PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 1244/2014
ze dne 20. listopadu 2014,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“)
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“) (1), a zejména na čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením (EU) č. 375/2014 by Komise měla vypracovat normy a postupy týkající se nezbytných podmínek, postupů a požadavků, jež mají uplatňovat vysílající a přijímající organizace při vyhledávání, výběru, přípravě, řízení a vysílání zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU na podporu humanitární pomoci ve třetích zemích. Nařízení (EU) č. 375/2014 stanoví, že normy by měly být přijaty prostřednictvím aktů v přenesené pravomoci a postupy prostřednictvím prováděcích aktů.
(2)
U všech zúčastněných stran iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, včetně samotných dobrovolníků a vysílajících a přijímajících organizací, by mělo být podporováno ztotožnění se s iniciativou.
(3)
Je důležité, aby byli zájemci o dobrovolnickou činnost vyhledáváni a vybíráni nediskriminačním, spravedlivým a transparentním postupem opírajícím se o partnerství mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, který vyhovuje skutečným potřebám, jež na místní úrovni vyjádří přijímající organizace.
(4)
Vysílající a přijímající organizace by měly zajistit důkladné zaškolení, jehož cílem je předcházet nedorozuměním v otázce úloh a očekávání a nabídnout dobrovolníkům odpovídající a praktickou přípravu pro jejich misi. Tímto způsobem položí základy důvěry a přijetí v přijímajících komunitách, a to při plném zohlednění místních kulturně citlivých otázek.
(5)
Odborná příprava je nepostradatelnou součástí přípravy před vysláním, která by měla být zajištěna všem zájemcům o dobrovolnickou činnost v rámci strukturovaného programu povinných a volitelných kurzů. Začátečníkům by kromě toho mělo být umožněno, v případě potřeby formou stáží, dále rozvíjet své kompetence a získávat nové specifické znalosti a dovednosti významné pro odvětví humanitární pomoci. Tento rozvoj by měl zejména odpovídat činnosti a podmínkám vysílající a přijímající organizace.
(6)
Vysílající a přijímající organizace by měly zavést odpovídající systém dohledu a řízení. Měly by společně dohlížet na výkony a výsledky humanitárních dobrovolníků EU a tyto výkony a dosahované výsledky hodnotit a poskytovat humanitárním dobrovolníkům EU zpětnou vazbu ve věci přidělených úkolů a cílů. Pomohou tím zlepšit odpovědnost iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
(7)
Doplňkem dohledu a řízení by měl být mentoring, který by měl humanitárním dobrovolníkům EU zajišťovat doplňkovou podporu před vysláním, v jeho průběhu a po skončení.
(8)
Po dobu vyslání do třetích zemí by měl být zřízen kanál pro průběžnou komunikaci a doplňkovou podporu z vysílající organizace. Všem humanitárním dobrovolníkům EU by měl být po skončení jejich vyslání poskytnut debriefing a podpora.
(9)
Zajištění odpovídajících pracovních a životních podmínek je nezbytné k tomu, aby mohli humanitární dobrovolníci EU plnit své úkoly v bezpečných a hygienických podmínkách, aby byly splněny jejich základní potřeby a aby se neocitli v tíživé životní situaci, avšak aby byla respektována zásada skromného, neokázalého životního stylu dobrovolníka. Příspěvky na pobyt a jiné platby určené humanitárním dobrovolníkům EU nemají představovat plat v řádném pracovním poměru. Výše těchto plateb by neměla být stanovena s ohledem na profesní zkušenost, odbornost nebo výsledky přiděleného úkolu daného dobrovolníka: jejich účelem je pouze pokrýt životní náklady během vyslání. Pro zajištění vysoké a rovné úrovně ochrany by všichni dobrovolníci EU měli být kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
(10)
Povinnost péče má prvořadý význam a je společnou odpovědností. Vysílající a přijímající organizace by se měly v maximální možné míře starat o zdraví, ochranu, bezpečnost a dobré životní podmínky humanitárních dobrovolníků EU a měly by vypracovat odpovídající postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany. Stejně tak by měli humanitární dobrovolníci EU na pracovišti činit vše pro zajištění svého vlastního zdraví, ochrany a bezpečnosti, jakož i zdraví, ochrany a bezpečnosti ostatních osob.
(11)
Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU by mělo být procesem probíhajícím po celou dobu jejich mise. Mělo by se opírat o systém dohledu a řízení výkonu a mělo by poskytovat údaje, které budou prokazovat, do jaké míry individuální výkon humanitárních dobrovolníků EU přispívá (na úrovni výstupů a dopadů) k cílům projektu a celé iniciativy.
(12)
Je zapotřebí spolehlivý akreditační postup, který zajistí, aby vysílající a přijímající organizace dodržovaly normy stanovené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a postupy stanovené v tomto nařízení. Takový akreditační postup by měl vycházet ze zásad zjednodušení a zamezení zdvojenému úsilí, rozlišení mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, nákladové efektivnosti, transparentnosti a nestrannosti a měl by podporovat rozmanitost a přístupnost.
(13)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru zřízeného podle článku 26 nařízení (EU) č. 375/2014.
(14)
Aby se zajistilo včasné provádění iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, je nezbytné, aby toto nařízení vstoupilo v platnost jako naléhavé, neboť obsahuje ustanovení, na jejichž základě provádějící organizace vysílají humanitární dobrovolníky EU do třetích zemí,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví pravidla k provádění nařízení (EU) č. 375/2014, pokud jde o následující záležitosti vyjmenované v čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení:
a)
postupy uplatňované při vyhledávání, výběru a nezbytné přípravě zájemců o dobrovolnickou činnost před jejich vysláním, včetně případných stáží;
b)
podrobnosti týkající se programu odborné přípravy a postupu pro hodnocení připravenosti zájemců o dobrovolnickou činnost k vyslání;
c)
pravidla pro vysílání a řízení humanitárních dobrovolníků EU ve třetích zemích, včetně dozoru na místě, průběžné podpory prostřednictvím coachingu, mentoringu, další přípravy, nezbytných pracovních podmínek a podpory po návratu;
d)
pojistné krytí a životní podmínky dobrovolníků včetně pokrytí nákladů na živobytí, ubytování, cestu a dalších relevantních výdajů;
e)
postupy uplatňované před vysláním, v jeho průběhu a po návratu pro zajištění povinné péče a náležitých bezpečnostních opatření, včetně protokolů pro stažení vyslaného dobrovolníka ze zdravotních důvodů a bezpečnostních plánů, v nichž jsou stanoveny postupy stažení dobrovolníků ze třetích zemí v případě mimořádné situace, mimo jiné nezbytné postupy spolupráce s vnitrostátními orgány;
f)
postupy pro sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU;
g)
akreditační postup, který zajistí, aby vysílající organizace splňovaly normy a postupy uvedené v článku 9 nařízení (EU) č. 375/2014, a diferencovaný akreditační postup pro přijímající organizace.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice uvedené v článku 3 nařízení (EU) č. 375/2014 a definice uvedené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„kompetenčním rámcem“ se rozumí rámec ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
„plánem učení a rozvoje“ se rozumí plán ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
c)
„školitelem“ se rozumí osoba najatá poskytovatelem odborné přípravy k zajištění jednoho či více modulů odborné přípravy nebo moderování simulačních cvičení na základě scénářů a hodnocení kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost;
d)
„mentorem“ se rozumí školitel najatý poskytovatelem odborné přípravy, jehož úkolem je koordinovat hodnocení způsobilosti zájemce o dobrovolnickou činnost pro vyslání. Mentor je odpovědný za skupinu zájemců o dobrovolnickou činnost. Koordinuje hodnocení jejich kompetencí na základě zpětné vazby od ostatních školitelů a individuálně pracuje se zájemci o dobrovolnickou činnost s cílem přezkoumat jejich vlastní hodnocení a hodnocení ze strany školitelů;
e)
„mentoringem“ se rozumí proces neformálního předávání znalostí, sociálního kapitálu a psychosociální podpory relevantní pro práci, kariéru nebo profesní rozvoj. Mentoring zahrnuje neformální komunikaci, obvykle osobní a po delší dobu, mezi osobou, kterou přijímající organizace určí jako mentora a o které se předpokládá, že má příslušné znalosti, odbornost a zkušenosti na jedné straně a humanitárním dobrovolníkem EU na straně druhé;
f)
„debriefingem“ se rozumí proces, který vysílajícím a přijímajícím organizacím a humanitárnímu dobrovolníkovi poskytuje jasné informace o výsledcích mise a úspěších, jichž humanitární dobrovolníci EU dosáhli, a doporučení či poučení z jejich zkušeností a získaných poznatků a představuje pozitivní odborné uzavření dané mise.
KAPITOLA 2
POSTUPY VYHLEDÁVÁNÍ A VÝBĚRU ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST
Článek 3
Postup vyhledávání a výběru
1. Vysílající a přijímající organizace společně stanoví postup vyhledávání a výběru. Úlohy, povinnosti a postupy jsou definovány s cílem zajistit transparentní, spravedlivé a efektivní přijímací řízení v souladu se zásadou rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Postup vyhledávání a výběru se opírá o partnerství mezi vysílající a přijímající organizací a zaručuje včasnou a průběžnou komunikaci. Vysílající organizace zajistí, aby byla přijímající organizace důsledně zapojena do průběhu celého přijímacího řízení.
3. Dohodnutý postup vyhledávání a výběru se uplatňuje na všechny fáze přijímacího řízení.
4. Postup vyhledávání a výběru zahrnuje minimálně:
a)
stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU podle článku 4;
b)
oznámení a žádost podle článku 5;
c)
hodnocení, sestavení širšího a užšího seznamu uchazečů podle článku 6;
d)
výběr podle článku 7.
Článek 4
Stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě posouzení potřeb vypracovaného podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, přijímající organizace navrhne v souladu s požadavky stanovenými v bodě 1 přílohy I pro humanitárního dobrovolníka EU přidělený úkol, včetně flexibilních prvků zohledňujících přispění daného dobrovolníka po přijetí.
2. Vysílající organizace přezkoumá přidělený úkol a v případě potřeby jej upraví, aby se zajistila jeho odpovídající a realistická přiměřenost s přihlédnutím k očekávaným kompetencím humanitárních dobrovolníků EU a absorpční kapacitě a potřebám přijímající organizace.
3. Podle přiděleného úkolu a kompetenčního rámce vysílající a přijímající organizace stanoví kompetenční profil humanitárního dobrovolníka EU a kritéria výběru včetně minimálních požadavků, které mají být použity během přijímacího řízení. Kompetenční profil musí rovněž uvádět, zda je daný dobrovolník začátečníkem nebo zkušeným odborníkem a zda je zapotřebí stáž.
Článek 5
Oznámení a žádost
1. Vysílající organizace nese odpovědnost za oznámení dané mise. S přispěním přijímající organizace vypracuje informační materiál s cílem informovat o iniciativě a přilákat zájemce o dobrovolnickou činnost.
2. Oznámení musí být vyhotoveno alespoň v angličtině a formulováno jasně, konkrétně a přístupně a musí poskytovat informace o pozici nabízené zájemci o dobrovolnickou činnost podle požadavků stanovených v bodě 2 přílohy I.
3. Oznámení musí být zveřejněno nejméně po dobu jednoho měsíce na ústřední platformě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, přičemž za účelem přilákání uchazečů na ústřední platformu je možné využít dalších příležitostí propagace. Za řádně odůvodněných okolností může být v případě misí v reakci na humanitární krizi oznámení zveřejněno po dobu kratší než jeden měsíc, nejméně však po dobu jednoho týdne.
4. Uchazeči podávají žádost na standardizovaném formuláři, ke kterému připojí strukturovaný životopis. Uchazeči rovněž vyplní standardizovaný dotazník k vlastnímu hodnocení, který má posoudit jejich kompetence podle požadavků pro daný kompetenční rámec a jejich adaptabilitu ve vztahu k přidělenému úkolu a životním a pracovním podmínkám uvedeným v oznámení. S těmito podmínkami musí uchazeči vyjádřit svůj souhlas.
Článek 6
Hodnocení, sestavování širšího a užšího seznamu uchazečů
1. Vysílající organizace hodnotí uchazeče podle informací uvedených ve formuláři žádosti a dotazníku k vlastnímu hodnocení, prohlášení o motivaci k účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU (a na konkrétní misi) a podle hodnocení schopnosti analyzovat příslušný scénář humanitární pomoci formou písemného testu, eseje nebo podobných zkoušek.
2. Na základě tohoto hodnocení vysílající organizace poskytne přijímající organizaci širší seznam uchazečů, aby se společně dohodly na užším seznamu uchazečů, kteří budou pozváni na pohovor.
3. Uchazeči zařazení na užší seznam jsou pozváni na strukturovaný pohovor na základě kompetenčního rámce. Pohovor může probíhat osobně nebo pomocí telekomunikačních technologií, pokud možno za účasti přijímající organizace. K dalším metodám hodnocení mohou patřit hodnotící centra, skupinové činnosti a simulační situační cvičení.
4. Vysílající organizace může dle potřeby před konečným výběrem provést kontrolu osobních a profesních referencí. O průběhu výběrového řízení jsou uchazeči informováni na začátku řízení v oznámení.
Článek 7
Výběr
1. Konečné rozhodnutí o výběru zájemce o dobrovolnickou činnost náleží přijímající organizaci, která svou volbu potvrdí vysílající organizaci, jež odpovídá za zaslání nabídky a za přípravu zaškolovací fáze. Pro každou pozici lze vybrat náhradní dobrovolníky, kteří nahradí zájemce v případě, že tento odstoupí nebo již není disponibilní.
2. Vysílající a přijímající organizace musí být schopny prokázat a zdůvodnit, jak dospěly ke svému rozhodnutí o výběru z hlediska zásad rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace v průběhu celého postupu vyhledávání a výběru.
3. Výběrové řízení musí být ukončeno v přiměřené lhůtě. Vysílající organizace vyrozumí všechny uchazeče o rozhodnutí o výběru a informuje je o možnosti získat zpětnou vazbu. Vybraného zájemce o dobrovolnickou činnost vyzve, aby písemně potvrdil svůj zájem zúčastnit se iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byla dokumentace týkající se postupu vyhledávání a výběrového řízení zpětně sledovatelná a byla uchována v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
Článek 8
Hodnocení vzdělávacích potřeb
1. Na základě výsledků přijímacího řízení, potřeb přijímající organizace a předpokládaného vyslání zhodnotí vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a se zájemcem o dobrovolnickou činnost vzdělávací potřeby a určí moduly odborné přípravy, kterých se zájemce zúčastní, a to na základě těchto kritérií:
a)
odborná zkušenost, přičemž zkušeným odborníkům je dána možnost zaměřit se na povinné moduly a zvolit si odpovídající úroveň odborné přípravy v oblasti projektového řízení a specializované nepovinné moduly;
b)
potřeby přijímající organizace z hlediska specifických kompetencí, které mají být řešeny prostřednictvím účasti zájemce o dobrovolnickou činnost na nepovinných modulech;
c)
všeobecné kompetence zájemce o dobrovolnickou činnost, které mají být řešeny prostřednictvím účasti na nepovinných modulech.
2. Vysílající organizace vypracuje plán učení a rozvoje uvedený v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a určí hodnocené kompetence vybraných zájemců o dobrovolnickou činnost a jejich vzdělávací potřeby, které budou předány poskytovatelům odborné přípravy.
KAPITOLA 3
PROGRAM ODBORNÉ PŘÍPRAVY INICIATIVY HUMANITÁRNÍ DOBROVOLNÍCI EU
Článek 9
Program odborné přípravy
1. Program odborné přípravy pro všechny úspěšně vybrané zájemce o dobrovolnickou činnost realizuje/í poskytovatel/é odborné přípravy, v případě potřeby s přispěním vysílající a přijímající organizace a dřívějších dobrovolníků.
2. Program odborné přípravy se opírá o kompetenční rámec a lze jej přizpůsobit potřebám začátečníků i zkušených odborníků.
3. Program odborné přípravy spočívá v přístupu k učení, který kombinuje moduly elektronického učení a výuky ve třídách.
4. Povinné moduly pro všechny zájemce o dobrovolnickou činnost zahrnují:
a)
obecný úvod do tematiky Unie, jejích vnějších vztahů a systému reakce na krize;
b)
úvod do humanitární činnosti, politiky humanitární pomoci Unie a iniciativy Humanitární dobrovolníci EU;
c)
řízení osobní bezpečnosti, ochrany a zdraví;
d)
řízení projektů;
e)
mezikulturní povědomí (a průřezové záležitosti);
f)
simulační cvičení na základě scénáře, které od zájemců o dobrovolnickou činnost vyžaduje prokázání získaných kompetencí.
5. K nepovinným modulům patří:
a)
propagace a komunikace;
b)
psychologická první pomoc;
c)
odborná příprava osob za účelem budoucích školení a instruktáží;
d)
řízení dobrovolnické činnosti;
e)
organizační rozvoj;
f)
případně individuálně navržené moduly zabývající se zejména přizpůsobením technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost kontextu humanitární pomoci.
6. Zájemci o dobrovolnickou činnost se zúčastní všech povinných modulů a mohou se zúčastnit jednoho či více nepovinných modulů, které si zvolí podle článku 8.
7. Program odborné přípravy s informacemi o jednotlivých modulech, včetně statusu, cílové skupiny, časového rozsahu, cílových kompetencí a příslušných výsledků učení vymezuje příloha II.
Článek 10
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost během odborné přípravy a po jejím absolvování
1. Během odborné přípravy a po jejím dokončení jsou zájemci o dobrovolnickou činnost hodnoceni z hlediska své připravenosti na vyslání na základě kompetenčního rámce.
2. Hodnocení společně organizují školitelé, přičemž klíčovou koordinační úlohu hraje mentor daného zájemce o dobrovolnickou činnost.
3. Hodnocení kompetencí je založeno na hodnocení znalostí, dovedností a postoje zájemce o dobrovolnickou činnost, které provádějí školitelé, a to včetně:
a)
vlastního hodnocení, které zájemce o dobrovolnickou činnost provede po simulačním cvičení na základě scénáře;
b)
připomínek, které vypracují školitelé po každém modulu a po simulačním cvičení na základě scénáře;
c)
hodnocení mentora, jehož výsledkem jsou kritický pohled na vlastní hodnocení zájemce o dobrovolnickou činnost a připomínky vycházející z osobního setkání mentora a zájemce o dobrovolnickou činnost ohledně zpětné vazby školitelů.
4. Hodnocení všech kompetencí se stává součástí plánu učení a rozvoje zájemce o dobrovolnickou činnost, který je aktualizován po dokončení odborné přípravy a ve kterém jsou uvedena absolvovaná školení a dosažené výsledky.
5. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokáží nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, budou vyřazeni. Školitelé a mentor musí být schopni každé takové hodnocení a rozhodnutí v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit.
KAPITOLA 4
POSTUPY PŘÍPRAVY ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST PŘED VYSLÁNÍM
Článek 11
Program zaškolení
1. V rámci zaškolení je zájemce o dobrovolnickou činnost nebo humanitární dobrovolník EU seznámen s kulturou, politikami a postupy vysílající a přijímající organizace a s očekáváními spojenými s přiděleným úkolem.
2. Program zaškolení společně vypracují vysílající a přijímající organizace. V programu jsou vymezeny jejich úlohy a povinnosti, a to pokud možno za přispění humanitárních dobrovolníků EU, kteří se vrátili z mise, s cílem využít jejich bezprostřední zkušenosti a poznatky. Program zahrnuje:
a)
zaškolení před vysláním, které zajistí vysílající organizace podle článku 12;
b)
zaškolení v cílové zemi, které zajistí přijímající organizace podle článku 18.
3. Vysílající a přijímající organizace dle potřeby uspořádají společná setkání za účasti všech zájemců o dobrovolnickou činnost nebo humanitárních dobrovolníků EU.
Článek 12
Zaškolení před vysláním
1. Vysílající organizace zajistí, aby bylo všem zájemcům o dobrovolnickou činnost před vysláním poskytnuto důkladné a odpovídající osobní zaškolení. Toto zaškolení zahrnuje minimálně následující prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, pracovníka krizového řízení, lidských zdrojů), poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o souvislostech projektu, v nichž bude zájemce o dobrovolnickou činnost pracovat, informace o přiděleném úkolu a hodnocení potřeb, z něhož úkol vychází, a předpokládané pracovní a životní podmínky podle článků 22 a 24 až 27;
c)
příslušný právní rámec vztahující se na dobrovolníka podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
d)
normy a postupy vztahující se na dobrovolníka, které se mimo jiné týkají kázně, stížností, opatření proti podvodům a korupci, ochrany dětí a zranitelných dospělých, etického kodexu podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
e)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky (včetně lékařského vyšetření před odjezdem) podle článků 28 a 30;
f)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
g)
plán učení a rozvoje;
h)
informace o síti iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a o tom, jak podporuje dobrovolníky před vysláním, během něj a po něm;
i)
informace o činnostech v oblasti komunikace a zviditelňování, se kterými projekt počítá na základě plánu komunikace podle článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014, včetně kontaktních údajů odpovědného regionálního informačního úředníka Komise;
j)
proces debriefingu podle článku 23.
2. V rámci zaškolení poskytne vysílající organizace rovněž informace o místním oddělení Komise pro humanitární pomoc odpovědném za zemi vyslání a informuje toto oddělení o blížícím se vyslání humanitárních dobrovolníků EU.
3. Vysílající organizace zajistí, aby si zájemci o dobrovolnickou činnost přečetli veškeré informace poskytnuté během postupu zaškolení, aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 13
Stáže pro začátečníky
1. Od zájemců o dobrovolnickou činnost, kteří jsou začátečníky, může být vedle odborné přípravy požadována i účast na stáži u vysílající organizace, aby si v praxi osvojili postupy, etiku a souvislosti humanitární práce a více se připravili na své předpokládané vyslání jako humanitární dobrovolník EU. Doba trvání stáže nepřesáhne šest měsíců s možností omezeného prodloužení v řádně odůvodněných případech.
2. Vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a s dobrovolníkem účastnícím se stáže přezkoumá a zaktualizuje na základě potřeb dané stáže vzdělávací potřeby v plánu učení a rozvoje. Plán učení a rozvoje vymezuje zejména:
a)
výsledky učení, kterých by měl dobrovolník účastnící se stáže během jejího trvání dosáhnout;
b)
úkoly, které bude dobrovolník účastnící se stáže provádět v rámci procesu učení, a zdroje, které mají být poskytnuty;
c)
cíle a výsledky, kterých by měl dobrovolník po skončení doby stáže dosáhnout.
3. V případě stáží se, pokud jde o povinnosti vysílajících organizací, u nichž dobrovolníci vykonávají svou stáž, použijí obdobně následující články tohoto nařízení:
a)
čl. 19 odst. 4, 5, 6 a 9, články 21 a 22;
b)
článek 24 vyjma odstavce 5. Zájemci o dobrovolnickou činnost pocházející ze zemí EU nebo ze třetích zemí uvedených v čl. 23 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 375/2014 za podmínek stanovených v uvedeném článku, kteří jsou kryti svým vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem v zemi pobytu a kteří vykonávají stáže ve výše uvedených zemích, získají pouze doplňkové krytí. To znamená, že jejich pojistné krytí je omezeno na náklady převyšující krytí poskytované vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem. Ve výjimečně odůvodněných případech, kdy vnitrostátní sociální zabezpečení nebo pojistný program kryje pouze část nákladů uvedených v čl. 24 odst. 5 nebo tyto náklady nekryje vůbec, je kryto 100 % vynaložených nákladů.
c)
článek 25 vyjma odstavce 6, článek 26 a čl. 27 odst. 1, je-li relevantní;
d)
čl. 28 odst. 1, 8 a 14 a čl. 30 odst. 1, 4, 5, 6 a 7.
Článek 14
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost po stáži
1. Na konci stáže vypracuje dobrovolník účastnící se stáže vlastní hodnocení na základě kompetenčního rámce a plánu učení a rozvoje.
2. Přímý nadřízený z vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací toto vlastní hodnocení přezkoumá a vypracuje hodnocení dobrovolníka účastnícího se stáže, ve kterém:
a)
zhodnotí výkon dobrovolníka účastnícího se stáže ve vztahu k jeho cílům;
b)
posoudí, zda bylo dosaženo dohodnutých výsledků;
c)
stanoví výsledky učení.
3. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokážou nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, jsou vyřazeni a nejsou způsobilí stát se humanitárními dobrovolníky EU. Přímý nadřízený z vysílající organizace musí být schopen v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
Článek 15
Doplňková odborná příprava před vysláním
Aniž je dotčena účast zájemce o dobrovolnickou činnost na programu odborné přípravy nebo na stáži, může vysílající organizace zajistit vhodnou doplňkovou odbornou přípravu před vysláním, například odbornou přípravu týkající přizpůsobení technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost, jejímž cílem je reagovat na potřeby přijímající organizace, nebo jazykovou přípravu potřebnou pro cílovou zemi vyslání atd.
Článek 16
Smlouva s humanitárním dobrovolníkem EU
1. Na základě výsledků zaškolení před vysláním a případně stáže a jiné odborné přípravy před vysláním podle článků 13 až 15 vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací potvrdí závěrečné hodnocení způsobilosti, podle kterého je zájemce o dobrovolnickou činnost způsobilý být vyslán jako humanitární dobrovolník EU.
2. Vysílající organizace a úspěšně vyhodnocený humanitární dobrovolník EU podepíší smlouvu o vyslání podle čl. 14 odst. 5 nařízení (EU) č. 375/2014.
3. Smlouva, která musí být připravena po důkladné konzultaci s přijímajícími organizacemi, stanoví konkrétní podmínky týkající se vyslání a práva a povinnosti humanitárního dobrovolníka EU. Jsou v ní uvedeny právní přepisy vztahující se na jurisdikci smlouvy podle nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU), které má být přijato podle čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a její součástí jsou minimálně tyto prvky:
a)
úloha a funkce humanitárního dobrovolníka EU, doba trvání a místo vyslání a úkoly, jež mají být plněny podle vymezení v přiděleném úkolu, včetně prvků vyplývajících z plánu komunikace uvedeného v článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
doba platnosti smlouvy včetně data začátku a konce platnosti;
c)
řízení výkonu, včetně těchto prvků:
-
opatření týkající se řízení, včetně odpovědného přímého nadřízeného z přijímající organizace a kontaktního místa pro průběžnou podporu ze strany vysílající organizace,
-
opatření týkající se mentoringu;
d)
pracovní podmínky, včetně pracovní doby a dovolené;
e)
finanční nároky a závazky humanitárního dobrovolníka EU, včetně nezbytných ujednání k jejich plnění:
-
příspěvek na pobyt a přesídlení,
-
informace o platných předpisech v oblasti daní a sociálního zabezpečení,
-
pojistné krytí,
-
ubytování,
-
cesta;
f)
praktická opatření:
-
lékařské prohlídky,
-
víza a pracovní povolení;
g)
důvěrnost;
h)
očekávané chování humanitárního dobrovolníka EU, včetně integrity a etického kodexu, a opatření na ochranu práv dětí a ohrožených dospělých osob, včetně nulové tolerance pohlavního zneužívání, uvedené v příloze smlouvy;
i)
disciplinární politika a ukončení statusu dobrovolníka;
j)
mediační mechanismus pro řešení problémů, stížností a sporů;
k)
povinnosti a politiky v souvislosti s řízením ochrany, zdraví a bezpečnosti;
l)
učení a rozvoj:
-
odborná příprava a zaškolení,
-
debriefing.
4. V případě sporu mezi přijímající nebo vysílající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU má humanitární dobrovolník EU právo na účinný opravný prostředek v souladu s ustanoveními vnitrostátních předpisů platných pro vysílající organizaci.
Článek 17
Zanesení údajů do databáze
Po obdržení výslovného souhlasu humanitárního dobrovolníka EU zanese vysílající organizace údaje tohoto humanitárního dobrovolníka EU do databáze uvedené v článku 13 nařízení (EU) č. 375/2014 (dále jen „databáze“). Veškeré zpracovávání osobních údajů v souvislosti s touto databází musí být prováděno v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Na jakékoli zpracování osobních údajů ze strany Komise ve vztahu k uvedené databázi se použije nařízení (ES) č. 45/2001 (2).
KAPITOLA 5
POSTUPY PRO VYSLÁNÍ A ŘÍZENÍ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 18
Zaškolení v cílové zemi
1. Přijímající organizace zajistí, aby bylo všem humanitárním dobrovolníkům EU po příjezdu do země, do níž jsou vysláni, poskytnuto důkladné a přiměřené zaškolení zahrnující minimálně tyto prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, provozního a technického týmu, pracovníka krizového řízení, podpůrných týmů, jako jsou týmy pro lidské zdroje a finance), místo(a) projektu a poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o misi, pravomocech a projektech přijímající organizace; zapojené komunity; provozní souvislosti; očekávání týkající se výstupů a výsledků přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a posouzení potřeb, ze kterého se vychází;
c)
místní právní rámec vztahující se na humanitárního dobrovolníka EU;
d)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky podle článků 28 a 30;
e)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
f)
kulturní instruktáž o dané zemi, regionu a místě vyslání, včetně pokynů týkajících se vhodného chování;
g)
proces debriefingu v cílové zemi podle článku 23.
2. Přijímající organizace zajistí, aby si humanitární dobrovolníci EU přečetli veškeré informace poskytované během zaškolení v cílové zemi a aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 19
Dohled a řízení výkonu
1. Vysílající a přijímající organizace na základě výkonnostních cílů, očekávaných výstupů a výsledků společně vypracují systém řízení výkonu určený k měření pokroku a kvality práce humanitárního dobrovolníka EU podle přiděleného úkolu.
2. Postup řízení výkonu upřesní příslušné úlohy a povinnosti vysílající a přijímající organizace při dohledu nad humanitárním dobrovolníkem EU.
3. Během zaškolování vysílající a přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU stanoví výkonnostní cíle dobrovolníka a poskytnou mu příležitost vyjádřit se k flexibilním prvkům přiděleného úkolu.
4. Přijímající organizace určí přímého nadřízeného, který odpovídá za dohled nad humanitárním dobrovolníkem EU, s nímž přímý nadřízený uskutečňuje v rámci dohledu přiměřeně a prakticky četné schůzky.
5. Dle potřeby a v závislosti na délce mise provedou vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU společný přezkum výkonu v polovině období s cílem formálně zhodnotit proces začleňování a pokrok při plnění cílů a upravit cíle, přidělený úkol a plán učení a rozvoje.
6. Jestliže se při přezkumu v polovině období dospěje k závěru, že humanitární dobrovolník EU vykazuje nedostatečnou znalost kterékoli z průřezových nebo specifických kompetencí, může přijímající organizace po dohodě s vysílající organizací rozhodnout o předčasném ukončení jeho vyslání. Organizace musí být schopny v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
7. Vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU provedou konečný přezkum výkonu s cílem zhodnotit na konci mise dosažené úspěchy humanitárního dobrovolníka EU v porovnání s cíli jeho přiděleného úkolu a plánem učení a rozvoje.
8. Výsledky přezkumu výkonu se stávají součástí plánu učení a rozvoje daného humanitárního dobrovolníka EU.
9. Vysílající organizace uchová záznamy o přezkumu výkonu v souladu s normami ochrany údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a v databázi potvrdí, zda bylo vyslání úspěšně dokončeno, a pokud dokončeno nebylo, uvede příslušný důvod.
Článek 20
Průběžná podpora ze strany vysílajících organizací
1. Před vysláním určí vysílající organizace kontaktní osobu, která je po celou dobu vyslání k dispozici a je v pravidelném kontaktu s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem:
a)
pomoci humanitárnímu dobrovolníkovi EU s usazením a přesunem;
b)
poskytovat humanitárnímu dobrovolníkovi EU a přijímající organizaci potřebnou doplňkovou podporu;
c)
účastnit se přezkumů v polovině období a na konci vyslání a případně i ostatních schůzek a
d)
zajišťovat mediační podporu v případě neshody mezi přijímající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU.
2. Jestliže určená kontaktní osoba v průběhu vyslání již není schopna plnit svou úlohu, musí být v co nejkratší době nahrazena, aby byla zajištěna kontinuita podpory.
Článek 21
Mentoring
1. Přijímající organizace určí pro humanitárního dobrovolníka EU jednoho či více mentorů, kteří mu poskytují podporu v oblastech, jako je například:
a)
rozvoj odborných dovedností a zlepšování výkonu a znalostí;
b)
kulturní začleňování a přizpůsobování;
c)
coaching v souvislosti s přiděleným úkolem a
d)
řešení psychosociálních problémů.
2. Určený mentor či mentoři mají přístup k plánu učení a rozvoje a přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a svou podporu opírají o tyto dokumenty. Mentor či mentoři se pravidelně schází s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem projednat jeho pokrok a pomoci s jakýmkoli problémem, který souvisí s misí, či osobním problémem.
3. Mentoring přihlíží k místní situaci a je pokud možno k dispozici i místním dobrovolníkům.
4. Vysílající organizace pomáhá se zajištěním mentoringu tím, že pracuje v partnerství s přijímající organizací při poskytování podpory pro oblast analýzy, odborné přípravy a jiného budování kapacit a v případě malé místní dostupnosti konkrétních dovedností vyhledává ve svých vlastních strukturách a sítích jednotlivce, kteří vhodné a doplňující dovednosti mají.
5. Dle potřeby lze zvážit mentoring na dálku, zejména za pomoci sítě pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 22
Pracovní podmínky
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU mají odpovídající pracovní podmínky, které jim během jejich misí umožňují plnit povinnosti a zajišťují jejich dobré životní podmínky, motivaci, zdraví a ochranu. Tyto podmínky jsou v souladu s příslušnými ustanoveními směrnice 89/391/ES (3) a směrnice 2003/88/ES (4).
2. Vysílající a přijímající organizace spolupracují na společném vymezení odpovídajících pracovních podmínek na základě místní a vnitrostátní situace.
3. Přijímající organizace poskytne nezbytné informace a navrhne pracovní podmínky, jejichž vhodnost a přiměřenost posoudí vysílající organizace, s cílem zajistit soulad s povinností péče obou organizací a s obecnými politikami a postupy vysílající organizace.
4. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se bezpečnosti, zdraví a ochrany a aby navrhované pracovní podmínky dodržovaly schválené postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany podle článků 28, 29 a 30 a splňovaly požadavky na pracovní dobu, dovolenou, minimální denní a týdenní doby odpočinku a pracovní prostor podle bodu 3 přílohy I.
Článek 23
Podpora na konci mise a podpora po návratu
1. Vysílající a přijímající organizace společně rozhodnou o obsahu a procesu debriefingu všech humanitárních dobrovolníků EU, včetně těch, kteří se vrací předčasně.
2. Přijímající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU osobní nebo skupinový debriefing včetně konečného přezkumu výkonu podle čl. 19 odst. 7 a dle potřeby zajistí, aby byl projekt předán týmu a protistranám, které budou pokračovat v činnostech vykonávaných humanitárním dobrovolníkem EU, aby byla zajištěna udržitelnost a kontinuita.
3. Vysílající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU, který se vrátil z mise, osobní nebo skupinový debriefing a debriefing týkající se otázek činností či projektu na základě zpětné vazby ze strany přijímající organizace a finalizace plánu učení a rozvoje.
4. Vysílající organizace zprostředkuje lékařské vyšetření po vyslání při návratu humanitárního dobrovolníka EU a nabídne mu psychosociální debriefing a poradenskou podporu, kterou může humanitární dobrovolník EU nepovinně využít.
5. Vysílající a přijímající organizace nastíní humanitárnímu dobrovolníkovi EU možnosti, jak se nadále angažovat v oblasti humanitární pomoci a aktivního evropského občanství, včetně propagace sítě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a zapojení do této sítě.
6. Vysílající organizace vyzve humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili z mise, aby poskytli konstruktivní zpětnou vazbu ve věci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, a aby vysvětlili, jak může jejich přispění ovlivnit budoucí mise.
KAPITOLA 6
USTANOVENÍ TÝKAJÍCÍ SE ŽIVOTNÍCH PODMÍNEK A POJIŠTĚNÍ
Článek 24
Pojistné krytí
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
2. Pojistné krytí se vztahuje na celý svět, 24 hodin denně. Pojistné krytí je účinné ode dne, kdy humanitární dobrovolník EU opustí domov a vydá se na cestu do třetí země, do níž byl vyslán, až do dne, kdy opustí třetí zemi, do níž byl vyslán, a vrátí se domů (tzv. „první období krytí“).
3. Pojistné krytí delší než dvanáct týdnů se prodlouží o dalších osm týdnů v domovské zemi pojištěnce pro účely návazné léčby nemocí a úrazů, které humanitárního dobrovolníka EU postihly během prvního období krytí.
4. Pojistné krytí se vztahuje na všechny činnosti spojené s iniciativou Humanitární dobrovolníci EU a rovněž na soukromé činnosti humanitárního dobrovolníka EU během prvního období krytí.
5. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti pojištěním ve výši 100 % (úplné krytí) pro případ těchto pojistných událostí:
a)
lékařská a stomatologická péče;
b)
těhotenství a porod;
c)
úraz;
d)
repatriace;
e)
životní pojištění;
f)
trvalá a dočasná invalidita nebo pracovní neschopnost;
g)
odpovědnost za škody;
h)
ztráta nebo krádež dokladů, jízdenek a osobních věcí;
i)
doplňková asistenční pomoc.
6. S cílem zajistit rovné zacházení a krytí u všech humanitárních dobrovolníků EU může Komise uzavřít smluvní vztah s jedním nebo více poskytovateli pojištění prostřednictvím zadání veřejné zakázky.
Článek 25
Příspěvek na pobyt a přesídlení
1. Vysílající organizace poskytuje humanitárním dobrovolníkům EU, kteří mají status osob, jež nejsou v pracovním poměru, příspěvek na pobyt formou paušálních plateb, které jsou vypláceny v přiměřených lhůtách a v pravidelných splátkách.
2. Při výpočtu výše paušálního příspěvku na pobyt se vychází ze spotřebního koše, který zahrnuje pravidelné výdaje humanitárního dobrovolníka EU za tyto položky:
a)
potraviny;
b)
hygienické potřeby a potřeby pro domácnost;
c)
oděvy;
d)
místní a vnitrostátní doprava;
e)
různé výdaje považované za nezbytné pro zajištění přiměřené životní úrovně a zapojení do místní společnosti (za účelem zahrnutí dalších nákladů, jako jsou volnočasové aktivity, služby kadeřníka a holiče, denní tisk a kancelářské potřeby, lze přičíst nejvýše 20 % celkové částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d));
f)
mimořádná částka pro humanitární dobrovolníky EU pobývající v oblastech s indexy převyšujícími průměr dané země (nejvýše 10 % částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d)).
3. Náklady na ubytování nejsou součástí paušálních příspěvků na pobyt.
4. Komise zveřejňuje informace o paušálních příspěvcích na pobyt pro země vyslání na základě indexů zemí. Vedle příspěvku na pobyt lze hradit zvláštní potřeby související se zdravotním postižením nebo jinými řádně zdůvodněnými výjimečnými okolnostmi.
5. Humanitární dobrovolníci EU jsou včas informováni o změnách indexů a výše příspěvků na pobyt, které se jich během jejich mise týkají, zejména v zemích s vysokou mírou inflace nebo deflace.
6. Při úspěšném ukončení vyslání poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU, kteří se vrátili z mise, pravidelně indexovaný příspěvek na přesídlení ve výši 100 EUR za měsíc v závislosti na délce jejich vyslání.
Článek 26
Ubytování
1. Vysílající organizace zajistí, aby přijímající organizace poskytla humanitárnímu dobrovolníkovi EU odpovídající ubytování za náklady přiměřené místním podmínkám.
2. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se ochrany, zdraví a bezpečnosti a aby navrhované ubytování dodržovalo schválené postupy v oblasti ochrany, zdraví a bezpečnosti podle článků 28, 29 a 30 a splňovalo požadavky stanovené v bodě 4 přílohy I.
3. Je-li to možné, hradí náklady na ubytování, vytápění a jiné přímo související náklady přímo přijímající organizace. Přijímající organizace uzavírá smluvní vztahy s pronajímateli a přijme veškerá potřebná opatření, aby hostitelské subjekty a pronajímatele informovala o iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 27
Cestovní a související výdaje
1. Vysílající organizace organizuje cestu humanitárního dobrovolníka EU do místa vyslání a zpět, a to i v případech předčasného návratu, a hradí cestovní výdaje.
2. Na žádost humanitárního dobrovolníka EU zorganizuje vysílající organizace další cestu zpět a uhradí související cestovní výdaje v těchto případech:
a)
dovolená ve vlasti pro humanitární dobrovolníky EU, jejichž doba vyslání je delší než osmnáct měsíců;
b)
rodičovská dovolená pro humanitární dobrovolníky EU, kteří mají jedno či více vyživovaných dětí mladších dvanácti let, je-li doba jejich vyslání delší než 6 měsíců;
c)
mimořádná dovolená v případě pohřbu nebo lékařsky potvrzeného závažného onemocnění přímého příbuzného ve vzestupné či sestupné linii, manžela/manželky, registrovaného partnera nebo sourozence.
3. Výši cestovních výdajů lze vypočítat buď podle skutečných nákladů na cestu v ekonomické či druhé třídě, nebo může být hrazeno paušálně na základě přiměřené metodiky výpočtu vzdálenosti.
4. Vysílající organizace poskytne informace a logistickou podporu při zařizování víz pro humanitárního dobrovolníka EU a přijímající organizace v případě potřeby podporuje vízový proces. Náklady spojené se získáním víz, včetně nezbytných cestovních výdajů, hradí vysílající organizace.
KAPITOLA 7
POSTUPY PRO ZAJIŠTĚNÍ POVINNOSTI PÉČE, OCHRANY A BEZPEČNOSTI
Článek 28
Řízení bezpečnosti a posuzování rizik
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku bezpečnosti a postupy posuzování rizik, jež jsou vhodné a použitelné pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravené.
2. Na základě politiky bezpečnosti vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně plán řízení bezpečnosti a evakuační plán pro akce v rámci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU. Tyto plány musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 5 přílohy I.
3. Vysílající a přijímající organizace společně vypracují písemné posouzení rizik týkajících se bezpečnosti, cestování a zdraví v zemi vyslání. Tato posouzení musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 6 přílohy I.
4. Posouzení rizik uvedené v odstavci 3 se pravidelně přezkoumává a aktualizuje podle situace, přinejmenším před vysláním humanitárního dobrovolníka EU. Jestliže posouzení rizik vede k závěru, že vyslání by se odehrálo v podmínkách mezinárodního nebo vnitrostátního ozbrojeného konfliktu, nebo že takový konflikt hrozí, od plánovaného vyslání se ustoupí nebo se v případě, že již byl humanitární dobrovolník EU vybrán, vyslání se zruší.
5. Požadavky týkající se informovanosti ohledně bezpečnosti a přiměřeného chování z hlediska řízení rizik a bezpečnosti jsou součástí popisu přiděleného úkolu a přijímacího řízení.
6. Vysílající organizace informuje příslušné vnitrostátní orgány členských států a dalších zemí zúčastněných podle článku 23 nařízení (EU) č. 375/2014 předtím, než je některý z jejich občanů vyslán jako humanitární dobrovolník EU. Vysílající organizace, která vysílá humanitární dobrovolníky EU, jež nejsou občany Unie, zjistí před vysláním předpisy týkající se konzulární ochrany zajišťované zemí, jejímž je dobrovolník státním příslušníkem, nebo jinou zemí.
7. Vysílající a přijímající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU obdržel všechny informace o bezpečnostních a ochranných postupech a aby jim porozuměl. Během zaškolení bude před odjezdem a do 24 hodin po příjezdu do cílové země vyslání zajištěna bezpečnostní instruktáž podle konkrétní situace. Její součástí musí být výsledky posouzení rizik, evakuační plán a řízení bezpečnosti včetně ohlašování bezpečnostních incidentů, postupy evakuace a repatriace, komunikační schéma, kontaktní pracovník/ci krizového řízení a kontaktní údaje na vyslanectví, policii, hasiče a nemocnice.
8. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším pojištěním podle článku 24.
9. Vedle povinného bezpečnostního školení v rámci programu odborné přípravy poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU veškerá další relevantní bezpečnostní školení, která zajišťuje pro své vlastní mezinárodní pracovníky.
10. Humanitární dobrovolník EU svým podpisem smlouvy uvedené v čl. 16 odst. 2 potvrzuje, že je seznámen s postupy řízení bezpečnost a že dané postupy bude dodržovat, a to včetně povinnosti průběžně se informovat a seznamovat se s aktuálními bezpečnostními situacemi, že uznává osobní odpovědnost za vlastní bezpečnost, bezpečnost ostatních i organizace a že se zdrží rizikového chování. Vysílající a přijímající organizace informují humanitárního dobrovolníka EU o důsledcích jakéhokoli porušení bezpečnostních postupů, a to zejména porušení vedoucích k předčasnému a nucenému ukončení vyslání.
11. Vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, aby se po příjezdu do cílové země vyslání registrovali u vyslanectví nebo konzulátu země své státní příslušnosti a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc. Jestliže země, jejímž je humanitární dobrovolník EU státním příslušníkem, nemá konzulární zastoupení v cílové zemi vyslání, vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, kteří jsou občany Unie, aby se registrovali u konzulátu nebo u vyslanectví jiného členského státu, a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc.
12. Na základě aktuálních informací, které poskytne přijímající organizace, vysílající a přijímající organizace pravidelně aktualizují evakuační plán s cílem zajistit, aby neustále odpovídal aktuálním operativním podmínkám. Na základě výsledků posouzení rizik se určí četnost, s jakou se provádí přezkum plánu, a přijímající organizace v případě potřeby využívá předešlé údaje a nové aktualizace k jeho úpravám. Evakuační plán se uchovává na místě, které je pro humanitárního dobrovolníka EU snadno přístupné.
13. Přijímající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU průběžně informován o jakékoli změně operativních podmínek a následné změně jakéhokoli bezpečnostního postupu nebo protokolu.
14. Přijímající organizace zná místo pobytu humanitárního dobrovolníka EU a má jeho kontaktní číslo, aby se s ním mohla spojit, a to i během dovolené.
Článek 29
Postupy pro případ incidentu či evakuace
1. V případě bezpečnostního incidentu musí být humanitárnímu dobrovolníkovi EU co nejrychleji poskytnut debriefing. Podle závažnosti incidentu a postupů zavedených ve vysílající a přijímající organizaci může tento debriefing zajistit přímý nadřízený nebo mentor z přijímající organizace nebo pracovník krizového řízení z vysílající organizace a součástí informační schůzky může být odborná psychologická podpora.
2. V případě evakuace se postupuje podle evakuačního plánu a o humanitárního dobrovolníka EU je případně postaráno v souladu s postupy zavedenými na konzulátech nebo vyslanectvích, kde je humanitární dobrovolník EU registrován podle čl. 28 odst. 11.
3. Vysílající organizace kontaktuje humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili, a zajistí, aby se jim dostalo odpovídající následné podpory, včetně debriefingu a psychosociální a lékařské podpory.
4. Bezpečnost je součástí rámce pro sledování a hodnocení vysílající a přijímající organizace a poučení z bezpečnostních incidentů jsou podkladem pro přezkumy a zlepšování projektů.
Článek 30
Zdraví a ochrana
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku zdraví a ochrany, jež je vhodná a použitelná pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravená, a to včetně pokynů týkajících se těchto témat:
a)
osobní zdraví, například fyzické zdraví (prevence onemocnění, rady týkající se stravování a spánku, informovanost o rizicích klimatické a zeměpisné povahy, přístup k léčbě);
b)
duševní zdraví (rady týkající se rovnováhy pracovního a osobního života, zvládání stresu, mechanismy řešení problémů a metody relaxace, kontaktní místa psychosociální podpory).
2. Na základě vnitřní politiky ochrany a zdraví vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně komplexní soubor politik a pokynů v oblasti zdraví a ochrany, aby dostály své povinnosti péče a zajistily fyzickou a emocionální pohodu humanitárních dobrovolníků EU.
3. V rámci posouzení rizik uvedeného v čl. 28 odst. 3 a před stanovením přiděleného úkolu vysílající a přijímající organizace společně posoudí, zda vyslání pro humanitárního dobrovolníka EU poskytuje bezpečné a zdravé pracovní a životní podmínky EU podle ukazatelů stanovených v bodě 7 přílohy I.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším komplexním zdravotním a cestovním pojištěním podle článku 24.
5. Během zaškolení seznámí vysílající organizace humanitárního dobrovolníka EU s politikami a pokyny v oblasti zdraví a ochrany uvedenými v odstavcích 1 a 2, týkajícími se mimo jiné onemocnění, první pomoci, údržby všech míst, údržby vozidla a vybavení, pracovišť, rovnováhy pracovního a osobního života, zdravotních a bezpečnostních incidentů a postupu pro evakuaci ze zdravotních důvodů.
6. Vysílající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU podstoupil před odjezdem důkladnou lékařskou prohlídku, a zajistí doporučená léčiva a očkování podle rizik v cílové zemi vyslání, jakož i případné vybavení, například soupravy pro první pomoc a ochranu proti komárům.
7. Přijímající organizace zajistí, aby byla povinnost péče součástí každodenního řízení dobrovolníků, a během zaškolení poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU:
a)
aktuální informace o místních zdrojích v oblasti zdraví a ochrany, např. kontakty na lékaře, nemocnice, zdravotnické služby;
b)
pokyny týkající se místních zvyklostí a norem v rámci instruktáže o dané zemi s cílem omezit rizika týkající se ochrany a usnadnit začlenění.
8. Vysílající organizace zprostředkuje při návratu humanitárního dobrovolníka EU lékařské vyšetření po vyslání a v rámci procesu debriefingu nabídne psychosociální debriefing nebo konzultace nebo poradenskou podporu. Vysílající a přijímající organizace propagují síť iniciativy Humanitární dobrovolníci EU jako alternativní podpůrný mechanismus před vysláním, během něj i po něm.
KAPITOLA 8
POSTUPY PRO SLEDOVÁNÍ A HODNOCENÍ INDIVIDUÁLNÍCH VÝKONŮ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 31
Sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě postupu dohledu a řízení výkonu uvedeného v článku 19 vysílající a přijímající organizace sledují a hodnotí individuální výkony humanitárních dobrovolníků EU, měří jejich pokrok, výstupy a výsledky ve vztahu k přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílům.
2. Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU je proces probíhající po celou dobu jejich mise a zahrnuje zvláštní přezkumy prováděné přinejmenším v těchto fázích:
a)
na konci stáže podle článku 14, pokud je to relevantní;
b)
během konečného přezkumu výkonu podle článku 19, případně při přezkumu v polovině období, je-li považován za vhodný;
c)
během debriefingu podle článku 23.
3. Vysílající a přijímající organizace poskytnou údaje, které prokazují, do jaké míry individuální výkon humanitárního dobrovolníka EU (na úrovni výstupů a dopadů) přispívá k cílům projektu a celkové iniciativy s přihlédnutím k ukazatelům uvedeným v článku 7 nařízení (EU) č. 375/2014. Údaje obsahují záznamy o kvalitě výstupů a výsledků práce humanitárního dobrovolníka EU, které jsou anonymizovány a jsou k dispozici pro účely hodnocení. Tyto údaje se zpracovávají v souladu s normami ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
4. Vysílající organizace poskytují podporu při budování kapacit přijímajících organizací k měření pokroku, výstupů a výsledků podle přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílů.
KAPITOLA 9
AKREDITACE VYSÍLAJÍCÍCH A PŘIJÍMAJÍCÍCH ORGANIZACÍ
Článek 32
Akreditace přijímajících organizací
1. Přijímající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 1 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU, které jsou stanoveny v tomto nařízení a v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Přijímající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat budování kapacit.
3. Přijímající organizace spolu s vlastním hodnocením předloží podle požadavků stanovených v bodě 1 přílohy III tři doporučení poskytující komplexní informace o všech požadavcích norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU. Doporučení musí poskytnout alespoň dvě níže uvedené skupiny zúčastněných stran:
a)
akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace, s níž žádající přijímající organizace již navázala partnerství za účelem účasti v iniciativě Humanitární dobrovolníci EU nebo s níž má v úmyslu takové partnerství navázat;
b)
partner Komise v oblasti humanitární pomoci s platnou rámcovou dohodou (dohodou o partnerství), s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
c)
relevantní mezinárodní organizace nebo nezisková organizace nebo veřejnoprávní subjekt civilní povahy, s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
d)
akreditační nebo auditorská organizace, která udělila žádající přijímající organizaci akreditaci v oblastech s významem pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU, přičemž v takovém případě by měly být předloženy i příslušné dokumenty týkající se akreditace nebo auditu.
4. Vypracované vlastní hodnocení podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat přijímající organizaci a toto hodnocení se spolu s doporučeními podle odstavce 3 zašle Komisi.
5. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení přijímající organizace a na základě doporučení a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající přijímající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající přijímající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
6. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající přijímající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti podpory budování kapacit s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie budování kapacit předložené žádající přijímající organizací, je tato organizace způsobilá k podpoře budování kapacit a má ve vztahu k této podpoře přednost.
Článek 33
Akreditace vysílajících organizací
1. Vysílající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 2 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU.
2. Vysílající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat technickou pomoc. Uvede rovněž důkazy prokazující, že jsou prováděny politiky a postupy uvedené v jednotlivých požadavcích norem a postupů, a to zejména ve vztahu k dobrovolníkům.
3. Vypracované vlastní hodnocení podložené důkazy podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat vysílající organizaci a toto hodnocení se spolu s doprovodnými dokumenty podle odstavce 2 zašle Komisi.
4. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení vysílající organizace podloženého důkazy a předložených doprovodných dokumentů a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající vysílající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající vysílající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
5. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající vysílající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti technické pomoci s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie technické pomoci předložené vysílající organizací, je organizace způsobilá k technické pomoci a má ve vztahu k ní přednost.
Článek 34
Opravné prostředky
1. V rozhodnutí Komise neudělit akreditaci a zamítnout žádost musí být uvedeno, že zamítnutá žádající organizace může novou žádost podat až po uplynutí dvanácti měsíců počínaje datem, kdy obdrží rozhodnutí o zamítnutí. Rozhodnutí rovněž specifikuje dostupné opravné prostředky proti rozhodnutí.
2. Podle článků 256 a 263 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU) je Tribunál příslušný rozhodovat ve věci aktů Evropské komise, které mají právní účinky vůči třetím osobám. Podle článků 256, 268 a 340 SFEU je Tribunál rovněž příslušný rozhodovat spory o náhradu škody způsobené Evropskou komisí v případě mimosmluvní odpovědnosti.
Článek 35
Finanční životaschopnost a organizační kapacita organizací
Posouzení finanční životaschopnosti a organizační kapacity akreditovaných vysílajících a přijímajících organizací nespadá do působnosti akreditace. Jakožto podmínka získání finanční pomoci Unie je tato životaschopnost a kapacita posuzována ve fázi procesu podávání žádostí v návaznosti na výzvu k podávání návrhů.
Článek 36
Platnost akreditace a pravidelné kontroly
1. Akreditované vysílající a přijímající organizace podstoupí opětovnou akreditaci po třech letech od obdržení rozhodnutí Komise o udělení akreditace nebo kdykoli v případě podstatných změn norem nebo postupů týkajících se dotčených otázek.
2. V průběhu období platnosti akreditace mohou být akreditované vysílající a přijímající organizace vyzvány, aby se v případě potřeby podrobily pravidelným kontrolám, které provádí Komise.
3. Akreditované vysílající a přijímající organizace neprodleně vyrozumí Komisi o jakékoli změně své právní, finanční, technické nebo organizační situace, která by mohla zpochybnit jejich soulad s normami a postupy nebo by mohla vytvářet střety zájmů. Rovněž informují Komisi o jakékoli změně svého názvu, adresy nebo zákonného zástupce.
Článek 37
Pozastavení a ukončení akreditace
1. Na základě informací získaných od akreditované vysílající nebo přijímající organizace, včetně informací z pravidelných kontrol uvedených v čl. 36 odst. 2 nebo informací získaných jinými prostředky, může Komise dospět k závěru, že akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace již nevyhovuje požadavkům jedné či více norem nebo postupů. V takových případech může Komise přijmout odpovídající opatření, včetně pozastavení nebo ukončení akreditace, a to postupem stanoveným v bodě 3 přílohy III.
2. Vysílající nebo přijímající organizace, které je pozastavena nebo ukončena akreditace, od data pozastavení nebo ukončení nevysílá ani nepřijímá humanitární dobrovolníky EU a není způsobilá na tyto účely získat finanční pomoc Unie.
3. S ohledem na důvody pro pozastavení nebo ukončení akreditace, zejména pokud jde o bezpečnost a ochranu humanitárních dobrovolníků EU, může Komise požadovat repatriaci humanitárních dobrovolníků EU, kteří jsou vysláni v okamžiku pozastavení nebo ukončení akreditace.
4. Vysílající nebo přijímající organizace není oprávněna žádat o odškodnění z důvodu pozastavení nebo ukončení akreditace.
Článek 38
Odpovědnost za škody
Komise nenese odpovědnost za jakoukoli ztrátu nebo škodu, kterou způsobí nebo utrpí vysílající nebo přijímající organizace nebo třetí strany v důsledku akreditovaného statusu vysílající nebo přijímající organizace.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 39
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 20. listopadu 2014.
REGOLAMENT TA' IMPLIMENTAZZJONI TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 1244/2014
tal-20 ta’ Novembru 2014
li jistabilixxi r-regoli għall-implimentazzjoni tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill li jistabbilixxi l-Korp Volontarju Ewropew tal-Għajnuna Umanitarja (“l-Inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE”)
(Test b'rilevanza għaż-ŻEE)
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE) Nru 375/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill li jistabbilixxi l-Korp Volontarju Ewropew tal-Għajnuna Umanitarja (“l-Inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE”) (1), u b'mod partikolari l-Artikoli 9(3), 10(1) u 12(6) tiegħu,
Billi:
(1)
Skont ir-Regolament (UE) Nru 375/2014, il-Kummissjoni għandha tistabbilixxi standards u proċeduri li jkopru l-kundizzjonijiet, l-arranġamenti u r-rekwiżiti meħtieġa li għandhom jiġu applikati mill-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti meta jidentifikaw, jagħżlu, iħejju, jimmaniġġaw u jimmobilizzaw il-voluntiera kandidati u l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE biex jappoġġjaw l-operazzjonijiet tal-Għajnuna umanitarja fil-pajjiżi terzi. Ir-Regolament (UE) Nru 375/2014 jipprovdi biex dawn l-istandards jiġu adottati permezz ta' atti delegati u l-proċeduri li għandhom jiġu adottati permezz ta' atti ta' implimentazzjoni.
(2)
Il-partijiet interessati kollha tal-Inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, inkluż il-voluntiera nfushom u l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti, għandhom jiġu mħeġġa jaqsmu sens ta' identità fl-inizjattiva.
(3)
Huwa importanti li l-voluntiera kandidati huma identifikati u magħżula b'mod mhux diskriminatorju, permezz ta' proċedura ġusta u trasparenti, abbażi ta' sħubija bejn l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti, li jissodisfa r-rekwiżiti reali espressi fil-livell lokali mill-organizzazzjonijiet ospitanti.
(4)
Induzzjoni bir-reqqa għandha tiġi pprovduta miż-żewġ organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti biex tiġi evitata konfużjoni dwar ir-rwoli u l-aspettattivi u sabiex jipprovdu lill-voluntiera bi tħejjija prattika u xierqa ta' esperjenzi għal kollokamenti. Dan kieku jistabbilixxi l-bażi għall-fiduċja u l-aċċettazzjoni fi ħdan komunitajiet ospitanti b'kont sħiħ meħud ta' sensitivitajiet kulturali rilevanti.
(5)
It-taħriġ huwa parti essenzjali tat-tħejjija ta' qabel l-iskjerament li għandha tingħata lill-voluntiera kandidati kollha f'programm strutturat ta' korsijiet obbligatorji u fakultattivi. Barra minn hekk, professjonisti żgħażagħ għandhom ikunu awtorizzati, fejn rilevanti permezz ta' kollokamenti ta' apprendistat, biex ikomplu jiżviluppaw il-kompetenzi tagħhom u jakkwistaw għarfien speċifiku u ħiliet rilevanti għas-settur umanitarju. B'mod partikolari, dan għandu jkun xieraq għall-attivitajiet u l-kuntest tal-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti.
(6)
Għandha tiġi implimentata sistema ta' sorveljanza xierqa u ta' ġestjoni mill-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti. Huma għandhom ukoll konġuntament jissorveljaw u jivvalutaw il-prestazzjoni u l-kisbiet ta' Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u jipprovdu feedback dwar il-kompiti u l-objettivi tagħhom. Dan għandu jgħin biex titjieb ir-responsabbiltà tal-inizjattiva tal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE.
(7)
Mentoring għandu jikkumplimenta s-superviżjoni u l-ġestjoni u jipprovdi lill-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE b'appoġġ addizzjonali qabel, matul u wara l-iskjerament.
(8)
Għandu jiġi stabbilit kanal għal komunikazzjoni kontinwa u appoġġ addizzjonali mingħand l-organizzazzjoni emittenti waqt l-iskjerament f'pajjiżi terzi. Debriefing u t-tmiem ta' appoġġ ta' kollokament għandu jingħata lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE kollha.
(9)
Provvista ta' kundizzjonijiet adegwati ta' xogħol u għajxien huma meħtieġa biex jippermettu lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE biex iwettqu l-karigi tagħhom f'ambjent sikur u sanitarju, u biex jilħqu l-bżonnijiet bażiċi tagħhom mingħajr ma jsofru tbatija personali, filwaqt li jirrispettaw l-ispirtu ta' stil ta' ħajja modest u mhux fieragħ bħala voluntier. Provvedimenti ta' sussistenza u pagamenti oħra allokati lil Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE mhumiex maħsuba li jirrappreżentaw is-salarju għal impjieg regolari. Ir-rati għal dawn il-pagamenti m'għandhomx jiġu stabbiliti fid-dawl ta' esperjenza professjonali, għarfien espert jew ir-riżultati ta' assenjazzjoni ta' kompiti tal-voluntier: huma jimmiraw b'mod uniku biex ikopru l-ispejjeż tal-ħajja matul l-iskjerament. Sabiex jiġi żgurat livell għoli u ugwali ta' ħarsien, il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE għandhom ikunu koperti minn polza tal-assigurazzjoni komprensiva mfassla speċifikament biex tipproteġihom matul il-perjodu kollu tal-iskjerament tagħhom f'pajjiżi terzi u kwalunkwe perjodi rilevanti qabel u wara.
(10)
L-obbligu ta' diliġenza huwa tal-akbar importanza u huwa responsabbiltà konġunta. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom, sa fejn huwa possibbli, jieħdu ħsieb is-saħħa, is-sikurezza, is-sigurtà u l-benesseri tal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE u jiżviluppaw proċeduri ta' sigurtà, saħħa u sikurezza. Il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE għandhom, bl-istess mod, jagħmlu dak kollu possibbli biex jiżguraw is-saħħa, is-sikurezza u s-sigurtà, u dik tal-oħrajn, fuq il-post tax-xogħol.
(11)
Il-monitoraġġ u l-valutazzjoni tal-prestazzjoni individwali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE għandha tkun proċess kontinwu fis-sistema kollha ta' kollokament. Dan għandu jkun ibbażat fuq is-superviżjoni u sistema ta' ġestjoni tal-prestazzjoni u billi tiġi pprovduta dejta li turi sa liema punt il-prestazzjoni individwali tal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE tikkontribwixxi - fuq il-livell tar-riżultati u l-impatti - għall-objettivi tal-proġett u l-inizjattiva globali.
(12)
Huwa meħtieġ mekkaniżmu robust ta' ċertfikazzjoni li jiżgura li l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti jikkonformaw mal-istandards stabbiliti fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandhom jiġu adottati fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 u l-proċeduri stabbiliti f'dan ir-Regolament. Tali mekkaniżmu ta' ċertifikazzjoni għandu jkun ibbażat fuq il-prinċipji tas-simplifikazzjoni u n-nonduplikazzjoni, id-differenzjazzjoni bejn l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti, il-kost-effettività, it-trasparenza u l-imparzjalità, l-inkoraġġiment tad-diversità u l-aċċessibbiltà.
(13)
Il-miżuri previsti f'dan ir-Regolament huma skont l-opinjoni tal-Kumitat stabbilit bl-Artikolu 26 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
(14)
Sabiex tassigura implimentazzjoni fil-ħin tal-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, huwa meħtieġ li dan ir-Regolament jidħol fis-seħħ bħala kwistjoni urġenti peress li din tistabbilixxi d-dispożizzjonijiet ibbażati fuq liema organizzazzjonijiet ta' implimentazzjoni għandhom jibagħtu Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE f'pajjiżi terzi.
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
KAPITOLU 1
DISPOSIZZJONIJIET ĠENERALI
Artikolu 1
Suġġett
Dan ir-Regolament jistabbilixxi r-regoli għall-implimentazzjoni tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 fir-rigward tal-kwistjonijiet li ġejjin elenkati fl-Artikoli 9(3), 10(1) u 12(6) tiegħu:
(a)
il-proċeduri li għandhom jiġu segwiti għall-identifikazzjoni, l-għażla u t-tħejjija neċessarja ta' qabel l-iskjerament tal-voluntiera kandidati, inklużi l-kollokamenti ta' apprendistat, meta rilevanti;
(b)
l-arranġamenti għall-programm ta' taħriġ u l-proċedura għall-valutazzjoni ta' kemm il-voluntiera kandidati huma preparati biex jiġu mmobilizzati;
(c)
dispożizzjonijiet għall-iskjerament u l-ġestjoni tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE f'pajjiżi terzi, inklużi fost l-oħrajn, superviżjoni fil-post, appoġġ kontinwu permezz tal-ikkowċjar, mentoring, taħriġ addizzjonali, il-kundizzjonijiet ta' ħidma neċessarji, appoġġ wara l-mobilizzazzjoni;
(d)
dispożizzjonijiet għall-kopertura tal-assigurazzjoni u l-kundizzjonijiet tal-għajxien tal-voluntiera, inklużi l-kopertura tas-sussistenza, l-akkomodazzjoni, l-ivvjaġġar u spejjeż oħra rilevanti;
(e)
il-proċeduri li għandhom jiġu segwiti qabel, matul u wara l-iskjerament sabiex ikunu żgurati d-dover ta' attenzjoni u miżuri ta' sikurezza u sigurtà xierqa, inklużi protokolli ta' evakwazzjoni medika u pjanijiet ta' sigurtà li jkopru l-evakwazzjoni ta' emerġenza minn pajjiżi terzi, inklużi l-proċeduri neċessarji għall-koordinazzjoni mal-awtoritajiet nazzjonali;
(f)
il-proċeduri għall-monitoraġġ u l-valutazzjoni tal-prestazzjoni individwali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE;
(g)
mekkaniżmu ta' ċertfikazzjoni li jiżgura li l-organizzazzjonijiet emittenti jikkonformaw mal-istandards u l-proċeduri msemmija fl-Artikolu 9 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014, u mekkaniżmu ta' ċertifikazzjoni differenzjat għall-organizzazzjonijiet ospitanti.
Artikolu 2
Definizzjonijiet
Għar-raġunijiet ta' dan ir-Regolament, se japplikaw id-definizzjonijiet fl-Artikolu 3 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 u d-definizzjonijiet li hemm fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandhom jiġu adottati fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014. Għandhom japplikaw ukoll id-definizzjonijiet li ġejjin:
(a)
“Qafas ta' Kompetenza” tfisser qafas skont it-tifsira stabbilita bir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014;
(b)
“Pjan ta' Tagħlim u żvilupp” tfisser pjan skont it-tifsira stabbilita bir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014;
(c)
“Ħarrieġ” tfisser persuna impjegata mill-fornitur tat-taħriġ li twassal moduli ta' taħriġ wieħed jew aktar jew l-iffaċilitar ta' eżerċizzji ta' simulazzjoni bbażata fuq il-kuntest u biex tevalwa l-kompetenzi tal-voluntiera kandidati;
(d)
“Ħarrieġ mentor” tfisser ħarrieġ, impjegat mill-fornitur tat-taħriġ, bi rwol ta' koordinament biex jivvaluta l-eliġibbiltà ta' voluntiera kandidati għall-iskjerament. Huwa jew hija j/tkun responsabbli għal grupp ta' voluntiera kandidati. J/tikkoordina l-valutazzjoni tal-kompetenzi tagħhom abbażi ta' feedback minn ħarrieġa oħrajn, u j/tinvolvi ruħu/ruħha ma' voluntiera kandidati individwalment biex jirriflettu dwar il-valutazzjoni tagħhom stess u l-valutazzjoni tal-għalliema;
(e)
“Mentoring” tfisser proċess ta' komunikazzjoni informali ta' għarfien, il-kapital soċjali u l-appoġġ psikosoċjali rilevanti għax-xogħol, il-karriera jew l-iżvilupp professjonali. Mentoring jinvolvi komunikazzjoni informali, ġeneralment wiċċ imb' wiċċ u fuq tul ta' żmien, bejn persuna identifikata mill-organizzazzjoni ospitanti bħala l-mentor, minn naħa waħda, li hu pperċepit li għandu l-għarfien, il-kompetenzi u l-esperjenza rilevanti, u l-Volontier tal-Għajnuna tal-UE, min-naħa l-oħra;
(f)
“Debriefing” tfisser proċess li jipprovdi lill-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti u lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE b'informazzjoni ċara dwar ir-riżultati tal-assenjar, il-kisbiet tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, u rakkomandazzjonijiet jew tagħlim mill-esperjenza tagħhom kif ukoll il-kapitalizzazzjoni, it-tagħlimiet miksuba u l-għeluq professjonali pożittiv tal-kollokament.
KAPITOLU 2
PROĊEDURI GĦALL-IDENTIFIKAZZJONI U L-GĦAŻLA TA' VOLUNTIERA KANDIDATI
Artikolu 3
L-identifikazzjoni u l-proċedura ta' għażla
1. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jistabbilixxu flimkien il-proċedura tal-identifikazzjoni u l-għażla. Ir-rwoli, ir-responsabbiltajiet u l-proċessi għandhom ikunu definiti biex tkun żgurata proċedura trasparenti, ġusta u effettiva fil-proċess ta' reklutaġġ fir-rigward tal-istandard dwar it-trattament ugwali, l-opportunitajiet indaqs u n-non-diskriminazzjoni, kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
2. Il-proċeduri tal-identifikazzjoni u l-għażla għandhom ikunu bbażati fuq sħubija bejn l-organizzazzjonijiet emittenti u dawk ospitanti u komunikazzjoni f'waqtha u kontinwa. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-organizzazzjoni ospitanti hija konsistentement involuta tul il-proċess kollu ta' reklutaġġ.
3. Il-proċedura ta' identifikazzjoni u ta' għażla maqbula għandha tkun applikabbli għall-istadji kollha tal-proċess ta' reklutaġġ.
4. Il-proċedura ta' identifikazzjoni u ta' għażla għandha tinkludi bħala minimu:
(a)
Definizzjoni ta' assenjazzjoni ta' kompiti, il-profil tal-kompetenza u l-kriterji tal-għażla tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE kif stabbilit fl-Artikolu 4;
(b)
It-tħabbir u l-applikazzjoni kif imsemmija fl-Artikolu 5;
(c)
Il-valutazzjoni, it-tniżżil fil-preselezzjoni u l-ewwel selezzjoni tal-applikanti kif stabbilit fl-Artikolu 6;
(d)
L-għażla kif imsemmija fl-Artikolu 7.
Artikolu 4
Definizzjoni ta' assenjazzjoni ta' kompiti, il-profil tal-kompetenza u l-kriterji tal-għażla għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE
1. Fuq il-bażi ta' valutazzjoni tal-ħtiġijiet li għandha ssir skont ir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġu adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014, l-organizzazzjoni ospitanti għandha tipproponi, skont ir-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 1 tal-Anness I, l-assenjazzjoni ta' kompiti għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, inklużi elementi ta' flessibbiltà biex jitqiesu ladarba jiġi impjegat l-input tal-voluntier meta jkun magħżul.
2. L-organizzazzjoni emittenti għandha tirrevedi l-assenjazzjoni ta' kompiti biex timmodifikaha, kif meħtieġ, sabiex jiġi żgurat tqabbil xieraq u realistiku, b'kont meħud tal-kompetenzi mistennija tal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE u l-kapaċità ta' assorbiment u l-ħtiġijiet tal-organizzazzjoni ospitanti.
3. Abbażi tal-assenjazzjoni ta' kompiti u l-qafas ta' kompetenza, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiddefinixxu profil ta' kompetenza tal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE b'rekwiżiti minimi li għandhom jintużaw fil-proċess tar-reklutaġġ. Il-profil tal-kompetenza għandu jindika wkoll jekk il-voluntier huwiex uffiċjal anzjan jew żagħżugħ professjonali u l-ħtieġa għal kwalunkwe kollokament ta' apprendistat.
Artikolu 5
It-tħabbir u l-applikazzjoni
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tkun responsabbli għat-tħabbir ta' dan il-kollokament. B'input mill-organizzazzjoni ospitanti, għandha tagħmel pakkett ta' informazzjoni ta' tħabbir sabiex tinfurma dwar l-inizjattiva u tattira voluntiera kandidati.
2. It-tħabbir għandu jkun mill-inqas bl-Ingliż, miktub b'lingwaġġ ċar, konkret u aċċessibbli, u jipprovdi informazzjoni dwar il-pożizzjoni offruta lill-voluntier kandidat skont ir-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 2 tal-Anness I.
3. Għandu jiġi ppubblikat għal minimu ta' xahar fuq il-pjattaforma ċentrali tal-inizjattiva tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE bil-possibbiltà li jintużaw iktar opportunitajiet ta' promozzjoni biex jiġu attirati applikanti mal-pjattaforma ċentrali. F'ċirkostanzi debitament ġustifikati għal kollokamenti għal reazzjoni għal kriżi għall-għajnuna umanitarja, it-tħabbir jista' jiġi assenjat għal inqas minn xahar, iżda mhux inqas minn ġimgħa.
4. L-applikanti għandhom japplikaw billi jużaw formola ta' applikazzjoni standard, inkluż CV strutturat. L-applikanti għandhom ukoll jimlew kwestjonarju ta' awtovalutazzjoni standardizzat li jivvaluta l-kompetenzi tagħhom kif meħtieġ għall-qafas ta' kompetenza u l-adattabilità tagħhom għal assenjazzjoni ta' kompiti u l-kundizzjonijiet tal-ħajja u tax-xogħol imsemmi fit-tħabbir. Fuq dawn, huma għandhom ikunu meħtieġa jagħtu l-kunsens tagħhom.
Artikolu 6
il-Valutazzjoni, it-tqegħid fil-preselezzjoni u l-ewwel selezzjoni
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tivvaluta applikanti abbażi tal-informazzjoni mogħtija fil-formola tal-applikazzjoni u kwestjonarju ta' awtovalutazzjoni, dikjarazzjoni tal-motivazzjoni tagħhom biex jipparteċipaw fl-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE - u l-kollokament speċifiku - u l-valutazzjoni tal-kapaċità tagħhom li jiġi analizzat xenarju rilevanti ta' għajnuna umanitarja permezz ta' test bil-miktub, f'forma ta' komponiment jew testijiet simili.
2. Abbażi tal-valutazzjoni, l-organizzazzjoni emittenti għandha tipprovdi preselezzjoni tal-applikanti lill-organizzazzjoni ospitanti bil-ħsieb ta' ftehim konġunt dwar lista qasira ta' applikanti li jridu jiġu intervistati.
3. Kandidati tal-ewwel selezzjoni għandhom jiġu mistiedna għal intervista strutturata bbażata fuq il-qafas ta' kompetenza. L-intervista tista' ssir wiċċ imb wiċċ jew bl-użu ta' teknoloġiji tat-telekomunikazzjoni, fejn possibbli, bil-parteċipazzjoni tal-organizzazzjoni ospitanti. Metodi ta' valutazzjoni addizzjonali jistgħu jinkludu ċ-ċentri tal-valutazzjoni, l-attivitajiet tal-grupp u eżerċizzji ta' simulazzjoni tax-xogħol.
4. L-organizzazzjoni emittenti tista' twettaq, fejn meħtieġ, referenza personali u professjonali ta' verifiki ta' referenza qabel l-għażla finali. L-applikanti għandhom ikunu informati dwar il-proċess analitiku fil-bidu tal-proċess fit-tħabbir.
Artikolu 7
L-Għażla
1. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tieħu d-deċiżjoni finali dwar il-voluntier kandidat magħżul u għandha tikkonferma l-għażla tagħha lill-organizzazzjoni emittenti, li se tkun responsabbli għall-għoti ta' pożizzjoni u tħejji l-fażi ta' induzzjoni. Għal kull pożizzjoni, voluntiera sostituti jistgħu jintgħażlu biex jissostitwixxu l-kandidat f'każ li huwa jew hija j/tirriżenja jew ma għadux/għadhiex disponibbli.
2. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom ikunu kapaċi li juru u jiġġustifikaw kif ikunu ħadu d-deċiżjoni tal-għażla tagħhom fir-rigward tal-prinċipji ta' trattament ugwali, l-opportunitajiet indaqs u n-nondiskriminazzjoni fis-sistema kollha ta' identifikazzjoni u l-proċess tal-għażla.
3. Il-proċedura tal-għażla għandha titlesta fi żmien raġonevoli. L-organizzazzjoni emittenti għandha tinforma l-applikanti kollha dwar id-deċiżjoni tal-għażla u tinfurmahom dwar il-possibbiltà li jingħataw feedback. Hija għandha tistieden lill-voluntier kandidat magħżul b'suċċess biex jikkonferma bil-miktub l-interess tiegħu biex jipparteċipa fl-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
4. L-organizzazzjoni emittenti għandha tassigura li d-dokumentazzjoni relatata mal-identifikazzjoni u l-proċess ta' għażla tkun traċċabbli u miżmuma skont l-istandard għall-protezzjoni tad-dejta kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
Artikolu 8
il-Valutazzjoni tal-ħtiġijiet ta' tagħlim
1. Abbażi tar-riżultati tal-proċess ta' reklutaġġ, il-ħtiġijiet tal-organizzazzjoni emittenti u l-iskjerament previst, l-organizzazzjoni emittenti għandha tivvaluta, b'konsultazzjoni mal-organizzazzjoni ospitanti u l-voluntier kandidat, il-ħtiġijiet tat-tagħlim u jidentifikaw moduli ta' taħriġ għal parteċipazzjoni abbażi tal-kriterji li ġejjin:
(a)
Anzjanità, bil-possibbiltà għal professjonisti anzjani li jiffokaw fuq moduli obbligatorji u li jagħżlu l-livell xieraq ta' tmexxija ta' proġetti ta' taħriġ u moduli ottiċi speċjalizzati;
(b)
Il-ħtiġijiet tal-organizzazzjoni ospitanti għal kompetenzi speċifiċi, li għandha tiġi indirizzata permezz ta' parteċipazzjoni tal-voluntier kandidat f'moduli ottiċi;
(c)
Kompetenzi ġenerali tal-voluntier kandidat, li għandhom jiġu indirizzati permezz ta' parteċipazzjoni f'moduli ottiċi.
2. L-organizzazzjoni emittenti għandha timla l-pjan ta' tagħlim u ta' żvilupp kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 u jiġu identifikati l-kompetenzi valutati tal-voluntiera kandidati magħżula b'suċċess u l-ħtiġijiet ta' tagħlim tagħhom, li għandhom jiġu trasmessi lill-fornituri tat-taħriġ.
KAPITOLU 3
IL-PROGRAMM TA' TAĦRIĠ TAL-INIZJATTIVA VOLONTIERA TAL-GĦAJNUNA TAL-UE
Artikolu 9
Il-programm ta' taħriġ
1. Programm ta' taħriġ għall-voluntiera kandidati magħżula b'suċċess għandu jiġi implimentat permezz ta' taħriġ tal-fornitur(i), fejn rilevanti, minn organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti u voluntiera tal-passat.
2. Il-programm ta' taħriġ għandu jkun ibbażat fuq il-qafas ta' kompetenza u għandu jkun adattabbli għall-ħtiġijiet kemm ta' professjonisti żgħażagħ u anzjani.
3. Il-programm ta' taħriġ għandu jkun jikkonsisti f'approċċ ta' tagħlim magħqud imsejjes fuq it-tagħlim elettroniku u l-moduli fil-klassi.
4. Moduli obbligatorji għall-voluntiera kandidati kollha għandhom jinkludu:
(a)
Introduzzjoni ġenerali lill-Unjoni fir-relazzjonijiet esterni tagħha u s-sistema ta' rispons għal kriżijiet;
(b)
Introduzzjoni għal azzjoni umanitarja, il-politika ta' għajnuna umanitarja tal-Unjoni u l-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE;
(c)
Il-ġestjoni tas-sikurezza personali, is-sigurtà u s-saħħa;
(d)
Il-ġestjoni tal-proġett;
(e)
L-għarfien interkulturali (u kwistjonijiet trasversali);
(f)
Eżerċizzju ta' simulazzjoni bbażat fuq il-kuntest ta' voluntiera kandidati li jeħtieġu juru l-kompetenzi miksuba.
5. Il-moduli ottiċi għandhom jinkludu:
(a)
Il-promozzjoni u l-komunikazzjoni;
(b)
L-ewwel għajnuna psikoloġika;
(c)
It-taħriġ tal-multiplikaturi;
(d)
Il-ġestjoni tal-volontiera;
(e)
L-iżvilupp organizzazzjonali;
(f)
Moduli mfassla apposta, fejn ikun meħtieġ, b'mod partikolari li jirrigwardaw l-adattament tal-kompetenzi tekniċi ta' voluntiera kandidati għall-kuntest tal-għajnuna umanitarja.
6. Voluntiera kandidati għandhom jattendu l-moduli kollha obbligatorji u jistgħu jattendu modulu/i fakultattiv/i wieħed jew aktar li għandhom jintgħażlu skont l-Artikolu 8.
7. Il-kurrikulu ta' taħriġ, b'dettalji ta' kull modulu, inkluż l-istatus tiegħu, il-grupp fil-mira, l-iskeda taż-żmien, il-kompetenzi indirizzati u l-eżiti tat-tagħlim marbutin, għandu jkun kif stabbilit fl-Anness II.
Artikolu 10
Il-valutazzjoni ta' voluntiera kandidati matul u wara t-taħriġ
1. Matul it-taħriġ u mat-tlestija, voluntiera kandidati għandhom jiġu vvalutati għal kemm ikunu ppreparati għall-iskjerament ibbażat fuq il-qafas ta' kompetenza.
2. Il-valutazzjoni għandha tiġi organizzata konġuntament mal-ħarrieġa, bi rwol ewlieni fil-koordinazzjoni li għandu jkollu l-mentor tat-taħriġ tal-voluntiera kandidati.
3. Il-valutazzjoni tal-kompetenzi għandha tkun ibbażata fuq il-valutazzjoni tal-ħarrieġa tal-voluntier kandidat, l-għarfien, il-ħiliet u l-attitudni, fosthom:
(a)
L-awtovalutazzjoni għandha timtela mill-voluntier kandidat wara l-eżerċizzju ta' simulazzjoni bbażat fuq il-kuntest;
(b)
Noti ta' osservazzjoni li għandhom jiġu pprovduti mill-ħarrieġa wara kull modulu u wara l-eżerċizzju ta' simulazzjoni bbażat fuq il-kuntest;
(c)
Valutazzjoni tat-taħriġ tal-mentor li tipprovdi analiżi kritika tal-awtovalutazzjoni u n-noti ta' osservazzjoni minn sessjoni ta' mentoring personali bejn il-mentor tat-taħriġ u l-voluntier kandidat abbażi ta' feedback mill-ħarrieġa.
4. Il-valutazzjoni tal-kompetenzi kollha għandha tiġi inkluża fil-pjan ta' tagħlim u żvilupp tal-voluntier kandidat li għandu jiġi aġġornat wara t-tlestija tat-taħriġ u jindika l-korsijiet segwiti u r-riżultati miksuba.
5. Il-voluntiera kandidati li jkollhom livell ta' profiċjenza baxxa fi kwalunkwe mill-kompetenzi transversali jew speċifiċi għandhom jiġu skwalifikati. Il-ħarrieġa u l-mentor tat-taħriġ għandhom ikunu kapaċi jispjegaw u jiġġustifikaw, jekk ikun meħtieġ, tali valutazzjoni u deċiżjoni.
KAPITOLU 4
IL-PROĊEDURI TA' TĦEJJIJA TA' QABEL L-ISKJERAMENT TA' VOLUNTIERA KANDIDATI
Artikolu 11
Il-programm ta' induzzjoni
1. Il-proċess ta' induzzjoni għandu jiffamiljarizza l-kandidat jew il-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE permezz tal-kultura, il-politiki u l-prattiki tal-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti, u l-aspettattivi tal-assenjazzjoni ta' kompiti.
2. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżviluppaw b'mod konġunt programm ta' induzzjoni. Il-programm għandu jiddefinixxi r-rwoli u r-responsabbiltajiet tagħhom abbażi tal-inputs mibgħuta lura minn Volontiera tal-Għajnuna tal-UE, fejn possibbli, biex jibbenefikaw mit-tagħlim u l-esperjenza diretta tagħhom. Il-programm għandu jinkludi:
(a)
Induzzjoni ta' qabel l-iskjerament mill-organizzazzjoni emittenti prevista fl-Artikolu 12;
(b)
Induzzjoni ta' qabel l-iskjerament mill-organizzazzjoni emittenti prevista fl-Artikolu 18.
3. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom, fejn huwa xieraq, jorganizzaw sessjonijiet konġunti li jinvolvu Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE jew il-kandidati kollha flimkien.
Artikolu 12
L-induzzjoni ta' qabel l-iskjerament
1. L-organizzazzjonijiet emittenti għandhom jiżguraw li l-voluntiera kandidati kollha jirċievu induzzjoni bir-reqqa u xierqa wiċċ imb' wiċċ qabel l-iskjerament tagħhom. Din għandha tinkludi bħala minimu, li ġej:
(a)
L-organizzazzjoni u l-istruttura ta' ġestjoni u l-proċessi, it-timijiet involuti fil-proġett (inkluż il-maniġer tal-proġett, l-uffiċjal tal-ġestjoni tal-kriżi, ir-riżorsi umani), il-missjoni u l-objettivi organizzjonali fir-rigward tal-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE;
(b)
Informazzjoni komprensiva għall-kuntest tal-proġett li fih il-voluntier kandidat għandu jopera, l-assenjazzjoni ta' kompiti tiegħu u l-valutazzjoni tal-ħtiġijiet li hija bbażata fuqu; u l-kundizzjonijiet tax-xogħol u tal-għajxien maħsuba kif ipprovduti fl-Artikoli 22 u 24-27;
(c)
Il-qafas legali rilevanti applikabbli lill-volontier kif stabbilit bir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014;
(d)
L-istandards u l-proċeduri rilevanti lill-volontier, inklużi lmenti u azzjonijiet dixxiplinarji, kontra l-frodi u l-korruzzjoni, il-ħarsien tat-tfal u tal-adulti vulnerabbli, il-kodiċi ta' kondotta kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandhom jiġu adottati fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014;
(e)
Briefing tas-sigurtà obbligatorju speċifiku għall-kuntest u tgħarrif tas-saħħa u s-sigurtà (inkluż eżami mediku qabel it-tluq) kif stabbilit fl-Artikoli 28 u 30;
(f)
Superviżjoni u s-sistema ta' ġestjoni tal-prestazzjoni u ta' proċedura, u mekkaniżmi ta' appoġġ eżistenti, inkluż mentoring u appoġġ ieħor kif stabbilit fl-Artikoli 19, 20 u 21;
(g)
Il-pjan ta' taħriġ u żvilupp;
(h)
Informazzjoni dwar in-netwerk għall-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u kif hi tappoġġja l-voluntieri qabel, matul u wara l-iskjerament;
(i)
Informazzjoni dwar il-komunikazzjoni u l-viżibbiltà tal-attivitajiet previsti fil-proġett, ibbażat fuq il-pjan ta' komunikazzjoni msemmija fl-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014, inkluż l-Uffiċjal tal-Informazzjoni Reġjonali responsabbli tal-Kummissjoni.
(j)
Debriefing permezz ta' mistoqsijiet fl-Artikolu 23;
2. Fil-kuntest tal-induzzjoni, l-organizzazzjoni emittenti għandha wkoll tipprovdi informazzjoni dwar l-uffiċċju tal-għajnuna umanitarja fuq il-post tal-Kummissjoni responsabbli għall-pajjiż ta' skjerament u tgħarraf dan l-uffiċċju bl-iskjerament imminenti tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
3. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-informazzjoni kollha pprovduta matul il-proċess tal-induzzjoni tinqara u tinftiehem faċilment mill-voluntiera kandidati u tibqa' faċilment aċċessibbli matul il-parteċipazzjoni tagħhom fl-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
Artikolu 13
Kollokamenti ta' apprendistat għal professjonisti żgħażagħ
1. Voluntiera kandidati li huma professjonisti żgħażagħ jistgħu jkunu meħtieġa, apparti t-taħriġ, li jagħmlu kollokament ta' apprendistat ma' organizzazzjoni emittenti biex jitgħallmu l-proċeduri, l-etika u l-kuntest għall-ħidma umanitarja u biex ikomplu jitħejjew għal skjerament previst bħala Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. It-tul ta' żmien tal-apprendistat għandu jkun għal perjodu massimu ta' sitt xhur b'possibbiltà għal estensjoni limitata f'każijiet eċċezzjonali debitament ġustifikati.
2. L-organizzazzjoni emittenti, f'konsultazzjoni mal-organizzazzjoni emittenti u l-apprentist voluntier, għandha tirrevedi u taġġorna l-ħtiġijiet tat-tagħlim u l-pjan ta' żvilupp tat-tagħlim skont il-ħtiġijiet ta' kollokament ta' apprendistat. Il-pjan ta' taħriġ u żvilupp għandu jiddefinixxi b'mod partikolari:
(a)
Ir-riżultati tat-tagħlim tal-apprentist voluntier li huwa mistenni li jilħaq matul il-perjodu tal-apprendistat tiegħu;
(b)
Il-kompiti l-apprentist voluntier se jwettaq bħala parti mill-proċess ta' tagħlim u r-riżorsi li għandhom jiġu stabbiliti;
(c)
L-objettivi u r-riżultati li l-apprentist voluntier huwa mistenni li jilħaq fi tmiem il-perjodu ta' apprendistat.
3. L-artikoli li ġejjin ta' dan ir-Regolament għandhom japplikaw mutatis mutandis għall-kollokamenti ta' apprendistat ma' obbligi għal organizzazzjonijiet emittenti li jospitaw l-apprentisti voluntiera:
(a)
L-Artikolu 19(4), (5), (6) u (9), l-Artikoli 21 u 22.
(b)
L-Artikolu 24 ħlief għall-paragrafu 5. Voluntiera kandidati li jiġu minn pajjiżi tal-UE jew minn pajjiżi terzi msemmija fl-Artikolu 23(1)(b) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 skont il-kundizzjonijiet imsemmija f'dak l-Artikolu, li huma koperti minn skema nazzjonali ta' sigurtà soċjali jew assigurazzjoni fil-pajjiż ta' residenza tagħhom u li qed jagħmlu kollokament ta' apprendistat fil-pajjiżi msemmija hawn fuq għandhom jirċievu biss kopertura komplementari. Dan ifisser li l-kopertura tal-assigurazzjoni tagħhom għandha tkun limitata għall-ispejjeż minbarra l-kopertura pprovduta mis-sistema nazzjonali ta' sigurtà soċjali jew l-iskema ta' assigurazzjoni. F'każijiet ġustifikati b'mod eċċezzjonali, fejn jew l-iskema tal-assigurazzjoni tas-sigurtà soċjali nazzjonali tkopri biss parti jew xejn mill-ispejjeż stabbiliti fl-Artikolu 24(5), 100 % tal-ispejjeż għandhom ikunu koperti.
(c)
L-Artikolu 25, ħlief għall-paragrafu 6, l-Artikolu 26 u l-Artikolu 27(1), fejn rilevanti.
(d)
L-Artikolu 28(1), (8) u (14) u l-Artikolu 30(1), (4), (5), (6) and (7).
Artikolu 14
Valutazzjoni tal-voluntiera kandidati wara l-apprendistat
1. Fi tmiem l-apprendistat, l-apprendist volontier għandu jimla awtovalutazzjoni abbażi tal-qafas ta' kompetenzi u l-pjan ta' tagħlim u ta' żvilupp.
2. Is-superjur mill-organizzazzjoni emittenti, f'konsultazzjoni mal-organizzazzjoni ospitanti, għandu jirrevedi l-istima tagħha stess u jivvaluta l-apprentist volontier b'mod partikolari:
(a)
Jivvaluta l-prestazzjoni tal-apprentist volontier skont l-objettivi tiegħu;
(b)
Jirrieżamina jekk ir-riżultati miftehma intlaħqux;
(c)
Jidentifika r-riżultati tat-tagħlim.
3. Voluntiera kandidati li jkollhom livell ta' profiċjenza baxx fi kwalunkwe waħda mill-kompetenzi transversali jew speċifiċi għandhom jiġu skwalifikati u m'għandhomx ikunu eliġibbli biex isiru Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Is-superjur mill-organizzazzjoni emittenti għandu jkun kapaċi jispjega u jiġġustifika, jekk ikun meħtieġ, tali valutazzjoni u deċiżjoni.
Artikolu 15
Taħriġ ta' qabel l-iskjerament addizzjonali
Mingħajr preġudizzju għall-parteċipazzjoni tal-voluntier kandidat fil-programm ta' taħriġ jew bħala apprendist volontier, l-organizzazzjoni emittenti tista' tipprovdi taħriġ xieraq addizzjonali ta' qabel l-iskjerament, bħal taħriġ li jirrigwarda l-adattament tal-kompetenzi tekniċi ta' voluntiera kandidati biex jissodisfaw il-ħtiġijiet tal-organizzazzjoni ospitanti, it-taħriġ fil-lingwi meħtieġa għall-pajjiż ta' skjerament, eċċ.
Artikolu 16
Il-kuntratt mal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE
1. Abbażi ta' dak li joħroġ mill-induzzjoni ta' qabel l-iskjerament u, fejn rilevanti, il-kollokament ta' apprendistat u t-taħriġ ieħor ta' qabel l-iskjerament imsemmi fl-Artikoli 13-15, l-organizzazzjoni emittenti, f'konsultazzjoni mal-organizzazzjoni ospitanti, għandha tikkonferma il-valutazzjoni finali għall-eliġibbiltà tal-voluntier kandidat biex jiġi mobilizzat bħala Volontier tal-Għajnuna tal-UE.
2. L-organizzazzjoni emittenti u l-Volontier tal-Għajnuna tal-UE vvalutat b'suċċess għandhom jiffirmaw kuntratt ta' skjerament kif stabbilit fl-Artikolu 14(5) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
3. Il-kuntratt, li għandu jiġi ddefinit f'konsultazzjoni mill-qrib mal-organizzazzjonijiet ospitanti, għandu jistipula t-termini speċifiċi tal-iskjerament u d-drittijiet u l-obbligi tal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE. Għandu jindika wkoll il-leġiżlazzjoni applikabbli għall-ġurisdizzjoni tal-kuntratt skont ir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni (UE) li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 u jinkludi bħala minimu l-elementi li ġejjin:
(a)
Speċifikazzjoni dwar ir-rwol tal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE, it-titolu, it-tul ta' żmien u l-post ta' kollokament, u l-kompiti li għandhom jitwettqu kif definit fl-assenjazzjoni ta' kompiti inklużi l-elementi li ġejjin mill-pjan ta' komunikazzjoni msemmija fl-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014;
(b)
It-tul ta' żmien tal-kuntratt, inkluża d-data tal-bidu u tat-tmiem;
(c)
Il-ġestjoni tal-prestazzjoni, inklużi:
-
L-arranġamenti ta' ġestjoni, inkluż is-superjur responsabbli mill-organizzazzjoni ospitanti u punt ta' kuntatt għal appoġġ kontinwu mingħand l-organizzazzjoni emittenti;
-
L-arranġamenti ta' mentoring;
(d)
Il-kondizzjonijiet tax-xogħol, inklużi s-sigħat tax-xogħol u liv;
(e)
Id-drittijiet u l-obbligi finanzjarji tal-Volontier ta' Għajnuna tal-UE, inklużi l-arranġamenti meħtieġa għall-provvista tagħhom:
-
Il-kwota għas-sussistenza u għall-istabbiliment mill-ġdid;
-
L-informazzjoni dwar ir-regoli tas-sigurtà soċjali u tat-taxxa applikabbli;
-
Il-kopertura tal-assigurazzjoni;
-
L-akkomodazzjoni;
-
L-ivvjaġġar;
(f)
L-arranġamenti prattiċi:
-
L-eżamijiet mediċi;
-
Il-viża u l-permessi ta' xogħol;
(g)
Il-kunfidenzjalità;
(h)
Il-kondotta mistennija mill-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE, inkluża l-integrità u l-kodiċi ta' kondotta, u li jħarsu lit-tfal u l-adulti vulnerabbli inkluża tolleranza żero lejn l-abbuż sesswali, li tiġi annessa mal-kuntratt;
(i)
Il-politika dixxiplinari u t-terminazzjoni tal-istatus ta' voluntier;
(j)
Il-mekkaniżmu ta' medjazzjoni għal riżoluzzjoni ta' problemi, ilmenti u tilwim;
(k)
Ir-responsabbiltajiet u l-linji politiċi applikabbli għal ġestjoni tas-sigurtà u s-saħħa u s-sikurezza;
(l)
It-tagħlim u l-iżvilupp:
-
It-taħriġ u l-induzzjoni:
-
Debriefing.
4. F'każ ta' tilwim bejn l-organizzazzjoni li topsita jew emittenti u l-Volontier tal-Għajnuna tal-UE, il-Volontier tal-Għajnuna tal-UE għandu jkollu d-dritt għal rimedju legali effettiv, skont id-dispożizzjonijiet nazzjonali applikabbli lill-organizzazzjoni emittenti.
Artikolu 17
Dħul fil-bażi tad-dejta
Malli tirċievi l-kunsens espliċitu mill-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE, l-organizzazzjoni emittenti għandha tidħol fil-bażi tad-dejta tal-Volontier tal-Għajnuna tal-UE msemmija fl-Artikolu 13 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 (“il-bażi tad-dejta”). Kwalunkwe pproċessar ta' dejta personali b'rabta ma' din il-bażi tad-dejta għandu jsir skont l-istandard għall-protezzjoni tad-dejta kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014. Għal kwalunkwe pproċessar ta' dejta personali b'rabta ma' din il-bażi ta' dejta mill-Kummissjoni, ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 (2) huwa applikabbli.
KAPITOLU 5
IL-PROĊEDURI GĦALL-ISKJERAMENT U L-ĠESTJONI TA' VOLONTIERA TAL-GĦAJNUNA TAL-UE
Artikolu 18
L-induzzjoni fil-pajjiż stess
1. L-organizzazzjonijiet ospitanti għandhom jiżguraw li l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE jirċievu kollha induzzjoni bir-reqqa u xierqa fil-pajjiż mal-wasla tagħhom fil-pajjiż ta' skjerament li, bħala minimu, tkopri li ġej:
(a)
L-organizzazzjoni u l-istruttura ta' ġestjoni u l-proċessi; it-timijiet involuti fil-proġett (inklużi l-uffiċjal ta' ġestjoni tal-proġett, it-tim operazzjonali u tekniku, l-uffiċjal tal-ġestjoni ta' kriżi, it-timijiet ta' appoġġ bħar-riżorsi umani u l-finanzi); is-sit(i) tal-proġett; u l-missjoni u l-objettivi organizzazzjonali fir-rigward tal-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE;
(b)
Informazzjoni komprensiva dwar il-missjoni, il-mandat u l-proġetti tal-organizzazzjoni li qed tospita; il-komunitajiet involuti; il-kuntest operazzjonali; u l-aspettativi dwar l-eżiti u r-riżultati mill-assenjazzjoni ta' kompiti u valutazzjoni tal-ħtiġijiet tal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE li hija bbażata fuqha;
(c)
Il-qafas legali lokali rilevanti applikabbli għall-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE;
(d)
Briefing tas-sigurtà obbligatorju speċifiku għall-kuntest u briefing tas-saħħa u s-sigurtà kif stabbilit fl-Artikoli 28 u 30;
(e)
Superviżjoni u s-sistema ta' ġestjoni tal-prestazzjoni u ta' proċedura, u mekkaniżmi ta' appoġġ eżistenti, inkluż mentoring u appoġġ ieħor kif stabbilit fl-Artikoli 19, 20 u 21;
(f)
Briefing kulturali dwar il-pajjiż, ir-reġjun u l-lokalità ta' skjerament, inkluża gwida dwar imġiba xierqa;
(g)
Debriefing tal-pajjiż permezz ta' mistoqsijiet kif stabbilit fl-Artikolu 23.
2. L-organizzazzjoni li qed tospita għandha tiżgura li l-informazzjoni kollha pprovduta matul il-proċess tal-induzzjoni tinqara u tinftiehem faċilment mill-voluntiera kandidati u tibqa' faċilment aċċessibbli matul il-parteċipazzjoni tagħhom fl-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
Artikolu 19
Is-superviżjoni u l-ġestjoni tal-prestazzjoni
1. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżviluppaw flimkien sistema ta' ġestjoni tal-prestazzjoni, abbażi tar-riżultati mistennija, biex jitkejjel il-progress u l-kwalità tal-ħidma tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE skont il-kompitu assenjat.
2. Il-proċedura ta' ġestjoni ta' prestazzjoni għandha tispeċifika r-rwoli u r-responsabbiltajiet rispettivi tal-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għas-superviżjoni tal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE.
3. Matul iż-żmien ta' induzzjoni, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jistabbilixxu, flimkien mal-Volontier tal-Għajnuna tal-UE, l-objettivi tagħhom tal-prestazzjoni u tagħtihom l-opportunità li jikkummentaw dwar elementi ta' flessibbiltà fl-assenjazzjoni ta' kompiti.
4. L-organizzazzjoni li qed tospita għandha taħtar superjur li ser ikun responsabbli biex jissorvelja l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, li magħhom is-superjur għandu jkollu frekwenza raġonevoli u prattika ta' laqgħat ta' superviżjoni.
5. Fejn xieraq, skont it-tul tal-kollokament, l-organizzazzjoni emittenti u s-superjur mill-organizzazzjoni ospitanti, flimkien mal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE, għandha twettaq analiżi konġunta tal-prestazzjoni ta' nofs it-terminu biex formalment tevalwa l-proċess ta' integrazzjoni, il-progress fuq l-objettivi, u li taġġusta mill-ġdid l-objettivi u l-assenjazzjoni ta' kompiti u l-pjan ta' tagħlim u ta' żvilupp.
6. Meta l-konklużjoni tar-rieżami ta' nofs il-perjodu huwa li l-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE juru profiċjenza baxxa fi kwalunkwe kompetenza trasversali jew speċifika, l-organizzazzjoni ospitanti bi ftehim mal-organizzazzjoni emittenti tista' tieħu d-deċiżjoni li ttemm l-iskjerament qabel iż-żmien. Għandhom ikunu kapaċi jispjegaw u jiġġustifikaw, jekk ikun meħtieġ, tali valutazzjoni u deċiżjoni.
7. L-organizzazzjoni emittenti u s-superjur mill-organizzazzjoni ospitanti, flimkien mal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE, għandhom iwettqu rieżami tal-prestazzjoni finali biex jevalwaw fi tmiem il-kollokament il-kisbiet tal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE mal-objettivi għal assenjazzjoni tal-kompiti tagħhom u l-pjan tat-tagħlim u ta' żvilupp.
8. Ir-riżultati minn dan ir-rieżami tal-prestazzjoni għandhom jiġu integrati fil-pjan tat-tagħlim u ta' żvilupp tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE
9. L-organizzazzjoni emittenti għandha żżomm rekords tar-rieżami tal-prestazzjoni skont l-istandards tal-protezzjoni tad-dejta kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 u tibgħat konferma għall-bażi ta' dejta jekk il-kollokament tlestiex b'suċċess u, jekk le, ir-raġuni tagħha.
Artikolu 20
Appoġġ kontinwu minn organizzazzjonijiet emittenti
1. Qabel l-iskjerament, l-organizzazzjoni emittenti għandha taħtar persuna ta' kuntatt li għandha tkun disponibbli għat-tul tal-iskjerament u li għandha jkollha kuntatti regolari mal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE biex
(a)
tappoġġja s-sistemazzjoni u t-tranżizzjoni tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE;
(b)
tipprovdi appoġġ addizzjonali meħtieġ lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u l-organizzazzjoni ospitanti;
(c)
tieħu sehem f'dan ir-rieżami ta' nofs il-perjodu u finali u f'laqgħat oħra, jekk meħtieġ; kif ukoll
(d)
tipprovdi appoġġ ta' medjazzjoni f'każ ta' nuqqas ta' qbil bejn l-organizzazzjoni ospitanti u l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
2. Jekk il-persuna ta' kuntatt maħtura m'għadhiex kapaċi taqdi dan ir-rwol matul l-iskjerament, għandu jinstab sostitut malajr kemm jista' jkun sabiex tiġi żgurata l-kontinwità ta' appoġġ.
Artikolu 21
Il-Mentoring
1. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tinnomina wieħed jew aktar mentors għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li jipprovdi/u appoġġ f'oqsma bħal:
(a)
l-iżvilupp ta' ħiliet professjonali u t-titjib tal-prestazzjoni u l-għarfien;
(b)
l-integrazzjoni kulturali u l-akklimatizzazzjoni;
(c)
it-taħriġ relatat mal-kompitu assenjat; kif ukoll
(d)
jittrattaw kwistjonijiet psikosoċjali.
2. Il-mentors maħtura(in) għandu/hom ikollu/hom aċċess għal, u jibbaża/w l-appoġġ tagħhom, fuq il-pjan ta' tagħlim u żvilupp u l-assenjazzjoni ta' kompiti tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Il-mentor(s) għandu/hom jiltaqgħu regolarment mal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li jirrifletti fuq il-progress tagħhom u jgħin biex issolvi kwalunkwe kwistjonijiet personali u relatati mal-kollokament;
3. Il-mentoring għandu jqis ir-realtajiet lokali u għandu, fejn possibbli, ikun adattat għal voluntiera lokali wkoll.
4. L-organizzazzjoni emittenti għandha tħaffef il-provvista ta' mentoring permezz ta' ħidma fi sħubija mal-organizzazzjoni ospitanti biex tipprovdi analiżi, taħriġ u appoġġ għall-bini tal-kapaċità, u billi jiġu identifikati fl-istrutturi u fin-netwerks tagħhom stess individwi b'ħiliet komplimentari u maħtura f'każ ta' livell baxx ta' disponibbiltà ta' għarfien lokali.
5. Fejn xieraq, mentoring remot jista' jiġi kkunsidrat, b'mod partikolari bl-użu tan-netwerk għall-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
Artikolu 22
Il-kondizzjonijiet tax-xogħol
1. Il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE kollha se jkollhom kundizzjonijiet adegwati tax-xogħol sabiex ikollhom prestazzjoni tajba waqt il-kollokamenti tagħhom u biex jiġi żgurat il-benesseri tagħhom, il-motivazzjoni, is-saħħa u s-sigurtà. Huma għandhom ikunu konformi mad-dispożizzjonijiet rilevanti tad-Direttiva 89/391/KE (3) u d-Direttiva 2003/88/KE (4).
2. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jaħdmu flimkien biex jiddefinixxu l-kundizzjonijiet tax-xogħol adegwati bbażati fuq kuntesti operattivi lokali u nazzjonali.
3. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tipprovdi l-informazzjoni meħtieġa u tipproponi l-kondizzjonijiet tax-xogħol sakemm huma adattati u xierqa li għandhom jiġu vvalutati mill-organizzazzjoni emittenti biex tiġi żgurata l-konsistenza mal-obbligu tagħhom ta' diliġenza u mal-politiki u l-prattiki ġenerali tal-organizzazzjoni emittenti.
4. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżguraw b'mod konġunt li r-riskji tas-sigurtà u s-saħħa jiġu prevenuti, ġestiti u mnaqqsa u li l-kundizzjonijiet tax-xogħol proposti maqbula jsegwu l-proċeduri ta' sigurtà, saħħa u sikurezza msemmija fl-Artikoli 28, 29 u 30, u jkunu konformi mar-rekwiżiti ta' sigħat tax-xogħol, il-liv, il-perjodi minimi ta' serħan kuljum u fil-ġimgħa u mal-ispazju għax-xogħol imsemmija fil-punt 3 tal-Anness I.
Artikolu 23
It-tmiem tal-kollokament u l-appoġġ post-skjerament
1. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti se jiddeċiedu flimkien dwar il-kontenut u l-proċess tad-debriefing li għandhom jiġu previsti għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE kollha, inklużi dawk li jirritornaw qabel iż-żmien.
2. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tipprovdi lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE b'debriefing personali jew ta' grupp, bl-inklużjoni tal-aħħar rieżami tal-prestazzjoni msemmi fl-Artikolu 19(7), u, fejn xieraq, trasferiment tal-proġett sabiex it-tim u l-kontropartijiet li ser ikomplu l-attivitajiet imwettqa mill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, bil-għan li jiġu żgurati s-sostenibbiltà u l-kontinwità.
3. L-organizzazzjoni emittenti għandha tagħti lill-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE li jkunu rritornaw b'debriefing personali jew ta' grupp u operazzjonali jew debriefing tal-proġett abbażi tal-feedback mill-organizzazzjoni ospitanti u l-finalizzazzjoni tal-pjan tat-tagħlim u ta' żvilupp.
4. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiffaċilita kontroll mediku ta' wara l-iskjerament mar-ritorn tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u toffri sessjoni(jiet) ta' debriefing psikosoċjali u appoġġ ta' pariri li l-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE jistgħu jattendu volontarjament.
5. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiggwidaw lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE f'opportunitajiet biex jibqgħu involuti fi kwistjonijiet relatati mal-għajnuna umanitarja u ċ-ċittadinanza Ewropea attiva, inkluża l-promozzjoni u l-involviment man-netwerk għall-inizjattiva għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
6. L-organizzazzjoni emittenti għandha tistieden lill-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE li jkunu rritornaw biex jipprovdu feedback kostruttiv dwar l-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, inkluż billi tispjega kif il-kontribuzzjonijiet tagħhom ikunu jistgħu jinfurmaw kollokamenti fil-futur.
KAPITOLU 6
ID-DISPOŻIZZJONIJIET GĦALL-ASSIGURAZZJONI U L-KUNDIZZJONIJIET TAL-GĦAJXIEN
Artikolu 24
Il-kopertura tal-assigurazzjoni
1. Il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE kollha għandhom ikunu koperti minn polza tal-assigurazzjoni komprensiva mfassla speċifikament biex jipproteġuhom matul il-perjodu kollu tal-użu tagħhom f'pajjiżi terzi u kwalunkwe perjodi rilevanti qabel u wara.
2. Il-kopertura tal-assigurazzjoni għandha tgħodd madwar id-dinja kollha, 24 siegħa kuljum. Dan għandu jibda mill-jum minn meta l-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE jitilqu mid-dar fit-triq lejn il-pajjiż terz ta' skjerament sal-jum li fih il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE iħallu l-pajjiż terz ta' skjerament fit-triq lejn, u jaslu lura fid-djar tagħhom (“l-ewwel perjodu ta' kopertura”).
3. Għal kopertura tal-assigurazzjoni itwal minn 12-il ġimgħa, din se tiġi estiża għal perjodu ta' 8 ġimgħat fil-pajjiż tad-domiċilju tal-persuna assigurata għall-kopertura ta' kura medika ta' mard u korrimenti li seħħew matul l-ewwel perjodu ta' kopertura.
4. Il-kopertura għandha tkun applikabbli għal kull attività marbuta mal-inizjattiva Volontiera tal-Għajnuna tal-UE u l-attivitajiet privati tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE wkoll matul l-ewwel perjodu ta' kopertura.
5. Il-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE kollha għandhom ikunu koperti għal 100 % (kopertura totali) għal dan li ġej:
(a)
kura medika u tas-snien;
(b)
tqala u l-ħlas;
(c)
aċċident;
(d)
ripatrijazzjoni;
(e)
assigurazzjoni tal-ħajja;
(f)
diżabilità u inkapaċità permanenti jew temporanja;
(g)
responsabbiltà ta' parti terza;
(h)
telf jew serq ta' dokumenti, biljetti tal-ivvjaġġar u affarijiet personali;
(i)
assistenza kumplimentari.
6. Sabiex jiġi żgurat trattament ugwali u l-kopertura tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE kollha, il-Kummissjoni tista' tagħti kuntratt lil wieħed jew diversi fornituri tal-assigurazzjoni permezz ta' proċedura ta' akkwist.
Artikolu 25
Konċessjoni għas-sussistenza u għal stabbiliment mill-ġdid
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tipprovdi l-għajxien għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE fil-kapaċità tagħhom bħala persuni qiegħda fil-forma ta' ħlasijiet ta' somma f'daqqa li għandhom jitħallsu fi żmien xieraq u b'pagamenti akkont regolari.
2. Ħlasijiet ta' somom f'daqqa ta' sussistenza għandhom ikunu bbażati fuq ir-rata ta' konsum li jkopru spejjeż regolari tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE għal dawn li ġejjin:
(a)
ikel;
(b)
prodotti iġjeniċi u prodotti tad-djar;
(c)
ħwejjeġ;
(d)
trasport lokali u t-trasport fil-pajjiż;
(e)
spejjeż mixxellanji meqjusa bħala meħtieġa sabiex jiġi żgurat livell xieraq ta' għajxien u l-parteċipazzjoni fis-soċjetà lokali (massimu ta' 20 % tal-ammont totali tal-oġġetti elenkati fil-punti (a) sa (d) jistgħu jiżdiedu biex jinkludu spejjeż oħra bħal attivitajiet ta' divertiment, kura tax-xagħar, gazzetti u kartolerija).
(f)
ammont ta' kontinġenza għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li joqogħdu f'żoni b'indiċijiet 'il fuq mill-medja tal-pajjiż (massimu ta' 10 % għall-oġġetti elenkati fil-punti (a) sa (d)).
3. L-ispejjeż ta' akkomodazzjoni ma għandhomx ikunu parti tas-somom f'daqqa tas-sussistenza.
4. Il-Kummissjoni għandha tippubblika informazzjoni dwar somom f'daqqa tas-sussistenza għal pajjiżi ta' skjerament fuq il-bażi ta' indiċijiet tal-pajjiż. Bżonnijiet speċjali marbuta ma' diżabbiltà jew ċirkostanzi oħra debitament ġustifikati b'mod eċċezzjonali jistgħu jiġu rimborżati flimkien mal-kumpens għall-pagament tas-sussistenza.
5. Il-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE għandhom ikunu infurmati fil-ħin dwar il-bidliet fl-indiċijiet u fir-rati ta' sussitenza li jaffettwawhom matul il-kollokament tagħhom, b'mod partikolari f'pajjiżi b'inflazzjoni għolja jew rati ta' tnaqqis (deflation).
6. Meta jitlesta b'suċċess l-iskjerament, l-organizzazzjoni emittenti għandha tipprovdi għal Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li jirritornaw b'konċessjoni ta' stabbiliment mill-ġdid indiċjat b'mod regolari ta' EUR 100 fix-xahar, skont it-tul tal-iskjerament tagħhom.
Artikolu 26
L-Akkomodazzjoni
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-organizzazzjoni ospitanti tipprovdi akkomodazzjoni xierqa għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE bi spiża raġonevoli fil-kuntest lokali.
2. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżguraw b'mod konġunt li r-riskji tas-sigurtà u s-saħħa jiġu prevenuti, ġestiti u mnaqqsa u li l-akkomodazzjoni proposta maqbula ssegwi l-proċeduri ta' sigurtà, saħħa u sikurezza msemmija fl-Artikoli 28, 29 u 30, u jkunu konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 4 tal-Anness I.
3. L-ispejjeż ta' akkomodazzjoni, tisħin u spejjeż oħra li jkollhom x'jaqsmu direttament għandhom jitħallsu direttament mill-organizzazzjoni ospitanti, fejn possibbli. L-organizzazzjoni ospitanti għandha twettaq ir-relazzjonijiet kuntrattwali bejn is-sidien u tieħu l-passi kollha meħtieġa biex tinforma l-korpi ospitanti u s-sidien dwar l-inizjattiva tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
Artikolu 27
Spejjeż tal-ivvjaġġar u dawk relatati
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha torganizza l-ivvjaġġar għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE lejn u mill-post tal-iskjerament, inkluż f'każijiet ta' ritorn kmieni, u għandha tkopri l-ispejjeż tal-ivvjaġġar.
2. Fuq talba tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, l-organizzazzjoni emittenti għandha torganizza u tkopri l-ispejjeż tal-vjaġġ ta' ritorn addizzjonali għal:
(a)
Liv għad-dar tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE liema perjodu ta' skjerament jaqbeż 18-il xahar;
(b)
Il-liv tal-ġenituri tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li jkollhom wild wieħed jew aktar dipendenti mhux miżżewweġ fl-età ta' 12, jekk il-perjodu tagħhom ta' skjerament jaqbeż sitt xhur;
(c)
Liv speċjali f'każ ta' funeral jew mard serju medikament iċċertifikat ta' qarib dirett axxendenti jew dixxendenti, konjuġi jew sieħeb reġistrat jew ħu, oħt.
3. L-ispejjeż tal-ivvjaġġar jistgħu jkunu bbażati jew fuq l-ispejjeż reali tal-ekonomija jew fuq tariffi tat-tieni klassi jew rimborżati fil-forma ta' somma waħda bbażata fuq metodoloġija raġonevoli għal kalkolu tad-distanza.
4. L-organizzazzjoni emittenti għandha tipprovdi informazzjoni u appoġġ loġistiku għall-organizzazzjoni tal-viża għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u l-organizzazzjoni ospitanti għandha tappoġġa l-proċess tal-viża, kif meħtieġ. L-organizzazzjoni emittenti għandha tkopri l-ispejjeż relatati għall-ksib tal-viża, inkluż l-ispejjeż tal-ivvjaġġar meħtieġa.
KAPITOLU 7
PROĊEDURI LI JIŻGURAW L-OBBLIGU TA' KURA, IS-SIKUREZZA U S-SIGURTÀ
Artikolu 28
Il-ġestjoni tas-sigurtà u l-valutazzjoni tar-riskju
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tistabbilixxi politika ta' sigurtà organizzattiva u proċeduri ta' valutazzjoni tar-riskju li għandhom ikunu adattati u applikabbli għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u, fejn ikun meħtieġ, għandhom jiġu adattati.
2. Fuq il-bażi tal-politika ta' sigurtà organizzattiva tal-organizzazzjoni emittenti, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżviluppaw b'mod konġunt pjanijiet ta' amministrazzjoni ta' sigurtà u pjan ta' evakwazzjoni għal azzjonijiet skont l-inizjattiva tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Dawn il-pjanijiet għandhom mill-inqas ikunu konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 5 tal-Anness I.
3. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżviluppaw b'mod konġunt valutazzjoni bil-miktub tar-riskji għas-saħħa u s-sigurtà u għall-ivvjaġġar għall-pajjiż ta' skjerament. Dawn il-valutazzjonijiet għandhom mill-inqas ikunu konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 6 tal-Anness I.
4. Il-valutazzjoni tar-riskju msemmija fil-paragrafu 3 għandha tiġi rieżaminata u aġġornata regolarment kif meħtieġ skont il-kuntest u, bħala minimu, qabel l-iskjerament tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Fejn il-valutazzjoni tar-riskju twassal għall-konklużjoni li skjerament sseħħ fiż-żona ta' konflitt armat internazzjonali jew mhux internazzjonali, jew fejn hemm theddid, l-iskjerament ma għandux ikun previst jew għandu jiġi kkanċellat f'każ li diġà ġew magħżula l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
5. Rekwiżiti relatati mal-għarfien tas-sigurtà u mġiba xierqa fir-rigward tal-ġestjoni tar-riskju u tas-sigurtà għandhom jiġu inklużi fid-deskrizzjoni ta' assenjazzjoni ta' kompiti u fil-proċess ta' reklutaġġ.
6. L-organizzazzjoni emittenti għandha tinforma lill-awtoritajiet nazzjonali rilevanti tal-Istati Membri u ta' pajjiżi parteċipanti oħra, f'konformità mal-Artikolu 23 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014, qabel ma wieħed miċ-ċittadini tagħhom jiġi mobilizzat bħala Voluntier tal-Għajnuna tal-UE. Qabel l-iskjerament, l-organizzazzjoni emittenti li qed timmobilizza l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li ma jkunux ċittadini tal-Unjoni għandha taċċerta r-regoli għall-protezzjoni konsulari pprovduta mill-pajjiż tal-volontier ta' nazzjonalità jew pajjiż ieħor.
7. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżguraw li l-informazzjoni kollha dwar il-proċeduri ta' sikurezza u ta' sigurtà huma kondiviżi u mifhuma mill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Matul iż-żmien ta' induzzjoni, għandu jiġi pprovdut briefing ta' sigurtà speċifiku għall-kuntest qabel it-tluq u fi żmien 24 siegħa wara l-wasla fil-pajjiż ta' skjerament. Din għandha tinkludi r-riżultati mill-valutazzjoni tar-riskju, l-evakwazzjoni u l-pjan ta' ġestjoni tas-sigurtà, inkluż ir-rappurtaġġ tal-inċidenti ta' sigurtà, il-proċeduri għall-evakwazzjoni u r-ripatrijazzjoni, il-komunikazzjoni, l-uffiċjal(i) ta' kuntatt għall-immaniġġar ta' kriżijiet, u d-dettalji ta' ambaxxati, tal-pulizija u l-istazzjonijiet għat-tifi tan-nar, u l-isptarijiet.
8. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE huma koperti, bħala minimu, mill-assigurazzjoni pprovduta skont l-Artikolu 24.
9. Minbarra taħriġ obbligatorju ta' sigurtà fil-kuntest tal-programm ta' taħriġ, l-organizzazzjoni emittenti għandha tipprovdi lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE b'kull taħriġ ta' sigurtà ieħor rilevanti ipprovdut lil persunal internazzjonali tagħha stess.
10. Mal-iffirmar tal-kuntratt li hemm referenza għalih fl-Artikolu 16(2), il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE għandhom jagħrfu l-għarfien u l-konformità mal-proċeduri ta' ġestjoni ta' sigurtà, inkluż l-impenn li jżommu ruħhom informati u aġġornati b'sitwazzjonijiet attwali ta' sigurtà; ir-responsabbiltà personali tagħhom li jikkonċerna l-ġestjoni għalihom infushom, l-oħrajn u l-organizzazzjoni; u l-impenn li jieqfu minn imġiba ta' riksju. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jagħmlu l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE konxji mill-konsegwenzi ta' kwalunkwe ksur tal-proċeduri tas-sigurtà, b'mod partikolari dawk li jirriżultaw fi tmiem prematur ta' kollokament.
11. L-organizzazzjoni emittenti għandha tirrakkomanda li l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE biex jirreġistraw mal-ambaxxata jew il-konsolat tan-nazzjonalità tagħhom mal-wasla fil-pajjiż ta' skjerament, u jinfurmawhom dwar il-possibbiltà li jitolbu għal assistenza konsulari. Jekk il-pajjiż ta' nazzjonalità tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE ma jkollux rappreżentanza konsulari fil-pajjiż ta' skjerament, l-organizzazzjoni emittenti għandha tirrakkomanda lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li huma ċittadini tal-Unjoni sabiex jirreġistraw ma' konsulat jew ambaxxata ta' Stat Membru ieħor, u jinfurmawhom dwar il-possibbiltà li jitolbu għall-assistenza konsulari tagħha.
12. Abbażi tal-aġġornamenti mill-organizzazzjoni ospitanti, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom regolarment jaġġornaw il-pjan ta' evakwazzjoni biex ikun żgurat li jibqa' tajjeb għall-ambjent operattiv f'kull ħin. Ir-riżultat tal-valutazzjoni tar-riskju għandu jinforma l-frekwenza li biha l-pjan għandu jiġi rieżaminat u l-organizzazzjoni ospitanti għandha tuża d-dejta tal-passat u aġġornamenti attwali biex taġġustaha, kif meħtieġ. Il-pjan ta' evakwazzjoni għandu jinżamm f'post li jkun faċilment aċċessibbli għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
13. L-organizzazzjoni ospitanti għanda tiżgura li l-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE jiġi aġġornat f'każ ta' tibdil fl-ambjent operattiv u l-emenda konsegwenti fi kwalunkwe mill-proċeduri jew protokolli ta' sigurtà.
14. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tkun taf fejn jinsab il-Volontier tal-Għajnuna tal-UE, u n-numru ta' kuntatt sabiex jintlaħaq f'kull ħin, inkluż meta jkun bil-liv.
Artikolu 29
Il-proċeduri li għandhom jiġu segwiti fil-każ ta' inċident jew ta' evakwazzjoni
1. Fil-każ ta' inċident relatat mas-sigurtà, il-Volontier tal-Għajnuna tal-UE għandu jiġi infurmat mill-aktar fis possibbli. Skont il-gravità tal-inċident u l-proċeduri fis-seħħ fl-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti, dan id-debriefing jista' jittieħed mis-superjur jew mill-mentor mill-organizzazzjoni ospitanti, jew mill-uffiċjal tal-ġestjoni ta' kriżijiet fl-organizzazzjoni emittenti, u tista' tinkludi appoġġ psikoloġiku professjonali.
2. Fil-każ ta' evakwazzjoni, għandu jiġi segwit pjan ta' evakwazzjoni u l-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE għandu jingħata l-attenzjoni xieraq f'kull ħin, wara, fejn rilevanti, il-proċeduri stabbiliti f'konsulati jew ambaxxati fejn il-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE jkun ġie rreġistrat skont l-Artikolu 28(11).
3. L-organizzazzjoni emittenti għandha tikkuntattja lill-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE mal-wasla lura tagħhom u jiżguraw li jirċievu segwitu adegwat, inkluż debriefing, appoġġ mediku u psikosoċjali.
4. Is-sigurtà għandha tiġi inkluża fil-qafas ta' monitoraġġ u evalwazzjoni tal-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti u t-tagħlimiet miksuba minn inċidenti ta' sigurtà għandhom iservu bħala informazzjoni ta' rieżami tal-proġett u titjib.
Artikolu 30
Is-saħħa u s-sigurtà
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tistabbilixxi politika ta' saħħa u sigurtà organizzattiva li għandha tkun adattata u applikabbli għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u, fejn ikun meħtieġ, għandhom jiġu adattati, inklużi linji gwida:
(a)
dwar is-saħħa personali, bħalma huma s-saħħa fiżika (il-prevenzjoni ta' mard, ikel u pariri tal-irqad, l-għarfien tar-riskji dwar perikli klimatiċi u ġeografiċi, aċċess għal trattament);
(b)
saħħa mentali (pariri dwar il-bilanċ bejn il-ħajja privata u dik professjonali, il-maniġment tal-istress, il-mekkaniżmi ta' sopravvivenza u metodi ta' rilassament, il-punti ta' kuntatt għal appoġġ psikosoċjali).
2. Fuq il-bażi tal-politika ta' saħħa u sigurtà organizzattiva tal-organizzazzjoni emittenti, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom b'mod konġunt jiżviluppaw sett komprensiv ta' politiki tas-saħħa u tas-sikurezza u linji gwida biex jintlaħqu l-obbligi mid-dmir ta' diliġenza tagħhom u li jiżguraw il-benesseri fiżiku u emozzjonali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
3. Bħala parti tal-valutazzjoni tar-riskju msemmija fl-Artikolu 28(3) u qabel ma jiddefinixxu l-assenjazzjoni ta' kompiti, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jivvalutaw b'mod konġunt jekk il-kollokament jipprovdi l-kundizzjonijiet tax-xogħol u tal-għajxien sikuri għall-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE bbażati fuq il-bażi tal-indikaturi stabbiliti fil-punt 7 tal-Anness I.
4. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE huma koperti, bħala minimu, minn assigurazzjoni medika u tal-ivvjaġġar ipprovduta skont l-Artikolu 24.
5. Matul iż-żmien ta' induzzjoni, l-organizzazzjoni emittenti għandha tinfurma lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE dwar politiki tas-saħħa u tas-sikurezza u l-linji gwida msemmija fil-paragrafi 1 u 2, inkluż il-mard, l-appoġġ tal-ewwel għajnuna, il-manutenzjoni għal kull post, il-manutenzjoni ta' vetturi u tagħmir, stazzjonijiet tax-xogħol, il-bilanċ bejn ix-xogħol u l-ħajja, l-inċidenti tas-saħħa u tas-sigurtà, il-proċedura ta' evakwazzjoni medika.
6. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE jikkompletaw eżami mediku bir-reqqa qabel it-tluq, u jipprovdu mediċina u tilqim rakkomandat għar-riskji fil-pajjiż ta' skjerament u t-tagħmir, bħal kitts tal-ewwel għajnuna u tan-nemus, fejn meħtieġ.
7. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tiżgura li l-obbligu ta' diliġenza huwa integrat fil-ġestjoni tal-volontarjat ta' kuljum u, matul iż-żmien ta' induzzjoni, jipprovdi lill-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE:
(a)
b'informazzjoni aġġornata dwar ir-riżorsi lokali li jikkonċernaw is-saħħa u s-sigurtà bħalma huma d-dettalji ta' kuntatt ta' tobba, l-isptarijiet, is-servizzi paramediċi;
(b)
gwida dwar id-dwana lokali u n-normi fil-pajjiż tagħhom bħala parti mill-briefing sabiex jiġu limitati r-riskji għas-sikurezza u biex tiġi ffaċilitata l-integrazzjoni.
8. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiffaċilita kontroll mediku ta' wara l-iskjerament mar-ritorn tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u toffri sessjoni(jiet) ta' debriefing psikosoċjali jew appoġġ ta' pariri bħala parti mill-proċess ta' informazzjoni. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jippromwovu netwerk għall-inizjattiva tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE bħala mekkaniżmu alternattiv ta' appoġġ qabel, matul u wara l-iskjerament.
KAPITOLU 8
IL-PROĊEDURI GĦALL-MONITORAĠĠ U L-VALUTAZZJONI TAL-PRESTAZZJONI INDIVIDWALI TAL-VOLUNTIERA TAL-GĦAJNUNA TAL-UE
Artikolu 31
Il-proċeduri għall-monitoraġġ u l-valutazzjoni tal-prestazzjoni individwali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE
1. Ibbażata fuq il-proċedura ta' ġestjoni ta' superviżjoni u mmaniġġjar tal-prestazzjoni msemmija fl-Artikolu 19, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jimmonitorjaw u jivvalutaw il-prestazzjoni individwali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, il-kejl tal-progress, il-produzzjoni u r-riżultati b'referenza għal assenjazzjoni ta' kompiti tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u l-objettivi tagħha.
2. Il-monitoraġġ u l-valutazzjoni tal-prestazzjoni individwali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE għandhom ikunu proċess kontinwu fis-sistema kollha ta' kollokament ma' rieżamijiet speċifiċi, bħala minimu, f'dawn l-istadji li ġejjin:
(a)
fejn rilevanti, fi tmiem ta' kollokament ta' apprendistat imsemmi fl-Artikolu 14;
(b)
matul l-aħħar rieżami tal-prestazzjoni msemmi fl-Artikolu 19 u fil-każ ta' li rieżami ta' nofs it-terminu huwa meqjus xieraq li għandu jitwettaq;
(c)
matul id-debriefing imsemmi fl-Artikolu 23.
3. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jipprovdu informazzjoni li turi sa liema punt tal-prestazzjoni individwali l-Volontier tal-Għajnuna tal-UE jikkontribwixxi - fuq il-livell tar-riżultati u l-impatti - għall-objettivi tal-proġett u tal-inizjattiva globali, filwaqt li jitqiesu l-indikaturi msemmija fl-Artikolu 7 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014. Id-dejta għandha tinkludi reġistri tal-kwalità tal-outputs u tar-riżultati tal-ħidma tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li se tiġi anonimizzata u tkun disponibbli għal finijiet ta' evalwazzjoni. Din id-dejta se tiġi pproċessata skont l-istandards ta' protezzjoni ta' dejta kif stabbilit bir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
4. L-organizzazzjonijiet emittenti għandhom jipprovdu appoġġ biex jinbnew il-kapaċitajiet tal-organizzazzjonijiet ospitanti sabiex jitkejjel il-progress, il-produzzjoni u r-riżultati b'referenza għal assenjazzjoni ta' kompiti tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u l-objettivi.
KAPITOLU 9
MEKKANIŻMU TA' ĊERTIFIKAZZJONI GĦALL-ORGANIZZAZZJONIJIET EMITTENTI U OSPITANTI
Artikolu 32
Il-mekkaniżmu ta' ċertifikazzjoni għall-organizzazzjonijiet ospitanti
1. L-organizzazzjonijiet ospitanti li jaspiraw għaċ-ċertifikazzjoni għandhom jipprovdu objettiv ta' awtovalutazzjoni oġġettiv u onest skont ir-rekwiżiti msemmija fil-punt 1 tal-Anness III, biex jivvalutaw il-politiki u l-prattiki eżistenti kontra r-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri dwar il-voluntiera kandidati u l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE stabbiliti f'dan ir-Regolament u fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandhom jiġu adottati fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
2. Fl-awtovalutazzjoni, l-organizzazzjoni ospitanti għandha tiżvela kwalunkwe nuqqasijiet u oqsma ta' ħtieġa għal titjib li jista' jeħtieġ it-tisħiħ fil-kapaċitajiet sabiex jintlaħaq livell ta' konformità sħiħa.
3. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tipprovdi flimkien mal-awtovalutazzjoni tliet referenzi skont ir-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 1 tal-Anness III sabiex tipprovdi informazzjoni komprensiva dwar kull rekwiżit tal-istandards u l-proċeduri dwar il-voluntiera kandidati u l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Ir-referenzi għandhom jiġu minn minimu ta' żewġ gruppi tal-partijiet interessati li ġejjin:
(a)
Ċertifikat ta' organizzazzjoni emittenti jew dawk ospitanti li l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti diġà kellu, jew biħsiebhu jwaqqaf, sħubija għall-parteċipazzjoni fl-inizjattiva Volontiera tal-Għajnuna tal-UE;
(b)
Sħab ta' għajnuna umanitarja tal-Kummissjoni b'qafas (sħubija) ta' ftehim fis-seħħ, li miegħu l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti jkun ħadem b'suċċess proġett ta' għajnuna umanitarja;
(c)
Organizzazzjoni internazzjonali rilevanti jew organizzazzjoni bla profitt jew korp tad-dritt pubbliku ta' natura ċivili li bih l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti jkun ħadem b'suċċess proġett ta' għajnuna umanitarja;
(d)
Organizzazzjoni ta' akkreditazzjoni jew tal-awditjar li tkun iċċertifikat l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti f'oqsma rilevanti għall-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, f'liema każ l-akkreditament rilevanti jew id-dokumenti ta' awditjar għandhom jiġu pprovduti wkoll.
4. L-awtovalutazzjoni mimlija għandha tiġi ffirmata minn persuna awtorizzata biex tirrappreżenta u torbot legalment l-organizzazzjoni ospitanti u emittenti, flimkien mar-referenzi imsemmija fil-paragrafu 3, lill-Kummissjoni.
5. Abbażi tal-awtovalutazzjoni u r-referenzi, il-Kummissjoni għandha tevalwa l-applikazzjoni u tista' tieħu waħda mid-deċiżjonijiet li ġejjin:
(a)
Biex tagħti ċertifikazzjoni f'każijiet fejn l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti huwa vvalutat bħala totalment konformi mar-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri;
(b)
Biex tagħti ċertifikazzjoni f'każijiet fejn l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti huwa vvalutat bħala mhux totalment konformi mar-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri.
6. Fi żmien sitt xhur minn meta tirċievi l-applikazzjoni, il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti dwar l-eżitu ta' ċertifikazzjoni, fejn tispeċifika wkoll opportunitajiet għal appoġġ għall-bini ta' kapaċità, jekk meħtieġ, bil-ħsieb li jerġa' jissottometti applikazzjoni. F'każ li jkun hemm kwalunkwe ħtiġijiet identifikati li huma sodisfatti skont strateġija għall-bini ta' kapaċità biex tiġi pprovduta mill-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti, dan tal-aħħar għandu jkun eliġibbli u jkollu prijorità għas-sostenn għall-bini tal-ħiliet.
Artikolu 33
Il-mekkaniżmu ta' ċertifikazzjoni għall-organizzazzjonijiet emittenti
1. Organizzazzjonijiet emittenti li jaspiraw għaċ-ċertifikazzjoni għandhom jipprovdu qafas ta' awtoevalwazzjoni bbażat fuq il-provi oġġettivi u veri skont ir-rekwiżiti msemmija fil-punt 2 tal-Anness III, jivvalutaw il-politiki u l-prattiki eżistenti kontra r-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri dwar il-voluntiera kandidati u l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
2. Fl-awtovalutazzjoni ibbażat fuq evidenza, l-organizzazzjoni ospitanti għandha tiżvela kwalunkwe nuqqasijiet u oqsma ta' ħtieġa għal titjib li jista' jeħtieġ it-tisħiħ fil-kapaċitajiet sabiex jintlaħaq livell ta' konformità sħiħa. Hija għandha tinkludi wkoll evidenza tal-kampjun u mezzi ta' verifika li l-politiki u l-prattiki msemmija f'kull rekwiżit tal-istandards u l-proċeduri huma implimentati, partikolarment fir-rigward ta' voluntiera.
3. L-awtovalutazzjoni mimlija bbażata fuq evidenza għandha tiġi ffirmata minn persuna awtorizzata biex tirrappreżenta u torbot legalment l-organizzazzjoni ospitanti u emittenti, flimkien mar-referenzi msemmija fil-paragrafu 2, lill-Kummissjoni.
4. Ibbażata fuq l-awtovalutazzjoni bbażata fuq evidenza u d-dokumenti li jakkumpanjaw, il-Kummissjoni għandha tevalwa l-applikazzjoni u tista' tieħu waħda mid-deċiżjonijiet li ġejjin:
(a)
Biex tagħti ċertifikazzjoni f'każijiet fejn l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti huwa vvalutat bħala totalment konformi mar-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri;
(b)
Biex ma tagħtix ċertifikazzjoni f'każijiet fejn l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti huwa vvalutat bħala mhux totalment konformi mar-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri.
5. Fi żmien sitt xhur minn meta tirċievi l-applikazzjoni, il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti dwar l-eżitu ta' ċertifikazzjoni, fejn tispeċifika wkoll opportunitajiet għal assistenza teknika, jekk meħtieġ, bil-ħsieb li jerġa' jissottometti applikazzjoni. F'każ li jkun hemm kwalunkwe ħtiġijiet identifikati li huma sodisfatti skont strateġija għall-assistenza teknika biex tiġi pprovduta mill-organizzazzjoni ospitanti, din tal-aħħar għandha tkun eliġibbli u jkollha prijorità għas-sostenn għall-bini tal-ħiliet.
Artikolu 34
Rimedji legali
1. Deċiżjoni tal-Kummissjoni li ma tagħtix ċertifikazzjoni u tirrifjuta l-applikazzjoni għandha tindika li l-organizzazzjoni miċħuda li qed tapplika tista' biss tapplika mill-ġdid wara perjodu ta' tnax-il xahar, li jibda mid-data tal-wasla għand l-applikant tad-deċiżjoni ta' rifjut. Id-deċiżjoni għandha tispeċifika wkoll ir-rimedji legali disponibbli kontra d-deċiżjoni.
2. Skont l-Artikoli 256 u 263 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE), il-Qorti Ġenerali għandha ġurisdizzjoni fuq atti tal-Kummissjoni Ewropea maħsuba biex jipproduċu effetti legali fil-konfront ta' partijiet terzi. Bl-istess mod, skont l-Artikoli 256, 268 u 340 tat-TFUE, il-Qorti Ġenerali għandha ġurisdizzjoni f'tilwim relatat ma' kumpens għal danni kkawżati mill-Kummissjoni Ewropea fil-każ ta' responsabbiltà mhux kuntrattwali.
Artikolu 35
Il-vijabbiltà finanzjarja u l-kapaċità organizzjonali tal-organizzazzjonijiet
Il-valutazzjoni tal-vijabbiltà finanzjarja u l-kapaċità ta' organizzazzjoni tal-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti ċċertifikati huwa barra l-ambitu tal-proċedura ta' ċertifikazzjoni. Bħala prekundizzjoni biex tiġi riċevuta l-assistenza finanzjarja mill-Unjoni, din il-vijabbiltà u kapaċità għandha tkun ivvalutata fl-istadju tal-proċess ta' applikazzjoni wara sejħa għal proposti.
Artikolu 36
Il-validità taċ-ċertifikazzjoni u kontrolli regolari
1. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jgħaddu minn ċertifikazzjoni mill-ġdid wara tliet snin mill-wasla tad-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tagħti ċ-ċertifikazzjoni jew f'kull ħin fil-każ ta' emendi sostanzjali għall-istandards jew il-proċeduri tal-kwistjonijiet ikkonċernati.
2. Fi żmien il-perjodu ta' validità ta' ċertifikati taċ-ċertifikazzjoni, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti ċertifikati jistgħu jkunu meħtieġa, meta meħtieġ, li jgħaddu minn kontrolli regolari li għandhom jittieħdu mill-Kummissjoni.
3. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti iċċertifikati għandhom jgħarrfu minnufih lill-Kummissjoni bi kwalunkwe bidla fis-sitwazzjoni legali, finanzjarja, teknika jew organizzattiva tagħhom li tista' tqiegħed fid-dubju l-konformità tagħhom mal-istandards u proċeduri, jew li jistgħu joħolqu kunflitti ta' interessi. Huma għandhom jinfurmaw ukoll lill-Kummissjoni dwar kwalunkwe bidla f'isimhom, fl-indirizz jew fir-rappreżentant ġuridiku.
Artikolu 37
Is-sospensjoni u t-tmiem taċ-ċertifikazzjoni
1. Ibbażata fuq l-informazzjoni miksuba mill-organizzazzjoni emittenti jew ospitanti, inkluż minn verifiki regolari msemmija fl-Artikolu 36(2) jew l-informazzjoni miksuba permezz ta' kwalunkwe mezz ieħor, il-Kummissjoni tista' tikkunsidra li l-organizzazzjoni emittenti jew ospitanti ċċertifikata ma tkunx għadha tikkonforma ma' wieħed jew aktar minn dawn l-istandards jew proċeduri. F'każijiet bħal dawn, il-Kummissjoni tista' tieħu azzjoni xierqa, inkluż li tissospendi jew ittemm iċ-ċertifikazzjoni, skont il-proċedura stipulata fil-punt 3 tal-Anness III.
2. L-organizzazzjoni emittenti jew ospitanti soġġetta għal ċertifikazzjoni sospiża jew itterminata m'għandhiex tuża jew tospita Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE mid-data tas-sospensjoni jew it-terminazzjoni u m'għandhomx ikunu eliġibbli li jirċievu assistenza finanzjarja mill-Unjoni għal dak l-għan.
3. Fid-dawl tar-raġunijiet għas-sospensjoni jew terminazzjoni taċ-ċertifikazzjoni, b'mod partikolari s-sikurezza u s-sigurtà tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, il-Kummissjoni tista' tesiġi r-ripatrijazzjoni ta' Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li huma skjerati fiż-żmien tas-sospensjoni jew it-terminazzjoni.
4. L-organizzazzjoni emittenti jew ospitanti m'għandhiex tkun intitolata li titlob kumpens minħabba s-sospensjoni jew it-terminazzjoni ta' ċertifikazzjoni.
Artikolu 38
Responsabbiltà għad-danni
Il-Kummissjoni m'għandhiex tkun responsabbli għal kwalunkwe telf jew dannu kkawżat jew imġarrab mill-organizzazzjonijiet emittenti jew ospitanti, jew partijiet terzi, minħabba l-istatus ċertifikat tal-organizzazzjoni emittenti jew ospitanti.
KAPITOLU 10
DISPOŻIZZJONIJIET FINALI
Artikolu 39
Dħul fis-seħħ
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fit-tielet jum wara l-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, l-20 ta’ Novembru 2014.