NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 532/2014
ze dne 13. března 2014,
kterým se doplňuje nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 ze dne 11. března 2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (1), a zejména na čl. 32 odst. 8 a 9, čl. 34 odst. 7 a 8 a čl. 55 odst. 4 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení (EU) č. 223/2014 umožňuje Komisi přijímat akty v přenesené pravomoci, které doplňují prvky, jež nejsou podstatné, pokud jde o Fond evropské pomoci nejchudším osobám (dále jen „FEPNO“).
(2)
Nařízení (EU) č. 223/2014 požaduje, aby řídicí orgán zřídil systém pro zaznamenávání a uchovávání počítačových údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně údajů o jednotlivých účastnících s ohledem na operační programy pro sociální začlenění nejchudších osob (OP II). Je proto nezbytné stanovit seznam údajů, které mají být v uvedeném systému zaznamenávány a uchovávány.
(3)
Některé údaje jsou relevantní pouze pro určité druhy operací nebo pro jeden druh operačního programu; použitelnost požadavků na údaje je proto třeba upřesnit. Nařízení (EU) č. 223/2014 stanoví zvláštní požadavky na zaznamenávání a uchovávání údajů o jednotlivých účastnících operací podporovaných z OP II, které je třeba vzít v úvahu.
(4)
Seznam údajů by měl zohlednit požadavky na podávání zpráv stanovené v nařízení (EU) č. 223/2014, aby bylo zajištěno, že pro každou operaci existují údaje nezbytné pro finanční řízení a monitorování, včetně údajů nutných k vypracování žádostí o platby, účetních závěrek a zpráv o provádění operace, a to v podobě, ve které je lze snadno agregovat a sesouhlasit. Tento seznam by měl zohlednit fakt, že některé základní údaje o operacích v počítačové podobě jsou nezbytné pro účinné finanční řízení operací a splnění požadavku na zveřejňování základních informací o operacích. Pro účinné plánování a provádění ověřování a auditů jsou nutné některé další údaje.
(5)
Seznam údajů, které mají být zaznamenávány a uchovávány, by neměl předjímat technické vlastnosti ani strukturu počítačových systémů vytvořených řídicími orgány, ani předurčovat formát zaznamenaných a uchovávaných údajů, nejsou-li v tomto nařízení výslovně uvedeny. Seznam by rovněž neměl předjímat způsob, jakým se údaje do systému zadávají nebo se v něm generují; v některých případech mohou údaje obsažené v seznamu vyžadovat zadání vícero hodnot. Je však nezbytné stanovit některá pravidla ohledně povahy těchto údajů, aby bylo zajištěno, že řídicí orgán je schopen splnit své povinnosti, pokud jde o monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně případů, kdy to vyžaduje zpracování údajů o jednotlivých účastnících.
(6)
Aby mohla být prováděna kontrola a audit výdajů v rámci operačních programů, je nutné stanovit kritéria, kterými by se měla řídit auditní stopa, aby byla považována za adekvátní.
(7)
V souvislosti s auditní činností podle nařízení (EU) č. 223/2014 je nezbytné stanovit, že Komise i členské státy by měly zabránit jakémukoli neoprávněnému zveřejnění osobních údajů či přístupu k nim, a specifikovat účely, pro které Komise a členské státy mohou tyto údaje zpracovávat.
(8)
Za audit operací odpovídá auditní orgán. Aby byly rozsah a účinnost auditů adekvátní a aby byly tyto audity prováděny na stejné úrovni ve všech členských státech, je nezbytné stanovit podmínky, které by tyto audity měly splňovat.
(9)
Je nezbytné podrobně stanovit základ pro výběr vzorku operací, u nichž má být proveden audit, kterým by se měl auditní orgán řídit při vypracování či schvalování metody výběru vzorků, a dále stanovit jednotku vzorku, určitá technická kritéria, která mají být použita při výběru vzorku, a případně faktory, které mají být zohledněny při výběru doplňkových vzorků.
(10)
Auditní orgán by měl vypracovat výrok auditora zahrnující účetní závěrky podle nařízení (EU) č. 223/2014. Aby byly rozsah a obsah auditů účetních závěrek adekvátní a aby byly tyto audity prováděny na stejné úrovni ve všech členských státech, je nezbytné stanovit podmínky, které by tyto audity měly splňovat.
(11)
Aby byla zajištěna právní jistota a rovné zacházení se všemi členskými státy při uplatňování finančních oprav v souladu se zásadou proporcionality, je nezbytné stanovit kritéria pro určování závažných nedostatků v účinném fungování systémů řízení a kontroly, definovat základní druhy nedostatků a kritéria, která slouží k určení výše finančních oprav, jež mají být uplatněny, a stanovit kritéria pro uplatnění extrapolovaných nebo paušálních finančních oprav.
(12)
S cílem umožnit co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení by toto nařízení mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví následující ustanovení, kterými se doplňuje nařízení (EU) č. 223/2014:
a)
pravidla upřesňující informace týkající se údajů, jež je třeba v rámci monitorovacího systému zavedeného řídicím orgánem zaznamenat a uchovat v počítačové podobě;
b)
podrobné minimální požadavky na auditní stopu, pokud jde o účetní záznamy, které mají být vedeny, a o podklady, které mají být uchovávány na úrovni certifikačního orgánu, řídicího orgánu, zprostředkujících subjektů a příjemců;
c)
rozsah a obsah auditů operací a auditů účetních závěrek a metodiku pro výběr vzorku operací;
d)
podrobná pravidla pro používání údajů shromážděných během auditů prováděných úředníky Komise nebo pověřenými zástupci Komise;
e)
podrobná pravidla týkající se kritérií pro určování závažných nedostatků v účinném fungování systémů řízení a kontroly, včetně základních typů těchto nedostatků, kritéria k určení výše finančních oprav, jež mají být použita, a kritéria pro použití paušálních sazeb nebo extrapolovaných finančních oprav.
KAPITOLA II
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ PRO SYSTÉMY ŘÍZENÍ A KONTROLY
Článek 2
Údaje, jež je třeba zaznamenat a uchovat v počítačové podobě
(Čl. 32 odst. 8 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Informace o údajích, které je třeba zaznamenat a uchovat v počítačové podobě pro každou operaci v rámci systému pro monitorování zřízeného podle čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014, jsou uvedeny v příloze I tohoto nařízení.
2. Údaje se zaznamenávají a uchovávají pro každou operaci, u operací podporovaných z OP II včetně údajů o jednotlivých účastnících členěných podle pohlaví, jsou-li tyto údaje dostupné, za účelem jejich agregace v případech, kdy je to nezbytné pro účely monitorování, hodnocení, finančního řízení, ověřování a auditu. Možná musí být také kumulativní agregace těchto údajů za celé programové období.
Článek 3
Podrobné minimální požadavky na auditní stopu
(Čl. 32 odst. 9 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Podrobné minimální požadavky na auditní stopu, pokud jde o účetní záznamy, které mají být vedeny, a o podklady, které mají být uchovávány, jsou následující:
a)
auditní stopa umožňuje ověření uplatňování kritérií výběru stanovených v operačním programu pro potraviny a/nebo základní materiální pomoc (OP I) nebo monitorovacím výborem pro OP II;
b)
v souvislosti s granty podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 223/2014 auditní stopa umožňuje sesouhlasení souhrnných částek potvrzených Komisi s podrobnými účetními záznamy a podklady vedenými certifikačním orgánem, řídicím orgánem, zprostředkujícími subjekty a příjemci, pokud jde o operace spolufinancované v rámci operačního programu;
c)
v souvislosti s granty podle čl. 25 odst. 1 písm. b) a c) auditní stopa umožňuje sesouhlasení souhrnných částek potvrzených Komisi s podrobnými údaji o výstupech či výsledcích a podklady vedenými certifikačním orgánem, řídicím orgánem, zprostředkujícími subjekty a příjemci, případně včetně dokladů o metodě stanovení standardních stupnic jednotkových nákladů a paušálních částek, pokud jde o operace spolufinancované v rámci operačního programu;
d)
v souvislosti s náklady stanovenými v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 auditní stopa podle potřeby dokládá a odůvodňuje metodu výpočtu a základ, na němž bylo rozhodnuto o paušálních sazbách, a způsobilé přímé náklady nebo náklady vykázané v rámci jiných vybraných kategorií, u kterých se uplatní paušální sazba;
e)
v souvislosti s náklady stanovenými v souladu s čl. 26 odst. 2 písm. b), c) a e) a čl. 26 odst. 3 druhou částí nařízení (EU) č. 223/2014 auditní stopa umožňuje odůvodnění způsobilých přímých nákladů nebo nákladů vykázaných v rámci jiných vybraných kategorií nebo nákladů, na něž je uplatněna paušální sazba;
f)
auditní stopa umožňuje ověření platby příspěvku z veřejných zdrojů příjemci;
g)
u každé operace, je-li to na místě, auditní stopa obsahuje technické specifikace a plán financování, dokumenty týkající se schválení grantu, dokumenty související se zadáváním veřejných zakázek, zprávy od příjemce a zprávy o provedených ověřováních a auditech;
h)
auditní stopa obsahuje informace o řídicích kontrolách a o provedených auditech operací;
i)
auditní stopa umožňuje sesouhlasení údajů týkajících se ukazatelů výstupů operace s vykázanými údaji a výsledky a případně cíli programu.
U nákladů uvedených v písmenech c) a d) auditní stopa umožňuje ověřování metody výpočtu použité řídicím orgánem z hlediska souladu s čl. 25 odst. 3 nařízení (EU) č. 223/2014.
2. Řídicí orgán zajistí, aby existoval záznam o totožnosti a umístění subjektů uchovávajících všechny podklady, které jsou nutné k tomu, aby auditní stopa splňovala minimální požadavky uvedené v odstavci 1.
Článek 4
Používání údajů shromážděných během auditů prováděných úředníky Komise nebo pověřenými zástupci Komise
(Čl. 34 odst. 8 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Komise přijme veškerá nezbytná opatření k tomu, aby zabránila jakémukoli neoprávněnému zveřejnění údajů shromážděných Komisí v průběhu auditů či přístupu k nim.
2. Údaje shromážděné v průběhu auditů používá Komise výlučně za účelem plnění svých povinností podle článku 36 nařízení (EU) č. 223/2014. Ke shromážděným údajům má přístup Evropský účetní dvůr i Evropský úřad pro boj proti podvodům.
3. Shromážděné údaje nesmí být bez výslovného souhlasu členského státu, který tyto údaje poskytl, zaslány jiným osobám v členských státech či v orgánech Unie než těm, jejichž náplň práce vyžaduje přístup k těmto údajům v souladu s příslušnými pravidly.
Článek 5
Audity operací
(Čl. 34 odst. 7 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Audity operací se provádějí za každé účetní období na vzorku operací vybraném metodou stanovenou či schválenou auditním orgánem v souladu s článkem 6 tohoto nařízení.
2. Audity operací se provádějí na základě podkladů, jež představují auditní stopu, a ověřuje se jimi legalita a správnost výdajů vykázaných Komisi, včetně těchto skutečností:
a)
operace byla vybrána v souladu s kritérii výběru pro operační program, operace nebyla fyzicky dokončená nebo plně provedená před tím, než příjemce podal žádost o financování v rámci operačního programu, operace byla provedena v souladu s rozhodnutím o schválení a splňovala v době auditu veškeré platné podmínky, pokud jde o funkčnost, použití a cíle, které mají být dosaženy;
b)
výdaje vykázané Komisi odpovídají účetním záznamům a požadované podklady dokládají adekvátní auditní stopu podle článku 3 tohoto nařízení;
c)
u výdajů vykázaných Komisi stanovených v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. b) a c) byly splněny výstupy a výsledky, na jejichž základě se příjemci vyplácejí platby, údaje o účastnících, je-li to relevantní, či jiné záznamy týkající se výstupů a výsledků jsou v souladu s informacemi předloženými Komisi a požadované podklady představují adekvátní auditní stopu podle článku 3 tohoto nařízení.
Audity se dále ověří, zda byl příspěvek z veřejných zdrojů příjemci vyplacen v souladu s článkem 42 odst. 2 nařízení (EU) č. 223/2014.
3. Součástí auditů operací je v příslušných případech ověření fyzického provádění operace na místě.
4. Audity operací se ověřuje přesnost a úplnost odpovídajících výdajů zachycených certifikačním orgánem v jeho účetním systému a soulad auditní stopy na všech úrovních.
5. Vyjde-li najevo, že zjištěné problémy jsou systémové povahy, a představují tudíž riziko pro jiné operace v rámci operačního programu, zajistí auditní orgán další kontrolu, včetně případných doplňkových auditů, za účelem stanovení rozsahu problémů a doporučí nezbytná nápravná opatření.
6. Pro účel podávání zpráv Komisi o ročním pokrytí se do částky auditovaných výdajů započítávají pouze výdaje spadající do rozsahu auditu provedeného podle odstavce 1. Pro tento účel se použije vzor kontrolní zprávy podle čl. 34 odst. 6 nařízení (EU) č, 223/2014.
Článek 6
Metodika výběru vzorku operací
(Čl. 34 odst. 7 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Auditní orgán stanoví metodu výběru vzorku v souladu s požadavky uvedenými v tomto článku a s přihlédnutím k mezinárodně uznávaným auditorským standardům INTOSAI, IFAC nebo IIA.
2. Kromě vysvětlení uvedených v auditní strategii vede auditní orgán záznamy o dokumentech a odborném úsudku, které použil ke stanovení metod výběru vzorku ve fázi plánování, výběru, testování a hodnocení, aby prokázal, že stanovená metoda je vhodná.
3. Vzorek je reprezentativní pro soubor, ze kterého je vybrán, a umožňuje auditnímu orgánu vypracovat platný výrok auditora v souladu s čl. 34 odst. 5 písm. a) nařízení (EU) č. 223/2014. Soubor zahrnuje výdaje operačního programu, které jsou uvedeny v žádostech o platbu předložených Komisi v souladu s článkem 41 nařízení (EU) č. 223/2014 za dané účetní období. Vzorek může být vybrán během účetního období nebo po jeho skončení.
4. Pro účely čl. 34 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014 se metoda výběru vzorku považuje za statistickou, pokud zajišťuje:
i)
náhodný výběr položek vzorku;
ii)
uplatnění teorie pravděpodobnosti k vyhodnocení výsledků vzorku včetně měření a kontroly výběrového rizika a plánované a dosažené přesnosti.
5. Metoda výběru vzorku zajistí náhodný výběr každé jednotky vzorku ze souboru pomocí náhodných čísel generovaných pro každou jednotku souboru, na jejichž základě se vyberou jednotky, které se zařadí do vzorku, nebo systematický výběr pomocí náhodného počátku a následného uplatnění systematického pravidla pro výběr dalších položek.
6. Jednotku vzorku stanoví auditní orgán na základě odborného úsudku. Jednotkou vzorku může být operace, projekt v rámci operace nebo žádost příjemce o platbu. Údaje o stanoveném typu jednotky vzorku a o odborném úsudku použitém k tomuto účelu se uvedou do kontrolní zprávy.
7. Pokud jsou celkové výdaje spojené s jednotkou vzorku za účetní období záporné, vyřadí se ze souboru podle odstavce 3 a auditují se samostatně. Auditní orgán může rovněž vybrat vzorek tohoto samostatného souboru.
8. Platí-li podmínky přiměřené kontroly podle čl. 58 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014, může auditní orgán vyloučit položky stanovené v uvedeném článku ze souboru, z něhož se vybírá vzorek. V případě, že dotčená operace již byla do vzorku zařazena, auditní orgán ji nahradí pomocí patřičného náhodného výběru.
9. Veškeré výdaje vykázané Komisi ve vzorku podléhají auditu.
Pokud vybrané jednotky vzorku zahrnují velký počet souvisejících žádostí o platbu či faktur, auditní orgán je může auditovat prostřednictvím dílčího výběrového souboru, přičemž související žádosti o platbu nebo faktury vybere pomocí stejných parametrů použitých pro vybírání jednotek hlavního vzorku.
V takovém případě se příslušné velikosti vzorku vypočtou pro každou jednotku vzorku, jež má být auditována, a v žádném případě nesmí být menší než 30 souvisejících žádostí o platbu nebo faktur pro každou jednotku vzorku.
10. Auditní orgán může soubor stratifikovat rozdělením do podsouborů, z nichž každý je skupinou jednotek vzorku s podobnými vlastnostmi, zejména pokud jde o riziko nebo očekávanou chybovost nebo pokud soubor zahrnuje operace sestávající z finančních příspěvků z operačního programu na položky vysoké hodnoty.
11. Pro stanovení technických parametrů výběru vzorku auditní orgán vyhodnotí spolehlivost systému s přihlédnutím k výsledkům auditů systémů jako vysokou, průměrnou nebo nízkou tak, aby kombinovaný stupeň jistoty získaný z auditů systémů a auditů operací byl vysoký. U systému vyhodnoceného jako vysoce spolehlivý nesmí být úroveň spolehlivosti použitá pro výběr operací nižší než 60 %. U systému vyhodnoceného jako nízce spolehlivý nesmí být úroveň spolehlivosti použitá pro výběr operací nižší než 90 %. Maximální úroveň významnosti je 2 % výdajů uvedených v odstavci 3.
12. Jsou-li zjištěny nesrovnalosti nebo riziko nesrovnalostí, auditní orgán rozhodne na základě odborného úsudku, zda je nutné provést audit doplňkového vzorku dalších operací nebo částí operací, které nebyly auditovány v náhodném vzorku, aby byly zohledněny konkrétní zjištěné rizikové faktory.
13. Auditní orgán výsledky auditů doplňkového vzorku analyzuje zvlášť a vypracuje na základě těchto výsledků závěry, které sdělí Komisi ve výroční kontrolní zprávě. Nesrovnalosti zjištěné v doplňkovém vzorku se nezahrnují do výpočtu předpokládané náhodné chyby v náhodném vzorku.
14. Na základě výsledků auditů operací za účelem vypracování výroku auditora a kontrolní zprávy uvedených v čl. 34 odst. 5 písm. a) a b) nařízení (EU) č. 223/2014 vypočte auditní orgán celkovou chybovost, jež se rovná součtu promítnutých náhodných chyb a případně také systémových chyb a neopravených neobvyklých chyb, vydělenému souborem.
Článek 7
Audity účetních závěrek
(Čl. 34 odst. 7 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Audity účetních závěrek podle čl. 49 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014 provádí auditní orgán za každé účetní období.
2. Audit účetních závěrek poskytuje přiměřenou jistotu, pokud jde o úplnost, přesnost a pravdivost částek vykázaných v účetních závěrkách.
3. Pro účel odstavců 1 a 2 auditní orgán přihlédne zejména k výsledkům auditů systémů provedených u certifikačního orgánu a k výsledkům auditů operací.
4. Součástí auditu systémů je ověření spolehlivosti účetního systému certifikačního orgánu a na základě vzorku ověření přesnosti výdajů částek odejmutých a částek získaných zpět zachycených v účetním systému certifikačního orgánu.
5. Aby mohl pro účely výroku auditora prohlásit, že účetní závěrka podává věrný a poctivý obraz, ověří auditní orgán, že veškeré prvky, jež jsou vyžadovány podle článku 49 nařízení (EU) č. 223/2014, jsou v účetní závěrce řádně uvedeny a jsou v souladu s podkladovými účetními záznamy, které vedou všechny příslušné orgány nebo subjekty a příjemci během auditní činnosti prováděné auditním orgánem. Na základě účetních závěrek, které mu poskytne certifikační orgán, auditní orgán ověří, zda:
a)
celková výše způsobilých výdajů z veřejných zdrojů vykázaných v souladu s čl. 49 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 223/2014 souhlasí s výdaji a příslušným příspěvkem z veřejných zdrojů uvedenými v žádostech o platbu předložených Komisi za příslušné účetní období, a jsou-li nesrovnalosti, zda jsou v účetní závěrce uvedena adekvátní vysvětlení pro nesouhlasící částky;
b)
částky odňaté a získané zpět v průběhu účetního období, částky, které mají být získány zpět na konci účetního období, a částky, které zpět získat nelze, uvedené v účetní závěrce odpovídají částkám zaneseným v účetních systémech certifikačního orgánu a vycházejí z rozhodnutí odpovědného řídicího nebo certifikačního orgánu;
c)
byly v příslušných případech z účetní závěrky v souladu s čl. 49 odst. 2 nařízení (EU) č. 223/2014 výdaje vyňaty a zda byly v účetní závěrce pro dané účetní období uplatněny všechny nutné opravy.
Ověřování podle písmen b) a c) lze provádět na základě vzorku.
KAPITOLA III
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ PRO FINANČNÍ ŘÍZENÍ A FINANČNÍ OPRAVY
Článek 8
Kritéria pro určování závažných nedostatků v účinném fungování systémů řízení a kontroly
(Čl. 55 odst. 4 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Komise posuzuje účinné fungování systémů řízení a kontroly na základě výsledků všech dostupných auditů systémů včetně zkoušek kontrol a auditů operací.
Toto posouzení se týká prostředí vnitřní kontroly programu, řídicích a kontrolních činností řídicích a certifikačních orgánů, monitorování ze strany řídicího a certifikačního orgánu a kontrolních činností auditního orgánu a je podloženo ověřením souladu s klíčovými požadavky uvedenými v tabulce 1 přílohy II.
Splnění těchto klíčových požadavků se posuzuje na základě kategorií uvedených v tabulce 2 přílohy II.
2. Hlavními druhy závažného nedostatku v účinném fungování systému řízení a kontroly jsou případy, kdy je kterýkoli z klíčových požadavků uvedených v bodech 2, 4, 5, 13, 15, 16 a 18 v tabulce 1 přílohy II, nebo kdy jsou dva nebo více ostatních klíčových požadavků uvedených v tabulce 1 přílohy II posouzeny jako spadající do kategorie 3 nebo 4 uvedené v tabulce 2 přílohy II.
Článek 9
Kritéria pro uplatnění paušálních sazeb nebo extrapolovaných finančních oprav a kritéria pro stanovení výše finanční opravy
(Čl. 55 odst. 4 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Finanční opravy se uplatní na celý operační program nebo jeho část, pokud Komise zjistí jeden nebo více závažných nedostatků ve fungování systému řízení a kontroly.
Bez ohledu na první pododstavec se na celý operační program nebo jeho část uplatní extrapolované finanční opravy, pokud Komise zjistí systémové nesrovnalosti v reprezentativním vzorku operací, který umožňuje přesnější kvantifikaci rizika pro rozpočet Unie. V tomto případě se za účelem stanovení finanční opravy výsledky posouzení reprezentativního vzorku extrapolují na zbytek souboru, z nějž byl vzorek vybrán.
2. Výše paušální opravy se stanoví s přihlédnutím k následujícím hlediskům:
a)
relativní významnost závažného nedostatku nebo závažných nedostatků v kontextu systému řízení a kontroly jako celku;
b)
četnost a rozsah závažného nedostatku nebo závažných nedostatků;
c)
míra rizika újmy pro rozpočet Unie.
3. S přihlédnutím k těmto hlediskům se výše finanční opravy stanoví následovně:
a)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly natolik zásadní, časté nebo rozšířené, že představují naprosté selhání systému, kterým je ohrožena legalita a správnost všech dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 100 %;
b)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly natolik časté nebo rozšířené, že představují krajně závažné selhání systému, kterým je ohrožena legalita a správnost velmi vysokého podílu dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 25 %;
c)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly zapříčiněny tím, že systém není plně funkční nebo funguje natolik chabě nebo natolik zřídka, že tím ohrožena legalita a správnost vysokého podílu dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 10 %;
d)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly zapříčiněny tím, že systém nefunguje důsledně, takže je tím ohrožena legalita a správnost významného podílu dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 5 %.
4. Pokud by uplatnění paušální sazby podle odstavce 3 bylo nepřiměřené, výše opravy se sníží.
5. Pokud proto, že odpovědné orgány v jenom účetním období nepřijaly v návaznosti na uplatnění finanční opravy příslušná nápravná opatření, je stejný závažný nedostatek zjištěn i v následujícím účetním období, sazba opravy může být z důvodu trvání závažného nedostatku nebo závažných nedostatků zvýšena na výši, jež nepřesahuje výši nejbližší vyšší kategorie.
Článek 10
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Článek 3 se použije ode dne 1. prosince 2014, pokud jde o informace o zaznamenávaných a uchovávaných údajích uvedených v příloze I.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 13. března 2014.
REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 532/2014 AL COMISIEI
din 13 martie 2014
de completare a Regulamentului (UE) nr. 223/2014 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE) nr. 223/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 martie 2014 privind Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane (1), în special articolul 32 alineatele (8) și (9), articolul 34 alineatele (7) și (8) și articolul 55 alineatul (4),
întrucât:
(1)
Regulamentul (UE) nr. 223/2014 îi permite Comisiei să adopte actele delegate care completează elementele neesențiale din acesta cu privire la Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane (FEAD).
(2)
Regulamentul (UE) nr. 223/2014 prevede ca autoritatea de management să înființeze un sistem de înregistrare și stocare în formă electronică a datelor privind fiecare operațiune necesară pentru monitorizare, evaluare, gestiune financiară, verificări și audituri, inclusiv, în privința programelor operaționale pentru incluziunea socială a celor mai defavorizate persoane (PO II), a datelor privind participanții. Prin urmare, este necesar să se stabilească lista datelor care trebuie înregistrate și stocate în respectivul sistem.
(3)
Anumite date sunt relevante pentru anumite tipuri de operațiuni sau doar pentru unele dintre tipurile de program operațional; prin urmare, ar trebui specificată aplicabilitatea cerințelor privind datele. Regulamentul (UE) nr. 223/2014 stabilește cerințe specifice pentru înregistrarea și stocarea datelor privind participanții la operațiunile sprijinite de PO II, care trebuie avute în vedere.
(4)
Lista datelor ar trebui să țină seama de cerințele de raportare stabilite în Regulamentul (UE) nr. 223/2014 pentru a garanta faptul că datele necesare pentru gestiunea financiară și monitorizare, inclusiv cele necesare pentru pregătirea cererilor de plată, a conturilor și a rapoartelor de implementare există pentru fiecare operațiune într-o formă în care pot fi ușor agregate și reconciliate. Această listă ar trebui să țină seama de faptul că sunt necesare anumite date de bază privind operațiunile în format electronic pentru a garanta eficiența gestiunii financiare a operațiunilor și pentru a îndeplini cerința privind publicarea informațiilor de bază privind operațiunile. Sunt necesare și alte date pentru a planifica și a efectua în mod eficient verificările și activitatea de audit.
(5)
Lista datelor care trebuie înregistrate și stocate nu ar trebui să aducă atingere caracteristicilor tehnice sau structurii sistemelor informatice instituite de autoritățile de management sau să predetermine formatul datelor înregistrate și stocate, decât dacă acest lucru este prevăzut în mod expres în prezentul regulament. De asemenea, aceasta nu ar trebui să aducă atingere mijloacelor prin care datele sunt introduse sau generate în cadrul sistemului; în unele cazuri, datele incluse în listă pot necesita introducerea unor valori multiple. Cu toate acestea, este necesar să se stabilească anumite norme privind natura acestor date pentru a se asigura faptul că autoritatea de management își poate îndeplini obligațiile în ceea ce privește monitorizarea, evaluarea, gestiunea financiară, verificarea și auditul, inclusiv în cazul în care acestea necesită prelucrarea datelor privind participanții.
(6)
Pentru a se asigura posibilitatea de a controla și a audita cheltuielile din cadrul programelor operaționale, este necesar să se stabilească criteriile pe care ar trebui să le respecte o pistă de audit pentru a fi considerată adecvată.
(7)
Este necesar să se prevadă, în legătură cu activitatea de audit desfășurată în temeiul Regulamentului (UE) nr. 223/2014, faptul că statele membre și Comisia ar trebui să prevină orice dezvăluire neautorizată a datelor cu caracter personal sau acces neautorizat la acestea și să specifice scopul în care Comisia și statele membre pot prelucra astfel de date.
(8)
Autoritatea de audit este responsabilă pentru auditul operațiunilor. Pentru ca aceste audituri să aibă o sferă de aplicare și o eficiență adecvată și să fie realizate cu respectarea acelorași standarde în toate statele membre, este necesar să se stabilească condițiile pe care ar trebui să le respecte.
(9)
Este necesar să se stabilească în detaliu baza de eșantionare pentru operațiunile care urmează să fie auditate, pe care autoritatea de audit ar trebui să o respecte atunci când stabilește sau aprobă metoda de eșantionare, inclusiv determinarea unității de eșantionare, anumite criterii tehnice care trebuie folosite pentru eșantion și, după caz, factorii care trebuie luați în considerare pentru eventualele eșantioane suplimentare.
(10)
Autoritatea de audit ar trebui să elaboreze o opinie de audit privind conturile menționate în Regulamentul (UE) nr. 223/2014. Pentru ca aceste audituri ale conturilor să aibă o sferă de aplicare și un conținut adecvat și să fie realizate cu respectarea acelorași standarde în toate statele membre, este necesar să se stabilească condițiile pe care trebuie să le respecte.
(11)
Pentru a garanta certitudinea juridică și tratamentul egal al tuturor statelor membre atunci când se fac corecții financiare, în conformitate cu principiul proporționalității, este necesar să se stabilească criteriile pentru determinarea deficiențelor semnificative în funcționarea eficace a sistemelor de gestiune și control, principalele tipuri ale acestor deficiențe și criteriile pentru stabilirea nivelului corecției financiare care trebuie aplicat, precum și criteriile de aplicare a corecțiilor financiare extrapolate sau forfetare.
(12)
Pentru a asigura aplicarea cu promptitudine a măsurilor prevăzute în prezentul regulament, acesta ar trebui să intre în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
CAPITOLUL I
DISPOZIȚII GENERALE
Articolul 1
Obiect
Prezentul regulament prevede următoarele dispoziții de completare a Regulamentului (UE) nr. 223/2014:
(a)
normele care precizează informațiile privind datele care trebuie înregistrate și stocate sub formă electronică în sistemul de monitorizare instituit de autoritatea de management;
(b)
cerințele minime detaliate pentru pista de audit cu privire la evidențele contabile care trebuie menținute și documentele justificative care trebuie păstrate la nivelul autorității de certificare, al autorității de management, al organismelor intermediare și al beneficiarilor;
(c)
sfera de aplicare și conținutul auditurilor operațiunilor și al auditurilor conturilor și metoda de selecție a eșantionului de operațiuni;
(d)
normele detaliate privind utilizarea datelor colectate cu ocazia auditurilor efectuate de funcționarii Comisiei sau de reprezentanții autorizați ai Comisiei;
(e)
normele detaliate privind criteriile pentru determinarea deficiențelor semnificative în funcționarea eficace a sistemelor de gestiune și control, inclusiv principalele tipuri de astfel de deficiențe, criteriile pentru stabilirea nivelului corecției financiare care trebuie aplicat și criteriile pentru aplicarea corecțiilor financiare forfetare sau extrapolate.
CAPITOLUL II
DISPOZIȚII SPECIFICE PRIVIND SISTEMELE DE GESTIUNE ȘI CONTROL
Articolul 2
Datele care trebuie înregistrate și stocate sub formă electronică
[articolul 32 alineatul (8) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) Informațiile privind datele care trebuie înregistrate și stocate sub formă electronică pentru fiecare operațiune în cadrul sistemului de monitorizare creat în temeiul articolului 32 alineatul (2) litera (d) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 sunt prevăzute în anexa I la prezentul regulament.
(2) Se înregistrează și se stochează datele pentru fiecare operațiune, inclusiv, în cazul operațiunilor sprijinite prin PO II, datele privind participanții, defalcate pe sex când acesta se cunoaște, pentru a permite agregarea acestor date în cazul în care este necesară în scopuri de monitorizare, evaluare, gestiune financiară, verificare și audit. Acest lucru permite, de asemenea, agregarea datelor în mod cumulativ pentru întreaga perioadă de programare.
Articolul 3
Cerințe minime detaliate pentru pista de audit
[articolul 32 alineatul (9) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) Cerințele minime detaliate pentru pista de audit cu privire la evidențele contabile care trebuie ținute și documentele justificative care trebuie păstrate sunt următoarele:
(a)
pista de audit permite verificarea aplicării criteriilor de selecție stabilite în programul operațional menit să furnizeze ajutor în distribuția hranei și asistență materială de bază (PO I) sau de comitetul de monitorizare pentru programul operațional PO II;
(b)
în ceea ce privește granturile prevăzute la articolul 25 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, pista de audit permite reconcilierea sumelor agregate certificate Comisiei cu evidențele contabile detaliate și cu documentele justificative deținute de către autoritatea de certificare, autoritatea de management, organismele intermediare și beneficiari cu privire la operațiunile cofinanțate în cadrul programului operațional;
(c)
în ceea ce privește granturile prevăzute la articolul 25 alineatul (1) literele (b) și (c), pista de audit permite reconcilierea sumelor agregate certificate Comisiei cu datele detaliate legate de realizări sau rezultate și cu documentele justificative deținute de autoritatea de certificare, autoritatea de management, organismele intermediare și beneficiari, inclusiv, după caz, documentele privind metoda de stabilire a baremelor standard pentru costurile unitare și sumele forfetare în legătură cu operațiunile cofinanțate în cadrul programului operațional;
(d)
în ceea ce privește costurile determinate în conformitate cu articolul 25 alineatul (1) litera (d) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, pista de audit demonstrează și justifică metoda de calcul, după caz, și baza pe care au fost decise sumele forfetare, precum și costurile eligibile directe sau costurile declarate în cadrul altor categorii alese cărora și se aplică rata forfetară;
(e)
în ceea ce privește costurile determinate în conformitate cu articolul 26 alineatul (2) literele (b), (c) și (e) și cu articolul 26 alineatul (3) partea a doua din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, pista de audit permite justificarea costurilor directe eligibile sau a costurilor declarate în cadrul altor categorii cărora li se aplică rata forfetară;
(f)
pista de audit permite verificarea plăților către beneficiar din contribuția publică;
(g)
pista de audit conține, pentru fiecare operațiune, după caz, specificații tehnice și planul de finanțare, documente privind aprobarea grantului, documente referitoare la procedurile de achiziții publice, rapoarte întocmite de beneficiar și rapoarte privind verificările și auditurile efectuate;
(h)
pista de audit include informații privind controlul gestionării și auditurile efectuate cu privire la operațiune;
(i)
pista de audit permite reconcilierea datelor în ceea ce privește indicatorii de realizare pentru operațiune cu datele raportate și cu rezultatele și, dacă e cazul, obiectivele programului.
Pentru costurile menționate la literele (c) și (d), pista de audit permite verificarea conformității metodei de calcul utilizată de autoritatea de management cu articolul 25 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014.
(2) Autoritatea de management se asigură că există o evidență a identității și localizării organismelor care păstrează toate documentele justificative necesare pentru a asigura conformitatea unei piste de audit adecvate cu toate cerințele minime prevăzute la alineatul (1).
Articolul 4
Utilizarea datelor colectate cu ocazia auditurilor efectuate de funcționarii Comisiei sau de reprezentanții autorizați ai acesteia
[articolul 34 alineatul (8) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) Comisia ia toate măsurile necesare pentru a preveni divulgarea neautorizată a datelor colectate de Comisie în cursul auditurilor sale sau accesul neautorizat la acestea.
(2) Comisia utilizează datele colectate în cursul auditurilor sale exclusiv în scopul de a-și exercita responsabilitățile care îi revin în temeiul articolului 36 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014. Curtea de Conturi Europeană și Oficiul European de Luptă Antifraudă au acces la datele colectate.
(3) Datele colectate sunt transmise doar persoanelor din statele membre sau din cadrul instituțiilor Uniunii ale căror îndatoriri presupun accesul lor la informațiile respective în conformitate cu normele aplicabile fără acordul expres al statului membru care furnizează datele.
Articolul 5
Auditurile operațiunilor
[articolul 34 alineatul (7) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) Auditurile operațiunilor sunt efectuate pentru fiecare exercițiu contabil pe un eșantion de operațiuni selectate după o metodă stabilită sau aprobată de autoritatea de audit în conformitate cu articolul 6 din prezentul regulament.
(2) Auditurile operațiunilor sunt efectuate pe baza documentelor justificative care constituie pista de audit și verifică legalitatea și regularitatea cheltuielilor declarate Comisiei, inclusiv în ceea ce privește următoarele aspecte:
(a)
dacă operațiunea a fost selectată în conformitate cu criteriile de selecție pentru programul operațional, nu a fost finalizată fizic sau complet implementată înainte ca beneficiarul să depună cererea de finanțare prin programul operațional, este implementată în conformitate cu decizia de aprobare și îndeplinește, la momentul efectuării auditului, toate condițiile aplicabile privind funcționarea și utilizarea acesteia și obiectivele de atins;
(b)
dacă cheltuielile declarate Comisiei corespund evidențelor contabile, iar documentele justificative solicitate demonstrează o pistă de audit adecvată în conformitate cu articolul 3 din prezentul regulament;
(c)
dacă pentru cheltuielile declarate Comisiei, determinate în conformitate cu articolul 25 alineatul (1) literele (b) și (c), au fost îndeplinite realizările și rezultatele plăților efectuate către beneficiar, datele privind participanții sau alte evidențe legate de realizări și rezultate sunt conforme cu informațiile prezentate Comisiei, iar documentele justificative solicitate demonstrează o pistă de audit adecvată în conformitate cu articolul 3 din prezentul regulament.
Auditurile verifică, de asemenea, dacă a fost plătită beneficiarului contribuția publică în conformitate cu articolul 42 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014.
(3) Auditurile operațiunilor includ, acolo unde este cazul, verificări la fața locului privind implementarea concretă a operațiunii.
(4) Auditurile operațiunilor verifică exactitatea și integralitatea cheltuielilor corespunzătoare înregistrate de autoritatea de certificare în sistemul său contabil și reconcilierea pistei de audit la toate nivelurile.
(5) Atunci când problemele constatate par să fie de natură sistemică și, în consecință, determină riscuri pentru alte operațiuni în cadrul programului operațional, autoritatea de audit asigură efectuarea unei examinări suplimentare, inclusiv, după caz, a unor audituri suplimentare și recomandă măsurile corective necesare.
(6) Numai cheltuielile care fac obiectul unui audit efectuat în temeiul alineatului (1) sunt luate în considerare pentru suma cheltuielilor auditate, în scopul raportării către Comisie cu privire la acoperirea anuală. În acest scop, se utilizează modelul de raport de control stabilit în conformitate cu articolul 34 alineatul (6) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014.
Articolul 6
Metoda de selecție a eșantionului de operațiuni
[articolul 34 alineatul (7) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) Autoritatea de audit stabilește metoda de selecție a eșantionului (denumită în continuare „metoda de eșantionare”) în conformitate cu cerințele stabilite la prezentul articol ținând seama de standardele de audit acceptate la nivel internațional, precum cele ale INTOSAI, IFAC sau IIA.
(2) Pe lângă explicațiile furnizate în strategia de audit, autoritatea de audit ține o evidență a documentelor și a raționamentului profesional utilizat pentru stabilirea metodelor de eșantionare, acoperind etapele de planificare, selectare, testare și evaluare pentru a demonstra că metoda stabilită este adecvată.
(3) Un eșantion este reprezentativ pentru populația din care este selectat, permițând astfel autorității de audit să elaboreze o opinie de audit valabilă, în conformitate cu articolul 34 alineatul (5) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014. Populația respectivă cuprinde cheltuielile aferente unui program operațional care sunt incluse în cererile de plată transmise Comisiei în conformitate cu articolul 41 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 pentru un anumit exercițiu contabil. Eșantionul poate fi selectat pe parcursul sau după încheierea exercițiului contabil.
(4) În scopul aplicării articolului 34 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, o metodă de selecție este statistică atunci când asigură:
(i)
o selecție aleatorie a elementelor eșantionului;
(ii)
utilizarea teoriei probabilității pentru a evalua rezultatele eșantionului, inclusiv pentru a măsura și a controla riscurile eșantionării și a preciziei prevăzute și atinse.
(5) Metoda de eșantionare asigură o selecție aleatorie a fiecărei unități de eșantionare din populație prin intermediul unor numere aleatorii generate pentru fiecare unitate de populație pentru a selecta unitățile care formează eșantionul sau printr-o selectare sistematică folosind un punct de plecare aleatoriu și aplicând o regulă sistematică pentru a selecta elemente suplimentare.
(6) Unitatea de eșantionare este determinată de autoritatea de audit, pe baza raționamentului profesional. Unitatea de eșantionare poate fi o operațiune, un proiect din cadrul unei operațiuni sau o cerere de plată din partea unui beneficiar. Informațiile privind tipul unității de eșantionare determinate și raționamentul profesional folosit în acest scop sunt incluse în raportul de control.
(7) În cazul în care cheltuielile totale aferente unei unități de eșantionare pentru exercițiul contabil constituie o sumă negativă, acestea sunt excluse din populația menționată la alineatul (3) de mai sus și sunt auditate separat. Autoritatea de audit poate extrage, de asemenea, un eșantion din această populație distinctă.
(8) Atunci când se aplică condițiile pentru controlul proporțional prevăzute la articolul 58 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, autoritatea de audit poate exclude din populația care urmează a fi inclusă în eșantion elementele menționate la articolul respectiv. Dacă operațiunea vizată a fost deja inclusă în eșantion, autoritatea de audit o înlocuiește folosind o metodă adecvată de selecție aleatorie.
(9) Toate cheltuielile declarate Comisiei aferente eșantionului fac obiectul auditării.
Atunci când unitățile de eșantionare selectate includ un număr mare de cereri de plată sau facturi subiacente, autoritatea de audit le poate audita prin subeșantionare, selectând cererile de plată sau facturile subiacente folosind aceeași parametri de eșantionare, precum în cazul selectării unităților de eșantionare ale eșantionului principal.
În acest caz, dimensiunile adecvate ale eșantioanelor se calculează în cadrul fiecărei unități de eșantionare care urmează să fie auditate și, în orice caz, nu sunt formate dintr-un număr mai mic de 30 de cereri de plată sau facturi subiacente pentru fiecare unitate de eșantionare.
(10) Autoritatea de audit poate să stratifice o populație, împărțind-o în subpopulații, fiecare dintre acestea fiind un grup de unități de eșantionare cu caracteristici similare, în special în termeni de risc sau de indice de eroare așteptat sau atunci când populația include operațiuni constituite din contribuții financiare dintr-un program operațional către elemente cu valoare ridicată.
(11) Autoritatea de audit evaluează fiabilitatea sistemului ca fiind ridicată, medie sau scăzută ținând cont de rezultatele auditurilor sistemului pentru a determina parametrii tehnici ai eșantionării astfel încât nivelul de asigurare combinat obținut din auditurile sistemelor și auditurile operațiunilor să fie ridicat. Pentru un sistem evaluat ca având un grad de fiabilitate ridicat, nivelul de încredere folosit pentru operațiunile de eșantionare nu este mai mic de 60 %. Pentru un sistem evaluat ca având un grad de fiabilitate scăzut, nivelul de încredere folosit pentru operațiunile de eșantionare nu este mai mic de 90 %. Pragul maxim de semnificație este de 2 % din cheltuielile menționate la alineatul (3).
(12) În cazul constatării unor nereguli sau a unui risc de nereguli, autoritatea de audit decide, pe baza unui raționament profesional, dacă este necesară auditarea unui eșantion suplimentar de operațiuni sau părți ale operațiunilor care nu au fost auditate în eșantionul aleatoriu, pentru a lua în considerare factorii de risc specifici identificați.
(13) Autoritatea de audit analizează separat rezultatele auditurilor eșantionului suplimentar, stabilește concluziile pe baza acestor rezultate și le comunică Comisiei în cadrul raportului anual de control. Neregulile detectate în eșantionul suplimentar nu sunt incluse în calculul erorii aleatorii prevăzute a eșantionului aleatoriu.
(14) Pe baza rezultatelor auditurilor operațiunilor în scopul elaborării opiniei de audit și a raportului de control menționat la articolul 34 alineatul (5) literele (a) și (b) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, autoritatea de audit calculează un indice de eroare total care corespunde sumei erorilor aleatorii prevăzute și, dacă este cazul, a erorilor sistemice și a erorilor conjuncturale necorectate, împărțită la populație.
Articolul 7
Auditurile conturilor
[articolul 34 alineatul (7) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) Auditurile conturilor menționate la articolul 49 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 sunt efectuate de autoritatea de audit pentru fiecare exercițiu contabil.
(2) Auditul conturilor furnizează o asigurare rezonabilă cu privire la integralitatea, exactitatea și veridicitatea sumelor declarate în conturi.
(3) În sensul alineatelor (1) și (2), autoritatea de audit ia în considerare, în special, rezultatele auditurilor sistemelor privind autoritatea de certificare și ale auditurilor operațiunilor.
(4) Auditul sistemului include verificarea fiabilității sistemului contabil al autorității de certificare și, prin eșantionare, a exactității cheltuielilor, a sumelor retrase și a celor recuperate înregistrate în sistemul contabil al autorității de certificare.
(5) În scopul opiniei de audit, pentru a ajunge la concluzia potrivit căreia conturile oferă o imagine reală și echitabilă, autoritatea de audit verifică dacă toate elementele prevăzute la articolul 49 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 sunt incluse în mod corect în conturi și corespund documentelor contabile justificative ținute de toate autoritățile sau organismele competente și de beneficiari în cursul activității de audit efectuate de autoritatea de audit. Autoritatea de audit verifică în special, pe baza conturilor care urmează să îi fie furnizate de către autoritatea de certificare, că:
(a)
suma totală a cheltuielilor eligibile declarată în conformitate cu articolul 49 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 este comparabilă cu cheltuielile și cu contribuția publică corespunzătoare inclusă în cererile de plată transmise Comisiei pentru exercițiul contabil relevant și, în cazul unor diferențe, că au fost oferite explicații adecvate în conturi pentru sumele reconciliate;
(b)
sumele retrase și recuperate pe parcursul exercițiului contabil, sumele care urmează a fi recuperate la sfârșitul exercițiului contabil și sumele nerecuperabile prezentate în conturi corespund sumelor introduse în sistemele contabile ale autorității de certificare și se bazează pe decizii luate de autoritatea de management sau de autoritatea de certificare responsabilă;
(c)
cheltuielile au fost excluse, după caz, din conturi, în conformitate cu articolul 49 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, și că toate corecțiile necesare se reflectă în conturile aferente exercițiului contabil în cauză.
Verificările menționate la literele (b) și (c) pot fi efectuate prin eșantionare.
CAPITOLUL III
DISPOZIȚII SPECIFICE GESTIUNII FINANCIARE ȘI CORECȚIILOR FINANCIARE
Articolul 8
Criterii pentru stabilirea deficiențelor semnificative în funcționarea eficace a sistemelor de gestiune și control
[articolul 55 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) La evaluarea funcționării eficace a sistemelor de gestiune și control, Comisia se bazează pe rezultatele tuturor auditurilor disponibile ale sistemelor, inclusiv testele controalelor, și ale auditurilor operațiunilor.
Evaluarea vizează mediul de control intern al programului, activitățile de gestiune și control ale autorităților de management și de certificare, monitorizarea de către autoritatea de management și de certificare și activitățile de control ale autorității de audit și se bazează pe verificarea conformității cu cerințele cheie stabilite în tabelul 1 din anexa II.
Evaluarea respectării acestor cerințe cheie se bazează pe categoriile stabilite în tabelul 2 din anexa II.
(2) Principalele tipuri de deficiențe semnificative în funcționarea eficace a sistemului de gestiune și control sunt cazurile în care una dintre cerințele cheie menționate la punctele 2, 4, 5, 13, 15, 16 și 18 ale tabelului 1 din anexa II sau două sau mai multe dintre celelalte cerințe cheie din tabelul 1 din anexa II sunt considerate ca fiind încadrate la categoriile 3 sau 4 menționate în tabelul 2 din anexa II.
Articolul 9
Criterii pentru aplicarea corecțiilor financiare forfetare sau extrapolate și criteriile pentru stabilirea nivelului corecției financiare
[articolul 55 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) Se aplică corecții financiare întregului program operațional sau unei părți a acestuia atunci când Comisia identifică una sau mai multe deficiențe semnificative în funcționarea sistemului de gestiune și control.
Fără a se aduce atingere primului paragraf, se aplică corecții financiare extrapolate întregului program operațional sau unei părți a acestuia atunci când Comisia identifică nereguli de natură sistemică într-un eșantion reprezentativ de operațiuni, ceea ce permite o cuantificare mai precisă a riscurilor pentru bugetul Uniunii. În acest caz, rezultatele examinării eșantionului reprezentativ sunt extrapolate asupra restului populației din care s-a extras eșantionul în scopul stabilirii corecției financiare.
(2) Nivelul corecției forfetare se stabilește ținând seama de următoarele elemente:
(a)
importanța relativă a deficienței semnificative sau a deficiențelor semnificative în contextul sistemului de gestiune și control în ansamblul lui;
(b)
frecvența și amploarea deficienței semnificative sau a deficiențelor semnificative;
(c)
gradul de risc de pierderi pentru bugetul Uniunii.
(3) Ținând seama de aceste elemente, nivelul corecției financiare se stabilește după cum urmează:
(a)
dacă deficiența semnificativă sau deficiențele semnificative în funcționarea sistemului de gestiune și control sunt atât de importante, frecvente sau răspândite încât reprezintă un eșec total al sistemului, care pune în pericol legalitatea și regularitatea tuturor cheltuielilor în cauză, se aplică o rată forfetară de 100 %;
(b)
dacă deficiența semnificativă sau deficiențele semnificative în funcționarea sistemului de gestiune și control sunt atât de frecvente sau răspândite încât reprezintă un eșec extrem de grav al sistemului, care pune în pericol legalitatea și regularitatea unei proporții foarte mari a cheltuielilor în cauză, se aplică o rată forfetară de 25 %;
(c)
dacă deficiența semnificativă sau deficiențele semnificative în funcționarea sistemului de gestiune și control sunt determinate de faptul că sistemul nu este total operațional sau funcționează atât de nesatisfăcător încât pune în pericol legalitatea și regularitatea unei proporții mari a cheltuielilor în cauză, se aplică o rată forfetară de 10 %;
(d)
dacă deficiența semnificativă sau deficiențele semnificative în funcționarea sistemului de gestiune și control sunt determinate de faptul că sistemul nu funcționează în mod coerent, punând în pericol legalitatea și regularitatea unei proporții semnificative a cheltuielilor în cauză, se aplică o rată forfetară de 5 %.
(4) În cazul în care aplicarea unei rate forfetare stabilite în conformitate cu alineatul (3) ar fi disproporționată, nivelul corecției este redus.
(5) În cazul în care, ca urmare a faptului că autoritățile responsabile nu au adoptat măsurile corective adecvate în urma aplicării unei corecții financiare în cursul unui exercițiu contabil, aceeași deficiență semnificativă sau aceleași deficiențe semnificative sunt identificate în următorul exercițiu contabil, rata de corecție poate fi majorată la un nivel care nu depășește rata aferentă categoriei superioare, din cauza persistenței deficienței semnificative sau a deficiențelor semnificative.
Articolul 10
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Articolul 3 se aplică de la 1 decembrie 2014 în ceea ce privește informațiile referitoare la datele înregistrate și stocate menționate în anexa I.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 13 martie 2014.