NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1042/2014
ze dne 25. července 2014,
kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 26 odst. 4 a čl. 29 odst. 1 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V zájmu zajištění kontinuity mezi čerpáním předchozích fondů v rámci obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ na období 2007-2013 a prováděním zvláštních nařízení podle rámce pro období 2014-2020 bylo nařízení (EU) č. 514/2014 z velké části vytvořeno podle pravidel platných pro předchozí fondy, avšak se zohledněním změn, které do sdíleného řízení zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
Aby se zajistilo, že subjekty provádějící národní programy jsou schopny plnit své úkoly účinně a v souladu s cíli a prioritami stanovenými ve zvláštních nařízeních uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014, měla by být stanovena pravidla pro jejich určování, dohled nad jejich určováním a v případě nezbytnosti pravidla pro zrušení určení.
(3)
Aby se zajistilo, že rozsah jejich povinností jim umožní provádět národní program, je nezbytné stanovit pravidla vymezující řídicí a kontrolní povinnosti odpovědných orgánů, zejména podmínky, za kterých mohou některé své úkoly svěřit nebo zadat externím dodavatelům.
(4)
Výběrové a zadávací řízení pro poskytnutí příspěvku Unie v rámci národních programů by mělo být v souladu se zásadami transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení. Je proto nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci národních programů realizovat akce, a především vymezit okolnosti, za nichž může realizovat akce přímo odpovědný orgán.
(5)
Ve všech členských státech by audity měly být účinné, měly by mít vhodný rozsah a měly by se provádět v souladu s mezinárodními auditorskými standardy. Za tímto účelem by mělo být jasně vymezeno postavení auditních orgánů a jejich auditorské standardy.
(6)
Aby se zajistilo, že výroky auditorů se budou opírat o kontrolní činnost, měly by být definovány různé druhy kontrolních činností.
(7)
Je důležité, aby byly výsledky činnosti auditního orgánu včas a odpovídajícím způsobem oznámeny orgánu, který provádí určení, a Evropské komisi. Zejména je důležité, aby výkaz o správě a řízení a každoroční souhrn závěrečných zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, které se předkládají jako součást každoroční žádosti o platbu, věrně odrážely výsledky práce a závěry auditního orgánu. Proto by měl auditní orgán v rámci své kontrolní činnosti zajistit, aby informace týkající se jeho kontrolní činnosti byly v těchto dokumentech dostatečným způsobem obsaženy.
(8)
Aby se umožnilo co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a nezpožďovalo schvalování a provádění národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.
(10)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice v nařízení (EU) č. 514/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„orgánem, který provádí určení,“ se rozumí orgán členského státu uvedený v čl. v čl. 26 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014, jenž určuje odpovědný orgán;
b)
„příslušnými orgány“ se rozumí odpovědný orgán, auditní orgán a případně pověřený orgán uvedený v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
„SFC2014“ se rozumí elektronický informační systém zavedený článkem 2 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 802/2014 (3);
d)
„grantovou dohodou“ se rozumí dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě odpovědný orgán poskytuje granty pro příjemce za účelem realizace nějaké akce v rámci národního programu.
KAPITOLA II
ODPOVĚDNÝ ORGÁN
ODDÍL I
Určení odpovědného orgánu
Článek 2
Kritéria a postup pro určení odpovědného orgánu
1. Orgán, jenž má být určen za odpovědný orgán, musí mít organizační uspořádání a systém vnitřní kontroly splňující kritéria stanovená v příloze tohoto nařízení (dále jen „kritéria pro určení“). Kritéria pro určení se týkají:
a)
vnitřního prostředí;
b)
kontrolní činnosti;
c)
vnitřních informací a vnitřní komunikace;
d)
vnitřního monitorování a podávání zpráv.
Členské státy mohou stanovit další kritéria pro určení s cílem zohlednit velikost, povinnosti a jiné charakteristiky odpovědného orgánu.
2. Auditní orgán uvedený v čl. 26 odst. 3 nařízení (EU) č. 514/2014 posoudí, zda budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení v příloze, a svá zjištění, závěry a výrok auditora zdokumentuje v auditní zprávě pro orgán, který provádí určení.
3. Pokud orgán, který provádí určení, není spokojen s tím, jak budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení, vydá tomuto orgánu konkrétní pokyny k nápravě nesouladu a stanoví lhůtu pro splnění kritérií, než bude moci být určen za odpovědný orgán.
Do splnění kritérií pro určení může být tento orgán prozatímně určen za odpovědný orgán na dobu nepřesahující 12 měsíců. Délka trvání tohoto prozatímního období musí být úměrná zjištěnému nesouladu.
4. Po určení odpovědného orgánu o tom členský stát neprodleně informuje Komisi prostřednictvím SFC2014. Spolu s tím členský stát předá dokumentaci obsahující:
a)
hlavní rozdělení povinností mezi organizačními útvary odpovědného orgánu;
b)
případně jeho vztahy s pověřenými orgány, činnosti, které mají být svěřeny, a hlavní postupy pro dohled nad těmito svěřenými činnostmi; a
c)
shrnutí hlavních postupů pro zpracování finančních pohledávek příjemců, schvalování a evidenci výdajů.
Článek 3
Dohled nad odpovědným orgánem a přezkum určení
1. Orgán, který provádí určení, dohlíží na odpovědný orgán, zejména na základě informací uvedených v čl. 14 odst. 2 tohoto nařízení, a sleduje nápravu všech zjištěných nedostatků.
2. Členské státy zajistí, aby informace o tom, že odpovědný orgán již nesplňuje kritéria pro určení, byly bez prodlení hlášeny orgánu, který provádí určení.
3. Pokud odpovědný orgán již plně nesplňuje kritéria pro určení nebo pokud jeho systém vnitřní kontroly je natolik nedostatečný, že to narušuje jeho schopnost plnit úkoly, orgán, který provádí určení, stanoví odpovědnému orgánu zkušební dobu. V takových případech orgán, který provádí určení, vypracuje pro odpovědný orgán plán nápravy, jenž musí být proveden ve lhůtě odpovídající závažnosti nesouladu nebo nedostatku. Tato lhůta nesmí být delší než 12 měsíců od začátku zkušební doby.
4. Orgán, který provádí určení, neprodleně uvědomí Komisi o plánu nápravy vypracovaném v souladu s odstavcem 3 a podává Komisi průběžné informace o jeho plnění.
5. Pokud je určení odpovědného orgánu zrušeno, orgán, který provádí určení, neprodleně určí jiný odpovědný orgán v souladu s článkem 26 nařízení (EU) č. 514/2014 a článkem 2 tohoto nařízení, aby se zajistilo, že platby příjemcům pokračují bez přerušení.
6. Pokud Komise zjistí, že členský stát nesplnil svou povinnost vypracovat plán nápravy podle odstavce 3 nebo že odpovědný orgán si zachoval své určení i bez splnění plánu nápravy ve stanovené lhůtě, Komise bude zbývající nedostatky řešit postupem schvalování souladu ve smyslu článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014.
ODDÍL II
Řídicí a kontrolní povinnosti odpovědného orgánu
Článek 4
Úkoly odpovědného orgánu
Odpovědný orgán řídí a provádí národní program v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Přitom:
a)
se radí s partnery v souladu s čl. 12 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
b)
zajišťuje řádné fungování monitorovacího výboru uvedeného v čl. 12 odst. 4 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
prostřednictvím SFC2014 předkládá Komisi návrh národního programu uvedeného v článku 14 nařízení (EU) č. 514/2014 a všechny jeho následné změny;
d)
v souladu se zásadami řádného finančního řízení definuje a stanoví pravidla způsobilosti pro akce a náklady všech činností, přičemž zajišťuje rovné zacházení a brání jakémukoliv střetu zájmů;
e)
organizuje a zveřejňuje nabídková řízení a výzvy k podávání návrhů, organizuje a zveřejňuje následný výběr a zadávání projektů financovaných v rámci národního programu v souladu s působností a cíli zvláštních nařízení uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 a s kritérii stanovenými v článku 9 tohoto nařízení;
f)
zajišťuje, aby byly zavedeny systémy pro sběr údajů, které jsou potřebné pro vykazování společných ukazatelů a ukazatelů specifických pro jednotlivé programy Komisi, spolu s dalšími údaji o realizaci daného programu a akcí;
g)
přijímá platby od Komise a vyplácí je příjemcům;
h)
zajišťuje soulad a doplňkovost mezi spolufinancováním podle zvláštních nařízení a podle jiných příslušných nástrojů členských států a Unie;
i)
sleduje akce a kontroluje, zda byly vykázané výdaje na akce skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s pravidly Unie a členských států;
j)
zajišťuje, aby byl zaveden systém elektronické evidence a ukládání účetních záznamů pro každou akci v rámci národního programu a aby byly shromažďovány údaje o realizaci akcí nezbytné pro finanční řízení, monitorování, kontrolu a hodnocení;
k)
aniž jsou dotčena vnitrostátní účetní pravidla, zajišťuje, aby příjemci a jiné orgány podílející se na realizaci akcí financovaných v rámci národního programu vedli buď samostatný účetní systém nebo používali vhodný účetní kód pro všechny transakce související s danou akcí;
l)
zajišťuje, aby se v příslušných lhůtách prováděla hodnocení národního programu uvedená v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
m)
zajišťuje, aby nezávislí hodnotitelé dostávali pro účely provádění hodnocení uvedeného v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a pro formulování hodnotícího stanoviska veškeré potřebné informace o řízení národního programu;
n)
stanoví postupy k zajištění toho, aby všechny doklady týkající se výdajů, rozhodnutí a kontrolních činností měly požadovanou auditní stopu a aby byly uchovávány v souladu s prováděcím nařízením Komise přijatém na základě čl. 27 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
o)
zajišťuje, aby auditní orgán dostával pro účely provádění auditů uvedených v článku 29 nařízení (EU) č. 514/2014 a formulování výroku auditora veškeré potřebné informace o používaných řídicích a kontrolních postupech a výdajích financovaných podle zvláštních nařízení;
p)
vypracovává zprávy o provádění uvedené v článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014 a hodnotící zprávy uvedené v čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá je Komisi prostřednictvím SFC2014;
q)
vypracovává žádost o platbu v souladu s článkem 44 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá ji Komisi prostřednictvím SFC2014;
r)
vykonává informační a propagační činnosti a šíří výsledky programu v souladu s článkem 53 nařízení (EU) č. 514/2014;
s)
provádí administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014;
t)
spolupracuje s Komisí a odpovědnými orgány v ostatních členských státech; a
u)
reaguje na závěry auditního orgánu buď tím, že se jimi zabývá, nebo, pokud zjištění auditního orgánu nejsou přijata, tím, že podá podrobné zdůvodnění.
Článek 5
Pověřený orgán
1. Odpovědný orgán může některé nebo všechny své úkoly svěřit pověřenému orgánu v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c) nařízení (EU) č. 514/2014. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení a musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a transparentnosti financování ze strany Unie. Svěřené úkoly nesmí způsobit střet zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy pro jejich plnění musí být stanoveny v dokumentu podepsaném odpovědným orgánem a pověřeným orgánem. V pověřovacím aktu musí být uvedeny alespoň tyto údaje:
a)
příslušné zvláštní nařízení;
b)
úkol svěřený/úkoly svěřené pověřenému orgánu;
c)
povinnost pověřeného orgánu ověřit si, zda příjemci splňují předpisy Unie a vnitrostátní předpisy;
d)
povinnost pověřeného orgánu vytvořit a udržovat organizační strukturu a systém řízení a kontroly vhodný pro jeho povinnosti;
e)
informace a podpůrné doklady, jež má pověřený orgán předložit odpovědnému orgánu, a lhůty, jež mají být dodrženy; a
f)
mechanismus odpovědného orgánu pro dohled nad pověřeným orgánem.
3. Podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 nelze svěřovat komunikaci s Komisí. Pověřený orgán komunikuje s Komisí prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgánem veřejné správy nebo soukromoprávním subjektem pověřeným výkonem veřejné služby, který se řídí vnitrostátním právem, odpovědný orgán mu nesmí svěřit své výkonné pravomoci, jež jsou spojeny s velkou mírou volného uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Odpovědný orgán odpovídá za úkoly, které svěřil. Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává svěřené úkoly, aby se ujistil, že odváděné výkony jsou uspokojivé a že jsou v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
6. Co se týče svěřených úkolů, toto nařízení se obdobně vztahuje na pověřený orgán.
Článek 6
Zadávání úkolů externím dodavatelům
Odpovědný orgán může zadat některé své úkoly externím dodavatelům. Nadále však za ně nese odpovědnost.
Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává externě zadávané úkoly, aby se ujistil, že prováděná činnost je uspokojivá a v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
ODDÍL III
Povinnosti odpovědného orgánu, pokud jde o veřejné intervence
Článek 7
Úloha odpovědného orgánu jako zadavatele
1. Obecně platí, že odpovědný orgán uděluje granty na akce v rámci národního programu na základě otevřených výzev k předkládání návrhů.
2. Odpovědný orgán může udělovat granty na akce na základě omezené výzvy k předkládání návrhů.
Omezené výzvy k předkládání návrhů jsou přístupné jen pro vybrané organizace kvůli specifické povaze dotyčné akce nebo kvůli technické nebo správní způsobilosti subjektů vyzvaných k předložení návrhů.
Důvody pro použití omezené výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny ve výzvě k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán může udělovat granty přímo, pokud specifická povaha dotyčné akce nebo odborná či správní způsobilost příslušných subjektů nedává žádnou jinou možnost, jak tomu může být v případě monopolu de jure nebo de facto.
Důvody pro použití přímého udělení grantu musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
4. V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých akcí, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů, nebo v naléhavých situacích lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
Důvody pro udělení grantu bez výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
5. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, nesmí být odpovědný orgán ani pověřený orgán příjemcem grantu uděleného v souladu s tímto článkem.
6. Odpovědný orgán určí, kdo uděluje granty, a zajistí, aby se zabránilo střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou uchazeči vnitrostátními subjekty.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Odpovědný orgán se může rozhodnout, že akce zrealizuje přímo, sám nebo ve sdružení s jiným vnitrostátním subjektem, neboť správní pravomoci, odborné znalosti či povaha akce nedávají jinou možnost její realizace, například kvůli monopolu de jure nebo kvůli bezpečnostním požadavkům. V takových případech je příjemcem grantu odpovědný orgán.
2. Důvody pro to, aby odpovědný orgán jednal jako výkonný subjekt, a důvody pro výběr přidružených vnitrostátních subjektů podle odstavce 1 se nahlašují Komisi ve výroční zprávě o provádění podle článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014.
3. Při provádění akcí v úloze výkonného subjektu musí odpovědný orgán dodržovat zásadu ekonomické výhodnosti a zabránit střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování akce v rámci národního programu musí obsahovat veškeré informace nezbytné ke sledování realizace spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů.
5. Je-li pravděpodobné, že odpovědný orgán bude jednat jako výkonný orgán pravidelně:
a)
odpovědný orgán a auditní orgán nesmí být součástí stejného subjektu, ledaže auditní orgán podává zprávy externímu subjektu a jeho auditní nezávislost je zaručena; a
b)
úkoly odpovědného orgánu stanovené v článku 4 nejsou dotčeny.
Článek 9
Výběrové a zadávací řízení
1. Výzvy k podávání návrhů uvedené v čl. 7 odst. 1 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena volná hospodářská soutěž a odpovídající propagace mezi možnými příjemci. Veškeré podstatné změny ve výzvách se zveřejňují stejným způsobem.
Ve výzvách k podávání návrhů uvedených v čl. 7 odst. 1 a 2 musí být uvedeny alespoň:
a)
cíle;
b)
kritéria pro výběr a udělení;
c)
postupy pro financování ze strany Unie, případně financování na vnitrostátní úrovni, včetně případné možnosti použít vyšší podíl spolufinancování v souladu s čl. 16 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
d)
způsob a konečné datum pro předkládání návrhů;
e)
pravidla způsobilosti výdajů;
f)
doba trvání akce; a
g)
finanční a jiné informace, které mají být uchovávány a vykazovány.
2. Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že příjemci v dané akci jsou schopni splnit kritéria pro výběr a udělení.
3. Odpovědný orgán vymezí postupy pro přijetí návrhů. Podrobí návrhy formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů transparentním a nediskriminačním způsobem. Odpovědný orgán písemně zaznamená důvody pro zamítnutí ostatních návrhů.
4. V rozhodnutí o udělení grantu musí být uvedeno alespoň jméno příjemce, základní podrobnosti o akci a jejích provozních cílech, maximální částka příspěvku Unie a maximální míra spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
5. Odpovědný orgán písemně informuje všechny uchazeče o svém rozhodnutí. Musí sdělit neúspěšným uchazečům důvody jejich odmítnutí s odkazem na kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu.
Článek 10
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které přinejmenším vyžadují, aby:
a)
podepsal grantové dohody s příjemci, a
b)
monitoroval grantové dohody, včetně jejich změn, pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Grantová dohoda obsahuje nebo se v ní uvádí následující údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
harmonogram a prováděcí ustanovení dohody, včetně ustanovení týkajících se povinnosti týkající se podávání zpráv, změn dohody a vypovězení dohody;
h)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které mají být vykazovány;
i)
ustanovení, které vyžaduje, aby příjemce včas shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje vykazoval alespoň jednou ročně;
j)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
k)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
l)
podmínky týkající se auditní stopy;
m)
ustanovení o ochraně údajů, a
n)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že grantová dohoda musí být podepsána před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Grantová dohoda výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají své kontrolní pravomoce vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
Článek 11
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které vyžadují alespoň:
a)
přijetí formálního správního rozhodnutí o spolufinancování projektů, a
b)
monitorování správního rozhodnutí a všech jeho změn pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Správní rozhodnutí obsahuje nebo se v něm uvádí tyto údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které se mají používat;
h)
ustanovení, které vyžaduje, aby odpovědný orgán nejméně jednou za rok shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje alespoň jednou ročně vykazoval;
i)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
j)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
k)
podmínky týkající se auditní stopy;
l)
ustanovení o ochraně údajů, a
m)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že správní rozhodnutí musí být přijato před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Správní rozhodnutí výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají auditní pravomoci vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
KAPITOLA III
POSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU A POVINNOSTI TÝKAJÍCÍ SE AUDITŮ
Článek 12
Postavení auditního orgánu
1. V souladu s čl. 59 odst. 5 druhým pododstavcem nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 514/2014 je auditní orgán funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Funkční nezávislost se považuje za splněnou, jestliže neexistuje žádný přímý vztah nadřízenosti a podřízenosti mezi auditním orgánem a odpovědným orgánem a auditní orgán má plnou autonomii, pokud jde o jeho vlastní stanoviska a prohlášení.
2. Všechny audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy.
Článek 13
Externí audit
Auditní orgán může zadat část svých auditních výkonů jinému kontrolnímu subjektu, za předpokladu, že tento subjekt je funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Auditní orgán odpovídá za výkony, které zadal externímu auditorovi.
Externí audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy a pod bedlivým dohledem a dozorem auditního orgánu.
Článek 14
Audity
1. Za účelem vydání výroku uvedeného v čl. 59 odst. 5 druhém pododstavci nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 provede auditní orgán systémové a finanční audity.
2. Při systémových auditech ověří, zda systémy řízení a kontroly odpovědného orgánu fungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu o tom, že výdaje vykázané v roční účetní závěrce jsou legální a správné. Na základě těchto auditů auditní orgán určí, zda odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení stanovená v příloze.
3. Finanční audity musí být prováděny tak, aby poskytovaly přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz o výdajích vykázaných odpovědným orgánem.
Aby dospěl k závěru, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, auditní orgán ověří, zda všechny aspekty uhrazených výdajů a obdržených příspěvků z veřejných zdrojů zanesených do účetnictví odpovědného orgánu v daném rozpočtovém roce jsou správně zaúčtovány v účetním systému a odpovídají podkladovým účetním záznamům vedeným příslušným orgánem. Auditní orgán musí zejména na základě těchto účtů:
a)
ověřit, zda celková výše způsobilých výdajů vykázaných v žádosti o platbu ročního zůstatku, jež byla předložena Komisi, souhlasí s výdaji v účetnictví odpovědného orgánu, a pokud zjistí rozdíly, zda byly odpovídajícím způsobem vysvětleny ve vyúčtování nesouhlasících částek;
b)
ověřit, zda čerpané a vrácené částky, částky, které mají být získány zpět, a částky, které jsou na konci rozpočtového roku nedobytné, odpovídají částkám zapsaným v účetnictví odpovědného orgánu a jsou podloženy dokumentovanými rozhodnutími odpovědného orgánu;
c)
zjistit, zda odpovědný orgán provedl administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014.
Ověřování podle písmen a), b) a c) lze provádět na základě vzorku.
4. V rámci svých systémových a finančních auditů zopakuje auditní orgán některé administrativní kontroly nebo kontroly na místě, které vykonal odpovědný orgán. Auditní orgán určí rozsah opětovných auditních výkonů na základě posouzení rizik.
5. Zjistí-li auditní orgán při systémových nebo finančních auditech závažné nedostatky v účinném fungování systémů řízení a kontroly odpovědného orgánu:
a)
posoudí finanční a provozní dopady těchto nedostatků;
b)
vydá odpovědnému orgánu vhodná doporučení pro nápravná a preventivní opatření;
c)
sleduje realizaci těchto opatření odpovědným orgánem a posuzuje, zda byl přijat akční plán na obnovení účinného fungování systémů řízení a kontroly.
6. Po dokončení auditorské činnosti uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 informuje auditní orgán o svých zjištěních orgán, který provádí určení, včetně toho, zda podle jeho názoru odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení.
7. Auditní orgán zajistí, aby odpovědný orgán vhodným způsobem hlásil Evropské komisi veškeré informace týkající se jeho auditních výkonů uvedených v odstavcích 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 25. července 2014.
REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 1042/2014 AL COMISIEI
din 25 iulie 2014
de completare a Regulamentului (UE) nr. 514/2014 cu privire la desemnarea și la responsabilitățile de gestionare și control ale autorităților responsabile și cu privire la statutul și la obligațiile autorităților de audit
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE) nr. 514/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 16 aprilie 2014 de stabilire a dispozițiilor generale privind Fondul pentru azil, migrație și integrare, precum și instrumentul de sprijin financiar pentru cooperarea polițienească, prevenirea și combaterea criminalității și gestionarea crizelor (1), în special articolul 26 alineatul (4) și articolul 29 alineatul (1),
întrucât:
(1)
Pentru a asigura continuitatea între implementarea fondurilor precedente în cadrul programului general „Solidaritatea și gestionarea fluxurilor migratorii” 2007-2013 și regulamentele specifice corespunzătoare cadrului 2014-2020, Regulamentul (UE) nr. 514/2014 se inspiră, în mare parte, din normele în vigoare pentru fondurile precedente, dar ținând seama de modificările introduse de Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului (2) în ceea ce privește gestiunea partajată.
(2)
Pentru a se garanta că organismele care pun în aplicare programele naționale au capacitatea de a-și îndeplini îndatoririle în mod eficient și în conformitate cu obiectivele și prioritățile stabilite în cadrul reglementărilor specifice menționate la articolul 2 litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, ar trebui să se stabilească norme privind desemnarea acestora, supravegherea desemnării și încetarea desemnării, dacă este necesar.
(3)
Pentru a se asigura că domeniul de aplicare al responsabilităților lor le permite să pună în aplicare programul național, este necesar să se stabilească norme care să definească responsabilitățile în materie de gestiune și de control ale autorităților responsabile, în special condițiile în care acestea își pot delega sau externaliza o parte din sarcini.
(4)
Procedura de selecție și de atribuire a contribuției Uniunii în cadrul programelor naționale ar trebui să respecte principiile transparenței, nediscriminării și egalității de tratament. Prin urmare, este necesar să se stabilească condițiile în care statele membre ar trebui să pună în aplicare acțiunile în cadrul programelor naționale și să se identifice în special situațiile în care autoritatea responsabilă poate executa proiecte în mod direct.
(5)
În toate statele membre, auditurile ar trebui să fie eficiente, să aibă un domeniu de aplicare adecvat și să respecte standardele internaționale de audit. În acest scop, ar trebui să se definească în mod clar statutul autorităților de audit și standardele de audit pe care trebuie să le aplice acestea.
(6)
Pentru a se asigura că activitățile de audit ale autorităților de audit le permit acestora să își formuleze opiniile de audit, ar trebui definite diferitele tipuri de activități de audit.
(7)
Este important ca rezultatele activității autorității de audit să fie raportate în mod corespunzător și la timp atât autorității de desemnare, cât și Comisiei Europene. În special, este important ca declarația de gestiune, rezumatul anual al rapoartelor finale de audit și al controalelor efectuate, transmis în cadrul unei cereri anuale de plată să reflecte bine rezultatul activității și al concluziilor autorității de audit. Prin urmare, autoritatea de audit ar trebui, ca parte a activității sale de audit, să se asigure că informațiile legate de activitatea sa de audit sunt raportate în mod corespunzător în aceste documente.
(8)
Pentru a permite aplicarea rapidă a măsurilor prevăzute în prezentul regulament și pentru a nu întârzia aprobarea și punerea în aplicare a programelor naționale, regulamentul ar trebui să intre în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
(9)
Regulamentul (UE) nr. 514/2014 este obligatoriu pentru Regatul Unit și Irlanda și, în consecință, prezentul regulament li se aplică în mod obligatoriu.
(10)
Danemarcei nu i se aplică Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și nici prezentul regulament,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
CAPITOLUL I
DISPOZIȚII GENERALE
Articolul 1
Definiții
În sensul prezentului regulament, se aplică definițiile prevăzute în Regulamentul (UE) nr. 514/2014. Se aplică, de asemenea, următoarele definiții:
(a)
„autoritate de desemnare” înseamnă autoritatea ministerială a unui stat membru la care se face referire la articolul 26 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 care desemnează autoritatea responsabilă;
(b)
„autorități competente” înseamnă autoritatea responsabilă, autoritatea de audit și, dacă este cazul, autoritatea delegată prevăzută la articolul 25 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(c)
„SFC 2014” înseamnă sistemul electronic de informații instituit prin articolul 2 din Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 802/2014 al Comisiei (3);
(d)
„acord de grant” înseamnă un acord sau un alt instrument juridic echivalent în baza căruia autoritatea responsabilă acordă granturi beneficiarului în scopul executării unui proiect în cadrul programului național.
CAPITOLUL II
AUTORITATEA RESPONSABILĂ
SECȚIUNEA I
Desemnarea autorității responsabile
Articolul 2
Criteriile și procedura de desemnare a autorității responsabile
(1) Organismul care urmează să fie desemnat autoritate responsabilă dispune de o structură administrativă și de un sistem de control intern care respectă criteriile stabilite în anexa la prezentul regulament („criteriile de desemnare”). Criteriile de desemnare se referă la:
(a)
mediul intern;
(b)
activitățile de control;
(c)
comunicarea și informarea internă;
(d)
monitorizarea și raportarea internă.
Statele membre pot stabili și alte criterii de desemnare pentru a ține seama de dimensiunea, de responsabilitățile și de alte caracteristici ale autorității responsabile.
(2) Organismul de audit menționat la articolul 26 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 evaluează dacă autoritatea responsabilă propusă respectă criteriile de desemnare prevăzute în anexă și își prezintă constatările, concluziile și avizul de audit într-un raport de audit adresat autorității de desemnare.
(3) În cazul în care autoritatea de desemnare consideră că autoritatea responsabilă nu respectă criteriile de desemnare, aceasta îi adresează organismului respectiv instrucțiuni specifice pentru remedierea problemelor într-un anumit termen-limită, înainte ca organismul să poată fi desemnat autoritate responsabilă.
În așteptarea remedierii problemelor, organismul poate fi desemnat, cu titlu provizoriu, autoritate responsabilă pentru cel mult 12 luni. Durata acestei perioade provizorii este proporțională cu problemele identificate.
(4) Atunci când desemnează autoritatea responsabilă, statul membru notifică fără întârziere Comisia prin intermediul SFC 2014. Odată cu această notificare, statul membru transmite documentele care stabilesc:
(a)
împărțirea de bază a responsabilităților între unitățile organizaționale ale autorității responsabile;
(b)
dacă este cazul, relația sa cu autoritățile delegate, activitățile care urmează să fie delegate și procedurile principale pentru supravegherea activităților delegate respective; precum și
(c)
un rezumat al principalelor proceduri de tratare a creanțelor financiare primite de la beneficiari și de autorizare și înregistrare a cheltuielilor aferente.
Articolul 3
Supravegherea autorității responsabile și reexaminarea desemnării
(1) Autoritatea de desemnare supraveghează autoritatea responsabilă, în special pe baza informațiilor menționate la articolul 14 alineatul (2) din prezentul regulament, și urmărește eventualele deficiențe identificate.
(2) Statele membre se asigură că informațiile care indică faptul că autoritatea responsabilă nu mai respectă criteriile de desemnare sunt comunicate fără întârziere autorității de desemnare.
(3) Atunci când autoritatea competentă nu mai respectă pe deplin criteriile de desemnare sau sistemul său de control intern este atât de deficient încât îi afectează capacitatea de a-și îndeplini sarcinile, autoritatea de desemnare plasează autoritatea responsabilă sub supraveghere. În astfel de cazuri, autoritatea de desemnare redactează un plan de redresare pe care autoritatea responsabilă trebuie să îl pună în aplicare pe o perioadă proporțională cu gravitatea neconformității sau a deficienței. Această perioadă nu trebuie să depășească 12 de luni de la începutul perioadei de probă.
(4) Autoritatea de desemnare informează imediat Comisia cu privire la orice plan de redresare întocmit în conformitate cu alineatul (3) și la evoluția situației.
(5) În cazul în care expiră desemnarea autorității responsabile, autoritatea de desemnare desemnează imediat o altă autoritate responsabilă în conformitate cu articolul 26 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și cu articolul 2 din prezentul regulament pentru a asigura continuitatea plăților către beneficiari.
(6) În cazul în care constată că un stat membru nu și-a îndeplinit obligația de a elabora un plan de redresare în temeiul alineatului (3) sau în cazul în care autoritatea responsabilă continuă să fie desemnată fără să fi pus în aplicare planul respectiv în termenul stabilit, Comisia acționează în ceea ce privește deficiențele restante în conformitate cu procedura de verificare a conformității prevăzută la articolul 47 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
SECȚIUNEA II
Responsabilitățile autorității responsabile în materie de gestionare și control
Articolul 4
Sarcinile autorității responsabile
Autoritatea responsabilă gestionează și pune în aplicare programul național în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare. Aceasta:
(a)
consultă partenerii în conformitate cu articolul 12 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(b)
asigură buna funcționare a comitetului de monitorizare menționat la articolul 12 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(c)
înaintează Comisiei, în conformitate cu articolul 14 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, o propunere de program național și eventualele revizuiri ulterioare, utilizând SFC2014;
(d)
definește și stabilește regulile de eligibilitate pentru proiecte și cheltuielile aferente tuturor activităților, asigurând egalitatea de tratament și evitând conflictele de interese, în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare;
(e)
organizează și publică anunțurile privind procedurile de ofertare și cererile de oferte, organizează și asigură publicitatea ulterioară, selectarea și atribuirea proiectelor pentru finanțare în cadrul programului național, în conformitate cu domeniul de aplicare și obiectivele regulamentelor specifice menționate la articolul 2 litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și cu criteriile prevăzute la articolul 9 din prezentul regulament;
(f)
asigură că există sisteme pentru colectarea datelor necesare pentru informarea Comisiei cu privire la indicatorii comuni, la cei specifici fiecărui program, precum și alte date privind punerea în aplicare a programului și a proiectelor;
(g)
primește plăți din partea Comisiei și face plăți către beneficiari;
(h)
asigură coerența și complementaritatea dintre cofinanțarea în temeiul regulamentelor specifice și alte instrumente ale Uniunii și naționale relevante;
(i)
monitorizează proiectele și verifică dacă cheltuielile declarate pentru proiecte au fost suportate efectiv și dacă sunt în conformitate cu normele UE și cele naționale;
(j)
asigură existența unui sistem de înregistrare și stocare pe suport electronic a înregistrărilor contabile aferente fiecărui proiect din cadrul programului național, precum și colectarea datelor privind punerea în aplicare necesară pentru gestiunea financiară, monitorizare, control și evaluare;
(k)
fără a aduce atingere normelor contabile naționale, se asigură că beneficiarii și celelalte organisme implicate în punerea în aplicare a proiectelor finanțate în cadrul programului național utilizează fie un sistem contabil separat, fie un cod contabil adecvat pentru toate tranzacțiile referitoare la proiect;
(l)
se asigură că evaluările programelor naționale menționate la articolul 56 și la articolul 57 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 sunt efectuate în termenele stabilite;
(m)
se asigură că evaluatorii independenți primesc, pentru a realiza evaluarea menționată la articolul 56 și la articolul 57 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și pentru a formula avizul de evaluare, toate informațiile necesare privind gestionarea programului național;
(n)
stabilește proceduri pentru a se asigura că există pista de audit necesară pentru toate documentele privind cheltuielile, deciziile și activitățile de control că acestea sunt păstrate în conformitate cu regulamentele de aplicare ale Comisiei adoptate în temeiul articolului 27 alineatul (5) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(o)
se asigură că autoritatea de audit primește, pentru a realiza auditurile menționate la articolul 29 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și pentru a formula avizul de audit, toate informațiile necesare privind procedurile de gestionare și de control aplicate și cheltuielile finanțate în temeiul regulamentelor specifice;
(p)
întocmește rapoartele de punere în aplicare prevăzute la articolul 54 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și rapoartele de evaluare menționate la articolul 57 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și le prezintă Comisiei prin intermediul SFC 2014;
(q)
întocmește cererea de plată în conformitate cu articolul 44 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și o transmite Comisiei prin intermediul SFC 2014;
(r)
desfășoară activități de informare și publicitate și difuzează rezultatele programului, în conformitate cu articolul 53 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(s)
efectuează controale administrative și controale la fața locului în conformitate cu articolul 27 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
(t)
cooperează cu Comisia și cu autoritățile responsabile din celelalte state membre; și
(u)
răspunde la constatările autorității de audit, fie conformându-se acestora, fie furnizând o justificare detaliată, în cazul în care constatările autorității de audit nu sunt acceptate.
Articolul 5
Autoritatea delegată
(1) Autoritatea responsabilă poate delega o parte sau totalitatea sarcinilor care îi revin unei autorități delegate în conformitate cu articolul 25 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014. Orice delegare de sarcini respectă principiile bunei gestiuni financiare și asigură respectarea principiului nediscriminării și vizibilitatea finanțării din partea Uniunii. Sarcinile delegate nu pot da naștere unor conflicte de interese.
(2) Sfera de aplicare a sarcinilor delegate de autoritatea responsabilă autorității delegate și procedurile detaliate privind îndeplinirea acestora sunt prezentate într-un document semnat de autoritatea responsabilă și de autoritatea delegată. Actul de delegare menționează cel puțin:
(a)
regulamentul specific relevant;
(b)
sarcina (sarcinile) delegată (delegate) autorității delegate;
(c)
obligația autorității delegate de a verifica dacă beneficiarii respectă normele Uniunii și cele naționale;
(d)
obligația autorității delegate de a institui și a menține o structură organizatorică și un sistem de gestiune și control adaptate sarcinilor care îi revin;
(e)
informațiile și documentele justificative pe care autoritatea delegată trebuie să le prezinte autorității responsabile și termenele pe care trebuie să le respecte; și
(f)
mecanismul prin care autoritatea responsabilă supraveghează autoritatea delegată.
(3) În conformitate cu articolul 25 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, comunicarea cu Comisia nu poate fi delegată. Autoritatea delegată comunică cu Comisia prin intermediul autorității responsabile.
(4) În cazul în care autoritatea delegată nu este o administrație publică sau un organism de drept privat cu o misiune de serviciu public reglementată de legislația națională, autoritatea responsabilă nu îi poate delega puteri executive care presupun o marjă largă de discreție implicând opțiuni de natură politică.
(5) Autoritatea responsabilă rămâne responsabilă pentru sarcinile pe care le-a delegat. Autoritatea responsabilă verifică periodic sarcinile delegate pentru a confirma dacă acestea sunt îndeplinite în mod satisfăcător și în conformitate cu normele Uniunii și cu cele naționale.
(6) Pentru sarcinile delegate, prezentul regulament se aplică prin analogie autorității delegate.
Articolul 6
Externalizarea sarcinilor
Autoritatea responsabilă poate externaliza o parte din sarcinile care îi revin. Autoritatea rămâne însă responsabilă în privința acestora.
Autoritatea responsabilă verifică periodic sarcinile externalizate pentru a confirma dacă acestea sunt îndeplinite în mod satisfăcător și în conformitate cu normele Uniunii și cu cele naționale.
SECȚIUNEA III
Obligațiile autorității responsabile în ceea ce privește intervenția publică
Articolul 7
Rolul autorității responsabile ca organism de atribuire
(1) Ca regulă generală, autoritatea responsabilă acordă granturi pentru proiecte în cadrul programului național pe baza unei cereri deschise de propuneri.
(2) Autoritatea responsabilă poate acorda granturi pentru proiecte în baza unei cereri restrânse de propuneri.
Cererile restrânse de propuneri sunt deschise numai pentru organismele selecționate, din cauza naturii specifice a proiectului sau a competenței tehnice ori administrative a organismelor invitate să prezinte propuneri.
Motivele care justifică recurgerea la o cerere restrânsă de propuneri se stabilesc în cererea de propuneri.
(3) Autoritatea responsabilă poate acorda granturi direct în cazul în care natura specifică a proiectului sau competența tehnică ori administrativă a organismelor relevante nu permit alte opțiuni, așa cum este cazul unor monopoluri de jure sau de facto.
Motivele care justifică recurgerea la o atribuire directă se stabilesc în decizia de atribuire.
(4) În cazuri justificate în mod corespunzător, inclusiv în cazul continuării unor proiecte multianuale care au fost selectate în urma unei cereri de propuneri anterioare sau în situații de urgență, se pot acorda granturi fără a lansa o nouă cerere de propuneri.
Motivele care justifică acordarea grantului fără a se recurge la o cerere de propuneri se stabilesc în decizia de atribuire.
(5) Atunci când autoritatea responsabilă acționează în calitate de organism de atribuire, nici autoritatea responsabilă, nici o autoritate delegată nu poate beneficia de un grant acordat în conformitate cu prezentul articol.
(6) Autoritatea responsabilă stabilește autoritățile care acordă granturi și se asigură că nu există conflicte de interese, în special atunci când solicitanții sunt organisme naționale.
Articolul 8
Condiții în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv
(1) Autoritatea responsabilă poate decide să pună în aplicare proiectele în mod direct, singură sau împreună cu oricare dintre celelalte autorități naționale, din cauza competențelor administrative sau a expertizei tehnice ori din cauza faptului că nu există alte opțiuni de punere în aplicare având în vedere caracteristicile proiectului, precum un monopol de jure sau cerințele de securitate. În astfel de cazuri, autoritatea responsabilă este beneficiarul grantului.
(2) Motivele care justifică intervenția autorității responsabile în calitate de organism executiv și selectarea autorităților naționale asociate, în temeiul articolului 1, trebuie comunicate Comisiei în raportul anual de punere în aplicare menționat la articolul 54 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
(3) În momentul punerii în aplicare a proiectelor în calitate de organism executiv, autoritatea responsabilă veghează la respectarea principiului unui bun raport calitate/preț și la evitarea conflictelor de interese.
(4) Decizia administrativă de a cofinanța un proiect în cadrul programului național cuprinde toate informațiile necesare pentru a monitoriza execuția produselor și a serviciilor cofinanțate, precum și pentru a verifica cheltuielile suportate.
(5) În cazul în care este probabil ca autoritatea responsabilă să acționeze în calitate de organism executiv în mod regulat:
(a)
autoritatea responsabilă și autoritatea de audit nu fac parte din același organism, cu excepția cazului în care autoritatea de audit răspunde în fața unui organism extern, iar independența sa în materie de audit este garantată; și
(b)
sarcinile autorității responsabile prevăzute la articolul 4 nu sunt afectate.
Articolul 9
Procedura de selecție și de atribuire
(1) Cererile de propuneri menționate la articolul 7 alineatul (1) se publică într-un mod care să asigure o concurență deschisă și o publicitate adecvată în rândul potențialilor beneficiari. Orice modificare substanțială a cererilor se publică în același mod.
Cererile de propuneri menționate la articolul 7 alineatele (1) și (2) specifică cel puțin următoarele elemente:
(a)
obiectivele;
(b)
criteriile de selecție și de atribuire;
(c)
modalitățile de finanțare din partea Uniunii și, dacă este cazul, de finanțare națională, inclusiv, după caz, posibilitatea aplicării unei rate de cofinanțare mai mari, în conformitate cu articolul 16 alineatul (5) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(d)
modalitățile și data-limită de depunere a propunerilor;
(e)
normele privind eligibilitatea cheltuielilor;
(f)
durata proiectului; și
(g)
informațiile financiare și de altă natură care trebuie păstrate și comunicate.
(2) Înainte de adoptarea deciziei de atribuire, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarii din cadrul proiectului sunt în măsură să îndeplinească criteriile de selecție și de atribuire.
(3) Autoritatea responsabilă stabilește procedurile de primire a propunerilor. Ea supune propunerile unei analize tehnice și bugetare formale și unei evaluări calitative prin aplicarea criteriilor prevăzute în cererea de propuneri într-un mod transparent și nediscriminatoriu. Autoritatea responsabilă înregistrează în scris motivele respingerii celorlalte propuneri.
(4) Decizia de atribuire indică cel puțin numele beneficiarilor, detaliile esențiale ale proiectului și obiectivele sale operaționale, valoarea maximă a contribuției Uniunii și rata maximă de cofinanțare a costurilor eligibile totale.
(5) Autoritatea responsabilă îi informează în scris pe toți solicitanții cu privire la decizia sa. Aceasta le comunică candidaților respinși motivele respingerii lor cu trimitere la criteriile de selecție și de atribuire.
Articolul 10
Documente care oficializă acordarea granturilor atunci când autoritatea responsabilă acționează în calitate de organism de atribuire
(1) În cazurile în care autoritatea responsabilă acționează în calitate de organism de atribuire, aceasta stabilește procedurile de gestionare a proiectelor care necesită cel puțin:
(a)
semnarea acordurilor de grant cu beneficiarii; și
(b)
monitorizarea acordurilor de grant, inclusiv eventualele modificări aduse acestora, prin mijloace administrative, cum ar fi schimburile de scrisori sau rapoarte scrise.
(2) Acordul de finanțare include sau indică următoarele:
(a)
valoarea maximă a contribuției Uniunii;
(b)
procentul maxim din contribuția Uniunii în conformitate cu regulamentul specific relevant;
(c)
descrierea detaliată și un calendar al proiectului;
(d)
dacă este cazul, orice sarcină majoră pe care beneficiarul intenționează să o subcontracteze unor părți terțe, precum și costurile aferente;
(e)
bugetul previzional și planul de finanțare convenite pentru proiect, inclusiv cheltuielile și veniturile, în conformitate cu normele de eligibilitate stabilite;
(f)
metoda de calcul al cuantumului contribuției Uniunii la încheierea proiectului;
(g)
calendarul și dispozițiile de punere în aplicare a acordului, inclusiv dispozițiile privind obligațiile de raportare, modificările la acord, precum și denunțarea acordului;
(h)
obiectivele operaționale ale proiectului, inclusiv obiectivele cuantificate și indicatorii care urmează a fi comunicați;
(i)
o dispoziție prin care se stabilește obligația beneficiarului de a colecta, în timp util, datele necesare pentru indicatorii comuni prevăzuți în regulamentul specific, precum și orice indicator specific programului, și de a comunica aceste date cel puțin o dată pe an;
(j)
definirea costurilor eligibile, inclusiv, dacă este cazul, o descriere a metodologiei de stabilire a baremelor pentru costurile unitare, a sumelor forfetare și a finanțării la rate forfetare;
(k)
cerințele de evidență contabilă și condițiile legate de plata grantului;
(l)
condițiile legate de pista de audit;
(m)
dispozițiile referitoare la protecția datelor; și
(n)
dispoziții privind publicitatea.
(3) Ca regulă generală, acordul de grant se semnează înainte de începerea oricărei activități din cadrul proiectului aferent programului național.
(4) Acordul de grant trebuie să prevadă în mod expres faptul că atât Comisia sau reprezentanții săi, cât și Curtea de Conturi au competențe de audit cu privire la toți beneficiarii de granturi, contractanții și subcontractanții care primesc finanțare din partea Uniunii în cadrul programelor naționale, și vor face acest lucru, pe baza verificării documentelor și a controalelor la fața locului.
Articolul 11
Documente care oficializă acordarea granturilor atunci când autoritatea responsabilă acționează în calitate de organism executiv
(1) În cazurile în care autoritatea responsabilă acționează în calitate de organism executiv, aceasta stabilește procedurile de gestionare a proiectelor care necesită cel puțin:
(a)
formalizarea unei decizii administrative privind cofinanțarea de proiecte; și
(b)
monitorizarea deciziei administrative și a eventualelor modificări aduse acestora, prin mijloace administrative, cum ar fi schimburile de scrisori sau rapoarte scrise.
(2) Decizia administrativă include sau indică următoarele:
(a)
valoarea maximă a contribuției Uniunii;
(b)
procentul maxim din contribuția Uniunii în conformitate cu regulamentul specific relevant;
(c)
descrierea detaliată și un calendar al proiectului;
(d)
dacă este cazul, orice sarcină majoră pe care beneficiarul intenționează să o subcontracteze unor părți terțe, precum și costurile aferente;
(e)
bugetul previzional și planul de finanțare convenite pentru proiect, inclusiv cheltuielile și veniturile, în conformitate cu normele de eligibilitate stabilite;
(f)
metoda de calcul al cuantumului contribuției Uniunii la încheierea proiectului;
(g)
obiectivele operaționale ale proiectului, inclusiv obiectivele cuantificate și indicatorii care urmează a fi utilizați;
(h)
o dispoziție prin care se stabilește obligația autorității responsabile de a colecta și de a comunica, cel puțin o dată pe an, datele necesare pentru indicatorii comuni prevăzuți în regulamentul specific, precum și orice indicator specific programului;
(i)
definirea costurilor eligibile, inclusiv, dacă este cazul, o descriere a metodologiei de stabilire a baremelor pentru costurile unitare, a sumelor forfetare și a finanțării la rate forfetare;
(j)
cerințele de evidență contabilă și condițiile legate de plata grantului;
(k)
condițiile legate de pista de audit;
(l)
dispozițiile referitoare la protecția datelor; și
(m)
dispoziții privind publicitatea.
(3) Ca regulă generală, decizia administrativă se adoptă înainte de începerea oricărei activități din cadrul proiectului aferent programului național.
(4) Decizia administrativă trebuie să prevadă în mod expres faptul că atât Comisia sau reprezentanții săi, cât și Curtea de Conturi au competențe de audit cu privire la toți beneficiarii de granturi, contractanții și subcontractanții care primesc finanțare din partea Uniunii în cadrul programelor naționale, și vor face acest lucru, pe baza verificării documentelor și a controalelor la fața locului.
CAPITOLUL III
STATUTUL AUTORITĂȚII DE AUDIT ȘI OBLIGAȚIILE CU PRIVIRE LA AUDITURI
Articolul 12
Statutul autorității de audit
(1) În conformitate cu articolul 59 alineatul (5) al doilea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și cu articolul 25 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, autoritatea de audit funcționează independent de autoritatea responsabilă. Se consideră că există independență funcțională atunci când nu există o legătură ierarhică directă între autoritatea de audit și autoritatea responsabilă, iar autoritatea de audit are o autonomie totală în formularea avizelor și a declarațiilor.
(2) Toate activitățile de audit se efectuează în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional.
Articolul 13
Externalizarea activităților de audit
Autoritatea de audit poate să externalizeze o parte din activitatea sa de audit unui alt organism de audit, cu condiția ca acest organism să fie independent din punct de vedere funcțional de autoritatea responsabilă. Autoritatea de audit rămâne responsabilă pentru activitățile pe care le externalizează.
Auditurile externalizate se efectuează în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional, sub monitorizarea și supravegherea atentă a autorității de audit.
Articolul 14
Audituri
(1) Pentru a emite avizul menționat la articolul 59 alineatul (5) al doilea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, autoritatea de audit efectuează audituri de sistem și financiare.
(2) Prin auditurile de sistem se verifică dacă sistemele de gestionare și control ale autorității responsabile funcționează în mod eficace, astfel încât să ofere o asigurare rezonabilă că cheltuielile incluse în conturile anuale sunt legale și conforme.Pe baza acestor audituri, autoritatea de audit determină dacă autoritatea responsabilă continuă să respecte criteriile de desemnare prevăzute în anexă.
(3) Auditurile financiare se efectuează pentru a oferi o asigurare rezonabilă că conturile anuale oferă o imagine reală și fidelă a cheltuielilor declarate de autoritatea responsabilă.
Pentru a stabili dacă conturile redau o imagine reală și fidelă, autoritatea de audit verifică dacă toate elementele de cheltuieli plătite și contribuțiile publice primite și înregistrate în conturile autorității responsabile în cursul exercițiului financiar sunt înregistrate corect în sistemul contabil și corespund înregistrărilor contabile justificative păstrate de autoritatea responsabilă. Pe baza acestor conturi, autoritatea de audit verifică, în special, dacă:
(a)
valoarea totală a cheltuielilor eligibile declarate în cererea de plată a soldului anual prezentată Comisiei corespunde cheltuielilor înscrise în contabilitatea autorității responsabile și, în cazul în care există diferențe, dacă au fost furnizate explicații adecvate în contabilitate pentru sumele reconciliate;
(b)
dacă sumele retrase și recuperate, sumele care urmează a fi recuperate, precum și sumele nerecuperabile la finalul exercițiului financiar corespund sumelor înscrise în sistemul contabil al autorității responsabile și sunt sprijinite de decizii documentate ale autorității responsabile;
(c)
dacă autoritatea responsabilă a efectuat controale administrative și controale la fața locului în conformitate cu articolul 27 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
Verificările menționate la literele (a), (b) și (c) se pot efectua prin eșantionare.
(4) În cadrul auditurilor de sistem și al auditurilor financiare pe care le efectuează, autoritatea de audit efectuează din nou o parte din controalele administrative sau la fața locului efectuate de autoritatea responsabilă. Autoritatea de audit stabilește ponderea controalelor efectuate din nou, în funcție de evaluarea riscului.
(5) Dacă, în urma auditurilor de sistem sau a auditurilor financiare, identifică deficiențe semnificative în funcționarea eficace a sistemelor de gestionare și control ale autorității responsabile, autoritatea de audit:
(a)
evaluează impactul financiar și operațional al acestor deficiențe;
(b)
adresează autorității responsabile recomandările corespunzătoare privind luarea de măsuri corective și preventive;
(c)
monitorizează punerea în aplicare a acestor măsuri de către autoritatea responsabilă și evaluează dacă există un plan de acțiune pentru a restabili funcționarea eficientă a sistemelor de gestionare și de control.
(6) La finalizarea activităților sale de audit menționate la alineatele (1), (2) și (3), autoritatea de audit prezintă constatările sale autorității de desemnare și precizează inclusiv dacă, în opinia sa, autoritatea responsabilă continuă să respecte criteriile de desemnare.
(7) Autoritatea de audit se asigură că autoritatea responsabilă comunică în mod corespunzător Comisiei Europene toate informațiile legate de activitățile sale de audit menționate la alineatele (1), (2) și (3).
CAPITOLUL IV
DISPOZIȚIE FINALĂ
Articolul 15
Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în statele membre în conformitate cu tratatele.
Adoptat la Bruxelles, 25 iulie 2014.