NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1268/2012
ze dne 29. října 2012
o prováděcích pravidlech k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na články 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 a 209 tohoto nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (2), bylo podstatně změněno a nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“). Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (3), je tedy nutno sladit s finančním nařízením. Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Podle článku 290 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“) lze na Komisi přenést legislativním aktem pravomoc přijímat nelegislativní akty, kterými se doplňují nebo mění některé prvky legislativního aktu, které nejsou podstatné. Do finančního nařízení tedy byla zapracována některá ustanovení z nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Tato ustanovení by tedy neměla být součástí tohoto nařízení.
(3)
Během své přípravné práce Komise provedla náležité konzultace, mj. na úrovni expertů, a zajistila, aby byly Evropskému parlamentu a Radě současně, ve stanovené lhůtě a náležitým způsobem předávány relevantní dokumenty.
(4)
Pokud jde o rozpočtové zásady, zejména zásadu jednotnosti, zastarala již ustanovení o možnosti a podmínkách inkasa úroků naběhlých z předběžného financování, neboť byla zjednodušena úprava, kterou se řídí tvorba těchto úrokových výnosů a jejich inkaso, a zejména bylo upuštěno od povinnosti, aby příjemci grantů tyto úrokové výnosy generovali. Pokud by byla tato povinnost nicméně uložena subjektům, jež jsou pověřeny úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu, měla by být do pověřovacích dohod s těmito subjekty zapracována pravidla, jimiž se identifikace, použití a účtování naběhlých úroků řídí. V případech, kdy Unii na základě takových dohod přísluší úrokové výnosy z předběžného financování, měly by být tyto úrokové výnosy uhrazeny do rozpočtu jako účelově vázané příjmy.
(5)
Pokud je o zásadu ročního rozpočtu, je důležité vyjasnit pojem ročních prostředků a přípravných etap přidělení na závazek, které, pokud jsou dokončeny do 31. prosince, umožňují přenést prostředky na závazky do příštího roku.
(6)
Pokud jde o zásadu zúčtovací jednotky, je nutno specifikovat kurzy, jež jsou používány pro přepočet mezi eurem a ostatními měnami pro potřeby řízení peněžních toků a účetnictví. Při účetním zachycování výsledků těchto přepočtových operací je dále třeba posílit transparentnost. Po zavedení eura by měla být zrušena povinnost Komise informovat členské státy o převodech hotovosti, jež byly uskutečněny mezi různými měnami.
(7)
Pokud jde o odchylky od zásady obecnosti, mělo by se upřesnit, jak bude z rozpočtového hlediska zacházeno s účelově vázanými příjmy, zejména s příspěvky členských států a třetích zemí na některé programy Unie, a je třeba stanovit omezení pro vzájemný zápočet výdajů a příjmů. Zejména je s ohledem na stávající praxi nutno z důvodů právní jistoty upřesnit, že účelově vázané příjmy by zpravidla měly automaticky generovat prostředky na závazky a platby, jakmile daný orgán tyto příjmy obdrží. Je rovněž nezbytné specifikovat případy, v nichž lze na základě výjimky uvolnit účelově vázané příjmy předtím, než daný orgán tyto příjmy skutečně obdrží.
(8)
Pokud jde o zásadu specifikace, je nutno přesně stanovit výpočet procentního podílu prostředků, jež mohou orgány převádět v rámci své autonomie. Evropský parlament a Rada by měly být plně informovány prostřednictvím podrobného odůvodnění žádostí o převod, jež jim musí být předkládány.
(9)
Pokud jde o řádné finanční řízení, je třeba stanovit, za jakým účelem a s jakou minimální četností mají být programy a činnosti hodnoceny ex ante, průběžně a ex post, a dále informace, jež musí být obsaženy v legislativním finančním výkazu.
(10)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, slouží zveřejňování jmen či názvů příjemců a přesných částek, jež tito příjemci obdrželi, ke zvýšení transparentnosti, co se týče použití daných finančních prostředků. Tyto informace zpřístupňované občanům posilují veřejnou kontrolu využívání těchto prostředků a přispívají k nejlepšímu využití peněz z veřejných zdrojů. V případech, kdy jsou příjemci těchto prostředků fyzické osoby, řídí se toto zveřejňování pravidly ochrany osobních údajů. Osobní údaje by proto měly být zveřejňovány pouze v případě, je-li to nezbytné a s ohledem na sledovaný legitimní cíl přiměřené.
(11)
Informace o použití finančních prostředků Unie by měly být zveřejňovány na internetové stránce orgánů a měly by uvádět alespoň jméno či název a lokalitu příjemce a výši a účel použití těchto prostředků. Tyto informace by měly zohledňovat kritéria podle čl. 35 odst. 3 finančního nařízení, zejména druh a význam přidělení prostředků.
(12)
V souladu se zásadami Smlouvy o fungování EU, a zejména se zásadami transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace, by měly být jméno či název a lokalita příjemců finančních prostředků Unie zveřejňovány v případě cen, grantů a veřejných zakázek zadaných na základě veřejných výběrových řízení, jako je tomu zejména v případě soutěží o návrh, výzev k podávání návrhů a zadávacích řízení. Zveřejňování těchto údajů by dále mělo přispívat k tomu, aby kontrolu nad veřejnými výběrovými řízeními měli uchazeči, kteří byli v řízení odmítnuti.
(13)
Osobní údaje fyzických osob by neměly být zveřejňovány po dobu delší, než po jakou příslušní příjemci využívají finančních prostředků, a tyto údaje by tedy měly být po dvou letech vymazány. Tatáž zásada by měla platit pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
(14)
Ve většině případů upravených tímto nařízením se zveřejňování údajů týká právnických osob.
(15)
Mají-li být zveřejňovány údaje fyzických osob, mělo by se tak dít v souladu se zásadou proporcionality mezi významem poskytnuté částky a potřebou kontrolovat nejlepší využití finančních prostředků. V případě fyzických osob je zveřejnění jejich regionu na úrovni NUTS 2 v souladu s cílem zveřejňování příjemců, zajišťuje rovné zacházení mezi různě velkými členskými státy a respektuje právo příjemce na soukromý život, a zejména na ochranu jeho osobních údajů.
(16)
Ze zveřejňování by měly zůstat vyňaty informace o stipendiích a další přímé podpoře vyplácené potřebným fyzickým osobám.
(17)
V zájmu dodržení zásady rovného zacházení s příjemci by mělo být zveřejňování údajů o fyzických osobách rovněž v souladu s povinností členských států zajistit důslednou transparentnost zakázek, jejichž hodnota překračuje částku podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce, dodávky a služby (4).
(18)
Jméno či název a lokalita příjemce ani výše a účel finančních prostředků by neměly být zveřejňovány v případě, že by mohla být ohrožena nedotknutelnost příjemce chráněná Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny jeho legitimní obchodní zájmy.
(19)
Rozpočtová nomenklatura by měla zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro rozpočtový proces.
(20)
Dále by mělo být stanoveno, jaké jednání může představovat střet zájmů.
(21)
Pokud jde o nepřímé řízení, je nezbytné určit rámec souvisejícího přenesení pravomocí a obsah pověřovací dohody. Všechny subjekty a osoby pověřené těmito úkoly by měly zaručovat takovou úroveň ochrany finančních zájmů Unie, která je rovnocenná úrovni požadované podle finančního nařízení. V zájmu řádného finančního řízení při správě finančních prostředků Unie, kterou zajišťují pověřené subjekty, by měly být stanoveny podmínky, za nichž může Komise uznat systémy, pravidla a postupy těchto subjektů a osob za rovnocenné jejím vlastním systémům, pravidlům a postupům.
(22)
Výkonné agentury, jež zůstávají pod kontrolou Komise, by měly být pro účely plnění rozpočtu Unie uznány za pověřené schvalující osoby tohoto orgánu.
(23)
V případě nepřímého řízení spolu s mezinárodními organizacemi by měly být určeny organizace způsobilé pro tento druh řízení.
(24)
V případech, kdy jsou úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny veřejnoprávním subjektům či soukromoprávním subjektům pověřeným výkonem veřejné služby, by měly být stanoveny podmínky jejich jmenování.
(25)
Pro účely nepřímého řízení je nutno podrobně upravit jednak postupy přezkumu a akceptace účetnictví, jednak postup, jakým jsou úhrady výdajů provedené v rozporu s použitelnými předpisy vylučovány z financování z prostředků Unie.
(26)
Soukromoprávní subjekty, jež jménem Komise vykonávají přípravné nebo doplňující úkoly, by měly být vybírány postupem, který je v souladu s postupy zadávání veřejných zakázek.
(27)
Pokud jde o úlohu účastníků finančních operací, reforma finančního řízení - spolu se zrušením centralizovaných kontrol ex ante - posiluje odpovědnost schvalujících osob v případě veškerých příjmových a výdajových operací, i pokud jde o systémy vnitřní kontroly. Evropský parlament a Rada by měly být v budoucnu informovány o jmenování pověřené schvalující osoby i o ukončení jejího výkonu funkce. Měly by být tedy vymezeny též úkoly, odpovědnost a zásady postupů, které je třeba dodržovat. Internalizace kontrol ex ante zejména vyžaduje, aby bylo jednoznačně rozlišováno mezi úkoly, které souvisejí se zahajováním operací při plnění rozpočtu, a úkoly, které se týkají ověřování těchto operací. Jednotlivé orgány by dále měly přijmout kodex profesních standardů, jimiž se budou zaměstnanci odpovědní za ověřování ex ante a ex post řídit. Dále je nezbytné stanovit, že o plnění přijatých povinností je orgánu, který je příslušný mj. pro ověřování ex post, podávána výroční zpráva. K provedeným operacím by měly být uchovávány podklady. V neposlední řadě by měly být všechny formy jednacího řízení v rámci zadávání veřejných zakázek předmětem zvláštní zprávy pro orgán a sdělení Evropskému parlamentu a Radě, neboť tato řízení představují odchylku od běžných postupů zadávání veřejných zakázek.
(28)
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 by mělo být upraveno tak, aby zohledňovalo dvojí úlohu vedoucího delegace jakožto dále pověřené schvalující osoby v případě Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a, pokud jde o operační prostředky, v případě Komise.
(29)
V zájmu vyjasnění odpovědnosti by měly být též přesně vymezeny úkoly a odpovědnost účetního v souvislosti s účetními systémy, správou pokladny, správou bankovních účtů a soubory údajů o třetích osobách. Upraveny by měly být též bližší podmínky ukončení výkonu funkce účetního.
(30)
Měly by být stanoveny podmínky pro používání zálohových účtů, jež představují odchylku od běžných rozpočtových postupů, a dále úkoly a odpovědnost správců zálohových účtů, schvalujících osob a účetních při kontrole těchto účtů. O jmenování a ukončení výkonu funkce těchto osob by měly být informovány Evropský parlament a Rada. Z důvodu efektivnosti by měl být při delegacích zřízen pouze jeden zálohový účet, na němž budou spravovány prostředky z rozpočtových oddílů Komise i ESVČ. V zájmu zjednodušení úhrad, zejména při delegacích a zastoupeních Unie, a v zájmu eliminace rizik spojených s manipulací s hotovostí se jako nezbytné ukázalo zavést možnost používat debetní karty vystavené k zálohovým účtům.
(31)
Jakmile budou definovány úkoly a odpovědnost jednotlivých účastníků finančních operací, mohou být tyto osoby povolány k odpovědnosti pouze za podmínek stanovených ve služebním řádu úředníků Evropské unie a pracovním řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. Specializované komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízené při jednotlivých orgánech se ukázaly být efektivním mechanismem, je-li třeba určit, zda došlo k nesrovnalosti finanční povahy, a tyto komise by měly být proto zachovány. Je třeba stanovit postup, jímž může schvalující osoba požadovat potvrzení pokynu, o němž se domnívá, že je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, a být tak zproštěna odpovědnosti, k níž by mohla být povolána.
(32)
Pokud jde o příjmy, kromě zvláštního případu vlastních zdrojů, na něž se vztahuje rozhodnutí Rady 2007/436/ES, Euratom ze dne 7. června 2007 o systému vlastních zdrojů Evropských společenství (5), je třeba upřesnit úkoly a kontroly, za něž odpovídají schvalující osoby v různých stadiích řízení: sestavení odhadu pohledávek, vydání inkasního příkazu a zaslání výzvy k úhradě, jíž je dlužník informován o stanovení pohledávky, výpočet případných úroků z prodlení a případné rozhodnutí o vzdání se nároku v souladu s kritérii, která v zájmu efektivního výběru příjmů zajišťují soulad se zásadou řádného finančního řízení.
(33)
Je též nutno upřesnit roli účetního při výběru příjmů a poskytování případných dodatečných lhůt k úhradě výdajů. Účetní by měl mít rovněž určitou volnost ve zpětném získávání plateb, např. mít možnost přímého zápočtu závazků nebo ve výjimečných situacích s ohledem na zásadu proporcionality upustit od požadavku na složení jistoty pro účely splacení závazku, je-li dlužník ochoten a schopen platbu uhradit během dodatečné lhůty, ale není schopen takovou jistotu složit.
(34)
Pro účely správy aktiv, při níž by byl současně generován finanční výnos, je nutno provádět předběžné inkaso daných částek, např. pokut ukládaných v soutěžních věcech, proti nimž je podán opravný prostředek, tyto částky investovat do finančních aktiv a u úroků z těchto investic určit účel jejich dalšího použití.
(35)
K tomu, aby měla Komise všechny informace potřebné k přijímání rozhodnutí o financování, je nutné stanovit minimální požadavky na obsah těchto rozhodnutí v případě grantů, zadávání veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
(36)
Pokud jde o výdaje, měly by být definovány vztah mezi rozhodnutími o financování, souhrnnými závazky a individuálními závazky a vlastnosti těchto jednotlivých stadií plnění rozpočtu, a vymezit tak pro ně jednoznačný rámec.
(37)
Je třeba vyjasnit vztah mezi operacemi potvrzení, schválení, platebními operacemi a kontrolami, jež musí provádět schvalující osoby při potvrzování výdajů vystavením doložky „předáno k platbě“. Je třeba specifikovat podklady, jež je k platbám nutno doložit, a stanovit pravidla pro zúčtování předběžného financování a průběžných plateb.
(38)
K tomu, aby nedocházelo k neodůvodněnému prodlení ve vyplácení prostředků příjemcům, by mělo být podrobně upraveno uplatňování lhůt pro operace potvrzení a platební operace s tím, že by přitom měla být zohledněna směrnice Evropského parlamentu a Rady 2011/7/EU ze dne 16. února 2011 o postupu proti opožděným platbám v obchodních transakcích (6).
(39)
V souvislosti s interním auditem je nutno stanovit postup jmenování auditora a zajistit jeho nezávislost na orgánu, který jej jmenoval a kterému musí auditor podávat zprávy o své činnosti. V zájmu transparentnosti vůči Evropskému parlamentu a Radě by měly být oba tyto orgány o jmenování interního auditora i o ukončení výkonu jeho funkce informovány.
(40)
Pravidla zadávání veřejných zakázek by měla vycházet ze směrnice 2004/18/ES. Je nutno vymezit jednotlivé druhy zadávacího řízení, použitelná opatření na propagaci a uveřejňování, podmínky, za nichž lze použít určitý druh řízení, a hlavní podmínky stávajících řízení, dále je nutno specifikovat kritéria pro výběr a zadávání veřejných zakázek, pravidla pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení a pro komunikaci s uchazeči a zájemci, a - zadává-li Komise zakázky na vlastní účet - též příslušné finanční limity a pravidla pro zjišťování předpokládané hodnoty zadávaných zakázek.
(41)
Účelem zadávání veřejných zakázek je zajistit dotyčným orgánům za nejlepších možných podmínek požadovaná plnění při zachování zásad rovného přístupu k veřejným zakázkám, transparentnosti a zákazu diskriminace. V zájmu transparentnosti, rovného zacházení se zájemci a uchazeči a plné odpovědnosti schvalujících osob za konečný výběr je nutno stanovit postup pro otevírání a hodnocení nabídek a žádostí o účast, od jmenování výboru až po vydání odůvodněného a podloženého rozhodnutí o zadání zakázky, které v posledním stupni přijímá veřejný zadavatel.
(42)
Vzhledem k získaným zkušenostem je nezbytné zavést nové zadávací řízení pro veřejné zakázky střední hodnoty. Za stejných podmínek jako v případě stávající „výzvy k projevení zájmu“ je nutné umožnit používání „seznamu prodejců“, neboť tento postup je pro potenciální uchazeče spojen s menší administrativní zátěží.
(43)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie během plnění veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost vyzvat subjekty, které při zadávání veřejných zakázek zajišťují splnění požadavků na finanční způsobilost, aby za plnění dané zakázky ručily společně.
(44)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie a zajištění kontroly nad plněním veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost požadovat po zhotoviteli, dodavateli nebo poskytovateli, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo on sám.
(45)
V zájmu dodržení nejvyšších profesních norem při plnění veřejné zakázky je nezbytné upravit možnost, aby byli odmítnuti uchazeči, kteří se nacházejí v potenciálním střetu zájmů.
(46)
Vzhledem k tomu, že již nejsou automaticky požadovány finanční záruky, je nutno určit kritéria, podle nichž je požadovat lze.
(47)
Měla by být upřesněna oblast působnosti hlavy týkající se grantů, zejména pokud jde o druhy akcí či subjektů obecného evropského zájmu, jež jsou k udělení grantu způsobilé, a pokud jde o druhy právních závazků, jež lze ke krytí grantů použít. V případě těchto právních závazků by měla být specifikována kritéria, podle nichž je volena dohoda, či rozhodnutí, dále jejich minimální obsah a možnost uzavřít dohodu o udělení zvláštního grantu nebo vydat rozhodnutí o udělení zvláštního grantu na bázi rámcových partnerství, tak aby bylo zajištěno rovné zacházení a aby nebyl omezován přístup k financování z prostředků Unie.
(48)
Do oblasti působnosti hlavy týkající se grantů by měla být též promítnuta skutečnost, že do finančního nařízení byla na straně jedné zapracována nová úprava cen a finančních nástrojů v podobě zvláštních hlav, a na straně druhé by měla tato oblast působnosti zohledňovat důležitá pravidla, jimiž se řídí granty a způsobilé náklady, vypuštění zásady postupného snižování grantů, použití zjednodušených forem grantů (jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování) a odstranění povinnosti předkládat záruky za předběžné financování.
(49)
V zájmu stability právního prostředí by pokrok při používání elektronické výměny informací a předkládání dokumentů elektronickou cestou, které představují významné zjednodušení, měl být doprovázen nastavením jednoznačných podmínek pro uznávání systémů, jež mají být používány.
(50)
Zásady neziskovosti a spolufinancování by měly být zrevidovány v souladu se zpřesněním a se zjednodušujícími opatřeními, která zavedlo finanční nařízení. V zájmu srozumitelnosti a přehlednosti je zejména nutno podrobně upravit druhy příjmů, jež jsou v souladu se zásadou neziskovosti zadržovány, a dále formy externího spolufinancování a věcných plnění.
(51)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, mělo by být umožněno přijímat a zveřejňovat víceleté pracovní programy vzhledem k přidané hodnotě, kterou mají pro žadatele, kteří díky nim mohou snáze předjímat výzvy k podávání návrhů a lépe se na ně připravovat. V této souvislosti by měly být zpřesněny podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování. V zájmu transparentnosti je nutno též uveřejňovat výzvy k podávání návrhů, s výjimkou naléhavých případů či případů, kdy může danou akci provést pouze jeden subjekt. U tohoto uveřejnění je nutno specifikovat jeho minimální obsah.
(52)
Vzhledem k tomu, že podmínky způsobilosti daně z přidané hodnoty (DPH), kterou hradí příjemci, vedou nezřídka k chybám a rozporům, je nutno zajistit, aby pojmy DPH, kterou nelze příjemci vrátit, a osob nepovinných k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 směrnice Rady 2006/112/ES ze dne 28. listopadu 2006 o společném systému daně z přidané hodnoty (7) byly chápány a uplatňovány jednotně, a to prostřednictvím úpravy činností, jež tyto pojmy zahrnují.
(53)
V zájmu transparentnosti, rovného zacházení s žadateli a posílení odpovědnosti schvalujících osob by mělo být upraveno řízení o udělení grantu, a to od žádosti o grant, o níž musí Komise předem poskytnout žadatelům určité minimální informace, až po vyhodnocení žádosti podle předem specifikovaných kritérií způsobilosti, výběru a udělení, po němž příslušná schvalující osoba přijme konečné a náležitě zdokumentované rozhodnutí. Je nutno podrobně upravit složení a úkoly výboru, jenž za vyhodnocování návrhů podle kritérií pro výběr a udělení odpovídá, jakož i možnost kontaktovat žadatele v průběhu grantového řízení nebo je vyzvat, aby své návrhy upravili. Tyto možnosti by měly náležitě zohledňovat požadavky na řádnou správu, které zavedlo finanční nařízení, a jejich součástí by měly být podmínky, za nichž lze návrhy upravit ještě před podpisem grantové dohody či před oznámením rozhodnutí o udělení grantu s tím, že by tyto podmínky měly současně zajišťovat rovné zacházení s žadateli a soulad se zásadou, podle níž iniciativu k provedení takových kroků vyvíjejí výlučně žadatelé.
(54)
S tím, jak finanční nařízení zjednodušilo a rozšířilo používání jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, měly by být definice těchto zjednodušených forem grantů zpřesněny. Zejména je nutno ozřejmit, že tyto formy grantů - stejně jako jiná libovolná forma grantu - mají sloužit k úhradě způsobilých nákladů, a je třeba uvést, že jejich výše by neměla být nutně stanovována předem, což je důležité zejména v případech, kdy je jejich výše určována na základě obvyklých postupů účtování nákladů u příjemce. Je zapotřebí rovněž zajistit stabilitu pravidel financování v rámci zvláštních programů. Pro tento účel by měla být zavedena možnost používat zjednodušené formy grantů po celou dobu trvání zvláštních programů. Pro statistické a metodické účely, jakož i pro účely prevence a odhalování podvodů je nezbytné mít přístup k obecným údajům z účetnictví příjemce, a to i v případech financování formou jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování. Tohoto ověřování by však nemělo být využíváno ke zpochybňování jednotkových hodnot jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, které již byly sjednány.
(55)
V souladu se zásadou řádného finančního řízení by měla Komise požadovat záruky: nejdříve ve fázi předkládání žádostí o grant (provedením finančních auditů v případě žádostí o větší částky), dále ve fázi vyplácení předběžného financování (vyžádáním jistoty předem, pokud je takové opatření odůvodněno vzhledem k rizikům, jež vyhodnotila schvalující osoba) a ve fázi průběžné platby či výplaty zůstatku (vyžádáním osvědčení, které vystaví auditor k žádostem o platbu s nejvyšším objemem a rizikovostí).
(56)
Měly by být zpřesněny podmínky a postupy pozastavování a snižování grantů, tak aby byly lépe vymezeny důvody těchto opatření, aby byly příjemcům poskytovány náležité informace a aby měli příjemci ve všech fázích možnost uplatnit své právo na obranu.
(57)
Řádná správa finančních prostředků Unie rovněž znamená, že i příjemci grantů Unie musí těchto grantů využívat hospodárně a efektivně. Zejména náklady na veřejné zakázky, jež příjemci zadávají pro účely provedení určité akce, by měly být způsobilé za předpokladu, že jsou tyto zakázky na provedení akce zadány uchazeči, který podal ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
(58)
Vzhledem k tomu, že finanční nařízení uvolňuje omezení pro poskytování finanční podpory třetím osobám, je nutno upravit minimální ustanovení, která je nutno sjednat v grantové dohodě nebo zapracovat do rozhodnutí o udělení grantu, tak aby byl zřetelně odlišen případ, kdy příjemce poskytuje finanční podporu třetím osobám, od případu, kdy je plnění rozpočtu svěřeno pověřenému subjektu v rámci nepřímého řízení.
(59)
Pravomoc uložit příjemcům grantu sankci by měla být sladěna s pravomocí, která je svěřována v kontextu zadávání veřejných zakázek, a to vzhledem k tomu, že mají tyto pravomoci touž povahu a měly by podléhat týmž pravidlům, pokud jde o účelnost a proporcionalitu.
(60)
Při udělování cen by měly být dodržovány zásady transparentnosti a rovného zacházení stejným způsobem jako v případě grantů. V této souvislosti by měly být - při zohlednění odpovídajících požadavků na granty - stanoveny též minimální požadavky na pracovní programy a soutěže o návrh. Zejména by měly být specifikovány podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování, dále minimální obsah pravidel soutěže o návrh, zejména podmínky pro vyplacení ceny vítězům v případě udělení ceny, jakož i příslušné způsoby uveřejnění.
(61)
Pro účely transparentnosti a rovného zacházení je mj. zapotřebí jednoznačně vymezit postup udělování cen, od podání příspěvků až po vyrozumění účastníků a oznámení vítězi. S cílem zajistit kompetentnost a nestrannost při posuzování příspěvků by v rámci tohoto postupu měla příspěvky vyhodnocovat odborná komise, kterou jmenuje příslušná schvalující osoba, s tím, že se toto hodnocení řídí kritérii pro udělení ceny, jež jsou vyhlášena spolu s pravidly soutěže o návrh. Na základě doporučení těchto odborníků by měla konečné rozhodnutí o udělení ceny přijmout příslušná schvalující osoba, neboť odpovědnost za plnění rozpočtu nese vždy Komise.
(62)
V zájmu harmonizovaného používání jednotlivých finančních nástrojů v rámci Komise by měl být obecný rámec upravený v hlavě VIII finančního nařízení doplněn o podrobnou úpravu řízení finančních nástrojů, včetně ustanovení o výběru pověřených subjektů, obsahu pověřovacích dohod, o nákladech a poplatcích spojených s řízením těchto nástrojů a o svěřeneckých účtech.
(63)
Zejména pro výjimečné případy, kdy budou finanční nástroje řízeny přímo, a to buď prostřednictvím účelových investičních jednotek, nebo jiných realizačních mechanismů, by měla být vymezena pravidla, podle nichž budou vybíráni finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci, s cílem zajistit, aby byly finanční prostředky Unie vynakládány efektivně.
(64)
Je nezbytné určit podmínky využívání finančních nástrojů, včetně jejich účinku v podobě aktivace mimorozpočtových zdrojů a monitorovacího rámce. Nezbytné je též zajistit, aby byly finanční nástroje používány na základě důkladného vyhodnocení ex ante, které Komisi umožní tyto nástroje koncipovat tak, aby reagovaly na selhání trhu a nepříznivé investiční situace.
(65)
Pokud jde o účetnictví a předkládání účetní závěrky, jsou v účetních pravidlech Unie definovány obecně uznávané účetní zásady, na nichž musí být založeny finanční výkazy. Za účelem řádné prezentace, úplnosti a přesnosti informací tato účetní pravidla též specifikují podmínky pro účetní zaznamenávání transakcí a pravidla pro oceňování aktiv a pasiv a pro tvorbu rezerv.
(66)
V souvislosti s účetnictvím by mělo být upřesněno, že účetní jednotlivých orgánů musí zdokumentovat členění účtů i účetní postupy svého orgánu a určit podmínky, jež musí splňovat počítačové účetní systémy, tak aby byl zejména zabezpečen přístup k těmto systémům a zajištěna auditní stopa v případě jejich změny.
(67)
Pokud jde o vedení účetnictví, je nezbytné upřesnit zásady vedení účetních knih, předvahy, pravidelného odsouhlasování zůstatků této předvahy a inventárních soupisů a definovat prvky účtové osnovy, kterou stanoví účetní Komise. Měla by být stanovena pravidla pro zaznamenávání operací, zejména podvojná metoda, pravidla přepočtu operací, které nejsou vyjádřeny v eurech, a podklady účetních zápisů. Upřesněn by měl být též obsah účetních záznamů.
(68)
V zájmu efektivní správy aktiv je třeba stanovit pravidla pro inventární soupisy majetku a vyjasnit odpovědnost účetních a schvalujících osob v této oblasti, jakož i pravidla pro další prodej majetku zapsaného v inventárním soupisu.
(69)
V souvislosti s vnějšími akcemi by mělo toto nařízení v souladu s finančním nařízením upravovat výjimky, jež odrážejí odlišné fungování této oblasti, především pokud jde o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů, a to zejména proto, že tyto postupy provádějí orgány třetích zemí, jež od Unie získávají finanční podporu. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, měly by být odlišně upraveny především druhy řízení a finanční limity, při jejichž dosažení se tato řízení použijí. Pokud jde o granty, měla by být pro určité případy zavedena možnost jejich financování v plném rozsahu, a to zejména s ohledem na sníženou schopnost spolufinancování daných příjemců.
(70)
Je nutno podrobně upravit využívání rozpočtové podpory a specifikovat jednak podmínky tohoto využití, jednak povinnost partnerského subjektu předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, podle nichž lze posoudit, jsou-li tyto podmínky splněny.
(71)
Pokud jde o svěřenecké fondy Unie, je nutno specifikovat zásady, jimiž se budou řídit příspěvky Unie a dalších dárců do těchto fondů, stanovit pravidla, jimiž se bude řídit účetnictví a výkaznictví těchto fondů, zejména pokud jde o úroky naběhlé na bankovním účtu fondu, dále je nutno ozřejmit odpovědnost účastníků finančních operací a správní rady fondu a vymezit povinnosti spojené s externím auditem. Je též nutno zajistit, aby byli zúčastnění dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem a aby bylo využití finančních prostředků fondu podmíněno kladným hlasováním Komise.
(72)
V zájmu zjednodušení zadávacích řízení v případě vnějších akcí byly pozměněny některé finanční limity s tím, že byly přidány a přizpůsobeny jiné finanční limity a řídicí postupy převzaté ze společných ustanovení.
(73)
Pokud jde o granty, měly by být v souladu s finančním nařízením zjednodušeny podmínky, za nichž se lze odchýlit od zásady spolufinancování.
(74)
K zajištění řádné správy prostředků Unie je dále nezbytné upřesnit předchozí podmínky a pravidla, jež budou obsahovat dohody v případech, kdy bude správa prostředků decentralizována nebo kdy budou používány zálohové účty.
(75)
Je vhodné definovat evropské úřady a vymezit zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace a ustanovení, která zmocňují účetního Komise přenést některé ze svých úkolů na zaměstnance těchto úřadů. Je rovněž třeba upravit vedení bankovních účtů, k jejichž zřízení jménem Komise mohou být evropské úřady zmocněny.
(76)
Obdobně jako v případě zveřejňování údajů o příjemcích finančních prostředků Unie by měl být zveřejněn jednak seznam odborníků uvedených v článku 204 finančního nařízení, kteří jsou vybíráni na základě výzvy k projevení zájmu, jednak náplň práce těchto odborníků. Zveřejněna by měla být též jejich odměna, pokud překročí 15 000 EUR.
(77)
Měl by být doplněn nový postup zavedený článkem 203 finančního nařízení, zejména pokud jde o druh nákladů, jež mají být zahrnovány do finančních limitů zavedených v tomto článku. Vzhledem ke specifičnosti projektů v oblasti nemovitostí při delegacích Unie, zejména v naléhavých případech, je nutno tento druh projektů podrobně upravit. V případě obytných budov, zejména při delegacích, jež mají být najaty nebo zakoupeny během krátkého období, je vhodné stanovit, že se na ně nevztahuje postup podle článku 203 finančního nařízení. Postup podle článku 203 finančního nařízení by se neměl vztahovat ani na bezúplatné získání pozemku či na koupi pozemku za symbolickou cenu, neboť taková transakce nezatěžuje rozpočet.
(78)
V zájmu provázanosti s ustanoveními finančního nařízení je nutno stanovit přechodná ustanovení. V zájmu provázanosti s odvětvovým právním základem je vhodné odložit použitelnost ustanovení o způsobech řízení a o finančních nástrojích do 1. ledna 2014,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
ČÁST PRVNÍ
SPOLEČNÁ USTANOVENÍ
HLAVA I
PŘEDMĚT ÚPRAVY
Článek 1
Předmět úpravy
Toto nařízení stanoví prováděcí pravidla k nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“).
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 2
Účtování úroků z plateb předběžného financování
(Čl. 8 odst. 4 finančního nařízení)
V případech, kdy úroky náleží uhradit do rozpočtu, stanoví dohoda uzavřená se subjekty či osobami, jež jsou vyjmenovány v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodech ii) až viii) finančního nařízení, že je předběžné financování vypláceno na bankovní účty či podúčty, které umožňují identifikovat finanční prostředky a související úroky. Není-li tomu tak, musí identifikaci finančních prostředků, jež Unie vyplatila, a úroků nebo jiných plnění plynoucích z těchto finančních prostředků umožňovat účetní metody příjemců nebo zprostředkovatelů.
Ustanoveními tohoto nařízení, jejichž předmětem jsou úroky z předběžného financování, není dotčeno vykazování předběžného financování na straně aktiv finančních výkazů v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 3
Prostředky na daný rozpočtový rok
(Čl. 11 odst. 3 finančního nařízení)
Prostředky na závazky a prostředky na platby schválené na daný rozpočtový rok sestávají z:
a)
prostředků uvedených v rozpočtu včetně opravných rozpočtů;
b)
přenesených prostředků;
c)
prostředků daných znovu k dispozici podle článků 178 a 182 finančního nařízení;
d)
prostředků plynoucích z plateb předběžného financování, jež byly vráceny v souladu s čl. 177 odst. 3 finančního nařízení;
e)
prostředků poskytnutých po přijetí účelově vázaných příjmů v průběhu rozpočtového roku nebo předchozích rozpočtových let, jež dosud nebyly použity.
Článek 4
Zrušení a přenos prostředků
(Čl. 13 odst. 2 finančního nařízení)
1. Prostředky na závazky a nerozlišené prostředky týkající se projektů v oblasti nemovitostí uvedené v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení lze přenést pouze tehdy, pokud přidělení na závazek nemohlo proběhnout do 31. prosince rozpočtového roku z důvodů, které nelze přičítat schvalující osobě, a pokud přípravné etapy již pokročily tak, že lze předpokládat, že k přidělení na závazek dojde do 31. března následujícího roku nebo - v případě projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince.
2. Přípravnými etapami uvedenými v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které mají být dokončeny do 31. prosince rozpočtového roku, tak aby bylo možno prostředky přenést do následujícího rozpočtového roku, jsou zejména:
a)
u souhrnných závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení přijetí rozhodnutí o financování nebo ukončení konzultací příslušných útvarů orgánu ohledně přijetí tohoto rozhodnutí k uvedenému dni;
b)
u individuálních závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení završení výběru potenciálních zhotovitelů, dodavatelů, poskytovatelů, příjemců, vítězů soutěží o ceny nebo pověřených osob.
3. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které nejsou přiděleny na závazek do 31. března následujícího rozpočtového roku nebo - v případě částek na projekty v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku, se automaticky ruší.
O zrušení prostředků v souladu s prvním pododstavcem Komise informuje Evropský parlament a Radu do jednoho měsíce.
4. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. b) finančního nařízení mohou být použity do 31. prosince následujícího rozpočtového roku.
5. Účetnictví musí umožňovat identifikaci prostředků přenesených v souladu s odstavci 1 až 4.
KAPITOLA 3
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 5
Přepočítací kurz eura a ostatních měn
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení vyplývající z používání zvláštních odvětvových pravidel, schvalující osoba provádí přepočet eura na jinou měnu podle denních směnných kurzů eura zveřejněných v řadě C Úředního věstníku Evropské unie.
V případě, že přepočet eura na jinou měnu provádí zhotovitel, dodavatel, poskytovatel nebo příjemce, použijí se zvláštní ustanovení o přepočtu uvedená ve smlouvě na veřejnou zakázku, v grantové dohodě či v dohodě o financování.
2. Aby neměly měnové přepočty významný dopad na výši spolufinancování z prostředků Unie ani nežádoucí dopad na rozpočet Unie, zvláštní ustanovení uvedená v odstavci 1 případně určí, že se přepočítací kurz eura a jiné měny vypočte za pomoci průměrného denního směnného kurzu platného v daném období.
3. Není-li denní směnný kurz eura pro danou měnu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněn, použije příslušná schvalující osoba účetní kurz uvedený v odstavci 4.
4. Pro účely účetnictví uvedené v článcích 151 až 156 finančního nařízení a s výhradou článku 240 tohoto nařízení se přepočet eura na jinou měnu uskutečňuje pomocí měsíčního účetního kurzu eura. Tento účetní směnný kurz stanoví účetní Komise s pomocí veškerých zdrojů informací, jež považuje za spolehlivé, na základě směnného kurzu předposledního pracovního dne měsíce předcházejícího měsíci, pro nějž je kurz stanovován.
5. Výsledky měnových operací uvedených v odstavci 4 tohoto článku jsou v účetnictví příslušného orgánu vykazovány v samostatné položce.
První pododstavec tohoto odstavce se přiměřeně použije na subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení.
Článek 6
Kurz použitelný pro přepočet eura na ostatní měny
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z používání odvětvových pravidel nebo ze smluv na zvláštní veřejné zakázky, z grantových dohod, rozhodnutí o udělení grantu či z finančních dohod, použije se pro přepočet eura na jinou měnu v případech, kdy přepočet provádí příslušná schvalující osoba, kurz dne, kdy schvalující útvar vystavil platební nebo inkasní příkaz.
2. V případě zálohových účtů vedených v eurech se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz platný v den, kdy banka provedla platbu.
3. V případě zúčtování zálohových účtů vedených v národních měnách podle článku 19 finančního nařízení se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz měsíce, v němž byl uskutečněn výdaj ze zálohového účtu.
4. V případě náhrady paušálních výdajů nebo výdajů plynoucích ze služebního řádu úředníků Evropské unie a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie (dále jen „služební řád“), která má stanovenu horní hranici a která se proplácí v jiné měně než euru, se použije kurz platný v době, kdy vznikne nárok na náhradu.
KAPITOLA 4
Zásada univerzálnosti
Článek 7
Zaznamenávání účelově vázaných příjmů a poskytování odpovídajících prostředků
(Článek 21 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčeny články 9 a 10, jsou účelově vázané příjmy zaznamenávány do rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů v oddílu jednotlivých orgánů do rozpočtové položky vytvořené pro tento účel;
b)
ve výkazu výdajů jsou v poznámkách k rozpočtu - včetně obecných poznámek - uvedeny položky, do nichž lze zapsat poskytované prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům.
V případě uvedeném v prvním pododstavci písm. a) se použije označení „pro memoria“ a odhadované příjmy jsou pro informaci uvedeny v poznámkách.
2. Jakmile orgán účelově vázané příjmy obdrží, jsou jim odpovídající prostředky automaticky poskytovány jako prostředky na závazky i prostředky na platby, s výjimkou těchto případů:
a)
v případech podle čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení;
b)
v případě podle čl. 21 odst. 2 písm. b) finančního nařízení u členských států, v jejichž případě je dohoda o poskytnutí příspěvku vyjádřena v eurech.
V případě podle prvního pododstavce písm. b) lze prostředky na závazky poskytnout poté, co členský stát podepíše dohodu o poskytnutí příspěvku.
Článek 8
Příspěvky členských států na výzkumné programy
(Čl. 21 odst. 2 písm. a) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států na financování některých doplňkových výzkumných programů stanovené v článku 5 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1150/2000 (8) jsou hrazeny takto:
a)
sedm dvanáctin částky zapsané v rozpočtu nejpozději do 31. ledna běžného rozpočtového roku;
b)
zbývajících pět dvanáctin do 15. července běžného rozpočtového roku.
2. Pokud není rozpočet s konečnou platností přijat před začátkem rozpočtového roku, jsou příspěvky uvedené v odstavci 1 určeny částkou, jež je zapsána v rozpočtu na předchozí rozpočtový rok.
3. Všechny příspěvky nebo dodatečné platby členských států do rozpočtu musí být připsány na účet či účty Komise do 30 kalendářních dní po výzvě k zaplacení prostředků.
4. Uskutečněné platby jsou připisovány na účet stanovený v nařízení (ES, Euratom) č. 1150/2000 a vztahují se na ně podmínky stanovené v uvedeném nařízení.
Článek 9
Účelově vázané příjmy vyplývající z účasti zemí ESVO na některých programech Unie
(Čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států Evropského sdružení volného obchodu (dále jen „státy ESVO“) na některé programy Unie se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů je vytvořena rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž se zaznamenává celková výše příspěvků států ESVO za uvedený rozpočtový rok;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
v poznámkách k jednotlivým rozpočtovým položkám, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní, se výše předpokládané účasti uvádí „pro informaci“,
ii)
v příloze, která je nedílnou součástí rozpočtu, se uvádějí veškeré rozpočtové položky, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) je předpokládaná částka uvedena v rozpočtových poznámkách,
Příloha uvedená v prvním pododstavci písm. b) bodu ii) představuje a doplňuje strukturu, jež slouží jednak zaznamenávání prostředků odpovídajících příspěvkům podle odstavce 2, jednak plnění souvisejících výdajů.
2. Podle článku 82 Dohody o Evropském hospodářském prostoru (dále jen „Dohoda o EHP“) jsou částky ročních příspěvků států ESVO, které Komisi potvrdil Smíšený výbor Evropského hospodářského výboru v souladu s čl. 1 odst. 5 protokolu 32 připojeného k Dohodě o EHP, zapsány hned od počátku rozpočtového roku v plné výši jako odpovídající prostředky na závazky a prostředky na platby.
3. Jsou-li do rozpočtových položek, na něž přispívají státy ESVO, přidány v průběhu rozpočtového roku dodatečné prostředky, aniž by byly státy ESVO schopny v průběhu uvedeného rozpočtového roku upravit náležitým způsobem výši svých příspěvků, aby dodržely „činitel úměrnosti“ uvedený v článku 82 Dohody o EHP, může Komise na přechodnou dobu a výjimečně využít svých hotovostních zdrojů k předfinancování podílu států ESVO. Po tomto poskytnutí dodatečných prostředků vyzve Komise co nejdříve státy ESVO, aby odpovídající příspěvky uhradily. Komise o těchto rozhodnutích každoročně informuje Evropský parlament a Radu.
Toto předfinancování je vypořádáno co nejdříve v rámci rozpočtu na následující rozpočtový rok.
4. Finanční příspěvky států ESVO jsou v souladu s čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení vnějšími účelově vázanými příjmy. Účetní přijme vhodná opatření, aby použití příjmů, jež z těchto příspěvků plynou, a jim odpovídajících prostředků bylo sledováno odděleně.
Stav plnění příjmů a výdajů, jež účasti států ESVO odpovídají, uvádí Komise ve zprávě podle čl. 150 odst. 2 finančního nařízení odděleně.
Článek 10
Výnosy ze sankcí uložených členským státům s nadměrným schodkem
(Čl. 21 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Výnosy ze sankcí uvedených v oddílu 4 nařízení Rady (ES) č. 1467/97 (9) se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů se vytvoří rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž jsou zaúčtovávány úroky z těchto částek;
b)
zároveň, a aniž je dotčen článek 77 finančního nařízení, jsou na základě zápisu těchto částek ve výkazu příjmů vykázány prostředky na závazky a prostředky na platby ve výkazu výdajů.
Prostředky uvedené v prvním pododstavci písm. b) jsou čerpány v souladu s článkem 20 finančního nařízení.
Článek 11
Náklady vzniklé přijetím darovaných částek ve prospěch Unie
(Článek 22 finančního nařízení)
Pro účely schválení Evropským parlamentem a Radou podle čl. 22 odst. 2 finančního nařízení Komise odhadne a řádně odůvodní finanční náklady, včetně navazujících nákladů, spojené s přijetím darovaných částek určených Unii.
Článek 12
Účty pro vrácené daně
(Čl. 23 odst. 3 finančního nařízení)
Daně, které Unie hradí podle čl. 23 odst. 2 a čl. 23 odst. 3 písm. a) finančního nařízení, jsou zapsány na prozatímním účtu až do doby, kdy je dotyčné státy vrátí.
KAPITOLA 5
Zásada specifikace
Článek 13
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňují orgány s výjimkou Komise
(Článek 25 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v článku 25 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může dotčený orgán převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 14
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňuje Komise
(Článek 26 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v čl. 26 odst. 1 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky či v její prospěch, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může Komise převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 15
Správní výdaje
(Článek 26 finančního nařízení)
Výdaje uvedené v čl. 26 odst. 1 prvním pododstavci písm. b) finančního nařízení pokrývají v případě všech oblastí politiky body uvedené v článku 44 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 16
Odůvodnění žádostí o převod prostředků
(Články 25 a 25 finančního nařízení)
K návrhům na převody a veškerým informacím pro Evropský parlament a Radu o převodech podle článků 25 a 26 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí čerpání prostředků a odhady potřeb až do konce rozpočtového roku, a to jak v případě rozpočtových položek, v jejichž prospěch má být převod uskutečněn, tak v případě položek, k jejichž tíži má být převod uskutečněn.
Článek 17
Odůvodnění žádostí o převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech
(Článek 29 finančního nařízení)
K návrhům na převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech uvedené v článku 29 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí:
a)
v případě rozpočtové položky, do níž mají být prostředky převedeny: co nejaktuálnější informace o čerpání prostředků a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku;
b)
v případě všech rozpočtových položek, jež se týkají vnější činnosti: čerpání prostředků až do konce měsíce, jenž předchází měsíci podání žádosti o převod, a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku spolu se srovnáním oproti původnímu odhadu;
c)
rozbor možností k přerozdělení prostředků.
KAPITOLA 6
Zásada řádného finančního řízení
Článek 18
Hodnocení
(Článek 30 finančního nařízení)
1. Všechny návrhy na programy nebo činnosti, jež znamenají výdaje k tíži rozpočtu, jsou předmětem hodnocení ex ante, které musí zkoumat:
a)
potřebu, jež má být uspokojena v krátkodobém či dlouhodobém horizontu;
b)
přidanou hodnotu zásahu Unie;
c)
cíle politiky a řízení, jichž má být dosaženo a k nimž patří opatření nezbytná k ochraně finančních zájmů Unie na poli prevence, odhalování, vyšetřování a nápravy podvodů, jakož i postihů za podvody;
d)
možné varianty postupů, včetně rizik s nimi souvisejících;
e)
očekávané výsledky a dopady, zejména v rovině ekonomické, sociální a environmentální, a dále ukazatele a způsob vyhodnocování pro účely jejich měření;
f)
nejvhodnější metodu realizace prioritní varianty/variant;
g)
vnitřní provázanost navrhovaného programu nebo činnosti a jejich návaznost na ostatní příslušné nástroje;
h)
objem prostředků, lidských zdrojů a ostatních správních výdajů, jež mají být přiděleny v souladu se zásadou efektivnosti nákladů;
i)
poučení vyplývající z podobných zkušeností v minulosti.
2. Návrh uvádí opatření ke sledování, podávání zpráv a hodnocení a přihlíží ke kompetencím příslušných úrovní správy, jež se provádění navrhovaného programu nebo činnosti účastní.
3. Všechny programy nebo činnosti, včetně pilotních projektů a přípravných akcí, na něž jsou uvolněny zdroje v objemu nad 5 000 000 EUR, jsou předmětem hodnocení přidělených lidských a finančních zdrojů a dosažených výsledků, které probíhá průběžně a/nebo ex post s cílem ověřit, zda jsou v souladu se stanovenými cíli, a to následovně:
a)
výsledky dosahované při provádění víceletého programu jsou pravidelně hodnoceny podle časového rozvrhu, který umožňuje vzít výsledky tohoto hodnocení v úvahu při rozhodování o obnově, změně nebo přerušení programu;
b)
výsledky činností, o jejichž financování je rozhodováno v ročním cyklu, jsou vyhodnocovány alespoň jednou za šest let.
Povinnost uvedená v prvním pododstavci písm. a) a b) se nepoužije na jednotlivé projekty a akce prováděné v rámci takových činností, u nichž lze tuto povinnost splnit tím, že konečnou zprávu zašlou subjekty, které akci provedly.
4. Hodnocení podle odstavce 1 a 3 musí být úměrné uvolněným zdrojům a dopadu dotčeného programu nebo činnosti.
Článek 19
Finanční výkaz
(Článek 31 finančního nařízení)
Finanční výkaz uvádí finanční a ekonomické údaje, na jejichž základě může legislativní orgán vyhodnotit nezbytnost zásahu Unie. Uvádí příslušné informace o souladu s dalšími činnostmi Unie a případné synergii.
V případě víceletých akcí obsahuje finanční výkaz předběžný plán ročních potřeb prostředků a pracovních míst, včetně míst externích zaměstnanců, a hodnocení jejich střednědobého finančního dopadu.
KAPITOLA 7
Zásada transparentnosti
Článek 20
Předběžné zveřejnění rozpočtu
(Článek 34 finančního nařízení)
Co nejdříve poté, co je rozpočet přijat s konečnou platností, a nejpozději čtyři týdny po tomto termínu jsou před oficiálním vyhlášením rozpočtu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněny z podnětu Komise podrobné číselné údaje ve všech jazycích na internetových stránkách orgánů.
Článek 21
Zveřejňování informací o hodnotě a příjemcích finančních prostředků Unie
(Článek 35 finančního nařízení)
1. Informace o příjemcích finančních prostředků Unie, jež byly poskytnuty v rámci přímého řízení, se zveřejňují na internetové stránce orgánů Unie do 30. června roku následujícího po rozpočtovém roce, v němž byly finanční prostředky poskytnuty.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
2. Nestanoví-li toto nařízení a odvětvová pravidla jinak, zveřejňují se s přihlédnutím ke kritériím v čl. 35 odst. 3 finančního nařízení následující informace:
a)
jméno příjemce;
b)
lokalita příjemce;
c)
poskytnutá částka;
d)
povaha a účel opatření.
Pojem „lokalita“ pro účely písm. b) znamená:
i)
adresu příjemce, je-li příjemcem právnická osoba,
ii)
region na úrovni NUTS 2, je-li příjemcem fyzická osoba.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, je nutno zveřejněné informace odstranit dva roky od konce rozpočtového roku, v němž byly finanční prostředky poskytnuty. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
3. Informace podle odstavce 2 jsou zveřejňovány pouze v případě cen, grantů a veřejných zakázek, jež byly uděleny, resp. zadány na základě soutěže o návrh, řízení o udělení grantu či zadávacího řízení. Tyto informace se nezveřejňují v případě:
a)
stipendií udělených fyzickým osobám a další přímé podpory vyplacené nejpotřebnějším fyzickým osobám podle čl. 125 odst. 4 písm. c) finančního nařízení;
b)
veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje částky podle čl. 137 odst. 2 tohoto nařízení.
4. Od zveřejnění informací je upuštěno v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy příjemců.
Článek 22
Odkaz na zveřejněné informace o příjemcích finančních prostředků Unie poskytnutých v rámci nepřímého řízení
(Článek 35 finančního nařízení)
Je-li správa finančních prostředků Unie svěřena orgánům a subjektům uvedeným v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, musí pověřovací dohody stanovit, aby tyto pověřené orgány a subjekty zveřejnily informace uvedené v čl. 21 odst. 2 a 3 ve standardní úpravě na svých internetových stránkách.
Internetová stránka orgánů Unie musí obsahovat alespoň odkaz na internetovou adresu, kde lze tyto informace nalézt, nejsou-li tyto informace zveřejněny přímo na vyhrazeném místě na internetových stránkách orgánů Unie.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
Na zveřejnění informací podle prvního pododstavce tohoto článku se použije čl. 21 odst. 2 až 4.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
Článek 23
Finanční plán
(Článek 38 finančního nařízení)
Finanční plán podle článku 38 finančního nařízení je členěn podle kategorií výdajů, oblastí politiky a rozpočtových položek. Úplný finanční plán uvádí všechny výdajové kategorie s výjimkou zemědělství, politiky soudržnosti a administrativy, k nimž jsou uváděny pouze souhrnné údaje.
Článek 24
Návrh opravného rozpočtu
(Čl. 41 odst. 1 finančního nařízení)
K návrhu opravného rozpočtu je připojeno odůvodnění a informace k plnění rozpočtu za předchozí a běžný rozpočtový rok, jež jsou v okamžiku sestavování návrhu k dispozici.
Článek 25
Rozpočtová nomenklatura
(Článek 44 finančního nařízení)
Rozpočtová nomenklatura musí být v souladu se zásadami specifikace, transparentnosti a řádného finančního řízení. Musí zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro účely rozpočtového procesu, snadnou identifikaci hlavních cílů zakotvených v příslušném právním základu a umožňovat výběr z politických priorit a efektivní a účelné plnění rozpočtu.
Článek 26
Výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod v) finančního nařízení)
Pro účely sestavení rozpočtu se výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny, určují takto:
a)
v případě závazků: závazky zaznamenané v účetnictví v průběhu rozpočtového roku k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3;
b)
v případě plateb: platby uskutečněné v průběhu rozpočtového roku, tj. platby, k nimž byl bance předán platební příkaz, k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3.
Článek 27
Poznámky k rozpočtu
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod vi) finančního nařízení)
Poznámky k rozpočtu obsahují zejména:
a)
odkazy na základní právní akt, pokud byl základní právní akt přijat;
b)
náležité vysvětlení k povaze a účelu prostředků.
Článek 28
Plán pracovních míst
(Čl. 49 odst. 1 písm. c) bod i) finančního nařízení)
Pracovní místa Zásobovací agentury jsou uváděna v plánu pracovních míst Komise odděleně.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 29
Informace o předávání osobních údajů pro účely auditu
(Článek 53 finančního nařízení)
Při výzvě učiněné v souvislosti s granty, veřejnými zakázkami nebo cenami, jež jsou prováděny v rámci přímého řízení, musí být potenciální příjemci, zájemci, uchazeči a účastníci v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (10) vyrozuměni o tom, že pro účely ochrany finančních zájmů Unie mohou být jejich osobní údaje předány útvarům interního auditu, Evropskému účetnímu dvoru, komisi pro řešení finančních nesrovnalostí nebo Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (dále jen „úřad OLAF“) nebo že si mohou tyto údaje předat schvalující osoby při Komisi a výkonné agentury.
Článek 30
Přípravná opatření v oblasti společné zahraniční a bezpečnostní politiky
(Čl. 54 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Financování opatření, jež Rada schválí k přípravě operací Unie v rámci řešení krizí podle hlavy V Smlouvy o Evropské unii, zahrnuje doplňkové náklady přímo vyplývající ze skutečnosti, že je v prostoru operace nasazena konkrétní mise nebo tým, jejichž členové pocházejí mimo jiné z řad personálu orgánů Unie; tyto náklady zahrnují též pojištění pro případ zvýšeného rizika, náklady na cestování a ubytování a denní diety.
Článek 31
Zvláštní pravomoci Komise vyplývající ze Smluv
(Čl. 54 odst. 2 písm. d) finančního nařízení)
1. Články Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 154 (sociální dialog);
b)
článek 156 (průzkumy, stanoviska a porady v sociální oblasti);
c)
články 159 a 161 (zprávy o zvláštních problémech týkajících se sociální situace);
d)
ustanovení čl. 168 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti veřejného zdraví);
e)
ustanovení čl. 171 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti transevropských sítí);
f)
ustanovení čl. 173 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti průmyslu);
g)
ustanovení čl. 175 druhého pododstavce (zpráva o pokroku dosaženém při upevňování hospodářské, sociální a územní soudržnosti);
h)
ustanovení čl. 181 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
i)
článek 190 (zpráva o činnostech v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
j)
ustanovení čl. 210 odst. 2 (podněty na podporu koordinace politik v oblasti rozvojové spolupráce);
k)
ustanovení čl. 214 odst. 6 (podněty na podporu koordinace akcí humanitární pomoci).
2. Články Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen „Smlouva o Euratomu“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 70 (finanční příspěvek v mezích rozpočtu na programy průzkumu nerostných ložisek na územích členských států);
b)
články 77 až 85.
3. Seznamy uvedené v odstavci 1 a 2 mohou být při předložení návrhu rozpočtu doplněny s tím, že je nutno uvést odpovídající články a částky.
Článek 32
Jednání, jež mohou představovat střet zájmů, a postup
(Článek 57 finančního nařízení)
1. Jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů ve smyslu čl. 57 odst. 2 finančního nařízení, může mít - aniž je dotčeno jeho posouzení jakožto protiprávního jednání podle článku 141 - mimo jiné tyto formy:
a)
poskytnutí sobě nebo jinému neoprávněných přímých nebo nepřímých výhod;
b)
odmítnutí poskytnout příjemci práva nebo výhody, na něž má nárok;
c)
nepřípustná nebo zneužívající jednání nebo opomenutí uskutečnit nezbytná jednání.
Další jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů, je takové jednání, jež může narušit nestranný a objektivní výkon povinností určité osoby, např. členství v hodnotícím výboru v zadávacím řízení nebo v řízení o udělení grantu, může-li tato osoba získat z výsledku těchto řízení přímou či nepřímou finanční výhodu.
2. Za střet zájmů se považuje situace, kdy je žadatel, zájemce nebo uchazeč zaměstnancem, na nějž se vztahuje služební řád, ledaže jeho účast v řízení předem schválí jeho nadřízený.
3. V případě střetu zájmů přijme pověřená schvalující osoba náležitá opatření k eliminaci nežádoucího vlivu dotčené osoby na daný postup či řízení.
KAPITOLA 2
Způsoby plnění rozpočtu
Oddíl 1
Obecná ustanovení
Článek 33
Způsoby řízení
(Článek 58 finančního nařízení)
V účetním systému Komise jsou zaznamenány jednotlivé způsoby řízení a v jejich rámci též kategorie subjektů či osob, jež jsou uvedeny v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení a jimž jsou v souvislosti s plněním rozpočtu svěřeny určité úkoly.
Pokud jde o přímé řízení Komisí podle čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení, účetní systém rozlišuje, zdali toto řízení probíhá prostřednictvím:
a)
útvarů Komise;
b)
výkonných agentur;
c)
vedoucích delegací EU;
d)
svěřeneckých fondů uvedených v článku 187 finančního nařízení.
Oddíl 2
Přímé řízení
Článek 34
Přímé řízení
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení)
Plní-li Komise rozpočet přímo ve svých úvarech, vykonávají úkoly související s plněním rozpočtu účastníci finančních operací ve smyslu článků 64 až 75 finančního nařízení v souladu s podmínkami tohoto nařízení.
Článek 35
Výkon pravomocí svěřených výkonným agenturám
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) a článek 62 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o svěření pravomocí výkonným agenturám zmocňuje tyto agentury jakožto pověřené schvalující osoby k tomu, aby čerpaly prostředky na program Unie, jehož řízením byly pověřeny.
2. Pověřovací akt Komise obsahuje přinejmenším ustanovení podle čl. 40 písm. a) až d) a h). Jménem dotyčné výkonné agentury musí k tomuto aktu vydat formální písemný souhlas její ředitel.
Článek 36
Soulad s pravidly pro zadávání veřejných zakázek
(Článek 63 finančního nařízení)
Svěří-li Komise úkoly soukromým subjektům podle čl. 63 odst. 2 finančního nařízení, uzavře smlouvu v souladu s částí první hlavou V a s částí druhou hlavou IV kapitolou III finančního nařízení.
Oddíl 3
Sdílené řízení s členskými státy
Článek 37
Zvláštní ustanovení o sdíleném řízení s členskými státy, opatření na podporu šíření osvědčených postupů
(Článek 59 finančního nařízení)
Komise sestaví rejstřík subjektů, které jsou podle odvětvových pravidel odpovědné za řízení, osvědčování a audit.
S cílem podpořit osvědčené postupy při využívání prostředků ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova, Evropského zemědělského záručního fondu a Evropského rybářského fondu může dát Komise subjektům odpovědným za řízení a kontrolu pro informaci k dispozici metodické pokyny, jež stanoví její vlastní kontrolní strategii a přístup, včetně kontrolních seznamů a příkladů osvědčené praxe. Tyto pokyny jsou podle potřeby aktualizovány.
Oddíl 4
Nepřímé řízení
Článek 38
Rovnocennost systémů, pravidel a postupů v rámci nepřímého řízení
(Článek 60 finančního nařízení)
1. Komise může uznat pravidla a postupy zadávání veřejných zakázek za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásadu široké hospodářské soutěže uchazečů v zájmu získání ekonomicky nejvýhodnější nabídky a stanoví jednací řízení pouze u veřejných zakázek do určité přiměřené hodnoty nebo v řádně odůvodněných případech;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím náležitého uveřejňování ex ante, zejména v případě zadávacích řízení, a náležitého zveřejňování zhotovitelů, dodavatelů nebo poskytovatelů ex post;
c)
zajišťují rovné zacházení, proporcionalitu a zákaz diskriminace;
d)
po celou dobu zadávacího řízení předcházejí střetu zájmů.
Vnitrostátní právo členských států nebo třetích zemí, jež provádí směrnici 2004/18/ES, se považuje za rovnocenné pravidlům, která orgány uplatňují v souladu s finančním nařízením.
2. Komise může uznat pravidla a postupy pro udělování grantů za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásady proporcionality, řádného finančního řízení, rovného zacházení a zákazu diskriminace;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím odpovídajícího uveřejňování výzev k podávání návrhů, stanoví postupy přímého udělování grantů pouze u grantů do určité přiměřené výše nebo v řádně odůvodněných případech a zajišťují náležité zveřejňování příjemců ex post, při němž je zohledňována zásada proporcionality;
c)
po celou dobu řízení o udělení grantu předcházejí střetu zájmů;
d)
stanoví, že granty nesmějí být kumulativní ani být udělovány zpětně, že musí v zásadě zahrnovat spolufinancování a že účelem ani důsledkem grantu nesmí být dosažení zisku pro příjemce.
3. Komise může uznat, že účetní systémy a systémy vnitřní kontroly, jež používají subjekty a osoby, jimž mají být svěřeny úkoly související s plněním rozpočtu jménem Komise, zajišťují rovnocennou úroveň ochrany finančních zájmů Unie a rovnocennou přiměřenou jistotu o dosažení cílů řízení, jestliže tyto systémy splňují zásady zakotvené v článku 32 finančního nařízení.
Článek 39
Hodnocení ex ante pravidel a postupů u subjektů a osob v rámci nepřímého řízení
(Čl. 61 odst. 1 finančního nařízení)
Pro účely hodnocení ex ante podle čl. 61 odst. 1 finančního nařízení může příslušná schvalující osoba vycházet z hodnocení ex ante, jež provedla jiná schvalující osoba, a to za předpokladu, že závěry této jiné schvalující osoby jsou relevantní z hlediska specifických rizik svěřovaných úkolů, zejména povahy těchto úkolů a příslušné částky.
Příslušná schvalující osoba může vycházet z hodnocení ex ante, jež provedli jiní dárci, pokud bylo toto hodnocení provedeno za podmínek rovnocenných podmínkám stanoveným pro nepřímé řízení v článku 60 finančního nařízení.
Článek 40
Obsah dohody o svěření úkolů plnění rozpočtu, jež je uzavírána se subjekty a osobami
(Čl. 61 odst. 3 finančního nařízení)
Pověřovací dohody obsahují podrobná ujednání, jež zajišťují ochranu finančních zájmů Unie a transparentnost prováděných operací. Musí zahrnovat alespoň následující:
a)
jednoznačnou definici a vymezení svěřovaných úkolů, zejména pokud jde o změny svěřených úkolů, vzdání se pohledávek a využití vrácených nebo nepoužitých finančních prostředků;
b)
podmínky a bližší podrobnosti k plnění těchto úkolů, odpovědnosti a organizaci kontrol, jež mají být prováděny, včetně hodnocení programů;
c)
podmínky pro vyplacení příspěvku Unie, včetně proplacení nákladů vzniklých při plnění úkolů a odměny pro pověřený subjekt, a pravidla ohledně potřebných podkladů k odůvodnění těchto plateb;
d)
pravidla pro podávání zpráv Komisi o plnění úkolů, očekávaných výsledcích, vyskytnuvších se nesrovnalostech a přijatých opatřeních, dále podmínky, za nichž lze platby pozastavit nebo přerušit, a podmínky, za nichž je plnění těchto úkolů ukončeno;
e)
termín, do něhož budou k pověřovací dohodě uzavřeny individuální prováděcí smlouvy a dohody, jež musí být úměrné povaze svěřených úkolů;
f)
pravidla pro vyloučení, jež subjektu či osobě umožňují, aby z účasti na zadávacím řízení, z řízení o udělení grantu či ceny, ze zadání veřejné zakázky nebo z udělení grantu či ceny vyloučily subjekty, jež se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 písm. a), b) a e) a čl. 107 písm. a) a b) finančního nařízení;
g)
bližší podrobnosti o kontrolách, jež provádí Komise, jakož i ustanovení o přístupu Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora k informacím potřebným k výkonu jejich povinností, jakož i o pravomoci provádět audity a šetření včetně kontrol na místě;
h)
ujednání o:
i)
závazku pověřeného subjektu neprodleně informovat Komisi o všech podvodech, k nimž při správě finančních prostředků Unie došlo, a o přijatých opatřeních,
ii)
určení kontaktního místa, které je vybaveno náležitými pravomocemi k přímé spolupráci s úřadem OLAF, jež slouží snazšímu výkonu operativní činnosti tohoto úřadu;
i)
podmínky, jimiž se řídí používání bankovních účtů a úrokových výnosů podle čl. 8 odst. 4 finančního nařízení;
j)
ustanovení zajišťující viditelnost činnosti Unie ve vztahu k ostatním činnostem subjektu.
Článek 41
Prohlášení řídícího subjektu a prohlášení o dodržení postupů
(Čl. 60 odst. 5 finančního nařízení)
V případě akcí, jež končí před koncem příslušného rozpočtového roku, může být prohlášení řídícího subjektu podle čl. 60 odst. 5 písm. b) finančního nařízení nahrazeno závěrečnou zprávou pověřeného subjektu nebo osoby o dané akci, je-li tato zpráva předložena před 15. únorem roku následujícího po příslušném rozpočtovém roce.
Pokud mezinárodní organizace a třetí země provádějí nevíceleté akce v délce trvání nejvýše 18 měsíců, může být prohlášení o dodržení postupů uvedené v čl. 60 odst. 5 finančního nařízení začleněno do závěrečné zprávy.
Článek 42
Postupy zaměřené na kontrolu a schválení účetních závěrek, jakož i vylučování úhrad, jež jsou v rozporu s platnými pravidly, z financování Unií v rámci nepřímého řízení
(Čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení odvětvových pravidel, Komise v rámci postupů podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení:
a)
provádí dokumentární prověrky a případně kontroly na místě;
b)
stanoví výši schválených výdajů poté, co proběhlo případné řízení o sporných otázkách s příslušnými orgány a subjekty, a poté, co jsou tyto orgány a subjekty vyrozuměny;
c)
případně vypočte výši finanční opravy;
d)
inkasuje nebo uhradí zůstatek, který je dán rozdílem mezi schválenými výdaji a částkami, jež byly orgánům nebo subjektům již vyplaceny.
Pro účely prvního pododstavce písm. d) Komise inkasuje splatné částky přednostně formou zápočtu podle článku 87.
2. Jsou-li úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny subjektu, jenž provádí akci financovanou větším počtem dárců, spočívají postupy podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení v ověření, zdali příslušnou částku, kterou Komise na danou akci vyplatila, tento subjekt na akci použil a zdali byl tento výdaj vynaložen v souladu se závazky, jež upravuje dohoda s tímto subjektem podepsaná.
Pro účely tohoto nařízení se akcí financovanou větším počtem dárců rozumí akce, na niž jsou finanční prostředky Unie sdruženy s prostředky přinejmenším jednoho dalšího dárce.
Článek 43
Zvláštní ustanovení pro nepřímé řízení s mezinárodními organizacemi
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) bod ii) a článek 188 finančního nařízení)
1. Mezinárodní organizace uvedené v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu ii) finančního nařízení jsou:
a)
mezinárodní veřejné organizace zřízené na základě mezivládních dohod a specializované agentury zřízené těmito organizacemi;
b)
Mezinárodní výbor Červeného kříže;
c)
Mezinárodní federace společností Červeného kříže a Červeného půlměsíce;
d)
další neziskové organizace, jež mají na základě rozhodnutí Komise obdobné postavení jako mezinárodní organizace.
2. Plní-li Komise rozpočet v rámci nepřímého řízení s mezinárodními organizacemi, použijí se ověřovací dohody s nimi uzavřené.
Článek 44
Určení veřejnoprávních subjektů a soukromoprávních subjektů pověřených výkonem veřejné služby
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) body v) a vi) finančního nařízení)
1. Na veřejnoprávní subjekty a soukromoprávní subjekty pověřené výkonem veřejné služby se vztahuje právo členského státu nebo země, v níž byly založeny.
2. V případě síťového řízení, při němž musí příslušný členský stát či země určit alespoň jeden subjekt, probíhá toto určení v souladu se základním právním aktem.
Ve všech ostatních případech určí tyto subjekty Komise po vzájemné dohodě s dotčenými členskými státy nebo zeměmi.
KAPITOLA 3
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
Článek 45
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
(Článek 64 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány poskytnou všem účastníkům finančních operací zdroje nezbytné k plnění jejich povinností a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
2. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí listinou, kterou vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 46
Pomoc pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám
(Článek 65 finančního nařízení)
Příslušné schvalující osobě mohou být při plnění jejích úkolů nápomocni zaměstnanci, kteří jsou pověřeni tím, aby v rámci odpovědnosti této osoby uskutečňovali některé operace nezbytné pro plnění rozpočtu a poskytování finančních informací a informací o správě finančních prostředků. Za účelem předcházení střetu zájmů platí pro zaměstnance, kteří jsou pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám nápomocni, povinnosti uvedené v článku 57 finančního nařízení.
Vedoucím delegací Unie jako dále pověřeným schvalujícím osobám podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení mohu být při plnění jejich povinností nápomocni zaměstnanci Komise.
Článek 47
Vnitřní předpisy o pověřování
(Článek 65 finančního nařízení)
V souladu s finančním nařízením a tímto nařízením stanoví každý orgán ve svých vnitřních předpisech taková opatření pro správu prostředků, jaká považuje za nezbytná k řádnému plnění svého oddílu rozpočtu.
Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí vnitřními předpisy, jež vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Článek 48
Uchovávání podkladů schvalujícími osobami
(Čl. 66 odst. 2 finančního nařízení)
Schvalující osoba zřídí systémy, v nichž budou v papírové či elektronické podobě uchovávány originální podklady, jež souvisejí s plněním rozpočtu a příslušnými opatřeními, jakož i s navazujícími fázemi. Tyto systémy zajistí, aby:
a)
tyto podklady byly číslovány;
b)
tyto podklady byly označeny datem;
c)
byly - případně v elektronické podobě - vedeny registry, z nichž lze přesně zjistit místo, na němž jsou tyto podklady uloženy;
d)
tyto podklady byly uchovávány alespoň po dobu pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium za rozpočtový rok, k němuž se vztahují;
e)
byly uchovávány podklady o zárukách za předběžné financování ve prospěch daného orgánu a aby byla vedena evidence, v níž budou uvedené záruky náležitě sledovány.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, se uchovávají déle, než je uvedeno v prvním pododstavci písm. d), a to do konce roku, který následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny.
Osobní údaje uvedené v podkladech se vymažou, je-li to možné a nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely udělení rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 49
Kontroly ex ante a ex post
(Čl. 66 odst. 5 a 6 finančního nařízení)
1. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které běžně uskutečňují zaměstnanci uvedení v článku 46 a které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu, jež provádí příslušná schvalující osoba.
2. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
3. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku efektivnosti nákladů. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a příjmů a jejich soulad s platnými předpisy, zejména rozpočtem a souvisejícími předpisy, a s akty přijatými při provádění Smluv nebo nařízení, a případně se smluvními podmínkami;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v části první hlavě II kapitole 7 finančního nařízení.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
4. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Tyto kontroly prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v odstavci 3.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně pověřená schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. K řešení těchto problémů přijme opatření.
Na základě výsledků kontrol a dalších relevantních informací je přezkoumávána analýza rizik uvedená v čl. 66 odst. 6 finančního nařízení.
U víceletých programů stanoví pověřená schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
Článek 50
Kodex profesních standardů
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 5 finančního nařízení)
1. Zaměstnanci, jež příslušná schvalující osoba určí k ověřování finančních operací, jsou vybíráni na základě svých odborných znalostí, schopností a zvláštních předpokladů, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
2. Jednotlivé orgány vypracují kodex profesních standardů, jenž v oblasti vnitřní kontroly stanoví:
a)
úroveň odborné a finanční kompetence, jež je od zaměstnanců uvedených v odstavci 1 požadována;
b)
závazek těchto zaměstnanců procházet trvalou odbornou přípravou;
c)
poslání, úlohu a úkoly, jež jsou jim přiděleny;
d)
pravidla chování, zejména pokud jde o etické normy a bezúhonnost, které musí zaměstnanci splňovat, a práva, která jim jsou přiznána.
3. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí kodexem profesních standardů podle odstavce 2 tohoto článku, který vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
4. Jednotlivé orgány ustaví náležité struktury, jejichž prostřednictvím budou schvalujícím útvarům sdělovány potřebné informace o kontrolních standardech a o metodách a technikách, jež byly pro tyto účely vyvinuty, a jejichž prostřednictvím budou tyto informace pravidelně aktualizovány.
Článek 51
Nečinnost pověřené schvalující osoby
(Čl. 66 odst. 8 finančního nařízení)
Nečinností pověřené schvalující osoby podle čl. 66 odst. 8 finančního nařízení se rozumí situace, kdy tato osoba nereaguje v přiměřené lhůtě s ohledem na okolnosti jednotlivého případu, nejpozději však do jednoho měsíce.
Článek 52
Předávání finančních informací a informací o správě finančních prostředků účetnímu
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřená schvalující osoba předává účetnímu v souladu s pravidly, jež účetní přijal, finanční informace a informace o správě finančních prostředků, jež jsou nezbytné pro plnění jeho úkolů.
Schvalující osoba účetnímu pravidelně a alespoň pro účely uzávěrky účtů sděluje relevantní finanční údaje ke svěřeneckým bankovním účtům, tak aby použití finančních prostředků Unie bylo možno zachytit v účetní závěrce Unie.
Článek 53
Zpráva o jednacích řízeních
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřené schvalující osoby zaznamenávají za každý rozpočtový rok smlouvy na veřejné zakázky uzavřené na základě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. a) až g), čl. 135 odst. 1 písm. a) až d) a článků 266, 268 a 270 tohoto nařízení. Pokud se poměr jednacích řízení k počtu veřejných zakázek, jež zadala táž pověřená schvalující osoba, oproti minulým letům značně zvýší nebo pokud je tento poměr značně vyšší než průměr za daný orgán, podá o tom příslušná schvalující osoba danému orgánu zprávu, v níž uvede opatření přijatá k odvrácení tohoto vývoje. Jednotlivé orgány zasílají Evropskému parlamentu a Radě zprávu o jednacích řízeních. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Oddíl 3
Účetní
Článek 54
Jmenování účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého účetního z řad úředníků, kteří podléhají služebnímu řádu úředníků Evropské unie.
Účetního vybírá orgán na základě jeho zvláštní kvalifikace prokázané diplomy nebo rovnocennými odbornými zkušenostmi.
2. Dva nebo více orgánů či subjektů mohou jmenovat téhož účetního.
V tomto případě přijmou tyto orgány a subjekty nezbytná opatření proti střetu zájmů.
Článek 55
Ukončení výkonu funkce účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. V případě ukončení výkonu funkce účetního je bezodkladně vypracována předvaha.
2. Účetní, který ukončuje výkon své funkce, zašle tuto předvahu spolu s předávací zprávou novému účetnímu, nebo, není-li to možné, učiní tak úředník ze stejného útvaru.
Do jednoho měsíce ode dne zaslání předvahy nový účetní předvahu podepíše za účelem udělení svého souhlasu a přitom může vyjádřit své výhrady.
Předávací zpráva uvádí též výsledek předvahy a všechny vznesené výhrady.
3. Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení informují Evropský parlament, Radu a účetního Komise o jmenování svého účetního nebo o ukončení výkonu jeho funkce ve lhůtě dvou týdnů.
Článek 56
Validace účetního a inventárního systému
(Článek 68 finančního nařízení)
Příslušná schvalující osoba důsledně informuje účetního o vývoji či podstatných změnách systému finančního řízení, inventárního systému a systému oceňování aktiv a pasiv, pokud jsou z daného systému přebírány údaje do účetnictví daného orgánu nebo pokud tento systém slouží k dokládání těchto údajů, tak aby účetní mohl ověřit, že jsou dodržena kritéria pro validaci tohoto systému.
Účetní může již validovaný systém finančního řízení kdykoliv přezkoumat. Pokud účetní odmítne validovat systém finančního řízení, jejž zavedla schvalující osoba, nebo pokud již udělenou validaci tomuto systému odejme, sestaví příslušná schvalující osoba akční plán s cílem napravit v přiměřené lhůtě nedostatky, jež vedly k tomuto rozhodnutí účetního.
Příslušná schvalující osoba odpovídá za úplnost informací, jež jsou účetnímu předávány.
Článek 57
Správa pokladny
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajišťuje, aby měl jeho orgán k dispozici dostatečné finanční prostředky na hotovostní potřeby, jež vyplývají z plnění rozpočtu.
2. Pro účely odstavce 1 zřídí účetní systémy řízení hotovosti, které mu umožní sestavovat prognózy peněžních toků.
3. Účetní Komise rozděluje dostupné finanční prostředky v souladu s nařízením (ES, Euratom) č. 1150/2000.
Článek 58
Správa bankovních účtů
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Pro účely správy pokladny může účetní jménem orgánu otevřít nebo nechat otevřít účty u finančních institucí nebo národních centrálních bank. V řádně odůvodněných případech může účty otevřít v jiných měnách než v euru.
2. Účetní odpovídá za rušení účtů uvedených v odstavci 1 nebo za to, aby bylo jejich zrušení zajištěno.
3. Účetní stanoví podmínky pro vedení účtů uvedených v odstavci 1, jež byly otevřeny u finančních institucí, v souladu se zásadami řádného finančního řízení, efektivity a soutěže o veřejné zakázky.
4. Alespoň jednou za pět let účetní znovu vyhlašuje soutěž o veřejné zakázky pro finanční instituce, u nichž by mohly být otevřeny účty v souladu s odstavcem 1.
U zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii je prováděn pravidelný průzkum podmínek na trhu, pokud to místní bankovní podmínky dovolují. Tento průzkum probíhá alespoň jednou za pět let z podnětu správce zálohového účtu, který následně předkládá účetnímu odůvodněný návrh na výběr určité banky na období do pěti let.
5. Účetní zajistí, aby byly podmínky pro vedení účtů otevřených u finančních institucí v souladu s odstavcem 1 přísně dodržovány.
V případě zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii přebírá tuto odpovědnost správce zálohového účtu, jenž přitom zohledňuje platné právní předpisy v zemi, v níž vykonává svůj mandát.
6. O podmínkách pro vedení účtů otevřených u finančních institucí účetní Komise informuje účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení. Účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení sladí s těmito podmínkami podmínky pro vedení účtů, jež sami otevírají.
Článek 59
Podpisové právo k účtům
(Článek 68 finančního nařízení)
Podmínky pro otevírání, vedení a používání účtů v závislosti na požadavcích vnitřní kontroly stanoví, že šeky, bankovní převodní příkazy a všechny další bankovní operace musí podepsat jeden nebo více řádně zmocněných zaměstnanců. Instrukce vystavené ručně mimo elektronický systém musí podepsat alespoň dva řádně zmocnění zaměstnanci nebo účetní osobně.
Pro účely prvního pododstavce zašlou účetní jednotlivých orgánů všem finančním institucím, u nichž daný orgán otevřel účet, jména a podpisové vzory zmocněných zaměstnanců.
Článek 60
Správa zůstatků na bankovních účtech
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajistí, aby se zůstatek na bankovních účtech uvedených v článku 58 výrazně nelišil od prognóz peněžních toků podle čl. 57 odst. 2 a aby v každém případě:
a)
žádný z těchto účtů nevykazoval záporný zůstatek;
b)
zůstatek na účtech vedených v jiných měnách byl pravidelně přepočítáván na eura.
2. Na cizoměnových účtech nesmí účetní udržovat zůstatky, jež by mohly orgánu způsobit nadměrné ztráty v důsledku výkyvů směnných kurzů.
Článek 61
Převodní a přepočtové operace
(Článek 68 finančního nařízení)
Aniž je dotčen článek 69, uskutečňuje účetní převody mezi účty, jež otevřel jménem orgánu u finančních institucí, a provádí přepočet měn.
Článek 62
Způsoby placení
(Článek 68 finančního nařízení)
Platby jsou uskutečňovány bankovním převodem nebo šekem nebo - v případě zálohového účtu - debetní kartou v souladu s čl. 67 odst. 4.
Článek 63
Soubory údajů o právnických osobách
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní může provádět platby bankovním převodem pouze v případě, že byly předem do společného souboru, členěného podle orgánů, zapsány bankovní údaje příjemce platby a informace potvrzující jeho totožnost, jakož i všechny případné změny.
Zápis právních a bankovních údajů příjemce platby do tohoto souboru údajů nebo případné změny těchto údajů vychází z podkladu, jehož formu stanoví účetní.
2. Před provedením platby bankovním převodem mohou schvalující osoby přijmout jménem svého orgánu závazek vůči třetí osobě pouze v případě, že jim tato třetí osoba dodá dokumentaci požadovanou pro zápis do souboru údajů.
Schvalující osoby informují účetního o všech změnách právních a bankovních údajů, jež jim sdělí příjemce platby, a před provedením platby ověřují platnost těchto údajů.
V souvislosti s předvstupní pomocí lze vůči orgánům veřejné moci zemí, jež podaly žádost o přistoupení k Evropské unii, přijímat individuální závazky, aniž by předem došlo k zápisu do souboru údajů o třetích osobách. V tomto případě učiní schvalující osoba vše pro to, aby k zápisu došlo co nejdříve. Příslušné dohody stanoví, že předtím, než lze provést první platbu, je Komisi nutno zaslat bankovní údaje příjemce.
Článek 64
Uchovávání podkladů účetním
(Článek 68 finančního nařízení)
Účetní podklady a podklady, jež slouží k přípravě účetní závěrky uvedené v článku 141 finančního nařízení, jsou uchovávány po dobu alespoň pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium pro rozpočtový rok, k němuž se tyto podklady vztahují.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, jsou však uchovávány déle, a to do konce roku, jenž následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Jednotlivé orgány rozhodnou, v kterém útvaru budou podklady uchovávány.
Článek 65
Osoby zmocněné ke správě účtů
(Článek 69 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány stanoví podmínky, za nichž jsou jimi určení zaměstnanci zmocnění ke správě účtů v místních jednotkách uvedených v článku 72 oprávněni sdělovat místním finančním institucím jména a podpisové vzory.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 66
Podmínky použití zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Je-li vzhledem k omezené výši dotčených částek fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, lze pro účely úhrady takových výdajů zřídit zálohové účty.
2. Správce zálohových účtů může předběžně potvrzovat a hradit výdaje na základě podrobného rámce, jenž je vymezen v pokynech příslušné schvalující osoby. Tyto pokyny stanoví pravidla a podmínky, jimiž se řídí předběžné potvrzování a úhrada výdajů, a případně též podmínky podpisu právních závazků ve smyslu čl. 97 odst. 1 písm. e).
3. Vytvoření zálohového účtu a jmenování jeho správce jsou předmětem rozhodnutí, jež přijímá účetní na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby. Toto rozhodnutí stanoví odpovědnost a povinnosti správce zálohových účtů a schvalující osoby.
Na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby rozhoduje účetní též o změně podmínek vedení zálohového účtu.
4. Při delegacích Unie jsou zálohové účty zřizovány pro účely úhrady výdajů jak z rozpočtového oddílu vyhrazeného Komisi, tak z rozpočtového oddílu Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a musí zajišťovat, aby bylo možno k výdajům dohledat všechny údaje.
Článek 67
Podmínky pro zřizování zálohových účtů a platby
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o zřízení zálohového účtu a o jmenování jeho správce a rozhodnutí o změně podmínek vedení tohoto účtu stanoví zejména:
a)
účel a maximální výši počáteční zálohy, která může být poskytnuta;
b)
případné otevření bankovního účtu nebo poštovního žirového účtu jménem orgánu;
c)
druh a maximální výši jednotlivých výdajových položek, jež může správce zálohového účtu vyplatit třetím osobám nebo je od nich vybrat;
d)
četnost a postup předkládání podkladů a pravidla pro jejich předávání schvalující osobě k zúčtování;
e)
postup případného doplnění zálohy;
f)
skutečnost, že zálohové operace vypořádává schvalující osoba nejpozději do konce následujícího měsíce, tak aby bylo možno účetní zůstatek odsouhlasit se zůstatkem na bankovním účtu;
g)
dobu platnosti pověření, jež účetní udělil správci zálohového účtu;
h)
totožnost jmenovaného správce zálohového účtu.
2. V návrzích na rozhodnutí o zřízení zálohového účtu zajistí příslušná schvalující osoba, aby:
a)
přednostně byly používány rozpočtové postupy, pokud existuje přístup k centrálnímu počítačovému účetnímu systému;
b)
zálohové účty byly používány jen v odůvodněných případech.
Maximální částka, kterou může správce zálohových účtů zaplatit v případě, že je fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, nesmí přesáhnout 60 000 EUR na každou výdajovou položku.
3. Správce zálohového účtu může provádět platby ve prospěch třetích osob na základě a v rámci limitů, jež jsou dány:
a)
předchozími rozpočtovými a právními závazky, jež podepsala příslušná schvalující osoba;
b)
kladným zůstatkem na zálohovém účtu v hotovosti nebo v bance.
4. Platby ze zálohových účtů lze provádět bankovním převodem včetně systému přímého inkasa uvedeného v článku 89 finančního nařízení, šekem nebo jiným platebním prostředkem včetně debetních karet v souladu s pokyny účetního.
5. Poté, co je platba provedena, následuje formální rozhodnutí o konečném potvrzení a/nebo platební příkaz, které podepíše příslušná schvalující osoba.
Článek 68
Výběr správců zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Správci zálohových účtů jsou vybíráni z řad úředníků nebo - v případě potřeby a pouze v řádně odůvodněných případech - z řad ostatních zaměstnanců. Správci zálohových účtů jsou vybíráni na základě svých znalostí, schopností a zvláštní kvalifikace, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
Článek 69
Poskytování finančních prostředků na zálohové účty
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Účetní poskytuje na zálohové účty nezbytné prostředky prostřednictvím plateb a tyto účty sleduje z hlediska otevírání bankovních účtů, udílení podpisových práv a kontrol na místě a v centrálním účetnictví. Účetní poskytuje na zálohové účty finanční prostředky. Zálohy jsou hrazeny na bankovní účet otevřený pro tento účel.
Na zálohové účty lze poskytovat finanční prostředky též přímo z různých místních příjmů, jež plynou například z:
a)
prodeje zařízení;
b)
publikací;
c)
různých náhrad;
d)
úroků.
Zúčtování záloh, pokud jde o výdaje a různé či účelově vázané příjmy, probíhá v souladu s rozhodnutím o zřízení zálohového účtu uvedeným v článku 67 a s finančním nařízením. Příslušné částky odečte schvalující osoba při následném doplňování příslušných zálohových účtů.
2. V zájmu eliminace zejména kurzových ztrát může správce zálohového účtu provádět v souvislosti s touž zálohou převody mezi různými bankovními účty.
Článek 70
Kontroly prováděné schvalujícími osobami a účetními
(Článek 70 finančního nařízení)
1. V souladu s pravidly a pokyny účetního vede správce zálohového účtu evidenci jednak prostředků, jež má k dispozici v hotovosti a v bance, jednak uskutečněných plateb a obdržených částek. K výstupům z této evidence má trvalý přístup příslušná schvalující osoba a alespoň jednou měsíčně je vypracován souhrn transakcí, jejž správce zálohového účtu zasílá následující měsíc společně s podklady příslušné schvalující osobě pro účely zúčtování zálohových operací.
2. Účetní provádí nebo nechává provádět příslušně zmocněného zaměstnance ve svém útvaru nebo ve schvalujícím útvaru kontroly, jež musí zpravidla probíhat na místě a bez předchozího upozornění a jejichž účelem je ověřit existenci finančních prostředků, jež byly přiděleny správcům zálohových účtů, ověřit vedení účetnictví a zkontrolovat, zda jsou zálohové transakce zúčtovávány ve stanovených lhůtách. Výsledky těchto kontrol sdělí účetní příslušné schvalující osobě.
Článek 71
Postupy při zadávání veřejných zakázek
(Článek 70 finančního nařízení)
Platby prováděné ze zálohových účtů mohou, v mezích stanovených v čl. 137 odst. 3, spočívat jednoduše v úhradě faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 72
Zřizování zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Pro účely úhrady určitých druhů výdajů lze u jednotlivých místních jednotek mimo Unii zřídit v souladu s článkem 70 finančního nařízení jeden nebo více zálohových účtů. Místní jednotkou může být například delegace, kancelář nebo styčné pracoviště Unie ve třetí zemi.
V rozhodnutí o zřízení zálohového účtu jsou stanoveny podmínky pro vedení tohoto účtu, jež splňují požadavky článku 70 finančního nařízení a vycházejí ze specifických potřeb dané místní jednotky.
Článek 73
Správci zálohových účtů a osoby zmocněné ke správě účtů při delegacích Unie
(Článek 70 finančního nařízení)
Za výjimečných okolností a v zájmu zajištění kontinuity činnosti mohou povinnosti správce zálohových účtů ESVČ při delegacích Unie vykonávat zaměstnanci Komise. Za týchž podmínek lze do funkce správců zálohových účtů za Komisi při delegacích Unie jmenovat zaměstnance ESVČ.
Pravidla a podmínky upravené v prvním pododstavci se při delegacích Unie použijí na jmenování osob, jež účetní pověří prováděním bankovních operací.
KAPITOLA 4
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 74
Odpovědné subjekty v oblasti boje proti podvodům
(Čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedenými v čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení se rozumějí subjekty uvedené ve služebním řádu a rozhodnutích orgánů Unie, jež se týkají podmínek interních šetření v souvislosti s předcházením podvodům, korupci a jinému protiprávnímu jednání, které poškozuje zájmy Unie.
Oddíl 2
Pravidla pro pověřené a dále pověřené schvalující osoby
Článek 75
Finanční nesrovnalosti
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny pravomoci úřadu OLAF, je pro všechny případy porušení finančního nařízení nebo předpisů se vztahem k finančnímu řízení či kontrolám operací, jež vyplývají z jednání nebo opomenutí zaměstnance, příslušná komise pro řešení finančních nesrovnalostí uvedená v článku 29 (dále jen „komise“).
Článek 76
Komise pro řešení finančních nesrovnalostí
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
1. Případy finančních nesrovnalostí uvedené v článku 75 tohoto nařízení předkládá komisi k vydání stanoviska podle čl. 73 odst. 6 druhého pododstavce finančního nařízení orgán oprávněný ke jmenování.
V případech, kdy jako dále pověřené schvalující osoby jednají vedoucí delegací Unie v souladu s čl. 56 odst. 2 finančního nařízení, je příslušná schvalující osoba oprávněna se na komisi o stanovisko k finančním nesrovnalostem podle článku 75 tohoto nařízení obrátit přímo.
Domnívá-li se pověřená schvalující osoba, že došlo k finanční nesrovnalosti, může věc předložit komisi. Tato komise vydá stanovisko, v němž posoudí, zda došlo k nesrovnalostem podle článku 75, stupeň jejich závažnosti a případné následky. Dospěje-li komise na základě analýzy k závěru, že uvedený případ spadá do pravomoci úřadu OLAF, předá spis bezodkladně orgánu oprávněnému ke jmenování a úřad OLAF o tom neprodleně uvědomí.
Pokud komisi uvědomí přímo zaměstnanec v souladu s čl. 66 odst. 8 finančního nařízení, předá komise spis orgánu oprávněnému ke jmenování a zaměstnance o tom uvědomí. Orgán oprávněný ke jmenování může komisi požádat o stanovisko k tomuto případu.
2. Orgán, nebo v případě smíšené komise zúčastněné orgány, upraví podle své vnitřní organizace pracovní postupy komise a její složení s tím, že komise musí mít jednoho externího člena, jenž má požadovanou kvalifikaci a odbornost.
Článek 77
Potvrzení pokynů
(Čl. 73 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že závazný pokyn, který dostala, je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, zejména protože nemůže být vykonán v rámci jí svěřených zdrojů, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil nebo dále pověřil. Pokud je tento pokyn písemně potvrzen a toto potvrzení je doručeno v odpovídající lhůtě a je dostatečně jasné v tom smyslu, že explicitně odkazuje na body, které pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zpochybnila, nelze tuto osobu již povolat k odpovědnosti. Tato osoba pokyn provede, není-li pokyn zjevně v rozporu s právními předpisy nebo nepředstavuje-li porušení příslušných bezpečnostních norem.
2. Odstavec 1 se použije rovněž v případě, že se schvalující osoba v průběhu plnění jí uloženého závazného pokynu dozví, že dotyčná operace vykazuje nesrovnalosti.
Pokyny, jež byly potvrzeny podle čl. 73 odst. 3 finančního nařízení, příslušná pověřená schvalující osoba zaznamená a uvede ve své výroční zprávě o činnosti.
KAPITOLA 5
Příjmové operace
Oddíl 1
Vlastní zdroje
Článek 78
Pravidla pro vlastní zdroje
(Článek 76 finančního nařízení)
Schvalující osoba vypracuje předběžný plán, který stanoví termíny, v nichž mají být vlastní zdroje vymezené v rozhodnutí o systému vlastních zdrojů Unie poskytnuty Komisi.
Vlastní zdroje jsou stanovovány a inkasovány v souladu s pravidly, jež jsou přijata na základě rozhodnutí uvedeného v prvním pododstavci.
Oddíl 2
Odhady pohledávek
Článek 79
Odhady pohledávek
(Článek 77 finančního nařízení)
1. Odhad pohledávky specifikuje druh příjmu a rozpočtový bod, do něhož má být tento příjem zapsán, a pokud možno též údaje o dlužníkovi a odhad částky.
Při sestavování odhadu pohledávky ověří příslušná schvalující osoba zejména, že:
a)
příjem je zapsán do správného rozpočtového bodu;
b)
odhad je v pořádku a odpovídá platným předpisům a zásadě řádného finančního řízení.
2. S výhradou čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení a čl. 7 odst. 2 tohoto nařízení nedochází na základě odhadu pohledávek k poskytnutí prostředků na závazky. V případech uvedených v článku 21 finančního nařízení lze prostředky poskytnout až poté, co Unie skutečně inkasuje dlužné částky.
Oddíl 3
Stanovení pohledávek
Článek 80
Postup
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky příslušnou schvalující osobou znamená uznání práva Unie vůči dlužníkovi a stanovení nároku požadovat po dlužníkovi úhradu dluhu.
2. Inkasní příkaz je operace, kterou příslušná schvalující osoba dává pokyn účetnímu k inkasu stanovené pohledávky.
3. Výzvou k úhradě je dlužník informován o tom, že:
a)
Unie stanovila pohledávku;
b)
bude-li pohledávka zaplacena ve stanovené lhůtě, nenabíhají úroky z prodlení;
c)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmeni b), nabíhají z ní úroky z prodlení, jejichž sazba je uvedena v článku 83; tím nejsou dotčeny zvláštní platné předpisy;
d)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmenu b), provede orgán inkaso buď započtením, nebo propadnutím předem složených jistot;
e)
účetní je oprávněn provést inkaso započtením před uplynutím lhůty uvedené v písmenu b) v případě, že je to nezbytné k ochraně finančních zájmů Unie a že se důvodně domnívá, že by pohledávka Komise mohla být nedobytná; o důvodech a datu inkasa započtením je účetní povinen dlužníka předem vyrozumět;
f)
nelze-li po provedení všech kroků podle písmene a) až e) tohoto pododstavce inkasovat celou částku, provede orgán inkaso výkonem rozhodnutí podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo na základě žaloby.
Vytištěnou výzvu k úhradě zašle schvalující osoba dlužníkovi. O jeho zaslání je prostřednictvím finančního informačního systému vyrozuměn účetní.
Článek 81
Stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
Před stanovením pohledávky se příslušná schvalující osoba ujistí, že:
a)
pohledávka je jistá, tedy není ničím podmíněna;
b)
pohledávka zní na pevnou a přesně vyjádřenou peněžitou částku;
c)
pohledávka je splatná a neběží lhůta k její úhradě;
d)
údaje o dlužníkovi jsou správné;
e)
částka, jež má být inkasována, je zapsána ve správném rozpočtovém bodu;
f)
podklady jsou v pořádku a
g)
je dodržena zásada řádného finančního řízení, zejména z hlediska kritérií uvedených v čl. 91 odst. 1 písm. a).
Článek 82
Podklady pro stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky vychází z podkladů, jež osvědčují nárok Unie.
2. Před stanovením pohledávky provede příslušná schvalující osoba osobně kontrolu podkladů nebo se na vlastní odpovědnost ujistí, že tato kontrola byla provedena.
3. Podklady uchovává schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Článek 83
Úroky z prodlení
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z použití zvláštních odvětvových pravidel, nabíhají z pohledávky, jež není ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) uhrazena, úroky z prodlení v souladu s odstavci 2 a 3 tohoto článku.
2. V případě pohledávek, jež nejsou uhrazeny ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b), se jako úroková sazba použije sazba, kterou uplatňuje Evropská centrální banka na své hlavní refinanční operace, zveřejněná v řadě C Úředního věstníku Evropské unie a platná v první kalendářní den měsíce splatnosti, zvýšená o:
a)
osm procentních bodů, pokud událostí, z jejíhož titulu pohledávka vznikla, je veřejná zakázka na dodávky a služby uvedené v hlavě V;
b)
tři a půl procentních bodů ve všech ostatních případech.
3. Úroky se počítají od kalendářního dne následujícího po dni, kdy uplynula lhůta uvedená v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikovaná ve výzvě k úhradě, až do kalendářního dne, kdy je pohledávka uhrazena v plné výši.
Inkasní příkaz na částku odpovídající úrokům z prodlení se vystaví až po skutečném obdržení těchto úroků.
4. V případě pokut platí, že složí-li dlužník finanční jistotu, kterou účetní akceptuje namísto platby, použije se ode dne uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) úroková sazba uvedená v odstavci 2 tohoto článku, která je platná v první den měsíce, v němž bylo rozhodnutí o uložení pokuty přijato, zvýšená pouze o jeden a půl procentního bodu.
Oddíl 4
Schválení inkasa
Článek 84
Vystavení inkasního příkazu
(Článek 79 finančního nařízení)
1. Inkasní příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být příjem zapsán;
b)
odkazy na právní akt či právní závazek, jež představují rozhodnou skutečnost pro vznik pohledávky a zakládají nárok na inkaso;
c)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění, včetně případných odkazů na odpovídající rozpočtový závazek;
d)
částku k inkasu vyjádřenou v eurech;
e)
jméno a adresu dlužníka;
f)
lhůtu uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b);
g)
možný způsob inkasa, mj. zejména započtení nebo uplatnění složených jistot.
2. Příslušná schvalující osoba opatří inkasní příkaz datem a svým podpisem a postoupí jej účetnímu.
3. Účetní jednotlivých orgánů vedou seznam splatných částek k inkasu. Nároky Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní jednotlivých orgánů seznam předávají účetnímu Komise.
Účetní Komise připraví konsolidovaný seznam, v němž jsou splatné částky řazeny v členění podle jednotlivých orgánů a data vystavení inkasního příkazu. Tento seznam Komise připojí ke své zprávě o rozpočtovém a finančním řízení.
4. V zájmu posílení ochrany finančních zájmů Unie vypracovává Komise seznam nároků Unie, v němž kromě výše pohledávek uvádí jména dlužníků, jimž byla úhrada pohledávky nařízena pravomocným rozhodnutím soudu a kteří po dobu jednoho roku od jeho vydání pohledávku neuhradili vůbec nebo ji neuhradili z významné části. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje význam dané částky.
Článek 85
Vykonatelné rozhodnutí ve prospěch jiných orgánů
(Čl. 79 odst. 2 finančního nařízení)
1. Výjimečné okolnosti podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení jsou dány v případě, kdy dotyčný orgán vyčerpal možnosti k dobrovolné úhradě a k inkasu pohledávky započtením podle čl. 80 odst. 1 finančního nařízení a kdy pohledávka dosahuje významné výše.
2. Dotyčné orgány, u nichž se nejedná o orgány uvedené v článku 299 Smlouvy o fungování EU, jsou v případě podle odstavce 1 oprávněny požádat Komisi, aby přijala vykonatelné rozhodnutí.
3. Vykonatelné rozhodnutí ve všech případech stanoví, že je nárokované částky nutno zapsat do oddílu rozpočtu příslušného orgánu, který jedná jako schvalující osoba. Související příjmy se do rozpočtu zapisují jako obecné příjmy, s výjimkou specifikovaných případů, kdy se jedná o účelově vázané příjmy podle čl. 21 odst. 3 finančního nařízení.
4. Nastane-li situace, jež by mohla inkaso ovlivnit, žádající orgán Komisi vyrozumí a zasáhne na její podporu, bude-li proti vykonatelnému rozhodnutí podán opravný prostředek.
5. Komise a příslušný orgán se dohodnou na praktických opatřeních k provedení tohoto článku.
Oddíl 5
Inkaso
Článek 86
Náležitosti inkasa
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Účetní provede při inkasu pohledávky účetní zápis a uvědomí příslušnou schvalující osobu.
2. Na platbu v hotovosti do pokladny vydá účetní nebo správce zálohových účtů potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 87
Inkaso započtením
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Má-li dlužník vůči Unii jistou pohledávku ve smyslu čl. 81 písm. a), která zní na pevnou částku, je splatná a týká se částky stanovené v platebním příkazu, inkasuje účetní po uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) stanovenou pohledávku započtením.
Za výjimečných okolností, kdy je nezbytné chránit finanční zájmy Unie a kdy se účetní důvodně domnívá, že by pohledávka Unie mohla být nedobytná, provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
Souhlasí-li dlužník, účetní provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
2. Předtím, než účetní zahájí postup inkasa podle odstavce 1, konzultuje příslušnou schvalující osobu a informuje o tom příslušné dlužníky.
Je-li dlužníkem vnitrostátní orgán nebo některý z jeho správních subjektů, informuje účetní o svém úmyslu provést inkaso započtením rovněž příslušný členský stát, a to alespoň deset pracovních dní předem. Účetní však může po dohodě s příslušným členským státem či správním subjektem provést inkaso započtením ještě před uplynutím této lhůty.
3. Započtení podle odstavce 1 má stejný účinek jako platba a zprošťuje Unii povinnosti k úhradě ve výši pohledávky a případně splatných úroků.
Článek 88
Postup vymáhání částek neuhrazených dobrovolně
(Články 79 a 80 finančního nařízení)
1. Není-li ve lhůtě uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikované ve výzvě k úhradě inkasována celá částka, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup inkasa všemi právními prostředky, včetně případného uspokojení z předem složených jistot; tím není dotčen článek 87.
2. Nelze-li použít způsob inkasa uvedený v odstavci 1 tohoto článku a nezaplatí-li dlužník ani po obdržení upomínky od účetního, vymáhá účetní pohledávku výkonem rozhodnutí v souladu s čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo žalobou; tím není dotčen článek 87.
Článek 89
Dodatečná platební lhůta
(Článek 80 finančního nařízení)
Ve spolupráci s příslušnou schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže, že za celou dodatečně poskytnutou lhůtu, počínaje původním dnem splatnosti uvedeným v čl. 80 odst. 3 písm. b), uhradí úroky vypočtené podle sazby v článku 83;
b)
v zájmu ochrany práv Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní orgánu akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistotu uvedenou v pododst. 1 písm. b) může nahradit společné a nerozdílné ručení třetí osoby, jež schválí účetní orgánu.
Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka upustit od požadavku na složení jistoty podle pododst. 1 písm. b), dojde-li k názoru, že je dlužník ochoten a schopen platbu během dodatečné lhůty uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 90
Inkaso pokut a jiných sankcí
(Články 80 a 83 finančního nařízení)
1. Je-li u Soudního dvora Evropské unie podána žaloba proti rozhodnutí Komise o uložení pokuty nebo jiných sankcí podle Smlouvy o fungování EU nebo Smlouvy o Euratomu, dlužník až do okamžiku vyčerpání všech opravných prostředků buď předběžně uhradí příslušnou částku na bankovní účet určený účetním, nebo složí finanční jistotu, kterou účetní akceptuje. Jistota je nezávislá na povinnosti zaplatit pokutu, penále nebo jinou sankci a propadá po první výzvě. Tato jistota musí krýt jistinu a splatný úrok stanovený v čl. 83 odst. 4.
2. S cílem zajistit bezpečnost a likvidnost těchto předběžně přijatých částek a generovat z nich kladný výnos Komise tyto částky investuje do finančních aktiv.
3. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že je pokuta či sankce potvrzena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
v souladu s článkem 83 finančního nařízení se předběžně vybrané částky, příslušné úroky a další částky z nich plynoucí zapíší do rozpočtu, a to nejpozději v rozpočtovém roce, jenž následuje po roce, v němž byly vyčerpány všechny opravné prostředky;
b)
pokud byla složena finanční jistota, pak tato jistota propadá a odpovídající částka se zapíše do rozpočtu.
Pokud soud pokutu nebo sankci zvýší, použije se první pododstavec písm. a) a b) na částku do výše uvedené v rozhodnutí Komise; částku, o niž se pokuta či sankce navyšuje, vybere účetní a tato částka se zapíše do rozpočtu.
4. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že byla pokuta či sankce zrušena či snížena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
částky vybrané neoprávněně se spolu s naběhlými úroky vyplatí dotyčné třetí osobě. Je-li za příslušné období dosažen celkově záporný výnos, je předmětem vrácení nominální hodnota neoprávněně vybraných částek;
b)
pokud byla složena finanční jistota, je tato jistota odpovídajícím způsobem uvolněna.
Článek 91
Upuštění od inkasa stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba může upustit od inkasa stanovené pohledávky nebo její části pouze v těchto případech:
a)
pokud by předvídatelné náklady na inkaso překročily výši částky k inkasu a pokud by upuštění od inkasa nepoškodilo pověst Unie;
b)
pokud je inkaso pohledávky nemožné z důvodů jejího stáří nebo platební neschopnosti dlužníka;
c)
pokud je inkaso v rozporu se zásadou proporcionality.
2. V případě podle odst. 1 písm. c) jedná příslušná schvalující osoba v souladu s postupy, jež předem stanoví daný orgán, a použije tato povinná a závazně použitelná kritéria:
a)
povaha skutečností, s přihlédnutím k závažnosti nesrovnalosti, jež vedla ke stanovení pohledávky (podvod, opakování deliktu, úmysl, řádná péče, dobrá víra, zjevný omyl);
b)
dopad, který by upuštění od inkasa pohledávky mělo na činnost Unie a její finanční zájmy (dotčená částka, riziko vytvoření precedentu, ohrožení autority právního předpisu).
Podle okolností případu může příslušná schvalující osoba vzít v úvahu tato doplňující kritéria:
a)
narušení hospodářské soutěže, jež by mohlo upuštění od inkasa pohledávky vyvolat;
b)
hospodářskou a sociální škodu, kterou by způsobilo inkaso celé pohledávky.
3. Rozhodnutí o upuštění od inkasa podle čl. 80 odst. 2 finančního nařízení musí být řádně odůvodněno a musí odkazovat jednak na opatření, jež byla za účelem inkasa pohledávky přijata v souladu se zásadou řádné péče, jednak na právní a věcné důvody, o něž se upuštění od inkasa opírá. Příslušná schvalující osoba se při upuštění od inkasa řídí článkem 84.
4. Pravomoc upustit od inkasa stanovené pohledávky nemůže orgán přenést, pokud částka, od jejíhož inkasa má být upuštěno:
a)
činí nejméně 1 000 000 EUR;
b)
činí nejméně 100 000 EUR, což představuje alespoň 25 % stanovené pohledávky.
Pro částky, jež nedosahují limitů uvedených v prvním pododstavci, stanoví jednotlivé orgány ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci upustit od inkasa stanovené pohledávky.
5. Jednotlivé orgány zasílají každoročně Evropskému parlamentu a Radě zprávu o případech upuštění od inkasa uvedených v odstavcích 1 až 4 tohoto článku, kdy dotčené částky dosahovaly nejméně 100 000 EUR. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Článek 92
Zrušení stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Dojde-li k chybě, příslušná schvalující osoba s uvedením důvodů stanovenou pohledávku nebo její část zruší v souladu s články 82 a 84.
2. Jednotlivé orgány stanoví ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci zrušit stanovenou pohledávku.
Článek 93
Pravidla pro běh promlčecích lhůt
(Článek 81 finančního nařízení)
1. Promlčecí lhůta nároků Unie vůči třetím osobám počíná běžet dnem uplynutí lhůty oznámené dlužníkovi ve výzvě k úhradě podle čl. 80 odst. 3 písm. b).
Promlčecí lhůta nároků třetích osob vůči Unii počíná běžet dnem, kdy se podle odpovídajícího právního závazku stává nárok třetí osoby splatným.
2. Běh promlčecí lhůty nároků Unie vůči třetím osobám se přerušuje úkonem orgánu nebo členského státu jednajícího na žádost orgánu, který byl třetí osobě oznámen a jehož účelem je inkaso pohledávky.
Běh promlčecí lhůty nároků třetích osob vůči Unii se přerušuje úkonem, jejž Unii její věřitelé nebo osoby jednající jménem těchto věřitelů oznámili a jehož účelem je inkaso pohledávky.
3. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni přerušení lhůty podle odstavce 2.
4. Běh promlčecí lhůty se přerušuje též zahájením právních kroků, jejichž předmětem je pohledávka uvedená v odstavci 1, včetně žalob podaných u soudu, jenž se později prohlásí za nepříslušný. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet až v okamžiku, kdy rozhodnutí soudu nabude právní moci nebo kdy v téže věci dojde mezi stranami k mimosoudnímu vyrovnání.
5. Za přerušení běhu promlčecí lhůty je pokládán rovněž případ, kdy účetní poskytne dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu podle článku 89. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni uplynutí prodloužené platební lhůty.
6. Po uplynutí promlčecí lhůty podle odstavců 1 až 5 nelze nároky již vymáhat.
KAPITOLA 6
Výdajové operace
Článek 94
Rozhodnutí o financování
(Článek 84 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o financování stanoví základní údaje o akci, s níž je spojeno vynakládání výdajů z rozpočtu.
2. Rozhodnutí o financování uvádí zejména tyto údaje:
a)
v případě grantů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
priority na jednotlivé roky, cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky, jichž má být pomocí prostředků schválených na daný rozpočtový rok docíleno,
iii)
základní kritéria způsobilosti, výběru a udělení grantu, podle nichž je vybíráno z návrhů,
iv)
maximální možnou míru spolufinancování, a v případě, že se předpokládají různé míry spolufinancování, též kritéria, jež se pro jednotlivé míry použijí,
v)
harmonogram a orientační počet výzev k podávání návrhů;
b)
v případě veřejných zakázek:
i)
souhrnné rozpočtové krytí vyhrazené pro veřejné zakázky na příslušný rok,
ii)
předběžný počet a druhy předpokládaných veřejných zakázek a, je-li to možné, alespoň obecně jejich předmět,
iii)
orientační harmonogram termínů, v nichž budou zahajována zadávací řízení;
c)
v případě svěřeneckých fondů podle článku 187 finančního nařízení:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
prostředky vyhrazené pro svěřenecký fond na daný rok a výši částek plánovaných na dobu trvání fondu,
iii)
cíle a dobu trvání svěřeneckého fondu,
iv)
pravidla správy svěřeneckého fondu,
v)
možnost svěřit úkoly související s plněním rozpočtu subjektům a osobám uvedeným v čl. 187 odst. 2 finančního nařízení;
d)
v případě cen:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
základní podmínky účasti a kritéria pro udělení ceny,
iv)
harmonogram soutěže o návrh a výše ceny či cen;
e)
v případě finančních nástrojů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
výši přidělené částky,
iv)
orientační harmonogram provádění.
3. Pokud pracovní program podle článku 128 finančního nařízení obsahuje údaje podle odst. 2 písm. a) tohoto článku a jedná-li se o granty, jež jsou financovány z prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, považováno za rozhodnutí o financování těchto grantů.
Pokud jde o veřejné zakázky, svěřenecké fondy, ceny a finanční nástroje, pak v případech, kdy pracovní program, jenž obsahuje údaje podle odst. 2 písm. b), c), d) a e) tohoto článku, stanoví čerpání odpovídajících prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, pokládáno též za rozhodnutí o financování příslušných veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
Jestliže takový pracovní program tyto údaje v případě jedné či více akcí neobsahuje, musí být náležitě pozměněn nebo musí být přijato specifické rozhodnutí o financování těchto akcí.
4. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení základního právního aktu, uplatní se v případě podstatné změny již přijatého rozhodnutí o financování stejný postup jako u původního rozhodnutí.
Oddíl 1
Přidělení výdajů na závazek
Článek 95
Souhrnné a předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením finanční dohody, jež sama stanoví následné přijetí jednoho či více právních závazků, nebo přijetím jednoho či více právních závazků.
Na základě finančních dohod v oblasti přímé finanční pomoci třetím zemím včetně rozpočtové podpory, které zakládají právní závazky, lze provádět platby, aniž by bylo zapotřebí přijímat další právní závazky.
2. Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď přijetím jednoho či více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo - v případě výdajů na řízení zaměstnanců nebo na informování veřejnosti ze strany orgánů o aktuálním dění v Unii - přímo platbami.
Článek 96
Přijetí souhrnného závazku
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný závazek je přijímán na základě rozhodnutí o financování.
Souhrnný závazek je přijímán nejpozději před vydáním rozhodnutí o výběru příjemců, a, pokud je k čerpání příslušných prostředků nutno přijmout pracovní program ve smyslu článku 188, nejdříve po přijetí tohoto programu.
2. Ustanovení odst. 1 druhého pododstavce se nepoužije, pokud se souhrnný závazek provádí uzavřením finanční dohody.
Článek 97
Podpisy téže osoby
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Od pravidla, podle něhož musí rozpočtový závazek i jemu odpovídající právní závazek podepsat táž osoba, se lze odchýlit pouze v těchto případech:
a)
jedná se o předběžné závazky;
b)
souhrnné závazky se týkají finančních dohod se třetími zeměmi;
c)
rozhodnutí orgánu zakládá právní závazek;
d)
souhrnný závazek se provádí prostřednictvím více právních závazků, za něž odpovídají různé příslušné schvalující osoby;
e)
v souvislosti se zálohovými účty, jež jsou vyčleněny na vnější činnosti, musí právní závazky podepsat zaměstnanci místních jednotek uvedených v článku 72 na pokyn příslušné schvalující osoby, která má však i nadále odpovědnost za hlavní operaci;
f)
orgán přenesl pravomoci schvalující osoby na ředitele interinstitucionálního evropského úřadu podle čl. 199 odst. 1 finančního nařízení.
2. Není-li příslušná schvalující osoba, jež podepsala rozpočtový závazek, k dispozici, aby podepsala právní závazek, po dobu, jež překračuje lhůty pro přijetí právního závazku, přijme právní závazek osoba jmenovaná podle předpisů daného orgánu pro zastupování, jestliže má tato osoba postavení schvalující osoby podle čl. 65 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 98
Správní výdaje, na něž se vztahují předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
Za běžné správní výdaje, jež mohou zakládat předběžné závazky, se považují zejména:
a)
výdaje na zaměstnance, ať již podléhají služebnímu řádu či nikoli, a výdaje na ostatní lidské zdroje, důchody a odměny odborníků;
b)
výdaje na členy orgánu;
c)
výdaje na vzdělávání;
d)
výdaje na výběrová řízení, výběr a nábor;
e)
výdaje na služební cesty;
f)
výdaje na reprezentaci;
g)
výdaje na zasedání;
h)
externí tlumočníci a překladatelé;
i)
výměny úředníků;
j)
běžný nájem movitých věcí a nemovitostí nebo opakující se platby v rámci veřejných zakázek na nemovitosti ve smyslu článku 121 tohoto nařízení nebo v rámci splátek půjček podle čl. 203 odst. 8 finančního nařízení;
k)
různá pojištění;
l)
úklid, údržba a bezpečnost;
m)
výdaje v sociální a zdravotní oblasti;
n)
výdaje na telekomunikace;
o)
finanční poplatky;
p)
výdaje na právní ochranu;
q)
výdaje na náhradu škody včetně úroků;
r)
náklady na pracovní prostředky;
s)
voda, plyn a elektřina;
t)
publikace na papírových nebo elektronických nosičích;
u)
informování veřejnosti o aktuálním dění v Unii ze strany orgánů.
Článek 99
Zaznamenávání individuálních právních závazků
(Článek 86 finančního nařízení)
V případě souhrnného rozpočtového závazku, na nějž navazuje jeden či více individuálních právních závazků, zaznamená příslušná schvalující osoba v centrálním účetnictví výši tohoto jednoho či více navazujících individuálních právních závazků.
Tyto účetní zápisy uvádějí odkaz na souhrnný závazek, k jehož tíži se individuální závazky účtují.
Tento účetní zápis provede příslušná schvalující osoba před podpisem odpovídajícího individuálního právního závazku, s výjimkou případů uvedených v čl. 86 odst. 4 čtvrtém pododstavci finančního nařízení.
Ve všech případech příslušná schvalující osoba ověří, zda jejich souhrnná výše nepřekračuje celkový souhrnný závazek, jenž tyto individuální závazky pokrývá.
Oddíl 2
Potvrzování výdajů
Článek 100
Potvrzení a „předání k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů ve smyslu článku 110, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Příslušná schvalující osoba předtím, než rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že byla tato kontrola provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje má podobu podpisu doložky „předáno k platbě“, jejž připojuje příslušná schvalující osoba nebo odborně způsobilý zaměstnanec, jenž k tomu byl zmocněn formálním rozhodnutím schvalující osoby a na její zodpovědnost v souladu s čl. 65 odst. 5 finančního nařízení. Rozhodnutí o zmocnění jsou archivována pro pozdější použití.
Článek 101
Doložka „správnost ověřena“ u plateb předběžného financování
(Článek 88 finančního nařízení)
Pokud jde o platby předběžného financování, osvědčuje splnění podmínek, jež pro jejich úhradu stanoví právní závazek, příslušná schvalující osoba nebo jí řádně zmocněný, odborně způsobilý zaměstnanec vystavením doložky „správnost ověřena“.
Článek 102
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u veřejných zakázek
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci veřejných zakázek se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval fakturu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele;
b)
faktura nebo k ní přiložený interní dokument jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance;
c)
fakturu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Doložka „správnost ověřena“ uvedená v prvním pododstavci písm. b) potvrzuje, že služby, dodávky či stavební práce uvedené ve smlouvě byly řádně poskytnuty, resp. provedeny. V případě dodávek a stavebních prací vydá úředník nebo jiný odborně způsobilý zaměstnanec předběžné potvrzení o přijetí a po skončení záruční lhůty uvedené ve smlouvě konečné potvrzení o přijetí. Obě potvrzení mají platnost doložky „správnost ověřena“.
U opakujících se plateb včetně předplatného a vzdělávacích kurzů doložka „správnost ověřena“ osvědčuje, že je nárok věřitele v souladu s příslušnými doklady odůvodňujícími platbu.
Článek 103
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u grantů
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci grantů se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval žádost příjemce o platbu;
b)
žádost o platbu nebo interní dokument přiložený k výkazu nákladů jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem úředníka nebo jiného odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba;
c)
žádost o platbu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Vystavením doložky podle prvního pododstavce písm. b) osvědčuje úředník či jiný odborně způsobilý zaměstnanec, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba, že daná akce či pracovní program, které příjemce provedl, splňují ve všech ohledech podmínky grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu a případně že náklady, jež příjemce vykázal, jsou způsobilé.
Článek 104
Předání k platbě u výdajů na zaměstnance
(Článek 88 finančního nařízení)
U plateb výdajů na zaměstnance se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že jsou k dispozici tyto podklady:
a)
u měsíčních platů:
i)
úplný seznam zaměstnanců s uvedením všech složek jejich odměn,
ii)
tiskopis (osobní list), který je vystavován na základě rozhodnutí vydávaných v jednotlivých případech a který dokládá veškeré změny libovolné složky odměny,
iii)
v případě náborů či jmenování ověřená kopie rozhodnutí o náboru či jmenování, která je přiložena při potvrzení první výplaty;
b)
u ostatních odměn, například zaměstnancům placeným podle odpracovaných hodin nebo dní: výkaz počtu odpracovaných dní a hodin, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
c)
u přesčasů: výkaz odpracované práce přesčas, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
d)
u výdajů na pracovní cesty:
i)
cestovní příkaz, opatřený podpisem příslušného orgánu,
ii)
výkaz výdajů na služební cestu, opatřený podpisem zaměstnance na služební cestě a jeho pověřeného nadřízeného, pokud se výdaje na služební cestu liší od údajů na příkazu ke služební cestě;
e)
u některých dalších správních výdajů na zaměstnance, včetně předplatného a vzdělávacích kurzů, jež mají být podle smlouvy hrazeny předem: podklady, jež odkazují na rozhodnutí, na němž je výdaj založen, a uvádějí jednotlivé složky pro výpočet.
Výkaz výdajů na služební cestu uvedený v prvním pododstavci písm. d) bodu ii) uvádí cíl služební cesty, datum a hodinu odjezdu a příjezdu do cíle služební cesty, cestovní výlohy, denní diety a ostatní výdaje řádně schválené proti předložení podkladů.
Článek 105
Forma doložky „předáno k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „předáno k platbě“ podle článku 100 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému má doložka „předáno k platbě“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance.
Článek 106
Forma doložky „správnost ověřena“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „správnost ověřena“ podle článku 101 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému může mít doložka „správnost ověřena“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba.
Oddíl 3
Schvalování výdajů
Článek 107
Kontroly plateb schvalující osobou
(Článek 89 finančního nařízení)
Při vystavování platebního příkazu příslušná schvalující osoba zajistí, aby:
a)
platební příkaz byl vystaven řádně, tedy aby bylo vydáno odpovídající rozhodnutí o potvrzení v podobě doložky „předáno k platbě“, údaje o příjemci byly správné a částka byla splatná;
b)
platební příkaz odpovídal rozpočtovému závazku, k jehož tíži je zaúčtován;
c)
výdaj byl zapsán ve správném rozpočtovém bodu;
d)
byly k dispozici potřebné prostředky.
Článek 108
Údaje povinně uváděné na platebních příkazech a jejich předávání účetnímu
(Článek 89 finančního nařízení)
1. Platební příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být výdaj zaúčtován;
b)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění;
c)
odkaz na právní závazek, jenž zakládá nárok na platbu;
d)
odkaz na rozpočtový závazek, k jehož tíži je platební příkaz zaúčtován;
e)
částku, jež má být vyplacena, vyjádřenou v eurech;
f)
jméno, adresu a bankovní údaje příjemce;
g)
předmět výdaje;
h)
způsob platby;
i)
zápis majetku do inventárního soupisu v souladu s článkem 248.
2. Příslušná schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu.
Oddíl 4
Úhrada výdajů
Článek 109
Druhy plateb
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze jej rozdělit do více plateb v souladu se zásadami řádného finančního řízení.
2. Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené a/nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
3. Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
Článek 110
Podklady
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování, včetně předběžného financování rozloženého na splátky, se vyplácí buď na základě smlouvy, rozhodnutí, dohody nebo základního právního aktu, anebo na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, že jsou dodrženy podmínky dané smlouvy, dohody nebo rozhodnutí. Stanoví-li uvedené dokumenty splatnost předběžného financování, není k úhradě splatné částky již zapotřebí podávat další žádost.
2. Průběžné platby a výplata zůstatku jsou prováděny na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, zda byly financované akce prováděny v souladu se základním právním aktem, rozhodnutím, podmínkami smlouvy nebo dohody.
3. Povahu podkladů uvedených v tomto článku stanoví příslušná schvalující osoba na základě základního právního aktu, rozhodnutí, smlouvy či dohody v souladu se zásadou řádného finančního řízení. Za podklady pro účely odstavce 2 se považují průběžné a konečné zprávy o technickém a finančním plnění.
4. Podklady uchovává příslušná schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Oddíl 5
Lhůty pro výdajové operace
Článek 111
Platební lhůty a úroky z prodlení
(Článek 92 finančního nařízení)
1. Platební lhůtou se rozumí lhůta k provedení platby včetně potvrzení, schválení a úhrady výdaje.
Tato lhůta počíná běžet dnem doručení žádosti o platbu.
Žádost o platbu co nejdříve zaeviduje schválený útvar pověřené schvalující osoby; má se za to, že žádost byla doručena v den, kdy k zaevidování došlo.
Dnem platby se rozumí den, k němuž byla platba připsána k tíži účtu orgánu.
2. Žádost o platbu musí uvádět tyto základní údaje:
a)
identifikaci věřitele;
b)
částku;
c)
měnu;
d)
datum.
Chybí-li alespoň jeden ze základních údajů, je žádost o platbu zamítnuta.
O zamítnutí a jeho důvodech je věřitel vyrozuměn písemně a co nejdříve, nejpozději však do 30 kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
3. V případě stavení lhůty podle čl. 92 odst. 2 finančního nařízení počíná zbytek platební lhůty opětovně běžet dnem, kdy jsou doručeny požadované informace nebo zrevidované dokumenty nebo kdy proběhne další potřebné ověření včetně kontrol na místě.
4. Po uplynutí lhůt uvedených v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení má věřitel nárok na úroky za těchto podmínek:
a)
použijí se úrokové sazby uvedené v čl. 83 odst. 2 tohoto nařízení;
b)
úroky se platí za dobu, jež uplyne od kalendářního dne, který následuje po uplynutí platební lhůty uvedené v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení, až do dne zaplacení.
Činí-li však úroky vypočtené podle prvního pododstavce nejvýše 200 EUR, jsou věřiteli uhrazeny pouze na jeho žádost podanou do dvou měsíců od připsání opožděné platby.
5. Jednotlivé orgány předloží Evropskému parlamentu a Radě zprávu o dodržování lhůt a o stavení lhůt podle článku 92 finančního nařízení. Zpráva Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti podle čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
KAPITOLA 7
Systémy informačních technologií
Článek 112
Popis systémů informačních technologií
(Článek 93 finančního nařízení)
Jsou-li ke zpracovávání operací v rámci plnění rozpočtu používány počítačové systémy a subsystémy, je nutno vypracovat jejich úplný a aktualizovaný popis.
Tento popis stanoví obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Podrobně uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím existovala kompletní auditní stopa.
Článek 113
Pravidelné ukládání
(Článek 93 finančního nařízení)
Údaje v počítačových systémech a subsystémech musí být pravidelně ukládány a uchovávány na bezpečném místě.
KAPITOLA 8
Interní auditor
Článek 114
Jmenování interního auditora
(Článek 98 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého interního auditora v souladu s pravidly, jež jsou přizpůsobena jejich specifikům a požadavkům. O jmenování interního auditora informují orgány Evropský parlament a Radu.
2. Jednotlivé orgány stanoví v souladu se svými specifiky a požadavky rozsah kompetencí interního auditora a podrobně upraví cíle a postupy, jimiž se bude výkon funkce interního auditu řídit; přitom náležitě zohlední platné mezinárodní standardy v oblasti interního auditu.
3. Orgán může jmenovat interním auditorem úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád a jenž byl vybrán z řad státních příslušníků členských států, a to na základě zvláštní způsobilosti této osoby.
4. Jmenují-li dva nebo více orgánů téhož interního auditora, přijmou nezbytná opatření, aby bylo možno jej v souladu s článkem 119 povolat k odpovědnosti za jeho jednání.
5. Ukončí-li interní auditor výkon své funkce, informuje o tom dotčený orgán Evropský parlament a Radu.
Článek 115
Zdroje poskytované internímu auditorovi
(Článek 99 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány poskytnou svým interním auditorům prostředky potřebné k řádnému výkonu jejich kontrolní funkce a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
Článek 116
Pracovní program
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor přijímá svůj pracovní program a předkládá jej orgánu.
2. Orgán může po interním auditorovi požadovat, aby provedl audit, jenž není zařazen v jeho pracovním programu podle odstavce 1.
Článek 117
Zprávy interního auditora
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor předkládá orgánu výroční zprávu o interním auditu podle čl. 99 odst. 3 finančního nařízení, v níž uvede počet a druh provedených interních auditů, hlavní vydaná doporučení a opatření přijatá na základě těchto doporučení.
Výroční zpráva uvádí též systémové problémy, jež odhalila specializovaná komise zřízená podle čl. 73 odst. 6 finančního nařízení.
2. Jednotlivé orgány posuzují, jsou-li doporučení ve zprávách interního auditora vhodná k výměně osvědčených postupů s ostatními orgány.
3. Interní auditor se při vypracování své zprávy zaměřuje především na celkové dodržování zásady řádného finančního řízení a zajišťuje, aby byla přijímána vhodná opatření ke stále lepšímu a důslednějšímu uplatňování této zásady.
Článek 118
Nezávislost
(Článek 100 finančního nařízení)
Interní auditor je při provádění auditů plně nezávislý. Při výkonu své funkce, která je mu na základě jmenování svěřena podle finančního nařízení, nesmí dostávat žádné pokyny ani být žádným způsobem omezován.
Článek 119
Možnost povolat interního auditora k odpovědnosti
(Článek 100 finančního nařízení)
Interního auditora jakožto úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád, může povolat k odpovědnosti za jeho činy pouze samotný orgán za podmínek uvedených v tomto článku.
Orgán přijme odůvodněné rozhodnutí o zahájení vyšetřování. Toto rozhodnutí je oznámeno zúčastněné osobě. Orgán může pověřit vyšetřováním na svou přímou odpovědnost jednoho nebo více úředníků stejného nebo vyššího stupně, než je dotyčný zaměstnanec. V průběhu vyšetřování musí být vyslechnuta zúčastněná osoba.
Zpráva o vyšetřování je zaslána zúčastněné osobě, kterou poté ve věci této zprávy vyslechne orgán.
Na základě zprávy a slyšení přijme orgán buď odůvodněné rozhodnutí o zastavení řízení, nebo odůvodněné rozhodnutí v souladu s články 22 a 86 přílohy IX služebního řádu. Rozhodnutí, jimiž se ukládají disciplinární opatření nebo finanční sankce, musí být oznámena zúčastněné osobě a zaslána pro informaci ostatním orgánům a Účetnímu dvoru.
Zúčastněná osoba může podat proti takovým rozhodnutím žalobu u Soudního dvora Evropské unie za podmínek stanovených ve služebním řádu.
Článek 120
Žaloba u Soudního dvora Evropské unie
(Článek 100 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny opravné prostředky podle služebního řádu, může interní auditor podat žalobu přímo u Soudního dvora Evropské unie ve věci jednání, jež se týká výkonu jeho funkce interního auditora. Žaloba musí být podána do tří měsíců od kalendářního dne, kdy bylo dotyčné jednání oznámeno.
O žalobách se jedná a rozhoduje způsobem podle čl. 91 odst. 5 služebního řádu úředníků Evropské unie.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Oddíl 1
Oblast působnosti a zásady zadávání
Článek 121
Definice a oblast působnosti
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Předmětem veřejné zakázky na nemovitosti je koupě pozemků, budov nebo jiných nemovitostí nebo jejich dlouhodobý nájem, právo užívání, leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj.
2. Předmětem veřejné zakázky na dodávky je koupě výrobků nebo jejich leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj. Veřejná zakázka, jejímž předmětem je dodávka výrobků a která vedle těchto dodávek zahrnuje umísťovací a instalační práce, se považuje za veřejnou zakázku na dodávky.
3. Předmětem veřejné zakázky na stavební práce je buď provedení stavebních prací či díla, nebo jak vypracování návrhu, tak provedení stavebních prací či díla v souvislosti s činnostmi uvedenými v příloze I směrnice 2004/18/ES, nebo provedení díla podle požadavků veřejného zadavatele za použití libovolných prostředků. „Dílem“ se rozumí výsledek stavebních nebo inženýrských prací, který má sám plnit hospodářskou nebo technickou funkci.
4. Předmětem veřejné zakázky na služby je poskytování služeb intelektuálního a neintelektuálního charakteru, s výjimkou dodávek, provedení stavebních prací a nemovitostí.
Veřejná zakázka, jež zahrnuje dva či více druhů veřejných zakázek (stavební práce, služby či dodávky), je zadávána v souladu s ustanoveními, jež se použijí na ten druh veřejné zakázky, která charakterizuje hlavní předmět dané zakázky.
V případě smíšených veřejných zakázek, jež zahrnují služby a dodávky, se jejich hlavní předmět určí na základě porovnání hodnot příslušných služeb a dodávek.
Veškeré odkazy na nomenklaturu v kontextu zadávání veřejných zakázek se řídí „společným slovníkem pro veřejné zakázky (CPV)“, jejž zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2195/2002 (11).
5. Pojmy „zhotovitel díla“, „dodavatel“ a „poskytovatel služeb“ označují fyzickou či právnickou osobu nebo veřejný subjekt nebo seskupení těchto osob a/nebo subjektů, které na trhu nabízejí provedení stavebních prací a/nebo díla, dodávku výrobků, resp. poskytnutí služby. Pojem „hospodářský subjekt“ zahrnuje „zhotovitele díla“, „dodavatele“ a „poskytovatele služeb“. Hospodářský subjekt, jenž podal nabídku, se označuje jako „uchazeč“. Pojem „zájemce“ označuje žadatele o účast v užším řízení, v soutěžním dialogu nebo v jednacím řízení. Pojem „prodejce“ označuje hospodářský subjekt zapsaný na seznamu prodejců podle čl. 136 odst. 1 písm. b).
Seskupení hospodářských subjektů mohou podávat nabídky nebo vystupovat jako zájemci. Veřejní zadavatelé nesmějí od takových seskupení vyžadovat, aby měla určitou právní formu proto, aby mohla podat nabídku nebo žádost o účast, avšak od vybraného seskupení mohou vyžadovat nabytí konkrétní právní formy, pokud mu byla zadána veřejná zakázka a pokud je tato změna nezbytná pro řádné plnění zakázky.
6. Útvary orgánů Unie jsou považovány za veřejné zadavatele, s výjimkou případů, kdy mezi sebou uzavřou správní dohodu o poskytování služeb, dodávkách výrobků, provedení stavebních prací či provedení veřejných zakázek na nemovitosti.
7. Pojem „technická pomoc“ označuje činnosti zaměřené na podporu a budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
8. Veškeré výměny se zhotoviteli, dodavateli a poskytovateli, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež veřejný zadavatel zřídí.
9. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
10. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 9 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 122
Rámcové smlouvy a zvláštní veřejné zakázky
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Doba účinnosti rámcové smlouvy nesmí překročit čtyři roky, s výjimkou mimořádných, řádně odůvodněných případů, jež jsou dány zejména předmětem rámcové smlouvy.
Zvláštní veřejné zakázky zadávané na základě rámcových smluv jsou zadávány v souladu s podmínkami těchto rámcových smluv mezi veřejnými zadavateli a stranami rámcové smlouvy.
Při zadávání zvláštních veřejných zakázek nesmějí strany provádět v dané rámcové smlouvě podstatné změny.
2. Je-li rámcová smlouva uzavřena pouze s jedním hospodářským subjektem, jsou zvláštní veřejné zakázky zadávány v mezích podmínek této rámcové smlouvy.
V řádně odůvodněných případech se veřejní zadavatelé mohou písemně obrátit na zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele se žádostí o doplnění jeho nabídky, je-li takové doplnění nutné.
3. Má-li být rámcová smlouva uzavřena s více hospodářskými subjekty, musí být uzavřena s nejméně třemi hospodářskými subjekty, jestliže dostatečný počet hospodářských subjektů splňuje kritéria pro výběr nebo jestliže dostatečný počet přípustných nabídek splňuje kritéria pro zadání zakázky.
Rámcová smlouva s více hospodářskými subjekty může mít podobu různých smluv, jež obsahují totožné podmínky.
Zadávání zvláštních veřejných zakázek na základě rámcových smluv, jež jsou uzavřeny s několika hospodářskými subjekty, probíhá následujícím způsobem:
a)
v případě rámcových smluv bez opětovného vyhlášení soutěže se použijí podmínky rámcové smlouvy;
b)
v případě rámcových smluv s opětovným vyhlášením soutěže jsou tyto zakázky zadávány poté, co se strany smlouvy zúčastní soutěže opětovně vyhlášené na základě týchž, v případě nutnosti přesněji formulovaných podmínek, a případně na základě dalších podmínek uvedených v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě.
U každé zvláštní veřejné zakázky, jež má být zadána postupem podle třetího pododstavce písm. b), veřejní zadavatelé písemně osloví zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, kteří jsou stranami rámcové smlouvy, a stanoví jim dostatečnou lhůtu pro podání nabídek. Nabídky jsou podávány písemně. Veřejní zadavatelé zadají zvláštní veřejnou zakázku uchazeči, jenž podle kritérií pro zadání zakázky, která jsou uvedena v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě, podá nejlepší nabídku.
4. V případě odvětví, v nichž se ceny a technologie rychle vyvíjejí, musí rámcové smlouvy bez opětovného vyhlášení soutěže obsahovat ustanovení o střednědobém přezkumu nebo o postupu referenčního srovnávání. Jestliže se po střednědobém přezkumu ukáže, že původně stanovené podmínky již neodrážejí vývoj cen nebo technologií, nesmí veřejný zadavatel dotčenou rámcovou smlouvu použít a přijme vhodná opatření k jejímu ukončení.
5. Rozpočtový závazek je předem přijímán pouze v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oddíl 2
Uveřejňování
Článek 123
Vyhlašování veřejných zakázek spadajících do působnosti směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je uveřejňováno oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení; tím není dotčen článek 134. Předběžné oznámení je povinné pouze v případě, hodlá-li veřejný zadavatel v souladu s čl. 152 odst. 4 využít zkrácených lhůt pro doručování nabídek.
2. Předběžné oznámení je oznámení, kterým veřejný zadavatel dává orientačně na vědomí celkovou předpokládanou hodnotu a předmět veřejných zakázek a rámcových smluv, které má v úmyslu zadat v určitém rozpočtovém roce, s výjimkou veřejných zakázek, jež mají být zadány v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Předběžné oznámení uveřejňuje buď Úřad pro publikace Evropské unie (dále jen „Úřad pro publikace“), nebo samotní veřejní zadavatelé na svém profilu kupujícího.
Povinné předběžné oznámení se zasílá Úřadu pro publikace nebo se uveřejňuje na profilu kupujícího, a to co nejdříve, nejpozději však do 31. března rozpočtového roku.
Veřejní zadavatelé, kteří uveřejní předběžné oznámení na svém profilu kupujícího, zašlou Úřadu pro publikace elektronickou cestou a při dodržení formátu a způsobů zasílání podle bodu 3 přílohy VIII směrnice 2004/18/ES oznámení o tom, že na profilu kupujícího uveřejnili toto předběžné oznámení.
3. Oznámení o zahájení zadávacího řízení umožňuje veřejným zadavatelům dát na vědomí svůj úmysl zahájit zadávací řízení na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu nebo zavést dynamický nákupní systém podle článku 131. Aniž jsou dotčeny smlouvy na veřejné zakázky uzavřené v návaznosti na jednací řízení podle článku 134, je uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení povinné v případě veřejných zakázek, jejichž předpokládaná hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1.
Oznámení o zahájení zadávacího řízení není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
V případě otevřeného řízení uvádí oznámení o zahájení zadávacího řízení datum, hodinu a případně místo zasedání komise pro otevírání obálek, které je přístupné uchazečům.
Veřejní zadavatelé uvedou, zdali připouštějí, či nepřipouštějí varianty, a v případě, že uplatňují možnost podle čl. 146 odst. 2 druhého pododstavce, specifikují minimální požadavky na způsobilost. Uvedou kritéria pro výběr podle článku 146, která mají v úmyslu použít, minimální počet zájemců, které zamýšlejí vyzvat k podání nabídky, a případně jejich maximální počet, a dále v souladu s čl. 128 odst. 1 druhým pododstavcem objektivní a nediskriminační kritéria, která zamýšlejí k omezení tohoto počtu uplatnit.
Je-li dokumentace k zadávacímu řízení volně, přímo a v plném rozsahu přístupná elektronickými prostředky, zejména v dynamických nákupních systémech podle článku 131, musí být v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedena internetová adresa, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Veřejný zadavatel, jenž hodlá uspořádat soutěž o návrh, sdělí svůj úmysl prostřednictvím oznámení.
Veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení případně upřesní, že se jedná o interinstitucionální zadávací řízení. V těchto případech se v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedou orgány, výkonné agentury nebo subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení, jež se na zadávacím řízení podílejí, orgán odpovědný za toto řízení a celkový objem veřejných zakázek za všechny tyto orgány, výkonné agentury nebo subjekty.
4. Výsledky zadávacího řízení v případě veřejných zakázek, rámcových smluv nebo veřejných zakázek na bázi dynamického nákupního systému jsou sdělovány prostřednictvím oznámení o výsledku zadávacího řízení. Toto oznámení je povinné v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1. Není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace do 48 kalendářních dní ode dne podpisu smlouvy na veřejnou zakázku nebo rámcové smlouvy. Oznámení o veřejných zakázkách na bázi dynamického nákupního systému však mohou být souhrnně zasílána čtvrtletně. V těchto případech jsou zasílána Úřadu pro publikace do 48 dní po konci čtvrtletí.
Veřejní zadavatelé, kteří uspořádali soutěž o návrh, zašlou Úřadu pro publikace oznámení o výsledcích soutěže.
V případě interinstitucionálního řízení zasílá oznámení o výsledku zadávacího řízení veřejný zadavatel, jenž za dané řízení odpovídá.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace též v případě veřejné zakázky nebo rámcové smlouvy, jejíž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež byla zadána v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, a to ve lhůtě dostatečné pro jeho uveřejnění před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku v souladu s podmínkami čl. 171 odst. 1.
Jestliže v důsledku uzavření smlouvy na zvláštní veřejnou zakázku nebo vlivem souhrnného objemu zvláštních veřejných zakázek dojde k překročení finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je nutno na internetových stránkách veřejného zadavatele zveřejnit do 30. června údaje o hodnotě a smluvních stranách zvláštních veřejných zakázek, jež byly v průběhu předchozího rozpočtového roku zadány na základě rámcové smlouvy; tím není dotčen článek 21.
5. Oznámení se vypracovávají podle standardních formulářů přijatých Komisí podle směrnice 2004/18/ES.
Článek 124
Vyhlašování veřejných zakázek mimo působnost směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, jsou vyhlašovány vhodnými prostředky s cílem zajistit soutěž o veřejné zakázky a nestrannost zadávacího řízení. Předmětem tohoto vyhlášení je:
a)
oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 nebo výzva k projevení zájmu v případě veřejných zakázek s podobným předmětem, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1;
b)
náležité předchozí oznámení na internetu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2.
2. Seznam zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů, jimž byly zadány veřejné zakázky na nemovitosti nebo veřejné zakázky, které jsou podle čl. 134 odst. 1 písm. j) tohoto nařízení označeny za tajné, se uveřejňuje pouze jednou ročně s uvedením předmětu a hodnoty zadané zakázky. Tento seznam se zasílá Evropskému parlamentu a Radě. V případě Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
3. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1 a které nebyly předmětem samostatného oznámení o výsledku zadávacího řízení, se zasílají Úřadu pro publikace. Roční seznamy zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů se úřadu zasílají do 30. června následujícího rozpočtového roku.
4. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2, se nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku zveřejňují na internetové stránce daného orgánu.
Článek 125
Uveřejňování oznámení
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Oznámení uvedená v článcích 123 a 124 uveřejňuje Úřad pro publikace v Úředním věstníku Evropské unie nejpozději dvanáct kalendářních dní po jejich odeslání.
Lhůta uvedená v prvním pododstavci se v případě zrychlených řízení podle článku 154 zkracuje na pět kalendářních dní.
2. Veřejný zadavatel musí být schopen prokázat den odeslání.
Článek 126
Další formy vyhlašování
(Článek 103 finančního nařízení)
Kromě vyhlašování podle článku 123, 124 a 125 mohou být zakázky vyhlašovány též jiným způsobem, zejména elektronicky. Toto vyhlášení obsahuje odkaz na případné oznámení uveřejněné v Úředním věstníku Evropské unie podle článku 125 a nesmí k němu dojít dříve, než je uveřejněno uvedené oznámení, které jediné je závazné.
Toto vyhlášení nesmí diskriminovat zájemce nebo uchazeče ani obsahovat jiné údaje, než jaké obsahuje případně uveřejněné oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Oddíl 3
Zadávací řízení
Článek 127
Druhy zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejná zakázka se zadává buď prostřednictvím zadávacího řízení, a to otevřeného, užšího nebo jednacího řízení poté, co je uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo prostřednictvím jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, případně v návaznosti na soutěž o návrh.
2. Zadávací řízení je otevřené, pokud mohou nabídku podat všechny hospodářské subjekty, které mají zájem. Totéž platí pro dynamické nákupní systémy podle článku 131.
Zadávací řízení je užší, pokud mohou všechny hospodářské subjekty požádat o účast, avšak připuštěni mohou být pouze zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr uvedená v článku 146 a které zároveň veřejný zadavatel písemně vyzve k podání nabídky nebo předložení řešení v rámci soutěžního dialogu podle článku 132.
Výběrová fáze se může opakovat buď pro každou jednotlivou veřejnou zakázku, a to i v případě soutěžního dialogu, nebo může zahrnovat vypracování seznamu možných zájemců postupem podle čl. 136 odst. 1 písm. a).
3. V jednacím řízení osloví veřejní zadavatelé uchazeče podle vlastního výběru, kteří splňují kritéria pro výběr stanovená v článku 146, a vyjednávají s jedním nebo s několika z nich podmínky jejich nabídek.
Jedná-li se o jednací řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135, veřejní zadavatelé zároveň písemně vyzvou vybrané zájemce k vyjednávání.
4. Soutěže o návrh jsou řízení, která veřejnému zadavateli umožňují získat na základě soutěže - ať již s udílením cen nebo bez něj - plán či návrh, zejména v oblasti architektury a stavebního inženýrství nebo zpracování dat, jejž navrhla výběrová komise.
Článek 128
Počet zájemců v užším a jednacím řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. V užším řízení a v řízeních podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a b) nesmí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky nižší než pět, za předpokladu, že kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
V závislosti na předmětu veřejné zakázky a na základě objektivních a nediskriminačních kritérií pro výběr může veřejný zadavatel též stanovit nejvyšší počet zájemců. V tomto případě jsou nejvyšší počet zájemců a kritéria uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu podle článků 123 a 124.
V každém případě musí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. V případě jednacího řízení a po soutěžním dialogu nesmí být počet zájemců vyzvaných k vyjednávání nebo k podání nabídky nižší než tři, jestliže kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
Počet zájemců vyzvaných k podání nabídky musí být dostatečný na to, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Ustanovení prvního a druhého pododstavce se nepoužijí na:
a)
veřejné zakázky velmi nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 2;
b)
veřejné zakázky na právní služby podle nomenklatury CPV;
c)
veřejné zakázky označené za tajné podle čl. 134 odst. 1 písm. j).
3. Je-li počet zájemců, kteří splňují kritéria pro výběr a minimální dané požadavky, nižší než minimální počet podle odstavců 1 a 2, může veřejný zadavatel pokračovat v řízení a oslovit jednoho či více zájemců, kteří mají požadovanou způsobilost. Veřejný zadavatel sem však nemůže zahrnout další hospodářské subjekty, které nebyly původně vyzvány k účasti na řízení, ani zájemce, kteří nemají požadovanou způsobilost.
Článek 129
Režim jednacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
Veřejní zadavatelé vyjednávají s uchazeči nabídky, které tito uchazeči předložili, s cílem přizpůsobit je požadavkům, jež jsou stanoveny v oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 123 nebo v zadávací dokumentaci a případných doplňujících dokumentech, a s cílem vybrat ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
Během vyjednávání zajišťuje veřejný zadavatel rovné zacházení se všemi uchazeči.
V případech podle článku 135, kdy jsou veřejní zadavatelé oprávněni zadávat veřejné zakázky v jednacím řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, mohou tito zadavatelé stanovit, že jednací řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby se na základě kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci, snížil počet projednávaných nabídek. Uplatnění této možnosti se uvede v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci.
Článek 130
Soutěže o návrh
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Pravidla, podle nichž je pořádána soutěž o návrh, se sdělují všem, kteří mají o účast v soutěži zájem.
Počet zájemců vyzvaných k účasti musí být dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. Výběrovou komisi jmenuje příslušná schvalující osoba. Výběrová komise se skládá výhradně z fyzických osob, které jsou nezávislé na účastnících soutěže. Je-li od účastníků soutěže vyžadována zvláštní odborná kvalifikace, musí mít tutéž nebo rovnocennou kvalifikaci nejméně třetina členů výběrové komise.
Výběrová komise musí být ve svých stanoviscích nezávislá. Svá stanoviska přijímá na základě projektů, které jí zájemci anonymně předloží, a vychází výhradně z kritérií uvedených v oznámení o soutěži.
3. Návrhy výběrové komise, jež vycházejí z předností jednotlivých projektů, a její připomínky se zaznamenávají ve zprávě, kterou členové komise podepíší.
Do doby, než výběrová komise vydá stanovisko, musí být zachována anonymita zájemců.
Výběrová komise může zájemce vyzvat, aby odpověděli na otázky uvedené v zápisu, a projekt tak vyjasnili. Z rozhovoru mezi členy výběrové komise a zájemci se pořizuje úplný zápis.
4. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede jméno a adresu vybraného zájemce a důvody jeho výběru s odkazem na kritéria, jež byla vyhlášena v oznámení o soutěži o návrh, zejména pokud se toto rozhodnutí odchyluje od návrhů ve stanovisku výběrové komise.
Článek 131
Dynamický nákupní systém
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Dynamický nákupní systém je proces plně elektronického nákupu pro nákupy běžných plnění, jenž je po celou dobu svého trvání otevřen všem hospodářským subjektům, které splňují kritéria pro výběr a předložily předběžnou nabídku, jež splňuje požadavky zadávací dokumentace a případných doplňujících dokumentů. Předběžné nabídky mohou být kdykoli vylepšeny, pokud zůstanou v souladu se zadávací dokumentací.
2. Za účelem zavedení dynamického nákupního systému veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, které uvádí, že se jedná o dynamický nákupní systém, a které obsahuje odkaz na internetovou adresu, na níž se lze od uveřejnění oznámení až do ukončení systému volně, přímo a v plném rozsahu seznámit se zadávací dokumentací a případnými doplňujícími dokumenty.
V zadávací dokumentaci zadavatelé uvedou mimo jiné povahu předpokládaných nákupů v rámci tohoto systému, jakož i všechny nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému zařízení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickou specifikaci.
3. Po celou dobu trvání dynamického nákupního systému umožňují veřejní zadavatelé všem hospodářským subjektům, aby předložily předběžnou nabídku, a byly tak přijaty do systému za podmínek podle odstavce 1. Veřejní zadavatelé tyto předběžné nabídky vyhodnotí nejpozději do patnácti dnů ode dne jejich podání. Tuto lhůtu k vyhodnocení však mohou prodloužit, není-li mezitím vyhlášena výzva k podávání nabídek.
Veřejný zadavatel informuje uchazeče co nejdříve o jeho přijetí do dynamického nákupního systému nebo o odmítnutí jeho nabídky.
4. Předmětem výzvy k podávání nabídek musí být každá zvláštní veřejná zakázka. Před jejím vyhlášením uveřejní veřejní zadavatelé zjednodušené oznámení o zahájení zadávacího řízení, jímž všechny hospodářské subjekty, jež mají zájem, vyzvou k podání předběžné nabídky ve lhůtě, jež činí alespoň patnáct dnů ode dne odeslání tohoto zjednodušeného oznámení. Veřejní zadavatelé zahájí fázi podávání nabídek až poté, co vyhodnotí všechny předběžné nabídky doručené v této lhůtě.
Veřejní zadavatelé poté vyzvou všechny uchazeče přijaté do systému, aby v přiměřené lhůtě podali nabídku. Veřejnou zakázku zadají uchazeči, který podle kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení pro zavedení dynamického nákupního systému, podá ekonomicky nejvýhodnější nabídku. Tato kritéria mohou být případně upřesněna ve výzvě k podávání nabídek.
5. Dynamický nákupní systém nesmí trvat déle než čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné a náležitě odůvodněné případy.
Veřejní zadavatelé nesmějí tento systém používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval.
Hospodářským subjektům, které projeví zájem, ani účastníkům systému nesmějí být účtovány žádné poplatky.
Článek 132
Soutěžní dialog
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Jedná-li se o zvláště složitou veřejnou zakázku, může veřejný zadavatel použít soutěžní dialog podle článku 29 směrnice 2004/18/ES, pokud usoudí, že přímé použití otevřeného řízení ani stávajících pravidel užšího řízení neumožní zakázku zadat ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
Veřejná zakázka je považována za zvláště složitou, není-li veřejný zadavatel objektivně s to ani definovat technické prostředky, které by mohly odpovídat jeho potřebám nebo cílům, ani stanovit právní nebo finanční aspekty projektu.
2. Veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž uvedou své potřeby a požadavky, a tyto definují v samotném oznámení nebo v popisu.
3. Se zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr podle článku 146, zahájí veřejní zadavatelé dialog, při němž jsou určeny a definovány prostředky, které co nejlépe vyhoví jejich potřebám.
V průběhu tohoto dialogu zajistí veřejní zadavatelé rovnost zacházení se všemi uchazeči a důvěrnost navrhovaných řešení či jiných informací, jež zájemci při dialogu předloží, neobdrží-li souhlas těchto zájemců k jejich šíření.
Stanoví-li takovou možnost oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo popis, mohou veřejní zadavatelé určit, že řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby byl na základě kritérií pro zadání, která jsou uvedena v uvedeném oznámení či popisu, snížen počet řešení projednávaných ve fázi dialogu.
4. Veřejní zadavatelé vyrozumí účastníky o ukončení dialogu a následně je vyzvou, aby na základě jednoho či více řešení, jež byla v průběhu dialogu předložena a specifikována, podali své konečné nabídky. Tyto nabídky musí uvádět všechny náležitosti požadované a nutné pro uskutečnění projektu.
Na žádost veřejného zadavatele lze tyto nabídky vyjasnit, upřesnit a doladit, aniž by tím ovšem došlo k takové změně základních aspektů nabídky nebo výzvy k podávání nabídek, jež by mohla narušit hospodářskou soutěž nebo by měla diskriminační účinek.
Na žádost veřejného zadavatele může být uchazeč, jehož nabídka je považována za ekonomicky nejvýhodnější, požádán, aby vyjasnil určité aspekty své nabídky nebo potvrdil závazky v ní uvedené, za podmínky, že tím nedojde ke změně podstatných aspektů nabídky nebo dokumentace k zadávacímu řízení ani k narušení hospodářské soutěže či k diskriminaci.
5. Veřejní zadavatelé mohou stanovit, že budou účastníkům dialogu uhrazeny určité ceny nebo platby.
Článek 133
Společné zadávání veřejných zakázek
(Článek 104 finančního nařízení)
V případě společného zadávacího řízení jednoho orgánu a veřejného zadavatele nebo zadavatelů z jednoho či více členských států, států ESVO či zemí kandidujících na vstup do Unie se použijí procesní pravidla platná pro tento orgán.
V případě, že podíl z celkové předpokládané hodnoty veřejné zakázky, jenž připadá na veřejného zadavatele z členského státu nebo jejž tento zadavatel spravuje, činí alespoň 50 %, nebo v jiných řádně odůvodněných případech může orgán rozhodnout, že se použijí procesní pravidla platná pro tohoto veřejného zadavatele z členského státu, lze-li tato pravidla považovat za rovnocenná předpisům platným pro tento orgán.
Orgán a veřejný zadavatel z členského státu, státu ESVO či země kandidující na vstup do Unie, kteří se podílejí na společném zadávacím řízení, se dohodnou zejména na bližších podrobnostech k vyhodnocování žádostí o účast nebo nabídek, zadání veřejné zakázky, právu rozhodnému pro tuto zakázku a soudu příslušnému pro řešení sporů.
Článek 134
Použití jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud v otevřeném nebo užším řízení po ukončení původního řízení nebyla předložena žádná či žádná vhodná nabídka nebo žádná žádost o účast, za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky veřejné zakázky, jež jsou specifikovány v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138;
b)
pokud z technických či uměleckých důvodů nebo z důvodů ochrany výhradních práv může být veřejná zakázka zadána pouze určitému hospodářskému subjektu;
c)
pokud z mimořádně naléhavých důvodů způsobených nepředvídatelnými událostmi, za něž veřejný zadavatel neodpovídá, nelze dodržet lhůty stanovené pro ostatní řízení a uvedené v článcích 152, 153 a 154;
d)
má-li být v návaznosti na soutěž o návrh zadána veřejná zakázka na služby, jež musí být podle použitelných pravidel zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců; v posledním uvedeném případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
e)
v případě dodatečných služeb či stavebních prací, s nimiž nepočítal původně zamýšlený projekt ani původní smlouva na veřejnou zakázku a které se následkem nepředvídatelných okolností staly nezbytnými k provedení služeb nebo stavebních prací za podmínek podle odstavce 2;
f)
v případě nových služeb či stavebních prací, jimiž mají být opakovány podobné služby či stavební práce, které tentýž veřejný zadavatel zadal hospodářskému subjektu v rámci původní veřejné zakázky, za předpokladu, že tyto služby či stavební práce odpovídají základnímu projektu a že tento projekt byl předmětem původní veřejné zakázky, jež byla zadána v otevřeném nebo užším řízení za podmínek podle odstavce 3;
g)
v případě veřejných zakázek na dodávky:
i)
v případě dodatečných dodávek určených buď k částečné náhradě běžných nebo k rozšíření stávajících dodávek zboží či zařízení, pokud by změna dodavatele nutila veřejného zadavatele pořídit zařízení s jinými technickými vlastnostmi, což by mělo za následek neslučitelnost nebo nepřiměřené technické potíže při používání a údržbě; doba účinnosti příslušných smluv nesmí přesáhnout tři roky,
ii)
pokud jsou výrobky vyrobeny pouze pro účely výzkumu, pokusů, studií nebo vývoje, s výjimkou testů obchodní realizace a výroby velkého rozsahu s cílem pokrýt náklady na výzkum a vývoj,
iii)
v případě dodávek kotovaných a nakupovaných na komoditní burze,
iv)
v případě zvláště výhodných nákupů buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
v případě veřejných zakázek na nemovitosti po předchozím průzkumu místního trhu;
i)
v případě veřejných zakázek na právní služby podle nomenklatury CPV za předpokladu, že jsou tyto zakázky náležitě vyhlášeny;
j)
v případě veřejných zakázek, jež orgán nebo jím pověřený subjekt označí za tajné, nebo v případě veřejných zakázek, jejichž plnění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, v souladu s platnými správními předpisy, nebo pokud to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie.
2. V případě dodatečných služeb a stavebních prací podle odst. 1 písm. e) mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení za podmínky, že bude veřejná zakázka zadána poskytovateli či zhotoviteli, jenž bude zakázku plnit v některém z těchto případů:
a)
pokud tyto dodatečné veřejné zakázky nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto služby či stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou bezpodmínečně nutné pro její dokončení.
Souhrnná hodnota dodatečných veřejných zakázek nesmí přesáhnout 50 % hodnoty původní veřejné zakázky.
3. V případech podle tohoto článku odst. 1 písm. f) musí být možnost použít jednací řízení uvedena již při zahájení soutěže na první činnost; při výpočtu finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 je třeba vycházet z celkové předpokládané hodnoty následných služeb či stavebních prací. Toto řízení lze použít pouze během provádění původní smlouvy na veřejnou zakázku a nejpozději během tří let od jejího podpisu.
Článek 135
Použití jednacího řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud byly v ukončeném otevřeném či užším řízení nebo soutěžním dialogu podány nabídky, jež jsou zejména z hlediska kritérií pro výběr či zadání zakázky neregulérní nebo nepřijatelné, a to za předpokladu, že původní podmínky zakázky stanovené v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138 nejsou podstatně změněny; tím není dotčeno použití odstavce 2 tohoto článku;
b)
ve výjimečných případech, jedná-li se o stavební práce, dodávky nebo služby, jejichž povaha nebo rizika s nimi spojená neumožňují, aby uchazeč stanovil předem celkovou cenu;
c)
pokud je povaha zadávané služby - zejména v případě finančních a intelektuálních služeb - taková, že zadávací dokumentaci k veřejné zakázce nelze vypracovat s dostatečnou přesností, jež by umožnila zakázku zadat výběrem nejlepší nabídky podle pravidel, jimiž se řídí otevřené nebo užší řízení;
d)
u veřejných zakázek na stavební práce, jsou-li tyto práce prováděny výlučně pro účely výzkumu, testování nebo vývoje, a nikoli s cílem dosažení zisku nebo pokrytí nákladů na výzkum a vývoj;
e)
u veřejných zakázek na služby uvedené v příloze II B směrnice 2004/18/ES s výhradou čl. 134 odst. 1 písm. i) a j) a čl. 134 odst. 2 tohoto nařízení;
f)
u veřejných zakázek na služby ve výzkumu a vývoji, jejichž výsledky nepřipadají výlučně veřejnému zadavateli k využití při vlastní činnosti, a to za podmínky, že veřejný zadavatel poskytovanou službu hradí v plném rozsahu;
g)
u veřejných zakázek na služby v oblasti nabývání, rozvoje, výroby nebo koprodukce programových materiálů určených k vysílání rozhlasových a televizních stanic a zakázek na vysílací čas.
2. V případech podle odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé od uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení upustit, pokud do jednacího řízení zahrnou všechny uchazeče a pouze ty uchazeče, kteří splňují kritéria pro výběr a v předchozím řízení podali nabídky v souladu s formálními požadavky zadávacího řízení.
Článek 136
Řízení s výzvou k projevení zájmu
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena ustanovení článků 134 a 135, mohou veřejní zadavatelé použít výzvu k projevení zájmu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nepřesahuje částku podle čl. 170 odst. 1, za účelem:
a)
předběžného výběru zájemců, kteří budou v budoucnu oslovováni na základě užších výzev k podávání nabídek, nebo
b)
sestavení seznamu prodejců, kteří budou vyzváni k předložení žádosti o účast nebo k podání nabídky.
2. Seznam vypracovaný na základě výzvy k projevení zájmu platí po následující období:
a)
v případě podle tohoto článku odst. 1 písm. a) nejdéle tři roky ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a);
b)
v případě sestavování seznamu prodejců podle tohoto článku odst. 1 písm. b) nejdéle pět let ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a).
Seznam podle prvního pododstavce může obsahovat dílčí seznamy.
Kdykoli během doby platnosti seznamu - s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období - mohou všechny osoby, jež mají zájem, podat přihlášku.
3. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny zájemce nebo prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby:
a)
v případě podle odst. 1 písm. a) podali nabídku nebo
b)
v případě seznamu podle odst. 1 písm. b) podali:
i)
nabídku včetně dokumentů, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, nebo
ii)
dokumenty, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, a v následné fázi aby podali nabídku prodejci, kteří se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v kritériích pro vyloučení a splňují kritéria pro výběr.
Článek 137
Veřejné zakázky nízké hodnoty
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky nízké hodnoty do výše 60 000 EUR lze zadat v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, jehož se účastní alespoň tři zájemci.
Obdrží-li veřejný zadavatel po jednacím řízení s těmito zájemci pouze jedinou administrativně a technicky platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro její zadání.
2. Veřejné zakázky velmi nízké hodnoty do 15 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. Platby výdajových položek do výše 1 000 EUR lze provést na základě faktur bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 138
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení obsahuje alespoň:
a)
výzvu k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu v řízení podle článku 132;
b)
připojenou zadávací dokumentaci nebo - v případě soutěžního dialogu podle článku 132 - popis potřeb a požadavků veřejného zadavatele či odkaz na internetovou adresu, kde se lze se zadávací dokumentací či popisem seznámit;
c)
návrh smlouvy zpracovaný podle vzorové smlouvy.
První pododstavec písm. c) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
Dokumentace k zadávacímu řízení odkazuje na vyhlášení podle článků 123 až 126.
2. Výzva k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu musí alespoň:
a)
specifikovat pravidla, jimiž se řídí podoba a podávání nabídek, včetně zejména dne a hodiny, kdy končí lhůta k podávání nabídek, požadavků na vyplnění standardního dotazníku, dokumentů, které je třeba přiložit, včetně dokladů o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti podle článku 146, nejsou-li tyto doklady specifikovány v oznámení o zahájení zadávacího řízení, a včetně adresy, na niž mají být nabídky zasílány;
b)
uvést, že podání nabídky znamená přijetí zadávací dokumentace podle odstavce 1, k níž se nabídka vztahuje, a že je zhotovitel, dodavatel či poskytovatel, jemuž bude veřejná zakázka zadána, během jejího plnění svou nabídkou vázán;
c)
specifikovat dobu, po kterou nabídka zůstává v platnosti a nesmí být v žádném ohledu měněna;
d)
stanovit zákaz jakéhokoli styku mezi veřejným zadavatelem a uchazečem během celého řízení, kromě výjimečných případů za podmínek v článku 160; je-li stanovena kontrola na místě, musí výzva specifikovat podmínky kontroly;
e)
v případě soutěžního dialogu specifikovat datum a adresu pro zahájení fáze jednání.
3. Zadávací dokumentace musí alespoň:
a)
specifikovat kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr zakázky, s výjimkou případů, kdy se jedná o soutěžní dialog, užší či jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135; v těchto případech se kritéria uvádějí pouze v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu;
b)
specifikovat kritéria pro zadání a jejich relativní váhy, nebo případně sestupné pořadí důležitosti těchto kritérií, nevyplývá-li tato informace z oznámení o zahájení zadávacího řízení;
c)
stanovit technické podmínky podle článku 139;
d)
uvést minimální požadavky, jež musí splňovat varianty v řízeních podle čl. 149 odst. 2, v jejichž rámci je veřejná zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, pokud veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedl, že jsou varianty povoleny;
e)
uvést, že se použije protokol o výsadách a imunitách Evropské unie nebo případně Vídeňská úmluva o diplomatických stycích či Vídeňská úmluva o konzulárních stycích;
f)
specifikovat způsob, jakým je dokládán přístup k veřejným zakázkám podle článku 172;
g)
v případě dynamických nákupních systémů podle článku 131 specifikovat povahu zamýšlených nákupů a veškeré nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému vybavení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickým specifikacím.
4. Vzorová smlouva zejména:
a)
specifikuje náhradu stanovené škody za nedodržení smluvních ustanovení;
b)
specifikuje údaje, jež musí obsahovat faktury nebo odpovídající podklady podle článku 102;
c)
stanoví, že jsou-li veřejným zadavatelem orgány, je právem rozhodným pro veřejnou zakázku právo Unie, popřípadě doplněné o vnitrostátní právo uvedené ve smlouvě na tuto zakázku;
d)
specifikuje soud příslušný pro případ sporu.
V případě veřejných zakázek podle čl. 121 odst. 1 může návrh smlouvy pro účely prvního pododstavce písm. c) tohoto odstavce odkazovat výlučně na vnitrostátní právní předpisy.
5. Veřejní zadavatelé mohou po uchazeči požadovat údaje o té části zakázky, kterou má uchazeč v úmyslu zadat subdodavatelům, a o totožnosti těchto subdodavatelů. Nad rámec informací podle článku 143 může veřejný zadavatel požadovat, aby zájemce nebo uchazeč předložili informace o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti předpokládaných subdodavatelů podle článků 146, 147 a 148, zejména v případech, tvoří-li subdodávky významnou součást veřejné zakázky.
Článek 139
Technické podmínky
(Článek 105 finančního nařízení)
1. K technickým podmínkám musí mít všichni zájemci a uchazeči rovný přístup a tyto podmínky nesmí vytvářet neodůvodněné překážky soutěži o veřejné zakázky.
Technické podmínky vymezují požadované vlastnosti výrobku, služby, materiálu nebo stavební práce s ohledem na účel, jejž mají pro veřejného zadavatele splňovat.
2. Vlastnosti uvedené v odstavci 1 zahrnují:
a)
úrovně kvality;
b)
environmentální výkonnost;
c)
kdykoli je to možné, kritéria přístupnosti pro osoby se zdravotním postižením nebo řešení pro všechny uživatele;
d)
úrovně a postupy posuzování shody;
e)
způsobilost k použití;
f)
bezpečnost nebo rozměry, včetně požadavků na prodejní názvy a návody k použití v případě dodávek a na terminologii, symboly, přezkoušení a zkušební metody, balení, značení a štítkování a výrobní postupy a metody v případě všech zakázek;
g)
u veřejných zakázek na stavební práce postupy týkající se zabezpečování kvality, pravidla projektu a kalkulace nákladů, podmínky pro zkoušku, kontrolu a přejímku prací, techniky či metody výstavby a všechny ostatní technické podmínky, které veřejný zadavatel může stanovit v obecných nebo zvláštních předpisech v souvislosti s dokončovacími pracemi a materiály nebo prvky, ze kterých se skládají.
3. Technické podmínky jsou formulovány:
a)
odkazem na evropské normy, evropská technická schválení, případné společné technické specifikace, mezinárodní normy nebo jiné technické referenční systémy, jež vypracovaly evropské normalizační subjekty, nebo - pokud tyto neexistují - jejich vnitrostátní ekvivalenty; každý odkaz je opatřen výrazem „nebo rovnocenný“;
b)
jako požadavky na výkon nebo funkci, jež mohou zahrnovat environmentální charakteristiky a musí být dostatečně podrobné, aby uchazeči umožňovaly určit účel veřejné zakázky a veřejnému zadavateli tuto zakázku zadat;
c)
kombinací obou metod.
4. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti odkázat na podmínky podle odst. 3 písm. a), nemohou nabídku odmítnout z důvodu, že tyto podmínky nesplňuje, pokud uchazeč nebo zájemce ke spokojenosti veřejného zadavatele vhodnými prostředky prokáže, že nabídka stanovené požadavky splňuje rovnocenným způsobem.
Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
5. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti podle odst. 3 písm. b) a stanoví-li podmínky formou požadavků na výkon nebo funkci, nemohou odmítnout nabídku, která je v souladu s vnitrostátní normou, jež provádí evropskou normu, s evropským technickým schválením, společnými technickými podmínkami, mezinárodní normou nebo jiným technickým referenčním systémem, který vypracoval evropský normalizační subjekt, pokud se tyto podmínky týkají nezbytných požadavků na výkon nebo funkci.
Uchazeč musí vhodnými prostředky ke spokojenosti veřejného zadavatele prokázat, že jeho nabídka splňuje požadavky na výkon nebo funkci, jež veřejný zadavatel stanovil. Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
6. Pokud veřejní zadavatelé stanoví environmentální charakteristiky formou požadavků na výkon nebo funkci, mohou použít detailní specifikace, jež jsou vymezeny prostřednictvím evropských, mezinárodních, vnitrostátních nebo jiných ekoznaček, nebo v případě potřeby části těchto specifikací, pokud jsou splněny následující podmínky:
a)
tyto specifikace jsou vhodné pro vymezení vlastností dodávek nebo služeb, které jsou předmětem veřejné zakázky;
b)
požadavky na značku jsou definovány na základě vědeckých informací;
c)
ekoznačky jsou přijímány postupem, kterého se mohou účastnit všechny zúčastněné strany, jako jsou vládní subjekty, spotřebitelé, výrobci, distributoři a ekologická sdružení;
d)
ekoznačky jsou přístupné všem subjektům, které mají zájem.
7. Veřejní zadavatelé mohou uvést, že u výrobků nebo služeb, které mají ekoznačku, se předpokládá, že splňují technické podmínky vymezené v dokumentaci k zadávacímu řízení. Akceptují jiné vhodné důkazy, jako například technickou dokumentaci výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu. Uznaným subjektem pro účely odstavce 4, 5 a 6 je zkušební a kalibrovací laboratoř nebo inspekční a certifikační subjekt, jenž splňuje platné evropské normy.
8. Kromě výjimečných případů, jež jsou řádně odůvodněny předmětem zakázky, nesmějí tyto podmínky obsahovat odkazy na konkrétní způsob výroby, zdroj, zvláštní postup, ochrannou známku, patent, typ, specifický původ ani výrobu, jejichž důsledkem by mohlo být zvýhodnění nebo vyloučení některých výrobků nebo hospodářských subjektů.
Nelze-li předmět veřejné zakázky definovat dostatečně přesně a srozumitelně, následuje za odkazem poznámka „nebo rovnocenný“.
Článek 140
Revize ceny
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení jednoznačně stanoví, musí-li být uvedena pevná a neměnná cena.
2. V opačném případě dokumentace k zadávacímu řízení stanoví podmínky nebo vzorce pro revizi ceny během trvání smlouvy. V takových případech musí veřejný zadavatel zohlednit zejména:
a)
předmět zadávacího řízení a hospodářskou situaci, v níž řízení probíhá;
b)
druh a dobu trvání úkolů a veřejné zakázky;
c)
své finanční zájmy.
Článek 141
Protiprávní jednání vedoucí k vyloučení
(Článek 106 finančního nařízení)
K případům uvedeným v čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení patří veškeré protiprávní jednání, jež poškozuje finanční zájmy Evropské unie, zejména:
a)
případy podvodu podle článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů Evropských společenství, stanovené aktem Rady ze dne 26. července 1995 (12);
b)
případy korupce podle článku 3 Úmluvy o boji proti korupci úředníků Evropských společenství nebo členských států Evropské unie vypracované aktem Rady ze dne 26. května 1997 (13);
c)
případy účasti na zločinném spolčení podle článku 2 rámcového rozhodnutí Rady 2008/841/SVV (14);
d)
případy praní peněz podle článku 1 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/60/ES (15);
e)
teroristické trestné činy, trestné činy spojené s teroristickými činnostmi a návod, pomoc a pokus k takovým trestným činům ve smyslu článků 1, 3 a 4 rámcového rozhodnutí Rady 2002/475/SVV (16).
Článek 142
Uplatnění kritérií pro vyloučení a délka vyloučení
(Články 106, 107, 108 a 109 finančního nařízení)
1. Při stanovování délky vyloučení přihlíží příslušný orgán v zájmu zásady proporcionality zejména k závažnosti skutkového stavu včetně jeho dopadu na finanční zájmy a pověst Unie, k době, jež uplynula, době trvání a opakování deliktu, úmyslu nebo stupni nedbalosti dotčeného subjektu a opatřením, jež tento subjekt přijal k nápravě situace.
Při stanovování doby vyloučení umožní příslušný orgán dotčenému zájemci nebo uchazeči, aby vyjádřil své stanovisko.
Stanoví-li orgány nebo subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení délku trvání vyloučení v souladu s platným právem, uplatní Komise tuto dobu až do maximálního rozsahu podle čl. 106 odst. 4 finančního nařízení. Doba uvedená v čl. 106 odst. 4 finančního nařízení je stanovena nejvýše na pět let a vypočítává se takto:
a)
ode dne právní moci rozhodnutí soudu v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) finančního nařízení;
b)
ode dne, kdy došlo k protiprávnímu jednání, nebo - v případě jeho pokračování nebo opakování - ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání ukončeno, v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, pokud se příslušné pochybení týká smluv na veřejné zakázky s daným orgánem.
Pro účely třetího pododstavce písm. b) platí, že je-li vážné profesní pochybení stanoveno rozhodnutím orgánu veřejné moci nebo mezinárodní organizace, je rozhodující den vydání tohoto rozhodnutí.
Dobu vyloučení lze prodloužit na deset let v případě, že do pěti let ode dne uvedeného v třetím pododstavci písm. a) a b) dojde k opakování deliktu, s výhradou odstavce 1.
2. Z účasti na zadávacím řízení a na řízení o udělení grantu jsou vyloučeni zájemci a uchazeči, kteří se nacházejí v některé ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a) a d) finančního nařízení.
Článek 143
Důkazy
(Články 106 a 107 finančního nařízení)
1. Zájemci a uchazeči předloží řádně datované a podepsané čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
Omezí-li však veřejný zadavatel v případě užšího řízení, soutěžního dialogu či jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení počet uchazečů, kteří mají být vyzváni k jednání nebo podání nabídky, předloží všichni tito uchazeči osvědčení podle odstavce 3.
V případě veřejných zakázek podle čl. 137 odst. 2 může veřejný zadavatel na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude prohlášení podle prvního pododstavce vyžadovat. Veřejný zadavatel může rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude toto prohlášení vyžadovat v případě veřejných zakázek podle čl. 265 odst. 1, čl. 267 odst. 1 a čl. 269 odst. 1, jejichž hodnota činí nejvýše 20 000 EUR.
2. Uchazeč, jemuž má být zadána veřejná zakázka, poskytne před podpisem smlouvy ve lhůtě, kterou veřejný zadavatel stanoví, důkaz podle odstavce 3 tohoto článku, jímž doloží prohlášení podle odstavce 1 tohoto článku, v těchto případech:
a)
u veřejných zakázek, jež zadávají orgány na vlastní účet a jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1;
b)
u veřejných zakázek v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle tohoto odstavce prvního pododstavce písm. a) a b), může veřejný zadavatel požádat uchazeče, jemuž má být veřejná zakázka zadána, aby předložil důkaz podle odstavce 3, má-li o tomto uchazeči pochybnosti, zdali se nenachází v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení.
3. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč, jemuž má být veřejná zakázka zadána, nenachází v žádné ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a), b) nebo e) finančního nařízení, akceptuje veřejný zadavatel aktuální výpis z trestního rejstříku, nebo - v případě jeho neexistence - aktuální rovnocenný doklad, jejž vydal soudní nebo správní orgán země původu nebo provenience a z nějž vyplývá, že jsou tyto požadavky splněny. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč nenachází v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nebo d) finančního nařízení, přijme veřejný zadavatel aktuální osvědčení, jež vydal příslušný orgán dotyčného státu.
V případě, že dokument či osvědčení podle odstavce 1 nejsou v dotyčné zemi vydávány, jakož i v ostatních případech vyloučení podle článku 106 finančního nařízení, lze tento dokument či osvědčení nahradit místopřísežným, nebo - v případě jeho neexistence - čestným prohlášením, jež zúčastněná osoba učiní před soudním či správním orgánem, notářem nebo příslušnou profesní organizací země svého původu nebo provenience.
4. V závislosti na vnitrostátních právních předpisech země, v níž je zájemce nebo uchazeč usazen, se dokumenty podle odstavců 1 a 3 týkají právnických nebo fyzických osob včetně - považuje-li to veřejný zadavatel za nezbytné - ředitelů podniků nebo jiných osob, jež jsou oprávněny za uchazeče či zájemce jednat či jej zastupovat, rozhodovat o něm nebo jej ovládat.
5. Mají-li veřejní zadavatelé pochybnosti o tom, zdali se zájemci nebo uchazeči nenacházejí v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení, mohou se sami obrátit na příslušné orgány podle odstavce 3 o informace, jež v dané situaci považují za nezbytné.
6. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemce nebo uchazeč předkládali důkazy podle odstavce 3, pokud mu již byly takové důkazy předloženy v rámci jiného zadávacího řízení, a za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů dosud neuplynul jeden rok a tyto dokumenty jsou stále platné.
V tomto případě předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení, že důkazy již byly předloženy v předchozím zadávacím řízení, a potvrdí, že se jeho situace nezměnila.
7. Na žádost veřejného zadavatele předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení předpokládaného subdodavatele, že se tento nenachází v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
V případě pochybností o tomto čestném prohlášení si veřejný zadavatel vyžádá důkazy podle odstavců 3 a 4. Případně se použije odstavec 5.
Článek 144
Ústřední databáze
(Článek 108 finančního nařízení)
1. Orgány, výkonné agentury a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, a o důvodech a délce jejich vyloučení.
Jedná-li se u těchto třetích osob o osoby právnické, předávají tyto orgány, výkonné agentury a subjekty Komisi rovněž údaje o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat a nacházejí se v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení.
Orgány a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení, pokud jednání těchto osob poškodilo finanční zájmy Unie, a dále - v případě, že se u těchto třetích osob jedná o právnické osoby - informace o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat; těmito informacemi jsou např.:
a)
informace o odsouzení;
b)
případně délka vyloučení ze zadávacích řízení.
2. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 určí osoby, jež jsou oprávněny předávat Komisi uvedené informace a přijímat od ní informace uložené v databázi.
V případě institucí, agentur, orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení zasílají určené osoby co nejdříve tyto informace účetnímu Komise a případně požádají o zápis údajů do databáze, jejich změnu nebo jejich odstranění z databáze.
V případě orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 2 finančního nařízení zasílají určené osoby do tří měsíců od vydání příslušného rozsudku požadované informace příslušné schvalující osobě v Komisi, jež odpovídá za dotčený program či akci.
Účetní Komise údaje do databáze zapíše, změní je nebo je z ní odstraní. Potvrzené údaje z databáze zasílá jednou měsíčně prostřednictvím zabezpečeného protokolu určeným osobám.
3. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 Komisi potvrdí, že údaje, které předaly, byly získány a předány v souladu se zásadami, jež stanoví nařízení (ES) č. 45/2001 a směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (17) o ochraně osobních údajů.
Zejména předem uvědomí všechny třetí osoby nebo osoby uvedené v odstavci 1, že jejich údaje mohou být zařazeny do databáze a že je Komise může předat určeným osobám uvedeným v odstavci 2. V případě potřeby předané informace po opravě, výmazu či změně aktualizují.
Každá osoba či každý subjekt, jejichž údaje jsou zapsány v databázi, mají na základě žádosti adresované účetnímu Komise právo být informovány o uchovávaných údajích, které se jich týkají.
4. Členské státy přijmou vhodná opatření, aby Komisi pomohly s efektivním řízením databáze podle směrnice 95/46/ES.
V dohodách s orgány třetích zemí a se všemi subjekty uvedenými v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení se stanoví přiměřené mechanismy k zajištění souladu s těmito ustanoveními a se zásadami ochrany osobních údajů.
Článek 145
Správní a finanční sankce
(Články 109 a 131 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčeno ukládání smluvních sankcí, mohou být zájemci, uchazeči, zhotovitelé, dodavatelé nebo poskytovatelé, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí, podvodu nebo závažného porušení svých smluvních povinností, vyloučeni z veškerých veřejných zakázek a grantů financovaných z rozpočtu Unie, a to na dobu nejvýše pěti let ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání - potvrzené v řízení o sporných otázkách s daným zájemcem, uchazečem, zhotovitelem, dodavatelem či poskytovatelem - zjištěno.
Tuto lhůtu lze prodloužit na deset let v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v prvním pododstavci dojde k opakování deliktu.
2. Uchazečům nebo zájemcům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí či podvodu, mohou být uloženy též finanční sankce ve výši 2 % až 10 % z celkové předpokládané hodnoty zadávané veřejné zakázky.
Zhotovitelům, dodavatelům či poskytovatelům, kteří závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti, mohou být uloženy finanční sankce ve výši 2 % až 10 % celkové hodnoty dané veřejné zakázky.
Tuto sazbu lze zvýšit na 4 % až 20 % v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v odst. 1 prvním pododstavci dojde k opakování protiprávního jednání.
3. Při stanovení správní nebo finanční sankce bere orgán do úvahy zejména skutečnosti uvedené v čl. 142 odst. 1.
Článek 146
Kritéria pro výběr
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel vypracuje jednoznačná a nediskriminační kritéria pro výběr.
2. Kritéria pro výběr se použijí ve všech zadávacích řízeních za účelem posouzení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče.
Veřejný zadavatel může stanovit minimální požadavky na způsobilost, při jejichž nesplnění nelze zájemce vybrat.
3. Každý uchazeč nebo zájemce může být vyzván, aby doložil své oprávnění k provedení veřejné zakázky podle vnitrostátního práva, např. zápisem v obchodním nebo profesním rejstříku, místopřísežným prohlášením nebo osvědčením, členstvím ve zvláštní organizaci, výslovným povolením nebo zápisem do rejstříku plátců daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“).
4. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvě k projevení zájmu nebo výzvě k podávání nabídek veřejní zadavatelé specifikují reference, jimiž mají uchazeči či zájemci doložit své postavení a právní způsobilost.
5. Rozsah informací, jež veřejný zadavatel požaduje k doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče, a minimální požadavky na kapacitu vyžadované v souladu s odstavcem 2 nesmí překračovat rámec předmětu veřejné zakázky a musí brát v úvahu oprávněné zájmy hospodářských subjektů, zejména pokud jde o ochranu technických a obchodních tajemství podniku.
6. Veřejný zadavatel se může na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude vyžadovat, aby dokládali svou finanční, hospodářskou, technickou a odbornou způsobilost, jedná-li se o tyto veřejné zakázky:
a)
veřejné zakázky, jež orgány zadávají na vlastní účet a jejichž hodnota nepřesahuje hodnotu podle čl. 137 odst. 1;
b)
veřejné zakázky zadávané v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
Rozhodne-li se veřejný zadavatel, že nebude po zájemcích nebo uchazečích požadovat doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti, není vyplaceno předběžné financování, jestliže není poskytnuta finanční jistota v rovnocenné výši.
Článek 147
Hospodářská a finanční způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Hospodářskou a finanční způsobilost lze doložit zejména jedním či několika těmito doklady:
a)
vhodnými výpisy z bank nebo případně dokladem o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu povolání;
b)
finančními výkazy za nejvýše tři poslední roky, za něž bylo uzavřeno účetnictví;
c)
výkazem celkového obratu a obratu ze stavebních prací, dodávek nebo služeb, jež jsou předmětem veřejné zakázky, a to za nejvýše tři poslední účetní období, která jsou k dispozici.
2. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemci nebo uchazeči předkládali doklady podle odstavce 1, pokud mu již byly tyto doklady předloženy v rámci jiného zadávacího řízení a nadále splňují požadavky odstavce 1.
Pokud z výjimečného důvodu, který veřejný zadavatel považuje za oprávněný, není uchazeč nebo zájemce s to předložit požadované reference, může svou hospodářskou a finanční způsobilost doložit jiným způsobem, který veřejný zadavatel považuje za vhodný.
3. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Veřejný zadavatel může vyžadovat, aby hospodářský subjekt a subjekty uvedené v prvním pododstavci ručily za provedení veřejné zakázky společně.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
Článek 148
Technická a odborná způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Technická a odborná způsobilost hospodářských subjektů je vyhodnocována a ověřována v souladu s odstavci 2 a 3. V zadávacích řízeních, jejichž předmětem jsou dodávky vyžadující umísťovací nebo instalační práce, poskytování služeb a/nebo provádění stavebních prací, se tato způsobilost posuzuje zejména s přihlédnutím k jejich know-how, efektivnosti, zkušenostem a spolehlivosti.
2. V závislosti na povaze, množství či rozsahu a účelu dodávek, služeb nebo stavebních prací lze technickou a odbornou způsobilost hospodářských subjektů doložit jedním či více následujícími dokumenty:
a)
dokladem o vzdělání a odborné kvalifikaci poskytovatele služeb nebo zhotovitele díla a/nebo členů vedení podniku, zejména osoby či osob, které jsou odpovědné za poskytování služeb nebo provádění stavebních prací;
b)
seznamem:
i)
hlavních služeb a dodávek, jež byly poskytnuty a provedeny za poslední tři roky, s uvedením částek, termínů a veřejných nebo soukromých odběratelů,
ii)
stavebních prací provedených za posledních pět let s uvedením částek, termínů a místa provedení;
c)
popisem technického zařízení, nástrojů a závodu, jež mají být při plnění veřejné zakázky na služby nebo stavební práce použity;
d)
popisem technického zařízení a opatření, jež mají zajišťovat kvalitu dodávek a služeb, a popisem vybavení podniku pro studium a výzkum;
e)
přehledem zúčastněných techniků nebo technických útvarů bez ohledu na to, zda patří přímo k podniku či nikoli, zvláště těch, kteří/které odpovídají za řízení kvality;
f)
v případě dodávek: vzorky, popisy nebo autentickými fotografiemi a/nebo osvědčeními, která vystavily oficiální ústavy pro kontrolu kvality nebo uznávané agentury a která potvrzují shodu výrobků se zadávací dokumentací nebo platnými normami;
g)
přehledem průměrného ročního počtu zaměstnanců a počtu vedoucích pracovníků poskytovatele služby nebo zhotovitele díla za poslední tři roky;
h)
uvedením části veřejné zakázky, kterou poskytovatel služeb případně zamýšlí zadat subdodavatelům;
i)
u veřejných zakázek na stavební práce a služby a pouze ve vhodných případech lze způsobilost prokázat přehledem opatření v oblasti environmentálního řízení, jež bude hospodářský subjekt schopen při plnění zakázky uplatňovat.
Jsou-li veřejnému zadavateli poskytovány služby či dodávky uvedené v prvním pododstavci písm. b) bodu i), předloží hospodářské subjekty osvědčení o výkonnosti, která vydal nebo spolupodepsal příslušný orgán.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) bodu ii) jsou k seznamu nejvýznamnějších stavebních zakázek připojena osvědčení o řádném provedení, která uvádějí, zda byly tyto zakázky provedeny odborně a v plném rozsahu.
3. Jsou-li služby nebo dodávky, které mají být poskytovány, náročné nebo jsou výjimečně požadovány pro zvláštní účel, lze technickou a odbornou způsobilost doložit při kontrole, kterou provede veřejný zadavatel nebo jeho jménem příslušný úřední subjekt země, v níž je poskytovatel služby či dodavatel usazen, s výhradou souhlasu tohoto subjektu. Předmětem této kontroly je technická způsobilost dodavatele a výrobní kapacita a v případě nutnosti též jeho vybavení pro studium a výzkum a opatření ke kontrole kvality.
4. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality, jež vycházejí z příslušných sérií evropských norem, které certifikovaly schválené subjekty. Veřejní zadavatelé však akceptují rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních k zajištění kvality, jež jim předloží hospodářské subjekty, které nemají k takovýmto osvědčením přístup nebo možnost je získat v příslušné lhůtě.
5. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje požadavky určitých systémů či norem environmentálního řízení, odkážou na systém pro environmentální řízení podniků a audit v Unii uznávaný v souladu s článkem 45 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1221/2009 (18) nebo na jiné normy environmentálního řízení, jež vycházejí z příslušných evropských nebo mezinárodních norem schválených subjektů. Veřejní zadavatelé uznávají též rovnocenná osvědčení, jež vydaly subjekty usazené v jiných členských státech. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních v oblasti environmentálního řízení.
6. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů uvedené v čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
7. V případě veřejných zakázek na stavební práce, služby nebo umísťovací a instalační práce v rámci veřejných zakázek na dodávky může veřejný zadavatel požadovat, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo sám uchazeč nebo - v případech, kdy nabídku podává seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 6 - člen tohoto seskupení.
8. Veřejní zadavatelé mohou dospět k závěru, že hospodářské subjekty nebudou veřejnou zakázku plnit v souladu s náležitou normou kvality, jestliže zjistí, že tyto subjekty sledují vzájemně neslučitelné zájmy, jež mohou negativně ovlivnit plnění zakázky.
Článek 149
Postupy a kritéria pro zadávání veřejných zakázek
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčen článek 107 finančního nařízení, jsou veřejné zakázky zadávány jedním z následujících způsobů:
a)
automatickým výběrem nabídky, kdy je zakázka zadána nabídce, která je v pořádku, splňuje všechny stanovené podmínky a uvádí nejnižší cenu;
b)
výběrem ekonomicky nejvýhodnější nabídky.
2. Při zjišťování ekonomicky nejvýhodnější nabídky veřejný zadavatel zohledňuje nabídnutou cenu a další kvalitativní kritéria daná předmětem veřejné zakázky, jako jsou technické přednosti, estetické a funkční vlastnosti, environmentální charakteristiky, provozní náklady, rentabilita, výrobní nebo dodací lhůty, servis a technická pomoc. Veřejný zadavatel může stanovit minimální úroveň kvality. Nabídky, jež této úrovně nedosahují, jsou odmítnuty.
3. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, zadávací dokumentaci nebo popisu veřejný zadavatel uvede váhy, jež bude při určování ekonomicky nejvýhodnější nabídky na jednotlivá kritéria aplikovat. Tyto váhy lze vyjádřit pomocí intervalu s vhodným maximálním rozpětím.
Váhy použité na cenu nesmí při výběru zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vést ke ztrátě významu ceny ve vztahu k ostatním kritériím; tím nejsou dotčeny stupnice, jež orgán stanovil pro odměňování určitých služeb, např. služeb odborníků na hodnocení.
Nelze-li ve výjimečných případech váhy technicky aplikovat, zejména vzhledem k předmětu veřejné zakázky, uvede veřejný zadavatel pouze použití kritérií sestupně podle důležitosti.
Článek 150
Používání elektronických aukcí
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou využívat elektronických aukcí, při nichž jsou prezentovány nové ceny upravené směrem dolů a/nebo nové hodnoty určitých parametrů v nabídkách.
Pro účely prvního pododstavce používají veřejní zadavatelé opakovaný elektronický postup (elektronickou aukci), který probíhá po počátečním komplexním vyhodnocení nabídek a na jehož základě lze pomocí metod automatického hodnocení sestavit pořadí nabídek.
2. V otevřeném, užším nebo jednacím řízení v případě podle čl. 135 odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že před zadáním veřejné zakázky bude provedena elektronická aukce, lze-li k této zakázce zpracovat přesnou zadávací dokumentaci.
Za stejných podmínek lze elektronickou aukci provést při opětovném vyhlášení soutěže pro strany rámcové smlouvy podle čl. 122 odst. 3 písm. b) a při vyhlášení soutěže na veřejné zakázky, jež mají být zadány v rámci dynamického nákupního systému podle článku 131.
Elektronická aukce je založena buď pouze na cenách, v kterémžto případě je veřejná zakázka zadávána nabídce uvádějící nejnižší cenu, nebo na cenách a/nebo hodnotách parametrů nabídek uvedených v zadávací dokumentaci, v kterémžto případě je zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
3. Veřejní zadavatelé, kteří rozhodnou o provedení elektronické aukce, uvedou tuto skutečnost v oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Zadávací dokumentace obsahuje mimo jiné tyto údaje:
a)
parametry, jejichž hodnoty budou předmětem elektronické aukce, jsou-li tyto parametry kvantifikovatelné a lze-li je vyjádřit v číslech nebo v procentech;
b)
případné limity pro nabízené hodnoty, jež vyplývají ze zadávací dokumentace k veřejné zakázce;
c)
informace, jež budou uchazečům poskytnuty v průběhu elektronické aukce, a případně kdy jim budou poskytnuty;
d)
relevantní informace o průběhu elektronické aukce;
e)
podmínky, za nichž budou moci uchazeči při aukci podávat nabídky, a zejména nejmenší rozdíly, jež budou při podávání nabídek případně vyžadovány;
f)
relevantní informace o použitém elektronickém zařízení a způsobech a technických podmínkách připojení.
4. Před zahájením elektronické aukce provedou veřejní zadavatelé první komplexní vyhodnocení nabídek v souladu s kritérii pro zadání zakázky a se stanovenými vahami.
Uchazeči, kteří podají vyhovující nabídky, jsou elektronickými prostředky všichni současně vyzváni, aby nabídli nové ceny a/nebo nové hodnoty; výzva obsahuje všechny podstatné informace o individuálním připojení k použitému elektronickému zařízení a uvádí datum a hodinu zahájení elektronické aukce. Elektronická aukce může probíhat v několika navazujících kolech. Nesmí být zahájena dříve než dva pracovní dny po dni, kdy byly výzvy rozeslány.
5. Má-li být veřejná zakázka zadána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, obsahuje výzva i výsledek komplexního vyhodnocení nabídky dotyčného uchazeče, jež bylo provedeno v souladu s vahami podle čl. 149 odst. 3 prvního pododstavce.
Výzva uvádí rovněž matematický vzorec, který se při elektronické aukci použije k určení automatických změn v pořadí, k nimž bude docházet v důsledku podávání nabídek na nové ceny či hodnoty. Tento vzorec obsahuje váhy všech kritérií stanovených pro určení ekonomicky nejvýhodnější nabídky, které jsou uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci. Za tímto účelem však musí být případné intervaly předem zredukovány na konkrétní hodnoty.
Jsou-li povoleny varianty, je pro každou variantu stanoven zvláštní vzorec.
6. V jednotlivých kolech elektronické aukce sdělují veřejní zadavatelé neprodleně všem uchazečům alespoň informace, které jim umožní se kdykoli seznámit se svým pořadím. Mohou sdělovat i další informace o jiných nabídnutých cenách či hodnotách, pokud je to uvedeno v zadávací dokumentaci. Mohou též kdykoli sdělovat počet účastníků v daném kole aukce. V žádném případě však nesmějí v žádném kole elektronické aukce zveřejňovat totožnost uchazečů.
7. Veřejní zadavatelé elektronickou aukci ukončují jedním nebo více uvedenými způsoby:
a)
ukončí aukci v termínu (datum a hodina), jejž předem uvedli ve výzvě k účasti na aukci;
b)
ukončí aukci, pokud již nedostávají nabídky na nové ceny či hodnoty, které splňují požadavky na nejmenší rozdíly;
c)
ukončí aukci, pokud proběhl počet kol aukce stanovený ve výzvě k účasti na aukci.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) stanoví veřejní zadavatelé ve výzvě k účasti na aukci lhůtu, po jejímž uplynutí od podání poslední nabídky elektronickou aukci ukončí.
Rozhodnou-li se veřejní zadavatelé ukončit elektronickou aukci způsobem podle prvního pododstavce písm. c), případně v kombinaci se způsobem podle prvního pododstavce písm. b), uvádí výzva k účasti na aukci časový rozvrh jednotlivých kol aukce.
8. Po ukončení elektronické aukce veřejní zadavatelé zadají veřejnou zakázku podle článku 149 v souladu s výsledky této aukce.
Veřejní zadavatelé nesmějí elektronických aukcí zneužívat ani je používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval nebo měnil předmět veřejné zakázky, jenž byl stanoven v uveřejněném oznámení o zahájení zadávacího řízení a v zadávací dokumentaci.
Článek 151
Neobvykle nízké nabídky
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Zdá-li se být nabídka v případě určité veřejné zakázky neobvykle nízká, vyžádá si veřejný zadavatel předtím, než nabídku odmítne pouze z tohoto důvodu, písemné upřesnění jejích hlavních parametrů, jež považuje za podstatné; při následném ověření těchto parametrů vychází z vysvětlení, jež mu strany poskytnou. Toto upřesnění se může týkat zejména souladu s předpisy o ochraně zaměstnanců a pracovních podmínkách platnými v místě, kde mají být stavební práce, služby či dodávky prováděny.
Veřejný zadavatel může vzít v úvahu zejména vysvětlení, která se týkají:
a)
hospodářských aspektů výrobního postupu, poskytování služeb nebo stavebních postupů;
b)
zvolených technických řešení nebo výjimečně příznivých podmínek, které má uchazeč k dispozici;
c)
původnosti nabídky.
2. Pokud veřejný zadavatel zjistí, že je nabídka neobvykle nízká z důvodu poskytnuté státní podpory, může tuto nabídku odmítnout pouze z tohoto důvodu, jen pokud uchazeč není schopen v přiměřené lhůtě, kterou zadavatel stanoví, prokázat, že dotyčná podpora byla poskytnuta s konečnou platností v souladu s postupy a rozhodnutími, jež stanoví pravidla Unie v oblasti státní podpory.
Článek 152
Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé stanoví pevné a konečné lhůty v kalendářních dnech pro doručení nabídek a žádostí o účast. Tyto lhůty jsou dostatečně dlouhé, aby umožnily osobám, jež mají zájem, přiměřenou a dostatečnou dobu na přípravu a podání nabídek, a zohledňují zejména náročnost veřejné zakázky, nezbytnost provést prohlídku na místě nebo nahlédnout na místě do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci.
2. V otevřeném řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 52 dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. V užším řízení, v případech použití soutěžního dialogu podle článku 132 a v jednacím řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 37 dní ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
V užším řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 40 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
V řízení po uveřejnění výzvy k projevení zájmu podle čl. 136 odst. 1 však tato lhůta činí:
a)
alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o řízení podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu i); lhůta se počítá ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek;
b)
alespoň 10 dní pro doručení žádostí o účast a alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o dvoufázové řízení podle čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu ii).
4. Jestliže veřejní zadavatelé v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, v souladu s čl. 123 odst. 2 odešlou předběžné oznámení o veřejné zakázce k uveřejnění nebo jej sami uveřejní na svém profilu kupujícího, může být lhůta pro doručení nabídek obecně zkrácena na 36 dní, avšak v žádném případě nesmí být kratší než 22 dny ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k podávání nabídek.
Zkrácení lhůty podle prvního pododstavce je možné jen tehdy, splňuje-li předběžné oznámení následující podmínky:
a)
obsahuje všechny informace vyžadované pro oznámení o zahájení zadávacího řízení, jsou-li tyto informace v době uveřejnění oznámení k dispozici;
b)
bylo odesláno k uveřejnění nejméně 52 dnů a nejvýše dvanáct měsíců přede dnem, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení.
5. Lhůty pro doručení nabídek lze zkrátit o pět dní, jsou-li všechny dokumenty, jež tvoří dokumentaci k zadávacímu řízení, ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k projevení zájmu neomezeně a přímo přístupné elektronickými prostředky.
Článek 153
Lhůty pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o zadávací dokumentaci, popisy v řízení podle článku 132 či doplňující dokumenty, jsou tyto dokumenty s výhradou ustanovení odstavce 4 zaslány do pěti pracovních dní od doručení žádosti všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o dokumenty, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
2. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, popisům či doplňujícím dokumentům, jsou tyto informace poskytnuty všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky, a to všem těmto subjektům současně, co nejdříve a nejpozději šest kalendářních dnů před uplynutím lhůty pro doručení nabídek nebo - pokud je žádost o informace doručena méně než osm kalendářních dní před uplynutím této lhůty - co nejdříve po doručení této žádosti. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o doplňující informace, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
3. Nelze-li zadávací dokumentaci a doplňující dokumenty či informace - ať už z jakéhokoli důvodu - poskytnout ve lhůtách podle odstavců 1 a 2 tohoto článku nebo lze-li nabídky vypracovat až po prohlídce na místě či po nahlédnutí do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci na místě, jsou lhůty pro doručení nabídek uvedené v článku 152 prodlouženy, tak aby měly všechny hospodářské subjekty možnost se seznámit se všemi informacemi nezbytnými k přípravě nabídek. Toto prodloužení se vhodným způsobem vyhlásí postupy podle článků 123 až 126.
4. V otevřeném řízení, včetně dynamických nákupních systémů podle článku 131, se nepoužije ustanovení odstavce 1 tohoto článku, jsou-li veškerá dokumentace k zadávacímu řízení a doplňující dokumenty bez omezení, v plném rozsahu a přímo přístupné elektronickými prostředky. Oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 uvádí i internetovou adresu, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Článek 154
Lhůty v naléhavých případech
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Nelze-li v naléhavých, řádně odůvodněných případech dodržet minimální lhůty uvedené v čl. 152 odst. 3, mohou veřejní zadavatelé v případě užšího a jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení stanovit tyto lhůty v kalendářních dnech:
a)
lhůtu pro doručení žádostí o účast, jež musí činit nejméně patnáct dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo nejméně deset dnů, jestliže bylo toto oznámení odesláno Úřadu pro publikace elektronicky;
b)
lhůtu pro doručení nabídek, jež musí činit nejméně deset dnů ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
2. Je-li v rámci užšího řízení a zrychleného jednacího řízení podána s dostatečným předstihem žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, jsou tyto informace sdělovány všem zájemcům nebo uchazečům nejpozději čtyři kalendářní dny před uplynutím lhůty pro doručení nabídek.
Článek 155
Způsoby komunikace
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Způsoby podávání nabídek a žádostí o účast určuje veřejný zadavatel, jenž může pro tento účel zvolit jeden výhradní způsob. Nabídky a žádosti o účast lze podávat formou dopisu nebo elektronickými prostředky. Žádosti o účast lze podávat rovněž faxem.
Zvolené komunikační prostředky musí být obecně dostupné a nesmějí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost nabídek a žádostí o účast a veřejný zadavatel tyto nabídky a žádosti o účast prostudovává až po vypršení lhůty k jejich podání;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Je-li to nezbytné pro účely právního dokazování, mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že žádosti o účast podané faxem musí být co nejdříve a v každém případě před uplynutím lhůty stanovené v článku 152 potvrzeny dopisem nebo elektronickými prostředky.
2. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, musejí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi a nesmí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
3. S výjimkou veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančního limitu podle čl. 170 odst. 1, zaručují zařízení, jež slouží elektronickému doručování nabídek a žádostí o účast, za pomoci technických prostředků a náležitých postupů splnění těchto podmínek:
a)
lze s jistotou ověřit identitu hospodářského subjektu;
b)
lze určit přesnou hodinu a datum doručení nabídek a žádostí o účast;
c)
lze přiměřeně zajistit, aby před uplynutím stanovených lhůt neměl nikdo přístup k údajům předaným v souladu s těmito požadavky;
d)
v případě porušení tohoto zákazu přístupu lze přiměřeně zajistit, aby toto porušení bylo spolehlivě zjistitelné;
e)
datum, kdy mají být otevřeny doručené údaje, mohou stanovit či změnit pouze oprávněné osoby;
f)
v jednotlivých fázích zadávacího řízení mohou mít přístup k předaným údajům či jejich části oprávněné osoby pouze na základě současného jednání;
g)
současné jednání oprávněných osob musí přístup k předaným údajům umožňovat až po uplynutí stanoveného dne;
h)
údaje doručené a otevřené v souladu s těmito požadavky zůstávají přístupné pouze osobám, jež jsou oprávněny se s nimi seznamovat.
4. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, má se za to, že se u elektronických dokumentů podaných prostřednictvím takových systémů jedná o originály a že jsou podepsány oprávněným zástupcem hospodářského subjektu.
5. V případě podávání formou dopisu si uchazeči nebo zájemci mohou zvolit, zda nabídku nebo žádost o účast podají:
a)
buď poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení uvést, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu; v tomto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení nad rámec informací podle čl. 138 odst. 2 písm. a) uvést rovněž útvar, jemuž mají být nabídky nebo žádosti o účast doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
6. Za účelem utajení a vyloučení jakýchkoli potíží v případě zasílání nabídek dopisem obsahuje výzva k podávání nabídek tuto poznámku:
Nabídky musí být podány v zapečetěné obálce vložené do další zapečetěné obálky. Na vnitřní obálce jsou kromě názvu útvaru, jemuž je určena a který je uveden ve výzvě k podávání nabídek, uvedena slova „Výzva k podávání nabídek - neotvírat v podatelně“. Použijí-li se samolepicí obálky, musí být zapečetěny lepicí páskou, přes niž je podepsán odesílatel.
Článek 156
Soutěžní jistoty
(Čl. 111 odst. 3 finančního nařízení)
Veřejný zadavatel může požadovat poskytnutí soutěžní jistoty v souladu s článkem 163, která představuje 1 % až 2 % celkové hodnoty veřejné zakázky.
Jistota je uvolněna při zadání veřejné zakázky. Není-li v dané lhůtě nabídka podána nebo je-li podaná nabídka následně stažena, je jistota zadržena.
Článek 157
Otevírání nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 4 finančního nařízení)
1. Otevřeny jsou všechny žádosti o účast a nabídky, jež splňují požadavky článku 155.
2. Přesahuje-li hodnota veřejné zakázky finanční limit podle čl. 137 odst. 1, jmenuje příslušná schvalující osoba komisi pro otevírání obálek.
Komise pro otevírání obálek je složena nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky dotyčného orgánu, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení. Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje komisi pro otevírání obálek příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení této komise musí pokud možno odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. V případě podávání nabídek poštou parafuje jeden nebo více členů komise pro otevírání obálek doklady, jež dokládají datum a hodinu odeslání nabídek.
Tyto osoby parafují rovněž:
a)
každou stránku každé nabídky nebo
b)
- s výjimkou případů podle odst. 2 druhého pododstavce - titulní stranu jednotlivých nabídek a stránky obsahující finanční údaje, přičemž úplnost původní nabídky musí být zajištěna veškerými vhodnými bezpečnostními opatřeními, jež používá útvar nezávislý na schvalujícím útvaru.
Je-li veřejná zakázka zadávána postupem automatického výběru nabídky podle čl. 149 odst. 1 písm. a), jsou ceny uvedené v nabídkách, které splňují požadavky, uveřejněny.
Členové komise podepíší písemný protokol o otevření doručených nabídek, jenž uvádí nabídky, které splňují požadavky článku 155 a které je nesplňují, jakož i důvody odmítnutí pro nesplnění požadavků, pokud jde o způsoby podání nabídek podle článku 155. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Článek 158
Výbor pro hodnocení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 5 finančního nařízení)
1. Hodnotící výbor, který je vytvořen pro každou z obou fází a který se opírá o předem vyhlášená kritéria pro vyloučení a výběr, resp. o kritéria pro zadání zakázky, vyhodnocuje všechny žádosti o účast a nabídky, jež jsou prohlášeny za vyhovující z hlediska požadavků článku 155, a sestaví jejich pořadí.
Úkolem výboru, jejž jmenuje příslušná schvalující osoba, je vydat poradní stanovisko u veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limit podle čl. 137 odst. 1.
Příslušná schvalující osoba však může rozhodnout, že hodnotící výbor vyhodnotí nabídky a sestaví jejich pořadí pouze na základě kritérií pro zadání zakázky a že kritéria pro vyloučení a výběr se vyhodnotí jiným vhodným způsobem, který zaručí vyloučení střetu zájmů.
2. Hodnotící výbor je složen nejméně ze tří osob, které zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů nebo subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tyto osoby dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Hodnotící výbor může mít stejné složení jako komise pro otevírání obálek.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje hodnotící výbor příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení výboru musí odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. Žádosti o účast a nabídky, jež nesplňují všechny základní požadavky uvedené v dokumentaci k zadávacímu řízení, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče vyzvat, aby ve stanovené lhůtě doplnili podklady předložené v souvislosti s kritérii pro vyloučení a výběr či aby k těmto podkladům podali vysvětlení.
Za přípustné se považují žádosti o účast a nabídky, jež nejsou vyloučeny a splňují kritéria pro výběr.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 si hodnotící výbor vyžádá bližší informace ke složení nabídky.
Článek 159
Výsledky hodnocení
(Článek 112 finančního nařízení)
1. O hodnocení a sestavení pořadí žádostí o účast a nabídek, o nichž hodnotící výbor prohlásí, že splňují požadavky, je vypracován datovaný písemný záznam.
Tento záznam podepíší všichni členové hodnotícího výboru. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Nebyla-li hodnotícímu výboru svěřena odpovědnost za posouzení nabídek z hlediska kritérií pro vyloučení a výběr, podepíšou tento písemný záznam též osoby, kterým příslušná schvalující osoba tuto odpovědnost svěřila. Záznam je archivován pro pozdější použití.
2. Záznam podle odstavce 1 obsahuje alespoň:
a)
jméno a adresu veřejného zadavatele a předmět a hodnotu veřejné zakázky, rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména navrženého zájemce, zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody pro jeho výběr a - je-li tento údaj znám - část zakázky či rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel či poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli.
3. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede alespoň:
a)
svůj název a adresu, předmět a hodnotu veřejné zakázky nebo předmět a maximální hodnotu rámcové smlouvy či dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména vybraných zájemců nebo vybraného zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody jejich výběru na základě předem vyhlášených kritérií pro výběr a pro zadání zakázky a - je-li tento údaj znám - část zakázky nebo rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli;
f)
v případě jednacího řízení a soutěžního dialogu okolnosti uvedené v článcích 132, 134, 135, 266, 268, 270 a 271, jež jsou důvodem k použití těchto řízení;
g)
případné důvody, pro něž se veřejný zadavatel rozhodl veřejnou zakázku nezadat.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení přijme rozhodnutí podle prvního pododstavce veřejný zadavatel, který je za toto řízení odpovědný.
Článek 160
Styk mezi veřejnými zadavateli a uchazeči
(Článek 112 finančního nařízení)
1. Styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči v průběhu zadávacího řízení je přípustný výjimečně, za podmínek uvedených v odstavcích 2 a 3.
2. Před uplynutím lhůty pro podávání nabídek může veřejný zadavatel, pokud jde o doplňující dokumenty a informace podle článku 153:
a)
sdělit z podnětu uchazečů doplňující informace, a to výlučně za účelem vyjasnění povahy veřejné zakázky; tyto informace musí být sděleny ve stejný den všem uchazečům, kteří si vyžádali zadávací dokumentaci;
b)
informovat z vlastního podnětu zúčastněné osoby, pokud zjistí omyl, nepřesnost, opomenutí nebo jiný druh administrativní chyby v textu oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvy k podávání nabídek nebo zadávací dokumentace, s tím, že tato informace musí být těmto osobám podána ve stejný den a stejným způsobem, jaký se použije na původní výzvu k podávání nabídek.
3. Je-li po otevření nabídek v souvislosti s některou z nich zapotřebí určitého vyjasnění nebo je-li v nabídce nutno opravit zjevné administrativní chyby, může veřejný zadavatel navázat styk s uchazečem, avšak tento styk nesmí vést ke změně podmínek nabídky.
4. Ve všech případech, kdy byl navázán styk, a v řádně odůvodněných případech podle článku 96 finančního nařízení, kdy styk navázán nebyl, je třeba učinit poznámku do spisu.
Článek 161
Informace pro zájemce a uchazeče
(Články 113, 114 a 118 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé sdělí zájemcům a uchazečům co nejdříve rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, podpisu rámcové smlouvy či přijetí do dynamického nákupního systému (včetně důvodů případného rozhodnutí veřejnou zakázku, rámcovou smlouvu nebo dynamický nákupní systém, na něž byla soutěž o veřejné zakázky vyhlášena, nezadat, nepodepsat, resp. nezavést) nebo rozhodnutí znovu zahájit řízení.
2. Údaje podle čl. 113 odst. 2 finančního nařízení sdělí veřejný zadavatel nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení písemné žádosti.
3. V případě veřejných zakázek, jež zadávají orgány Unie na vlastní účet, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež nejsou vyloučeny z oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES, sdělí veřejný zadavatel všem neúspěšným uchazečům nebo zájemcům, že jejich přihláška nebo nabídka nebyla přijata, s tím, že toto sdělení je podáváno všem těmto osobám současně, každé jednotlivě a elektronickými prostředky v jedné z těchto fází:
a)
krátce poté, co je přijato rozhodnutí na základě kritérií pro vyloučení a výběr, a předtím, než je přijato rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, jedná-li se o zadávací řízení pořádané ve dvou samostatných fázích;
b)
v případě rozhodnutí o zadání veřejné zakázky a o odmítnutí nabídek co nejdříve po přijetí rozhodnutí o zadání zakázky, nejpozději však v průběhu následujícího týdne.
Ve všech případech uvede veřejný zadavatel důvody, proč nebyla nabídka nebo přihláška přijata, a dostupné opravné prostředky.
Neúspěšní uchazeči nebo zájemci si mohou písemně formou dopisu, faxu nebo e-mailu vyžádat doplňující informace k důvodům odmítnutí své přihlášky nebo nabídky a všichni vybraní uchazeči, jejichž nabídky nebyly vyloučeny, mají nárok na informace o vlastnostech a přednostech přijaté nabídky a jménu úspěšného uchazeče; tím není dotčen čl. 113 odst. 2 druhý pododstavec finančního nařízení. Veřejní zadavatelé odpovědí nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
Článek 162
Podpis smlouvy
(Články 113 a 118 finančního nařízení)
S prováděním veřejné zakázky se započne až po podpisu smlouvy na tuto zakázku.
Oddíl 4
Jistoty a nápravná opatření
Článek 163
Jistoty
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Je-li od zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vyžadováno složení jistoty předem, musí tato jistota pokrývat částku a období, které jsou dostatečné pro její čerpání.
2. Jistotu poskytuje banka nebo schválená finanční instituce. Může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby poté, co toto ručení schválí veřejný zadavatel.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci nebo třetí osobu k neodvolatelné záruce nebo prvnímu ručení za splnění povinností zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Článek 164
Jistota pro účely plnění
(Článek 115 finančního nařízení)
1. S cílem zajistit, aby byly stavební práce, dodávky či služby provedeny v plném rozsahu, a v situacích, kdy tato plnění nelze s konečnou platností přijmout v souladu se smluvními podmínkami, může schvalující osoba v individuálních případech a v návaznosti na předběžnou analýzu rizik vyžadovat, aby zhotovitel, dodavatel či poskytovatel poskytl jistotu pro účely plnění.
2. Jistotu ve výši 10 % celkové hodnoty veřejné zakázky lze vytvořit postupně srážkami z uskutečňovaných plateb.
Jistotu může nahradit srážka z konečné platby zadržená až do konečného přijetí služeb, dodávek nebo stavebních prací. Výši srážky určí schvalující osoba tak, aby odrážela rizika zjištěná v souvislosti s plněním smlouvy, předmět zakázky a obchodní podmínky obvyklé v daném odvětví.
Podmínky jistoty jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení.
3. Po konečném přijetí stavebních prací, služeb nebo dodávek je jistota uvolněna v souladu s podmínkami smlouvy.
Článek 165
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Jakmile veřejný zadavatel zjistí, že je nutné poskytnout předběžné financování, posoudí před zahájením zadávacího řízení rizika, jež jsou s platbami předběžného financování spojena; přihlédne zejména k těmto kritériím:
a)
předpokládaná hodnota veřejné zakázky;
b)
její předmět;
c)
délka trvání a tempo;
d)
struktura trhu.
2. Jistota pro účely platby předběžného financování je vyžadována v případě podle čl. 146 odst. 6 druhého pododstavce nebo v případě, že schvalující osoba tak rozhodne učinit podle odstavce 1 tohoto článku.
Jistota není vyžadována v případě veřejných zakázek nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 1.
Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je prováděn zápočet předběžného financování s průběžnými platbami nebo výplatou zůstatku ve prospěch zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele v souladu se smluvními podmínkami.
Článek 166
Pozastavení v případě pochybení či nesrovnalostí
(Článek 116 finančního nařízení)
1. Plnění veřejné zakázky lze podle článku 116 finančního nařízení pozastavit za účelem ověření, zdali došlo k předpokládaným závažným pochybením, nesrovnalostem nebo podvodům. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je plnění veřejné zakázky co nejdříve obnoveno.
2. Závažným pochybením nebo nesrovnalostí je každé porušení smlouvy nebo předpisů, které je důsledkem jednání nebo opomenutí, jež způsobuje nebo by mohlo způsobit ztrátu pro rozpočet Unie.
KAPITOLA 2
Ustanovení použitelná pro veřejné zakázky zadávané orgány Unie na vlastní účet
Článek 167
Stanovení příslušných úrovní pro výpočet finančních limitů
(Články 117 a 118 finančního nařízení)
Všechny pověřené nebo dále pověřené schvalující osoby jednotlivých orgánů posoudí, zda bylo dosaženo finančních limitů podle článku 118 finančního nařízení.
Článek 168
Samostatné veřejné zakázky a zakázky sestávající z dílčích plnění
(Články 104 a 118 finančního nařízení)
1. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky nesmí být stanovena s úmyslem obejít požadavky tohoto nařízení. Je nepřípustné, aby byla veřejná zakázka za tímto účelem rozdělena.
Je-li to vhodné, technicky proveditelné a nákladově efektivní, zadávají se veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, formou dílčích plnění zadávaných současně.
2. Je-li předmět veřejné zakázky na dodávky, služby nebo stavební práce rozdělen na několik dílčích plnění, která jsou předmětem individuálních veřejných zakázek, vezme se při celkovém hodnocení použitelného finančního limitu v úvahu celková hodnota všech dílčích plnění.
Pokud celková hodnota všech dílčích plnění dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, použijí se na každé dílčí plnění ustanovení čl. 97 odst. 1 a čl. 104 odst. 1 a 2 finančního nařízení.
3. Má-li být veřejná zakázka zadána formou samostatných dílčích plnění, jsou nabídky na každé dílčí plnění hodnoceny zvlášť. Je-li několik dílčích plnění zadáno témuž uchazeči, lze na všechna tato dílčí plnění podepsat jedinou smlouvu.
Článek 169
Postupy ke stanovení předpokládané hodnoty určitých veřejných zakázek
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Pro účely výpočtu předpokládané hodnoty veřejné zakázky zahrne veřejný zadavatel do této částky celkovou odhadovanou odměnu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Jsou-li součástí veřejné zakázky opce nebo možnost obnovení smlouvy, je základem pro výpočet nejvyšší povolená částka, do níž je zahrnuto využití těchto opcí a obnovení smlouvy.
Tento odhad se provádí v okamžiku, kdy je odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo, pokud se s takovým vyhlášením nepočítá, v okamžiku, kdy veřejný zadavatel zahajuje zadávací řízení.
2. V případě rámcových smluv a dynamických nákupních systémů je brána v úvahu maximální hodnota všech veřejných zakázek, jež jsou plánovány na celou dobu trvání rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému.
3. V případě veřejných zakázek na služby se bere v úvahu:
a)
u pojišťovacích služeb: pojistné, které je třeba zaplatit, a další druhy odměn;
b)
u bankovních nebo finančních služeb: poplatky, provize, úroky a další druhy odměn;
c)
u veřejných zakázek na zpracování projektu: poplatky, provize a podobné odměny.
4. V případě veřejných zakázek na služby, jež neuvádějí celkovou cenu, nebo v případě veřejných zakázek na dodávky, jejichž předmětem je leasing, nájem či koupě výrobků na splátky, je základem pro výpočet předpokládané hodnoty:
a)
v případě veřejných zakázek na dobu určitou:
i)
celková hodnota veřejné zakázky za celou dobu jejího trvání, činí-li výše uvedená doba nejvýše 48 měsíců v případě služeb nebo nejvýše dvanáct měsíců v případě dodávek,
ii)
celková hodnota včetně předpokládané zůstatkové hodnoty, činí-li výše uvedená doba v případě dodávek více než dvanáct měsíců;
b)
v případě veřejných zakázek na dobu neurčitou nebo v případě služeb na dobu delší než 48 měsíců měsíční hodnota vynásobená čtyřiceti osmi.
5. V případě veřejných zakázek na služby nebo dodávky, jež jsou zadávány pravidelně nebo mají být během určitého období obnoveny, se hodnota těchto zakázek určí na základě:
a)
skutečných souhrnných nákladů na podobné zakázky na tytéž druhy služeb či výrobků, jež byly zadány během předchozího rozpočtového roku nebo předchozích dvanácti měsíců; tyto náklady se pokud možno upraví o změny v množství či hodnotě, které se předpokládají v průběhu dvanácti měsíců následujících po ukončení původní smlouvy, nebo
b)
odhadovaných souhrnných nákladů na následné veřejné zakázky zadané v průběhu dvanácti měsíců po prvním poskytnutí služby nebo první dodávce nebo v průběhu trvání smlouvy, je-li delší než dvanáct měsíců.
6. V případě veřejných zakázek na stavební práce se kromě hodnoty těchto prací bere v úvahu i celková odhadovaná hodnota dodávek, jež jsou k provedení těchto prací nezbytné a jež zhotoviteli poskytne veřejný zadavatel.
Článek 170
Finanční limity pro použití postupů podle směrnice 2004/18/ES
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Finančními limity podle článku 118 finančního nařízení se rozumí prahové hodnoty, jež směrnice 2004/18/ES stanoví pro veřejné zakázky na dodávky, služby, resp. stavební práce.
2. Lhůtami podle článku 118 finančního nařízení se rozumí lhůty uvedené v článcích 152, 153 a 154.
Článek 171
Odkladná lhůta před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel podepíše s úspěšným uchazečem smlouvu na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu spadající do oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES až po uplynutí lhůty čtrnácti kalendářních dnů.
Běh uvedené lhůty započne:
a)
dnem následujícím po dni, kdy byla úspěšným a neúspěšným uchazečům současně zaslána příslušná oznámení, nebo
b)
v případě veřejné zakázky či rámcové smlouvy, jež byla zadána na základě jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, dnem, jenž následuje po uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení podle článku 123 v Úředním věstníku Evropské unie.
V případě, že je pro zasílání podle druhého pododstavce písm. a) používán fax či elektronické prostředky, činí odkladná lhůta deset kalendářních dnů.
V případě potřeby může veřejný zadavatel pozastavit podpis smlouvy na veřejnou zakázku za účelem dodatečného přezkumu v případě, je-li takový krok odůvodněn žádostmi či připomínkami uchazečů nebo zájemců, kteří byli neúspěšní nebo podali stížnost, nebo s ohledem na jinou významnou informaci, kterou obdržel. Tyto žádosti, připomínky nebo informace musí být doručeny během lhůty stanovené v prvním pododstavci. V případě pozastavení jsou všichni zájemci nebo uchazeči uvědomeni do tří pracovních dnů od přijetí příslušného rozhodnutí.
S výjimkou případů podle odstavce 2 jsou všechny smlouvy podepsané před uplynutím lhůty stanovené v prvním pododstavci neplatné.
Nelze-li veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu zadat vybranému úspěšnému uchazeči, může ji veřejný zadavatel zadat druhému nejlepšímu uchazeči.
2. Lhůta podle odstavce 1 se nepoužije v těchto případech:
a)
v případě otevřeného, užšího nebo jednacího řízení po uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byla podána pouze jedna nabídka;
b)
v případě zvláštních zakázek zadaných na základě rámcové smlouvy;
c)
v případě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. c), čl. 134 odst. 1 písm. g) bodu iii), čl. 134 odst. 1 písm. h) a čl. 134 odst. 1 písm. j).
Článek 172
Doložení přístupu k veřejným zakázkám
(Článek 119 finančního nařízení)
Zadávací dokumentace vyžaduje, aby uchazeči uvedli stát, v němž mají sídlo nebo bydliště, a tento údaj prokázali doklady, jež jsou podle jejich vnitrostátního práva běžně akceptovány.
HLAVA VI
GRANTY
KAPITOLA 1
Oblast působnosti a forma grantů
Článek 173
Členské příspěvky
(Článek 121 finančního nařízení)
Členskými příspěvky podle čl. 121 odst. 2 písm. d) finančního nařízení se rozumí částky hrazené organizacím, jichž je Unie členem, a to v souladu s rozpočtovými rozhodnutími a platebními podmínkami, jež daná organizace stanoví.
Článek 174
Grantová dohoda a rozhodnutí o udělení grantu
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Granty jsou předmětem rozhodnutí nebo písemné dohody.
2. Při rozhodování o tom, který druh aktu má být použit, se zohledňují:
a)
skutečnost, zdali se lokalita příjemce nachází na území Unie, či mimo ně;
b)
náročnost a standardizace obsahu financovaných akcí nebo pracovních programů.
Článek 175
Výdaje na členy orgánů
(Článek 121 finančního nařízení)
Výdaje na členy orgánů podle čl. 121 odst. 2 písm. a) finančního nařízení zahrnují příspěvky pro sdružení současných a bývalých členů Evropského parlamentu. Tyto příspěvky jsou vynakládány v souladu s vnitřními správními předpisy Evropského parlamentu.
Článek 176
Akce, na něž lze udělit grant
(Článek 121 finančního nařízení)
Akce, na niž lze udělit grant ve smyslu článku 121 finančního nařízení, musí být jednoznačně vymezena.
Akce nesmí být rozdělena na více akcí s úmyslem obejít pravidla financování, jež stanoví toto nařízení.
Článek 177
Subjekty, jež sledují cíl v obecném zájmu Unie
(Článek 121 finančního nařízení)
Subjektem, jenž sleduje cíl v obecném zájmu Unie, se rozumí:
a)
buď subjekt, který plní úkoly na poli vzdělávání, odborné přípravy, šíření informací, inovací, výzkumu či studií v oblastech evropské politiky či provádí činnosti k prosazování občanství a lidských práv, nebo evropský normalizační orgán;
b)
osoba, jež zastupuje neziskové subjekty působící v členských státech, kandidátských nebo potenciálních kandidátských zemích a prosazuje zásady a politiky, které jsou v souladu s cíli Smluv.
Článek 178
Partnerství
(Článek 121 finančního nařízení)
1. Součástí rámcového partnerství mohou být zvláštní granty na akce a na provozní náklady.
2. Rámcové partnerství může být založeno na mechanismu dlouhodobé spolupráce mezi Komisí a příjemci grantů. Může mít formu dohody nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Dohoda či rozhodnutí o rámcovém partnerství specifikuje společné cíle, povahu akcí, jež jsou plánovány jako jednorázové či jako součást schváleného ročního pracovního programu, řízení o udělení zvláštního grantu v souladu se zásadami a procesními pravidly, jež jsou upraveny v této hlavě, a dále obecná práva a povinnosti stran podle zvláštních dohod či rozhodnutí.
Doba trvání partnerství nesmí překročit čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné případy, jež jsou řádně odůvodněny zejména předmětem rámcového partnerství.
Schvalující osoby nesmějí dohod ani rozhodnutí o rámcovém partnerství zneužívat ani jich využívat takovým způsobem, jehož účel či účinek odporuje zásadám transparentnosti a rovného zacházení se žadateli.
3. Pokud jde o tvorbu programů, uveřejňování ex ante a zadávání, přistupuje se k rámcovému partnerství jako ke grantu.
4. Zvláštní granty založené na dohodách či rozhodnutích o rámcovém partnerství se udělují postupy podle těchto dohod či rozhodnutí a v souladu s ustanoveními této hlavy.
Uveřejňují se ex post postupem podle článku 191.
Článek 179
Elektronické systémy pro výměnu informací
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veškeré výměny s příjemci, včetně uzavírání grantových dohod, oznamování rozhodnutí o udělení grantu a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež zřídí Komise.
2. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 2 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 180
Obsah grantových dohod a rozhodnutí o udělení grantu
(Článek 122 finančního nařízení)
1. Grantová dohoda stanoví alespoň:
a)
předmět;
b)
příjemce;
c)
dobu svého trvání, a to:
i)
datum svého vstupu v platnost,
ii)
datum zahájení a dobu trvání financované akce nebo financovaného rozpočtového roku;
d)
maximální částku financovanou z prostředků Unie vyjádřenou v eurech a formu grantu, případně s uvedením těchto dalších údajů:
i)
celkových odhadovaných způsobilých nákladů na akci či pracovní program a míru financování způsobilých nákladů nebo
ii)
jednotkových nákladů, jednorázové částky nebo paušálního financování podle čl. 123 písm. b), c) a d) finančního nařízení, jsou-li tyto částky určeny, nebo
iii)
kombinace údajů podle bodů i) a ii) tohoto písmene;
e)
popis akce nebo - v případě grantu na provozní náklady - pracovního programu, jejž schvalující osoba schválila na daný rozpočtový rok, spolu s popisem výsledků očekávaných od provedení akce či pracovního programu;
f)
obecné podmínky použitelné na všechny dohody tohoto typu, např. souhlas příjemce s kontrolami a audity, jež provádí Komise, úřad OLAF a Účetní dvůr;
g)
odhadovaný celkový rozpočet akce či pracovního programu;
h)
má-li být v rámci akce zadána veřejná zakázka, zásady uvedené v článku 209 nebo pravidla pro zadávání veřejných zakázek, která musí příjemce dodržovat;
i)
povinnosti příjemce, zejména:
i)
povinnosti, pokud jde o řádné finanční řízení a předkládání zpráv o činnosti a financování; je-li to vhodné, stanoví se průběžné cíle, při jejichž naplnění se tyto zprávy předkládají,
ii)
pokud Komise uzavírá dohodu s více příjemci: specifické povinnosti případného koordinátora a ostatních příjemců vůči koordinátorovi, jakož i finanční odpovědnost příjemců za částky dlužné vůči Komisi;
j)
postupy a lhůty pro schvalování těchto zpráv a pro platby prováděné Komisí;
k)
popřípadě podrobnosti o způsobilých nákladech na akci nebo schválený pracovní program nebo o jednotkových nákladech, jednorázové částce nebo paušálním financování podle článku 123 finančního nařízení;
l)
ustanovení, jimiž se řídí zviditelnění finanční podpory, kterou Unie poskytuje, s výjimkou řádně odůvodněných případů, kdy její prezentace vůči veřejnosti není možná či vhodná.
Obecné podmínky podle prvního pododstavce písm. f) alespoň:
i)
uvádějí, že rozhodným právem pro grantovou dohodu je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v grantové dohodě. V dohodách s mezinárodními organizacemi lze stanovit odchylnou úpravu,
ii)
specifikují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu.
2. Grantová dohoda může stanovit postupy a lhůty pro pozastavení provádění grantu, vypovězení grantové dohody nebo zrušení rozhodnutí o udělení grantu podle článku 135.
3. V případech podle článku 178 specifikuje dohoda nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství údaje podle tohoto článku odst. 1 prvního pododstavce písm. a) a b), písm. c) bodu i), písm. f), písm. h) až j) a písm. l).
Rozhodnutí o udělení zvláštního grantu či dohoda o zvláštním grantu obsahuje údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. a) až e), písm. g) a k), a v případě nutnosti též údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. i).
4. Změny grantových dohod vyžadují písemnou formu. Účelem ani důsledkem těchto změn - včetně rozšíření či zúžení okruhu příjemců - nesmí být zpochybnění rozhodnutí o udělení grantu ani porušení zásady rovného zacházení s žadateli.
5. Na rozhodnutí o udělení grantu se obdobně použijí odstavce 1, 2, 3 a 4.
Část údajů podle odstavce 1 lze namísto v rozhodnutí o udělení grantu uvést ve výzvě k podávání návrhů nebo souvisejícím dokumentu.
Článek 181
Formy grantů
(Článek 123 finančního nařízení)
1. Granty udělené ve formě podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení se vypočítávají na základě způsobilých nákladů, jež příjemci skutečně vznikly a jež jsou uvedeny v předběžném odhadovaném rozpočtu, který je předkládán spolu s návrhem a je zahrnut do grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
2. V případě jednotkových nákladů podle čl. 123 odst. 1 písm. b) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena pevná částka připadající na jednotku.
3. V případě jednorázových částek podle čl. 123 odst. 1 písm. c) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena celková pevná částka.
4. V případě paušálního financování podle čl. 123 odst. 1 písm. d) finančního nařízení je pro konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanoven určitý procentní podíl.
Článek 182
Jednorázové částky, jednotkové náklady a paušální financování
(Článek 124 finančního nařízení)
1. Schválení využití jednorázových částek, jednotkových nákladů či paušálního financování uvedené v čl. 124 odst. 1 finančního nařízení platí po celou dobu trvání programu. Toto schválení lze zrevidovat, je-li zapotřebí provést podstatné změny. Předmětné údaje a částky jsou pravidelně posuzovány a jednorázové částky, jednotkové náklady či paušální financování jsou v případě potřeby upravovány.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použije se na každého z nich strop uvedený v čl. 124 odst. 1 druhém pododstavci finančního nařízení.
2. Rozhodnutí o udělení grantu či grantová dohoda musí obsahovat všechna nezbytná ustanovení, na jejichž základě lze ověřit, zda byly podmínky pro vyplacení grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování dodrženy.
3. Vyplacením grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování není dotčeno právo přístupu k záznamům, jež jsou příjemci povinni podle právních předpisů vést, pro účely odst. 1 prvního pododstavce a čl. 137 odst. 2 finančního nařízení.
4. Jestliže kontroly ex post odhalí, že nenastala skutečnost, jež zakládá nárok na vyplacení grantu a že v rámci grantu ve formě jednorázové částky, jednotkových nákladů či paušálního financování byly příjemci vyplaceny finanční prostředky neoprávněně, je Komise oprávněna získat tyto prostředky až do výše grantu zpět; tím nejsou dotčeny sankce podle článku 109 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásady
Článek 183
Zásada spolufinancování
(Čl. 125 odst. 3 finančního nařízení)
1. Podle zásady spolufinancování nelze zdroje nezbytné k provedení akce či pracovního programu pokrýt v plném rozsahu z příspěvku Unie.
Spolufinancování může mít podobu vlastních zdrojů příjemce, příjmů, jež daná akce či pracovní program generuje, nebo finančních příspěvků či věcných plnění třetích osob.
2. Věcnými plněními se rozumí nefinanční zdroje, jež příjemci zdarma poskytnou třetí osoby.
Článek 184
Zásada neziskovosti
(Čl. 125 odst. 5 finančního nařízení)
Finanční příspěvky třetích osob, jichž může příjemce využít k pokrytí nákladů, které nejsou podle podmínek grantu Unie způsobilé, nebo které není nutno těmto třetím osobám vracet v případě, že nejsou při ukončení akce či pracovního programu vyčerpány, nejsou pokládány za finanční příspěvky, jež dárci určili konkrétně na financování způsobilých nákladů ve smyslu čl. 125 odst. 5 finančního nařízení.
Článek 185
Granty nízké hodnoty
(Čl. 125 odst. 4 finančního nařízení)
Granty nízké hodnoty se rozumějí granty do výše 60 000 EUR.
Článek 186
Technická pomoc
(Články 101 a 125 finančního nařízení)
Pojem „technická pomoc“ označuje podpůrné činnosti a činnosti zaměřené na budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
Článek 187
Způsobilé náklady
(Čl. 126 odst. 3 písm. c) finančního nařízení)
O DPH se má za to, že ji podle použitelných vnitrostátních právních předpisů o DPH nelze příjemci vrátit, je-li tato daň podle vnitrostátních právních předpisů přičitatelná některé z těchto činností:
a)
osvobozeným činnostem bez nároku na odpočet;
b)
činnostem, jež nejsou předmětem DPH;
c)
činnostem uvedeným v písm. a) a b), v souvislosti s nimiž nelze uplatnit nárok na odpočet DPH, avšak v jejichž případě je tato daň je vracena na základě specifických systémů vracení nebo fondů náhrad, které neupravuje směrnice 2006/112/ES, a to i v případě, je-li tento systém či fond ustaven na základě vnitrostátních právních předpisů o DPH.
O DPH v souvislosti s činnostmi, jež jsou vyjmenovány v čl. 13 odst. 2 směrnice 2006/112/ES, se má za to, že ji uhradil příjemce, u něhož se nejedná o osobu nepovinnou k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 prvního pododstavce uvedené směrnice, a to bez ohledu na to, zdali dotčené členské státy pokládají tyto činnosti za činnosti, při nichž veřejnoprávní subjekty vystupují jako orgány veřejné moci.
Článek 188
Pravidla pro programy
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program pro granty připravuje příslušná schvalující osoba. Přijímá jej orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách věnovaných grantům co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se pracovní program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky, orientační harmonogram výzev k podávání návrhů s uvedením orientační výše a maximální sazby spolufinancování.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování grantů na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 189
Obsah výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Výzvy k podávání návrhů specifikují:
a)
sledované cíle;
b)
kritéria způsobilosti, kritéria pro vyloučení, kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu podle článků 131 a 132 finančního nařízení a odpovídající podklady;
c)
režim financování z prostředků Unie;
d)
režim a lhůtu podávání návrhů, plánovaný termín, do něhož musí být všichni žadatelé informováni o výsledku posuzování jejich žádostí, a orientační termín podpisu grantových dohod nebo oznámení rozhodnutí o udělení grantu.
2. Výzvy k podávání návrhů jsou uveřejňovány na internetových stránkách orgánů Unie a - je-li nutno zajistit další propagaci mezi možnými příjemci - též jinou vhodnou formou, včetně Úředního věstníku Evropské unie. Výzvy lze uveřejňovat ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Změny obsahu výzev k podávání návrhů se uveřejňují za stejných podmínek jako v případě samotných těchto výzev.
Článek 190
Výjimky z výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Bez výzvy k podávání návrhů lze granty udělit pouze v těchto případech:
a)
pro účely operací humanitární pomoci a civilní ochrany nebo pomoci pro řešení krizí ve smyslu odstavce 2;
b)
v jiných výjimečných, řádně odůvodněných případech;
c)
ve prospěch subjektů, jež mají de jure nebo de facto monopol, s tím, že udělení grantu musí být řádně odůvodněno v příslušném rozhodnutí;
d)
ve prospěch subjektů, jež základní právní akt ve smyslu článku 54 finančního nařízení označuje za příjemce grantu, nebo ve prospěch subjektů, jež určí v rámci své odpovědnosti členské státy, pokud základní právní akt označuje za příjemce grantu tyto členské státy;
e)
v případě výzkumu a technologického rozvoje ve prospěch subjektů, jež uvádí pracovní program podle článku 128 finančního nařízení, pokud základní právní akt tuto možnost výslovně stanoví, a za podmínky, že na daný projekt není třeba uveřejňovat výzvu k podávání návrhů;
f)
pro akce zvláštní povahy, které vyžadují zvláštní typ subjektu vzhledem k jeho technické kompetenci, vysoké odbornosti či správní pravomoci, za podmínky, že na dané akce není třeba uveřejňovat výzvy k podávání návrhů.
Případy uvedené v prvním pododstavci písm. f) se řádně odůvodní v rozhodnutí o udělení grantu.
2. Krizovými situacemi ve třetích zemích se rozumí situace bezprostředního nebo nastávajícího nebezpečí, jež hrozí vyústit v ozbrojený konflikt nebo destabilizaci země. Krizovými situacemi se rovněž rozumí situace nastalé v důsledku přírodních pohrom, krize způsobené člověkem, např. války a jiné konflikty, nebo mimořádné okolnosti se srovnatelnými důsledky, jež mohou být spojeny mj. se změnou klimatu, zhoršováním životního prostředí, neexistencí přístupu k energii a přírodním zdrojům nebo extrémní chudobou.
Článek 191
Následné uveřejňování
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Informace o grantech, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu žadatelů v minulém roce;
b)
počtu a procenta kladně vyřízených žádostí, jež připadají na jednu výzvu k podávání návrhů;
c)
průměrné doby řízení ode dne uzávěrky výzvy k podávání návrhů až do udělení grantu;
d)
počtu a výše grantů, u nichž bylo v minulém roce v souladu s čl. 21 odst. 4 upuštěno od povinnosti následného uveřejnění.
Článek 192
Informování žadatelů
(Článek 128 finančního nařízení)
Komise poskytuje žadatelům informace a poradenství tímto způsobem:
a)
stanoví společné standardní formuláře žádostí o podobné granty a kontroluje rozsah a srozumitelnost těchto formulářů;
b)
podává informace možným žadatelům, zejména formou seminářů a vydáváním příruček;
c)
v souborech údajů o právnických osobách podle článku 63 průběžně aktualizuje údaje o příjemcích.
Článek 193
Financování z různých rozpočtových položek
(Článek 129 finančního nařízení)
Akci mohou financovat souběžně z oddělených rozpočtových položek různé příslušné schvalující osoby.
Článek 194
Retroaktivní účinek v případě mimořádně naléhavé pomoci a předcházení konfliktům
(Článek 130 finančního nařízení)
V rámci působnosti čl. 130 odst. 1 finančního nařízení jsou výdaje, jež příjemce vynaložil přede dnem podání žádosti, způsobilé pro financování z prostředků Unie za těchto podmínek:
a)
důvody pro tuto výjimku jsou náležitě vysvětleny v rozhodnutí o financování;
b)
rozhodnutí o financování a grantová dohoda či rozhodnutí o udělení grantu výslovně stanoví takový den způsobilosti, jenž předchází datu podání žádostí.
Článek 195
Podávání žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Pravidla podávání žádostí o grant stanoví příslušná schvalující osoba, jež může zvolit způsob jejich podávání. Žádosti o grant lze podávat formou dopisu nebo elektronicky.
Zvolené komunikační prostředky nesmí být diskriminační a jejich důsledkem nesmí být omezení přístupu žadatelů k řízení o udělení grantu.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
musí být zachována integrita údajů;
c)
je dodržena důvěrnost návrhů;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro účely třetího pododstavce písm. c) prostuduje příslušná schvalující osoba obsah žádostí až poté, co uplyne lhůta pro jejich podání.
Příslušná schvalující osoba může vyžadovat, aby byla elektronická podání opatřena zaručeným elektronickým podpisem ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (19).
2. Pokud příslušná schvalující osoba povolí podávání žádostí elektronicky, musí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné veřejnosti a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi. Žadatelům musí být zpřístupněny informace ke specifikacím, jež jsou pro podávání žádostí požadovány.
Zařízení pro elektronické doručování žádostí musí navíc zaručovat bezpečnost a důvěrnost. Musí rovněž zaručovat, aby bylo možno přesně určit hodinu a datum doručení žádostí.
3. Jsou-li žádosti podávány formou dopisu, mohou je žadatelé podávat jedním z těchto způsobů:
a)
poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí být ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu, v kterémžto případě výzva k podávání návrhů musí specifikovat útvar, jemuž mají být žádosti doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
KAPITOLA 3
Řízení o udělení grantu
Článek 196
Obsah žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Žádosti se podávají na formuláři podle vzoru společných standardních formulářů, jež byly vytvořeny podle čl. 192 písm. a) a jež dala žadatelům k dispozici příslušná schvalující osoba, a v souladu s kritérii, jež stanoví základní právní akt a výzva k podávání návrhů.
Podklady podle čl. 131 odst. 3 druhého pododstavce finančního nařízení mohou být zejména výkaz zisků a ztrát a rozvaha za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
2. Odhadovaný rozpočet akce či pracovního programu přiložený k žádosti musí být vyrovnaný co do příjmů a výdajů, s výjimkou rezerv na nečekané výdaje a na změny směnných kurzů, jež lze v řádně odůvodněných případech schválit, a musí uvádět odhadované způsobilé náklady na akci či pracovní program.
3. U grantů na akce přesahujících částku 750 000 EUR nebo u grantů na provozní náklady přesahujících 100 000 EUR se k žádosti přikládá auditní zpráva schváleného externího auditora. Tato zpráva osvědčuje správnost účetní závěrky za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
První pododstavec tohoto odstavce se použije pouze na první žádost, kterou příjemce předloží příslušné schvalující osobě ve stejném rozpočtovém roce.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se finanční limity uvedené v prvním pododstavci na každého z nich.
V případě partnerství podle článku 178 musí být před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství vypracována auditní zpráva podle prvního pododstavce tohoto odstavce za poslední dvě účetní období, za něž jsou k dispozici účetní závěrky.
Od požadavku na auditní zprávu podle prvního pododstavce může příslušná schvalující osoba upustit na základě posouzení rizik v případě zařízení, jež poskytují vzdělávání a odbornou přípravu a - v případě dohod s více příjemci - též v případě příjemců, kteří ručí společně a nerozdílně nebo nenesou žádnou finanční odpovědnost.
První pododstavec tohoto odstavce se nepoužije na veřejnoprávní subjekty a mezinárodní organizace uvedené v článku 43.
4. Žadatel uvede zdroje a výši prostředků Unie, jež obdržel nebo o něž požádal za účelem financování téže akce, téže části akce nebo svého provozu během téhož rozpočtového roku, a uvede veškeré další finanční prostředky, jež na tuto akci obdržel nebo o něž požádal.
Článek 197
Prokazování nevyloučení
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelé předloží čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné se situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článku 107 finančního nařízení, s výjimkou případů vyjmenovaných v čl. 131 odst. 4 písm. a) a b) finančního nařízení. Příslušná schvalující osoba může v závislosti na posouzení rizik požadovat, aby úspěšní žadatelé předložili důkazy podle článku 143. Úspěšní žadatelé tyto důkazy na žádost příslušné schvalující osoby předloží, pokud příslušná schvalující osoba nepotvrdí, že předložení takových důkazů není fakticky proveditelné, nebo pokud byly tyto důkazy již předloženy pro účely jiného řízení o udělení grantu či zadávacího řízení, a dále za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů neuplynul více než rok a že jsou nadále platné.
Článek 198
Žadatelé bez právní subjektivity
(Článek 131 finančního nařízení)
Podá-li žádost o grant žadatel bez právní subjektivity podle čl. 131 odst. 2 finančního nařízení, prokážou zástupci žadatele, že jsou způsobilí činit jménem žadatele právní úkony a že žadatel má finanční a provozní způsobilost rovnocennou finanční a provozní způsobilosti právnických osob.
Článek 199
Osoby tvořící jednoho žadatele
(Článek 131 finančního nařízení)
Splňuje-li kritéria pro podání žádosti o grant více osob a vytvoří-li tyto osoby společně jednu osobu, může příslušná schvalující osoba k této osobě přistupovat jako k jedinému žadateli za předpokladu, že žádost uvádí identifikační údaje osob, jež se budou navrhované akce či pracovního programu účastnit jakožto jedna ze součástí žadatele.
Článek 200
Finanční a správní sankce
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelům, kteří učinili nepravdivé prohlášení nebo se dopustili závažného pochybení, nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce.
Tyto finanční a/nebo správní sankce mohou být uloženy též příjemci, který závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti.
Článek 201
Kritéria způsobilosti
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Kritéria způsobilosti se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Kritéria způsobilosti stanoví podmínky, jimiž se účast na výzvě k podávání návrhů řídí. Tato kritéria náležitě zohledňují cíle akce a splňují zásady transparentnosti a zákazu diskriminace.
Článek 202
Kritéria pro výběr grantu
(Čl. 132 odst. 1 finančního nařízení)
1. Kritéria pro výběr, jež jsou uveřejněna ve výzvě k podávání návrhů, umožňují posoudit finanční a provozní způsobilost žadatele k tomu, aby dokončil navrhovanou akci nebo pracovní program.
2. Žadatel musí disponovat stabilními finančními zdroji dostatečnými k tomu, aby byl schopen pokračovat v činnosti po celou dobu provádění akce nebo po celý rok, na nějž je grant udělen, a podílet se na financování grantu. Žadatel musí mít odborné kompetence a kvalifikaci požadované k dokončení navrhované akce nebo pracovního programu, není-li v základním právním aktu stanoveno jinak.
3. Finanční a provozní způsobilost je ověřována zejména analýzou podkladů podle článku 196, jejichž předložení požaduje příslušná schvalující osoba ve výzvě k podávání návrhů.
Nevyžaduje-li výzva k podávání návrhů předložení žádných podkladů a má-li příslušná schvalující osoba pochybnosti o finanční či provozní způsobilosti žadatelů, může je vyzvat k předložení vhodných dokladů.
V případě partnerství podle článku 178 je uvedené ověření prováděno před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Článek 203
Kritéria pro udělení grantu
(Čl. 132 odst. 2 finančního nařízení)
1. Kritéria pro udělení grantu se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Podle kritérií pro udělení grantu jsou granty udělovány buď na akce, jež maximalizují celkovou účelnost programu Unie, jehož provádění tyto akce slouží, nebo subjektům, jejichž pracovní program je určen k dosažení stejného výsledku. Způsob, jakým jsou tato kritéria definována, zajišťuje řádné hospodaření s prostředky Unie.
Kritéria pro udělení grantu jsou uplatňována tak, aby umožnila z plánovaných akcí nebo pracovních programů vybrat ty, u nichž může Komise vycházet z toho, že budou v souladu s jejími cíli a prioritami a že zaručí zviditelnění financování z prostředků Unie.
3. Kritéria pro udělení grantu jsou definována tak, aby mohla být následně vyhodnocena.
Článek 204
Hodnocení žádostí a udělování grantů
(Článek 133 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba jmenuje výbor pro hodnocení návrhů, nerozhodne-li Komise v rámci zvláštního odvětvového programu jinak.
Tento výbor je složen nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v případě zastoupení a místních jednotek uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v případě subjektů pověřených správou prostředků a uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
2. Příslušná schvalující osoba může tento postup případně rozdělit na několik fází. Pravidla takového postupu jsou uvedena ve výzvě k podávání návrhů.
Je-li ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že jsou návrhy podávány ve dvou fázích, je podání kompletního návrhu ve druhé fázi požadováno pouze od žadatelů, jejichž návrhy splňují hodnotící kritéria pro první fázi.
Stanoví-li výzva k podávání návrhů, že jsou návrhy hodnoceny ve dvou fázích, postupují do druhé fáze hodnocení pouze návrhy, jež uspěly v první fázi po vyhodnocení užšího souboru kritérií.
Žadatelé, jejichž návrhy byly v některé fázi odmítnuty, jsou vyrozuměni v souladu s čl. 133 odst. 3 finančního nařízení.
Každá další fáze řízení musí být zřetelně odlišena od té předchozí.
Tytéž dokumenty nebo informace jsou v rámci téhož řízení požadovány pouze jednou.
3. Hodnotící výbor nebo případně příslušná schvalující osoba si může od žadatele vyžádat doplňující informace nebo jej vyzvat, aby podal vysvětlení k podkladům, jež předložil v souvislosti se žádostí, za předpokladu, že tyto informace či vysvětlení nepovedou k podstatné změně návrhu. V souladu s článkem 96 finančního nařízení může hodnotící výbor či schvalující osoba v případě zjevných administrativních chyb od vyžádání těchto informací či vysvětlení upustit pouze v řádně odůvodněných případech. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede schvalující osoba náležité záznamy.
4. Po skončení své práce podepisují členové hodnotícího výboru protokol o všech prostudovaných návrzích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a návrhy, jež mohou být financovány. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
V případě potřeby uvádí protokol pořadí prostudovaných návrhů, doporučení k maximální výši udělovaného grantu a případné nepodstatné modifikace žádosti o grant.
Protokol je archivován pro pozdější použití.
5. Příslušná schvalující osoba může žadatele vyzvat, aby svůj návrh na základě doporučení hodnotícího výboru upravil. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede příslušná schvalující osoba náležité záznamy.
V návaznosti na vyhodnocení přijme příslušná schvalující osoba rozhodnutí, které obsahuje alespoň tyto údaje:
a)
předmět a celkovou částku;
b)
jména úspěšných žadatelů, názvy akcí, stanovené částky a důvody pro tento výběr, včetně případu, kdy se výběr liší od stanoviska hodnotícího výboru;
c)
jména odmítnutých žadatelů a důvody jejich odmítnutí.
6. Použití odstavců 1, 2 a 4 tohoto článku není povinné v případě udělování grantu podle článku 190 tohoto nařízení a čl. 125 odst. 7 finančního nařízení.
Článek 205
Informování žadatelů
(Článek 133 finančního nařízení)
Odmítnutí žadatelé jsou o výsledku hodnocení svých žádostí informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy bylo odesláno vyrozumění úspěšným žadatelům.
KAPITOLA 4
Platby a kontrola
Článek 206
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 134 finančního nařízení)
1. V zájmu omezení finančních rizik, jež jsou spojena s předběžným financováním, může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik po příjemci požadovat, aby - s výjimkou grantů nízké hodnoty - složil předem jistotu až do výše částky předběžného financování, nebo může platbu rozdělit do více splátek.
2. Kdykoli je složení jistoty vyžadováno, musí ji příslušná schvalující osoba posoudit a schválit.
Jistota musí být platná po dostatečně dlouhé období, které umožní její čerpání.
3. Jistotu poskytuje schválená banka nebo finanční instituce usazená v některém členském státě. Je-li příjemce usazen ve třetí zemi, může příslušná schvalující osoba přistoupit na to, že takovou jistotu poskytne banka nebo finanční instituce usazená v této třetí zemi, pokud se tato osoba domnívá, že zabezpečení a parametry, jež tato banka či finanční instituce nabízí, jsou rovnocenné jako v případě bank či finančních institucí usazených v některém členském státě.
Na žádost příjemce může být jistota uvedená v prvním pododstavci nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby nebo společným neodvolatelným a bezpodmínečným ručením příjemců zúčastněných na jedné akci, kteří jsou stranami téže grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, poté, co takové ručení schválí příslušná schvalující osoba.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci, třetí osobu nebo ostatní příjemce, aby poskytli neodvolatelnou jistotu nebo plnili z titulu záruky na první výzvu pro účely splnění povinností příjemce grantu.
4. Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je předběžné financování zúčtováváno proti průběžným platbám nebo výplatě zůstatku, jež jsou prováděny ve prospěch příjemce za podmínek grantové dohody nebo rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 207
Podklady žádostí o platbu
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Předběžné financování může být u každého grantu rozděleno do více splátek v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Další platbu předběžného financování v plném rozsahu lze provést až v okamžiku, kdy je z celkové výše doposud vyplaceného předběžného financování využito alespoň 70 %.
V případě, že je z doposud vyplaceného předběžného financování využito méně než 70 %, je tato další platba předběžného financování o nevyužitou část doposud vyplaceného předběžného financování snížena.
Ke každé žádosti o další platbu přiloží příjemce vyúčtování svých výdajů.
2. Příjemce potvrdí na svou čest, že jsou údaje v jeho žádosti o platbu úplné, spolehlivé a pravdivé; tím není dotčen článek 110. Potvrdí rovněž, že vzniklé náklady lze v souladu s ustanoveními grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu považovat za způsobilé a že jsou žádosti o platbu podloženy náležitými podklady, které lze překontrolovat.
3. K provedení platby může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik požadovat osvědčení o finančních výkazech akce či pracovního programu a o podkladových účtech, které vydal schválený externí auditor anebo - v případě veřejnoprávních orgánů - příslušný a nezávislý úředník veřejné správy. Toto osvědčení se přikládá k žádosti o platbu. Účelem osvědčení je v souladu s metodikou, kterou schválila příslušná schvalující osoba, a na základě dohodnutých postupů, jež jsou v souladu s mezinárodními standardy, osvědčit, že náklady, které příjemce uvedl ve finančních výkazech, o něž se opírají žádosti o platbu, jsou skutečné, přesně zaznamenané a podle grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu způsobilé.
Ve zvláštních, řádně odůvodněných případech si může příslušná schvalující osoba toto osvědčení vyžádat v podobě výroku či jiného typu dokumentu v souladu s mezinárodními standardy.
Osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech je povinné u průběžných plateb a výplaty zůstatku v případě:
a)
grantů na akci, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 750 000 EUR, jestliže žádosti o platbu v rámci této formy grantu zní kumulativně alespoň na 325 000 EUR;
b)
grantů na provozní náklady, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 100 000 EUR.
Od povinnosti předložit takové osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba v závislosti na posouzení rizik upustit v případě:
a)
veřejných subjektů a mezinárodních organizací uvedených v článku 43;
b)
příjemců grantů v oblasti humanitární pomoci, mimořádných operací civilní ochrany a řešení krizových situací, s výjimkou výplaty zůstatku;
c)
výplaty zůstatku příjemcům grantů v oblasti humanitární pomoci, kteří podepsali dohodu o rámcovém partnerství podle článku 178 nebo jimž bylo oznámeno přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství a mají zaveden systém kontroly, který pro tyto platby nabízí rovnocenné záruky;
d)
příjemců více grantů, kteří poskytli nezávislá osvědčení, jež nabízejí rovnocenné záruky ohledně systémů kontroly a metodiky k vypracování svých žádostí.
Od povinnosti předložit osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba upustit též v případě, že audit, který nabízí rovnocennou míru jistoty o vykázaných nákladech, provedli nebo provedou přímo zaměstnanci Komise nebo subjekt, jejž Komise schválí k provedení auditu jejím jménem.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se na každého příjemce finanční limity uvedené ve třetím pododstavci písm. a) a b).
4. K provedení platby si může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik vyžádat zprávu o operativní kontrole, kterou vypracuje nezávislá třetí osoba, již příslušná schvalující osoba schválí. Pokud si příslušná schvalující osoba zprávu o operativní kontrole vyžádá, je tato zpráva připojena k žádosti o platbu s tím, že související náklady jsou způsobilé za stejných podmínek, jaké jsou v článku 126 finančního nařízení stanoveny pro náklady na osvědčení o auditu. Zpráva o kontrole musí konstatovat, že byla provedena operativní kontrola v souladu s metodikou, již schválila příslušná schvalující osoba, a musí uvést, zdali byly daná akce či pracovní program skutečně provedeny v souladu s podmínkami grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 208
Pozastavení a snížení grantů
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Provádění grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, účast příjemce na provádění této dohody či rozhodnutí nebo úhradu plateb lze pozastavit za účelem kontroly, zdali skutečně došlo k předpokládanému závažnému pochybení, nesrovnalosti, podvodu nebo porušení povinnosti. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je provádění dohody či rozhodnutí co nejdříve obnoveno.
2. Nejsou-li dohodnutá akce či pracovní program prováděny či provedeny nebo nejsou-li prováděny či provedeny řádně, v plném rozsahu či ve stanovených lhůtách, příslušná schvalující osoba poté, co dá příjemci možnost se vyjádřit, v závislosti na fázi řízení grant buď sníží, nebo získá zpět jeho poměrnou část.
KAPITOLA 5
Provádění
Článek 209
Zakázky na provedení akce či pracovního programu
(Článek 137 finančního nařízení)
1. Je-li k provedení akce či pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku, zadá příjemce tuto zakázku ekonomicky nejvýhodnější nabídce, případně nabídce s nejnižší cenou a současně zajistí, aby nedošlo ke střetu zájmů; tím není dotčeno použití směrnice 2004/18/ES.
2. Je-li k provedení akce nebo pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku v hodnotě nad 60 000 EUR, může příslušná schvalující osoba po příjemci požadovat, aby nad rámec pravidel uvedených v odstavci 1 dodržoval zvláštní pravidla.
Tato zvláštní pravidla jsou odvozena od pravidel ve finančním nařízení a jsou stanovena s ohledem na hodnotu dané veřejné zakázky, na relativní výši příspěvku Unie v poměru k celkových nákladům akce a na rizika. Tato zvláštní pravidla jsou uvedena v rozhodnutí o udělení grantu nebo grantové dohodě.
Článek 210
Finanční podpora třetím osobám
(Článek 137 finančního nařízení)
Jsou-li cíle a výsledky, jichž má být dosaženo, dostatečně podrobně uvedeny v podmínkách podle čl. 137 odst. 1 finančního nařízení, považuje se míra uvážení za vyčerpanou pouze v případě, že rozhodnutí o udělení grantu nebo grantová dohoda obsahuje též tyto náležitosti:
a)
maximální výši finanční podpory, kterou lze vyplatit třetí osobě a která činí nejvýše 60 000 EUR, s výjimkou případů, kdy tato podpora představuje primární cíl dané akce, a dále kritéria pro stanovení přesné částky;
b)
úplný seznam různých typů činností, na něž lze finanční podporu získat;
c)
vymezení osob či kategorií osob, jež mohou finanční podporu získat, a kritéria pro její poskytnutí.
HLAVA VII
CENY
Článek 211
Pravidla pro programy
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program, v jehož rámci jsou udíleny ceny, připravuje příslušná schvalující osoba. Program přijímá orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky a orientační harmonogram soutěží včetně orientační výše cen.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování soutěží na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 212
Pravidla soutěže
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Pravidla soutěže obsahují tyto náležitosti:
a)
podmínky účasti, jež alespoň:
i)
specifikují kritéria způsobilosti,
ii)
specifikují způsob a lhůtu pro případnou registraci účastníků a podávání příspěvků, a to za podmínek podle odstavce 2,
iii)
stanoví, že budou vyloučeni účastníci, kteří se nacházejí v jedné ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a v článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení,
iv)
stanoví výlučnou odpovědnost účastníků v případě, budou-li v souvislosti s činnostmi prováděnými v rámci soutěže vzneseny nároky,
v)
stanoví, že se vítězové musí podrobit kontrolám a auditům ze strany Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora a že musí přijmout závazky k zajištění publicity specifikované v pravidlech soutěže,
vi)
uvádějí, že právem rozhodným pro soutěž je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v pravidlech soutěže,
vii)
blíže určují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu,
viii)
stanoví, že účastníkům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami podle článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce;
b)
kritéria pro udělení ceny, jež umožňují posoudit kvalitu příspěvků z hlediska sledovaných cílů a očekávaných výsledků a objektivně určit, zdali příspěvky splňují předpoklady pro vítězství v soutěži;
c)
výši jedné či více cen;
d)
bližší podmínky vyplácení cen vítězům v návaznosti na udělení cen.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu i) jsou způsobilí též příjemci grantů Unie, nestanoví-li pravidla soutěže jinak.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu vi) lze postupovat odchylně v případě účasti mezinárodních organizací.
2. Příslušná schvalující osoba zvolí takové komunikační prostředky, jež jsou z hlediska podávání příspěvků nediskriminační a nevedou k omezení přístupu účastníků k soutěži.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každý příspěvek obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost příspěvků;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pravidla soutěže mohou stanovit podmínky, za nichž lze soutěž zrušit, zejména v případech, kdy nelze splnit její cíle nebo kdy by předpoklady k vítězství v soutěži splňovala právnická či fyzická osoba, jež nesplňuje podmínky účasti.
4. Pravidla soutěže se uveřejňují na internetových stránkách orgánů Unie. Je-li nutno zajistit další propagaci soutěže mezi možnými účastníky, lze pravidla soutěže uveřejnit nad tento rámec též jinou vhodnou formou včetně Úředního věstníku Evropské unie. Pravidla lze uveřejnit ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Za stejných podmínek jsou uveřejňovány změny obsahu pravidel soutěže.
Článek 213
Následné uveřejňování
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Informace o cenách, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu účastníků v minulém roce;
b)
počtu a procenta vítězných příspěvků, jež připadají na jednu soutěž;
c)
seznamu odborníků v hodnotících komisích za uplynulý rok spolu s uvedením postupu, jakým byli vybráni.
Článek 214
Vyhodnocování
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pro účely vyhodnocení příspěvků jmenuje příslušná schvalující osoba komisi složenou z alespoň tří odborníků, jimiž mohou být buď externí odborníci, nebo zástupci alespoň dvou organizačních jednotek orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti ani podřízenosti; výjimkou jsou zastoupení či místní subjekty uvedené v článku 72 tohoto nařízení nebo subjekty pověřené správou prostředků a uvedené v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Pro odborníky podle prvního pododstavce platí požadavky článku 57 finančního nařízení na zamezení střetu zájmů.
Externí odborníci musí prohlásit, že se v okamžiku svého jmenování nenacházejí ve střetu zájmů a že se zavazují vyrozumět schvalující osobu v případě, kdy by se do střetu zájmů dostali během vyhodnocování příspěvků.
2. Po skončení své práce podepisují členové komise protokol o všech vyhodnocených příspěvcích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a označí příspěvky, jimž lze udělit cenu. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
Protokol podle prvního pododstavce je archivován pro pozdější použití.
3. Příslušná schvalující osoba následně rozhodne, zdali ceny udělí, či nikoli. Rozhodnutí specifikuje mj. tyto údaje:
a)
předmět a celkovou výši případně udělených cen;
b)
jména případných vítězů, výši cen udělených jednotlivým vítězům a odůvodnění jejich výběru;
c)
jména odmítnutých účastníků a důvody jejich odmítnutí.
Článek 215
Informace a oznámení
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Účastníci jsou o výsledku hodnocení svých příspěvků informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy schvalující osoba přijala rozhodnutí o udělení ceny.
2. Rozhodnutí o udělení ceny je oznámeno vítězi a slouží jako právní závazek ve smyslu článku 86 finančního nařízení.
HLAVA VIII
FINANČNÍ NÁSTROJE
Článek 216
Výběr subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Pro účely uplatňování finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení si Komise opatří doklady o tom, že pověřený subjekt splňuje požadavky čl. 60 odst. 2 finančního nařízení. Jakmile jsou tyto doklady k dispozici, platí pro uplatňování finančních nástrojů ze strany příslušného subjektu i v budoucnu, pokud se podstatně nezmění systémy, pravidla nebo postupy pověřených subjektů, na něž se tyto požadavky vztahují.
2. Pro účely výběru subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů podle čl. 61 odst. 2 finančního nařízení uveřejní Komise výzvu adresovanou potenciálním pověřeným subjektům. Tato výzva obsahuje kritéria pro výběr a pro pověření subjektu.
Výzva podle prvního pododstavce dále uvádí, bude-li pověřený subjekt povinen vynaložit na konkrétní finanční nástroj své vlastní finanční zdroje nebo sdílet riziko. Je-li tento údaj uveden a je-li nezbytné zmírnit případný střet zájmů, výzva dále uvede, že je pověřený subjekt povinen navrhnout opatření ke sladění zájmů ve smyslu čl. 140 odst. 2 finančního nařízení. Tato opatření ke sladění zájmů jsou zakomponována do dohody o konkrétním finančním nástroji.
Se subjekty, jež splňují kritéria pro výběr, zahájí Komise transparentním a objektivním způsobem, který nevyvolává střet zájmů, otevřený dialog. Po ukončení tohoto dialogu Komise podepíše pověřovací dohody s jedním či více subjekty, jež předložily ekonomicky nejvýhodnější návrhy, podle nichž tyto subjekty případně vynaloží své vlastní finanční zdroje či budou sdílet rizika.
3. Komise může před podpisem pověřovacích dohod zahájit s potenciálními pověřenými subjekty přímá jednání, je-li pověřený subjekt vymezen v příslušném základním právním aktu nebo jedná-li se o subjekt vyjmenovaný v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iii) finančního nařízení nebo v řádně odůvodněných a náležitě zdokumentovaných výjimečných případech, zejména jestliže:
a)
na základě výzvy adresované potenciálním pověřeným subjektům nebyly předloženy žádné vhodné návrhy;
b)
finanční nástroje se specifickými znaky vyžadují zvláštní kategorii pověřeného subjektu vzhledem k jeho odborné kompetenci, vysoké specializovanosti či rozsahu správních pravomocí;
c)
vlivem nepředvídatelných událostí, jež nejsou přičitatelné Unii, jsou dány mimořádně naléhavé důvody, v jejichž důsledku nelze dodržet postup podle odstavce 2.
Článek 217
Obsah pověřovací dohody se subjekty pověřenými uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
Nad rámec požadavků podle článku 40 stanoví pověřovací dohoda se subjekty, jež jsou pověřeny uplatňováním finančních nástrojů, náležitá opatření, jež zajišťují soulad se zásadami a podmínkami článku 140 finančního nařízení. Pověřovací dohoda obsahuje zejména:
a)
popis finančního nástroje, jeho investiční strategii či politiku, druh poskytované podpory, kritéria způsobilosti platná pro finanční zprostředkovatele a konečné příjemce a doplňující funkční požadavky, jejichž prostřednictvím mají být naplněny politické cíle nástroje;
b)
požadavky na cílový interval hodnot aktivačního účinku nástroje;
c)
definici nezpůsobilých činností a kritérií pro vyloučení;
d)
ustanovení, jež zajišťují sladění zájmů a řeší případný střet zájmů;
e)
ustanovení o výběru finančních zprostředkovatelů podle čl. 139 odst. 4 druhého pododstavce finančního nařízení a o případném zřízení účelových investičních jednotek;
f)
ustanovení o podmínkách, za nichž mohou být pověřený subjekt a další subjekty, jež jsou do uplatňování finančního nástroje zapojeny, povolány k odpovědnosti;
g)
ustanovení o řešení sporů;
h)
ustanovení o správě finančního nástroje;
i)
ustanovení o využití a opětovném využití příspěvku Unie v souladu s čl. 140 odst. 6 finančního nařízení;
j)
ustanovení o správě příspěvků Unie a svěřeneckých účtů včetně rizik protistrany, přijatelných pokladních operací, povinností dotčených stran, nápravných opatření v případě nadměrného zůstatku na svěřeneckých účtech, vedení záznamů a podávání zpráv;
k)
ustanovení o odměně pověřeného subjektu včetně sazebníku poplatků za řízení a dále ustanovení o výpočtu a proplácení nákladů řízení a poplatků za řízení pověřenému subjektu v souladu s článkem 218;
l)
v případě potřeby ustanovení o rámci podmínek, jimiž se řídí poskytování příspěvků z fondů uvedených v článku 175 finančního nařízení, a zejména z Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova a budoucího Evropského rybářského fondu (dále jen „fondy SSR“);
m)
ustanovení o době platnosti, možnosti prodloužení a ukončení finančního nástroje včetně podmínek jeho předčasného ukončení a příp. desinvestičních strategií;
n)
ustanovení o způsobu, jakým je monitorována podpora finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, včetně podávání zpráv ze strany finančních zprostředkovatelů;
o)
případně druh a povahu zajišťovacích operací podle článku 219.
Článek 218
Náklady řízení a poplatky za řízení hrazené pověřeným subjektům
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Za uplatňování finančních nástrojů Komise odměňuje pověřené subjekty formou výkonnostních poplatků, náhrady mimořádných výloh a - v případech, kdy pověřený subjekt spravuje pokladnu finančního nástroje - formou poplatků za správu pokladny.
2. Výkonnostní poplatky zahrnují správní poplatky, jež jsou hrazeny pověřenému subjektu jako odměna za práci, kterou vykonává při uplatňování finančního nástroje. Případně mohou zahrnovat též koncepční pobídky na podporu dosažení politických cílů či ke stimulaci finanční výkonnosti finančního nástroje.
Článek 219
Specifická pravidla pro svěřenecké účty v případě nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Subjekty pověřené uplatňováním finančních nástrojů mohou svým jménem a výlučně jménem Komise zřizovat svěřenecké účty ve smyslu čl. 68 odst. 7 finančního nařízení. Související výpisy z účtů zasílají pověřené subjekty příslušnému útvaru Komise.
2. Na svěřeneckých účtech je udržována likvidita v dostatečném objemu a aktiva vedená na těchto účtech jsou spravována v souladu se zásadami řádného finančního řízení a řídí se náležitými obezřetnostními pravidly v souladu s čl. 140 odst. 7 finančního nařízení.
3. Při uplatňování finančních nástrojů nesmějí pověřené subjekty provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povaha případných zajišťovacích operací jsou dohodnuty předem s Komisí a promítnuty do pověřovacích dohod podle článku 217.
Článek 220
Přímo uplatňované finanční nástroje
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Ve výjimečných případech lze finanční nástroje uplatňovat přímo podle čl. 139 odst. 4, a to prostřednictvím:
a)
účelové investiční jednotky, v níž má Komise účast spolu s dalšími veřejnými či soukromými investory a jejímž cílem je zesílit aktivační účinek příspěvku Unie, nebo
b)
půjček, záruk, kapitálových účastí a dalších nástrojů pro sdílení rizika, u nichž se nejedná o investice do účelových investičních jednotek a které jsou poskytovány přímo konečným příjemcům či prostřednictvím finančních zprostředkovatelů.
2. Při uplatňování finančních nástrojů nesmí Komise provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povahu případných zajišťovacích operací Komise předem schválí a promítne do dohod se subjekty, jež finanční nástroj uplatňují.
Článek 221
Výběr finančních zprostředkovatelů, správců účelových investičních jednotek a konečných příjemců
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Uplatňuje-li Komise finanční nástroje přímo či nepřímo prostřednictvím účelových investičních jednotek, jsou tyto jednotky zřizovány podle právního řádu některého členského státu. Jedná-li se o oblast vnější činnosti, lze tyto jednotky zřizovat též podle právního řádu jiné země nežli členského státu. Správci těchto jednotek jsou ze zákona či podle smlouvy povinni jednat s péčí řádného hospodáře a v dobré víře.
2. Správci účelových investičních jednotek uvedení v odstavci 1 a finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci finančních nástrojů jsou vybíráni s náležitým zřetelem k povaze finančního nástroje, jenž má být uplatňován, ke zkušenostem a provozní a finanční způsobilosti dotyčných subjektů a/nebo k rentabilitě projektů konečných příjemců. Jejich výběr je transparentní, spočívá na objektivních důvodech a nevede ke střetu zájmů.
3. Správcům účelových investičních jednotek, finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, kteří se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení, nelze poskytnout finanční podporu.
Článek 222
Podmínky pro používání finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje řeší nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé investiční situace a podpora z nich je poskytována pouze konečným příjemcům, kteří jsou v okamžiku poskytnutí podpory Unie z finančního nástroje pokládáni za potenciálně hospodářsky životaschopné.
2. Podpora z finančního nástroje je konečným příjemcům poskytována proporcionálním způsobem. Zejména případy, kdy se přednostního zacházení dostává investorům, kteří se podílejí na investicích či sdílejí rizika, by měly být odůvodněné, přiměřené rizikům, jež investoři do finančního nástroje přebírají, a omezené na nezbytné minimum s ohledem na tyto investice či sdílení rizika.
Článek 223
Aktivace mimorozpočtových zdrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje mají za cíl aktivovat prostřednictvím příspěvku Unie mimorozpočtové zdroje a zmobilizovat tak rozsáhlou investici, jejíž objem překračuje výši příspěvku Unie.
Tento aktivační účinek finančních prostředků Unie se rovná podílu objemu financování poskytnutého konečným příjemcům a výše příspěvku Unie.
2. Cílový interval hodnot aktivačního účinku je stanoven na základě hodnocení příslušného finančního nástroje ex ante.
Článek 224
Hodnocení finančních nástrojů ex ante
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje se opírají o hodnocení ex ante, při němž jsou zjišťovány nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé finanční situace a s ohledem na politické cíle posuzovány investiční potřeby.
2. Toto hodnocení ex ante musí prokázat, že zjištěné potřeby trhu nelze řešit vhodným způsobem a včas prostřednictvím tržně orientovaných činností či zásahů Unie - např. prostřednictvím regulace, liberalizace, reformy či jiného politického opatření -, u nichž se nejedná o financování z finančního nástroje. V jeho rámci je posouzena pravděpodobnost narušení trhu a vytěsnění soukromých investic vlivem finančních nástrojů, jsou posouzeny případné související náklady a jsou určeny prostředky, jak negativní účinky tohoto narušení minimalizovat.
3. V souladu se zásadou subsidiarity musí být při hodnocení ex ante prokázáno, že finanční nástroj na úrovni Unie řeší zjištěné tržní potřeby způsobem vhodnějším nežli podobné finanční nástroje na úrovni vnitrostátní či regionální, včetně nástrojů financovaných v rámci fondů SSR. Při posuzování přidané hodnoty, kterou příspěvek Unie představuje, se přihlíží např. k obtížnému přístupu k financování na vnitrostátní úrovni, zejména v případě přeshraničních projektů, k úsporám z rozsahu či silným demonstračním účinkům, jež jsou spojeny s šířením osvědčených postupů v členských státech.
4. Při hodnocení ex ante je určen nejefektivnější způsob realizace finančního nástroje.
5. Při hodnocení ex ante je dále prokázáno, že je plánovaný finanční nástroj v souladu s:
a)
novými i stávajícími finančními nástroji, takže jeho vlivem nedochází k nežádoucím překryvům a je dosaženo synergií a úspor z rozsahu;
b)
finančními nástroji a dalšími formami zásahů z veřejných zdrojů, které se zaměřují na totéž tržní prostředí, takže nedochází k nekonzistentnosti a jsou mapovány potenciální synergie.
6. Při hodnocení ex ante je zamýšlený zásah posuzován z hlediska proporcionality, pokud jde o rozsah zjištěného nedostatku financování a očekávaný aktivační účinek plánovaného finančního nástroje, a jsou při něm zkoumány další kvalitativní účinky, např. šíření osvědčených postupů, účelná propagace politických cílů Unie na všech článcích realizačního řetězce či přístup ke specifickému know-how, jež aktéři zapojení do uplatňování nástroje mají.
7. Při hodnocení ex ante je pro navržené finanční nástroje stanoven soubor náležitých výkonnostních ukazatelů a jsou specifikovány očekávané výstupy, výsledky a dopad.
8. Separátní hodnocení finančních nástrojů ex ante je prováděno pouze v případech programů a činností, které jsou upraveny základním právním aktem a v jejichž případě hodnocení ex ante ani posouzení dopadů nezahrnuje hodnocení, jež by v plném rozsahu splňovalo kritéria podle odstavců 1 až 7.
Článek 225
Monitorování finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. V zájmu harmonizovaného monitorování finančních nástrojů podle čl. 140 odst. 12 finančního nařízení ustaví příslušná schvalující osoba monitorovací systém, jenž bude přispívat k poskytnutí přiměřené jistoty, že jsou finanční prostředky Unie využívány v souladu s čl. 32 odst. 2 finančního nařízení.
2. Za pomoci monitorovacího systému je hodnocen pokrok, jejž uplatňování finančních nástrojů zaznamenává při dosahování politických cílů, které jsou promítnuty do příslušných výstupových a výsledkových ukazatelů stanovených v souladu s hodnocením ex ante, a je analyzován soulad uplatňování těchto nástrojů s požadavky čl. 140 odst. 2 finančního nařízení; monitorovací systém slouží též podávání zpráv Komise podle čl. 38 odst. 5 a čl. 140 odst. 8 finančního nařízení.
3. V případě nepřímého řízení vychází Komise při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají pověřené subjekty, a z auditů a kontrol, jež pověřené subjekty provádějí, s tím, že Komise řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež pověřené subjekty vydávají, a z výroku nezávislého auditora podle čl. 60 odst. 5 finančního nařízení. Informace, jež pověřené subjekty předkládají, Komise přezkoumává a může na náležitých úrovních realizačního řetězce až po úroveň konečných příjemců provádět kontroly včetně kontrol na vzorku.
Pověřený subjekt vychází při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé, a z auditů a kontrol, jež finanční zprostředkovatelé provádějí, s tím, že pověřený subjekt řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež finanční zprostředkovatelé vydávají, a z výroku nezávislého auditora.
Nejsou-li do realizace zapojeni finanční zprostředkovatelé, monitoruje pověřený subjekt využívání finančního nástroje přímo, a to na základě zpráv a účetních výkazů, jež předkládají koneční příjemci.
Informace, jež finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci předkládají, pověřený subjekt přezkoumává - případně na vzorku - a provádí kontroly v souladu s dohodou podle článku 217.
4. V případě přímého řízení vychází Komise při monitorování - s výhradou náležitých kontrol - ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci. Na přímé řízení se obdobně použijí ustanovení odstavce 3.
5. Dohody o uplatňování finančních nástrojů obsahují ustanovení nezbytná k použití odstavce 1 až 4.
Článek 226
Režim příspěvků z fondů SSR
(Článek 140 finančního nařízení)
1. O příspěvcích, které jsou vypláceny z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení a podporované z fondů SSR podle odvětvových pravidel, jsou vedeny oddělené záznamy.
2. Příspěvky z fondů SSR jsou ukládány na zvláštní účty a využívány v souladu s cíli příslušného fondu SSR na akce a pro účely konečných příjemců, které jsou v souladu s jedním či více programy, z nichž příspěvky plynou.
3. Na příspěvky z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení se použijí odvětvová pravidla.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předložení účetní závěrky
Článek 227
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok
(Článek 142 finančního nařízení)
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok podává přesný popis:
a)
dosažení cílů za rozpočtový rok v souladu se zásadou řádného finančního řízení;
b)
finanční situace a událostí, které měly výrazný vliv na činnosti v průběhu rozpočtového roku.
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení je předkládána odděleně od zpráv o plnění rozpočtu.
Článek 228
Výjimka z účetních zásad
(Článek 144 finančního nařízení)
Pokud se účetní ve zvláštním případě domnívají, že má být učiněna výjimka z některé z účetních zásad uvedených v účetních pravidlech Unie, musí být tato výjimka uvedena a řádně zdůvodněna v příloze k finančním výkazům podle článku 232.
Článek 229
Podklady
(Článek 144 finančního nařízení)
1. Všechny zápisy vycházejí z podkladů, které jsou opatřeny datem a číslem a předloženy v papírové podobě nebo na nosiči, který zaručuje spolehlivost a uchování svého obsahu během doby stanovené v článku 48.
2. Operace téhož druhu uskutečněné na témže místě a v průběhu téhož dne lze shrnout do jediného podkladu.
Článek 230
Výkaz o finanční výkonnosti
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz o finanční výkonnosti uvádí příjmy a výdaje rozpočtového roku v členění podle jejich povahy.
Článek 231
Výkaz peněžních toků
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz peněžních toků podává přehled o peněžních tocích za sledované období, tedy o rozdílech mezi počátečním a konečným stavem pokladny.
Stav pokladny se skládá z:
a)
hotovosti;
b)
bankovních účtů a vkladů splatných na požádání;
c)
ostatních disponibilních aktiv, která lze rychle přeměnit na hotovost a jejichž hodnota je stálá.
Článek 232
Příloha k finančním výkazům
(Článek 145 finančního nařízení)
Nedílnou součástí finančních výkazů je příloha uvedená v článku 145 finančního nařízení. Příloha uvádí alespoň tyto informace:
a)
účetní zásady, pravidla a metody;
b)
vysvětlivky, jež podávají doplňující informace, které nejsou obsaženy ve finančních výkazech, ale jsou nezbytné ke zprostředkování věrného a poctivého obrazu.
Článek 233
Výsledný účet plnění rozpočtu
(Článek 146 finančního nařízení)
1. Výsledný účet plnění rozpočtu obsahuje:
a)
informace o příjmech obsahující:
i)
změny v odhadovaných příjmech rozpočtu,
ii)
výsledek plnění příjmů,
iii)
stanovené nároky;
b)
informace o změnách celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
c)
informace o využití celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
d)
informace o zbývajících závazcích, závazcích přenesených z předchozího rozpočtového roku a závazcích přijatých v rozpočtovém roce.
2. Pokud jde o informace o příjmech, přikládá se též výkaz, který uvádí rozpis částek vlastních zdrojů za jednotlivé členské státy, jež zbývá ke konci rozpočtového roku inkasovat a na něž byl vydán inkasní příkaz.
Článek 234
Předkládání účetní závěrky
(Článek 148 finančního nařízení)
Předběžnou a konečnou účetní závěrku podle článků 147 a 148 finančního nařízení lze zasílat elektronickými prostředky.
KAPITOLA 2
Účetnictví
Oddíl 1
Organizace účetního systému
Článek 235
Organizace účetního systému
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetní jednotlivých orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení sestaví a aktualizují dokumentaci, jež popisuje organizaci účetního systému a účetní postupy jejich orgánu či subjektu.
2. Příjmy a výdaje rozpočtu se zaznamenávají v počítačovém systému podle článku 236 v závislosti na hospodářské povaze operace jako běžné příjmy nebo výdaje, nebo jako kapitál.
Článek 236
Počítačové systémy
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetnictví je vedeno pomocí integrovaného počítačového systému.
2. Je-li účetnictví vedeno pomocí počítačových systémů a subsystémů, je nutno ke každému systému a subsystému vypracovat jeho úplný popis.
Tento popis uvádí obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím a změnám v počítačových systémech a subsystémech existovala kompletní auditní stopa, tak aby bylo možno kdykoli zjistit, kdo a jaké změny provedl.
Popis počítačových účetních systémů a subsystémů uvádí všechna spojení mezi těmito systémy a ústředním účetním systémem, zejména pokud jde o přenos dat a odsouhlasování zůstatků.
3. Přístup k počítačovým systémům a subsystémům mají pouze osoby uvedené na seznamu oprávněných uživatelů, jejž vedou a aktualizují jednotlivé orgány.
Oddíl 2
Účetní knihy
Článek 237
Účetní knihy
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení vedou deník, hlavní knihu a alespoň knihy analytických účtů k dlužníkům, věřitelům a dlouhodobým aktivům, pokud proti takovému členění nehovoří analýza nákladů a přínosů.
Účetní knihy sestávají z elektronických dokumentů, které jsou označeny účetním a u nichž je zaručeno, že je lze použít jako důkaz.
Zápisy v deníku jsou přenášeny do hlavní knihy, jejíž struktura se řídí účtovou osnovou podle článku 212.
Deník a hlavní kniha mohou být rozděleny do potřebného množství zvláštních deníků a zvláštních knih.
Zápisy do zvláštních deníků a zvláštních knih jsou alespoň jednou měsíčně centralizovány v deníku a hlavní knize.
Článek 238
Předvaha
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení sestavují předvahu, v níž jsou prezentovány všechny účty v rámci obecných účtů, včetně účtů, na nichž proběhlo zúčtování, vždy s uvedením:
a)
čísla účtu;
b)
popisu;
c)
celkové částky „má dáti“;
d)
celkové částky „dal“;
e)
zůstatku.
Článek 239
Odsouhlasení účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Údaje hlavní účetní knihy jsou vedeny a členěny tak, aby sloužily k prokázání obsahu všech účtů v předvaze.
2. Na inventární soupis dlouhodobých aktiv se použijí články 246 až 253.
Oddíl 3
Účetní záznamy
Článek 240
Účetní zápisy
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Účetní zápisy se provádějí podvojným způsobem, kdy jsou každý pohyb nebo změna zachycené na účtech vyjádřeny zápisem, který zajišťuje rovnost mezi částkou na straně má dáti a částkou na straně dal účtů, jež jsou tímto zápisem dotčeny.
2. Při transakci v jiné měně než v euru se vypočítá a zaúčtuje protihodnota v eurech.
Cizoměnové transakce na účtech, které lze přecenit, se přeceňují alespoň při každé uzávěrce účtů.
Přecenění se provádí na základě kurzů stanovených v souladu s článkem 6.
K přepočtu mezi eurem a jinou měnou pro účely sestavení rozvahy ke dni 31. prosince roku N se použije kurz posledního pracovního dne roku N.
3. Pravidla, jimiž se řídí přepočty a přeceňování pro účely akruálního účetnictví, stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 241
Účetní záznamy
(Článek 154 finančního nařízení)
Všechny účetní záznamy uvádějí původ, obsah a účetní identifikaci jednotlivých údajů a odkazy na odpovídající podklady.
Článek 242
Záznamy v deníku
(Článek 154 finančního nařízení)
Účetní operace se zaznamenávají do deníku podle jedné z následujících metod, které se vzájemně nevylučují:
a)
denně, zápisem každé operace;
b)
formou měsíčního soupisu celkových částek operací, za předpokladu, že jsou uchovány všechny doklady, na jejichž základě lze ověřit jednotlivé operace provedené v jednotlivých dnech.
Článek 243
Potvrzení zápisů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Definitivní charakter zápisů do deníku a knih analytických účtů je zajištěn potvrzením, po němž již nelze daný zápis měnit ani mazat.
2. Nejpozději před předložením konečných finančních výkazů je provedena uzávěrka, při níž je definitivně stanoveno časové pořadí a zaručena nedotknutelnost záznamů.
Oddíl 4
Odsouhlasování a ověřování
Článek 244
Odsouhlasování účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Zůstatky účtů v předvaze jsou pravidelně a alespoň při roční uzávěrce odsouhlasovány s údaji z řídících systémů, jež používají schvalující osoby ke správě aktiv a pasiv a ke každodennímu zadávání údajů do účetního systému.
2. Účetní pravidelně a alespoň při každé uzávěrce účtů ověřuje, zda zůstatky na bankovních účtech odpovídají skutečnosti, a kontroluje zejména:
a)
hotovost v bance, a to na základě odsouhlasení s výpisy z účtů od finančních institucí;
b)
pokladní hotovost, a to na základě odsouhlasení s údaji v pokladní knize.
Účty dlouhodobých aktiv jsou kontrolovány v souladu s článkem 250.
3. Interinstitucionální spojovací účty jsou odsouhlasovány každý měsíc.
4. Prozatímní účty zřizuje a každým rokem kontroluje účetní. Za tyto účty odpovídá schvalující osoba, která je uzavírá co nejdříve.
Oddíl 5
Rozpočtové účty
Článek 245
Obsah a vedení rozpočtových účtů
(Článek 156 finančního nařízení)
1. Rozpočtové účty k jednotlivým úrovním členění rozpočtu uvádějí:
a)
v případě výdajů:
i)
prostředky schválené v původním rozpočtu, prostředky zapsané v opravných rozpočtech, prostředky přenesené, prostředky, jež jsou k dispozici v důsledku výběru účelově vázaných příjmů, převody prostředků a celkovou výši prostředků, které jsou tak k dispozici,
ii)
závazky a platby rozpočtového roku;
b)
v případě příjmů:
i)
odhady zapsané v původním rozpočtu, odhady zapsané v opravných rozpočtech, účelově vázané příjmy a celkovou výši takto stanovených odhadů,
ii)
pohledávky stanovené a částky inkasované za daný rozpočtový rok;
c)
závazky, které zbývá zaplatit, a příjmy, které zbývá inkasovat, jež byly přeneseny z předchozích rozpočtových let.
Prostředky na závazky a prostředky na platby podle prvního pododstavce písm. a) jsou zapisovány a vykazovány odděleně.
Do rozpočtových účtů jsou zapisovány rovněž souhrnné předběžné závazky související s Evropským zemědělským záručním fondem („EZZF“) a jim odpovídající platby.
Tyto závazky se uvádějí ve vztahu k celkovým prostředkům na EZZF.
2. Rozpočtové účty umožňují sledovat odděleně:
a)
použití přenesených prostředků a prostředků na daný rozpočtový rok;
b)
vyrovnání zbývajících závazků.
Částky, jež zbývá inkasovat z předchozích rozpočtových let, jsou na straně příjmů vykazovány odděleně.
3. Rozpočtové účty mohou být členěny tak, aby umožnily rozvoj nákladového účetnictví.
4. Rozpočtové účty jsou vedeny pomocí počítačových systémů, v knihách nebo na kartách.
KAPITOLA 3
Inventární soupisy majetku
Článek 246
Inventární soupisy majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Systém inventárních soupisů majetku zřizuje schvalující osoba za odborné pomoci účetního. Tento inventární systém musí poskytovat veškeré informace nezbytné pro vedení účetnictví a uchování aktiv.
Článek 247
Uchovávání majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení přijmou předpisy, jimiž se bude řídit uchovávání aktiv vykazovaných v jejich rozvaze, a rozhodnou, který správní útvar bude odpovídat za inventární systém.
Článek 248
Zápis majetku do inventárního soupisu
(Článek 157 finančního nařízení)
Do inventárního soupisu se zapisuje a na účty dlouhodobých aktiv zaznamenává veškerý nabytý majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok, který není klasifikován jako drobný hmotný majetek a jehož pořizovací cena nebo výrobní náklady přesahují limit, jejž stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 249
Obsah inventárního soupisu pro jednotlivé položky majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Inventární soupis uvádí náležitý popis jednotlivých položek majetku a upřesňuje jejich umístění, nebo - v případě movitého majetku - útvar a příslušnou osobu, a dále datum nabytí a jednotkové náklady.
Článek 250
Inventury movitého majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení se při inventurách přesvědčují o tom, že jednotlivé položky majetku fyzicky existují a že zápis v inventárním soupisu odpovídá skutečnosti. Inventury jsou prováděny v rámci programu ročních kontrol, s výjimkou hmotných dlouhodobých aktiv a nehmotných aktiv, která jsou kontrolována nejméně jednou za tři roky.
Článek 251
Další prodej hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
Majetek, jejž dále prodávají orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení, nejsou oprávněni nabývat členové, úředníci ani ostatní zaměstnanci a další pracovníci těchto orgánů a subjektů, s výjimkou případu, kdy je na prodej tohoto majetku vypsáno veřejné zadávací řízení.
Článek 252
Postup při prodeji hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
1. Činí-li jednotková pořizovací hodnota hmotných aktiv alespoň 8 100 EUR, je prodej těchto aktiv vyhlašován podle místních zvyklostí. Doba mezi dnem uveřejnění posledního oznámení a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně čtrnáct kalendářních dní.
Činí-li jednotková pořizovací hodnota alespoň 391 100 EUR, je prodej podle prvního pododstavce předmětem oznámení o prodeji, které je uveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie. Vyhlášení může mít též podobu inzerce v tisku členských států. Doba mezi dnem uveřejnění oznámení v Úředním věstníku Evropské unie a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně jeden měsíc.
2. Pokud by náklady na vyhlášení překročily očekávaný výnos z transakce, mohou orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení od vyhlášení upustit.
3. Při prodeji hmotných aktiv usilují orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení o dosažení co nejlepší ceny.
4. Odstavce 1, 2 a 3 se nepoužijí na prodej, k němuž dochází mezi orgány Unie a jejich subjekty uvedenými v článku 208 finančního nařízení.
Článek 253
Postup při vyřazování hmotných aktiv z účetnictví
(Článek 157 finančního nařízení)
Je-li majetek, včetně budov, zapsaný v inventárním seznamu úplatně nebo bezúplatně převeden, zlikvidován, pronajat, ztracen, ukraden nebo je-li zjištěno manko z jiného důvodu, vypracuje schvalující osoba odpovídající prohlášení nebo záznam.
V tomto prohlášení nebo záznamu zejména uvede, musí-li být tato položka majetku nahrazena na náklady úředníka nebo ostatního zaměstnance Unie nebo jiné osoby.
Je-li bezúplatně poskytován nemovitý majetek nebo velká zařízení, musí být na tuto transakci uzavřena smlouva a transakce musí být oznámena Evropskému parlamentu a Radě ve výroční zprávě při předkládání návrhu rozpočtu.
Majetek zapsaný v inventárním soupisu, který je bezúplatně poskytován či likvidován, nesmí nabývat členové, úředníci, ostatní zaměstnanci ani další pracovníci orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení.
Článek 254
Inventární soupis a vyhlašování prodeje majetku v delegacích Unie
(Článek 157 finančního nařízení)
1. V případě delegací Unie jsou stálé inventární soupisy movitého majetku, který náleží Unii, vedeny na místě. Jsou pravidelně zasílány ústředním útvarům v souladu s pravidly jednotlivých orgánů.
Movitý majetek, který přechází na delegace Unie, se před zápisem do stálého inventárního soupisu zapisuje do předběžného seznamu.
2. Prodej movitého majetku delegací Unie je vyhlašován podle místních zvyklostí.
ČÁST DRUHÁ
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ
HLAVA I
VÝZKUM
Článek 255
Druhy operací
(Článek 181 finančního nařízení)
1. Přímé akce provádějí zařízení Společného výzkumného střediska (dále jen „SVS“) a tyto akce jsou financovány zpravidla v plném rozsahu z rozpočtu. Jedná se o:
a)
výzkumné programy;
b)
průzkumné činnosti;
c)
vědecké a technické podpůrné činnosti institucionální povahy.
2. Nepřímých akcí se může SVS účastnit za podmínek podle článku 183 finančního nařízení.
3. Odhady pohledávek podle čl. 181 odst. 2 finančního nařízení jsou předávány účetnímu k zaevidování.
Článek 256
Doplňující pravidla pro SVS
(Článek 183 finančního nařízení)
1. Z činností soutěžní povahy provádí SVS:
a)
činnosti vykonávané v návaznosti na řízení o udělení grantu či zadávací řízení;
b)
činnosti vykonávané jménem třetích osob;
c)
činnosti vykonávané v rámci správních dohod s jinými orgány nebo útvary Komise o poskytování vědecko-technických služeb.
2. Je-li v rámci činností, jež SVS provádí pro třetí osoby, nezbytné zadat veřejnou zakázku, musí zadávací řízení splňovat zásady transparentnosti a rovného zacházení.
3. Odhady pohledávek uvedené v čl. 183 odst. 2 finančního nařízení se předávají účetnímu k zaevidování.
HLAVA II
VNĚJŠÍ AKCE
KAPITOLA I
Obecná ustanovení
Článek 257
Akce, jež lze financovat
(Článek 184 finančního nařízení)
Z prostředků na akce uvedené v části druhé hlavě IV kapitole 1 finančního nařízení lze financovat zejména veřejné zakázky, granty včetně úrokových subvencí, zvláštní půjčky, záruky za půjčky, finanční pomoc, rozpočtovou podporu a jiné specifické formy rozpočtové pomoci.
KAPITOLA II
Rozpočtová podpora a svěřenecké fondy sdružující více dárců
Článek 258
Použití rozpočtové podpory
(Článek 186 finančního nařízení)
1. Stanoví-li tak příslušné základní právní akty, může Komise použít odvětvovou či obecnou rozpočtovou podporu ve třetí zemi, jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
správa veřejných financí v partnerské zemi je dostatečně transparentní, spolehlivá a účelná;
b)
partnerská země má zavedenu dostatečně věrohodnou a relevantní odvětvovou či celostátní politiku a
c)
partnerská země má zavedenu makroekonomickou politiku, která je orientována na stabilitu.
2. Dohody s partnerskými zeměmi stanoví, že jsou tyto země povinny předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, na jejichž základě bude moci Komise posoudit plnění podmínek podle odstavce 1.
Článek 259
Svěřenecké fondy pro vnější akce
(Článek 187 finančního nařízení)
Příspěvky dalších dárců připisované na zvláštní bankovní účet svěřeneckého fondu jsou zaznamenávány v eurových částkách, na něž jsou při připsání na účet přepočítávány.
Příspěvek Unie je převáděn ve stanovené lhůtě s cílem pokrýt právní závazky svěřeneckého fondu a s přihlédnutím k dostupným finančním prostředkům, jež poskytli ostatní dárci.
Úroky naběhlé na zvláštním bankovním účtu svěřeneckého fondu jsou investovány do svěřeneckého fondu, nestanoví-li zřizovací akt svěřeneckého fondu jinak.
Všechny transakce na bankovním účtu podle třetího pododstavce provedené v průběhu roku jsou řádně zaznamenávány v účetnictví svěřeneckého fondu.
Schvalující osoba předkládá dvakrát ročně finanční zprávy o činnosti jednotlivých svěřeneckých fondů.
Ve svěřeneckých fondech je každoročně prováděn nezávislý externí audit.
Správní rada svěřeneckého fondu schvaluje výroční zprávu svěřeneckého fondu, kterou vypracovává schvalující osoba, spolu s roční účetní závěrkou, kterou sestavuje účetní. Tyto zprávy se přikládají k výroční zprávě pověřené schvalující osoby a jsou předkládány Evropskému parlamentu a Radě v rámci postupu udělování absolutoria Komisi.
Pravidla složení správní rady a její jednací řád stanoví zřizovací akt svěřeneckého fondu, jejž přijme Komise a k němuž přistupují dárci. Tato pravidla zajišťují, aby byli dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem, a ohledně přijetí konečného rozhodnutí o využití finančních prostředků fondu stanoví požadavek, aby pro něj hlasovala Komise.
KAPITOLA III
Zadávání veřejných zakázek
Článek 260
Nájem budov
(Článek 190 finančního nařízení)
Z provozních prostředků na vnější činnost lze financovat pouze ty veřejné zakázky na nemovitosti, jejichž předmětem je nájem budov, které jsou v okamžiku podpisu nájemní smlouvy již postaveny. Tyto zakázky jsou uveřejňovány v souladu s článkem 124.
Článek 261
Definice
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky na služby zahrnují zakázky na studie a na technickou pomoc.
O veřejnou zakázku na studii se jedná v případě, že se smlouva na poskytování služeb uzavřená mezi poskytovatelem služby a veřejným zadavatelem týká mimo jiné studií k identifikaci a přípravě projektů, studií proveditelnosti, ekonomických a marketingových studií, technických studií a auditů.
O veřejnou zakázku na technickou pomoc se jedná v případě, že má poskytovatel služeb vykonávat poradní funkci, zajistit řízení projektu nebo dohled nad ním nebo poskytnout konzultanty podle specifikace ve smlouvě.
2. Má-li třetí země ve svých útvarech nebo subjektech s účastí veřejného sektoru kvalifikované řídící pracovníky, mohou veřejné zakázky provést přímo tyto útvary nebo subjekty ve vlastní režii.
Článek 262
Zvláštní ustanovení týkající se finančních limitů a způsobu zadávání veřejných zakázek na vnější akce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Články 123 až 126, s výjimkou definic, čl. 127 odst. 3 a 4, články 128, 134 až 137, čl. 139 odst. 3 až 6, čl. 148 odst. 4, čl. 151 odst. 2, články 152 až 158 a články 160 a 164 tohoto nařízení se nepoužijí na smlouvy na veřejné zakázky, jež uzavírají veřejní zadavatelé uvedení v čl. 190 odst. 2 finančního nařízení nebo jež jsou uzavírány jejich jménem.
O provádění ustanovení o veřejných zakázkách podle této kapitoly rozhodne Komise; Komise rozhodne též o náležitých kontrolních opatřeních, jež má uplatňovat příslušná schvalující osoba v případě, není-li Komise veřejným zadavatelem.
2. V případě nedodržení postupů podle odstavce 1 nejsou výdaje na uvedené činnosti způsobilé k financování z prostředků Unie.
3. Tato kapitola se nepoužije na veřejné zadavatele uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení, pokud jim po kontrolách podle článku 61 Komise povolila použít jejich vlastní zadávací řízení.
Článek 263
Vyhlášení a zákaz diskriminace
(Články 190 a 191 finančního nařízení)
1. Komise přijme nezbytná prováděcí opatření k zajištění co nejširší účasti v soutěži o veřejné zakázky financované z prostředků Unie, jež se vyznačuje zachováváním rovných podmínek. Za tímto účelem je třeba dbát zejména o to, aby:
a)
bylo v přiměřené lhůtě náležitě uveřejněno předběžné oznámení, oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení;
b)
nedocházelo k diskriminaci a aby technické podmínky nebránily tomu, aby se soutěže o veřejné zakázky za rovných podmínek široce účastnily všechny fyzické a právnické osoby uvedené v článku 182 finančního nařízení.
2. Využitím elektronického zadávání veřejných zakázek nejsou dotčena ustanovení čl. 265 odst. 5, čl. 267 odst. 3 a čl. 269 odst. 4.
Článek 264
Vyhlašování
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Předběžné oznámení o mezinárodním zadávacím řízení se v případě zakázek na dodávky a služby zasílá co nejdříve Úřadu pro publikace a v případě zakázek na stavební práce co nejrychleji po rozhodnutí o schválení programu.
2. Pro účely této kapitoly se oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňuje:
a)
v případě mezinárodního zadávacího řízení alespoň v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu;
b)
v případě místního zadávacího řízení alespoň v úředním věstníku přijímajícího státu nebo v rovnocenné publikaci.
Je-li oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňováno též místně, musí být shodné s oznámením uveřejněným v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu a k jeho uveřejnění musí dojít současně s druhým uvedeným oznámením. Komise odpovídá za uveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu. V místním měřítku mohou oznámení uveřejnit subjekty uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení.
3. Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá po podpisu smlouvy na veřejnou zakázku, s výjimkou případů, kdy musí být zakázka nadále prohlášena za tajnou, kdy si provádění zakázky vyžaduje zvláštní bezpečnostní opatření, kdy to vyžaduje ochrana základních zájmů Evropské unie anebo kdy o to požádá přijímající země a kdy uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení není považováno za vhodné.
Článek 265
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Pro veřejné zakázky na služby jsou podle článku 190 finančního nařízení stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR:
i)
mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a),
ii)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odst. 3 tohoto článku, nebo rámcová smlouva.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
Platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
2. Při mezinárodním užším řízení podle odst. 1 písm. a) je v oznámení o zahájení zadávacího řízení uveden počet zájemců, kteří budou vyzváni k podání nabídky. V případě veřejných zakázek na služby jsou k podání nabídky vyzváni alespoň čtyři zájemci. Počet zájemců, kteří mohou nabídku podat, musí být dostatečný, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Seznam vybraných zájemců se zveřejňuje na internetových stránkách Komise.
Je-li počet zájemců, kteří splňují výběrová kritéria nebo minimální požadavky na způsobilost, menší než stanovený minimální počet, může veřejný zadavatel vyzvat k podání nabídek pouze takové zájemce, kteří splňují kritéria k podání nabídky.
3. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří uchazečů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Uchazeče lze do soutěžního jednacího řízení vybrat z náležitě vyhlášeného seznamu prodejců uvedeného v čl. 136 odst. 1 písm. b). Tento seznam je sestaven na základě výzvy k projevení zájmu a zůstává v platnosti nejdéle pět let od data vyhlášení. Tento seznam může obsahovat dílčí seznamy. Během doby platnosti seznamu může každá osoba, která má zájem, podat přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby podali nabídku.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s těmito uchazeči obdrží pouze jednu odborně a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
4. V případě právních služeb podle nomenklatury CPV mohou veřejní zadavatelé využít soutěžního jednacího řízení bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky.
5. Nabídky se podávají v balíčku nebo vnější obálce obsahující dvě oddělené zapečetěné obálky, z nichž jedna je označena slovy „Obálka A - Technická nabídka“ a druhá „Obálka B - Finanční nabídka“. Na vnější obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Mají-li být podle dokumentace k zadávacímu řízení prováděny pohovory, může je hodnotící výbor provést s nejdůležitějšími členy odborného týmu, který je navržen v odborně přijatelných nabídkách, poté, co komise písemně vypracuje své předběžné závěry, a předtím, než s konečnou platností uzavře hodnocení technických nabídek. V tomto případě provádí hodnotící výbor s odborníky pohovor, a to nejlépe společný, jedná-li se o tým, a v dostatečně krátkých odstupech, tak aby mohlo být provedeno srovnání. Pohovory jsou vedeny podle standardního schématu, jež hodnotící výbor předem schválí a jež je používáno vůči všem odborníkům či týmům pozvaným k pohovoru. Datum a hodina konání pohovoru musí být uchazečům sděleny alespoň deset kalendářních dnů předem. V případě vyšší moci, která uchazeči znemožní účast na pohovoru, musí být uchazeči stanoven nový termín.
6. Za pomoci kritérií pro zadání zakázky je vybírána ekonomicky nejvýhodnější nabídka.
Ekonomicky nejvýhodnější nabídka je vybrána na základě posouzení technické kvality a ceny za použití vah 80/20. Za tímto účelem se:
a)
body přidělené technické nabídce vynásobí koeficientem 0,80;
b)
body přidělené finanční nabídce vynásobí koeficientem 0,20.
Článek 266
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou u veřejných zakázek na služby použít jednací řízení, v nichž je podána jediná nabídka, v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 104 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl veřejný zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
služby jsou svěřeny subjektům veřejného sektoru nebo neziskovým organizacím či sdružením a týkají se činností institucionální povahy nebo činností určených na poskytování pomoci jednotlivcům v sociální oblasti;
c)
veřejná zakázka má být pokračováním již poskytovaných služeb za podmínek uvedených v odstavci 2;
d)
zadávací řízení či pokus použít rámcovou smlouvu nebyly úspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního a/nebo finančního hlediska přesvědčivá. V tomto případě může zadavatel po zrušení zadávacího řízení zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky;
e)
dotyčná veřejná zakázka navazuje na soutěž o návrh a musí být v souladu s platnými pravidly zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců. V tomto případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
f)
zakázka může být z technických důvodů nebo z důvodů spojených s ochranou výhradních práv zadána pouze určitému poskytovateli služeb;
g)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
K činnostem institucionální povahy podle prvního pododstavce písm. b) patří služby, jež přímo souvisejí s úlohou subjektů veřejného sektoru, která je vymezena právními předpisy.
2. O pokračování již poskytovaných služeb ve smyslu odst. 1 písm. c) se jedná v případě těchto služeb:
a)
doplňkových služeb, které nebyly obsaženy v hlavní veřejné zakázce, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro plnění zakázky, pokud doplňkovou službu nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace, a pokud celková hodnota doplňkových služeb nepřekročí 50 % hodnoty hlavní zakázky;
b)
doplňkových služeb, které sestávají z opakování podobných služeb, jež jsou svěřeny poskytovateli služby v rámci první zakázky za předpokladu, že:
i)
první služba byla předmětem uveřejněného oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byly jednoznačně uvedeny možnost použití jednacího řízení na nové služby v rámci projektu a odhadované náklady,
ii)
hodnota a doba trvání služeb, jež mají být pokračováním původní zakázky, nepřesahují hodnotu a dobu trvání této původní zakázky.
Článek 267
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na dodávky stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR: mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: rámcová smlouva nebo:
i)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 100 000 EUR, ale méně než 300 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b),
ii)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 100 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2;
c)
platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) bodu ii) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří dodavatelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s dodavateli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
4. U veřejných zakázek na dodávky, jejichž součástí není poprodejní servis, je jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
Pokud jsou návrhy na poprodejní servis nebo školení zvláště významné, je vybrána nabídka znějící na nejnižší cenu nebo ekonomicky nejvýhodnější nabídka, s tím, že se zohlední technická kvalita nabízeného servisu a nabídnutá cena.
Článek 268
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na dodávky lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
vyžaduje to povaha nebo zvláštní vlastnosti některých dodávek, např. provedení zakázky je vyhrazeno držitelům patentů nebo patentových licencí;
c)
jedná se o doplňkové dodávky, které uskutečňují původní dodavatelé a které jsou určeny buď k částečné náhradě běžných dodávek či instalací, nebo k rozšíření stávajících dodávek či instalací, a změna dodavatele by veřejného zadavatele nutila pořídit technicky odlišné vybavení, jehož důsledkem by byla neslučitelnost nebo nepřiměřené technické obtíže při užívání a údržbě;
d)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
e)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
f)
jedná se o veřejné zakázky na dodávky kotované a nakupované na komoditní burze;
g)
jedná se o zvláště výhodné nákupy buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
V případech podle prvního pododstavce písm. d) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Pro účely odst. 1 písm. a) tohoto článku se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
Článek 269
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na stavební práce stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 5 000 000 EUR:
i)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a) nebo
ii)
s ohledem na zvláštnosti některých stavebních prací mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR, ale méně než 5 000 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b);
c)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2 tohoto článku.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. c) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří zhotovitelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání se zhotoviteli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Kritéria výběru zjišťují schopnost uchazeče provést podobné veřejné zakázky, zejména pomocí referencí na práce provedené v posledních letech. Jakmile je proveden tento výběr, je vzhledem k tomu, že nepřípustné nabídky již byly vyloučeny, jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
4. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
Článek 270
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na stavební práce lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
jedná se o dodatečné stavební práce, které nebyly zahrnuty v původní uzavřené smlouvě na veřejnou zakázku, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro provedení práce podle uvedené smlouvy; použijí se podmínky v odstavci 2;
c)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
d)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
e)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
V případech podle prvního pododstavce písm. c) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Dodatečné stavební práce uvedené v odst. 1 písm. b) se zadávají zhotoviteli díla, který již tyto práce vykonává:
a)
pokud tyto práce nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou pro její dokončení bezpodmínečně nutné;
c)
pokud souhrnná hodnota zadaných veřejných zakázek na dodatečné stavební práce nepřesahuje 50 % hodnoty hlavní zakázky.
Článek 271
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na nemovitosti
(Článek 190 finančního nařízení)
Veřejné zakázky na nemovitosti podle článku 260 lze zadat v rámci jednacího řízení poté, co je proveden průzkum místního trhu.
Článek 272
Výběr zadávacího řízení v případě smíšených veřejných zakázek
(Článek 190 finančního nařízení)
V případě veřejných zakázek, které zahrnují jak poskytování služeb, tak dodávky zboží nebo stavební práce, stanoví veřejný zadavatel po předchozím souhlasu Komise - nezadává-li Komise tyto zakázky sama -, jaké finanční limity a postupy se použijí; převažující hledisko se za tímto účelem určí podle relativní hodnoty a provozní důležitosti jednotlivých složek zakázky.
Článek 273
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení podle článku 138 se vypracuje na základě osvědčených mezinárodních postupů a - pokud jde o vyhlašování a styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči - v souladu s touto kapitolou.
2. U veřejných zakázek na služby musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
druh veřejné zakázky,
ii)
kritéria pro zadání zakázky a příslušné váhy,
iii)
možnost pohovorů a jejich předběžný časový rozvrh,
iv)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
v)
podíl subdodávek, jež lze povolit,
vi)
maximální rozpočet na veřejnou zakázku,
vii)
měnu nabídky;
b)
seznam vybraných zájemců (s uvedením zákazu sdružování zájemců);
c)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na služby;
d)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
e)
popis plnění s uvedením plánovaného harmonogramu projektu a termínů, od nichž mají být hlavní odborníci podle plánu k dispozici;
f)
soupis cen (doplní uchazeč);
g)
formulář nabídky;
h)
formulář smlouvy;
i)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely platby předběžného financování.
První pododstavec písm. h) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
3. U zakázek na dodávky musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na dodávky;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
4. U veřejných zakázek na stavební práce musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na stavební práce;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění veřejné zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
5. V případě rozporu mezi zvláštními podmínkami podle odst. 2 písm. d), odst. 3 písm. c) a odst. 4 písm. c) a všeobecnými podmínkami mají přednost zvláštní podmínky.
6. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení nezávislých subjektů o tom, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality založené na evropských, případně mezinárodních normách z této oblasti, které certifikovaly subjekty, jež splňují evropské či mezinárodní normy v oblasti certifikace. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné důkazy o rovnocenných opatřeních k zajištění jakosti.
Článek 274
Jistoty
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Odchylně od článku 163 jsou jistoty poskytované předem vyjádřeny v eurech nebo v měně smlouvy, k níž se vztahují.
2. Veřejný zadavatel může požadovat soutěžní jistotu ve smyslu této kapitoly, jejíž výše činí 1 % až 2 % z celkové hodnoty veřejné zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota musí splňovat požadavky článku 163. Jistota je uvolněna při podpisu smlouvy. Je zadržena, pokud je nabídka podaná ve lhůtě následně stažena.
3. Veřejný zadavatel může požadovat jistotu pro účely plnění, jejíž výše je stanovena v dokumentaci k zadávacímu řízení a činí 5 až 10 % z celkové hodnoty zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota se určí na základě objektivních kritérií, např. podle druhu a hodnoty zakázky.
Jistota pro účely plnění se však vyžaduje v případech, kdy jsou překročeny tyto finanční limity:
a)
345 000 EUR u veřejných zakázek na stavební práce;
b)
150 000 EUR u veřejných zakázek na dodávky.
Jistota zůstane v platnosti nejméně do konečného přijetí dodávek a stavebních prací. Není-li veřejná zakázka řádně provedena, je celá jistota zadržena.
Článek 275
Lhůty v řízeních
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Nabídky musí být veřejnému zadavateli doručeny na adresu a nejpozději v den a hodinu, jež jsou uvedeny ve výzvě k podávání nabídek. Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast, které veřejný zadavatel stanoví, musí být dostatečně dlouhé, aby osobám, jež mají zájem, poskytovaly dostatečnou a přiměřenou dobu na přípravu a podání nabídek.
U veřejných zakázek na služby činí lhůta mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek alespoň 50 dní. V naléhavých případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
2. Uchazeči mohou předložit písemné dotazy před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek. Veřejný zadavatel dotazy uchazečů zodpoví před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek.
3. V mezinárodních užších řízeních činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 30 dní ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení. Doba mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek činí alespoň 50 dní. V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
4. V otevřených mezinárodních řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
90 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
60 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
5. V místních otevřených řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
60 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
30 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
6. V soutěžním jednacím řízení podle čl. 265 odst. 1 písm. b), čl. 267 odst. 1 písm. c) a čl. 269 odst. 1 písm. c) je zájemcům poskytnuto na podání nabídek alespoň 30 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
7. Lhůty uvedené v odstavcích 1 až 6 jsou stanoveny v kalendářních dnech.
Článek 276
Hodnotící výbor
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Všechny žádosti o účast a nabídky prohlášené za vyhovující z hlediska požadavků vyhodnotí hodnotící výbor, jenž určí i jejich pořadí podle předem vyhlášených kritérií vyloučení, výběru a zadání zakázky. Výbor je složen z lichého počtu členů, nejméně tří, kteří mají nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu k vyhodnocení nabídek.
2. Není-li Komise veřejným zadavatelem, může si vyžádat kopii dokumentace k zadávacímu řízení, nabídek, záznamů o vyhodnocení nabídek i podepsaných smluv. Může se též jako pozorovatel účastnit otevírání a hodnocení nabídek.
3. Nabídky, jež neobsahují všechny podstatné údaje požadované v dokumentaci k zadávacímu řízení nebo neodpovídají stanoveným specifickým požadavkům, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče při dodržení zásady rovného zacházení vyzvat, aby ve stanovené lhůtě předložili doplňující materiály či podali vysvětlení k podkladům, jež předložili v souvislosti s kritérii pro vyloučení, výběr a zadání zakázky.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 požádá hodnotící výbor o potřebná vysvětlení ke složení nabídky.
5. Od požadavku na ustavení hodnotícího výboru lze upustit v řízeních, kde hodnota veřejné zakázky činí nejvýše 20 000 EUR.
KAPITOLA IV
Granty
Článek 277
Financování v plném rozsahu
(Článek 192 finančního nařízení)
V případě odchýlení od požadavku spolufinancování musí být příslušné důvody uvedeny v rozhodnutí o udělení grantu.
HLAVA III
EVROPSKÉ ÚŘADY
Článek 278
Evropské úřady a zřizování dalších úřadů
(Článek 195 finančního nařízení)
Úřady uvedené v článku 195 finančního nařízení jsou tyto:
a)
Úřad pro publikace;
b)
Evropský úřad pro boj proti podvodům;
c)
Evropský úřad pro výběr personálu a Evropská správní škola, která je k úřadu administrativně přidružena;
d)
Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků;
e)
Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Bruselu a Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Lucemburku.
Jeden nebo více orgánů mohou zřídit další úřady, je-li takový krok odůvodněn ve studii nákladů a přínosů a zaručí-li zviditelnění činnosti Unie.
Článek 279
Pověřování interinstitucionálních evropských úřadů ze strany orgánů
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Za rozpočtové závazky odpovídají jednotlivé orgány. Orgány mohou ředitele daného interinstitucionálního evropského úřadu pověřit výkonem všech následných úkonů, zejména přijímáním právních závazků, potvrzováním výdajů, schvalováním plateb a plněním příjmů, přičemž stanoví meze a podmínky přenesení těchto pravomocí.
Článek 280
Zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Pokud jde o Úřad pro publikace, rozhoduje každý orgán o své publikační politice sám. Orgán, který je původcem publikací, použije čistý výtěžek z prodeje těchto publikací jako účelově vázaný příjem v souladu s článkem 21 finančního nařízení.
Článek 281
Pověření výkonem některých úkolů ze strany účetního
(Článek 196 finančního nařízení)
Na návrh řídícího výboru dotyčného úřadu může účetní Komise pověřit výkonem některých svých úkolů v souvislosti s výběrem příjmů a úhradou výdajů, které uskutečňuje přímo tento úřad, zaměstnance tohoto úřadu.
Článek 282
Pokladna - bankovní účty
(Článek 196 finančního nařízení)
Pro potřeby pokladny interinstitucionálního úřadu může Komise na návrh řídícího výboru zřizovat jménem úřadu bankovní účty nebo poštovní žirové účty. Roční peněžní zůstatek je na konci každého rozpočtového roku mezi dotyčným úřadem a Komisí odsouhlasen a vypořádán.
HLAVA IV
SPRÁVNÍ PROSTŘEDKY
Článek 283
Obecná ustanovení
(Článek 201 finančního nařízení)
Správními prostředky, jež jsou předmětem této hlavy, jsou prostředky vymezené v článku 41 finančního nařízení.
Rozpočtové závazky související se správními prostředky, jejichž druh je společný několika hlavám rozpočtu a jež jsou spravovány jako celek, lze v rozpočtovém účetnictví uvádět souhrnně v členění podle druhu podle článku 25.
Odpovídající výdaje se uvádějí v rozpočtových položkách jednotlivých hlav v témže členění jako prostředky.
Článek 284
Záruky za nájem
(Článek 201 finančního nařízení)
Záruky za nájem, jež poskytují orgány, mají formu bankovní záruky nebo vkladu na blokovaném bankovním účtu na jméno orgánů a na jméno pronajímatele, vedeném v eurech, s výjimkou řádně odůvodněných případů.
Nelze-li v případě transakcí ve třetích zemích použít žádnou z těchto forem záruky za nájem, může příslušná schvalující osoba přijmout jiné formy záruky za předpokladu, že tyto formy zajistí rovnocennou ochranu finančních zájmů Unie.
Článek 285
Zálohy zaměstnancům a členům orgánů
(Článek 201 finančního nařízení)
Zaměstnancům a členům orgánů mohou být za podmínek stanovených ve služebním řádu vypláceny zálohy.
Článek 286
Nemovitosti
(Článek 203 finančního nařízení)
1. Výdaje podle čl. 203 odst. 3 písm. a) finančního nařízení zahrnují náklady na instalace v budovách. Nezahrnují poplatky.
2. Postup včasného informování podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení a postup předchozího schválení podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení se nepoužijí na bezúplatné získání pozemku ani na koupi pozemku za symbolickou cenu.
3. Postup včasného informování a předchozího schválení podle čl. 203 odst. 3 až 7 finančního nařízení se nepoužije na obytné budovy. Evropský parlament a Rada si mohou od příslušného orgánu vyžádat k obytným budovám jakékoli informace.
4. Za výjimečných nebo naléhavých politických okolností lze včasné informace podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení, jež se týkají projektů v oblasti nemovitostí se vztahem k delegacím Unie nebo kancelářím v třetích zemích, poskytnout spolu s projektem podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení. V tomto případě bude postup včasného informování a předchozího schválení proveden při nejbližší příležitosti.
5. Postup předchozího schválení uvedený v čl. 203 odst. 5 a 6 finančního nařízení se nevztahuje na přípravné smlouvy nebo studie nutné k podrobnému vyhodnocení nákladů a financování projektu v oblasti nemovitostí.
6. Finanční limity ve výši 750 000 EUR a 3 000 000 EUR uvedené v čl. 203 odst. 7 bodech ii), iii) a iv) finančního nařízení zahrnují náklady na veškeré instalace. V případě nájemních smluv a smluv o užívání tyto finanční limity zohledňují náklady na veškeré instalace, nikoli však ostatní poplatky.
7. Jeden rok po vstupu finančního nařízení v platnost podá Komise zprávu o uplatňování postupů uvedených v čl. 203 odst. 3 až 8 finančního nařízení.
HLAVA V
ODBORNÍCI
Článek 287
Placení externí odborníci
(Článek 204 finančního nařízení)
1. V případě hodnot, jež nedosahují finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, mohou být placení externí odborníci vybíráni postupem podle odstavce 2.
2. V Úředním věstníku Evropské unie nebo - je-li to nutné v zájmu maximální informovanosti případných zájemců - na internetových stránkách dotčeného orgánu je uveřejněna výzva k projevení zájmu.
Výzva k projevení zájmu obsahuje popis úkolů, délku jejich trvání a pevné podmínky odměňování. Tyto podmínky mohou vycházet z jednotkových cen.
V návaznosti na výzvu k projevení zájmu je sestaven seznam odborníků. Tento seznam platí po dobu nejdéle pěti let od svého zveřejnění nebo po dobu trvání víceletého programu, jenž s danými úkoly souvisí.
3. Každá fyzická osoba, jež má zájem, může kdykoli během doby platnosti seznamu podat svou přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Pro účely plnění úkolů uvedených v článku 204 finančního nařízení nejsou placení externí odborníci vybráni v případě, že se nacházejí v některé ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení, jež vedou k vyloučení.
4. Veškeré výměny s vybranými odborníky, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež orgán zřídí.
Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál dokumentu a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle druhého pododstavce písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
5. Seznam odborníků a předmět jejich úkolů je jednou ročně zveřejňován. Jejich odměna je zveřejňována v případě, překročí-li 15 000 EUR za vykonávaný úkol.
6. Odstavec 5 se nepoužije v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy odborníků.
ČÁST TŘETÍ
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 288
Přechodná ustanovení
Na závazky přijaté do 31. prosince 2013 se nadále použijí články 35 až 43 nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Články 33 až 44 tohoto nařízení se použijí až na závazky přijaté počínaje 1. lednem 2014.
Část první hlava VI nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se může nadále používat na grantové dohody a rozhodnutí o udělení grantu, jež byly podepsány, resp. oznámeny do 31. prosince 2013 v rámci souhrnných závazků v rozpočtu na rok 2012 nebo roky předchozí, rozhodne-li tak příslušná schvalující osoba při zohlednění zásad rovného zacházení a transparentnosti.
Článek 289
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se zrušuje.
Odkazy na zrušené nařízení se považují za odkazy na toto nařízení v souladu se srovnávací tabulkou v příloze.
Článek 290
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Použije se ode dne 1. ledna 2013.
Články 216 až 226 se však použijí ode dne 1. ledna 2014.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 29. října 2012.
REGOLAMENT TA’ DELEGA TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 1268/2012
tad-29 ta’ Ottubru 2012
dwar ir-regoli tal-applikazzjoni tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta’ Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni (1), u b’mod partikolari l-Artikoli 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 u 209 tiegħu,
Billi:
(1)
Ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 tal-25 ta’ Ġunju 2002 rigward ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (2) ġie emendat b’mod sostanzjali u sostitwit mir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 (minn hawn ’il quddiem “ir-Regolament Finanzjarju”). Għalhekk, jeħtieġ li r-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 2342/2002 tat-23 ta’ Diċembru 2002 li jippreskrivi regoli dettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 fuq ir-Regolament Finanzjarju li jgħodd għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (3) jiġi allinjat mar-Regolament Finanzjarju. Fl-interessi taċ-ċarezza, jeħtieġ li jiġi sostitwit ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002.
(2)
Skont l-Artikolu 290 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “TFUE”) att leġiżlattiv jista’ jiddelega lill-Kummissjoni s-setgħa li tadotta atti mhux leġiżlattivi biss sabiex jissupplimentaw jew jemendaw ċerti elementi mhux essenzjali tal-att leġiżlattiv. Għalhekk, uħud mid-dispożizzjonijiet stipulati fir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 ġew inkorporati fir-Regolament Finanzjarju. B’hekk, dawk id-dispożizzjonijiet ma għandhomx jiġu inklużi f’dan ir-Regolament.
(3)
Matul il-ħidma ta’ tħejjija tagħha, il-Kummissjoni wettqet konsultazzjonijiet xierqa, inkluż fil-livell ta’ esperti, u żgurat trażmissjoni simultanja, f’waqtha u xierqa tad-dokumenti rilevanti lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill.
(4)
Fir-rigward tal-prinċipji baġitarji, b’mod partikolari l-prinċipju tal-unità, is-simplifikazzjoni tar-regoli li jirregolaw il-ġenerazzjoni u l-irkupru tal-imgħax iġġenerat fuq il-prefinanzjament, u b’mod partikolari r-rinunzja tal-obbligu għall-benefiċjarji tal-għotjiet li jiġġeneraw tali mgħax, jagħmlu obsoleti d-dispożizzjonijiet dwar il-kamp ta’ applikazzjoni u l-kundizzjonijiet għall-irkupru tal-imgħax. Meta tali obbligu xorta jibqa’ jiġi impost fuq l-entitajiet fdati b’kompiti tal-implimentazzjoni tal-baġit, ir-regoli li jirregolaw l-identifikazzjoni, l-użu u l-kontabilità għall-imgħax iġġenerat għandhom jiġu inklużi fil-ftehimiet ta’ delega ma’ dawk l-entitajiet. F’dawk il-każijiet fejn l-imgħax iġġenerat fuq il-prefinanzjament ikun dovut lill-Unjoni fuq il-bażi ta’ dawk il-ftehimiet, dak l-imgħax għandu jitħallas fil-baġit bħala dħul assenjat.
(5)
Għall-prinċipju tal-annwalità, huwa importanti li tiġi ċċarata t-tifsira tal-approprjazzjonijiet annwali u l-fażijiet ta’ tħejjija tal-proċedura tal-impenji li, jekk titlesta sal-31 ta’ Diċembru, tista’ tippermetti r-riport tal-approprjazzjonijiet ta’ impenn.
(6)
Fir-rigward tal-prinċipju tal-unità tal-kontijiet, għandhom jiġu speċifikati r-rati li għandhom jintużaw għall-konverżjoni bejn l-euro u l-muniti l-oħra għar-rekwiżiti tal-ġestjoni tal-fluss tal-flus u l-kontijiet. Barra minn hekk, għandha tkompli tissaħħaħ it-trasparenza fil-kontabilità għar-riżultati ta’ tali operazzjonijiet ta’ konverżjoni tal-muniti. Wara l-introduzzjoni tal-euro, għandu jitneħħa l-obbligu fuq il-Kummissjoni li tipprovdi tagħrif lill-Istati Membri dwar it-trasferimenti ta’ flus li jsiru bejn muniti differenti.
(7)
Fir-rigward tad-derogi mill-prinċipju tal-universalità, għandu jiġi speċifikat it-trattament baġitarju li għandu jingħata lid-dħul assenjat, b’mod partikolari l-kontribuzzjonijiet mill-Istati Membri jew pajjiżi terzi lil ċerti programmi tal-Unjoni, kif ukoll il-limiti fuq il-valur nett ta’ nefqa u dħul. B’mod partikolari, b’kunsiderazzjoni għall-prattika attwali, għal raġunijiet ta’ ċertezza legali, jeħtieġ li jiġi ċċarat li, bħala regola ġenerali, id-dħul assenjat għandu jiġġenera l-approprjazzjonijiet għall-impenji u għall-ħlasijiet awtomatikament, malli l-istituzzjoni tirċievi d-dħul. Jeħtieġ li jiġu speċifikati wkoll il-każijiet fejn, bħala eċċezzjoni, id-dħul assenjat ikun jista’ jsir disponibbli qabel ma l-Istituzzjoni fil-fatt tirċievi d-dħul.
(8)
Fir-rigward tal-prinċipju ta’ speċifikazzjoni, għandha tingħata definizzjoni preċiża ta’ kif jiġi kkalkolat il-perċentwal tal-approprjazzjonijiet li l-Istituzzjonijiet huma awtorizzati li jittrasferixxu bis-saħħa tal-awtonomija tagħhom. Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill għandhom jirċievu informazzjoni sħiħa permezz ta’ spjegazzjoni dettaljata tat-talbiet għat-trasferimenti li għandhom jiġu sottomessi lilhom.
(9)
F’dak li għandu x’jaqsam mal-ġestjoni finanzjarja tajba, jeħtieġ li jiġu speċifikati l-objettivi tal-evalwazzjonijiet ex ante, interim u ex post tal-programmi u l-attivitajiet, il-frekwenza minima li biha għandhom jitwettqu u l-informazzjoni li għandha tingħata fid-dikjarazzjoni finanzjarja leġiżlattiva.
(10)
F’dak li għandu x’jaqsam mal-prinċipju tat-trasparenza, il-pubblikazzjoni tad-dejta skont l-isem fir-rigward tal-benefiċjarji kkonċernati u l-ammonti preċiżi riċevuti minnhom iżżid it-trasparenza fir-rigward tal-użu tal-fondi kkonċernati. Tali informazzjoni magħmula disponibbli għaċ-ċittadini ssaħħaħ il-kontroll pubbliku tal-użu tal-ammonti kkonċernati u tikkontribwixxi għall-aħjar użu tal-fondi pubbliċi. Fl-istess ħin, meta l-benefiċjarji jkunu persuni fiżiċi, din il-pubblikazzjoni tkun soġġetta għar-regoli dwar il-protezzjoni tad-dejta personali. Għalhekk, id-dejta personali għandha tiġi ppubblikata biss jekk dan ikun neċessarju u proporzjonat fir-rigward tal-għan leġittimu segwit.
(11)
L-informazzjoni dwar l-użu tal-fondi tal-Unjoni għandha tiġi ppubblikata fuq sit elettroniku tal-istituzzjonijiet u għandha tinkludi mill-inqas l-isem, il-post, l-ammont u l-għan tal-fondi. Dik l-informazzjoni għandha tikkunsidra l-kriterji stipulati fl-Artikolu 35(3) tar-Regolament Finanzjarju, b’mod partikolari t-tip u l-importanza tal-għotja.
(12)
L-isem u l-post tal-benefiċjarji tal-fondi tal-Unjoni għandhom jiġu ppubblikati għall-premjijiet, l-għotjiet u l-kuntratti mogħtija wara l-ftuħ ta’ proċedura pubblika għall-kompetizzjoni, kif inhu l-każ b’mod partikolari għall-kompetizzjonijiet, is-sejħiet għall-proposti u s-sejħiet għall-offerti, fir-rigward tal-prinċipji tat-TFUE u b’mod partikolari l-prinċipji tat-trasparenza, tal-proporzjonalità, tat-trattament ugwali u ta’ ebda diskriminazzjoni. Barra minn hekk, tali pubblikazzjoni għandha tikkontribwixxi għall-kontroll tal-proċeduri tal-għażla pubblika mill-applikanti mhux magħżula tal-kompetizzjoni.
(13)
Il-pubblikazzjoni tad-dejta personali li tirreferi għal persuni fiżiċi ma għandhiex taqbeż it-tul ta’ żmien li fih il-fondi jkunu qegħdin jintużaw mill-benefiċjarju u għalhekk għandha titneħħa wara sentejn. L-istess għandu japplika għad-dejta personali li tirreferi għal persuni ġuridiċi li għalihom it-titolu uffiċjali jidentifika persuna fiżika waħda jew iktar.
(14)
Fil-maġġoranza tal-każijiet koperti minn dan ir-Regolament, il-pubblikazzjoni tikkonċerna persuni fiżiċi.
(15)
Meta jkunu kkonċernati persuni fiżiċi, tali pubblikazzjoni għandha tiġi kkunsidrata biss f’każ li din tkun tirrispetta l-prinċipju tal-proporzjonalità bejn l-importanza tal-ammont mogħti u l-ħtieġa li jiġi kkontrollat l-aħjar użu tal-fondi. F’dak li jikkonċerna lill-persuni naturali, il-pubblikazzjoni tar-reġjun fil-livell NUTS 2 tkun konsistenti mal-objettiv tal-pubblikazzjoni tal-benefiċjarji, tiżgura trattament ugwali bejn l-Istati Membri ta’ daqs differenti filwaqt li jiġi rispettat id-dritt tal-benefiċjarji għal ħajja privata u b’mod partikolari l-protezzjoni tad-dejta personali tagħhom.
(16)
It-tagħrif dwar il-boroż ta’ studju u appoġġ dirett ieħor imħallas lil persuni fiżiċi l-aktar fil-bżonn ma għandux jiġi ppubblikat.
(17)
Sabiex jiġi żgurat ir-rispett għall-prinċipju tat-trattament ugwali bejn il-benefiċjarji, il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni relatata ma’ persuni fiżiċi għandha tiġi żgurata wkoll skont l-obbligu tal-Istati Membri li jistabbilixxu trasparenza kbira fejn jidħlu kuntratti ’l fuq mill-ammont stabbilit fid-Direttiva 2004/18/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-31 ta’ Marzu 2004 fuq koordinazzjoni ta’ proċeduri għall-għoti ta’ kuntratti għal xogħlijiet pubbliċi, kuntratti għal provvisti pubbliċi u kuntratti għal servizzi pubbliċi (4).
(18)
L-isem u l-post tal-benefiċjarju u l-ammont u l-għan tal-fondi ma għandhomx jiġu ppubblikati jekk tali pubblikazzjoni tista’ twassal biex tiġi pperikolata l-integrità tal-benefiċjarju kif protetta mill-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea jew tkun ta’ dannu għall-interessi kummerċjali leġittimi tal-benefiċjarju.
(19)
In-nomenklatura baġitarja għandha tipprovdi ċ-ċarezza u t-trasparenza meħtieġa għall-proċess baġitarju.
(20)
Għandhom jiġu definiti wkoll dawk l-atti li jistgħu jikkostitwixxu kunflitt ta’ interessi.
(21)
Fir-rigward ta’ ġestjoni indiretta, jeħtieġ li jiġi stabbilit il-qafas għal tali delega tal-poteri u l-kontenut tal-ftehim ta’ delega. Kwalunkwe entità jew persuna fdata b’kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit għandha tiggarantixxi livell ta’ protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni li jkun ekwivalenti għal dak meħtieġ skont ir-Regolament Finanzjarju. Għandhom jiġu stipulati l-kundizzjonijiet li bihom il-Kummissjoni tista’ taċċetta li s-sistemi, ir-regoli u l-proċeduri ta’ dawn l-entitajiet jew persuni jkunu ekwivalenti għal tagħha sabiex tiżgura l-ġestjoni finanzjarja tajba tal-fondi tal-Unjoni mill-entitajiet fdati.
(22)
L-aġenziji eżekuttivi, li jibqgħu taħt il-kontroll tal-Kummissjoni, għandhom jiġu rikonoxxuti bħala uffiċjali awtorizzanti b’delega ta’ dik l-Istituzzjoni għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-Unjoni.
(23)
Fil-każ ta’ ġestjoni indiretta ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali, għandhom jiġu identifikati l-organizzazzjonijiet eliġibbli għal din l-għamla ta’ ġestjoni.
(24)
Meta l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit jiġu fdati lil korpi pubbliċi jew lil korpi rregolati mil-liġi privata b’missjoni ta’ servizz pubbliku, għandhom jiġu stabbiliti l-kundizzjonijiet tal-ħatra tagħhom.
(25)
Għal ġestjoni indiretta, jeħtieġ li jiġu stabbiliti regoli dettaljati għall-proċeduri tal-eżami u l-aċċettazzjoni tal-kontijiet u għall-esklużjoni mill-finanzjament ta’ nfiq tal-Unjoni li l-ħlasijiet għalih ikunu saru bi ksur tar-regoli applikabbli.
(26)
L-entitajiet tal-liġi privata li jwettqu kompiti preparatorji jew anċillari f’isem il-Kummissjoni għandhom jintgħażlu skont il-proċeduri tal-akkwisti.
(27)
Fir-rigward tar-rwol tal-atturi finanzjarji, ir-riforma tal-ġestjoni finanzjarja, flimkien mal-abolizzjoni tal-kontrolli ex ante ċentralizzati, iżżid ir-responsabbiltajiet tal-uffiċjali awtorizzanti fl-operazzjonijiet kollha ta’ dħul u nefqa, inkluż f’termini tas-sistemi ta’ kontroll intern. Fil-ġejjieni, il-Parlament Ewropew u l-Kunsill għandhom jiġu infurmati dwar il-ħatra ta’ uffiċjal awtorizzanti b’delega jew dwar it-tmiem tad-dmirijiet tiegħu. Konsegwentement, għandhom jiġu stabbiliti wkoll il-kompiti, ir-responsabbiltajiet u l-prinċipji tal-proċeduri li jridu jiġu osservati. L-internalizzazzjoni tal-kontrolli ex ante titlob, b’mod partikolari, distinzjoni ċara bejn il-kompiti li jirrigwardaw il-bidu tal-operazzjonijiet fl-implimentazzjoni tal-baġit u l-kompiti li jirrigwardaw il-verifika ta’ dawn l-operazzjonijiet. Barra minn hekk, kull istituzzjoni għandha tadotta kodiċi ta’ standards professjonali applikabbli għall-persunal responsabbli mill-verifiki ex ante u ex post. Jeħtieġ ukoll li jiġi stabbilit li r-responsabbiltajiet meħuda jitqiesu f’rapport annwali lill-Istituzzjoni li tkun inkarigata minn, fost l-oħrajn, il-verifiki ex post. Id-dokumenti ta’ sostenn relatati mal-operazzjonijiet imwettqa għandhom jinżammu. Fl-aħħar nett, id-diversi forom kollha ta’ proċeduri nnegozjati għall-għoti tal-kuntratti pubbliċi għandhom, minħabba li dawk il-kuntratti jirrappreżentaw derogi mill-proċeduri normali ta’ għoti, ikunu s-suġġett ta’ rapport speċjali lill-istituzzjoni u ta’ komunikazzjoni lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill.
(28)
Ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 għandu jiġi adattat sabiex iqis ir-rwol doppju tal-Kap tad-Delegazzjoni bħala Uffiċjal awtorizzanti b’sottodelega għas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (minn hawn ’il quddiem “is-SEAE”) u, fir-rigward tal-approprjazzjonijiet operattivi, għall-Kummissjoni.
(29)
Sabiex jiġu ċċarati r-responsabbiltajiet, għandha tingħata wkoll definizzjoni preċiża tal-kompiti u r-responsabbiltajiet tal-uffiċjal tal-kontabilità b’rabta mas-sistemi tal-kontabilità, il-ġestjoni tat-teżor, il-ġestjoni tal-kontijiet bankarji u l-fajls ta’ partijiet terzi. Għandhom jiġu stabbiliti wkoll l-arranġamenti għat-tmiem tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità.
(30)
Għandhom jiġu preskritti wkoll il-kundizzjonijiet għall-użu tal-kontijiet ta’ imprest, sistema ta’ ġestjoni li tikkostitwixxi eċċezzjoni għall-proċeduri baġitarji normali, filwaqt li għandhom jiġu stabbiliti l-kompiti u r-responsabbiltajiet tal-amministraturi tal-imprest, kif ukoll dawk tal-uffiċjal awtorizzanti u tal-uffiċjal tal-kontabilità b’rabta mal-kontroll tal-kontijiet ta’ imprest. Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill għandhom jiġu infurmati dwar kull ħatra jew tmiem ta’ dmirijiet. Għal raġunijiet ta’ effiċjenza, għandu jiġi stabbilit kont ta’ imprest wieħed biss fid-Delegazzjonijiet, għal approprjazzjonijiet kemm mill-Kummissjoni kif ukoll mit-taqsimiet tal-Baġit relatati mas-SEAE. Jeħtieġ li tiġi introdotta l-possibbiltà li jintużaw karti ta’ debitu marbuta mal-kontijiet ta’ imprest sabiex jiġu ffaċilitati l-ħlasijiet, b’mod partikolari fid-Delegazzjonijiet u r-Rappreżentanzi tal-Unjoni u sabiex jiġu evitati r-riskji assoċjati mal-immaniġġar tal-flus kontanti.
(31)
Ladarba jkunu ġew definiti l-kompiti u r-responsabbiltajiet ta’ kull attur finanzjarju, huma jistgħu jinżammu responsabbli biss skont il-kundizzjonijiet stipulati fir-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea. Il-grupp speċjalizzat għall-irregolaritajiet finanzjarji mwaqqaf f’kull istituzzjoni wera li kien mekkaniżmu effiċjenti sabiex jiddetermina jekk sarux irregolaritajiet ta’ natura finanzjarja u għalhekk għandu jinżamm. Jeħtieġ li tiġi stabbilita l-proċedura li permezz tagħha uffiċjal awtorizzanti jista’ jfittex konferma ta’ struzzjoni li dak l-uffiċjali jqis li tkun irregolari jew li tmur kontra l-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u b’hekk jinħeles minn kull responsabbiltà.
(32)
Fir-rigward tad-dħul, ħlief għall-każ speċjali tar-riżorsi proprji koperti mid-Deċiżjoni tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 436/2007 tas-7 ta’ Ġunju 2007 dwar is-sistema tar-riżorsi proprji tal-Komunitajiet (5), jeħtieġ li jiġu speċifikati l-kompiti u l-kontrolli li jaqgħu taħt ir-responsabbiltà tal-uffiċjali awtorizzanti fil-fażijiet differenti tal-proċedura: l-istabbiliment tal-istima tal-ammonti riċevibbli, l-ordni ta’ rkupru, il-ħruġ tan-nota ta’ debitu li tinforma lid-debitur li ġie stabbilit l-ammont riċevibbli, il-kalkolazzjoni ta’ kwalunkwe imgħax awtomatiku dovut u d-deċiżjoni, fejn meħtieġ, li jiġi rrinunzjat intitolament soġġett għall-kriterji li jiggarantixxu l-konformità mal-ġestjoni finanzjarja tajba sabiex jiġi żgurat il-ġbir effiċjenti tad-dħul.
(33)
Jeħtieġ li jiġi speċifikat ir-rwol tal-uffiċjal tal-kontabilità fil-ġbir tad-dħul u sabiex jingħata żmien addizzjonali għall-ħlas tal-ispejjeż. L-uffiċjal tal-kontabilità għandu jkollu wkoll flessibbiltà fl-irkupru tal-ħlasijiet bħall-possibbiltà li jpaċi d-djun direttament jew, f’ċirkostanzi eċċezzjonali, li jirrinunzja għall-ħtieġa li tiġi depożitata garanzija sabiex jitħallas lura dejn, meta d-debitur ikun irid u jista’ jħallas fil-perjodu ta’ żmien addizzjonali, iżda ma jkunx jista’ jiddepożita tali garanzija b’kunsiderazzjoni xierqa tal-prinċipju tal-proporzjonalità.
(34)
Sabiex tiġi żgurata l-ġestjoni tal-assi filwaqt li tiġi ġġenerata wkoll remunerazzjoni finanzjarja, jeħtieġ li l-ammonti jissarrfu provviżorjament, bħal multi ta’ kompetizzjonijiet li jkunu qegħdin jiġu kkontestati, investiti f’assi finanzjarji, u li tiġi ddeterminata l-assenjazzjoni tal-imgħax iġġenerat minn dawk l-investimenti.
(35)
Sabiex jiġi żgurat li l-Kummissjoni jkollha l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-adozzjoni tad-deċiżjonijiet ta’ finanzjament, jeħtieġ li jiġu preskritti r-rekwiżiti minimi għall-kontenut tad-deċiżjonijiet ta’ finanzjament fuq għotjiet, akkwisti, fondi fiduċjarji, premjijiet u strumenti finanzjarji.
(36)
Fir-rigward tan-nefqa, għandhom jiġu definiti kemm ir-relazzjoni bejn id-deċiżjonijiet ta’ finanzjament, l-impenji globali u l-impenji individwali, kif ukoll il-karatteristiċi ta’ dawk il-fażijiet differenti bil-għan li jiġi stabbilit qafas ċar għall-fażijiet differenti tal-implimentazzjoni tal-baġit.
(37)
Jeħtieġ li tiġi ċċarata r-relazzjoni bejn l-operazzjonijiet ta’ validazzjoni, awtorizzazzjoni u ħlas u l-kontrolli li jridu jsiru mill-uffiċjal awtorizzanti meta jivvalida nefqa, bl-approvazzjoni “mgħoddi għall-ħlas”. Għandhom jiġu speċifikati d-dokumenti li jridu jiġu ppreżentati sabiex isostnu l-ħlasijiet u jiġu stabbiliti r-regoli biex jgħaddu l-ħlasijiet interim u ta’ prefinanzjament.
(38)
Għandhom jiġu stabbiliti regoli dettaljati għall-applikazzjoni tal-limiti ta’ żmien applikabbli għall-operazzjonijiet ta’ validazzjoni u ħlas, b’kunsiderazzjoni għad-Direttiva 2011/7/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-16 ta’ Frar 2011 dwar il-ġlieda kontra l-ħlas tard fi tranżazzjonijiet kummerċjali (6) sabiex jiġi żgurat li ma jkunx hemm dewmien bla bżonn għall-ħlasijiet lill-benefiċjarji.
(39)
Għall-awditjar intern, jeħtieġ li tiġi stabbilita l-proċedura għall-ħatra tal-awditur u li tkun garantita l-indipendenza tiegħu fl-Istituzzjoni li tkun ħatritu u li lilha jrid jirrapporta dwar l-attivitajiet tiegħu. Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill għandhom jiġu mgħarrfa b’kull ħatra jew tmiem tad-dmirijiet sabiex tiġi żgurata t-trasparenza lejn il-Parlament Ewropew u l-Kunsill.
(40)
Ir-regoli dwar l-akkwisti għandhom ikunu bbażati fuq id-Direttiva 2004/18/KE. Jeħtieġ li jiġu definiti t-tipi varji ta’ proċeduri tal-akkwisti, il-miżuri applikabbli għar-reklamar u l-pubblikazzjoni, il-kundizzjonijiet li fihom jista’ jsir użu minn tip partikolari ta’ proċedura u l-karatteristiċi ewlenin tal-proċeduri eżistenti, l-ispeċifikazzjoni tal-kriterji tal-għażla u tal-għoti, ir-regoli għall-aċċess għad-dokumenti tal-offerti u għall-komunikazzjoni mal-offerenti jew mal-kandidati u, għal dawk il-każijiet fejn il-Kummissjoni tagħti kuntratti f’isimha stess, il-limiti applikabbli u r-regoli għall-istima tal-valur tal-kuntratti li jkunu se jingħataw.
(41)
L-iskop tal-proċeduri għall-għoti tal-kuntratti huwa li jiġu ssodisfati l-ħtiġijiet tal-istituzzjonijiet bl-aħjar mod possibbli u fl-istess ħin ikun garantit aċċess ugwali għall-kuntratti pubbliċi u jkun hemm konformità mal-prinċipji tat-trasparenza u ta’ ebda diskriminazzjoni. Sabiex jiġu żgurati t-trasparenza u t-trattament ugwali tal-kandidati u tal-offerenti, kif ukoll ir-responsabbiltà sħiħa tal-uffiċjali awtorizzanti fl-għażla finali, jeħtieġ li tiġi stabbilita l-proċedura għall-ftuħ u mbagħad l-evalwazzjoni tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni, mill-ħatra ta’ kumitat sad-deċiżjoni sostanzjata u dokumentata tal-għażla, li fl-aħħar mill-aħħar tagħmilha l-awtorità kontraenti.
(42)
Fuq il-bażi ta’ esperjenzi passati, jeħtieġ li titwaqqaf proċedura ta’ akkwist ġdida għal kuntratti ta’ valur medju. Jeħtieġ li jiġi permess l-użu ta’ “lista ta’ bejjiegħa” taħt l-istess kundizzjonijiet tas-“sejħa għall-espressjoni ta’ interess” eżistenti billi dik il-lista tipprevedi anqas piż amministrattiv għall-offerenti potenzjali.
(43)
Sabiex ikunu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni matul l-eżekuzzjoni tal-kuntratti, jeħtieġ li tiġi pprovduta l-possibbiltà li l-entitajiet jintalbu jipprovdu l-kapaċità finanzjarja tagħhom fl-akkwisti sabiex ikunu responsabbli flimkien għall-eżekuzzjoni tal-kuntratt korrispondenti.
(44)
Sabiex ikunu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u jkun iggarantit il-kontroll fuq l-eżekuzzjoni tal-kuntratti, jeħtieġ li tiġi pprovduta l-possibbiltà li l-kuntrattur jintalab iwettaq ċerti kompiti kritiċi direttament huwa stess.
(45)
Sabiex tiġi garantita l-eżekuzzjoni ta’ kuntratt fl-ogħla standard professjonali possibbli, jeħtieġ li tiġi pprovduta l-possibbiltà li jiġu rrifjutati dawk l-offerenti li jkollhom kunflitti potenzjali tal-interessi.
(46)
Minħabba li t-talba għall-garanziji finanzjarji ma għadhiex waħda awtomatika, jeħtieġ li jiġu stabbiliti l-kriterji li abbażi tagħhom jistgħu jintalbu tali garanziji finanzjarji.
(47)
Jeħtieġ li jiġi kkjarifikat il-kamp ta’ applikazzjoni tat-Titolu fuq l-għotjiet, b’mod partikolari fir-rigward tat-tip ta’ azzjoni jew entità ta’ interess ġenerali Ewropew eliġibbli għal għotja, kif ukoll fir-rigward tat-tipi ta’ impenji legali li jistgħu jintużaw biex ikopru l-għotjiet. Għal dawk l-impenji legali, għandhom jiġu speċifikati l-kriterji għall-għażla bejn il-ftehimiet u d-deċiżjonijiet, il-kontenut minimu tagħhom u l-possibbiltà li jiġu konklużi ftehimiet jew deċiżjonijiet speċifiċi ta’ għotjiet taħt sħubiji qafas, bil-għan li jkun assigurat it-trattament ugwali u tiġi evitata r-restrizzjoni tal-aċċess għall-finanzjament tal-Unjoni.
(48)
Il-kamp ta’ applikazzjoni tat-Titolu fuq l-għotjiet għandu jikkunsidra wkoll l-introduzzjoni fir-Regolament Finanzjarju, minn naħa waħda, ta’ titoli speċifiċi fuq il-premjijiet u l-istrumenti finanzjarji u, min-naħa l-oħra, tar-regoli prinċipali applikabbli għall-għotjiet, l-ispejjeż eliġibbli, it-tħassir tal-prinċipju tad-degressività, l-użu ta’ forom simplifikati ta’ għotjiet (somom f’daqqa, kostijiet unitarji u rati fissi) u t-tneħħija tas-sottomissjoni obbligatorja ta’ garanziji ta’ prefinanzjament.
(49)
Il-progress lejn l-iskambju elettroniku tal-informazzjoni u s-sottomissjoni elettronika tad-dokumenti, li jikkostitwixxu miżura ewlenija ta’ simplifikazzjoni, għandu jkun akkumpanjat minn kundizzjonijiet ċari għall-aċċettazzjoni tas-sistemi li jridu jintużaw, bil-għan li jiġi stabbilit ambjent legalment b’saħħtu.
(50)
Il-prinċipji tan-nuqqas ta’ profitt u tal-kofinanzjament għandhom jiġu riveduti skont il-kjarifiki u l-miżuri ta’ simplifikazzjoni introdotti fir-Regolament Finanzjarju. B’mod partikolari, għall-iskop taċ-ċarezza, jeħtieġ li jiġu stabbiliti regoli dettaljati dwar it-tipi ta’ riċevuti li għandhom jinżammu għall-prinċipju li ma jsirx qligħ, kif ukoll il-forom ta’ kofinanzjament estern u kontribuzzjonijiet in natura.
(51)
Fir-rigward tal-prinċipju tat-trasparenza, għandhom jiġu awtorizzati l-adozzjoni u l-pubblikazzjoni ta’ programmi ta’ ħidma pluriennali, billi dawn għandhom valur miżjud għall-applikanti, li jistgħu jantiċipaw aktar faċilment u jippreparaw aħjar għas-sejħiet għall-proposti. F’dan il-kuntest, għandhom jiġu speċifikati l-kundizzjonijiet li abbażi tagħhom il-programmi ta’ ħidma jistgħu jiġu kkunsidrati bħala d-deċiżjonijiet ta’ finanzjament. Sabiex tiġi żgurata t-trasparenza, jeħtieġ ukoll li jiġu ppubblikati s-sejħiet għall-proposti, ħlief f’każijiet ta’ urġenza jew meta l-azzjoni tkun tista’ tiġi implimentata minn entità waħda. Jeħtieġ li jiġi speċifikat il-kontenut minimu ta’ din il-pubblikazzjoni.
(52)
Minħabba li l-kundizzjonijiet tal-eliġibbiltà għat-taxxa fuq il-valur miżjud (VAT) imħallsa mill-benefiċjarji huma suxxettibbli għal xi żbalji u diskrepanzi, jeħtieġ li jiġi żgurat li l-kunċetti ta’ VAT mhux rikoverabbli u ta’ persuni mhux taxxabbli fis-sens tal-Artikolu 13(1) tad-Direttiva tal-Kunsill 2006/112/KE tat-28 ta’ Novembru 2006 dwar is-sistema komuni ta’ taxxa fuq il-valur miżjud (7) jinftiehmu u jiġu applikati b’mod konsistenti, permezz ta’ referenza għall-attivitajiet li jikkomprendu dawk il-kunċetti.
(53)
Sabiex jiġu żgurati t-trasparenza, it-trattament ugwali għall-applikanti u t-tisħiħ tal-kontabilità tal-uffiċjali awtorizzanti, jeħtieġ li tiġi stabbilita l-proċedura tal-għoti, mill-applikazzjoni sal-għotja, li għaliha l-Kummissjoni kellha tipprovdi informazzjoni minima lill-applikanti, sal-evalwazzjoni tagħha fid-dawl tal-kriterji speċifikati qabel tal-eliġibbiltà, tal-għażla u tal-għoti qabel ma l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jieħu d-deċiżjoni finali tiegħu, li tkun dokumentata b’mod xieraq. Jeħtieġ li jiġu stabbiliti regoli dettaljati dwar il-kompożizzjoni u l-kompiti tal-kumitat inkarigat mill-valutazzjoni tal-proposti fuq il-bażi tal-kriterji tal-għażla u tal-għoti, kif ukoll il-possibbiltajiet li jiġu kkuntattjati l-applikanti qabel il-proċedura tal-għoti jew li dawn jiġu mistiedna biex jaġġustaw il-proposti tagħhom. Dawk il-possibbiltajiet għandhom jirriflettu tajjeb ir-rekwiżiti f’termini ta’ amministrazzjoni tajba introdotti fir-Regolament Finanzjarju u għandhom jinkludu l-kundizzjonijiet li taħthom jistgħu jiġu aġġustati l-proposti qabel l-iffirmar tal-ftehimiet ta’ għoti jew in-notifika tad-deċiżjonijiet ta’ għoti, filwaqt li jiġu żgurati t-trattament ugwali tal-applikanti u l-konformità mal-prinċipju li abbażi tiegħu l-inizjattiva għall-azzjonijiet hija biss tal-applikanti.
(54)
Fir-rigward tal-użu ta’ somom f’daqqa, kostijiet unitarji u rati fissi ffaċilitat u mwessa’ bir-Regolament Finanzjarju, għandhom jiġu ċċarati d-definizzjonijiet ta’ dawk il-forom simplifikati ta’ għotjiet. B’mod partikolari, jeħtieġ li jiġi ċċarat li dawn huma maħsuba, bħal kull forma ta’ għotja, sabiex ikopru l-kategoriji ta’ spejjeż eliġibbli u għandu jiġi indikat li l-ammonti tagħhom mhux bilfors għandhom ikunu fissi ex ante, li huwa partikolarment rilevanti meta dawn jiġu stabbiliti fuq il-bażi tal-prattiċi tas-soltu għall-kontabilità tal-ispejjeż tal-benefiċjarju. Jeħtieġ ukoll li tiġi żgurata l-istabilità fir-regoli tal-finanzjament taħt programm speċifiku. Għal dak il-għan, għandu jkun permess li jintużaw il-forom simplifikati tal-għotjiet għat-tul kollu tiegħu. Għal skopijiet ta’ statistika, metodoloġija jew prevenzjoni u identifikazzjoni ta’ frodi, jeħtieġ li jinkiseb aċċess għal informazzjoni ġenerali dwar il-kontabilità minn benefiċjarju, anki meta dawk ikunu ffinanzjati permezz ta’ somom f’daqqa, kostijiet unitarji jew rati fissi. Madankollu, dawk il-verifiki ma għandhomx jintużaw biex jitpoġġa dubju dwar il-valuri unitarji tas-somom f’daqqa, l-ispejjeż unitarji jew ir-rati fissi li diġa jkun intlaħaq qbil dwarhom.
(55)
Ġestjoni finanzjarja tajba titlob li l-Kummissjoni tipproteġi lilha nnifisha bil-garanziji. Fil-fażi tal-applikazzjonijiet għall-għotjiet, billi tirranġa l-awditi finanzjarji għal applikazzjonijiet li jinvolvu ammonti akbar, fil-fażi ta’ prefinanzjament, meta dan ikun iġġustifikat mir-riskji kif ivvalutati mill-uffiċjal awtorizzanti, billi titlob garanziji finanzjarji bil-quddiem u fil-fażi tal-ħlas interim jew tal-ħlas tal-bilanċ, billi tirranġa s-sottomissjoni taċ-ċertifikati stabbiliti mill-awdituri għat-talbiet għall-ħlas li jinvolvu l-akbar ammonti u li jippreżentaw l-akbar riskju.
(56)
Għandhom jiġu ċċarati l-kundizzjonijiet u l-proċeduri għas-sospensjoni u t-tnaqqis tal-għotjiet sabiex ikunu jistgħu jiġu definiti aħjar ir-raġunijiet għal tali sospensjoni jew tnaqqis, tiġi pprovduta informazzjoni adegwata lill-benefiċjarji u jkun żgurat li l-benefiċjarji jkollhom il-possibbiltà li jeżerċitaw id-dritt tagħhom ta’ difiża f’kull fażi.
(57)
Ġestjoni tajba tal-fondi tal-Unjoni tfisser ukoll li l-benefiċjarji tal-għotjiet infushom jużaw l-għotjiet tal-Unjoni b’ekonomija u effiċjenza. B’mod partikolari, l-ispejjeż tal-kuntratti mogħtija mill-benefiċjarji biex jimplimentaw l-azzjoni għandhom ikunu eliġibbli bil-kundizzjoni li dawk il-kuntratti ta’ implimentazzjoni jingħataw lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża.
(58)
Billi r-restrizzjonijiet fuq ir-rikors għall-appoġġ finanzjarju minn partijiet terzi ma għadhomx daqstant stretti fir-Regolament Finanzjarju, jeħtieġ li jiġu stabbiliti d-dispożizzjonijiet minimi, li mbagħad għandhom jiġu miftehma fil-livell tal-ftehim ta’ għotja jew jiddaħħlu fid-deċiżjoni tal-għotja sabiex issir distinzjoni ċara bejn l-għoti ta’ appoġġ finanzjarju lil partijiet terzi minn benefiċjarju u l-implimentazzjoni tal-kompiti tal-baġit minn delegat taħt ġestjoni indiretta.
(59)
Il-poteri għall-impożizzjoni ta’ pieni fuq il-benefiċjarji ta’ għotjiet għandhom jiġu allinjati ma’ dawk konferiti fil-kuntest ta’ dak l-akkwist pubbliku meta wieħed iqis li huma tal-istess natura u li għandhom ikunu soġġetti għall-istess regoli f’termini ta’ effettività u proporzjonalità.
(60)
Il-premjijiet għandhom ikunu soġġetti għall-prinċipji tat-trasparenza u tat-trattament ugwali, bħall-għotjiet. F’dak il-kuntest, għandhom jiġu stabbiliti wkoll il-karatteristiċi minimi tal-programmi ta’ ħidma u tal-kompetizzjonijiet, b’kunsiderazzjoni tar-rekwiżiti korrispondenti għall-għotjiet. B’mod partikolari, għandhom jiġu speċifikati l-kundizzjonijiet li abbażi tagħhom il-programmi ta’ ħidma jistgħu jitqiesu bħala deċiżjonijiet ta’ finanzjament, kif ukoll il-kontenut minimu tar-regoli tal-kompetizzjoni, speċjalment il-kundizzjonijiet għall-ħlas tal-premju lir-rebbieħa f’każ ta’ għotja, flimkien mal-mezzi xierqa ta’ pubblikazzjoni.
(61)
Il-konformità mal-prinċipji tat-trasparenza u tat-trattament ugwali tirrikjedi wkoll l-istabbiliment ta’ proċedura tal-għoti definita b’mod ċar, mis-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet sal-informazzjoni lill-applikanti u n-notifika lill-parteċipant rebbieħ. Dik il-proċedura għandha tinkludi evalwazzjoni tas-sottomissjonijiet minn grupp ta’ esperti maħtur mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, bl-użu tal-kriterji tal-għoti mħabbra fir-regoli tal-kompetizzjoni sabiex jiġu żgurati l-kompetenza u n-newtralità fil-valutazzjoni tas-sottomissjonijiet. Abbażi tar-rakkomandazzjonijiet tagħhom, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli għandu jieħu d-deċiżjoni finali dwar l-għoti tal-premju, minħabba li r-responsabbiltà għall-implimentazzjoni tal-baġit hija dejjem tal-Kummissjoni.
(62)
Sabiex tiġi żgurata implimentazzjoni armonizzata tad-diversi strumenti finanzjarji fil-Kummissjoni, il-qafas ġenerali inkluż fit-Titolu VIII tar-Regolament Finanzjarju għandu jiġi kkumplimentat minn regoli dettaljati għall-ġestjoni tal-istrumenti finanzjarji, inklużi dispożizzjonijiet għall-għażla tal-entitajiet fdati, il-kontenut tal-ftehimiet ta’ delega, l-ispejjeż u t-tariffi tal-ġestjoni u għall-kontijiet fiduċjarji.
(63)
Għandhom jiġu definiti r-regoli għall-għażla tal-intermedjarji finanzjarji u tal-benefiċjarji finali, b’mod partikolari meta l-istrumenti finanzjarji jkunu ġestiti direttament f’każijiet eċċezzjonali, permezz ta’ strumenti ta’ investiment iddedikati jew permezz ta’ mekkaniżmi eżekuttivi oħra, biex b’hekk ikun żgurat li l-fondi tal-Unjoni jintefqu b’mod effiċjenti.
(64)
Jeħtieġ li jiġu ddeterminati l-kundizzjonijiet għall-użu tal-istrumenti finanzjarji, inkluż l-effett ta’ ingranaġġ, kif ukoll il-qafas ta’ monitoraġġ. Jeħtieġ ukoll li jkun żgurat li l-istrumenti finanzjarji jiġu implimentati fuq il-bażi ta’ evalwazzjoni ex ante robusta, li tippermetti lill-Kummissjoni li tfassalhom speċifikament biex iwieġbu għan-nuqqasijiet tas-suq u għas-sitwazzjonijiet mhux ideali tal-investiment.
(65)
Fir-rigward taż-żamma u l-preżentazzjoni tal-kontijiet, il-prinċipji tal-kontabilità aċċettati b’mod ġenerali u li fuqhom iridu jkunu bbażati r-rendikonti finanzjarji huma definiti fir-regoli tal-kontabilità tal-Unjoni. Dawn ir-regoli tal-kontabilità jispeċifikaw ukoll il-kundizzjonijiet biex tiddaħħal tranżazzjoni fil-kontijiet u r-regoli għall-valutazzjoni tal-assi u tar-responsabbiltajiet u għall-istruttura tad-dispożizzjonijiet bil-għan li jkun żgurat li l-informazzjoni tiġi ppreżentata kif suppost, filwaqt li tkun kompleta u preċiża.
(66)
Fir-rigward ta’ kwistjonijiet tal-kontabilità, għandu jiġi speċifikat li l-uffiċjal tal-kontabilità ta’ kull istituzzjoni għandu jipproduċi dokumenti li jiddeskrivu l-organizzazzjoni tal-kontijiet u l-proċeduri tal-kontabilità ta’ dik l-istituzzjoni u jiddefinixxi l-kundizzjonijiet li jridu jiġu rrispettati mis-sistemi tal-kontabilità kompjuterizzati, b’mod partikolari sabiex tkun żgurata s-sigurtà tal-aċċess u r-rendikont tal-entrati għal kwalunkwe bidla fis-sistemi.
(67)
Fir-rigward taż-żamma tal-kontijiet, jeħtieġ li jiġu speċifikati l-prinċipji applikabbli għall-kotba tal-kontijiet, il-bilanċ ta’ tqabbil preliminari, ir-rikonċiljazzjoni perjodika tat-totali f’dak il-bilanċ u fl-inventarju, u li jiġu speċifikati l-komponenti tat-tabella tal-kontijiet adottata mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni. Għandhom jiġu stabbiliti r-regoli applikabbli għar-reġistrazzjoni tal-operazzjonijiet, b’mod partikolari l-metodu ta’ kontabilità bbilanċjata, ir-regoli għall-konverżjoni tal-operazzjonijiet mhux denominati fil-munita euro u d-dokumenti ta’ sostenn għall-entrati tal-kontabilità. Barra minn hekk, għandu jiġi speċifikat ukoll il-kontenut tal-kotba tal-kontijiet.
(68)
Jeħtieġ li jiġu stabbiliti r-regoli relatati mal-inventarju tal-proprjetà u li jiġu ċċarati r-responsabbiltajiet rispettivi f’dan il-qasam tal-uffiċjali tal-kontabilità u tal-uffiċjali awtorizzanti, kif ukoll ir-regoli applikabbli għall-bejgħ mill-ġdid ta’ proprjetà li tkun iddaħħlet fl-inventarju bil-għan li l-assi jkunu ġestiti b’mod effiċjenti.
(69)
Għal azzjonijiet esterni, dan ir-Regolament, bi qbil mar-Regolament Finanzjarju, għandu jipprovdi għal eċċezzjonijiet li jirriflettu l-karatteristiċi operattivi speċifiċi ta’ dak is-settur, l-aktar fir-rigward tal-akkwist u l-konċessjoni ta’ għotjiet, partikolarment minħabba li dawn il-proċeduri huma mwettqa mill-awtoritajiet ta’ pajjiżi terzi li jirċievu appoġġ finanzjarju mill-Unjoni. Fir-rigward tal-akkwisti, tali differenzi għandhom jirrigwardaw prinċipalment it-tipi ta’ proċeduri u l-limiti li japplikaw minnhom. Fir-rigward tal-għotjiet, għandu jkun permess finanzjament sħiħ f’ċerti każijiet, l-aktar sabiex tiġi kkunsidrata l-kapaċità ta’ kofinanzjament imnaqqsa tal-benefiċjarji.
(70)
Jeħtieġ li jiġu stabbiliti dispożizzjonijiet dettaljati dwar l-użu tal-appoġġ baġitarju, li jispeċifikaw il-kundizzjonijiet li abbażi tagħhom jista’ jintuża l-appoġġ baġitarju u l-obbligu tal-imsieħba li jipprovdu lill-Kummissjoni b’informazzjoni f’waqtha u kredibbli sabiex ikun jista’ jiġi evalwat l-issodisfar ta’ dawk il-kundizzjonijiet.
(71)
Fir-rigward tal-Fondi Fiduċjarji tal-Unjoni, jeħtieġ li jiġu speċifikati l-prinċipji applikabbli għall-kontribuzzjoni tal-Unjoni għall-Fondi Fiduċjarji tal-Unjoni, kif ukoll għall-kontribuzzjonijiet tad-donaturi l-oħra, biex jiġu stabbiliti r-regoli tal-kontabilità u tar-rappurtaġġ tal-Fond Fiduċjarju tal-Unjoni, b’mod partikolari għall-imgħax li jkun immatura fil-kont tal-bank tal-fond fiduċjarju, li jiġu ċċarati r-responsabbiltajiet rispettivi tal-atturi finanzjarji u tal-Bord tal-Fond Fiduċjarju, kif ukoll li jiġu definiti l-obbligi tal-awditjar estern. Jeħtieġ ukoll li tiġi żgurata rappreżentanza ġusta tad-donaturi parteċipanti fil-Bord tal-Fond Fiduċjarju u li jiġi żgurat vot pożittiv obbligatorju tal-Kummissjoni għall-użu tal-fondi.
(72)
Sabiex jiġu simplifikati l-proċeduri tal-akkwisti taħt azzjonijiet esterni, ġew immodifikati xi limiti, filwaqt li żdiedu u ġew adattati limiti oħrajn u proċeduri ta’ ġestjoni li joħorġu mid-dispożizzjonijiet komuni.
(73)
Fir-rigward tal-għotjiet, il-kundizzjonijiet għal deroga mill-prinċipju ta’ kofinanzjament għandhom jiġu ssimplifikati bi qbil mar-Regolament Finanzjarju.
(74)
Sabiex tkun garantita l-ġestjoni tajba tal-approprjazzjonijiet tal-Unjoni, jeħtieġ ukoll li jiġu speċifikati l-prekundizzjonijiet u r-regoli li għandhom jiġu inklużi fil-ftehimiet meta l-ġestjoni tal-approprjazzjonijiet tkun deċentralizzata jew jekk jintużaw kontijiet ta’ imprest.
(75)
Huwa xieraq li jiġu definiti l-Uffiċċji Ewropej u li jiġu stabbiliti regoli speċifiċi għall-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet u dispożizzjonijiet li jawtorizzaw lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni sabiex jiddelega xi wħud mill-kompiti tiegħu lill-persunal f’dawk l-Uffiċċji. Għandhom jiġu stabbiliti wkoll proċeduri operattivi għall-kontijiet bankarji li l-Uffiċċji Ewropej jistgħu jkunu awtorizzati li jiftħu f’isem il-Kummissjoni.
(76)
B’analoġija mal-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar il-benefiċjarji ta’ fondi tal-Unjoni, għandha tiġi ppubblikata l-lista ta’ esperti msemmija fl-Artikolu 204 tar-Regolament Finanzjarju magħżula permezz ta’ sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess u s-suġġett tal-kompiti tagħhom. Għandha tiġi ppubblikata wkoll ir-remunerazzjoni tagħhom meta din taqbeż l-ammont ta’ EUR 15 000.
(77)
Il-proċedura ġdida introdotta fl-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju għandha tiġi kkomplimentata, b’mod partikolari fir-rigward tat-tip ta’ spejjeż li għandhom jiġu inklużi fil-limiti stabbiliti fih. Jeħtieġ li jiġu stabbiliti regoli dettaljati dwar il-proġetti ta’ bini fid-Delegazzjonijiet tal-Unjoni minħabba l-ispeċifiċitajiet tagħhom, b’mod partikolari f’każijiet ta’ urġenza. Huwa xieraq li jiġi pprovdut li bini residenzjali, jiġifieri fid-Delegazzjonijiet, li jeħtieġ li jinkera jew jinxtara f’perjodu ta’ żmien qasir, għandu jiġi eskluż mill-proċedura stabbilita fl-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju. L-akkwist ta’ art mingħajr ħlas jew għal ammont simboliku ma għandux jaqa’ fil-proċedura stabbilita fl-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju minħabba li fih innifsu ma jimponi l-ebda piż addizzjonali għall-baġit.
(78)
Sabiex tiġi żgurata l-koerenza mad-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju jeħtieġ li jiġu stabbiliti dispożizzjonijiet tranżitorji. Barra minn hekk, sabiex tiġi żgurata l-koerenza mal-bażi legali settorjali, huwa xieraq li l-applikazzjoni tad-dispożizzjonijiet dwar il-modi ta’ ġestjoni u l-istrumenti finanzjarji tiġi differita għall-1 ta’ Jannar 2014,
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
L-EWWEL PARTI
DISPOŻIZZJONIJIET KOMUNI
TITOLU I
IS-SUĠĠETT
Artikolu 1
Is-Suġġett
Dan ir-Regolament jistabbilixxi r-regoli tal-applikazzjoni għar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 (minn hawn ’il quddiem “ir-Regolament Finanzjarju”).
TITOLU II
PRINĊIPJI BAĠITARJI
KAPITOLU 1
Il-prinċipji tal-unità u tal-eżattezza tal-baġit
Artikolu 2
Kontabilità għall-imgħax fuq il-prefinanzjament
(l-Artikolu 8(4) tar-Regolament Finanzjarju)
Fejn ikun hemm imgħax dovut għall-baġit, il-ftehim konkluż mal-entitajiet jew mal-persuni elenkati fil-punti minn (ii) sa (viii) tal-Artikolu 58(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju jistipula li l-prefinanzjament jitħallas fil-kontijiet jew subkontijiet bankarji sabiex ikunu jistgħu jiġu identifikati l-fondi u l-imgħax relatat. Inkella, il-metodi tal-kontabilità tal-benefiċjarji jew tal-intermedjarji għandhom jagħmluha possibbli li jiġu identifikati l-fondi mħallsa mill-Unjoni u l-imgħax jew benefiċċji oħrajn li jirriżultaw minn dawk il-fondi.
Id-dispożizzjonijiet ta’ dan ir-Regolament dwar l-imgħax fuq il-prefinanzjament ikunu bla ħsara għad-dħul tal-prefinanzjament fuq in-naħa tal-assi tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji, kif stabbilit fir-regoli tal-kontabilità msemmija fl-Artikolu 143 tar-Regolament Finanzjarju.
KAPITOLU 2
Il-prinċipju tal-annwalità
Artikolu 3
Approprjazzjonijiet għas-sena finanzjarja
(l-Artikolu 11(3) tar-Regolament Finanzjarju)
L-approprjazzjonijiet ta’ impenn u l-approprjazzjonijiet ta’ pagament awtorizzati għas-sena finanzjarja jikkonsistu minn:
(a)
approprjazzjonijiet ipprovduti fil-baġit, inkluż minn baġits emendatorji;
(b)
approprjazzjonijiet ittrasferiti ’l quddiem;
(c)
approprjazzjonijiet magħmula disponibbli għal darba oħra skont l-Artikoli 178 u 182 tar-Regolament Finanzjarju;
(d)
approprjazzjonijiet li jirriżultaw minn ħlasijiet ta’ prefinanzjament li jkunu tħallsu lura skont l-Artikolu 177(3) tar-Regolament Finanzjarju;
(e)
approprjazzjonijiet li ngħataw fuq id-dħul li sar matul is-sena finanzjarja jew matul is-snin finanzjarji preċedenti u li ma ntużax.
Artikolu 4
Tħassir u riporti ta’ approprjazzjonijiet
(l-Artikolu 13(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-approprjazzjonijiet ta’ impenn u l-approprjazzjonijiet mhux differenzjati relatati ma’ proġetti ta’ bini msemmija fl-Artikolu 13(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju jistgħu jiġu riportati biss jekk l-impenji ma setgħux isiru qabel il-31 ta’ Diċembru tas-sena finanzjarja għal raġunijiet mhux attribwibbli lill-uffiċjal awtorizzanti u jekk l-istadji preparatorji jkunu avvanzati biżżejjed sabiex ikun raġonevoli li wieħed jissoponi li l-impenn ikun ser isir sa mhux aktar tard mill-31 ta’ Marzu tas-sena ta’ wara, jew il-31 ta’ Diċembru għal proġetti ta’ bini.
2. L-istadji preparatorji msemmija fl-Artikolu 13(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju, li għandhom jitlestew sal-31 ta’ Diċembru tas-sena finanzjarja sabiex ikun jista’ jsir riport għas-sena ta’ wara, huma b’mod partikolari:
(a)
għal impenji globali fis-sens tal-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju, l-adozzjoni ta’ deċiżjoni ta’ finanzjament jew l-għeluq sa dik id-data tal-konsultazzjoni mad-dipartimenti kkonċernati f’kull istituzzjoni għall-adozzjoni tad-deċiżjoni;
(b)
għal impenji individwali fis-sens tal-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju, it-tlestija tal-għażla ta’ kuntratturi, benefiċjarji, rebbieħa tal-premjijiet jew delegati potenzjali.
3. L-approprjazzjonijiet riportati skont l-Artikolu 13(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju, li ma jkunux ġew impenjati sal-31 ta’ Marzu tas-sena finanzjarja ta’ wara jew sal-31 ta’ Diċembru tas-sena ta’ wara għal ammonti relatati ma’ proġetti ta’ bini, jitħassru awtomatikament.
Il-Kummissjoni tinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill dwar l-approprjazzjonijiet li jkunu tħassru b’dan il-mod fi żmien xahar wara t-tħassir skont l-ewwel subparagrafu.
4. L-approprjazzjonijiet riportati skont l-Artikolu 13(2)(b) tar-Regolament Finanzjarju jistgħu jintużaw sal-31 ta’ Diċembru tas-sena finanzjarja ta’ wara.
5. Il-kontijiet jidentifikaw l-approprjazzjonijiet riportati skont il-paragrafi minn 1 sa 4.
KAPITOLU 3
Il-prinċipju tal-unità tal-kontijiet
Artikolu 5
Ir-rata ta’ konverżjoni bejn l-euro u muniti oħrajn
(l-Artikolu 19 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għad-dispożizzjonijiet speċifiċi li jirriżultaw mill-applikazzjoni ta’ regolamenti speċifiċi għas-setturi, il-konverżjoni mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli ssir bl-użu tar-rata tal-kambju tal-euro tal-ġurnata ppubblikata fis-serje C ta’ Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Meta l-konverżjoni bejn l-euro u munita oħra tkun trid issir mill-kuntratturi jew mill-benefiċjarji, iridu japplikaw l-arranġamenti speċifiċi għall-konverżjoni inklużi fil-kuntratti ta’ akkwist, fil-ftehimiet ta’ għoti jew fil-ftehimiet dwar finanzjament.
2. Sabiex jiġi evitat li l-operazzjonijiet ta’ konverżjoni tal-munita jkollhom impatt sinifikanti fuq il-livell tal-kofinanzjament tal-Unjoni jew impatt detrimentali fuq il-baġit tal-Unjoni, l-arranġamenti speċifiċi għall-konverżjoni msemmija fil-paragrafu 1 iridu jistabbilixxu, jekk ikun xieraq, rata ta’ konverżjoni bejn l-euro u muniti oħra li għandha tiġi kkalkolata bl-użu tal-medja tar-rata tal-kambju tal-ġurnata f’perjodu partikolari.
3. Jekk ma tiġi ppubblikata l-ebda rata tal-kambju tal-euro tal-ġurnata f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea għall-munita inkwistjoni, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli juża r-rata tal-kontabilità msemmija fil-paragrafu 4.
4. Għall-finijiet tal-kontijiet stabbiliti fl-Artikoli minn 151 sa 156 tar-Regolament Finanzjarju u soġġetti għall-Artikolu 240 ta’ dan ir-Regolament, il-konverżjoni bejn l-euro u munita oħra ssir bl-użu tar-rata tal-kontabilità ta’ kull xahar tal-euro. Dik ir-rata tal-kambju tal-kontabilità tiġi stabbilita mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni permezz ta’ kwalunkwe sors ta’ informazzjoni li huwa jqis bħala kredibbli, fuq il-bażi tar-rata tal-kambju fil-jum ta’ qabel tal-aħħar tax-xogħol tax-xahar qabel dak li għalih tiġi stabbilita r-rata.
5. Ir-riżultati tal-operazzjonijiet tal-munita msemmija fil-paragrafu 4 ta’ dan l-Artikolu jintwerew taħt intestatura separata fil-kontijiet tal-istituzzjoni rispettiva.
L-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu japplika mutatis mutandis għall-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 6
Ir-rata li għandha tintuża għal konverżjoni bejn l-euro u muniti oħrajn
(l-Artikolu 19 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għad-dispożizzjonijiet speċifiċi li jirriżultaw mill-applikazzjoni ta’ regolamenti speċifiċi għas-setturi, jew minn kuntratti ta’ akkwist, ftehimiet ta’ għoti jew deċiżjonijiet ta’ għoti u ftehimiet dwar finanzjament speċifiċi, ir-rata li għandha tintuża għall-konverżjoni bejn l-euro u muniti oħrajn tkun, fil-każijiet fejn il-konverżjoni titwettaq mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, dik tal-jum meta ssir l-ordni ta’ ħlas jew l-ordni ta’ rkupru mid-dipartiment tal-awtorizzazzjoni.
2. Fil-każ ta’ kontijiet ta’ imprest fil-munita euro, ir-rata li għandha tintuża għall-konverżjoni bejn l-euro u muniti oħrajn tiġi stabbilita mid-data tal-ħlasijiet mill-bank.
3. Għar-regolarizzazzjoni tal-kontijiet ta’ imprest f’muniti nazzjonali, kif imsemmi fl-Artikolu 19 tar-Regolament Finanzjarju, ir-rata li għandha tintuża għall-konverżjoni bejn l-euro u muniti oħrajn tkun dik tax-xahar li fih tkun saret in-nefqa mill-kont ta’ imprest ikkonċernat.
4. Għar-rimborż ta’ nefqa b’rata fissa, jew nefqa li tirriżulta mir-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “ir-Regolamenti tal-Persunal”) li tkun iffissata f’limitu, u li titħallas f’munita oħra li mhijiex l-euro, ir-rata li għandha tintuża tkun dik fis-seħħ meta jsir effettiv id-dritt.
KAPITOLU 4
Il-prinċipju tal-universalità
Artikolu 7
Struttura biex takkomoda dħul assenjat u provvediment ta’ approprjazzjonijiet korrispondenti
(l-Artikolu 21 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għall-Artikoli 9 u 10, l-istruttura li takkomoda dħul assenjat fil-baġit irid ikollha:
(a)
fir-rendikont tad-dħul ta’ kull taqsima tal-istituzzjoni, intestatura tal-baġit biex tirċievi d-dħul;
(b)
fir-rendikont tan-nefqa, ir-rimarki tal-baġit, inklużi rimarki ġenerali, juru liema sezzjonijiet jistgħu jirċievu l-approprjazzjonijiet korrispondenti għad-dħul assenjat li jsiru disponibbli.
Fil-każ imsemmi fil-punt (a) tal-ewwel subparagrafu, trid issir annotazzjoni “pro memoria”, filwaqt li d-dħul stmat għandu jiddaħħal fir-rimarki għal skopijiet ta’ informazzjoni.
2. L-approprjazzjonijiet li jikkorrispondu għad-dħul assenjat isiru disponibbli awtomatikament, kemm bħala approprjazzjonijiet ta’ impenn kif ukoll bħala approprjazzjonijiet ta’ pagament, meta d-dħul jiġi riċevut mill-istituzzjoni, ħlief f’xi wieħed mill-każijiet li ġejjin:
(a)
fil-każijiet previsti fl-Artikoli 181(2) u 183(2) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
fil-każ previst fl-Artikolu 21(2)(b) tar-Regolament Finanzjarju għall-Istati Membri fejn il-ftehim dwar il-kontribuzzjoni jkun espress fil-munita euro.
Fil-każ imsemmi fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu, l-approprjazzjonijiet ta’ impenn jistgħu jsiru disponibbli mal-iffirmar tal-ftehim dwar il-kontribuzzjoni mill-Istat Membru.
Artikolu 8
Kontribuzzjonijiet mill-Istati Membri għall-programmi ta’ riċerka
(l-Artikolu 21(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kontribuzzjonijiet tal-Istati Membri għall-finanzjament ta’ ċerti programmi supplimentari ta’ riċerka, previsti fl-Artikolu 5 tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1150/2000 (8) jitħallsu kif ġej:
(a)
seba’ partijiet minn kull tnax tas-somma li tiddaħħal fil-baġit jitħallsu sa mhux aktar tard mill-31 ta’ Jannar tas-sena finanzjarja kurrenti;
(b)
il-ħames partijiet minn kull tnax li jifdal jitħallsu sa mhux aktar tard mill-15 ta’ Lulju tas-sena finanzjarja kurrenti.
2. Jekk il-baġit ikun għadu ma ġiex adottat b’mod finali fil-bidu tas-sena finanzjarja, il-kontribuzzjonijiet previsti fil-paragrafu 1 ikunu bbażati fuq is-somma mdaħħla fil-baġit għas-sena finanzjarja preċedenti.
3. Kwalunkwe kontribuzzjoni jew ħlas addizzjonali dovuti mill-Istati Membri għall-baġit jiddaħħlu fil-kont jew kontijiet tal-Kummissjoni fi żmien tletin jum kalendarju mis-sejħa għall-fondi.
4. Il-ħlasijiet li jsiru għandhom jiddaħħlu fil-kont previst fir-Regolament (KE, Euratom) Nru 1150/2000 u jkunu soġġetti għall-kundizzjonijiet stipulati minn dak ir-Regolament.
Artikolu 9
Dħul assenjat li jirriżulta mill-parteċipazzjoni tal-Istati tal-EFTA f’ċerti programmi tal-Unjoni
(l-Artikolu 21(2)(e) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-istruttura tal-baġit biex takkomoda l-parteċipazzjoni tal-Istati Membri tal-Assoċjazzjoni Ewropea tal-Kummerċ Ħieles (minn hawn ’il quddiem “L-Istati tal-EFTA”) f’ċerti programmi tal-Unjoni tkun kif ġej:
(a)
fid-dikjarazzjoni tad-dħul, trid tiddaħħal linja b’annotazzjoni “pro memoria” sabiex takkomoda l-ammont sħiħ tal-kontribuzzjoni mill-Istati tal-EFTA għas-sena finanzjarja inkwistjoni.
(b)
fid-dikjarazzjoni tan-nefqa:
(i)
ir-rimarki għal kull linja relatata mal-attivitajiet tal-Unjoni li jieħdu sehem fihom l-Istati tal-EFTA jridu juru “għall-finijiet ta’ informazzjoni” l-ammont stmat tal-parteċipazzjoni;
(ii)
anness, li jifforma parti integrali mill-baġit, jistabbilixxi l-linji kollha li jkopru l-attivitajiet tal-Unjoni li jieħdu sehem fihom l-Istati tal-EFTA.
Għall-finijiet tal-punt (a) tal-ewwel subparagrafu, l-ammont stmat jintwera fir-rimarki tal-baġit.
L-anness imsemmi fil-punt (b)(ii) tal-ewwel subparagrafu jirrifletti u jagħmel parti mill-istruttura li takkomoda l-approprjazzjonijiet li jikkorrispondu għal tali parteċipazzjoni, kif previst fil-paragrafu 2, u sabiex tkun tista’ tiġi implimentata n-nefqa.
2. Skont l-Artikolu 82 tal-Ftehim dwar iż-Żona Ekonomika Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Ftehim ŻEE”) l-ammonti tal-parteċipazzjoni annwali tal-Istati tal-EFTA, kif ikkonfermati lill-Kummissjoni mill-Kumitat Konġunt taż-Żona Ekonomika Ewropea skont l-Artikolu 1(5) tal-Protokoll 32 anness mal-Ftehim ŻEE, iwasslu għad-dispożizzjoni, fil-bidu tas-sena finanzjarja, tal-ammonti sħaħ tal-approprjazzjonijiet korrispondenti ta’ impenn u approprjazzjonijiet ta’ pagament.
3. Jekk, matul is-sena finanzjarja, jiġu pprovduti approprjazzjonijiet addizzjonali fuq l-intestaturi tal-baġit bil-parteċipazzjoni tal-Istati tal-EFTA, fejn dawn tal-aħħar ma jkunux jistgħu, matul dik is-sena, jaġġustaw il-kontribuzzjonijiet tagħhom kif xieraq sabiex jikkonformaw mal-“fattur tal-proporzjonalità” previst fl-Artikolu 82 tal-Ftehim ŻEE, il-Kummissjoni tista’, bħala miżura provviżorja u eċċezzjonali, tuża r-riżorsi ta’ flus tagħha biex tiffinanzja minn qabel is-sehem tal-Istati tal-EFTA. Kull meta jiġu pprovduti approprjazzjonijiet addizzjonali ta’ dan it-tip, il-Kummissjoni trid, mill-aktar fis possibbli, titlob il-kontribuzzjonijiet korrispondenti mill-Istati tal-EFTA. Kull sena, il-Kummissjoni trid tinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill dwar kwalunkwe deċiżjoni bħal din li tittieħed.
Il-prefinanzjament jiġi regolarizzat mill-aktar fis possibbli fil-baġit tas-sena finanzjarja ta’ wara.
4. Skont l-Artikolu 21(2)(e) tar-Regolament Finanzjarju, il-kontribuzzjonijiet finanzjarji tal-Istati tal-EFTA jgħoddu bħala dħul estern assenjat. L-uffiċjal tal-kontabilità jadotta miżuri xierqa sabiex jiżgura li l-użu tad-dħul li jirriżulta minn dawk il-kontribuzzjonijiet u tal-approprjazzjonijiet korrispondenti jiġi ssorveljat separatament.
Fir-rapport previst fl-Artikolu 150(2) tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni turi l-fażi tal-implimentazzjoni separatament, kemm fid-dħul kif ukoll fin-nefqa, skont il-parteċipazzjoni tal-Istati tal-EFTA.
Artikolu 10
Rikavat minn sanzjonijiet imposti fuq Stati Membri ddikjarati li għandhom defiċit eċċessiv
(l-Artikolu 21(2)(c) tar-Regolament Finanzjarju)
L-istruttura tal-baġit li takkomoda r-rikavat mis-sanzjonijiet imsemmija fit-Taqsima 4 tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1467/97 (9) tkun kif ġej:
(a)
fid-dikjarazzjoni tad-dħul, trid tiddaħħal linja li jkollha annotazzjoni “pro memoria” sabiex takkomoda l-imgħax fuq tali ammonti;
(b)
fl-istess ħin, u bla ħsara għall-Artikolu 77 tar-Regolament Finanzjarju, id-dħul ta’ dawk l-ammonti fid-dikjarazzjoni tad-dħul iwassal għall-provvediment, fid-dikjarazzjoni tan-nefqa, tal-approprjazzjonijiet ta’ impenn u tal-approprjazzjonijiet ta’ pagament.
L-approprjazzjonijiet imsemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu jiġu implimentati skont l-Artikolu 20 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 11
Spejjeż li jirriżultaw meta jiġu aċċettati donazzjonijiet lill-Unjoni
(l-Artikolu 22 tar-Regolament Finanzjarju)
Għall-finijiet tal-awtorizzazzjoni tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill imsemmija fl-Artikolu 22(2) tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni tikkalkula u tispjega kif xieraq l-ispejjeż finanzjarji, inklużi l-ispejjeż ta’ segwitu, li jirriżultaw meta jiġu aċċettati donazzjonijiet magħmula lill-Unjoni.
Artikolu 12
Kontijiet għat-taxxi rikoverabbli
(l-Artikolu 23(3) tar-Regolament Finanzjarju)
Kull taxxa li trid titħallas mill-Unjoni skont l-Artikolu 23(2) u 23(3)(a) tar-Regolament Finanzjarju tiddaħħal f’kont ta’ sospiża sakemm tingħata lura mill-Istati kkonċernati.
KAPITOLU 5
Il-prinċipju ta’ speċifikazzjoni
Artikolu 13
Regoli dwar il-kalkolazzjoni tal-perċentwali tat-trasferimenti ta’ istituzzjonijiet għajr il-Kummissjoni
(l-Artikolu 25 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-perċentwali msemmija fl-Artikolu 25 tar-Regolament Finanzjarju jiġu kkalkolati fiż-żmien li ssir it-talba għat-trasferiment u b’referenza għall-approprjazzjonijiet ipprovduti fil-baġit, inklużi baġits emendatorji.
2. L-ammont li jrid jiġi kkunsidrat għandu jkun is-somma tat-trasferimenti li jridu jsiru mil-linja li minnha jkunu qegħdin isiru t-trasferimenti, wara li jkun sar l-aġġustament għat-trasferimenti li saru qabel.
L-ammont li jikkorrispondi għat-trasferimenti li jistgħu jitwettqu b’mod awtonomu mill-istituzzjoni kkonċernata mingħajr deċiżjoni tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill ma jitteħdux inkonsiderazzjoni.
Artikolu 14
Regoli dwar il-kalkolazzjoni tal-perċentwali tat-trasferimenti tal-Kummissjoni
(l-Artikolu 26 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-perċentwali msemmija fl-Artikolu 26(1) tar-Regolament Finanzjarju jiġu kkalkolati fiż-żmien li ssir it-talba għat-trasferiment u b’referenza għall-approprjazzjonijiet ipprovduti fil-baġit, inklużi l-baġits emendatorji.
2. L-ammont li għandu jittieħed inkonsiderazzjoni jkun is-somma tat-trasferimenti li jridu jsiru mil-linja li minnha jkunu qegħdin isiru t-trasferimenti, wara li jkun sar l-aġġustament għat-trasferimenti li saru qabel.
L-ammont li jikkorrispondi għat-trasferimenti li jistgħu jitwettqu b’mod awtonomu mill-Kummissjoni kkonċernata mingħajr deċiżjoni tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill ma jitteħidx inkonsiderazzjoni.
Artikolu 15
Nefqa amministrattiva
(l-Artikolu 26 tar-Regolament Finanzjarju)
In-nefqa msemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 26(1) tar-Regolament Finanzjarju tkopri, għal kull qasam ta’ politika, l-entrati msemmija fl-Artikolu 44(3) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 16
Bażi għat-talbiet għal trasferimenti ta’ approprjazzjonijiet
(l-Artikoli 25 u 26 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-proposti għat-trasferimenti u l-informazzjoni kollha għall-Parlament Ewropew u l-Kunsill dwar trasferimenti magħmula skont l-Artikoli 25 u 26 tar-Regolament Finanzjarju jkunu akkumpanjati minn dokumenti ta’ sostenn adattati u dettaljati li juru l-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet u l-estimi tal-ħtiġijiet sal-aħħar ta’ dik is-sena finanzjarja, kemm għal-linji li fihom għandhom jiġu ttrasferiti l-approprjazzjonijiet, kif ukoll għal dawk li minnhom jittieħdu l-approprjazzjonijiet.
Artikolu 17
Bażi għat-talbiet għal trasferimenti mir-riserva ta’ għajnuna f’emerġenza
(l-Artikolu 29 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-proposti għal trasferimenti sabiex tkun tista’ tintuża r-riserva ta’ għajnuna f’emerġenza, imsemmija fl-Artikolu 29 tar-Regolament Finanzjarju, iridu jkunu akkumpanjati minn dokumenti ta’ sostenn adattati u dettaljati li juru:
(a)
għal-linja li fiha jrid isir it-trasferiment, l-aktar informazzjoni riċenti disponibbli għall-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet u l-istima tal-ħtiġijiet sal-aħħar tas-sena finanzjarja;
(b)
għal-linji kollha relatati ma’ azzjoni esterna, l-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet sal-aħħar tax-xahar ta’ qabel it-talba għat-trasferiment u stima tal-ħtiġijiet sal-aħħar tas-sena finanzjarja, inkluż tqabbil mal-istima inizjali;
(c)
analiżi tal-possibbiltajiet ta’ riallokazzjoni tal-approprjazzjonijiet.-{}-
KAPITOLU 6
Il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba
Artikolu 18
Evalwazzjoni
(l-Artikolu 30 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-proposti kollha għall-programmi jew l-attivitajiet li jagħtu lok għal nefqa tal-baġit ikunu soġġetti għal evalwazzjoni ex ante, li tindirizza:
(a)
il-ħtiġijiet fil-futur qrib jew imbiegħed;
(b)
il-valur miżjud tal-involviment tal-Unjoni;
(c)
l-objettivi ta’ politika u ġestjoni li għandhom jintlaħqu, li jinkludu l-miżuri neċessarji sabiex jiġu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni fil-qasam tal-prevenzjoni, l-identifikazzjoni, l-investigazzjoni, ir-riparazzjoni u s-sanzjonijiet għall-frodi;
(d)
l-għażliet politiċi disponibbli, inklużi r-riskji assoċjati magħhom;
(e)
ir-riżultati u l-impatti mistennija, b’mod partikolari l-impatti ekonomiċi, soċjali u ambjentali, u l-indikaturi u l-arranġamenti tal-evalwazzjoni meħtieġa sabiex jiġu mkejla;
(f)
l-aktar metodu xieraq ta’ implimentazzjoni għall-opzjoni/jiet ippreferuta/i;
(g)
il-koerenza interna tal-programm jew attività propost(a) u r-relazzjonijiet tagħha ma’ strumenti rilevanti oħrajn;
(h)
il-volum ta’ approprjazzjonijiet, riżorsi umani u nfiq amministrattiv ieħor li għandhom jiġu allokati b’kunsiderazzjoni xierqa għall-prinċipju tal-kost-effettività;
(i)
il-lezzjonijiet meħuda minn esperjenzi simili fil-passat.
2. Il-proposta tistabbilixxi l-arranġamenti għall-monitoraġġ, ir-rapportaġġ u l-evalwazzjoni, billi tikkunsidra r-responsabbiltajiet rispettivi tal-livelli kollha tal-gvern li se jkunu involuti fl-implimentazzjoni tal-programm jew l-attività propost(a).
3. Il-programmi jew l-attivitajiet kollha, inklużi proġetti bi prova u azzjonijiet ta’ tħejjija, fejn ir-riżorsi mmobilizzati jaqbżu l-ammont ta’ EUR 5 000 000, iridu jkunu soġġetti għal evalwazzjoni interim u/jew ex post tar-riżorsi umani u finanzjarji allokati u r-riżultati miksuba sabiex jiġi vverifikat li dawn kienu konsistenti mal-objettivi stabbiliti, kif ġej:
(a)
ir-riżultati miksuba fit-twettiq ta’ programm pluriennali jiġu evalwati perjodikament skont skeda li tippermetti li jittieħdu inkonsiderazzjoni s-sejbiet ta’ dik l-evalwazzjoni għal kull deċiżjoni dwar it-tiġdid, il-modifika jew is-sospensjoni tal-programm;
(b)
l-attivitajiet iffinanzjati fuq bażi annwali jkollhom ir-riżultati tagħhom evalwati mill-inqas kull sitt snin.
Il-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu ma japplikawx għal kull wieħed/waħda mill-proġetti jew l-azzjonijiet imwettqa f’dawk l-attivitajiet, li għalihom ir-rekwiżit jista’ jintlaħaq mir-rapporti finali mibgħuta mill-korpi li wettqu l-azzjoni.
4. L-evalwazzjonijiet imsemmija fil-paragrafi 1 u 3 ikunu proporzjonati għar-riżorsi mmobilizzati għall-programm u l-impatt tiegħu u l-attività kkonċernata.
Artikolu 19
Rendikont finanzjarju
(l-Artikolu 31 tar-Regolament Finanzjarju)
Ir-rendikont finanzjarju jinkludi d-dejta finanzjarja u ekonomika għall-valutazzjoni mill-awtorità leġiżlattiva tal-ħtieġa għal azzjoni mill-Unjoni. Huwa jipprovdi tagħrif xieraq fir-rigward tal-koerenza ma’ attivitajiet oħra tal-Unjoni u kwalunkwe sinerġija possibbli.
Fil-każ ta’ operazzjonijiet pluriennali, ir-rendikont finanzjarju jinkludi l-iskeda prevedibbli ta’ rekwiżiti annwali f’dak li għandu x’jaqsam ma’ approprjazzjonijiet u impjiegi, inkluż għall-persunal estern, kif ukoll evalwazzjoni tal-impatt finanzjarju tagħhom fuq perjodu ta’ żmien medju.
KAPITOLU 7
Il-prinċipju tat-trasparenza
Artikolu 20
Il-pubblikazzjoni provviżorja tal-baġit
(l-Artikolu 34 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-figuri baġitarji dettaljati finali jiġu ppubblikati mill-aktar fis possibbli u mhux aktar tard minn erba’ ġimgħat wara l-adozzjoni finali tal-baġit, fil-lingwi kollha, fuq is-sit elettroniku tal-istituzzjonijiet, b’inizjattiva tal-Kummissjoni, sakemm jiġu ppubblikati uffiċjalment f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Artikolu 21
Il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar il-valur u l-benefiċjarji tal-fondi tal-Unjoni
(l-Artikolu 35 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-informazzjoni dwar il-benefiċjarji ta’ fondi tal-Unjoni mogħtija b’ġestjoni diretta tiġi ppubblikata fuq sit elettroniku tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju tas-sena ta’ wara s-sena finanzjarja li fiha jkunu ngħataw dawk il-fondi.
Minbarra l-pubblikazzjoni msemmija fl-ewwel subparagrafu, l-informazzjoni tista’ tiġi ppubblikata wkoll, skont preżentazzjoni standard, permezz ta’ mezzi xierqa oħra.
2. L-informazzjoni li ġejja tiġi ppubblikata, sakemm ma jkunx previst mod ieħor f’dan ir-Regolament u fir-regoli speċifiċi tas-settur, billi jittieħdu inkonsiderazzjoni l-kriterji stabbiliti fl-Artikolu 35(3) tar-Regolament Finanzjarju:
(a)
l-isem tal-benefiċjarju;
(b)
il-post tal-benefiċjarju;
(c)
l-ammont mogħti;
(d)
in-natura u l-iskop tal-miżura.
Għall-iskop tal-punt (b) it-terminu “post” ifisser:
(i)
l-indirizz tal-benefiċjarju meta dan tal-aħħar ikun persuna ġuridika;
(ii)
ir-Reġjun fil-livell NUTS 2 meta l-benefiċjarju jkun persuna fiżika.
Fir-rigward tad-dejta personali li tirreferi għal persuni fiżiċi, l-informazzjoni ppubblikata titneħħa sentejn wara l-għeluq tas-sena finanzjarja li matulha ngħataw il-fondi. L-istess japplika għad-dejta personali li tirreferi għal persuni legali li għalihom it-titolu uffiċjali jidentifika persuna fiżika waħda jew iktar.
3. L-informazzjoni msemmija fil-paragrafu 2 tiġi ppubblikata biss għal premjijiet, għotjiet u kuntratti li jkunu ngħataw bħala riżultat ta’ kompetizzjonijiet jew proċeduri ta’ aġġudikazzjoni tal-għotjiet jew proċeduri ta’ akkwist pubbliku. L-informazzjoni ma tiġix ippubblikata għal:
(a)
boroż ta’ studju mħallsin lil persuni fiżiċi u appoġġ dirett ieħor imħallas lil persuni fiżiċi l-aktar fil-bżonn, imsemmija fl-Artikolu 125(4)(c) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
kuntratti taħt l-ammont imsemmi fl-Artikolu 137(2) ta’ dan ir-Regolament.
4. Il-pubblikazzjoni titneħħa jekk tali divulgazzjoni toħloq ir-riskju li jiġu mhedda d-drittijiet u l-libertajiet tal-individwi kkonċernati kif protetti mill-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea jew jekk tkun ta’ ħsara għall-interessi kummerċjali tal-benefiċjarji.
Artikolu 22
Link għall-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar il-benefiċjarji ta’ fondi tal-Unjoni mogħtija taħt ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 35 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta l-ġestjoni tal-fondi tal-Unjoni tiġi ddelegata lill-awtoritajiet u lill-korpi msemmija fl-Artikolu 58(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju, il-ftehimiet ta’ delega jesiġu li l-informazzjoni msemmija fil-paragrafi 2 u 3 tal-Artikolu 21 tiġi ppubblikata skont preżentazzjoni standard, minn dawk l-awtoritajiet u l-korpi fdati fuq is-sit elettroniku tagħhom.
Is-sit elettroniku tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni jinkludi mill-inqas referenza tal-indirizz tas-sit elettroniku fejn tista’ tinstab l-informazzjoni jew inkella din l-informazzjoni jekk ma tkunx ippubblikata direttament fil-post iddedikat tas-sit elettroniku tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni.
Minbarra l-pubblikazzjoni msemmija fl-ewwel subparagrafu, l-informazzjoni tista’ tiġi ppubblikata wkoll, skont preżentazzjoni standard, permezz ta’ kwalunkwe mezz xieraq ieħor.
Il-paragrafi minn 2 sa 4 tal-Artikolu 21 japplikaw għall-pubblikazzjoni msemmija fl-ewwel paragrafu ta’ dan l-Artikolu.
TITOLU III
STABBILIMENT U STRUTTURA TAL-BAĠIT
Artikolu 23
Ipprogrammar finanzjarju
(l-Artikolu 38 tar-Regolament Finanzjarju)
L-ipprogrammar finanzjarju msemmi fl-Artikolu 38 tar-Regolament Finanzjarju jkun strutturat skont il-kategorija ta’ nefqa, il-qasam ta’ politika u l-intestatura tal-baġit. L-ipprogrammar finanzjarju sħiħ ikopri l-kategoriji kollha ta’ nefqa bl-eċċezzjoni tal-agrikoltura, il-politika ta’ koeżjoni u l-amministrazzjoni, li għalihom għandha tiġi pprovduta biss dejta fil-qosor.
Artikolu 24
Abbozzi ta’ baġits emendatorji
(l-Artikolu 41(1) tar-Regolament Finanzjarju)
L-abbozzi ta’ baġits emendatorji jkunu akkumpanjati minn dikjarazzjonijiet tal-bażi għal u l-informazzjoni dwar l-implimentazzjoni tal-baġit għas-snin finanzjarji preċedenti u kurrenti li kienu disponibbli meta ġew stabbiliti.
Artikolu 25
In-nomenklatura tal-baġit
(l-Artikolu 44 tar-Regolament Finanzjarju)
In-nomenklatura tal-baġit tikkonforma mal-prinċipji ta’ speċifikazzjoni, trasparenza u ġestjoni finanzjarja tajba. Hija tipprovdi ċ-ċarezza u t-trasparenza meħtieġa għall-proċess baġitarju, tiffaċilita l-identifikazzjoni tal-objettivi ewlenin kif riflessi fil-bażijiet legali rilevanti, tagħmel possibbli l-għażliet dwar il-prijoritajiet politiċi u tippermetti l-implimentazzjoni effiċjenti u effettiva.
Artikolu 26
Nefqa effettiva fl-aħħar sena finanzjarja li għaliha jkunu ngħalqu l-kontijiet
(l-Artikolu 49(1)(a)(v) tar-Regolament Finanzjarju)
Sabiex jiġi stabbilit il-baġit, in-nefqa effettiva fl-aħħar sena finanzjarja li l-kontijiet tagħha jkunu ngħalqu tiġi ddeterminata kif ġej:
(a)
f’impenji: l-impenji mdaħħlin fil-kontijiet matul is-sena finanzjarja kontra l-approprjazzjonijiet għal dik is-sena finanzjarja kif definit fl-Artikolu 3;
(b)
fi ħlasijiet: il-ħlasijiet magħmula matul is-sena finanzjarja, jiġifieri, ħlasijiet li ntbagħtu lill-bank, kontra l-approprjazzjonijiet għal dik is-sena finanzjarja kif definit fl-Artikolu 3.
Artikolu 27
Rimarki tal-baġit
(l-Artikolu 49(1)(a)(vi) tar-Regolament Finanzjarju)
Ir-rimarki tal-baġit jinkludu:
(a)
ir-referenzi tal-att bażiku, fejn hemm wieħed;
(b)
l-ispjegazzjonijiet kollha xierqa dwar in-natura u l-iskop tal-approprjazzjonijiet.
Artikolu 28
Pjan ta’ stabbiliment
(l-Artikolu 49(1)(c)(i) tar-Regolament Finanzjarju)
Il-persunal tal-Aġenzija Fornitriċi jidher separatament fil-pjan ta’ stabbiliment tal-Kummissjoni.
TITOLU IV
L-IMPLIMENTAZZJONI TAL-BAĠIT
KAPITOLU 1
Dispożizzjonijiet ġenerali
Artikolu 29
Informazzjoni dwar it-trasferimenti ta’ dejta personali għal skopijiet ta’ awditjar
(l-Artikolu 53 tar-Regolament Finanzjarju)
Fi kwalunkwe sejħa li ssir fil-kuntest ta’ għotjiet, akkwisti jew premjijiet implimentati f’ġestjoni diretta, il-benefiċjarji potenzjali, il-kandidati, l-offerenti u l-parteċipanti, skont ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (10), iridu jiġu informati li, bl-iskop li jiġu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni, id-dejta personali tagħhom tista’ tiġi ttrasferita lis-servizzi ta’ awditjar intern, lill-Qorti Ewropea tal-Awdituri, lill-Grupp Speċjalizzat dwar l-Irregolaritajiet Finanzjarji jew lill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (minn hawn ’il quddiem “l-OLAF”) u bejn l-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi.
Artikolu 30
Miżuri ta’ tħejjija fil-qasam tal-Politika Esterna u ta’ Sigurtà Komuni
(l-Artikolu 54(2)(c) tar-Regolament Finanzjarju)
Il-finanzjament tal-miżuri maqbula mill-Kunsill għat-tħejjija tal-operazzjonijiet ta’ mmaniġġar ta’ kriżijiet tal-Unjoni skont it-Titolu V tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea jkopri l-ispejjeż inkrimentali li jirriżultaw direttament minn użu speċifiku fuq il-post ta’ missjoni jew tim li jinvolvi, fost l-oħrajn, persunal mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni, inklużi l-assigurazzjoni għal riskju għoli, l-ispejjeż tal-ivvjaġġar u tal-akkomodazzjoni u l-ħlasijiet għal kull jum.
Artikolu 31
Poteri speċifiċi tal-Kummissjoni skont it-Trattati
(l-Artikolu 54(2)(d) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-Artikoli tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “it-TFUE”) li jagħtu poteri speċifiċi direttament lill-Kummissjoni huma dawn li ġejjin:
(a)
l-Artikolu 154 (djalogu soċjali);
(b)
l-Artikolu 156 (studji, opinjonijiet u konsultazzjonijiet dwar kwistjonijiet soċjali);
(c)
l-Artikoli 159 u 161 (rapporti speċjali dwar kwistjonijiet soċjali);
(d)
l-Artikolu 168(2) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni fi kwistjonijiet ta’ ħarsien tas-saħħa);
(e)
l-Artikolu 171(2) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni fin-netwerks trans-Ewropej);
(f)
l-Artikolu 173(2) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni fi kwistjonijiet relatati mal-industrija);
(g)
l-Artikolu 175, it-tieni subparagrafu (rapport dwar il-progress li sar lejn il-kisba ta’ koeżjoni ekonomika, soċjali u territorjali);
(h)
l-Artikolu 181(2) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni fuq ir-riċerka u l-iżvilupp teknoloġiku);
(i)
l-Artikolu 190 (rapport dwar ir-riċerka u l-iżvilupp teknoloġiku);
(j)
l-Artikolu 210(2) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni tal-politika ta’ kooperazzjoni għall-iżvilupp);
(k)
l-Artikolu 214(6) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni tal-miżuri ta’ għajnuna umanitarja).
2. L-Artikoli tat-Trattat li Jistabbilixxi l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika (minn hawn ’il quddiem “it-Trattat Euratom”) li jagħti poteri speċifiċi direttament lill-Kummissjoni huma dawn li ġejjin:
(a)
l-Artikolu 70 (appoġġ finanzjarju, fil-limiti imposti mill-baġit, għall-programmi ta’ prospezzjoni fit-territorji tal-Istati Membri);
(b)
L-Artikoli minn 77 sa 85.
3. Fil-preżentazzjoni tal-abbozz tal-baġit, jistgħu jiżdiedu aktar dettalji fil-listi stabbiliti fil-paragrafi 1 u 2, b’indikazzjoni tal-Artikoli inkwistjoni u l-ammonti involuti.
Artikolu 32
Atti li x’aktarx jikkostitwixxu kunflitt ta’ interessi u l-proċedura
(l-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Atti li x’aktarx ikunu affettwati minn kunflitt ta’ interessi fis-sens tal-Artikolu 57(2) tar-Regolament Finanzjarju jistgħu, fost l-oħrajn, jieħdu waħda mill-forom li ġejjin bla ħsara għall-kwalifikazzjoni tagħhom bħala attivitajiet illegali skont l-Artikolu 141:
(a)
l-għoti lilek innifsek jew lil persuni oħrajn ta’ vantaġġi diretti jew indiretti mhux ġustifikati;
(b)
ir-rifjut li l-benefiċjarju jingħata drittijiet jew vantaġġi li huwa intitolat għalihom;
(c)
l-għemil ta’ atti li ma għandhomx isiru jew atti ħżiena jew in-nuqqas ta’ għemil ta’ atti li huma obbligatorji.
Atti oħra li x’aktarx jiġu affettwati minn kunflitti ta’ interessi huma dawk li jistgħu jxekklu l-prestazzjoni imparzjali u objettiva tad-dmirijiet ta’ persuna bħal, fost l-oħrajn, il-pateċipazzjoni f’kumitat ta’ evalwazzjoni għal akkwist pubbliku jew proċedura ta’ għotja meta l-persuna tista’, b’mod dirett jew indirett, tibbenefika finanzjarjament mill-eżitu ta’ dawn il-proċeduri.
2. Irid jitqies li jeżisti kunflitt ta’ interess jekk applikant, kandidat jew offerent ikun membru tal-persunal kopert mir-Regolamenti tal-Persunal, sakemm il-parteċipazzjoni tiegħu f’din il-proċedura ma tkunx ġiet awtorizzata minn qabel mis-superjur tiegħu.
3. Fil-każ ta’ kunflitt ta’ interessi, l-uffiċjal awtorizzanti b’delega jieħu l-miżuri xierqa biex jevita kwalunkwe infuwenza eċċessiva tal-persuna kkonċernata fuq il-proċess jew il-proċedura inkwistjoni.
KAPITOLU 2
Metodi ta’ implimentazzjoni
Taqsima 1
Dispożizzjonijiet ġenerali
Artikolu 33
Il-metodu ta’ ġestjoni
(l-Artikolu 58 tar-Regolament Finanzjarju)
Is-sistema tal-kontabilità tal-Kummissjoni tidentifika l-metodu ta’ ġestjoni u, taħt kull metodu ta’ ġestjoni, it-tip ta’ entità jew persuna elenkata fl-Artikolu 58(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju li tiġi fdata bil-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit.
Fir-rigward tal-ġestjoni diretta mill-Kummissjoni skont l-Artikolu 58(1)(a) tar-Regolament Finanzjarju, is-sistema tal-kontabilità tiddistingwi l-ġestjoni skont dawn li ġejjin:
(a)
id-dipartimenti tal-Kummissjoni;
(b)
l-aġenziji eżekuttivi;
(c)
il-kapijiet tad-delegazzjonijiet tal-Unjoni;
(d)
il-fondi fiduċjarji msemmija fl-Artikolu 187 tar-Regolament Finanzjarju.
Taqsima 2
Ġestjoni Diretta
Artikolu 34
Ġestjoni diretta
(l-Artikolu 58(1)(a) tar-Regolament Finanzjarju)
Meta l-Kummissjoni timplimenta l-baġit direttament fid-dipartimenti tagħha, il-kompiti tal-implimentazzjoni jitwettqu mill-atturi finanzjarji fis-sens tal-Artikoli minn 64 sa 75 tar-Regolament Finanzjarju u b’konformità mal-kundizzjonijiet stabbiliti f’dan ir-Regolament.
Artikolu 35
L-eżerċizzju tal-poteri ddelegati lill-aġenziji eżekuttivi
(l-Artikolu 58(1)(a) u 62 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-deċiżjonijiet li jiġu ddelegati poteri lill-aġenziji eżekuttivi jawtorizzawhom, bħala uffiċjali awtorizzanti b’delega, biex jimplimentaw approprjazzjonijiet relatati mal-programm tal-Unjoni li jkunu fdati bil-ġestjoni tiegħu.
2. L-istrument ta’ delega tal-Kummissjoni jinkludi mill-inqas id-dispożizzjonijiet previsti fil-punti monn (a) sa (d) u (h) tal-Artikolu 40. Huwa jkun aċċettat formalment bil-miktub mid-direttur f’isem l-aġenzija eżekuttiva.
Artikolu 36
Konformità mar-regoli tal-akkwist
(l-Artikolu 63 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta l-Kummissjoni tafda lil entitajiet pubbliċi b’kompiti skont l-Artikolu 63(2) tar-Regolament Finanzjarju, hija tikkonkludi kuntratt skont it-Titolu V tal-Ewwel Parti u t-Titolu IV tat-Tieni Parti tal-Kapitolu III tar-Regolament Finanzjarju.
Taqsima 3
Ġestjoni Kondiviża mal-Istati Membri
Artikolu 37
Dispożizzjonijiet speċifiċi għal ġestjoni kondiviża b’miżuri tal-Istati Membri li jippromwovu l-aħjar prattiki
(l-Artikolu 59 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-Kummissjoni tiġbor reġistru ta’ entitajiet responsabbli mill-attivitajiet ta’ ġestjoni, ċertifikazzjoni u awditjar skont ir-regolamenti speċifiċi għas-settur.
Sabiex tippromwovi l-aħjar prattiki fl-implimentazzjoni tal-Fondi Strutturali, il-Fond ta’ Koeżjoni, il-Fond Agrikolu Ewropew għall-Iżvilupp Rurali, il-Fond Agrikolu Ewropew ta’ Garanzija u l-Fond Ewropew għas-Sajd, il-Kummissjoni tista’ tagħmel disponibbli, għal skopijiet ta’ informazzjoni, lill-entitajiet responsabbli mill-attivitajiet ta’ ġestjoni u kontroll, gwida metodoloġika li tistabbilixxi l-istrateġija u l-approċċ ta’ kontroll tagħha, inklużi l-listi ta’ kontroll, u eżempji tal-aħjar prattiki. Din il-gwida tiġi aġġornata kull meta jkun jeħtieġ li jsir dan.
Taqsima 4
Ġestjoni Indiretta
Artikolu 38
L-ekwivalenza tas-sistemi, tar-regoli u tal-proċeduri f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 60 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-Kummissjoni tista’ taċċetta li r-regoli u l-proċeduri tal-akkwist ikunu ekwivalenti għal tagħha jekk jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
ikunu konformi mal-prinċipju ta’ kompetizzjoni wiesgħa tal-offerenti sabiex jiksbu l-aqwa valur għall-flus, u l-proċeduri nnegozjati jkunu limitati għal ammonti raġonevoli jew ikunu debitament ġustifikati;
(b)
jiżguraw it-trasparenza bil-pubblikazzjoni ex ante adegwata, b’mod partikolari ta’ sejħiet għall-offerti, u l-pubblikazzjoni ex post adegwata tal-kuntratturi;
(c)
jiżguraw it-trattament indaqs, il-proporzjonalità u ebda diskriminazzjoni;
(d)
jipprevjenu l-kunflitti ta’ interessi matul il-proċedura kollha tal-akkwisti.
Il-liġi nazzjonali tal-Istati Membri jew ta’ pajjiżi terzi li tittrasponi d-Direttiva 2004/18/KE titqies bħala ekwivalenti għar-regoli applikati mill-istituzzjonijiet b’konformità mar-Regolament Finanzjarju.
2. Il-Kummissjoni tista’ taċċetta li r-regoli u l-proċeduri tal-għoti jkunu ekwivalenti għal tagħha jekk jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
ikunu konformi mal-prinċipji tal-proporzjonalità, ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, tat-trattament indaqs u ta’ ebda diskriminazzjoni;
(b)
jiżguraw it-trasparenza bil-pubblikazzjoni adegwata ta’ sejħiet għall-proposti, bil-proċeduri ta’ għoti dirett ikunu limitati għal ammonti raġonevoli jew ikunu debitament ġustifikati, u l-pubblikazzjoni ex-post adegwata tal-benefiċjarji, billi jittieħed inkonsiderazzjoni l-prinċipju tal-proporzjonalità;
(c)
jipprevjenu l-kunflitti ta’ interessi matul il-proċedura kollha tal-għoti tal-għotjiet;
(d)
huma jipprovdu li l-għotjiet ma jistgħux ikunu kumulattivi jew jingħataw b’mod retrospettiv, li dawn għandhom, bħala regola, jinvolvu l-kofinanzjament u li jistgħu ma jkollhomx l-għan jew l-effett li jipproduċu profitt għall-benefiċjarju.
3. Il-Kummissjoni tista’ taċċetta li s-sistemi tal-kontabilità u s-sistemi ta’ kontroll intern użati mill-entitajiet u mill-persuni li għandhom jiġu fdati bil-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit f’isem il-Kummissjoni qegħdin jipprovdu livelli ekwivalenti ta’ ħarsien tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u ta’ assigurazzjoni raġonevoli tal-kisba tal-għanijiet ta’ ġestjoni jekk ikunu konformi mal-prinċipji stipulati fl-Artikolu 32 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 39
Valutazzjoni ex-ante tar-regoli u l-proċeduri tal-entitajiet u l-persuni f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 61(1) tar-Regolament Finanzjarju)
Għall-finijiet tal-valutazzjoni ex ante skont l-Artikolu 61(1) tar-Regolament Finanzjarju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jistrieħ fuq valutazzjoni ex ante magħmula minn uffiċjal awtorizzanti ieħor sakemm il-konklużjonijiet tiegħu jkunu rilevanti għar-riskji speċifiċi tal-kompiti li jridu jiġu fdati, b’mod partikolari n-natura tagħhom u l-ammonti involuti.
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jistrieħ fuq valutazzjoni ex ante magħmula minn donaturi oħrajn sakemm din il-valutazzjoni tkun saret fir-rigward ta’ kundizzjonijiet ekwivalenti għal dawk għall-ġestjoni indiretta kif stabbilit fl-Artikolu 60 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 40
Il-kontenut tal-ftehim li jafda kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit lil entitajiet u persuni
(l-Artikolu 61(3) tar-Regolament Finanzjarju)
Il-ftehimiet ta’ delega jinkludu arranġamenti ddettaljati li jiżguraw il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u t-trasparenza tal-operazzjonijiet imwettqa. Dawn jinkludu mill-inqas dawn li ġejjin:
(a)
definizzjoni ċara tal-kompiti assenjati u l-limiti tagħhom, b’mod partikolari dwar il-modifika tal-kompiti fdati, ir-rinunzja tad-djun, l-użu tal-fondi rimborżati jew li ma ntużawx;
(b)
il-kundizzjonijiet u arranġamenti dettaljati għat-twettiq tal-kompiti, għar-responsabbiltajiet u għall-organizzazzjoni tal-kontrolli li għandhom jitwettqu, inkluża l-evalwazzjoni tal-programmi;
(c)
il-kundizzjonijiet għall-ħlasijiet tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni, inkluż ir-rimborż tal-ispejjeż imġarrba fir-rigward tal-implimentazzjoni, kif ukoll ir-remunerazzjoni tal-entità fdata, flimkien mar-regoli li fuqhom id-dokumenti ta’ sostenn ikunu mitluba li jiġġustifikaw il-ħlasijiet;
(d)
regoli dwar ir-rapportaġġ lill-Kummissjoni fuq kif ikunu qegħdin jitwettqu l-kompiti, ir-riżultati mistennija, l-irregolaritajiet li seħħew u l-miżuri li ttieħdu, il-kundizzjonijiet li fihom jistgħu jiġu sospiżi jew interrotti l-ħlasijiet, kif ukoll il-kundizzjonijiet li fihom jintemm it-twettiq tal-kompiti;
(e)
id-data sa meta għandhom jiġu konklużi kuntratti u ftehimiet individwali li jimplimentaw il-ftehim ta’ delega, li tkun proporzjonata man-natura tal-kompiti fdati;
(f)
regoli ta’ esklużjoni li jippermettu lill-entità jew lill-persuna teskludi entitajiet li jkunu f’sitwazzjoni msemmija fil-punti (a), (b) u (e) tal-Artikolu 106(1) u fil-punti a) u (b) tal-Artikolu 107 tar-Regolament Finanzjarju milli jipparteċipaw fi proċeduri ta’ għoti ta’ akkwisti, għotjiet jew premjijiet jew milli jingħataw kuntratti ta’ akkwist, għotjiet jew premjijiet;
(g)
arranġamenti dettaljati għall-iskrutinju mill-Kummissjoni, kif ukoll dispożizzjonijiet li jagħtu lill-Kummissjoni, lill-OLAF u lill-Qorti tal-Awdituri aċċess għall-informazzjoni meħtieġa biex iwettqu d-doveri tagħha, kif ukoll is-setgħa li jwettqu awditjar u investigazzjonijiet li jinkludu kontrolli fuq il-post;
(h)
arranġamenti li jipprovdu għal:
(i)
impenn mill-entità fdata li tinforma lill-Kummissjoni mingħajr dewmien dwar kwalunkwe frodi li jkun seħħ fil-ġestjoni tal-fondi tal-Unjoni u l-miżuri meħuda;
(ii)
il-ħatra ta’ punt ta’ kuntatt li jkollu l-poteri xierqa biex jikkoopera direttament mal-OLAF bil-għan li jiffaċilita l-attivitajiet operattivi ta’ dan tal-aħħar;
(i)
kundizzjonijiet li jirregolaw l-użu tal-kontijiet bankarji u tal-imgħax iġġenerat kif previst fl-Artikolu 8(4) tar-Regolament Finanzjarju;
(j)
dispożizzjonijiet li jiggarantixxu l-viżibbiltà tal-azzjoni tal-Unjoni fir-rigward tal-attivitajiet l-oħra tal-entità.
Artikolu 41
Dikjarazzjoni tal-ġestjoni u dikjarazzjoni tal-konformità
(l-Artikolu 60(5) tar-Regolament Finanzjarju)
Fil-każ ta’ azzjonijiet li jintemmu qabel it-tmiem tas-sena finanzjarja kkonċernata, ir-rapport finali tal-entità jew il-persuna fdata għal tali azzjoni jista’ jissostitwixxi d-dikjarazzjoni tal-ġestjoni msemmija fl-Artikolu 60(5)(b) tar-Regolament Finanzjarju, bil-kundizzjoni li dan jiġi sottomess qabel il-15 ta’ Frar tas-sena ta’ wara s-sena finanzjarja kkonċernata.
Meta organizzazzjonijiet internazzjonali u pajjiżi terzi jimplimentaw azzjonijiet mhux pluriennali li jkunu limitati għal 18-il xahar, id-dikjarazzjoni tal-konformità msemmija fl-Artikolu 60(5) tar-Regolament Finanzjarju tkun tista’ tiġi inkorporata fir-rapport finali.
Artikolu 42
Proċeduri għall-eżami u l-aċċettazzjoni tal-kontijiet u l-esklużjoni mill-finanzjament tal-Unjoni ta’ nfiq li jkun sar bi ksur tar-regoli applikabbli f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 60(6), il-punti (b) u (c) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għad-dispożizzjonijiet speċifiċi inklużi f’regoli speċifiċi għas-settur, il-proċeduri msemmija fil-punti (b) u (c) tal-Artikolu 60(6) tar-Regolament Finanzjarju jinkludu:
(a)
valutazzjonijiet dokumentarji u, fejn ikun xieraq, kontrolli fuq il-post mill-Kummissjoni;
(b)
l-istabbiliment mill-Kummissjoni tal-ammont ta’ nfiq rikonoxxut bħala aċċettat, wara, fejn ikun meħtieġ, proċedura kontradittorja mal-awtoritajiet u l-entitajiet u wara li jkunu ġew informati dawn l-awtoritajiet u l-entitajiet;
(c)
fejn ikun xieraq, kalkolazzjoni tal-korrezzjonijiet finanzjarji mill-Kummissjoni;
(d)
irkupru jew ħlas mill-Kummissjoni tal-bilanċ li jirriżulta mid-differenza bejn l-infiq aċċettat u s-somom diġà mħallsin lill-awtoritajiet jew lill-entitajiet;
għall-finijiet tal-punt (d) tal-ewwel subparagrafu, il-Kummissjoni tirkupra l-ammonti dovuti preferibbilment permezz ta’ tpaċija kif stabbilit fl-Artikolu 87.
2. Meta l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit jiġu fdati lil entità li timplimenta azzjoni b’bosta donaturi, il-proċeduri msemmija fil-punti (b) u (c) tal-Artikolu 60(6) tar-Regolament Finanzjarju jikkonsistu minn verifika li ammont li jikkorrispondi għal dak imħallas mill-Kummissjoni għall-azzjoni kkonċernata fil-fatt ikun intuża mill-entità għall-azzjoni u li n-nefqa saret skont l-obbligi stipulati fil-ftehim iffirmat mal-entità.
Għall-iskop ta’ dan ir-Regolament, azzjoni b’bosta donaturi tfisser kwalunkwe azzjoni fejn il-fondi tal-Unjoni jinġabru flimkien ma’ mill-inqas donatur ieħor.
Artikolu 43
Dispożizzjonijiet speċifiċi għal ġestjoni indiretta ma’ Organizzazzjonijiet Internazzjonali
(l-Artikoli 58(1)(c)(ii) u 188 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-organizzazzjonijiet internazzjonali msemmija fil-punt (ii) tal-Artikolu 58(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju jkunu:
(a)
organizzazzjonijiet tas-settur pubbliku internazzjonali stabbiliti permezz ta’ ftehimiet intergovernattivi u aġenziji speċjalizzati mwaqqfa minn tali organizzazzjonijiet;
(b)
il-Kumitat Internazzjonali tas-Salib l-Aħmar;
(c)
il-Federazzjoni Internazzjonali tas-Soċjetajiet Nazzjonali tas-Salib l-Aħmar u tan-Nofs Qamar l-Aħmar;
(d)
organizzazzjonijiet oħra mingħajr skop ta’ qligħ assimilati ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali permezz ta’ deċiżjoni tal-Kummissjoni.
2. Meta l-Kummissjoni timplimenta l-baġit taħt ġestjoni indiretta ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali, iridu japplikaw il-ftehimiet ta’ verifika konklużi magħhom.
Artikolu 44
Il-ħatra ta’ korpi rregolati bil-liġi pubblika jew ta’ korpi rregolati bil-liġi privata b’missjoni ta’ servizz pubbliku
(l-Artikolu 58(1)(c)(v) u (vi) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-korpi rregolati bil-liġi pubblika jew il-korpi rregolati bil-liġi privata b’missjoni ta’ servizz pubbliku jkunu soġġetti għal-liġi tal-Istat Membru jew tal-pajjiż fejn ikunu twaqqfu.
2. F’każijiet ta’ ġestjoni minn netwerk, li teħtieġ il-ħatra ta’ mill-inqas korp wieħed jew entità waħda mill-Istat Membru jew mill-pajjiż ikkonċernat, il-korp jew l-entità jinħatar/tinħatar mill-Istat Membru jew mill-pajjiż ikkonċernat f’konformità mal-att bażiku.
Fil-każijiet l-oħrajn kollha, il-Kummissjoni taħtar tali korpi jew entitajiet bi ftehim mal-Istati Membri jew mal-pajjiżi kkonċernati.
KAPITOLU 3
Atturi finanzjarji
Taqsima 1
Drittijiet u obbligi tal-atturi finanzjarji
Artikolu 45
Drittijiet u obbligi tal-atturi finanzjarji
(l-Artikolu 64 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kull istituzzjoni tipprovdi lil kull attur finanzjarju bir-riżorsi meħtieġa sabiex ikun jista’ jaqdi dmirijietu u bi statut li jiddeskrivi l-kompiti, id-drittijiet u l-obbligi tiegħu fid-dettall.
2. Il-kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega skont it-tieni paragrafu tal-Artikolu 56(2) tar-Regolament Finanzjarju jkunu soġġetti għall-karta pprovduta mill-Kummissjoni għall-implimentazzjoni tal-kompiti ta’ ġestjoni finanzjarja sottodelegati lilhom.
Taqsima 2
L-Uffiċjal Awtorizzanti
Artikolu 46
Assistenza għall-uffiċjali awtorizzanti b’delega u sottodelega
(l-Artikolu 65 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jkun assistit fi dmirijietu minn persunal fdat, taħt ir-responsabbiltà tiegħu, b’ċerti operazzjonijiet li jkunu meħtieġa għall-implimentazzjoni tal-baġit u għall-produzzjoni tal-informazzjoni finanzjarja u dwar il-ġestjoni. Sabiex jiġi evitat kwalunkwe kunflitt ta’ interessi, il-persunal li jassisti lill-uffiċjali awtorizzanti b’delega jew sottodelega jkun soġġett għall-obbligi msemmija fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
Il-kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega skont it-tieni paragrafu tal-Artikolu 56(2) tar-Regolament Finanzjarju jistgħu jkunu assistiti fi dmirijiethom mill-persunal tal-Kummissjoni.
Artikolu 47
Dispożizzjonijiet interni li jirregolaw id-delegi
(l-Artikolu 65 tar-Regolament Finanzjarju)
Skont ir-Regolament Finanzjarju u dan ir-Regolament, kull istituzzjoni tistabbilixxi fir-regoli interni tagħha dawk il-miżuri għall-ġestjoni tal-approprjazzjonijiet li hija tqis li huma meħtieġa għall-implimentazzjoni xierqa tat-taqsima tagħha tal-baġit.
Il-kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega skont it-tieni paragrafu tal-Artikolu 56(2) tar-Regolament Finanzjarju jkunu soġġetti għar-Regoli Interni tal-Kummissjoni għall-implimentazzjoni tal-kompiti ta’ ġestjoni finanzjarja sottodelegati lilhom.
Artikolu 48
Iż-żamma ta’ dokumenti ta’ sostenn mill-uffiċjali awtorizzanti
(l-Artikolu 66(2) tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti jistabbilixxi sistemi elettroniċi jew ibbażati fuq karta għaż-żamma ta’ dokumenti ta’ sostenn oriġinali relatati ma’ u sussegwenti għall-implimentazzjoni tal-baġit u miżuri għall-implimentazzjoni tal-baġit. Is-sistemi jistabbilixxu li:
(a)
tali dokumenti jiġu nnumerati;
(b)
tali dokumenti jiġu ddatati;
(c)
għandhom jinżammu reġistri, li jistgħu jkunu kompjuterizzati, sabiex ikun magħruf eżatt fejn jinsabu dawn id-dokumenti;
(d)
tali dokumenti jinżammu għal mill-inqas ħames snin minn meta l-Parlament Ewropew jagħti l-kwittanza għas-sena baġitarja marbuta mad-dokumenti;
(e)
għandhom jinżammu dokumenti relatati ma’ garanziji ta’ prefinanzjament għall-istituzzjoni, kif ukoll ġurnal ta’ reġistrazzjoni sabiex dawn il-garanziji jkunu jistgħu jiġu ssorveljati b’mod adegwat.
Dokumenti relatati ma’ operazzjonijiet li ma jkunux magħluqa b’mod definittiv jinżammu għal aktar żmien milli previst fil-punt (d) tal-ewwel paragrafu, jiġifieri, sal-aħħar tas-sena ta’ wara dik li fiha jingħalqu l-operazzjonijiet.
Id-dejta personali inkluża fid-dokumenti ta’ sostenn titħassar, fejn possibbli, meta dik id-dejta ma tkunx neċessarja għall-finijiet ta’ kwittanza baġitarja, kontroll u awditjar. L-Artikolu 37(2) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 japplika għall-konservazzjoni tad-dejta dwar it-traffiku.
Artikolu 49
Kontrolli ex ante u ex post
(l-Artikolu 66(5) u (6) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-bidu ta’ operazzjoni jinftiehem bħala l-operazzjonijiet kollha li normalment jitwettqu mill-membri tal-persunal imsemmija fl-Artikolu 46 u li huma ta’ tħejjija għall-adozzjoni tal-atti li jimplimentaw il-baġit mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
2. Verifika ex ante ta’ operazzjoni tinftiehem bħala l-kontrolli ex ante kollha li jagħmel l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli sabiex jivverifika l-aspetti operattivi u finanzjarji tagħha.
3. Il-kontrolli ex ante jivverifikaw il-koerenza fost id-dokumenti ta’ sostenn mitluba u kwalunkwe informazzjoni disponibbli.
Il-firxa f’termini tal-frekwenza u l-intensità tal-kontrolli ex ante jiġu ddeterminati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli billi jitqiesu konsiderazzjonijiet ibbażati fuq ir-riskji u l-kost-effettività. F’każ ta’ dubju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mill-validazzjoni tal-ħlasijiet rilevanti jitlob informazzjoni kumplimentari jew jagħmel kontroll fuq il-post sabiex jikseb assigurazzjoni raġonevoli bħala parti mill-kontroll ex ante.
L-għan tal-kontrolli ex ante huwa li jaċċertaw li:
(a)
in-nefqa u d-dħul ikunu kif suppost u konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli, b’mod partikolari dawk tal-baġit u r-regolamenti rilevanti u ta’ kwalunkwe att adottat fl-implimentazzjoni tat-Trattati jew tar-regolamenti u, fejn xieraq, mat-termini tal-kuntratti;
(b)
jiġi applikat il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba msemmi fil-Kapitolu 7 tat-Titolu II tal-Ewwel Parti tar-Regolament Finanzjarju.
Għall-iskop tal-kontrolli, jistgħu jiġu kkunsidrati serje ta’ tranżazzjonijiet individwali simili relatati man-nefqa ta’ rutina fuq is-salarji, il-pensjonijiet, ir-rimborż tal-ispejjeż tal-missjonijiet u tal-ispejjeż mediċi mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli biex imexxi operazzjoni waħda.
4. Il-kontrolli ex post jistgħu jitwettqu fuq il-bażi ta’ dokumenti u, fejn ikun xieraq, fuq il-post.
Il-kontrolli ex post jivverifikaw li l-operazzjonijiet iffinanzjati mill-baġit jiġu implimentati kif suppost u b’mod partikolari li jiġu rrispettati l-kriterji msemmija fil-paragrafu 3.
L-eżiti tal-kontrolli ex post jiġu analizzati mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega mill-inqas kull sena sabiex tiġi identifikata kwalunkwe kwistjoni sistematika potenzjali. L-uffiċjal awtorizzanti b’delega jieħu miżuri biex jindirizza dawk il-kwistjonijiet.
L-analiżi tar-riskju msemmija fl-Artikolu 66(6) tar-Regolament Finanzjarju tiġi riveduta fid-dawl tar-riżultati tal-kontrolli u ta’ informazzjoni rilevanti oħra.
Fil-każ ta’ programmi pluriennali, l-uffiċjal awtorizzanti b’delega jistabbilixxi strateġija ta’ kontroll pluriennali, li permezz tagħha jispeċifika n-natura u l-firxa tal-kontrolli matul il-perjodu u l-mod kif għandhom jitkejlu r-riżultati sena wara sena għall-proċess ta’ assigurazzjoni annwali.
Artikolu 50
Kodiċi ta’ standards professjonali
(l-Artikoli 66(7) u 73(5) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-membri tal-persunal innominati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli biex jivverifikaw l-operazzjonijiet finanzjarji jintgħażlu fuq il-bażi tal-għarfien, il-ħiliet u l-kwalifiki partikolari tagħhom kif muri minn diplomi jew minn esperjenza professjonali xierqa, jew inkella wara li jattendu programm ta’ taħriġ xieraq.
2. Kull istituzzjoni tħejji kodiċi ta’ standards professjonali li jistabbilixxu, fir-rigward ta’ kwistjonijiet ta’ kontroll intern:
(a)
il-livell ta’ kompetenza teknika u finanzjarja mitlub mill-membri tal-persunal imsemmija fil-paragrafu 1;
(b)
l-obbligu ta’ tali membri tal-persunal li jitħarrġu kontinwament;
(c)
il-missjoni, ir-rwol u l-kompiti allokati lilhom;
(d)
ir-regoli tal-kondotta, b’mod partikolari l-istandards tal-etika u tal-integrità li għandhom jirrispettaw, kif ukoll id-drittijiet li jgawdu.
3. Il-kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega skont it-tieni paragrafu tal-Artikolu 56(2) tar-Regolament Finanzjarju jkunu soġġetti għall-kodiċi ta’ standards professjonali tal-Kummissjoni msemmija fil-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu għall-implimentazzjoni tal-kompiti ta’ ġestjoni finanzjarja sottodelegati lilhom.
4. Kull istituzzjoni jkollha l-istrutturi xierqa sabiex tqassam lid-dipartimenti awtorizzanti u taġġorna perjodikament l-informazzjoni xierqa dwar l-istandards tal-kontroll u l-metodi u t-tekniki disponibbli għal dak il-għan.
Artikolu 51
Nuqqas ta’ azzjoni mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega
(l-Artikolu 66(8) tar-Regolament Finanzjarju)
Nuqqas ta’ azzjoni mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega, kif imsemmi fl-Artikolu 66(8) tar-Regolament Finanzjarju, għandu jfisser in-nuqqas ta’ tweġiba fi żmien raġonevoli fiċ-ċirkostanzi tal-każ u, fi kwalunkwe każ, fi żmien mhux aktar minn xahar.
Artikolu 52
It-trażmissjoni ta’ informazzjoni finanzjarja u dwar il-ġestjoni lill-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 66 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti b’delega jibgħat lill-uffiċjal tal-kontabilità, skont ir-regoli adottati minn dan tal-aħħar, l-informazzjoni finanzjarja u ta’ ġestjoni li tkun meħtieġa għall-qadi tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità.
L-uffiċjal tal-kontabilità jiġi mgħarraf mill-uffiċjal awtorizzanti, regolarment u mill-inqas għall-għeluq tal-kontijiet, dwar id-dejta finanzjarja rilevanti tal-kontijiet bankarji fiduċjarji sabiex jippermetti li l-użu tal-fondi tal-Unjoni jkun rifless fil-kontijiet tal-Unjoni.
Artikolu 53
Rapport dwar il-proċeduri nnegozjati
(l-Artikolu 66 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjali awtorizzanti b’delega jirreġistraw, għal kull sena finanzjarja, il-kuntratti konklużi permezz tal-proċeduri nnegozjati msemmija fil-punti minn (a) sa (g) tal-Artikolu 134(1), fil-punti minn (a) sa (d) tal-Artikolu 135(1) u fl-Artikoli 266, 268 u 270 ta’ dan ir-Regolament. Jekk il-proporzjon ta’ proċeduri nnegozjati fir-rigward tan-numru ta’ kuntratti mogħtija mill-istess uffiċjal awtorizzanti b’delega jiżdied b’mod sinifikanti meta mqabbel mas-snin ta’ qabel jew jekk dak il-proporzjon ikun ogħla sewwa mill-medja rreġistrata għal dik l-istituzzjoni, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jirrapporta lill-istituzzjoni u jistabbilixxi miżuri sabiex ireġġa’ lura dik ix-xejra. Kull istituzzjoni tibgħat rapport dwar il-proċeduri nnegozjati lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill. Fil-każ tal-Kummissjoni, dak ir-rapport ikun anness mas-sommarju tar-rapporti annwali tal-attività msemmija fl-Artikolu 66(9) tar-Regolament Finanzjarju.
Taqsima 3
Uffiċjal Tal-Kontabilità
Artikolu 54
Ħatra tal-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kull istituzzjoni taħtar uffiċjal tal-kontabilità mill-uffiċjali soġġetti għar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
L-uffiċjal tal-kontabilità jintgħażel mill-istituzzjoni fuq il-bażi tal-kompetenza partikolari tiegħu kif murija minn diplomi jew minn esperjenza professjonali ekwivalenti.
2. Jista’ jkun hemm żewġ istituzzjonijiet/entitajiet jew aktar li jaħtru l-istess uffiċjal tal-kontabilità.
F’każ bħal dan, huma jagħmlu l-arranġamenti meħtieġa sabiex jevitaw kwalunkwe kunflitt ta’ interessi.
Artikolu 55
Tmiem tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Irid jitħejja bilanċ ta’ tqabbil preliminari mingħajr dewmien f’każ ta’ tmiem tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità.
2. Il-bilanċ ta’ tqabbil preliminari akkumpanjat minn rapport tat-trażmissjoni tal-inkarigu jiġi trażmess mill-uffiċjal tal-kontabilità li jkun qiegħed itemm id-dmirijiet tiegħu jew, jekk dan ma jkunx possibbli, minn uffiċjal fid-dipartiment tiegħu lill-uffiċjal tal-kontabilità l-ġdid.
L-uffiċjal tal-kontabilità l-ġdid jiffirma l-bilanċ ta’ tqabbil preliminari bħala aċċettazzjoni fi żmien xahar mid-data tat-trażmissjoni u dan jista’ jagħmel riservi.
Ir-rapport tat-trażmissjoni tal-inkarigu jinkludi wkoll ir-riżultat tal-bilanċ ta’ tqabbil preliminari u kull riserva li ssir.
3. Kull istituzzjoni jew entità msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju tinforma lill-Parlament Ewropew, lill-Kunsill u lill-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni fi żmien ġimagħtejn mill-ħatra jew mit-tmiem tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità tagħha.
Artikolu 56
Validazzjoni tas-sistemi kontabilistiċi u tal-inventarji
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jinnotifika lill-uffiċjal tal-kontabilità dwar l-iżviluppi jew il-modifiki sinifikanti kollha ta’ sistema ta’ ġestjoni finanzjarja, sistema ta’ inventarju jew sistema għall-valutazzjoni tal-assi u tar-responsabbiltajiet, jekk din tipprovdi dejta għall-kontijiet tal-istituzzjoni jew tintuża biex tissostanzja d-dejta tagħha, sabiex l-uffiċjal tal-kontabilità jkun jista’ jivverifika l-konformità mal-kriterji tal-validazzjoni.
Fi kwalunkwe ħin, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jerġa’ jeżamina sistema ta’ ġestjoni finanzjarja li tkun diġà ġiet ivvalidata. Meta sistema ta’ ġestjoni finanzjarja stabbilita mill-uffiċjal awtorizzanti ma tkunx ivvalidata mill-uffiċjal tal-kontabilità jew ma tibqax tiġi vvalutata, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jistabbilixxi pjan ta’ azzjoni sabiex jikkoreġi, fi żmien xieraq, in-nuqqasijiet li għalihom tkun ġiet irrifjutata l-validazzjoni.
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun responsabbli għall-kompletezza tal-informazzjoni trażmessa lill-uffiċjal tal-kontabilità.
Artikolu 57
Immaniġġar ta’ flus
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jiżgura li l-istituzzjoni tiegħu jkollha biżżejjed fondi għad-dispożizzjoni tagħha biex tkopri l-ħtiġijiet ta’ flus li jirriżultaw mill-implimentazzjoni tal-baġit.
2. Għall-finijiet tal-paragrafu 1, l-uffiċjal tal-kontabilità jistabbilixxi sistemi ta’ ġestjoni tal-flus li bihom ikun jista’ jbassar id-dħul u n-nefqa.
3. L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jaqsam il-fondi disponibbli skont ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 1150/2000.
Artikolu 58
Il-ġestjoni tal-kontijiet tal-bank
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għall-ħtiġijiet tal-immaniġġar ta’ flus, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jiftaħ kontijiet f’isem l-istituzzjoni ma’ istituzzjonijiet finanzjarji jew banek ċentrali nazzjonali jew iġiegħel li jinfetħu kontijiet bħal dawn. F’każijiet fejn ikun hemm tassew il-ħtieġa, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jiftaħ kontijiet f’munita li ma tkunx l-euro.
2. L-uffiċjal tal-kontabilità jkun responsabbli biex jagħlaq il-kontijiet imsemmija fil-paragrafu 1 jew biex jiżgura li dawn il-kontijiet jingħalqu.
3. L-uffiċjal tal-kontabilità jistabbilixxi t-termini operattivi għall-kontijiet imsemmija fil-paragrafu 1 ma’ istituzzjonijiet finanzjarji, skont il-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, effiċjenza u offerti kompetittivi.
4. Mill-anqas kull ħames snin, l-uffiċjal tal-kontabilità jerġa’ jniedi sejħa kompetittiva għall-offerti bejn l-istituzzjonijiet finanzjarji li magħhom jistgħu jinfetħu kontijiet skont il-paragrafu 1.
Meta l-kundizzjonijiet bankarji lokali jippermettu, il-kontijiet bankarji ta’ imprest miftuħin ma’ istituzzjonijiet finanzjarji bbażati barra mill-Unjoni jkunu soġġetti regolarment għal stħarriġ kompetittiv. Dan l-istħarriġ isir, mill-anqas kull ħames snin, fuq l-inizjattiva tad-detentur tal-kont ta’ imprest, li mbagħad għandu jissottometti lill-Uffiċjal tal-Kontabilità proposta sostanzjata għall-għażla ta’ bank għal perjodu ta’ mhux aktar minn ħames snin.
5. L-uffiċjal tal-kontabilità jiżgura konformità stretta mat-termini operattivi għall-kontijiet miftuħa ma’ istituzzjonijiet finanzjarji skont il-paragrafu 1.
Għal kontijiet bankarji ta’ imprest miftuħin ma’ istituzzjonijiet finanzjarji bbażati barra mill-Unjoni, id-detentur tal-kont ta’ imprest jassumi din ir-responsabbiltà billi jikkunsidra l-leġiżlazzjoni applikabbli fil-pajjiż fejn dak id-detentur jeżerċita l-mandat tiegħu.
6. L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jinforma lill-uffiċjali tal-kontabilità tal-istituzzjonijiet l-oħra u tal-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju dwar it-termini operattivi tal-kontijiet miftuħa ma’ istituzzjonijiet finanzjarji. L-uffiċjali tal-kontabilità tal-istituzzjonijiet l-oħra u tal-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju jarmonizzaw, ma’ dawk it-termini operattivi, it-termini operattivi tal-kontijiet li jiftħu.
Artikolu 59
Firem fuq il-kontijiet
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
It-termini li jirregolaw il-ftuħ, l-operat u l-użu tal-kontijiet jistabbilixxu li, skont il-ħtiġijiet tal-kontroll intern, ċekkijiet, ordnijiet ta’ trasferiment ta’ kreditu bankarju u kwalunkwe operazzjoni bankarja oħra, iridu jiġu ffirmati minn membru wieħed jew aktar tal-persunal awtorizzat. L-istruzzjonijiet manwali jiġu ffirmati minn tal-anqas żewġ membri tal-persunal li jkunu awtorizzati biex jiffirmaw, jew mill-uffiċjal tal-kontabilità nnifsu.
Għall-finijiet tal-ewwel subparagrafu, l-uffiċjal tal-kontabilità ta’ kull istituzzjoni jikkomunika lill-istituzzjonijiet finanzjarji kollha li l-istituzzjoni kkonċernata jkollha kontijiet miftuħin magħhom, l-ismijiet u kampjuni tal-firem tal-membri awtorizzati tal-persunal.
Artikolu 60
Il-ġestjoni tal-bilanċ tal-kontijiet
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jiżgura li l-bilanċ fil-kontijiet tal-bank previsti fl-Artikolu 58 ma jvarjax b’mod sinifikanti mit-tbassir tad-dħul u n-nefqa msemmi fl-Artikolu 57(2) u f’kull każ:
(a)
li l-ebda wieħed minn dawk il-kontijiet ma jkun bid-debitu;
(b)
li l-bilanċ tal-kontijiet f’muniti oħrajn kull tant żmien jinqaleb għall-euro.
2. L-uffiċjal tal-kontabilità ma jistax iżomm bilanċi f’kontijiet denominati f’muniti barranin li jistgħu jsofru telf kbir minħabba ċaqliq fir-rati tal-kambju.
Artikolu 61
Trasferimenti u operazzjonijiet ta’ konverżjoni
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
Bla ħsara għall-Artikolu 69, l-uffiċjal tal-kontabilità jagħmel it-trasferimenti bejn il-kontijiet miftuħa minnu f’isem l-istituzzjoni ma’ istituzzjonijiet finanzjarji, kif ukoll iwettaq operazzjonijiet ta’ konverżjoni tal-munita.
Artikolu 62
Metodi ta’ ħlas
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-ħlasijiet isiru permezz ta’ trasferiment bankarju tal-kreditu, permezz ta’ ċekk jew minn kontijiet ta’ imprest permezz ta’ karta tad-debitu skont l-Artikolu 67(4).
Artikolu 63
Fajls ta’ Entitajiet Legali
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jagħmel ħlasijiet permezz ta’ trasferiment bankarju tal-kreditu biss jekk id-dettalji tal-kont bankarju tal-benefiċjarju u l-informazzjoni li tikkonferma l-identità tal-benefiċjarju, jew kwalunkwe modifika, ikunu ddaħħlu f’fajl komuni mill-istituzzjoni.
Kwalunkwe dħul bħal dan fil-fajl tad-dettalji bankarji u legali tal-benefiċjarju jew modifika ta’ dawk id-dettalji jkunu bbażati fuq dokument ta’ sostenn, li l-forma tiegħu għandha tiġi definita mill-uffiċjal tal-kontabilità.
2. Bil-għan li jsir ħlas permezz ta’ trasferiment bankarju tal-kreditu, l-uffiċjali awtorizzanti jistgħu jidħlu f’impenn lejn parti terza f’isem l-istituzzjoni tagħhom biss jekk dik il-parti terza tkun ipprovdiet id-dokumentazzjoni meħtieġa sabiex tiddaħħal fil-fajl.
L-uffiċjali awtorizzanti jinfurmaw lill-uffiċjal tal-kontabilità dwar kwalunkwe bidla fid-dettalji legali u bankarji kkomunikati lilhom mill-benefiċjarju u għandhom jiċċekkjaw li dawn id-dettalji jkunu għadhom validi qabel isir ħlas.
Fir-rigward tal-għajnuna ta’ qabel l-adeżjoni, jistgħu jiġu konklużi impenji individwali mal-awtoritajiet pubbliċi fil-pajjiżi li japplikaw għas-sħubija fl-Unjoni Ewropea mingħajr ma jkunu ddaħħlu fil-fajl tal-parti terza. F’każijiet bħal dawn, l-uffiċjal awtorizzanti jagħmel kulma jista’ sabiex jiżgura li d-dħul isir malajr kemm jista’ jkun. Il-ftehimiet jistabbilixxu li l-komunikazzjoni lill-Kummissjoni, tad-dettalji tal-kont bankarju tal-benefiċjarju, hija kundizzjoni li trid tiġi ssodisfata qabel ikun jista’ jsir l-ewwel ħlas.
Artikolu 64
Iż-żamma ta’ dokumenti ta’ sostenn mill-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
Id-dokumenti ta’ sostenn għas-sistema tal-kontabilità u għat-tħejjija tal-kontijiet imsemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jinżammu għal mill-anqas ħames snin minn meta l-Parlament Ewropew jagħti l-kwittanza għas-sena baġitarja li dwarha jkunu d-dokumenti.
Madankollu, dokumenti relatati ma’ operazzjonijiet li jkunu għadhom mhumiex magħluqin għal kollox jinżammu għal aktar żmien, jiġifieri, sal-aħħar tas-sena ta’ wara dik li fiha jingħalqu l-operazzjonijiet. L-Artikolu 37(2) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 japplika għall-konservazzjoni tad-dejta dwar it-traffiku.
Kull istituzzjoni tiddeċiedi f’liema dipartiment għandhom jinżammu d-dokumenti ta’ sostenn.
Artikolu 65
Persuni mogħtija s-setgħa li jamministraw il-kontijiet
(l-Artikolu 69 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull istituzzjoni tistabbilixxi l-kundizzjonijiet li bihom il-membri tal-persunal innominati minnha stess u mogħtija s-setgħa li jamministraw il-kontijiet fit-taqsimiet lokali msemmija fl-Artikolu 72 ikunu awtorizzati biex jikkomunikaw l-ismijiet u l-kampjuni tal-firem lill-istituzzjonijiet finanzjarji lokali.
Taqsima 4
Amministratur tal-Imprest
Artikolu 66
Kundizzjonijiet għall-użu tal-kontijiet ta’ imprest
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta, minħabba l-ammonti limitati involuti, ikun materjalment impossibbli jew mhux effiċjenti li jitwettqu operazzjonijiet ta’ ħlas permezz ta’ proċeduri baġitarji, jistgħu jinfetħu kontijiet ta’ imprest għall-ħlas ta’ din it-tip ta’ nefqa.
2. L-amministratur tal-imprest jista’ jivvalida u jħallas in-nefqa provviżorjament, fuq il-bażi ta’ qafas dettaljat stabbilit fl-istruzzjonijiet mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Dawk l-istruzzjonijiet jispeċifikaw ir-regoli u l-kundizzjonijiet li bihom iridu jsiru l-validazzjoni u l-ħlasijiet provviżorji u, fejn ikun xieraq, it-termini għall-iffirmar tal-impenji legali fis-sens tal-Artikolu 97(1)(e).
3. Il-ħolqien ta’ kont ta’ imprest u l-ħatra ta’ amministratur tal-imprest ikunu soġġetti għal deċiżjoni mill-uffiċjal tal-kontabilità, fuq proposta debitament issostanzjata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Dik id-deċiżjoni tistabbilixxi r-responsabbiltajiet u l-obbligi rispettivi tal-amministratur tal-imprest u tal-uffiċjal awtorizzanti.
L-emendar tat-termini operattivi għal kont ta’ imprest ikun soġġett ukoll għal deċiżjoni mill-uffiċjal tal-kontabilità fuq proposta debitament issostanzjata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
4. Fid-Delegazzjonijiet tal-Unjoni, iridu jiġu stabbiliti kontijiet ta’ imprest għall-ħlas tan-nefqa kemm mit-taqsima tal-Baġit tal-Kummissjoni kif ukoll mit-taqsima tal-Baġit tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (minn hawn ’il quddiem “is-SEAE”), sabiex tiġi żgurata t-traċċabilità sħiħa tal-ispejjeż.
Artikolu 67
Kundizzjonijiet li jirregolaw il-ħolqien u l-ħlasijiet
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-deċiżjoni li tistabbilixxi kont ta’ imprest u li taħtar amministratur tal-imprest u d-deċiżjoni li temenda t-termini operattivi għal kont ta’ imprest jispeċifikaw b’mod partikolari:
(a)
l-ammont massimu li fil-bidu jista’ jiġi pprovdut bħala imprest, u l-iskop tiegħu;
(b)
jekk għandux jinfetaħ kont bankarju jew kont ġiro f’uffiċċju postali f’isem l-istituzzjoni;
(c)
in-natura u l-ammont massimu ta’ kull nefqa li jista’ jħallas l-amministratur tal-imprest lil partijiet terzi jew jiġbor mingħandhom;
(d)
il-frekwenza li biha jridu jsiru d-dokumenti ta’ sostenn, il-proċedura biex isiru u l-arranġamenti biex dawn jintbagħtu lill-uffiċjal awtorizzanti għall-ħlas;
(e)
il-proċedura li għandha tiġi segwita jekk l-imprest ikun irid jerġa’ jiġi fornut;
(f)
li t-tranżazzjonijiet tal-imprest se jsiru mill-uffiċjal awtorizzanti sa mhux aktar tard mill-aħħar tax-xahar ta’ wara, sabiex b’hekk ikunu jistgħu jiġu rikonċiljati l-bilanċ tal-kontijiet u l-bilanċ fil-bank;
(g)
il-perjodu ta’ validità tal-awtorizzazzjoni mogħtija lill-amministratur tal-imprest mill-uffiċjal tal-kontabilità;
(h)
l-identità tal-amministratur tal-imprest maħtur.
2. Fil-proposti għal deċiżjonijiet sabiex jinfetħu kontijiet ta’ imprest, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li:
(a)
tingħata prijorità lill-użu ta’ proċeduri baġitarji meta jkun hemm aċċess għas-sistema kompjuterizzata ċentrali tal-kontabilità;
(b)
il-kontijiet ta’ imprest jintużaw biss f’każijiet issostanzjati.
L-ammont massimu li jista’ jitħallas mill-amministratur tal-imprest meta jkun materjalment impossibbli jew mhux effiċjenti li jitwettqu operazzjonijiet ta’ ħlas permezz ta’ proċeduri baġitarji ma jaqbiżx EUR 60 000 għal kull nefqa.
3. L-amministratur tal-imprest jista’ jagħmel ħlasijiet lil partijiet terzi fuq il-bażi u fil-limiti ta’:
(a)
l-impenji baġitarji u legali preċedenti ffirmati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli;
(b)
il-bilanċ pożittiv li jibqa’ fil-kont ta’ imprest, fi flus kontanti jew fil-bank.
4. Il-ħlasijiet minn kontijiet ta’ imprest jistgħu jsiru permezz ta’ trasferiment ta’ kreditu bankarju, inkluż permezz tas-sistema ta’ debitu dirett imsemmija fl-Artikolu 89 tar-Regolament Finanzjarju, ċekk jew metodi oħrajn ta’ ħlas, inklużi karti tad-debitu, skont l-istruzzjonijiet stipulati mill-uffiċjal tal-kontabilità.
5. Il-ħlasijiet li jsiru jiġu segwiti minn deċiżjonijiet formali ta’ validazzjoni finali u/jew minn ordnijiet ta’ ħlas iffirmati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
Artikolu 68
Għażla tal-amministraturi tal-imprest
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
L-amministraturi tal-imprest jintgħażlu minn fost l-uffiċjali jew, jekk ikun hemm il-ħtieġa u f’każijiet debitament issostanzjati biss, minn fost membri oħra tal-persunal. L-amministraturi tal-imprest jintgħażlu fuq il-bażi tal-għarfien, il-ħiliet u l-kwalifiki partikolari tagħhom kif murija minn diplomi jew minn esperjenza professjonali xierqa, jew wara li jattendu programm ta’ taħriġ xieraq.
Artikolu 69
Forniment tal-kontijiet ta’ imprest
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jagħmel ħlasijiet fil-kontijiet ta’ imprest u għandu jissorvelja dawk il-kontijiet mill-perspettiva ta’ ftuħ ta’ kontijiet bankarji u delega ta’ firem u kontrolli fuq il-post u fil-kontijiet ċentralizzati. L-uffiċjal tal-kontabilità jforni l-kontijiet ta’ imprest. L-imprest jitħallas fil-kont bankarju li jkun infetaħ apposta għall-imprest.
Il-kontijiet ta’ imprest jistgħu wkoll jiġu fornuti direttament permezz ta’ dħul lokali mixxellanju bħal dak li jirriżulta minn:
(a)
bejgħ ta’ tagħmir;
(b)
pubblikazzjonijiet;
(c)
ħlasijiet lura mixxellanji;
(d)
imgħax.
L-imprest jiġi regolarizzat, f’termini ta’ nefqa jew dħul mixxellanju jew assenjat, skont id-deċiżjoni li tistabbilixxi l-kont ta’ imprest imsemmi fl-Artikolu 67 u d-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju. L-ammonti inkwistjoni jitnaqqsu mill-uffiċjal awtorizzanti meta sussegwentement jerġa’ jimla l-kontijiet ta’ imprest ikkonċernati.
2. Sabiex jiġi evitat, b’mod partikolari, kwalunkwe telf mill-kambju, l-amministratur tal-imprest jista’ jagħmel trasferimenti bejn kontijiet bankarji differenti relatati mal-istess imprest.
Artikolu 70
Kontrolli mill-uffiċjali awtorizzanti u mill-uffiċjali tal-kontabilità
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-amministratur tal-imprest iżomm rendikont tal-fondi għad-dispożizzjoni tiegħu, fi flus kontanti u fil-bank, kif ukoll tal-ħlasijiet magħmula u tal-ammonti riċevuti, skont ir-regoli u l-istruzzjonijiet mogħtija mill-uffiċjal tal-kontabilità. Ir-rendikonti ta’ dak il-kont ikunu aċċessibbli f’kull ħin għall-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u għandha tiġi stabbilita lista ta’ tranżazzjonijiet, mill-anqas darba fix-xahar, li mbagħad trid tintbagħat fix-xahar ta’ wara flimkien mad-dokumenti ta’ sostenn mill-amministratur tal-imprest lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli għall-ħlas tal-operazzjonijiet ta’ imprest.
2. L-uffiċjal tal-kontabilità jwettaq, jew iqabbad lil membru tal-persunal fid-dipartiment tiegħu jew fid-dipartiment awtorizzanti mogħti poteri speċjali għal dak il-għan, sabiex iwettaq kontrolli, li bħala regola ġenerali għandhom isiru fuq il-post u mingħajr ebda twissija, sabiex tiġi vverifikata l-eżistenza tal-fondi allokati lill-amministratur tal-imprest u ż-żamma tal-kotba u sabiex jiġi vverifikat li t-tranżazzjonijiet ta’ imprest isiru saż-żmien stipulat. L-uffiċjal tal-kontabilità jikkomunika s-sejbiet ta’ dawk il-kontrolli lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
Artikolu 71
Proċedura tal-akkwist
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-ħlasijiet li jsiru minn kontijiet ta’ imprest jistgħu, fil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 137(3), jikkonsistu sempliċement fil-ħlas ta’ fatturi, mingħajr aċċettazzjoni ta’ offerta minn qabel.
Artikolu 72
Il-ħolqien ta’ kontijiet ta’ imprest
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
Għall-ħlas ta’ ċerti kategoriji ta’ nefqa, jista’ jinfetaħ kont ta’ imprest, jew aktar minn wieħed, f’kull unità lokali barra mill-Unjoni skont l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju. Unità lokali tkun, pereżempju, delegazzjoni, uffiċċju jew fergħa ta’ uffiċċju tal-Unjoni f’pajjiż terz.
Id-deċiżjoni li tistabbilixxi kont ta’ imprest tippreskrivi t-termini operattivi tiegħu skont l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju u fuq il-bażi tal-ħtiġijiet speċifiċi ta’ kull unità lokali.
Artikolu 73
L-amministraturi tal-imprest u persuni awtorizzati biex jamministraw il-kontijiet fid-delegazzjonijiet tal-Unjoni
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
F’ċirkostanzi eċċezzjonali u għall-finijiet ta’ kontinwità tas-servizz, id-dmirijiet tal-amministratur tal-imprest tas-SEAE fid-Delegazzjonijiet tal-Unjoni jistgħu jitwettqu mill-persunal tal-Kummissjoni. Taħt l-istess kundizzjonijiet, il-persunal tas-SEAE jista’ jiġi nnominat bħala amministratur tal-imprest għall-Kummissjoni fid-delegazzjonijiet tal-Unjoni.
Fid-Delegazzjonijiet tal-Unjoni, ir-regoli u l-kundizzjonijiet stipulati fl-ewwel subparagrafu japplikaw għall-ħatra ta’ persuni awtorizzati mill-Uffiċjal tal-Kontabilità sabiex iwettqu operazzjonijiet bankarji.
KAPITOLU 4
Ir-responsabbiltà tal-atturi finanzjarji
Taqsima 1
Regoli Ġenerali
Artikolu 74
Korpi responsabbli fi kwistjonijiet ta’ frodi
(l-Artikoli 66(8) u 72(2) tar-Regolament Finanzjarju)
L-awtoritajiet u l-korpi msemmija fl-Artikoli 66(8) u 72(2) tar-Regolament Finanzjarju jinftiehmu bħala l-korpi nnominati fir-Regolamenti tal-Persunal u fid-deċiżjonijiet tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni dwar it-termini u l-kundizzjonijiet għall-investigazzjonijiet interni fir-rigward tal-prevenzjoni ta’ frodi, korruzzjoni u kull attività illegali oħra ta’ detriment għall-interessi tal-Unjoni.
Taqsima 2
Regoli applikabbli għall-uffiċjali awtorizzanti b’delega u sottodelega
Artikolu 75
Irregolaritajiet finanzjarji
(l-Artikoli 66(7) u 73(6) tar-Regolament Finanzjarju)
Bla ħsara għall-poteri tal-OLAF, il-Bord għall-Irregolaritajiet Finanzjarji msemmi fl-Artikolu 29 (minn hawn ’il quddiem “il-Bord”) ikun kompetenti fir-rigward ta’ kwalunkwe ksur ta’ dispożizzjoni tar-Regolament Finanzjarju jew ta’ dispożizzjoni relatata mal-ġestjoni finanzjarja jew mal-kontroll tal-operazzjonijiet li jirriżulta minn att jew ommissjoni ta’ membru tal-persunal.
Artikolu 76
Bord għall-Irregolaritajiet Finanzjarji
(l-Artikoli 66(7) u 73(6) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kif imsemmi fl-Artikolu 75 ta’ dan ir-Regolament, il-każijiet ta’ irregolaritajiet finanzjarji jiġu riferuti lill-Bord mill-awtorità tal-ħatra għal opinjoni msemmija fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 73(6) tar-Regolament Finanzjarju.
Meta l-Kapijiet ta’ Delegazzjonijiet tal-Unjoni jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega skont l-Artikolu 56(2) tar-Regolament Finanzjarju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jirreferi direttament lill-Bord għal opinjoni dwar il-każijiet ta’ irregolaritajiet finanzjarji kif imsemmi fl-Artikolu 75 ta’ dan ir-Regolament.
Uffiċjal awtorizzanti b’delega jista’ jirreferi kwistjoni lill-Bord jekk huwa jħoss li kien hemm xi irregolarità finanzjarja. Il-Bord jagħti opinjoni li tevalwa jekk sarux irregolaritajiet fis-sens tal-Artikolu 75, kemm ikunu serji u x’konsegwenzi jista’ jkollhom. Jekk l-analiżi tal-Bord tagħti x’tifhem li l-każ għandu jittieħed quddiem l-OLAF, huwa jibgħat il-fajl lill-awtorità tal-ħatra mingħajr dewmien u jgħarraf lill-OLAF mill-ewwel.
Meta l-Bord jiġi infurmat direttament dwar kwistjoni minn membru tal-persunal skont l-Artikolu 66(8) tar-Regolament Finanzjarju, huwa jibgħat il-fajl lill-awtorità tal-ħatra u jinforma dwar dan lill-membru tal-persunal. L-awtorità tal-ħatra tista’ titlob l-opinjoni tal-Bord dwar il-każ.
2. L-istituzzjoni jew, fil-każ ta’ Bord konġunt, l-istituzzjonijiet parteċipanti, skont l-organizzazzjoni interna tagħha/tagħhom, tispeċifika/jispeċifikaw l-arranġamenti operattivi tal-Bord u l-kompożizzjoni tiegħu, li għandha tinkludi parteċipant estern bil-kwalifiki u l-kompetenzi meħtieġa.
Artikolu 77
Konferma tal-istruzzjonijiet
(l-Artikolu 73(3) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Uffiċjal awtorizzanti b’delega jew sottodelega li jirċievi struzzjoni vinkolanti u li huwa jqis bħala irregolari jew li tmur kontra l-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, b’mod partikolari minħabba li l-istruzzjoni ma tkunx tista’ tiġi eżegwita bir-riżorsi allokati lilu, jinforma b’dan bil-miktub lill-awtorità li mingħandha jkun irċieva d-delega jew is-sottodelega. Jekk l-istruzzjoni tiġi kkonfermata bil-miktub u dik il-konferma tasal fi żmien tajjeb u tkun ċara biżżejjed, fis-sens li tkun tirreferi espliċitament għall-punti li jkunu ġew ikkontestati mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega jew sottodelega, l-uffiċjal awtorizzanti ma jkunx jista’ jinżamm responsabbli. Huwa jeżegwixxi l-istruzzjoni, sakemm din ma tkunx manifestament illegali jew tikkostitwixxi ksur tal-istandards tas-sigurtà rilevanti.
2. Il-paragrafu 1 japplika wkoll f’każijiet fejn uffiċjal awtorizzanti jsir jaf, waqt li jkun qiegħed jeżegwixxi struzzjoni vinkolanti, li ċ-ċirkostanzi tal-każ jistgħu jagħtu lok għal sitwazzjoni irregolari.
Kull struzzjoni li tiġi kkonfermata fiċ-ċirkostanzi deskritti fl-Artikolu 73(3) tar-Regolament Finanzjarju tiġi rreġistrata mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega responsabbli u tissemma fir-rapport tal-attività annwali tiegħu.
KAPITOLU 5
Operazzjonijiet ta’ dħul
Taqsima 1
Riżorsi Proprji
Artikolu 78
Regoli li japplikaw għar-riżorsi proprji
(l-Artikolu 76 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti jħejji skeda li tindika meta r-riżorsi proprji definiti fid-Deċiżjoni dwar is-sistema tar-riżorsi proprji tal-Unjoni se jkunu disponibbli għall-Kummissjoni.
Ir-riżorsi proprji jiġu stabbiliti u rkuprati b’konformità mar-regoli adottati skont id-Deċiżjoni msemmija fl-ewwel paragrafu.
Taqsima 2
Stima ta’ Ammonti Riċevibbli
Artikolu 79
Stima ta’ Ammonti Riċevibbli
(l-Artikolu 77 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-estimi tal-ammonti riċevibbli jispeċifikaw it-tip ta’ dħul u l-partita tal-baġit fejn għandhom jitniżżlu u, safejn ikun possibbli, id-dettalji tad-debitur u l-ammont stmat.
Meta jħejji stima tal-ammonti riċevibbli, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jivverifika b’mod partikolari li:
(a)
id-dħul jitniżżel fil-partita korretta tal-baġit;
(b)
l-istima tkun magħmula kif suppost u konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli u mal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
2. Skont l-Artikoli 181(2) u 183(2) tar-Regolament Finanzjarju u l-Artikolu 7(2) ta’ dan ir-Regolament, stima tal-ammonti riċevibbli ma jkollhiex l-effett li tagħmel disponibbli l-approprjazzjonijiet ta’ impenn. Fil-każijiet imsemmija fl-Artikolu 21 tar-Regolament Finanzjarju, l-approprjazzjonijiet isiru disponibbli biss wara li l-ammonti riċevibbli jkunu ġew irkuprati mill-Unjoni.
Taqsima 3
Stabbiliment ta’ ammonti riċevibbli
Artikolu 80
Il-proċedura
(l-Artikolu 78 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jistabbilixxi ammont riċevibbli, dan jikkostitwixxi r-rikonoxximent tad-dritt tal-Unjoni fir-rigward ta’ debitur u l-istabbiliment tad-dritt li d-debitur jintalab iħallas dak id-dejn.
2. L-ordni ta’ rkupru tkun l-operazzjoni li biha l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jagħti struzzjoni lill-uffiċjal tal-kontabilità biex jirkupra l-ammont stabbilit.
3. In-nota ta’ debitu tinforma lid-debitur li:
(a)
l-Unjoni stabbilixxiet l-ammont li għandu jitħallas;
(b)
jekk il-ħlas tad-dejn isir qabel id-data tal-għeluq stabbilita, ma jkun dovut ebda mgħax awtomatiku;
(c)
jekk ir-rimborż ma jsirx sad-data tal-għeluq imsemmija fil-punt (b), id-dejn jipproduċi mgħax bir-rata msemmija fl-Artikolu 83, bla l-ebda ħsara għal kwalunkwe regolament speċifiku applikabbli;
(d)
jekk ir-rimborż ma jsirx sad-data tal-għeluq imsemmija fil-punt (b), l-istituzzjoni teffettwa l-irkupru permezz ta’ tpaċija jew permezz ta’ infurzar ta’ kwalunkwe garanzija ddepożitata bil-quddiem;
(e)
l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jeffettwa l-irkupru permezz ta’ tpaċija qabel id-data tal-għeluq imsemmija fil-punt b), fejn dan ikun meħtieġ sabiex jiġu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni meta huwa jkollu raġunijiet ġustifikati biex jemmen li l-ammont dovut lill-Kummissjoni jkun se jintilef, wara li d-debitur ikun ġie mgħarraf bir-raġunijiet u d-data tal-irkupru permezz ta’ tpaċija;
(f)
jekk, wara li jittieħdu l-passi kollha stipulati fil-punti minn (a) sa (e) ta’ dan is-subparagrafu, l-ammont ikun għadu ma ġiex irkuprat kollu, l-istituzzjoni teffettwa l-irkupru bl-infurzar ta’ deċiżjoni skont l-Artikolu 79(2) tar-Regolament Finanzjarju jew b’azzjoni legali.
L-uffiċjal awtorizzanti jistampa n-nota ta’ debitu u jibgħatha lid-debitur. L-Uffiċjal tal-Kontabilità jiġi mgħarraf dwar dik il-kunsinna permezz tas-sistema Ċentrali ta’ informazzjoni finanzjarja.
Artikolu 81
Stabbiliment ta’ ammonti riċevibbli
(l-Artikolu 78 tar-Regolament Finanzjarju)
Sabiex jistabbilixxi ammont riċevibbli, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li:
(a)
ir-riċevibbli jkun ċert, jiġifieri ma jkun soġġett għall-ebda kundizzjoni;
(b)
ir-riċevibbli jkun ta’ ammont fiss, espress preċiżament f’termini ta’ flus kontanti;
(c)
ir-riċevibbli jkun dovut u ma jkun soġġett għall-ebda żmien ta’ ħlas;
(d)
id-dettalji tad-debitur ikunu korretti;
(e)
l-ammont li jrid jiġi rkuprat jitniżżel fil-partita korretta tal-baġit;
(f)
id-dokumenti ta’ sostenn ikunu kif suppost; u
(g)
ikun irrispettat il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, b’mod partikolari fir-rigward tal-kriterji msemmija fil-punt (a) tal-Artikolu 91(1).
Artikolu 82
Dokumenti ta’ sostenn għall-identifikazzjoni tal-ammonti riċevibbli
(l-Artikolu 78 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-ammont riċevibbli jrid jiġi stabbilit fuq il-bażi tad-dokumenti ta’ sostenn li jiċċertifikaw l-intitolament tal-Unjoni.
2. Qabel jistabbilixxi ammont riċevibbli, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jivverifika d-dokumenti ta’ sostenn huwa stess jew, taħt ir-responsabbiltà tiegħu, għandu jaċċerta li dan ikun sar.
3. Id-dokumenti ta’ sostenn jinżammu mill-uffiċjal awtorizzanti skont l-Artikolu 48.
Artikolu 83
Imgħax awtomatiku
(l-Artikolu 78 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għal kwalunkwe dispożizzjoni speċifika li tirriżulta mill-applikazzjoni ta’ regolamenti speċifiċi għas-settur, kwalunkwe ammont riċevibbli li ma jitħallasx lura fid-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) jeħel imgħax skont il-paragrafi 2 u 3 ta’ dan l-Artikolu.
2. Ir-rata tal-imgħax għall-ammonti riċevibbli li ma jitħallsux lura fid-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) tkun ir-rata applikata mill-Bank Ċentrali Ewropew għall-operazzjonijiet ta’ rifinanzjament ewlenin tiegħu, kif ippubblikata fis-serje C ta’ Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, fis-seħħ fl-ewwel jum kalendarju tax-xahar li fih tkun id-data tal-għeluq, u miżjuda hekk:
(a)
bi tmien punti perċentwali meta l-avveniment li jobbliga jkun kuntratt ta’ provvista u servizz pubbliku msemmi fit-Titolu V;
(b)
bi tliet punti perċentwali u nofs fil-każijiet l-oħrajn kollha.
3. L-imgħax jiġi kkalkolat mill-jum kalendarju wara d-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) u speċifikata fin-nota ta’ debitu sal-jum kalendarju meta d-dejn jitħallas kollu.
L-ordni ta’ rkupru li tikkorrispondi għall-ammont tal-imgħax awtomatiku tinħareġ meta dan l-imgħax fil-fatt jitħallas.
4. Fil-każ tal-multi, meta d-debitur jipprovdi garanzija finanzjarja li tiġi aċċettata mill-uffiċjal tal-kontabilità minflok ħlas, ir-rata tal-imgħax applikabbli mid-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) tkun ir-rata msemmija fil-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu fis-seħħ mill-ewwel jum tax-xahar li fih tkun ġiet adottata d-deċiżjoni li timponi multa u miżjuda biss b’punt perċentwali u nofs.
Taqsima 4
Awtorizzazzjoni tal-Irkupru
Artikolu 84
Stabbiliment tal-ordni ta’ rkupru
(l-Artikolu 79 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-ordni ta’ rkupru tispeċifika:
(a)
is-sena finanzjarja fejn għandu jiġi rreġistrat id-dħul;
(b)
ir-referenzi tal-att jew tal-impenn legali li huwa s-sors tad-dejn u li jwassal għall-intitolament għall-irkupru;
(c)
l-artikolu fil-baġit u kull sottodiviżjoni oħra li tista’ tapplika, inklużi, fejn xieraq, ir-referenzi tal-impenn baġitarju korrispondenti;
(d)
l-ammont li għandu jiġi rkuprat, espress fil-munita euro;
(e)
l-isem u l-indirizz tad-debitur;
(f)
id-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b);
(g)
il-metodu ta’ rkupru possibbli, inkluż, b’mod partikolari, irkupru permezz ta’ tpaċija jew bl-infurzar ta’ kwalunkwe garanzija ddepożitata.
2. L-ordni ta’ rkupru tiġi ddatata u ffirmata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u mbagħad tintbagħat lill-uffiċjal tal-kontabilità.
3. L-uffiċjal tal-kontabilità ta’ kull istituzzjoni jżomm lista tal-ammonti dovuti li għandhom jiġu rkuprati. L-intitolamenti tal-Unjoni jinġabru flimkien fil-lista skont id-data tal-ħruġ tal-ordni ta’ rkupru. Huwa jittrasferixxi din il-lista lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni.
L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jħejji lista kkonsolidata li turi l-ammont dovut skont l-istituzzjoni u skont id-data tal-ħruġ tal-ordni ta’ rkupru. Il-lista tiżdied mar-Rapport tal-Kummissjoni dwar il-ġestjoni finanzjarja u baġitarja.
4. Sabiex issaħħaħ il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni, il-Kummissjoni tistabbilixxi lista ta’ intitolamenti tal-Unjoni li ssemmi l-ismijiet tad-debituri u l-ammont tad-dejn, fejn id-debitur ikun ġie ordnat jirrimborża b’deċiżjoni tal-Qorti li jkollha s-saħħa ta’ res judicata u fejn ma jkun sar l-ebda rimborż, jew ebda rimborż sinifikanti għal sena mill-pronunzja tagħha. Il-lista tiġi ppubblikata, filwaqt li tittieħed inkonsiderazzjoni l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
F’dak li għandu x’jaqsam mad-dejta personali li tirreferi għal persuni fiżiċi, l-informazzjoni ppubblikata titneħħa ladarba l-ammont tad-dejn jitħallas kollu. L-istess japplika għad-dejta personali li tirreferi għal persuni legali li għalihom it-titolu uffiċjali jidentifika persuna fiżika waħda jew iktar.
Id-deċiżjoni li d-debitur jiġi inkluż fil-lista ta’ intitolamenti tal-Unjoni tittieħed f’konformità mal-prinċipju ta’ proporzjonalità u tieħu inkonsiderazzjoni b’mod partikolari l-importanza tal-ammont.
Artikolu 85
Deċiżjoni infurzabbli għall-benefiċċju ta’ istituzzjonijiet oħrajn
(l-Artikolu 79(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Iċ-ċirkostanzi eċċezzjonali msemmija fl-Artikolu 79(2) tar-Regolament Finanzjarju jintlaħqu meta l-possibbiltà li jsir ħlas volontarju u li jiġi rkuprat id-dejn permezz ta’ tpaċija kif previst fl-Artikolu 80(1) tar-Regolament Finanzjarju tkun ġiet eżawrita mill-istituzzjoni kkonċernata u d-dejn ikun jirrappreżenta ammont sinifikanti.
2. Fil-każ imsemmi fil-paragrafu 1, l-Istituzzjonijiet ikkonċernati għajr dawk imsemmija fl-Artikolu 299 tat-TFUE jistgħu jitolbu lill-Kummissjoni sabiex tadotta deċiżjoni infurzabbli.
3. Fil-każijiet kollha, id-deċiżjoni infurzabbli tispeċifika li l-ammonti mitluba jiddaħħlu fit-taqsima tal-baġit li tikkorrispondi għall-istituzzjoni kkonċernata, li taġixxi bħala uffiċjal awtorizzanti. Id-dħul jiddaħħal bħala dħul ġenerali għajr jekk ikun jaqa’ taħt il-każijiet speċifikati ta’ dħul assenjat previsti fl-Artikolu 21(3) tar-Regolament Finanzjarju.
4. L-istituzzjoni li tagħmel it-talba tinforma lill-Kummissjoni dwar kwalunkwe avveniment li jista’ jbiddel l-irkupru u tintervjeni biex tappoġġa lill-Kummissjoni f’każ ta’ appell kontra d-deċiżjoni infurzabbli.
5. Il-Kummissjoni u l-istituzzjoni kkonċernata jridu jaqblu fuq il-modalitajiet prattiċi għall-implimentazzjoni ta’ dan l-Artikolu.
Taqsima 5
Irkupru
Artikolu 86
Formalitajiet tal-ġbir
(l-Artikolu 80 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta jiġi rkuprat l-ammont riċevibbli, l-uffiċjal tal-kontabilità jdaħħlu fil-kontijiet u jinforma lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
2. Trid tinħareġ riċevuta għal kull ħlas fi flus kontanti li jsir lill-uffiċjal tal-kontabilità jew lill-amministratur tal-imprest.
3. Rimborż parzjali minn debitur soġġett għal diversi ordnijiet ta’ rkupru jrid l-ewwel jitħallas fuq l-aktar intitolament antik sakemm ma jkunx speċifikat mod ieħor mid-debitur.
Kwalunkwe ħlas parzjali jrid l-ewwel ikopri l-imgħax.
Artikolu 87
Irkupru bi tpaċija
(l-Artikolu 80 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta d-debitur ikollu pretensjoni fuq l-Unjoni li tkun ċerta, kif definit fil-punt (a) tal-Artikolu 81, ta’ ammont fiss u dovuta, fir-rigward ta’ somma stabbilita permezz ta’ ordni ta’ ħlas, l-uffiċjal tal-kontabilità, wara d-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b), jirkupra l-ammonti riċevibbli stabbiliti permezz ta’ tpaċija.
F’ċirkostanzi eċċezzjonali, fejn ikun meħtieġ biex jiġu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni, meta l-uffiċjal tal-kontabilità jkollu raġunijiet ġustifikati biex jemmen li l-ammont dovut lill-Unjoni jkun se jintilef, l-uffiċjal tal-kontabilità jikseb l-irkupru permezz ta’ tpaċija qabel id-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b).
L-Uffiċjal tal-Kontabilità jikseb ukoll l-irkupru permezz ta’ tpaċija qabel id-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) meta jaqbel id-debitur.
2. Qabel jipproċedi bi kwalunkwe rkupru skont il-paragrafu 1, l-uffiċjal tal-kontabilità jikkonsulta mal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u jinforma lid-debituri kkonċernati.
Meta d-debitur ikun awtorità nazzjonali jew waħda mill-entitajiet amministrattivi tagħha, l-uffiċjal tal-kontabilità jinforma wkoll lill-Istat Membru kkonċernat mill-anqas 10 ijiem qabel dwar l-intenzjoni tiegħu li jirrikorri għall-irkupru permezz ta’ tpaċija. Madankollu, bi qbil mal-Istat Membru jew mal-entità amministrattiva kkonċernata, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jipproċedi bl-irkupru permezz ta’ tpaċija qabel tgħaddi dik id-data tal-għeluq.
3. It-tpaċija msemmija fil-paragrafu 1 jkollha l-istess effett bħal ħlas u għandha teħles lill-Unjoni mill-ammont tad-dejn u, fejn xieraq, mill-imgħax dovut.
Artikolu 88
Il-proċedura ta’ rkupru meta ma jsirx ħlas volontarju
(l-Artikoli 79 u 80 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għall-Artikolu 87, jekk l-ammont sħiħ ma jkunx ġie rkuprat sad-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) u speċifikata fin-nota ta’ debitu, l-uffiċjal tal-kontabilità jinforma lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u mingħajr dewmien jibda l-proċedura sabiex isir irkupru b’kull mod previst mil-liġi, inkluż, fejn ikun xieraq, bl-infurzar ta’ kwalunkwe garanzija mogħtija bil-quddiem.
2. Bla ħsara għall-Artikolu 87, meta ma jkunx jista’ jintuża l-metodu ta’ rkupru msemmi fil-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu u d-debitur ikun naqas milli jħallas b’reazzjoni għall-ittra ta’ avviż formali mibgħuta mill-uffiċjal tal-kontabilità, l-uffiċjal tal-kontabilità jinforza deċiżjoni ta’ rkupru skont l-Artikolu 79(2) tar-Regolament Finanzjarju jew b’azzjoni legali.
Artikolu 89
Żmien addizzjonali għall-ħlas
(l-Artikolu 80 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal tal-kontabilità, f’kollaborazzjoni mal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jista’ jagħti aktar żmien biex isir il-ħlas biss b’talba bil-miktub mid-debitur, bir-raġunijiet għaliex għandu jagħmel dan, u bil-kundizzjoni li jiġu ssodisfati ż-żewġ kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
id-debitur iwiegħed li jħallas imgħax bir-rata speċifikata fl-Artikolu 83 għall-perjodu addizzjonali kollu miżjud, li jibda mid-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b);
(b)
sabiex ikunu mħarsa d-drittijiet tal-Unjoni, id-debitur jagħti garanzija finanzjarja li tagħmel tajjeb għas-somma prinċipali u għall-imgħax, li tkun aċċettata mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-istituzzjoni.
Il-garanzija msemmija fil-punt (b) tal-ewwel paragrafu tista’ tiġi sostitwita minn garanzija konġunta u separata ma’ parti terza approvata mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-istituzzjoni.
F’ċirkostanzi eċċezzjonali, wara talba mid-debitur, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jirrinunzja għall-ħtieġa ta’ garanzija msemmija fil-punt (b) tal-ewwel paragrafu meta, fuq il-bażi tal-valutazzjoni tiegħu, id-debitur ikun irid u jkun jista’ jagħmel il-ħlas fil-perjodu ta’ żmien addizzjonali, iżda ma jkunx jista’ jipprovdi tali garanzija u jkun jinsab f’sitwazzjoni diffiċli.
Artikolu 90
L-irkupru ta’ multi jew pieni oħra
(l-Artikolu 80 u 83 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta tittieħed azzjoni quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea kontra deċiżjoni tal-Kummissjoni li timponi multa jew pieni oħra skont it-TFUE jew it-Trattat tal-Euratom u sa dak iż-żmien li jkunu ġew eżawriti r-rimedji legali kollha, id-debitur iħallas provviżorjament l-ammonti kkonċernati fil-kont bankarju nnominat mill-uffiċjal tal-kontabilità jew inkella jipprovdi garanzija finanzjarja li tkun aċċettabbli għall-uffiċjal tal-kontabilità. Il-garanzija tkun indipendenti mill-obbligu ta’ ħlas tal-multa jew tal-pieni jew ta’ pieni oħra u għandha tkun infurzabbli mal-ewwel sejħa. Hija tkopri t-talba fir-rigward tas-somma kapitali ewlenija u l-imgħax dovut kif speċifikat fl-Artikolu 83(4).
2. Il-Kummissjoni tiżgura l-ammonti mħallsa provviżorjament billi tara li dawn jiġu investiti f’assi finanzjarji sabiex b’hekk jiġu żgurati s-sigurtà u l-likwidità tal-flejjes, filwaqt li timmira wkoll li tipproduċi redditu pożittiv.
3. Wara li jkunu ġew eżawriti r-rimedji legali kollha u jkunu ġew ikkonfermati l-multi jew il-pieni, tittieħed kwalunkwe waħda mill-miżuri li ġejjin:
(a)
l-ammonti miġbura provviżorjament u l-imgħax u ammonti oħra li jkunu ġġeneraw jiddaħħlu fil-baġit skont l-Artikolu 83 tar-Regolament Finanzjarju mhux aktar tard milli matul is-sena finanzjarja wara dik li fiha jkunu ġew eżawriti r-rimedji legali kollha;
(b)
meta tkun ġiet ipprovduta garanzija finanzjarja, din tal-aħħar tiġi infurzata u l-ammonti korrispondenti jiddaħħlu fil-baġit;
meta l-ammont tal-multa jew tal-pieni jkun żdied mill-Qorti, japplikaw il-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu sal-ammonti tad-deċiżjoni tal-Kummissjoni u l-uffiċjal tal-kontabilità jiġbor l-ammont li jikkorrispondi għaż-żieda, li mbagħad għandu jiddaħħal fil-baġit.
4. Wara li jkunu ġew eżawriti r-rimedji legali kollha u l-multi jew il-pieni jkunu tħassru jew tnaqqsu, tittieħed kwalunkwe waħda mill-miżuri li ġejjin:
(a)
l-ammonti indebitament miġbura flimkien mal-imgħax iġġenerat jitħallsu lura lill-parti terza kkonċernata. F’każijiet fejn ir-redditu globali ġġenerat għall-perjodu rilevanti kien wieħed negattiv, il-valur nominali tal-ammonti indebitament miġbura jitħallas lura;
(b)
meta tkun ġiet ipprovduta garanzija finanzjarja, din tal-aħħar tiġi rilaxxata kif xieraq.
Artikolu 91
Ir-rinunzja tal-irkupru ta’ ammont riċevibbli stabbilit
(l-Artikolu 80 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jirrinunzja parti mill-ammont riċevibbli stabbilit jew l-ammont kollu f’dawn il-każijiet biss:
(a)
meta l-ispiża mbassra tal-irkupru tkun akbar mill-ammont li għandu jiġi rkuprat u r-rinunzja ma tkunx ta’ ħsara għall-immaġini tal-Unjoni;
(b)
meta l-ammont riċevibbli ma jkunx jista’ jiġi rkuprat minħabba ż-żmien jew minħabba l-insolvenza tad-debitur;
(c)
meta l-irkupru ma jkunx konsistenti mal-prinċipju tal-proporzjonalità.
2. Fil-każ imsemmi fil-punt (c) tal-paragrafu 1, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaġixxi skont il-proċeduri ddeterminati minn qabel stabbiliti f’kull istituzzjoni u japplika l-kriterji li ġejjin li huma obbligatorji u applikabbli fiċ-ċirkostanzi kollha:
(a)
il-fatti, billi titqies il-gravità tal-irregolarità li twassal għall-istabbiliment tal-ammont riċevibbli (frodi, reat ripetut, intenzjoni, diliġenza, bona fede, żball ċar);
(b)
l-impatt li r-rinunzja tal-irkupru jkollha fuq l-operazzjonijiet tal-Unjoni u l-interessi finanzjarji tagħhom (l-ammont involut, ir-riskju li jinħoloq preċedent, imminar tal-awtorità tal-liġi).
Skont iċ-ċirkostanzi tal-każ, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jkollu bżonn jikkunsidra wkoll il-kriterji addizzjonali li ġejjin:
(a)
kwalunkwe distorsjoni tal-kompetizzjoni li tiġi kkawżata mir-rinunzja tal-irkupru;
(b)
id-danni ekonomiċi u soċjali li jistgħu jinħolqu li kieku d-dejn kellu jitħallas kollu.
3. Id-deċiżjoni ta’ rinunzja msemmija fl-Artikolu 80(2) tar-Regolament Finanzjarju tiġi ssostanzjata u tirreferi għad-diliġenza eżerċitata biex isir l-irkupru u għall-punti tal-liġi u l-fatt li fuqhom tkun ibbażata r-rinunzja. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jirrinunzja l-irkupru skont l-Artikolu 84.
4. Ir-rinunzja tal-irkupru ta’ ammont riċevibbli stabbilit tista’ ma tiġix iddelegata mill-istituzzjoni fi kwalunkwe wieħed mill-każijiet li ġejjin:
(a)
meta l-ammont li għandu jiġi rrinunzjat ikun ta’ EUR 1 000 000 jew aktar;
(b)
meta l-ammont li għandu jiġi rrinunzjat ikun ta’ EUR 100 000 jew aktar, meta dan ikun jirrappreżenta 25 % jew aktar tal-ammont riċevibbli stabbilit.
Taħt il-limiti stabbiliti fl-ewwel subparagrafu, kull istituzzjoni tistabbilixxi fir-regoli interni tagħha l-kundizzjonijiet u l-proċeduri biex tiddelega l-poter li jiġi rrinunzjat l-irkupru ta’ dejn stabbilit.
5. Kull istituzzjoni tibgħat lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill rapport annwali dwar ir-rinunzji msemmija fil-paragrafi minn 1 sa 4 ta’ dan l-Artikolu li jinvolvu EUR 100 000 jew aktar. Fil-każ tal-Kummissjoni, dak ir-rapport ikun anness mas-sommarju tar-rapporti annwali tal-attività msemmija fl-Artikolu 66(9) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 92
Tħassir ta’ ammont riċevibbli stabbilit
(l-Artikolu 80 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fil-każ ta’ żball, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jħassar totalment jew parzjalment l-ammont riċevibbli stabbilit skont l-Artikoli 82 u 84 u jagħti raġunijiet adegwati.
2. Kull istituzzjoni tistabbilixxi fir-regoli interni tagħha l-kundizzjonijiet u l-proċeduri biex tiddelega l-poter li jitħassar ammont riċevibbli stabbilit.
Artikolu 93
Regoli għall-perjodi ta’ limitazzjoni
(l-Artikolu 81 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-perjodu ta’ limitazzjoni għall-intitolamenti tal-Unjoni fir-rigward ta’ partijiet terzi jibda jiddekorri malli tinqabeż l-iskadenza kkomunikata lid-debitur fin-nota ta’ debitu kif speċifikat fl-Artikolu 80(3)(b).
Il-perjodu ta’ limitazzjoni għall-intitolamenti ta’ partijiet terzi fir-rigward tal-Unjoni jibda jiddekorri mill-ġurnata li fiha jkun dovut il-ħlas tal-intitolamenti lill-parti terza skont l-impenn legali korrispondenti.
2. Il-perjodu ta’ limitazzjoni għall-intitolamenti tal-Unjoni fir-rigward ta’ partijiet terzi jiġi interrott bi kwalunkwe att ta’ istituzzjoni, jew ta’ Stat Membru li jaġixxi b’talba ta’ istituzzjoni, innotifikat lill-parti terza u bil-għan li jiġi rkuprat id-dejn.
Il-perjodu ta’ limitazzjoni għall-intitolamenti ta’ partijiet terzi fir-rigward tal-Unjoni jiġi interrott bi kwalunkwe att innotifikat lill-Unjoni mill-kredituri tagħha jew f’isem il-kredituri tagħha bil-għan li jiġi rkuprat id-dejn.
3. Perjodu ta’ limitazzjoni ġdid ta’ ħames snin jibda jiddekorri mill-ġurnata ta’ wara l-interruzzjonijiet imsemmija fil-paragrafu 2.
4. Kwalunkwe azzjoni legali li tirrigwarda ammont riċevibbli kif imsemmi fil-paragrafu 1, inklużi azzjonijiet miġjuba quddiem qorti li aktar tard tiddikjara lilha nnifisha bħala li ma għandhiex ġurisdizzjoni, tinterrompi l-perjodu ta’ limitazzjoni. Il-perjodu ta’ limitazzjoni ġdid ta’ ħames snin ma jibdiex sakemm tingħata sentenza li jkollha s-saħħa ta’ res judicata jew sakemm tintlaħaq soluzzjoni extraġudizzjarja bejn l-istess partijiet fuq l-istess azzjoni.
5. Meta l-uffiċjal tal-kontabilità jagħti lid-debitur żmien addizzjonali għall-ħlas skont l-Artikolu 89, dan jitqies bħala interruzzjoni tal-perjodu ta’ limitazzjoni. Il-perjodu ta’ limitazzjoni ġdid ta’ 5 snin jibda jiddekorri mill-ġurnata ta’ wara l-iskadenza taż-żmien estiż għall-ħlas.
6. Ma jiġux irkuprati intitolamenti wara l-iskadenza tal-perjodu ta’ limitazzjoni, kif stabbilit fil-paragrafi minn 1 sa 5.
KAPITOLU 6
Operazzjonijiet ta’ nefqa
Artikolu 94
Deċiżjoni ta’ finanzjament
(l-Artikolu 84 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-deċiżjoni ta’ finanzjament tistabbilixxi l-elementi essenzjali ta’ azzjoni li tinvolvi nefqa mill-baġit.
2. B’mod partikolari, id-deċiżjoni ta’ finanzjament tistabbilixxi dawn li ġejjin:
(a)
għall-għotjiet:
(i)
ir-referenza għall-att bażiku u l-intestatura tal-baġit;
(ii)
il-prijoritajiet tas-sena, l-għanijiet li għandhom jintlaħqu u r-riżultati mbassra għall-approprjazzjonijiet awtorizzati għas-sena finanzjarja;
(iii)
il-kriterji essenzjali ta’ eliġibbiltà, għażla u għoti li għandhom jintużaw sabiex jintgħażlu l-proposti;
(iv)
ir-rata massima possibbli ta’ kofinanzjament u, jekk ikunu previsti rati differenti, il-kriterji li għandhom jiġu segwiti għal kull rata;
(v)
l-iskeda u l-ammont indikattiv tas-sejħiet għall-proposti;
(b)
għall-akkwisti:
(i)
il-pakkett baġitarju globali riżervat għall-akkwisti matul is-sena;
(ii)
in-numru indikattiv u t-tip ta’ kuntratti previsti u, jekk ikun possibbli, is-suġġett tagħhom f’termini ġeneriċi;
(iii)
il-qafas ta’ żmien indikattiv għat-tnedija tal-proċeduri ta’ akkwist;
(c)
għall-fondi fiduċjarji msemmija fl-Artikolu 187 tar-Regolament Finanzjarju:
(i)
ir-referenza għall-att bażiku u l-intestatura tal-baġit;
(ii)
l-approprjazzjonijiet riżervati għall-fond fiduċjarju għas-sena flimkien mal-ammonti ppjanati matul iż-żmien tiegħu;
(iii)
l-għanijiet tal-fond fiduċjarju u t-tul ta’ żmien tiegħu;
(iv)
ir-regoli ta’ governanza tal-fond fiduċjarju;
(v)
il-possibbiltà li l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit jiġu fdati lill-entitajiet u lill-persuni msemmija fl-Artikolu 187(2) tar-Regolament Finanzjarju;
(d)
għall-premjijiet:
(i)
ir-referenza għall-att bażiku u l-intestatura tal-baġit;
(ii)
l-għanijiet li għandhom jintlaħqu u r-riżultati previsti;
(iii)
il-kundizzjonijiet essenzjali għall-parteċipazzjoni u l-kriterji tal-għoti;
(iv)
l-iskeda tal-kompetizzjoni u l-ammont tal-premju jew tal-premjijiet;
(e)
għall-istrumenti finanzjarji:
(i)
ir-referenza għall-att bażiku u l-intestatura tal-baġit;
(ii)
l-għanijiet li għandhom jintlaħqu u r-riżultati previsti;
(iii)
l-ammont allokat għall-istrument finanzjarju;
(iv)
l-iskeda indikattiva tal-implimentazzjoni.
3. Meta l-programm ta’ ħidma msemmi fl-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju jkun fih l-informazzjoni stipulata fil-punt (a) tal-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu għall-għotjiet iffinanzjati mill-approprjazzjonijiet awtorizzati għas-sena finanzjarja, id-deċiżjoni li tadottah titqies li hija d-deċiżjoni ta’ finanzjament għal dawk l-għotjiet.
Fir-rigward tal-akkwisti, il-fondi fiduċjarji, il-premjijiet u l-istrumenti finanzjarji, meta l-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet korrispondenti awtorizzati għas-sena finanzjarja tkun prevista minn programm ta’ ħidma li jkun fih l-informazzjoni msemmija fil-punti (b), (c), (d) u (e) tal-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu, id-deċiżjoni li tadotta dan il-programm ta’ ħidma titqies ukoll li hija d-deċiżjoni ta’ finanzjament għall-akkwisti, il-fondi fiduċjarji, il-premjijiet u l-istrumenti finanzjarji involuti.
Jekk il-programm ta’ ħidma ma jkunx fih informazzjoni bħal din għal azzjoni waħda jew aktar, huwa għandu jiġi mmodifikat kif xieraq jew inkella tiġi adottata deċiżjoni ta’ finanzjament speċifika għall-azzjonijiet ikkonċernati.
4. Bla ħsara għal kwalunkwe dispożizzjoni speċifika ta’ att bażiku, kull tibdil sostanzjali f’deċiżjoni ta’ finanzjament diġà adottata jsegwi l-istess proċedura bħad-deċiżjoni inizjali.
Taqsima 1
Impenn ta’ Nfiq
Artikolu 95
Impenji globali u proviżorji
(l-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-impenn baġitarju globali jiġi implimentat billi jintlaħaq ftehim ta’ finanzjament, li fih innifsu jwassal għall-konklużjoni sussegwenti ta’ impenn legali wieħed jew aktar, jew inkella bil-konklużjoni ta’ impenn legali wieħed jew aktar.
Il-ftehimiet ta’ finanzjament fil-qasam tal-għajnuna finanzjarja diretta lil pajjiżi terzi, inkluż l-appoġġ baġitarju, li jikkostitwixxu impenji legali, jistgħu jagħtu lok għal ħlasijiet mingħajr il-konklużjoni ta’ impenji legali oħra.
2. L-impenn baġitarju provviżorju jiġi implimentat bil-konklużjoni ta’ impenn legali wieħed jew aktar li jagħtu lok għal intitolament għal ħlasijiet sussegwenti jew f’każijiet li jirrigwardaw infiq fuq il-ġestjoni tal-persunal jew li jirrigwardaw ħlasijiet ta’ komunikazzjoni mwettqa mill-istituzzjonijiet biex ikopru l-avvenimenti tal-Unjoni, direttament bil-ħlasijiet.
Artikolu 96
L-adozzjoni ta’ impenn globali
(l-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Impenn globali jsir fuq il-bażi ta’ deċiżjoni ta’ finanzjament.
L-aktar tard li jista’ jsir l-impenn globali huwa qabel ma tittieħed id-deċiżjoni dwar l-għażla tal-benefiċjarji u, meta l-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet ikkonċernati tinvolvi l-adozzjoni ta’ programm ta’ ħidma fis-sens tal-Artikolu 188, kmieni kemm jista’ jkun wara l-adozzjoni ta’ dak il-programm.
2. Meta l-impenn globali jiġi implimentat bil-konklużjoni ta’ ftehim ta’ finanzjament, ma japplikax it-tieni subparagrafu tal-paragrafu 1.
Artikolu 97
Firma waħda
(l-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Ir-regola li jkun hemm firma waħda biss għall-impenn baġitarju u għall-impenn legali korrispondenti tista’ tiġi dderogata biss fil-każijiet li ġejjin:
(a)
meta l-impenji jkunu provviżorji;
(b)
meta l-impenji globali jkunu relatati ma’ ftehimiet ta’ finanzjament ma’ pajjiżi terzi;
(c)
meta d-deċiżjoni tal-istituzzjoni tkun tikkostitwixxi l-impenn legali;
(d)
meta l-impenn globali jiġi implimentat minn għadd ta’ impenji legali, li jkunu responsabbli għalihom uffiċjali awtorizzanti differenti;
(e)
meta, b’rabta ma’ kontijiet ta’ imprest disponibbli għal azzjoni esterna, l-impenji legali jridu jiġu ffirmati minn membri tal-persunal tal-unitajiet lokali msemmija fl-Artikolu 72 fuq l-istruzzjoni tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li, madankollu, jibqa’ responsabbli b’mod sħiħ mit-tranżazzjoni sottostanti.
(f)
meta istituzzjoni tkun iddelegat il-poteri tal-uffiċjal awtorizzanti lid-direttur ta’ uffiċċju interistituzzjonali Ewropew skont l-Artikolu 199(1) tar-Regolament Finanzjarju.
2. Jekk l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li ffirma l-impenn baġitarju ma jkunx disponibbli u jibqa’ indisponibbli għal perjodu li ma jkunx kompatibbli mal-limiti ta’ żmien għall-konklużjoni tal-impenn legali, dak l-impenn legali jiġi konkluż mill-persuna maħtura skont ir-regoli tad-deputazzjoni adottati minn kull istituzzjoni, bil-kundizzjoni li dik il-persuna jkollha l-istatus ta’ uffiċjal awtorizzanti skont l-Artikolu 65(3) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 98
Nefqa amministrattiva koperta minn impenji provviżorji
(l-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju)
L-entrati meqjusa bħala nefqa amministrattiva ta’ rutina li tista’ twassal għal impenji provviżorji jinkludu dawn li ġejjin:
(a)
nefqa fuq persunal, koperta jew le mir-Regolamenti tal-Persunal, fuq riżorsi umani oħra u fuq ir-remunerazzjoni tal-esperti;
(b)
nefqa relatata ma’ Membri tal-istituzzjoni;
(c)
nefqa fuq it-taħriġ;
(d)
nefqa fuq kompetizzjonijiet, għażla u reklutaġġ;
(e)
spejjeż ta’ missjonijiet;
(f)
spejjeż ta’ rappreżentanza;
(g)
spejjeż ta’ laqgħat;
(h)
interpreti u tradutturi freelance;
(i)
skambji ta’ uffiċjali;
(j)
il-kiri rikorrenti ta’ proprjetà mobbli u immobbli jew ħlasijiet rikorrenti relatati ma’ kuntratti tal-bini fis-sens tal-Artikolu 121 ta’ dan ir-Regolament jew ħlasijiet tas-self skont l-Artikolu 203(8) tar-Regolament Finanzjarju;
(k)
assigurazzjoni mixxellanja;
(l)
tindif, manutenzjoni u sigurtà;
(m)
nefqa fuq il-benesseri u l-kura medika;
(n)
l-użu tas-servizzi tat-telekomunikazzjoni;
(o)
spejjeż finanzjarji;
(p)
spejjeż legali;
(q)
danni, inkluż l-imgħax;
(r)
it-tagħmir tax-xogħol;
(s)
l-ilma, il-gass u l-elettriku;
(t)
pubblikazzjonijiet fuq karta jew f’verżjonijiet elettroniċi;
(u)
attivitajiet ta’ komunikazzjoni li jinvolvu ruħhom fihom l-istituzzjonijiet għall-kopertura tal-avvenimenti tal-Unjoni.
Artikolu 99
Ir-reġistrazzjoni ta’ impenji legali individwali
(l-Artikolu 86 tar-Regolament Finanzjarju)
Fil-każ ta’ impenn baġitarju globali segwit minn impenn legali individwali jew bosta impenji legali individwali, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jirreġistra l-ammonti ta’ dan l-impenn jew impenji legali individwali fil-kontijiet ċentrali.
Ir-reġistrazzjoni fil-kontijiet tindika r-referenzi tal-impenn globali fejn qegħdin jitniżżlu l-impenji individwali.
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jirreġistra l-ammonti fil-kontijiet qabel jiffirma l-impenn legali individwali korrispondenti, għajr fil-każijiet imsemmija fir-raba’ subparagrafu tal-Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju.
Fil-każijiet kollha, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jivverifika li l-ammont totali ma jkunx akbar mill-ammont tal-impenn globali li jkoprihom.
Taqsima 2
Validazzjoni tan-Nefqa
Artikolu 100
Validazzjoni u “l-mogħdija għall-pagament”
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-validazzjoni ta’ kull nefqa tkun ibbażata fuq id-dokumenti ta’ sostenn fis-sens tal-Artikolu 110 li juru l-intitolament tal-kreditur, fuq il-bażi ta’ dikjarazzjoni tas-servizzi tassew mogħtija, il-provvisti tassew ikkonsenjati jew ix-xogħol tassew imwettaq, jew fuq il-bażi ta’ dokumenti oħra li jiġġustifikaw il-ħlas, inklużi ħlasijiet rikorrenti ta’ sottoskrizzjonijiet jew korsijiet ta’ taħriġ.
2. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jivverifika d-dokumenti ta’ sostenn personalment jew, fuq ir-responsabbiltà tiegħu stess, jaċċerta li dan ikun sar, qabel ma jieħu d-deċiżjoni li jivvalida n-nefqa.
3. Id-deċiżjoni tal-validazzjoni tiġi espressa permezz tal-iffirmar ta’ kupun li jgħid “mgħoddi għall-pagament” mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew minn membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa permezz ta’ deċiżjoni formali tal-uffiċjal awtorizzanti u taħt ir-responsabbiltà tiegħu skont l-Artikolu 65(5) tar-Regolament Finanzjarju. Tali deċiżjonijiet ta’ għoti tas-setgħa jinżammu għal referenza futura.
Artikolu 101
Iċċertifikat korrett għall-ħlasijiet ta’ prefinanzjament
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
Għall-ħlasijiet ta’ prefinanzjament, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jiċċertifika bl-approvazzjoni “iċċertifikat korrett” li l-kundizzjonijiet mitluba fl-impenn legali għall-ħlas ta’ prefinanzjament ikunu ssodisfati.
Artikolu 102
Il-mogħdija għall-pagament ta’ kuntratti ta’ akkwist għal ħlasijiet interim u ħlasijiet tal-bilanċ
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
Għal ħlasijiet interim u ħlasijiet tal-bilanċ li jikkorrispondu għal kuntratti ta’ akkwist, l-approvazzjoni “mgħoddi għall-pagament” tiċċertifika li:
(a)
l-istituzzjoni rċeviet fattura mħejjija mill-kuntrattur u rreġistrata b’mod formali;
(b)
il-fattura nnifisha, jew dokument intern li jakkumpanja l-fattura riċevuta, ġie(t) approvat(a) bħala “iċċertifikat(a) korrett(a)” u ffirmat(a) mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew minn membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli;
(c)
l-aspetti kollha tal-fattura ġew ivverifikati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew fuq responsabbiltà tiegħu bil-għan li jiġi stabbilit, b’mod partikolari, l-ammont li għandu jitħallas u l-validità tal-ħlas bħala ħelsien mid-dejn.
L-approvazzjoni “iċċertifikat korrett”, imsemmija fil-punt (b) tal-ewwel paragrafu, tiċċertifika li s-servizzi previsti fil-kuntratt ġew ipprovduti kif suppost, jew li l-provvisti previsti fil-kuntratt ġew ikkonsenjati kif suppost, jew li x-xogħol previst fil-kuntratt sar kif suppost. Għall-provvisti u x-xogħol, l-uffiċjal jew impjegat ieħor teknikament kompetenti jħejji ċertifikat provviżorju ta’ aċċettazzjoni, imbagħad ċertifikat finali ta’ aċċettazzjoni fi tmiem il-perjodu tal-garanzija stipulat fil-kuntratt. Dawn iż-żewġ ċertifikati jgħoddu bħala l-approvazzjoni “iċċertifikat korrett”.
Għall-ħlasijiet rikorrenti, inklużi l-ħlasijiet ta’ sottoskrizzjonijiet jew korsijiet ta’ taħriġ, l-approvazzjoni “iċċertifikat korrett” tiċċertifika li l-intitolament tal-kreditur huwa konformi mad-dokumenti rilevanti li jiġġustifikaw il-ħlas.
Artikolu 103
Il-mogħdija għall-pagament ta’ għotjiet għal ħlasijiet interim u ħlasijiet tal-bilanċ
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
Għal ħlasijiet interim u ħlasijiet tal-bilanċ li jikkorrispondu għal għotjiet, l-approvazzjoni “mgħoddi għall-pagament” tiċċertifika li:
(a)
l-istituzzjoni rċeviet talba għal ħlas imħejjija mill-benefiċjarju u rreġistrata b’mod formali;
(b)
it-talba għall-ħlas innifisha, jew dokument intern li jakkumpanja d-dikjarazzjoni tal-ispejjeż li ġiet riċevuta, ġie(t) approvat(a) bħala “iċċertifikat(a) korrett(a)” u ffirmat(a) minn uffiċjal jew impjegat ieħor teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli;
(c)
l-aspetti kollha tat-talba għall-ħlas ġew ivverifikati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew fuq responsabbiltà tiegħu bil-għan li jiġi stabbilit, b’mod partikolari, l-ammont li għandu jitħallas u l-validità tal-ħlas bħala ħelsien mid-dejn.
Permezz tal-approvazzjoni msemmija fil-punt (b) tal-ewwel paragrafu, l-uffiċjal jew impjegat ieħor teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jiċċertifika li l-programm ta’ azzjoni jew ta’ ħidma esegwit mill-benefiċjarju jkun f’kull rigward konformi mal-ftehim jew mad-deċiżjoni ta’ għotja, inkluż, meta applikabbli, li l-ispejjeż iddikjarati mill-benefiċjarju huma eliġibbli.
Artikolu 104
Il-mogħdija għall-pagament ta’ nfiq fuq il-persunal
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
Għal ħlasijiet li jikkorrispondu għal nefqa fuq il-persunal, l-approvazzjoni “mgħoddi għall-pagament” tiċċertifika li jeżistu d-dokumenti ta’ sostenn li ġejjin:
(a)
fir-rigward tas-salarju ta’ kull xahar:
(i)
il-lista sħiħa tal-persunal, li tinkludi l-komponenti kollha tar-remunerazzjoni;
(ii)
formola (dokument b’informazzjoni personali) ibbażata fuq id-deċiżjonijiet meħuda f’kull każ individwali, li turi kwalunkwe bidla f’kull komponent tar-remunerazzjoni, kull meta ssir tali bidla;
(iii)
fil-każ ta’ reklutaġġi jew ħatriet, kopja vera ċċertifikata tad-deċiżjoni dwar ir-reklutaġġ jew il-ħatra li takkumpanja l-approvazzjoni tal-ewwel ħlas tas-salarju;
(b)
fir-rigward ta’ remunerazzjonijiet oħra bħal persunal mħallas bis-siegħa jew bil-ġurnata: dikjarazzjoni ffirmata mill-membru tal-persunal awtorizzat li turi l-ġranet u s-sigħat li jkunu nħadmu;
(c)
fir-rigward tas-sahra: dikjarazzjoni ffirmata mill-membru tal-persunal awtorizzat li tiċċertifika l-ammont ta’ sahra maħduma;
(d)
fir-rigward tal-ispejjeż tal-missjonijiet:
(i)
l-ordni tal-ivvjaġġar iffirmata mill-awtorità kompetenti;
(ii)
id-dikjarazzjoni tal-ispejjeż tal-missjonijiet, iffirmata mill-membru tal-persunal tal-missjoni u mis-superjur amministrattiv li lilu ġew iddelegati l-poteri xierqa, jekk l-ispejjeż tal-missjoni jkunu differenti mill-ordni tal-istess missjoni;
(e)
fir-rigward ta’ xi nefqa amministrattiva oħra relatata mal-persunal, inklużi sottoskrizzjonijiet jew korsijiet ta’ taħriġ li, skont il-kuntratt, għandhom jitħallsu bil-quddiem: id-dokumenti ta’ sostenn imsemmija fid-deċiżjoni li fuqha tkun ibbażata n-nefqa u bil-komponenti kollha tal-kalkolu.
Id-dikjarazzjoni tal-ispejjeż tal-missjonijiet imsemmija fil-punt (d)(ii) tal-ewwel subparagrafu tindika l-post tal-missjoni, id-dati u l-ħinijiet tat-tluq u tal-wasla fil-post tal-missjoni, l-ispejjeż tal-ivvjaġġar, l-ispejjeż tal-għajxien u spejjeż oħra debitament awtorizzati wara l-preżentazzjoni ta’ dokumenti ta’ sostenn.
Artikolu 105
Forma materjali ta’ “mgħoddi għall-pagament”
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
F’sistema mhux kompjuterizzata, l-approvazzjoni “mgħoddi għall-pagament” tieħu l-forma ta’ timbru li jinkorpora l-firma tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew ta’ membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli skont l-Artikolu 100. F’sistema kompjuterizzata, l-approvazzjoni “mgħoddi għall-pagament” tieħu l-forma ta’ validazzjoni assigurata b’mod elettroniku mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew minn membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
Artikolu 106
Forma materjali ta’ “iċċertifikat korrett”
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
F’sistema mhux kompjuterizzata, l-“iċċertifikat korrett” tieħu l-forma ta’ timbru li jinkorpora l-firma tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew ta’ membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli skont l-Artikolu 101. F’sistema kompjuterizzata, l-“iċċertifikat korrett” tista’ tieħu l-forma ta’ validazzjoni assigurata b’mod elettroniku mill-membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
Taqsima 3
Awtorizzazzjoni tal-Ħlasijiet
Artikolu 107
Kontrolli fuq il-ħlasijiet mill-uffiċjal awtorizzanti
(l-Artikolu 89 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta jagħmel l-ordni ta’ ħlas, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li:
(a)
l-ordni ta’ ħlas tkun inħarġet kif suppost, jiġifieri li tkun ittieħdet deċiżjoni ta’ validazzjoni korrispondenti minn qabel fil-forma ta’ “mgħoddi għall-pagament”, li d-dettalji tal-benefiċjarju huma korretti u li l-ammont huwa dovut;
(b)
l-ordni ta’ ħlas tikkorrispondi għall-impenn baġitarju rreġistrata taħtu;
(c)
in-nefqa tiġi inkluża fil-partita korretta fil-baġit;
(d)
l-approprjazzjonijiet ikunu disponibbli.
Artikolu 108
Dettalji obbligatorji fuq l-ordnijiet ta’ ħlas u t-trażmissjoni lill-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 89 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-ordni ta’ ħlas tispeċifika:
(a)
is-sena finanzjarja fejn għandha tiġi rreġistrata n-nefqa;
(b)
l-artikolu fil-baġit u kull subdiviżjoni oħra li tista’ tapplika;
(c)
ir-referenzi tal-impenn legali li jwassal għall-intitolament għall-ħlas;
(d)
ir-referenzi tal-impenn baġitarju fejn għandha tiġi rreġistrata;
(e)
l-ammont li għandu jitħallas, espress fil-munita euro;
(f)
l-isem, l-indirizz u d-dettalji tal-kont bankarju tal-benefiċjarju;
(g)
l-oġġett tan-nefqa;
(h)
il-mezzi tal-ħlas;
(i)
id-dħul tal-entrati fl-inventarju skont l-Artikolu 248.
2. L-ordni ta’ ħlas tiġi ddatata u ffirmata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u mbagħad tintbagħat lill-uffiċjal tal-kontabilità.
Taqsima 4
Ħlasijiet tan-Nefqa
Artikolu 109
Tipi ta’ ħlasijiet
(l-Artikolu 90 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-prefinanzjament jipprovdi float. Dan jista’ jinqasam f’għadd ta’ ħlasijiet skont il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
2. Ħlas interim, li jista’ jiġi ripetut, jista’ jkopri n-nefqa magħmula għall-implimentazzjoni tad-deċiżjoni jew tal-ftehim jew biex jitħallsu s-servizzi, il-provvisti jew ix-xogħlijiet li jkunu saru u/jew li ġew ikkonsenjati fl-istadji interim tal-kuntratt. Huwa jista’ jikklerja l-prefinanzjament kollu jew parti minnu, bla ħsara għad-dispożizzjonijiet tal-att bażiku.
3. L-għeluq tan-nefqa jieħu l-forma tal-ħlas tal-bilanċ, li ma jistax jiġi ripetut u li jikklerja n-nefqa kollha li tkun saret qabel, jew ordni ta’ rkupru.
Artikolu 110
Dokumenti ta’ sostenn
(l-Artikolu 90 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-prefinanzjament, inkluż fil-każijiet fejn dan jinqasam f’għadd ta’ ħlasijiet, jitħallas fuq il-bażi tal-kuntratt, tad-deċiżjoni, tal-ftehim jew tal-att bażiku, jew fuq il-bażi ta’ dokumenti ta’ sostenn li jagħmluha possibbli li jiġi vverifikat li t-termini tal-kuntratt, tad-deċiżjoni jew tal-ftehim inkwistjoni jkunu qed jiġu rrispettati. Jekk tiġi stabbilita data għall-ħlas tal-prefinanzjament f’dawk l-istrumenti, il-ħlas tal-ammont dovut ma jiddependix fuq talba oħra.
2. Il-ħlasijiet interim u l-ħlasijiet tal-bilanċi jkunu bbażati fuq dokumenti ta’ sostenn li jagħmluha possibbli li jiġi vverifikat jekk l-azzjoni ffinanzjata saritx skont l-att bażiku jew skont id-deċiżjoni, jew inkella skont it-termini tal-kuntratt jew tal-ftehim.
3. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jistabbilixxi, skont il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, in-natura tad-dokumenti ta’ sostenn imsemmija f’dan l-Artikolu skont l-att bażiku, id-deċiżjonijiet, il-kuntratti u l-ftehimiet. Ir-rapporti ta’ implimentazzjoni tekniċi u finanzjarji interim u finali jikkostitwixxu dokumenti ta’ sostenn għall-finijiet tal-paragrafu 2.
4. Id-dokumenti ta’ sostenn jinżammu mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli skont l-Artikolu 48.
Taqsima 5
Limiti ta’ Żmien għall-Operazzjonijiet ta’ Nefqa
Artikolu 111
Limiti ta’ żmien għall-ħlas u l-imgħax awtomatiku
(l-Artikolu 92 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Iż-żmien permess sabiex isiru l-ħlasijiet jinftiehem bħala li jinkludi l-approvazzjoni, l-awtorizzazzjoni u l-ħlas tan-nefqa.
Huwa jibda jiddekorri minn dakinhar li tasal it-talba għal ħlas.
Talba għall-ħlas tiġi rreġistrata mid-dipartiment awtorizzat tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mill-aktar fis possibbli u titqies li ġiet riċevuta mid-data meta tiġi rreġistrata.
Id-data tal-ħlas titqies li hija d-data meta jiġi debitat il-kont tal-istituzzjoni.
2. Talba għall-ħlas tinkludi l-elementi essenzjali li ġejjin:
(a)
l-identifikazzjoni tal-kreditur;
(b)
l-ammont;
(c)
il-munita;
(d)
id-data.
Fejn ikun hemm mill-anqas element essenzjali wieħed nieqes, it-talba għall-ħlas tiġi rifjutata.
Il-kreditur jiġi mgħarraf bil-miktub dwar ir-rifjut u r-raġunijiet għalih mill-aktar fis possibbli u fi kwalunkwe każ fi żmien 30 jum kalendarju mid-data tal-wasla tat-talba tal-ħlas.
3. Fil-każ ta’ sospensjoni kif imsemmija fl-Artikolu 92(2) tar-Regolament Finanzjarju, iż-żmien li jifdal sabiex isir il-ħlas jerġa’ jibda jiddekorri mid-data meta jaslu l-informazzjoni mitluba jew id-dokumenti riveduti jew minn meta titwettaq il-verifika ulterjuri neċessarja, inklużi l-kontrolli fuq il-post.
4. Kif jagħlaq iż-żmien stabbilit fl-Artikolu 92(1) tar-Regolament Finanzjarju, il-kreditur ikun intitolat għall-imgħax skont il-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
ir-rati tal-imgħax ikunu dawk imsemmija fl-Artikolu 83(2) ta’ dan ir-Regolament;
(b)
l-imgħax ikun pagabbli għall-perjodu li jgħaddi mill-jum kalendarju wara l-għeluq tal-limitu taż-żmien għall-ħlas stabbilit fl-Artikolu 92(1) tar-Regolament Finanzjarju sal-jum tal-ħlas.
Madankollu, meta l-imgħax ikkalkolat skont l-ewwel subparagrafu jkun inqas minn jew ugwali għal EUR 200, dan jitħallas lill-kreditur biss wara talba li tiġi sottomessa fi żmien xahrejn mill-wasla tal-ħlas tard.
5. Kull istituzzjoni tibgħat lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill rapport dwar il-konformità mal-limiti ta’ żmien u dwar is-sospensjoni tal-limiti ta’ żmien stipulati fl-Artikolu 92 tar-Regolament Finanzjarju. Ir-rapport tal-Kummissjoni jkun anness mas-sommarju tar-rapporti annwali tal-attività msemmi fl-Artikolu 66(9) tar-Regolament Finanzjarju.
KAPITOLU 7
Sistemi tal-IT
Artikolu 112
Deskrizzjoni tas-sistemi tal-IT
(l-Artikolu 93 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta jintużaw sistemi u sottosistemi tal-kompjuter għall-ipproċessar ta’ operazzjonijiet għall-implimentazzjoni tal-baġit, tkun meħtieġa deskrizzjoni sħiħa u aġġornata ta’ kull sistema jew sottosistema.
Kull deskrizzjoni tiddefinixxi l-kontenut ta’ x’għandu jiddaħħal u fejn għandu jiddaħħal u tiddeskrivi kif is-sistema tittratta kull operazzjoni individwali. Hija turi fid-dettall kif is-sistema tiggarantixxi li kull operazzjoni tista’ tkun ivverifikata mill-bidu sat-tmiem.
Artikolu 113
Arkivjar perjodiku
(l-Artikolu 93 tar-Regolament Finanzjarju)
Id-dejta fis-sistemi u s-sottosistemi tal-kompjuter tiġi arkivjata perjodikament u miżmuma f’post sigur.
KAPITOLU 8
L-awditur intern
Artikolu 114
Il-ħatra tal-awditur intern
(l-Artikolu 98 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kull istituzzjoni taħtar l-awditur intern tagħha skont l-arranġamenti adattati għall-karatteristiċi u r-rekwiżiti speċifiċi tagħha. L-istituzzjoni tinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill dwar il-ħatra tal-awditur intern.
2. Skont il-karatteristiċi u r-rekwiżiti speċifiċi tagħha, kull istituzzjoni tiddetermina l-għan tal-missjoni tal-awditur intern u tistabbilixxi fid-dettall l-objettivi u l-proċeduri għall-eżerċizzju tal-funzjoni ta’ awditjar intern b’rispett xieraq għall-istandards internazzjonali tal-awditjar intern.
3. L-istituzzjoni tista’ taħtar bħala awditur intern, minħabba l-kompetenza partikolari tiegħu, uffiċjal jew impjegat ieħor kopert mir-Regolamenti tal-Persunal magħżul minn fost iċ-ċittadini tal-Istati Membri.
4. Jekk ikun hemm żewġ istituzzjonijiet jew aktar li jaħtru lill-istess awditur intern, huma jagħmlu l-arranġamenti meħtieġa għalih sabiex jiġi ddikjarat bħala responsabbli għall-azzjonijiet tiegħu kif stipulat fl-Artikolu 119.
5. L-istituzzjoni tinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill meta jintemmu d-dmirijiet tal-awditur intern.
Artikolu 115
Riżorsi għall-awditur intern
(l-Artikolu 99 tar-Regolament Finanzjarju)
L-istituzzjoni tipprovdi r-riżorsi meħtieġa biex l-awditur intern ikun jista’ jaqdi sew il-funzjoni tiegħu ta’ awditjar intern, kif ukoll karta tal-missjoni li tiddeskrivi fid-dettall il-kompiti, id-dmirijiet u l-obbligi tiegħu.
Artikolu 116
Il-programm ta’ ħidma
(l-Artikolu 99 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awditur intern jadotta l-programm ta’ ħidma tiegħu u jissottomettih lill-istituzzjoni.
2. L-istituzzjoni tista’ titlob lill-awditur intern biex iwettaq awditi li ma jkunux inklużi fil-programm ta’ ħidma msemmi fil-paragrafu 1.
Artikolu 117
Rapporti tal-awditur intern
(l-Artikolu 99 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awditur intern jibgħat lill-istituzzjoni r-rapport annwali dwar l-awditjar intern previst fl-Artikolu 99(3) tar-Regolament Finanzjarju, fejn jindika l-għadd u t-tip ta’ awditi interni mwettqa, ir-rakkomandazzjonijiet prinċipali li saru u l-azzjoni li ttieħdet fuq dawk ir-rakkomandazzjonijiet.
Dak ir-rapport annwali jsemmi wkoll kwalunkwe problema sistemika li tiġi osservata mill-grupp speċjalizzat imwaqqaf skont l-Artikolu 73(6) tar-Regolament Finanzjarju.
2. Kull istituzzjoni tikkunsidra jekk ir-rakkomandazzjonijiet magħmula fir-rapporti tal-awditur intern tagħha humiex adatti għal skambju tal-aqwa prattiċi ma’ istituzzjonijiet oħra.
3. L-awditur intern, waqt li jkun qiegħed jelabora r-rapport tiegħu, jiffoka b’mod partikolari fuq il-konformità ġenerali mal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u jiżgura li jkunu ttieħdu l-miżuri xierqa sabiex tittejjeb u tissaħħaħ kontinwament l-applikazzjoni tiegħu.
Artikolu 118
Indipendenza
(l-Artikolu 100 tar-Regolament Finanzjarju)
L-awditur intern igawdi minn indipendenza totali fit-twettiq tal-awditi tiegħu. Huwa ma jistax jingħata struzzjonijiet u ma jistax ikun ristrett b’xi mod fir-rigward tal-funzjonijiet li, minħabba l-ħatra tiegħu, huma mogħtija lilu skont ir-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 119
Ir-responsabbiltà tal-awditur intern
(l-Artikolu 100 tar-Regolament Finanzjarju)
L-istituzzjoni weħidha, billi timxi skont dan l-Artikolu, tista’ taġixxi biex l-awditur intern, bħala uffiċjal jew impjegat ieħor soġġett għar-Regolamenti tal-Persunal, ikun iddikjarat bħala responsabbli għall-azzjonijiet tiegħu.
L-istituzzjoni tieħu deċiżjoni motivata biex tibda investigazzjoni. Dik id-deċiżjoni tiġi kkomunikata lill-parti interessata. Taħt ir-responsabbiltà diretta tagħha, l-istituzzjoni tista’ tagħti l-investigazzjoni f’idejn uffiċjal wieħed jew aktar, ta’ grad ugwali jew ogħla minn dak tal-membru tal-persunal ikkonċernat. Il-fehmiet tal-parti interessata jinstemgħu matul l-investigazzjoni.
Ir-rapport tal-investigazzjoni jintbagħat lill-parti interessata, li mbagħad għandha tinstema’ mill-istituzzjoni fuq is-suġġett ta’ dak ir-rapport.
Abbażi tar-rapport u s-smigħ, l-istituzzjoni tadotta deċiżjoni motivata li ttemm il-proċeduri jew deċiżjoni motivata skont l-Artikoli 22, 86 u l-Anness IX tar-Regolamenti tal-Persunal. Id-deċiżjonijiet li jimponu miżuri dixxiplinarji jew pieni finanzjarji jiġu nnotifikati lill-parti interessata u jintbagħtu, għall-finijiet ta’ informazzjoni, lill-istituzzjonijiet l-oħra tal-Qorti tal-Awdituri.
Il-parti interessata tista’ tressaq azzjoni fir-rigward ta’ tali deċiżjonijiet quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea, kif previst fir-Regolamenti tal-Persunal.
Artikolu 120
Azzjoni quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea
(l-Artikolu 100 tar-Regolament Finanzjarju)
Bla ħsara għar-rimedji permessi mir-Regolamenti tal-Persunal, l-awditur intern jista’ jressaq azzjoni direttament quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea għal kull att relatat mal-qadi ta’ dmirijietu bħala awditur intern. Azzjoni bħal din għandha tiġi ddepożitata fi żmien tliet xhur mill-jum kalendarju meta jkun innotifikat l-att inkwistjoni.
Tali azzjonijiet jiġu investigati u jinstemgħu kif previst fl-Artikolu 91(5) tar-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
TITOLU V
AKKWIST
KAPITOLU 1
Dispożizzjonijiet ġenerali
Taqsima 1
Kamp ta’ Applikazzjoni u Prinċipji tal-Għoti
Artikolu 121
Definizzjonijiet u kamp ta’ applikazzjoni
(l-Artikolu 101 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kuntratti ta’ bini jkopru x-xiri, il-kiri fit-tul, l-użufrutt, it-twellija, il-kiri jew ix-xiri bin-nifs, bil-possibbiltà jew le ta’ xiri, ta’ art, binjiet eżistenti jew proprjetà immobbli oħra.
2. Il-kuntratti ta’ provvista jkopru x-xiri, it-twellija, il-kiri jew il-ħlas bin-nifs bil-possibbiltà jew le ta’ xiri. Kuntratt għall-forniment ta’ prodotti u, b’mod inċidentali, għat-tqegħid u l-installazzjoni jitqies bħala kuntratt ta’ provvista.
3. Il-kuntratti ta’ xogħlijiet ikopru l-eżekuzzjoni, jew kemm id-disinn kif ukoll l-eżekuzzjoni, ta’ xogħlijiet jew xogħol relatat ma’ waħda mill-attivitajiet imsemmija fl-Anness I tad-Direttiva 2004/18/KE, jew it-twettiq, bi kwalunkwe mezz, ta’ xogħol li jissodisfa r-rekwiżiti speċifikati mill-awtorità kontraenti. “Xogħol” tfisser ir-riżultat ta’ xogħlijiet ta’ bini jew ta’ inġinerija ċivili li minnu nnifsu jista’ jaqdi funzjoni ekonomika jew teknika.
4. Il-kuntratti ta’ servizzi jkopru s-servizzi intellettwali u mhux intellettwali kollha għajr dawk li huma koperti minn kuntratti ta’ provvista, kuntratti ta’ xogħlijiet jew kuntratti ta’ bini.
Kuntratt li jkopri żewġ tipi jew aktar ta’ akkwisti (xogħlijiet, servizzi jew provvisti) jingħata skont id-dispożizzjonijiet applikabbli għat-tip ta’ akkwist li jikkaratterizza s-suġġett prinċipali tal-kuntratt inkwistjoni.
Fil-każ ta’ kuntratti mħallta li jikkonsistu minn servizzi u provvisti, l-għan prinċipali jiġi stabbilit bi tqabbil tal-valuri tas-servizzi jew il-provvisti rilevanti.
Kwalunkwe referenza għan-nomenklaturi fil-kuntest tal-akkwist pubbliku ssir bl-użu tal-“Vokabularju Komuni dwar l-Akkwisti Pubbliċi (CPV)” kif stabbilit fir-Regolament (KE) Nru 2195/2002 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (11).
5. It-termini “kuntrattur tax-xogħol”, “fornitur” u “fornitur ta’ servizzi” jkopru kwalunkwe persuna fiżika jew ġuridika jew kull entità pubblika jew konsorzju ta’ tali persuni u/jew korpi li joffru li jwettqu xogħlijiet, ifornu prodotti u jipprovdu servizzi. It-terminu “operatur ekonomiku” ifisser “kuntratturi tax-xogħol”, “fornituri” u “fornituri ta’ servizzi”. “Offerenti” tfisser operaturi ekonomiċi li jkunu ssottomettew offerta. “Kandidati” tfisser dawk li jkunu talbu sabiex jitħallew jieħdu sehem fi proċedura ristretta, djalogu kompetittiv, jew proċedura nnegozjata. “Bejjiegħa” tfisser operaturi ekonomiċi rreġistrati f’lista ta’ bejjiegħa skont l-Artikolu 136(1)(b).
Konsorzji ta’ operaturi ekonomiċi jkunu awtorizzati li jitfgħu offerti jew li jkunu kandidati. L-awtoritajiet kontraenti ma jistgħux jesiġu li l-konsorzji jkollhom forma legali partikolari sabiex jitħallew jitfgħu offerta jew jitolbu li jieħdu sehem, iżda l-konsorzju magħżul jista’ jintalab jadotta forma legali partikolari wara li jkun ingħatalu l-kuntratt jekk tali bidla tkun meħtieġa għat-twettiq xieraq tal-kuntratt.
6. Id-dipartimenti tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni jitqiesu bħala awtoritajiet kontraenti, ħlief meta jikkonkludu bejniethom arranġamenti amministrattivi għall-forniment ta’ servizzi, il-provvista ta’ prodotti, għat-twettiq ta’ xogħlijiet jew għall-implimentazzjoni ta’ kuntratti ta’ bini.
7. Assistenza teknika tfisser l-attivitajiet ta’ appoġġ u ta’ bini tal-kapaċità li jkunu meħtieġa għall-implimentazzjoni ta’ programm jew azzjoni, b’mod partikolari attivitajiet ta’ preparazzjoni, ġestjoni, evalwazzjoni, awditjar u kontroll.
8. L-iskambji kollha mal-kuntratturi, inklużi l-konklużjoni ta’ kuntratti u kwalunkwe emenda għalihom, jistgħu jsiru permezz ta’ sistemi ta’ skambju elettroniċi stabbiliti mill-awtorità kontraenti.
9. Dawn is-sistemi jissodisfaw ir-rekwiżiti li ġejjin:
(a)
persuni awtorizzati biss jista’ jkollhom aċċess għas-sistema u d-dokumenti trażmessi fiha;
(b)
persuni awtorizzati biss jistgħu jiffirmaw jew jittrażmettu dokument permezz tas-sistema;
(c)
persuni awtorizzati jridu jiġu identifikati permezz tas-sitema permezz ta’ mezzi stabbiliti.
(d)
il-ħin u d-data tat-tranżazzjoni elettronika jridu jiġu stabbiliti bi preċiżjoni;
(e)
trid tinżamm l-integrità tad-dokumenti;
(f)
trid tinżamm id-disponibilità tad-dokumenti;
(g)
fejn ikun xieraq, trid tinżamm il-kunfidenzjalità tad-dokumenti;
(h)
trid tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
10. Dejta mibgħuta jew riċevuta permezz ta’ sistema bħal din tgawdi mill-preżunzjoni legali tal-integrità tad-dejta u l-preċiżjoni tad-data u l-ħin ta’ meta ntbagħtet jew ġiet riċevuta d-dejta indikati mis-sistema.
Dokument mibgħut jew innotifikat permezz ta’ sistema bħal din jitqies ekwivalenti għal dokument fuq karta, għandu jkun ammissibbli bħala prova fi proċedimenti legali, għandu jitqies oriġinali u għandu jgawdi l-preżunzjoni legali tal-awtentiċità u l-integrità tiegħu, bil-kundizzjoni li ma jkunx fih karatteristiċi dinamiċi li kapaċi jbiddluh b’mod awtomatiku.
Il-firem elettroniċi msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 9 jkollhom l-effett legali ekwivalenti ta’ firem bl-idejn.
Artikolu 122
Kuntratti qafas u kuntratti speċifiċi
(l-Artikolu 101 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kuntratt qafas ma jistax ikun għal aktar minn erba’ snin, ħlief f’każijiet eċċezzjonali debitament ġustifikati b’mod partikolari mis-suġġett tal-kuntratt qafas.
Kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas jingħataw skont it-termini tal-kuntratt qafas, bejn l-awtoritajiet kontraenti u l-kuntratturi tal-kuntratt qafas.
Meta jingħataw kuntratti speċifiċi, il-partijiet ma jistgħux jagħmlu tibdil sostanzjali għall-kuntratt qafas.
2. Meta kuntratt qafas jiġi konkluż ma’ operatur ekonomiku wieħed biss, il-kuntratti speċifiċi jingħataw fil-limiti tat-termini stipulati fil-kuntratt qafas.
F’ċirkustanzi debitament ġustifikati, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jikkonsultaw bil-miktub lill-kuntrattur, u jitolbuh jissupplimenta l-offerta tiegħu jekk meħtieġ.
3. Meta kuntratt qafas ikun irid jiġi konkluż ma’ diversi operaturi ekonomiċi, dan jiġi konkluż ma’ tal-anqas tliet operaturi, bil-kundizzjoni li jkun hemm numru suffiċjenti ta’ operaturi ekonomiċi li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla jew numru suffiċjenti ta’ offerti ammissibbli li jissodisfaw il-kriterji tal-għoti.
Kuntratt qafas ma’ diversi operaturi ekonomiċi jista’ jieħu l-forma ta’ kuntratti separati li jkun fihom termini identiċi.
Kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas konklużi ma’ diversi operaturi jingħataw f’konformità mal-arranġamenti li ġejjin:
(a)
fil-każ ta’ kuntratti qafas mingħajr ftuħ mill-ġdid tal-kompetizzjoni bl-applikazzjoni tat-termini stabbiliti fil-kuntratt qafas;
(b)
fil-każ ta’ kuntratti qafas bi ftuħ mill-ġdid tal-kompetizzjoni, wara li l-partijiet ikunu reġgħu kkompetew fuq il-bażi tal-istess termini li, jekk ikun meħtieġ, jiġu fformulati b’mod aktar preċiż u, fejn ikun xieraq, fuq il-bażi ta’ termini oħra msemmija fl-ispeċifikazzjonijiet tal-kuntratt qafas.
Għal kull kuntratt speċifiku li għandu jingħata skont l-arranġamenti fil-punt (b) tat-tielet subparagrafu, l-awtoritajiet kontraenti jikkonsultaw bil-miktub lill-kuntratturi tal-kuntratt qafas, u jistabbilixxu limitu ta’ żmien li jkun twil biżżejjed sabiex l-offerti jkunu jistgħu jiġu ppreżentati. L-offerti jiġu sottomessi bil-miktub. L-awtoritajiet kontraenti jagħtu kull kuntratt speċifiku lill-offerent li jkun tefa’ l-aħjar offerta fuq il-bażi tal-kriterji tal-għoti stipulati fl-ispeċifikazzjoni tal-kuntratt qafas.
4. F’setturi soġġetti għal evoluzzjoni mgħaġġla tal-prezzijiet u tat-teknoloġija, il-kuntratti qafas mingħajr ftuħ mill-ġdid tal-kompetizzjoni jinkludu klawsola dwar reviżjoni ta’ nofs it-terminu jew dwar sistema ta’ valutazzjoni komparattiva. Wara r-reviżjoni ta’ nofs it-terminu, jekk il-kundizzjonijiet stabbiliti inizjalment ma jkunux għadhom adattati għall-evoluzzjoni tal-prezzijiet jew tat-teknoloġija, l-awtorità kontraenti ma tistax tuża l-kuntratt qafas ikkonċernat u tieħu l-miżuri xierqa sabiex ittemmu.
5. Huma biss il-kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas li jiġu ppreċeduti minn impenn tal-baġit.
Taqsima 2
pubblikazzjoni
Artikolu 123
Reklamar tal-kuntratti koperti mid-Direttiva 2004/18/KE
(l-Artikolu 103 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-pubblikazzjoni għall-kuntratti b’valur daqs jew akbar mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1) tikkonsisti f’avviż dwar kuntratt, bla ħsara għall-Artikolu 134, u avviż ta’ għoti. Avviż minn qabel ta’ informazzjoni jkun obbligatorju biss meta l-awtorità kontraenti jkollha l-ħsieb li tuża l-possibilità li tqassar il-limiti taż-żmien biex tirċievi l-offerti skont l-Artikolu 152(4).
2. L-avviż minn qabel ta’ informazzjoni huwa l-avviż li permezz tiegħu l-awtoritajiet kontraenti jgħarrfu, bħala gwida, il-valur totali stmat u s-suġġett tal-kuntratti u l-kuntratti qafas li jkun beħsiebhom jagħtu matul sena finanzjarja, minbarra l-kuntratti bil-proċedura negozjata mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt.
L-avviż minn qabel ta’ informazzjoni jiġi ppubblikat mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet”) jew mill-awtoritajiet kontraenti nfushom fuq il-profil tax-xerrejja tagħhom.
L-avviż ta’ informazzjoni minn qabel obbligatorju jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet jew jiġi ppubblikat fuq il-profil tax-xerrej mill-aktar fis u fi kwalunkwe każ mhux aktar tard mill-31 ta’ Marzu ta’ kull sena finanzjarja.
L-awtoritajiet kontraenti li jippubblikaw l-avviż minn qabel ta’ informazzjoni fuq il-profil tax-xerrej tagħhom jibagħtu lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, b’mod elettroniku u billi jużaw il-format u l-proċeduri ta’ trażmissjoni speċifikati fil-punt (3) tal-Anness VIII għad-Direttiva 2004/18/KE, avviż li jħabbar il-pubblikazzjoni ta’ avviż minn qabel ta’ informazzjoni fuq profil tax-xerrej.
3. L-avviż dwar kuntratt huwa l-mezz li bih l-awtoritajiet kontraenti jgħarrfu l-intenzjoni tagħhom li jniedu proċedura għall-għoti ta’ kuntratt jew ta’ kuntratt qafas jew li jistabbilixxu sistema dinamika ta’ xiri skont l-Artikolu 131. Bla ħsara għall-kuntratti konklużi wara proċedura nnegozjata kif imsemmi fl-Artikolu 134, l-avviż dwar kuntratt ikun obbligatorju għall-kuntratti b’valur stmat li jkun daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1).
Ma jkunx obbligatorju għall-kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas.
Fi proċedura miftuħa, l-avviż ta’ kuntratt jispeċifika d-data, il-ħin u, fejn ikun xieraq, il-post tal-laqgħa tal-kumitat tal-ftuħ, li għandha tkun miftuħa għall-offerenti.
L-awtoritajiet kontraenti jiddikjaraw jekk jawtorizzawx varjanti jew le u għandhom jispeċifikaw il-livelli minimi ta’ kapaċità li jitolbu jekk jużaw il-possibbiltà stipulata fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 146(2). Huma jispeċifikaw il-kriterji tal-għażla msemmija fl-Artikolu 146 li jkun beħsiebhom jużaw, in-numru minimu ta’ kandidati li jkun beħsiebhom jistiednu biex jitfgħu offerta u, fejn ikun xieraq, in-numru massimu, kif ukoll il-kriterji oġġettivi mhux diskriminatorji li jkun beħsiebhom jużaw biex jillimitaw in-numru, skont it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 128(1).
Fejn ikun hemm aċċess mingħajr restrizzjonijiet, sħiħ u dirett għas-sejħa għall-offerti permezz ta’ mezzi elettroniċi, b’mod partikolari fis-sistemi dinamiċi ta’ xiri msemmija fl-Artikolu 131, l-indirizz tal-Internet fejn jistgħu jiġu kkonsultati dawn id-dokumenti jidher fl-avviż tal-kuntratt.
L-awtoritajiet kontraenti li jkunu jixtiequ jorganizzaw kompetizzjoni joħorġu avviż li fih iħabbru l-intenzjoni tagħhom.
Fejn ikun xieraq, l-awtoritajiet kontraenti jispeċifikaw fl-avviż ta’ kuntratt li l-proċedura ta’ akkwist hija proċedura ta’ akkwist interistituzzjonali. F’każijiet bħal dawn, l-avviż ta’ kuntratt jindika l-istituzzjonijiet, l-aġenziji eżekuttivi jew il-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju li jkunu involuti fil-proċedura ta’ akkwist, l-istituzzjoni responsabbli mill-proċedura ta’ akkwist u l-volum globali tal-kuntratti għal dawk l-istituzzjonijiet, l-aġenziji eżekuttivi jew il-korpi kollha.
4. L-avviż ta’ għoti jagħti r-riżultat tal-proċedura għall-għoti ta’ kuntratti, kuntratti qafas jew kuntratti bbażati fuq sistema dinamika ta’ xiri. Fil-każ ta’ kuntratti b’valur daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), l-avviż ta’ għoti jkun obbligatorju. Ma jkunx obbligatorju għall-kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas.
L-avviż ta’ għoti jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet mhux aktar tard minn 48 jum kalendarju minn meta jiġi ffirmat il-kuntratt jew il-kuntratt qafas. Madankollu, l-avviżi li jirrigwardaw kuntratti bbażati fuq sistema dinamika ta’ xiri jistgħu jinġabru flimkien fuq bażi ta’ kull tliet xhur. F’każijiet bħal dawn, huma jintbagħtu lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet mhux aktar tard minn 48 jum wara t-tmiem ta’ kull perjodu ta’ tliet xhur.
L-awtoritajiet kontraenti li jkunu organizzaw kompetizzjoni ta’ disinn jibagħtu lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet avviż dwar ir-riżultati tal-kompetizzjoni.
Fil-każ ta’ proċeduri interistituzzjonali, l-avviż ta’ għoti jintbagħat lill-awtorità kontraenti responsabbli għall-proċedura.
L-avviż ta’ għoti jintbagħat ukoll lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet fil-każ ta’ kuntratt jew kuntratt qafas b’valur daqs jew akbar mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1) u aġġudikat skont proċedura negozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt, fi żmien suffiċjenti biex il-pubblikazzjoni sseħħ qabel l-iffirmar tal-kuntratt, skont it-termini u l-kundizzjonijiet stipulati fl-Artikolu 171(1).
Bla ħsara għall-Artikolu 21, l-informazzjoni relatata mal-valur u l-kuntratturi ta’ kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas matul sena finanzjarja tiġi ppubblikata fuq is-sit tal-Internet tal-awtorità kontraenti mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju wara t-tmiem ta’ dik is-sena finanzjarja jekk, bħala riżultat tal-konklużjoni ta’ kuntratt speċifiku jew tal-volum aggregat tal-kuntratti speċifiċi, il-limiti msemmija fl-Artikolu 170(1) jinqabżu.
5. L-avviżi jsiru skont il-formoli standard adottati mill-Kummissjoni skont id-Direttiva 2004/18/KE.
Artikolu 124
Reklamar tal-kuntratti mhux koperti mid-Direttiva 2004/18/KE
(l-Artikolu 103 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kuntratti li jkollhom valur aktar baxx mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1) jiġu reklamati b’mezzi xierqa sabiex ikunu żgurati offerti kompetittivi u l-imparzjalità tal-proċedura ta’ akkwist. Tali reklamar jinvolvi:
(a)
avviż dwar kuntratt kif imsemmi fl-Artikolu 123(3), jew avviż ta’ sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess għal kuntratti li jkopru suġġett simili b’valur akbar mill-ammont imsemmi fl-Artikolu 137(1);
(b)
pubbliċità ex ante xierqa fuq l-Internet għal kuntratti b’valur akbar mill-ammont imsemmi fl-Artikolu 137(2).
2. Lista tal-kuntratturi li jingħatawlhom kuntratti ta’ bini u kuntratti ddikjarati sigrieti skont l-Artikolu 134(1)(j) ta’ dan ir-Regolament tiġi ppubblikata biss darba fis-sena, b’indikazzjoni tas-suġġett u l-valur tal-kuntratti mogħtija. Dik il-lista tintbagħat lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill. Fil-każ tal-Kummissjoni, dik il-lista tiġi annessa mas-sommarju tar-rapporti annwali tal-attività msemmija fl-Artikolu 66(9) tar-Regolament Finanzjarju.
3. L-informazzjoni dwar kuntratti b’valur akbar mill-ammont imsemmi fl-Artikolu 137(1) u li ma kinux is-suġġett ta’ avviż individwali ta’ aġġudikazzjoni tintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet. Il-listi annwali ta’ kuntratturi jintbagħtu sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju tas-sena finanzjarja ta’ wara.
4. L-informazzjoni dwar kuntratti b’valur akbar mill-ammont imsemmi fl-Artikolu 137(2) tiġi ppubblikata fuq is-sit tal-Internet tal-istituzzjoni sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju tas-sena finanzjarja ta’ wara.
Artikolu 125
Pubblikazzjoni tal-avviżi
(l-Artikolu 103 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet jippubblika l-avviżi msemmija fl-Artikoli 123 u 124 f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea sa mhux aktar tard minn 12-il ġurnata kalendarja minn meta jinħarġu.
Il-perjodu speċifikat fl-ewwel subparagrafu jitnaqqas għal ħamest ijiem kalendarji fil-każ tal-proċeduri mgħaġġla msemmija fl-Artikolu 154.
2. L-awtoritajiet kontraenti jridu jkunu kapaċi jipprovdu evidenza tad-data tal-ħruġ.
Artikolu 126
Forom oħra ta’ reklamar
(l-Artikolu 103 tar-Regolament Finanzjarju)
Minbarra r-reklamar previst fl-Artikoli 123, 124 u 125, il-kuntratti jistgħu jiġu reklamati bi kwalunkwe mod ieħor, speċjalment f’forma elettronika. Kwalunkwe reklamar ta’ dan it-tip irid jirreferi għall-avviż ippubblikat f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, kif previst fl-Artikolu 125, jekk ikun ġie ppubblikat wieħed, u ma jistax jippreċedi l-pubblikazzjoni ta’ dak l-avviż, li huwa biss huwa awtentiku.
Tali reklamar ma jista’ jintroduċi l-ebda diskriminazzjoni bejn il-kandidati jew l-offerenti u lanqas ma jista’ jkun fih dettalji ħlief dawk inklużi fl-avviż tal-kuntratt, jekk ikun ġie ppubblikat.
Taqsima 3
Proċeduri ta’ Akkwist
Artikolu 127
Tipi ta’ proċeduri ta’ akkwist
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kuntratti jingħataw permezz ta’ sejħa għall-offerti, billi tintuża l-proċedura miftuħa, ristretta jew negozjata wara l-pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt jew bi proċedura negozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt, fejn ikun xieraq wara kompetizzjoni.
2. Il-proċeduri ta’ akkwist ikunu miftuħa meta l-operaturi ekonomiċi interessati kollha jkunu jistgħu jitfgħu offerta. Dan japplika wkoll fil-każ tas-sistemi dinamiċi ta’ xiri msemmija fl-Artikolu 131.
Il-proċduri ta’ akkwist ikunu ristretti meta l-operaturi ekonomiċi kollha jkunu jistgħu jitolbu li jieħdu sehem iżda jkunu biss il-kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla msemmija fl-Artikolu 146 u li jiġu mistiedna fl-istess ħin u bil-miktub mill-awtoritajiet kontraenti, li jistgħu jitfgħu offerta jew soluzzjoni fil-qafas tal-proċedura ta’ djalogu kompetittiv imsemmija fl-Artikolu 132.
Il-fażi tal-għażla tista’ tiġi ripetuta għal kull kuntratt individwali, anki fil-każ ta’ djalogu kompetittiv, jew tista’ tinvolvi t-tfassil ta’ lista ta’ kandidati potenzjali skont il-proċedura msemmija fl-Artikolu 136(1)(a).
3. Fi proċedura nnegozjata, l-awtoritajiet kontraenti jikkonsultaw lill-offerenti tal-għażla tagħhom li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla stipulati fl-Artikolu 146, u jinnegozjaw it-termini tal-offerti tagħhom ma’ wieħed minnhom jew aktar.
Fi proċeduri nnegozjati fejn jiġi ppubblikat avviż dwar kuntratt, kif imsemmija fl-Artikolu 135, l-awtoritajiet kontraenti jistiednu fl-istess ħin u bil-miktub lill-kandidati magħżula sabiex jinnegozjaw.
4. Il-kompetizzjonijiet huma proċeduri li jippermettu lill-awtorità kontraenti li takkwista, l-aktar fl-oqsma tal-arkitettura u tal-inġinerija ċivili jew tal-ipproċessar tad-dejta, pjan jew disinn propost minn bord tal-għażla wara li dan ikun tpoġġa għal offerti kompetittivi bl-għoti ta’ premjijiet jew mingħajrhom.
Artikolu 128
L-għadd ta’ kandidati fi proċeduri ristretti jew innegozjati
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fi proċedura ristretta u l-proċeduri msemmija fil-punti (a) u (b) tal-Artikolu 136(1), l-għadd ta’ kandidati mistiedna biex jitfgħu offerta ma jistax ikun inqas minn ħamsa, bil-kundizzjoni li jkun hemm numru suffiċjenti ta’ kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla.
L-awtorità kontraenti tista’ tipprovdi wkoll għal numru massimu ta’ kandidati, skont is-suġġett tal-kuntratt u fuq il-bażi ta’ kriterji tal-għażla oġġettivi u mhux diskriminatorji. F’każijiet bħal dawn, il-firxa u l-kriterji jridu jkunu indikati fl-avviż tal-kuntratt jew fis-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess imsemmija fl-Artikoli 123 u 124.
Fi kwalunkwe każ, in-numru ta’ kandidati mistiedna biex jitfgħu l-offerti jrid ikun suffiċjenti biex tkun assigurata kompetizzjoni ġenwina.
2. Fi proċeduri nnegozjati u wara djalogu kompetittiv, in-numru ta’ kandidati mistiedna sabiex jinnegozjaw jew jagħmlu offerta ma jistax ikun ta’ anqas minn tlieta, bil-kundizzjoni li numru suffiċjenti ta’ kandidati jissodisfaw il-kriterji tal-għażla.
In-numru ta’ kandidati mistiedna sabiex jitfgħu offerta jrid jkun biżżejjed biex tiġi assigurata kompetizzjoni ġenwina.
L-ewwel u t-tieni subparagrafi ma japplikawx għal dawn li ġejjin:
(a)
kuntratti li jinvolvu valuri baxxi ħafna, kif imsemmija fl-Artikolu 137(2);
(b)
kuntratti għal servizzi legali skont in-nomenklatura tas-CPV;
(c)
kuntratti ddikjarati sigrieti, kif imsemmija fl-Artikolu 134(1)(j).
3. Meta n-numru ta’ kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla u l-livelli minimi jkun anqas min-numru minimu speċifikat fil-paragrafi 1 u 2, l-awtorità kontraenti tista’ tkompli l-proċedura billi tistieden lill-kandidat jew il-kandidati li jkollhom il-kapaċitajiet meħtieġa. Madankollu, l-awtorità kontraenti ma tistax tinkludi operaturi ekonomiċi li ma jkunux ġew inizjalment mistiedna biex jieħdu sehem fil-proċedura, jew kandidati li ma jkollhomx il-kapaċitajiet meħtieġa.
Artikolu 129
Arranġamenti għall-proċeduri nnegozjati
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
L-awtoritajiet kontraenti jinnegozjaw l-offerti mitfugħa, mal-offerenti, sabiex jadattawhom għar-rekwiżiti stabbiliti fl-avviż tal-kuntratt imsemmi fl-Artikolu 123 jew fl-ispeċifikazzjonijiet u fi kwalunkwe dokument addizzjonali u sabiex isibu l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża.
Matul in-negozjar, l-awtoritajiet kontraenti jassiguraw trattament ugwali lill-offerenti kollha.
Fejn l-awtoritajiet kontraenti jkunu jistgħu, f’konformità mal-Artikolu 135, jagħtu kuntratti permezz ta’ proċedura nnegozjata wara li jkunu ppubblikaw avviż dwar kuntratt, huma jistgħu jirranġaw sabiex il-proċedura nnegozjata ssir fi stadji sabiex jitnaqqas in-numru ta’ offerti li jridu jiġu nnegozjati, filwaqt li jiġu applikati l-kriterji tal-għażla stipulati fl-avviż dwar il-kuntratt jew fl-ispeċifikazzjoni. L-avviż dwar il-kuntratt jew l-ispeċifikazzjoni jridu jindikaw li għandha tintuża din il-possibbiltà.
Artikolu 130
Kompetizzjonijiet
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Ir-regoli għall-organizzazzjoni ta’ kompetizzjoni jridu jiġu kkomunikati lil dawk kollha li jkunu interessati li jieħdu sehem.
In-numru ta’ kandidati mistiedna sabiex jipparteċipaw irid ikun suffiċjenti sabiex tkun assigurata kompetizzjoni ġenwina.
2. Il-bord tal-għażla jinħatar mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Huwa jkun iffurmat biss minn persuni fiżiċi li ma jkollhomx x’jaqsmu mal-parteċipanti fil-kompetizzjoni. Meta tkun meħtieġa kwalifika professjonali partikolari biex wieħed jieħu sehem f’kompetizzjoni, mill-anqas terz tal-membri tal-bord tal-għażla jrid ikollhom l-istess kwalifika jew waħda ekwivalenti.
Il-bord tal-għażla jkun awtonomu fl-opinjonijiet tiegħu. L-opinjonijiet tiegħu jiġu adottati fuq il-bażi tal-proġetti ppreżentati lilu b’mod anonimu mill-kandidati u fid-dawl biss tal-kriterji stipulati fl-avviż dwar il-kompetizzjoni.
3. Il-proposti u l-osservazzjonijiet tal-bord tal-għażla, abbażi tal-merti ta’ kull proġett individwali, jiġu rreġistrati f’rapport iffirmat mill-membri.
Il-kandidati jridu jibqgħu anonimi sakemm il-bord tal-għażla jkun ta l-opinjoni tiegħu.
Il-kandidati jistgħu jiġu mitluba mill-bord tal-għażla sabiex iwieġbu l-mistoqsijiet irreġistrati fir-rapport biex jiċċaraw proġett. Irid isir rapport sħiħ tad-djalogu li jirriżulta.
4. L-awtorità kontraenti mbagħad tieħu deċiżjoni li fiha tagħti l-isem u l-indirizz tal-kandidat magħżul u r-raġunijiet għalfejn intgħażel, b’referenza għall-kriterji mħabbra fl-avviż dwar il-kompetizzjoni, speċjalment jekk tkun tiddevja mill-proposti magħmula fl-opinjoni tal-bord tal-għażla.
Artikolu 131
Sistema dinamika ta’ xiri
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Is-sistema dinamika ta’ xiri hija proċess kompletament elettroniku għal xiri użat b’mod frekwenti, miftuħa matul il-perjodu sħiħ tagħha għal kull operatur ekonomiku li jissodisfa l-kriterji tal-għażla u li jkun issottometta offerta indikattiva li tikkonforma mal-ispeċifikazzjoni u kwalunkwe dokument addizzjonali. L-offerti indikattivi jistgħu jiġu mtejba f’kull ħin bil-kundizzjoni li jibqgħu konformi mal-ispeċifikazzjoni.
2. Sabiex tiġi stabbilita s-sistema dinamika ta’ xiri, l-awtoritajiet kontraenti jippubblikaw avviż ta’ kuntratt li jindika li tkun qiegħda tintuża sistema dinamika ta’ xiri u li jkun fih referenza għall-indirizz tal-Internet li joffri aċċess mingħajr restrizzjonijiet, sħiħ u dirett għall-ispeċifikazzjoni u għal kull dokument addizzjonali mill-ħin tal-pubblikazzjoni tal-avviż sal-għeluq tas-sistema.
Fl-ispeċifikazzjoni huma jindikaw, fost affarijiet oħra, in-natura tax-xirjiet previsti taħt dik is-sistema, u l-informazzjoni kollha neċessarja dwar is-sistema ta’ xiri, it-tagħmir elettroniku użat u l-arranġamenti u l-ispeċifikazzjonijiet tal-kollegament tekniku.
3. L-awtoritajiet kontraenti jagħtu lil kull operatur ekonomiku, matul il-perjodu kollu tas-sistema dinamika ta’ xiri, il-possibbiltà li jitfa’ offerta indikattiva sabiex jiġi ammess fis-sistema bil-kundizzjonijiet imsemmija fil-paragrafu 1. Huma jlestu l-evalwazzjoni fi żmien mhux aktar minn 15-il ġurnata mid-data tas-sottomissjoni tal-offerta indikattiva. Madankollu, huma jistgħu jestendu l-perjodu ta’ evalwazzjoni bil-kundizzjoni li sadanittant ma tinħareġ l-ebda sejħa għall-offerti.
L-awtorità kontraenti tinforma lill-offerenti mal-ewwel opportunità possibbli, li huma jkunu ġew ammessi fis-sistema dinamika ta’ xiri jew li l-offerta tagħhom kienet rifjutata.
4. Kull kuntratt speċifiku jkun is-suġġett ta’ sejħa għall-offerti. Qabel ma joħorġu din is-sejħa, l-awtoritajiet kontraenti jippubblikaw avviż simplifikat dwar il-kuntratt li bih jistiednu lill-atturi ekonomiċi interessati kollha biex jitfgħu offerta indikattiva, fi żmien li ma jistax ikun anqas minn 15-il ġurnata mid-data li fiha jintbagħat l-avviż simplifikat. L-awtoritajiet kontraenti ma jistgħux jipproċedu bl-offerti qabel ma jkunu lestew l-evalwazzjoni tal-offerti indikattivi kollha li jkunu rċevew sa dik id-data tal-għeluq.
L-awtoritajiet kontraenti jistiednu lill-offerenti kollha ammessi fis-sistema biex jitfgħu offerta fi żmien raġonevoli. Huma jagħtu l-kuntratt lill-offerent li jkun tefa’ l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża fuq il-bażi tal-kriterji tal-għoti stipulati fl-avviż tal-kuntratt għall-istabbiliment tas-sistema dinamika ta’ xiri. Dawk il-kriterji jistgħu, jekk ikun meħtieġ, jiġu fformulati b’mod aktar preċiż fis-sejħa għall-offerti.
5. Sistema dinamika ta’ xiri ma tistax iddum għal aktar minn erba’ snin, ħlief f’każijiet eċċezzjonali ġustifikati sewwa.
L-awtoritajiet kontraenti ma jistgħux jużaw din is-sistema biex iwaqqfu, jillimitaw, jew iwasslu għal distorsjoni tal-kompetizzjoni.
Ma jistgħu jiġu imposti l-ebda ħlasijiet fuq l-operaturi ekonomiċi interessati jew lill-partijiet fis-sistema.
Artikolu 132
Djalogu kompetittiv
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fil-każ ta’ kuntratti partikolarment kumplessi, meta l-awtorità kontraenti tqis li l-użu dirett tal-proċedura miftuħa jew l-arranġamenti preżenti li jirregolaw il-proċedura ristretta ma jippermettux li l-kuntratt jingħata lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża, hija tista’ tuża d-djalogu kompetittiv imsemmi fl-Artikolu 29 tad-Direttiva 2004/18/KE.
Kuntratt jitqies bħala “partikolarment kumpless” meta l-awtorità kompetenti ma tkunx oġġettivament kapaċi tiddefinixxi l-mezzi tekniċi li kapaċi jissodisfaw il-ħtiġijiet jew l-għanijiet jew li kapaċi jispeċifikaw il-karattru legali jew finanzjarju tal-proġett.
2. L-awtoritajiet kontraenti jippubblikaw avviż ta’ kuntratt li jispeċifika l-ħtiġijiet u r-rekwiżiti tagħhom, li huma għandhom jiddefinixxu f’dak l-avviż u/jew f’dokument deskrittiv.
3. L-awtoritajiet kontraenti jiftħu djalogu mal-kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla stipulati fl-Artikolu 146 sabiex jidentifikaw u jiddefinixxu l-mezzi l-aktar adatti sabiex jissodisfaw il-ħtiġijiet tagħhom.
Matul id-djalogu, l-awtoritajiet kontraenti jassiguraw it-trattament indaqs bejn l-offerenti kollha u l-kunfidenzjalità tas-soluzzjonijiet proposti jew ta’ informazzjoni oħra kkomunikata minn kandidat li jkun qiegħed jipparteċipa fid-djalogu, sakemm il-kandidat ma jaqbilx li din tiġi divulgata.
L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jipprovdu sabiex il-proċedura ssir fi stadji suċċessivi bil-għan li jitnaqqas in-numru ta’ soluzzjonijiet li għandhom jiġu diskussi matul il-fażi tad-djalogu billi japplikaw il-kriterji tal-għoti fl-avviż tal-kuntratt jew fid-dokument deskrittiv jekk din il-possibbiltà tiġi prevista fl-avviż tal-kuntratt jew fid-dokument deskrittiv.
4. Wara li jinfurmaw lill-parteċipanti dwar il-konklużjoni tad-djalogu, l-awtoritajiet kontraenti jitolbuhom jissottomettu l-offerti finali tagħhom fuq il-bażi tas-soluzzjoni jew is-soluzzjonijiet ippreżentati u speċifikati matul id-djalogu. Dawn l-offerti jinkludu l-elementi kollha meħtieġa u neċessarji għat-twettiq tal-proġett.
B’talba tal-awtorità kontraenti, dawn l-offerti jistgħu jiġu ċċarati, speċifikati u mtejba bil-kundizzjoni li dan ma jkollux l-effett li jinbidlu aspetti bażiċi tal-offerta jew tas-sejħa għall-offerti, liema bidla tista’ twassal għal distorsjoni tal-kompetizzjoni jew ikollha effett diskriminatorju.
B’talba tal-awtorità kontraenti, l-offerent identifikat li jkun tefa’ l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża jista’ jiġi mitlub jiċċara aspetti tal-offerta jew jikkonferma l-impenji kontenuti fiha, bil-kundizzjoni li dan ma jwassalx għal bidla f’aspetti importanti tal-offerta jew tas-sejħa għall-offerti u ma jirriskjax li jgħawweġ il-kompetizzjoni jew li jikkawża diskriminazzjoni.
5. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jispeċifikaw il-prezzijiet jew il-ħlasijiet għall-parteċipanti fid-djalogu.
Artikolu 133
Akkwist konġunt
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
Fil-każ ta’ proċedura ta’ akkwist konġunt bejn istituzzjoni waħda u l-awtorità kontraenti minn Stat Membru, Stat tal-EFTA jew pajjiż kandidat tal-Unjoni wieħed jew aktar, japplikaw id-dispożizzjonijiet proċedurali applikabbli għall-istituzzjoni.
Fejn is-sehem appartenenti jew ġestit mill-awtorità kontraenti ta’ Stat Membru, fil-valur totali stmat tal-kuntratt ikun daqs jew aktar minn 50 %, jew f’każijiet oħra debitament ġustifikati, l-istituzzjoni tista’ tiddeċiedi li japplikaw ir-regoli proċedurali applikabbli għall-awtorità kontraenti minn Stat Membru, bil-kundizzjoni li dawn ikunu jistgħu jitqiesu bħala ekwivalenti għal dawk tal-istituzzjoni.
L-istituzzjoni u l-awtorità kontraenti mill-Istati Membri, l-Istati tal-EFTA jew il-pajjiżi kandidati tal-Unjoni kkonċernati bil-proċedura ta’ akkwist konġunt jaqblu b’mod partikolari dwar il-modalitajiet prattiċi għall-evalwazzjoni tat-talbiet għall-parteċipazzjoni jew l-offerti, l-għoti tal-kuntratt, il-liġi applikabbli għall-kuntratt u l-qorti kompetenti għas-smigħ ta’ tilwimiet.
Artikolu 134
Użu ta’ proċedura nnegozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw il-proċedura negozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt, ikun xi jkun l-ammont stmat tal-kuntratt, fil-każijiet li ġejjin:
(a)
meta ma tkun ġiet sottomessal-ebda offerta, jew l-ebda offerta xierqa, jew l-ebda talba ta’ parteċipazzjoni bi tweġiba għal proċedura miftuħa jew għal proċedura ristretta wara li tkun tlestiet il-proċedura inizjali, bil-kundizzjoni li t-termini oriġinali tal-kuntratt kif speċifikati fid-dokumenti tal-offerta msemmija fl-Artikolu 138 ma jinbidlux b’mod sostanzjali;
(b)
meta, għal raġunijiet tekniċi jew artistiċi, jew għal raġunijiet marbuta mal-protezzjoni tad-drittijiet esklużivi, il-kuntratt ikun jista’ jingħata biss lil operatur ekonomiku partikolari;
(c)
safejn ikun strettament neċessarju meta, għal raġunijiet ta’ urġenza estrema kkawżati minn avvenimenti imprevedibbli mhux attribwibbli lill-awtorità kontraenti, ma jkunx possibbli li jiġu rrispettati l-limiti taż-żmien stabbiliti għall-proċeduri l-oħra u stipulati fl-Artikoli 152, 153 u 154;
(d)
meta kuntratt ta’ servizzi jsegwi kompetizzjoni u, skont ir-regoli applikati, irid jingħata lill-kandidat li jintgħażel jew lil wieħed mill-kandidati magħżula; fil-każ tal-aħħar, il-kandidati kollha magħżula jridu jiġu mistiedna biex jieħdu sehem fin-negozjati;
(e)
għal servizzi u xogħlijiet addizzjonali mhux inklużi fil-proġett inizjalment previst jew fil-kuntratt inizjali iżda li, minħabba ċirkustanzi mhux previsti, ikunu saru meħtieġa għat-twettiq tas-servizzi jew tax-xogħlijiet, soġġett għall-kundizzjonijiet stipulati fil-paragrafu 2;
(f)
għal servizzi jew xogħlijiet ġodda li jikkonsistu fir-repetizzjoni ta’ servizzi jew xogħlijiet simili fdati lill-operatur ekonomiku li jkun ingħata l-kuntratt inizjali mill-istess awtorità kontraenti, bil-kundizzjoni li dawn is-servizzi jew xogħlijiet jikkonformaw ma’ proġett bażiku u li dan il-proġett kien is-suġġett ta’ kuntratt inizjali mogħti bil-proċedura miftuħa jew ristretta, soġġett għall-kundizzjonijiet stipulati fil-paragrafu 3;
(g)
għal kuntratti ta’ provvista:
(i)
fil-każ ta’ konsenji addizzjonali li jkunu maħsuba jew bħala sostituzzjoni parzjali ta’ provvisti jew installazzjonijiet normali jew bħala l-estensjoni ta’ provvisti jew installazzjonijiet eżistenti, meta bidla fil-fornitur tobbliga lill-awtorità kontraenti li tikseb tagħmir li jkollu karatteristiċi tekniċi differenti li jwasslu għal inkompatibbiltà jew diffikultajiet tekniċi sproporzjonati fit-tħaddim u l-manutenzjoni; kuntratti bħal dawn ma jistgħux ikunu għal aktar minn tliet snin;
(ii)
meta l-prodotti jiġu mmanifatturati esklużivament għall-iskop ta’ riċerka, esperimenti, studju jew żvilupp, ħlief għal testijiet tal-vijabilità kummerċjali u produzzjoni fuq skala kbira mmirati sabiex jiġu rkuprati l-ispejjeż li jkunu saru fuq ir-riċerka u l-iżvilupp;
(iii)
fir-rigward ta’ provvisti kkwotati u mixtrija minn suq tal-komoditajiet;
(iv)
fir-rigward ta’ xiri b’kundizzjonijiet partikolarment vantaġġużi, jew mingħand fornitur li jkun qiegħed jillikwida b’mod definittiv l-attivitajiet kummerċjali tiegħu, jew mingħand ir-riċevituri jew il-likwidaturi ta’ falliment, arranġament mal-kredituri, jew proċedura simili skont il-liġi nazzjonali;
(h)
għal kuntratti ta’ bini, wara stħarriġ tas-suq lokali;
(i)
għal kuntratti dwar servizzi legali skont in-nomenklatura tas-CPV, bil-kundizzjoni li tali kuntratti jkunu reklamati b’mod xieraq;
(j)
għal kuntratti ddikjarati bħala sigrieti mill-istituzzjoni jew mill-awtoritajiet iddelegati mill-istituzzjoni, jew għal kuntratti li t-twettiq tagħhom irid ikun akkumpanjat b’miżuri speċjali ta’ sigurtà, skont id-dispożizzjonijiet amministrattivi fis-seħħ jew meta l-protezzjoni tal-interessi essenzjali tal-Unjoni titlob dan.
2. Għas-servizzi u x-xogħlijiet addizzjonali msemmija fil-punt (e) tal-paragrafu 1, l-awtorità kontraenti tista’ tuża l-proċedura nnegozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt, bil-kundizzjoni li l-għoti jsir lill-kuntrattur li jkun qiegħed iwettaq il-kuntratt f’xi wieħed mill-każijiet li ġejjin:
(a)
meta tali kuntratti addizzjonali ma jkunux jistgħu jiġu separati teknikament jew ekonomikament mill-kuntratt prinċipali mingħajr inkonvenjenza serja għall-awtorità kontraenti;
(b)
meta tali servizzi jew xogħlijiet, għalkemm jistgħu jiġu separati mit-twettiq tal-kuntratt oriġinali, ikunu strettament neċessarji sabiex jitlesta.
Il-valur totali tal-kuntratti addizzjonali ma jistax jaqbeż il-50 % tal-ammont tal-kuntratt inizjali.
3. Fil-każijiet imsemmija fil-punt (f) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu, il-possibbiltà li tintuża l-proċedura nnegozjata tiġi indikata malli l-ewwel operazzjoni tinħareġ għal offerta kompetittiva, u l-valur totali stmat għas-servizzi jew ix-xogħlijiet sussegwenti jiġi kkunsidrat meta jiġu kkalkulati l-limiti msemmija fl-Artikolu 170(1). Dik il-proċedura tista’ tintuża biss matul it-twettiq tal-kuntratt oriġinali u mhux aktar tard mit-tliet snin ta’ wara l-firma tiegħu.
Artikolu 135
Użu ta’ proċedura nnegozjata wara l-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw il-proċedura negozjata wara li jkunu ppubblikaw avviż dwar kuntratt, ikun xi jkun l-ammont stmat tal-kuntratt, fil-każijiet li ġejjin:
(a)
meta offerti irregolari jew inaċċettabbli, b’mod partikolari fir-rigward tal-kriterji tal-għażla jew tal-għoti, jiġu sottomessi bi tweġiba għal proċedura miftuħa jew ristretta, jew għal djalogu kompetittiv li jkunu tlestew, bil-kundizzjoni li t-termini oriġinali tal-kuntratt kif speċifikati fis-sejħa għall-offerti msemmija fl-Artikolu 138 ma jinbidlux b’mod konsiderevoli, bla ħsara għall-applikazzjoni tal-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu;
(b)
f’każijiet eċċezzjonali li jinvolvu xogħol, provvisti jew servizzi fejn in-natura jew ir-riskji tagħhom ma jippermettux ipprezzar globali minn qabel mill-offerent;
(c)
fejn in-natura tas-servizz li jkun irid jiġi akkwistat, b’mod partikolari fil-każ ta’ servizzi finanzjarji u servizzi intellettwali, tkun tali li l-ispeċifikazzjonijiet tal-kuntratt ma jkunux jistgħu jiġu stabbiliti bi preċiżjoni suffiċjenti sabiex tippermetti l-għoti tal-kuntratti billi tintgħażel l-aħjar offerta skont ir-regoli li jmexxu l-proċeduri miftuħa jew ristretti;
(d)
għal kuntratti ta’ xogħlijiet, fejn ix-xogħlijiet isiru biss għall-iskopijiet ta’ riċerka, ittestjar jew żvilupp u mhux bil-għan li tiġi assigurata l-profittabilità jew biex jiġu rkuprati l-ispejjeż fuq ir-riċerka u l-iżvilupp;
(e)
għall-kuntratti ta’ servizzi msemmija fl-Anness IIB tad-Direttiva 2004/18/KE, soġġett għall-punti (i) u (j) tal-Artikolu 134(1) ta’ dan ir-Regolament u t-tieni paragrafu tiegħu;
(f)
għal servizzi ta’ riċerka u żvilupp ħlief dawk fejn il-benefiċċji jakkumulaw esklużivament lill-awtorità kontraenti sabiex tużahom fit-twettiq tal-affarijiet tagħha, bil-kundizzjoni li s-servizz ipprovdut jitħallas b’mod sħiħ mill-awtorità kontraenti;
(g)
għal kuntratti ta’ servizzi għall-akkwist, l-iżvilupp, il-produzzjoni jew il-koproduzzjoni ta’ materjal tal-programmi intenzjonat għax-xandir mix-xandara u kuntratti għall-ħin tax-xandir.
2. Fil-każijiet imsemmija fil-punt (a) tal-paragrafu 1, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu ma jippubblikawx avviż tal-kuntratt jekk huma jinkludu fil-proċedura nnegozjata lill-offerenti kollha u lill-offerenti biss li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla li, matul il-proċedura ta’ qabel, ikunu ssottomettew offerti skont ir-rekwiżiti formali tal-proċedura ta’ akkwist.
Artikolu 136
Proċedura li tinvolvi sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għal kuntratti b’valur li ma jaqbiżx dak imsemmi fl-Artikolu 170(1) u bla ħsara għall-Artikoli 134 u 135, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess biex jagħmlu waħda minn dawn li ġejjin:
(a)
preselezzjoni tal-kandidati li għandhom jiġu mistiedna sabiex jissottomettu offerti bi tweġiba għal sejħiet għall-offerti futuri ristretti;
(b)
ġbir ta’ lista ta’ bejjiegħa li għandhom jiġu mistiedna jissottomettu talbiet għall-parteċipazzjoni jew offerti.
2. Il-lista mħejjija wara sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess tkun tgħodd għall-perjodu li ġej:
(a)
għal mhux aktar minn tliet snin minn meta l-avviż imsemmi fil-punt (a) tal-Artikolu 124(1) jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet fil-każ imsemmi fil-punt (a) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu;
(b)
għal mhux aktar minn ħames snin minn meta l-avviż imsemmi fil-punt (a) tal-Artikolu 124(1) jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet fil-każ tal-lista ta’ bejjiegħa msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu.
Il-lista msemmija fl-ewwel subparagrafu tista’ tinkludi listi sekondarji.
Kwalunkwe persuna interessata tista’ tissottometti applikazzjoni fi kull ħin matul il-perjodu ta’ validità tal-lista, ħlief għall-aħħar tliet xhur ta’ dak il-perjodu.
3. Meta jkun irid jingħata kuntratt, l-awtorità kontraenti tistieden lill-kandidati jew lill-bejjiegħa kollha mdaħħla fil-lista jew fil-lista sekondarja rilevanti biex jagħmlu waħda minn dawn li ġejjin:
(a)
jissottomettu offerta fil-każ imsemmi fil-punt (a) tal-paragrafu 1;
(b)
jissottomettu, fil-każ tal-lista msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 1, waħda minn dawn li ġejjin:
(i)
offerti li jinkludu dokumenti relatati mal-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla;
(ii)
dokumenti relatati mal-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla u, fit-tieni pass, offerti, għal dawk li jissodisfaw dawn il-kriterji.
Artikolu 137
Kuntratti ta’ valur baxx
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Proċedura nnegozjata mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt b’konsultazzjoni mill-anqas ma’ tliet kandidati tista’ tintuża għal kuntratti b’valur baxx li ma jaqbiżx is-EUR 60 000.
Jekk, wara konsultazzjoni mal-kandidati, l-awtorità kontraenti tirċievi offerta waħda biss li tkun amministrattivament u teknikament valida, il-kuntratt jista’ jingħata bil-kundizzjoni li jkunu ġew issodisfati l-kriterji tal-għoti.
2. Kuntratti b’valur baxx ħafna li ma jaqbiżx il-EUR 15 000 jistgħu jiġu aġġudikati fuq il-bażi ta’ offerta unika wara proċedura nnegozjata mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt.
3. Ħlasijiet ta’ ammonti li ma jaqbżux EUR 1 000 fir-rigward ta’ elementi ta’ nfiq jistgħu jikkonsistu sempliċement fi ħlasijiet kontra fatturi, mingħajr ma tkun aċċettata offerta minn qabel.
Artikolu 138
Dokumenti tal-offerti
(l-Artikolu 105 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-dokumenti tal-offerti jridu mill-anqas jinkludu:
(a)
is-sejħa għall-offerti jew għal negozjar jew għal parteċipazzjoni fid-djalogu bil-proċedura msemmija fl-Artikolu 132;
(b)
l-ispeċifikazzjoni mehmuża jew, fil-każ ta’ djalogu kompetittiv kif imsemmi fl-Artikolu 132, dokument li jiddeskrivi l-ħtiġijiet u r-rekwiżiti tal-awtorità kontraenti, jew ir-referenza għall-indirizz tal-Internet fejn jistgħu jiġu kkonsultati tali speċifikazzjoni jew dokument;
(c)
l-abbozz ta’ kuntratt ibbażat fuq il-kuntratt mudell.
Il-punt (c) tal-ewwel subparagrafu ma japplikax għal każijiet fejn, minħabba ċirkustanzi eċċezzjonali u debitament iġġustifikati, il-kuntratt mudell ma jkunx jista’ jintuża.
Id-dokumenti tal-offerti jinkludu referenza għall-miżuri ta’ reklamar meħuda skont l-Artikoli minn 123 sa 126.
2. Is-sejħa għall-offerti jew għal negozjar jew għal parteċipazzjoni fid-djalogu trid mill-anqas:
(a)
tispeċifika r-regoli għat-tfigħ u l-preżentazzjoni tal-offerti, li jinkludu b’mod partikolari d-data tal-għeluq u l-ħin għas-sottomissjoni, kwalunkwe rekwiżit rigward l-użu ta’ formola standard ta’ risposta, id-dokumenti li għandhom jiġu mehmuża, inklużi dawk b’evidenza tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali msemmija fl-Artikolu 146 jekk ma jkunux speċifikati fl-avviż tal-kuntratt, u l-indirizz fejn iridu jintbagħtu;
(b)
tiddikjara li s-sottomissjoni ta’ offerta timplika l-aċċettazzjoni tal-ispeċifikazzjoni msemmija fil-paragrafu 1 fir-rigward tal-offerta u li din is-sottomissjoni torbot lill-kuntrattur li lilu jingħata l-kuntratt, waqt it-twettiq tal-kuntratt;
(c)
tispeċifika l-perjodu li matulu tibqa’ valida l-offerta u ma tista’ tinbidel fl-ebda rigward;
(d)
tipprojbixxi kwalunkwe kuntatt bejn l-awtorità kontraenti u l-offerenti matul il-proċedura, ħlief, b’mod eċċezzjonali, bil-kundizzjonijiet stipulati fl-Artikolu 160, u, fejn isir provvediment għal żjara fuq il-post, tispeċifika l-arranġamenti għal tali żjara;
(e)
tispeċifika, fil-każ ta’ djalogu kompetittiv, id-data stabbilita u l-indirizz għall-bidu tal-fażi ta’ konsultazzjoni.
3. L-ispeċifikazzjonijiet iridu mill-anqas:
(a)
jispeċifikaw il-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla li japplikaw għall-kuntratt, ħlief fi djalogu kompetittiv, fil-proċedura ristretta u fil-proċedura nnegozjata wara l-pubblikazzjoni ta’ avviż kif imsemmi fl-Artikolu 135; f’każijiet bħal dawn, dawk il-kriterji jidhru biss fl-avviż tal-kuntratt jew fis-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess;
(b)
jispeċifikaw il-kriterji tal-għoti u l-importanza relattiva tagħhom jew, fejn ikun xieraq, l-importanza fl-ordni ta’ mill-aktar sal-inqas importanti, jekk dan ma jkunx speċifikat fl-avviż tal-kuntratt;
(c)
jistabbilixxu l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi msemmija fl-Artikolu 139;
(d)
jiddikjaraw ir-rekwiżiti minimi li jridu jissodisfaw il-varjanti fil-proċeduri msemmija fl-Artikolu 149(2) li bihom il-kuntratt jingħata lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża, meta l-awtorità kontraenti tkun iddikjarat fl-avviż tal-kuntratt li tali varjanti jkunu permessi;
(e)
jiddikjaraw li japplika l-Protokoll dwar il-Privileġġi u l-Immunitajiet tal-Unjoni Ewropea jew, fejn ikun xieraq, il-Konvenzjoni ta’ Vjenna dwar ir-Relazzjonijiet Diplomatiċi jew il-Konvenzjoni ta’ Vjenna dwar ir-Relazzjonijiet Konsulari;
(f)
jispeċifikaw l-evidenza tal-aċċess għall-kuntratti, kif stabbilit fl-Artikolu 172;
(g)
jispeċifikaw, fis-sistemi dinamiċi ta’ xiri msemmija fl-Artikolu 131, in-natura tax-xiri previst, kif ukoll l-informazzjoni kollha neċessarja dwar is-sistema ta’ xiri, it-tagħmir elettroniku użat u l-arranġamenti u l-ispeċifikazzjonijiet tal-kollegament tekniku.
4. Il-mudell tal-kuntratt irid b’mod partikolari:
(a)
jispeċifika d-danni likwidati għan-nuqqas ta’ konformità mal-klawsoli tiegħu;
(b)
jispeċifika d-dettalji li jridu jkunu inklużi fil-fatturi jew fid-dokumenti ta’ sostenn relevanti skont l-Artikolu 102;
(c)
jiddikjara li, meta l-istituzzjonijiet ikunu l-awtoritajiet kontraenti, il-liġi tal-Unjoni hija l-liġi li tapplika għall-kuntratt, ikkumplimentata, fejn ikun meħtieġ, minn liġi nazzjonali kif speċifikat fil-kuntratt;
(d)
jispeċifika l-qorti kompetenti għas-smigħ ta’ tilwimiet.
Għall-finijiet tal-punt (c) tal-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu, fil-każ tal-kuntratti msemmija fl-Artikolu 121(1), l-abbozz ta’ kuntratt jista’ jirreferi esklużivament għal-liġi nazzjonali.
5. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jitolbu informazzjoni mingħand l-offerent dwar kwalunkwe parti tal-kuntratt li l-offerent jista’ jkollu f’moħħu li jissottokuntratta lil partijiet terzi u dwar l-identità ta’ kwalunkwe sottokuntratturi. Minbarra l-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 143, l-awtorità kontraenti tista’ wkoll titlob lill-kandidat jew lill-offerent sabiex jippreżenta informazzjoni dwar il-kapaċitajiet finanzjarji, ekonomiċi, tekniċi u professjonali msemmija fl-Artikoli 146, 147 u 148, tas-sottokuntrattur previst, b’mod partikolari meta s-sottokuntrattar ikun jirrappreżenta parti sinifikanti tal-kuntratt.
Artikolu 139
Speċifikazzjonijiet tekniċi
(l-Artikolu 105 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-ispeċifikazzjonijiet tekniċi jridu jagħtu aċċess ugwali lill-kandidati u lill-offerenti u ma jkollhomx l-effett li joħolqu ostakoli mhux ġustifikati għat-tfigħ ta’ offerti kompetittivi.
Huma jiddefinixxu l-karatteristiċi meħtieġa minn prodott, servizz, materjal jew xogħol fir-rigward tal-iskop li għalih ikunu maħsuba mill-awtorità kontraenti.
2. Il-karatteristiċi msemmija fil-paragrafu 1 jinkludu:
(a)
il-livelli ta’ kwalità;
(b)
il-prestazzjoni ambjentali;
(c)
kull fejn ikun possibbli, il-kriterji tal-aċċessibbiltà għall-persuni b’diżabilitajiet jew id-disinn għall-utenti kollha;
(d)
il-livelli u l-proċeduri għall-valutazzjoni tal-konformita;
(e)
l-adegwatezza għall-użu;
(f)
is-sigurtà jew il-qisien, inkluż, għall-provvisti, l-isem tal-bejgħ u l-istruzzjonijiet għall-utenti, u, għall-kuntratti kollha, it-terminoloġija, is-simboli, l-ittestjar u l-metodi ta’ ttestjar, l-ippakkjar, l-immarkar u t-tikkettar, il-proċeduri u l-metodi tal-produzzjoni;
(g)
għall-kuntratti ta’ xogħlijiet, il-proċeduri relatati mal-assigurazzjoni tal-kwalità u r-regoli relatati mad-disinn u l-ipprezzar, il-kundizzjonijiet tal-ittestjar, l-ispezzjoni u l-aċċettazzjoni tax-xogħlijiet u l-metodi jew it-tekniki tal-kostruzzjoni u l-kundizzjonijiet tekniċi l-oħra kollha li l-awtorità kontraenti tista’ timponi f’regolamenti ġenerali jew speċifiċi fir-rigward tax-xogħlijiet lesti u għall-materjali jew il-partijiet li jinvolvu.
3. L-ispeċifikazzjonijiet tekniċi jiġu fformulati b’xi wieħed mill-modi li ġejjin:
(a)
b’referenza għal standards Ewropej, jew għal approvazzjonijiet tekniċi Ewropej jew speċifikazzjonijiet tekniċi komuni, fejn ikunu jeżistu, għal standards internazzjonali, għal sistemi tekniċi oħra ta’ referenza stabbiliti minn korpi tal-istandardizzazzjoni Ewropej jew, fin-nuqqas ta’ dan, l-ekwivalenti nazzjonali tagħhom; kull referenza trid tkun segwita mill-espressjoni “jew l-ekwivalenti”;
(b)
f’termini tal-prestazzjoni jew tar-rekwiżiti funzjonali, li jistgħu jinkludu karatteristiċi ambjentali u jridu jkunu dettaljati biżżejjed biex jippermettu lill-offerti li jiddeterminaw l-għan tal-kuntratt u lill-awtoritajiet kontraenti li jagħtu l-kuntratt;
(c)
b’taħlita ta’ dawn iż-żewġ metodi ta’ formulazzjoni.
4. Meta l-awtoritajiet kontraenti jużaw il-possibbiltà ta’ referenza għall-ispeċifikazzjonijiet imsemmija fil-punt (a) tal-paragrafu 3, huma ma jistgħux jirrifjutaw offerta fuq l-argument li din ma tkunx tikkonforma ma’ dawk l-ispeċifikazzjonijiet jekk l-offerent jew il-kandidat juri, għas-sodisfazzjon tal-awtorità kontraenti, bi kull mezz xieraq, li l-offerta tissodisfa b’mod ekwivalenti r-rekwiżiti kollha stabbiliti.
Mezz xieraq jista’ jieħu l-forma ta’ dossier tekniku tal-manifattur jew rapport dwar test minn korp rikonoxxut.
5. Meta l-awtoritajiet kontraenti jużaw il-possibbiltà prevista fil-punt (b) tal-paragrafu 3, li jippreskrivu speċifikazzjonijiet f’termini tal-prestazzjoni jew tar-rekwiżiti funzjonali, huma ma jistgħux jirrifjutaw offerta li tikkonforma ma’ standard nazzjonali li jittrasponi standard Ewropew, approvazzjoni teknika Ewropea jew speċifikazzjonijiet tekniċi komuni, standard internazzjonali jew sistemi ta’ referenza teknika stabbiliti minn korpi Ewropej għall-istandardazzjoni, jekk dawk l-ispeċifikazzjonijiet jirrigwardaw ir-rekwiżiti ta’ prestazzjoni jew funzjonali neċessarji.
L-offerent irid jipprova għas-sodisfazzjon tal-awtorità kontraenti u bi kwalunkwe mezz xieraq li l-offerta tissodisfa r-rekwiżiti ta’ prestazzjoni u funzjonali stabbiliti mill-awtorità kontraenti. Mezz xieraq jista’ jieħu l-forma ta’ dossier tekniku tal-manifattur jew rapport dwar test minn korp rikonoxxut.
6. Meta l-awtoritajiet kontraenti jistabbilixxu karatteristiċi ambjentali f’termini ta’ prestazzjoni jew ta’ rekwiżiti funzjonali, huma jistgħu jużaw l-ispeċifikazzjonijiet dettaljati, jew, jekk ikun meħtieġ, partijiet minnhom, kif definit mill-ekotikketti Ewropej, multinazzjonali jew nazzjonali, jew minn kwalunkwe ekotikketta oħra, bil-kundizzjoni li jkunu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
l-ispeċifikazzjonijiet użati jkunu xierqa sabiex jiddefinixxu l-karatteristiċi tal-provvisti jew tas-servizzi li jkunu l-oġġett tal-kuntratt;
(b)
ir-rekwiżiti għat-tikketta jitfasslu fuq il-bażi ta’ informazzjoni xjentifika;
(c)
l-ekotikketti jiġu adottati billi tintuża proċedura li fiha jistgħu jipparteċipaw il-partijiet kollha kkonċernati, bħall-korpi governattivi, il-konsumaturi, il-manifatturi, id-distributuri u l-organizzazzjonijiet ambjentali;
(d)
l-ekotikketti jkunu aċċessibbli għall-partijiet kollha interessati.
7. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jindikaw li l-prodotti jew is-servizzi li jkollhom l-ekotikketta huma preżunti li jikkonformaw mal-ispeċifikazzjonijiet tekniċi stipulati fid-dokumenti tal-kuntratt. Huma jaċċettaw kwalunkwe mezz ieħor xieraq ta’ prova, bħal dossier tekniku tal-manifattur jew rapport dwar test minn korp rikonoxxut. Korp rikonoxxut għall-finijiet tal-paragrafi 4, 5 u 6 huwa laboratorju għall-ittestjar u l-kalibrazzjoni jew korp ta’ ċertifikazzjoni u spezzjoni li jikkonforma mal-istandards Ewropej applikabbli.
8. Ħlief f’każijiet eċċezzjonali, debitament iġġustifikati mis-suġġett tal-kuntratt, dawk l-ispeċifikazzjonijiet ma jistgħux jirreferu għal għamla jew sors speċifiċi, jew proċess partikolari, jew għal marki kummerċjali, privattivi, tipi jew oriġini jew produzzjoni speċifiċi li jkollhom l-effett li jiffavorixxu jew jeliminaw ċerti prodotti jew operaturi ekonomiċi.
Fejn ma jkunx possibbli li tingħata deskrizzjoni dettaljata biżżejjed u li tiftiehem tas-suġġett tal-kuntratt, ir-referenza trid tkun segwita mill-espressjoni “jew l-ekwivalenti”.
Artikolu 140
Reviżjoni tal-prezzijiet
(l-Artikolu 105 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-dokumenti tal-offerti jiddikjaraw b’mod ċar jekk iridx jiġi kkwotat prezz sod u mhux rivedibbli.
2. Jekk dak ma jkunx il-każ, id-dokumenti tal-offerti jistabbilixxu l-kundizzjonijiet u/jew il-formuli għar-reviżjoni tal-prezzijiet matul il-perjodu li jdum il-kuntratt. F’każijiet bħal dawn, l-awtorità kontraenti trid tikkunsidra b’mod partikolari:
(a)
l-għan tal-proċedura tal-akkwist u s-sitwazzjoni ekonomika li fih tkun qiegħda ssir;
(b)
it-tip ta’ kompiti u kuntratt u t-tul tagħhom;
(c)
l-interessi finanzjarji tagħha.
Artikolu 141
Attivitajiet illegali li jwasslu għall-esklużjoni
(l-Artikolu 106 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-każijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1)(e) tar-Regolament Finanzjarju jinkludu l-attivitajiet illegali kollha li huma ta’ ħsara għall-interessi finanzjarji tal-Unjoni u b’mod partikolari dawn li ġejjin:
(a)
każijiet ta’ frodi kif imsemmija fl-Artikolu 1 tal-Konvenzjoni dwar il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet Ewropej imfassla bl-Att tal-Kunsill tas-26 ta’ Lulju 1995 (12);
(b)
każijiet ta’ korruzzjoni kif imsemmija fl-Artikolu 3 tal-Konvenzjoni dwar il-ġlieda kontra l-korruzzjoni li tinvolvi uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej jew uffiċjali tal-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea, imfassla bl-Att tal-Kunsill tas-26 ta’ Mejju 1997 (13);
(c)
każijiet ta’ parteċipazzjoni f’organizzazzjoni kriminali, kif definit fl-Artikolu 2 tad-Deċiżjoni Kwadru tal-Kunsill 2008/841/ĠAI (14);
(d)
każijiet ta’ ħasil tal-flus kif definit fl-Artikolu 1 tad-Direttiva 2005/60/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (15);
(e)
każijiet ta’ reati terroristiċi, reati marbuta ma’ attivitajiet terroristiċi, u l-inċitament, għajnuna, inkoraġġiment jew tentattiv sabiex jitwettqu tali reati, kif definiti fl-Artikoli 1, 3 u 4 tad-Deċiżjoni Kwadru tal-Kunsill 2002/475/ĠAI (16).
Artikolu 142
Applikazzjoni tal-kriterji ta’ esklużjoni u t-tul tal-esklużjoni
(l-Artikolu 106, 107, 108 u 109 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Sabiex jiġi determinat it-tul tal-esklużjoni u sabiex tkun żgurata l-konformità mal-prinċipju tal-proporzjonalità, l-istituzzjoni responsabbli tikkunsidra b’mod partikolari s-serjetà tal-fatti, inklużi l-impatti tagħhom fuq l-interessi finanzjarji u l-immaġni tal-Unjoni u ż-żmien li jkun għadda, id-dewmien u r-rikorrenza tar-reat, l-intenzjoni jew il-grad ta’ negliġenza tal-entità kkonċernata u l-miżuri meħuda mill-entità kkonċernata sabiex tirranġa s-sitwazzjoni.
Meta tkun qiegħda tistabbilixxi l-perjodu tal-esklużjoni, l-istituzzjoni responsabbli tagħti lill-kandidat jew lill-offerent ikkonċernat l-opportunità li jesprimi l-fehmiet tiegħu.
Meta t-tul tal-perjodu ta’ esklużjoni jiġi stabbilit, skont il-liġi applikabbli, mill-awtoritajiet jew il-korpi msemmija fl-Artikolu 108(2) u (3) tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni tapplika dan il-perjodu sal-massimu stabbilit fl-Artikolu 106(4) tar-Regolament Finanzjarju. Il-perjodu msemmi fl-Artikolu 106(4) tar-Regolament Finanzjarju huwa stabbilit għal massimu ta’ ħames snin, ikkalkulati mid-dati li ġejjin:
(a)
mid-data tas-sentenza li jkollha s-saħħa ta’ res judicata fil-każijiet imsemmija fil-punti (b) u (e) tal-Artikolu 106(1) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
mid-data li fiha jkun sar il-ksur jew, fil-każ ta’ ksur kontinwu jew ripetut, id-data li fiha jieqaf il-ksur, fil-każijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju fejn il-kondotta ħażina tkun tirrigwarda l-kuntratti mal-istituzzjoni kkonċernata.
għall-finijiet tal-punt (b) tat-tielet subparagrafu, jekk il-kondotta ħażina professjonali serja tkun ġiet stabbilita b’deċiżjoni ta’ awtorità pubblika jew organizzazzjoni internazzjonali, tirbaħ id-data tad-deċiżjoni.
Dak il-perjodu ta’ esklużjoni jista’ jiġi estiż għal 10 snin fil-każ ta’ reat ripetut fi żmien ħames snin mid-data msemmija fil-punti (a) u (b) tat-tielet subparagrafu, soġġett għall-paragrafu 1.
2. Il-kandidati u l-offerenti jkunu esklużi minn proċedura ta’ akkwist u għoti sakemm ikunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fil-punti (a) u (d) tal-Artikolu 106(1) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 143
Evidenza
(l-Artikolu 106 u 107 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kandidati u l-offerenti jipprovdu dikjarazzjoni fuq l-unur tagħhom, iffirmata u datata, li fiha jistqarru li ma jinstabux f’xi waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 106 u 107 tar-Regolament Finanzjarju.
Madankollu, fil-każ ta’ proċedura ristretta, djalogu kompetittiv u proċedura nnegozjata wara l-pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt, kull meta l-awtorità kontraenti tillimita n-numru ta’ kandidati li għandhom jiġu mistiedna jinnegozjaw jew jissottomettu offerta, il-kandidati kollha jipprovdu ċ-ċertifikati msemmija fil-paragrafu 3.
Fuq il-bażi tal-valutazzjoni tar-riskju tagħha, l-awtorità kontraenti tista’ ma titlobx id-dikjarazzjoni msemmija fl-ewwel subparagrafu għall-kuntratti msemmija fl-Artikolu 137(2). Madankollu, għall-kuntratti msemmija fl-Artikoli 265(1), 267(1), u 269(1), l-awtorità kontraenti tista’ ma titlobx dik id-dikjarazzjoni għal kuntratti b’valur ta’ EUR 20 000 jew anqas.
2. L-offerent li lilu jkun se jingħata l-kuntratt jipprovdi, fil-limitu taż-żmien definit mill-awtorità kontraenti u qabel l-iffirmar tal-kuntratt, l-evidenza msemmija fil-paragrafu 3 ta’ dan l-Artikolu, li tikkonferma d-dikjarazzjoni msemmija fil-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu fil-każijiet li ġejjin:
(a)
għal kuntratti mogħtija mill-istituzzjonijiet f’isimhom stess, b’valur daqs jew akbar mil-limiti msemmija fl-Artikolu 170(1);
(b)
għal kuntratti fil-qasam tal-azzjonijiet esterni, b’valur daqs jew akbar mil-limiti msemmija fl-Artikolu 265(1)(a), l-Artikolu 267(1)(a), jew l-Artikolu 269(1)(a).
Għal kuntratti b’valur aktar baxx mil-limiti msemmija fil-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu, l-awtorità kontraenti tista’, fejn ikollha dubji dwar jekk l-offerent li lilu jkun se jingħata l-kuntratt ikunx f’xi waħda mis-sitwazzjonijiet ta’ esklużjoni, tobbligah li jipprovdi l-evidenza msemmija fil-paragrafu 3.
3. Bħala evidenza sodisfaċenti li l-kandidat jew l-offerent li lilu jkun se jingħata l-kuntratt ma jinsabx f’waħda mis-sitwazzjonijiet deskritti fil-punti (a), (b) jew (e) tal-Artikolu 106(1) tar-Regolament Finanzjarju, l-awtorità kontraenti taċċetta estratt riċenti mir-rekord ġudizzjarju jew, fin-nuqqas ta’ dan, dokument ekwivalenti riċenti maħruġ minn awtorità ġudizzjarja jew amministrattiva fil-pajjiż tal-oriġini jew ta’ provenjenza, li juri li dawk ir-rekwiżiti huma ssodisfati. Bħala evidenza sodisfaċenti li l-kandidat jew l-offerent mhuwiex fis-sitwazzjoni deskritta fil-punt (a) jew (d) tal-Artikolu 106(1) tar-Regolament Finanzjarju, l-awtorità kontraenti taċċetta ċertifikat riċenti maħruġ mill-awtorità kompetenti tal-Istat ikkonċernat.
Fejn id-dokument jew iċ-ċertifikat imsemmi fil-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu ma jkunx inħareġ fil-pajjiż ikkonċernat u għall-każijiet l-oħra ta’ esklużjoni msemmija fl-Artikolu 106 tar-Regolament Finanzjarju, huwa jista’ jiġi sostitwit b’dikjarazzjoni ġuramentata jew, fin-nuqqas ta’ dan, b’dikjarazzjoni solenni magħmula mill-parti interessata quddiem awtorità ġudizzjarja jew amministrattiva, nutar jew korp professjonali kwalifikat fil-pajjiż tal-oriġini jew ta’ provenzjenza tagħha.
4. Skont il-leġiżlazzjoni nazzjonali tal-pajjiż li fih ikun stabbilit il-kandidat jew l-offerent, id-dokumenti msemmija fil-paragrafi 1 u 3 jirrigwardaw persuni ġuridiċi u/jew fiżiċi inklużi, fejn jitqies bħala neċessarju mill-awtorità kontraenti, diretturi tal-kumpanija jew kwalunkwe persuna li jkollha setgħat ta’ rappreżentanza, teħid tad-deċiżjonijiet jew kontroll fir-rigward tal-kandidat jew tal-offerent.
5. Fejn ikollhom dubji dwar jekk il-kandidati jew l-offerenti jkunux f’waħda mis-sitwazzjonijiet ta’ esklużjoni, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu huma stess jikkuntattjaw lill-awtoritajiet kompetenti msemmija fil-paragrafu 3 sabiex jiksbu kull informazzjoni li huma jqisu bħala neċessarja dwar dik is-sitwazzjoni.
6. L-awtorità kontraenti tista’ tirrinunzja għall-obbligu ta’ kandidat jew ta’ offerent li jissottometti l-evidenza dokumentata msemmija fil-paragrafu 3 jekk tali evidenza tkun diġà ġiet sottomessa lilha għall-finijiet ta’ proċedura oħra ta’ akkwist u bil-kundizzjoni li d-data tal-ħruġ tad-dokumenti ma taqbiżx is-sena u li jkunu għadhom validi.
F’dan il-każ, il-kandidat jew l-offerent jiddikjara fuq l-unur tiegħu li l-evidenza dokumentata diġà tkun ġiet ipprovduta fi proċedura ta’ akkwist preċedenti u jikkonferma li ma jkunux seħħew bidliet fis-sitwazzjoni tiegħu.
7. Meta jintalbu mill-awtorità kontraenti, il-kandidat jew l-offerent jissottomettu dikjarazzjoni fuq l-unur mis-sottokuntrattur ippjanat, li huwa ma jkunx jinsab f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 106 u 107 tar-Regolament Finanzjarju.
F’każ ta’ dubju dwar din id-dikjarazzjoni fuq l-unur, l-awtorità kontraenti titlob l-evidenza msemmija fil-paragrafi 3 u 4. Il-paragrafu 5 japplika, fejn ikun xieraq.
Artikolu 144
Bażi ta’ dejta ċentrali
(l-Artikolu 108 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-istituzzjonijiet, l-aġenziji eżekuttivi u l-korpi msemmija fl-Artikolu 108(1) tar-Regolament Finanzjarju jittrażmettu lill-Kummissjoni, fil-format stabbilit mill-Kummissjoni, informazzjoni li tidentifika partijiet terzi li jkunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 106, 107, 109(1)(b) u 109(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju, ir-raġunijiet għall-esklużjoni u t-tul tal-perjodu ta’ esklużjoni.
Huma jittrażmettu wkoll informazzjoni dwar persuni b’setgħat ta’ rappreżentanza, teħid tad-deċiżjonijiet jew kontroll fuq partijiet terzi li jkunu entitajiet ġuridiċi, meta dawn il-persuni jkunu jinsabu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 106, 107, 109(1)(b) u 109(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju.
L-awtoritajiet u l-korpi msemmija fil-paragrafi 2 u 3 tal-Artikolu 108 tar-Regolament Finanzjarju jittrażmettu lill-Kummissjoni, fil-format stabbilit mill-Kummissjoni, informazzjoni li tidentifika partijiet terzi li jkunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1)(e) tar-Regolament Finanzjarju, meta l-kondotta tagħhom kienet ta’ ħsara għall-interessi finanzjarji tal-Unjoni u persuni b’setgħat ta’ rappreżentanza, teħid tad-deċiżjonijiet jew kontroll fuq partijiet terzi li jkunu entitajiet ġuridiċi, bħal:
(a)
it-tip tal-kundanna tagħhom;
(b)
it-tul tal-perjodu ta’ esklużjoni mill-proċeduri ta’ akkwist, fejn applikabbli.
2. L-istituzzjonijiet, l-aġenziji, l-awtoritajiet u l-korpi msemmija fil-paragrafu 1 jinnominaw il-persuni awtorizzati sabiex jibagħtu lil u jirċievu mingħand il-Kummissjoni, l-informazzjoni kontenuta fil-bażi ta’ dejta.
Fil-każ tal-istituzzjonijiet, l-aġenziji, l-awtoritajiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 108(1) tar-Regolament Finanzjarju, il-persuni magħżula jindirizzaw l-informazzjoni mill-aktar fis possibbli lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, u jitolbu, kif ikun xieraq, l-inklużjoni, il-modifika jew it-tneħħija tad-dejta fil-bażi ta’ dejta.
Fil-każ tal-awtoritajiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 108(2) tar-Regolament Finanzjarju, il-persuni magħżula jindirizzaw l-informazzjoni mitluba lill-uffiċjal awtorizzanti tal-Kummissjoni li jkun responsabbli għall-programm jew l-azzjoni kkonċernati, fi żmien tliet xhur mill-għoti tas-sentenza rilevanti.
L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jdaħħal, jimmodifika jew ineħħi dejta fil-bażi ta’ dejta. Permezz ta’ protokoll protett, huwa jipprovdi fuq bażi ta’ kull xahar lill-persuni magħżula, dejta validata kontenuta fil-bażi ta’ dejta.
3. L-istituzzjonijiet, l-aġenziji, l-awtoritajiet u l-korpi msemmija fil-paragrafu 1 jiċċertifikaw lill-Kummissjoni li l-informazzjoni kkomunikata minnhom kienet stabbilita u trażmessa skont il-prinċipji stabbiliti fir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u fid-Direttiva 95/46/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (17) dwar il-protezzjoni tad-dejta personali.
B’mod partikolari, huma jinfurmaw minn qabel lill-partijiet terzi jew lill-persuni kollha msemmija fil-paragrafu 1, li d-dejta tagħhom tista’ tiġi inkluża fil-bażi ta’ dejta u tiġi kkomunikata mill-Kummissjoni lill-persuni magħżula msemmija fil-paragrafu 2. Huma jaġġornaw, fejn ikun xieraq, l-informazzjoni trażmessa, wara rettifika jew tħassir jew kwalunkwe modifika oħra fid-dejta.
Kwalunkwe parti li tiddaħħal fil-bażi ta’ dejta għandha d-dritt li tiġi infurmata dwar id-dejta maħżuna fir-rigward tagħha, wara talba lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni.
4. L-Istati Membri jieħdu miżuri xierqa biex jgħinu lill-Kummissjoni tamministra l-bażi ta’ dejta b’mod effiċjenti, f’konformità mad-Direttiva 95/46/KE.
Iridu jiġu stabbiliti arranġamenti xierqa fil-ftehimiet mal-awtoritajiet ta’ pajjiżi terzi u l-korpi kollha msemmija fil-paragrafi 2 u 3 tal-Artikolu 108 tar-Regolament Finanzjarju, sabiex tiġi assigurata l-konformità ma’ dawn id-dispożizzjonijiet u mal-prinċipji li jikkonċernaw il-protezzjoni tad-dejta personali.
Artikolu 145
Pieni amministrattivi u finanzjarji
(l-Artikoli 109 u 131 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għall-applikazzjoni tal-pieni stipulati fil-kuntratt, kandidati jew offerenti li jkunu għamlu dikjarazzjonijiet foloz, li jkunu għamlu żbalji sostanzjali jew wettqu irregolaritajiet jew frodi, jew li jkunu nstabu fi ksur serju tal-obbligi kuntrattwali tagħhom jistgħu jiġu esklużi mill-kuntratti u l-għotjiet kollha ffinanzjati mill-baġit tal-Unjoni għal perjodu massimu ta’ ħames snin mid-data li fiha l-ksur jiġi stabbilit bħala kkonfermat wara proċedura kontenzjuża mal-kandidat, mal-offerent jew mal-kuntrattur.
Dak il-perjodu jista’ jiġi estiż għal 10 snin fil-każ ta’ reat ripetut fi żmien ħames snin mid-data msemmija fl-ewwel subparagrafu.
2. Offerenti jew kandidati li jkunu għamlu dikjarazzjonijiet foloz, li jkunu wettqu żbalji sostanzjali, irregolaritajiet jew frodi, jistgħu jkunu soġġetti wkoll għal pieni finanzjarji li jirrappreżentaw minn 2 % sa 10 % tal-valur totali stmat tal-kuntratt li jkun qed jiġi aġġudikat.
Kuntratturi li jkunu nstabu fi ksur serju tal-obbligi kuntrattwali tagħhom jistgħu jkunu soġġetti għal pieni finanzjarji li jirrappreżentaw minn 2 % sa 10 % tal-valur totali tal-kuntratt inkwistjoni.
Din ir-rata tista’ tiżdied għal minn 4 % sa 20 % fil-każ ta’ ksur ieħor fi żmien ħames snin mid-data msemmija fl-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1.
3. L-istituzzjoni tistabbilixxi l-pieni amministrattivi jew finanzjarji billi tikkunsidra b’mod partikolari l-elementi msemmija fl-Artikolu 142(1).
Artikolu 146
Kriterji tal-għażla
(l-Artikolu 110(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jfasslu kriterji tal-għażla ċari u mhux diskriminatorji.
2. Il-kriterji tal-għażla jiġu applikati f’kull proċedura ta’ akkwist għall-finijiet ta’ valutazzjoni tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-kandidat jew tal-offerent.
L-awtorità kontraenti tista’ tistabbilixxi livelli minimi ta’ kapaċità li taħthom ma jkunux jistgħu jintgħażlu kandidati.
3. Kull offerent jew kandidat jista’ jintalab jagħti prova li huwa awtorizzat sabiex iwettaq il-kuntratt skont il-liġi nazzjonali, kif ippruvat bl-inklużjoni f’reġistru tal-kummerċ jew professjonali, dikjarazzjoni ġuramentata jew ċertifikat, sħubija f’organizzazzjoni speċifika, awtorizzazzjoni ċara, jew bl-inklużjoni fir-reġistru tat-taxxa fuq il-valur miżjud (minn hawn ’il quddiem “VAT”).
4. L-awtoritajiet kontraenti jispeċifikaw fl-avviż tal-kuntratt jew fis-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess jew fis-sejħa għall-offerti, ir-referenzi magħżula biex jeżaminaw l-istatus u l-kapaċità legali tal-offerenti jew tal-kandidati.
5. L-informazzjoni mitluba mill-awtorità kontraenti bħala prova tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-kandidat jew tal-offerent u l-livelli minimi ta’ kapaċità meħtieġa skont il-paragrafu 2 ma jistgħux imorru lil hinn mis-suġġett tal-kuntratt u jqisu l-interessi leġittimi tal-operaturi ekonomiċi b’mod partikolari fir-rigward tas-sigrieti tekniċi u kummerċjali tal-kumpanija.
6. L-awtorità kontraenti tista’, skont il-valutazzjoni tagħha tar-riskji, tiddeċiedi li ma teħtieġx prova tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-kandidati jew tal-offerenti fil-każ tal-kuntratti li ġejjin:
(a)
kuntratti mogħtija mill-istituzzjonijiet f’isimhom stess, b’valur li ma jaqbiżx il-valur imsemmi fl-Artikolu 137(1);
(b)
kuntratti mogħtija fil-qasam tal-azzjonijiet esterni, b’valur aktar baxx mil-limiti msemmija fl-Artikolu 265(1)(a), l-Artikolu 267(1)(a) jew l-Artikolu 269(1)(a).
Fejn l-awtorità kontraenti tiddeċiedi li ma titlobx prova tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-kandidati jew tal-offerenti, ma għandu jsir l-ebda prefinanzjament sakemm ma tiġix ipprovduta garanzija finanzjarja għal ammont ekwivalenti.
Artikolu 147
Kapaċità ekonomika u finanzjarja
(l-Artikolu 110(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Prova tal-kapaċità ekonomika u finanzjarja tista’ b’mod partikolari tiġi pprovduta b’wieħed jew aktar mid-dokumenti li ġejjin:
(a)
dikjarazzjonijiet xierqa minn banek jew, fejn ikun xieraq, evidenza ta’ assigurazzjoni professjonali rilevanti tal-indennizz għar-riskju;
(b)
dikjarazzjonijiet finanzjarji għal mhux aktar mill-aħħar tliet snin li għalihom ikunu ngħalqu l-kontijiet;
(c)
rendikont tal-fatturat globali u tal-fatturat li jirrigwarda x-xogħlijiet, il-provvisti jew is-servizzi koperti mill-kuntratt matul perjodu li ma jistax ikun itwal mill-aħħar tliet snin finanzjarji disponibbli.
2. L-awtorità kontraenti tista’ tirrinunzja għall-obbligu ta’ kandidat jew ta’ offerent li jissottometti l-evidenza dokumentata msemmija fil-paragrafu 1 jekk din l-evidenza tkun diġà ġiet ippreżentata lilha għall-iskopijiet ta’ proċedura oħra ta’ akkwist u tkun għadha tikkonforma mal-paragrafu 1.
Jekk, għal xi raġuni eċċezzjonali li l-awtorità kontraenti tqis bħala ġġustifikata, l-offerent jew il-kandidat ma jkunx kapaċi jipprovdi r-referenzi mitluba mill-awtorità kontraenti, huwa jista’ jagħti prova tal-kapaċità ekonomika u finanzjarja tiegħu b’kull mezz ieħor li l-awtorità kontraenti tqis xieraq.
3. Meta huwa xieraq.li jagħmel dan u għal kuntratt partikolari, operatur ekonomiku jista’ jserraħ fuq il-kapaċitajiet ta’ entitajiet oħra, hi x’inhi n-natura legali tar-rabtiet li huwa jkollu magħhom. F’dak il-każ, huwa jrid jipprova lill-awtorità kontraenti li hu se jkollu għad-dispożizzjoni tiegħu r-riżorsi meħtieġa għat-twettiq tal-kuntratt, pereżempju billi juri wegħda min-naħa ta’ dawk l-entitajiet li se jpoġġu r-riżorsi tagħhom għad-dispożizzjoni tiegħu.
L-awtorità kontraenti tista’ tesiġi li l-operatur ekonomiku u l-entitajiet imsemmija fl-ewwel subparagrafu jkunu responsabbli b’mod konġunt għat-twettiq tal-kuntratt.
Bl-istess kundizzjonijiet, konsorzju ta’ operaturi ekonomiċi kif imsemmi fl-Artikolu 121(5) jista’ jibbaża fuq il-kapaċitajiet ta’ membri tal-konsorzju jew ta’ entitajiet oħra.
Artikolu 148
Kapaċità teknika u professjonali
(l-Artikolu 110(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kapaċità teknika u professjonali tiġi evalwata u vverifikata skont il-paragrafi 2 u 3. Fi proċeduri ta’ akkwist għal provvisti li jeħtieġu operazzjonijiet ta’ tqegħid jew installazzjoni, servizzi u/jew xogħlijiet, din il-kapaċità tiġi valutata b’mod partikolari fir-rigward tal-kompetenza, l-effiċjenza, l-esperjenza u l-kredibilità.
2. L-evidenza tal-kapaċità teknika u professjonali tal-operaturi ekonomiċi tista’, skont in-natura, il-kwalità jew l-iskala u l-għan tal-provvisti, is-servizzi jew ix-xogħlijiet li jridu jingħataw, tiġi pprovduta fuq il-bażi ta’ wieħed jew aktar mid-dokumenti li ġejjin:
(a)
il-kwalifiki edukattivi u professjonali tal-fornitur tas-servizzi jew il-kuntrattur tax-xogħol u/jew dawk tal-persunal maniġerjali tal-kumpanija u, b’mod partikolari, dawk tal-persuna jew tal-persuni responsabbli għall-għoti tas-servizzi jew it-twettiq tax-xogħlijiet;
(b)
lista:
(i)
tas-servizzi prinċipali mogħtija u l-provvisti kkonsenjati matul l-aħħar tliet snin, bit-totali, id-dati u r-riċevituri, pubbliċi jew privati;
(ii)
tax-xogħlijiet imwettqa fl-aħħar ħames snin, bit-totali, id-dati u l-post;
(c)
deskrizzjoni tat-tagħmir tekniku, l-għodod u l-impjanti li jkunu se jintużaw mid-ditta għat-twettiq ta’ kuntratt ta’ servizzi jew ta’ xogħlijiet;
(d)
deskrizzjoni tat-tagħmir tekniku u l-miżuri meħuda sabiex tiġi assigurata l-kwalità tal-provvisti u tas-servizzi, u deskrizzjoni tal-faċilitajiet ta’ studju u riċerka tal-kumpanija;
(e)
indikazzjoni tat-tekniċi jew tal-korpi tekniċi involuti, ikunu jew ma jkunux direttament tal-kumpanija, speċjalment dawk responsabbli għall-kontroll tal-kwalità;
(f)
fir-rigward tal-provvisti: kampjuni, deskrizzjonijiet u/jew ritratti awtentiċi u/jew ċertifikati mħejjija minn istituzzjonijiet uffiċjali għall-kontroll tal-kwalità jew aġenziji ta’ kompetenza rikonoxxuta li jiċċertifikaw il-konformità tal-prodotti mal-ispeċifikazzjonijiet jew l-istandards fis-seħħ;
(g)
rendikont tal-medja annwali ta’ ħaddiema u l-għadd ta’ persunal maniġerjali tal-fornitur tas-servizz jew il-kuntrattur tax-xogħol matul l-aħħar tliet snin;
(h)
indikazzjoni tal-proporzjon tal-kuntratt li l-fornitur tas-servizz jista’ jkollu f’moħħu li jissottokuntratta;
(i)
għall-kuntratti ta’ xogħlijiet pubbliċi u l-kuntratti ta’ servizzi pubbliċi, u f’każijiet xierqa biss, indikazzjoni tal-miżuri ta’ ġestjoni ambjentali li l-operatur ekonomiku jkun jista’ japplika waqt it-twettiq tal-kuntratt.
Meta s-servizzi jew il-provvisti msemmija fil-punt (b)(i) tal-ewwel subparagrafu jingħataw lill-awtoritajiet kontraenti, l-evidenza tal-prestazzjoni tkun fil-forma ta’ ċertifikati maħruġa jew kontrofirmati mill-awtorità kompetenti.
Għall-finijiet tal-punt (b)(ii) tal-ewwel subparagrafu, il-lista tal-aktar xogħlijiet importanti trid tkun akkumpanjata b’ċertifikati ta’ twettiq sodisfaċenti, li jispeċifikaw jekk ix-xogħlijiet ikunux saru b’mod professjonali u tlestewx b’mod sħiħ.
3. Meta s-servizzi jew il-prodotti li jkunu jridu jiġu pprovduti jkunu kumplessi jew, b’mod eċċezzjonali, ikunu meħtieġa għal skop partikolari, l-evidenza tal-kapaċità teknika u professjonali tista’ tinkiseb permezz ta’ kontroll imwettaq mill-awtorità kontraenti jew f’isimha minn korp uffiċjali kompetenti tal-pajjiż li fih ikun stabbilit il-fornitur tas-servizz, soġġett għall-qbil ta’ dak il-korp. Dawn il-kontrolli jirrigwardaw il-kapaċità teknika u l-kapaċità ta’ produzzjoni tal-fornitur u, jekk ikun meħtieġ, il-faċilitajiet ta’ studju u riċerka u l-miżuri tiegħu għall-kontroll tal-kwalità.
4. Meta l-awtoritajiet kontraenti jitolbu l-preżentazzjoni ta’ ċertifikati mħejjija minn korp indipendenti li jiċċertifikaw il-konformità tal-operatur ekonomiku ma’ ċerti standards ta’ garanzija tal-kwalità, huma jirreferu għal sistemi ta’ garanzija tal-kwalità bbażati fuq is-sensiela rilevanti ta’ standards Ewropej ċċertifikati minn korpi akkreditati. Madankollu, l-awtoritajiet kontraenti jaċċettaw ukoll evidenza oħra ta’ miżuri ekwivalenti ta’ garanzija tal-kwalità minn operaturi ekonomiċi li ma jkollhomx aċċess għal tali ċertifikati, jew l-ebda possibbiltà li jiksbuhom fil-limiti taż-żmien rilevanti.
5. Meta l-awtoritajiet kontraenti jitolbu l-preżentazzjoni ta’ ċertifikati mħejjija minn korpi indipendenti li jiddikjaraw li l-operatur ekonomiku huwa konformi ma’ ċerti skemi jew standards ta’ ġestjoni ambjentali, huma jirreferu għall-Iskema tal-Unjoni Ewropea ta’ Ġestjoni u Verifika Ambjentali jew għal kwalunkwe skema oħra ta’ ġestjoni ambjentali kif rikonoxxuti skont l-Artikolu 45 tar-Regolament (KE) Nru 1221/2009 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (18) jew standards oħra ta’ ġestjoni ambjentali bbażati fuq l-istandards Ewropej jew internazzjonali rilevanti minn korpi akkreditati. Huma jirrikonoxxu ċertifikati ekwivalenti minn korpi stabbiliti fi Stati Membri oħra. Iridu jaċċettaw ukoll evidenza oħra ta’ miżuri ta’ ġestjoni ambjentali ekwivalenti mill-atturi ekonomiċi.
6. Meta huwa xieraq.li jagħmel dan u għal kuntratt partikolari, operatur ekonomiku jista’ jserraħ fuq il-kapaċitajiet ta’ entitajiet oħra, hi x’inhi n-natura legali tar-rabtiet li huwa jkollu magħhom. F’dak il-każ, huwa jrid jipprova lill-awtorità kontraenti li hu se jkollu għad-dispożizzjoni tiegħu r-riżorsi meħtieġa għat-twettiq tal-kuntratt, pereżempju billi juri wegħda min-naħa ta’ dawk l-entitajiet li se jpoġġu r-riżorsi tagħhom għad-dispożizzjoni tiegħu.
Bl-istess kundizzjonijiet, konsorzju ta’ operaturi ekonomiċi kif imsemmi fl-Artikolu 121(5) jista’ jibbaża fuq il-kapaċitajiet ta’ membri tal-konsorzju jew ta’ entitajiet oħra.
7. Fil-każ ta’ kuntratti ta’ xogħlijiet, kuntratti ta’ servizzi u operazzjonijiet ta’ tqegħid u installazzjoni fil-kuntest ta’ kuntratt ta’ provvista, l-awtorità kontraenti tista’ titlob li ċerti kompiti kritiċi jitwettqu direttament mill-offerent innifsu jew, meta offerta tiġi ppreżentata minn konsorzju ta’ operaturi ekonomiċi kif imsemmi fl-Artikolu 121(6), minn parteċipant fil-konsorzju.
8. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jikkonkludu li l-operaturi ekonomiċi ma jkunux se jwettqu l-kuntratt skont standard xieraq ta’ kwalità meta l-awtorità kontraenti tistabbilixxi li huma jkollhom interessi konfliġġenti li jistgħu jaffettwaw b’mod negattiv it-twettiq tal-kuntratt.
Artikolu 149
Arranġamenti u kriterji tal-għoti
(l-Artikolu 110(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għall-Artikolu 107 tar-Regolament Finanzjarju, il-kuntratti jiġu aġġudikati b’wieħed minn dawn iż-żewġ modi:
(a)
bil-proċedura awtomatika ta’ għoti, li biha l-kuntratt jingħata lill-offerta li, waqt li tkun tajba u tissodisfa l-kundizzjonijiet stabbiliti, tikkwota l-irħas prezz;
(b)
bil-proċedura tal-aħjar valur għall-flus.
2. Sabiex tiddeċiedi liema offerta toffri l-aħjar valur għall-flus, l-awtorità kontraenti tikkunsidra l-prezz ikkwotat u kriterji oħra tal-kwalità ġġustifikati mis-suġġett tal-kuntratt bħal pereżempju, il-mertu tekniku, il-karatteristiċi estetiċi u funzjonali, il-karatteristiċi ambjentali, il-kosti operazzjonali, it-tlestija tal-profittabilità jew iż-żminijiet għall-konsenja, is-servizz ta’ wara l-bejgħ u l-assistenza teknika. L-awtorità kontraenti tista’ tistabbilixxi livelli minimi ta’ kwalità. L-offerti li juru livelli ta’ kwalità aktar baxxi mil-livelli minimi stabbiliti jiġu rifjutati.
3. L-awtorità kontraenti tispeċifika, fl-avviż tal-kuntratt jew fl-ispeċifikazzjoni jew fid-dokument deskrittiv, il-piż li se tapplika għal kull wieħed mill-kriterji sabiex tistabbilixxi l-aħjar valur għall-flus. Dak il-piż jista’ jiġi espress bħala medda f’firxa massima xierqa.
Il-piż applikat għall-prezz meta mqabbel mal-kriterji l-oħra ma jridx iwassal għan-newtralizzazzjoni tal-prezz fl-għażla ta’ min jingħata l-kuntratt, bla ħsara għall-iskali stabbiliti mill-istituzzjoni għar-remunerazzjoni ta’ ċerti servizzi, bħal dawk ipprovduti minn esperti għall-iskopijiet ta’ evalwazzjoni.
Jekk, f’każijiet eċċezzjonali, il-piż ma jkunx teknikament possibbli, b’mod partikolari minħabba s-suġġett tal-kuntratt, l-awtorità kontraenti tispeċifika sempliċement l-ordni mill-aktar sal-inqas importanti ta’ kif se jiġu applikati l-kriterji.
Artikolu 150
Użu ta’ rkanti elettroniċi
(l-Artikolu 110(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw irkanti elettroniċi, li fihom jiġu ppreżentati prezzijiet ġodda, riveduti ’l isfel, u/jew valuri ġodda fir-rigward ta’ ċerti elementi tal-offerti.
Għall-finijiet tal-ewwel subparagrafu, l-awtoritajiet kontraenti jużaw proċess elettroniku ripetittiv (irkant elettroniku), li jsir wara evalwazzjoni sħiħa inizjali tal-offerti, li tippermettilhom li jiġu kklassifikati bl-użu ta’ metodi ta’ evalwazzjoni awtomatiċi.
2. Fil-proċeduri miftuħa, ristretti jew innegozjati fil-każ imsemmi fl-Artikolu 135(1)(a), l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jiddeċiedu li l-għoti ta’ kuntratt pubbliku jkun preċedut minn irkant elettroniku meta l-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta jkunu jistgħu jiġu stabbiliti bi preċiżjoni.
Fl-istess ċirkustanzi, irkant elettroniku jista’ jintuża fil-ftuħ mill-ġdid ta’ kompetizzjoni bejn il-partijiet għal kuntratt qafas kif imsemmi fl-Artikolu 122(3)(b) u fil-ftuħ għall-kompetizzjoni tal-kuntratti li jridu jingħataw bis-sistema dinamika ta’ xiri msemmija fl-Artikolu 131.
L-irkant elettroniku jkun ibbażat jew fuq il-prezzijiet biss, f’liema każ il-kuntratt jingħata lill-aktar prezz baxx, jew fuq il-prezzijiet u/jew il-valuri tal-elementi tal-offerti indikati fl-ispeċifikazzjoni, f’liema każ il-kuntratt jingħata lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża.
3. L-awtoritajiet kontraenti li jiddeċiedu li jużaw irkant elettroniku jiddikjaraw dak il-fatt fl-avviż tal-kuntratt.
L-ispeċifikazzjoni tinkludi d-dettalji li ġejjin:
(a)
l-elementi, li l-valuri tagħhom se jkunu s-suġġett ta’ rkant elettroniku, bil-kundizzjoni li dawk l-elementi jkun kwantifikabbli u jistgħu jiġu espressi f’ċifri jew f’perċentwali;
(b)
kwalunkwe limitu fuq il-valuri li jistgħu jiġu sottomessi, kif jirriżultaw mill-ispeċifikazzjonijiet relatati mas-suġġett tal-kuntratt;
(c)
l-informazzjoni li se ssir disponibbli għall-offerenti matul l-irkant elettroniku u, fejn ikun xieraq, meta se ssir disponibbli għalihom;
(d)
l-informazzjoni rilevanti dwar il-proċess tal-irkant elettroniku;
(e)
il-kundizzjonijiet li bihom l-offerenti se jkunu jistgħu jagħmlu l-offerti u, b’mod partikolari, id-differenzi minimi li, fejn ikun xieraq, se jkunu meħtieġa meta jintefgħu l-offerti;
(f)
l-informazzjoni rilevanti dwar it-tagħmir elettroniku użat u l-arranġamenti u l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi għall-konnessjoni.
4. Qabel ma jseħħ l-irkant elettroniku, l-awtoritajiet kontraenti jagħmlu evalwazzjoni inizjali sħiħa tal-offerti skont il-kriterji tal-għoti u l-piż stabbilit għalihom.
L-offerenti kollha li jkunu ssottomettew offerti ammissibbli jiġu mistiedna fl-istess ħin b’mezzi elettroniċi sabiex jissottomettu prezzijiet ġodda u/jew valuri ġodda; l-istedina tinkludi l-informazzjoni rilevanti kollha dwar il-kollegament individwali mat-tagħmir elettroniku li jkun qiegħed jintuża u tispeċifika d-data u l-ħin tal-bidu tal-irkant elettroniku. L-irkant elettroniku jista’ jseħħ f’numru ta’ fażijiet suċċessivi. L-irkant elettroniku ma jistax jibda qabel jumejn ta’ xogħol mid-data li fiha jkunu ħarġu l-istediniet.
5. Meta l-kuntratt ikun irid jingħata fuq il-bażi tal-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża, is-sejħa trid tkun akkumpanjata mir-riżultat ta’ evalwazzjoni sħiħa tal-offerta rilevanti, imwettqa skont il-piż previst fl-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 149(3).
Is-sejħa tiddikjara wkoll il-formula matematika li għandha tintuża fl-irkant elettroniku sabiex jiġu stabbiliti l-klassifikazzjonijiet mill-ġdid awtomatiċi fuq il-bażi tal-prezzijiet ġodda u/jew il-valuri ġodda ppreżentati. Dik il-formula tinkorpora l-piż tal-kriterji kollha stabbiliti sabiex tiġi determinata l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża, kif indikat fl-avviż tal-kuntratt jew fl-ispeċifikazzjoni. Għal dak il-għan, kwalunkwe firxa trid, madankollu, titnaqqas minn qabel għal valur speċifikat.
Meta jkunu awtorizzati varjanti, trid tiġi pprovduta formula separata għal kull varjant.
6. Matul kull fażi ta’ rkant elettroniku, l-awtoritajiet kontraenti jridu tal-anqas jikkomunikaw mill-ewwel lill-offerenti kollha t-tagħrif suffiċjenti li jippermettilhom li jkunu jafu l-pożizzjonijiet relattivi tagħhom fi kwalunkwe mument. Huma jistgħu jikkomunikaw ukoll informazzjoni oħra dwar prezzijiet jew valuri oħra ppreżentati, bil-kundizzjoni li dan ikun iddikjarat fl-ispeċifikazzjoni. Huma jistgħu wkoll fi kwalunkwe ħin iħabbru n-numru ta’ parteċipanti f’dik il-fażi tal-irkant. Fl-ebda każ, madankollu, huma ma jistgħu jiżvelaw l-identitajiet tal-offerenti matul xi fażi ta’ rkant elettroniku.
7. L-awtoritajiet kontraenti jagħlqu rkant elettroniku b’wieħed jew aktar mill-modi li ġejjin:
(a)
fl-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant, huma jindikaw id-data u l-ħin stabbiliti minn qabel;
(b)
meta ma jirċevux aktar prezzijiet jew valuri ġodda li jissodisfaw ir-rekwiżiti rigward id-differenzi minimi;
(c)
meta n-numru ta’ fażijiet fl-irkant, stabbilit fl-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant, ikun tlesta.
għall-finijiet tal-punt (b) tal-ewwel subparagrafu, fl-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant, l-awtoritajiet kontraenti jindikaw il-ħin li jkunu se jħallu jgħaddi wara li jirċievu l-aħħar sottomissjoni qabel ma jagħlqu l-irkant elettroniku.
Meta l-awtoritajiet kontraenti jkunu ddeċidew li jagħlqu rkant elettroniku skont il-punt (c) tal-ewwel subparagrafu, possibbilment f’kombinazzjoni mal-arranġamenti stipulati fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu, l-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant tindika l-iskeda ta’ żmien għal kull fażi tal-irkant.
8. Wara li jagħlqu rkant elettroniku, l-awtoritajiet kontraenti jaġġudikaw il-kuntratt skont l-Artikolu 149 fuq il-bażi tar-riżultati tal-irkant elettroniku.
L-awtoritajiet kontraenti ma jistgħux jużaw l-irkanti elettroniċi b’mod mhux xieraq jew b’mod li jimpedixxu, jillimitaw jew jgħawġu l-kompetizzjoni jew li jbiddlu s-suġġett tal-kuntratt, kif imqiegħed għall-offerti fl-avviż ippubblikat dwar il-kuntratt u definit fl-ispeċifikazzjoni.
Artikolu 151
Offerti anormalment baxxi
(l-Artikolu 110(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Jekk, għal kuntratt partikolari, l-offerti jidhru anormalment baxxi, l-awtorità kontraenti, qabel ma tirrifjuta dawk l-offerti fuq dik il-bażi waħedha, trid titlob bil-miktub dettalji tal-elementi kostitwenti tal-offerta li hija tikkunsidra bħala rilevanti u għandha tivverifika dawk l-elementi kostitwenti, wara smigħ xieraq tal-partijiet, billi tqis l-ispjegazzjonijiet li tkun ingħatat. Dawn id-dettalji jistgħu jirrigwardaw b’mod partikolari l-osservanza tad-dispożizzjonijiet relatati mal-ħarsien tal-impjiegi u l-kundizzjonijiet tax-xogħol li jkun hemm fis-seħħ fil-post fejn ikunu jridu jitwettqu x-xogħol, servizz jew provvista.
L-awtorità kontraenti tista’, b’mod partikolari, tikkunsidra spjegazzjonijiet dwar:
(a)
l-ekonomija tal-proċess tal-manifattura, tal-forniment tas-servizzi jew tal-metodu ta’ kostruzzjoni;
(b)
is-soluzzjonijiet tekniċi magħżula jew il-kundizzjonijiet eċċezzjonalment favorevoli għall-offerent;
(c)
l-oriġinalità tal-offerta.
2. Meta l-awtorità kontraenti tistabbilixxi li offerta tkun anormalment baxxa b’riżultat tal-għajnuna pprovduta mill-Istat, hija tista’ tirrifjuta l-offerta fuq dik il-bażi biss jekk l-offerent ma jkunx kapaċi jipprova, fi żmien raġonevoli stabbilit mill-awtorità kontraenti, li l-għajnuna inkwistjoni tkun ingħatat b’mod definittiv u skont il-proċeduri u d-deċiżjonijiet speċifikati fir-regoli tal-Unjoni dwar l-għajnuna mill-Istat.
Artikolu 152
Limiti ta’ żmien sabiex jintlaqgħu l-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni
(l-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jistabbilixxu f’jiem kalendarji limiti ta’ żmien fissi u perentorji sabiex jintlaqgħu offerti u talbiet għall-parteċipazzjoni. Il-limiti ta’ żmien iridu jkunu twal biżżejjed biex jagħtu żmien raġonevoli u xieraq lill-partijiet interessati sabiex jippreparaw u jissottomettu l-offerti tagħhom, billi jitqiesu b’mod partikolari l-kumplessità tal-kuntratt jew il-ħtieġa ta’ żjara fil-post jew ta’ konsultazzjoni fuq il-post tad-dokumenti mehmuża mal-ispeċifikazzjonijiet.
2. Fi proċeduri miftuħa għal kuntratti b’valur daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), il-limitu ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti ma jridx ikun inqas minn 52 jum mid-data li fiha jintbagħat l-avviż tal-kuntratt.
3. Fi proċeduri ristretti, f’każijiet ta’ użu tad-djalogu kompetittiv imsemmi fl-Artikolu 132 u fi proċeduri nnegozjati bil-pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt għal kuntratti ’l fuq mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), il-limitu ta’ żmien għar-riċeviment ta’ talbiet għall-parteċipazzjoni ma jridx ikun inqas minn 37 jum mid-data li fiha jintbagħat l-avviż tal-kuntratt.
Fi proċeduri ristretti għal kuntratti b’valur daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), il-limitu ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti ma jridx ikun inqas minn 40 jum mid-data li fiha tintbagħat is-sejħa għall-offerti.
Madankollu, fil-proċeduri wara sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess kif imsemmija fl-Artikolu 136(1), il-limitu ta’ żmien irid ikun:
(a)
mhux anqas minn 21 jum mid-data li fiha tintbagħat is-sejħa għall-offerti sabiex jiġu riċevuti l-offerti fil-każ tal-proċedura msemmija fl-Artikolu 136(1)(a) u l-Artikolu 136(3)(b)(i);
(b)
mhux anqas minn 10 ijiem sabiex jiġu riċevuti talbiet għall-parteċipazzjoni u mhux anqas minn 21 jum sabiex jiġu riċevuti offerti fil-każ tal-proċedura f’żewġ passi msemmija fl-Artikolu 136(3)(b)(ii).
4. Meta l-awtoritajiet kontraenti, skont l-Artikolu 123(2), ikunu bagħtu avviż ta’ informazzjoni minn qabel għall-pubblikazzjoni jew ikunu ppubblikaw huma stess avviż minn qabel ta’ informazzjoni fuq il-profil tax-xerrej tagħhom għal kuntratti li jaqbżu l-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), il-limitu ta’ żmien sabiex jiġu riċevuti l-offerti jista’ ġeneralment jitnaqqas għal 36 jum iżda fl-ebda ċirkustanza ma għandu jkun anqas minn 22 jum mid-data li fiha jkunu ntbagħtu l-avviż tal-kuntratt jew is-sejħa għall-offerti.
Il-limiti ta’ żmien imqassra msemmija fl-ewwel subparagrafu jridu jkunu permessi biss jekk l-avviż minn qabel ta’ informazzjoni jissodisfa l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
ikun fih l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-avviż tal-kuntratt, sakemm dik l-informazzjoni tkun disponibbli fil-ħin li jiġi ppubblikat l-avviż;
(b)
ikun intbagħat għall-pubblikazzjoni bejn 52 jum u 12-il xahar qabel id-data li fiha jkun intbagħat l-avviż tal-kuntratt.
5. Il-limiti ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti jistgħu jitqassru b’ħamest ijiem jekk ikun hemm disponibbli aċċess dirett u mhux ristrett permezz ta’ mezzi elettroniċi għad-dokumenti kollha li jikkostitwixxu s-sejħa għall-offerti mid-data tal-pubblikazzjoni tal-avviż tal-kuntratt jew is-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess.
Artikolu 153
Żmien permess għall-aċċess għad-dokumenti tal-offerti
(l-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Sakemm it-talba tkun saret fil-ħin qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti, l-ispeċifikazzjoni jew id-dokumenti deskrittivi fil-proċedura msemmija fl-Artikolu 132 u dokumenti oħra jintbagħtu, fi żmien ħamest ijiem ta’ xogħol minn meta tasal it-talba, lill-operaturi ekonomiċi kollha li jkunu talbu l-ispeċifikazzjoni jew esprimew interess li jipparteċipaw fi djalogu jew li jissottomettu offerta, soġġett għall-paragrafu 4. L-awtoritajiet kontraenti mhumiex marbuta li jwieġbu talbiet għal dokumenti li jkunu saru anqas minn ħamest ijiem ta’ xogħol qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti.
2. Sakemm it-talba tkun saret fil-ħin qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti, l-informazzjoni addizzjonali dwar l-ispeċifikazzjoni jew id-dokumenti deskrittivi jew id-dokumenti addizzjonali tiġi pprovduta fl-istess ħin lill-operaturi ekonomiċi kollha li jkunu talbu l-ispeċifikazzjoni jew esprimew interess li jieħdu sehem fi djalogu jew li jissottomettu offerta, mill-aktar fis u mhux aktar tard minn sitt ijiem kalendarji qabel id-data tal-għeluq għar-riċeviment tal-offerti jew, fil-każ ta’ talbiet għall-informazzjoni li jaslu inqas minn tmint ijiem kalendarji qabel id-data tal-għeluq għar-riċeviment tal-offerti, kemm jista’ jkun malajr wara li tasal it-talba. L-awtoritajiet kontraenti mhumiex marbuta li jwieġbu talbiet għal informazzjoni addizzjonali li jkunu saru anqas minn ħamest ijiem ta’ xogħol qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti.
3. Jekk, għal xi raġuni, l-ispeċifikazzjonijiet u d-dokumenti jew l-informazzjoni addizzjonali ma jkunux jistgħu jiġu pprovduti fil-limiti ta’ żmien stipulati fil-paragrafi 1 u 2 ta’ dan l-Artikolu, jew meta l-offerti jkunu jistgħu jsiru biss wara żjara fis-sit jew wara konsultazzjoni fuq il-post tad-dokumenti annessi mal-ispeċifikazzjonijiet, il-limiti ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti msemmija fl-Artikolu 152 jiġu estiżi sabiex jippermettu lill-operaturi ekonomiċi kollha li jiffamiljarizzaw irwieħhom mal-informazzjoni kollha meħtieġa għall-preparazzjoni tal-offerti. Dik l-estensjoni tiġi reklamata b’mod xieraq, skont l-arranġamenti stipulati fl-Artikoli minn 123 sa 126.
4. Fil-proċedura miftuħa, inklużi s-sistemi dinamiċi ta’ xiri msemmija fl-Artikolu 131, jekk ikun hemm aċċess sħiħ u mhux ristrett, b’mezzi elettroniċi għas-sejħa sħiħa għall-offerti u kwalunkwe dokument addizzjonali, il-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu ma japplikax. L-avviż tal-kuntratt imsemmi fl-Artikolu 123(3) jagħti l-indirizz tal-Internet fejn jistgħu jiġu kkonsultati dawn id-dokumenti.
Artikolu 154
Limiti ta’ żmien f’każi urġenti
(l-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta urġenza debitament issostanzjata tirrendi imprattikabbli l-limiti minimi ta’ żmien stipulati fl-Artikolu 152(3) għal proċeduri ristretti u proċeduri nnegozjati bil-pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jistabbilixxu l-limiti ta’ żmien li ġejjin, espressi f’jiem kalendarji:
(a)
limitu ta’ żmien għar-riċeviment ta’ talbiet għall-parteċipazzjoni li ma jistax ikun anqas minn 15-il jum mid-data li fiha jintbagħat l-avviż tal-kuntratt jew 10 ijiem jekk l-avviż jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet b’mod elettroniku;
(b)
limitu ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti li ma jistax ikun inqas minn 10 ijiem mid-data li fiha tkun intbagħtet is-sejħa għall-offerti.
2. Fi proċeduri ristretti u proċeduri nnegozjati rapidi, l-informazzjoni addizzjonali dwar l-ispeċifikazzjonijiet, bil-kundizzjoni li tkun intalbet fil-ħin, trid tiġi kkomunikata lill-kandidati jew lill-offerenti kollha mhux aktar tard minn erbat ijiem kalendarji qabel id-data tal-għeluq għar-riċeviment tal-offerti.
Artikolu 155
Metodi ta’ komunikazzjoni
(l-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-arranġamenti għas-sottomissjoni tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni jiġu stabbiliti mill-awtorità kontraenti, li tista’ tagħżel metodu esklużiv ta’ sottomissjoni. L-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni jistgħu jiġu sottomessi permezz ta’ ittra jew b’mezzi elettroniċi. It-talbiet għall-parteċipazzjoni jistgħu jiġu sottomessi wkoll permezz ta’ faks.
Il-mezzi ta’ komunikazzjoni magħżula jridu jkunu ġeneralment disponibbli u ma jillimitawx l-aċċess tal-operaturi ekonomiċi għall-proċedura ta’ akkwist.
Il-mezzi ta’ komunikazzjoni magħżulin iridu jkunu tali li jiżguraw li jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
kull sottomissjoni jkun fiha l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-evalwazzjoni tagħha;
(b)
tiġi preservata l-integrità tad-dejta;
(c)
tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-offerti u tat-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-awtoritajiet kontraenti jeżaminaw il-kontenut tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni biss wara li jkun għadda ż-żmien stipulat għas-sottomissjoni tagħhom;
(d)
il-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
Fejn ikun meħtieġ għall-finijiet ta’ prova legali, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jiddeċiedu li t-talbiet għall-parteċipazzjoni ppreżentati b’faks iridu jiġu kkonfermati permezz ta’ ittra jew mezz elettroniku mill-aktar fis possibbli u fi kwalunkwe każ qabel id-data finali stipulata fl-Artikolu 152.
2. Meta l-awtorità kontraenti tawtorizza s-sottomissjoni ta’ offerti u talbiet għall-parteċipazzjoni b’mezzi elettroniċi, l-għodod użati u l-karatteristiċi tekniċi tagħhom ma jkunux diskriminatorji, iridu jkunu ġeneralment disponibbli u interoperabbli mal-prodotti tat-teknoloġija tal-informazzjoni u tal-komunikazzjoni fl-użu ġenerali u ma għandhomx jillimitaw l-aċċess tal-operaturi ekonomiċi għall-proċedura ta’ akkwist.
3. Ħlief għall-kuntratti b’valur aktar baxx mil-limitu stabbilit fl-Artikolu 170(1), l-apparat għar-riċeviment elettroniku tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni jrid jiggarantixxi, permezz ta’ mezzi tekniċi u proċeduri xierqa, li:
(a)
l-operatur ekonomiku jkun jista’ jiġi awtentikat b’ċertezza;
(b)
il-ħin u d-data eżatti tar-riċeviment tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni jkunu jistgħu jiġu determinati b’mod preċiż;
(c)
ikun jista’ jiġi raġonevolment assigurat li, qabel il-limiti taż-żmien stabbiliti, ħadd ma jista’ jkollu aċċess għad-dejta trażmessa skont dawk ir-rekwiżiti;
(d)
meta tinkiser dik il-projbizzjoni tal-aċċess, ikun jista’ jiġi raġonevolment assigurat li dak il-ksur jiġi identifikat b’mod ċar;
(e)
persuni awtorizzati biss ikunu jistgħu jistabbilixxu jew ibiddlu d-dati għall-ftuħ tad-dejta riċevuta;
(f)
matul il-fażijiet differenti tal-proċedura ta’ akkwist, l-aċċess għad-dejta kollha ppreżentata, jew għal partijiet minnha, irid ikun possibbli biss permezz ta’ azzjoni simultanja mill-persuni awtorizzati;
(g)
l-azzjoni simultanja mill-persuni awtorizzati trid tagħti aċċess għad-dejta trażmessa wara d-data preskritta biss;
(h)
id-dejta riċevuta u miftuħa skont dawn ir-rekwiżiti trid tibqa’ aċċessibbli biss għall-persuni awtorizzati biex jiffamiljarizzaw irwieħhom magħha.
4. Meta l-awtorità kontraenti tawtorizza s-sottomissjoni ta’ offerti u talbiet għall-parteċipazzjoni b’mezzi elettroniċi, id-dokumenti elettroniċi sottomessi b’dawn is-sistemi jitqiesu bħala l-oriġinali u jridu jkunu ffirmati minn rappreżentant awtorizzat tal-operatur ekonomiku.
5. Meta s-sottomissjoni ssir permezz ta’ ittra, l-offerenti jew il-kandidati jistgħu jagħżlu li jissottomettu l-offerti jew it-talbiet għall-parteċipazzjoni:
(a)
bil-posta jew bis-servizz ta’ kurrier, f’liema każ is-sejħa għall-offerti tispeċifika li l-evidenza tkun kostitwita mid-data ta’ meta jintbagħtu, it-timbru jew id-data tal-irċevuta tad-depożitu;
(b)
permezz ta’ konsenja bl-idejn fil-bini tal-istituzzjoni mill-offerent jew il-kandidat innifsu jew minn aġent; għal dan il-għan is-sejħa għall-offerti tispeċifika, minbarra l-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 138(2)(a), id-dipartiment fejn iridu jiġu kkonsenjati l-offerti jew it-talbiet għall-parteċipazzjoni u tingħata riċevuta ffirmata u datata.
6. Sabiex tinżamm is-segretezza u sabiex tiġi evitata kwalunkwe diffikultà meta l-offerti jintbagħtu permezz ta’ ittra, is-sejħa għall-offerti trid tinkludi l-provvediment li ġej:
L-offerti jridu jiġu sottomessi f’envelop issiġillat li huwa stess ikun magħluq f’envelop ieħor issiġillat. L-envelop ta’ ġewwa jrid ikollu miktub fuqu, minbarra l-isem tad-dipartiment fejn ikun indirizzat, kif indikat fis-sejħa għall-offerti, il-kliem “Sejħa għall-offerti - Ma għandux jinfetaħ mis-servizz postali”. Jekk jintużaw envelops li jingħalqu minnhom infushom, dawn iridu jiġu ssiġillati b’tejp adeżiv u min jibgħat l-offerta jrid jiffirma tul dak it-tejp.
Artikolu 156
Garanziji għall-offerti
(l-Artikolu 111(3) tar-Regolament Finanzjarju)
L-awtorità kontraenti tista’ titlob garanzija għall-offerta, ippreżentata skont l-Artikolu 163, li tirrappreżenta minn 1 % sa 2 % tal-valur totali tal-kuntratt.
Garanzija għall-offerta tinħall meta jingħata l-kuntratt. Jekk ma tiġi sottomessal-ebda offerta sad-data tal-għeluq stabbilita jew jekk l-offerta tiġi suċċessivament irtirata, il-garanzija trid tinżamm.
Artikolu 157
Ftuħ tal-offerti u talbiet għall-parteċipazzjoni
(l-Artikolu 111(4) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Iridu jinfetħu t-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti kollha li jissodisfaw ir-rekwiżiti tal-Artikolu 155.
2. Fejn il-valur ta’ kuntratt jaqbeż il-limitu stabbilit fl-Artikolu 137(1), l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaħtar kumitat sabiex jiftaħ l-offerti.
Il-kumitat tal-ftuħ ikun iffurmat minn tal-anqas tliet persuni li jirrappreżentaw mill-anqas żewġ entitajiet organizzattivi tal-istituzzjoni kkonċernata mingħajr rabta ġerarkika bejniethom, li mill-anqas wieħed minnhom ma jaqax taħt l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Biex jiġi evitat kull tip ta’ kunflitt ta’ interessi, dawk il-persuni jkunu soġġetti għall-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju. Fir-rappreżentanzi jew l-unitajiet lokali msemmija fl-Artikolu 72 ta’ dan ir-Regolament jew iżolati fi Stat Membru, jekk ma jkunx hemm entitajiet separati, ir-rekwiżit ta’ entitajiet organizzattivi mingħajr rabta ġerarkika bejniethom ma japplikax.
Fil-każ ta’ proċedura ta’ akkwist imnedija fuq bażi interistituzzjonali, il-kumitat tal-ftuħ jinħatar mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mill-istituzzjoni responsabbli għall-proċedura ta’ akkwist. Il-kompożizzjoni tal-kumitat tal-ftuħ tirrifletti, safejn ikun possibbli, il-karattru interistituzzjonali tal-proċedura ta’ akkwist.
3. Meta l-offerti jiġu sottomessi bil-posta, membru wieħed jew aktar tal-kumitat tal-ftuħ jinizjala d-dokumenti li jixhdu d-data u l-ħin ta’ meta ntbagħtet kull offerta.
Huma jinizjalaw ukoll waħda minn dawn li ġejjin:
(a)
kull paġna ta’ kull offerta;
(b)
il-paġna ta’ quddiem u l-paġni li jkun fihom id-dettalji finanzjarji ta’ kull offerta, l-integrità tal-offerta inizjali tiġi ggarantita bi kwalunkwe teknika xierqa użata minn dipartiment li jkun indipendenti mid-dipartiment awtorizzanti, ħlief fil-każijiet imsemmija fit-tieni subparagrafu tal-paragrafu 2.
Meta l-kuntratt jingħata bil-proċedura awtomatika ta’ għoti skont il-punt (a) tal-Artikolu 149(1), il-prezzijiet ikkwotati fl-offerti li jissodisfaw ir-rekwiżiti jsiru pubbliċi.
Il-membri tal-kumitat jiffirmaw ir-rekord miktub tal-ftuħ tal-offerti li jkunu waslu, li għandu jidentifika dawk l-offerti li jikkonformaw mar-rekwiżiti tal-Artikolu 155 u dawk li ma jikkonformawx magħhom, u li jagħtu r-raġunijiet li għalihom kienu rifjutati offerti minħabba nuqqas ta’ konformità, b’referenza għall-metodi ta’ sottomissjoni tal-offerti msemmija fl-Artikolu 155. Il-firma tista’ ssir b’sistema elettronika li tipprovdi identifikazzjoni suffiċjenti tal-firmatarju.
Artikolu 158
Kumitat għall-evalwazzjoni tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni
(l-Artikolu 111(5) tar-Regolament Finanzjarju)
1. It-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti kollha ddikjarati bħala konformi mar-rekwiżiti tal-Artikolu 155 jiġu evalwati u kklassifikati minn kumitat ta’ evalwazzjoni mwaqqaf għal kull waħda miż-żewġ fażijiet fuq il-bażi tal-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla mħabbra qabel u l-kriterji tal-għoti rispettivament.
Dan il-kumitat jinħatar mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli biex jagħti opinjoni ta’ konsulenza dwar kuntratti b’valur ogħla mil-limitu msemmi fl-Artikolu 137(1).
Madankollu, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jiddeċiedi li l-kumitat ta’ evalwazzjoni għandu jevalwa u jikklassifika l-offerti fuq il-bażi tal-kriterji tal-għoti biss u li l-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla għandhom jiġu evalwati b’mezzi xierqa oħra li jiggarantixxu n-nuqqas ta’ kunflitti ta’ interessi.
2. Il-kumitat ta’ evalwazzjoni jkun iffurmat minn tal-anqas tliet persuni li jirrappreżentaw mill-anqas żewġ entitajiet organizzattivi tal-istituzzjonijiet jew il-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju mingħajr rabta ġerarkika bejniethom, li mill-anqas wieħed minnhom ma jaqax taħt l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li dawn il-persuni jissodisfaw l-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
Fir-rappreżentanzi u l-unitajiet lokali msemmija fl-Artikolu 72 jew iżolati fi Stat Membru, jekk ma jkunx hemm entitajiet separati, ir-rekwiżit ta’ entitajiet organizzattivi mingħajr rabta ġerarkika bejniethom ma japplikax.
Il-kumitat ta’ evalwazzjoni jista’ jkun magħmul mill-istess membri tal-kumitat għall-ftuħ tal-offerti.
Esperti esterni jistgħu jassistu lill-kumitat b’deċiżjoni tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li dawk l-esperti jissodisfaw l-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
Fil-każ ta’ proċedura ta’ akkwist imnedija fuq bażi interistituzzjonali, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jinħatar mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mill-istituzzjoni responsabbli għall-proċedura ta’ akkwist. Il-kompożizzjoni tal-kumitat ta’ evalwazzjoni tirrifletti, safejn ikun possibbli, il-karattru interistituzzjonali tal-proċedura ta’ akkwist.
3. It-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti li ma jissodisfawx ir-rekwiżiti essenzjali kollha stabbiliti fid-dokumenti tal-offerti jiġu eliminati.
Madankollu, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew l-awtorità kontraenti jistgħu jitolbu lill-kandidati jew lill-offerenti sabiex jipprovdu materjal addizzjonali jew sabiex jispjegaw id-dokumenti ta’ sostenn ippreżentati b’rabta mal-kriterji ta’ esklużjoni jew tal-għażla, fil-limitu taż-żmien li jispeċifika.
It-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti li ma jkunux esklużi u li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla jitqiesu bħala ammissibbli.
4. Fil-każ ta’ offerti anormalment baxxi kif imsemmija fl-Artikolu 151, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jitlob kwalunkwe informazzjoni rilevanti dwar il-kompożizzjoni tal-offerta.
Artikolu 159
Riżultati tal-evalwazzjoni
(l-Artikolu 112 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għandu jitħejja u jiġi datat rekord bil-miktub tal-evalwazzjoni u l-klassifikazzjoni tat-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti ddikjarati bħala li jissodisfaw ir-rekwiżiti.
Ir-rekord bil-miktub jiġi ffirmat mill-membri kollha tal-kumitat ta’ evalwazzjoni. Il-firma tista’ ssir b’sistema elettronika li tipprovdi identifikazzjoni suffiċjenti tal-firmatarju.
Jekk il-kumitat ta’ evalwazzjoni ma jkunx ingħata r-responsabbiltà li jivverifika l-offerti skont il-kriterji ta’ esklużjoni u għażla, ir-rekord bil-miktub jiġi ffirmat ukoll mill-persuni li kienu ngħataw dik ir-responsabbiltà mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Ir-rekord bil-miktub jinżamm għal referenza futura.
2. Ir-rekord bil-miktub imsemmi fil-paragrafu 1 jinkludi tal-anqas:
(a)
l-isem u l-indirizz tal-awtorità kontraenti, kif ukoll is-suġġett u l-valur tal-kuntratt, il-kuntratt qafas jew is-sistema dinamika ta’ xiri;
(b)
l-ismijiet tal-kandidati jew tal-offerenti rifjutati u r-raġunijiet għar-rifjut tagħhom;
(c)
l-ismijiet tal-kandidati jew tal-offerenti li se jiġu eżaminati u r-raġunijiet għall-għażla tagħhom;
(d)
ir-raġunijiet għar-rifjut tal-offerti misjuba li kienu anormalment baxxi;
(e)
l-ismijiet tal-kandidati jew il-kuntrattur propost u r-raġunijiet għal dik l-għażla u, jekk ikun magħruf, il-proporzjon tal-kuntratt jew tal-kuntratt qafas li l-kuntrattur ikunu beħsiebu jissottokuntratta lil partijiet terzi.
3. L-awtorità kontraenti mbagħad tieħu d-deċiżjoni tagħha billi tagħti mill-anqas dawn li ġejjin:
(a)
l-isem u l-indirizz tal-awtorità kontraenti, is-suġġett u l-valur tal-kuntratt, jew is-suġġett u l-valur massimu tal-kuntratt qafas jew is-sistema dinamika ta’ xiri;
(b)
l-ismijiet tal-kandidati jew tal-offerenti rifjutati u r-raġunijiet għar-rifjut tagħhom;
(c)
l-ismijiet tal-kandidati jew tal-offerenti li se jiġu eżaminati u r-raġunijiet għall-għażla tagħhom;
(d)
ir-raġunijiet għar-rifjut tal-offerti misjuba li kienu anormalment baxxi;
(e)
l-ismijiet tal-kandidati jew il-kuntrattur magħżula u r-raġunijiet għal dik l-għażla b’referenza għall-kriterji tal-għażla u tal-għoti mħabbra minn qabel u, jekk ikun magħruf, il-proporzjon tal-kuntratt jew tal-kuntratt qafas li l-kuntrattur ikun beħsiebu jissottokuntratta lil partijiet terzi;
(f)
fil-każ ta’ proċeduri nnegozjati u djalogu kompetittiv, iċ-ċirkustanzi msemmija fl-Artikoli 132, 134, 135, 266, 268, 270 u 271 li jiġġustifikaw l-użu tagħhom;
(g)
fejn ikun xieraq, ir-raġunijiet għaliex l-awtorità kontraenti tkun iddeċidiet li ma tagħtix kuntratt.
Fil-każ ta’ proċedura ta’ akkwist imnedija fuq bażi interistituzzjonali, id-deċiżjoni msemmija fl-ewwel subparagrafu tittieħed mill-awtorità kontraenti responsabbli għall-proċedura ta’ akkwist.
Artikolu 160
Kuntatti bejn l-awtoritajiet kontraenti u l-offerenti
(l-Artikolu 112 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bħala eċċezzjoni, jista’ jsir kuntatt bejn l-awtorità kontraenti u l-offerenti matul il-proċedura tal-għoti tal-kuntratti, fil-kundizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafi 2 u 3.
2. Qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti, fir-rigward tad-dokumenti u l-informazzjoni addizzjonali msemmija fl-Artikolu 153, l-awtorità kontraenti tista’:
(a)
fil-każ tal-offerenti, tikkomunika informazzjoni addizzjonali għall-iskop biss li tikkjarifika n-natura tal-kuntratt, tali informazzjoni għandha tiġi kkomunikata lill-offerenti kollha li jkunu talbu l-ispeċifikazzjonijiet;
(b)
fil-każ tagħha stess, jekk tiskopri żball, nuqqas ta’ preċiżjoni, ommissjoni jew kull tip ieħor ta’ żball klerikali fit-test tal-avviż tal-kuntratt, is-sejħa għall-offerti jew l-ispeċifikazzjonijiet, tinforma lill-persuni kkonċernati fl-istess data u b’mod identiku għal dak applikabbli fir-rigward tas-sejħa għall-offerti oriġinali.
3. Jekk, wara li jinfetħu l-offerti, tkun meħtieġa xi kjarifika b’rabta ma’ offerta, jew jekk ikunu jridu jiġu rranġati żbalji klerikali ovvji fl-offerta, l-awtorità kontraenti tista’ tikkuntattja lill-offerenti, għalkemm tali kuntatt jista’ ma jwassal għall-ebda bidla fit-termini tal-offerta.
4. F’kull każ fejn ikun sar kuntatt, u fil-każijiet debitament ġustifikati fejn ma jkunx sar kuntatt kif imsemmi fl-Artikolu 96 tar-Regolament Finanzjarju, jinżamm rekord fil-fajl tal-akkwist.
Artikolu 161
Informazzjoni għall-kandidati u għall-offerenti
(l-Artikoli 113, 114 u 118 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jinfurmaw mill-aktar fis lill-kandidati u l-offerenti bid-deċiżjonijiet meħuda dwar l-għoti tal-kuntratt jew tal-kuntratt qafas jew id-dħul f’sistema dinamika ta’ xiri, inklużi r-raġunijiet għal kwalunkwe deċiżjoni li ma jingħatax kuntratt jew kuntratt qafas, jew l-istabbiliment ta’ sistema dinamika ta’ xiri, li għalih kien hemm proċedura ta’ offerti kompetittiva jew li terġa’ tinbeda l-proċedura.
2. L-awtorità kontraenti, fi żmien mhux aktar minn 15-il jum kalendarju mid-data li fiha tirċievi talba bil-miktub, trid tikkomunika l-informazzjoni prevista fl-Artikolu 113(2) tar-Regolament Finanzjarju.
3. Fil-każ ta’ kuntratti mogħtija mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni f’isimhom stess, b’valur daqs jew akbar mil-limiti msemmija fl-Artikolu 170(1) u li ma jkunux esklużi mill-kamp ta’ applikazzjoni tad-Direttiva 2004/18/KE, l-awtorità kontraenti tinforma lill-offerenti jew il-kandidati kollha li ma jkunux intgħażlu, fl-istess ħin u b’mod individwali, b’mezz elettroniku, li l-applikazzjoni jew l-offerta tagħhom ma tkunx ġiet aċċettata f’xi wieħed mill-istadji li ġejjin:
(a)
ftit wara li jkunu ttieħdu d-deċiżjonijiet fuq il-bażi tal-kriterji ta’ esklużjoni u għażla u qabel id-deċiżjoni tal-għoti, fi proċeduri ta’ akkwist organizzati f’żewġ stadji separati;
(b)
fir-rigward tad-deċiżjonijiet ta’ għoti u d-deċiżjonijiet ta’ rifjut tal-offerti, kemm jista’ jkun malajr wara d-deċiżjoni tal-għoti u mhux aktar tard mill-ġimgħa ta’ wara.
F’kull każ, l-awtorità kontraenti tindika r-raġunijiet għaliex l-offerta jew l-applikazzjoni ma jkunux ġew aċċettati u r-rimedji legali disponibbli.
L-offerenti jew il-kandidati li ma jintgħażlux jistgħu jitolbu informazzjoni addizzjonali dwar ir-raġunijiet għar-rifjut tagħhom bil-miktub permezz ta’ ittra, faks jew posta elettronika, u l-offerenti kollha magħżula li l-offerti tagħhom ma jiġux eliminati jistgħu jiksbu informazzjoni dwar il-karatteristiċi u l-merti relattivi tal-offerta magħżula u l-isem tal-offerent magħżul, bla ħsara għat-tieni subparagrafu tal-Artikolu 113(2) tar-Regolament Finanzjarju. L-awtorità kontraenti twieġeb fi żmien mhux aktar minn 15-il jum kalendarju minn meta tirċievi t-talba.
Artikolu 162
Iffirmar tal-kuntratt
(l-Artikoli 113 u 118 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kuntratt ma jistax jibda jitwettaq qabel ma jiġi ffirmat il-kuntratt.
Taqsima 4
Garanziji u Kontroll
Artikolu 163
Garanziji
(l-Artikolu 115 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fejn il-kuntratturi jkunu meħtieġa li jagħtu garanzija bil-quddiem, din trid tkun għal ammont u perjodu ta’ żmien li jkunu biżżejjed biex din tiġi attivata.
2. Il-garanzija trid tkun ipprovduta minn bank jew istituzzjoni finanzjarja awtorizzata. Din tista’ tiġi sostitwita b’garanzija in solidum minn parti terza, wara aċċettazzjoni mill-awtorità kontraenti.
Il-garanzija tkun denominata fil-munita euro.
Din tpoġġi lill-bank jew lill-istituzzjoni finanzjarja jew il-parti terza bħala kollateral irrevokabbli, jew bħala l-ewwel garanti tal-obbligi tal-kuntrattur.
Artikolu 164
Garanzija għal eżekuzzjoni
(l-Artikolu 115 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Sabiex jiġi assigurat li x-xogħlijiet, il-provvisti jew is-servizzi jkunu twasslu b’mod sħiħ u meta l-aċċettazzjoni finali skont it-termini tal-kuntratt ma tkunx tista’ tingħata wara l-ħlas finali, l-uffiċjal awtorizzanti jista’ jitlob garanzija għal eżekuzzjoni fuq bażi ta’ każ b’każ u soġġetta għal analiżi preliminari tar-riskju.
2. Garanzija li tikkorrispondi għal 10 % tal-valur totali tal-kuntratt tista’ ssir bi tnaqqis mill-pagamenti kif u meta jsiru.
Din tista’ tiġi sostitwita b’ammont miżmum mill-pagament finali sabiex iservi ta’ garanzija sal-aċċettazzjoni finali tas-servizzi, provvisti jew xogħlijiet. L-ammont jiġi stabbilit mill-uffiċjal awtorizzanti u jkun proporzjonat mar-riskji identifikati fir-rigward tal-eżekuzzjoni tal-kuntratt, meta jitqiesu s-suġġett tiegħu, kif ukoll it-termini kummerċjali normali applikabbli għas-settur.
Il-kundizzjonijiet għal tali garanzija jitħabbru fid-dokumenti tal-offerti.
3. Wara l-aċċettazzjoni finali tax-xogħlijiet, servizzi jew provvisti, il-garanziji jinħallu skont it-termini tal-kuntratt.
Artikolu 165
Garanzija għall-prefinanzjament
(l-Artikolu 115 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Ladarba l-awtorità kontraenti tkun stabbilixxiet il-ħtieġa għal prefinanzjament, hija tivvaluta r-riskji assoċjati mal-ħlasijiet ta’ prefinanzjament, qabel ma tniedi l-proċedura ta’ akkwist, billi tikkunsidra b’mod partikolari l-kriterji li ġejjin:
(a)
il-valur stmat tal-kuntratt;
(b)
is-suġġett tiegħu;
(c)
it-tul u l-veloċità tiegħu;
(d)
l-istruttura tas-suq.
2. Għandha tkun meħtieġa garanzija sabiex isir il-ħlas ta’ prefinanzjament fil-każ imsemmi fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 146(6), jew meta l-uffiċjal awtorizzanti jiddeċiedi li jitlob garanzija skont il-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu.
Ma tkun meħtieġa l-ebda garanzija għal kuntratti ta’ valur baxx kif imsemmija fl-Artikolu 137(1).
Il-garanzija tinħall kif u meta l-prefinanzjament jitnaqqas mill-ħlasijiet interim jew il-ħlasijiet tal-bilanċi lill-kuntrattur skont it-termini tal-kuntratt.
Artikolu 166
Sospensjoni fil-każ ta’ żbalji jew irregolaritajiet
(l-Artikolu 116 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kuntratti jistgħu jiġu sospiżi skont l-Artikolu 116 tar-Regolament Finanzjarju sabiex jiġi vverifikat jekk żbalji sostanzjali jew irregolaritajiet jew frodi preżunti jkunux seħħew tassew. Jekk dawn ma jkunux ikkonfermati, it-twettiq tal-kuntratt jitkompla kemm jista’ jkun malajr.
2. Żball sostanzjali jew irregolarità jkunu kwalunkwe ksur ta’ dispożizzjoni ta’ kuntratt jew ta’ regolament li jirriżulta minn att jew ommissjoni li jikkawżaw jew li jistgħu jikkawżaw telf għall-baġit tal-Unjoni.
KAPITOLU 2
Dispożizzjonijiet applikabbli għall-kuntratti mogħtija mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni minn jeddhom
Artikolu 167
Identifikazzjoni tal-livell xieraq għall-kalkolu tal-limiti
(l-Artikoli 117 u 118 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull uffiċjal awtorizzanti b’delega jew b’sottodelega fi ħdan kull istituzzjoni jivvaluta jekk intlaħqux il-limiti stabbiliti fl-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 168
Kuntratti separati u kuntratti bil-lottijiet
(l-Artikoli 104 u 118 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-valur stmat ta’ kuntratt ma jistax jiġi determinat sabiex ikunu evitati l-obbligi stabbiliti f’dan ir-Regolament, u kuntratt lanqas ma jista’ jinqasam għal dak il-għan.
Kull fejn ikun xieraq, teknikament fattibbli u kosteffiċjenti, il-kuntratti b’valur daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1) jingħataw fl-istess ħin fil-forma ta’ lottijiet separati.
2. Fejn is-suġġett ta’ kuntratt ta’ provvista, servizzi jew xogħlijiet ikun mifrux fuq diversi lottijiet, li kull wieħed ikun is-suġġett ta’ kuntratt individwali, għall-evalwazzjoni globali tal-limitu applikabbli jiġi kkunsidrat il-valur totali tal-lottijiet kollha.
Meta l-valur totali tal-lottijiet kollha jkun daqs jew akbar mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), l-Artikolu 97(1) u l-paragrafi 1 u 2 tal-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju japplikaw għal kull wieħed mil-lottijiet.
3. Meta kuntratt ikun irid jingħata fil-forma ta’ lottijiet separati, l-offerti jiġu evalwati separatament għal kull lott. Jekk jingħataw diversi lottijiet lill-istess offerent, jista’ jiġi ffirmat kuntratt wieħed li jkopri dawn il-lottijiet
Artikolu 169
Arranġamenti biex issir stima tal-valur ta’ ċerti kuntratti
(l-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Sabiex tikkalkula l-ammont stmat ta’ kuntratt, l-awtorità kontraenti trid tinkludi r-remunerazzjoni totali stmata tal-kuntratturi.
Meta kuntratt jipprevedi opzjonijiet jew tiġdid possibbli, il-bażi tal-kalkolu jkun l-ammont massimu awtorizzat, inkluż l-użu tal-klawsoli dwar l-opzjonijiet u t-tiġdid.
Din l-istima ssir meta jintbagħat l-avviż tal-kuntratt jew, meta ma jkunx hemm tali pubbliċità, meta l-awtorità kontraenti tibda l-proċedura tal-għoti.
2. Għall-kuntratti qafas u s-sistemi dinamiċi ta’ xiri, il-valur li għandu jiġi kkunsidrat ikun il-valur massimu tal-kuntratti kollha previsti matul il-perjodu kollu tal-kuntratt qafas jew tas-sistema dinamika ta’ xiri.
3. Għall-kuntratti ta’ servizzi, iridu jiġu kkunsidrati:
(a)
fil-każ tas-servizzi tal-assigurazzjoni, il-primjum li jrid jitħallas u forom oħra ta’ remunerazzjoni;
(b)
fil-każ tas-servizzi bankarji jew finanzjarji, it-tariffi, il-kummissjonijiet, l-imgħax u tipi oħra ta’ remunerazzjoni;
(c)
fil-każ tal-kuntratti ta’ disinn, it-tariffi, il-kummissjonijiet li jridu jitħallsu u forom oħra ta’ remunerazzjoni.
4. Fil-każ ta’ kuntratti ta’ servizzi li ma jispeċifikawx prezz totali jew fil-każ ta’ kuntratti ta’ provvista għat-twellija, kiri jew ħlas bin-nifs ta’ prodotti, il-valur li għandu jittieħed bħala l-bażi biex jiġi kkalkulat il-valur stmat ikun:
(a)
fil-każ tal-kuntratti b’terminu fiss:
(i)
fejn it-terminu tagħhom ikun ta’ 48 xahar jew anqas fil-każ tas-servizzi jew 12-il xahar jew anqas fil-każ tal-provvisti, il-valur totali tal-kuntratt għal kemm idumu;
(ii)
fejn it-terminu tagħhom ikun ta’ aktar minn 12-il xahar fil-każ tal-provvisti, il-valur totali inkluż il-valur residwu stmat;
(b)
fil-każ ta’ kuntratti għal perjodu indefinit jew, fil-każ tas-servizzi, għal perjodu ta’ aktar minn 48 xahar, il-valur ta’ kull xahar immultiplikat għal 48 darba.
5. Fil-każ ta’ kuntratti ta’ servizzi jew provvisti li jingħataw b’mod regolari jew li jridu jiġġeddu fi żmien speċifikat, il-valur tal-kuntratt jiġi stabbilit fuq il-bażi ta’:
(a)
jew il-kost reali aggregat ta’ kuntratti simili għall-istess tipi ta’ servizzi jew prodotti mogħtija matul is-sena finanzjarja jew it-12-il xahar preċedenti, aġġustat, fejn possibbli, għall-bidliet previsti fil-kwantità jew il-valur matul it-12-il xahar wara l-kuntratt inizjali;
(b)
jew il-kost aggregat stmat ta’ kuntratti suċċessivi mogħtija matul it-12-il xahar wara l-ewwel servizz imwettaq jew l-ewwel konsenja jew matul it-terminu tal-kuntratt, meta dan ikun itwal minn 12-il xahar.
6. Fil-każ ta’ kuntratti ta’ xogħlijiet, irid jitqies mhux biss il-valur tax-xogħlijiet iżda wkoll il-valur totali stmat tal-provvisti meħtieġa sabiex jitwettqu x-xogħlijiet u magħmula disponibbli għall-kuntrattur mill-awtorità kontraenti.
Artikolu 170
Limiti għall-applikazzjoni tal-proċeduri skont id-Direttiva 2004/18/KE
(l-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-limiti msemmija fl-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju jkunu dawk stipulati fid-Direttiva 2004/18/KE għall-kuntratti ta’ provvista, servizzi u xogħlijiet, rispettivament.
2. Il-limiti ta’ żmien imsemmija fl-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju jkunu dawk speċifikati fl-Artikoli 152, 153 u 154.
Artikolu 171
Perjodu ta’ waqfien totali qabel l-iffirmar tal-kuntratt
(l-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtorità kontraenti ma tiffirmax il-kuntratt jew il-kuntratt qafas, kopert mid-Direttiva 2004/18/KE, mal-offerent li jkun ġie aċċettat, qabel ma jkunu għaddew 14-il jum kalendarju.
Dak il-perjodu jiġi kkalkulat minn waħda mid-dati li ġejjin:
(a)
mill-jum wara li jkunu ntbagħtu flimkien in-notifiki lill-offerenti magħżula u lill-offerenti li ma jkunux intgħażlu;
(b)
fejn il-kuntratt jew il-kuntratt qafas jingħata skont proċedura nnegozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż tal-kuntratt, mill-jum ta’ wara li l-avviż tal-għoti tal-kuntratt imsemmi fl-Artikolu 123 jiġi ppubblikat f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Meta jintużaw faks jew mezz elettroniku għall-bgħit imsemmi fil-punt (a) tat-tieni subparagrafu, il-perjodu ta’ waqfien totali jkun ta’ 10 ijiem kalendarji.
Jekk ikun meħtieġ, l-awtorità kontraenti tista’ tissospendi l-iffirmar tal-kuntratt għal aktar studju jekk dan ikun iġġustifikat mit-talbiet jew il-kummenti magħmula mill-offerenti jew il-kandidati li ma jkunux intgħażlu jew li jkollhom xi lment jew minn kwalunkwe informazzjoni rilevanti oħra li tkun waslet. It-talbiet, il-kummenti jew l-informazzjoni jridu jaslu matul il-perjodu stabbilit fl-ewwel subparagrafu. Fil-każ ta’ sospensjoni, il-kandidati jew l-offerenti kollha jridu jiġu infurmati fi żmien tlett ijiem ta’ xogħol wara d-deċiżjoni ta’ sospensjoni.
Ħlief fil-każijiet previsti fil-paragrafu 2, kwalunkwe kuntratt iffirmat qabel ma jiskadi l-perjodu stipulat fl-ewwel subparagrafu jkun null u bla effett.
Fejn il-kuntratt jew il-kuntratt qafas ma jkunx jista’ jingħata lill-offerent previst magħżul, l-awtorità kontraenti tista’ tagħtih lit-tieni l-aħjar offerent.
2. Il-perjodu stipulat fil-paragrafu 1 ma japplika fil-każijiet li ġejjin:
(a)
fil-każ ta’ proċeduri miftuħa, ristretti jew innegozjati wara l-pubblikazzjoni ta’ avviż tal-kuntratt meta tkun ġiet sottomessa biss offerta waħda;
(b)
fil-każ ta’ kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratt qafas;
(c)
fil-każ tal-proċeduri nnegozjati msemmija fl-Artikoli 134(1)(c), 134(1)(g)(iii), 134(1)(h) u 134(1)(j).
Artikolu 172
Evidenza tal-aċċess għall-kuntratti
(l-Artikolu 119 tar-Regolament Finanzjarju)
L-ispeċifikazzjonijiet jeħtieġu li l-offerenti jindikaw f’liema Stat għandhom il-kwartieri ġenerali jew id-domiċilju tagħhom u li jippreżentaw l-evidenza ta’ sostenn li normalment tkun aċċettabbli mill-liġi tagħhom.
TITOLU VI
GĦOTJIET
KAPITOLU 1
Kamp ta’ applikazzjoni u għamla tal-għotjiet
Artikolu 173
Sottoskrizzjonijiet
(l-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju)
Is-sottoskrizzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 121(2)(d) tar-Regolament Finanzjarju jkunu somom imħallsa lill-korpi li l-Unjoni hija membru fihom, skont id-deċiżjonijiet tal-baġit u l-kundizzjonijiet ta’ ħlas stabbiliti mill-korp ikkonċernat.
Artikolu 174
Ftehim u deċiżjoni ta’ għotjiet
(l-Artikolu 121(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-għotjiet ikunu koperti minn deċiżjoni jew permezz ta’ ftehim bil-miktub.
2. Biex jiġi ddeterminat l-istrument li għandu jintuża, iridu jittieħdu inkonsiderazzjoni l-elementi li ġejjin:
(a)
fejn jinsab il-benefiċjarju, ġewwa jew barra l-Unjoni;
(b)
il-kumplessità u l-istandardizzazzjoni tal-kontenut tal-azzjonijiet jew il-programmi ta’ ħidma ffinanzjati.
Artikolu 175
Nefqa fuq il-membri tal-istituzzjonijiet
(l-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju)
In-nefqa fuq il-membri tal-istituzzjonijiet kif imsemmija fl-Artikolu 121(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju tinkludi l-kontribuzzjonijiet lil assoċjazzjonijiet ta’ eks membri jew membri attwali tal-Parlament Ewropew. Dawn il-kontribuzzjonijiet jiġu implimentati skont ir-regoli amministrattivi interni tal-Parlament Ewropew.
Artikolu 176
Azzjonijiet li jistgħu jirċievu għotjiet
(l-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju)
Azzjoni li tista’ tirċievi għotja fis-sens tal-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju trid tiġi ddefinita b’mod ċar.
L-ebda azzjoni ma tista’ tinqasam f’azzjonijiet differenti għall-finijiet ta’ evażjoni tar-regoli dwar il-finanzjament stabbiliti f’dan ir-Regolament.
Artikolu 177
Korpi b’għan ta’ interess ġenerali tal-Unjoni
(l-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju)
Korp b’għan ta’ interess ġenerali tal-Unjoni huwa:
(a)
korp involut fl-edukazzjoni, it-taħriġ, it-tagħrif, l-innovazzjoni jew ir-riċerka u l-istudju dwar il-politiki Ewropej, kwalunkwe attività li tikkontribwixxi għall-promozzjoni taċ-ċittadinanza jew id-drittijiet tal-bniedem, jew korp Ewropew tal-istandards;
(b)
entità li tirrappreżenta korpi mingħajr skop ta’ qligħ attivi fl-Istati Membri, fil-pajjiżi kandidati jew fil-pajjiżi potenzjalment kandidati u l-promozzjoni ta’ prinċipji u politiki konsistenti mal-għanijiet tat-Trattati.
Artikolu 178
Sħubiji
(l-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għotjiet speċifiċi għal azzjonijiet u għotjiet operattivi jistgħu jiffurmaw parti minn qafas ta’ sħubija.
2. Qafas ta’ sħubija jista’ jiġi stabbilit bħala mekkaniżmu ta’ kooperazzjoni fit-tul bejn il-Kummissjoni u l-benefiċjarji tal-għotjiet. Jista’ jieħu l-forma ta’ ftehim ta’ qafas ta’ sħubija jew deċiżjoni ta’ qafas ta’ sħubija.
Il-ftehim jew id-deċiżjoni ta’ qafas ta’ sħubija jispeċifikaw l-għanijiet komuni, in-natura tal-azzjonijiet ippjanati fuq bażi ta’ darba jew bħala parti minn programm ta’ ħidma annwali approvat, il-proċedura għall-għoti ta’ għotjiet speċifiċi, f’konformità mal-prinċipji u r-regoli proċedurali f’dan it-Titolu, u d-drittijiet u l-obbligi ġenerali ta’ kull parti skont il-ftehimiet jew id-deċiżjonijiet speċifiċi.
Id-dewmien tas-sħubija ma jistax jaqbeż l-erba’ snin, ħlief f’każijiet eċċezzjonali, iġġustifikati mis-suġġett tal-qafas ta’ sħubija.
L-uffiċjali awtorizzanti ma jistgħux jagħmlu użu mhux xieraq tal-ftehimiet jew id-deċiżjonijiet ta’ qafas ta’ sħubija jew jużawhom b’tali mod li l-iskop jew l-effett imur kontra l-prinċipji tat-trasparenza jew tat-trattament indaqs tal-applikanti.
3. Is-sħubiji qafas jiġu ttrattati bħala għotjiet fir-rigward tal-programmazzjoni, il-pubblikazzjoni u l-għoti ex ante.
4. Għotjiet speċifiċi bbażati fuq ftehimiet jew deċiżjonijiet ta’ qafas ta’ sħubija jingħataw skont il-proċeduri stabbiliti f’dawk il-ftehimiet jew deċiżjonijiet, u f’konformità ma’ dan it-Titolu.
Iridu jkunu soġġetti għall-proċeduri tal-pubblikazzjoni ex post stabbiliti fl-Artikolu 191.
Artikolu 179
Sistemi ta’ skambju elettroniku
(l-Artikolu 121(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-iskambji kollha mal-benefiċjarji, fosthom il-konklużjoni ta’ ftehimiet dwar għoti, in-notifika tad-deċiżjonijiet ta’ għoti u kwalunkwe emendi fihom, jistgħu jsiru permezz ta’ sistemi ta’ skambju elettroniku stabbiliti mill-Kummissjoni.
2. Dawn is-sistemi jridu jissodisfaw ir-rekwiżiti li ġejjin:
(a)
persuni awtorizzati biss jista’ jkollhom aċċess għas-sistema u d-dokumenti trażmessi fiha;
(b)
persuna awtorizzati biss jistgħu jiffirmaw jew jittrażmettu dokument permezz tas-sistema;
(c)
persuni awtorizzati jridu jiġu identifikati permezz tas-sitema permezz ta’ mezzi stabbiliti.
(d)
il-ħin u d-data tat-tranżazzjoni elettronika jridu jiġu stabbiliti bi preċiżjoni;
(e)
trid tinżamm l-integrità tad-dokumenti;
(f)
trid tinżamm id-disponibilità tad-dokumenti;
(g)
fejn ikun xieraq, trid tinżamm il-kunfidenzjalità tad-dokumenti;
(h)
trid tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
3. Dejta mibgħuta jew riċevuta permezz ta’ sistema bħal din tgawdi mill-preżunzjoni legali tal-integrità tad-dejta u l-preċiżjoni tad-data u l-ħin ta’ meta ntbagħtet jew ġiet riċevuta d-dejta indikati mis-sistema.
Dokument mibgħut jew innotifikat permezz ta’ sistema bħal din jitqies ekwivalenti għal dokument fuq karta, ikun ammissibbli bħala prova fi proċedimenti legali, jitqies oriġinali u jgawdi l-preżunzjoni legali tal-awtentiċità u l-integrità tiegħu, bil-kundizzjoni li ma jkunx fih karatteristiċi dinamiċi li kapaċi jbiddluh b’mod awtomatiku.
Il-firem elettroniċi msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 2 ikollhom l-effett legali ekwivalenti ta’ firem bl-idejn.
Artikolu 180
Kontenut tal-ftehimiet u d-deċiżjonijiet ta’ għoti
(l-Artikolu 122 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-ftehim ta’ għoti jrid tal-inqas jistabbilixxi dan li ġej:
(a)
is-suġġett;
(b)
il-benefiċjarju;
(c)
id-dewmien, b’mod partikolari:
(i)
id-data tad-dħul fis-seħħ tiegħu;
(ii)
id-data tal-bidu u d-dewmien tal-azzjoni jew is-sena finanzjarja ffinanzjata;
(d)
l-ammont massimu ta’ finanzjament mill-Unjoni mogħti f’euro u l-għamla tal-għotja supplimentata, kif xieraq, bi:
(i)
it-total tal-ispejjeż eliġibbli stmati tal-azzjoni jew programm ta’ ħidma u r-rata ta’ finanzjament tal-ispejjeż eliġibbli;
(ii)
il-kost unitarju, is-somma f’daqqa jew ir-rata fissa msemmija fil-punti (b), (c) u (d) tal-Artikolu 123 tar-Regolament Finanzjarju, fejn ikunu stabbiliti;
(iii)
kombinament tal-elementi msemmija fil-punti (i) u (ii) ta’ dan il-punt;
(e)
deskrizzjoni tal-azzjoni jew, fil-każ ta’ għotja operattiva, tal-programm ta’ ħidma approvat għal dik is-sena finanzjarja mill-uffiċjal awtorizzanti flimkien ma’ deskrizzjoni tar-riżultati mistennija mill-implimentazzjoni tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma;
(f)
it-termini u l-kundizzjonijiet ġenerali applikabbli għall-ftehimiet kollha ta’ dan it-tip, bħall-aċċettazzjoni mill-benefiċjarju tal-verifiki u l-awditjar mill-Kummissjoni, l-OLAF u l-Qorti tal-Awdituri;
(g)
l-istima tal-baġit globali tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma;
(h)
fejn l-implimentazzjoni tal-azzjoni tkun tinvolvi akkwisti, il-prinċipji msemmija fl-Artikolu 209 jew ir-regoli dwar l-akkwisti li l-benefiċjarju jrid jikkonforma magħhom;
(i)
ir-responsabilitajiet tal-benefiċjarju, speċjalment:
(i)
f’termini ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u s-sottomissjoni ta’ rapporti tal-attività u finanzjarji; kull meta dan ikun xieraq, iridu jiġu stabbiliti miri intermedji li jridu jsiru r-rapporti dwarhom;
(ii)
fil-każ ta’ ftehim bejn il-Kummissjoni u numru ta’ benefiċjarji, l-obbligi speċifiċi tal-koordinatur, jekk ikun hemm, u tal-benefiċjarji l-oħra fir-rigward tal-koordinatur kif ukoll ir-responsabbiltà finanzjarja tal-benefiċjarji għall-ammonti dovuti lill-Kummissjoni;
(j)
l-arranġamenti u l-limiti ta’ żmien għall-approvazzjoni ta’ dawk ir-rapporti u għall-ħlas mill-Kummissjoni;
(k)
skont kif ikun xieraq, id-dettalji tal-ispejjeż eliġibbli tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma approvat, jew tal-kostijiet unitarji, is-somom f’daqqa jew ir-rati fissi msemmija fl-Artikolu 123 tar-Regolament Finanzjarju;
(l)
id-dispożizzjonijiet li jirregolaw il-viżibilità tal-appoġġ finanzjarju tal-Unjoni, ħlief f’każijiet iġġustifikati b’mod xieraq, fejn il-wiri fil-pubbliku ma jkunx possibbli jew xieraq.
Tal-inqas, it-termini u l-kundizzjonijiet ġenerali msemmija fil-punt (f) tal-ewwel subparagrafu għandhom:
(i)
jiddikjaraw li l-liġi tal-Unjoni hija l-liġi li tapplika għall-ftehim ta’ għoti, u fejn ikun hemm bżonn, ikkumplimentata mil-liġi nazzjonali kif speċifikat fil-ftehim ta’ għoti. Tista’ ssir deroga fil-ftehimiet konklużi ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali;
(ii)
jispeċifikaw il-qorti jew it-tribunal tal-arbitraġġ kompetenti għas-smigħ ta’ tilwim.
2. Il-ftehim ta’ għoti jista’ jistabbilixxi l-arranġamenti u l-limiti ta’ żmien għal sospensjoni jew terminazzjoni skont l-Artikolu 135 tar-Regolament Finanzjarju.
3. Fil-każijiet imsemmija fl-Artikolu 178, id-deċiżjoni ta’ qafas ta’ sħubija jew il-ftehim ta’ qafas ta’ sħubija jispeċifikaw l-informazzjoni msemmija fil-punti (a),(b), (c)(i), (f), u minn (h) sa (j) u (l) tal-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu.
Id-deċiżjoni jew ftehim ta’ għoti speċifiċi jinkludu l-informazzjoni msemmija fil-punti minn (a) sa (e), (g) u (k) tal-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1 u, fejn ikun hemm bżonn, il-punt (i) tal-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1.
4. Il-ftehimiet ta’ għoti jistgħu jiġu emendati biss bil-miktub. Dawn l-emendi, inklużi dawk bil-għan li jżidu jew ineħħu benefiċjarju, ma jkollhomx l-iskop jew l-effett li jagħmlu bidliet fil-ftehimiet li jistgħu jibdlu d-deċiżjoni ta’ għoti jew imorru kontra t-trattament ugwali tal-applikanti.
5. Il-paragrafi 1, 2, 3 u 4 japplikaw mutatis mutandis għad-deċiżjonijiet ta’ għoti.
Parti mill-informazzjoni msemmija fil-paragrafu 1 tista’ tiġi pprovduta fis-sejħa għall-proposti jew kwalunkwe dokument relatat, minflok id-deċiżjoni ta’ għoti.
Artikolu 181
Forom ta’ għotjiet
(l-Artikolu 123 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-għotjiet fil-forma msemmija fil-punt (a) tal-Artikolu 123(1) tar-Regolament Finanzjarju jiġu kkalkolati fuq il-bażi tal-ispejjeż eliġibbli li jkun għamel il-benefiċjarju, soġġetti għal stima preliminari tal-baġit kif ippreżentata mal-proposta u inkluża fid-deċiżjoni jew ftehim ta’ għoti.
2. Il-kostijiet unitarji kif imsemmija fil-punt (b) tal-Artikolu 123(1) tar-Regolament Finanzjarju jkopru kull kategorija speċifika tal-ispejjeż eliġibbli jew uħud minnhom li jkunu identifikati b’mod ċar minn qabel b’referenza għal ammont għal kull unità.
3. Is-somom f’daqqa kif imsemmija fil-punt (c) tal-Artikolu 123(1) tar-Regolament Finanzjarju jkopru f’termini globali l-kategoriji speċifiċi kollha tal-ispejjeż eliġibbli jew uħud minnhom li jkunu identifikati b’mod ċar minn qabel.
4. Il-finanzjament b’rata fissa kif imsemmi fil-punt (d) tal-Artikolu 123(1) tar-Regolament Finanzjarju jkopri kategoriji speċifiċi ta’ spejjeż eliġibbli li jkunu identifikati b’mod ċar minn qabel billi jiġi applikat perċentwal.
Artikolu 182
Somom f’daqqa, kostijiet unitarji u finanzjamenti b’rata fissa
(l-Artikolu 124 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtorizzazzjoni għall-użu ta’ somom f’daqqa, kostijiet unitarji jew finanzjamenti b’rata fissa msemmija fl-Artikolu 124(1) tar-Regolament Finanzjarju tapplika sa tmiem il-programm. Din l-awtorizzazzjoni tista’ tiġi reveduta jekk ikunu meħtieġa bidliet sostanzjali. Id-dejta u l-ammonti jiġu valutati b’mod perjodiku u, fejn ikun xieraq, is-somom f’daqqa, il-kostijiet unitarji jew il-finanzjamenti b’rata fissa għandhom jiġu aġġustati.
Fil-każ ta’ ftehim bejn il-Kummissjoni u numru ta’ benefiċjarji, il-limitu massimu msemmi fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 124(1) tar-Regolament Finanzjarju japplika għal kull benefiċjarju.
2. Id-deċiżjoni jew il-ftehim ta’ għoti jinkludi d-dispożizzjonijiet kollha meħtieġa sabiex jiġi vverifikat li ġew irrispettati l-kundizzjonijiet għall-ħlas tal-għotja fuq il-bażi ta’ somom f’daqqa, kostijiet unitarji jew finanzjament b’rata fissa.
3. Il-ħlas tal-għotja fuq il-bażi ta’ somom f’daqqa, kostijiet unitarji jew finanzjamenti b’rata fissa huwa bla ħsara għad-dritt tal-aċċess għar-rekords statutorji tal-benefiċjarji għall-finijiet maħsuba mill-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1 u l-Artikolu 137(2) tar-Regolament Finanzjarju.
4. Jekk kontroll ex post jiżvela li l-avveniment ġenerattiv ma jkunx seħħ u jkun sar ħlas mhux dovut lill-benefiċjarju b’għotja bbażata fuq somom f’daqqa, kostijiet unitarji jew finanzjamenti b’rata fissa, il-Kummissjoni tkun intitolata li tirkupra sal-ammont tal-għotja bla ħsara għall-pieni msemmija fl-Artikolu 109 tar-Regolament Finanzjarju.
KAPITOLU 2
Prinċipji
Artikolu 183
Il-prinċipju ta’ kofinanzjament
(l-Artikolu 125(3) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Skont il-prinċipju ta’ kofinanzjament, ir-riżorsi li jkunu meħtieġa sabiex titwettaq l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma ma jiġux ipprovduti kollha kemm huma mill-kontribuzzjoni tal-Unjoni.
Il-kofinanzjament jista’ jkun fil-forma tar-riżorsi proprji tal-benefiċjarju, dħul iġġenerat mill-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma jew kontribuzzjonijiet finanzjarji in natura minn partijiet terzi.
2. Il-kontribuzzjonijiet in natura jfissru riżorsi mhux finanzjarji li partijiet terzi jagħmlu disponibbli mingħajr ħlas għall-benefiċjarju.
Artikolu 184
Il-prinċipju li ma jsirx qligħ
(l-Artikolu 125(5) tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kontribuzzjonijiet finanzjarji minn partijiet terzi li jistgħu jintużaw mill-benefiċjarju sabiex ikopri spejjeż għajr dawk eliġibbli skont l-għotja tal-Unjoni jew li ma jkunux dovuti lill-parti terza meta ma jintużawx fi tmiem l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma, ma jitqisux bħala kontribuzzjonijiet finanzjarji speċifikament assenjati mid-donaturi għall-finanzjament tal-ispejjeż eliġibbli fis-sens tal-Artikolu 125(5) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 185
Għotjiet ta’ valur baxx
(l-Artikolu 125(4) tar-Regolament Finanzjarju)
L-għotjiet ta’ valur baxx jitqiesu li huma dawk l-għotjiet b’valur ta’ EUR 60 000 jew inqas.
Artikolu 186
Assistenza teknika
(l-Artikolu 101 u 125 tar-Regolament Finanzjarju)
“Assistenza teknika” tfisser l-appoġġ u l-attivitajiet ta’ tisħiħ tal-kapaċitajiet li huma meħtieġa għall-implimentazzjoni ta’ programm jew azzjoni, b’mod partikolari attivitajiet ta’ preparazzjoni, ġestjoni, monitoraġġ, evalwazzjoni, awditjar u kontroll.
Artikolu 187
Spejjeż eliġibbli
(l-Artikolu 126(3)(c) tar-Regolament Finanzjarju)
Il-VAT titqies bħala mhux rekuperabbli skont il-leġiżlazzjoni nazzjonali applikabbli dwar il-VAT, jekk skont il-liġi nazzjonali tkun attribwibbli għal xi waħda mill-attivitajiet li ġejjin:
(a)
attivitajiet eżentati mingħajr dritt ta’ tnaqqis;
(b)
attivitajiet li jaqgħu barra mill-kamp ta’ applikazzjoni tal-VAT;
(c)
attivitajiet, kif imsemmija fil-punti (a) jew (b), li l-VAT ma tistax titnaqqas fir-rigward tagħhom iżda tista’ tintradd lura permezz ta’ skemi ta’ rifużjoni jew fondi ta’ kumpens speċifiċi mhux previsti mid-Direttiva 2006/112/KE, anki jekk dik l-iskema jew fond ikunu ġew stabbiliti mil-leġiżlazzjoni nazzjonali dwar il-VAT.
Il-VAT relatata mal-attivitajiet elenkati fl-Artikolu 13(2) tad-Direttiva 2006/112/KE għandha titqies imħallsa minn benefiċjarju għajr individwu mhux taxxabbli kif definit fl-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 13(1) ta’ dik id-Direttiva, irrispettivament minn jekk dawk l-attivitajiet jitqisux mill-Istat Membru kkonċernat bħala attivitajiet imwettqa minn korpi rregolati mil-liġi pubblika li jaġixxu bħala awtoritajiet pubbliċi.
Artikolu 188
Programmazzjoni
(l-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kull uffiċjal awtorizzanti responsabbli jħejji programm ta’ ħidma annwali jew pluriennali għall-għotjiet. L-istituzzjoni tadotta l-programm ta’ ħidma u dan għandu jiġi ppubblikat fuq is-sit tal-Internet dwar l-għotjiet tal-istituzzjoni kkonċernata malajr kemm jista’ jkun, u mhux iktar tard mill-31 ta’ Marzu tas-sena ta’ implimentazzjoni.
Il-programm ta’ ħidma jispeċifika l-perjodu li jkopri, l-att bażiku, jekk ikun hemm, l-għanijiet segwiti, ir-riżultati mistennija, l-iskeda ta’ żmien indikattiva tas-sejħiet għall-proposti bl-ammont indikattiv u r-rata massima ta’ kofinanzjament.
Barra minn hekk, il-programm ta’ ħidma jkun fih l-informazzjoni stipulata fl-Artikolu 94 għad-deċiżjoni li tadottah li trid titqies bħala d-deċiżjoni ta’ finanzjament għall-għotjiet tas-sena kkonċernata.
2. Kwalunkwe tibdil sostanzjali fil-programm ta’ ħidma jiġi adottat u ppubblikat ukoll kif stipulat fil-paragrafu 1.
Artikolu 189
Kontenut tas-sejħiet għall-proposti
(l-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Is-sejħiet għall-proposti jispeċifikaw:
(a)
l-għanijiet segwiti;
(b)
il-kriterji tal-eliġibbiltà, esklużjoni, għażla u għoti kif imsemmija fl-Artikolu 131 u 132 tar-Regolament Finanzjarju u d-dokumenti ta’ sostenn relevanti;
(c)
l-arranġamenti għall-finanzjament mill-Unjoni;
(d)
l-arranġamenti u d-data finali għas-sottomissjoni tal-proposti u d-data ppjanata sa meta l-applikanti kollha jridu jiġu mgħarrfa dwar l-eżitu tal-evalwazzjoni tal-applikazzjoni tagħhom u d-data indikattiva għall-iffirmar tal-ftehimiet ta’ għoti jew in-notifika tad-deċiżjonijiet dwar għoti.
2. Is-sejħiet għall-proposti jiġu ppubblikati fuq is-sit tal-Internet tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni u jiġu ppubblikati wkoll fuq is-sit tal-Internet bi kwalunkwe mezz xieraq ieħor, inkluż Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, fejn dan ikun meħtieġ sabiex tingħata pubbliċità addizzjonali fost il-benefiċjarji potenzjali. Dawn jistgħu jiġu ppubblikati sa mill-adozzjoni tad-deċiżjoni ta’ finanzjament imsemmija fl-Artikolu 84 tar-Regolament Finanzjarju, inkluż matul is-sena ta’ qabel l-implimentazzjoni tal-baġit. Kwalunkwe modifika fil-kontenut tas-sejħiet għall-proposti tkun soġġetta għall-pubblikazzjoni bl-istess kundizzjonijiet bħal dawk tas-sejħiet għal proposti.
Artikolu 190
Eċċezzjonijiet għas-sejħiet għall-proposti
(l-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Jistgħu jingħataw għotjiet mingħajr sejħa għall-proposti fil-każijiet li ġejjin biss:
(a)
għall-finijiet ta’ għajnuna umanitarja u operazzjonijiet tal-protezzjoni ċivili jew għal għajnuna fil-ġestjoni ta’ kriżi fis-sens tal-paragrafu 2;
(b)
f’emerġenzi eċċezzjonali oħra li jkunu ġew sostanzjati kif xieraq;
(c)
lil korpi b’monopolju de jure jew de facto, issostanzjati b’mod xieraq fid-deċiżjoni tal-għoti;
(d)
lil korpi identifikati minn att bażiku, fis-sens tal-Artikolu 54 tar-Regolament Finanzjarju, bħala benefiċjarji ta’ għotja jew għal korpi maħtura mill-Istati Membri, taħt ir-responsabbiltà tagħhom, meta dawk l-Istati Membri jiġu identifikati minn att bażiku bħala benefiċjarji ta’ għotja;
(e)
fil-każ ta’ riċerka u żvilupp teknoloġiku, lil korpi identifikati fil-programm ta’ ħidma msemmi fl-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju, meta l-att bażiku jipprovdi b’mod espliċitu għal dik il-possibilità, u bil-kundizzjoni li l-proġett ma jkunx jaqa’ taħt il-kamp ta’ applikazzjoni ta’ sejħa għall-proposti;
(f)
għal azzjonijiet b’karatteristiċi speċifiċi li jeħtieġu tip partikolari ta’ korp minħabba l-kompetenza teknika tiegħu, il-grad għoli ta’ speċjalizzazzjoni tiegħu jew is-setgħa amministrattiva tiegħu, bil-kundizzjoni li l-azzjonijiet ikkonċernati ma jkunux jaqgħu taħt il-kamp ta’ applikazzjoni ta’ sejħa għall-proposti.
Il-każijiet imsemmija fil-punt (f) tal-ewwel subparagrafu jiġu ssostanzjati kif xieraq fid-deċiżjoni ta’ għoti.
2. Sitwazzjonijiet ta’ kriżi f’pajjiżi terzi jinftiehmu bħala sitwazzjonijiet ta’ periklu immedjat jew imminenti b’riskju li jiżviluppa f’kunflitt bl-armi jew li jiddestabilizza l-pajjiż. Sitwazzjonijiet ta’ kriżi jinftiehmu wkoll bħala sitwazzjonijiet ikkawżati minn diżastri naturali, kriżijiet maħluqa mill-bniedem bħal gwerer u kunflitti oħrajn jew ċirkustanzi straordinarji b’effetti paragunabbli relatati, fost l-oħrajn, mat-tibdil fil-klima, id-degradazzjoni tal-ambjent, iċ-ċaħda tal-aċċess għall-enerġija u r-riżorsi naturali jew faqar estrem.
Artikolu 191
Pubblikazzjoni ex post
(l-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-informazzjoni relatata ma’ għotjiet mogħtija matul sena finanzjarja tiġi ppubblikata skont l-Artikolu 21.
2. Wara l-pubblikazzjoni msemmija fil-paragrafu 1, meta tintalab mill-Parlament Ewropew u l-Kunsill, il-Kummissjoni tgħaddilhom rapport dwar:
(a)
in-numru ta’ applikanti fis-sena ta’ qabel;
(b)
in-numru u l-perċentwal ta’ applikazzjonijiet b’suċċess għal kull sejħa għall-proposti;
(c)
id-dewmien medju tal-proċedura mid-data tal-għeluq tas-sejħa għall-proposti sal-għoti ta’ għotja;
(d)
in-numru u l-ammont ta’ għotjiet fejn l-obbligu ta’ pubblikazzjoni ex post ikun ġie rrinunzjat is-sena ta’ qabel skont l-Artikolu 21(4).
Artikolu 192
Informazzjoni għall-applikanti
(l-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-Kummissjoni tipprovdi informazzjoni u pariri lill-applikanti bil-mezzi li ġejjin:
(a)
tistabbilixxi standards konġunti għall-formoli tal-applikazzjoni għal għotjiet simili u tissorvelja d-daqs u l-leġġibbiltà tal-formoli tal-applikazzjoni;
(b)
tipprovdi informazzjoni lill-applikanti potenzjali, speċjalment permezz ta’ seminars u l-forniment ta’ manwali;
(c)
iżżomm dejta permanenti għall-benefiċjarji fil-Fajl tal-Entità Legali msemmija fl-Artikolu 63.
Artikolu 193
Finanzjament minn intestaturi separati tal-baġit
(l-Artikolu 129 tar-Regolament Finanzjarju)
Azzjoni tista’ tiġi ffinanzjata b’mod konġunt minn intestaturi separati tal-baġit minn uffiċjali awtorizzanti responsabbli differenti.
Artikolu 194
Effett retroattiv tal-finanzjament f’każijiet ta’ urġenza estrema u prevenzjoni ta’ kunflitti
(l-Artikolu 130 tar-Regolament Finanzjarju)
Fil-kamp ta’ applikazzjoni tal-Artikolu 130(1) tar-Regolament Finanzjarju, in-nefqa mġarrba minn benefiċjarju qabel id-data tas-sottomissjoni tal-applikazzjoni tkun eliġibbli għal finanzjament mill-Unjoni bil-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
ir-raġunijiet għal tali deroga jkunu ġew issostanzjati kif suppost fid-deċiżjoni ta’ finanzjament;
(b)
id-deċiżjoni ta’ finanzjament u l-ftehim jew id-deċiżjoni ta’ għoti jistabbilixxu b’mod espliċitu d-data ta’ eliġibbiltà iktar kmieni mid-data għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet.
Artikolu 195
Sottomissjoni tal-applikazzjonijiet għal għotjiet
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-arranġamenti għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet għal għotjiet jiġu deċiżi mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, li jista’ jagħżel il-metodu ta’ sottomissjoni. L-applikazzjonijiet għal għotjiet jistgħu jiġu sottomessi b’ittra jew b’mezzi elettroniċi.
Il-mezzi ta’ komunikazzjoni magħżulin ma jkunux diskriminatorji fin-natura tagħhom u ma għandux ikollhom l-effett ta’ limitazzjoni tal-aċċess tal-applikanti fil-proċedura tal-għoti.
Il-mezzi ta’ komunikazzjoni magħżulin ikunu tali li jiżguraw li jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
kull sottomissjoni jkun fiha l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-evalwazzjoni tagħha;
(b)
trid tiġi ppreservata l-integrità tad-dejta;
(c)
trid tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-proposti;
(d)
tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
Għall-finijiet tal-punt (c) tat-tielet subparagrafu, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli għandu jeżamina l-kontenut tal-applikazzjonijiet iżda biss wara li jkun skada l-limitu taż-żmien stabbilit għas-sottomissjoni tagħhom.
L-uffiċjal awtorizzanti responasbbli jista’ jitlob li s-sottomissjoni elettronika tkun akkumpanjata minn firma elettronika avvanzata fis-sens tad-Direttiva 1999/93/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (19).
2. Meta l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jawtorizza s-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet b’mezzi elettroniċi, l-għodod użati u l-karatteristiċi tekniċi tagħhom ma jkunux diskriminatorji fin-natura tagħhom, iridu jkunu ġeneralment disponibbli u interoperabbli mal-prodotti tat-teknoloġija tal-informazzjoni u tal-komunikazzjoni li jintużaw b’mod ġenerali. L-informazzjoni relatata mal-ispeċifikazzjonijiet meħtieġa għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet, inkluża l-kodifikazzjoni titqiegħed għad-dispożizzjoni tal-applikanti.
Barra minn hekk, l-apparat għar-riċeviment elettroniku tal-applikazzjonijiet jiggarantixxi s-sigurtà u l-kunfidenzjalità. Jiggarantixxi wkoll li jkunu jistgħu jiġu determinati bi preċiżjoni l-ħin u data eżatti ta’ meta jaslu l-applikazzjonijiet.
3. Meta s-sottomissjoni ssir b’ittra, l-applikanti jistgħu jagħżlu li jippeżentaw l-applikazzjonijiet tagħhom b’wieħed minn dawn il-modi li ġejjin:
(a)
bil-posta jew bis-servizz ta’ kurrier, f’liema każ is-sejħa għall-proposti tispeċifika li l-evidenza tkun rappreżentata mid-data tad-dispaċċ, it-timbru tal-posta jew id-data tal-irċevuta tad-depożitu;
(b)
b’mod personali fil-bini tal-istituzzjoni mill-applikant innifsu jew minn aġent, f’liema każ is-sejħa għall-proposti trid tispeċifika d-dipartiment li fih iridu jitwasslu l-applikazzjonijiet fejn tingħata rċevuta ffirmata u datata.
KAPITOLU 3
Proċedura tal-għoti
Artikolu 196
Kontenut tal-applikazzjonijiet għal għotjiet
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-applikazzjonijiet isiru fuq il-formola stabbilita skont l-istandards konġunti stabbiliti skont l-Artikolu 192(a) u magħmula disponibbli mill-uffiċjali awtorizzanti responsabbli, u skont il-kriterji stabbiliti fl-att bażiku u s-sejħa għall-proposti.
Id-dokumenti ta’ sostenn imsemmija fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 131(3) tar-Regolament Finanzjarju jistgħu jikkonsistu b’mod partikolari fir-rapport tal-introjtu u l-karta tal-bilanċi għall-aħħar sena finanzjarja li ngħalqu l-kontijiet għaliha.
2. Il-baġit stmat għall-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma mehmuż mal-applikazzjoni jrid ikollu d-dħul u n-nefqa fil-bilanċ, soġġett għad-dispożizjonijiet għall-kontinġenzi jew il-varjazzjonijiet possibbli fir-rati tal-kambju li jistgħu jiġu awtorizzati f’każijiet iġġustifikati, u jindika l-ispejjeż eliġibbli stmati tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma.
3. Meta l-applikazzjoni tkun tikkonċerna għotjiet għal azzjoni li l-ammont għaliha jaqbeż is-EUR 750 000 jew għotjiet operattivi li jaqbżu l-EUR 100 000, irid jiġi ppreżentat rapport tal-awditjar prodott minn awditur estern approvat. Dak ir-rapport jiċċertifika l-kontijiet għall-aħħar sena finanzjarja disponibbli.
L-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu japplika biss għall-ewwel applikazzjoni li ssir minn benefiċjarju lil uffiċjal awtorizzanti responsabbli fi kwalunkwe sena finanzjarja partikolari.
Fil-każ ta’ ftehimiet bejn il-Kummissjoni u numru ta’ benefiċjarji, il-limiti stabbiliti fl-ewwel subparagrafu japplikaw għal kull benefiċjarju.
Fil-każ tas-sħubiji msemmija fl-Artikolu 178, qabel ma jkun jista’ jiġi ffirmat il-ftehim qafas ta’ sħubija jew in-notifika tad-deċiżjoni qafas ta’ sħubija, irid isir ir-rapport tal-awditjar imsemmi fl-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu li jkopri l-aħħar sentejn finanzjarji disponibbli.
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’, skont il-valutazzjoni tar-riskju, jirrinunzja għall-obbligu ta’ rapport ta’ awditjar imsemmi fl-ewwel subparagrafu għall-istabbilimenti ta’ edukazzjoni u taħriġ u, fil-każ ta’ ftehimiet ma’ numru ta’ benefiċjarji, il-benefiċjarji li jkunu aċċettaw bosta obbligazzjonijiet konġunti jew li ma jġarrbu l-ebda responsabbiltà finanzjarja.
L-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu ma japplikax għall-korpi pubbliċi u l-organizzazzjonijiet internazzjonali msemmija fl-Artikolu 43.
4. L-applikant jindika s-sorsi u l-ammonti ta’ finanzjament tal-Unjoni riċevut jew applikat għall-istess azzjoni jew parti mill-azzjoni jew għat-tħaddim tiegħu matul l-stess sena finanzjarja kif ukoll kwalunkwe finanzjament ieħor riċevut jew applikat għall-istess azzjoni.
Artikolu 197
Evidenza ta’ ebda esklużjoni
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
L-applikanti jiddikjaraw fuq l-unur tagħhom li mhumiex f’waħda mis-sitwazzjonijiet elenkati fl-Artikoli 106(1) u 107 tar-Regolament Finanzjarju, ħlief fil-każijiet stipulati fil-punti (a) u (b) tal-Artikolu 131(4) tar-Regolament Finanzjarju. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’, skont valutazzjoni tar-riskju, jitlob lill-applikanti magħżula sabiex jipprovdu l-evidenza msemmija fl-Artikolu 143. Meta jintalbu jagħmlu dan mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, l-applikanti magħżula jipprovdu dik l-evidenza, sakemm ma jkunx hemm impossibilità materjali rikonoxxuta mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew dik l-evidenza tkun diġà ġiet ippreżentata għall-finijiet ta’ għotja jew proċedura ta’ akkwist oħra, bil-kundizzjoni li d-dokumenti ma jkunux eqdem minn sena mid-data tal-ħruġ tagħhom u jekk ikunu għadhom validi.
Artikolu 198
Applikanti mingħajr personalità ġuridika
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta tiġi sottomessa applikazzjoni għal għotja minn applikant li ma jkollux personalità ġuridika, skont l-Artikolu 131(2) tar-Regolament Finanzjarju, ir-rappreżentanti ta’ dak l-applikant juru li għandhom il-kapaċità li jwettqu l-obbligi legali f’isem l-applikant u li l-applikant għandu kapaċità finanzjarja u operattiva ekwivalenti għal dik ta’ persuni ġuridiċi.
Artikolu 199
Entitajiet legali li jifformaw applikant wieħed
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta bosta entitajiet jissodisfaw il-kriterji biex japplikaw għal għotja u jifformaw flimkien entità waħda, dik l-entità tista’ tiġi trattata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli bħala l-uniku applikant, bil-kundizzjoni li l-applikazzjoni tidentifika lill-entitajiet involuti fl-azzjoni proposta jew fil-programm ta’ ħidma bħala parti mill-applikant.
Artikolu 200
Pieni finanzjarji u amministrattivi
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
Jistgħu jiġu imposti pieni finanzjarji u amministrattivi, jew it-tnejn, fuq applikanti li jagħmlu dikjarazzjonijiet foloz jew żbalji sostanzjali, jew li jkunu wettqu irregolaritajiet jew frodi, skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 145.
Dawn il-pieni finanzjarji u amministrattivi, jew it-tnejn, jistgħu jiġu imposti wkoll fuq benefiċjarji li jkunu nstabu li kisru l-obbligi kuntrattwali tagħhom.
Artikolu 201
Kriterji ta’ eliġibbiltà
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kriterji ta’ eliġibbiltà jiġu ppubblikati fis-sejħa għall-proposti.
2. Il-kriterji ta’ eliġibbiltà jiddeterminaw il-kundizzjonijiet għall-parteċipazzjoni f’sejħa għall-proposti. Dawk il-kriterji jiġu stabbiliti b’konsiderazzjoni xierqa għall-għanijiet tal-azzjoni u għandhom jikkonformaw mal-prinċipji ta’ trasparenza u ebda diskriminazzjoni.
Artikolu 202
Kriterji tal-għażla
(l-Artikolu 132(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kriterji tal-għażla jiġu ppubblikati fis-sejħa għall-proposti u għandhom ikunu tali li jagħmluha possibbli li tiġi valutata l-kapaċità finanzjarja u operattiva tal-applikant sabiex ilesti l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma proposti.
2. L-applikant irid ikollu sorsi stabbli u suffiċjenti ta’ finanzjament sabiex imantni l-attività tiegħu tul il-perjodu sħiħ li matulu titwettaq l-azzjoni jew is-sena li għaliha tingħata l-għotja u biex jieħu sehem fil-finanzjament tiegħu. L-applikant irid ikollu l-kompetenzi u l-kwalifiki professjonali meħtieġa biex ilesti l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma proposti sakemm ma jiġix speċifikat mod ieħor fl-att bażiku.
3. Il-kapaċità finanzjarja u operattiva tiġi vverifikata b’mod partikolari fuq il-bażi ta’ analiżi ta’ kwalunkwe wieħed mid-dokumenti ta’ sostenn imsemmija fl-Artikolu 196 u mitluba mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli fis-sejħa għall-proposti.
Jekk ma jkunu ntalbu l-ebda dokumenti ta’ sostenn fis-sejħa għall-proposti u jekk l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkollu dubji dwar il-kapaċità finanzjarja jew operattiva tal-applikanti, huwa jitlobhom jipprovdu kwalunkwe dokument xieraq.
Fil-każ tas-sħubiji msemmija fl-Artikolu 178, dik il-verifika titwettaq qabel jiġi ffirmat il-ftehim qafas ta’ sħubija jew in-notifika tad-deċiżjoni qafas ta’ sħubija.
Artikolu 203
Kriterji tal-għoti
(l-Artikolu 132(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kriterji tal-għoti jiġu ppubblikati fis-sejħa għall-proposti.
2. Il-kriterji tal-għoti jkunu tali li jippermettu li l-għotjiet jingħataw jew lill-azzjonijiet li jimmassimizzaw l-effettività globali tal-programm tal-Unjoni li jimplimentaw jew lill-korpi li l-programm ta’ ħidma tagħhom ikun imfassal biex jiksbu l-istess riżultat. Dawk il-kriterji jiġu ddefiniti b’mod li jassiguraw ukoll li l-fondi tal-Unjoni jiġu amministrati sewwa.
Il-kriterji tal-għoti jiġu applikati b’mod li jippermettu l-għażla ta’ azzjonijiet jew programmi ta’ ħidma ppjanati li l-Kummissjoni tista’ tkun kunfidenti li se jikkonformaw mal-għanijiet u l-prijoritajiet tagħha u jiggarantixxu l-viżibilità tal-finanzjament tal-Unjoni.
3. Il-kriterji tal-għoti jiġu ddefiniti b’tali mod li wara jkun possibbli li ssir evalwazzjoni.
Artikolu 204
Evalwazzjoni tal-applikazzjonijiet u l-għoti
(l-Artikolu 133 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaħtar kumitat biex jevalwa l-proposti, sakemm il-Kummissjoni ma tiddeċidix mod ieħor fil-qafas ta’ programm settorjali speċifiku.
Il-kumitat ikun iffurmat minn tal-inqas tliet persuni li jirrappreżentaw mill-anqas żewġ entitajiet organizzattivi tal-istituzzjonijiet jew il-korpi msemmijin fl-Artikoli 62 u 208 tar-Regolament Finanzjarju mingħajr l-ebda rabta ġerarkika bejniethom. Biex jiġi evitat kull tip ta’ kunflitt tal’ interessi, dawk il-persuni jkunu soġġetti għall-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
Fir-rappreżentanzi u l-unitajiet lokali msemmija fl-Artikolu 72 ta’ dan ir-Regolament u l-korpi ddelegati msemmija fl-Artikoli 62 u 208 tar-Regolament Finanzjarju, jekk ma jkunx hemm entitajiet separati, ma japplikax ir-rekwiżit tal-entitajiet organizzattivi mingħajr l-ebda rabta ġerarkika bejniethom.
Esperti esterni jistgħu jassistu lill-kumitat b’deċiżjoni tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li dawk l-esperti jissodisfaw l-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
2. Fejn ikun xieraq, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaqsam il-proċess f’bosta stadji proċedurali. Ir-regoli li jirregolaw il-proċess jitħabbru fis-sejħa għall-proposti.
Fejn sejħa għall-proposti tispeċifika proċedura ta’ sottomissjoni f’żewġ stadji, huma biss dawk l-applikanti li l-proposti tagħhom jissodisfaw il-kriterji ta’ evalwazzjoni għall-ewwel stadju li jintalbu jippreżentaw proposta sħiħa fit-tieni stadju.
Meta sejħa għall-proposti tispeċifika proċedura ta’ evalwazzjoni f’żewġ stadji, huma biss dawk il-proposti li jgħaddu mill-ewwel stadju, fuq il-bażi tal-evalwazzjoni kontra sett limitat ta’ kriterji, li jgħaddu għal evalwazzjoni ulterjuri.
L-applikanti li l-proposti tagħhom jiġu miċħuda fi kwalunkwe stadju jiġu infurmati skont l-Artikolu 133(3) tar-Regolament Finanzjarju.
Kull stadju sussegwenti tal-proċedura jrid ikun separat b’mod ċar minn ta’ qablu.
L-istess dokumenti u informazzjoni ma jkunux meħtieġa li jiġu pprovduti iktar minn darba matul l-istess proċedura.
3. Il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew, fejn ikun xieraq, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jitlob lil applikant biex jipprovdi iktar informazzjoni jew sabiex jiċċara d-dokumenti ta’ sostenn ippreżentati b’rabta mal-applikazzjoni, bil-kundizzjoni li dik l-informazzjoni jew kjarifika ma tibdilx il-proposta b’mod sostanzjali. Skont l-Artikolu 96 tar-Regolament Finanzjarju, fil-każ ta’ żbalji ta’ kopjar ovvji, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew l-uffiċjal awtorizzanti jistgħu ma jagħmlux dan biss f’każijiet debitament iġġustifikati. L-uffiċjal awtorizzanti jżomm rekords xierqa tal-kuntatti mal-applikanti matul il-proċedura.
4. Mat-tlestija tal-ħidma tiegħu, il-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni jiffirmaw rekord tal-proposti kollha eżaminati, li jkun fih valutazzjoni tal-kwalità tagħhom u li jidentifika dawk li jistgħu jirċievu finanzjament. Dawk ir-rekords jistgħu jiġu ffirmati f’sistema elettronika li tipprovdi biżżejjed awtentikazzjoni tal-firmatarju.
Fejn ikun meħtieġ, dak ir-rekord jikklassifika l-proposti eżaminati, jipprovdi rakkomandazzjonijiet dwar l-ammont massimu li għandu jingħata u aġġustamenti mhux sostanzjali possibbli fl-applikazzjoni għal għotja.
Ir-rekord jinżamm għal referenza fil-ġejjieni.
5. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jistieden lil applikant sabiex jaġġusta l-proposta tiegħu fid-dawl tar-rakkomandazzjonijiet tal-kumitat ta’ evalwazzjoni. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jżomm rekords xierqa tal-kuntatti mal-applikanti matul il-proċedura.
Wara l-evalwazzjoni, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jieħu d-deċiżjoni tiegħu billi tal-inqas jagħti:
(a)
is-suġġett u l-ammont globali tad-deċiżjoni;
(b)
isem l-applikanti magħżula, it-titlu tal-azzjonijiet, l-ammonti aċċettati u r-raġunijiet għal dik l-għażla, anki fejn din tkun inkonsistenti mal-opinjoni tal-kumitat ta’ evalwazzjoni;
(c)
l-ismijiet ta’ kwalunkwe applikazzjoni miċħuda u r-raġunijiet għal dik iċ-ċaħda.
6. Il-paragrafi 1, 2 u 4 ta’ dan l-Artikolu mhumiex obbligatorji għall-għoti ta’ għotjiet skont l-Artikolu 190 ta’ dan ir-Regolament u l-Artikolu 125(7) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 205
Informazzjoni għall-applikanti
(l-Artikolu 133 tar-Regolament Finanzjarju)
L-applikanti rifjutati jiġu infurmati malajr kemm jista’ jkun dwar l-eżitu tal-evalwazzjoni tal-applikazzjoni tagħhom u fi kwalunkwe każ fi żmien 15-il jum kalendarji wara li l-informazzjoni tkun intbagħtet lill-applikanti magħżula.
KAPITOLU 4
Ħlas u kontroll
Artikolu 206
Garanzija ta’ prefinanzjament
(l-Artikolu 134 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Sabiex jiġu limitati r-riskji finanzjarji marbuta mal-ħlas ta’ prefinanzjament, fuq il-bażi ta’ valutazzjoni tar-riskju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jitlob lill-benefiċjarju jipprovdi garanzija minn qabel, sa ammont li jilħaq dak tal-prefinanzjament, ħlief għal għotjiet b’valur baxx, jew jaqsam il-ħlas f’bosta pagamenti parzjali.
2. Kull meta jkun hemm bżonn ta’ garanzija, din tkun soġġetta għall-valutazzjoni u l-aċċettazzjoni tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
Il-garanzija tkun valida għal perjodu twil biżżejjed biex tkun tista’ tiġi attivata.
3. Il-garanzija tiġi pprovduta minn banek jew istituzzjonijiet finanzjarji approvati stabbiliti f’wieħed mill-Istati Membri. Meta l-benefiċjarju jkun stabbilit f’pajjiż terz, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jaqbel li bank jew istituzzjoni finanzjarja stabbiliti f’dak il-pajjiż terz jistgħu jipprovdu l-garanzija jekk iħoss li l-bank jew l-istituzzjoni finanzjarja joffru sigurtà u karatteristiċi ekwivalenti bħal dawk offruti minn bank jew istituzzjoni finanzjarja stabbiliti fi Stat Membru.
B’talba tal-benefiċjarju, il-garanzija msemmija fl-ewwel subparagrafu tista’ tiġi sostitwita minn bosta garanziji konġunti minn parti terza jew mill-garanzija konġunta irrevokabbli u inkondizzjonata tal-benefiċjarji ta’ azzjoni li jkunu partijiet għall-istess ftehim jew deċiżjoni ta’ għoti, wara li l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaċċetta.
Il-garanzija tkun denominata fil-munita euro.
Din ikollha l-effett li l-bank jew l-istituzzjoni finanzjarja, il-parti terza jew il-benefiċjarji l-oħrajn jitqiegħdu bħala garanti b’ipoteka irrevokabbli, jew l-ewwel garanti tal-obbligi tal-benefiċjarju ta’ għotja.
4. Il-garanzija tiġi rilaxxata hekk kif il-prefinanzjament jiġi approvat b’mod gradwali kontra ħlasijiet interim jew ħlasijiet ta’ bilanċi lill-benefiċjarju skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fil-ftehim jew deċiżjoni ta’ għoti.
Artikolu 207
Dokumenti ta’ sostenn għat-talbiet ta’ ħlas
(l-Artikolu 135 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għal kull għotja, il-prefinanzjament jista’ jinqasam f’diversi ħlasijiet parzjali skont ġestjoni finanzjarja soda.
Il-ħlas sħiħ tal-ħlas tal-prefinanzjament il-ġdid ikun soġġett għall-konsum ta’ mill-anqas 70 % tal-ammont totali ta’ kwalunkwe prefinanzjament li sar qabel.
Meta l-konsum tal-prefinanzjament ta’ qabel ikun inqas minn 70 %, l-ammont tal-prefinanzjament il-ġdid jitnaqqas bl-ammonti mhux użati tal-prefinanzjament ta’ qabel.
Id-dikjarazzjoni tan-nefqa tal-benefiċjarju tiġi prodotta biex issostni kwalunkwe talba għal ħlas ġdid.
2. Bla ħsara għall-Artikolu 110, il-benefiċjarju jiċċertifika fuq l-unur tiegħu li l-informazzjoni li hemm fit-talbiet ta’ ħlas hija sħiħa, kredibbli u vera. Jiċċertifika wkoll li l-ispejjeż imġarrba jistgħu jitqiesu eliġibbli skont il-ftehim jew id-deċiżjoni ta’ għoti u li t-talbiet ta’ ħlas ikunu ssostanzjati minn dokumenti ta’ sostenn adegwati li jistgħu jiġu vverifikati.
3. Ċertifikat fuq id-dikjarazzjonijiet finanzjarji tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma u l-kontijiet sottostanti, prodott minn awditur estern approvat jew fil-każ tal-korpi pubbliċi, minn uffiċjal pubbliku kompetenti u indipendenti, jista’ jintalab mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli bħala prova għal kwalunkwe ħlas, fuq il-bażi ta’ valutazzjoni tar-riskju. Iċ-ċertifikat ikun mehmuż mat-talba ta’ ħlas. Iċ-ċertifikat jiċċertifika, skont metodoloġija approvata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u fuq il-bażi ta’ proċeduri maqbula u li jkunu konformi ma’ standards internazzjonali, li l-ispejjeż iddikjarati mill-benefiċjarju fid-dikjarazzjonijiet finanzjarji li fuqhom tkun ibbażata t-talba ta’ ħlas huma veri, irreġistrati b’mod preċiż u eliġibbli skont il-ftehim jew id-deċiżjoni ta’ għoti.
F’każijiet speċifiċi u debitament iġġustifikati, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jitlob iċ-ċertifikat fil-forma ta’ opinjoni jew format ieħor skont l-istandards internazzjonali.
Iċ-ċertifikat dwar id-dikjarazzjonijiet finanzjarji u l-kontijiet sottostanti jkun obbligatorju għall-ħlasijiet interim u għall-ħlasijiet tal-bilanċi fil-każijiet li ġejjin:
(a)
għotjiet għal azzjoni li l-ammont mogħti għaliha fil-forma msemmija fl-Artikolu 123(1)(a) tar-Regolament Finanzjarju jkun ta’ EUR 750 000 jew iktar, meta l-ammonti kumulattivi tat-talbiet ta’ ħlas f’dik il-forma jkunu tal-inqas EUR 325 000;
(b)
għotjiet operattivi li l-ammont mogħti għalihom fil-forma msemmija fl-Artikolu 123(1)(a) tar-Regolament Finanzjarju jkun ta’ EUR 100 000 jew iktar.
Skont valutazzjoni tar-riskju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jirrinunzja wkoll għall-obbligu li jiġi pprovdut dan iċ-ċertifikat fuq id-dikjarazzjonijiet finanzjarji u l-kontijiet sottostanti fil-każ ta’:
(a)
korpi pubbliċi u l-organizzazzjonijiet internazzjonali msemmija fl-Artikolu 43;
(b)
il-benefiċjarji ta’ għotjiet b’rabta ma’ għajnuna umanitarja, operazzjonijiet tal-protezzjoni ċivili f’emerġenzi u l-ġestjoni ta’ sitwazzjonijiet ta’ kriżi, ħlief fir-rigward tal-ħlasijiet ta’ bilanċi;
(c)
għall-ħlasijiet ta’ bilanċi, il-benefiċjarji ta’ għotjiet b’rabta ma’ għajnuna umanitarja li jkunu ffirmaw ftehim qafas ta’ sħubija jew ġew innotifikati deċiżjoni qafas ta’ sħubija, kif imsemmi fl-Artikolu 178, u li jkollhom fis-seħħ sistema ta’ kontroll li toffri garanziji ekwivalenti għal dawn il-ħlasijiet;
(d)
il-benefiċjarji ta’ bosta għotjiet li jkunu pprovdew ċertifikazzjoni indipendenti u li joffru garanziji ekwivalenti fuq is-sistemi ta’ kontroll u l-metodoloġija użata biex jitħejjew it-talbiet tagħhom.
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jirrinunzja wkoll għall-obbligu li jiġi pprovdut ċertifikat fuq id-dikjarazzjonijiet finanzjarji u l-kontijiet sottostanti meta jkun sar jew ikun se jsir awditjar direttament mill-persunal tal-Kummissjoni stess jew minn korp awtorizzat biex jagħmel dan f’isimha, li jipprovdi garanziji biżżejjed dwar l-ispejjeż iddikjarati.
Fil-każ ta’ ftehim bejn il-Kummissjoni u numru ta’ benefiċjarji, il-limiti msemmija fil-punti (a) u (b) tat-tielet subparagrafu japplikaw għal kull benefiċjarju.
4. Rapport ta’ verifika operattiva, magħmul minn parti terza indipendenti approvata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jista’ jintalab mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli bħala appoġġ għal kwalunkwe ħlas, fuq il-bażi ta’ valutazzjoni tar-riskji. Meta jintalab mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, ir-rapport ta’ verifika jiġi mehmuż mat-talba ta’ ħlas u l-ispejjeż korrispondenti jkunu eliġibbli bl-istess kundizzjonijiet bħall-ispejjeż relatati maċ-ċertifikati maċ-ċertifikati tal-awditjar kif stabbiliti fl-Artikolu 126 tar-Regolament Finanzjarju. Ir-rapport ta’ verifika jiddikjara li l-verifika operattiva tkun saret b’metodoloġija approvata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u jekk fil-verità, l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma jkunux ġew implimentati skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fil-ftehim jew fid-deċiżjoni ta’ għoti.
Artikolu 208
Sospensjoni u tnaqqis ta’ għotjiet
(l-Artikolu 135 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-implimentazzjoni tal-ftehim jew id-deċiżjoni ta’ għoti, il-parteċipazzjoni ta’ benefiċjarju fl-implimentazzjoni tagħhom jew il-ħlasijiet jistgħu jiġu sospiżi sabiex jiġi vverifikat jekk l-allegazzjonijiet ta’ żbalji sostanzjali jew irregolaritajiet jew frodi jew ksur tal-obbligi seħħewx fil-verità. Jekk ma jiġux ikkonfermati, l-implimentazzjoni tkompli kemm jista’ jkun malajr.
2. Meta l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma maqbula ma jitwettqux jew ma jitwettqux kif suppost, b’mod sħiħ u fil-ħin, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, wara li jagħti l-opportunità lill-benefiċjarju li jippreżenta l-kummenti tiegħu, irid inaqqas jew jirkupra l-għotja b’mod proporzjonat, skont l-istadju tal-proċedura.
KAPITOLU 5
Implimentazzjoni
Artikolu 209
Kuntratti ta’ implimentazzjoni
(l-Artikolu 137 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għall-applikazzjoni tad-Direttiva 2004/18/KE, fejn l-implimentazzjoni tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma tkun teħtieġ l-għoti ta’ kuntratt ta’ akkwist, il-benefiċjarju jagħti l-kuntratt lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża jew, skont kif ikun xieraq, lill-offerta li toffri l-inqas prezz, filwaqt li jiġi evitat kwalunkwe kunflitt ta’ interessi.
2. Fejn l-implimentazzjoni tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma tkun teħtieġ l-għoti ta’ kuntratt ta’ akkwist b’valur ta’ iktar minn EUR 60 000, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jesiġi li l-benefiċjarju jikkonforma ma’ regoli speċjali minbarra dawk imsemmija fil-paragrafu 1.
Dawk ir-regoli speċjali jkunu bbażati fuq ir-regoli kontenuti fir-Regolament Finanzjarju u stabbiliti wara li jitqies il-valur tal-kuntratti kkonċernati, id-daqs relattiv tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni fir-rigward tal-ispiża totali tal-azzjoni u r-riskju. Dawn ir-regoli speċjali jiġu inklużi fid-deċiżjoni jew ftehim ta’ għoti.
Artikolu 210
Appoġġ finanzjarju lil partijiet terzi
(l-Artikolu 137 tar-Regolament Finanzjarju)
Sakemm l-għanijiet jew ir-riżultati li jridu jinkisbu jkunu dettaljati biżżejjed fil-kundizzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 137(1) tar-Regolament Finanzjarju, il-marġni ta’ diskrezzjoni jista’ jitqies bħala eżawrit biss jekk id-deċiżjoni jew il-ftehim ta’ għoti jispeċifikaw ukoll dan li ġej:
(a)
l-ammont massimu ta’ appoġġ finanzjarju li jista’ jitħallas lil parti terza li ma jaqbiżx is-EUR 60 000, ħlief meta l-appoġġ finanzjarju jkun l-għan primarju tal-azzjoni, u l-kriterji sabiex jiġi stabbilit l-ammont eżatt;
(b)
it-tipi differenti ta’ attivitajiet li jistgħu jirċievu tali appoġġ finanzjarju, fuq il-bażi ta’ lista fissa;
(c)
id-definizzjoni tal-persuni jew il-kategoriji ta’ persuni li jistgħu jirċievu tali appoġġ finanzjarju u l-kriterji biex dan jingħata.
TITOLU VII
PREMJIJIET
Artikolu 211
Programmazzjoni
(l-Artikolu 138(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Programm ta’ ħidma annwali jew pluriennali għall-premjijiet għandu jitħejja minn kull uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Il-programm ta’ ħidma jiġi adottat mill-istituzzjoni u jiġi ppubblikat fuq is-sit tal-Internet tal-istituzzjoni kkonċernata malajr kemm jista’ jkun, u mhux iktar tard mill-31 ta’ Marzu tas-sena ta’ implimentazzjoni.
Il-programm ta’ ħidma jispeċifika l-perjodu li jkopri, l-att bażiku, jekk ikun hemm, l-għanijiet segwiti, ir-riżultati mistennija, l-iskeda taż-żmien indikattiva tal-kompetizzjonijiet bl-ammont indikattiv tal-premjijiet.
Barra minn hekk, il-programm ta’ ħidma jkun fih l-informazzjoni stabbilita fl-Artikolu 94 sabiex id-deċiżjoni li tadottah titqies bħala d-deċiżjoni ta’ finanzjament għall-premjijiet tas-sena kkonċernata.
2. Kwalunkwe tibdil sostanzjali fil-programm ta’ ħidma jiġi adottat u ppubblikat ukoll kif stipulat fil-paragrafu 1.
Artikolu 212
Regoli tal-kompetizzjonijiet
(l-Artikolu 138(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Ir-regoli tal-kompetizzjonijiet jistabbilixxu dan li ġej:
(a)
il-kundizzjonijiet għall-parteċipazzjoni, li jridu mill-anqas:
(i)
jispeċifikaw il-kriterji ta’ eliġibbiltà;
(ii)
jispeċifikaw l-arranġamenti u d-data finali għar-reġistrazzjoni tal-parteċipanti, jekk meħtieġ, u għas-sottomissjoni tal-entrati, bil-kundizzjonijiet stipulati fil-paragrafu 2;
(iii)
jipprovdu għall-esklużjoni ta’ parteċipanti li jkunu f’waħda mis-sitwazzjoniijet imsemmija fl-Artikolu 106(1) u l-Artikoli 107, 108 u 109 tar-Regolament Finanzjarju;
(iv)
jipprovdu għall-unika responsabbiltà tal-parteċipanti fil-każ ta’ talba relatata mal-attivitajiet imwettqa fil-qafas tal-kompetizzjoni;
(v)
jipprovdu għall-aċċettazzjoni mir-rebbieħa tal-verifiki u tal-awditjar mill-Kummissjoni, l-OLAF u l-Qorti tal-Awdituri u tal-obbligi ta’ reklamar kif speċifikati fir-regoli tal-kompetizzjoni;
(vi)
jiddikjaraw li l-liġi tal-Unjoni hija l-liġi li tapplika għall-kompetizzjoni, ikkumplimentata, fejn ikun hemm bżonn, mil-liġi nazzjonali kif speċifikat fir-regoli tal-kompetizzjoni;
(vii)
jispeċifikaw il-qorti jew it-tribunal tal-arbitraġġ kompetenti għas-smigħ ta’ tilwim;
(viii)
jiddikjaraw li jistgħu jiġu imposti pieni finanzjarji jew amministrattivi, jew it-tnejn, fuq parteċipanti li jkunu għamlu dikjarazzjonijiet foloz, jew li wettqu irregolaritajiet jew frodi, skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 145 u b’mod proporzjonat għall-valur tal-premjijiet inkwistjoni;
(b)
il-kriterji tal-għoti, li jkunu tali li jagħmluha possibbli li tiġi valutata l-kwalità tal-entrati fir-rigward tal-għanijiet segwiti u r-riżultati mistennija u sabiex jiġi stabbilit b’mod oġġettiv jekk l-entrati jikkwalifikawx bħala r-rebbieħa;
(c)
l-ammont tal-premju jew premjijiet;
(d)
l-arranġamenti għall-ħlas tal-premjijiet lir-rebbieħa wara l-għoti tagħhom.
Għall-finijiet tal-punt (a)(i) tal-ewwel subparagrafu, il-benefiċjarji ta’ għotjiet mill-Unjoni jkunu eliġibbli, sakemm ma jkunx iddikjarat mod ieħor fir-regoli tal-kompetizzjoni.
Għall-finijiet tal-punt (a)(vi) tal-ewwel subparagrafu, tista’ ssir deroga fil-każ tal-parteċipazzjoni ta’ organizzazzjonijiet internazzjonali.
2. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jagħżel mezzi ta’ komunikazzjoni mhux diskriminatorji għas-sottomissjoni tal-entrati u li ma jkollhom l-ebda effett ta’ restrizzjoni tal-aċċess tal-parteċipanti għall-kompetizzjoni.
Il-mezzi ta’ komunikazzjoni magħżulin jkunu tali li jiżguraw li jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
kull entrata jkun fiha l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-evalwazzjoni tagħha;
(b)
tiġi ppreservata l-integrità tad-dejta;
(c)
tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-entrati;
(d)
tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
3. Ir-regoli tal-kompetizzjonijiet jistgħu jistabbilixxu l-kundizzjonijiet għat-tħassir tal-kompetizzjoni, b’mod partikolari meta l-għanijiet tagħha ma jkunux jistgħu jintlaħqu jew meta persuna ġuridika jew fiżika li ma tikkonformax mal-kundizzjonijiet għall-parteċipazzjoni tikkwalifika bħala r-rebbieħa.
4. Ir-regoli tal-kompetizzjonijiet jiġu ppubblikati fuq is-sit tal-Internet tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni. Minbarra l-pubblikazzjoni fuq is-sit tal-Internet, ir-regoli tal-kompetizzjonijiet jistgħu jiġu ppubblikati wkoll b’mezzi xierqa oħra, inkluż Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, fejn dan ikun meħtieġ sabiex tiġi pprovduta pubbliċità addizzjonali fost il-parteċipanti potenzjali. Dawn jistgħu jiġu ppubblikati sa mill-adozzjoni tad-deċiżjoni ta’ finanzjament imsemmija fl-Artikolu 84 tar-Regolament Finanzjarju, inkluż matul is-sena ta’ qabel l-implimentazzjoni tal-baġit. Kwalunkwe modifika fil-kontenut tar-regoli tal-kompetizzjonijiet tkun soġġetta wkoll għal pubblikazzjoni bl-istess kundizzjonijiet.
Artikolu 213
Pubblikazzjoni ex post
(l-Artikolu 138(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-informazzjoni relatata mal-premjijiet mogħtija matul sena finanzjarja tiġi ppubblikata skont l-Artikolu 21.
2. Wara l-pubblikazzjoni msemmija fil-paragrafu 1, meta tintalab mill-Parlament Ewropew u l-Kunsill, il-Kummissjoni tgħaddilhom rapport dwar:
(a)
in-numru ta’ parteċipanti fis-sena ta’ qabel;
(b)
in-numru ta’ parteċipanti u l-perċentwal ta’ entrati magħżula għal kull kompetizzjoni;
(c)
lista tal-esperti li ħadu sehem fil-bordijiet fis-sena ta’ qabel, flimkien ma’ referenza għall-proċedura tal-għażla tagħhom.
Artikolu 214
Evalwazzjoni
(l-Artikolu 138(3) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għall-finijiet ta’ evalwazzjoni tal-entrati, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaħtar bord ta’ mill-anqas tliet esperti, li jistgħu jkunu esperti jew persuni esterni li jirrappreżentaw mill-inqas żewġ entitajiet organizzattivi tal-istituzzjonijiet jew korpi msemmija fl-Artikoli 62 u 208 tar-Regolament Finanzjarju mingħajr ebda rabta ġerarkika bejniethom, ħlief fir-rappreżentanzi jew il-korpi lokali msemmija fl-Artikolu 72 ta’ dan ir-Regolament u l-korpi delegati msemmija fl-Artikoli 62 u 208 tar-Regolament Finanzjarju, jekk ma jkunx hemm entitajiet separati.
L-esperti msemmija fl-ewwel subparagrafu jkunu soġġetti għar-rekwiżiti dwar il-kunflitt ta’ interessi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
L-esperti esterni jiddikjaraw li mhumiex f’sitwazzjoni ta’ kunflitt ta’ interessi fil-mument tal-ħatra u jwiegħdu li jinfurmaw lill-uffiċjal awtorizzanti jekk jinħoloq xi kunflitt ta’ interessi matul il-proċedura ta’ evalwazzjoni.
2. Mat-tlestija ta’ xogħolhom, il-membri tal-bord jiffirmaw rekord tal-entrati kollha eżaminati, li jinkludi valutazzjoni tal-kwalità tagħhom u li jidentifika lil dawk li jistgħu jingħataw il-premjijiet. Ir-rekord jista’ jiġi ffirmat f’sistema elettronika li tipprovdi biżżejjed awtentikazzjoni tal-firmatarju.
Ir-rekord imsemmi fl-ewwel subparagrafu jinżamm għal referenza fil-ġejjieni.
3. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mbagħad jiddeċiedi jagħtix il-premjijiet jew le. Dik id-deċiżjoni tispeċifika dan li ġej:
(a)
is-suġġett u l-ammont totali tal-premjijiet mogħtija, jekk ikun hemm;
(b)
l-ismijiet tal-parteċipanti rebbieħa, jekk ikun hemm, l-ammont tal-premjijiet mogħtija lil kull parteċipant rebbieħ u r-raġunijiet għal dik l-għażla;
(c)
l-ismijiet ta’ kwalunkwe parteċipant rifjutat u r-raġunijiet għal dak ir-rifjut.
Artikolu 215
Informazzjoni u notifika
(l-Artikolu 138(3) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-parteċipanti jiġu infurmati malajr kemm jista’ jkun dwar l-eżitu tal-evalwazzjoni tal-entrata tagħhom u fi kwalunkwe każ fi żmien 15-il jum kalendarju wara li tkun ittieħdet id-deċiżjoni ta’ għoti mill-uffiċjal awtorizzanti.
2. Id-deċiżjoni li jingħata l-premju tiġi nnotifikata lill-parteċipant rebbieħ u għandha sservi ta’ impenn legali fis-sens tal-Artikolu 86 tar-Regolament Finanzjarju.
TITOLU VIII
STRUMENTI FINANZJARJI
Artikolu 216
Għażla tal-entitajiet fdati bl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għall-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji taħt ġestjoni indiretta, il-Kummissjoni tikseb evidenza li l-entità fdata tissodisfa r-rekwiżiti tal-Artikolu 60(2) tar-Regolament Finanzjarju. Ladarba tinkiseb dik l-evidenza, din tkun valida għal kwalunkwe implimentazzjoni ġejjiena tal-istrumenti finanzjarji mill-entità relevanti, sakemm ma jkunux saru bidliet sostanzjali fis-sistemi, fir-regoli u fil-proċeduri koperti minn dawk ir-rekwiżiti tal-entitajiet fdati.
2. Għall-għażla tal-entitajiet fdati bl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji skont l-Artikolu 61(2) tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni tippubblika sejħa għall-entitajiet fdati potenzjali. Dik is-sejħa tinkludi l-kriterji tal-għażla u tal-għoti.
Is-sejħa msemmija fl-ewwel subparagrafu tindika wkoll jekk l-entità fdata hijiex meħtieġa talloka r-riżorsi finanzjarji proprji tagħha għall-istrument finanzjarju speċifiku jew taqsamx ir-riskju. Meta ssir din l-indikazzjoni u meta tkun meħtieġa mitigazzjoni ta’ kunflitt possibbli tal-interessi, is-sejħa tindika wkoll li l-entità fdata hija meħtieġa tipproponi miżuri dwar l-allinjament tal-interess, kif stipulat fl-Artikolu 140(2) tar-Regolament Finanzjarju. Il-miżuri dwar l-allinjament tal-interess jiġu inklużi fil-ftehim tal-istrument finanzjarju speċifiku.
Il-Kummissjoni tiftaħ djalogu mal-entitajiet li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla b’mod trasparenti u oġġettiv mingħajr ma toħloq kunflitt ta’ interessi. Wara d-djalogu, il-Kummissjoni tiffirma ftehimiet ta’ delega mal-entità jew l-entitajiet li jkunu ppreżentaw l-aktar proposti ekonomikament vantaġġużi fosthom, fejn applikabbli, l-allokazzjoni tar-riżorsi finanzjarji proprji jew il-kondiviżjoni tar-riskju.
3. Il-Kummissjoni tista’ tidħol f’negozjati diretti ma’ entitajiet fdati potenzjali qabel tiffirma ftehimiet ta’ delega meta l-entità fdata tkun identifikata fl-att bażiku relevanti jew tkun elenkata fl-Artikolu 58(1)(c)(iii) tar-Regolament Finanzjarju, jew f’każijiet eċċezzjonali debitament iġġustifikati u dokumentati sewwa, b’mod partikolari meta:
(a)
ma jkunu ġew ippreżentati l-ebda proposti xierqa wara sejħa għal entitajiet fdati potenzjali;
(b)
strumenti finanzjarji b’karatteristiċi speċifiċi jkunu jeħtieġu tip partikolari ta’ entità fdata minħabba l-kompetenza teknika tagħha, il-grad għoli ta’ speċjalizzazzjoni tagħha jew is-setgħa amministrattiva tagħha;
(c)
għal raġunijiet ta’ urġenza estrema kkawżati minn avvenimenti imprevisti mhux attribwibbli lill-Unjoni, ikun impossibbli li tiġi osservata l-proċedura msemmija fil-paragrafu 2.
Artikolu 217
Kontenut tal-ftehim mal-entitajiet fdati bl-implimentazzjoni ta’ strumenti finanzjarji f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
Minbarra r-rekwiżiti elenkati fl-Artikolu 40, il-ftehim ta’ delega mal-entitajiet fdati bl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji jinkludi arranġamenti xierqa għall-iżgurar tal-konformità mal-prinċipji u l-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju. B’mod partikolari, il-ftehimiet ta’ delega jinkludu:
(a)
id-deskrizzjoni tal-istrument finanzjarju, inklużi l-istrateġija jew il-politika ta’ investiment tiegħu, it-tip ta’ appoġġ mogħti, il-kriterji ta’ eliġibbiltà għall-intermedjarji finanzjarji u l-benefiċjarji finali kif ukoll rekwiżiti operattivi addizzjonali li jittrasponu l-għanijiet tal-politika tal-istrument;
(b)
ir-rekwiżiti għal medda ta’ valuri fil-mira għall-effett ta’ ingranaġġ;
(c)
definizzjoni tal-attivitajiet mhux eliġibbli u l-kriterji ta’ esklużjoni;
(d)
dispożizzjonijiet li jiżguraw allinjament tal-interess u li jindirizzaw kunflitti possibbli tal-interessi;
(e)
dispożizzjonijiet għall-għażla tal-intermedjarji finanzjarji skont it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 139(4) tar-Regolament Finanzjarju u għall-istabbiliment ta’ strumenti ta’ investiment iddedikati, jekk applikabbli;
(f)
dispożizzjonijiet dwar l-obbligazzjoni tal-entità fdata u ta’ entitajiet oħra involuti fl-implimentazzjoni tal-istrument finanzjarju;
(g)
dispożizzjonijiet dwar is-soluzzjoni għal tilwim;
(h)
dispożizzjonijiet dwar ir-regolamentazzjoni tal-istrument finanzjarju;
(i)
dispożizzjonijiet dwar l-użu u l-użu mill-ġdid tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni f’konformità mal-Artikolu 140(6) tar-Regolament Finanzjarju;
(j)
dispożizzjonijiet għall-ġestjoni tal-kontribuzzjonijiet mill-Unjoni u tal-kontijiet fiduċjarji, inklużi r-riskji tal-kontroparti, operazzjonijiet tat-teżor aċċettabbli, responsabilitajiet tal-partijiet ikkonċernati, azzjonijiet ta’ rimedju fil-każ ta’ bilanċi eċċessivi fuq kontijiet fiduċjarji, iż-żamma ta’ rekords u r-rapportar;
(k)
dispożizzjonijiet dwar ir-remunerazzjoni tal-entità fdata, inklużi r-rati tat-tariffi tal-ġestjoni u dwar il-kalkolu u l-ħlas tal-ispejjeż u t-tariffi tal-ġestjoni lill-entità fdata skont l-Artikolu 218;
(l)
fejn ikunu xierqa, dispożizzjonijiet dwar qafas ta’ kundizzjonijiet għall-kontribuzzjonijiet mill-fondi msemmija fl-Artikolu 175 tar-Regolament Finanzjarju, b’mod partikolari l-Fond Ewropew għall-Iżvilupp Reġjonali, il-Fond Soċjali Ewropew, il-Fond ta’ Koeżjoni, il-Fond Agrikolu Ewropew għall-Iżvilupp Rurali u l-Fond tas-Sajd tal-Ġejjieni (minn hawn ’il quddiem il-“Fondi tas-QSK”);
(m)
dispożizzjonijiet dwar it-tul, il-possibilità ta’ estensjoni, u t-terminazzjoni tal-istrument finanzjarju, inklużi l-kundizzjonijiet għal terminazzjoni bikrija u, fejn xieraq, l-istrateġiji ta’ ħruġ;
(n)
dispożizzjonijiet dwar il-monitoraġġ tal-implimentazzjoni tal-appoġġ għall-intermedjarji finanzjarji u l-benefiċjarji finali, inkluż ir-rapportar mill-intermedjarji finanzjarji;
(o)
fejn applikabbli, it-tip u n-natura ta’ kwalunkwe operazzjoni ta’ ħħeġġjar imsemmija fl-Artikolu 219.
Artikolu 218
L-ispejjeż u t-tariffi tal-ġestjoni għall-entitajiet fdati
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-Kummissjoni tħallas lill-entitajiet fdati għall-implimentazzjoni ta’ strument finanzjarju permezz ta’ tariffi bbażati fuq il-prestazzjoni, rimborż ta’ spejjeż eċċezzjonali u, meta l-entità fdata timmaniġġa t-teżor tal-istrument finanzjarju, tariffi għall-immaniġġar tat-teżor.
2. It-tariffi bbażati fuq il-prestazzjoni jinvolvu t-tariffi amministrattivi biex titħallas l-entità fdata għax-xogħol imwettaq fl-implimentazzjoni ta’ strument finanzjarju. Fejn ikun xieraq, dawn jistgħu jinkludu wkoll inċentivi relatati mal-politika biex tiġi promossal-kisba tal-għanijiet tal-politika jew tiġi inċentivata l-prestazzjoni finanzjarja tal-istrument finanzjarju.
Artikolu 219
Regoli speċifiċi għall-kontijiet fiduċjarji f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-entitajiet fdati bl-implimentazzjoni ta’ strumenti finanzjarji jistgħu jiftħu kontijiet fiduċjarji fis-sens tal-Artikolu 68(7) tar-Regolament Finanzjarju, f’isimhom u esklużivament f’isem il-Kummissjoni. Dawk l-entitajiet fdati jibagħtu d-dikjarazzjonijiet tal-kontijiet korrispondenti lis-servizz responsabbli tal-Kummissjoni.
2. Il-kontijiet fiduċjarji jżommu likwidità xierqa u l-assi miżmuma fil-kontijiet fiduċjarji jiġu mmaniġġati skont il-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u jsegwu regoli prudenzjali xierqa skont l-Artikolu 140(7) tar-Regolament Finanzajrju.
3. Għall-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji, l-entitajiet fdati ma jwettqux operazzjonijiet ta’ ħħeġġjar għal skopijiet spekulattivi. It-tip u n-natura ta’ kwalunkwe operazzjoni ta’ ħħeġġjar jiġu maqbula ex ante mill-Kummissjoni u inklużi fil-ftehimiet ta’ delega msemmija fl-Artikolu 217.
Artikolu 220
Strumenti finanzjarji implimentati direttament
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
1. F’każijiet eċċezzjonali, l-istrumenti finanzjarji jistgħu jiġu implimentati direttament skont l-Artikolu 139(4) tar-Regolament Finanzjarju permezz ta’ xi wieħed minn dawn li ġejjin:
(a)
strument ta’ investiment iddedikat li fih il-Kummissjoni tieħu sehem flimkien ma’ investituri pubbliċi jew privati oħrajn bil-għan li żżid l-effett ta’ ingranaġġ tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni;
(b)
self, garanziji, parteċipazzjonijiet ta’ ekwità u strumenti oħrajn ta’ kondiviżjoni tar-riskju minbarra investimenti fi strumenti ta’ investiment iddedikati, ipprovduti direttament lill-benefiċjarji finali jew permezz ta’ intermedjarji finanzjarji.
2. Għall-implimentazzjoni ta’ strumenti finanzjarji, il-Kummissjoni ma twettaqx operazzjonijiet ta’ ħħeġġjar għal skopijiet spekulattivi. It-tip u n-natura ta’ kwalunkwe operazzjoni ta’ ħħeġġjar jiġu maqbula ex ante mill-Kummissjoni u inklużi fil-ftehimiet mal-entitajiet li jimplimentaw l-istrument finanzjarju.
Artikolu 221
Għażla tal-intermedjarji finanzjarji, maniġers ta’ strumenti ta’ investiment iddedikati u tal-benefiċjarji finali
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fejn il-Kummissjoni timplimenta l-istrumenti finanzjarji b’mod dirett jew indirett permezz ta’ strumenti ta’ investiment iddedikati, dawn l-istrumenti jiġu stabbiliti skont il-liġijiet ta’ Stat Membru. Jistgħu jiġu stabbiliti wkoll skont il-liġijiet ta’ pajjiż li mhuwiex Stat Membru fil-qasam tal-azzjoni esterna. Il-maniġers ta’ dawn l-istrumenti jkunu obbligati bil-liġi jew b’kuntratt sabiex jaġixxu bid-diliġenza ta’ maniġer professjonali u in bona fide.
2. Il-maniġers tal-istrumenti ta’ investiment iddedikati msemmija fil-paragrafu 1 u l-intermedjarji finanzjarji jew il-benefiċjarji finali tal-istrumenti finanzjarji jintgħażlu billi jiġu kkunsidrati n-natura tal-istrument finanzjarju li jrid jiġi implimentat, l-esperjenza u l-kapaċità operattiva u finanzjarja tal-entitajiet ikkonċernati, u/jew il-vijabilità ekonomika tal-proġetti tal-benefiċjarji finali. L-għażla trid tkun trasparenti, iġġustifikata minn raġunijiet oġġettivi u ma għandhiex twassal għal kunflitt ta’ interessi.
3. Ma għandu jingħata l-ebda appoġġ finanzjarju lil maniġers ta’ strumenti ta’ investiment iddedikati, lil intermedjarji finanzjarji u lil benefiċjarji finali fejn dawn ikunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 106(1), 107, 108 u 109 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 222
Kundizzjonijiet għall-użu tal-istrumenti finanzjarji
(l-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-istrumenti finanzjarji jindirizzaw id-difetti jew in-nuqqasijiet tas-suq jew sitwazzjonijiet ta’ investimenti mhux ottimali u jipprovdu appoġġ biss lill-benefiċjarji finali li jitqiesu bħala potenzjalment ekonomikament vijabbli fi żmien l-appoġġ mill-Unjoni permezz ta’ strument finanzjarju.
2. L-istrumenti finanzjarji jipprovdu appoġġ lill-benefiċjarji finali b’mod proporzjonat. B’mod partikolari, it-trattament preferenzjali ta’ investituri li jipprovdu kofinanzjament jew kondiviżjoni tar-riskju għandu jkun ġustifikat, proporzjonat mar-riskji meħuda mill-investituri fi strument finanzjarju u limitat għall-minimu neċessarju sabiex jassigura l-investiment jew il-kondiviżjoni tar-riskju tagħhom.
Artikolu 223
Effett ta’ ingranaġġ
(l-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-istrumenti finanzjarji jkollhom l-għan li jiksbu effett ta’ ingranaġġ tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni billi jimmobilizzaw investiment globali li jaqbeż id-daqs tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni.
L-effett ta’ ingranaġġ tal-fondi tal-Unjoni jkun daqs l-ammont ta’ finanzjament lill-benefiċjarji finali eliġibbli maqsum bl-ammont tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni.
2. Il-medda ta’ valuri fil-mira għall-effett ta’ ingranaġġ tkun ibbażata fuq evalwazzjoni ex-ante għall-istrument finanzjarju korrispondenti.
Artikolu 224
Evalwazzjoni ex-ante tal-istrumenti finanzjarji
(l-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-istrumenti finanzjarji jkunu bbażati fuq evalwazzjonijiet ex-ante li jidentifikaw id-difetti jew in-nuqqasijiet tas-suq, jew sitwazzjonijiet ta’ investiment mhux ottimali u jivvalutaw il-ħtiġijiet ta’ investiment fir-rigward tal-għanijiet tal-politika.
2. L-evalwazzjoni ex-ante turi li l-ħtiġijiet identifikati tas-suq ma jistgħux jiġu indirizzati b’mod xiearq u fil-ħin permezz ta’ attivitajiet immexxija mis-suq jew tipi ta’ interventi mill-Unjoni għajr finanzjament bi strument finanzjarju, bħal regolamentazzjoni, liberalizzazzjoni, riforma jew azzjoni ta’ politika oħra. Hija tivvaluta l-probabbiltà u l-ispejjeż possibbli tat-tfixkil tas-suq u tal-eliminazzjoni tal-finanzjament privat permezz tal-istrumenti finanzjarji u għandha tidentifika mezzi biex jiġu minimizzati l-effetti negattivi ta’ tali tfixkil.
3. Skont il-prinċipju tas-sussidjarjetà, l-evalwazzjoni ex-ante turi li strument finanzjarju fil-livell tal-Unjoni jindirizza l-ħtiġijiet identifikati tas-suq b’mod iktar xieraq minn strumenti finanzjarji simili fil-livell nazzjonali jew reġjonali, inklużi dawk iffinanzjati mill-Fondi tal-QSK. Fatturi bħal aċċess diffiċli għall-finanzjament fil-livell nazzjonali, b’mod partikolari għal proġetti transkonfinali, ekonomiji tal-kobor jew effetti ta’ wiri b’saħħithom marbutin mat-tixrid tal-aħjar prattiki fl-Istati Membri jiġu kkunsidrati meta jiġi valutat il-valur miżjud tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni.
4. L-evalwazzjoni ex-ante tistabbilixxi l-iktar mod effiċjenti għall-forniment tal-istrument finanzjarju.
5. L-evalwazzjoni ex-ante turi wkoll li l-istrument finanzjarju ppjanat huwa konsistenti ma’:
(a)
strumenti finanzjarji ġodda u eżistenti, biex hekk jiġu evitati sovrapożizzjonijiet mhux mixtieqa u jinkisbu sinerġiji u ekonomiji tal-kobor;
(b)
strumenti finanzjarji u forom oħrajn ta’ intervent pubbliku li jindirizzaw l-istess ambjent ekonomiku, biex hekk jiġu evitati l-inkonsistenzi u jiġu esplorati sinerġiji possibbli.
6. L-evalwazzjoni ex-ante tivvaluta l-proporzjonalità tal-intervent previst fir-rigward tad-daqs tad-diskrepanza identifikata fil-finanzjament, l-effett ta’ ingranaġġ mistenni tal-istrument finanzjarju ppjanat u teżamina wkoll effetti kwalitattivi addizzjonali, bħad-diffużjoni tal-aħjar prattiki, il-promozzjoni effettiva tal-għanijiet tal-politika tal-Unjoni fi ħdan il-katina ta’ implimentazzjoni jew l-aċċess għal kompetenza speċifika disponibbli mill-atturi involuti fil-katina ta’ implimentazzjoni.
7. L-evalwazzjoni ex-ante tistabbilixxi sett ta’ indikaturi xierqa tal-prestazzjoni għall-istrumenti finanzjarji proposti u tispeċifika l-eżitu, ir-riżultati u l-impatt mistennijin.
8. Evalwazzjoni ex ante separata tal-istrumenti finanzjarji ssir biss meta tali evalwazzjoni li tikkonforma b’mod sħiħ mal-kriterji fil-paragrafi minn 1 sa 7 ma tkunx inkluża fl-evalwazzjoni ex ante jew valutazzjoni tal-impatt tal-programm jew l-attività koperti minn att bażiku.
Artikolu 225
Monitoraġġ tal-istrumenti finanzjarji
(l-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Biex ikun żgurat il-monitoraġġ armonizzat tal-istrumenti finanzjarji msemmija fl-Artikolu 140(12) tar-Regolament Finanzjarju, trid tiġi implimentata sistema ta’ monitoraġġ mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli sabiex tikkontribwixxi għall-forniment ta’ garanzija raġonevoli li l-fondi tal-Unjoni qegħdin jintużaw skont l-Artikolu 32(2) tar-Regolament Finanzjarju.
2. Is-sistema ta’ monitoraġġ tintuża biex jiġi valutat il-progress tal-implimentazzjoni lejn il-kisba tal-għanijiet tal-politika riflessi fl-indikaturi tal-eżitu u r-riżultati relevanti stabbiliti skont l-evalwazzjoni ex-ante, u biex tiġi analizzata l-konformità tal-implimentazzjoni mar-rekwiżiti definiti skont l-Artikolu 140(2) tar-Regolament Finanzjarju u tipprovdi l-bażi għar-rapportar tal-Kummissjoni meħtieġ mill-Artikoli 38(5) u 140(8) tar-Regolament Finanzjarju.
3. Fil-każ ta’ ġestjoni indiretta, il-monitoraġġ mill-Kummissjoni jibni fuq ir-rapportar u l-kontijiet ipprovduti mill-entitajiet fdati u fuq l-awditjar disponibbli u l-kontrolli mwettqa mill-entità fdata, waqt li jitqiesu d-dikjarazzjoni tal-maniġment tal-entità fdata u l-opinjoni tal-korp tal-awditjar indipendenti msemmi fl-Artikolu 60(5) tar-Regolament Finanzjarju. Il-Kummissjoni tirrevedi l-informazzjoni pprovduta mill-entitajiet fdati u tista’ twettaq kontrolli, inkluż fuq il-bażi ta’ kampjuni, fil-livelli xierqa tal-implimentazzjoni sal-benefiċjarji finali.
Il-monitoraġġ mill-entità fdata jibni fuq ir-rapportar u l-kontijiet ipprovduti mill-intermedjarji finanzjarji u fuq l-awditjar disponibbli u l-kontrolli mwettqa mill-intermedjarju finanzjarju, filwaqt li tittieħed inkonsiderazzjoni d-dikjarazzjoni tal-maniġment tal-intermedjarju finanzjarju u l-opinjoni tal-awdituri indipendenti.
Meta ma jkun jeżisti l-ebda intermedjarju finanzjarju, l-entità fdata tissorvelja direttament l-użu tal-istrument finanzjarju fuq il-bażi tar-rapportar u l-kontijiet ipprovduti mill-benefiċjarji finali.
L-entità fdata tirrevedi, fejn ikun xieraq fuq il-bażi ta’ kampjuni, l-informazzjoni pprovduta mill-intermedjarji finanzjarji jew il-benefiċjarji finali u għandha twettaq kontrolli kif stabbilit fil-ftehim imsemmi fl-Artikolu 217.
4. Fil-każ ta’ ġestjoni diretta, il-monitoraġġ mill-Kummissjoni jkun ibbażat fuq ir-rapportar u l-kontijiet ipprovduti mill-intermedjarji finanzjarji u l-benefiċjarji finali, soġġett għal kontrolli xierqa. Id-dispożizzjonijiet fil-paragrafu 3 japplikaw għall-ġestjoni diretta mutatis mutandis.
5. Il-ftehimiet li jimplimentaw l-istrument finanzjarju jinkludu d-dispożizzjonijiet meħtieġa għall-applikazzjoni tal-paragrafi minn 1 sa 4.
Artikolu 226
Trattament tal-kontribuzzjonijiet mill-Fondi tal-QSK
(l-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Iridu jinżammu rekords separati għall-kontribuzzjonijiet mill-Fondi tal-QSK għall-istrumenti finanzjarji stabbiliti skont it-Titolu VIII tar-Regolament Finanzjarju u sostnuti mill-Fondi tal-QSK skont ir-regoli speċifiċi tas-settur.
2. Il-kontribuzzjonijiet mill-Fondi tal-QSK jitqiegħdu f’kontijiet separati u jintużaw skont l-għanijiet tal-Fondi rispettivi tal-QSK għall-azzjonijiet u l-benefiċjarji finali b’mod konsistenti mal-programm jew il-programmi li minnhom isiru l-kontribuzzjonijiet.
3. Fir-rigward tal-kontribuzzjonijiet mill-Fondi tal-QSK għall-istrumenti finanzjarji stabbiliti skont it-Titolu VIII tar-Regolament Finanzjarju, japplikaw ir-regoli speċifiċi għas-settur.
TITOLU IX
PREŻENTAZZJONI TAL-KONTIJIET U L-KONTABILITÀ
KAPITOLU 1
Preżentazzjoni tal-kontijiet
Artikolu 227
Rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja matul is-sena
(l-Artikolu 142 tar-Regolament Finanzjarju)
Ir-rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja matul is-sena jagħti deskrizzjoni preċiża ta’:
(a)
il-kisba tal-għanijiet għas-sena, skont il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba;
(b)
is-sitwazzjoni finanzjarja u l-avveniment li kellhom influwenza notevoli fuq l-attivitajiet matul is-sena.
Ir-rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja jkun separat mir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit.
Artikolu 228
Eċċezzjoni għall-prinċipji kontabilistiċi
(l-Artikolu 144 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta, f’każ speċifiku, l-uffiċjal tal-kontabilità jħoss li għandha ssir eċċezzjoni għall-kontenut ta’ wieħed mill-prinċipji kontabilistiċi stipulati fir-regoli tal-Unjoni dwar il-kontabilità, dik l-eċċezzjoni tkun issostanzjata kif suppost u rrapportata fin-noti mad-dikjarazzjonijiet finanzjarji msemmija fl-Artikolu 232.
Artikolu 229
Dokumenti ta’ sostenn
(l-Artikolu 144 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kull entrata għandha tkun ibbażata fuq dokumenti ta’ sostenn datati u numerati, prodotti fuq karta jew fuq mezz li jiggarantixxi l-kredibilità u s-salvagwardja tal-kontenut tagħha għall-perjodi stabbiliti fl-Artikolu 48.
2. Operazzjonijiet tal-istess tip, imwettqa fl-istess post u fl-istess jum jistgħu jiġu sintetizzati f’dokument ta’ sostenn wieħed.
Artikolu 230
Dikjarazzjoni dwar il-prestazzjoni finanzjarja
(l-Artikolu 145 tar-Regolament Finanzjarju)
Id-dikjarazzjoni dwar il-prestazzjoni finanzjarja turi d-dħul u l-ispejjeż għas-sena, ikklassifikati skont in-natura tagħhom.
Artikolu 231
Dikjarazzjoni dwar il-flussi tal-flus
(l-Artikolu 145 tar-Regolament Finanzjarju)
Id-dikjarazzjoni dwar il-flussi tal-flus tirrapporta l-flussi tal-flus matul il-perjodu li juru l-moviment bejn l-ammonti tat-teżor fil-ftuħ u l-għeluq.
It-teżor ikun imsawwar b’dan li ġej:
(a)
flus fl-idejn;
(b)
kontijiet tal-bank u depożiti pagabbli meta jintalbu;
(c)
assi disponibbli oħra li malajr jistgħu jissarrfu fi flus u li għandhom valur stabbli.
Artikolu 232
Noti mad-dikjarazzjonijiet finanzjarji
(l-Artikolu 145 tar-Regolament Finanzjarju)
In-noti msemmija fl-Artikolu 145 tar-Regolament Finanzjarju jkunu parti integrali mid-dikjarazzjonijiet finanzjarji. Bħala minimu, in-noti jkun fihom l-informazzjoni li ġejja:
(a)
il-prinċipji, ir-regoli u l-metodi tal-kontabilità;
(b)
noti ta’ spjega, li jipprovdu informazzjoni addizzjonali mhux inkluża fit-test tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji li tkun meħtieġa biex tingħata ħarsa vera u ġusta.
Artikolu 233
Kontijiet tar-riżultat tal-baġit
(l-Artikolu 146 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kontijiet tar-riżultat tal-baġit ikun fihom:
(a)
informazzjoni dwar id-dħul li tinkludi:
(i)
bidliet fl-istimi tad-dħul fil-baġit;
(ii)
ir-riżultat tad-dħul;
(iii)
l-intitolamenti stabbiliti;
(b)
informazzjoni li turi bidliet fl-approprjazzjonijiet totali disponibbli ta’ impenn u għal pagamenti;
(c)
informazzjoni li turi l-użu li sar mill-approprjazzjonijiet totali disponibbli ta’ impenn u għal pagamenti;
(d)
informazzjoni li turi l-impenji pendenti, dawk riportati mis-sena ta’ qabel u dawk li saru matul is-sena.
2. Fir-rigward tal-informazzjoni dwar id-dħul, trid tiġi mehmuża wkoll dikjarazzjoni li turi, għal kull Stat Membru, l-analiżi tal-ammonti ta’ riżorsi proprji li għad iridu jiġu rkuprati fi tmiem is-sena finanzjarja u koperti minn ordni ta’ rkupru.
Artikolu 234
Modalitajiet ta’ trażmissjoni tal-kontijiet
(l-Artikolu 148 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kontijiet provviżorji u l-kontijiet finali msemmija fl-Artikoli 147 u 148 tar-Regolament Finanzjarju jistgħu jintbagħtu b’mezzi elettroniċi.
KAPITOLU 2
Kontabilità
Taqsima 1
Organizzazzjoni tal-Kontijiet
Artikolu 235
Organizzazzjoni tal-Kontijiet
(l-Artikolu 151 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal tal-kontabilità ta’ kull istituzzjoni u korp imsemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jipprepara u jżomm aġġornati dokumenti li jiddeskrivu l-organizzazzjoni tal-kontijiet u l-proċeduri tal-kontabilità tal-istituzzjoni u l-korp tiegħu.
2. Id-dħul u l-infiq tal-baġit jiġu rreġistrati fis-sistema kompjuterizzata msemmija fl-Artikolu 236, skont in-natura ekonomika tal-operazzjoni, bħala dħul jew nefqa kurrenti jew bħala kapital.
Artikolu 236
Sistemi kompjuterizzati
(l-Artikolu 151 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kontijiet jinżammu bl-għajnuna ta’ sistema kompjuterizzata integrata.
2. Meta l-kontijiet jinżammu bl-użu ta’ sistemi u subsistemi kompjuterizzati, dawn is-sistemi u subsistemi jiġu deskritti b’mod sħiħ.
Dik id-deskrizzjoni tiddefinixxi l-kontenut ta’ kull sezzjoni ta’ dejta u tispeċifika kif is-sistema tittratta l-operazzjonijiet individwali. Trid tiddikjara kif is-sistema tiggarantixxi l-eżistenza ta’ rekord sħiħ għall-awditjar għal kull operazzjoni u għal kull bidla li tkun saret fis-sistemi u s-subsistemi kompjuterizzati sabiex dejjem ikun possibbli li tiġi identifikata n-natura tal-bidla u l-persuna li għamlitha.
Id-deskrizzjoni tas-sistemi u s-subsistemi kompjuterizzati tal-kontabilità tindika kwalunkwe rabta bejn dawk is-sistemi u s-sistema ċentrali tal-kontabilità, speċjalment fir-rigward tat-trasferiment ta’ dejta u r-rikonċiljazzjoni tal-bilanċi.
3. L-aċċess għas-sistemi u s-subsistemi kompjuterizzati jingħata biss lil persuni inklużi f’lista ta’ utenti awtorizzati li tinżamm u tiġi aġġornata minn kull istituzzjoni.
Taqsima 2
Kotba tal-kontijiet
Artikolu 237
Kotba tal-kontijiet
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull istituzzjoni u kull korp imsemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jżommu ġurnal, ktieb ġenerali u tal-inqas sottokotba għad-debituri, kredituri u assi fissi, sakemm dan ma jkunx iġġustifikat minn kunsiderazzjonijiet ta’ spejjeż u benefiċċji.
Il-kotba tal-kontijiet jikkonsistu f’dokumenti elettroniċi li jkunu identifikati mill-uffiċjal tal-kontabilità u joffru garanziji sħaħ għall-użu bħala evidenza.
L-entrati fil-ġurnal jiġu ttrasferiti fil-ktieb ġenerali, u jiddaħħlu bħala partiti skont it-tabella tal-kontijiet imsemmija fl-Artikolu 212.
Il-ġurnal u l-ktieb ġenerali jistgħu jinqasmu f’kemm ikun hemm bżonn ġurnali speċjali u kotba speċjali biex jintlaħqu r-rekwiżiti.
L-entrati rreġistrati f’ġurnali speċjali u kotba speċjali jiġu ċċentralizzati tal-inqas kull xahar fil-ġurnal u fil-ktieb ġenerali.
Artikolu 238
Bilanċ ta’ tqabbil preliminari
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull istituzzjoni u korp imsemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jistabbilixxu bilanċ ta’ tqabbil preliminari li jkopri l-kontijiet kollha tal-kontijiet ġenerali, inklużi l-kontijiet approvati matul is-sena u f’kull każ, flimkien ma’:
(a)
in-numru tal-kont;
(b)
deskrizzjoni;
(c)
id-djun totali;
(d)
il-krediti totali;
(e)
il-bilanċ.
Artikolu 239
Rikonċiljazzjonijiet tal-kontijiet
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-dejta fil-ktieb ġenerali tinżamm u tiġi organizzata b’mod li jiġġustifika l-kontenut ta’ kull wieħed mill-kontijiet inklużi fil-bilanċ ta’ tqabbil preliminari.
2. Fir-rigward tal-inventarju tal-assi fissi, japplikaw id-dispożizzjonijiet tal-Artikoli minn 246 sa 253.
Taqsima 3
Reġistrazzjoni
Artikolu 240
Entrati fil-kontijiet
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-entrati jsiru bl-użu tal-metodu ta’ entrati doppji korrispondenti, fejn kwalunkwe moviment jew varjazzjoni rreġistrati fil-kontijiet għandhom ikunu rrappreżentati minn entrata li tistabbilixxi ekwivalenza bejn l-ammont debitat u l-ammont kreditat fid-diversi kontijiet affettwati minn dik l-entrata.
2. Il-kontroparti fil-munita euro ta’ tranżazzjoni denominata f’munita li ma tkunx l-euro tiġi kkalkolata u tiddaħħal fil-kontijiet.
It-tranżazzjonijiet f’muniti barranin f’kontijiet li jistgħu jiġu rivalorizzati jiġu rivalwati kull darba li jingħalqu l-kontijiet.
Dik ir-rivalwazzjoni tkun ibbażata fuq ir-rati stabbiliti skont l-Artikolu 6.
Ir-rata li għandha tintuża għall-konverżjoni bejn l-euro u munita oħra biex titfassal il-karta tal-bilanċi fil-31 ta’ Diċembru tas-sena N tkun dik tal-aħħar jum ta’ xogħol tas-sena N.
3. Ir-regoli tal-kontabilità tal-Unjonji adottati fl-Artikolu 152 tar-Regolament Finanzjarju jispeċifikaw ir-regoli ta’ konverżjoni u rievalwazzjoni li għandhom jiġu pprovduti għall-finijiet ta’ kontabilità bbażata fuq id-dovuti.
Artikolu 241
Kotba tal-kontijiet
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kotba kollha tal-kontijiet jispeċifikaw l-oriġini, il-kontenut u r-referenza tat-tidħil fil-kotba ta’ kull element tad-dejta u r-referenzi tad-dokumenti ta’ sostenn relevanti.
Artikolu 242
Tniżżil fil-ġurnal
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
L-operazzjonijiet tal-kontabilità jitniżżlu fil-ġurnal b’wieħed mill-metodi li ġejjin, li wieħed minnhom ma jeskludix lill-ieħor:
(a)
jum b’jum, operazzjoni b’operazzjoni;
(b)
fil-forma ta’ sommarju kull xahar tal-ammonti totali involuti fl-operazzjonijiet, bil-kundizzjoni li jinżammu d-dokumenti kollha li jippermettu l-verifika tal-operazzjonijiet individwali jum b’jum.
Artikolu 243
Validazzjoni tal-entrati
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-entrati fil-ġurnal u s-sottokotba jsiru finali permezz ta’ proċedura ta’ validazzjoni li tipprojbixxi kwalunkwe bidla fl-entrata jew it-tħassir tagħha.
2. Proċedura tal-għeluq imfassla biex tiffriża l-kronoloġija tar-rekords u tiggarantixxi l-invjolabbiltà tagħhom tiġi implimentata mhux iktar tard minn qabel ma jiġu ppreżentati d-dikjarazzjonijiet finanzjarji finali.
Taqsima 4
Rikonċiljazzjoni u Verifika
Artikolu 244
Rikonċiljazzjoni tal-kontijiet
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-bilanċ tal-kontijiet fil-bilanċ ta’ tqabbil preliminari jiġi rikonċiljat b’mod perjodiku u tal-inqas fl-għeluq ta’ kull sena, bid-dejta mis-sistemi ta’ ġestjoni użati mill-uffiċjali awtorizzanti għall-ġestjoni tal-assi u l-obbligazzjonijiet u għat-tidħil ta’ kuljum fis-sistema kontabilistika.
2. B’mod perjodiku, u tal-inqas kull meta jingħalqu l-kontijiet, l-uffiċjal tal-kontabilità jivverifika li l-bilanċi tal-bank jikkorrispondu għas-sitwazzjoni proprja, b’mod partikolari fir-rigward ta’:
(a)
il-flus fil-bank, b’rikonċiljazzjoni tad-dikjarazzjonijiet tal-kont mill-istituzzjonijiet finanzjarji;
(b)
il-flus fl-uffiċċji tal-flus, b’rikonċiljazzjoni mad-dejta fil-libro-kassa.
Il-kontijiet tal-assi fissi jiġu riveduti skont l-Artikolu 250.
3. Il-kontijiet ta’ assoċjazzjonijiet interistituzzjonali jiġu rikonċiljati darba fix-xahar.
4. Il-kontijiet ta’ sospiża jinfetħu u jiġu riveduti darba fis-sena mill-uffiċjal tal-kontabilità. Dawk il-kontijiet ikunu r-responsabbiltà tal-uffiċjal awtorizzanti u hu għandu japprovahom malajr kemm jista’ jkun.
Taqsima 5
Kontijiet Baġitarji
Artikolu 245
Il-kontenut u ż-żamma tal-kontijiet baġitarji
(l-Artikolu 156 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għal kull sottotaqsima tal-baġit, il-kontijiet baġitarji juru:
(a)
fil-każ ta’ nefqa:
(i)
l-approprjazzjonijiet awtorizzati fil-baġit inizjali, l-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-baġits emendatorji, l-approprjazzjonijiet riportati, l-approprjazzjonijiet disponibbli wara l-ġbir tad-dħul assenjat, it-trasferimenti ta’ approprjazzjonijiet u t-total ta’ approprjazzjonijiet li b’hekk ikunu disponibbli;
(ii)
l-impenji u l-ħlasijiet fir-rigward tas-sena finanzjarja;
(b)
fil-każ ta’ dħul:
(i)
l-istimi mdaħħla fil-baġit inizjali, l-istimi mdaħħla fil-baġits emendatorji, id-dħul assenjat u l-ammont totali ta’ stimi stabbiliti b’dan il-mod;
(ii)
l-intitolamenti stabbiliti u l-ammonti rkuprati fir-rigward tas-sena finanzjarja inkwistjoni;
(c)
l-impenji li għad iridu jitħallsu u d-dħul li għad irid jiġi rkuprat riportati mis-snin finanzjarji ta’ qabel.
L-approprjazzjonijiet ta’ impenn u l-approprjazzjonijiet għall-ħlasijiet imsemmija fil-punt (a) tal-ewwel subparagrafu jiddaħħlu u jintwerew b’mod separat.
L-impenji provviżorji globali relatati mal-Fond Agrikolu Ewropew ta’ Garanzija (minn hawn ’il quddiem il-“FAEG”) u l-ħlasijiet korrispondenti jitniżżlu wkoll fil-kontijiet baġitarji.
Dawk l-impenji jiġu ppreżentati fir-rigward tal-approprjazzjonijiet totali tal-FAEG.
2. Il-kontijiet baġitarji juru b’mod separat:
(a)
l-użu tal-approprjazzjonijiet riportati u l-approprjazzjonijiet għas-sena;
(b)
l-approvazzjoni tal-impenji pendenti.
Fuq in-naħa tad-dħul, l-ammonti li jkunu għad iridu jiġu rkuprati mis-snin finanzjarji ta’ qabel jintwerew b’mod separat.
3. Il-kontijiet baġitarji jistgħu jiġu organizzati b’tali mod li jiżviluppaw sistema kontabilistika tal-ispejjeż.
4. Il-kontijiet baġitarji jinżammu bl-użu ta’ sistemi tal-kompjuter, f’kotba jew fuq karti tal-iskedar.
KAPITOLU 3
Inventarji tal-proprjetà
Artikolu 246
Inventarji tal-proprjetà
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
Is-sistema ta’ inventarji tal-proprjetà tiġi stabbilita mill-uffiċjal awtorizzanti bl-assistenza teknika mill-uffiċjal tal-kontabilità. Dik is-sistema ta’ inventarji trid tipprovdi l-informazzjoni kollha meħtieġa għaż-żamma tal-kontijiet u s-salvagwardja tal-assi.
Artikolu 247
Salvagwardja tal-proprjetà
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull istituzzjoni u korp imsemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jadottaw dispożizzjonijiet dwar is-salvagwardja tal-assi inkluż fil-karti tal-bilanċi rispettivi tagħhom u jiddeċiedu liema dipartimenti amministrattivi huma responsabbli għas-sistema tal-inventarji.
Artikolu 248
Id-dħul ta’ oġġetti fl-inventarju
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
L-oġġetti kollha miksuba b’perjodu ta’ użu ta’ iktar minn sena, li mhumiex konsumabbli, u li l-prezz tax-xiri jew l-ispejjeż għall-produzzjoni tagħhom ikun ogħla minn dak indikat fir-regoli tal-kontabilità tal-Unjoni adottati skont l-Artikolu 152 tar-Regolament Finanzjarju, jiddaħħlu fl-inventarju u jiġu rreġistrati fil-kontijiet tal-assi fissi.
Artikolu 249
Kontenut tal-inventarju għal kull oġġett
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
L-inventarju jinkludi deskrizzjoni xierqa ta’ kull oġġett u jispeċifika l-post tiegħu, jew għal oġġetti mobbli, is-servizz jew il-persuna responsabbli, id-data tax-xiri u l-kost unitarju tiegħu.
Artikolu 250
Kontrolli tal-inventarji ta’ proprjetà mobbli
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kontrolli tal-inventarji mwettqa mill-istituzzjonijiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jsiru b’tali mod li jassigura li kull oġġett ikun jeżisti b’mod fiżiku u jaqbel mal-entrata relevanti fl-inventarju. Dawn il-kontrolli jitwettqu skont programm ta’ verifika annwali, ħlief għal assi fissi tanġibbli jew intanġibbli, li tal-inqas jiġu vverifikati fuq bażi ta’ kull tliet snin.
Artikolu 251
Bejgħ mill-ġdid ta’ proprjetà
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-membri, l-uffiċjali jew aġenti oħra u kwalunkwe membru ieħor tal-persunal tal-istituzzjonijiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju ma jistgħux jixtru oġġetti li jerġgħu jinbiegħu minn dawn l-istituzzjonijiet u l-korpi, ħlief meta dawk l-oġġetti jinbiegħu mill-ġdid permezz ta’ proċedura pubblika ta’ offerti.
Artikolu 252
Proċedura għall-bejgħ ta’ assi tanġibbli
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-bejgħ ta’ assi tanġibbli jiġi rreklamat lokalment b’mod xieraq, jekk il-valur tax-xiri ta’ unità jkun ta’ EUR 8 100 jew iktar. Il-perjodu bejn il-pubblikazzjoni tal-aħħar tħabbir u l-konklużjoni tal-kuntratt ta’ bejgħ ma jkunx inqas minn erbatax-il jum kalendarju.
Il-bejgħ imsemmi fl-ewwel subparagrafu jkun is-suġġett ta’ avviż ta’ bejgħ ippubblikat f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, jekk il-valur tax-xiri ta’ unità jkun ta’ EUR 391 100 jew iktar. Jista’ jsir ukoll reklamar xieraq fl-istampa tal-Istati Membri. Il-perjodu bejn id-data ta’ pubblikazzjoni tal-avviż f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-konklużjoni tal-kuntratt ta’ bejgħ ma jkunx inqas minn xahar.
2. L-istituzzjonijiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jistgħu ma jirreklamawx meta l-ispejjeż tar-reklamar jaqbżu d-dħul mistenni mill-operazzjoni.
3. L-istituzzjonijiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju dejjem għandhom jaraw li jiksbu l-aħjar prezz għall-bejgħ tal-assi tanġibbli.
4. Il-paragrafi 1, 2 u 3 ma japplikawx għal bejgħ bejn l-istituzzjonijiet tal-Unjoni u l-korpi tagħhom imsemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 253
Proċedura għat-tneħħija ta’ assi tanġibbli
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti jħejji dikjarazzjoni jew rekord kull meta proprjetà fl-inventarju, inkluż bini, tinbiegħ, tingħata b’xejn, tiġi skrappjata, tinkera lil xi ħadd jew tintilef minħabba telf, serq jew xi raġuni oħra.
Id-dikjarazzjoni jew ir-rekord jindikaw b’mod partikolari jekk l-oġġett iridx jiġi sostitwit bl-ispejjeż jitħallsu minn uffiċjal jew aġent ieħor tal-Unjoni jew kwalunkwe persuna oħra.
Meta proprjetà immobbli jew installazzjonijiet kbar isiru disponibbli b’xejn, irid jitfassal kuntratt u l-każ irid jiġi nnotifikat f’rapport annwali mibgħut lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill meta jiġi ppreżentat l-abbozz tal-baġit.
Il-membri, l-uffiċjali jew aġenti oħra u kwalunkwe membru ieħor tal-persunal tal-istituzzjonijiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju ma jistgħux ikunu r-riċevituri tal-proprjetà fl-inventarju mogħtija b’xejn jew skrappjata.
Artikolu 254
Inventarju u reklamar ta’ bejgħ f’delegazzjonijiet tal-Unjoni
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fil-każ tad-delegazzjonijiet tal-Unjoni, l-inventarji permanenti tal-proprjetà mobbli li tappartjeni għall-Unjoni jinżammu lokalment. Iridu jintbagħtu b’mod regolari lid-dipartimenti ċentrali skont ir-regoli adottati minn kull istituzzjoni.
Il-proprjetà mobbli fi tranżitu lejn id-delegazzjonijiet tal-Unjoni tiddaħħal f’lista provviżorja qabel tiġi rreġistrata f’inventarji permanenti.
2. Ir-reklamar għall-bejgħ ta’ proprjetà mobbli tad-delegazzjonijiet tal-Unjoni jsir skont l-użu lokali.
IT-TIENI PARTI
DISPOŻIZZJONIJIET SPEĊJALI
TITOLU I
RIĊERKA
Artikolu 255
Tipi ta’ operazzjonijiet
(l-Artikolu 181 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-azzjoni diretta titwettaq mill-istabbilimenti taċ-Ċentru Konġunt tar-Riċerka (minn hawn ’il quddiem “il-JRC”) u fil-prinċipju tiġi ffinanzjata kollha kemm hi mill-baġit. Din tikkonsisti minn:
(a)
programmi ta’ riċerka;
(b)
attivitajiet ta’ riċerka ta’ esplorazzjoni;
(c)
attivitajiet xjentifiċi u ta’ appoġġ tekniku ta’ natura istituzzjonali.
2. Il-JRC jista’ jipparteċipa f’azzjonijiet indiretti bil-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 183 tar-Regolament Finanzjarju.
3. L-istima tal-ammont riċevibbli, kif imsemmi fl-Artikolu 181(2) tar-Regolament Finanzjarju tintbagħat lill-uffiċjal tal-kontabilità għar-reġistrazzjoni.
Artikolu 256
Regoli Addizzjonali applikabbli għall-JRC
(l-Artikolu 183 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-attivitajiet ta’ natura kompetittiva mwettqa mill-JRC jikkonsistu minn:
(a)
attivitajiet imwettqa wara proċeduri ta’ għoti jew ta’ akkwist;
(b)
attivitajiet f’isem partijiet terzi;
(c)
attivitajiet imwettqa skont ftehim amministrattiv ma’ istituzzjonijiet oħra jew dipartimenti oħra tal-Kummissjoni għall-forniment ta’ servizzi tekniċi-xjentifiċi.
2. Fejn l-attivitajiet imwettqa mill-JRC għal partijiet terzi jinvolvu akkwisti, il-proċedura tal-akkwisti tikkonforma mal-prinċipji tat-trasparenza u tat-trattament ugwali.
3. L-istimi tal-ammonti riċevibbli msemmija fl-Artikolu 183(2) tar-Regolament Finanzjarju jintbagħtu lill-uffiċjal tal-kontabilità għar-reġistrazzjoni.
TITOLU II
AZZJONIJIET ESTERNI
KAPITOLU I
Dispożizzjonijiet ġenerali
Artikolu 257
Azzjonijiet li jistgħu jiġu ffinanzjati
(l-Artikolu 184 tar-Regolament Finanzjarju)
L-approprjazzjonijiet għall-azzjonijiet imsemmija fil-Kapitolu 1 tat-Titolu IV tat-Tieni Parti tar-Regolament Finanzjarju jistgħu, b’mod partikolari, jiffinanzjaw kuntratti ta’ akkwist, għotjiet, inklużi sussidji fir-rati tal-imgħax, self speċjali, garanziji ta’ self u assistenza finanzjarja, appoġġ baġitarju u forom speċifiċi oħra ta’ għajnuna baġitarja.
KAPITOLU II
Appoġġ baġitarju u fondi fiduċjarji b’bosta donaturi
Artikolu 258
Użu tal-Appoġġ Baġitarju
(l-Artikolu 186 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta dan jiġi stipulat fl-atti bażiċi relevanti, il-Kummissjoni tista’ tuża appoġġ baġitarju ġenerali jew settorjali f’pajjiż terz jekk jintlaħqu l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
il-ġestjoni tal-finanzi pubbliċi tal-pajjiż imsieħeb tkun trasparenti, kredibbli u effettiva biżżejjed;
(b)
il-pajjiż imsieħeb ikun implimenta politiki settorjali u nazzjonali kredibbli u relevanti biżżejjed, u;.
(c)
fejn il-pajjiż imsieħeb ikun implimenta politiki makroekonomiċi orjentati lejn l-istabilità.
2. Il-ftehimiet konklużi mal-pajjiż imsieħeb jinkludu obbligu għal dak il-pajjiż sabiex jipprovdi lill-Kummissjoni b’informazzjoni kredibbli u f’waqtha li tippermetti lill-Kummissjoni tevalwa kemm ġew issodisfati l-kundizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafu 1.
Artikolu 259
Fondi fiduċjarji tal-Unjoni għal azzjonijiet esterni
(l-Artikolu 187 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kontribuzzjonijiet ta’ donaturi oħrajn jiġu kkunsidrati meta jissarrfu f’kont bankarju speċifiku tal-fond fiduċjarju u għall-ammont f’euro li jirriżulta mill-konverżjoni fir-riċevuta tagħhom fil-kont bankarju speċifiku.
Il-kontribuzzjoni tal-Unjoni tiġi ttrasferita fil-ħin biex tkopri l-impenji legali tal-fond fiduċjarju filwaqt li jittieħdu inkonsiderazzjoni l-fondi disponibbli pprovduti mid-donaturi l-oħrajn.
L-imgħaxijiet akkumulati fil-kont tal-bank speċifiku tal-fond fiduċjarju jiġu investiti fil-fond fiduċjarju ħlief jekk ikun stipulat mod ieħor fl-att ta’ stabbiliment tal-fond fiduċjarju.
It-tranżazzjonijiet kollha li jsiru fil-kont tal-bank imsemmija fit-tielet paragrafu jiddaħħlu fil-kontijiet tal-fond fiduċjarju matul is-sena.
Ir-rapportar finanzjarju fuq l-operazzjonijiet imwettqa minn kull fond fiduċjarju jrid jiġi stabbilit darbtejn fis-sena mill-uffiċjal awtorizzanti.
Il-fondi fiduċjarji jkunu soġġetti għal awditjar estern indipendenti kull sena.
Il-bord tal-fond fiduċjarju japprova r-rapport annwali tal-fond fiduċjarju mfassal mill-uffiċjal awtorizzanti flimkien ma’ kontijiet annwali mfassla mill-uffiċjal tal-kontabilità. Dawk ir-rapporti jiġu mehmuża mar-rapport annwali tal-uffiċjal awtorizzanti b’delega u ppreżentati lill-Parlament Ewropew u l-Kunsill fil-proċedura ta’ kwittanza tal-Kummissjoni.
Ir-regoli għall-kompożizzjoni tal-bord u r-regoli interni tiegħu jiġu stabbiliti fl-att ta’ stabbiliment tal-fond fiduċjarju adottat mill-Kummissjoni u tinżamm konformità magħhom mid-donaturi. Dawk ir-regoli jiżguraw rappreżentanza ġusta tad-donaturi u jinkludu r-rekwiżit li jkollhom il-vot pożittiv tal-Kummissjoni għad-deċiżjoni finali dwar l-użu tal-fondi.
KAPITOLU III
Akkwisti
Artikolu 260
Kiri ta’ bini
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uniċi kuntratti ta’ bini li jistgħu jiġu ffinanzjati mill-approprjazzjonijiet operattivi għal azzjoni esterna jkunu dawk relatati mal-kiri ta’ binjiet diġà mibnija fil-mument meta tiġi ffirmata l-kirja. Dawn il-kuntratti jiġu ppubblikati kif stipulat fl-Artikolu 124.
Artikolu 261
Definizzjonijiet
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kuntratti ta’ servizzi jinkludu kuntratti ta’ studju u ta’ assistenza teknika.
Kuntratt ta’ studju huwa kuntratt ta’ servizzi konkluż bejn fornitur u l-awtorità kontraenti li jinkludi studji għall-identifikazzjoni u t-tħejjija ta’ proġetti, studji dwar il-fattibilità, studji ekonomiċi u tas-suq, studji tekniċi u awditjar.
Kuntratt ta’ assistenza teknika huwa meta l-fornitur jissejjaħ sabiex ikollu rwol konsultattiv, biex jamministra jew jissorvelja proġett jew biex jipprovdi l-konsulenti speċifikati fil-kuntratt.
2. Meta pajjiż terz ikollu persunal tal-maniġment ikkwalifikat fid-dipartimenti jew l-entitajiet tiegħu b’parteċipazzjoni mis-settur pubbliku, il-kuntratti jistgħu jitwettqu direttament minn dawn id-dipartimenti jew entitajiet b’xogħol dirett.
Artikolu 262
Dispożizzjonijiet speċjali relatati mal-limiti u l-arranġamenti għall-għoti ta’ kuntratti esterni
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-Artikoli minn 123 sa 126, bl-eċċezzjoni tad-definizzjonijiet, il-paragrafi 3 u 4 tal-Artikolu 127, l-Artikoli 128, minn 134 sa 137, il-paragrafi minn 3 sa 6 tal-Artikolu 139, l-Artikoli 148(4), 151(2), minn 152 sa 158, 160 u 164 ta’ dan ir-Regolament ma japplikawx għal kuntratti ta’ akkwist konklużi mill-awtoritajiet kontraenti msemmija fl-Artikolu 190(2) tar-Regolament Finanzjarju jew f’isimhom.
L-implimentazzjoni tad-dispożizzjonijiet dwar l-akkwisti f’dan il-Kapitolu tiġi deċiża mill-Kummissjoni, inklużi l-kontrolli xierqa li jridu jiġu applikati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli meta l-Kummissjoni ma tkunx l-awtorità kontraenti.
2. Fil-każ ta’ nuqqas ta’ konformità mal-proċeduri msemmija fil-paragrafu 1, in-nefqa fuq l-operazzjonijiet inkwistjoni ma tkunx eliġibbli għal finanzjament mill-Unjoni.
3. Dan il-Kapitolu ma japplikax għall-awtoritajiet kontraenti msemmija fl-Artikolu 190(2)(b) tar-Regolament Finanzjarju fejn, wara l-verifiki msemmija fl-Artikolu 61 tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni tkun awtorizzathom sabiex jużaw il-proċeduri ta’ akkwist tagħhom stess.
Artikolu 263
Reklamar u nondiskriminazzjoni
(l-Artikoli 190 u 191 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-Kummissjoni tieħu l-miżuri ta’ implimentazzjoni meħtieġa sabiex tiggarantixxi l-aktar parteċipazzjoni wiesgħa possibbli, bl-istess kundizzjonijiet, f’offerti kompetittivi għall-għoti ta’ kuntratti ffinanzjati mill-Unjoni. Għal dan il-għan, tingħata attenzjoni partikolari biex:
(a)
tiġi żgurata pubblikazzjoni adegwata, fi żmien raġonevoli, tal-avviżi ta’ informazzjoni minn qabel, avviżi dwar kuntratti u avviżi ta’ għoti;
(b)
tiġi eliminati kull prattika diskriminatorja jew speċifikazzjoni teknika li tista’ xxekkel il-parteċipazzjoni wiesgħa bl-istess kundizzjonijiet mill-persuni fiżiċi jew legali kollha msemmija fl-Artikolu 182 tar-Regolament Finanzjarju.
2. L-Artikoli 265(5), 267(3) u 269(4) huma bla ħsara għall-użu tal-akkwisti elettroniċi.
Artikolu 264
Reklamar
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-avviż minn qabel ta’ informazzjoni għal sejħiet internazzjonali għall-offerti jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet kemm jista’ jkun kmieni għall-kuntratti ta’ provvista u servizzi u malajr kemm jista’ jkun wara d-deċiżjoni li tawtorizza l-programm għall-kuntratti ta’ xogħlijiet.
2. Għall-finijiet ta’ dan il-Kapitolu, l-avviż dwar il-kuntratt jiġi ppubblikat:
(a)
tal-inqas f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u fuq l-Internet għal sejħiet għall-offerti internazzjonali;
(b)
tal-inqas f’gazzetta uffiċjali waħda tal-Istat riċevitur jew fi kwalunkwe pubblikazzjoni ekwivalenti oħra għal sejħiet lokali għall-offerti.
Meta l-avviż dwar il-kuntratt ikun ippubblikat ukoll lokalment, dan irid ikun identiku għal dak ippubblikat f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u fuq l-Internet u jrid jiġi ppubblikat b’mod simultanju. Il-Kummissjoni tkun responsabbli għall-pubblikazzjoni f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u fuq l-Internet. Jekk l-avviż jiġi ppubblikat lokalment, dan jista’ jsir mill-entitajiet imsemmija fl-Artikolu 190(2)(b) tar-Regolament Finanzjarju.
3. L-avviż ta’ għoti jintbagħat meta jiġi ffirmat il-kuntratt ħlief meta, jekk ikun għadu meħtieġ, il-kuntratt ikun ġie ddikjarat sigriet jew fejn it-twettiq tal-kuntratt ikun irid isir b’miżuri ta’ sigurtà speċjali, jew fejn il-protezzjoni tal-interessi essenzjali tal-Unjoni Ewropea, jew il-pajjiż benefiċjarju jitolbu dan, u fejn il-pubblikazzjoni tal-avviż ta’ għoti ma tkunx ikkunsidrata bħala xierqa.
Artikolu 265
Limiti u proċeduri għall-għoti ta’ kuntratti ta’ servizzi
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-limiti u l-proċeduri msemmija fl-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju jkunu kif ġej għall-kuntratti ta’ servizzi:
(a)
għal kuntratti b’valur ta’ EUR 300 000 jew iktar:
(i)
sejħa internazzjonali ristretta għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-Artikolu 264(2)(a);
(ii)
sejħa internazzjonali miftuħa għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-Artikolu 264(2)(a);
(b)
għal kuntratti b’valur ta’ inqas minn EUR 300 000: proċedura kompetittiva nnegozjata fis-sens tal-paragrafu 3 ta’ dan l-Artikolu, jew kuntratt qafas.
Il-kuntratti li ma jabqużx l-EUR 20 000 jistgħu jingħataw fuq il-bażi ta’ offerta unika.
Il-ħlasijiet għal ammonti daqs jew anqas minn EUR 2 500 fir-rigward ta’ element ta’ nefqa jistgħu jikkonsistu sempliċement fi ħlas kontra fatturi mingħajr aċċettazzjoni minn qabel ta’ offerta.
2. Fil-proċedura internazzjonali ristretta msemmija fil-punt (a) tal-paragrafu 1, l-avviż dwar il-kuntratt jiddikjara n-numru ta’ kandidati li se jiġu mistiedna jitfgħu offerti. Għall-kuntratti ta’ servizzi, jiġu mistiedna minimu ta’ erba’ kandidati. In-numru ta’ kandidati li jitħallew jissottomettu offerti jrid ikun biżżejjed biex tiġi żgurata kompetizzjoni ġenwina.
Il-lista tal-kandidati magħżulin tiġi ppubblikata fuq is-sit elettroniku tal-Kummissjoni.
Jekk in-numru ta’ kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla jew il-livelli minimi ta’ kapaċità jkun inqas min-numru minimu, l-awtorità kontraenti tista’ tistieden sabiex jissottomettu offerti biss lil dawk il-kandidati li jissodisfaw il-kriterji għas-sottomissjoni ta’ offerta.
3. Fil-proċedura nnegozjata msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 1, l-awtorità kontraenti tipprepara lista ta’ mill-anqas tliet offerenti tal-għażla tagħha. Il-proċedura tinvolvi offerti kompetittivi limitati, mingħajr pubblikazzjoni ta’ avviż u tkun magħrufa bħala proċedura kompetittiva nnegozjata mhux koperta mill-Artikolu 129.
L-offerenti għall-proċedura kompetittiva nnegozjata jistgħu jintgħażlu minn lista reklamata kif suppost ta’ bejjiegħa kif imsemmija fl-Artikolu 136(1)(b). Dik il-lista għandha titfassal wara sejħa għall-espressjoni ta’ interess u tkun valida għal mhux iktar minn ħames snin mid-data tar-reklamar. Dik il-lista tista’ tinkludi sottolisti. Kull persuna interessata tista’ tissottometti applikazzjoni fi kwalunkwe ħin matul il-perjodu ta’ validità tal-lista, ħlief għall-aħħar tliet xhur ta’ dak il-perjodu. Meta jkun irid jingħata kuntratt, l-awtorità kontraenti tistieden lill-bejjiegħa kollha mniżżla fil-lista jew fis-sottolista relevanti biex jissottomettu offerta.
L-offerti jinfetħu u jiġu evalwati minn kumitat ta’ evalwazzjoni bil-kompetenza teknika u amministrattiva meħtieġa. Il-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni jridu jiffirmaw dikjarazzjoni ta’ imparzjalità.
Jekk wara l-konsultazzjoni tal-offerenti l-awtorità kontraenti tirċievi biss offerta waħda li tkun amministrattivament u teknikament valida, il-kuntratt jista’ jingħata bil-kundizzjoni li jintlaħqu l-kriterji tal-għoti.
4. Għal servizzi legali skont in-nomenklatura tas-CPV, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw il-proċedura kompetittiva nnegozjata, ikun xi jkun il-valur stmat tal-kuntratt.
5. L-offerti jintbagħtu f’pakkett jew envelop ta’ barra li jkun fih żewġ envelops issiġillati separati, wieħed bil-kliem Envelop A - Offerta teknika u l-ieħor bil-kliem Envelop B - Offerta finanzjarja. L-envelop ta’ barra jrid ikollu miktub:
(a)
l-indirizz indikat fid-dokumenti tal-offerta għas-sottomissjoni tal-offerti;
(b)
ir-referenza għas-sejħa għall-offerti li għaliha jkun qiegħed iwieġeb l-offerent;
(c)
fejn ikun xieraq, in-numri tal-lottijiet li għalihom tkun qiegħda tiġi ppreżentata offerta;
(d)
il-frażi “Ma għandux jinfetaħ qabel is-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti”, fil-lingwa tad-dokumenti tal-offerti.
Jekk ġew previsti intervisti fid-dokumenti tal-offerta, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jista’ jintervista lill-membri prinċipali tat-tim ta’ esperti proposti fl-offerti teknikament aċċettabbli, wara li jiġu stabbiliti l-konklużjonijiet provviżorji bil-miktub u qabel ma tiġi konkluża b’mod definittiv l-evalwazzjoni tal-offerti tekniċi. F’dawn il-każijiet, l-esperti jiġu intervistati mill-kumitat ta’ evalwazzjoni, idealment f’daqqa jekk ikunu f’tim, u f’intervalli qrib biżżejjed biex ikun jista’ jsir tqabbil. L-intervisti jsiru skont mudell standard maqbul minn qabel mill-bord tal-għażla u applikat għall-esperti jew it-timijiet kollha msejħa għall-intervisti. Id-data u l-ħin tal-intervista jridu jiġu kkomunikati lill-offerenti tal-inqas għaxart ijiem kalendarji minn qabel. F’każijiet ta’ force majeure li timpedixxi lill-offerent milli jattendi l-intervista, iridu jintbagħtu data u ħin ġodda lill-offerent.
6. Il-kriterji tal-għoti tal-kuntratt iservu biex tiġi identifikata l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża.
L-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża tintgħażel billi tintuża distribuzzjoni ta’ ppeżar ta’ 80/20 bejn il-kwalità teknika u l-prezz. Għal dak il-għan:
(a)
il-punteġġ mogħti għall-offerti tekniċi jrid jiġi moltiplikat b’0,80;
(b)
il-punteġġ mogħti għall-offerti tal-prezz irid jiġi moltiplikat b’0,20.
Artikolu 266
Użu tal-proċedura nnegozjata għall-kuntratti ta’ servizzi
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għall-kuntratti ta’ servizzi, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw il-proċedura nnegozjata b’offerta waħda fil-każijiet li ġejjin:
(a)
fejn, għal raġunijiet ta’ urġenza estrema kkawżati minn avvenimenti li l-awtoritajiet kontraenti ma jkunux setgħu jipprevedu u li bl-ebda mod ma jistgħu jiġu attribwiti lilhom, il-limitu ta’ żmien għall-proċeduri msemmija fil-punti (a), (b) u (c) tal-Artikolu 104(1) tar-Regolament Finanzjarju ma jistax jinżamm;
(b)
fejn is-servizzi jkunu fdati lil korpi mis-settur pubbliku jew istituzzjonijiet jew assoċjazzjonijiet mingħajr skop ta’ qligħ u jkunu relatati ma’ attivitajiet ta’ natura istituzzjonali u mfassla biex jipprovdu assistenza lil nies fil-qasam soċjali;
(c)
għal servizzi li jkunu estensjoni ta’ servizzi diġà mibdija, soġġetti għall-kundizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafu 2;
(d)
fejn il-proċedura tal-offerti jew it-tentattiv ta’ użu ta’ kuntratt qafas ma jirnexxux, jiġifieri, jekk ma tkun daħlet l-ebda offerta kwalitattivament u/jew finanzjarjament sodisfaċenti, f’liema każ, wara li tikkanċella l-proċedura tal-offerti, l-awtorità kontraenti tista’ tinnegozja ma’ wieħed jew aktar mill-offerenti li tagħżel hi, minn fost dawk li ħadu sehem fis-sejħa għall-offerti, bil-kundizzjoni li t-termini oriġinali tal-kuntratt ma jinbidlux b’mod sostanzjali;
(e)
fejn il-kuntratt ikkonċernat isegwi kompetizzjoni u, skont ir-regoli li japplikaw, ikun irid jingħata lill-kandidat magħżul jew lil wieħed mill-kandidati magħżula, f’dan il-każ, il-kandidati kollha ammessi jiġu mistiedna jieħdu sehem fin-negozjati;
(f)
fejn, għal raġunijiet tekniċi, jew għal raġunijiet marbuta mal-protezzjoni ta’ drittijiet esklużivi, il-kuntratt ikun jista’ jingħata biss lil fornitur partikolari ta’ servizz;
(g)
għall-kuntratti ddikjarati sigrieti, jew għall-kuntratti li t-twettiq tagħhom irid ikun akkumpanjat minn miżuri speċjali tas-sigurtà jew meta l-protezzjoni tal-interessi essenzjali tal-Unjoni jew tal-pajjiż tal-benefiċjarju tkun teħtieġ hekk;
(h)
meta jkun irid jiġi konkluż kuntratt ġdid wara terminazzjoni bikrija ta’ kuntratt eżistenti.
Għall-finijiet tal-punt (a) tal-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu, l-operazzjonijiet imwettqa f’sitwazzjonijiet ta’ kriżi kif imsemmija fl-Artikolu 190(2) jitqiesu li jissodisfaw it-test ta’ urġenza estrema. L-uffiċjal awtorizzanti b’delega, fejn ikun xieraq flimkien mal-uffiċjali awtorizzanti b’delega l-oħra kkonċernati, jistabbilixxi li teżisti sitwazzjoni ta’ emerġenza estrema u għandu jirrevedi d-deċiżjoni tiegħu b’mod regolari fir-rigward tal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
L-attivitajiet ta’ natura istituzzjonali msemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu jinkludu servizzi marbutin direttament mal-missjoni statutorja tal-korpi tas-settur pubbliku.
2. Is-servizzi li huma estensjoni ta’ servizzi diġà mibdija, kif imsemmija fil-punt (c) tal-paragrafu 1, huma kif ġej:
(a)
servizzi addizzjonali mhux koperti mill-kuntratt prinċipali iżda li, minħabba ċirkustanzi imprevisti, ikunu saru neċessarji għat-twettiq tal-kuntratt, bil-kundizzjoni li s-servizz addizzjonali ma jistax ikun teknikament u ekonomikament separat mill-kuntratt prinċipali mingħajr inkonvenjenza serja għall-awtorità kontraenti u l-ammont aggregat ta’ servizzi addizzjonali ma jaqbiżx il-50 % tal-valur tal-kuntratt prinċipali;
(b)
servizzi addizzjonali li jikkonsistu fir-ripetizzjoni ta’ servizzi simili fdati lill-kuntrattur li jipprovdi servizzi skont l-ewwel kuntratt, bil-kundizzjoni li:
(i)
ikun ġie ppubblikat avviż dwar kuntratt għall-ewwel servizz u l-possibilità li tintuża proċedura nnegozjata għal servizzi ġodda għall-proġett u l-ispiża stmata ġew indikati b’mod ċar fl-avviż dwar kuntratt ippubblikat għall-ewwel servizz;
(ii)
l-estensjoni tal-kuntratt tkun għal valur u perjodu li ma jaqbżux il-valur u l-perjodu tal-kuntratt inizjali.
Artikolu 267
Limiti u proċeduri għall-għoti ta’ kuntratti ta’ provvista
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-limiti u l-proċeduri msemmija fl-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju jkunu kif ġej għall-kuntratti ta’ provvista:
(a)
għal kuntratti b’valur ta’ EUR 300 000 jew iktar: sejħa internazzjonali miftuħa għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-Artikolu 264(2)(a);
(b)
għal kuntratti b’valur ta’ inqas minn EUR 300 000: kuntratt qafas jew:
(i)
għal kuntratti b’valur ta’ EUR 100 000 jew iktar iżda inqas minn EUR 300 000: sejħa miftuħa lokali għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-punt (b) tal-Artikolu 264(2);
(ii)
għal kuntratti b’valur ta’ inqas minn EUR 100 000: proċedura kompetittiva nnegozjata fis-sens tal-paragrafu 2.
(c)
il-ħlasijiet għal ammonti li ma jaqbżux l-EUR 2 500 fir-rigward ta’ element ta’ nefqa jistgħu jikkonsistu f’sempliċi ħlas kontra fattura mingħajr aċċettazzjoni ta’ offerta minn qabel.
Il-kuntratti li ma jabqużx l-EUR 20 000 jistgħu jingħataw fuq il-bażi ta’ offerta unika.
2. Skont il-proċedura nnegozjata msemmija fil-punt (b)(ii) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu, l-awtorità kontraenti tfassal lista ta’ mill-anqas tliet fornituri tal-għażla tagħha. Il-proċedura tinvolvi offerti kompetittivi limitati, mingħajr pubblikazzjoni ta’ avviż u tkun magħrufa bħala proċedura kompetittiva nnegozjata mhux koperta mill-Artikolu 129.
L-offerti jinfetħu u jiġu evalwati minn kumitat ta’ evalwazzjoni bil-kompetenza teknika u amministrattiva meħtieġa. Il-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni jridu jiffirmaw dikjarazzjoni ta’ imparzjalità.
Jekk wara l-konsultazzjoni tal-fornituri, l-awtorità kontraenti tirċievi biss offerta waħda li tkun amministrattivament u teknikament valida, il-kuntratt jista’ jingħata jekk jintlaħqu l-kriterji tal-għoti.
3. Kull offerta teknika u finanzjarja trid titqiegħed f’envelop issiġillat wieħed, li huwa stess jitqiegħed f’pakkett jew envelop estern. L-envelop ta’ ġewwa jkun fih:
(a)
l-indirizz indikat fid-dokumenti tal-offerta għas-sottomissjoni tal-offerti;
(b)
ir-referenza għas-sejħa għall-offerti li għaliha jkun qiegħed iwieġeb l-offerent;
(c)
fejn ikun xieraq, in-numri tal-lottijiet li għalihom tkun qiegħda tiġi ppreżentata offerta;
(d)
il-frażi “Ma għandux jinfetaħ qabel is-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti”, fil-lingwa tad-dokumenti tal-offerti.
Fil-post u l-ħin stabbiliti fid-dokumenti tal-offerta, l-offerti jinfetħu fil-pubbliku mill-kumitat ta’ evalwazzjoni. Fis-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti fil-pubbliku, jitħabbru l-ismijiet tal-offerenti, il-prezzijiet ikkwotati, il-forniment tal-garanzija meħtieġa għall-offerta u kwalunkwe formalità oħra li l-awtorità kontraenti tqis xierqa.
4. Fil-każ ta’ kuntratt ta’ provvista li ma jinvolvix servizz ta’ wara l-bejgħ, l-uniku kriterju tal-għoti jkun il-prezz.
Fejn il-proposti għal servizz ta’ wara l-bejgħ jew għal taħriġ ikunu partikolarment sinifikanti, trid tintgħażel l-offerta li tippreżenta jew l-iktar prezz baxx jew l-aħjar valur għall-flus, filwaqt li jiġu kkunsidrati l-kwalità teknika tas-servizz offrut u l-prezz ikkwotat.
Artikolu 268
Użu tal-proċedura nnegozjata għal kuntratti ta’ provvista
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kuntratti ta’ provvista jistgħu jingħataw permezz ta’ proċedura nnegozjata b’offerta waħda fil-każijiet li ġejjin:
(a)
fejn, għal raġunijiet ta’ urġenza estrema kkawżati minn avvenimenti li l-awtoritajiet kontraenti ma setgħux jipprevedu u li bl-ebda mod ma jistgħu jiġu attribwiti lilhom, ma jkunx jista’ jinżamm il-limitu ta’ żmien għall-proċeduri msemmija fil-punti (a), (b) u (c) tal-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
fejn dan ikun meħtieġ min-natura jew il-karatteristiċi partikolari tal-provvisti, pereżempju, fejn it-twettiq tal-kuntratt ikun esklużivament riżervat għad-detenturi ta’ privattivi jew liċenzji biex jużaw il-privattivi;
(c)
għal kunsinni addizzjonali mill-fornitur oriġinali maħsuba jew bħala sostituzzjoni parzjali ta’ provvisti jew installazzjonijiet normali jew bħala l-estensjoni ta’ provvisti jew installazzjonijiet eżistenti, fejn bidla fil-fornitur tobbliga lill-awtorità kontraenti biex tixtri apparat b’karatteristiċi differenti li jirriżulta jew f’inkompatibilità jew diffikultajiet tekniċi sproporzjonati fl-operazzjoni u l-manutenzjoni;
(d)
fejn il-proċedura tal-offerti ma tkunx irnexxiet, jiġifieri meta ma tkun daħlet l-ebda offerta kwalitattivament jew finanzjarjament sodisfaċenti;
(e)
għal kuntratti ddikjarati sigrieti, jew għal kuntratti li t-twettiq tagħhom irid ikun akkumpanjat minn miżuri speċjali tas-sigurtà jew meta l-protezzjoni tal-interessi essenzjali tal-Unjoni jew tal-pajjiż benefiċjarju tkun teħtieġ hekk;
(f)
għal kuntratti fir-rigward ta’ provvisti kkwotati u xirjiet f’suq tal-komoditajiet;
(g)
għal kuntratti fir-rigward ta’ xirjiet b’termini partikolarment vantaġġużi, jew minn fornitur li jkun se jtemm l-attivitajiet kummerċjali tiegħu b’mod definittiv, jew mir-riċevituri jew likwidaturi ta’ falliment, arranġament mal-kredituri, jew proċedura simili skont il-liġi nazzjonali;
(h)
meta jkun irid jiġi konkluż kuntratt ġdid wara terminazzjoni bikrija ta’ kuntratt eżistenti.
Fil-każijiet imsemmija fil-punt (d) tal-ewwel subparagrafu, wara li tiġi kkanċellata proċedura ta’ offerti, l-awtorità kontraenti tista’ tinnegozja ma’ offerent wieħed jew iktar tal-għażla tagħha, minn fost dawk li ħadu sehem fis-sejħa għall-offerti, bil-kundizzjoni li t-termini oriġinali tal-kuntratt ma jinbidlux b’mod sinifikanti.
2. Għall-finijiet tal-punt (a) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu, l-operazzjonijiet imwettqa f’sitwazzjonijiet ta’ kriżi kif imsemmija fl-Artikolu 190(2) jitqiesu li jissodisfaw it-test ta’ urġenza estrema. L-uffiċjal awtorizzanti b’delega, fejn ikun xieraq flimkien mal-uffiċjali awtorizzanti b’delega l-oħra kkonċernati, jistabbilixxi li teżisti sitwazzjoni ta’ emerġenza estrema u għandu jirrevedi d-deċiżjoni tiegħu b’mod regolari fir-rigward tal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
Artikolu 269
Limiti u proċeduri għall-għoti ta’ kuntratti ta’ xogħlijiet
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-limiti u l-proċeduri msemmija fl-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju jkunu kif ġej għall-kuntratti ta’ xogħlijiet:
(a)
għal kuntratti b’valur ta’ EUR 5 000 000 jew iktar, waħda minn dawn li ġejjin:
(i)
sejħa internazzjonali miftuħa għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-punt (a) tal-Artikolu 264(2);
(ii)
fir-rigward tal-karatteristiċi ta’ ċerti xogħlijiet, sejħa internazzjonali ristretta għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-punt (a) tal-Artikolu 264(2);
(b)
għal kuntratti b’valur ta’ EUR 300 000 jew iktar iżda inqas minn EUR 5 000 000: sejħa lokali miftuħa għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-Artikolu 264(2)(b);
(c)
għal kuntratti b’valur ta’ inqas minn EUR 300 000: proċedura kompetittiva nnegozjata fis-sens tal-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu;
Il-kuntratti li ma jabqużx l-EUR 20 000 jistgħu jingħataw fuq il-bażi ta’ offerta unika.
2. Skont il-proċedura nnegozjata msemmija fil-punt (c) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu, l-awtorità kontraenti tfassal lista ta’ mill-anqas tliet kuntratturi tal-għażla tagħha. Il-proċedura tinvolvi offerti kompetittivi limitati, mingħajr pubblikazzjoni ta’ avviż u tkun magħrufa bħala proċedura kompetittiva nnegozjata mhux koperta mill-Artikolu 129.
L-offerti jinfetħu u jiġu evalwati minn kumitat ta’ evalwazzjoni bil-kompetenza teknika u amministrattiva meħtieġa. Il-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni jridu jiffirmaw dikjarazzjoni ta’ imparzjalità.
Jekk wara l-konsultazzjoni tal-kuntratturi, l-awtorità kontraenti tirċievi biss offerta waħda li tkun amministrattivament u teknikament valida, il-kuntratt jista’ jingħata jekk jintlaħqu l-kriterji tal-għoti.
3. Il-kriterji tal-għażla jkopru l-kapaċità tal-offerent sabiex iwettaq kuntratti simili, b’mod partikolari b’referenza għax-xogħlijet imwettqa fl-aħħar snin. Ladarba ssir l-għażla u meta diġà jkunu ġew eliminati l-offerti inammissibbli, l-uniku kriterju tal-għoti jkun il-prezz.
4. Kull offerta teknika u finanzjarja trid titqiegħed f’envelop issiġillat wieħed, li huwa stess jitqiegħed f’pakkett jew envelop estern. L-envelop ta’ ġewwa jkun fih:
(a)
l-indirizz indikat fid-dokumenti tal-offerta għas-sottomissjoni tal-offerti;
(b)
ir-referenza għas-sejħa għall-offerti li għaliha jkun qiegħed iwieġeb l-offerent;
(c)
fejn ikun xieraq, in-numri tal-lottijiet li għalihom tkun qiegħda tiġi ppreżentata offerta;
(d)
il-frażi “Ma għandux jinfetaħ qabel is-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti”, fil-lingwa tad-dokumenti tal-offerti.
Fil-post u l-ħin stabbiliti fid-dokumenti tal-offerta, l-offerti jinfetħu fil-pubbliku mill-kumitat ta’ evalwazzjoni. Fis-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti fil-pubbliku, jitħabbru l-ismijiet tal-offerenti, il-prezzijiet ikkwotati, il-forniment tal-garanzija meħtieġa għall-offerta u kwalunkwe formalità oħra li l-awtorità kontraenti tqis xierqa.
Artikolu 270
Użu tal-proċedura nnegozjata għall-kuntratti ta’ xogħlijiet
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kuntratti ta’ xogħlijiet jistgħu jingħataw permezz ta’ proċedura nnegozjata b’offerta unika fil-każijiet li ġejjin:
(a)
fejn, għal raġunijiet ta’ urġenza estrema kkawżati minn avvenimenti li l-awtoritajiet kontraenti ma setgħux jipprevedu u li bl-ebda mod ma jistgħu jiġu attribwiti lilhom, ma jkunx jista’ jinżamm il-limitu ta’ żmien għall-proċeduri msemmija fil-punti (a), (b) u (c) tal-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
għal xogħlijiet addizzjonali mhux inklużi fil-kuntratt inizjali konkluż iżda li, minħabba ċirkostanzi imprevisti, ikunu saru meħtieġa għat-twettiq tax-xogħol deskritt fihom, soġġetti għall-kundizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafu 2;
(c)
fejn il-proċedura tal-offerti ma tkunx irnexxiet, jiġifieri meta ma tkun daħlet l-ebda offerta kwalitattivament jew finanzjarjament sodisfaċenti;
(d)
għal kuntratti ddikjarati sigrieti, jew għal kuntratti li t-twettiq tagħhom irid ikun akkumpanjat minn miżuri speċjali tas-sigurtà jew meta l-protezzjoni tal-interessi essenzjali tal-Unjoni jew tal-pajjiż benefiċjarju tkun teħtieġ hekk;
(e)
meta jkun irid jiġi konkluż kuntratt ġdid wara terminazzjoni bikrija ta’ kuntratt eżistenti.
Għall-finijiet tal-punt (a) tal-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu, l-operazzjonijiet imwettqa f’sitwazzjonijiet ta’ kriżi kif imsemmija fl-Artikolu 190(2) jitqiesu li jissodisfaw it-test ta’ urġenza estrema. L-uffiċjal awtorizzanti b’delega, fejn ikun xieraq flimkien mal-uffiċjali awtorizzanti b’delega l-oħra kkonċernati, jistabbilixxi li teżisti sitwazzjoni ta’ emerġenza estrema u għandu jirrevedi d-deċiżjoni tiegħu b’mod regolari fir-rigward tal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
Fil-każijiet imsemmija fil-punt (c) tal-ewwel subparagrafu, wara li tiġi kkanċellata l-proċedura tal-offerti, l-awtorità kontraenti tista’ tinnegozja ma’ offerent wieħed jew iktar tal-għażla tagħha, minn fost dawk li ħadu sehem fis-sejħa għall-offerti, jekk it-termini oriġinali tal-kuntratt ma jinbidlux b’mod sinifikanti.
2. Ix-xogħlijiet addizzjonali msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 1 jingħataw lill-kuntrattur li diġà jkun qiegħed iwettaq ix-xogħol:
(a)
meta dawm ix-xogħlijiet ma jkunux jistgħu jiġu separati b’mod tekniku jew ekonomiku mill-kuntratt ewlieni mingħajr inkonvenjenza serja għall-awtorità kontraenti;
(b)
meta dawk ix-xogħlijiet, għad li separabbli mit-twettiq tal-kuntratt oriġinali, ikunu strettament meħtieġa għat-tlestija tiegħu;
(c)
meta l-valur aggregat tal-kuntratti mogħtija għal xogħlijiet addizzjonali ma jaqbiżx il-50 % tal-valur tal-kuntratt prinċipali.
Artikolu 271
Użu tal-proċedura nnegozjata għal kuntratti ta’ bini
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kuntratti ta’ bini kif imsemmija fl-Artikolu 260 jistgħu jingħataw permezz ta’ proċedura nnegozjata wara li jkun ġie prospettat is-suq lokali.
Artikolu 272
Għażla tal-proċedura ta’ akkwist għal kuntratti mħallta
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
Fil-każ ta’ kuntratti li jinvolvu kemm provvisti ta’ servizzi u provvisti ta’ prodotti jew it-twettiq ta’ xogħlijiet, l-awtorità kontraenti, wara li l-Kummissjoni tkun tat il-qbil tagħha jekk ma tkunx l-awtorità kontraenti, tistabbilixxi l-limiti u l-proċeduri applikabbli b’referenza għall-aspett predominanti vvalutat fuq il-bażi tal-valur relattiv u l-importanza operattiva tad-diversi komponenti tal-kuntratt.
Artikolu 273
Dokumenti tal-offerti
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-dokumenti tal-offerti msemmija fl-Artikolu 138 jitfasslu fuq il-bażi tal-aħjar prattiki internazzjonali u skont id-dispożizzjonijiet ta’ dan il-Kapitolu dwar ir-reklamar u l-kuntatti bejn l-awtorità kontraenti u l-offerenti.
2. Għall-kuntratti ta’ servizzi, il-fajl tal-offerta jrid ikun fih id-dokumenti li ġejjin:
(a)
struzzjonijiet għall-offerenti, li jridu jinkludu:
(i)
it-tip ta’ kuntratt;
(ii)
il-kriterji tal-għoti u l-ippeżar tagħhom;
(iii)
il-possibilità ta’ intervisti u l-iskeda ta’ żmien tagħhom;
(iv)
jekk humiex permessi varjanti;
(v)
il-proporzjon ta’ sottokuntrattar li jista’ jiġi awtorizzat;
(vi)
il-baġit massimu disponibbli għall-kuntratt;
(vii)
il-munita tal-offerti;
(b)
lista ta’ preselezzjoni tal-kandidati magħżula (li ssemmi l-projbizzjoni ta’ assoċjazzjoni);
(c)
il-kundizzjonijiet ġenerali għall-kuntratti ta’ servizzi;
(d)
il-kundizzjonijiet speċifiċi li jamplifikaw, jissupplimentaw jew jidderogaw mill-kundizzjonijiet ġenerali;
(e)
it-termini ta’ referenza li jindikaw l-iskeda ta’ żmien ippjanata għall-proġett u d-dati minn meta jkun ippjanat li l-esperti prinċipali jridu jkunu disponibbli;
(f)
l-iskeda tal-prezzijiet (li trid timtela mill-offerent);
(g)
il-formola tal-offerta;
(h)
il-formola tal-kuntratt;
(i)
jekk applikabbli, il-formoli ta’ garanzija minn banek (jew simili) għall-ħlas tal-prefinanzjament.
Il-punt (h) tal-ewwel subparagrafu ma japplikax għal każijiet li fihom, minħabba ċirkustanzi eċċezzjonali u ġustifikati sewwa, ma jkunx jista’ jintuża l-kuntratt mudell.
3. Għall-kuntratti ta’ provvista, il-fajl tal-offerta jrid ikun fih id-dokumenti li ġejjin:
(a)
struzzjonijiet għall-offerenti, li jridu jinkludu:
(i)
il-kriterji tal-għażla u tal-għoti;
(ii)
jekk humiex awtorizzati varjanti;
(iii)
il-munita tal-offerti;
(b)
il-kundizzjonijiet ġenerali għall-kuntratti ta’ provvista;
(c)
il-kundizzjonijiet speċifiċi li jamplifikaw, jissupplimentaw jew jidderogaw mill-kundizzjonijiet ġenerali;
(d)
anness tekniku li jinkludi kwalunkwe pjan, speċifikazzjoni teknika u l-iskeda ta’ żmien ippjanata għat-twettiq tal-kuntratt;
(e)
skeda tal-prezzijiet (li trid timtela mill-offerent) u l-ispjegazzjoni tal-prezzijiet;
(f)
il-formola tal-offerta;
(g)
il-formola tal-kuntratt;
(h)
jekk applikabbli, formoli ta’ garanzija mill-bank (jew simili) għal:
(i)
l-offerta;
(ii)
il-ħlas tal-prefinanzjament;
(iii)
it-twettiq korrett.
Il-punt (g) tal-ewwel subparagrafu ma japplikax għal każijiet li fihom, minħabba ċirkustanzi eċċezzjonali u ġġustifikati sew, ma jkunx jista’ jintuża l-kuntratt mudell.
4. Għall-kuntratti ta’ xogħlijiet, il-fajl tal-offerta jrid ikun fih id-dokumenti li ġejjin:
(a)
struzzjonijiet għall-offerenti, li jridu jinkludu:
(i)
il-kriterji tal-għażla u tal-għoti;
(ii)
jekk humiex awtorizzati varjanti;
(iii)
il-munita tal-offerti;
(b)
il-kundizzjonijiet ġenerali għall-kuntratti ta’ xogħlijiet;
(c)
il-kundizzjonijiet speċifiċi li jamplifikaw, jissupplimentaw jew jidderogaw mill-kundizzjonijiet ġenerali;
(d)
annessi tekniċi li fihom pjanijiet, speċifikazzjonijiet tekniċi u l-iskeda ta’ żmien ippjanata għat-twettiq tal-kuntratt;
(e)
skeda tal-prezzijiet (li trid timtela mill-offerent) u l-ispjegazzjoni tal-prezzijiet;
(f)
il-formola tal-offerta;
(g)
il-formola tal-kuntratt;
(h)
jekk applikabbli, formoli ta’ garanzija mill-bank (jew simili) għal:
(i)
l-offerta;
(ii)
il-ħlas tal-prefinanzjament;
(iii)
it-twettiq korrett.
Il-punt (g) tal-ewwel subparagrafu ma japplikax għal każijiet li fihom, minħabba ċirkustanzi eċċezzjonali u ġġustifikati sew, ma jkunx jista’ jintuża l-kuntratt mudell.
5. F’każ ta’ kontradizzjoni bejn il-kundizzjonijiet speċifiċi msemmija fil-punt (d) tal-paragrafu 2, punt (c) tal-paragrafu 3 u l-punt (c) tal-paragrafu 4 u l-kundizzjonijiet ġenerali, japplikaw dawk il-kundizzjonijiet speċifiċi.
6. Meta l-awtoritajiet kontraenti jitolbu l-produzzjoni ta’ ċertifikati mfassla minn korpi indipendenti li juru l-konformità tal-operatur ekonomiku ma’ ċerti standards ta’ garanzija tal-kwalità, dawn iridu jirreferu għas-sistemi ta’ garanzija ta’ kwalità bbażati fuq l-istandards Ewropej jew, fejn ikun xieraq, standards internazzjonali relevanti ċċertifikati minn korpi li jikkonformaw mal-istandards Ewropej jew internazzjonali dwar iċ-ċertifikazzjoni. Iridu jaċċettaw ukoll provi oħra ta’ miżuri ekwivalenti ta’ garanzija tal-kwalità minn operaturi ekonomiċi.
Artikolu 274
Garanziji
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. B’deroga mill-Artikolu 163, il-garanziji fuq il-ħlasijiet akkont bil-quddiem jiġu denominati fil-munita euro jew fil-munita tal-kuntratt li jkopru.
2. L-awtorità kontraenti tista’ titlob garanzija ta’ offerta, fis-sens ta’ dan il-Kapitolu, li tirrappreżenta minn 1 % sa 2 % tal-valur globali tal-kuntratt għall-kuntratti ta’ provvista jew ta’ xogħlijiet. Din il-garanzija tikkonforma mal-Artikolu 163. Trid tiġi rilaxxata meta jiġi ffirmat il-kuntratt. Trid tinżamm jekk offerta ppreżentata sad-data finali għas-sottomissjoni tiġi suċċessivament irtirata.
3. Tista’ tintalab garanzija għal eżekuzzjoni mill-awtorità kontraenti għal ammont stabbilit fil-fajl tal-offerti u li jikkorrispondi għal bejn 5 u 10 % tal-valur totali tal-kuntratt għall-kuntratti ta’ provvista u ta’ xogħlijiet. Din il-garanzija tiġi stabbilita fuq il-bażi ta’ kriterji oġġettivi bħat-tip u l-valur tal-kuntratt.
Madankollu, tintalab garanzija għal eżekuzzjoni meta jinqabżu l-limiti li ġejjin:
(a)
EUR 345 000 għall-kuntratti ta’ xogħlijiet,
(b)
EUR 150 000 għall-kuntratti ta’ provvista.
Bħala minimu, il-garanzija tibqa’ valida sal-aċċettazzjoni finali tal-provvisti u x-xogħlijiet. Jekk il-kuntratt ma jitwettaqx kif suppost, tinżamm il-garanzija sħiħa.
Artikolu 275
Limiti ta’ żmien għall-proċeduri
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-offerti jridu jaslu għand l-awtorità kontraenti fl-indirizz tagħha u mhux aktar tard mid-data murija fis-sejħa għall-offerti. Il-limitu ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni, stabbilit mill-awtoritajiet kontraenti, irid ikun twil biżżejjed biex il-partijiet interessati jkollhom perjodu raġonevoli u xieraq biex iħejju u jissottomettu l-offerti tagħhom.
Għall-kuntratti ta’ servizzi, iż-żmien minimu bejn id-data ta’ meta tintbagħat l-ittra tas-sejħa għall-offerti u d-data finali għar-riċeviment tal-offerti tkun ta’ ħamsin jum. Madankollu, f’każijiet urġenti, jistgħu jiġu awtorizzati limiti ta’ żmien oħrajn.
2. L-offerenti jistgħu jagħmlu mistoqsijiet bil-miktub qabel id-data tal-għeluq għar-riċeviment tal-offerti. L-awtorità kontraenti trid tipprovdi t-tweġibiet għall-mistoqsijiet qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti.
3. Fi proċeduri internazzjonali ristretti, il-limitu ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti ma jkunx inqas minn 30 jum mid-data li fiha jiġi ppubblikat l-avviż dwar kuntratt. Il-perjodu bejn id-data li fiha tintbagħat l-ittra ta’ stedina u d-data finali għar-riċeviment tal-offerti ma tkunx inqas minn 50 jum. Madankollu, f’ċerti każijiet eċċezzjonali jistgħu jiġu awtorizzati limiti ta’ żmien oħrajn.
4. Fi proċeduri miftuħa internazzjonali, il-limiti ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti, li jibdew mid-data li fiha jintbagħat l-avviż dwar il-kuntratt, ikunu ta’:
(a)
90 jum għall-kuntratti ta’ xogħlijiet;
(b)
60 jum għall-kuntratti ta’ provvista.
Madankollu, f’ċerti każijiet eċċezzjonali jistgħu jiġu awtorizzati limiti ta’ żmien oħrajn.
5. Fi proċeduri lokali miftuħa, il-limiti ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti, li jibdew mid-data li fiha jiġi ppubblikat l-avviż dwar il-kuntratt, ikunu tal-inqas:
(a)
sittin jum għall-kuntratti ta’ xogħlijiet;
(b)
tletin jum għall-kuntratti ta’ provvista.
Madankollu, f’ċerti każijiet eċċezzjonali jistgħu jiġu awtorizzati limiti ta’ żmien oħrajn.
6. Għall-proċeduri kompetittivi nnegozjati msemmija fl-Artikoli 265(1)(b), 267(1)(c) u 269(1)(c), il-kandidati jingħataw minimu ta’ tletin jum mid-data li fiha tintbagħat l-ittra ta’ sejħa għall-offerti li fihom iridu jissottomettu l-offerti tagħhom.
7. Il-limiti ta’ żmien speċifikati fil-paragrafi minn 1 sa 6 huma mogħtija f’jiem kalendarji.
Artikolu 276
Kumitat ta’ evalwazzjoni
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. It-talbiet kollha għal parteċipazzjoni u l-offerti ddikjarati li jissodisfaw ir-rekwiżiti jiġu evalwati u kklassifikati minn kumitat ta’ evalwazzjoni fuq il-bażi tal-kriterji ta’ esklużjoni, għażla u għoti mħabbra minn qabel. Dan il-kumitat ikollu numru bil-fard ta’ membri, mill-anqas tlieta, bil-kompetenza teknika u amministrattiva kollha meħtieġa sabiex jivvalutaw l-offerti.
2. Jekk il-Kummissjoni ma tkunx l-awtorità kontraenti, hija tista’ titlob li tirċievi kopja tad-dokumenti tal-offerti, l-offerti, l-evalwazzjoni tal-offerti u l-kuntratti ffirmati. Tista’ tieħu sehem ukoll bħala osservatur għall-ftuħ u l-evalwazzjoni tal-offerti.
3. L-offerti li ma jkunx fihom l-elementi essenzjali kollha mitluba fid-dokumenti tal-offerti jew li ma jikkorrispondux għar-rekwiżiti speċifiċi stabbiliti jiġu eliminati.
Madankollu, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew l-awtorità kontraenti jistgħu jitolbu lill-kandidati jew lill-offerenti biex jipprovdu materjal addizzjonali jew biex jiċċaraw id-dokumenti ta’ sostenn sottomessi b’rabta mal-kriterji ta’ esklużjoni, tal-għażla u tal-għoti, fi ħdan il-limitu ta’ żmien li jispeċifikaw u fir-rigward tal-prinċipju tat-trattament ugwali.
4. Fil-każ ta’ offerti abnormalment baxxi, kif imsemmija fl-Artikolu 151, il-kumitat jitlob il-kjarifiki meħtieġa dwar il-kompożizzjoni tal-offerta.
5. L-obbligu li jitwaqqaf kumitat ta’ evalwazzjoni jista’ jiġi rrinunzjat għall-proċeduri b’valur li ma jaqbiżx l-EUR 20 000.
KAPITOLU IV
Għotjiet
Artikolu 277
Finanzjament sħiħ
(l-Artikolu 192 tar-Regolament Finanzjarju)
F’każ ta’ deroga mir-rekwiżit ta’ kofinanzjament, iridu jiġu pprovduti raġunijiet fid-deċiżjoni ta’ għoti.
TITOLU III
UFFIĊĊJI EWROPEJ
Artikolu 278
L-uffiċċji Ewropej u t-twaqqif ta’ uffiċċji oħra
(l-Artikolu 195 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċċji msemmija fl-Artikolu 195 tar-Regolament Finanzjarju huma kif ġej:
(a)
l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet;
(b)
l-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi;
(c)
L-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal u l-Iskola Ewropea tal-Amministrazzjoni li hija marbuta miegħu b’mod amministrattiv;
(d)
l-Uffiċċju tal-Amministrazzjoni u l-Ħlas tal-Intitolamenti Individwali;
(e)
l-Uffiċċju għall-Infrastruttura u Loġistika fi Brussell u l-Uffiċċju għall-Infrastruttura u Loġistika fil-Lussemburgu.
Istituzzjoni waħda jew aktar jistgħu jiftħu uffiċċji ġodda jekk dan ikun jista’ jiġi ġġustifikat minn studju tal-ispejjeż u l-benefiċċji u jiggarantixxi l-viżibilità tal-azzjoni tal-Unjoni.
Artikolu 279
Delegazzjonijiet mill-istituzzjonijiet għall-uffiċċji interistituzzjonali Ewropej
(l-Artikoli 195 u 199 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull istituzzjoni tkun responsabbli għall-impenji baġitarji. L-istituzzjonijiet jistgħu jiddelegaw lid-Direttur tal-uffiċċju interistituzzjonali Ewropew ikkonċernat l-atti sussegwenti kollha, speċjalment l-impenji legali, l-approvazzjoni tan-nefqa, l-awtorizzazzjoni tal-ħlasijiet u l-implimentazzjoni tad-dħul, u jistabbilixxu l-limiti u l-kundizzjonijiet għal tali delega tas-setgħat.
Artikolu 280
Regoli speċifiċi għall-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet
(l-Artikoli 195 u 199 tar-Regolament Finanzjarju)
Fir-rigward tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, kull istituzzjoni tiddeċiedi dwar il-politika tal-pubblikazzjonijiet tagħha. Ir-rikavat nett mill-bejgħ tal-pubblikazzjonijiet jerġa’ jintuża bħala dħul assenjat mill-istituzzjoni li hija l-awtur ta’ dawk il-pubblikazzjonijiet, skont l-Artikolu 21 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 281
Delega ta’ ċerti kompiti mill-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 196 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, filwaqt li jaġixxi fuq proposta mill-kumitat ta’ ġestjoni tal-Uffiċċju inkwistjoni, jista’ jiddelega lil membru tal-persunal tal-Uffiċċju wħud mill-kompiti tiegħu relatati mal-ġbir tad-dħul u l-ħlas tal-ispejjeż li saru direttament mill-Uffiċċju inkwistjoni.
Artikolu 282
Teżor - kontijiet tal-bank
(l-Artikolu 196 tar-Regolament Finanzjarju)
Biex jintlaħqu r-rekwiżiti tal-flus ta’ Uffiċċju interistituzzjonali, il-kontijiet tal-bank jew il-kontijiet giro tal-uffiċċju tal-posta jistgħu jinfetħu f’ismu mill-Kummissjoni, li taġixxi fuq proposta mill-kumitat ta’ ġestjoni. Il-pożizzjoni tal-likwidità finali għal kull sena tiġi rikonċiljata u aġġustata bejn l-Uffiċċju inkwistjoni u l-Kummisjoni fi tmiem is-sena finanzjarja.
TITOLU IV
APPROPRJAZZJONIJIET AMMINISTRATTIVI
Artikolu 283
Dispożizzjonijiet ġenerali
(l-Artikolu 201 tar-Regolament Finanzjarju)
L-approprjazzjonijiet amministrattivi koperti minn dan it-Titolu jkunu dawk stabbiliti fl-Artikolu 41 tar-Regolament Finanzjarju.
L-impenji baġitarji li jikkorrispondu għal approprjazzjonijiet amministrattivi ta’ tip komuni għal diversi titoli u li jkunu ġestiti b’mod globali jistgħu jiġu rreġistrati fil-kontabilità tal-baġit wara l-klassifikazzjoni tas-sommarju skont it-tip kif stabbilit fl-Artikolu 25.
In-nefqa korrispondenti tiġi rreġistrata fl-intestaturi tal-baġit ta’ kull titolu skont l-istess distribuzzjoni bħalma jsir għall-approprjazzjonijiet.
Artikolu 284
Garanziji għall-kirja
(l-Artikolu 201 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-garanziji għall-kirja pprovduti mill-istituzzjonijiet jieħdu l-forma ta’ garanzija mill-bank jew depożitu fuq kont bankarju mblokkat f’isem l-istituzzjoni jew il-lokatur, denominati fl-euro, ħlief f’każijiet issostanzjati sewwa.
Madankollu, fejn, għal tranżazzjonijiet f’pajjiżi terzi, ma jkunx possibbli li tintuża xi waħda minn dawk il-forom ta’ garanziji għall-kirja, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jaċċetta forom oħra jekk dawk il-forom jiżguraw protezzjoni ekwivalenti tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni.
Artikolu 285
Ħlasijiet bil-quddiem lill-persunal u l-membri tal-istituzzjonijiet
(l-Artikolu 201 tar-Regolament Finanzjarju)
Jistgħu jsiru ħlasijiet bil-quddiem lill-persunal u lill-membri tal-istituzzjonijiet skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fir-Regolamenti dwar il-Persunal.
Artikolu 286
Bini
(l-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju)
1. In-nefqa msemmija fl-Artikolu 203(3)(a) tar-Regolament Finanzjarju tinkludi l-ispejjeż tat-tagħmir tal-bini. Ma tinkludix l-imposti.
2. Il-proċedura ta’ informazzjoni bikrija stabbilita fl-Artikolu 203(4) tar-Regolament Finanzjarju u l-proċedura ta’ approvazzjoni minn qabel stabbilita fl-Artikolu 203(5) tar-Regolament Finanzjarju ma japplikawx għall-akkwist ta’ art b’xejn jew għal ammont simboliku.
3. Il-proċedura ta’ informazzjoni bikrija u approvazzjoni minn qabel stabbiliti fil-punti minn 3 sa 7 tal-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju ma japplikawx għal bini residenzjali. Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill jistgħu jitolbu mill-Istituzzjoni inkarigata kwalunkwe informazzjoni relatata mal-bini residenzjali.
4. F’ċirkustanzi politiċi eċċezzjonali jew urġenti, l-informazzjoni bikrija msemmija fl-Artikolu 203(4) tar-Regolament Finanzjarju dwar proġetti ta’ bini relatati mad-delegazzjonijiet jew l-uffiċċji tal-Unjoni f’pajjiżi terzi tista’ tiġi sottomessa b’mod konġunt mal-proġett tal-bini skont l-Artikolu 203(5) tar-Regolament Finanzjarju. F’dawn il-każijiet, il-proċeduri ta’ informazzjoni bikrija u ta’ approvazzjoni minn qabel jiġu konklużi fl-ewwel opportunità possibbli.
5. Il-proċedura ta’ approvazzjoni minn qabel stabbilita fil-paragrafu 5 u 6 tal-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju ma tapplikax għal kuntratti preparatorji jew studji meħtieġa għall-evalwazzjoni tal-ispejjeż dettaljati u l-finanzjament tal-proġett ta’ bini.
6. Il-limiti ta’ EUR 750 000 jew EUR 3 000 000 imsemmija fil-punti (ii), (iii) u (iv) tal-Artikolu 203(7) tar-Regolament Finanzjarju jinkludu l-ispejjeż għat-tagħmir tal-bini. Għall-kuntratti ta’ kiri u użufrutt, dawk il-limiti jieħdu inkonsiderazzjoni l-kostijiet tat-tagħmir tal-bini iżda mhux spejjeż oħrajn.
7. Sena wara d-data tad-dħul fis-seħħ tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni tirrapporta dwar l-applikazzjoni tal-proċeduri stabbiliti fil-paragrafu minn 3 sa 8 tal-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju.
TITOLU V
ESPERTI
Artikolu 287
Esperti esterni li jitħallsu
(l-Artikolu 204 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għal valuri aktar baxxi mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), jistgħu jintgħażlu esperti esterni li jitħallsu fuq il-bażi tal-proċedura stabbilita fil-paragrafu 2.
2. Sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess tiġi ppubblikata f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea jew fejn din tkun meħtieġa biex tipprovdi pubbliċità fost il-kandidati potenzjali, fuq is-sit tal-Internet tal-istituzzjoni kkonċernata.
Is-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess trid tinkludi deskrizzjoni tal-kompiti, kemm idumu u l-kundizzjonijiet ta’ remunerazzjoni. Dawk il-kundizzjonijiet jistgħu jkunu bbażati fuq prezzijiet ta’ unità.
Trid titfassal lista ta’ esperti wara s-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess. Din ma tkunx valida għal iktar minn ħames snin mill-pubblikazzjoni tagħha jew it-tul ta’ programm pluriennalo relatat mal-kompiti.
3. Kwalunkwe persuna fiżika interessata tista’ tissottometti applikazzjoni fi kwalunkwe ħin matul il-perjodu ta’ validità tagħha, minbarra l-aħħar tliet xhur ta’ dak il-perjodu. Esperti esterni li jitħallsu ma jintgħażlux biex iwettqu l-kompiti msemmija fl-Artikolu 204 tar-Regolament Finanzjarju jekk ikunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet ta’ esklużjoni msemmija fl-Artikoli 106 u 107 tar-Regolament Finanzjarju.
4. L-iskambji kollha mal-esperti magħżula, inklużi l-konklużjoni ta’ kuntratti u kwalunkwe emenda għalihom, jistgħu jsiru permezz ta’ sistemi ta’ skambju elettroniċi stabbiliti mill-istituzzjoni.
Dawn is-sistemi jridu jissodisfaw ir-rekwiżiti li ġejjin:
(a)
persuni awtorizzati biss jista’ jkollhom aċċess għas-sistema u d-dokumenti trażmessi fiha;
(b)
persuna awtorizzati biss jistgħu jiffirmaw jew jittrażmettu dokument permezz tas-sistema;
(c)
persuni awtorizzati jridu jiġu identifikati permezz tas-sistema permezz ta’ mezzi stabbiliti.
(d)
il-ħin u d-data tat-tranżazzjoni elettronika jridu jiġu stabbiliti bi preċiżjoni;
(e)
trid tinżamm l-integrità tad-dokumenti;
(f)
trid tinżamm id-disponibilità tad-dokumenti;
(g)
fejn ikun xieraq, trid tinżamm il-kunfidenzjalità tad-dokumenti;
(h)
trid tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
Dejta mibgħuta jew riċevuta permezz ta’ sistema bħal din tgawdi mill-preżunzjoni legali tal-integrità tad-dejta u l-preċiżjoni tad-data u l-ħin ta’ meta ntbagħtet jew ġiet riċevuta d-dejta indikati mis-sistema.
Dokument mibgħut jew innotifikat permezz ta’ sistema bħal din jitqies bħala ekwivalenti għal dokument fuq karta, għandu jkun ammissibbli bħala prova fi proċeduri legali, għandu jitqies li huwa l-oriġinali tad-dokument u għandu jgawdi l-preżunzjoni legali tal-awtentiċità u l-integrità tiegħu, bil-kundizzjoni li ma jkunx fih karatteristiċi dinamiċi li kapaċi jibdluh b’mod awtomatiku.
Il-firem elettroniċi msemmija fil-punt (b) tat-tieni paragrafu jkollhom l-effett legali ekwivalenti ta’ firem bl-idejn.
5. Il-lista ta’ esperti u s-suġġett tal-kompiti jiġu ppubblikati b’mod annwali. Ir-remunerazzjoni tiġi ppubblikata meta tkun taqbeż il-EUR 15 000 għall-kompitu mwettaq.
6. Il-paragrafu 5 ma japplikax jekk tali pubblikazzjoni tkun ta’ periklu għad-drittijiet u l-libertajiet tal-individwi kkonċernati kif protetti mill-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea jew ixxekkel l-interessi kummerċjali tal-esperti.
IT-TIELET PARTI
DISPOŻIZZJONIJIET FINALI U TRANŻITORJI
Artikolu 288
Dispożizzjonijiet tranżitorji
L-Artikoli minn 35 sa 43 tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 jibqgħu japplikaw għall-impenji li saru sal-31 ta’ Diċembru 2013. L-Artikoli minn 33 sa 44 ta’ dan ir-Regolament japplikaw biss għall-impenji li saru sal-1 ta’ Jannar 2014.
It-Titolu VI tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 jibqa’ japplika għall-ftehimiet ta’ għoti ffirmati u d-deċiżjonijiet ta’ għoti nnotifikati sal-31 ta’ Diċembru 2013 fil-kuntest tal-impenji globali fil-baġit 2012 jew fis-snin ta’ qabel, f’każ li jiddeċiedi hekk l-uffiċjal awtorizzanti, meta jitqiesu b’mod xieraq il-prinċipji ta’ trattament ugwali u trasparenza.
Artikolu 289
Tħassir
Ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 huwa mħassar.
Ir-referenzi għar-Regolament imħassar jitqiesu bħala referenzi għal dan ir-Regolament u għandhom jinqraw skont it-tabella ta’ korrelazzjoni fl-Anness.
Artikolu 290
Dħul fis-seħħ
Dan ir-Regolament jidħol fis-seħħ fil-jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Japplika mill-1 ta’ Jannar 2013.
Madankollu, l-Artikoli minn 216 sa 226 japplikaw mill-1 ta’ Jannar 2014.
Dan ir-Regolament jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, id-29 ta’ Ottubru 2012.