PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) 2015/212
ze dne 11. února 2015,
kterým se stanoví pravidla pro uplatňování nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014, pokud jde o technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně údajů o jednotlivých účastnících operací spolufinancovaných z OP II
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 ze dne 11. března 2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (1), a zejména na čl. 32 odst. 8 druhý pododstavec uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Prováděcí nařízení Komise (EU) č. 463/2014 (2) obsahuje ustanovení nezbytná pro přípravu programů. Aby se zajistilo provádění programů financovaných z Fondu evropské pomoci nejchudším osobám („FEAD“), je nutné stanovit další ustanovení pro uplatňování nařízení (EU) č. 223/2014.
(2)
Pro účely čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 je nezbytné stanovit technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, v elektronické podobě.
(3)
Podrobné technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měly být dostatečně zdokumentovány, aby se zajistila auditní stopa, pokud jde o soulad s právními požadavky.
(4)
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měl rovněž zahrnovat vhodné nástroje vyhledávání a funkce podávání zpráv, aby v něm bylo možné snadno vyhledat a agregovat uložené informace za účelem monitorování, hodnocení, finančního řízení, ověřování a auditu.
(5)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru pro Fond evropské pomoci nejchudším osobám,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Obecná ustanovení
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů o operacích uvedený v čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 musí splňovat technické specifikace stanovené v článcích 2 až 5.
Článek 2
Ochrana a uchovávání údajů a dokumentů a jejich integrita
1. Přístup do systému je založen na předem vymezených právech pro různé typy uživatelů, a jestliže přestane být potřebný, musí být zrušen.
2. Systém registruje každý záznam, změnu nebo vymazání dokumentů a údajů.
3. Systém neumožňuje změnu obsahu dokumentů, které jsou opatřeny elektronickým podpisem. Uložení dokumentu s elektronickým podpisem se potvrzuje časovým razítkem, které se vytvoří a spojí s daným dokumentem a není možné jej měnit. Vymazání takových dokumentů se registruje v souladu s odstavcem 2.
4. Údaje podléhají pravidelnému zálohování. V případě nouze musí být k dispozici záloha s přesnou kopií celého obsahu registru elektronických souborů.
5. Elektronické zařízení pro uchovávání údajů je chráněno proti jakémukoli riziku ztráty nebo pozměnění jeho integrity. Tato ochrana zahrnuje fyzickou ochranu proti nevhodné teplotě a vlhkosti vzduchu, systémy detekce požáru a krádeží, přiměřené systémy ochrany proti virovým útokům, útokům hackerů a jakýmkoli jiným neoprávněným přístupům.
6. Systém umožňuje přenos údajů a poskytuje formát a počítačové prostředí v intervalech, které jsou dostatečné k tomu, aby byla zaručena způsobilost a dostupnost dokumentů a údajů do konce příslušného období uvedeného v čl. 51 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014.
Článek 3
Funkce vyhledávání a podávání zpráv
Systém zahrnuje:
a)
vhodné vyhledávací nástroje umožňující snadné vyhledávání dokumentů, údajů a jejich metadat;
b)
funkci podávání zpráv umožňující vytváření zpráv na základě předem definovaných kritérií, zejména v případě údajů stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 532/2014 (3);
c)
možnost uchovávání, exportování nebo tisku zpráv uvedených v písmenu b), nebo odkaz na externí aplikaci/propojení s externí aplikací, která tuto možnost nabízí.
Článek 4
Dokumentace systému
Řídicí orgán poskytne podrobnou a aktualizovanou funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému, ke které mají na žádost přístup příslušné subjekty odpovědné za řízení programu, Komise a Evropský účetní dvůr.
Dokumentace uvedená v prvním pododstavci poskytuje důkazy o provádění nařízení (EU) č. 223/2014 v dotčeném členském státě.
Článek 5
Bezpečnost výměny informací
Používaný systém je chráněn vhodnými bezpečnostními opatřeními, pokud jde o klasifikaci dokumentů, ochranu informačních systémů a ochranu osobních údajů. Tato opatření jsou v souladu s mezinárodními standardy a požadavky vnitrostátních právních předpisů.
Bezpečnostní opatření uvedená v prvním pododstavci chrání sítě a zařízení pro přenos dat v případech, kdy je používaný systém propojen s jinými moduly a systémy.
Článek 6
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 11. února 2015.
REGULAMENTUL DE PUNERE ÎN APLICARE (UE) 2015/212 AL COMISIEI
din 11 februarie 2015
de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (UE) nr. 223/2014 al Parlamentului European și al Consiliului în ceea ce privește specificațiile tehnice ale sistemului de înregistrare și de stocare a datelor referitoare la fiecare operațiune, necesare pentru monitorizare, evaluare, gestiune financiară, verificare și audit, inclusiv a datelor privind participanții individuali la operațiunile cofinanțate prin PO II
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE) nr. 223/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 martie 2014 privind Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane (1), în special articolul 32 alineatul (8) al doilea paragraf,
întrucât:
(1)
Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 463/2014 al Comisiei (2) stabilește dispozițiile necesare pentru pregătirea programelor. Pentru a asigura punerea în aplicare a programelor finanțate prin Fondul de ajutor european pentru cele mai defavorizate persoane (denumit în continuare „FEAD”), este necesar să se stabilească dispoziții suplimentare privind aplicarea Regulamentului (UE) nr. 223/2014.
(2)
În sensul articolului 32 alineatul (2) litera (d) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, este necesar să se stabilească specificațiile tehnice ale sistemului de înregistrare și de stocare în format electronic a datelor referitoare la fiecare operațiune, necesare pentru monitorizare, evaluare, gestiune financiară, verificare și audit.
(3)
Specificațiile tehnice detaliate ale sistemului de înregistrare și de stocare a datelor ar trebui să fie suficient de bine documentate pentru a asigura o pistă de audit pentru conformitatea cu cerințele juridice.
(4)
Sistemul de înregistrare și de stocare a datelor ar trebui să includă, de asemenea, instrumente de căutare și funcții de raportare adecvate, pentru a putea regăsi și agrega cu ușurință informațiile pe care le stochează în vederea monitorizării, evaluării, gestiunii financiare, verificării și auditului.
(5)
Măsurile prevăzute în prezentul regulament sunt conforme cu avizul Comitetului pentru Fondul de ajutor european pentru cele mai defavorizate persoane,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
Articolul 1
Dispoziții generale
Sistemul de înregistrare și de stocare a datelor referitoare la operațiuni menționat la articolul 32 alineatul (2) litera (d) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 respectă specificațiile tehnice stabilite la articolele 2-5.
Articolul 2
Protejarea și păstrarea datelor și a documentelor și a integrității acestora
(1) Accesul la sistem se bazează pe drepturi predefinite pentru diferite tipuri de utilizatori și este suprimat în cazul în care nu mai este necesar.
(2) Sistemul păstrează evidența oricărei înregistrări, modificări și ștergeri de documente și date.
(3) Sistemul nu permite modificarea conținutului documentelor care poartă o semnătură electronică. Se generează și se atașează la document un marcaj de timp nemodificabil, care atestă depunerea documentului ce poartă semnătura electronică. Ștergerea unor astfel de documente se inventariază în conformitate cu alineatul (2).
(4) Datele fac obiectul unor backup-uri periodice. Backup-ul cu o replică a întregului conținut al depozitului electronic de fișiere trebuie să fie pregătit pentru utilizare în caz de urgență.
(5) Dispozitivul de stocare electronică trebuie să fie protejat împotriva oricărui risc de pierdere sau de alterare a integrității sale. Această protecție include protecție fizică împotriva nivelurilor de temperatură și de umiditate inadecvate, sisteme de detectare a incendiilor și a furturilor, sisteme adecvate de protecție împotriva virușilor informatici, a hackerilor sau a oricărui alt tip de acces neautorizat.
(6) Sistemul permite migrarea datelor, a formatului și a mediului informatic la intervale suficiente pentru a asigura lizibilitatea și accesibilitatea documentelor și a datelor până la sfârșitul perioadei relevante menționate la articolul 51 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014.
Articolul 3
Funcții de căutare și de raportare
Sistemul cuprinde:
(a)
instrumente de căutare adecvate care să permită accesarea ușoară a documentelor, a datelor și a metadatelor lor;
(b)
o funcție de raportare care să permită generarea de rapoarte pe baza unor criterii predefinite, în special în ceea ce privește datele stabilite în Regulamentul delegat (UE) nr. 532/2014 al Comisiei (3);
(c)
posibilitatea de a înregistra, a exporta sau a imprima rapoartele menționate la litera (b) sau un link către o aplicație externă care oferă o astfel de posibilitate.
Articolul 4
Documentația referitoare la sistem
Autoritatea de management furnizează o documentație funcțională și tehnică detaliată și actualizată privind funcționarea și caracteristicile sistemului, accesibilă la cerere entităților relevante responsabile cu gestionarea programului, Comisiei și Curții de Conturi Europene.
Documentația la care se face referire în primul paragraf prezintă dovezi privind punerea în aplicare a Regulamentului (UE) nr. 223/2014 în statul membru în cauză.
Articolul 5
Securitatea schimbului de informații
Sistemul utilizat este protejat prin luarea unor măsuri de securitate adecvate referitoare la clasificarea documentelor, protecția sistemelor de informații și protecția datelor cu caracter personal. Aceste măsuri sunt conforme cu standardele internaționale și cu cerințele juridice naționale.
Măsurile de securitate menționate la primul paragraf asigură protecția rețelelor și a dispozitivelor de transmitere în cazul în care sistemul utilizat interacționează cu alte module și sisteme.
Articolul 6
Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 11 februarie 2015.