ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 13. listopadu 2014
o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami
(2014/792/EU)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla pro souhrnný rozpočet Unie a kterým se zrušuje nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na čl. 56 odst. 1 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 215/2008 ze dne 18. února 2008 o finančním nařízení pro 10. Evropský rozvojový fond (2), a zejména na článek 17 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 (3), a zejména na čl. 7 odst. 6 a článek 11 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Komise, která za náležitého dodržování zásad řádného finančního řízení upravených v článcích 30-33 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 odpovídá za plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie a veškerých dalších fondů spravovaných Unií, má povinnost bojovat proti podvodům a jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie. Má-li být zajištěno, aby schvalující osoby v Komisi a ve výkonných agenturách byly v plném rozsahu informovány o rizicích, jež finančním zájmům Unie hrozí, je nezbytné stanovit interní pravidla, jimiž bude doplněno rozhodnutí Komise C(2014) 2784 (4).
(2)
Za účelem boje proti podvodům a ochrany finančních zájmů Unie používá Komise ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení Komise (ES, Euratom) č. 1302/2008 ze dne 17. prosince 2008 o ústřední databázi pro vyloučení (5) a používá též systém včasného varování podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom ze dne 16. prosince 2008 o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami (6). Dokud legislativní orgán nepřijme návrh na změnu finančního nařízení (7), je nutno zajistit, aby zůstal systém včasného varování efektivní.
(3)
Do uvedené doby by účel systému včasného varování měl zůstat v zásadě zachován. Měl by zajišťovat, aby v Komisi a jejích výkonných agenturách byly k dispozici vyhrazené informace, za kterýmžto účelem budou v systému včasného varování registrovány výstrahy o osobách, které by mohly pro finanční zájmy a pověst Unie nebo pro některý z Unií spravovaných fondů představovat riziko.
(4)
Vzhledem k tomu, že ředitelé výkonných agentur mají postavení pověřených schvalujících osob Komise, pokud jde o využívání operačních prostředků, měli by mít k systému včasného varování stejný přístup jako útvary Komise při hospodaření se správními a operačními prostředky.
(5)
Vzhledem k tomu, že vedoucí delegací Unie jednající jako dále pověřené schvalující osoby Komise podle čl. 56 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 mají postavení pověřené schvalující osoby Komise, pokud jde o využívání operačních prostředků, měli by mít k systému včasného varování stejný přístup jako útvary Komise při hospodaření se správními a operačními prostředky.
(6)
Evropský úřad pro boj proti podvodům (úřad OLAF) má podle čl. 7 odst. 6 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 a nařízení Rady (Euratom) č. 1074/1999 povinnost informovat neprodleně dotčené útvary Komise o probíhajícím vyšetřování, pokud se při tomto vyšetřování zjistí, že by mohlo být vhodné přijmout preventivní správní opatření k ochraně finančních zájmů Unie. Podle článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 je tento úřad dále povinen po dokončení vyšetřování vypracovat zprávu, a případně vydat doporučení, zda je třeba přijmout opatření, zejména na straně orgánů. Má-li být příslušná schvalující osoba s to požádat o registraci výstrahy, je nezbytné stanovit údaje, které je úřad OLAF povinen Komisi předkládat.
(7)
Úřad OLAF by měl mít k systému včasného varování přístup, aby mohl plnit své regulatorní vyšetřovací funkce a vykonávat své zpravodajské činnosti a činnosti při boji proti podvodům podle nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013.
(8)
Z důvodu zjednodušení by mělo být fungování systému včasného varování zjednodušeno, měl by být snížen počet kategorií výstrah, upřesněn jejich rozsah a z názvů výstrah by měl být na první pohled zřejmý jejich obsah.
(9)
Na základě údajů, které úřad OLAF předloží, by měla příslušná schvalující osoba po konzultaci s Generálním ředitelstvím pro rozpočet a s Právní službou a v těsné součinnosti s úřadem OLAF navrhnout výstrahu pro účely ověření.
(10)
Příslušná schvalující osoba by měla navrhnout výstrahu pro účely vyloučení, kterou by měly v náležitých případech vyhodnotit centralizovaným způsobem Generální ředitelství pro rozpočet a Právní služba. Je-li výstraha pro účely vyloučení navržena na základě údajů, které předloží úřad OLAF, měla by být v těsné součinnosti s úřadem OLAF vyhodnocena. Tentýž postup by se měl uplatnit, pokud by příslušná schvalující osoba měla v úmyslu přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby.
(11)
Příslušná schvalující osoba by měla v těsné součinnosti s úřadem OLAF rozhodnout o nutných důsledcích z hlediska ochrany finančních zájmů Unie a měla by o tomto rozhodnutí úřad OLAF vyrozumět.
(12)
Příslušná schvalující osoba by měla nést odpovědnost za žádost o zadání, změnu, výmaz nebo obnovu výstrahy. S cílem zachovat přiměřenou úroveň kontroly by tyto žádosti měly být podávány na příslušné hierarchické úrovni, kterou stanoví rozhodnutí Komise C(2014) 2784.
(13)
Účetní by měl zajistit náležitá technická opatření k tomu, aby byl systém včasného varování účinně používán prostřednictvím centrálního účetního systému Komise.
(14)
Prostřednictvím centrálního účetního systému Komise budou všem útvarům Komise a výkonným agenturám dány k dispozici podrobnosti o inkasních příkazech a příkazech k obstavení bankovního účtu. Výstrahy W3a (příkaz k obstavení bankovního účtu) a W4 (inkasní příkaz) podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by již neměly být používány. Pouhé tyto informace nejsou ze systematického hlediska důvodem k výstraze. Příslušná schvalující osoba musí analyzovat všechny zvláštní okolnosti případu a rozhodnout, je-li výstraha nutná, či nikoli.
(15)
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (8) stanoví, že zpracování osobních údajů Komisí musí dodržovat zákonné požadavky na zpracování a požadavky vztahující se na předávání stanovených údajů a že toto zpracování podléhá předběžné kontrole evropského inspektora ochrany údajů na základě oznámení inspektora ochrany údajů v Komisi.
(16)
Ustanovení o ochraně osobních údajů by měla stanovit práva osob, jejichž údaje jsou nebo by mohly být zadány do systému včasného varování.
(17)
Na určitá práva na ochranu osobních údajů se vztahují výjimky stanovené v článku 20 nařízení (ES) č. 45/2001, které je nutno v každém jednotlivém případě analyzovat a uplatňovat dočasně. O uplatňování těchto výjimek by měl rozhodovat útvar odpovědný za žádost o zadání, změnu včetně opravy nebo výmaz relevantních informací.
(18)
Osoba, jíž se týká možná výstraha pro účely vyloučení, by měla mít příležitost se písemně vyjádřit předtím, než je ve spojitosti s ní podána žádost o registraci výstrahy v systému včasného varování. Tutéž příležitost by měla mít dotčená osoba v případě, že by příslušná schvalující osoba měla v úmyslu přijmout akt, který by mohl práva této dotčené osoby nepříznivě ovlivnit.
(19)
Ve výjimečných případech by mělo být s poskytnutím této příležitosti posečkáno v zájmu zachování důvěrnosti vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, jsou-li k takovému kroku dány naléhavé legitimní důvody.
(20)
Rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by mělo být nadále použitelné až do 1. července 2015, nakolik to bude nezbytné k zajištění toho, že budou dodržována nařízení Rady o restriktivních opatřeních přijatých na základě článku 215 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU), a to do doby, než bude systém akruálního účetnictví (ABAC) zohledňovat údaje obsažené v příslušné databázi útvaru odpovědného za nástroje zahraniční politiky. Za tímto účelem budou nadále registrovány výstrahy W5b podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom.
(21)
Rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by se mělo až do 1. července 2015 použít na výstrahy W3a a W4, které by měly být do uvedeného termínu pro účely uplatňování oddílu 4 tohoto rozhodnutí pokládány za výstrahy pro účely ověření.
(22)
Za účelem uplatňování tohoto rozhodnutí je nutno pravidelně vyhodnocovat, jak systém včasného varování funguje a nakolik efektivně přispívá k ochraně finančních zájmů Unie,
ROZHODLA TAKTO:
ODDÍL 1
VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět, oblast působnosti a cíl
1. Tímto rozhodnutím se zřizuje systém včasného varování („EWS“), který budou schvalující osoby Komise a výkonných agentur používat při plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie a při hospodaření s dalšími Unií spravovanými fondy.
2. EWS přispívá k ochraně finančních zájmů Unie a zachování jejího obrazu, k boji proti podvodům a k řádnému finančnímu řízení.
3. Cílem EWS je:
a)
prostřednictvím registrace výstrah informovat odpovědné schvalující osoby Komise a výkonných agentur o tom, že by určitá osoba mohla představovat riziko pro finanční zájmy a obraz Unie nebo pro některý z Unií spravovaných fondů, a
b)
umožňovat příslušným schvalujícím osobám, aby na základě těchto výstrah prováděly ověřování nebo přijímaly vhodná opatření, včetně opatření podle oddílu 4.
4. Tyto informace přispívají k tomu, že bude zajištěno:
a)
předcházení rizikům, jehož je dosaženo ověřováním informací o určité osobě, jež byly včasně předány z důvodu podezření z některého níže uvedeného aktu nebo z důvodu zjištění ve spojitosti s takovýmto aktem:
-
závažné pochybení nebo nesrovnalost,
-
profesní pochybení,
-
závažné porušení smlouvy na veřejnou zakázku nebo
-
podvod, korupce nebo jiné protiprávní jednání poškozující finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (9);
b)
vyloučení osoby podle čl. 106 odst. 1 a čl. 109 odst. 1 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a kterým se ruší nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 („finanční nařízení“).
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí tyto definice:
a)
„účetním“ se rozumí účetní Komise nebo podřízený zaměstnanec, jeho účetní pověřil některými úkoly podle článku 69 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
„příslušnou schvalující osobou“ se rozumí pověřená schvalující osoba Komise ve smyslu článku 65 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, která nese odpovědnost v souladu s vnitřními pravidly pro plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie („rozpočet“), včetně ředitelů výkonných agentur, dále pověřené schvalující osoby ve smyslu článku 65 uvedeného nařízení, které vykonávají funkci ředitele, a vedoucí delegací Unie, kteří jednají jako dále pověřené schvalující osoby Komise podle čl. 56 odst. 2 uvedeného nařízení;
c)
„subjektem údajů“ se rozumí identifikovatelná osoba ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů;
d)
„zjištěním“ se rozumí zjištěné skutečnosti, jež byly odhaleny při plnění právního závazku nebo zaznamenány v kontextu auditu či vyšetřování, které provádí Účetní dvůr, Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) či Útvar interního auditu (IAS), nebo byly odhaleny v kontextu jiného auditu či kontroly, které jsou prováděny v rámci odpovědnosti příslušné schvalující osoby;
e)
„právním závazkem“ se rozumí závazek, jejž Komise přijala podle hlav V-VIII části první a podle části druhé nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
f)
„osobou“ se rozumí dále vyjmenované fyzické či právnické osoby nebo sdružení bez právní subjektivity:
-
příjemce finančních prostředků ve smyslu čl. 2 písm. i) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
zájemce nebo uchazeč,
-
žadatel o grant,
-
účastník soutěže o cenu,
-
placený externí odborník ve smyslu článku 204 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
osoby oprávněné jednat za právnické osoby či tyto zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
g)
„profesním pochybením“ se rozumí porušení právních či správních předpisů nebo deontologických norem povolání, ke kterému daná osoba patří, jakož i jiné zaviněné jednání, které má dopad na profesní důvěryhodnost dotčené osoby;
h)
„subdodavatelem“ se rozumí hospodářský subjekt, jehož navrhl zájemce, uchazeč, zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel na to, aby provedl část smlouvy na veřejnou zakázku, vůči němuž však sám veřejný zadavatel nemá přímý právní závazek;
i)
„závažným pochybením nebo nesrovnalostí“ se rozumí závažné pochybení nebo nesrovnalost ve smyslu čl. 166 odst. 2 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
j)
„kontaktní osobou pro výstrahu“ se rozumí osoba, jež působí při útvaru odpovědném za žádost a odpovídá za dokumentaci k výstraze až do výmazu výstrahy.
Článek 3
Fungování EWS
1. Účetní přijme náležitá technická opatření k tomu, aby EWS účinně fungoval a aby byl monitorován.
Účetní na základě žádosti příslušné schvalující osoby zadává, mění, obnovuje nebo provádí výmazy výstrah EWS.
2. K technickým aspektům přijme účetní prováděcí opatření a vymezí související postupy, mj. v oblasti zabezpečení.
Tato opatření účetní oznámí útvarům Komise a výkonným agenturám.
Článek 4
Pravomoci a postupy v oblasti registrace, změn, obnovy a výmazu výstrah
1. O registraci, změnu, obnovu či výmaz výstrahy je oprávněna požádat pouze příslušná schvalující osoba.
2. Žádost o registraci, změnu, obnovu či výmaz výstrahy předkládá příslušná schvalující osoba účetnímu. Použije k tomu formulář uvedený v příloze tohoto rozhodnutí.
3. Kontaktní osoba pro výstrahy podle článku 8 předtím, než postoupí žádost účetnímu, ověří, zda jsou splněny požadavky článků 11 či 12.
Článek 5
Přístup k EWS
K údajům obsaženým v EWS mají prostřednictvím centrálního účetního systému Komise přímý přístup útvary Komise a výkonné agentury.
Útvary Komise a výkonné agentury odpovědné za místní systém mohou prostřednictvím tohoto centrálního účetního systému získat přístup k údajům uloženým v EWS za předpokladu, že je zaručen soulad údajů mezi tímto místním a centrálním účetním systémem.
Článek 6
Používání EWS
Údaje uložené v EWS lze použít pouze pro účely plnění rozpočtu nebo hospodaření s jiným Unií spravovaným fondem. Tím nejsou dotčeny údaje v ústřední databázi pro vyloučení (dále jen „CED“) podle čl. 1 odst. 2 a 3 nařízení (ES, Euratom) č. 1302/2008 (10).
Údaje z EWS a CED je úřad OLAF oprávněn používat ke svým vyšetřováním podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 („nařízení o úřadu OLAF“) a dále k činnostem na poli předcházení podvodům včetně analýz rizik.
Článek 7
Termíny nahlížení do EWS
Ověření, zda je v EWS zaznamenána k určité osobě výstraha, provádí příslušná schvalující osoba v těchto fázích:
a)
před přijetím individuálního rozpočtového závazku;
b)
před přijetím souhrnného rozpočtového závazku, je-li daná osoba v této fázi známa;
c)
v případě předběžných rozpočtových závazků předtím, než je přijat právní závazek, který zakládá nárok na následné platby, pokud se nejedná o úhrady ve prospěch zaměstnanců či náhrady cestovních výdajů na účast na schůzích a v konkursech;
d)
v případě zadávacích řízení a řízení o udělení grantu, soutěží o ceny a řízení s uveřejněním výzvy k projevení zájmu nejpozději předtím, než je vydáno rozhodnutí o zadání zakázky, udělení grantu či ceny;
e)
v případě zadávání veřejných zakázek, kde veřejný zadavatel omezí počet zájemců vyzvaných k podání nabídky, předtím, než je dokončen výběr zájemců;
f)
předtím, než je provedena libovolná platba, pokud se nejedná o úhrady ve prospěch zaměstnanců či náhrady cestovních výdajů na účast na schůzích a v konkursech.
Článek 8
Kontaktní osoba pro výstrahy
Kontaktní osoba pro výstrahy je povinna
a)
připravit žádost o registraci výstrahy;
b)
postoupit žádost a údaje související s výstrahou účetnímu;
c)
poskytnout dalším příslušným schvalujícím osobám údaje, které jim umožní provést ověření nebo rozhodnout o důsledcích podle oddílu 4.
ODDÍL 2
ÚDAJE ZADÁVANÉ DO EWS
Článek 9
Kategorie výstrah
1. Výstrahy EWS se člení do těchto dvou kategorií:
a)
„výstraha pro účely ověření“, jestliže je daná osoba podezřelá z podvodu, korupce nebo jiného protiprávního jednání poškozujícího finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012, ze závažného pochybení nebo nesrovnalosti, z profesního pochybení nebo ze závažného porušení smlouvy na veřejnou zakázku anebo jestliže o ní bylo zjištěno, že se vyjmenovaných způsobů jednání dopustila;
b)
„výstraha pro účely vyloučení“, jestliže je daná osoba vyloučena z řízení na základě důvodů pro vyloučení, které jsou upraveny v čl. 106 odst. 1 a čl. 109 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
2. K jedné osobě mohou být evidovány různé výstrahy, jež byly zaregistrovány z různých důvodů.
Článek 10
Údaje ve výstrahách EWS
Výstrahy EWS obsahují tyto údaje:
a)
identifikace dané osoby;
b)
druh výstrahy;
c)
doba trvání výstrahy;
d)
důvody, pro něž daná osoba představuje riziko pro finanční zájmy a obraz Unie či pro Unií spravované fondy;
e)
údaje k řízení o sporných otázkách;
f)
jméno příslušné schvalující osoby;
g)
jméno kontaktní osoby pro výstrahy podle článku 8 tohoto rozhodnutí.
Článek 11
Výstrahy pro účely ověření
1. O výstrahu pro účely ověření je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat v případě, je-li splněna některá z těchto podmínek:
a)
úřad OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013 informuje příslušnou schvalující osobu, jestliže při vyšetřování zjistí, že by mohlo být vhodné přijmout opatření k ochraně finančních zájmů Unie;
b)
Evropský účetní dvůr předá informace Komisi nebo IAS předá informace příslušné schvalující osobě, z nichž vyplývá, že ve spojitosti s danou osobou došlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 nebo k závažnému pochybení či nesrovnalosti, k profesnímu pochybení nebo k závažnému porušení smlouvy na veřejnou zakázku;
c)
příslušná schvalující osoba provede kontrolu nebo audit, z nichž vyplývá, že ve spojitosti s danou osobou došlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012, k závažnému pochybení, nesrovnalosti, profesnímu pochybení nebo k závažnému porušení smlouvy na veřejnou zakázku anebo tato příslušná schvalující osoba získala o takovéto kontrole nebo auditu informace.
2. Doba trvání výstrahy pro účely ověření smí činit nejdéle jeden rok. Výstrahu pro účely ověření je nutno vymazat, je-li podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo pomine-li potřeba provádět ověřování.
3. Na konci období podle odstavce 2 je výstraha pro účely ověření vymazána automaticky.
4. Příslušná schvalující osoba je oprávněna požádat o obnovu výstrahy pro účely ověření, jestliže ji úřad OLAF vyrozumí, že z vyšetřování podle odstavce 1 dosud nebyly vyvozeny závěry, avšak vyplývá z něj, že je důvodné výstrahu zachovat. O obnovu výstrahy pro účely ověření je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat rovněž v případě, jsou-li nadále splněny podmínky odst. 1 písm. b) nebo c).
5. Příslušná schvalující osoba je povinna uvést důvody, pro něž je obnova výstrahy z hlediska ochrany finančních zájmů a obrazu Unie nezbytná.
6. Na obnovu se pohlíží jako na novou žádost o registraci výstrahy pro účely ověření.
Článek 12
Výstrahy pro účely vyloučení
1. O výstrahu pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba povinna požádat v případech podle čl. 106 odst. 1 nebo čl. 109 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
2. Na konci doby vyloučení je výstraha pro účely vyloučení vymazána.
3. Z EWS se výstraha pro účely vyloučení automaticky přebírá do CED.
Článek 13
Informace předávané úřadem OLAF
Úřad OLAF je při předávání informací podle čl. 7 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013, kterým je nápomocen příslušné schvalující osobě při rozhodování o tom, zda přijme preventivní opatření k ochraně finančních zájmů Unie, nebo při předávání informací podle článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 povinen uvést tyto údaje:
a)
totožnost dané osoby;
b)
souhrn skutečností a rizik, jež byla při vyšetřování identifikována. Souhrn musí být dostatečný k tomu, aby bylo možno účinně provést slyšení dané osoby podle článku 16 tohoto rozhodnutí;
c)
veškerá doporučená zvláštní opatření na ochranu důvěrnosti, zejména v případech, které vyžadují použití vyšetřovacích opatření, která spadají do pravomoci vnitrostátního soudního orgánu, nebo - v případě vnějšího vyšetřování - do pravomoci vnitrostátního orgánu, v souladu s použitelnými vnitrostátními předpisy týkajícími se vyšetřování.
ODDÍL 3
PROCESNÍ USTANOVENÍ O REGISTRACI VÝSTRAH
Článek 14
Předchozí konzultace s centrálními útvary o výstrahách pro účely ověření
Příslušná schvalující osoba je předtím, než se na základě informací předaných úřadem OLAF podle čl. 7 odst. 6 nebo článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 rozhodne požádat o registraci výstrahy pro účely ověření, povinna konzultovat s Generálním ředitelstvím pro rozpočet (centrální finanční službou), a případně též s Právní službou, a to v těsné součinnosti s úřadem OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013.
Článek 15
Vyhodnocení výstrah pro účely vyloučení v centrálních útvarech
Předtím, než je na návrh příslušné schvalující osoby podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b), c) a e) a podle čl. 109 odst. 1, která má trvat po náležitou dobu, musí Generální ředitelství pro rozpočet a Právní služba provést centralizované vyhodnocení. Vychází-li výstraha pro účely vyloučení, kterou navrhla příslušná schvalující osoba, z informací, které této osobě předal úřad OLAF, musí toto vyhodnocení probíhat v těsné součinnosti s úřadem OLAF.
Článek 16
Právo na slyšení
1. Registrace výstrah podléhá těmto pravidlům:
a)
Má-li příslušná schvalující osoba v úmyslu požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby, je povinna dát této osobě nejprve příležitost se písemně vyjádřit. K písemnému vyjádření poskytne příslušná schvalující osoba dotčené osobě lhůtu v délce nejméně 14 kalendářních dnů. Příslušná schvalující osoba současně dotčenou osobu vyrozumí, že pokud tato vyjádření nepředloží, dojde k registraci výstrahy.
V náležitých případech je příslušná schvalující osoba povinna dát dotčené osobě příležitost se vyjádřit k informacím, jež předložil úřad OLAF.
b)
Jestliže dotčená osoba předloží vyjádření, které nic nemění na výsledku vyhodnocení provedeném odpovědnou schvalující osobou, požádá tato účetního, aby výstrahu aktivoval.
Jestliže dotčená osoba předloží vyjádření, které podle názoru příslušné schvalující osoby činí výstrahu nepřiměřenou či zbytečnou, k aktivaci výstrahy nedojde a dotčené osobě je tato skutečnost oznámena.
Účetní v náležitých případech potvrdí příslušné schvalující osobě, že výstraha byla v EWS registrována.
c)
Příslušná schvalující osoba oznámí dotčené osobě, že došlo k aktivaci výstrahy a na jak dlouho je výstraha aktivována. Oznámení však není nutné v případě, že dotčená osoba nereagovala na výzvu k písemnému vyjádření.
2. V případech podle čl. 106 odst. 1 písm. e) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je v době, kdy dosud nebylo rozhodnuto o době trvání vyloučení, příslušná schvalující osoba oprávněna požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení ještě předtím, než dá dotčené osobě příležitost se vyjádřit. Příslušná schvalující osoba je povinna dát dotčené osobě příležitost vyjádřit se k době trvání svého vyloučení.
3. V případech podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení ještě předtím, než dá dotčené osobě příležitost se vyjádřit, jestliže má k dispozici oficiální dokument, který konstatuje skutkový stav/situaci. Registraci výstrahy příslušná schvalující osoba oznámí dotčené osobě.
4. Příslušná schvalující osoba je za výjimečných okolností oprávněna posečkat s tím, aby dotčené osobě poskytla příležitost písemně se vyjádřit předtím, nežli bude podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo než bude přijat akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva této dotčené osoby, jestliže jsou dány naléhavé legitimní důvody k zachování důvěrnosti vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, s tím, že je tato příslušná schvalující osoba oprávněna pokračovat v registraci výstrahy.
5. Vyrozumívá-li úřad OLAF příslušnou schvalující osobu v souladu s článkem 13, je povinen uvést, zda je nutno zachovat důvěrnost vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení a zda je nutno posečkat s tím, aby byla dotčené osobě poskytnuta příležitost se vyjádřit.
6. Jakmile pominou důvody k ochraně vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, musí být dotčené osobě dána příležitost k vyjádření.
Článek 17
Ochrana osobních údajů a práva subjektů údajů
1. Příslušná schvalující osoba je povinna vyrozumět subjekty údajů o možnosti, že do EWS budou zadány údaje, které se jich týkají, a informovat je, kterým subjektům lze tyto údaje sdělovat. Tuto obecnou informaci je nutno sdělovat písemně zejména při uveřejňování veřejných zakázek, ve výzvách k podávání návrhů, při vyhlašování soutěží o ceny, a nejsou-li podobná uveřejnění prováděna, pak před zadáním veřejné zakázky nebo udělením grantu.
2. Příslušná schvalující osoba žádající o registraci výstrahy odpovídá za vztahy s osobou, jejíž údaje jsou do EWS zadávány. Příslušná schvalující osoba je povinna reagovat na žádosti dotčené osoby o opravu nepřesných či neúplných osobních údajů i na další žádosti či dotazy této osoby.
3. Dotčená osoba je též oprávněna požádat účetního písemně o informaci, zda je v EWS registrována.
Účetní je povinen jí tuto informaci poskytnout, jestliže příslušná schvalující osoba, případně po dohodě s úřadem OLAF, nerozhodne, že se použijí omezení čl. 20 odst. 1 nařízení č. 45/2001.
4. Vymazané výstrahy musí být přístupné pouze pro účely auditu a vyšetřování a nesmějí být pro uživatele EWS viditelné.
Osobní údaje obsažené ve výstrahách týkajících se fyzických osob však smějí být pro tyto účely nadále přístupné pouze po dobu pěti let od výmazu výstrahy.
Článek 18
Přezkum výstrahy
Jestliže osoba, ohledně níž je v EWS registrována výstraha, uvede nové skutečnosti prokazující, že pominuly důvody registrace, je příslušná schvalující osoba povinna požádat o výmaz výstrahy.
Osoba, ohledně níž je v EWS registrována výstraha pro účely vyloučení, je oprávněna podat stížnost k veřejnému ochránci práv a domáhat se soudního přezkumu.
ODDÍL 4
DŮSLEDKY VÝSTRAH
Článek 19
Obecná úprava důsledků
1. Příslušná schvalující osoba je povinna vyžádat si u kontaktní osoby pro výstrahy veškeré informace relevantní k tomu, aby byla s to rozhodnout o důsledcích výstrahy uvedených v tomto oddíle.
2. Jestliže příslušná schvalující osoba podá na základě informací, které jí předloží úřad OLAF, žádost o registraci výstrahy pro účely ověření podle článku 11, je povinna dodržet postup podle článku 14 nebo 15 tohoto rozhodnutí a rozhodnout o důsledcích výstrahy v těsné součinnosti s úřadem OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013.
3. Při rozhodování o důsledcích výstrahy je příslušná schvalující osoba povinna přihlédnout k dále uvedeným kritériím, která platí pro všechny výstrahy:
a)
rizika pro finanční zájmy a obraz Unie;
b)
objem a doba trvání právního závazku;
c)
naléhavost splnění právního závazku;
d)
povaha skutkového stavu;
e)
závažnost skutkového stavu a
f)
možné důsledky pro splnění právního závazku.
V případě výstrahy pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba povinna přihlédnout též k povaze a závažnosti důvodů pro vyloučení a k nezbytnosti zachovat kontinuitu činnosti.
4. Příslušná schvalující osoba je ve všech případech povinna své rozhodnutí o důsledcích výstrahy písemně odůvodnit.
Článek 20
Důsledek výstrah pro účely ověření
1. V případě zadávacího řízení, řízení o udělení grantu nebo soutěže o cenu lze ověření provést tímto způsobem:
a)
příslušná schvalující osoba si může vyžádat doplňující podklady uvedené v zadávacím řízení, řízení o udělení grantu nebo v soutěži o cenu;
b)
v případě řízení o udělení grantu lze provést analýzu rizika z předběžného financování.
2. V případě právního závazku lze ověření provést tímto způsobem:
a)
ověřit, zda je opatření v souladu s právním závazkem, včetně dodržení lhůt a požadavků na obsah plnění;
b)
u stávajících grantů lze před provedením platby ověřit způsobilost nákladů nebo provést audit či kontrolu na místě.
Článek 21
Právo na slyšení po výstraze pro účely ověření
Postup podle článku 15 tohoto rozhodnutí a právo na slyšení podle článku 16 tohoto rozhodnutí se použije též v případě, že má příslušná schvalující osoba na základě výstrahy pro účely ověření v úmyslu přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby.
Článek 22
Důsledky výstrah pro účely vyloučení na postupy a právní závazky
1. V případě zadávacího řízení, řízení o udělení grantu nebo soutěže o ceny je příslušná schvalující osoba povinna vyloučit osobu, které se týká výstraha pro účely vyloučení, z účasti v zadávacích řízeních a řízeních o udělení grantu, ledaže jsou splněny podmínky čl. 106 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a daná osoba se nachází v monopolním postavení.
2. V případě stávajícího právního závazku je příslušná schvalující osoba povinna rozhodnout o některém z těchto důsledků výstrahy:
a)
pokračovat s plněním smlouvy na veřejnou zakázku nebo grantu a provést náležité ověření;
b)
stavit platební lhůtu v souladu s čl. 92 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
c)
pozastavit platby v souladu s článkem 208 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
d)
pozastavit provádění veřejné zakázky nebo grantu v souladu s článkem 116 a s čl. 135 odst. 5 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
e)
ukončit právní závazek, jestliže související předpis předvídá možnost právní závazek ukončit na základě informace, na jejímž základě byla výstraha registrována.
3. Je-li dotčenou osobou subdodavatel, je příslušná schvalující osoba povinna požádat uchazeče, zájemce, zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, aby tohoto subdodavatele nahradil.
Článek 23
Důsledky výstrah pro účely vyloučení z hlediska rozpočtových operací
1. V případě výstrahy pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba v náležitých případech povinna v účetním systému potvrdit, že by daná platba měla být provedena navzdory existenci výstrahy.
2. Je-li registrována výstraha pro účely vyloučení, nelze přijímat žádné individuální rozpočtové závazky, na rozpočtových účtech nelze evidovat žádné individuální právní závazky vycházející ze souhrnného závazku a nelze přijímat právní závazky vycházející z předběžného závazku, s výjimkou případů podle čl. 106 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, kdy se dotčená osoba nachází v monopolním postavení.
ODDÍL 5
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 24
Zrušení
Zrušuje se rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami.
Článek 25
Přechodná ustanovení
1. Výstrahy týkající se vyloučení podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom musí zůstat aktivní až do konce doby svého trvání v souladu s uvedeným rozhodnutím.
2. Výstrahy W1, W2 a W3b registrované podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom se považují za výstrahy pro účely ověření podle tohoto rozhodnutí.
3. Výstrahy W3a a W4 lze nadále registrovat až do 1. července 2015, a to za podmínek rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom. Pro účely použití oddílu 4 tohoto rozhodnutí se výstrahy W3a a W4 považují za výstrahy pro účely ověření podle tohoto rozhodnutí. Na výstrahy W5b se až do 1. července 2015 nadále použije rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom.
Článek 26
Zveřejnění
Toto rozhodnutí se zveřejňuje v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 13. listopadu 2014.
DEĊIŻJONI TAL-KUMMISSJONI
tat-13 ta' Novembru 2014
dwar is-Sistema ta' Twissijiet Bikrija li għandha tintuża mill-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u tal-aġenziji eżekuttivi
(2014/792/UE)
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta' Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (1), u partikolarment l-Artikolu 56(1) tiegħu,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 215/2008 tat-18 ta' Frar 2008 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-Għaxar Fond Ewropew għall-Iżvilupp (2), u b'mod partikolari l-Artikolu 17 tiegħu,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta' Settembru 2013 dwar investigazzjonijiet li saru mill-Uffiċċju Ewropew ta' Kontra l-Frodi (OLAF) u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1073/1999 (3), u partikolarment l-Artikoli 7(6) u 11 tiegħu,
Billi:
(1)
Il-Kummissjoni, li hija responsabbli għall-implimentazzjoni tal-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea u ta' kwalunkwe fondi oħra ġestiti mill-Unjoni b'kunsiderazzjoni dovuta tal-prinċipju ta' ġestjoni finanzjarja soda stipulat fl-Artikoli 30 sa 33 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, hija obbligata li tiġġieled kontra l-frodi u kontra kwalunkwe attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni. Sabiex tiżgura li l-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u tal-aġenziji eżekuttivi huma infurmati b'mod sħiħ dwar it-theddid għall-interess finanzjarju tal-Unjoni, huwa meħtieġ li jiġu tistabbilxxti regoli interni flimkien mad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C (2014) 2784 (4).
(2)
Bil-għan li tiġi miġġielda l-frodi u jitħarsu l-interessi finanzjarji tal-Unjoni, il-Kummissjoni tuża l-Bażi tad-Dejta Ċentrali tal-Esklużjonijiet (CED) msemmija fl-Artikolu 108 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 u r-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 1302/2008 tas-17 ta' Diċembru 2008 dwar il-bażi tad-dejta ċentrali tal-esklużjonijiet (5) u s-Sistema ta' Twissija Bikrija (EWS) tad-Deċiżjoni 2008/969/KE, Eurarom tas-16 ta' Diċembru 2008 dwar is-Sistema ta' Twissija Bikrija għall-użu tal-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi (6). Soġġett għall-adozzjoni mill-awtorità leġiżlattiva tal-proposta dwar l-emenda tar-Regolament Finanzjarju (7), huwa meħtieġ li jiġi żgurat li s-STB tibqa' effiċjenti.
(3)
Fil-perjodu interim, l-għan tas-STB għandu jibqa' l-istess fis-sustanza. Hija għandha tiżgura, fi ħdan il-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi tagħha, iċ-ċirkolazzjoni ta' informazzjoni ristretta permezz tar-reġistrazzjoni ta' twissijiet fis-STB dwar persuni li jistgħu jirrappreżentaw theddida għall-interessi u r-reputazzjoni finanzjarji tal-Unjonijew għal kwalunkwe fond ieħor ġestit mill-Unjoni.
(4)
Minħabba li d-Diretturi tal-aġenziji eżekuttivi jgawdu status ta' uffiċjal awtorizzanti b'delegazzjoni tal-Kummissjoni għall-implimentazzjoni ta' approprjazzjonijiet operazzjonali, huma għandu jkollhom aċċess għas-STB bl-istess mod li għandhom is-servizzi tal-Kummissjoni għall-ġestjoni tal-approprjazzjonijiet amministrattivi u operazzjoanli.
(5)
Minħabba li l-Kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jkunu qed jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b'sottodelega tal-Kummissjoni, f'konformità mal-Artikolu 56(2) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 għandhom l-istatus ta' uffiċjal awtorizzanti b'delega tal-Kummissjoni għall-implimentazzjoni ta' approprjazzjonijiet operazzjonali, dawn għandu jkollhom aċċess għas-STB bl-istess mod bħas-servizzi tal-Kummissjoni għall-ġestjoni tal-approprjazzjonijeit amministrattivi u operazzjonali.
(6)
L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) għandu l-obbligu, skont l-Artikolu 7(6) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta' Settembru 2013 dwar investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċċju Ewropew ta' Kontra l-Frodi (OLAF) u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 1073/1999 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill u r-Regolament tal-Kunsill (Euratom) Nru 1074/1999 li jipprovdi informazzjoni mingħajr dewmien lis-servizzi tal-Kummissjoni kkonċernati dwar investigazzjonijiet li jkunu għaddejjin fejn juru li jista' jkun xieraq li jittieħdu miżuri amminisstrattivi ta' prekawzjoni biex ikunu protetti l-interessi finanzjarji tal-Unjoni. Skont l-Artikolu 11 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 huwa għandu wkoll l-obbligu li jfassal rapport malli titlesta investigazzjoni u li jagħmel rakkomandazzjonijiet li jindikaw, fejn xieraq, kwalunkwe azzjoni li għandha tittieħed, b'mod partikolari mill-istituzzjonijiet. Sabiex l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun f'pożizzjoni li jitlob twissija, hu neċessarju li jiġi stabbilit liema informazzjoni l-OLAF għandu jressaq quddiem il-Kummissjoni.
(7)
L-OLAF għandu jkollu aċċess għaSTB biex iwettaq il-kompiti ta' investigazzjoni regolatorja tiegħu u l-attivitajiet tiegħu ta' intelligence u l-prevenzjoni tal-frodi eżerċitati skont ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013.
(8)
Għal raġunijiet ta' simplifikazzjoni, il-funzjonament taS-STB għandu jiġi ssimplifikat, in-numru ta' kategoriji ta' twissija għandu jitnaqqas, l-ambitu tagħhom ċċarat u l-ismijiet tat-twissijiet għandhom ikunu awtospjegattivi.
(9)
It-twissijiet ta' verifika bbażati fuq l-informazzjoni mibgħuta mill-OLAF għandom jiġu proposti mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli wara konsultazzjoni mad-Direttorat Ġenerali għall-Baġit u s-Servizz Legali, f'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF.
(10)
It-twissijiet ta' esklużjoni għandhom jiġu proposti mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli lill-Kummissjoni u għandhom jiġu ivvalutati b'mod ċentralizzat mid-Direttorat Ġenerali għall-baġit u s-Servizz Legali fejn xieraq. Meta dawn it-twissijiet ta' esklużjoni jiġu proposti fuq il-bażi ta' informazzjoni mibgħuta mill-OLAF, għandhom jiġu vvalutati b'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF. L-istess proċedura għandha tapplika meta l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun fi ħsiebu jieħu kwalunkwe azzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet tal-persuna kkonċernata.
(11)
L-uffiċjal Awtorizzanti responsabbli għandu jiddeċiedi dwar il-konsegwenzi meħtieġa għall-protezzjoni tal-interess finanzjarju tal-Unjoni, b'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF u għandu jinfurma lill-OLAF dwar din id-deċiżjoni.
(12)
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli għandu jkun responsabbli mit-talba biex jiddaħħlu, jkunu modifikati jew jitneħħew jew jiġġeddu twissijiet. Sabiex jiġi ppreservat livell adegwat ta' kontroll, talbiet bħal dawn għandhom isiru fuq il-livell ġerarkiku stabbilit fid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2014)2784.
(13)
L-uffiċjal tal-kontabilità għandu jiżgura l-arranġamenti tekniċi xierqa għall-applikazzjoni effettiva tas-STB permezz tas-sistema ċentrali tal-kontabilità tal-Kummissjoni.
(14)
Informazzjoni dettaljata dwar ordnijiet ta' rkupru u ordnijiet ta' sekwestru għandha tkun disponibbli għas-servizzi kollha tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi permezz tas-sistema ċentrali tal-kontabilità tal-Kummissjoni. It-twissijiet W3a (ordni ta' sekwestru) u W4 (ordni ta' irkupru) previsti skont id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom għandhom jieqfu. Din l-iformazzjoni waħedha ma tiġġustifikax twissija sistematikament. Dan jirrikjedi analiżi taċ-ċirkustanzi kollha fattwali tal-każ mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli sabiex jiddeċiedi jekk it-twissija hix meħtieġa jew le.
(15)
Ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta' individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta' dejta personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-movement liberu ta' dik id-dejta (8) jistipula li l-ipproċessar ta' dejta personali mill-Kummissjoni jrid jirrispetta r-rekwiżiti leġittimi tal-ipproċessar u r-rekwiżiti marbuta mat-trasferiment tad-dejta stabbiliti fih, u li dan l-ipproċessar huwa soġġett għal iċċekkjar minn qabel mill-Kontrollur Ewropew tal-Protezzjoni tad-Dejta li jsegwi wara notifika mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta tal-Kummissjoni.
(16)
Id-dispożizzjonijiet tal-protezzjoni tad-dejta għandhom jistipulaw x'inhuma d-drittijiet tal-persuni li d-dejta tagħhom hi jew tista' tkun imdaħħla fis-STB
(17)
Ċerti drittijiet ta' protezzjoni tad-dejta huma soġġetti għal eċċezzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 20 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001, li għandhom jitqiesu każ b'każ u li għandhom jiġu applikati fuq bażi temporanja. Is-servizz responsabbli għat-talba ta' dħul, il-modifika, inkluż retifika jew tneħħija ta' informazzjoni rilevanti għandu jiddeċiedi dwar l-applikazzjoni ta' dawn l-eċċezzjonijiet.
(18)
Il-persuna li tkun soġġett ta' mandat ta' twissija ta' esklużjoni possibbli għandha tingħata l-opportunità li tesprimi l-fehmiet tagħha bil-miktub qabel issir it-talba ta' reġistrazzjoni ta' twissija dwar dik il-persuna fis-STB. L-istess opportunità għandha tingħata meta l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun fi ħsiebu jieħu kwalunkwe azzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet tal-persuna kkonċernata.
(19)
Din l-opportunità għandha tiġi eċċezzjonalment diferita sabiex tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-investigazzjoni jew tal-proċedimenti legali nazzjonali jekk ikun hemm raġunijiet leġittimi obbligatorji.
(20)
Id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom għandha tibqa' tapplika sal-1 ta' Lulju 2015, sa fejn dan huwa neċessarju biex jiġi żgurat ir-rispett tar-regolamenti tal-Kunsill dwar miżuri restrittivi, meħuda fuq il-bażi tal-Artikolu 215 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE), sakemm il-kontabilità bbażata fuq id-dovuti (ABAC) tikkunsidra l-informazzjoni li tinsab fil-bażi tad-dejta tas-servizz responsabbli tal-Istrumenti tal-Politika Barranija. Din tieħu l-forma tar-reġistrazzjoni ta' twissija W5b imsemmija fid-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom.
(21)
Id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom għandha tibqa' tapplika għat-twissijiet W3a u W4 sal-1 ta' Lulju 2015, li sa dak iż-żmien għandhom ikunu assimilati ma' twissijiet ta' verifika għall-applikazzjoni tat-Taqsima 4 ta' din id-Deċiżjoni.
(22)
L-implimentazzjoni ta' din id-Deċiżjoni teħtieġ valutazzjoni regolari tal-funzjonament tas-STB u l-kontribut effettiv tagħha għall-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni.
IDDEĊIDIET KIF ĠEJ:
TAQSIMA 1
DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI
Artikolu 1
Suġġett, ambitu u skop
1. Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi Sistema ta' Twissija Bikrija (“STB”) għall-użu mill-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u tal-aġenziji eżekuttivi meta dawn jimplimentaw il-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea u għal kull fond ieħor ġestit mill-Unjoni.
2. L-STB tikkontribwixxi għall-ħarsien tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u s-salvagwardja tal-immaġni tal-Unjoni, il-ġlieda kontra l-frodi u l-ġestjoni finanzjarja soda.
3. L-għan tas-STB huwa li:
(a)
permezz ta' reġistrazzjoni ta' twissijiet tinforma lill-uffiċjali awtorizzanti responsabbli tal-Kummissjoni u tal-aġenziji eżekuttivi li persuna tista' tirrappreżenta theddida għall-interessi finanzjarji u l-immaġni tal-Unjoni jew għal kull fond ieħor ġestit mill-Unjoni; kif ukoll
(b)
tippermetti lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li jagħmel verifiki jew jieħu miżuri xierqa, inklużi dawk imsemmija fit-Taqsima 4 abbażi ta' twissijiet.
4. L-informazzjoni tikkontribwixxi biex tiżgura:
(a)
l-prevenzjoni tar-riskji permezz ta' mezzi ta' verifika abbażi ta' informazzjoni bikrija dwar persuna għal suspett jew sejbiet relatati ma' xi wieħed mill-atti li ġejjin:
-
errur sostanzjali jew irregolarità;
-
imġiba professjonali ħażina;
-
ksur serju tal-kuntratt; jew
-
frodi, korruzzjoni jew kull attività illegali ta' detriment għall-interessi finanzjarji tal-Unjoni kif imsemmi fl-Artikolu 141 tar-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012 (9);
(b)
L-esklużjoni ta' persuna skont l-Artikoli 106(1) u 109(1), tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta' Ottubru 2012 rigward ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (l-“FR”).
Artikolu 2
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta' din id-deċiżjoni, jiġu applikati d-definizzjonijiet li ġejjin:
(a)
“l-uffiċjal tal-kontabilità” tfisser l-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jew membru subordinat tal-persunal li lilu l-uffiċjal tal-kontabilità jkun iddelega ċerti kompiti skont l-Artikolu 69 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
(b)
“l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli” tfisser l-uffiċjal awtorizzanti b'delega tal-Kummissjoni skont it-tifsira tal-Artikolu 65 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 responsabbli skont ir-regoli interni għall-implimentazzjoni tal-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea (il-“baġit”), inklużi d-diretturi tal-aġenziji eżekuttivi, l-uffiċjali awtorizzanti b'sottodelega skont it-tifsira tal-Artikolu 65 ta' dak ir-Regolament li jeżerċitaw il-funzjoni ta' direttur, u l-Kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jkunu qed jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b'sottodelega tal-Kummissjoni, f'konformità mal-Artikolu 56(2) ta' dak ir-Regolament;
(c)
“suġġett tad-dejta” tfisser persuna identifikabbli kif imsemmi fir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta' individwi fir-rigward tal-ipproċessar ta' dejta personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta' dik id-dejta;
(d)
“riżultati” tfisser fatti stabbiliti misjuba matul l-implimentazzjoni ta' impenn legali, jew irreġistrati fil-kuntest ta' awditi jew investigazzjonijiet imwettqa mill-Qorti tal-Awdituri, l-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF), mis-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) jew kull awditu jew kontroll ieħor li jsir taħt ir-responsabbiltà tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli;
(e)
“impenn legali” ifisser impenn meħud mill-Kummissjoni fit-Titoli V sa VIII tal-Parti 1, u Parti 2 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
(f)
“persuna” tfisser kwalunkwe persuna fiżika jew kwalunkwe persuna ġuridika jew kwalunkwe assoċjazzjoni mingħajr personalità ġuridika kif elenkati hawn taħt:
-
riċevitur kif definit fl-Artikolu 2(i) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012,
-
kandidat jew offerent,
-
applikant għall-għotja,
-
parteċipant f'kompetizzjoni bi premju
-
espert estern remunerat skont l-Artikolu 204(i) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012,
-
persuna b'setgħat ta' rappreżentanza, teħid ta' deċiżjonijiet jew kontroll fuq persuna ġuridika oħra msemmija fl-Artikolu 106(1)(b) u (e) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
(g)
“imġiba ħażina professjonali” tfisser ksur ta' liġijiet jew regolamenti jew standards etiċi tal-professjoni li tappartjeni għaliha l-persuna, kif ukoll kwalunkwe aġir illegali li għandu impatt fuq l-kredibilità professjonali tagħha;
(h)
“Subkuntrattur” tfisser operatur ekonomiku li huwa propost minn kandidat jew offerent jew kuntrattur biex iwettaq parti minn kuntratt, filwaqt li l-awtorità kontraenti m'għandha l-ebda impenn legali dirett miegħu;
(i)
“errur sostanzjali jew irregolarità” tfisser errur sostanzjali jew irregolarità kif definiti fl-Artikolu 166(2) tar-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012;
(j)
“persuna ta' kuntatt tat-twissija” tfisser il-persuna fi ħdan is-servizz responsabbli għat-talba li hi inkarigata mill-fajl tat-twissija sakemm titneħħa;
Artikolu 3
Il-Funzjonament tas-STB
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jiżgura l-arranġamenti tekniċi xierqa għal funzjonament effettiv tas-STBS u l-monitoraġġ tagħha.
L-uffiċjal tal-kontabilità jdaħħal, jimmodifika, iġedded jew ineħħi t-twissijiet tas-STB mitluba mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
2. L-uffiċjal tal-kontabilità jadotta miżuri ta' implimentazzjoni li jikkonċernaw l-aspetti tekniċi u jiddefinixxi proċeduri assoċjati, inkluż fil-qasam tas-sigurtà.
L-uffiċjal tal-kontabilità javża lis-servizzi tal-Kummissjoni u lill-aġenziji eżekuttivi dwar dawn il-miżuri.
Artikolu 4
Is-setgħa li wieħed jitlob, jimmodifika, iġedded jew ineħħi twissija
1. Huma biss l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li jistgħu jitlobu r-reġistrazzjoni, il-modifika, it-tiġdid jew it-tneħħija ta' twissija.
2. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jindirizzaw it-talba għar-reġistrazzjoni, il-modifika, it-tiġdid jew it-tneħħija ta' twissijiet lill-uffiċjal tal-kontabilità. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli juża l-formola stabbilita fl-Anness ta' din id-Deċiżjoni.
3. Il-persuna ta' kuntatt tat-twissija imsemmi fl-Artikolu 8 jivverifika li r-rekwiżiti tal-Artikoli 11 jew 12 jiġu ssodisfatti qabel ma jibgħat it-talba lill-uffiċjal tal-kontabilità.
Artikolu 5
Aċċess għas-STB
Is-servizzi tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi jkollhom aċċess dirett għall-informazzjoni li tinsab fis-STB permezz tas-sistema ċentrali ta' kontabilità pprovduta mill-Kummissjoni.
Is-servizz tal-Kummissjoni jew l-aġenzija eżekuttiva responsabbli għal sistema lokali jistgħu jużaw din is-sistema biex jiksbu aċċess għad-dejta maħżuna fis-STB, dment li tiġi garantita konsistenza fid-dejta bejn is-sistema lokali u s-sistema ċentrali ta' kontabilità.
Artikolu 6
L-użu tas-STB
Informazzjoni maħżuna fis-sistema ta' twissija bikrija tista' tintuża biss għall-iskop tal-implimentazzjoni tal-baġit jew ta' kwalunkwe fond ieħor ġestit mill-Unjoni. Dan m'għandux jaffettwa l-informazzjoni li tinsab fil-bażi tad-dejta ċentrali tal-esklużjoni (minn hawn' il quddiem “CED”) imsemmija fl-Artikolu 1(2) u 1 (3) tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 1302/2008 (10).
L-OLAF jista' juża l-informazzjoni li tinsab fis-STB u CED għall-investigazzjonijiet tiegħu skont ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta' Settembru 2013 dwar investigazzjonijiet immexxija mill-OLAF u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 1073/1999 (“ir-Regolament OLAF”), u għall-attivitajiet ta' prevenzjoni tal-frodi, inkluż l-analiżi tar-riskji.
Artikolu 7
L-għażla ta' żmien tal-konsultazzjoni tas-STB
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jivverifika jekk hemmx twissija fis-STB li tikkonċerna terzi persuni fl-istadji li ġejjin:
(a)
qabel ma jiddaħħal impenn baġitarju individwali;
(b)
qabel ma jiddaħħal impenn baġitarju globalijekk il-persuna tkun magħrufa f'dak l-istadju;
(c)
fil-każ ta' impenji baġitarji proviżorji, qabel ma jiġi konkluż l-impenn legali li jagħti lok għal intitolament ta' ħlasijiet sussegwenti sakemm ma jikkonċernawx il-ħlas tal-persunal u rimbors tal-ispejjeż tal-ivjaġġar relatati ma' parteċipazzjoni f'laqgħat u kompetizzjonijiet;
(d)
fil-każ ta' proċeduri ta' akkwist jew għotja, kompetizzjonijiet bi premju u sejħiet għal espressjoni ta' interess, mhux aktar tard minn qabel id-deċiżjoni tal-għotja;
(e)
fil-każ ta' akkwist, jekk l-awtorità kontraenti tillimita n-numru ta' kandidati mistiedna biex jissottomettu offerta, qabel l-għażla tal-kandidati tkun tlestiet;
(f)
qabel kwalunkwe ħlas sakemm ma jikkonċernax il-ħlas tal-persunal u rimbors tal-ispejjeż tal-ivjaġġar relatati ma' parteċipazzjoni f'laqgħat u kompetizzjonijiet.
Artikolu 8
Persuna ta' kuntatt ta' twissija
Il-persuna ta' kuntatt ta' twissija għandha:
(a)
tħejji t-talba għal reġistrazzjoni ta' twissija;
(b)
tgħaddi t-talba u kwalunkwe informazzjoni oħra relatata mat-twissija lill-uffiċjal tal-kontabilità;
(c)
tipprovdi l-informazzjoni li tippermetti lill-uffiċjali awtorizzanti responsabbli li jagħmel verifiki jew tiddeċiedi dwar il-konsegwenzi msemmija fit-Taqsima 4.
TAQSIMA 2
INFORMAZZJONI MDAĦĦLA fis-STB
Artikolu 9
Kategoriji ta' twissijiet
1. It-twissijiet tas-STB jinqasmu fiż-żewġ kategoriji li ġejjin:
(a)
“twissijiet ta' verifika”, meta persuna tkun suspettata jew soġġetta għal sejbiet ta' frodi, korruzzjoni jew kull attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni kif imsemmi fl-Artikolu 141 ta' Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012, ta' erruri sostanzjali jew irregolarità, ta' mġiba professjonali ħażina jew ta' ksur serju tal-kuntratt;
(b)
“twissijiet ta' esklużjoni”, fejn persuna hija eskluża skont il-motivi ta' esklużjoni previsti fl-Artikoli 106 (1) u 109 (1) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
2. Persuna tista' tkun soġġetta għal twissijiet reġistrati distinti għal raġunijiet differenti.
Artikolu 10
Informazzjoni li tinsab fit-twissijiet tas-STB
It-twissijiet tas-STB jinkludu l-informazzjoni li ġejja:
(a)
l-identifikazzjoni tal-persuna;
(b)
it-tip ta' twissija;
(c)
it-tul ta' żmien tat-twissija;
(d)
ir-raġunijiet li għalihom il-persuna tirrappreżenta theddida għall-interessi finanzjarji u l-immaġni tal-Unjoni jew għal kwalunkwe fond ieħor ġestit mill-Unjoni;
(e)
l-informazzjoni relatata ma' proċedura kontradittorja;
(f)
l-isem tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli;
(g)
l-isem tal-persuna ta' kuntatt ta' twissija msemmija fl-Artikolu 8 ta' din id-Deċiżjoni.
Artikolu 11
Twissijiet ta' verifika
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' jitlob twissija ta' verifika fejn tkun sodisfatta waħda mill-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
L-OLAF ikun informa lill-uffiċċjal awtorizzanti responsabbli skont ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013, meta l-investigazzjonijiet tiegħu juru li jista' jkun xieraq li jittieħdu miżuri biex jiġu protetti l-interessi finanzjarji tal-Unjoni;
(b)
il-Qorti Ewropea tal-Awdituri tkun għaddiet informazzjoni lill-Kummissjoni jew l-IAS tkun għaddiet informazzjoni lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li tindika frodi, korruzzjoni jew kwalunkwe attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni kif imsemmi fl-Artikolu 141 ta' Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012, jew erruri sostanzjali jew irregolarità, jew mġiba professjonali ħażina jew ta' ksur serju ta' kuntratt fir-rigward ta' persuna;
(c)
l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun wettaq verifika, awditu jew kontroll li jindika frodi, korruzzjoni, kwalunkwe attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni kif imsemmi fl-Artikolu 141 ta' Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012, erruri sostanzjali, irregolaritajiet jew kondotta professjonali ħażina jew ta' ksur serju ta' kuntratt fir-rigward ta' persuna jew ikun irċieva informazzjoni dwar tali verifika, awditu jew kontroll.
2. Twissija ta' verifika jkollha durata massima ta' sena. Hija titneħħa meta tintalab twissija ta' esklużjoni, jew meta ma jkunx hemm aktar bżonn ta' verifika.
3. Fi tmiem il-perjodu msemmi fil-paragrafu 2, it-twissija ta' verifika titneħħa awtomatikament
4. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' jitlob it-tiġdid tat-twissija ta' verifika fejn l-OLAF jinformah li l-konklużjonijiet dwar l-investigazzjonijiet imsemmijin fil-paragrafu 1 għadhom ma ġewx ikkompilati iżda li l-investigazzjonijiet jiġġustifikaw iż-żamma ta' twissija ta' verifika. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' wkoll jitlob it-tiġdid tat-twissija ta' verifika meta l-kundizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafu 1 (b) u (c), għadhom issodisfati.
5. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jipprovdi r-raġunijiet għaliex it-tiġdid huwa neċessarju għall-protezzjoni tal-interessi finanzjarji u l-immaġni tal-Unjoni.
6. Tiġdid ikun meqjus bħala talba ġdida għal twissija ta' verifika.
Artikolu 12
Twissijiet ta' esklużjoni
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jitlob twissija ta' esklużjoni għall-każijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1) jew 109(1) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
2. It-twissija ta' esklużjoni titneħħa fi tmiem il-perjodu tal-esklużjoni.
3. It-twissija ta' esklużjoni tiddaħħal b'mod awtomatiku fis-CED mis-STB.
Artikolu 13
Informazzjoni trażmessa mill-OLAF
Meta l-OLAF jittrażmetti informazzjoni skont l-Artikolu 7(6) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 biex jassisti lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli biex jiddeċiedi li jieħu miżuri ta' prekawzjoni biex jiġu protetti l-interessi finanzjarji tal-Unjoni Ewropea jew f'konformità mal-Artikolu 11 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013, din l-informazzjoni tinkludi:
(a)
l-identità tal-persuna kkonċernata;
(b)
sommarju tal-fatti rilevanti u tar-riskji identifikati mill-investigazzjoni. Is-sommarju jkun biżżejjed biex jippermetti l-persuna biex tinstema' b'mod effettiv skont l-Artikolu 16 ta' din id-Deċiżjoni;
(c)
kwalunkwe miżuri speċjali ta' kunfidenzjalità rakkomandati f'każijiet partikolari li jinvolvu l-użu ta' miżuri investigattivi li jaqgħu fil-kompetenza ta' awtorità ġudizzjarja nazzjonali jew, fil-każ ta' investigazzjoni esterna, fil-kompetenza ta' awtorità nazzjonali, skont ir-regoli nazzjonali applikabbli għal investigazzjonijiet.
TAQSIMA 3
DISPOŻIZZJONIJIET PROĊEDURALI GĦAR-REĠISTRAZZJONI TA' TWISSIJA
Artikolu 14
Konsultazzjoni minn qabel ta' servizzi ċentrali għal twissijiet ta' verifika
Qabel ma jiddeċiedi li jitlob reġistrazzjoni ta' twissija ta' verifika fuq il-bażi tal-informazzjoni mibgħuta mill-OLAF skont l-Artikoli 7(6) u 11 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jikkonsulta mad-Direttorat Ġenerali għall-Baġit (servizz finanzjarju ċentrali) u, fejn xieraq, is-Servizz Legali, f'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF f'konformità mar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013.
Artikolu 15
Valutazzjoni tat-twissijiet ta' esklużjoni mis-servizzi ċentrali
Qabel ma tintalab twissija ta' esklużjoni għall-każijiet imsemmija fl-Artikoli 106(1) (b), (c), (e) u Artikolu 109(1) proposta mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u tul ta' żmien xieraq tagħha trid issir valutazzjoni ċentralizzata mid-Direttorat Ġenerali għall-Baġit u s-Servizz Legali. Meta t-twissija ta' esklużjoni proposta mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli hija bbażata fuq informazzjoni mibgħuta mill-OLAF, din il-valutazzjoni ssir b'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF.
Artikolu 16
Dritt tas-smigħ
1. Ir-reġistrazzjoni ta' twissijiet hija soġġetta għar-regoli li ġejjin:
(a)
Kull meta l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jipprevedi li jitlob reġistrazzjoni ta' twissija ta' esklużjoni jew jikkunsidra li jieħu kwalunkwe azzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet tal-persuna kkonċernata, huwa -ewwel jagħti lill-persuna kkonċernata l-opportunità li tesprimi l-opinjonijiet tagħha bil-miktub. l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jagħti lill-persuna mill-inqas 14-il jum kalendarju biex tagħmel dan. Fl-istess ħin, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jinforma lill-persuna li, fin-nuqqas ta' tweġiba, it-twissija tiġi rreġistrata.
Fejn ikun xieraq, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jagħti lill-persuna l-opportunità li tesprimi l-fehmiet tagħha fuq il-bażi tal-informazzjoni pprovduta mill-OLAF.
(b)
Jekk il-persuna tippreżenta kummenti li ma jbiddlux il-valutazzjoni tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, dan tal-aħħar jitlob lill-uffiċjal tal-kontabilità biex jattiva t-twissija.
Jekk il-persuna tippreżenta kummenti li, fil-fehma tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jrendu twissija sproporzjonata jew mhux neċessarja, it-twissija ma tkunx attivata u l-persuna tiġi mgħarrfa kif xieraq.
L-Uffiċjal tal-Kontabilità jikkonferma r-reġistrazzjoni tat-twissija fis-STB lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, kif xieraq.
(c)
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jinnotifika lill-persuna bl-attivazzjoni tat-twissija u bit-tul tagħha. Madankollu, in-notifika ma tkunx meħtieġa jekk il-persuna ma tweġibx għall-istedina biex tippreżenta l-kummenti tagħha bil-miktub.
2. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' jitlob ir-reġistrazzjoni ta' twissija ta' esklużjoni għall-każijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1)(e) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 sakemm tittieħed deċiżjoni dwar it-tul taż-żmien tal-esklużjoni, diġà qabel ma tingħata lill-persuna l-opportunità li tesprimi l-fehmiet tagħha. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jagħti lill-persuna l-opportunità li tippreżenta l-fehmiet tagħha dwar it-tul taż-żmien tal-esklużjoni.
3. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' jitlob ir-reġistrazzjoni ta' twissija ta' esklużjoni għas-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1)(a) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 diġà qabel ma tingħata lill-persuna l-opportunità li tesprimi l-fhemiet tagħha jekk ikollha dokument uffiċjali li jistabbilixxi s-sitwazzjoni. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jinnotifika lill-persuna bir-reġistrazzjoni tat-twissija ta' esklużjoni.
4. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista', b'mod eċċezzjonali, jipposponi l-opportunità mogħtija lill-persuna li tesprimi l-fhemiet tagħha bil-miktub qabel it-talba għal reġistrazzjoni ta' twissija ta' esklużjoni jew qabel jieħu kwalunkwe azzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet tal-persuna kkonċernata, sakemm hemm raġunijiet leġittimi obbligatorji li tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-investigazzjoni jew tal-proċedimenti legali nazzjonali filwaqt li jkompli jipproċedi bir-reġistrazzjoni tat-twissija.
5. Meta l-OLAF jinforma lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli skont l-Artikolu 13, huwa jindika jekk hux meħtieġ li tinżamm il-kunfidenzjalità tal-proċedura tal-investigazzjoni jew dik ta' proċediment ġudizzjarju nazzjonali u jekk hux meħtieġ li l-opportunità mogħtija lill-persuna li tesprimi l-opinjonijiet tiġi differita.
6. Il-persuna tingħata l-opportunità li tesprimi l-opinjonijiet tagħha hekk kif ir-raġunijiet għall-protezzjoni ta' investigazzjoni jew proċeduri legali nazzjonali ma jibqgħux jeżistu.
Artikolu 17
Il-protezzjoni tad-dejta u d-drittijiet tas-suġġetti tad-dejta
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jinforma lis-suġġetti tad-dejta li d-dejta dwarhom tista' tiġi inkluża fis-STB u li lil min id-dejta tista' tiġi kkomunikata. Din l-informazzjoni ġenerali tkun ikkomunikata bil-miktub, b'mod partikolari, fis-sejħiet għall-offerti, sejħiet għall-proposti, kompetizzjonijiet bi premju u fl-assenza ta' sejħiet, qabel ma jingħataw il-kuntratti jew l-għotjiet.
2. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li jitlob ir-reġistrazzjoni ta' twissija jkun responsabbli għar-relazzjonijiet mal-persuna li d-dejta tagħha tiddaħħal fis-STB. Hu jwieġeb għal talbiet magħmula mill-persuna kkonċernata biex tiġi retifikata dejta personali mhux akkurata jew kompluta u għal kull talba jew mistoqsija oħra minn din il-persuna.
3. Persuna tista' wkoll titlob bil-miktub informazzjoni mingħand l-uffiċjal tal-kontabilità dwar jekk hiex irreġistrata fis-STB.
L-uffiċjal tal-kontabilità jipprovdi din l-informazzjoni sakemm l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, fejn addattat bi ftehim mal-OLAF, ma jiddeċiedix li japplikaw ir-restrizzjonijiet tal-Artikolu 20(1) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
4. It-twissijiet imneħħija jkunu aċċessibbli għall-finijiet ta' awditu u investigazzjoni biss u m'għandhomx ikunu viżibbli għall-utenti tas-STB.
Madankollu, id-dejta personali li jkun fihom it-twissijiet li jirreferu għal persuni fiżiċi tibqa' aċċessibbli għal dawn il-finijietgħal ħames snin biss wara li tkun tneħħiet it-twissija.
Artikolu 18
Rieżami tat-twissija
Jekk il-persuna li għaliha hija rreġistrata twissija fis-STB tipprovdi elementi ġodda li juru li r-raġunijiet għar-reġistrazzjoni ma għadhomx jeżistu, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jitlob it-tneħħija tat-twissija.
Il-persuna li għaliha twissija ta' esklużjoni hija rreġistrata fis-STB tista' tilmenta mal-Ombudsman u tfittex stħarriġ ġudizzjarju.
TAQSIMA 4
KONSEGWENZI TAT-TWISSIJIET
Artikolu 19
Regoli ġenerali li jirregolaw il-konsegwenzi
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jitlob kull informazzjoni rilevanti mill-persuna ta' kuntatt tat-twissija sabiex ikun jista' jiddeċiedi dwar il-konsegwenzi stabbiliti f'din it-taqsima.
2. Meta, fuq il-bażi tal-informazzjoni mogħtija mill-OLAF l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jitlob reġistrazzjoni ta' twissija ta' verifika skont l-Artikolu 11, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jsegwi l-proċedura stabbilita fl-Artikoli 14 jew 15 ta' din id-deċiżjoni u jiddeċiedi dwar il-konsegwenzi f'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF f'konformità mar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013.
3. Meta jkun qed jiddeċiedi dwar il-konsegwenzi, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jqis il-kriterji li ġejjin għat-twissijiet kollha:
(a)
ir-riskji għall-interessi finanzjarji u l-immaġni tal-Unjoni;
(b)
l-ammont u t-tul ta' żmien tal-impenn legali;
(c)
l-urġenza fl-implimentazzjoni tal-impenn legali;
(d)
in-natura tal-fatti;
(e)
is-serjetà tal-fatti; kif ukoll
(f)
il-konsegwenzi possibbli tal-implimentazzjoni tal-impenn legali;
Għat-twissijiet ta' esklużjoni, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jqis ukoll in-natura u l-gravità tan-nuqqas ta' raġunijiet għall-esklużjoni u l-ħtieġa ta' kontinwità tas-servizz.
4. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, f'kull każ, jiġġustifika d-deċiżjoni tiegħu dwar il-konsegwenzi bil-miktub.
Artikolu 20
Konsegwenza tat-twissijiet ta' verifika
1. Fil-każ ta' proċeduri ta' akkwist jew aġġudikazzjoni ta' għotja jew kompetizzjonijiet għall-premjijiet, il-verifika mseemmija tista' tkun dan li ġej:
(a)
l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' jitlob dokumenti ta' sostenn addizzjonali kif stabbilit fil-proċedura ta' akkwist jew aġġudikazzjoni ta' għotja jew kompetizzjonijiet għall-premjijiet;
(b)
għal proċedura ta' għotja, analiżi tar-riskju relatata mal-prefinanzjament.
2. Fil-każ ta' impenn legali, il-verifika msemmija tista' tkun dan li ġej:
(a)
verifika li l-azzjoni hija konformi mal-impenn legali, inkluż ir-rispett tal-iskadenzi u l-kontenut ta' riżultati tanġibbli;
(b)
għal għotjiet eżistenti, il-verifika tal-eliġibbiltà tal-kostijiet qabel il-ħlas jew it-twettiq ta' awditjar jew kontrolli fuq il-post.
Artikolu 21
Id-dritt tas-smigħ wara twissija ta' verifika
Il-proċedura stabbilita fl-Artikolu 15 ta' din id-Deċiżjoni u d-dritt ta' smigħ stabbilit fl-Artikolu 16 ta' din id-Deċiżjoni japplika wkoll meta uffiċjal awtorizzanti responsabbli wara twissija ta' verifika jipprevedi li jieħu kwalunkwe azzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet tal-persuna kkonċernata.
Artikolu 22
Konsegwenzi tat-twissijiet ta' esklużjoni dwar proċeduri u impenji legali
1. Fil-każ ta' proċeduri ta' akkwist jew aġġudikazzjoni ta' għotja jew kompetizzjonijiet bi premju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jeskludi persuna soġġetta għal twissija ta' esklużjoni milli tipparteċipa fi proċeduri ta' akkwist jew għotja, sakemm il-kundizzjonijiet stipulati fl-Artikolu 106(2) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 jiġu ssodisfati, meta persuna tkun f'sitwazzjoni ta' monopolju.
2. F'każ ta' impenji legali eżistenti, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiddeċiedi dwar il-konsegwenzi, inkluż kwalunkwe minn dawn li ġejjin:
(a)
li jipproċedi bl-implimentazzjoni tal-kuntratt jew tas-sussidju u jagħmel kull verifika xierqa;
(b)
li jissospendi l-limitu ta' żmien għall-pagament f'konformità mal-Artikolu 92(2) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
(c)
li jissospendi l-pagamenti f'konformità mal-Artikolu 208 tar-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012;
(d)
li jissospendi l-implimentazzjoni tal-kuntratt jew għotja f'konformità mal-Artikoli 116 u 135(5) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
(e)
li jittermina l-impenn legali jekk il-forniment tal-impenn legali jipprevedi t-terminazzjoni abbażi tal-informazzjoni li għaliha t-twissija kienet ġiet irreġistrata.
3. Jekk il-persuna hija subkuntrattur, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jitlob lill-offerent jew il-kandidat jew l-offerent biex jissostitwixxi s-sottokuntrattur.
Artikolu 23
Kosengwenzi tat-twissijiet ta' esklujoni fuq tranżazzjonijiet baġitarji
1. F'każ ta' twissija ta' esklużjoni, fejn ikun xieraq, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jikkonferma fis-sistema ta' kontabilità li l-ħlas għandu jsir minkejja l-eżistenza tat-twissija.
2. Fejn tkun irreġistrata twissija ta' esklużjoni, ma jsiru l-ebda impenn baġitarju, l-ebda reġistrazzjoni ta' impenn legali individwali fil-kontijiet baġitarji fuq il-bażi ta' impenn globali u l-ebda konklużjoni ta' impenn legali fuq il-bażi ta' impenn proviżorju, ħlief meta persuna tkun f'sitwazzjoni ta' monopolju skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 106(2) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
TAQSIMA 5
DISPOŻIZZJONIJIET FINALI
Artikolu 24
Tħassir
Id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom dwar is-Sistema ta' Twissijiet Bikrija għall-użu mill-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u tal-aġenziji eżekuttivi hija mħassra.
Artikolu 25
Dispożizzjonijiet tranżizzjonali
1. It-twissijiet ta' esklużjoni rreġistrati fid-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom jibqgħu attivi sa tmiem it-tul tagħhom skont dik id-Deċiżjoni.
2. It-twissijiet W1, W2 u W3b rreġistrati skont id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom jitqiesu bħala twissijiet ta' verifika skont din id-Deċiżjoni.
3. It-twissijiet W3a u W4 jibqgħu jiġu rreġistrati sal-1 ta' Lulju 2015 skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fid-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom. Għall-applikazzjoni tat-Taqsima 4 ta' din id-Deċiżjoni, it-twissijiet W3a u W4 jitqiesu bħala twissijiet ta' verifika skont din id-Deċiżjoni. Id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom tkompli tapplika għat-twissijiet W5b sal-1 ta' Lulju 2015.
Artikolu 26
Pubblikazzjoni
Din id-Deċiżjoni tiġi ppubblikata f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Magħmul fi Brussell, it-13 ta' Novembru 2014.