PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 802/2014
ze dne 24. července 2014
o vytvoření vzorů národních programů a stanovení podmínek pro systémy elektronické výměny dat mezi Komisí a členskými státy podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 14. odst. 4 a čl. 24. odst. 5 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení (EU) č. 514/2014 spolu se zvláštními nařízeními uvedenými v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 tvoří rámec pro financování podpory rozvoje prostoru svobody, bezpečnosti a práva z prostředků Unie.
(2)
Nařízení (EU) č. 514/2014 vyžaduje, aby každý členský stát navrhl víceletý národní program. Aby se zajistilo, že informace poskytované Komisi budou konzistentní a srovnatelné, je nutné vytvořit vzor, kterým by se měl řídit národní program.
(3)
Podle čl. 24 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014 se všechny úřední výměny informací mezi členskými státy a Komisí provádějí za použití systému pro elektronickou výměnu dat. Je proto nutné stanovit podmínky, jež má uvedený systém pro elektronickou výměnu dat splňovat. V zájmu nákladové efektivity a zajištění celkové soudržnosti se všemi fondy Unie se sdíleným řízením musí být podmínky systému elektronické výměny dat v co nejvyšší možné míře stejné jako podmínky stanovené v prováděcím nařízení Komise (EU) č. 184/2014 (2).
(4)
Za účelem zlepšení kvality výměny informací a aby byl systém výměny informací jednodušší a užitečnější, je nutné stanovit základní požadavky na formu a rozsah informací, které se mají vyměňovat.
(5)
Měly by být stanoveny zásady a pravidla, pokud jde o určení strany odpovědné za zadávání dokumentů do systému elektronické výměny dat a jejich aktualizaci.
(6)
Měly by být stanoveny technické vlastnosti účinného systému elektronické výměny informací, aby se snížila administrativní zátěž členských států a Komise.
(7)
Aby se zajistilo, že členské státy a Komise dokáží pokračovat ve výměně informací v případech, kdy z důvodu vyšší moci nebude možné použití systému výměny elektronických dat, je třeba určit alternativní prostředky pro zadávání a přenos dat.
(8)
Členské státy a Komise by měly zajistit, aby přenos dat prostřednictvím systému elektronické výměny dat probíhal zabezpečeným způsobem, který zajistí dostupnost, úplnost, pravost, důvěrnost a nepopiratelnost informací. Z tohoto důvodu je nutné stanovit pravidla týkající se bezpečnosti.
(9)
Toto nařízení respektuje základní práva a dodržuje zásady uznané Listinou základních práv Evropské unie, zejména právo na ochranu osobních údajů. Toto nařízení by se tedy mělo používat v souladu s těmito právy a zásadami. Pokud jde o osobní údaje zpracovávané členskými státy, použije se směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (3). Pokud jde o zpracování osobních údajů orgány a institucemi Unie a o volný pohyb těchto údajů, použije se nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4).
(10)
Aby se zajistilo rychlé uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a neoddalovalo přijetí národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po jeho vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(11)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a v důsledku toho i tímto nařízením.
(12)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením.
(13)
Opatření stanovená v tomto nařízení jsou v souladu se stanoviskem Výboru pro Azylový, migrační a integrační fond a Fond pro vnitřní bezpečnost,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Vzory národních programů
Vzor národních programů je uveden v příloze.
Článek 2
Zřízení systému pro elektronickou výměnu dat
Komise zřídí systém pro elektronickou výměnu dat určený pro veškerou úřední výměnu informací mezi členskými státy a Komisí (dále jen „SFC2014“).
Článek 3
Obsah systému pro elektronickou výměnu dat
1. SFC2014 obsahuje přinejmenším informace podle vzorů, formátů a šablon stanovených v souladu s článkem 1 tohoto nařízení, jež jsou v souladu s nařízením (EU) č. 514/2014 a zvláštními nařízeními uvedenými v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014.
2. Informace uvedené v elektronických formulářích, které jsou součástí SFC2014 (dále jen „strukturovaná data“), nelze nahradit nestrukturovanými daty ani hypertextovými odkazy nebo jiným typem nestrukturovaných dat, jako jsou přílohy s dokumenty nebo obrázky. Pokud členský stát předává stejné informace formou strukturovaných dat a nestrukturovaných dat, v případě nesrovnalostí se použijí strukturovaná data.
Článek 4
Provoz SFC2014
1. Komise a příslušné orgány uvedené v článku 25 nařízení (EU) č. 514/2014 zadávají do SFC 2014 informace a aktualizace informací, za jejichž předávání odpovídají.
2. Informace předávané Komisi ověřuje a předává jiná osoba než ta, která předávaná data vložila. Toto rozdělení úkolů podporuje SFC2014 nebo řídící a kontrolní informační systémy členského státu automaticky propojené s SFC2014.
3. Členské státy jmenují na celostátní či regionální úrovni nebo na obou úrovních osobu či osoby odpovídající za správu přístupových práv k SFC2014. Tyto osoby plní tyto úkoly:
a)
zjišťují totožnost uživatelů, kteří žádají o přístup, a ujišťují se, že tito uživatelé jsou zaměstnanci organizace;
b)
informují uživatele o jejich povinnostech za účelem zajištění bezpečnosti systému;
c)
ověřují oprávnění uživatelů na požadovanou úroveň oprávnění v souvislosti s jejich úkoly a hierarchickým postavením;
d)
žádají o ukončení přístupových práv v případě, že tato přístupová práva již nejsou potřebná nebo opodstatněná;
e)
neprodleně hlásí podezřelé události, které by mohly narušit bezpečnost systému;
f)
hlášením změn zajišťují trvalou přesnost identifikačních údajů uživatelů;
g)
přijímají nutná preventivní opatření pro ochranu dat a obchodního tajemství podle použitelných unijních a vnitrostátních pravidel; a
h)
informují Komisi o všech změnách majících vliv na schopnost orgánů členského státu nebo uživatelů SFC2014 plnit povinnosti uvedené v odstavci 1 nebo na osobní schopnost plnit povinnosti uvedené v bodech a) až g).
4. Výměny dat a transakce jsou opatřeny povinným elektronickým podpisem ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (5). Členské státy a Komise uznávají právní účinky elektronického podpisu použitého v SFC2014 a jeho přípustnost jako důkazu v soudním řízení.
5. Informace zpracované systémem SFC2014 musejí respektovat ochranu soukromí osobních údajů fyzických osob a obchodního tajemství právnických osob podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2002/58/ES (6), směrnice Evropského parlamentu a Rady 2009/136/ES (7), směrnice 95/46/ES a nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 5
Vlastnosti SFC2014
Za účelem zajištění elektronické výměny informací má SFC2014 tyto vlastnosti:
a)
interaktivní formuláře nebo formuláře předvyplněné systémem na základě informací, které byly do systému zadány již dříve;
b)
automatické výpočty tam, kde sníží náročnost zadávání pro uživatele;
c)
automatické kontroly jako součást systému umožňující provádět kontrolu vnitřní soudržnosti předávaných dat a jejich soulad s použitelnými pravidly;
d)
systémem vytvářená upozornění, která uživatele SFC2014 upozorní na proveditelnost nebo neproveditelnost určitých úkonů;
e)
on-line sledování stavu zpracovávání informací zadaných do systému; a
f)
dostupná historie, pokud jde o všechny informace zadané pro národní program.
Článek 6
Předávání informací prostřednictvím SFC2014
1. Přístup k SFC2014 mají všechny členské státy a Komise buď přímo přes interaktivní uživatelské rozhraní (tj. internetovou aplikaci) nebo prostřednictvím technického rozhraní využívajícího předem definované protokoly (tj. internetové služby) a umožňujícího automatickou synchronizaci a předávání dat mezi informačními systémy členských států a SFC2014.
2. Datum elektronického předání informací členským státem Komisi a naopak se považuje za datum předložení dotčeného dokumentu.
3. V případě vyšší moci, nesprávného fungování SFC2014 nebo přerušení připojení k SFC2014 po dobu delší než jeden pracovní den v průběhu posledního týdne před lhůtou stanovenou pro předložení informací nebo pět pracovních dnů v jiných obdobích se výměna informací mezi členským státem a Komisí může uskutečnit v papírové podobě za použití vzorů, formátů a šablon uvedených v čl. 3 odst. 1.
Jakmile dojde k obnovení správného fungování systému pro elektronickou výměnu dat, obnovení připojení k tomuto systému nebo jakmile pomine příčina vyšší moci, dotčená strana informaci, která již byla zaslána v papírové podobě, neprodleně zadá do SFC2014.
4. V případech uvedených v odstavci 3 se za datum předložení dotčeného dokumentu považuje datum uvedené na poštovním razítku.
Článek 7
Bezpečnost dat předávaných prostřednictvím SFC2014
1. Komise pro SFC2014 stanoví politiku bezpečnosti informačních technologií (dále jen „politika bezpečnosti IT SFC“), která se použije na pracovníky, kteří podle příslušných pravidel Unie SFC2014 používají, zejména rozhodnutí Komise K(2006) 3602 (8) a jeho prováděcí pravidla. Komise určí jednu nebo více osob odpovědných za vymezení, dodržování a zajišťování správného používání politiky bezpečnosti pro SFC2014.
2. Členské státy a evropské orgány jiné než Komise, jimž byla udělena přístupová práva k SFC2014, jednají v souladu s podmínkami týkajícími se bezpečnosti IT zveřejněnými na portálu SFC2014 a opatřeními, která v rámci SFC2014 provádí Komise za účelem zabezpečení přenosu dat, zejména v souvislosti s používáním technického rozhraní uvedeného v čl. 6 odst. 1 tohoto nařízení.
3. Členské státy a Komise provedou přijatá bezpečnostní opatření a zajistí jejich účinnost tak, aby byla data, jež uložily a předaly prostřednictvím SFC2014, chráněna.
4. Členské státy přijmou celostátní, regionální nebo místní politiky bezpečnosti informačních technologií týkající se přístupu do SFC2014 a automatického zadávání dat do tohoto systému, které zajistí minimální soubor bezpečnostních požadavků. Tyto celostátní, regionální nebo místní politiky bezpečnosti IT mohou odkazovat na další dokumenty týkající se bezpečnosti. Každý členský stát zajistí, aby se uvedené politiky bezpečnosti IT použily pro všechny orgány používající SFC2014.
5. Součástí celostátní, regionální nebo místní politiky bezpečnosti IT jsou:
a)
aspekty bezpečnosti IT při práci vykonávané osobou či osobami, které odpovídají za správu přístupových práv uvedených v čl. 4 odst. 3 tohoto nařízení, pokud pracují přímo v systému SFC2014; a
b)
opatření týkající se bezpečnosti IT pro celostátní, regionální a místní počítačové systémy, které jsou spojeny s SFC 2014 prostřednictvím technického rozhraní uvedeného v čl. 6 odst. 1 tohoto nařízení.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) jsou případně upraveny tyto aspekty bezpečnosti IT:
a)
fyzická bezpečnost;
b)
nosiče dat a kontrola přístupu;
c)
kontrola uchovávání;
d)
kontrola přístupu a hesla;
e)
sledování;
f)
spojení s SFC2014;
g)
komunikační infrastruktura;
h)
lidské zdroje; a
i)
řízení incidentů.
6. Celostátní, regionální nebo místní politiky bezpečnosti IT jsou založeny na posouzení rizik a popsaná opatření jsou úměrná zjištěným rizikům.
7. Dokumenty vymezující celostátní, regionální nebo místní politiku bezpečnosti IT se na vyžádání poskytnou Komisi.
8. Členské státy určí na celostátní nebo regionální úrovni jednu nebo více osob odpovědných za dodržování a zajišťování správného používání celostátní, regionální nebo místní politiky bezpečnosti IT. Uvedená osoba nebo osoby působí jako kontaktní místo s osobou nebo osobami určenými Komisí a uvedenými v odstavci 1.
9. Politika bezpečnosti IT SFC i příslušné celostátní, regionální a místní politiky bezpečnosti IT se aktualizují v případě technologických změn, zjištění nových hrozeb nebo jiných významných změn. Uvedené politiky se v každém případě každoročně přezkoumávají, aby bylo zajištěno, že i nadále zajišťují vhodnou reakci.
Článek 8
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné v členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 24. července 2014.
REGULAMENTUL DE PUNERE ÎN APLICARE (UE) NR. 802/2014 AL COMISIEI
din 24 iulie 2014
de stabilire a modelelor pentru programele naționale și de stabilire a termenilor și condițiilor sistemului de schimb electronic de date între Comisie și statele membre, în temeiul Regulamentului (UE) nr. 514/2014 al Parlamentului European și al Consiliului de stabilire a dispozițiilor generale privind Fondul pentru azil, migrație și integrare, precum și instrumentul de sprijin financiar pentru cooperarea polițienească, prevenirea și combaterea criminalității și gestionarea crizelor
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE) nr. 514/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 16 aprilie 2014 de stabilire a dispozițiilor generale privind Fondul pentru azil, migrație și integrare, precum și instrumentul de sprijin financiar pentru cooperarea polițienească, prevenirea și combaterea criminalității și gestionarea crizelor (1), în special articolul 14 alineatul (4) și articolul 24 alineatul (5),
întrucât:
(1)
Regulamentul (UE) nr. 514/2014, împreună cu regulamentele specifice menționate la articolul 2 litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, constituie un cadru pentru finanțarea Uniunii menit să sprijine dezvoltarea spațiului de libertate, securitate și justiție.
(2)
Regulamentul (UE) nr. 514/2014 impune fiecărui stat membru obligația de a propune un program național multianual. Pentru a garanta faptul că informațiile furnizate Comisiei sunt consecvente și comparabile, este necesar să se stabilească un model pe care să-l urmeze programul național.
(3)
În temeiul articolului 24 alineatul (5) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, toate schimburile oficiale de informații între statele membre și Comisie trebuie efectuate utilizând un sistem de schimb electronic de date. Prin urmare, este necesar să se stabilească termenii și condițiile pe care trebuie să le respecte respectivul sistem de schimb electronic de date. Pentru a fi eficientă din punctul de vedere al costurilor și pentru a asigura coerența globală cu toate fondurile Uniunii aflate în gestiune partajată, termenii și condițiile sistemului de schimb electronic de date sunt aceleași, în măsura posibilului, cu cele prevăzute în Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 184/2014 al Comisiei (2).
(4)
În vederea îmbunătățirii calității schimbului de informații, precum și pentru a simplifica și a spori utilitatea sistemului de schimb de informații, este necesar să se stabilească cerințele de bază referitoare la forma și domeniul de aplicare al informațiilor care sunt transmise prin intermediul sistemului.
(5)
Ar trebui stabilite principii și norme referitoare la identificarea părții responsabile cu încărcarea documentelor și cu actualizarea acestor documente în sistemul de schimb electronic de date.
(6)
Ar trebui stabilite caracteristicile tehnice care conferă eficiență unui sistem de schimb electronic de date, în vederea reducerii sarcinii administrative pentru statele membre și pentru Comisie.
(7)
Pentru a se garanta faptul că atât statele membre, cât și Comisia pot în continuare să facă schimb de informații în cazuri de forță majoră, în care utilizarea sistemului de schimb electronic de date nu este posibilă, trebuie specificate mijloace alternative de încodare și transfer al datelor.
(8)
Statele membre și Comisia ar trebui să se asigure că transferul de date prin sistemul de schimb electronic de date se realizează într-un mod securizat, care garantează disponibilitatea, integritatea, autenticitatea, confidențialitatea și nerepudierea informațiilor. Prin urmare, ar trebui să se stabilească norme în materie de securitate.
(9)
Prezentul regulament respectă drepturile fundamentale și principiile recunoscute prin Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene, în special dreptul la protecția datelor cu caracter personal. Prin urmare, prezentul regulament ar trebui să se aplice în conformitate cu drepturile și principiile respective. În ceea ce privește datele cu caracter personal prelucrate de către statele membre, se aplică Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului (3). În ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele Uniunii și libera circulație a acestor date, se aplică Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (4).
(10)
Pentru a se asigura aplicarea cu promptitudine a măsurilor prevăzute de prezentul regulament și pentru a nu întârzia aprobarea programelor naționale, prezentul regulament ar trebui să intre în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
(11)
Regatul Unit și Irlanda au obligații în temeiul Regulamentului (UE) nr. 514/2014 și sunt supuse, prin urmare, dispozițiilor prezentului regulament.
(12)
Danemarca nu are obligații în temeiul Regulamentului (UE) nr. 514/2014 sau al prezentului regulament.
(13)
Măsurile prevăzute în prezentul regulament sunt conforme cu avizul Comitetului Fonduri pentru azil, migrație și integrare și pentru securitate internă,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
Articolul 1
Modele pentru programele naționale
Modelul pentru programele naționale este stabilit în anexă.
Articolul 2
Instituirea sistemului de schimb electronic de date
Comisia instituie un sistem de schimb electronic de date pentru toate schimburile oficiale de informații între statele membre și Comisie (denumit în continuare „SFC2014”).
Articolul 3
Conținutul sistemului de schimb electronic de date
(1) SFC2014 trebuie să conțină cel puțin informațiile menționate în modelele, formatele și formularele stabilite în conformitate cu articolul 1 din prezentul regulament, care sunt conforme cu Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și cu regulamentele specifice menționate la articolul 2 litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
(2) Informațiile furnizate în formularele electronice integrate în SFC2014 (denumite în continuare „date structurate”) nu pot fi înlocuite cu date nestructurate, inclusiv nu pot fi utilizate hyperlinkuri sau alte tipuri de date nestructurate, de exemplu documente sau imagini anexate. În cazul în care un stat membru transmite aceleași informații sub formă de date structurate și sub formă de date nestructurate, în cazul unor neconcordanțe se utilizează datele structurate.
Articolul 4
Funcționarea SFC2014
(1) Comisia și autoritățile competente menționate la articolul 25 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 introduc în SFC2014 informațiile de a căror transmitere sunt responsabile, precum și orice actualizări ale acestora.
(2) Orice transmitere de informații către Comisie este verificată și prezentată de către o altă persoană decât cea care a introdus datele în vederea transmiterii respective. Această separare a sarcinilor este facilitată de SFC2014 sau de sistemele informatice de gestiune și de control ale statului membru, conectate automat la SFC2014.
(3) Statele membre desemnează, la nivel național sau regional sau atât la nivel național, cât și la nivel regional, una sau mai multe persoane responsabile cu gestionarea drepturilor de acces la SFC2014. Aceste persoane îndeplinesc următoarele sarcini:
(a)
identifică utilizatorii care solicită acces, asigurându-se că utilizatorii respectivi sunt angajați ai organizației;
(b)
informează utilizatorii cu privire la obligațiile care le revin pentru a menține securitatea sistemului;
(c)
verifică dacă utilizatorii au dreptul să dispună de nivelul de privilegii solicitat, având în vedere sarcinile și poziția lor ierarhică;
(d)
solicită suprimarea drepturilor de acces atunci când respectivele drepturi de acces nu mai sunt necesare sau justificate;
(e)
raportează în mod prompt evenimentele suspecte care pot submina securitatea sistemului;
(f)
asigură exactitatea constantă a datelor de identificare a utilizatorilor, prin raportarea oricăror schimbări;
(g)
iau măsurile necesare de precauție cu privire la protecția datelor și la confidențialitatea comercială, în conformitate cu legislația Uniunii și cu normele naționale; și
(h)
informează Comisia cu privire la orice schimbări care afectează capacitatea autorităților din statele membre sau a utilizatorilor SFC2014 de a-și exercita responsabilitățile menționate la alineatul (1) sau capacitatea lor personală de a-și exercita responsabilitățile menționate la literele (a)-(g).
(4) Schimburile de date și tranzacțiile sunt însoțite în mod obligatoriu de o semnătură electronică, în sensul Directivei 1999/93/CE a Parlamentului European și a Consiliului (5). Statele membre și Comisia recunosc eficacitatea juridică și admisibilitatea semnăturii electronice utilizate în cadrul SFC2014 ca probă în procedurile judiciare.
(5) Informațiile prelucrate prin intermediul SFC2014 respectă protecția vieții private și a datelor cu caracter personal în cazul persoanelor fizice și confidențialitatea comercială în cazul persoanelor juridice, în conformitate cu Directiva 2002/58/CE a Parlamentului European și a Consiliului (6), cu Directiva 2009/136/CE a Parlamentului European și a Consiliului (7), cu Directiva 95/46/CE și cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001.
Articolul 5
Caracteristicile SFC2014
Pentru a asigura schimbul electronic de informații, SFC2014 trebuie să aibă următoarele caracteristici:
(a)
formulare interactive sau formulare completate în mod automat de sistem, pe baza datelor deja înregistrate în sistem;
(b)
calcule automate, dacă acestea reduc efortul de încodare al utilizatorilor;
(c)
controale automate integrate pentru a verifica consecvența internă a datelor transmise și consecvența acestor date cu normele aplicabile;
(d)
alerte generate de sistem pentru a avertiza utilizatorii SFC2014 că anumite acțiuni pot sau nu pot fi efectuate;
(e)
urmărirea online a stadiului de tratare a informațiilor introduse în sistem; și
(f)
disponibilitatea datelor istorice în ceea ce privește toate informațiile introduse pentru un program național.
Articolul 6
Transmiterea datelor prin intermediul SFC2014
(1) SFC2014 poate fi accesat de statele membre și de Comisie fie direct printr-o interfață interactivă pentru utilizatori (adică o aplicație web), fie printr-o interfață tehnică ce utilizează protocoale predefinite (mai precis, servicii internet) și care permite sincronizarea automată și transmiterea datelor între sistemele informatice ale statelor membre și SFC2014.
(2) Data transmiterii electronice a informațiilor de către statul membru Comisiei și invers se consideră a fi data depunerii documentului în cauză.
(3) În eventualitatea unei situații de forță majoră, a funcționării defectuoase a SFC2014 sau a întreruperii legăturii cu SFC2014 pentru o perioadă care depășește o zi lucrătoare în ultima săptămână dinainte de termenul-limită obligatoriu pentru transmiterea de informații sau în cinci zile lucrătoare în alte perioade, schimbul de informații între statul membru și Comisie poate avea loc pe suport de hârtie, utilizându-se modelele, formatele și formularele menționate la articolul 3 alineatul (1).
Atunci când sistemul de schimb electronic funcționează din nou în mod corespunzător, când este restabilită legătura cu sistemul respectiv sau când situația de forță majoră încetează, partea în cauză introduce fără întârziere în SFC2014 informațiile deja transmise pe suport de hârtie.
(4) În cazurile menționate la alineatul (3), data poștei este considerată data depunerii documentului în cauză.
Articolul 7
Securitatea datelor transmise prin SFC2014
(1) Comisia instituie o politică în materie de securitate a tehnologiei informației (denumită în continuare „politica de securitate informatică a SFC”) pentru SFC2014, aplicabilă personalului care utilizează SFC2014, în conformitate cu normele relevante ale Uniunii, în special cu Decizia C(2006) 3602 a Comisiei (8) și cu normele sale de punere în aplicare. Comisia desemnează una sau mai multe persoane responsabile cu definirea, menținerea și asigurarea aplicării corecte a politicii de securitate în cazul SFC2014.
(2) Statele membre și instituțiile europene, altele decât Comisia, care au primit drepturi de acces la SFC2014, respectă termenii și condițiile în materie de securitate informatică publicate pe portalul SFC2014, precum și măsurile puse în aplicare de Comisie în cadrul SFC2014 pentru a securiza transmiterea datelor, în special în ceea ce privește utilizarea interfeței tehnice menționate la articolul 6 alineatul (1) din prezentul regulament.
(3) Statele membre și Comisia pun în aplicare măsuri de securitate și asigură eficacitatea măsurilor adoptate pentru a proteja datele care sunt stocate și transmise prin intermediul SFC2014.
(4) Statele membre adoptă politici în materie de securitate informatică la nivel național, regional sau local privind accesul la SFC2014 și introducerea automată de date în acest sistem, asigurând respectarea unui set minim de cerințe în materie de securitate. Aceste politici în materie de securitate informatică la nivel național, regional sau local pot face trimitere la alte documente de securitate. Fiecare stat membru se asigură că aceste politici de securitate informatică se aplică tuturor autorităților care utilizează SFC2014.
(5) Aceste politici de securitate informatică la nivel național, regional sau local includ:
(a)
aspectele de securitate informatică ale activității desfășurate de persoana sau persoanele responsabile de gestionarea drepturilor de acces menționate la articolul 4 alineatul (3) din prezentul regulament, atunci când lucrează direct în SFC2014; și
(b)
măsurile de securitate informatică pentru aceste sisteme informatice naționale, regionale sau locale conectate la SFC2014 printr-o interfață tehnică menționată la articolul 6 alineatul (1) din prezentul regulament.
În sensul primului paragraf litera (b), trebuie să fie acoperite următoarele aspecte ale securității informatice, după caz:
(a)
securitatea fizică;
(b)
controlul suporturilor de date și al accesului;
(c)
controlul stocării;
(d)
controlul accesului și al parolelor;
(e)
monitorizarea;
(f)
interconectarea la SFC2014;
(g)
infrastructura de comunicații;
(h)
resursele umane; și
(i)
gestionarea incidentelor.
(6) Politicile în materie de securitate informatică la nivel național, regional sau local se bazează pe o evaluare a riscului, iar măsurile descrise sunt proporționale cu riscurile identificate.
(7) Documentele care definesc politicile de securitate informatică la nivel național, regional sau local sunt puse la dispoziția Comisiei la cerere.
(8) Statele membre desemnează, la nivel național sau regional, una sau mai multe persoane responsabile cu menținerea și asigurarea aplicării politicilor de securitate informatică la nivel național, regional sau local. Persoana sau persoanele respective servesc drept punct de contact cu persoana sau persoanele desemnate de Comisie și menționate la alineatul (1).
(9) Atât politica de securitate informatică a SFC, cât și politicile de securitate informatică relevante la nivel național, regional și local sunt actualizate pentru a ține cont de schimbările tehnologice, de identificarea unor noi amenințări sau de alte evoluții relevante. În orice caz, ele trebuie să fie revizuite anual, pentru a se asigura faptul că sunt în continuare adecvate.
Articolul 8
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în statele membre, în conformitate cu tratatele.
Adoptat la Bruxelles, 24 iulie 2014.