NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
REGULAMENTUL (UE) 2015/496 AL CONSILIULUI
din 17 martie 2015
de modificare a Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83 în ceea ce privește depozitarea arhivelor istorice ale instituțiilor la Institutul Universitar European din Florența
CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, în special articolul 352,
având în vedere propunerea Comisiei Europene,
după transmiterea proiectului de act legislativ către parlamentele naționale,
având în vedere aprobarea Parlamentului European,
hotărând în conformitate cu o procedură legislativă specială,
întrucât:
(1)
În conformitate cu Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 al Consiliului din 1 februarie 1983 privind deschiderea către public a arhivelor istorice ale Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice (1), arhivele istorice ale Uniunii sunt păstrate și puse la dispoziția publicului, în măsura în care este posibil, la expirarea unei perioade de 30 de ani.
(2)
Obligația de a constitui arhive istorice și de a le pune la dispoziția publicului, în măsura în care este posibil, se aplică fiecăreia dintre instituțiile menționate în Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 („instituțiile”) în condițiile prevăzute de respectivul regulament.
(3)
Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 dispune că fiecare instituție își poate depozita arhivele istorice în locul pe care îl consideră cel mai adecvat.
(4)
În 1984, Parlamentul European, Consiliul și Comisia au decis să își depoziteze arhivele istorice la Institutul Universitar European („IUE”) din Florența, unde acestea sunt puse la dispoziția publicului. La 17 decembrie 1984, a fost semnat un contract în acest sens („contract de depozitare”) între Comunitățile Europene, reprezentate de Comisie, și IUE.
(5)
De atunci, Comitetul Economic și Social European și Curtea de Conturi Europeană au convenit să respecte condițiile contractului de depozitare. Banca Europeană de Investiții își depozitează arhivele istorice la IUE în temeiul unei convenții distincte cu IUE, care a fost semnată la 1 iulie 2005, și al „Normelor privind arhivele istorice”, care au fost adoptate la 7 octombrie 2005 (2) de către Comitetul de direcție al băncii.
(6)
Guvernul italian a pus la dispoziția IUE, în mod permanent și gratuit, spații corespunzătoare pentru a garanta că arhivele depozitate sunt păstrate și protejate în conformitate cu standardele internaționale recunoscute și pentru ca acestea să poată fi consultate la fața locului.
(7)
Depozitarea arhivelor istorice la IUE urmărește să ofere acces la aceste arhive într-un amplasament unic, să promoveze consultarea acestora și să încurajeze activitățile de cercetare referitoare la istoria integrării europene și a instituțiilor europene. IUE este un centru universitar de studiu și de cercetare renumit, ale cărui activități sunt axate pe Europa și pe integrarea europeană. Având aproape 30 de ani de experiență în gestionarea arhivelor istorice ale Uniunii, acesta oferă structuri de stocare și de cercetare de vârf, construite special pentru păstrarea și consultarea acestor arhive, și se bucură de o reputație internațională în calitate de centru de arhivare.
(8)
Depozitarea în continuare a arhivelor istorice ale Uniunii la IUE ar trebui să fie inclusă în legislația Uniunii, pentru a se reflecta rolul jucat de IUE în calitate de partener al instituțiilor în ceea ce privește gestionarea arhivelor istorice ale acestora.
(9)
Prezentul regulament ar trebui să se aplice tuturor instituțiilor și nu ar trebui să aducă atingere responsabilității care revine acestora de a pune arhivele lor istorice la dispoziția publicului și nici dreptului de proprietate al fiecărei instituții asupra propriilor sale arhive istorice.
(10)
Cu toate acestea, natura specifică a activităților desfășurate de Curtea de Justiție a Uniunii Europene („CJUE”) și de Banca Centrală Europeană („BCE”) justifică exonerarea acestor instituții de la obligația prevăzută prin prezentul regulament de a-și depozita arhivele istorice la IUE. CJUE și BCE își pot depozita arhivele istorice la IUE, în mod voluntar.
(11)
Instituțiile și IUE ar trebui, în măsura posibilului, să pună arhivele istorice la dispoziția publicului sub formă digitizată și digitală, în vederea facilitării consultării acestora pe internet.
(12)
Datele cu caracter personal conținute în arhivele istorice ale Uniunii depozitate la IUE ar trebui să fie prelucrate în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (3).
(13)
Comisia a consultat Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 referitor la proiectul legislativ privind prezentul regulament și aceasta a emis un aviz referitor la acesta la 10 octombrie 2012 (4).
(14)
Într-un acord-cadru de parteneriat ar trebui prevăzute dispoziții detaliate privind gestionarea arhivelor istorice la IUE, inclusiv depozitarea acestora, accesul la acestea și consultarea lor de către public, precum și atribuțiile și responsabilitățile reciproce care revin instituțiilor și IUE.
(15)
Costurile de gestionare a arhivelor istorice ale Uniunii de către IUE ar trebui să fie finanțate de la bugetul general al Uniunii și ar trebui să fie suportate de către toate instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare.
(16)
Prin urmare, Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 ar trebui modificat în consecință,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
Articolul 1
Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 se modifică după cum urmează:
1.
Articolul 8 se modifică după cum urmează:
(a)
alineatul (1) se înlocuiește cu următorul text:
„(1) Fiecare instituție, cu excepția Curții de Justiție a Uniunii Europene (CJUE) și a Băncii Centrale Europene (BCE), depozitează la Institutul Universitar European (IUE) din Florența documentele care fac parte din arhivele sale istorice și pe care le-a pus la dispoziția publicului, în conformitate cu prezentul regulament. Depozitarea se efectuează în conformitate cu dispozițiile din anexă.
Fără a aduce atingere primului paragraf, instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare pot, din motive juridice sau administrative, să excludă depozitarea la IUE a anumitor documente originale. În acest caz, acestea depozitează o copie în microformat sau o copie digitală a respectivelor documente.”
;
(b)
se adaugă următoarele alineate:
„(3) CJUE și BCE își pot depozita arhivele istorice la IUE, în mod voluntar.
(4) Instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare își păstrează dreptul de proprietate asupra arhivelor lor, precum și competența exclusivă privind componența documentelor și a dosarelor depozitate sau puse, în vreun alt mod, la dispoziția IUE.
(5) Depozitarea la IUE a arhivelor istorice ale Uniunii nu aduce atingere protecției arhivelor, în conformitate cu articolul 2 din Protocolul nr. 7 privind privilegiile și imunitățile Uniunii Europene, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.
(6) IUE asigură păstrarea și protecția arhivelor depozitate. Modalitățile de păstrare și protecție trebuie să fie conforme cu standardele internaționale recunoscute pentru protecția fizică a arhivelor și trebuie să respecte cel puțin normele tehnice și de securitate care corespund celor utilizate pentru păstrarea și gestionarea arhivelor publice din Italia. Astfel, documentele depozitate sunt păstrate într-un depozit conceput special în acest scop.
(7) IUE este unic responsabil pentru personalul desemnat să gestioneze arhivele istorice ale Uniunii depozitate la IUE. IUE se va asigura că personalul desemnat să gestioneze arhivele istorice are calificările profesionale necesare pentru îndeplinirea activității din acest domeniu.
(8) Fiecare instituție care beneficiază de serviciile de depozitare are dreptul de a primi informații cu privire la gestionarea de către IUE a arhivelor sale și de a efectua o inspecție a arhivelor pe care le-a depozitat acolo.
(9) IUE pune la dispoziția publicului arhivele istorice care i s-au încredințat în temeiul alineatelor (1) și (3). Instituțiile pot pune, de asemenea, la dispoziția publicului o copie a acelorași arhive istorice.
(10) Costurile pentru gestionarea arhivelor istorice ale Uniunii sunt finanțate prin contribuții din partea tuturor instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare către linia bugetară relevantă, în limitele creditelor anuale puse la dispoziție de autoritatea bugetară în conformitate cu Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii (5). Respectivele contribuții financiare nu acoperă costurile legate de furnizarea și adaptarea clădirilor și a depozitelor pentru a găzdui arhivele și personalul aferent.
Valoarea contribuțiilor menționate la primul paragraf sunt proporționale cu dimensiunea schemelor de personal corespunzătoare ale instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare. Fiecare contribuție se recalculează de fiecare dată când alte instituții încep să își depoziteze arhivele istorice la IUE sau cel puțin la fiecare cinci ani.
(11) IUE exercită prelucrarea datelor, în conformitate cu articolul 2 din Regulamentul (CE) nr. 45/2001, pe baza instrucțiunilor primite din partea instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare. IUE prelucrează toate datele cu caracter personal conținute în arhivele istorice ale instituțiilor în conformitate cu garanțiile stabilite în regulamentul menționat.
(12) Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor exercită în continuare competențe în materie de supraveghere a instituțiilor în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal conținute în arhivele istorice depozitate la IUE.
2.
Articolul 9 se modifică după cum urmează:
(a)
alineatul (1) se înlocuiește cu următorul text:
„(1) Fiecare instituție adoptă norme interne de aplicare a prezentului regulament. Printre acestea se numără normele privind conservarea și punerea la dispoziția publicului a arhivelor istorice, precum și privind protecția datelor cu caracter personal pe care acestea le conțin. Ori de câte ori este posibil, instituțiile își pun arhivele la dispoziția publicului prin mijloace electronice, inclusiv arhivele sub formă digitizată și de proveniență digitală, și facilitează consultarea acestora pe internet. De asemenea, păstrează documentele care sunt disponibile în formate adaptate la nevoi speciale (ca de exemplu, Braille, text cu caractere mari sau înregistrări).”
;
(b)
se adaugă următorul alineat:
„(3) În numele instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare, Comisia încheie un acord-cadru de parteneriat cu IUE. Acordul-cadru de parteneriat va include dispoziții detaliate privind rolurile și responsabilitățile reciproce ale instituțiilor și ale IUE privind gestionarea arhivelor istorice ale Uniunii, inclusiv depozitarea, accesul la acestea și consultarea lor de către public.”
3.
Textul din anexa la prezentul regulament se adaugă, ca anexă, la Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83.
Articolul 2
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 17 martie 2015.