PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 1011/2014
ze dne 22. září 2014,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1303/2013, pokud jde o vzory pro předkládání určitých informací Komisi, a podrobná pravidla týkající se výměny informací mezi příjemci a řídicími orgány, certifikačními orgány, auditními orgány a zprostředkujícími subjekty
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1303/2013 ze dne 17. prosince 2013 o společných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu, Fondu soudržnosti, Evropském zemědělském fondu pro rozvoj venkova a Evropském námořním a rybářském fondu, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu, Fondu soudržnosti a Evropském námořním a rybářském fondu a o zrušení nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 (1), a zejména na čl. 41 odst. 4, čl. 102 odst. 1, čl. 112 odst. 5, čl. 122 odst. 3, čl. 124 odst. 7, čl. 131 odst. 6 a čl. 137 odst. 3 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Prováděcí nařízení Komise (EU) č. 184/2014 (2) stanoví ustanovení nezbytná pro přípravu programů. Za účelem zajištění provádění programů financovaných evropskými strukturálními a investičními fondy (dále též „ESI fondy“) je nezbytné stanovit další ustanovení pro uplatňování nařízení (EU) č. 1303/2013. Aby byl usnadněn komplexní pohled na tato ustanovení a přístup k nim, měla by být stanovena v jednom prováděcím aktu.
(2)
Za účelem zajištění soudržnosti a kvality informací předkládaných řídicím orgánem Komisi, včetně jasných prohlášení ohledně proveditelnosti investice a ekonomické životaschopnosti velkého projektu, je třeba zavést standardní formát stanovující jednotné požadavky týkající se struktury a obsahu informací pro oznamování vybraných velkých projektů Komisi.
(3)
S cílem zajistit vyšší účinnost a transparentnost při provádění programů financovaných ESI fondy je třeba stanovit vzor pro předávání finančních údajů, vzor pro žádosti o platby a v souladu s čl. 41 odst. 4 nařízení (EU) č. 1303/2013 vzor, který se použije při předkládání dodatečných informací o finančních nástrojích spolu s žádostí o platbu podávanou Komisi, a vzor účetní závěrky pro operační programy.
(4)
Za stejným účelem je třeba stanovit vzor pro popis funkcí a postupů zavedených pro řídicí orgán a případně certifikační orgán a vzor pro zprávu a výrok nezávislého auditního subjektu. Měly by stanovit technické parametry pro každou oblast systému pro elektronickou výměnu dat. Jelikož budou tyto vzory základem pro vytvoření systému pro elektronickou výměnu dat uvedeného v čl. 74 odst. 4 nařízení (EU) č. 1303/2013, měly by také stanovit, jakým způsobem budou údaje o způsobilých výdajích do tohoto systému zadávány.
(5)
Je třeba stanovit podrobná pravidla ohledně rozsahu a parametrů systémů na podporu elektronické výměny informací mezi příjemci a řídicím orgánem, certifikačním orgánem, auditním orgánem a zprostředkujícími subjekty, tak aby členské státy měly právní jistotu, pokud jde o povinnosti, jež musí splnit do lhůty stanovené v čl. 122 odst. 3 nařízení (EU) č. 1303/2013.
(6)
Aby se snížila administrativní zátěž pro příjemce účinným, účelným a jim vyhovujícím způsobem a současně byla zajištěna účinná, účelná a bezpečná elektronická výměna informací, je třeba upřesnit určité základní požadavky a technické parametry systémů uvedených v čl. 122 odst. 3 nařízení (EU) č. 1303/2013.
(7)
Je třeba stanovit zásady a platná pravidla pro předávání dokumentů a údajů prostřednictvím systémů, pokud jde o určování strany odpovědné za nahrávání dokumentů a veškerých jejich aktualizací, včetně alternativních řešení pro případ, že vyšší moc zabrání použití systémů.
(8)
Toto nařízení by mělo respektovat základní práva a dodržovat zásady uznané Listinou základních práv Evropské unie, zejména právo na ochranu osobních údajů. Toto nařízení by se tudíž mělo uplatňovat v souladu s těmito právy a zásadami. Pokud jde o osobní údaje zpracovávané členskými státy, použije se směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (3). Pokud jde o zpracování osobních údajů orgány a institucemi Unie a o volný pohyb těchto údajů, použije se nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4).
(9)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem Výboru pro koordinaci evropských strukturálních a investičních fondů,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
VZORY A FORMÁT, KTERÉ SE POUŽIJÍ PRO PŘEDKLÁDÁNÍ URČITÝCH INFORMACÍ KOMISI
Článek 1
Formát pro oznámení vybraného velkého projektu
Oznámení vybraného velkého projektu Komisi ze strany řídicího orgánu podle čl. 102 odst. 1 prvního pododstavce nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví v souladu s formátem stanoveným v příloze I tohoto nařízení.
Článek 2
Vzor pro předávání finančních údajů
Při předkládání finančních údajů Komisi pro účely monitorování podle článku 112 nařízení (EU) č. 1303/2013 použijí členské státy vzor stanovený v příloze II tohoto nařízení.
Článek 3
Vzor pro popis funkcí a postupů zavedených pro řídicí orgán a certifikační orgán
1. Popis funkcí a postupů zavedených pro řídicí orgán a případně certifikační orgán se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze III tohoto nařízení.
2. Pokud se na několik operačních programů vztahuje společný systém, může být vypracován jediný popis funkcí a postupů uvedený v odstavci 1.
Článek 4
Vzor zprávy nezávislého auditního subjektu
1. Auditní zpráva nezávislého auditního subjektu uvedeného v čl. 124 odst. 2 nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze IV tohoto nařízení.
2. Pokud se na několik operačních programů vztahuje společný systém, může být vypracována jediná auditní zpráva uvedená v odstavci 1.
Článek 5
Vzor výroku nezávislého auditního subjektu
1. Výrok nezávislého auditního subjektu uvedeného v čl. 124 odst. 2 nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze V tohoto nařízení.
2. Pokud se na několik operačních programů vztahuje společný systém, může být vypracován jediný výrok uvedený v odstavci 1.
Článek 6
Vzor žádosti o platbu zahrnující dodatečné informace týkající se finančních nástrojů
Žádost o platbu uvedená v čl. 41 odst. 4 a čl. 131 odst. 6 nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze VI tohoto nařízení a obsahuje případně dodatečné informace týkající se finančních nástrojů.
Článek 7
Vzor účetní závěrky
Účetní závěrka uvedená v čl. 137 odst. 1 nařízení (EU) č. 1303/2013 se předkládá Komisi v souladu se vzorem stanoveným v příloze VII tohoto nařízení.
KAPITOLA II
PODROBNÁ PRAVIDLA TÝKAJÍCÍ SE VÝMĚNY INFORMACÍ MEZI PŘÍJEMCI A ŘÍDICÍMI ORGÁNY, CERTIFIKAČNÍMI ORGÁNY, AUDITNÍMI ORGÁNY A ZPROSTŘEDKUJÍCÍMI SUBJEKTY
Článek 8
Definice a rozsah systému pro elektronickou výměnu dat
1. Systémem pro elektronickou výměnu dat uvedeným v čl. 122 odst. 3 prvním pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013 se rozumí mechanismy a nástroje umožňující elektronickou výměnu dokumentů a dat, včetně podpory audiovizuálních médií, naskenovaných dokumentů a elektronických souborů.
Výměna dokumentů a dat zahrnuje podávání zpráv o pokroku, žádostech o platbu a výměnu informací souvisejících s řídicími kontrolami a audity.
2. Systémy pro elektronickou výměnu dat umožňují, aby se správní ověření každé žádosti o úhradu předložené příjemci podle čl. 125 odst. 5 nařízení (EU) č. 1303/2013 a audity spoléhaly na informace a dokumenty dostupné prostřednictvím systémů pro elektronickou výměnu dat, jsou-li tyto informace a dokumenty vyměňovány v elektronické podobě v souladu s čl. 122 odst. 3 tohoto nařízení. Odpovědné orgány mohou požadovat dokumenty v tištěné podobě pouze ve výjimečných případech na základě analýzy rizik a pouze pokud jsou dokumenty v tištěné podobě skutečným zdrojem naskenovaných dokumentů nahraných do systémů pro elektronickou výměnu dat.
Článek 9
Parametry systémů pro elektronickou výměnu dat
1. Systémy pro elektronickou výměnu dat zajišťují bezpečnost údajů, jejich úplnost, důvěrnost a ověření odesílatele v souladu s čl. 122 odst. 3, čl. 125 odst. 4 písm. d), čl. 125 odst. 8 a článkem 140 nařízení (EU) č. 1303/2013.
Systémy pro elektronickou výměnu dat jsou k dispozici a v provozu během běžných úředních hodin i mimo tyto hodiny s výjimkou doby provádění činností technické údržby.
2. Pokud členský stát z vlastního podnětu zavede pro příjemce povinné používání systémů pro elektronickou výměnu dat, zajistí, aby technické parametry těchto systémů nenarušovaly bezproblémové provádění fondů ani neomezovaly přístup příjemcům.
Tento požadavek se nevztahuje na systémy pro elektronickou výměnu dat pro příjemce, které členský stát zavedl jako povinné během předchozího programového období a které jsou v souladu s ostatními požadavky stanovenými tímto nařízením.
3. Systémy pro elektronickou výměnu dat jsou vybaveny přinejmenším těmito funkcemi:
a)
interaktivním formulářem a/nebo interaktivními formuláři předvyplněným (předvyplněnými) systémem na základě údajů, které se v jednotlivých fázích postupu ukládají;
b)
v příslušných případech automatickými výpočty;
c)
automatickými kontrolami jako součástmi systému, které v co nejvyšší míře omezují opakované výměny dokumentů nebo informací;
d)
upozorněními vytvářenými systémem a sloužícími k informování příjemce o tom, že je možné provést určité akce;
e)
on-line sledováním statusu umožňujícím příjemci sledovat aktuální status projektu;
f)
dostupností všech předchozích údajů a dokumentů zpracovaných systémy pro elektronickou výměnu dat.
Článek 10
Předávání dokumentů a údajů prostřednictvím systémů pro elektronickou výměnu dat
1. Příjemci a orgány uvedené v čl. 122 odst. 3 prvním pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013 doplňují dokumenty a údaje, za něž odpovídají, a veškeré jejich aktualizace do systémů pro elektronickou výměnu dat v elektronickém formátu stanoveném členským státem.
Členský stát určí podrobné podmínky elektronické výměny dat v dokumentu stanovujícím podmínky podpory pro každou operaci podle čl. 125 odst. 3 písm. c) nařízení (EU) č. 1303/2013.
2. Výměny údajů a transakce jsou opatřeny elektronickým podpisem slučitelným s jedním ze tří typů elektronického podpisu vymezených ve směrnici Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (5).
3. Za datum předání dokumentů a údajů orgánům ze strany příjemce a naopak, jak je uvedeno v čl. 122 odst. 3 prvním pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013, se považuje datum elektronického předložení informací, které jsou uloženy v systémech pro elektronickou výměnu dat.
4. Jak je uvedeno v čl. 122 odst. 3 druhém pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013, dokumenty a údaje se prostřednictvím systémů pro elektronickou výměnu dat pro tutéž operaci předkládají pouze jednou pro všechny orgány provádějící týž program.
Tyto orgány spolupracují na právní, organizační, sémantické a technické úrovni na zajištění účinné komunikace a výměny a opětovného použití informací a znalostí.
Tímto ustanovením nejsou dotčeny postupy, které umožňují příjemcům opravit chybné údaje a aktualizovat zastaralé údaje nebo nečitelné dokumenty.
5. Systémy pro elektronickou výměnu dat jsou přístupné přímo prostřednictvím interaktivního uživatelského rozhraní (internetové aplikace) nebo prostřednictvím technického rozhraní, které umožňuje automatickou synchronizaci a předávání údajů mezi systémy příjemců a systémy členských států.
6. Při zpracování informací zaručí systémy pro elektronickou výměnu dat ochranu soukromí osobních údajů jednotlivcům a obchodního tajemství právním subjektům v souladu se směrnicí Evropského parlamentu a Rady 2002/58/ES (6), směrnicí Evropského parlamentu a Rady 2009/136/ES (7) a směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (8).
7. V případě vyšší moci a zejména v případě nesprávného fungování systémů pro elektronickou výměnu dat nebo chybějícího stálého datového připojení může dotčený příjemce předložit požadované informace příslušnému orgánu v takové podobě a pomocí takových prostředků, které pro tyto případy určí členský stát. Jakmile příčina vyšší moci pomine, členský stát zajistí, aby byly příslušné dokumenty začleněny do databáze související se systémy pro elektronickou výměnu dat.
Odchylně od ustanovení odstavce 3 je za datum brané v potaz pro předložení požadovaných informací považováno datum zaslání dokumentů ve vyžadované podobě.
8. Členské státy zajistí, aby všichni příjemci mohli používat systémy pro elektronickou výměnu dat uvedené v čl. 122 odst. 3 nařízení (EU) č. 1303/2013, včetně příjemců operací probíhajících ke dni, kdy jsou systémy pro elektronickou výměnu dat uvedeny do provozu a od nějž se použije elektronická výměna dat.
Článek 11
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 22. září 2014.
REGULAMENTUL DE PUNERE ÎN APLICARE (UE) NR. 1011/2014 AL COMISIEI
din 22 septembrie 2014
de stabilire a normelor detaliate de punere în aplicare a Regulamentului (UE) nr. 1303/2013 al Parlamentului European și al Consiliului cu privire la modelele de prezentare a anumitor informații către Comisie și normele detaliate referitoare la schimbul de informații între beneficiari și autoritățile de management, autoritățile de certificare, autoritățile de audit și organismele intermediare
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 17 decembrie 2013 de stabilire a unor dispoziții comune privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime, precum și de stabilire a unor dispoziții generale privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului (1), în special articolul 41 alineatul (4), articolul 102 alineatul (1), articolul 112 alineatul (5), articolul 122 alineatul (3), articolul 124 alineatul (7), articolul 131 alineatul (6) și articolul 137 alineatul (3),
întrucât:
(1)
Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 184/2014 al Comisiei (2) stabilește dispozițiile necesare pentru pregătirea programelor. Pentru a asigura punerea în aplicare a programelor finanțate de fondurile structurale și de investiții europene („fondurile ESI”), este necesar să se stipuleze dispoziții suplimentare pentru aplicarea Regulamentului (UE) nr. 1303/2013. Pentru a facilita o imagine de ansamblu cuprinzătoare și accesul la aceste dispoziții, ele ar trebui să fie prevăzute într-un act de punere în aplicare.
(2)
Pentru a asigura consecvența și calitatea informațiilor prezentate de autoritatea de management Comisiei, inclusiv declarații clare cu privire la fezabilitatea și viabilitatea economică a investiției asociate unui proiect major, ar trebui prevăzut un format standard care să stabilească cerințe uniforme pentru structura și conținutul informațiilor în vederea comunicării către Comisie a proiectelor majore selectate.
(3)
În vederea asigurării unei eficiențe și transparențe sporite în punerea în aplicare a programelor finanțate de fondurile ESI, ar trebui stabilite modelul pentru transmiterea datelor financiare, modelul de cerere de plată și, în temeiul articolului 41 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013, modelul care urmează să fie utilizat în cazul în care se prezintă Comisiei informații suplimentare privind instrumentele financiare împreună cu cererea de plată, precum și modelul pentru situațiile contabile aferente programelor operaționale.
(4)
În același scop, ar trebui prevăzute modelul pentru descrierea funcțiilor și procedurilor implementate la nivelul autorității de management și, dacă este cazul, al autorității de certificare, precum și modelul de raport și de aviz al organismului de audit independent. Aceste modele ar trebui să stabilească caracteristicile tehnice ale fiecărui câmp din sistemul de schimb electronic de date. Întrucât aceste modele vor forma baza pentru dezvoltarea sistemului electronic de schimb de date menționat la articolul 74 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013, ele ar trebui, de asemenea, să stabilească și metoda prin care datele privind cheltuielile eligibile vor fi introduse în acest sistem de schimb electronic de date.
(5)
Este necesar să se stabilească norme detaliate cu privire la domeniul de aplicare și caracteristicile sistemelor care sprijină schimbul electronic de informații între beneficiari și o autoritate de management, o autoritate de certificare, o autoritate de audit și organismele intermediare astfel încât să li se confere statelor membre securitate juridică privind obligațiile pe care trebuie să le îndeplinească la termenul reglementar stipulat la articolul 122 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013.
(6)
Pentru a reduce sarcina administrativă a beneficiarilor într-un mod eficient, eficace și satisfăcător pentru aceștia, în paralel cu asigurarea unui schimb electronic de informații eficient, eficace și sigur, ar trebui specificate anumite cerințe de bază și caracteristici tehnice în ceea ce privește sistemele menționate la articolul 122 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013.
(7)
Ar trebui să se prevadă, cu privire la transmiterea documentelor și datelor prin sisteme, principiile și normele aplicabile referitoare la identificarea părții responsabile pentru încărcarea documentelor și a oricăror versiuni actualizate ale acestora, inclusiv o soluție alternativă pentru cazul în care un eveniment de forță majoră împiedică utilizarea sistemelor.
(8)
Prezentul regulament ar trebui să respecte drepturile fundamentale și principiile recunoscute prin Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene, în special dreptul la protecția datelor cu caracter personal. Prin urmare, prezentul regulament ar trebui să se aplice în conformitate cu drepturile și principiile respective. În ceea ce privește datele cu caracter personal prelucrate de către statele membre, se aplică Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului (3). În ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele Uniunii și libera circulație a acestor date, se aplică Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (4).
(9)
Măsurile prevăzute de prezentul regulament sunt conforme cu avizul Comitetului de coordonare pentru fondurile structurale și de investiții europene,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
CAPITOLUL I
MODELELE ȘI FORMATUL CARE TREBUIE UTILIZATE PENTRU PREZENTAREA ANUMITOR INFORMAȚII COMISIEI
Articolul 1
Formatul pentru notificarea unui proiect major selectat
Notificarea unui proiect major selectat Comisiei de către autoritatea de management în conformitate cu articolul 102 alineatul (1) primul paragraf din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 se efectuează în conformitate cu formatul stabilit în anexa I la prezentul regulament.
Articolul 2
Model pentru transmiterea datelor financiare
În cazul în care se prezintă Comisiei date financiare în scop de monitorizare, în conformitate cu articolul 112 din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013, statele membre trebuie să folosească modelul stabilit în anexa II la prezentul regulament.
Articolul 3
Model pentru descrierea funcțiilor și procedurilor implementate destinat autorității de management și autorității de certificare
(1) Descrierea funcțiilor și procedurilor implementate în cazul autorității de management și, dacă e cazul, al autorității de certificare se realizează în conformitate cu modelul stabilit în anexa III la prezentul regulament.
(2) În cazul în care un sistem comun se aplică mai multor programe operaționale, se poate realiza o singură descriere a funcțiilor și procedurilor menționate la alineatul (1).
Articolul 4
Model de raport pentru organismul de audit independent
(1) Raportul de audit al unui organism de audit independent menționat la articolul 124 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 se întocmește în conformitate cu modelul stabilit în anexa IV la prezentul regulament.
(2) În cazul în care un sistem comun se aplică mai multor programe operaționale, se poate realiza o singură descriere a funcțiilor și procedurilor menționate la alineatul (1).
Articolul 5
Model de opinie pentru organismul de audit independent
(1) Opinia unui organism de audit independent menționat în articolul 124 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 se întocmește în conformitate cu modelul stabilit în anexa V la prezentul regulament.
(2) În cazul în care un sistem comun se aplică mai multor programe operaționale, se poate realiza o singură descriere a funcțiilor și procedurilor menționate la alineatul (1).
Articolul 6
Model de cerere de plată, inclusiv informații suplimentare referitoare la instrumentele financiare
Cererea de plată menționată la articolul 41 alineatul (4) și la articolul 131 alineatul (6) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 se întocmește în conformitate cu modelul stabilit în anexa VI la prezentul regulament și include, atunci când este cazul, informații suplimentare referitoare la instrumentele financiare.
Articolul 7
Model pentru situațiile contabile
Situațiile contabile menționate la articolul 137 alineatul (1) din regulamentul (UE) nr. 1303/2013 se prezintă Comisiei în conformitate cu modelul stabilit în anexa VII la prezentul regulament.
CAPITOLUL II
NORME DETALIATE PRIVIND SCHIMBURILE DE INFORMAȚII ÎNTRE BENEFICIARI ȘI AUTORITĂȚILE DE MANAGEMENT, AUTORITĂȚILE DE CERTIFICARE, AUTORITĂȚILE DE AUDIT ȘI ORGANISMELE INTERMEDIARE
Articolul 8
Definiția și domeniul de aplicare ale sistemelor de schimb electronic de date
(1) „Sistemele de schimb electronic de date” menționate la articolul 122 alineatul (3) primul paragraf din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 înseamnă mecanismele și instrumentele care permit schimbul electronic de documente și date, inclusiv suport media audiovizual, documente scanate și fișiere electronice.
Schimbul de date și documente include raportarea referitoare la progresul proiectelor, cereri de plată și schimbul de informații în legătură cu verificările și auditurile privind gestionarea.
(2) Sistemele de schimb electronic de date fac posibile controale administrative în legătură cu fiecare solicitare de rambursare a beneficiarilor în temeiul articolului 125 alineatul (5) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 și audituri care se bazează pe informațiile și documentele disponibile prin sistemele de schimb electronic de informații, în cazul în care respectivele informații și documente sunt comunicate sub formă electronică în conformitate cu articolul 122 alineatul (3) din regulament. Documentele pe hârtie pot să fie solicitate doar de către aceste autorități responsabile în situații excepționale, în urma unei analize a riscurilor, și numai dacă documentele pe hârtie reprezintă sursa reală a documentelor scanate încărcate în sistemele de schimb electronic de date.
Articolul 9
Caracteristicile sistemelor de schimb electronic de date
(1) Sistemele de schimb electronic de date asigură securitatea, integritatea și confidențialitatea datelor, precum și autentificarea expeditorului în conformitate cu articolul 122 alineatul (3), articolul 125 alineatul (4) litera (d), articolul 125 alineatul (8) și articolul 140 din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013.
Sistemele de schimb electronic de date sunt disponibile și utilizabile pe parcursul și în afara programului de lucru standard, cu excepția intervalelor de timp afectate activităților de întreținere.
(2) Dacă un stat membru, la propria sa inițiativă, impune beneficiarilor obligativitatea de a utiliza sistemele de schimb electronic de date, acesta trebuie să se asigure că respectivele caracteristici tehnice ale sistemelor nu vor perturba buna punere în aplicare a fondurilor și nici nu vor restricționa accesul beneficiarilor.
Această cerință nu se aplică sistemelor de schimb electronic de date a căror utilizare a fost impusă beneficiarilor de un stat membru în timpul unei perioade de programare anterioare și care sunt în conformitate cu alte cerințe stabilite de prezentul regulament.
(3) Sistemele de schimb electronic de date trebuie să fie prevăzute cel puțin cu următoarele funcționalități:
(a)
formulare interactive și/sau precompletate de sistem pe baza datelor care sunt stocate în etapele succesive ale procedurilor;
(b)
calcule automate, după caz;
(c)
controale automate integrate care reduc schimburile repetate de documente sau informații, pe cât de mult posibil;
(d)
alerte generate de sistem pentru a informa beneficiarul că se pot executa anumite acțiuni;
(e)
urmărirea stadiului online care permite beneficiarului să monitorizeze stadiul actual al proiectului;
(f)
disponibilitatea tuturor datelor și documentelor anterioare prelucrate de sistemul de schimb electronic de date.
Articolul 10
Transmiterea datelor și documentelor prin sistemele de schimb electronic de date
(1) Beneficiarii și autoritățile menționate la articolul 122 alineatul (3) prima teză din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 trebuie să adauge documentele și datele pentru care sunt răspunzători, precum și toate versiunile actualizate ale acestora, în sistemele de schimb electronic de date, în formatul electronic definit de statul membru.
Statul membru trebuie să prevadă termenii și condițiile schimbului electronic de date în documentul care stabilește condițiile referitoare la suportul pentru fiecare operațiune menționată la articolul 125 alineatul (3) litera (c) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013.
(2) Schimburile de date și tranzacțiile sunt însoțite de o semnătură electronică compatibilă cu unul din cele trei tipuri de semnături electronice definite de Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European și a Consiliului (5).
(3) Data transmiterii datelor și documentelor de către beneficiar autorităților menționate la articolul 122 alineatul (3) primul paragraf din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 și viceversa se consideră a fi data prezentării sub formă electronică a informațiilor care sunt stocate în sistemele de schimb electronic de date.
(4) Prezentarea datelor și documentelor prin intermediul sistemelor de schimb electronic de date se face numai o singură dată, așa cum se menționează la articolul 122 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013, în legătură cu aceeași operațiune, la toate autoritățile care pun în aplicare același program.
Aceste autorități trebuie să colaboreze la nivel juridic, organizațional, semantic și tehnic, pentru a asigura o comunicare eficace, precum și schimbul și reutilizarea informațiilor și cunoștințelor.
Acest lucru nu aduce atingere proceselor care permit beneficiarilor să actualizeze date eronate sau caduce sau documente ilizibile.
(5) Sistemele de schimb electronic de date trebuie să fie accesibile fie în mod direct, printr-o interfață de utilizator interactivă (o aplicație web), fie printr-o interfață tehnică care permite sincronizarea automată și transmisia de date între sistemele beneficiarilor și cele ale statelor membre.
(6) Când se prelucrează informațiile, sistemele de schimb electronic de date garantează protecția vieții private și a datelor cu caracter personal, în cazul persoanelor fizice, și confidențialitatea comercială, în cazul persoanelor juridice, în conformitate cu Directiva 2002/58/CE a Parlamentului European și a Consiliului (6), cu Directiva 2009/136/CE a Parlamentului European și a Consiliului (7) și cu Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului (8).
(7) În caz de forță majoră, în special de defecțiune a sistemelor de schimb electronic de date sau de absență a unei conexiuni de date stabilă, beneficiarul în cauză poate să prezinte informațiile solicitate autorităților competente în forma și prin metodele stabilite de statul membru pentru astfel de situații. De îndată ce forța majorăîncetează, statul membru trebuie să se asigure că documentele respective sunt integrate în baza de date legată de sistemele de schimb electronic de date.
Prin derogare de la alineatul (3), data luată în considerare în vederea prezentării informațiilor solicitate se consideră a fi data transmiterii documentelor sub forma formularelor prevăzute.
(8) Statele membre se asigură că toți beneficiarii pot utiliza sistemele de schimb electronic de date menționate la articolul 122 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013, inclusiv beneficiarii unor operațiuni în curs la data la care sistemele de schimb electronic de date devin exploatabile și la care se aplică schimbul electronic de date.
Articolul 11
Prezentul regulament intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 22 septembrie 2014.