ROZHODNUTÍ SPRÁVNÍ RADY EUROPOLU
ze dne 4. června 2009
o podmínkách týkajících se zpracování údajů na základě čl. 10 odst. 4 rozhodnutí o Europolu
(2009/1010/SVV)
SPRÁVNÍ RADA EUROPOLU,
s ohledem na rozhodnutí Rady ze dne 6. dubna 2009 o zřízení Evropského policejního úřadu (Europol) (1) (dále jen „rozhodnutí o Europolu“), a zejména na čl. 10 odst. 4 uvedeného rozhodnutí,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Správní rada má na základě návrhu ředitele a po konzultaci společného kontrolního orgánu stanovit podmínky pro zpracování údajů, jehož cílem je zjistit, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a mohou být zahrnuty do jednoho z jeho systémů pro zpracování informací, zejména pokud jde o přístup k údajům a jejich využívání a lhůty pro uchování a vymazání údajů.
(2)
Přijetím tohoto rozhodnutí správní rada zohlední zásady Úmluvy Rady Evropy o ochraně osob se zřetelem na automatizované zpracování osobních dat ze dne 28. ledna 1981 a doporučení Výboru ministrů Rady Evropy č. R(87)15 ze dne 17. září 1987 upravující používání osobních údajů v policejním sektoru.
(3)
Své rozhodnutí předloží správní rada ke schválení Radě,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí
a)
„osobními údaji“ jakékoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě: identifikovatelnou osobou se rozumí osoba, jejíž totožnost lze přímo či nepřímo zjistit, zejména s odkazem na identifikační číslo nebo na jeden či více zvláštních prvků její fyzické, fyziologické, psychické, ekonomické, kulturní nebo sociální identity;
b)
„zpracováním osobních údajů“ každý úkon nebo soubor úkonů s osobními údaji, které jsou prováděny pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromažďování, zaznamenávání, uspořádávání, uchovávání, přizpůsobování nebo pozměňování, vyhledávání, nahlížení, užívání, zveřejňování přenosem, šířením nebo jejich zpřístupňování jiným způsobem, třídění nebo kombinování, blokování, vymazání nebo zničení;
c)
„systémy zpracování informací“ informační systém Europolu, analytické pracovní soubory a další systémy zpracování osobních údajů uvedené v čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
d)
„informačním systémem Europolu“ systém uvedený v čl. 11 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
e)
„analytickým pracovním souborem“ soubor vytvořený za účelem analýzy uvedený v článku 14 rozhodnutí o Europolu;
f)
„institucemi EU“ orgány, instituce a jiné subjekty, které byly zřízeny Smlouvou o Evropské unii a Smlouvami o založení Evropských společenství nebo na jejich základě, uvedené v čl. 22 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
g)
„třetími stranami“ třetí státy a organizace uvedené v čl. 23 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
h)
„řádně zmocněnými zaměstnanci Europolu“ zaměstnanci Europolu jmenovaní ředitelem ke zpracování osobních údajů v souladu s tímto rozhodnutím.
Článek 2
Oblast působnosti
Toto rozhodnutí se použije na osobní údaje poskytnuté Europolu za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací, s výjimkou
a)
osobních údajů vložených do informačního systému Europolu podle čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
b)
osobních údajů, které členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana nabídne za účelem vložení do konkrétního analytického pracovního souboru, i osobních údajů vložených do analytického pracovního souboru podle článku 14 rozhodnutí o Europolu;
c)
osobních údajů poskytnutých Europolu za účelem vložení do jiného konkrétního systému zpracování osobních údajů uvedeného v poslední větě čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu.
Článek 3
Přístup a používání
1. Přístup k osobním údajům zpracovávaným Europolem podle tohoto rozhodnutí mají pouze řádně zmocnění zaměstnanci Europolu.
2. Aniž je dotčen článek 17 rozhodnutí o Europolu, jsou osobní údaje zpracovávané Europolem podle uvedeného rozhodnutí používány pouze za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací.
3. V případě, že Europol rozhodne, že údaje jsou pro jeho úkoly důležité a mohou být zahrnuty do informačního systému Europolu, navrhne, aby členský stát poskytující informace tyto údaje vložil do informačního systému Europolu v souladu s čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu. Pokud se členský stát nebude návrhem Europolu řídit, použije se článek 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 4
Pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů
1. Při zpracovávání osobních údajů podle tohoto rozhodnutí Europol dodržuje pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů, která stanoví rozhodnutí o Europolu, a to zejména články 18, 27 a 35, a pravidla přijatá k provádění uvedených článků.
2. V případě, že se Europol rozhodne vložit takové údaje do systémů zpracování informací nebo je vymazat či zničit, musí o tom uvědomit členský stát, instituci Evropské unie nebo třetí stranu poskytující informace.
Článek 5
Stanovená lhůta pro uchovávání údajů
1. Je třeba co nejdříve přijmout rozhodnutí o používání osobních údajů podle čl. 3 odst. 2, v každém případě nejpozději do šesti měsíců od okamžiku, kdy tyto údaje Europol obdržel.
2. Není-li rozhodnutí přijato v uvedené lhůtě šesti měsíců, příslušné osobní údaje jsou vymazány nebo zničeny a členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana poskytující informace jsou o tomto kroku uvědomeny.
Článek 6
Odpovědnost
Europol odpovídá za splnění požadavků uvedených v článcích 3, 4 a 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 7
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost týž den jako rozhodnutí o Europolu.
V Haagu dne 4. června 2009.
Schváleno Radou dne 30. listopadu 2009.
BESCHLUSS DES VERWALTUNGSRATES VON EUROPOL
vom 4. Juni 2009
zu den Bedingungen für die Verarbeitung von Daten gemäß Artikel 10 Absatz 4 des Europol-Beschlusses
(2009/1010/JI)
DER VERWALTUNGSRAT VON EUROPOL -
gestützt auf den Beschluss 2009/371/JI des Rates vom 6. April 2009 über die Errichtung des Europäischen Polizeiamtes (Europol) (1) (im Folgenden: der „Europol-Beschluss“), insbesondere Artikel 10 Absatz 4 dieses Beschlusses,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Der Verwaltungsrat legt auf Vorschlag des Direktors und nach Anhörung der gemeinsamen Kontrollinstanz die Bedingungen für die Verarbeitung von Daten fest, um festzustellen, ob diese Daten für seine Aufgaben von Bedeutung sind und in eines seiner Informationssysteme aufgenommen werden kann, insbesondere hinsichtlich des Zugangs zu den Daten und ihrer Verwendung sowie der Fristen für die Speicherung und Löschung der Daten.
(2)
Dieser Beschluss des Verwaltungsrates trägt den Grundsätzen des Übereinkommens des Europarats zum Schutz des Menschen bei der automatischen Verarbeitung personenbezogener Daten vom 28. Januar 1981 Rechnung und steht im Einklang mit der Empfehlung Nr. R (87) 15 des Ministerkomitees des Europarats vom 17. September 1987 über die Verwendung personenbezogener Daten im Bereich der Polizei.
(3)
Der Beschluss des Verwaltungsrates ist dem Rat zur Billigung vorzulegen -
HAT FOLGENDEN BESCHLUSS GEFASST:
Artikel 1
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieses Beschlusses bezeichnet:
a)
„personenbezogene Daten“ jegliche Information, die sich auf eine identifizierte oder eine identifizierbare natürliche Person bezieht: eine identifizierbare Person ist eine Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere durch Zuordnung zu einer Kennnummer oder zu einem oder mehreren spezifischen Elementen, die Ausdruck ihrer physischen, physiologischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität sind;
b)
„Verarbeitung personenbezogener Daten“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Speichern, die Organisation, die Aufbewahrung, die Anpassung oder Veränderung, das Abrufen, das Abfragen, die Benutzung, die Weitergabe durch Übermittlung, Verbreitung oder jede andere Form der Bereitstellung, die Kombination oder die Verknüpfung sowie das Sperren, Löschen oder Vernichten;
c)
„Informationssystem“ das Europol-Informationssystem, die Arbeitsdateien zu Analysezwecken und andere Systeme zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Artikel 10 Absatz 1 des Europol-Beschlusses;
d)
„Europol-Informationssystem“ das System, auf das in Artikel 11 Absatz 1 des Europol-Beschlusses Bezug genommen wird;
e)
„Arbeitsdatei zu Analysezwecken“ eine Datei, die zu Zwecken der Analyse gemäß Artikel 14 Absatz 1 des Europol-Beschlusses errichtet wird;
f)
„EU-Einrichtungen“ Organe, Einrichtungen, Ämter und Agenturen, die durch den Vertrag über die Europäische Union und die Verträge zur Gründung der Europäischen Gemeinschaften oder auf deren/dessen Grundlage errichtet wurden gemäß Artikel 22 Absatz 1 des Europol-Beschlusses;
g)
„Dritte“ Drittstaaten und dritte Organisationen im Sinne des Artikels 23 Absatz 1 des Europol-Beschlusses;
h)
„ordnungsgemäß ermächtigtes Europol-Personal“ Personal von Europol, das vom Direktor dazu ermächtigt wurde, personenbezogene Daten im Einklang mit diesem Beschluss zu verarbeiten.
Artikel 2
Anwendungsbereich
Dieser Beschluss betrifft personenbezogene Daten, die Europol zu dem Zweck übermittelt werden, um festzustellen, ob sie für seine Aufgaben von Bedeutung sind und in die Informationsverarbeitungssysteme aufgenommen werden können; davon ausgenommen sind:
a)
personenbezogene Daten, die gemäß Artikel 13 Absatz 1 des Europol-Beschlusses in das Europol-Informationssystem aufgenommen wurden;
b)
personenbezogene Daten, die von einem Mitgliedstaat, einer EU-Einrichtung oder einem Dritten zur Aufnahme in eine bestimmte Arbeitsdatei zu Analysezwecken übermittelt wurden, sowie personenbezogene Daten, die gemäß Artikel 14 des Europol-Beschlusses in eine Arbeitsdatei zu Analysezwecken eingegeben wurden;
c)
personenbezogene Daten, die Europol zur Aufnahme in ein anderes spezifisches System zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Artikels 10 Absatz 1 letzter Satz des Europol-Beschlusses übermittelt wurden.
Artikel 3
Zugriff und Verwendung
(1) Der Zugriff auf personenbezogene Daten, die gemäß diesem Beschluss von Europol verarbeitet werden, beschränkt sich auf ordnungsgemäß ermächtigte Europol-Bedienstete.
(2) Personenbezogene Daten, die gemäß diesem Beschluss von Europol verarbeitet werden, dürfen unbeschadet des Artikels 17 des Europol-Beschlusses lediglich für den Zweck verwendet werden, festzustellen, ob sie für die Aufgaben von Europol von Bedeutung sind und in die Informationsverarbeitungssysteme aufgenommen werden können.
(3) Stellt Europol fest, dass die Daten zur Erfüllung seiner Aufgaben von Bedeutung sind und in das Europol-Informationssystem aufgenommen werden können, schlägt Europol vor, dass der die Daten übermittelnde Mitgliedstaat die Daten in das Europol-Informationssystem eingibt gemäß Artikel 13 Absatz 1 des Europol-Beschlusses. Folgt der Mitgliedstaat dem Vorschlag von Europol nicht, gilt Artikel 5 dieses Beschlusses.
Artikel 4
Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit
(1) Europol ist gehalten, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesem Beschluss die Bestimmungen des im Europol-Beschluss festgeschriebenen Schutzes personenbezogener Daten und der Datensicherheit, insbesondere Artikel 18, 27 und 35, und die diesbezüglich angenommenen Durchführungsbestimmungen einzuhalten.
(2) Entscheidet sich Europol für die Aufnahme dieser Daten in die Informationsverarbeitungssysteme, deren Löschung oder Vernichtung, ist der übermittelnde Mitgliedstaat, die übermittelnde EU-Einrichtung bzw. Dritte davon in Kenntnis zu setzen.
Artikel 5
Frist betreffend die Speicherung von Daten
(1) Eine Entscheidung über die Verwendung personenbezogener Daten gemäß Artikel 3 Absatz 2 ist so bald wie möglich, jedoch spätestens 6 Monate nach Eingang dieser Daten bei Europol zu treffen.
(2) Ist eine solche Entscheidung nach Ablauf der Frist von 6 Monaten nicht erfolgt, sind die personenbezogenen Daten zu löschen oder zu vernichten und der übermittelnde Mitgliedstaat bzw. Dritte ist hierüber in Kenntnis zu setzen.
Artikel 6
Verantwortung
Es liegt in der Verantwortung von Europol, die Einhaltung der Artikel 3, 4 und 5 dieses Beschlusses sicherzustellen.
Artikel 7
Inkrafttreten
Dieser Beschluss tritt am Tag des Beginns der Anwendung des Europol-Beschlusses in Kraft.
Geschehen zu Den Haag am 4. Juni 2009.
Vom Rat angenommen am 30. November 2009.