice prospectare a pieței locale, în cazul contractelor de construcție, și înainte de a se lansa invitații la procedura de ofertare, în cazul lucrărilor de construcție.
(2) În cazul proiectelor imobiliare care ar putea avea implicații financiare importante pentru bugetul organismului Uniunii, acesta prezintă proiectul de construcție, inclusiv estimarea detaliată a costurilor și finanțarea, precum și o listă a proiectelor de contracte preconizate pentru proiectul în cauză și solicită aprobarea Parlamentului European și a Consiliului înainte de a încheia contracte. La cererea organismului Uniunii, documentele prezentate care se referă la proiectul de construcție se tratează în condiții de confidențialitate.
Cu excepția situațiilor de forță majoră, Parlamentul European și Consiliul deliberează pe marginea proiectului imobiliar în termen de patru săptămâni de la data primirii acestuia de către ambele instituții.
Proiectul imobiliar se consideră aprobat la expirarea termenului de patru săptămâni, cu excepția cazului în care Parlamentul European sau Consiliul adoptă o decizie nefavorabilă propunerii în termenul menționat.
În cazul în care Parlamentul European și/sau Consiliul exprimă preocupări justificate în termenul de patru săptămâni, acesta se prelungește o singură dată cu două săptămâni.
În cazul în care Parlamentul European sau Consiliul adoptă o decizie nefavorabilă cu privire la proiectul imobiliar, organismul Uniunii își retrage propunerea și poate depune o altă propunere.
(3) În caz de forță majoră, informațiile prevăzute la alineatul (4) pot fi prezentate odată cu proiectul imobiliar. Parlamentul European și Consiliul deliberează pe marginea proiectului imobiliar în termen de două săptămâni de la data primirii acestuia de către ambele instituții. Proiectul imobiliar se consideră aprobat la expirarea termenului de două săptămâni, cu excepția cazului în care Parlamentul European și/sau Consiliul adoptă o decizie nefavorabilă propunerii în termenul menționat.
(4) Reprezintă proiecte imobiliare care pot avea implicații financiare semnificative pentru bugetul organismului Uniunii următoarele:
(a)
orice achiziție de terenuri;
(b)
achiziția, vânzarea, renovarea structurală, construcția de clădiri sau orice proiect în care se combină aceste elemente și care urmează să fie implementat în aceleași termene, în valoare de peste 3 000 000 EUR;
(c)
toate contractele imobiliare noi (inclusiv uzufructul, închirierile pe termen lung și reînnoirea contractelor imobiliare existente în condiții mai puțin favorabile) care nu sunt menționate la litera (b), cu o taxă anuală de cel puțin 750 000 EUR;
(d)
prelungirea sau reînnoirea contractelor imobiliare existente (inclusiv uzufructul și închirierile pe termen lung) în aceleași condiții sau în condiții mai favorabile, cu o taxă anuală de cel puțin 3 000 000 EUR.
(5) Fără a aduce atingere articolului 19 alineatul (4), un proiect de achiziție imobiliară poate fi finanțat prin intermediul unui împrumut care face obiectul unei aprobări prealabile de către Parlamentul European și Consiliu.
Împrumuturile sunt contractate și rambursate în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și în interesul financiar suprem al Uniunii.
În cazul în care organismul Uniunii propune ca achiziția să fie finanțată prin intermediul unui împrumut, în planul de finanțare, care trebuie depus de organismul Uniunii împreună cu cererea de aprobare prealabilă, se precizează, în special, nivelul maxim al finanțării, perioada de finanțare, tipul finanțării, condițiile de finanțare și economiile în raport cu alte tipuri de mecanisme contractuale.
Parlamentul European și Consiliul deliberează pe marginea cererii de aprobare prealabilă în termen de patru săptămâni de la data primirii acesteia de către ambele instituții, termenul putând fi prelungit o singură dată cu două săptămâni. Achiziția prin intermediul unui împrumut se consideră respinsă în cazul în care Parlamentul European și Consiliul nu au aprobat-o în mod explicit în termenul menționat.
TITLUL VII
EXPERȚI
Articolul 89
Experți remunerați
Pentru selectarea experților se aplică, mutatis mutandis, articolul 287 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012. Experții respectivi vor fi remunerați pe baza unei sume fixe anunțate în prealabil și vor fi aleși pe baza capacității lor profesionale. Selecția se va face pe baza criteriilor de selecție, cu respectarea principiilor privind nediscriminarea, egalitatea de tratament și absența conflictului de interese.
TITLUL VIII
GRANTURI ATRIBUITE ȘI PREMII ACORDATE DE ORGANISMUL UNIUNII
Articolul 90
Granturi
În cazul în care organismul Uniunii poate atribui granturi în conformitate cu actul constitutiv sau prin delegare din partea Comisiei în temeiul articolului 58 alineatul (1) litera (c) punctul (iv) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, se aplică dispozițiile relevante din respectivul regulament și din Regulamentului delegat (UE) nr. 1268/2012.
Articolul 91
Premii
În cazul în care organismul Uniunii poate acorda premii în conformitate cu actul constitutiv sau prin delegare din partea Comisiei în temeiul articolului 58 alineatul (1) litera (c) punctul (iv) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, se aplică dispozițiile relevante din respectivul regulament și din Regulamentului delegat (UE) nr. 1268/2012.
TITLUL IX
PREZENTAREA CONTURILOR ȘI CONTABILITATEA
CAPITOLUL 1
Prezentarea conturilor
Articolul 92
Structura conturilor
Conturile organismului Uniunii cuprind:
(a)
situațiile financiare ale organismului Uniunii;
(b)
rapoartele privind execuția bugetară a organismului Uniunii.
Articolul 93
Raportul privind gestiunea bugetară și financiară
(1) Fiecare organism al Uniunii elaborează un raport privind gestiunea bugetară și financiară din timpul exercițiului financiar.
(2) Directorul transmite acest raport Parlamentului European, Consiliului, Comisiei și Curții de Conturi până la data de 31 martie a următorului exercițiu financiar.
(3) Raportul menționat la alineatul (2) prezintă, atât în termeni absoluți, cât și relativi, cel puțin rata de execuție a creditelor, precum și informații sintetice privind transferurile de credite între diverse posturi bugetare.
Articolul 94
Reguli privind conturile
(1) Contabilul organismului Uniunii aplică normele adoptate de contabilul Comisiei pe baza standardelor contabile acceptate la nivel internațional pentru sectorul public.
(2) Conturile organismului Uniunii menționat la articolul 92 respectă principiile bugetare stabilite la articolele 5-31. Acestea prezintă o imagine reală și corectă a operațiunilor bugetare de venituri și cheltuieli.
Articolul 95
Principii contabile
Situațiile financiare menționate la articolul 92 prezintă informații, inclusiv cu privire la politicile contabile, într-un mod de natură să asigure furnizarea unor informații relevante, fiabile, comparabile și inteligibile. Situațiile financiare se întocmesc în conformitate cu principiile contabile general acceptate, definite în normele contabile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Articolul 96
Situații financiare
(1) Situațiile financiare se prezintă în euro și cuprind:
(a)
bilanțul și contul de rezultat, care reprezintă toate activele și pasivele și situația financiară, precum și rezultatul economic la data de 31 decembrie a exercițiului anterior; acestea sunt prezentate în conformitate cu normele contabile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012;
(b)
situația fluxurilor de numerar, care prezintă sumele colectate și plătite în cursul exercițiului și situația finală de trezorerie;
(c)
situația privind modificările activelor nete, în care se prezintă o sinteză a mișcărilor înregistrate în cursul exercițiului la rezerve și la rezultatele acumulate.
(2) Notele la situațiile financiare completează și comentează informațiile prezentate în situațiile menționate la alineatul (1) și furnizează toate informațiile suplimentare prevăzute de practica contabilă acceptată la nivel internațional, în cazul în care aceste informații sunt relevante pentru activitățile organismului Uniunii.
Articolul 97
Rapoarte privind execuția bugetară
(1) Rapoartele privind execuția bugetară se prezintă în euro. Acestea sunt formate din:
(a)
rapoartele care agregă toate operațiunile bugetare ale exercițiului, defalcate pe venituri și cheltuieli;
(b)
notele explicative, care completează și comentează informațiile prezentate în rapoarte.
(2) Rezultatul bugetar constă din diferența dintre:
-
totalul veniturilor colectate în exercițiul financiar respectiv; și
-
valoarea plăților efectuate în contul creditelor exercițiului financiar respectiv, majorată cu valoarea creditelor reportate, aferente aceluiași exercițiu financiar.
Diferența prevăzută la primul paragraf se majorează sau se diminuează, pe de o parte, cu valoarea netă a creditelor reportate din exercițiile financiare anterioare care au fost anulate și, pe de altă parte, prin:
-
valoarea plăților efectuate în plus față de creditele nediferențiate reportate din exercițiul financiar precedent, ca urmare a modificării cursului de schimb al euro;
-
soldul care rezultă din câștigurile și pierderile de schimb în cursul exercițiului financiar, atât realizate, cât și nerealizate.
(3) Rapoartele privind execuția bugetară au aceeași structură ca și bugetul organismului Uniunii în sine.
Articolul 98
Conturi provizorii
(1) Contabilul organismului Uniunii transmite conturile provizorii contabilului Comisiei și Curții de Conturi până la data de 1 martie a exercițiului următor.
(2) Contabilul organismului Uniunii trebuie, de asemenea, să trimită până la data de 1 martie a exercițiului următor, un pachet de rapoarte adresate contabilului Comisiei, într-un format standardizat stabilit de contabilul Comisiei în vederea consolidării.
Articolul 99
Aprobarea conturilor finale
(1) În conformitate cu articolul 148 alineatul (1) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, până la data de 1 iunie a exercițiului următor, cel târziu, Curtea de Conturi formulează observații cu privire la conturile provizorii ale organismului Uniunii.
(2) La primirea observațiilor Curții de Conturi cu privire la conturile provizorii ale organismului Uniunii, contabilul întocmește conturile finale ale organismului Uniunii în conformitate cu articolul 50. Directorul le trimite consiliului de administrație, care emite un aviz cu privire la conturile în cauză.
(3) Contabilul trimite conturile finale, însoțite de avizul consiliului de administrație, contabilului Comisiei, Curții de Conturi, Parlamentului European și Consiliului, până la data de 1 iulie a exercițiului financiar următor.
De asemenea, contabilul organismului Uniunii trimite până la data de 1 iulie un pachet de rapoarte adresate contabilului Comisiei, într-un format standardizat stabilit de contabilul Comisiei în vederea consolidării.
(4) Contabilul organismului Uniunii transmite, de asemenea, Curții de Conturi și, în copie, contabilului Comisiei, la aceeași dată la care transmite conturile finale, o scrisoare cuprinzând declarațiile conducerii cu privire la aceste conturi finale.
Conturile finale sunt însoțite de o notă redactată de contabil, prin care acesta declară că respectivele conturi finale au fost întocmite în conformitate cu prevederile prezentului titlu și cu principiile, normele și metodele contabile aplicabile.
Conturile finale ale organismului Uniunii se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene până la data de 15 noiembrie a exercițiului financiar următor.
(5) Directorul trimite Curții de Conturi până cel târziu la 30 septembrie a exercițiului financiar următor un răspuns la observațiile formulate cu privire la raportul său anual. Răspunsul organismului Uniunii se trimite concomitent și Comisiei.
CAPITOLUL 2
Contabilitatea și inventarierea patrimoniului
Secțiunea 1
Dispoziții comune
Articolul 100
Sistemul contabil
(1) Sistemul contabil al organismului Uniunii are scopul de a organiza informațiile bugetare și financiare în așa fel încât cifrele să poată fi introduse, clasate și înregistrate.
(2) Sistemul contabil este format din contabilitatea generală și din contabilitatea bugetară. Aceste contabilități se țin în euro, pe baza anului calendaristic.
(3) Ordonatorul de credite poate ține, de asemenea, o contabilitate analitică.
Articolul 101
Cerințe comune privind sistemul contabil al instituțiilor
Normele contabile și planul de conturi armonizat care urmează să fie aplicate de organismul Uniunii se adoptă de contabilul Comisiei în conformitate cu articolul 152 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 966/2012.
Secțiunea 2
Contabilitatea generală și bugetară
Articolul 102
Contabilitatea generală
Contabilitatea generală înregistrează, în ordine cronologică, prin aplicarea metodei în partidă dublă, toate evenimentele și operațiunile care afectează situația economică și financiară, precum și activele și pasivele organismului Uniunii.
Articolul 103
Înregistrările în contabilitatea generală
(1) Mișcările din conturi și soldurile din conturile generale se înregistrează în registre contabile.
(2) Toate înregistrările contabile, inclusiv ajustările contabile, se bazează pe documente justificative, la care fac trimitere.
(3) Sistemul contabil permite urmărirea clară prin audit a tuturor înregistrărilor contabile.
Articolul 104
Ajustări contabile
După încheierea exercițiului financiar și până la data prezentării conturilor finale, contabilul organismului Uniunii face orice ajustări care, fără să implice plăți sau încasări pentru exercițiul în cauză, sunt necesare pentru o prezentare fidelă și corectă a conturilor respective. Aceste ajustări se fac cu respectarea normelor contabile menționate la articolul 101.
Articolul 105
Contabilitatea bugetară
(1) Contabilitatea bugetară prezintă o înregistrare detaliată a execuției bugetului aferent organismului Uniunii.
(2) În sensul alineatului (1), contabilitatea bugetară înregistrează toate operațiunile de venituri și cheltuieli prevăzute în titlul IV.
Articolul 106
Inventarierea patrimoniului
(1) Organismul Uniunii ține inventarul tuturor activelor corporale, incorporale și financiare care constituie patrimoniul Uniunii, cu prezentarea cantității și a valorii acestora, în conformitate cu modelul întocmit de contabilul Comisiei.
Organismul Uniunii verifică dacă intrările de inventar corespund situației reale.
(2) Vânzarea bunurilor corporale ale organismului Uniunii face obiectul unei publicități adecvate.
TITLUL X
AUDITUL EXTERN, DESCĂRCAREA DE GESTIUNE ȘI COMBATEREA FRAUDEI
Articolul 107
Auditul extern
(1) Conturile anuale ale organismului Uniunii, prezentarea corespunzătoare a veniturilor, a cheltuielilor și a poziției financiare a organismului Uniunii se verifică de un auditor extern independent înainte de consolidare în conturile finale ale organismului respectiv.
Cu excepția cazului în care se prevede altfel în actul constitutiv, Curtea de Conturi întocmește un raport anual specific pentru organismul Uniunii, în conformitate cu cerințele prevăzute la articolul 287 alineatul (1) din TFUE.
La elaborarea raportului menționat la al doilea paragraf, Curtea ia în considerare activitatea de audit desfășurată de auditorul extern independent, menționat la primul paragraf, precum și măsurile luate pe baza constatărilor acestuia.
(2) Organismul Uniunii transmite bugetul său Curții de Conturi, în forma finală în care a fost adoptat. Acesta informează Curtea de Conturi, cât mai curând posibil, cu privire la toate deciziile și actele adoptate în temeiul articolelor 10, 14, 19 și 23.
(3) Verificarea efectuată de Curtea de Conturi este reglementată de articolele 158-163 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Articolul 108
Calendarul procedurii de descărcare de gestiune
(1) La recomandarea Consiliului, Parlamentul European aprobă, înaintea datei de 15 mai a exercițiului N + 2, în afara cazului în care există dispoziții contrare în actul constitutiv, descărcarea de gestiune a directorului pentru execuția bugetară a exercițiului N. Directorul informează consiliul de administrație cu privire la observațiile formulate de Parlamentul European, incluse în rezoluția care însoțește decizia de descărcare de gestiune.
(2) În cazul în care nu poate fi respectată data prevăzută la alineatul (1), Parlamentul European și Consiliul informează directorul asupra motivelor amânării.
(3) În cazul în care Parlamentul European amână luarea deciziei de descărcare de gestiune, directorul, în cooperare cu consiliul de administrație, depune toate eforturile pentru a lua, cât mai curând posibil, măsuri prin care să înlăture ori să faciliteze înlăturarea obstacolelor la decizia în cauză.
Articolul 109
Procedura de descărcare de gestiune
(1) Decizia de descărcare de gestiune se referă la conturile tuturor veniturilor și cheltuielilor organismului Uniunii, rezultatul bugetar, activele și pasivele organismului Uniunii prezentate în situația financiară.
(2) În vederea acordării descărcării de gestiune, Parlamentul European examinează conturile și situațiile financiare ale organismului Uniunii, după ce Consiliul a făcut deja acest lucru. De asemenea, Parlamentul European examinează raportul anual întocmit de Curtea de Conturi, însoțit de răspunsurile directorului organismului Uniunii, precum și rapoartele speciale relevante ale Curții de Conturi cu privire la exercițiul financiar în cauză și declarația de asigurare a Curții de Conturi privind fiabilitatea conturilor și legalitatea și regularitatea tranzacțiilor subiacente.
(3) Directorul prezintă Parlamentului European, la cererea acestuia, în modul prevăzut la articolul 165 alineatul (3) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 orice informații necesare pentru buna derulare a procedurii de descărcare de gestiune pentru exercițiul financiar în cauză.
Articolul 110
Măsuri adoptate în urma descărcării de gestiune
(1) Directorul ia toate măsurile necesare pentru a da curs atât observațiilor care însoțesc decizia de descărcare de gestiune a Parlamentului European, cât și comentariilor anexate recomandării de descărcare adoptate de Consiliu.
(2) La solicitarea Parlamentului European sau a Consiliului, directorul prezintă un raport privind măsurile luate ca urmare a observațiilor și a comentariilor respective. Directorul transmite Comisiei și Curții de Conturi o copie a raportului.
Articolul 111
Controale la fața locului efectuate de Comisie, Curtea de Conturi și OLAF
(1) Organismul Uniunii acordă personalului Comisiei și altor persoane autorizate de aceasta, precum și Curții de Conturi, accesul la locațiile și sediile sale și la toate datele și informațiile, inclusiv la datele și informațiile în format electronic, necesare pentru efectuarea auditurilor.
(2) Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) poate efectua investigații, inclusiv controale la fața locului și inspecții, în conformitate cu dispozițiile și procedurile prevăzute de Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 al Parlamentului European și al Consiliului (9) și de Regulamentul (Euratom, CE) nr. 2185/96 al Consiliului (10), obiectivul fiind acela de a stabili dacă au avut loc fraude, cazuri de corupție sau orice altă activitate ilegală care aduce atingere intereselor financiare ale Uniunii în legătură cu un grant sau contract atribuit în conformitate cu prezentul regulament.
(3) Fără a aduce atingere alineatelor (1) și (2), acordurile cu țări terțe și organizații internaționale, contractele, subvențiile și achizițiile publice ale organismului UE conțin dispoziții care mandatează în mod expres Curtea de Conturi Europeană și OLAF să efectueze astfel de audituri și investigații, în conformitate cu competențele lor respective.
TITLUL XI
DISPOZIȚII FINALE ȘI TRANZITORII
Articolul 112
Cereri de informații din partea Parlamentului European și a Consiliului
Parlamentul European, Consiliul și Comisia sunt împuternicite să obțină din partea organismului Uniunii informațiile sau explicațiile necesare privind probleme bugetare în domeniile lor de competență.
Articolul 113
Adoptarea noului Regulament financiar al organismului Uniunii
Fiecare organism menționat la articolul 208 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 adoptă un nou Regulament financiar care să intre în vigoare la 1 ianuarie 2014 sau, în orice caz, în termen de șase luni de la data la care un organism intră în domeniul de aplicare al articolului 208 din regulamentul respectiv, ulterior acordării unei contribuții de la buget.
Articolul 114
Normele de punere în aplicare a Regulamentului financiar al organismului Uniunii
La propunerea directorului, consiliul de administrație adoptă, atunci când este necesar și cu acordul prealabil al Comisiei, norme detaliate de punere în aplicare a Regulamentului financiar al organismului Uniunii.
Articolul 115
Abrogare
Începând cu 1 ianuarie 2014, Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 se abrogă. Cu toate acestea, articolul 40 continuă să se aplice până la 31 decembrie 2014, iar articolul 27 alineatele (4) și (7) continuă să se aplice până la 31 decembrie 2015.
Articolul 116
Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. Se aplică de la 1 ianuarie 2014. Cu toate acestea, articolele 47 și articolul 82 alineatul (5) se aplică de la 1 ianuarie 2015, iar articolul 32 și articolul 33 alineatele (5) și (8) se aplică de la 1 ianuarie 2016.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 30 septembrie 2013.