ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 5. června 2014
o ochraně osobních údajů v portálu evropské e-justice
(2014/333/EU)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
po konzultaci s evropským inspektorem ochrany údajů,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Ve svém sdělení z května 2008 (1) Komise uvedla, že bude pracovat na konceptu a zprovoznění portálu evropské e-justice (dále jen „portál“), jehož řízení se ujme v úzké spolupráci s členskými státy.
(2)
Víceletý akční plán v oblasti evropské e-justice na období let 2009-2013 (2) ze dne 8. listopadu 2008 pověřil realizací portálu Evropskou komisi. Portál byl spuštěn dne 16. července 2010. Vzhledem k tomu, že portál je teprve nyní připraven na první propojení vnitrostátních rejstříků, jež obnáší zpracování osobních údajů, stalo se přijetí tohoto rozhodnutí nezbytným až za současné situace.
(3)
Cílem portálu je přispět k realizaci evropského soudního prostoru, a to usnadněním a podporou přístupu ke spravedlnosti a posílení informačních a komunikačních technologií, jež mají usnadnit přeshraniční elektronické soudní řízení a justiční spolupráci.
(4)
Orgány, subjekty, úřady a agentury Evropské unie stejně jako členské státy musí při provádění právních předpisů Unie ctít základní práva a dodržovat zásady uznané Listinou základních práv Evropské unie, zejména právo na ochranu osobních údajů stanovené v článku 8 uvedené listiny.
(5)
Vzhledem k tomu, že řada rozmanitých úkolů a funkcí Komise a členských států týkající se portálu obnáší rozličné povinnosti a závazky, pokud jde o ochranu údajů, je nezbytné, aby tyto byly jasně vymezeny.
(6)
S ohledem na zvláštní povahu činností souvisejících s portálem e-justice, vytvořených na základě spolupráce mezi Komisí a členskými státy, je úloha Komise při zpracování osobních údajů prostřednictvím portálu omezená. Je třeba upřesnit, že Komise nenese žádnou odpovědnost za obsah vzájemně propojených vnitrostátních databází, který je prostřednictvím portálu dostupný.
(7)
Zpracovávání osobních údajů Komisí v rámci portálu se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (3). V této souvislosti je Komise zejména odpovědná za poskytování infrastruktury IT pro funkce portálu, včetně propojení vnitrostátních databází.
(8)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 by mělo být výslovně uvedeno, pro jaké účely se osobní údaje zpracovávají. Komise by tudíž měla osobní údaje v rámci portálu zpracovávat pouze za účelem poskytnutí přístupu k vzájemně propojeným vnitrostátním databázím s osobními údaji, poskytnutí interaktivních služeb umožňujícím uživatelům komunikovat přímo s příslušnými orgány v jiném členském státě, poskytnutí přístupu k veřejným informacím pro registrované uživatele nebo poskytnutí kontaktních údajů.
(9)
Komise by se měla opřít o systémové technologie, které zohledňují koncepci „ochrany údajů již od návrhu“. Při uplatňování této koncepce by mělo být při návrhu funkce spojené se zpracováním osobních údajů prostřednictvím portálu, jakož i jiných funkcí portálu, provedeno posouzení dopadů na ochranu soukromí a osobních údajů. Toto posouzení určí potenciální rizika v souvislosti s ochranou údajů. Rovněž uvede vhodná opatření a záruky, které mají být začleněny do systému ochrany osobních údajů.
(10)
Při provádění činností souvisejících s propojením vnitrostátních databází by Komise měla nepřetržitě a náležitě posuzovat bezpečnost.
(11)
Prostřednictvím portálu mohou být dostupné pouze informace, které jsou v propojených vnitrostátních databázích veřejně přístupné. Portál by neměl umožňovat, aby byly pro různé účely kombinovány údaje z různých vzájemně propojených vnitrostátních databází,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Předmět
Toto rozhodnutí stanoví funkce a povinnosti Evropské komise v souvislosti s požadavky na ochranu údajů při zpracovávání osobních údajů v rámci evropského portálu e-justice (dále jen „portál“).
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí definice stanovené nařízením (ES) č. 45/2001. Vedle toho se rozumí:
a)
„účastníkem evropské e-justice“ každý zástupce členského státu nebo partnerské organizace evropské e-justice, jemuž bylo uděleno povolení měnit obsah portálu (jeho částí);
b)
„vzájemně propojenými vnitrostátními databázemi“ databáze, které obsahují veřejně přístupné informace, provozované členskými státy a jinými subjekty, jako jsou profesní sdružení a neziskové organizace, které jsou propojeny prostřednictvím portálu tak, že informace přístupné na vnitrostátní úrovni jsou dostupné přes portál;
c)
„veřejně přístupnými informacemi“ informace, které jsou přístupné veřejnosti prostřednictvím internetu;
d)
„registrovaným uživatelem“ uživatel portálu, který se v portálu registroval prostřednictvím ověřovací služby Evropské komise (ECAS), např. jako „účastník evropské e-justice“.
Článek 3
Zpracovávání údajů
Komise zpracovává osobní údaje v rámci portálu pouze v rozsahu nezbytném pro účely:
a)
poskytnutí přístupu k vzájemně propojeným vnitrostátním databázím obsahujícím osobní údaje;
b)
poskytnutí interaktivních služeb, které registrovaným uživatelům umožní přímo komunikovat s příslušnými orgány v jiném členském státě;
c)
zajištění přístupu k veřejně dostupným informacím pro registrované uživatele;
d)
poskytnutí kontaktních údajů.
Článek 4
Povinnosti správce údajů
1. Komise vykonává své povinnosti správce údajů podle čl. 2 písm. d) nařízení (ES) č. 45/2001 v souladu se svými příslušnými povinnostmi v rámci portálu, jak je uvedeno v tomto článku.
2. Komise zajistí dostupnost, údržbu a bezpečnost infrastruktury IT portálu.
3. Komise odpovídá za tyto úkony související se zpracováním osobních údajů:
a)
uspořádávání;
b)
sdělení prostřednictvím přenosu;
c)
šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění;
d)
srovnávání či kombinování osobních údajů z propojených vnitrostátních databází nebo osobních údajů týkajících se registrovaných uživatelů.
4. Za účelem plnění svých povinností jakožto správce údajů Komise vymezí potřebné politiky a uplatní vhodná technická řešení.
5. Komise provádí technická opatření nutná k zajištění bezpečnosti při přenosu osobních údajů a jejich zobrazení na portálu, zejména důvěrnosti a integrity při jakémkoli jejich přenosu do portálu a z něj.
6. Komise nenese odpovědnost za žádný z aspektů ochrany údajů, které se týkají:
a)
počátečního shromažďování a uchovávání údajů z propojených vnitrostátních databází;
b)
jakýchkoli rozhodnutí přijatých členskými státy o zpřístupnění takových údajů prostřednictvím portálu;
c)
obsahu jakéhokoli údaje z vzájemně propojených vnitrostátních databází, který je dostupný prostřednictvím portálu.
7. Povinnostmi Komise není dotčena odpovědnost členských států a jiných subjektů za obsah a provoz propojených vnitrostátních databází, které spravují.
Článek 5
Informační povinnosti
1. Komise poskytne subjektům údajů informace uvedené v článcích 11 a 12 nařízení (ES) č. 45/2001, pokud jde o poskytování informací, za něž Komise podle tohoto rozhodnutí odpovídá.
2. Aniž jsou dotčeny její povinnosti vůči subjektům údajů členských států a jiných subjektů působících v rámci propojených vnitrostátních databází, Komise rovněž informuje subjekty údajů o tom, na koho se obrátit, aby mohly účinně využít svého práva na informace, na přístup, na opravu a na námitku podle příslušných právních předpisů na ochranu údajů. Komise odkáže na prohlášení o ochraně osobních údajů členských států a jiných orgánů.
3. Komise na portálu rovněž zpřístupní:
a)
překlady prohlášení členských států o ochraně osobních údajů, jak je uvedeno v odstavci 2, do příslušných jazyků portálu;
b)
ucelené prohlášení o ochraně osobních údajů týkající se portálu v souladu s články 11 a 12 nařízení (ES) č. 45/2001 v jasné a srozumitelné podobě.
Článek 6
Uchovávání osobních údajů
1. Pokud jde o výměnu informací z propojených vnitrostátních databází, žádné osobní údaje týkající se subjektů údajů nesmějí být na portálu uchovávány. Veškeré takové údaje se uchovávají ve vnitrostátních databázích provozovaných členskými státy nebo jinými subjekty.
2. Osobní údaje týkající se uživatelů portálu nebo osobní údaje jimi poskytované nesmějí být na portálu uchovávány, kromě případů, kdy se tito uživatelé přihlásili jako registrovaní uživatelé. Osobní údaje registrovaných uživatelů se uchovávají tak dlouho, dokud registrovaný uživatel nepožádá o zrušení své registrace. V souladu s článkem 3 se osobní údaje týkající se účastníků nebo kontaktních osob evropské e-justice uchovávají pouze po dobu, po kterou tyto osoby vykonávají svou funkci.
Článek 7
Datum použitelnosti
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dvacátým dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 5. června 2014.
DEĊIŻJONI TAL-KUMMISSJONI
tal-5 ta' Ġunju 2014
dwar il-protezzjoni tad-dejta personali fil-Portal Ewropew tal-Ġustizzja Elettronika
(2014/333/UE)
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkonsultat il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Dejta.
Billi:
(1)
Fil-Komunikazzjoni tagħha ta' Mejju 2008 (1), il-Kummissjoni ddikjarat li se tfassal u tistabbilixxi l-Portal Ewropew tal-Ġustizzja Elettronika (minn hawn' il quddiem “il-Portal”), li jiġi mmaniġġjat b'kooperazzjoni mill-qrib mal-Istati Membri.
(2)
Il-Pjan ta' Azzjoni Pluriennali dwar il-Ġustizzja Elettronika Ewropea 2009-2013 (2) tat-8 ta' Novembru 2008 inkariga lill-Kummissjoni Ewropea bl-implimentazzjoni tal-Portal. Il-Portal tnieda fis-16 ta' Lulju 2010. L-adozzjoni ta' din id-Deċiżjoni saret meħtieġa biss issa peress li l-Portal huwa biss issa lest għall-ewwel interkonnessjoni tar-reġistri nazzjonali li jinvolvu l-ipproċessar tad-dejta personali.
(3)
L-għan tal-Portal huwa li jikkontribwixxi għall-kisba taż-żona ġudizzjarja Ewropea billi jiffaċilita u jtejjeb l-aċċess għall-ġustizzja u jutilizza t-teknoloġiji tal-informazzjoni u l-komunikazzjoni għall-iffaċilitar tal-proċedimenti ġudizzjarji elettroniċi transfruntieri u l-kooperazzjoni ġudizzjarja.
(4)
L-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni Ewropea kif ukoll l-Istati Membri meta dawn ikunu qegħdin jimplimentaw il-liġi tal-Unjoni għandhom jirrispettaw id-drittijiet fundamentali u josservaw il-prinċipji rikonoxxuti mill-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea, b'mod partikolari d-dritt għall-protezzjoni tad-dejta personali stabbilit fl-Artikolu 8 ta' dik il-Karta.
(5)
Peress li l-varji kompiti u funzjonijiet tal-Kummissjoni u l-Istati Membri relatati mal-Portal se jinvolvu responsabbiltajiet u obbligi differenti fir-rigward tal-protezzjoni tad-dejta, huwa essenzjali li dawn jiġu ddelimitati b'mod ċar.
(6)
Skont in-natura speċifika tal-attivitajiet marbuta mal-Portal tal-Ġustizzja Elettronika, żviluppati f'kooperazzjoni bejn il-Kummissjoni u l-Istati Membri, ir-rwol tal-Kummissjoni fl-ipproċessar tad-dejta personali permezz tal-Portal huwa limitat. Għandu jiġi ċċarat li l-Kummissjoni ma għandha ebda responsabbiltà għall-kontenut ta' bażijiet da' dejta nazzjonali interkonnessi li huma disponibbli permezz tal-Portal.
(7)
Ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3) japplika għall-ipproċessar tad-dejta personali mill-Kummissjoni fil-Portal. F'dan il-kuntest, il-Kummissjoni hija responsabbli b'mod partikulari sabiex tipprovdi l-infrastruttura tal-IT għall-funzjonalitajiet tal-Portal, inkluża l-interkonnessjoni tal-bażijiet ta' dejta nazzjonali.
(8)
Skont ir-Regolament (KE) Nru 45/2001, il-finijiet tal-ipproċessar tad-dejta personali għandhom jiġu speċifikati b'mod espliċitu. Għalhekk, l-ipproċessar tad-dejta personali mill-Kummissjoni fil-Portal għandu jseħħ biss jekk isir biex jipprovdi aċċess għal bażijiet ta' dejta nazzjonali interkonnessi li għandhom dejta personali, biex jipprovdi servizzi interattivi li jippermettu lill-utenti biex jikkomunikaw direttament mal-awtoritajiet rilevanti fi Stat Membru ieħor, biex jipprovdi aċċess għall-informazzjoni pubblika mmirata lejn utenti rreġistrati, jew biex jipprovdi informazzjoni ta' kuntatt.
(9)
Il-Kummissjoni għandha tinkorpora fis-sistema teknoloġiji li jirriflettu l-kunċett tal-“protezzjoni tad-dejta mid-disinn”. Fl-implimentazzjoni ta' dak il-kunċett, valutazzjoni tal-impatt tal-privatezza u tal-protezzjoni tad-dejta għandha titwettaq matul il-fażi tat-tfassil tal-funzjonalità assoċjata mal-ipproċessar ta' dejta personali permezz tal-Portal, kif ukoll ta' funzjonalitajiet oħra tal-Portal. Dik il-valutazzjoni se tidentifika r-riskji potenzjali tal-protezzjoni tad-dejta involuti. Sejra wkoll tiddefinixxi l-miżuri u s-salvagwardji xierqa biex jiġu inkorporati fis-sistema sabiex iħarsu d-dejta personali.
(10)
Il-Kummissjoni għandha twettaq valutazzjonijiet ta' sigurtà kontinwi u xierqa safejn ix-xogħol marbut mal-interkonnessjoni ta' bażijiet ta' dejta nazzjonali jitwettaq.
(11)
Biss l-informazzjoni disponibbli pubblikament fil-bażijiet ta' dejta nazzjonali interkonnessi tista' tiġi aċċessata permezz tal-Portal. Ma għandux ikun possibbli li tiġi kkombinata informazzjoni minn diversi bażijiet ta' dejta nazzjonali interkonnessi għal skopijiet differenti permezz tal-Portal
ADOTTAT DIN ID-DEĊIŻJONI:
Artikolu 1
Suġġett
Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi l-funzjonijiet u r-responsabbiltajiet tal-Kummissjoni Ewropea f'dak li għandu x'jaqsam mar-rekwiżiti tal-protezzjoni tad-dejta waqt l-ipproċessar tad-dejta personali fil-Portal Ewropew tal-Ġustizzja Elettronika (minn hawn 'il quddiem “il-Portal”).
Artikolu 2
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta' din id-Deċiżjoni, japplikaw id-definizzjonijiet stabbiliti fir-Regolament (KE) Nru 45/2001. Barra minn hekk, id-definizzjonijiet li ġejjin japplikaw ukoll:
(a)
“Attur Ewropew tal-Ġustizzja elettronika” tfisser kwalunkwe rappreżentant ta' Stat Membru jew ta' organizzazzjoni sieħba tal-Ġustizzja Elettronika Ewropea li jkun ingħata l-awtorizzazzjoni biex jimmodifika (partijiet mill-)kontenut tal-Portal;
(b)
“Bażijiet ta' dejta nazzjonali interkonnessi” tfisser bażijiet ta' dejta li fihom informazzjoni pubblikament aċċessibbli, imħaddma mill-Istati Membri u korpi oħra bħal assoċjazzjonijiet professjonali u organizzazzjonijiet mhux għall-profitti, li huma interkonnessi permezz tal-Portal b'tali mod li l-informazzjoni disponibbli fil-livell nazzjonali tista' tiġi aċċessata permezz tal-Portal;
(c)
“Informazzjoni pubblikament aċċessibbli” tfisser informazzjoni li tkun aċċessibbli għall-pubbliku permezz tal-internet;
(d)
“Utent irreġistrat” tfisser utent tal-Portal li jkun irreġistra mal-Portal permezz tas-Servizz tal-Awtentikazzjoni tal-Kummissjoni Ewropea (ECAS), bħal “attur tal-Ġustizzja elettronika Ewropea”.
Artikolu 3
Ipproċessar tad-dejta
Il-Kummissjoni tipproċessa d-dejta personali fil-Portal biss sa fejn dan huwa neċessarju sabiex:
(a)
jingħata aċċess għal bażijiet ta' dejta nazzjonali interkonnessi li jkun fihom dejta personali;
(b)
jiġu pprovduti servizzi interattivi li jippermettu lill-utenti rreġistrati jikkomunikaw direttament mal-awtoritajiet rilevanti fi Stat Membru ieħor;
(c)
jiġi pprovdut aċċess għall-informazzjoni pubblika mmirata lejn l-utenti rreġistrati;
(d)
tiġi pprovduta informazzjoni ta' kuntatt;
Artikolu 4
Responsabbiltajiet tal-Kontrollur tad-dejta
1. Il-Kummissjoni teżerċita r-responsabbiltajiet ta' kontrollur tad-dejta skont l-Artikolu 2(d) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 skont ir-responsabbiltajiet rispettivi tagħha fil-Portal kif imsemmija f'dan l-Artikolu.
2. Il-Kummissjoni tiżgura d-disponibbiltà, manutenzjoni u sigurtà tal-infrastruttura tal-IT tal-Portal.
3. Il-Kummissjoni hija responsabbli għall-operazzjonijiet ta' pproċessar li ġejjin:
(a)
organizzazzjoni;
(b)
żvelar bi trażmissjoni;
(c)
tixrid jew tqegħid għad-dispożizzjoni b'mezzi oħra;
(d)
allinjament jew kombinazzjoni ta' dejta personali miġbura mill-bażijiet ta' dejta nazzjonali interkonnessi jew ta' dejta personali dwar l-utenti rreġistrati.
4. Il-Kummissjoni se tiddefinixxi l-politiki meħtieġa u tapplika soluzzjonijiet tekniċi xierqa biex tissodisfa r-responsabbiltajiet tagħha fl-ambitu tal-funzjoni ta' kontrollur tad-dejta.
5. Il-Kummissjoni se timplimenta l-miżuri tekniċi meħtieġa biex tiżgura s-sigurtà tad-dejta personali waqt it-tranżitu u waqt li din tkun murija fil-Portal, b'mod partikolari l-kunfidenzjalità u l-integrità għal kwalunkwe trażmissjoni minn u lejn il-Portal.
6. Il-Kummissjoni mhija responsabbli għall-ebda aspett tal-protezzjoni tad-dejta dwar:
(a)
Il-ġbir inizjali u l-ħażna ta' kull informazzjoni miksuba mill-bażijiet ta' dejta nazzjonali interkonnessi;
(b)
kull deċiżjoni meħuda mill-Istati Membri sabiex din id-dejta ssir disponibbli permezz tal-Portal;
(c)
il-kontenut ta' kwalunkwe dejta li tkun ġejja minn bażijiet ta' dejta nazzjonali interkonnessi magħmula disponibbli permezz tal-Portal.
7. L-obbligi tal-Kummissjoni ma jaffetwawx ir-responsabilitajiet tal-Istati Membri u korpi oħra għall-kontenut u t-tħaddim ta' bażijiet ta' dejta nazzjonali interkonnessi mmexxija minnhom.
Artikolu 5
Obbligi ta' informazzjoni
1. Il-Kummissjoni tipprovdi lis-suġġetti tad-dejta l-informazzjoni speċifikata fl-Artikoli 11 u 12 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001, fir-rigward tal-informazzjoni li għaliha l-Kummissjoni hija responsabbli skont din id-Deċiżjoni.
2. Minkejja l-obbligi lejn is-suġġetti tad-dejta tal-Istati Membri u korpi oħra li joperaw bażijiet ta' dejta nazzjonali interkonnessi, il-Kummissjoni tipprovdi wkoll lis-suġġetti tad-dejta b'informazzjoni dwar lil min għandhom jikkuntattjaw dwar l-eżerċizzju effettiv tad-drittijiet tagħhom għall-informazzjoni, biex jaċċessaw, jirrettifikaw u joġġezzjonaw skont il-leġiżlazzjoni dwar il-protezzjoni tad-dejta applikabbli. Il-Kummissjoni tirreferi għall-istqarrijiet ta' privatezza speċifiċi tal-Istati Membri u korpi oħra.
3. Il-Kummissjoni tagħmel disponibbli wkoll fuq il-Portal:
(a)
traduzzjonijiet fil-lingwi tal-Portal ta' avviżi ta' privatezza tal-Istati Membri msemmija fil-paragrafu 2;
(b)
stqarrija tal-privatezza komprensiva li tirrigwarda l-Portal skont l-Artikoli 11 u 12 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001, f'forma ċara u li tiftiehem.
Artikolu 6
Ħżin ta' dejta personali
1. Fir-rigward tal-iskambji ta' informazzjoni minn bażijiet ta' dejta nazzjonali interkonnessi, l-ebda dejta personali dwar is-suġġetti tad-dejta ma tinħażen fil-Portal. Id-dejta kollha ta' dan it-tip tinħażen fil-bażijiet ta' dejta operati mill-Istati Membri jew korpi oħra.
2. Id-dejta personali li għandha x'taqsam mal-utenti tal-Portal jew li ġiet ipprovduta minnhom ma tistax tiġi maħżuna fil-Portal, ħlief f'każijiet fejn dawn irreġistraw bħala utenti rreġistrati. Dejta personali ta' utenti rreġistrati tinħażen sakemm jitolbu t-tħassir tar-reġistrazzjoni tagħhom. Skont l-Artikolu 3, dejta personali dwar l-atturi jew il-punti ta' kuntatt tal-Ġustizzja Elettronika Ewropea għandha tinħażen biss sakemm dawn il-persuni jissodisfaw il-funzjoni tagħhom.
Artikolu 7
Data tad-dħul fis-seħħ
Din id-Deċiżjoni tidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-pubblikazzjoni tagħha f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Magħmul fi Brussell, il-5 ta' Ġunju 2014.