NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1271/2013
ze dne 30. září 2013
o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 208 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 208 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 (2) o rámcovém finančním nařízení pro subjekty zřízené Společenstvími vycházelo z nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (3). Nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 bylo nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je proto nezbytné revidovat. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Je nezbytné vzít v úvahu společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady EU a Evropské komise k decentralizovaným agenturám ze dne 19. července 2012.
(3)
Některá ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 musí být přezkoumána s cílem zohlednit zkušenosti získané při jejich uplatňování.
(4)
Toto nařízení by mělo stanovit obecné zásady a základní pravidla pro subjekty zřízené Smlouvou o fungování EU a Smlouvou o Euratomu (dále jen „subjekty Unie“), které dostávají příspěvky z rozpočtu, a aniž je dotčen zřizující akt. Na základě tohoto nařízení by subjekty Unie měly přijmout svá finanční pravidla, která se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jejich zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
(5)
Nicméně subjekty Unie, které jsou v plném rozsahu finančně samosprávné a na které se toto nařízení nevztahuje, by měly v zájmu jednotnosti případně zavést podobná pravidla. V souladu se společným prohlášením Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012 by tyto subjekty měly Evropskému parlamentu, Radě a Komisi předkládat výroční zprávu o plnění svého rozpočtu a řádně zohledňovat jejich požadavky a doporučení.
(6)
Subjekty Unie by měly svůj rozpočet sestavovat a plnit v souladu s pěti základními zásadami rozpočtového práva - zásadou jednotnosti, správnosti, univerzálnosti, specifikace a ročního rozpočtu - a zásadou vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, řádného finančního řízení a transparentnosti.
(7)
Je třeba zdůraznit vyrovnávací povahu příspěvku Unie. Ta část kladného výsledku plnění rozpočtu subjektu Unie, která převyšuje částku příspěvku Unie vyplacenou během roku, by měla být vrácena do rozpočtu Unie.
(8)
Pokud zřizující akt stanoví, že příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky a že příjmy plynoucí z poplatků jsou určeny na konkrétní výdaje, měly by mít subjekty Unie možnost převést zůstatek v podobě účelově vázaných příjmů.
(9)
Je nezbytné zajistit, aby poplatky byly stanoveny na vhodné úrovni, která by pokryla náklady na poskytování služeb a bránila výrazným přebytkům.
(10)
Pověření subjektů Unie úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu musí být řádně odůvodněno vlastnostmi těchto úkolů a specifickými odbornými znalostmi subjektů Unie a současně musí zajišťovat řádné finanční řízení a nákladovou efektivitu. Svěřené úkoly by měly být slučitelné se zřizujícím aktem.
(11)
Subjektům Unie by mělo být umožněno získávat granty ad hoc, pouze pokud je to výslovně stanoveno v příslušných základních právních aktech a povoleno ve zřizujícím aktu.
(12)
V souladu s článkem 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 se subjekt Unie musí zúčastnit srovnávání s jinými subjekty a orgány Unie.
(13)
Je nezbytné stanovit pravidla pro akční plán navazující na závěry celkových pravidelných hodnocení, aby bylo zajištěno jejich účinné provádění.
(14)
Za účelem zajištění jednotného plánování by měl subjekt Unie vypracovat dokument obsahující roční a víceleté programy, přičemž by měl zohlednit pokyny Komise.
(15)
Subjekt Unie by měl uvést harmonogram ročních a víceletých programů do souladu s rozpočtovým procesem, aby byla zajištěna jeho účinnost a soudržnost všech programových dokumentů.
(16)
Je nezbytné objasnit současnou architekturu funkcí interního auditora a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditora v rámci subjektu Unie by měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět v případě, že jsou odůvodněny souvisejícími riziky. Je nezbytné stanovit pravidla týkající se zřízení a fungování útvarů interního auditu.
(17)
Měly by být zjednodušeny povinnosti spojené s podáváním zpráv. Subjekty Unie by měly předkládat souhrnnou výroční zprávu o činnosti, která obsahuje úplné informace o provádění jejich pracovního programu, plnění rozpočtu a plánu zaměstnanecké politiky a provádění systémů řízení a vnitřní kontroly.
(18)
V zájmu zlepšení nákladové efektivity subjektů Unie je nezbytné stanovit možnost sdílet služby nebo je převést na jiný subjekt Unie či Komisi. Nákladovou efektivitu lze zejména zlepšit tím, že se účetnímu Komise umožní, aby byl pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu Unie.
(19)
V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 by měla být možnost rozložit několikaleté závazky do ročních splátek povolena pouze v případech, kdy tuto možnost stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo kdy se tyto závazky týkají správních výdajů.
(20)
S cílem uvést pravidla o účelově vázaných příjmech do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit pravidla pro rozlišení účelově vázaných příjmů (interních a externích) a o jejich přenosu.
(21)
S cílem uvést pravidla pro nakládání s úroky plynoucími z příspěvku Unie určeného pro subjekt Unie do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit, že úroky nejsou splatné do rozpočtu.
(22)
Nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 stanoví ve zvláštních případech možnost přijmout právní závazek před závazkem rozpočtovým. Tuto možnost by měly mít i subjekty Unie.
(23)
Aby byla zajištěna soudržnost mezi nařízením (ES, Euratom) č. 2343/2002 a nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, neměla by být povolena zvláštní ustanovení o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů. Uplatňování jediného souboru pravidel usnadňuje subjektu Unie práci a umožňuje používat pokyny a modely vypracované Komisí.
(24)
S cílem uvést ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 do souladu s ustanoveními nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 by měl mít subjekt Unie možnost udělovat ceny.
(25)
Aby subjekty Unie dokázaly identifikovat a správně řídit riziko skutečného nebo domnělého střetu zájmů, měly by mít povinnost přijmout pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů. V těchto pravidlech by měly být zohledněny pokyny vypracované Komisí v návaznosti na společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012.
(26)
Ustanovení týkající se politiky v oblasti nemovitostí, včetně zavedení možnosti subjektů Unie brát si půjčky a podmínek jejich získávání, by měla být uvedena do souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, aby bylo zajištěno důsledné uplatňování nově zavedených pravidel všemi subjekty a orgány Unie.
(27)
Je třeba zavést přechodná ustanovení pro plánování a podávání zpráv vzhledem k tomu, že Komise potřebuje čas k vypracování vhodných pokynů ve spolupráci se subjekty Unie.
(28)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby bylo možné přijmout včas revidovaná finanční nařízení subjektů Unie k 1. lednu 2014 s cílem zajistit jednotná pravidla pro příští víceletý finanční rámec,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
HLAVA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví základní finanční pravidla, na jejichž základě má subjekt Unie přijmout svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu Unie se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jeho zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se rozumí:
-
„zřizujícím aktem“ nástroj práva Unie, jímž se řídí hlavní aspekty zřízení a činnosti subjektu Unie,
-
„rozpočtem subjektu Unie“ nástroj, jímž se pro každý rozpočtový rok stanovují a schvalují veškeré příjmy a výdaje, které se pro subjekt Unie považují za nezbytné,
-
„subjektem Unie“ jakýkoli subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
„správní radou“ hlavní vnitřní orgán subjektu Unie, který je odpovědný za rozhodování o finančních a rozpočtových záležitostech, a to bez ohledu na to, jak je pojmenován ve zřizujícím aktu,
-
„ředitelem“ osoba odpovědná za provádění rozhodnutí správní rady a za plnění rozpočtu subjektu Unie jako schvalující osoba, a to bez ohledu na to, jak je tato osoba pojmenována ve zřizujícím aktu,
-
„výkonnou radou“ vnitřní orgán subjektu Unie, který je nápomocen správní radě a jehož povinnosti a jednací řád jsou stanoveny ve zřizujícím aktu.
Článek 3
Lhůty, data a termíny
Není-li stanoveno jinak, vztahuje se na lhůty stanovené tímto nařízením nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 1182/71 (4).
Článek 4
Ochrana osobních údajů
Tímto nařízením nejsou dotčeny požadavky směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (5) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6).
Článek 5
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu Unie musí být sestavován a plněn v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účelnou a účinnou vnitřní kontrolu a transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 6
Oblast působnosti rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie tvoří:
a)
vlastní příjmy sestávající ze všech poplatků, které je subjekt Unie oprávněn vybírat na základě úkolů, jež mu byly svěřeny, a jakékoli další příjmy;
b)
příjmy složené z finančních příspěvků hostitelských členských států;
c)
příspěvek poskytovaný Unií;
d)
příjmy účelově vázané na specifické výdaje v souladu s čl. 23 odst. 1;
e)
výdaje subjektu Unie, včetně správních výdajů.
2. Příjmy sestávající z poplatků jsou účelově vázány jen ve výjimečných a řádně odůvodněných případech stanovených ve zřizujícím aktu.
3. V případě, že jeden nebo několik zřizujících aktů stanoví, že jasně vymezené úkoly jsou financovány odděleně, nebo pokud subjekt Unie plní úkoly, jež mu byly svěřeny na základě dohody o pověření, musí mít oddělené účetnictví vážící se k příjmovým a výdajovým operacím. Subjekt Unie musí každou skupinu úkolů jasně označit ve svém plánu lidských zdrojů a dále v dokumentu obsahujícím roční a víceletý program uvedeném v článku 32.
Článek 7
Granty ad hoc
1. Subjekty Unie nesmějí získávat granty ad hoc z rozpočtu, pokud to není povoleno ve zřizujícím aktu a výslovně stanoveno v základním právním aktu.
2. Bylo-li subjektu Unie povoleno granty ad hoc získávat, úkoly financované z těchto grantů musí být zahrnuty do ročního pracovního programu uvedeného v čl. 32 odst. 3.
Článek 8
Dohody o pověření
1. Komise smí subjektu Unie svěřit úkoly související s plněním rozpočtu, pouze pokud je to řádně odůvodněno zvláštní povahou akce a specifickými odbornými znalostmi subjektu Unie.
2. Při výběru subjektu Unie se náležitě zohlední:
a)
nákladová efektivita svěření těchto úkolů;
b)
dopad na strukturu řízení subjektu a na jeho finanční a lidské zdroje.
3. V případě, že Komise subjektu Unie svěří úkoly výjimečně:
a)
použije se na subjekt Unie článek 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, pokud jde o finanční prostředky, jež byly na tyto úkoly přiděleny, a články 108 a 109 tohoto nařízení se nepoužijí;
b)
svěřené úkoly by měly být uvedeny v ročním pracovním programu subjektu Unie podle čl. 32 odst. 3 pouze pro informační účely.
4. Aniž je dotčen odstavec 2, schvalující osoba konzultuje před podpisem dohody o pověření správní radu.
Článek 9
Zvláštní pravidla týkající se zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu Unie.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených rozpočtových prostředků subjektu Unie.
3. Do rozpočtu subjektu Unie mohou být zapsány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu Unie nejsou subjektem Unie splatné.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 10
Definice
Prostředky zapsané do rozpočtu subjektu Unie se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
Článek 11
Druhy prostředků
1. Rozpočet subjektu Unie obsahuje nerozlišené prostředky, a je-li to odůvodněno provozními potřebami, rozlišené prostředky. Rozlišené prostředky sestávají z prostředků na závazky a z prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky kryjí celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových rocích.
Článek 12
Účtování příjmů a prostředků
1. Příjmy subjektu Unie uvedené v článku 6 se zaúčtují za daný rozpočtový rok na základě částek vybraných v průběhu tohoto rozpočtového roku.
2. Příjmy subjektu Unie zakládají shodnou výši prostředků na platby.
3. Prostředky schválené na určitý rozpočtový rok se použijí výhradně k pokrytí výdajů přidělených na závazky a zaplacených v dotčeném rozpočtovém roce a k pokrytí dlužných částek na základě závazků z předchozích rozpočtových roků.
4. Závazky se zaúčtují na základě právních závazků uskutečněných do 31. prosince.
5. Platby se zaúčtují do rozpočtového roku na základě plateb provedených účetním do 31. prosince uvedeného roku.
Článek 13
Přidělení prostředků na závazky
Prostředky zapsané v rozpočtu subjektu Unie lze přidělit na závazky s účinkem od 1. ledna, jakmile byl rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat.
Článek 14
Zrušení a přenos prostředků
1. Prostředky, které nebyly použity do konce rozpočtového roku, pro který byly zapsány v rozpočtu, se ruší. Prostředky však mohou být přeneseny, a to výlučně do následujícího rozpočtového roku, v souladu s odstavci 3 a 4 na základě rozhodnutí správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady přijatého do 15. února, anebo mohou být přeneseny automaticky v souladu s odstavcem 5.
2. Prostředky týkající se výdajů na zaměstnance přenášet nelze.
3. U rozlišených prostředků na závazky a nerozlišených prostředků, které nejsou na konci rozpočtového roku dosud přiděleny na závazky, lze přenést:
a)
částky odpovídající prostředkům na závazky;
b)
částky odpovídající nerozlišeným prostředkům týkajícím se projektů v oblasti nemovitostí, u kterých byla většina přípravných etap přidělení na určitý závazek dokončena do 31. prosince. Přípravná etapa přidělení na určitý závazek se stanoví v prováděcích pravidlech k finančnímu nařízení každého subjektu Unie.
Tyto částky mohou být přiděleny na závazky do 31. března následujícího roku nebo - v případě částek týkajících se projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku.
4. U prostředků na platby lze přenést částky nezbytné ke krytí stávajících závazků nebo závazků spojených s přenášenými prostředky na závazky, pokud prostředky na platby stanovené v příslušných rozpočtových položkách na příští rozpočtový rok nedostačují požadavkům.
Dotčený subjekt Unie použije přednostně prostředky schválené na běžný rozpočtový rok a teprve po jejich vyčerpání použije prostředky přenesené.
5. Nerozlišené prostředky, které na konci rozpočtového roku odpovídají řádně smluvně podloženým povinnostem, se automaticky přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku.
6. Přenesené prostředky, které nebyly přiděleny na závazky do 31. března roku N + 1, se automaticky ruší a rozliší v účetnictví.
Článek 15
Pravidla pro přenos účelově vázaných příjmů
Přenos účelově vázaných příjmů uvedených v článku 23 a z nich plynoucích prostředků, které k 31. prosinci zůstaly nevyužity a jsou k dispozici, se řídí těmito pravidly:
a)
vnější účelově vázané příjmy se přenášejí automaticky a musí být zcela využity dříve, než jsou ukončeny všechny operace související s programem nebo akcí, na něž byly tyto příjmy účelově vázány; vnější účelově vázané příjmy obdržené v průběhu posledního roku trvání programu nebo akce se mohou využít v prvním roce trvání následujícího programu nebo akce;
b)
vnitřní účelově vázané příjmy se přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku, s výjimkou vnitřních účelově vázaných příjmů vymezených v čl. 23 odst. 3 písm. f), které se přenášejí automaticky.
Do 1. června roku N + 1 informuje subjekt Unie Komisi o provedení přenesených účelově vázaných příjmů.
Článek 16
Zrušení přidělení prostředků na závazky
Pokud je přidělení prostředků na závazky v kterémkoli rozpočtovém roce následujícím po zápisu prostředků do rozpočtu subjektu Unie zrušeno, protože akce, na niž byly prostředky určeny, nebyla provedena nebo byla provedena jen částečně, odpovídající prostředky se zruší.
Článek 17
Závazky
1. Běžné správní výdaje mohou být každoročně od 15. října předem přidělovány na závazky k tíži prostředků stanovených pro následující rozpočtový rok. Tyto závazky však nesmějí překročit čtvrtinu prostředků schválených správní radou a uvedených v odpovídající rozpočtové položce pro běžný rozpočtový rok. Nesmějí být použity na výdaje nového druhu, které nebyly rámcově schváleny v posledním řádně přijatém rozpočtu subjektu Unie.
2. Výdaje, které musí být uskutečněny předem, např. nájemné, mohou být placeny od 1. prosince k tíži prostředků následujícího rozpočtového roku. V tomto případě se nepoužije lhůta uvedená v odstavci 1.
Článek 18
Pravidla vztahující se na případy pozdního přijetí rozpočtu subjektu Unie
1. Není-li na začátku rozpočtového roku rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat, použijí se pravidla stanovená v odstavcích 2 až 6.
2. Závazky lze přijímat a platby lze uskutečňovat v mezích stanovených v odstavci 3.
3. Závazky lze přijímat podle kapitol do výše jedné čtvrtiny celkové výše prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, zvýšené o jednu dvanáctinu za každý ukončený měsíc.
Horní mez prostředků stanovená v odhadu příjmů a výdajů nesmí být překročena.
Platby lze uskutečňovat měsíčně podle kapitol až do výše jedné dvanáctiny prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok. Tato částka však nesmí překročit jednu dvanáctinu prostředků stanovených ve stejné kapitole odhadu příjmů a výdajů.
4. Prostředky schválenými v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, jak je uvedeno v odstavcích 2 a 3, se rozumějí prostředky, které byly odsouhlaseny v rozpočtu subjektu Unie, včetně opravných rozpočtů, po úpravě o převody uskutečněné v daném rozpočtovém roce.
5. Na žádost ředitele může správní rada v případě, že si to kontinuita činnosti subjektu Unie a potřeby řízení vyžadují, s výjimkou řádně odůvodněných případů schválit výdaje nad rámec jedné prozatímní dvanáctiny, které však nepřekračují součet čtyř prozatímních dvanáctin, pro závazky i pro platby nad rámec prozatímních dvanáctin poskytnutých automaticky podle odstavců 2 a 3.
Dodatečné dvanáctiny se schvalují jako celek a nelze je rozdělovat.
6. Nestačí-li pro určitou kapitolu schválení čtyř prozatímních dvanáctin poskytnutých v souladu s odstavcem 5 ke krytí nezbytných výdajů tak, aby nedošlo k přerušení kontinuity činnosti subjektu Unie v oblasti, na niž se příslušná kapitola vztahuje, lze výjimečně schválit překročení výše prostředků zapsaných v odpovídající kapitole rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok. Správní rada v takovém případě postupuje podle odstavce 5. Celková výše prostředků dostupných v rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok nebo v předloženém návrhu rozpočtu subjektu Unie však nesmí být v žádném případě překročena.
KAPITOLA 3
Zásada vyrovnanosti
Článek 19
Definice a oblast působnosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit částku příspěvku Unie zvýšenou o vlastní příjmy a veškeré další příjmy uvedené v článku 6.
3. U subjektů, jejichž příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky, by tyto poplatky měly být stanoveny v takové výši, aby se zamezilo hromadění značných přebytků. Opakují-li se případy, kdy je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 výrazně kladný nebo záporný, musí být výše poplatků revidována.
4. Subjekt Unie si nesmí v rámci rozpočtu subjektu Unie brát půjčky.
5. Příspěvek Unie určený subjektu Unie představuje pro rozpočet subjektu Unie vyrovnávací příspěvek, který lze rozdělit do několika plateb.
6. Subjekt Unie pečlivě řídí hotovost s náležitým přihlédnutím k účelově vázaným příjmům s cílem zajistit, aby jeho hotovostní zůstatky byly omezeny na řádně odůvodněné požadavky. S žádostmi o platbu předloží podrobné a aktualizované prognózy svých skutečných požadavků na hotovost v průběhu roku, včetně informací o účelově vázaných příjmech.
Článek 20
Výsledek plnění rozpočtu za rozpočtový rok
1. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 kladný, je Komisi splacen až do výše příspěvku poskytnutého během daného roku. Část výsledku plnění rozpočtu, která výši příspěvku Unie vyplaceného během daného roku převyšuje, je zanesena do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok jako příjem.
První pododstavec se použije i v případě, že příjem subjektu Unie tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky.
Rozdíl mezi příspěvkem zapsaným do rozpočtu a příspěvkem skutečně vyplaceným subjektu Unie se zruší.
Subjekt Unie předloží do 31. ledna roku N odhad výsledku plnění rozpočtu za rok N - 1, který má být vrácen do rozpočtu v pozdější fázi roku N, s cílem doplnit již dostupné informace o výsledku plnění rozpočtu za rok N - 2. Tyto informace Komise náležitě zohlední při posuzování finančních potřeb subjektu Unie v roce N + 1.
2. Ve výjimečných případech, kdy zřizující akt stanoví, že příjmy z poplatků jsou účelově vázány na konkrétní výdaje, může subjekt Unie přenést zůstatek poplatků jako příjem účelově vázaný na činnosti související s poskytováním služeb, za něž jsou tyto poplatky splatné.
3. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 záporný, je zanesen do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok v podobě prostředků na platby nebo je případně kompenzován kladným výsledkem plnění rozpočtu subjektu Unie v následujících rozpočtových rocích.
4. Příjmy nebo prostředky na platby se zapisují do rozpočtu subjektu Unie během rozpočtového procesu prostřednictvím návrhu na změnu stanoveného v článku 39 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, nebo prostřednictvím opravného rozpočtu v případě, že plnění rozpočtu subjektu Unie právě probíhá.
KAPITOLA 4
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 21
Používání eura
Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní v eurech a účty se vedou v eurech. Pro účely peněžních toků je účetní a v případě zálohových účtů správce zálohových účtů oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech jednotlivých subjektů Unie.
KAPITOLA 5
Zásada univerzálnosti
Článek 22
Definice a oblast působnosti
Aniž je dotčen článek 23, celkové příjmy pokrývají celkové prostředky na platby. Aniž je dotčen článek 25, všechny příjmy a výdaje se vykazují v plné výši bez jakýchkoli vzájemných zápočtů.
Článek 23
Účelově vázané příjmy
1. Pro financování specifických výdajů se použijí vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy.
2. Vnější účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
finanční příspěvky členských států a třetích zemí, v obou případech včetně jejich veřejných agentur a právnických nebo fyzických osob, na určité činnosti subjektů Unie, pokud tak stanoví dohoda uzavřená mezi subjektem Unie a dotčenými členskými státy, třetími zeměmi nebo veřejnými agenturami a právnickými nebo fyzickými osobami;
b)
příjmy určené na zvláštní účel, například příjmy z nadací, podpor, darů a odkazů;
c)
finanční příspěvky na činnosti subjektů Unie, které pocházejí od třetích zemí nebo různých subjektů mimo Unii a na které se nevztahuje písmeno a):
-
příjmy z grantů ad hoc uvedených v článku 7,
-
příjmy z dohod o pověření uvedených v článku 8;
d)
vnitřní účelově vázané příjmy uvedené v odstavci 3 v rozsahu, v jakém jsou doplňkem jiných příjmů uvedených v písmenech a) až c) tohoto odstavce;
e)
příjmy z poplatků uvedených v čl. 6 odst. 2.
3. Vnitřní účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
příjmy od třetích osob za dodávky zboží, poskytnutí služeb nebo stavební práce provedené na jejich žádost, s výjimkou poplatků uvedených v čl. 6 odst. 1 písm. a);
b)
výnosy z prodeje vozidel, vybavení, zařízení, materiálů a vědeckých a technických přístrojů, které jsou nahrazeny novými nebo vyřazeny, je-li jejich účetní hodnota plně odepsána;
c)
příjmy plynoucí ze zpětného získání neoprávněně vyplacených částek v souladu s článkem 62;
d)
výnosy z dodávek zboží a poskytnutí služeb a stavebních prací orgánům Unie nebo jiným subjektům Unie;
e)
přijaté platby pojistného plnění;
f)
příjmy z pronájmu;
g)
příjmy z prodeje tiskovin a filmů, včetně tiskovin a filmů na elektronických nosičích;
h)
příjmy z následné úhrady daní podle čl. 25 odst. 3 písm. b).
4. Aniž je dotčen čl. 23 odst. 2 písm. e), může příslušný zřizující akt příjmy, které stanoví, také účelově vázat na specifické výdaje. Tyto příjmy představují vnitřní účelově vázané příjmy, nestanoví-li příslušný zřizující akt jinak.
5. Všechny příjmy ve smyslu odst. 2 písm. a) až c) a odst. 3 písm. a) a d) kryjí veškeré přímé či nepřímé výdaje, které vzniknou v souvislosti s dotyčnou činností nebo účelem.
6. V rozpočtu subjektu Unie jsou pro vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy založeny odpovídající rozpočtové položky, a pokud je to možné, je pro ně uvedena odpovídající částka.
Do odhadu příjmů a výdajů lze zapisovat jen ty částky účelově vázaných příjmů, jejichž výše je ke dni sestavení odhadu jistá.
Článek 24
Darované částky
1. Ředitel smí přijímat jakékoli částky darované subjektu Unie, zejména příjmy z nadací, dotace, dary a odkazy.
2. Přijetí darovaných částek, které by mohly vést k finančním poplatkům, podléhá předchozímu schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud se správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada v této lhůtě neusnese, je darovaná částka považována za přijatou.
Článek 25
Pravidla pro odečty a úpravy v důsledku kurzových rozdílů
1. Od výše žádostí o platbu, které se v tomto případě schválí jako čisté částky, lze odečíst:
a)
sankce uložené stranám zadaných veřejných zakázek nebo příjemcům grantů;
b)
slevy, náhrady a rabaty z jednotlivých faktur a výkazů nákladů;
c)
úpravy v souvislosti s neoprávněně vyplacenými částkami.
Úpravy uvedené v prvním pododstavci písm. c) lze provést přímým snížením nové průběžné platby nebo platby zůstatku poukázané stejnému příjemci platby ve stejné kapitole, ve stejném článku a ve stejném rozpočtovém roce, kdy došlo k přeplatku.
Na odečty uvedené v prvním pododstavci písm. c) se vztahují účetní pravidla Unie.
2. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí členské státy podle Protokolu o výsadách a imunitách Evropské unie, jsou do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovány bez daně za předpokladu, že se tento protokol na subjekt Unie vztahuje.
3. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí třetí země na základě příslušných dohod, lze do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovat:
a)
bez daně;
b)
včetně daně. V tomto případě se s následně vrácenou daní nakládá jako s vnitřním účelově vázaným příjmem.
4. Veškeré vnitrostátní daně dočasně hrazené subjektem Unie podle odstavců 2 a 3 jsou účtovány na prozatímních účtech, dokud je dotyčný stát nevrátí.
5. Jakýkoli záporný výsledek plnění rozpočtu se do rozpočtu subjektu Unie zapisuje jako výdaj.
6. Kurzové rozdíly, které vznikají při plnění rozpočtu subjektu Unie, mohou být navzájem započteny. Konečný výsledek, zisk nebo ztráta, se zahrne do výsledku plnění rozpočtu za daný rok.
KAPITOLA 6
Zásada specifikace
Článek 26
Obecná ustanovení
Prostředky se věcně člení do hlav a kapitol. Kapitoly se dále člení do článků a bodů.
Článek 27
Převody
1. Ředitel může převádět prostředky:
a)
z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí;
b)
z jedné kapitoly do druhé a z jednoho článku do druhého bez omezení.
2. Ředitel může předložit správní radě, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné radě návrh na převod prostředků z jedné hlavy do druhé i nad rámec meze uvedené v odstavci 1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada má tři týdny na to, aby proti těmto převodům vznesla námitky. Po uplynutí této lhůty se považují za přijaté.
3. Návrhy na převody a převody provedené v souladu s odstavci 1 a 2 jsou doprovázeny vhodnými a podrobnými podpůrnými dokumenty popisujícími využití prostředků a odhad potřeb do konce rozpočtového roku u položek, na něž mají být prostředky připisovány, i u položek, z nichž jsou prostředky čerpány.
4. Ředitel co nejdříve informuje o všech provedených převodech správní radu. Ředitel informuje o všech převodech uskutečněných podle odstavce 2 Evropský parlament a Radu.
Článek 28
Zvláštní pravidla pro převody
1. Prostředky lze převádět pouze do položek v rozpočtu subjektu Unie, pro něž jsou v rozpočtu subjektu Unie schváleny prostředky nebo které nesou označení pro memoria.
2. Prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům, lze převádět pouze tehdy, pokud se takový příjem použije k účelu, na který je vázán.
KAPITOLA 7
Zásada řádného finančního řízení
Článek 29
Zásady hospodárnosti, účinnosti a účelnosti / zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby zdroje používané subjektem Unie k výkonu jeho činnosti byly dány k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Subjekt Unie provádí srovnávání podle článku 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Srovnávání zahrnuje:
-
přezkum účinnosti horizontálních služeb subjektu Unie,
-
analýzu nákladů a přínosů sdílení služeb nebo jejich převedení na jiný subjekt Unie nebo Komisi.
Během srovnávání podle prvního a druhého pododstavce subjekt Unie přijme nezbytná opatření k tomu, aby zamezil jakémukoli střetu zájmů.
4. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu Unie, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosažení těchto cílů se kontroluje pomocí ukazatelů výkonnosti pro každou činnost a příslušné informace předává ředitel správní radě. Tyto informace se předávají každoročně a nejpozději s dokumenty přiloženými k návrhu rozpočtu subjektu Unie.
5. Ke zdokonalení rozhodovacího procesu provádí subjekt Unie hodnocení ex ante a ex post podle pokynů vydaných Komisí. Tato hodnocení se provádějí u všech programů a činností, které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zasílají správní radě.
6. Ředitel vypracuje v návaznosti na závěry hodnocení uvedených v odstavci 5 akční plán a o pokroku při jeho provádění podává dvakrát ročně zprávu Komisi a pravidelně pak správní radě.
7. Správní rada přezkoumává provádění akčního plánu uvedeného v odstavci 6.
Článek 30
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu Unie je plněn s uplatněním účelné a účinné vnitřní kontroly.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu Unie se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účelná vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména:
a)
oddělení úkolů;
b)
vhodné řízení rizik a strategii kontroly zahrnující kontroly na úrovni příjemců finančních prostředků;
c)
zamezení střetu zájmů;
d)
přiměřené auditní stopy a úplnost údajů v datových systémech;
e)
postupy sledování dosažených výsledků a následná opatření reagující na zjištěné nedostatky a výjimky ve vnitřních kontrolách;
f)
pravidelné posuzování řádného fungování systému vnitřní kontroly.
4. Základem účinné vnitřní kontroly je:
a)
provádění vhodné strategie kontroly a řízení rizik koordinované na úrovni příslušných článků kontrolního řetězce;
b)
poskytnutí přístupu k výsledkům provedených kontrol všem příslušným článkům kontrolního řetězce;
c)
případné spoléhání na výroky nezávislého auditora za předpokladu, že kvalita odvedené práce je odpovídající a přijatelná a že práce byla provedena v souladu se schválenými standardy;
d)
včasné uplatňování nápravných opatření, případně včetně uložení odrazujících sankcí;
e)
odstranění několikanásobných kontrol;
f)
zlepšování poměru nákladů a přínosů kontrol.
KAPITOLA 8
Zásada transparentnosti
Článek 31
Zveřejňování účtů, rozpočtů a zpráv
1. Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní a účty se předkládají v souladu se zásadou transparentnosti.
2. Shrnutí rozpočtu subjektu Unie a veškeré opravné rozpočty subjektu Unie přijaté s konečnou platností se zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie do tří měsíců ode dne svého přijetí.
Shrnutí obsahuje pět hlavních příjmových rozpočtových položek, pět hlavních výdajových rozpočtových položek pro správní a operační rozpočet subjektu Unie, plán pracovních míst a odhad počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků. Ve shrnutí jsou uvedeny rovněž údaje za předchozí rok.
3. Rozpočet subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů subjektu Unie, přijatý s konečnou platností, jakož i uvedení počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků se pro informaci předají Evropskému parlamentu a Radě, Účetnímu dvoru a Komisi a zveřejní se na internetových stránkách dotčeného subjektu Unie do čtyř týdnů ode dne svého přijetí.
4. Subjekt Unie na svých internetových stránkách zpřístupní ve standardní úpravě do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích finančních prostředků z rozpočtu subjektu Unie, včetně odborníků přijatých podle článku 89, v souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (7). Zveřejněné informace musí být snadno dostupné, transparentní a úplné. Při zpřístupnění těchto informací musí být řádně dodrženy požadavky na zachování důvěrnosti a bezpečnosti, zejména pokud je o ochranu osobních údajů stanovenou v nařízení (ES) č. 45/2001.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Sestavování rozpočtu subjektu Unie
Článek 32
Roční a víceleté programy
1. Subjekt Unie vypracuje programový dokument obsahující víceletý a roční program, přičemž zohlední pokyny stanovené Komisí.
2. Víceletý program stanoví:
-
celkové strategické plánování včetně cílů, očekávaných výsledků a ukazatelů výkonnosti,
-
plánování zdrojů včetně víceletého rozpočtu a zaměstnanců.
Plánování zdrojů zahrnuje kvalitativní a kvantitativní informace o lidských zdrojích a rozpočtových záležitostech pro účely podávání zpráv, zejména:
-
pro roky N - 1 a n informace o počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu, jakož i vyslaných národních odborníků,
-
pro rok N - 1 odhad rozpočtových operací ve smyslu článku 97 a informace o věcném plnění poskytnutém hostitelským členským státem subjektu Unie,
-
pro rok N + 1 odhad počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu,
-
pro následující roky orientační rozpočet a plánování personálních zdrojů.
K návrhu plánu lidských zdrojů předá Komise subjektu Unie stanovisko svých příslušných útvarů.
Pokud subjekt Unie stanovisko útvarů Komise plně nezohlední, poskytne Komisi odpovídající vysvětlení.
Plánování prostředků se jednou ročně aktualizuje. Strategické plánování se aktualizuje podle potřeby, a zejména s cílem reagovat na výsledek celkových hodnocení uvedených ve zřizujícím aktu.
3. Roční pracovní program subjektu Unie obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis opatření, která mají být financována, a objem finančních a lidských zdrojů, který je na jednotlivá opatření přidělen. Roční pracovní program musí být v souladu s víceletým programem uvedeným v odstavci 1.
Je v něm jasně uvedeno, jaké úkoly subjektu Unie byly ve srovnání s předchozím rozpočtovým rokem přidány, změněny nebo zrušeny.
4. Veškeré podstatné změny ročního pracovního programu se přijímají stejným postupem jako původní pracovní program v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článku 33 tohoto nařízení.
Správní rada může pověřit schvalujícího úředníka subjektu Unie výkonem pravomoci k provedení nepodstatných změn ročního pracovního programu.
Článek 33
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet je sestavován v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
2. Subjekt Unie předá Komisi předběžný návrh odhadu svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, do 31. ledna každého roku.
3. V souladu s článkem 37 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předá subjekt Unie Komisi, Evropskému parlamentu a Radě odhad svých příjmů a výdajů v souladu se svým zřizujícím aktem.
4. Odhad příjmů a výdajů subjektu Unie obsahuje:
a)
plán pracovních míst, který stanoví počet stálých a dočasných pracovních míst schválených v mezích rozpočtových prostředků, a to podle platových tříd a kategorií;
b)
v případě změny počtu pracovníků na daném pracovním místě odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech cílů dříve stanovených u různých činností. Výsledky hodnocení jsou přezkoumány a použity k prokázání pravděpodobných výhod, které může zvýšení nebo snížení návrhu rozpočtu subjektu Unie přinést ve srovnání s jeho rozpočtem na rok N.
5. Subjekt Unie předá Komisi, Evropskému parlamentu a Radě návrh programového dokumentu uvedeného v článku 32 do 31. ledna každého roku, jakož i všechny pozdější aktualizované verze tohoto dokumentu.
6. V rámci procesu přijímání rozpočtu předá Komise odhad subjektu Unie Evropskému parlamentu a Radě a navrhne výši příspěvku pro subjekt Unie a počet zaměstnanců, který pro něj považuje za nezbytný. Komise stanoví návrh plánu pracovních míst subjektů Unie a odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou navrženy rozpočtové prostředky, jakmile Komise sestaví návrh rozpočtu.
7. Evropský parlament a Rada přijmou plán pracovních míst subjektu Unie a veškeré jeho následné změny v souladu s čl. 38 odst. 1. Plán pracovních míst je zveřejněn v příloze oddílu III („Komise“) rozpočtu.
8. Rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst spolu s programovým dokumentem uvedeným v článku 32 přijímá správní rada. Definitivní podoby nabývají po konečném přijetí rozpočtu, který stanoví výši příspěvku a plán pracovních míst, přičemž rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst jsou v případě potřeby odpovídajícím způsobem upraveny.
9. Aniž jsou dotčeny legislativní postupy pro změnu zřizujícího aktu, Komise při pověřování subjektu Unie novými úkoly předloží Evropskému parlamentu a Radě informace potřebné k posouzení dopadu nových úkolů na zdroje subjektu Unie, aby v případě potřeby přezkoumala jeho financování.
Článek 34
Opravné rozpočty
Veškeré změny rozpočtu subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst, podléhají přijetí opravného rozpočtu stejným postupem jako původní rozpočet subjektu Unie v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článkem 33 tohoto nařízení.
KAPITOLA 2
Skladba a předkládání rozpočtu subjektu Unie
Článek 35
Skladba rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
Článek 36
Rozpočtová nomenklatura
Je-li to opodstatněno povahou činnosti subjektu Unie, musí být výkaz výdajů sestaven podle nomenklatury obsahující rozčlenění podle účelu. Tuto nomenklaturu sestaví subjekt Unie a zřetelně rozlišuje mezi správními prostředky a operačními prostředky.
Článek 37
Předkládání rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie uvádí:
1)
ve výkazu příjmů:
a)
odhadované příjmy subjektu Unie za daný rozpočtový rok (rok „N“);
b)
odhadované příjmy za rok N - 1 a příjmy za rozpočtový rok N - 2;
c)
patřičné poznámky ke každé příjmové položce;
2)
ve výkazu výdajů:
a)
prostředky na závazky a na platby za rok N;
b)
prostředky na závazky a na platby za rok N - 1 a výdaje přidělené na závazky a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce N - 2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu Unie pro rok N;
c)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových rocích určených ke splnění rozpočtových závazků přijatých v předchozích rozpočtových rocích;
d)
patřičné poznámky ke každé úrovni dělení.
Článek 38
Pravidla pro plány pracovních míst
1. Plán pracovních míst uvedený v článku 33 obsahuje vedle počtu pracovních míst schváleného pro daný rozpočtový rok počet pracovních míst schválený pro předchozí rozpočtový rok a počet skutečně obsazených pracovních míst. Tento počet představuje pro subjekt Unie absolutní mez. Nad rámec stanovené meze nesmí být provedeno žádné jmenování.
Kromě platových tříd AD 16, AD 15, AD 14 a AD 13 však správní rada může učinit v plánu pracovních míst změny do výše 10 % počtu schválených pracovních míst při splnění těchto podmínek:
a)
není ovlivněn objem prostředků pro zaměstnance za celý rozpočtový rok;
b)
není překročena mez celkového počtu pracovních míst schválená plánem pracovních míst;
c)
subjekt Unie se zúčastnil srovnávání s jinými subjekty Unie v rámci prověrky stavu zaměstnanců uspořádané Komisí.
2. Odchylně od odst. 1 druhého pododstavce mohou být účinky činnosti na částečný pracovní úvazek, která byla v souladu se služebním řádem povolena orgánem oprávněným ke jmenování, vyváženy provedením jiných jmenování. Požaduje-li zaměstnanec odnětí povolení před uplynutím dohodnuté doby, přijme subjekt Unie vhodná opatření k tomu, aby mez uvedená v odst. 1 druhém pododstavci písm. b) byla dodržena co nejdříve.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU UNIE
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 39
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalující osoby. Plní příjmy a výdaje rozpočtu v souladu s finančními pravidly subjektu Unie a zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků.
2. Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, subjekt Unie se v oblasti předcházení podvodům podílí na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům.
Článek 40
Pověření výkonem pravomocí při plnění rozpočtu
1. Ředitel může pověřit zaměstnance subjektu Unie, na které se vztahuje služební řád, výkonem pravomocí při plnění rozpočtu za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu Unie přijatých správní radou. Pověřené osoby smějí jednat pouze v mezích pravomocí, jejichž výkonem byly výslovně pověřeny.
2. Pověřená osoba může výkonem nabytých pravomocí dále pověřit jinou osobu za podmínek stanovených v prováděcích pravidlech k tomuto nařízení uvedených v článku 114. Ke každému dalšímu pověření je nutný výslovný souhlas ředitele.
Článek 41
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu kapitoly 2 této hlavy a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, na auditu nebo na kontrole se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu Unie.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc příslušnému orgánu, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Pokud se střet zájmů zjistí, dotčená osoba ukončí v dané věci veškerou svou činnost. Příslušný orgán učiní veškeré další vhodné kroky.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
3. Příslušný orgán uvedený v odstavci 1 je přímým nadřízeným dotčeného zaměstnance. Je-li tímto zaměstnancem ředitel, je příslušným orgánem správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
4. Subjekt Unie přijme pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů.
Článek 42
Způsob plnění rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie plní ředitel v útvarech, které spadají pod jeho pravomoc.
2. Ukáže-li se to nezbytným, lze externím soukromoprávním subjektům smluvně svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují ani výkon veřejné moci, ani použití pravomoci volného uvážení.
KAPITOLA 2
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Zásada oddělení funkcí
Článek 43
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 44
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Schvalující osoba je odpovědná za plnění příjmů a výdajů v souladu se zásadou řádného finančního řízení a za zajišťování souladu s požadavky legality a správnosti.
2. Pro účely odstavce 1 schvalující osoba v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou na základě rovnocenných standardů, které stanoví Komise pro své útvary, a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jejích úkolů.
Vytvoření takové struktury a systémů vychází z komplexní analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivitu.
Schvalující osoba může v rámci svých útvarů zřídit funkci odborných poradců, kteří jí budou nápomocni při kontrole rizik souvisejících s jejími činnostmi.
3. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro vynakládání prostředků.
4. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a vydávání inkasních příkazů. Případně zahrnuje vzdání se stanovených nároků.
5. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se uskutečněných operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria za plnění rozpočtu subjektu Unie. Osobní údaje uvedené v podkladech se pokud možno vymažou, nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 45
Kontroly ex ante
1. U každé operace uvedené v článku 44 se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu subjektu Unie, jež provádějí schvalující osoby uvedené v článcích 33 a 34.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí schvalující osoba, aby ověřila provozní a finanční hlediska dané operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici. Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje odpovědná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivity. V případě pochybností si odpovědná schvalující osoba k potvrzení příslušné platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a jejich soulad s platnými předpisy;
b)
uplatnění zásady řádného finančního řízení stanovené v článku 29.
Pro účely kontrol může schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
5. Ověření určité operace provádějí jiní zaměstnanci než ti, kteří ji zahájili. Zaměstnanci, kteří provádějí ověření, nesmějí být podřízenými zaměstnanců, kteří operaci zahájili.
Článek 46
Kontroly ex post
1. Pověřená schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny na vzorku.
2. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Kontroly ex post prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu subjektu Unie prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v čl. 45 odst. 4.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. Schvalující osoba přijímá opatření k řešení těchto problémů.
Analýza rizik uvedená v odstavci 1 se přezkoumává na základě výsledků kontrol a jiných relevantních informací.
U víceletých programů stanoví schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
3. Kontroly ex ante nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Pokud schvalující osoba provádí v rámci kontrol ex post finanční audity příjemců grantu, používá jasná, důsledná a transparentní auditní pravidla a dodržuje práva subjektu Unie i auditovaného subjektu.
4. Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací uvedených v odstavci 3 musí mít nezbytné odborné znalosti. Dodržují zvláštní kodex profesních standardů, který přijal subjekt Unie a který vychází ze standardů, jež přijala Komise pro své vlastní útvary.
Článek 47
Souhrnná výroční zpráva o činnosti
1. Schvalující osoba podává správní radě zprávu o plnění svých povinností ve formě výroční zprávy o činnosti, která obsahuje:
a)
informace o:
-
provádění ročního pracovního programu subjektu a plnění jeho rozpočtu a plánu personálních zdrojů uvedeného v článku 38,
-
systémech řízení a vnitřní kontroly včetně shrnutí počtu a typu interních auditů, které provedl interní auditor, útvarů interního auditu, vydaných doporučení a opatření přijatých na základě těchto doporučení a doporučení vydaných v předchozích letech, jak je uvedeno v článcích 82 a 83,
-
veškerých připomínkách Účetního dvora a opatřeních přijatých na základě těchto připomínek,
-
účetních závěrkách a zprávách o rozpočtovém a finančním řízení, aniž jsou dotčeny články 92, 96 a 97;
b)
prohlášení schvalující osoby, že není-li uvedeno jinak ve výhradách týkajících se vymezených oblastí příjmů a výdajů, má přiměřenou jistotu, že:
-
údaje obsažené ve zprávě podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti,
-
zdroje vyčleněné na činnosti popsané ve zprávě byly použity ke stanovenému účelu a v souladu se zásadou řádného finančního řízení,
-
zavedené kontrolní postupy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací.
Souhrnná výroční zpráva o činnosti uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly, včetně celkového zhodnocení nákladů a přínosů kontrol.
Souhrnná výroční zpráva se předkládá k posouzení správní radě.
2. Do 1. července každého roku předá správní rada souhrnnou výroční zprávu o činnosti spolu s jejím posouzením Účetnímu dvoru, Komisi, Evropskému parlamentu a Radě.
3. Ve zřizujícím aktu mohou být v řádně odůvodněných případech stanoveny dodatečné požadavky na podávání zpráv, zejména vyžaduje-li si to povaha oblasti, v níž subjekt působí.
Článek 48
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který mu písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a pokud se zaměstnanec domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, zaměstnanec o tom písemně informuje příslušnou komisi uvedenou v čl. 54 odst. 5 a správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy Unie, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu Unie musí obsahovat povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakékoli podezřelé činnosti, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy Unie.
Článek 49
Pověření plněním rozpočtu
Je-li výkonem pravomocí při plnění rozpočtu pověřena nebo dále pověřena jiná osoba v souladu s článkem 40, použije se na pověřenou nebo dále pověřenou schvalující osobu obdobně čl. 44 odst. 1, 2 a 3.
Oddíl 3
Účetní
Článek 50
Pravomoci a povinnosti účetního
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád a který je při výkonu svých povinností zcela nezávislý. V subjektu Unie účetní odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
přípravu a předkládání účetní závěrky v souladu s hlavou IX;
c)
vedení účtů v souladu s hlavou IX;
d)
zavedení účetních pravidel v souladu s hlavou IX a účtové osnovy v souladu s ustanoveními přijatými účetním Komise;
e)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodňování účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
f)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů Unie může jmenovat téhož účetního.
Subjekty Unie se mohou rovněž dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná zároveň jako účetní subjektu Unie.
Subjekty Unie mohou rovněž účetnímu Komise svěřit část úkolů účetního subjektu Unie s ohledem na analýzu nákladů a přínosů uvedenou v článku 29.
V případech uvedených v tomto pododstavci přijmou nezbytná opatření k tomu, aby zamezily jakémukoli střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost těchto informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie.
Za účelem prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Schvalující osoba poskytne veškeré informace, které účetní ke splnění svých povinností potřebuje.
Schvalující osoby nesou i nadále plnou odpovědnost za řádné využívání finančních prostředků, které spravují, za legalitu a správnost výdajů uskutečněných v jejich pravomoci a za úplnost a přesnost údajů předaných účetnímu.
5. Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
6. S výhradou odstavce 7 tohoto článku a článku 51 je účetní jako jediný oprávněn spravovat hotovost a ekvivalenty hotovosti. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
7. Účetní může při plnění svých povinností pověřit některými úkoly podřízené zaměstnance, na které se vztahuje služební řád, je-li to ke splnění jeho povinností nezbytné.
8. Úkoly, práva a povinnosti svěřené pověřeným osobám jsou stanoveny v pověřovacím aktu.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 51
Zálohové účty
Ukáže-li se to nezbytným, mohou být pro platby malých částek a výběr jiných příjmů uvedených v článku 6 zřízeny zálohové účty. Finanční prostředky na zálohové účty poskytuje účetní a jejich vedením jsou pověřeni jím jmenovaní správci zálohových účtů.
Maximální výši každého výdaje nebo příjmu, kterou může správce zálohových účtů vyplatit třetím osobám, nesmí přesáhnout 60 000 EUR, přičemž každý subjekt Unie tuto výši upřesní pro jednotlivé položky výdajů a příjmů. Platby ze zálohových účtů je možné provádět bankovním převodem, včetně systému přímého inkasa uvedeného v čl. 74 odst. 1, šekem nebo jiným způsobem v souladu s pokyny stanovenými účetním.
KAPITOLA 3
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 52
Odnětí pověření uděleného účastníkům finančních operací a jejich zbavení povinností
1. Pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám může orgán, který je jmenoval, dočasně nebo s konečnou platností jejich pověření nebo další pověření kdykoli odejmout. Schvalující osoba může svůj souhlas s určitým dalším pověřením kdykoli odvolat.
2. Účetní nebo správce zálohových účtů nebo oba mohou být dočasně nebo s konečnou platností kdykoli zbaveni svých povinností správní radou. V takovém případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
3. Odstavci 1 a 2 nejsou dotčena žádná disciplinární opatření přijatá vůči účastníkům finančních operací, kteří jsou v těchto odstavcích uvedeni.
Článek 53
Odpovědnost účastníků finančních operací za protiprávní jednání, podvod nebo korupci
1. Články 52 až 56 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací uvedení v článku 52 za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Aniž jsou dotčeny články 54, 55 a 56, nese každá schvalující osoba, účetní či správce zálohových účtů disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy Unie, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům.
Oddíl 2
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
Článek 54
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
1. Schvalující osoba nese finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem.
2. Finanční odpovědnost se uplatní zejména v případě, kdy schvalující osoba úmyslně nebo z hrubé nedbalosti:
a)
stanoví inkasní nárok, vydá inkasní příkaz, přidělí výdaj na závazek nebo podepíše platební příkaz v rozporu s tímto nařízením a případně s prováděcími pravidly k finančnímu nařízení subjektu Unie;
b)
opomene vystavit doklad o stanovení pohledávky nebo opomene vydat inkasní příkaz nebo zdrží jeho vydání nebo zdrží vydání platebního příkazu, a tím způsobí soukromoprávní odpovědnost subjektu Unie vůči třetím osobám.
3. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že rozhodnutí, které má učinit, vykazuje nesrovnalost nebo je v rozporu se zásadou řádného finančního řízení, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil. Pokud orgán, který ji pověřil, vydá písemně odůvodněný příkaz k přijetí uvedeného rozhodnutí, je tato pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zproštěna odpovědnosti.
4. V případě pověření je schvalující osoba nadále odpovědná za účinnost a účelnost zavedených vnitřních systémů řízení a kontroly a za výběr pověřené schvalující osoby.
5. Zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává stejné pravomoci vůči subjektu Unie jako vůči útvarům Komise, ledaže správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada rozhodne zřídit funkčně nezávislou odbornou komisi nebo se podílet na práci společné komise zřízené více orgány. V případech předložených subjekty Unie platí, že zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí, obsahuje jednoho zaměstnance subjektu Unie.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě a internímu auditorovi Komise zprávu s doporučeními. Pokud se stanovisko týká ředitele, komise tuto zprávu podá správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své výroční zprávě o činnosti na stanoviska komise anonymně odkáže a uvede, jaká opatření na jejich základě přijal.
6. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu Unie vznikne v důsledku závažného pochybení, kterého se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených ve služebním řádu v disciplinární oblasti přijme orgán oprávněný ke jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Oddíl 3
Pravidla vztahující se na účetní a správce zálohových účtů
Článek 55
Pravidla vztahující se na účetní
Účetní nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku nebo dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
neoprávněnou změnu na bankovních účtech nebo poštovních žirových účtech;
c)
inkaso nebo platbu částek, které neodpovídají částkám na odpovídajících inkasních nebo platebních příkazech;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
Článek 56
Pravidla vztahující se na správce zálohových účtů
Správce zálohových účtů nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku a dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
nemožnost doložit platby, které provedl, řádnými podklady;
c)
uskutečnění platby ve prospěch jiných osob než oprávněných příjemců těchto plateb;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
KAPITOLA 4
Příjmové operace
Článek 57
Žádost o platbu
Subjekt Unie podává Komisi žádosti o vyplacení celého příspěvku Unie nebo jeho části podle čl. 19 odst. 6 za podmínek a v intervalech dohodnutých s Komisí.
Článek 58
Nakládání s úroky
Úroky plynoucí z finančních prostředků, které Komise vyplatí subjektu Unie formou příspěvku, nejsou splatné do rozpočtu.
Článek 59
Odhady pohledávek
1. Jakmile má schvalující osoba dostatečné a spolehlivé informace k opatření nebo situaci, z nichž může subjektu Unie vzniknout pohledávka, provede odhad této pohledávky.
2. Schvalující osoba odhad pohledávky upraví, jakmile se dozví o skutečnosti, která mění opatření nebo situaci, na jejichž základě byl odhad proveden.
Při vystavení inkasního příkazu v souvislosti s opatřením či situací, na jejichž základě byl odhad pohledávky proveden, schvalující osoba tento odhad upraví o odpovídající částku.
Je-li inkasní příkaz vystaven na stejnou částku jako původní odhad pohledávky, sníží se tento odhad na nulu.
Článek 60
Stanovení pohledávky
1. Stanovení pohledávky je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje, zda dluh existuje;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši dluhu;
c)
ověřuje podmínky splatnosti dluhu.
2. Veškeré pohledávky identifikované jako jisté, o stanovené pevné částce a splatné se stanovují inkasním příkazem předloženým účetnímu a výzvou k úhradě zaslanou dlužníku, přičemž obojí vystavuje schvalující osoba.
3. Neoprávněně vyplacené částky musí být získány zpět.
4. Veškeré dluhy neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
5. V náležitě odůvodněných případech mohou být některé běžné příjmy stanoveny předběžně. Předběžné stanovení se vztahuje na více inkasních operací, jejichž výši proto není třeba stanovovat samostatně. Před koncem rozpočtového roku upraví schvalující osoba předběžně stanovené pohledávky, aby zajistila, že jejich výše odpovídá skutečně stanoveným pohledávkám.
Článek 61
Schválení inkasa
Schválení inkasa je úkon, kterým schvalující osoba vystavením inkasního příkazu vydává pokyn účetnímu, aby inkasoval pohledávku, kterou schvalující osoba stanovila.
Článek 62
Pravidla pro inkaso
1. Účetní jedná na základě inkasních příkazů k pohledávkám řádně stanoveným schvalující osobou. Zajistí s náležitou pečlivostí, aby subjekt Unie obdržel své příjmy a aby byla zachována jeho práva.
2. Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě, uvědomí o tom účetní schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup k provedení inkasa jakýmikoli právními prostředky, případně včetně započtení, a není-li to možné, vymožením pohledávky.
3. Účetní inkasuje částky započtením proti případným odpovídajícím pohledávkám dlužníka vůči subjektu Unie. Tyto pohledávky musí být jisté, o stanovené pevné částce a splatné.
4. Pokud schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Schvalující osoba může rozhodnutím o upuštění od inkasa pověřit jinou osobu pouze u pohledávek nižších než 5 000 EUR.
V rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být uvedeno, jaká opatření byla k provedení inkasa přijata, a právní a skutkový stav, z něhož toto rozhodnutí vychází.
5. Schvalující osoba stanovenou pohledávku zcela nebo zčásti zruší, vede-li odhalení chyby ke zjištění, že pohledávka nebyla stanovena správně. Zrušení se provádí řádně odůvodněným rozhodnutím schvalující osoby.
Článek 63
Náležitosti inkasa
1. Po skutečném inkasu splatné pohledávky provede účetní zápis do účtů a uvědomí schvalující osobu.
2. Na všechny platby v hotovosti účetnímu je vydáno potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 64
Dodatečná platební lhůta
1. Ve spolupráci se schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže k zaplacení úroků se sazbou stanovenou v článku 83 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 za celé dodatečně povolené období počínaje lhůtou uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b) nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
b)
v zájmu ochrany práv subjektu Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní subjektu Unie akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistota uvedená v prvním pododstavci písm. b) může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby, které schválí účetní subjektu Unie.
2. Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka od požadavku na složení jistoty podle prvního pododstavce písm. b) upustit, dojde-li k názoru, že dlužník je ochoten a schopen platbu v dodatečné lhůtě uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 65
Seznam nároků
1. Účetní vede seznam dlužných částek, jež mají být inkasovány. Nároky subjektu Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených částek. Tento seznam se připojí ke zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
2. Subjekt Unie vypracuje seznam svých nároků s uvedením jmen dlužníků a výše dluhu v případech, kdy byla úhrada dluhu nařízena pravomocným soudním rozhodnutím a kdy po dobu jednoho roku od jeho vynesení nebyla uskutečněna žádná úhrada nebo žádná významná úhrada. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků subjektu Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje zejména význam dané částky.
Článek 66
Promlčecí lhůta
Nároky subjektu Unie vůči třetím osobám a nároky třetích osob vůči subjektu Unie se promlčují po pěti letech.
Článek 67
Zvláštní ustanovení o poplatcích
Pokud subjekt Unie vybírá poplatky uvedené v čl. 6 odst. 1 písm. a), provede se na začátku každého rozpočtového roku celkový předběžný odhad těchto poplatků.
Jsou-li tyto poplatky zcela stanoveny na základě právních předpisů nebo rozhodnutí správní rady, může schvalující osoba upustit od vydání inkasního příkazu a rovnou vystavit výzvu k úhradě poté, co stanoví výši pohledávky. V tomto případě jsou uvedeny všechny podrobnosti týkající se nároku subjektu Unie. Účetní vede seznam všech výzev k úhradě a uvede počet těchto výzev a celkovou částku ve zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
Používá-li subjekt Unie samostatný systém fakturace, zaznamenává účetní pravidelně, nejméně však jednou měsíčně úhrnnou částku poplatků přijatou do účetnictví.
Subjekt Unie poskytne služby na základě úkolů, které mu byly svěřeny, teprve poté, co byly odpovídající poplatky uhrazeny v plné výši. Ve výjimečných případech však může být služba poskytnuta i bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku. V případech, kdy byla služba poskytnuta bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku, se použijí články 60 až 66.
KAPITOLA 5
Výdajové operace
Článek 68
Rozhodnutí o financování
1. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
2. Každému přidělení výdajů na závazek musí předcházet rozhodnutí o financování.
3. Roční pracovní program subjektu Unie se považuje za rozhodnutí o financování u činností, na které se vztahuje, za předpokladu, že jsou v něm jasně uvedeny prvky stanovené v čl. 32 odst. 3.
4. Správní prostředky mohou být vynakládány bez předchozího rozhodnutí o financování.
Článek 69
Druhy závazků
1. Rozpočtový závazek je operace, kterou se vyhrazují prostředky nutné k pokrytí následných úhrad sloužících ke splnění právních závazků.
2. Právní závazek je úkon, kterým schvalující osoba zakládá nebo stanovuje povinnost, ze které vyplývá zatížení rozpočtu.
3. Rozpočtové závazky spadají do jedné z těchto tří skupin:
a)
individuální: rozpočtový závazek je individuální, pokud je určen příjemce grantu i částka výdajů;
b)
souhrnné: rozpočtový závazek je souhrnný, pokud alespoň jeden z prvků potřebných k identifikaci individuálního závazku není určen;
c)
předběžné: rozpočtový závazek je předběžný, pokud je určen ke krytí běžných správních výdajů a buď částka, nebo koneční příjemci nejsou s konečnou platností určeni.
Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením jednoho nebo více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo přímo platbami v některých výjimečných případech týkajících se výdajů na zaměstnance.
4. Rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mohou být rozloženy do ročních splátek, pouze pokud tak stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 70
Pravidla vztahující se na závazky
1. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu Unie, musí schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
2. Povinnost přijmout rozpočtový závazek před přijetím právního závazku uvedená v odstavci 1 se nevztahuje na právní závazky přijaté po vyhlášení krizové situace v rámci plánu kontinuity provozu v souladu s postupy, které subjekt Unie přijal.
3. Souhrnné rozpočtové závazky pokrývají celkové náklady odpovídajících individuálních právních závazků uzavřených do 31. prosince roku N + 1.
S výhradou čl. 69 odst. 4 a čl. 87 odst. 2 musí být individuální právní závazky, které se vztahují k individuálním nebo předběžným rozpočtovým závazkům, přijaty do 31. prosince roku N.
Na konci období uvedených v prvním a druhém pododstavci zruší schvalující osoba nevyužitý zůstatek těchto rozpočtových závazků.
Částku každého individuálního právního závazku, která vyplývá ze souhrnného rozpočtového závazku, před podpisem zaznamená schvalující osoba do rozpočtových účtů a zaúčtuje k souhrnnému rozpočtovému závazku.
4. Rozpočtové a právní závazky zaznamenané v souvislosti s akcemi, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mají s výjimkou výdajů na zaměstnance lhůtu pro plnění stanovenou v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Části těchto závazků, které nejsou uplatněny do šesti měsíců po uplynutí lhůty uvedené v prvním pododstavci tohoto odstavce, se zruší podle článku 16.
Částka rozpočtového závazku odpovídající právnímu závazku, u nějž nebyla provedena žádná platba ve smyslu článku 75 do dvou let od podpisu právního závazku, se zrušuje, kromě případů, kdy je tato částka předmětem soudního nebo rozhodčího řízení nebo kdy jsou v odvětvových pravidlech stanovena zvláštní ustanovení.
Článek 71
Kontrola závazků
1. Při přijímání rozpočtového závazku se schvalující osoba ujistí, že:
a)
výdaj byl přiřazen ke správnému bodu rozpočtu subjektu Unie;
b)
prostředky jsou k dispozici;
c)
výdaj je v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
d)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
2. Při zaznamenávání právního závazku se schvalující osoba předtím, než připojí svůj vlastnoruční nebo elektronický podpis, ujistí, že:
a)
závazek je kryt odpovídajícím rozpočtovým závazkem;
b)
výdaj je legální a řádný a v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
c)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
Článek 72
Potvrzení výdaje
Potvrzení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje existenci věřitelova nároku;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši pohledávky;
c)
ověřuje podmínky splatnosti pohledávky.
Článek 73
Potvrzování výdajů a forma doložky „předáno k platbě“
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Dříve než schvalující osoba rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že tato kontrola byla provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje se provádí podpisem doložky „předání k platbě“ schvalující osobou.
4. V jiném než počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu razítka s podpisem schvalující osoby.
V počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu potvrzení s osobním heslem schvalující osoby.
Článek 74
Schválení výdaje
1. Schválení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, vydá vystavením platebního příkazu pokyn účetnímu, aby uhradil částku výdaje, kterou schvalující osoba potvrdila.
Jestliže se v souvislosti s poskytnutými službami včetně pronájmu nebo dodání zboží provádějí pravidelné platby, může schvalující osoba na základě vlastní analýzy rizik nařídit použití systému přímého inkasa.
2. Schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu. Podklady schvalující osoba uchovává v souladu s čl. 44 odst. 5.
3. Platební příkaz postoupený účetnímu je případně doprovázen dokladem o tom, že majetek byl zapsán do inventárního soupisu uvedeného v čl. 106 odst. 1.
Článek 75
Druhy plateb
1. Platbu lze provést, pouze je-li prokázáno, že odpovídající akce byla provedena v souladu se základním právním aktem, smlouvou nebo dohodou o grantu; platba přitom zahrnuje jednu nebo více z těchto operací:
a)
platbu celé dlužné částky;
b)
platbu dlužné částky některým z těchto způsobů:
1)
předběžným financováním, jež může být rozloženo do několika plateb po podpisu smlouvy nebo grantové dohody nebo po obdržení rozhodnutí o udělení grantu;
2)
jednou nebo více průběžnými platbami jako protiplnění za částečné provedení akce;
3)
výplatou zůstatku dlužných částek, pokud je akce provedena v plném rozsahu.
Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze je rozdělit do více plateb v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
2. Platby uvedené v odstavci 1 se v rozpočtovém účetnictví rozlišují podle druhu a zaznamenávají se k okamžiku, ke kterému byla každá platba uskutečněna.
Článek 76
Platby omezené na dostupné finanční prostředky
Platbu výdajů provádí účetní v mezích dostupných finančních prostředků.
Článek 77
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se provádějí ve lhůtách stanovených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 6
Systémy informačních technologií
Článek 78
Elektronické řízení operací
Jsou-li příjmové a výdajové operace řízeny počítačovými systémy, mohou být dokumenty podepisovány digitálně nebo elektronicky.
Článek 79
Elektronická správa (e-Government)
Subjekt Unie vypracuje a uplatňuje jednotné standardy pro elektronickou výměnu informací se třetími osobami účastnícími se zadávacích řízení a řízení o udělení grantu. Zejména pak, nakolik je to možné, navrhne a uplatňuje řešení pro předkládání, uchovávání a zpracovávání údajů poskytnutých v rámci řízení o udělení grantu a zadávacích řízení a za tímto účelem vytvoří pro potenciální žadatele, zájemce a uchazeče jediný prostor pro výměnu elektronických údajů.
Článek 80
Řádná správa
1. Schvalující osoba bez odkladu vyhlásí nutnost poskytnout průkazné materiály nebo doklady, jejich formu a požadovaný obsah a případně i orientační harmonogram pro dokončení zadávacího řízení.
2. Pokud žadatel nebo uchazeč v důsledku zjevné administrativní chyby opomene předložit průkazné materiály nebo poskytnout vyjádření, hodnotící výbor nebo případně schvalující osoba jej požádá, kromě řádně odůvodněných případů, aby k podkladům poskytl chybějící informace či podal vysvětlení. Tyto informace či vysvětlení nesmějí podstatně měnit návrh ani podmínky nabídkového řízení.
Článek 81
Údaje o opravných prostředcích
Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
KAPITOLA 7
Interní auditor
Článek 82
Jmenování a pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt Unie zřídí funkci interního auditora, která je vykonávána v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interním auditorem nesmí být schvalující osoba ani účetní subjektu Unie ani Komise.
3. Interní auditor radí subjektu Unie v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě systémů řízení a kontroly a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu subjektu Unie.
4. Interní auditor vykonává své úkoly ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu Unie. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k výkonu svých úkolů.
5. Interní auditor vezme na vědomí souhrnnou výroční zprávu schvalující osoby o činnosti i ostatní získané informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává zprávu i v kterémkoli z těchto případů:
-
nebyla zohledněna kritická rizika a doporučení,
-
provádění doporučení z minulých let je významně zpožděno.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení auditu prováděna. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada přezkoumá informace uvedené v čl. 47 odst. 1 písm. a), jakož i úplné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt Unie zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné až poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 83
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při výkonu jeho povinností a právo interního auditora podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie jsou stanoveny v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 84
Zřízení útvaru interního auditu
1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivitu a přidanou hodnotu zřídit útvar interního auditu, který plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, pravomoc a odpovědnost útvaru interního auditu jsou uvedeny v jeho stanovách a podléhají schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou.
Vedoucí útvaru interního auditu vypracuje roční plán auditů tohoto útvaru mimo jiné s přihlédnutím k posouzení rizika v subjektu Unie provedenému ředitelem.
Tento plán přezkoumává a schvaluje správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
Útvar interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
2. Pokud útvar interního auditu některého subjektu Unie není nákladově efektivní nebo není schopen dodržet mezinárodní standardy, může se tento subjekt Unie rozhodnout, že bude útvar interního auditu sdílet s jinými subjekty Unie, které působí ve stejné oblasti politiky.
V těchto případech se správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady dotyčných subjektů Unie dohodnou na praktickém způsobu fungování sdíleného útvaru interního auditu.
3. Subjekty interního auditu účinně spolupracují prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prostřednictvím společného posuzování rizik a provádění společných auditů.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení útvaru interního auditu prováděna.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
Článek 85
Obecná ustanovení
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou článku 86 hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt Unie může být na svou žádost přibrán jako veřejný zadavatel při zadávání zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při zadávání zakázek jiných subjektů Unie.
3. Subjekt Unie se podílí na ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 86
Zadávací řízení
1. Subjekt Unie může uzavřít smlouvu s Komisí, interinstitucionálními úřady a Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (8) o dodávce zboží, poskytnutí služeb nebo provedení práce, které tyto subjekty zajišťují, aniž by využil postup zadávání veřejných zakázek.
2. Subjekt Unie může k pokrytí svých administrativních potřeb použít společné zadávací řízení s veřejnými zadavateli hostitelského členského státu. V tomto případě se obdobně použije článek 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA VI
ZLÁŠTNÍ USTANOVENÍ O SPRÁVNÍCH PROSTŘEDCÍCH
Článek 87
Správní prostředky
1. Správní prostředky jsou nerozlišené.
2. Správní výdaje vyplývající ze smluv, které se vztahují na období delší než jeden rozpočtový rok, ať již kvůli místním zvyklostem, nebo protože se jedná o dodávky zařízení, se zapisují k tíži rozpočtu subjektu Unie toho rozpočtového roku, ve kterém se uskutečnily.
3. Subjekt Unie poskytuje každoročně do 1. července Evropskému parlamentu a Radě pracovní dokument o své politice v oblasti nemovitostí, který obsahuje tyto informace:
a)
pro každou budovu výdaje a rozlohu hrazené z prostředků odpovídajících položek v rozpočtu subjektu Unie;
b)
očekávaný vývoj globálního plánování rozlohy a lokalit v nadcházejících letech a popis projektů v oblasti nemovitostí ve fázi plánování, které již byly stanoveny;
c)
konečné podmínky a náklady a důležité informace o uskutečňování nových projektů v oblasti nemovitostí předložených dříve Evropskému parlamentu a Radě postupem podle článku 88 a neuvedených v pracovních dokumentech z předchozího roku.
Článek 88
Projekty v oblasti nemovitostí
1. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, informuje subjekt Unie Evropský parlament a Radu co nejdříve o požadované rozloze nemovitosti a o předběžném plánování, a to před případným průzkumem místního trhu v případě smluv v oblasti nemovitostí nebo před vydáním výzvy k podání nabídky v případě stavebních prací.
2. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, předloží subjekt Unie projekt v oblasti nemovitostí, včetně podrobného odhadu nákladů a jeho financování, a také seznam návrhů smluv, které mají být použity, a před uzavřením smluv požádá Evropský parlament a Radu o jejich schválení. Na žádost subjektu Unie se s předloženými dokumenty vztahujícími se k projektu v oblasti nemovitostí zachází důvěrně.
S výjimkou mimořádných nepředvídatelných okolností projedná Rada a Evropský parlament projekt v oblasti nemovitostí do čtyř týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely.
Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto čtyřtýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
Jestliže Evropský parlament nebo Rada v průběhu tohoto čtyřtýdenního období vznesou opodstatněné námitky, prodlouží se toto období o dva týdny.
Přijme-li Evropský parlament nebo Rada rozhodnutí v neprospěch projektu v oblasti nemovitostí, subjekt Unie svůj návrh vezme zpět a může předložit návrh nový.
3. V případě mimořádných nepředvídatelných okolností mohou být informace stanovené v odstavci 4 předloženy společně s projektem v oblasti nemovitostí. Evropský parlament a Rada projednají projekt v oblasti nemovitostí do dvou týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely. Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto dvoutýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
4. U následujících projektů v oblasti nemovitostí se má za to, že mohou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie:
a)
koupě pozemku;
b)
koupě, prodej, přestavba, výstavba budov nebo jakýkoli projekt spojující tyto prvky, které mají proběhnout ve stejném období, jehož výše přesahuje 3 000 000 EUR;
c)
veškeré nové smlouvy týkající se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv a obnovení stávajících smluv za méně výhodných podmínek), na něž se nevztahuje písmeno b), s ročními výdaji ve výši alespoň 750 000 EUR;
d)
prodloužení platnosti nebo obnova stávajících smluv týkajících se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv) za stejných nebo výhodnějších podmínek s ročními výdaji ve výši alespoň 3 000 000 EUR.
5. Aniž je dotčen čl. 19 odst. 4, lze plán koupě budovy financovat na základě půjčky, kterou předem schválí Evropský parlament a Rada.
Smlouvy o půjčce se uzavírají a půjčky se splácejí v souladu se zásadou řádného finančního řízení a s řádným ohledem na nejlepší finanční zájmy Unie.
Pokud subjekt Unie navrhuje, aby se koupě financovala půjčkou, uvede ve finančním plánu, který se předkládá spolu se žádostí o předchozí schválení subjektem Unie, zejména maximální míru financování, dobu financování, druh financování, podmínky financování a úsporu ve srovnání s jinými druhy smluvních ujednání.
Evropský parlament a Rada projednají žádost o předchozí schválení koupě ve lhůtě čtyř týdnů ode dne, kdy oba orgány žádost obdržely, přičemž tuto lhůtu lze jednou prodloužit o dva týdny. Koupě na základě půjčky se považuje za zamítnutou, pokud ji Evropský parlament a Rada v uvedené lhůtě výslovně neschválí.
HLAVA VII
ODBORNÍCI
Článek 89
Placení externí odborníci
Na výběr odborníků se obdobně použije článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností. Jejich výběr probíhá na základě kritérií dodržujících zásady zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
HLAVA VIII
GRANTY A CENY UDĚLOVANÉ SUBJEKTEM UNIE
Článek 90
Granty
Pokud subjekt Unie může udělovat granty v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 91
Ceny
Pokud subjekt Unie může udělovat ceny v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předkládání účetní závěrky
Článek 92
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrku subjektu Unie tvoří:
a)
finanční výkazy subjektu Unie;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu Unie.
Článek 93
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení
1. Každý subjekt Unie vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok.
2. Ředitel tuto zprávu předá Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku.
3. Zpráva uvedená v odstavci 2 přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Článek 94
Pravidla pro účetní závěrku
1. Účetní subjektu Unie uplatňuje pravidla přijatá účetním Komise založená na mezinárodně uznávaných účetních standardech pro veřejný sektor.
2. Účetní závěrka subjektu Unie uvedená v článku 92 se řídí rozpočtovými zásadami stanovenými v článcích 5 až 31. Podává věrný a poctivý obraz rozpočtových příjmových a výdajových operací.
Článek 95
Účetní zásady
Finanční výkazy uvedené v článku 92 musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Vypracovávají se v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami obsaženými v účetních pravidlech uvedených v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 96
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy se předkládají v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; jsou předkládány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace obsažené ve výkazech podle odstavce 1 a poskytuje všechny doplňující informace stanovené mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud jsou tyto informace pro činnosti subjektu Unie relevantní.
Článek 97
Zprávy o plnění rozpočtu
1. Zprávy o plnění rozpočtu se předkládají v eurech. Sestávají:
a)
ze zpráv, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
z přílohy, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
2. Výsledek plnění rozpočtu sestává z rozdílu mezi:
-
veškerými příjmy vybranými v souvislosti s daným rozpočtovým rokem,
-
souhrnem plateb provedených z prostředků pro daný rozpočtový rok zvýšeným o přenesené prostředky pro týž rozpočtový rok.
Rozdíl uvedený v prvním pododstavci se zvýší nebo sníží jednak o čistou výši prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků, jež byly zrušeny, jednak o:
-
platby provedené nad rámec nerozlišených prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků v důsledku změn směnných kurzů eura,
-
zůstatek vyplývající z realizovaných i nerealizovaných kurzových zisků a ztrát v průběhu daného rozpočtového roku.
3. Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet subjektu Unie.
Článek 98
Předběžná účetní závěrka
1. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise a Účetnímu dvoru do 1. března následujícího roku svou předběžnou účetní závěrku.
2. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise do 1. března následujícího roku rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Článek 99
Schválení konečné účetní závěrky
1. V souladu s čl. 148 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předloží Účetní dvůr do 1. června následujícího roku své připomínky k předběžné účetní závěrce subjektu Unie.
2. Po obdržení připomínek Účetního dvora k předběžné účetní závěrce subjektu Unie vypracuje účetní konečnou účetní závěrku subjektu Unie v souladu s článkem 50. Ředitel účetní závěrku předá správní radě, která k ní vydá své stanovisko.
3. Účetní konečnou účetní závěrku spolu se stanoviskem správní rady předá do 1. července následujícího rozpočtového roku účetnímu Komise a Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě.
Účetní subjektu Unie předá účetnímu Komise do 1. července rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
4. Účetní subjektu Unie předá Účetnímu dvoru současně se svou konečnou účetní závěrkou rovněž související prohlášení vedení k auditu; kopii tohoto prohlášení předá účetnímu Komise.
Ke konečné účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že byla vypracována v souladu s touto hlavou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Konečná účetní závěrka subjektu Unie se do 15. listopadu následujícího roku zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie.
5. Ředitel zašle Účetnímu dvoru odpověď na připomínky uvedené ve výroční zprávě Účetního dvora do 30. září následujícího roku. Odpovědi subjektu Unie se současně zasílají Komisi.
KAPITOLA 2
Účetnictví a inventární soupisy majetku
Oddíl 1
Společná ustanovení
Článek 100
Účetní systém
1. Účetní systém subjektu Unie slouží k organizaci rozpočtových a finančních informací tak, aby bylo možné vkládat, třídit a zaznamenávat číselné údaje.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech a za kalendářní rok.
3. Schvalující osoba může rovněž vést analytické účty.
Článek 101
Společné požadavky týkající se účetního systému orgánů
Účetní Komise přijme v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 účetní pravidla a harmonizovanou účtovou osnovu, které má subjekt Unie uplatňovat.
Oddíl 2
Obecné a rozpočtové účty
Článek 102
Obecné účty
Obecné účty zachycují v chronologickém pořadí s využitím metody podvojného zápisu všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou a finanční situaci a aktiva a pasiva subjektu Unie.
Článek 103
Účetní zápisy v obecných účtech
1. Zůstatky účtů a pohyby na obecných účtech se zapisují do účetních knih.
2. Každý účetní zápis, včetně oprav v účetních záznamech, se provádí na základě účetních dokladů, na které odkazuje.
3. Účetní systém musí umožnit při kontrole bez potíží vyhledat všechny účetní zápisy.
Článek 104
Účetní opravy
Po uzavření rozpočtového roku až do dne předložení konečné účetní závěrky provádí účetní subjektu Unie opravy, které aniž by vyvolaly platby k tíži nebo inkasa ve prospěch uvedeného rozpočtového roku, jsou nezbytné pro věrný a poctivý obraz údajů v této účetní závěrce. Tyto opravy se řídí účetními pravidly uvedenými v článku 101.
Článek 105
Rozpočtové účetnictví
1. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu Unie.
2. Pro účely odstavce 1 zaznamenávají rozpočtové účty veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace stanovené v hlavě IV.
Článek 106
Inventární soupis majetku
1. Subjekt Unie vede v souladu se vzorem sestaveným účetním Komise soupisy množství a hodnot veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku Unie.
Subjekt Unie ověřuje, zda zápisy v inventárním soupisu odpovídají skutečnosti.
2. Prodej hmotného majetku subjektu Unie se vhodným způsobem vyhlašuje.
HLAVA X
EXTERNÍ AUDIT, ABSOLUTORIUM A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 107
Externí audit
1. Nezávislý externí auditor ověří, zda jsou v roční účetní závěrce subjektu Unie řádně zaznamenány jeho příjmy, výdaje a finanční situace před konsolidací v rámci konečné účetní závěrky subjektu Unie.
Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, vypracuje Účetní dvůr v případě subjektu Unie výroční zprávu v souladu s požadavky čl. 287 odst. 1 Smlouvy o fungování EU.
Při vypracovávání zprávy uvedené ve druhém pododstavci Účetní dvůr vezme v úvahu auditní činnost nezávislého externího auditora uvedeného v prvním pododstavci a opatření přijatá na základě jeho zjištění.
2. Subjekt Unie předá Účetnímu dvoru svůj rozpočet přijatý s konečnou platností. Co nejdříve informuje Účetní dvůr o všech rozhodnutích a úkonech učiněných podle článků 10, 14, 19 a 23.
3. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 108
Harmonogram postupu udělování absolutoria
1. Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, Evropský parlament uděluje na základě doporučení Rady do 15. května roku N + 2 řediteli absolutorium za plnění rozpočtu rozpočtového roku n. Ředitel informuje správní radu o připomínkách Evropského parlamentu obsažených v usnesení, které je k rozhodnutí o udělení absolutoria připojeno.
2. Nelze-li lhůtu stanovenou v odstavci 1 dodržet, sdělí Evropský parlament nebo Rada řediteli důvody odkladu.
3. Pokud Evropský parlament rozhodnutí o udělení absolutoria odloží, snaží se ředitel ve spolupráci se správní radou co nejdříve přijmout opatření, která by odstranila nebo umožnila odstranit překážky bránící toto rozhodnutí přijmout.
Článek 109
Postup udělování absolutoria
1. Rozhodnutí o udělení absolutoria se týká účtů všech příjmů a výdajů subjektu Unie, z nich vyplývajícího výsledku plnění rozpočtu a aktiv a pasiv subjektu Unie uvedených ve finančním výkazu.
2. Před udělením absolutoria Evropský parlament přezkoumá poté, co tak učiní Rada, účty a finanční výkazy subjektu Unie. Současně přezkoumá výroční zprávu Účetního dvora, odpovědi ředitele subjektu Unie, všechny relevantní zvláštní zprávy Účetního dvora za uvedený rozpočtový rok a jeho prohlášení o věrohodnosti týkající se spolehlivosti účetní závěrky a legality a správnosti uskutečněných operací.
3. Ředitel předloží Evropskému parlamentu na jeho žádost způsobem stanoveným v čl. 165 odst. 3 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 veškeré informace nezbytné pro hladké uplatnění postupu udělení absolutoria pro příslušný rozpočtový rok.
Článek 110
Následná opatření
1. Ředitel učiní všechna vhodná opatření, aby vyhověl připomínkám připojeným k rozhodnutí Evropského parlamentu o absolutoriu a poznámkám provázejícím doporučení o absolutoriu přijaté Radou.
2. Na žádost Evropského parlamentu nebo Rady podá ředitel zprávu o opatřeních učiněných na základě těchto připomínek a poznámek. Její kopii předá Komisi a Účetnímu dvoru.
Článek 111
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Subjekt Unie umožní zaměstnancům Komise a ostatním jí pověřeným osobám, jakož i Účetnímu dvoru přístup na svá místa a do svých prostor a ke všem údajům a informacím, včetně údajů a informací v elektronické podobě, které jsou zapotřebí k provedení jejich auditů.
2. Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) může provádět šetření včetně kontrol a inspekcí na místě v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (9) a nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (10) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem nebo smlouvou udělenými podle tohoto nařízení nedošlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, musí dohody se třetími zeměmi a mezinárodními organizacemi, smlouvy, granty a veřejné zakázky subjektu Unie obsahovat ustanovení, která Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění těchto auditů a šetření v souladu s jejich příslušnými pravomocemi výslovně zmocňují.
HLAVA XI
PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 112
Žádosti Evropského parlamentu a Rady o informace
Evropský parlament, Rada a Komise jsou oprávněny získávat od subjektu Unie jakékoli informace nebo vysvětlení týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich oblasti působnosti.
Článek 113
Přijetí nového finančního nařízení subjektu Unie
Každý subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nové finanční nařízení tak, aby vstoupilo v platnost dnem 1. ledna 2014 a v každém případě do šesti měsíců ode dne, k němuž subjekt spadá do oblasti působnosti článku 208 uvedeného nařízení poté, co získá příspěvek z rozpočtu.
Článek 114
Prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie
Správní rada přijme v případě potřeby a s předchozím souhlasem Komise prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie, a to na návrh jeho ředitele.
Článek 115
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 se s účinkem ode dne 1. ledna 2014 zrušuje. Článek 40 se však nadále použije do dne 31. prosince 2014 a čl. 27 odst. 4 a 7 se nadále použije do dne 31. prosince 2015.
Článek 116
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie. Použije se ode dne 1. ledna 2014. Článek 47 a čl. 82 odst. 5 se však použijí ode dne 1. ledna 2015 a článek 32 a čl. 33 odst. 5 a 8 se použijí ode dne 1. ledna 2016.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.
REGOLAMENT TA’ DELEGA TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 1271/2013
tat-30 ta’ Settembru 2013
dwar Regolament Finanzjarju ta’ qafas għall-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta’ Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (1), u partikolarment l-Artikolu 208 tiegħu,
Billi:
(1)
ir-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 2343/2002 (2) dwar ir-Regolament Finanzjarju ta’ qafas għall-korpi mwaqqfa mill-Komunitajiet kien ibbażat fuq ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (3). ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 1605/2002 ġie sostitwit bir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012. Huwa għalhekk neċessarju li jkun rivedut ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002. Fl-interessi taċ-ċarezza, huwa neċessarju li r-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002 ikun sostitwit.
(2)
Huwa meħtieġ li titqies id-dikjarazzjoni konġunta tal-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni Ewropea dwar l-aġenziji deċentralizzati tad-19 ta’ Lulju 2012.
(3)
Ċerti dispożizzjonijiet tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002 jeħtieġ li jiġu riveduti sabiex iqisu l-esperjenza miksuba fl-applikazzjoni tagħhom.
(4)
Dan ir-Regolament għandu jistabbilixxi prinċipji wiesgħa u regoli bażiċi applikabbli għall-korpi mwaqqfa skont it-TFUE u t-Trattat tal-Euratom (minn hawn’ il quddiem “korpi tal-Unjoni”) li jirċievu kontribuzzjonijiet li jitħallsu mill-baġit u mingħajr ħsara għall-att kostitwenti. Fuq il-bażi ta’ dan ir-Regolament korpi tal-Unjoni għandhom jadottaw ir-regoli finanzjarji tagħhom stess li ma jistgħux ivarjaw mir-Regolament għajr meta l-ħtiġijiet speċifiċi tagħhom jirrikjedu dan u bil-kunsens bil-quddiem tal-Kummissjoni.
(5)
Madankollu korpi tal-Unjoni li kompletament jiffinanzjaw lilhom infushom, li għalihom dan ir-Regolament ma japplikax, għal raġunijiet ta’ konsistenza għandhom jistabbilixxu regoli simili fejn xieraq. F’konformità mal-istqarrija konġunta tal-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni tad-19 ta’ Lulju 2012, dawk il-korpi għandhom jippreżentaw lill-Parlament Ewropew, lill-Kunsill u lill-Kummissjoni rapport annwali dwar l-eżekuzzjoni tal-baġit tagħhom u jqisu kif jixraq it-talbiet tagħhom u r-rakkomandazzjonijiet.
(6)
Korpi tal-Unjoni għandhom jistabbilixxu u jimplimentaw il-baġit tagħhom skont il-ħames prinċipji fundamentali tal-liġi baġitarja - unità, akkuratezza, universalità, speċifikazzjoni u annwalità, u l-prinċipji ta’ ekwilibriju, unità tal-kontijiet, ġestjoni finanzjarja tajba u trasparenza.
(7)
In-natura ta’ ibbilanċjar tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni għandha tkun enfasizzata. Il-parti tar-riżultat baġitarju pożittiv tal-korp tal-Unjoni li jaqbeż l-ammont tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni mħallas matul is-sena għandu jkun rrotarnat lil baġit tal-Unjoni.
(8)
Fejn l-att kostitwenti jistipula li d-dħul huwa kostitwit minn tariffi jew imposti b’żieda mal-kontribuzzjoni tal-Unjoni u li d-dħul li jirriżulta minn tariffi u imposti jkun assenjat għal punti partikolari ta’ nefqa, korpi tal-Unjoni għandu jkollhom il-possibbiltà li jittrasferixxu l-bilanċ fil-forma ta’ dħul assenjat.
(9)
Huwa meħtieġ li jiġi żgurat illi t-tariffi huma stabbiliti f’livell xieraq biex ikopru l-kostijiet tal-forniment tas-servizzi u biex jevitaw surpluses sinifikanti.
(10)
Id-delega ta’ kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit lil korpi tal-Unjoni jeħtieġ li tiġi ġustifikata kif dovut mill-karatteristiċi tal-kompiti u l-għarfien espert speċifiku tal-korp tal-Unjoni, filwaqt li tiġi żgurata l-ġestjoni finanzjarja tajba u l-kosteffiċjenza. Il-kompiti ddelegati għandhom ikunu kompatibbli mal-att kostitwenti.
(11)
Il-korpi tal-Unjoni għandhom jitħallew jirċievu għotjiet ad hoc biss jekk dan ikun ipprovdut espressament fl-atti bażiċi relevanti u awtorizzati fl-att kostitwenti.
(12)
Skont l-Artikolu 50 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-korp tal-Unjoni għandu jieħu sehem f’eżerċizzju ta’ benchmarking ma’ korpi u istituzzjonijiet oħra tal-Unjoni.
(13)
Huwa neċessarju li jiġu stabbiliti regoli dwar il-pjan ta’ azzjoni biex isir segwitu tal-konklużjonijiet tal-evalwazzjonijiet perjodiċi ġenerali sabiex tkun żgurata l-implimentazzjoni effiċjenti tagħhom.
(14)
Sabiex jiġi żgurat programmar konsistenti, il-korp tal-Unjoni għandu jfassal dokument li jkun fih l-ipprogrammar annwali u pluriennali li jqis il-gwida tal-Kummissjoni.
(15)
Il-korp tal-Unjoni għandu jallinja l-iskeda ta’ programmar annwali u pluriennali mal-proċedura baġitarja biex jiżgura l-effiċjenza tagħha u l-konsistenza tad-dokumenti kollha tal-ipprogrammar.
(16)
Huwa neċessarju li tkun iċċarata l-arkitettura attwali tal-awditjar intern u tal-funzjonijiet ta’ kontroll intern u li jkunu ssimplifikati r-rekwiżiti ta’ rapportar. Il-funzjoni tal-awditjar intern fil-korp tal-Unjoni għandha titwettaq mill-awditur intern tal-Kummissjoni li għandu jwettaq awditi meta dawn ikunu iġġustifikati mir-riskji involuti. Huwa neċessarju li jkunu pprovduti regoli dwar l-istabbiliment u l-funzjonament tal-kapaċitajiet tal-awditjar intern.
(17)
L-obbligi ta’ rappurtar għandhom jiġu razzjonalizzati. Korpi tal-Unjoni għandhom jipprovdu r-rapport annwali tal-attività kkonsolidat li jinkludi informazzjoni komprensiva dwar l-implimentazzjoni tal-programm ta’ ħidma tagħhom, il-baġit, il-pjan ta’ politika tal-persunal, il-ġestjoni tiegħu u s-sistemi interni ta’ kontroll.
(18)
Sabiex titjieb il-kostefficjenza ta’ korpi tal-Unjoni, huwa neċessarju li tkun prevista l-possibbiltà ta’ kondiviżjoni tas-servizzi jew it-trasferment tagħhom lil korp ieħor tal-Unjoni jew lill-Kummissjoni. B’mod partikolari l-kosteffiċjenza tista’ tittejjeb billi l-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni ikun jista’ jkun fdat bil-kompiti kollha tal-uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni, jew parti minnhom.
(19)
Kif previst fir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, il-possibbiltà biex tikkategorizza impenji mifruxa fuq għadd ta’ snin f’porzjonijiet annwali għandha tkun permessa biss fejn l-att kostitwenti jew l-att bażiku jipprovdu għal dan jew fejn ikunu relatati man-nefqa amministrattiva
(20)
Sabiex jallinjaw ir-regoli dwar id-dħul assenjat ma’ dawk tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 huwa neċessarju li jsiru provvedimenti għal regoli fuq divrenzjar tad-dħul assenjat (intern u estern) kif ukoll dwar ir-riport tagħhom.
(21)
Sabiex jiġu allinjati r-regoli dwar it-trattament tal-imgħax iġġenerat mill-kontribuzzjoni tal-Unjoni lejn l-korp tal-Unjoni ma’ dawk tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, huwa neċessarju li jkun provdut li l-imgħax ma jkunx dovut lill-baġit.
(22)
Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 jipprovdi għal possibbiltà li jiddaħħal impenn legali qabel impenn baġitarju f’każijiet speċifiċi. Korpi tal-Unjoni għandu jkollhom ukoll dik il-possibbiltà.
(23)
Sabiex tiġi żgurata konsistenza bejn ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002 u r-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, dispożizzjonijiet speċifiċi dwar l-akkwisti u l-għotjiet ma għandhomx ikunu permessi. L-applikazzjoni ta’ sett wieħed ta’ regoli tiżgura simplifikazzjoni tal-ħidma tal-korp tal-Unjoni u tippermetti l-użu tal-linji gwida u l-mudelli mħejjija mill-Kummissjoni.
(24)
Il-possibilità li jingħataw premji mill-korp tal-Unjoni għandha tkun introdotta sabiex ikunu allinjati d-dispożizzjonijiet tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002 mar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
(25)
Biex jidentifikaw u jreġu b’mod korrett ir-riskju ta’ kunflitt ta’ interess reali jew perċepiti, korpi tal-Unjoni għandhom ikunu meħtieġa jadottaw regoli dwar il-prevenzjoni u l-ġestjoni ta’ kunflitt ta’ interessi. Dawn ir-regoli għandhom iqisu l-linji gwida żviluppati mill-Kummissjoni wara d-dikjarazzjoni Konġunta tal-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni tad-19 ta’ Lulju 2012.
(26)
Id-dispożizzjonijiet dwar il-politika tal-bini, inkluża l-introduzzjoni tal-possibilità u l-kundizzjonijiet li jippermettu lil korpi tal-Unjoni jiksbu self, għandhom ikunu allinjati mar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 li jiżgura applikazzjoni konsistenti tar-regoli li għadhom kemm ġew introdotti mill-korpi u l-istituzzjonijiet kollha tal-Unjoni.
(27)
Huwa meħtieġ li jsir provvediment għal dispożizzjonijiet tranżizzjonali għall-programmar u r-rappurtar minħabba li l-Kummissjoni għandha bżonn iż-żmien biex tiżviluppa l-linji gwida xierqa b’kooperazzjoni mal-korpi tal-Unjoni,
(28)
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fil-jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea sabiex tkun tista’ ssir l-adozzjoni f’waqtha tar-regolamenti finanzjarji riveduti tal-korpi tal-Unjoni mill-1 ta’ Jannar 2014 sabiex tiżgura regoli koerenti tal-qafas finanzjarju pluriennali li jmiss.
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
TITOLU I
DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI
Artikolu 1
Suġġett
Dan ir-Regolament jistabbilixxi r-regoli finanzjarji essenzjali li fuqhom korp tal-Unjoni għandu jadotta r-regoli finanzjarji tiegħu. Ir-regoli finanzjarji tal-korpi tal-Unjoni ma jmorrux lil hinn mir-regolament finanzjarju ta’ qafas għajr meta l-ħtiġijiet speċifiċi tagħhom jirrikjedu dan u bil-kunsens bil-quddiem tal-Kummissjoni.
Artikolu 2
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta’ dan ir-Regolament, japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:
-
“att kostitwenti” tfisser l-istrument tal-liġi tal-Unjoni li jirregola l-aspetti ewlenin tat-twaqqif u t-tħaddim tal-korp tal-Unjoni;
-
“baġit tal-korp tal-Unjoni” tfisser l-istrument li, għal kull sena finanzjarja, ibassar u jawtorizza d-dħul u n-nefqa kollha meqjusa neċessarji għall-korp tal-Unjoni;
-
“korp tal-Unjoni” tfisser kull korp imsemmi fl-Artikolu 208 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
-
“bord ta’ ġestjoni” tfisser il-korp intern prinċipali tal-korp tal-Unjoni li huwa responsabbli għat-teħid ta’ deċiżjonijiet dwar kwistjonijiet finanzjarji u baġitarji, irrispettivament mill-isem li ngħata fl-att kostitwenti;
-
“direttur” tfisser il-persuna responsabbli għall-implimentazzjoni tad-deċiżjonijiet tal-bord ta’ ġestjoni u l-baġit tal-korp tal-Unjoni bħala uffiċjal awtorizzanti, irrispettivament mit-titolu mogħti lil dik il-persuna fl-att kostitwenti;
-
“il-bord eżekuttiv” tfisser il-korp intern tal-korp tal-Unjoni li jassisti lill-bord ta’ ġestjoni u li r-responsabbiltajiet tiegħu u r-regoli tal-proċeduri huma stabbiliti fl-att kostitwenti.
Artikolu 3
Perjodi, dati u limiti ta’ żmien
Sakemm ma jkunx ipprovdut mod ieħor, ir-Regolament (KEE, Euratom) Nru 1182/71 tal-Kunsill (4) japplika għall-iskadenzi stabbiliti b’dan ir-Regolament.
Artikolu 4
Protezzjoni ta’ dejta personali
Dan ir-Regolament huwa mingħajr ħsara għar-rekwiżiti tad-Direttiva 95/46/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (5) u tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill. (6)
Artikolu 5
Rispett għall-prinċipji baġitarji
Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun stabbilit u implimentat f’konformità mal-prinċipji tal-unità, l-akkuratezza baġitarja, l-annwalità, l-ekwilibriju, l-unità tal-kontijiet, l-universalità, l-ispeċifikazzjoni, il-ġestjoni finanzjarja tajba li titlob kontroll intern effettiv u effiċjenti, u t-trasparenza kif imniżżel f’dan ir-Regolament.
TITOLU II
PRINĊIPJI BAĠITARJI
KAPITOLU 1
Prinċipji tal-unità u l-akkuratezza tal-baġit
Artikolu 6
Ambitu tal-baġit tal-korp tal-Unjoni
1. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jinkludi:
(a)
id-dħul proprju ġej minn tariffi u imposti li l-korp tal-Unjoni huwa awtorizzat jiġbor bis-saħħa tal-kompiti fdati lilu, u kwalunkwe dħul ieħor;
(b)
dħul magħmul mill-kontribuzzjonijiet finanzjarji tal-Istati Membri ospitanti;
(c)
kontribuzzjoni mogħtija mill-Unjoni;
(d)
dħul assenjat għal partiti speċifiċi tan-nefqa skont l-Artikolu 23(1);
(e)
in-nefqa tal-korp tal-Unjoni, inkluż in-nefqa amministrattiva.
2. Id-dħul li jikkonsisti minn tariffi u imposti jiġu assenjati biss f’każijiet eċċezzjonali u debitament ġustifikati previsti fl-att kostitwenti.
3. Meta waħda jew bosta mill-atti kostitwenti jipprovdu li kompiti definiti b’mod ċar huma ffinanzjati separatament jew meta korp tal-Unjoni jimplimenta kompiti fdati lilu minn ftehim ta’ delega, huwa jżomm kontijiet separati, dwar l-operazzjonijiet ta’ dħul u nefqa. Il-korp tal-Unjoni jidentifika b’mod ċar kull grupp ta’ kompiti fl-ipprogrammar tar-riżorsi umani inkluż fid-dokument ta’ programmar annwali u pluriennali msemmi fl-Artikolu 32.
Artikolu 7
Għotjiet ad hoc
1. Korpi tal-Unjoni ad hoc ma jistgħux jirċievu għotjiet mill-baġit sakemm ma jkunux awtorizzati fl-att kostitwenti u espressament previsti mill-att bażiku.
2. Fejn l-korp tal-Unjoni jkun ġie awtorizzat li jirċievi għotjiet ad hoc il-kompiti ffinanzjati permezz ta’ dawn l-għotjiet ikunu inklużi fil-programm ta’ ħidma annwali msemmi fl-Artikolu 32(3).
Artikolu 8
Ftehimiet ta’ delega
1. Il-korp tal-Unjoni ma jkunx fdat il-kompiti għall-implimentazzjoni tal-baġit mill-Kummissjoni ħlief jekk dan ikun debitament iġġustifikat min-natura speċjali tal-azzjoni u l-għarfien espert speċifiku tal-korp tal-Unjoni.
2. L-għażla tal-korp tal-Unjoni tqis debitament dan li ġej:
(a)
il-kosteffiċjenza f’li jkunu afdati dawk il-kompiti;
(b)
l-impatt fuq l-istruttura ta’ governanza tal-entità u dwar ir-riżorsi finanzjarji u umani tagħha.
3. Fejn il-Kummissjoni eċċezzjonalment tafda kompiti f’idejn l-korp tal-Unjoni:
(a)
l-Artikolu 60 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 japplika għall-korp tal-Unjoni fir-rigward ta’ fondi allokati għal dawk il-kompiti u l-Artikoli 108 u 109 ta’ dan ir-Regolament ma japplikawx;
(b)
il-kompiti fdati għandhom ikunu msemmija fil-programm ta’ ħidma annwali tal-korp tal-Unjoni, msemmi fl-Artikolu 32(3), għall-finijiet ta’ informazzjoni biss.
4. Mingħajr ħsara għall-paragrafu 2, l-uffiċjal awtorizzanti jikkonsulta mal-bord ta’ ġestjoni qabel ma jiġi ffirmat il-ftehim ta’ delega.
Artikolu 9
Regoli speċifiċi dwar il-prinċipji tal-unità u l-akkuratezza baġitarja
1. L-ebda dħul ma jinġabar u l-ebda nefqa ma ssir sakem ma jkunux marbuta ma’ linja fil-baġit tal-korp tal-Unjoni.
2. L-ebda nefqa ma tista’ tkun impenjata jew awtorizzata lil hinn mill-appropjazzjonijiet awtorizzati fil-baġit tal-korp tal-Unjoni.
3. Approprjazzjoni tista’ tkun imdaħħla fil-baġit tal-korp tal-Unjoni biss jekk din tkun għal element ta’ nefqa meqjus bħala neċessarju.
4. L-imgħaxijiet iġġenerati mill-pagament ta’ prefinanzjament li jkun sar mill-baġit tal-korp tal-Unjoni ma jkunx dovut lill-korp tal-Unjoni.
KAPITOLU 2
Prinċipju tal-annwalità
Artikolu 10
Definizzjoni
L-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-baġit tal-korp tal-Unjoni jkunu awtorizzati għal sena finanzjarja mill-1 ta’ Jannar sal-31 ta’ Diċembru.
Artikolu 11
Tip ta’ approprjazzjonijiet
1. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun fih approprjazzjonijiet mhux differenzjati u, fejn ġustifikat mill-ħtiġiet operazzjonali, approprjazzjonijiet differenzjati. Approprjazzjonijiet differenzjati jikkonsistu f’approprjazzjonijiet ta’ impenn u f’approprjazzjonijiet ta’ pagament.
2. L-approprjazzjonijiet ta’ impenn ikopru l-kost totali tal-impenji legali assunti matul is-sena finanzjarja.
3. L-approprjazzjonijiet ta’ pagament ikopru l-pagamenti magħmula biex jonoraw l-impenji legali li jsiru matul is-sena finanzjarja jew is-snin finanzjarji preċedenti.
Artikolu 12
Kontabilità għad-dħul u għall-approprjazzjonijiet
1. Id-dħul tal-korp tal-Unjoni msemmi fl-Artikolu 6 jiddaħħal fil-kontijiet tas-sena finanzjarja skont l-ammonti miġbura matul dik is-sena finanzjarja.
2. Id-dħul tal-korp tal-Unjoni jwassal għal ammont ekwivalenti ta’ appropjazzjonijiet ta’ pagament.
3. L-approprjazzjonijiet awtorizzati għal sena finanzjarja jintużaw biss biex ikopru n-nefqa impenjata u mħallsa f’dik is-sena finanzjarja u biex ikopru ammonti dovuti kontra impenji minn snin finanzjarji preċedenti.
4. L-impenji jkunu rreġistrati fil-kontijiet fuq il-bażi tal-impenji legali li jsiru sal-31 ta’ Diċembru.
5. Il-pagamenti jkunu rreġistrati fil-kontijiet għal sena finanzjarja fuq il-bażi tal-pagamenti affettwati mill-uffiċjal tal-kontabilità sal-31 ta’ Diċembru ta’ dik is-sena.
Artikolu 13
Impenn tal-approprjazzjonijiet
L-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-baġit tal-korp tal-Unjoni jistgħu jkunu impenjati b’effett mill-1 ta’ Jannar, ladarba l-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun ġie adottat b’mod definittiv.
Artikolu 14
Tħassir u riport tal-approprjazzjonijiet
1. Approprjazzjonijiet li ma jkunux ġew użati sat-tmiem tas-sena finanzjarja li għaliha jkunu rreġistrati jkunu kkanċellati. Madankollu, dawn jistgħu jiġu riportati, iżda biss għas-sena finanzjarja segwenti, b’deċiżjoni meħuda sal-15 ta’ Frar mill-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, mill-bord eżekuttiv f’konformità mal-paragrafi 3 u 4 jew jistgħu jiġu riportati awtomatikament f’konformità mal-paragrafu 5.
2. L-approprjazzjonijiet li jirrigwardaw in-nefqa relatata mal-persunal ma jistgħux jiġu ttrasferiti.
3. Approprjazzjonijiet ta’ impenn differenzjati u approprjazzjonijiet mhux differenzjati li ma jkunux ġew impenjati fl-għeluq tas-sena finanzjarja jistgħu jiġu riportati fir-rigward ta’:
(a)
ammonti li jikkorrispondu mal-approprjazzjonijiet ta’ impenn;
(b)
ammonti li jikkorrispondu għal approprjazzjonijiet mhux differenzjati relatati ma’ proġetti ta’ bini li dwarhom il-parti l-kbira tal-istadji preparatorji għall-proċedura tal-impenn ikunu tlestew sal-31 ta’ Diċembru. L-istadju ta’ tħejjija tal-proċedura ta’ impenn ikun speċifikat fir-regoli li jimplimentaw ir-Regolament Finanzjarju ta’ kull korp tal-Unjoni.
Tali ammonti jistgħu jkunu impenjati sal-31 ta’ Marzu tas-sena ta’ wara, jew sal-31 ta’ Diċembru tas-sena ta’ wara għal ammonti relatati ma’ proġetti ta’ bini;
4. Approprjazzjonijiet ta’ pagament jistgħu jiġu riportati fir-rigward ta’ ammonti meħtieġa biex ikopru impenji eżistenti jew impenji marbuta ma’ approprjazzjonijiet ta’ impenn riportati, meta l-approprjazzjonijiet ta’ pagament li hemm provvediment dwarhom fil-linji tal-baġiti relevanti għas-sena finanazjarja segwenti ma jkunux biżżejjed biex ikopru l-ħtiġijiet.
Il-korp tal-Unjoni kkonċernat l-ewwel juża l-approprjazzjonijiet awtorizzati għas-sena finanzjarja kurrenti u ma jużax mill-approprjazzjonijiet li jiġu riportati sakemm dawk preċedenti ma jkunux eżawriti.
5. Approprjazzjonijiet mhux differenzjati li jkunu jikkorrispondu għall-obbligi kkuntrattati kif suppost sat-tmiem tas-sena finanzjarja jiġu riportati awtomatikament għas-sena finanzjarja segwenti biss.
6. Approprjazzjonijiet riportatai li ma jkunux impenjati sal-31 ta’ Marzu tas-sena N + 1 jitħassru awtomatikament u jkunu identifikati fil-kontjiiet.
Artikolu 15
Regoli dwar it-trasferiment ’il quddiem għad-dħul assenjat
Ir-riport tad-dħul assenjat imsemmi fl-Artikolu 23 u ta’ approprjazzjonijiet mhux użati disponibbli fil-31 ta’ Diċembru li jirriżultaw minn tali dħul ikunu konformi mar-regoli li ġejjin:
(a)
id-dħul assenjat estern ikun riportat awtomatikament u jkun użat għalkollox sakemm l-operazzjonijiet kollha li jirrigwardaw il-programm jew l-azzjoni li jkunu ġew assenjati għalihom ikunu twettqu; id-dħul assenjat estern riċevut matul l-aħħar sena tal-programm jew tal-azzjoni jista’ jerġa’ jintuża fl-ewwel sena tal-programm jew azzjoni sussegwenti;
(b)
id-dħul assenjat intern jiġi riportat għal sena waħda biss, bl-eċċezzjoni tad-dħul assenjat intern definit fil-punt (f) tal-Artikolu 23(3), li jkun riportat awtomatikament.
Sa mhux aktar tard mill-1 ta’ Ġunju tas-sena N + 1, il-korp tal-Unjoni jinforma lill-Kummissjoni dwar l-implimentazzjoni ta’ kull dħul assenjat li jkun ġie riportat.
Artikolu 16
Diżimpenjar tal-approprjazzjonijiet
Meta jiġu diżempenjati approprjazzjonijiet fi kwalunkwe sena finanzjarja wara dik li fiha l-approprjazzjonijiet kienu ddaħħlu fil-baġit tal-korp tal-Unjoni bħala riżultat ta’ nuqqas ta’ implimentazzjoni totali jew parzjali tal-azzjonijiet li għalihom kienu allokati, l-approprjazzjonijiet ikkonċernati jkunu kkanċellati.
Artikolu 17
Impenji
1. Mill-15 ta’ Ottubru ta’ kull sena, nefqa amministrattiva ta’ rutina tista’ tkun allokata bil-quddiem mal-appropjazzjonijiet ipprovduti għas-sena finanzjarja ta’ wara. Madankollu, tali impenji ma jaqbżux il-kwart tal-approprjazzjonijiet deċiżi mill-bord ta’ ġestjoni fuq il-linja tal-baġit li tikkorrispondi magħhom għas-sena finanzjarja kurrenti. Dawn ma japplikawx għal nefqa ġdida tat-tip li tkun għadha mhux approvat fil-prinċipju fl-aħħar baġit tal-korp tal-Unjoni adottat kif xieraq.
2. In-nefqa li titħallas bil-quddiem, per eżempju kera, tista’ tagħti lok għal pagamenti mill-1 ta’ Diċembru ’l quddiem li jitħallsu mill-appropjazzjonijiet għas-sena finanzjarja ta’ wara. F’dan il-każ, il-limitu msemmi fil-paragrafu 1 ma japplikax.
Artikolu 18
Regoli applikabbli fil-każ ta’ adozzjoni tard tal-baġit tal-korp tal-Unjoni
1. Jekk il-baġit tal-korp tal-Unjoni ma jkunx ġie definittivament adottat fil-bidu tas-sena finanzjarja, ir-regoli stabbiliti fil-paragrafi 2 sa 6 japplikaw.
2. L-impenji u l-pagamenti jistgħu jsiru fil-limiti stabbiliti fil-paragrafu 3.
3. Impenji jistgħu jsiru għal kull kapitolu sa massimu ta’ kwart tat-total tal-approprjazzjonijiet awtorizzati fil-kapitolu relevanti tas-sena finanzjarja preċedenti flimkien ma’ parti minn kull tnax għal kull xhar li jkun għadda.
Il-limitu tal-appropjazzjonijiet previst fir-rendikont tal-estimi tad-dħul u n-nefqa ma’ jinqabiżx.
Il-pagamenti jistgħu jsiru kull xhar għal kull kapitolu sa massimu ta’ parti minn kull tnax tal-approprjazzjonijiet allokati fil-kapitolu relevanti tas-sena finanzjarja preċedenti. Dik is-somma, madankollu, ma tkunx aktar minn parti minn kull tnax tal-approprjazzjonijiet previsti fl-istess kapitolu fir-rendikont tal-estimi tad-dħul u n-nefqa.
4. L-approprjazzjonijiet awtorizzati fil-kapitolu rilevanti tas-sena finanzjarja preċedenti, kif speċifikat fil-paragrafi 2 u 3, jinftiehmu li jirreferu għall-approprjazzjonijiet ivvotati fil-baġit tal-korp tal-Unjoni, inkluż permezz ta’ baġits emendatorji, u wara aġġustament għat-trasferimenti li jkunu saru matul dik is-sena finanzjarja.
5. Fuq talba tad-direttur, jekk il-bżonnijiet ta’ kontinwità tal-azzjoni mill-korp u l-ġestjoni tal-Unjoni jirrikjedu dan, il-bord ta’ ġestjoni, jista’ jawtorizza nefqa li tkun iktar minn parti waħda minn kull tnax proviżorji iżda li ma taqbiżx it-total ta’ erba’ partijiet minn kull tnax proviżorji, ħlief f’każijiet debitament ġustifikati, kemm għall-impenji kif ukoll għall-pagamenti b’mod addizzjonali ma’ dawk li jsiru disponibbbli b’mod awtomatiku skont il-paragrafi 2 u 3.
Il-partijiet minn kull tnax addizzjonali jkunu awtorizzati b’mod sħiħ u ma għandhomx ikunu diviżibbli.
6. Jekk, għal kapitolu partikolari, l-awtorizzazzjoni ta’ erba’ partijiet minn kull tnax proviżorji mogħtija skont il-paragrafu 5 ma tkunx suffiċjenti biex tiġi koperta n-nefqa meħtieġa biex tkun evitata interruzzjoni fil-kontinwità tal-azzjoni mill-korp tal-Unjoni fil-qasam kopert bil-kapitolu kkonċernat, tista eċċezzjonalment tingħata awtorizzazzjoni biex jinqabeż l-ammont tal-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-kapitolu korrispondenti tal-baġit tal-korp tal-Unjoni tas-sena finanzjarja preċedenti. Il-bord ta’ ġestjoni jaġixxi skont il-proċeduri previsti fil-paragrafu 5. Madankollu, it-total kumplessiv disponibbli tal-approprjazzjonijiet fil-baġit tal-korp tal-Unjoni tas-sena finanzjarja preċedenti jew l-abbozz tal-baġit tal-korp tal-Unjoni, kif propost, ma jistax jinqabeż fl-ebda ċirkostanza.
KAPITOLU 3
Prinċipju tal-ekwilibriju
Artikolu 19
Definizzjoni u ambitu
1. Id-dħul u l-approprjazzjonijiet ta’ pagament ikunu bbilanċjati.
2. Appropjazzjonijiet għall-impenn ma jistgħux jaqbżu l-ammont ta’ kontribuzzjoni tal-Unjoni, flimkien mad-dħul proprju u kull dħul ieħor imsemmi fl-Artikolu 6.
3. Għal korpi li għalihom id-dħul huwa kostitwit minn tariffi jew imposti b’żieda mal-kontribuzzjoni tal-Unjoni, it-tariffi għandhom ikunu ffissati f’livell li jkun tali li tiġi evitata akkumulazzjoni sinifikanti ta’ surplus. Fejn riżultat baġitarju pożittiv jew negattiv sinifikanti, fit-tifsira tal-Artikolu 97, isir rikurrenti, il-livell tat-tariffi u l-imposti jkun revedut.
4. Il-korp tal-Unjoni ma jistax jissellef fil-qafas tal-baġit tal-korp tal-Unjoni.
5. Il-kontribuzzjoni tal-Unjoni lejn l-korp tal-Unjoni tikkostitwixxi għall-baġit tal-korp tal-Unjoni kontribuzzjoni ta’ bbilanċjar u tista’ tinqasam f’għadd ta’ pagamenti.
6. Il-korp tal-Unjoni jimplimenta ġestjoni rigoruża tal-kontanti, filwaqt li jqis id-dħul assenjat, sabiex jiżgura li l-bilanċi kontanti jkunu limitati għal bżonnijiet debitament ġustifikati. Mat-talbiet għall-pagamenti matul is-sena, huwa jippreżenta tbassir dettaljat u aġġornat tar-rekwiżiti kontanti tiegħu, inkluż informazzjoni dwar id-dħul assenjat.
Artikolu 20
Riżultat tal-baġit mis-sena finanzjarja
1. Jekk ir-riżultat tal-baġit skont it-tifsira tal-Artikolu 97 huwa pożittiv, huwa jitħallas lura lill-Kummissjoni sal-ammont tal-kontribuzzjonijiet imħallsa matul is-sena. Il-parti tar-riżultat tal-baġit li taqbeż l-ammont tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni mħallas matul il-perjodu ta’ sena jiddaħħal fil-baġit tal-korp tal-Unjoni għas-sena finanzjarja segwenti bħala dħul.
L-ewwel subparagrafu japplika wkoll meta d-dħul tal-korp tal-Unjoni huwa kkostitwit minn tariffi u imposti addizzjonali mal-kontribuzzjoni tal-Unjoni.
Id-differenza bejn il-kontribuzzjoni mdaħħla fil-baġit u dik attwalment imħallsa lill-korp tal-Unjoni tkun ikkanċellat.
Mhux aktar tard mill-31 ta’ Jannar tas-sena N, il-korp tal-Unjoni jipprovdi estimu tar-riżultat tal-baġit għas-sena N - 1, li jrid jintradd lura lill-baġit aktar tard fis-sena N, sabiex tiġi kompluta l-informazzjoni diġà disponibbli dwar ir-riżultat tal-baġit tas-sena N - 2. Din l-informazzjoni tiġi kkunsidrata kif dovut mill-Kummissjoni meta tkun qed tivvaluta l-ħtiġijiet finanzjarji tal-korp tal-Unjoni għas-sena N + 1.
2. F’każijiet eċċezzjonali, fejn l-att kostitwenti jistipula li d-dħul li jirriżulta minn tariffi u imposti jkun assenjat għal partiti partikolari ta’ nefqa, l-korp tal-Unjoni jista’ jirriporta l-bilanċ tat-tariffi u l-imposti bħala dħul assenjat għall-attivitajiet relatati mal-provvista tas-servizzi li għalihom huma dovuti t-tariffi.
3. Jekk riżultat tal-baġit skont it-tifsira tal-Artikolu 97 juri żbilanċ negattiv, dan jiddaħħal fil-baġit tal-korp tal-Unjoni għas-sena finanzjarja segwenti bħala approprjazzjonijiet ta’ pagament jew, fejn xieraq, ipatti għalih b’riżultat pożittiv tal-baġit tal-korp tal-Unjoni fis-snin finanzjarji segwenti.
4. Id-dħul jew l-approprjazzjonijiet ta’ pagament jiddaħħlu fil-baġit tal-korp tal-Unjoni waqt il-proċedura baġitarja permezz tal-proċedura tal-ittra ta’ emenda stabbilita fl-Artikolu 39 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 jew, waqt li tkun għaddejja l-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjon, permezz ta’ baġit emendatorju.
KAPITOLU 4
Prinċipju tal-unità tal-kontijiet
Artikolu 21
Użu tal-euro
Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jitħejja u jkun implementat f’euro u l-kontijiet ikunu ppreżentati f’euro. Madankollu, għall-iskop ta’ fluss tal-flus, l-uffiċċjal tal-kontabilità u, fil-każ ta’ kontijiet imprest, l-amministraturi imprest, ikunu awtorizzati biex jagħmlu operazzjonijiet f’muniti oħra kif preskritt fir-regoli finanzjarji ta’ kull korp tal-Unjoni.
KAPITOLU 5
Prinċipju tal-universalità
Artikolu 22
Definizzjoni u ambitu
Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 23, id-dħul totali jkopri l-approprjazzjonijiet ta’ pagament totali. Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 25, id-dħul u n-nefqa kollha jkunu rreġistrati b’mod sħiħ mingħajr l-ebda aġġustament kontra xulxin.
Artikolu 23
Dħul assenjat
1. Id-dħul assenjat estern u d-dħul assenjat intern jintużaw biex jiffinanzjaw partiti speċifiċi tan-nefqa.
2. Dawn li ġejjin jikkostitwixxu dħul assenjat estern:
(a)
kontribuzzjonijiet finanzjarji mill-Istati Membri u pajjiżi terzi, inklużi fiż-żewġ każijiet l-aġenziji pubbliċi tagħhom, entitajiet, jew persuni fiżiċi għal ċerti attivitajiet, ta’ korpi tal-Unjoni sakemm dan hu previst fil-ftehim milħuq bejn il-korp tal-Unjoni u l-Istati Membri, pajjiżi terzi jew aġenziji pubbliċi, entitajiet jew persuni naturali inkwistjoni;
(b)
dħul allokat għal skop speċifiku, bħal dħul minn fondazzjonijiet, sussidji, rigali u legati;
(c)
kontribuzzjonijiet finanzjarji, mhux koperti mill-punt (a), għall-attivitajiet ta’ korpi tal-Unjoni minn pajjiżi terzi jew minn korpi mhux tal-Unjoni:
-
dħul minn għotjiet ad hoc imsemmija fl-Artikolu 7,
-
dħul minn ftehimiet ta’ delega msemmija fl-Artikolu 8;
(d)
dħul assenjat intern imsemmi fil-paragrafu 3, sal-punt li dan ikun anċillari għad-dħul ieħor imsemmi fil-punti minn (a) sa (c) ta’ dan il-paragrafu;
(e)
dħul minn tariffi u imposti msemmija fl-Artikolu 6(2).
3. Dawn li ġejjin jikkostitwixxu dħul assenjat intern:
(a)
dħul minn partijiet terzi fir-rigward ta’ prodotti, servizz jew xogħol fornuti fuq talba tagħhom stess, għajr it-tariffi u l-imposti msemmija fl-Artikolu 6(1)(a);
(b)
rikavat mill-bejgħ ta’ vetturi, tagħmir, istallazzjonijiet, materjali u apparat xjentifiku u tekniku li jkun sostitwit jew mormi meta l-valur kif imniżżel fil-kontijiet huwa deprezzat għal kollox;
(c)
dħul li joriġina mir-rifużjoni, skont l-Artikolu 62, ta’ ammonti mħallsa bi żball;
(d)
rikavat mill-forniment ta’ oġġetti, servizzi u xogħlijiet għal istituzzjonijiet tal-Unjoni jew korpi oħra tal-Unjoni;
(e)
pagamenti tal-assigurazzjoni riċevuti;
(f)
dħul minn kirjiet;
(g)
dħul minn bejgħ ta’ pubblikazzjonijiet jew films, inklużi dawk fuq medja elettronika;
(h)
dħul li jirriżulta mir-rimborż sussegwenti tat-taxxi skont l-Artikolu 25(3)(b).
4. Mingħajr ħsara għall-Artikolu 23(2)(e) l-att kostitwenti rilevanti jista’ wkoll jassenja dħul li għalih jipprovdi f’partiti speċifiċi ta’ nefqa.. Sakemm mhux speċifikat mod ieħor fl-att kostitwenti relevanti, tali dħul jikkostitwixxi dħul assenjat intern.
5. Il-partiti kollha ta’ dħul fis-sens tal-punti (a) sa (c) tal-paragrafu 2 u l-punti (a) u (d) tal-paragrafu 3 jkopru n-nefqa diretta jew indiretta kollha li ssir mill-attività jew għan inkwistjoni.
6. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jinkludi linji li jakkomodaw id-dħul assenjat estern u d-dħul assenjat intern u fejn possibbli jindika l-ammont.
Id-dħul assenjat jista’ jiġi inkluż fl-estimi tad-dħul u n-nefqa biss għall-ammonti li huma ċerti fid-data tal-istabbiliment tal-abbozz tal-baġit.
Artikolu 24
Donazzjonijiet
1. Id-direttur jista’ jilqa’ kull donazzjoni li ssir lill-korp tal-Unjoni, bħalma huma fondazzjonijiet, sussidji, rigali u legati.
2. Aċċettazzjoni ta’ donazzjonijiet li jistgħu jinvolvu xi imposta finanzjarja jkunu suġġetti għall-awtorizzazzjoni minn qabel mill-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, mill-bord eżekuttiv, li jrid jiddeċiedi fi żmien xahrejn mid-data li titressaq quddiemu t-talba. Jekk il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv, jonqos milli jiddeċiedi f’dak il-perjodu, id-donazzjoni tkun ikkunsidrata aċċettata.
Artikolu 25
Regoli dwar it-tnaqqis u l-aġġustamenti minħabba r-rati tal-kambju
1. Jista’ jsir it-tnaqqis li ġej minn talbiet għal pagament, li imbagħad ikunu mgħoddija għall-pagament tal-ammont nett:
(a)
pieni imposti fuq partijiet għal kuntratti ta’ akkwist jew fuq benefiċjarji;
(b)
skontijiet, rifużjonijiet u tnaqqis fuq fatturi individwali u dikjarazzjonijiet tal-kostijiet;
(c)
aġġustamenti għal ammonti li tħallsu u li ma kienux dovuti.
L-aġġustamenti msemmija fil-punt (c) tal-ewwel subparagrafu jistgħu jsiru bi tnaqqis dirett minn pagament ġdid interim jew mill-pagament tal-bilanċ lill-istess persuna li għandha titħallas taħt il-kapitolu, l-artikolu u s-sena finanzjarja li fiha sar il-pagament żejjed.
Ir-regoli tal-kontabilità tal-Unjoni japplikaw għat-tnaqqis imsemmi fil-punt (c) tal-ewwel subparagrafu.
2. Il-kost tal-prodotti jew tas-servizzi pprovduti lill-Unjoni li jinkorporaw taxxi mroddija lura mill-Istati Membri skont il-Protokoll dwar il-Privileġġi u l-Immunitajiet tal-Unjoni Ewropea jittieħed mill-baġit tal-korp tal-Unjoni għall-ammont qabel it-taxxa sakemm ikun japplika għall-korp tal-Unjoni.
3. Il-kost tal-prodotti jew tas-servizzi pprovduti lill-Unjoni li jinkorporaw taxxi mroddija lura minn pajjiżi terzi fuq il-bażi tal-ftehimiet rilevanti jista’ jittieħed mill-baġit tal-korp tal-Unjoni għal kwalunkwe minn dawn li ġejjin:
(a)
l-ammont qabel it-taxxa;
(b)
l-ammont li jinkludi t-taxxa. F’tali każ, taxxi rimborżati sussegwentament jiġu ttrattati bħala dħul assenjat intern.
4. Kwalunkwe taxxa nazzjonali temporanjament imġarrba mill-Korp tal-Unjoni skont il-paragrafi 2 u 3 tiddaħħal f’kont sospiż sakemm jingħataw lura mill-Istat ikkonċernat.
5. Kwalunkwe riżultat negattiv tal-baġit jiddaħħal fil-baġit tal-korp tal-Unjoni bħala nefqa.
6. Aġġustamenti jistgħu jsiru fir-rigward tad-differenzi fil-kambju li jseħħu fl-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni. Il-qligħ jew it-telf finali jkun inkluż fil-bilanċ tas-sena.
KAPITOLU 6
Prinċipju ta’ speċifikazzjoni
Artikolu 26
Dispożizzjonijiet ġenerali
L-approprjazzjonijiet ikunu mmirati għal skopijiet speċifiċi skont it-titolu u l-kapitolu. Il-kapitoli jkunu wkoll suddiviżi ulterjorment f’artikoli u partiti.
Artikolu 27
Trasferimenti
1. Id-Direttur jista’ jittrasferixxi approprjazzjonijiet:
(a)
minn titolu għal ieħor sa massimu ta’ 10 % tal-approprjazzjonijiet għas-sena murija fil-linja li minnha jsir it-trasferiment;
(b)
minn kapitolu għal ieħor u minn artikolu għal ieħor mingħajr limitu.
2. Lil hinn mil-limitu msemmi fil-paragrafu 1, id-Direttur jista’ jipproponi lill-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, lill-bord eżekuttiv, trasferimenti ta’ approprjazzjonijiet minn titolu għall-ieħor. Il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv ikollu tliet ġimgħat biex jopponi dawn it-trasferimenti. Wara dak il-limitu ta’ żmien, it-trasferimenti jitqiesu li huma adottati.
3. Proposti għal trasferimenti u trasferimenti mwettqa taħt il-paragrafi 1 u 2 ikunu akkompanjati bid-dokumenti ta’ sostenn xierqa u dettaljati li juru l-implimentazzjoni ta’ approprjazzjonijiet u estimi tar-rekwiżiti sat-tmiem tas-sena finanzjarja, kemm għall-intestaturi li jridu jkunu kkreditati u kemm għal dawk li jridu jsiru l-approprjazzjonijiet minnhom.
4. Id-direttur jinforma lill-bord ta’ ġestjoni mill-aktar fis possibbli dwar it-trasferimenti kollha li jsiru. Id-direttur jinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill dwar it-trasferimenti kollha mwettqa skont il-paragrafu 2.
Artikolu 28
Regoli speċifiċi dwar it-trasferimenti
1. L-approprjazzjonijiet jistgħu jkunu ttrasferiti biss lejn linji tal-baġit tal-korp tal-Unjoni li għalihom il-baġit tal-korp tal-Unjoni għandu approprjazzjonijiet awtorizzati jew li jkollhom entrata “pro memoria”.
2. L-approprjazzjonijiet korrispondenti għal dħul assenjat jistgħu jkunu ttrasferiti biss jekk dan id-dħul ikun użat għall-iskop li għalih ikun assenjat.
KAPITOLU 7
Prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba
Artikolu 29
Prinċipji ta’ ekonomija, effiċjenza u effikaċja/Prinċipji ta’ ġestjonin finanzjarja tajba
1. L-approprjazzjonijiet ikunu użati b’konformità mal-prinċipju ta’ amministrazzjoni finanzjarja tajba, jiġifieri skont il-prinċipji tal-ekonomija, l-effiċjenza u l-effikaċja.
2. Il-prinċipju tal-ekonomija jirrikjedi li r-riżorsi użati mill-korp tal-Unjoni fit-twettiq tal-attivitajiet tiegħu jkunu disponibbli f’waqt xieraq, fi kwantità u kwalità xierqa u bl-aħjar prezz.
Il-prinċipju tal-effiċjenza jikkonċerna l-aqwa relazzjoni bejn ir-riżorsi użati u r-riżultati miksuba.
Il-prinċipju tal-effikaċja jikkonċerna l-kisba tal-objettivi speċifiċi stabbiliti u li jintlaħqu r-riżultati ppjanati.
3. Il-korp tal-Unjoni se jwettaq eżerċizzju ta’ valutazzjoni komparattiva kif imsemmi fl-Artikolu 50 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
L-eżerċizzju ta’ valutazzjoni komparattiva jinkludi:
-
analiżi tal-effiċjenza tas-servizzi orizzontali tal-korp tal-Unjoni;
-
Analiżi tal-kostbenefiċċju tal-kondiviżjoni tas-servizzi jew it-trasferiment sħiħ tagħom għal korp ieħor tal-Unjoni jew il-Kummissjoni.
Meta jwettaq l-eżerċizzju ta’ valutazzjoni komparattiva msemmi fl-ewwel u t-tieni subparagrafu l-korp tal-Unjoni jagħmel l-arranġamenti neċessarji biex jevita kwalunkwe kunflitt tal-interessi.
4. Objettivi speċifiċi, li jistgħu jitkejlu, li jistgħu jintlaħqu, relevanti u bi skadenza jkunu stabbiliti għas-setturi kollha tal-attività koperta bil-baġit tal-korp tal-Unjoni. Il-kisba ta’ dawk l-objettivi tkun immonitorjata b’indikaturi tal-prestazzjoni għal kull attività, u d-direttur jagħti l-informazzjoni lill-bord ta’ ġestjoni. Dik l-informazzjoni tkun ipprovduta ta’ kull sena u l-aktar tard fid-dokumenti li jakkumpanjaw l-abbozz preliminari tal-baġit tal-korp tal-Unjoni.
5. Sabiex jittejjeb it-teħid tad-deċiżjonijiet, il-korp tal-Unjoni jintrabat li jagħmel evalwazzjonijiet kemm ex ante kif ukoll ex post b’konformità mal-gwida pprovduta mill-Kummissjoni. Tali evalwazzjonijiet ikunu applikati għall-programmi u l-attivitajiet kollha li jinvolvu nefqa sinifikanti u r-riżultati tal-evalwazzjoni jintbagħtu lill-bord ta’ ġestjoni.
6. Id-direttur jipprepara pjan ta’ azzjoni biex isegwi fuq il-konklużjonijiet tal-evalwazzjonijiet imsemmija fil-paragrafu 5 u jirraporta dwar il-progress tagħhom darbtejn fis-sena lill-Kummissjoni u regolarment lill-bord ta’ ġestjoni.
7. Il-bord ta’ ġestjoni janalizza l-implimentazzjoni tal-pjan ta’ azzjoni msemmi fil-paragrafu 6.
Artikolu 30
Kontroll intern tal-implimentazzjoni tal-baġit
1. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jiġi implimentat f’konformità ma’ kontroll intern effettiv u effiċjenti.
2. Għall-finijiet tal-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni, il-kontroll intern huwa definit bħala proċess applikabbli fil-livelli kollha tal-ġestjoni u mfassal biex jipprovdi assigurazzjoni raġonevoli għall-kisba tal-objettivi li ġejjin:
(a)
l-effikaċja, l-effiċjenza u l-ekonomija tal-operazzjonijiet;
(b)
l-affidabbiltà tar-rappurtar;
(c)
is-salvagwardja tal-assi u tal-informazzjoni;
(d)
il-prevenzjoni, il-qbid, il-korrezzjoni u s-segwitu tal-frodi u l-irregolaritajiet;
(e)
l-amministrazzjoni adegwata tar-riskji relatati mal-legalità u mar-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti, fejn jittieħed kont tan-natura pluriennali tal-programmi kif ukoll in-natura tal-pagamenti kkonċernati.
3. Il-kontroll intern effettiv huwa bbażat fuq l-aħjar prattiki internazzjonali u jinkludi b’mod partikolari:
(a)
segregazzjoni tal-kompiti;
(b)
strateġija xierqa ta’ ġestjoni u kontroll tar-riskju inkluż il-kontroll fil-livell tar-riċevitur;
(c)
evitar ta’ kunflitti ta’ interessi;
(d)
traċċi adegwati għall-awditjar u integrità tad-dejta f’sistemi tad-dejta;
(e)
proċeduri għall-monitoraġġ tal-prestazzjoni u għas-segwitu ta’ dgħufijiet u eċċezzjonijiet fil-kontroll intern li jkunu identifikati;
(f)
evalwazzjonijiet perjodiċi tal-funzjonament tajjeb tas-sistema tal-kontroll intern.
4. Il-kontroll intern effiċjenti jkun ibbażat fuq l-elementi li ġejjin:
(a)
l-implimentazzjoni ta’ strateġija xierqa għall-ġestjoni tar-riskju u ta’ kontroll ikkoordinati fost parteċipanti xierqa involuti fil-katina tal-kontroll;
(b)
l-aċċessibilità għall-operaturi xierqa kollha fil-katina tal-kontroll tar-riżultati tal-kontrolli mwettqa;
(c)
is-serħan, meta jkun xieraq, fuq opinjonijiet ta’ awditjar indipendenti, sakemm il-kwalità tax-xogħol sottostanti tkun adegwata u aċċettabbli u tkun saret bi qbil mal-istandards miftehma;
(d)
l-applikazzjoni f’waqtha ta’ miżuri korrettivi inklużi, fejn xieraq, pieni dissważivi;
(e)
l-eliminazzjoni tal-kontrolli multipli;
(f)
it-titjib tal-proporzjon tal-kostijiet u l-benefiċċji tal-kontrolli.
KAPITOLU 8
Prinċipju tat-trasparenza
Artikolu 31
Pubblikazzjoni tal-kontijiet, tal-baġits u tar-rapporti
1. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun stabbilit u implementat u l-kontijiet ippreżentati b’konformità mal-prinċipju tat-trasparenza.
2. Sommarju tal-baġit tal-korp tal-Unjoni u kwalunkwe baġit emendatorju tal-korp tal-Unjoni, kif adottat b’mod definittiv, ikunu ppubblikati f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea fi żmien tliet xhur minn meta jkunu addottati.
Is-sommarju juri l-ħames linji ewlenin tal-baġit tad-dħul, il-ħames linji ewlenin tal-baġit tan-nefqa għall-baġit amministrattiv u operazzjoanli tal-korp tal-Unjoni, il-pjan ta’ Stabbiliment u estimu tal-għadd ta’ persunal b’kuntratt f’ekwivalenti ta’ full-time li għalihom l-approprjazzjonijiet huma bbaġitjati, u esperti nazzjonali ssekondati. Huwa jindika wkoll iċ-ċifri għas-sena ta’ qabel.’;
3. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni inkluż il-pjan ta’ stabbiliment u l-baġits emendatorji tal-korp tal-Unjoni, kif adottati finalment, kif ukoll indikazzjoni tan-numru ta’ aġenti kuntrattwali espress f’ekwivalenti ta’ full-time li għalihom l-approprjazzjonijiet huma bbaġitjati, u esperti nazzjonali ssekondati jiġu trasmessi għall-fini ta’ informazzjoni lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill, lill-Qorti tal-Awdituri u lill-Kummissjoni, u jiġu ppubblikati fuq is-sit tal-Internet tal-korp tal-Unjoni kkonċernat fi żmien erba’ ġimgħat minn meta jkunu addottati.
4. Sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju tas-sena finanzjarja segwenti l-korp tal-Unjoni jagħmel disponibbli fuq is-sit tal-Internet tiegħu informazzjoni dwar ir-riċevituri ta’ fondi li joħorġu mill-baġit tal-korp tal-Unjoni, inklużi esperti mogħtija kuntratti skont l-Artikolu 89, skont il-paragrafi 2, 3 u 4 tal-Artikolu 21 tar-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1268/2012 (7) wara preżentazzjoni standard. L-informazzjoni ppubblikata tkun faċilment aċċessibbli, trasparenti u komprensiva. L-informazzjoni ssir disponibbli b’osservanza xierqa tar-rekwiżiti tal-kunfidenzjalità u tas-sigurtà, b’mod partikolari l-protezzjoni tad-dejta personali stipulati fir-Regolament (KE) Nru 45/2001.
TITOLU III
L-ISTABBILIMENT U L-ISTRUTTURA TAL-BAĠIT
KAPITOLU 1
Stabbiliment tal-baġit tal-korp tal-Unjoni
Artikolu 32
Programmar annwali u pluriennali
1. Il-korp tal-Unjoni jfassal dokument ta’ pprogrammar li fih programmar pluriennali u annwali li jqis il-linji gwida stabbiliti mill-Kummissjoni.
2. Il-programm pluriennali jistabbilixxi:
-
programmar strateġiku globali inkluż l-objettivi, ir-riżultati mistennija u l-indikaturi ta’ prestazzjoni,
-
programmar tar-riżorsi inkluż l-ipprogrammar pluriennali tal-baġit u l-persunal.
L-ipprogrammar tar-riżorsi jinkludi informazzjoni kwalitattiva u kwantitattiva dwar riżorsi umani u kwistjonijiet baġitarji għal skopijiet ta’ rappurtar, b’mod partikolari:
-
għas-snin N - 1 u N, l-informazzjoni dwar l-għadd ta’ uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali kif iddefiniti fir-Regolamenti tal-Persunal kif ukoll esperti nazzjonali ssekondati,
-
għas-sena N - 1 estimu tal-operazzjonijiet baġitarji fit-tifsira tal-Artikolu 97 u informazzjoni dwar kontribuzzjoni in natura mogħtija mill-Istat Membru ospitanti lejn il-korp tal-Unjoni,
-
għas-sena N + 1 estimu tal-għadd ta’ uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali kif iddefinit fir-Regolamenti tal-Persunal,
-
għas-snin segwenti, baġit indikattiv u programmar tar-riżorsi tal-persunal.
Il-Kummissjoni tibgħat lill-korp tal-Unjoni l-opinjoni tas-servizzi rilevanti tagħha dwar l-abbozz ta’ programmar ta’ riżorsi umani.
Jekk il-korp tal-Unjoni ma jqisx b’mod sħiħ l-opinjoni tas-servizzi tal-Kummissjoni, huwa jipprovdi lill-Kummissjoni bi spjegazzjonijiet adegwati.
L-ipprogrammar tar-riżorsi jkun aġġornat kull sena. L-ipprogrammar strateġiku jkun aġġornat fejn huwa xieraq, u b’mod partikolari biex jindirizza r-riżultat tal-evalwazzjonijiet ġenerali msemmija fl-Att Kostitwenti.
3. Il-programm ta’ ħidma annwali tal-korp tal-Unjoni jinkludi miri dettaljati u r-riżultati mistennija inklużi indikaturi tal-prestazzjoni. Huwa jinkludi wkoll deskrizzjoni tal-azzjoni(jiet) li għandhom ikunu ffinanzjati u indikazzjoni tal-ammont allokat ta’ riżorsi finanzjarji u umani għal kull azzjoni. Il-programm ta’ ħidma annwali jkun koerenti mal-programm pluriennali msemmi fil-paragrafu 1.
Jindika b’mod ċar liema kompiti tal-korp tal-Unjoni ġew miżjuda, mibdula jew imħassra b’paragun mas-sena finanzjarja preċedenti.
4. Kwalunkwe emenda sostanzjali għall-programm annwali ta’ ħidma tkun addottata bl-istess proċedura bħall-programm ta’ ħidma inizjali, skont id-dispożizzjonijiet tal-att kostitwenti u l-Artikolu 33 ta’ dan ir-Regolament.
Il-bord ta’ ġestjoni jista’ jiddelega s-setgħa li jagħmel emendi mhux sostanzjali fil-programm ta’ ħidma annwali lill-uffiċjal awtorizzanti tal-korp tal-Unjoni.
Artikolu 33
Stabbiliment tal-baġit
1. Il-baġit ikun stabbilit skont id-dispożizzjonijiet tal-att kostitwenti.
2. Il-korp tal-Unjoni jibgħat lill-Kummissjoni abbozz provviżorju ta’ estimi tad-dħul u n-nefqa tiegħu u l-linjigwida ġenerali li fuqhom ikun ibbażat dak l-estimu mhux aktar tard mill-31 ta’ Jannar ta’ kull sena.
3. F’konformità mal-Artikolu 37 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, kull sena l-korp tal-Unjoni jibgħat lill-Kummissjoni, lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill estimu tad-dħul u n-nefqa tiegħu kif speċifikat fl-att kostitwenti.
4. L-estimu ta’ dħul u nefqa tal-korp tal-Unjoni jinkludi:
(a)
pjan ta’ stabbiliment li jistabbilixxi l-għadd ta’ postijiet temporanji u permanenti awtorizzati fil-limiti tal-approprjazzjonijiet tal-baġit, bil-grad u bil-kategorija;
(b)
f’każ ta’ varjazzjoni fl-għadd ta’ persunal, dikjarazzjoni li tiġġustifika t-talbiet għal impjiegi ġodda;
(c)
(c) estimu kull tlett xhur ta’ pagamenti kontantu u riċevuti;
(d)
informazzjoni dwar il-ksib tal-objettivi kollha li ġew stabbiliti minn qabel għall-attivitajiet varji. Ir-riżultati tal-evalwazzjoni jkunu kkonsultati u referuti bħala evidenza tal-meriti possibbli ta’ żieda jew tnaqqis tal-baġit propost tal-korp tal-Unjoni meta mqabbel mal-baġit għas-sena n.
5. Il-korp tal-Unjoni jibgħat lill-Kummissjoni, lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill l-abbozz ta’ dokument ta’ programmar msemmi fl-Artikolu 32 sa mhux aktar tard mill-31 ta’ Jannar ta’ kull sena kif ukoll kwalunkwe verżjoni aġġornata aktar tard ta’ dak id-dokument.
6. Bħala parti mill-proċedura għall-adozzjoni tal-baġit, il-Kummissjoni tibgħat id-dikjarazzjoni tal-estimi tal-korp tal-Unjoni lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill u tipproponi l-ammont tal-kontribuzzjoni tal-korp tal-Unjoni u l-għadd tal-persunal li hi tqis li l-entità teħtieġ. Il-Kummissjoni tipprovdi l-abbozz tal-pjan ta’ stabbiliment tal-korpi tal-Unjoni u għal estimu tal-għadd ta’ persunal b’kuntratt u ta’ esperti nazzjonali sekondati espress f’ekwivalenti ta’ full-time li għalihom huma proposti approprjazzjonijiet malli l-Kummissjoni tkun stabbiliet l-abbozz tal-baġit.
7. Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill jadottaw il-pjan ta’ stabbiliment tal-korp tal-Unjoni u kull emenda sussegwnenti skont l-Artikolu 38(1). Il-pjan ta’ stabbiliment ikun ippubblikat f’Anness mat-Taqsima III - Kummissjoni - tal-baġit.
8. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni u l-pjan ta’ stabbiliment flimkien mad-dokument tal-ipprogrammar imsemmi fl-Artikolu 32 jiġi adottat mill-Bord ta’ ġestjoni. Huma jsiru definittivi wara l-addozzjoni finali tal-baġit li tistabbilixxi l-ammont tal-kontribuzzjoni u tal-pjan ta’ stabbiliment u jekk neċessarju, il-baġit tal-korp tal-Unjoni u l-pjan ta’ stabbiliment ikunu rranġati skont il-ħtieġa.
9. Meta tafda kompiti ġodda f’idejn korp tal-Unjoni, il-Kummissjoni, mingħajr ħsara għall-proċeduri leġiżlattivi għall-modifika tal-att kostitwenti tippreżenta lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill l-informazzjoni neċesarja biex jiġi vvalutat l-impatt tal-kompiti l-ġodda fuq ir-riżorsi tal-korp tal-Unjoni sabiex janalizza, fejn ikun meħtieġ, il-finanzjament tiegħu.
Artikolu 34
Baġits emendatorji
Kull emenda għall-baġit tal-korp tal-Unjoni, inkluż il-pjan ta’ stabbiliment, tkun is-suġġett ta’ baġit emendatorju adottat bl-istess proċedura tal-baġit inizjali tal-korp tal-Unjoni, skont id-dispożizzjonijiet tal-att kostitwenti u l-Artikolu 33 ta’ dan ir-Regolament.
KAPITOLU 2
Struttura u preżentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni
Artikolu 35
Struttura tal-baġit tal-korp tal-Unjoni
Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun magħmul minn dikjarazzjoni tad-dħul u dikjarazzjoni tan-nefqa.
Artikolu 36
Nomenklatura baġitarja
Sakemm ikun iġġustifikat bin-natura tal-attivitajiet tal-korp tal-Unjoni, ir-rendikont tan-nefqa irid ikun imqassam fuq bażi ta’ nomenklatura bi klassifikazzjoni skont l-iskop. Dik in-nomenklatura tkun iddeterminata mill-korp tal-Unjoni u tagħmel distinzjoni ċara bejn appropjazzjonijiet amministrattivi u appropjazzjonijiet operatorji.
Artikolu 37
Preżentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni
Il-baġit tal-korp tal-Unjoni juri:
1.
Fir-rendikont tad-dħul:
(a)
l-estimu tad-dħul tal-Unjoni għas-sena finanzjarja kkonċernata (‘sena N’);
(b)
l-estimu tad-dħul għas-sena finanzjarja preċedenti u d-dħul għas-sena N - 2;
(c)
rimarki xierqa fuq kull linja ta’ dħul;
2.
Fid-dikjarazzjoni tan-nefqa:
(a)
l-appropjazzjonijiet ta’ impenn u ta’ pagament għas-sena N;
(b)
l-approprjazzjonijiet ta’ impenn u ta’ pagament għas-sena finanzjarja ta’ qabel, u n-nefqa impenjata u n-nefqa mħallsa fis-sena N - 2 - din tal-aħħar espressa bħala persentaġġ tal-baġit tal-korp tal-Unjoni għas-sena n;
(c)
rendikont fil-qosor ta’ kif se jsiru l-pagamenti dovuti fis-snin finanzjarji ta’ wara biex jintlaħqu l-impenji tal-baġit mibdijin fi snin finanzjarji ta’ qabel;
(d)
rimarki xierqa għal kull subdiviżjoni.
Artikolu 38
Regoli dwar il-pjan ta’ stabbiliment għall-persunal
1. Il-lista tal-persunal imsemmija fl-Artikolu 33 tinkludi, fid-dawl tal-għadd ta’ impjiegi awtorizzati għas-sena finanzjarja, l-għadd tal-impjiegi awtorizzati għas-sena finanzjarja preċedenti kif ukoll in-numru ta’ impjiegi li tassew imtlew. Dan ikun limitu assolut għall-korp tal-Unjoni. Ma jistax ikun hemm aktar ħatriet minn dan il-limitu.
Madankollu, ħlief fil-każ ta’ gradi AD 16, AD 15, AD 14 u AD 13, il-bord ta’ ġestjoni jista’ jimmodifika l-pjan ta’ stabbiliment b’mhux iktar minn 10 % tal-postijiet awtorizzati, suġġett għall-kundizzjonijiet segwenti:
(a)
il-volum tal-approprjazzjonijiet tal-persunal li jikkorrispondu għal sena finanzjarja sħiħa ma jkunx affettwat;
(b)
il-limitu tal-għadd totali ta’ karigi awtorizzat mill-organogramma ma jkunx maqbuż;
(c)
il-korp tal-Unjoni jkunu ħa sehem f’eżerċizzju ta’ benchmarking ma’ korpi oħra tal-Unjoni kif mibdi mill-eżerċizzju ta’ skrijning tal-persunal tal-Kummissjoni.
2. B’deroga għat-tieni subparagrafu tal-paragrafu 1, l-effetti ta’ xogħol part-time awtorizzat mill-awtorita li taħtar skont ir-Regolamenti tal-persunal jistgħu ikunu kkompensati b’ħatriet oħrajn. Fejn membru tal-persunal jitlob l-irtirar tal-awtorizzazzjoni qabel l-iskadenza tal-perjodu mogħti, il-korp tal-Unjoni jieħu l-miżuri xierqa biex jirrispetta l-limitu msemmi fil-punt (b) tat-tieni subparagrafu tal-paragrafu 1 malajr kemm jista’ jkun.
TITOLU IV
IMPLIMENTAZZJONI TAL-BAĠIT TAL-KORP TAL-UNJONI
KAPITOLU 1
Dispożizzjonijiet ġenerali
Artikolu 39
Implimentazzjoni tal-baġit skont il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba
1. Id-direttur jaqdi d-dmirijiet tal-uffiċjal awtorizzanti. Hu jew hi j/timplimenta d-dħul u n-nefqa tal-baġit skont ir-regoli finanzjarji tal-korp tal-Unjoni u l-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba fir-responsabbiltà tiegħu jew tagħha u fil-limiti tal-approprjazzjonijiet awtorizzati.
2. Bla ebda ħsara lejn ir-responsabbiltajiet tal-uffiċjal awtorizzanti fir-rigward tal-prevenzjoni u l-kxif ta’ frodi u irregolaritajiet, il-korp tal-Unjoni jipparteċipa f’attivijtaijet ta’ prevenzjoni tal-frodi tal-Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi.
Artikolu 40
delega tal-poteri tal-implimentazzjoni tal-baġit
1. Id-Direttur jista’ jiddelega s-setgħat tal-implimentazzjoni tal-baġit lil persunal tal-korp tal-Unjoni kopert mir-Regolamenti tal-Persunal, f’konformità mal-kundizzjonijiet stabbiliti fir-regoli finanzjarji tal-korp tal-Unjoni adottati mill-bord ta’ ġestjoni. Dawk inkarigati jistgħu jaġixxu biss fil-limiti tas-setgħat mogħtija espressament lilhom.
2. Dak li jkun irċieva d-delega jista jiddelega l-poteri li rċieva lil ħaddieħor, kif previst fir-regoli li jimplimentaw’ dan ir-regolament imsemmijin fl-Artikolu 114. Kull att ta’ subdelega jkun irid il-qbil espliċitu tad-direttur.
Artikolu 41
Kunflitti ta’ interessi
1. L-atturi finanzjarji fit-tifsira tal-Kapitolu 2 ta’ dan it-Titolu u persuni oħra involuti fl-implimentazzjoni u l-ġestjoni tal-baġit, inklużi l-atti preparatorji tagħhom, l-awditu jew il-kontroll ma jieħdu l-ebda azzjoni li tista’ ġġib l-interessi tagħhom f’kunflitt ma’ dawk tal-korp tal-Unjoni.
Fejn jeżisti tali riskju, il-persuna inkwistjoni tibqa’ lura minn tali azzjonijiet u tirreferi l-kwistjoni lill-awtorità kompetenti li tikkonferma bil-miktub jekk jeżistix kunflitt ta’ interess. Meta jinstab li jeżisti kunflitt ta’ interess, il-persuna inkwistjoni għandha twaqqaf l-attivitajiet kollha tagħha fil-kwistjoni. L-awtorità kompetenti tieħu kwalunkwe azzjoni ulterjuri li tkun xierqa.
2. Għall-finijiet tal-paragrafu 1, ikun jeżisti kunflitt ta’ interessi fejn l-eżerċizzju imparzjali u oġġettiv tal-funzjonijiet ta’ attur finanzjarju jew ta’ persuna oħra, kif jissemma fil-paragrafu 1, ikun kompromess għal raġunijiet li jinvolvu l-familja, il-ħajja emozzjonali, l-affinità politika jew nazzjonali, l-interess ekonomiku jew kwalunkwe interess ieħor kondiviż mal-benefiċjarju.
3. L-awtorità kompetenti msemmija fil-paragrafu 1 tkun s-superjur dirett tal-impjegat ikkonċernat. Jekk il-membru tal-persunal ikun id-direttur, l-awtorità kompetenti tkun l-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv.
4. Il-korp tal-Unjoni jadotta regoli dwar il-prevenzjoni u l-ġestjoni ta’ kunflitt ta’ interessi.
Artikolu 42
Metodu ta’ implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni
1. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun implimentat mid-Direttur fid-dipartimenti taħt l-awtorità tiegħu.
2. Kompiti ta’ kompetenza teknika u kompiti amminstrattivi, preparatorji jew anċillari li ma jinvolvux l-eżerċitar ta’ awtorità pubblika jew l-użu ta’ poteri ta’ ġudizzju diskrezjonali jistgħu jingħataw b’appalt lil entitajiet esterni mis-settur privat, fejn ma jistax isir mod ieħor.
KAPITOLU 2
Atturi finanzjarji
Sezzjoni 1
Prinċipju tas-segregazzjoni tad-dmirijiet
Artikolu 43
Segregazzjoni tad-dmirijiet
Id-dmirijiet tal-uffiċjal awtorizzanti u tal-uffiċjal tal-kontabilità jkunu segregati u reċiprokament esklussivi.
Sezzjoni 2
Uffiċjal awtorizzanti
Artikolu 44
Poteri u dmirijiet tal-uffiċjal awtorizzanti
1. L-uffiċjal awtorizzanti jkun responsabbli għall-implimentazzjoni tad-dħul u n-nefqa b’konformità mal-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u sabiex jiżgura l-konformità mar-rekwiżiti tal-legalità u r-regolarità.
2. Għall-finijiet tal-paragrafu 1, l-uffiċjal awtorizzanti, skont l-istandards minimi adottati mill-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv abbażi ta’ standards ekwivalenti preskritti mill-Kummissjoni għad-dipartimenti tagħha u b’kunsiderazzjoni tar-riskji assoċjati mal-ambjent ta’ ġestjoni u n-natura tal-azzjoni ffinanzjata, jieħu ħsieb li jwaqqaf l-istruttura organizzazzjonali u s-sistemi ta’ kontroll intern xierqa għat-twettieq tad-dmirijiet tal-uffiċjal awtorizzanti.
L-istabbiliment ta’ din l-istruttura u dawn is-sistemi jkun appoġġjat minn analiżi komprensiva tar-riskju, li tqis l-kosteffikaċja tagħhom.
L-uffiċjal awtorizzanti jista’ jistabbilixxi fid-dipartiment tiegħu stess funzjoni ta’ kompetenza u parir maħsuba biex tgħinu jikkontrolla r-riskji involuti fl-attivitajiet tiegħu.
3. Sabiex jimplimenta n-nefqa, l-uffiċjal awtorizzanti jwettaq impenji baġitraji u impenji legali, jivvalida n-nefqa u jawtorizza l-pagamenti, u jieħu l-passi prelimenari għall-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet.
4. L-implimentazzjoni tad-dħul tinkludi l-preparazzjoni tal-estimi tal-ammonti riċevibbli, l-istabbiliment tal-intitolamenti li għandhom jiġu rkuprati u l-ħruġ tal-ordnijiet tal-irkupru. Fejn ikun xieraq, tinkludi r-rinunzja ta’ intitolamenti stabbiliti.
5. L-uffiċċjal awtorizzanti jżomm id-dokumenti ta’ sostenn li għandhom x’jaqsmu mal-operazzjonijiet li jkunu saru fuq medda ta’ ħames snin mid-data tad-deċiżjoni li tat il-kwittanza għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni. Id-dejta personali inkluża fid-dokumenti ta’ sostenn titħassar, fejn possibbli, meta dik id-dejta ma tkunx neċessarja għall-finijiet ta’ kwittanza baġitarja, kontroll u awditjar. Fi kwalunkwe każ, l-Artikolu 37(2) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 japplika f’dak li jirrigwarda l-konservazzjoni tad-dejta tat-traffiku.
Artikolu 45
Kontrolli ex ante
1. Kull operazzjoni msemmija fl-Artikolu 44 tkun suġġetta għal mill-anqas kontroll ex ante, ibbażat fuq analiżi mhux fuq il-post tad-dokumenti u wkoll fuq ir-riżultati disponibbli tal-kontrolli diġà mwettqa, fir-rigward tal-aspetti operazzjonali u finanzjarji tal-operazzjoni.
Il-kontrolli ex ante jinkludu l-inizjazzjoni u l-verifika tal-operazzjoni.
2. Bidu ta’ operazzjoni jinftiehem bħala l-operazzjonijiet kollha li huma preparatorji għall-adozzjoni tal-atti li jimplimentaw il-baġit tal-korp tal-Unjoni mill-uffiċjali awtorizzanti msemmija fl-Artikoli 33 u 34.
3. Verifika ex ante ta’ operazzjoni tinftiehem bħala l-kontrolli ex ante kollha li jagħmel l-uffiċjal awtorizzanti sabiex jivverifika l-aspetti operazzjonali u finanzjarji.
4. Il-kontrolli ex ante jivverifikaw il-koerenza fost id-dokumenti ta’ sostenn mitluba u kwalunkwe informazzjoni disponibbli. Il-firxa f’termini tal-frekwenza u l-intensità tal-kontrolli ex ante iġu ddeterminati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli billi jitqiesu konsiderazzjonijiet ibbażati fuq ir-riskji u l-kosteffikaċja. F’każ ta’ dubju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mill-validazzjoni tal-pagamenti rilevanti jitlob informazzjoni kumplimentari jew jagħmel kontroll fuq il-post sabiex jikseb assigurazzjoni raġonevoli bħala parti mill-kontroll ex ante.
L-għan tal-kontrolli ex ante huwa li jaċċertaw li:
(a)
in-nefqa saret kif suppost u hija konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli;
(b)
il-prinċipju ta’ amministrazzjoni finanzjarja tajba stabbilit fl-Artikolu 29 ikun ġie applikat.
Għall-iskop tal-kontrolli, serje ta’ tranżazzjonijiet individwali simili relatati man-nefqa ta’ rutina fuq is-salarji, il-pensjonijiet, ir-rimborż tal-ispejjeż tal-missjonijiet u tal-ispejjeż mediċi jistgħu jiġu kkunsidrati bħala operazzjoni waħda mill-uffiċjal awtorizzanti.
5. Għal kull tranżazzjoni, il-verifika ssir mill-persunal li jkun differenti minn dak li inizja l-operazzjoni. Il-persunal li jwettaq il-verifiki ma jkunx subordinat għal membri tal-persunal li inizjaw l-operazzjoni.
Artikolu 46
Kontrolli ex post
1. L-uffiċjal awtorizzanti jista’ jistabbilixxi kontrolli ex post sabiex jivverifika l-operazzjonijiet diġà approvati wara l-kontrolli ex ante. Dawn il-kontrolli jistgħu jkunu organizzati fuq bażi ta’ kampjun skont ir-riskji.
2. Il-kontrolli ex post jistgħu jitwettqu fuq il-bażi ta’ dokumenti u, fejn ikun xieraq, fuq il-post.
Il-kontrolli ex post jivverifikaw li l-operazzjonijiet iffinanzjati mill-baġit tal-korp tal-Unjoni jiġu implimentati kif suppost u b’mod partikolari li jiġu rrispettati l-kriterji msemmija fl-Artikolu 45(4).
L-eżiti tal-kontrolli ex post jiġu analizzati mill-uffiċjal awtorizzanti mill-inqas kull sena sabiex tiġi identifikata kwalunkwe kwistjoni sistemika potenzjali. L-uffiċjal awtorizzanti jieħu miżuri biex jindirizza dawn il-kwistjonijiet.
L-analiżi tar-riskju msemmija fil-paragrafu 1 tkun rieżaminata fid-dawl tar-riżultati tal-kontrolli u ta’ informazzjoni rilevanti oħra.
Fil-każ ta’ programmi pluriennali, l-uffiċjal awtorizzanti jistabbilixxi strateġija ta’ kontroll pluriennali, li permezz tagħha jispeċifika n-natura u l-firxa tal-kontrolli matul il-perjodu u l-mod kif għandhom jitkejlu r-riżultati sena wara sena għall-proċess ta’ assigurazzjoni annwali.
3. Il-kontrolli ex ante jitwettqu minn membri tal-persunal li mhumiex dawk responsabbli għall-kontrolli ex post. Il-persunal responsabbli għall-kontrolli ex post ma jkunx subordinat għall-membri tal-persunal responsabbli għall-kontrolli ex ante.
Meta l-uffiċjal awtorizzanti jimplimenta awditjar finanzjarju tal-benefiċjarji bħala kontrolli ex post, ir-regoli tal-awditjar relatati jkunu ċari, konsistenti u trasparenti, u jirrispettaw id-drittijiet kemm tal-Kummissjoni kif ukoll tal-korp tal-Unjoni u ta’ dawk awditjati.
4. Il-persunal responsabbli għall-kontroll tal-ġestjoni tal-operazzjonijiet finanzjarji msemmi fil-paragrfu 3 jkollu ll-kapaċitajiet professjonali meħtieġa. Huma jridu jżommu ma’ kodiċi speċifiku ta’ standards professjonali addottat mill-korp tal-Unjoni u bbażat fuq standards preskritti mill-Kummissjoni għad-dipartimenti tagħha stess.
Artikolu 47
Rapport Annwali tal-Attività Kkonsolidat
1. L-uffiċjal awtorizzanti jirrapporta lill-bord ta’ ġestjoni dwar it-twettiq tad-doveri tiegħu fil-forma ta’ rapport tal-attività annwali kkonsolidat li fih:
(a)
informazzjoni dwar:
-
l-implimentazzjoni tal-programm ta’ ħidma annwali, il-baġit u riżorsi tal-persunal tal-korp imsemmija fl-Artikolu 38,
-
sistemi ta’ ġestjoni u kontroll intern inkluż sommarju tal-għadd u t-tip ta’ awditjar intern imwettqa mill-awditur intern, il-kapaċitajiet ta’ awditjar intern, ir-rakkomandazzjonijiet magħmula u l-azzjoni li ttieħdet dwar dawn ir-rakkomandazzjonijiet u dwar ir-rakkomandazzjonijiet ta’ snin preċedenti, kif imsemmi fl-Artikoli 82 u 83,
-
kwalunkwe osservazzjonijiet tal-Qorti tal-Awdituri u l-azzjonijiet meħuda dwar dawn l-osservazzjonijiet,
-
il-kontijiet u r-rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja mingħajr ħsara għall-Artikoli 92, 96 u 97;
(b)
dikjarazzjoni tal-uffiċjal awtorizzanti li jiddikjara jekk huwa għandux assigurazzjoni raġonevoli li sakemm ma jkunx speċifikat mod ieħor fi kwalunkwe riservi marbuta ma’ oqsma definti ta’ dħul u nefqa:
-
l-informazzjoni li hemm fir-rapport tippreżenta stampa vera u ġusta,
-
ir-riżorsi assenjati lill-attivitajiet deskritti fir-rapport intużaw għall-finijiet intenzjonati tagħhom u f’konformità mal-prinċipji tal-ġestjoni finanzarja tajba,
-
il-proċeduri ta’ kontroll stabbiliti jagħtu l-garanziji neċessarji fir-rigward tal-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti.
Ir-rapport ta’ attivita’ annwali kkonsolidat jindika r-riżultati tal-operazzjonijiet b’referenza għall-objettivi stabbiliti, ir-riskji assoċjati mal-operazzjonijiet, l-użu li jkun sar mir-riżorsi provduti u l-effiċjenza u l-effikaċja tas-sistemi ta’ kontroll intern, inkluża valutazzjoni ġenerali tal-kostijiet u tal-benefiċċji tal-kontrolli.
Ir-rapport annwali kkonsolidat jiġi ppreżżentat lill-bord ta’ ġestjoni għall-valutazzjoni.
2. Sa mhux aktar tard mill-1 ta’ Lulju ta’ kull sena, ir-rapport ta’ attività annwali kkonsolidat flimkien mal-valutazzjoni tiegħu jintbagħat mill-bord ta’ ġestjoni lill-Qorti tal-Awdituri, lill-Kummissjoni, lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill.
3. Rekwiżiti ta’ rapportar addizzjonali jistgħu jkunu pprovduti skont l-att kostitwenti f’każijiet ġustifikati kif xieraq, b’mod partikolari meta dan ikun meħtieġ min-natura tal-qasam li fiha jopera l-korp.
Artikolu 48
Protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni
1. Jekk membru tal-persunal, involut fl-amministrazzjoni finanzjarja u fil-kontroll tat-tranżazzjonijiet iqis li deċiżjoni li s-superjur tiegħu jirrikjedi minnu li japplika jew li jaqbel magħha tkun irregolari jew tmur kontra l-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba jew kontra r-regoli professjonali li dak il-membru tal-persunal huwa rikjest li josserva, huwa jinforma lid-direttur tiegħu li jirrispondi bil-miktub. Jekk id-direttur jonqos milli jieħu azzjoni jew jikkonferma d-deċiżjoni jew l-istruzzjoni inizjali tiegħu u l-membru tal-persunal iqis li tali konferma ma tikkostitwixxix tweġiba raġonevoli għall-problema tiegħu, il-membru tal-persunal jinforma lill-bord rilevanti msemmi fl-Artikolu 54(5) u lill-bord ta’ ġestjoni bil-miktub.
2. Fil-każ ta’ kwalunkwe attività illegali, frodi jew korruzzjoni li tista’ tippreġudika l-interessi tal-Unjoni, il-membru tal-persunal jinforma lill-awtoritajiet jew il-korpi maħtura mil-leġiżlazzjoni applikabbli. Il-kuntratti mal-awdituri esterni li jwettqu awditjar tal-ġestjoni finanzjarja tal-korp tal-Unjoni jipprovdu għall-obbligu tal-awditur estern biex jinforma lill-uffiċjal awtorizzanti bi kwalunkwe suspett ta’ attività illegali, frodi jew korruzzjoni li tista’ tippreġudika l-interessi tal-Unjoni.
Artikolu 49
delega tal-implimentazzjoni tal-baġit
Meta l-poteri għall-implimentazzjoni tal-baġit ikunu ddelegati jew subdelegati skont l-Artikolu 40, l-Artikolu 44(1), (2) u (3) japplikaw mutatis mutandis għall-uffiċċjali awtorizzanti b’delega jew subdelega.
Sezzjoni 3
Uffiċjal tal-kontabilità
Artikolu 50
Setgħat u dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità
1. Il-bord ta’ ġestjoni jaħtar uffiċjal tal-kontabilità, kopert bir-Regolamenti tal-Persunal, li fil-qadi ta’ dmirijietu jkun totalment indipendenti. L-uffiċjal tal-kontabilità jkun responsabbli fil-korp tal-Unjoni:
(a)
għall-implimentazzjoni adegwata tal-pagamenti, għall-ġbir tad-dħul u għall-irkupru tal-ammonti stabbiliti bħala riċevibbli;
(b)
jipprepara u jippreżenta l-kontijiet skont it-Titolu IX;
(c)
iżomm il-kontijiet skont it-Titolu IX;
(d)
jimplimenta, b’konformità mat-Titolu IX, ir-regoli tal-kontabilità u l-iskeda tal-kontijiet skont id-dispożizzjonijiet adottati mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni;
(e)
jistabbilixxi u jivvalida s-sistemi tal-kontabilità u, fejn xieraq, jivvalida sistemi stabbiliti mill-uffiċjal awtorizzanti maħsuba biex ifornu jew jiġġustifikaw l-informazzjoni dwar il-kontijiet; f’dan ir-rigward l-uffiċjal tal-kontabilità jingħata s-setgħa biex jivverifika fi kwalunkwe żmien ir-rispett tal-kriterji ta’ validazzjoni;
(f)
jamministra t-teżor.
2. Jista’ jkun hemm żewġ korpi tal-Unjoni jew aktar li jaħtru l-istess uffiċjal tal-kontabilità.
Korpi tal-Unjoni jistgħu wkoll jaqblu mal-Kummissjoni li l-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jaġixxi wkoll bħala l-uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni.
Korpi tal-Unjoni jistgħu wkoll jafdaw lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni b’parti mill-kompiti ta’ uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni, waqt li jqisu l-analiżi tal-kostbenefiċċju msemmija fl-Artikolu 29.
Fil-każ imsemmi f’dan is-subparagrafu, huma jagħmlu l-arranġamenti neċessarji sabiex jiġi evitat kwalunkwe kunflitt ta’ interessi.
3. L-uffiċjal tal-kontabilità jakkwista mingħand l-uffiċjal awtorizzanti l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-produzzjoni ta’ kontijiet li jagħtu stampa vera u ġusta tas-sitwazzjoni finanzjarja tal-korp tal-Unjoni u tal-implimentazzjoni tal-baġit. L-uffiċjal awtorizzanti jiggarantixxi l-affidabbiltà ta’ tali informazzjoni.
4. Qabel l-adozzjoni tal-kontijiet mid-direttur, l-uffiċjal tal-kontabilità jiffirmahom u b’dan jiċċertifika li l-uffiċjal tal-kontabilità għandu assigurazzjoni raġonevoli li l-kontijiet jippreżentaw stampa vera u ġusta tas-sitwazzjoni finanzjarja tal-korp tal-Unjoni.
Għal l-iskop tal-ewwel subparagrafu, l-uffiċjal tal-kontabilità jivverifika li l-kontijiet tħejjew skont ir-regoli msemmija fl-Artikolu 143 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, u li d-dħul u n-nefqa kollha jkunu ddaħħlu fil-kontijiet.
L-uffiċjal awtorizzanti jgħaddi kwalunkwe informazzjoni li l-uffiċjal tal-kontabilità għandu bżonn biex ikun jista’ jwettaq id-dmirijiet tiegħu.
L-uffiċjali awtorizzanti jibqgħu totalment responsabbli għall-użu xieraq tal-fondi li jamministraw, il-legalità u r-regolarità tan-nefqa taħt il-kontroll tagħhom u l-kompletezza u l-akkuratezza tal-informazzjoni mgħoddija lill-uffiċjal tal-kontabilità.
5. L-uffiċjal tal-kontabilità jingħata s-setgħa sabiex jikkontrolla l-informazzjoni li tasal kif ukoll li jwettaq kwalunkwe kontroll ieħor li jqis meħtieġ sabiex jiffirma l-kontijiet.
L-uffiċjal tal-kontabilità jagħmel riżervi, jekk ikun meħtieġ, u jispjega eżattament in-natura u l-ambitu ta’ tali riżervi.
6. Bla ħsara għall-paragrafu 7 ta’ dan l-Artikolu u l-Artikolu 51, l-uffiċjal tal-kontabilità biss ikollu l-poter tal-ġestjoni ta’ flus kontanti u l-ekwivalenti tagħhom. L-uffiċjal tal-kontabilità jkun responsabbli għas-salvagwardja tagħhom.
7. Fit-twettiq ta’ dmirijietu, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jiddelega ċerti kompiti lil persunal ta’ taħtu, bla ħsara għar-Regolamenti tal-Persunal, fejn dan ikun indispensabbli għall-qadi ta’ dmirijietu.
8. L-istrument tad-delega jippreskrivi l-kompiti fdati lil min jirċievi d-delega u d-drittijiet u l-obbligi tagħhom.
Taqsima 4
Amministratur imprest
Artikolu 51
Kontijiet imprest
Fejn huwa indispensabbli għall-pagament ta’ ammonti żgħar u għall-ġbir ta’ dħul ieħor imsemmi fl-Artikolu 6, jistgħu jitwaqqfu kontijiet imprest. Il-kontijiet imprest jimtlew mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-istituzzjoni u jitpoġġew taħt ir-responsabbiltà ta’ amministraturi imprest maħturin mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-istituzzjoni.
L-ogħla ammont ta’ kull partita ta’ nefqa jew dħul li jista’ jitħallas mill-aministratur imprest lil partijiet terzi ma jistax jaqbeż EUR 60 000 u jkun speċifikat minn kull korp tal-Unjoni għal kull partira ta’ nefqa jew dħul. ‘Pagamenti minn kontijiet imprest jistgħu jsiru permezz ta’ trasferiment ta’ kreditu bil-bank, inkluża s-sistema ta’ debitu dirett imsemmija fl-Artikolu 74(1), ċekk jew mezz ieħor ta’ ħlas, skont l-istruzzjonijiet stipulati mill-uffiċjal tal-kontabilità.’
KAPITOLU 3
Responsabbiltà tal-atturi finanzjarji
Sezzjoni 1
Regoli ġenerali
Artikolu 52
Irtirar ta’ delegi u sospensjoni tal-kompiti mogħtija lill-atturi finanzjarji
1. L-uffiċjali awtorizzanti b’delega u subdelega jistgħu fi kwalunkwe waqt ikollhom id-delega jew is-subdelega tagħhom irtirata temporanjament jew definittivament mill-awtorità li taħtarhom. L-uffiċċjal awtorizzanti jista’, f’kull żmien, jirtira l-qbil tiegħu għal subdelega speċifika.
2. L-uffiċjal tal-kontabilità jew l-amministrattur imprest, jew it-tnejn li huma, jistgħu fi kwalunkwe waqt ikunu sospiżi temporanjament jew definittivament mid-dmirijiet tagħhom mill-bord ta’ ġestjoni. F’każ bħal dan, il-bord ta’ ġestjoni jaħtar uffiċjal interim tal-kontabilità.
3. Il-paragrafi 1 u 2 ikunu bla ħsara għal kwalunkwe azzjoni dixxiplinari meħuda fir-rigward tal-atturi finanzjarji msemmija f’dwak il-paragrafi.
Artikolu 53
Responsabbiltà tal-atturi finanzjarji għal attività illegali, frodi jew korruzzjoni
1. L-Artikoli 52 sa 56 huma bla ħsara għal kwalunkwe responsabbiltà skont id-dritt kriminali, li l-atturi finanzjarji msemmijin fl-Artikolu 52 jistgħu jġarbu kif previst fid-dritt nazzjonali applikabbli u fid-dispożizzjonijiet fis-seħħ dwar il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u dwar il-ġlieda kontra l-korruzzjoni li tinvolvi uffiċjali tal-Unjoni jew uffiċjali tal-Istati Membri.
2. Mingħajr ħsara għall-Artikoli 54, 55 u 56, kull wieħed mill-uffiċjali awtorizzanti, mill-uffiċjali tal-kontabilità jew l-amministraturi imprest ikun suġġett għal azzjoni dixxiplinari u pagament ta’ kumpens kif stabbilit fir-Regolamenti tal-Persunal. Fil-każ ta’ attività illegali, frodi jew korruzzjoni li jistgħu jkunu ta’ ħsara għall-interessi tal-Unjoni, il-kwistjoni tkun ippreżentata lill-awtoritajiet u lill-korpi nnominati bil-leġislazzjoni applikabbli, partikolarment lill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi.
Taqsima 2
Regoli applikabbli għall-uffiċjali awtorizzanti
Artikolu 54
Regoli applikabbli għall-uffiċjali awtorizzanti
1. L-uffiċjal awtorizzanti jkun responsabbli għall-pagament ta’ kumpens kif stipulat fir-Regolamenti tal-Persunal.
2. L-obbligu li jitħallas kumpens japplika partikolarment jekk l-uffiċjal awtorizzanti, jew b’mod intenzjonat jew minħabba traskuraġni serja min-naħa tiegħu:
(a)
jiddetermina intitolamenti li għandhom jiġu rkuprati jew joħroġ ordnijiet ta’ rkupru, jikkommetti nefqa jew jiffirma ordni ta’ pagament mingħajr ma jkun konformi ma’ dan ir-Regolament u, fejn xieraq, mar-regoli ta’ implimentazzjoni tar-Regolament Finanzjarju tal-Korp tal-Unjoni;
(b)
jonqos milli jfassal dokument li jistabbilixxu ammont riċevibbli, jittraskura milli joħroġ ordni ta’ rkupru jew jittardja l-ħruġ tagħha jew jittardja l-ħruġ ta’ ordni għal ħlas, u b’hekk jesponi lill-korp tal-Unjoni għal azzjoni ċivili minn partijiet terzi.
3. Uffiċjal awtorizzanti b’delega jew b’subdelega li jikkonsidra li deċiżjoni li jkun fir-responsabilità tiegħu li għandu jieħu tkun irregolari jew kontra l-prinċipji tal-amministrazzjoni finanzjarja tajba, jinforma b’dan bil-miktub lill-awtorità tad-delega. Jekk l-awtorità tad-delega mbagħad tagħti bil-miktub struzzjoni motivata lill-uffiċjal awtorizzanti b’delega jew b’subdelega biex jieħu d-deċiżjoni, dak l-uffiċjal awtorizzanti ma jinżammx responsabbli.
4. Fil-każ ta’ delega, l-uffiċjal awtorizzanti jibqa’ responsabbli mill-effiċjenza u l-effikaċja tas-sistemi interni ta’ ġestjoni u kontroll stabbiliti u għall-għażla tal-uffiċjal awtorizzanti b’delega.
5. Il-bord speċjalizzat fl-irregolaritajiet finanzjarji stabbilit mill-Kummissjoni jew li fih il-Kummissjoni tieħu sehem skont l-Artikolu 73(6) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, jeżerċita l-istess setgħat fir-rigward tal-korp tal-Unjoni kif huwa jagħmel fir-rigward tad-dipartimenti tal-Kummissjoni, sakemm il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv ma jiddeċiedix li jwaqqaf bord funzjonalment indipendenti, jew li jipparteċipa f’bord konġunt imwaqqaf minn diversi korpi. Għal każijiet preżentati mill-korpi tal-Unjoni, il-bord speċjalizzat fl-irregolaritajiet finanzjarji mwaqqaf mill-Kummissjoni jew li fih tipparteċipa l-Kummissjoni jinkludi membru wieħed tal-persunal ta’ korp tal-Unjoni.
Fuq il-bażi tal-opinjoni tal-bord imsemmi fl-ewwel subparagrafu, id-direttur jiddeċiedi jekk jagħtix bidu għal proċedimenti għal azzjoni dixxiplinari jew għall-pagament ta’ kumpens. Jekk il-bord jidentifika problemi sistematiċi, huwa jibgħat rapport bir-rakkomandazzjonijiet lill-uffiċjal awtorizzanti u lill-awditur intern tal-Kummissjoni. Jekk l-opinjoni timplika lid-direttur, il-bord jibgħatha lill-bord ta’ ġestjoni u lill-awditur intern tal-Kummissjoni. Id-direttur jirreferi, f’forma anonima, għall-opinjonijiet tal-bord fir-rapport ta’ attività annwali u jindika l-miżuri ta’ segwitu meħuda.
6. Kull membru tal-persunal jista’ jintalab jagħmel tajjeb għad-dannu, kollu jew parti minnu, li jkun sofra l-bord tal-Unjoni minħabba mġiba serjament ħażina min-naħa tiegħu jew tagħha waqt il-qadi ta’ dmirijietu/ha jew f’konnessjoni mal-qadi ta’ dmirijietu/ha. L-awtorità tal-ħatra tieħu deċiżjoni motivata wara li twettaq il-formalitajiet preskritti mir-Regolamenti tal-Persunal rigward kwistjonijiet dixxiplinari.
Taqsima 3
Regoli applikabbli għall-uffiċjali tal-kontabilità u l-amministraturi imprest
Artikolu 55
Regoli applikabbli għall-uffiċjali tal-kontabilità
Uffiċjal tal-kontabilità jista’ jkun suġġett għal azzjoni dixxiplinari u pagament ta’ kumpens, kif stabbilit u skont il-proċeduri tar-Regolamenti tal-Persunal. Uffiċjal tal-kontabilità jista’, b’mod partikolari, isir suġġett għal dan b’riżultat ta’ kwalunkwe waħda mill-forom li ġejjin ta’ kondotta ħażina minn naħa tiegħu:
(a)
telf jew ikkawżar ta’ danni lil fondi, assi jew dokumenti li jkun fil-pussess tiegħu jew tagħha jew l-ikkawżar tat-telf jew il-ħsara tagħhom minħabba n-negliġenza tiegħu jew tagħha;
(b)
bdil ta’ kontijiet bankarji jew kontijiet kurrenti postali b’mod żbaljat;
(c)
irkuprar jew pagament ta’ ammonti li ma jkunux konformi mal-ordnijiet għall-irkupru jew ordnijiet għall-pagament korrispondenti;
(d)
huwa jonqos milli jiġbor id-dħul dovut.
Artikolu 56
Regoli applikabbli għall-uffiċjali imprest
Amministratur imprest ikun suġġett għal azzjoni dixxiplinari u l-pagament ta’ kumpens, kif stabbilit u b’konformità mal-proċeduri fir-Regolamenti tal-Persunal. B’mod partikolari, amministratur imprest jista’ jagħmel lilu nnifsu suġġett għal dan b’riżultat ta’ kwalunkwe waħda mill-forom li ġejjin ta’ kondotta ħażina minn naħa tiegħu:
(a)
telf jew ikkawżar ta’ danni lil fondi, assi u dokumenti li jkun fil-pussess tiegħu jew tagħha jew l-ikkawżar tat-telf jew il-ħsara tagħhom minħabba n-negliġenza tiegħu jew tagħha;
(b)
nuqqas ta’ provi dokumentarji adegwati għall-pagamenti li jkun għamel;
(c)
pagamenti magħmula lil persuni li mhumiex intitolati għal tali pagamenti;
(d)
huwa jonqos milli jiġbor id-dħul dovut.
KAPITOLU 4
Operazzjonijiet ta’ dħul
Artikolu 57
Talba għall-pagament
Il-korp tal-Unjoni jippreżenta lill-Kummissjoni talbiet għall-pagament tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni kollha jew parti minnha skont l-Artikolu 19(6) skont it-termini u fl-intervalli maqbula mal-Kummissjoni.
Artikolu 58
Trattament ta’ imgħax
L-imgħax iġġenerat minn fondi imħallsa lill-korp tal-Unjoni mill-Kummissjoni permezz tal-kontribuzzjoni ma jkunx dovut lill-baġit.
Artikolu 59
Estimu tal-ammonti riċevibbli
1. Meta l-uffiċjal awtorizzanti jkollu informazzjoni suffiċjenti u affidabbli fir-rigward ta’ kwalunkwe miżura jew sitwazzjoni li jistgħu jwasslu biex ikun hemm ammont dovut lill-korp tal-Unjoni, l-uffiċjal awtorizzanti jagħmel estimu tal-ammont riċevibbli.
2. L-estimu tal-ammont riċevibbli jkun aġġustat mill-uffiċjal awtorizzanti malli dan isir jaf b’avveniment li jimmodifika l-miżura jew is-sitwazzjoni li wasslet li għall-estimu.
Meta jistabbilixxi l-ordni ta’ rkupru dwar miżura jew sitwazzjoni li qabel kienet wasslet għal estimu tal-ammonti riċevibbli, tali estimu tiġi aġġustat skont dan mill-uffiċjal awtorizzanti.
Jekk l-ordni ta’ rkupru jsir għall-istess ammont bħall-estimu oriġinali tal-ammonti riċevibbli, tali estiu jitnaqqas għal żero.
Artikolu 60
Stabbiliment tal-ammonti riċevibbli
1. L-istabbiliment ta’ ammont riċevibbli huwa l-att li bih l-uffiċjal awtorizzanti:
(a)
jivverifika li d-dejn jeżisti;
(b)
jiddetermina jew jivverifika r-realtà u l-ammont tad-dejn;
(c)
jivverifika l-kundizzjonijiet li fihom ikun dovut id-dejn.
2. Kwalunkwe ammont riċevibbli li jiġi identifikat bħala ċert, ta’ ammont fiss u dovut jiġi stabbilit permezz ta’ ordni ta’ rkupru lill-uffiċjal tal-kontabilità permezz ta’ nota ta’ debitu lid-debitur, li jkunu t-tnejn magħmula mill-uffiċjal awtorizzanti.
3. L-ammonti li jitħallsu bi żball ikunu rkuprati.
4. Kwalunkwe debitu mhux mħallas lura sad-data stipulata fin-nota ta’ debitu jiġġenera imgħax skont ir-Regolament ta’ Delega (UE) Nru 1268/2012.
5. F’każijiet sustanzjati kif xieraq, ċerti partiti tad-dħul ta’ rutina jistgħu jkunu stabbilit proviżorjament. L-istabbiliment proviżorju jkopri l-irkupru ta’ bosta ammonti individwali li ma jeħtiġux għalhekk li jiġu stabbiliti individwalment. Qabel tmiem is-sena finanzjarja, l-uffiċjal awtorizzanti jemenda l-ammonti stabbiliti proviżorjament biex jiżgura li jikkorrispondu għall-ammonti riċevibbi realment stabbiliti.
Artikolu 61
Awtorizzazzjoni tal-irkupru
L-awtorizzazzjoni tal-irkupru hija att li permezz tiegħu l-uffiċjal awtorizzanti jagħti struzzjonijiet lill-uffiċjal tal-kontabilità, bil-ħruġ ta’ ordni ta’ rkupru, sabiex jirkupra ammont riċevibbli li l-uffiċjal awtorizzanti jkun stabbilixxa.
Artikolu 62
Regoli dwar l-irkupru
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jaġixxi fuq ordnijiet għall-irkupru għal ammonti riċevibbli li jkunu ġew iddeterminati b’mod xieraq mill-uffiċjal awtorizzanti. L-uffiċjal tal-kontabilità jeżerċita diliġenza dovuta sabiex jiżgura li l-korp tal-Unjoni jirċievi d-dħul tiegħu u jiżgura li d-drittijiet tiegħu jkunu salvagwardjati.
2. Jekk l-irkupru effettiv ma jseħħx fl-iskadenza prevista fin-nota tad-debitu, l-uffiċjal tal-kontabilità jgħarraf lill-uffiċjal awtorizzanti u jniedi minnufih il-proċedura tal-irkupru bi kwalunkwe mezz legali, inkluż, jekk ikun il-każ, permezz ta’ tpaċija, u jekk dan ma jkunx jistax isir, permezz ta’ infurzar.
3. L-uffiċjal tal-kontabilità jirkupra ammonti billi jpaċihom ma’ pretensjonijiet ekwivalenti li l-korp tal-Unjoni jkollu fuq kull debitur li min-naħa tiegħu jkollu pretensjoni fuq il-korp tal-Unjoni. Tali pretensjonijiet ikunu ċerti, ta’ ammont fiss u eżegwibbli.
4. Fejn l-uffiċjal awtorizzanti jkun qiegħed jippjana li jirrinunzja għal jew parzjalment jirrinunzja għal irkupru ta’ xi ammont riċevibbli stabbilit, huwa jiżgura li r-rinunzja ssir sewwa u li tkun konformi mal-prinċipji tal-ġestjoni finanzjarja tajba u tal-proporzjonalità. Id-deċiżjoni ta’ rinunzja tkun ssostanzjata. L-uffiċjal awtorizzanti jista’ jiddelega din id-deċiżjoni ta’ rinunzja biss għal ammonti riċevibbli ta’ anqas minn EUR 5 000.
Id-deċiżjoni ta’ rinunzja ssemmi liema azzjonijiet ikunu ttieħdu biex isir l-irkupru u l-punti ta’ dritt u ta’ fatt li fuqhom tkun ibbażata.
5. L-uffiċjal awtorizzanti jikkanċella ammont riċevibbli stabbilit b’mod sħiħ jew parzjali meta s-sejba ta’ żball turi li l-ammont ma ġiex stabbilit sewwa. Tali kanċellazzjoni ssir b’deċiżjoni tal-uffiċjal awtorizzanti u tkun is-suġġett ta’ motivazzjoni xierqa.
Artikolu 63
Formalitajiet ta’ ġbir
1. L-irkupru effettiv mill-uffiċjal tal-kontabilità jagħti lok għall-annotazzjoni mill-istess uffiċjal tal-kontabilità fil-kontijiet u l-għoti ta’ din l-informazzjoni lill-uffiċjal awtorizzanti.
2. Kull pagament fi flus kontanti lill-uffiċjal tal-kontabilità jagħti lok għall-ħruġ ta’ irċevuta.
3. Rimborż parzjali minn debitur suġġett għal diversi ordnijiet ta’ rkupru jrid l-ewwel jitħallas fuq l-aktar intitolament antik sakemm ma jkunx speċifikat mod ieħor mid-debitur.
Kwalunkwe pagament parzjali jrid l-ewwel ikopri l-imgħax.
Artikolu 64
Żmien addizzjonali għal pagament
1. L-uffiċjal tal-kontabilità, f’kollaborazzjoni mal-uffiċjal awtorizzanti, jista’ jagħti aktar żmien biex isir il-pagament biss b’talba bil-miktub mid-debitur, bir-raġunijiet għaliex għandu jagħmel dan, u bil-kundizzjoni li jiġu ssodisfati ż-żewġ kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
id-debitur iwiegħed li jħallas imgħax bir-rata speċifikata fl-Artikolu 83 tar-Regolament ta’ Delega (UE) Nru 1268/2012 għall-perjodu addizzjonali sħiħ permess, li jibda mill-iskadenza msemmija fl-Artikolu 80(3)(b) ta’ Regolament ta’ Delega (UE) Nru 1268/2012;
(b)
sabiex ikunu mħarsa d-drittijiet tal-korp tal-Unjoni, id-debitur jagħti garanzija finanzjarja li tagħmel tajjeb għas-somma prinċipali u għall-imgħax, li tkun aċċettata mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni.
Il-garanzija msemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu tista’ tinbidel b’garanzija konġunta jew bosta garanziji minn parti terza approvati mill-uffiċċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni.
2. F’ċirkostanzi eċċezzjonali, wara talba mid-debitur, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jirrinunzja għall-ħtieġa ta’ garanzija msemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1 meta, fuq il-bażi tal-valutazzjoni tiegħu, id-debitur ikun irid u jkun jista’ jagħmel il-pagament fil-perjodu ta’ żmien addizzjonali, iżda ma jkunx jista’ jipprovdi tali garanzija u jkun jinsab f’sitwazzjoni diffiċli.
Artikolu 65
Lista ta’ intitolamenti
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jżomm lista ta’ ammonti li għandhom ikunu rkuprati. L-intitolamenti tal-korp tal-Unjoni jinġabru flimkien fil-lista skont id-data tal-ħruġ tal-ordni ta’ rkupru. L-uffiċjal tal-kontabilità jindika d-deċiżjonijiet biex issir rinunzja jew rinunzja parzjali għall-irkupru ta’ ammonti stabbiliti. Il-lista tiżdied mar-rapport tal-korp tal-Unjoni dwar il-ġestjoni tal-baġit u dik finanzjarja.
2. Il-korp tal-Unjoni jistabbilixxi lista ta’ intitolamenti tal-korp tal-Unjoni li tinkludi l-ismijiet tad-debituri u l-ammonti tad-djun, fejn id-debitur ikun ġie ordnat jagħmel rimborż b’deċiżjoni tal-Qorti li għandha s-saħħa ta’ res judicata u fejn l-ebda pagament jew l-ebda rimborż sinifikanti ma jkun sar għal sena wara l-pronunzjament tagħha. Il-lista tiġi ppubblikata, filwaqt li tittieħed inkonsiderazzjoni l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
F’dak li għandu x’jaqsam mad-dejta personali li tirreferi għal persuni fiżiċi, l-informazzjoni ppubblikata titneħħa ladarba l-ammont tad-dejn jitħallas kollu. L-istess japplika għad-dejta personali li tirreferi għal persuni ġuridiċi li għalihom it-titolu uffiċjali jidentifika persuna fiżika waħda jew iktar.
Id-deċiżjoni li d-debitur jiġi inkluż fil-lista ta’ intitolamenti tal-korp tal-Unjoni tittieħed f’konformità mal-prinċipju ta’ proporzjonalità u tikkunsidra b’mod partikolari l-importanza tal-ammont.
Artikolu 66
Perjodu ta’ limitazzjoni
L-intitolamenti tal-korp tal-Unjoni fir-rigward ta’ partijiet terzi u l-intitolamenti ta’ partijiet terzi fir-rigward tal-korp tal-Unjoni jkunu suġġetti għal terminu ta’ limitazzjoni ta’ ħames snin.
Artikolu 67
Dispożizzjonijiet speċifiċi applikabbli għat-tariffi u l-imposti
Meta l-korp tal-Unjoni jiġbor tariffi u imposti msemmijin fl-Artikolu 6(1)(a), estimu totali provviżorju ta’ dawn it-tariffi u l-imposti jsir fil-bidu ta’ kull sena finanzjarja.
Fejn it-tariffi u l-imposti huma ddeterminati kompletament permezz ta’ leġiżlazzjoni jew deċiżjonijiet tal-bord ta’ ġestjoni, l-uffiċjal awtorizzanti jista’ jastjeni milli joħriġ ordnijiet ta’ rkupru u, wara li jkun stabbilixxa l-ammont riċevibbli, iħejji direttament noti ta’ debitu. F’dan il-każ, jiġu rreġistrati d-dettalji kollha tal-intitolament tal-korp tal-Unjoni. L-uffiċjal tal-kontabilità jżomm lista tan-noti ta’ debitu kollha u jagħti l-għadd ta’ noti ta’ debitu u l-ammont globali fir-rapport tal-korp tal-Unjoni dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja.
Fejn il-korp tal-Unjoni juża sistema ta’ fatturar separata, l-uffiċjal tal-kontabilità jdaħħal is-somma akkumulata ta’ tariffi u imposti riċevuti fil-kontijiet regolarment, u tal-anqas kull xahar.
Il-korp tal-Unjoni jipprovdi servizzi bis-saħħa tal-kompiti fdati lilu biss wara li l-pagament korrispondenti jkun tħallas fl-intier tiegħu. Madankollu, f’ċirkostanzi eċċezzjonali, servizz jista’ jkun pprovdut mingħajr pagament minn qabel tal-imposta jew tariffa korrispondenti. F’każijiet fejn ingħata servizz mingħajr ma kien hemm pagament minn qabel tal-imposta jew tariffa korrispondenti., l-Artikoli 60 sa 66 japplikaw.
KAPITOLU 5
Operazzjonijiet ta’ nefqa
Artikolu 68
Deċiżjoni ta’ finanzjament
1. Kull element tan-nefqa jiġi impenjat, validat, awtorizzat u mħallas.
2. Kull impenn ta’ nefqa jrid jiġi wara deċiżjoni ta’ finanzjament.
3. Il-programm ta’ ħidma annwali tal-korp tal-Unjoni jkun ekwivalenti għal deċiżjoni ta’ finanzjament għall-attivitajiet li jkopri, sakemm l-elementi stabbiliti fl-Artikolu 32(3) huma identifikati b’mod ċar.
4. Approprjazzjonijiet amministrattivi jistgħu isiru mingħajr ma ssir deċiżjoni ta’ finanzjament minn qabel.
Artikolu 69
Tipi ta’ impenji
1. Impenn tal-baġit huwa l-operazzjoni li biha l-approprjazzjoni neċessarja sabiex tkopri l-pagamenti sussegwenti sabiex ikunu onorat impenji legali hija rriservata.
2. Impenn legali huwa att li bih l-uffiċjal awtorizzanti jidħol fi, jew jistabbilixxi, obbligu li jirriżulta f’imposta.
3. L-impenji tal-baġit jaqgħu taħt waħda mit-tliet kategoriji li ġejjin:
(a)
individwali: l-impenn tal-baġit huwa individwali meta r-riċevent u l-ammont tan-nefqa huma magħrufa;
(b)
globali: l-impenn tal-baġit huwa globali meta għall-anqas wieħed mill-elementi meħtieġa biex ikun identifikat l-impenn individwali jkun għadu mhux magħruf;
(c)
provviżorju: l-impenn tal-baġit huwa provviżorju meta huwa ntiż biex ikopri nefqa amministrattiv ta’ rutina u jew l-ammont jew ir-riċeventi finali mhumiex magħrufa.
L-impenji baġitarji proviżorji jkunu implimentati jew bil-konklużjoni ta’ wieħed jew aktar mill-impenji ġuridiċi individwali li joħolqu intitolament għal pagamenti sussegwenti, inkella, f’każijiet eċċezzjonali marbuta man-nefqa tal-ġestjoni tar-riżorsi umani, direttament permezz ta’ pagamenti.
4. L-impenji tal-baġit għal azzjonijiet li jestendu għal aktar minn sena finanzjarja waħda jistgħu jkunu maqsuma matul diversi snin f’pagamenti parzjali annwali biss meta l-att kostitwenti jew l-att bażiku jipprovdi dan jew fejn ikunu relatati man-nefqa amministrattiva.
Artikolu 70
Regoli applikabbli għall-impenji
1. Fir-rigward ta’ kwalunkwe miżura li tista’ tistabbilixxi nefqa addebitabbli lill-baġit tal-korp tal-Unjoni, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli l-ewwel jagħmel impenn baġitarju qabel ma’ jidħol għal impenn legali ma’ partijiet terzi.
2. L-obbligu biex isir impenn baġitarju qabel ma jittieħed impenn legali kif previst fil-paragrafu 1, ma jkunx applikabbli għall-impenji legali konklużi wara dikjarazzjoni ta’ sitwazzjoni ta’ kriżi fil-qafas tal-pjan ta’ kontinwità tal-attivitajiet, f’konformità mal-proċeduri adottati mill-korp tal-Unjoni.
3. L-impenji globali baġitarji jkopru l-kostijiet totali tal-impenji legali individwali korrispondenti konklużi sal-31 ta’ Diċembru tas-sena N + 1.
Suġġett għall-Artikoli 69(4) u 87(2) l-impenji legali individwali li jirrigwardaw impenji individwali jew proviżżorji tal-baġit ikunu konklużi sal-31 ta’ Diċembru tas-sena N.
Fit-tmiem tal-perjodi msemmija fl-ewwel u fit-tieni subparagrafu, il-bilanċ mhux użat ta’ tali impenji baġitarji jkun diżimpenjat mill-uffiċjal awtorizzanti.
L-ammont ta’ kull impenn legali individwali adottat b’segwiment ta’ impenn globali baġitarju, qabel il-firma, ikun irreġistrat mill-uffiċjal awtorizzanti fil-kontijiet tal-baġit u mdaħħal fl-impenn globali baġitarju.
4. L-impenji baġitarji u legali li jsiru għal azzjonijiet li jestendu għal aktar minn sena finanzjarja waħda, ħlief fil-każ ta’ nefqa tal-persunal, ikollhom data finali għal-implimentazzjoni stabbilita, b’konformità mal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
Xi partijiet ta’ tali impenji li ma jkunux ġew effettwati fi żmien sitt xhur wara d-data msemmija fl-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu jkunu diżimpenjati f’konformità mal-Artikolu 16.
L-ammont ta’ impenn tal-baġit li jikkorrispondi għal impenn legali li għalih ma sar l-ebda pagament skont it-tifsira tal-Artikolu 75 f’perjodu ta’ sentejn wara l-iffirmar tal-impenn legali jkun diżimpenjat, ħlief fejn dak ammont ikun relatat ma’ każijiet f’litigazzjoni quddiem qrati ġudizzjarji jew korpi arbitrali jew fejn jeżistu dispożizzjonijiet speċjali stabbiliti fl-atti bażiċi.
Artikolu 71
Verifiki applikabbli għall-impenji
1. Meta jaddotta impenn baġitarju, l-uffiċċjal awtorizzanti jrid jiżgura li:
(a)
in-nefqa tkun ġiet debitata lill-partita korretta tal-baġit tal-korp tal-Unjoni;
(b)
l-approprjazzjonijiet ikunu disponibbli;
(c)
in-nefqa konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli, b’mod partikolari dawk tal-istrument kostitwenti, ir-regoli finanzjarji ta’ kull entità tal-Komunità u l-atti kollha addottati skonthom;
(d)
jiġi rispettat il-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba.
2. Meta jirreġistra l-impenn legali b’firma fiżika jew elettronika, l-uffiċjal awtorizzanti jiżgura li:
(a)
l-impenn ikun kopert bl-impenn tal-baġit li jikkorrispondi miegħu;
(b)
in-nefqa hija legali u regolari u konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli, b’mod partikolari dawk ta l-istrument kostitwenti, ir-regoli finanzjarji ta’ kull korp tal-Unjoni u l-atti kollha addottati skonthom;
(c)
jiġi rispettat il-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba.
Artikolu 72
Validazzjoni tan-nefqa
Il-validazzjoni tan-nefqa hu l-att li permezz tiegħu l-uffiċjal awtorizzanti:
(a)
jivverifika l-eżistenza tal-initolament tal-kreditur;
(b)
jiddetermina jew jivverifika r-realtà u l-ammont tal-pretensjoni;
(c)
jivverifika l-kundizzjonijiet li fihom huwa dovut il-ħlas.
Artikolu 73
Validazzjoni u forma materjali għall-“mgħoddi għall-pagament”
1. Il-validazzjoni ta’ kwalunkwe nefqa tkun ibbażata fuq id-dokumenti ta’ sostenn li juru l-intitolament tal-kreditur, fuq il-bażi ta’ dikjarazzjoni tas-servizzi tassew mogħtija, il-provvisti tassew ikkonsenjati jew ix-xogħol tassew imwettaq, jew fuq il-bażi ta’ dokumenti oħra li jiġġustifikaw il-ħlas, inklużi pagamenti rikorrenti ta’ sottoskrizzjonijiet jew korsijiet ta’ taħriġ.
2. L-uffiċjal awtorizzanti jivverifika d-dokumenti ta’ sostenn personalment jew, fuq ir-responsabbiltà tiegħu stess, jaċċerta li dan ikun sar, qabel ma jieħu d-deċiżjoni li jivvalida n-nefqa.
3. Id-deċiżjoni ta’ validazzjoni hija kkomunikata permezz bl-iffirmar ta’ “mgħoddi għall-pagament” mill-uffiċjal awtorizzanti.
4. F’sistema mhux ikkompjuterizzata, il-“mgħoddi għall-pagament” issir permezz ta’ timbru li jkun jinkorpora il-firma tal-uffiċjal awtorizzanti.
F’sistema kkompjuterizzata, il-“mgħoddi għall-pagament” issir permezz ta’ validazzjoni permezz tal-password personali tal-uffiċjal awtorizzanti.
Artikolu 74
Awtorizzazzjoni tan-nefqa
1. L-awtorizzazzjoni tan-nefqa hija l-att li permezz tiegħu l-uffiċjal awtorizzanti, wara li jkun ivverifika li l-approprjazzjonijiet ikunu disponibbli, jagħti struzzjoni lill-uffiċjal tal-kontabilità billi joħroġ ordni għall-ħlas, sabiex jitħallas ammont tan-nefqa li l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun ivvalida.
Fejn isiru pagamenti perjodiċi fir-rigward tas-servizzi mogħtija, inklużi s-servizzi ta’ kiri jew ta’ merkanzija konsenjata, u bla ħsara għall-analiżi tar-riskju tal-uffiċjal awtorizzanti, l-uffiċjal awtorizzanti jista’ jordna l-applikazzjoni ta’ sistema ta’ debitu dirett.
2. L-ordni ta’ pagament tiġi ddatata u ffirmata mill-uffiċjal awtorizzanti u mbagħad tintbagħat lill-uffiċjal tal-kontabilità. Id-dokumenti ta’ sostenn jinżammu mill-uffiċjal awtorizzanti skont l-Artikolu 44(5).
3. Fejn xieraq, l-ordni tal-pagament mibgħuta lill-uffiċjal tal-kontabilità tkun akkumpanjata minn dokument li jiċċertifika li l-oġġetti ddaħħlu fl-inventarji msemmija fl-Artikolu 106(1).
Artikolu 75
Tipi ta’ pagamenti
1. Il-pagament isir mal-preżentazzjoni ta’ prova li l-azzjoni relevanti tkun twettqet f’konformità mad-dispożizzjonijiet tal-att bażiku jew mal-kuntratt jew mal-fethim tal-għotja, u jkopri waħda mill-operazzjonijiet li ġejjin:
(a)
il-pagament tal-ammont kollu dovut;
(b)
il-pagament tal-ammont dovut f’xi wieħed minn dawn il-metodi li ġejjin:
(1)
prefinanzjament li jista’ jinqasam f’numru ta’ pagamenti wara l-iffirmar tal-kuntratt jew ftehim ta’ għotja jew wara n-notifika tad-deċiżjoni tal-għotja;
(2)
pagament interim wieħed jew aktar bħala kontroparti għat-twettiq parzjali tal-azzjoni;
(3)
pagament tal-bilanċ tal-ammonti dovuti meta l-azzjoni tiġi mwettqa b’mod sħiħ.
Il-prefinanzjament jipprovdi float. Dan jista’ jinqasam f’għadd ta’ pagamenti skont il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
Pagament interim, li jista’ jiġi ripetut, jista’ jkopri n-nefqa mġarrba għall-implimentazzjoni tad-deċiżjoni jew tal-ftehim jew biex jitħallsu servizzi, provvisti jew xogħlijiet li jkunu saru u/jew li ġew ikkonsenjati fl-istadji interim tal-kuntratt. Huwa jista’ jikklerja l-prefinanzjament kollu jew parti minnu, bla ħsara għad-dispożizzjonijiet tal-att bażiku.
L-għeluq tan-nefqa jieħu l-forma tal-pagament tal-bilanċ, li ma jistax jiġi ripetut u li jikklerja n-nefqa kollha preċedenti, jew ordni ta’ rkupru.
2. Issir distinzjoni fil-kontabilità baġitarja bejn it-tipi differenti ta’ pagamenti msemmija fil-paragrafu 1 meta jsir kull ħlas.
Artikolu 76
Pagament limitat għall-fondi disponibbli
Il-pagament tan-nefqa jsir mill-uffiċjal tal-kontabilità fil-limiti tal-fondi disponibbli.
Artikolu 77
Limiti taż-żmien
Il-pagament tan-nefqa jsir fil-limiti ta’ żmien speċifikati fir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 u r-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012, u skonthom.
KAPITOLU 6
Sistemi tal-IT
Artikolu 78
Ġestjoni elettronika tal-operazzjonijiet
Fejn id-dħul u n-nefqa ikunu amministrati permezzi ta’ sistemi komputerizzati, id-dokumenti jistgħu jiġu ffirmati bi proċedura komputerizzata jew elettronika.
Artikolu 79
Gvern elettroniku
Il-korp tal-Unjoni jistabbilixxi u japplika standards uniformi għall-iskambju elettroniku tal-informazzjoni ma’ terzi li jieħdu sehem fi proċeduri ta’ akkwist u għotjiet. B’mod partikolari, sal-massimu possibbli, dawn ifasslu u jimplimentaw soluzzjonijiet għall-preżentazzjoni, il-ħżin u l-ipproċessar tad-dejta ppreżentata fil-kuntest tal-proċeduri ta’ akkwist u ta’ għoti, u għal dawn il-finijiet, jiddefinixxu spazju ta’ interskambju tad-dejta elettronika uniku għall-applikanti, il-kandidati u l-offerenti.
Artikolu 80
Amministrazzjoni tajba
1. L-uffiċjal awtorizzanti jħabbar mingħajr dewmien il-bżonn ta’ forniment ta’ provi u/jew dokumentazzjoni, il-forma u l-kontenut prerekwżit tagħhom, kif ukoll, jekk ikun il-każ, l-iskeda indikattiva għat-tlestija tal-proċedura ta’ aġġudikazzjoni.
2. Fejn, minħabba żball klerikali evidenti min-naħa tal-applikant jew tal-offerent, l-applikant jew l-offerent jonqos milli jippreżenta provi jew jagħmel dikjarazzjonijiet, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew, jekk ikun il-każ, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, għajr f’każijiet debitament ġustifikati, jitlob lill-applikant jew lill-offerent iforni l-informazzjoni nieqsa jew jiċċara l-provi dokumentarji. Tali informazzjoni jew kjarifiki ma jimmodifikaw sostanzjalment il-proposta jew jalteraw it-termini tas-sejħa għall-offerti.
Artikolu 81
Indikazzjoni ta’ mezzi ta’ rimedju
Meta att proċedurali ta’ uffiċjal awtorizzanti jolqot b’mod negattiv id-drittijiet ta’ applikant jew ta’ offerent, benefiċjarju jew kuntrattur, huwa jkun fih indikazzjoni tal-mezzi disponibbli ta’ rimedju amministrattiv u/jew ġudizzjarju għall-kontestazzjoni ta’ dak l-att.
B’mod partikolari, in-natura tar-rimedju, l-entità jew l-entitajiet lil min jista’ jitressaq kif ukoll il-limiti taż-żmien għall-eżerċizzju tagħhom ikunu indikati.
KAPITOLU 7
Awditur intern
Artikolu 82
Ħatra u setgħat u dmirijiet tal-awditur intern
1. Il-korp tal-Unjoni jkollu funzjoni ta’ awditjar intern li trid issir skont l-istandardi internazzjonali relevanti.
2. Il-funzjoni tal-awditjar intern titwettaq mill-awditur intern tal-Kummissjoni. L-awditur intern la jista’ jkun uffiċjal awtorizzanti u lanqas uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni jew tal-Kummissjoni
3. L-awditur intern jagħti pariri lill-korp tal-Unjoni dwar it-trattament tar-riskji, billi jagħti fehmiet indipendenti fuq il-kwalità tas-sistemi ta’ ġestjoni u kontroll u billi joħroġ rakkomandazzjonijiet biex jittejbu l-kundizzjonijiet ta’ implimentazzjoni tal-operazzjonijiet u l-promozzjoni tal-ġestjoni finanzjarja tajba.
L-awditur intern ikun responsabbli, partikolarment, għal:
(a)
valutazzjoni tal-idoneità u l-effikaċja tas-sistemi ta’ ġestjoni interna u l-prestazzjoni tad-dipartimenti fil-programmi u azzjonijiet ta’ implimentazzjoni b’referenza għar-riskji marbuta magħhom;
(b)
valutazzjoni tal-effiċjenza u l-effikaċja tas-sistemi ta’ kontroll intern u ta’ awditjar intern applikabbli għal kull operazzjoni għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni.
4. L-awditur intern iwettaq id-doveri tiegħu fir-rigward tal-attivitajiet u d-dipartimenti kollha tal-korp tal-Unjoni. L-awditur intern igawdi minn aċċess sħiħ u mingħajr limitu għall-informazzjoni kollha meħtieġa biex iwettaq dmirijitu.
5. L-awditur intern jieħu nota tar-rapport annwali kkonsolidat tal-attività tal-uffiċjali awtorizzanti u ta’ kwalunkwe biċċa informazzjoni oħra identifikata.
6. L-awditur intern jirrapporta lill-bord ta’ ġestjoni u lid-direttur dwar is-sejbiet tiegħu u dwar ir-rakkomandazzjonijiet tiegħu.
L-awditur intern jirrapporta wkoll fi kwalunkwe wieħed mill-każijiet li ġejjin:
-
riskji u rakkomandazzjonijiet kritiċi ma ġewx indirizzati,
-
hemm dewmien sinifikanti fl-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet magħmula fis-snin ta’ qabel.
Il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv u d-direttur jiżguraw monitoraġġ regolari tal-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet tal-awditu. Il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv jeżamina l-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 47(1)(a) u jekk ir-rakkomandazzjonijiet ġewx kompletament implimentati u jekk l-implimentazzjoni kinitx f’waqtha.
7. Il-korp tal-Unjoni jagħmel disponibbli d-dettalji ta’ kuntatt tal-awditur intern għal kull persuna fiżika jew ġuridika involuta f’operazzjonijiet ta’ nefqa, sabiex ikunu jistgħu jikkuntatjaw lill-awditur intern b’mod kunfidenzjali.
8. Ir-rapporti u r-riżultati tal-awditur intern ikunu aċċessibbli għall-pubbliku biss wara validazzjoni mill-awditur intern tal-azzjoni meħuda għall-implimentazzjoni tagħhom.
Artikolu 83
Indipendenza tal-awditur intern
L-indipendenza tal-awditur intern, ir-responsabbiltà tiegħu għall-azzjoni meħuda fit-twettiq ta’ dmirijietu u d-dritt tal-awditur intern li jressaq kawża quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea tiġi determinata skont l-Artikolu 100 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
Artikolu 84
Stabbiliment tal-kapaċità ta’ awditjar intern
1. Il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv jista’ jistabbilixxi, b’kunsiderazzjoni xierqa tal-kosteffiċjenza u l-valur miżjud, kapaċità ta’ awditjar intern, li twettaq id-dmirijiet tagħha skont l-istandards internazzjonali rilevanti.
L-għan, l-awtorità u r-responsabbiltà tal-kapaċità ta’ awditjar intern ikun provdut għalihom fil-karta tal-awditjar intern u jkunu suġġetti għall-approvazzjoni tal-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, tal-bord eżekuttiv.
Il-pjan annwali tal-awditjar ta’ kapaċità ta’ awditjar intern jiġi mfassal mill-Kap ta’ kapaċità tal-awditjar intern li jqis inter alia l-valutazzjoni tar-riskju tad-direttur fil-korp tal-Unjoni.
Huwa jiġi analizzat u approvat mill-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, mill-bord eżekuttiv.
Il-kapaċità ta’ awditjar intern tirrapporta lill-bord ta’ ġestjoni u, fejn xieraq, lill-bord eżekuttiv u lid-direttur dwar dak li ssib u dwar ir-rakkomandazzjonijiet tagħha.
2. Jekk il-kapaċità tal-awditjar intern ta’ korp waħdieni tal-Unjoni ma tkunx kosteffikaċji jew ma tkunx tista’ tilħaq standards internazzjonali, il-korp tal-Unjoni jista’ jiddeċiedi li jikkondividi kapaċità ta’ awditjar intern ma’ korpi oħra tal-Unjoni li jaħdmu fl-istess qasam ta’ politika.
F’tali każijiet il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv tal-korp tal-Unjoni kkonċernat jaqblu dwar il-modalitajiet prattiċi tal-kapaċità kondiviża ta’ awditjar intern.
3. L-atturi ta’ awditjar intern jikkooperaw effiċjentement billi jiskambjaw informazzjoni u r-rapporti ta’ awditjar u, fejn xieraq, jistabbilixxu valutazzjonijiet tar-riskju konġunti, u jwettqu awditi konġunti.
Il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv u d-direttur jiżguraw monitoraġġ regolari tal-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjoni tal-kapaċità ta’ awditjar intern.
TITOLU V
AKKWIST PUBBLIKU
Artikolu 85
Dispożizzjonijiet ġenerali
1. Fir-rigward tal-akkwisti, it-Titolu V tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 u tar-Regolament ta’ Delega (UE) Nru 1268/2012 japplikaw suġġett għall-Artikolu 86.
2. Il-korp tal-Unjoni jista’, fuq talba proprja, ikun assoċjat, bħala awtorità kontraenti, fl-għoti ta’ kuntratti tal-Kummissjoni jew kuntratti interistituzzjonali u fl-għoti ta’ kuntratti ta’ korpi oħra tal-Unjoni.
3. Il-korp tal-Unjoni jipparteċipa fil-bażi tad-dejta ċentrali ta’ esklużjoni mwaqqfa u operata mill-Kummissjoni skont l-Artikolu 108 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
Artikolu 86
Proċeduri ta’ akkwist
1. Il-korp tal-Unjoni jista’ jikkonkludi kuntratt, mingħajr ma jirrikorri għal proċedura ta’ akkwist pubbliku, mal-Kummissjoni, l-uffiċċji interistituzzjonali u ċ-Ċentru tat-Traduzzjoni għall-korpi tal-Unjoni Ewropea stabbiliti bir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2965/94 (8) għall-fornitura ta’ oġġetti jew ta’ servizzi jew għat-twettiq ta’ xogħol li jipprovdu dawn tal-aħħar.
2. Il-korp tal-Unjoni jista’ japplika proċeduri ta’ akkwist pubbliku konġunti mal-awtoritajiet kontraenti tal-Istat Membru ospitanti sabiex ikopri l-ħtiġijiet amministrattivi. F’tali każ, l-Artikolu 133 tar-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012 japplika mutatis mutandis.
TITOLU VI
DISPOŻIZZJONIJIET SPEĊIFIĊI DWAR L-APPROPRIJAZZJONIJIET AMMINISTRATTIVI
Artikolu 87
Appropjazzjonijiet amministrattivi
1. L-approprjazzjonijiet amministrattivi jkunu approprjazzjonijiet mhux differenzjati.
2. In-nefqa amministrattiva li toriġina minn kuntratti li jkopru perjodi li huma itwal mis-sena finanzjarja, jew b’konformità mal-prattika lokali jew li jirigwardaw il-forniment ta’ tagħmir, ikunu rreġistrati taħt il-baġit tas-sena finanzjarja li fiha jkunu effettwati.
3. Sal-1 ta’ Lulju ta’ kull sena, il-korp tal-Unjoni jagħti lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill dokument ta’ ħidma dwar il-politika tiegħu dwar il-bini, li fih jinkorpora l-informazzjoni li ġejja:
(a)
għal kull binja, in-nefqa u l-arja superfiċjali koperti mill-approprjazzjonijiet tal-linji baġitarji korrispondenti fil-baġit tal-korp tal-Unjoni;
(b)
l-evoluzzjoni mistennija tal-ipprogrammar globali tal-erja tas-superfiċje u postijiet għas-snin li ġejjin, b’deskriżżjoni tal-proġetti ta’ bini fil-fażi ta’ ppjanar li diġà ġew identifikati;
(c)
il-patti u l-kostijiet finali kif ukoll l-informazzjoni rilevanti rigward l-implimentazzjoni tal-proġetti ġodda ta’ bini li kienu preċedentament tressqu lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill skont il-proċedura stabbilita fl-Artkolu 88 u mhux inklużi fid-dokumenti ta’ ħidma tas-sena preċedenti.
Artikolu 88
Proġetti ta’ bini
1. Għal kwalunkwe proġett ta’ bini li għandu mnejn ikollu implikazzjonijiet finanzjarji sinifikanti għall-baġit, il-korp tal-Unjoni jinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill kemm jista’ jkun kmieni dwar l-erja tas-superfiċje rikjesta għall-kostruzzjoni u l-pjanifikazzjoni provviżorja qabel ma jibda jgħarrex is-suq lokali fil-każ ta’ kuntratti ta’ bini, jew qabel ma joħroġu stediniet għas-sejħa għall-offerti, fil-każ ta’ xogħlijiet ta’ bini.
2. Għal kull proġett ta’ bini li għandu mnejn ikollu implikazzjonijiet finanzjarji sinifikanti għall-baġit, il-korp tal-Unjoni jippreżenta l-proġett ta’ bini, li jkun fih estimu dettaljat tal-kostijiet u tal-finanzjamet tiegħu, kif ukoll elenku tal-abbozz tal-kuntratti li jkun hemm il-ħsieb li jintużaw, u jitlob l-approvazzjoni tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill qabel ma l-kuntratti jiġu konklużi. Fuq talba tal-korp tal-Unjoni, id-dokumenti ppreżentati marbutin mal-proġett ta’ kostruzzjoni jiġu trattati b’mod kunfidenzjali.
Ħlief fil-każijiet ta’ force majeure, il-Kunsill u l-Parlament Ewropew, għandhom jiddeliberaw fuq il-proposta dwar il-proġett ta’ bini fi żmien erba’ ġimgħat mid-data li fiha ż-żewġ istituzzjonijiet ikunu rċevewha.
Il-proġett ta’ bini jitqies approvat wara l-iskadenza ta’ dan it-terminu ta’ erba’ ġimgħat, sakemm il-Parlament Ewropew jew il-Kunsill ma jiħdux deċiżjoni kuntrarja għall-proposta qabel ma jiskadi dak it-terminu.
Jekk il-Parlament Ewropew u/jew il-Kunsill iqanqlu tħassib debitament ġustifikat f’dak it-terminu ta’ erba’ ġimgħat, dak it-terminu jiġi estiż darba b’ġimagħtejn.
Jekk il-Parlament Ewropew jew il-Kunsill jieħdu deċiżjoni kuntrarja għall-proġett ta’ bini, il-korp tal-Unjoni kkonċernat jirtira l-proposta tiegħu u jkun jista’ jippreżenta waħda ġdida.
3. Fil-każijiet ta’ force majeure, l-informazzjoni prevista fil-paragrafu 4 tista’ tkun ippreżentata konġuntament mal-proġett ta’ kostruzzjoni. Il-Kunsill u l-Parlament Ewropew jiddeliberaw fuq il-proġett ta’ bini fi żmien ġimagħtejn mid-data li fiha ż-żewġ istituzzjonijiet ikunu rċevewh. Il-proġett ta’ bini jitqies approvat wara l-iskadenza ta’ dan it-terminu ta’ ġimagħtejn, sakemm il-Parlament Ewropew u/jew il-Kunsill ma jiħdux deċiżjoni kuntrarja għall-proposta qabel ma jiskadi dan it-terminu.
4. Dawn li ġejjin jitqiesu bħala proġetti tal-bini li aktarx li jkollhom implikazzjonijiet finanzjarji sinifikati fuq il-baġit tal-korp tal-Unjoni huma:
(a)
kull akkwist ta’ art;
(b)
l-akkwiżizzjoni, il-bejgħ, rinnovazzjoni strutturali, kostruzzjoni ta’ binjiet jew kwalunkwe proġett li jkun jikkombina dawn l-elementi li għandhom jkunu implementati fl-istess perjodu ta’ żmien, li jaqbżu EUR 3 000 000;
(c)
kull kuntratt immobiljari (inklużi l-użufrutt, il-kirjiet fit-tul, u t-tiġdid ta’ kuntratti eżistenti skont kundizzjonijiet anqas favorevoli) li ma jkunx kopert mill-punt b) b’korrispettiv annwu ta’ mill-anqas EUR 750 000;
(d)
l-estensjoni jew it-tiġdid ta’ kuntratti eżistenti (inklużi l-użufrutt u l-kirjiet fit-tul) skont l-istess kundizzjonijiet jew kundizzjonijiet aktar favorevoli, b’korrispettiv annwu ta’ mill-anqas EUR 3 000 000.
5. Mingħajr ħsara għall-Artikolu 19(4), proġett ta’ akkwist immobiljari jista’ jkun iffinanzjat permezz ta’ self suġġett li jkun hemm l-approvazzjoni minn qabel tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill.
Is-self jkun kkontrattat u mħallas lura f’konformità mal-prinċipji tal-ġestjoni finanzjarja tajba u b’kont dovut tal-aqwa interessi finanzjarji tal-Unjoni.
Meta l-korp tal-Unjoni jipproponi li jiffinanzja l-akkwiżizzjoni permezz ta’ self, il-pjan ta’ finanzjament li għandu jiġi ppreżentat, flimkien ma’ talba għal approvazzjoni minn qabel mill-korp tal-Unjoni, jispeċifika b’mod partikolari, il-livell massimu ta’ finanzjament, il-perjodu ta’ finanzjament, it-tip ta’ finanzjament, il-kundizzjonijiet tal-finanzjament u l-iffrankar b’paragun ma’ tipi oħrajn ta’ arranġamenti kuntrattwali.
Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill jiddeliberaw fuq it-talba għal approvazzjoni minn qabel fi żmien erba’ ġimgħat, prorogabbli b’ġimagħtejn, mid-data li fiha ż-żewġ istituzzjonijiet ikunu rċevewha. L-akkwist permezz ta’ self jitqies riġettat jekk il-Parlament Ewropew u l-Kunsill ma japprovawhx espressament qabel ma jiskadi dan it-terminu.
TITOLU VII
ESPERTI
Artikolu 89
Esperti esterni b’remunerazzjoni
L-Artikolu 287 tar-Regolament ta’ Delega (UE) Nru 1268/2012 japplika mutatis mutandis għall-għażla ta’ esperti. Tali esperti jiġu mħallsa fuq il-bażi ta’ ammont fiss imħabbar minn qabel u jintgħażlu fuq il-bażi tal-kapaċità professjonali tagħhom. L-għażla ssir fuq il-bażi tal-kriterji tal-għażla li jirrispettaw il-prinċipji tan-nondiskriminazzjoni, it-trattament ugwali u l-assenza ta’ kunflitti ta’ interessi.
TITOLU VIII
GĦOTJIET U PREMJI MOGĦTIJA MILL-KORP TAL-UNJONI
Artikolu 90
Għotjiet
Fejn il-korp tal-Unjoni jista’ jagħti għotjiet skont l-att kostitwenti jew permezz ta’ delega tal-Kummissjoni skont l-Artikolu 58(1)(c)(iv) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, id-dispożizzjonijiet relevanti tar-Regolament u r-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012 japplikaw.
Artikolu 91
Premijiet
Fejn il-korp tal-Unjoni jista’ jagħti premijiet skont l-att kostitwenti jew permezz ta’ delega tal-Kummissjoni skont l-Artikolu 58(1)(c)(iv) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, id-dispożizzjonijiet relevanti tar-Regolament u r-Regolament ta’ Delega (UE) Nru 1268/2012 japplikaw.
TITOLU IX
PREŻENTAZZJONI TAL-KONTIJIET U KONTABILITÀ
KAPITOLU 1
Preżentazzjoni tal-kontijiet
Artikolu 92
Struttura tal-kontijiet
Il-kontijiet tal-korp tal-Unjoni jinkludu:
(a)
ir-rendikonti finanzjarji tal-korp tal-Unjoni;
(b)
ir-rapporti ta’ implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni.
Artikolu 93
Rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja
1. Kull korp tal-Unjoni jħejji rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja għas-sena finanzjarja.
2. Id-direttur jibgħat ir-rapport lill-Parlament Ewropew, lill-Kunsill u lill-Qorti tal-Awdituri, sal-31 ta’ Marzu tas-sena finanzjarja segwenti.
3. Ir-rapport imsemmi fil-paragrafu 2 jagħti rendikont, kemm f’termini assoluti u espressi bħala perċentwali, mill-anqas, tar-rata ta’ implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet flimkien ma’ informazzjoni fil-qosor dwar it-trasferimenti ta’ approprjazzjonijiet bejn id-diversi partiti tal-baġit.
Artikolu 94
Regoli dwar il-kontijiet
1. L-uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni japplika r-regoli adottati mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni bbażati fuq standards tal-kontabilità aċċettati internazzjonalment għas-settur pubbliku.
2. Il-kontijiet tal-korp tal-Unjoni msemmija fl-Artikolu 92 jirrispettaw il-prinċipji tal-baġit stipulati fl-Artikoli 5 sa 31. Huma jagħtu stampa vera u ġusta tal-operazzjonijiet tad-dħul u n-nefqa tal-baġit.
Artikolu 95
Prinċipji tal-kontabilità
Ir-rendikonti finanzjarji msemmija fl-Artikolu 92 jippreżentaw informazzjoni, inkluża informazzjoni dwar il-politiki tal-kontabilità, b’mod li jiġi żgurat li tkun relevanti, affidabbli, komparabbli u li tista’ tinftiehem. Ir-rendikonti finanzjarji jitfasslu f’konformità mal-prinċipji tal-kontabilità ġeneralment aċċettati kif deskritti fir-regoli tal-kontabilità msemmija fl-Artikolu 143, tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
Artikolu 96
Rendikonti finanzjarji
1. Ir-rendikonti finanzjarji jiġu ppreżentati f’euro u jinkludu:
(a)
il-karta tal-bilanċ u rendikont tal-prestazzjoni finanzjarja, li jirrappreżentaw l-assi u l-obligazzjonijiet kollha u s-sitwazzjoni finanzjarja u r-riżultat ekonomiku fil-31 ta’ Diċembru tas-sena preċedenti; huma jkunu ppreżentati bi qbil mar-regoli tal-kontabilità msemmija fl-Artikolu 143, tar-Regolament (UE, Eurratom) Nru 966/2012;
(b)
ir-rendikont tal-fluss tal-flus li juri l-ammonti miġbura u maħruġa matul is-sena u l-pożizzjoni finali tat-teżor;
(c)
id-dikjarazzjoni tal-bidliet fl-assi netti li tippreżenta ħarsa ġenerali taċ-ċaqliq matul is-sena fir-riżervi u r-riżultati akkumulati.
2. In-noti tar-rendikonti finanzjarji jissuplimentaw lil u jikkumentaw dwar l-informazzjoni mogħtija fir-rendikonti msemmija fil-paragrafu 1 u jagħtu l-informazzjoni l-oħra kollha preskritta minn prattiċi tal-kontabilità aċċettati internazzjonalment, fejn tali informazzjoni hija relevanti għall-attivitajiet tal-korp tal-Unjoni.
Artikolu 97
Rapporti dwar l-implementazzjoni baġitarja
1. Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni baġitarja jkunu ppreżentati f’euro. Huma jinkludu:
(a)
rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha għas-sena f’termini ta’ dħul u nefqa;
(b)
noti ta’ spjegazzjoni, li jissupplimentaw u jikkummentaw fuq l-informazzjoni mogħtija fir-rapporti.
2. Ir-riżultat tal-baġit jikkonsisti fid-differenza bejn:
-
id-dħul kollu miġbur fir-rigward ta’ dik is-sena finanzjarja,
-
l-ammont ta’ pagamenti magħmula għall-approprjazzjonijiet għal dik is-sena finanzjarja miżjuda bl-ammont ta’ approprjazzjonijiet għall-istess sena finanzjarja riportati.
Id-differenza msemmija fl-ewwel subparagrafu tiżdid jew titnaqqas, min-naħa l-waħda, bl-ammont nett ta’ approprjazzjonijiet riportati minn snin finanzjajri preċedenti li ġew ikkanċellati u, min-naħa l-oħra, permezz ta’:
-
pagamenti magħmula żejda fuq approprjazzjonijiet mhux differenzjati riportati mis-sena finanzjarja preċedenti, b’riżultat ta’ bidliet fir-rati tal-euro,
-
il-bilanċ li jirriżulta mill-gwadann u t-telf mill-kambju matul is-sena finanzjarja, kemm realizzat kif ukoll mhux realizzat.
3. L-istruttura tar-rapporti dwar l-implimentazzjoni baġitarja tkun l-istess bħal dik tal-baġit tal-korp tal-Unjoni stess.
Artikolu 98
Kontijiet provviżorji
1. L-uffiċjali tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni jibgħat l-kontijiet provviżorji lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni u lill-Qorti tal-Awdituri sal-1 ta’ Marzu tas-sena segwenti.
2. Sa mhux aktar tard mill-1 ta’ Lulju tas-sena segwenti, l-uffiċjali tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni jibgħat ukoll pakkett ta’ rapporti lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, f’format standardizat kif stabbilit mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni għall-finijiet ta’ konsolidazzjoni.
Artikolu 99
Approvazzjoni tal-kontijiet finali
1. Skont l-Artikolu 148(1) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, sa mhux aktar tard mill-1 ta’ Ġunju tas-sena segwenti, il-Qorti tal-Awdituri tagħmel l-osservazzjonijiet tagħha fuq il-kontijiet proviżorji tal-korp tal-Unjoni.
2. Malli jirċievi l-osservazzjonijiet tal-Qorti tal-Awdituri dwar il-kontijiet provviżorji tal-korp tal-Unjoni, l-uffiċjal tal-kontabilità jfassal il-kontijiet finali tal-korp tal-Unjoni skont l-Artikolu 50. Id-direttur jibgħathom lill-bord ta’ ġestjoni, li jagħti opinjoni dwar dawn il-kontijiet.
3. L-uffiċjal tal-kontabilità jibgħat il-kontijiet finali, flimkien mal-fehma tal-bord ta’ ġestjoni, lill-uffiċċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, lill-Qorti tal-Awdituri, lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill Ewropew, sa mhux iktar tard mill-1 ta’ Lulju tas-sena segwenti.
Sa mhux aktar tard mill-1 ta’ Lulju tas-sena segwenti, l-uffiċjali tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni jibgħat ukoll pakkett ta’ rapporti lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, f’format standardizat kif stabbilit mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni għall-finijiet ta’ konsolidazzjoni.
4. L-uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni jibgħat ukoll lill-Qorti tal-Awdituri, b’kopja lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, fl-istess data tat-trażmissjoni tal-kontijiet finali tiegħu, ittra ta’ rappreżentazzjoni li tkopri dawk il-kontijiet finali.
Il-kontijiet finali jkunu akkumpanjati minn nota stabbilita mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, li fiha dan tal-aħħar jiddikjara li l-kontijiet finali kienu ppreparati skont dan it-Titolu u l-prinċipji, r-regoli u l-metodi tal-kontabilità applikabbli.
Il-kontijiet finali tal-korp tal-Unjoni jiġu ppubblikati f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea sal-15 ta’ Novembru tas-sena segwenti.
5. Id-Direttur jibgħat lill-Qorti tal-Awdituri risposta għall-osservazzjonijiet li tkun għamlet sa mhux iktar tard mit-30 ta’ Settembru tas-sena ta’ wara. Fl-istess waqt, ir-risposti tal-korp tal-Unjoni jintbagħtu lill-Kummissjoni.
KAPITOLU 2
Kontabilità u inventarji ta’ propjetà
Taqsima 1
Dispożizzjonijiet komuni
Artikolu 100
Is-sistema tal-kontabilità
1. Is-sistema taż-żamma tal-kotba tal-korp tal-Unjoni hi sistema li tintuża biex tkun organizzata l-informazzjoni baġitraja u finanzjarja b’mod li ċ-ċifri jkunu jistgħu jiddaħħlu, jkunu arkivjati u rreġistrati.
2. Il-kontijiet jikkonsistu fil-kontijiet ġenerali u l-kontijiet tal-baġit. Il-kontijiet jinżammu f’euro fuq il-bażi tas-sena kalendarja.
3. L-uffiċjali awtorizzanti jista’ jżomm ukoll kontijiet analitiċi.
Artikolu 101
Rekwiżiti komuni għas-sistema tal-kontijiet tal-istituzzjonijiet
Ir-regoli tal-kontabilità u l-iskeda tal-kontijiet li għandha tintuża mill-korp tal-Unjoni tiġi adottata mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni skont l-Artikolu 152 tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 966/2012.
Taqsima 2
Kontijiet ġenerali u baġitarji
Artikolu 102
Kontijiet ġenerali
Il-kontijiet ġenerali jżommu, b’ordni kronoloġika u bil-metodu tal-partita doppja, l-eventi u l-operazzjonijiet kollha li jolqtu l-qagħda ekonomika u finanzjarja u l-assi u l-piżijiet tal-korp tal-Unjoni.
Artikolu 103
Entrati fil-kontijiet ġenerali
1. Il-bilanċi u ċ-ċaqliq fil-kontijiet ġenerali jiddaħħlu fir-reġistri tal-kontabilità.
2. L-entrati kollha tal-kontabilità, inklużi l-aġġustamenti għall-kontijiet, ikunu bbażati fuq id-dokumenti ta’ appoġġ, li jirriferu għalihom l-entrati.
3. Is-sistema tal-kontijiet tkun tali li tħalli traċċja ċara ta’ awditjar għall-entrati kollha tal-kontabilità.
Artikolu 104
Aġġustamenti fil-kontabilità
Wara li tagħlaq is-sena finanzjarja u sad-data tal-preżentazzjoni tal-kontijiet finali, l-uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni jagħmel kwalunkwe aġġustament li, mingħajr ma jkun jinvolvi żborsi jew ġbir fir-rigward ta’ dik is-sena, ikun meħtieġ għal preżentazzjoni vera u ġusta tal-kontijiet. Tali aġġustamenti jikkonformaw mar-regoli tal-kontabilità li hemm riferiment għalihom fl-Artikolu 101.
Artikolu 105
Kontabilità tal-baġit
1. Il-kontijiet tal-baġit jipprovdu rekord dettaljat tal-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni.
2. Għall-fini tal-paragrafu 1, il-kontijiet tal-baġit jirreġistraw l-operazzjonijiet tad-dħul u n-nefqa kollha tal-baġit previsti fit-Titolu IV.
Artikolu 106
Inventarju tal-proprjetà
1. Il-korp tal-Unjoni jżomm inventarji li jkun fihom il-kwantità u l-valur tal-assi tanġibbli u mhux, u l-assi finanzjarji li jikkostitwixxu l-propjetà tal-Unjoni skont mudell imħejji mill-uffiċċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni.
Il-korp tal-Unjoni jikkontrolla li l-annotazzjonijiet fl-inventarju jaqblu mal-qagħda veru.
2. Il-bejgħ tal-assi tanġibbli tal-korp tal-Unjoni jkun reklamat kif xieraq.
TITOLU X
AWDITJAR ESTERN, KWITTANZA U L-ĠLIEDA KONTRA L-FRODI
Artikolu 107
Awditjar estern
1. Awditur estern indipendenti jivverifika li l-kontijiet annwali tal-korp tal-Unjoni, jippreżentaw b’mod xieraq l-introjtu, in-nefqa u l-qagħda finanzjarja tal-korp tal-Unjoni qabel il-konsolidazzjoni fil-kontijiet finali tal-korp tal-Unjoni.
Sakemm ma jkunx ipprovdut xort’oħra fl-att kostitwenti, il-Qorti tal-Awdituri tħejji rapport annwali speċifiku dwar il-korp tal-Unjoni skont ir-rekwiżiti tal-Artikolu 287(1) tat-TFUE.
Fit-tħejjija tar-rapport li hemm referenza għalih fit-tieni subparagrafu, il-qorti tikkunsidra x-xogħol ta’ awditjar imwettaq mill-awditur indipendenti estern msemmi fl-ewwel subparagrafu u l-azzjoni meħuda bi tweġiba għas-sejbiet tiegħu jew tagħha.
2. Il-korp tal-Unjoni jibgħat lill-Qorti tal-Awdituri l-baġit tal-korp tal-Unjoni, kif adottat definittivament. Huwa jgħarraf lill-Qorti tal-Awdituri, mill-aktar fis, b’kull deċiżjoni u b’kull att li jaddotta skont l-Artikoli 10, 14, 19 u 23.
3. L-iskrutinju mwettaq mill-Qorti tal-Awdituri jkun irregolat bl-Artikoli 158 sa 163 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
Artikolu 108
Skandezi għall-proċedura ta’ kwittanza
1. Għajr fejn provdut xort’oħra fl-att kostitwenti, qabel il-15 ta’ Mejju tas-sena N + 2, il-Parlament Ewropew, fuq rakkomandazzjoni mill-Kunsill, jagħti kwittanza lid-Direttur fir-rigward tal-implimentazzjoni tal-baġit għas-sena N. Id-Direttur jinforma lill-bord ta’ ġestjoni bl-osservazzjonijiet tal-Parlament Ewropew li tinsab fir-riżoluzzjoni li takkumpanja d-deċiżjoni ta’ kwittanza.
2. Jekk id-data prevista fil-paragrafu 1 ma tistax tintlaħaq, il-Parlament Ewropew jew il-Kunsill jgħarraf lid-direttur għalfejn kien hemm posponiment.
3. Jekk il-Parlament Ewropew jipposponi d-deċiżjoni li tagħti kwittanza, id-direttur, bil-kooperazjoni tal-bord tal-ġestjoni, jagħmel kull sforz biex, mill-aktar fis possibbli, jieħu miżuri sabiex ineħħi jew jiffaċilita t-tneħħija tal-ostakoli għal dik id-deċiżjoni.
Artikolu 109
Proċedura ta’ kwittanza
1. Id-deċiżjoni ta’ kwittanza tkopri l-kontijiet tad-dħul u n-nefqa kollha tal-korp tal-Unjoni, u turi l-bilanċ li jirriżulta u l-assi u l-obligazzjonijiet tal-korp tal-Unjoni murija fir-rendikont finanzjarju.
2. Bit-tir li jikkonċedi l-kwittanza, il-Parlament Ewropew jeżamina l-kontijiet u r-rendikonti finanzjarji tal-korp tal-Unjoni, wara li jkun għamel dan il-Kunsill. Jeżamina wkoll ir-rapport annwali magħmul mill-Qorti tal-Awdituri, flimkien mat-tweġibiet tad-direttur tal-korp tal-Unjoni, kull rapport speċjali tal-Qorti tal-Awdituri li għandu x’jaqsam mas-sena finanzjarja kkonċernata u r-rendikont ta’ assigurazzjoni tal-Qorti tal-Awditrui rigward l-affidabilità tal-kontijiet u l-legalita u r-regolarita tat-tranżazzjonijiet sottostanti.
3. Fuq talba tal-Parlament Ewropew, id-direttur jippreżentalu kull informazzjoni meħtieġa għall-applikazzjoni bla xkiel tal-proċedura ta’ kwittanza għas-sena finanzjarja inkwistjoni, kif provdut fl-Artikolu 165(3) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
Artikolu 110
Miżuri ta’ segwitu
1. Id-direttur jieħu l-passi xierqa biex jaġixxi fuq l-osservazzjonijiet li jkunu mad-deċiżjoni ta’ kwittanza tal-Parlament Ewropew u fuq il-kummenti li jkunu mar-rakkomandazzjoni għall-kwittanza adottata mill-Kunsill.
2. Fuq it-talba tal-Parlament Ewropew jew tal-Kunsill, id-direttur jirrapporta fuq il-miżuri meħuda fid-dawl ta’ dawn l-osservazzjonijiet u kummenti. Id-direttur jibgħat kopja tar-rapport lill-Kummissjoni u lill-Qorti tal-Awdituri.
Artikolu 111
Verifiki fuq il-post mill-Kummissjoni, il-Qorti tal-Awdituri u l-OLAF
1. Il-korp tal-Unjoni jagħti lill-persunal tal-Kummissjoni u persuni oħra awtorizzati minnha, kif ukoll lill-Qorti tal-Awdituri, aċċess għas-siti u l-binjiet tiegħu u għad-dejta u l-informazzjoni kollha, inkluż informazzjoni f’format elettroniku, meħtieġa sabiex iwettqu l-awditi tagħhom.
2. L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) jista’ jwettaq investigazzjonijiet inkluż kontrolli fuq il-post u spezzjonijiet, skont id-dispożizzjonijiet u l-proċeduri stabbiliti fir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (9) u r-Regolament tal-Kunsill (Euratom, KE) Nru 2185/96 (10) bil-għan li jkun stabbilit jekk kienx hemm frodi, korruzzjoni jew kwalunkwe attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni b’rabta ma’ għotja jew kuntratt mogħtija skont dan ir-Regolament.
3. Mingħajr preġudizzju għall-paragrafi 1 u 2, il-ftehimiet ma’ pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali, il-kuntratti, l-għotjiet u l-akkwisti tal-korp tal-UE jinkludu dispożizzjonijiet li jagħtu espliċitament is-setgħa lill-Qorti Ewropea tal-Awdituri u lill-OLAF sabiex iwettqu tali awditjar u investigazzjonijiet, skont il-kompetenzi rispettivi tagħhom.
TITOLU XI
DISPOŻIZZJONIJIET TRANŻIZZJONALI U FINALI
Artikolu 112
Talbiet għal informazzjoni mill-Parlament Ewropew u l-Kunsill
Il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni huma intitolati li jiksbu kwalunkwe informazzjoni jew spjegazzjoni neċessarja mill-korp tal-Unjoni dwar kwistjonijiet tal-baġit li jagħmlu parti mill-oqsma ta’ kompetenza tagħhom.
Artikolu 113
Adozzjoni tar-regolament finanzjarju ġdid tal-korp tal-Unjoni
Kull korp imsemmi fl-Artikolu 208 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 jadotta Regolament Finanzjarju ġdid fid-dawl tad-dħul fis-seħħ tiegħu fl-1 ta’ Jannar 2014 jew, fi kwalunkwe każ, fi żmien sitt xhur mid-data li fiha korp jaqa’ fil-kamp ta’ applikazzjoni tal-Artikolu 208 ta’ dak ir-Regolament, wara l-għoti ta’ kontribut ddebitat lill-baġit.
Artikolu 114
Regoli li jimplimentaw r-regolament finanzjarju ġdid tal-korp tal-Unjoni
Il-bord ta’ ġestjoni, sa fejn u sakemm ikun neċessarju u bil-kunsens minn qabel tal-Kummissjoni, jadotta regoli dettaljati biex jimplimenta r-Regolament Finanzjarju tal-korp tal-Unjoni, fuq proposta tad-direttur tiegħu.
Artikolu 115
Tħassir
Ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002 jitħassar b’effett mill-1 ta’ Jannar 2014. Madankollu, l-Artikolu 40 jibqa’ japplika sal-31 ta’ Diċembru 2014 u l-paragrafi 4 u 7 tal-Artikolu 27 ikomplu japplikaw sal-31 ta’ Diċembru 2015.
Artikolu 116
Dħul fis-seħħ
Dan ir-Regolament jidħol fis-seħħ l-għada tal-jum tal-pubblikazzjoni tiegħu f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea. Dan ir-Regolament japplika mill-1 ta’ Jannar 2014. Madankollu, l-Artikoli 47 u 82(5) japplikaw mill-1 ta’ Jannar 2015 u l-Artikolu 32 u l-paragrafi 5 u 8 tal-Artikolu 33 japplikaw mill-1 ta’ Jannar 2016.
Dan ir-Regolament jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, it-30 ta’ Settembru 2013.