NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 110/2014
ze dne 30. září 2013
o vzorovém finančním nařízení pro subjekty partnerství veřejného a soukromého sektoru uvedeném v článku 209 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a zrušuje nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 209 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, které vychází ze zkušeností se zahrnutím partnerství veřejného a soukromého sektoru mezi subjekty Unie podle článku 185 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (2), se zavedly další kategorie těchto partnerství s cílem rozšířit spektrum dostupných nástrojů a zahrnout subjekty, jejichž pravidla jsou z pohledu soukromých partnerů pružnější a přístupnější než pravidla, kterými se řídí orgány Unie. K těmto dalším kategoriím patří subjekty uvedené v článku 209 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, jež jsou pověřeny realizací partnerství veřejného a soukromého sektoru (dále jen „subjekty PVSS“).
(2)
S cílem zajistit řádné finanční řízení finančních prostředků Unie a umožnit subjektům PVSS přijmout vlastní finanční pravidla je nutné přijmout pro tyto subjekty vzorové finanční nařízení.
(3)
Subjekty PVSS by měly sestavovat a plnit rozpočet v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účinnou a efektivní vnitřní kontrolu a zásadou transparentnosti.
(4)
Aby se zajistilo celkové provádění úkolů a činností subjektů PVSS, mělo by být možné zaznamenávat nevyužité prostředky pro daný rok do odhadu příjmů a výdajů pro následující až tři rozpočtové roky.
(5)
Vzhledem k tomu, že finanční prostředky Unie, které jsou k dispozici subjektu PVSS, je třeba čerpat v rámci nepřímého řízení podle článku 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, měla by být ustanovení o finančním plánování a podávání zpráv jednotná s metodou nepřímého řízení plnění rozpočtu. Absolutorium za plnění rozpočtu v souvislosti s příspěvkem Unie na subjekty PVSS by mělo být součástí absolutoria udělovaného Komisi Evropským parlamentem v souvislosti s plněním rozpočtu Unie. V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 je proto potřeba stanovit podávání příslušných ročních zpráv, včetně předkládání prohlášení řídicího subjektu, aby Komise mohla lépe plnit své povinnosti týkající se udělování absolutoria.
(6)
S ohledem na soukromě-veřejnou povahu subjektů PVSS je nutné vymezit pravomoci a povinnosti účetního a schvalujících osob. Schvalující osoby by měly nést plnou odpovědnost za veškeré příjmové i výdajové operace provedené v rámci jejich pravomoci a měly by být plně odpovědné za svou činnost, v případě nutnosti i v rámci disciplinárních řízení.
(7)
Je nezbytné vyjasnit funkce interního auditu a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditu by v rámci subjektů PVSS měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět tehdy, je-li to odůvodněno souvisejícími riziky. Je třeba zavést ustanovení o zřízení a fungování interního auditu.
(8)
Aby bylo zaručeno, že každý subjekt je odpovědný za plnění svého rozpočtu a že sleduje cíle, jež mu byly stanoveny při jeho založení, měly by být subjektům PVSS v rámci plnění jim svěřených úkolů povoleno využívat externích soukromoprávních subjektů jen tehdy, bude-li to nutné, ne však pro plnění úkolů zahrnujících jakékoliv veřejné služby nebo použití pravomoci volného uvážení.
(9)
Je třeba stanovit zásady, které je nutno dodržet v souvislosti s příjmovými a výdajovými operacemi subjektu PVSS.
(10)
Vzhledem k soukromě-veřejné povaze subjektů PVSS, a zejména vzhledem k příspěvku soukromého sektoru do rozpočtu subjektu PVSS, by měly být stanoveny pružné postupy pro zadávání veřejných zakázek. Příslušné postupy by měly dodržovat zásady transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace a měly by se částečně odchylovat od příslušných ustanovení stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (3). Je nezbytné zajistit lepší a levnější zboží a služby a rovněž zabránit nadměrným nákladům při řízení postupů zadávání veřejných zakázek, a to prostřednictvím posílené spolupráce mezi členy subjektů PVSS. Subjekty PVSS by proto měly mít také možnost uzavírat se svými členy jinými než Unie smlouvy na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tito členové dodávají, poskytují nebo provádějí přímo bez využití třetích stran, aniž by se musely uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
(11)
V zájmu lepší nákladové efektivnosti by měla být stanovena možnost sdílet služby nebo je převádět na jiný subjekt nebo Komisi, zejména tím, že účetní Komise je pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu PVSS.
(12)
Při hodnocení žádostí o granty, projektů a nabídek a při vydávání stanoviska a poskytování poradenství v konkrétních případech by subjekty PVSS měly mít možnost využívat externích odborníků. Tito odborníci by měli být vybíráni v souladu se zásadami zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
(13)
V zájmu zajištění jednotného provádění akcí řízených přímo Komisí by se na udělování grantů a cen měla vztahovat příslušná ustanovení nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 s výhradou jakýchkoliv zvláštních ustanovení zřizujícího aktu subjektu PVSS nebo základního právního aktu programu, jehož provedení je subjektu PVSS svěřeno.
(14)
Pokud musí být účetní závěrky subjektů PVSS konsolidovány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, měla by účetní pravidla platná pro subjekty PVSS takovou konsolidaci umožňovat.
(15)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby v zájmu zajištění jednotných pravidel pro příští víceletý finanční rámec bylo možné přijmout k 1. lednu 2014 revidovaná finanční nařízení pro subjekty PVSS,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBLAST PŮSOBNOSTI
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanovuje hlavní zásady, podle nichž přijme subjekt partnerství veřejného a soukromého sektoru (dále jen „subjekt PVSS“) svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu PVSS se nesmí odchylovat od tohoto nařízení, s výjimkou případů, kdy si to vyžadují zvláštní potřeby subjektu PVSS, přičemž Komise musí podle článku 209 čtvrtého pododstavce nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 vydat předchozí souhlas.
Každý subjekt PVSS přijme prováděcí předpisy k provedení těchto zásad do svých finančních pravidel.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí tyto definice:
-
„správní radou“ se rozumí hlavní vnitřní orgán subjektu PVSS rozhodující o finančních a rozpočtových otázkách, bez ohledu na jeho název ve zřizujícím aktu subjektu PVSS,
-
„ředitelem“ se rozumí osoba pověřená prováděním rozhodnutí správní rady a plněním rozpočtu subjektu PVSS jako schvalující osoba, bez ohledu na jeho označení ve zřizujícím aktu subjektu PVSS,
-
„členem“ se rozumí člen subjektu PVSS v souladu s jeho zřizujícím aktem,
-
„zřizujícím aktem“ se rozumí nástroj unijního práva upravující hlavní aspekty zřízení a provozu subjektu PVSS,
-
„rozpočtem subjektu PVSS“ se rozumí nástroj, kterým se pro každý rozpočtový rok stanoví a schvalují veškeré příjmy a výdaje považované za nezbytné pro subjekt PVSS.
Článek 3
Oblast působnosti rozpočtu
Rozpočet subjektu PVSS tvoří:
a)
příjmy subjektu PVSS, které zahrnují:
i)
finanční příspěvek jeho členů na správní náklady,
ii)
finanční příspěvek jeho členů na operační náklady,
iii)
příjmy účelově vázané na zvláštní výdaje,
iv)
veškeré příjmy, jichž subjekt PVSS dosáhne;
b)
výdaje subjektu PVSS, včetně správních výdajů.
KAPITOLA 2
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
Článek 4
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účinnou a efektivní vnitřní kontrolu a zásadou transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
Článek 5
Zásada jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu PVSS.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených prostředků rozpočtu subjektu PVSS.
3. Do rozpočtu subjektu PVSS mohou být zaznamenány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Subjektu PVSS nepřísluší úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu PVSS.
Článek 6
Zásada ročního rozpočtu
1. Prostředky zaznamenané do rozpočtu subjektu PVSS se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
2. Z prostředků na závazky musí být pokryty celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových letech.
4. Výdaje ze správních prostředků nesmí být vyšší než očekávané roční příjmy uvedené v čl. 3 písm. a) bodě i).
5. Vzhledem k potřebám subjektu PVSS se nevyužité prostředky mohou zaznamenávat do odhadu příjmů a výdajů pro následující až tři rozpočtové roky. Tyto prostředky musí být použity přednostně.
6. Odstavce 1 až 5 nebrání tomu, aby rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, byly rozloženy do několika ročních splátek, pokud tak stanovuje zřizující akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 7
Zásada vyrovnanosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit příslušný roční příspěvek Unie uvedený v dohodě o ročním převodu finančních prostředků uzavřené s Komisí, navýšený o roční příspěvky od členů jiných než Unie, všechny ostatní příjmy uvedené v článku 3 a výši nevyužitých prostředků uvedených v čl. 6 odst. 5.
3. Subjekt PVSS si nesmí brát půjčky v rámci svého rozpočtu.
4. Pokud je rozpočtový výsledek kladný, zaznamená se do rozpočtu na následující rozpočtový rok jako příjem.
Pokud je rozpočtový výsledek záporný, zaznamená se do rozpočtu na následující rozpočtový rok jako prostředky na platby.
Článek 8
Zásada zúčtovací jednotky
Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v eurech a účty se předkládají v eurech. V souvislosti s peněžními toky je však účetní oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu PVSS.
Článek 9
Zásada univerzálnosti
1. Aniž je dotčen odstavec 2, pokrývají celkové příjmy celkové prostředky na platby. Všechny příjmy a výdaje se zaznamenávají v plné výši bez jakýchkoli vzájemných úprav, s výhradou zvláštních ustanovení ve finančních pravidlech subjektu PVSS upravujících případy, kdy lze určitou částku odečíst od žádostí o platbu, která je poté vyplacena v čisté částce.
2. Příjmy určené na zvláštní účely, například příjmy z nadací, dotací, darů a odkazů, se použijí na financování specifických výdajů.
3. Ředitel smí přijímat jakékoli příspěvky určené subjektu PVSS, jako například nadace, dotace, dary a odkazy.
Přijetí příspěvků, které by mohly vést ke značným finančním nákladům, podléhá předchozímu schválení správní radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud správní rada nerozhodne v této lhůtě, je příspěvek považován za přijatý.
Výše částky, od níž se finanční náklady považují za významné, se stanoví rozhodnutím správní rady.
Článek 10
Zásada specifikace
1. Prostředky se věcně člení alespoň do hlav a kapitol.
2. Z jedné kapitoly do druhé může ředitel prostředky převádět bez omezení a z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí.
Nad hranici uvedenou v prvním pododstavci může ředitel převod položek z jedné hlavy do druhé navrhnout správní radě. Správní rada může do tří týdnů vznést proti těmto převodům námitky. Po uplynutí této lhůty jsou převody považovány za schválené.
Ředitel co nejdříve informuje správní radu o všech převodech provedených podle prvního pododstavce.
Článek 11
Zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby prostředky použité subjektem PVSS při provádění jeho činností byly k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu PVSS, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosahování těchto cílů se sleduje pomocí výkonnostních ukazatelů pro každou činnost a ředitel každoročně správní radě poskytuje informace, nejpozději však v dokladech přiložených k návrhu rozpočtu subjektu PVSS.
4. Pokud zřizující akt nestanoví možnost, aby Komise prováděla hodnocení, vypracuje subjekt PVSS v zájmu lepšího rozhodovacího procesu hodnocení svých programů a činností (včetně hodnocení ex post), které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zašlou správní radě.
Článek 12
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu PVSS se plní v souladu s účinnou a efektivní vnitřní kontrolou.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu PVSS se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací, s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účinná a efektivní vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména prvky uvedené v čl. 32 odst. 3 a 4 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, s přihlédnutím ke struktuře a velikosti subjektu PVSS, povaze jemu svěřených úkolů, výši finančních prostředků a souvisejícím finančním a provozním rizikům.
Článek 13
Zásada transparentnosti
1. Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v souladu se zásadou transparentnosti, podle níž se rovněž vedou účty.
2. Přijaté znění rozpočtu subjektu PVSS, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů a včetně úprav uvedených v čl. 15 odst. 1, se zveřejní na internetových stránkách subjektu PVSS do čtyř týdnů od jeho přijetí a předá se Komisi a Účetnímu dvoru.
3. V souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 zveřejní subjekt PVSS na svých internetových stránkách podle standardní úpravy nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích prostředků pocházejících z jeho rozpočtu.
Zveřejněné informace jsou snadno dostupné, průhledné a úplné. Subjekt údaje poskytne při řádném dodržení požadavků důvěrnosti a bezpečnosti, zejména požadavků na ochranu osobních údajů, jak jsou stanoveny v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4).
4. Jména odborníků najatých podle článku 34 tohoto nařízení se zveřejňují na internetové stránce Unie.
KAPITOLA 3
FINANČNÍ PLÁNOVÁNÍ
Článek 14
Odhad příjmů a výdajů
1. Subjekt PVSS zašle Komisi a ostatním členům nejpozději do 31. ledna roku, který předchází roku plnění rozpočtu subjektu PVSS, odhad svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, spolu se svým návrhem pracovního programu uvedeného v čl. 31 odst. 4.
2. Odhad příjmů a výdajů subjektu PVSS obsahuje:
a)
odhad počtu stálých a dočasných pracovních míst, v členění podle jednotlivých funkčních skupin a platových tříd, jakož i odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků, vyjádřeno v přepočtu na plný pracovní úvazek, v mezích rozpočtových prostředků;
b)
v případě změny stavu pracovníků na dané pozici odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech předem stanovených cílů pro různé činnosti;
e)
cíle stanovené pro rozpočtový rok, ke kterému se odhad vztahuje, s uvedením konkrétních rozpočtových potřeb spojených s dosažením těchto cílů;
f)
správní náklady a plnění rozpočtu subjektu PVSS v předchozím rozpočtovém roce;
g)
výši finančních příspěvků poskytnutých členy a hodnotu věcného plnění ze strany členů jiných než Unie;
h)
informace o nevyužitých prostředcích, které jsou zaznamenány v odhadu příjmů a výdajů za rok v souladu s čl. 6 odst. 5.
Článek 15
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet subjektu PVSS a plán pracovních míst, včetně počtu stálých a dočasných pracovních míst v členění podle jednotlivých funkčních skupin a platových tříd a počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků, vyjádřeno v přepočtu na plný pracovní úvazek, přijímá správní rada v souladu se zřizujícím aktem subjektu PVSS. Prováděcí ustanovení lze stanovit ve finančních pravidlech subjektu PVSS. Všechny změny rozpočtu subjektu PVSS, včetně plánu pracovních míst, jsou předmětem opravného rozpočtu subjektu PVSS přijatého stejným postupem jako původní rozpočet subjektu PVSS. Rozpočet subjektu PVSS a případně opravné rozpočty subjektu PVSS musí být uzpůsobeny tak, aby zohledňovaly výši příspěvku Unie stanoveného v rámci rozpočtu Unie.
2. Rozpočet subjektu PVSS se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
3. Rozpočet subjektu PVSS obsahuje:
a)
ve výkazu příjmů:
i)
odhadované příjmy subjektu PVSS za daný rozpočtový rok (rok „n“),
ii)
odhadované příjmy za předchozí rozpočtový rok a příjmy za rozpočtový rok n-2,
iii)
řádné poznámky ke každé příjmové položce;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
prostředky na závazky a platby na rok n,
ii)
prostředky na závazky a platby za předchozí rozpočtový rok, jakož i výdaje přidělené a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce n-2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu PVSS na rok n,
iii)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových letech ke splnění rozpočtových závazků z minulých rozpočtových let,
iv)
řádné poznámky ke každé části.
4. Plán pracovních míst obsahuje vedle počtu pracovních míst schválených pro rozpočtový rok i počet pracovních míst schválených pro předchozí rozpočtový rok a počet pracovních míst skutečně obsazených. Stejné údaje musí být uvedeny pro smluvní zaměstnance a vyslané národní odborníky.
KAPITOLA 4
ÚČASTNÍCI FINANČNÍCH OPERACÍ
Článek 16
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalovací osoby. Ředitel plní příjmy a výdaje rozpočtu subjektu PVSS v souladu s finančními pravidly subjektu PVSS a se zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků. Ředitel odpovídá za zajišťování jejich legality a správnosti.
Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, podílí se subjekt PVSS na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům v oblasti předcházení podvodům (OLAF).
2. Ředitel může přenést pravomoc k plnění rozpočtu na zaměstnance subjektu PVSS, na které se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na tyto zaměstnance subjektu PVSS), a to v souladu s podmínkami stanovenými ve finančních pravidlech subjektu PVSS. Pověřené osoby mohou jednat pouze v rozsahu pravomocí výslovně na ně přenesených.
Článek 17
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Ředitel plní rozpočet subjektu PVSS v útvarech přidělených pod jeho vedení.
2. Pokud se to ukáže nevyhnutelné, lze vnějším soukromoprávním subjektům na základě dohod svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují výkon veřejné moci či použití pravomoci volného uvážení.
3. Ředitel v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jeho povinností. Vytvoření takové struktury a systémů vychází z analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivnost.
Ředitel může v rámci svých útvarů zřídit funkci poradce, který mu bude nápomocen při kontrole rizik souvisejících s jeho činnostmi.
4. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se provedených operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria Komisi ohledně plnění rozpočtu Unie na daný rok. Osobní údaje, které jsou v podkladech obsaženy, musí být pokud možno odstraněny, nejsou-li potřebné pro účely kontroly a auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 18
Kontroly ex ante
1. U každé operace se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
Zahájení operace a její ověření jsou dvě oddělené činnosti.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě přijetí aktů, jimiž se plní rozpočet subjektu PVSS, příslušnou schvalující osobou.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivnosti. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
správnost výdajů a jejich soulad s platnými ustanoveními;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v článku 11.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
Článek 19
Kontroly ex post
1. Příslušná schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny u vzorku.
Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
2. Kontroly ex post nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex ante. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací musí mít nezbytné odborné znalosti.
Článek 20
Podávání ročních zpráv
Schvalující osoba podává každoročně správní radě zprávu o plnění svých povinností. Pro tento účel předkládá schvalující osoba nejpozději do 15. února následujícího rozpočtového roku správní radě a Komisi:
a)
zprávu o provádění ročního pracovního programu subjektu PVSS, plnění rozpočtu subjektu PVSS a využívání personálních zdrojů;
b)
předběžnou účetní závěrku subjektu PVSS, včetně zprávy o rozpočtovém a finančním řízení uvedeném v článku 39;
c)
prohlášení řídícího subjektu, v němž se uvádí, že pokud není ve výhradách uvedeno jinak, má schvalující osoba přiměřenou jistotu, že:
i)
informace jsou předkládány v náležité podobě a jsou úplné a přesné (podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti),
ii)
výdaje byly použity k zamýšlenému účelu,
iii)
zavedené kontrolní systémy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací;
d)
souhrn závěrečný zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, včetně rozboru povahy a rozsahu chyb a nedostatků zjištěných v systémech a přijatých či plánovaných nápravných opatření.
Zpráva uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly a je přiměřená povaze svěřených úkolů a výši použitých částek.
Ředitel zašle Komisi nejpozději do 1. července každého roku doklady uvedené v prvním pododstavci písm. c) a d) a jejich posouzení správní radou, schválenou výroční zprávu a účetní závěrku schválenou správní radou na základě čl. 43 odst. 2. Komise tyto doklady zašle Evropskému parlamentu a Radě.
Článek 21
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který na upozornění písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a zaměstnanec se domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, informuje o tom písemně příslušnou komisi uvedenou v čl. 23 odst. 3. Komise uvedená v čl. 23 odst. 3 o tom neprodleně informuje správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy subjektu PVSS nebo jeho členů, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu PVSS musí stanovit povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakémkoli podezření z protiprávního jednání, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy subjektu PVSS či jeho členů.
Článek 22
Účetní
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na zaměstnance subjektu PVSS), který je při plnění svých povinností zcela nezávislý. Účetní v subjektu PVSS odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
vedení, přípravu a předkládání účtů v souladu s kapitolou 8;
c)
provádění účetních pravidel a účtové osnovy v souladu s kapitolou 8;
d)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodnění účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
e)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů PVSS mohou jmenovat stejného účetního.
Subjekty PVSS se také mohou dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná rovněž jako účetní subjektu PVSS.
S přihlédnutím k nákladové efektivnosti mohou rovněž pověřit účetního Komise některými úkoly, které vykonává účetní subjektu PVSS.
V případech uvedených v tomto odstavci učiní subjekty PVSS nezbytná opatření k zamezení střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu PVSS a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost poskytovaných informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz o finanční situaci subjektu PVSS.
Pro účely prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 38 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
S výhradou odstavce 5 je ke správě hotovosti a ekvivalentů hotovosti oprávněn výhradně účetní. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
5. Účetní může při plnění svých povinností delegovat některé úkoly na zaměstnance, na které se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na tyto zaměstnance subjektu PVSS), pokud je to nezbytné pro plnění jeho povinností v souladu s finančními pravidly subjektu PVSS.
6. Aniž jsou dotčena případná disciplinární opatření, může být účetní kdykoli dočasně nebo s konečnou platností zbaven svých povinností správní radou. V tomto případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
Článek 23
Odpovědnost účastníků finančních operací
1. Články 16 až 25 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Každá schvalující osoba a účetní má disciplinární a finanční odpovědnost dle podmínek stanovených ve služebním řádu. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy subjektu PVSS nebo jeho členů, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (OLAF).
3. Specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízená Komisí, nebo na jejíž činnosti se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává ve vztahu k subjektu PVSS stejné pravomoci, jaké vykonává ve vztahu k útvarům Komise, pokud se správní rada nerozhodne zřídit funkčně nezávislou komisi nebo se stát členem společné komise zřízené několika subjekty. V případech předložených subjekty PVSS zahrnují specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízená Komisí, nebo na jejíž činnosti se Komise podílí, jednoho zaměstnance subjektu PVSS.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě zprávu obsahující doporučení. Pokud se stanovisko týká ředitele, předá komise tuto zprávu správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své zprávě podle článku 20 anonymně odkazuje na stanoviska komise a uvádí, jaká opatření byla na jejich základě přijata.
4. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu PVSS vznikne v důsledku závažného pochybení, jehož se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených pro disciplinární otázky v platných právních předpisech přijme orgán odpovědný za jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Článek 24
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu článku 16 až 25 a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, auditu nebo kontroly, se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu PVSS.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc řediteli, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Dotčená osoba informuje rovněž svého přímého nadřízeného. Pokud je účastníkem ředitel, musí předložit věc správní radě.
Pokud se zjistí střet zájmů, ukončí dotčená osoba veškerou svou činnost ve věci. Ředitel nebo - pokud je účastníkem ředitel - správní rada přijmou veškerá další vhodná opatření.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
Článek 25
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
KAPITOLA 5
INTERNÍ AUDIT
Článek 26
Jmenování, pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt PVSS zřídí funkci interního auditora, která musí být vykonávána v souladu se souvisejícími mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interní auditor nesmí být ani schvalující osobou, ani účetním.
3. Interní auditor poskytuje rady subjektu PVSS v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě řídících a kontrolních systémů a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu.
4. Interní auditor plní své povinnosti ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu PVSS. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k plnění svých povinností.
5. Interní auditor vezme na vědomí zprávu schvalující osoby podle článku 20 i ostatní dostupné informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává rovněž zprávu, pokud:
-
nebyla vyřešena kritická rizika a provedena doporučení,
-
dochází k významným zpožděním v provádění doporučení z minulých let.
Správní rada a ředitel zajistí pravidelné sledování provádění doporučení auditu. Správní rada prověří informace uvedené v článku 20 a plné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt PVSS zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 27
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při plnění jeho povinností a jeho právo podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie se určí v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 28
Zřízení oddělení interního auditu
1. Správní rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivnost a přidanou hodnotu zřídit oddělení interního auditu, které plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, kompetence a odpovědnosti oddělení interního auditu jsou stanoveny v chartě interního auditu a podléhají schválení správní radou.
Roční plán oddělení interního auditu vypracuje vedoucí oddělení interního auditu s přihlédnutím mimo jiné k posouzení rizik v subjektu PVSS, jež vypracoval ředitel.
Plán přezkoumá a schválí správní rada.
Oddělení interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Pokud oddělení interního auditu některého subjektu PVSS není nákladově efektivní nebo není schopno dodržovat mezinárodní standardy, může subjekt PVSS rozhodnout, že oddělení interního auditu bude sdílet s ostatními subjekty PVSS působícími ve stejné oblasti politiky.
V takových případech se správní rada dotyčných subjektů PVSS dohodne na praktických způsobech provozu sdíleného oddělení interního auditu.
Subjekty interního auditu budou účinně spolupracovat prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prováděním společného posouzení rizik a společných auditů.
2. Správní rada a ředitel zajistí pravidelné sledování provádění doporučení oddělení interního auditu.
KAPITOLA 6
PŘÍJMOVÉ A VÝDAJOVÉ OPERACE
Článek 29
Plnění příjmů
1. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a inkaso neoprávněně vyplacených částek. Zahrnuje rovněž případnou možnost upustit od inkasa stanovených nároků.
2. Neoprávněně vyplacené částky musí být předmětem inkasa.
Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě dluhu, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup pro inkaso jakýmikoli právními prostředky, včetně případného započtení, a není-li možné, výkonem rozhodnutí.
Pokud příslušná schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí uvádět, jaké kroky byly učiněny k inkasu pohledávky, a právní a skutkový stav, ze kterého vychází.
Účetní povede seznam částek splatných k inkasu. Nároky subjektu PVSS jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených pohledávek. Tento seznam bude připojen ke zprávě subjektu PVSS o rozpočtovém a finančním řízení.
3. Veškeré pohledávky neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě dluhu jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
4. Nároky subjektu PVSS vůči třetím stranám a nároky třetích stran vůči subjektu PVSS se promlčují po uplynutí pěti let.
Článek 30
Příspěvek členů
1. Subjekt PVSS předloží svým členům žádosti o vyplacení celého jejich příspěvku nebo jeho části za podmínek a v intervalech stanovených ve zřizujícím aktu či dohodnutých se členy.
2. Prostředky vyplacené subjektu PVSS jeho členy ve formě příspěvku jsou úročeny ve prospěch rozpočtu subjektu PVSS.
Článek 31
Plnění výdajů
1. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro plnění prostředků.
2. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
Potvrzení výdaje je úkon, kterým příslušná schvalující osoba potvrzuje finanční operaci.
Schválení výdaje je úkon, kterým příslušná schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, dá pokyn účetnímu, aby zaplatil potvrzený výdaj.
3. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu PVSS, musí příslušná schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
4. Roční pracovní program subjektu PVSS stanoví, že správní rada schvaluje operační výdaje subjektu PVSS ohledně činností, jež jsou předmětem programu, za předpokladu, že prvky uvedené v tomto odstavci jsou jasně vymezeny.
Roční pracovní program obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis činnosti/í, které mají být financovány, a výši finančních částek přidělených na jednotlivá opatření.
Všechny zásadní změny ročního pracovního programu se přijmou stejným postupem jako původní pracovní program, a to v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
Správní rada může schvalující osobě subjektu PSVV svěřit pravomoc provádět nepodstatné změny pracovního programu.
Článek 32
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se musí uskutečnit ve lhůtách uvedených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 7
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU PVSS
Článek 33
Zadávání veřejných zakázek
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou odstavců 3 až 6 tohoto článku hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt PVSS se podílí na společné ústřední databázi, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 obecného finančního nařízení.
3. Pro zakázky s hodnotou mezi 60 000 EUR a limity uvedenými v článku 118 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 lze použít postup stanovený nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 pro veřejné zakázky nízké hodnoty nepřesahující 60 000 EUR.
4. Subjekt PVSS může být na základě žádosti přibrán jako zadavatel v případě udělování zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při udělování zakázek jiných subjektů Unie či subjektů PVSS.
5. Subjekt PVSS může s Komisí, interinstitucionálními úřady, Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (5) a jinými subjekty PVSS uzavřít smlouvu na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tyto strany dodávají, poskytují nebo provádějí, aniž by se musel uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
Subjekt PVSS může se svými členy jinými než Unie uzavřít smlouvu na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tito členové dodávají, poskytují nebo provádějí přímo bez využití třetích stran, aniž by se musel uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
Zboží, služby nebo práce poskytnuté podle prvního a druhého pododstavce se nepovažují za součást příspěvku členů do rozpočtu subjektu PVSS.
6. K pokrytí svých administrativních potřeb může subjekt PVSS zadávat zakázky společně se zadavateli hostitelského členského státu nebo se zadavateli z členských států, států Evropského sdružení volného obchodu nebo kandidátských zemí Unie, kteří jsou do subjektu zapojeni jako členové. V takových případech se obdobně použijí ustanovení článku 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Subjekt PVSS může zadávat zakázky společně se svými členy ze soukromého sektoru nebo se zadavateli ze zemí účastnících se programů Unie, které jsou do subjektu zapojeni jako členové. V takových případech se obdobně použijí ustanovení čl. 133 prvního pododstavce nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 34
Odborníci
Článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 se použije obdobně pro výběr odborníků s výhradou zvláštního postupu stanoveného v základním právním aktu programu, jehož provedení je svěřeno subjektu PVSS. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností.
Subjekt PVSS může použít seznamy vypracované Komisí nebo jinými subjekty Unie či subjekty PVSS.
V případě potřeby a v řádně odůvodněných případech může subjekt PVSS vybrat jakoukoli osobu s patřičnými znalostmi, i když není v seznamech uvedena.
Externí odborníci se vyberou podle dovedností, zkušeností a znalostí vhodných k plnění přidělených úkolů, a to v souladu se zásadami zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
Článek 35
Granty
Pokud jde o granty, použije se s výhradou veškerých zvláštních ustanovení zřizujícího aktu hlava VI nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 36
Ceny
1. Pokud jde o ceny, použije se s výhradou odstavce 2 tohoto článku hlava VII nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Soutěže o ceny o jednotkové hodnotě nejméně 1 000 000 EUR lze zveřejnit, pouze pokud jsou uvedeny v návrhu pracovního programu uvedeného v čl. 14 odst. 1.
Článek 37
Údaje o opravných prostředcích
1. Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
2. Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
3. Na odstavce 1 a 2 se vztahují veškeré zvláštní postupy stanovené v základních právních aktech programu, jehož provedení je svěřeno subjektu PVSS.
KAPITOLA 8
ÚČETNICTVÍ
Článek 38
Pravidla pro účetní závěrku
Subjekt PVSS zavede účetní systém poskytující včas přesné, úplné a spolehlivé informace.
Účetnictví subjektu PVSS je v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 39
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrka subjektu PVSS obsahuje:
a)
finanční výkazy subjektu PVSS;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu PVSS (zpráva o rozpočtovém a finančním řízení).
Subjekt PVSS vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok. Ta přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá subjekt PVSS Evropskému parlamentu, Radě a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku zprávu o rozpočtovém a finančním řízení.
Článek 40
Účetní zásady
Finanční výkazy musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Finanční výkazy jsou vypracovány v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami uvedenými v účetních pravidlech podle článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 nebo s mezinárodními účetními standardy pro veřejný sektor (dále jen „IPSAS“), jež vycházejí ze zásad akruálního účetnictví.
Článek 41
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy jsou uváděny v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; předkládají se v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 nebo se standardy IPSAS, jež vycházejí ze zásad akruálního účetnictví;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace předložené ve výkazech uvedených v odstavci 1 a obsahuje doplňující informace předepsané mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud se tyto informace vztahují k činnosti subjektu PVSS.
Článek 42
Zprávy o plnění rozpočtu
Zprávy o plnění rozpočtu jsou uváděny v eurech. Obsahují:
a)
zprávy, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
přílohu, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet.
Článek 43
Předběžná účetní závěrka a schválení účetní závěrky
1. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní subjektu PVSS předběžnou účetní závěrku Účetnímu dvoru do 15. února následujícího rozpočtového roku.
V případě uvedeném v prvním pododstavci předá účetní subjektu PVSS do 15. února následujícího roku účetnímu Komise rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
2. Účetní sestavuje účetní závěrku subjektu PVSS. Ředitel ji do 15. března zasílá spolu s výrokem externího auditora uvedeným v článku 46 správní radě ke schválení.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě do 1. července následujícího rozpočtového roku účetní závěrku spolu s výrokem externího auditora uvedeným v článku 46 a schválením správní rady. V takovém případě předá účetní subjektu PVSS do 1. července účetnímu Komise rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní subjektu PVSS Účetnímu dvoru ve stejné lhůtě, v níž předává účetní závěrku, rovněž prohlášení vedení k auditu, s kopií pro účetního Komise.
K účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že závěrka byla vypracována v souladu s touto kapitolou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Schválená účetní závěrka subjektu PVSS se zveřejní na jeho internetových stránkách do jednoho měsíce od jejího schválení.
Článek 44
Účetní systém
1. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, schválí účetní Komise v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 harmonizovanou účtovou osnovu platnou pro subjekt PVSS.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech za kalendářní rok.
3. Obecné účty zaznamenávají v časovém pořadí podvojným způsobem všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou, finanční a majetkovou situaci subjektu PVSS.
4. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu PVSS. Zaznamenávají veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace.
Článek 45
Inventární soupisy majetku
Subjekt PVSS vede inventární soupisy vykazující objem a hodnotu veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku, jež jsou v jeho vlastnictví nebo ve vlastnictví Unie. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vede subjekt PVSS tyto inventární soupisy v souladu se vzorem vypracovaným účetním Komise. Subjekt PVSS ověřuje shodu mezi inventárními soupisy a skutečností.
KAPITOLA 9
EXTERNÍ AUDIT A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 46
Externí audit
Subjekt PVSS podléhá nezávislému externímu auditu prováděnému nezávislým auditním subjektem v souladu s mezinárodně uznávanými standardy pro provádění auditu. Ve výroku externího auditora se uvede, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, zda zavedené kontrolní systémy řádně fungují a zda jsou uskutečněné transakce legální a správné. Ve výroku se rovněž uvede, zda audit zpochybňuje tvrzení obsažená v prohlášení řídícího subjektu uvedeném v článku 20. Výrok se předkládá správní radě. Společně s účetní závěrkou subjektu PVSS se do 15. března předá Komisi.
Článek 47
Prověření závěrky Účetním dvorem
1. Nestanoví-li zřizující akt subjektu PVSS jinak, provádí Účetní dvůr kontrolu závěrky subjektu PVSS v souladu s článkem 287 Smlouvy o fungování Evropské unie. Přitom může Účetní dvůr přihlédnout k auditu provedenému nezávislým externím auditorem uvedeným v článku 46 tohoto nařízení a opatřením přijatým na základě zjištění auditora.
2. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 48
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Aniž je dotčen čl. 47 odst. 1, poskytne subjekt PVSS zaměstnancům Komise a jiným osobám, které Komise pověří, jakož i auditorům Účetního dvora přístup do svých prostor a zařízení a ke všem informacím včetně informací v elektronickém formátu, jež potřebují k tomu, aby mohli provádět audity.
2. OLAF může provádět šetření, včetně kontrol a inspekcí na místě, v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (6) a v nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (7) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem či zakázkou financovanou subjektem PVSS nedošlo k podvodu, korupci nebo jakékoli jiné protiprávní činnosti poškozující finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, obsahují smlouvy, dohody a rozhodnutí subjektu PVSS ustanovení výslovně zmocňující Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění takových auditů a šetření, a to v souladu s jejich příslušnými pravomocemi.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 49
Žádosti o informace
Komise a členové subjektu PVSS jiní než Unie mohou požadovat veškeré nezbytné informace nebo vysvětlení ze strany subjektu PVSS týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich působnosti.
Článek 50
Přijetí finančních pravidel subjektu PVSS
Každý subjekt uvedený v článku 209 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nová finanční pravidla tak, aby vstoupila v platnost dne 1. ledna 2014 nebo v každém případě během devíti měsíců ode dne, kdy se na subjekt PVSS začne vztahovat působnost článku 209 uvedeného nařízení.
Článek 51
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.
REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 110/2014 AL COMISIEI
din 30 septembrie 2013
privind regulamentul financiar-tip pentru organismele de parteneriat public-privat menționate la articolul 209 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (1), în special articolul 209,
întrucât:
(1)
Pornind de la experiența dobândită în materie de instituționalizare a parteneriatelor public-privat ca organisme ale Uniunii în temeiul articolului 185 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (2), prin Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 au fost introduse categorii suplimentare de parteneriate public-privat, în vederea lărgirii ofertei de instrumente și în vederea includerii unor organisme care au norme mai flexibile decât cele ale instituțiilor Uniunii și care sunt astfel mai ușor accesibile partenerilor din sectorul privat. Printre aceste categorii suplimentare se numără organismele menționate la articolul 209 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 cărora le-au fost încredințate sarcini de realizare a unui parteneriat public-privat (denumite în continuare „organisme PPP”).
(2)
Pentru a asigura o bună gestiune financiară a fondurilor Uniunii și pentru a permite organismelor PPP să își adopte propriile norme financiare, este necesar să se adopte un regulament financiar-tip pentru aceste organisme.
(3)
Organismele PPP ar trebui să își stabilească și să își execute bugetele în conformitate cu principiile bugetare ale unității, exactității bugetare, anualității, echilibrului, unității de cont, universalității, specificității, bunei gestiuni financiare - care necesită un control intern eficace și eficient - și transparenței.
(4)
Pentru a asigura realizarea completă a sarcinilor și activităților lor, organismele PPP ar trebui să dispună de posibilitatea de a înregistra creditele neutilizate aferente unui anumit exercițiu în situațiile estimative ale veniturilor și cheltuielilor pentru următoarele maximum trei exerciții financiare.
(5)
Dat fiind că fondurile Uniunii puse la dispoziția organismelor PPP trebuie executate în cadrul gestiunii indirecte prevăzute la articolul 60 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, dispozițiile referitoare la planificarea și raportarea financiară ar trebui să fie în concordanță cu metoda de gestiune indirectă a execuției bugetare. Descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului cu privire la contribuția Uniunii la organismele PPP urmează să facă parte din descărcarea de gestiune acordată Comisiei de către Parlamentul European în ceea ce privește execuția bugetului Uniunii. Prin urmare, în conformitate cu Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, ar trebui să se asigure o raportare anuală adecvată, care să cuprindă și prezentarea unei declarații de gestiune, ceea ce va permite Comisiei să își asume mai bine responsabilitățile în ceea ce privește descărcarea de gestiune.
(6)
Este necesar să se definească competențele și responsabilitățile contabilului și ale ordonatorilor de credite, luându-se în considerare caracterul public-privat al organismelor PPP. Ordonatorii de credite ar trebui să fie pe deplin responsabili de toate operațiunile de venituri și cheltuieli efectuate sub autoritatea lor și să răspundă pentru acțiunile lor, inclusiv, dacă este necesar, prin aplicarea unor proceduri disciplinare.
(7)
Este necesar să se stabilească în mod clar funcțiile de audit intern și de control intern și să se raționalizeze cerințele de raportare. Funcția de audit intern din cadrul organismelor PPP ar trebui să fie îndeplinită de auditorul intern al Comisiei care ar trebui să efectueze audituri atunci când acestea sunt justificate de riscurile implicate. Ar trebui introduse dispoziții privind crearea și funcționarea structurilor de audit intern.
(8)
Pentru a garanta că fiecare organism răspunde de execuția bugetului său și respectă obiectivele care îi sunt atribuite în momentul creării sale, organismele PPP ar trebuie să dispună de posibilitatea de a apela la organisme externe din sectorul privat pentru executarea sarcinilor care le-au fost încredințate numai atunci când este necesar și exclusiv pentru sarcini care nu implică misiuni de serviciu public sau exercitarea puterii de apreciere.
(9)
Ar trebui stabilite principiile de urmat în ceea ce privește operațiunile de venituri și cheltuieli ale organismelor PPP.
(10)
Date fiind caracterul public-privat al organismelor PPP și, în special, contribuția sectorului privat la bugetele organismelor PPP, ar trebui să fie permise proceduri flexibile de atribuire a contractelor de achiziții publice. Procedurile respective ar trebui să respecte principiile transparenței, proporționalității, egalității de tratament și nediscriminării, dar să se abată parțial de la dispozițiile relevante stabilite în Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 al Comisiei (3). Este necesar ca, printr-o cooperare consolidată a membrilor organismelor PPP, să se asigure o furnizare mai bună și mai ieftină de bunuri și servicii, precum și evitarea costurilor excesive în domeniul procedurilor de achiziții publice. Organismele PPP ar trebui, prin urmare, să aibă și ele posibilitatea de a încheia, fără a recurge la o procedură de achiziții publice, contracte cu alți membri decât Uniunea pentru furnizarea de bunuri, prestarea de servicii sau executarea de lucrări pe care membrii respectivi le asigură direct, fără a recurge la terți.
(11)
În vederea îmbunătățirii rentabilității, ar trebui să se prevadă posibilitatea de a partaja servicii sau de a transfera servicii altui organism sau Comisiei, în special prin crearea posibilității ca sarcinile contabilului unui organism PPP să fie încredințate, total sau parțial, contabilului Comisiei.
(12)
Pentru evaluarea cererilor de grant, a proiectelor și a procedurilor de ofertare și pentru emiterea de avize și recomandări în cazuri specifice, organismele PPP ar trebui să dispună de posibilitatea de a recurge la experți externi. Acești experți ar trebui să fie aleși în conformitate cu principiile nediscriminării, egalității de tratament și absenței conflictului de interese.
(13)
La acordarea granturilor și a premiilor ar trebui să se aplice dispozițiile relevante din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, sub rezerva oricărei dispoziții specifice din actele de înființare ale organismelor PPP sau din actul de bază al programului a cărei realizare este încredințată unui organism PPP, în scopul de a se asigura o realizare conformă cu acțiunile gestionate direct de către Comisie.
(14)
În cazul în care conturile organismelor PPP trebuie să fie consolidate în conformitate cu normele contabile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, normele contabile aplicate de organismele PPP ar trebui să permită o astfel de consolidare.
(15)
Prezentul regulament ar trebui să intre în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene pentru ca regulamentele financiare revizuite ale organismelor PPP să poată fi adoptate la 1 ianuarie 2014, în vederea asigurării unor norme coerente pentru următorul cadru financiar multianual,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
CAPITOLUL 1
DOMENIUL DE APLICARE
Articolul 1
Obiectul
În prezentul regulament sunt stabilite principiile esențiale pe baza cărora organismul de parteneriat public-privat (denumit în continuare „organism PPP”) își adoptă propriile norme financiare. În conformitate cu articolul 209 al patrulea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, normele financiare ale organismului PPP se abat de la prezentul regulament numai când există o nevoie specifică și după ce Comisia și-a dat acordul prealabil.
Organismele PPP includ în normele lor financiare dispoziții detaliate de punere în aplicare a acestor principii.
Articolul 2
Definiții
În sensul prezentului regulament, se aplică următoarele definiții:
-
„consiliu de conducere” înseamnă principalul organ intern de decizie în domeniul financiar și bugetar al organismului PPP, indiferent de denumirea care îi este dată în actul de înființare al organismului PPP;
-
„director” înseamnă persoana responsabilă cu punerea în aplicare a deciziilor consiliului de conducere și cu executarea bugetului organismului PPP în calitate de ordonator de credite, indiferent de titlul care îi este dat în actul de înființare al organismului PPP;
-
„membru” înseamnă un membru al organismului PPP în conformitate cu actul de înființare;
-
„act de înființare” înseamnă actul din legislația Uniunii care guvernează principalele aspecte ale creării și funcționării organismului PPP;
-
„buget al organismului PPP” înseamnă instrumentul prin care, pentru fiecare exercițiu financiar, se prevăd și se autorizează veniturile și cheltuielile considerate necesare pentru organismul PPP.
Articolul 3
Domeniul de aplicare a bugetului
Bugetul organismului PPP este alcătuit din:
(a)
veniturile organismului PPP, care cuprind:
(i)
contribuția financiară a membrilor săi la costurile administrative;
(ii)
contribuția financiară a membrilor săi la costurile de funcționare;
(iii)
veniturile alocate unor posturi specifice de cheltuieli;
(iv)
toate veniturile generate de organismul PPP;
(b)
cheltuielile organismului PPP, inclusiv cheltuielile administrative.
CAPITOLUL 2
PRINCIPIILE BUGETARE
Articolul 4
Respectarea principiilor bugetare
La întocmirea și execuția bugetului său, organismul PPP respectă principiile unității, exactității bugetare, anualității, echilibrului, unității de cont, universalității, specificității, bunei gestiuni financiare - care necesită un control intern eficace și eficient - și transparenței, în conformitate cu prezentul regulament.
Articolul 5
Principiile unității și exactității bugetare
(1) Veniturile pot fi colectate și cheltuielile efectuate numai dacă sunt înscrise într-o linie din bugetul organismului PPP.
(2) Nu se pot angaja sau ordonanța cheltuieli în plus față de creditele autorizate de bugetul organismului PPP.
(3) În bugetul organismului PPP nu se pot înregistra decât cheltuielile care corespund unui post de cheltuieli considerat necesar.
(4) Dobânzile generate de plățile de prefinanțare efectuate din bugetul organismului PPP nu se înscriu în bugetul organismului PPP.
Articolul 6
Principiul anualității
(1) Creditele înregistrate în bugetul organismului PPP se autorizează pentru un exercițiu financiar; exercițiul financiar începe la data de 1 ianuarie și se încheie la data de 31 decembrie.
(2) Creditele de angajament acoperă costul total al angajamentelor juridice contractate în cursul exercițiului financiar.
(3) Creditele de plată acoperă plăți efectuate pentru onorarea angajamentelor juridice asumate în cursul exercițiului financiar sau al exercițiilor financiare anterioare.
(4) În ceea ce privește creditele administrative, cheltuielile nu depășesc veniturile preconizate pentru exercițiul respectiv, astfel cum se prevede la articolul 3 litera (a) punctul (i).
(5) Având în vedere nevoile organismului PPP, creditele neutilizate pot fi înscrise în situațiile estimative ale veniturilor și cheltuielilor pentru următoarele maximum trei exerciții financiare. Aceste credite trebuie utilizate cu prioritate.
(6) Alineatele (1)-(5) nu exclud posibilitatea ca angajamentele bugetare pentru acțiunile a căror realizare depășește un exercițiu financiar să fie repartizate în mai multe exerciții, în tranșe anuale, atunci când acest lucru este prevăzut în actul de înființare sau când angajamentele respective corespund unor cheltuieli administrative.
Articolul 7
Principiul echilibrului
(1) Veniturile și creditele de plată sunt echilibrate.
(2) Creditele de angajament nu depășesc contribuția anuală relevantă a Uniunii, astfel cum se prevede în acordul de transfer anual de fonduri încheiat cu Comisia, la care se adaugă contribuțiile anuale ale altor membri decât Uniunea, alte venituri eventuale menționate la articolul 3 și valoarea creditelor neutilizate menționate la articolul 6 alineatul (5).
(3) Organismul PPP nu poate contracta împrumuturi din bugetul propriu.
(4) Dacă este pozitiv, rezultatul bugetar se înscrie în partea de venituri a bugetului aferent exercițiului financiar următor.
(5) Dacă este negativ, rezultatul bugetar se înscrie în partea de credite de plată a bugetului aferent exercițiului financiar următor.
Articolul 8
Principiul unității de cont
Bugetul organismului PPP se întocmește și se execută în euro, iar conturile se prezintă în euro. Cu toate acestea, contabilul este autorizat să efectueze operațiuni de casă și în alte monede, astfel cum sunt prevăzute în normele financiare ale organismului PPP.
Articolul 9
Principiul universalității
(1) Fără a aduce atingere alineatului (2), veniturile totale acoperă creditele totale de plată. Toate veniturile și cheltuielile se înregistrează la valoarea brută, fără a fi regularizate între ele, dacă normele financiare ale organismului PPP nu conțin eventuale dispoziții specifice referitoare la posibilitatea de efectua anumite deduceri din suma cererilor de plată, caz în care se înregistrează valoarea netă.
(2) Veniturile alocate pentru un anumit scop, precum veniturile din fundații, subvenții, cadouri și moșteniri, se utilizează pentru finanțarea diferitelor posturi de cheltuieli.
(3) Directorul poate accepta orice donație făcută organismului PPP, precum fundații, subvenții, cadouri și moșteniri.
Acceptarea unor donații care pot implica obligații financiare semnificative este supusă aprobării prealabile a consiliului de conducere, care hotărăște în termen de două luni de la data la care i-a fost prezentată solicitarea. În cazul în care consiliul de conducere nu ia o decizie în termenul menționat, se consideră că donația este acceptată.
Limita peste care obligațiile financiare sunt considerate semnificative se stabilește printr-o decizie a consiliului de conducere.
Articolul 10
Principiul specificității
(1) Creditele se alocă unor scopuri precise, defalcate cel puțin pe titluri și capitole.
(2) Directorul poate transfera credite de la un capitol la altul fără limită și de la un titlu la altul în limita a maximum 10 % din creditele aferente exercițiului financiar indicat în linia din care se efectuează transferul.
Peste limita prevăzută la primul paragraf, directorul poate propune consiliului de conducere transferuri de credite de la un titlu la altul. Consiliul de conducere are la dispoziție trei săptămâni pentru a se opune unor astfel de transferuri. După expirarea acestui termen, se consideră că transferurile sunt acceptate.
Directorul informează consiliul de conducere cât mai curând posibil cu privire la toate transferurile efectuate în temeiul primului paragraf.
Articolul 11
Principiul bunei gestiuni financiare
(1) Creditele se utilizează în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, și anume în conformitate cu principiile economiei, eficienței și eficacității.
(2) Principiul economiei prevede că resursele utilizate de organismul PPP pentru desfășurarea activităților sale sunt puse la dispoziție în timp util, în cantitatea și la calitatea adecvate și la cel mai bun preț.
Principiul eficienței se referă la raportul optim dintre resursele utilizate și rezultatele obținute.
Principiul eficacității se referă la îndeplinirea obiectivelor specifice stabilite și obținerea rezultatelor scontate.
(3) Pentru toate sectoarele de activitate incluse în bugetul organismului PPP se stabilesc obiective specifice, măsurabile, realizabile, pertinente și prevăzute cu un termen de îndeplinire. Realizarea acestor obiective se monitorizează cu ajutorul unor indicatori de performanță stabiliți în funcție de activitate, iar informațiile se comunică consiliului de conducere de către director anual și cel mai târziu în documentele care însoțesc proiectul de buget al organismului PPP.
(4) Dacă în actul de înființare nu se prevede efectuarea unor evaluări de către Comisie, organismul PPP realizează, în vederea îmbunătățirii procesului decizional, evaluări, inclusiv evaluări ex post, ale programelor și ale activităților sale care presupun cheltuieli semnificative; rezultatele acestor evaluări se transmit consiliului de conducere.
Articolul 12
Controlul intern al execuției bugetare
(1) Bugetul organismului PPP se execută pe baza principiului unui control intern eficace și eficient.
(2) În scopul execuției bugetului organismului PPP, controlul intern este definit drept un proces aplicabil la toate nivelurile de gestiune și menit să ofere o garanție rezonabilă pentru realizarea următoarelor obiective:
(a)
eficacitatea, eficiența și economia operațiunilor;
(b)
fiabilitatea informațiilor;
(c)
protecția activelor și a informațiilor;
(d)
prevenirea, depistarea, corectarea și monitorizarea fraudelor și a neregulilor;
(e)
gestionarea adecvată a riscurilor legate de legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente, ținând seama de caracterul multianual al programelor, precum și de natura plăților respective.
(3) Controlul intern eficace și eficient se bazează pe cele mai bune practici internaționale și include, în special, elementele prevăzute la articolul 32 alineatele (3) și (4) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, luând în considerare structura și dimensiunea organismului PPP, natura sarcinilor încredințate acestuia, precum și sumele și riscurile financiare și operaționale implicate.
Articolul 13
Principiul transparenței
(1) Bugetul organismului PPP se întocmește și se execută, iar conturile se prezintă în conformitate cu principiul transparenței.
(2) Bugetul organismului PPP, care cuprinde și schema de personal și bugetele rectificative, în forma adoptată, inclusiv eventualele adaptări, astfel cum se prevede la articolul 15 alineatul (1), se publică pe site-ul internet al organismului PPP în termen de patru săptămâni de la adoptare și se transmit Comisiei și Curții de Conturi.
(3) Organismul PPP publică pe site-ul său internet, cel mai târziu la data de 30 iunie a următorului exercițiu financiar, informații cu privire la beneficiarii fondurilor, astfel cum reies din bugetul său, în conformitate cu articolul 21 alineatele (2), (3) și (4) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, conform unei prezentări standard.
Informațiile publicate sunt ușor accesibile, transparente și complete. La publicarea acestor informații se respectă cerințele de confidențialitate și de securitate, în special protecția datelor cu caracter personal, astfel cum se prevede în Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (4).
(4) Numele experților contractați în temeiul articolului 34 din prezentul regulament se publică pe un site internet al Uniunii.
CAPITOLUL 3
PLANIFICAREA FINANCIARĂ
Articolul 14
Situația estimativă a veniturilor și cheltuielilor
(1) Cel mai târziu la data de 31 ianuarie a exercițiului care precede exercițiul în care bugetul organismului PPP trebuie să fie executat, organismul PPP transmite Comisiei și celorlalți membri o situație estimativă a veniturilor și cheltuielilor sale, precum și orientările generale care stau la baza estimării respective, împreună cu proiectul programului său de lucru menționat la articolul 31 alineatul (4).
(2) Situația estimativă a veniturilor și cheltuielilor organismului PPP cuprinde:
(a)
o estimare a numărului de posturi permanente și temporare, pe grupe de funcții și pe grade, precum și a numărului de agenți contractuali și de experți naționali detașați, exprimat în echivalent normă întreagă, în limitele creditelor bugetare;
(b)
dacă se modifică numărul persoanelor încadrate, o declarație de justificare a solicitării de noi posturi;
(c)
o estimare trimestrială a plăților și a încasărilor în numerar;
(d)
informații cu privire la realizarea tuturor obiectivelor stabilite anterior pentru diversele activități;
(e)
obiectivele stabilite pentru exercițiul financiar căruia îi corespunde situația estimativă, indicându-se eventualele necesități bugetare specifice realizării obiectivelor în chestiune;
(f)
costurile administrative și bugetul executat de organismul PPP în cursul exercițiului financiar precedent;
(g)
suma contribuțiilor financiare ale membrilor și valoarea contribuțiilor în natură efectuate de alți membri decât Uniunea;
(h)
informații cu privire la creditele neutilizate care sunt înscrise pentru fiecare exercițiu în situația estimativă a veniturilor și cheltuielilor în conformitate cu articolul 6 alineatul (5).
Articolul 15
Întocmirea bugetului
(1) Bugetul organismului PPP și schema de personal, inclusiv numărul de posturi permanente și temporare, pe grupe de funcții și pe grade, alături de numărul de agenți contractuali și de experți naționali detașați, exprimat în echivalent normă întreagă, se adoptă de către consiliul de conducere, în conformitate cu actul de înființare al organismului PPP. În normele financiare ale organismului PPP pot fi stabilite dispoziții detaliate. Orice modificare a bugetului organismului PPP, inclusiv a schemei de personal, face obiectul unui buget rectificativ al organismului PPP adoptat pe baza aceleiași proceduri ca și bugetul inițial al organismului PPP. Bugetul organismului PPP și, dacă este necesar, bugetele rectificative ale organismului PPP se adaptează pentru a se ține seama de valoarea contribuției Uniunii, stabilită în bugetul Uniunii.
(2) Bugetul organismului PPP cuprinde o situație a veniturilor și o situație a cheltuielilor.
(3) În bugetul organismului PPP se indică următoarele:
(a)
în situația veniturilor:
(i)
veniturile estimate ale organismului PPP pentru exercițiul financiar în cauză („exercițiul n”);
(ii)
veniturile estimate pentru exercițiul financiar anterior și veniturile exercițiului n-2;
(iii)
comentarii adecvate pentru fiecare linie de venituri;
(b)
în situația cheltuielilor:
(i)
creditele de angajament și creditele de plată pentru exercițiul n;
(ii)
creditele de angajament și creditele de plată pentru exercițiul financiar anterior și cheltuielile angajate și cheltuielile plătite în exercițiul n-2, acestea din urmă fiind exprimate și ca procentaj din bugetul organismului PPP pentru exercițiul n;
(iii)
o situație rezumativă a plăților scadente în exercițiile financiare ulterioare pentru onorarea angajamentelor bugetare înregistrate în exerciții financiare anterioare;
(iv)
comentarii adecvate pentru fiecare subdiviziune.
(4) În schema de personal se indică, alături de numărul de posturi autorizate pentru exercițiul financiar în cauză, numărul autorizat pentru exercițiul anterior și numărul de posturi efectiv ocupate. Aceleași informații se prezintă și în cazul agenților contractuali și al experților naționali detașați.
CAPITOLUL 4
ACTORII FINANCIARI
Articolul 16
Execuția bugetară în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare
(1) Directorul îndeplinește funcțiile unui ordonator de credite. Directorul execută veniturile și cheltuielile din bugetul organismului PPP în conformitate cu normele financiare ale organismului PPP și cu principiul bunei gestiuni financiare, pe propria răspundere și în limitele creditelor autorizate. Directorul este responsabil de asigurarea respectării cerințelor de legalitate și regularitate.
Fără a aduce atingere responsabilităților ordonatorului de credite în ceea ce privește prevenirea și detectarea fraudei și a neregulilor, organismul PPP participă la activitățile de prevenire a fraudei desfășurate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF).
(2) Directorul poate delega competențele de execuție bugetară personalului organismului PPP care intră sub incidența Statutului funcționarilor, atunci când dispozițiile acestui statut se aplică personalului organismului PPP, în condițiile prevăzute de normele financiare ale organismului PPP. Persoanele împuternicite astfel nu pot acționa decât în limitele competențelor care le-au fost delegate în mod expres.
Articolul 17
Competențele și sarcinile ordonatorului de credite
(1) Bugetul organismului PPP se execută de către director în departamentele aflate sub autoritatea sa.
(2) Sarcinile de expertiză tehnică și sarcinile administrative, preparatorii și auxiliare care nu implică exercitarea autorității publice sau exercitarea puterii de apreciere pot fi încredințate prin contract unor entități sau organisme externe din sectorul privat, dacă acest lucru se dovedește indispensabil.
(3) În conformitate cu standardele minime adoptate de consiliul de conducere și ținând seama în mod corespunzător de riscurile specifice mediului de gestiune și naturii acțiunilor finanțate, directorul introduce structura organizatorică și sistemele interne de control adecvate pentru îndeplinirea sarcinilor sale. Instituirea acestei structuri și a acestor sisteme are loc pe baza unei analize a riscurilor, în care se ține seama de eficacitatea lor din punctul de vedere al costurilor.
Directorul poate înființa, în cadrul departamentelor sale, o funcție de expertiză și consiliere destinată să îl asiste la controlarea riscurilor specifice activităților sale.
(4) Ordonatorul de credite păstrează documentele justificative ale operațiunilor desfășurate pentru o perioadă de cinci ani de la data deciziei de acordare a descărcării de gestiune Comisiei în ceea ce privește execuția bugetului Uniunii pentru exercițiul în cauză. Datele cu caracter personal din documentele justificative se șterg, dacă este posibil, atunci când datele respective nu sunt necesare pentru control sau audit. În orice caz, în ceea ce privește păstrarea datelor privind traficul, se aplică dispozițiile articolului 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001.
Articolul 18
Controalele ex ante
(1) Fiecare operațiune face obiectul cel puțin al unui control ex ante, bazat pe o examinare a documentelor și pe rezultatele disponibile în urma controalelor deja efectuate referitoare la aspectele operaționale și financiare ale operațiunii.
Controalele ex ante cuprind inițierea și verificarea unei operațiuni.
Inițierea și verificarea unei operațiuni sunt funcții separate.
(2) Prin inițierea unei operațiuni se înțelege ansamblul operațiunilor de pregătire a adoptării actelor de execuție a bugetului organismului PPP de către ordonatorul de credite competent.
(3) Prin verificarea ex ante a unei operațiuni se înțelege ansamblul controalelor ex ante instituite de ordonatorul de credite competent pentru verificarea aspectelor operaționale și financiare ale operațiunii.
(4) În cadrul controalelor ex ante se verifică dacă documentele justificative solicitate și alte informații disponibile sunt coerente.
Frecvența și intensitatea controalelor ex ante sunt determinate de ordonatorul de credite competent pe baza unor considerații care țin seama de analiza riscurilor și de raportul costuri-eficacitate. În cazul în care există îndoieli, ordonatorul de credite competent de validarea plății respective solicită informații suplimentare sau efectuează un control la fața locului, în vederea obținerii unei asigurări rezonabile în cadrul controlului ex ante.
Scopul controalelor ex ante este acela de a se constata următoarele:
(a)
regularitatea cheltuielilor și conformitatea acestora cu dispozițiile aplicabile;
(b)
aplicarea principiului bunei gestiuni financiare prevăzut la articolul 11.
În scopul controalelor, o serie de tranzacții individuale similare legate de cheltuielile curente cu salarii, pensii, rambursarea cheltuielilor de delegație și a cheltuielilor medicale pot fi considerate de către ordonatorul de credite competent ca fiind o singură operațiune.
Articolul 19
Controalele ex post
(1) Ordonatorul de credite competent poate institui controale ex post pentru a verifica operațiunile aprobate deja în urma unor controale ex ante. Aceste controale pot fi organizate pe bază de sondaj, în funcție de riscuri.
Controalele ex post pot fi efectuate pe bază de documente și, dacă este cazul, la fața locului.
(2) Controalele ex post sunt efectuate de alți membri ai personalului decât cei care efectuează controalele ex ante. Membrii personalului însărcinați cu efectuarea controalelor ex post nu trebuie să se afle în subordinea membrilor personalului însărcinați cu efectuarea controalelor ex ante.
Personalul responsabil de controlarea gestionării operațiunilor financiare posedă competențele profesionale necesare.
Articolul 20
Raportarea anuală
Ordonatorul de credite prezintă anual consiliului de conducere un raport cu privire la îndeplinirea sarcinilor sale. În acest scop, ordonatorul de credite prezintă consiliului de conducere și Comisiei, cel mai târziu la data de 15 februarie a exercițiului financiar următor:
(a)
un raport cu privire la realizarea programului de lucru anual al organismului PPP, la execuția bugetului organismului PPP și la resursele umane;
(b)
conturile provizorii ale organismului PPP, inclusiv raportul privind gestiunea bugetară și financiară, menționat la articolul 39;
(c)
o declarație de gestiune în care se precizează că, exceptând cazul în care există dispoziții contrare, ordonatorul de credite are în mod rezonabil asigurarea că:
(i)
informațiile sunt prezentate în mod adecvat și că ele sunt complete și exacte (imagine fidelă);
(ii)
cheltuielile au fost utilizate în scopul prevăzut;
(iii)
sistemele de control instituite oferă garanțiile necesare cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente;
(d)
un rezumat al rapoartelor finale de audit și al controalelor realizate, inclusiv o analiză a naturii și a amplorii erorilor și deficiențelor de sistem identificate, precum și măsurile corective luate sau planificate.
În raport se indică, în mod proporțional cu natura sarcinilor încredințate și cu sumele implicate, rezultatele operațiunilor prin comparație cu obiectivele stabilite, riscurile specifice operațiunilor respective, modul în care au fost utilizate resursele furnizate, precum și gradul de eficacitate și de eficientă a sistemelor de control intern.
Directorul transmite Comisiei, cel mai târziu la data de 1 iulie a fiecărui exercițiu, documentele menționate la primul paragraf literele (c) și (d) și evaluarea acestora de către consiliul de conducere, raportul anual de activitate aprobat și conturile finale împreună cu aprobarea lor de către consiliul de conducere, în temeiul articolului 43 alineatul (2). Comisia transmite aceste documente Parlamentului European și Consiliului.
Articolul 21
Protejarea intereselor financiare ale Uniunii
(1) Dacă un membru al personalului implicat în gestiunea financiară și în controlul operațiunilor consideră că o decizie pe care trebuie să o aplice sau să o accepte la solicitarea superiorului său conține nereguli sau este contrară principiilor bunei gestiuni financiare sau normelor profesionale pe care trebuie să le respecte, acesta îl informează în scris pe director, care răspunde în scris. Dacă directorul nu ia măsuri sau dacă acesta confirmă decizia sau instrucțiunea inițială, iar membrul personalului consideră că această confirmare nu constituie un răspuns rezonabil la preocuparea sa, membrul personalului informează în scris grupul relevant menționat la articolul 23 alineatul (3). Grupul menționat la articolul 23 alineatul (3) informează de îndată consiliul de conducere.
(2) În eventualitatea unor activități ilegale, a unor acte de fraudă sau a unor acte de corupție care pot prejudicia interesele organismului PPP sau ale membrilor săi, membrul personalului informează autoritățile și organismele desemnate în legislația aplicabilă. În contractele cu auditorii externi care auditează gestiunea financiară a organismului PPP se prevede obligația auditorilor externi de a informa ordonatorul de credite cu privire la orice suspiciune de activități ilegale, de acte de fraudă sau de acte de corupție care ar putea prejudicia interesele organismului PPP sau ale membrilor săi.
Articolul 22
Contabilul
(1) Consiliul de administrație numește un contabil care se supune Statutului funcționarilor, în cazul în care acesta se aplică personalului organismului PPP, și care este complet independent în îndeplinirea sarcinilor sale. În cadrul organismului PPP, contabilul este responsabil de:
(a)
execuția corectă a plăților, încasarea corectă a veniturilor și recuperarea corectă a creanțelor constatate;
(b)
ținerea contabilității, precum și întocmirea și prezentarea conturilor, în conformitate cu dispozițiile capitolului 8;
(c)
punerea în aplicare, în conformitate cu dispozițiile capitolului 8, a normelor contabile și a planului de conturi;
(d)
instituirea și validarea sistemelor contabile și, dacă este cazul, validarea sistemelor instituite de ordonatorul de credite pentru furnizarea sau justificarea informațiilor contabile; în acest sens, contabilul este împuternicit să verifice în orice moment conformitatea cu criteriile de validare;
(e)
gestionarea trezoreriei.
(2) Același contabil poate fi numit de două sau mai multe organisme PPP.
Pe baza unui acord între organismele PPP și Comisie, contabilul Comisiei poate îndeplini și funcția de contabil al unui organism PPP.
De asemenea, organismele PPP pot încredința contabilului Comisiei o parte din sarcinile contabilului unui organism PPP, ținând cont de raportul costuri-beneficii.
În cazul menționat la prezentul alineat, organismele PPP întreprind toate măsurile necesare pentru a evita conflictele de interese.
(3) Contabilul obține de la ordonatorul de credite toate informațiile necesare pentru întocmirea conturilor care oferă o imagine fidelă a situației financiare a organismului PPP și a execuției bugetare. Ordonatorul de credite garantează fiabilitatea informațiilor.
(4) Înainte de adoptarea conturilor de către director, contabilul le semnează, certificând astfel că deține asigurarea rezonabilă că aceste conturi prezintă o imagine fidelă a situației financiare a organismului PPP.
În sensul primului paragraf, contabilul verifică dacă la întocmirea conturilor s-au respectat normele contabile prevăzute la articolul 38 și dacă au fost contabilizate toate veniturile și cheltuielile.
Contabilul este împuternicit să verifice informațiile primite și să efectueze verificările suplimentare pe care le consideră necesare pentru semnarea conturilor.
Contabilul formulează rezerve, dacă este necesar, explicând exact natura și sfera de aplicare a acestora.
Sub rezerva alineatului (5), contabilul este singurul împuternicit să gestioneze numerarul și echivalentele de numerar. Contabilul este răspunzător pentru păstrarea în siguranță a acestora.
(5) În exercitarea funcției sale, contabilul poate să delege anumite sarcini membrilor personalului care se supun Statutului funcționarilor, atunci când acest statut se aplică organismului PPP, în cazul în care acest lucru este indispensabil pentru exercitarea funcției sale în conformitate cu normele financiare ale organismului PPP.
(6) Fără să aducă atingere vreunei măsuri disciplinare, contabilul poate fi în orice moment suspendat din funcție, temporar sau definitiv, de către consiliul de conducere. Într-un astfel de caz, consiliul de conducere numește un contabil interimar.
Articolul 23
Răspunderea actorilor financiari
(1) Articolele 16-25 nu aduc atingere răspunderii penale care poate să revină actorilor financiari, în conformitate cu legislația națională aplicabilă și cu dispozițiile în vigoare privind protecția intereselor financiare ale Uniunii și combaterea actelor de corupție în care sunt implicați funcționari ai Uniunii sau ai statelor membre.
(2) Fiecare ordonator de credite și contabil răspunde disciplinar și pecuniar în conformitate cu Statutul funcționarilor. În cazul unor activități ilegale, al unor acte de fraudă sau al unor acte de corupție care pot prejudicia interesele organismului PPP sau ale membrilor săi, sunt sesizate autoritățile și organismele desemnate de legislația aplicabilă, în special OLAF.
(3) Grupul specializat în domeniul neregulilor financiare, constituit de Comisie sau din care Comisia face parte în conformitate cu articolul 73 alineatul (6) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, deține aceleași competențe în ceea ce privește organismul PPP ca și în cazul departamentelor Comisiei, cu excepția cazului în care consiliul de conducere decide să constituie un grup independent din punct de vedere funcțional sau să facă parte dintr-un grup comun creat de mai multe organisme. Pentru cazurile prezentate de organismele PPP, grupul specializat în domeniul neregulilor financiare constituit de Comisie include un membru al personalului organismului PPP.
Pe baza avizului grupului menționat la primul paragraf, directorul decide cu privire la deschiderea unei proceduri disciplinare sau pecuniare. În cazul în care constată probleme sistemice, grupul transmite ordonatorului de credite un raport însoțit de recomandări. Dacă avizul se referă la director, grupul transmite acest raport consiliului de conducere și auditorului intern al Comisiei. În raportul său anual de activitate, întocmit în temeiul articolului 20, directorul face referire sub formă anonimă la avizele grupului și indică măsurile adoptate în urma acestor avize.
(4) Fiecărui membru al personalului i se poate solicita să suporte, parțial sau integral, daunele cauzate organismului PPP ca urmare a unor erori profesionale grave comise în cursul exercitării funcției sale sau în legătura cu aceasta. Autoritatea de desemnare adoptă o decizie motivată, după îndeplinirea formalităților prevăzute în legislația aplicabilă cu privire la chestiunile disciplinare.
Articolul 24
Conflictul de interese
(1) Actorilor financiari în sensul articolelor 16-25 și altor persoane implicate în execuția și gestionarea bugetului, inclusiv în elaborarea actelor pregătitoare corespunzătoare, precum și în auditarea sau controlul bugetului le este interzis să ia măsuri care pot genera un conflict între propriile lor interese și cele ale organismului PPP.
Dacă există acest risc, persoana în cauză se abține de la astfel de măsuri și prezintă situația directorului, care constată în scris prezența sau absența unui conflict de interese. Persoana în cauză își informează, de asemenea, superiorul direct. Dacă actorul este directorul, acesta trebuie să prezinte situația consiliului de conducere.
În cazul în care se constată existența unui conflict de interese, persoana în cauză își întrerupe toate activitățile în chestiune. Directorul sau consiliul de conducere, în cazul în care actorul este directorul, adoptă toate măsurile suplimentare necesare.
(2) În sensul alineatului (1), un conflict de interese există în cazul în care exercitarea imparțială și obiectivă a funcțiilor unui actor financiar sau ale unei alte persoane, menționate la alineatul (1), este compromisă din motive care implică familia, viața sentimentală, afinitățile politice sau naționale, interesul economic sau orice alt interes comun cu cel al destinatarului.
Articolul 25
Separarea sarcinilor
Sarcinile ordonatorului de credite și cele ale contabilului sunt separate și incompatibile între ele.
CAPITOLUL 5
AUDITUL INTERN
Articolul 26
Numirea, competențele și sarcinile auditorului intern
(1) Organismul PPP dispune de o funcție de audit intern care trebuie se îndeplinește în conformitate cu standardele internaționale relevante.
(2) Funcția de audit intern este îndeplinită de auditorul intern al Comisiei. Auditorul intern nu poate fi nici ordonator de credite, nici contabil.
(3) Auditorul intern consiliază organismul PPP în domeniul gestionării riscurilor, emițând avize independente privind calitatea sistemelor de gestiune și control și recomandări pentru îmbunătățirea condițiilor de desfășurare a operațiunilor și pentru promovarea bunei gestiuni financiare.
Auditorului intern îi revin, în special, următoarele sarcini:
(a)
evaluarea caracterului corespunzător și a eficacității sistemelor interne de gestiune și evaluarea performanței serviciilor în realizarea programelor și a acțiunilor, luând în considerare riscurile specifice;
(b)
evaluarea eficienței și a eficacității sistemelor interne de control și de audit aplicabile oricărei operațiuni de execuție bugetară.
(4) Activitatea auditorului intern vizează toate domeniile de activitate și toate departamentele organismului PPP. Auditorul intern beneficiază de acces deplin și nelimitat la toate informațiile necesare pentru exercitarea funcției sale.
(5) Auditorul intern ia cunoștință de raportul ordonatorului de credite, întocmit în temeiul articolului 20, și de toate celelalte informații disponibile.
(6) Auditorul intern informează consiliul de conducere și directorul cu privire la constatările și recomandările sale.
De asemenea, auditorul intern prezintă un raport în următoarele cazuri:
-
când nu s-a ținut cont de riscurile majore semnalate și de recomandările formulate;
-
când recomandările formulate în exercițiile precedente sunt puse în aplicare cu întârzieri semnificative.
Consiliul de conducere și directorul asigură monitorizarea periodică a punerii în aplicare a recomandărilor formulate în urma auditurilor. Consiliul de conducere examinează informațiile menționate la articolul 20 și constată dacă recomandările au fost puse în aplicare pe deplin și la timp.
(7) Organismul PPP pune la dispoziția oricărei persoane fizice sau juridice implicate în operațiuni de cheltuieli datele de contact ale auditorului intern, în scopul contactării confidențiale a acestuia.
(8) Rapoartele și constatările auditorului intern sunt accesibile publicului numai după ce măsurile adoptate pentru punerea lor în aplicare au fost validate de către auditorul intern.
Articolul 27
Independența auditorului intern
Independența auditorului intern, răspunderea auditorului intern pentru acțiunile întreprinse în exercitarea funcției sale și dreptul auditorului intern de a introduce acțiuni la Curtea de Justiție a Uniunii Europene se stabilesc în conformitate cu articolul 100 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Articolul 28
Crearea unei structuri de audit intern
(1) Consiliul de conducere poate crea, acordând atenția cuvenită eficacității costurilor și valorii adăugate, o structură de audit intern care să își exercite funcția în conformitate cu standardele internaționale relevante.
Scopul, autoritatea și responsabilitatea structurii de audit intern se prevăd în carta de audit intern și se supun aprobării consiliul de conducere.
Planul anual de audit al structurii de audit intern se întocmește de către șeful structurii de audit intern, care ține seama, printre altele, de evaluarea realizată de director în ceea ce privește riscurile din cadrul organismului PPP.
Acest plan se revizuiește și se aprobă de către consiliul de conducere.
Structura de audit intern informează consiliul de conducere și directorul cu privire la constatările și recomandările sale.
Dacă structura de audit intern a unui anumit organism PPP nu este eficace din punct de vedere al costurilor sau nu este în măsură să îndeplinească standardele internaționale, organismul PPP în chestiune poate hotărî să împartă aceeași structură de audit intern cu alte organisme PPP care funcționează în același domeniu de politică.
În astfel de cazuri, consiliile de conducere ale organismelor PPP în cauză convin asupra modalităților practice ale structurilor comune de audit intern.
Actorii auditului intern cooperează în mod eficient prin transmiterea reciprocă de informații și de rapoarte de audit și, dacă este necesar, prin elaborarea unor evaluări comune ale riscurilor și prin efectuarea unor misiuni comune de audit.
(2) Consiliul de conducere și directorul asigură monitorizarea periodică a punerii în aplicare a recomandărilor formulate de structura de audit intern.
CAPITOLUL 6
OPERAȚIUNILE DE VENITURI ȘI CHELTUIELI
Articolul 29
Execuția veniturilor
(1) Execuția veniturilor cuprinde estimarea creanțelor, constatarea creanțelor de recuperat și recuperarea sumelor plătite în mod necuvenit. Aceasta cuprinde, de asemenea, renunțarea la creanțele constatate, dacă este cazul.
(2) Sumele plătite în mod necuvenit se recuperează.
Dacă recuperarea nu s-a efectuat până la scadența prevăzută în nota de debit, contabilul informează ordonatorul de credite competent și inițiază imediat procedura de recuperare prin orice mijloc legal, inclusiv, dacă este cazul, prin compensare și, dacă acest lucru nu este posibil, prin executare forțată.
Atunci când intenționează să renunțe, total sau parțial, la recuperarea unei creanțe constatate, ordonatorul de credite competent se asigură că renunțarea este corectă și conformă cu principiile bunei gestiuni financiare și proporționalității. Decizia de renunțare trebuie să fie motivată. În decizia de renunțare se precizează măsurile întreprinse pentru recuperarea creanței, precum și elementele de drept și de fapt pe care se bazează.
Contabilul ține o listă a creanțelor care trebuie recuperate. Lista de creanțe a organismului PPP se organizează în funcție de data emiterii ordinului de recuperare. Contabilul indică, de asemenea, deciziile de renunțare totală sau parțială la recuperarea sumelor constatate. Lista se anexează la raportul organismului PPP privind gestiunea bugetară și financiară.
(3) Pentru toate creanțele care nu au fost rambursate la data scadenței prevăzută în nota de debit se calculează dobânzi în conformitate cu Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012.
(4) Pentru creanțele organismului PPP față de terți și pentru creanțele terților față de organismul PPP se aplică o perioadă de prescripție de cinci ani.
Articolul 30
Contribuțiile membrilor
(1) Organismul PPP prezintă membrilor săi cereri de plată integrală sau parțială a contribuției lor în condițiile și la intervalele care sunt prevăzute în actul de înființare sau care au fost convenite cu aceștia.
(2) Pentru sumele plătite organismului PPP de către membrii săi prin intermediul unei contribuții se calculează dobânzi în beneficiul bugetului organismului PPP.
Articolul 31
Execuția cheltuielilor
(1) Pentru execuția cheltuielilor, ordonatorul de credite efectuează angajamente bugetare, își asumă angajamente juridice, lichidează cheltuieli, ordonanțează plăți și desfășoară activitățile prealabile necesare executării creditelor.
(2) Fiecare post de cheltuieli se angajează, se lichidează, se ordonanțează și se plătește.
Lichidarea cheltuielilor este actul prin care ordonatorul de credite competent confirmă o operațiune financiară.
Ordonanțarea cheltuielilor este actul prin care, după ce a verificat disponibilitatea creditelor, ordonatorul de credite competent dă contabilului instrucțiunea de a plăti cheltuielile lichidate.
(3) Pentru orice măsură care poate genera o cheltuială de la bugetul organismului PPP, ordonatorul de credite competent efectuează un angajament bugetar înainte de a-și asuma o obligație juridică față de terți.
(4) Prin acceptarea programului de lucru anual al organismului PPP, consiliul de conducere aprobă cheltuielile operaționale ale organismului PPP pentru activitățile derulate, în măsura în care elementele menționate în prezentul paragraf sunt identificate în mod clar.
Programul de lucru anual conține obiective detaliate și rezultate preconizate, inclusiv indicatori de performanță. Acesta cuprinde, de asemenea, descrierea acțiunii (acțiunilor) care urmează să fie finanțată (finanțate) și precizarea sumele alocate fiecărei acțiuni.
Orice modificare substanțială a programului de lucru anual se adoptă pe baza aceleiași proceduri ca și programul de lucrul inițial, în conformitate cu prevederile actului de înființare.
Consiliul de conducere poate să delege ordonatorului de credite al organismului PPP competența de a aduce modificări nesubstanțiale programului de lucru.
Articolul 32
Termenele
Plata cheltuielilor trebuie să se efectueze în termenele prevăzute în Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și în Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 și în conformitate cu dispozițiile acestor regulamente.
CAPITOLUL 7
EXECUȚIA BUGETULUI ORGANISMULUI PPP
Articolul 33
Achizițiile publice
(1) În ceea ce privește achizițiile publice, se aplică titlul V din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, sub rezerva alineatelor (3)-(6) de la prezentul articol.
(2) Organismul PPP participă la baza centrală de date privind excluderile, creată și gestionată de Comisie în temeiul articolului 108 din Regulamentul financiar general.
(3) În cazul contractelor cu o valoare cuprinsă între 60 000 EUR și pragurile prevăzute la articolul 118 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 se poate aplica procedura prevăzută în Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 pentru contractele cu o valoare care nu depășește 60 000 EUR.
(4) Organismul PPP poate, la cererea sa, să participe în calitate de autoritate contractantă la procedurile Comisiei de atribuire a contractelor, la procedurile interinstituționale de atribuire a contractelor, precum și la procedurile de atribuire a contractelor organizate de alte organisme ale UE sau de alte organisme PPP.
(5) Organismul PPP poate, fără a recurge la procedura de achiziții publice, să încheie cu Comisia, cu birourile interinstituționale și cu Centrul de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene, înființat prin Regulamentul (CE) nr. 2965/94 al Consiliului (5), contracte având ca obiect furnizarea de bunuri, prestarea de servicii sau executarea de lucrări de către acestea din urmă.
Organismul PPP poate, fără a recurge la procedura de achiziții publice, să încheie cu membrii săi alții decât Uniunea contracte având ca obiect furnizarea de bunuri, prestarea de servicii sau executarea de lucrări direct de către membrii respectivi, fără a recurge la terți.
Nu se consideră că bunurile, serviciile sau lucrările prevăzute la primul și la al doilea paragraf fac parte din contribuția membrilor la bugetul organismului PPP.
(6) Organismul PPP poate să organizeze proceduri de achiziții publice în comun cu autorități contractante din statul membru gazdă, pentru acoperirea nevoilor sale administrative, sau cu autorități contractante din statele membre, din statele Asociației Europene a Liberului Schimb sau din statele candidate la Uniune care sunt membre ale organismului PPP respectiv. În astfel de cazuri se aplică mutatis mutandis articolul 133 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012.
Organismul PPP poate să organizeze proceduri de achiziții publice în comun cu membrii săi din sectorul privat sau cu autoritățile contractante din țările participante la programele Uniunii care sunt membre ale organismului PPP respectiv. În astfel de cazuri se aplică mutatis mutandis primul paragraf de la articolul 133 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012.
Articolul 34
Experții
În ceea ce privește alegerea experților se aplică mutatis mutandis articolul 287 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, sub rezerva unei proceduri specifice prevăzute în actul de bază al programului a cărui realizare este încredințată organismului PPP. Experții respectivi sunt remunerați pe baza unei sume fixe anunțate în prealabil și sunt aleși pe baza competenței lor profesionale.
Organismul PPP poate să utilizeze listele întocmite de Comisie, de alte organisme ale Uniunii sau de alte organisme PPP.
Organismul PPP poate, dacă este necesar și justificat în mod corespunzător, să selecteze orice persoană care, deși nu figurează pe nicio listă, prezintă competențele adecvate.
Alegerea experților externi se face pe baza competențelor, experienței și cunoștințelor necesare pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite și în conformitate cu principiile nediscriminării, egalității de tratament și absenței conflictului de interese.
Articolul 35
Granturile
În ceea ce privește granturile, se aplică titlul VI din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, sub rezerva unor eventuale dispoziții specifice ale actului de înființare.
Articolul 36
Premiile
(1) În ceea ce privește premiile, se aplică titlul VII din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, sub rezerva alineatului (2) de la prezentul articol.
(2) Concursurile pentru premii cu o valoare unitară de cel puțin 1 000 000 EUR pot fi publicate numai dacă sunt prevăzute în proiectul de program de lucru menționat la articolul 14 alineatul (1).
Articolul 37
Precizarea căilor de atac
(1) În cazul în care un act procedural al unui ordonator de credite prejudiciază drepturile unui candidat sau ofertant, beneficiar sau contractant, actul în cauză conține căile de atac administrative și/sau judiciare care pot fi utilizate pentru a contesta actul.
(2) Se precizează în mod special natura căii de atac, organismul sau organismele la care aceasta poate fi introdusă, precum și termenele pentru exercitarea acesteia.
(3) Alineatele (1) și (2) se supun procedurii specifice stabilite în actele de bază ale programului a cărui realizare este încredințată organismului PPP.
CAPITOLUL 8
CONTABILITATEA
Articolul 38
Regulile privind conturile
Organismul PPP instituie un sistem de contabilitate care oferă informații exacte, complete și fiabile în timp util.
Contabilitatea organismului PPP respectă regulile privind conturile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Articolul 39
Structura conturilor
Conturile organismului PPP cuprind următoarele:
(a)
situațiile financiare ale organismului PPP;
(b)
rapoartele privind execuția bugetului organismului PPP (raportul privind gestiunea bugetară și financiară).
Organismul PPP întocmește un raport privind gestiunea bugetară și financiară din exercițiul financiar respectiv. În acest raport se prezintă, atât sub formă de sume absolute, cât și sub formă de procentaje, cel puțin rata de execuție a creditelor, precum și informații rezumative privind transferurile de credite între diverse posturi bugetare.
În cazul în care conturile organismului PPP trebuie să fie consolidate, în conformitate cu regulile privind conturile, menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, organismul PPP trimite raportul privind gestiunea bugetară și financiară Parlamentului European, Consiliului și Curții de Conturi până la data de 31 martie a exercițiului financiar următor.
Articolul 40
Principiile contabile
În situațiile financiare, informațiile, inclusiv cele referitoare la politicile contabile, sunt prezentate astfel încât să se asigure că ele sunt relevante, fiabile, comparabile și inteligibile. Situațiile financiare se întocmesc în conformitate cu principiile contabile general acceptate, care sunt prezentate în regulile privind conturile de la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, sau cu Standardele internaționale de contabilitate pentru sectorul public (denumite în continuare „IPSAS”).
Articolul 41
Situațiile financiare
(1) Situațiile financiare se prezintă în euro și cuprind următoarele:
(a)
bilanțul și contul de rezultat, care reprezintă toate activele și pasivele, situația financiară și rezultatul economic la data de 31 decembrie a exercițiului anterior; acestea sunt prezentate în conformitate cu regulile privind conturile, menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, sau cu IPSAS bazate pe angajamente;
(b)
situația fluxurilor de numerar, care prezintă sumele colectate și plătite în cursul exercițiului și situația finală de trezorerie;
(c)
situația modificărilor de active nete, care prezintă o sinteză a mișcărilor înregistrate în cursul exercițiului la rezerve și la rezultatele acumulate.
(2) Notele la situațiile financiare completează și detaliază informațiile prezentate în rapoartele menționate la alineatul (1) și oferă toate informațiile suplimentare prevăzute de practica contabilă acceptată pe plan internațional, dacă informațiile în cauză sunt relevante pentru activitățile organismului PPP.
Articolul 42
Rapoartele privind execuția bugetară
Rapoartele privind execuția bugetară se prezintă în euro. Acestea sunt formate din:
(a)
rapoartele care agregă toate operațiunile bugetare ale exercițiului pe venituri și cheltuieli;
(b)
notele explicative, care completează și detaliază informațiile prezentate în rapoarte.
Rapoartele privind execuția bugetară respectă aceeași structură ca și bugetul.
Articolul 43
Conturilor provizorii și aprobarea conturilor finale
(1) În cazul în care conturile organismului PPP trebuie să fie consolidate, în conformitate cu regulile privind conturile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, contabilul organismului PPP comunică conturile provizorii Curții de Conturi până la data de 15 februarie a exercițiului financiar următor.
În cazul menționat la primul paragraf, contabilul organismului PPP transmite contabilului Comisiei, tot până la data de 15 februarie a exercițiului financiar următor, un pachet de rapoarte într-un format standardizat stabilit de contabilul Comisiei în vederea consolidării.
(2) Contabilul întocmește conturile finale ale organismului PPP. Directorul le transmite alături de avizul auditorului extern menționat la articolul 46 consiliului de conducere spre aprobare, până la data de 15 martie.
În cazul în care conturile organismului PPP trebuie să fie consolidate, în conformitate cu regulile privind conturile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, contabilul transmite conturile finale alături de avizul auditorului extern menționat la articolul 46 și de aprobarea consiliului de conducere Curții de Conturi, Parlamentului European și Consiliului până la data de 1 iulie a exercițiului financiar următor. Într-un astfel de caz, contabilul organismului PPP transmite contabilului Comisiei, tot până la data de 1 iulie a exercițiului financiar următor, un pachet de rapoarte într-un format standardizat stabilit de contabilul Comisiei în vederea consolidării.
În cazul în care conturile organismului PPP trebuie să fie consolidate, în conformitate cu regulile privind conturile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, contabilul organismului PPP transmite Curții de Conturi, cu o copie în atenția contabilului Comisiei, și o scrisoare cuprinzând declarațiile conducerii cu privire la aceste conturi finale, la aceeași dată la care se transmit conturile finale.
Conturile finale sunt însoțite de o notă redactată de contabil, prin care acesta declară că respectivele conturi finale au fost întocmite în conformitate cu prevederile prezentului capitol și cu principiile, regulile și metodele contabile aplicabile.
Conturile finale aprobate se publică pe site-ul de internet al organismului PPP în termen de o lună de la aprobarea lor.
Articolul 44
Sistemul contabil
(1) În cazul în care conturile organismului PPP trebuie să fie consolidate, în conformitate cu regulile privind conturile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, planul de conturi armonizat pe care trebuie să îl aplice organismul PPP este adoptat de către contabilul Comisiei în conformitate cu articolul 152 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
(2) Sistemul contabil este format din contabilitatea generală și contabilitatea bugetară. Ambele contabilități au la bază anul calendaristic și sunt ținute în euro.
(3) În contabilitatea generală se înregistrează, în ordine cronologică, pe baza metodei în partidă dublă, toate evenimentele și operațiunile care au efecte asupra situației economice și financiare, precum și asupra activelor și a pasivelor organismului PPP.
(4) Contabilitatea bugetară reprezintă o înregistrare detaliată a execuției bugetului organismului PPP. În aceasta se înregistrează toate operațiunile bugetare de venituri și cheltuieli.
Articolul 45
Listele de inventar
Organismul PPP ține liste de inventar în care se precizează cantitatea și valoarea tuturor activelor corporale, necorporale și financiare care constituie proprietatea sa sau proprietatea Uniunii. În cazul în care conturile organismului PPP trebuie să fie consolidate, în conformitate cu regulile privind conturile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, organismul PPP ține listele de inventar respective în conformitate cu un model pregătit de contabilul Comisiei. Organismul PPP se asigură că intrările de inventar corespund situației reale.
CAPITOLUL 9
AUDITUL EXTERN ȘI COMBATEREA FRAUDEI
Articolul 46
Auditul extern
Organismul PPP se supune unui audit extern independent, efectuat în conformitate cu standarde de audit recunoscute la nivel internațional, de către un organism de audit independent. În avizul emis, auditorul extern stabilește dacă conturile redau o imagine fidelă, dacă sistemele de control existente funcționează în mod corespunzător și dacă tranzacțiile subiacente sunt legale și conforme. În aviz se precizează, de asemenea, dacă auditul pune sub semnul întrebării afirmațiile din cuprinsul declarației de gestiune menționate la articolul 20. Avizul se prezintă consiliului de conducere. Acesta se transmite Comisiei alături de conturile finale ale organismului PPP, cel mai târziu la data de 15 martie.
Articolul 47
Verificarea conturilor de către Curtea de Conturi
(1) Cu excepția cazului în care actul de înființare al organismului PPP conține dispoziții contrare, Curtea de Conturi controlează conturile organismului PPP în conformitate cu articolul 287 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene. În cadrul acestei verificări, Curtea de Conturi poate să țină cont de activitatea de audit desfășurată de auditorul extern independent menționat la articolul 46 din prezentul regulament și de măsurile întreprinse în urma constatărilor acestuia.
(2) Verificarea realizată de Curtea de Conturi este reglementată de articolele 158-163 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Articolul 48
Controalele la fața locului efectuate de Comisie, OLAF și Curtea de Conturi
(1) Fără a aduce atingere articolului 47 alineatul (1), organismul PPP acordă personalului Comisiei și altor persoane autorizate de aceasta, precum și Curții de Conturi, acces la amplasamentele și localurile sale, precum și la toate informațiile, inclusiv la cele în format electronic, necesare pentru efectuarea auditurilor.
(2) OLAF poate efectua investigații, inclusiv controale la fața locului și inspecții, în conformitate cu dispozițiile și procedurile prevăzute în Regulamentul (UE, Euratom) No 883/2013 al Parlamentului European și al Consiliului (6) și în Regulamentul (Euratom, CE) nr. 2185/96 al Consiliului (7), pentru a stabili dacă au avut loc fraude, acte de corupție sau orice altă activitate ilegală care afectează interesele financiare ale Uniunii în legătură cu un grant sau cu un contract finanțat de organismul PPP.
(3) Fără a aduce atingere alineatelor (1) și (2), contractele, acordurile și deciziile organismului PPP conțin dispoziții prin care Curtea de Conturi Europeană și OLAF sunt împuternicite în mod expres să efectueze astfel de audituri și investigații, în conformitate cu competențele lor respective.
CAPITOLUL 10
DISPOZIȚII FINALE ȘI TRANZITORII
Articolul 49
Solicitările de informații
Comisia și membrii organismului PPP, cu excepția Uniunii, pot să solicite organismului PPP toate informațiile sau explicațiile necesare în chestiuni bugetare care intră în domeniile lor de competență.
Articolul 50
Adoptarea normelor financiare ale organismului PPP
Fiecare organism menționat la articolul 209 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 adoptă noi norme financiare care intră în vigoare la 1 ianuarie 2014 sau, în orice caz, în termen de nouă luni de la data la care organismul PPP respectiv intră în sfera de aplicare a articolului 209 din regulament.
Articolul 51
Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 30 septembrie 2013.